Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-01-15
Buyer: Ministerium des Innern des Landes NRW
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 32426000 | 72000000 | 72400000 | 79000000 | 79822500
Submission deadline: 2020-02-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servizzi ta' l-organizzazzjoni ta' fieri ta' l-esibizzjonijiet, u ta' l-organizzazzjoni tal-kongressi
Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des ersten Katastrophenschutztages NRW am 27.6.2020
Am 27.6.2020 soll der erste landesweite Katastrophenschutztag in der Bundesstad Bonn stattfinden. Veranstalter dieses Events ist die Bundesstadt Bonn gemeinsam mit dem Ministerium des Innern des Landes NRW. Die Ziele dieses ganztägigen Open-Air-Events sind vorrangig der Vermittlung von Informationen zum Katastrophenschutz in NRW an die Bevölkerung sowie der Gewinnung neuer ehrenamtlich Engagierter zuzuordnen. Daneben geht es auch darum, die freiwilligen Kräfte in ihrem Ehrenamt weiterhin zu motivieren und damit langfristig zu binden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die in die Organisation und Umsetzung des Events eingebundenen Personen aus den Reihen der Katastrophenschutzorganisation vor Ort durch das in diesem Verfahren ausgeschriebene Veranstaltungskonzept bestmöglich zu unterstützen und den Tag damit für sie und die Interessierten aus der Bevölkerung zu einem Erlebnis werden zu lassen. Das Thema des Katastrophenschutztages lautet „Stromausfall".
Es soll ein Veranstaltungskonzept ausgeschrieben werden. Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Katastrophenschutztages, unter Berücksichtigung der unter Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Parameter. Ferner koordiniert er sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung, alle beteiligten Akteure, darunter Auftraggeber, Vertreter/innen der im Katastrophenschutz NRW tätigen Organisationen und Dienstleister. Das Thema des Katastrophenschutztages lautet „Stromausfall". Ziel dieses Open-Air-Events ist es, Bürgerinnen und Bürgern zu verdeutlichen, auf was im Fall eines Stromausfalls nicht mehr zurückgegriffen werden kann und wie sich jede/r individuell auf eines solches Katastrophen-Szenario vorbereiten kann, um bei einem Stromausfall das richtige Verhalten abzurufen. Dieser Aspekt steht unter dem Vorzeichen „Stärkung der Selbsthilfefähigkeit". Die Vermittlung von fachlichen Informationen zum Thema „Stromausfall" soll spielerisch über einen Aktionsparcours, den interessierte Bürgerinnen und Bürger durchlaufen können, erfolgen. Der Aktionsparcours umfasst dabei mindestens die Themenfelder „Kommunikation", „Heizen", „Kühlen", „Mobilität" und „Geld".
Das Thema Stromausfall soll im Veranstaltungskonzept in möglichst vielen Aktionen und Tagespunkten wiedergefunden werden, u. a. im Bühnenprogramm und in der Gestaltung von Give-Aways.
Die Veranstaltung findet in der Zeit von 10:00 Uhr bis 17:00 Uhr am 27.6.2020 statt. Der Veranstaltungsort ist der bereits reservierte Münsterplatz in der Bundesstadt Bonn. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Veranstaltungskonzept an die individuellen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes angepasst ist. Bestandteile des Konzeptentwurfs, der im Rahmen dieses Vergabeverfahrens präsentiert und vorgelegt werden muss, beinhaltet folgende Einzelbestandteile:
Der Auftragnehmer entwickelt ein Konzept zur Außenwerbung/Social Media (s. a. Ziff. 3.2.1) der Leistungsbeschreibung). Dazu zählen folgende Mindestbestandteile: Plakatierungen, Flyer, Werbebanner, Videoclips, Social Media-Postings, Give-Aways und Ausstattung für Standpersonal/Organisationsteam.
Darüber hinaus entwickelt der Auftragnehmer ein Kreativkonzept (s. a. Ziff. 3.2.2) der Leistungsbeschreibung) mit folgenden Bestandteilen: Präsentationsstände, Aktionsparcours, Handlungsempfehlungen/Checkliste, Selbsthilfe-Check, Selbsthilfe-Ratgeber, Taschenkarte, Bühnenprogramm.
Weiterhin ist ein Raumkonzept vorzulegen (s. a. Ziff. 3.2.3) der Leistungsbeschreibung). Das Raumkonzept gibt Aufschluss über die Anordnung der einzelnen Aktionsflächen und berücksichtigt eine bestmögliche Ausgestaltung des Platzes, unter Beachtung von Fluchtwegen und notwendigen Anschlüssen.
In dem Personalkonzept (s. a. Ziff. 3.2.6 der Leistungsbeschreibung) weist der Auftragnehmer aus, wie hoch die Anzahl der Personen ist, die zur Sicherstellung einer bestmöglichen Veranstaltungsvorbereitung und/-Durchführung insgesamt notwendig sein wird. Darüber hinaus muss aus dem Personalkonzept hervorgehen, wie viele Personen der Auftragnehmer bereitstellen kann. Der Auftragnehmer benennt bereits mit der Angebotsabgabe die entscheidenden Funktionen des Auftrags namentlich. Damit ist die gesamtverantwortliche Person sowie ihre Stellvertretung gemeint.
Nach Zuschlagserteilung sind die vorgelegten Konzept zu modifizieren sowie ein Konzept zur Technik (s. Ziff. 3.2.4), zur Moderation (s. Ziff. 3.2.5), zur Verpflegung (s. Ziff. 3.2.7) sowie zu den Toiletten (s. Ziff. 3.2.8) vorzulegen.
Weiterhin entwirft der Auftragnehmer einen Ablaufplan und sorgt für die Einhaltung dieses abgestimmten Ablaufplans am Veranstaltungstag. Er ist für den Auf- und Abbau der Aktionsflächen und aller weiteren Konzeptbestandteile verantwortlich. Zur Nachbereitung erstellt der Auftragnehmer darüber hinaus bis zum 8.7.2020 einen Artikel (s. Ziff. 3.4).
— Nachweis Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter erbringt einen Nachweis über einen durchschnittlichen Gesamtumsatz pro Jahr von 650 000,00 EUR pro Jahr,
— Nachweis Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Mindestdeckungssumme von 1 500 000,00 EUR.
— Referenzen (mit dem Angebot vorzulegen): min. 3 bis max. 5 Referenzen über die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung vergleichbarer Projekte, die Auskunft geben über den offenen Besucherkreis, eine vergleichbare Besucheranzahl und eine Beauftragung durch die öffentliche Hand.