Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2016-05-03
Buyer: Fondimpresa
Country: IT
Region: Roma
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value:  EUR

Technical requirements: Procedura aperta per l'affidamento dei servizi di gestione digitale e di Archiviazione della corrispondenza e dei documenti di Fondimpresa.
L'attività si riferisce alla tenuta e alla gestione dell'archivio pregresso e alla sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente, oggetto del servizio di gestione elettronica della corrispondenza in ingresso, nonché dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa e trasferiti all'archivio di deposito nel periodo di vigenza del contratto al netto degli eventuali documenti distrutti ai sensi del paragrafo 10 del Capitolato tecnico. Il volume stimato dell'archivio pregresso di Fondimpresa è di circa 15 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm, per un totale di circa 1.000 metri lineari, cui si aggiunge ulteriore documentazione archiviata non in faldoni in circa 404 scatole, di lunghezza media ciascuna pari a 50 cm, per un totale di 202 metri lineari, e della sua integrazione con i documenti dell'archivio corrente per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, per un totale stimato nel periodo di esecuzione del contratto di 27 500 faldoni. Tutti i documenti gestiti devono essere archiviati e conservati, a cura dell'aggiudicatario, in locali dedicati, attrezzati secondo le normative vigenti per l'archiviazione, la custodia e la movimentazione degli stessi, che diano adeguate garanzie per igiene, aria, luce naturale, sicurezza ed allocazione, operatività delle postazioni di lavoro degli addetti, nonché, infine, per dotazione di strumentazioni. Per il dettaglio dei requisiti dei locali tecnici si rimanda all'Allegato A del presente Capitolato. L'attività di gestione in hosting dell'archivio comprende:
— progettazione esecutiva del sistema di archiviazione, da redigersi ad avvenuta aggiudicazione e comunque non oltre 15 giorni dalla stipula del contratto;
— ritiro della corrispondenza in ingresso e sua scansione e protocollazione con catalogazione ed archiviazione e conservazione degli originali cartacei;
— ritiro periodico, trasferimento e archiviazione nei locali di conservazione, a seguito di richiesta effettuata da Fondimpresa, in più lotti, ciascuno di almeno 200 faldoni, dei documenti cartacei detenuti da Fondimpresa, per una quantità massima stimata di 10 000 faldoni, prevalentemente raccoglitori di tipo «dox» formato 28,5 cm X 35,5 cm e dorso 10 cm. La presa in carico e il trasporto deve essere fatta in modo da garantire in ogni momento la tracciabilità e la sicurezza del materiale archivistico;
— gestione corrente del patrimonio documentale e consultazione dei documenti archiviati, con consegna della documentazione su prenotazione di Fondimpresa. Nel periodo di esecuzione del contratto, ferma restando la variabilità della prestazione, da eseguire su prenotazione in base alle effettive necessità di Fondimpresa, si stima in tre anni un volume di:
o richieste della documentazione in archivio, con consegna di originali in forma cartacea, (singola ricerca per faldone) pari a circa 3 000 documenti con relativa attività di riconsegna e ricollocazione in archivio previa sigillatura;
o richieste della documentazione in archivio, con consegna in forma elettronica, (singola ricerca per faldone con scansione del documento e invio per e-mail) pari a circa 1 000 documenti;
o scansione dei documenti richiesti con consultazioni con consegna in forma elettronica (singola ricerca per faldone) pari a circa 60 000 fogli.
Tutte le attività di trasporto dei documenti devono essere effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico, all'atto del rilascio di una Nota di Ritiro firmata da personale autorizzato da Fondimpresa, fino al momento della restituzione, all'atto della firma di una Nota di Consegna. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e deterioramento per merci trasportate a mezzo utilizzato dall'affidatario. Inoltre, l'affidatario, nel caso di diverso soggetto rispetto al precedente affidatario S2i Italia Srl in Pomezia (Roma), deve eseguire, dietro pagamento del corrispettivo indicato nel paragrafo 3 del Disciplinare di gara (non incluso nell'importo a base d'asta), il trasferimento nella sede di conservazione del concorrente, con tutte le attività previste dalla progettazione esecutiva di cui al precedente primo punto elenco, dei documenti pregressi dell'archivio di deposito di Fondimpresa stimati in 17 500 faldoni, conservati nei locali del precedente affidatario S2Italia Srl in Pomezia (Roma) di Fondimpresa.
b. Gestione digitale della corrispondenza in ingresso con ritiro dedicato della medesima dalla sede di Fondimpresa (Roma, Via della Ferratella in Laterano 33) o da altro indirizzo indicato.
— prelievo, presso l'indirizzo indicato da Fondimpresa, di tutta la corrispondenza cartacea in ingresso al Fondo, almeno una volta al giorno, entro le ore 9:30 di tutti i giorni feriali (durante il normale orario di lavoro di Fondimpresa). Il materiale contenuto in ciascun contenitore, prima dell'effettivo prelievo e uscita dagli uffici di Fondimpresa, deve essere censito con elenchi descrittivi, al fine di rendere agevole la predisposizione dei documenti di trasporto, l'immagazzinamento e la consultazione nella fase antecedente a rilevazione informatica e l'allocazione definitiva dei contenitori nell'archivio dell'affidatario. Tale documento deve essere firmato dal referente di Fondimpresa e dal referente dell'affidatario di cui una copia deve necessariamente essere consegnata a Fondimpresa. Tutte le attività di trasporto dei documenti saranno effettuate con mezzi messi a disposizione dall'affidatario e devono essere coperte da adeguata polizza assicurativa. Tale polizza deve prevedere la copertura sia del trasporto che della custodia dei documenti, dal momento della presa in carico fino al momento della archiviazione. Deve prevedere l'assicurazione incendio, furto, smarrimento e
— scansione ed acquisizione ottica della corrispondenza prelevata, con tutti i documenti allegati, fatta eccezione di quella non assoggettata al trattamento che dovrà essere restituita a Fondimpresa, con evidenza di quella pervenuta già in copia;
— protocollazione ed archiviazione dei documenti di cui al punto precedente, mediante programma di protocollo conforme alle Linee Guida AIPA (CNIPA oggi DigitPA), e integrato con il sistema di protocollazione informatico di Fondimpresa, residente sui propri server;
— invio elettronico della corrispondenza (tramite il sistema di protocollo informatico di Fondimpresa) e dei documenti ai destinatari interni indicati da Fondimpresa;


Winner: S2i Italia Srl
Number of bids: 12