Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-04
Buyer: Stad Hasselt
Country: BE
Region: BE224
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72413000: Website design services
Submission deadline: 2025-07-03
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Context
Bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be volgens de specificaties die het resultaat zijn van de eerder uitgevoerde Analyse Fase. 

Aanleiding: 
Stad Hasselt heeft vandaag een aantal publieke websites met in die websites ook een aantal online loketten voor diverse doelgroepen (samen te vatten als burgers, ondernemingen, verenigingen en partners) en met verschillende manieren van aanmelden (sterk en zwak). Doelstelling van deze opdracht is de vernieuwing van de website Hasselt.be om deze klantgerichter te maken en onze interne werking rond content creatie efficiënter in te richten. 

Er zijn 3 fasen in het project “redesign website Hasselt.be”:
•	Fase 1 – de Analyse fase – hebben we eind 2024 afgerond met als belangrijkste deliverables de nieuwe Informatie Architectuur, designs en functionele analyse met beschrijving van de werking van de nieuwe website.  Midden mei ronden we nog de Technische Analyse af met als doelstelling het uitvoeren van een vergelijkende studie van een aantal geschikte CMS systemen voor de bouw van de nieuwe website en een oplossing voor het werken met formulieren op onze website. 
•	Fase 2 – bouw en onderhoud van de nieuwe website Hasselt.be. Dit is het onderwerp van deze opdracht. 
•	Fase 3 – migratie van de content van onze andere publieke websites naar het nieuwe centrale CMS met als doelstelling om alle content op één plek te beheren en over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals de StadsApp) te kunnen publiceren. Fase 3 is GEEN onderdeel van deze opdracht. 

Onderdelen opdracht:
Deze opdracht gaat over Fase 2 en omvat de volgende onderdelen:

•	Technische ontwikkelingen nieuw CMS 
Technische ontwikkelingen in het nieuw op te zetten CMS volgens de specificaties vermeld in de functionele analyse en Figma designs (in bijlage bij het bestek). Minimaal inbegrepen zijn:
- Technische analyse voor de bouw van de website en de integraties
- Ontwikkeling front-end op basis van wireframes en design
- Integratie externe tools (as-is)    
- Integratie met technische componenten (bijv. bouwstenen Digitaal Vlaanderen, Piwik Pro web analytics, content uit externe databronnen, etc.)
- Opzet workflows, rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van de content 
- Opzet oplossing voor formulieren op de website zoals beschreven in de Technische Analyse 
- Testing (functioneel, mobile, OS & devices)
- Integratie toekomstige MijnHasselt webportaal

Het CMS moet zodanig gebouwd worden dat content van alle publieke websites centraal beheerd kan worden en een vlotte publicatie over meerdere websites en andere digitale kanalen (zoals bv. de StadsApp) mogelijk is.

•	Migratie
Contentmigratie van de huidige website Hasselt.be  naar de nieuwe webomgeving.  
Grootorde van de contentmigratie: 
1800+ pagina's
600+ formulieren
1750 contactfiches

•	Opleiding en handleiding CMS
Opleiding CMS + uitschrijven van een handleiding voor gebruik CMS

•	Gebruikerstesten nieuwe website
Tijdens de analyse fase werden reeds gebruikerstesten uitgevoerd op de nieuwe Informatie Architectuur, maar nog niet op de nieuwe designs. 
Een onderdeel van deze opdracht is dan ook om gebruikerstesten uit te voeren op de nieuwe website voor de GoLive en op basis van deze feedback de nodige aanpassingen door te voeren. 

•	SLA, hosting, onderhoud en support van de nieuwe website na de GoLive

Bijlagen bij het bestek (nu nog niet beschikbaar): 
Bij het uitsturen van het bestek voor deze opdracht zullen de volgende documenten toegevoegd worden: 
o	InformatieArchitectuur van de nieuwe website
o	Designs van de belangrijkste templates en bouwstenen voor de vernieuwde website (met de nodige annotaties voor de on-page user journey)
o	Een functionele analyse met een beschrijving van de vereisten waaraan het nieuwe CMS moet voldoen
o	De Technische analyse met een vergelijking van een aantal CMS systemen volgens de specificaties in de functionele analyse en een oplossing voor het beheer van formulieren op de website en in het klantenportaal MijnHasselt.

1.2. Huidige ecosysteem digitale communicatiekanalen
Websites:
Groep Hasselt heeft meerdere publieke websites. Deze zijn:
•	www.hasselt.be
•	www.visitHasselt.be
•	www.uitinhasselt.be
•	bibliotheek.hasselt.be
•	www.hasselt.be/nl/crematorium
•	www.hasselt.be/nl/knst
•	www.hasselt.be/nl/circulairwerkt (en andere initiatieven waar Stad Hasselt deelneemt als partner en de website beheert)
•	www.domeinkiewit.be
•	www.hetstadsmus.be
•	www.hogevijf.be
•	www.japansetuin.be
•	www.jenevermuseum.be
•	www.modemuseumhasselt.be
•	Meetinhasselt.be
•	sbsXXX.be (8 websites voor Stedelijke Basisscholen, bv. sbsrapertingen.be)
•	meerdere aparte websites voor evenementen of tijdelijke campagnes, bv. Kunstennacht, jeneverfeesten, tourneelocale, amuse, etc.

Het huidige CMS van de website Hasselt.be draait op Drupal versie 10.3.14

Zaaksystemen waarin digitale transacties worden afgehandeld:
Een aantal veelgebruikte zaaksystemen van waarin online transacties van klanten worden afgehandeld en die vanaf de website toegankelijk zijn:
o	Q-Matic (afspraken maken)
o	Topdesk (meldingen en klachten beheer)
o	Egovflow (aanvragen van attesten en aktes burgerlijke stand)
o	Salesforce (subsidie aanvragen)
o	Intouch (parkeervergunningen en doorlaatbewijzen)
o	Spotbooking (vergunning inname openbaar domein)
o	Voucherplatform (hasseltbonnen en broeikasbomen)
o	Delcom (ticketing en reservaties van musea, zwembad, sportkampen, ...)
o	Facilitator (organisatie van events en aanvragen van alle bijhorende vergunningen)

Stadsapp MijnHasselt:
We hebben een stadsapp MijnHasselt die gebaseerd is op het MijnBurgerProfiel App platform.

Email:
We werken vandaag met Sendtex voor de verzending van nieuwsbrieven.
Aanvullend wordt Sendtex ook steeds meer gebruikt als SMPT server voor transactionele emails vanuit verschillende zaaksystemen naar de aanvrager. (Bvb. de bevestiging en herinnering van een afspraa...
Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State


Winner: FPS Policy and Support