Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-04-23
Buyer: Bornholms Regionskommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 13000000 DKK
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser.
Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen.
Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse.
Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.
Ordregiver ønsker at indgå en aftale om et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Løsningen skal således have en fleksibel tilgang, så den til en hvis grad kan tilegnes Bornholms Regionskommunes behov og processer.
ESDH-løsningen skal rumme opgaver som: generelle journaliseringsopgaver i en kommune, understøtte generel sagsbehandling og den politiske betjening, journalisering på sager (enkeltsager), kategorisering iht. KL's emnesystematik (KL-E), notatfunktion, aktindsigt, høring, aflevering til arkiv og møde/dagsorden. Desuden skal ESDH-løsningen bidrage til at forbedre arbejdsgangene hos ordregiver - herunder understøtte mobiliteten hos ledere og medarbejdere med adgang til hele eller dele af ESDH-løsningen fra mobile enheder.
Ordregiver forventer, at den nye løsning bruger og forbereder sig på de krav og snitflader, der udspringer af det fælles offentlige arbejde, så den har en arkitektur, hvor principperne for arkitektur og integration efterlever den fælles kommunale digitaliseringsstrategi og derfor også implementeringen af den fælles kommunale rammearkitektur, samt borgerens adgang til egne data.
Ordregivers ESDH-strategi indebærer, at vi både har en ESDH-løsning og fagsystemer til håndtering af dokumenter og sagsprocesser. Den nye ESDH-løsning skal som udgangspunkt ikke erstatte de eksisterende fagsystemer, men bør i relevante tilfælde kunne konfigureres til at understøtte fagprocesser. ESDH-løsningen skal således både kunne rumme generelle og almene ESDH-behov samt være fagløsning, såfremt det kan håndteres inden for standardløsningens rammer. Ved fremtidige køb af nye fagsystemer vil regionskommunen vurdere, om ESDH-løsningen er egnet hertil, før der indkøbes en ny fagløsning.
ESDH-løsningen skal have en integrationssnitflade med et standard API og fra start have en del integrationer til brug for hentning og aflevering af relevante data - fx i samspil med fagsystemer. Ordregiver efterspørger integrationer til:
Ordregiver forventer, at tilbudsgiver forpligter sig og er involverende under leverancen og i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor indgå i et samarbejde med ordregiver om bedst mulig udnyttelse af løsningen.
Ordregiver baserer implementeringsforløbet på en basisinstallation af standard ESDH-løsningen, hvortil der skal gennemføres et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil mellem ordregivers brugere og tilbudsgiver med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne, alt på basis af ordregivers behov og krav. Der skal efterfølgende ske en konvertering fra de nuværende ESDH-løsninger inden idriftsættelse.
Efter implementering og godkendelse i.h.t. ordregivers krav overgår løsningen til drift og den med tilbudsgivers indgåede service- og vedligeholdelsesaftale fortsætter i kontraktens levetid.
Aftalen indeholder desuden en mulighed for ordregiver til at tilkøbe en aftale fra tilbudsgiver om ekstern drift i det omfang, at ESDH-løsningen ikke i forvejen er driftet eksternt.
Specifikationer om købet: Køb af ESDH-løsning i 6 år med forlængelsesoptioner på 2 gange 2 år. Løsningen skal være i drift uge 4 2022. Antal medarbejdere ca. 3 500. Forventet antal brugere 1 500 til 2 000. Følgende ydelser er omfattet af udbuddet: Anskaffelse af standard ESDH-løsning til det offentlige kommunale marked. Relevante licenser/brugsret til brug af ESDH-løsningen og dens funktionalitet. Konsulentydelser knyttet til implementering af løsningen. Uddannelse i ESDH-løsningen. Dokumentation. Tilhørende integrationer. Analyse og gennemførsel af konverteringer. Service, support og vedligeholdelse. Option på drift af ESDH-løsningen.


Winner: Formpipe Software A/S
Award value: 13000000
Number of bids: 2