Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-07
Buyer: medbo - KU
Country: DE
Region: DE232
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-12-09
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es müssen drei vergleichbare, aktuelle Referenzen, bei denen in den letzten 60 Monaten die 
ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde, nachgewiesen werden (gemäß der 
Eigenerklärung zur Eignung im Formblatt L124.Vergleichbar und aktuell ist eine Referenz, wenn 

a. es sich bei der Referenz um ein Unternehmen in Deutschland handelt 

b. eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistung implementiert wurde. 

c. der Produktivbetrieb nach dem Go-Live mind. 6 Monate ohne Kündigung erfolgte.
Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den 
letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im 
Formblatt L124. Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen 
Leistung darf 3.000.000,00 € pro Jahr nicht unterschreiten.
Die jährliche Anzahl an aktiven Mitarbeitenden, in dem Unternehmensbereich der 
ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die die 
Implementierung der ausgeschriebenen Leistung übernehmen können. Die jährliche Anzahl der 
aktiven Mitarbeitenden darf 10 nicht unterschreiten.
Personalmanagementsystem
Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems
Technische Einrichtung, Fachliche Einrichtung, Schulung, Projektmanagement, Dokumentation, Systembereitstellung, Übernahme von Serviceleistungen, Lizenzkosten, Serviceleistungen
Grundvertragslaufzeit 48 Monate mit optionaler Vertragsverlängerung 2x24 Monate
Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften
Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten
Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl
Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:  

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages; 
2. Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft
Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;  
3. Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. 
Alle Informationen zu den geforderten Mindest- und Eignungskriterien sind in der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags  zu entnehmen. Der Bewerber hat zum Nachweis der Eignung die im Dokument Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Bei den nachfolgenden
Eignungskriterien handelt es sich um Mindestkriterium  (Ausschlusskriterien). Werden nicht alle Ausschlusskriterien erfüllt, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Im Rahmen des Teilnahmeantrags sind folgende Eigenerklärungen abzugeben: 
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen 
-Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB 
-Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft 
- Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation 
-Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes

Eligibility requirements: Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften
Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten
Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl
Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:  

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages; 
2. Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft
Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;  
3. Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. 
Alle Informationen zu den geforderten Mindest- und Eignungskriterien sind in der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags  zu entnehmen. Der Bewerber hat zum Nachweis der Eignung die im Dokument Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Bei den nachfolgenden
Eignungskriterien handelt es sich um Mindestkriterium  (Ausschlusskriterien). Werden nicht alle Ausschlusskriterien erfüllt, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Im Rahmen des Teilnahmeantrags sind folgende Eigenerklärungen abzugeben: 
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen 
-Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB 
-Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft 
- Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation 
-Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes
Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere 
Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. 
Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. 
Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:  

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages; 
2. Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft anhand der in der 
Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;  
3. Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. 
Alle Informationen zu den geforderten Mindest- und Eignungskriterien sind in der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags  zu entnehmen. Der Bewerber hat zum Nachweis der Eignung die im Dokument Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Bei den nachfolgenden
Eignungskriterien handelt es sich um Mindestkriterium  (Ausschlusskriterien). Werden nicht alle Ausschlusskriterien erfüllt, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen

Gesamtumsatz Mindestkriterium 
der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den 
letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im 
Formblatt L124. Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen 
Leistung darf 3.000.000,00 € pro Jahr nicht unterschreiten.   

Abfrage Eignungskriterien Teilnamewettbewerb
Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere 
Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. 
Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. 
Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:  

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages; 
2. Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft anhand der in der 
Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;  
3. Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. 
Alle Informationen zu den geforderten Mindest- und Eignungskriterien sind in der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags  zu entnehmen. Der Bewerber hat zum Nachweis der Eignung die im Dokument Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Bei den nachfolgenden
Eignungskriterien handelt es sich um Mindestkriterium  (Ausschlusskriterien). Werden nicht alle Ausschlusskriterien erfüllt, so wird der 
Teilnahmeantrag ausgeschlossen

Beschäftigte Mindestkriterium
Die jährliche Anzahl an aktiven Mitarbeitenden, in dem Unternehmensbereich der 
ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die die 
Implementierung der ausgeschriebenen Leistung übernehmen können. Die jährliche Anzahl der 
aktiven Mitarbeitenden darf 10 nicht unterschreiten. 

