Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-07
Buyer: ÜSTRA_eProcurement_TNW
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72212100: Industry specific software programming services
Estimated value: 3000000 EUR
Submission deadline: 2025-05-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung. Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Im ersten Verfahrensabschnitt werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrages aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle die Eignung der Bewerber anhand der eingereichten Nachweise. Sodann werden max. 6 Bewerber ausgewählt, die eingeladen werden, erste indikative Angebote einzureichen, über die dann in zwei Verhandlungsphasen verhandelt wird. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien. Die sechs (6) ausgewählten Bieter werden durch die Vergabestelle aufgefordert, ein indikatives Erstangebot einzureichen und Zugangsdaten für ein Testsystem der Standardsoftware, die Grundlage der angebotenen Softwarelösung sein wird, an die Vergabestelle zu übermitteln. Die Zugangsdaten werden sieben (7) Kalendertage nach der Aufforderung zur Einreichung des indikatives Erstangebotes übermittelt. Das Testsystem muss mindestens sechs Wochen lang zur Verfügung gestellt werden und die Zugänge für bis zu 25 Personen zur Verfügung gestellt werden.  Das bereitgestellte System wird in Bezug auf die Usability gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde Usability" getestet und bewertet werden.Die Zahl der Bieter, die an dem weiteren Verfahren teilnehmen, wird sodann auf drei (3) reduziert. Die Auswahlentscheidung erfolgt anhand der erreichten Punktzahl gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde (...).Die 3 ausgewählten Bieter erhalten sodann Gelegenheit zur Entwicklung der Schnittstelle innerhalb des bereitgestellten Standardtestsystem zu folgenden Systemen: Stammdaten-Schnittstelle für die "Lieferanten" zwischen eProcurement-System und Infor OS-(Schnittstellenserver)].  Hierfür steht innerhalb der Angebotsfrist ein Entwicklungszeitraum von vier (4) Wochen zur Verfügung.
Bereitstellung und Betrieb Softwarelösung für Einkaufsprozess: Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.
Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen), (Formblatt - Angaben zum Unternehmen (Versicherung/Umsatz)
Angabe der Eintragung in ein Handelsregister, alternativ eine Angabe nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist.

Eligibility requirements: Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen), (Formblatt - Angaben zum Unternehmen (Versicherung/Umsatz)
Angabe der Eintragung in ein Handelsregister, alternativ eine Angabe nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist.
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 f. GWB (Formblatt - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen) - (Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft für alle Mitglieder einzureichen!).
Einzureichen ist ein Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- sowie für Sach- und Vermögensschäden (inkl. Mietsachschäden) über mindestens 1 Mio. EUR mit jeweils dreifacher Maximierung pro Versicherungsjahr, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist; es genügt die Erklärung über die Bereitschaft, im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen sowie die Bestätigung eines Versicherungsunternehmens zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung.
Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Formblatt - Angaben zum Unternehmen (Versicherung/Umsatz).
a) Darstellung der unternehmensinternen Strukturen zur Sicherstellung der Qualität, die Darstellung ist entbehrlich, wenn ein Nachweis einer Zertifizierung gem. ISO 9001:2015 oder gleichwertig eingereicht wird; (Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft für alle Mitglieder einzureichen!), b) Darstellung der unternehmensinternen Strukturen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und eines Sicherheitskonzeptes in Gestalt eines Informationssicherheits-/Managementsystems und Notfall-Management entsprechend den Vorgaben der ISO 27001 oder gleichwertig, die Darstellung ist entbehrlich, wenn ein Nachweis einer Zertifizierung gem. ISO 27001 oder gleichwertig eingereicht wird
c) Einzureichen ist eine Liste über vergleichbare und abgeschlossene Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren (2020 bis 2024). Vergleichbar ist eine Referenz aus den letzten fünf (5) Jahren über die Beratung, Implementierung und den Betrieb einer mandantenfähigen Softwareanwendung  - mit einer Mindestanzahl von 500 aktiven Nutzenden (beinhaltet Nutzende mit Lese- und/oder Schreibrechten), - die für mindestens zwei Mandanten implementiert und betrieben wird und - an ein Enterprise Ressource Planning-System (ERP) angebunden ist, mit welchem Einkaufsprozesse digital abgewickelt werden/wurden.  Abgeschlossen ist eine vergleichbare Referenz, wenn die Lösung sich seit mindestens sechs (6) Monaten im Regelbetrieb befindet.  Gefordert werden pro Referenz folgende Mindestangaben: - Beschreibung der erbrachten Leistungen im jeweiligen Referenzprojekt - Nennung des Auftraggebers und einer Ansprechperson - Nennung der Branche des Auftraggebers - Nennung der Projektdauer - Nennung der Vertragslaufzeit für den Regelbetrieb - Optional: Angaben zum Netto-Auftragswert
