Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-22
Buyer: Gemeente Breda
Country: NL
Region: NL411
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72266000: Software consultancy services
Estimated value: 660000 EUR
Submission deadline: 2025-09-24
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Procedure
Aanbesteding middels de Europees openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

Breda is een grotere gemeente in Nederland met een rijke historie en een mooie toekomst.
Alle medewerkers van de gemeente Breda werken elke dag hard om die mooie toekomst vorm te geven. Dat gebeurt onder meer door op het gebied van automatisering state-of-the-art oplossingen te bieden waar alle inwoners en bezoekers van profiteren.

Daarom gebruikt Breda Robotic Process Automation (RPA) om bepaalde processen efficiënter te laten verlopen. RPA is in Breda ingebed in het Automation team dat naast RPA ook AI als aandachtsgebied heeft.
Gemeente Breda is sinds 2020 gestart met RPA en heeft inmiddels 9 robots operationeel. De gemeente wil graag verder groeien in automatisering en digitale innovaties. Bijvoorbeeld door hyperautomation in te zetten waarbij AI & RPA gecombineerd wordt met als doel dat interne processen nog efficiënter worden door repeterende administratieve werkzaamheden te automatiseren.

De RPA-robots zijn inmiddels zo belangrijk geworden dat het belangrijk is dat continuïteit is geborgd. Hier loopt de gemeente inmiddels een risico, dat via een aanbesteding moet worden opgelost.

Opdracht
Het doel van de gemeente Breda is om een partij te vinden die zelfstandig het onderhoud en beheer uitvoert op de verschillende robots die ingebed zijn in het Bredase systeemlandschap. De robots zijn ontwikkeld m.b.v. UIPath.  

Wanneer Breda zelf niet in staat is om problemen te verhelpen, moet de gemeente kunnen terugvallen op de gekozen partij.

Daarnaast zal de partij in voorkomend geval gevraagd worden om nieuwe robots te ontwikkelen n.a.v. een door Breda aangeleverd ontwerp.  

Percelen
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen.

Doel
Het doel van deze aanbesteding is om voor de levering van deze diensten een raamovereenkomst te sluiten met een looptijd van twee jaar.
De opdrachtgever heeft eenzijdig het recht deze tweemaal met één jaar te verlengen. De besluitvorming ten aanzien van deze verlenging(en) geschiedt op basis van evaluatie van de geleverde prestatie.

Maximale contractwaarde 
De maximale opdrachtwaarde in het kader van deze raamovereenkomst wordt gesteld op EUR 660.000,- bezien over de looptijd van de overeenkomst, inclusief verlengingsopties en herzieningsclausule.
Aan het genoemde bedrag kunnen geen rechten worden ontleend. Voor opdrachtgever geldt geen afnameverplichting.
Mocht gedurende de looptijd van de raamovereenkomst de maximale opdrachtwaarde worden overschreden dan kan de raamovereenkomst (eerder) worden beëindigd.

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.
De inschrijver dient ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.
Technische bekwaamheid: Kerncompetentie

Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid: Kerncompetentie

De vereiste competenties voor inschrijvers zijn:
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het ontwikkelen van minimaal 2 robotprocessen met UiPath bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het ontwikkelen van minimaal 2 robotprocessen met Power Automate bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het beheren van minimaal 4 robotprocessen met UiPath bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het beheren van minimaal 4 robotprocessen met Power Automate bij een (semi)overheidsorganisatie.
Doelstelling: 
Opdrachtgever wenst betrouwbare en integere partners te contracteren met een continuïteit in de kwaliteit van de dienstverlening.

Benodigde informatie in de inschrijving:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van:

Opdrachtgever verwacht hierin minimaal inzage te krijgen in onderstaande aspecten:
Hoe binnen de organisatie van Inschrijver kennisontwikkeling van individuele medewerkers wordt geborgd;
Hoe de organisatie van Inschrijver zich ontwikkelt op de gevraagde vakgebieden;
Hoe de continuïteit van de dienstverlening richting de Opdrachtgever wordt geborgd.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
Maximaal drie pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10. Schema's, tabellen, bijlagen, voorpagina's inhoudsopgaven e.d. worden meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina's wordt overschreden, worden alleen de eerste drie pagina's beoordeeld.
Doelstelling: 
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de wijze van aanpak van de inschrijver als het gaat om het beheer van de robot(processen).

Benodigde informatie in de presentatie:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een presentatie aanpak beheer robots.

Inschrijvers worden gevraagd een presentatie te geven over de aanpak van het beheer van robots, waarin overtuigend wordt uitgelegd hoe de continuïteit kan worden geborgd, zoals gewenst en vastgelegd in de service levelagreement. Nadrukkelijk moet partij aangeven hoe dit organisatorisch wordt ingericht zodat bij afwezigheid van de eigen beheerder dit naadloos wordt overgepakt.

Bij de presentatie is het de wens dat de beoogde contractmanager de presentatie verzorgt. Bij de presentatie dient gebruik gemaakt te worden van een reeds uitgevoerde (vergelijkbare) opdracht.

Hierbij wordt getoetst op:
- hoe het Bredase applicatielandschap eigen wordt gemaakt;
- hoe de beheerwerkzaamheden overgenomen en opgepakt worden.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
De presentaties worden gehouden op woensdag 1 oktober 2025, zie de planning in Mercell. Inschrijver dient beschikbaar te zijn op deze datum. U krijgt uiterlijk op donderdag 25 september 2025 voor 15.00 uur te horen wanneer uw presentaties gepland staat. De presentatie vindt plaats op het Stadskantoor, Claudius Prinsenlaan 10, van de gemeente Breda.

