Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-01-26
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72265000: Software configuration services
Estimated value: 55000000 EUR
Submission deadline: 2024-02-27
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ziel dieses Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Software für das Travel Management des Bundes, bestehend aus:
- Überlassung von Standardsoftware auf Zeit für Softwareanwendung: Travel Management, 
- Pflegeleistungen (Wartung- und Support),
- Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft,
- Schulungsleistungen,
- Unterstützungsleistungen beim Roll-Out und für Zusatzanforderungen,
- Softwareentwicklungsleistungen.
A) Umsatz 
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (d.h. Überlassung von Softwarelizenzen und Wartung/Support, [Weiter-]Entwicklung von Software und Unterstützungsleistungen zur Einführung von Software) für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben.
Der Umsatz muss durchschnittlich mindestens 7.000.000 Euro pro Jahr betragen.
Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Umsätze der jeweiligen Bieterkonstellation addiert.
Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste.
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

B) Betriebshaftpflichtversicherung 

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss eine geeignete Haftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden über mindestens den Betrag von 1 Million Euro und eine Industriehaftpflichtversicherung für Vermögensschäden über mindestens den Betrag von 2 Millionen Euro bestehen. Eine Pauschalversicherung (Sach-, Personen- & Vermögensschäden) über den Betrag von mindestens 3 Million Euro (mindestens 1 Millionen Personenschäden /Sachschäden und mindestens 2 Millionen Vermögensschäden) wird als äquivalent angesehen.
Übersenden Sie hierzu bitte einen Auszug des Versicherungsscheins oder die Deckungszusage eines Versicherers, für die Bewerberin bzw. jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft.
A) Geeignete Referenzen: Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Es sind nur vier Referenzen gefordert. Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
1.1 Mindestanforderungen
Die eingereichten und zugelassenen Kriterien müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 1. die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist), 2. mind. zwei Referenzen sind abgeschlossen, 3. mind. eine Referenz umfasst Leistungen zur Einführung einer Software bei einem öffentlichen Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB, 4. Die Bewertung der Kriterien unter Ziffer 2.1.2 erreicht mind. 320 Wertungspunkte (WP), (= 50% der max. erreichbaren 640 WP).
1.2 Bewertungskriterien und Bewertungsschema
Vier bedingungsgemäße Referenzen werden entsprechend der Priorisierung durch den Bewerber bewertet. Die Erfüllung der nachfolgend aufgeführten Anforderungen wird nachfolgendem Schema bewertet: Nicht erfüllt: 0 Punkte, 
1 Referenz: 1 Punkt, 2 oder mehr Referenzen: 2 Punkte. Die erreichten Punkte werden mit dem jeweils angegeben Gewichtungsfaktor multipliziert. Mehrere Anforderungen können durch dieselbe Referenz erfüllt werden. Es können maximal 640 WP erreicht werden.
1. Die Referenz umfasst die Lieferung von IT-Lösungen mit folgenden Eigenschaften:
a. Anwendungsbereich: Dienstreisen / Geschäftsreisen
b. Anwendungsbereich: Umzugskosten
c. Anwendungsbereich: Trennungsgeld
d. Anzahl der Anwendenden: mind. 100.000
e. Umsetzung von Anforderungen an die Barrierefreiheit der IT-Lösung
max. 10 Punkte, Gewichtungsfaktor: 30, max. 300 WP
2. Die Referenz umfasst folgende Leistungen zur Einführung einer Standardsoftware bei einem zentralen IT-Dienstleister unter Beachtung von Integration in vorhandene Systemlandschaften mit folgenden Eigenschaften:
a. mind. 10 Instanzen/Mandanten Im Betrieb,
b. bidirektionale Anbindung an externe Buchungsportale (z.B. Deutsche Bahn und weitere Buchungsportale),
c. Bereitstellung der IT-Lösung cloudbasiert (z.B. Software as a Service) bei einem zentralen IT-Dienstleister,
max. 6 Punkte, Gewichtungsfaktor: 30, max. 180 WP
3. Die Referenz umfasst die Durchführung von folgenden Schulungen im Zusammenhang mit einer IT-Lösung im Bereich Reisemanagement / Travelmanagement für die Adressatenkreise "Administration" und "Anwendung"
