Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-21
Buyer: European Patent Office (EPO)
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72600000
Submission deadline: 2023-08-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Provision of specialized consultancy, implementation, and operations services related to security matters, identifying vulnerabilities and risks, and making recommendations for improvements within the following areas: Security Analysis and Audit; Software Security, Privacy and System Quality; Penetration Testing and Vulnerability Assessment; and Operational IT Security Support.
At Contractor's premises, unless otherwise stated in the individual Work Package Order(s) place under the framework agreements.
On-sit work must take place in the EPO offices in Rijswijk (The Netherlands), Munich (Germany, Berlin (Germany), Vienna (Austria) or in the EPO data center in Luxembourg.
The duration of the framework agreements is three years from the commencement date stated in them with two optional extensions of one year each at the EPO’s discretion.
Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed.
Interested parties shall be required to submit a completed and duly signed Confidentiality Agreement (available via the EPO e-Tendering system on the EPO website). Furthermore, interested parties shall answer the selection criteria questions. The EPO will verify the Confidentiality Agreement as submitted and evaluate the answers to the selection criteria questions before making available the procurement documents.
In case that an interested party appears not to be able to fulfil the relevant (selection and other) criteria and/or whose circumstances are such as seriously to call into question its financial and professional reliability (see Article 2 of the General Conditions of Tender, available under www.epo.org) the EPO reserves the right not to provide the procurement documents.
To enable companies to already now assess their interest in this tender before receiving the procurement documents, the following shall be taken into consideration:
The Contractor must have a proven and thorough knowledge of Support Services for Information Security Systems. The Contractor must have strong communication skills and professional fluency in English.
The bidders selected for award of contract must fill in the Data Processing Agreement as enclosed in the Procurement Documents upon request of the EPO.
The aim of this tender is to conclude a framework agreement with maximum 3 Contractors for an initial contract term of three (3) years. During the term of the agreement, the EPO can place commissions under the framework agreement for support services for information security systems, the details of which will be recorded in the relevant individual commission. Commissions under this framework agreement will not be placed on the basis of mini-competitions, but on the basis of a cascade mechanism. Under the cascade mechanism, the EPO will, in principle, issue a request for offer to the Contractor ranked first. Where the Contractor ranked first either declines or fails to provide a suitable offer, the same request for offer shall be offered in turn to the Contractor ranked second and if the Contractor ranked second either declines or fails to provide a suitable offer, to the Contractor ranked third. The cascade mechanism will be set out in more detail in the procurement documentation.
If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid.
Only electronic requests to participate and bids may be submitted. Please note that a qualified electronic signature is required as specified on EPO's website: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures.html
Please follow the instructions on the pre-selection questionnaire carefully, complete the resulting document and submit it via the Bidding Cockpit.
Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html.

Eligibility requirements: Interested parties shall be required to submit a completed and duly signed Confidentiality Agreement (available via the EPO e-Tendering system on the EPO website). Furthermore, interested parties shall answer the selection criteria questions. The EPO will verify the Confidentiality Agreement as submitted and evaluate the answers to the selection criteria questions before making available the procurement documents. In case that an interested party appears not to be able to fulfil the relevant (selection and other) criteria and/or whose circumstances are such as seriously to call into question its financial and professional reliability (see Article 2 of the General Conditions of Tender, available under www.epo.org) the EPO reserves the right not to provide the procurement documents. To enable companies to already now assess their interest in this tender before receiving the procurement documents, the following shall be taken into consideration: The Contractor must have a proven and thorough knowledge of Support Services for Information Security Systems. The Contractor must have strong communication skills and professional fluency in English. The complete award criteria are listed in the procurement documents. The bidders selected for award of contract must fill in the Data Processing Agreement as enclosed in the Procurement Documents upon request of the EPO. The aim of this tender is to conclude a framework agreement with maximum 3 Contractors for an initial contract term of three (3) years. During the term of the agreement, the EPO can place commissions under the framework agreement for support services for information security systems, the details of which will be recorded in the relevant individual commission. Commissions under this framework agreement will not be placed on the basis of mini-competitions, but on the basis of a cascade mechanism. Under the cascade mechanism, the EPO will, in principle, issue a request for offer to the Contractor ranked first. Where the Contractor ranked first either declines or fails to provide a suitable offer, the same request for offer shall be offered in turn to the Contractor ranked second and if the Contractor ranked second either declines or fails to provide a suitable offer, to the Contractor ranked third. The cascade mechanism will be set out in more detail in the procurement documentation.
