Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2016-01-08
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. Generalverwaltung, Hofgartenstr. 8, 80539 München.
Gegenstand dieses Vertrages ist die Bereitstellung von Support- und Projektdienstleistungen für das Facility-Management-System „myFM“. Hierbei geht es um Unterstützungsleistungen für die Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) des Auftraggebers, bei der die Pflege und Weiterentwicklung der zentralen webbasierten MySQL-Datenbank der MPG (myFM) angesiedelt sind. Der Auftragnehmer führt für die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) Changes und Projekte durch. Zusätzlich obliegt ihm der Betrieb des myFM-Systems. Das betroffene Software-System des Auftraggebers ist eine Individual-Software nach Open-Source-Standard.
Situation: „myFM“ ist eine Software, die nach den jeweiligen Anforderungen für die MPG entwickelt wurde und wird. Die Anfänge der Software liegen im Jahr 2004. Seitdem hat sich der Funktionsumfang massiv erweitert und über die Jahre auch verändert. Nutzer gibt es in der MPG Generalverwaltung, in verschiedenen Max-Planck-Instituten (MPI) und bei den jeweiligen baubetreuenden Partnern in den jeweiligen Architekturbüros. Die Nutzung des Systems ist ebenfalls mit den Jahren signifikant gewachsen. So sind heute nahezu alle „physischen“ Daten der betreuten Objekte im System gespeichert und werden regelmäßig aktualisiert, die Plan- und Projektdokumentation zu Bauprojekten werden im System gespeichert und historisiert und die Energieverbrauchsdaten werden monatlich zu den entsprechenden Gebäudeteilen und Anlagen angerufen und gespeichert. „iiFM“ ist ein Ingenieurbüro, das sich auf die Qualitätssicherung von Plänen und Gebäudedaten nach dem CAFM-Standard spezialisiert hat. Dazu haben sie die Kernkomponenten der Software „myFM“ eingekauft und weiterentwickelt. Mit diesen Kernkomponenten werden jeweils kundenspezifische Lösungen gefertigt und implementiert. Somit kann die iiFM beide Welten – einerseits die Anforderungen und Abläufe des Fachbereichs und anderseits die Umsetzung und Berücksichtigung der IT-technischen Bedürfnisse – darstellen. Für die MPG ergibt sich daraus eine sehr komplexe Situation: - Das System ist eine komplette Individualentwicklung, außerhalb von iiFM existiert kein KnowHow zu Inhalt und Umfang der Lösung. - Der Kern des Systems gehört der iiFM und wird auch nur von ihr in ihren Lösungen eingesetzt. - Das System ist in die Infrastruktur der Gebäudeleittechnik der Standorte eingebunden. - iiFM ist nicht nur Entwickler und Supporter der Lösung sondern auch Betreiber seit Anbeginn. - Teile des Systems befinden sich noch im fachlichen Rollout. - Durch die Integration und die breite Nutzung kann myFM nicht „in Kürze“ abgelöst werden (ca. 2-4 Jahre Projektlaufzeit). Entscheidendes Alleinstellungsmerkmal für die Vergabe an die iiFM, ist die Kombination aus fachlichen und IT-technischen Know How in Verbindung mit der „individuell“ entwickelten Software und der langjährigen Betriebserfahrung – diese kann nicht egalisiert werden.Es finden sich Wettbewerber mit dem entsprechenden IT-technischen Basis-Knowhow (Windows-Server, Datenmodellierung, PHP, mySQL, Mobile Devices, Gebäudeleittechnik) sowie mit dem entsprechenden fachlichen Know How (CAD-Formate, CAFM-Anforderungen und Umsetzung, Qualitätssicherung). Die Unternehmen sind wie die IiFM im Ingenieurwesen beheimatet und haben sich in Richtung IT weiterentwickelt. Allerdings sind die Lösungen ähnlich einzigartig wie die myFM-Lösung der MPG. Besonders auf IT-technischer Sicht basieren diese Lösungen auf völlig anderen Technologien. Die inhaltliche Betreuung und Weiterentwicklung der vorhandenen Lösung myFM lässt sich nicht abbilden. Ein weiterer „einzigartiger“ Aspekt sind die Eigentumsverhältnisse der Kern-Software-Komponenten. Der MPG sind zwar unlimitierte Benutzungsrechte eingeräumt worden, dies ermöglicht aber noch lange nicht die Weiterentwicklung und ggfs. Fehlerbehebung. Die Kern-Komponenten werden nur vom Eigentümer iiFM eingesetzt und betreut. Daher wurde der Zuschlag im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gemäß § 3 EG Abs. 4 lit. c) VOL/A an die iiFM vergeben.


Winner: iiFM develop Ingenieurbüro für integrierte FM Software Entwicklung
Number of bids: 1