Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-28
Buyer: Danmarks Fængsler
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 35121000: Security equipment | 35121300 | 72000000 | 72250000: System and support services | 72261000: Software support services
Estimated value: 60000000 DKK
Submission deadline: 2026-01-09
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udelukkelsesgrunden omfatter bestikkelse, som defineret i henholdsvis artikel 3 i retsakt af 26. maj 1997 og artikel 2, stk. 1, i rammeafgørelse 2003/568/RIA. Som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af den ovennævnte udelukkelsesgrund, skal ansøgeren fremlægge en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller et senere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3, litra a. For så vidt angår danske ansøgere, kan beviset bestå i en serviceattest, udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumenter eller attester ikke udstedes af det pågældende land eller ikke dækker nærværende udelukkelsesgrund, kan det erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en højtidlig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retlig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3.
Udelukkelsesgrunden omfatter svig, som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser.  Som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af den ovennævnte udelukkelsesgrund, skal ansøgeren fremlægge en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller et senere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3, litra a. For så vidt angår danske ansøgere, kan beviset bestå i en serviceattest, udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumenter eller attester ikke udstedes af det pågældende land eller ikke dækker nærværende udelukkelsesgrund, kan det erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en højtidlig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retlig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3.
Udelukkelsesgrunden omfatter hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme, som defineret i artikel 1 i direktiv 2005/60/EF. Som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af den ovennævnte udelukkelsesgrund, skal ansøgeren fremlægge en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller et senere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3, litra a. For så vidt angår danske ansøgere, kan beviset bestå i en serviceattest, udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumenter eller attester ikke udstedes af det pågældende land eller ikke dækker nærværende udelukkelsesgrund, kan det erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en højtidlig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retlig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3.
Udelukkelsesgrunden omfatter handlinger begået som led i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i fælles aktion 98/733/RIA. Som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af den ovennævnte udelukkelsesgrund, skal ansøgeren fremlægge en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller et senere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3, litra a. For så vidt angår danske ansøgere, kan beviset bestå i en serviceattest, udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumenter eller attester ikke udstedes af det pågældende land eller ikke dækker nærværende udelukkelsesgrund, kan det erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en højtidlig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retlig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3.
Udelukkelsesgrunden omfatter terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i rammeafgørelse 2002/475/RIA og anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4. Som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af den ovennævnte udelukkelsesgrund, skal ansøgeren fremlægge en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller et senere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3, litra a. For så vidt angår danske ansøgere, kan beviset bestå i en serviceattest, udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis dokumenter eller attester ikke udstedes af det pågældende land eller ikke dækker nærværende udelukkelsesgrund, kan det erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en højtidlig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retlig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland, jf. Forsvars- og sikkerhedsdirektivets art. 39, stk. 3.

Eligibility requirements: Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen:

Ansøger bedes angive følgende regnskabsoplysninger for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, under hensyntagen til, hvornår Ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed:

o Årlig omsætning
• Minimumskrav: Ansøgers årlige omsætning skal i gennemsnit for de seneste 3 afslut-tede regnskabsår være mindst 35 mio. kr. 

o Egenkapital 
• Minimumskrav: Ansøgers egenkapital skal i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår være positiv med 10 mio. kr. eller derover.

o Soliditetsgrad
• Minimumskrav:  Ansøger skal i gennemsnit for de seneste 3 afsluttede regnskabsår som minimum have en soliditetsgrad på mindst 15 %. 

Gennemsnit beregnes ved akkumulering af årlig værdi for år 1-3 divideret med 3.  
Regnskabsoplysningerne skal udfyldes i Ansøgningsskema. 

Dokumentation: 
En Ansøger, der står til at få tildelt kontrakten, skal på Ordregivers anmodning fremlægge bevis for overholdelsen af Ordregivers mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen. 
Beviset kan være i form af:
1) Ansøgers seneste 3 afsluttede årsregnskaber, eller
2) En revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal.
Ansøgeren er imidlertid ikke forpligtet til at fremlægge det ovennævnte bevis, hvis oplysningerne er frit tilgængelige for Ordregiver.

Ansøgere, som baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal desuden fremlægge en støtteerklæring (Underbilag B i Ansøgningsskema), der godtgør, at den støttende enhed stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed for Ansøgeren, og som godtgør, at den støttende enhed har påtaget sig en solidarisk hæftelse for Ansøgeren i forbindelse med kontraktens gennemførelse.
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen:
Referenceliste:
• Ansøger skal dokumentere op til 5 sammenlignelige Løsninger/arbejder, som Ansøger har udført i løbet af de sidste 5 år inden ansøgningsfristen. Det er et minimumskrav, at Ansøger kan dokumentere minimum 2 sammenlignelige Løsninger/arbejder udført i løbet af de sidste 5 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører Løsninger/arbejder, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af referencer. Hvis der er tale om en igangværende kontraktperiode, er det således alene den del af arbejderne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Med sammenlignelige løsninger/arbejder, forstås arbejder, der omfatter levering af security management system med integrationer til nogle af de sikringstekniske systemer, der findes i Danmarks Fængsler. Det omfatter integrationer til fx ABA-, ADK- og AIA-anlæg, belysningsanlæg, cellekaldsanlæg, overfaldsalarmanlæg, perimeterovervågningsanlæg, porttelefonanlæg,TVO etc. Ved sammenlignelig forstås endvidere idriftsættelse af Løsning, driftsstøtte (3. level support), implementering af Løsning hos lokationer (gerne fængsler og arresthuse i Europa) og alt det, som et indkøb af Løsningen omfatter, herunder opsætning, programmering, installationer, integration af lokationens sikrings- og brandtekniske systemer, herunder de enkelte enheder, samt tests. 

