Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-20
Buyer: Provincie Oost-Vlaanderen
Country: BE
Region: BE231
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71314000: Energy and related services
Submission deadline: 2025-11-20
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Het aanstellen van een externe projectbegeleider voor groepsaankopen zonnepanelen en/of thuisbatterij, (energie)beheersystemen (zoals bv. EMS) en/of andere innovatieve technologieën die als doel hebben energie op te wekken, op te slaan en slim te gebruiken ten behoeve van particulieren, organisaties en bedrijven in Oost-Vlaanderen.

De Provincie Oost-Vlaanderen zoekt een projectbegeleider, die kan instaan voor de begeleiding van de groepsaankoop zonnepanelen en/thuisbatterij, energiebeheersystemen en andere innovatieve technologieën (zoals bv. plug-in zonnepanelen). 

De opdracht neemt aanvang op het ogenblik waarop de inschrijver het aanvangsbevel van het opdrachtgevend bestuur ontvangt, en eindigt automatisch na afloop van de uitvoering van de opdracht. De opdracht kan eventueel verlengd worden, tot 3 maal toe, met telkenmale een nieuwe dienstenopdracht voor de plaatsing van een groepsaankoop. 
De totale looptijd van de opdracht, incl. de verlengingen, kan maximaal 4 procedures tot groepsaankopen omvatten. 
Iedere opdracht wordt geacht voor de duur van 1 kalenderjaar te zijn aangegaan, doch de uitvoering ervan kan deze duur in zekere mate overschrijden wanneer dit voor de volledige finalisering ervan noodzakelijk is.  

De al dan niet verlenging van de opdracht wordt beslist door de Deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen. De opdrachtnemer kan geen enkele aanspraak maken op een schadevergoeding in het geval de opdracht niet verlengd wordt.
Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's: De inschrijver toont aan over een voldoende verzekering te beschikken tegen beroepsaansprakelijkheid voor het uitvoeren van de Opdracht. De inschrijver kan dit aantonen aan de hand van eigen verzekeringen dan wel met de verklaring dat voor deze 
Opdracht een specifieke verzekering bij de gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. De inschrijver voegt een kopie toe van de polissen dan wel een verklaring van een makelaar of verzekeraar dat de specifieke verzekering bij gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. Minimumeisen: Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's: De inschrijver toont aan over een voldoende verzekering te beschikken tegen beroepsaansprakelijkheid voor het uitvoeren van de Opdracht. De inschrijver kan dit aantonen aan de hand van eigen verzekeringen dan wel met de verklaring dat voor deze 
Opdracht een specifieke verzekering bij de gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. De inschrijver voegt een kopie toe van de polissen dan wel een verklaring van een makelaar of verzekeraar dat de specifieke verzekering bij gunning van de Opdracht zal worden afgesloten.
Beroepskwalificaties:
Project organigram + CV (identiteit, beroepskwalificaties, studies, referenties, werkervaring) van het team dat zal worden belast met de uitvoering van de opdracht (zowel uitvoerder als vervanger(s)).  
De inschrijver voorziet minstens 3 personeelsleden voor de projectwerkgroep: 
- 1 verantwoordelijke voor het projectmanagement,  
- 1 verantwoordelijke voor de communicatie en  
- 1 verantwoordelijke voor de helpdesk en de klantenservice.  
Deze personen beschikken over aantoonbare ervaring met betrekking tot de rol die ze in de projectwerkgroep zullen opnemen. De inschrijver toont aan over voldoende personeel te beschikken zodat er steeds één evenwaardige vervanger klaarstaat in geval van onverwachte afwezigheid van de expert door verlet, ziekte of andere. Wie deze vervanger is, wordt aangegeven. 
 
