Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-12-05
Buyer: Landkreis Rostock
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2019-01-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kernstück der „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock“ ist die Implementierung eines DMS in der Kreisverwaltung als technische Basis für die Einführung der elektronischen Aktenführung, die nach einer Testphase in Pilotämtern schrittweise in der gesamten Kreisverwaltung erfolgen soll.
Parallel zur Einführung der E-Akte soll die elektronische Vorgangsbearbeitung mithilfe des DMS in der Verwaltung des Landkreises Rostock Einzug halten, und zwar am Beispiel von vorher definierten Verwaltungsprozessen, die in eigenen Projekten für die Umsetzung als digitaler Workflow bearbeitet werden.
In der gemeinsamen Nutzung von Informationen sieht der Landkreis Rostock einen der wesentlichen Vorteile eines DMS. Daher soll im DMS eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten vor Veraktung auch für räumlich getrennte Organisationseinheiten an allen Standorten der Kreisverwaltung möglich sein.
Das DMS muss in die bestehende IT-Infrastruktur des Landkreises (Intranet, MS-Office, diverse Fachverfahren usw.) integriert werden. Altdokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sind ersetzend aus bestehenden Systemen in das neue DMS zu migrieren und dieses als zentrales System verwaltungsweit zu etablieren.
— Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder einer vergleichbaren Eintragung nicht älter als 6 Wochen für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und im Falle der Eignungsleihe für jeden Unterauftragnehmer (Kopie oder im Falle eines Handelsregisterauszuges Ausdruck von www.handelsregister.de genügt); wenn keine Registerpflicht besteht, ist eine entsprechende Eigenerklärung einzureichen.
— Eigenerklärung zum Bieter (Basisinformationen zum Unternehmen, einschließlich Angaben zum Personal),Formular B1,
— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz bezüglich der verfahrensgegenständlichen Leistung für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Formular B8,
— Eigenerklärung zum Bestehen einer angemessenen Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer oder Kreditinstitut, Formular B9.
— Es wird eine Mindestanzahl von durchschnittlich 50 Beschäftigten im Geschäftsbereich Dokumentenmanagementsystem in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren gefordert,
— der Umsatz des Bieters muss durchschnittlich 2 000 000 EUR netto pro Jahr im Geschäftsbereich Dokumentenmanagement betragen. Im Fall einer Bietergemeinschaft bzw. des Einsatzes von Nachunternehmern wird die Summe des Umsatzes in Bezug auf die verfahrensgegenständliche Leistung gebildet. Maßgeblich sind die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
— Die Deckungssumme muss mindestens 1 Million EUR jeweils für Vermögens- und Personenschäden und 250 000 EUR für Sachschäden pro Versicherungsjahr betragen.
Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben; wenn ein solcher Versicherungsschutz noch nicht oder nicht in der geforderten Höhe besteht, ist eine schriftliche Eigenerklärung vorzulegen, wonach der Bieter dem Auftraggeber den Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Zuschlagsfalle zusichert.
Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.
Eigenerklärung zu mindestens 5 Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung, Formular B10; Wenn vorhanden, sollen Kopien von Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber als Nachweis beigefügt werden. Allein die Nichtvorlage von Referenzschreiben macht die Referenz aber nicht unvollständig.
Die Referenzen werden nur gewertet, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen; bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen:

Eligibility requirements: — Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder einer vergleichbaren Eintragung nicht älter als 6 Wochen für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und im Falle der Eignungsleihe für jeden Unterauftragnehmer (Kopie oder im Falle eines Handelsregisterauszuges Ausdruck von www.handelsregister.de genügt); wenn keine Registerpflicht besteht, ist eine entsprechende Eigenerklärung einzureichen.