Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: Beschaffung einer Software für den Aufgabenbereich Straßenreinigung und Winterdienst im Umweltbetrieb der Stadt Bielefeld
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 48451000 | 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services
Submission deadline: 2026-02-04

Technical requirements: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Zur Unterstützung der Einsatzleitung, -steuerung, -abwicklung, -tourenplanung und Dokumentation im Rahmen der Reinigung und des Winterdienstes, der Verwaltung aller Reinigungs- und Winterdienstflächen, -objekte und -strecken sowie Digitalisierung des Beschwerdemanagements, soll eine Software beschafft werden, die sowohl für die Reinigungs-/Winterdienstteams/-fahrzeuge als auch über eine Telematikschnittstelle zu mobilen Endgeräten (Tablets) verfügt. Hierüber muss sowohl die Einsatzsteuerung (Übermittlung von Tourenplänen) als auch die gerichtsfeste Aufzeichnung der Aufgabenerledigung möglich sein. Über Controlling-Funktionen müssen Auswertungen in Bezug auf einzelne Objekte / Aufträge oder komplette Touren / Bereiche (Soll / Ist) erfolgen können.
Ausschlussreferenz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist mindestens eine Referenz (Ausschlussreferenz) über die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb der ausgeschriebenen Software nachzuweisen.

Die Referenz muss die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
? Stadt innerhalb der Bundesrepublik Deutschland mit mindestens 200.000 Einwohnern
? mit einem zu betreuenden Straßennetz von mindestens 1.000 Kilometern
? mindestens 48 mobile User der zu beschaffende Software
? die mit der beschaffenden Software seit mind. 1 Jahr (produktiv) arbeiten
? es muss sowohl Straßenreinigung als auch Winterdienst über die anzubietende Software abgewickelt werden
? Die Referenz darf sich auch auf eine Vorgängerversion der betreffenden Software beziehen, wenn mit dieser der oben genannte Leistungsumfang erbracht wird

Referenzen aus den vergangenen 5 Jahren (Zeitraum: 2021 - 2025) werden anerkannt. 

Bei den Referenzen soll folgendes angegeben werden:

- Name des Auftraggebers
- Kontaktdaten des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Telefonnummer  
- falls der Auftrag nicht vollständig eigenständig abgewickelt wurde: Anteil des  Auftrages, der von Nachunternehmen erfüllt wurde
- Kurzbeschreibung der Maßnahme 

Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig.
Bewertungsreferenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind mindestens drei weitere Referenzen aus der Kommunalverwaltung der Bundesrepublik Deutschland einzureichen. (Die in Erfüllung der Mindestanforderungen eingereichte Referenz wird an dieser Stelle nicht berücksichtigt.) 

Für die Bewertungsreferenzen gelten keine der Mindestanforderungen der Ausschlussreferenz. 

Bewertet werden drei Referenzen. Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die entsprechend den unten stehenden Wertungskriterien mindestens 55 Punkte erreicht haben.
Die weiteren Referenzen  werden nach folgenden Kriterien bewertet:

Zu den Referenzen:
Bewertungskriterium Bewertung Punkte_

Sowohl Straßenreinigung als auch Winterdienst werden beim Referenzgeber mit demselben Verfahren abgewickelt  Ja 20
 Nein 0_
  
Anzahl der mobilen User, die beim Referenzgeber parallel mit dem Verfahren arbeiten mindestens 48 User 30 
 25 - 47 User 15
 weniger als 24 User 0_

Anzahl Einwohner benannte Referenzkommune
 mindestens 200.000 Einwohner  25
 mindestens 140.000 Einwohner 20
 mindestens 80.000 Einwohner  10
 weniger als 80.000 Einwohner 0_

Zu betreuendes Straßennetz in km mindestens 1.000 km 30
 800 - 999 km 20
 600 - 799 km 10
 weniger als 600 km 0_

Software im produktiven Einsatz mehr als 3 Jahre  30
 2-3 Jahre 20
 mindestens 1 Jahr 10_

Für jede der drei Bewertungsreferenzen können maximal 
135 Punkte erreicht werden. 
Referenzen, die nicht mindestens 55 Wertungspunkte erreichen, werden nicht als wertbare Referenz berücksichtigt. Referenzen, bei denen die Software nicht wenigstens 1 Jahr im produktiven Einsatz ist, werden nicht berücksichtigt.
Betriebsbeschreibung und einschließlich Angaben für die Bewertungskriterien (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Dem Teilnahmeantrag ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig. 
Die Betriebsbeschreibung soll Angaben zum Hauptfirmensitz, den ggf. vorhandenen Niederlassungen und zum Gesamtumsatz der letzten zwei Geschäftsjahre mit einer den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistung enthalten. Vor Zuschlagserteilung hat der Auftragnehmer auf Anforderung der Auftraggeberin entsprechende Nachweise vorzulegen.

2. Nennung der Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell, d. h. zum Zeitpunkt der Submission der Teilnahmeanträge, die angebotene Software nutzen

3. Mitteilung, ob zu der angebotenen Software regelmäßige Kundenforen stattfinden, dabei sind auch Online-Angebote zulässig. Unter Kundenforen werden dabei regelmäßige Informationsveranstaltungen mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen verstanden (keine bloße Präsentation). Sofern diese Veranstaltung in Präsenz stattfindet, ist sie entweder bei der Auftraggeberin oder, sofern sie beim Auftragnehmer stattfindet, in Deutschland durchzuführen.


4. Nennung der Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen Ihres Unternehmens, die ausschließlich im Tätigkeitsbereich des angebotenen Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance)

5. Nennung der Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen Ihres Unternehmens, die das angebotene Verfahren weiterentwickeln


Kriterium Bewertung Punkte_
  
Zu Anzahl der Kommunen:
Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell die angebotene Software nutzen  mehr als 10 Kommunen 30
 8 - 10 Kommunen 20
 4 - 7 Kommunen 10
 Bis zu 3 Kommunen Ausschluss
  
Zu Angebot eines regelmäßigen Forums:
Finden regelmäßig Kunden-/
Anwenderforen, auch ggf. online, statt?  mehr als 1 x pro Jahr 20
 1 x pro Jahr 10
 weniger als 1 x pro Jahr (z.B. alle 1,5 oder zwei Jahre) 5
 keine, bzw. im Abstand von mehr als zwei Jahren 0 
  
Zu Anzahl vollzeitverrechneter Stellen, die ausschließlich im Tätigkeitsbereich des angebotenen Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance)  mehr als 6 vollzeitverrechnete Stellen 30
 4 bis 6 vollzeitverrechnete Stellen 20
 2 bis 3 vollzeitverrechnete Stellen 10
 weniger als 2 vollzeitverrechnete Stellen 0

Zu Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen, die das angebotene Verfahren weiterentwickeln mehr als 2 vollzeitverrechnete Stellen 30
 1 bis 2 vollzeitverrechnete Stellen 20
 unter 1 vollzeitverrechnete Stelle 0

Eligibility requirements: Ausschlussreferenz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist mindestens eine Referenz (Ausschlussreferenz) über die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb der ausgeschriebenen Software nachzuweisen.

Die Referenz muss die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
? Stadt innerhalb der Bundesrepublik Deutschland mit mindestens 200.000 Einwohnern
? mit einem zu betreuenden Straßennetz von mindestens 1.000 Kilometern
? mindestens 48 mobile User der zu beschaffende Software
? die mit der beschaffenden Software seit mind. 1 Jahr (produktiv) arbeiten
? es muss sowohl Straßenreinigung als auch Winterdienst über die anzubietende Software abgewickelt werden
? Die Referenz darf sich auch auf eine Vorgängerversion der betreffenden Software beziehen, wenn mit dieser der oben genannte Leistungsumfang erbracht wird

Referenzen aus den vergangenen 5 Jahren (Zeitraum: 2021 - 2025) werden anerkannt. 

Bei den Referenzen soll folgendes angegeben werden:

- Name des Auftraggebers
- Kontaktdaten des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Telefonnummer  
- falls der Auftrag nicht vollständig eigenständig abgewickelt wurde: Anteil des  Auftrages, der von Nachunternehmen erfüllt wurde
- Kurzbeschreibung der Maßnahme 

Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig.
Bewertungsreferenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind mindestens drei weitere Referenzen aus der Kommunalverwaltung der Bundesrepublik Deutschland einzureichen. (Die in Erfüllung der Mindestanforderungen eingereichte Referenz wird an dieser Stelle nicht berücksichtigt.) 

