Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2016-09-30
Buyer: Provincie Overijssel
Country: NL
Contract type: Services
CPV classification: 48311000 | 48600000 | 48900000 | 72000000 | 72200000

Technical requirements: Met deze aanbesteding wil de provincie Overijssel een opdrachtnemer contracteren die zorgt voor de realisatie en ingebruikname van functionaliteit voor verantwoording, zoeken en vinden, samenwerking en processturing, met Office 365 als basis.
De functionaliteit moet leiden tot transparante en digitaal duurzame provinciale informatie, doelmatige processen en gebruikerstevredenheid waarbij invulling is gegeven aan documentbeheer, zaakbeheer, archiefbeheer, intern en extern digitaal samenwerken en ondersteuning van de stukkenstroom en van het subsidieproces.
Het beoogde resultaat van deze aanbesteding is een op professionele en effectieve wijze afgesloten overeenkomst met een opdrachtnemer die heeft aangetoond expert te zijn op het gebied van de gevraagde functionaliteiten, waarbij de opdracht en de projectdoelstellingen worden gerealiseerd binnen het budget en de planning, voor de overeengekomen kwaliteit en binnen de gestelde randvoorwaarden. Tot het resultaat behoren ook de oplevering van ingerichte systemen, migratie vanuit huidige systemen en geïnstrueerde medewerkers. Na oplevering dient de oplossing beheerd en onderhouden te worden. De looptijd van de overeenkomst is 6 jaar met de optie om deze met 2 keer 2 jaar te verlengen.
De provincie Overijssel heeft ervoor gekozen om het onderscheidend vermogen van inschrijvers aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. De provincie Overijssel maakt hierbij gebruik van de methodiek van best value procurement (of in het Nederlands: prestatie-inkoop). Best value procurement (BVP) beoogt een maximale reductie te bewerkstelligen van de risico's en een maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en uitvoering van de dienstverlening. De methodiek is erop gericht om de opdracht aan die inschrijver te gunnen die met zijn inschrijving heeft aangetoond het beste de risico's te minimaliseren en de kansen te benutten (de beste 'performer' of 'expert' kan de economisch meest voordelige inschrijving opstellen). Deze expert kan naar verwachting samen met de opdrachtgever het beste de doelstellingen van de opdracht realiseren.
Met deze vooraankondiging wil de provincie Overijssel potentiële inschrijvers tijdig attenderen op de 1e marktbijeenkomst, namelijk:
Uitleg / Instructie over de kenmerken van Beste Value Procurement / Prestatie-inkoop op vrijdag 14.10.2016 van 9:00 tot 12:00 uur. S.v.p. per mail hiervoor aanmelden door deze voor donderdag 13.10.2016 9:00 uur te sturen naar inkoop@zwolle.nl o.v.v. „DDI2020 en uw bedrijfsnaam”, met vermelding van de namen en functies van de deelnemers. Er kunnen maximaal 2 deelnemers per organisatie deelnemen aan deze marktbijeenkomst.
Er zal ter zijner tijd ook nog een marktbijeenkomst/workshop worden gehouden waarin uitleg wordt gegeven over het opstellen van kwalitatieve documenten en concreet zal worden geoefend met het opstellen van een Risico- en Kansendossier in een BV-aanbesteding. Datum en locatie worden bekend gemaakt in de aanbestedingsstukken, welke vrijgegeven zullen worden bij de formele aankondiging van deze aanbesteding.
Deze aanbesteding verloopt bijna volledig via het platform Negometrix, dat te bereiken is via www.negometrix.com
Na kosteloze registratie op Negometrix kunt u toegang krijgen tot de relevante informatie van deze aanbesteding.
Zie II.8 (Nadere inlichtingen) voor de procedure voor het aanmelden voor de eerste  marktbijeenkomst.