Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-08
Buyer: Politechnika Śląska
Country: PL
Region: PL229
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services
Submission deadline: 2025-11-06
Award criteria: price

Technical requirements: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług wsparcia i utrzymania ZSI. 
2. Kod CPV: 72250000-2 usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów.
3. Termin wykonania zamówienia: od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r., z możliwością wydłużenia terminu obowiązywania i realizacji umowy o okres nie dłuższy niż dodatkowo 6 miesięcy (zgodnie z Prawem Opcji opisanym w §13 Projektowanych Postanowień Umowy).
ZDOLNOŚĆ TECHNICZNA (warunek udziału w postępowaniu)
Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) lub wykonywanie nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej dwóch minimum 6-miesięcznych usług utrzymania systemu Microsoft Dynamics 365, w tym minimum jednego zintegrowanego z systemem obiegu dokumentów IntraDok.  
Wszystkie ww. usługi muszą obejmować co najmniej następujące obszary:
a)	finanse i księgowość, 
b)	kadry i płace, 
c)	projekty i budżetowanie, 
d)	zakupy, 
e)	sprzedaż.
Każdy z  utrzymywanych systemów winien mieć co najmniej 300 użytkowników łącznie.
Do oferty Wykonawca musi dołączyć oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
ZDOLNOŚĆ ZAWODOWA (warunek udziału w postępowaniu)
Dysponowanie minimum 10 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają kwalifikacje zawodowe, posiadają znajomość języka polskiego na poziomie komunikatywnym oraz będą odpowiedzialne m.in. za świadczenie usług, prawidłową realizację zamówienia i kontrolę jakości jego wykonania, w tym:
1) Jednym koordynatorem, który będzie odpowiadać za nadzór i koordynację prac, posiadającym następujące doświadczenie: co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania lub utrzymania systemów informatycznych.
2) Co najmniej 9 konsultantami o kompetencjach pokrywających wszystkie następujące obszary (każda osoba co najmniej jeden obszar): finanse i księgowość, kadry i płace, kontroling i budżetowanie, zakupy, sprzedaż, nieruchomości, zarządzanie projektami, gospodarka magazynowa, system obiegu dokumentów.
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe: znajomość odpowiedniego obszaru  potwierdzona stosownym certyfikatem autoryzowanym przez producenta oprogramowania Microsoft dla MS Dynamics 365 lub co najmniej 4-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie budowy lub wdrożenia lub utrzymania systemów klasy ERP, w roli Konsultanta lub Analityka Systemowego, w co najmniej 2 projektach.
W Wykazie Osób Wykonawca będzie zobowiązany wskazać stosowne certyfikaty z podaniem ich nazwy lub informacje dot. doświadczenia, z określeniem tytułów projektów.
Wykonawcy w trakcie wykonywania zamówienia przysługuje prawo zmiany osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia. W przypadku zmiany osób, Wykonawca wskaże osobę o kwalifikacjach i doświadczeniu nie mniejszym niż osoby zastępowanej. Każda zmiana osoby w trakcie realizacji zamówienia wymagać będzie powiadomienia Zamawiającego za pośrednictwem koordynatora i będzie wymagała uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego. Wraz z powiadomieniem Wykonawca ma obowiązek złożyć dokumenty potwierdzające wyżej wymienione kwalifikacje i doświadczenie.
Zamawiający informuje, iż będzie żądał aby Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana dostarczył przed zawarciem umowy kopie ww. certyfikatów dla osób skierowanych do realizacji zamówienia (określone w powyższym 2) – zdolność zawodowa. Niedostarczenie  certyfikatów Zamawiający może traktować jako uchylanie się od zawarcia umowy przez Wykonawcę.
Do oferty Wykonawca musi dołączyć oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. 
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, zgodnych z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy:
W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku dotyczącego ZDOLNOŚCI ZAWODOWEJ, o której mowa powyżej, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia WYKAZU OSÓB, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
1. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
2. Wysokość wadium: 100 000,00 zł.
Zostały określone w SWZ, w szczególności w „Projektowanych postanowieniach umowy”.

