Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-07-05
Buyer: Deutsches Patent- und Markenamt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312100: Data preparation services
Estimated value: 9470000 EUR
Submission deadline: 2017-07-20
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Auftragnehmer muss die Verarbeitung der pro Wochenlieferung tatsächlich anfallenden Mengen gewährleisten. Die Verteilung der Anzahl der patentamtlichen Schriften auf die zu publizierenden Wochenlieferungen ist über den Jahresverlauf nicht gleichmäßig und kann erheblichen Schwankungen unterliegen. Im Rahmen der Angebotsbewertung geht das DPMA davon aus, dass pro Jahr 49.691 A-Schriften, 5.612 T-Schriften und 13.045 U-Schriften zu erstellen sind. Hierbei handelt es sich aber um eine Schätzung, die alleine der Angebotsbewertung dient und das DPMA nicht bindet. Das DPMA übernimmt keine Garantie und macht keine anderweitige Zusage für die Einhaltung von Mindest- oder Höchstmengen.
Der Auftragnehmer muss die Verarbeitung der pro Wochenlieferung tatsächlich anfallenden Mengen gewährleisten. Die Verteilung der Anzahl der patentamtlichen Schriften auf die zu publizierenden Wochenlieferungen ist über den Jahresverlauf nicht gleichmäßig und kann erheblichen Schwankungen unterliegen. Im Rahmen der Angebotsbewertung geht das DPMA davon aus, dass pro Jahr 15.200 B-Schriften und 213 C-Schriften zu erstellen sind. Hierbei handelt es sich aber um eine Schätzung, die alleine der Angebotsbewertung dient und das DPMA nicht bindet. Das DPMA übernimmt keine Garantie und macht keine anderweitige Zusage für die Einhaltung von Mindest- oder Höchstmengen.
Für die Kosten der Vorbereitungsphase und Testproduktion erstattet das DPMA einen Festpreis in Form einer Einmalzahlung. Für die Erstellung und Lieferung der Schriften erstattet das DPMA einen Festpreis pro Schrift. Nach Aufnahme der regulären Schriftenproduktion werden vom DPMA gewünschte Änderungen und Weiterentwicklungen auf der Basis eines Tagessatzes für Weiterent-wicklungen abgerechnet. Vgl. im Übrigen die Vertragsunterlagen, insbesondere §14 des jeweiligen Vertrages.
Eigenerkärung, ob der („allgemeine“) Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens 15 000 000 EUR betrug.
Der Wirtschaftsteilnehmer wendet folgende technische Ausrüstungen und Maßnahmen zur Qualitätssicherung an:
— Produktionsprozesse, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen.
— Produktionsüberwachung mit einer Schnittstelle, durch die für das DPMA tagesaktuell zu erkennen ist, in welchem Status der Produktion jedes einzelne Dokument sich befindet (nach Dokumentennummer und Status sortierbar)
— Ausfallsystem zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung der zu produzierenden Dokumente gemäß Leistungsverzeichnis bei Ausfall der für die Produktion notwendigen Technik und/oder Mitarbeiter (z.B. Pandemien, Streik, etc.)
— Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem zur Gewährleistung der Datensicherheit
Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen. Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen.
Der Wirtschaftsteilnehmer muss über Produktionsprozesse verfügen, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen.
Im Rahmen des vorliegenden Eignungskriteriums (Kriterium 2) hat der Wirtschaftsteilnehmer entsprechende aktuelle Produktionsprozesse im Rahmen einer Prozessbeschreibung darzulegen. Diese Prozessbeschreibung hat sich an der Prozessbeschreibung des DPMA in Anlage III-12 „Prozessbeschreibung“ zu orientieren. Gefordert ist vorliegend nicht eine Beschreibung der zukünftig zu erbringenden Leistung, sondern aktuelle Produktionsprozesse des Wirtschaftsteilnehmers, ggf. aus Referenzprojekten
Der Wirtschaftsteilnehmer hat für die nachfolgend dargestellten Referenz-Bereiche jeweils einen oder mehrere nach Art und Umfang vergleichbare Referenzaufträge für einen Bezugszeitraum von fünf Jahren anzugeben. Diese Angabe erfolgt mittels der Anlage II-4. Anzugeben sind jeweils der Referenzauftraggeber, die wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, der Auftragswert, der Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt sowie eine Darstellung der Vergleichbarkeit des Referenzauftrages mit dem Auftragsgegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens.
