Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-10
Buyer: Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe (gkd-el)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 72000000 | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2019-05-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung und betriebsbereite Installation einer Software zur Einwohnerverwaltung und zum Einwohnerwesen inklusive Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Datenmigration aus dem Vorverfahren, Bereitstellung von Schnittstellen einschließlich der Softwarepflege für alle zu liefernden Programmprodukte für die Meldebehörde und Pass- und Personalausweisbehörde (nachfolgend „Meldebehörde" genannt) der Stadt Gelsenkirchen.
Das Einwohnermeldewesen stellt eine Pflichtaufgabe der Kommunen dar (§ 1 Abs. 1 MRRG). Die Einwohnerdaten sind Grundlage für weite Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungshandelns. Die Stadt Gelsenkirchen/gkd-el setzt für die Arbeit im Einwohnermeldewesen als auch im Ausländer- und Staatsangehörigkeitswesen bisher SAP basierte Fachverfahren ein, welche in näherer Zukunft abgelöst werden sollen. In einem ersten Schritt soll zunächst ein neues Fachverfahren für das Einwohnermeldewesen in 2019 eingeführt werden, welches folgende (Haupt-)Leistungsbereiche abdeckt:
— Schnittstellenfunktionen u. a. zum Ausländerwesen, zum Bundeszentralregister, zu Meldeportalen, Finanz-/Kassenautomaten-Systemen Hauptziel der Ausschreibung ist es, einen leistungsfähigen Partner zu finden, der
— die Bereitstellung als auch die Wartung und Betreuung des Fachverfahrens mit Testumgebung aus einer Hand zum Einsatz in der vor-Ort bestehenden IT-Systemumgebung anbietet,
— das Fachverfahren entsprechend den Anforderungen der Stadt Gelsenkirchen/gkd-el installiert, einrichtet und einführt,
— die städtischen Mitarbeiter anhand entsprechender Schulungsunterlagen in das Fachverfahren einführt.
Hierzu gedenkt die Stadt Gelsenkirchen/gkd-el im Rahmen der Vergabe drei Verträge nach EVB-IT sowie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach § 28 EU-DSGVO abzuschließen:
— einen Softwarepflegevertrag zur Sicherstellung des laufenden Supports und der laufenden Verfahrensweiterentwicklung für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren.
Der Ausschreibung liegt folgende Vorstellung über die künftige Aufgabenteilung zwischen der Stadt Gelsenkirchen/gkd-el und
Leistungen gemäß der drei Verträge nach EVB-IT, unter Einhaltung der anzuerkennenden Vorgaben im Rahmen der DSGVO.
— Bereitstellung der hardwareseitigen IT-Infrastuktur, Backup/Restore der Systeme, Administration, Benutzerverwaltung und 1st Level-support sowie Nutzung der überlassenen Standardsoftware.
(1) Verbesserung der Effizienz und Qualität der Bearbeitung durch Einsatz einer ergonomischen Standardsoftware mit Entsprechenden Workflows, die bei vielen Kunden mit ähnlichem Profil im Betrieb ist;
(3) Erleichterung von Pflege- und Routinearbeiten, u. a. durch die Bereitstellung von Formular-/Druckvorlagen und erweiterten Möglichkeiten im Berichtswesen.
Eine Verlängerung ist nach Ablauf der Gesamtlaufzeit von 5 Jahren Produktivbetrieb nur in Bezug auf den EVB-IT Software-Pflegevertrag nach den im Rahmen des Verhandlungsverfahrens festzulegenden Bedingungen möglich.
— Bewertung nach den in den Vergabeunterlagen veröffentlichten Zuschlagskriterien zum wirtschaftlichsten Angebot.