Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-17
Buyer: IKK classic
Country: DE
Region: DEG01
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48100000 | 72222300: Information technology services
Submission deadline: 2025-12-19
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ziel der Ausschreibung ist es, eine den Anforderungen der Auftraggeberin entsprechende Alarmierungslösung zu beschaffen und diese sukzessive in die interne Notfallkommunikation einzubinden. 
Eine digital gestützte Notfallkommunikation soll die Sicherheit und Reaktionsfähigkeit in Notfällen erheblich verbessern, sowie schnelle direkte Hilfeleistung ermöglichen.
Diesen Anspruch erhebt die Auftraggeberin unternehmensweit für alle Beschäftigten.
Notsituationen vor Ort sind aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen nie gleichgelagert und entsprechende Notfallsysteme müssen daher verschiedene Alarmierungsmöglichkeiten und verschiedene Notfallsysteme situationsabhängig anbieten. Zur Sicherstellung dieser Anforderungen bedarf es einer digitalen Alarmierungs- und Kommunikationsplattform, die schnell und effizient Informationen verbreitet, Hilfeleistung anfordern kann und die Beschäftigten warnt.
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).

Mindestanforderung: 
Es müssen mindestens drei Referenzen angegeben werden, die mit den zu vergebenden Leistungen übereinstimmen oder vergleichbar sind.
Vergleichbar sind Referenzen mit den zu vergebenden Leistungen dann, wenn die erbrachten Leistungen folgende Anforderungen erfüllen:
1.	Es sind drei Referenzaufträge aus der öffentlichen Verwaltung für die Dienstleistung einer digitale Notallkommunikation mittels Alarmierungssoftware mit einer Nutzung von mindestens 1.000 Lizenzen anzugeben, die an eine Erreichbarkeit einer zertifizierten Leitstelle angeknüpft sind oder waren. 
2.	Die Referenzen stammen aus den Geschäftsjahren 2022, 2023 und 2024. Diese können sowohl aktuell noch bestehen (aktive Verträge) als auch in den benannten Zeitraum abgeschlossen sein.
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und 
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.
> Eigenerklärung zur IT- und Informationssicherheit (61)

Eligibility requirements: >> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).

Mindestanforderung: 
Es müssen mindestens drei Referenzen angegeben werden, die mit den zu vergebenden Leistungen übereinstimmen oder vergleichbar sind.
Vergleichbar sind Referenzen mit den zu vergebenden Leistungen dann, wenn die erbrachten Leistungen folgende Anforderungen erfüllen:
1.	Es sind drei Referenzaufträge aus der öffentlichen Verwaltung für die Dienstleistung einer digitale Notallkommunikation mittels Alarmierungssoftware mit einer Nutzung von mindestens 1.000 Lizenzen anzugeben, die an eine Erreichbarkeit einer zertifizierten Leitstelle angeknüpft sind oder waren. 
2.	Die Referenzen stammen aus den Geschäftsjahren 2022, 2023 und 2024. Diese können sowohl aktuell noch bestehen (aktive Verträge) als auch in den benannten Zeitraum abgeschlossen sein.
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und 
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.
> Eigenerklärung zur IT- und Informationssicherheit (61)
> Eigenerklärung zur zertifizierten Leitstelle nach VdS 3138 (42)
Sicherheitskonzept und Löschkonzept.

Dem Angebot ist nach den Vorgaben der Auftraggeberin (siehe Anlage 1 Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (60.1)) das vom Bieter selbst erstellte Sicherheitskonzept beizufügen. Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt. Das Sicherheitskonzept dient zur Verifizierung.

Im Weiteren hat der Bieter ein Löschkonzept beizufügen (siehe § 9 der AVV (60)). Ausreichend ist hierbei ein Auszug aus dem allgemeinen Löschkonzept des Bieters über die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen der erhaltenen Datenbestände der IKK classic (u.a. Löschung von Verträgen, Unterlagen zur Vertragsanbahnung, Rechnung, etc.). Sollte das Löschkonzept nicht herausgegeben werden können, so ist eine Erklärung hierzu abzugeben, welche eine Zusicherung der Löschung mit Angabe der Lösch- und Aufbewahrungsfrist enthält. 

Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt Anlage 2 „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2).

Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden und dass keine Wartungsverträge im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis bestehen. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus (siehe Formblatt Anlage 3   „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (60.3)).

Der vom Auftragnehmer nach § 10 der AVV zu bestellende Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen (siehe Formblatt Anlage 4  „Ansprechpartner“ (60.4)).

>> Vertraulichkeitsvereinbarung Externe (62)
>> Merkblatt zum Datenschutz Externe (63)
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Qualität des Kurzkonzeptes „Projektplan"
Qualität Systemvorführung „Use Cases“
Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.