Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-27
Buyer: Urząd Komunikacji Elektronicznej
Country: PL
Region: PL911
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48312000 | 48600000 | 48610000: Database systems | 48611000: Database software package
Submission deadline: 2025-11-17
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Dotyczy art.108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, art.108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, postawy wykluczenia wskazanych art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 – o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. poz. 835) i art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE. L Nr 229, str. 1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111, str. 1).
Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h i pkt 2 ustawy Pzp
Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp
1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, budowa, wdrożenie, i serwis Systemu finansowo-księgowo-kadrowo-płacowego wraz z migracją danych i Pracami Analityczno-Rozwojowymi. Zamówienie składa się z następujących etapów:
1.1 Analiza przedwdrożeniowa
1.2 Dostarczenie Oprogramowania
1.3 Wdrożenie Systemu
1.4 Szkolenia
1.5 Świadczenie Asysty Powdrożeniowej dla całości systemu. Świadczenie Asysty Powdrożeniowej musi obejmować okres 6 miesięcy od podpisania Końcowego Protokołu Odbioru Wdrożenia.
1.6 Prace Analityczno-Rozwojowe
a) Wdrożenie Systemu (Analiza przedwdrożeniowa, Dostawa licencji, Wdrożenie)
b) Świadczenie Asysty Powdrożeniowej
c) Realizowanie Prac Analityczno-Rozwojowych
- przy czym prace prowadzone w ramach etapów mogą zachodzić na siebie czasowo
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawiera załącznik nr 3 i 4 do SWZ - Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz załącznik nr 8 do SWZ - Projekt umowy
Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
Termin realizacji zamówienia: 36 miesięcy od dnia podpisania Umowy.
Warunki dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie. Szczegółowe zapisy dotyczące warunków udziału w postępowaniu znajdują się w Rozdziale 8 Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Eligibility requirements: Warunki dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie. Szczegółowe zapisy dotyczące warunków udziału w postępowaniu znajdują się w Rozdziale 8 Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Warunki dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie. Szczegółowe zapisy dotyczące warunków udziału w postępowaniu znajdują się w Rozdziale 8 Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie. Szczegółowe zapisy dotyczące warunków udziału w postępowaniu znajdują się w Rozdziale 8 Specyfikacji Warunków Zamówienia.
[Doświadczenie]
Wykonawca, dla spełnienia warunku, zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub nadal wykonuje usługi dla podmiotów sektora finansów publicznych lub dla podmiotów gospodarczych o łącznej wartości co najmniej 1 000 000 zł brutto (słownie: jeden milion złotych brutto), których przedmiotem jest dostawa, wdrożenie oraz świadczenie usługi powdrożeniowej przez okres co najmniej 6 miesięcy systemu klasy ERP obejmującego co najmniej obszar finansowo-księgowy oraz kadrowo-płacowy. 
[PERSONEL]
1. Wykonawca dla spełnienia warunku udziału w postępowaniu zobowiązany jest wykazać, że dysponuje co najmniej:
a) jedną osobą - Kierownikiem projektu - odpowiedzialną za prawidłową realizację przedmiotu zamówienia. Osoba ta powinna posiadać doświadczenie jako Kierownik projektu w realizacji co najmniej 1 zamówienia w ciągu ostatnich 5 lat dla jednostek sektora finansów publicznych lub dla podmiotów gospodarczych o wartości sumarycznej nie mniejszej niż 1 000 000 zł brutto systemy ERP obejmującego co najmniej obszar finansowo-księgowy kadrowo płacowy oraz środków trwałych,
b) Co najmniej 3 osobami Analitykami projektu – którzy zostaną oddelegowani do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym:
i.Co najmniej jednym analitykiem - Osoba ta powinna w ciągu ostatnich 5 lat brać udział w realizacji co najmniej jednego zamówienia polegającego na dostawie i wdrożeniu z sukcesem systemu klasy ERP obejmującego co najmniej obszar finansowo-księgowy
ii. Co najmniej jednym analitykiem - Osoba ta powinna w ciągu ostatnich 5 lat brać udział w realizacji co najmniej jednego zamówienia polegającego na dostawie i wdrożeniu z sukcesem systemu klasy ERP obejmującego co najmniej obszar kadrowo-płacowy
iii. Co najmniej jednym analitykiem- Osoba ta powinna w ciągu ostatnich 5 lat brać udział w realizacji co najmniej jednego zamówienia polegającego na dostawie i wdrożeniu z sukcesem systemu klasy ERP obejmującego co najmniej obszar środków trwałych.
WADIUM:
1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości:
100 000,00 (sto tysięcy) zł.
2. Zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielnych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 462, z późn. zm.).
3. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy.
Numer rachunku NBP O/O Warszawa, nr rachunku 64 1010 1010 0060 4413 9120 0000 z adnotacją:
„WADIUM zabezpieczające ofertę, sprawa nr BA.WZP.26.29.2025”.
4. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
6. Dokument wniesienia wadium w formie poręczenia lub gwarancji winien zawierać bezwarunkowe i nieodwołalne zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela zapłaty wymaganej kwoty wadium, na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty wymaganej kwoty wadium, powstałe na skutek okoliczności określonych w ustawie Pzp.
7. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ustawy Pzp), Zamawiający wymaga, aby treść poręczenia lub gwarancji obejmowała wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) lub aby z treści poręczenia lub gwarancji wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
8. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
9. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie będzie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp.
10. Termin ważności wadium nie może być krótszy niż termin związania ofertą.
11. Zwrot lub zatrzymanie wadium następuje na warunkach art. 98 ustawy Pzp.
ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY:
1. Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia w wysokości 2% ceny brutto (z VAT) podanej w ofercie wykonawcy.
