Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-06
Buyer: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen
Country: DE
Region: DEB35
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-11-03

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Systemvertrag, der die Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages und soweit nachfolgend vereinbart   der Systemservice und die Weiterentwicklung des Gesamtsystems zum Inhalt hat.
(Einführung einer neuen on-premise DMS-Software, die das Verwaltungshandeln des Auftraggebers nach Maßgabe der Vergabeunterlagen abbilden soll.)
Die Einführung umfasst insbesondere die Überlassung der Softwarelizenzen auf Dauer, die Installation, Anbindung, Konzeption, sukzessive Einführung, Implementierung / Customizing / Konfiguration /Parametrisierung, Einweisungen, Hypercareunterstützung, Schulungen, Systemservice , Monitoring und Weiterentwicklung für 60 Monate ab Abnahme.
Es müssen mindestens zwei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzen vorgelegt werden. Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn sie die folgenden Anforderungen erfüllt:
1.	Einführung (IT-Implementierung samt Schulung), Betrieb und Pflege DMS (on-premise oder SaaS-Anwendung) 
2.	Mindestens eine Referenz muss aus dem öffentlichen Bereich (eine Hochschule, Institut oder Behörde) stammen
3.	Beide Referenzen müssen die User-Anzahl von mindestens 101 ausweisen.

Anhand dieses Kriteriums erfolgt wie folgt auch die Eingrenzung des Teilnehmerkreises:
Der Auftraggeber behält sich vor, den Kreis der geeigneten Bewerber einzugrenzen, die zur Angebotsabgabe in der zweiten Phase des Verfahrens aufgefordert werden. 
- Die Eingrenzung erfolgt auf 3 bis 5 Bewerber und richtet sich nach der Anzahl der vergleichbaren Referenzen. 
- Über die Mindestanzahl von 2 Referenzen hinaus erhält der Bewerber pro weitere passgenaue Referenz (alle Kriterien bis auf das Erfordernis "öffentlicher Bereich") jeweils 3 Punkte. 
- Für eine passgenaue Referenz aus dem öffentlichen Bereich erhält der Bewerber 5 Punkte. 
- Es können maximal 30 Punkte erreicht werden.
Die Rangfolge der Bewerber wird anhand der Gesamtpunktzahl ermittelt. Landen mehre-re Bewerber auf dem gleichen Rang, kommen beide/alle weiter, langen mehrere Bewer-ber punktgleich auf dem letzten Rang, wird gelost.
Angaben zum Nachweis für die Erlaubnis zur Berufsausübung: Eigenerklärung zur Eintragung in das Handelsregister. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist zur Bestätigung meiner/unserer Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung aus dem Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbarer Nachweis des Herkunftslandes).
Eigenerklärung über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung. Alternativ kann eine Erklärung abgegeben werden, dass eine den nachfolgend benannten Anforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind zur Bestätigung der Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung des Versicherungsgebers über eine bestehende Berufshaftpflicht mit entsprechenden Deckungssummen bzw. Erklärung des Versicherungsgebers, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Mindestanforderung: Mindestdeckungssumme von 5 Mio. EUR je Schadensfall für Personenschäden sowie 5 Mio. EUR für
sonstige Schäden, wobei der Betrag je Versicherungsjahr und Fall zweifach maximiert sein muss. Eine projektbezogene Aufstockung der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall wird akzeptiert. In diesem Fall ist eine Erklärung des abzugeben, dass eine den Mindeststandards entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird.
1. Gesamtumsatz des Unternehmens
2. Umsatz des Unternehmens mit vergleichbaren Leistungen Vergleichbar sind Leistungen mit DMS (on premise oder SaaS-Anwendung)
Mindestanforderung: Mindestens 500.000 € netto durchschnittlich pro Jahr.

Eligibility requirements: Es müssen mindestens zwei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzen vorgelegt werden. Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn sie die folgenden Anforderungen erfüllt:
1.	Einführung (IT-Implementierung samt Schulung), Betrieb und Pflege DMS (on-premise oder SaaS-Anwendung) 
2.	Mindestens eine Referenz muss aus dem öffentlichen Bereich (eine Hochschule, Institut oder Behörde) stammen
3.	Beide Referenzen müssen die User-Anzahl von mindestens 101 ausweisen.

