Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-14
Buyer: civillent GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48732000: Data-security software package | 72000000
Submission deadline: 2023-03-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Tool zur Unterstützung des Informationssicherheitsmanagements (ISM), des Business Continuity Managements (BCM) und des IT Service Continuity Managements (ITSCM) sowie Support und Schulungen
Ausgeschrieben wird ein Tool im Sinne einer Softwareanwendung zur Unterstützung des Informationssicherheitsmanagements (ISM), des Business Continuity Managements (BCM) und des IT Service Continuity Managements (ITSCM) (nachfolgend "Tool" oder "Software" genannt). Unterstützt werden soll durch das Tool gleichermaßen das interne ISM, das interne BCM sowie das interne ITSCM der Auftraggeberin. Außerdem bietet die Auftraggeberin ihren Mitgliedern und Kunden (nachfolgend "Kunden" genannt) im Rahmen von Dienstleistungsverträgen die Stellung eines Informationssicherheitsbeauftragten/-beraters (ISB) an. Das Tool hat die Durchführung dieser Dienstleistung und damit die Steuerung des kundenseitigen ISM zu unterstützen. Jeder Kunde soll dabei einen eigenen Mandanten innerhalb des Tools erhalten, welche auf den Funktionsumfang des ISM beschränkt ist. Den Kunden der Auftraggeberin  darf die Nutzung des Tools als Software as a Service im Rahmen der Dienstleistungsverträge ermöglicht werden.
Durch die Nutzung eines modular aufgebauten Tools sollen die größtmöglichen Synergien der aufgeführten Managementdisziplinen geschaffen werden.
Das Tool muss in der Lage sein, die genannten Managementsysteme der Auftraggeberin sowie deren Kunden separat voneinander zu verwalten und zu konfigurieren (Möglichkeit der softwareseitigen Umsetzung der Mandantenfähigkeit).
Zum Zeitpunkt der Ausschreibung ist das zuvor beschriebene Dienstleistungsangebot in das Produktportfolio der Auftraggeberin aufgenommen. Die Aufnahme erfolgte zum 01.01.2023. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung wird die zu erreichende Kundenanzahl (Kunden der Auftraggeberin) auf 130 geschätzt. Diese Kundenanzahl soll im Jahr 2027 erreicht werden. Im Jahr 2023 wird mit einer Kundenanzahl von maximal 20 Kunden gerechnet.
Zudem werden Schulungen für (sowohl technische als auch fachliche) Administratoren und für Anwender benötigt. Gegenstand der Schulung soll der Wissenstransfer an die betreuenden Komm.ONE-Mitarbeiter sein, die später für den Betrieb des Systems verantwortlich sind. Sofern die Möglichkeit besteht, sollen die Schulungen Remote durchgeführt werden.
Komm.ONE wird den Support für seine Kunden (fachlich und technisch) selbst erbringen. Der Supportbedarf von Komm.ONE gegenüber dem Auftragnehmer beschränkt sich damit auf Anliegen der Komm.ONE, die durch deren Mitarbeiter nicht gelöst werden können. Die Servicezeiten müssen hierfür mindestens von Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 gewährleistet werden. Antworten müssen innerhalb von 24 Stunden gegeben werden.
Der Auftragnehmer entwickelt die Software stetig weiter. Dadurch wird die Umsetzung des aktuellen Stands der Technik wie auch die Umsetzung aktueller rechtlicher Anforderungen gewährleistet. Außerdem wird gewährleistet, dass die geforderten Standards auch bei Änderungen von Inhalt oder Aufbau innerhalb der Software abgebildet werden können. Hierfür stellt der Auftragnehmer regelmäßig Updates zur Verfügung und liefert diese unaufgefordert an die Auftraggeberin (Bringschuld).
Die ausgeschriebene Software wird für den internen Gebrauch in jedem Fall benötigt werden. Die Nutzung mit einem Mandanten für den internen Gebrauch durch die Auftraggeberin soll daher vom initialen Umfang der Lieferung umfasst sein (Mindestabnahme). Optional soll bis zu einem weiteren Mandanten für ein weiteres Tochterunternehmen der Komm.One angelegt und für das interne Sicherheitsmanagement genutzt werden. Eine Abnahmepflicht hinsichtlich dieses weiteren internen Mandanten besteht nicht.
Es sind zudem 10 externe Mandanten pro Vertragsjahr bereitzustellen (Mindestabnahme). Die Anzahl der weiteren externen Mandanten der Auftraggeberin lässt sich nicht absehen. Mindest- oder Höchstabnahmemengen gelten insoweit nicht.
Beginn der Leistungsausführung ist am Tag nach der Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre plus zweimalige einseitige Verlängerungsoption um jeweils zwei Jahre seitens der Auftraggeberin.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden unter den grundsätzlich geeigneten Bewerbern voraussichtlich drei Bewerber ausgewählt und zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert.
Für den Fall, dass sich mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen beworben haben, wird unter den Bewerbern anhand der Mindestreferenzen gem. Ziffer III.1.3 der europaweiten Bekanntmachung beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. In diesem Zusammenhang wird die besondere Vergleichbarkeit zu den hier ausgeschriebenen Leistungen unter Heranziehung folgender Aspekte berücksichtigt:
- Konnten die Mandanten separat und flexibel hinzugebucht bzw. wieder entfernt werden und wurde dies nutzerunabhängig bepreist?
Werden mehr als die i geforderten zwei Mindestreferenzen vorgelegt, zieht der Auftraggeber für die Bewerberauswahl jeweils die Referenzen heran, welche innerhalb der vorgelegten Referenzen am stärksten für die besondere Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand sprechen

Eligibility requirements: 1. Die Eignung ist im Falle einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. 2. Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach - sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Unterauftragnehmer - an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Nachunternehmer vorgesehen ist, führen. 3. Ein Bewerber (bzw. eine Bewerbergemeinschaft) kann sich zum Nachweis der Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). In diesem Fall ist der Vergabestelle mit Einreichung des Teilnahmeantrags nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen, indem beispielsweise die verpflichtenden Zusagen der Unternehmen vorgelegt werden. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für diese Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen. Vorstehende Ausführungen unter 1. bis 3. gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend. 4. Die nachfolgend und die in III.1.2) und III.1.3) geforderten Eignungsnachweise sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: (1) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB, (2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB, (3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG), (4) Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, (5) Scientology-Schutzerklärung (L. Ron Hubbard ). 5. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Eigenerklärung bezüglich der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister (bei GmbH & Co. KG auch von der Komplementär-GmbH) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist.