Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-25
Buyer: Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste
Country: DE
Region: DED2E
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72200000
Submission deadline: 2025-07-23

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Mit der vorliegenden Vergabe beabsichtigt der Freistaat Sachsen, vertreten durch das SMF, als öffentlicher Auftraggeber, externe Dienstleistungen zur Unterstützung des HKR CC, zum Ausbau des HKR-Gesamtsystems zu einem umfassenden ERP-System für die sächsische Staatsverwaltung gemäß dem Kabinettsbeschluss Nr. 07/1117 vom 10.06.2024 (Stufe 3+) sowie zur Fortführung des Projekts ePM.SAX für den Zeitraum vom 01.01.2026 bis 31.12.2029 und weitere Lizenzen in Form einer oder mehrerer Rahmenvereinbarungen zu beschaffen.
GILT FÜR ALLE LOSE
Eigenerklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist.

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR ALLE LOSE
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen seinen Sitz innerhalb des Anwendungsbereiches der Verordnung 2016/679/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ABl. L 119 vom 4. Mai 2016, S. 1-88) hat.

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR ALLE LOSE
Formlose Eigenerklärung, dass bei Vertragsabschluss für die Zeit der Leistungserbringung eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in Höhe von 1.000.000,00 € je Schadensfall und Versicherungsjahr für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden vorliegt. 

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen

Eligibility requirements: GILT FÜR ALLE LOSE
Eigenerklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist.

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR ALLE LOSE
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen seinen Sitz innerhalb des Anwendungsbereiches der Verordnung 2016/679/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ABl. L 119 vom 4. Mai 2016, S. 1-88) hat.

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR ALLE LOSE
Formlose Eigenerklärung, dass bei Vertragsabschluss für die Zeit der Leistungserbringung eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in Höhe von 1.000.000,00 € je Schadensfall und Versicherungsjahr für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden vorliegt. 

Mindestanforderung
Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR DIE LOSE 1 UND 2
Anzahl der Fachkräfte

Bitte weisen Sie jeweils für die Lose 1 und 2 nach, dass sie über mindestens 50 Fachkräfte in den folgenden Bereichen insgesamt verfügen: 

•in der Planung und Konfiguration von hochverfügbaren ERP-Lösungen im HKR- bzw. HCM-Segment
• im Umgang mit HKR- bzw. HCM-relevanten Prozessen
• in der fachlichen und technischen Betriebsorganisation komplexer HKR- bzw. HCM-IT-Systeme
• in der Planung und Bereitstellung komplexer Datenmodelle und Schnittschnellen

Mindestanforderungen für Los 1 und Los 2: 
- Mindestens 50 Fachkräfte in den oben genannten Bereichen
- Eintragung muss vorliegen
GILT FÜR DIE LOSE 1 BIS 9

Bitte benennen und beschreiben Sie für die Lose 3 bis 9 zwei (davon mindestens eine erfolgreich abgeschlossene sowie keine abgebrochene) und für die Lose 1 und 2 drei (davon mindestens eine erfolgreich abgeschlossene sowie keine abgebrochene) Referenzen der letzten fünf Kalenderjahre. 

Für das Los 10 ist die Angabe einer Referenz entbehrlich. 

Mindestanforderungen für Los 1:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz
• mindestens zwei Referenzen mit jeweils einem Gesamtauftragswert von zwanzig Millionen Euro und jeweils einem Eigenanteil von zehn Millionen Euro
• eine Referenz, die auch die Betriebsunterstützung einer Software-Lösung zum Gegenstand hat

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 2:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• mindestens zwei Referenzen mit jeweils einem Gesamtauftragswert von zwanzig Millionen Euro und jeweils einem Eigenanteil von zehn Millionen Euro
• eine Referenz, die auch die Betriebsunterstützung einer Software-Lösung zum Gegenstand hat

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 3:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 4:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 5:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz 
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 6:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz 
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 7:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 8:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz
• ein Gesamtauftragswert von drei Millionen Euro und einem Eigenanteil von 500.000 Euro

Eintragungen müssen vorliegen

Mindestanforderungen für Los 9:
• eine Referenz auf Landesebene innerhalb der BRD bei einem öffentlichen Auftraggeber mit BSI-Konformitätsanforderung
• eine nach agilem Vorgehensmodell durchgeführte Referenz
• eine kamerale Referenz 
• ein Gesamtauftragswert von fünf Millionen Euro und einem Eigenanteil von drei Million Euro

Eintragungen müssen vorliegen.

Gilt für die Lose 1 bis 9:
Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzen anhand der Mindestanforderungen sowie mit folgenden Inhalten:

• Bezeichnung des Auftragsgegenstandes
• Detaillierte Beschreibung der Referenzinhalte und der Aufgabenstellung des Projekts
• Auftraggeber mit vollständiger Anschrift 
• Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe)
• Gesamtauftragswert sowie Ihr Eigenanteil
• Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt einschließlich Dauer

