Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-08
Buyer: Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
Country: FI
Region: Itä-Suomi
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212772 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72315200: Data network management services | 72513000: Office automation services | 72590000
Submission deadline: 2016-04-14

Technical requirements: Hankinnan kohteena on Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n konsernin tulostuksen hallintapalvelut. Palvelussa toimittaja vastaa asiakkaan tulostusympäristöstä ja huolehtii siitä palveluna.
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n (Xamk) ja sen tytäryhtiöiden Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n (Kyamk) ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n (Mamk) käyttöön hankittavan palvelun toiminnallisuudet sekä toteutuksen reunaehdot kuvataan tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä 1 ”Pakolliset vaatimukset” ja liitteessä 2 ”Muut vaatimukset” sekä tarjouspyynnön kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit.
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulun tavoitteena on optimoida oheistulostimien ja monitoimilaitteiden määrä, malli ja sijainti, luoda toimintaa tukeva tulostusstrategia, joka jalkautetaan toimintaan. Tulostusympäristön kehittämisellä odotamme saavamme kustannussäästöjä ja toiminnan tehostumista.
Hankinnan kohteena on tulostamisen kokonaisratkaisupalvelu. Palvelua tuotetaan optimoinnin tuloksena toimipisteisiin toimitettavilla uusilla monitoimitulostinlaitteilla tai verkko-oheistulostimilla, sekä nykyisillä laitteilla. Palveluun sisältyy olemassa olevien laitteiden käytön optimointi toiminnan mukaan, sekä niiden ja uusien laitteiden asennus, hallinnointi, käyttäjäkoulutus, seuranta ja huolto- ja tukipalvelut.
Tulostuspalvelun tulee sisältää seuraavat palvelut ja tuotteet, joista ei makseta erikseen korvausta (= sisällyttävä kokonaispalveluun):
— proaktiivinen huolto- ja etämonitorointi järjestelmä - vikaantumisen ennustava, hallinnointi ja seuranta,
— laiteriippumaton selainpohjainen, kokonaisvaltainen tulostuksen ja siihen kuuluvien laitteiden hallinta- ja raportointijärjestelmä,
— hinta ilmoitettava yhdelle tulostetulle sivulle, mustavalkea (MV) ja väritulostus (väri) sekä skannaus eriteltynä. Ilmoitettuun hintaan tulee kuulua sekä A3 että A4 kokoiset tulostettavat sivut.
Tarjouksen pohjatietona voi käyttää XAMK Oy:lle 3/2015 tehtyä tulostusympäristön kartoitusta (Liite 3).
Laitteet hankitaan seuraavalla prosessilla. Pääsääntöisesti tarve uuden monitoimilaitteen hankinnalle aiheutuu vanhan laitteen rahoitussopimuksen päättymisestä. Rahoitussopimuksen päättyessä laite uusitaan tarvittaessa. Uusi laite voidaan hankkia myös tulostamisen optimoinnin tuloksena, jolloin useita oheistulostimia korvataan yhdellä monitoimilaitteella. Jokaisen korvaavan tai uuden monitoimilaitteen hankinnasta päättää tilaaja.
Tulostusympäristössä tulee palvelun alkuvaiheessa olemaan sekä palvelun piirissä olevia uusia laitteita, että Xamkin (Mamk Oy ja Kyamk Oy) omistamia vanhoja laitteita. Tulevan tulostusstrategian tulee sisältää määritys siitä, mitkä tulostinlaitteet ovat tulevaisuudessa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun omistamia ja mitkä toimittajan omistuksessa.
Uudet laitteet jäävät toimittajan omistukseen, jolloin laitteiden elinkaarenhallinta on sisällyttävä hankittavaan palveluun. Asiakas maksaa vain palvelusta sivuhinnan mukaan.
Vanhat monitoimilaitteet ja tulostimet poistuvat käytöstä niiden elinkaaren tai leasing/huoltosopimusten päättyessä tai tulostusympäristön optimoinnin tuloksena. Sopimuksen päättyessä toimittaja sitoutuu korvaamaan poistuvan laitteen toimittajan omistamalla uudella laitteella joka liitetään osaksi tulostuksenhallintapalvelua. Tiedot laitteiden sopimustilanteesta löytyvät liitteestä 3 ”Tulostusympäristökartoitus”. Valittu toimittaja sitoutuu vaihtamaan yli neljän vuoden ikäiset laitteet uusilla tulostuksenhallintapalveluun liitetyillä laitteilla.
Jos nyt Xamkin omistuksessa olevia laitteita liitetään osaksi tulostuksenhallintaa, sovitaan siitä tapauskohtaisesti erikseen palvelun tarjoajan ja Xamkin tietohallinnon kanssa.
— Tilaajan tulostusympäristön optimointi yhteistyössä tilaajan kanssa kaikissa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kiinteistöissä.