Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-06
Buyer: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48490000 | 72000000 | 72227000: Software integration consultancy services | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2025-12-05

Technical requirements: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Referenzen zu Dienstleistungen (Anlage Referenzen) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage von geeigneten Referenzaufträgen gem. der in der Bekanntmachung angegebenen Anforderungen.
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Formular 521 (EU).
Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523)
Referenzen - Ablauf der Prüfung der Teilnahmeanträge

Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben.
Sollten bis zu fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebots-abgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Sollten mehr als fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber fünf Teil-nahmeanträge aus.

2 Auswahl
2.1 Bewertungsgrundlage
Bewertungsgrundlage für die Auswahlentscheidung sind die Angaben in der Anlage "Referenzen". Aus diesen Referenzen wählt der Auftraggeber den Referenzauftrag aus, der die höchste Auftragsnähe auf-weist. Nur dieser Referenzauftrag wird bewertet.

2.2 Bewertung anhand der Auftragsnähe
Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer um-fassenden Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des gemäß Ziffer 2.1 ausgewählten Refe-renzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegend zu vergebenden Auftrags verglichen. Prägende Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags sind insbesondere:

- Der Referenzauftraggeber ist eine deutsche staatliche Universität mit mehr als 25.000 Studierenden

- Das System ist an ein bereits bestehendes SAP-System angebunden

- Das System muss eClass der bestellten Leistung an das SAP-System übergeben

- Das System muss einen automatisierten Preisvergleich durchführen können

- Der Auftraggeber muss eigene Rahmenverträge hinterlegen können, so dass diese in der Suche mit angezeigt werden und im Preisvergleich berücksichtigt werden

- Der Auftragnehmer prüft Eignung der im Katalog hinterlegten Lieferanten
Vorsorglich: Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.
Universität Bielefeld

2.3 Vergabe von Bewertungspunkten
Der Auftraggeber vergibt Bewertungspunkte auf einer Skala von 0 bis 10. Es gelten die folgenden Zie-lerfüllungsgrade:
- 10 bis 8 Punkte: Der Referenzauftrag weist hohe Nähe zum vorliegenden Auftrag auf.
- 7 bis 4 Punkte: Der Referenzauftrag ist trotz einiger Unterschiede mit dem vorliegen-den Auftrag grundsätzlich vergleichbar.
- 3 bis 0 Punkte: Der Referenzauftrag ist mit dem vorliegenden Auftrag kaum vergleich-bar.

2.4 Aufforderung zur Angebotsabgabe
Es werden die fünf Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Bei Punkt-gleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.

Eligibility requirements: Referenzen zu Dienstleistungen (Anlage Referenzen) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage von geeigneten Referenzaufträgen gem. der in der Bekanntmachung angegebenen Anforderungen.
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Formular 521 (EU).
Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523)
Referenzen - Ablauf der Prüfung der Teilnahmeanträge

Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben.
Sollten bis zu fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebots-abgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Sollten mehr als fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber fünf Teil-nahmeanträge aus.

2 Auswahl
2.1 Bewertungsgrundlage
Bewertungsgrundlage für die Auswahlentscheidung sind die Angaben in der Anlage "Referenzen". Aus diesen Referenzen wählt der Auftraggeber den Referenzauftrag aus, der die höchste Auftragsnähe auf-weist. Nur dieser Referenzauftrag wird bewertet.

2.2 Bewertung anhand der Auftragsnähe
Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer um-fassenden Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des gemäß Ziffer 2.1 ausgewählten Refe-renzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegend zu vergebenden Auftrags verglichen. Prägende Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags sind insbesondere:

- Der Referenzauftraggeber ist eine deutsche staatliche Universität mit mehr als 25.000 Studierenden

- Das System ist an ein bereits bestehendes SAP-System angebunden

- Das System muss eClass der bestellten Leistung an das SAP-System übergeben

- Das System muss einen automatisierten Preisvergleich durchführen können

- Der Auftraggeber muss eigene Rahmenverträge hinterlegen können, so dass diese in der Suche mit angezeigt werden und im Preisvergleich berücksichtigt werden

- Der Auftragnehmer prüft Eignung der im Katalog hinterlegten Lieferanten
Vorsorglich: Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.
Universität Bielefeld

2.3 Vergabe von Bewertungspunkten
Der Auftraggeber vergibt Bewertungspunkte auf einer Skala von 0 bis 10. Es gelten die folgenden Zie-lerfüllungsgrade:
- 10 bis 8 Punkte: Der Referenzauftrag weist hohe Nähe zum vorliegenden Auftrag auf.
- 7 bis 4 Punkte: Der Referenzauftrag ist trotz einiger Unterschiede mit dem vorliegen-den Auftrag grundsätzlich vergleichbar.
- 3 bis 0 Punkte: Der Referenzauftrag ist mit dem vorliegenden Auftrag kaum vergleich-bar.

2.4 Aufforderung zur Angebotsabgabe
Es werden die fünf Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Bei Punkt-gleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.
Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 bis 5 VgV vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden.
Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er insbesondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
Die Frist zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur wird mindestens sieben Kalendertage betragen.
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Das ausgeschriebene Online-Portal soll über eine Schnittstelle nach dem Open Catalog Interface (OCI)-Standard als Katalog an SAP SRM angebunden werden. Der Katalog wird im vorgesehenen Prozess über einen Link aus SAP SRM durch den Anwender aufgerufen, er öffnet sich in einem neuen Browserfenster und wird dort in einem Frame dargestellt. In diesem Katalog stellt der Anwender einen Warenkorb aus den benötigten Artikeln zusammen. In der Kataloganwendung des Lieferanten schließt der Anwender dann nach einem Prüfschritt den Warenkorb und stößt die Übertragung des Katalogwarenkorbs über die OCI-Schnittstelle an SAP SRM an. Über die Schnittstelle werden alle Artikel, Mengen und Preise in den SRM-Einkaufswagen übertragen. Die Bestellung wird dann durch den Anwender universitätsintern nach einem vorgegebenen Genehmigungsprozess abgeschlossen und an den Lieferanten übermittelt. Eine direkte Bestellauslösung aus dem Online-Portal des Lieferanten darf nicht erfolgen. Die angebotene Kataloglösung muss daher die Bedingungen für die Anbindung aus Anlage 5 "OCI-Katalog-Leistungsanforderungen" und für die Bestellübertragung aus Anlage 4 "IDOC-Schnittstelle" erfüllen. Das SAP SRM wird voraussichtlich im Jahr 2026 durch ein Nachfolgeprodukt ersetzt. Ggf. notwendige Systemanpassungen an der Marketplace-Anbindung werden vom Auftragnehmer begleitet.
Campus der Universität Bielefeld + Außenstellen
nach 24 Monaten, jeweils für 12 Monate

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)