Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-17
Buyer: Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1664000 EUR
Submission deadline: 2025-03-19
Award criteria: price

Technical requirements: Das ITZBund benötigt externe Unterstützung im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement mit cuContract/cuLicense.
Ziel dieser Ausschreibung ist die Gewinnung eines Rahmenvertragspartners, der die Unterstützung im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement mit cuContract/cuLicense leistet.
EA 4 Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters ist nach seiner Eigenerklärung in der Anlage "Anschreiben und Bietererklärung" gegeben.
EA 5 Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters - auch über den Zeitraum der geplanten Auftragsabwicklung - ist nach den vorgelegten Unterlagen und sonstigen vorliegenden Informationen nicht zu bezweifeln.
EA 6 Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense) für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben. Der geforderte durchschnittliche Netto Gesamtumsatz pro Geschäftsjahr beträgt 500.000 EUR (netto).
Übersenden Sie bitte die ausgefüllte Anlage "Umsätze", welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre vor Auftragsbekanntmachung belegt.
Im Falle von Bietergemeinschaften werden die Umsätze der jeweiligen Bieterkonstellation addiert. Bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft ist die Anlage "Umsätze" von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft für die jeweiligen Mitglieder der Bietergemeinschaft auszufüllen. Im Falle von Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, ist der o.g. Mindestumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre vom eignungsverleihenden Unternehmen an-zugeben. Übersenden Sie bitte für jedes eignungsverleihendes Unternehmen die ausgefüllte Anlage "Umsätze".
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle des ITZBund mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
EA 7 Referenzen
Reichen Sie bitte mittels der Anlage "Unternehmensreferenzbogen" eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense) ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Nutzen Sie die Anlage "Unternehmensreferenzbogen", soweit erforderlich, bitte mehrfach. 
Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden ist im Dokument "Unternehmensreferenzbogen" im Feld "Einreichendes Unternehmen" der Leistungserbringer der Referenz, d.h. das betroffene Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. das eignungsverleihende Unternehmen, anzugeben. 
Zu den Referenzen sind insbesondere folgende Angaben zu machen: 
Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
Wert des Auftrages in Euro, bezogen auf den maßgeblichen Referenzeitraum (3 Jahre vor Ende der Angebotsfrist),
Zeitraum der Leistungserbringung, 
Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei dem Auftraggeber/Kunden der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. 
Darüber hinaus gelten die folgenden Mindestanforderungen an die benannten Referenzen: 
a)Mindestens eine Referenz muss einen Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers im Sin-ne von § 99 GWB umfassen;
b)Der Auftragsgegenstand umfasst Dienstleistungen im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense.
c)Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Auftragsbekanntmachung);
d)Das jeweilige Projekt hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, etwaige Projektunterbrechungen zählen nicht zur Mindestlaufzeit;
e)Das Auftragsvolumen des jeweiligen Referenzprojektes für den Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense entspricht mindestens 144.000 EUR/Jahr (netto).
Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt die Vergabestelle des ITZBund, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Die Vergabestelle behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Vergabestelle mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der  beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsausschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 EUR oder zwischen 100.000 und 200.000 EUR).