a. Schulungen in Präsenz,
b. digitale Schulungen
max. 4 Punkte, Gewichtungsfaktor: 10, max.: 40 WP
4. Die Referenz umfasst folgende Pflegeleistungen nach der Einführung der IT-Lösung.
c. regelmäßige Lieferung neuer Programmstände (Patches, Updates, Upgrades),
d. 3rd-Level-Support
e. Laufzeit mind. zwei Jahre ab Einführung
max. 6 Punkte, Gewichtungsfaktor: 20, max.: 120 WP
B) Beschäftigtenanzahl 
1.1 Mindestanforderung: Die durchschnittliche jährliche Anzahl der Beschäftigten und Führungskräfte (jeweils in Vollzeitäquivalenten) lässt auf eine vertragsgerechte Leistungserbringung schließen. Zum Nachweis der personellen Leistungsfähigkeit geben Sie bitte die durchschnittliche jährliche Anzahl an Beschäftigten und die durchschnittliche jährliche Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils in Vollzeitäquivalenten an. Reichen Sie dazu bitte einen Nachweis durch Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste ein. Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Zahlen der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten der jeweiligen Bieterkonstellation addiert.
1.2 Bewertungskriterium und Bewertungsschema
Bewertet wird die durchschnittliche jährliche Gesamtanzahl der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten  im Bereich der folgenden vergabegegenständlichen Leistungen: Projektleitung, Konzepterstellung, Schulungsleistungen inkl. e-Learning, Roll-Out-Unterstützung, Konfiguration, Weiterentwicklung, Betriebsunterstützung durch neue Programmstände und Support. Im Rahmen der Bewertung wird die Anzahl der Beschäftigten in der Verwaltung (beispielsweise Buchhaltung, Controlling, Personalwesen) sowie die Assistenz der Geschäftsführung nicht berücksichtigt.
Reichen Sie bitte einen Nachweis über die Gesamtanzahl der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten im Bereich der o. g. vergabegegenständlichen Leistungen durch Eigenerklärung ein. Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Zahlen der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten der jeweiligen Bieterkonstellation addiert.
Bewertungsschema: weniger als 30 Vollzeitäquivalente:  0 Punkte, mind. 30 Vollzeitäquivalente: 1 Punkt, mind. 50 Vollzeitäquivalente: 2 Punkte, mind. 70 Vollzeitäquivalente: 3 Punkte, max. erreichbare Punkte: 3, Gewichtungsfaktor: 100, 
max.: 300 WP
C) Qualitätsmanagement
Weisen Sie für Ihre Organisation bzw. alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft die Implementierung eines Qualitätssicherungsmanagements, z.B. DIN EN ISO 9000ff / EN29001 oder gleichwertig, nach. Bitte legen Sie zum Nachweis die entsprechende Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle oder eine Eigenerklärung, in der das von Ihnen adaptierte Qualitätsmanagementsysteme sowie Art und Umfang der hiervon erfassten Unternehmensbereiche erläutert wird, vor. Nutzen Sie für die Eigenerklärung eine eigene Vorlage und begrenzen Sie Ihre Ausführungen hierzu auf maximal 5 DIN A4-Seiten (Format: Word, Schriftart: Calibri 11 Pkt., Zeilenabstand: 1,08, Rand: jeweils 2,5 cm).
Bewertungsschema:
- Es erfolgt kein Nachweis: 0 Punkte - Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung: 1 Punkt - Der Nachweis erfolgt durch Zertifizierung einer akkreditierten Stelle: 2 Punkte max. erreichbare Punkte: 2, Gewichtungsfaktor: 150, max. 300 WP
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA). 

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). 

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). 

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. 

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. 

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Ziel dieses Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Software für das Travel Management des Bundes, bestehend aus:

- Überlassung von Standardsoftware auf Zeit für Softwareanwendung: Travel Management,
- Systemserviceleistungen (Wartung- und Support),
- Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft,
- Schulungsleistungen,
- Unterstützungsleistungen beim Roll-Out und für Zusatzanforderungen,
- Systemerweiterungsleistungen.

Die Gesamtleistung bildet ein Los.


Winner: Beschaffungsamt des BMI