Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-16
Buyer: Pilotierung eines Matrix-basierten-Kommunikationskanals für die G2C-Kommunikation
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72210000: Software programming services | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services
Submission deadline: 2025-01-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Leistungen werden im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 119 Abs. 5 GWB, § 17 VgV vergeben. Es gelten die Bestimmungen des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV). Das bedeutet: Zunächst werden auf einer ersten Stufe im Rahmen der Bewerbungsphase aus denjenigen Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag eingereicht haben, die geeigneten Unternehmen herausgefiltert, die die Mindestanforderungen erfüllen. Diese werden zur Abgabe verbindlicher Angebote aufgefordert. Eine weitergehende Beschränkung des Bieterkreises findet nicht statt. Über die Inhalte der Angebote kann dann verhandelt werden. Nach den Verhandlungen werden unter Umständen die Vergabeunterlagen angepasst und dann finale Angebote abgefordert. Es können auch mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden.
Die FITKO ist zum 1. Januar 2020 als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) in gemeinsamer Trägerschaft des Bundes und der Länder in Frankfurt am Main gegründet worden. Die FITKO bildet als kleine und agile Organisation den operativen Unterbau des IT-Planungsrats und unterstützt diesen organisatorisch und fachlich sowie bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben. Die FITKO soll die föderalen Aktivitäten zur Digitalisierung der Verwaltung bündeln, die Koordinierung und das Controlling der Projekte und Produkte des IT-Planungsrats verantworten, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) koordinieren sowie die föderale IT-Architektur weiterentwickeln. Leistungsgegenstand ist die Umsetzung des Vorhabens "Pilotierung Messenger-Kommunikationskanal für die G2C-Kommunikation". Das Vorhaben ist mit Beschluss vom 12. Juli 2023 ein Vorhaben des Föderalen IT-Architekturboards. Das Föderale IT-Architekturboard unterstützt und berät den IT-Planungsrat in strategischen Fragen bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen der IT-Architektur. Zu den Aufgaben des Boards gehören u. a. die Initiierung von Architekturvorhaben sowie die kurzfristige Bereitstellung dringend benötigter Lösungen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Das Architekturboard begleitet zudem mit sog. "Projektpaten:innen" Infrastrukturprojekte mit Auswirkungen auf die föderale IT-Architektur.  Die Auftraggeberin plant ein Proof-of-Concept durch eine einfach zu nutzende Kommunikationslösung basierend auf dem Matrixstandard, welche sich in die vorhandene IT-Landschaft der öffentlichen Verwaltung reibungsarm eingliedert. Zur Durchführung des Vorhabens werden im Rahmen der  Leistungsbeschreibung die Dienstleistungen, die im Rahmen des Projektes durch die Auftragnehmerin zu erbringen sind, definiert. Die Leistungsbeschreibung enthält detaillierte Informationen über den Umfang und die Qualität der von der Auftragnehmerin als Dienstleisterin zu erbringenden Leistungen sowie technische, organisatorische und zeitliche Rahmenbedingungen, die bei der Leistungserbringung von der Auftragnehmerin als Teil der Leistungspflicht zu beachten sind. Des Weiteren wird beschrieben, welche Mitwirkungsleistungen die Auftraggeberin erbringt. Zudem werden die Ziele der Auftraggeberin und die daraus resultierenden Herausforderungen beschrieben, um ein umfassendes Bild des Gesamtprojektes zu vermitteln, das die Auftragnehmerin bei der Erbringung der Leistung zu berücksichtigen hat.  Gegenstand der Leistungserbringung sind die Konzeption, Entwicklung und Pilotierung (inkl. Qualitätssicherung) einer einfach nutzbaren Lösung zur Kommunikation mit staatlichen Stellen, sowie die darauf bezogenen IT-Beratung durch die Auftragnehmerin. Diese zu erbringenden Leistungen werden nach Aufwand vergütet und in agiler Vorgehensweise in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin erbracht; nähere Regelungen zur Vergütung finden sich in dieser Leistungsbeschreibung, im Vertrag und im Preisblatt als Anlage zum Vertrag.
