Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-06-19
Buyer: 006-E-2501_RV Videokonferenzsystem
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Award criteria: price

Technical requirements: Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen 
des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder der 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wolle, eingehen.
Die Zukunft - Umwelt - Gesellschaft (ZUG) gGmbH (nachfolgend kurz : ZUG oder Auftraggeberin/ AG) beabsichtigt einen zertifizierten Zoom Lizenzgeber/ Handelspartner zur zentralisierten Bereitstellung und Verwaltung aller benötigten Zoom-Lizenzen zu beauftragen. Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen nahtlosen Übergang zwischen auslaufendem Vertrag und neuer Vertragsschließung zu gewährleisten, als auch einen Handelspartner zu ermitteln, welcher uns in der kosteneffizienten und zuverlässigen Aufstellung unseres Zoom-Lizenzportfolios unterstützt. Unsere Vorstellung eines für die ZUG geeigneten Lizenzportfolios entnehmen sie bitte der Tabelle 2. 
Beabsichtigt wird eine Mindestvertragslaufzeit von einem (1) Jahr mit der Möglichkeit zur Verlängerung des Vertrags um 3 x 12 Monate (EVB-IT Cloud Vertrag), maximale Vertragslaufzeit 4 Jahre. 
Der Höchstwert dieser Rahmenvereinbarung beträgt 1.600.000 EUR.
Im Jahr 2021 wurde ein Videokonferenzsystem öffentlich ausgeschrieben. Die Auswertung der Ausschreibung führte zur Bezuschlagung des Kollaborationstools Zoom. Zoom wurde somit seit Juli 2021 als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool für alle Mitarbeitenden der ZUG eingesetzt, um die interne sowie externe Zusammenarbeit zu optimieren und zu gewährleisten. Im Rahmen unserer strategischen Ausrichtung wurde die Lizenzierung für alle Mitarbeitenden über einen Zeitraum von vier Jahren sichergestellt. Dieser Schritt hat wesentlich dazu beigetragen, effiziente Arbeitsprozesse und flexible Kommunikationsmöglichkeiten zu etablieren, die den Anforderungen unserer Arbeitsumgebung gerecht wurden. 
Im Jahr 2023 und 2024 wurde ebenfalls durch öffentliche Ausschreibung eine Cloud-Telefonie Lösung 
ausgeschrieben und führte zum Zuschlag von Zoom Phone.

Die Besonderheit, die hieraus entstand, sind bis Juli 2025 zwei unterschiedliche Handelspartnerverträge. Der Vertrag 1 für die Bereitstellung von Zoom Video, inkl. Eventlizenzierung endet im Juli 2025. Unser Handelspartnervertrag (Vertrag 2) für die Bereitstellung von Zoom Phone endet frühestens im Jahr 2026. 

Eine gründliche wirtschaftliche Betrachtung (Wirtschaftsanalyse) und der Beachtung der Wirtschaftlichkeit als öffentliche Projektträgerin führt uns bei der Neuausschreibung dieses Rahmenvertrags für ein Videokonferenztool zu einer produktscharfen Ausschreibung.

Mit Blick auf die Fortführung und Weiterentwicklung dieses Ansatzes suchen wir nun einen geeigneten Dienstleister zur erneuten Beschaffung und Verwaltung unserer Zoom-Lizenzierung. 
Das bedeutet, wir streben, im Besonderen für Zoom Video, Zoom Veranstaltungen, online Raumbuchung für das Desk-Sharing in unseren Büros und Zoom Phone eine einheitliche Vertragslösung unter dem Dach eines Handelspartnervertrags an. 
Mit Start dieses Vertrags soll unser altes Lizenzportfolio ab dem 23.07.2025 durch ein neues Lizenzportfolio fortgeführt werden.
Beabsichtigt wird eine Mindestvertragslaufzeit von einem (1) Jahr mit der Möglichkeit zur Verlängerung des Vertrags um 3 x 12 Monate (EVB-IT Cloud Vertrag), maximale Vertragslaufzeit 4 Jahre.


Winner: Zukunft - Umwelt - Gesellschaft gGmbH
Number of bids: 1