Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-10-28
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg – Finanzbehörde
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72262000: Software development services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) ist an rund 400 Unternehmen direkt beteiligt, darüber hinaus bestehen zahlreiche mittelbare Beteiligungen.Die Beteiligungsverwaltung der FHH ist dezentral organisiert und wird aufgabenbezogen im sog. Verantwortungsmodell durchgeführt.
Um den gestiegenen Kontroll- und Steuerungsanforderungen ggü. Beteiligungen nachzukommen, soll ein IT-gestütztes, ressortübergreifendes System (BeMaZ) eingeführt werden. Mit dem System soll eine moderne Plattform bereitgestellt werden, welche die Fachbehörden bei dem Management und der Erfolgskontrolle unterstützt. Die Implementierungs- und Umsetzungsphase wird mit knapp einem Jahr kalkuliert und die Laufzeit für Pflegeleistungen, die ab dem Jahr 2022 beginnen soll, wird mit mindestens 60 Monaten angesetzt (optionale Verlängerung um mindestens 60 Monate). Optionen bestehen hinsichtlich der Lizensierungen (abhängig vom jeweiligen Lizensierungsmodell) und der Erweiterung von Datenmodellen.
Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) hält rund 400 Beteiligungen. An mehr als 100 Unternehmen ist sie direkt beteiligt (näheres zur Struktur des Beteiligungsportfolios s. unter 2.2.6).
Das Beteiligungsmanagement der FHH ist dezentral organisiert. Die Steuerung der Beteiligungen erfolgt seit 2002 nach dem sogenannten Verantwortungsmodell. Danach obliegt die fachliche und wirtschaftliche Steuerung grundsätzlich jeweils der zuständigen Fachbehörde, die auch die Gesellschafterrechte ausübt, sofern das jeweilige Unternehmen nicht im Eigentum der HGV Hamburger Gesellschaft für Vermögens- und Beteiligungsmanagement mbH (HGV) steht. Die Steuerung erfolgt im Wesentlichen über das jeweilige Aufsichtsorgan. Das Beteiligungsmanagement der zuständigen Behörde bereitet die Senatsvertreterinnen und Senatsvertreter der FHH im Aufsichtsorgan vor und spricht Empfehlungen zu den einzelnen Beschlusspunkten aus.
Bei wirtschaftlich bedeutenden Unternehmen (derzeit 18) wird die Finanzbehörde (FB) in die Unternehmenssteuerung einbezogen. In der Regel übernimmt dann eine Vertreterin oder ein Vertreter der FB den Vorsitz im Finanzausschuss des Aufsichtsorgans. Bei den Unternehmen, die dem erweiterten Verantwortungsmodell unterliegen, ist es Aufgabe der jeweiligen Fachbehörde, die FB rechtzeitig und umfassend bei allen Planungen, Zielveränderungen und Maßnahmen der Unternehmen mit finanziellen Auswirkungen zu beteiligen. Um eine einheitliche Senatslinie im Aufsichtsorgan zu gewährleisten, erfolgt vor der Aufsichtsratssitzung unter Einschluss der beiden Behördenleitungen eine bilaterale Abstimmung zwischen Fachbehörde und FB.
Die Unternehmensbeteiligungen der FHH werden derzeit von insgesamt acht Behörden gesteuert, in denen rund 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Beteiligungsmanagement tätig sind. Eine besondere Rolle nimmt die HGV ein. Sie ist Holdinggesellschaft für einen großen Teil der hamburgischen öffentlichen Unternehmen. Ihr spezifischer Nutzen für die FHH liegt insbesondere in der steuerlichen Ergebnispoolung und im Konzernclearing für ihre Beteiligungsunternehmen. Die besonderen Funktionen der HGV erfordern – neben den von den Behörden wahrzunehmenden Belangen – eigenständige Steuerungs- und Gestaltungsaufgaben, die auch eine Vertretung in den Aufsichtsorganen bedingen.
Die FB nimmt bei der Beteiligungssteuerung zudem Grundsatz- und Querschnittsaufgaben wahr. Hierzu gehört die Formulierung der Rahmenvorgaben für das dezentral organisierte Beteiligungsmanagement. In diesem Zusammenhang gibt sie unter anderem den Hamburger Corporate Governance Kodex (HCGK), die Hinweise für die Beteiligungsverwaltung sowie den jährlich erscheinenden Beteiligungsbericht inklusive Vergütungsbericht für die Geschäftsleitungen sowie weitere zentrale Berichte wie z. B. auch über die Gleichstellung in den Aufsichtsorganen heraus (s. dazu unter http://www.beteiligungsbericht.fb.ham-burg.de/).
Der Rechnungshof der Freien- und Hansestadt Hamburg (RH) hat für das Beteiligungsmanagement der FHH in der Schwerpunktberichterstattung des Jahresberichts 2016 insbesondere festgestellt, dass die Steuerung und Kontrolle der Beteiligungen verbessert und die Beachtung zentraler Vorgaben sichergestellt werden müssen (s. https://www.hamburg.de/jahresberichte/5038632/rechnungshof-jahresbericht-2016/). Eine daraufhin auch auf Ersuchen der Hamburgischen Bürgerschaft vom Senat beauftragte Organisationsuntersuchung durch EY hat unter anderem zur Behebung dieser Kritik des RH die Einführung einer Beteiligungssoftware als sogenannte „single source of trouth“ empfohlen. Deren Zielstellung soll die Bereitstellung analysefähiger aktueller, zukunfts- und vergangenheitsbezogener qualitativer und quantitativer Daten sein.
Der Auftraggeber kann den Vertrag bezüglich des Systemservice einseitig um eine weitere Mindestvertragslaufzeit von 60 Monaten entsprechend der mit dem Zuschlag vereinbarten Konditionen verlängern.
Es kann zudem optional eine größere Anzahl von Datenfeldern (400) und/ oder eine größere Anzahl an Nutzern (250) gezogen werden.
Die Erweiterte Richtwertmethode mit einem Schwankungsbereich von 10 % und dem Eignungskriterium Leistung ist die Bewertungsmethode.
Die Vergabestelle stellt die Teilnahmeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrags möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb (siehe Teilnahmeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Teilnahmeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil A – Allgemeiner Teil).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bewerber“ (7.4.2020) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.


Winner: Beratungsgesellschaft für Beteiligungsverwaltung Leipzig mbH
Award value: 1
Number of bids: 2