Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-13
Buyer: Gemeente Haarlem
Country: NL
Region: NL324
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 500000 EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Opdrachtgever is voornemens een Overeenkomst af te sluiten met betrekking tot het leveren van een applicatie voor de afdeling Omgevingsbeleid (OMB) welke passend is voor het maken en aanpassen van het Omgevingsplan en het maken en aanpassen van toepasbare regels in het kader van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. 500.000
Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van tien (10) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10 exclusief Gantt Chart. Gantt Chart dient apart aangeleverd te worden in pdf formaat minimaal A3 formaat.

Inschrijver beschrijft in een Implementatieplan hoe hij, inclusief onderbouwing, invulling geeft aan de Opdracht, exclusief de ontwikkelopdrachten. Onderdeel van het Implementatieplan is een planning in de vorm van een Gantt Chart.

Het Implementatieplan dient minimaal de volgende aspecten te bevatten:
1.	Planning
U dient een duidelijke planning af te geven van de gehele implementatie, visueel met een Gantt Chart en met uitleg van alle (deel)processen. Van start overeenkomst tot en met opleveren van de applicatie, plus een nazorg fase van 6 maanden na opleveren. Inclusief wat u qua ondersteuning van gemeente Haarlem verwacht.
2.	Kwaliteitsborging
U dient aan te geven hoe gedurende de implementatie de kwaliteit van de op te leveren applicatie conform de eisen en de afgesproken wensen geborgd wordt.

Het Implementatieplan wordt beoordeeld op de volgende punten:

1.	Planning:
	Is de planning realistisch en haalbaar.
	Is de planning volledig qua deelproducten en activiteiten.
	Is planning logisch qua volgordelijkheid.
	Is planning afgestemd op wensen/doelstellingen van Opdrachtgever en haalt de onderstaande contractuele mijlpalen.
	Geef aan welke ondersteuning vanuit de opdrachtgever verwacht, in uren en in functies.
	De mate van onderbouwingen welke SMART geformuleerd zijn en in hoeverre zijn het aannames, ervaringen, bewezen ervaringen, etc.
 
Contractuele mijlpalen:
	Applicatie (inclusief de noodzakelijke koppelingen en bedrijfsprocessen) dient uiterlijk 1  maart 2024 ingericht, operationeel en geaccepteerd te zijn door Opdrachtgever.
	Trainingen voor medewerkers en applicatiebeheerders vinden voorafgaand aan de ingebruikname van applicatie plaats.

2.	Kwaliteitsborging:
	Uit het Implementatieplan blijkt welke (deel)producten de Inschrijver ziet en de wijze van opleveren, en hoe de Inschrijver de kwaliteit van de op te leveren (deel)producten borgt en welke maatregelen ze daarvoor neemt. Inclusief een beschrijving de Acceptatieprocedure.
	Het Implementatieplan bevat een overzicht van de benodigde Koppelingen, de functionele specificaties daarvan en de eventuele medewerking van derde partijen en Opdrachtgever die voor het aanleggen daarvan vereist is; 
	Uit het implementatieplan blijkt welke beheersmaatregelen Inschrijver neemt om de kwaliteit van haar werkzaamheden gedurende het implementatietraject te borgen;
	Uit het Implementatieplan blijkt hoe Inschrijver downtime van de applicatie tijdens de implementatie tot een minimum beperkt.
	Binnen het Implementatieplan is aangegeven welke reële risico’s Inschrijver ziet en welke onderbouwde en mitigerende maatregelen Inschrijver neemt.
	Gedetailleerde beschrijving van de doelstellingen van het project om te komen tot de Implementatie van de ICT Prestatie alsmede de randvoorwaarden en de geldende kaders en normen, mede in het licht van de uitgevoerde risicoanalyse; 
	Het Implementatieplan bevat de projectorganisatie, waarbij ook aangegeven wordt welke ervaring en hoe lang de projectleden van opdrachtnemer hebben. Onder meer zal gekeken worden naar de inzet van seniors (>5 jaar ervaring), mediors (3-5 jaar ervaring) en juniors (<3 jaar ervaring) van opdrachtnemer.
	Beschrijving van projectorganisatie bevat ook de projectleden die opdrachtnemer van gemeente Haarlem verwacht, inclusief het aantal uren. En welke rollen en verantwoordelijkheden de projectleden van Opdrachtnemer en Opdrachtgever hebben.
	De wijze van verslaglegging en de wijze van projectmanagement dient aanwezig te zijn in het Implementatieplan;
	Tevens dient het Implementatieplan aan te geven de wijze waarop opdrachtgever middels opleidingen/trainingen vertrouwd zal worden gemaakt met het gebruik en het (technis
Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van drie (3) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.