Anhand dieses Kriteriums erfolgt wie folgt auch die Eingrenzung des Teilnehmerkreises:
Der Auftraggeber behält sich vor, den Kreis der geeigneten Bewerber einzugrenzen, die zur Angebotsabgabe in der zweiten Phase des Verfahrens aufgefordert werden. 
- Die Eingrenzung erfolgt auf 3 bis 5 Bewerber und richtet sich nach der Anzahl der vergleichbaren Referenzen. 
- Über die Mindestanzahl von 2 Referenzen hinaus erhält der Bewerber pro weitere passgenaue Referenz (alle Kriterien bis auf das Erfordernis "öffentlicher Bereich") jeweils 3 Punkte. 
- Für eine passgenaue Referenz aus dem öffentlichen Bereich erhält der Bewerber 5 Punkte. 
- Es können maximal 30 Punkte erreicht werden.
Die Rangfolge der Bewerber wird anhand der Gesamtpunktzahl ermittelt. Landen mehre-re Bewerber auf dem gleichen Rang, kommen beide/alle weiter, langen mehrere Bewer-ber punktgleich auf dem letzten Rang, wird gelost.
Angaben zum Nachweis für die Erlaubnis zur Berufsausübung: Eigenerklärung zur Eintragung in das Handelsregister. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist zur Bestätigung meiner/unserer Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung aus dem Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbarer Nachweis des Herkunftslandes).
Eigenerklärung über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung. Alternativ kann eine Erklärung abgegeben werden, dass eine den nachfolgend benannten Anforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind zur Bestätigung der Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung des Versicherungsgebers über eine bestehende Berufshaftpflicht mit entsprechenden Deckungssummen bzw. Erklärung des Versicherungsgebers, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Mindestanforderung: Mindestdeckungssumme von 5 Mio. EUR je Schadensfall für Personenschäden sowie 5 Mio. EUR für
sonstige Schäden, wobei der Betrag je Versicherungsjahr und Fall zweifach maximiert sein muss. Eine projektbezogene Aufstockung der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall wird akzeptiert. In diesem Fall ist eine Erklärung des abzugeben, dass eine den Mindeststandards entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird.
1. Gesamtumsatz des Unternehmens
2. Umsatz des Unternehmens mit vergleichbaren Leistungen Vergleichbar sind Leistungen mit DMS (on premise oder SaaS-Anwendung)
Mindestanforderung: Mindestens 500.000 € netto durchschnittlich pro Jahr.
Wirtschaftsauskunft:
Der Bieter hat eine Auskunft der Creditreform mit der Aufschlüsselung des Rankings des bewerbenden Unternehmens seinem Teilnahmeantrag beizufügen.
Sprachlevel
Die Nachforderung erfolgt gemäß § 56 VgV.
Genaue Angaben zu den Fristen
für die Einlegung von Rechtsbehelfen § 134 GWB: Nach § 160 GWB gelten
nachfolgende Vorgaben und Fristen für Rechtsbehelfe: (1) Die Vergabekammer
leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes
Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession
hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch
Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen,
dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften
ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig,
soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen
gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in
den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist
zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt
werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung die
Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt
nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §
135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Systemvertrag, der die Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages und soweit nachfolgend vereinbart   der Systemservice und die Weiterentwicklung des Gesamtsystems zum Inhalt hat.
(Einführung einer neuen on-premise DMS-Software, die das Verwaltungshandeln des Auftraggebers nach Maßgabe der Vergabeunterlagen abbilden soll.)
Die Einführung umfasst insbesondere die Überlassung der Softwarelizenzen auf Dauer, die Installation, Anbindung, Konzeption, sukzessive Einführung, Implementierung / Customizing / Konfiguration /Parametrisierung, Einweisungen, Hypercareunterstützung, Schulungen, Systemservice , Monitoring und Weiterentwicklung für 60 Monate ab Abnahme.