Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-08
Buyer: Gebäudewirtschaft Ribnitz-Damgarten GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48421000 | 48451000 | 72224100: Systems implementation planning services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2018-01-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Eine Software-as-a-Service ERP-Lösung wird hier zur vollständigen Ersatzanschaffung ausgeschrieben, da die aktuell genutzte Software seitens des Herstellers abgekündigt wurde. Das anzuschaffende System stellt das zentrale EDV-System der Vergabestelle dar und ist somit von zentraler und kritischer Bedeutung. Vorausgesetzt wird daher ein getestetes ERP-System, welches die Prozesse in der Wohnungswirtschaft mit einem angemessenen Arbeitsaufwand abbildet. Der Aufbau soll sowohl die kaufmännische als auch technische Wohnungswirtschaft vollständig abbilden. Die Lösung wird als ständig verfügbare SaaS-Lösung (Software as a Service Lösung) ausgeschrieben. Die Inbetriebnahme soll zum 1.4.2019 erfolgen.
Aufgrund der Komplexität und der angestrebten Funktionalität der anzuschaffenden Lösung und mit Blick auf die Effektivität wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG aus Mainz, konkret „Wodis Sigma SaaS" (Rechenzentrum), oder gleichwertigen Produkten anderer Hersteller beschränkt. Somit wird eine reibungslose und wirtschaftliche Modernisierung der über mehrere Jahre gewachsenen ERP-Landschaft gewährleistet. Einhergehend damit wird sichergestellt, dass seit Jahren etablierte Prozesse nicht unnötig neu definiert und implementiert werden müssen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund von wirtschaftlichen und personellen Überlegungen von entscheidender Bedeutung. Weiter werden dadurch Risiken von Fehlfunktionen und erhöhtem Zeit- und Kostenaufwand minimiert. Diese Vorgehensweise wurde nach einer mehr als 2-jährigen Markterkundung gewählt.
Die Vergabstelle hat das Recht, den Vertrag jeweils um weitere 12 Monate nach Ablauf der Erstvertragslaufzeit zu verlängern.
Um die Prozesse der GBW immer weiter zu digitalisieren, sollen perspektivisch auch mobile Anwendungen eingeführt werden. Art und Umfang der durch die mobilen Anwendungen zu optimierenden Arbeitsabläufe sind zum Zeitpunkt der ERP-Ausschreibung noch nicht klar und werden daher optional ausgeschrieben. Um eine möglichst hohe Effektivität im Hinblick auf die nachgelagerten Prozesse zu erlangen, wird eine integrierte Lösung bevorzugt. Die Sachbearbeiter sollen deutlich entlastet werden. Die mobilen Anwendungen sollten dabei unter anderem die Funktionen der mobilen Wohnungsabnahme, Bestandsdatenpflege sowie Schadensmeldung beinhalten.
Gemäß § 160 Absatz 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nr. 2. §134 Absatz 2 bleibt unberührt.