Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-22
Buyer: MUNICIPIUL CONSTANTA
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79995100
Estimated value: 441775 RON
Submission deadline: 2023-03-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Achiziția serviciilor de realizare arhivă digitală aferentă proiectului Smart CT cod SIPOCA 551/cod SMIS 126409
Presupune achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea a 431 metri liniari de arhivă fizică  în arhivă electronică.
In conformitate cu prev. art.I pct.20 alin (2) si pct.21 din OUG nr.107/2017, Autoritatea contractanta stabileste prin anuntul de participare/simplificat/de concurs unul sau doua termene-limita in care va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege.  Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 20 zile. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare in  a 11 a zi inainte de data limita  de depunere a ofertelor.
Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, cu scopul de a crea o colecţie de indecşi pentru căutarea şi consultarea documentelor din arhivă, prin asocierea acestora cu unităţile arhivistice şi versiunea digitală a acestora. Pentru regăsirea/consultarea facilă, se vor asocia acestora metadescriptori/indecşi.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
A) Pregătirea unităţilor arhivistice/arhivei, recepţia unităţilor arhivistice/arhivei şi transportul către sistemul de arhivare
Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014 -2020, conform contract de finanțare nr. 284/05.12.2018, Act aditional nr. 3/28.12.2022  la contractul de finanțare menționat.
Cerinta 1) Neîncadrarea ofertanților si/sau asociaților si/sau terților susținători și/sau subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți susținători si/sau subcontractanți si/sau asociați) cu informațiile aferente situației lor în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca prima dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere si a îndeplinirii cerințelor de capacitate. In DUAE se vor cuprinde informații privind terții susținători si/sau asociați si/sau subcontractanți, conform prev. art. 183, 170 alin.(3) si 193-195 din Legea nr. 98/2016.
La solicitarea autorității contractante, ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, a următoarelor informații și documente:
a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget de stat) și bugetul local (cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își indeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat si bugetul local datorate ori prin alte modalitati de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cederea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor. Certificatul/certificatele prezentat/e trebuie să fie valabile la momentul prezentării lor și trebuie să ateste faptul că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor; Pentru sediile  secundare/punctele de lucru, ofertantul va prezenta o declaraţie pe propria răspundere privind îndeplinirea obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuţiilor la bugetul general consolidat  datorate.
b) cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv
c) după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice
In cazul in care mai mulți operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic in parte.
Pentru persoane juridice straine - operatorul economic va prezenta documente edificatoare – eliberate de autoritati ale tarii de origine (certificate, caziere judiciare, alte documente echivalente) pentru a rezulta apartenenta/inregistrarea la organe din tara respectiva prin care sa dovedeasca ca si-a indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor catre buget. Documentele vor fi traduse de un traducator autorizat, limba de redactare a ofertei fiind limba romana. In cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit ofertantul nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe proprie raspundere, se accepta o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens.

