Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-05
Buyer: Neue IT-Servicemanagement Plattform
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48218000 | 48219000 | 48219300 | 48219700 | 48517000
Submission deadline: 2025-12-04
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Wirt-124 EU P §§ 123, 124 GWB
Auf § 160 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) wird hiermit hingewiesen. Der Nachprüfungsantrag ist danach unzulässig, soweit:    1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,     2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,     3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,     4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Investitionsbank Berlin (IBB) benötigt eine neue Softwarelösung für die Bereiche ITServicemanagement, Configuration Management Database (CMDB) und Bedarfsmanagement. Das aktuelle System soll durch eine moderne und zukunftsfähige Softwarelösung (Software-as-a-Service) abgelöst werden. Die spezifischen Anforderungen an eine solche Anwendung sind in der Leistungsbeschreibung enthalten. Hierdurch verspricht sich die IT eine Verbesserung der Effizienz (z.B. durch Automatisierung) und Benutzerfreundlichkeit, eine signifikante Kostensenkung sowie eine bessere Perspektive in Bezug auf Zukunftstechnologien. Zudem soll die Erfüllung von regulatorischen Anforderungen besser unterstützt werden. Weitere Details entnehmen Sie der Anlage 02 Leistungsbeschreibung.
Nachweis über mindestens: - zwei, maximal fünf Referenzen hinsichtlich der Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools bei einem Unternehmen mit mindestens 750 Mitarbeitenden.  - Es muss sich um die Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools handelt, der Verkauf von Lizenzen oder das bloße Auftreten als Reseller sind nicht ausreichend.  - Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein.   Nähere Angaben siehe Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien Anlage 03.   Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung der Referenzen  Der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft muss mindestens zwei, maximal fünf Referenzen hinsichtlich der Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools bei einem Unternehmen mit mindestens 750 Mitarbeitenden nachweisen. Es muss sich um die Einführung eines ITSM/CMDB-Tools handeln, der Verkauf von Lizenzen oder das bloße Auftreten als Reseller sind nicht ausreichend. Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein.   Für eine dritte, vierte und fünfte Referenz, welche die Anforderungen erfüllt, wird ein weiterer Punkt vergeben. Somit sind insgesamt bis zu drei zusätzliche Punkte zu erreichen.  Zwei der fünf Referenzen werden hingehend der folgenden Kriterien bewertet:  1. Art des Auftraggebers: a. Privates Unternehmen = 1 Punkt b. Öffentlich-rechtliches Unternehmen = 3 Punkte 2. Branche: a. Nicht Finanzbranche = 1 Punkt b. Finanz- bzw. Bankenbranche = 3 Punkte 3. Inhalt und Umfang der Einführungsobjekte: a. Wenn zusätzlich der Anwendungsbereich Bedarfs-/Anforderungsmanagement erfüllt ist = 1 Punkt b. Wenn die Anpassung von Schnittstellen bzw. die Einbindung von Drittsystemen in die Anwendung enthalten war = 1 Punkt c. Wenn die Anzahl der Endnutzer über 1.000 Personen war = 1 Punkt d. Wenn die Anzahl der Configuration Items (CI) über 10.000 war = 1 Punkt e. Wenn die Durchführung einer Migration von Daten aus dem Altsystem in das neue Tool enthalten war = 1 Punkt.  Die zwei Referenzen, welche die höchste Punktzahl hingehend der Bewertung erreichen, werden zur Bewertung herangezogen. Somit sind insgesamt bis zu 22 zusätzliche Punkte zu erreichen.  Insgesamt können bei der Bewertung der Referenzen bis zu 25 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
1. Eigenerklärung zur Marktbeständigkeit: Bestätigung, dass das Unternehmen mindestens sieben Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, am Markt tätig ist.  Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung der Marktbeständigkeit Zu bestätigen ist (durch Ausfüllen der Anlage 05), dass das Unternehmen mindestens sieben Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, am Markt tätig ist.  Für das Erreichen des 10. und 15. Jahr Markterfahrung wird jeweils ein Punkt vergeben. Insgesamt können bis zu 2 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).

