Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-01-27
Buyer: Helsingin kaupungin asunnot Oy
Country: FI
Region: Uusimaa
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2016-02-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin asunnot Oy:n ja sen alueyhtiöiden palkkahallinnon järjestelmäpalvelu sekä siihen liittyvät ylläpitopalvelut. Järjestelmäpalvelu sisältää ns. avaimet käteen periaatteella tarvittavat sovellukset, asennukset, käyttöönoton, päivitykset, ylläpidon ja tukipalvelun, koulutukset sekä kaiken tarvittavan, jotta järjestelmäpalvelu on käytettävissä koko sopimuskauden ajan tarkoituksenmukaisena soveltuen kohteeseen ja sen toimintaan.
Järjestelmäpalvelun tulee sisältää kaikki tavanomaiset palkanlaskennan toiminnallisuudet, mukaan lukien sähköiset viranomaisliitännät, kirjanpitosiirrot, raportointimahdollisuudet ja sähköisen arkistoinnin. Hankintayksikölle on olennaista, että palkkioiden vaivatonta maksamista varten järjestelmässä on valmiina olemassa lomake/liittymärajapinta, jolloin maksatukseen tarvittavat tiedot ovat helposti kerättävissä ja saatavissa järjestelmän avulla.
Palkkahallinnon järjestelmäpalvelun tulee olla tuotantokäytössä Hankintayksiköllä ja tämän alueyhtiöillä viimeistään syksyllä 2016.
Palkkahallinnon järjestelmäpalvelun hankinnasta tehdään toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Sopimuksen irtisanomisehdot tullaan kuvaamaan tarjouspyynnön liitteenä toimitettavassa sopimusmallissa.
Sopimus tehdään yhden (1) palveluntuottajan kanssa. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Volyymeistä esittävät tiedot ovat vain arvioita/historiatietoja eivätkä sido hankintayksikköä.
Lisäksi hankinta sisältää optiona henkilöstöhallinnon järjestelmäpalvelun lisäämisen palvelukokonaisuuteen myöhemmin sopimuskauden aikana. Option tarjoaminen on vapaaehtoista. Optiossa on kysymys hankintayksikön oikeudesta, ei velvollisuudesta.
Optio otetaan käyttöön viimeistään kolmen vuoden kuluessa palkkahallinnon järjestelmää koskevan sopimuksen tekemisestä, mikäli hankintayksikkö päättää ottaa option käyttöön.
Ehdokkaan on oltava rekisteröitynyt ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ehdokas sitoutuu toimittamaan rekisteröitymisiä koskevat selvitykset hankintayksikölle pyynnöstä. Vaihtoehtoisesti ehdokas sitoutuu toimittamaan selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista.
Ehdokkaan on oltava rekisteröitynyt kaupparekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan kaupparekisteriotteen tai selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista.
Ehdokas on suorittanut veronsa tai ehdokkaalla tulee olla veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma. Ehdokas sitoutuu toimittamaan pyynnöstä todistuksen verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen ja selvityksen siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on hyväksytty.
Ehdokas on suorittanut eläkevakuutusmaksunsa ja muut lakisääteiset maksunsa taikka erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan todistuksen eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvityksen siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.
Ehdokkaalla on voimassaoleva työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan todistuksen vakuutuksen ottamisesta.
Ehdokas huolehtii lakien mukaisten työehtosopimusten noudattamisesta. Ehdokas toimittaa pyynnöstä lain 1233/2006 (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, jäljempänä tilaajavastuulaki) mukaisen selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
Ehdokas on järjestänyt työntekijöilleen työterveyshuollon. Ehdokas sitoutuu toimittamaan pyynnöstä selvityksen työntekijöidensä työterveyshuollon järjestämisestä.
Ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa.

