Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-04
Buyer: Vilogia SA HLM
Country: FR
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212610
Submission deadline: 2021-10-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: La présente consultation est relative à la mise à disposition et la mise en oeuvre d’une plateforme d’échanges de données et services associés, avec les prestataires de service d’entretien immobilier du Pouvoir Adjudicateur, sur l’ensemble de ses contrats techniques (Ascenseur, assainissement, dératisation, multiservices…), avec une solution en mode SaaS.
Le Bailleur souhaite mettre en place une plateforme d’intégration, de supervision et de pilotage de tous les services déployés sur le patrimoine dont il a la gestion.
Cette plateforme devra être intégrée avec tous les fournisseurs de service sous contrat, pour permettre l’échange en temps réel des informations nécessaire à la production et au pilotage de services :
-	Données de fonctionnements : demandes d’interventions, signalements et suivi d’interventions, pièces jointes (photos, documents, quitus…), alertes, états de fonctionnement, consommations, plannings partagés.
Cette plateforme servira à mettre à disposition des prestataires les référentiels dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions, afin déchanger avec ceux-ci les données d’interventions (commandes, devis, interventions, quitus, diagnostics…), documents, informations, et les recensements d’équipements ainsi que leurs caractéristiques.
Le partage de plannings d’intervention et l’échange de consommations, énergies, relevés et données d’objets connectés serait un plus.
Ces échanges de données seront supervisés, et génèreront des alertes, des indicateurs et des rapports, afin de suivre la qualité de service.
Les solutions proposées devront être compatibles avec les environnements informatiques suivants, dans la mesure où ces outils seront intégrés à la plateforme :
-	ERP IKOS (commandes, contrats, gestion patrimoine, gestion des clients, CRM, gestion des états des lieux, diagnostics)
Elle devra fonctionner sur des versions à jour des principaux navigateurs web du marché, supporté sur PC et mac, à minima :
Le Pouvoir Adjudicateur transmettra aux candidats sélectionnés un cahier des charges techniques ainsi que l’ensemble du dossier de consultation nécessaire à la rédaction de leur offre, lors de la seconde phase, la phase Offres.
Le début effectif du contrat est prévu au 1er janvier 2023, corrélé avec la mise en place du nouveau contrat Multiservices.
A compter de cette date, le contrat sera conclu pour une période de trois (3) ans fermes. Il sera ensuite renouvelable deux (2) fois un (1) an par tacite reconduction, sauf dénonciation expresse d’une des parties, préavis de 3 mois.
-	Mettre à disposition du Pouvoir Adjudicateur une solution en mode Saas : plateforme, APIs, interface Web (superviser, consulter, gérer les données des objets échangés pour le bailleur), accéder, déclarer des interventions pour les prestataires, application mobile (A disposition du prestataire technique pour réaliser une intervention ou une commande d’intervention via le scan d’un QR Code et géolocalisation),
-	Intégrer l’ensemble des fournisseurs, prestataires de service du bailleur en suivant le cadre décrit dans les documents du marché et ce pour toute la durée du contrat,

Eligibility requirements: Le Titulaire devra : -	Mettre à disposition du Pouvoir Adjudicateur une solution en mode Saas : plateforme, APIs, interface Web (superviser, consulter, gérer les données des objets échangés pour le bailleur), accéder, déclarer des interventions pour les prestataires, application mobile (A disposition du prestataire technique pour réaliser une intervention ou une commande d’intervention via le scan d’un QR Code et géolocalisation), -	Fournir les licences, -	Intégrer l’ensemble des fournisseurs, prestataires de service du bailleur en suivant le cadre décrit dans les documents du marché et ce pour toute la durée du contrat, -	Fournir des guides d’utilisation, la documentation nécessaire, en langue française obligatoirement, -	Accompagner le Pouvoir Adjudicateur ainsi que les fournisseurs au déploiement de la solution, à son intégration (avec une équipe projet désignée), au paramétrage, aux liens à opérer, à sa mise en place et à son utilisation, (Gestion de Projet, cadrage…) -	Garantir le maintien des connecteurs, -	Former les administrateurs, la DSI, les fournisseurs, les utilisateurs internes… -	Assurer la Maintenance, le taux de disponibilité de la solution, les mises à jour de la solution… -	Proposer une Hot-Line et/ou un support Web pour toute problématique rencontrée par le Pouvoir Adjudicateur, -	Mettre à disposition des reportings de suivi d’outil et hors outil, -	Réaliser des Comités annuels avec le Pouvoir Adjudicateur afin de proposer des axes d’amélioration, aborder les problématiques sur l’année écoulée, les délais de résolution, les plans d’action menés… -	Désigner un interlocuteur unique dédié pendant toute la durée du marché, -	Assurer la sécurisation des données, via un PAS, le stockage des données, les sauvegardes, la restauration, -	Informer le Pouvoir Adjudicateur de tous les prérequis nécessaires au respect du planning et à la mise en place effective de la solution, -	Détruire les données à l’issue du marché ou à la demande du Pouvoir Adjudicateur, -	Proposer une solution de réversibilité en fin de marché, -	Soumettre un volet environnemental