Für die Bewertungsreferenzen gelten keine der Mindestanforderungen der Ausschlussreferenz. 

Bewertet werden drei Referenzen. Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die entsprechend den unten stehenden Wertungskriterien mindestens 55 Punkte erreicht haben.
Die weiteren Referenzen  werden nach folgenden Kriterien bewertet:

Zu den Referenzen:
Bewertungskriterium Bewertung Punkte_

Sowohl Straßenreinigung als auch Winterdienst werden beim Referenzgeber mit demselben Verfahren abgewickelt  Ja 20
 Nein 0_
  
Anzahl der mobilen User, die beim Referenzgeber parallel mit dem Verfahren arbeiten mindestens 48 User 30 
 25 - 47 User 15
 weniger als 24 User 0_

Anzahl Einwohner benannte Referenzkommune
 mindestens 200.000 Einwohner  25
 mindestens 140.000 Einwohner 20
 mindestens 80.000 Einwohner  10
 weniger als 80.000 Einwohner 0_

Zu betreuendes Straßennetz in km mindestens 1.000 km 30
 800 - 999 km 20
 600 - 799 km 10
 weniger als 600 km 0_

Software im produktiven Einsatz mehr als 3 Jahre  30
 2-3 Jahre 20
 mindestens 1 Jahr 10_

Für jede der drei Bewertungsreferenzen können maximal 
135 Punkte erreicht werden. 
Referenzen, die nicht mindestens 55 Wertungspunkte erreichen, werden nicht als wertbare Referenz berücksichtigt. Referenzen, bei denen die Software nicht wenigstens 1 Jahr im produktiven Einsatz ist, werden nicht berücksichtigt.
Betriebsbeschreibung und einschließlich Angaben für die Bewertungskriterien (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Dem Teilnahmeantrag ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig. 
Die Betriebsbeschreibung soll Angaben zum Hauptfirmensitz, den ggf. vorhandenen Niederlassungen und zum Gesamtumsatz der letzten zwei Geschäftsjahre mit einer den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistung enthalten. Vor Zuschlagserteilung hat der Auftragnehmer auf Anforderung der Auftraggeberin entsprechende Nachweise vorzulegen.

2. Nennung der Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell, d. h. zum Zeitpunkt der Submission der Teilnahmeanträge, die angebotene Software nutzen

3. Mitteilung, ob zu der angebotenen Software regelmäßige Kundenforen stattfinden, dabei sind auch Online-Angebote zulässig. Unter Kundenforen werden dabei regelmäßige Informationsveranstaltungen mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen verstanden (keine bloße Präsentation). Sofern diese Veranstaltung in Präsenz stattfindet, ist sie entweder bei der Auftraggeberin oder, sofern sie beim Auftragnehmer stattfindet, in Deutschland durchzuführen.


4. Nennung der Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen Ihres Unternehmens, die ausschließlich im Tätigkeitsbereich des angebotenen Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance)

5. Nennung der Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen Ihres Unternehmens, die das angebotene Verfahren weiterentwickeln


Kriterium Bewertung Punkte_
  
Zu Anzahl der Kommunen:
Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell die angebotene Software nutzen  mehr als 10 Kommunen 30
 8 - 10 Kommunen 20
 4 - 7 Kommunen 10
 Bis zu 3 Kommunen Ausschluss
  
Zu Angebot eines regelmäßigen Forums:
Finden regelmäßig Kunden-/
Anwenderforen, auch ggf. online, statt?  mehr als 1 x pro Jahr 20
 1 x pro Jahr 10
 weniger als 1 x pro Jahr (z.B. alle 1,5 oder zwei Jahre) 5
 keine, bzw. im Abstand von mehr als zwei Jahren 0 
  
Zu Anzahl vollzeitverrechneter Stellen, die ausschließlich im Tätigkeitsbereich des angebotenen Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance)  mehr als 6 vollzeitverrechnete Stellen 30
 4 bis 6 vollzeitverrechnete Stellen 20
 2 bis 3 vollzeitverrechnete Stellen 10
 weniger als 2 vollzeitverrechnete Stellen 0

Zu Anzahl der vollzeitverrechneten Stellen, die das angebotene Verfahren weiterentwickeln mehr als 2 vollzeitverrechnete Stellen 30
 1 bis 2 vollzeitverrechnete Stellen 20
 unter 1 vollzeitverrechnete Stelle 0
Handelsregisterauszug o. Eigenerklärung, falls keine Eintragungspflicht besteht (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser  - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe der Angebote wiedergibt.

Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit dem Teilnahmewettbewerb hat der Bewerber durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er zum Vertragsbeginn und während der Vertragslaufzeit über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System AGB (s. Ziffer 17.3 des EVB-IT Systemvertrages) bzw. gem. Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGB (s. Ziffer 8.6 des EVB-IT Cloudvertrages) verfügt.

Sollte die Versicherung zum Zeitpunkt des Einreichens des Teilnahmeantrages noch nicht vorliegen, hat der Bewerber zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung bestehen wird. Vor Vertragsabschluss hat der Bewerber auf Anforderung der Auftraggeberin einen entsprechenden Nachweis vorzulegen.
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem.  §§ 123 ff. GWB (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es dürfen keine Ausschlussgründe gem. §§ 123 ff GWB (§ 42 VgV bzw. § 31 Abs. 1, 2 UVgO) vorliegen. Das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe ist anhand des beigefügten Vordruckes "Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff GWB" zu bestätigen.

Nachweise hierzu (u.a. Bescheinigungen in Steuersachen des Finanzamtes, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen, des Steueramtes der Kommune sowie der Berufsgenossenschaft) sind auf besondere Aufforderung vor Auftragserteilung beizubringen (nicht älter als 6 Monate, Stichtag ist das Ende der Angebotsfrist).
Eigenerklärung zu den Russlandsanktionen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es gilt ein Zuschlagsverbot aufgrund des 5. EU-Sanktionspakets auf öffentliche Aufträge nach GWB i. V. m. VgV, s. auch Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2023/2878 des Rates vom 18.12.2023. Die beigefügte Eigenerklärung ist mit dem Angebot einzureichen.
Eigenerklärung zu im Auftragsfall eingesetzten Personal (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist eine Eigenerklärung beizufügen, dass dem im Auftragsfall eingesetzten Personal die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt ist und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Supportmitarbeiter mit direkten Kundenkontakt, die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.
Ausschlussreferenz - Es ist mindestens eine Referenz (Ausschlussreferenz) über die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb der ausgeschriebenen Software nachzuweisen.

Die Referenz muss die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
-Stadt innerhalb der Bundesrepublik Deutschland mit mindestens 200.000 Einwohnern_
-mit einem zu betreuenden Straßennetz von mindestens 1.000 Kilometern_
- mindestens 48 mobile User der zu beschaffende Software_
- die mit der beschaffenden Software seit mind. 1 Jahr (produktiv) arbeiten_
-es muss sowohl Straßenreinigung als auch Winterdienst -über die anzubietende Software abgewickelt werden_
-Die Referenz darf sich auch auf eine Vorgängerversion der betreffenden Software beziehen, wenn mit dieser der oben genannte Leistungsumfang erbracht wird_

Referenzen aus den vergangenen 5 Jahren (Zeitraum: 2021 - 2025) werden anerkannt. 

Bei den Referenzen soll folgendes angegeben werden:

- Name des Auftraggebers
- Kontaktdaten des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Telefonnummer  
- falls der Auftrag nicht vollständig eigenständig abgewickelt wurde: Anteil des  Auftrages, der von Nachunternehmen erfüllt wurde
- Kurzbeschreibung der Maßnahme 

Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig.
Betriebsbeschreibung - Dem Teilnahmeantrag ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig. 
Die Betriebsbeschreibung soll Angaben zum Hauptfirmensitz, den ggf. vorhandenen Niederlassungen und zum Gesamtumsatz der letzten zwei Geschäftsjahre mit einer den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistung enthalten. Vor Zuschlagserteilung hat der Auftragnehmer auf Anforderung der Auftraggeberin entsprechende Nachweise vorzulegen.