Eligibility requirements: Rekisterit Ehdokkaan on oltava rekisteröitynyt ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ehdokas sitoutuu toimittamaan rekisteröitymisiä koskevat selvitykset hankintayksikölle pyynnöstä. Vaihtoehtoisesti ehdokas sitoutuu toimittamaan selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista. Kaupparekisteriote Ehdokkaan on oltava rekisteröitynyt kaupparekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan kaupparekisteriotteen tai selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista. Verot Ehdokas on suorittanut veronsa tai ehdokkaalla tulee olla veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma. Ehdokas sitoutuu toimittamaan pyynnöstä todistuksen verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen ja selvityksen siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on hyväksytty. Eläkevakuutusmaksut Ehdokas on suorittanut eläkevakuutusmaksunsa ja muut lakisääteiset maksunsa taikka erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan todistuksen eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvityksen siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Työtapaturma- ja ammattitautilaissa tarkoitettu vakuutus Ehdokkaalla on voimassaoleva työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan todistuksen vakuutuksen ottamisesta. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Ehdokas huolehtii lakien mukaisten työehtosopimusten noudattamisesta. Ehdokas toimittaa pyynnöstä lain 1233/2006 (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, jäljempänä tilaajavastuulaki) mukaisen selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Ehdokas on järjestänyt työntekijöilleen työterveyshuollon. Ehdokas sitoutuu toimittamaan pyynnöstä selvityksen työntekijöidensä työterveyshuollon järjestämisestä. Ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa. Ehdokkaan vakavaraisuus Ehdokkaalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Ehdokas liittää osallistumishakemukseensa Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokitusraportin, tai jos tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tilinpäätöstiedot kolmelta (3) viime vuodelta tai muun vastaavan selvityksen. Tämän arvioimiseksi ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään A+ taikka tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen perusteella vastaavaa tasoa. Ehdokkaiden, joiden luokitus ratingluokituksessa on A (tyydyttävä), B (välttävä) taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. tasoa, tulee toimittaa osallistumishakemuksensa liitteenä selvitys taloudellisen tilanteensa parantamistoimenpiteistä. Ehdokas voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos ehdokas ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä. Ehdokkaan, joiden luokitus ratingluokituksessa on C (heikko) taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. luokituksia, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Vastuuvakuutus Ehdokkaalla on voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvityksen vastuuvakuutuksestaan. Ehdokkaan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa. Laadunvarmistusjärjestelmä Ehdokkaalla on dokumentoitu laadunhallintajärjestelmä, jolla ehdokas varmistaa käyttöönottoprojektin ja jatkuvien palveluiden laadun. Ehdokas liittää osallistumishakemukseensa selvityksen laadunvarmistusjärjestelmästään. Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevista palveluista Ehdokkaalla on oltava riittävästi kokemusta hankinnan kohteena olevan sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavan palkkahallinnon järjestelmäpalvelun tuottamisesta. Vähimmäisvaatimuksen täyttämiseksi ehdokkaalla tulee olla vähintään kaksi (2) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Sisällöltään ja laajuudeltaan hankinnan kohdetta vastaavaksi referenssiksi katsotaan ehdokkaan sopimus referenssiasiakkaansa kanssa viimeisen kolmen vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle ja jonka avulla on maksettu kuukausittain ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 palkkaa ja vuodessa ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 kpl palkkioita. Sopimuksen keston on tullut olla vähintään 12 kuukautta. Referenssin katsotaan olevan viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jos