Les parties intéressées sont tenues de soumettre un accord de confidentialité dûment signé et dûment rempli (disponible via le système e-appels d'offres de l'OEB sur le site Internet de l'OEB). En outre, les parties intéressées répondent aux questions relatives aux critères de sélection. L'OEB vérifiera l'accord de confidentialité tel qu'il a été soumis et évaluera les réponses aux questions relatives aux critères de sélection avant de mettre à disposition les documents de marché. Au cas où une partie intéressée ne semble pas être en mesure de remplir les critères pertinents (sélection et autres) et/ou dont les circonstances sont telles que de remettre sérieusement en cause sa fiabilité financière et professionnelle (voir l'article 2 des conditions générales d'appel d'offres, disponible sous www.epo.org) L'OEB se réserve le droit de ne pas fournir les documents de passation des marchés. Afin de permettre aux entreprises d'évaluer déjà leur intérêt dans le présent appel d'offres avant de recevoir les documents de passation des marchés, il est tenu compte de ce qui suit. L'entrepreneur doit posséder une connaissance approfondie et éprouvée des services de support pour les systèmes de sécurité de l'information. L'entrepreneur doit posséder de solides compétences en communication et une maîtrise professionnelle en anglais. Les soumissionnaires sélectionnés pour l'attribution du marché doivent remplir l'accord de traitement des données tel qu'il figure dans le cahier des charges à la demande de l'OEB. L'objectif de cet appel d'offres est de conclure un accord-cadre avec un maximum de 3 contractants pour une durée initiale du contrat de trois (3) ans. Pendant la durée de l'accord, l'OEB peut placer des commissions dans le cadre de l'accord-cadre pour les services de support aux systèmes de sécurité de l'information, dont les détails seront consignés dans la commission individuelle concernée. Les commissions au titre de cet accord-cadre ne seront pas placées sur la base de mini-concours, mais sur la base d'un mécanisme en cascade. Dans le cadre du mécanisme en cascade, l'OEB adressera en principe une demande d'offre au contractant classé premier. Si le Contractant classé premier décline ou omet de fournir une offre convenable, la même demande d'offre est soumise à son tour au Contractant classé deuxième et si le Contractant classé deuxième décline ou omet de fournir une offre convenable, au Contractant classé troisième. Le mécanisme en cascade sera décrit plus en détail dans le cahier des charges.
Interessierte Parteien sind verpflichtet, eine vollständige und ordnungsgemäß unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung vorzulegen (die über das elektronische Ausschreibungssystem des EPA auf der EPA-Website abrufbar ist). Darüber hinaus werden die Interessenten die Auswahlkriterien beantworten. Das EPA wird die Vertraulichkeitsvereinbarung in der eingereichten Form überprüfen und die Antworten auf die Auswahlkriterien prüfen, bevor die Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Für den Fall, dass eine interessierte Partei die relevanten (Auswahl- und sonstigen) Kriterien nicht erfüllen kann und/oder deren Umstände ihre finanzielle und berufliche Zuverlässigkeit ernsthaft in Frage stellen (siehe Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen, abrufbar unter www.epo.org) behält das EPA sich das Recht vor, die Vergabeunterlagen nicht vorzulegen. Damit Unternehmen bereits jetzt ihr Interesse an dieser Ausschreibung vor Erhalt der Vergabeunterlagen beurteilen können, ist Folgendes zu berücksichtigen: Der Auftragnehmer muss über nachgewiesene und gründliche Kenntnisse im Bereich Support Services für Informationssicherheitssysteme. Der Auftragnehmer muss über gute Kommunikationsfähigkeiten und ein gutes Englisch für die Anwendung im beruflichen Allltag verfügen. Die für die Auftragsvergabe ausgewählten Bieter müssen auf Anfrage des EPA die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltene Datenverarbeitungsvereinbarung ausfüllen. Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit maximal 3 Auftragnehmern für eine anfängliche Vertragslaufzeit von drei (3) Jahren. Während der Laufzeit der Vereinbarung kann das EPA im Rahmen der Rahmenvereinbarung Aufträge für Unterstützungsleistungen für Informationssicherheitssysteme vergeben, deren Einzelheiten im jeweiligen Einzelauftrag festgehalten werden. Die Provisionsvergabe im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung erfolgt nicht auf Basis von Mini-Wettbewerben, sondern auf Basis eines Kaskadenmechanismus. Im Rahmen des Kaskadenmechanismus richtet das EPA grundsätzlich eine Angebotsanfrage an den erstplatzierten Auftragnehmer. Wenn der erstplatzierte Auftragnehmer entweder ablehnt oder kein passendes Angebot vorlegt, wird die gleiche Angebotsanfrage an den zweitplatzierten Auftragnehmer gerichtet, und falls der zweitplatzierten Auftragnehmer entweder ablehnt oder kein passendes Angebot vorlegt, an den drittplazierten Auftragnehmer. Der Kaskadenmechanismus wird in den Ausschreibungsunterlagen näher erläutert.