Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-01
Buyer: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30132000 | 30238000 | 48781000 | 50312600 | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2021-10-28
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Erneuerung und Erweiterung der RFID-Technik an 28 (+2) Bibliotheksstandorten des Verbundes der Öffentlichen Bibliotheken Berlins (VÖBB) in Berlin: Systemlieferung von Rückgabe- und Sortieranlagen (Hard- und Software), Überlassung einer Administrationssoftware, Herbeiführung der System-Betriebsbereitschaft (z.B. Aufstellung, Installation, Konfiguration und Integration), Abbau und Entsorgung der Altgeräte, Schulungen sowie anschließende Systemserviceleistungen für einen Zeitraum von bis zu 96 Monaten (Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der System-Betriebsbereitschaft, Instandhaltung und Instandsetzung der Hardware, Überlassung neuer Programmstände, Softwarepflege, erweiterte Serviceleistungen und Softwareentwicklungsleistungen).
Systemlieferungsvertrag über ca. 66 Rückgabeautomaten (46 für Innenrückgabe, 20 für Außenrückgabe) und ca. 77 Sortieranlagen/-module (inkl. Zubehör wie Transportbänder und ca. 153 Sortierziele/Bins sowie ca. 82 Ersatzbins) einschließlich Überlassung einer Administrationsplattform/-software zur Administration der Geräte. Die Anzahl der zu realisierenden Geräte kann sich im Projektverlauf noch um bis zu 10 Prozent verändern.
Die Projektrealisierung erfolgt in mehreren Teilabschnitten/Teilprojekten an 28 verschiedenen Bibliotheksstandorten der ZLB und aller 12 Berliner Bezirke einschließlich der Einbindung in eine von der Auftraggeberin beigestellte zentrale Bibliotheksmanagementsoftware (LMS) des VÖBB. Im Zuge der Projektrealisierung sind u.a. eine Testinstallation mit kundenspezifischer Konfiguration/Anpassung, ein Pilotbetrieb, projektbegleitende Systemserviceleistungen sowie Schulungen für Administratoren und Mitarbeiter zu erbringen. Die Projektrealisierung schließt den Abbau/Abtransport und die Entsorgung der Bestands-/Altgeräte (ca. 56 Rückgabeautomaten, 71 Sortieranlagen und Zubehör wie Transportbänder und Bins) gemäß Projektfortschritt ein.
Die Anlagen sind an den verschiedenen Bibliotheksstandorten individuell an die höchst unterschiedlichen örtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere an die baulichen Gegebenheiten (z.B. Platzverhältnisse, Grundrisse, Wandausschnitte, Einhausungen) und vorhandenen Anschlüsse, anzupassen. Die örtlichen Rahmenbedingungen können nicht oder nur in minimalem Umfang verändert werden. Zum Teil sind Denkmalschutzauflagen zu beachten. Bei 7 Außenrückgabeanlagen sind bauseits vorinstallierte elektrische Fensteranlagen (Vertikal-Schiebefenster, Fabrikat BAIER) vom Auftragnehmer in die eigene Leistung (Systemservice) zu übernehmen. Darüber hinaus sind bis zu 4 Außenrückgabeanlagen mit einem vergleichbaren Vandalismusschutz (Fensteranlage) und 13 Außenrückgabeanlagen mit Sicherheitsklappen auszustatten.
An weiteren Bibliotheksstandorten sind gegebenenfalls neue Rückgabeanlagen auszuführen. Die örtlichen Rahmenbedingungen sind für diese neuen Anlagen noch nicht abschließend festgelegt. Die Machbarkeit und Umsetzung der neu zu planenden Rückgabeanlagen sollen im Zuge der Verhandlungen mit den Bietern erörtert und konkretisiert werden.
Die ca. 235 Sortierziele (Bins) sind parallel für Federbodenbins (Grundposition) und elektrische Bins (Alternativposition) anzubieten. Die (ggf. kombiniert) zur Ausführung kommenden Alternativen sollen im Zuge der Verhandlungen festgelegt werden.
Nach Herstellung der Systembetriebsbereitschaft sind Systemserviceleistungen für die Hard- und Software für einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten (Grundgewährleistungszeit + 12 Monate) und bis zu 96 Monaten zur Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft inklusive Support (Hotline und Ticketsystem), Überlassung von neuen Programmständen und Softwarepflege sowie Vor-Ort-Instandsetzung der Hardware an den verschiedenen Bibliotheksstandorten binnen vorgegebenen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten zur Sicherstellung einer Mindestverfügbarkeit des Systems zu erbringen.
