Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-22
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2023-04-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige Dienstleistungen. Der Leistungsumfang setzt sich neben der Software aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
4. das Einbinden der digitalisierten Bestandsakten im Rahmen der Implementierung in die Software "Elektronische Personalakte" und
5. der Betrieb sowie 2nd bzw.  3rd Level Support während und nach der Einführung der Elektronischen Personalakte als Software as a Service (siehe Kapitel 5).
Zunächst soll die Elektronische Personalakte inkl. der dazugehörigen Dienstleitungen als Pilotprojekt neun Instituten und der Generalverwaltung der MPG eingeführt werden. Ein anschließender Rollout der elektronischen Personalakte inkl. der genannten Dienstleistungen (Scannen & Implementierungen bzw. Anbindung) in allen Instituten ist geplant und soll über den hier gegenständlich ausgeschriebenen Vertrag in mehreren Schritten abgerufen werden können.
Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist dagegen das Scannen der Akten für neue Beschäftigte sowie weiterer Dokumente nach der Einführung der Elektronischen Personalakte.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote über "On-Premises"-Lösungen nicht zugelassen sind!
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage verwiesen.
Bei der Position 1 handelt es sich um ein kalkulatorisches Mengengerüst. Derzeit sind ca. 22.000 Mitarbeiter (mit Arbeitsvertrag) bei der MPG beschäftigt (laut Personalstatistik). Hinzukommen weitere Personengruppen, wie z.B. Gäste (s. Kapitel 5.2.2). Bei den Positionen 2) bis 5) handelt es sich um fiktive Schätzungen. Diese sollen dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise sowie als Basis für eine einheitliche Wertung dienen; zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und erbrachte Leistungen. Sofern eine Mindestabnahmemenge aufgeführt ist, wird die Abnahme dieser zugesichert.
Servicemanagement, gestaffelt von 5.000 bis 25.000 aktive Beschäftigte, siehe dazu Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6
4. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Rollout alle weiteren Institute der MPG):  18.000 Beschäftigte
Die Basis-Vertragslaufzeit (Mindestvertragslaufzeit) beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (Basis-Vertragslaufzeit).
Zum bzw. nach Ablauf der 24-monatigen Basis-Vertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, steht den Parteien ein ordentliches Kündigungsrecht zu. Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils neun (9) Monate zum Monatsende. (s. Kap. 1.6.1 der VU)
!!! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 13) übersandt - s. Kap. 1.5.1 der Vergabeunterlage! Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig!!!
Es handelt sich hier um eine spezifische Digitalisierung, die Zusatzinformationen bzw. verschiedene Kategorien wie z.B. Dokumenttyp und Dokumenteneigenschaften erfassen muss. Im Wettbewerb zur Elektronischen Personalakte handelt es sich nicht nur um eine reine Archivierung von bestehenden Papierakten, sondern um die Etablierung einer Software, die höchsten Datenschutzerfordernissen gerecht werden muss.

Eligibility requirements: Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)! Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A) Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2.2.2). Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG: Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30.000,- Euro vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Kap. 3.3.2 Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung Die in diesem Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen. 3.3.2.1	Unternehmensdarstellung (EK-02-A) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: • Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), • Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) • sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). • Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Award value: 1