Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-03-29
Buyer: Stadt Oldenburg (Oldb)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services | 72512000: Document management services
Estimated value: 1046201.94 EUR

Technical requirements: Hausweiter Ausbau des Dokumentenmanagement-, Archivierungs- und Workflowsystems enaio® zur Einführung der elektronischen Aktenführung bei der Stadt Oldenburg
Die Stadt Oldenburg setzt seit dem Jahr 2009 das Dokumentenmanagement-, Archivierungs- und Workflowsystem enaio® von der Firma OPTIMAL SYSTEMS in ausgewählten Teilen der Verwaltung ein. Im Rahmen eines gesamtstädtischen Projektes soll nun die elektronische Akte flächendeckend bei der Stadt Oldenburg bis Ende 2022 eingeführt werden. Dazu bedarf es eines stadtweit einheitlichen Dokumentenmanagementsystems. Der Auftrag soll an die Firma Optimal Systems vergeben werden und beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Positionen:
— Weitere Lizenzen können bei Bedarf im Rahmen der dreijährigen Projektdurchführung oder der zweijährigen Folgephase zu den vereinbarten Rabattkonditionen bezogen werden. Die vereinbarten Rabattkonditionen gelten auch für in diesem Zusammenhang notwendig werdende Dienstleistungen,
— Sollte ein Fachverfahren innerhalb der Projektlaufzeit durch ein anderes Fachverfahren abgelöst werden, können auch für die Anbindung des neuen Fachverfahrens die vereinbarten Rabattkonditionen in Anspruch genommen werden.
Die Stadt Oldenburg setzt seit dem Jahr 2009 die ECM-Software „enaio“ von der Firma Optimal Systems GmbH in ausgewählten Teilen der Verwaltung ein. Ziel der Stadt ist es, alle Fachämter an ein ECM-System anzubinden. Im Rahmen eines externen Gutachtens wurden folgende Szenarien einer flächendeckenden Einführung eines Dokumentenmanagementsystems betrachtet:
— Möglichkeit der Ablösung des Altsystems und einer vollständigen Systemneubeschaffung mit Migration aller bestehenden Dokumente in das neue System,
— Möglichkeit des Ausrollens der bestehenden Lösung auf die Fachämter, die noch nicht über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen,
— Möglichkeit eines Parallelbetriebes von zwei Systemen, also der Einführung einer neuen Lösung für die zusätzlichen Fachämter bei gleichzeitigem Weiterbetrieb der „alten“ Lösung.
Die dritte Variante wurde verworfen, da sie aus mehreren Gründen unabhängig von den dadurch entstehenden Kosten von vorne herein als unpraktikabel identifiziert wurde. Denn die hinter den Systemen liegenden Datenbanken sind nicht untereinander kompatibel. Das bedeutet, dass in einem System nicht auf den Dokumentenbestand des anderen Systems zugegriffen werden kann. Ohne Interoperabilität ist aber eine stadtweite Zusammenarbeit an Dokumenten auf einem System nicht möglich. Der wesentliche Effekt eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems wäre bei einem Parallelbetrieb verloren.
Der Austausch der bestehenden Lösung würde laut Gutachten erhebliche zusätzliche Kosten generieren. Hinzukommt, dass die nur bei der Ablösung des Altsystems notwenige Migration erhebliche Ressourcen- und Zeitaufwände generiert. Diese lassen sich nur schwer monetär bewerten. In jedem Fall führt die Inanspruchnahme der internen Ressourcen im Rahmen der Migration aber zu Effektivitätseinbußen bei der Arbeit der Verwaltung. Zudem würde eine Migration Herausforderungen in Form von Schnittstellen Problemen mit sich bringen. So ist nicht sichergestellt, dass die im Betrieb der bestehenden Lösungen implementierten Schnittstellen hinreichend detailliert dokumentiert sind, um diese für eine sichere Migration zu nutzen.
Selbst bei einer eingehenden Analyse im Vorfeld verbleiben technische Risiken. Probleme im Rahmen der Migration können nie ganz vermieden werden. Dies ist umso problematischer, wenn wie hier statt einer schrittweisen „weichen“ Migration eine „Big-Bang“-Migration vorgenommen werden muss, also zu einem Zeitpunkt „X“ die kompletten Altsysteme ab- und die Neusysteme angeschaltet werden. Trotz Vorsorge in der Planungsphase lassen sich Fehler, die zum potentiellen Komplettausfall der Systeme mit gravierenden Folgen führen können, nicht sicher ausschließen. Im schlimmsten Fall ist der vorübergehende Stillstand und der Verlust der Arbeitsfähigkeit von Teilbereichen der Stadtverwaltung zu befürchten. Zudem würde ein Systemwechsel den Verlust erheblichen internen Know-Hows in Bezug auf die bestehende Lösung bedeuten: Durch den langjährigen Betrieb des bestehenden Systems wurde erhebliches Know-How von der Administration bis zur Nutzung des Systems in der Verwaltung in Form von „weichem Anwenderwissen“ aufgebaut, das unwiederbringlich verloren ginge.
Ergebnis der Untersuchung ist, dass die minimalen technischen Vorteile anderer Produkte die mit einem Produktwechsel verbundenen Kosten, technischen Risiken, internen Ressourcenaufwände und zeitlichen Verzögerungen nicht ansatzweise rechtfertigen würde. Vielmehr stelle die "Ertüchtigung" der vorhandenen Lösung insgesamt gesehen die günstigste und wirtschaftlichste Lösung dar.
Vor dem Hintergrund dieses Sachverhalts wurde die vergaberechtliche Zulässigkeit einer Direktvergabe an den Anbieter der Bestandslösung geprüft und für zulässig erachtet. Die für die Direktvergabe streitenden Gründe sind im Gutachten und einem vorgelagerten Auditbericht hinreichend nachvollzieh- und belastbar dokumentiert.
Es ist beabsichtigt, den Vertrag nach Ablauf einer Frist von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, mit dem zuvor benannten Bieter abzuschließen.


Winner: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Award value: 1046201.94