Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-04-30
Buyer: Den Europæiske Investeringsbank
Country: LU
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72512000: Document management services | 79995100 | 79995200 | 79996100 | 92510000
Estimated value: 9200000 EUR
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Formålet er at tildele en rammeaftale til en enkelt succesfuld tilbudsgiver, der skal levere dokument- og informationsforvaltningstjenester til EIB-gruppen.
De dokument- og informationsforvaltningstjenester der skal leveres til EIB-Gruppen er grupperet i følgende specifikke tjenesteområder: EIB's team for det centrale postlokale, EIB's team for det centrale arkiv, EIB's afdeling for informationsressourcer, EIF's dokument- og informationsforvaltningstjenester. Tjenesteydelserne skal leveres under modellen forvaltede tjenester, hvorved tjenesteyderen påtager sig ledelsen fra start til slut samt det operationelle ansvar for tjenesterne. For yderligere oplysninger henvises til udbudsdokumenterne.
Tilbudsgivere kan i første omgang indgive eventuelle betænkeligheder vedrørende udbuddet til banken ved anvendelse af kontaktoplysningerne i afsnit I.1) i denne udbudsbekendtgørelse. Hvis tilbudsgivere eller andre interesserede parter mener, at EIB har begået et tilfælde af fejl eller forsømmelser (f.eks. har undladt at handle i overensstemmelse med sine fastlagte politikker, standarder og procedurer eller at overholde principperne om god forvaltningsskik), kan de indgive en klage til EIB-gruppens klagemekanisme (jf. https://www.eib.org/en/about/accountability/complaints/index.htm) senest et år efter den dato, hvor klageren med rimelighed kunne forventes at kende den påståede handling, beslutning eller undladelse. Hvis tilbudsgiverne er utilfredse med resultatet, kan de søge en gennemgang af EIB-Gruppens svar på klagen fra Den Europæiske Ombudsmand (se https://www.ombudsman.europa.eu). Senest to måneder efter meddelelsen om resultatet af proceduren (tildelingsbeslutningen) kan tilbudsgivere indgive en anmodning om annullering deraf og/eller et erstatningssøgsmål. Enhver anmodning fra tilbudsgivere og eventuelle svar fra banken eller klager over fejl eller forsømmelser vil hverken have til formål eller kunne bevirke opsættelse af fristen for indgivelse af en anmodning om annullering, eller at der påbegyndes en ny frist for indgivelse af en anmodning om annullering. Organet med ansvar for at behandle annulleringsprocedurer er angivet i afsnit VI.4.1) i udbudsbekendtgørelsen.
Ziel ist die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen einzigen erfolgreichen Bieter, der Dokumenten- und Informationsmanagementdienste für die EIB-Gruppe erbringt.
Die für die EIB-Gruppe zu erbringenden Dienstleistungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement werden nach den folgenden spezifischen Dienstleistungsbereichen zusammengefasst: Zentrales Poststellenteam der EIB, Zentrales Archivteam der EIB, Referat Informationsressourcen der EIB, Dokumenten- und Informationsmanagementdienste des EIF. Die Dienstleistungen sind im Rahmen eines verwalteten Dienstleistungsmodells zu erbringen, wobei der Dienstleister die End-to-End-Verwaltung und die operative Verantwortung für die Dienstleistungen übernimmt. Weitere Informationen finden Sie in den Ausschreibungsunterlagen.
Die Bieter können zunächst Bedenken hinsichtlich der Beschaffung an die Bank unter Verwendung der Kontaktdaten unter Ziffer I.1) dieser Auftragsbekanntmachung einreichen. Wenn Bieter oder andere interessierte Parteien der Ansicht sind, dass die EIB einen Fall von Missständen in der Verwaltungstätigkeit begangen hat (z. B. hat sie es versäumt, im Einklang mit ihren etablierten Richtlinien, Standards und Verfahren zu handeln oder die Grundsätze der guten Verwaltung zu beachten), können sie sich beim Beschwerdemechanismus der EIB-Gruppe beschweren (siehe https://www.eib.org/en/about/accountability/complaints/index.htm) innerhalb eines Jahres ab dem Zeitpunkt, zu dem die angebliche Maßnahme, Entscheidung oder Unterlassung der Bank vom Beschwerdeführer hinreichend bekannt sein könnte). Wenn die Bieter mit dem Ergebnis unzufrieden sind, können sie eine Überprüfung der Antwort der EIB-Gruppe auf die Beschwerde durch den Europäischen Bürgerbeauftragten beantragen (siehe https://www.ombudsman.europa.eu). Innerhalb von 2 Monaten nach Mitteilung des Verfahrensergebnisses (Vergabeentscheidung) können die Bieter eine Klage auf Nichtigerklärung und/oder Schadenersatz erheben. Anfragen von Bietern, Antworten der Bank oder Beschwerden über Missstände in der Verwaltungstätigkeit dienen weder der Unterbrechung der Frist für die Einreichung einer Klage auf Nichtigerklärung noch dem Beginn eines neuen Zeitraums für die Einreichung einer Klage auf Nichtigerklärung. Die für Nichtigerklärungen zuständige Stelle ist in Abschnitt VI.4.1) der Auftragsbekanntmachung angegeben.
The objective is to award a framework agreement to a single successful tenderer, which will provide document and information management services for the EIB Group.
The document and information management services for the EIB Group to be provided are grouped by the following specific service areas: EIB’s Central Mailroom Team; EIB’s Central Archives Team; EIB’s Information Resources Unit; EIF’s document and information management services. The services must be delivered under a managed services model, whereby the service provider assumes the end-to-end management and operational responsibility for the services. For more details please refer to the procurement documents.
Tenderers may in the first instance submit any concerns regarding the procurement to the Bank using the contact details under Section I.1) of the contract notice. If tenderers or other interested parties, believe that the EIB committed an instance of maladministration, (e.g. it has failed to act in accordance with its established policies, standards and procedures or to respect the principles of good administration), they may lodge a complaint to the EIB Group Complaints Mechanism (see https://www.eib.org/en/about/accountability/complaints/index.htm) within 1 year from the date when the alleged action, decision or omission by the Bank could be reasonably known by the complainant. If unhappy with the outcome, tenderers can seek a review of the EIB Group’s reply to the complaint by the European Ombudsman (see https://www.ombudsman.europa.eu). Within 2 months of notification of the outcome of the procedure (award decision), tenderers may launch an action for its annulment and/or damages. Any request tenderers may make and any reply from the Bank or any complaint of maladministration, will have neither the purpose nor the effect of suspending the time-limit for launching an action for annulment nor open a new period for launching an action for annulment. The body responsible for hearing annulment procedures is indicated under Section VI.4.1) of the contract notice.
El objetivo es adjudicar un acuerdo marco a un único adjudicatario, que prestará servicios de gestión de documentos y de información para el Grupo BEI.
Los servicios de gestión de documentos y de información para el Grupo BEI que se prestarán se agrupan en los siguientes ámbitos de servicios específicos: Equipo Central de Correo del BEI; Equipo Central de Archivos del BEI; Unidad de Recursos de Información del BEI; servicios de gestión de documentos y de información del FEI. Los servicios deben prestarse en el marco de un modelo de servicios gestionados, mediante el cual el proveedor de servicios asume la gestión de extremo a extremo y la responsabilidad operativa de los servicios. Para más detalles, véanse los documentos de la licitación.
