Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-24
Buyer: stad Vilvoorde
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2021-01-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oproep tot aanvraag tot deelneming - Leveren, implementeren, ondersteunen en onderhouden van een facilitair management informatie systeem (FMIS)
De afdeling facilitaire ondersteuning van de stad Vilvoorde omvat de diensten Logistiek, Gebouwen en Vastgoed. Om de werking van deze afdeling te optimaliseren wordt een overheidsopdracht uitgeschreven voor de levering en implementatie van een softwarepakket dat een aantal processen binnen de afdeling moet stroomlijnen.
De focus ligt in eerste instantie op processen binnen de dienst Logistiek, met name het beheren van magazijn- en voorraden en het beheren van uitleningen. In een volgende fase wordt het beheren van gebouwen en patrimonium ten behoeve van de diensten Gebouwen en Vastgoed opgestart.
Daaropvolgend wordt overwogen om bijkomende modules voor het beheren van contracten en van het wagenpark toe te voegen.
De opdracht betreft het leveren, installeren en operationeel maken en houden van een eenvoudig, gebruiksvriendelijk en intuïtief softwarepakket voor de afdeling facilitaire ondersteuning, waarbij functionaliteit, flexibiliteit en interoperabiliteit centraal staan.
Het softwarepakket dient als een cloud-toepassing ter beschikking gesteld te worden en dient (bij voorkeur) van het SAAS-type (Software As A Service) te zijn. De software moet zowel binnen als buiten het netwerk van de stad Vilvoorde te benaderen zijn, vlot te bedienen op verschillende soorten toestellen (desktop-pc, laptop, tablet, smartphone, [...]) en met de verschillende courante besturingssystemen op de markt (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome, [...]).
De toepassing moet door verschillende gebruikers gelijktijdig kunnen gebruikt en geraadpleegd worden. Plaatsonafhankelijk werken (vb. via mobiele toestellen) moet mogelijk zijn voor de modules waar dit relevant is.
* Vast gedeelte: deelopdracht 2: beheer uitleningen (feest- en audiovisuele materialen, infoborden, verkeersborden) (2021)
De bedoeling is om de verschillende deelopdrachten of toepassingen gefaseerd over een periode van ongeveer vier jaar te implementeren. De hierboven vermelde timing / fasering is indicatief.
De deelopdrachten worden in principe afzonderlijk en achtereenvolgens besteld. Aan het einde van elke deelopdracht zal de opdrachtgever nagaan of de uitvoering van de opdracht en de fasering nog voldoet aan zijn verwachtingen. Mocht hij dat nodig of wenselijk achten, dan zal de opdrachtgever bijsturen.
De nadruk wordt gelegd op een geïntegreerde, modulair opgebouwde toepassing, die zich reeds in de praktijk bewezen heeft en waarbij de verschillende modules waar nodig in staat moeten zijn om onderling gegevens uit te wisselen en/of te communiceren, opdat elk gegeven slechts één keer geregistreerd hoeft te worden. De toepassing is in staat zich te plooien naar de organisatie en niet omgekeerd.
De aanbesteder selecteert enkel de kandidaten die die zich niet bevinden in een toestand van uitsluiting én die voldoen aan de criteria inzake kwalitatieve selectie.
Bij een voldoende aantal aanvragen tot deelneming, zal de aanbesteder het aantal kandidaten dat wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen beperken tot maximaal 5 (vijf) kandidaten, die zich niet bevinden in een toestand van uitsluiting én die voldoen aan de criteria inzake kwalitatieve selectie, meer bepaald de kandidaten die het best scoren op het selectiecriterium inzake relevante referenties.
De aanbesteder behoudt zich het recht voor om meer dan 5 (vijf) kandidaten te selecteren, indien daartoe voldoende gegronde redenen zijn (bijvoorbeeld omdat er een onvoldoende betekenisvol onderscheid is tussen de kandidaten op het vlak van het criterium inzake technische en beroepsbekwaamheid, ...).
De doorselectie zal gebeuren op basis van een inhoudelijke vergelijking van de bijgevoegde referenties.

Eligibility requirements: Een kandidaat of inschrijver kan enkel worden toegelaten tot de procedure indien de toegang hem niet is ontzegd op grond van de uitsluitingsgronden vermeld in de artikelen 67 tot en met 70 van de wet van 17 juni 2016. De regelgeving overheidsopdrachten onderscheidt twee categorieën uitsluitingsgronden: •de verplichte uitsluitingsgrond cf. artikel 67 van de wet van 17 juni 2016 en artikel 61 Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; •de verplichte uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden cf. artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 en artikel 62 en 63 Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; •de facultatieve uitsluitingsgronden (art. 69 van de wet van 17 juni 2016). De uitsluitingsgronden zijn elk individueel van toepassing op: •alle deelnemers die zich samen kandidaat stellen en de intentie hebben om, in geval van selectie, een combinatie van ondernemers op te richten; •alle deelnemers die samen een aanvraag tot deelneming indienen als combinatie van ondernemers; •de derden op wiens draagkracht een beroep wordt gedaan om te voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie (zie verder). Indien bij controle van deze entiteiten blijkt dat een verplichte uitsluitingsgrond aanwezig is of indien blijkt dat deze sociale of fiscale schulden heeft (en zonder dat een regularisatiegrond van toepassing is of is vervuld), dient de aanbesteder de betreffende kandidaat of inschrijver te verplichten om deze entiteit te vervangen. Bij aanwezigheid van een facultatieve uitsluitingsgrond heeft de aanbesteder de mogelijkheid om de vervanging van deze entiteit te eisen. Indien de kandidaat of inschrijver niet ingaat op dit verzoek tot vervangen, zal dit aanleiding geven tot zijn niet-selectie. Het indienen van het UEA ontslaat de kandidaat er niet van om voor de in artikel 67 van de wet van 17 juni 2016 bedoelde verplichte uitsluitingsgronden, een uittreksel uit het desbetreffende register, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, voor te leggen. CORRIGERENDE MAATREGELEN Indien een uitsluitingsgrond van toepassing is op de kandidaat, mag de kandidaat bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure. Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een aanvraag tot deelneming indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de kandidaat een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie; De verplichte uitsluitingsgrond ex. art. 67 van de wet van 17 juni 2016 is ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.