Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-01-20
Buyer: MARKTERKUNDUNG gemäß § 28 VgV -  Schul- und Seminarverwaltungssystem
Region: DEA22
Contract type: Services
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-01-30

Technical requirements: Hierbei handelt es sich um eine MARKTERKUNDUNG.  Das Universitätsklinikum Aachen AöR beabsichtigt zur Schaffung einer einheitlichen Organisations- und Dokumentationsstruktur für die Aus- und Weiterbildung, welche die betriebsinternen Abläufe, den internen Austausch von relevanten Informationen sowie die Berichtspflichterstattung gegenüber den öffentlichen Behörden vereinheitlicht, ein System zu beschaffen, das sowohl die Anforderungen eines Schul- als auch die eines Seminarmanagementprogramms zusammenführt. Die Softwarelösung soll für mindestens 36 Monate Software-Pflegeleistungen beinhalten.  Das UKA bietet Interessierten die Möglichkeit, in einem der 33 dualen Ausbildungsberufen einen Einblick in die Arbeitsumgebung einer Uniklinik zu erhalten. Im Bereich der Pflege bietet die Uniklinik RWTH Aachen 9 unterschiedliche Ausbildungslehrgänge an. Im Anschluss an einen erfolgreich abgeschlossenen Ausbildungslehrgang besteht die Möglichkeit, sich durch die Teilnahme an einer Weiterbildung fachspezifisch weiter zu qualifizieren. Darüber hinaus besteht für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, jährlich aus einer Vielzahl an betriebsinternen Fortbildungen und Seminaren zu wählen, um somit Ihre persönlichen und fachlichen Kompetenzen zu erweitern.  Zahl der Nutzenden, die rollenbezogen mit dem System arbeiten werden: ca. 630 Dozierende, Fachlehrende und Praxisanleitende, Stationsleitende, ca. 26 Leitende aus dem Aus- Fort- und Weiterbildungsbereich, Verwaltungspersonal, fachlich Administrierende, ca. 700 Aus- und Weiterbildungsteilnehmende der Bildungseinrichtungen, ca. 9000 Seminarteilnehmende + externe Seminarteilnehmende  Aktuell sind beim Universitätsklinikum Aachen AöR ca. 9000 Mitarbeitende beschäftigt, von denen im Jahr 2023 ca. 3000 ein Seminar besucht haben.  Das Seminarangebot wird für externe Personen ausgebaut.   Mit dieser Markterkundung möchte sich das Universitätsklinikum Aachen AöR eine Übersicht über mögliche Bieter zu der oben beschriebenen Dienstleistung verschaffen. Aus Sicht des Universitätsklinikums kann der Bedarf aktuell nur durch einen Marktteilnehmer gedeckt werden. Zur Verifizierung dieser Annahme wird diese Markterkundung durchgeführt. Der Auftraggeber behält sich weitere vergaberechtliche Schritte vor.
Die in der UKA vorhandene IT-Systemlandschaft, in die das System eingebettet werden muss, besteht aus den folgenden Strukturen (Stand 09/2024):  - Windows Server 2019 Standard auf VM-Ware virtualisiert   - Microsoft SQL-Server 2019 / 2022  - Windows Domänencontroller: Windows Server 2016  - Client OS: Microsoft Windows v10, v11  - Microsoft Office 365 / Microsoft Office 2016  - Antivirus: Microsoft System Center Endpoint Protection  - Chipkartensystem MIFARE DESFire  - Druck- und Scansystem IQ4DOCS Ver. 4.9  - Kommunikationsserver: Cloverleaf 2022.09.02  - SAP-Systeme (zukünftig SAP S/4HANA)  - Dienstplansystem E2 Breitenbach Software Evolution 2 - E-Learning ILIAS - aktuelles Apple oder Samsung Gerät mit aktueller, unterstützter iOS/Android Betriebssystemversion (inkl. Sicherheitsupdates) - bevorzugtes Patchmanagement: Microsoft SCCM  //  Nachfolgende Leistungen muss das System mindestens erfüllen: - Die Anforderungen der beiden Bereiche Schul- und Seminarverwaltung werden in einem System erfüllt - Einhaltung der aktuellen Anforderungen zur richtlinien- und gesetzeskonformen Dokumentation und Archivierung der Aus- und Weiterbildungen müssen mit dem System erfüllt sein. - Die gesetzlichen Anforderungen, denen der Auftraggeber in NRW unterliegt, das gilt u.a. für das GDSG NRW, das DSG NRW, das BDSG, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG), aber auch alle anderen geltenden Verordnungen und Regeln, sowie die Vorgaben zur Datensicherheit, in vollem Umfang zu erfüllen. - Mandantenfähig zur Abbildung der einzelnen Bildungseinrichtungen, Anzahl der Mandanten soll unbeschränkt sein - Nutzerverwaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Daten und Funktionen, Nutzerauthentifizierung - Stammdatenverwaltung der Bildungseinrichtungen, Räume und Ressourcen, Einsatzbereiche für praktische Unterweisung, Praxisanleitenden, Dozierenden, Aus- und Weiterbildungsteilnehmenden, Seminarteilnehmenden, Kooperationspartner, Ausbildungsgänge, Curricula (Anlage und Import), Dokumentenvorlagen - Verwaltung der Aus- und Weiterbildungskurse (=Klassen), Stundenplanung der theoretischen und praktischen Lerneinheiten, Raumplanung, Ressourcenplanung, Einsatzplanung Dozierende, Praxisbereiche, Praxisanleitende, Teilnehmende - Auslastungsübersicht (Personen, Räume, Ressourcen), Fehlzeitenübersicht - Noten- und Leistungsübersicht, Notenspiegel - Klassenbuch, Berichtsheft mit Freigabeprozess - Verwaltung des Seminarangebots, Planung und veröffentlichen des Angebots (Übergabe an Print und Online-Medien), Raumplanung, Einsatzplanung Dozierende, Teilnehmende, Wartelisten, Anmeldefristen, Stornierungen, Umbuchungen, Absagen - Seminar-Buchung mit Genehmigungsworkflow (Freigabe durch Vorgesetzten) - Übersichtliche Darstellung (Kalendersicht, Listen) der eigenen Veranstaltungen (Kurse, Seminare) für die Nutzenden (Dozierende, Praxisanleitende, Aus- und Weiterbildungsteilnehmende sowie Seminarteilnehmende) - Zugriff auf eigene Kurs- oder Seminarbezogene Dokumente (Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen, etc.) für Kurs- und Seminarteilnehmende - Einbindung der vorhandenen E-Learning Plattform ILIAS  - Erstellung von Dokumenten auf Basis von definierbaren Vorlagen (Zertifikate, Zeugnis, Teilnahmebescheinigungen, etc.), Vorlagen gemäß des Corporate Design des Auftraggebers - flexible Such- und Filterfunktionen - Erstellung von Statistiken und flexiblen Auswertungsmöglichkeiten auf Basis der erfassten Daten, individuelle Berichtserstellung sowie vordefinierte Berichte - Serienbriefe, Mail-Funktion - Automatisierte Benachrichtigungen der Nutzenden (flexible Zusammenstellung des Empfängerkreises) - Anpassbarkeit an individuelle Arbeitsabläufe - Einfache und klare Nutzerführung - Systemdokumentation (Applikation, Schnittstellen, ...), Handbücher, Onlinehilfe - Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen //  Technische Parameter: - Die Software basiert auf dem neuesten Stand der Technik. - Der Zugriff auf die Daten im System ist grundsätzlich nur über eine Authentifizierung als berechtigter Nutzer möglich. Nur Befugte können im System personenbezogene Daten einsehen. - Schnittstellen zu SAP (zukünftig SAP S/4HANA) erforderlich - Schnittstelle zum Dienstplansystem E2 Breitenbach Software Evolution 2 erforderlich - Integration in die bestehende Netzwerk-Domäne (Active Directory) und voll funktionsfähig mit dort bestehenden Richtlinien und Standard-Benutzerrechten des Betriebssystems - Die Benutzerauthentifizierung hat via Domäne / LDAPS zu erfolgen. Das Single Sign-On, über das Active Directory, muss via LDAPS erfolgen.  - Die Anwendungs-Updates der Clients müssen zentral erfolgen //   Was wir erwarten: - Lizenzen für eine Softwarelösung und eventuelle Fremdprodukte  - Löschkonzept, Datensicherungskonzept - Angaben für das Risikomanagement (Verhalten bei Netzwerkausfall, Verhalten bei Virenbefall/ Virenangriff, Hackerangriff) //  Softwarepflege: - Wartung, Fehlerbehebung und Optimierung des Systems - Anpassung des Systems an neue gesetzliche Vorgaben //   Service: - Hosting / Betrieb der Softwarelösung durch den Anbieter in einem ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum im europäischen Wirtschaftsraum  - Installation, Customizing und sonstige Dienstleistungen für die Inbetriebnahme der Softwarelösung - Schulungsleistungen, Schulungsunterlagen, Best-Practice Prozessmodell  - Einführungsunterstützung (Go-Live-Support, After-Go-Live-Support)  - Support (2nd und 3rd Level mit festgelegten Reaktionszeiten für die Softwarelösung), in deutscher Sprache //  Vorzulegende Unterlagen: - Anschreiben - Unternehmensdarstellung - Mindestens drei Referenzen zu Projekten, in denen ein entsprechendes System bereits erfolgreich eingeführt wurde - Darstellung des Systems mit Leistungsverzeichnis, Systemarchitektur und Datenbankstruktur - Darstellung der Unternehmensleistungen bzgl. Projektumsetzung, Service und Pflege des Systems - Bitte fügen Sie Ihren Unterlagen eine Kostenübersicht bei