Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-11-18
Buyer: Municipiul Iași
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30216110 | 48222000 | 48311000 | 48311100 | 48318000
Estimated value: 1992900 RON
Submission deadline: 2020-12-22
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Sistem de arhivare electronică a documentelor aferent proiectului „Îmbunătățirea capacitații de planificare prin actualizarea documentelor strategice și creșterea calității serviciilor furnizate de municipiul Iași”, cod POCA/661/2/1MySMIS2014 136247
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării fondului arhivistic (FA) existent și viitor.
Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționeze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului.
Perioada de durabilitate reprezintă perioada post-implementare de minimum cinci ani de la data finalizării implementării proiectului.
În cazul în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi, se va decala proporțional și perioada de durabilitate.
Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva autorității contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea baza de date aferentă FA – în scopul gestionării și consultării acestuia.
— echipamente hardware necesare funcționării sistemului: 3 servere (server web, server content și server storage), 1 scaner format A3, pana la formate A0+ (planșe si hărți) și 5 scanere format A4;
— servicii de retro-digitalizare a minimum 120 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale (un document poate conține mai multe pagini cu acte justificative, exemplu: „Declarația fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădiri Anexa 2 model ITL 001” poate conține următoarele acte justificative: actul de dobândire, carte de identitate/buletin proprietar, certificat de performanță energetic, schița construcției/releveu, împuternicire în original sau în formă legalizată în situația în care se prezintă pentru înregistrare o altă persoană decât proprietarii, raport de evaluare în cazul clădirilor nerezidențiale, certificatul de urbanism, autorizație de construire, proces-verbal de recepție a construcției, polița de asigurare împotriva dezastrelor naturale PAD etc.), servicii ce se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal);
— serviciile de instruire a trei persoane pentru gestionarea nomenclatorului arhivistic (NA) și fondului arhivistic (FA), respectiv utilizarea aplicației informatice și a echipamentelor hardware ce vor fi furnizate;
— aplicația informatică de gestionare și consultare a FA – pentru 1 administrator, minimum 3 utilizatori ce vor gestiona FA și un număr de 110 de utilizatori ce vor consulta FA – în funcție de drepturile acordate;
3. servicii de indexare = utilizare a min. cinci categorii de informații pentru fiecare dosar: anul documentului; direcția/serviciul/biroul/compartimentul; numele petentului/autorului actului; indicativul dosarului; cuvinte cheie de căutare în document;
4. servicii dezvoltare, implementare, training și suport post-implementare pentru: software aferent acestuia.
Termenul-limita in care autoritatea contractanta va răspunde, in mod clar si complet, tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data-limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării fondului arhivistic (FA) existent și viitor.
Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționeze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului.

Eligibility requirements: Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59-60, 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Aceste documente vor fi: — certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante, cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local si buget de stat) la momentul prezentării; — cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv; — după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; — alte documente edificatoare, după caz. Se va prezenta declarația de neîncadrare în prevederile art. 60 odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător) – formular (secțiunea „Formulare”). Declarația se va depune odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător). Se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezulta modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare si/sau acordul de asociere, după caz. Nedepunerea odată cu DUAE a angajamentului ferm/acordului de subcontractare conduce la declararea ofertei ca inadmisibilă, în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificări și completări. Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare privind dovedirea eligibilității. Pentru ofertanții nerezidenți se vor aplica prevederile art. 168 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita în mod direct informații de la autoritățile competente străine, în cazul în care are incertitudini în ceea ce privește existenta sau inexistenta unei situații de excludere dintre cele descrise. Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante sunt următoarele: — Mihai Chirica, primar; — Denisa Liliana Ionascu, secretar; — Apetroaei Maria, director general DGEFPL; — Cazuc Carmen, director executiv DGEFPL; — Dumitru Petru Tomorug, director executiv DISIDU; — Oteleanu Cristina Daniela, director Direcția juridical; — Viorica Bostan, director executiv Direcția tehnica si servicii comunitare; — Beatrice Elena Fotache, director executiv Direcția proiecte europene; — Teodora Puiu, control financiar preventive. Comisia de evaluare: Alina-Mirela Postolache, Liviu Ghimpu, Alina-Elena Andrei, Catalina Onofrei, Andrei Arsene, Daniela Doncila, Sergiu-Daniel Simion, Ciprian Creanga. Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în nici una dintre situațiile de anulare a constituirii, precum și că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documentele echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Atât subcontractantul, cât și terțul susținător completează câte un DUAE distinct conform prevederilor art. 170 alin. (3) si art. 183 din Legea nr. 98/2016. Certificat constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul de activitate al respectivului operator economic. Ofertanții vor avea în vedere faptul că informațiile cuprinse în certificatul ONRC să fie reale, valabile la data prezentării acestui document. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. În cazul în care țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul este alta decât Romania, apartenența din punct de vedere profesional va fi dovedita cu documente din tara de origine, echivalente cu cele solicitate. Aceste documente se vor depune în limba romana, traduse de traducător autorizat.

Award value: 1992900