Eligibility requirements: Nachweis über mindestens: - zwei, maximal fünf Referenzen hinsichtlich der Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools bei einem Unternehmen mit mindestens 750 Mitarbeitenden.  - Es muss sich um die Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools handelt, der Verkauf von Lizenzen oder das bloße Auftreten als Reseller sind nicht ausreichend.  - Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein.   Nähere Angaben siehe Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien Anlage 03.   Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung der Referenzen  Der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft muss mindestens zwei, maximal fünf Referenzen hinsichtlich der Einführung eines ITSM- und CMDB-Tools bei einem Unternehmen mit mindestens 750 Mitarbeitenden nachweisen. Es muss sich um die Einführung eines ITSM/CMDB-Tools handeln, der Verkauf von Lizenzen oder das bloße Auftreten als Reseller sind nicht ausreichend. Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein.   Für eine dritte, vierte und fünfte Referenz, welche die Anforderungen erfüllt, wird ein weiterer Punkt vergeben. Somit sind insgesamt bis zu drei zusätzliche Punkte zu erreichen.  Zwei der fünf Referenzen werden hingehend der folgenden Kriterien bewertet:  1. Art des Auftraggebers: a. Privates Unternehmen = 1 Punkt b. Öffentlich-rechtliches Unternehmen = 3 Punkte 2. Branche: a. Nicht Finanzbranche = 1 Punkt b. Finanz- bzw. Bankenbranche = 3 Punkte 3. Inhalt und Umfang der Einführungsobjekte: a. Wenn zusätzlich der Anwendungsbereich Bedarfs-/Anforderungsmanagement erfüllt ist = 1 Punkt b. Wenn die Anpassung von Schnittstellen bzw. die Einbindung von Drittsystemen in die Anwendung enthalten war = 1 Punkt c. Wenn die Anzahl der Endnutzer über 1.000 Personen war = 1 Punkt d. Wenn die Anzahl der Configuration Items (CI) über 10.000 war = 1 Punkt e. Wenn die Durchführung einer Migration von Daten aus dem Altsystem in das neue Tool enthalten war = 1 Punkt.  Die zwei Referenzen, welche die höchste Punktzahl hingehend der Bewertung erreichen, werden zur Bewertung herangezogen. Somit sind insgesamt bis zu 22 zusätzliche Punkte zu erreichen.  Insgesamt können bei der Bewertung der Referenzen bis zu 25 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
1. Eigenerklärung zur Marktbeständigkeit: Bestätigung, dass das Unternehmen mindestens sieben Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, am Markt tätig ist.  Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung der Marktbeständigkeit Zu bestätigen ist (durch Ausfüllen der Anlage 05), dass das Unternehmen mindestens sieben Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, am Markt tätig ist.  Für das Erreichen des 10. und 15. Jahr Markterfahrung wird jeweils ein Punkt vergeben. Insgesamt können bis zu 2 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
2. Eigenerklärung zur Beständigkeit des Leistungsgegenstands: Bestätigung, dass der Leistungsgegenstand seit mindestens fünf Jahren, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, auf dem Markt ist.  Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung der Beständigkeit des Leistungsgegenstands  Zu bestätigen ist (durch Ausfüllen der Anlage 05), dass der Leistungsgegenstand seit mindestens fünf Jahren, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, am Markt vorhanden ist.  Für das Erreichen des. 10. und 15. Jahr wird jeweils ein Punkt vergeben. Insgesamt können bis zu 2 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
3. Eigenerklärung für Hersteller bzw. Nachweis zum Partnerstatus bei Reseller: Bestätigung, dass der Bieter entweder Hersteller des anzubietenden Tools ist oder mindestens über die zweitniedrigste Stufe im jeweiligen Partnermodell verfügt. Es ist ein Überblick des Partnermodells einzureichen.  Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Bewertung des Hersteller- oder Resellerstatus  Bestätigung, dass der Bieter entweder Hersteller des anzubietenden Tools ist oder mindestens über die zweitniedrigste Stufe im jeweiligen Partnermodell verfügt.   Sofern es sich bei dem Bewerber um einen Partner des Herstellers handelt, der über die höchste Stufe im Partnermodell verfügt, sofern es nur drei Stufen gibt ODER der über die zweithöchste Stufe verfügt, sofern es mehr als drei Stufen im Partnermodell gibt, werden 3 Punkte vergeben.  Sofern es sich bei dem Bewerber gleichzeitig um den Hersteller des Tools handelt, werden 5 Punkte vergeben.   Insgesamt können bis zu 5 Punkte erreicht werden.  Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung der Produktmarktbeständigkeit. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung des Hersteller oder des Resellerstatus. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
4. Eigenerklärung zur Bestätigung, dass die gesamte Geschäftsbeziehung in deutscher Sprache, mindestens C1-Niveau, geführt wird und sämtliche (Vertrags-) Dokumente in Deutsch verfasst werden.
Eigenerklärung zum Versicherungsschutz: Bestätigung, dass das Unternehmen über einen angemessenen Haftpflichtversicherungsschutz (mindestens 3.000.000,00 EUR) verfügt. Es ist ein Nachweis einzureichen.  Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.
Manche fehlende Bieterunterlagen können nach dem Ermessen der Vergabestelle nach Fristablauf nachgereicht werden. Nicht wertungsrelevante Unterlagen können durch die Auftraggeberin nachgefordert werden.
Soweit die Vergabeunterlagen Vordrucke enthalten, sind ausschließlich diese zu verwenden. - Wettbewerbsregisterauskunft: Die Vergabestelle wird von dem Unternehmen (und - soweit zutreffend - von dessen Subunternehmen/ Mitgliedern einer Bietergemeinschaft), das den Zuschlag erhalten soll, Abfragen aus dem Wettbewerbsregister veranlassen. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt das Unternehmen sein Einverständnis dazu. Eintragungen können zum Ausschluss führen. - Bei Bietergemeinschaft und Mehrfachbeteiligung: Darstellung der wettbewerblichen Auswirkungen. (Anlage 10) - Bei Bietergemeinschaft: Erklärung zur gemeinschaftlichen Vertretung und zur gesamtschuldnerischen Haftung. (Anlage 10) - Bei Einsatz von Subunternehmen: Selbstverpflichtungserklärung der Subunternehmen sowie Angabe der betreffenden Leistungsbereiche (bei Eignungsleihe). (Anlage 10)  Diese Erklärungen sind von allen bietenden Unternehmen, Nachunternehmern, Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzuhalten bzw. zu erbringen.
40% Preis gemäß Anlage 06 Preisblatt (Bewertung gemäß Anlage 03 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien)
30% Präsentation (Bewertung gemäß Anlage 03 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien und Anlage 04 Beschreibung und Bewertungsmaßstab Präsentation)

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