EA 8 Qualifikation des Personals des Bieters
Sie bestätigen mit der Einreichung dieses Dokuments bei Angebotsabgabe, dass Sie über eine ausreichende Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügen, um die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Dienstleistungen erbringen zu können. Gemäß den Erfahrungen des Auftraggebers muss der Auftragnehmer in jedem Jahr der Vertragslaufzeit durchgehend mindestens 2 Mitarbeiter bzw. 2 Vollzeitäquivalente einsetzen. Sie bestätigen darüber hinaus, dass Ihr Personal im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement mit cuContract/cuLicense die folgenden Anforderungen erfüllt:
Allgemeine Anforderungen an das externe Unterstützungspersonal:
-Bereitschaft zur Verpflichtung gemäß VerpflG und Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß § 53 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
-Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung Niveau Ü2 gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG)
Berufs- und Projekterfahrung:
-eine kaufmännische Ausbildung und 2 Jahre Berufserfahrung oder 
-einen vergleichbaren Abschluss mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung
-oder Projekterfahrung im Vertrags- und Lizenzmanagement
Praktische Erfahrungen in folgenden Bereichen:
-Prüfung, Analyse sowie Auswertung von EVB-IT Verträgen, Lizenzvereinbarungen und ähnlichen Vereinbarungen hinsichtlich Vertrags- und lizenzrechtlicher Daten und Inhalte 
-Eingabe der Vertrags- und Lizenzdaten in die vorhandenen Tools cuContract und cuLicense der Firma valantic Enterprise Solutions GmbH
-Kontrolle und Pflege von Datenbankinhalten im Aufgabenbereich
-Herstellen von bestehenden Beziehungen und Verknüpfungen zwischen Verträgen und Lizenzdaten und Verträgen untereinander 
-Gegenseitige Qualitätssicherung der erfassten Vertragsdaten
Praktische Kenntnisse in folgenden Tools / Technologien
-Sicherer Umgang mit cuContract und cuLicense der Firma valantic Enterprise Solutions GmbH
-Sicherer Umgang mit SAP, insbesondere Modul SRM (Supplier Relationship Management) und Modul MM (Material Management)
-Sicherer Umgang mit den Microsoft Office-Produkten und Skype for Business
Der AG behält sich vor, die fehlenden Erklärungen und
Nachweise soweit gesetzlich zulässig bis zum Ablauf einer zu
bestimmenden Nachfrist nachzufordern, ist hierzu jedoch nicht
verpflichtet.
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Der Antrag ist unzulässig, soweit 
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen.

Eligibility requirements: EA 4 Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters ist nach seiner Eigenerklärung in der Anlage "Anschreiben und Bietererklärung" gegeben.
EA 5 Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters - auch über den Zeitraum der geplanten Auftragsabwicklung - ist nach den vorgelegten Unterlagen und sonstigen vorliegenden Informationen nicht zu bezweifeln.
EA 6 Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense) für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben. Der geforderte durchschnittliche Netto Gesamtumsatz pro Geschäftsjahr beträgt 500.000 EUR (netto).
Übersenden Sie bitte die ausgefüllte Anlage "Umsätze", welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre vor Auftragsbekanntmachung belegt.
Im Falle von Bietergemeinschaften werden die Umsätze der jeweiligen Bieterkonstellation addiert. Bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft ist die Anlage "Umsätze" von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft für die jeweiligen Mitglieder der Bietergemeinschaft auszufüllen. Im Falle von Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, ist der o.g. Mindestumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre vom eignungsverleihenden Unternehmen an-zugeben. Übersenden Sie bitte für jedes eignungsverleihendes Unternehmen die ausgefüllte Anlage "Umsätze".
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle des ITZBund mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
EA 7 Referenzen
Reichen Sie bitte mittels der Anlage "Unternehmensreferenzbogen" eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense) ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Nutzen Sie die Anlage "Unternehmensreferenzbogen", soweit erforderlich, bitte mehrfach. 
Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden ist im Dokument "Unternehmensreferenzbogen" im Feld "Einreichendes Unternehmen" der Leistungserbringer der Referenz, d.h. das betroffene Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. das eignungsverleihende Unternehmen, anzugeben. 
Zu den Referenzen sind insbesondere folgende Angaben zu machen: 
Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
Wert des Auftrages in Euro, bezogen auf den maßgeblichen Referenzeitraum (3 Jahre vor Ende der Angebotsfrist),
Zeitraum der Leistungserbringung, 
Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei dem Auftraggeber/Kunden der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. 
