Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-03-18
Buyer: ProPotsdam GmbH
Country: DE
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 48400000 | 72000000 | 72500000
Submission deadline: 2017-04-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die ProPotsdam GmbH (nachfolgend ProPotsdam) ist ein stadteigener und vermögenshaltender Unternehmensverbund der brandenburgischen Landeshauptstadt Potsdam. Die ProPotsdam ist das größte Wohnungsunternehmen der Landeshauptstadt Potsdam und führender Dienstleister in den Bereichen Stadtsanierung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Mit einem Bestand von über 17 000 Mietwohnungen ist sie gleichzeitig der größte Wohnungsanbieter auf dem Potsdamer Wohnungsmarkt. Die strategische Ausrichtung der ProPotsdam orientiert sich an einer „Nachhaltigen Stadtentwicklung“ und sucht die Balance zwischen ökologischen, ökonomischen und sozialen Zielsetzungen, um sich langfristig für die Landeshauptstadt zu engagieren. Aktuell sind im Unternehmensverbund ca. 280 Mitarbeiter beschäftigt.
Für die Bewirtschaftung ihrer Bestände nutzt die ProPotsdam derzeit das ERP-System SAP ECC 6.00 Die ProPotsdam plant nun die Migration auf ein neues wohnungswirtschaftlich ausgeprägtes ERP-System auf Basis von SAP S/4 HANA. Als Wechseldatum ist der 1.1.2019 geplant. Eine Rechenzentrumslösung wird zwingend gewünscht. Das neue ERP-System soll die ProPotsdam bei den aktuellen betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen sicher und von der Funktionalität her erfahren, aber auch zukunftsorientiert unterstützen. Dazu gehören neben den Standardmodulen wie Finanzwesen, Controlling, RE-FX, u. a. auch Lösungen für Baucontrolling und Bauprojektverwaltung, Liquiditätsmanagement, Planung und Budgetierung, integrierte Nebenkostenabrechnung (d. h. ein Abrechnungsschreiben für alle Betriebskosten), Verkehrssicherungs- und Qualitätsmanagement für die Wahrnehmung von Prüfpflichten, die Kopplung von Partnern zur Abwicklung der Leistungen aus dem Facilitymanagement, Kommunikationsplattform für Kunden und Interessenten mit App-Funktionen und Interessenten- bzw. Angebotsmanagement sowie mobile Informations- und Bearbeitungsfunktionen und systemtechnische Unterstützung von Geschäftsprozessabläufen.
Die zu vergebenden Leistungen betreffen sämtliche dafür zu erbringenden Dienstleistungen insbesondere die Systemlieferung, die Migration sowie den Systembetrieb und wohnungswirtschaftliche Servicedienstleistungen (wie z. B. Sollstellungen, Mahnungen). Ebenso gehören zum Leistungsumfang alle Schulungen und Coaching-Leistungen im Rahmen der Systemeinführung.
Der Vertrag verlängert sich um 5 Jahre, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten seitens des Auftraggebers zum Ablauf der Laufzeit gekündigt wird. Nach Ablauf dieses Zeitraums verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
1) Erfahrungen in der Migration von SAP-Systemen bei vergleichbaren deutschen Immobilien/-Wohnungsunternehmen innerhalb der letzten 5 Jahre. Angaben zu mindestens drei Referenzmandaten (Immobilien-/Wohnungsunternehmen) zur SAP-Migration innerhalb der letzten 5 Geschäftsjahre, wobei mindestens ein Referenzmandat einen verwalteten Wohnungsbestand von mindestens 15 000 Einheiten aufweisen muss. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Angaben nachzuweisen: Mandant mit Name und Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten, verwalteter Wohnungsbestand in Einheiten, ERP-System vor Migration, ERP-System nach Migration inkl. Releaseangabe, Migrationszeitraum, Schulungsumfang, Projektstatus sowie erbrachter Leistungsumfang. Für die benannten Referenzmandate mit einem verwalteten Wohnungsbestand von mindestens 15 000 Einheiten, ist mindestens ein Referenzschreiben des Mandanten beizulegen, das eine zufriedenstellende Auftragsdurchführung bestätigt. Die ProPotsdam behält sich vor die Referenzen zu überprüfen.
Die oben beschriebenen Angaben stellen Mindestanforderungen dar. Der Anbieter hat die Möglichkeit Zusatzpunkte zu erzielen. Der Anbieter erhält fünf Punkte je zusätzlicher Referenz zu Immobilienunternehmen mit einem Wohnungsbestand >= 15 000 Einheiten. Sofern diese Referenz einen Bezug zu SAP S/4-HANA darstellt, erhält der Anbieter weitere fünf Punkte. Der Anbieter erhält 10 Punkte je zusätzlichem Referenzschreiben, das die oben aufgeführten Mindestkriterien erfüllt.
2) Erfahrungen im Rechenzentrumsbetrieb bei vergleichbaren deutschen Immobilien/-Wohnungsunternehmen innerhalb der letzten 5 Jahre. Angaben zu mindestens drei Referenzmandaten (Immobilien-/Wohnungsunternehmen) zum Rechenzentrumsbetrieb innerhalb der letzten 5 Geschäftsjahre, wobei mindestens 2 Referenzmandate einen verwalteten Wohnungsbestand von mindestens 15 000 Einheiten aufweisen müssen. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Angaben nachzuweisen: Mandant mit Name und Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten, verwalteter Wohnungsbestand in Einheiten, ERP-System nach Migration inkl. Releaseangabe, Rechenzentrumsleistungen. Für mindestens ein benanntes Referenzmandat ist ein Referenzschreiben des Mandanten beizulegen, das eine zufriedenstellende Auftragsdurchführung bestätigt. Die ProPotsdam behält sich vor die Referenzen zu überprüfen.
Die oben beschriebenen Angaben stellen Mindestanforderungen dar. Der Anbieter hat die Möglichkeit Zusatzpunkte zu erzielen. Der Anbieter erhält fünf Punkte je zusätzlicher Referenz zu Immobilienunternehmen mit einem Wohnungsbestand >= 15 000 Einheiten. Der Anbieter erhält 10 Punkte je zusätzlichem Referenzschreiben, das die oben aufgeführten Mindestkriterien erfüllt.
1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer mit zusätzlichen Leistungen zur Erreichung des Projektziels zu beauftragen.
2. Option des Auftraggebers, den Vertrag hinsichtlich des Vertragsgegenstands um weitere Auftraggeber zu den Vertragskonditionen zu erweitern.
Für die geforderten Eigenerklärungen soll der mit dem Bewerberpaket zur Verfügung gestellte Teilnahmeantrag verwendet werden:
3. Angaben zum Gesamtumsatz des Bewerbers sowie des Umsatzes von mit der zu vergebenden Leistung vergleichbaren Leistungen für Kunden aus der Immobilienwirtschaft, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2015, 2014).
4. Nachweis Versicherungspolicen für Personen-, Sach- und Vermögenshaftpflicht in Kopie oder Deckungszusage einer Versicherung (kein Makler), dass zu gefordertem Betrag im Falle der Beauftragung eine Versicherung möglich ist und erfolgt. Eigenerklärung über das Bestehen einer marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung.
Zu Nr. 4: Die verfügbare Versicherungssumme soll betreffend die Betriebshaftpflichtversicherung je Schadensfall bei Personen- und Sachschäden nicht unter 5 000 000 EUR (in Worten: fünf Millionen Euro) und bei Vermögensschäden nicht unter 1 000 000 EUR (in Worten: eine Million Euro) liegen. Die verfügbare Versicherungssumme soll betreffend die separate Vermögensschadenhaftpflichtversicherung je Schadensfall nicht unter 1 000 000 EUR (in Worten: eine Million Euro) liegen.

Eligibility requirements: Für die geforderten Eigenerklärungen soll der mit dem Bewerberpaket zur Verfügung gestellte Teilnahmeantrag verwendet werden: 1. Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister (soweit Eintragung vorgeschrieben ist). 2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB.