Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-01-09
Buyer: Universitair Ziekenhuis Gent
Country: BE
Region: Arr. Gent
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48180000 | 72212180
Submission deadline: 2016-02-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oproep tot aanvraag tot deelneming — raamovereenkomst voor leveren en implementeren van een ziekenhuisbreed elektronisch patiëntendossier (EPD).
Een EPD treft de werking van een ziekenhuis in haar core business en is een complexe en cruciale operatie die aanzienlijke financiële en operationele inspanningen vraagt van het ziekenhuis. Het gaat om een zeer groot project voor het UZ Gent (universitair ziekenhuis met meer dan 900 bedden) dat gepaard gaat met een omvangrijke en complexe transitie en implementatie in het kader van een ziekenhuisbrede uitrol (de functionaliteiten van het huidige EPD, bijkomende- of optionele functionaliteiten, integratie en migratie). Los van de daarmee gepaard gaande investering en risico's, is ook de impact van een nieuw EPD op de werking van het universitair ziekenhuis zeer groot. Dit vergt immers een grondige voorbereiding, nauwkeurige implementatie, opleiding van medewerkers en eindgebruikers alsook de uitbouw van een ondersteuning en vertrouwen die gedurende meerdere jaren haar vervolg zal kennen. Voor dergelijke operatie en investering van mensen en middelen is het noodzakelijk en verantwoord om een voldoende lange looptijd te voorzien voor het EPD waarbij het UZ Gent een stabiele samenwerking beoogt met de dienstverlener voor minimum 10 jaar; daarna kan de overeenkomst maximaal 10 keer verlengd worden, telkens voor de duur van 1 jaar. Deze laatste periode zal eerder gekenmerkt worden door zorg voor de continuïteit, het onderhoud en de noodzakelijke updates en support.
De opdracht is een gemengde opdracht van leveringen en diensten waarbij het aandeel van de diensten merkelijk groter is dan dat van de leveringen. Dit zeker gezien de complexiteit van de implementatie die zal gepaard gaan met het nodige maatwerk om de geleverde software aan te passen aan de behoeften en de bestaande werkmethoden van het UZ Gent. Naast de levering en implementatie zal de dienstverlener ook moeten instaan voor de inrichting van het EPD, de continuïteit, het onderhoud en de support ervan. Tevens zullen de nodige diensten moeten geleverd worden bij de migratie van gegevens van de „oude” software naar de nieuwe omgeving. Daarom wordt deze opdracht globaal gekwalificeerd als een opdracht voor diensten.
Het bestaande EPD (Clinicom met zijn sterk geïntegreerde randtoepassingen) zal moeten vervangen worden, waarnaast tevens bijkomende functionaliteiten zullen gevraagd worden (waarvan het bestek zal verduidelijken of deze al dan niet verplicht aan te bieden zijn door de inschrijvers). Die bijkomende functionaliteiten zullen naargelang de bepalingen van het bestek al dan niet besteld worden bij de aanvang van de opdracht dan wel in een latere fase afgeroepen worden zonder hiertoe verplicht te zijn (cfr. raamovereenkomst).
De voornaamste functionaliteiten die het UZ Gent beoogt zijn: ordercommunicatie en resultaatinvoer, medicatie (voorschrijven, toedieningsregistratie en aansturing van de logistiek), medische verslaglegging, verpleegkundige zorgplanning, beheer van het operatiekwartier, beheer van de dienst spoedgevallen, patiënten correspondentie (brieven en documenten). Deze opsomming is niet limitatief, het bijzonder bestek zal de vereiste functionaliteiten nader duiden. Het is in ieder geval de bedoeling het EPD ziekenhuisbreed in te voeren; in die context wordt overwogen om naast de voornaamste functionaliteiten ook nog volgende functionaliteiten in het bestek mee te nemen:
Het UZ Gent is op zoek naar een IT — oplossing voor het beheer, bijhouden en bewerken van de patiëntendossiers (EPD) waarbij een dienstverlener niet alleen het kernproduct en de bijhorende diensten levert (het medisch dossier, het verpleegkundig dossier, het farmaceutisch dossier, …), maar ook een uitgebreid gamma aan geïntegreerde oplossingen moet kunnen aanbieden die zich richten naar specialistische- of dienstverlenende entiteiten. Daarbij moet het EPD voldoen aan de noden van een tertiair ziekenhuis waarbij zeer gespecialiseerde zorg en wetenschappelijk onderzoek één van de grondpijlers zijn. Gezien deze specifieke aard van de te verwerven IT-diensten is het zeer moeilijk om op voorhand en zonder onderhandelingen met de inschrijvers een globale prijs te bepalen. Dit wordt nog versterkt doordat het op dit moment moeilijk in te schatten is welke functionaliteiten nodig/interessant zijn voor het UZ Gent, hoe derhalve de technische specificaties voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld en wat de impact van de invulling door de inschrijver van die technische specificaties op de implementatie zal zijn.
