Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-11
Buyer: Vlaams Woningfonds bv
Country: BE
Region: BE100
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72221000: Business analysis consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services
Submission deadline: 2025-04-10
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Het Vlaams Woningfonds is een door de Vlaamse overheid erkende sociale woonorganisatie die bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen verstrekt en beheert. Daarnaast behandelt het Vlaams Woningfonds aanvragen verzekering gewaarborgd wonen.   Het Vlaams Woningfonds maakt voor het beheer van de door haar verstrekte bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen gebruik van een eigen ontwikkeld beheersysteem, verder “Oracle” genoemd. Deze software werd rond het jaar 2000 ontwikkeld (Oracle Forms en Oracle databank) en doorheen de jaren verder uitgebreid en geoptimaliseerd door onze eigen IT medewerkers om beter aan te sluiten op de noden van onze medewerkers. Alle nieuwe leningsaanvragen voor een hypothecair krediet en voor een huurwaarborglening verlopen via deze software. Heden worden er 45.311 hypothecaire leningen beheerd in het Oracle systeem. Verder worden ± 10.000 huurwaarborgleningen beheerd in het Oracle systeem. In deze Oracle databank worden ook de gegevens bewaard van de verzekering gewaarborgd wonen, de schuldsaldoverzekering, HR en de financiële dienst/de boekhouding.  Gedurende de laatste jaren heeft het Vlaams Woningfonds echter ook enkele portefeuilles van bijzondere sociale leningen, verstrekt door andere organisaties overgenomen. Vooraleerst betreft het de overname van de portefeuille provincieleningen Oost-Vlaanderen. Deze 1.642 persoonlijke leningen worden beheerd op een beheersysteem genaamd vFinance (Vortex) met een PostgreSQL databank draaiende op een Linux besturingssysteem. Op eenzelfde omgeving worden ook de leningen van EKM (Roeselare-Tielt) ± 60 leningen bijgehouden in een aparte databank. Daarnaast heeft het Vlaams Woningfonds ook de Vlaamse Woonleningen verstrekt door de VMSW overgenomen, deze 22.516 leningen worden beheerd op het Microsoft-based beheersysteem CBLoans (Sopra).   Deze versnippering van de leningen over drie verschillende beheersystemen, met vier databanken heeft zijn nadelen. Ten eerste is er een beperkte inzetbaarheid van medewerkers per beheersysteem. Ten tweede hebben medewerkers niet steeds een globaal overzicht van de leningen die een klant bij ons heeft, gezien de decentralisatie van gegevens. Ten derde is de data die per product beschikbaar is, niet eenvormig. De rapportering verschilt dus van systeem tot systeem. Ten slotte worden er driemaal gebruikskosten aangerekend, nl. voor het onderhoudscontract, de licenties, eventuele technische interventies, de updates van software, … voor elk systeem. Het VWF wil graag evolueren naar de beste oplossing voor dit probleem. De oplossing voor dit probleem dient toekomstgericht te zijn, kostenefficiënt, functioneel en werkbaar en dient te voldoen aan de wensen en vereisten van de directie en de werknemers.  