Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-03-15
Buyer: Hämeenlinnan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 48190000 | 48800000 | 72000000
Estimated value: 322000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hämeenlinnan kaupungin sivistyksen ja hyvinvoinnin perusopetuksessa on käytössä Visma Enterprise Oy:n toimittama oppilashallintojärjestelmä, joka on hankittu vuonna 2011. Oppilashallintojärjestelmästä on tehty 15.9.2020 muutossopimus, jossa sopimuksen osapuolet, Hämeenlinnan kaupunki ja Visma Enterprise Oy, ovat sopineet Wilman SaaS-palvelusta (SaaS-päivityksestä) sekä PrimusQueryjen ylläpidosta (muutossopimus perustuu tietohallintojohtajan viranhaltijapäätökseen 36 /11.8.2020 (HML/3412/02.08.04/2020)).
Sivistyksen ja hyvinvoinnin hallinto on julkaissut 30.5.2022 tietopyynnön (Hämeenlinnan kaupunki, Tietopyyntö 30.5.2022, Tietopyyntö HML/2659/02.08.06/2022) HILMA-ilmoituskanavassa, selvittääkseen oppilashallintojärjestelmän päivittämistä tai korvaamista vaihtoehtoisella järjestelmällä, jotta sen tavoittelemat toiminnot ja ominaisuudet olisivat monipuolisesti hyödynnettävissä.
Hämeenlinnan kaupunki on käynyt markkinavuoropuheluja syksyn 2022 aikana kartoittaakseen vaihtoehtoisia palveluntarjoajia ja tietojärjestelmiä. Markkinavuoropuhelut käytiin kolmen tietopyyntöön vastanneen palveluntarjoajan sekä yhden kansallisen hankkeen kanssa. Markkinavuoropuheluissa selvisi, että vaihtoehtoisia järkeviä tai korvaavia ratkaisuja hankinnalle ei ole, jotka voisivat vastata perusopetuksen tarpeisiin riittävällä laajuudella ja riittävällä valmiudella. Tällä hetkellä Visma Enterprise Oy:n tarjoama tietojärjestelmä on ainoa, joka täyttää perusopetuksen vaatimukset riittävällä tasolla ja jota kehitetään suunnitelmallisesti perusopetuksen tarpeisiin.
Suorahankinnan myötä päivitetään palvelusopimukset vastaamaan muuttuneita palveluympäristön vastuita ja lainalaisuuksia. Sopimuksen yhteydessä huomioidaan lisäksi muuttuneesta toimintakentästä ja lainsäädännöstä aiheutuneet järjestelmän muutostarpeet.
Hankintalain 131 §:n mukaan hankintayksikkö voi julkaista vapaaehtoisesti ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mahdollinen valitus aiotusta suorahankinnasta on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua.
Suorahankinnan ilmoitusmenettely ei ole hankintayksikön velvollisuus, vaan vaihtoehto hankinnan avoimuuden lisäämiseksi ja oikeussuojakeinojen tehokkuuden ohjaamiseksi. Hämeenlinnan kaupunki haluaa vapaaehtoisesti ilmoittaa suorahankinnasta, jonka perusteet se on hankintaa valmistellessaan huolellisesti selvittänyt.
Suorahankintapäätös ei luo sopimussuhdetta Hämeenlinnan kaupungin ja valitun tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Edellytyksenä hankintasopimuksen allekirjoittamiselle on, että valittu tarjoaja toimittaa hankintayksikölle erikseen hankintapäätöksen jälkeen pyydettävät tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, luottokelpoisuus- ja talousraportit, rikosrekisteriotteet sekä todistuksen vastuuvakuutuksesta.
1) hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot: Hämeenlinnan kaupunki, PL 84 (Wetteri, Wetterhoffinkatu 2), 13101 Hämeenlinna, puhelin 03 6211 (vaihde), sähköposti: hameenlinnan.kaupunki@hameenlinna.fi
2) hankintayksikön luonne: kunta (kaupunki), alue- tai paikallistason viranomainen, yleinen julkishallinto (tämä ilmoitus koskee erityisesti perusopetusta)
3) hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus: perusopetuksen oppilashallintojärjestelmä, hankinnan kuvaus tässä ilmoituksessa
4) hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa taikka tieto siitä, onko hankinnan ennakoitu arvo vähintään 25 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen: neljän vuoden kokonaisarvoksi arvioitu noin 322 000 euroa (alv 0 %) (arvio kertakustannuksista noin 19 500 euroa ja arvio vuosikustannuksista noin 75 600 euroa)
Hankinnan ennakoidussa arvossa on jo huomioitu sellaiset optiot, jotka tultaneen ainakin ottamaan käyttöön.
Markkinavuoropuheluissa esiintyneet puutteet vaihtoehtoisissa tietojärjestelmissä eivät mahdollista toimintakriittisyydeltään ja käyttölaajuudeltaan kyseessä olevan kaltaisen järjestelmän vaihtamista toiseen. Puutteellisen järjestelmän käyttöönotto vaarantaisi oppilastietojen hallittavuuden, saavutettavuuden, sekä saattaisi haitata opetustoimintaa merkittävästi ja vaarantaisi näin organisaation kyvyn suoriutua lakisääteisistä velvoitteistaan. Keskeneräisen oppilastietojärjestelmän uusiminen ja kehittäminen olisi Hämeenlinnan kaupungille työmäärällisesti mahdotonta sekä toiminnan vuosikalenteri että käytettävät resurssit huomioiden.
Nyt käytössä olevan oppilashallintajärjestelmän muutos vaikuttaisi merkittävästi kaupungin muihin tietojärjestelmiin, joissa hyödynnetään oppilashallintajärjestelmän tietoja (integraatiot), sekä mm. kykyyn toimittaa tiedot kansallista KOSKI-palvelua varten. Toteutettujen integraatioiden purkautuminen synnyttäisi huomattavia ennalta arvaamattomia kustannuksia sekä vaikeuttaisi merkittävästi esimerkiksi käyttäjätietojen ja -tunnusten hallinnointia (Ruutuvihko-integraatio).


Winner: Visma Enterprise Oy
Award value: 322000