Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-02-17
Buyer: Industrie- und Handelskammer Schwaben
Country: DE
Region: Schwaben
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48445000 | 72254000: Software testing | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services | 79632000
Submission deadline: 2016-03-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die IHK Schwaben möchte zur Professionalisierung ihres Kundenmanagements eine IT-Lösung mit einer Datenhaltung beim Auftraggeber und der zusätzlichen Möglichkeit zur Nutzung auf mobilen Endgeräten einführen, die mindestens folgende Grundfunktionalitäten umfasst:
— Veranstaltungs-, Gremien und Ehrenamtsmanagement mit Kalenderfunktion, Teilnehmerstatistik und Serienbrieffunktion, Einladung, Verwaltung der verschiedenen Gremienmitglieder, Online-Anmeldung, Protokollversand etc.,
— Versendungsmanagement, d. h. Nachweis je Kontakt / Ansprechpartner, welche Aussendungen (Einladungen etc.) wann versandt wurden,
Datenbasis bildet das Stammdatenverwaltungssystem deZent (Branchenlösung für IHKn; ca. 1 000 000 vorhandene Datensätze). Ziel ist es, künftig definierte Pflichtfelder für jeden Kundendatensatz im Kundenmanagement aktuell vorliegen zu haben. Diese werden je nach Kundenart, Branche oder Fragestellung um weitere Informationen ergänzt. Zudem soll bei jedem Kontakt mit einem Kunden für den Nutzer ersichtlich sein, welche Schwerpunkte für den Kunden relevant sind (z. B. Außenhandelsbeziehungen mit bestimmten Ländern), welche Interaktionen (z. B. Veranstaltungsteilnahmen, Serienbriefe, Besuche) in der Vergangenheit mit der IHK Schwaben stattfanden und welche bereits geplant sind.
Die Bieter werden aufgefordert, ihr Projektvorgehen zur Einführung einer Lösung zur Wahrnehmung des Kundenmanagements bereits im Teilnahmeantrag zur Bewertung der Eignung darzustellen. Dabei sind insbesondere das methodische Vorgehen, der geplante zeitliche Ablauf mit Meilensteinen, die Eigenleistungen des Auftraggebers und die Art der Einführung zu beschreiben. Der Auftraggeber beabsichtigt, mit der Einführung im II. Quartal 2016 zu beginnen.
Neben der Lieferung, Installation, Konfiguration der Lösung für das Kundenmanagement incl. der notwendigen Lizenzen auf den Servern und Endgeräten umfasst der Auftrag folgende Leistungen:
— Definition der notwendigen Infrastruktur basierend auf den Standards und Vorgaben der IHK Schwaben,
— Konfiguration und Installation der Produktivumgebung inkl. aller Vorgaben aus dem Testsystem (z. B. Datenschutz, Datensicherheit nach Vorgaben des Auftraggebers und der Rechnungsprüfungsstelle),
— Datenschutzkonforme Konfiguration und Implementation von Zugriffsberechtigungen zur Erfüllung der Vorgaben durch den Gesetzgeber und der IHK Schwaben,
Es ist geplant drei Verträge abzuschließen: Liefervertrag (EVB-IT System), Dienstleistungsvertrag, EVB-IT-Pflegevertrag;
Beginn: II. Quartal 2016, geplante Projektlaufzeit: 6 Monate, zzgl. Support- und Pflegevertrag für 48 Monate.
Die Zahlung erfolgt nach erfolgreicher Abnahme; der Support-, Wartungs- und Pflegevertrag wird gesondert vergütet.
