Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-01-08
Buyer: Ulkoministeriö
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1688175 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on Suomen ulkoasiainhallinnon ja sidosryhmien käyttöön tuleva viisumihakemuspalveluiden jatkokehitys ja käyttöönotto, josta järjestelmän toimittaja on esittänyt tarjouksen aikatauluineen.
VISU-projektin strategisena tavoitteena on viisumihakemusten vastaanoton järjestelmien uudistaminen Schengen-vaatimusten mukaisesti vastaamaan nykypäivän tarpeita entistä tehokkaampien prosessien ja käyttäjäystävällisyyden keinoin. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa paremmin uusien viisumityyppien ja palvelutarjoajien käytön tulevaisuudessa.
Hankinnan kohteena on Suomen ulkoasiainhallinnon ja sidosryhmien käyttöön tuleva viisumihakemuspalveluiden jatkokehitys ja käyttöönotto, josta järjestelmän toimittaja on esittänyt tarjouksen aikatauluineen.
VISU-projektin strategisena tavoitteena on viisumihakemusten vastaanoton järjestelmien uudistaminen Schengen-vaatimusten mukaisesti vastaamaan nykypäivän tarpeita entistä tehokkaampien prosessien ja käyttäjäystävällisyyden keinoin. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa paremmin uusien viisumityyppien ja palvelutarjoajien käytön tulevaisuudessa.
Ulkoministeriö on priorisoinut VISU-projektiin liittyvää kehitystä, ja seuraavat kokonaisuudet ovat valikoituneet osaksi tätä kyseistä hankintapäätöstä:
a) VISU-käyttöönoton tuki — käyttöönoton toteutus ja tukitehtävät sekä käyttöönoton yhteydessä havaittujen ongelmien ja puutteiden korjaus. Sisältäen ensimmäisestä käyttöönottoversiosta ajanpuutteen vuoksi pois jääneiden puuttuvien, keskeneräisten ja virheellisten toiminallisuuksien ja muiden tehtävien (mm. suorituskykytestit) loppuun saattaminen ja/tai korjaus. Toimittajan resurssivaraus kahdeksan (8) henkilöä (työmääräarvio 984 htp)
b) ELVIS korvaus / liitetiedosto ja työjonotoiminnallisuudet välttämättömät toiminnallisuudet ilman vanhojen liitetiedostojen migraatiota ELVIS:stä. Toimittajan resurssivaraus viisi (5) henkilöä (työmääräarvio 615 htp.)
UM:n tarjouspyynnössä olevista ei välttämättöminä H1/2021 priorisoiduista kokonaisuuksista toimittaja on luvannut antaa erillisen tarjouksen tammikuussa 2021 tehtävän määrittelyn jälkeen.
Toimittaja vastaa kokonaisvastuullisena toimittajana järjestelmän sekä siihen kuuluvien osien toimittamisesta ja kokonaisuuteen liittyvistä tuki- ja ylläpitotoimista. Hankinta koostuu seuraavista osista: järjestelmän moduulien ja yhdyskäytäväratkaisun kokonaistoimitus tuki- ja ylläpitopalvelut kattaen.
Julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain 23 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään viiden (5) vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä, ellei toimitettujen tavaroiden, laitteistojen tai järjestelmien odotettu elinkaari ja toimittajan vaihtumisesta aiheutuvat tekniset ongelmat poikkeuksellisesti edellytä pidempää voimassaoloaikaa.
Julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain esitöiden (HE 76/2011 vp, s. 71) mukaan suorahankinta olisi mahdollinen myös silloin, kun alkuperäisessä palveluhankinta- tai rakennusurakkasopimuksessa on jo kilpailutettu pituudeltaan määrätty optioehto, joka on huomioitu alkuperäisessä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa sekä sopimuksen arvon laskemisessa. Säännös mahdollistaisi optioihin perustuvien lisätilausten joustavan tekemisen. Optioiden tulisi olla kuitenkin ennalta ajallisesti ja sisällöllisesti määriteltyjä, jotta tarjoajien tasapuolinen asema tulisi turvatuksi.
Alkuperäisen hankinnan tarjouspyynnön mukaan hankinnan kohteena oli Suomen ulkoasiainhallinnon ja sen sidosryhmien (mm. viranomaiset) käyttöön tuleva viisumitietojärjestelmä sekä siihen liittyvä tuki- ja ylläpito. Hankintaan sisältyi myös tietojärjestelmän toimitusprojekti (sis. mm. määrittely, suunnittelun, toteutuksen, mahdolliset räätälöinnit, konversion nykyisestä järjestelmästä) sekä tuki- ja ylläpitopalvelu ja jatkokehitys. Lisäksi sopimuksen tavoitteena oli tarjouspyynnön mukaan hankkia teknologisesti moderni ja käyttäjäystävällinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa prosessien joustavan kehittämisen ja Schengenin puolelta tulevien tietojärjestelmävaatimusten huomioimisen ja muutosten toimeenpanemisen nopeasti.
Osana alkuperäistä viisumitietojärjestelmää kilpailutettiin järjestelmän jatkokehitys. Tarjouspyynnön liitteenä olleen vaatimusmäärittelyn kohdan 12 mukaan viisumitietojärjestelmän jatkokehitys on tarkoitus toteuttaa vaiheittain siten, että vaiheet 2 ja 3, joihin hankittavat palvelut sisältyvät, on tarkoitus viedä läpi vuosien 2020—2021 aikana.
Jatkokehityksen sisältö on osaltaan määritelty myös tarjouspyynnön liitteenä olevassa jatkokehityssopimuksessa. Sen kohdan 3.2 mukaan jatkokehityssopimuksella sovitaan ehdoista, joilla toimittaja toimittaa seuraavia jatkokehitystöitä:


Winner: Solita Oy
Award value: 1688175