Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-01-24
Buyer: Landkreis Hildburghausen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2019-02-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen des Landratsamtes Hildburghausen
Der Landkreis Hildburghausen beabsichtigt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Kreisverwaltung in konkreten Projektstrukturen umzusetzen und flächendeckend (derzeit ca. 300 Arbeitsplätze) einzuführen. Der Projektverlauf ergibt sich aus der stufenweisen Einführung pro Fachbereich bzw. Fachdienst. Er wird unterteilt in Setup- und Betriebsphase. Die Betriebsphase und demzufolge die Gewährleistung beginnt mit dem Beginn der Betriebsphase des ersten Fachbereichs die das neue DMSSystem nutzt.
2) Rahmenvertrag zur chargenweisen Abnahme der Leistungen für Arbeitsplätze definierter Sachgebiete/Ämter.
— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als
— Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 Thür VgG),
— Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG)
— Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)
— Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14
— Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind (mit Formblatt 124).
Benennung von 3 vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in
Mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten
Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit
— Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung (keine Vertriebszertifikate|
— Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen,

Eligibility requirements: — Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als Eingetragener Verein (nicht älter als 1.1.2018) — Firmenprofil – Unternehmensdarstellung A) Haupttätigkeit des Unternehmens B) für den Auftraggeber zuständige Niederlassung — Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall — Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 1.1.2018) — Eigenerklärung zu § 123 GWB, — Eigenerklärung AentG, — Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, — Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 Thür VgG), — Ergänzende Vertragsbedingungen zu, — § 12 und §15 ThürVgG – Nachunternehmereinsatz, — § 17 ThürVgG- Kontrollen, — § 18 ThürVgG- Sanktionen, — Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG), — Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG) — Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG) — Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO (Verordnung [EU] 2016-679 vom 27.4.2016)