Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-09-01
Buyer: Consiliul Judetean Dambovita
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212311 | 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 840800 RON
Submission deadline: 2021-10-12
Award criteria: The most economic tender
EU fund: EU Fund

Technical requirements: Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă
Obiectivul general al contractului îl constituie “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, respectiv realizarea de proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) cat si front office.
-	Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor la nivelul UAT jud Dâmbovița având ca scop reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
-	Retro-digitalizarea documentelor din arhiva UAT județul Dâmbovița ce are ca scop arhivarea de copii digitale ale documentelor tradiționale existente in arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent
Volumul estimat al documentelor  supuse  procesului de retro-digitalizare este de aproximativ 800 ml.
Având în vedere ca 1ml de documente conține aproximativ 6.000 file A4, iar tarifele de scanare diferă in funcție de formatul filelor, autoritatea a estimat ca sunt necesare servicii de scanare documente pentru:
Pentru realizarea contractului având ca obiect “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă” care face obiectul achiziției sunt necesare prestarea următoarelor activități:
Activitatea 1 – furnizarea unei soluții/aplicații informatice care sa asigure administrarea electronica a documentelor create sau primite, pentru uz intern în cadrul instituției
Soluția/aplicația informatică ce va asigura administrarea electronică a documentelor pentru CJ Dâmbovița, va respecta obligatoriu toate prevederile legale în vigoare, referitoare la arhivarea documentelor în forma electronică (Legea nr. 135/2007, Ordinul MCSI nr. 493/2009, LEGE nr. 455/2001, Lege nr. 451/2004, Ordinul MCSI nr. 492/2009, Ordinul Nr. 3512/2008, Ordinul Nr. 882/2012, OG nr. 8/2013, Legea nr. 148/2012 etc.), precum și toate celelalte prevederi referitoare la organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale ale României.
Această activitate are ca scop achiziționarea de servicii de scanare si procesare a documentelor din arhivă.
1.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(1) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare in legătura cu documentația de atribuire este de maxim 20 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
2.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(2) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, autoritatea contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare /informațiilor suplimentare in a 11-a zi dinainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Orice solicitare de clarificare transmisa după data menționată la punctul 1, va pune Autoritatea Contractanta in imposibilitatea de a oferi un răspuns in termenul menționat la punctul 2, drept urmare, orice solicitare de clarificare transmisa in afara termenului menționat va fi considerata tardiva.
“Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, conform caietului de sarcini.
Consolidarea capacitații Consiliului Județean Dâmbovița de a asigura calitatea si accesul la serviciile publice oferite exclusiv de instituție prin simplificarea procedurilor administrației locale si reducerea birocrației, reprezintă obiectivul principal al proiectului.

