Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-13
Buyer: Gmina Koźmin Wielkopolski
Country: PL
Region: PL416
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48311000 | 48440000 | 48620000: Operating systems | 48812000: Financial information systems
Submission deadline: 2025-12-08
Award criteria: price, quality
EU fund: eu-funds

Technical requirements: art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.
art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Szczegóły w SWZ.
art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h i pkt 2 ustawy Pzp. Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Szczegóły w SWZ.
art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp. Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ. Szczegóły w SWZ.
art. 5k Rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), oświadczenie Wykonawcy (zał. 4a do SWZ) lub/i podmiotu trzeciego (zał. 4b do SWZ) dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k Rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Podmiotowy środek dowodowy: załącznik nr 7 do SWZ. Krajowy Rejestr Karny

Eligibility requirements: A. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej dwa zamówienia o wartości nie mniej niż 1 000 000,00 zł brutto każde, polegające na dostawie i wdrożeniu systemu informatycznego, obejmującego obsługę minimum:
        a. dokumentacji ewidencjonowanej w systemie elektronicznego obiegu dokumentów;
        b. ewidencji finansowo-księgowej, włącznie z planowaniem budżetu dla organu, rozliczeniem podatku VAT organu i jednostek organizacyjnych, ewidencji podatków  i opłat lokalnych, w zakresie minimum podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz opłat z tytułu ewidencji kadrowo-płacowej;
        c. elektronicznych usług publicznych (e-usług) na 5 poziomie dojrzałości w zakresie przynajmniej płatności za podatki i opłaty lokalne realizowane poprzez portal www oraz aplikację mobilną
        d. systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla co najmniej 50 stanowisk pracy
i załączy dowody określające, że dostawy te zostały wykonane należycie.
W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia lub polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby w/w warunek musi spełnić odpowiednio jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiot udostępniający zasoby.
B. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że osobami skierowanymi do realizacją zamówienia: 
 a) Kierujący realizacją zamówienia (Kierownik Projektu) – min. 1 osoba, posiadająca certyfikat z zarządzania projektami np. PRINCE2 PRACTITIONER lub inny potwierdzający umiejętności zarządzania projektami, lub dyplom ukończenia studiów wyższych, lub podyplomowych w specjalności zarządzanie projektami oraz która posiada doświadczenie w realizacji minimum 2 zamówień polegających na wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego realizację zadań w administracji publicznej, w tym w zakresie świadczenia elektronicznych usług publicznych (e-usług), na stanowisku Kierownika Projektu lub podobnym obejmującym nadzór nad realizacją ww. projektu, dla zamówienia o wartości co najmniej 1 000 000 zł netto każde.
 b) Specjalisty w zakresie wdrażania systemów informatycznych – minimum 2 osoby, posiadające doświadczenie w realizacji minimum 2 zamówień – każda osoba, polegających na wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego realizację zadań administracji publicznej – na stanowisku wdrożeniowca lub innym podobnym obejmującym zadanie wdrożenia ww. systemu każdy.
1. Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie: 20.000,00 złotych (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych 00/100).   2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.3. Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą.4. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:1) pieniądzu;2) gwarancjach bankowych;3) gwarancjach ubezpieczeniowych;4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.5. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto w PKO o/ Koźmin 75 1020 2267 0000 4502 0004 2465 z dopiskiem: Wadium na Rozwój e-usług publicznych dla mieszkańców Gminy Koźmin Wielkopolski.UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego. 6. W przypadku wadium wnoszonego w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty jego oryginał w postaci elektronicznej przekazany przez wystawcę dokumentu. Powinno ono zawierać następujące elementy: 1) zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia bezwarunkowo na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.2) z jej treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium; 3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe; 4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert); 5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;6) nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib. Beneficjentem wskazanym w gwarancji lub poręczeniu musi być Gmina Koźmin Wielkopolski, 7) określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,8) kwotę gwarancji/poręczenia,
    7. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ustawy Pzp) Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią  (tj. zobowiązanych z  tytułu  poręczenia  lub  gwarancji)  wszystkich Wykonawców  wspólnie  ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia  lub  aby  z  jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) 8. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp zostanie odrzucona.
1. Od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wymagane będzie wniesienie, przed zawarciem umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie za wykonanie całości przedmiotu zamówienia. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym kar umownych. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku formach wskazanych w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp tj.:- pieniądzu;- poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-
kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;- gwarancjach bankowych;- gwarancjach ubezpieczeniowych;- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 3. Zamawiający nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach wskazanych w art. 450 ust. 2 ustawy Pzp. 4. Zamawiający nie wyraża zgody na tworzenie zabezpieczenia przez potrącenia z należności za częściowo wykonane świadczenia. 5. Do zmiany formy zabezpieczenia w trakcie realizacji umowy stosuje się art. 451 ustawy Pzp. 6. Zamawiający zwróci zabezpieczenie w następujących terminach: ◦ 70% wysokości zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu zamówienia, tj. od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane;◦ 30% wysokości zabezpieczenia w terminie 15 dni od dnia, w którym upływa okres gwarancji, liczony zgodnie z postanowieniami zawartej umowy. 7. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu powinno zostać wpłacone przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w banku PKO o/ Koźmin 75 1020 2267 0000 4502 0004 2465 tytuł przelewu: Rozwój e-usług publicznych dla mieszkańców Gminy Koźmin Wielkopolski.    8. Zabezpieczenie wnoszone w formie innej niż pieniądzu powinno być dostarczone w formie oryginału przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego, najpóźniej w dniu podpisania umowy – do chwili jej podpisania. 9. Treść oświadczenia zawartego w gwarancji lub w poręczeniu musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego przed podpisaniem umowy.10. Jeżeli okres, na jaki ma zostać wniesione zabezpieczenie, przekracza 5 lat, zabezpieczenie w pieniądzu wnosi się na cały ten okres, a zabezpieczenie w innej formie wnosi się na okres nie krótszy niż 5 lat, z jednoczesnym zobowiązaniem się Wykonawcy do przedłużenia zabezpieczenia lub wniesienia nowego zabezpieczenia na kolejne okresy. 11. W przypadku nieprzedłużenia lub niewniesienia nowego zabezpieczenia najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zabezpieczenia wniesionego w innej formie niż w pieniądzu zamawiający zmienia formę na zabezpieczenie w pieniądzu, poprzez wypłatę kwoty z dotychczasowego zabezpieczenia.   Szczegółowe informacje w SWZ.
Kryterium cena będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę na Formularzu ofertowym. Ocena oferty na podstawie kryterium ceny zostanie wyliczone wg następującego schematu: ilość punktów = cena najniższej oferty x 100 podzielona przez Cenę oferty badanej x 50%
