Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-06-26
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 79520000
Estimated value: 340000 EUR
Submission deadline: 2020-08-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek
Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen.
Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.
— pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt;
— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie
— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.
Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.
Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.
Gegenstand des Auftrags sind jährlich rund 140 000 Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) der Zugangsjahre 2020 ff., von denen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen. Bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist von einem Gesamtvolumen von ca. 270 000 zu digitalisierenden Seiten auszugehen.
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99 %, Frakturanteil < 1 %, teilweise nicht lateinische Schrift < 0,5 %);
— in verschiedenen Sprachen (ca. 85 % Deutsch, Englisch ca. 13 %, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Russisch, Niederländisch, Chinesisch, Hebräisch, Japanisch, Norwegisch, Türkisch, Portugiesisch, Dänisch, Schwedisch sowie wenige andere Sprachen);
— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate);
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht.
1. Alle zu bearbeitenden Bände sind mit einem maschinenlesbaren Barcode (Akzessionsnummer) ausgestattet, der in der Regel auf der Innenseite des hinteren Einbanddeckels eingeklebt ist (z. B. F-2020-042905); dieser muss mit einem Scanner eingelesen werden,

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704&criteriaId=6206

Award value: 340000