Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-08
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Verkehr, vertreten durch Fernstraßen-Bundesamt
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72200000 | 72246000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-08-19
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Das Hauptziel dieser Ausschreibung besteht darin, einen kompetenten Dienstleister zu finden, der in der Lage ist, das erstellte Lastenheft kritisch zu überprüfen, bestehende Lücken zu identifizieren und zu schließen sowie eine vollständige Anforderungsliste zu erstellen. Näheres ergibt sich aus den Ausschreibungsunterlagen.
Umsatz der letzten drei Jahre:

An Hand der Umsätze der letzten drei Jahre soll die wirtschaftliche Stabilität und Entwicklung der Bieter eingeschätzt werden. Für die Bewertung wird der gesamte Umsatz der letzten drei Jahre herangezogen und geht mit einer mittleren Gewichtung in die Gesamtbewertung ein. Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 7.1.

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: bis 1.000.000 €
2: bis 2.000.000 €
3: bis 3.000.000 €
4: bis 4.000.000 €
5: über 4.000.000 €
Projektsprache Deutsch:

Innerhalb des Projektteams und des Entwicklungsprojekts wird deutsch gesprochen. Um Missverständnisse zu minimieren, muss der Auftragnehmer ebenfalls die Deutsche Sprache mindestens auf Sprachniveau C1 beherrschen. Der Nachweis erfolgt über eine Selbstauskunft in der zuzusichern ist, dass die gesamte schriftliche und mündliche Kommunikation zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber sowie allen Projektbeteiligten in deutscher Sprache mindestens auf der Stufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen erfolgt. 

Bewertung: Mindestkriterium
Erfahrung aus Projekten:

Die Bieter sollen eine Mindesterfahrung aus der Durchführung von Projekten nachweisen, in denen Anforderungen einer Software nach den Grundsätzen des agilen Projektmanagements erarbeitet und dokumentiert wurden. Mit dem Kriterium soll die zeitliche Erfahrung des Unternehmens nachgewiesen werden. Der Nachweis erfolgt über eine Selbstauskunft mit Nennung der konkreten Projekte sowie deren jeweilige Dauer.

Gewichtung: 2-fach
Bewertung: 
1: bis 2 Jahre
2: bis 3 Jahre
3: bis 5 Jahre
4: bis 8 Jahre
5: über 8 Jahre
Projektlaufzeit:

Über die Projektlaufzeit soll die Komplexität der Referenz abgeschätzt werden. Es wird davon ausgegangen, dass längere Projekte komplexer sind als Projekte von kurzer Dauer. Die Erfassung der Anforderungen wird ca. 1 Jahr andauern.

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe zum Leistungszeitraum).

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: bis 1 Monat
2: bis 3 Monate
3: bis 6 Monate
4: bis 1 Jahr
5: über 1 Jahr

Eligibility requirements: Umsatz der letzten drei Jahre:

An Hand der Umsätze der letzten drei Jahre soll die wirtschaftliche Stabilität und Entwicklung der Bieter eingeschätzt werden. Für die Bewertung wird der gesamte Umsatz der letzten drei Jahre herangezogen und geht mit einer mittleren Gewichtung in die Gesamtbewertung ein. Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 7.1.

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: bis 1.000.000 €
2: bis 2.000.000 €
3: bis 3.000.000 €
4: bis 4.000.000 €
5: über 4.000.000 €
Projektsprache Deutsch:

Innerhalb des Projektteams und des Entwicklungsprojekts wird deutsch gesprochen. Um Missverständnisse zu minimieren, muss der Auftragnehmer ebenfalls die Deutsche Sprache mindestens auf Sprachniveau C1 beherrschen. Der Nachweis erfolgt über eine Selbstauskunft in der zuzusichern ist, dass die gesamte schriftliche und mündliche Kommunikation zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber sowie allen Projektbeteiligten in deutscher Sprache mindestens auf der Stufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen erfolgt. 

Bewertung: Mindestkriterium
Erfahrung aus Projekten:

Die Bieter sollen eine Mindesterfahrung aus der Durchführung von Projekten nachweisen, in denen Anforderungen einer Software nach den Grundsätzen des agilen Projektmanagements erarbeitet und dokumentiert wurden. Mit dem Kriterium soll die zeitliche Erfahrung des Unternehmens nachgewiesen werden. Der Nachweis erfolgt über eine Selbstauskunft mit Nennung der konkreten Projekte sowie deren jeweilige Dauer.

Gewichtung: 2-fach
Bewertung: 
1: bis 2 Jahre
2: bis 3 Jahre
3: bis 5 Jahre
4: bis 8 Jahre
5: über 8 Jahre
Projektlaufzeit:

Über die Projektlaufzeit soll die Komplexität der Referenz abgeschätzt werden. Es wird davon ausgegangen, dass längere Projekte komplexer sind als Projekte von kurzer Dauer. Die Erfassung der Anforderungen wird ca. 1 Jahr andauern.

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe zum Leistungszeitraum).

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: bis 1 Monat
2: bis 3 Monate
3: bis 6 Monate
4: bis 1 Jahr
5: über 1 Jahr
Wertumfang:

Über den Wertumfang soll ebenfalls die Komplexität der Referenz abgeschätzt werden. Es wird davon ausgegangen, dass teurere Projekte komplexer sind als Projekte von geringerem Wertumfang. Der Aufwand für die Anforderungsbeschreibung wird auf ca. 300.000 € geschätzt. 

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe zum Auftragswert).

