Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-09-04
Buyer: Messe Berlin GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311000 | 72000000 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-10-10
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Messe Berlin UG plant die Beschaffung einer Softwarelösung (SaaS) für ein digitales Vertragsmanagement/ Contract Lifecycle Management.
Die nachstehenden Angaben /Erklärungen /Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nach-/Unterauftragnehmer in der Angebotsphase vorzulegen. 
Ein Verweis auf frühere Bewerbungen /Angebote ist nicht ausreichend.

1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder
Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär).
2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen
Eigenerklärung des Bewerbers:
- dass über das Vermögen des Unternehmens kein
Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung
beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,
- dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation
befindet,
- dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Integrität des Unternehmens in Frage stellt, wie z.B.
- wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB), wirksames
vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StGB), wirksame
Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO) oder, 
- rechtskräftige Verurteilung innerhalb der letzten 2
Jahre von Mitarbeitern mit Leitungsaufgaben wegen
Betrugs (§ 263 StGB), Subventionsbetrugs (§ 267 StGB), Untreue (§266 StGB), Diebstahls (§ 242 StGB), Unterschlagung (§ 246 StGB), Urkundenfälschung (§ 267 StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen (298 StGB), Bestechung (§ 334 StGB), Vorteilsgewährung (§333 StGB), Baugefährdung (§ 319 StGB), Gewässer- und Bodenverunreinigung (§§ 324, 324a StGB) und wegen unerlaubter Umgangs mit gefährlichen Abfällen (§ 326 StGB),
- dass in den letzten 2 Jahren keine Freiheitsstrafen von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das
Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder das
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und auch keine
Bußgelder von wenigstens 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verhängt worden sind,
- dass wegen der in § 123 Abs. 1 GWB genannten
Straftaten weder eine rechtskräftige Verurteilung einer
Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, vorliegt noch gegen
das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 OWiG
rechtskräftig festgesetzt worden ist,
- dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden,
- dass das Unternehmen sich darüber bewusst ist, dass wissentlich falsche Angaben in Bezug auf die Ausschlussgründe, die Fachkunde und Leistungsfähigkeit den Ausschluss aus der 
Lieferantenliste der Messe Berlin zur Folge haben
kann.
3. Nachweis einer Versicherungsgesellschaft, dass im
Zuschlagsfall eine entsprechende Betriebs- /
Berufshaftpflichtversicherung besteht - nicht älter als
6 Monate
4. Nachweis über die Zahlung von Steuern
(Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) -
nicht älter als sechs Monate

Eligibility requirements: Die nachstehenden Angaben /Erklärungen /Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nach-/Unterauftragnehmer in der Angebotsphase vorzulegen. 
Ein Verweis auf frühere Bewerbungen /Angebote ist nicht ausreichend.

1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder
Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär).
2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen
Eigenerklärung des Bewerbers:
- dass über das Vermögen des Unternehmens kein
Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung
beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,
- dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation
befindet,
- dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Integrität des Unternehmens in Frage stellt, wie z.B.
- wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB), wirksames
vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StGB), wirksame
Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO) oder, 
- rechtskräftige Verurteilung innerhalb der letzten 2
Jahre von Mitarbeitern mit Leitungsaufgaben wegen
Betrugs (§ 263 StGB), Subventionsbetrugs (§ 267 StGB), Untreue (§266 StGB), Diebstahls (§ 242 StGB), Unterschlagung (§ 246 StGB), Urkundenfälschung (§ 267 StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen (298 StGB), Bestechung (§ 334 StGB), Vorteilsgewährung (§333 StGB), Baugefährdung (§ 319 StGB), Gewässer- und Bodenverunreinigung (§§ 324, 324a StGB) und wegen unerlaubter Umgangs mit gefährlichen Abfällen (§ 326 StGB),
- dass in den letzten 2 Jahren keine Freiheitsstrafen von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das
Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder das
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und auch keine
Bußgelder von wenigstens 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verhängt worden sind,
- dass wegen der in § 123 Abs. 1 GWB genannten
Straftaten weder eine rechtskräftige Verurteilung einer
Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, vorliegt noch gegen
das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 OWiG
rechtskräftig festgesetzt worden ist,
- dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden,
- dass das Unternehmen sich darüber bewusst ist, dass wissentlich falsche Angaben in Bezug auf die Ausschlussgründe, die Fachkunde und Leistungsfähigkeit den Ausschluss aus der 
Lieferantenliste der Messe Berlin zur Folge haben
kann.
3. Nachweis einer Versicherungsgesellschaft, dass im
Zuschlagsfall eine entsprechende Betriebs- /
Berufshaftpflichtversicherung besteht - nicht älter als
6 Monate
4. Nachweis über die Zahlung von Steuern
(Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) -
nicht älter als sechs Monate
5. Nachweis über die Zahlung von Abgaben an die
Sozialversicherungsträger
(Unbedenklichkeitsbescheinigung der
Krankenkassen) - nicht älter als sechs Monate
6. evtl. Erklärung der Bieter-/Bewerbergemenschaft
(Anlage Teilnahmeantrag)
7. Verpflichtungserklärung NUN
8. Eigenerklärung Vertraulichkeit
9. Tariftreueerklärung
10. Bestimmungen des Berliner Ausschreibungs- und
Vergabegesetzes sind zu beachten und einzuhalten.

Der AG behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen. Werden die o.g. Erklärungen und Nachweise nicht eingereicht, kann ein Ausschluss  wegen fehlender Eignung erfolgen.

Die vorbenannten Nachweise und Erklärungen sind in der Phase der Interessenbekundung nicht abzugeben.
Darüber hinaus behält sich der AG vor, in der Angebotsphase Nachweise zur fachlichen Eignung beizuziehen bzw. zu verlangen.
1) Angabe des Umsatzes des Unternehmens jeweils
bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen
Geschäftsjahre unter Einschluss des Anteils bei
gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten
Leistungen. Für den Fall, dass der Bewerber in die
engere Wahl kommt, sind auf Verlangen der Messe
Berlin GmbH eine Bestätigung eines vereidigten
Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend
testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend
testierte Gewinn- und Verlustrechnungen vorzulegen.
2) Ferner sind Angaben zur Personalentwicklung im
Unternehmen des Bewerbers/Bieters in den 2
vergangenen und im laufenden Geschäftsjahr zu
machen.
Es sind drei vergleichbare Referenzen gemäß Detaillierungen in der Angebotsphase aus den
vergangenen 3 Jahren einzureichen. Die Referenzen
müssen bis zum Eingang des Teilnahmeantrages
(Datum) eine Mindestlaufzeit von 1 Jahr haben oder
bereits abgeschlossen sein.
Die Messe Berlin behält sich vor, kurzfristig
Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber
abzufordern und weitergehend zu prüfen.
Die vorgenannten Erklärungen sind vom Bewerber
bzw. der Bewerbergemeinschaft abzugeben.

Die Messe Berlin wird im Rahmen der Angebotsaufforderung Mindestkriterien zur Wertung von eingereichten Angeboten bekanntgeben.
Für die Nachforderung der Unterlagen gelten die Bestimmungen des § 56 VgV. Eine Nachforderung des Angebotsformulars ist ausgeschlossen. Das Angebotsformular des AGs ist unterschrieben einzureichen.

Winner: Messe Berlin GmbH