Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-09
Buyer: Provincie Overijssel
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-02-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
De provincie Overijssel maakt voor haar financiële informatievoorziening gebruik van SAP ERP 6.8 op een HANA database. Het volledige SAP landschap wordt gehost door myBrand. Binnen de ERP omgeving wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de modules FI,CO, PS en MM. Daarnaast heeft de provincie de P2P suite van Avelon in gebruik voor de ondersteuning van het Purchase to Pay proces en E-Verbinding voor het versturen van e-facturen. Dit landschap is in 2017 greenfield geïmplementeerd. Medio november 2021 is gestart met het project voor de conversie naar S/4HANA met als doel een livegang op 8 mei 2022.
Middels deze aanbesteding verwacht de provincie één partner te vinden voor de implementatie van SAP Funds Management welke dient te starten na livegang van S/4HANA. Daarnaast bestaat deze opdracht uit een support abonnement voor SAP Finance en de mogelijkheid om in de toekomst met de gecontracteerde partij als “preferred-supplier” nieuwe projecten te doen op het gebied van SAP Finance.
Na de livegang van S/4HANA wenst de provincie Funds Management te implementeren met als doel om genoemde knelpunten op te lossen. Om dit te bereiken dienen met het inrichten van Funds Management de volgende resultaten te worden bereikt (scope project): 1. Real time integraal budgetinzicht (budget, besteed, verplicht/recht, restant). Zowel op het laagste nivo als ook opgerold tot de verschillende rapportagenivo’s (huidige kostenplaats hiërarchieën). Inclusief inzicht in de onderliggende details. 2. Real time integraal inzicht in stand van reserves, voorzieningen en doeluitkeringen • Stand 1-1-boekjaar, toevoegingen in het jaar, onttrekkingen in het jaar, stand huidig 3. Gebruik van de standaard Funds Management begrotingsfunctionaliteit voor vastlegging van begrotingscijfers conform het proces zoals beschreven bij “huidige situatie” • zonder workflow goedkeuring. (dit moet in de toekomst wel mogelijk zijn) 4. Eenvoudigere vervaardiging van de iv3 rapportage voor begroting en rekening. Voor de opbouw van deze verplichte iV3 rapportage zie, https://www.cbs.nl/nl-nl/deelnemers-enquetes/deelnemers-enquetes/decentrale-overheden/kredo-overheden/provincie/iv3-model/iv3/iv3-model-provincies-2021. Bij de downloads is het verplichte model te vinden. Het gaat hierbij om vulling van de tabbladen “Verdelingsmatrix lasten”, “Verdelingsmatrix baten” en “Balansstanden”. De vulling van de afzonderlijke cellen uit deze tabbladen dient gehaald te kunnen worden uit de Funds Management tabellen middels een download naar Excel. De vulling dient 1 op 1 overgenomen te kunnen worden uit de Excel download of middels eenvoudige Excel formules geconsolideerd te kunnen worden tot het benodigde niveau. 5. Administratie van toekomstige vorderingen (begrote inkomsten) 6. Aanpassen van bestaande koppeling t.b.v. Pepperflow. Dit is een P&C oplossing waarmee de formele P&C documenten worden gemaakt. Hierbinnen wordt financiële data uit SAP gebruikt.
Na afloop van voornoemde looptijd wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd met telkens één (1) jaar. De Overeenkomst kan onbeperkt worden verlengd.
Een inschrijver die het niet eens is met de gunningbeslissing kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na dag van verzending van de gunningbeslissing een civiel kortgeding of spoedvoorziening aanspannen door een correcte betekening van een dagvaarding op het adres van opdrachtgever. Dit is een fatale termijn wat betekent dat een inschrijver zijn recht verliest om geschillen over de gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer hij een geschil later dan deze 20 dagen aanhangig maakt.
Wanneer een inschrijver niet, niet tijdig of niet correct een (kortgeding)dagvaarding aan de opdrachtgever betekent, dan gaat opdrachtgever er vanuit dat deze inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de gunningsbeslissing of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen. Hij is dan niet ontvankelijk in zijn vorderingen. Dat betekent ook dat hij zijn rechten heeft verwerkt om in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
Als er een kortgeding aanhangig is gemaakt, gaat de opdrachtgever niet over tot gunning, tenzij onverwijlde spoed dit noodzakelijk maakt. De inschrijver stuurt een kopie van de dagvaarding zo snel mogelijk naar inkoop@ssc-ons.nl