Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-27
Buyer: Frankfurt University of Applied Sciences
Country: DE
Region: DE712
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2025-09-24
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Frankfurt University of Applied Sciences (Frankfurt UAS) zeichnet sich durch angewandte Wissenschaft, hohe Internationalität und gelebte Vielfalt aus. Im Herzen von Frankfurt studieren über 15.000 Studierende und arbeiten und lehren 1.600 Beschäftigte und Professor/-innen an der Frankfurt UAS. Vier Fachbereiche bieten 72 Studiengänge mit technischer, wirtschaftlich-rechtlicher und sozialer Ausrichtung an.
Angesichts des auslaufenden Supports des eingesetzten Campusmanagementsystems der HIS eG und der damit verbundenen, bevorstehenden Ablösung, wurde im Dezember 2019 ein Vorbereitungsprojekt mit dem Ziel gestartet, die Durchführbarkeit und fachliche Grobplanung der Einführung eines Nachfolgesystems (HISinOne) anhand einer ersten großen Erfassung der Ausgangssituation zu eruieren und die weiteren Projektschritte zu planen.
Erklärung zu geeigneten Referenzleistungen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen die mit Bezug auf die
ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische
und berufliche Leistungsfähigkeit geben [Eigenerklärung zu
geeigneten Referenzen] mit. Zu jeder Referenz müssen
mindestens folgende Angaben gemacht werden: —
Kurzbezeichnung der Referenz, — vollständiger Name
einschließlich Postadresse und Kontaktdaten des
Auftraggebers (=Referenzauftraggeber), — Auftragswert, —
öffentlicher oder privater Auftraggeber, — Leistungszeitraum
(Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt), — termingerechter
Projektabschluss, — Beschreibung des Leistungsanteils des
Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent, — Stellung des
Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer,
Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer
Bietergemeinschaft, — Anzahl der für den Bewerber im
Rahmen des Projektes tätigen Personen. Aus der
Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird,
selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung
bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts sind hierbei
nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen
eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer/
Durchführungsverantwortlichen zugeordnet werden können, der
sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt. Die Einreichung
einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht
erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung
der gemachten Angaben bei Referenzauftraggebern sowie
eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung im
Rahmen der Eignungsprüfung berücksichtigt werden. Zu den
geforderten Nachweisen werden für alle geforderten
Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die
unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff.
VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a.
HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die
Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Mindestanforderungen:
Gefordert sind mindestens 5 Referenzen aus den letzten drei
Jahren, die eine HISinOne EXA Einführung zum Gegenstand hatten.
Eigenerklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl
der fest angestellten Beschäftigten des Unternehmens in den letzten
drei Jahren ersichtlich ist [Eigenerklärung zur Personenkennzahlen].
Siehe Vergabeunterlagen (Ausschlussgründe, besondere
Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen).
Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags
eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den
aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der
Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. - falls bereits
vorhanden - eine solche besteht und für die Dauer der
Auftragsausführung aufrechterhalten wird [Eigenerklärung zur
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung].
Erforderlicher Mindestversicherungsschutz von 1,5 Mio. Euro
für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. Euro für
Vermögensschäden jeweils bei zumindest doppelter
Jahreshöchstleistung.

Eligibility requirements: Erklärung zu geeigneten Referenzleistungen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen die mit Bezug auf die
ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische
und berufliche Leistungsfähigkeit geben [Eigenerklärung zu
geeigneten Referenzen] mit. Zu jeder Referenz müssen
mindestens folgende Angaben gemacht werden: —
Kurzbezeichnung der Referenz, — vollständiger Name
einschließlich Postadresse und Kontaktdaten des
Auftraggebers (=Referenzauftraggeber), — Auftragswert, —
öffentlicher oder privater Auftraggeber, — Leistungszeitraum
(Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt), — termingerechter
Projektabschluss, — Beschreibung des Leistungsanteils des
Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent, — Stellung des
Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer,
Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer
Bietergemeinschaft, — Anzahl der für den Bewerber im
Rahmen des Projektes tätigen Personen. Aus der
Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird,
selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung
bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts sind hierbei
nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen
eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer/
Durchführungsverantwortlichen zugeordnet werden können, der
sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt. Die Einreichung
einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht
erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung
der gemachten Angaben bei Referenzauftraggebern sowie
eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung im
Rahmen der Eignungsprüfung berücksichtigt werden. Zu den
geforderten Nachweisen werden für alle geforderten
Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die
unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff.
VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a.
HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die
Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Mindestanforderungen:
Gefordert sind mindestens 5 Referenzen aus den letzten drei
Jahren, die eine HISinOne EXA Einführung zum Gegenstand hatten.
Nachweis über Softwareproduktkenntnisse der HISeG.
Eigenerklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl
der fest angestellten Beschäftigten des Unternehmens in den letzten
drei Jahren ersichtlich ist [Eigenerklärung zur Personenkennzahlen].
Siehe Vergabeunterlagen.
Siehe Vergabeunterlagen (Ausschlussgründe, besondere
Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen).
Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags
eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den
aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der
Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. - falls bereits
vorhanden - eine solche besteht und für die Dauer der
Auftragsausführung aufrechterhalten wird [Eigenerklärung zur
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung].
Erforderlicher Mindestversicherungsschutz von 1,5 Mio. Euro
für Personen- und Sachschäden und 1 Mio. Euro für
Vermögensschäden jeweils bei zumindest doppelter
Jahreshöchstleistung.
Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger
Darstellung des
Unternehmens insbesondere im Hinblick auf den
ausgeschriebenen Auftrag (Kenndaten und Kennzahlen,
aktuelle Geschäftsbereiche, Tätigkeitsfelder und
Marktpositionierung etc.) [Eigenerklärung zum Unternehmen].
Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie
den Umsatz im Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen
Auftrags, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre
[Eigenerklärung zum Umsatz].
Erklärung des Unternehmens, zur Befähigung und Erlaubnis zur
Berufsausübung nach § 44 VgV [Eigenerklärung Befähigung
und Erlaubnis zur Berufsausübung]. Nachweis der Eintragung
im Berufs- oder Handelsregister, ggf. eidesstattliche Erklärung
oder vergleichbare Bescheinigung einer Behörde des
Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Vorlage
Kopie). Gewerbean- und ggf. -ummeldung, wenn keine
Eintragungspflicht im Handels- bzw. Berufsregister besteht
(Vorlage Kopie).
§ 56 VgV Prüfung der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen
(1) Die Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, Angebote zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
(3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die
Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche
Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. (4) Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
(5) Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.

Winner: Frankfurt University of Applied Sciences