Gezien de specifieke noden die een universitair ziekenhuis van deze omvang als het UZ Gent heeft alsook de diversiteit aan pakketten en functionaliteiten, is het niet mogelijk om zonder meer op voorhand alle technische voorschriften eenzijdig vast te leggen. Tevens moet het UZ Gent met de inschrijvers kunnen overleggen over optimalisaties van de offertes, onder meer in functie van de meerwaarden en de prijs van bepaalde functionaliteiten.
Deze opdracht is cruciaal voor het functioneren van het UZ Gent in zijn geheel, zodat het noodzakelijk is dat de visie en offerte van de inschrijvers (waaronder de toekomstige opdrachtnemer) goed kan worden afgestemd op de voorwaarden van het bestek. Enkel zo kan er bij het UZ Gent en al diens actoren het nodige comfort bestaan dat de implementatiemoeilijkheden (en bijhorende risico's) en discussies tijdens de uitvoering tot een minimum beperkt kunnen blijven.
De keuze van de beste offerte vergt aldus ook in het bijzonder afstemming en onderhandeling met de inschrijvers over de in de offerte geboden inhoudelijke en kwalitatieve waarborgen en de kostprijsimplicaties daarvan aangaande enkele belangrijke aspecten, zoals onder meer:
— het transitieproces; die transitie en migratie is uitermate belangrijk voor het functioneren van het ziekenhuis;
Meer algemeen treft het EPD de core business van het ziekenhuis en is het een essentieel instrument voor alle actoren van het UZ Gent, welke een lange termijn samenwerking met de dienstverlener noodzaakt op basis van evenwichtige voorwaarden die de samenwerking op een stabiele manier vorm geven. De beste garantie daarvoor is dat de partijen de mogelijkheid hebben gehad deze voorwaarden, verantwoordelijkheden en (prijs)modaliteiten voor het tot stand komen van de overeenkomst te bespreken en met elkaar af te toetsen, zodat maximaal een globale prijs én finaal nauwkeurige specificaties kunnen worden afgesproken.
Om voornoemde redenen is het in deze niet alleen onmogelijk vooraf de technische bepalingen van de opdracht voldoende nauwkeurig vast te stellen, maar is het ook noodzakelijk om met de inschrijvers de prijsopbouw te bespreken. Terzake kan overigens ook gewezen worden op de moeilijkheden in het kader van de eerdere — inmiddels stopgezette — bevraging voor de raamovereenkomst voor leveren en implementeren van een EPD, waarin onder meer moeilijkheden inzake prijsvaststelling en prijsvergelijking werden vastgesteld. Hoewel het UZ Gent inmiddels enkele vaststellingen heeft gedaan die in overweging zullen worden genomen in de nieuwe bevraging, valt, gelet op de complexiteit van de opdracht en de eigen structuur van de pakketten van de dienstverleners, te verwachten dat er ook in de voorliggende opdracht ter zake aandachtspunten zullen rijzen welke dan evenwel binnen de bevraging moeten kunnen worden opgevangen.
Finaal moet mede op basis van onderhandelingen dan ook kunnen gekomen worden tot een definitieve en rechtszekere globale prijszetting en een voldoende precieze en vergelijkbare invulling van de technische specificaties, die globaal de beste keuze voor het UZ Gent verzekert.
* Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15.7.2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
Deze impliciete verklaring slaat onder meer op inlichtingen en documenten die voor de aanbestedende overheid kosteloos en elektronisch toegankelijk zijn, met name het attest van niet-faillissement, het RSZ-attest en het attest betreffende de fiscale verplichtingen. Deze zullen door de aanbestedende overheid worden opgehaald uit Digiflow na opening van de offertes.