2. Wybrany wykonawca zobowiązany jest wnieść przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości ustalonej w punkcie powyżej.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu,
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,
3) gwarancjach bankowych,
4) gwarancjach ubezpieczeniowych,
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
4. Poręczenia, o których mowa powyżej powinny być solidarne. Zamawiający nie dopuszcza poręczenia subsydiarnego. Spory pomiędzy Zamawiającym a wystawcą gwarancji/ poręczenia wynikające z udzielonej gwarancji/poręczenia rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaci przelewem na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy.
6. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
7. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, Zamawiający przechowuje je na rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
8. W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp.
9. Wzór gwarancji zabezpieczenia należytego wykonania umowy stanowi Załącznik nr 12 do SWZ.
W przypadku kryterium „Cena”, oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania:
C=(C_min-najniższa cena brutto)/(C_i-cena brutto badanej oferty)∙max(C)
gdzie:
C_min – najniższa cena brutto spośród wszystkich nieodrzuconych ofert;
C_i – cena brutto badanej oferty; 
max(C) – maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać badana oferta za kryterium „Cena (C)” – 50,00 punktów.
W kryterium „Ocena próbki” punkty zostaną przyznane Wykonawcy za kompletność zaprezentowanych przez Wykonawcę przykładowych funkcjonalności, które będą niezbędne w systemie i które przedstawiono w tabeli poniżej.
W przedmiotowym kryterium oferta otrzyma maksymalnie 25 punktów.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu odpowiednich plików instalacyjnych lub obrazu maszyny wirtualnej w formacie umożliwiającym jej uruchomienie z użyciem otwartego hipernadzorcy, zawierającej oprogramowanie demonstracyjne realizujące założenia scenariusza.
Dostarczenie pliku obrazu maszyny wirtualnej odbędzie się za pomocą chmury prywatnej Zamawiającego. Dostęp do zasobu chmury prywatnej zostanie nadany na podstawie wniosku zawierającego:
a. numer postępowania,
b. nazwę Wykonawcy,
c. imię i nazwisko osoby do kontaktu,
d. adres e-mail,
e. nr telefonu.
Wykonawca składa wniosek przez wysłanie wiadomości e-mail z adresu podanego w Formularzu Ofertowym na adres: sekretariat.bi@uke.gov.pl
UWAGA:
Ze względu na czas pracy Zamawiającego, wnioski będą odbierane od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce. Nadanie dostępu do chmury prywatnej zostanie zrealizowane niezwłocznie od czasu odebrania wniosku przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem godzin pracy Zamawiającego ujętych w zdaniu poprzedzającym.
Wykonawca w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego dokona prezentacji realizacji założeń scenariusza przed Zamawiającym, z użyciem dostarczonego Zamawiającemu oprogramowania demonstracyjnego, uruchomionego na Infrastrukturze Zamawiającego:
a. w siedzibie Zamawiającego lub
b. w trybie telekonferencji z użyciem środowiska Zamawiającego – Microsoft Teams
Komisja przetargowa dokona oceny zaproponowanego rozwiązania w oparciu o prezentację realizacji wykazanej w tabeli poniżej funkcjonalności i przyzna punkty cząstkowe za każdą zaprezentowaną i prawidłowo zrealizowana funkcjonalność (tabela poniżej):
Lp. / Maksymalna liczba punktów cząstkowych/ Zrealizowana funkcjonalność 
1.  max 4 pkt                                             
Integracja z inteligentnym asystentem (AI Chat) w celu wyszukiwania i analizy danych z umów. Funkcjonalność umożliwia zadawanie pytań w języku naturalnym i uzyskiwanie precyzyjnych odpowiedzi bezpośrednio z treści dokumentów.
2. max 4 pkt                                             
Automatyczne klasyfikowanie i ekstrakcja kluczowych metadanych z umów lub dokumentów kadrowych i innych, przy użyciu AI i OCR. 
3. max 2 pkt                                               
Proaktywne generowanie przez system rekomendacji dotyczących optymalizacji procesów w oparciu o analizę danych i wzorców w obiegu  dokumentów.
4. max 2 pkt                                              
Definiowanie i modelowanie procesów za pomocą jednego z ogólnie dostępnych języków programowania. 
5. max  2 pkt                                               
Zaawansowany dostęp mobilny do repozytorium umów.
 6. max  2 pkt                                              
Inteligentne alertowanie o kluczowych terminach umownych. System automatycznie monitoruje daty i wysyła powiadomienia. 
7. max 1 pkt                                        
Wersjonowanie dokumentów zintegrowane z pakietem Microsoft Office. 
8.  max 2 pkt                                         
Mechanizm zarządzania Voiceprintami 
9. max  2 pkt                                        
Mechanizm skuteczności biometrii głosowej 
10. max 2 pkt                                        
Skuteczność działania mechanizmu zabezpieczającego przed atakami 
11. max 2 pkt                                          
Mechanizm dwuetapowej autentykacji przy logowaniu
Szczegółowy opis kryterium oceny ofert znajduje się w SWZ po zmianach.
W kryterium „Termin realizacji (R)” punktacja zależna będzie od terminów wykonania usługi i dostawy licencji:
Czas przygotowania analizy przedwdrożeniowej/ Liczba punktów
6 miesięcy - 0 pkt
4 miesiące - 5 pkt 
2 miesiące -13 pkt
Dostarczenie oprogramowania / Liczba punktów
6 miesięcy - 0 pkt
4 miesiące - 5 pkt
2 miesiące - 12 pkt
przysługują środki ochrony prawnej zgodnie z Działem IX ustawy Pzp.
Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 
Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o: 
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte; 
2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Winner: Publications Office of the European Union