Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-20
Buyer: Istekki Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2021-11-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on kiinteistön ylläpito- ja energianhallintajärjestelmä. Ylläpitojärjestelmällä tulee pystyä hallinnoimaan ja seuraamaan kiinteistön hoitoa, huoltoa ja korjauksia, laatimaan kiinteistö- ja yhtiökohtainen PTS (pitkän tähtäimen suunnitelma) sekä seuraamaan suunnitelmien toteutumista ja kustannuksia. Kiinteistön ylläpitojärjestelmässä tulee olla oma osionsa kiinteistön perustietojen luomista ja ylläpitämistä varten. Perustiedot on myös oltava mahdollista tuoda järjestelmään toisesta järjestelmästä integraation avulla.
Energianhallintajärjestelmällä tulee pystyä analysoimaan ja raportoimaan energiankulutusta kohteittain ja energialajeittain, tuottamaan tiedot vuokralaisten energianlaskutusta varten sekä tuottamaan energia-analyyseja. Energianhallintajärjestelmään tulee pystyä kirjaamaan energiatehokkuustoimenpiteitä sekä liittämään olosuhdemittauksia.
Hankinnan keskeinen tavoite on informaation yhden tallentamiskerran periaate eli samaa tietoa ei tarvitse manuaalisesti syöttää useampaan kertaan eri moduuleihin. Informaatio jaetaan keskitetysti yhdestä paikasta, jossa sitä ylläpidetään. Käyttäjän on voitava luottaa siihen, että hänellä on käytössään haetusta asiasta viimeisin informaatio/versio. Järjestelmän edellytetään sisältävän monipuoliset raportointiominaisuudet eri toiminnoittain.
Tarjouspyynnössä on kaksi osaa, joista tehdään omat hankintapäätökset. Tarjouksen voi jättää molempiin tai vain toiseen. Järjestelmät hankitaan SaaS-palveluna. SaaS-palvelun loppuasiakkaita ovat Istekin omistaja-asiakkaat, joille Istekki tarjoaa järjestelmää osana palveluntuotantoaan. Tarjoajan tulee tarjota loppuasiakkaille pääkäyttäjätuki. Istekki vastaa tukipalvelusta loppukäyttäjille.  Tarkat tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on esitetty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet" on kerrottu miten tarjoukset vertaillaan.
Kiinteistön ylläpitoon kuuluvia toimintoja ovat muun muassa kiinteistönhoito ja kiinteistön kunnossapito. Kiinteistönhoito sisältää kiinteistönhuollon ja teknisten järjestelmien hoidon, viallisten kohteiden korjaamisen, siivouksen, jätehuollon ja ulkoalueiden hoidon. Kunnossapitoa on kiinteistön ominaisuuksien säilyttäminen joko uusimalla tai korjaamalla vialliset ja kuluneet osat siten, että kohteen suhteellinen laatutaso ei olennaisesti muutu. PTS on ehdotus korjausten ajoittamisesta, kiireellisyydestä sekä kustannustasosta. Kiinteistön PTS on keskeinen työkalu kiinteistön suunnitelmallisessa kunnossapidossa.
• Kiinteistön ylläpito: PTS- ja vuosikorjaustöiden sisällön määrittely, budjetointi, aikataulutus, kustannusseuranta, työn sisällön muutosten hallinta, vastuuhenkilöt
• Sähköinen huoltokirja: toistuvat huollot ja huoltotoimenpiteiden hallinta, vikailmoitusten käsittely, ylläpidon dokumentointi, palveluntuottajatietojen ja sopimusten hallinta, huoltoon liittyvien dokumenttien hallinta
• Kiinteistötalouden seuranta; esim. työkohdekohtaisesti toteutuneiden ylläpitokustannusten raportointi ja vertailu edellisiin vuosiin. Talouden toteumatiedot tuodaan raportointijärjestelmästä.
Järjestelmään tulee pystyä tuomaan ja järjestelmässä tulee pystyä luomaan ja ylläpitämään kiinteistön perustietoja. Kiinteistön perustietoihin kuuluvat esimerkiksi rakennustunnus, osoite, käyttötarkoitus, valmistumispäivä, pohjakuvat, kerrosluku, kerrosala, kokonaisala, tilavuus, lämmitystapa, rakennusmateriaali, varusteet (sähkö, kaasu, viemäri, vesijohto, hissi, ilmastointi mm.), verkostoliittymät (sähkö, kaasu, viemäri, vesijohto, kaapeli mm.) ja rakennuksen omistaja.
Järjestelmän ensimmäisessä käyttöönotossa kiinteistöjen perustiedot tuodaan integraatiolla toisesta järjestelmästä, ja perustietoja ylläpidetään  toisessa järjestelmässä.
Tarjouspyynnön pisteytettävät vaatimukset täyttävät järjestelmän osat ovat optioita. Lisäksi osapuolet voivat sopia järjestelmään kehitettävien sellaisten uusien ominaisuuksien käyttöönotosta, jotka eivät sisälly hintaan, hankintalain sallimissa rajoissa.
Hankinnan kohteena olevan energianhallintajärjestelmän keskeinen ominaisuus on kulutusseuranta sekä poikkeamien havainnointi ja analysointi. Kiinteistöjen kulutusseurannalla halutaan saada aikaan kustannussäästöjä esimerkiksi havaitsemalla laiterikot ja energiankulutukseltaan muista poikkeavat kohteet mahdollisimman ajoissa, ja ryhtymällä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Järjestelmän tuottaman tiedon ja analyysien avulla halutaan kiinnittää huomiota vastuullisuuteen, lisätä energiantehokkuustoimenpiteitä ja raportoida CO2-päästöjä.
Pitkän tähtäimen energianhallintaan liittyvässä kulutusseurannassa tarkastellaan kohteiden energiankulutuskehityksen trendiä. Kulutustendien seuraamista hyödynnetään pitkävaikutteisten energiansäästöinvestointien suunnittelussa.
Tarjouspyynnön pisteytettävät vaatimukset täyttävät järjestelmän osat ovat optioita. Lisäksi osapuolet voivat sopia järjestelmään kehitettävien sellaisten uusien ominaisuuksien käyttöönotosta, jotka eivät sisälly hintaan, hankintalain sallimissa rajoissa.