Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-06-24
Buyer: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Country: DE
Region: DE714
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 18907500 EUR
Submission deadline: 2024-07-22
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ziel dieser Ausschreibung ist die Beauftragung von Unterstützungsdienstleistungen für das Produktangebot der HZD im DMS Programm und Fortführung des DMS Modernisierungsprojektes DMS 4.0.
Mit dem Angebot ist das Formblatt Referenzen (Datei "Referenzen") einzureichen.
In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bietern zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit Folgendes als Mindestanforderung verlangt:
Darstellung von mindestens 4 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.

• Art der Leistungen: 
Projektmanagement- und Beratungsleistungen sowie Einführung eines Dokumentmanagementssystems bei einem öffentlichen Auftraggeber i.S.d. § 99 GWB mit mindestens zwei Organisationsebenen (z.B. oberste und obere Landesbehörde) und mit jeweils mindestens fünf Organisationseinheiten (z.B. Dienststellen, Abteilungen), die bei der Einführung eines DMS-Systems unterstützt wurden, mit den folgenden Aufgaben:
o Steuerung von Projektteams
o Projektplanung einschließlich Meilensteinplanung
o Management der Projektrisiken
o Projektkommunikation
o Projektcontrolling
o Beratung bei der strategischen Planung des Gesamtprojektes
o Beratung bei der Detailplanung einzelner Umsetzungsphasen
o Beratung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung neuer Geschäftsprozesse
o Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten 
(z.B. IT-Konzepte) sowie Handbüchern
o Beratung bei der Einrichtung von Test-, Entwicklungs-, Schulungs- und Produktionsumgebungen
o Beratung bei der Integration von Fachanwendungen und Anbindung von Querschnittsdiensten
o Analyse behördenspezifischer Anforderungen
o Unterstützung bei der Erstellung von Fach-und Systemdokumentationen
o Erstellung von Testprotokollen
o Unterstützung bei der  Erstellung von fachlichen Tests
Im Rahmen des Referenzprojektes müssen mindestens die Leistungsrollen "Gesamtprojektleitung", "Einführungsmanagement" und "Migrationsmanagement" erbracht worden sein.

• Umfang: 
Anzahl der Anwender, die bei der Einführung eines DMS-Systems unterstützt wurden: mindestens 1.500 Anwender

