Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-08-09
Buyer: Hochschule Düsseldorf
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48613000 | 72000000
Submission deadline: 2017-09-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Im Rahmen des Vergabeverfahrens schreibt die Hochschule Düsseldorf ein Enterprise Content Management System (ECM-System) zur Überführung der aktuell papierbasierten Akten- und Vorgangsbearbeitung hin zu einer weitgehenden bis vollelektronischen Bearbeitung aus. In einem ersten Schritt steht dabei die Herstellung einer vollständigen elektronischen Rechnungsworkflowerstellung (Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Erstellung interner Abrechnungen) mit einem angeschlossenen Archivsystem und einer Integration mit MACH und der Formularsoftware Nintex im Vordergrund. Weitere Digitalisierungsprojekte der Hochschulverwaltung werden sich anschließen.
Ziel der Einführung des ECMS ist es, einerseits die formale Aktenbearbeitung im Bereich der Verwaltungs- und Serviceeinheiten mit Hilfe des ECMS abzubilden (dabei sind verschiedene Arbeitsabläufe und interne Regelungen der Schriftgutverwaltung neu zu definieren), andererseits das ECMS auch über den Fokus der Verwaltungs- und Serviceeinheiten hinaus im Hochschulbetrieb einzusetzen.
Vorrangig soll eine E-Rechnungslösung auf Basis des angebotenen ECMS realisiert werden, da die HSD in diesem Punkt gesetzliche Pflichten zu erfüllen hat.
An zweiter Priorität steht die Pilotierung der E-Akte. Diese stellt eine Gesamtlösung zur Verwaltung und Archivierung von Sach- und Fallakten dar.
In gleicher Priorität wie die Umsetzung der E-Akte zur Bearbeitung von Sach- und Fallakten ist geplant, eine Lösung E-Sitzungsmanagement auf Basis des ausgelieferten ECMS in einer Pilotierung umzusetzen.
In dritter Priorität folgt dann der weitere Ausbau des Systems mit ggf. spezifischen Anpassungen des ECMS für weitere Verwaltungs- und Serviceeinheiten, Fachbereiche, Institute und Gremien der HSD.
Die Einführung der E-Akte, das E-Sitzungsmanagement sowie der weitere Ausbau des Systems sind bei Vertragsschluss noch nicht hinreichend konkret beschreibbar, um sie als Werk zu definieren. Die Leistungen werden im Rahmen von dienstvertraglichen Einzelabrufen nach Vertragsschluss konkretisiert.
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (ganz nach oben unter III 1.1) gem. Formular 521 EU.
Eigenerklärung über Gesamtumsatz und Umsatz der vergaberelevanten Aufträge der letzten 3 Jahre gem. Anlage Firmenprofil.
— Der Referenzauftrag betrifft die Einführung eines Systems zur Verarbeitung des Eingangs elektronischer Rechnungen; und
Darüber hinaus muss insgesamt, ggf. durch Vorlage weiterer Referenzaufträge, die Erfüllung der folgenden weiteren Mindestanforderungen nachgewiesen werden:
— Die Leistung in einem der Referenzaufträge betrifft Arbeiten an einem ECMS und dieses wurde an das ERP der Firma MACH angebunden;
— Die Leistung in einem der Referenzaufträge betrifft Arbeiten an einem ECMS und dieses befindet sich bei Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge seit mindestens sechs Monaten im Lifebetrieb;
— der Auftraggeber in einem der Referenzaufträge war eine deutsche Hochschule, Universität oder Forschungseinrichtung.

Eligibility requirements: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (ganz nach oben unter III 1.1) gem. Formular 521 EU.