Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-01
Buyer: Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen
Country: BE
Region: BE213
Contract type: Supplies
Procedure: Other single
CPV classification: 48000000 | 48445000
Submission deadline: 2025-08-01

Technical requirements: For this procurement, the national regulations of following procedure will be applied: simplified negotiated procedure with prior publication
Voor deze opdracht wordt de nationale regelgeving van volgende procedure toegepast: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
RTC Antwerpen telt momenteel 6 medewerkers, elk verantwoordelijk voor specifieke expertisegebieden. Vanuit deze expertisegebieden bouwen zij hun eigen netwerk uit en onderhouden ze zelfstandig hun contacten. Contactgegevens worden vandaag voornamelijk individueel bijgehouden, vaak in Excel, Outlook of andere persoonlijke bestanden.  RTC Antwerpen beschikt over een duidelijke en functionele website. De meeste contactgegevens komen binnen via inschrijvings- of aanvraagformulieren op de website. Binnen het team leeft echter sterk de behoefte om deze gegevens structureel en centraal te beheren.  Daarnaast stelt RTC Antwerpen vast dat er binnen de organisatie veel data circuleert, vaak op een versnipperde manier. Gegevens moeten regelmatig meerdere keren worden verwerkt, gekopieerd of manueel geteld. Bijvoorbeeld voor rapportering aan overheden of subsidiegevers, het opstellen van thematische contactlijsten of het verzenden van nieuwsbrieven.  Er is dan ook een groeiende nood aan een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor het beheer van contacten, inschrijvingen, materiaalontleningen en andere datastromen.  RTC Antwerpen is daarom op zoek naar een stabiel en performant CRM-systeem dat compatibel is met de bestaande website en in staat is om deze behoeften structureel te ondersteunen.     Doelen van het project  Interne processen  RTC Antwerpen streeft naar meer interne efficiëntie door het automatiseren van werkprocessen en het centraliseren van informatie rond planning, events en contacten.  Het doel is om de tijd die momenteel naar repetitieve administratieve taken gaat, aanzienlijk te beperken. Hierdoor komt er ruimte vrij voor wat echt telt. Duurzaam relatiebeheer en een meer persoonlijke, op maat gemaakte dienstverlening.  Doelstellingen en functionele noden:  stimuleren van self-service waar mogelijk, om de administratieve druk te verlagen; vermijden van manuele tussenkomsten door processen waar mogelijk te automatiseren; automatiseren van repetitieve administratieve taken om tijd en fouten te reduceren. Optimalisatie van het logistiek en administratief beheer:  inzichtelijk overzicht van de volledige inventaris en de bijhorende planning; efficiënt beheer van beschikbare materialen; ondersteuning van het volledige proces rond ontleningen: van aanvraag tot logistieke organisatie, van leveringen tot ophalingen; duidelijk overzicht van alle lopende en geplande ontleningen; centraal overzicht en planning van opleidingen en events; beheer van opleidingen en evenementen, inclusief inhoud, locatie, capaciteit en timing; opvolging en beheer van inschrijvingen en materiaalontleningen in één centrale omgeving. Dienstverlening optimaliseren  RTC Antwerpen wil de klanttevredenheid verhogen door processen te stroomlijnen en te centraliseren.  Dit omvat het optimaliseren van het inschrijvings- en uitleenproces, het efficiënt beheren van materiaal en opleidingen en het versterken van gerichte, tijdige communicatie met scholen en partners.  Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar:  een gebruiksvriendelijke ‘gidsfunctie’ die scholen helpt snel en gericht het juiste aanbod te vinden; een vlotte en stabiele integratie met de bestaande website; een efficiënte en toegankelijke dienstverlening, van aanvraag tot afhandeling. Relatiebeheer  RTC Antwerpen wil de betrokkenheid van scholen en ondernemingen bij haar acties, opleidingen, events en initiatieven structureel versterken.  Door beter inzicht te krijgen in wie wanneer betrokken is en op basis daarvan gerichte opvolging te organiseren, wil RTC Antwerpen duurzame relaties opbouwen en versterken.  Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar:  een centrale databank voor contacten en accounts; gecentraliseerd beheer van communicatie en relatiegegevens; een overzichtelijke historiek van interacties met scholen, bedrijven en andere partners; efficiënte opvolging van inschrijvingen en materiaalontleningen; digitale communicatie op maat, gebaseerd op eerdere interacties en interesseprofielen; een integraal overzicht van alle interacties per organisatie, ongeacht welke consulent betrokken was of via welke actie contact plaatsvond; het actief leggen, onderhouden en verdiepen van langdurige samenwerkingen met scholen en ondernemingen.        Data-analyse (rapportage)  RTC Antwerpen wil strategischer te werk gaan door beter inzicht te verkrijgen in het gebruik van haar acties en diensten door scholen en ondernemingen.  Door data centraal te verzamelen en gericht te analyseren, wil RTC Antwerpen haar aanbod beter afstemmen op de reële noden van het werkveld. Dit laat toe om toekomstgerichte keuzes te maken in functie van relevantie en impact.  Om dit te realiseren zet RTC Antwerpen in op:  het centraliseren van data en rapportage; het analyseren van gebruikspatronen en betrokkenheid; het ondernemen van gerichte acties op basis van data-inzichten.
RTC Antwerp currently has six employees, each responsible for specific areas of expertise. Based on these areas, they build their own networks and maintain contacts independently. Contact details are currently kept individually, often in Excel, Outlook, or other personal files.