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: bis 25.000 €
2: bis 50.000 €
3: bis 100.000 €
4: bis 300.000 €
5: über 300.000 €
Kundentyp:

Sofern der Bieter bereits Projekte mit der öffentlichen Verwaltung durchgeführt hat, sollen die Erfahrungen mit der Spezifik der öffentlichen Auftraggeber berücksichtigt werden. 

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe zum Auftraggeber). 

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: Allgemeine Verwaltung
3: Bundes- oder Landesverwaltungen
5: Bundes- und Landesverwaltungen
Fachliche Expertise:

Für die Anforderungsbeschreibung der WDMS-Software sind fachliche und technische Erfahrungen notwendig. In den Referenzen soll die Kombination des im Unternehmen vorhandenen methodischen und technologischen Know-hows in den Referenzprojekten abgefragt und bewertet werden.

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe unter Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen). 

Gewichtung: 2-fach
Bewertung:
1: Anforderungsbeschreibung oder Geschäftsprozessmodellierung oder Datenbankstrukturen
3: Anforderungsbeschreibung und Geschäftsprozessmodellierung
5: Anforderungsbeschreibung
und Geschäftsprozess-
modellierung und
Datenbankstrukturen
Know-how Transfer:

Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass er in die Lage versetzt wird künftige Anforderungsbeschreibungen selbst zu erstellen und gegenüber künftigen Auftragnehmern auf Augenhöhe zu begegnen. Dazu soll geprüft werden, ob der Bieter im Rahmen anderer Projekte Know-how an den Auftraggeber übertragen hat. 

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe unter Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen). 

Gewichtung: 2-fach
Bewertung:
0: Kein Know-how Transfer
3: Know-how Transfer bei Anforderungsbeschreibung oder Geschäftsprozessmodellierung oder Datenbankstrukturen
4: Know-how Transfer bei Anforderungsbeschreibung und Geschäftsprozessmodellierung
5: Know-how Transfer bei Anforderungsbeschreibung und Geschäftsprozessmodellierung und Datenbankstrukturen
Controlling:

Mit dem Kriterium „Controlling“ wird die Fähigkeit des Unternehmens bewertet, in vergleichbaren Projekten wirksame Steuerungsmaßnahmen hinsichtlich Leistung, Termine und Budget umzusetzen und zu dokumentieren. Das Kriterium ist relevant, da der zu vergebende Auftrag eine strukturierte Projektsteuerung voraussetzt. 

Der Nachweis erfolgt über das Dokument „ITKo-WDMS-eUVuRm25D_Eigenerklärung“ Nr. 9 (Angabe unter Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen). 

Gewichtung: 1-fach
Bewertung:
1: Das Controlling erscheint ausreichend, ist jedoch ungeeignet das Projekt ausreichend zu steuern. Es werden nur sehr grundlegende Controllingmaßnahmen genannt (z. B. einfache Terminliste ohne Abweichungsbetrachtung). Es werden keine Tools oder Methoden genannt. Die konkrete Anwendung in früheren Projekten wird nicht nachgewiesen. 
2: Das Controlling erscheint geeignet, das Projekt ausreichend zu steuern. Über den Einsatz einfacher Tools (z. B. Excel mit manuellem Plan-/Ist-Vergleich) und vereinzelter Maßnahmen z. B. monatliche Statusberichte, Terminüberwachung ohne Risikoanalyse) werden grundlegende Controllingmaßnahmen genannt. 
3: Das Controlling erscheint befriedigend geeignet, das Projekt zu steuern. Über den Einsatz etablierter Methoden in einem vergleichbaren Projekt wie z.B. Plan-/Ist-Vergleich, Meilensteintrendanalyse, Ampelberichte oder Fortschrittsbewertung und die Verwendung von Tools wie z.B. MS Project, Jira Excel mit strukturierten Vorlagen wird ein strukturiertes Controlling genannt. Aus der Kurzbeschreibung geht hervor, dass Berichte in festen Takten (mind. monatlich) erstellt und dem Auftraggeber übermittelt wurden.  
4: Das Controlling erscheint gut geeignet, das Projekt optimal zu steuern. Für das Projektcontrolling werden Tools wie z.B. MS Project, Jira inkl. Custom-Workflows und Methoden wie z. B. Meilensteintrendanalyse, Forecasting, Risikoanalyse mit Maßnahmenkatalog, Definition von KPIs genannt. Aus der Kurzbeschreibung geht hervor, dass die Berichte mit festem Turnus (mind. alle 2 Wochen) in standardisierter Form erstellt und mit dem Auftraggeber ausgewertet wurden. 
5: Das Controlling erscheint sehr gut und ist geeignet, das Projekt optimal zu steuern. Für das Projektcontrolling werden Tools wie z.B. MS Project, Jira inkl. Custom-Workflows und Methoden wie z. B. Meilensteintrendanalyse, Forecasting, Risikoanalyse mit Maßnahmenkatalog, Definition von KPIs genannt. Es werden professionelle Tools wie z.B. selbstentwickelte Anwendungen der Dashboards, Power BI zum kontinuierlichen und automatischen Reporting verwendet. Aus der Kurzbeschreibung geht hervor, dass das Berichtswesen für unterschiedliche Projektbeteiligte (z.B. Projektleitung, Mitarbeitende, Behördenleitung u.a.) differenziert wurde. Aus der Kurzbeschreibung geht hervor, dass der Auftragnehmer das Controlling eigenverantwortlich bereitgestellt und die gesamte Steuerungsfunktion eingenommen hat.
Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen entsprechend § 56 Abs. 2, Abs. 3 VgV nachzufordern.

Winner: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Verkehr, vertreten durch Fernstraßen-Bundesamt