Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-07-23
Buyer: Provincie Utrecht
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79710000: Security services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De te contracteren dienstverlening bestaat concreet uit:

•	Beveiliging op locaties;
•	Het verzorgen van (open-), brand- en sluitrondes;
•	Het leveren van meldkamerdiensten en alarmopvolging.

Naast het ‘Huis voor de provincie’ omvat het dienstverleningsportfolio ook een aantal nevenlocaties. 

Naast bovenstaande reguliere dienstverlening worden er op afroep extra diensten aangevraagd. Bijvoorbeeld bij politieke bijeenkomsten en evenementen. Hieronder ook extra beveiliging in verband met de opvang van Oekraïners. 

Expliciet buiten de scope van de Opdracht valt de technische beveiliging, zoals het toegangsbeheersysteem en camera’s. 3,5 miljoen
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de wijze waarop Opdrachtnemer de kwaliteit en continuïteit zal borgen. Opdrachtgever heeft de volgende vragen die minimaal beantwoord moeten worden.

1.	Hoe gaat u ervoor zorgen dat uw dienstverlening conform het Programma van Eisen en uw eigen toezeggingen wordt uitgevoerd?
2.	Hoe borgt u de kwaliteit van dienstverlening v.w.b. de volgende onderdelen:
a.	Personeel: denk aan kwalificaties, training & opleiding, voorstellen, up-to- date houden kennis, representatie, overlegmomenten, mutaties en sancties.
b.	Planning & Continuïteit: denk aan wijze van planning/methodiek en hoe inzichtelijk te maken voor de Opdrachtgever, conformeren CAO-Eisen/ naleving arbeidswetgeving, capaciteitsbehoefte, op- en afschalen bij specifieke behoefte, onderbezetting (ziekte en verlof) en extra dienstverlening.
c.	Uitvoering: denk aan: instructies, instrueren, inwerken nieuwe medewerker, aanvang/einde dienst/wisseling, klantbenadering, escalatie, correcte dienstrapportage / logboek, urenregistratie, kwaliteitscontroles op locatie.
d.	Financieel: denk aan contractuele diensten, versus gerealiseerde diensten/uren; inzet versus extra inzet, budget uitnutting, forecast, overige bijzonderheden.
e.	Klachtenafhandeling: denk aan: de wijze hoe om te gaan met klachten vanuit Opdrachtgever.
3.	Hoe worden medewerkers geselecteerd voor de opdracht op basis van het vereiste functieprofiel uit het Programma van Eisen? Welke competenties of kwaliteiten worden door u nog aan het functieprofiel toegevoegd in de selectie van personeel?  
4.	Welke maatregelen treft u om medewerkers aan zich te binden?  
5.	Op welke wijze wilt u de dienstverlening gaan vormgeven en manbeveiliging gaan inzetten, rekening houdend met 24-uurs bezetting.
6.	Hoe handelt u bij repressie, geef daarbij een praktijkvoorbeeld.
7.	Hoe draagt u bij aan een positieve gastvrijheidsbeleving en veiligheidsbeleving van de pandbewoners.
8.	Hoe rapporteert u over de geleverde dienstverlening? Hoe zorgt u ervoor dat deze gegevens actueel en betrouwbaar zijn?
9.	Op welke wijze geeft u invulling aan pro-activiteit en flexibiliteit in uitvoering van de dienstverlening?
Opdrachtnemer dient te beschrijven hoe de opstart van de dienstverlening, na definitieve gunning, zal worden georganiseerd en wie welke verantwoordelijkheden op zich neemt. Opdrachtnemer dient aan de hand van een Plan van Aanpak de onderstaande vragen te beantwoorden:

1.	Hoe geeft u invulling aan de implementatie? Denk onder andere aan een stappenplan met de te ondernemen acties, rol- en taakverdeling, randvoorwaarden en tijdsplanning met mijlpalen. 
2.	Hoe geeft u vorm aan de overname van personeel, met aandacht voor het veranderproces voor de medewerkers? 
3.	Welke ondersteuning (in capaciteit en functionaliteiten) heeft u van de Opdrachtgever nodig?
4.	Wat is uw communicatieplan (Opdrachtgever acht het bijvoorbeeld wenselijk dat er, voor, tijdens en na implementatie een heldere communicatiestructuur wordt gehanteerd)?
5.	Welke kansen en risico’s ziet u? Hoe grijpt u deze aan? En/of hoe lost u deze op?
Opdrachtgever wenst zicht te krijgen op de wijze waarop Opdrachtnemer invulling geeft aan MVOI binnen de opdracht. Opdrachtnemer dient minimaal de volgende vragen te beantwoorden:

1.	Hoe heeft u duurzaamheid en circulariteit in praktijk geïntegreerd in de aangeboden dienstverlening?
2.	Hoe geeft u invulling aan de doelstelling goed werkgeverschap en opdrachtgeverschap gedurende de contractperiode? 
3.	Hoe creëert u voor deze opdracht een personeelspool, waarin diversiteit en inclusiviteit is geborgd, hoe geeft u invulling aan deze onderwerpen binnen de opdracht?  
4.	Op welke wijze gaat u de CO2-uitstoot dat ontstaat met de uitvoering van de opdracht minimaliseren gedurende de looptijd van de overeenkomst. U dient aan te geven op welke wijze dit inzichtelijk wordt gemaakt en welke maatregelen u neemt.
In het tabblad “Totaal” van het Format Prijzenblad wordt de ‘Fictieve prijs’ bepaald als een modelmatig berekende uitkomst van de prijzen die door Inschrijver zijn ingevuld. Deze ‘Fictieve prijs’ vormt het gunningscriterium ‘Prijs’.


Winner: AE Security Group
Award value: 1
Number of bids: 10