Die Pflicht zur Erbringung der Leistung beginnt nach Zuschlagserteilung mit einer Laufzeit von 12 Monaten. Zusätzlich behält sich die Auftraggeberin eine einseitig in Textform ausübbare Option zur dreimaligen Verlängerung der nach Aufwand zu vergütenden Leistungen um jeweils 12 Monate mit einer vertraglichen Maximallaufzeit von insgesamt 48 Monaten vor (siehe Abschnitt 3.6 der Leistungsbeschreibung). Die Verlängerungsoption wird spätestens zwei Monate vor Ablauf der 12-monatigen Laufzeit in Textform ausgeübt.
Mindestanforderung an die Eignung: Abgabe einer Eigenerklärung des Bieters, dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird  und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Die Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken: (x) für Personen- und Sachschäden mindestens 1.500.000 Euro pauschal je Schadensfall, (x) für Vermögensschäden mindestens 100.000 Euro je Schadensfall.
Durchschnittliche Gesamtzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung an die Eignung: Der Bieter muss Angaben zu der Anzahl der von ihm beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) machen. Die Mitarbeitendenzahl ist in Vollzeitäquivalenten auszuweisen. Mindestanforderung Mitarbeiteranzahl: Der Bieter verfügte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) durchschnittlich über eine Gesamtmitarbeitendenzahl in Vollzeitäquivalenten von mindestens 20  Mitarbeitenden, wovon mindestens 10 Mitarbeitende in der Softwareentwicklung, Softwarebetrieb, technischer Konzeption oder Lösungsarchitektur tätig sein müssen.

Eligibility requirements: Mindestanforderung an die Eignung: Abgabe einer Eigenerklärung des Bieters, dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird  und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Die Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken: (x) für Personen- und Sachschäden mindestens 1.500.000 Euro pauschal je Schadensfall, (x) für Vermögensschäden mindestens 100.000 Euro je Schadensfall.
Durchschnittliche Gesamtzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung an die Eignung: Der Bieter muss Angaben zu der Anzahl der von ihm beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) machen. Die Mitarbeitendenzahl ist in Vollzeitäquivalenten auszuweisen. Mindestanforderung Mitarbeiteranzahl: Der Bieter verfügte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) durchschnittlich über eine Gesamtmitarbeitendenzahl in Vollzeitäquivalenten von mindestens 20  Mitarbeitenden, wovon mindestens 10 Mitarbeitende in der Softwareentwicklung, Softwarebetrieb, technischer Konzeption oder Lösungsarchitektur tätig sein müssen.
Mindestanforderung an die Eignung: Der Bieter muss nachweisen, dass er bis zum Zeitpunkt des Schlusstermins zur Einreichung der Teilnahmeanträge mindestens 3 erfolgreiche Beiträge zur Weiterentwicklung der Matrix-Spezifikation geleistet hat. Beiträge gelten als erfolgreich, wenn diese in Form von sog. Matrix Spec Change (MSC) Proposals in die Matrix-Spezifikation aufgenommen wurden (Status: merged). Als Grundlage für den Nachweis wird die Übersicht der angenommenen MSCs auf der Webseite der Matrix.org Foundation (https://spec.matrix.org/proposals/#merged) herangezogen. Ergänzung am 14.01.2025: Daran anknüpfend gilt die Mindestanforderung pro erfolgreichem Beitrag in folgenden Konstellationen als erfüllt: (x) Die eigene Autorenschaft des angenommenen MSCs liegt bei der Bewerberin. (Der Nachweis ist durch Verweis auf den angenommenen MSC und Begründung der Autorenschaft zu erbringen.) (x) Ein inhaltlicher Beitrag zu einem angenommenen MSC einer anderen Autor:in mit wesentlichen Auswirkungen auf die Gestaltung des finalen MSCs wurde durch die Bewerberin geleistet. (Der Nachweis ist durch Verweis auf entsprechende Kommentare und Reviews zum angenommenen MSC und Begründung der Autorenschaft der Kommentare/Reviews zu erbringen.) (x) Die Autorenschaft konkurrierender MSCs zu einem angenommenen MSC liegt vor und ist in inhaltlicher Tiefe und Umfang mit dem angenommenen MSC vergleichbar. (Der Nachweis ist durch Verweis auf den konkurrierenden MSC und Begründung der Autorenschaft zu erbringen.)
Unternehmensreferenzen zur Softwareentwicklung im Kontext App- und Web-Entwicklung. Es müssen vom Bieter mindestens 2 Referenzen über in den letzten fünf Jahren (ab 2019) ausgeführte Aufträge oder firmeninterne Leistungen eingereicht werden, die Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters im Bereich App- und Web-Entwicklung geben und die seit mindestens einem Jahr laufen oder vor dem Schlusstermin zur Einreichung der Teilnahmeanträge bereits erfolgreich abgeschlossen sind.  Dabei muss mindestens eine Referenz im Bereich Softwareentwicklung im Kontext App-Entwicklung (iOS oder Android) im Umfang von mindestens 330 PT Eigenleistung eingereicht werden. Die App muss dem aktuellen Stand der Technik entsprechen (genutzte Versionen der Software-Frameworks und -Bibliotheken sind nicht älter als 5 Jahre) und in einem App-Store des jeweiligen Ökosystems bereitgestellt worden sein.  Darüber hinaus muss mindestens eine Referenz im Bereich Softwareentwicklung im Kontext Web-Entwicklung im Umfang von mindestens 330 PT Eigenleistung eingereicht werden. Die Web-Anwendung muss dem aktuellen Stand der Technik entsprechen (genutzte Versionen der Software-Frameworks und -Bibliotheken sind nicht älter als 5 Jahre).
Unternehmensreferenzen zur Softwareentwicklung unter Verwendung des Matrix-Standards.  Es müssen vom Bieter mindestens 3 Referenzen über in den letzten fünf Jahren (ab 2019) ausgeführte und abgeschlossene Aufträge oder firmeninterne abgeschlossene Leistungen eingereicht werden, die Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters im Bereich Open-Source-Softwareentwicklung mit dem Matrix-Standard geben und die seit mindestens einem Jahr laufen oder vor dem Schlusstermin zur Einreichung der Teilnahmeanträge bereits erfolgreich abgeschlossen sind. Jede eingereichte Referenz muss zwingend jede der folgenden Anforderungen erfüllen:  (1) Gefordert werden Referenzen, deren Quellcode unter einer Freien Softwarelizenz öffentlich einsehbar ist ("Open-Source-Software"). Freie Softwarelizenzen sind Lizenzen, die gemäß den Katalogen der Free Software Foundation (FSF) und der Open Source Initiative (OSI) als Freie Softwarelizenzen anerkannt sind. Eine Anwendung kann im Allgemeinen nicht als Freie Software betrachtet werden, wenn ihre Lizenz nicht in einer dieser Listen erscheint. Closed-Source-Software (d.h. Software, nicht unter einer Freien Softwarelizenz lizenziert ist) wird nicht berücksichtigt, auch wenn die Closed-Source-Software Open-Source-Softwarebestandteile enthält. Der Bieter muss einen Link auf ein entsprechendes öffentlich einsehbares Git-Repository bereitstellen. (2) Die vom Bieter einzureichenden Referenzen müssen Softwareentwicklungsprojekte auf Matrix-Basis ("Projekte mit Matrix-Bezug") in einer der folgenden Kategorien sein: Clients oder Bridges oder Server oder Integrationen oder Widgets oder SDKs. Der Matrix-Bezug der Projekte wird angenommen, wenn diese in der Projekte-Übersicht auf der Webseite der für die Fortentwicklung des Matrix-Standards maßgeblichen Matrix.org Foundation gelistet sind . Referenzen, die dort nicht aufgeführt werden, können genannt werden, wenn deren Kernfunktionen auf Schnittstellen beruhen, die in der Matrix-Spezifikation beschrieben werden. (3) Die Referenzen müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen (genutzte Versionen der Software-Frameworks und -Bibliotheken sind nicht älter als 5 Jahre). (4) Die Referenzen müssen einen Umfang von mindestens 330 PT Eigenleistung aufweisen.  Die einzureichenden Referenzen müssen aus 2 unterschiedlichen Kategorien stammen (Clients oder Bridges oder Server oder Integrationen oder Widgets oder SDKs). Bspw. handelt es sich bei den Referenzprojekten um einen Matrix-Client und zwei Matrix-Server. Das Einreichen von 3 Referenzprojekten aus den gleichen Kategorien im Matrixumfeld ist somit nicht für die Erreichung der Eignung zulässig.