 De inschrijver geeft weer welke personen in de structuur van het project organigram beschikken over de volgende kwalificatie(s) en bijhorende taken zullen opnemen: 
 - projectmanagement;  
- kennis over internationale standaarden inzake milieu en duurzaamheid, arbeidsveiligheid en sociale voorzieningen bij productie van zonnepanelen , thuisbatterijen en bestuurssystemen; 
- kennis over technologie en wetgeving zonne-energieproductie,- opslag én sturing;  
- kennis over website applicaties en e-mailmarketing;  
- helpdesk, 
- expertise inzake klachtenbehandeling;  
- expertise inzake communicatie.   Minimumeisen: Beroepskwalificaties:
Project organigram + CV (identiteit, beroepskwalificaties, studies, referenties, werkervaring) van het team dat zal worden belast met de uitvoering van de opdracht (zowel uitvoerder als vervanger(s)).  
De inschrijver voorziet minstens 3 personeelsleden voor de projectwerkgroep: 
- 1 verantwoordelijke voor het projectmanagement,  
- 1 verantwoordelijke voor de communicatie en  
- 1 verantwoordelijke voor de helpdesk en de klantenservice.  
Deze personen beschikken over aantoonbare ervaring met betrekking tot de rol die ze in de projectwerkgroep zullen opnemen. De inschrijver toont aan over voldoende personeel te beschikken zodat er steeds één evenwaardige vervanger klaarstaat in geval van onverwachte afwezigheid van de expert door verlet, ziekte of andere. Wie deze vervanger is, wordt aangegeven. 
 
 De inschrijver geeft weer welke personen in de structuur van het project organigram beschikken over de volgende kwalificatie(s) en bijhorende taken zullen opnemen: 
 - projectmanagement;  
- kennis over internationale standaarden inzake milieu en duurzaamheid, arbeidsveiligheid en sociale voorzieningen bij productie van zonnepanelen , thuisbatterijen en bestuurssystemen; 
- kennis over technologie en wetgeving zonne-energieproductie,- opslag én sturing;  
- kennis over website applicaties en e-mailmarketing;  
- helpdesk, 
- expertise inzake klachtenbehandeling;  
- expertise inzake communicatie.
Ervaring:
Omdat de Provincie Oost-Vlaanderen met haar initiatieven rond energie een engagement aangaat ten aanzien van haar inwoners hecht ze een groot belang aan bewezen ervaring.  
Om geselecteerd te kunnen worden, moet de inschrijver twee relevante referenties opgeven voor het organiseren van grootschalige groepsaankopen zonnepanelen en opslagtechnologieën (zoals thuisbatterij) en/of energiebeheerssystemen (zoals EMS). ‘Grootschalig’ omdat de Provincie rekent op de relatief grote impact van deze jaarlijkse acties.  
 
Met onze acties de voorbije 3 jaar zijn de volgende aantallen (gemiddeld) behaald: - 10.100 inschrijvingen;  2.100 installaties. Met een recordjaar waar er meer dan 15.000 inschrijvingen werden verwerkt en uiteindelijk meer dan 4.000 installaties werden geplaatst.  
Daarom moet minstens één van deze referenties betrekking hebben op een volledig afgeronde groepsaankoop, met minstens volgende aantallen per jaar:  
- 8.000 inschrijvingen; 
- 2.000 installaties.  
Voor elk van deze referenties geeft de inschrijver volgende informatie op:
• naam en adres van de opdrachtgever;
• contactpersoon bij opdrachtgever; 
• uitvoeringsperiode; 
• beschrijving referentieproject qua product, omvang en complexiteit.  
 Minimumeisen: Ervaring:
Omdat de Provincie Oost-Vlaanderen met haar initiatieven rond energie een engagement aangaat ten aanzien van haar inwoners hecht ze een groot belang aan bewezen ervaring.  
Om geselecteerd te kunnen worden, moet de inschrijver twee relevante referenties opgeven voor het organiseren van grootschalige groepsaankopen zonnepanelen en opslagtechnologieën (zoals thuisbatterij) en/of energiebeheerssystemen (zoals EMS). ‘Grootschalig’ omdat de Provincie rekent op de relatief grote impact van deze jaarlijkse acties.  
 
