Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-13
Buyer: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72230000: Custom software development services | 72240000
Submission deadline: 2018-01-29
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) beabsichtigt, einen Dienstleistungsauftrag zur Unterstützung der Softwareentwicklung für ein Fördermittelportal im Wege eines offenen Verfahrens zu vergeben.
Bitte beachten Sie, dass das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben aufgrund eines Umzuges in der Zeit zwischen dem 02.01. bis 08.01.2018 nur bedingt bzw. nicht erreichbar sein wird. Näheres entnehmen Sie bitte dem den Vergabeunterlagen beigefügten Informationsschreiben.
Zum Zeitpunkt des geplanten Projektstarts im März 2018 werden für die Programme „Jugend stärken im Quartier“, „Stark im Beruf - Mütter mit Migrationshintergrund steigen ein“, „Perspektive Wiedereinstieg - Potentiale erschließen“ sämtliche Arbeiten für die Förderphase 2014-2018 abgeschlossen sein: Das Antragsverfahren von Antragsstellung über die fachliche und finanztechnische Prüfung bis zur Bescheid-Erstellung ist umgesetzt. Ebenso haben die Zuwendungsempfänger die Möglichkeit über das Portal ihre Ausgaben und Einnahmen per Belegnachweis elektronisch zu hinterlegen. Diese Belege sind Grundlage für einen vom System errechneten und dem Zuwendungsempfänger zur Verfügung gestellten Mittelabruf. Die gestellten Mittelabrufe werden durch die zuständigen Sachbearbeiter einer finanztechnischen Prüfung unterzogen, wobei die Möglichkeit besteht, Belege inkl. der Beträge zu ändern.
Ebenso können bereits bestätigte Ausgaben aufgrund der Feststellungen interner Prüfungen oder externer Prüfinstanzen nachträglich gekürzt werden. Hierfür steht ein Prüfmodul zur Verfügung, welches ebenso die Möglichkeit vorhält, Vor-Ort-Prüfungen zu administrieren und Prüfdokumente zu verwalten. Daneben bietet das Prüfmodul den Sachbearbeitern im BAFzA die Möglichkeit sog. Debitorenbucheinträge zu erstellen. Dies ist erforderlich, soweit Ausgaben korrigiert werden, die bereits über die Schnittstelle in das System DATES II exportiert worden sind und an einem Zahlungsantrag an die EU-KOM teilgenommen haben. Für diese Korrekturen wird ein Debitorenbucheintrag erstellt, der über eine systemseitig generierte ID einen späteren Abgleich der Korrektur zwischen DATES II und e2 ermöglicht.
Mit dem Abschluss eines Vorhabens werden Verwendungsnachweise durch den Zuwendungsempfänger eingereicht und anschließend innerhalb des BAFzA geprüft. Aus dieser Prüfung resultierend wird ein Schlussbescheid generiert, ggf. mit dem Ergebnis einer möglichen Restzahlung beziehungsweise einer Rückforderung.
Über eine zentrale Dokumentenverwaltung steht den Projektbeteiligten ein Werkzeug für die Ablage und Verwaltung vorhabenbezogener Dokumente zur Verfügung.
Das System arbeitet mit verschiedenen Benutzerrollen und Berechtigungen und stellt an verschiedenen Stellen eine Mailfunktion sowie eine PDF-Erzeugung zur Verfügung.
Über eine Schnittstelle ist es möglich, den aktuellen Datenbestand aus e2 vorhaben- und pro-grammbezogen zu exportieren, um diesen Datensatz anschließend in das System DATES II importieren zu können. Dies ist in der Regel mindestens viermal jährlich erforderlich, um an den Zahlungsanträgen an die EU-KOM teilnehmen zu können.
Da für die zweite Förderphase die Förderrichtlinien und Finanztechnischen Förderleitfäden der einzelnen ESF-Programme angepasst und geändert werden, ist es notwendig, diese fachlichen Änderungen auch technisch im Portal abzubilden und zu integrieren. Änderungen ergeben sich beispielsweise durch veränderte Bezugsgrößen für die Berechnung von Pauschalen oder durch Einführung neuer Standardeinheitskosten.
Die Herausforderung für den Auftragnehmer liegt insbesondere darin, die bestehende Architektur zu erweitern, um eine parallele Bewirtschaftung „zweier“ getrennter Systeme (im Hinblick auf fachliche Unterscheidungen) innerhalb einer gemeinsamen Basis (Code und Datenbank) zu gewährleisten. Durch die für die zweite Förderphase geänderten fachlichen Anforderungen gilt es auf die vorhandene Logik der Fragebogenkonfiguration (Groovy) für das Antragsverfahren aufzusetzen und umzusetzen und eine strikte Trennung der beiden Förderphasen zu gewährleisten. Gleiches gilt für die in Java realisierte Finanzbewirtschaftung. Durch einen sehr hohen Prozentsatz an Wiederverwertbarkeit des vorhandenen Programmcodes ist darauf zu achten, dass die Anpassungen keine negativen Auswirkungen auf die vorhandene Implementierung haben.
Zusätzlich zum Basispaket wird eine Option von bis zu 220 PT zur möglichen Verlängerung des Vertrages für das Jahr 2019 vergeben.
Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
a) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB (Die Eigenerklärungen sind vorformuliert den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt). Der Bieter/ Die Bieterin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine/ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat.
b) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen

Eligibility requirements: Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden. Die mit den Vergabeunterlagen zum Download zur Verfügung gestellten Formulare sind zu benutzen. a) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB (Die Eigenerklärungen sind vorformuliert den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt). Der Bieter/ Die Bieterin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine/ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. b) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen c) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens (max. eine DIN A4 – Seite).