RTC Antwerp has a clear and functional website. Most contact data is collected via registration or request forms on the website. However, there is a strong internal need to manage this data in a structured and centralized way.

In addition, RTC Antwerp observes that a lot of data circulates within the organization, often in a fragmented manner. Data must regularly be processed, copied, or manually counted multiple times—for instance, for reporting to authorities or subsidy providers, creating thematic contact lists, or sending newsletters.

As a result, there is a growing need for a streamlined and efficient approach to managing contacts, registrations, material loans, and other data flows.

RTC Antwerp is therefore seeking a stable and high-performing CRM system that is compatible with the existing website and capable of structurally supporting these needs.

Project Goals
Internal Processes
RTC Antwerp aims to improve internal efficiency by automating workflows and centralizing information related to planning, events, and contacts.
The goal is to significantly reduce the time currently spent on repetitive administrative tasks, creating more room for what truly matters: sustainable relationship management and more personalized, tailored services.

Objectives and functional needs:

Promote self-service wherever possible to reduce administrative workload;

Avoid manual interventions by automating processes as much as possible;

Automate repetitive administrative tasks to reduce time and errors.

Optimization of logistical and administrative management:

Clear overview of the full inventory and associated planning;

Efficient management of available materials;

Support for the complete process surrounding loans: from request to logistical organization, from delivery to pickup;

Clear overview of all ongoing and planned loans;

Centralized overview and planning of trainings and events;

Management of trainings and events, including content, location, capacity, and timing;

Monitoring and management of registrations and material loans in one central environment.

Service Optimization
RTC Antwerp wants to increase customer satisfaction by streamlining and centralizing its processes.
This includes optimizing the registration and loan process, efficiently managing materials and trainings, and enhancing targeted, timely communication with schools and partners.

To achieve this, RTC Antwerp aims for:

A user-friendly “guide function” to help schools quickly and accurately find the right offerings;

A smooth and stable integration with the existing website;

Efficient and accessible service delivery from request to completion.

Relationship Management
RTC Antwerp wants to structurally strengthen the engagement of schools and companies in its actions, trainings, events, and initiatives.
By gaining better insights into who is involved when, and organizing targeted follow-up accordingly, RTC Antwerp aims to build and enhance sustainable relationships.

To achieve this, RTC Antwerp aims for:

A central database for contacts and accounts;

Centralized management of communication and relationship data;

A clear history of interactions with schools, companies, and other partners;

Efficient follow-up of registrations and material loans;

Tailored digital communication based on previous interactions and interest profiles;

An integrated overview of all interactions per organization, regardless of which consultant was involved or through which action contact occurred;

Active initiation, maintenance, and deepening of long-term collaborations with schools and companies.

Data Analysis (Reporting)
RTC Antwerp wants to operate more strategically by gaining better insight into how schools and companies use its actions and services.
By centrally collecting and specifically analyzing data, RTC Antwerp aims to better align its offerings with the real needs of the field. This enables forward-looking decisions based on relevance and impact.

To achieve this, RTC Antwerp focuses on:

Centralizing data and reporting;

Analyzing usage patterns and engagement;

Undertaking targeted actions based on data insights.