Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-05-26
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services | 79520000
Estimated value: 1680000 EUR
Submission deadline: 2021-06-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, Bücher ihres Frankfurter Standorts, die dort ab 1945 gesammelt wurden, außer Haus digitalisieren zu lassen. Für den Transport vom jetzigen Standort der Medienwerke zum Leistungsort und zurück sind von der Auftragnehmerin geeignete Maßnahmen zur Ladungssicherung zu ergreifen. Die Bestände müssen auf direktem Weg zum Ort der Leistungserbringung und zurück transportiert werden. Eine Zwischenlagerung über Nacht im Transportfahrzeug oder sonst in einer ungeeigneten Umgebung ist nicht zulässig. Ein Transport per Schiff- oder Luftfracht ist nicht zulässig. Es ist von monatlichen Transporten auszugehen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Pro Vertragsjahr sind rund 12 500 Werke mit etwa 2 Mio. Seiten zu digitalisieren. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt Mitte Oktober 2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes beträgt 24 Monate. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus den Magazinen der Auftraggeberin (AG) über den Transport zur Auftragnehmerin, die dortige Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung einschließlich Monitoringsystem bis hin zum Rücktransport der Bücher in die Magazine und die Überführung der digitalen Objekte und Metadaten in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: 3 Monate; Umfang der in dieser Phase zu digitalisierenden Titel: 500 Werke mit durchschnittlich 160 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).
Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf einen Durchsatz von täglich durchschnittlich rund 60 Bänden bzw. etwa 10.000 Seiten zu skalieren ist (Volllast). Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb mit entsprechender Leistung aufgenommen. (Laufzeit Phase II: 21 Monate, davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus der kontinuierlichen Digitalisierung des jährlichen Volumens von 12.500 Büchern ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.
Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem täglichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option).
Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit einem Volumen von bis zu 6.000 Werken mit etwa 1 Mio. Seiten insgesamt pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.
Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.
— Regalweise Entnahme der zu bearbeitenden Bücher aus den Magazinregalen anhand eines Übernahmeprotokolls und Transport zu den Räumlichkeiten der Auftragnehmerin (siehe auch Anlage 1),
— Digitalisierung der Bücher. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen, siehe Anlage 1. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen,
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,
— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,
— Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin,
— Bereitstellung qualifizierten Personals, darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes.
Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt wenn mindestens 500 000 Seiten pro Jahr digitalisiert wurden.
Sollten mehrere Bewerber an 6. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größere Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=393710&criteriaId=13957

Award value: 1680000