Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-08-22
Buyer: FIT A/S
Country: DK
Region: DK041
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72210000: Software programming services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Estimated value:  DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. § 61, stk. 1, nr. 1, a, c, idet ordregivers behov formentlig ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger og kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art og kompleksitet ikke tildeles uden forudgående forhandlinger.
Udbudsformen betyder, at processen – i hovedtræk – indeholder nedenstående aktiviteter.
Afsnit 1-2 nedenfor er udelukkende relevante i prækvalifikationen, dvs. frem til ansøgningsfristens udløb. Disse to afsnit er beskrevet i dette dokument (Prækvalifikationsbetingelser). De øvrige afsnit er beskrevet i dokumentet Udbudsbetingelser.
1.	Virksomheder kan på baggrund af udbudsbekendtgørelsen ansøge om prækvalifikation ("åben runde").
2.	På baggrund af de modtagne prækvalifikationsansøgninger prækvalificeres 3 virksomheder.
3.	Alene prækvalificerede virksomheder kan afgive tilbud ("lukket runde").
4.	Efter tilbudsfristens udløb kan Ordregiver vælge at træffe tildelingsbeslutning. Alternativt kan Ordregiver beslutte at indlede forhandlinger.
5.	Efter tilbudsfristens udløb (og efter et eventuelt forhandlingsforløb, se pkt. (4)) tildeler Ordregiver kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. tildelingskriteriet.

Efter tilbudsfristens udløb vil Ordregiver vurdere, om det er hensigtsmæssigt at afholde individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne. Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af de indledende tilbud, herunder præsentationen. Tilbudsgiver skal således med afsæt i udbudsmaterialet gennemføre en præsentation, således at tilbudsgivers skriftlige besvarelse af bilagene understøttes af en visualisering, der gør Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet. 

Ordregiver giver hurtigst muligt efter tilbudsfristen besked om, hvorvidt forhandlingsmøderne gennemføres og i givet fald hvornår. Ordregiver forventer, at eventuelle forhandlingsmøder vil blive afholdt den 18. - 20. marts 2024.

Gennemføres forhandlingsmøderne, vil tilbudsgiverne forud for mødet modtage en dagsorden.

På baggrund af forhandlingsmøderne vil ordregiver vurdere, om tilbudsgiverne skal afgive endnu et tilbud, ligesom ordregiver vil fastsætte en endelig frist herfor.
Ordregiver forbeholder sig retten til at gennemføre flere forhandlingsrunder. Endvidere forbeholder ordregiver sig retten til at forhandle skriftligt med tilbudsgiverne, dvs. uden afholdelse af forhandlingsmøder.

Der kan – hvis der indledes forhandlinger – forhandles om alle aspekter af kontraktgrundlaget, samt de tekniske betingelser. Ordregiver anser sig således ikke på forhånd afskåret fra at ændre i udbudsmaterialet, idet ordregiver dog ikke kan ændre på grundlæggende elementer.

Hvis Ordregiver efter forhandlingsmøderne ønsker at ændre i udbudsmaterialet, vil sådanne ændringer blive meddelt samtlige tilbudsgivere forud for den efterfølgende tilbudsfrist.

Ordregiver anser sig for berettiget til at forhandle om alle tilbud, bortset fra de endelige tilbud. Ordregiver anser sig således for berettiget til at indlede forhandlinger med tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver ønsker at indkøbe og implementere et vedligeholdelsesprogram (CMM-system), som kan udveksle data med forsyningselskabernes SRO-system (Sty-rings-, Regulerings- og Overvågningssystem) og Outlook.

Ordregiver ønsker at understøtte den daglige drift og vedligehold med et decideret vedligeholdelsesprogram. CMM-systemet skal anvendes indenfor forsyningsområdet. I dag ligger data mange forskellige steder og det systematiske vedligehold sikres i dag via forsyningselskabernes SRO-system og regneark, men også ved hjælp af dygtige medarbejdere med høj anciennitet.

Leverancen er opdelt i 3 delleverancer. En for hver af forsyningsselskaberne, der skal anvende systemet.

Hver delleverance omfatter følgende hovedydelser, som for hver af forsyningsselskaberne er nærmere specificeret i Kontrakten:
- Projektledelse
- Konfiguration
- Datakonvertering
- Uddannelse
- Prøver
- Licenser

Kontrakten omfatter herudover følgende hovedydelser:
- Hypercare 
- Drift
- Vedligeholdelse
- Support
- Videreudvikling
Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil ordregiver lægge vægt på den samlede tilbudspris ekskl. moms, jf. nærmere udbudsbetingelsernes afsnit 2.2.1.
Ordregiver vil, medmindre andet fremgår af kontraktens bilag 2, ved evalueringen af underkriteriet "Brugervenlig, funktionalitet og svartider" lægge vægt på, at:
- CMM-systemet understøtter Ordregivers funktionelle behov, så brugerne af løsningen præsenteres for effektive og tidsbesparende processer til håndtering af de angivne opgaver, samt at brugerne tilbydes flere alternative (mere end én) processer til håndtering af samme opgave med mulighed for fleksibilitet vedr. kvalitet, kompleksitet og ressourcer inden for den givne proces. 
- CMM-systemet er brugervenligt, så brugerne understøttes i de arbejdsprocesser, de udfører, herunder at brugerne kun præsenteres for de dele af løsningen, der er relevant for den givne arbejdsproces.
- CMM-systemet understøtter, at alle - også komplekse - arbejdsprocesser kan afvikles via automatiserede workflows med færrest mulige klik (ud fra et brugerperspektiv) samt færrest mulige skift mellem systemer eller hjælpeværktøjer.
- CMM-systemet medfører, at funktionerne, hvor det er relevant og fremgår af de enkelte cases/opgaver, kan løses både centralt og decentralt i Kundens organisation, herunder at muligheder og begrænsninger for decentrale brugeres anvendelse kan styres nemt og effektivt fra centralt hold.
- CMM-systemet fremstår som et standardsystem, der kan leveres uden større grad af udvikling og/eller konfiguration.
- CMM-systemet leveres med passende og tidssvarende svartider set i forhold til Ordregivers anvendelse og lignende systemer.
- Tilbudsgiver kan levere hypercare, der sikrer at Ordregiver efter implementeringen af CMM-systemet forstår at anvende CMM-systemet i overensstemmelse med formål og muligheder.
Ordregiver vil ved evalueringen af underkriteriet "Tidsplan og implementering" lægge vægt på, at:
- Tilbudsgiver kan levere og implementere CMM-systemet inden for en realistisk periode.
- Tidsplanen er gennemarbejdet og demonstrerer hvordan tilbudsgiver vil gennemføre implementering af CMM-systemet under overholdelse af kravene i bilag 1.
- Tidsplanen omfatter beskrivelser af proces, herunder procedurer og værktøjer, som understøtter tilbudsgiverens implementering af CMM-systemet.
- Tidsplanen giver et overskueligt overblik over leverings- og implementeringsprocessen.-
- Tidsplanen rummer aktiviteter og ekstra tid til håndtering af risici i levering- og implementeringsprocessen.
- Tidsplanen tydeligt angiver, hvem der har ansvaret for hvilke aktiviteter i leverings- og implementeringsprocessen
- Tidsplanen tydeligt angiver, hvilke ordregiverleverancer som er nødvendige for levering af CMM-systemet, og hvornår disse forudsættes leveret.  
- Tidsplanen indeholder en tydelig beskrivelse af prøveregimet, herunder hvordan prøver vil blive gennemført under overholdelse af kravene i bilag 1 og bilag 6.
- Tilbudsgivers undervisningskoncept og forslag til aktiviteter under implementeringen, bidrager til Ordregivers rette brug af CMM-systemet.


Winner: Rina Digital Solutions A/S
Award value: 8500000
Number of bids: 4