Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-17
Buyer: Migration SAP S/4HANA
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72212451 | 72221000: Business analysis consultancy services | 72224100: Systems implementation planning services
Submission deadline: 2025-08-15
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Vorschriften über die Einlegung von Rechtsbehelfen finden sich in den §§ 155 ff. GWB. Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrags zur Vergabekammer gemäß §§ 160 ff. GWB wird hingewiesen, insbesondere auf die Regelung des § 160 Abs. 3 S. 1 GWB, die folgenden Wortlaut hat:  "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkennt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."  Die zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren ist der Auftragsbekanntmachung auf der Vergabeplattform unter "Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren" benannt.
Die Vergabe erfolgt im Wege eines EU-weiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 VgV. Im ersten Schritt ist lediglich der Teilnahmeantrag einzureichen (Stufe 1). Vor Freigabe der Vergabeunterlagen müssen Interessenten eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) unterzeichnen, da die Unterlagen bereits vertrauliche Informationen enthalten. Die Abgabe eines Angebots erfolgt nach Aufforderung der geeigneten Bieter durch den Auftraggeber erst in der zweiten Stufe des Verfahrens (Stufe 2).
Die BeteiligungsHolding Hanau GmbH übernimmt als Muttergesellschaft die Rolle des Gesellschafters sowie die einer Finanzholding und verantwortet die IT-Infrastruktur als auch den Einkauf für die Unternehmung Stadt Hanau (BHG-Konzern, Stadtverwaltung, städtische Eigenbetriebe). Die BHG wieß 2024 eine Kon-zernbilanzsumme von ca. 750 Mio. Euro aus, der Konzenumsatz betrug ca. 470 Mio. Euro und es wurden durchschnittlich mehr als 2.800 Mitarbeiter beschäftig.  Der BHG-Konzern ist dem Gemeinwohl der Stadt Hanau verpflichtet und trägt zur Erfüllung kommunaler Aufgaben der Stadt Hanau bei.
Darstellung des Netto-Jahresumsatzes im Bereich Beratung bei SAP-Migrationen (z.B. Beratung, Implementierung, Customizing, Datenübernahme, Testmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre   Mindestanforderungen: Durchschnittlicher Netto-Jahresumsatz für Beratung bei SAP-Migrationen (z.B. Beratung, Implementierung, Customizing, Datenübernahme, Testmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre von mindestens 5.000.000 EUR netto.
Darstellung des Gesamt-Jahresumsatzes der letzten drei abgeschlossen Geschäftsjahre

Eligibility requirements: Darstellung des Netto-Jahresumsatzes im Bereich Beratung bei SAP-Migrationen (z.B. Beratung, Implementierung, Customizing, Datenübernahme, Testmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre   Mindestanforderungen: Durchschnittlicher Netto-Jahresumsatz für Beratung bei SAP-Migrationen (z.B. Beratung, Implementierung, Customizing, Datenübernahme, Testmanagement) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre von mindestens 5.000.000 EUR netto.
Darstellung des Gesamt-Jahresumsatzes der letzten drei abgeschlossen Geschäftsjahre
Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft muss einen Nachweis (Kopie der Versicherungspolice) - nicht älter als 10 Monate - über eine gültige Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung für Personenschäden und sonstige Schäden von einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer erbringen.  Mindestanforderung: Die Deckungssumme je Schadensfall muss mindestens EUR 2.500.000,00 für Personenschäden und EUR 1.000.000,00 für sonstige Schäden (Sach-/Vermögensschäden) betragen. Mit den Anforderungen an den Versicherungsschutz wird keine unbegrenzte Maximierung des Versicherungsschutzes verlangt. Die Versicherung muss pro Versicherungsjahr mindestens die zweifache Deckungssumme vorsehen (z. B. 2 × EUR 1.000.000 für Vermögensschäden). Falls die Höhe der vorhandenen Deckungssumme bzw. die Jahreshöchstdeckung nicht ausreicht, muss eine Verpflichtungserklärung des Versicherungsgebers vorgelegt werden, dass die Deckungssumme im Falle der Beauftragung auf die vorgegebenen Beträge erhöht wird. Die Versicherung muss für den Fall der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren aufweisen.
Es dürfen maximal fünf Referenzprojekte eingereicht werden. Mindestens zwei dieser Referenzprojekte müssen die nachstehenden Mindestanforderungen erfüllen. Für jedes eingereichte Referenzprojekt muss der Bewerber einen Ansprechpartner beim jeweiligen Referenzgeber benennen und dessen Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) angeben. Der Bieter stellt sicher, dass die genannten Ansprechpartner für Rückfragen des Auftraggebers zur Verfügung stehen, und bestätigt dies schriftlich.  Mindestanforderungen an Referenzprojekte:  Art und Struktur: Die Referenzprojekte müssen in Art und Struktur mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sein (SAP System Conversion-Projekte (ERP 6.0  S/4HANA), Private Cloud, Brownfield, nach SAP Activate Methodology).  Zeitraum: Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten fünf Jahre ab dem Datum der Bekanntmachung dieser Ausschreibung erbracht worden sein.  Auftragswert: Der Auftragswert jedes Referenzprojekts muss mindestens 500.000 EUR betragen.  Umfang: Die gesamte Referenzbeschreibung pro Projekt, einschließlich Angaben zu den Projektmitarbeitern, darf maximal 5 DIN A4-Seiten umfassen.  Verfahren zur Reihenfolge und Nummerierung: Die Referenzprojekte sind zu nummerieren. Die Bewerber werden gebeten, die aus ihrer Sicht relevantesten und aussagekräftigsten Referenzprojekte an erster Stelle aufzuführen. Bei der Bewertung der Referenzprojekte wird insbesondere die Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand berücksichtigt. Sollten mehr als fünf Referenzprojekte eingereicht werden, werden nur die ersten fünf Referenzprojekte gewertet. Die Reihenfolge bestimmt sich anhand der Reihenfolge bei der Einreichung. Sollte eine Nummerierung fehlen, wird die Reihenfolge der Referenzprojekte anhand der Reihenfolge der hochgeladenen Dateien im Vergabeportal, bei nur einer Datei mit Referenzprojekten nach der Reihenfolge der Aufzählung in dieser Datei, festgelegt.
Der Bewerber muss nachweisen, dass er im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre über mindestens zehn festangestellte Fachkräfte (Vollzeitäquivalente, FTE) mit nachgewiesener SAP-Beratungserfahrung verfügt hat. Diese Mitarbeitenden müssen fachlich für die ausgeschriebenen Leistungen geeignet und entsprechend qualifiziert sein. Die Qualifikation richtet sich insbesondere nach den Anforderungen der "Important SAP Certifications per Role - RISE with SAP Methodology", Seite 9 des Partner Selection Guide RISE with SAP, Stand: Februar 2025 (siehe Anlage BHG-SAP_1).  Mindestanforderungen: Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren von mindestens 10 FTE mit SAP-Beratungserfahrung, die den Anforderungen der "Important SAP Certifications per role - RISE with SAP Methodology" Seite 9, Partner Selection GuideRISE with SAP, Stand Februar 2025, Anlage BHG-SAP_1 entsprechen.
Der Bewerber muss im Programm "RISE with SAP Competency" als qualifizierter Partner zertifiziert sein. (Siehe Seite 4, Partner Selection GuideRISE with SAP, Stand Februar 2025, Anlage BHG-SAP_1) Mindestanforderungen: Die Zertifizierung muss mindestens im Level "Essential" vorliegen.
Die Vergabestelle kann im Verfahren fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachfordern (§ 56 VgV). Hierfür wird ggf. eine Frist gesetzt. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektvorgehen, Methodik & Migrationsstrategie ") wird mit Punkten von 0 bis 6 wie dargestellt bewertet und gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind:    0 Punkte: Fehlende Grundlage Kein Projektplan, keine Phasendefinition, kein Go-Live-Termin und keine Risikobewertung.  1 Punkt: Fragile Planung  Grobe Phasenübersicht ohne klare Meilensteine (Quality Gates), Aufwandsschätzung ungenau bzw. unvollständig (geschätzte Varianz +/- 30 %), Puffer unter einer Arbeitswoche und Risiken nicht quantifiziert; Go-Live-Termin nur erwähnt.  2 Punkte: Rudimentäre Struktur Activate-Phasen skizziert, aber mindestens zwei Abweichungen, Migrationskonzept mit Lücken, Aufwandsschätzung teils unplausibel (geschätzte Varianz +/- 20 %), Puffer ein bis zwei Arbeitswochen und unvollständiges Risikoregister.  3 Punkte: Solide Basis Activate-Methodik weitgehend eingehalten (Maximal eine Abweichung von den Activate-Phasen), strukturiertes Migrationskonzept mit vereinzelt unklaren Stellen, Zeitstrahl in einem Abschnitt unvollständig, geschätzte Aufwandsvarianz +/- 15 %, Go-Live-Termin mit Puffer zwei bis drei Arbeitswochen und mindestens fünf Risiken im Register.  4 Punkte: Fundierte Umsetzung Keine Abweichungen von den Activate-Phasen, Meilensteine klar definiert; Zeitstrahl durchgängig, geringe Lücken in Detailtiefe; geschätzte Aufwandsvarianz +/- 10 % belegt durch Vergleichswerte, Go-Live-Termin plausibel mit Puffer > 4 Arbeitswochen; Risikoregister > 10 Risiken mit Maßnahmenplänen.  5 Punkte: Sehr gute Methodik Lückenlose Activate-Umsetzung; kohärentes, plausibles Migrationskonzept mit detaillierter Aufwandsschätzung; KPI-basiertes Reporting z.B. für Meilensteine, Kostenabweichung als Verhältnis von geplantem zu tatsächlichem Budgetverbrauch, Aufwandstreue, Anzahl kritischer Defects pro Lieferpaket (Soll-Ist-Abweichung < 5 %), Go-Live-Termin sicher erreichbar mit Puffer > 6 Wochen, automatisierte Risikowarnungen und Go-Live-Plan durch Simulation validiert; alle Risiken bewertet und mitigiert.  6 Punkte: Best-Practice-Umsetzung Wie 5 Punkte und zusätzlich umfassende SAP-Activate-System-Conversion mit KPIs, Tools und Risikomanagement; präzise Ressourcen- und Zeitplanung, Alle Phasen vollumfänglich dokumentiert; Aufwandsschätzung mit Benchmarks; Go-Live 31.12.2026 mit Puffer > 8 Wochen; Risikomanagement mit Eskalationsprozessen; automatisierte Fortschritts- und Qualitätssicherung.
Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium (Liefergegenstände & Scope) wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach den folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind:    0 Punkte: Grobe Lücken Mehr als 20 % der geforderten Liefergegenstände fehlen oder weichen stark ab; keine Modul-Details; Scope unklar; die im Leistungsverzeichnis via SAP Activate vorgegebenen Abnahmekriterien ("Do Releases") sind zwar genannt, aber der Bieter erbringt keine Testfälle oder Metriken.  1 Punkt: Teilweise unvollständig 15-20 % Abweichung bei den Liefergegenständen; rudimentäre Modulübersicht ohne technische Tiefe; SAP Activate Akzeptanzkriterien - im LV genannt, der Bieter legt jedoch keine Testfälle oder Metriken vor; Modulübersicht ohne technische Spezifikation; Scope nur allgemein genannt.  2 Punkte: Grundlegende Abdeckung 10 - 15 % Abweichung bei den Liefergegenständen; Modulbeschreibungen ungleichmäßig detailliert; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für Hauptmodule vorhanden, Bieter skizziert Testverfahren aber nur grob und ohne konkrete Messwerte.  3 Punkte: Befriedigende Vollständigkeit 5 - 10 % Abweichung bei den Liefergegenständen; zentrale Module (z. B. RE-FX & FI-CO/Finance) gut beschrieben; aber einzelne Punkte nicht plausibel belegt; Scope überwiegend vollständig; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis definiert, einzelne Prüfszenarien fehlen; der Bieter bestätigt die Kriterien, liefert aber nur Teilnachweise.  