Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-04-15
Buyer: Miasto Łódź - Urząd Miasta Łodzi
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1999674.79 PLN
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Usługa nadzoru autorskiego dla systemu informatycznego funkcjonującego w Urzędzie Miasta Łodzi wraz z dostarczeniem nowych wersji oprogramowania
Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca aktualizację oprogramowania Zintegrowanego Systemu Informatycznego funkcjonującego w Urzędzie Miasta Łodzi polegająca, na dostosowaniu do zmian w przepisach prawa oraz prace o charakterze utrzymaniowym w okresie od dnia zawarcia umowy do 31.3.2020 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do Zaproszenia do Negocjacji.
1. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku zaistnienia potrzeby przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji. w następującym zakresie::
1.1.1 Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego może nastąpić po pisemnym złożeniu przez Zamawiającego oświadczenia woli o skorzystaniu z prawa opcji, po wykorzystaniu wszystkich 240 Osobogodzin, nie dłużej niż do dnia zakończenia umowy. Prace dodatkowe będą wykonywane przez Wykonawcę w sposób i w terminach uzgodnionych przez Strony, na podstawie zleceń Zamawiającego.
1.1.2 Prace te rozliczane będą każdorazowo na podstawie ustalonych przez Strony zakresów i pracochłonności wg stawki za Osobogodzinę. Płatności z tytułu wykonania prac dodatkowych będą realizowane na podstawie podpisanych protokołów i faktur VAT, wystawianych kwartalnie.
1.2 prac, o których mowa w pkt. od I.1 do I.5 oraz I.7 dla oprogramowania wymienionego w Załączniku nr 1 do umowy pkt. 8 w terminie od 1.10.2019 r. do 31.3.2020 r.
1.2.1 Skorzystanie z prawa opcji może nastąpić po pisemnym złożeniu przez Zamawiającego oświadczenia woli o skorzystaniu z prawa opcji przesłanym najpóźniej do 31.8.2019 r. i musi zostać zrealizowane do dnia zakończenia Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo nieskorzystania z prawa opcji lub niewykorzystania w pełnej wysokości kwot bez prawa dochodzenia roszczeń
Podkreślenia wymaga fakt, iż zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych czynności polegające m.in. na modyfikacji, konserwacji, asyście technicznej przedmiotowego oprogramowania objęte są ochroną prawno-autorską i mieszczą się w granicach uprawnień przysługujących twórcy utworu lub podmiotu, któremu przysługują autorskie prawa majątkowe do oprogramowania. Ponadto przy aktualnej architekturze systemu inny wykonawca nie mając dostępu do kodów źródłowych nie jest w stanie wykonać zamówienia z uwagi na brak dostępnego ekwiwalentu (substytutu) takiej usługi lub produktu. W chwili obecnej, jak wyżej zostało zaznaczone, zostały podjęte działania zmierzające do zakupu nowego systemu wraz z niezbędnym zakresem uprawnień, umożliwiającym w przyszłości nabycie usługi asysty w trybach konkurencyjnych. Jednocześnie wymaga to czasu i do tego momentu musi zostać zapewniona obsługa Urzędu. W związku z tym uzasadniona jest decyzja o wyborze trybu zamówienia z wolnej ręki, oparta o treść art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym skorzystanie z takiego trybu może być między innymi podyktowane faktem, iż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, przedmiot zamówienia może być zrealizowany tylko przez jednego wykonawcę i jak wykazano powyżej, nie istnieją inne rozsądne rozwiązania alternatywne lub rozwiązania zastępcze zapewniające modyfikacje programu dla potrzeb Zamawiającego. Brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia lecz spowodowany jest posiadaniem przez wykonawcę praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów. Zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27.8.2009 r. o finansach publicznych wydatek będzie dokonany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metody i środków służących osiągnięciu założonych celów.
W wyniku przeprowadzonego przetargu w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, Gmina Łódź w dniu 22.9.1998 r. zawarła z ComputerLand S.A. (od kwietnia 2007 r. nazwa Sygnity S.A.) Umowę nr BI/2/IX/98 na dostawę, dostosowanie i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Magistrat 2000 (ZSI). UMŁ na mocy ww. umowy nabył licencję na używanie oprogramowania (§ 2 ust. 2c). Szczegóły udzielonej licencji precyzuje § 19, który m.in. stwierdza, że licencja zostaje udzielona bez prawa wypowiedzenia ze strony Dostawcy i na czas nieoznaczony (§ 19 ust. 2).
Firma Sygnity S.A. przez wiele lat świadczyła usługi nadzoru autorskiego dla ZSI Magistrat 2000. W ramach umowy utrzymaniowej Sygnity udzieliła Miastu Łódź licencji na korzystanie z wersji oprogramowania ZSI na czas 30 lat z 5-letnim terminem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec następnego roku kalendarzowego.
Obecnie autorskie prawa majątkowe do Zintegrowanego Systemu Informatycznego Magistrat 2000 posiada firma Sputnik Software Sp. z o.o., która nabyła ww. prawa od firmy Sygnity S.A.
ZSI obejmuje kluczowe dla Urzędu obszary funkcjonowania (budżet, finanse, księgowość, podatki, kadry) i eksploatowany jest praktycznie we wszystkich komórkach organizacyjnych UMŁ, a także Łódzkim Ośrodku Geodezji, Zarządzie Dróg i Transportu, Centrum Świadczeń Socjalnych, Halach Targowych, Zarządzie Zieleni Miejskiej, Miejskiej Pracowni Urbanistycznej, Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej, Straży Miejskiej. Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że dla utrzymania ciągłości pracy aplikacji, zwłaszcza w przypadku zmian przepisów prawa, zmian organizacyjnych, konieczne jest zapewnienie asysty technicznej. Krótkie terminy wejścia w życie nowych przepisów, konieczność dostosowania systemów do zmian prawnych, bez podpisanej umowy utrzymaniowej, tj. w trybie postępowania o udzielenie odrębnego zamówienia, stwarzają realne zagrożenie dla terminowego wprowadzania zmian. Zmieniające się przepisy prawa i konieczność dostosowania do nich oprogramowania stały się główną przesłanką zamówienia zmian wymagających prac programistycznych. Obecnie trwają prace związane z wymianą ZSI na nowy system – Projekt Zarządzanie Finansami Miasta, - Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie finansami Miasta, do którego Miasto Łódź planuje zabezpieczyć sobie prawa do kodu źródłowego, aby było możliwe przeprowadzenie zamówienia publicznego na jego utrzymanie w trybie konkurencyjnym. Z powodu różnorodnych problemów termin rozpoczęcia i zakończenia wdrożenia nowego systemu również uległ przesunięciu. Zakupiony w ramach ww. projektu system informatyczny ma zastąpić obecnie eksploatowany Zintegrowany System Informatyczny Magistrat 2000, z wyłączeniem obszaru Gospodarowania Nieruchomościami oraz podsystemu Kadrowo Płacowego. Do czasu pełnego wdrożenia nowego systemu konieczne jest zapewnienie ciągłości działania dotychczas wykorzystywanych systemów. Mając powyższe na względzie planowane jest zawarcie umowy utrzymaniowej ZSI Magistrat 2000 z obecnym właścicielem kodów źródłowych ZSI Magistrat 2000 firmą Sputnik Software do 31.3.2020 r. na moduły ww. sytemu oprócz podsystemu Kadrowo Płacowego oraz podsystemów wchodzących Gospodarowania Mieniem (GM). Ze względu no to, że obecnie jest wdrażany System Zarządzanie Zasobami Ludzkimi (ZZL), zawarcie umowy utrzymaniowej na podsystem Kadrowo Płacowy wchodzący w ZSI Magistrat 2000 wymagane jest do 30.9.2019 r. z ewentualna opcją do 31.3.2020
W przypadku opóźnienia wdrażania ZZL. Umowa utrzymaniowa na podsystemy GM ZSI Magistrat 2000 będzie przedmiotem nowego postępowania w ramach projektu modernizacji GM i obecnie umowa utrzymaniowa winna być zawarta tylko do 30.6.2019 r.


Winner: Sputnik Software Sp. z o.o.
Award value: 1999674.79