Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-15
Region: DE212
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48600000 | 48611000: Database software package | 72211000: Systems and user software programming services
Estimated value: 2400000 EUR
Submission deadline: 2024-06-17
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV. Eine Eigenerklärung, in der das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen bestätigt wird, ist abzugeben.
Bei den sieben bayerischen Regierungen sollen die geschäftlichen und operativen Abläufe in ihrer Tätigkeit als Betriebserlaubnis erteilende Behörden optimiert werden. Hierzu soll eine Softwarelösung beschafft werden, welche insbesondere folgende Komponenten erfasst: 
- Einführung einer Datenbank zur Verwaltung der Einrichtungen (vgl. § 45a SGB VIII) mit spezifischen Auswertungsmöglichkeiten,
- Unterstützung der Fachprozesse (z. B. Erteilung von Betriebserlaubnissen),
- Schriftgutmanagement und Wiedervorlagesystem. 

Das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales und das Bayerische Landesjugendamt (ZBFS) nutzen die Software in erster Linie für die Auswertung von Daten. Aufgrund der verschiedenen Stakeholder ist ein detailliertes Rechte- und Rollensystem erforderlich.

Die vorliegende Ausschreibung richtet sich an verschiedene Akteure, die über das erforderliche Fachwissen und die Kompetenz im Sozialbereich verfügen und bereit sind, innovative Softwarelösungen zu entwickeln. Diese Zielgruppe umfasst insbesondere: 
- Etablierte Softwareanbieter, die bereits bewährte Lösungen für den Sozialbereich entwickelt haben,
- Individualentwickler mit nachweisbarem Know-how bei der Entwicklung von maßgeschneiderten Fachanwendungen (idealerweise im Sozialbereich).

Wie die Beschreibung der Zielgruppe zeigt, bietet diese Ausschreibung Flexibilität und Offenheit in Bezug auf die Art der Lösungen, die vorgeschlagen werden können. Sowohl die Integration marktgängiger Produkte als auch die Entwicklung individueller Anwendungen sind möglich.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/2f745c07-a03e-4409-9c7b-f62407fffeaf/suitabilitycriteria
Im Bereich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit werden Mindestanforderungen gestellt (Ausschlusskriterien):
1. Nettoumsatz des Unternehmens der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre: Ausschlaggebend ist der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre. Mindestanforderung: Mindestjahresumsatz 950.000 Euro im Jahresmittel der letzten drei Geschäftsjahre Ausschluss:  < 950.000 Euro;
2. Anzahl der festangestellten Mitarbeitenden im Unternehmen in den letzten drei Jahren: Mindestanforderung: 10 festangestellte Vollzeit-Mitarbeitende im Jahresmittel in den letzten 3 Jahren (Geltungsbereich gemäß § 23 KSchG)
Ausschluss:  < 10 festangestellte Mitarbeitende in den letzten 3 Jahren.

Die Form, in welcher hierzu Angaben zu machen sind (Ausfüllen einer Excel-Tabelle, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist), ist beschrieben in den Vergabeunterlagen:
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/6e2893f6-d751-4e31-9031-31b43dad4a8b
Nachfolgende vier Kriterien betreffend die technische und berufliche Leistungsfähigkeit werden als Auswahlkriterien im Teilnahmewettbewerb herangezogen (im Bereich des 4. Kriteriums liegt zugleich ein Ausschlusskriterium vor, wie nachfolgend dargestellt), wobei 100 Punkte maximal erreicht werden können, die sich über die vier Kriterien wie nachfolgend dargestellt verteilen:

1. Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualitätssicherung): Nachweis über ISO 9001 Zertifizierung - 0 Punkte = Nein / 10 Punkte = Ja;
Alternativ zu einer Zertifizierung nach ISO 9001 wird für die Vergaben von 10 Punkten auch eine Darstellung der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität hinsichtlich der unternehmerischen Strukturen, Abläufe und Prozesse im jeweiligen Bereich (auf max. 1 DIN A4-Seite) akzeptiert, die erwarten lässt, dass eine Mindestqualität von Ergebnissen betrieblicher Leistungsprozesse (z.B. Qualitätskontrolle, Endkontrolle etc.) sichergestellt wird.
2. Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 27001 (Informationssicherheit): Nachweis über ISO 27001 Zertifizierung - 0 Punkte = Nein / 5 Punkte = Ja;
3. Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 14001:2015 (Umweltmanagement/Nachhaltigkeit) oder eine Nachhaltigkeitsbewertung einer unabhängigen dritten Stelle: Nachweis über ISO 14001:2015 Zertifizierung oder Nachweis über Nachhaltigkeitsbewertung einer unabhängigen dritten Stelle - 0 Punkte = Nein / 5 Punkte = Ja;
Alternativ zu einer Zertifizierung nach ISO 14001:2015 oder dem Nachweis über Nachhaltigkeitsbewertung einer unabhängigen dritten Stelle wird für die Vergabe von 5 Punkten auch die Darstellung der Maßnahmen des Unternehmens zur Planung, Durchführung, Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung der unternehmensbezogenen Umweltmanagementmaßnahmen sowie ggf. auch der Umweltziele und Umweltleitlinien des Unternehmens akzeptiert (auf max. 1 DIN A4-Seite).
4. Angabe von mindestens 2 vergleichbaren Unternehmensreferenzen unter Verwendung des Anlage "Formular Unternehmensreferenz". Als vergleichbar gelten externe Aufträge, bei denen eine Software-Lösung konzeptionell geplant und nach technischer Umsetzung bzw. Anpassung an die Anforderungen der/des Referenzgeberin / Referenzgebers unter Beteiligung von mehreren Stakeholdern eingeführt wurde.  Die Unternehmensreferenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre, gerechnet ab Projektende, sein. Als Projektende gilt die Abnahme des produktiven Systems (Go-Live). Folgende Angaben und Beschreibungen zur jeweiligen Unternehmensreferenz sind erforderlich: 
- zum Realisierungszeitpunkt/Leistungszeitraum der Referenz,
- zum Auftragsgegenstand und Auftragsvolumen
- Darstellung, aus der die Gleichwertigkeit zum Ausschreibungsgegenstand hervorgeht,
- zu den Aufgaben (Aufgaben- und Verantwortungsbereich) in der Referenz
- zum technisch-/organisatorischen Umfeld bzw. zu den eingesetzten Technologien, 
- Angabe der auftraggebenden/entgegennehmenden Verwaltung/Unternehmen der Referenz / Empfänger der Leistung,
- Benennung einer Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, die kompetent über die Unternehmensreferenz Auskunft geben kann. 
Es werden alle eingereichten Referenzen berücksichtigt, jedoch nur die zwei bestbewerteten für die Wertung einbezogen. Bitte nennen Sie die aus Ihrer Sicht am Besten passenden Referenzen zuerst.

Mindestanforderung: Es sind mindestens 2 Unternehmensreferenzen im ausgeschriebenen Leistungsbereich einzureichen, deren Abschluss nicht älter als 5 Jahre (gerechnet ab Projektende) ist. Als Projektende gilt die Abnahme des produktiven Systems (Go-Live).

Für die Einreichung der Referenzen ist das Referenzmuster (Anlage Formular Unternehmensreferenz) zu verwenden. Die Punktzahl für das Kriterium Referenzen ergibt sich aus dem Durchschnitt der Bewertungen der einzelnen Referenzen. 
Die Punkte pro Referenz ergeben sich aus der Addition der einzelnen zutreffenden Punkte und werden summarisch ermittelt. 
Sollte die Bewerberin / der Bewerber mehr als zwei Referenzen einreichen, werden für die Wertung nur die zwei bestbewerteten mit der erreichten Punktzahl herangezogen.  
Maximal sind 80 Punkte je Referenz möglich. Die Gesamtpunktzahl für das Kriterium Referenzen liegt zwischen 0 und 80 Punkten und wird als der kaufmännisch gerundete Durchschnitt der Einzelpunkte der 2 in die Bewertung einbezogenen Referenzen ermittelt.

Ausschluss: < 2 Unternehmensreferenzen im ausgeschriebenen Leistungsbereich;

10 Punkte = Erbringung von konzeptionellen Leistungen (Feinkonzeption, Anforderungsworkshops) und Umsetzung dieser;
5 Punkte = Sicherstellung bzw. Begleitung der Inbetriebnahme der entwickelten Software;
5 Punkte = Erbringung von Pflege- und Wartungsleistungen;
10 Punkte = Umsetzung der Anwendung als (browserbasierte) Webapplikation;
5 Punkte = BITV-Konforme Umsetzung;
10 Punkte = Anbindung eines verfahrensunabhängigen E-Akten-Systems;
10 Punkte = Entwicklung eines komplexen (vielschichtiges Rechte- und Rollenkonzept) mandantenfähigen Systems;
10 Punkte = Leistungserbringung für öffentliche Auftraggeberin / öffentliche Auftraggeber (gem. § 99 GWB);
5 Punkte = Zusammenarbeit mit Landesverwaltung(en);
5 Punkte = Einsatz der Software im Sozialbereich;
5 Punkte = Umsetzung eines Fachverfahrens.

Die Form, in welcher zu den vorgenannten vier Kriterien betreffend die  technische und berufliche Leistungsfähigkeit Angaben zu machen sind (Ausfüllen einer Excel-Tabelle, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist und Nutzung des Word Dokuments "Formular Unternehmensreferenz"), ist beschrieben in den Vergabeunterlagen:
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/6e2893f6-d751-4e31-9031-31b43dad4a8b