Public procurement notice: Prior Information Notice With Call For Competition
Published: 2016-11-17
Buyer: Hanns-Seidel-Stiftung e. V.
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48219300 | 48445000 | 72212400: Computer aided design software
Submission deadline: 2016-12-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Hanns-Seidel-Stiftung ist eine politische Stiftung in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins mit Sitz in München mit den Arbeitsschwerpunkten Politische Bildung, Förderung der Wissenschaft, Politikberatung und Politikanalyse, Begabtenförderung, Entwicklungszusammenarbeit und Pflege internationaler Kontakte. Rund 300 Mitarbeiter führen jährlich u. a. über 1 500 Veranstaltungen durch und verwalten mehrere hunderttausend Kontaktdaten. Die Hanns-Seidel-Stiftung plant für das Jahr 2017 die Neubeschaffung eines modularen CRM- und Veranstaltungsmanagement-Systems, das die bisherigen IT- und manuellen Lösungen ersetzen soll. Es wird angestrebt, die CRM- und Veranstaltungsfunktionalitäten integriert in einer Softwarelösung abzubilden.
Einreichung Interessensbekundung: bis 20.12.2016, 14:00 Uhr, nach näherer Maßgabe von Ziff. VI.3). Unverbindliche weitere Zeitplanung: Einreichung von Interessensbestätigungen/Teilnahmeanträgen: ca. Ende Januar 2017.
Gefordertes Leistungsprofil der Software: Adressmanagement, Erstellung von Kundenprofilen und Kategorienmanagement, Verwaltung der geförderten Stipendiaten, Durchführung von Kampagnen und Mailings, differenzierte Rollen- und Zugriffsrechte, workflowgestütztes Veranstaltungsmanagement inkl. Referenten-, Teilnehmer- und Fahrtstreckenverwaltung, Erstellung interner Reports und offizieller Statistiken. Einbindung von Zweit- und Drittsystemen per Schnittstelle (v. a. Content Management System Website zur Vermarktung von Veranstaltungen, Unterstützung Online-Anmeldeprozess per Kundenkonto, ERP-System, Dokumentenmanagementsystem, weitere Fachverfahren). Sowohl On-Premise als auch Cloud-Lösungen des CRM-Systems können angeboten werden; die Entscheidung über die Betriebsform erfolgt auf Basis der Passfähigkeit der jeweiligen Lösung mit den Stiftungs-Anforderungen. Beschaffung von Lizenzen und Erbringung der zugehörigen Einführungs-, Schulungs- und laufenden Supportleistungen.
Das Vorhaben steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der zuständigen Gremien des Auftraggebers und der Zustimmung / dem Nichtvorliegen von Einwendungen staatlicher Stellen, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist. Gesetzliche Aufhebungsgründe bleiben unberührt. Aufwendungen der Bewerber für die Teilnahme am gesamten Vergabeverfahren werden nicht erstattet.
3. Darstellung Leistungsportfolio im Bereich CRM-/Veranstaltungsmanagement-Software/-Dienstleistungen.
5. Nachweis Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1, Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GWB.
7. Nachweis (Nicht-)Vorliegen von Einträgen in das Gewerbezentralregister für Unternehmen sowie die jeweils geschäftsführenden natürlichen Personen.
b. Mindestumsatz mit CRM-/Veranstaltungsmanagement-Software/-Dienstleistungen von 1 000 000 EUR/Jahr;
c. Mindestumsatz mit CRM-/Veranstaltungsmanagement-Software/-Dienstleistungen im öffentlichen Sektor und/oder Stiftungsumfeld von  250 000 EUR/Jahr.
1. Mind. 4 Unternehmens-Referenzen aus vergleichbaren CRM-Projekten, davon mind. 2 aus vergleichbaren CRM-/Veranstaltungsmanagementprojekten im öffentl. Sektor und/oder Stiftungsumfeld, im Zeitraum seit 1.1.2010.
c. mind. 3 Referenzen aus vergleichbaren CRM-Projekten, davon mind. 1 Referenz aus dem öffentl. Sektor und/oder Stiftungsumfeld, im Zeitraum seit 1.1.2010.
Interessensbekundungen sind bis zum 20.12.2016, 14:00 Uhr, schriftlich und unterzeichnet in verschlossenem Umschlag/Paket mit der Aufschrift „Interessensbekundung CRM, nicht vor 20.12.2016, 14:00 Uhr öffnen“ beim Auftraggeber einzureichen. Die Interessensbekundung muss die Unternehmensdaten (Name/Firma, Rechtsform, ladungsfähige Anschrift, Telefon, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse) enthalten.
Der Auftrag wird ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben (§ 37 Abs. 4 Satz 1 VgV). Der Auftraggeber wird nur diejenigen Unternehmen, die auf diese Vorinformation hin eine Interessensbekundung übermittelt haben, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme zu einer Interessensbestätigung auffordern, womit zugleich ein Teilnahmewettbewerb nach § 17 Abs. 1 VgV eingeleitet wird, und ihnen weitere Unterlagen wie z. B. Formblätter, Wertungsmatrix zur Verfügung stellen.
Ein Nachprüfungsverfahren kann bei der in Ziffer VI.4.1) genannten Stelle schriftlich mit Begründung (Geltendmachung von Rechtsverletzung, Darlegung von aktuellen oder drohenden Schäden des Antragstellers) unter Angabe eines Empfangsbevollmächtigten im Inland vor Zuschlagserteilung beantragt werden. Das Verfahren vor der Vergabekammer richtet sich nach den §§ 155 ff. GWB.
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

Eligibility requirements: 1. Unternehmensübersicht (Name, Rechtsform, Kontaktdaten). 2. Unternehmensdarstellung. 3. Darstellung Leistungsportfolio im Bereich CRM-/Veranstaltungsmanagement-Software/-Dienstleistungen. 4. Nachweis über Eintragung ins Handelsregister. 5. Nachweis Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1, Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GWB. 6. Nachweis Nichtvorliegen von fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB. 7. Nachweis (Nicht-)Vorliegen von Einträgen in das Gewerbezentralregister für Unternehmen sowie die jeweils geschäftsführenden natürlichen Personen. 8. Erklärung über die Vertretungsberechtigung im Falle einer Bietergemeinschaft. 9. Erklärung zu Unterauftragnehmern (§ 36 VgV). 10. Erklärung zu Eignungsleihe (§ 47 VgV).