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

Eligibility requirements: Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter ansässig ist, in Kopie, nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Sofern eine Eintragung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, genügt eine Eigenerklärung über etwaige wirtschaftliche Verknüpfungen mit anderen Unternehmen (Beteiligungsverhältnisse, Konzernstrukturen). Eigenerklärung (nach Formblatt): — Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, Leistungsspektrum, Niederlassungen), — Erklärung, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, welche die Zuverlässigkeit in Frage stellt, — Erklärung zu Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz und Arbeitnehmerentsendegesetz, — Erklärung zur ordnungsgemäßen Erfüllung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, — Erklärung zur Anwendung des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns, — Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungserbringung vorhanden sind. Bei Bewerbergemeinschaften müssen die Eigenerklärungen von jedem Mitglied vorgelegt werden. Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern. — Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sowie zu Umsatz mit Auftraggebern der öffentlichen Hand sowie mit Projekten mit Schwerpunkt Datenmanagement (jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre), — Angabe über die in den letzten drei Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten festangestellten Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen sowie die jeweilige Anzahl der festangestellten Mitarbeiter / Mittarbeiterinnen im Customer Support für die ausgeschriebene Leistung, — Angaben über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Angabe, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde, oder der Bieter sich in Liquidation befindet Die Vergabestelle behält sich vor bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern. — Vorliegen oder Abschluss einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Es darf kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden sein oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden sein, oder der Bieter sich in Liquidation befindet. Es sind mindestens je eine Referenz zu folgenden drei Bereichen vorzulegen: — Implementierung eines CRM, das mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, — Projekt zur Einführung eines IT-Systems bei einem Auftraggeber der öffentlichen Hand mit mindestens 200 Nutzern, — Projekt zur Konzeption und Umsetzung einer Datenmanagementlösung mit einem Datenvolumen von mindestens 1 000 000 Datensätzen. Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Anzugeben sind jeweils: — Auftraggeber mit Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ansprechpartner, — Projektname, — Projektlaufzeit, — Projektvolumen in EUR, — Projektbeschreibung, — Darlegung der Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand (für die erste Referenz), — Aufgaben im Projekt, — Anzahl und Funktion des eingesetzten Personals.
— Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sowie zu Umsatz mit Auftraggebern der öffentlichen Hand sowie mit Projekten mit Schwerpunkt Datenmanagement (jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre), — Angabe über die in den letzten drei Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten festangestellten Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen sowie die jeweilige Anzahl der festangestellten Mitarbeiter / Mittarbeiterinnen im Customer Support für die ausgeschriebene Leistung, — Angaben über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Angabe, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde, oder der Bieter sich in Liquidation befindet Die Vergabestelle behält sich vor bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern. — Vorliegen oder Abschluss einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Es darf kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden sein oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden sein, oder der Bieter sich in Liquidation befindet.
— Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sowie zu Umsatz mit Auftraggebern der öffentlichen Hand sowie mit Projekten mit Schwerpunkt Datenmanagement (jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre), — Angabe über die in den letzten drei Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten festangestellten Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen sowie die jeweilige Anzahl der festangestellten Mitarbeiter / Mittarbeiterinnen im Customer Support für die ausgeschriebene Leistung, — Angaben über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Angabe, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde, oder der Bieter sich in Liquidation befindet Die Vergabestelle behält sich vor bei Bedarf Nachweise zur abgegebenen Eigenerklärung nachzufordern.
— Vorliegen oder Abschluss einer Haftpflichtversicherung bei Sachschäden je Fall mind. 500 000 EUR und pro Jahr mind. 1 000 000 EUR, — Es darf kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden sein oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden sein, oder der Bieter sich in Liquidation befindet.
Es sind mindestens je eine Referenz zu folgenden drei Bereichen vorzulegen: — Implementierung eines CRM, das mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, — Projekt zur Einführung eines IT-Systems bei einem Auftraggeber der öffentlichen Hand mit mindestens 200 Nutzern, — Projekt zur Konzeption und Umsetzung einer Datenmanagementlösung mit einem Datenvolumen von mindestens 1 000 000 Datensätzen. Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Anzugeben sind jeweils: — Auftraggeber mit Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ansprechpartner, — Projektname, — Projektlaufzeit, — Projektvolumen in EUR, — Projektbeschreibung, — Darlegung der Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand (für die erste Referenz), — Aufgaben im Projekt, — Anzahl und Funktion des eingesetzten Personals.