Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-19
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48450000 | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 1080426 EUR
Submission deadline: 2026-01-23

Technical requirements: Folgende Ausschlusskriterien werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die Einreichung von Bewerbungen / Teilnahmeanträgen vorgegeben:

- Nr. 1 (Angaben zu Firmenprofil des bewerbenden Unternehmens)
- Nr. 2 (Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung)
- Nr. 3 (Korrespondenz erfolgt sowohl mündlich als auch schriftlich ausschließlich in deutscher Sprache)
- Nr. 4 (Erklärung über die Tatsache, dass das bewerbende Unternehmen Hersteller oder Vertreiber einer kombinierten Softwarelösung für die Installation und die Implementierung eines Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems ist)
- Nr. 5 (Nachweis über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung)
- Nr. 6 (Unbedenklichkeitsbescheinigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 7 (Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 8 (Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht als 12 Monate) 
- Nr. 9 (Ausfüllen des Vordrucks "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV)"
- Nr. 10 (Ausfüllen der Eigenerklärung zu Umsetzung des Sanktionspakets 5 EU (Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung 
(EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.
Gegenstand ist der Abschluss eines EVB-IT Systemlieferungsvertrages über die Lieferung des nachfolgend beschriebenen Systems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft* durch den Auftragnehmer, auf der Grundlage eines Kaufvertrages und soweit nachfolgend vereinbart  der Systemservice. Das System umfasst die Implementierung eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems für die Verwaltung.
Die Einführung des künftigen Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems erstreckt sich auf die gesamte Stadtverwaltung.
Folgende Ausschlusskriterien werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die Einreichung von Bewerbungen / Teilnahmeanträgen vorgegeben:

- Nr. 1 (Angaben zu Firmenprofil des bewerbenden Unternehmens)
- Nr. 2 (Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung)
- Nr. 3 (Korrespondenz erfolgt sowohl mündlich als auch schriftlich ausschließlich in deutscher Sprache)
- Nr. 4 (Erklärung über die Tatsache, dass das bewerbende Unternehmen Hersteller oder Vertreiber einer kombinierten Softwarelösung für die Installation und die Implementierung eines Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems ist)
- Nr. 5 (Nachweis über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung)
- Nr. 6 (Unbedenklichkeitsbescheinigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 7 (Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 8 (Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht als 12 Monate) 
- Nr. 9 (Ausfüllen des Vordrucks "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV)"
- Nr. 10 (Ausfüllen der Eigenerklärung zu Umsetzung des Sanktionspakets 5 EU (Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung 
(EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.

Des Weiteren werden für die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs folgende Bewertungskriterien vorgegeben:

Nr. 11 (Erfolgreiche Projektumsetzung bei der Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems)
Nr. 12 (Anzahl an Kunden, bei denen in den letzten 5 Jahren erfolgreich eine Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und - zeiterfassungssystem umgesetzt wurde)
Nr. 13 (Angabe eines anteiligen Jahresumsatzes für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Dienstleistungen, bei denen den Schwerpunkt nach die Systemintegration eines kombinierten Personal-
einsatzplanungs- und - zeiterfassungssystems umgesetzt wurde)
Nr. 14 (Höhe des Anteils in % für Forschung und Entwicklung, die im letzten Geschäftsjahr für die Weiterentwicklung in die Themen Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft investiert wurde)
Nr. 15 (Beschreibung der Anzahl an Methoden bzw. der Vorgehen bei der Umsetzung eines strukturierten Projektmanagements für die Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems
Nr. 16 (Die Beschäftigten, die für die Umsetzung der Systemintegration vorgesehen sind, verfügen über einen bestimmten Zeitraum an Berufserfahrung als Consultant und haben in diesem Zeitraum mindestens ein ähnliches Projekt, das mit dem hier vergleichbar ist, erfolgreich durchgeführt. 
Nr. 17 - 31 (Es wird die Angabe von 3 Referenzen gefordert.

 Die eingehenden Bewerbungen werden nach auf der Grundlage einer veröffentlichten Wertungsmatrix bewertet. Die nach dieser Auswertung fünf bestplatzierten Bewerbenden werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit zwischen den Plätzen 5 und 6 ist entscheidend, welcher Bewerbende bei den B-Kriterien Nr. 11 - 16 zusammengefasst, jeweils die höhere Teilpunktzahl erreicht hat. Sollte sich bei den vorgenannten Platzierungen auch hier ein Gleichstand ergeben, wird auch der Bewerbende auf Platz 6 zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Sämtliche Angaben, Erklärungen, Unterlagen und Nachweise können im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs, innerhalb von 6 Tagen ab Aufforderung nachgereicht werden,.

Eligibility requirements: Folgende Ausschlusskriterien werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die Einreichung von Bewerbungen / Teilnahmeanträgen vorgegeben:

- Nr. 1 (Angaben zu Firmenprofil des bewerbenden Unternehmens)
- Nr. 2 (Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung)
- Nr. 3 (Korrespondenz erfolgt sowohl mündlich als auch schriftlich ausschließlich in deutscher Sprache)
- Nr. 4 (Erklärung über die Tatsache, dass das bewerbende Unternehmen Hersteller oder Vertreiber einer kombinierten Softwarelösung für die Installation und die Implementierung eines Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems ist)
- Nr. 5 (Nachweis über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung)
- Nr. 6 (Unbedenklichkeitsbescheinigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 7 (Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate)
- Nr. 8 (Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht als 12 Monate) 
- Nr. 9 (Ausfüllen des Vordrucks "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV)"
- Nr. 10 (Ausfüllen der Eigenerklärung zu Umsetzung des Sanktionspakets 5 EU (Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung 
(EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.

Des Weiteren werden für die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs folgende Bewertungskriterien vorgegeben:

Nr. 11 (Erfolgreiche Projektumsetzung bei der Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems)
Nr. 12 (Anzahl an Kunden, bei denen in den letzten 5 Jahren erfolgreich eine Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und - zeiterfassungssystem umgesetzt wurde)
Nr. 13 (Angabe eines anteiligen Jahresumsatzes für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Dienstleistungen, bei denen den Schwerpunkt nach die Systemintegration eines kombinierten Personal-
einsatzplanungs- und - zeiterfassungssystems umgesetzt wurde)
Nr. 14 (Höhe des Anteils in % für Forschung und Entwicklung, die im letzten Geschäftsjahr für die Weiterentwicklung in die Themen Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft investiert wurde)
Nr. 15 (Beschreibung der Anzahl an Methoden bzw. der Vorgehen bei der Umsetzung eines strukturierten Projektmanagements für die Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems
Nr. 16 (Die Beschäftigten, die für die Umsetzung der Systemintegration vorgesehen sind, verfügen über einen bestimmten Zeitraum an Berufserfahrung als Consultant und haben in diesem Zeitraum mindestens ein ähnliches Projekt, das mit dem hier vergleichbar ist, erfolgreich durchgeführt. 
Nr. 17 - 31 (Es wird die Angabe von 3 Referenzen gefordert.

 Die eingehenden Bewerbungen werden nach auf der Grundlage einer veröffentlichten Wertungsmatrix bewertet. Die nach dieser Auswertung fünf bestplatzierten Bewerbenden werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit zwischen den Plätzen 5 und 6 ist entscheidend, welcher Bewerbende bei den B-Kriterien Nr. 11 - 16 zusammengefasst, jeweils die höhere Teilpunktzahl erreicht hat. Sollte sich bei den vorgenannten Platzierungen auch hier ein Gleichstand ergeben, wird auch der Bewerbende auf Platz 6 zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Sämtliche Angaben, Erklärungen, Unterlagen und Nachweise können im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs, innerhalb von 6 Tagen ab Aufforderung nachgereicht werden,.
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus wird darum gebeten, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den Bevollmächtigten zu übermitteln. 

