Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-02-28
Buyer: Helsingin kaupunki, Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala, ICT-Hankinnat
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2020-03-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on työvuorosuunnitteluratkaisu Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan käyttöön. Ratkaisun avulla tullaan suunnittelemaan kasvatuksen ja koulutuksen toimialan eri toimintojen työvuoroja. Ensimmäisessä vaiheessa ratkaisu otetaan käyttöön varhaiskasvatuksessa, jossa työskentelee noin 4 000 työvuorosuunnittelun piirissä olevaa työntekijää. Seuraavissa vaiheissa ratkaisun käyttöä laajennetaan useilla tuhansilla käyttäjillä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan muihin toimintoihin ja mahdollisesti myös kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalle sekä Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitokselle.
Hankinnan kohteena on valmisratkaisu, jonka ohjelmiston toimittaja pystyy tarjoamaan palveluna (SaaS). Ratkaisun tulee olla käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta ja sen tulee tukea laajasti eri päätelaitteita ja mobiilikäyttöä hyödyntäen moderneja vuorovaikutus ja käyttöliittymäteknologioita. Toiminnan jatkuvasta muutoksesta johtuen ratkaisun toiminallisuuksien tulee olla kattavasti Tilaajan konfiguroitavissa. Ratkaisusta tulee löytyä kattavat avoimet dokumentoidut rajapinnat, joiden kautta voidaan kytkeytyä Helsingin kaupungin järjestelmiin kaikkien työvuorosuunnittelun keskeisten tietovirtojen osalta ja kehittää toiminnallisuutta.
Hankittavan työvuorosuunnitteluratkaisun tulee tukea työvuorosuunnitteluprosessia kattavasti käsittäen ennustamisen, tarvelaskennan, työvuorosuunnittelun ja optimoinnin, työvuorosuunnitelmien monikanavaisen julkaisun, työvuorolistojen operatiivisen hallinnan, palkka-aineiston muodostamisen, sekä operatiivisen seurannan ja raportoinnin. Ratkaisun tulee varmistaa, että suunnitelmat perustuvat luotettaviin ennusteisiin, automaatioasteen tulee olla korkea esimiesten työkuorman minimoimiseksi, ratkaisulla tulee pystyä muodostamaan mahdollisimman kattava kokonaiskuva lyhyen aikavälin resurssitarpeesta ja ratkaisun tulee tukea esimiehiä sujuvasti yllättävien työvuoromuutosten hallinnassa (sijaistenhallinta). Työntekijöille tulee tarjota kattavasti itsepalvelutoimintoja, käsittäen esimerkiksi vuoro- ja vapaatoiveiden esittämisen, omien työvuorojen tarkastelun, tarjottujen vapaiden työvuorojen vastaanottamisen ja yllättävistä poissaoloista ilmoittamisen.
Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana.
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala sekä Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos voivat halutessaan ottaa käyttöön tarjouskilpailun voittaneen ratkaisun.
Tilaaja varaa itselleen oikeuden hankkia eri palveluja ja lisäkehitystyötä toimittajalta, olemassa olevilta, tai uusilta kilpailutettavilta toimittajilta.
Tilaaja ei sitoudu lisähankintojen tekemiseen tai minkäänlaisiin muihin määräostovelvoitteisiin. Valitulla toimittajalla ei ole yksin- tai osaoikeutta lisähankintaan.
Kaikki tähän hankintaan liittyvät kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista (tarjouspalvelu.fi) välilehdellä "kysymykset ja vastaukset”, josta löytyvät kysymyksiin annetut vastaukset. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset.