Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-11
Buyer: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212771
Submission deadline: 2023-05-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die GMSH beabsichtigt die Einführung einer Fuhrparkmanagement-Software, die im Wesentlichen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gewährleisten sowie die Digitalisierung im Fuhrpark vorantreiben soll.
Nach unserer Vorstellung ist ein Testbetrieb ab Oktober/November 2023 und ein Wirkbetrieb ab Anfang 2024 geplant. In der Software muss der Fuhrpark mit ca. 280 Fahrzeugen abgebildet werden. Hier inbegriffen sind ca. 65 Poolfahrzeuge, die mit dem digitalen Fahrtenbuch sowie einem CarSharing-Kit für die schlüssellose Öffnung des Fahrzeuges ausgestattet werden sollen. Aus dem Bewirtschaftungsbereich sollen im ersten Schritt 45 Fahrzeuge lediglich mit dem digitalen Fahrtenbuch ausgestattet werden. Weitere Fahrzeuge können in einem zweiten Schritt folgen. Darüber hinaus sollen die GMSH Mitarbeiter*innen die Anwendung sowohl über den Laptop als auch mobil über das Smartphone nutzen können. Die GMSH sucht mit dieser Bekanntmachung einen Partner, der unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen sowie der technischen Rahmenbedingungen, eine Software-as-a-Service Lösung zur Verfügung stellt. Darüber hinaus soll der Geschäftspartner bei der Einführung der Anwendung beratend unterstützen sowie die Wartung und Betreuung im laufenden Geschäft übernehmen.
- Jederzeitiges Anlegen neuer Benutzer mit definierten Rollen durch GMSH-Admins oder über eine automatisierte Schnittstelle
- Jederzeitiges Anlegen neuer Benutzer mit definierten Rollen und Löschen dieser Benutzer mit einer Alternative zum AD-Zugriff (z. B. manuell)
- Funktion zum Gestalten der Fahrzeugakte hinsichtlich des Anlegens von Ordnerstrukturen und des Einstellen von Dokumenten
Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 600 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 6 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 6. und 7. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal sechs Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV.
2. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart (Fuhrparkmanagement-Software) die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2020 - 2022). Sofern der Gesamtumsatz für das Jahr 2022 noch nicht vorliegt, sind die Gesamtumsätze für den Zeitraum 2019-2021 einzureichen.
3. Darstellung der besonderen Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen (Fuhrparkmanagement-Software), durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und vergleichbaren (hinsichtlich Auftragsvolumen pro Jahr) Referenzleistungen, unter Angabe des Auftragswertes, der Ausführungszeit sowie Auftraggeber (Referenzkunden) mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (mit mindestens 3 Kunden der letzten drei Jahre (2020 - 2022)).
4. Aussagekräftige Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zum Qualitätsmanagement (max. 10 DIN A4 Seiten).
Die Teilnahmeunterlagen werden gesichtet bzgl. der klaren und nachvollziehbaren Maßnahmen zur Qualitätssicherung hinsichtlich, z.B.:
5. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer und der Bankverbindung, Gründungsdatum für diesen Unternehmenszweig, Kunden in Deutschland, weitere aussagekräftige Unterlagen, die es ermöglichen, ein Gesamtbild vom Unternehmen zu erhalten).
6. Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die gem. § 4 Abs. 1 Satz 1 VGSH erforderlichen Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
7. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. Das Formblatt ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können.

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.