Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-04-15
Buyer: Det Europæiske Institut for Innovation og Teknologi (EIT)
Country: HU
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 32417000 | 72212500: Communication software programming services | 79340000 | 79416000 | 79822500
Estimated value: 10000000 EUR
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Disse opgaver omfatter udformning, forberedelse, gennemførelse, overvågning og evaluering af den ordregivende myndigheds integrerede informations- og kommunikationsaktiviteter inden for de respektive EU-politikker og -programmer. Den ordregivende myndighed kan enten anmode kontrahenten om at levere alle de aktiviteter, der udgør aktiviteterne påkrævet i en informations- og kommunikationskampagne, eller en enkeltstående aktivitet.
Disse opgaver omfatter støtte til EIT i forbindelse med tilrettelæggelse af fysiske og digitale arrangementer, såsom konferencer, workshopper, netværksmøder, informationsdage, udstillinger, pressebesøg, pressekonferencer og undervisningsforløb. Begivenhederne kan finde sted online, personligt eller som en hybrid af begge, og dette omfatter videokonferencer, webinarer, små og store digitale konferencer, workshopper, netværksmøder og andre former for fjernkonferencer.
Tjenesteydelser, der skal indgå i dette udbud, kan bestå af følgende aspekter af tjenester vedrørende kommunikation og tilrettelæggelse af arrangementer:
— forskning, analyse og design — forskning; definition af centrale præstationsindikatorer; definition og segmentering af målgruppen/målgrupperne; udformning af en kommunikationsstrategi eller -plan, herunder budskaber; målgruppesegmentering; lokalisering og en passende blanding af kommunikationskanaler samt tidsplan for projektets forskellige faser
— gennemførelse, indholdsskabelse og -formidling — produktion og tilpasning af det nødvendige indhold og de nødvendige materialer, formidling samt sporing af resultaterne af de forskellige aktioner og alle andre relaterede aktiviteter, der måtte være nødvendige
— overvågning og evaluering — overvågning af resultater og udfald, herunder sporingsmetrikker for sociale medier og for medierne samt indsamling af alle artikler, links til tv-/radiospots, analyse af aktionernes gennemslagskraft, sporing af aftalte centrale præstationsindikatorer og samarbejde med uafhængige bedømmere og alle andre relaterede aktiviteter, der måtte være nødvendige
— forvaltning — tilsyn med hele projektet/alle projekterne; kontakt med EIT under hele kontraktens løbetid; sikring af rettidig og kvalitetspræget levering; forvaltning af alle involverede parter, herunder regnskabsføring.
Da EIT's behov vil være forskellige fra projekt til projekt, kan kontrahenten både blive bedt om at foretage leverancer på alle trin af et kommunikations- eller arrangementsprojekt eller blot inden for et udsnit af det. Dette udbud søger at finde kontrahenter, der kan levere støtte i alle faser af kommunikations- og arrangementsprojekter, fra enkeltstående aktioner til komplekse kommunikations- og arrangementsprojekter.
Aktiviteter under denne rammeaftale vil hovedsageligt blive udført i EU-medlemsstater, men kan også blive udført i tredjelande over hele verden. De kan have en lokal, regional, national, multinational, europæisk eller global dimension, og lokal tilpasning er derfor meget vigtig. Kommunikationsaktiviteter bør være fuldstændigt tilpassede, skræddersyede og lokaliserede for at opfylde de enkelte målgruppers behov. Målgrupper (ikke-udtømmende liste) vil omfatte:
— særlige målgrupper (f.eks. EIT-samfundets ydelsesmodtagere (studerende, innovatorer, iværksættere, virksomheder), videregående uddannelser, forskningscentre, eksperter, (politiske) beslutningstagere, offentlige myndigheder, sammenslutninger og netværk på EU-plan, interessenter osv.)
— bredere målgrupper (defineret ud fra geografiske, sociodemografiske eller andre relevante kriterier).
Projekterne under denne rammeaftale vil have varierende kompleksitet og varighed. Projekterne vil gøre brug af et varierende antal kommunikations- og arrangementskanaler. I princippet skal en kommunikationskanal forstås som en distributionskanal til kommunikation. De vigtigste kommunikationskanaler er (ikke-udtømmende liste):
— onlinekommunikationskanaler, herunder medier, platforme, apps, sociale netværk og blogs, herunder reklamer og markedsføring på sociale medier, websteder, interaktive værktøjer, e-publikationer og andre onlineressourcer
— arrangementer (f.eks. konferencer, webinarer, digitale konferencer, delegationsrejser, pressebesøg og -møder, festivaler, handelsmesser og udstillinger osv.)
— reklame og formidling via medier (fjernsyn, radio, trykte medier, men også reklame uden for hjemmet, f.eks. gadeplakater, skilte på busser, reklamer i lufthavne, udendørs skærme, biografer osv.)


Winner: ICF Next S.A.
Award value: 10000000
Number of bids: 9