Darüber hinaus gelten die folgenden Mindestanforderungen an die benannten Referenzen: 
a)Mindestens eine Referenz muss einen Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers im Sin-ne von § 99 GWB umfassen;
b)Der Auftragsgegenstand umfasst Dienstleistungen im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense.
c)Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Auftragsbekanntmachung);
d)Das jeweilige Projekt hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, etwaige Projektunterbrechungen zählen nicht zur Mindestlaufzeit;
e)Das Auftragsvolumen des jeweiligen Referenzprojektes für den Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract/cuLicense entspricht mindestens 144.000 EUR/Jahr (netto).
Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt die Vergabestelle des ITZBund, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Die Vergabestelle behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Vergabestelle mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der  beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsausschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 EUR oder zwischen 100.000 und 200.000 EUR).
EA 8 Qualifikation des Personals des Bieters
Sie bestätigen mit der Einreichung dieses Dokuments bei Angebotsabgabe, dass Sie über eine ausreichende Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügen, um die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Dienstleistungen erbringen zu können. Gemäß den Erfahrungen des Auftraggebers muss der Auftragnehmer in jedem Jahr der Vertragslaufzeit durchgehend mindestens 2 Mitarbeiter bzw. 2 Vollzeitäquivalente einsetzen. Sie bestätigen darüber hinaus, dass Ihr Personal im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement mit cuContract/cuLicense die folgenden Anforderungen erfüllt:
Allgemeine Anforderungen an das externe Unterstützungspersonal:
-Bereitschaft zur Verpflichtung gemäß VerpflG und Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß § 53 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
-Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung Niveau Ü2 gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG)
Berufs- und Projekterfahrung:
-eine kaufmännische Ausbildung und 2 Jahre Berufserfahrung oder 
-einen vergleichbaren Abschluss mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung
-oder Projekterfahrung im Vertrags- und Lizenzmanagement
Praktische Erfahrungen in folgenden Bereichen:
-Prüfung, Analyse sowie Auswertung von EVB-IT Verträgen, Lizenzvereinbarungen und ähnlichen Vereinbarungen hinsichtlich Vertrags- und lizenzrechtlicher Daten und Inhalte 
-Eingabe der Vertrags- und Lizenzdaten in die vorhandenen Tools cuContract und cuLicense der Firma valantic Enterprise Solutions GmbH
-Kontrolle und Pflege von Datenbankinhalten im Aufgabenbereich
-Herstellen von bestehenden Beziehungen und Verknüpfungen zwischen Verträgen und Lizenzdaten und Verträgen untereinander 
-Gegenseitige Qualitätssicherung der erfassten Vertragsdaten
Praktische Kenntnisse in folgenden Tools / Technologien
-Sicherer Umgang mit cuContract und cuLicense der Firma valantic Enterprise Solutions GmbH
-Sicherer Umgang mit SAP, insbesondere Modul SRM (Supplier Relationship Management) und Modul MM (Material Management)
-Sicherer Umgang mit den Microsoft Office-Produkten und Skype for Business
Der AG behält sich vor, die fehlenden Erklärungen und
Nachweise soweit gesetzlich zulässig bis zum Ablauf einer zu
bestimmenden Nachfrist nachzufordern, ist hierzu jedoch nicht
verpflichtet.
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Der Antrag ist unzulässig, soweit 
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen.
Der AN unterstützt den AG bei der Prüfung, Analyse und Auswertung von EVB-IT Verträgen, Lizenzvereinbarungen und ähnlichen Vereinbarungen hinsichtlich Vertrags- und lizenzrechtlichen Daten und Inhalten. Außerdem werden Fähigkeiten in der Eingabe der Vertrags- und Lizenzdaten in die vorhandenen Tools SAP Modul SRM (Supplier Relationship Management) und Modul MM (Material Management), aber auch cuContract und cuLicense der Firma valantic Enterprise Solutions GmbH vorausgesetzt. Expertenwissen in den eingesetzten Tools ist zwingend erforderlich.

Winner: Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)