Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2022-04-26
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Supplies
CPV classification: 32000000 | 32320000 | 32330000 | 32340000 | 32350000

Technical requirements: Équipements et appareils de radio, de télévision, de communication, de télécommunication et équipements connexes
Tarjoajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa ja halukkuutensa osallistua tekniseen vuoropuheluun sähköpostitse,
Sarastia Oy:n hankintayksikkö julkaisee asiakkaansa Kaakkois-Suomen Tieto Oy:n (myöh. Kymijoen ICT) puolesta tietopyynnön audio- ja videolaitteiden sekä näihin liittyvien palvelujen tarjoajille. Kymijoen ICT:n tavoitteena on kilpailuttaa kesän ja alkusyksyn 2022 aikana monipuoliset AV-ratkaisut.
Tuleva hankinta kattaa mm. erilaiset dataprojektorit, näytöt, kosketusnäytöt, äänentoistoratkaisut (esim. aktiivikaiuttimet, konferenssikaiuttimet, mikrofonit, vahvistimet yms.), AV-jakajat ja muut AV-hallintalaitteet (myös LAN/WAN IP-verkon yli tapahtuva hallinta), dokumenttikamerat, AV-tarvikkeet, AV-hallintapalvelut, AV-suunnittelupalvelut, AV-urakointipalvelut, AV-huoltopalvelut, AV-tukipalvelut (esim. käyttökoulutus). Kohteita ovat muun muassa (ei eksklusiivisesti) toimistot, neuvottelutilat, luokkatilat, sairaalat ja terveydenhuolto. Hankinnassa voidaan huomioida laitteiden ja palveluiden ostaminen (€/kpl, €/kk, €/h, €/htp), rahoitus (leasing) ja vuokraus (€/kk).
Hankinta tullaan toteuttamaan avoimella menettelyllä ja sopimustoimittajaksi valitaan yksi tarjoaja. Hankinnan tarkoituksena on toteuttaa puitesopimus, jonka sisällä Kymijoen ICT ja sen asiakkaat voivat hankkia AV-ratkaisuja monipuolisesti, kulloinkin asiakastarpeeseen soveltuvin osin.
Sopimuskauden on suunniteltu kestävän neljä (4) vuotta ja se laaditaan Kymijoen ICT:n ja sopimustoimittajan kesken. Sarastia Oy:llä ei ole sopimussuhdetta sopimustoimittajaan, vaan Sarastia toimii ainoastaan kilpailutuksen järjestävänä tahona. Kaikki sopimukseen liittyvät osapuolet (sopimustoimittaja, Kymijoen ICT ja sen yksittäiset asiakkaat) voivat kuitenkin irtisanoa sopimuksen päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Asiakaskohtainen irtisanoutuminen tarkoittaa sitä, että puitesopimus säilyy voimassa, mutta yksittäinen asiakas lakkaa käyttämästä ko. sopimusta irtisanomisajan päätyttyä.
Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa potentiaaliset tarjoajat em. hankittavalle kokonaisratkaisulle. Tarjoajat voivat muodostaa tarjoajayhteenliittymiä (esim. Tarjoajayritys A vastaa tuotteista ja tarjoajayritys B suunnittelusta ja asennuksista, käyttökoulutuksista jne.) tai antaa tietyt työt alihankkijoiden toteutettavaksi. Oleellista on, että tilaaja(t) saavat ratkaisut ja palvelut ”yhden luukun periaatteella”. Kilpailutuksessa tullaan rajaamaan alihankkijoiden käyttöä siten, ettei kaikkea hankinnassa huomioituja seikkoja voida ulkoistaa kolmansille. Tarjoajan tulee huomioida tämä mm. tarjottavien tuotteiden osalta. Tarjoajalta edellytetään myös tiettyä kyvykkyyttä referenssitoteutuksien osalta lopullisessa tarjouspyynnössä.
Tämä tietopyyntöilmoitus EI OLE otsikostaan huolimatta EU-ennakkoilmoitus. Kyseinen otsikko tulostuu asiakirjoihin järjestelmäteknisestä syystä.
Tämän tietopyynnön tarkoituksena on selvittää markkinoilla toimivia tarjoajia, joita Sarastia Oy ja Kymijoen ICT voivat kutsua tekniseen vuoropuheluun tarjouspyynnön sisällön kartoittamiseksi ja täsmentämiseksi. Tarjoajan tulee osana tätä tietopyyntöä ilmoittaa kirjallisesti halukkuutensa osallistua myöhemmin toukokuun 2022 aikana järjestettävään tekniseen vuoropuheluun Sarastia Oy:n, Kymijoen ICT:n ja tarjoajien välillä. Tarjoajan tulee ilmoittaa halukkuutensa osallistua tekniseen vuoropuheluun sähköpostitse, tero.niemisto@sarastia.fi viimeistään perjantaihin 6.5.2022 kello 12:00 mennessä.
Sarastia Oy ja Kymijoen ICT pidättävät kaikki oikeudet itsellään siltä osin, keitä he kutsuvat tekniseen vuoropuheluun. Aikataulua koskevista syistä tekniseen vuoropuheluun kutsutaan enintään viisi (5) kiinnostuksen ilmaissutta tarjoajaa. Kaikkia kiinnostuneita tarjoajia ei kutsuta tekniseen vuoropuheluun. Kaikilla kiinnostuneilla on kuitenkin mahdollisuus jättää kirjallisesti omia kuvastoja, kommentteja, palvelukuvauksia yms. sähköpostitse 6.5.2022 kello 12:00 saakka edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Tekninen vuoropuhelu käydään niin, ettei se vaaranna siihen osallistuvien tarjoajien mahdollisuutta osallistua lopulliseen tarjouspyyntöön. Teknisen vuoropuhelun sisältö katsotaan kuuluvaksi tarjoajan liikesalaisuudeksi eikä sitä luovuteta osaksikaan kolmansille osapuolille. Sen sijaan tarjouspyyntö ja tarjoukset (niiltä osin kuin ne eivät sisällä liikesalaisuuksia) ovat asianosaisjulkisia tarjoajille (621/1999).