Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-10
Buyer: Helsingin seurakuntayhtymä/ Kirkko ja kaupunki
Country: FI
Region: Uusimaa
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 800000 EUR
Submission deadline: 2017-08-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kirkko ja kaupunki-media hakee itselleen toimitusjärjestelmää ja yhteistyökumppania. Kumppani vastaa toimitusjärjestelmästä, sen käyttäjätuesta, kouluttamisesta ja hyödyntämisestä toimituksen työssä ja työprosessien kehittämisessä. Yhteistyökumppanin on tunnettava paitsi toimitusjärjestelmän kokonaisuus ohjelmistoineen myös journalistiseen työhön liittyvät työprosessit.
Kirkko ja kaupunki on pääkaupunkiseudun seurakuntayhtyminen media. Kirkko ja kaupunki -lehti ilmestyy painettuna kolmena kaupunkiversiona, joiden yhteinen levikki on noin 340 000 kappaletta. Toimitus tekee journalistista työtä monimediallisesti. Medialla on verkkosivut osoitteessa kirkkojakaupunki.fi ja media on aktiivisesti läsnä eri sosiaalisen median kanavissa.
Mediatoimitus työskentelee Helsingissä ja käyttää Helsingin seurakuntayhtymän toimitukselle hankkimia tietokoneita ja muita työvälineitä. Nykyinen toimitusjärjestelmämme on käytössämme vuoden 2017 loppuun asti. Toimituksen koko on noin 22 henkilöä.
Haemme toimitusjärjestelmää ja yhteistyökumppania sopimuskaudelle 1.1.2018–31.12.2021. Hankintaan sisältyy kaksi mahdollista optiovuotta eli 1.1.2022–31.12.2023. Hankinnan arvioitu arvo on laskettu varsinaisen sopimuskauden ja mahdollisten optioiden yhteenlasketulla arvolla.
Tarvitsemme toimitusjärjestelmän käyttöömme eli emme osta sitä omaksi. Järjestelmän käyttäjien määrää on pystyttävä tarpeen mukaan kasvattamaan ja vähentämään. Toimitusjärjestelmän lisäksi tarvitsemme järjestelmään liittyvän osaavan ja suomenkielisen tuen. Palvelun on oltava nopeasti saavutettavissa arkisin kello 8-16 välillä. Tarjoukseen, joka on tehtävä suomen kielellä, on sisällyttävä kuvaus teknisestä lähi- ja etätuesta, siihen käytettävästä henkilöstöstä ja heidän ammattitaidostaan.
Etsimme strategista yhteistyökumppania, jonka kautta saamme järjestelmän asennuksen ja käyttöönoton jälkeen koulutusta toimitusjärjestelmän käyttöön – myös jatkossa järjestelmän kehittyessä. Tarjoukseen on sisällytettävä kuvaus koulutuksesta käyttöönoton aikana ja sen jälkeen.
Yhteistyökumppanimme on valmis kehittämään järjestelmää ja siihen liittyvää toimituksen työprosessia niin, että se vastaa toimituksen muuttuviin tarpeisiin. Haemme järjestelmää, joka on Suomessa laajasti käytössä ja jolla on referenssejä Kirkko ja kaupungin tapaisista aikakauslehtityyppisistä medioista. Myös yhteistyökumppaniltamme edellytämme referenssejä tarjouspyyntöä vastaavasta palvelusta. Referenssien on oltava viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta.
Toimitusjärjestelmän tulisi olla avointa ja mahdollisimman läpinäkyvää toimituksen työprosessia tukeva, niin että eri työvaiheet ovat toimituksen nähtävissä lehden kehittyessä. Toimitusjärjestelmään sisältyvät hyvät rajapinnat eri järjestelmiin, esimerkiksi kirjoitusohjelmiin, arkistoon, taittoon, painoon ja kuvankäsittelyyn sekä median nettisivuihin. Laatupisteitä voi saada järjestelmäkokonaisuuteen liittyvistä ominaisuuksista.
Teemme mediaa sisältö edellä eli toimitusjärjestelmästä varioidaan juttuja ja kuvia yms. aineistoa sekä printtiin että verkkoon. Meillä on käytössä Liferay-alustalle rakennettu verkkojulkaisujärjestelmä, joka lukee toimitusjärjestelmästä tulevaa rakenteista XML-koodia. Etsimämme toimitusjärjestelmä on sellainen, joka toimii saumattomasti yhteen verkkojulkaisun kanssa. Verkkojulkaisua varten toimitusjärjestelmässä olevien artikkelien elementeillä on oltava merkitty rakenne (otsikko, ingressi, leipäteksti, faktalaatikko, kainalojuttu, kuva, videolinkki yms.). Kuvankäsittelyn on toimittava sekä printti- että verkkojulkaisuun sopien.
Toimitusjärjestelmään sisältyy arkisto, jossa on monipuoliset hakutoiminnot. Arkiston on kyettävä tallentamaan vähintään tekstejä ja kuvia, muista ominaisuuksista annamme laatupisteitä. Nykyisen arkistomme siirto (toimitusjärjestelmämme on nyt Newspilot) siirto mahdolliseen uuteen järjestelmään on oltava teknisesti mahdollista.
Kirkko ja kaupunki -lehden printtiversiota tehdään kolmena erilaisena painoksena. Sisällön on oltava helposti jaettavissa eri versioiden kesken. Toimitusjärjestelmän on mahdollistettava myös ilmoitusten syöttäminen suoraan ilmoitusmyynnistä toimitusjärjestelmään ja sen on vastaanotettava rakenteista ilmoitusaineistoa.
Järjestelmän on oltava helposti käytettävissä ja omaksuttavissa ja tuettava avointa ja eri käyttäjille läpinäkyvää toimituksen sisäistä työprosessia. Etsimme järjestelmää, jota kehitetään jatkuvasti. Yhteistyökumppanimme on valmis kehittämään järjestelmää ja sen käyttöön liittyvää työprosessia niin, että se vastaa toimituksen muuttuviin tarpeisiin. Yhteistyökumppanilta edellytetään siksi sekä tekniikan että journalistisen työprosessin tuntemusta.
Tarjoajan on nimettävä yhteyshenkilö, joka vastaa yhteistoiminnasta kanssamme ja liitettävä tarjoukseen hänen referenssinsä. Tämän lisäksi edellytämme, että teknistä/käyttäjätukea antaa vähintään kaksi henkilöä, joista toinen voi olla em. nimetty yhteyshenkilö. Palvelu on suomenkielistä.
Sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella eli vuodet 2022 ja 2023, mikäli tilaaja niin päättää viimeistään 2 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudet voidaan ottaa käyttöön 1 tai 2 vuotta kerrallaan.

Eligibility requirements: Hyväksytyn tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvolliseksi, jos tarjouksen tekijä on työnantaja. Hyväksytyn tarjoajan tulee olla suorittanut lakisääteiset verot ja eläkevakuutusmaksut, ja luottotietojen tulee olla häiriöttömät tai luottotiedoissa oleva merkintä vähäinen. Jos tarjoaja on elinkeinonharjoittaja tai toiminimi, on hänen hoidettava yrittäjäeläkevakuutusmaksunsa itse ja toimitettava siitä todistus.

Award value: 800000