Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-08
Buyer: Aarhus Kommune
Country: DK
Region: DK042
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72211000: Systems and user software programming services
Estimated value: 18612946.8 DKK
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Aarhus Kommune udbyder en Leveringskontrakt af implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service, der kan håndtere 500.000-700.000 enkelttransporter årligt, cirka 3.000 dagligt.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II.

Aarhus Kommune har til hensigt, at indgå Leveringskontrakt med én leverandør.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte opfylder ordregivers behov som beskrevet i:
•	use cases fastsat i bilag 3.
•	optioner fastsat i bilag 3.3
Som grundlag for evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” skal tilbudsgiver udfylde bilag 3.i.
Ved evalueringen tillægges use cases større betydning end optioner.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Implementering af servicen” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Implementering af servicen” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Implementering af servicen” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende:
•	Tidspunktet for Overtagelsesdagen er så tidligt som muligt. 
•	Tilbudsgivers beskrevne plan for implementering sandsynliggør, at tilbudsgiver kan gennemføre en succesfuld implementering til den nye service.
•	Tilbudsgivers fastsatte milepæle og tilknyttede aktiviteter er relevante.
•	De fastsatte tidsrammer og ressourcer for implementeringsplanen er realistiske i forhold til projektets omfang.
•	Tilbudsgivers tilbudte forslag til metoder og værktøjer vurderes egnede i forhold til opgaveløsningen og udførelse af implementeringsplanen.
•	Tilbudsgivers plan for test og prøver i implementeringen omfatter tilstrækkelige testcases for at sikre, at servicen er fyldestgørende implementeret hos Kunden.

Som grundlag for evalueringen af ”Implementering af servicen” skal tilbudsgiver udfylde bilag 6.i.
Ved evalueringen tillægges tidspunktet for Overtagelsesdagen samlet set større betydning end de øvrige anførte punkter.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Organisation og samarbejde” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Organisation og samarbejde” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Organisation og samarbejde” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende:

Samarbejde:
•	Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde er tilpasset og egnet til løsning af aktiviteterne i de relevante styringsgrupper.
•	Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde sandsynliggør, at der ikke vil ske et uforholdsmæssigt stort træk på Kundens ressourcer i forhold til fx mødeafholdelse, krav til Kundens dokumentation af fejl samt øvrige forudsætninger for Kundens medvirken.

Fejlhåndtering:
•	Tilbudsgivers tilgang til håndtering og udbedring af fejl understøtter Kundens behov for hurtig genoprettelse af adgang til servicen med mindst mulig forstyrrelse af Kundens forretning.
•	Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til incident management, hvor det er nemt og hurtigt at identificere en given fejls status for afhjælpning og prioritering.
•	Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til support management, hvor supportanmodninger bliver overvåget og evalueret.
•	Tilbudsgivers rapportering skaber overblik og giver fuldstændigt billede af servicens løbende tilstand og overholdelse af servicemål.   
Som grundlag for evalueringen af ”Organisation og samarbejde” skal tilbudsgiver udfylde bilag 1.i.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær pointmodel, hvor tilbud med den laveste evalueringstekniske pris, får tildelt 10 point, og hvor der gives 0 point ved laveste evalueringstekniske pris + 100 pct.
Point for hvert tilbud udregnes efter følgende formel:
Point = højeste point i skalaen – ((højeste point i skalaen – laveste point i skalaen) / 100 pct.) * (tilbuddets evalueringstekniske pris – laveste evalueringstekniske pris) /laveste evalueringstekniske pris. 

Såfremt et eller flere tilbud ligger uden for spændet laveste evalueringstekniske pris + 100 pct., vil spændet blive udvidet med 10 procentpoint, indtil alle tilbud kan rummes inden for prisspændet.
Som grundlag for evalueringen af ”Pris” skal tilbudsgiver udfylde bilag 4.i, hvori den evalueringstekniske pris fremgår i celle E17 på fanen ”Opsummering”.
I det tilfælde, at der er en Option, som tilbudsgiver ikke kan opfylde, vil Ordregiver evalueringsteknisk korrigere med den dyreste pris blandt øvrige modtagne tilbud for den aktuelle Option, hvorefter en sammenligning af tilbuddene kan færdiggøres.


Winner: Optiruns ApS
Award value: 18612946.8
Number of bids: 3