Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-02-23
Buyer: EDF SA
Country: FR
Region: FRANCE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2016-03-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Le périmètre du marché est celui du Groupe EDF à savoir EDF SA et l'ensemble de ses filiales françaises et internationales, qui pourront, après vérification, bénéficier si elles le souhaitent et à leur première demande des conditions commerciales des marchés passés par EDF.
Refonte du SI Travel Management et Risk Management: Les prestations se décomposent en 3 lots distincts mais doivent tous s'interfacer:
1. Un sous-lot mise en place du service Travel qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion et interfaces (notamment avec l'outil groupe de gestion des notes de frais), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), le PRA, hébergement et exploitation.
3. Un sous-lot réversibilité et conduite du changement.Ce lot comprend les déplacements via et hors agence de voyage, l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais, les reporting TCO, les worfkflow de déplacement des voyageurs. Les prestations attendues dans ce lot sont principalement: — piloter la politique voyages du groupe — reportings TCO — instrumenter le processus de déclaration des déplacements — réserver et commander un voyage avec paiement via AGV ou hors AGV — gérer les frais individuels (2019) — interfaçage avec l'outil notes de frais existant — interfaçage avec le système de comptabilité gestion PGI pour la comptabilisation des factures. Traitement des factures AGV et hors AGV — gérer les réclamations.
Lot 2: Un lot sécurité des déplacements des salariés à l'étranger devant s'intégrer dans le processus global du déplacement des salariés.
1. Un sous lot fermes mise en place du service Risk management qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion avec le module de Travel management et interfaces (profiles issus du Travel), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 2 sont principalement: — localiser les voyageurs à l'étranger — informer, — alerter, — communiquer notamment en cas de crise — donner accès aux informations aux assureurs — établir des reporting.
1. un sous lot mise en place du service de gestion des notes de frais: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, et interfaces (profiles issus du Travel et suppression de l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais de l'entreprise mise en place au lot 1), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), hébergement et exploitation. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel.
3. Un sous-lot ferme réversibilité et conduite du changement. Nota: ce sous-lot est à mutualiser en grande partie avec le sous-lot du lot Travel. Les prestations attendues dans ce lot 3 sont principalement: — rattachement des frais aux ordre de voyage TCO — saisie des frais, des indemnités kilométriques — saisie des codes articles — imputation des frais — conservation des justificatifs — reprise d'avance de frais- Validation des frais — comptabilisation, modification des frais — interface avec SI gestion de la paie et tous les SI RH — récupération de la TVALes candidats peuvent répondre aux 3 lots (seuls ou en groupements d'entreprises voir les conditions en III.1.3) ou bien répondre aux seuls lots 1 et 3, ou encore au lot 2 uniquement.
1. Un sous-lot mise en place du service Travel qui comprend: l'architecture, l'expertise, le paramétrage, la configuration, les tests, la reprise des données, l'interconnexion et interfaces (notamment avec l'outil groupe de gestion des notes de frais), le pilote, la mise en production, la formation.
2. Un sous-lot gestion opérationnelle du Service qui comprend: la maintenance évolutive (réglementaire et versions fournisseur), la maintenance corrective, l'administration du service, la conduite applicative (flux), le PRA, hébergement et exploitation.
Ce lot comprend les déplacements via et hors agence de voyage, l'interface avec l'outil de gestion des notes de frais, les reporting TCO, les worfkflow de déplacement des voyageurs.