De opdracht betreft onder andere het uitvoeren van een analyse om te komen tot de best mogelijke oplossing, het adviseren over de mogelijke oplossingen voor dit probleem en het aanreiken van een document dat het VWF in staat stelt om een afgewogen beslissing te maken. Verder staat het VWF open voor begeleiding in het verloop van dit proces en mogelijke verdergaande processen door een specialist ter zake, die zal optreden als projectmanager. Bij het uitvoeren van deze opdracht staat een goede doorstroming van informatie en een heldere communicatie met belanghebbenden centraal. De uitgewerkte oplossing moet gebaseerd zijn op informatie die vergaard is met inspraak van de medewerkers en de directie en die een helder beeld van de beleving van de medewerkers weerspiegelt.   Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.  De diensten hebben betrekking op de CPV-codes: • 72000000-5 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning • 72246000-1 - Systeemadviesdiensten • 72221000-0 - Bedrijfsanalyseadviezen  • 72224000-1 - Advies over projectmanagement  • 72227000-2 - Advies over software-integratie  • 72240000-9 – Systeemanalyse en programmering • 72220000-3 – Systeem- en technisch advies • 72266000-7 - Advies over software    Percelen De opdracht is niet opgedeeld in percelen. De verschillende onderdelen van de opdracht zijn namelijk te nauw samenhangend om opgesplitst te kunnen worden. Voor de goede uitvoering van de opdracht zal een vlotte communicatie en doorstroming van informatie noodzakelijk zijn. Hier kan het beste voorzien worden wanneer de gehele opdracht door één partij wordt uitgevoerd. 
De volledige lijst van uitsluitingsgronden is opgenomen in de selectieleidraad met documentnaam selectieleidraad 2025_001_VWF.
De kandidaat dient te beschikken over een verzekering tegen beroepsrisico's. De kandidaat dient het bewijs van een actieve verzekering tegen beroepsrisico's te leveren met vermelding van het maximaal verzekerd bedrag.
De kandidaat dient te beschikken over een minimumomzet van 600.000 EUR per jaar in het domein van consultancy. De kandidaat dient het bewijs hiervan te leveren aan de hand van een verklaring betreffende de totale omzet binnen het domein van consultancy.
-	De inschrijver heeft relevante ervaring bij het uitvoeren van een (haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen. -	De inschrijver levert bewijs aan van diens relevante ervaring bij het uitvoeren van een 
(haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen aan de hand van drie nuttige referenties van opdrachten geleverd maximum vijf jaar voorafgaand aan de datum van indiening. Bij één van deze referenties volstaat niet alleen het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie maar dient ook marktonderzoek naar de beschikbare producten gevoerd te zijn. Bij de referenties wordt volgende informatie meegegeven: de omschrijving van de opdracht, de waarde van de opdracht, de contactgegevens van de opdrachtgever via dewelke de aanbestedende overheid navraag kan doen. Deze referenties dienen samen een maximum van 1 A4-pagina (Calibri 11) te beslaan. Let op: enkel deze pagina zal worden gelezen en beoordeeld.
De inschrijver beschrijft welk projectteam hij zal inzetten voor deze opdracht en benadrukt daarbij welke verantwoordelijkheden elk lid van het projectteam zal dragen. De samenstelling van het projectteam zal beoordeeld worden op basis van de voorgestelde profielen. Hierbij is het van belang dat de profielen beschikken over een brede kennis en verschillende competenties op de verschillende vakgebieden waarvan deze opdracht zich op het kruispunt bevindt.