Der Umfang soll eine Seitenzahl von drei Seiten pro Referenz nicht überschreiten.
Die Nachforderung von Unterlagen richtet sich nach § 56 Abs. 2
bis 5 der Vergabeverordnung.
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB).
Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nichtabhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der
Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Vom Auftragnehmer bzw. dessen Unterauftragnehmern werden folgende Leistungen erwartet: 
 Fachliche und technische Begleitung des Go-Live des HKR-IT-Systems ab 01.01.2026 mit Fokus auf die SAP-Software (SAP S/4HANA)
 Hypercare der erstellten Lösung gem. der HKR-Umsetzungsstufen 1 & 2 mit Fokus auf die SAP-Software
 Anpassung und Weiterentwicklung innerhalb des Scopes der HKR-Umsetzungsstufen 1 & 2 mit Fokus auf die SAP-Software (SAP S/4HANA)
 Implementierungs- und Testleistungen im Bereich der Individualentwicklungen und Customizing mit Fokus auf die SAP-Software im HKR-Segment (SAP S/4HANA)
 Ggf. Erweiterung der Systemarchitektur mit Fokus auf die SAP-Software (SAP S/4HANA)
 Erstellung eines Konzeptes und des Lösungsdesigns innerhalb des bestehenden HKR-IT-Systems (gem. Stufe 1 & 2) für die Abbildung und Ausprägung folgender Themengebiete unter Verwendung der vorhandenen Erkenntnisse und Zielstellung für die Stufe 3+
   o Beschaffung und Logistik (inkl. Logistik der Polizei)
   o Haushaltsrechnung und Vermögensrechnung (kamerale Ebene)
   o Kosten- und Leistungsrechnung (kamerale Ebene)
 Operative Umsetzung des Lösungsdesigns (Beratungs- und Implementierungsdienstleistung)
 Unterstützung und partielle Durchführung von Regelbetriebsaufgaben (fachlich und technisch) HKR Stufen 1 & 2 und bei der Umsetzung der Stufe 3+ in den Aufgabenbereichen
   o Applikationsmanagement
   o ITSM
   o IT-Architektur
   o Prozessmodellierung
   o Anforderungsmanagement
   o Rechte- und Rollenverwaltung
   o Rollout
   o Schulung 
   o Service-Desk und Supportaufgaben
   o Technischer Betrieb (Basisbetrieb, Infrastruktur, Kommunikation)
 Weiterentwicklung und Anpassungen innerhalb des Scopes des Projektes ePM.SAX auf Basis der SAP-Software (SAP HCM)
 Fachliche und technische Begleitung des Go-Live auf Basis der SAP-Software (SAP HCM)
 Hypercare des entwickelten und in Produktion gesetzten SAP-Systems (SAP HCM)
 Operative Umsetzung des Lösungsdesigns (Beratungs- und Implementierungsdienstleistung)
 Implementierungsleistungen im Bereich Individualentwicklungen, Customizing, Anbindung von Bestandsverfahren (u.a. zur Weiterentwicklung des bereits entwickelten AddOns zum Zugriff auf die elektronische Personalakte)
 Unterstützung und partielle Durchführung von Regelbetriebsaufgaben (fachlich und technisch) im HCM-Segment in den Aufgabenbereichen
   o Applikationsmanagement
   o ITSM
   o IT-Architektur
   o Prozessmodellierung
   o Anforderungsmanagement
   o Rechte- und Rollenverwaltung
   o Rollout
   o Schulung 
   o Service-Desk und Supportaufgaben
   o Technischer Betrieb (Basisbetrieb, Infrastruktur, Kommunikation)
Vom Auftragnehmer bzw. dessen Unterauftragnehmern werden folgende Leistungen erwartet: 
 Fachliche und technische Begleitung des Go-Live des HKR-IT-Systems und des Go-Live des Projektes ePM.SAX ab 01.01.2026 mit Fokus auf die Pega-Software
 Hypercare der erstellten Lösung gem. der HKR-Umsetzungsstufen 1 & 2 sowie des Umsetzungsstandes des Projektes ePM.SAX mit Fokus auf die Pega-Software
 Anpassung und Weiterentwicklung innerhalb des Scopes der HKR-Umsetzungsstufen 1 & 2 sowie innerhalb des Scopes des Projektes ePM.SAX mit Fokus auf die Pega-Software sowie der angeschlossenen Unterstützungssysteme wie bspw. der Integrationsserver (Eigenentwicklung) und der Software NOVO CxP 
 Implementierungs- und Testleistungen im Bereich Individualentwicklungen, Customizing mit Fokus auf die Pega-Software sowie der angeschlossenen Unterstützungssysteme wie bspw. der Integrationsserver (Eigenentwicklung) und der Software NOVO CxP
 Ggf. Erweiterung Systemarchitektur mit Fokus auf die Pega-Software sowie der angeschlossenen Unterstützungssysteme wie bspw. der Integrationsserver (Eigenentwicklung) und der Software NOVO CxP
 Beteiligung bei der Erstellung eines Konzeptes und des Lösungsdesigns innerhalb des bestehenden HKR-IT-Systems (gem. Stufe 1 & 2) für die Abbildung und Ausprägung folgender Themengebiete unter Verwendung der vorhandenen Erkenntnisse und Zielstellung für die Stufe 3+
   o Beschaffung und Logistik (inkl. Logistik der Polizei)
   o Haushaltsrechnung und Vermögensrechnung (kamerale Ebene)
   o Kosten- und Leistungsrechnung (kamerale Ebene)
 Potenziell operative Umsetzung des Lösungsdesigns (Beratungs- und Implementierungsdienstleis-tung)
 Unterstützung und partielle Durchführung von Regelbetriebsaufgaben (fachlich und technisch) HKR Stufen 1 & 2, Projekt ePM.SAX und ggf. bei der Umsetzung der Stufe 3+ in den Aufgabenbereichen
   o Applikationsmanagement
   o ITSM
   o IT-Architektur
   o Prozessmodellierung
   o Anforderungsmanagement
   o Rechte- und Rollenverwaltung
   o Rollout
   o Schulung 
   o Service-Desk und Supportaufgaben
   o Technischer Betrieb (Basisbetrieb, Infrastruktur, Kommunikation)

Winner: Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste