Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-09-08
Buyer: Koelnmesse GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72500000
Estimated value: 2500000 EUR

Technical requirements: Ziel der Ausschreibung ist die Beauftragung eines Dienstleisters für die Konversion und Transformation des von der Koelnmesse genutzten SAP ECC 6.0 EHP8 zu SAP S/4HANA 2021 oder dann aktueller verfügbarem Release. Die wesentlichen Inhalte des Projektes „Rahmenvertrag S/4HANA Transformation“ sind die S/4HANA Lean Conversion (inkl. Go-Live und Hypercare) und die Durchführung einer Sollkonzeption.
Der Umfang der Tätigkeiten der S/4HANA Lean Conversion wird auf ein technisches Konvertierungsprojekt des bestehenden SAP ECC auf ein SAP S/4HANA System beschränkt. Das Ziel der Lean Conversion ist die Bereitstellung eines produktiven S/4HANA Systems mit den gleichen Funktionalitäten, unterstützten Geschäftsprozessen, Schnittstellen zu peripheren Anwendungen und relevanten (migrierten) Daten, wie das aktuelle SAP ECC. Der Projektumfang beginnt mit der technischen Kopie des SAP ECC und beinhaltet technisch notwendige Konversions-, Transformations-, Migrations- und Implementierungstätigkeiten in Vorbereitung für den produktiven Go-Live des SAP S/4HANA in der Koelnmesse. Technisch notwendige
Tätigkeiten werden als solche definiert, die in Anbetracht einer Umstellung von SAP ECC auf SAP S/4HANA zwingend anfallen, da z. B. Coding, Felder, Strukturen, Schnittstellen, Customer oder User Exits, Customizing o.ä. des SAP-Standards im S/4HANA verändert wurden und somit eine Anpassung der Instanz der Koelnmesse zur Sicherstellung eines lauffähigen S/4HANA Systems für die Koelnmesse notwendig wird. In diesem Kontext wird die Koelnmesse nach derzeitiger Planung keine Veränderungswünsche einreichen.
- Durchführung einer Sollkonzeption Ergänzend schreibt die Koelnmesse eine Sollkonzeption im Kontext der SAP S/4HANA Konversion und Transformation aus. Im Kontext der Sollkonzeption werden folgende Tätigkeiten von dem Bieter erwartet:
b) Erarbeitung von technischen und betrieblichen Modernisierungskonzepten (z.B. Änderungen der IT-Architektur, insbesondere Änderungen an Prozessen, aber auch Änderung an Systemkonfiguration und Customizing, Adaption neuer Module und Addins, Back-to-Standard, Simplification Items)
d) Business Case Vorschlag für die Implementierung eines Modernisierungskonzepts durch den Bieter im Rahmen der S/4HANA Konversion und Transformation
e) Einzelne Modernisierungskonzepte werden durch die Koelnmesse bei dem Bieter zur Umsetzung, Implementierung und Go-Live Vorbereitung beauftragt
f) Unterstützung der Koelnmesse im Projektmanagement diese Changes während der S/4HANA Konversion und Transformation
Der Auftraggeber erfüllt als gewerblich tätiges Unternehmen nicht die Tatbestandsvoraussetzungen eines öffentlichen Auftraggebers. Die Richtlinie und die nationalen Vorschriften (GWB, VgV, EU-VOB/A etc.) finden deshalb keine Anwendung. Die Auftragsbekanntmachung, Anwendung wesentlicher Vergabevorschriften und die ex ante-Transparenzbekanntmachung erfolgen freiwillig. Es wird damit keine Befugnis zur Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens eröffnet oder zugestanden.
Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass er  als gewerblich tätiges Unternehmen nicht die Tatbestandsvoraussetzungen eines öffentlichen Auftraggebers erfüllt. Die vergaberechtlichen Vorschriften finden deshalb keine Anwendung. Die Auftragsbekanntmachung, Anwendung wesentlicher Vergabevorschriften und die ex ante-Transparenzbekanntmachung erfolgen freiwillig. Es wird hierdurch keine Befugnis zur Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens eröffnet oder zugestanden.
Der Vertrag wird gem. § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB nicht vor Ablauf von 10 Kalendertage ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen; wird nicht innerhalb dieser Frist ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet, kann die Wirksamkeit des Vertrages eintreten. Ein Nachprüfungsantrag ist im Übrigen unzulässig, wenn (i) ein erkannter Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb von 10 Tagen gerügt wurde, (ii) ein aufgrund der Auftragsbekanntmachung erkennbarer Verstoß nicht spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder der Angebotsfrist gerügt wurde, (iii) ein erst in den Vergabeunterlagen erkennbarer Verstoß nicht spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder der Angebotsfrist gerügt wurde, (iv) mehr als 15 Kalendertage nach einer vom Auftraggeber mitgeteilten Nichtabhilfe betreffend eine Rüge vergangen sind; es wird hierzu auf § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen.


Winner: BearingPoint GmbH
Award value: 2500000