Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-11-09
Buyer: Grundstücks- und Gebäudewirtschafts-Gesellschaft mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48421000 | 48451000 | 72224100: Systems implementation planning services | 72231000: Development of software for military purposes | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 210000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Migration, Pflege und Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems (Nachfolge GES)
Lieferung/Bereitstellung, Installation, Parametrierung und Customizing sowie permanenter Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Systems samt Begleitsoftware zur Ablösung von GES inkl. Dokumentation, Vorarbeiten sowie Datenmigrations-, Schulungs- und Betreuungsleistungen, Schnittstellenanpassung, Softwarepflegeleistungen und Rechenzentrumsbetrieb im Full- Service- Modus (ASP- Betrieb).
Aufgrund der Komplexität und der gewünschten Funktionalitäten des anzuschaffenden ERP-Gesamtsystems wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG Mainz, konkret „Wodis Sigma“ oder gleichwertiger Produkte anderer Hersteller beschränkt. Damit soll die Abbildung und Modernisierung der bereits bestehenden und über die Jahre gewachsenen ERP-Landschaft einschließlich deren Schnittstellen zum Zahlungsverkehr der Aareal Bank (BK01/XL) sowie zur Schadensabwicklung (Bausecura) gewährleistet werden. Gleichzeitig soll damit vor dem Hintergrund wirtschaftlicher und personeller Gesichtspunkte sichergestellt werden, dass bestehende Prozesse nicht wesentlich neu definiert werden müssen. Diese Vorgehensweise wurde nach einer 2-jährigen Markterkundung gewählt.
a) Bereitstellung einer funktional ausgereiften, wohnungswirtschaftlichen Standard ERP-Software zum Management der Immobilien und des sonstigen Geschäftsbetriebes des GGG Konzerns (Neubau, Sanierung, Kauf, Verkauf, Vermarktung und Fremdverwaltung von Wohn- und Gewerbeeinheiten einschließlich Buchführung);
b) Standardsoftware, die über eine Verbreitung in der deutschen Wohnungswirtschaft verfügt, sodass der Funktionsumfang bezogen auf diese Branche bereits in der Standardanwendung umfassend und ausgereift ist;
c) Anpassung der Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten ohne Entwicklung einer unternehmensspezifischen Individualprogrammierung sowie Einbindung und Anpassung systemtechnisch bedingter Komponenten sowie ergänzender Fremdsoftware, wie
d) Bereitstellung der ERP-Software im Full-Service-Betrieb in einem Rechenzentrum (ASP Betrieb). Unter „ASP“ versteht der Auftraggeber, dass alle vom Anbieter bereitgestellten Komponenten (z. B. Rechenzentrumsinfrastruktur, Hardware und insbesondere die Software) im Eigentum des Anbieters oder eines Dritten verbleiben und durch den Auftraggeber lediglich gegen Gebühr dazu genutzt werden, um die eigenen Daten verarbeiten zu können. Ein Lizenzkauf ist nicht beabsichtigt. Das Rechenzentrum muss sich in Deutschland befinden und der EU-DSGVO entsprechen;
e) Schulung des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer (ca. 150 Personen) durch in der Software erfahrene Trainer;
f) Projektsteuerung und-planung, Einführungsunterstützung, Protokollierung und Dokumentation des Systemwechsels;
g) Service, Wartung und ständige Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, branchentypische und systemtechnische Gegebenheiten grds. für die Vertragslaufzeit mit Verlängerungsoption;
h) Betrieb des angebotenen ERP-Systems in integrierter Zusammenarbeit mit EASY oder Angebot einer mindestens gleichwertigen Alternative zu EASY mit vollständiger Überführung der bereits in EASY hinterlegten Dokumente in das angebotene alternative Archiv.
Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Migration, Pflege und Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems (Nachfolge GES)
Anfragen etc. sind in Textform ausschließlich in deutscher Sprache an die Kontaktstelle zu richten. Der Teilnahmeantrag und alle vom Bewerber abzugebenden Erklärungen müssen im Original von den vertretungsberechtigten Personen unterzeichnet sein. Die Vertretungsberechtigung der unterzeichnenden Personen ist mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen. Es werden in der ersten Phase den Bewerbern nur die Unterlagen zur Verfügung gestellt, welche für die Entscheidung erheblich sind, ob ein Unternehmen sich bewirbt. Weitere Unterlagen (bspw. Anforderungskatalog) werden den Bietern erst in der zweiten Phase (Verhandlungsphase) zur Verfügung gestellt.


Winner: Aareon Deutschland GmbH
Award value: 210000
Number of bids: 2