Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-18
Buyer: gematik GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48450000 | 72265000: Software configuration services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-07-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: In dem Vergabeverfahren soll eine möglichst integrierte Personalmanagementsystemlösung für die gematik beschafft werden, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Um die Umsetzung der Kernprozesse der gematik zu gewährleisten, sind Unterstützungsprozesse notwendig. Betrachtet werden die Prozesse des Bereiches People & Workplace (P&W). Die ausgeführten Unterstützungsprozesse haben Schnittstellen in die gesamte gematik. Die Prozesse von P&W sollen zukünftig in einem Personalmanagementsystem zusammengeführt werden.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung eines Personalmanagementsystems bei der gematik, das in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Gefordert ist eine Software as a Service. Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d.h. Umsetzung von Better Practices statt Individualentwicklung). Die zu vergebenden Leistungen beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über mindestens vier Jahre. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Bereitstellung einer System- und Anwenderdokumentation, entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System müssen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und weitest möglich digitalisiert werden:
— Personalmanagement mit den Themenkomplexen Administration & Betreuung, Karriere & Entwicklung, Personalcontrolling (Planung & Steuerung) und Recruiting.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auf Verlangen des Auftraggebers, die gemäß diesem Vertrag geschuldeten Leistungen vollständig oder teilweise für einen Zeitraum von bis zu 3 Monaten über das Ende des Vertrages hinaus weiter gegen die vor Vertragsende gültige Vergütung zuzüglich eines Aufschlags von max. 10 Prozent zu erbringen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber im Falle der Beendigung des Vertrages, gleich aus welchem Grund, in der Übergabe und Übertragung auf einen künftigen Vertragspartner des Auftraggebers oder auf den Auftraggeber selbst gegen Vergütung nach Aufwand aktiv zu unterstützen.
ID 1-43: Schnittstelle zu Acticon Noch in der Evaluation, ob das System langfristig weitergenutzt wird. Bei Entscheidung für Acticon, wird die Schnittstelle benötigt, weshalb die Kosten im Preisblatt bereits aufgeführt werden sollen. Die Entscheidung, ob die Schnittstelle benötigt wird, fällt voraussichtlich noch bis Ende 2021.
ID 1-49: Schnittstelle zu ERP Geplante Beauftragung nach erfolgreichem Rollout beider Systeme. Erst dann kann auch definiert werden, welche Daten übertragen werden müssen. Voraussichtlich wird das ab Q3 2022 der Fall sein.
Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (s. Vordruck) einzureichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten.
Im Falle einer Bietergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter den Abschnitten III.1.2) und III.1.3) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden.
Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, Nachunternehmer (keine Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages in seinem Angebot anzugeben.
1) Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch Nachweis auf andere Weise. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate alt sein.
Oder – sofern zutreffend – Eigenerklärung des Bieters/Mitglied der Bietergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind. (s. Vordrucke zur Eignung),
2) Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG (s. Vordrucke zur Eignung).
Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen („Eignungsleihe“). Der Bieter hat den/die Eignungsleihe-Unternehmen zu benennen (s. Vordruck) und die unter III.1.1) Nr. (2) aufgeführten Unterlagen auch für den Dritten beizufügen. Des Weiteren hat er die in III.1.2) und III.1.3) genannten Unterlagen jeweils in dem Umfang für den Dritten beizufügen, wie sich auf die Eignung des Dritten bezogen werden soll. Sofern sich die Eignung auch auf Eignungskriterien nach III.1.3) beziehen soll, wird ergänzend auf § 47 Abs. 1 S. 3 VgV hingewiesen. Erfüllt das benannte Eignungsleihe-Unternehmens das entsprechende Eignungskriterium nicht oder liegt bei diesem ein Ausschlussgrund gem. §§123, 124 GWB vor, muss ihn der Bieter innerhalb einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Frist ersetzen.
1. Eigenerklärung (Vordruck) zum durchschnittlichen Mindestjahresumsatz (mind. 250 000 EUR) bezüglich der ausgeschriebenen Leistung (Personalmanagementsystem als SaaS-Lösung), bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

Eligibility requirements: Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (s. Vordruck) einzureichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter den Abschnitten III.1.2) und III.1.3) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, Nachunternehmer (keine Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages in seinem Angebot anzugeben. Eignungsunterlagen im Einzelnen: 1) Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch Nachweis auf andere Weise. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate alt sein. Oder – sofern zutreffend – Eigenerklärung des Bieters/Mitglied der Bietergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind. (s. Vordrucke zur Eignung), 2) Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG (s. Vordrucke zur Eignung).