Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2023-01-06
Buyer: Kansaneläkelaitos
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 72512000: Document management services

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kansaneläkelaitos (Kela) hoitaa Suomessa asuvien perusturvaa eri elämäntilanteissa. Kelan asiakkaita ovat kaikki Suomessa asuvat sekä ulkomailla asuvat Suomen sosiaaliturvan piiriin kuuluvat henkilöt. Kelan hoitamaan sosiaaliturvaan kuuluvat lapsiperheiden tuet, sairausvakuutus, kuntoutus, työttömän perusturva, asumistuki, opintotuki, vähimmäiseläkkeet ja perustoimeentulotuki. Lisäksi Kela huolehtii vammaisetuuksista, sotilasavustuksista sekä maahanmuuttajan tuesta.
Kela pyytää tarjoajia osallistumaan markkinavuoropuheluun jonka kohde on arkistonhallintatietojärjestelmä SaaS-palveluna.
Arkistonhallintatietojärjestelmässä hallinnoidaan analogista aineistoa eli esimerkiksi paperiasiakirjoja, mikrofilmejä ja valokuvia. Aineistojen luettelointi, kuvailu, ajantasaiset lainaustiedot, hakupalvelut, erilaiset raportointimahdollisuudet sekä ajallaan tehtävät hävitykset ovat erityisen tärkeitä tehtäviä, jotta isoa analogista arkistoaineistomassaa pystytään hallitsemaan. Arkistonhallintatietojärjestelmässä on voitava hallita noin 6000 hyllymetrin analogista arkistoaineistoa. Nykyistä käytössä olevaa arkistonhallintatietojärjestelmää käyttää alle kymmenen käyttäjää ja järjestelmään on tallennettu yhteensä noin 40 000 arkistoyksikköä 100 eri arkistonmuodostajalta. Kyseessä ei ole dokumentinhallintajärjestelmä, asianhallintajärjestelmä tai sähköinen arkisto.
Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa tammi-helmikuun 2023 aikana. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista helmikuussa 2023.
Hankintayksikkö pyytää ystävällisesti markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita toimijoita ilmoittautumaan ja ilmoittautumisen yhteydessä lähettämään vastaukset seuraaviin tietopyyntökysymyksiin:
2. Lyhyt kuvaus tarjottavista arkistohallintatietojärjestelmistä, tietojärjestelmien sisältämistä toiminnoista, mikä on järjestelmän käytön ja tuotekehityksen elinkaari ja voiko tietojärjestelmää käyttää Saas-palveluna?
3. Kuvaa lyhyesti arkistonhallintatietojärjestelmän määrittely-, toteutus- ja käyttöönottovaiheiden aikataulujen pituutta kuukausissa?
4. Kuvaa mitä eri hinnoittelu-vaihtoehtoja tarjottava arkistonhallintatietojärjestelmä mahdollistaa käyttöönoton ja käytön osalta?
5. Hankinnan kokonaisarvon määrittämiseksi kuvaa alustavia sitoumuksettomia budjetäärisiä arvonlisäverottomia kokonaiskustannuksia arkistonhallintatietojärjestelmän sekä A. käyttöönoton että B. järjestelmän käytön kuukausikustannuksille.
6. Kuinka monta henkilötyöpäivää datamigraatio nykyisestä järjestelmästä tarjoajan ratkaisuun vie arviolta aikaa? Mitä asioita on oltava tiedossa jotta datamigraatiolle voi antaa hinnan ja mitkä hinnoitteluvaihtoehdot ovat suositeltavia?
8. Millainen hävitystoiminnallisuus arkistonhallintatietojärjestelmässä on? Kuvaile hävitysprosessia.
9. Onko arkistonhallintatietojärjestelmässä mahdollista hallita säilytysaikoja ilman erillistä TOSia/AMSia? Jos on, niin miten?
10 A. Millä selaimilla ja selainversioilla arkistonhallintatietojärjestelmää voi käyttää? B. Vaatiiko käyttö selainten lisäosien asentamista käyttäjän työasemaan?
11. Mitä tekniikoita käytätte käyttäjän tunnistamisessa ja todennuksessa (esim. AzureAD, MFA, käyttäjätunnus+salasana)?