Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2023-04-24
Buyer: Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 700000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
EU-ennakkoilmoitus pitää sisällään markkinavuoropuheluun ilmoittautumisen, johon pyydetään ilmoittautumisia ennakkoilmoitukseen linkitetyllä ilmoittautumislomakkeella.
Käytössämme on ilmoittautumislomake, jossa on tarjolla lisätietoa sekä lisäkysymyksiä markkinavuoropuheluun osallistumiseen kiinnostuneille: https://forms.office.com/e/6efrC2AHYM
Ennakkoilmoitukseen liittyviä lisätietokysymyksiä voi toimittaa hankinnat.keha@ely-keskus.fi, lisää viestisi otsikkokenttään tieto: "KEHA/10576/2023"
Tämän hankinnan tilaajana toimii ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), mutta hankinnan kohteen käyttäjiä tulevat olemaan ELY-keskusten, TE-toimistojen (TET) sekä KEHA-keskuksen asiantuntijoita.
ELY-keskukset edistävät alueellista kehittämistä hoitamalla valtionhallinnon toimeenpano- ja kehittämistehtäviä alueilla. Tehtävät jakautuvat kolmeen osa-alueeseen: elinkeinot, työvoima ja osaaminen (Elinkeino-vastuualue); liikenne ja infrastruktuuri (Liikenne-vastuualue) sekä ympäristö ja luonnonvarat (Ympäristö-vastuualue). KEHA-keskus on valtakunnallinen, maantieteellisesti hajautetulla toimintamallilla ja verkostomaisesti toimiva ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintopalveluja tuottava virasto.
Syksyllä 2021 toteutimme eri vastuualueita edustavassa pienryhmässä ELY/TET/KEHA-hankkeiden hallintaan liittyvän esiselvityksen, jossa kartoitettiin hankintojen sähköisiin järjestelmiin liittyviä tarpeita. Esiselvityksessä todettiin, että yhteen järjestelmään pohjautuva nykyratkaisu ei kaikilta osin vastaa eri käyttäjäryhmien tarpeisiin. Nykyinen ratkaisu ei myöskään tarjoa juuri lainkaan raportointityökaluja hankkeiden seurantaan ja johtamisen tueksi.
Hankintoihin liittyvän järjestelmäkokonaisuuden uudistamisen tavoitteena on rakentaa ELY/TET/KEHA-hankkeita tukeva järjestelmäkokonaisuus jo toteutetun esiselvityksen pohjalta. Esiselvityksen pohjalta syntyikin ELY/TET/KEHA-hankintoja tukevien tietojärjestelmien toteuttaminen -projekti, lyhyemmin HANKO-projekti. Projektin tavoitteena on rakentaa järjestelmäkokonaisuus, jonka avulla pystytään tukemaan hankintoihin ja hankkeisiin liittyvää toimintaa sekä hankkeiden ja hankeaineiston hallintaa sähköisesti. Tavoitteena on siirtyä hankintojen sähköistämisestä hankintojen hyödyntämiseen strategisena työkaluna.
Tämän hankinnan kohteena ovat HANKO-projektin puitteissa projektinhallintajärjestelmä sekä dokumentinhallintajärjestelmä. Hankittavien järjestelmien tulisi tukea myös hankkeiden elinkaarta sekä johtamista. Käyttäjälle tämä kuvattu kokonaisuus voi hyvin näyttäytyä vain yhtenä järjestelmänä ja järjestelmien tulisikin toimia sulavasti yhteen keskenään kuin myös tarvittavilta osin käytössä olevien kilpailutusjärjestelmän ja sopimustenhallintajärjestelmän kanssa. Jatkossa projektin- ja dokumentinhallintajärjestelmiä tässä materiaalissa kuvaa termi "järjestelmä".
Järjestelmän tulisi tarjota työkaluja projektisuunnitelman laatimiseen ja hallintaan. Järjestelmässä tulisi olla käytettävissä työkalut hankkeen aikataulujen, resurssien, kulujen, riskien, laadun sekä viestinnän suunnitteluun ja hallintaan. Tämän lisäksi järjestelmän tulisi mahdollistaa eri vaiheissa olevien hankkeiden hallinnointi, aina hankeaihiosta hankkeen päättämiseen asti sekä näihin liittyvät työnkulut hälytyksineen.
Aineiston käsittelyn osalta järjestelmän tulisi toimia yhteisenä tietovarastona hankkeiden aineistolle että tiedolle. Dokumentteja tulisi pystyä käsittelemään ja hakemaan tehokkaasti. Dokumenttien hallinnan osalta tärkeitä tekijöitä ovat dokumenttien tarvittava metatiedottaminen, hallinta kansiorakenteessa tai muussa vastaavassa rakenteessa sekä asianhallinnan vaatimusten täyttyminen. Järjestelmässä käsitellään sekä arkistoitavaa että ei-arkistoitavaa aineistoa, jotka on pystyttävä erottamaan toisistaan. Dokumentteja tulisi täten pystyä lisäämään, poistamaan, lataamaan, muokkaamaan, lukitsemaan, toimittamaan tarvittavat tiedot asianhallintaan sekä mitätöimään. Järjestelmän tulisi tukea versiohallintaa sekä erilaisten dokumenttipohjien käyttöä. Dokumenttien katseluun ja hallinnointiin tarvitaan useita käyttäjärooleja (ulkoiset ja sisäiset käyttäjät sekä sisäisesti eri tasoiset oikeudet). Dokumentteja on tarpeen jakaa niin sisäisesti kuin ulkoisestikin ja hallinnoida yhteiskäyttöisesti. Erityisvaatimus aineiston jakamiselle on järjestelmässä valmistellun tarjouspyyntöaineiston jakaminen: aineiston on pysyttävä täysin muuttumattomana ja on oltava jaettavana julkisesti linkkimuotoisena liitteenä tarjouspyynnössä.


Award value: 700000