Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-07-20
Buyer: Ministerium für Schule und Bildung NRW
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2021-08-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist die Erbringung von Leistungen des 1st Level Supports für Logineo NRW.
Das MSB realisiert das Projekt Logineo NRW, eine digitale Arbeits- und Kommunikationsplattform, mit der die Digitalisierung an den Schulen in Nordrhein-Westfalen weiter umgesetzt werden soll. Durch eine speziell entwickelte Software-Lösung auf Basis von Open Source-Komponenten soll den Lehrkräften und den Schülerinnen und Schülern eine webbasierte Umgebung zur Verfügung gestellt werden, die nach einer einmaligen Anmeldung Zugriff auf mehrere Anwendungen bietet. Das MSB nimmt für das Land die Schulaufsicht über das gesamte Schulwesen wahr, wozu rund 5 700 Schulen, circa 200 000 Lehrkräfte und 2,5 Millionen Schülerinnen und Schüler gehören. Ein wesentliches Aufgabenfeld des MSB ist die Sicherung und Weiterentwicklung eines qualitativ hochwertigen, zukunftsgerichteten, international konkurrenzfähigen Bildungsangebotes in Schulen.
Logineo NRW besteht im Kern aus drei großen Komponenten: Dem Hauptsystem, dem Logineo NRW Lernmanagementsystem (LMS – Moodle) sowie dem Logineo NRW Messenger und dem hierin integrierten Videokonferenztool Jitsi. Diese drei Komponenten werden derzeit von drei unterschiedlichen Dienstleistern betrieben, die für die Leistungserbringung z. T. auch Nachunternehmer einsetzen. Der 1st Level Support für Logineo NRW wird derzeit durch die Medienberatung NRW erbracht. Die Vielzahl unterschiedlicher Dienstleister führt zu einem hohen Abstimmungsbedarf im Bereich des Betriebs Logineo NRW. Dieser beeinträchtigt maßgeblich die Servicequalität, den Nutzersupport und die Geschwindigkeit der Weiterentwicklung.
Vor diesem Hintergrund werden die im Projekt Logineo NRW notwendigen IT-Leistungen vollständig europaweit ausgeschrieben und vergeben. Der derzeitige Übergangsbetrieb soll in einen hochautomatisierten und standardisierten Betrieb nach ITIL Best Practice Maßstäben überführt werden.
In diesem Rahmen soll auch der 1st Level Support für das Projekt Logineo NRW neu organisiert werden. Durch den 1st Level Support sollen insbesondere folgende Aufgaben wahrgenommen werden: Single Point of Contact (SPOC im Sinne eines Service Desk) für Kunden (eine Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern ist für den 1st Level Support nicht vorgesehen); Erbringung typischer Leistungen eines 1st Level Supports gem. ITIL wie Aufnahme der Kundenanfragen (Störungen, Änderungsanforderungen, Aufträge, allgemeine Anfragen), Anwendung von dokumentierten Lösungen aus einer Wissensdatenbank und bei Bedarf Weiterleitung von Tickets an Anwendungs- und Systembetrieb im Sinne eines 2nd 3rd Level Supports oder das Anforderungsmanagement und Überwachung der Bearbeitung. Eine besondere Herausforderung des zu vergebenden Auftrags besteht darin, dass die Leistungserbringung in verschiedenen Projektphasen erfolgen muss und insoweit in unterschiedliche Abschnitte gestaffelt ist. Während die erste Phase der Leistungserbringung durch die Übernahme der Aufgaben des Service Desk und des 1st Level Supports gekennzeichnet ist, folgt danach die zweite Phase, in welcher der Auftragnehmer die Leistungen des 1st Level Supports in der derzeit noch bestehenden Projektstruktur erbringt. Nach Etablierung der neuen Projektstruktur und Einbindung der neuen Auftragnehmer in das Projekt geht diese Phase in einen Regelbetrieb (dritte Phase) über.
