Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-08-27
Buyer: stad Kortrijk
Country: BE
Region: BE254
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72212600: Database software programming services | 72413000: Website design services | 72700000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2028-04-30
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: raamovereenkomst ondersteuning door specialisten op vlak van:
•	Datawarehouse, datamining, data-analyse en rapportering.
•	GIS
•	Infrastructuur en beveiliging
•	Microsoft 365 en Dynamics 365
•	Drupal en javascript
Toelichting en context: 
Deze raamovereenkomst is een onderdeel van een ruimer project en groeiende samenwerking op vlak van Digitale Transformatie in Zuid-West-Vlaanderen

In de regio Zuid-West-Vlaanderen ontstaat er een nauwere samenwerking op vlak van digitale transformatie. 
Dit wordt ondersteund door het project digitale transformatie regio Zuid-West-Vlaanderen
Gemeente zonder Gemeentehuis https://gzg.vlaanderen.be/project-digitale-transformatie-regio-Zuid-West-Vlaanderen.
Met dit project beogen de 15 besturen rond penhouder Harelbeke alle burgers, verenigingen en bedrijven uit de referentieregio Zuid-West-Vlaanderen een betere dienstverlening aan te bieden. Ze zien digitale transformatie als een hefboom om een warme, toegankelijke en lokale dienstverlening te verankeren.

De besturen zijn: 
Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Intercommunale Leiedal, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere-Helkijn, W13 - intergemeentelijk samenwerkingsverband, Waregem, Wervik, Wevelgem, Zwevegem

De opdrachtgever is op zoek naar experten met specifieke competenties voor het ontwikkelen van visie, opzetten van systemen, analyse, uitvoering van specifieke beheerstaken in de beschreven domeinen. 
Ook het beperkt aanleveren van tools en licenties hiervoor kan tot deze opdracht behoren.

Deze overeenkomst garandeert geen exclusiviteit.
Als lokaal bestuur beschikken we over tal van softwaretoepassingen voor beheer van allerlei diensten en processen. Enkele voorbeelden zijn: vergunningen, subsidies en premies, bevolkingsadministratie, gebouwen, percelen, belastingen en boekhouding, personeelsadministratie en HR, groen en openbare ruimte, straatmeubilair, verkeer, sancties, CRM, zorgdossier, reservaties activiteiten, verhuur infrastructuur. 
Naast deze eigen toepassingen verbinden lokale besturen, al dan niet via een eigen servicebus en vervolgens gateways van hogere overheden, met authentieke bronnen of externe databanken die aanvullende of bijkomende informatie aanleveren zoals CRAB, GRB, GIPOD, rijksregister, gebouwenregister,…
Bijkomend beschikken we over tal van sensoren en technologieën die op korte termijn heel veel real-time data aanleveren zoals sensoren parkeren ‘Shop & Go’ in Kortrijk, reads uit ANPR camerasystemen, luchtkwaliteitsmeting, passantentelling via mmwave, …
Vaak omvatten specifieke beheerstoepassingen een eigen maar beperktere vorm van rapportering maar is het een uitdaging om te rapporteren over domeinen en toepassingen heen. Naast de technische uitdaging om stabiele interfaces op die silo’s te vinden, volgt de semantiek van de respectieve datamodellen niet altijd de (OSLO) standaard. Aandacht voor die semantische interoperabiliteit is dus een kritieke succesindicator. 
De opdrachtnemer ondersteunt de opdrachtgever met specifieke expertise in dit domein: zowel specifiek op niveau van opzetten en beheren van  datawarehouse, opzetten en beheren van BI rapporten (Power BI) maar ook op vlak van governance, alsook op visieontwikkeling en verdere uitbouw.
Mede door de populariteit is geodata binnen de informatiearchitectuur van lokale besturen sterk versnipperd, verschillende afdelingen hebben eigen geoloketten. Eenvormig beheer van geo-data, in de vorm van ‘losse bestanden’, geodatabanken of toepassing specifieke databanken, vormt momenteel dan ook een grote uitdaging. Eigenaarschap is niet altijd duidelijk, er circuleren mogelijk verschillende versies of collega’s weten niet van bestaan af van bepaalde data waardoor mogelijk dubbel werk gebeurt. Beschrijving, metadata is ook niet altijd voor handen. Afspraken hieromtrent ontbreken.

Medewerkers van lokale besturen hanteren verschillende toepassingen, waaronder ArcMap en Q-GIS om geodata te structureren, analyseren en publiceren. Migratie naar ArcGIS Pro dient zich aan.
Bepaalde webloketten laten ook toe om geo-objecten te inventariseren en te beheren intern in het netwerk.

Samengevat situeren de voornaamste uitdagingen zich in de inventarisatie en dataopbouw enerzijds, en het afsprakenkader anderzijds. Maar ook in het verder ontwikkelen van geo-loketten.
De opdrachtnemer ondersteunt de opdrachtgever met specifieke expertise in dit domein: zowel specifiek op niveau van toepassingen, maar ook op vlak van databeheer en governance, alsook op visieontwikkeling en verdere uitbouw.
Het perceel 2 bevat drie verlengingen.
De opdracht kan 3 keer voor een periode van 12 maanden verlengd worden.
Het is wenselijk om voor een langere periode dan de basisperiode van 48 maanden te kunnen samenwerken omdat bij de verschillende percelen bij het uitvoeren van deelopdrachten ook vaak wel nood is om de bredere context van de werking in de organisatie of samenwerking tussen de deelnemende besturen te kennen. Dit vergt inwerktijd voor zowel de opdrachtgever/deelnemend bestuur om de opdrachthouder te informeren als de opdrachthouder om zich in een specifieke case in te werken. Door samenwerking voor langere termijn mogelijk te maken kan die ‘opstart’ kost meer gespreid worden over een langere duur
In de voorbije jaren werd de dienstverlening van de besturen sterk gedigitaliseerd en in functie daarvan werd de ICT-infrastructuur van de besturen in belangrijke mate uitgebreid. Deze infrastructuur moet een performante, betrouwbare en gebruiksvriendelijke ondersteuning bieden voor de dienstverlening en de werking van de besturen. Enerzijds hebben de besturen nood aan experten die autonoom, of in samenwerking met de eigen IT medewerkers, IT infrastructuurprojecten kunnen realiseren. Anderzijds hebben de besturen nood aan bijstand van experten voor het oplossen van problemen die ze zelf niet kunnen oplossen, omwille van de complexiteit of het gebrek aan interne capaciteit. 
De infrastructuur is geëvolueerd van een volledige on-premise installatie naar een hybride omgeving waar vaak evenveel in een Cloud-omgeving draait (Azure, AWS, ..) als on premise. Daarnaast worden tal van applicaties als SaaS afgenomen die ook moeten integreren in het globale netwerk.

Het soort opdrachten in dit perceel kan van verschillende aard zijn, een paar voorbeelden:
•	Strategisch advies, projectcoördinatie, enz….
•	Ontwerpen
•	Specifiek technisch advies bij operationeel beheer
•	Uitvoeren van projecten (installeren van nieuwe toepassingen, componenten van de infrastructuur, ...)
•	Migratietrajecten (van software, maar ook van infrastructuur)
•	Auditeren / documenteren van bestaande omgevingen
•	Problem management: Troubleshooting / oplossen van complexe problemen of problemen van multidisciplinaire aard (bijv. Performantieproblemen op netwerkniveau kunnen een oorzaak hebben op server, storage, netwerk of applicatieniveau)
Het is van belang dat de specialisten een brede algemene kennis hebben over alle domeinen waar de goede werking van de toepassingen en infrastructuur van belang is. Dit uiteraard ook over de nieuwste informatietechnologieën
Er zijn verschillende domeinen waarbinnen expertise gewenst kan zijn.


Winner: iO Belgium
Award value: 5312728.4
Number of bids: 13