Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-01-02
Buyer: Land Berlin - Landesarchiv Berlin (LA Berlin)
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311000 | 48329000 | 48611000: Database software package | 72212100: Industry specific software programming services | 72212311
Submission deadline: 2025-02-03
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 97 Abs. 2, 124 bis 126 GWB
Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 Abs. 2 bis 126 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, §§ 15, 17 Abs. 3 BerlAVG
Diese Vorinformation dient als Aufruf zum Wettbewerb. Interessierte Unternehmen werden mit dieser Vorinformation aufgefordert, ihr Interesse mitzuteilen (Interessensbekundung). Für das Vergabeverfahren ist keine weitere Auftragsbekanntmachung vorgesehen.
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Aufgrund dieser Vorinformation ist zunächst nur eine Interessensbekundung verlangt; ein Teilnahmeantrag oder Angebot ist jetzt noch nicht (!) vorzulegen, sondern erst nach gesonderter Aufforderung im weiteren Vergabeverfahren. Zur Einreichung einer Interessensbestätigung (=Teilnahmeantrag) wird die Vergabestelle gesondert auffordern. Die Einzelheiten zum Inhalt eines Teilnahmeantrags werden den Interessenten bzw. Bewerbern in der Aufforderung zur Interessensbestätigung mitgeteilt.
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Die zunächst einzureichende Interessensbekundung ist in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher Sprache entweder über die Vergabeplattform unter der Kennung 189511 (siehe Ziffer 5.1.11) oder unter Bezeichnung des Auftrags bzw. der Vergabenummer 20119-24 AFIS per E-Mail an die Vergabestelle ( vergabe@langwieser.de ) zu senden. Die Interessensbekundungen müssen noch keine (!) Unterlagen oder Nachweise enthalten. Die Interessensbekundung muss ein bestimmtes interessiertes Unternehmen (Interessent) erkennen lassen und eine aktive E-Mail-Adresse enthalten oder benennen, über die der Interessent im weiteren Verfahren erreichbar ist. In der Interessensbekundung soll eine verantwortliche Ansprechperson mit weiteren Kontaktdaten (Telefon) benannt werden. Mit der Interessensbekundung ist noch keine verbindliche Festlegung dahingehend verbunden, ob und welches Unternehmen als Bewerber/Bieter am weiteren Verfahren teilnehmen wird. Die Interessensbekundung dient dem Zweck, von der Vergabestelle über die Möglichkeit zur weiteren Teilnahme am Verfahren informiert zu werden. Das weitere Verfahren erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung gemäß § 38 Abs. 4 VgV. Die Vergabestelle wird frühestens 35 Kalendertage nach Absendung dieser Vorinformation die Interessenten zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auffordern (Aufforderung zur Interessensbestätigung). 
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Für die Einreichung ihrer Interessensbekundungen sind die interessierten Unternehmen verantwortlich. Ihnen obliegt es, ihre Interessensbekundung frühzeitig zu übermitteln. Die in Ziffer 5.1.12 genannte Frist für den Eingang der Interessensbekundungen ist keine Ausschlussfrist, sondern der Zeitraum binnen dessen eine Berücksichtigung der rechtzeitig eingegangenen Interessensbekundungen gewährleistet ist. Bei der Aufforderung zur Interessensbestätigung wird die Vergabestelle alle bis zur Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung eingegangenen Interessensbekundungen berücksichtigen. Danach eingehende Interessensbekundungen wird die Vergabestelle bis vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Interessensbestätigungen noch berücksichtigen; eine Verlängerung der Frist zur Interessensbestätigung wird dabei allerdings nicht gewährt. Später eingehende Interessensbekundungen bleiben unberücksichtigt.
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An dem folgenden Verhandlungsverfahren werden diejenigen Unternehmen beteiligt, die form- und fristgerecht eine ordnungsgemäße Interessensbestätigung (=Teilnahmeantrag) eingereicht und damit ihre Eignung nachgewiesen haben. Eine Auswahl gemäß Ziffer 5.1.9 für den Fall einer mehr als ausreichenden Anzahl an geeigneten Bewerbern bleibt vorbehalten. Weiterführende Informationen und Bedingungen werden den Interessenten bzw. Bewerbern mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung mitgeteilt.