4 Punkte: Nahezu vollständig Unter 5 % Abweichung bei den Liefergegenständen; alle Module benannt und technisch beschrieben; kleinere Unschärfen im Scope; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis vollständig für > 90 % der Liefergegenstände mit klaren Metriken; der Bieter legt Testwerkzeuge, Testskripte und Abnahmeprotokolle für diese 90 % vor.  5 Punkte: Vollständige Dokumentation 100 % Abdeckung aller Liefergegenstände; Modul-Details für RE-FX & FI-CO/Finance vollständig dargestellt; Scope klar strukturiert Abweichungen unwesentlich technische Spezifikationen inklusive Schnittstellen- und Datenmodell; SAP Activate-Abnahmekriterien im Leistungsverzeichnis für alle Liefergegenstände definiert; der Bieter liefert einen detaillierten Testplan, reproduzierbare Testläufe und vollständige Abnahmeprotokolle gemäß "Do Releases".  6 Punkte: Exzellente Spezifikation Wie bei 5 Punkten, plus zusätzliche Testskripte und Prüfkriterien im Leistungsverzeichnis ("Do Releases" erweitert); automatisierte Abnahmeprozesse beschrieben und in die Tool-Kette integriert; der Bieter liefert Muster-Abnahmebericht und Änderungsmanagement-Workflow gemäß SAP Activate-Vorgaben.
Das in der vorstehenden Tabelle dargestellte leistungsbezogene Kriterium ("Projektteam") wird mit Punkten von 0 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet. Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt, wobei die jeweiligen Zielerreichungsgerade zueinander kumulativ sind:   0 Punkte: Unerfahrenes Personal Keine Nachweise; alle Rollen < 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; Projektleiter (PL) nicht vertraglich zugesichert, Kommunikation in der Angebotspräsentation fehlt oder bleibt unstrukturiert.  1 Punkt: Schwache Expertise PL > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung, aber ohne Brownfield-Migrations-Projekt; weitere Schlüsselressourcen des Kernteams sind unerfahren mit < 3 Jahre SAP-Erfahrung; vertragliche Pönalregelung nur für PL; Kommunikation in der Angebotspräsentation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation.  2 Punkte: Basisqualifikation PL mit 1 Brownfield-Migrations-Projekt und > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; 2 Key-Ressourcen > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für nicht gerechtfertigten Austausch des Projektleiters, aber kein Notfall-Ersatzplan zum Austausch von Ressourcen skizziert; Kommunikation in der Angebotspräsentation Kommunikation überwiegend reaktiv; keine Adressierung von Risiken in der Präsentation.  3 Punkte: Solides Kernteam PL > 1 Brownfield-Migrations-Projekte und > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; drei Schlüssel-Ressourcen des Kernteams > 3 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale für PL + eine weitere Ressource angeboten; Es gibt einen Notfall-Ersatzplan für Ressource aus dem Kernteam; die Kommunikation in der Präsentation war klar, aber nicht immer proaktiv.  4 Punkte: Erfahrenes Kernteam PL > 2 Brownfield-Migrations-Projekte und > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vier Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale & Ersatzplan für PL und zwei Schlüssel-Ressourcen; Kernteam hat Expertise über SAP-Zertifikate nachgewiesen; sehr gute Kommunikation mit sachlicher, adressatengerechter Präsentation.  5 Punkte: Hochqualifiziertes Team PL > 7 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 2 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Key-Ressourcen > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vertragliche Pönale angeboten & Ersatzplan für gesamtes Kernteam aufgestellt; proaktive Risiko-Kommunikation; herausragende Kommunikation in der Angebotspräsentation (klare Antworten, proaktive Adressierung von Projektrisiken, stets adressatengerecht).  6 Punkte: Spitzenbesetzung PL > 10 Jahre S/4HANA-Erfahrung mit > 3 Brownfield-Migrations-Projekten; alle Kernteam-Mitglieder > 5 Jahre S/4HANA-Erfahrung; vollständige vertragliche Pönal- & Ersatzregelungen; unabhängiger Prüfbericht Bericht über erfolgreiches Roll-Out; exzellente Angebotskommunikation mit überzeugenden, risikoorientierten Antworten und perfekter Zielgruppenansprache.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)