Die unter Art gelisteten Anforderungen können, müssen jedoch nicht, durch jede einzelne Referenz abgedeckt werden. Die Referenzen in ihrer Gesamtheit müssen hingegen alle gelisteten Anforderungen erfüllen.
Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach den Regeln des § 56 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 VgV.
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über eine Gesamtlaufzeit von 4 Jahren. Das gesamte Ausschreibungsvolumen beläuft sich auf ca. 15.000 Personentage für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren. Ziel ist die Beauftragung von Unterstützungsdienstleistungen für das Produktangebot der HZD im DMS Programm. Abgedeckt werden die Bedarfe zur Fortführung des DMS Modernisierungsprojektes DMS 4.0, zur Unterstützung und Weiterentwicklung von vorhandenen Services und Lösungen im DMS Programm und zu das DMS Angebot ergänzenden neuen Lösungen und Services. Mit dieser Ausschreibung wird die Beschaffung von weiteren Projektmanagement- und Beratungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 (Fabasoft eGov-Suite) und zur Integration in die Verwaltungs-IT bezweckt. Neben Leistungen aus dem Bereich des Projektmanagements und der allgemeinen Einführungsberatung werden zudem Unterstützungsleistungen benötigt. Die nachfolgenden Themenbereiche sind als exemplarisch und nicht abschließend zu verstehen:
- Projektmanagement
- Planung
- Konzeption und Abstimmung mit Verantwortlichen und Schlüsselrollen
- Umsetzung
- Weiterführung Betriebsaufbau/Anwendungsbetrieb
- Integrationsleistungen
Die Projektarbeit erfolgt auf Basis des IT-Projektmanagement-Handbuchs des Landes Hessen. Diese lehnen sich an Standardmethoden des Projektmanagements wie SAFe, PMP, PRINCE2, IPMA oder GPM und im Falle des Qualitätsmanagements (QM) von Standards wie CMMI, Six Sigma oder ISO9001 an. In Bezug auf die Betriebseinführung und den Probe- oder Übergangsbetrieb DMS alt/neu, sind die Prozesse der IT Infrastructure Library (ITIL) ab V4 zu beachten. Die zur Leistungserbringung eingesetzten Berater erbringen ihre Leistungen i. d. R. unter Nutzung der folgenden Werkzeuge: 
•Microsoft Office 2016 ff. (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) 
•Microsoft Project 2016 ff. 
•Microsoft Visio 2016 ff. 
•Microsoft SharePoint 2016 ff mit entsprechenden Teamräumen für Projekte 
•Ticket- und Changemanagementsystem (zur Zeit Remedy)
•JIRA (Werkzeug für die Gesamtprojektplanung und das Anforderungs- und Fehlermanagement) 
•Fallweise betriebsabhängige Werkzeuge wie Ansibel, GIT, Splunk 
•ggf. weitere projektabhängige Werkzeuge 
Die Berater erhalten Zugang zu den erforderlichen Dokumentationen und den ggfs. aus Sicherheitsgründen vorgeschriebenen Werkzeugen.
Während der gesamten Projektphase werden Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die in der Leistungsbeschreibung genauer beschriebenen Themenfelder, insbesondere für Planung, Konzeption und Abstimmung, Umsetzung, Betriebstransformation und -unterstützung und Integrationsleistungen benötigt. Die Leistungserbringung erfolgt stets in enger Zusammenarbeit mit den Projekt-Auftraggebern im Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation und dem Hessischen Ministerium für Finanzen sowie mit der HZD.
Beraterprofile:
Damit eine zielgerichtete und erfolgreiche Leistungserbringung erfolgen kann, müssen die einzusetzenden Personen in der Lage sein, sich schnellstmöglich sowohl in das Projektumfeld, speziell mit den unterschiedlichen Beteiligten, in die fachlichen Anforderungen und Prozesse als auch in das technische Umfeld einzuarbeiten. Grundlage dafür ist insbesondere eine mehrjährige Erfahrung in komplexen (Multi-)Projekten und Großprojekten einer dem Land Hessen vergleichbaren Verwaltungs-/Konzerngröße sowie auf dem Gebiet von DMS im öffentlichen Sektor. Aus diesem Grunde hat der AN die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Beraterprofile während der gesamten Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung zur Verfügung zu stellen.
Für die folgenden Profile und Aufgabenpakete gelten allgemein folgende Rahmenbedingungen:
Die Arbeits- und Dokumentationssprache im Projekt ist Deutsch. Die einzusetzenden Berater müssen daher sehr gute Deutschkenntnisse (Level mindestens C1 nach dem gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)) in Schrift und Sprache aufweisen. In dedizierten Aufgaben ist nach Abruf auch ein C1-Niveau Englisch (Level mindestens C1 nach dem gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)) für spezielle Hintergrundaufgaben ausrei-chend. Der AN stellt in diesen Fällen die deutschsprachige Kommunikation und Dokumentation auf geeignete Weise sicher.
Der AN sichert eine hohe Kontinuität des von ihm eingesetzten Personals gemäß dem jeweils verlangten Beraterprofil innerhalb der Laufzeit der Rahmenvereinbarung zu. 
Beraterprofile:
- Gesamtprojektleitung
- Seniorberater
- Seniorberater "Integration"
- Seniorberater "Migration"
- Seniorberater "Kommunikation"
- Seniorberater "Einführungsberatung"
- Berater
- Berater "Integration"
- Berater "Migration"
- Berater "Einführungsberatung"
- Juniorberater
- PMO Assistenz
Vom AN sind insbesondere folgende typische Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen, wie z.B. im Kommunikations- und Akzeptanzmanagement zu leisten, wobei die nachstehenden Kataloge/Auflistungen nicht abschließend sind und im Rahmen des Projektes ergänzt und/oder erweitert werden können (detailliert beschrieben in der Leistungsbeschreibung).
- Projektmanagementleistungen
- Kommunikations-/Akzeptanzmanagement
- Beratung
- Unterstützung


Winner: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung