Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-25
Buyer: degewo AG
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Other multiple
CPV classification: 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2025-09-22
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Alle Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.
degewo ist ein kommunales Wohnungsunternehmen, dass Wohnraum für über 140.000 Menschen in mehr als 80.000 Wohnungen schafft. Mit über 1.500 Mitarbeitenden bauen, verwalten und bewirtschaften wir unsere Bestände selbst.
degewo plant die Modernisierung der bisher genutzten Vertragsdatenbank durch Einführung einer neuen digitalen Lösung zur Verwaltung von Verträgen. Ziel ist, die Vertragsdatenbank zu modernisieren und eine Vertragsmanagementlösung zur effizienten und transparenten Verwaltung von Verträgen zu schaffen, um die Prozesse zu optimieren, die Verwaltung von Verträgen revisionssicher zu gestalten, so die Compliance zu verbessern und die Datenschutzrisiken zu minimieren.
Für die Lösung sind folgende Benutzerzahlen zu berücksichtigen:
• Ca. 1.600 degewo Mitarbeitende,
• Ca. 200 aktive Nutzer der Vertragsdatenbank, davon 66 benötigte Lizenzen mit Bearbeitungsrechten und 134 benötigte Lizenzen mit Leserechten,
• 60 % mobile Nutzende
• Monatlich ca. 2000 Zugriffe
• 6500 – 7000 Verträge
Die Umsetzung erfolgt durch einen externen Dienstleister im Rahmen eines EVB-IT Vertrags. Abhängig vom gewählten Betriebsmodell kann dies entweder auf Basis eines EVB-IT Cloudvertrags (Hosting durch den Auftragnehmer) oder eines EVB-IT Systemvertrags (Betrieb auf Cloud-Infrastruktur des Auftraggebers) erfolgen. Beide Varianten sind zulässig und werden im Rahmen dieser Ausschreibung gleichwertig bewertet.
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei
einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur
Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen - Punkt 1)
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB
(Bewerberbogen - Anlage 1)
3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
(Bewerberbogen - Anlage 2)
4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der
gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen - Anlage 3)
5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der
gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen - Anlage 4)
Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch
den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung
durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen
oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.
Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zur Nr. 3-5 kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s.
oben)
- ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder
- ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt
oder Mecklenburg-Vorpommern oder
- Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis
eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen)
6. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 6)
Ausländische Bewerber haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine
Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 13 dem Bewerberbogen beizufügen, jeweils in
deutscher Sprache.
1) Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der
Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung
zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose
kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden, 
2) Zur Sicherung
der Erfüllung der von dem Auftragnehmer vertraglich übernommenen Verpflichtungen hat der erfolgreiche Bieter
Sicherheitsleistungen zu erbringen. Der Zeitpunkt für die Sicherheitsleistung, die Höhe und die Anforderungen an
diese werden in den Vergabeunterlagen näher bestimmt, die die zur Angebotsabgabe Aufgeforderten Bewerber
erhalten.
Angaben zur personellen Ausstattung des Bewerbers während der letzten 3 Kalenderjahre
(2022-­2024) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: 31.07.2025), aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern
gesamt, fest angestellten und freien Mitarbeitern (einschl. Führungskräfte) mit Angabe der Qualifizierung. 
Mindeststandard: mindestens 10 qualifizierte Mitarbeiter (einschl. Führungskräfte)
(Bewerberbogen – Pkt. 8 und Anlage 7).

Eligibility requirements: Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei
einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur
Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen - Punkt 1)
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB
(Bewerberbogen - Anlage 1)
3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
(Bewerberbogen - Anlage 2)
4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der
gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen - Anlage 3)
5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der
gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen - Anlage 4)
Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch
den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung
durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen
oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.
Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zur Nr. 3-5 kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s.
oben)
- ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder
- ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt
oder Mecklenburg-Vorpommern oder
- Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis
eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen)
6. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 6)
Ausländische Bewerber haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine
Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 13 dem Bewerberbogen beizufügen, jeweils in
deutscher Sprache.
1) Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der
Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung
zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose
kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden, 
2) Zur Sicherung
der Erfüllung der von dem Auftragnehmer vertraglich übernommenen Verpflichtungen hat der erfolgreiche Bieter
Sicherheitsleistungen zu erbringen. Der Zeitpunkt für die Sicherheitsleistung, die Höhe und die Anforderungen an
diese werden in den Vergabeunterlagen näher bestimmt, die die zur Angebotsabgabe Aufgeforderten Bewerber
erhalten.
Angaben zur personellen Ausstattung des Bewerbers während der letzten 3 Kalenderjahre
(2022-­2024) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: 31.07.2025), aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern
gesamt, fest angestellten und freien Mitarbeitern (einschl. Führungskräfte) mit Angabe der Qualifizierung. 
Mindeststandard: mindestens 10 qualifizierte Mitarbeiter (einschl. Führungskräfte)
(Bewerberbogen – Pkt. 8 und Anlage 7).
Referenzliste über erfolgreich beendete ähnliche Vertragsverhältnisse, insbesondere Einführung von IT-Lösungen für Vertragsdatenbanken einschl. Tests, Wartung und Support, in vergleichbarer Größenordnung während der letzten fünf Kalenderjahre (2020-2024) mit Angabe der Projekte, der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art und Umfang der Leistung, z. B. Anzahl der Nutzer, Anzahl der Verträge
sowie Leistungszeitraum. Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu den Referenzen auf dem vorgegebenen Formblatt
(Bewerberbogen - Anlage 8) machen.
Mindeststandard: ­ Mindestens 3 Referenzen Vertragsdatenbank-Lösungen bei verschiedenen Unternehmen mit mehr als 150 Nutzern und mit mindestens 3000 Verträgen
Beantwortung eines Fragenkataloges zu bereits angewandter IT-Lösung für Vertragsdatenbank:
1. Generelle Informationen zum Produkt, Hersteller und Lösungspartner;
2. Technologie: Generelle Angaben, Lizenzierung, Reporting und Auswertungen, Schnittstellen, Server und Backup, Datenschutz und IT - Datensicherheit, Server-Desk Client;
3. Produkt und Support.
(Bewerberbogen-Anlage 9, gesonderte Excel-Liste)
Nachforderungen erfolgen nach § 56 VgV.
Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie
zur Einhaltung des Mindestlohns abzugeben
Fragenkatalog zu Funktionen der angebotenen IT-Lösung Vertragsdatenbank
Präsentation (Use Cases)
Angebotspreis