Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-26
Buyer: "PKP Intercity" S.A.
Country: PL
Region: PL911
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 55110000 | 60112000 | 60400000: Air transport services | 63500000 | 63510000
Submission deadline: 2025-09-22
Award criteria: price

Technical requirements: art. 108 ust. 1 pkt 1 Ustawy Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 2 Ustawy Pzp, art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
art. 108 ust. 1 pkt 3 Ustawy Pzp i art. 109 ust. 1 pkt 1 Ustawy Pzp
1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa Zamawiającego w zakresie organizacji podróży służbowych krajowych i zagranicznych, obejmująca usługi: rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych w kraju i za granicą, rezerwacji, zakupu, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych na przeloty krajowe i międzynarodowe, zagranicznych biletów kolejowych, zagranicznych biletów autobusowych, pośrednictwa wizowego, oraz wynajmu samochodów (w tym wraz z kierowcą) dla pracowników Zamawiającego.
2. Poprzez podróże służbowe należy rozumieć zarówno podróże służbowe pracownika w rozumieniu przepisów prawa pracy, jak również podróże osoby niebędącej pracownikiem, o ile są zlecane przez Zamawiającego i są realizowane przez taką osobę w interesie i na rzecz Zamawiającego w związku z łączącym ich stosunkiem prawnym lub organizacyjnym (np. kontrakt menedżerski, członkowie Zarządu, Rady Nadzorczej, zleceniobiorca, pracownik tymczasowy).
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 w do Specyfikacji Warunków Zamówienia dotyczącej niniejszego postępowania (zwanej dalej "SWZ"), opublikowanej na platformie zakupowej Zamawiającego https://pkpintercity.eb2b.com.pl).
Wykonawca musi wykazać, że posiada aktualny certyfikat przynależności IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Przewoźników Powietrznych) lub ważne świadectwo akredytacji IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Przewoźników Powietrznych) uprawniający/e do świadczenia usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA.
Wykonawca musi wykazać, że posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 1.000.000,00 zł (słownie: jeden milion złotych). 
W przypadku wykazania się posiadaniem ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej określającym sumę gwarancyjną w innej walucie niż PLN, przeliczenie tych wartości na PLN nastąpi po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu opublikowania ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W przypadku gdy w tym dniu NBP nie opublikuje tabeli kursów średnich, Zamawiający przyjmie jako podstawę kurs z tabeli kursów średnich opublikowanych w dniu najbliższym po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Eligibility requirements: Wykonawca musi wykazać, że posiada aktualny certyfikat przynależności IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Przewoźników Powietrznych) lub ważne świadectwo akredytacji IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Przewoźników Powietrznych) uprawniający/e do świadczenia usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej IATA.
Wykonawca musi wykazać, że posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 1.000.000,00 zł (słownie: jeden milion złotych). 
W przypadku wykazania się posiadaniem ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej określającym sumę gwarancyjną w innej walucie niż PLN, przeliczenie tych wartości na PLN nastąpi po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu opublikowania ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W przypadku gdy w tym dniu NBP nie opublikuje tabeli kursów średnich, Zamawiający przyjmie jako podstawę kurs z tabeli kursów średnich opublikowanych w dniu najbliższym po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje co najmniej dwie umowy, których przedmiotem było świadczenie obsługi podróży służbowych, o łącznej wartości usług w ramach każdej umowy nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł netto (słownie: milion złotych), przy czym:
	jako obsługę podróży służbowych rozumie się łącznie (w ramach danej umowy) minimum: rezerwację, zakup, wystawianie i dostarczanie biletów lotniczych na przeloty krajowe i międzynarodowe oraz rezerwację i zakup miejsc noclegowych w kraju i za granicą,
	wskazaną powyżej wartość netto należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę usługi w ramach opłat transakcyjnych, jak i wartość zakupionych usług (cen noclegów, biletów lotniczych itp.),
	jeżeli Wykonawca w dacie składania oferty wykonuje zamówienie, o którym mowa w niniejszym warunku, wskazany tam warunek uznaje się za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert łączna wartość części wykonanych usług jest nie niższa niż wskazana powyżej, 
	w przypadku wykazania się usługą w walucie innej niż PLN, w celu oceny spełnienia warunku określonego powyżej, Zamawiający dokona przeliczenia wartości podanych w walucie innej niż PLN po kursie średnim ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu opublikowania ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W przypadku gdy w tym dniu NBP nie opublikuje tabeli kursów średnich, Zamawiający przyjmie jako podstawę kurs z tabeli kursów średnich opublikowanych w dniu najbliższym po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Wykonawca musi wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej trzema osobami, z których każda posiada co najmniej 2-letnie doświadczenie w rezerwacji miejsc hotelowych, w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych oraz pośredniczeniu w organizowaniu wiz.
Zamawiający wymaga złożenia – w terminie składania ofert – przedmiotowego środka dowodowego w postaci oświadczenia Wykonawcy w zakresie potwierdzenia zgodności platformy do składania zamówień – którą Wykonawca udostępni w ramach realizacji zamówienia – z wymaganiami Zamawiającego wskazanymi w Załączniku nr 1 do SWZ. Ponadto Wykonawca będzie obowiązany do przedstawienia prezentacji w tym zakresie na zasadach określonych w SWZ.
1. Wykonawca obowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości 50 000,00 PLN. 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej z form lub w formach określonych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp. 3. Wykonawca zobowiązany będzie przed zawarciem umowy do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 2 % ceny brutto oferty odpowiadającej wartości brutto umowy. 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno zostać wniesione w jednej z form lub w formach określonych w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp.
Warunki realizacji zamówienia Zamawiający określił w Projektowanych postanowieniach umowy wraz z załącznikami stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.
Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający kierować się będzie kryterium: cena oferta - waga 100%
1. Wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli mają lub mieli interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX tej ustawy. 
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 
3. Odwołanie przysługuje na: 1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy; 3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany. 
4. Odwołanie zawiera: 1) imię i nazwisko albo nazwę, miejsce zamieszkania albo siedzibę, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej odwołującego oraz imię i nazwisko przedstawiciela (przedstawicieli); 2) nazwę i siedzibę zamawiającego, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej zamawiającego; 3) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub NIP odwołującego będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania albo posiada go nie mając takiego obowiązku; 4) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP odwołującego niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania; 5) określenie przedmiotu zamówienia; 6) wskazanie numeru ogłoszenia w przypadku zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 7) wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, lub wskazanie zaniechania przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy; 8) zwięzłe przedstawienie zarzutów; 9) żądanie co do sposobu rozstrzygnięcia odwołania; 10) wskazanie okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie odwołania oraz dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności; 11) podpis odwołującego albo jego przedstawiciela lub przedstawicieli; 12) wykaz załączników. 
5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej: 1) w terminie 10 dni od dnia przesłania wykonawcy informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przesłana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób; 2) w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej – wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia; 3) w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia – wobec czynności innych niż określone w pkt 1–2, jak również w terminach określonych w art. 515 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp.
1. Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego. 
2. Otwarcie ofert jest jawne i Wykonawcy mogą je obserwować poprzez aplikację MS
Teams (szczegóły zawarte zostały w SWZ). 
3. Najpóźniej przed otwarciem ofert, Zamawiający udostępni na platformie informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Winner: Publications Office of the European Union