Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-03-15
Buyer: Stiftung Lesen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48610000: Database systems | 63120000 | 64000000 | 72212610 | 72320000
Submission deadline: 2019-04-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lesestart 1-2-3: Logistik, Konfektionierung, Versand von 450 000 Material-Sets (Tasche + Buch) für 1-Jährige, Fulfillment/Versandservice, Onlinedatenbankservice, Callcenter-Betreuung
Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 450 000 Material-Sets für 1-Jährige sowie Ful-Fillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting)
Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Partner
1) Warenannahme, Lagerung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.1.], insbes.: Warenannahme (insbes. qualitätsorientierte Eingangsprüfung) und Produkteinlagerung von ca. 600 Euro-Tausch-Paletten (Höhe maximal 140 cm) mit 3 unterschiedlichen Produktformen (1 Tasche, bis zu 5 verschiedene Pappbilderbücher, 1 Ratgeberbroschüre, Übernahme und fachgerechte, sortenreine Einlagerung (die unterschiedlichen Kinderbücher dürfen nicht vermischt werden), lückenloses Monitoring des Bestands anhand von Lagerbestandlisten sowie Artikellisten.
2) Kommissionierung, Konfektionierung, termingerechter Versand sowie Fulfillment und Versandservice für 450.000 Material-Sets für 1-Jährige, inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting
Jedes Materialset besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm), in die gepackt wird: ein Pappbilderbuch (es gibt 5 verschiedene Titel, die in der jeweiligen Auflage von 90 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), Format max. ca. 13-16,5 x 13-17 cm (BxH), Dicke ca. 1,9 cm, eine Broschüre A5, 58 Seiten (Gesamtgewicht pro Materialset: max. ca. 400 g), Konfektionieren von 450 000 Material-Sets (z. T. Just-in-Time) in Verpackungseinheiten je 15, 25 und 30 Stück, sortenreine Einlagerung der konfektionierten Sets (keine Vermischung der versch. Kinderbücher), vom Bieter gestellte versandfertige Umverpackungen, mit folgenden Mindestanforderungen: Faltkisten mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201, Qualität 2.30 BC; Verschlussart: laschengeklebt. Der Umfang der Set-Lieferungen kann nicht zuvor festgelegt werden, da anzahlgenaue Auslieferung je Kinder- und Jugendarzt nach Zahl der U6-Untersuchungen erfolgt, sukzessiver Versand bundeslandweise der (vor-)konfektionierten Versandeinheiten im Rahmen der Ausführungsfrist, Infoschreiben (nicht personalisiert) wird jedem Karton obenauf beigelegt, Erstellen eines Lieferscheins für jede Sendung, Erstellen und Aufspenden von Versandlabel, Versandkonditionen: Paketzustellung auf Kosten des Bieters, einzelne Nach- sowie Einzelversande nach Rückmeldung des Auftraggebers, Retouren-Management (insbesondere Reklamation, Retourenrückführung, Wareneingangsprüfung, Erfassen des Rücksendegrundes, Aufbereitung und Wiederverpackung, Wiedereinlagerung und Neuversand)
3) Aufbau, Ausbau und Pflege einer Onlinedatenbank, Datenverwaltung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.3. sowie Pflichtenheft „Projekt: Logistik für das Programm Lesestart 1-2-3“ Pkte. 1-6]
4) Callcenter-Betreuung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.4.], insbesondere Zielgruppen-Support per Telefon, E-Mail oder Fax, folgende Leistung müssen Inbound und Outbound übernommen werden:
5) Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an Lesestartpartner [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.5.], der Auftragnehmer muss über das Know-How und die entsprechenden Kapazitäten verfügen, personalisierte Mailings (per Post/E-Mail) durchzuführen;
[siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 4.] Maßnahmen zur Gewährleistung der Liefersicherheit u. a. bei Engpässen und Ausfällen.
Je nach Projektverlauf behält der AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für 2020/2021 zu verlängern. Diese Option übt der AG bis spätestens 1.8.2020 aus. Die Vertragsverlängerung endet im Oktober 2021. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Der AN hält sich im Falle einer Optionsausübung und Verlängerung gebunden an seine Preise.
Die Änderungen betreffen insbesondere die Konfektionierung der Material-Sets, da sich hier das Format und das Gewicht des Pappbilderbuches wie folgt beschrieben minimal ändert. Außerdem wird statt eines Ratgebers eine Leseleiste (mehrseitiges Leporello im Postkartenformat 10 x 15 cm) Bestandteil der Sets sein. Ebenso kann sich die Anzahl der Adressaten der Sets ändern.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für das zweite Projektjahr 2020/21 vom 1.9.2020 bis 30.9.2020 angeliefert.
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
— 1 gebundenes Pappbilderbuch (es gibt bis zu fünf verschiedene Titel, die in der Auflage von je 90 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17-20 x 19-23 cm (B x H), Dicke ca. 1,9 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden

Eligibility requirements: 1) Der Bieter reicht einen aktuellen Handelsregisterauszug ein. Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Berufshaftpflicht- / Betriebshaftpflichtversicherung besteht. 2) Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1 500 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 000 000 EUR für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen. 3) Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Lagerversicherung besteht. Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Lagerversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1 500 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 000 000 EUR für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen. 4) Schriftliche Erklärungen folgenden Inhalts und Wortlautes: a) Ich/wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen; (siehe Ausschreibungsunterlagen: Angebot, Pkt. 5.); b) Ich/wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 Nr. 1 - 4 und Abs. 2 GWB vorliegen (siehe Ausschreibungsunterlagen: Angebot, Pkt. 5.). 5) Erklärung ARGE (siehe Bietererklärung 3: ARGE) Dem Angebot einer Bietergemeinschaft ist eine Erklärung beizulegen, in der sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft einem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft Vertretungsmacht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einräumen, insbesondere hinsichtlich der rechtsverbindlichen Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen sowie der Vornahme von Verfahrenshandlungen. Die vorgeschriebene Erklärung ist rechtsverbindlich von vertretungsbefugten Personen jedes Mitgliedes der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen und für die Bietergemeinschaft einfach im Original mit dem Angebot einzureichen; mit dem Angebot einer Bietergemeinschaft ist eine gemeinsame Erklärung abzugeben, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber der Auftraggeberin gesamtschuldnerisch haften. Weiterhin haben sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft im Rahmen der Erklärung der ARGE darzulegen, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben (Erklärung der ARGE). Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.