Der Auftraggeber berücksichtigt einschlägige Referenzleistungen die bis zu fünf Jahre zurückliegen, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen.
Der Wirtschaftsteilnehmer erklärt sich durch Angabe der Referenzen mit einer Nachfrage des DPMA bei den jeweiligen Referenzauftraggebern ohne seine gesonderte Zustimmung einverstanden. Die Referenzen sind auf Anforderung durch eine Bescheinigung des Referenzauftraggebers zu belegen, die Vorlage einer Bescheinigung anstelle der vollständig ausgefüllten Anlage II-4 genügt jedoch nicht.

Eligibility requirements: Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB. Eigenerkärung, ob der („allgemeine“) Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens 15 000 000 EUR betrug. Eigenerklärung zu folgendem Kriterium 2 Der Wirtschaftsteilnehmer wendet folgende technische Ausrüstungen und Maßnahmen zur Qualitätssicherung an: — Produktionsprozesse, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen. — Produktionsüberwachung mit einer Schnittstelle, durch die für das DPMA tagesaktuell zu erkennen ist, in welchem Status der Produktion jedes einzelne Dokument sich befindet (nach Dokumentennummer und Status sortierbar) — Ausfallsystem zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung der zu produzierenden Dokumente gemäß Leistungsverzeichnis bei Ausfall der für die Produktion notwendigen Technik und/oder Mitarbeiter (z.B. Pandemien, Streik, etc.) — Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem zur Gewährleistung der Datensicherheit Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem Eigenerkärung zu folgendem Kriterium 3: Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen. Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen. Prozessbeschreibung: Der Wirtschaftsteilnehmer muss über Produktionsprozesse verfügen, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen. Im Rahmen des vorliegenden Eignungskriteriums (Kriterium 2) hat der Wirtschaftsteilnehmer entsprechende aktuelle Produktionsprozesse im Rahmen einer Prozessbeschreibung darzulegen. Diese Prozessbeschreibung hat sich an der Prozessbeschreibung des DPMA in Anlage III-12 „Prozessbeschreibung“ zu orientieren. Gefordert ist vorliegend nicht eine Beschreibung der zukünftig zu erbringenden Leistung, sondern aktuelle Produktionsprozesse des Wirtschaftsteilnehmers, ggf. aus Referenzprojekten Referenzen Der Wirtschaftsteilnehmer hat für die nachfolgend dargestellten Referenz-Bereiche jeweils einen oder mehrere nach Art und Umfang vergleichbare Referenzaufträge für einen Bezugszeitraum von fünf Jahren anzugeben. Diese Angabe erfolgt mittels der Anlage II-4. Anzugeben sind jeweils der Referenzauftraggeber, die wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, der Auftragswert, der Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt sowie eine Darstellung der Vergleichbarkeit des Referenzauftrages mit dem Auftragsgegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens. Der Auftraggeber berücksichtigt einschlägige Referenzleistungen die bis zu fünf Jahre zurückliegen, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen. Der Wirtschaftsteilnehmer erklärt sich durch Angabe der Referenzen mit einer Nachfrage des DPMA bei den jeweiligen Referenzauftraggebern ohne seine gesonderte Zustimmung einverstanden. Die Referenzen sind auf Anforderung durch eine Bescheinigung des Referenzauftraggebers zu belegen, die Vorlage einer Bescheinigung anstelle der vollständig ausgefüllten Anlage II-4 genügt jedoch nicht. Die Produktion von patentamtlichen Schriften unterscheidet sich von der Produktion anderer Schriften und Dokumente insbesondere durch — die vom Gesetz vorgegebenen strengen Fristen für die Publikation, — die zeichencodierte Wiedergabe von unterschiedlichsten technischen Fachbegriffen, — die zeichenkodierte Wiedergabe von Tabellen und mathematischen sowie einfachen chemischen Formeln, — die vielen verschiedenen Titelseiten der Schriften, deren Form und Inhalt jeweils von den bibliografischen Daten abhängt, und — die zum Teil starken Mengenschwankungen an zu verarbeitenden Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche. Diese Anforderungen treten bei der Produktion von patentamtlichen Schriften kombiniert auf. Dies führt zu einem hohen Schwierigkeitsgrad der Produktion. Ob die Erstellung sonstiger Schriften mit der Erstellung von Patent- oder Gebrauchsmusterschriften vergleichbar ist, entscheidet sich insbesondere am Vorliegen der genannten Punk-te. Referenz-Bereich 1: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, auf Verlangen des DPMA zu jedem Zeitpunkt den genauen Fertigungsstatus angeben zu können. Referenz-Bereich 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer durch das DPMA bekannt gegebenen Zurückziehung von Publikationen bis drei Wochen vor dem jeweiligen Publikationsdatum die entsprechenden Dokumente aus dem Produktionsprozess entfernen zu können. Referenz-Bereich 3: Bei einem Angebot für Los 1: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 50.