Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-30
Buyer: Lieferung einer CAFM Software sowie Pflege und Support
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48420000 | 48421000 | 72212420 | 72212421 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-11-24
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Siehe sämtliche Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB.
Siehe § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland) nach § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland).
Siehe § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen und wegen einer Straftat nach § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche).
Siehe § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden und wegen einer Straftat nach § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden.
Siehe § 123 Abs. 1 Nr. 6 GWB: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen).

Eligibility requirements: Mittels Formular "Eigenerklärung zur Eignung" der Vergabeunterlagen werden folgende Angaben gefordert:  - Eigenerklärung, dass die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung vorliegt.  Auf Verlangen der Vergabestelle ist, je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister vorzulegen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind diese Nachweise von jedem Mitglied zu erbringen.
Mittels Formular "Eigenerklärung zur Eignung" der Vergabeunterlagen werden folgende Angaben gefordert:  - Angaben zum Gesamtnettoumsatz  des Unternehmens in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren mit einem Gesamtnettoumsatz von mindestens 750.000,00 EUR je abgeschlossenes Geschäftsjahr. Bei einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft sind die Angaben von den Mitgliedern insgesamt zu erbringen, d.h. ein Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft kann die Defizite eines anderen Mitglieds ausgleichen.  Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o.g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen:  - Erklärung, dass das Unternehmen über eine im Rahmen und Umfang marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem anderen Mitgliedsstaat verfügt.  Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind diese Nachweise von jedem Mitglied zu erbringen. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o.g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen sowie Eintragung durch den Bewerber im Formblatt "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3":   Benennung von 3 Unternehmensreferenzprojekten, die in Art und Umfang mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Die Referenzen müssen ab dem 01.01.2020 und spätestens zum 01.06.2025 abgeschlossen worden sein.  Vergleichbar meint: Erwartet werden Projekterfahrungen bei der erfolgreichen Einführung und Begleitung einer CAFM-Software mit einer vergleichbaren Nutzung sowie einer Systemauslegung für Kunden mit der jeweils in der Referenzanforderung genannten Portfoliogröße.  Die (Mindest-)Anforderungen an die Unternehmensreferenzen sind den beigefügten Unterlagen (vgl. Formular Unternehmensreferenzen und den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5.) zu entnehmen.  Zur Erläuterung der Referenzen sind der Eigenerklärung zur Eignung die Formblätter "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3" zum Beleg der in der Auftragsbekanntmachung sowie den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5. aufgestellten Mindestanforderungen sowie der darüber hinaus zu bewertenden Angaben einzureichen. Die geforderten Referenzangaben sind den Formblättern Unternehmensreferenz Nr. 1-3 zu entnehmen.   Referenz Nr. 1: Es muss eine Referenz vorgelegt werden, die vorstehende Anforderungen erfüllt und grundsätzlich die Erstellung von Neben- und Betriebskostenabrechnung im CAFM-System inkl. Abbildung von Heizkostenabrechnungen nach Heizkostenverordnung zum Gegenstand hat. Positiver bewertet wird die zusätzliche Erfüllung der Funktionen gemäß Angabe in der Unternehmensreferenz Nr. 1. Die Referenz hat eine Portfoliogröße von mindestens 100.000 m² BGF. Dabei müssen mindestens 3 weitere Prozesse anlehnend aus Anlage 01 - Prozessanforderungen ausgenommen Research und Bauprojektmanagement erbracht worden sein.  Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Angaben von den Mitgliedern insgesamt zu erbringen, d.h. ein Mitglied der Bietergemeinschaft kann die Defizite eines anderen Mitglieds ausgleichen.   Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle/des Auftraggebers sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der  Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o. g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen sowie Eintragung durch den Bewerber im Formblatt "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3":   Benennung von 3 Unternehmensreferenzprojekten, die in Art und Umfang mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Die Referenzen müssen ab dem 01.01.2020 und spätestens zum 01.06.2025 abgeschlossen worden sein.  Vergleichbar meint: Erwartet werden Projekterfahrungen bei der erfolgreichen Einführung und Begleitung einer CAFM-Software mit einer vergleichbaren Nutzung sowie einer Systemauslegung für Kunden mit der jeweils in der Referenzanforderung genannten Portfoliogröße.  Die (Mindest-)Anforderungen an die Unternehmensreferenzen sind den beigefügten Unterlagen (vgl. Formular Unternehmensreferenzen und den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5. zu entnehmen.  Zur Erläuterung der Referenzen sind der Eigenerklärung zur Eignung die Formblätter "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3" zum Beleg der in der Auftragsbekanntmachung sowie den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5. aufgestellten Mindestanforderungen sowie der darüber hinaus zu bewertenden Angaben einzureichen. Die geforderten Referenzangaben sind den Formblättern Unternehmensreferenz Nr. 1-3 zu entnehmen.   