Eligibility requirements: Cerinta 1) Neîncadrarea ofertanților si/sau asociaților si/sau terților susținători și/sau subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți susținători si/sau subcontractanți si/sau asociați) cu informațiile aferente situației lor în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca prima dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere si a îndeplinirii cerințelor de capacitate. In DUAE se vor cuprinde informații privind terții susținători si/sau asociați si/sau subcontractanți, conform prev. art. 183, 170 alin.(3) si 193-195 din Legea nr. 98/2016. La solicitarea autorității contractante, ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, a următoarelor informații și documente: a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget de stat) și bugetul local (cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își indeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat si bugetul local datorate ori prin alte modalitati de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cederea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor. Certificatul/certificatele prezentat/e trebuie să fie valabile la momentul prezentării lor și trebuie să ateste faptul că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor; Pentru sediile  secundare/punctele de lucru, ofertantul va prezenta o declaraţie pe propria răspundere privind îndeplinirea obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuţiilor la bugetul general consolidat  datorate. b) cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv c) după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice d) alte documente edificatoare, după caz. In cazul in care mai mulți operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic in parte. Pentru persoane juridice straine - operatorul economic va prezenta documente edificatoare – eliberate de autoritati ale tarii de origine (certificate, caziere judiciare, alte documente echivalente) pentru a rezulta apartenenta/inregistrarea la organe din tara respectiva prin care sa dovedeasca ca si-a indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor catre buget. Documentele vor fi traduse de un traducator autorizat, limba de redactare a ofertei fiind limba romana. In cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit ofertantul nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe proprie raspundere, se accepta o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens. Cerința 2) Neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Modalitate de îndeplinire: Se va completa și prezenta Declarație privind neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante sunt: - Vergil Chițac, primar al municipiului Constanța; - Felicia-Nadina Ovanesian, administrator public; - Ionuț Rusu, viceprimar al municipiului Constanța; - Florin-Daniel Cocargeanu, viceprimar al municipiului Constanța; - Fulvia Antonela Dinescu, Secretar municipiu - Consiliul local Constanța; - Alin Cezar Vintilă, Director executiv Direcția Logistică; - Andreea Drăgan, Director executiv adjunct Direcția Logistică; - Nilghiun Manea, Șef serviciu Serviciul Achiziții Publice; - Viorica Ani Merlă, director executiv Direcția dezvoltare și fonduri europene; - Carmina Ionela Popescu, director executiv adjunct Direcția dezvoltare și fonduri europene; - Niculae-Stanga Noni Adrian, șef serviciu dezvoltare și management proiecte - Cristina Laura Toma, director executiv Direcția digitalizare și tehnologia informației; - Georgeta Gheorghe, director executiv adjunct Direcția financiară; - Oana Dobre, șef serviciu Financiar buget; - Lenuța Petcu, șef serviciu contabilitate; - Daniela Ilie, inspector Serviciul Contabilitate. Atenție: Declarația se solicită tuturor participanților la procedura de atribuire: Ofertant și/sau asociat și/sau subcontractant și/sau terț sustinător. Declarația se va prezenta odată cu DUAE. Note: Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat si/sau subcontractant si/sau terț susținător) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Odată cu oferta se va depune DUAE, angajamentul ferm al terțului sustinător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, sau după caz a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere. Documentele ce demonstreaza situația personală a ofertantului se vor prezenta în copie lizibilă semnată de ofertant  la solicitarea autorității contractante, după aplicarea criteriului de atribuire, doar de către ofertantul clasat pe locul I. Modalitate de indeplinire: Completare DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. 1 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. Documentul justificativ este certificatul constatator (copie lizibila /forma electronică) emis de Registrul Național al Registrului Comerțului sau, pentru persoanele juridice străine, documente echivalente, emise în conformitate cu legislatia aplicabilă in țara de rezidență, prin care se dovedește forma de înregistrare ca persoana fizică/juridică. Certificatul ONRC/documentele echivalente emise în țara de  rezidență, vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile; certificatul/certificatele trebuie sa fie reale/valabile la momentul prezentării. Operatorul economic trebuie sa aibă în obiectul de activitate autorizat, principal sau secundar, corespondent al obiectului prezentului contract. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie sa fie reale/ valabile la momentul prezentarii acestuia. În cazul unei asocieri de operatori economici, fiecare dintre membrii asocierii trebuie sa prezinte acest document pentru partea de contract pe care o va implementa. Cerința 2: Operatorii economici ce depun oferta trebuie să facă dovada că dețin autorizație/autorizații de funcționare emise de Arhivele Naționale pentru activitățile de: prelucrare arhivistică, legătorie, păstrare și conservare a documentelor, conform art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996. Modalitate de îndeplinire: Completare DUAE in conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Autorizația/Autorizațiile vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile; Autorizația/Autorizațiile trebuie să fie valabile la momentul depunerii ofertei. Dacă autorizațiile expiră ca valabilitate în perioada contractului de servicii, ofertanții vor depune o declarație prin care se angajează să își reînnoiască autorizațiile, astfel încât serviciile de arhivistică sa fie prestate în condiţiile legii, în vederea îndeplinirii contractului de achizitie publică.

Award value: 441775