Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2018-03-20
Buyer: Karolinska Universitetssjukhuset
Country: SE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 71313000: Environmental engineering consultancy services | 71350000 | 71356100 | 90721600
Estimated value: 4000000 SEK

Technical requirements: Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) bedriver en utökad tillsyn riktad mot etableringen av Nya Karolinska Solna (NKS) och avvecklingen av Gamla Karolinska Solna (GKS) med syfte att kontrollera att etablering av NKS och avveckling av GKS sker på ett strålsäkert sätt och i enlighet med gällande föreskrifter.
Tillsynen omfattar bland annat en omfattande tillståndsprövningsprocess för NKS som har pågått sedan 2012 och som förväntas avslutas i slutet av 2018. Tillstånd för att använda joniserande strålning i verksamheten på NKS är en förutsättning för att sjukhuset ska kunna driftsättas i tid och omfattar en stort antal verksamheter på sjukhuset såsom all diagnostisk och terapeutisk versksamhet där joniserande strålning används. (ex. röntgen, nuklearmedicin, Extern och intern strålbehandling, labverksamhet med öppna strålkällor och produktion av radionuklider med Cyklotron.). Utöver säkerställande av tillstånd för olika skeden av NKS etablering kravställs samtlig verksamhet på kontinuerlig hantering av strålsäkerhetsrisk och särskilda krav på samverkan mellan SLL/Skanska och leverantörer måste uppfyllas.
Utöver tillsynen som riktas mot etableringen av NKS kravställs även särskild hantering vid avveckling av verksamhet på GKS där strålkällor använts/används. Exempelvis måste samtliga lokaler (ca 200 stycken) och material där radioaktiva ämnen använts hanteras i enlighet med SSMs föreskrifter för friklassning samt på ett strålsäkert sätt. Arbetet är omfattande och består exemepelvis av aktiviteter såsom, historiska kartläggningar, riskbedömningar, mätningar, utvärderingar, hantering av ansökningshandlingar och kommuninkation med myndigheten samt samordning av kopplade frågor med ett stort antal intressenter på sjukhuset inkl. Karolinska Institutet. Vidare finns särskilt starka och högaktiva strålkällor på GKS och dessa behöver också en särskild hantering som innebär omfattande arbetsinsatser för att säkerställa kravefterlevnad och strålsäkerheten för arbetstagare på sjukhuset.
Samtidigt som ovanstående sker kommer en ny strålskyddslag och nya SSM författningar träda ikraft under 2018 vilket bland annat ställer högre krav än tidigare avseende hur strålsäkerhet styrs, leds och organiseras på sjukhuset. Högre kravnivå på fysiskt skydd och säkerhet är andra exempel på vad de nya författningarna kommer innebära och det är av största vikt att de nya kravnivåerna implementeras på NKS från start för att undvika onödiga kostnadsdrivande åtgärder efter driftsättning.
Sjukhusets har ett mycket begränsat antal experter inom strålsäkerhet som på grund av sina linje- och flyttrelaterade (NKS) åtaganden kan användas mycket sparsamt i programarbetet. Detta ställer mycket höga kompetenskrav på de som leder och koordinerar programmets projekt.
Den generella kompetens som krävs förutom projektledningkompetens är mycket god verksamhetskännedom och kunskapsnivå avseende hur lagar och författning gällande strålsäkerhet tillämpas i praktiken i svensk sjukvård. Kompetensområdet är brett och omfattar tillståndsområdena röntgendiagnostik, nuklearmedicinsk diagnostik och terapi, extern strålbehandling med acceleratorer, strålkirurgisk utrustning och bucky terapi, Brachybehandling, produktion av radionuklider samt labverksamhet inom verksamhet med öppna strålkällor.
För att erhålla miniminivån (ej självständigt arbete) avseende den reella kompetens som krävs enligt ovan krävs minst 6 månader praktiskt arbete på sjukhuset. För att kunna arbeta självständigt, vilket är en förutsättning för programarbetet, krävs ca 1 års praktisk erfarenhet av projektarbete inom strålsäkerhet på sjukhuset.
Karolinska Strålsäkerhetsprogram har under de senaste 2 åren använt stöd i projektledning från företaget WSP. Det har under dessa år varit samma personer som anlitats från företaget. Detta har varit ett grundläggande krav för att möjliggöra uppbyggnad av den nödvändiga kompetensen. Under 2018 sker den mest tidskritiska och omfattande arbetsinsatsen från programmet relaterat till etablering av NKS och avveckling av GKS. WSP konsulterna har sedan tidigare uppdrag över samtliga tillståndsområden och har byggt upp ett ovärderligt kontaktnät på sjukhuset, en mycket god kännedom om verksamheterna samt nödvändig kunskap avseende tillämpning av strålsäkerhetskrav i verksamhet med joniserande strålning på Karolinska.
Sammanfattningsvis beskrivs behovet nedan avseende den kompetens som krävs för konsulter till programmet för stöd i ledning och koordinering.
— Lång erfarenhet (minst 2 år) av att leda och koordinera projekt inom svensk sjukvård vid universitetssjukhus.
— God erfarenhet av att tillämpa Prince 2 metodiken i projekt inom svensk sjukvård vid universitetssjukhus. Erfarenheterna ska kunna redovisas tydligt.
— Minst 1 års dokumenterad erfarenhet av att leda projekt inom området strålsäkerhet och lag- och författningsefterlevnad inom svensk sjukvård vid universitetssjukhus. Strålsäkerhetsuppdrag ska kunna redovisas inom samtliga av följande områden:
— Extern och intern strålbehandlingsverksamhet i svensk sjukvård vid universitetssjukhus (Acceleratorer, strålkirurgisk verksamhet, Bucky och Brachy-terapi).
— Hantering av HASS (High Activity Sealed Sources) - källor inom i svensk sjukvård vid universitetssjukhus.
— Cyklotronverksamhet (production av radionuklider) vid universitetssjukhus i Sverige med syfte att producera radionuklider för patientverksamhet.


Winner: WSP Sverige AB
Award value: 4000000