Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-10-24
Buyer: Autobahn GmbH des Bundes
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2025-04-01

Technical requirements: Die Markterkundung zum oben genannten Titel dient der Überprüfung des Marktes zur Vorbereitung eines geplanten Beschaffungsvorhabens. Geprüft werden soll, ob die Anforderungen des Auftraggebers von mehreren Unternehmen erfüllt werden können. 
Unternehmen, welche sich in der Lage sehen, die im Abschnitt 3.1 der hiesigen Bekanntmachung angeführten Anforderungen vollständig zu erfüllen, haben dies bis spätestens [25.11.2024] per E-Mail der Vergabestelle des Auftraggebers mitzuteilen: fu-zen-einkauf-it@autobahn.de
Mit der vorgenannten Mitteilung an die Vergabestelle hat das Unternehmen den Namen, Sitz und Rechtsform der Gesellschaft anzugeben sowie eine kurze Unternehmensbeschreibung einzureichen. Ferner hat das Unternehmen einen Ansprechpartner und eine E-Mail-Adresse für den weiteren Kontakt anzugeben.
Nach form- und fristgemäß erfolgter Mitteilung erhält das entsprechende Unternehmen von der Vergabestelle des Auftraggebers umgehend an die angegebene Kontaktstelle per E-Mail einen Fragenkatalog übersandt, den das Unternehmen vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt innerhalb von 14 Tagen an die Vergabestelle des Auftraggebers zurückzusenden hat. Verspätet übermittelte Antworten können unberücksichtigt bleiben. 
Der Auftraggeber wird die fristgemäß eingegangenen Antworten des Unternehmens prüfen und bei Bedarf zu Markterkundungsgesprächen einladen, die online als Videokonferenz oder als Präsenztermin persönlich am Sitz des Auftraggebers erfolgen können. Der Auftraggeber behält sich nach pflichtgemäßem Ermessen sowie unter Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung vor, Rückfragen zu stellen, Aufklärungen und Nachforderungen vorzunehmen. 
Nach Abschluss der Markterkundung werden die Ergebnisse vom Auftraggeber abschließend evaluiert und im Rahmen des beabsichtigten Vergabeverfahrens berücksichtigt. Stellt sich nach Abschluss der Markterkundung heraus, dass die Anforderungen des Auftraggebers tatsächlich nur von einem Unternehmen erfüllt werden können, wird ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV mit dem betroffenen Unternehmen durchgeführt, andernfalls eine wettbewerbliche Vergabe.
Die künftig zu beschaffende Software soll für die Kostenermittlung und das Vertragsmanagement von Ingenieur- und Bauverträgen zu Planungs- und Bauprojekten für den Auftraggeber im Bereich der Bundesfernstraßen genutzt werden. Die Software muss für den Auftraggeber die folgenden Aufgaben und Anforderungen erfüllen: 
- AKVS-konforme Kostenermittlungen erstellen und nutzen. 
- Die Software muss als Anwendung im Bereich der Straßenbauverwaltungen nach den Vorgaben der Fachgruppe „AVA/StB“ (Ausschreibung/Vergabe und Abrechnung im Straßen- und Brückenbau) des ITKo (= Initiative des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr sowie der Länder) erstellt werden, auf die Belange der Straßenbauverwaltungen abgestimmte standardisierte Daten im System hinterlegen können und entsprechende Einstellungen vornehmen können. Es muss damit möglich sein, in Anlehnung an das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau bzw. die STLK/AVA-Richtlinien zu arbeiten.
- Die Software muss über eine proprietäre bzw. über eine individuell für den Auftraggeber entwickelte Schnittstelle zu SAP verfügen, um in SAP angelegte Projekte aus SAP importieren zu können. Diese Schnittstelle kann zwar auf einer standardisierten Schnittstelle beruhen, jedoch muss diese speziell für den Auftraggeber angepasst und umgebaut werden können. 
- Leistungsverzeichnisse aus Freitext, STLK (Standardleistungskatalog für den Straßen- und Brückenbau) oder STLB (Standardleistungsbuch für das Bauwesen) erstellen und diese mit importierten PSP-Elementen (Projektstrukturplan-Elemente) kontieren und auf Haushaltsjahresscheiben verteilen.
- Erforderlich ist die Einrichtung einer proprietären Schnittstelle zum A.I. Vergabemanager, die individuell bzw. speziell für den Auftraggeber zu entwickeln und herzustellen ist. Über diese Schnittstelle muss die Software das Anlegen von Projekten und Vergaben sowie die Übergabe von Leistungsverzeichnissen in den A.I. Vergabemanager ermöglichen. 
