Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-09-21
Buyer: stad Vilvoorde
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leveren, implementeren, ondersteunen en onderhouden van een facilitair management informatie systeem (FMIS)
De afdeling facilitaire ondersteuning van de stad Vilvoorde omvat de diensten Logistiek, Gebouwen en Vastgoed. Om de werking van deze afdeling te optimaliseren wordt een overheidsopdracht uitgeschreven voor de levering en implementatie van een softwarepakket dat een aantal processen binnen de afdeling moet stroomlijnen.
De focus ligt in eerste instantie op processen binnen de dienst Logistiek, met name het beheren van magazijn- en voorraden en het beheren van uitleningen. In een volgende fase wordt het beheren van gebouwen en patrimonium ten behoeve van de diensten Gebouwen en Vastgoed opgestart.
Daaropvolgend wordt overwogen om bijkomende modules voor het beheren van contracten en van het wagenpark toe te voegen.
De opdracht betreft het leveren, installeren en operationeel maken en houden van een eenvoudig, gebruiksvriendelijk en intuïtief softwarepakket voor de afdeling facilitaire ondersteuning, waarbij functionaliteit, flexibiliteit en interoperabiliteit centraal staan.
Het softwarepakket dient als een cloud-toepassing ter beschikking gesteld te worden en dient (bij voorkeur) van het SAAS-type (Software As A Service) te zijn. De software moet zowel binnen als buiten het netwerk van de stad Vilvoorde te benaderen zijn, vlot te bedienen op verschillende soorten toestellen (desktop-pc, laptop, tablet, smartphone, [...]) en met de verschillende courante besturingssystemen op de markt (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome, […]).
De toepassing moet door verschillende gebruikers gelijktijdig kunnen gebruikt en geraadpleegd worden. Plaatsonafhankelijk werken (vb. via mobiele toestellen) moet mogelijk zijn voor de modules waar dit relevant is.
* Vast gedeelte: deelopdracht 2: beheer uitleningen (feest- en audiovisuele materialen, infoborden, verkeersborden) (2021)
De bedoeling is om de verschillende deelopdrachten of toepassingen gefaseerd over een periode van ongeveer vier jaar te implementeren. De hierboven vermelde timing / fasering is indicatief.
De deelopdrachten worden in principe afzonderlijk en achtereenvolgens besteld. Aan het einde van elke deelopdracht zal de opdrachtgever nagaan of de uitvoering van de opdracht en de fasering nog voldoet aan zijn verwachtingen. Mocht hij dat nodig of wenselijk achten, dan zal de opdrachtgever bijsturen.
De nadruk wordt gelegd op een geïntegreerde, modulair opgebouwde toepassing, die zich reeds in de praktijk bewezen heeft en waarbij de verschillende modules waar nodig in staat moeten zijn om onderling gegevens uit te wisselen en/of te communiceren, opdat elk gegeven slechts één keer geregistreerd hoeft te worden. De toepassing is in staat zich te plooien naar de organisatie en niet omgekeerd.
Leveren, implementeren, ondersteunen en onderhouden van een facilitair management informatie systeem (FMIS)
U kan binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de kennisgeving een vordering tot schorsing indienen bij de Raad van State.
U kan een beroep tot nietigverklaring instellen binnen een termijn van zestig dagen na kennisgeving van de beslissing.
Het verzoekschrift moet ofwel per post aangetekend verzonden worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, ofwel volgens de elektronische procedure ingediend worden op de website http://www.raadvanstate.be/?page=e-procedure&lang=nl.