Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-01-13
Buyer: Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48421000 | 48451000 | 72224100: Systems implementation planning services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2018-02-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Eine Software-as-a-Service ERP-Lösung wird hier zur vollständigen Ersatzanschaffung ausgeschrieben, da die aktuell genutzte Software seitens des Herstellers abgekündigt wurde. Das anzuschaffende System stellt das zentrale EDV-System der Vergabestelle dar und ist somit von zentraler und kritischer Bedeutung. Vorausgesetzt wird daher ein getestetes ERP-System, welches die Prozesse in der Wohnungswirtschaft mit einem angemessenen Arbeitsaufwand abbildet. Der Aufbau soll sowohl die kaufmännische als auch technische Wohnungswirtschaft vollständig abbilden. Die Lösung wird als ständig verfügbare SaaS-Lösung (Software as a Service Lösung) ausgeschrieben. Die Inbetriebnahme soll zum 01.04.2019 erfolgen.
Aufgrund der Komplexität und der angestrebten Funktionalität der anzuschaffenden Lösung und mit Blick auf die Effektivität wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG aus Mainz, konkret „Wodis Sigma SaaS" (Rechenzentrum), oder gleichwertigen Produkten anderer Hersteller beschränkt. Somit wird eine reibungslose und wirtschaftliche Modernisierung der über mehrere Jahre gewachsenen ERP-Landschaft gewährleistet. Einhergehend damit wird sichergestellt, dass seit Jahren etablierte Prozesse nicht unnötig neu definiert und implementiert werden müssen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund von wirtschaftlichen und personellen Überlegungen von entscheidender Bedeutung. Weiter werden dadurch Risiken von Fehlfunktionen und erhöhtem Zeit- und Kostenaufwand minimiert. Diese Vorgehensweise wurde nach einer mehr als 2-jährigen Markterkundung gewählt.
Die Vergabstelle hat das Recht, den Vertrag jeweils um weitere 12 Monate nach Ablauf der Erstvertragslaufzeit zu verlängern, es sei denn, eine der Vertragsparteien kündigt den Vertrag mit einer Frist von 12 Monaten.
Um die Prozesse der GBW immer weiter zu digitalisieren, sollen perspektivisch auch mobile Anwendungen eingeführt werden. Art und Umfang der durch die mobilen Anwendungen zu optimierenden Arbeitsabläufe sind zum Zeitpunkt der ERP-Ausschreibung noch nicht klar und werden daher optional ausgeschrieben. Um eine möglichst hohe Effektivität im Hinblick auf die nachgelagerten Prozesse zu erlangen, wird eine integrierte Lösung bevorzugt. Die Sachbearbeiter sollen deutlich entlastet werden. Die mobilen Anwendungen sollten dabei unter anderem die Funktionen der mobilen Wohnungsabnahme, Bestandsdatenpflege sowie Schadensmeldung beinhalten.
— Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie ggf. Maßnahmen des Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 GWB,
— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein,
— Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein,
— Nachweis durch Bescheinigung der Sozialversicherungsträger (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein.
— Angabe des geforderten Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in 3 Geschäftsjahren,
— Eigenerklärung, ob und hinsichtlich welcher Leistungen sich der Bewerber der Kapazitäten anderer Unternehmer bedient und, dass die dann erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen,
— Angabe des Teils des Auftrages, den der Bewerber an Dritte vergeben will. Erklärung, dass die dann erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.
— Der geforderte Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages beträgt jeweils 5 000 000 € in Jahren 2014, 2015 und 2016.
— Es ist eine Liste geeigneter Referenzen über die in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Lieferleistungen vergleichbarer Art mit Angabe des Werts, des Lieferzeitpunktes sowie des privaten oder öffentlichen Empfängers vorzulegen.
— Eigenerklärung zur Konformität der angebotenen SaaS-Lösung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland in der aktuellen Fassung vom 30.6.2017, insbesondere §5, §9, §11 BDSG und ständige Anpassung auch in Zukunft an die gesetzlichen Anforderungen,
— Eigenerklärung zur Datensicherung und Archivierung: Erfüllung aktuelle gesetzliche Anforderungen zu Archivierungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen, insbesondere §238, §239, §257, 261 HGB, §14 IV UStG, §140, §145-147 AO und GoBD und ständige Anpassung auch in Zukunft an die gesetzlichen Anforderungen.

Eligibility requirements: — Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie ggf. Maßnahmen des Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 GWB, — Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein, — Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein, — Nachweis durch Bescheinigung der Sozialversicherungsträger (Kopie ausreichend), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist; der Nachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein.