Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-03-18
Buyer: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Country: DE
Region: DE212
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 5071097 EUR
Submission deadline: 2024-04-29
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Auftragsgegenstand ist die dauerhafte Überlassung einer Standardsoftware in Form einer Stadtlizenz für eine schnittstellengebundene Veranlagungslösung zur optimierten Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Veranlagung von vier Steuerarten anfallen.
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18dcb28c132-4b4e62581aa0e244
Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Auftragsgegenstand ist die Beschaffung einer schnittstellengebundenen Veranlagungslösung für die Stadtkämmerei zur optimierten Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Veranlagung von Gewerbesteuer, Grundsteuer, Hundesteuer und Zweitwohnungsteuer anfallen. Die Veranlagungslösung wird im Folgenden auch VFV (Veranlagungsfachverfahren) genannt. Für die Veranlagungslösung ist eine Stadtlizenz (für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern der LHM) anzubieten.
Folgende Leistungsgegenstände sind vom Auftragnehmer (AN) zu erbringen:

a) Bereitstellung eines schnittstellengebundenen VFV mit folgenden Hauptkomponenten:
- Gewerbesteuerveranlagung
- Grundsteuerveranlagung
- Hundesteuerveranlagung
- Zweitwohnungsteuerveranlagung

b) Produkterweiterungen/-anpassungen: Fachkonzeption, Systemkonzeption, Programmierung und Customizing der ggf. nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des VFV an die Anforderungen der Auftraggeberin (AG) gemäß Leistungsbeschreibung

c)Anbindung der notwendigen Schnittstellen zum SAP MKRw. Insbesondere sind hierbei folgende zu nennen:
- Zentrales Geschäftspartnermangement
- Forderungen
- Zahlungsdaten

d) Anbindung der notwendigen weiteren Schnittstellen. Hierbei sind folgende zu nennen: 
Intern:
- Identity Provider
- Document-Management-System (DMS)
- Einwohnermeldewesen
- Druckanbindung
- Formularserver
- AdressService
Extern:
- Elster (Bayerisches Landesamt für Steuern)

e) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems:
- Verantwortung für die Installation und Konfiguration der VFV bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur der AG
- Unterstützung der Installation und Konfiguration auf sämtlichen Umgebungen (z.B. Test-, Migrations-, Produktiv- und Schulungsumgebungen) auch vor Ort bei der AG
- Integration in die vorhandene Systemlandschaft der AG, sowohl des serverseitigen Anteils in der Infrastruktur von it@M (zentraler IT-Dienstleister der LHM) als auch des clientseitigen Anteils in der Stadtkämmerei
- Inbetriebnahme der Schnittstellen (extern und intern)
- Test und Fehlerbehebung der VFV und deren Schnittstellen
- Auskunfts- und Mitwirkungspflichten bei der Umsetzung der IT-sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen
- Unterstützung der Einführung (Go-Live, Early-Life Support)

f) Datenmigration: Migration der kompletten Fachverfahrensdaten und Wiedervorlagedaten aus den bisherigen vier Steuerverfahren in die neuen VFV. Diese Tätigkeit erfordert zwingend zeitweise eine Unterstützung vor Ort (it@M und Stadtkämmerei) und umfasst schwerpunktmäßig:
- Erstellung eines Migrationskonzepts
- Erstellung einer Mapping-Tabelle auf Feldebene zwischen den Fachverfahrensdatenmodellen der bisherigen vier Steuerverfahren und den neuen VFV
- Automatisierte Migration der Daten
- Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration
- Ablöse der Alt-Verfahren

g) Schulung und Schulungsvorbereitung: Vor-Ort-Schulung und Remote-Schulungen der ca. 200 Fachanwender*innen in Stadtkämmerei als auch der ca. 40 Fach- und technischen Administrator*innen bei it@M und der Abteilung Geschäftsprozess- und Anforderungsmanagement (GPAM) der Stadtkämmerei.

h) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für das VFV beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch die AG, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den AN umgesetzt sein müssen und laufen fünf Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um weitere fünf Jahre. Diese Systemserviceleistungen werden durch die AG gesondert vergütet.
Im Rahmen des Service und der Wartung muss der AN alle zukünftig ergehenden gesetzlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch die AG von sich aus zur Verfügung stellen.

i) Projektleitung und Einführungsunterstützung während der Projektphase:
Der Anbieter stellt eine Projektleitung, die in Zusammenarbeit mit der Projektleitung der LHM das Projekt plant und steuert.

j) Dokumentationen für die jeweiligen VFV: Fachkonzept, Migrationskonzept, Systemspezifikation, Betriebshandbuch, Administrationshandbuch, Anwenderhandbuch für das angepasste Verfahren.
Der AN verpflichtet sich, die Dokumentation am Ende des Projekts auf den aktuellen Stand zu bringen

Optionale Komponenten
k) Dienstleistungskontingent vor Herbeiführung der Betriebsbereitschaft: Das Dienstleistungskontingent ist für die Projektlaufzeit anzubieten und umfasst 180 Personentage ohne Anspruch auf Abruf. Diese Option wird gezogen, wenn während der Projektlaufzeit unvorhergesehene Erweiterungen notwendig werden oder grundlegende Anforderungsänderungen auftreten.

l) Dienstleistungskontingent über die Vertragslaufzeit: Das Dienstleistungskontingent umfasst 50 Personentage pro Jahr ohne Anspruch auf Abnahme. Das Kontigent ist anzubieten für die Zeit nach Projektabschluss. Die Zeit endet mit Ablauf der Systemserviceleistungen laut Abschnitt 1.2 lit. h) oder mit Kündigung durch die AG.

m) Dienstleistungskontingent über die Vertragslaufzeit: Sollten die Systemserviceleistungen durch die AG um weitere 60 Monate verlängert werden (optionale Leistung), endet das Dienstleistungskontingent mit dem Ende der optional verlängerten Systemserviceleistungen oder durch Kündigung durch die AG.

n) Produkterweiterung/-anpassung während der Projektphase oder Vertragslaufzeit:
Eine weitere örtliche Aufwandssteuer soll realisiert werden, falls der Stadtrat die Einführung dieser Steuer beschließt. In diesem Fall soll eine neue Steuerart mit allen notwendigen Einstellungs- und Testtätigkeiten umgesetzt werden.

o) Dienstleistungskontingent Einführungsunterstützung vor Herbeiführung der Betriebsbereitschaft:  Diese Option wird gezogen, wenn aufgrund umfangreicherer Anpassungen zusätzliche bzw. länger benötigte Projektleitung und Einführungsunterstützung erforderlich wird. Seitens Auftraggeberin ist es möglich, dass hierfür Aufwände in Höhe bis zu 180 Personentage anfallen können.

Eligibility requirements: other

Winner: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement