Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-05-13
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 30100000 | 30121000 | 30125110 | 38520000 | 48773000
Estimated value: 11880000 EUR
Submission deadline: 2019-06-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Sarastia Oy pyytää osallistumishakemuksia tulostuspalveluiden hankintaan liittyen osallistumispyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan pääasiallisena kohteena ovat yhtenäisen käytön mukaiset monitoimilaitteet (painotettuna A4-kokoiset laitteet) tulostamiseen ja skannaukseen, asiakirjojen työnkulun ohjaamiseen sekä em. laitteisiin ja niiden palveluihin liittyvät tuki- ja lisäpalvelut (esim. turvatulostaminen, tulostushallintaratkaisut, väri- ja tarvikeratkaisut, tilausjärjestelmä yms.). Hankinnan keskiössä ovat kustannustehokkaat, A4-tulostamista tukevat laitteet, X-arkistoskannaus (terveydenhuollon XDS-ratkaisut), GDPR:n huomioiminen toiminnassa, tuki- ja huoltopalvelut sekä muut tulostuspalveluiden lisäpalvelut asiakirjojen mukaisesti. Tämä hankinta ei sisällä tulostuspaperin, painotöiden tai painopalvelujen (esim. digi- ja offset-paino) hankintaa. Hankintaa on mahdollista laajentaa neuvottelumenettelyn aikana optiona USB:lla työasemiin kytkettävien tulostimien osalta.
Sarastia Oy pyytää osallistumishakemuksia tulostuspalveluiden hankintaan liittyen osallistumispyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan pääasiallisena kohteena ovat yhtenäisen käytön mukaiset monitoimilaitteet (painotettuna A4-kokoiset laitteet) tulostamiseen ja skannaukseen, asiakirjojen työnkulun ohjaamiseen, sekä em. laitteisiin ja niiden palveluihin liittyvät tuki- ja lisäpalvelut (esim. turvatulostaminen, hallintaratkaisut, väri- ja tarvikeratkaisut, tilausjärjestelmä yms.). Hankinnan keskiössä ovat kustannustehokkaat, A4-tulostamista tukevat laitteet, X-arkistoskannaus (terveydenhuollon XDS-ratkaisut), GDPR:n huomioiminen toiminnassa, tuki- ja huoltopalvelut sekä muut tulostuspalveluiden lisäpalvelut asiakirjojen mukaisesti. Tämä hankinta ei sisällä tulostuspaperin, painotöiden tai painopalvelujen (esim. digi- ja offset-paino) hankintaa. Hankintaa on mahdollista laajentaa neuvottelumenettelyn aikana optiona USB:lla työasemiin kytkettävien tulostimien osalta. Option käyttöönotosta päättää Sarastia.
Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Yhteishankintayksikkö on osallistumispyynnössä ja sen liitteissä (esim. palvelukuvausluonnos) määritellyt halutun järjestelmän vähimmäisvaatimukset / minimitason, joka osallistujan ratkaisulla tulee pystyä toteuttamaan. Sen sijaan palvelua toteuttavat laitemallit, lopulliset asiakaskohtaiset ratkaisut ja menetelmät/prosessit palvelun toteuttamiseksi ovat kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja neuvottelujen kohteena. Tarjouspyyntöä voidaan täsmentää sisällön osalta neuvottelukierrosten aikana.
Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi (2) ja enintään viisi (5) hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättänyttä hakijaa. Mikäli hankintayksikkö saa vain yhden (1) hyväksyttävissä olevan osallistumishakemuksen, pidättää se oikeuden itsellään siirtyä suoraan sopimusneuvotteluihin kyseisen hakijan kanssa. Lisätietoja hankintamenettelystä ja hankinnan sisällöstä annetaan osallistumispyyntöasiakirjoista liitteineen.
Hankintayksikkö korostaa, että hankinnan ennakoitu arvo ja arvio siitä perustuu laskennalliseen sopimuskauden maksimiarvoon. Ensivaiheessa sopimuksen arvo on mainittua arviota pienempi johtuen asiakkaiden nykyisistä monitoimilaitteiden sopimuksista ja vuokrakausista. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja puitesopimuksen (ts. neuvottelukierrosten jälkeen laadittavan lopullisen tarjouspyynnön) tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, missä hinnan painoarvo on 60–70 % ja laadun painoarvo on 30–40 %. Neuvottelujen tavoitteena on saavuttaa korkealaatuinen ratkaisu yhteishankintayksikön asiakkaille, jolloin hinnan painoarvo lopullisessa tarjouspyynnössä on perustellusti korkeampi. Painoarvojen vaihteluväli on annettu syystä, ettei hankintayksikkö voi ennen neuvottelukierroksien valmistumista olla varma lopullisen tarjouspyynnön täsmällisestä hinta-laatu-painotuksesta. Vaihteluväli ei kuitenkaan ole kohtuuton tai täysin avoin, vaan hankintalain ja oikeuskäytännön mukainen n. 10 % liikkumavara (ks. Pohjonen-Pekkala).
Tulostuspalveluiden tuottamista osallistumishakemuksen mukaisesti palveluna ei voida järkevällä tavalla hajauttaa usealle eri ehdokkaalle. Monitoimilaitteiden toimittaminen, laitehallinnointi, huoltaminen, muu ylläpito ja tukipalveluiden tuottaminen toteutuu työnkulun, seurannan ja raportoinnin, taloudellisten seikkojen sekä tulostusympäristön hallittavuuden osalta tehokkaimmin yhden (1) ehdokkaan toteuttamana (luotettavuus, eheys, jatkuvuus, seuranta, toimintamallien yhtenäisyys jne.).
Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi (2) ja enintään viisi (5) hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättänyttä hakijaa. Hankintayksiköllä on oikeus rajata osallistujien lukumäärää (ts. hankintayksikkö voi valita neuvotteluihin kaksi (2), kolme (3), neljä (4) tai viisi (5) hyväksytyn osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta). Edellä olevan vaatimuksen täyttyessä (yli 5 ehdokasta) tai mikäli osallistujat saavat tasapisteet osallistumishakemuksistaan, hankintayksikkö ratkaisee osallistujat neuvottelumenettelyyn arvalla.
Hankintaa voidaan laajentaa tulostuspalveluihin soveltuvien tavaroiden (laitteet) ja palveluiden osalta, joita ovat mm. käyttäjäkohtaiset oheistulostimet, erilaiset skannerit, suurkuvatulostimet ja 3D-tulostimet, mobiilitulostamisen sekä vierastulostamisen ratkaisut jne. Hankintasopimus on mahdollista hankinnan laskennallisen euromäärän puitteissa laajentaa Sarastia Oy:n omistajien käyttöön. Omistajat, sitoutuneet ja kiinnostuneet asiakasyhteisöt on eritelty asiakasyhteisöjä koskevassa liitteessä.
Tavoitteena tällä hankinnalla on saada Sarastia Oy:n asiakkaille monimerkkilaiteympäristön sijaan yhden (1) palveluntuottajan ja yhden (1) laitemerkin laitekanta, joka tehostaa käyttäjien toimintaa, yhtenäistää palvelunhallintaa sekä saattaa kaikki asiakkaan laitteet saman leasing-laitekannan piiriin. Laitteiden käytön tulee olla yhtenäistä myös eri laitekokojen osalta.
Puitesopimuksen kesto on poikkeuksellisesti kuusi (6) vuotta. Perusteluna pidennetylle puitejärjestelyn kestolle on hankittavien laitteiden ja palveluiden rahoitukselliset seikat. Asiakkailla on tällä hetkellä käytössä useita erimerkkisiä laitteita johtuen rahoitetun laitteen leasingajasta (esim. 48kk). Tavoitteena on leasingkaudella yhtenäistää laitekanta yhdelle toimittajalle, yhdenmerkkiseksi.
Hankintayksikkö voi julkaista tulostuspalveluita ja monitoimilaitteita koskevia tarjouspyyntöjä sen omistaja-asiakkaiden tarpeiden mukaisesti tämän hankinnan ja sen sopimuskauden aikana. Tämä hankinta on tarkoitus kilpailuttaa uudelleen kuuden (6) vuoden sopimuskauden jälkeen, n. 2025–2026.
Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi (2) ja enintään viisi (5) hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättänyttä hakijaa. Hankintayksiköllä on oikeus rajata osallistujien lukumäärää (ts. hankintayksikkö voi valita neuvotteluihin kaksi, kolme, neljä tai viisi hyväksytyn osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta). Edellä olevan vaatimuksen täyttyessä (yli 5 ehdokasta) tai mikäli osallistujat saavat tasapisteet osallistumishakemuksistaan, hankintayksikkö ratkaisee osallistujat neuvottelumenettelyyn arvalla. Neuvottelumenettelyn soveltuvuusehdot ja vähimmäisvaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä.
Hankintayksikkö varaa oikeuden tiukentaa soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksia neuvottelumenettelyssä. Hankintayksikkö varaa oikeuden karsia ehdokkaita neuvottelukierroksien välissä, esittämällä ehdokkaille välitarjouspyyntöjä, joiden perusteella vähiten pisteitä saanut ehdokas karsitaan menettelystä. Mikäli hyväksyttävissä olevia osallistumishakemuksia on vähemmän kuin kaksi, pidättää hankintayksikkö oikeuden siirtyä sopimusneuvotteluihin ilman erillisiä neuvottelukierroksia ko. ehdokkaan kanssa. Neuvottelukierroksien aikana ehdokkaita pyydetään tarvittaessa, hankintayksikön erillisellä ilmoituksella, toteuttamaan todellisissa asiakasympäristöissä vaadittuja teknisiä toteutuksia ja ratkaisuja, yksi tai useampi kerrallaan, osallistumispyynnön ja hankinnan kohteena olevien ratkaisujen / palveluiden osalta. Em. kaltaisia demo-toteutuksia ja koekäyttöjä voidaan järjestää niin monta kuin hankinnan toteuttamiseksi koetaan tarpeellisena.
Ehdokkaille ei makseta korvausta neuvotteluista eikä vaadituista demo-toteutuksista. Ehdokas osallistuu hankintamenettelyyn omalla kustannuksellaan.
Hankintayksikkö korostaa, että hankinnan kohteena ovat ensisijaisesti pienikokoiset, kustannustehokkaat, mutta nopeat A4-kokoiset monitoimilaitteet, turvatulostaminen ja -skannaus, X-arkistoskannausratkaisu(t), tilaus-/laitekantajärjestelmä sekä avoin, asiakkaille selkeä sekä läpinäkyvä hinnoittelu ja palvelukokonaisuus, johon voidaan liittää neuvottelujen aikana täsmennettäviä tavara- ja palveluratkaisuja. Hankintayksikkö toimittaa osallistumispyynnön liitteenä perustason palvelukuvauksen, jota on tarkoitus täsmentää neuvotteluissa. Samalla palvelukuvaus toimii osallistumispyynnön vähimmäisvaatimuksena, jota ehdokkailta edellytetään. Mm. laitemallit, ominaisuudet, tuki- ja huoltopalvelut (vasteajat, SLA:t jne.), tulostus- ja skannauspalveluiden tarkempi sisältö, tilausjärjestelmä, raportointi- ja seurantatyökalut ja edellä mainittujen seikkojen hinnoittelu muodostavat neuvottelujen keskeisen asiasisällön.

Eligibility requirements: Ks. osallistumispyynnön kohta Soveltuvuusvaatimukset.

Award value: 11880000