Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-04-23
Buyer: BG-Phoenics GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2900000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Ein bestehender Handelspartnerrahmenvertrag für einen Microsoft Business- und Service-Vertrag (MBSA) wird um 1 Jahr verlängert.
Es besteht ein Handelspartnerrahmenvertrag für einen Microsoft Business- und Service-Vertrag (MBSA), der europaweit ausgeschrieben wurde (Auftragsbekanntmachung Nr. 2017/S 248-523368). Gem. dieser Auftragsbekanntmachung kann der Vertrag einmal verlängert werden. Inhalt dieses Vertrages sind die Aufrechterhaltung der Wartung (Software Assurance, SA) der bei der Auftraggeberin und ihren Gesellschaftern eingesetzten Microsoft Lizenzen sowie die Abwicklung von Neulizenzierungen. Der Vertrag umfasst die Microsoft Lizenzen der folgenden Gesellschaften:
Der abgeschlossene Microsoft MBSA-Vertrag hat eine Standard-Laufzeit von 3 Jahren und läuft bis zum 30.4.2021. Der MBSA-Vertrag kann gemäß den von Microsoft vorgegebenen Regelungen einmalig verlängert werden. Diese Regelung wurde in die Vergabeunterlagen aufgenommen. Der Vertrag wird gemäß dieser Regelungen um 1 Jahr bis zum 30.4.2022 verlängert.
Die BGP und ihre Gesellschafter beabsichtigen eine Veränderung der Microsoft-Office Anwendungen. Dabei geht es zum einen um die Nutzung von cloudbasierten Zusatzdiensten und zum anderen um die Einführung von zusätzlichen Modulen zur Verbesserung der IT-Sicherheit sowie zum Management mobiler Endgeräte.
Derzeit wird bei der BGP und ihren Gesellschaftern einheitlich das Produkt Microsoft 365 (vormals Office 365) eingesetzt. Die Nutzer setzen dieses zum Teil auf mehreren – auch mobilen – Endgeräten ein. Die Implementierung von Microsoft 365 ist integriert in die Microsoft-Dienste Exchange, Skype for Business sowie SharePoint. Alle Umgebungen werden auf Systemen im Rechenzentrum der BGP betrieben; cloudbasierte Dienste werden derzeit nicht genutzt.
Zukünftig soll eine Nutzung von in Microsoft 365 integrierten Cloud-Diensten ermöglicht werden. Des Weiteren ist die Einführung eines Moduls zum Mobile Device Management geplant. Im Zuge dieser Erweiterungen sollen neue auch Funktionalitäten zur Erhöhung der IT-Sicherheit wie Multi-Factor Authentifizierung (MFA) und Conditional Access hinzukommen.
Dieser Prozess ist mit einer komplexen Umstellung verbunden, zudem sollen neue Anwendungsmodule eingeführt werden, die mit den vorhandenen Strukturen korrespondieren müssen. Darüber hinaus muss die geplante Verwendung von cloudbasierten Funktionen konform mit den Forderungen des Bundesamtes für Soziale Sicherung (BAS) zur Nutzung von Cloud-Diensten gestaltet werden. Hierzu ist aktuell eine entsprechende Nutzungsstrategie in Arbeit.
Die Verfügbarkeit von Microsoft 365 ist während des kommenden Jahres sicher zu stellen. Unklar und klärungsbedürftig ist Art, Umfang und Zeitablauf der geplanten Erweiterungsprozesse. Daher sind die BGP und ihre Gesellschafter technisch auf die Verfügbarkeit der aktuell genutzten Version angewiesen, die auch parallel zu neuen Funktionalitäten weiter verfügbar bleiben muss. Dies kann technisch und vertragsrechtlich während des Umstellungsprozesses nur durch die Verlängerung der aktuell genutzten Lizenzrechte sichergestellt werden. Diese Lizenzrechte können nur durch den Lizenzgeber selbst gewährt werden, der dazu wiederum seinen (von der Vergabestelle beauftragten) Vertriebspartner einsetzt.
Die BGP erarbeitet derzeit mit dem Hersteller Microsoft eine funktionsfähige Gestaltungsmöglichkeit, ob und wie die vorhandenen MS Produkte und Lizenzen zukünftig optimiert und erweitert werden können, um eine technisch belastbare Gesamtlösung zu wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sicher zu stellen. Ein Abschluss eines neuen MBSA scheidet aus, da dieser den Kauf neuer Lizenzrechte für einen Laufzeit von 3 Jahren enthält. Die Entscheidungsfindung über die Neuausrichtung ist Bestandteil der Digitalisierungsstrategien der Gesellschafter und muss kurzfristig umgesetzt werden. Der Kauf von Lizenzrechten, die nicht genutzt werden, wäre wiederum ein Verstoß gegen die gesetzliche Vorgabe des sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln. Somit kommt nur eine Verlängerung um ein Jahr in Betracht.
Eine Verlängerung des bestehenden MBSA-Vertrages ist nur mit dem zurzeit aktiven Vertragspartner möglich, der wiederum durch den Lizenzgeber Microsoft zur Lizenzverlängerung berechtigt wird. Im Ergebnis liegt somit ein Alleinstellungsmerkmal vor, nur dem aktuellen Vertragspartner ist die benötigte Lizenzverlängerung möglich. Der Abschluss eines anderen Vertrages würde die übliche, von Microsoft vorgegebene Regellaufzeit von 3 Jahren auslösen.
Gemäß der vorstehenden Begründung wird kein neuer MBSA-Vertrag abgeschlossen, sondern es wird der bestehende Vertrag um ein Jahr verlängert.
Der in Abschnitt V.2.1) angegebene Tag ist der Zeitpunkt der Vergabeentscheidung. Der Auftrag wird 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Auftragsbekanntmachung erteilt.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,


Winner: Fujitsu Technology Solutions GmbH
Award value: 2900000