Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2018-10-06
Buyer: Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz NRW
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72230000: Custom software development services | 72600000 | 98300000
Estimated value: 400000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Rahmenvereinbarung für Leistungen im Rahmen des Informationssystem Stoffe und Anlagen (ISA) / EVB-IT Servicvertrag ISA
Die Rahmenvereinbarung beschreibt die Randbedingungen und die Arbeitsumgebung der zu erbringenden Leistungen ab dem 1.1.2019.
Ein Teil (A) der zu erbringenden Leistungen sind Supportleistungen, zur Sicherstellung eines möglichst störungsfreien Betriebes von ISA durch Behebung von Fehlern und Durchführungen kleinerer Anpassungen, für die eine Kostenobergrenze festgelegt wird.
Ein weiterer Teil (B) enthält die Durchführung größerer Änderungen oder Erweiterungen der Software, z. B. die Erstellung neuer Module oder Funktionalitäten.Diese Leistungen werden unter Berücksichtigung der Aufgabenbeschreibung im Einzelfall vom Auftragnehmer unter Beachtung der angebotenen Stundensätze als Festpreis angeboten.
— Fehlerbehebung: Störungen und Fehlverhalten in der Funktionalität der ISA-Module werden zentral durch das LANUV dokumentiert. Ein Beispiel könnte etwa ein unter bestimmten Randbedingungen unvollständig abgespeicherter Datensatz sein. Der Auftragnehmer muss in Absprache mit dem LANUV die Fehlersituation analysieren und kurzfristig geeignete Änderungen in der Software durchführen, um den Fehler zu beheben. Dabei muss darauf geachtet werden, dass es zu keinen Seiteneffekten in der komplizierten Verflechtung der Module und des Datenmodells kommt,
— Durchführung kleinerer Anpassungen in der Software, etwa zur Harmonisierung des Verhaltens in unterschiedlichen Modulen oder zur Anpassung an geänderte rechtliche Grundlagen,
— Zusammenarbeit mit dem Hoster sowie Unterstützung bei Updates, Konfiguration der Datenbank- und Webserver und Problembeseitigung bei Installationen und Migrationen.
Die konkreten Leistungen werden jeweils beim Abruf durch das LANUV individuell spezifiziert. Als Dokumentation für die Fehlermeldungen, Bedarfsanforderungen, den Bearbeitungsstand und die erarbeiteten Lösungen wird ein Online-Tool eingesetzt (zurzeit „Bugzilla“ mit über 2000 Einträgen, das weiter genutzt werden soll). Durchgeführte Änderungen an der Software sind außerdem durch Kommentare im Quellcode und durch separate Auflistungen bei der Auslieferung von Updates („Releasenotes“) zu dokumentieren.
Alle Rechte am bisherigen Quellcode verbleiben beim LANUV. Die Rechte an Erweiterungen des Quellcodes gehen nach Abnahme auf das LANUV über.
Einmal jährlich, auf Anforderung und bei Ablauf des Vertrages sind der Quellcode und die Dokumentation auf einem Datenträger zu übergeben.
Größere Änderungen oder Erweiterungen der Software gehören nicht zu den Supportleistungen, sondern werden bei Bedarf jeweils einzeln beauftragt. Dies können z. B. sein:
Die konkreten Leistungen werden jeweils durch das LANUV in Form einer Leistungsbeschreibung spezifiziert und nach Abgabe eines Angebotes durch den Bieter, das den erforderlichen Zeitaufwand auf Stundenbasis und die dadurch entstehenden Kosten enthält, zum Festpreis beauftragt.
Der Bieter muss in der Lage sein, das Datenmodell und die Funktionalitäten von ISA so gut zu überschauen, dass Auswirkungen von Änderungen oder Ergänzungen jederzeit vom Bieter erkannt werden.