Punkty w kryterium "Termin realizacji Etapu II" zostaną przyznane za zadeklarowany przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym termin realizacji Etapu II (dostarczenie oprogramowania, konfiguracja i parametryzacja oprogramowania na środowisku produkcyjnym Zamawiającego wraz z integracją, migracja danych, odbiór dokumentacji wdrożeniowej, dokumentacji opisującej dostarczone oprogramowanie, instrukcji użytkowania systemu stanowiskowych/użytkowania, licencji i wdrożenia produkcyjnego). Wykonawca jest zobowiązany do podania w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ jednego z trzech możliwych do wyboru terminów zakończenia Etapu II, tj. 90, 105,120 dni od dnia zawarcia umowy. jeżeli Wykonawca nie poda w Formularzu ofertowy terminu realizacji Etapu II Umowy, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oferuje maksymalny wymagany termin realizacji tego etapu, tj. 120 dni od dnia podpisania Umowy. Jeżeli Wykonawca zaoferuje termin realizacji Etapu II krótszy niż 90 dni Zamawiają cy uzna, iż Wykonawca zaoferował termin krótszy, jednak otrzyma on punkty jak za termin wynoszący 90 dni. Jeśli Wykonawca zaoferuje termin realizacji Etapu II dłuższy niż 120 dni Zamawiający odrzuci jego ofertę jako niezgodną z warunkami zamówienia. Punktacja zostanie przyznana zgodnie z poniższym zestawieniem: 
    • termin realizacji Etapu II nie później niż 120 dni od podpisania Umowy	0 pkt
    • termin realizacji Etapu II nie później niż 105 dni od podpisania Umowy	10 pkt
    • termin realizacji Etapu II nie później niż 90 dni od podpisania Umowy	20 pkt
Kryterium jakość próbki systemu (J).  Punkty w kryterium Jakość próbki systemu zostaną przyznane na podstawie próbki oferowanego systemu, przedstawionej przez Wykonawcę, zgodnie z zakresem funkcjonalnym opisanym w scenariuszach testowych, określonych w Załączniku nr 9 do SWZ. Próbka systemu obejmuje następujące obszary takie jak:    
    • Obszar systemu obsługi rejestrów,
    • Obszar systemu obsługującego zarządzanie dokumentami,
    • Obszar systemu obsługującego opłaty lokalne,
    • Obszar systemu do obsługi eUsterka/Zgłoszeń,
    • Obszar systemu obiegu faktury elektronicznej w formacie KSeF
    • Obszar systemu do planowania budżetu,
Podstawą do oceny jakości użytkowej oprogramowania są trzy cechy użyteczności:  
    • Intuicyjność interfejsu (łatwość użycia)
    • Kompleksowość funkcji (pokrycie potrzeb)
    • Elastyczność systemu (odporność na zmiany)
Standardy jakościowe zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do umowy). Dokument ten wskazuje zakresy, czynności i parametry niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, jak również uwzględnia wszystkie elementy, które mają wpływ na koszty związane z wykonywaniem dostawy. Zamawiający przyzna punktu za próbkę systemu, oceniając osobno każdy obszar, z uwzględnieniem powyższych cech w oparciu o kwestionariusz oceny jakości użytkowej oprogramowania, stanowiący załącznik nr 10 do SWZ. Punktacja przyznana przez Zamawiającego za oceną próbki systemu stanowić będzie średnia arytmetyczną ocen punktowych przyznanych poszczególnym obszarom. Łączna ocena punktowa badanej oferty w Kryterium "jakość próbki systemu" zostanie wyliczona jako średnia arytmetyczna punktacji przyznanej przez wszystkich członków Komisji Przetargowej za ocenę próbki systemu. Oferta z najwyższą sumą punktów Qmax otrzyma maksymalną liczbę punktów, tj. 18 pkt. Pozostałym ofertom zostanie przyznana liczba punktów zgodnie z poniższym wzorem:
J= (Qo : Qmax) x 18 
gdzie:
    • J– oznacza liczbę punktów przyznanych ofercie w Kryterium J 
    • Qo – oznacza średnią arytmetyczną ocen punktowych przyznanych ofercie przez członków Komisji Przetargowej, 
    • Qmax– oznacza najwyższą średnią ocen punktowych spośród wszystkich ocenionych ofert.
Punkty za kryterium– Relacyjna baza danych open source, zostaną przyznane na podstawie deklaracji Wykonawcy, że do uruchomienia oprogramowania wskazanego w SWZ użyje relacyjnej bazy danych klasy open source. Wykonawca jest zobowiązany do zadeklarowania w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do SWZ), że do uruchomienia oprogramowania wskazanego w SWZ użyje relacyjnej bazy danych klasy open source, a tym samym koszty użytkowania oprogramowania będą dla Zamawiającego niższe
Punktacja zostanie przyznana zgodnie z poniższym zestawieniem:
    • brak deklaracji Wykonawcy, że do uruchomienia oprogramowania wskazanego w SWZ użyje relacyjnej bazy danych klasy open source  - 0 pkt 
    • deklaracja Wykonawcy, że do uruchomienia oprogramowania wskazanego w SWZ użyje relacyjnej bazy danych klasy open source - 7 pkt
Punkty w Kryterium Klauzule społeczne zostaną przyznane Wykonawcy, który zrealizuje zamówienie z udziałem osoby / osób zatrudnionej/ych do wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę, znajdującej/ych się w trudnej sytuacji na rynku pracy, czyli posiadającej/ych co najmniej jeden ze statusu osób:
    • bezrobotnych,
    • młodocianych w celu przygotowania zawodowego,
    • niepełnosprawnych,
    • bezdomnych realizujących indywidualny program wychodzenia z bezdomności,
    • uzależnionych od alkoholu, po zakończeniu programu psychoterapii w zakładzie lecznictwa odwykowego,
    • uzależnionych od narkotyków lub innych środków odurzających, po zakończeniu programu terapeutycznego w zakładzie opieki zdrowotnej,
    • chorych psychicznie,
    • zwalnianych z zakładów karnych, mających trudności w integracji ze środowiskiem,
    • uchodźców realizujących indywidualny program integracji.
 Wykonawca jest zobowiązany do podania w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczby zatrudnionych pracowników do realizacji przedmiotu zamówienia, znajdujących się w trudnej sytuacji na rynku pracy. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie na umowę o pracę (w wymiarze min. ½ etatu), co najmniej jednej osoby spełniającej w/w warunki w okresie realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę. 
Punktacja zostanie przyznana zgodnie z poniższym zestawieniem:
    • brak zatrudnienia osoby znajdującej się w trudnej sytuacji na rynku pracy                            0 pkt 
    • zatrudnienie min. 1 osoby i więcej znajdujących się w trudnej sytuacji na rynku pracy         5 pkt
W przypadku, gdy Wykonawca nie poda w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczby zatrudnianych osób znajdujących się w trudnej sytuacji na rynku pracy - Zamawiający przyjmie, że Wykonawca nie zatrudni tych osób przy realizacji zamówienia i Wykonawca otrzyma 0 pkt w tym kryterium. Wymaganie Zamawiającego o którym mowa powyżej zostanie uznane za spełnione, gdy Wykonawca zatrudni do realizacji przedmiotu zamówienia pracownika / pracowników na podstawie umowy o pracę lub wyznaczy do realizacji zamówienia osobę / osoby spośród pracowników przez siebie zatrudnionych. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań, o których mowa powyżej, oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań zostały określone we wzorze Umowy (Załącznik nr 11 do SWZ).
1.	Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
2.	Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji  ogłoszenia  w  Dzienniku  Urzędowym  Unii  Europejskiej  lub  zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3.	Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni  od  dnia  przekazania  informacji  o  czynności  Zamawiającego  stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni  od  dnia  przekazania  informacji  o  czynności  Zamawiającego  stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).
4.	Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
Zamawiający wymaga złożenia z ofertą próbki. Zamawiający wymaga, aby próbka oprogramowania obejmowała minimum 80%  funkcji wymaganych w scenariuszach testowych próbek, stanowiących załącznik nr 9 do SWZ . W przypadku uzyskania mniej niż 80% w którymkolwiek scenariuszu oferta podlega odrzuceniu jako niezgodna z warunkami zamówienia. W przypadku przekazania przez Wykonawcę próbki oprogramowania Zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, odstępuje od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej. Próbkę w postaci dysków należy złożyć w sekretariacie Urzędu Miasta i Gminy Koźmin Wielkopolski, ul. Stary Rynek 11, 63-720 Koźmin Wielkopolski przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zaleca, aby dyski zewnętrzne (przenośne) były złożone w kopercie opatrzonej nazwą i adresem Wykonawcy oraz opisem „PRÓBKA W POSTĘPOWANIU NR GK.271.15.2025”. NIE OTWIERAĆ.
Platforma e-zamówienia

Winner: Publications Office of the European Union