Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-07-31
Buyer: WiBau Gesellschaft mbH
Country: DE
Region: DE714
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services | 98341140
Award criteria: price

Technical requirements: HelpDesk sowie Bereitschaftsdienste inkl. Notdienst für ca. 100 Liegenschaften der WiBau GmbH in Wiesbaden
1. Einleitung:
Die WiBau GmbH, eine Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ist mit der Bewirtschaftung verschiedener städtischer Liegenschaften betraut. Diese umfassen Neubauten und Bestandsbauten wie Schulen, Schulturnhallen, Sporthallen, Gewerbe- und Mietshäuser. Aktuell bewirtschaftet die WiBau 85 Liegenschaften. In den folgenden Jahren kommen noch Schulen, Sporthallen und Gewerbeliegenschaften dazu. 

2. Ausgangssituation:
Für die Verwaltung der Schulen und Schulturnhallen steht während der Nutzungszeiten jeweils ein Hausmeister, der vom Schulamt gestellt wird, zur Verfügung. Dieser übernimmt in Absprache mit dem Schulamt und der WiBau kleinere Instandsetzungen und Reparaturen. Schulturnhallen und Sporthallen werden auch außerhalb der regulären Schulzeiten von Vereinen, vor allem in den Abendstunden, genutzt. Für einen Teil der Gewerbeimmobilien sind werktags Hausmeister  vor Ort. Die Mietshäuser werden derzeit nicht von Hausmeistern betreut. 

3. Leistungsbeschreibung Bereitschaftsdienst:
Die WiBau GmbH beabsichtigt, einen Bereitschaftsdienst für die Betreuung der Liegenschaften außerhalb der Geschäftszeiten der WiBau einzurichten. Ziel des Dienstes ist es, bei Störungen oder Schäden umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die Funktions- und Nutzungssicherheit der Einrichtungen zu gewährleisten, den Schaden zu minimieren und weitere Schäden zu verhindern.

4. Folgende Aufgaben sind im Rahmen des Bereitschaftsdienstes zu erfüllen:
- Störungsbeseitigung:
- Beauftragung von Notfirmen:
- Schadensminimierung:
- Überwachung der Gebäudeleittechnik (GLT):

Zusätzliche Hinweise:
- Eine regelmäßige Bestreifung der Gebäude oder ein planmäßiger Einsatz des Bereitschaftsdienstes ist nicht vorgesehen.
- Es handelt sich um eine rein reaktive Maßnahme, bei der der Einsatz nur im Bedarfsfall erfolgt.

5.  Leistungsumfang Bereitschaftsdienst & HelpDesk:
Bereitstellung eines HelpDesk-Services sowie eines Bereitschaftsdienstes für verschiedene Objekte (Gewerbe, Schulen, Sporthallen, Wohnhäuser, Kitas, Sonderliegenschaften). 

a) Einsatzzeiten:
Montag bis Donnerstag: 16:00 Uhr bis 07:00 Uhr des Folgetages
Freitag: ab 15:00 Uhr durchgehend bis Montag 07:00 Uhr
Feiertage und Schließungstage* WiBau: (ca. 6 bis 9 Werktage pro Jahr)
(*Die Schließzeiten werden einmal im Jahr schriftlich mitgeteilt)

b)-d) = Genau Angaben zu Meldewegen, der Aufschlüsselung nach Liegenschaften, sowie der Aufgabenstellung pro Kategorie sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. 


6. Leistungsumfang Notdiensteinsätze:
- Überwachung von externen GLT-Meldungen
- Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten ab Meldungseingang
- Sofortmaßnahmen: innerhalb von 4 Stunden durch eigene Kräfte oder Fachfirmen
- Maßnahmen zur Störungsbeseitigung:
• Einleitung von Sofortmaßnahmen (innerhalb von 4 Stunden)
• Zusammenarbeit mit Fachfirmen im Notfall (auf Rechnung der WiBau)
• Information des Objektmanagements (nach Meldeplan)
- Vollständige Erfassung und Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen

a) Einsatzzeiten für Notdienste:
- Notdienst werktags: 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr
- Nachtdienst: 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr
- Wochenende / Feiertage: durchgehender Notdienst

7. Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs
siehe Optionen

8. Vertragslaufzeit und Option auf Verlängerung:
Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre.
Es bestehen zwei Optionen den Vertrag jeweils um ein Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit höchstens vier Jahre. Diese Option steht nur der AG zu. 
Detailiertere Anagben zu der der Vertragslaufzeit, der Option auf Verlängerung sowie der Vertragsbindung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung.

9. Vertrag
Den Vergabeunterlagen ist ein Vertragsentwurf beigefügt. Aus Sicht der AG stellt dieser Vertrag eine unterschriftsreife Fassung dar. Nach Zuschlag werden die Verträge redaktionell auf das jeweils erfolgreiche Angebot angepasst.

10. Preis 
a) Anpassung der Preise über die Laufzeit:
Aufgrund der langfristigen Laufzeit von potenziell 4 Jahren soll eine Preisgleitklausel von 6% angewendet werden, um mögliche Kostensteigerungen, beispielsweise durch Inflation oder steigende Lohnkosten, zu berücksichtigen.
Etwaige Preisanpassungen werden im Vertrag geregelt und können jährlich überprüft werden.
Die Vergütung darf frühestens nach Ablauf von zwölf Monaten erhöht werden. Erneute Erhöhungen können frühestens nach Ablauf von jeweils weiteren zwölf Monaten gefordert werden. 
Eine Erhöhung ist dem Auftraggeber anzukündigen und wird frühestens drei Monate nach Zugang der Bestätigung durch den Auftraggeber wirksam.  

b) Bepreisung der Liegenschaften:
Für die Bepreisung der Liegenschaften im Rahmen des HelpDesk-Services wird eine Kategorisierung der Objekte vorgenommen, um eine klare und transparente Kostengliederung zu ermöglichen. Es gibt vier Kategorien, die jeweils nach der Art der Liegenschaften gruppiert sind:
- Kategorie 1: Schulen, Sporthallen
- Kategorie 2: Gewerbe
(Gewerbeliegenschaften der WiBau haben eine Größe zwischen 3.000m² und 9.000m²)
- Kategorie 3: Gewerbe + Wohnen oder Wohngebäude
- Kategorie 4: Einfamilienhäuser

c) Preisstruktur:
Für jede Liegenschaft wird ein Einzelpreis pro Jahr festgelegt, der sich nach der jeweiligen Kategorie richtet.
Der Gesamtpreis pro Jahr ergibt sich aus der Multiplikation des Einzelpreises mit der Anzahl der Liegenschaften in der jeweiligen Kategorie, sowie der variablen Abrechnungskosten pro Notdiensteinsatz.


Winner: WiBau Gesellschaft mbH
Number of bids: 1