Som en del af referencelisten bør Ansøger for hver enkelt reference beskrive, hvorledes referencen har relevans og er sammenlignelig i forhold til den udbudte ydelse med beskrivelse af bl.a.:
• Kundens navn og sammenlignelighed med Ordregiver
• Kontraktperiode/udførelsesperiode for Løsning/arbejder, herunder gerne med angivelse af startdato for implementering, og hvornår Løsningen var i drift. 
• Angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller e-mailadresse.
• Kort beskrivelse af referencen. Ansøger bedes beskrive, hvilke sikrings- og brandtekniske systemer (herunder eksempelvis ABA-, ADK- og AIA-anlæg, belysningsanlæg, cellekaldsanlæg, overfaldsalarmanlæg, perimeterovervågningsanlæg, porttelefonanlæg, TVO, kropskamera etc.), som security management system er integreret med, kompleksiteten af Løsningen, og hvorvidt arbejdet også omfatter idriftsættelse af Løsning, driftsstøtte (3. level support),  opsætning, programmering, installationer, integration af pågældende lokations sikrings- og brandtekniske systemer, herunder de enkelte enheder, samt tests. Endvidere skal der redegøres for den økonomiske størrelse af Løsningen.

Referenceliste udfyldes i Ansøgningsskema. 

Referencerne må ikke udgøre mere end 1 A4-side eller 2.400 anslag inkl. mellemrum (i Underbilag E i Ansøgningsskema) pr. reference. Anslag/sider herudover vil der blive set bort fra. Såfremt Ansøger vedlægger mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 førstenævnte referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. 

Dokumentation: 
Referencerne, der fremsendes, anses af Ordregiver for at være den endelige dokumentation for ansøgers tekniske og faglige formåen.
Ordregiver er dog berettiget til at kontrollere de afgivne oplysningers rigtighed, fx ved at rette direkte henvendelse til de kontaktpersoner, som er anført på referencen.

Ansøgere, som baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, skal desuden fremlægge en støtteerklæring (Underbilag C i Ansøgningsskema), der godtgør, at virksomheden stiller sin tekniske og faglige kapacitet til rådighed for ansøgeren.

Udvælgelseskriterie: 
Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder ovenstående minimumskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag mindst 3 og maksimalt 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. 

Såfremt antallet af konditionsmæssige ansøgninger er lavere end 3, vil Ordregiver vurdere om antallet af egnede ansøgere skaber tilstrækkelig konkurrence og opfordre disse til at afgive tilbud, hvis det er tilfældet.

Udvælgelsen af mindst 3 og maksimalt 5 ansøgere sker med udgangspunkt i mest relevante referencer, hvor der lægges vægt på Ansøgerens erfaring med levering af SMS, som svarer til den udbudte Løsning, jf. nærmere i Prækvalifikationsbetingelsernes afsnit 6.3.1.

Ved vurderingen af mest relevante referencer vil Ordregiver lægge vægt på sammenligneligheden i følgende: 
• I hvor høj grad referencerne er sammenlignelige med den udbudte opgave i forhold arbejdets karakter, det vil sige levering af security management system med integrationer til sikrings- og brandtekniske systemer tilsvarende Danmarks Fængsler, som bl.a. omfatter ABA, ADK, ABA, belysningsanlæg, cellekaldsanlæg, overfaldsalarmanlæg, perimeterovervågningsanlæg, porttelefonanlæg, TVO, kropskamera etc.
• I hvor høj grad referencerne omfatter idriftsættelse af Løsning, driftsstøtte (3. level support), opsætning, programmering, installationer, integration af enheder fra integrationssystemerne samt tests af Løsning.
• I hvor høj grad referencerne er sammenlignelig med den udbudte opgave i forhold til kontraktsum, kompleksitet og omfang. 

Der vil blive foretaget en helhedsvurdering af ovenstående punkter. Det er ikke et krav, at alle ovenstående punkter opfyldes i samme reference, men det vil vægte særligt positivt, jo flere af ovenstående punkter, der indgår i samme reference.
Der henvises til Kontraktens bestemmelser.
Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 8.1.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister: 

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalen-derdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. 
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4. 

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbuds-lovens § 185, stk. 2. 

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgi-vet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. 

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk. 

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Alle medarbejdere hos den kommende leverandør, som skal have adgang til Ordregivers lokationer, eller som skal rådgive Ordregiver enten direkte eller ved behandling af skriftlige materialer, herunder tegningsmateriale, skal sikkerhedsgodkendes af Ordregiver og skal underskrive en fortrolighedserklæring. Sikkerhedsgodkendelsen vil enten være et KR-træk eller være en erklæring om, at de er indforståede med, at der indhentes oplysninger om den pågældende hos Politiets Efterretningstjeneste – herunder oplysninger i politiets registre og efterretningstjenestens egne registre. I så fald forventes sikkerhedsgodkendelsen at være til niveauet “hemmelig“. Sikkerhedsgodkendelsens niveau vil være en konkret vurdering ift. graden af følsomme oplysninger, som den pågældende person kommer til at få indblik i.
Nærværende prækvalifikation vedrører udbud vedr. anskaffelse af et security management system (her-efter SMS) til Danmarks Fængsler (herefter betegnet Ordregiver eller Danmarks Fængsler). 

Danmarks Fænglser ønsker således at anskaffe et softwarebaseret it-system med digitale integrationer til eksisterende og kommende sikrings- og brandtekniske systemer på Danmarks Fængslers lokationer. Der skal bl.a. integreres til ABA, ADK, AIA, belysning, cellekald, overfaldsalarmer, perimeterovervågning, porttelefoni, TVO,  kropskamera etc. 

Leverancen omfatter desuden alle nødvendige ydelser i forbindelse med indkøbene, herunder implementering af ny central driftsmodel i Styrelsen for Danmarks Fængsler og i forlængelse heraf driftsstøtte (3. level support), implementering af SMS på matriklerne og alt det, som et indkøb omfatter, herunder bl.a. opsætning, programmering, installationer, integration af lokationens sikrings- og brandtekniske systemer og de enkelte enheder samt tests.

Kontraktperioden vil have en længde på 8 år med mulighed for forlængelse op til 2 gange af 24 mdr. Forlængelse af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr. Dertil kommer, at Leverandøren er forpligtet til at levere vedligeholdelse, support, licenser, driftsstøtte mv. i op til 7 år efter, en matrikel har købt Løsningen. Dette for at sikre, at SMS indkøbt f.eks. i år 10 i kontraktens løbetid, tilsvarende har mulighed for at have et velfungerende SMS i de efterfølgende 7 år fra implementeringen af SMS på den pågældende matrikel. For så vidt angår licenser, vil der være tale om en tidsubegrænset brugsret, med mulighed for opsigelse. 

K02 danner kontraktgrundlag for aftalen.

Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler. Endvidere vil kontrakten også blive benyttet i forbindelse bygge- og anlægsprojekter, fx det nye Fængsel i Viborg Kommune og den nye arrest i Slagelse – begge med en forventet kapacitet på hver især ca. 400 indsatte. 

Lokationerne vil købe SMS i takt med, at der opstår et behov i kontraktperioden. Ordregiver forventer, at alle fængsler og arrester i kontraktperioden får behov for at købe nyt SMS, og at udrulningen især vil ske i årene 2027-2033. Leverandøren er imidlertid ikke garanteret en mindsteomsætning i kontraktperioden. Der henvises til Danmarks Fængslers hjemmeside for en opdateret oversigt over alle matrikler.

Alle medarbejdere hos den kommende leverandør, som skal have adgang til Ordregivers lokationer, eller som skal rådgive Ordregiver enten direkte eller ved behandling af skriftlige materialer, herunder tegningsmateriale, skal sikkerhedsgodkendes af Ordregiver og skal underskrive en fortrolighedserklæring. Sikkerhedsgodkendelsen vil enten være et KR-træk eller være en erklæring om, at de er indforståede med, at der indhentes oplysninger om den pågældende hos Politiets Efterretningstjeneste – herunder oplysninger i politiets registre og efterretningstjenestens egne registre. I så fald forventes sikkerhedsgodkendelsen at være til niveauet “hemmelig“. Sikkerhedsgodkendelsens niveau vil være en konkret vurdering ift. graden af følsomme oplysninger, som den pågældende person kommer til at få indblik i. 

Herudover bemærkes det, at det er forbudt at medbringe mobiltelefoner og pc’ere inden for murerne ved udførelse af opgaver på Danmarks Fængslers lokationer. De enkelte lokationer kan give dispensation, såfremt det er strengt nødvendigt ift. opgavens udførelse.
Kontrakten angår indkøb af SMS til alle typer af matrikler og lokationer hos Danmarks Fængsler.
Ordregiver har mulighed for at forlænge kontraktperioden op til 2 gange af 24 måneder. Forlængelsen af kontrakten sker i så fald på uændrede vilkår. Det er Ordregiver, der afgør, om kontrakten skal forlænges eller ej, og dette vil ske med et varsel på 6 mdr.

Winner: Mercell Holding ASA