Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-11-22
Buyer: I.V.I.O
Country: BE
Region: BE256
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72212600: Database software programming services | 72500000
Submission deadline: 2025-01-06
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Deze selectieleidraad geeft toelichting bij de selectiefase van de opdracht “Ontwikkeling, levering en het onderhouden van een diftarsoftware voor regio IVIO”.

Met deze selectieleidraad nodigt de aanbestedende overheid geïnteresseerde partijen uit om een aanvraag tot deelneming voor deze opdracht in te dienen. Deze selectieleidraad strekt er enkel toe geschikte kandidaten te selecteren die in de volgende fase van de gunningsprocedure uitgenodigd zullen worden om een offerte in te dienen op grond van het bestek dat enkel zal worden overgemaakt aan de geselecteerde kandidaten.

De selectieleidraad is, zonder enige volledigheid na te streven, enkel uitgegeven om de geïnteresseerde kandidaten de kans te geven een aanvraag tot deelneming in te dienen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om in de loop van de procedure af te wijken van de bepalingen van onderhavige selectieleidraad, zonder evenwel afbreuk te doen aan de transparantie, de objectiviteit en de gelijke behandeling. De aanbestedende overheid zal dit enkel doen in de mate dat dit niet leidt tot enige concurrentievervalsing of discriminatie van de kandidaten. Daartoe zullen de kandidaten uitdrukkelijk gewezen worden op gebeurlijke afwijkingen, aanpassingen of aanvullingen.

Deze selectieleidraad maakt integraal deel uit van de opdrachtdocumenten. Met opdrachtdocumenten worden de documenten bedoeld die op de opdracht toepasselijk zijn, met inbegrip van alle aanvullende en andere documenten waarnaar deze verwijzen.


Korte omschrijving van het voorwerp:  IVIO is een publiekrechtelijk opdrachthoudend intergemeentelijk samenwerkingsverband. Het staat hoofdzakelijk in voor het verwerven en verwerken van huishoudelijk afval en het uitbaten van  recyclageparken in actueel 11 gemeenten (Ardooie, Dentergem, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lendelede, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Tielt). Het zal dit doen volgens het principe ‘de vervuiler betaalt’ waarbij een gezin meer betaalt voor niet-recycleerbaar afval dan voor recycleerbaar afval. Bovendien wordt voor een dienstverlening proportioneel aangerekend, zodat wie minder aanbiedt ook minder betaalt. Bij de ophaling huis-aan-huis met GFT-containers en restafvalcontainers wordt in de toekomst het huishoudelijk afval gewogen en per kilogram aangerekend. Dit wordt in het kader van deze opdracht ‘gewogen diftar’ genoemd. Dit principe kan in de toekomst ook worden toegepast op ondergrondse containers als op de recyclageparken.
We gaan uit van ca. 120.000 inwoners of 44.000 gezinnen (zijnde ook aansluitpunten of ‘ASP’) die in het werkingsgebied van IVIO toekomstig afval zullen aanbieden op één of meerdere van de volgende manieren: 
➢ Via een restfractiecontainer;
➢ Via een GFT-container; tuinafvalcontainer;
➢ Via een ondergrondse container nabij hun woon- of verblijfplaats; 
➢ Via een recyclagepark. 
Ook verenigingen, bedrijven, scholen, eigenaars van een tweede verblijf,... kunnen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van (een deel van) de dienstverlening van IVIO. Ze worden allen samen ‘gebruikers’ genoemd. 

Al deze gebruikers kunnen in de toekomst diverse IVIO-producten bezitten. Het gaat, naast de restfractiecontainers en GFT- containers (vanaf januari 2026), onder meer om tuinafvalcontainers of afvalpassen. Met een afvalpas of met e-ID kunnen ondergrondse afvalcontainers bediend worden, of kunnen inwoners toegang krijgen tot het recyclagepark. Alle gebruikers kunnen ook IVIO-diensten bestellen. Het gaat onder meer om de ophaling van grofvuil, het bestellen van recipiënten voor de inzameling van asbesthoudend afval, ... 
GFT, restafval en eventueel tuinafval zal worden aangeboden in een gechipte container, die een volume heeft van 40, 120 of 240 liter. Deze container met chip wordt bij de inzameling tweemaal gewogen (eenmaal voor het ledigen, en eenmaal na het ledigen) zodat enkel het netto aangeboden gewicht wordt geregistreerd met oog op aanrekening. 
De chip is van het type read-only en heeft als frequentie 134,2 kHz. In de chip is een uniek hexadecimaal identificatienummer geprogrammeerd. De chip voldoet aan de Europese norm EN14803 en beantwoordt aan het STOSAG-protocol (Stichting Open Standaarden Afval en Grondstoffen). 
Indien de gemeente dit verkiest, kunnen verschillende afvalfracties op één of meerdere plaatsen worden ingezameld door middel van ondergrondse containers, die bediend kunnen worden met bijvoorbeeld een afvalpas, e-ID of eender ander identificatiemiddel. Bij de ondergrondse containers wordt het aangebrachte afval vooralsnog niet gewogen, maar op volume (per inworp) forfaitair aangerekend. 
De verwerving en verwerking van het huishoudelijk afval wordt door IVIO, in opdracht van de lokale besturen, aangerekend door middel van een retributie. Momenteel gebeurd dit mits de aankoop van IVIO restafvalzakken, wat eigenlijk neerkomt op prefacturatie van de ophaling. In de toekomst moeten afvalbakgebruikers vooraf een saldo opladen op een provisierekening en betalen hiermee voor de diensten die IVIO hen later levert. Er wordt dus met een vorm van prefacturatie gewerkt, waarbij gebruikers uitgenodigd worden vooraf een provisierekening van saldo te voorzien, en waarbij zij vervolgens hetzij herinneringen krijgen wanneer het saldo onder een bepaalde drempel zakt, hetzij formele betalingsuitnodigingen ontvangen wanneer het saldo negatief (< 0 euro) wordt. Gebruikers wiens saldo te lange tijd negatief blijft, kunnen geen gebruik meer maken van (bepaalde) diensten. 
De onderhavige opdracht beheerst – sterk samengevat - de ontwikkeling, levering en het onderhouden van een software waarmee IVIO in staat is het afval gewogen aan te rekenen, een planning op te maken, klachten te registreren en op te volgen, de IVIO-dienstverlening te registreren en aan gebruikers ervan te koppelen, betalingsuitnodigingen te versturen en gebruikers online toe te laten hun saldo te consulteren en producten of diensten te bestellen. 
Om deze software ...
Een lijst van de voornaamste leveringen en diensten  van diftarsoftware die gedurende de laatste twee jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de  instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Min 2 jaar ervaring in het ontwikkelen, leveren en onderhouden van een softwaresysteem voor het elektronisch verwerken van diftaraanrekening.
Attest van goede uitvoering (bij voorkeur)Minimumeisen: Bij voorkeur 2 attesten afgeleverd door lokale besturen voor gelijkaardige bestellingen, minstens 2 attesten afgeleverd door dienstverlenende bedrijven waarbij vergelijkbare containers ingezet worden voor afvalinzameling.
Attestatie van de laatst goedgekeurde jaarrekening.Minimumeisen: De financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van een bewijs dat de inschrijver in 2023 beschikt over een voldoende liquiditeit, rendabiliteit en solvabiliteit om de opdracht te kunnen uitvoeren. Dit bewijs bestaat uit een attestatie van deze ratio’s overeenkomstig het als bijlage C gevoegd model. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor.
Dit wordt als volgt beoordeeld : deze ratio’s mogen niet wijzen op een risico op discontinuïteit van de dienstverlener. Er wordt aangenomen dat er een risico op discontinuïteit bestaat indien
gedurende de in de jaarrekening vermelde boekjaren tweemaal een negatief eigen vermogen en/of tweemaal verlies vóór belasting wordt vastgesteld.
BankverklaringMinimumeisen: Voor zover de financiële instelling geen gebruik maakt van eigen documenten wordt als bijlage D een model van passende bankverklaring gevoegd.