Dit criterium beoordeelt ook de flexibiliteit van het voorgestelde team, met name of er vergelijkbare profielen binnen de organisatie aanwezig zijn en wat er gebeurt indien een teamlid niet beschikbaar is. Daarnaast wordt de kennis en relevante ervaring van het ingezette team beoordeeld, met specifieke aandacht voor eerdere ervaring met vergelijkbare trajecten.

Het is van belang dat de beschrijving van (de inzet van) het team maximaal 5 A4-pagina's (Calibri 11) beslaat. Enkel deze 5 pagina’s worden gelezen en beoordeeld. Bij de beoordeling van dit criterium zal enkel rekening worden gehouden met het personeelslid/leden die daadwerkelijk ter beschikking van het project worden gesteld.

Eligibility requirements: De kandidaat dient te beschikken over een verzekering tegen beroepsrisico's. De kandidaat dient het bewijs van een actieve verzekering tegen beroepsrisico's te leveren met vermelding van het maximaal verzekerd bedrag.
De kandidaat dient te beschikken over een minimumomzet van 600.000 EUR per jaar in het domein van consultancy. De kandidaat dient het bewijs hiervan te leveren aan de hand van een verklaring betreffende de totale omzet binnen het domein van consultancy.
-	De inschrijver heeft relevante ervaring bij het uitvoeren van een (haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen. -	De inschrijver levert bewijs aan van diens relevante ervaring bij het uitvoeren van een 
(haalbaarheids-)studie van de migratie van een beheersysteem in het vakgebied van financiën en verzekeringen aan de hand van drie nuttige referenties van opdrachten geleverd maximum vijf jaar voorafgaand aan de datum van indiening. Bij één van deze referenties volstaat niet alleen het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie maar dient ook marktonderzoek naar de beschikbare producten gevoerd te zijn. Bij de referenties wordt volgende informatie meegegeven: de omschrijving van de opdracht, de waarde van de opdracht, de contactgegevens van de opdrachtgever via dewelke de aanbestedende overheid navraag kan doen. Deze referenties dienen samen een maximum van 1 A4-pagina (Calibri 11) te beslaan. Let op: enkel deze pagina zal worden gelezen en beoordeeld.
De inschrijver beschrijft welk projectteam hij zal inzetten voor deze opdracht en benadrukt daarbij welke verantwoordelijkheden elk lid van het projectteam zal dragen. De samenstelling van het projectteam zal beoordeeld worden op basis van de voorgestelde profielen. Hierbij is het van belang dat de profielen beschikken over een brede kennis en verschillende competenties op de verschillende vakgebieden waarvan deze opdracht zich op het kruispunt bevindt.

Dit criterium beoordeelt ook de flexibiliteit van het voorgestelde team, met name of er vergelijkbare profielen binnen de organisatie aanwezig zijn en wat er gebeurt indien een teamlid niet beschikbaar is. Daarnaast wordt de kennis en relevante ervaring van het ingezette team beoordeeld, met specifieke aandacht voor eerdere ervaring met vergelijkbare trajecten.

Het is van belang dat de beschrijving van (de inzet van) het team maximaal 5 A4-pagina's (Calibri 11) beslaat. Enkel deze 5 pagina’s worden gelezen en beoordeeld. Bij de beoordeling van dit criterium zal enkel rekening worden gehouden met het personeelslid/leden die daadwerkelijk ter beschikking van het project worden gesteld.
De inschrijver dient bij zijn offerte een plan van aanpak toe te voegen voor de uitvoering van de opdracht.

Het plan van aanpak is een cruciaal element in de beoordeling van de offertes. Het moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van hoe de leverancier de diensten zal uitvoeren, inclusief, maar niet beperkt tot:

•	Methodologieën die zullen worden gebruikt
•	Planning van activiteiten
•	Communicatie- en rapportageprocedures
•	Kwaliteitsborging

Het plan van aanpak moet duidelijk en overtuigend zijn en aantonen dat de leverancier de nodige expertise en capaciteit heeft om de opdracht succesvol uit te voeren.

In dit plan beschrijft de inschrijver niet alleen de acties die hij voorziet voor de goede en tijdige uitvoering van de opdracht, maar legt hij ook de nadruk op een diepgaand begrip van het probleem waarvoor het VWF een oplossing zoekt.

Het plan van aanpak dient een maximum van 3 A4-pagina's (Calibri 11) te beslaan. Let op: enkel deze 3 pagina’s zullen worden gelezen en beoordeeld. Het plan van aanpak maakt integraal deel uit van de offerte.
De prijs wordt beoordeeld op basis van de globale prijs voor de uitvoering van de opdracht excl. BTW.
De berekening van de punten gebeurt op basis van volgende formule:
Pi =  (M . (Xmin/Xi))
waarbij:	Pi		puntenaantal voor offerte i
	M		maximum aantal punten
	Xi		(gecorrigeerd) offertebedrag offerte i
	Xmin		laagste (gecorrigeerd) offertebedrag
Het Vlaams Woningfonds is een door de Vlaamse overheid erkende sociale woonorganisatie die bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen verstrekt en beheert. Daarnaast behandelt het Vlaams Woningfonds aanvragen verzekering gewaarborgd wonen.   Het Vlaams Woningfonds maakt voor het beheer van de door haar verstrekte bijzondere sociale leningen en huurwaarborgleningen gebruik van een eigen ontwikkeld beheersysteem, verder “Oracle” genoemd. Deze software werd rond het jaar 2000 ontwikkeld (Oracle Forms en Oracle databank) en doorheen de jaren verder uitgebreid en geoptimaliseerd door onze eigen IT medewerkers om beter aan te sluiten op de noden van onze medewerkers. Alle nieuwe leningsaanvragen voor een hypothecair krediet en voor een huurwaarborglening verlopen via deze software. Heden worden er 45.311 hypothecaire leningen beheerd in het Oracle systeem. Verder worden ± 10.000 huurwaarborgleningen beheerd in het Oracle systeem. In deze Oracle databank worden ook de gegevens bewaard van de verzekering gewaarborgd wonen, de schuldsaldoverzekering, HR en de financiële dienst/de boekhouding.  Gedurende de laatste jaren heeft het Vlaams Woningfonds echter ook enkele portefeuilles van bijzondere sociale leningen, verstrekt door andere organisaties overgenomen. Vooraleerst betreft het de overname van de portefeuille provincieleningen Oost-Vlaanderen. Deze 1.642 persoonlijke leningen worden beheerd op een beheersysteem genaamd vFinance (Vortex) met een PostgreSQL databank draaiende op een Linux besturingssysteem. Op eenzelfde omgeving worden ook de leningen van EKM (Roeselare-Tielt) ± 60 leningen bijgehouden in een aparte databank. Daarnaast heeft het Vlaams Woningfonds ook de Vlaamse Woonleningen verstrekt door de VMSW overgenomen, deze 22.516 leningen worden beheerd op het Microsoft-based beheersysteem CBLoans (Sopra).   Deze versnippering van de leningen over drie verschillende beheersystemen, met vier databanken heeft zijn nadelen. Ten eerste is er een beperkte inzetbaarheid van medewerkers per beheersysteem. Ten tweede hebben medewerkers niet steeds een globaal overzicht van de leningen die een klant bij ons heeft, gezien de decentralisatie van gegevens. Ten derde is de data die per product beschikbaar is, niet eenvormig. De rapportering verschilt dus van systeem tot systeem. Ten slotte worden er driemaal gebruikskosten aangerekend, nl. voor het onderhoudscontract, de licenties, eventuele technische interventies, de updates van software, … voor elk systeem. Het VWF wil graag evolueren naar de beste oplossing voor dit probleem. De oplossing voor dit probleem dient toekomstgericht te zijn, kostenefficiënt, functioneel en werkbaar en dient te voldoen aan de wensen en vereisten van de directie en de werknemers.  De opdracht betreft onder andere het uitvoeren van een analyse om te komen tot de best mogelijke oplossing, het adviseren over de mogelijke oplossingen voor dit probleem en het aanreiken van een document dat het VWF in staat stelt om een afgewogen beslissing te maken. Verder staat het VWF open voor begeleiding in het verloop van dit proces en mogelijke verdergaande processen door een specialist ter zake, die zal optreden als projectmanager. Bij het uitvoeren van deze opdracht staat een goede doorstroming van informatie en een heldere communicatie met belanghebbenden centraal. De uitgewerkte oplossing moet gebaseerd zijn op informatie die vergaard is met inspraak van de medewerkers en de directie en die een helder beeld van de beleving van de medewerkers weerspiegelt.   Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.  De diensten hebben betrekking op de CPV-codes: • 72000000-5 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning • 72246000-1 - Systeemadviesdiensten • 72221000-0 - Bedrijfsanalyseadviezen  • 72224000-1 - Advies over projectmanagement  • 72227000-2 - Advies over software-integratie  • 72240000-9 – Systeemanalyse en programmering • 72220000-3 – Systeem- en technisch advies • 72266000-7 - Advies over software    Percelen De opdracht is niet opgedeeld in percelen. De verschillende onderdelen van de opdracht zijn namelijk te nauw samenhangend om opgesplitst te kunnen worden. Voor de goede uitvoering van de opdracht zal een vlotte communicatie en doorstroming van informatie noodzakelijk zijn. Hier kan het beste voorzien worden wanneer de gehele opdracht door één partij wordt uitgevoerd.