Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-08-29
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72262000: Software development services
Estimated value: 1525314 EUR
Award criteria: price

Technical requirements: Dieses Vergabeverfahren dient der Erweiterung des Computer-Aided Facility Management (CAFM-) Systems von Planon für das Gebäudemanagement an der Bergischen Universität Wuppertal (BUW).
Der Auftraggeber behält sich die Ziehung von zwei Optionen vor. In diesen Optionen können die Verträge um jeweils zwei Jahre verlängert werden. Die jeweiligen Optionen werden in Anspruch genommen, wenn die Marktsituation zum Zeitpunkt der Ziehung der jeweiligen Option unverändert ist und weiterhin ein Bedarf besteht.  Sollte der Auftraggeber von diesen Optionen Gebrauch machen, wird der Auftragnehmer jeweils 4 Monate vor Vertragsende darüber informiert und der Vertrag verlängert sich um weitere zwei Jahre nach Ablauf des vereinbarten Vertragsendes. Dieselbe Regelung ist für die zweite Option gültig.
Der Preis muss innerhalb des Budgets von 825.170,00 EUR netto liegen. Für die Optionen wird jeweils ein Budget in Höhe von 350.072,00 EUR festgelegt. Sollte der Bieter ein Angebot abgeben, welches das Budget überschreitet, erfolgt eine Verhandlung.
Bei dem CAFM-System von Planon handelt es sich um ein System, welches die täglichen Daten und die Abläufe im Bereich des Facility Managements verwaltet. Es unterstützt dabei, die Prozesse zu digitalisieren und somit effizienter zu gestalten.  In diesem Verfahren sollen Anpassungen an dem vorhandenen System beschafft werden, die in den nachfolgenden Punkten näher erläutert werden.  -10 Tage: Dienstleistungen Reinigung durch Add Onn  (Installation und Einrichten vom Reinigung Add Onn, Anpassung der Planon Layouts und Workflows, Anpassung der Berichte, Anpassung der Planon-Schnittstelle zum externen System für die KI-Auswertung, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -12 Tage: Dienstleistungen Schnittstelle Winkhaus (Kundenspezifische Schnittstelle) (Erstellung der Layouts im Produktivsystem  Anpassung der Schnittstellen ggf. der Datenbank für den Austausch von Daten zur Schlüsselverwaltung, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -9 Tage Dienstleistungen Schnittstelle Maqsima (Kundenspezifische Schnittstelle) (Erstellung der Layouts im Produktivsystem, Erstellung der Schnittstelle zum Maqsima System, Diese Schnittstelle muss Update sicher gemacht werden und darf nicht nach einem Update ausfallen. Somit muss die Schnittstelle im Planon Quellcode enthalten sein) -80 Tage für 2024, 100 Tage für 2025, 100 Tage für 2026, , 100 Tage für 2027: Dienstleistungskontingent Managed Services 2025, unverbrauchtes Kontingent wandert ins neue Jahr mit. (Anpassung der Layouts, Kundenspezifische Schnittstellen erstellen, Erstellung von Planon Spezielle SX Programmierungen, Anpassung vom Quellcode bzw. Datenbank Einträge, SQL-Abfragen erstellen und prüfen, Erstellen von PSS Modulen, Instandhalten der Schnittstellen, Upgrade der Planon Umgebung, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein)  SaaS - CleanOnn CleanOnn ist ein Tool, das Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Reinigungsprozesse unterstützt und ist eine vollständig integrierte mobile Lösung, die an das Planon CAFM-System angebunden ist. CleanOnn wurde von AddOnn entwickelt und ermöglicht es Unternehmen, einen grundlegenden Aktivitätsplan mit integrierter Automatisierung zu erstellen, der eine optimale Kapazitäts- und Betriebsplanung für die kommende Zeit unterstützt. -3 User für 4 Jahre: Connect for Clean-Onn Operations Module (TP) (Einrichten und Installation vom externen Cloud System vom Planon Marketplace, Bereitstellen von Accounts im externen Cloud System, Cloud System muss mit Planon CAFM System kompatibel sein und ohne weiteren Aufwand integriert werden können) -10 User für 4 Jahre; Connect for Clean-Onn Quality Module (TP)(Einrichten und Installation vom externen Cloud System vom Planon Marketplace, Bereitstellen von Accounts im externen Cloud System, Cloud System muss mit Planon CAFM System kompatibel sein und ohne weiteren Aufwand integriert werden können)  Annual Maintenance Contract -4 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Winkhaus (Instandhalten der Schnittstelle, Kleinere Anpassung der Schnittstelle, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein) -4 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Maqsima (Instandhalten der Schnittstelle, Kleinere Anpassung der Schnittstelle, Alle Anpassungen müssen bei einem Update weiterhin funktionieren, ggf. muss die Anpassung im Planon Quellcode enthalten sein) -4 Jahre: Wartungs- und Supportgebühr (Hilfestellung bei Problemen über den Planon Support, Bereitstellung von Planon Software Updates, Wartung der Kundenspezifische Anpassungen / Software / Quellcode)  Software -90 User: Lizenz für die Planon Mobile Asset App -90 User: Lizenz für die Planon Mobile Field Service App -5 Lizenzen: Lizenzerweiterung von 15 auf 20  Servicezeiten: Mo - Do: 09:00 - 17:00 Uhr Fr: 09:00 - 16:00 Uhr    Option: Der Auftraggeber behält sich die Ziehung von zwei Optionen vor. In diesen Optionen können die Verträge um jeweils zwei Jahre verlängert werden. Die jeweiligen Optionen werden in Anspruch genommen, wenn die Marktsituation zum Zeitpunkt der Ziehung der jeweiligen Option unverändert ist und weiterhin ein Bedarf besteht.  Sollte der Auftraggeber von diesen Optionen Gebrauch machen, wird der Auftragnehmer jeweils 4 Monate vor Vertragsende darüber informiert und der Vertrag verlängert sich um weitere zwei Jahre nach Ablauf des vereinbarten Vertragsendes. Dieselbe Regelung ist für die zweite Option gültig.  Hierbei handelt es sich jeweils um folgende Leistungen: -200 Tage: Dienstleistungskontingent Managed Services für 2 Jahre -2 Jahre: TMS SLA Schnittstelle Winkhaus -2 Jahre: Service Level Agreement Tailor Made Software -2 Jahre: Wartungs- und Supportgebühr -3 User für 2 Jahre: Connect for Clean-Onn Operations Module (TP) -10 User für 2 Jahre: Connect for Clean-Onn Quality Module (TP)


Winner: Bergische Universität Wuppertal Campus Grifflenberg
Award value: 842867.99
Number of bids: 1