Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-02-15
Buyer: Kotkan tapahtumakeskus Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72413000: Website design services | 79340000 | 79341000 | 79410000 | 79960000
Submission deadline: 2022-03-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kotkan tapahtumakeskus pyytää tarjouksia mainontaan ja markkinointiin, viestintään sekä sisällöntuotantoon liittyvistä asiantuntijapalveluista omien palveluiden tueksi. Kilpailutuksen kohteena ovat valmiit mediasisällöt sekä niiden laatimiseen, seurantaan ja jakeluun liittyvä suunnittelu- ja toteutustyö.
Tuotettavat mediasisällöt liittyvät videotuotantoon, sosiaalisen median sisällöntuotantoon, sisältömarkkinointiin, printtigrafiikkaan, suoratoistosisältöihin, radiosisällöntuotantoon, journalistiseen sisältöön, verkkosisällöntuotantoon tai organisaatiolähtöisen strategisen viestinnän palvelutuotantoon. Sopimuksen sisällä voidaan tilata yksittäisiä töitä tai pitkän aikajänteen kampanjoita suunnitteluineen.
Kilpailutuksella perustetaan osakokonaisuuskohtainen puitejärjestely, johon valitaan enintään kolme (3) parasta sopimustoimittajaa jokaisella kilpailutettavalla osa-alueella. Näin ollen yhden osakokonaisuuden sopimustoimittajien määrä on vähintään kolme, mikäli tarjoajia on vähintään kolme. Hankintayksikkö pidättää oikeuden perustaa puitejärjestely myös osakokonaisuuksissa, joihin tarjouksia saadaan vähemmän kuin kolme. Jokaisesta kilpailutettavasta osakokonaisuudesta perustetaan oma neljän (4) vuoden mittainen puitejärjestely. Osapuolet (sopimustoimittaja ja Kotkan tapahtumakeskus Oy) voivat kuitenkin irtisanoa sopimuksen päättymään osaltaan kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Mediasisältöjen ja -kanavien tai muiden viestinnällisten mahdollisuuksien kehittyessä sopimusaikana tavalla, jota hankintayksikkö ei ole voinut tarjouspyynnössä ennakoida, tämän puitejärjestelyn piirissä voidaan hankkia/minikilpailuttaa myös sellaisia viestinnän, markkinoinnin ja sisällöntuotannon konsepteja, joita ei ole kilpailutusdokumentaatiossa erikseen mainittu.
Kuhunkin osakokonaisuuteen liittyy tehtävä, jossa tarjoajan pitää antaa uskottava aika-arvio tehtävän suorittamiseen. Aika-arvioon sisältyy suunnittelu ja toteutus eli projektiin käytetty aika kokonaisuudessaan.
Videotuotannon osakokonaisuudessa hankitaan eri medioihin (esim. verkkosivut, sosiaalinen media, julkisten tilojen näytöt) soveltuvia videosisältöjä ja -kampanjoita. Palveluntuottajalta voidaan tilata konseptisuunnitelmia sekä niihin perustuvia toteutuksia. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan suunnitteleman idean tai konseptin perusteella.
Sosiaalisen median tuotannon osakokonaisuudessa hankitaan yleisesti käytössä oleville sosiaalisen median alustoille (esim. Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube) soveltuvia mediasisältöjä ja -kampanjoita sekä niiden tavoitettavuuden optimointiin liittyviä asiantuntijapalveluita. Palveluntuottajalta voidaan tilata konseptisuunnitelmia sekä niihin perustuvia toteutuksia. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan oman suunnitteleman idean, tavoitteen tai konseptin perusteella. Tarvittaessa palvelutuottaja pystyy raportoimaan tehtyjen kampanjoiden tuloksia.
Puitejärjestelyyn voidaan valita joko yksittäisiin tai useisiin erilaisiin sisällöntuotantojärjestelmiin perehtyneitä palveluntuottajia. Tilattavat palvelut voivat liittyä esimerkiksi viestinnälliseen sisällöntuotantoon, hakukoneoptimointiin, verkkosivusuunnitteluun, UX-selvityksiin tai koodin tuottamiseen. Palveluntuottajalta voidaan tilata tarvittaessa web-hotellipalveluja tai verkkosivujen konseptisuunnitelmia sekä niihin perustuvia toteutuksia. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan suunnitteleman idean tai konseptin perusteella.
Printtigrafiikan osakokonaisuudessa hankitaan eri kokoisten ja laatuisten digitaalisten ja printtijulkaisujen suunnitteluun ja taittamiseen liittyviä palveluja. Lisäksi voidaan tilata taitoissa tarvittavien graafisten materiaalien, kuten valokuvien, tuotantoa. Tilattavat työt voivat olla esimerkiksi ulkomainoksia, esitteitä, julisteita tai eri yhteyksissä hyödynnettäviä digitaalisia kuvatuotteita. Palveluntuottajalta voidaan tilata konseptisuunnitelmia sekä niihin perustuvia toteutuksia. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan suunnitteleman idean tai konseptin perusteella.
Radiotuotannon osakokonaisuudessa hankitaan radiomediaan soveltuvia markkinointisisältöjä ja -kampanjoita. Palveluntuottajalta voidaan tilata konseptisuunnitelmia sekä niihin perustuvia toteutuksia. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan suunnitteleman idean tai konseptin perusteella.
Journalistisen sisällöntuotannon osakokonaisuudessa hankitaan erilaisiin julkaisuihin ja alustoihin soveltuvia tekstisisältöjä, graafisia sisältöjä ja audiovisuaalisia sisältöjä sekä niitä valmistelevia journalistisia palveluita (kuten aiheiden ideointi, haastattelut, asioiden selvitykset). Tilattavat työt voivat olla esimerkiksi teema-artikkeleita, henkilöhaastatteluja, tapahtumakuvauksia, valokuvia tai videoreportaaseja. Palveluntuottajan tulee myös kyetä suunnittelemaan toteutuksia tilaajan suunnitteleman idean tai konseptin perusteella.
Organisaatiolähtöisen strategisen viestinnän osakokonaisuudessa hankitaan liiketoimintaan ja/tai organisaation toimintatavoitteisiin liittyviä strategisen viestinnän palveluja. Strateginen viestintä voi keskittyä sekä organisaation sisäiseen viestintään, kuten työyhteisöviestintään ja muutosjohtamiseen, tai ulkoisten sidosryhmien kanssa tehtävään työhön, kuten asiakasviestintään tai kriisiviestintään. Tilattavat työt voivat olla esimerkiksi kartoituksia, taustaselvityksiä,
valmennuksia, suunnitelmia ja auditointeja. Lisäksi palveluntuottaja voidaan osallistaa viestintästrategian laatimiseen. Palveluntuottajan tulee kyetä toimimaan sekä