Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-07-31
Buyer: Lappeenrannan kaupunki
Country: FI
Region: FI1C5
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48810000: Information systems | 72000000
Estimated value: 338642 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Sopimuksen kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa itsepalvelun mahdollistavan
verkkokaupan, jossa mahdollisuus asiakkaan vahvaan tunnistamiseen, laskutustoiminnot (aineisto, rajapinta) sekä sisäisten että
ulkoisten asiakkaiden osalta, kattavan tilojen käytön ja tuotteiden myyntien raportoinnin, tila- ja varustevarauksen, kerta- ja
sarjalipputuotteiden myynnin, vaaditut rajapinnat / integraatiot verkkomaksu-, laskutus-, kulunvalvonta-, infonäyttö ja
raportointijärjestelmiin sekä kattavat käyttöoikeuksien hallintatyökalut. Järjestelmä on käytettävissä itsepalveluna ja
tukee kaupungin varattavien tilojen käyttöasteen kohottamista ja siten vuokratulojen kasvattamista.

Hankintamenettelynä oli kilpailullinen neuvottelumenettely.

Sopimuskausi alkoi 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2027. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimuskauden päätyttyä.
HINTA - maksimi 40 pistettä
Hinnan pisteiden laskenta perustuu tarjoajan tarjouslomakkeelle syöttämiin hintoihin. Hinnan laskennassa huomioidaan
mahdolliset tarjouslomakkeella esitetyt hintakertoimet.
Hinnan pisteiden laskentaan käytetään kaavaa:

pienin annettu arvo
-------------------------------- * maksimipisteet (40 p)
tarjottu arvo
DEMOTILAISUUS - max. 40 pistettä
Tarjoajan tulee esitellä demotilaisuudessa myöhemmin lähetettävän demotilaisuuden kuvauksen mukaiset toimenpiteet järjestelmässä. Demotilaisuuden kesto on 1 tunti. Tilaaja kutsuu kaikki tarjouksen jättävät tarjoajat demotilaisuuteen. Demotilaisuus voidaan järjestää joko paikan päällä Lappeenrannan kaupungintalolla tai Microsoft Teams -etäyhteyksin.

Demotilaisuudessa arviointiryhmän jäsenet eivät tee enää tarkentavia kysymyksiä, vaan arvioivat tilavarausjärjestelmän käytettävyyttä pelkästään esittelyn perusteella.

Demotilaisuudessa asiantuntijat soveltavat tilavaraushallintajärjestelmän käytettävyyden arvioinnissa heuristista arviointia:

PISTEYTYSASTEIKKO
Demotilaisuudessa käydään läpi käyttötapauksia, joita raati arvioi kolmiportaisella asteikolla.

Järjestelmä vastaa asiakkaan vaatimuksia osittain 1 p.
- Järjestelmässä on puutteita eri työvaiheissa tarvittavien ominaisuuksien käytettävyydessä, sijoittelussa ja eri toimintoihin siirtyminen on epäselvää esimerkiksi raportoinnin, varaamisen tai tunnistautumisen eri vaiheissa.
- Järjestelmään on monimutkaista ja hankalaa lisätä sisältöä, eikä toiminto ole helppokäyttöinen esim. objektin tietojen lisääminen, digitaalisen aineiston lisääminen.

Järjestelmä vastaa asiakkaan vaatimuksia hyvin 3 p.
- Eri työvaiheissa tarvittavat ominaisuudet on sijoitettu niin, että aina seuraavan vaiheen toimintoihin siirtyminen ja käytettävyys on useimmiten selkeää, esimerkiksi raportoinnin, varaamisen tai tunnistautumisen eri vaiheissa.
- Järjestelmään on helppo lisätä sisältöä ja toiminto löytyy helposti esim. varattavan tilan tietojen lisääminen, digitaalisen aineiston
lisääminen.

Järjestelmä vastaa asiakkaan vaatimuksia erinomaisesti 5 p. 
http://mlab.taik.fi/polut/Design/tyokalu_heuristinen_arvio.html 
- Eri työvaiheissa tarvittavat ominaisuudet on sijoitettu niin, että seuraavan vaiheen toimintoihin siirtyminen ja käytettävyys on aina
selkeää ja loogista, esimerkiksi raportoinnin, varaamisen tai tunnistautumisen eri vaiheissa.
- Järjestelmään on helppo lisätä sisältöä ja toiminto löytyy erittäin helposti esim. varattavan tilan tietojen lisääminen, raportin
saaminen.

DEMOSTA SAATUJEN PISTEIDEN SUHTEUTUS
Eniten yhteispisteitä saanut palvelu saa demosta täydet 40 pistettä, muiden osalta sovelletaan alla olevaa laskukaavaa.

Demon pisteiden laskentaan käytetään kaavaa:

saadut pisteet
-------------------------------- * maksimipisteet (40 p)
suurimmat saadut pisteet
JÄRJESTELMÄN PISTEYTETTÄVÄT OMINAISUUDET - max 20 pistettä
Tilavarausjärjestelmän vaatimusmäärittely ovat merkitty liitteeseen 4 sekä hankinnan kohteen kriteerien yhteisiin kriteereihin.
Pisteytetyt kriteerit ovat merkitty liitteeseen 4 V2-merkinnällä. Pisteyttämättömät kriteerit ovat tilavarausjärjestelmälle asetettuja
vähimmäisvaatimuksia. Pisteytetyistä kriteereistä voi saada enintään 20 laatupistettä (eniten pisteitä V2-kriteereistä saanut saa
täydet 20 pistettä, seuraavien pisteet lasketaan oheisella kaavalla).

Ominaisuuksien pisteiden laskentaan käytetään kaavaa:

saadut V2-pisteet
--------------------------------- * maksimipisteet (20 p)
suurimmat saadut V2-pisteet
Hankintapäätöksen liitteen oikaisuohje ja valitusosoitus mukaisesti.
Asianosainen voi tehdä hankintaoikaisun 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen. Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.


Winner: Timmi Software Oy
Award value: 338642
Number of bids: 3