Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2024-10-10
Buyer: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72262000: Software development services
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2030-02-28

Technical requirements: Der Busbetrieb der BVG (BO-Bereich) verwendet seit 25 Jahren das Tankdatenverwaltungssystem "Lümatic" der Firma Hermann Lümmen GmbH zur Verwaltung der Betankung der Linienomnibusse. Das System bietet wesentliche Funktionen, wie die automatische Datenerfassung zur Rückerstattung der Mineralölsteuer, Überwachung der Kraftstoff- und AdBlue-Mengen, sowie die Kommunikation mit SAP und Fahrzeugherstellern. Außerdem ermöglicht es eine vertropfungsfreie, personallose Betankung mit 100%iger Füllung des Tanks.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an den öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Venrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Nach § 135 GWB: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch denöffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. 2Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 5 /5 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EuropäischenUnion. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Die Lümatik ist unser zentrales System zur Sicherstellung der täglichen Betankung unserer Omnibusflotte. Seit kurzem umfasst es zudem die Verwaltung von Kühlwasser- und Motorölmengen. Neben der Erfassung der täglichen Tankvorgänge werden auch die Kilometerstände der Busse, die Grundlage für Wartungen sind, dokumentiert. Darüber hinaus liefert die Lümatik die Basis für die monatliche Abrechnung sowie für die quartalsweise Rückerstattung der Ökosteuer.

Aufgrund einer notwendigen Serverumstellung wurde ein umfangreiches Software-Update erforderlich. In diesem Zusammenhang wurden alle bisher separat geführten Excel-Anwendungen direkt in die neue Software integriert. Der ursprüngliche Programmieraufwand wurde geschätzt, lag jedoch im Nachhinein deutlich höher. Diese Integration war zwingend notwendig, da die Excel-Dateien mit der neuen Software nicht kompatibel sind und der Einsatz zusätzlicher Excel-Tools im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß ist. Mit den entstandenen Mehrkosten ist die Umstellung der Scripte nun vollständig abgeschlossen.

Aufgrund des großen Umfangs des Updates ist derzeit eine Support-Hotline erforderlich. In einem gemeinsamen Termin mit der Firma Lümmen wurde die Laufzeit dieser Hotline auf 24 Monate begrenzt.

Das Software-Update umfasst u. a.:

Kompatibilität mit Windows Server Versionen 2019 und 2022.
Portierung von aktuell verwendeten, BVG-intern entwickelten Skripten in eine PHP-basierte Lösung, die von der Fa. Lümmen betreut wird, da der bisherige interne Support altersbedingt ausscheidet.
Implementierung und Anpassung von Schnittstellen (z. B. CSV-Export/Import mit SAP und eine "Live"-XML-Schnittstelle ins Betriebshofmanagementsystem der PSI).

Aufgrund des erhöhten Aufwands bei der Anpassung der Skripte und des erweiterten Supports während der Übergangsphase wird ein Nachtrag in Höhe von 177.907,00 Euro erforderlich.


Winner: Hermann Lümmen GmbH
Award value: 177907