Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-05
Buyer: Zweckverband für Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung Bad Dürrenberg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212451
Estimated value: 320000 EUR
Submission deadline: 2023-06-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ablösung und Neueinführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems mit Schnittstellenverbindung zum bestehenden Archiv- und Dokumentensystems (DMS) beim Zweckverband für Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung Bad Dürrenberg sowie bei der Abwasserbeseitigung Weißenfels - Anstalt öffentlichen Rechts. Gegenstand des Auftrages ist die Ablösung der bestehenden ERP-Systeme und die Neueinführung eines branchenspezifischen, integrierten ERP- Systems, welches über Schnittstellen mit dem vorhandenen DMS verbunden ist, das bereits vorkonfigurierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet. Das angebotene ERP-System soll für den Trinkwasser- und Abwasserbereich erprobt sein und die aktuellen Aufgabenstellungen sicher, verfügbar und von der Funktionalität her erfahren und zukunftsorientiert unterstützen.
Die gemeinsame Neubeschaffung eines kaufmännischen ERP-System (ZWA und AöR) mit zwei Mandanten (unterschiedliche mehrere öffentlichen Einrichtungen/Geschäftsbereiche pro Mandant). Der Zugriff beider Unternehmen über Mandantenmodelle soll über Rechenzentrum erfolgen.
Die ERP-Gesamtlösung muss, für alle Aufgabengebiete und Zahlungsarten (Gebühren, Beiträge, Entgelte, Leistungen an Dritten), über die vollständige Installation der Softwarelösung aus dem Rechenzentrum mit den vorhandenen EDV-Landschaften des ZWA und der AöR kompatibel sein. Alle bisherigen Funktionalitäten der derzeitig angewandten Programme müssen in vollem Umfang zur Verfügung stehen. Auftraggeber für die gemeinsame Projektabwicklung ist der ZWA Bad Dürrenberg.
Für die einzelnen Module/(Teil-)Migrationen ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber in einem entsprechenden Umsetzungskonzept inkl. Festlegungen zum Abstimmverfahren / Abgleich / Nachweisführung eine terminliche Reihenfolge zur Migration festzulegen.
1. Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und mit folgenden Angaben:
1.1. Anzahl der in Betrieb befindlichen ERP-Systeme, welche durch den Bewerber eingerichtet wurden und betreut werden, bei Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungsunternehmen in Deutschland mit mehr als 30.000 Hausanschlüssen.
1.2. Anzahl der durchgeführten Migrationen von ERP-Systemen der Firma Baly GmbH und SDS Rastenberg (IPSVE, GGB2013, GGB-Exklusiv, WSM, WSM_VA, SOPO_manuell) in Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungsunternehmen anhand von Referenzen
1.3. Nachweis der testierten Verfahren des ERP-Standardsoftwaresystems gemäß „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung (GODV)
2.1. Berufliche Lebensläufe der für dieses Projekt vorgesehenen Mitarbeiter/-innen mit Darstellung der jeweiligen Projektreferenzen aus den Jahren 2014 bis 2019 im Bereich der ERP Implementierung und Migration, der Workflowrealisierung, der Schnittstellenrealisierung zwischen ERP und DMS sowie der Datenmigration ERP und DMS
2.2. Darstellung der Kenntnisse in den Prozessen der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung in den jeweils eingereichten Referenzen
3.1 Für die speziellen Abrechnungsverfahren und Geschäftsprozesse der Wasserver- und Abwasserentsorgung spezialisierte ERP-Systemlösung, d.h. hier insbesondere auch die softwarelizenztechnische und systemseitige Unabhängigkeit von ERP-Softwarefunktionen, die im ERP System eigens zur Abbildung der Deregulierungsanforderungen an Unternehmen der Energiever- und -entsorgung implementiert wurden und werden (kurz: Anforderung an eine softwarelizenztechnische und systemseitige unabhängige „Wasserlinie“ des ERP-Standardsoftwareproduktes)
3.2. Bereitstellung und Implementierung eines integriertes deutschsprachigen ERP-Standardsoftwaresystems mit in der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung nachweislich bewährten Standardgeschäftsprozessen („Best-practices“) und deutschsprachigem Support, bei dem alle Module in der gleichen technologischen Plattform laufen (virtuelle Umgebung VM Ware und Microsoft Betriebssystem)
3.3. Ein integriertes ERP-System mit beliebig vielen bilanztechnisch strikt abgegrenzten Mandanten für die verschiedenen Aufgabenträger mit bidirektional integrierten Standardfunktionalitäten zur mandantenübergreifenden Stammdatenverwaltung (Debitoren, Kreditoren).
3.4. Im Standard-ERP-Systemfunktionsumfang durchgängige und medienbruchfreie Workflows zur Posteingangsbearbeitung und -verteilung in die Fachabteilungen und zur unternehmensweiten Rechnungsprüfung und -bearbeitung (sog. kreditorischer Workflow).
3.5. Im ERP Standardsoftwaresystem die Konfigurationsmöglichkeit von Workflows zur Vereinheitlichung und soweit möglich Automatisierung von durchgängigen und medienbruchfreien Geschäftsprozessen durch ERP-Fachadministratoren/-innen des AGs, ohne dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Eligibility requirements: Gemäß beigefügtem Formblatt VHB 124_LD, welches ausgefüllt, unterschrieben und mit den entsprechenden Nachweisen mit Ende der Teilnahmefrist eingereicht werden muss. Anstelle des Formblattes 124_LD ist die PQ-Nummer anzugeben, falls der Teilnehmer präqualifiziert ist. Alternativ werden Einheitliche Europäische Eigenerklärungen (EEE) akzeptiert. Der gültige Nachweis über die Eintragung im entsprechenden Berufs-/Handelsregister, der zur Berufsausübung befähigt, welcher nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab Ende Teilnahmefrist gemäß Abschnitt IV.2.2. ist mit Teilnahmeantrag einzureichen.

Award value: 320000