Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-21
Buyer: Deutscher Wetterdienst
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48445000 | 72261000: Software support services
Submission deadline: 2025-11-24

Technical requirements: Rahmenvertrag für Serviceleistungen zur Einführung der CRM-Software cobra CRM PRO als Standardlösung einschließlich Kauf von Standardsoftware und Pflegeleistungen für Standardsoftware gemäß Leistungsbeschreibung/-matrix
Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Unternehmen haben gemäß § 97 Absatz 6 GWB einen Anspruch darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren durch den öffentlichen Auftraggeber eingehalten werden.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim öffentlichen Auftraggeber zu rügen (§ 160 Absatz 3 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nr. 2-3 GWB).
Teilt der öffentliche Auftraggeber dem Unternehmen mit, deren Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren zu stellen (§ 160 Absatz 3 Nr. 4 GWB).
Bietende, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden gemäß 134 GWB hierüber informiert. Dies gilt auch für Bewerbende, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bietenden ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch öffentliche Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung der Information per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den öffentlichen Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bietenden und Bewerbenden kommt es nicht an.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren zu richten:
Bundeskartellamt
Vergabekammer des Bundes
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113 Bonn
Telefon: +49 (0)228 / 94 99-0
Fax: +49 (0)228 / 94 99-163
a) Serviceleistungen zur Einführung der CRM-Software cobra CRM PRO als Standardlösung gemäß Leistungsbeschreibung/-matrix
Die Serviceleistungen gliedern sich in regelmäßig zu erbringende Basisleistungen gegen Pauschalvergütung und auf Abruf zu erbringende Kontingentleistungen (Dienstleistungen und werkvertragliche Leistungen) gegen Vergütung nach Aufwand. Die Basisleistungen umfassen die Betreuung der jeweils im Deutschen Wetterdienst eingesetzten aktuellen Version der Software cobra CRM PRO (Entgegennahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen). Die Kontingentleistungen umfassen die Unterstützung bei der DWD-weiten Einführung von cobra CRM PRO (Planungsleistungen) sowie Weiterentwicklungen und Anpassungen der Software (Programmierarbeiten). 
Es soll ein EVB-IT-Servicevertrag mit einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten mit einer zweimaligen automatischen Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate abgeschlossen werden. Nach einer Vertragslaufzeit von 48 Monaten ist eine weitere Verlängerung des Vertrages nicht möglich.
b) Aufstockung der Bestandslizenzen und Kauf weiterer Module gemäß Leisutngsbeschreibung/-matrix
Die vorhandenen 50 Bestandslizenzen sollen durch den Neukauf von 85 Lizenzen aufgestockt werden. Zudem ist der Kauf des Veranstaltungsmoduls cobra Event Premium beabsichtigt. Optional ist der Kauf eines Dokumentenmanagementsystems und Eventmanagementsystems angedacht.    
Hierfür ist der Abschluss eines EVB-IT-Überlassungsvertrages vorgesehen. Der Kauf optionaler Module ist bis maximal 48 Monate nach Vertragbeginn möglich. 
c) Erbringung von Pflegeleistungen (Aktualitätsgarantie) gemäß Leistungsbeschreibung/-matrix
Aktualitätsgarantie für 85 Lizenzen und ab 01.07.2027 zudem auch für die 50 Bestandslizenzen. Der bestehende Pflegevertrag für die Bestandslizenzen endet am 31.12.2026.    
Hierfür ist der Abschluss eines EVB-IT Pflegevertrages mit einer Laufzeit von maximal 48 Monaten vorgesehen.

Eligibility requirements: Angaben über die Eintragung in das Berufsregister
Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Unternehmen haben gemäß § 97 Absatz 6 GWB einen Anspruch darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren durch den öffentlichen Auftraggeber eingehalten werden.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim öffentlichen Auftraggeber zu rügen (§ 160 Absatz 3 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nr. 2-3 GWB).
Teilt der öffentliche Auftraggeber dem Unternehmen mit, deren Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren zu stellen (§ 160 Absatz 3 Nr. 4 GWB).
Bietende, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden gemäß 134 GWB hierüber informiert. Dies gilt auch für Bewerbende, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bietenden ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch öffentliche Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung der Information per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den öffentlichen Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bietenden und Bewerbenden kommt es nicht an.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren zu richten:
Bundeskartellamt
Vergabekammer des Bundes
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113 Bonn
Telefon: +49 (0)228 / 94 99-0
Fax: +49 (0)228 / 94 99-163
a) Serviceleistungen zur Einführung der CRM-Software cobra CRM PRO als Standardlösung gemäß Leistungsbeschreibung/-matrix
Die Serviceleistungen gliedern sich in regelmäßig zu erbringende Basisleistungen gegen Pauschalvergütung und auf Abruf zu erbringende Kontingentleistungen (Dienstleistungen und werkvertragliche Leistungen) gegen Vergütung nach Aufwand. Die Basisleistungen umfassen die Betreuung der jeweils im Deutschen Wetterdienst eingesetzten aktuellen Version der Software cobra CRM PRO (Entgegennahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen). Die Kontingentleistungen umfassen die Unterstützung bei der DWD-weiten Einführung von cobra CRM PRO (Planungsleistungen) sowie Weiterentwicklungen und Anpassungen der Software (Programmierarbeiten). 
Es soll ein EVB-IT-Servicevertrag mit einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten mit einer zweimaligen automatischen Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate abgeschlossen werden. Nach einer Vertragslaufzeit von 48 Monaten ist eine weitere Verlängerung des Vertrages nicht möglich.
b) Aufstockung der Bestandslizenzen und Kauf weiterer Module gemäß Leisutngsbeschreibung/-matrix
Die vorhandenen 50 Bestandslizenzen sollen durch den Neukauf von 85 Lizenzen aufgestockt werden. Zudem ist der Kauf des Veranstaltungsmoduls cobra Event Premium beabsichtigt. Optional ist der Kauf eines Dokumentenmanagementsystems und Eventmanagementsystems angedacht.    
Hierfür ist der Abschluss eines EVB-IT-Überlassungsvertrages vorgesehen. Der Kauf optionaler Module ist bis maximal 48 Monate nach Vertragbeginn möglich. 
c) Erbringung von Pflegeleistungen (Aktualitätsgarantie) gemäß Leistungsbeschreibung/-matrix
Aktualitätsgarantie für 85 Lizenzen und ab 01.07.2027 zudem auch für die 50 Bestandslizenzen. Der bestehende Pflegevertrag für die Bestandslizenzen endet am 31.12.2026.    
Hierfür ist der Abschluss eines EVB-IT Pflegevertrages mit einer Laufzeit von maximal 48 Monaten vorgesehen.

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