Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-12-16
Buyer: Kraftfahrt-Bundesamt
Region: DEA22
Contract type: Supplies
CPV classification: 48450000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-02-28

Technical requirements: Das KBA plant die Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems. 
Diese Vorinformation dient ausschließlich der Durchführung einer Markterkundung nach § 28 Abs. 1 VgV zur Vorbereitung einer späteren Beschaffung, voraussichtlich in 2025. Ein Vergabeverfahren wird durch die Durchführung dieser Markterkundung nicht eingeleitet.
Im Rahmen dieser Markterkundung möchte sich das KBA einen Überblick über geeignete Produkte und Anbieter von Zeitwirtschaftssystemen verschaffen sowie die eigenen Anforderungen daran messen und bei Bedarf schärfen. 
Zusätzlich ist ein Austausch über das Einbeziehen von Nachhaltigkeitsaspekten in die Vergabe der Leistung und / oder die Einführung und den Betrieb eines Systems erwünscht.
Potenzielle Anbieter, die Interesse an der Teilnahme dieser Markterkundung haben, werden gebeten, ihr Interesse über die E-Mailadresse zbs@kba.de zu bekunden und mitzuteilen, ob die Bereitschaft für einen Informationsaustausch mit dem Auftraggeber besteht. 
Das KBA wird zwecks detaillierteren Informationsaustausches daraufhin ggf. Kontakt zu den Interessenten aufnehmen. Konkret vorgesehen ist, möglichst alle Interviews im Rahmen dieser Markterkundung per Videokonferenz direkt im Januar 2025 zu führen.
Entsprechende Interessenbekundungen werden daher bis zum 10.01.2025 erbeten.
Die Markterkundung führt weder für den Teilnehmer noch für das KBA zu einer vertraglichen Verpflichtung.
Liefergegenstand des Vorhabens ist neben der Lieferung der Zeitwirtschaftssoftware selber die Konfiguration und Inbetriebnahme des Systems, welches „On-Premises“ betrieben werden wird. Hinzu kommt die regelmäßige Durchführung von Wartungen sowie Updates und Support.
Das Zeitwirtschaftssystem muss dabei die präzise Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten sowohl über stationäre Terminals als auch über eine Webanwendung ermöglichen. Es muss ein umfassendes Abwesenheitsmanagement beinhalten, das die Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Sonderabwesenheiten umfasst. Zudem muss das System die Unterstützung flexibler Arbeitszeitmodelle sowie die Verwaltung von Zeitkonten und -kontingenten ermöglichen. Es wird ein Self-Service-Portal für die Beschäftigten benötigt, das ihnen die selbstständige Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Anträgen erlaubt. 
Die Einhaltung der für die Bundesverwaltung einschlägigen rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Datenschutzgrundverordnung, BITV 2.0, AVV Klima, Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes, Bundesbeamtengesetz, Arbeitszeitverordnung, Erholungsurlaubsverordnung, Sonderurlaubsverordnung) ist dabei zu gewährleisten.
Darüber hinaus wird ggf. abhängig von der letztlich ausgewählten Anwendung weitere Dienstleistung zur Erstellung von Schulungen oder Konzepten benötigt.
Bereits vorhandene Terminals der Firma PCS sollen, wenn dies ohne größeren Aufwand möglich wäre, weiterverwendet werden. Des Weiteren benötigt das Zeitwirtschaftssystem eine Schnittstelle zum bestehenden PVS sowie PVS+ System von SAP sowie ggf. zu weiteren Anwendungen, so dass ein regelmäßiger Datenaustausch stattfinden kann. 
 
Weitere Informationen zum Liefergegenstand:
Erfassen von Arbeitszeiten (stationär am Terminal / Webbrowser)
Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Abwesenheiten
-	z. B. Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise 
-	Gruppenspezifische Antragsmöglichkeiten (z. B. Beamte, Tarifbeschäftigte, Azubis)
-	Definieren weiterer Abwesenheitsarten durch KBA-Administration

Management von Krankheitszeiten:
-	Erfassung und Verwaltung von Krankheitszeiten
-	Umgang mit den Daten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Unterstützung von flexiblen Arbeitsformen (z. B. mobiles Arbeiten)
-	Erfassen mobiler Arbeitsformen
-	Verwaltung von Zeitkontingenten

Zeitkontenmanagement
-	Hinterlegung und Verwaltung verschiedener Zeitkonten (z. B. Rufbereitschaft, Langzeitkonten)
-	Übertragungsmöglichkeiten zwischen Konten

Berichtswesen und Auswertung
-	Rollenbasiert
-	Segmentierte Berichterstattung basierend auf Organisationsstrukturen
-	Skalierbar
-	Exportmöglichkeit

Workflowmanagement
-	Hinterlegung und Pflegemöglichkeit von Organisationsstrukturen, Hierarchien und darauf basierender Stellvertretungsregelungen als Basis für Workflows (Genehmigungsprozesse, Eskalationen)
-	Standardisierbare, aber auch durch die Fachadministration konfigurierbare Genehmigungsprozesse

Digitale Barrierefreiheit nach BITV 2.0
Die Software muss in der Anwenderzahl (zzt. etwa 1.150 Personen) sowie Organisationsstruktur erweiterbar sein und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen.
Eine einfache Handhabung durch die Mitarbeiter ebenso wie die KBA-interne Administrierbarkeit durch eigenes Personal ist Voraussetzung.
Hinnehmbare Performanz-Zeiten bei ca. 1300 MA


Winner: Kraftfahrt-Bundesamt