Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-11
Buyer: documenta und Museum Fridericianum gGmbH
Country: DE
Region: DE731
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72413000: Website design services | 79000000 | 79822500
Estimated value: 36000 EUR
Submission deadline: 2025-12-09
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: gemäß §§ 123, 124 GWB

Violation of obligations enshrined in purely domestic grounds for exclusion: pursuant to Sections 123, 124 GWB (German Act Against Restraints of Competition).
Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

//EN: Statement of the bidder's total turnover for the last three completed fiscal years (form included in the application documents).
a) Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung und Eintragung im Handels-/Berufsregister (Eigenerklärung gem. Vordruck der Bewerbungsunterlagen).
b) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB oder etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. (Eigenerklärung gem. Vordruck in den Bewerbungsunterlagen. 
c) Eigenerklärung zu Russlandsanktionen gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise der Eignung zur Berufsausübung von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen. Sämtliche geforderten Erklärungen und Nachweise sind Mindestanforderungen der Eignung. Der Auftraggeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Unterlagen zu fordern. Hierzu zählen auch Registerauskünfte.

//EN:

a) Proper business registration and entry in the trade/professional register (self-declaration in accordance with the form provided in the application documents).
b) No grounds for exclusion in accordance with Sections 123 and 124 of the German Act Against Restraints of Competition (GWB) or any self-cleaning measures in accordance with Section 125 GWB. (Self-declaration in accordance with the form in the tender documents. 
c) Self-declaration on sanctions against Russia in accordance with Article 5k of Regulation (EU) 833/2014 (form included in the tender documents).

In the case of applicant/bidder consortia, the declarations and evidence of suitability to practice the profession required in the announcement must be submitted by each individual member of the consortium. All required declarations and evidence are minimum requirements for suitability. The contracting authority reserves the right to request further documents to supplement the information on the suitability of the applicant/members of the applicant/bidder consortium and to confirm self-declarations. This also includes register information.
Mit dem Teilnahmeantrag sind vier Referenzen zu erbrachten Leistungen im Bereich visueller Auftritt und Webpräsenz (zB Key Visual, usw.) aus dem Zeitraum seit dem 01.01.2015 einzureichen. 
Für jede Referenz sind anzugeben: Auftragsgegenstand, Auftraggeber, Ausführungsort/ Remote-Anteil, Leistungszeitraum, Leistungsumfang sowie (bei Zusammenarbeit) der eigene Leistungsanteil (Art und Umfang). Der Vordruck ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten. Ansprechpartner werden auf Anforderung benannt.

Mindestanforderungen:
Durch die eingereichten Referenzen ist nachzuweisen, dass der Bewerber vergleichbare Leistungen erbracht hat. Kumulativ sind die folgenden Leistungsaspekte nachzuweisen:
- Gestaltung/Weiterentwicklung einer visuellen Sprache
- Digitale Umsetzung und/oder Website-Entwicklung

//EN: 
Four references for services rendered in the area of visual appearance and web presence (e.g., key visuals, etc.) from the period since January 1, 2015, must be submitted with the application for participation. 
The following information must be provided for each reference: subject of the order, client, place of execution/remote share, service period, scope of services, and (in the case of collaboration) the applicant's own share of services (type and scope). The form is included in the application documents. Contact persons will be named upon request.

Minimum requirements:
The references submitted must prove that the applicant has provided comparable services. The following service aspects must be proven cumulatively:
- Design/further development of a visual language
- Digital implementation and/or website development
Zur Sicherstellung der reibungslosen Zusammenarbeit der parallel beauftragten Studios im Design Lab sowie mit dem kuratorischen Team müssen die benannten Schlüsselpersonen (zB Projektleitung, Lead Design usw.) über hinreichende Englischkenntnisse verfügen. Dies ist erforderlich, weil Workshops, Abstimmungen und Projektdokumentation studioübergreifend stattfinden und regelmäßig in Englisch geführt werden. Erforderlich sind Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift für mindestens zwei Schlüsselpersonen entsprechend Niveau B2 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen. Dies ist nachzuweisen durch eine Eigenerklärung (Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten).

//EN:
To ensure smooth cooperation between the studios commissioned in parallel in the Design Lab and with the curatorial team, key personnel (e.g., project management, lead design, etc.) must have sufficient English language skills. This is necessary because workshops, coordination meetings, and project documentation take place across studios and are regularly conducted in English. At least two key personnel must have written and spoken English language skills (equivalent to level B2 of the Common European Framework of Reference for Languages), to be verified by a self-declaration (form provided in the tender documents).

Eligibility requirements: Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

//EN: Statement of the bidder's total turnover for the last three completed fiscal years (form included in the application documents).
a) Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung und Eintragung im Handels-/Berufsregister (Eigenerklärung gem. Vordruck der Bewerbungsunterlagen).
b) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB oder etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. (Eigenerklärung gem. Vordruck in den Bewerbungsunterlagen. 
c) Eigenerklärung zu Russlandsanktionen gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten).

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise der Eignung zur Berufsausübung von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen. Sämtliche geforderten Erklärungen und Nachweise sind Mindestanforderungen der Eignung. Der Auftraggeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Unterlagen zu fordern. Hierzu zählen auch Registerauskünfte.

//EN:

a) Proper business registration and entry in the trade/professional register (self-declaration in accordance with the form provided in the application documents).
b) No grounds for exclusion in accordance with Sections 123 and 124 of the German Act Against Restraints of Competition (GWB) or any self-cleaning measures in accordance with Section 125 GWB. (Self-declaration in accordance with the form in the tender documents. 
c) Self-declaration on sanctions against Russia in accordance with Article 5k of Regulation (EU) 833/2014 (form included in the tender documents).

