Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-13
Buyer: Provincie West-Vlaanderen
Country: BE
Region: BELGIQUE-BELGIË
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2017-07-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ontwerpen, ontwikkelen, implementeren, onderhouden en hosten van het digitaal kennisportaal Economie West — fase kandidaatstelling.
Het Kennisportaal Economie West wil data, informatie en kennis over en nuttig voor de sociaaleconomische ontwikkeling van West-Vlaanderen centraliseren en ter beschikking stellen. Dit zowel in functie van de interne provinciale werking (personeelsleden van het provinciebestuur WVL en haar agentschappen, Inagro, POM WVL, Westtoer, TUA West) als voor ondernemers, lokale besturen, middenveld, onderwijs als het ruime publiek.
Voor de publiekswerking en het onderhouden van de collectie van het documentatiecentrum en het tijdschrift West-Vlaanderen Werkt biedt de dienst momenteel het kennisplatform Economie aan (http://www.kennisplatformeconomie.be/). Dit platform presenteert zich als website en catalogus maar volstaat niet meer op het vlak van functionaliteit en interface. Er is dus nood aan een nieuwe versie van het kennisplatform dat voortaan kennisportaal Economie West zal heten. Via evolutief onderhoud wordt het identiteitsbeheer en de attendering binnen het huidige kennisportaal nog geoptimaliseerd en wordt meteen rekening gehouden met een mogelijke export van gegevens.
De doelstelling is om tot een nieuw digitaal systeem te komen waarmee interne medewerkers en publiek ondersteund worden. De centrale opdracht is om data, informatie en kennis te verzamelen, te selecteren en te ontsluiten voor (her)gebruik. Daarbij proberen we om zoveel mogelijk data, informatie en kennis meteen online beschikbaar te stellen en indien mogelijks zelfs te integreren. Dit kan gaan over verwijzingen, metadata en digitale documenten, maar ook over adresgegevens of audiovisueel materiaal.
Het verschil met het vorige platform zit hem in de meer modulaire opbouw van het systeem, de mogelijkheden tot personalisatie en de doorgedreven aandacht voor de presentatielaag met integratie responsive webdesign.
Het nieuwe portaal moet eigenschappen van een documentmanagementsysteem, contentmanagementsysteem, single sign on, customer relationship managementsysteem combineren met efficiënt en ver doorgedreven catalogusbeheer op basis van een goed georganiseerde database en gepersonaliseerde dashboardmogelijkheden via een rollen en rechtensysteem. De integratie van al deze elementen is niet eenvoudig en overstijgt het huidig kant- en klaar aanbod op de markt.
Daarom wordt gezocht naar een dienstverlener met een ruime technologische kennis die ofwel zelf kan ontwikkelen of verder kan ontwikkelen op een bestaand systeem (customisatie) en die bij voorkeur ervaring heeft in het kennisdomein informatiebeheer.
We proberen verder te gaan dan de vele portalen die bij onze voorstudie werden geëvalueerd en vragen daarom ook naast het zakelijk aanbod een duidelijk engagement om van het portaal een unieke kennistool te maken op basis van de meest recente technologieën. We zoeken een partner ofwel met veel ervaring ofwel met veel visie maar het liefst een combinatie van beide. De integere en doelgerichte samenwerking komt meestal maar in de loop van het ontwikkelproces tot uiting. We hopen daarbij op een dienstverlener die deze visie met ons deelt en kwaliteit en teamwork hoog in het vaandel draagt.
