Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-06
Buyer: SWE Service GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-01-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Leistungserfüllungsort ist der Hauptsitz der SWE Stadtwerke Erfurt Gruppe (Magdeburger Allee 34, 99086 Erfurt).
Die Leistungserbringung wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber Remote als auch vor Ort beim Auftraggeber erfolgen.
Im Zuge des technologischen Wandels steht die Stadtwerke Erfurt Gruppe (SWE Gruppe) heute vor neuen Einflussfaktoren und damit verbundenen Chancen als auch Herausforderungen. Technologische Veränderungen können zu Veränderungen der Lösungen und somit auch zu Anpassungen an Abläufen, Geschäftsprozessen und Organisationen führen. Andererseits benötigen zeitgemäße und effiziente Lösungen neue Technologien, um das Kerngeschäft der SWE Gruppe und deren Tochterunternehmen zukunftssicher abbilden und neue Geschäftsmodelle etablieren zu können. Dabei nimmt eine wohlüberlegte Vorgehensweise hinsichtlich des Einsatzes von neuen Technologien eine Schlüsselrolle ein. Die Einführung neuer Technologien hat Einfluss auf alle Unternehmen der SWE Gruppe und erfordert einen Transformationsprozess für die gesamte SWE Gruppe. Aufgrund der Komplexität einer solchen Transformation beschäftigen sich die beiden Shared Service Gesellschaften der SWE Gruppe bereits seit 2019 mit dem Thema SAP S/4HANA. Sie starteten im April 2019 mit der Teilnahme am Adoption Starter Engagement der SAP. Ziel war es, die vorhandene Systemlandschaft der SWE Gruppe zu analysieren und einen Überblick über die von einer Transformation zu dem ERP Nachfolger S/4HANA betroffenen Komponenten zu erhalten. Aufbauend auf den erzielten Ergebnissen hat die SWE Service GmbH 2020 eine Vorstudie in Auftrag gegeben, mit dem Ziel, die im Einsatz befindlichen SAP ERP 6.0-Anwendungen vor dem Hintergrund einer Migration nach SAP S/4HANA gesamthaft analysieren und ein entsprechendes Vorgehensmodell erstellen zu lassen. Im Fokus der Vorstudie stand das aktuelle SAP R/3 ERP mit seinen fachspezifisch ausgeprägten Prozessen. Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration nach SAP S/4HANA dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Im Rahmen der Vorstudie wurde (ausschließlich für die Prozesse der SWE Service GmbH) eine fachliche und technische IST-Analyse sowie SOLL-Konzeptionierung der Migration nach SAP S/4HANA durchgeführt. Ergänzt wurden diese durch Analysen zur Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation bzw. -struktur sowie Verantwortlichkeiten.
Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration auf das SAP-System dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren.
Um die speziellen Anforderungen des Auftraggebers an das neue SAP-System detailliert zu identifizieren und festzuhalten sowie um zu dokumentieren, wie diese Prozesse im neuen SAP-System abgebildet werden können, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und unter Anwendung der Vorgaben von SAP Activate entsprechende Analysen vornimmt und ein Feinkonzept erstellt, in dem wie bei einem sogenanntes Business Scenario Design Document dargestellt wird, wie das neue SAP-System eingestellt und angepasst werden muss, um den Anforderungen des Auftraggebers zu entsprechen. Der Auftraggeber sucht ein hochqualifiziertes SAP-Systemhaus/ Beratungshaus mit dem SAP-Partnerstatus „Silber“ (oder höher).
- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA erfolgreich transformiert wurden
- Angabe wie viele SAP R/3-Systeme (Applikation) in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4 HANA im hybriden Ansatz mit Teilen von Green-Field und Brown-Field transformiert wurden
- Angabe über wie viele Jahre Erfahrung der Bewerber in der Anwendung vom SAP-best practise Ansatz in der Umsetzung/Migration von S/4 HANA Projekten verfügt
- Angabe wie viele Projekte (Vorstudien und Migration) bezogen aus dem stadtwerkenahen Umfeld >150.000 Einwohner (Daseinsvorsorge), vom Bewerber bisher durchgeführt wurden
Auftraggeber nebst Ansprechpartner, Ort und Art der Serviceleistung, Ausführungszeitraum, Projektsteckbrief, Anzahl Buchungskreise, Anzahl (komplexer) Schnittstellen, Projektvolumen, Personaleinsatz, Beantwortung Fragen zu Stadtwerkenähe; Zwei-Mandanten-Modell; SAP-Activate (Bewerber haben die Möglichkeit mind. eine (jedoch max. drei) Referenz(en) einzureichen, der Auftraggeber wird alle Referenzen bepunkten, es fließt jedoch nur die Referenz mit der höchsten Punktzahl in die Gesamtbewertung ein.) Die genauen Maßstäbe der Bepunktung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.
zu Pkt. II.2.7): Termin Abschluss Transformation inkl. Inbetrieb- und Testphase: 31.12.2022 (Zwischentermin); im Anschluss erfolgt die Hypercare- und Stabilisierungsphase voraus. Abschluss am 30.06.2024
Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.
- Eigenerklärung über einen Mindestjahresumsatz in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand (SAP R/3 Transformation auf S/4 HANA) von 2.000.000,00 € in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
- Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen abgeschlossen zu haben.

Eligibility requirements: - Nachweis zur Eintragung im Berufs- bzw. Handelsregister Sämtliche Anforderungen zur Eignung und zur Bewertung der Eignung sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.