Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2022-12-20
Buyer: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Country: DE
Contract type: Supplies
CPV classification: 48000000 | 48814000: Medical information systems

Technical requirements: Die Universitätsmedizin Mainz (UM Mainz) plant die Beschaffung eines einheitlichen, digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentations-Systems.  Vor diesem Hintergrund soll die Markterkundung durchgeführt werden.
Das Fördervorhaben strebt die Errichtung einer einheitlichen, digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentation für die UM Mainz an. Das zu beschaffene System verfolgt das Ziel, die Pflege- und Behandlungsdokumentation zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Zeitgleich sollen hierbei auch die relevanten fachdisziplinspezifischen Besonderheiten der 26 Kliniken im System berücksichtigt werden. Durch eine durchgehende digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation (Abbildung der gesamten Patienten-Journey) soll somit die Förderung des Automatisierungsgrades der Abläufe und der Informationskontinuität sichergestellt werden.
Das zentrale Krankenhausinformationssystem der UM Mainz ist IS-H und i.s.h.med der Firma Cerner. Die Pflege- und Behandlungsdokumentation findet zum Großteil noch analog in Papierform statt.
Ziel ist es, nun im Rahmen der Markterkundung zu prüfen, welche Lösungen auf dem Markt vorhanden sind, um die von der UM Mainz angestrebte vollständige digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation zu realisieren. Dabei ist der UM Mainz wichtig, dass die zu beschaffenden System zum einen an IS-H bzw. i.s.h.med angebunden werden können. Zum anderen aber auch eine maximale Interoperabilität bieten, um auch eine Anbindung an andere KIS-Systemanbieter zu gewährleisten.
Zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens führt die UM Mainz mit dieser Bekanntmachung eine Markterkundung durch. Diese beschaffungsbezogene Markterkundung wird zum Zwecke der Informationsgewinnung und zur Schaffung eines Marktüberblicks durchgeführt. Diese Bekanntmachung dient allein der unverbindlichen Informationsanfrage, die ausschließlich darauf abzielt, Rückmeldungen von potenziellen Auftragnehmern einzuholen, um die Vorbereitung des geplanten Vergabeverfahrens (in Bezug auf Umfang, Machbarkeit, Voraussetzungen usw.) zu erleichtern. Die direkte Vergabe eines Auftrages oder der Aufruf zum Wettbewerb ist mit der Markterkundung nicht verbunden. Die Durchführung eines entsprechenden Vergabeverfahrens ist planmäßig für Q1 2023 vorgesehen.
An der Markterkundung interessierte Unternehmen werden gebeten, sich per E-Mail in deutscher Sprache an die unter I.3. benannte E-Mailadresse zu wenden und folgende Informationen zu übermitteln:
- einer Unternehmensdarstellung (Name, Sitz, Anschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort, Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens, ggf. Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen)
- Angabe des durchschnittlichen Umsatzes in den vergangenen fünf Jahren durch mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen.
Die an der Markterkundung interessierten Unternehmen werden darum gebeten, den Fragenkatalog zu Grobanforderungen und organisatorischen Aspekten unter VI.3) im beschriebenen Format und Umfang bis spätestens 03. Februar zu beantworten und die Antworten an die unter I.3) angegebene Mailadresse zu übermitteln.
Der Auftraggeber behält sich vor, mit ausgewählten Unternehmen Vertiefungsgespräche zu führen und/ oder Teststellungen abzufragen. Gegenwärtig ist geplant, etwaige Gespräche und auch live-Präsentationen per Videokonferenz in den Kalenderwochen KW 6 -7 abzuhalten. Es wird dazu eine separate Einladung versandt. Den Unternehmen wird ausreichend Zeit gegeben, sich auf diese Gespräche vorzubereiten. Sofern in den Gesprächen Unterlagen gezeigt oder referenziert werden sollen, wird um Einreichung dieser Unterlagen bereits vor dem jeweiligen Termin gebeten.
Bei dieser Markterkundung i.S.v. § 28 VgV handelt es sich nicht um ein förmliches Vergabeverfahren nach den §§ 97 ff. GWB. Mit dieser Markterkundung ist keine Verpflichtung der Universitätsmedizin Mainz verbunden, ein förmliches Vergabeverfahren einzuleiten, die Teilnehmer der Markterkundung zur Angebotsabgabe aufzufordern oder ihnen einen Zuschlag zu erteilen. Zudem ist diese Markterkundung keine Voraussetzung für eine Angebotsabgabe und weder eine Aufforderung zur Interessenbekundung noch eine Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags oder zur Einreichung eines Angebots. Darüber hinaus erwartet die Universi-tätsmedizin Mainz keine verbindlichen Angebote und wird keine unaufgeforderten Vorschläge annehmen. Die Teilnehmer an der Markterkundung sind an ihre Informationen nicht vertraglich und auch nicht im Rahmen eines etwaigen späteren Vergabeverfahrens gebunden. Außer dem Fragenkatalog werden keine Vergabeunterlagen oder ähnliches bereitgestellt. Die im Markterkundungsverfahren eingereichten Unterlagen sollen lediglich ausgewertet und als Informationsgrundlage für die Entscheidung über das weitere Vorgehen genutzt werden. Die Universitätsmedizin Mainz behält sich die Vergabe der Leistungen oder die jederzeitige Einstellung des Verfahrens vor, ohne dass die Interessenten Ansprüche geltend machen können. Des Weiteren erfolgt keine Rückmeldung bzw. Kommunikation der Ergebnisse der Markterkundung an die teilnehmenden Unternehmen. Kosten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an dieser Markterkundung entstehen, werden von der Universitätsmedizin Mainz nicht erstattet. Die Rücksendung eingereichter Unterlagen erfolgt nicht.
Sofern die Universitätsmedizin Mainz das geplante Vergabeverfahren fortsetzt, wird eine Auftragsbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union und auf der Website www.dtvp.de veröffentlicht.
Bitte erläutern Sie und zeigen Sie auf (bspw. mit Abbildungen), wie Ihr System folgende Kriterien umsetzt:
1. Anforderungen: Die Dokumentation entspricht den gesetzlichen Anforderungen nach § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung.
2. Elektronische Dokumentation: Das Vorhaben ermöglicht eine Umstellung auf eine rein elektronische Dokumentation und vermeidet damit parallele Dokumentation (papierbasierte und elektronische Krankenhausakte).