Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-20
Buyer: Transformationsprojekt SAP S4 Utilities inkl. Hosting und AMS in Dessau- Roßlau
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2031-08-17

Technical requirements: Transformationsprojekt SAP S 4 Utilities inkl. Hosting und AMS in Dessau-Roßlau mit einer Grundlaufzeit von 72 Monaten (ab 08.2025 bis 07. 2031; Option bis 07.2033)
Wenn ein Ende der Vertragslaufzeit vereinbart ist, besteht für beide Vertragsparteien ein einseitiges   Optionsrecht zur Vertragsverlängerung. Das Optionsrecht muss spätestens neun Monate vor Ende der Vertragslaufzeit dem anderen Vertragspartner in Textform angezeigt werden.  Die einseitige Verlängerungsoption besteht einmalig für den Zeitraum von 2 (zwei) Jahren. Der Vertrag endet nach erfolgter (einseitiger) Verlängerung  automatisch, soweit nicht eine einvernehmliche Verlängerung beschlossen wird. Die  Höchstvertragsdauer, inkl. Verlängerungsoption, beträgt somit 8 (acht) Jahre. (siehe auch EVB-ITVertrag Ziff 3.1. u 9.6.)
4) Der Nachweis der Eignung durch das Formblatt VVB 124_LD "Eigenerklärung zur Eignung" gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge, in Bezug auf folgende Einzelnachweise:
- Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung).
- Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung)
- Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung)

5) Nachweis Haftpflichtversicherung: Versicherungspolice oder Verpflichtung im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung in entsprechende Höhe abzuschließen durch eine Eigenerklärung gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge

Der Versicherungsschutz muss alle Schäden, auch mittelbare und Drittschäden sowie Vor - und Spätschäden je Einzelschadensfall bis zur Höhe der wie folgt vereinbarten Deckungssummen umfassen:
Eine marktübliche Haftpflichtversicherung mit mindestens folgende Deckungssummen
für Personenschäden 2.500.000,00 EUR,
für sonstige Schäden 2.500.000,00 EUR.

6) Nachweis über die Bewerbung als Bietergemeinschaft mittels Formblatt VVB 234 gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge (falls zutreffend)

7) Beabsichtigt der Bewerber, sich bei der Erfüllung des Auftrags der Fähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, muss er Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche in seinem Teilnahmeantrag bezeichnen. Dafür ist das Formblatt VVB 235 im Bedarfsfall zu nutzen. Zum Nachweis, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, hat er zu dem diese Unternehmen zu benennen und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen. Dafür ist das Formblatt VVB 236 im Bedarfsfall zu nutzen. 

8) Weitere Nachweise nach TVergG LSA sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:
- Erklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit (§§ 11 und 14 Abs. 2 TVergG LSA)
- Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 TVergG LSA)

Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. 
Die Nachweise 4), 5) und 7-8) sind bei dem Einsatz von Nachunternehmern auch von jeden Nachunternehmer zu erbringen.
Der Auftraggeber beabsichtigt mindestens drei (3) und höchstens sechs (6) geeignete Bewerber aufzufordern, ein Erstangebot abzugeben.
Sollten mehr als sechs (6) Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber von der Möglichkeit zur Begrenzung der Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, wie folgt Gebrauch machen:
Die Auswahl der geeigneten Bewerber erfolgt nach der Höhe der erreichten Punkte der Bewertungskriterien (B) in der Auswertungsmatrix Teilnahmeanträge (Anlage B) absteigend. Bei Punktegleichheit für die sechste Position entscheidet das Los. 

Folgende Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag für die Punktevergabe der Bewertungskritieren (B) einzureichen. Bei Nichteinreichung  der nachfolgenden Nachweise bzw. Nichterfüllung der darin gestellten Anforderungen erhält der Bewerber in den entsprechenden Bewertungskriterien(B) 0 Punkte. 

15)- Maximal 5 Referenzen im SAP Cloud Betrieb hinsichtlich der Vergleichbarkeit in Bezug auf Anzahl SAP-Nutzer, Aufwand in Personentagen, Module, Anzahl Module und Branche

16)- Maximal 5 Referenzen mit SAP in den Sparten Strom, Gas, Wasser/Abwasser und Wärme hinsichtlich der Vergleichbarkeit aufgrund der Sparten, Marktrollen und Mandanten

17)- Maximal 5 vergleichbare und erfolgreich durchgeführte SAP-Transformationen von SAP ISU nach SAP S/4 Utilities 

18)- Nachweis über die Zertifizierung nach SAP Gold oder Competency Framework Expert