Referenz Nr. 2: Es muss eine Referenz vorgelegt werden, die vorstehende Anforderungen erfüllt und die Einbindung von Planunterlagen (2D) und daraus resultierenden Folgeprozessen (Raumänderungen, grafische Auswertung von Flächendaten, Import und Export von 2D-Plänen, Auswertungen über Flächenbelegungen) enthält. Positiver bewertet wird eine zusätzliche grafische Darstellungsmöglichkeit in 2 1/2 D oder 3D-Modellen gemäß Angabe in der Unternehmensreferenz Nr. 2.  Die Referenz hat eine Portfoliogröße von mindestens 50.000 m² BGF im Rahmen der öffentlichen Verwaltung (Gebietskörperschaft). Darüber hinaus müssen mindestens 3 weitere Prozesse anlehnend aus Anlage 01 - Prozessanforderungen ausgenommen Research und Bauprojektmanagement erbracht worden sein.  Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Angaben von den Mitgliedern insgesamt zu erbringen, d.h. ein Mitglied der Bietergemeinschaft kann die Defizite eines anderen Mitglieds ausgleichen.   Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle/des Auftraggebers sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der  Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o. g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen sowie Eintragung durch den Bewerber im Formblatt "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3":   Benennung von 3 Unternehmensreferenzprojekten, die in Art und Umfang mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Die Referenzen müssen ab dem 01.01.2020 und spätestens zum 01.06.2025 abgeschlossen worden sein.  Vergleichbar meint: Erwartet werden Projekterfahrungen bei der erfolgreichen Einführung und Begleitung einer CAFM-Software mit einer vergleichbaren Nutzung sowie einer Systemauslegung für Kunden mit der jeweils in der Referenzanforderung genannten Portfoliogröße.  Die (Mindest-)Anforderungen an die Unternehmensreferenzen sind den beigefügten Unterlagen (vgl. Formular Unternehmensreferenzen und den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5.) zu entnehmen.  Zur Erläuterung der Referenzen sind der Eigenerklärung zur Eignung die Formblätter "Unternehmensreferenzen Nr. 1-3" zum Beleg der in der Auftragsbekanntmachung sowie den Verfahrensbedingungen unter Punkt 3.4.5. aufgestellten Mindestanforderungen sowie der darüber hinaus zu bewertenden Angaben einzureichen.  Die geforderten Referenzangaben sind den Formblättern Unternehmensreferenz Nr. 1-3 zu entnehmen.   Referenz Nr. 3: Es muss eine Referenz vorgelegt werden, die vorstehende Anforderungen erfüllt und die die Prozesse der Auftragsabwicklung und eines Ticketsystems umfasst, darüber hinaus wurde eine mindestens unidirektionale Schnittstelle zu einem ERP- System implementiert. Bei einer Implementierung einer bidirektionalen Schnittstelle zu einem ERP-System erfolgt eine positivere Bewertung. Die Referenz hat eine Portfoliogröße von mindestens 100.000 m² BGF. Darüber hinaus müssen mindestens 3 weitere Prozesse anlehnend aus Anlage 01 - Prozessanforderungen ausgenommen Research und Bauprojektmanagement erbracht worden sein.  Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Angaben von den Mitgliedern insgesamt zu erbringen, d.h. ein Mitglied der Bietergemeinschaft kann die Defizite eines anderen Mitglieds ausgleichen.   Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle/des Auftraggebers sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der  Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o. g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen:  - Erklärung zu § 123 Abs. 1 GWB, - Erklärung zu § 124 Abs. 1 GWB.   - Erklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur  gesetzlichen Sozialversicherung; Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft.  Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle/des Auftraggebers sind zur Bestätigung einzelner Erklärungen Nachweise vorzulegen. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind diese Nachweise von jedem Mitglied zu erbringen. Unternehmen, die außerhalb der Landesgrenzen der Bundesrepublik Deutschland ihren Geschäftssitz haben, geben die o. g. Erklärungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, ab.
Es gilt der maßgebliche Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. Auftragsvergaben an russische Personen / Unternehmen im Sinne der Vorschrift sind verboten sowie auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfallen). Mit Abgabe des Teilnahmeantrags ist daher eine Eigenerklärung bzgl. der o.g. Verordnung abzugeben. Diese ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Mittels Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" der  Vergabeunterlagen:  Angabe zu technischen Fachkräften für die Erbringung von Leistungen im Bereich CAFM (Programmierung, Projektleitung, Customizing und Service) -durchschnittliche Mitarbeiteranzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren.  Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Angaben durch die Bewerber-/Bietergemeinschaft insgesamt zu erklären / erbringen, d.h. ein Mitglied kann Defizite anderer Mitglieder ausgleichen.
- Erklärung zur Programmbereitstellung: Erklärung, dass zum Zeitpunkt der Abgabe des Erstangebots (voraussichtlich 20.01.2026) eine vollständig webbasierte Software angeboten wird, die sämtliche im Lastenheft sowie in den Anlagen 01-05 beschriebenen Funktionalitäten umfasst.  - Erklärung zur On-Premise-Lösung: Erklärung, dass im Auftragsfall die Software als On-Premise-Lösung zur Verfügung gestellt wird.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)