Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-10-25
Buyer: Leitungspartner GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72200000 | 72222200: Information technology planning services | 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2023-12-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung von Dienstleistungen für die Konzeption und Umsetzung der Transformation eines SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA
Die Leitungspartner GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Stadtwerke Düren GmbH und führt als kommunales Unternehmen den Betrieb öffentlicher Versorgungsnetze in Düren und Merzenich durch.
Die Leitungspartner GmbH verwendet zurzeit ein SAP ERP-System für die Abwicklung kaufmännischer Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund, dass der Hersteller SAP die Wartung der Anwendung bis zum Jahre 2027 eingestellt haben wird, beabsichtigt die Leitungspartner GmbH die Transformation ihres SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA bis 30.06.2026.
Die Leitungspartner GmbH verantwortet den Betrieb und die Weiterentwicklung des SAP ERP-Systems für die Stadtwerke Düren Gruppe. Zur Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsprozesse werden in der Stadtwerke Düren Gruppe die Module FI, FI-AA, CO, MM, PM, PS und SD eingesetzt. Die SAP SE hat für Ende 2027 das Ende der Wartung für die seitens der Stadtwerke Düren Gruppe eingesetzten Version ERP 6.0 angekündigt. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Leitungspartner GmbH die Migration des bestehenden ERP-Systems auf SAP S/4HANA. Dies inkludiert die Konzeption der Migration des bestehenden ERP-Systems nach SAP S/4HANA, die Implementierung des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems auf Basis der Migration des bestehenden SAP ERP-Systems sowie die Produktivsetzung und Betreuung des neuen SAP S/4HANA-Systems im Rahmen einer  zeitlich befristeten Hyper-Care-Phase. Der Betrieb des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems ist nicht Gegenstand der Vergabe.
Weitere Informationen zu den Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens sind der Ausschreibungsunterlage "Kurzfassung Lastenheft" (siehe Link in Abschnitt I.3) zu entnehmen. Die weiter detaillierte Leitungsbeschreibung wird ausschließlich den zur Angebotsphase ausgewählten Bietern bereitgestellt.
Der Vertrag beginnt voraussichtlich am 01.08.2024 und endet mit Abschluss der Migration, welche voraussichtlich am 30.06.2026 abgeschlossen sein soll.
Die Teilnahmeanträge werden auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend wird geprüft, welche Bewerber die Eignungskriterien erfüllen. Liegen mehrere geeignete Bewerber vor, findet eine Begrenzung der Bewerber statt. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber geringer ist als vier, findet keine Begrenzung statt. Inwieweit maximal fünf Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, bleibt der Leitungspartner GmbH vorbehalten.
Im Folgenden werden die für die Bewertung der Eignung maßgeblichen Kriterien nebst ihrer Gewichtung aufgelistet.
Die unter den vorstehenden Kriterien erzielten Bewertungen des jeweiligen Bewerbers werden addiert und bilden die für die Auswahl relevante Gesamtbewertung. Die maximal zu erzielende Gesamtbewertung beträgt 100 Prozentpunkte. Weitergehende Informationen zur Bewertungsmethode und Einzelheiten der Oberkriterien finden sich in dem Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" als Teil der Vergabeunterlage wieder. Dieses Dokument enthält für jedes der genannten Kriterien eine Tabelle und drei Tabellen für die Bewertung der drei einzureichenden Referenzen. Die Bewerber werden entsprechend ihrer Gesamtbewertung in absteigender Reihenfolge berücksichtigt. Insoweit haben Bewerber das Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" vollständig ausgefüllt und fristgerecht mit ihrem Teilnahmeantrag einzureichen.
Bei gleicher Bewertung derjenigen Bewerber, die auf Platz 5 der absteigenden Bewertung liegen, erhält der Bewerber mit der besseren Bewertung in Bezug auf die Referenzen den Vorzug. Anderenfalls entscheidet das Los.
- Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
- Eigenerklärung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (AEntG bzw. MiLoG), soweit erforderlich,
- Eigenerklärung, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen,
- Eigenerklärung zur unverzüglichen schriftlichen Information des Arbeitgebers, falls sich die die Eigenerklärung betreffenden Umstände nach Einreichung der Bewerbungsunterlagen oder nach Bestätigung der Präqualifizierung ändern sollten,
- Eigenerklärung zur Anerkennung der Projektsprache (Dokumenten- und Vertragssprache) Deutsch und zur Gewährleistung deutscher Sprachkenntnisse in Wort und Schrift bei allen direkten Ansprechpartnern der Leitungspartner GmbH wie Projektleiter auf Muttersprachenniveau,

Eligibility requirements: In Form von Eigenerklärungen wird gefordert: - Erklärung zur Einhaltung von deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien, - Erklärung über ein positives Betriebsergebnis, - Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB - Eigenerklärung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (AEntG bzw. MiLoG), soweit erforderlich, - Eigenerklärung, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen, - Eigenerklärung zur unverzüglichen schriftlichen Information des Arbeitgebers, falls sich die die Eigenerklärung betreffenden Umstände nach Einreichung der Bewerbungsunterlagen oder nach Bestätigung der Präqualifizierung ändern sollten, - Eigenerklärung zur Anerkennung der Projektsprache (Dokumenten- und Vertragssprache) Deutsch und zur Gewährleistung deutscher Sprachkenntnisse in Wort und Schrift bei allen direkten Ansprechpartnern der Leitungspartner GmbH wie Projektleiter auf Muttersprachenniveau, - Eigenerklärung zur Anerkennung der Teilnahme- und Angebotsbedingungen, - Eigenerklärung zur Richtigkeit der getätigten Angaben. Für die vorstehenden Erklärungen ist das Dokument "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" bzw. "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" vollständig ausgefüllt einzureichen. - Eigenerklärung zum Russlandbezug Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Russlandbezug" zu verwenden. - Eigenerklärung bezüglich § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz" zu verwenden. In Form von Fremdnachweisen wird gefordert: - Handelsregisterauszug oder Registerauszug gleichwertiger Art, nicht älter als 12 Monate, gerechnet ab dem Tag der Einreichung der Bewerbungsunterlagen Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) kann als vorläufiger Nachweis zur Eignung eingereicht werden.