Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-21
Buyer: Kultur Ruhr GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72512000: Document management services
Estimated value: 406000 EUR
Submission deadline: 2022-12-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kultur Ruhr GmbH; Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen
Gegenstand des zu vergebenen Auftrags sind die Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen.
Auftraggeber ist Kultur Ruhr GmbH, ein Veranstaltungsunternehmen mit den Gesellschaftern Land NRW und dem Regionalverband Ruhr. Kultur Ruhr GmbH wurde 2001 gegründet und beschäftigt heute rund 80 Mitarbeitende. Charakteristisch zeichnet die Kultur Ruhr die Produktion und Vermittlung von zeitgenössischer und spartenübergreifender Kunst in der Kulturmetropole Ruhr aus.
Infolge der Corona-Pandemie wurde festgestellt, dass der gegenwärtige Digitalisierungsgrad nicht dem eigentlichen Bedarf entspricht. Aus diesen Gründen hat Kultur Ruhr ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt initialisiert, mit dem Ziel, den Digitalisierungsgrad zu steigern und die gesamte Organisation zukunftsfähig auszurichten. Wesentlichen Schwerpunkte des Transformationsprozess: Digitalisierung der Prozesse (Verwaltungsprozesse), (Digitale) Kommunikation, Digitale (sozial) Kompetenz, Mobiles/Flexibles Arbeiten und Produkte der Kultur Ruhr.
Kultur Ruhr nutzt DATEV für den Rechnungslauf und plant, dieses auch zukünftig weiter zu nutzen. Entsprechend soll DATEV in die zu beschaffenden ECM Lösung integriert und nutzbar gemacht werden. DATEV bietet für eine Reihe von Softwarelösungen zertifizierte Schnittstellen an. DATEV bietet den Softwareherstellern auch eine fachliche Kooperation an, die mit einer Zertifizierung seitens DATEV abschließt.
Ziel der Einführung einer ECM-Lösung ist es, die Mitarbeitenden von Kultur Ruhr GmbH in die Lage zu versetzen, definierte Unternehmensprozesse durchgängig digital zu bearbeiten. Folgende Prozesse sollen hierfür umgesetzt werden:
Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen (jeweils vier bis sechs Monate). Die Anwendung wird iterativ durch das Feedback der Mitarbeitenden von Kultur Ruhr optimiert. Nach Abschluss der dritten Phase wird das Projekt in den Regelbetrieb überführt. Dann obliegen der Betrieb sowie die Störungsbeseitigung der Lösung dem Auftragnehmer. Alle Phasen werden durch Support und Schulungen unterstützt.
Vor den Einführungsphasen ist eine Vorbereitungsphase angedacht, in der Workshops zum Schärfen der Anforderungen und die Einführung des Systems in Abstimmung mit der Kultur Ruhr konzipiert und geplant werden sollen.
Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist Anfang April 2023 zu rechnen. Mit der Leistungserbringung soll unmittelbar im Anschluss daran begonnen werden.
Der Gesamthöchstwert des Auftrages, der als Rahmenvertrag mit Einzelabrufen ausgebildet ist, beläuft sich auf 450.000,00 EUR (netto). Es werden gleichzeitig maximal 200 Lizenzen benötigt. Diese Festlegung eines Höchstwerts erfolgt vor dem Hintergrund der Rechtsprechung des EuGH vom 17. Juni 2021, Rs. C-23/20, wonach öffentliche Auftraggeber zur Angabe des Höchstwertes der gemäß einer Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen verpflichtet sind. In diesem Sinne ist der hier angegebene Höchstwert in Abweichung vom Schätzwert zu verstehen, um den Auftraggeber mengenmäßig auch im Falle aktuell noch nicht absehbarer Leistungsspitzen abzusichern, ohne dass eine Abnahmeverpflichtung aus den hier angegebenen Höchstwerten resultiert. Die Schätzung des Auftragswerts basiert - eben dieses Absicherungsziel verfolgend, auch unvorhersehbar großen Bedarf des Auftraggebers die vergabegegenständlichen Dienstleistungen betreffend im Rahmen der Laufzeit abzudecken - zudem auf der oberen Bandbreite der nach Erfahrung des Auftraggebers marktgängigen Preisbildung.
Auftraggeberseitig können zwei Verlängerungsoptionen um jeweils 12 Monate in Anspruch genommen werden.
Das Verfahren bedeutet einen erheblichen Aufwand für den Auftraggeber. Die Auswahl der Bieter erfolgt daher durch Kriterien, die bei Überschreiten bestimmter Mindestanforderungen an die Eignung greifen. Es können die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die anhand der erreichten Punktzahlen die Plätze 1 – 5 belegen. Dabei obliegt es dem Ermessen des Auftraggebers, ob mehr als 3 Bewerber, höchstens jedoch 5 Bewerber, zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Folgende Bewertung wird hierbei zugrunde gelegt:
1. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit [Gewichtung 20%]: Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Mittel, vgl. Abschnitt III.1.2 Nr. 2. Für das Kriterium „Gesamtumsatz Unternehmen in den letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren" gilt: Die volle Punktzahl von 5 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 2,4 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 4 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 2,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 3 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 1,5 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 2 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 1,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 1 Punkt erhalten Bewerber, die im Mittel 0,5 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben.
2. Technische Leistungsfähigkeit [Gewichtung 80%]: Referenzen des sich bewerbenden Unternehmens, vgl. Abschnitt III.1.3 Nr. 2.

Eligibility requirements: Alle Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot vorzulegen. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1. aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Die unter Abschnitt III.1.2. und III.1.3. aufgeführten Unterlagen können für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern und Abfragen bei dem Wettbewerbsregister vorzunehmen. . Die Vergabestelle behält sich zudem vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erneut in die Eignungsprüfung einzutreten. Dies gilt auch bezogen auf Unterauftragnehmer. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen. . Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind unter Abschnitt III.1.1 im Einzelnen erforderlich: . - Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular I „Erklärung der Bewerbergemeinschaft“ zu verwenden; . - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Diese Erklärungen können durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars II „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ erbracht werden; . - Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind. . - Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG. Hierfür ist das Formblatt III „Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG“ zu verwenden. . - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576. Hierfür ist das beigefügte Formular IV zu verwenden. .

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