Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2016-01-15
Buyer: Etelä-Karjalan sosiaali-ja terveydenhuollon kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value:  EUR

Technical requirements: Vanhat operatiivisessa katselukäytössä olevat potilastietojärjestelmät aiheuttavat joka vuosi merkittävän kustannuserän. Vanhat tietojärjestelmät ja niiden käyttöpalveluympäristöt aiheuttavat kasvavan riskin tietojen saatavuudelle ja häviämiselle.
Suomessa tullaan tulevien vuosien aikana perustamaan nopealla tahdilla uusia sosiaali- ja terveysalueita (itsehallintoalueet) sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen myötä, jokainen näistä alueista joutuu ratkaisemaan kuntien käytössä olleiden vanhojen potilastietojärjestelmien säilyttämisen ongelman. Eksote on ollut edelläkävijä monissa asioissa ja haluaa myös vanhojen potilastietojen osalta olla ensimmäisten joukkossa tietojen siirtämisessä valtakunnalliseen arkkitehtuuriin ja arkistoon. Projekti halutaan toteuttaa tiukassa mutta realistisessa aikataulussa hyvässä yhteistyössä vanhojen potilastietojärjestelmätoimittajien ja kansallisten yhteistyökumppanien kanssa. Tehtyyn arvioon perustuen Avain Technologien Oy on Suomessa tällä hetkellä ainut toimittaja, joka kykenee toteuttamaan tietojen migraation ja siirron potilastietojärjestelmä riippumattomasti, tiukka aikataulu ja laadukkaasti ja kansallisia määräyksiä noudattaen. Teknisten syiden lisäksi tähän liittyy myös aikaisempi kokemus, eli tarjoaja on ainut, joka on potilastietojärjestelmistä riippumattomasti toteuttanut tietojen konvertointia KANTA-arkistoon. Projektin pitää olla valmis 31.12.2016. Aikataulu määräytyy sidosryhmätoimijana ja osarahoittajana toimivan THL:n kanssa tehdystä yhteissuunnitelmasta.
Perusteena suorahankinnalle ovat hankintalain 27 § mukainen peruste: teknisistä ja aikataulullisista syistä johtuen vain yksi tarjoaja pystyy toimittamaan hankinnan kohteen.
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyenhuollon kuntayhtymä (”Eksote”) aloitti operatiivisesti toimintansa 1.1.2010. Eksote muodostui kahdeksan kunnan (Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Lappeenranta, Taipalsaari, Savitaipale, Lemi ja Luumäki) sekä Etelä-Karjalan alueella toimivan sairaanhoitopiirin (Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, EKSHP) toimintojen fuusiosta.
Vuoden 2009 aikana Eksotelle rakennettiin yhteinen tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa keskeisimpänä tietojärjestelmänä toimii potilastietojärjestelmä (terveysEffica). Vuoden 2009 aikana Eksoten terveysEffican perustamisen lisäksi kopioitiin Eksoten terveysEfficaan pohjatiedoksi EKSHP:n, Lappeenrannan kaupungin, Lemin, Luumäen ja Rautjärven käytössä olleiden terveysEffica-potilastietojärjestelmien potilastiedot ja -asiakirjat.
Muilla kunnilla oli käytössään eri merkkiset potilastietojärjestelmät. Näiden järjestelmien tietojen kopioiminen vuoden 2009 aikana oli aikataulullisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti mahdotonta. Muiden kuin Lappeenrannan, Lemin, Luumäen, Rautjärven ja ja EKSHP:n potilastietojärjestelmät jätettiin ns. operatiiviseen katselukäyttöön. Näihin vanhoihin potilastietojärjestelmiin ei ole ollut enää 1.1.2016 jälkeen mahdollista tehdä uusia merkintöjä – ainoastaan katsella merkintöjä, jotka on tehty ennen 1.1.2010. Eksoten perustaneiden kuntien lisäksi katselukanta on olemassa myös Joutsenon kunnan potilasasiakirjojen osalta, jotka syntyivät ennen Joutsenon liittymistä Lappeenrantaan. Joutseno yhdistyi osaksi Lappeenrantaa 1.1.2009.
Eksoten alueella on vanhoja potilastietoja seuraavissa potilastietojärjestelmissä: Pegasos (CGI Suomi Oy), Mediatri (Mediconsult Oy), WinHIT, FinStar/Webstar (CGI Suomi Oy) ja terveysEffica (Tieto Healthcare & Welfare Finland Oy).
Vanhat operatiivisessa katselukäytössä olevat potilastietojärjestelmät aiheuttavat joka vuosi merkittävän kustannuserän lisenssien ja erityisesti käyttöpalveluympäristöen ylläpidon muodossa. Vanhoja järjestelmiä ei enää kustannustehokkuuden takia kannata päivittää, jolloin tietojen katselumahdollisuus ja arkistolain mukaiset velvoitteet potilastietojen säilyttämisestä vaarantuvat.
Vuoden 2010 jälkeen on valtakunnassa tapahtunut myös kehitystyötä valtakunnallisen (sähköisen) potilasarkiston arkiston (KANTA, ”eArkisto”) tiimoilta. Vuonna 2015 tuli valtakunnallisten pilottien myötä mahdolliseksi viedä potilastietoja valtakunnalliseen eArkistoon myös vanhoista potilastietojärjestelmistä. Eksoten strategisena tavoitteena on ollut viedä vanhat potilastiedot suoraan kansalliseen eArkistoon. Vanhat eArkistoon vietävät tiedot näkyvät vain terveydenhuollon ammattilaisille omassa organisaatiossa, ei kansalaisille. Tietojen siirron jälkeen eArkistoon, vanhat potilastietojärjestelmät, joita on pidetty rajoitetussa katselukäytössä 1.1.2010 alkaen, voidaan poistaa kokonaisuudessaan käytöstä.