Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-03-14
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72300000 | 72700000
Estimated value: 5000000 EUR
Submission deadline: 2022-04-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena ovat sähköinen Kansallisarkiston viimeisimmän SÄHKE2-standardin mukainen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu sekä fyysisten asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu Sarastia Oy:n asiakkaille. Sarastia Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinnan sen omistajille ja asiakkaille.
Sarastia Oy:n asiakkaiden asiakirjoja tulee voida arkistoida SÄHKE2-standardin sähköiseen arkistoon suoraan asiakkaan eri järjestelmistä sekä erillisinä yksittäisinä ja massavienteinä. Lisäksi arkistoon tulee voida arkistoida digitaalista aineistoa ilman SÄHKE2-standardin mukaisuutta. Sähköiseen arkistoon tulee voida digitoida fyysisiä asiakirjoja palveluna.
Hankinnassa tulee erityisesti huomioida kulloinkin ajantasaiset lait, mm. Arkistolaki, Kirjanpitolaki, Julkisen hallinnon tiedonhallintalaki sekä Digitaalisten palvelujen tarjoamista koskeva laki. Lisäksi tarjoajien tulee noudattaa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) sekä Tiedonhallintalautakunnan suosituksia ja ohjeita (esim. Turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittely pilvipalveluissa, Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä, Suositus tiedonhallintamallista, Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Suositus teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä sekä muista tätä hankintaa koskevista suosituksista ja ohjeista). Lisäksi tarjoajan tulee tuntea VAHTI 1/2013 ohjeistus perustason PAKOLLISTEN vaatimusten osalta, joita sopimuskaudella edellytetään.
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde.
Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta.
Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).
Mikäli molempien osakokonaisuuksien toimittajaksi valitaan sama tarjoaja, pidättää hankintayksikkö oikeuden muodostaa molemmista osakokonaisuuksista yksi sopimus valitun toimittajan kanssa.
Tämä osakokonaisuus koskee pilvipalveluna hankittavaa sähköisen arkistoinnin ja tiedonohjauksen ratkaisua yhteishankintayksikön asiakkaille ns. avaimet käteen -periaatteella tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tiedonohjausratkaisun tulee integroitua sähköiseen arkistointiin saumattomasti ja oletusarvoisesti. Sähköisen arkiston materiaali perii metatiedon kulloinkin asiakaskohtaisesta tiedonohjausratkaisusta/-ratkaisuista (ts. tilaajalla on oma TOS, joka tulee voida integroida sähköiseen arkistoratkaisuun saumattomasti ja oletusarvoisesti).
Sopimus laaditaan toistaiseksi voimassaolevana, tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden, tarjoajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Koska järjestelmäteknisesti asiaa ei voida kilpailutusjärjestelmässä ilmoittaa, on se ilmoitettu tässä kohdassa tarjouspyyntöä.
Lisäksi sopimuskausi voi alkaa ennen 1.5.2022 mikäli hankintapäätös ja sopimusneuvottelut ovat lainvoimaisia ennen em. ajankohtaa.
Lisähankinnoilla tarkoitetaan tässä sopimuksessa kaikkia sellaisia palveluita, jotka oleellisesti liittyvät sähköisen arkistointiratkaisun, tiedonohjausratkaisun sekä asiakirjojen digitoinnin toteutukseen, joita ei ole voitu ennakoita kilpailutusvaiheessa riittävällä tarkkuudella. Tällaisia seikkoja ovat esim. järjestelmäalustan vaihtuminen tilaajasta ja tarjoajasta johtumattomista syistä, jotka muodostavat esim. uuden käyttäjälisenssikustannuksen, käyttökoulutuksen jne. Sopimukselle voidaan myös lisätä korvaava ratkaisu / palvelu mikäli se täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja ehdot.
Lisähankinnalla EI tarkoiteta kokonaan uuden tai erillisen ratkaisun / palvelun hankintaa. Ts. tämän tarjouspyynnön mukaista sopimusta ei voida laajentaa koskemaan sähköisen arkiston, tiedonohjausratkaisun ja asiakirjojen digitointipalveluiden ulkopuolisia toteutuksia.
Tämä osakokonaisuus koskee palveluna hankittavaa fyysisten asiakirjojen digitointi- ja skannauspalvelua. Lisätietoja tarjouspyynnöstä ja sen liitetiedostoista. Hankintayksikkö korostaa, että tarjoaja huomioi digitointityön laadun (tiedon eheys, luotettavuus, kuvanparannus, OCR tekstintunnistus, tietoturva) osana hävittämiseen tähtäävää digitointia / arkistointia.
Sopimus laaditaan toistaiseksi voimassaolevana, tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden, tarjoajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Koska järjestelmäteknisesti asiaa ei voida kilpailutusjärjestelmässä ilmoittaa, on se ilmoitettu tässä kohdassa tarjouspyyntöä.
Lisäksi sopimuskausi voi alkaa ennen 1.5.2022 mikäli hankintapäätös ja sopimusneuvottelut ovat lainvoimaisia ennen em. ajankohtaa.


Award value: 5000000