Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-16
Buyer: KOMBIT A/S
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72250000: System and support services | 72253000: Helpdesk and support services | 72253100: System support services | 72253200: Computer systems support services
Estimated value: 5000000 DKK
Submission deadline: 2021-09-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kontrakt om implementering, levering, support, vedligeholdelse og drift af et ERP-system som en SaaS-løsning
Udbuddet omhandler en kontrakt om implementering, levering, support, vedligeholdelse og drift af et ERP-system som en SaaS-løsning.
Udgangspunktet for anskaffelsen er KOMBITs behov relateret til styring og økonomiprocesser. KOMBIT har behov for en transparent økonomistyring med fokus på optimeret projektøkonomistyring og effektiv administrativ understøttelse heraf.
KOMBITs kerneopgaver centrerer sig om at lede store it-projekter. KOMBITs primære opgave er at udvikle, drive og forankre fælleskommunale it-løsninger til kommunerne. KOMBIT står for at drive projekterne, mens selve udviklingen af løsningerne håndteres af eksterne parter/leverandører.
For at KOMBIT bedst muligt kan løse sine kerneopgaver, er det nødvendigt med et ERP-system, der kan skabe transparens i finansieringssammensætning og understøtte synliggørelse af rentabilitet af de enkelte projekter, de løbende disponeringer samt råderum til omprioriteringer på projekterne. Samtidigt afregner KOMBIT de akkumulerede projektomkostninger til landets 98 kommuner efter aftalte fordelingsnøgler.
KOMBIT har besluttet at iværksætte en anskaffelse af såvel licenser og systemintegrati-on/implementeringsbistand til understøttelse af de forretningsmæssige mål og krav. KOMBIT forventer, at anskaffelsesprocessen og den efterfølgende implementering vil resultere i ibrugtagning af standardiserede processer understøttet af et moderne cloud-baseret ERP-system, der leveres som SaaS.
Der efterspørges og stilles krav til et ERP-system med følgende funktionelle områder: Debitorprocesser, Kreditorprocesser, Rejse- og udlægshåndtering, Periodeluk og rapportering, Finansbogholderi og likviditetsadministration, Budgettering og styring, Anlægsstyring samt Projektøkonomistyring – med Ressourcestyring og tidsregistrering som option.
KOMBIT er i ERP-sammenhæng en mindre organisation med ca. 250 medarbejdere/brugere (200 interne og 50 eksterne konsulenter), en lille økonomifunktion med 5-10 årsværk (ÅV) og har derfor få primære ERP-brugere på nuværende tidspunkt. KOMBIT har ca. 100 ledere/godkendere (chefer/direktører, projektledere og projektkoordinatorer).
Overordnet set er KOMBITs forventning til antallet af brugere opdelt på funktionelle områder ved ibrugtagning. Det er forventeligt, at en given bruger vil have adgang til flere funktionelle områder.
KOMBIT har valgt udbud med forhandling, da KOMBITs behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. Udbudslovens § 61, stk. 1, a). Der er således tale om en it-løsning, der skal tilpasses KOMBITs tekniske platforme med konvertering af data, integration med øvrige it-systemer mv.
KOMBIT har besluttet ikke at opdele kontrakten i delaftaler af markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder at der kan opnås stordriftsfordele, optimering af økonomiprocesser mv.
KOMBIT opfordrer virksomheder, som ikke har erfaring og/eller kapacitet på alle områder dækket af kontrakten til at indgå samarbejde med 3. part.
Såfremt der modtages flere end 3 konditionsmæssige ansøgninger, der ikke er omfattet af  de obligatoriske udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene i Del III, vil KOMBIT foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. II.1.4) og II.2.4).
Til brug for udvælgelsen skal ansøger angive referencer for de betydeligste leveringer af ydelser, der er udført inden for de seneste 3 år, jf. III.1.3).


Award value: 5000000