Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-14
Buyer: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2022-11-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die WBM (Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH) ist mit einem Bestand von mehr als 33.000 Mietwohnungen und Gewerbeflächen von rund 296.000 Quadratmetern der größte innerstädtische Immobiliendienstleister Berlins, mit einer Bestandskonzentration in den zentralen Stadtteilen Mitte und Friedrichshain. Die WBM beabsichtigt die Beschaffung einer zentralen Software für die Prozessunterstützung im Facility Management (CAFM) inkl. Wartung über 60 Monate sowie Schulungen. Für die WBM ist es die Erstbeschaffung eines CAFM-Systems. Die Einführung der neuen CAFM-Software gliedert sich in verschiedene Ausbaustufen über mehrere Jahre hinweg. Ziel ist es in den Ausbaustufen diverse Module (z. B Instandhaltungsmanagement, Energiecontrolling) und Schnittstellen (z. B. DMS enaio, Wodis) zu implementieren und für die Nutzenden in den einzelnen Bereichen zur Verfügung zu stellen.
Die fünf geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten nach Wertung der Eignungskriterien (gemäß Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb) werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Bei Punktgleichheit auf dem letzten (maximal 5.) Rang wird der Teilnehmerkreis für die 2. Stufe um diese punktgleichen Bewerber erweitert.
Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter innerhalb eines Jahres aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (bspw. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächst-wirtschaftlicheren Angebot.
1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Customizing einer CAFM-Software) aus den letzten drei Geschäftsjahren.
Zu 3) Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresgesamtumsatz (netto) des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft von 2,0 Mio EUR/Jahr.
4) Angaben über die Ausführung von Leistungen in den letzten bis zu fünf abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers
Hiermit erklären wir, dass wir über eine gültige GEFMA 444-Zertifzierung oder eine gültige gleichwertige Zertifizierung verfügen.
Hiermit erklären wir, dass der Zertifizierungsprozess für eine GEFMA 444-Zertifzierung oder eine gleichwertige Zertifizierung momentan in unserem Unternehmen läuft.
6) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
In mindestens zwei geeigneten Referenzen umfasste der Lieferumfang jeweils die folgenden Module: Instandhaltungsmanagement, Stör- und Auftragsmanagement und Bauprojektmanagement.
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3.000.000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nach dem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
Die Termine für den Teilnahmewettbewerb entsprechen den Regelungen des § 17 Abs. 3 VgV – verkürzte Frist auf 15 Tage. Die Dringlichkeit liegt in der Tatsache begründet, dass das ursprüngliche Vergabeverfahren aufgehoben wurde. Die  damit verbundene Verzögerung des Zeitplans der Implementierung des CAFM-Systems kann durch eine verkürzte Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge zumindest etwas reduziert werden.
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;

Eligibility requirements: 1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.