Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-06-16
Buyer: Kriminalforsorgen v. Direktoratet for Kriminalforsorgen
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 32333200 | 35125300: Security cameras | 38651000 | 48900000 | 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kriminalforsorgen udbyder rammeaftale om levering af kropskameraer/bodycams samt tilknyttede ydelser, såsom levering, support samt vedligeholdelse af tilhørende it-systemer til håndtering af videooptagelserne, herunder storage af videooptagelserne. Kropskameraerne påtænkes anvendt af uniformeret personale på matrikler i sikkerhedsklasse 1 og 2, men ikke begrænset hertil.
I forbindelse med indgåelse af rammeaftalen leveres en initialanskaffelse af 100 kropskameraer, mounts, tilhørende dockingstationer, licenser til sikker storage og it-system (klient/SaaS) til administration af optagelser og kamera, undervisning. Initialanskaffelsen har over en femårig periode - inklusiv Kriminalforsorgens udgifter til etablering af netværksforbindelser og kabeltræk – en samlet budgetramme på 1 268 000 DKK.
For at øge sikkerheden for fængselsbetjente igangsatte Kriminalforsorgen i 2017 et pilotprojekt i Vestre Fængsel og Køge Arrest, hvor fængselsbetjente i en periode bar små kameraer på uniformen.
Kameraerne blev brugt til at optage video, hvis der opstod episoder med fysiske eller verbale overfald fra de indsatte mod personalet.
På baggrund af pilotprojektet er det besluttet at anskaffe 100 kropskameraer til matrikler i sikkerhedsklasse 1 og 2, med en forventet efterfølgende anskaffelse af yderligere 140 kropskameraer. Ændrede sikkerhedsmæssige forhold eller politiske tiltag kan bevirke, at ordregiver får behov for at købe flere kropskameraer, enten som enkeltbestillinger eller løbende. I forbindelse med opgørelsen af rammeaftalens anslåede samlede værdi, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.5, er der taget udgangspunkt i anskaffelse af op til 1 000 kropskameraer i rammeaftalens løbetid. Det bemærkes, at der ikke garanteres en minimumsomsætning ud over hvad der følger af initialanskaffelsen på 100 kameraer.
Der gøres opmærksom på, at såfremt de modtagne tilbud overstiger budgetrammen forbeholder ordregiver sig retten til at nedjustere initialanskaffelsens omfang, så den kan holdes inden for budgetrammen, eller helt at aflyse udbudsforretningen.
Det bemærkes, at aktører, der prækvalificeres og opfordres til at afgive tilbud skal indlevere vareprøve ifm. indlevering af indledende tilbud, jf. udbudsbetingelser pkt. 5.1.
Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele kontrakten ud fra det indledende tilbud, jf. udbudslovens § 66, stk. 1.
Såfremt ordregiver beslutter sig for at gennemføre forhandlinger, vil processen være som angivet herunder, jf. udbudsbetingelser pkt. 3.1.
Alle tilbudsgivere, der har afgivet indledende tilbud inden for den fastsatte tidsfrist, indbydes til at deltage i forhandling. På baggrund af forhandlingen vurderer ordregiver, om det er nødvendigt med yderligere forhandlingsrunder. Såfremt det vurderes, at der ikke er behov for yderligere forhandlingsrunder, vil ordregiver erklære forhandlingen for afsluttet og anmode tilbudsgiver om at afgive endeligt tilbud. Såfremt det vurderes, at der er behov for yderligere forhandlingsrunder, vil tilbudsgiver blive anmodet om at afgive et revideret tilbud, som danner grundlag for den efterfølgende forhandlingsrunde. Denne proces vil gentages indtil ordregiver erklærer forhandlingen for afsluttet og anmoder om ordregivers endelige tilbud.
Forhandlingen kan foregå skriftligt, telefonisk, i form af et møde (virtuelt/fysisk), eller en kombination heraf. Forhandlingen vil fokusere på styrker og svagheder ved tilbuddet på baggrund af evalueringskriterierne, jf. udbudsbetingelser pkt. 12, samt på andre temaer, som vil blive meddelt forud for forhandlingen.
Såfremt ordregiver ønsker det i forbindelse med rammeaftalens udløb, kan ordregiver forlænge/gentegne licenser, som er købt i løbet af rammeaftalen, således at disse licenser udløber på samme tid som licenserne leveret i forbindelse med den seneste leverance.
Ordregiver har ikke opdelt rammeaftalen i delaftaler, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da rammeaftalens størrelse gør den egnet til mindre og mellemstore virksomheder.
Kriminalforsorgen har besluttet at annullere udbudsproceduren. Årsagen hertil er, at kriminalforsorgens enhed for databeskyttelse og informationssikkerhed har vurderet, at den vindende leverandør på nuværende tidspunkt ikke vil være i stand til at efterleve og opfylde en række krav vedrørende databeskyttelse og informationssikkerhed.