Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-07
Buyer: Stiftung Schloss Friedenstein Gotha
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72252000: Computer archiving services | 72313000: Data capture services | 79995100 | 92000000
Estimated value: 3000000 EUR
Submission deadline: 2023-07-03
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Im Perthes der Stiftung Schloss Friedenstein (SSFG) soll die Planung, Koordinierung und Durchführung einer Grunddigitalisierung von ca. 15%-20% der dort befindlichen Sammlungsobjekte (ca. 800.000) stattfinden, d.h. ca. 143.000 Objekte. Dazu sind Datenerfassungsstationen in den Räumlichkeiten des Perthes einzurichten. Dorthin sollen die Objekte vom Auftragnehmer verbracht werden, um sie fotografisch nach den Vorgaben der SSFG zu digitalisieren.
Zu den Aufgaben des Auftragnehmers zählen auch u.a. die Reinigung der Objekte, deren Markierung, die digitale Erfassung und Verwaltung in der Datenbank, der Transport sowie ggf. die Vornahme von Notsicherungsmaßnahmen an den Objekten. Darüber hinaus wählt der Auftragnehmer in Absprache mit der SSFG einzelne Objekte für eine spätere hochwertige 3D-Digitalisierung aus und bereitet dafür nötige Vergabeunterlagen vor. Auch ggf. notwendige restauratorische Maßnahmen sind in Absprache mit der SSFG vom Auftragnehmer zu planen und vorzubereiten. Genauso die (neue) Nutzung alter Verpackungen bzw. die Beschaffung neuer Verpackung.
Weitere Details zu dieser Ausschreibung sind der auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Die Leistungserbringung soll noch im IV. Quartal 2023 beginnen und im Dezember 2027 enden.
Die Ausführung des Auftrages findet in den Räumlichkeiten des Perthes, Justus-Perthes-Str. 1-9 in 99867 Gotha statt.
Als kulturelle Einrichtung von nationaler Bedeutung ist die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha (SSFG) im Verbund mit weiteren Einrichtungen in Gotha und im Umland ein einzigartiges Bau-, Garten- und Sammlungsensemble der europäischen Residenzkultur. Sie besteht aus insgesamt vier Museen: dem Schlossmuseum, dem Historischen Museum, dem Museum der Natur sowie dem Herzoglichen Museum. Im Eigentum der Stiftung befinden sich über 1 Million Objekte, verteilt auf über 80 historisch gewachsene Sammlungsbereiche. Im Rahmen eines von der Europäischen Union, der Bundesrepublik Deutschland und des Landes Thüringen geförderten Vorhabens "Gotha transdigital" beabsichtigt die SSFG den Sammlungsbestand digital verfügbar zu machen und darüber hinaus alle Arbeits- und Vermittlungsprozesse unter der Prämisse der Digitalität zu transformieren.
Gegenstand der hiesigen Ausschreibung ist die Grunddigitalisierung der Sammlungsbestände im Perthesforum (Perthes) unter Berücksichtigung konservatorischer und restauratorischer Belange. Im Perthes der SSFG soll die Planung, Koordinierung und Durchführung einer Grunddigitalisierung von ca. 15%-20% der dort befindlichen Sammlungsobjekte (ca. 800.000) erfolgen, d.h. ca. 143.000 Objekte. Dazu sind Datenerfassungsstationen in den Räumlichkeiten des Perthes einzurichten. Dorthin sollen die Objekte vom Auftragnehmer verbracht werden, um sie fotografisch nach den Vorgaben der SSFG zu digitalisieren.
Zu den Aufgaben des Auftragnehmers zählen auch u.a. die Reinigung der Objekte, deren Markierung, die digitale Erfassung und Verwaltung in der Datenbank, der Transport sowie ggf. die Vornahme von Notsicherungsmaßnahmen an den Objekten. Darüber hinaus wählt der Auftragnehmer in Absprache mit der SSFG einzelne Objekte für eine spätere hochwertige 3D-Digitalisierung aus und bereitet dafür nötige Vergabeunterlagen vor. Auch ggf. notwendige restauratorische Maßnahmen sind in Absprache mit der SSFG vom Auftragnehmer zu planen und vorzubereiten. Genauso die (neue) Nutzung alter Verpackungen bzw. die Beschaffung neuer Verpackung.
Eine Besichtigung vor Ort wird mit Blick auf die Angebotskalkulation empfohlen! Zudem wird auf die umfassende Vorstudie von ProDenkmal in den Vergabeunterlagen verwiesen.
Weitere Details zu dieser Ausschreibung sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Die Leistungserbringung soll im IV. Quartal 2023 beginnen und im Dezember 2027 enden.
Das Projekt  "Gotha transdigital" wird bis Ende 2027 gefördert. Der Bewilligungsbescheid für die aktuelle Förderperiode ist befristet bis 31.12.2023. Die Projektförderung über den 31.12.2023 hinaus ist beantragt. Der Bewilligungsbescheid vom Fördermittelgeber soll Ende dieses Jahres erteilt werden. Die SSFG ist diesbezüglich mit dem Fördermittelgeber in engen Austausch. Es ist vorgesehen, noch im IV. Quartal 2023 mit der Pilotphase zu beginnen. Nach derzeitigem Stand ist mit einer Verlängerung der Projektförderung zu rechnen. Eine Auftragserteilung über den 31.12.2023 hinaus kann die SSFG aufgrund zuwendungsrechtlicher Besonderheiten jedoch nicht erteilen, so dass die Leistungen ab 2024 optional anzubieten sind.
Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist insb. die Erprobungsphase beabsichtigt. Ab 2024 erfolgt die Grunddigitalisierung des Perthes, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten ist.
Bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern/Bewerbergemeinschaften im vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb (1. Verfahrensstufe) erfolgt die Auswahl der Teilnehmer für die spätere Angebots- und Verhandlungsphase (2. Verfahrensstufe) auf der Grundlage eignungsbasierter Auswahlkriterien (§ 51 VgV), konkret auf Basis der Vergabeunterlage "Auswahlmatrix Teilnahmewettbewerb", direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_5_Auswahlmatrix_Teilnahmewettbewerb.pdf
Sollten danach mehr als 3 Teilnahmeanträge geeigneter Bewerber/Bewerbergemeinschaften infrage kommen, werden die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe (Erstangebot) in der Rangfolge aufgefordert, die im Rahmen des eignungsbasierten Auswahlmodus auf Grundlage der Bewertungskriterien "Ausführungsort" (60%), "Art der digitalisierten Objekte" (30%) und "Umfang der digitalisierten Objekte" (10 %) die meisten der zu vergebenden Punkte (max. 1000) erhalten. Die Summe der erreichten Punkte bestimmt demnach die Reihenfolge der Teilnehmer. Führt dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis, wird sich der Losentscheid vorbehalten.
Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist insb. die Erprobungsphase beabsichtigt. Ab 2024 erfolgt die Grunddigitalisierung des Perthes, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten ist.

Eligibility requirements: Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.2, direkt einsehbar unter folgendem Link: https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf

Award value: 3000000