Das Informationssystem Stoffe und Anlagen (ISA) ist ein zentrales Instrument zur Unterstützung der Bezirksregierungen, Kreise und kreisfreien Städte in Nordrhein-Westfalen bei ihren vielfältigen Aufgaben bei der Genehmigung und Überwachung immissionsschutzrechtlich relevanter Anlagen. Es dient außerdem dem Ministerium für Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz NRW (MULNV) als Datengrundlage für Berichtspflichten und politische Entscheidungen. Es ist daher zwingend erforderlich, dass ISA immer den aktuellen gesetzlichen Stand darstellt und neue oder geänderte rechtliche Vorgaben soweit möglich unverzüglich in ISA umgesetzt werden. ISA wird vom LANUV zentral betreut und weiter entwickelt. Es hat zurzeit rund 2 000 eingetragene Benutzer aus 61 Behörden in NRW. Die durchschnittliche tägliche Nutzerzahl von ISA liegt bei etwa 200. Die ersten Module von ISA wurden vor ca. 20 Jahren von der Fa. ProDV, Dortmund, erstellt. Später wurde die Bearbeitung von der Fa. QuinScape, Dortmund, übernommen. Im Jahr 2014 wurde zur Vereinfachung der Pflege und Weiterentwicklung von ISA ein Rahmenvertrag ausgeschrieben und mit der Fa. Volavis GmbH abgeschlossen, der am 31.12.2018 ausläuft. Es ist erforderlich, für die folgenden Jahre einen neuen Rahmenvertrag abzuschließen, um die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung sicherzustellen.Das DV-System ISA ist modular aufgebaut und wird seit ca. 20 Jahren kontinuierlich weiter entwickelt und ausgebaut. Es besteht zurzeit aus 16 Modulen und Teilfunktionalitäten (siehe Leistungsbeschreibung). Zentrale Module sind die Arbeitsstätten- und die Anlagendatei, auf die von allen anderen Modulen zugegriffen wird. Auch zwischen den anderen Modulen bestehen umfangreiche Verknüpfungen. Dadurch bestehen sehr komplexe Zusammenhänge und Abhängigkeiten der einzelnen Teile und Funktionalitäten untereinander. Daraus ergibt sich zwingend, dass die Pflege und Weiterentwicklung von ISA in einer Hand liegen muss. Einzelne Vergaben an unterschiedliche Auftragnehmer sind nicht möglich, da es immer nur einen in sich stimmigen Stand der Entwicklung geben darf. Die Pflege und Weiterentwicklung muss aufgrund der sich ständig ergebenden neuen Anforderungen (neue oder geänderte gesetzliche Vorgaben) ein kontinuierlicher Prozess sein. Ein neuer Auftragnehmer, der ISA nicht kennt, kann aber nicht in der Lage sein, den beschriebenen komplexen Aufbau sowie die Abhängigkeiten und Besonderheiten in der Software auf Anhieb zu verstehen. Dazu ist eine längere Einarbeitungszeit erforderlich, da die umfangreichen Verknüpfungen zwischen den Modulen nicht ohne weiteres zu überblicken sind. Diese Einarbeitung kann nur durch das LANUV erfolgen, da aus Kosten- und Zeitgründen keine technische Dokumentation erstellt wurde, die man an den Auftragnehmer weitergeben könnte. Das vorliegende Benutzerhandbuch deckt nur die Sicht eines Benutzers auf die Oberfläche ab. Darüber hinaus ist es für die Bearbeitung durch den Auftragnehmer erforderlich, dass dieser auch einen Einblick in die fachlichen Zusammenhänge (z. B. des Immissionsschutzrechtes) erhält. Auch diese fachliche Einführung in eine sehr spezielle Materie kann nur durch das LANUV erfolgen. Es wurde die Erfahrung gemacht, dass der jetzige Auftragnehmer, aus den o. g. Gründen ca. ein Jahr zur Einarbeitung in die sehr umfangreiche Struktur des IT-Systems benötigte. Dadurch bleiben aus dem Rahmenvertrag nur noch 3 Jahre übrig, in denen die notwendige Pflege und Weiterentwicklung im erforderlichen Umfang sichergestellt ist.


Winner: Volavis GmbH
Award value: 400000