Das Anbringen von Rügen erfolgt schriftlich per Fax oder per Mail an die folgende Kontaktadresse der Vergabestelle:

Stadt Mülheim an der Ruhr
Der Oberbürgermeister
Amt für Digitalisierung und IT
Technisches Rathaus
Hans-Böckler-Platz 5
45468 Mülheim an der Ruhr
E-Mail: Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de 

Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen.

In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. 

Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfah-rens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen. 

Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: 
Vergabekammer Nordrhein-Westfalen
Albrecht-Thoer-Str. 9
48147 Münster
Tel.: +49 251-411-1691
Fax: +49 251-411-2165
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 
 
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabe-stelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. 

Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
Der Termin- und Leistungsplan  lt. Nr. 9 des EVB-IT Systemlieferungsvertrages mit der Kennung "STADT MH / Personalwirtschaft 2025" wird in Anlage 3 (Sonstige Vereinbarungen) zu diesem Vertrag wie folgt beschrieben:

Die Vertragsparteien vereinbaren nach Vertragsabschluss in einem KickOff-Gespräch die wesentlichen zeitbezogenen Meilensteine, bis wann folgende Leistungsphasen abzuschließen sind. Die Terminierung der nachfolgend aufgeführten Leistungsphasen ist abhängig vom Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und dem Termin des zu führenden KickOff-Gesprächs. Nachfolgende Leistungsphasen werden festgelegt:

Ausgangspunkt ist der Vertragsabschluss und das durchzuführende KickOff-Gespräch:
	Leistungsphase 1:
-	Migration von Datenbeständen aus dem abzulösenden Zeiterfassungssystem in das neue beauftragte Zeiterfassungssystem.
-	Abstimmung über die technischen Parameter für die Programmierung und Einrichtung einer bidirektionalen Schnittstelle zum Personalabrechnungssystem „PAISYadvanced“.
-	Installation und Einrichten der Serverlizenzen für die Bereitstellung von Servern (Datenbank- ; Test- und Produktivsystem)
-	Installation und Einrichten von Lizenzen für die administrative Systembetreuung (siehe Ziffer 1.2 lt. Anlage 2 (Preisblatt)
-	Migration von Stammdaten aus der bisherigen Personaleinsatzplanungssoftware in den Bereichen Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt 
         (Kommunaler Ordnungsdienst) 
-	Grundinstallation für eine Testumgebung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT.
-	Durchführung von Schulungen für die administrative Systembetreuung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT. 
-	Durchführung von Schulungen für die administrative Softwarebetreuung in den Bereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt und in den Bereichen Amt für Brandschutz,   Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst).

	Leistungsphase 2:
-	Installation und Einrichtung der erforderlichen Lizenzen für die Umstellung auf den Produktivbetrieb im Umgang mit dem Zeiterfassungssystem in den Bereichen Personal- und Organisationsamt sowie an den Arbeitsplätzen innerhalb der Verwaltung, an denen künftig die Zeiterfassung der Beschäftigten gebündelt in einem Amt zentral erfasst und bearbeitet wird. Hierbei wird Anzahl von 4.000 Lizenzen innerhalb der Verwaltung festgelegt. 
-	Durchführung von Anwenderworkshops (Schulung) für das Lernen mit dem Umgang des neuen Zeiterfassungssystems.

	Leistungsphase 3:
-	Übernahme und Umsetzung des Testbetriebs des Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystems. 
-	Ggfls. vorab mit dem Auftraggeber abgestimmtes Customizing in den Fachbereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt,   Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst) mit der Zielsetzung, dass Zeiterfassungs-  und Personaleinsatzplanungssystem für die produktive Übernahme vorzubereiten.
 
	Leistungsphase 4:
-	Abschließender Funktionstest von beiden Systemen und Erklärung des Auftraggebers zur Übernahme in den Produktivbetrieb.

Winner: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister