Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-01
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Region: DK012
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72100000 | 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 150000000 DKK
Submission deadline: 2024-08-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Der anvendes ikke successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles. Efter forhandlingerne kan ordregiver udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på et yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud. 

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på grundlag af det indledende tilbud eller eventuelle efterfølgende indledende tilbud.

Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag til tilbudsgiverne.

Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne.
Udbud vedrørende Kontrakt om drift, support, vedligeholdelse samt videreudvikling og modernisering af HJV.DK.

I) Baggrund og formål:
HJV.DK er et internetbaseret planlægnings- og administrationsværktøj til brug for Hjemmeværnets ansatte og frivillige medlemmer (Brugerne). På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er der ca. 43.000 ansatte og frivillige (hovedsageligt frivillige). Et tal, der forventes at stige i Kontraktens løbetid. HJV.DK benyttes endvidere som website for Hjemmeværnets 19 myndigheder og ca. 270 underafdelinger (på tidspunktet for kontraktindgåelse i alt 43.000 Brugere, hvoraf ca. 15.000 Brugere er aktive). 

HJV.DK giver Brugerne funktionaliteter som f.eks. aktivitetsplanlægning, mulighed for at se uddannelsesstatus og planlægning, mulighed for at foretage afregning af fx rejser, udlæg og vederlag, samarbejdssites, dokumentdeling, nyhedsformidling, booking, adressebog, digital forvaltning mv. Hertil kommer en komplet mailløsning til både frivillige og ansatte samt mulighed for afholdelse af online møder.

HJV.DK er jf. FKOBST 358-1 et "Ikke klassificeret system".

HJV.DK hostes eksternt på ordregivers Tenant i IaaS Azure Cloud. I HJV.DK indgår en række standardsoftware, f.eks. SharePoint, Exchange, SQL, Windows Server, Skype for Business samt en væsentlig mængde egenudviklede applikationer og kode. Derudover indgår bl.a. også et antal systemtjenester, der er nødvendige for HJV.DK's funktion. Det eksistende HJV.DK er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.

Ordregiver har en vision om, at det eksisterende HJV.DK skal moderniseres og effektiviseres i løbet af 2025-2026. Moderniseringen indebærer bl.a. et ønske om at overgå fra IaaS til PaaS og SaaS. Leverandøren skal således have en bred vifte af kompetencer, herunder både kompetencer til at drive HJV.DK i det eksisterende IaaS set-up samt specialiserede kompetencer til gennemførelse af den forventede modernisering af HJV.DK.

II) Udbuddet omfatter følgende hovedydelser:
A. Indledende Ydelser (Transition Ind)
Leverandøren skal i Transition Ind overtage HJV.DK, som det består på tidspunktet for Kontraktens indgåelse (1:1). Leverandøren skal i tilknytning hertil etablere en række Støttesystemer, der skal understøtte de Løbende Ydelser. 

B. Løbende Ydelser (Drift, support og vedligeholdelse)
Leverandøren skal fra Transitionsdagen som Cloud Solution Provider (CSP) sikre den løbende drift af HJV.DK.  Leverandøren skal endvidere levere løbende support og vedligeholdelse af HJV.DK. Vedligeholdelsen omfatter bl.a. løbende og forebyggende vedligeholdelse, herunder i form af levering af nye Releases og Patches. Support omfatter teknisk support i form af 1st, 2nd og 3rd level support. Leverandørens løbende rådgivning er en del af Leverandørens Løbende Ydelser. Leverandørens Løbende Ydelser omfatter både HJV.DK samt alle relevante Støttesystemer. 

C. Bestillingsydelser:
Leverandøren skal på ordregivers anmodning levere Bestillingsydelser bestående af f.eks. modernisering, videreudvikling, konfiguration, visionsopgradering, uddannelse samt specifik rådgivning mv., der har en naturlig tilknytning til Ydelserne omfattet af Kontrakten.  Bestillingsydelserne omfatter desuden Leverandørens bistand til aflevering af data til Rigsarkivet. Bestillingsydelserne leveres som konsulentydelser.
Oplysningskrav: 

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

-  Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. 

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 150.000.000 i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøger og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Oplysningskrav:

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

- Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over op til 5 af de betydeligste sammenlignelige ydelser, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på tidspunktet for ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved udvælgelsen på baggrund af ansøgers referencer, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på tidspunktet for ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi ydelserne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de nyeste 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene, herunder til brug for udvælgelsen. Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. nedenfor.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Kriterier for udvælgelse blandt de egnede ansøgere:
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af de ydelser, som Kontrakten omfatter. 

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt og volumenmæssigt sammenlignelige ydelser, jf. de hovedydelser, som aftalen omfatter (litra A-C) i forhold til de generelle karakteristika (baggrund og formål) beskrevet i denne udbudsbekendtgørelse. 

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af sammenlignelige ydelser, tages der udgangspunkt i den enkelte ansøgers mest relevante reference, dog således, at ansøgerens øvrige referencer kan supplere den mest relevante reference, såfremt referencerne tilsammen dokumenterer en højere grad af relevant erfaring med at levere de konkret eftersprugte ydelser med tilsvarende karakteristika.


Winner: Mercell Holding ASA