Eligibility requirements: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung zu machen. Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensfall in Höhe von 1 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, gefordert. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist eine entsprechende Projektversicherung oder eine Versicherung für alle Mitglieder nachzuweisen. Im Falle einer Unterauftragsvergabe muss sich die Versicherung auch auf die Unterauftragnehmer erstrecken, andernfalls ist eine entsprechende Versicherung der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Versicherungspolice oder Bestätigung des Versicherers, nicht des Maklers) vor Vertragsschluss zu verlangen.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zu Referenzen zu machen, um damit fundierte berufliche Erfahrungen durch vergleichbare erbrachte Leistungen (Referenzen) nachzuweisen. Berücksichtigt werden nur solche Referenzleistungen, die ab dem 01.01.2020 ausgeführt und bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist abgeschlossen (abgenommen) wurden. Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird nach pflichtgemäßem Ermessen anhand nachstehender Mindestanforderungen beurteilt. Die Vergabestelle behält sich vor, nähere Angaben zu Referenzen (z.B. Auftraggeber, ausführende Unternehmen, Details der Leistungsausführung) zu verlangen.
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Es wird mindestens eine vergleichbare Referenzleistung zur Realisierung eines Fachinformationssystems für ein Archiv, eine Bibliothek oder ein Museum mit einem Migrationsvolumen von mindestens 1 Mio. Stammdatensätzen (Verzeichnungseinheiten)  verlangt.
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Es wird mindestens eine vergleichbare Referenzleistung zur Realisierung eines Fachinformationssystems mit einem webbasierten Benutzungsmodul (virtueller Lesesaal) verlangt.
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Über diese Mindestanforderungen hinaus können die Bewerber weitere vergleichbare Referenzleistungen (im o.g. Zeitraum) benennen und/oder die benannten Referenzleistungen hinsichtlich der dabei gewonnenen beruflichen Erfahrungen weiter beschreiben. Sofern eine mehr als ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbern zur Verfügung steht, kann unter diesen für das weitere Vergabeverfahren eine Auswahl anhand der jeweils nachgewiesenen beruflichen Erfahrungen getroffen werden.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zu den technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, zu machen. 
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Es müssen mindestens zwei hinreichend qualifizierte Fachkräfte mit deutschen Sprachfähigkeiten auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (Level C2 GER oder vergleichbar) im Bereich Support/User-Help-Desk zur Auftragsausführung zur Verfügung stehen. 
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Zusätzlich muss mindestens ein/e namentlich zu benennende/r Fachinformatiker/in mit deutschen Sprachfähigkeiten auf mindestens annähernd muttersprachlichem Niveau (Level C2 GER oder vergleichbar) als separate Ansprechperson zur Auftragsausführung zur Verfügung stehen.
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Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Studiennachweise, Zertifikate) vor Vertragsschluss zu verlangen.
Sicherheit für Vertragserfüllung und Mangelgewährleistung (3 %).
Aufgrund dieser Vorinformation ist zunächst nur eine Interessensbekundung verlangt, siehe oben Ziffer 2.1. Ein Teilnahmeantrag oder Angebot ist jetzt noch nicht (!) vorzulegen, sondern erst nach gesonderter Aufforderung im weiteren Vergabeverfahren. Die Einzelheiten zum Inhalt des Teilnahmeantrags bzw. Angebotes werden im jeweiligen Verfahrensstadium in den Teilnahme- bzw. Angebotsbedingungen geregelt.
Die Auftrags- bzw. Vertragsbedingungen können soziale und beschäftigungspolitische Ausführungsbedingungen (§ 128 Abs. 2 GWB) enthalten, z.B. zum Mindeststundenentgelt (Mindestlohn), zur Frauenförderung und zur Verhinderung von Benachteiligungen.
Über die Einzelheiten der anzubietenden Leistungen soll verhandelt werden. Endgültige Festlegungen zur Wertung der Qualität der Leistung können erst getroffen werden, wenn die anzubietende Leistung abschließend feststeht.
Die Einzelheiten zur Wertung werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das Kostenkriterium soll sich nach den voraussichtlichen Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit (u.a. inkl. aller Lizenzgebühren) richten.
Die Einzelheiten zur Wertung werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das Qualitätskriterium soll nach folgenden Unterkriterien in absteigender Rangfolge bewertet werden:
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1. Erschließungsmodul - flexibel anpassbares Erschließungsmodul (z.B. Metadatenfelder, Rechte & Rollen) 
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2. Virtueller Lesesaal - Funktionalität des virtuellen Lesesaals (z.B. Organisation von Bestellprozessen, Nutzendenfreundlichkeit) 
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3. Recherchemöglichkeiten - leistungsstarke Recherche im Gesamtsystem 
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4. Erhaltungsmanagement - performante Bestandserhaltung und Magazinverwaltung 
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Über die Zuschlagskriterien kann nicht verhandelt werden. Eine Konkretisierung bzw. Anpassung der Zuschlagskriterien in Ansehung der Verhandlungsergebnisse bleibt vorbehalten.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)