Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-08-16
Buyer: Kreis Lippe – Der Landrat
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48611000: Database software package
Estimated value: 251081 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Kreis Lippe beabsichtigt, ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management System (ECMS) zu beschaffen. Der Auftrag umfasst die Lieferung von Lizenzen und Dienstleistungen zum schnellen und effizienten Aufbau eines ECMS. Nach erfolgreichem Aufbau des Systems wird der Auftragnehmer mit der Wartung und Pflege des Systems beauftragt.
Die Beschaffung erfolgt sowohl zur Umsetzung der im Online-Zugangsgesetz (OZG) und E-Government-Gesetz verfolgten Zielen als auch im Eigeninteresse des Kreises Lippe. Es wird eine möglichst umfassende und nutzenstiftende Digitalisierung der Verwaltungsarbeit angestrebt; besonders der medienbruchfreie Datenfluss steht dabei im Fokus. Zur schnellen Umsetzung der vorgegebenen Ziele ist eine arbeitsteilige interkommunale Zusammenarbeit geplant, um möglichst alle Informationen, die in der Verwaltung verarbeitet und aufbereitet werden, zeitnah verfügbar zu machen.
Mit der Einführung eines ECMS werden nachstehende Ziele verfolgt, die vom zu beschaffenden ECMS zu erfüllen sind:
1) Das ECMS ermöglicht die Führung kompletter, digitaler Akten mit der Option, den Zugriff auf personenbezogene Daten mit einem Rechte-/Rollenkonzept rechtskonform steuern zu können. Das ECMS bedingt die Bündelung des gesamten Verwaltungswissens in einer zentralen, einheitlich aufgebauten und jederzeit verfügbaren Struktur.
2) Es unterstützt die Verwaltungsarbeit durch digital gestützte Prozesse in Zusammenarbeit mit den bereits genutzten Fachprogrammen. Die fachliche Führung verbleibt dabei möglichst beim Fachprogramm. Hierzu ist die sofortige Verfügbarkeit von Schnittstellen zu kommunalen Fachprogrammen erforderlich. Im ersten Schritt sind umfassende Schnittstellen zu den Fachprogrammen AKDN sozial und Kommunix ADVIS zu liefern. Für den weiteren Ausbau werden Schnittstellen zur Führung digitaler Dienstreiseakten, Personalakten, Vertragsakten, Prüfungsakten nach § 2b UStG, GIS-Akten (ArcGIS), Lebensmittel- und Veterinär-überwachungsakten, Betreuungsakten, Vermessungs- und Katasterakten, Vollstreckungsakte, Finanzakte, Gesundheitsakten, Gewerbeakten, Fahrerlaubnisakten, Zulassungsakten, Jugendamtsakten, Bauakten, Umweltakten, Sitzungsdienstakten, Elternbeitragsakten und Bußgeldakte benötigt. Die Führung allgemeiner Sachakten nach Aktenplan, die Bearbeitung des Posteingangs und die Anbindung vom Formularservice an Fachakten sind durch das System zu unterstützen.
3) Digitale (Online-)Dienstleistungen können mit einem ECMS medienbruchfrei aktenmäßig dokumentiert werden. Bei Bedarf unterstützt das ECMS den digitalen Verwaltungsprozess direkt (soweit nicht im Fachprogramm abgebildet).
5) Digitale Akten können bei Gerichtsprozessen medienbruchfrei an Gerichte abgegeben werden (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung).
7) Die Veränderungen am Arbeitsplatz müssen seitens der Mitarbeiter insgesamt als positiv bewertet werden. Die Ergonomie der eingesetzten Lösungen ist deswegen von zentraler Bedeutung.
8) Die einzusetzenden Ressourcen bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung dürfen die einsetzbaren Personal- und Finanzmittel nicht überschreiten. Dies ist nur möglich, wenn organisatorische und technische Lösungen mit anderen Kommunalverwaltungen ausgetauscht werden können. Dafür sind Kooperationspartner mit gleichen Rahmenbedingungen (Kreise mit gleichem Landesrecht und gleichem ECMS) erforderlich. Kooperationspartner in räumlicher Nähe ermöglichen die erforderlichen intensiven Abstimmungen.
Zwar gibt es mehrere leistungsfähige DMS bzw. ECMS auf dem Markt, jedoch gibt es nur wenige ECMS die über die Vielzahl der notwendigen Schnittstellen zu verwendeten kommunalen Fachprogrammen verfügen. Das hat eine intensive Markterkundung unter Hinzuziehung eines externen Beratungsinstituts ergeben. Nur das Unternehmen, welches hier bezuschlagt werden soll, verfügt darüberhinaus über:
— eine vollumfängliche Schnittstelle zu AKDN-sozial. (AKDN-sozial ist das Fachprogramm mit der höchsten Nutzerzahl (Jobcenter und Fachdienst 500 (Soziales und Integration)) und ist deswegen als Schnittstelle von gesteigerter Relevanz.).
Somit verbleibt am Markt nur ein Produkt, das die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Deswegen kann aus technischen Gründen kein Wettbewerb stattfinden.
Das Verfahren für Verstöße gegen das Vergaberecht richtet sich im vorliegenden Fall nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, durch die einem Bieter ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht, können von den Bietern mit einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 GWB bei der unter VI.4.1. genannten Vergabekammer geltend gemacht werden. Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs. 1 GWB nur auf Antrag zulässig.
Der Antrag ist jedoch nach § 160 Abs. 3 GWB nur dann zulässig, wenn der jeweilige Bieter den jeweiligen Verstoß gegenüber der Vergabestelle rechtzeitig gerügt hat. Eine Rüge gemäß § 160 Absatz 3 ist dann nicht mehr rechtzeitig wenn:
—— der jeweilige Bieter, der den Antrag stellt, den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt hat, jedoch innerhalb von 10 Tagen keine Rüge gegenüber der Vergabestelle erhoben hat;


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