Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-10-08
Buyer: Landratsamt Mittelsachsen, Abteilung Interner Service, Zentrale Dienste
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Das Landratsamt Mittelsachsen plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Landkreisverwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen seinen Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen. Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Landkreisverwaltung. Zudem ist beabsichtigt die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung) und Auskünfte schneller und einfacher geben zu können. Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:
— Verwendung moderner Technologien und die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit,
— dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,
— unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren, z. B. in H&H proDoppik und P&I LOGA, perspektivisch vorzugsweise über den zentralen Integrationsdienst der SAKD,
— Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,
— schrittweise Einführung – zunächst in den zuvor genannten Pilotbereichen. In späteren Projektschritten auch in weiteren Referaten,
— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows),
— perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus – E-Zusammenarbeit, Unterstützung der Voraktenphasen, Mobiles Arbeiten. Der weitere DMS-Ausbau ist vom Erfolg der o. g. ersten Pilotprojekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Referate entschieden. Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dieses erfolgt je nach Projektfortschritt. Hinweis: Das Landratsamt Mittelsachsen behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsanbieter zurückzutreten, sollten die o. g. Pilotprojekte nicht erfolgreich umgesetzt werden und sollte dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Lösungsanbieters zurückzuführen sein.
Die Gesamtbewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes soll Preis, Lösungskonzept und Leistungskatalog unterschiedlich gewichten und wird mit folgenden Wertigkeitsfaktoren berechnet:


Winner: Ceyoniq Technology GmbH
Award value: 0.01
Number of bids: 3