De duur van de presentaties van de kwaliteitscriteria 2 en 3 (incl. stellen van vragen) is gezamenlijk maximaal 1 uur.
De kwaliteitscriteria 2 en 3 moeten duidelijk aan bod komen en afzonderlijk behandeld worden.

Eligibility requirements: De inschrijver dient ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.
Technische bekwaamheid: Kerncompetentie

Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid: Kerncompetentie

De vereiste competenties voor inschrijvers zijn:
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het ontwikkelen van minimaal 2 robotprocessen met UiPath bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het ontwikkelen van minimaal 2 robotprocessen met Power Automate bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het beheren van minimaal 4 robotprocessen met UiPath bij een (semi)overheidsorganisatie;
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht voor het beheren van minimaal 4 robotprocessen met Power Automate bij een (semi)overheidsorganisatie.
Doelstelling: 
Opdrachtgever wenst betrouwbare en integere partners te contracteren met een continuïteit in de kwaliteit van de dienstverlening.

Benodigde informatie in de inschrijving:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van:

Opdrachtgever verwacht hierin minimaal inzage te krijgen in onderstaande aspecten:
Hoe binnen de organisatie van Inschrijver kennisontwikkeling van individuele medewerkers wordt geborgd;
Hoe de organisatie van Inschrijver zich ontwikkelt op de gevraagde vakgebieden;
Hoe de continuïteit van de dienstverlening richting de Opdrachtgever wordt geborgd.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
Maximaal drie pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10. Schema's, tabellen, bijlagen, voorpagina's inhoudsopgaven e.d. worden meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina's wordt overschreden, worden alleen de eerste drie pagina's beoordeeld.
Doelstelling: 
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de wijze van aanpak van de inschrijver als het gaat om het beheer van de robot(processen).

Benodigde informatie in de presentatie:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een presentatie aanpak beheer robots.

Inschrijvers worden gevraagd een presentatie te geven over de aanpak van het beheer van robots, waarin overtuigend wordt uitgelegd hoe de continuïteit kan worden geborgd, zoals gewenst en vastgelegd in de service levelagreement. Nadrukkelijk moet partij aangeven hoe dit organisatorisch wordt ingericht zodat bij afwezigheid van de eigen beheerder dit naadloos wordt overgepakt.

Bij de presentatie is het de wens dat de beoogde contractmanager de presentatie verzorgt. Bij de presentatie dient gebruik gemaakt te worden van een reeds uitgevoerde (vergelijkbare) opdracht.

Hierbij wordt getoetst op:
- hoe het Bredase applicatielandschap eigen wordt gemaakt;
- hoe de beheerwerkzaamheden overgenomen en opgepakt worden.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
De presentaties worden gehouden op woensdag 1 oktober 2025, zie de planning in Mercell. Inschrijver dient beschikbaar te zijn op deze datum. U krijgt uiterlijk op donderdag 25 september 2025 voor 15.00 uur te horen wanneer uw presentaties gepland staat. De presentatie vindt plaats op het Stadskantoor, Claudius Prinsenlaan 10, van de gemeente Breda.

De duur van de presentaties van de kwaliteitscriteria 2 en 3 (incl. stellen van vragen) is gezamenlijk maximaal 1 uur.
De kwaliteitscriteria 2 en 3 moeten duidelijk aan bod komen en afzonderlijk behandeld worden.
Doelstelling:
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de wijze van aanpak van de inschrijver als het gaat om het ontwikkelen van robot(processen).

Benodigde informatie in de presentatie:
Dat criterium wordt beoordeeld aan de hand van een presentatie aanpak ontwikkeling robots.

Inschrijvers worden gevraagd een presentatie te geven over de aanpak van het ontwikkelen van nieuwe robots. Hierin wordt verwacht dat het hele proces van analyse, urenschatting, ontwerp, ontwikkeling, test en overdracht naar beheer wordt benoemt.

Bij de presentatie is het de wens dat de beoogde contractmanager de presentatie verzorgt. Bij de presentatie dient gebruik gemaakt te worden van een reeds uitgevoerde (vergelijkbare) opdracht.

Hierbij wordt getoetst op:
- transparantie in proces van begin tot eind;
- hoe de ontwikkelwerkzaamheden worden uitgevoerd;
- het betrekken van Bredase medewerkers.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
De presentaties worden gehouden op woensdag 1 oktober 2025, zie de planning in Mercell. Inschrijver dient beschikbaar te zijn op deze datum. U krijgt uiterlijk op donderdag 25 september 2025 voor 15.00 uur te horen wanneer uw presentaties gepland staat. De presentatie vindt plaats op het Stadskantoor, Claudius Prinsenlaan 10, van de gemeente Breda.

De duur van de presentaties van de kwaliteitscriteria 2 en 3 (incl. stellen van vragen) is gezamenlijk maximaal 1 uur.
De kwaliteitscriteria 2 en 3 moeten duidelijk aan bod komen en afzonderlijk behandeld worden
De Opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de 'Economisch Meest Voordelige Inschrijving', op basis van de Inschrijving met de 'Beste Prijs Kwaliteit Verhouding' door het toepassen van de methode gunnen op waarde.

Per kwalitatief subgunningscriterium kan een meerwaarde worden aangeboden. Aan deze meerwaarde wordt een maximale fictieve financiële waarde toegekend. De door het beoordelingsteam gegeven score per subgunningscriterium bepaalt hoeveel van de maximale fictieve waarde als aftrek van de inschrijfsom wordt gehaald. Hierdoor ontstaat de fictieve inschrijfsom.

De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom is de beoogd winnaar van de aanbesteding. Bij een gelijke fictieve inschrijfsom prevaleert de inschrijving met de kwalitatief hogere inschrijving boven de laagste inschrijfsom. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt.
Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de opdrachtgever nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland - West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding via Mercell.

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee(2) weken na de uitspraak.
Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.