Met onze acties de voorbije 3 jaar zijn de volgende aantallen (gemiddeld) behaald: - 10.100 inschrijvingen;  2.100 installaties. Met een recordjaar waar er meer dan 15.000 inschrijvingen werden verwerkt en uiteindelijk meer dan 4.000 installaties werden geplaatst.  
Daarom moet minstens één van deze referenties betrekking hebben op een volledig afgeronde groepsaankoop, met minstens volgende aantallen per jaar:  
- 8.000 inschrijvingen; 
- 2.000 installaties.  
Voor elk van deze referenties geeft de inschrijver volgende informatie op:
• naam en adres van de opdrachtgever;
• contactpersoon bij opdrachtgever; 
• uitvoeringsperiode; 
• beschrijving referentieproject qua product, omvang en complexiteit.
* De opdrachtgever zal dmv Telemarc/digiflow volgende controles doen :
- RSZ-schulden
- FOD-fiscale schulden
- KBO- niet-faillissement
- FOD-btw-hoedanigheid

Alvorens over te gaan tot gunning zal de opdrachtgever moeten nagaan of de gekozen inschrijver zich niet in één van volgende uitsluitingssituaties bevindt :
Art. 61 [KB 18/04/2017)
§ 1. Overeenkomstig artikel 67 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 
1° deelneming aan een criminele organisatie; 
2° omkoping; 
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten; 
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme; 
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven. 

Met het oog op de toepassing van deze paragraaf moet de inschrijver een uittreksel uit het strafregister, dat hoogstens 3 maand oud is,  op naam van de firma bij FOD Justitie opvragen en bij de offerte voegen.  
Dit uittreksel kan door rechtspersonen worden opgevraagd via het online contactformulier van FOD Justitie (https://justitie.belgium.be/nl/contacteer_ons) of via email (strafregister@just.fgov.be).


* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.

Eligibility requirements: Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's: De inschrijver toont aan over een voldoende verzekering te beschikken tegen beroepsaansprakelijkheid voor het uitvoeren van de Opdracht. De inschrijver kan dit aantonen aan de hand van eigen verzekeringen dan wel met de verklaring dat voor deze 
Opdracht een specifieke verzekering bij de gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. De inschrijver voegt een kopie toe van de polissen dan wel een verklaring van een makelaar of verzekeraar dat de specifieke verzekering bij gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. Minimumeisen: Bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's: De inschrijver toont aan over een voldoende verzekering te beschikken tegen beroepsaansprakelijkheid voor het uitvoeren van de Opdracht. De inschrijver kan dit aantonen aan de hand van eigen verzekeringen dan wel met de verklaring dat voor deze 
Opdracht een specifieke verzekering bij de gunning van de Opdracht zal worden afgesloten. De inschrijver voegt een kopie toe van de polissen dan wel een verklaring van een makelaar of verzekeraar dat de specifieke verzekering bij gunning van de Opdracht zal worden afgesloten.
Beroepskwalificaties:
Project organigram + CV (identiteit, beroepskwalificaties, studies, referenties, werkervaring) van het team dat zal worden belast met de uitvoering van de opdracht (zowel uitvoerder als vervanger(s)).  
De inschrijver voorziet minstens 3 personeelsleden voor de projectwerkgroep: 
- 1 verantwoordelijke voor het projectmanagement,  
- 1 verantwoordelijke voor de communicatie en  
- 1 verantwoordelijke voor de helpdesk en de klantenservice.  
Deze personen beschikken over aantoonbare ervaring met betrekking tot de rol die ze in de projectwerkgroep zullen opnemen. De inschrijver toont aan over voldoende personeel te beschikken zodat er steeds één evenwaardige vervanger klaarstaat in geval van onverwachte afwezigheid van de expert door verlet, ziekte of andere. Wie deze vervanger is, wordt aangegeven. 
 
 De inschrijver geeft weer welke personen in de structuur van het project organigram beschikken over de volgende kwalificatie(s) en bijhorende taken zullen opnemen: 
 - projectmanagement;  
- kennis over internationale standaarden inzake milieu en duurzaamheid, arbeidsveiligheid en sociale voorzieningen bij productie van zonnepanelen , thuisbatterijen en bestuurssystemen; 
- kennis over technologie en wetgeving zonne-energieproductie,- opslag én sturing;  
- kennis over website applicaties en e-mailmarketing;  
- helpdesk, 
- expertise inzake klachtenbehandeling;  
- expertise inzake communicatie.   Minimumeisen: Beroepskwalificaties:
Project organigram + CV (identiteit, beroepskwalificaties, studies, referenties, werkervaring) van het team dat zal worden belast met de uitvoering van de opdracht (zowel uitvoerder als vervanger(s)).  
De inschrijver voorziet minstens 3 personeelsleden voor de projectwerkgroep: 
- 1 verantwoordelijke voor het projectmanagement,  
- 1 verantwoordelijke voor de communicatie en  
- 1 verantwoordelijke voor de helpdesk en de klantenservice.  
Deze personen beschikken over aantoonbare ervaring met betrekking tot de rol die ze in de projectwerkgroep zullen opnemen. De inschrijver toont aan over voldoende personeel te beschikken zodat er steeds één evenwaardige vervanger klaarstaat in geval van onverwachte afwezigheid van de expert door verlet, ziekte of andere. Wie deze vervanger is, wordt aangegeven. 
 
 De inschrijver geeft weer welke personen in de structuur van het project organigram beschikken over de volgende kwalificatie(s) en bijhorende taken zullen opnemen: 
 - projectmanagement;  
- kennis over internationale standaarden inzake milieu en duurzaamheid, arbeidsveiligheid en sociale voorzieningen bij productie van zonnepanelen , thuisbatterijen en bestuurssystemen; 
- kennis over technologie en wetgeving zonne-energieproductie,- opslag én sturing;  
- kennis over website applicaties en e-mailmarketing;  
- helpdesk, 
- expertise inzake klachtenbehandeling;  
- expertise inzake communicatie.
Ervaring:
Omdat de Provincie Oost-Vlaanderen met haar initiatieven rond energie een engagement aangaat ten aanzien van haar inwoners hecht ze een groot belang aan bewezen ervaring.  
Om geselecteerd te kunnen worden, moet de inschrijver twee relevante referenties opgeven voor het organiseren van grootschalige groepsaankopen zonnepanelen en opslagtechnologieën (zoals thuisbatterij) en/of energiebeheerssystemen (zoals EMS). ‘Grootschalig’ omdat de Provincie rekent op de relatief grote impact van deze jaarlijkse acties.  
 
Met onze acties de voorbije 3 jaar zijn de volgende aantallen (gemiddeld) behaald: - 10.100 inschrijvingen;  2.100 installaties. Met een recordjaar waar er meer dan 15.000 inschrijvingen werden verwerkt en uiteindelijk meer dan 4.000 installaties werden geplaatst.  
Daarom moet minstens één van deze referenties betrekking hebben op een volledig afgeronde groepsaankoop, met minstens volgende aantallen per jaar:  
- 8.000 inschrijvingen; 
- 2.000 installaties.  
Voor elk van deze referenties geeft de inschrijver volgende informatie op:
• naam en adres van de opdrachtgever;
• contactpersoon bij opdrachtgever; 
• uitvoeringsperiode; 
• beschrijving referentieproject qua product, omvang en complexiteit.  
 Minimumeisen: Ervaring:
Omdat de Provincie Oost-Vlaanderen met haar initiatieven rond energie een engagement aangaat ten aanzien van haar inwoners hecht ze een groot belang aan bewezen ervaring.  
Om geselecteerd te kunnen worden, moet de inschrijver twee relevante referenties opgeven voor het organiseren van grootschalige groepsaankopen zonnepanelen en opslagtechnologieën (zoals thuisbatterij) en/of energiebeheerssystemen (zoals EMS). ‘Grootschalig’ omdat de Provincie rekent op de relatief grote impact van deze jaarlijkse acties.  
 
