Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-06-10
Region: DE600
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48620000: Operating systems
Submission deadline: 2024-06-27
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Auftragsgegenstand ist die Beschaffung neuer Microsoft Office Lizenzen im Rahmen der Konditionsvereinbarung vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) und Microsoft [Mantelvertrag U7765287]. Ebenfalls Gegenstand dieser Ausschreibung sind damit im Zusammenhang stehende Dienstleistungen.

Ziel dieses Rahmenvertrages ist die standardisierte Ausstattung der Arbeitsplätze sowie eine einheitliche und kostengünstige Softwarebeschaffung von Microsoft-Lizenzen.
Regelmäßige Neu- und Ersatzbeschaffung von MS-365-Lizenzen inkl. Änderungsmanagement sollen abgesichert werden. Basis soll die Bereitstellung eines Beschaffungsportsportals sein, über das die Abrechnung von unterschiedlichen Microsoftlizenzen mit einem Gesamtvolumen von rund 2.100 Einzellizenzen erfolgen soll. 

Zwischen dem Bundesministerium des Inneren und Microsoft Ireland Operations Limites wurden Konditionsverträge abgeschlossen. Für berechtigte Unternehmen, die diese Konditionen abrufen wollen, ist  ein BMI-Beitritt mittels eines Microsoft Handelspartners erforderlich. F&W ist berechtigt, Lizenzen unter der Öffnungsklausel des BMI Mantelvertrages U7765287 oder U5223585 zu beziehen. 
Die Rahmenvereinbarung mit dem Handelspartner wird mit einer Laufzeit von drei Jahren geschlossen. Vertragsbeginn ist der erstmalige Abruf von Lizenzen durch die Auftraggeber, voraussichtlich ab Juli 2024.  Ab Vertragsbeginn ist eine lückenlose Lizenzierung sicherzustellen.

Das Gesamtvolumen von rund 2.100 Hauptlizenzen, davon rund 1.850 E3 Lizenzen , 50 E5 Lizenzen und 200 F3 Lizenzen plus erforderlicher Addons (Teams, MS Defender for  Office Plan1 ggf. MS Entra ID Plan 2) soll zur Orientierung für den Bieter dienen, stellt allerdings keine tatsächliche Abnahmeverpflichtung ab Mitte 2024 dar. Tatsächliche Lizenzbedarfe sind in Abhängigkeit zu möglichen Lizenzmodellen mit der AG abzustimmen. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass die Leistungen in einer anderen Größenordnung abgerufen werden. Während der Einführungsphase bis Ende 2024 ist zudem ein flexibler, sukzessiver Abruf der Lizenzen zu berücksichtigen.

Neben dem Lizenzerwerb ist auch der Abruf von Consultingleistungen (T&M) Gegenstand der Beschaffung. Hierbei sind im Wesentlichen alle denkbaren Fragestellungen in Bezug auf die Implementierung und den Betrieb von Microsoftprodukten insbesondere Microsoft Cloud und M365 E3, E5, F3 abzudecken. 

Es wird daher ein Dienstleister gesucht, der folgende Leistungen übernimmt (Lizenzmanagement): 
•	Beratung bezüglich der rechtskonformen und wirtschaftlichen Nutzung der zu beschaffenden Lizenzen und Dokumentation 
•	Unterstützung des Auftraggebers bei der Nutzung von sämtlichen Portalen der Firma Microsoft 
•	Information des Auftraggebers über vertragsrelevante Änderungen, insbesondere über BMI-Vertragsänderungen, Änderungen von Lizenzbestimmungen etc. 
•	Unterstützung des Auftraggebers bei der Einlösung von möglichen Benefits

Grundsätzlich werden Beratungsleistungen nur abgenommen, wenn diese durch geschulte und von Microsoft zertifizierte Consultants erbracht werden.
1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw.
Betriebshaftpflichtversicherung in für den Auftragsgegenstand angemessener
und marktüblicher Höhe 2) Die Bieter müssen den Nachweis, dass Sie ein akkreditierter Microsoft Licensing Solution Partner (LSP) sind, einreichen 3) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des
Bieters innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023), 3)
Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter: Der Bieter
stellt eine Erklärung bereit, aus der die durchschnittliche Mitarbeiterzahl
(Vollzeitäquivalent) und davon durchschnittliche Anzahl von Projektleitern
innerhalb der letzten drei (3) Jahre hervorgeht. Für den jährlichen
Durchschnitt ist die Anzahl der Mitarbeiter zum Jahresende 2021, 2022 und
2023 heranzuziehen. ___ Die Eigenerklärungen sind über die Formularfelder
im Vergabeportal abzugeben Für den Fall, dass die Bewerberin oder der
Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten
anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so
sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der
zu diesen bestehenden Verbindungen, jeweils die Eigenerklärungen über die
Formularfelder im Vergabeportal abzugeben. Sämtliche Angaben und
Erklärungen sind verbindlich
Im Rahmen des Offenen Verfahrens wird die Eignung der Bieter hinsichtlich Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit sowie technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit überprüft. Dazu sind die in der Veröffentlichung und in der eVergabe unter dem Reiter „Eignungskriterien“ geforderten Angaben zu machen. 

Es gelten folgende Mindestanforderungen an die Eignung der Bietenden:

•	Die Bieter müssen den Nachweis, dass Sie ein akkreditierter Microsoft Licensing Solution Partner (LSP) sind, einreichen
•	Die Bieter müssen eine Eigenerklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass die gesamte Kommunikation mit der AG (im Projektverlauf) in deutscher Sprache erfolgt

Die Bieter müssen mindestens 2 Referenzen über bereits abgeschlossene bzw. laufende Projekte der letzten 3 Jahre vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind:

a.	Lizenzmanagement für Unternehmen mit >500 Anwender:innen
b.	Bereitstellung und Abrechnung von unterschiedlichen Microsoftlizenzen über die Konditionsvereinbarung vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) mit Microsoft.___

Bieter, die die Mindestanforderungen an die Eignung nicht erfüllen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Konzept zur Reaktionszeiten Zu- und Abgänge User/Entzug/Zuweisung von Lizenzen