Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-06-22
Buyer: Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000 | 72212180
Estimated value: 586400 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Apuväline- ja ostopalveluhallinnan tietojärjestelmäpalvelun määräaikaisen käyttöoikeuden ja ylläpidon hankinta kunnes valmisteilla oleva kilpailutus on saatettu loppuun ja valittu järjestelmä on otettu käyttöön.
Sopimus apuvälinetietojärjestelmäpalvelun jatkamisesta on voimassa toistaiseksi, kunnes HUS on siirtynyt käyttämään kilpailutuksen perusteella valittua järjestelmää, ja tämän hankintapäätöksen perusteella palvelua hankitaan korkeintaan 18 kuukauden ajaksi 31.12.2023 asti.
Tämä suorahankinta on jatkoa aiemmalle suorahankinnalle, joka tehtiin 5.6.2020 sille ajalle, kun silloin käynnissä ollut hankintamenettely (EU-hankintailmoitus (8.2.2019 / 2019-002973)) oli käynnissä. Tuo hankintamenettely jouduttiin keskeyttämään HUSin päätöksellä 6.11.2020 johtuen tehdyistä investointien karsimisesta Covid-19 pandemian ja sen aiheuttamien vaikutusten johdosta.
HUS on nyt valmistelemassa uutta hankintailmoitusta, joka julkaistaan viimeistään elokuun 2022 loppuun mennessä.
Tarjouspyynnön lähettämiseen, toimittajien kyselyihin, tarjouksien käsittelemiseen, sopimusteknisten yksityiskohtien määrittelyyn ja sopimiseen sekä lopulta tarjouksen hyväksymiseen ja järjestelmän käyttöönottoon arvioidaan menevän n. 18 kuukautta.
Polycon Oy on tarjouksessaan nro 1949 (27.5.2022) tarjonnut Effector-järjestelmän käytön jatkamista hintaan 29.800,00 euroa/kk (alv 0%). Uuden järjestelmän käyttöönotto vienee aikaa n. 18 kuukautta, joten nykyisen järjestelmän jatkamisen osalta hankinta on syytä tehdä 18 kuukauden ajalle. Tällöin kustannukset  apuvälineosuudesta ovat 536.400,00 euroa (alv 0%).
Kuukausikulujen lisäksi HUS varautuu teetättämään tietojärjestelmään muutostöitä, jotka voivat johtua lainsäädäntömuutoksista tai Apotti-tietojärjestelmän
käyttöönotosta. Näihin muutostöihin varataan enintään 50.000,00 euroa (alv 0 %) ja niistä sovitaan aina toimittajan kanssa erikseen tarjous-tilaus-menettelyllä.
Hankintalain (1397/2016) 41.1 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta.
Järjestelmän käyttöoikeuden jatkohankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen laajentaminen ajallisesti siihen saakka, kunnes apuvälineiden hallintaan sopivaa järjestelmää koskeva hankintamenettely on toteutettu. Toimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen järjestelmän hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja ylläpidossa.
Sopimuksen ennakoitu kesto on korkeintaan 18 kuukautta. Edellä mainituin perustein hankinta toteutetaan hankintalain 41.1 §:n mukaisena suorahankintana.


Winner: Polycon Oy
Award value: 586400