Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-17
Buyer: Deutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72212500: Communication software programming services | 79952000
Submission deadline: 2022-01-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Unter Events verstehen wir sowohl rein virtuelle, aber auch hybride Events aller Art (Messen, Kongresse, Veranstaltungen) für alle Zielgruppen.
Events sollen durch die Unterstützung digitaler Kommunikation und Tools/Plattformen zielgruppen- und themengerecht umgesetzt werden, mit und ohne Präsenztermin. Den Teilnehmenden soll insbesondere bei virtuellen Events ein vergleichbares Erlebnis vermittelt werden, das das Live-Event geboten hätte. Das bedeutet nicht nur Vermittlung von Wissen, sondern aktive Einbindung jedes Teilnehmenden und Schaffen von Emotionen. Lebendige, komplexe Programme mit mehreren chronologischen und/oder parallelen Inhalten sollen nicht abgearbeitet, sondern erlebt werden. Keynotes, Sessions, Breakouts –auch mit Unterhaltungswert -, Chat-Lounge, Networking-Events bis zur Integration virtueller Ausstellungsbereiche müssen möglich sein.
Gleichzeitig muss die für das virtuelle/hybride Event zur Verfügung stehende Plattform an das jeweilige Veranstaltungs-Design angepasst werden können und damit einen Beitrag zur Einzigartigkeit und Wiedererkennbarkeit des Events leisten. Sie muss intuitiv und unkompliziert bedienbar sein und damit nicht nur Mittel zum Zweck, sondern wesentlicher Teil des Erlebnisses sein. Die Teilnehmenden müssen sich ohne aufwändige Einführung durch die Plattform navigieren können.
Der Zeitraum eines Events darf nicht begrenzt sein und muss von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen oder Wochen dauern können.
Nutzende der Plattform sind Mitarbeitende des DB-Konzerns, Journalist:innen sowie externe Gäste z.B. aus Wirtschaft und Politik. Somit hat die digitale Kommunikation eine hohe Innen- und Außenwirkung und muss entsprechend qualitativ hochwertig und stabil sein.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung finden Sie unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Datei A2.1 Leistungsbeschreibung).
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
-Teilnehmenden-Management (Einladung zu Events, Registrierung bei Events (virtuell auf der Plattform und on-site beim Event) inkl. Akkreditierung
-Lead-Management (Gesprächs- und Kontakttool bei Messen/Events zur Präsentation von Content und Dokumentation der Kontakte)
-Veranstaltungsplattform (zur digitalen Umsetzung oder zusätzlichen Ergänzung von Messen, Kongressen, Meetings, Get-Together usw.)
Von unserem/r künftigen Rahmenvertragspartner:in erwarten wir aktive Unterstützung in der Erstellung von Durchführungs-konzeptionen, aber auch Unterstützung und Beratung unserer Kreativ-Agenturen.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung finden Sie unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Datei A2.1 Leistungsbeschreibung).  Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation)  oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
Der Auftraggeber behält sich die Option vor, die Laufzeit des Vertrags um max. 24 Monate zu verlängern.
Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 3 Anträge ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß der genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt (siehe Datei T1 Teilnahmeantrag  unter http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Es werden die Besten (geplante Mindestzahl 3, vsl. max. 6) der geeigneten und zuverlässigen Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.

Eligibility requirements: Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen. Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530. Die Datei T1 Teilnahmeantrag ist von Ihnen vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren