Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-08
Buyer: Maahanmuuttovirasto
Country: FI
Region: SUOMI / FINLAND
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2016-08-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Maahanmuuttovirasto on hankkimassa ajanvarausjärjestelmää asiakasasioinnin hoitamiseen ja siihen kiinteästi liittyvää työvuorosuunnittelua.
Ennakkoilmoitus on julkaistu Hilmassa 23.3.2016 8:31. Ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2016-007226. EUVL ennakkoilmoituksen numero on 2016/S 059-099687.
Ulkomaalaislain muutos koskien poliisin toimivaltaa ulkomaalaislupa-asioissa, EU-rekisteröinneissä ja kansalaisuusasioissa siirtyy 1.1.2017 Migrin toimivaltaan. Lisäksi Migrille siirtyy näihin asioihin vielä kuulumaton päätöksentekotoimivalta. Laki vahvistettaneen tämän kesän aikana.
Migrille siirtyvää ulkomaalaislupien ja kansalaisuusasioiden vireillepanoihin liittyvää asiakasasiointia varten, on Migri suunnitellut hankkivansa ajanvarausjärjestelmän asiakasasioinnin järjestämiseksi suunnitellusti ja vähentääkseen asiakkaiden odotusaikoja asiointitoimipisteissä.
Migri pyytää tarjousta liitteessä 1 olevan vaatimusten mukaisesti. Tarkentavat määrittelyasiakirjat ovat liitteissä 2–15. Liitteenä olevat käyttöliittymähahmotelmat on tarkoitettu vaadittavan toiminnallisuuden kuvaamiseksi. Ostettavan järjestelmän käyttöliittymien ei tarvitse olla sellaisia kuin näyttökuvissa esitetään, vaan vastaavat toiminnallisuudet pitää löytyä tai ne pitää rakentaa Migrin kanssa sovitussa aikataulussa kuitenkin kokonaisuudessaan viimeistään 1.6.2017 mennessä.
Tarjottavan järjestelmän tai palvelun täytyy sisältää pakolliset vaatimukset (liite 1) muuten tarjous hylätään. Liitteessä 1 kuvatuissa vaatimuksissa oleville myöhemmin toimitettaville piirteille tarjoaja laatii toimitussuunnitelman ja aikataulun. Lisätoimitukset voi toimittaa yhdessä tai kahdessa erässä kuitenkin viimeistään 1.6.2017.
Migri etsii järjestelmää, joka pystyy ottamaan varmasti vastaan asiakasasiointivarauksia 15.10.2016 alkaen ja josta järjestelmästä on Migrin tarpeen mukaista näyttöä (liite 1, heti toimitettavat piirteet).
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Ajanvarausjärjestelmä voidaan kuitenkin toteuttaa palveluna tai tarjoajan omassa verkossa toimivana järjestelmänä ja Tuve-verkossa toimivana.
Migri valitsee yhden toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Migri hyväksyy sen tarjouksen, joka hankintayksikön kannalta on kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan.
Järjestelmän rakentaminen, kehittäminen, käyttöönotto, ylläpito, koulutus ja muu yhteydenpito hankintayksikön kanssa tapahtuvat suomen kielellä ja asiakirjat on suomeksi niiltä osin kuin vaatimusmäärittelyissä ei monikielisyyttä vaadita.
Sopimuskausi on 3 vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.9.2016. Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuskauden jälkeen on kahden vuoden optio kuitenkin siten, että sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla.
Ks. tarjouspyyntö. Lisäksi mahdollisia pienehköjä muutoksia tai kehitystarpeita, joita järjestelmän käyttöönoton tai käytön aikana ilmenee.
Tarjousten avaustilaisuus on Maahanmuuttovirastossa eikä se ole julkinen. Tarjoukset avataan hankintayksikön parhaaksi katsomana aikana tarjousten jättämisen määräajan päätyttyä.

Eligibility requirements: Ks. tarjouspyyntö.