Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-11-15
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72261000: Software support services
Estimated value: 1308935 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Unterstützungsleistungen für die ServiceNow-Plattform der BVG (dienstvertragliche und werkvertragliche Leistungen)
Die BVG benötigt zur Aufrechterhaltung und für zwingend erforderliche Erneuerungen an der ServiceNow-Plattform überbrückend weitere Unterstützungsleistungen.
Der Vertrag endet, sobald die derzeit laufende Neuausschreibung über diese Leistungen, Vergabenummer FEM2-0617-2022 via AI-Vergabemanager der Vergabekooperation Berlin, bezuschlagt wurde.
Im Detail sind die folgenden Anpassungen für das Service Management Personal und IT Service Management folgende Leistungen mit aktuellem Release Upgrade und mit der Erhöhung der Patch Level zusätzlich zwingend erforderlich:
• Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozessen und Workflows für die ServiceNow-Plattform
• Anpassungen von nicht-prozessbezogenen Anforderungen (Berichtswesen, Berechtigungskonzept, Layout, Formular)
(endet mit Zuschlagserteilung der derzeit laufenden Neuausschreibung mit der Vergabenummer FEM2-0617-2022)
Um den herstellerseitigen Support zu erhalten und grundlegenden Plattformfunktionalitäten, die Sicherheit und den Applikationsbetrieb sicher zu stellen, wurden Plattform Release Upgrades und eine Erhöhung der Patch Level, Hot Fixes und Sicherheitspatches seitens ServiceNow erforderlich. Damit verbunden erfolgte auch das herstellerseitige Upgrade von Service Portal auf das Employee-Center und der Granular Delegation sowie wesentliche Änderungen in der Tabellenstruktur im HR Case Management.
Aufgrund dieser zwingend durchzuführenden Plattform Release Upgrades und Patches ist eine Berücksichtigung, Anpassung und Erweiterung der beauftragten und begonnenen Leistungen erforderlich geworden. Die Anpassungen und Erweiterungen müssen umgesetzt werden, um die neuen Funktionen nutzen zu können. Weiterhin wäre es ohne Berücksichtigung der neuen Funktionen für die Implementierungen der standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozesse und Workflows nicht möglich, den vollständigen Funktionsumfang für das Service Management Personal und IT Service Management mit Employee- Center und Granular Delegation herzustellen.
Die Leistungen sind in dem benötigten kurzen Zeithorizont ausschließlich durch die T-Systems inkl. Nachunternehmer erbringbar. Ein Wissenstransfer auf einen Drittanbieter ist nach Einschätzung der BVG frühestens innerhalb von 4 Monaten zu schaffen. Für den zukünftigen Dienstleister, welcher als Erstplatzierter aus der lfd. Ausschreibung Nr. FEM2-0617-2022 Mitte 2023 hervorgehen soll, ist dieser Wissenstransfer mit genügend Übergangszeit vorgesehen - für die jetzt unmittelbar erforderlichen Leistungen ist ein Wissenstransfer adhoc nicht umsetzbar.
Im Detail ist derzeit zu viel fachliches spezielles Know-How beim jetzigen Dienstleister verankert, für welches bei der BVG unmittelbar Bedarf besteht. Aufgrund der zu erwartenden langen Einarbeitungszeit eines Drittanbieters könnten die jetzt erforderlichen Anpassungen nicht umgesetzt werden und der Betrieb der ServiceNow-Plattform wäre gefährdet.
Desweiteren werden die Releasenotes durch den Hersteller jeweils erst zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Release veröffentlicht bzw. sind unter Umständen, einer gegebenen Early Access Registrierung, jeweils nur in sehr einem kurzen Zeitraum von max. 45 Tagen vorher einsehbar. Die Änderungen wurden uns somit frühestens zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ersichtlich. Daraus ergibt sich ein unmittelbarer jetzt bestehender Unterstützungsbedarf.
Bei Nichtdurchführung der notwendigen Anpassungen können Risiko für den Systembetrieb, die Systemsicherheit und den Datenschutz entstehen. Damit verbunden sind potentielle Schadenskosten für den Systembetrieb bei Ausfall und bei Nicht-Sicherstellung des gesetzlichen Datenschutzes.
Im Detail sind die folgenden Anpassungen für das Service Management Personal und IT Service Management folgende Leistungen mit aktuellem Release Upgrade und mit der Erhöhung der Patch Level zusätzlich zwingend erforderlich:
• Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozessen und Workflows für die ServiceNow-Plattform


Winner: T-Systems International GmbH, Berlin
Award value: 1308935