Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-02-21
Buyer: ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72266000: Software consultancy services | 72268000: Software supply services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Rahmen der ÜSTRA Digitalisierungsstrategie plant das Unternehmen bis spätestens Ende des zweiten Quartals 2022 die Einführung eines papierlosen und digitalen Prozesses.
Die betrifft den s.g. Procurement-to-pay-Prozess (nachfolgend: P2P) von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung und -freigabe sowie das Lieferanten- und Risikomanagement.
Gleichzeitig mit der Definition der Anforderungen an ein solches System werden bestehende Prozesse im Ist-Zustand analysiert und für den neuen Soll-Zustand überarbeitet.
Weiterhin sind ergänzende Anforderungen und Funktionen erarbeitet worden, die sowohl den P2P-Prozess, als auch weitere Funktionen des Einkaufs betreffen. Die Ergebnisse dieser Diskussion bilden die Grundlagen für diese Anforderungsübersicht, die im weiteren Vergabeprozess noch weiter detailliert werden.
Ggf. werden in einem zweiten Schritt weitere Konzern- und Kooperationspartner in die Lösung integriert.
Die ÜSTRA besitzt ein ERP-System, Infor LN 10.x das die kaufmännischen Kernprozesse abbildet. Derzeit werden diese durch ein Workflow- und Archivsystem sowie eine Kataloglösung ergänzt. ÜSTRA, als Sektorenunternehmen unterliegt dem Vergaberecht. Aus diesem Grund ist die ÜSTRA „on demand“ mit einer e-Vergabeplattform verbunden. Eine Middleware für den Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten ist in Form des Produkts Infor ION vorhanden (siehe auch Kapitel 5 Abbildung 2).
Derzeit werden im Einkauf für unterschiedliche Beschaffungsarten verschiedene Prozesse und Systeme benutzt. Bestandsgeführte Lagermaterialien werden über das ERP System abgewickelt. Derzeit existieren wenige Kataloge, die einen eigenen Beschaffungsprozess darstellen. Freitextanforderungen werden heute über ein separates Workflowsystem in den Beschaffungs- und Freigabeprozess eingesteuert, bevor die Bestellung im ERP System erzeugt, unterschrieben und an die Lieferanten übermittelt wird.
Baumaßnahmen und komplexe Dienstleistungsbestellungen haben bei der ÜSTRA einen hohen Stellenwert. Baumaßnahmen werden in einem gesonderten System geplant, bevor sie vom Einkauf ausgeschrieben bzw. in Vergabeverfahren eingesteuert werden. Die Leistungsverzeichnisse liegen überwiegend in Form von GAEB-Dateien vor.
Die ÜSTRA kann derzeit elektronische Rechnungen (xRechnung) über einen externen Dienstleister empfangen, die anschließend in den nicht-digitalen Prüfungs- und Freigabeprozess eingesteuert werden.
Das zentrale und dezentrale Controlling ist derzeit intensiv in die Prüfung von vorhanden Mitteln für Bedarfsanforderungen sowie in den Genehmigungsprozess eingebunden. Die ÜSTRA unterscheidet hier zwei wesentliche Anforderungsarten, die Anforderung und Freigabe vom Mitteln für Investitionen (I-Plan) und für operative Ausgaben (E-Plan). Für Bedarfe werden derzeit in zwei Prozessschritten Mittel angefordert, bevor die tatsächliche Freigabe von Budgets erfolgt.
Die ÜSTRA plant zukünftig die Einführung eines papierlosen und digitalen Prozesses von der Bedarfsanforderung bis zur Freigabe einer Rechnung zur Zahlung. Hierzu wurde ein generischer Prozess definiert und die funktionalen Anforderungen an eine Softwarelösung definiert, die im nachfolgenden Kapitel detailliert beschrieben werden.
Unter nachstehendem Link können Sie sich das Schaubild in Mural-Board kostenfrei und ohne Registrierung anschauen:
https://app.mural.co/t/klaus1958/m/klaus1958/1629201084613/790c354d5a489ca0724f86cfccca675ae9218911?sender=u34f44ea5e7cbd21e4abf2029
Alle Anforderungen werden in dem neuen System erzeugt und prozessiert. Für bestandsgeführtes Material erfolgt die maschinelle Disposition im ERP System und wird zur weiteren einkäuferischen Bearbeitung bzw. Übermittlung an den Lieferanten an das neue System übergeben, wobei der Zeitpunkt (Bedarfsanforderung oder Bestellung) noch zu klären ist. Alle Bestellungen werden zukünftig aus der Lösung erzeugt und/oder an die Lieferanten übermittelt.
Neben einer automatisierten Prüfung von Bedarfsanforderungen gegen vorhandene Budgets ist ein Prozess abzubilden, der bei negativer Budgetprüfung es dem Controlling erlaubt, geplante Budgets zu erhöhen bzw. bei Investitionen auf Mittel von anderen Vorhaben umzuschichten.


Winner: Coupa Deutschland GmbH
Number of bids: 3