Abfrage Eignungskriterien Teilnamewettbewerb
Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere 
Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. 
Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. 
Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:  

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages; 
2. Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft anhand der in der 
Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;  
3. Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. 
Alle Informationen zu den geforderten Mindest- und Eignungskriterien sind in der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags  zu entnehmen. Der Bewerber hat zum Nachweis der Eignung die im Dokument Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Bei den nachfolgenden
Eignungskriterien handelt es sich um Mindestkriterium  (Ausschlusskriterien). Werden nicht alle Ausschlusskriterien erfüllt, so wird der 
Teilnahmeantrag ausgeschlossen

Referenzen Mindestkriterium
Es müssen drei vergleichbare, aktuelle Referenzen, bei denen in den letzten 60 Monaten die 
ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde, nachgewiesen werden (gemäß der 
Eigenerklärung zur Eignung im Formblatt L124.Vergleichbar und aktuell ist eine Referenz, wenn 

a. es sich bei der Referenz um ein Unternehmen in Deutschland handelt 

b. eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistung implementiert wurde. 

c. der Produktivbetrieb nach dem Go-Live mind. 6 Monate ohne Kündigung erfolgte. 

Bitte beachten Sie die Anlage: Abfrage Eignungskriterien Teilnamewettbewerb
Fehlende Erklärungen und Nachweise, sofern diese nicht wertungsrelevant sind, können durch den Auftraggeber gemäß § 56 Abs. 2 VgV
nachgefordert werden
Gewertet wird der Gesamtpreis (netto) der angebotenen Leistung gemäß Preisblatt. Das in den 
Vergabeunterlagen enthaltene Preisblatt ist vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. 
Im Preisblatt werden die Preise je Leistungskomponente erfasst. Preise sind ausschließlich in Euro, 
exkl.  Umsatzsteuer,  anzugeben.  Im  Preisblatt  sind  die  grau  hinterlegten  Felder  des  Formblatts 
auszufüllen.  Soweit  in  dem  Formblatt  zugelassen,  kann  für  die  entsprechend  gekennzeichneten 
Positionen ein gesondertes Blatt mit Ausführungen beigelegt werden. 
Bewertungsgrundlage  ist  die  Gesamtsumme  (Wertungspreis)  der  angebotenen  Leistung  gemäß 
Preisblatt (Anlage 22). Die kalkulatorischen Kosten fließen in die Wertung ein und dienen als 
Grundlage einer späteren Abrechnung etwaiger weiterer vom Auftraggeber durch schriftlichen Auftrag 
vereinbarter Leistungen. Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 30 Punkte.
Die zu vergebenden 40 Leistungspunkte werden für die Erfüllung der KANN-Kriterien im 
Anforderungskatalog vergeben. 

Bewertung der MUSS-Kriterien: 
Bitte beachten Sie: Die im Anforderungskatalog angeführten MUSS-Kriterien, sind zwingend zu erfüllen. 
Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Eine punktemäßige Bewertung der 
MUSS-Kriterien erfolgt nicht. 

Bewertung der KANN-Kriterien: 
Alle erfüllbaren KANN-Kriterien des Anforderungskatalogs, fließen in die Berechnung ein. Für jedes 
KANN-Kriterium, das kein MUSS-Kriterium ist, werden Bewertungspunkte vergeben. Die Bewertung 
erfolgt für die mit „x“ beantworteten Anforderungen in Verbindung mit der angegebenen Gewichtung 
(Multiplikationsfaktoren 5 (hoch), 3 (mittel), 1 (niedrig)). Alle nicht beantworteten Anforderungen erhalten 
0 Punkte.  
Die Bewertungspunkte werden wie folgt vergeben: 

A: Ja, ist im Standard vollständig erfüllt (10 Punkte) 
B: Ja, kann durch kundenspezifische-Programmierung erfüllt werden 
(Zusätzlicher Aufwand in Tagen bitte im Preisblatt ausweisen) (5 Punkte) 
C: Ja, für das Standardprodukt in Zukunft geplant 
(mind. im Rahmen der Hälfte der Mindestvertragslaufzeit - Datum der Umsetzung in 
den Kommentaren eintragen) (3 Punkte) 
D: Nein, ist nicht vorhanden/nicht erfüllt (0 Punkte) 
Qualitätskriterien 
Anforderungskatalog max. 40 
Personaleinsatzkonzept max. 10 
Umsetzungskonzept max. 5 
Servicekonzept max. 5 
Use Cases max. 10
Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften
vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,
einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind
Personalmanagementsystem
Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems
Technische Einrichtung, Fachliche Einrichtung, Schulung, Projektmanagement, Dokumentation, Systembereitstellung, Übernahme von Serviceleistungen, Lizenzkosten, Serviceleistungen
Grundvertragslaufzeit 48 Monate mit optionaler Vertragsverlängerung 2x24 Monate