In the case of applicant/bidder consortia, the declarations and evidence of suitability to practice the profession required in the announcement must be submitted by each individual member of the consortium. All required declarations and evidence are minimum requirements for suitability. The contracting authority reserves the right to request further documents to supplement the information on the suitability of the applicant/members of the applicant/bidder consortium and to confirm self-declarations. This also includes register information.
Mit dem Teilnahmeantrag sind vier Referenzen zu erbrachten Leistungen im Bereich visueller Auftritt und Webpräsenz (zB Key Visual, usw.) aus dem Zeitraum seit dem 01.01.2015 einzureichen. 
Für jede Referenz sind anzugeben: Auftragsgegenstand, Auftraggeber, Ausführungsort/ Remote-Anteil, Leistungszeitraum, Leistungsumfang sowie (bei Zusammenarbeit) der eigene Leistungsanteil (Art und Umfang). Der Vordruck ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten. Ansprechpartner werden auf Anforderung benannt.

Mindestanforderungen:
Durch die eingereichten Referenzen ist nachzuweisen, dass der Bewerber vergleichbare Leistungen erbracht hat. Kumulativ sind die folgenden Leistungsaspekte nachzuweisen:
- Gestaltung/Weiterentwicklung einer visuellen Sprache
- Digitale Umsetzung und/oder Website-Entwicklung

//EN: 
Four references for services rendered in the area of visual appearance and web presence (e.g., key visuals, etc.) from the period since January 1, 2015, must be submitted with the application for participation. 
The following information must be provided for each reference: subject of the order, client, place of execution/remote share, service period, scope of services, and (in the case of collaboration) the applicant's own share of services (type and scope). The form is included in the application documents. Contact persons will be named upon request.

Minimum requirements:
The references submitted must prove that the applicant has provided comparable services. The following service aspects must be proven cumulatively:
- Design/further development of a visual language
- Digital implementation and/or website development
Zur Sicherstellung der reibungslosen Zusammenarbeit der parallel beauftragten Studios im Design Lab sowie mit dem kuratorischen Team müssen die benannten Schlüsselpersonen (zB Projektleitung, Lead Design usw.) über hinreichende Englischkenntnisse verfügen. Dies ist erforderlich, weil Workshops, Abstimmungen und Projektdokumentation studioübergreifend stattfinden und regelmäßig in Englisch geführt werden. Erforderlich sind Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift für mindestens zwei Schlüsselpersonen entsprechend Niveau B2 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen. Dies ist nachzuweisen durch eine Eigenerklärung (Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten).

//EN:
To ensure smooth cooperation between the studios commissioned in parallel in the Design Lab and with the curatorial team, key personnel (e.g., project management, lead design, etc.) must have sufficient English language skills. This is necessary because workshops, coordination meetings, and project documentation take place across studios and are regularly conducted in English. At least two key personnel must have written and spoken English language skills (equivalent to level B2 of the Common European Framework of Reference for Languages), to be verified by a self-declaration (form provided in the tender documents).
Nachforderung erfolgen nach Ermessen des Konzessionsgebers unter Berücksichtigung von § 97 Abs. 1 und 2 GWB.

//EN: Additional requests shall be made at the discretion of the contracting authority, taking into account Section 97 (1) and (2) GWB.
Der Ort der Leistungserbringung ist frei wählbar (remote), Leistungsergebnisse werden in Kassel, i. d. R. digital abgeliefert.
//EN: The place of service provision is freely selectable (remote), service results are delivered in Kassel, usually digitally.
Angebotspreis je Los //EN: Offer price per lot
Als Teil ihres Angebots müssen die Bieter ein gestalterisches Konzept sowie ein schriftliches Umsetzungskonzept einreichen. Das Umsetzungskonzept soll die geplante organisatorische, technische und operative Realisierung des Auftrags umfassend beschreiben. Die Konzepte müssen mündlich in einem Pitch vorgestellt werden. Der Pitch findet digital (per Videokonferenz) statt. Die Bieter können, müssen aber nicht, zur Veranschaulichung kreative Muster/Prototypen per Post einreichen.

//EN: As part of their offer, bidders must submit a design concept and a written implementation concept. The implementation concept should comprehensively describe the planned organizational, technical, and operational realization of the contract. The concepts must be presented orally in a pitch. The pitch will take place digitally (video conference). Bidders may, but are not obliged to, submit creative samples/prototypes by mail for illustrative purposes.
Im Rahmen der Angebotsabgabe haben die Bieter die für die Projektdurchführung vorgesehenen Schlüsselpersonen (Projektleiter und stellvertretende Projektleiter) zu benennen und deren berufliche Qualifikationen sowie relevante Projekterfahrungen darzustellen.

//EN: As part of the tender submission, bidders must name the key personnel (project manager and deputy project manager) planned for the project implementation and describe their professional qualifications and relevant project experience.
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Konzessionsgeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden, 
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden, 
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Konzessionsgebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

//EN:
A review application is inadmissible pursuant to Section 160 (3) GWB if:
1. the applicant recognized the alleged violation of procurement regulations before submitting the review application and did not complain to the concessionaire within a period of 10 calendar days; the expiry of the period pursuant to Section 134 (2) remains unaffected,
2. violations of public procurement regulations that are apparent from the announcement are not reported to the concession grantor by the expiry of the deadline for applications or bids specified in the announcement at the latest,
3. breaches of procurement regulations that are only apparent in the procurement documents are not reported to the concession grantor by the deadline for applications or for the submission of tenders at the latest,
4. more than 15 calendar days have passed since receipt of the concession grantor's notification that it does not intend to remedy a complaint. 
Sentence 1 shall not apply in the case of an application for a declaration of invalidity of the contract pursuant to Section 135 (1) No. 2. Section 134 (1) sentence 2 shall remain unaffected.