Met de aankoop van de OMB applicatie gaan wij een langdurige relatie aan met een leverancier. Wij streven hierbij een hechte samenwerking na. Wij verwachten dan ook:

	Een grote betrokkenheid van de leverancier, waarbij wij een open gedachtewisseling kunnen hebben over de ontwikkelingen in het vakgebied, die mogelijk consequenties hebben voor de ontwikkeling of de inrichting van de applicatie.
	Dat Opdrachtgever duidelijke invloed heeft op de ontwikkelagenda van de leverancier.
	Dat de leverancier ontwikkelingen in de markt volgt en aanpassingen doet op basis van de laatste inzichten, zoals Common Ground en Cloud computing.
	Een ‘proactieve’ houding richting Opdrachtgever, waarbij wij als klant vroegtijdig betrokken worden bij ontwikkelingen.
	Dat de leverancier producten en diensten op een open en transparante manier ontwikkelt, kennis met ons deelt en open staat voor feedback

Gezien de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet zoekt Opdrachtgever nadrukkelijk een partner die met de dynamiek van de ontwikkelingen mee kan bewegen en innoveert. Graag ontvangt Opdrachtgever uw visie hierop en informatie over de middelen die u beschikbaar heeft om deze visie waar te maken. Bij invulling van dit gunningscriterium beschrijft u: 

	Op welke wijze en met welke middelen u verdere innovatie en doorlopende kwaliteitsverbetering realiseert;
	Uw visie op de beoogde samenwerking;
	welke ontwikkelingen u ziet op het gebied van wetgeving in de fysieke leefomgeving en geef aan wat u op dit gebied op dit moment doet en in de toekomst gaat doen. Denk bijvoorbeeld aan de verplichtingen die volgen uit het toepassen van omgevingswaarden in het omgevingsplan en de Aanvullingswet Bodem;
	Op wat voor manier Opdrachtgever invloed heeft op de doorontwikkeling van de applicatie;
	Welke toegevoegde waarde en onderscheidend vermogen u heeft ten opzichte van andere inschrijvers;
	De nieuwe applicatie dient op verschillende manieren met andere applicaties en platforms te communiceren. Licht toe in welke mate de applicatie aan deze protocollen blijft voldoen.

Uw visie wordt onder andere op de volgende aspecten beoordeeld:
	De mate van onderbouwingen welke SMART geformuleerd zijn en in hoeverre betreft het aannames, ervaringen, bewezen ervaringen, etc. .
	Laat zien een realistisch toekomstbeeld te hebben.
	Draagt zaken aan waarvan alle partijen gezamenlijk voordeel zouden kunnen hebben.
	Gebruikt aansprekende argumenten en/of goede voorbeelden.
	Noemt duidelijke voordelen en nadelen.
	Blijft meedenken en meedoen, open en kritisch, ook wanneer hij daar geen (in)direct eigen belang bij heeft.
	Heeft eigen netwerken en methoden ontwikkeld om actief aan bruikbare informatie te komen, om huidige kennis te verbreden of te verdiepen.
	Betrekt diverse partijen in de oordeelsvorming over een bepaald voorstel.
	Accepteert extra taken en verantwoordelijkheden, welke niet altijd vergoed worden.
	Legt de lat snel hoger voor wat betreft de normen van de eigen prestaties.
	Neemt het voortouw in kansen, oplossingen en voorkomen van problemen.
	Benoemt realistische aspecten wat van Opdrachtgever gevraagd wordt.
Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van 8 pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.

In het Programma van Eisen en het Programma van Wensen staan de vereiste en gewenste functionaliteiten van de applicatie aangegeven. Geef aan in welke van deze  functionaliteiten de applicatie standaard of niet-standaard voorziet en geef daarbij een korte toelichting. Aanvullend aan het Programma van Eisen zijn er door de Opdrachtgever een zeventwintig (27) wensen geformuleerd. Deze zijn opgenomen in het Programma van Wensen (zie bijlage 3). Van Inschrijver wordt gevraagd dat deze een beschrijving geeft van de wijze waarop Inschrijver invulling kan geven aan de genoemde wensen. 

Deze applicatie moet meerdere onderdelen van de Omgevingswet ondersteunen, namelijk;
•	Omgevingsplan, ondersteuning bieden bij het maken, wijzigingen en publiceren  
•	Omgevingsvisie, ondersteuning bieden bij het maken, wijzigingen en publiceren
•	Voorbereidingsbesluit, het tijdelijk beschermen van de fysieke leefomgeving tegen ongewenste ingrepen, in afwachting van het gewijzigde omgevingsplan.
•	Toepasbare regels, ondersteuning bieden bij het maken, wijzigingen en publiceren. 

Bij de aanbesteding zal gekeken worden naar één leverancier die deze onderdelen als totaalpakket of met elkaar integrerende deelmodules kan leveren. Dit om te voorkomen dat er allerlei koppelingen gerealiseerd moeten worden door ons als afnemer. Van belang is een optimaal gebruik van het (de) systeem(/systemen).
zie omschrijving in de bijgevoegde aanbesteding leidraad. 500.000


Winner: Visma Roxit B.V.
Award value: 989160
Number of bids: 1