Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-12-18
Buyer: Essener Systemhaus
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 48313000 | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2020-01-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.
Die Stadt Essen plant, in der Durchführung gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (nachfolgend auch ESH abgekürzt – https://www.esh-essen.de), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in einem ausgewählten Pilotbereich und 3 großen Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Essen).
Für die unter den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) gekennzeichneten Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (B2_Verfahrensbrief-Bewerbungsbedingungen) verwiesen.
— Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend),
— Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular C3_Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen,
— Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) zu machen.
Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
— Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren,
— der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können,
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben,

Eligibility requirements: — Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend), — Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular C3_Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen, — Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (C1_Teilnahmewettbewerb) zu machen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.