Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-06-25
Buyer: Rigspolitiet
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services
Estimated value:  DKK
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Nærværende udbud omfatter kontrakt om levering af support, vedligeholdelse og udvikling af politiets SAP-system (POLPAI HR). 

Formålet med Kontrakten er overordnet set at sikre, at ordregiver har adgang til support, og at POLPAI HR løbende vedligeholdes og videreudvikles i relevant omfang, sådan at ordregivers forretningsgange og behov til stadighed kan understøttes på en effektiv og hensigtsmæssig måde. 

Det er særligt vigtigt for ordregiver, at leverandørens medarbejdere, som medvirker til kontraktens opfyldelse, har indsigt i POLPAI HR og de moduler/forretningsområder, som platformen understøtter. Viden skal fastholdes i leverandørens konsulentteam i hele kontraktens løbetid.    

Politiets SAP-system med integrationer, kaldet POLPAI, består af en on-premise installation af SAP ECC 6.0, hvor en række standard moduler er aktiveret. POLPAI står for Politiets Personale Administrative Informationssystem. POLPAI består af to dele, 1) Logistik og 2) HR. Dette udbud POLPAI HR. 

Ordregiver anvender SAP HCM til understøttelse af processer inden for f.eks. tidsregistrering, organisationsstyring, medarbejder-stamdata, overenskomster, kursusadministration, registrering af kompetencer, medarbejderudviklingssamtaler samt E-rekruttering m.m.

Følgende moduler/forretningsområder er en del af POLPAI HR: 
1) Organisationsstyring
2) Personaleadministation
3) SLS webservices
4) NemRefusions webservices
5) Bemandingsplanlægning
6) Arbejdstidsadministration
7) Arbejdstidsskema (CATS)
8) SAP Laernings Solution
9) Kompetencestyring
10) MUS/LUS (PD)
11) E-rekruttering
12) Omkostningsstedsstruktur (CO)
13) Record Case Management
14) Webdynpro
15) SAP portal ESS/MSS (m.fl.) i f.t. nævnte applikationer
16) SAP Workflow
17) SAP Query/ Ad hoc query
18) SAP R/3 standard rapporter

Der anvendes desuden en række tredjeparts applikationer, som ikke er inkluderet i nærværende udbud, men som Leverandøren skal kende til og bidrage med problemløsning i forbindelse med grænseflader og fejlretning af eventuelle SAP standard specifikke problemer. F.eks.:

• Gavdi SLS-Løn interface, FRAV (fraværsoplysninger i Staten) og Løntjek
• Gavdi NemRefusions interface

Kontraktens hovedydelser til POLPAI HR er:

1) Supportydelser  
2) Vedligeholdelsesydelser
3) Udviklingsydelser/konfiguration 
4) Konsulentydelser

Ad 1) Ved supportydelser forstås blandt andet håndtering af incidents samt service requests og requests for information. Opgaverne kan spænde fra bistand til optagelse og gennemførelse af scripts, bistand ifm. opdateringer af platformen (EHP/ support pakker e.a.), bistand til SPAU/SPD lister ifm. opgraderinger m.m.

Ad 2) Ved vedligeholdelsesydelser forstås blandt andet Change Management, Release Management, Deployment mv., herunder løbende håndtering af softwareopdateringer samt kvalitetssikring og fejlretning med henblik på at identificere, prioritere og eliminere eksisterende fejl, øge performance og forbedre anvendeligheden af Kundens it-miljø.

Ad 3) Ved udviklingsydelser forstås udførelse af større udviklingsopgaver og ændringer som defineres i en separat Projektaftale, f.eks. som følge af ændringer i relevant lovgivning samt nye/ændrede forretningsgange og/eller forretningsmæssige behov hos ordregiver. Projekter omfatter normalt implementering af allerede udviklede standardløsninger, tillægsprodukter eller udvikling herunder integrationer og konfigurationer af den krævede løsning.

Ad 4) Ved konsulentopgaver forstås konsulentopgaver af rådgivende karakter knyttet til ydelserne i pkt. 1-3 samt ophørsydelser. Konsulentopgaver kan eksempelvis omfatte rådgivning i relation til udviklingsbehov, effektiv understøttelse af ordregivers behov, samt uddannelse, udarbejdelse af uddannelsesmateriale/vejledninger.

Ordregiver forventer at ydelserne skal leveres af op til 18 konsulenter, som tilsammen skal være til rådighed for ordregiver i ca. 4.000 timer om året, idet behovet herfor dog kan variere afhængigt af det konkrete årlige behov for ydelserne omfattet af kontrakten.
Beskrivelse af tildelingskriteriet fremgår af Bilag A til udbudsbetingelserne
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:
 
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
 
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
 
1)	45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
 
2)	30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
 
3)	6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
 
4)	20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
 
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
 
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.
 
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Kontrakten løber i 96 måneder fra underskrift af kontrakten. Ordregiver kan forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til to gange 12 måneder.


Winner: GAVDI A/S
Award value: 39995555
Number of bids: 2