Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-09-19
Buyer: Medizinischer Dienst Rheinland-Pfalz
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 800000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Es handelt sich um die Beschaffung von Nutzungsrechten für die cloudbasierte Personalsoftwarelösung LOGA HR bei dem Softwarehersteller P&I AG sowie Erbringung von Pflege- und Supportleistungen sowie weiterer Dienstleistungen in Bezug auf LOGA HR.
Die Vergabestelle nutzt aktuell die on-premise-Variante der Personalsoftware LOGA HR der Firma Personal & Informatik AG (P&I). Gegenstand der Beschaffung sind Leistungen zur Transition und Nutzung der cloudbasierten Software P&I LogaHR auf Basis eines  Betriebs in der private cloud  im Rechenzentrum der P&I AG in Wiesbaden sowie Erbringung von Pflege- und Supportleistungen gegen eine Bereitstellungsgebühr. Zudem werden Leistungen zur kundenindividuellen Einrichtung und Beratungs- sowie Schulungsleistungen vereinbart.
Der „Tag der Zuschlagsentscheidung“ ist systemseitig vorgegeben und tatsächlich der Tag der Vergabeentscheidung. Der Zuschlag wird erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung erteilt.
Die Nutzung der on-premise-Variante ist unwirtschaftlich und organisatorisch für die Vergabestelle nicht mehr umsetzbar. Aufgrund des akuten Fachkräftemangels ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen eine Umstellung auf eine SaaS in der private Cloud der P&I erforderlich.
Der Bedarf der Vergabestelle ist durch das Erfordernis der Minimierung technischer und juristischer Risiken in datenschutzrechtlicher Sicht und einer Minimierung des technischen und organisatorischen Aufwands bei der Vergabestelle charakterisiert. Erforderlich ist eine weitgehende Automatisierung von Prüfroutinen, da eine manuelle Prüfung aufgrund der personellen Ressourcen für die Vergabestelle nicht leistbar ist. Aufgrund der hohen Anforderungen des Sozialdatenschutzes und des Datenschutzrechts müssen Risiken, die aus der Softwarenutzung entstehen können, minimiert werden. Daher benötigt die Vergabestelle den Betrieb einer in sich geschlossenen Gesamtlösung in einer abgesicherten private Cloud, die den jeweils geltenden Cybersicherheitsstandards genügt.
Zum einen stellt die P&I AG als einziger Anbieter der Software zur Vervollständigung und zur Überprüfung der kundenspezifischen Parametrierung Expertensysteme zur Einsichtnahme und zum Download bereit.
Zum anderen ist die P&I AG der einzige Marktteilnehmer, der eine in sich geschlossene Personalsoftwarelösung in einer  Private Cloud in einer entsprechend gesicherten Umgebung betreibt. Schnittstellen zu weiteren Softwarelösungen mit den daraus entstehenden Risiken können so vermieden werden.
Der „Tag der Zuschlagsentscheidung“ ist systemseitig vorgegeben und tatsächlich der Tag der Vergabeentscheidung. Der Zuschlag wird erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung erteilt.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.


Winner: P&I Personal Informatik AG
Award value: 800000