Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-07-30
Buyer: Gemeente Dijk en Waard
Country: NL
Region: NL328
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2027-12-31
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Deze vrijwillige aankondiging overeenkomstig artikel 4.16 van de Aanbestedingswet betreft het voornemen van Dijk en Waard tot het  verzorgen van planning & controle software op grond van artikel 2.32 lid 1 onder b van de Aanbestedingswet 2012. Gemeente Dijk en Waard is voornemens om een overeenkomst af te sluiten met IlionX Group B.V. met de applicatie LIAS Enterprise voor een periode van twee jaar met optie tot verlengingen van zes maal twaalf maanden, zonder voorafgaande Europese aanbestedingsprocedure te sluiten en plaatst daarom deze vrijwillige aankondiging uit transparantie en rechtszekerheid.
Gemeente Dijk en Waard wil gebruik maken van de in artikel 2.32 lid 1 onderdeel b onder 2 geboden mogelijkheid van vrijstelling van de aanbestedingsplicht op grond van mededinging om technische redenen:
1.	Strategische continuïteit en stabiliteit
De applicatie LIAS is diep geïntegreerd in onze planning- en controlprocessen. Binnen het financiële applicatielandschap van de gemeente is sprake van een beperkte set onderling sterk verweven systemen. In de afgelopen periode zijn er structurele problemen geweest met andere onderdelen van dit landschap. Een overstap naar een alternatief voor LIAS zou leiden tot extra onzekerheid en verstoring van cruciale processen, wat onwenselijk is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.
2.	Functionele uniciteit van LIAS
De leverancier IlionX Group B.V. biedt met LIAS Enterprise een oplossing die als enige op de markt voorziet in de combinatie van meerjarige begroting, budgetbeheer én geïntegreerde documentopstelling binnen één applicatie. Deze functionele samenhang is essentieel voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de planning- en controlcyclus binnen de gemeentelijke context.
3.	Bewezen geschiktheid en doorontwikkeling
Met LIAS is een volwassen niveau van dienstverlening bereikt. De applicatie sluit aantoonbaar aan op onze specifieke werkprocessen en informatiebehoeften. De komende periode willen wij inzetten op verdere optimalisatie en doorontwikkeling van deze werkwijze, in plaats van een fundamentele systeemverandering.
4.	Organisatorische belastbaarheid
De organisatie heeft recent meerdere grote technische wijzigingen doorgevoerd, waaronder aanbestedingen van andere software. Gezien de beperkte interne capaciteit is het op dit moment niet verantwoord om een nieuwe, grootschalige implementatie te starten wat ongeveer 4 tot 6 maanden in beslag gaat nemen.. Dit zou leiden tot overbelasting van medewerkers en risico’s voor andere lopende projecten.
5.	Investeringen en leercurve 
Er is substantieel geïnvesteerd in de inrichting van LIAS, inclusief training en adoptie door medewerkers. De gebruikers zijn vertrouwd met het systeem en werken er efficiënt mee. Een overstap zou deze investering tenietdoen en een langdurige inwerkperiode vereisen, met negatieve gevolgen voor de productiviteit.
6.	Kosten-batenafweging
Een analyse van de verwachte kosten voor migratie (licenties, implementatie, training, datamigratie) versus de potentiële baten van een alternatief systeem laat zien dat voortzetting van de huidige relatie met LIAS financieel en operationeel de meest verantwoorde keuze is.
7.	Behoud van data-integriteit en historie
In LIAS is een omvangrijke hoeveelheid historische data opgebouwd die essentieel is voor verantwoording, trendanalyse en beleidsvorming. Migratie naar een ander systeem brengt risico’s met zich mee voor de kwaliteit, consistentie en toegankelijkheid van deze gegevens.
Gezien de marktsituatie en het beperkte aantal gekwalificeerde aanbieders, is het niet kostenefficiënt noch doelmatig om een aanbestedingsprocedure met meerdere partijen op te starten.
Indien belanghebbenden bezwaar hebben tegen bovengenoemd kan dit middels een e-mail naar inkoop@dijkenwaard.nl,   Bezwaar dient te worden aangetekend binnen een termijn van twintig kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging van vrijwillige transparantie. Het bezwaar moet met redenen omkleed zijn en bevat in ieder geval een motivatie waarom de onderhavige procedure en de daaruit volgende gunningen niet kan worden voortgezet. Als er binnen deze termijn geen bezwaar is gemaakt vervallen de rechten van ondernemingen (c.q. zijn de rechten van de belanghebbenden verwerkt) om nog op te komen tegen de voorgenomen gunning en zullen de opdrachten definitief worden verstrekt. Gemeente Dijk en Waard is voornemens om een overeenkomst af te sluiten met IlionX Group B.V. met de applicatie LIAS Enterprise voor een periode van twee jaar met optie tot verlengingen van zes maal twaalf maanden.


Winner: IlionX Group B.V.
Award value: 1