palvelua koskevan sopimuskauden viimeinen voimassaolokuukausi on ollut aikaisintaan 1/2013 tai tämän jälkeen. Sopimus voi olla edelleen voimassa. Sopimukseen on tullut sisältyä ylläpitopalvelut. Vähintään toisessa referenssikohteessa on tullut soveltaa Avaintyönantajat Avainta ry:n AVAINTES -työehtosopimusta. Nimettyjen vastuuhenkilöiden kokemus hankinnan kohteena olevista palveluista Ehdokkaan on nimettävä tarjoamansa palkkahallinnon järjestelmäpalvelun käyttöönottoprojektista ja Hankintayksikön asiakkuudesta sopimuskaudella vastaava projektipäällikkö ja tämän varahenkilö, joilla on tehtävän edellyttämä riittävä pätevyys ja kokemus. Nimettävän projektipäällikön ja varahenkilön on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset. Henkilöillä on: 1. erinomainen suomen kielen taito; 2. erinomainen Avaintyönantajat AVAINTA:n työehtosopimuksen sisällöllinen tuntemus; 3. vähintään viiden (5) vuoden työkokemus projektipäällikkönä toimimisesta järjestelmäpalveluprojekteissa; ja 4. vähintään kaksi (2) sisällöltään vastaavaa referenssiä projektipäällikkönä toimimisesta viimeisen kolmen (3) vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle. Sisällöltään hankinnan kohdetta vastaavaksi referenssiksi katsotaan ehdokkaan sopimus referenssiasiakkaansa kanssa viimeisen kolmen vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle ja jonka avulla on maksettu kuukausittain ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 palkkaa ja vuodessa ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 kpl palkkioita. Sopimuksen keston on tullut olla vähintään 12 kuukautta. Referenssin katsotaan olevan viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jos palvelua koskevan sopimuskauden viimeinen voimassaolokuukausi on ollut aikaisintaan 1/2013 tai tämän jälkeen. Sopimus voi olla edelleen voimassa. Sopimukseen on tullut sisältyä ylläpitopalvelut. kouluttajan kokemus Ehdokas sitoutuu siihen, että palkkahallinnon järjestelmän käyttökoulutuksesta vastaavalla henkilöllä on riittävä perehtyneisyys ja kokemus hankinnan kohteena olevan järjestelmän käytöstä. Kouluttajalla tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden kokemus hankinnan kohteena olevan palkkahallinnon järjestelmän käytön kouluttamisesta. Sitoutuminen tarjottavan palkkahallinnon järjestelmäpalvelun tuotekehitykseen ja jatkokehittämiseen Ehdokkaan tulee osoittaa riittävästi voimavaroja tässä hankintamenettelyssä tarjoamansa palkkahallinnon järjestelmäpalvelun päivityksiin, tuotekehitykseen ja jatkokehittämiseen. Ehdokkaan soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksena on, että ehdokas on vuodelle 2016 osoittanut resursseja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun ohjelmistotuotteen kehittämiseen vähintään viiden (5) henkilötyövuoden verran. Resursointi voi olla joko itse tuotettua tai ulkopuolisilta tahoilta hankittua kehittämistyötä (tuotekehitysalihankinta). Ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa.
Ehdokkaan vakavaraisuus Ehdokkaalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Ehdokas liittää osallistumishakemukseensa Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokitusraportin, tai jos tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tilinpäätöstiedot kolmelta (3) viime vuodelta tai muun vastaavan selvityksen. Tämän arvioimiseksi ehdokkaan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään A+ taikka tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen perusteella vastaavaa tasoa. Ehdokkaiden, joiden luokitus ratingluokituksessa on A (tyydyttävä), B (välttävä) taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. tasoa, tulee toimittaa osallistumishakemuksensa liitteenä selvitys taloudellisen tilanteensa parantamistoimenpiteistä. Ehdokas voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos ehdokas ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä. Ehdokkaan, joiden luokitus ratingluokituksessa on C (heikko) taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. luokituksia, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Vastuuvakuutus Ehdokkaalla on voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus. Ehdokas sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvityksen vastuuvakuutuksestaan. Ehdokkaan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa.
