Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-24
Buyer: Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79995100 | 79999100 | 92512100
Estimated value: 230000 EUR
Submission deadline: 2023-04-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on Tilaajan osoitteessa Ratapihantie 11, 00520 Helsinki sijaitsevan arkiston muuntaminen digitaaliseen muotoon sekä digitoidun aineiston siirtäminen tilaajan osoittamaan pilvipalvelussa toimivaan säilytysympäristöön.
Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta (TELK) on vaihtamassa toimitilojaan vuoden 2024 aikana ja muutoksen yhteydessä luovutaan fyysisestä arkistosta. Arkisto digitoidaan PDF/A-muotoon ja siirretään pysyväissäilytykseen TELKin käytössä olevaan pilvipalveluympäristöön.
Hankinnan kohteena on fyysisten asiakirjojen digitointityö sekä siirto Tilaajan osoittamaan ympäristöön. Lisäksi optiona hankintaan kuuluu fyysisten asiakirjojen tietoturvallinen hävittäminen.
Digitoitavaa aineistoa on yhteensä noin 360 hyllymetriä. Aineisto on mapeissa, joissa kussakin on noin 50 asian asiakirjat. Yhteen asiaan kuuluu tavanomaisesti noin 3–6 sivua, enimmillään merkittävästi enemmän sivuja. Yksittäisen asian asiakirjat on nidottu niitillä kiinni toisiinsa. Asiakirjat sisältävät erityisiä henkilötietoja (GDPR artiklan 9 mukaisia tietoja).
Arkisto on peräisin vuosilta 1962–2019, joten arkistossa on monen laatuista asiakirjaa paperi- ja tulostuslaadultaan. Asiakirjakokona on A4. Osa asiakirjoista on yksipuolista ja osa kaksipuolista. Osa asiakirjojen teksteistä on käsin kirjoitettua. Asiakirjat ovat suomeksi tai ruotsiksi. Asiakirjoissa ei ole kuvia.
TELKin arkisto sijaitsee osoitteessa Ratapihantie 11, -3 kerros. Tiloihin pääsee Veturimiehenkadun olevalta lastauslaiturilta, jossa sijaitsee -3 kerrokseen menevä tavarahissi. Lastauslaiturin oviaukon korkeus on 3,1 metriä. Arkistotiloissa on viisi pistorasiaa, ei tietoliikenneyhteyksiä, mobiilidata arkistossa on heikko ja hidas (3G varauksin/H+). TELKin oletus on, että arkistotilan rajoitteista johtuen digitointityö on suoritettava muualla.
Tarjouksen valintaperusteena käytetään parasta hinta-laatu-suhdetta, jossa hinnan painoarvo on 60 pistettä ja laadun 40 pistettä. Pisteytyksen tarkempi määräytyminen on esitelty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Kun hankintayksikkö on allekirjoittanut hankintasopimuksen korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa, tarjouskilpailun voittanut tarjoaja suorittaa koedigitoinnin. Mikäli koedigitoinnin aikana havaitaan, ettei palvelun laatu vastaa sovittua, irtisanotaan hankintasopimus ja hankintayksikkö solmii uuden sopimuksen toiseksi korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liikesalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa.
Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liikesalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava.
Sopimus sisältää myös option digitoitavan asiakirja-aineiston fyysisten kappaleiden tietoturvallisesta tuhoamisesta.
TELK järjestää kiinnostuneille tarjoajille 28.3.2023 klo 9 – 12 mahdollisuuden tulla tutustumaan arkistoitavan materiaalin laatuun sekä arkistotiloihin.
Mikäli aiotte käyttää tilaisuuden tutustua arkistoon, pyydämme ilmoittautumaan viimeistään 27.3.2023 klo 15 sähköpostilla osoitteeseen kimmo.kangasjarvi@telk.fi ja kertomaan viestissä kellonajan, jolloin olette tulossa.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme voi tutustumistilaisuudessa vastata yksittäisten tarjoajien hankintakriteereitä tai hankintaprosessia koskeviin kysymyksiin, vaan kysymykset on toimitettava Hilma-palvelussa. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset tulevat kaikkien tarjoajien nähtäville.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/83869/notice/122045


Award value: 230000