De opdrachtgever heeft al heel wat voorbereidend analytisch werk gedaan over processen en metadatering en er wordt verwacht dat de dienstverlener hier aanvullend aan mee werkt. Wat catalogusbeheer betreft dient er een mogelijkheid te bestaan om via een centrale interface globale commando's uit te voeren of aanpassingen te doen.
a) materiaal en bronnen zoeken, cureren en verzamelen voor eigen gebruik en, indien publiek toegankelijk, documenten online raadplegen via een catalogus met sterke zoekfunctie;
b) attendering via mailings waaronder een nieuwsbrief, een dagelijkse reminder persdossier, een wekelijkse reminder op themagerichte persbundels, berichten op maat en berichten van West-Vlaanderen Werkt;
c) een voorstelling van de sociaaleconomische actoren in West-Vlaanderen of relevant voor economisch West-Vlaanderen;
d) kennis uitwisselen op basis van sector/groep/kanaal waarbij geregistreerden ook zelf verwijzingen of documentatie kunnen aanleveren via een meldingsprocedure;
e) een gepersonaliseerde interface afhankelijk van de keuzes en interesses van de gebruiker en gebaseerd op een veertiental kennisclusters.
Het kennisportaal heeft een publiek segment zonder registratie en een geregistreerd segment met beperkte rechten (raadplegen, met enige beperkingen voor niet-personeel provinciebestuur) en uitgebreide rechten (raadplegen, zonder beperkingen en aanleveren).

Eligibility requirements: De kandidaat voegt bij zijn aanvraag tot deelneming (fase 1) onderstaande documenten tenzij de aanbestedende overheid hieronder uitdrukkelijk stelt dat ze door haar via elektronische weg worden opgevraagd. 1. Eerste uitsluitingscriterium — deelname criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van geld. Hiertoe geldt een gedagtekende en ondertekende verklaring op eer waarin de inschrijver stelt niet te zijn veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van geld. 2. Tweede uitsluitingscriterium — faillissement. De inschrijver mag niet in één van volgende gevallen verkeren: 1° staat van faillissement of van vereffening, werkzaamheden hebben gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaan, of in een vergelijkbare toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het attest van niet-faillissement via elektronische weg op. Voor de buitenlandse inschrijver geldt een document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst. 3. Derde uitsluitingscriterium — RSZ-attest. Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27.6.1969 tot herziening van de besluitwet van 28.12.1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid via elektronische weg op. De inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door voorgaande bepaling, voegt een attest van de bevoegde overheid bij zijn offerte waarin wordt bevestigd dat voldaan is aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid. Indien het tewerkgesteld personeel beide categorieën omvat zijn beide bepalingen toepasselijk. 4. Vierde uitsluitingscriterium — belastingen. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de belastingen. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen via elektronische weg op. Voor de buitenlandse inschrijver geldt een attest uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. De kandidaat voegt bij zijn aanvraag tot deelneming volgende documenten: Bedrijfsvoorstelling: De kandidaat geeft een samenvatting van zijn competenties in het vakdomein van voorliggende opdracht. De beschrijving van maximaal 2 A4 bladzijden zal minstens antwoorden bieden op volgende vragen: 1. Wat is het ontstaan, de missie en de organisatiestructuur van de onderneming? 2. Wat zijn de kernactiviteiten? 3. Hoe zijn deze georganiseerd? 4. Hoeveel personeelsleden zijn hierin voltijds actief? 5. Hoe zou een engagement ten aanzien van voorliggende aanbesteding kaderen in de ontplooiing van bedrijfsactiviteiten? Referenties: De kandidaat heeft de technische kennis voor het ontwerpen, ontwikkelen, implementeren, onderhouden en hosten van een digitale omgeving waar veel verschillende functionaliteiten gebundeld worden. Bij voorkeur gaat het hier over een omgeving waarbij veel aandacht wordt besteed aan de achterliggende database, de zoekfunctionaliteit en personalisatie. Die bekwaamheid van de kandidaat en zijn eventuele ervaring wordt bewezen door middel van een lijst van minstens 3 gelijkaardige diensten die hij gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht met hun bedrag, datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Voor iedere dienst moet ook vermeld worden welke technologie werd gebruikt, welk CMS/DMS, welke zoektechnologie, welke databasetechnologie, welk SSO-systeem (maximaal 4 A4 bladzijden). Beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel: De kandidaat geeft een overzicht van de kwalificaties van het personeel dat aan de opdracht kan meewerken. Hij voegt de cv's toe bij de inschrijving dat representatief is voor dit personeel, en waarbij aandacht is voor projectcoördinatie, programmering, analyse, seo, grafisch ontwerp, onderhoud en ondersteuning. Indien voor specifieke competenties zelf geen personeel ter beschikking is maar beroep wordt gedaan op vaste externe specialisten moeten deze ook vermeld worden. De kandidaat geeft aan hoeveel werknemers mogelijks voor dit project ingezet kunnen worden, voor welke taken alsook hun interne vervangbaarheid eventueel via een matrix. Waarde van de selectiecriteria (selectiecriterium: punten): — bedrijfsvoorstelling: 20; — referenties: 60; — beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel: 20. Het aantal geselecteerden wordt vastgesteld op 6 voor zover voldoende aanvragen tot deelneming werden ingediend en voor zover bij de beoordeling van de selectie minstens 60 punten werd behaald. In geval van beroep op de draagkracht van derden moet elke derde voldoen aan de uitsluitingscriteria. De kandidaat legt de schriftelijke en ondertekende verbintenis van de derde voor waarin deze laatste zicht verbindt om z'n middelen ter beschikking te stellen nodig voor de uitvoering van de opdracht.
De kandidaat voegt bij zijn aanvraag tot deelneming volgende documenten: Bedrijfsvoorstelling: De kandidaat geeft een samenvatting van zijn competenties in het vakdomein van voorliggende opdracht. De beschrijving van maximaal 2 A4 bladzijden zal minstens antwoorden bieden op volgende vragen: 1. Wat is het ontstaan, de missie en de organisatiestructuur van de onderneming? 2. Wat zijn de kernactiviteiten? 3. Hoe zijn deze georganiseerd? 4. Hoeveel personeelsleden zijn hierin voltijds actief? 5. Hoe zou een engagement ten aanzien van voorliggende aanbesteding kaderen in de ontplooiing van bedrijfsactiviteiten? Referenties: De kandidaat heeft de technische kennis voor het ontwerpen, ontwikkelen, implementeren, onderhouden en hosten van een digitale omgeving waar veel verschillende functionaliteiten gebundeld worden. Bij voorkeur gaat het hier over een omgeving waarbij veel aandacht wordt besteed aan de achterliggende database, de zoekfunctionaliteit en personalisatie. Die bekwaamheid van de kandidaat en zijn eventuele ervaring wordt bewezen door middel van een lijst van minstens 3 gelijkaardige diensten die hij gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht met hun bedrag, datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Voor iedere dienst moet ook vermeld worden welke technologie werd gebruikt, welk CMS/DMS, welke zoektechnologie, welke databasetechnologie, welk SSO-systeem (maximaal 4 A4 bladzijden). Beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel: De kandidaat geeft een overzicht van de kwalificaties van het personeel dat aan de opdracht kan meewerken. Hij voegt de cv's toe bij de inschrijving dat representatief is voor dit personeel, en waarbij aandacht is voor projectcoördinatie, programmering, analyse, seo, grafisch ontwerp, onderhoud en ondersteuning. Indien voor specifieke competenties zelf geen personeel ter beschikking is maar beroep wordt gedaan op vaste externe specialisten moeten deze ook vermeld worden. De kandidaat geeft aan hoeveel werknemers mogelijks voor dit project ingezet kunnen worden, voor welke taken alsook hun interne vervangbaarheid eventueel via een matrix. Waarde van de selectiecriteria (selectiecriterium: punten): — bedrijfsvoorstelling: 20; — referenties: 60; — beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel: 20. Het aantal geselecteerden wordt vastgesteld op 6 voor zover voldoende aanvragen tot deelneming werden ingediend en voor zover bij de beoordeling van de selectie minstens 60 punten werd behaald. In geval van beroep op de draagkracht van derden moet elke derde voldoen aan de uitsluitingscriteria. De kandidaat legt de schriftelijke en ondertekende verbintenis van de derde voor waarin deze laatste zicht verbindt om z'n middelen ter beschikking te stellen nodig voor de uitvoering van de opdracht.