Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-01-13
Buyer: Kreis Steinfurt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2018-02-14
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Kreis Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, 48565 Steinfurt, lässt sein Bauaktenarchiv der Standorte 48565 Steinfurt und 49545 Tecklenburg digitalisieren. Monatlich können ca. 4 000 Baugenehmigungsakten bereitgestellt werden; jährlich ca. 40 000. Die jährlich tatsächlich zu digitalisierende Gesamtzahl Akten ist abhängig vom monetären Ergebnis dieses Ausschreibungsverfahrens.
Inhalt der Ausschreibung ist die Digitalisierung von Bauakten (Baugenehmigungsverfahren der Unteren Bauaufsichtsbehörde).
Bei dem Schriftgut handelt es sich überwiegend um Akten des Zeitraumes von 1934 bis 1975. Die Papierstärke kann auch <80g/qm betragen. Einzelne Dokumente sind farbig gestaltet bzw. auf farbigem Papier gedruckt. Bestandteil der Akte können auch Fotos sein. Diese sind aus Fotopapier bzw. Drucke einer Sofortbildkamera und auf Papier aufgeklebt. Zudem befinden sich in diesen Akten bis zu zwei Karteikarten im Format DIN A5 Karton. Das Schriftgut ist tlw. vergilbt und an der offenen Aktenseite „ausgefranst“.
Zusätzlich zu diesen Altakten werden jüngere und aktuelle Akten fertiggestellter Bauvorhaben zur Verfügung gestellt. Deren Schriftgut besteht überwiegend aus Recyclingpapier bzw. weißem Papier im Format DIN A4, 80g/qm.
Normales Schriftgut wechselt sich mit Plänen ab. Die durchschnittliche Blattmenge der zu digitalisierenden Bauakten beträgt je Akte ca. 80 Blatt (vorwiegend DIN A4, mehrfach DIN A5, DIN A6), wobei die Anzahl der Blätter und deren Qualität pro Akte schwankt. Teilweise sind die Blätter doppelseitig beschriftet. Zu jeder Akte gehören durchschnittlich fünf einseitig bedruckte Baupläne im Format DIN A3 bis DIN A0.
Den Bietern wird dringend empfohlen, vor Angebotsabgabe die Akten hinsichtlich der Art, des Umfangs und der Qualität des Schriftgutes anzusehen.
Der Auftrag wird über 2 Jahre vergeben mit der Option der einmaligen Verlängerung um ein Jahr. Der Auftrag beginnt zum 1.5.2018. Die Verlängerungsoption wird ausgeübt, wenn nicht bis zum 1.11.2019 ausdrücklich erklärt wird, dass die Option verfallen soll.
Qualitätssicherungsmaßnahmen nach DIN EN ISO 9000 ff. oder gleichwertige Maßnahmen müssen nachgewiesen werden.
Die Bieter müssen den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR nachweisen.
Dem Angebot ist eine Referenzliste beizufügen, aus der hervorgeht, dass seit 2015 bereits für mindestens drei vergleichbare Projekte (Digitalisierung von (Bau-)Akten inkl. (Bau-)Plänen) durchgeführt wurden. Vergleichbar sind die Projekte nur dann, wenn die gescannten Akten in Umfang und Aufbau mind. vergleichbar sind (wechselseitiger Schriftverkehr und großformatige Pläne). In der Referenzliste sind die Namen der Verwaltungen, die Art der Maßnahmen und ein konkreter Ansprechpartner zu nennen. In der Referenzliste ist anzugeben, wenn die Leistungen durch Subunternehmen erbracht wurden.
Bei einer beabsichtigten Vergabe von (Teil-)Leistungen an Sub- oder Nachunternehmen ist der Sub-/Nachunternehmer bereits mit der Abgabe des Angebotes zu benennen.
Der Bieter muss diese Erklärungen, soweit er für den Zuschlag vorgesehen ist, innerhalb einer kurzen Frist (3 bis 5 Tage) nachreichen. Wird die Erklärung nicht fristgerecht eingereicht, so ist das Angebot zwingend auszuschließen und der nächste Bieter wird aufgefordert, die Erklärung vorzulegen.
Es ist eine Qualitätskontrolle bei jedem Arbeitsschritt (Vorbereitung, Scannen, Datenerfassung, …) zu garantieren. Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber und seinem Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit, sich vor Ort von den Prozessen zu überzeugen.
Die Abrechnung der Leistung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen. Rechnungen sind als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse:
Sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt wurde, ist der Verstoß gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.