Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-12-18
Buyer: BELGOPROCESS NV
Country: BE
Region: BE213
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems | 35125300: Security cameras
Submission deadline: 2025-01-20
Award criteria: quality

Technical requirements: Deze opdracht heeft tot doel het afsluiten van een raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om deze 2 keer te verlengen met telkens 2 jaar, met één opdrachtnemer, en omvat het integraal overnemen van het beheer van de huidige beveiligingssystemen en bewakingscamera’s, en het leveren en installeren van nieuwe elektronische beveiligingssystemen en bewakingscamera's (bv. badgecontrole, perimeterdetectie, sleutelkastensysteem, inbraakdetectie, etc.). Ook het onderhoud van deze systemen en bewakingscamera's zullen deel uitmaken van de opdracht.
Knowhow, efficiëntie, ervaring, betrouwbaarheid (Art. 68, §2, 1°)Minimumeisen: 1. Een verklaring of bewijzen inzake maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking. Een geldig ISO 9001-certificaat (of gelijkwaardig) kan worden voorgelegd om dit aan te tonen. Indien andere middelen gebruikt worden, dan dient de kandidaat aan de hand van zijn procedures aan te tonen te beschikken over gelijkaardige werkwijzen op volgende domeinen: 
-	beheer van documenten (werkinstructies, klantspecificaties, …);
-	beheer van de opleidingen en de kwalificaties van zijn personeel;
-	beheer van wijzigingen;
-	het selecteren en kwalificeren van onderaannemers en leveranciers;
-	beheer van klachten en non-conformiteiten;
-	kwaliteitsopvolging en -verbetering; 
-	beheer van (genomen) milieu-inspanningen.
De verklaring of bewijzen inzake maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking worden bij voorkeur door een onafhankelijke instantie geauditeerd.

2. De kandidaat moet beschikken over een geldig VCA**(P)-certificaat of gelijkwaardig. 
Een VCA** of VCA-P-certificaat (Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers) of een gelijkwaardig certificaat moet kunnen aantonen dat de firma en het ingezette personeel voldoen aan de minimumeisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. 
Een VCA*-certificaat (of een gelijkwaardig certificaat) wordt eveneens aanvaard wanneer de kandidaat niet met onderaanneming werkt.
Indien er geen dergelijk attest of certificaat beschikbaar is dient een beschrijving van de interne werkwijze rond VGM te worden aangeleverd. Hierin dient onderstaande cumulatief te worden aangetoond:
	bestaan van een formeel VGM-beleid, incl. strategie om de aspecten ervan binnen het bedrijf te communiceren
	aanwezigheid van een preventieadviseur met voldoende slagkracht binnen de organisatie (kan worden aangetoond via organogram, omschrijving van de werking en middelen van de preventieadviseur, relevante interne instructies, …)
	bestaan van vooraf gemaakte risicoanalyses voor risicovolle taken 
	praktijk van systematisch uitvoeren van risicoanalyses met betrekking tot het individu, de werkpost en de organisatie en de borging daarvan
	dat voldoende en adequate PBM’s ter beschikking gesteld worden die het uitvoeren van de werkzaamheden op een veilige manier mogelijk maken 
	dat er een vormingsprogramma voor medewerkers bestaat i.z. veilig werken
	werkafspraken rond verzamelen, opslaan en afvoeren van afval en gevaarlijke stoffen
	interne procedure voor optreden in geval van noodsituaties

3. Gezien het technisch bestek een nucleair gecategoriseerd document betreft, dient de kandidaat op het ogenblik van de selectie organisatorisch en procedurematig bij machte te zijn om de opgelegde werkwijze voor gecategoriseerde documenten te volgen.
Bij zijn kandidatuurstelling moet de kandidaat minimaal de hieronder beschreven bewijsstukken toevoegen, die conformiteit aantonen op vlak van organisatie en op vlak van personeel voor diegenen die met dit dossier in aanraking komen, en dient hij de aanbestedende overheid toe te laten dit te auditeren.  
Volgende documenten leveren voldoende bewijs (zie 1.13.2 voor meer toelichting):
•	Instructie of procedure voor het werken geclassificeerde/gecategoriseerde documenten, minimaal op het niveau vertrouwelijk-NUC  EN
•	Bewijs van veiligheidsmachtiging – NVO (of gelijkwaardig), niveau geheim en dit zowel voor de personen als de rechtspersoon. Dit bewijs dient te vermelden dat de rechtspersoon op de betrokken maatschappelijke zetel beschikt over een door NVO goedgekeurde beveiligingsinstallatie voor het bewaren van geclassificeerde informatie.
Referenties en ervaring (Art. 68, §4, 1°)Minimumeisen: Een lijst met minimaal twee (2) gelijkaardige* en gelijkwaardige (**) opdrachten die gedurende de afgelopen periode van drie (3) jaar werden uitgevoerd – of nog in uitvoering zijn, te rekenen vanaf de limietdatum voor indiening van de aanvragen tot deelneming, met vermelding van het bestelbedrag, een omschrijving van de prestaties, de start- en einddatum van het betreffende contract, de naam van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren en de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke van het contract die gecontacteerd mag worden om de referentie te verifiëren. 
*Als gelijkaardige referenties worden beschouwd: opdrachten waarin volgende geïnstalleerde beveiligingstechnologieën werden geïnstalleerd en onderhouden:
o	inbraakdetectiesysteem (IDS)
o	toegangscontrolesysteem (ACS)
o	perimeterdetectiesysteem hekdetectie (PID)
o	perimeterdetectiesysteem Thermische Camera’s met video content analysis (PID)
o	video bewakingssysteem (VSS)
o	sleutelbeheersysteem (KMS)
o	beveiliging beheersysteem (SMS)
**Als gelijkwaardige referenties worden beschouwd: opdrachten of referenties met een jaarlijks gerealiseerde opdrachtwaarde van minimum € 175.000,00 excl. btw.

Bovenstaande kan aangetoond worden door het aanleveren van attesten van goede uitvoering.
Jaarrekeningen
De aanbestedende overheid zal de jaarrekeningen van de kandidaten in detail analyseren met behulp van Companyweb. De kandidaat voegt hiertoe de 3 recentste afgesloten of neergelegde jaarrekeningen toe aan zijn aanvraag tot deelneming. In toepassing van artikel 73§4 wet overheidsopdrachten dient de Belgische kandidaat de jaarrekening niet bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen.Minimumeisen: De kandidaat dient aan volgende criteria te beantwoorden:
-	De verhouding tussen de geraamde waarde van de opdracht, in het eerste jaar waarbij de implementatie moet gebeuren (€ 400.000,00), ten opzichte van de totale omzet van de kandidaat in de laatst neergelegde jaarrekening mag niet hoger zijn dan 50%. 
-	Het rendement van het totaal vermogen dient in de laatste neergelegde jaarrekening positief te zijn. Indien negatief, dient dit rendement gemiddeld positief te zijn over de drie laatste neergelegde jaarrekeningen. Indien negatief, dient de kandidaat in de laatst neergelegde jaarrekening te beschikken over een eigen vermogen dat groter is dan de helft van het kapitaal van de onderneming;
-	De operationele cashflow dient hetzij in de laatste neergelegde jaarrekening van het recentste afgesloten boekjaar positief te zijn, hetzij over de drie laatste neergelegde jaarrekeningen van de recentste 3 boekjaren gemiddeld positief te zijn. Onder de operationele cashflow wordt de berekeningswijze verstaan zoals opgenomen in het handboek ‘Financiële analyse van de onderneming’ door Hubert Ooghe, Heidi VanderBauwhede en Charles Van Wymeersch). De exacte berekeningswijze vindt u in bijlage.
-	De verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen dient hetzij in de laatste neergelegde jaarrekening positief te zijn, hetzij over de drie laatste goedgekeurde jaarrekeningen gemiddeld positief te zijn.

Enkel kandidaten met voldoende financiële en economische draagkracht, die voldoen aan deze vier criteria, zullen geselecteerd worden.

Wanneer de kandidaat een samenwerkingsverband betreft of wanneer de kandidaat een beroep doet op de draagkracht van een derde entiteit, wordt de jaaromzet van de betreffende ondernemingen gecumuleerd. Het is m.a.w. niet vereist dat (minstens) één onderneming op zichzelf een jaaromzet aantoont die bedoeld niveau bereikt.
Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)


Winner: FPS Policy and Support