Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-10-05
Buyer: Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000 | 72200000
Estimated value: 3150000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Verlängerung des bestehenden Vertrags für die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software ASV und Knowhow-Transfer
ASV (Amtliche Schulverwaltung) ist ein plattformunabhängiges, schulartübergreifendes Schulverwaltungsprogramm, das die Bildungseinrichtungen bei allen administrativen Aufgaben unterstützt und den Informationsfluss zwischen Schulen und Schulaufsichtsbehörden verbessert (https://www.asv.bayern.de/asv.html).
Um die Software auf dem aktuellen Stand des Bildungssystems und der Erlasslage zu halten, ist insbesondere eine Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software notwendig. Die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung soll künftig vom IT-Dienstleistungszentrum Bayern übernommen werden und somit ein Knowhow-Transfer vom bisherigen Dienstleister stattfinden.
Das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus (StMUK; im Folgenden Auftraggeber genannt) beabsichtigt die Verlängerung des bestehenden Vertrags für die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software ASV und Knowhow-Transfer mit dem bisherigen Dienstleister.
Gegenstand des Vertrags ist die bereits begonnene Umsetzung des Knowhow-Transfers vom bisherigen Dienstleister an das IT-Dienstleistungszentrum Bayern. Zudem ist Gegenstand des Vertrags die bisherige Pflege- und Weiterentwicklung der Software ASV durch den bisherigen Dienstleister.
Die Verlängerung des am 06.12.2017 mit einer Laufzeit bis 31.12.2021 abgeschlossenen Vertrages mit dem bisherigen Dienstleister über Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software ASV und Knowhow-Transfer um 24 Monate (neues Vertragsende somit 31.12.2023) ist nötig, um das Knowhow des derzeit von rund 4.500 Schulen in Bayern eingesetzten Systems ohne zeitliche Verzögerung und erhebliche Risiken vollumfänglich auf das IT-Dienstleistungszentrum Bayern zu übertragen und gleichzeitig die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software, insbesondere die Umsetzung des Anpassungsbedarfs im Oberstufenmodell sowie im Fach-/Berufsoberschulen-Bereich, in diesem Zeitraum sicherzustellen.
Aufgrund vorhandener Erfahrungswerte konnte man fachseitig davon ausgehen, dass der Knowhow-Transfer innerhalb der Laufzeit des vierjährigen Pflegevertrags gelingen würde. Diese Einschätzung erwies sich aufgrund von zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses Ende 2017 nicht vorhersehbarer Umstände (insbesondere Rechtsänderungen im Gymnasialbereich - Rückkehr zum G9 - und im beruflichen Schulbereich) als unzutreffend.
Diese Umstände haben zur Verschiebung der Prioritäten im Verfahren ASV geführt, die den Knowhow-Transfer verzögerte.
Ein Dienstleisterwechsel vor Abschluss des Knowhow-Transfers wäre mit einem erheblichen Risiko des Knowhow-Verlusts und weiterer Verzögerungen im Bereich der vorgenannten, auf Rechtsänderungen beruhenden Anpassungen  verbunden.
Es wäre zudem mit erheblichen Mehrkosten verbunden, wenn sich ein neuer Auftragnehmer in die bestehenden Prozesse einarbeiten müsste. Da das notwendige Knowhow nur beim bisherigen Dienstleister vorhanden ist, müsste dieses im Falle des Dienstleisterwechsels zunächst vom bisherigen Dienstleister auf einen neuen Auftragnehmer übertragen werden, der dieses sodann wiederum auf das IT Dienstleistungszentrum Bayern übertragen müsste.
Die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung des ASV sowie der Knowhow-Transfer sind im Charakter des Vertrages bereits angelegt.
Die beabsichtigte Verlängerung des Vertrags bis 31.12.2023 beschränkt sich auf den bis zum Abschluss des Knowhow-Transfers erforderlichen Zeitraum und führt auch nicht zu einer Erhöhung des ursprünglichen Vertragswertes um mehr als 50%.
Verlängerung des bestehenden Vertrags für die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der Software ASV und Knowhow-Transfer
Die vorliegende Bekanntmachung erfolgt als freiwillige-ex-ante-Bekanntmachung im Sinne des § 135 Abs. 3 GWB. Die Angabe des Tags der Zuschlagsentscheidung bezieht sich auf die Entscheidung des Freistaats Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus, die Vertragsverlängerung abzuschließen. Die gegenständliche Vertragsverlängerung wurde noch nicht abgeschlossen. Vielmehr erfolgt der Vertragsschluss gemäß § 135 Abs. 3 GWB nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung.


Winner: ISB Institut für Software-Entwicklung und EDV-Beratung AG
Award value: 3150000