Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-18
Buyer: Universität Stuttgart — Prorektorat Informationstechnologie
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services
Submission deadline: 2021-07-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen zentralen ERP-Systems für die Universität Stuttgart auf Basis von SAP S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen zentralen ERP-Systems für die Universi-tät Stuttgart auf Basis von SAP S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts.
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen zentralen ERP-Systems für die Universität Stuttgart auf Basis von SAP S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts.
Die Universität Stuttgart betreibt derzeit ein SAP ERP 6.0 sowie ein SAP Business Warehouse (getrennte virtualisierte Server), welche beide auf SAP NetWeaver 7.5 basieren. Als Datenbank wird MS SQL Server eingesetzt. Beide Systeme sind als 3-Systemlandschaft aufgebaut. Sie wurden 2007 als zentrale Systeme für das Rechnungswesen eingeführt.
Fachlich sind die Module FI, FI-AA, CO und PSM ausgestaltet. Logistische Prozesse wie z. B. der Einkauf finden im System nicht statt. Die Personalabrechnung findet über das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg extern statt. Personalstammdaten sind nicht im System integriert. Das SAP ist zentralistisch organisiert. Ein Zugriff aus der Dezentrale auf das zentrale ERP-System besteht nicht.
Die IT-Landschaft in den dezentralen Einrichtungen ist sehr heterogen. Während sehr kleine Institute auf Basis von Papier und Excel arbeiten, wurden in anderen Einrichtungen eigenständige ERP-Systeme mit unabhängiger Stammdatenhaltung, eigener Buchhaltung und teilweiser auch eigener Personalverwaltung eingeführt. Der hierfür genannte Grund ist eine nicht ausreichende Prozessunterstützung der dezentralen Belange durch das SAP-System der Zentralverwaltung. Beispielsweise werden keinerlei Aspekte der Planung für dezentrale Einheiten ermöglicht. Ein weiterer oft genannter Aspekt betrifft die fehlende Systemunterstützung zur Abwicklung von Drittmittelprojekten im Sinne eines zentralen Projektcontrollings. Insbesondere bei komplexen Projekten (bei denen einzelne Institute z. B. die Konsortialführerschaft in-nehaben) sind die derzeit im zentralen ERP-System angebotenen Strukturen nicht zweckmäßig.
Eine Schnittstelle zum HIS SVA für das Personalmanagement existiert derzeit nicht. Das System d.3ecm als revisionssicheres Archiv (inkl. SAP ArchiveLink-Schnittstelle) wurde im Rahmen des Projekts „Digitaler Rechnungsworkflow (DRW)“ eingeführt. Der Roll-Out der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Rahmen dieses Projekts auf Basis der Lösung XSuite Invoice auf die gesamte Universität wird bis Ende 2021 abgeschlossen sein. Mit dieser Lösung werden große Teile der bisher papierbasierten Auszahlungs-anordnungen durch einen digitalen Workflow ersetzt.
Die Schnittstellenlogik (insb. für die Übergabe der Kassenbuchungen aus den dezentral betriebenen ERP-Systemen) ist größtenteils in ein separates „Schnittstellensystem“ (Eigenentwicklung) ausgelagert worden.
Das BW-System wertet ausschließlich Daten aus dem SAP ERP aus, weitere Systeme sind derzeit nicht an-gebunden. Einen „Kontoauszug“ im Sinne eines PSM-Budgetberichts bekommen die dezentralen Einrich-tungen über einen SAP BW-Bericht zur Verfügung gestellt, der zentral einheitlich zur Verfügung gestellt wird. Die Neukonzeptionierung des Berichtswesens ist Bestandteil der in diesem Dokument beschriebenen Aufgaben.
Die dezentral betriebenen Lösungen bieten nur wenig Integration mit dem System der Zentralverwaltung. In den Bereichen, die nicht mit der Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung abgedeckt werden, beschränkt sich eine Schnittstellenanbindung häufig auf das automatische Erzeugen der Papieranordnungen, die gedruckt an die Zentralverwaltung geschickt werden. Ein mengen- / wertmäßiger Ab-gleich ist aufgrund des zeitlichen Versatzes der Buchungen in den Systemen nur schwer möglich. Wenn ein Abgleich geschieht, dann rein manuell durch den händischen Vergleich von Berichten. Dies führt insbesondere im Rahmen des Jahresabschlusses sowie bei der Erzeugung von Steuermeldungen zu regelmäßigen Fehleranalysen und entsprechendem Frustpotential in der Zentralverwaltung und den dezentralen Einrichtungen.
Die Universität Stuttgart beabsichtigt, SAP S/4HANA in mehreren Implementierungsstufen einzuführen und damit eine Modernisierung ihres bestehenden ERP-Systems zu erreichen.

Eligibility requirements: Siehe Vergabeunterlagen.