Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-02
Buyer: Stadt Bad Salzuflen
Country: DE
Region: DEA45
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2025-08-06
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Zum Nachweis der Eignung ist mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 30.000 € für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) durchführen.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Eigenerklärung zur Eignung nachzufordern.
Folgende Nachweise sind im Einzelnen zu erbringen:
- Erklärung zur Insolvenz
- Erklärung zu Verfehlungen
- Erklärung zu Steuern
- Erklärung zu Krankenkassen
- Erklärung zu Berufsgenossenschaft
- Erklärung zu Gewerbemeldung
- Erklärung zu Berufsregister
- Erklärung zu Umsatz
- Erklärung zu Haftpflichtversicherung
- Zertifizierung nach ISO 27001
- Zertifizierung nach ISO 9001
- Zertifizierung gemäß BSI oder Einhaltung der technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR Resiscan)
- Nachweis einer Kapazität zur Verarbeitung von bis zu ca. 20.000 Akten.
 Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens im entsprechenden Tätigkeitsbereich von       mindestens 4.000.000 Euro pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren.
- Nachweis über Erfahrungen mit der Verarbeitung von Dokumenten der öffentlichen Verwaltung, insbesondere hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Anforderungen, aus den letzten drei Jahren.
- Nachweis über die Durchführung von drei in Art und Umfang vergleichbaren Digitalisierungsprojekten mit einem Auftragsvolumen von mehr als 200.000 Euro netto innerhalb der letzten drei Jahre.
- Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schaden und Jahr.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Die Stadt Bad Salzuflen beabsichtigt die Digitalisierung der Bauakten. Diese umfassen  ca. 20.000 Bauakten mit insgesamt ca. 2.400.000 Blatt, 81.000 Zeichnungen und 27.000 Seiten gebundene Unterlagen.

Eligibility requirements: Zum Nachweis der Eignung ist mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 30.000 € für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) durchführen.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Eigenerklärung zur Eignung nachzufordern.
Folgende Nachweise sind im Einzelnen zu erbringen:
- Erklärung zur Insolvenz
- Erklärung zu Verfehlungen
- Erklärung zu Steuern
- Erklärung zu Krankenkassen
- Erklärung zu Berufsgenossenschaft
- Erklärung zu Gewerbemeldung
- Erklärung zu Berufsregister
- Erklärung zu Umsatz
- Erklärung zu Haftpflichtversicherung
- Zertifizierung nach ISO 27001
- Zertifizierung nach ISO 9001
- Zertifizierung gemäß BSI oder Einhaltung der technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR Resiscan)
- Nachweis einer Kapazität zur Verarbeitung von bis zu ca. 20.000 Akten.
 Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens im entsprechenden Tätigkeitsbereich von       mindestens 4.000.000 Euro pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren.
- Nachweis über Erfahrungen mit der Verarbeitung von Dokumenten der öffentlichen Verwaltung, insbesondere hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Anforderungen, aus den letzten drei Jahren.
- Nachweis über die Durchführung von drei in Art und Umfang vergleichbaren Digitalisierungsprojekten mit einem Auftragsvolumen von mehr als 200.000 Euro netto innerhalb der letzten drei Jahre.
- Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schaden und Jahr.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Die Stadt Bad Salzuflen beabsichtigt die Digitalisierung der Bauakten. Diese umfassen  ca. 20.000 Bauakten mit insgesamt ca. 2.400.000 Blatt, 81.000 Zeichnungen und 27.000 Seiten gebundene Unterlagen.