Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: IT-Transformation Office (ITTO) der Unternehmung Stadt Hanau
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72250000: System and support services | 72500000 | 75000000 | 79000000
Submission deadline: 2026-01-06

Technical requirements: Es gelten die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB. Der Auftraggeber prüft weiterhin, ein Bewerber einen Bezug zu Russland im Sinne des Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands aufweist. Der Auftraggeber prüft auch, ob  die Verpflichtungen zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG) vom 12. Juli 2021, GVBl. S. 388, eingehalten werden.
Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen ist in § 160 GWB geregelt. Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gegenstand dieses Verfahrens ist die Vergabe eines Dienstleistungsvertrages zur Einrichtung eines IT-Transformation Office (ITTO) in der Stadt Hanau.
Die Bewerber haben die Kopie eines Auszugs aus dem Handels- bzw. Berufsregister einzureichen; der Auszug darf nicht älter sein als sechs Monate, gerechnet von dem Schlusstermin der Teilnahmeanträge. Ausländische Bewerber legen einen vergleichbaren Nachweis vor. Bieter, die aufgrund ihrer Rechtsform in keinem Register eingetragen sind, legen eine Eigenerklärung vor, dass keine Eintragungspflicht besteht.
Die Bewerber haben den Umsatz ihres Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.

Eligibility requirements: Die Bewerber haben die Kopie eines Auszugs aus dem Handels- bzw. Berufsregister einzureichen; der Auszug darf nicht älter sein als sechs Monate, gerechnet von dem Schlusstermin der Teilnahmeanträge. Ausländische Bewerber legen einen vergleichbaren Nachweis vor. Bieter, die aufgrund ihrer Rechtsform in keinem Register eingetragen sind, legen eine Eigenerklärung vor, dass keine Eintragungspflicht besteht.
Die Bewerber haben den Umsatz ihres Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
Die Bewerber haben den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen und daher eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens oder des Versicherungsmaklers einzureichen. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungs-summe von mindestens EUR 1.000.000,00 für Personenschäden und EUR 1.000.000,00 für Sach- und Vermögensschäden aufweisen und jährlich zweifach zur Verfügung stehen. Alternativ kann eine unwiderrufliche Deckungszusage eines Versicherungsunternehmens vorgelegt werden, die bescheinigt, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit der oben genannten Mindestsumme und der genannten Maximierung abgeschlossen werden wird.  Der jeweilige Nachweis darf nicht älter sein als sechs Monate, gerechnet von dem Schlusstermin der Teilnahmeanträge. Die vorstehend geforderten Erklärungen und Nachweise sind für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen, wobei es ausreichend ist, dass die Anforderungen in Bezug auf eine Betriebshaftpflichtversicherung von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft erfüllt sind. Im Falle einer Eignungsleihe sind die vorstehend geforderten Erklärungen und Nachweise vom Eignungsgeber gesondert vorzulegen.
Die Bewerber haben mindestens drei vergleichbare Referenzen über erfolgreich durchgeführte IT-Transformationsprojekte aus den letzten drei Jahren nachzuweisen. Als mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbar gelten Projekte in Organisationen (Behörden, Industrie, Verbände) mit mehr als insgesamt 1.000 Beschäftigten in verschiedenen Organisationseinheiten (Abteilungen, Tochterunternehmen, Zweigstellen o.ä.).  Die Projekte müssen mindestens die Phasen (A) Bestandsaufnahme einschließlich der Erstellung eines Umsetzungskonzepts und (B) die Umsetzung umfassen, wobei die Umsetzung folgende Handlungsfelder enthalten muss: (1) Projekt- und Portfolio Management, (2) Aufbau IT-Controlling, (3) Check Aufbau- und Ablauforganisation, (4) Aufbau eines Key Performance Indicator Boards und Nachverfolgung, (5) Kultur, Haltung, Change und Leistungsfähigkeit, (6) Ausbildung von Führungskräften (7) und (8)  Auswahlverfahren und Implementierung eines Chief Digital Officer (CDO) Für jede Referenz ist eine aussagekräftige Kurzdarstellung (max. eine DIN A4-Seite je Referenz) einzureichen. Für jede Referenz sind folgende Angaben zu machen: (1) Bezeichnung des Referenzprojekts, (2) Angabe des Auftraggebers einschließlich eines Ansprechpartners mit Telefonnummer, (3) Angabe des Umsetzungszeitraums und (4) Kurzbeschreibung der vom Bewerber erbrachten Leistungen. Ist der Bewerber ein "junges Unternehmen" (das ist ein Unternehmen, das im Zeitpunkt der Bewerbung noch nicht länger als drei Jahre besteht), können auch Referenzprojekte benannt werden, die einer der Gesellschafter oder ein zur Geschäftsführung des Unternehmens befugter Vertreter oder eine sonstige Führungskraft in einem anderen Unternehmen realisiert hat, wenn diese Person maßgeblich die Projektdurchführung in dem anderen Unternehmen verantwortet hat.