Nach Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems (s. Gesamtfertigstellung Ziffer II.2.14) sind Systemserviceleistungen zur Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft des Systems für einen Zeitraum von bis zu 96 Monaten (bis voraussichtlich 15.09.2031) zu erbringen.
Für den Fall, dass eine ausreichende Anzahl an wertbaren Bewerbungen vorliegt, wird die Auftraggeberin aus dem Kreis der geeigneten Bewerber mindestens 3 bis maximal 5 Bieter auswählen, die am weiteren Verfahren beteiligt und zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert werden. Die Auswahl der Bieter erfolgt nach dem Grad der Vergleichbarkeit der wertbaren Referenzen zur Systemrealisierung von Rückgabeanlagen (s. Ziffer III.1.3). Die Vergleichbarkeit der Referenzleistungen beurteilt die Auftraggeberin nach pflichtgemäßem Ermessen insbesondere mit Blick auf die folgenden Kriterien:
– Vergleichbarkeit der Erfahrung mit der Einbindung von Rückgabeautomaten in ein Bibliotheksmanagementsystem (LMS), insbesondere Erfahrung mit NCIP-Schnittstellen;
– Vergleichbarkeit der Erfahrung mit der Realisierung von Sortieranlagen, insbesondere solchen mit zahlreichen Sortierzielen (pro Anlage).
Zusätzliche Rückgabeautomaten (für Innenrückgabe und Außenrückgabe) sowie Erweiterungen der Sortieranlagen um zusätzliche Sortiermodule und Sortierziele (inkl. Federboden-, Elektro- bzw. Stapelbins). Erweiterte Systemserviceleistungen zur Aufrechterhaltung bzw. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft des Systems. Softwareentwicklungsleistungen zur Anpassung des Systems (Change-Request).
Die Einhaltung des Gesamtfertigstellungstermins für die Systemlieferung gemäß Kapitel 1.4.8 der Leistungsbeschreibung (15.09.2023) ist von besonderer Wichtigkeit. Der Auftragnehmer hat seine Leistung so zu planen und einzurichten, dass dieser Termin eingehalten wird.
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen (s. Formblatt Teilnahmeantrag).
Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen.

Eligibility requirements: Als Eigenerklärung vorzulegen: - Teilnahmeantrag (Formular) - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular) Als Einzelnachweis vorzulegen: - Auszug Handels-/Berufsregister . Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen (s. Formblatt Teilnahmeantrag). . Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen. . Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber als vorläufigen Eignungsnachweis eine ausgefüllte Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formblatt) oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) vorzulegen. Darin sind Angaben zu machen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123 und 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG und § 21 SchwarzArbG (u.a. zu Insolvenz/Liquidation, schweren Verfehlungen oder Verurteilungen, Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung sowie zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Korruptions-, Wettbewerbs-, Gewerbe- und Bundeszentralregister). Die Auftraggeberin behält sich vor, Nachweise zur Bestätigung der Eigenerklärung zu verlangen (z. B. Führungszeugnisse für Personen mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnissen, Bescheinigungen der zuständigen Stellen wie Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, behördliche und gerichtliche Entscheidungen über Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren, öffentliche Auftraggeber früher ausgeführter öffentlicher Aufträge/Konzessionen). Die Auftraggeberin behält sich zudem vor, Auszüge aus einschlägigen Registern und Sanktionslisten (u.a. Gewerbezentralregister, Wettbewerbsregister, Korruptionsregister, EU-Finanz-Sanktionsliste) einzuholen. . Für die Ausführung der Leistung müssen ausländische Unternehmen, soweit sie auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland tätig werden, bei der für die Arbeiten zuständigen deutschen Berufsgenossenschaft angemeldet sein, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Ist das Unternehmen aufgrund internationaler Vereinbarungen von dieser Verpflichtung befreit, so hat es dies mit dem Teilnahmeantrag anzugeben und auf gesondertes Verlangen durch eine Bescheinigung der deutschen Berufsgenossenschaft zu belegen. . Weitere Einzelheiten ergeben sich aus Ziffer VI.3), der Aufforderung zur Teilnahme, den Teilnahmebedingungen und dem Teilnahmeantrag (Formblatt).