Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-24
Buyer: Statens institutionsstyrelse
Country: SE
Region: Östra Sverige
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2017-02-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Statens Institutionsstyrelse (SiS) genomför en upphandling av IT-stöd för journal och dokumenthantering.
Målet med upphandlingen är att SiS har ett modernt och säkert Verksamhetsstöd för myndighetens kärnverksamhet, med flexibilitet för att möta kraven på förändrad funktionalitet. Översiktligt består behovet av Verksamhetsstöd för processer avseende platsanvisning (dvs. placering av ungdomar och klienter), journalföring, klientadministration, fakturering samt rapporter, statistik och uppföljning.
SiS efterfrågar Verksamhetsstöd för centrala delar av myndighetens verksamhet. Härutöver kan stödet med fördel också tillgodose ytterligare funktioner.
Upphandlingen avser Verksamhetsstöd för journalföring och dokumentation (nedan benämnt Verksamhetsstöd). Det IT baserade Verksamhetsstöd som upphandlas ska stödja SiS befintliga och framtida verksamhetsprocesser och därigenom vara en integrerad del av SiS kärnverksamhet. SiS verksamhet styrs i stor utsträckning av lagstiftning, såsom exempelvis lagarna om vård av unga respektive missbrukare (LVU – lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, samt LVM – lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall), socialtjänstlagen (SoL – (2001:453)) samt LSU (lagen (1998:603) om verkställighet av sluten ungdomsvård). Detta är en omständighet som medför att det ställs särskilt stora krav på att Verksamhetsstödet kan anpassas till SiS processer (och inte tvärt om).
SiS interagerar med andra myndigheter, såsom socialtjänsten och andra organ, och eftersträvar därför att följa den nationella informationsstrukturen som Socialstyrelsen har tagit fram (Socialstyrelsen NI 2016:1).
Verksamhetsstödet ska uppfylla de krav på IT-säkerhet som uppställs i det sammantagna IT-regelverket (dvs. exempelvis gällande lagstiftning (PuL – Personuppgiftslagen (1998:204) ersätts med Dataskyddsförordningen) Datainspektionens och Socialstyrelsens föreskrifter etc.). SiS hanterar i sin verksamhet uppgifter vilka enligt lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, SoLPuL regler faller under definitionen för känsliga personuppgifter. Därmed ställs högre krav på IT-säkerhet än för andra uppgifter. En viktig del i Upphandlingen är därför hur föreslagna lösningar lever upp till och hanterar IT-säkerhet ur såväl ett legalt som ett praktiskt perspektiv.
SiS verksamhet förändras och utvecklas över tid. Detta kan ske till följd av förändringar i den lagstiftning som styr SiS verksamhet, men också till följd av andra omständigheter. Dessutom utvecklas IT-området snabbt. En viktig del i Upphandlingen är därför de föreslagna lösningarnas utveckling över tid. Detta avser bland annat leverantörens utvecklingsplaner och processer och rutiner för utveckling. Vidare är leverantörens följsamhet mot SiS förändrade behov över tid, av intresse, liksom hur följsamhet mot andra kunders förändrade behov hanteras. Detta beskrivs nedan under rubriken ”7. Utveckling under avtalstiden”.
SiS institutioner ligger geografiskt spridda i landet. Användargrupperna är till största delen personal på institutionerna, till exempel behandlingsassistenter och behandlingssekreterare. Men även på verksamhetskontoren och huvudkontoret finns användargrupper, till exempel placeringssekreterare och verksamhetsutvecklare.
Som en del i Upphandlingsföremålet ingår att och hur Verksamhetsstödet kan integreras mot andra befintliga och kommande IT-system. De största befintliga systemen beskrivs översiktligt nedan under rubriken ”11. Verksamhetsstödets behov att samverka med andra system, integrationer etc.”.
De behov i SiS verksamhet som ska ligga till grund för den/de lösning(ar) leverantören föreslår, beskrivs översiktligt nedan under rubriken ”6. Behoven – funktioner (beskrivna på ett övergripande plan)”.
Avtalstiden är beroende av lösningsförslag. I fall där avtal löper förutses avtalstiden vara cirka 3-5 år, med möjlighet till förlängning upp till maximalt cirka 8 år.
Den/de slutliga avtalstiderna bestäms senast i det förfrågningsunderlag som slutligen går ut till då i dialogen kvarvarande leverantörer, se Ansökningsinbjudan.
I upphandlingen kan olika typer av lösningar föreslås (se det Beskrivande dokumentet, punkten 4). Beroende på lösningsförslag kan tänkas såväl att ett avtal träffas, som att lösningen paketeras i ett flertal avtal.