Die Bewerber haben die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Kalenderjahren (2023, 2024, 2025) anzugeben.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Bewerber/Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV. Der Vorbehalt bezieht sich auf Angaben aller Art einschließlich Preisangaben, soweit dies nach Maßgabe von § 56 Abs. 3 VgV zulässig ist. Die nachgeforderten Unterlagen sind von den Bewerbern/Bietern innerhalb einer vom Auftraggeber angemessen festzusetzenden Frist vorzulegen. Bei dieser Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist, bei deren Nichteinhaltung der Ausschluss des Bieters aus dem Vergabeverfahren erfolgt, es sei denn, der Bieter hat die Fristversäumung nicht zu vertreten. Das Recht des Auftraggebers zur Nachforderung von Unterlagen begründet keine Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Teilnahmeanträge und Angebote; die Verantwortlichkeit hierfür liegt ausschließlich bei den Bewerbern/Bietern.
Es gelten die Regelungen des hier ausgeschriebenen Dienstleistungsvertrages "IT-Transformation Office (ITTO) der Unternehmung Stadt Hanau" und ergänzend die gesetzlichen Regelungen.
Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen ist in § 160 GWB geregelt. Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Die Beteiligungsholding Hanau GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der Stadt Hanau. Sie hält die städtischen Beteiligungen an kommunalen Unternehmen. Die Stadt Hanau steht vor der Aufgabe, ihre Verwaltung, Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften (nachfolgend: Unternehmung Stadt Hanau) umfassend auf die Herausforderungen der digitalen Zukunft auszurichten. Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht leistungsfähige, moderne und barrierefreie digitale Dienstleistungen. Die Umsetzung der strategischen Zielsetzung "Digitale Stadt Hanau 2030" ist ein politisches Zukunftsprojekt von erheblicher Tragweite und Bedeutung. Die derzeitige dezentrale IT-Struktur behindert gewollte Modernisierungsschritte, führt zu ineffizienten Abläufen und erschwert die bereichsübergreifende Umsetzung zentraler Vorhaben. Ein wesentlicher Schritt zur Modernisierung der IT-Struktur und zu einer modernen, service- und prozessorientierten Stadtverwaltung ist daher die Einrichtung eines IT-Transformation Office (ITTO). Das ITTO soll das organisatorische Rückgrat der politischen Digitalisierungsstrategie der Stadt Hanau bilden und sicherstellen, dass die öffentlichen Ressourcen zielgerichtet, effizient und transparent eingesetzt werden. Folgende zentrale Ziele werden mit dem zu vergebenden Vertrag verfolgt: 1. Stärkung der kommunalen Leistungsfähigkeit: Eine effiziente und gut gesteuerte IT ist Grundvoraussetzung, um politische Beschlüsse schnell, effektiv und wirtschaftlich umzusetzen. 2. Verbesserung der Bürger- und Serviceorientierung: Bürgerinnen und Bürger sollen von einer modernen, digitalen und unkomplizierten Verwaltung profitieren. 3. Sicherstellung einer zukunftsorientierten Stadtentwicklung: Der Digitalisierung kommt eine strategische Bedeutung für Standortattraktivität, wirtschaftiche Entwicklung und gesellschaftliche Teilhabe zu. Durch das ITTO wird eine organisatorische Struktur geschaffen, die politische Digitalisierungsvorhaben zentral steuert und die Umsetzung über die Verwaltung, den Eigenbetrieben und städtischen Gesellschaften hinweg sicherstellt. Strategische Ausrichtung Das einzurichtende IT-Transformation Office muss dabei die folgenden Leistungen erbringen: (1) Erstellung einer vollständigen Bestandsaufnahme der IT- und Digitalisierungslandschaft, (2) die Entwicklung eines normgebenden Zielbilds für eine "Digitale Stadt 2030", (3) die Etablierung eines verbindlichen Entscheidungs- und Steuerungsrahmens, (4) die Definition einer stadtweiten Transformationsstrategie, (5) die Entwicklung eines sachgerechten Kennzahlensystems zur Messung von quantitativen und qualitativen Kennzahlen, (6) vordefinierte Handlungsempfehlungen auf Basis der Auswertungen aus dem Kennzahlensystem, (7) Entwicklung und Implementierung eines IT-Controllingsystems inkl. eines Dashboards, (8) Entwicklung und Implementierung eines digitalen Management-Steuerungsboards inkl. vorgelagerter Simulationen der getroffenen Entscheidungen (die Simulation sollte finanzielle, personelle und strategische Auswirkungen darstellen) sowie die Erstellung des gesamten stadtweiten IT-Portfolios mit dem Ziel eines aktiven Portfoliomanagements nach definierten Kriterien wie z.B. Wirtschaftlichkeit, Prioritäten und strategische Ausrichtung. Angestrebt wird mit diesen Leistungen der Aufbau einer zukunftsfähigen Zielorganisation. Die Zielorganisation bildet die Grundlage für eine leistungsfähige Verwaltung. Die Zielorganisation positioniert die IT als strategische kommunale Infrastruktur, vergleichbar mit Verkehr, Bildung oder Sicherheit.
Der Auftraggeber ist berechtigt, die Laufzeit einmal um weitere sechs Monate zu den Konditionen dieses Vertrags zu verlängern.