Nachzuweisen ist mindestens ein vergleichbares und abgeschlossenes Referenzprojekt aus den letzten fünf (5) Jahren. Vergleichbar ist eine Referenz aus den letzten fünf (5) Jahren über die Beratung, Implementierung und den Betrieb einer mandantenfähigen Softwareanwendung  - mit einer Mindestanzahl von 500 aktiven Nutzenden (beinhaltet Nutzende mit Lese- und/oder Schreibrechten), - die für mindestens zwei Mandanten implementiert und betrieben wird und - an ein Enterprise Ressource Planning-System (ERP) angebunden ist, mit welchem Einkaufsprozesse digital abgewickelt werden/wurden.  Abgeschlossen ist eine vergleichbare Referenz, wenn die Lösung sich seit mindestens sechs (6) Monaten im Regelbetrieb befindet.  Gefordert werden folgende Mindestangaben: - Beschreibung der erbrachten Leistungen im jeweiligen Referenzprojekt - Nennung des Auftraggebers und einer Ansprechperson - Nennung der Branche des Auftraggebers - Nennung der Projektdauer - Nennung der Vertragslaufzeit für den Regelbetrieb - Optional: Angaben zum Netto-Auftragswert
Entscheidend ist zu 50% die anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand des Grades der Vergleichbarkeit und der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar erbrachten Leistungen gemäß Formblatt - Eigenerklärung zu den Referenzen. Zugelassen sind nur vergleichbare Referenzprojekte im Sinn des Abschnitts II. 3 c) der Bewerberinformation.  Die Vergabestelle beschränkt die Zahl der einreichbaren Referenzen auf 5 Referenzen pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft. Jede der eingereichten Referenz wird anhand des nachstehenden Punktesystems wie folgt bewertet:  Das vergleichbare und abgeschlossenen Referenzprojekt umfasste die Implementierung und den Regelbetrieb für mehr als zwei Mandanten. Mehr als zwei Mandanten = 1 Punkt Die Lösung des vergleichbaren und abgeschlossenen Referenzprojektes ist seit mehr als sechs Monaten im Regelbetrieb. > 12 Monate = 1 Punkt > 24 Monate = 2 Punkte  Die Lösung des vergleichbaren und abgeschlossenen Referenzprojektes weist folgende Funktionalitäten auf: - Wareneingangsbuchung über das Lager: Wareneingänge werden aus dem ERP-System (zentrale Anlieferungen/Lager) übernommen (siehe auch Anforderung lfd. Nr. 211 aus der Leistungsbeschreibung zum eProcurement) , - Automatisierte Rechnungsprüfung: Automatisierte Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit (steuerliche Prüfung nach § 14 (4) UStG) und bereits vorhandene identische Rechnung (doppelte Rechnungen) (siehe auch Anforderung lfd. Nr. 213 aus der Leistungsbeschreibung zum eProcurement), - Automatisierte Buchung von Wareneingängen bei Rechnungsbestätigung: Durch Rechnungsbestätigung wird im Hintergrund eine automatisierte Buchung des Wareneingangs durchgeführt, um den 3-Wege-Match im Gesamtunternehmen (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) wiederherzustellen. Für den User ist dieser 3-Wege-Match nicht sichtbar, sondern erfolgt im Hintergrund (siehe auch Anforderung lfd. Nr. 208 aus der Leistungsbeschreibung zum eProcurement).    Wareneingangsbuchung über das Lager = 2 Punkte  Automatisierte Rechnungsprüfung = 2 Punkte  Automatisierte Buchung von Wareneingängen bei Rechnungsbestätigung = 2 Punkte  Die Lösung des vergleichbaren und abgeschlossenen Referenzprojektes umfasst spezifische Schnittstellen. Sage on premise oder Infor on premise = 1 Punkt Sage on premise und Infor on premise = 2 Punkte Referenz aus dem Bereich ÖPNV/SFV/SGV/SNV . 1 Punkt  Jede Referenz kann somit maximal 12 Punkte erreichen. Maximal dürfen fünf (5) Referenzen eingereicht werden, somit können maximal 60 Punkte erreicht werden.
Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt - Erklärung zur Kundenzufriedenheit, das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu in Abschnitt 4.1.4.1. der Bewerberinformation eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte.  Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:   Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung, die einen verbindlichen Fertigstellungstermin umfasste, pro ausgefülltem Formblatt 15 Punkte.   Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung pro ausgefülltem Formblatt 12 Punkte.   Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung, die einen verbindlichen Fertigstellungstermin umfasste, pro ausgefülltem Formblatt 8 Punkte.   Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung pro ausgefülltem Formblatt 6 Punkte.   Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung, die einen verbindlichen Fertigstellungstermin umfasste, pro ausgefülltem Formblatt 4 Punkte.   Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen in Bezug auf die erbrachte Gesamtleistung pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.   Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (50 %) multipliziert.  Die sechs (6) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen (Summe aus "Kompetenz und Erfahrung" und "Grad der Kundenzufriedenheit") werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.  Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die ÜSTRA vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.