Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-05-21
Buyer: Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48190000 | 48222000 | 72250000: System and support services
Estimated value: 1563000 DKK
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Arcanic A/S leverer drift og support af en række specialudviklede systemer til DTU administration og IT drift. Systemerne er alle udviklet af Arcanic A/S. Aftalen som DTU vil indgå består af 27 individuelle aftaler, som er samlet i en aftale om drift og support.
Kursuskataloget, studieplanlægger, Studiebasen, Projektindberetningen, Eksamensplan, Eksamensindberetning, guest.dtu.dk, Økonomirollemodulet, DTUBasen, Password.dtu.dk, CAS, AnsøgerNet, Karakterindberetning, Adobe connect, ICN, RISØ, Velkomstmail fra DANS, tilsyn, ADK Login, Dispensation, UMS synkronisering, Peer review, Æreskodeks, AUS-rapporter, DTU Quiz, CensorDB, Merit.
Backup af alle skønnede vitale data. Der tages backup hver nat, og databaseserverne foretager backup af transaktionsloggen hver time.
Arcanic A/S yder support på hverdage, mandag til fredag, der holdes lukket imellem jul og nytår. Der vil være telefonisk support til rådighed i tidsrummene 9.00-16.00. Uden for telefontid, vil der være mulighed for at lægge besked på supportens telefonsvarer. Endvidere omfatter supporten e-mail support, hvor Arcanic A/S vil bestræbe sig på, at e-mail’s vil blive besvaret inden for en ½ time fra modtagelsen, og - hvis muligt - vil en forventet afhjælpningstid blive oplyst. E-mails modtaget uden for normal åbningstid vil blive besvaret først kommende hverdag.
Systemerne er alle specialudviklet til DTU af Arcanic A/S. Arcanic A/S skal stå for såvel vedligehold i henhold til ovenstående samt support af systemerne. Involvering af 3. part vil medføre øget systemledelse for DTU idet en involvering af 3. part vil kræve øget koordinering mellem de forskellige parter. Derudover vil det betyde at DTU får omkostninger til serveradministration da 2 leverandører ikke kan have adgang til samme servere.
De fleste af systemerne må forventes at have en kortere levetid da deres funktion kan forventes at blive overtaget af et nyt SIS-system. SIS-systemet bliver anskaffet ifm. Kopernikusprogrammet der er drevet at Uddannelses- og Forskningsministeriet. En evt. midlertidig og kortvarig erstatning af systemer med en anden leverandørs løsninger vil være omkostningstungt for DTU ikke blot økonomisk, dels pga. af datamigrering og etablering af nye integrationer til DTU’s øvrige systemlandskab, men også ift. omkostninger for de medarbejdere, som skal anvende tid på at sætte sig ind i nye midlertidige systemer.
Da Arcanic A/S har udviklet systemerne, kender de til systemernes integrationer og afhængigheder i DTU’s systemlandskab. Derudover har de et indgående kendskab til systemernes funktion på universitetet. Et indgående kendskab til systemernes funktion er en absolut forudsætning for at kunne udføre support.
Baseret på ovenstående, er det derfor DTU’s vurdering at en ny aftale med en anden leverandør vil være både dyrere at indkøbe end det nuværende setup, men også afstedkomme store omkostninger og tidsforbrug for DTU’s egne medarbejdere. Det sammenholdt med, at der kommer et nyt SIS-system, gør at DTU samlet set vurderer at der kun er en leverandører der kan løse opgaven.
Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet 20 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af en kontrakt skal være indgivet 45 kalenderdage, efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har tildelt/indgået kontrakt, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 1.
Klage over tildeling af en kontrakt under en rammeaftale med genåbning af konkurrencen skal være indgivet 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen er tildelt/indgået, hvis denne underretning indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 2.
Klage over tildeling af en rammeaftale skal være indgivet 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 3.
Klage over, at ordregiver i strid med udbudsloven har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for ordregivers beslutning om at tildele kontrakten direkte, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 3.
Klage over overtrædelser af indkøb under tærskelværdien skal være indgivet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte tilbudsgivere om, hvem ordregiver har besluttet at indgå kontrakt med, hvis underretningen indeholder en begrundelse; og 6 måneder efter at ordregiver har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, hvis underretningen indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 4, nr. 1 og 2. Klage over prækvalifikation for indkøb under tærskelværdien skal være indgivet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 5.


Winner: Arcanic A/S
Award value: 1563000
Number of bids: 1