Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2017-12-12
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 209000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Ziel der Maßnahme ist der Abschluss eines Vertrages über die Nutzung und die Pflege von Softwareprodukten sowie die Neulizenzierung von Softwareprodukten der IBM. Derzeit besteht für Softwareprodukte der IBM ein ESSO-Vertrag zwischen dem Auftraggeber und der IBM. Durch den zukünftigen Vertrag sind alle eingesetzten Softwareprodukte der IBM für die Laufzeit vom 1.1.2018 bis zum 31.12.2020 zu lizenzieren.
Zu dieser Gruppe zählen Software‐Produkte, die gegen ein Einmalentgelt erworben wurden (Kauflizenzen). Die Höhe der Wartungsaufwendungen ist abhängig von den lizenzierten MSU‐Werten der jeweiligen Lizenz.
• Nutzungsvertrag über die in den Vergabeunterlagen genannten IBM Softwareprodukte (OTC, MLC, PA). Möglichkeit der Aufnahme weiterer Miet‐ und/oder Kauflizenzen zu den dort genannten Konditionen bzw. Möglichkeit der Herausnahme von Miet- und/oder Kauflizenzen für IBM Standardsoftware aus dem Vertrag.
• Möglichkeit der Anhebung von Softwareprodukten auf neuere Versionsstände während der Vertragslaufzeit.
Unter Subscription & Support wird sowohl die Bereitstellung der neuesten Softwareversionen (Subscription) als auch die Softwarepflege inkl. technischer Unterstützung (Support) verstanden. Der Begriff Support umfasst darüber hinaus die Berechtigung des Kunden bei dem Auftreten eines Fehlers jederzeit (24x7) auf verschiedene technische Unterstützungsleistungen des Herstellers zuzugreifen.
Diese Unterstützungsleistungen umfassen zum Beispiel telefonische Unterstützung, unbegrenzte Anzahl von Störungsmeldungen, Zugriff auf die Software Support Internetseite des Herstellers mit der Möglichkeit Störungsmeldungen aufzugeben und zu verfolgen sowie Zugriff auf den Software Support Guide des Herstellers.
Eine Gesamtliste aller vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio benötigten Produkte ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Für die Produkte, die lizenziert sind, aber nicht Teil der Vergabeunterlagen (insbes. der Leistungsbeschreibung) sind, wird kein Subscription & Support (S&S) bzw. keine Wartung benötigt.
Weitere Angebotsoptionen, wie z.B. Unterstützungsleistungen für die Einführung von neuen Produkten oder Produktversionen können angeboten werden.
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio erwartet, dass der Bieter entweder im Verhandlungstermin oder im Rahmen des Erstangebots erläutert, inwieweit auch während der Vertragslaufzeit Änderungen am Produktportfolio bzw. am Lizenzumfang (Zu‐ und Abmeldung von Softwareprodukten) vorgenommen werden können und welche wirtschaftlichen Auswirkungen eine Abkündigung von Produkten hat.
Durch den Bieter ist zu gewährleisten, dass die Erstellung und Aktivierung des Vertrages bis spätestens zum 1.1.2018 erfolgt.
Der Beitragsservice hat eine Voruntersuchung durchgeführt. In diesem Rahmen hat sich herausgestellt, dass zur Sicherstellung des Produktionsumfeldes für den Beitragseinzug und zur Minimierung des Ausfallrisikos bei einem Einsatz von unterschiedlichen Wartungsgebern ein Wartungsvertrag direkt mit der IBM Deutschland GmbH abgeschlossen werden muss.
Da vor allem der Lizenzbedarf der zentralen Datenbankplattform, die den Kern des Produktionsumfeldes für den Beitragseinzug darstellt, sich sowohl auf MLC-Produkte als auch auf OTC-Produkte erstreckt, ist es aus fachlicher Sicht zur umgehenden Wiederherstellung des Produktionsbetriebes im Fehlerfall unbedingt notwendig, dass im Rahmen des Supports für die Produkte eines Herstellers nicht verschiedene Wartungsgeber zuständig sind. Andernfalls bestünde im Störfall die Gefahr, dass aufgrund der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten Zuständigkeiten nicht klar verteilt wären und Maßnahmen zur Wiederherstellung der Dienste nur mit erheblicher Zeitverzögerung zu erwarten wären.
Der Beitragsservice hat im Vorfeld mit externer Unterstützung verschiedene Vertragskonstruktionen geprüft und ist zu dem Ergebnis gekommen, dass ein ESSO-Vertrag neben erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen auch zu zusätzlichen Leistungsumfängen (z.B. CBA, zusätzliche Supportkontingente) führen kann, die in dieser Konstellation wiederum ausschließlich durch den Hersteller erbracht werden können.
Zudem sprechen nachfolgende positive Aspekte für den Abschluss eines ESSO-Vertrages direkt mit der IBM GmbH:
• gleiche Quartalsrechnungen innerhalb eines Berechnungszeitraums (BRZ), d.h. keine Rechnungsprüfung mehr erforderlich.


Winner: IBM Deutschland GmbH
Award value: 209000