Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-09-12
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 72268000: Software supply services
Estimated value:  EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Die Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH ("Auftraggeber", kurz "AG") beabsichtigt die Beschaffung einer digitalen Personalakte zur weiteren Modernisierung der digitalen Infrastruktur.
Die Bieter können maximal 1.000 Preispunkte erzielen. Diese werden mit insgesamt 40 % gewichtet. Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält die maximale Punktzahl von 1.000 Punkten. Der Wertungspreis entspricht dem Gesamtwertungspreis (brutto) gemäß Preisposition 7 im Preisblatt. 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot, dessen Preis doppelt so hoch ist, wie der niedrigste Wertungspreis (fiktives Höchstangebot). Alle Wertungspreise, die über dem fiktiven Höchstangebot liegen, erhalten 0 Punkte. Der Wertungspreis ergibt sich aus dem durch die Bieter eingereichten Preis im Preisblatt. Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Angebotspreise erfolgt über eine lineare Interpolation. Die Punktebewertung wird auf zwei Nachkommastellen nach der kaufmännischen Rundungsregel gerundet.
Die Bieter können maximal 1.000 Leistungspunkte durch die Erfüllung qualitativer Zuschlagskriterien erzielen. Diese werden mit insgesamt 60 % gewichtet. Die 1.000 Leistungspunkte können für die im Leistungsverzeichnis zugesagten Leistungsmerkmale und Funktionalitäten (500 Punkte) durch die bieterseitig einzureichende Konzeptbeschreibung (350 Punkte) sowie die Produktpräsentation (150 Punkte) erzielt werden.  Von den maximal zu erreichenden 1.000 Leistungspunkten müssen die Angebote mindestens 600 Leistungspunkte erzielen. Angebote, die diese Mindestpunktzahl nicht erzielen, werden in der weiteren Bewertung nicht berücksichtigt. Im Hinblick auf die Erreichung der Mindestpunktzahl ist dabei unerheblich, ob und in welcher Anzahl diese über die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Leistungsmerkmale und Funktionalitäten, die Wertung der Konzeptbeschreibung oder die Wertung der Produktpräsentation erlangt werden.  Die Wertung wird durch ein Wertungsgremium des AG vorgenommen und unter Angabe der dem Wertungsgremium angehörenden fachlich geeigneten Personen vollständig dokumentiert.
Zu dem vom Auftragnehmer (kurz "AN") geschuldeten Leistungsumfang gehört insbesondere die Bereitstellung und der Betrieb einer digitalen Personalakte als Software as a Service Lösung (SaaS) mit den folgenden Modulen: Dokumentenmanagement (sofern es in einem direkten Zusammenhang mit der Personalakte steht, d.h. kein umfassendes Dokumentenmanagementsystem außerhalb der unmittelbaren digitalen Akte); Workflows innerhalb der Anwendung; und automatisierte Dokumentenerzeugung. Weiterhin schuldet der AN die Bereitstellung und Installation von Schnittstellen in und von relevanten Subsystemen des AG (inkl. unbeschränkt nutzbare APIs / Web-Services) und die potenzielle Integration in Drittprodukte im Rahmen einer Unternehmensumstrukturierung. Zum vom AN geschuldeten Leistungsumfang gehört zudem die Erbringung aller Leistungen, die zu einer erfolgreichen Projekteinführung seitens des AN erforderlich sind. Dies umfasst mindestens die folgenden Komponenten: Bereitstellung der Tenants inklusive technischer Installation und sicherer Integration in die IT-Landschaft des AG; Durchführung von Customizinggesprächen auf Basis des vom AN vorgegebenen Standards mit den entsprechenden Fachabteilungen des AG zur Festlegung von durch AN und AG schriftlich freizugebenden Fachkonzepten (Abstimmung und Beschluss notwendiger Regularien und organisatorischer Abläufe für das anschließende Customizing unter Protokollierung und Dokumentation der Gespräche und abgestimmten Fachkonzepte); Customizing der Software auf Basis der Fachkonzepte; Schulungsvorbereitung und -durchführung (sowohl zur Implementierung als auch Turnusschulungen im Regelbetrieb); Echtbetriebsbegleitung; Projektmanagement inklusive Projektleitung; Teilnahme an Lenkungsausschusssitzungen; und Softwareservice (SaaS).   Geschuldet sind zudem initiale Leistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dies umfasst insbesondere die vollständige Integration des Gesamtsystems in die IT-Landschaft des AG. Insofern dies den Besitz von Fremdlizenzen fordert, muss der AN über die dafür notwendigen verfügen. Der Cloudvertrag hat eine Mindestvertragsdauer von 60 Monaten.


Winner: Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem
Number of bids: 1