- Die Software muss Bieter verwalten und Preisspiegel erstellen, sowie in der Lage sein, mögliche Bieter/Kreditoren aus SAP zu importieren. 
- Ferner muss die Software über das sogenannte BANF/BEST-Modul, ein Bestellmodul, das speziell für den Auftraggeber entwickelt und hergestellt wurde, g BANFen (Bestellanforderungen) und Bestellungen  an SAP per proprietärer/individueller Schnittstelle übergeben können. Im BANF/BEST-Modul muss es möglich sein, Beträge aus dem Leistungsverzeichnis auf Jahresscheiben zu verteilen anhand aus SAP importierter PSP-Elemente. Ferner muss es möglich sein, Endrechnungs- und Endlieferungskennzeichen in SAP zu setzen und zu entfernen. Aus dem BANF/BEST heraus müssen Bestellungen gelöscht werden können. Im BANF/BEST-Modul werden in SAP vorliegende BANFen und Bestellungen sowie gebuchte Wareneingänge per Rückschnittstelle dargestellt. 
- Die Software muss Rechnungen erfassen und hierfür D11-Aufmaßdateien importieren und exportieren können. Zudem muss sie geprüfte Rechnungen als PSP-bezogene Wareneingänge per proprietärer/individueller Schnittstelle nach SAP übertragen. Die Software muss per Schnittstelle Wareneingänge in SAP erfassen können. Die Wareneingänge müssten von der Software aus dem Bestandssystem bzw. der Bestandssoftware heraus zu in SAP erfassten Rechnungen zugeordnet werden. Mittels Rechnungsbezug müssen Rechnungen aus dem Bestandssystem heraus sachlich/rechnerisch in SAP freigegeben werden können. Eine direkte Buchung von Wareneingängen in SAP darf nur in Ausnahmefällen, bspw. bei Rahmenverträgen im Betriebsdienst, möglich sein. 
-Die Software muss erstellte Vergaben in die softwareeigene Preisdatenbank des Auftraggebers, u.a. zur Weitergabe an das BMDV, einspielen. Es muss konfigurierbar sein, welche Vergaben in die Preisdatenbank eingespielt werden sollen. 
-Die Software muss eine VOB-konforme Nachtragsverwaltung besitzen. 
- Die Software muss eine Formularverwaltung bereitstellen, die es ermöglicht, CSBF-Vergabemeldungen (Controllingsystem im Bundesfernstraßenbau) oder Abnahmeniederschriften, unter Nutzung der in der bestehenden Software (RIB iTWO) vorhandenen Daten, zu erstellen. Die Formulare müssen von der Software automatisch befüllt werden.  Die softwareeigene Formularverwaltung muss direkt mit dem CSBF-System des BMDV verbunden sein.  
- Die Software muss in der Lage sein, für die Berechtigungsverwaltung auf den Windows-Verzeichnisdienst (Active Directory) zurückzugreifen. 
- Die Software muss das vorhandene Konfigurationspaket des Auftraggebers übernehmen. So müssen bestehende Standardkonfigurationen für die teilnehmenden öffentlichen Unternehmen der Auftraggeber der AVA übernehmen. Die Konfigurationen regeln z.B. Konfiguration von GAEB-Export- und Importformaten, Konfiguration analog REB 23.003 bei der Mengenermittlung, Formularsätze in der Formularverwaltung, Vorbelegung Wertungsfaktoren bei Nachträgen, Darstellung, Import etc. bei STLK und STLB, Aufbau des Stammprojekts, Vorgaben für die Preisrecherche, Grundeinstellungen bei Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung, Vorgabe der verwendbaren Einheiten, Steuersätze. Die in der Formularverwaltung hinterlegten Formulare entsprechen den Vorgaben des HVA B-STB und müssen von der Software entsprechend umgesetzt werden. 
- Die Software muss innerhalb eines Jahres nach Zuschlag betriebsbereit sein und bis dahin sämtliche Anwender geschult werden. Zur Betriebsbereitschaft zählt die lauffähige Schnittstellenentwicklung nach SAP und A.I., die Erstellung eines Migrationskonzept und Migration für mehr als 10.000 bestehende iTWO-Projekte inklusive einer Vielzahl von abgeschlossenen und laufenden Vergaben, die Überführung der Prozessketten in die alternative Anwendung, sowie die Durchführung von IT-Demand und Abstimmung mit unterschiedlichen Gremien (Datenschutz, IT-Security, Betriebsrat, etc.) und zahlreichen Geschäftsbereichen des Auftraggebers. Ferner zählt dazu der Aufbau der Terminalserverstruktur inkl. Frontend/Backend und Integration in die IT


Winner: Autobahn GmbH des Bundes