Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-04-02
Buyer: FlexDanmark
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212517 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services | 72310000: Data processing services
Submission deadline: 2020-05-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbud med forhandling af kontrakt om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af it-system til optimering af flextrafik
Nærværende udbud vedrører kontrakt om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af it-system til optimering af flextrafik til FlexDanmark.
Ordregiver ønsker til erstatning af sit eksisterende it-system at anskaffe nyt it-system til optimering af flextrafik. Udbuddet vedrører kontrakt om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af it-systemet.
Flextrafik er behovsstyret kollektiv trafik (DRT), idet kørslen er styret ud fra passagerens behov. Flextrafik samkører dagligt passagerer på tværs af ordninger, kommuner og regioner.
Ved at lade flextrafik varetage den lovpligtige visiterede kørsel, kommer kommunens og regionens kørsler ind i samme pulje af kørsler, og opnår dermed de samme stordriftsfordele som de øvrige kommuner og regioner, der allerede lader flextrafik varetage deres kørsler. Kørslen udføres af vognmænd eller taxiselskaber som trafikselskaberne har indgået kontrakt med igennem udbud.
Koordineringen af kørslen kan ske, fordi alle bestillinger på kørsler indlægges i et specialiseret it-planlægningssystem, der sørger for at planlægge kørslerne, uafhængigt af krav til service og hvem der har bestilt dem. Det betyder, at passagerer, der skal til lægen, kan samkøre med sygehuspatienter eller pensionister, der skal på indkøb. Det er dermed muligt at yde en service, der lever op til det, der ønskes fra det politiske niveau samtidig med, at man kan opnå en bedre styring af udgifterne til kørslen.
Hver dag er opgaven at levere effektiv planlægning og sikker drift i den aftalte kvalitet til gavn for passagerer, kommuner og regioner. Der blev i 2019 gennemført omkring 5,7 mio. rejser for omkring 264 000 unikke personer af omkring 5 100 biler. Det svarer til godt 15 700 rejser pr. dag.
Kerneopgaven i flextrafikken er koordineringen af kørsel, og er baseret på et it-system, som ordregiver stiller til rådighed for trafikselskaberne, og som herunder stilles til rådighed for de enkelte kommuner og regioner, helt ud til de enkelte forvaltninger og afdelinger. Der findes ca. 8 700 registrerede brugere i regioner, kommuner og trafikselskaber, der benytter det eksisterende it-system.
Trafikselskaberne varetager desuden opgaven med overvågning af kørslerne i den daglige drift, ligesom de supporterer kommuner og myndighed i brug af systemet, herunder den løbende justering af myndighedernes opsatte parametre, med henblik på kontinuerlig forretningsoptimering.
Rejsebestillinger oprettes enten af passagerne selv, eller af personale ved enten myndigheder eller trafikselskab. Brugergruppen af flextrafik er bred; fra skolebørn med specielle behov til samfundets ældste og mest udsatte. Bl.a. derfor har trafikselskaberne trafikstyrere til at overvåge og gribe ind når en rejse ikke kan gennemføres indenfor de aftalte rammer – konsekvensen kan være stor, både for den enkelte rejsende og for samfundet.
Visionen for projektet er derfor at trafikselskaberne fortsat skal kunne levere flextrafik-løsninger i den efterspurgte kvalitet. Løsningerne skal være tidssvarende, brugervenlige og effektive.
Den årlige totale volumen for den udbudte kontrakt efter overtagelsen forventes ikke at overstige 4-5 mio. DKK ekskl. moms, med en anslået værdi på leverancen indtil overtagelsen på 25-30 mio. DKK. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
A. Tilpasning, konfiguration og udvikling af it-system til optimering af flextrafik til erstatning af ordregivers eksisterende optimeringssystem.
B. Implementering i form af bistand til ordregivers idriftsættelse af it-systemet ved trafikselskaberne.

Eligibility requirements: Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1. skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres. Der skal udfyldes følgende i ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III: Udelukkelsesgrunde Punkt A: Grunde vedr. straffedomme Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2. Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3. Kontrakt med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4. Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5. Ansøger skal udfyldes i udbudssystemet TrueTender.