En primer lugar, los licitadores podrán plantear al Banco cualquier problema relativo a la contratación utilizando los datos de contacto indicados en el apartado I.1) del anuncio de licitación. Si los licitadores, u otras partes interesadas, consideran que el BEI ha incurrido en mala administración (por ejemplo, no ha actuado de conformidad con sus políticas, normas y procedimientos establecidos, o no ha respetado los principios de buena administración), pueden presentar una reclamación ante el Mecanismo de Reclamaciones del Grupo BEI (véase https://www.eib.org/en/about/accountability/complaints/index.htm) dentro del plazo de un año a partir de la fecha en que el demandante pudiera conocer razonablemente la supuesta acción, decisión u omisión del Banco). En caso de no estar satisfechos con el resultado, los licitadores pueden solicitar una revisión de la respuesta del Grupo BEI a la reclamación por parte del Defensor del Pueblo Europeo (véase https://www.ombudsman.europa.eu). En el plazo de dos meses a partir de la notificación del resultado del procedimiento (decisión de adjudicación), los licitadores podrán iniciar una acción para su anulación o una indemnización de daños. Ninguna solicitud que pueda ser realizada por los licitadores, ni ninguna respuesta por parte del Banco o recurso por mala administración, tendrán como resultado la suspensión del plazo para interponer un recurso de anulación ni la apertura de un nuevo plazo para interponer un recurso de anulación. El órgano competente para los procedimientos de anulación se indica en el apartado VI.4.1) del anuncio de licitación.
Tarkoituksena on solmia puitesopimus yhden sellaisen menestyksekkään hakijan kanssa, joka toimittaa asiakirjojen ja tiedonhallintapalveluita EIP-ryhmälle.
EIP-ryhmälle toimitettavat asiakirjojen ja tiedonhallintapalvelut on luokiteltu seuraaviin palvelualoihin: EIP:n keskuspostitushuoneen työryhmä, EIP:n keskusarkistojen työryhmä, EIP:n tietoyksikkö, EIR:n asiakirjojen ja tiedonhallintapalvelut. Palvelut tulee toimittaa hallinnoituina palveluina, mikä tarkoittaa sitä, että palveluntarjoaja ottaa hoitaakseen palveluiden koko hallinnoinnin ja niiden toiminnallisen vastuun. Lisätietoja on saatavilla hankinta-asiakirjoista.
Tarjoajat voivat ensisijaisesti lähettää mahdollisia hankintamenettelyä koskevia huomautuksia EIP:lle käyttämällä hankintailmoituksen kohdassa I.1) annettuja yhteystietoja. Jos tarjoajat tai muut asianomaiset osapuolet uskovat, että EIP on syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan (esim. se ei ole toiminut vakiintuneiden toimintatapojensa, standardiensa ja menettelyjensä mukaisesti tai kunnioittanut hyvän hallintotavan periaatteita), he voivat tehdä valituksen EIP-ryhmän valitusjärjestelmässä (katso https://www.eib.org/en/about/accountability/complaints/index.htm) yhden (1) vuoden kuluessa päivästä, jolloin investointipankin väitetty toiminta, päätös tai laiminlyönti on voinut olla kohtuullisesti valituksen tekijän tiedossa. Jos tarjoajat ovat tyytymättömiä tulokseen, he voivat pyytää oikeusasiamiestä tutkimaan EIP-ryhmän vastauksen kanteluun (katso https://www.ombudsman.europa.eu). Tarjoajan on saatettava sopimuksentekopäätöstä koskeva kumoamis-/vahingonkorvauskanne vireille kahden kuukauden kuluessa sopimuksentekoa koskevan päätöksen ilmoittamisesta. Mikään tarjoajan tekemä pyyntö, mikään EIP:n vastaus tai mikään hallinnollisia epäkohtia koskeva kantelu ei pidennä kumoamiskanteen vireillepanon määräaikaa, eikä sen vuoksi kumoamiskanteen vireillepanolle määrätä uutta määräaikaa. Kumoamiskanteiden kuulemisesta vastaava toimielin on ilmoitettu tämän hankintailmoituksen kohdassa VI.4.1).


Winner: Eowin SAS
Award value: 9200000
Number of bids: 3