Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-28
Buyer: Tampereen kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 413600 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Effica-tietojärjestelmään hankitaan laajennuksena Fakta tietovarasto -​komponentti Effican toimittaja TietoEVRY Oyj:ltä.
Tampereen kaupungilla on 29.11.2002 solmittu toistaiseksi voimassa oleva sopimus ”ATK-​järjestelmän toimittamisesta ja siihen liittyvistä palveluista”,​ joka koskee sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä Effican ylläpitoa (Dno SOTE 6297/18/2001). Palvelun nykyinen toimittaja on TietoEVRY Oy. Sopimuksen nykyinen arvo 48 kuukaudelle laskien on noin 1 640 000 euroa.
Laki sosiaali-​ ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021 tuli voimaan 1.11.2021. Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon toimijat liittymään Kanta-​palveluihin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on Kanta-​palvelu,​ joka mahdollistaa sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen aktiivisen käytön ja tietoturvallisen säilyttämisen. Liittymisen on tarkoitus tapahtua vuoden 2022 alussa.
Toimintaa ohjaa myös laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Lain tarkoituksena on toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja ja siten edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista.
Edellä mainittujen lakien mukainen Kanta-​palveluihin liittyminen ja asiakastietojen kirjaaminen edellyttää muutoksia käytössä olevaan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään ja raportointiin sekä tietovarastointiin. Näitä muutoksia varten Tampereella on käynnistetty SosKanta-​projekti vuonna 2020. Projektissa perustetaan Effica-​järjestelmä uudestaan tyhjään tietokantaan,​ jotta se pystytään yhdistämään sosiaalipalvelujen valtakunnalliseen Kanta-​arkistoon. Tämä toimenpide rikkoo Tampereen nykyisen sosiaalipalvelujen raportointiratkaisun,​ joka perustuu aikanaan kaupungin omana työnä rakentamaan rajattuun  kyselykokonaisuuteen toiminnallisesta kannasta. Raportointi on kriittinen osa palvelujen operatiivista sekä tiedolla johtamista,​ joten uusi raportointiratkaisu tarvitaan välttämättä. Raportoinnin hankkimatta jättämisestä seuraisi se,​ että toiminnan johdolla ei olisi käytössä sitä tietoa,​ jota se tarvitsee tuloksellisen johtamisen toteuttamiseksi. Myös hyvinvointialueen valmistelun näkökulmasta tilanne,​ jossa Tampereella ei ole toimivaa raportointia,​ olisi kestämätön.
Efficaan on saatavilla laajennuksena Fakta tietovarasto -​komponentti. TietoEVRY Oyj on 15.9.2021 antanut tarjouksen,​ joka sisältää käyttöoikeuden Fakta-​tietovarastoon ja sen rajapintaan. Hankinnan arvonlisäveroton arvo laskettuna 48 kuukaudelle on 413600 euroa.
Tampereen kaupungin nykyinen sosiaalipalvelujen raportointiratkaisu perustuu aikanaan kaupungin omana työnä rakentamaan rajattuun kyselykokonaisuuteen toiminnallisesta tietokannasta. Toteutus on toimivanakin suppeampi kuin tämän hetken tiedolla johtamisen tarve edellyttää,​ eikä ratkaisulla ole järjestelmätoimittajan tukea. Kaupungilla ei ole enää omassa organisaatiossa niitä henkilöitä tai sitä osaamista,​ jolla nykyinen ratkaisu on aikanaan toteutettu. Nykyisen ratkaisun kopioiminen olisi mahdollista muttei sen laajentaminen.
Tampereen kaupunki pyysi TietoEVRY:ltä tarvittavia kuvauksia Effica-​järjestelmän tietokannasta raportointiratkaisun kilpailuttamiseksi. TietoEVRY on todennut kuvausten olevan liikesalaisuus,​ joita se ei anna ulkopuolisten käyttöön. Kolmansien toimijoiden on mahdollista kytkeytyä Effica-​järjestelmän tietokantaan TietoEVRYn toimittaman Fakta-​tietovaraston rajapinnan kautta.
Tampereen kaupungin ja TietoEVRY:n välinen sopimus Effica-​järjestelmästä (Dno SOTE 6297/18/2001) ei velvoita järjestelmätoimittajaa avaamaan pääsyä järjestelmän toiminnalliseen tietokantaan tai avustamaan sinne toteutettujen ratkaisujen rakentamisessa. Ilman järjestelmätoimittajan antamaa rajapintakuvausta tai järjestelmätoimittajan tarjoamaa tukea,​ toiminnallisen tietokannan takaisinmallintaminen on erittäin kompleksista,​ mikäli se on edes realistisesti tehtävissä. Raportoinnin ylläpidossa ei myöskään ole kyse vain kertaluontoisesta toimenpiteestä,​ vaan raportointia täytyy ylläpitää vastaamaan toiminnallisen tietokannan rakenteita,​ jotka voivat muuttua muun muassa velvoittavien lakimuutosten vuoksi. Tällainen velvoite sosiaalipalvelujen Kantaan liittymisestä rikkoi Tampereen nykyisen raportointijärjestelmän. Tällaisten muutosten päivittäminen tilanteessa,​ jossa varsinaisen järjestelmän toimittajalla ei ole avustamisvelvoitetta,​ ovat erittäin vaikeita. Tämän vuoksi kolmannen tahon rakentama raportoinnin järjestelmä ei olisi sillä tavoin vakaa tai tuettu,​ mitä kaupungin tarpeet edellyttävät.
Raportointiratkaisun rakentaminen perustuu datan ekstraktointiin ja jalostamiseen sosiaalihuollon Effican tuotantotietokannasta. Tämä tietokantarakenne on TietoEVRY:n liikesalaisuus.
Edellä todetuin perustein hankinnan voi toteuttaa vain TietoEVRY Oyj eikä muita vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole mahdollista käyttää. Kyse ei ole hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta,​ vaan syyt suorahankinnan käyttämiselle ovat todelliset ja perustellut edellä todetulla tavalla.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/62983/notice/89240


Winner: TietoEVRY Oyj
Award value: 413600