Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: Urząd Komunikacji Elektronicznej
Country: PL
Region: PL911
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48312000 | 48600000 | 48610000: Database systems | 48611000: Database software package
Award criteria: price, quality

Technical requirements: 1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, budowa, wdrożenie, i serwis Systemu finansowo-księgowo-kadrowo-płacowego wraz z migracją danych i Pracami Analityczno-Rozwojowymi. Zamówienie składa się z następujących etapów:
1.1 Analiza przedwdrożeniowa
1.2 Dostarczenie Oprogramowania
1.3 Wdrożenie Systemu
1.4 Szkolenia
1.5 Świadczenie Asysty Powdrożeniowej dla całości systemu. Świadczenie Asysty Powdrożeniowej musi obejmować okres 6 miesięcy od podpisania Końcowego Protokołu Odbioru Wdrożenia.
1.6 Prace Analityczno-Rozwojowe
a) Wdrożenie Systemu (Analiza przedwdrożeniowa, Dostawa licencji, Wdrożenie)
b) Świadczenie Asysty Powdrożeniowej
c) Realizowanie Prac Analityczno-Rozwojowych
- przy czym prace prowadzone w ramach etapów mogą zachodzić na siebie czasowo
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawiera załącznik nr 3 i 4 do SWZ - Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz załącznik nr 8 do SWZ - Projekt umowy
Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
Termin realizacji zamówienia: 36 miesięcy od dnia podpisania Umowy.
W przypadku kryterium „Cena”, oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania:
C=(C_min-najniższa cena brutto)/(C_i-cena brutto badanej oferty)∙max(C)
gdzie:
C_min – najniższa cena brutto spośród wszystkich nieodrzuconych ofert;
C_i – cena brutto badanej oferty; 
max(C) – maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać badana oferta za kryterium „Cena (C)” – 50,00 punktów.
W kryterium „Ocena próbki” punkty zostaną przyznane Wykonawcy za kompletność zaprezentowanych przez Wykonawcę przykładowych funkcjonalności, które będą niezbędne w systemie i które przedstawiono w tabeli poniżej.
W przedmiotowym kryterium oferta otrzyma maksymalnie 25 punktów.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu odpowiednich plików instalacyjnych lub obrazu maszyny wirtualnej w formacie umożliwiającym jej uruchomienie z użyciem otwartego hipernadzorcy, zawierającej oprogramowanie demonstracyjne realizujące założenia scenariusza.
Dostarczenie pliku obrazu maszyny wirtualnej odbędzie się za pomocą chmury prywatnej Zamawiającego. Dostęp do zasobu chmury prywatnej zostanie nadany na podstawie wniosku zawierającego:
a. numer postępowania,
b. nazwę Wykonawcy,
c. imię i nazwisko osoby do kontaktu,
d. adres e-mail,
e. nr telefonu.
Wykonawca składa wniosek przez wysłanie wiadomości e-mail z adresu podanego w Formularzu Ofertowym na adres: sekretariat.bi@uke.gov.pl
UWAGA:
Ze względu na czas pracy Zamawiającego, wnioski będą odbierane od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce. Nadanie dostępu do chmury prywatnej zostanie zrealizowane niezwłocznie od czasu odebrania wniosku przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem godzin pracy Zamawiającego ujętych w zdaniu poprzedzającym.
Wykonawca w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego dokona prezentacji realizacji założeń scenariusza przed Zamawiającym, z użyciem dostarczonego Zamawiającemu oprogramowania demonstracyjnego, uruchomionego na Infrastrukturze Zamawiającego:
a. w siedzibie Zamawiającego lub
b. w trybie telekonferencji z użyciem środowiska Zamawiającego – Microsoft Teams
Komisja przetargowa dokona oceny zaproponowanego rozwiązania w oparciu o prezentację realizacji wykazanej w tabeli poniżej funkcjonalności i przyzna punkty cząstkowe za każdą zaprezentowaną i prawidłowo zrealizowana funkcjonalność (tabela poniżej):
Lp. / Maksymalna liczba punktów cząstkowych/ Zrealizowana funkcjonalność 
1.  max 4 pkt                                             
Integracja z inteligentnym asystentem (AI Chat) w celu wyszukiwania i analizy danych z umów. Funkcjonalność umożliwia zadawanie pytań w języku naturalnym i uzyskiwanie precyzyjnych odpowiedzi bezpośrednio z treści dokumentów.
2. max 4 pkt                                             
Automatyczne klasyfikowanie i ekstrakcja kluczowych metadanych z umów lub dokumentów kadrowych i innych, przy użyciu AI i OCR. 
3. max 2 pkt                                               
Proaktywne generowanie przez system rekomendacji dotyczących optymalizacji procesów w oparciu o analizę danych i wzorców w obiegu  dokumentów.
4. max 2 pkt                                              
Definiowanie i modelowanie procesów za pomocą jednego z ogólnie dostępnych języków programowania. 
5. max  2 pkt                                               
Zaawansowany dostęp mobilny do repozytorium umów.
 6. max  2 pkt                                              
Inteligentne alertowanie o kluczowych terminach umownych. System automatycznie monitoruje daty i wysyła powiadomienia. 
7. max 1 pkt                                        
Wersjonowanie dokumentów zintegrowane z pakietem Microsoft Office. 
8.  max 2 pkt                                         
Mechanizm zarządzania Voiceprintami 
9. max  2 pkt                                        
Mechanizm skuteczności biometrii głosowej 
10. max 2 pkt                                        
Skuteczność działania mechanizmu zabezpieczającego przed atakami 
11. max 2 pkt                                          
Mechanizm dwuetapowej autentykacji przy logowaniu
Szczegółowy opis kryterium oceny ofert znajduje się w SWZ po zmianach.
W kryterium „Termin realizacji (R)” punktacja zależna będzie od terminów wykonania usługi i dostawy licencji:
Czas przygotowania analizy przedwdrożeniowej/ Liczba punktów
6 miesięcy - 0 pkt
4 miesiące - 5 pkt 
2 miesiące -13 pkt
Dostarczenie oprogramowania / Liczba punktów
6 miesięcy - 0 pkt
4 miesiące - 5 pkt
2 miesiące - 12 pkt
przysługują środki ochrony prawnej zgodnie z Działem IX ustawy Pzp.


Winner: Publications Office of the European Union