Für die Einreichung der genannten Referenzangaben 15), 16) und 17) sind die dafür vorgesehenen Formblätter (Anlagen B6-B8) zu nutzen. Die Referenzen sind gemäß den jeweiligen Referenzformblättern durchzunummerieren. Es werden nur die ersten 5 Referenzen je Kriterium gewertet.
1)- Der Nachweis der Eignung hinsichtlich Formblatt VVB 124_LD "Eigenerklärung zur Eignung" gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge, ergänzt durch die im Formblatt VVB 124 LD geforderten folgenden Einzelnachweise:
- Angaben zu Arbeitskräften gemäß Formblatt VVB 124 LD
- Bescheinigung Eintragung in das Berufsregister bzw. Gewerbeanmeldung und Handelsregister gemäß Formblatt VVB 124 LD
- qualifiziertem Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft gemäß Formblatt VVB 124 LD
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen gemäß Formblatt VVB 124 LD

Darüber hinaus hat der Bewerber folgende Nachweise gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge zu erbringen:
2)- Eigenerklärung bzgl. Verordnung (EU) Nr. 2022/576 
3)- Eigenerklärung Information zum Bieter 

Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. 
Die Nachweise unter 1) sind bei dem Einsatz von Nachunternehmern auch von jeden Nachunternehmer zu erbringen.

Eligibility requirements: 4) Der Nachweis der Eignung durch das Formblatt VVB 124_LD "Eigenerklärung zur Eignung" gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge, in Bezug auf folgende Einzelnachweise:
- Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung).
- Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung)
- Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Formblatt VVB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung)

5) Nachweis Haftpflichtversicherung: Versicherungspolice oder Verpflichtung im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung in entsprechende Höhe abzuschließen durch eine Eigenerklärung gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge

Der Versicherungsschutz muss alle Schäden, auch mittelbare und Drittschäden sowie Vor - und Spätschäden je Einzelschadensfall bis zur Höhe der wie folgt vereinbarten Deckungssummen umfassen:
Eine marktübliche Haftpflichtversicherung mit mindestens folgende Deckungssummen
für Personenschäden 2.500.000,00 EUR,
für sonstige Schäden 2.500.000,00 EUR.

6) Nachweis über die Bewerbung als Bietergemeinschaft mittels Formblatt VVB 234 gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge (falls zutreffend)

7) Beabsichtigt der Bewerber, sich bei der Erfüllung des Auftrags der Fähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, muss er Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche in seinem Teilnahmeantrag bezeichnen. Dafür ist das Formblatt VVB 235 im Bedarfsfall zu nutzen. Zum Nachweis, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, hat er zu dem diese Unternehmen zu benennen und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen. Dafür ist das Formblatt VVB 236 im Bedarfsfall zu nutzen. 

8) Weitere Nachweise nach TVergG LSA sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:
- Erklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit (§§ 11 und 14 Abs. 2 TVergG LSA)
- Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 TVergG LSA)

Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. 
Die Nachweise 4), 5) und 7-8) sind bei dem Einsatz von Nachunternehmern auch von jeden Nachunternehmer zu erbringen.
other
Der Auftraggeber beabsichtigt mindestens drei (3) und höchstens sechs (6) geeignete Bewerber aufzufordern, ein Erstangebot abzugeben.
Sollten mehr als sechs (6) Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber von der Möglichkeit zur Begrenzung der Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, wie folgt Gebrauch machen:
Die Auswahl der geeigneten Bewerber erfolgt nach der Höhe der erreichten Punkte der Bewertungskriterien (B) in der Auswertungsmatrix Teilnahmeanträge (Anlage B) absteigend. Bei Punktegleichheit für die sechste Position entscheidet das Los. 

Folgende Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag für die Punktevergabe der Bewertungskritieren (B) einzureichen. Bei Nichteinreichung  der nachfolgenden Nachweise bzw. Nichterfüllung der darin gestellten Anforderungen erhält der Bewerber in den entsprechenden Bewertungskriterien(B) 0 Punkte. 

15)- Maximal 5 Referenzen im SAP Cloud Betrieb hinsichtlich der Vergleichbarkeit in Bezug auf Anzahl SAP-Nutzer, Aufwand in Personentagen, Module, Anzahl Module und Branche

16)- Maximal 5 Referenzen mit SAP in den Sparten Strom, Gas, Wasser/Abwasser und Wärme hinsichtlich der Vergleichbarkeit aufgrund der Sparten, Marktrollen und Mandanten

17)- Maximal 5 vergleichbare und erfolgreich durchgeführte SAP-Transformationen von SAP ISU nach SAP S/4 Utilities 

18)- Nachweis über die Zertifizierung nach SAP Gold oder Competency Framework Expert

Für die Einreichung der genannten Referenzangaben 15), 16) und 17) sind die dafür vorgesehenen Formblätter (Anlagen B6-B8) zu nutzen. Die Referenzen sind gemäß den jeweiligen Referenzformblättern durchzunummerieren. Es werden nur die ersten 5 Referenzen je Kriterium gewertet.
1)- Der Nachweis der Eignung hinsichtlich Formblatt VVB 124_LD "Eigenerklärung zur Eignung" gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge, ergänzt durch die im Formblatt VVB 124 LD geforderten folgenden Einzelnachweise:
- Angaben zu Arbeitskräften gemäß Formblatt VVB 124 LD
- Bescheinigung Eintragung in das Berufsregister bzw. Gewerbeanmeldung und Handelsregister gemäß Formblatt VVB 124 LD
- qualifiziertem Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft gemäß Formblatt VVB 124 LD
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen gemäß Formblatt VVB 124 LD

Darüber hinaus hat der Bewerber folgende Nachweise gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge zu erbringen:
2)- Eigenerklärung bzgl. Verordnung (EU) Nr. 2022/576 
3)- Eigenerklärung Information zum Bieter 

Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. 
Die Nachweise unter 1) sind bei dem Einsatz von Nachunternehmern auch von jeden Nachunternehmer zu erbringen.
Gemäß gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge sind weiterhin folgende Nachweise vorzulegen.

Für die Einreichung der Unterlagen sind die Formblätter gemäß Anlage B Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge zu nutzen.

9)- Nachweis anhand einer Eigenerklärung, dass der Bewerber/Bieter und die vom Bewerber/Bieter eingesetzten und benannten
Subauftragnehmer im Auftragsfall die Speicherung und sonstige Verarbeitung von Daten gemäß DSGVO ausschließlich
innerhalb der EU und des EWR sowie,sofern ein Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO besteht, der Schweiz,
unter Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben vornehmen 

10)-Nachweis über mindestens 4 festangestellte Berater für SAP Basis(Customizing) und SAP IS-U/ S/4Utilities(Customizing) 

11)- Nachweis über die Zertifizierung der Organisation inklusive genutzter Rechenzentren gemäß DIN 27001

12)- Nachweis von mindestens 3 SAP-Projektreferenzen in vergleichbaren Unternehmen mit vergleichbaren Leistungen und
Unternehmensstrukturen, Anzahl an aktiven Verträgen und Mandanten in den letzten 10 Jahren mit folgenden Mindestanforderungen:
Unternehmensgröße: 350 Mitarbeiter; Anzahl aktive Verträge: 250.000; 1 durchgeführte Mandantentrennung. 

13)- Nachweis zu Referenz Multimandantensystem mit mindestens 3 vergleichbaren SAP-Systemen mit mehreren Mandanten

14)- Nachweis über mindestens 3 vergleichbare SAP Transformationen von SAP nach SAP S/4 HANA in den
letzten 10 Jahren, die erfolgreich durchgeführt wurden

Für die Einreichung der erforderlichen Referenzangaben 12), 13) und 14) sind die dafür vorgesehenen Formblätter (Anlagen B2-B4) zu nutzen. Die Referenzen sind gemäß den jeweiligen Referenzformblättern durchzunummerieren. Es werden nur die ersten 5 Referenzen je Kriterium gewertet.
Referenzen im SAP Cloud Betrieb hinsichtlich der Vergleichbarkeit in Bezug auf Anzahl SAP-Nutzer, Aufwand in Personentagen, Module, Anzahl Module und Branche (siehe auch Sonstige Eignungsbedingungen der Auftragsbekanntmachung)
Hierbei handelt es sich um ein Bewertungskriterium gemäß Anlage B "Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge".

Bei diesem Kriterium können maximal 5 von 50 Punkten gemäß o.g. Matrix erreicht werden. Dies entspricht einer Gewichtung von 10 %.
Maximal 5 Referenzen mit SAP in den Sparten Strom, Gas, Wasser/Abwasser und Wärme hinsichtlich der Vergleichbarkeit aufgrund der Sparten, Marktrollen und Mandanten (siehe auch Sonstige Eignungsbedingungen der Auftragsbekanntmachung)
Hierbei handelt es sich um ein Bewertungskriterium gemäß Anlage B "Auswertungsmatrix_Teilnahmeanträge".
Bei diesem Kriterium können maximal 25 von 50 Punkten gemäß o.g. Matrix erreicht werden. Dies entspricht einer Gewichtung von 50 %.