Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-02-05
Buyer: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
Country: DE
Region: DE212
Contract type: Supplies
CPV classification: 48612000: Database-management system
Submission deadline: 2025-10-01

Technical requirements: Die Max-Planck-Gesellschaft ist eine gemeinnützige Organisation des privaten Rechts in Form eines eingetragenen Vereins. Die Generalverwaltung mit dem Büro des Präsidenten befindet sich in München.
Die derzeit 84 Max-Planck-Institute und Einrichtungen betreiben Grundlagen- forschung in den Natur-, Bio-, Geistes- und Sozialwissenschaften im Dienste der Allgemeinheit, davon befinden sich fünf Max-Planck-Institute und eine Außenstelle im Ausland.
Auftrag der Abteilung Revision ist es, den Vorstand der Max-Planck-Gesellschaft e.V. bei der Wahrnehmung seiner Kontroll- und Überwachungsaufgaben des nichtwissen- schaftlichen Verwaltungshandelns an den Einrichtungen der MPG zu unterstützen. Durch einen systematischen Prüfungs- und Beratungsansatz sollen potentielle Risiken in der Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Mittelver- wendung an den Einrichtungen der MPG frühzeitig identifiziert werden. Als sogenannte 3. Linie ist die Abteilung Revision ein unverzichtbarer Bestandteil des
Governance-Systems der MPG.
Die Abteilung Revision gliedert sich in zwei Prüfreferate, die Allgemeine Revision und die Technische Revision sowie eine Stabsstelle Interne Untersuchungen.
Das Audit Universum der Abteilung Revision umfasst ca. 150 Prüfobjekte. Die Revision verfügt über insgesamt ca. 33 Mitarbeiter*innen.
Ziel der Einführung einer modernen Revisionssoftware ist eine voll digitalisierte Abbildung des Prüfprozesses mit den geprüften Einrichtungen nebst Prüfungs- planung, Auswertungen und Risikoerfassung (Textbausteine, automatische Bericht- erstellungen, digitale Kommunikationsräume, Versand, Stellungnahme, Follow up, Kommunikation, etc.) zu gewährleisten.
Organisatorische Aspekte der Revisionsarbeit, wie z.B. die Erstellung der Prüfungs- planung und die Auswertung von Revisionsberichten, müssen in der Revisions- software durchgeführt werden. Noch vorhandene Unterlagen, z.B. in Excel- Aufstellungen, werden in die Revisionssoftware migriert, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden und die Pflege des Datenbestandes zu vereinfachen.
Bei dem gegenständlichen Verfahren handelt es sich um eine reine Markterkundung!
Die Markterkundung dient dazu, den Markt hinsichtlich möglicher Dienstleister zu sondieren. Dabei soll überprüft werden, inwieweit die aktuellen Bedarfe der MPG und der Support von heutigen Dienstleistern am Markt abgebildet werden können. 
Dieses Dokument soll potenziellen Anbietern ermöglichen, die Eignung als Dienst- leister zu überprüfen und durch eine Teilnahme an dieser Markterkundung der MPG das entsprechende Leistungsportfolio aufzuzeigen. Ein potentieller Dienstleister soll die MPG zur Erreichung dieser Ziele eigenverantwortlich und mit ausreichender Expertise und Kapazitäten unterstützen.
Ziel der Markterkundung ist es außerdem, in Vorbereitung auf die bevorstehende Ausschreibung (geplant Q3 2025) der Revisions-Software der Max Planck Gesellschaft, Erkenntnisse zu erhalten, die als Grundlage für die Gestaltung der Leistungsbeschrei- bung und der darin enthaltenen Betriebsmodelle dienen. Ergebnis der Markterkun- dung soll auch eine solide Aussage über die Umsetzbarkeit und die groben Kosten- strukturen sein.
Soll- und Ist-Zustand sind in beiliegender Leistungsanforderung näher beschrieben.

Interessierte Bewerber werden gebeten, die Unterlagen zur Markterkundung mit allen weiteren Informationen bis zum 18.02.2025 unter folgender Email-Adresse anzufordern: softwarevergabe@gv.mpg.de. Die Unterlagen werden dem Bewerber per Email zugesandt.
Weiterer Zeitplan der Markterkundung:
Einreichung der Lösungsvorschläge bis: 13.03.2025 (12 Uhr)
Anschließend werden die Teilnehmer zur Präsentation Ihres Lösungsvorschlags in einer Online-Präsentation gebeten (Zeitraum: 26.03.-02.04.2025). 
Durchführung eines Vergabeverfahrens: voraussichtlich Q3 2025


Winner: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen