Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-03-03
Buyer: Vaasan kaupunki, Konsernihallinto
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72200000 | 72590000 | 72600000
Submission deadline: 2020-03-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Vaasan kaupunki pyytää osallistumishakemuksia nopeutetulla neuvottelumenettelyllä toteutettavaan kilpailutukseen, jonka tavoitteena on hankkia ja ottaa käyttöön Vaasan kaupunkikonsernissa uudet ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ja arkisto sekä myyntilaskujärjestelmä. Järjestelmät hankitaan SaaS-palveluna.
Osista A ja B solmitaan erilliset sopimukset. Hankintayksikkö varaa oikeuden yhdistää tarvittaessa hankinnan osat A1 ja A2 samaan sopimukseen.
Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeet täyttävä valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu ostolaskujen käsittelyyn. Hankittava kokonaisuus sisältää vähintään ostolaskujen vastaanoton järjestelmään, ostolaskujen esikirjauksen ja kiertoonlähetyksen, ostolaskujen asiatarkastuksen ja hyväksynnän, ostolaskujen tiliöinnin ja siirron ostoreskontraan (Dynamics AX), sisäisten laskujen ja tositekierron sekä tilaajan tarpeet täyttävät raportointiominaisuudet.
Hankinnan kohteena on arkistointijärjestelmän hankinta tilaajaan käyttöön. Tilaajalla on tarpeena arkistoida dokumentteja useista eri lähdejärjestelmistä (mm. ostolaskut, myyntilaskut, palkanlaskenta, maksuliikenne). Uuden arkistointijärjestelmän käyttöönottovaiheessa pitää siirtää myös nykyisestä arkistointijärjestelmästä aineistot mahdolliseen uuteen järjestelmään.
Osallistumispyynnön liitteenä 3A on luettelo niistä pakollisista toiminnallisista ja muista vaatimuksista, jotka ehdokkaan tarjoamien järjestelmien ja palveluiden tulee täyttää, jotta ehdokkaan osallistumishakemus voidaan hyväksyä ja ehdokas voidaan valita mukaan menettelyyn.
Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot.
Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina siten, että niitä ei voida irtisanoa päättymään ensimmäisen sopimusvuoden (12 kk) aikana.
Aikataulu projektille on äärimmäisen kiireinen, koska kaupungilla nykyisin käytössä olevien järjestelmien ylläpito on irtisanottu päättymään 31.5.2020. Uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit tulee näin ollen saada käyntiin kevään 2020 aikana. Hankintayksiköstä riippumattoman äärimmäisen kiireellisen aikataulun takia mahdollisia neuvotteluja on mahdollista käydä vain rajoitetun määrän toimijoita kanssa. Ehdokkaat valitaan ja rajataan osallistumispyynnössä kuvatuin perustein, mikäli osallistumispyynnön jättäneitä ehdokkaita hankinnan osaan A on enemmän kuin kolme (3).
Tilaaja varaa mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan sopimuksen kohteen toteuttamiseksi tarpeellisia palveluita, ohjelmistoja, ohjelmistopäivityksiä ja laitteita sekä jatkokehitystä, koulutusta, konsultointia ja muita sopimuksen kohteeseen liittyviä asiantuntijapalveluita.
Hankittavien järjestelmien käytön laajentamisessa ja mahdollisessa siirrossa tukipalveluyhtiö Mico Botnia Oy Ab:n (kaupungin in house -yhtiö) käyttöön noudatetaan hankintalain säännöksiä lisähankintoja ja hankintasopimusten muuttamista koskien sekä JIT 2015 - Yleiset ehdot kohtaa 15 Sopimuksen siirto.
Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeet täyttävä valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu myyntilaskutukseen. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää vähintään laskutusaineiston vastaanoton lähdejärjestelmistä ja edelleenlähetyksen laskuoperaattorille (ns. laskutusputki), toistuvaislaskutuksien toiminnallisuudet, myyntilaskujen luonnin manuaalisesti sekä integraation tilaajan myyntireskontraan (Dynamics AX). Järjestelmän tulee mahdollistaa usean eri organisaation laskutuksen.
Osallistumispyynnön liitteenä 3B on luettelo niistä pakollisista toiminnallisista ja muista vaatimuksista, jotka ehdokkaan tarjoaman järjestelmän ja palvelun tulee täyttää, jotta ehdokkaan osallistumishakemus voidaan hyväksyä ja ehdokas voidaan valita mukaan menettelyyn.
Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot.
Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina siten, että niitä ei voida irtisanoa päättymään ensimmäisen sopimusvuoden (12 kk) aikana.

Eligibility requirements: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti.