Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-14
Buyer: Danish Ministry of Defence Acquisition and Logistics Organisation
Country: DK
Region: DK012
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72300000 | 72420000
Estimated value: 41900000 DKK
Submission deadline: 2025-06-11
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Bemærk, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om deltagelse.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).

Det bemærkes, at ansøger kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og de(n) enhed/enheder, som ansøgeren baserer sig på. I så fald skal ansøger sikre sig, at et ESPD fra de(n) enhed(er), som ansøger baserer sig på, fremsendes sammen med ansøgers eget ESPD. Denne/disse enhed(er)s ESPD skal indeholde tilsvarende oplysninger.

En ansøger må kun indgive én anmodning om deltagelse.

Anmodning om deltagelse vedrører samtlige delaftaler. Ansøger kan derfor kun blive opfordret til at afgive tilbud i begge delaftaler.

Ansøger, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende ESPD, jf. udbudslovens § 148, som foreløbig dokumentation for, at deltagerne ikke er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 anførte udelukkelsesgrunde, at ansøger opfylder de fastsatte krav til egnethed, og at ansøger opfylder de fastsatte udvælgelseskriterier. 

Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt ansøger er en sammenslutning (konsortier), skal de deltagere, der ikke indgiver ansøgningen, underskrive deres ESPD-dokument. Eventuelle støttende enheder skal også underskrive ESPD.

Forhandlingsfasen forventes overordnet at forløbe som følger: Efter modtagelse af indledende tilbud, vil der blive afholdt forhandlingsmøder med tilbudsgiverne. Under forhandlingsforløbet kan tilbudsgiverne stille skriftlige spørgsmål om udbudsmaterialet og kontraktgenstanden. Efter forhandlingerne kan FMI udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud. FMI forbeholder sig ret til at tildele aftalen på grundlag af det indledende tilbud eller eventuelle efterfølgende indledende tilbud. Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne.

FMI yder ikke honorar til deltagerne i udbuddet.

Såfremt en ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet skal denne på opfordring afgive støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at denne kan disponere over den nødvendige økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet, og at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver. I mangel af en sådan dokumentation kan FMI ikke tage sådan(ne) enheds/enheders økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet i betragtning. FMI har udarbejdet en skabelon (tilgængelig i det elektroniske udbudssystem), der kan anvendes som erklæring for denne juridiske forpligtelse.
Udbuddet af ODIN2 omfatter en aftale, der består af to (2) delkontrakter: Applikationskontrakten og Driftskontrakten. Applikationskontrakten omfatter udvikling, levering, support og vedligehold af et nyt internetvendt indberetningssystem til Beredskabsstyrelsen (ODIN2) og en IDP, der understøtter adgangsstyring til Beredskabsstyrelsens systemer, idet det nuværende indberetningssystem (ODIN) skal erstattes. Driftskontrakten omfatter drift af ODIN2. Begge delkontrakter vil blive tildelt samme tilbudsgivere. 

Udviklingen af ODIN2 sker efter agil metode i delleverancer efter de fastsatte milepæle i Applikationskontraktens tidsplan og er opdelt i fire delleverancer. Overtagelsesdagen for delleverance 1 og delleverance 2 og transitionsdag for driften er planlagt til den 15. december 2026 med henblik på go-live af ODIN2 den 1. januar 2027. Derefter leveres delleverance 3 og delleverance 4.

Beredskabsstyrelsens nye registrerings- og indberetningssystem ODIN2 (Online Dataregistrering og Indberetning) skal anvendes af de kommunale redningsberedskaber og Beredskabsstyrelsen til at indberette oplysninger om deres kapaciteter og udrykningsaktiviteter til Beredskabsstyrelsen. Formålet med ODIN2 er at generere et nationalt overblik over redningsberedskabernes kapacitet og indsatser i Danmark. ODIN2 skal understøtte både den risikobaserede dimensionering af redningsberedskaberne samt give input til læring i de operationelle aktioner i beredskaberne.
I ESPD’et skal angives en liste over de betydeligste sammenlignelige leverancer (referencer) udført før udløbet af ansøgningsfristen. Ansøgere må ikke angive flere end fem referencer og hver beskrivelsen af en reference må ikke være længere end tre A4-sider skrevet i skrifttype Times New Roman i skriftstørrelse 12, inklusive eventuelle tegninger, billeder, mv. Hvis ansøgere angiver flere end fem referencer vil kun de fem første referencer indgå i evalueringen af udvælgelsen af ansøgere, og hvis beskrivelsen af en reference overskrider tre A4-sider vil kun den del af referencen, der rummes i de tre A4-sider indgå i evalueringen af udvælgelsen af ansøgere. 

Listen bør indeholde en kort beskrivelse af hver leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en tydelig angivelse af, hvilke konkrete dele af leverancerne der ligner den anskaffelse, der er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen, i forhold til den/de delaftaler, som der ansøges om prækvalifikation på. Beskrivelsen bør også indeholde en beskrivelse af ansøgers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancerne. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om dato for leverancerne, leverancernes størrelse/mængde/omfang og værdi samt modtagerne af leverancerne (konkrete navne/lande foretrækkes, men er ikke nødvendige; hvis der ikke anføres lande-specifikke oplysninger, bedes ansøger angive så mange generiske oplysninger som muligt om leverancen).

Ved angivelse af dato for leverancerne bedes ansøger anføre dato for leverancernes start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi den pågældende leverance er udført løbende i henhold til en rammeaftale, aftale på licenser og lignende, bør det anføres i beskrivelsen af leverancen, hvordan datoen er angivet.

Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for ansøgningsfristens udløb, vil indgå i vurderingen af, hvilken ansøger der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer. Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af leverancen, der er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af leverancen ikke er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang osv.) af en løbende leverance (reference), der er udført forud for ansøgningsfristen.

Hvis ansøger baserer sig på en anden/andre enhed(er)s uddannelsesmæssige eller faglige kvalifikationer, eller faglige erfaring i relation til udførelsen af konkrete dele af de i udbudsbekendtgørelsen anførte ydelser, for hvilken ansøger anmoder om prækvalifikation, skal disse konkrete dele af ydelserne udføres af den/de enhed(er), som ansøger baserer sig på.

Udvælgelsen af ansøgere sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer i forhold til den aftale/de anskaffelser, der er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. I relevansvurderingen vil der blive lagt vægt på arten af de tidligere leverancer. Vurderingen vil blive baseret referencelisten i ESPD’et, jf. ovenfor. Det bemærkes, at såfremt de fremsendte oplysninger er uklare eller uforståelige, kan dette blive tillagt negativ betydning ved vurderingen i udvælgelsesprocessen.

FMI vil ved udvælgelsen særligt lægge vægt på følgende:
- At referencerne omfatter levering af lignende type af løsninger
- At referencerne omfatter levering til en kunde, hvis type opgavevaretagelse er sammenlignelig med aktører indenfor beredskabsområdet, fx. Beredskabsstyrelsen, Forsvaret, Politiet, kommunale beredskaber, ambulancetjenester, etc.
- At referencerne vedrører opgaver udført efter agil metode

Ansøger behøver ikke indsende yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet (dvs. de oplysninger, der fremgår af ESPD, anses for tilstrækkelige). FMI forbeholder sig imidlertid ret til at kontakte ansøger og/eller modtagerne af leverancerne for at verificere oplysningerne, herunder de deri anførte datoer for udførelse af leverancerne.
Aftalen indeholder forpligtelser vedrørende arbejdsklausul, CSR-forpligtelser og internationale sanktioner; der henvises til aftalegrundlaget for yderligere oplysninger.
Tildelingskriterierne er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne.

Eligibility requirements: I ESPD’et skal angives en liste over de betydeligste sammenlignelige leverancer (referencer) udført før udløbet af ansøgningsfristen. Ansøgere må ikke angive flere end fem referencer og hver beskrivelsen af en reference må ikke være længere end tre A4-sider skrevet i skrifttype Times New Roman i skriftstørrelse 12, inklusive eventuelle tegninger, billeder, mv. Hvis ansøgere angiver flere end fem referencer vil kun de fem første referencer indgå i evalueringen af udvælgelsen af ansøgere, og hvis beskrivelsen af en reference overskrider tre A4-sider vil kun den del af referencen, der rummes i de tre A4-sider indgå i evalueringen af udvælgelsen af ansøgere. 

Listen bør indeholde en kort beskrivelse af hver leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en tydelig angivelse af, hvilke konkrete dele af leverancerne der ligner den anskaffelse, der er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen, i forhold til den/de delaftaler, som der ansøges om prækvalifikation på. Beskrivelsen bør også indeholde en beskrivelse af ansøgers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancerne. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om dato for leverancerne, leverancernes størrelse/mængde/omfang og værdi samt modtagerne af leverancerne (konkrete navne/lande foretrækkes, men er ikke nødvendige; hvis der ikke anføres lande-specifikke oplysninger, bedes ansøger angive så mange generiske oplysninger som muligt om leverancen).

Ved angivelse af dato for leverancerne bedes ansøger anføre dato for leverancernes start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi den pågældende leverance er udført løbende i henhold til en rammeaftale, aftale på licenser og lignende, bør det anføres i beskrivelsen af leverancen, hvordan datoen er angivet.

Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for ansøgningsfristens udløb, vil indgå i vurderingen af, hvilken ansøger der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer. Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af leverancen, der er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af leverancen ikke er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang osv.) af en løbende leverance (reference), der er udført forud for ansøgningsfristen.

Hvis ansøger baserer sig på en anden/andre enhed(er)s uddannelsesmæssige eller faglige kvalifikationer, eller faglige erfaring i relation til udførelsen af konkrete dele af de i udbudsbekendtgørelsen anførte ydelser, for hvilken ansøger anmoder om prækvalifikation, skal disse konkrete dele af ydelserne udføres af den/de enhed(er), som ansøger baserer sig på.

Udvælgelsen af ansøgere sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer i forhold til den aftale/de anskaffelser, der er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. I relevansvurderingen vil der blive lagt vægt på arten af de tidligere leverancer. Vurderingen vil blive baseret referencelisten i ESPD’et, jf. ovenfor. Det bemærkes, at såfremt de fremsendte oplysninger er uklare eller uforståelige, kan dette blive tillagt negativ betydning ved vurderingen i udvælgelsesprocessen.

FMI vil ved udvælgelsen særligt lægge vægt på følgende:
- At referencerne omfatter levering af lignende type af løsninger
- At referencerne omfatter levering til en kunde, hvis type opgavevaretagelse er sammenlignelig med aktører indenfor beredskabsområdet, fx. Beredskabsstyrelsen, Forsvaret, Politiet, kommunale beredskaber, ambulancetjenester, etc.
- At referencerne vedrører opgaver udført efter agil metode

Ansøger behøver ikke indsende yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet (dvs. de oplysninger, der fremgår af ESPD, anses for tilstrækkelige). FMI forbeholder sig imidlertid ret til at kontakte ansøger og/eller modtagerne af leverancerne for at verificere oplysningerne, herunder de deri anførte datoer for udførelse af leverancerne.
Aftalen indeholder forpligtelser vedrørende arbejdsklausul, CSR-forpligtelser og internationale sanktioner; der henvises til aftalegrundlaget for yderligere oplysninger.
Tildelingskriterierne er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne.
I henhold til klagenævnsloven (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer) skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

En ansøgers klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. § 7, stk. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. 

Øvrige klager skal ifølge § 7, stk. 2, indgives til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en aftale. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af en underretning til de berørte tilbudsgivere om, at en aftale baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere og tilbudsgivere om, at ordregiver har indgået en rammeaftale, jf. udbudslovens § 2, stk. 2, eller § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning om at videreføre aftalen, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. 

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 6, stk. 4. Hvis klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klager endvidere anføre, om der er begæret opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen vejledning om klager er tilgængelig på klagenævnets hjemmeside.
Alle personer, herunder leverandørens medarbejdere og rådgivere, der bistår leverandøren med at opfylde aftalen skal have den fornødne sikkerhedsgodkendelse, i det omfang den pågældende skal håndtere klassificerede oplysninger eller have adgang til et klassificeret område. Leverandøren skal også på virksomhedsniveau have en sikkerhedsgodkendelse. Sikkerhedsgodkendelserne skal være udstedt af Forsvarets Efterretningstjeneste på Til Tjenestebrug (TTJ) eller en sikkerhedsgodkendelse på minimum tilsvarende niveau udstedt af den nationale sikkerhedsmyndighed med ansvar for militærs sikkerhed i det land, der har indgået en sikkerhedsaftale med Danmark. Ved "sikkerhedsaftale" forstås en aftale om gensidig beskyttelse af klassificerede oplysninger. Potentielle ansøgere kan kontakte den nationale sikkerhedsmyndighed med ansvar for militær sikkerhed i det land, hvor de er hjemmehørende, for at få oplysninger om, hvorvidt der findes en sikkerhedsaftale mellem Danmark og det pågældende land. 

Hvis leverandøren består af en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, skal hver enhed i sammenslutningen have den nævnte sikkerhedsgodkendelse på virksomhedsniveau.  

Sikkerhedsgodkendelsen skal opretholdes i hele aftalens løbetid.

Leverandørens underleverandører skal ligeledes have den fornødne sikkerhedsgodkendelse for virksomheden, i det omfang klassificerede oplysninger skal opbevares hos underleverandøren.   

Det er ansøgers eget ansvar at opnå de sikkerhedsgodkendelser, som er krævet for at kunne opfylde aftalen. Yderligere oplysninger om kravene til sikkerhedsgodkendelse vil fremgå af udbudsmaterialet.
Kontrakt vedrørende udvikling, levering, support og vedligehold, samt yderligere ydelser til ODIN2
Levering sker helt eller delvist hos leverandøren.

Winner: Mercell Holding ASA