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.500.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Bei einem Angebot für Los 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 12.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 400.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Bei einem Angebot für Los 1 und Los 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 62.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.900.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Referenz-Bereich 4: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer zeichencodierten Wiedergabe von Text mit technischen Inhalten mindestens 99,98 % der Zeichen richtig wiederzugeben. Referenz-Bereich 5: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, das Layout von Tabellen sowie die Inhalte der Tabellenfelder zeichencodiert wiederzugeben. Referenz-Bereich 6: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, komplexe mathematische Formeln, welche verschachtelte Hoch-/Tiefstellungen oder Summen-, Intergral- oder Produktzeichen enthalten, zeichencodiert wiederzugeben. Referenz-Bereich 7: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, Anpassungen an DTD/xsd-Dateien vor-nehmen zu müssen und XML-Taggings gemäß einer DTD durchzuführen. Referenz-Bereich 8: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, eine große Menge von Daten automatisiert entsprechend vorgegebener Layout-Anforderungen mit Hilfe von elektronischen Hilfsmitteln (z.B. Programme) anzuordnen. Referenz-Bereich 9: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, zu einer Schrift eine PDF-Datei und eine XML-Datei zu erzeugen, die inhaltlich identisch sind und deren Layout sich in weiten Teilen entsprechend der Layout-Anforderungen ähnelt (z.B. Dokumentenstruktur, Seitenzähler, Absatzzähler, Tagging von Bezugszeichen und Figurangaben, Layout von Zusatztexten). Unteraufträge: Erklärung zu folgender Frage: Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, folgende Leistung/en des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben (Hinweis: Bitte auch den Prozentsatz angeben): Qualitätssicherung: Erklärung zu folgender Frage: Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die vorgegebene Qualitätssicherungsnorm ISO 9000 ff (oder eine gleichwertige Qualitätsnorm) erfüllt?
Eigenerkärung, ob der („allgemeine“) Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens 15 000 000 EUR betrug.
Eigenerklärung zu folgendem Kriterium 2 Der Wirtschaftsteilnehmer wendet folgende technische Ausrüstungen und Maßnahmen zur Qualitätssicherung an: — Produktionsprozesse, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen. — Produktionsüberwachung mit einer Schnittstelle, durch die für das DPMA tagesaktuell zu erkennen ist, in welchem Status der Produktion jedes einzelne Dokument sich befindet (nach Dokumentennummer und Status sortierbar) — Ausfallsystem zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung der zu produzierenden Dokumente gemäß Leistungsverzeichnis bei Ausfall der für die Produktion notwendigen Technik und/oder Mitarbeiter (z.B. Pandemien, Streik, etc.) — Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem zur Gewährleistung der Datensicherheit Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem Eigenerkärung zu folgendem Kriterium 3: Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen. Der Wirtschaftsteilnehmer wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen. Prozessbeschreibung: Der Wirtschaftsteilnehmer muss über Produktionsprozesse verfügen, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 6.3 bzw. Kapitel 8.3 der Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 6.3.3 bzw. 8.3.3 (Zeitplan) – sicherstellen. Im Rahmen des vorliegenden Eignungskriteriums (Kriterium 2) hat der Wirtschaftsteilnehmer entsprechende aktuelle Produktionsprozesse im Rahmen einer Prozessbeschreibung darzulegen. Diese Prozessbeschreibung hat sich an der Prozessbeschreibung des DPMA in Anlage III-12 „Prozessbeschreibung“ zu orientieren. Gefordert ist vorliegend nicht eine Beschreibung der zukünftig zu erbringenden Leistung, sondern aktuelle Produktionsprozesse des Wirtschaftsteilnehmers, ggf. aus Referenzprojekten Referenzen Der Wirtschaftsteilnehmer hat für die nachfolgend dargestellten Referenz-Bereiche jeweils einen oder mehrere nach Art und Umfang vergleichbare Referenzaufträge für einen Bezugszeitraum von fünf Jahren anzugeben. Diese Angabe erfolgt