Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-28
Buyer: Ministerstwo Cyfryzacji
Country: PL
Region: PL911
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30195000 | 39294100 | 55100000 | 55300000 | 55500000
Submission deadline: 2025-09-19
Award criteria: quality, price, cost

Technical requirements: Przesłanka wykluczenia określona w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, w zakresie w jakim dotyczy ona zarządzania aktywami wykonawcy przez likwidatora lub sąd.
Przesłanka wykluczenia określona w art. 108 ust 1 pkt 6 ustawy Pzp. Zamawiający wykluczy Wykonawcę jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1 ustawy pzp, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego Wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Przesłanka wykluczenia określona w art. 109 ust 1pkt 4 ustawy Pzp, w zakresie w jakim dotyczy ona zawieszenia prowadzonej działalności Inna sytuacja podobna do upadłości wynikająca z prawa krajowego: Dotyczy przesłanki wykluczenia określonej w art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy Pzp, w zakresie w jakim dotyczy ona w podobnej sytuacji jak określone art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, wynikającej z podobnej procedury, przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
Dotyczy przesłanki wykluczenia określonej w art. 108 ust 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp w odniesieniu do przestępstw wymienionych w art. 228230a lub 250a Kodeksu karnego, art. 4648 ustawy o sporcie lub art. 54 ust. 14 ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych.
Dotyczy przesłanki wykluczenia określonej w art. 108 ust 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp w odniesieniu do przestępstwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, jak również przestępstw skarbowych, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. g) ustawy.

Eligibility requirements: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 700 000,00 zł (słownie: siedemset tysięcy zł, 00/100).
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą na min. 1 000 000 zł (jeden milion zł, 00/100) w chwili prowadzonego postępowania a następnie przez cały okres współpracy (wymagane załączenie dokumentu).
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał, 
a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje:
a)	Co najmniej dwie konferencje/ kongresy o wartości min. 500 000,00 zł brutto każdy w ciągu ostatnich 3 lat (wymagane załączenie referencji uzyskanych od Zamawiającego). W ramach kompleksowej organizacji każdego wydarzenia Wykonawca zapewnił co najmniej: wynajem (lub inna formę zapewnienia) i aranżację przestrzeni konferencyjnej, obsługę techniczną wydarzenia, catering, obsługę i montaż infrastruktury audio/ video/ IT, obsługę recepcji.
b)	Co najmniej dwa wydarzenia plenerowe o wartości min. 500 000,00 zł brutto każde w ciągu ostatnich 3 lat (wymagane załączenie referencji uzyskanych od Zamawiającego). W ramach kompleksowej organizacji każdego wydarzenia Wykonawca zapewnił co najmniej: wynajem (lub inną formę zapewnienia) i aranżację przestrzeni eventowej w postaci namiotów, kontenerów lub innych profesjonalnych zabudowań plenerowych o powierzchni min. 100 m2, catering, obsługę i montaż infrastruktury audio/ video/ IT, organizację aktywności/ atrakcji dla uczestników.
c)	Co najmniej jedno wydarzenia (inne niż przedstawione w ppkt. a i b) o wartości min. 700 000,00 zł brutto w ciągu ostatnich 3 lat. Wydarzenie  udziałem minimum 600 uczestników nie wliczając obsługi (wymagane załączenie referencji od Zamawiającego).
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej dwiema osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym: 
a)	Koordynator projektu – osoba, która w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora co najmniej dziesięciu wydarzeń, z których każde: 
− polegało na kompleksowej organizacji wydarzeń, z wyłączeniem wyjazdów integracyjnych i szkoleń, 
 − obejmowało co najmniej: aranżację przestrzeni na potrzeby wydarzenia, wyposażenie i obsługę techniczną oraz koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy,
 − wzięło w nim udział co najmniej 500 osób. 
Przez koordynowanie Zamawiający rozumie kompleksowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia, w tym koordynację prac wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację wydarzenia, przekazywanie wszystkich bieżących ustaleń wszystkim zainteresowanym stronom (np. montażystom, obsłudze technicznej, prowadzącym itp.), a także bycie w stałym kontakcie z Zamawiającym. Koordynator projektu nie może jednocześnie pełnić funkcji koordynatora technicznego wydarzenia.
b)	Koordynator techniczny – osoba, która w okresie ostatnich 3 lat, liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora technicznego dla co najmniej dziesięciu wydarzeń, podczas których odpowiedzialna była za obsługę techniczną wydarzenia tj. m.in. realizację multimediów, oświetlenia, nagłośnienia oraz za zapewnienie wyposażenia technicznego. 
Uwaga: Zamawiający nie dopuszcza wykazania tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej z wymienionych powyżej funkcji.
1.	Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
2.	Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy pzp.
3.	Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Ministerstwa Cyfryzacji nr 81 1010 1010 0034 9213 9120 0000, z adnotacją: „Wadium PN-28/2025 usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń”.
4.	W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. W przypadku wniesienia wadium przelewem zaleca się, aby Wykonawca załączył do oferty potwierdzenie dokonania przelewu.
5.	Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wraz z ofertą oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji w formacie umożliwiającym odczyt dokumentu.
6.	Wadium powinno zostać przekazane Zamawiającemu drogą komunikacji elektronicznej poprzez Platformę e-Zamówienia, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert). Zamawiający zaleca aby wadium zostało złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik wadium” a następnie wraz z plikami stanowiącymi część oferty skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP). Jeżeli Wykonawca przesyła wadium poza ofertą np. mailem powinno ono być oznaczone w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie do postępowania.
7.	Dokument poręczenia lub gwarancji powinien zawierać informację o udzieleniu poręczenia lub gwarancji na rzecz Zamawiającego tytułem zapłaty wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń” PN-28/2025”
8.	 Dokument poręczenia/gwarancji powinien być ważny przez okres związania ofertą oraz stanowić zobowiązanie poręczyciela lub gwaranta do nieodwołalnej, bezwarunkowej, płatnej na pierwsze żądanie Zamawiającego wypłaty wadium w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 Pzp.
9.	Zwrot albo zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z art. 98 Pzp.
Zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ
Szczegółowo opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert został opisany w Rozdziale XVI SWZ
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych, on-line i hybrydowych (w szczególności: konsultacji społecznych, prezentacji, konferencji, pokazów, spotkań, warsztatów,  gali, ceremonii wręczenia nagród, czy wydarzeń plenerowych) w zakresie działań Ministerstwa Cyfryzacji, które mogą być organizowane na terenie Polski.

Winner: Publications Office of the European Union