Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-05-05
Buyer: Dataport AöR
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nach Einführung der eAkte bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften in Schleswig-Holstein wird es Papiereingänge in der Justiz geben. Diese müssen zur Weiterverarbeitung durch Scannen digitalisiert und an die elektr. Akte übergeben werden. Dieses Scannen hat auf sicherem und standardisiertem Wege zu erfolgen, um einen verlässlichen Scan für die eAkte zu erhalten. In S-H soll für die Justiz eine dezentrale Scanstruktur errichtet werden. Die Digitalisierung der Papier post erfolgt in den einzelnen Standorten, wobei gemeinsame Scan stellen örtlich nah beieinanderliegender Standorte noch nicht ausgeschlossen sind. Es wird beabsichtigt in den Standorten jeweils zentrale Scan stellen einzurichten. Für die Endausbaustufe kann von 1-3 Scanarbeitsplätzen pro Standort ausgegangen werden. Damit kann ca. von insgesamt 95 Scan stellen ausgegangen werden. An diesen Arbeitsplätzen werden aber deutlich mehr Nutzer (ca. 20) arbeiten müssen. Diese Nutzer werden aber nicht alle gleichzeitig zugreifen.
Der Auftraggeber führt dieses Vergabeverfahren in seiner Funktion als zentrale IT-Beschaffungsstelle für das Land Schleswig Holstein, vertreten durch das Ministerium für Justiz, Europa, Verbraucherschutz und Gleichstellung durch.
Grundlegender Beschaffungsgegenstand ist eine Software zum ersetzenden Scannen und rechtssicheren Übertragen von Dokumenten (gemäß TR-Resiscan) an eine Folgeanwendung. Die Scansoftware muss mit verschiedenen am Markt vorhandenen Scannern zu betreiben sein und sich in einer zentralen Rechenzentrumsarchitektur betreiben lassen. Beschafft werden sollen gemäß dem Bedarf für die Umsetzung der vorgenannten Planungen die Softwarelizenz/en, evtl. anfallender Anpassungs- und Projektaufwand für die Anbindung in die vorhandenen Systeme und die E-Akte, die Softwarepflege und Supportleistungen.
Schulungen sollen angeboten werden. Deren Preis wird bei der Bewertung mit berücksichtigt. Der Auftraggeber entscheidet nach Vertragsschluss, ob er Schulungen abruft.
Bei diesem Vergabeverfahren sind als Zuschlagskriterien Qualität und Preis im Verhältnis 60: 40 vorgesehen. Dabei setzt sich die Qualität aus Anforderungen zur Software und zu den zu erbringenden Dienstleistungen zusammen.
Im Anschluss an die Bewertung der Angebote wird der Auftraggeber eine Teststellung durchführen. Die Teststellung wird zur Verifizierung des Angebots durchgeführt werden. Das bedeutet, dass das dem Angebot zugrundeliegende Produkt und die damit bereits vergebene Benotung überprüft wird. Daraus könnten Korrekturen in der Benotung sowohl nach oben als auch nach unten erfolgen.
Zu der Teststellung werden zunächst sowohl der Bieter des am besten und des am zweitbesten bewerteten Angebotes geladen werden.
Die Teststellung wird zuerst mit dem Bieter des bestbewerteten Angebots durchgeführt werden. Unter dem Vorbehalt, dass der erstplatzierte Bieter sein Angebot nicht verifiziert oder nicht verifizieren kann, wird eine weitere Teststellung mit dem zweitplatzierten Bieter stattfinden.
Für die Teststellungen des erst- und des zweitplatzierten Bieters stehen bereits die Termine fest, mit der Besonderheit, dass der zweitplatzierte Bieter zwar gleichzeitig mit dem erstplatzierten Bieter geladen werden wird, die Teststellung aber nur durchgeführt wird, wenn das bestbewertete Angebot nicht verifiziert wird oder verifiziert werden kann.
Bitte stellen Sie sicher, dass zur Teststellung die relevanten Personen für die spätere Leistungserbringung teilnehmen.
Der Bieter muss selbstständig für eine präsentationsfähige Teststellung sorgen. Er kann sich entscheiden, ob er sein Produkt per Remotedesktopverbindung oder als virtuelle Maschine auf einem Laptop präsentiert. Da der Auftraggeber keine Hardware stellen wird, kann der Bieter auch entscheiden, welchen Scanner er mitbringt, bzw. für seine Präsentation verwendet.
Der Auftraggeber stellt die Vergabeunterlagen auf seiner Portalseite (https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Antrages/Angebotes möglich und sichergestellt, dass vom Auftraggeber ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen im Fragen- und Antwortenforum hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis XX.XX.XXXX im Fragen- und Antwortenforum jeweils einzeln über die Funktion „Nachricht senden" einzureichen.
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ über das Fragen-und Antwortenforum zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet.


Winner: EntServ Deutschland GmbH (Ein Unternehmen der DXC Technology)
Award value: 1
Number of bids: 3