mittels der Anlage II-4. Anzugeben sind jeweils der Referenzauftraggeber, die wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, der Auftragswert, der Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt sowie eine Darstellung der Vergleichbarkeit des Referenzauftrages mit dem Auftragsgegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens. Der Auftraggeber berücksichtigt einschlägige Referenzleistungen die bis zu fünf Jahre zurückliegen, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen. Der Wirtschaftsteilnehmer erklärt sich durch Angabe der Referenzen mit einer Nachfrage des DPMA bei den jeweiligen Referenzauftraggebern ohne seine gesonderte Zustimmung einverstanden. Die Referenzen sind auf Anforderung durch eine Bescheinigung des Referenzauftraggebers zu belegen, die Vorlage einer Bescheinigung anstelle der vollständig ausgefüllten Anlage II-4 genügt jedoch nicht. Die Produktion von patentamtlichen Schriften unterscheidet sich von der Produktion anderer Schriften und Dokumente insbesondere durch — die vom Gesetz vorgegebenen strengen Fristen für die Publikation, — die zeichencodierte Wiedergabe von unterschiedlichsten technischen Fachbegriffen, — die zeichenkodierte Wiedergabe von Tabellen und mathematischen sowie einfachen chemischen Formeln, — die vielen verschiedenen Titelseiten der Schriften, deren Form und Inhalt jeweils von den bibliografischen Daten abhängt, und — die zum Teil starken Mengenschwankungen an zu verarbeitenden Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche. Diese Anforderungen treten bei der Produktion von patentamtlichen Schriften kombiniert auf. Dies führt zu einem hohen Schwierigkeitsgrad der Produktion. Ob die Erstellung sonstiger Schriften mit der Erstellung von Patent- oder Gebrauchsmusterschriften vergleichbar ist, entscheidet sich insbesondere am Vorliegen der genannten Punk-te. Referenz-Bereich 1: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, auf Verlangen des DPMA zu jedem Zeitpunkt den genauen Fertigungsstatus angeben zu können. Referenz-Bereich 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer durch das DPMA bekannt gegebenen Zurückziehung von Publikationen bis drei Wochen vor dem jeweiligen Publikationsdatum die entsprechenden Dokumente aus dem Produktionsprozess entfernen zu können. Referenz-Bereich 3: Bei einem Angebot für Los 1: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 50.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.500.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Bei einem Angebot für Los 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 12.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 400.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Bei einem Angebot für Los 1 und Los 2: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 62.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.900.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen. Referenz-Bereich 4: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer zeichencodierten Wiedergabe von Text mit technischen Inhalten mindestens 99,98 % der Zeichen richtig wiederzugeben. Referenz-Bereich 5: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, das Layout von Tabellen sowie die Inhalte der Tabellenfelder zeichencodiert wiederzugeben. Referenz-Bereich 6: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, komplexe mathematische Formeln, welche verschachtelte Hoch-/Tiefstellungen oder Summen-, Intergral- oder Produktzeichen enthalten, zeichencodiert wiederzugeben. Referenz-Bereich 7: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, Anpassungen an DTD/xsd-Dateien vor-nehmen zu müssen und XML-Taggings gemäß einer DTD durchzuführen. Referenz-Bereich 8: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, eine große Menge von Daten automatisiert entsprechend vorgegebener Layout-Anforderungen mit Hilfe von elektronischen Hilfsmitteln (z.B. Programme) anzuordnen. Referenz-Bereich 9: Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, zu einer Schrift eine PDF-Datei und eine XML-Datei zu erzeugen, die inhaltlich identisch sind und deren Layout sich in weiten Teilen entsprechend der Layout-Anforderungen ähnelt (z.B. Dokumentenstruktur, Seitenzähler, Absatzzähler, Tagging von Bezugszeichen und Figurangaben, Layout von Zusatztexten). Unteraufträge: Erklärung zu folgender Frage: Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, folgende Leistung/en des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben (Hinweis: Bitte auch den Prozentsatz angeben): Qualitätssicherung: Erklärung zu folgender Frage: Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die vorgegebene Qualitätssicherungsnorm ISO 9000 ff (oder eine gleichwertige Qualitätsnorm) erfüllt?