Met onze acties de voorbije 3 jaar zijn de volgende aantallen (gemiddeld) behaald: - 10.100 inschrijvingen;  2.100 installaties. Met een recordjaar waar er meer dan 15.000 inschrijvingen werden verwerkt en uiteindelijk meer dan 4.000 installaties werden geplaatst.  
Daarom moet minstens één van deze referenties betrekking hebben op een volledig afgeronde groepsaankoop, met minstens volgende aantallen per jaar:  
- 8.000 inschrijvingen; 
- 2.000 installaties.  
Voor elk van deze referenties geeft de inschrijver volgende informatie op:
• naam en adres van de opdrachtgever;
• contactpersoon bij opdrachtgever; 
• uitvoeringsperiode; 
• beschrijving referentieproject qua product, omvang en complexiteit.
* De opdrachtgever zal dmv Telemarc/digiflow volgende controles doen :
- RSZ-schulden
- FOD-fiscale schulden
- KBO- niet-faillissement
- FOD-btw-hoedanigheid

Alvorens over te gaan tot gunning zal de opdrachtgever moeten nagaan of de gekozen inschrijver zich niet in één van volgende uitsluitingssituaties bevindt :
Art. 61 [KB 18/04/2017)
§ 1. Overeenkomstig artikel 67 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 
1° deelneming aan een criminele organisatie; 
2° omkoping; 
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten; 
5° witwassen van geld of financiering van terrorisme; 
6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven. 

Met het oog op de toepassing van deze paragraaf moet de inschrijver een uittreksel uit het strafregister, dat hoogstens 3 maand oud is,  op naam van de firma bij FOD Justitie opvragen en bij de offerte voegen.  
Dit uittreksel kan door rechtspersonen worden opgevraagd via het online contactformulier van FOD Justitie (https://justitie.belgium.be/nl/contacteer_ons) of via email (strafregister@just.fgov.be).


* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Borgtocht (een forfaitaire borgtocht van 5 000,00 EUR)
Visie en aanpak
Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Het aanstellen van een externe projectbegeleider voor groepsaankopen zonnepanelen en/of thuisbatterij, (energie)beheersystemen (zoals bv. EMS) en/of andere innovatieve technologieën die als doel hebben energie op te wekken, op te slaan en slim te gebruiken ten behoeve van particulieren, organisaties en bedrijven in Oost-Vlaanderen.

De Provincie Oost-Vlaanderen zoekt een projectbegeleider, die kan instaan voor de begeleiding van de groepsaankoop zonnepanelen en/thuisbatterij, energiebeheersystemen en andere innovatieve technologieën (zoals bv. plug-in zonnepanelen). 

De opdracht neemt aanvang op het ogenblik waarop de inschrijver het aanvangsbevel van het opdrachtgevend bestuur ontvangt, en eindigt automatisch na afloop van de uitvoering van de opdracht. De opdracht kan eventueel verlengd worden, tot 3 maal toe, met telkenmale een nieuwe dienstenopdracht voor de plaatsing van een groepsaankoop. 
De totale looptijd van de opdracht, incl. de verlengingen, kan maximaal 4 procedures tot groepsaankopen omvatten. 
Iedere opdracht wordt geacht voor de duur van 1 kalenderjaar te zijn aangegaan, doch de uitvoering ervan kan deze duur in zekere mate overschrijden wanneer dit voor de volledige finalisering ervan noodzakelijk is.  

De al dan niet verlenging van de opdracht wordt beslist door de Deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen. De opdrachtnemer kan geen enkele aanspraak maken op een schadevergoeding in het geval de opdracht niet verlengd wordt.
Provincie Oost-Vlaanderen
De opdracht bevat drie verlengingen.
De opdracht kan maximaal 3 maal worden verlengd. De al dan niet verlenging wordt beslist door de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen. De opdrachtnemer kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding in het geval de opdracht niet wordt verlengd. 

Na de laatste verlenging zal in ieder geval geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van de opdracht.

Winner: FPS Policy and Support