Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-04-04
Buyer: Dataport AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: Other

Technical requirements: Das vorhandene Kommunikationssystem (KS) des Unternehmens Frequentis soll mit dem neuen Einsatzleitsystem (ELS) sowie dem von PERLE-IT aufgebauten Geoinformationssystem (GIS) zusammengefügt werden. Hinzu kommen zu vereinbarende Support- und Wartungsleistungen für 10 Jahre.
Die Freie und Hansestadt Hamburg hat mit der Firma Frequentis AG Wien einen Vertrag (EVB-IT Vertrag Nr. DP-2019000045 – PERLE KS) über den Kauf des Kommunikationssystems LifeX und der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft geschlossen. Nach Abschluss der Transformationsphase ELT2 (im 1. Quartal 2023) wird auch die vereinbarte Betriebsbereitschaft herbeigeführt.
Seit Vertragsschluss ist es zu wesentlichen Änderungen des Auftrags, wie die Einführung eines neuen Einsatzleitsystems, eine neue Zielarchitektur, der Aufbau in den Rechenzentren Dataport und die Durchführung der Transformationsphase ELT3 (im Zeitraum 2. Quartal 2023 bis 3. Quartal 2025), gekommen
Das vorhandene Kommunikationssystem (KS) der Firma Frequentis soll mit dem neuen Einsatzleitsystem (ELS) sowie dem von PERLE IT aufgebauten Geoinformationssystem (GIS) integriert werden. Hinzu kommen zu vereinbarende Support- und Wartungsleistungen für 10 Jahre.
Die Freie und Hansestadt Hamburg hat mit dem Unternehmen Frequentis AG Wien einen Vertrag (EVB-IT Vertrag Nr. DP-2019000045 – PERLE KS) über den Kauf des Kommunikationssystems LifeX und der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft geschlossen. Nach Abschluss der Transformationsphase ELT2 (im 1. Quartal 2023) wird die vereinbarte Betriebsbereitschaft herbeigeführt. Ebenso wurden langjährige Serviceverträge für LifeX mit dem Unternehmen geschlossen.
Seit Vertragsschluss ist es bereits zu Änderungen des Umsetzungsvorhabens des Projektes PERLE-IT gekommen. Zu diesen Änderungen zählen insbesondere die Einführung einer Betriebsphase mit dem bestehenden Einsatzleitsystem in einer geänderten Zielarchitektur als Interimsphase. Zusätzlich ist für die abschließende Betriebsphase nunmehr entgegen dem ursprünglichen Vorhaben ein neues Einsatzleitsystem, das geänderte Anforderungen an die Zielarchitektur stellt, ausgeschrieben.
Das vorhandene Kommunikationssystem (KS) des Unternehmens Frequentis soll mit dem neuen Einsatzleitsystem (ELS) sowie dem von PERLE-IT aufgebauten Geoinformationssystem (GIS) zusammengefügt werden. Hierzu gehört die Transition des Systems in die Zielarchitektur und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. der Rückfallstufen.
Für die produktnahen Leistungen, d.h. die Integration des Systems LifeX, sowie Anpassungen an diesem System ist ausschließlich das Unternehmen Frequentis befugt. Dies ist darauf zurückzuführen, dass es sich um ein patentrechtlich geschütztes Produkt (Europäisches Patent EP2735175B1) handelt, dessen Quellcode nicht für Dritte offen zugänglich ist. Ohne Zugriff auf den Quellcode sind die oben genannten erforderlichen Leistungen nicht umsetzbar. Zugleich ist es dem Auftraggeber gemäß Anlage 14. Nutzungsrechtsregelungen des Gesamtvertrags aus 2020 nicht gestattet etwaige Anpassungen am LifeX System vorzunehmen oder vornehmen zu lassen.
Bei LifeX handelt es sich außerdem um eine spezifische Software, die nach den Anforderungen der Hamburger Polizei und Feuerwehr weiterentwickelt und angepasst wurde. Eventuelle Änderungen, Anpassungen, Weiterentwicklungen oder Serviceleistungen können nur vom Entwickler und Programmierer der Software erfolgen, da aufgrund der extrem hohen Sicherheitsanforderungen keine offenen Schnittstellen vorhanden sind. Da es sich um eine spezifische Software nur für die Polizei Hamburg und Feuerwehr handelt, kann nur mit dem Hersteller und Programmierer der Kommunikationssoftware (Unternehmen Frequentis) die Weiterbeauftragung und der benötigte Servicevertrag geschlossen werden.
Da für die benötigten Leistungen ein Zugriff auf den Quellcode erforderlich ist und dies aufgrund des Patentes nur dem Hersteller selbst erlaubt ist, käme als Alternative nur die Beschaffung eines neuen Kommunikationssystems inklusive der hier erforderlichen Leistungen in Betracht.
Das Projekt PERLE-IT hat bis heute in die Einführung des neuen Kommunikationssystems über vier Jahre investiert. Allein das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung des LifeX hat inkl. Vorbereitung ein Jahr in Anspruch genommen. Diese Aufwände wären bei einer erneuten Beschaffung eines neuen Kommunikationssystems erfolglos gewesen bzw. müssten erneut erbracht werden. Hinzu kommt, dass seit über einem Jahr das Vergabeverfahren zur Beschaffung des neuen Einsatzleitsystems durchgeführt wird. Die Anforderungen an das neue Einsatzleitsystem sind abhängig von dem eingesetzten Kommunikationssystem. Sollte ein anderes Kommunikationssystem als das LifeX des Unternehmens Frequentis eingeführt werden, müsste dieses Vergabeverfahren in einen früheren Stand zurückversetzt, wenn nicht sogar aufgehoben und komplett neu konzipiert werden. Auch diese Aufwände wären dann vergebens.
Dies alles stünde in keinem Verhältnis zu den hier zu beschaffenden Dienstleistungen. Daher ist keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung ersichtlich.
Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung gem. § 135 Abs. 3 GWB. Unter der Ziff. V.2.1) der Bekanntmachung wurde - entgegen den Angaben in der Bekanntmachung - nicht das Datum des Abschlusses des Vertrages, sondern das Datum der Entscheidung über den beabsichtigten Abschluss des Vertrages angegeben. Die Ursache dafür liegt darin, dass die technischen Vorgaben der Formularplattform (TED eNotices) keine Eintragung von Daten, die in der Zukunft liegen, zulässt. Da eine Angabe aber zwingend erfolgen muss, wurde dieses Datum ausgewählt. Der Vertrag zwischen den Parteien wurde noch nicht geschlossen. Der Abschluss des Vertrages wird erst nach Ablauf der 10-tägigen Wartefrist des § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB erfolgen.
Der Auftraggeber ist gem. § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem hiermit angekündigten, beabsichtigten Vertragsabschluss eine Wartefrist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten. Innerhalb dieser Zeit ist die vergaberechtliche Überprüfung der angekündigten öffentlich-öffentlichen Zusammenarbeit bei der zuständigen Vergabekammer im Wege eines Nachprüfungsverfahrens möglich, soweit dieses zulässig ist.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,


Winner: Frequentis AG
Award value: 1