Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-05-27
Buyer: Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48611000: Database software package | 48613000 | 48614000 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services
Submission deadline: 2019-06-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung, Anpassung, Entwicklung und Implementierung eines Campus Management-Systems an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW) mit anschließender Wartung und Support durch den Anbieter für die Dauer von mindestens fünf Jahren mit Verlängerungsmöglichkeiten.
Ein leistungsfähiges Campus Management System ist als Basis der erfolgreichen und effizienten Verwaltung einer modernen und zukunftsfähigen Hochschule unverzichtbar. Dabei können Campus Management Systeme „von der Stange“ mit ihrem Standardleistungsumfang die vielfältigen und komplexen Anforderungen der Hochschulen oftmals nicht vollumfänglich erfüllen: Häufig müssen softwareseitig Anpassungen an dem zur Verfügung gestellten System in nicht geringem Umfang vorgenommen werden. Teilweise müssen aber auch hochschulseitig organisatorische Prozesse tiefgreifend angepasst werden. Beides treibt Kosten und Aufwände auf Seiten beider Vertragsparteien in die Höhe. In aller Regel offenbaren sich die konkreten Änderungs-/und Anpassungsbedarfe aber erst inmitten der Durchführung der Einführungsprojekte. Das führt in aller Regel dazu, dass die vorab definierten zeitlichen, finanziellen und inhaltlichen Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden. Dies führt zu Unzufriedenheit auf allen Seiten, potentiell zu Rechtsstreitigkeiten und häufig zum (gefühlten) Scheitern der Projekte. Die HTW trägt diesen Umständen durch das Beschreiten eines neuen Weges Rechnung. Die HTW beabsichtigt einen Vertrag zu schließen, der die Unsicherheiten, die der Einführung von Campus Management Systemen immanent sind, proaktiv regelnd aufnimmt: Auf der Basis einer genuin partnerschaftlichen Abwicklung des Vertrages soll – soweit erforderlich – die agile Einführung des Campus Management Systems in Teilschritten auf der Basis von SCRUM erfolgen. Die stetige partnerschaftliche Verständigung über Konkretisierungen des Leistungsumfangs auf Arbeitsebene in dafür vorgesehenen Projektgremien im Rahmen von hierfür vertraglich festgelegten Prozessen ist damit nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Dies soll sich auch in den Vergütungsregelungen widerspiegeln, die beide Seiten am Projekterfolg partizipieren lassen sollen und so auch extrinsische Anreize für die gemeinsame partnerschaftliche Abwicklung schaffen soll. Dem Abschluss eines solchen Vertrages dient dieses Verhandlungsverfahren.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerb werden diejenigen Bewerber, welche mit dem eingereichten Teilnahmeantrag ihre grundsätzliche Eignung nachgewiesen haben, zu einem Assessment Center von zwei bis 3 Stunden Dauer eingeladen. Das Assessment Center findet voraussichtlich an den Tagen 28. Juni, 02., 04., 5.7.2019 an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin statt. Wichtig! Zur besseren Planung werden die potenziellen Bewerber gebeten, bereits bis zum 11.6.2019 über die Nachrichtenfunktion der E-Vergabeplattform anzugeben, ob sie potenziell einen Teilnahmeantrag einreichen werden. Dies dient lediglich der Planung des Assessment Centers, welches bereits ab dem 28. Juni und somit kurz nach dem Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge beginnt. Auf Basis der Rückmeldungen wird die Auftraggeberin die Planung vornehmen und den potenziellen Bewerbern bereits vor Einreichung der Teilnahmeanträge einen vorsorglichen Terminvorschlag für das Assessment Center an den genannten Tagen unterbreiten. Im Zuge des Assessment Centers erfolgt eine weitergehende Überprüfung und Bewertung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Fach- und Führungspersonals der Bewerber. Die vier Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl im Assessment Center werden zur Stufe 2 des Verfahrens als Bieter zugelassen und zur Abgabe eines ersten indikativen Angebots aufgefordert. Alle anderen Bewerber scheiden aus dem Verfahren aus. Ausführliche Informationen zur Durchführung des Assessment Centers (Teilnehmer, Ablauf, Bewertung) sind der Anlage A08 „Merkblatt Assessment Center“ zu entnehmen, das Teil der Vergabeunterlagen ist.
1) Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe abgeschlossen. Nachweis durch Eigenerklärung;
2) Angabe des allgemeinen Jahresumsatzes des Wirtschaftsteilnehmers für die letzten 3 Geschäftsjahre (2016-2018). Nachweis durch Eigenerklärung;
3) Angabe des („spezifischen“) Jahresumsatzes des Wirtschaftsteilnehmers in dem Geschäftsbereich des ausgeschriebenen Systems (CaMS) für die letzten 3 Geschäftsjahre (2016-2018). Nachweis durch Eigenerklärung. Nähere Informationen finden sich in den Vergabeunterlagen.
1) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten 3 Jahren. Nachweis durch Eigenerklärung:
2) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten 3 Jahren ausschließlich im Geschäftsbereich des ausgeschriebenen Systems (CaMS). Nachweis durch Eigenerklärung;
3) Es ist das Qualifikationsprofil einer geeigneten Projektleiterin/eines geeigneten Projektleiters beizufügen, welche/r an den Präsenzterminen teilnehmen wird und die Gesamtleitung des Einführungsprojektes übernimmt. Folgende Angaben sind zu bzw. im Zusammenhang mit der Person zu machen:
— durch die Einreichung des Teilnahmeantrages erklärt der Bewerber verbindlich, dass er das im Assessment Center anwesende Personal und das im Teilnahmeantrag genannte Personal auch zum Teil des Angebotes macht und im Auftragsfall einsetzt. Ein Austausch ist nur unter den in § 8 Abs. 2 des Vertrags über die Lieferung und Implementierung eines Campus Management-Systems genannten Voraussetzungen zulässig. Eine gesonderte Erklärung im Teilnahmeantrag ist hierfür nicht erforderlich. Die Erklärung gilt durch die Einreichung des Teilnahmeantrages als abgegeben,
— für die/den namentlich benannte/n Projektleiter/in ist die berufliche Qualifikation und berufliche Erfahrung im Bereich des Managements komplexer IT-System-Einführungsprojekte anhand eines aussagekräftigen Qualifikationsprofils inklusive der Nennung einschlägiger Referenzen nachzuweisen.
4) Es sind die Qualifikationsprofile zweier geeigneter Fachberater/innen beizufügen, von denen eine/r an den Präsenzterminen im Rahmen der Vergabe (Assessment Center) teilnimmt. Der Bewerber verpflichtet sich, 2 Fachberater/innen mit gleichwertigem Qualifikationsprofil rechtzeitig vor Projektbeginn mittels Einreichung des individuellen Qualifikationsprofils zu benennen. Folgende Angaben sind zu bzw. im Zusammenhang mit den Personen zu machen:
— der Bewerber hat mit den Qualifikationsprofilen nachzuweisen, dass er über den Anforderungen entsprechendes Personal (min. zwei Fachberater-Qualifikationsprofil sind einzureichen) verfügt,
— dem Auftraggeber ist bewusst, dass zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht immer das später auch zum Einsatz kommende Personal benannt werden kann. Es wird aber erwartet, dass eine/r der mit einem Qualifikationsprofil namentlich benannte/n Fachberater/in für die Präsenztermine im Rahmen der Vergabe (sowohl Assessment Center als auch Teststellung) zur Verfügung steht. Durch die Einreichung des Teilnahmeantrages verpflichtet sich der Bewerber, rechtzeitig vor Projektbeginn (spätestens zwei Wochen nach Zuschlagserteilung) Fachberater/innen für das Einführungsprojekt mit gleichwertigem Qualifikationsprofil (den Mindestanforderungen entsprechend) mittels Einreichung der individuellen Qualifikationsprofile zu benennen. Eine gesonderte Erklärung im Teilnahmeantrag ist hierfür nicht erforderlich. Die Erklärung gilt durch die Einreichung des Teilnaheantrages als abgegeben. - Für die benannten Fachberater/innen ist die berufliche Qualifikation und die berufliche Erfahrung im Bereich einer Hochschulverwaltung mittels aussagekräftiger Qualifikationsprofile inklusive der Nennung einschlägiger Referenzen nachzuweisen.
5) Der Bewerber weist seine einschlägige Projekterfahrung anhand der Darstellung von Referenzprojekten nach, die gemäß einem vollständig auszufüllenden, vordefinierten Projektsteckbrief darzustellen sind. Die zu machenden Angaben ergeben sich aus den aufgestellten Mindeststandards;

Eligibility requirements: — Erklärung zur Eintragung in einem einschlägigen Berufs- bzw. Handelsregister soweit erforderlich, — Erklärung zu Vorliegen/Nichtvorliegen der Ausschlussgründe in §§ 123, 124 GWB.