Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-15
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72265000: Software configuration services
Estimated value: 49000000 EUR
Submission deadline: 2025-08-14
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ziel dieses Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine
Software für das Travelmanagement des Bundes (TMS). 

Die zu erbringenden Leistungen umfassen: 
● Befristete Überlassung / Bereitstellung von Standardsoftware, die an die Anforderungen der Bundesverwaltung angepasst ist,
● Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft, 
● Systemserviceleistungen (Störungsbeseitigung, Lieferung neuer Programmstände, Wartung / Support), 
● Dienstleistungen (Roll-Out-Unterstützung, Schulung und Wissensmanagement, Beratung)  
● Programmierleistungen zur Anpassung der Software 

Die Gesamtleistung bildet ein Los.

Hinweis zum Teilnahmewettbewerb:

Die Angabe der "Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber" in der Bekanntmachung (Ziffer 5.1.9 am Ende bzw. e-Forms Feld BT-50) erfolgt aus rein technischen Gründen und ist inhaltlich falsch. 
Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach §§ 123 oder 124 GWB, im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland oder aus sonstigen Gründen ausgeschlossen werden muss. 
Zur Angebotsabgabe werden die geeigneten Bewerber aufgefordert, die nicht ausgeschlossen wurden.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens vier geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. 

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrags, 
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. 

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs). 
● mindestens eine Referenz umfasst Leistungen zur Einführung einer Software bei einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB.
● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: 
o die Softwareanwendung unterstützt mindestens eine der folgenden Fachaufgaben:  Reisemanagement, Trennungsgelderstattung, Umzugskostenvergütung,
o mindestens 10.000 Nutzende der Softwareanwendung beim Auftraggeber
o mindestens eine bidirektionale Anbindung an externe Buchungsportale (z. B. Deutsche Bahn oder weitere Buchungsportale) wurde erstellt
o Bereitstellung einer cloudbasierten und mandantenfähigen Softwarelösung

Mindestens zwei der genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.  Bei Referenzprojekten, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.

Für die Referenzen kann die Vorlage "Vordruck Referenzen" verwendet werden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in dem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.

Es sind nur vier Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Weisen Sie für Ihre Organisation bzw. alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft die Implementierung eines Qualitätssicherungsmanagements, z.B. DIN EN ISO 9000ff / EN29001 oder gleichwertig, nach. 
Bitte legen Sie zum Nachweis die entsprechende Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle vor.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss eine geeignete Haftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden über einen Betrag von mindestens 1 Million Euro und eine Industriehaftpflichtversicherung für Vermögensschäden über einen Betrag von mindestens 2 Millionen Euro bestehen. Eine Pauschalversicherung (Sach-, Personen- & Vermögensschäden) über einen Mindestbetrag von 3 Millionen Euro (mindestens 1 Million Personenschäden /Sachschäden und mindestens 2 Millionen Vermögensschäden) wird als äquivalent angesehen.
Übersenden Sie hierzu bitte einen Auszug des Versicherungsscheins oder die Deckungszusage eines Versicherers, für die Bewerberin bzw. jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (siehe u. a. Kurzbeschreibung in Ziffer 2.3 der Besonderen Bewerbungsbedingungen) für die letzten drei Geschäftsjahre vor Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs anzugeben. Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste. 
Der Umsatz muss mindestens 7 Millionen EUR pro Jahr betragen.
Im Falle von Bietergemeinschaften bzw. der Einbindung anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. für jedes eignungsverleihende Unternehmen eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste einzureichen, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre für jedes Mitglied der Bieterkonstellation belegt. Die Summe der Umsätze muss den Mindestumsatz erreichen.
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe im Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Eligibility requirements: Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens vier geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. 

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrags, 
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. 

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs). 
● mindestens eine Referenz umfasst Leistungen zur Einführung einer Software bei einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB.
● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: 
o die Softwareanwendung unterstützt mindestens eine der folgenden Fachaufgaben:  Reisemanagement, Trennungsgelderstattung, Umzugskostenvergütung,
o mindestens 10.000 Nutzende der Softwareanwendung beim Auftraggeber
o mindestens eine bidirektionale Anbindung an externe Buchungsportale (z. B. Deutsche Bahn oder weitere Buchungsportale) wurde erstellt
o Bereitstellung einer cloudbasierten und mandantenfähigen Softwarelösung

Mindestens zwei der genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.  Bei Referenzprojekten, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.

