Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-09-22
Buyer: F&W Fördern & Wohnen AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30200000 | 72000000 | 72300000
Estimated value: 379220 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Gegenstand der Ausschreibung sind die Beratung und Unterstützung bei der Realisierung eines IT-Outsourcing-Projekts, insbesondere in den Bereichen Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, SAN, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, LAN, WAN, SAP Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Datensicherung, ggf. SAP Applikationsbetreuung.
Während der Migration auf den Outsourcing Dienstleister wird ein Ticket-System eingeführt und eine Migration von Notes auf Microsoft 365 angestrebt.
Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein (vgl. ausführlich hierzu unter II.2.4):
- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin;
Fördern & Wohnen (F&W) gibt obdach- und wohnungslosen Menschen ein Dach über dem Kopf und hilft ihnen, wieder Fuß zu fassen. Auch Geflüchtete finden hier eine Bleibe auf Zeit. Für Menschen, die es auf dem Wohnungsmarkt besonders schwer haben, schafft F&W Wohnungen. Menschen mit Behinderung oder psychischer Erkrankung wohnen bei F&W und erleben Teilhabe. F&W Fördern & Wohnen AöR ist ein Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Mit rund 1.800 Mitarbeitenden ist es an über 200 Standorten für Menschen.
Für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt die Auftraggeberin eine moderne IT-Infrastruktur und damit zusammenhängende IT-Services. Ein Großteil dieser Leistungen ist zurzeit an einen externen Dienstleister ausgelagert, insbesondere die Bereiche Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, WAN, Citrix. Die Laufzeit des zugrundeliegenden Servicevertrages endet im Jahr 2024. Die Auftraggeberin will die Leistungen erneut ausschreiben. Für die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sowie die gegebenenfalls notwendige Überführung der Leistungen an einen neuen Anbieter benötigt die Auftraggeberin Unterstützung durch ein qualifiziertes Beratungsunternehmen mit besonderer Expertise bei der Beratung und Unterstützung von IT-Outsourcing-Projekten. Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein:
- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin um festzustellen, in welchen Bereichen Optimierungs-/Transformationsbedarf besteht, der sich im Zuge des Auslagerungsprojektes sinnvoll und kosteneffizient umsetzen lässt, entsprechende Beratung der Auftraggeberin zu den Vor- und Nachteilen derartiger Optimierungsmöglichkeiten;
- Unterstützung der Auftraggeberin bei der Vorbereitung der Ausschreibung der IT-Services, insbesondere bei der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen (u.a. Pflichtenhefte/Leistungsbeschreibungen/Prozesse). Zum Teil kann hier auf bestehende Dokumente aufgesetzt werden, zum Teil (insbesondere in den Bereichen mit Optimierungspotential) sind neue Unterlagen zu erstellen;
- Unterstützung bei der Organisation der Ausschreibung in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsmanagement von F&W, insbesondere Zuarbeit bei der Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen, Entwurf und Koordination von Zeitplänen; Planung und Organisation von internen Besprechungen, Einholung von Feedback der internen Kompetenzträger bei der Auftraggeberin etc.;
- IT-fachliche Unterstützung bei der Vorauswahl der Anbieter, bei den Gesprächen und gegebenenfalls Verhandlungen mit den Anbietern und bei der Endauswahl des zukünftigen Dienstleisters;
- Unterstützung bei der Gestaltung und Verhandlung der technisch/fachlichen Vertragsdokumentation (z.B. Leistungsbeschreibungen, SLAs, Vertragsstrafenmodelle, Preismodelle, Transitionsbeschreibung/ Transitionsplan etc.). Die rechtlichen Vergabe- und Vertragsunterlagen werden von der Auftraggeberin intern und durch eine bereits beauftragte Anwaltskanzlei erstellt und verhandelt;
- Betreuung der gegebenenfalls notwendigen Migration der ausgeschriebenen Services vom aktuellen Dienstleister auf den neuen Dienstleister als Qualitätsmanager  "Transition" auf Seiten der Auftraggeberin.
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:


Winner: MGRP GmbH
Award value: 379220
Number of bids: 2