Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-11-04
Buyer: Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311000 | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2017-12-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Dienstleistungen bei der weiteren Einführung von eVA.SAX in den Behörden der Sächsischen Staatsverwaltung.
Ziel im Freistaat Sachsen ist es – im Rahmen von E-Government – elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (eVA.SAX) einschließlich Dokumentenmanagement, Langzeitspeicherung sowie Aussonderung und Archivierung von elektronischem Schriftgut in den Behörden der Sächsischen Staatsverwaltung einzuführen. Die Einführung erfolgt dabei unter Einsatz des Softwaresystems VIS.SAX. Dabei handelt es sich um eine sachsenspezifische Ausprägung der Basissoftware VIS des Unternehmens PDV-Systeme GmbH Erfurt.
Für die weitere Umsetzung dieses Vorhabens werden begleitende Beratungs- und Unterstützungsleistungen für das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung (Los 1), Beratungsleistungen zur Implementierung des Softwaresystems VIS.SAX in den Behörden des Freistaates Sachsen (Los 2) sowie Schulungsdienstleistungen (Los 3) ausgeschrieben.
Im Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung als zentral koordinierende Stelle für den landesweiten Roll-Out sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
— Fachliche Unterstützung bei der Fortschreibung existierender sowie Erarbeitung weiterer allgemeingültiger organisatorischer Regelungen zur elektronischen Vor-gangsbearbeitung und Aktenführung, insbesondere der Unterlagen zum Programmmanagement und des Praxisleitfadens eVA.SAX und
— Mitarbeit bei der Erstellung von Meilensteinberichten und Dokumentation von Ar-beitsergebnissen und
Die Inanspruchnahme des Dienstleisters erfolgt auf Grundlage eines Rahmenvertrages mit einer Laufzeit von vier Jahren. Wegen schon jetzt erkennbarer Projektrisiken behält sich der Auftraggeber eine einmalige Verlängerungsmöglichkeit von einen Jahr vor.
Erweisen sich mehr als 3 Bewerber als geeignet, wird durch Addition der von den Bewerbern bei den Eignungskriterien erreichten Bewertungspunktzahlen eine Rangliste aufgestellt. Die drei Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höchste Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3. Bei gleicher Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3 entscheidet das Los.
Bei der weiteren Umsetzung der elektronischen Vorgangsbearbeitung in der Staatsverwaltung sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
— Fachliche Unterstützung und Erarbeitung der behördenspezifischen Fachkonzepte (insbesondere der SOLL-Konzeption),
— Unterstützung bei der Auswahl sowie Umsetzung der Maßnahmen zum behördenspezifischen Veränderungsmanagement und
— Unterstützung bei der Absicherung der Schnittstelle zum CCV (Wissenstransfer, Gewährleistung der Umsetzung von zentralen Standards) und
Die Inanspruchnahme des Dienstleisters erfolgt auf Grundlage eines Rahmenvertrages mit einer Laufzeit von vier Jahren. Wegen schon jetzt erkennbarer Projektrisiken behält sich der Auftraggeber eine einmalige Verlängerungsmöglichkeit von einen Jahr vor.
Erweisen sich mehr als 3 Bewerber als geeignet, wird durch Addition der von den Bewerbern bei den Eignungskriterien erreichten Bewertungspunktzahlen eine Rangliste aufgestellt. Die drei Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höchste Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3. Bei gleicher Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3 entscheidet das Los.
Bei der weiteren Umsetzung der elektronischen Vorgangsbearbeitung in der Staatsverwaltung sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:

Eligibility requirements: E1.1 Erklärung, dass der Bieter in den einschlägigen Handelsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaates verzeichnet ist (EEE Teil IV: Kap. A) mit Angabe der Handelsregisternummer. E1.2 Im Falle der Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen, der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach Kapitel 3.12 bzw. 3.13 der Vergabeunterlage für den Teilnahmewettbewerb ist eine Eigenerklärung gemäß E1.1 von allen beteiligten Unternehmen einzureichen. E1.3 Bestätigen Sie, dass Ihre für die Durchführung der Arbeiten vorgesehenen Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Erklärung zum Datengeheimnis (Anlage 6) abgeben werden. Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist diese Bestätigung von allen beteiligten Unternehmen einzureichen. E1.4 Bestätigen Sie, dass Ihre für die Durchführung der Arbeiten vorgesehenen Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Vertraulichkeitsverpflichtung (Anlage 7) abgeben werden. Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist die Bestätigung von allen beteiligten Unternehmen einzureichen. nur bei Los 2: E 1.5 Bestätigen Sie, dass im Fall des Zuschlages, die Mitarbeiter, die sicherheitsrelevante Vorgänge bearbeiten, die Einverständniserklärung zur Sicherheitsü̈berprü̈fung 1 (SÜ1) abgeben werden.