Die Auftraggeberin behält sich vor, Unterlagen nachzufordern, korrigieren oder zu vervollständigen lassen, soweit dies nach § 56 VgV zulässig ist. Hierauf besteht aber kein Anspruch der Bewerber!
Insgesamt können 400 Leistungspunkte erreicht werden. Die maximal zu erreichenden Leistungspunkte sind gemäß der angegebenen Gewichtung anteilig auf die zwei Konzepte aufgeteilt: (1) Konzept der Leistungserbringung: Die drei angegebenen Teilgewichtungen werden jeweils mit 0 - 4 Bewertungspunkten nach untenstehendem Bewertungsmaßstab bewertet und mit dem Teilgewichtungsfaktor (15/15/10) multipliziert. Insgesamt können also 4 x 15 + 4 x 15 + 4 x 10 = 160 Leistungspunkte erreicht werden. (2) Personaleinsatzkonzept: Das Konzept wird gesamtheitlich mit 0 - 4 Bewertungspunkten nach untenstehendem Bewertungsmaßstab bewertet und mit dem Gewichtungsfaktor (60) multipliziert. Insgesamt können also 4 x 60 = 240 Leistungspunkte erreicht werden. Bewertungsmaßstab: Die Angaben im Angebot entsprechen aus Sicht der Auftraggeberin  (x) in besonderer Weise den Anforderungen und lassen hinsichtlich der für das jeweilige Kriterium aufgeführten Bewertungsaspekte auf eine sehr gute Qualität/ein sehr hohes Niveau der Auftragsausführung schließen = 4 Bewertungspunkte  (x) vollumfänglich den Anforderungen und lassen hinsichtlich der für das jeweilige Kriterium aufgeführten Bewertungsaspekte auf eine gute Qualität/ein hohes Niveau der Auftragsausführung schließen = 3 Bewertungspunkte  (x) im Wesentlichen den Anforderungen und lassen hinsichtlich der für das jeweilige Kriterium aufgeführten Bewertungsaspekte auf eine befriedigende Qualität/ein mittleres Niveau der Auftragsausführung schließen = 2 Bewertungspunkte  (x) mit Einschränkungen den Anforderungen und lassen hinsichtlich der für das jeweilige Kriterium aufgeführten Bewertungsaspekte auf eine ausreichende Qualität/ein niedriges Niveau der Auftragsausführung schließen = 1 Bewertungspunkt  (x) nur mit erheblichen Einschränkungen den Anforderungen und lassen hinsichtlich der für das jeweilige Kriterium aufgeführten Bewertungsaspekte auf eine mangelhafte Qualität/ein sehr niedriges Niveau der Auftragsausführung schließen = 0 Bewertungspunkte
Als "P" geht in die Wertung der Gesamtwertungspreis ein, wie er im Preisblatt, Anlage 2 zu den Vergabebedingungen, einzutragen ist.