Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-01-28
Buyer: Roskilde Tekniske Skole
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48000000 | 48780000 | 48930000 | 72000000
Estimated value: 850000 DKK

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Indkøbet af Pilotfase med Udvata’s studieadministrative system ’Studica’ for perioden jan 2019 - 31.12.2019
Leverancen af det studieadministrative system, Studica gennemføres som et driftssystem og samtidigt som et pilotforsøg. Systemet er udviklet til drift af dele af de funktioner og behov, som Roskilde Tekniske Skole har til et studieadministrativt system. Systemet er dog endnu ikke færdigudviklet, og pilotdriften har til formål at afdække de udestående elementer for videreudvikling af systemet og afklare, hvorledes erhvervsskolernes behov og krav til studieadministrative systemer kan indarbejdes i systemer som Studica og herefter indfries.
Undervisningsministeriet har meddelt landets erhvervsskoler, at aftalen om benyttelse af skolernes nuværende studieadministrative system, Easy udløber pr. juli 2019, og at skolerne herefter skal sikre en alternativ løsning for skolernes videre drift.
Roskilde Tekniske Skole (RTS) har følgelig behov for at indgå kontrakt med en leverandør af et nyt studieadministrativt system til ikrafttræden senest den 1.7.2019.
- Administrativt system, der kan varetage al administration vedr. elever og kursisters aktiviteter, herunder indberetning af årselever til Undervisningsministeriet.
På den baggrund har RTS i et samarbejde med landets øvrige erhvervsskoler og alene (se separat notat om dette) foretaget en markedsundersøgelse og afsøgt markedets tilbud for levering af studieadministrative systemer til dækning af skolernes respektive behov. RTS har udover at deltage i en udførlig undersøgelse med afholdelse af markedsdialog med en række repræsentanter for markedet indbudt 3 leverandører til at komme med tilbud på levering af et studieadministrativt system til RTS.
De indbudte leverandører i markedsundersøgelsen har modtaget en generel og ens orientering om de involverede opgaver, behov og krav til det studieadministrative system, hvorefter Leverandørerne har afgivet bud herpå.
Udover de gennemførte markedsundersøgelser har RTS kortlagt udgiftsniveauet til levering af systemet i de forudgående år.
Det nuværende omkostningsniveau for RTS viser, at den årlige omkostning til studieadministrativt system er ca. 820 000 DKK eksl. moms.
Eftersom den nuværende leverandør af det studieadministrative system, Easy via STIL/Undervisnings-ministeriet ikke længere vil fortsætte driften og tilbyde systemet under de nuværende forhold og vilkår, har Easy ikke været inddraget i det videre forløb og er heller ikke relevant i forhold til afklaringen af udbudspligten for indgåelse af kontrakt på levering af et studieadministrativt system til RTS pr. 1.7.2019.
På baggrund af ovenstående har RTS gennemført en længere proces omhandlende behovs-afklaring (se separat notat vedr. denne proces), undersøgelse af mulige leverandører, undersøgelse af leverandørernes mulighed for opfyldelse af RTS’s krav samt indhentning af tilbud på en løsning.
— At systemet er åbnet for integration med 3.parts systemer, idet studiesystemet skal levere data til 15+ andre systemer på skolen,
— At systemet er baseret på nyeste teknologi og giver mulighed for at anvende f.eks. kunstig intelligens og anden intelligent brug af data,
— At systemet giver mulighed for en væsentlig reduktion af kompleksiteten af den enkelte medarbejders hverdag,


Winner: KMD Business Innovation & Products
Award value: 850000