Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-10-30
Buyer: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Country: NL
Region: NL221
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30213000 | 30230000 | 32250000 | 72100000
Submission deadline: 2025-01-16
Award criteria: price, quality

Technical requirements: De aanbesteding vindt plaats conform de “Europese openbare procedure” als bedoeld in de Aanbestedingswet 2012.  Gunning vindt plaats op basis van de Beste Prijs - Kwaliteit Verhouding (BPKV). De prijs telt voor 20% mee en de kwaliteit voor 80%. Meer informatie hierover leest u in het Beschrijvend Document onder hoofdstuk ‘Gunning’
De gemeente wil in verband met het bereiken van de maximale opdrachtwaarde van de huidige raamovereenkomst middels deze aanbesteding een nieuwe raamovereenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor het leveren van werkplekapparatuur, inclusief mobiele telefoons, randapparatuur, accessoires en daarmee samenhangende diensten De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het geraamde bedrag zoals vermeld in het Beschrijvend Document bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding en daaruit voortvloeiende raamovereenkomst van € 7.500.000,-.
Inschrijver vermeldt in het prijsformulier (bijlage 6) een opslagpercentage op de te leveren werkplekapparatuur, randapparatuur en accessoires. Tenzij expliciet anders vermeld in het Programma van Eisen zijn in het opslagpercentage alle kosten verrekend die de levering van producten aan de gemeente en de in de aanbestedingsdocumenten beschreven dienstverlening door Opdrachtnemer mogelijk maken. Buiten het opslagpercentage vallen in ieder geval de kosten voor installatie van apparatuur op de werkplek, het duurzaam afvoeren van niet meer in gebruik zijnde apparatuur, leveringskosten van apparatuur op huisadressen van werknemers en reparaties van producten waarop geen garantie (meer) van toepassing is. Opdrachtnemer hanteert altijd marktconforme prijzen in zijn aanbiedingen voor dienstverlening waarvan de kosten niet in het opslagpercentage vallen.

Het ingediende opslagpercentage zoals ingevuld door inschrijver in de bijlage prijsformulier staat vast, is geldend voor de gehele looptijd van de raamovereenkomst en is inclusief alle kosten conform het programma van eisen en kosten zoals administratie, overhead, materiaal, reis- verblijf, verzekeringen, transport, belastingen (excl. btw), heffingen, kosten voor overleg en et cetera. In het programma van eisen staat tevens beschreven welke kosten niet in het opslagpercentage inbegrepen zijn. Voor de opslag op de inkoopprijs geldt een minimum opslag van 0% en een maximum opslag van 5%. Voor het ingediende opslagpercentage wordt het aantal punten naar rato toegekend op basis van een lineaire schaal met behulp van de volgende formule:

20 – (4 x X) = aantal behaalde punten 
X is het ingevulde opslagpercentage 

Let op: Inschrijvingen met een percentage lager dan 0% of hoger dan 5% zullen worden uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbesteding.

Het opslagpercentage mag maximaal twee cijfers achter de komma bevatten. Ingediende opslagpercentages met meer dan twee cijfers achter de komma zullen worden afgerond naar twee cijfers achter de komma. Het aantal behaalde punten op het onderdeel prijs zal eveneens worden afgerond tot maximaal twee cijfers achter de komma.
Opdrachtgever wil de mogelijkheid hebben om naast het opvragen van offertes per e-mail ook bestellingen te kunnen plaatsen via een digitaal bestelsysteem. Het bestelproces via het digitaal bestelsysteem dient eenvoudig en efficiënt te kunnen worden uitgevoerd. Inschrijver geeft antwoord op de volgende vragen:
•	Hoe werkt het bestelproces?
•	Hoe wordt geborgd dat het volledige productaanbod van Inschrijver binnen de zoekfunctie te vinden is?
•	Is het mogelijk om te zoeken op Nederlandstalige productnamen (kabel / cable)?
•	Hoe kunnen een USB-C verlengkabel van 1 meter lang en een product naar keuze van Inschrijver gevonden worden via de zoekfunctie? Inschrijver laat dit zien aan de hand van een MP4-filmpje (screencapture) van maximaal 2 minuten of aan de hand van screenshots waarbij maximaal 4 pagina's mogen worden benut.
•	Welke informatie geeft het digitaal bestelsysteem over te bestellen producten? Bijvoorbeeld aantal op voorraad, prijs, levertijd, mogelijkheid producten te vergelijken.
•	Op welke wijze worden bestellingen die buiten het digitaal bestelsysteem om zijn gedaan (via offerteaanvraag per e-mail) zichtbaar in het digitaal bestelsysteem?
•	Welke mogelijkheden heeft Opdrachtgever om zelf het digitaal bestelsysteem in te richten? Bijvoorbeeld een kernassortiment aanleggen van vaker bestelde producten ten behoeve van herhaalbestellingen, inlogaccounts voor werknemers aanmaken.
•	Welke overzichten zijn te raadplegen in het digitaal bestelsysteem? Bijvoorbeeld overzicht bestelhistorie, lopende bestellingen.

Bij de beoordeling wordt gelet op de volgende aspecten:
•	De mate waarin de beschrijving volledig en concreet is.
•	De mate waarin wordt aangetoond dat het digitaal bestelsysteem gebruiksvriendelijk en overzichtelijk werkt (intuïtieve werkbaarheid, vindbaarheid producten, inzage status bestellingen).
•	De mate waarin wordt aangetoond dat het bestelproces efficiënt kan worden uitgevoerd.
Werkplekapparatuur is onmisbaar voor de uitvoering van de werkzaamheden van de eigen medewerkers. Het is voor Opdrachtgever daarom van belang dat Opdrachtnemer de door Opdrachtgever benodigde producten kan leveren, tijdig kan leveren en in voorkomende gevallen ook in grote aantallen (>100) tijdig kan leveren. Inschrijver geeft antwoord op de volgende vragen:
•	Op welke wijze borgt Inschrijver dat de bij Opdrachtnemer in gebruik zijnde merken (Apple, BakkerElkhuizen, Dell, Fairphone, Fujitsu, HP, Lenovo, Logitech, Newstar, Philips, Poly, Samsung, Sennheiser, Tp-link en Wacom) en kwalitatief hoogwaardige, niet merkgebonden producten als kabels en accessoires (bijvoorbeeld hoesjes) gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst kan leveren, ook in grote aantallen?
•	Welke drie belangrijke risico’s ziet Inschrijver bij het leveren van producten en hoe beperkt Inschrijver deze zoveel mogelijk?
•	Welk proces hanteert Inschrijver wanneer de levertijd van een besteld product te lang blijkt voor Opdrachtgever?
•	Hoe voorkomt Inschrijver dat producten Dead On Arrival afgeleverd worden?
•	Welke maatregelen neemt Inschrijver om te voorkomen dat het door Inschrijver labelen van producten en het aanleveren van gegevens ten behoeve van het CMDB de totale levertijd zo weinig mogelijk vertraagt? 

Bij de beoordeling wordt gelet op de volgende aspecten:
•	De mate waarin de beschrijving volledig en concreet is.
•	De mate waarin Inschrijver aantoont de gewenste producten te kunnen leveren, schadevrij en zonder lange levertijd.