Laadunvarmistusjärjestelmä Ehdokkaalla on dokumentoitu laadunhallintajärjestelmä, jolla ehdokas varmistaa käyttöönottoprojektin ja jatkuvien palveluiden laadun. Ehdokas liittää osallistumishakemukseensa selvityksen laadunvarmistusjärjestelmästään. Ehdokkaan kokemus hankinnan kohteena olevista palveluista Ehdokkaalla on oltava riittävästi kokemusta hankinnan kohteena olevan sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavan palkkahallinnon järjestelmäpalvelun tuottamisesta. Vähimmäisvaatimuksen täyttämiseksi ehdokkaalla tulee olla vähintään kaksi (2) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Sisällöltään ja laajuudeltaan hankinnan kohdetta vastaavaksi referenssiksi katsotaan ehdokkaan sopimus referenssiasiakkaansa kanssa viimeisen kolmen vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle ja jonka avulla on maksettu kuukausittain ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 palkkaa ja vuodessa ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 kpl palkkioita. Sopimuksen keston on tullut olla vähintään 12 kuukautta. Referenssin katsotaan olevan viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jos palvelua koskevan sopimuskauden viimeinen voimassaolokuukausi on ollut aikaisintaan 1/2013 tai tämän jälkeen. Sopimus voi olla edelleen voimassa. Sopimukseen on tullut sisältyä ylläpitopalvelut. Vähintään toisessa referenssikohteessa on tullut soveltaa Avaintyönantajat Avainta ry:n AVAINTES -työehtosopimusta. Nimettyjen vastuuhenkilöiden kokemus hankinnan kohteena olevista palveluista Ehdokkaan on nimettävä tarjoamansa palkkahallinnon järjestelmäpalvelun käyttöönottoprojektista ja Hankintayksikön asiakkuudesta sopimuskaudella vastaava projektipäällikkö ja tämän varahenkilö, joilla on tehtävän edellyttämä riittävä pätevyys ja kokemus. Nimettävän projektipäällikön ja varahenkilön on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset. Henkilöillä on: 1. erinomainen suomen kielen taito; 2. erinomainen Avaintyönantajat AVAINTA:n työehtosopimuksen sisällöllinen tuntemus; 3. vähintään viiden (5) vuoden työkokemus projektipäällikkönä toimimisesta järjestelmäpalveluprojekteissa; ja 4. vähintään kaksi (2) sisällöltään vastaavaa referenssiä projektipäällikkönä toimimisesta viimeisen kolmen (3) vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle. Sisällöltään hankinnan kohdetta vastaavaksi referenssiksi katsotaan ehdokkaan sopimus referenssiasiakkaansa kanssa viimeisen kolmen vuoden aikana samasta palkkahallinnon järjestelmäpalvelusta, jota ehdokas tarjoaa nyt Hankintayksikölle ja jonka avulla on maksettu kuukausittain ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 palkkaa ja vuodessa ko. referenssiasiakkaan vähintään 250 kpl palkkioita. Sopimuksen keston on tullut olla vähintään 12 kuukautta. Referenssin katsotaan olevan viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jos palvelua koskevan sopimuskauden viimeinen voimassaolokuukausi on ollut aikaisintaan 1/2013 tai tämän jälkeen. Sopimus voi olla edelleen voimassa. Sopimukseen on tullut sisältyä ylläpitopalvelut. kouluttajan kokemus Ehdokas sitoutuu siihen, että palkkahallinnon järjestelmän käyttökoulutuksesta vastaavalla henkilöllä on riittävä perehtyneisyys ja kokemus hankinnan kohteena olevan järjestelmän käytöstä. Kouluttajalla tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden kokemus hankinnan kohteena olevan palkkahallinnon järjestelmän käytön kouluttamisesta. Sitoutuminen tarjottavan palkkahallinnon järjestelmäpalvelun tuotekehitykseen ja jatkokehittämiseen Ehdokkaan tulee osoittaa riittävästi voimavaroja tässä hankintamenettelyssä tarjoamansa palkkahallinnon järjestelmäpalvelun päivityksiin, tuotekehitykseen ja jatkokehittämiseen. Ehdokkaan soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksena on, että ehdokas on vuodelle 2016 osoittanut resursseja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun ohjelmistotuotteen kehittämiseen vähintään viiden (5) henkilötyövuoden verran. Resursointi voi olla joko itse tuotettua tai ulkopuolisilta tahoilta hankittua kehittämistyötä (tuotekehitysalihankinta). Ehdokkaan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja selvityksiä on kuvattu tarkemmin osallistumispyyntöasiakirjoissa.