Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-04-14
Buyer: HS Vesi (Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy)
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 48800000 | 48810000: Information systems | 48812000: Financial information systems | 72416000: Application service providers
Submission deadline: 2018-05-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: HS-Vesi pyytää osallistumishakemuksianne pilvipalveluratkaisuna toimitettavasta asiakastietojärjestelmästä osallistumispyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Kilpailutus suoritetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jonka pohjalta valitaan yksi (1) sopimustoimittaja. Osallistujien valinta hankintamenettelyyn tapahtuu osallistumispyynnössä esitettyjen perusteiden mukaan. Neuvotteluihin valitaan kolme (3) hyväksyttävissä olevaa ehdokasta. Mikäli hyväksyttäviä hakemuksia saadaan vähemmän kuin kolme (3), valitaan neuvotteluihin kaikki hyväksyttävän hakemuksen jättäneet ehdokkaat. Valinta tapahtuu ehdokkaiden pisteytysjärjestyksessä. Mikäli useampi ehdokas saa saman verran pisteitä, ehdokkaat valitaan hankintayksikön suorittamalla puolueettomalla arvonnalla.
Hankinnan kohteena oleva palveluratkaisu toimii työasemaympäristössä (Windows) pilvipalveluna internet-selaimella ja mobiiliympäristöissä osittain tai kokonaan pilvipalveluna joko internet-selaimella tai mobiilipäätelaitteeseen ladattavalla erillisellä ohjelmalla (apps).
Toimittaja vastaa järjestelmän käyttöönotosta, käyttöönottokoulutuksesta, järjestelmän ylläpitämisestä ja kehittämisestä sekä asiakaspalvelusta ja teknisestä tuesta osallistumispyyntöasikirjojen mukaan. Hankintayksikkö vastaa omista tietoliikenneyhteyksistä ja muista tietoteknisistä ratkaisuistaan, kuten mobiililaitteiden hankinnasta.
Hankintayksikön tavoitteena on löytää mahdollisimman valmis ratkaisu, joka soveltuu hankintayksikön olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön. Tavoitteena ei siis ole aloittaa laajamittaisempaa järjestelmäkehitystyötä palveluntuottajan kanssa.
Hankinnan kohteen tarkemmat määrittelyt on esitetty osallistumispyyntöasiakirjoissa. Osallistumispyynnössä esitetään lopullisen tarjouspyynnön kautta suoritettavan kilpailutuksen valinta- ja vertailuperusteet sekä tilaajan listaamat hankinnan kohteen alustavat kriteerit. Alustavat kriteerit muokataan ehdokkaiden kanssa käytävien neuvotteluiden perusteella lopulliseen muotoonsa. Tilaajalla on oikeus neuvotella kaikesta hankinnan kohteeseen liittyvästä sisällöstä lukuun ottamatta valinta- ja vertailuperusteiden määräytymistä sekä jo osallistumispyynnössä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia. Lopullisessa tarjouspyynnössä ei kysytä ehdokkailta enää uudelleen tämän osallistumishakemuksen mukaisia soveltuvuusvaatimuksia.
Osallistumispyynnön liitteenä on palvelukuvaus, jonka tarkoitus on kuvata tilaajan tavoitteita ja tahtotilaa hankittavalta kokonaisuudelta, erityisesti tietojärjestelmän päätoiminnollisuuksilta ja alatoiminnollisuuksilta haettavat hyödyt, tavoitteet ja toiminnot. Palvelukuvauksessa esitetään lisäksi tilaajan laatimia prosessikuvauksia, joiden tarkoituksena on havainnollistaa hankittavalta ratkaisulta tarvittavia ominaisuuksia. Palvelukuvauksen sisältö ei sido tilaajaa eikä velvoita ehdokkaita mihinkään ennen kuin se julkaistaan muokattuna versiona lopullisen tarjouspyynnön liitteeksi. Palvelukuvauksessa kerrotaan myös lyhyesti, miten hankittavan palvelun implementointi hankintayksikön käyttöön on tarkoitus järjestää.
Osallistumispyynnön liitteenä on erillinen vaatimusluettelo, jonka sisällön mukaiset ehdot velvoittavat ehdokkaita osallistumispyyntöasiakirjoissa kerrotun mukaisesti.
Ehdokkaita pyydetään huomioimaan, että vaatimusluettelossa ja palvelukuvauksessa on kerrottu osin päällekkäisiä asioita. Näissä tapauksissa ehdokasta sitoo se, mitä on kerrottu vaatimusluettelossa.
KuntaPro Oy toimii hankinnassa konsulttina, joka vastaa kilpailutuksen teknisestä läpiviennistä, eikä toimi sopimuskumppanina, tai muutoin tule käyttämään sopimusta millään tavalla.
Hankintayksikön tavoitteena on löytää yhdestä kolmeen (1–3) hyväksyttävissä olevaa ehdokasta, jotka täyttävät osallistumispyynnön vaatimukset ja ovat täten tosiasiallisesti potentiaalisia tarjoajia. Ehdokkaiden määrä halutaan pitää kohtuullisena, jotta ratkaisuvaihtoehdot ja hankintaprosessi eivät muodostu turhan raskaiksi.
Hankintayksikkö pidättää oikeuden kirjata lopulliseen tarjouspyyntöön erinäisiä hankintaan oleellisesti liittyviä lisähankintamahdollisuuksia (optioita), joiden arvo on huomioitu osallistumispyynnössä ilmoitetussa hankinnan ennakoidussa arvossa. Mahdolliset optiot ovat luonteeltaan ja laajuudeltaan sellaisia, ettei niiden huomioiminen lopullisessa tarjouspyynnössä edellyttäisi uutta kilpailutusta suhteessa tähän osallistumispyyntöön.
Kohdassa II.2.6) ilmoitettua hankinnan ennakoitua arvoa tarkennetaan seuraavasti: 750 000–1 050 000 EUR (alv 0 %).
Kohdassa II.2.7) ilmoitettua sopimuksen kestoa tarkennetaan seuraavasti: Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Ilmoitettu tieto 48 kk perustuu järjestelmätekniseen rajoitukseen, jonka vuoksi ko. kohtaan ei ole voitu kirjata "toistaiseksi voimassa".
Jos hankintayksikkö saa ainoastaan yhden (1) osallistumishakemuksen tai ainoastaan yhden (1) hyväksyttävissä olevan osallistumishakemuksen, on hankintayksiköllä oikeus siirtyä suoraan sopimusneuvotteluihin.