Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-10-17
Buyer: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48611000: Database software package | 48612000: Database-management system | 48614000 | 79994000
Estimated value: 1.5 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Das neu zu beschaffende Vertragsmanagementsystem bezieht seine Daten aus dem bereits bestehenden SAP-System und liefert zum Teil auch Daten in dieses SAP-System zurück. Es muss sich daher nahtlos in das bestehende SAP-System einfügen. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die Schnittstellen zum SAP-System mittel- und langfristig funktionieren werden.
Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass es im laufenden Betrieb nicht zu Problemen kommt, die durch Updates des Vertragsmanagementsystems oder aus Updates des SAP-Systems ("neue Releases") verursacht werden. Der Updatezyklus für Standardsoftwareprodukte hat sich in den letzten Jahren allgemein deutlich beschleunigt. Probleme im Betrieb nach dem Einspielen von Updates können entsprechend häufig auftreten, wenn das Vertragsmanagement nicht optimal auf das bestehende SAP-System abgestimmt ist.
Störungen im Betrieb des Vertragsmanagements würden dazu führen, dass die Arbeit in diversen Abteilungen der Universität zu Köln massiv behindert wird. Insbesondere wird es nicht möglich sein, Rechnungen anhand der im System hinterlegten Vertragsdaten und Verträge zu prüfen und dement-sprechend Zahlungen auszulösen. Ein weiteres Beispiel für negative Folgen sind die Auswirkungen auf das Immobilienmanagement, welches ohne die hinterlegten Mietverträge in seiner Arbeit massiv eingeschränkt wäre.
Zielsetzung ist die Einführung und Implementierung eines Vertragsmanagement Systems mit einer Schnittstelle zum vorhandenen SAP-Warenwirtschaftssystem, das die Vertragsverwaltung, -erstellung und -controlling umfasst, um mehr Effizienz, Effektivität und Transparenz zu erreichen. Verträge jeglicher Art sollen revisionssicher verwaltet und archiviert werden.
Die Vertragsmanagement-Gesamtlösung mit all ihren Komponenten muss so gestaltet sein, dass alle Vertragsarten bedient, d.h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die Lösung über Schnittstellen (s. unter 3.2) in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur des Auftraggebers integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Nach ständiger Rechtsprechung des OLG Düsseldorf muss jede Prüfung des Ausnahmetatbestandes aus § 31 Abs. 6 S.1, 2. HS VgV am Beschaffungsbedarf ansetzen. Der öffentliche Auftraggeber ist in der Festlegung seines Beschaffungsbedarfs keinerlei vergaberechtlichen Bindungen unterworfen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII Verg 16/12; VK Westfalen, Beschluss vom 25. Januar 2017 - VK 1 - 47/16). Im vorliegenden Fall hat die Universität ihren Beschaffungsbedarf dahin-gehend festgelegt, dass sie Probleme im laufenden Betrieb minimieren und eine möglichst hohe Integration der Vertragsmanagementlösung erreichen möchte.
Ist der Beschaffungsbedarf festgelegt, so darf laut OLG Düsseldorf nur noch danach gefragt werden, ob diese Festlegung sachlich nachvollziehbar ist. Das ist hier der Fall. Die Erwägungen der Universität zu Köln sind in sich schlüssig. Und sie beruhen auf dem objektiven, an der Hochschule bestehenden Sachverhalt. Soweit Prognosen über die erhöhten Risiken beim Einsatz alternativer Lösungen angestellt werden, basieren auch diese auf objektiven Grundlagen.
Auch das Ziel der Risikovermeidung ist legitim und auftragsbezogen. Nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf darf der Auftraggeber bei der Vergabe komplexer IT-Leistungen den sichersten Weg wählen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII Verg 16/12). Er muss nicht sehenden Auges ein höheres Risiko des Fehlschlags in Kauf nehmen, um Wettbewerb zu ermöglichen. Das Gericht führt hierzu aus, dass "allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproble-men und hohem Umstellungsaufwand" einen Produktbezug rechtfertigen. In einer weiteren Entscheidung zu einem ähnlichen Sachverhalt stellte der Senat erneut fest, dass die Verringerung von Risikopotentialen einen hinreichenden sachlichen Grund für einen Produktbezug darstellt (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 12.02.2014 - VII Verg 29/13 Rn. 26).
Die Festlegung des sachlichen Grundes erfolgte auch nicht, um andere Wirtschaftsteilnehmer zu diskriminieren.


Winner: SAP Deutschland SE & Co. KG
Award value: 1.5
Number of bids: 1