Eligibility requirements: ZDOLNOŚĆ TECHNICZNA (warunek udziału w postępowaniu)
Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) lub wykonywanie nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej dwóch minimum 6-miesięcznych usług utrzymania systemu Microsoft Dynamics 365, w tym minimum jednego zintegrowanego z systemem obiegu dokumentów IntraDok.  
Wszystkie ww. usługi muszą obejmować co najmniej następujące obszary:
a)	finanse i księgowość, 
b)	kadry i płace, 
c)	projekty i budżetowanie, 
d)	zakupy, 
e)	sprzedaż.
Każdy z  utrzymywanych systemów winien mieć co najmniej 300 użytkowników łącznie.
Do oferty Wykonawca musi dołączyć oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
ZDOLNOŚĆ ZAWODOWA (warunek udziału w postępowaniu)
Dysponowanie minimum 10 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają kwalifikacje zawodowe, posiadają znajomość języka polskiego na poziomie komunikatywnym oraz będą odpowiedzialne m.in. za świadczenie usług, prawidłową realizację zamówienia i kontrolę jakości jego wykonania, w tym:
1) Jednym koordynatorem, który będzie odpowiadać za nadzór i koordynację prac, posiadającym następujące doświadczenie: co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania lub utrzymania systemów informatycznych.
2) Co najmniej 9 konsultantami o kompetencjach pokrywających wszystkie następujące obszary (każda osoba co najmniej jeden obszar): finanse i księgowość, kadry i płace, kontroling i budżetowanie, zakupy, sprzedaż, nieruchomości, zarządzanie projektami, gospodarka magazynowa, system obiegu dokumentów.
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe: znajomość odpowiedniego obszaru  potwierdzona stosownym certyfikatem autoryzowanym przez producenta oprogramowania Microsoft dla MS Dynamics 365 lub co najmniej 4-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie budowy lub wdrożenia lub utrzymania systemów klasy ERP, w roli Konsultanta lub Analityka Systemowego, w co najmniej 2 projektach.
W Wykazie Osób Wykonawca będzie zobowiązany wskazać stosowne certyfikaty z podaniem ich nazwy lub informacje dot. doświadczenia, z określeniem tytułów projektów.
Wykonawcy w trakcie wykonywania zamówienia przysługuje prawo zmiany osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia. W przypadku zmiany osób, Wykonawca wskaże osobę o kwalifikacjach i doświadczeniu nie mniejszym niż osoby zastępowanej. Każda zmiana osoby w trakcie realizacji zamówienia wymagać będzie powiadomienia Zamawiającego za pośrednictwem koordynatora i będzie wymagała uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego. Wraz z powiadomieniem Wykonawca ma obowiązek złożyć dokumenty potwierdzające wyżej wymienione kwalifikacje i doświadczenie.
Zamawiający informuje, iż będzie żądał aby Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana dostarczył przed zawarciem umowy kopie ww. certyfikatów dla osób skierowanych do realizacji zamówienia (określone w powyższym 2) – zdolność zawodowa. Niedostarczenie  certyfikatów Zamawiający może traktować jako uchylanie się od zawarcia umowy przez Wykonawcę.
Do oferty Wykonawca musi dołączyć oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. 
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, zgodnych z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy:
W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku dotyczącego ZDOLNOŚCI ZAWODOWEJ, o której mowa powyżej, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia WYKAZU OSÓB, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
1. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
2. Wysokość wadium: 100 000,00 zł.
Zostały określone w SWZ, w szczególności w „Projektowanych postanowieniach umowy”.
Cena C	max 100 pkt
1. Środki ochrony prawnej określone w ustawie przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
4. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
7. Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje.
8. Izba rozpoznaje odwołanie w terminie 15 dni od dnia jego doręczenia Prezesowi Izby.
9. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych, zwanego „sądem zamówień publicznych”. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy.
Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia:
Członkowie komisji przetargowej. Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem platformy przetargowej poprzez odszyfrowanie ofert przez zamawiającego.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług wsparcia i utrzymania ZSI.
2. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej
a)	Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej Politechniki Śląskiej, zwanej dalej „Platformą” lub „Systemem”: https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login lub poczty elektronicznej w domenie @polsl.pl, z tym zastrzeżeniem, że składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy.
b)	Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne. Na Platformie znajduje się zakładka „Baza Wiedzy” zawierająca Instrukcje dla Wykonawców.
c)	Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych 
z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą tego rozwiązania teleinformatycznego pod nr tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 900-1700), e-mail: oneplace@marketplanet.pl 
d)	Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
-	stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
-	komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
-	zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
-	zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
e)	Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest 
w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.
f)	Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.
g)	Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę. 
h)	O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.
i)	Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy Zakupowej wynosi do 2 GB. 
j)	Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:
-	dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES;
-	dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem; w związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.
k)	Wykonawca może również przekazać ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie (nie dotyczy oferty) na adres poczty elektronicznej Zamawiającego. Wykonawca, przekazując ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Za datę przekazania zawiadomienia, dokumentu lub oświadczenia przyjmuje się datę otrzymania potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ww. pliki/ załączniki z serwera pocztowego Zamawiającego. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej Zamawiającego wynosi 10 MB.

Winner: Publications Office of the European Union