Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2024-05-23
Buyer: Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT)
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72222300: Information technology services

Technical requirements: Qualitativ hochwertiger Knowledge Graph für den Deutschlandtourismus. 

Der geplante Vertragszeitraum mit der Firma Onlim läuft zum 31.05.2024 aus. In Anbetracht der beträchtlichen Investitionen an Zeit, Ressourcen und finanziellen Mitteln, die bereits in die Individualisierung und Implementierung dieser Software getätigt wurden, soll nun eine Vertragsverlängerung ohne erneute Vergabe der Software vorgenommen werden.
Stelle für Rechtsbehelfs-
/Nachprüfungsverfahren: Bundeskartellamt Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 
Bonn Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder 
in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der 
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber 
zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer 
Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu 
rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach 
Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu 
wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen 
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der 
Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige 
Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen 
Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich 
ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages 
hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) 
oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der 
Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet 
ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im 
Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information 
der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über 
den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach 
Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die 
Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, 
endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung 
der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Der geplante Vertragszeitraum mit der Firma Onlim läuft zum 31.05.2024 aus. In Anbetracht der beträchtlichen Investitionen an Zeit, Ressourcen und finanziellen Mitteln, die bereits in die Individualisierung und Implementierung dieser Software getätigt wurden, soll nun eine Vertragsverlängerung ohne erneute Vergabe der Software vorgenommen werden.
 
Die Gründe für diese Entscheidung sind wie folgt:
(1) Die aktuelle Softwarelösung wurde im Zuge der Projektumsetzung umfassend an die betrieblichen Abläufe und Anforderungen des Open Data- / Knowledge Graph Projektes angepasst. Eine erneute Vergabe würde bedeuten, dass das entwickelte Softwareprodukt mit den individuellen Anpassungen weitestgehend nicht weiter verwendet werden kann und erneut umgesetzt werden müsste, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist. Selbst die allgemeine Weiterentwicklung der Technik ermöglicht es nicht, dass die Softwarelösung inzwischen zu wesentlich günstigeren Konditionen erstellt werden kann.
 
(2) Die aktuelle Softwarelösung entspricht in allen Belangen dem aktuellen technischen Stand bzw. ist mit Blick auf die Anforderungen an Wissensdatenbanken, die mit KI-Sprachmodellen interagieren, State of the Art. Die Verwendung von Knowledge Graphen mit großen Sprachmodellen (LLM) ist nach Ansicht der Fachexperten sinnvoll, da sie domänenspezifisches Wissen enthalten. Dieses Wissen wiederum kann z.B. über eine Konversationsschnittstelle genutzt werden, um Fragen ohne Halluzinationen zu beantworten. Der entsprechende technologische 
Ansatz heiß Graph RAG der laut Fachexperten, z.B. von Microsoft und Gartner, eine ideale Lösung für die Anpassung eines LLM an Ihre spezifischen Anforderungen 
einer Domaine, wie Tourismus, darstellt (siehe auch https://www.microsoft.com/enus/research/blog/graphrag-unlocking-llm-discovery-on-narrative-private-data/).
 
(3) Umgekehrt ist es für einen neuen technischen Dienstleister, bezogen auf den Auftragswert für 3 Jahre + 1 Jahr Verlängerung, nicht realistisch ein konkurrenzfähiges Angebot zum bestehenden Dienstleister Onlim zu machen - sofern die Basissoftware in die Vergabe inkludiert ist. Zumal der Vertrag, auf Grund von wirtschaftlichen Aspekten, eine jährliche Kündigungsmöglichkeit enthält. Entsprechend sind mögliche Aufwände eines neuen Anbieters, die als Investitionskosten über die geplante Gesamtlaufzeit refinanziert werden sollen, mit deutlichem Risiko behaftet.
 
(4) Hinzu kommt, dass für die erneute Erstellung und Anpassung der Software eine Projektlaufzeit von bis zu 18 Monaten eingeplant werden muss. Während dieser Zeit müsste ein Parallelbetrieb der alten Software inkl. der minimal notwendigen Entwicklungsmaßnahmen aufrecht erhalten werden.
 
(5) Durch die Verlängerung des bestehenden Vertrags können wir zudem eine nahtlose Kontinuität in unseren betrieblichen Abläufen sicherstellen. Unsere Partner sind mit der aktuellen Software vertraut, was die Effizienz und Produktivität der bestehenden Prozesse unterstützt. Eine Umstellung auf eine neue Software könnte zu Unterbrechungen führen und zusätzliche Aufwände bei den Partnern erfordern. Angesichts dieser Überlegungen und im Interesse einer reibungslosen Fortführung unserer betrieblichen Abläufe soll der Vertrag für die Nutzung der aktuellen Software verlängert werden, ohne eine erneute Vergabe durchzuführen.


Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)