Public procurement notice: Additional Information
Published: 2023-05-03
Buyer: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services | 72500000
Submission deadline: 2023-05-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) sieht in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) einen Katalysator für die Digitalisierung der Verwaltung. So soll die Umsetzung des OZG nicht nur für die Etablierung von Onlinezugängen, sondern für die Digitalisierung der Prozesse insgesamt genutzt werden. Zielsetzung ist die Entwicklung medienbruchfreier digitaler Leistungsprozesse in der LHP, vom Eingang, über die Bearbeitung bis zum Aus-gang. Das heißt, im Rahmen der Umsetzung müssen neben dem Onlinezugang z.B. auch der Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sowie digitale Archivierungsszenarien, Bezahlsysteme etc. berücksichtigt werden.
Um die Effekte der Digitalisierung im Hinblick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung realisieren zu können, ist eine Fokussierung auf die Prozesse erforderlich. In der Landeshauptstadt Potsdam sind Prozessverständnis und Prozessmanagementkompetenzen in den Organisationseinheiten und der Verwaltungskultur noch nicht durchgängig fest etabliert. Vor diesem Hintergrund baut die LHP gegenwärtig ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement auf. Bis zum Beginn der Durchführung der im folgenden skizzierten Beratungsleistungen werden die Grundlagen geschaffen sein in Form eines verbindlichen Regelwerkes (Prozessmanagementhandbuch bzw. Dienstanweisung Prozessmanagement) sowie einer Softwareunterstützung auf Basis der BPMN 2.0 (Business Process Management Software (BPMS) "PICTURE-Prozessplattform").
Der digitale Reifegrad der Fachbereiche der Landeshauptstadt Potsdam ist relativ heterogen. Alle Fachbereiche verfolgen gleichermaßen das Ziel, ihre Prozesse mit Blick auf die Digitalisierung zu analysieren und zu optimieren. Zielsetzung der LHP ist es, alle Leistungen perspektivisch im Reifegrad 3 und 4 (Erläuterungen zu den OZG-Reifegraden siehe Anhang) anzubieten. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend:
- Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd (Corona-Pandemie, Ukraine-Krise, Energielage)
- Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung der Maßnahme zur Folge.
Zielsetzung dieses Auftrages ist die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse, soweit diese nicht bereits durch andere Verträge, in denen die LHP als Auftraggeber auftritt, abgedeckt ist.
Wir gehen von einem Leistungsbeginn nach Zuschlagserteilung zu Ende des zweiten Quartals 2023 aus. Der Vertrag endet 4 Jahre nach dem Tag der Zuschlagserteilung.
Der Vertrag endet unabhängig von der Laufzeit bei Erreichung der Obergrenze in Höhe von 930.000 EUR netto. Der Auftraggeber plant im Zuge des Rahmenvertrages für beide Leistungsbausteine mit ca. 340 Personentagen (siehe auch Preisblatt Anlage 3.5).