Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-09-21
Buyer: Zentrum Bayern Familie und Soziales - Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 22000000 | 22100000 | 72000000 | 79810000 | 79820000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Bayerische Landesjugendamt (BLJA) bietet seit 2012 Jugendämtern in Bayern die Möglichkeit, über einen Rahmenvertrag 49 verschiedene Elternbriefe drucken und liefern zu lassen. Dies soll auch Gegenstand dieser Ausschreibung sein, zudem soll ein Webshop für die direkte Onlinebestellung von Elternbriefen in Paketen a 100 Stück durch Jugendämter sowie Institutionen bei der Druckerei mit ausgeschrieben werden. Die geschätzte Maximal-Anzahl der Exemplare für 96 bayerische Jugendämter sowie bisher abrufenden Institutionen liegt bei 2 Millionen Elternbriefen in vier Jahren; bei aktuell teilnehmenden 42 von maximal 96 Jugendämtern sind dies ca. 260.000 Exemplare pro Jahr. Diese werden jeweils zum Abruftermin 31.1. bzw. 31.7. von den teilnehmenden Jugendämtern bestellt. Voraussichtliche Mengen sowie konkrete Leistungsanforderungen können den Aufgaben "Produkte/Leistungen" sowie "Leistungskriterien" und der Anlage „weitere Rahmenbedingungen“ entnommen werden.
Ziel dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrages im Zuge eines europaweiten Vergabeverfahrens. Gesucht wird ein Unternehmen für den Druck und das Anbieten eines Webshops für die bestehenden, teilweise in Überarbeitung befindlichen Elternbriefe für eine Laufzeit von 2 Jahren vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2024. Darüber hinaus wird eine automatische Verlängerungsoption von weiteren 2 Jahren, vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 angestrebt, die von beiden Vertragspartnern bis zum 30.4.2024 gekündigt werden kann.
Die zu erwartende Mengenrabattierung stellt einen Vorteil einer gemeinsamen Rahmenvertragsausschreibung dar. Auch kann die (erworbene) Kompetenz des Auftragnehmers so längerfristig und umfassend genutzt werden. Der Abschluss eines Rahmenvertrags ist weiterhin unverzichtbare Voraussetzung für eine kontinuierliche Versorgung der Familien des Freistaats Bayern mit Elternbriefen, wobei sich der Zentralversand der letzten Jahre als nicht auf weitere Kommunen erweiterbar herauskristallisiert hat und daher eingestellt wird.
Ausschreibungstechnisch sollen alle Kommunen als potentiell für den Elternbriefdruck abrufberechtigt eingestuft und bekannt gemacht werden, so dass ein späterer Beitritt ohne Vertragsänderungen/-Erweiterungen vollzogen werden kann (vgl. Link auf die Liste der Bayerischen Jugendämter in „Weitere Rahmenbedingungen“).
Hauptziel des Rahmenvertrags ist eine kostengünstige Vergabe des Drucks und der Lieferung für möglichst alle Elternbriefe – und deren vollständige und möglichst weiträumige Verbreitung aller bayerischen Elternbriefe an bayerische Familien, sowie die zusätzliche Möglichkeit der Bestellung der Elternbriefe für Institutionen.
Konkret geht es um einen Rahmenvertrag zum Druck und zur Lieferung von derzeit 49 verschiedenen Elternbriefausgaben inklusive EB 1 extra – „Krippenleitlinien“ in jeweils unterschiedlicher Auflagenhöhe Dies soll künftig ausschließlich über einen Webshop angeboten werden. In diesem Webshop sollen Jugendämter und Institutionen ihren Bedarf an Elternbriefen decken können in Blöcken a 100 Exemplare. Die Bestellungen sollen wie bisher zum 31.1. und 31.7. jeden Jahres erfolgen.
Die Gesamtauflage der Elternbriefe beträgt auf Basis der bisherigen Zahlen schätzungsweise 2 Mio. Exemplare bei Betrachtung der maximalen Gesamtlaufzeit (inkl. VO) vom 1.1.2023 bis 31.12.2026. Die Schätzzahl dient aber nur der Kalkulationsgrundlage der Anbieter und damit der Vergleichbarkeit der Angebote, begründet für den Auftraggeber jedoch keinerlei Abnahmeverpflichtung. Die Seitenzahlen betragen 8, 12, 16 Seiten. Für die Kostenkalkulation der Auftragnehmer soll ein grobes Mengengerüst der bisherigen Elternbriefe mitgeliefert werden, damit die Bieter einen Anhaltspunkt haben, mit welchen Auflagen sie in etwa rechnen müssen. Für die Vergleichbarkeit sollen Pakete a 100 Stück mit verschiedenen Seitenzahlen bepreist werden, die an Jugendämter frei Haus zu liefern sind. Kleinstauflagen an Institutionen können im Karton mit zusätzlichen Versandkosten des Paketanbieters im Webshop angeboten werden.
Die Druckexemplare sollen von dem Rahmenvertragspartner frei Haus an das Bayerische Landesjugendamt sowie an bis zu 96 verschiedene Landkreise bzw. kreisfreie Städte in Bayern geliefert bzw. (in Kartons) versendet werden sowie in Einzelfällen an im Webshop einzutragende Adressen bestellender Institutionen (mit zusätzlichen Versandkosten für bspw. Pakete).
Es sind in der hier gegenständlichen Ausschreibung bis zum Ende der Angebotsfrist (26.08.2022) nur zwei Angebote (Nr. 1 und 2) eingegangen. Diese waren aber aus formellen Gründen gem. § 57 Abs. 1 S. 1 Nrn. 2 - 4 der Vergabeverordnung (VgV) vom weiteren Verfahren auszuschließen.
Es sind daher im Ergebnis keine Angebote eingegangen, welche den Bedingungen entsprechen. Das Verfahren wurde deshalb gem. § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV aufgehoben.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.