Für die Referenzen kann die Vorlage "Vordruck Referenzen" verwendet werden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in dem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.

Es sind nur vier Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Weisen Sie für Ihre Organisation bzw. alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft die Implementierung eines Qualitätssicherungsmanagements, z.B. DIN EN ISO 9000ff / EN29001 oder gleichwertig, nach. 
Bitte legen Sie zum Nachweis die entsprechende Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle vor.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss eine geeignete Haftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden über einen Betrag von mindestens 1 Million Euro und eine Industriehaftpflichtversicherung für Vermögensschäden über einen Betrag von mindestens 2 Millionen Euro bestehen. Eine Pauschalversicherung (Sach-, Personen- & Vermögensschäden) über einen Mindestbetrag von 3 Millionen Euro (mindestens 1 Million Personenschäden /Sachschäden und mindestens 2 Millionen Vermögensschäden) wird als äquivalent angesehen.
Übersenden Sie hierzu bitte einen Auszug des Versicherungsscheins oder die Deckungszusage eines Versicherers, für die Bewerberin bzw. jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (siehe u. a. Kurzbeschreibung in Ziffer 2.3 der Besonderen Bewerbungsbedingungen) für die letzten drei Geschäftsjahre vor Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs anzugeben. Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste. 
Der Umsatz muss mindestens 7 Millionen EUR pro Jahr betragen.
Im Falle von Bietergemeinschaften bzw. der Einbindung anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. für jedes eignungsverleihende Unternehmen eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste einzureichen, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre für jedes Mitglied der Bieterkonstellation belegt. Die Summe der Umsätze muss den Mindestumsatz erreichen.
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe im Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
Die Bindefrist beginnt ab Ende der Angebotsfrist.
Siehe Kriterienkatalog Leistung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot erteilt.
Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, bei dem die Leistungskennzahl (L) und die Preiskennzahl (P) im günstigsten Verhältnis zueinanderstehen.
Die Leistungskennzahl (L) spiegelt den Erfüllungsgrad der angebotenen Leistung bezogen auf die Anforderungen an die Leistung (Leistungskriterien) wider. Die Leistungskennzahl (L) wird auf Basis der im Dokument "Kriterienkatalog Leistung" geforderten Nachweise und Erklärungen zur Leistung ermittelt. Entsprechend den Angaben im Kriterienkatalog wird der Erfüllungsgrad der Leistungskriterien bewertet. Die vergebenen Punktzahlen gehen mit ihrer individuellen Gewichtung in das Gesamtergebnis ein. Maximal können 326 Punkte erreicht werden. Angebote, deren Leistungskennzahl L weniger als 133 Punkte beträgt, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen
Die Preiskennzahl (P) entspricht dem Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und Skontoabzug und wird auf Basis der im Formular "Preisblatt" dargestellten Preissystematik ermittelt. Nur ein angebotenes Skonto mit einer Skontofrist von mindestens 15 Tagen geht in die Wertung ein.
Mittels Division der Leistungskennzahl (L) durch die Preiskennzahl (P) wird die Kennzahl der Wirtschaftlichkeit (Z) für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt. Auf Basis dieser Kennzahl wird eine Rangfolge der Angebote hergestellt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z ist das wirtschaftlichste.
Die Formel lautet: 
Z=L/P
Z wird mit dem Skalierungsfaktor 100.000 multipliziert. Auf Basis der skalierten Kennzahl Z wird eine Rangfolge der Angebote hergestellt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z ist das wirtschaftlichste.
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA). 

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). 

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). 

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. 

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn zu richten. 

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Für die zu erbringenden vertragsgegenständlichen Leistungen wurde ein Gesamtschätzwert in Höhe von 49.000.000,00 Euro netto, bezogen auf den maximalen Vertragszeitraum von 8 Jahren, ermittelt. Der Höchstwert entspricht dem Gesamtschätzwert. Das Abrufvolumen kann nicht abschließend festgelegt werden.  Eine Verpflichtung zum Abruf eines bestimmten Mindestvolumens besteht nicht.
Die Gesamtleistung bildet ein Los.

Winner: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI