Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-11-09
Buyer: Lappeenrannan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2018-12-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut pyytää tarjousta ruokapalvelujen tuotannonohjausjärjestelmän hankinnasta tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Hankinnalla haetaan palveluntuottajaa tarjoamaan palveluna tuotannonohjausjärjestelmä tarvittavine varusohjelmistoineen ja lisensseineen sisältäen myös järjestelmän käyttöönoton ja käyttäjien koulutuksen. Tarjousta pyydetään pilvipalveluratkaisusta Software as a Service periaatteella (SaaS), jolloin järjestelmää/ohjelmistoa ei asenneta tilaajan palvelimelle.
Hankinnassa ovat mukana Lappeenrannan kaupunkikonserni, Saimaan Tukipalvelut Oy, Ruokolahden kunta, Parikkalan kunta sekä Lappeenrannan seurakuntayhtymä. Saimaan Tukipalvelut Oy on sitoutunut hankintaan (mikäli hankintaa ei keskeytetä hankintalain mukaisesti). Ruokolahden ja Parikkalan kunnilla sekä Lappeenrannan seurakuntayhtymällä on oikeus liittyä hankintaan sopimuskauden aikana.
Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut pyytää tarjousta ruokapalvelujen tuotannonohjausjärjestelmän hankinnasta tämän tarjouspyynnön mukaisesti.
Hankinnassa ovat mukana Lappeenrannan kaupunkikonserni, Saimaan Tukipalvelut Oy, Ruokolahden kunta, Parikkalan kunta sekä Lappeenrannan seurakuntayhtymä. Saimaan Tukipalvelut Oy on sitoutunut hankintaan (mikäli hankintaa ei keskeytetä hankintalain mukaisesti). Ruokolahden ja Parikkalan kunnilla sekä Lappeenrannan seurakuntayhtymällä on oikeus liittyä hankintaan sopimuskauden aikana. Järjestelmän kilpailutuksessa käytetään vertailuarvona Saimaan Tukipalvelut Oy:n käyttöön tulevaa kokonaisuutta. Saimaan Tukipalvelut Oy tuottaa ja toimittaa ruokaa Lappeenrannan ja Imatran alueella päiväkoteihin, kouluihin sekä Eksoten (Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri) alaisiin yksiköihin em. alueilla. Hoivasektorin toiminta käsittää akuutti- ja pitkäaikaishoidon, kotihoidon sekä sosiaali- ja perhepalvelut. Saimaan Tukipalvelut Oy toimii ketjumaisesti siten, että mm. ruokalistat ja reseptiikka sekä hankintasopimukset laaditaan/ohjataan keskitetysti. Tuotannonohjausjärjestelmää käyttää ja ylläpitää kaksi (2) suunnittelijaa. Valmistuskeittiöitä/aluekeittiöitä on tällä hetkellä 18, mutta 1.6.2019 alkaen 15. Pääruoanvalmistusmenetelmä on cook and serve. Palvelukeittiöitä (=jakelukeittiö) on n. 90 ja sairaaloiden/hoitolaitosten osastoja n. 35. Ruokaa valmistetaan n. 20 000 annosta päivittäin.
Hankinnalla haetaan palveluntuottajaa tarjoamaan palveluna tuotannonohjausjärjestelmä tarvittavine varusohjelmistoineen ja lisensseineen sisältäen myös järjestelmän käyttöönoton ja käyttäjien koulutuksen. Tarjousta pyydetään pilvipalveluratkaisusta Software as a Service periaatteella (SaaS), jolloin järjestelmää/ohjelmistoa ei asenneta tilaajan palvelimelle. Toimittaja vastaa tarvittavan palveluresurssin tuottamisesta. Pilvipalvelun toteutuksessa käytetään Saimaan Talous ja Tieto Oy:n palveluväylää, ja toimittaja on velvollinen yhteistyöhön kyseisen toimijan kanssa. Järjestelmä tulee integroida (terveydenhuollon) Effica Lifecaren -järjestelmään ja tämän lisäksi tilaaja pidättää oikeuden hankkia lisähankintana integraation Lappeenrannan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmään. Palvelua tulee voida käyttää laite- ja selainriippumattomasti. Toimittajan tulee tarjouksen yhteydessä selvittää, miten pilvipalvelun käytettävyys ja tietoturva on järjestetty. Hankinnan tarkemmat kriteerit on kirjattu kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit (tarjouspyynnön kohta 11). Tarvittava palvelu on kuvattu käyttätapauskuvauksessa (tarjouspyynnön kohta Muut tiedot). Tarjouspyynnössä pyydetään hankittavalle ohjelmistolle hintoja Hankinnan kriteerit -kohdan mukaisesti. Hintojen tulee pitää sisällään myös järjestelmän tukipalvelut; ohjelmisto- ja versiopäivitykset, käyttöohjeiden yms. muiden teknisten dokumenttien laadinta / ylläpito (päivitys) sekä ohjelmaongelmien ja -virheiden selvittely / korjaaminen. Käyttöönotto- ja koulutuspäivät suunnitellaan ja aikataulutetaan yhdessä tilaajien kanssa. Koulutustilaisuuksien osallistujamäärää ei saa tarjoajan toimesta rajata. Tarjoaja vastaa tarvittavista etäasennuksista ja niiden kustannuksista. Hinnat sisältävät kaikki toiminnan aloittamisen ja ylläpitämisen kustannukset, eikä erillisia matka- tai päivärahoja yms. palveluntarjoajalle makseta.
Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudelliseen edullisuuteen perustuen. Tavoitteena on tehdä hankintapäätös vuoden 2018 lopussa. Järjestelmän käyttöönotto tapahtuisi näin ollen vuoden 2019 alussa.
Sopimus on voimassa neljä (4) vuotta allekirjoittamisesta ilman erillistä irtisanomisaikaa, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kuitenkin enintään niin, että sopimuksen yhtenäinen kesto on yhteensä kymmenen (10) vuotta.
Saimaan Tukipalvelut Oy ja Lappeenrannan kaupunki varaavat mahdollisuuden tilata palveluntuottajalta integraation kaupungin hankkimaan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmään. Integraation mahdolliseen toteutukseen pyydetään sitova tuntihinta tarjouspyynnössä. Tilaaja pidättää oikeuden sopia tehtävästä integraatiosta sen jälkeen, kun Lappeenrannan kaupungin varhaiskasvatuksen vastuualue on tehnyt päätöksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta. Palveluntuottajan on sitouduttava toteuttamaan integraatio yhteistyössä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän palveluntuottajan kanssa, mikäli integraatio hankitaan lisähankintana.