Der abzuschließende Vertrag wird voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2022 laufen und kann vom Auftraggeber drei Mal um jeweils bis zu 24 Monate verlängert werden. Die Ausübung der Verlängerungsoptionen steht jeweils unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit ausreichender Haushaltsmittel.
Der Beginn der Leistungserbringung wird voraussichtlich ab dem 1.12.2021 erfolgen. Die Zuschlagserteilung steht unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der Haushaltsmittel.
Auftraggeberseitig kann eine Verlängerungsoption dreimal um jeweils bis zu 24 Monate in Anspruch genommen werden.
— Es wird die Anzahl und Vergleichbarkeit der Unternehmensreferenzen mit dem Ausschreibungsgegenstand bewertet, und zwar nach den Bereichen:
a) Betrieb eines Service Desk über mindestens 12 Monate für mindestens 13 000 berechtigter Personen und einem monatlichen Ticketaufkommen von mindestens 900 Tickets und
b) Erbringung von Leistungen des 1st Level Supports vergleichbar mit dem Ausschreibungsgegenstand (Störungsmanagement, Problem Management, Change Management). Die Referenzprojekte müssen entweder noch laufen oder das Projektende darf nicht länger als 2 Jahre ab Datum der Bekanntmachung in der Vergangenheit liegen; die Anforderungen (a) und (b) können durch dasselbe Referenzprojekt abgedeckt sein. Es ist ebenso möglich, die Anforderungen a) und b) durch unterschiedliche Referenzen nachzuweisen.
Es werden 20 Wertungspunkte vergeben bei einer mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren nachgewiesenen Referenz. Es werden 40 Wertungspunkte vergeben bei 2 mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren nachgewiesenen Referenzen. Es werden 60 Wertungspunkte vergeben bei drei mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren nachgewiesenen Referenzen.
— Es werden der Leiter Service Desk und der stellvertretende Leiter Service Desk (vgl. Leistungsbeschreibung 2.1 – Organisation des Service Desk; Formular VIII) gewertet. Es werden 20 Wertungspunkte vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen, jedoch noch keine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Service Desks wahrgenommen haben. 40 Wertungspunkte werden vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen und eine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Service Desks für bis zu 3 Jahre wahrgenommen haben. 60 Wertungspunkte werden vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen und eine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Service Desks über mehr als 3 Jahre wahrgenommen haben.
Zur Nennung der Referenzen ist das Formular IX „Eigenerklärung zu Referenzen des Leiters Service Desk und zum stellvertretenden Leiter Service Desk“ zu verwenden.
— Es werden der Projektleiter und der stellvertretende Projektleiter für die Phase des Betriebsübergangs (vgl. Leistungsbeschreibung 4.2 Betriebsübergang – Dienstleistungen, Formular X) gewertet. Es werden 20 Wertungspunkte vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen, jedoch noch keine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen des Betriebsübergangs eines Service Desk wahrgenommen haben. 40 Wertungspunkte werden vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen und eine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen des Betriebsübergangs eines Service Desk für bis zu 3 Jahre wahrgenommen haben. 60 Wertungspunkte werden vergeben, wenn beide Personen über entsprechende Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen verfügen und eine vergleichbare Rolle für mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen des Betriebsübergangs Service Desks über mehr als 3 Jahre wahrgenommen haben.

Eligibility requirements: Alle Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot vorzulegen; fehlende Nachweise und Erklärungen können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend. Der Auftraggeber behält sich vor, noch vor Zuschlagserteilung Nachweise der zuständigen Stellen zu verlangen, die bestätigen, dass die gemachten Erklärungen und Nachweise wahrheitsgemäß abgegeben/eingereicht worden sind. Die unter Ziffer III.1.1) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber und bei Bewerbergemeinschaften jeweils von allen Mitgliedern vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen, was durch eine beglaubigte Übersetzung geschehen muss. Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind erforderlich: — aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular I „Erklärung der Bewerbergemeinschaft“ zu verwenden. — Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Diese Erklärungen können durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars II „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ erbracht werden, — Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG. Hierfür ist das Formblatt III „Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG“ zu verwenden.