Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-09-27
Buyer: Ulkoministeriö
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 71240000 | 71321000: Heating and ventilation design services | 71356400 | 79932000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2018-10-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kyseessä on PUTU-hankinta, eli puitejärjestelyn maksimiaika voi olla pitempikin. Puitejärjestelyn kesto on määritelty siten, että sopimuskauden aikana valittujen toimittajien kanssa pystytään rakentamaan toimiva yhteistyösuhde.
Hankinnan tavoitteena on luoda ulkoasiainhallinnon käyttöön puitejärjestely. Puitesopimuksen piiriin kuuluvien toimeksiantojen kohteina ovat Suomen valtion omistamien ja vuokraamien edustustotoimitilojen ja virka-asuntojen sekä tilaajan ulkomailla hallinnoimien muiden kiinteistöjen selvitys-, kunnostus-, peruskorjaus-, tilamuutos- ja uudisrakennushankkeet sekä hankkeiden läpivientiprosesseihin liittyvät kehitystehtävät. Tehtävät sisältävät ensisijaisesti tavanomaisia suunnittelutehtäviä ja muita palveluja, joissa kohteena on Suomen edustustot. Jossain määrin tehtävät voivat sisältää ulkoasiainministeriön edustustojen rakennushankkeiden korotetun suojaustason (ST III) ja myös tason ST IV mukaisia suunnittelutehtäviä ja muita palveluja tilaajan toimeksiantojen perusteella. Hankittavat asiantuntijapalvelut on jaettu osa-alueisiin palveluiden luonteen ja sisällön mukaan:
Hankinta toteutetaan osa-alueittain tehtävänä puitejärjestelynä. Tilaaja valitsee tarjousten perusteella kullekin osa-alueelle määritetyn määrän toimittajia, joiden kanssa se tekee sopimuksen puitejärjestelystä.
- Rakennushankkeen alkuvaiheeseen kuuluvat tarveselvitysvaiheen tilankäyttö-, työympäristö- ja sisustusselvitykset ja ehdotussuunnitelmat sekä päätöksenteon valmistelun edellyttämät mahdolliset kustannusarviot ja visualisoinnit sekä näiden tietojen liittäminen tarveselvitykseen tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
- Rakennushankkeen hankesuunnitteluvaiheeseen kuuluvat tilankäyttö-, työympäristö- ja sisustusselvitykset ja ehdotussuunnitelmat sekä päätöksenteon valmistelun edellyttämät mahdolliset kustannusarviot ja visualisoinnit sekä näiden tietojen liittäminen tarveselvitykseen tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
- Tarveselvitystä ja hankesuunnitelmaa varten laadittavat ehdotussuunnitelmat eivät ole jatkosuunnittelua sitovia eivätkä rajoita toimittajan valintaa, vaan ovat tukena hankkeen ohjelmoinnissa ja kustannusten arvioinnissa.
Sisustussuunnitteluun liittyvät tehtävät Ulkoministeriön rakennushankkeissa toteutussuunnittelu- ja toteutusvaiheessa (tarvittaessa yhteistyössä Suomessa ja kohdemaassa paikallisesti osoitettujen rakennuttaja- ja suunnittelukonsulttien kanssa):
- Urakkatarjouspyyntöasiakirjat, työpiirustukset ja -selostukset (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti),
- Tarjouskyselyjen suorittaminen tarvittaessa (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti),
- Kalusteasennusten valvontatehtävät (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti),
- Rakennusaikaiset ja rakennuksen käyttöönottoon liittyvät tehtävät (muun muassa osallistuminen työmaakokouksiin, työmaan valvontaan ja tarkastuksiin sekä takuutarkastuksiin, tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti).
Tehtävien määrittelyssä käytetään tilaajan erikseen määrittämine tarkennuksineen pääsuunnittelun tehtäväluetteloa Sisustussuunnittelun tehtäväluetteloa SIS12 (RT 10-11192), Suomen maankäyttö- ja rakennuslakeja ja asetuksia sekä hankkeesta riippuen hankekohtaisen kohdemaan lakeja ja asetuksia.
AV-suunnittelun kohteena ovat Suomen ulkoministeriön ja Suomen ulkomaanedustustojen neuvottelu-, auditorio-, kokous- yms. tilojen AV-järjestelmien suunnittelutehtävät. AV-suunnittelu käsittää kaikki tarvittavat vaiheet, kuten muun muassa tarveselvitys, hankesuunnittelu, ehdotussuunnittelu, yleissuunnittelu, toteutussuunnittelu, rakentamisen valmistelu, rakentamisvaihe, käyttöönotto ja takuuaika. AV-järjestelmien uudistamista tehdään sekä yksittäisinä toteutuksina/saneerauksina että osana kohteessa tehtävää muuta saneeraustyötä tai osana uusia tiloja koskevaa hanketta. Erityisesti Suomen ulkomaanedustustoissa AV-järjestelmien uudistaminen kytkeytyy hyvin usein kohteessa tehtävään tilojen laajempaan saneeraushankkeeseen tai uusia tiloja koskevaan hankkeeseen. Näissä hankkeissa AV-suunnittelija toimii osana muuta hankkeen suunnittelijaryhmää, jossa tyypillisesti on edustettuina arkkitehti-, rakenne-, sähkö- ja LVIA-suunnittelijat ja joissakin tapauksissa myös työyhteisökehittäjä. Näissä hankkeissa AV-suunnitelmat laaditaan useimmiten englannin kielellä, kuten hankkeen muutkin suunnitelmat. AV-suunnittelijan tehtävät vaihtelevat hankekohtaisesti hyvinkin paljon riippuen kohteena olevasta laajuudesta ja teknisestä vaatimustasosta. Suunnittelutyössä, dokumenttien tuottamisessa sekä suullisessa esityksessä käytetään suomea ja englantia. Suunnittelua tehdään hankkeesta riippuen yhteistyössä sekä suomalaisten että paikallisten eri alojen suunnittelijoiden kanssa. Suunnittelutyötä tehdään aina tilaajan ohjauksessa. Suunnitelmat laaditaan CAD-suunnitteluohjelmistolla, jonka on oltava yhteensopiva ulkoministeriöllä käytössä olevan AutoCAD-ohjelmiston kanssa. Joissakin tapauksissa tehdään myös 3D-mallinnuksia.
Ulkoministeriön tavoitteena ovat nykyaikaiset ja laadukkaat esitystekniset ratkaisut, jotka ovat käyttäjille helppokäyttöisiä ja varmatoimisia. Tavoitteena on myös yhdenmukaistaa ja tuotteistaa AV-järjestelmäratkaisuja sekä liittää AV-laitteita ulkoasiainhallinnon tietoverkon piiriin ja joissakin kohteissa myös taloteknisiin järjestelmiin valaistuksen ja jäähdytyksen/lämmityksen automatisoimiseksi auditorio-/kokoustilassa pidettäviä tilaisuuksia varten.
Vaikka hankinnan kohteena ovat myös kaikki Suomen ulkomaanedustustot, on kuitenkin todennäköistä, että sopimuskauden aikana suunnittelua koskevia toimeksiantoja ei kuitenkaan toteuteta kaikkiin edustustoihin. Ulkoministeriöllä on AV-laitehankintoja varten AV-puitesopimus, joka on voimassa syksyyn 2020 saakka.