Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-29
Buyer: Varde Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72227000: Software integration consultancy services | 72250000: System and support services | 72600000
Submission deadline: 2021-11-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbuddet omhandler Elektronisk sags-og dokumenthåndteringssystem til hele organisationen i Varde Kommune. Varde Kommune ønsker at anskaffe sig en samlet løsning, som understøtter kommunens strategi om digitalt sammenspil via høj effektivitet, smidige og automatiserede arbejdsgange på tværs af kommunens øvrige systemer.
Det ene nuværende system er Acadre fra Formpipe. Acadre anvendes til den brede og tværgående administrative sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt borgersager på helt specifikke fagområder.
Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes primært til borgersager - både manuelle sager og sager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre fagsystemer.
Derfor er det Varde Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.
Blandt ansøgerne, som opfylder dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 4 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages nok konditionsmæssige og egnede ansøgere.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af en samlet vurdering af de modtagne ansøgninger med særligt vægt på teknisk kapacitet - ud fra nedenstående punkter:
Referenceløsningernes sammenlignelighed med den udbudte løsninger, idet følgende parametre vurderes positivt:
- I hvor høj grad referencen er sket til en offentlig kunde som organisatorisk og med lignende arbejdsgange som er sammenlignelig med Ordregivers
- Referenceløsningen er baseret på cloud. Det vurderes positivt, hvis data er placeret på referencekundens eget Tenant
- Referenceløsningen har integration og sammenspil med Microsoft Office 365 (mere procesunderstøttelse og tæt integration til Microsoft Office 365 vurderes
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling jævnfør udbudslovens §61, stk. 1, nr. 1, d - da kontrakten vedrører indkøb af software/materiale, som er i hastig teknologisk udvikling, hvorfor Udbyder ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist til at imødekomme udviklingen og udbyders fremadrettede behov.
Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. Udbudslovens § 142:
Såfremt der er sket væsentlige ændringer i Ansøgers økonomiske situation, skal der oplyses hvorfor og på hvilken måde der er sket ændringer.
Tilbudsgiver skal fremsende mindst 2 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende løsninger leveret eller igangsat inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.