Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2018-01-17
Buyer: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48610000: Database systems
Estimated value: 484981.25 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Am INP kommen derzeit verschiedene Softwaresysteme zum Einsatz, mit denen vorhandene Daten verwaltet werden. Auf einem zentralen Filesystem werden wissenschaftliche Daten, Berichte und Publikationen teilweise geordnet abgelegt. Protokolle und allgemeine Informationen, sowie Projektmanagement und Workflows sind teilweise in zentralen Lotus Notes-Datenbanken abgelegt Kosten-Leistungsrechnung und Zeiterfassung erfolgen wiederum durch andere Software-Lösungen. Das ERP System besteht ebenfalls aus mehreren Einzelkomponenten.
Das INP strebt eine integrierte Lösung an, mit der alle Daten im INP erfasst, bearbeitet, abgelegt und wiedergefunden werden können. Medienbrüche sollen vermieden werden (elektronische Daten/Dokumente, Daten/Dokumente auf Papier). Die Lösung muss verschiedene Funktionalitäten abbilden. Dazu gehören Group Ware-Funktionalitäten (E-Mail, Kalender, Adressbuch, Besprechungen/Ressourcen), Workflows (Urlaub, Dienstreisen, etc.), kaufmännische Datenverarbeitung (ERP), Dokumentenmanagement & Wissensmanagement (Berichte, wissenschaftliches Know-How, Institutsinformationen, statische und dynamische Dokumente, Bibliotheksdatenbank), Projektmanagement (Protokolle, Planung, Zeiterfassung, etc.) sowie die erforderlichen Funktionalitäten für ein elektronisches Laborbuch (versionssichere Archivierung, Qualitätsmanagement, Datenablage). Zudem muss das neue Softwaresystem die kameralistische Abrechnung und die doppische Buchungssystematik beinhalten. Die Anbindung von Lotus Workflows (Bestellungen, Dienstreisen etc.) an das Warenwirtschaftssystem muss dabei gegeben sein. Eine zukünftige Erweiterung der Funktionalitäten zum Wissensmanagement mit möglichst niedrigen Kosten und einer potentiellen Anbindung an Outlook wird dabei angestrebt.
Das INP erwartet eine deutlich effizientere Arbeit mit Daten durch den Umstieg auf eine integrierte Lösung mit weniger Informationsverlusten und neuen Möglichkeiten Wissen zu verwalten.
Im ersten Schritt soll dazu das ERP – System als Basis vereinheitlicht und auf einen modern en Standard mit einer Datenbank als Grundlage gebracht werden.
Frühr. EU-weiter Wettbewerb,Auftragsbekanntm. ABI. 2017/S145-299711 vom 1.8.2017.Keine wertbaren Bewerbungen/Angebote(Aufhebung notwendig)eingingen,war das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb aufzuheben,siehe Bekanntmachung vergebener Aufträge (Aufhebung) 2017/S185-379414 vom 27.9.2017.Der Vertrag wird nicht vor Ablauf v.10 KT ab dieser Bekanntm. Veröffentlichung früh. am 1.2.18 abges.
Dieser Beschaffungsgegenstand war dem EU- weiten Wettbewerb bereits einmal unterstellt, siehe Auftragsbekanntmachung ABI. 2017/S 145-299711 vom 1.8.2017. Da keine wertbaren Bewerbungen/Angebote eingingen, war das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb aufzuheben, siehe Bekanntmachung vergebener Aufträge (Aufhebung) 2017/S 185-379414 vom 27.9.2017.Nach Aufhebung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb, bei dem kein Angebot einging, musste vom Auftraggeber bei Fortbestand der Vergabeabsicht und wegen der zeitlich begrenzten Verfügbarkeit der finanziellen Mittel das Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung gewählt werden. Es wurden mehrere Unternehmen schriftlich zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nur ein Unternehmen hat tatsächlich ein Angebot abgegeben.
Das am 01.08.2017 begonnene Verhandungsverfahren mit Teilnahmewettbewerbung musste aufgehoben werden, weil keine wertbaren Angebote eingingen (Veröffentlichungen: siehe II Punkt 2.14).


Winner: m+p business solutions GmbH
Award value: 484981.25