Eligibility requirements: * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15.7.2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Deze impliciete verklaring slaat onder meer op inlichtingen en documenten die voor de aanbestedende overheid kosteloos en elektronisch toegankelijk zijn, met name het attest van niet-faillissement, het RSZ-attest en het attest betreffende de fiscale verplichtingen. Deze zullen door de aanbestedende overheid worden opgehaald uit Digiflow na opening van de offertes. * De kandidaat van vreemde nationaliteit moet, opdat zijn kandidaatstelling als regelmatig zou worden beschouwd, attesten voorleggen die door de bevoegde overheden zijn uitgereikt en waaruit blijkt dat hij niet in staat van faillissement verkeert en voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen en zijn verplichtingen ten aanzien van betalingen van de bijdragen voor sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Wanneer een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris, of iedere andere bevoegde instantie van de betrokken lidstaat. In de lidstaten waar een dergelijke eed niet bestaat kan het vervangen worden door een plechtige verklaring. De bevoegde overheid of de notaris reikt een certificaat uit waarin de authenticiteit van de verklaring onder eed of de plechtige verklaring wordt bevestigd. Meer info m.b.t. deze documenten: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/searchDocument.do?clean=false Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste 3 boekjaren. De minimale jaarlijkse totale omzet van de kandidaat dient 20 000 000 EUR te bedragen. Een lijst van de voornaamste diensten vergelijkbaar met deze waarop de opdracht betrekking heeft en die gedurende de afgelopen 3 jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag (waarde van de opdracht), de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die deze instantie aflevert of mede ondertekent of bij ontstentenis, een verklaring op eer van de kandidaat-dienstverlener. De inschrijver moet aan de hand van de voormelde referenties aantonen minstens te beschikken over ervaring aangaande elk van volgende functionaliteiten: o ordercommunicatie en resultaatinvoer, o medicatie (voorschrijven, toedieningsregistratie en aansturing van de logistiek), o medische verslaglegging, o verpleegkundige zorgplanning, o patiënten correspondentie (brieven en documenten), o beheer van het operatiekwartier, o beheer van de dienst spoedgevallen en dit hetzij door afzonderlijke referenties voor enerzijds een ziekenhuisinstelling met minimum 800 bedden én anderzijds een universitaire ziekenhuisinstelling waar de betrokken functionaliteit telkens geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016, hetzij een enkele referentie voor een universitaire ziekenhuisinstelling met minimum 800 beddenwaar de betrokken functionaliteit geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016. Eenzelfde referentie mag gebruikt worden voor de staving van de ervaring aangaande meerdere functionaliteiten. De opgegeven referenties dienen verplicht opgegeven te worden in het formaat van bijlage B Om de waarachtigheid van deze lijst te controleren, kan contact worden genomen met de opdrachtgevers van deze opdrachten of kan er een bezoek ter plaatse georganiseerd worden.
Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste 3 boekjaren. De minimale jaarlijkse totale omzet van de kandidaat dient 20 000 000 EUR te bedragen.
Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste 3 boekjaren.
De minimale jaarlijkse totale omzet van de kandidaat dient 20 000 000 EUR te bedragen.
Een lijst van de voornaamste diensten vergelijkbaar met deze waarop de opdracht betrekking heeft en die gedurende de afgelopen 3 jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag (waarde van de opdracht), de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die deze instantie aflevert of mede ondertekent of bij ontstentenis, een verklaring op eer van de kandidaat-dienstverlener. De inschrijver moet aan de hand van de voormelde referenties aantonen minstens te beschikken over ervaring aangaande elk van volgende functionaliteiten: o ordercommunicatie en resultaatinvoer, o medicatie (voorschrijven, toedieningsregistratie en aansturing van de logistiek), o medische verslaglegging, o verpleegkundige zorgplanning, o patiënten correspondentie (brieven en documenten), o beheer van het operatiekwartier, o beheer van de dienst spoedgevallen en dit hetzij door afzonderlijke referenties voor enerzijds een ziekenhuisinstelling met minimum 800 bedden én anderzijds een universitaire ziekenhuisinstelling waar de betrokken functionaliteit telkens geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016, hetzij een enkele referentie voor een universitaire ziekenhuisinstelling met minimum 800 beddenwaar de betrokken functionaliteit geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016. Eenzelfde referentie mag gebruikt worden voor de staving van de ervaring aangaande meerdere functionaliteiten. De opgegeven referenties dienen verplicht opgegeven te worden in het formaat van bijlage B Om de waarachtigheid van deze lijst te controleren, kan contact worden genomen met de opdrachtgevers van deze opdrachten of kan er een bezoek ter plaatse georganiseerd worden.
Een lijst van de voornaamste diensten vergelijkbaar met deze waarop de opdracht betrekking heeft en die gedurende de afgelopen 3 jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag (waarde van de opdracht), de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die deze instantie aflevert of mede ondertekent of bij ontstentenis, een verklaring op eer van de kandidaat-dienstverlener.
De inschrijver moet aan de hand van de voormelde referenties aantonen minstens te beschikken over ervaring aangaande elk van volgende functionaliteiten: o ordercommunicatie en resultaatinvoer, o medicatie (voorschrijven, toedieningsregistratie en aansturing van de logistiek), o medische verslaglegging, o verpleegkundige zorgplanning, o patiënten correspondentie (brieven en documenten), o beheer van het operatiekwartier, o beheer van de dienst spoedgevallen en dit hetzij door afzonderlijke referenties voor enerzijds een ziekenhuisinstelling met minimum 800 bedden én anderzijds een universitaire ziekenhuisinstelling waar de betrokken functionaliteit telkens geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016, hetzij een enkele referentie voor een universitaire ziekenhuisinstelling met minimum 800 beddenwaar de betrokken functionaliteit geïmplementeerd en operationeel is op datum van 1.1.2016. Eenzelfde referentie mag gebruikt worden voor de staving van de ervaring aangaande meerdere functionaliteiten. De opgegeven referenties dienen verplicht opgegeven te worden in het formaat van bijlage B Om de waarachtigheid van deze lijst te controleren, kan contact worden genomen met de opdrachtgevers van deze opdrachten of kan er een bezoek ter plaatse georganiseerd worden.