Eligibility requirements: Cerința nr. 1 Operatorii economici nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Detalierea cerinței și modalitatea de îndeplinire: a)Operatorul economic - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător și orice persoană care este membru al organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau care are putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, nu trebuie să se regăsească în situațiile de excludere prevăzute la art.164  din Legea nr. 98/2016. a)Modalitatea de îndeplinire: Ca prima dovada a neîncadrării in situațiile de excludere prevăzute la art.164 din Legea nr.98/2016, împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător -  DUAE completat cu informațiile aferente situației lor, potrivit prevederilor art. 193 din Legea nr.98/2016. b) Operatorul economic - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător-  nu trebuie sa se regăsească în situațiile de excludere prevăzute la art.165 din Legea nr. 98/2016. b)Modalitatea de îndeplinire: Ca prima dovada a neîncadrării in situațiile de excludere prevăzute la art. 165 din Legea nr. 98/2016 , împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare operator economic participant la procedură - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător – DUAE completat cu informațiile aferente situației lor, potrivit prevederilor art. 193 din Legea nr.98/2016. c)Operatorul economic - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător – nu trebuie să se regăsească în situațiile de excludere prevăzute la art.167 din Legea nr. 98/2016. c)Modalitatea de îndeplinire: Ca prima dovada a neîncadrării in situațiile de excludere prevăzute la art. 167  din Legea nr. 98/2016, împreuna cu oferta se va prezenta de către fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător – DUAE completat cu informațiile aferente situației lor, potrivit prevederilor art. 193 din Legea nr.98/2016. Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorității contractante pentru fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator- documentele justificative care probează neîncadrarea în situațiile de excludere prevăzute la art.164, 165,167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectiv: 1)Persoanele juridice/fizice române a) Cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic și a celor care au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, aşa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv, valabil/e la momentul depunerii acestuia/acestora; b) Certificate de atestare fiscala, din care să reiasă lipsa datoriilor cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat-buget local, buget de stat- la momentul prezentării acestora;  Se vor prezenta certificate de atestare fiscală privind îndeplinirea obligațiilor de plata a impozitelor, taxelor și contribuțiilor de asigurări sociale atât pentru sediul social cât și pentru  toate punctele de lucru menționate în Certificatul Constatator emis de ONRC.( Informațiile cuprinse în Certificatul Constatator emis de ONRC trebuie să fie reale/actuale la data prezentării. ) c) după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art.166 alin.(2), art.167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; d)alte documente edificatoare, după caz; 2)Persoanele juridice/fizice străine Persoanele juridice/fizice străine vor prezenta documente edificatoare în țara de origine sau în țara în care sunt stabilite, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autoritățile competente din tara respectivă. In cazul în care în tara respectivă nu se emit documente de natura celor menționate sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016, se va prezenta o declarație pe propria răspundere sau, daca în tara respectiva nu exista prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentica data în fata unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competente în acest sens. Documentele vor fi prezentate în copie lizibila cu mențiunea “conform cu originalul” însoțite de traducere autorizata în limba romana. Nota: 1.Formularul DUAE este pus la dispoziția ofertanților în SEAP/SICAP. Cerința nr. 2: evitarea conflictului de interese în conformitate cu prevederile art. 58 - 60 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice Operatorul economic - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător- trebuie să respecte prevederile legale privind conflictul de interese, respectiv nu trebuie sa se regăsească în situațiile prevăzute la art.60 din Legea nr. 98/2016. Modalitatea de îndeplinire: Ca prima dovada a neîncadrării în situațiile prevăzute la art.60 din Legea nr. 98/2016, împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător- DUAE completat cu informațiile aferente situației lor, potrivit prevederilor art. 193  din Legea nr.98/2016 precum si Formularul nr.2- Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la  art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice (evitarea conflictului de interese). Persoanele care dețin funcții de decizie in cadrul autorității contractante în ceea ce privește organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire, în sensul articolului menționat, sunt: Consiliul Județean Dâmbovița: președinte – Corneliu Stefan, vicepreședinte- Jîjîie Antonel, vicepreședinte - Cristea Marinela-Luciana, secretarul județului - Popa Stănescu Dănuț Nicolae, director executiv Direcția economică - Igescu Carmen Emilia, Sef serviciu Serviciul Achiziții Publice – Georgiana Lenkiewicz, director executiv Direcția Juridică, contencios, Administrarea Patrimoniului – Dorina Stoica, Director executiv Direcția de Strategii, Programe și Investiții – Poșchină Penescu Diana, Sef serviciu Direcţia de Strategii Programe și Investiții - Gilia Florin Valeriu, sef Birou IT- Nicolae Gabriel, manager Proiect- consilier Direcția de Strategii Programe și Investiții- Ruxandra Pavel, consilier Direcţia economică- Neagoe Mariana Nicoleta, consilier Serviciul Achiziții Publice- Ciulei Loredana Florina, cons.jr. Direcția Juridică-Dumitru Alexandra Roxana, consilier Serviciul Achiziții Publice-Diaconu Cristina. Consilieri județeni: Costache Mioara, Neculaescu Sache, Istrate Mihai, Vasilescu Liviu Cosmin, Grozavu Ion Gabriel, Cigăran Gheorghe, Săvoiu Ionuț-Cristian, Dincă Georgeta, Vișoianu Corneliu, Neculaescu Laurențiu-Adrian, Stan Cornelia, Stoica Liviu-Cozmin, Lăscaie Cătălin-Ionuț, Dinu Marian, Craiu Alexandru-Cătălin, Mocanu Adrian, Marcu Corneliu-Bogdan, Popa Ionuț, Drugă Mihail, Tudora Alexandru-Cosmin, Paraschiv Dragoș-Florin, Vîrjoghe Maria, Buta Teodor, Tănase Silviu-Gabriel, Șontea Florin-Eusebiu, Ioniță Ioana, Dumitru Georgeta-Irena, Mureșan Florina-Ramona, Ilioan Elena-Lilica, Oprea Iulian, Popa Constantin –Tiberiu. Nota: 1. Formularul nr.2- Declarație privind neîncadrarea in situațiile prevăzute la  art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice,  va fi încărcat in SEAP odata cu DUAE de către fiecare operator economic participant la procedura de atribuire. 2.Formularul DUAE este pus la dispoziția ofertanților în SEAP/SICAP. Cerința nr. 1: Operatorii economici care depun oferta - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător - trebuie să facă dovada unei forme de înregistrare în conformitate cu legislația aplicabilă în tara de rezidență. Din documentul respectiv trebuie să reiasă că operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Modalitatea de îndeplinire: Ca prima dovada a deținerii unei forme de înregistrare in conformitate cu legislația aplicabila in tara de rezidenta, împreuna cu oferta se va prezenta de către fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, terț susținător - DUAE completat cu informațiile referitoare la îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale, potrivit prevederile art. 193  din Legea nr.98/2016. Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorității contractante, pentru fiecare operator economic participant la procedura - ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător - următoarele documente edificatoare care probează îndeplinirea criteriului cu privire la capacitatea de exercitare a activității profesionale, respectiv : a)Persoanele fizice/ juridice romane 1) Certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului in raza căruia este situat sediul operatorului economic din care sa rezulte: a) obiectul de activitate; obiectul contractului trebuie sa aibă corespondent in CAEN din certificatul constatator emis de ONRC; b) starea operatorului e... detalii pe www.e-licitatie.ro

Award value: 840800