Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-04
Buyer: Objektplanung, Tragwerksplanung, Planung Technische Ausrüstung und Innenarchitektur für Bibliothek im Neuen Ständehaus Karlsruhe
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71000000 | 71300000 | 71320000 | 71321000: Heating and ventilation design services | 71322000: Civil engineering design services
Submission deadline: 2031-12-31
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Rügepflicht:    Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge oder Angebote gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Andere Verstöße gegen Vergabevorschriften sind binnen zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).  Nachprüfungsverfahren:    Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).  Fristen für die Feststellung der Unwirksamkeit eines Vertrages:    Die Unwirksamkeit eines Vertrages kann nur festgestellt werden, wenn... ...der Auftraggeber gegen seine Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB verstoßen hat oder ...der Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde, obwohl dies gesetzlich nicht zulässig war (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB).   Die Unwirksamkeit muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber über den Vertragsabschluss, jedoch spätestens sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht werden (§ 135 Abs. 2 GWB). Wurde die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe (§ 135 Abs. 3 GWB).
Vgl. § 17 VgV. Im Übrigen: Die Vergabe von vier Planungsdisziplinen (ObjPl, TA, TWP und InnArch) über vier Fachlose verteilt unter dem Dach eines gemeinsamen Vergabeverfahrens. Das Verfahren erstreckt sich über zwei Stufen:  - Die Stufe 1 bildet den Teilnahmewettbewerb ab,  - die Stufe 2 die Verhandlung der Angebote.  Die Stufe 2 des Verfahrens für die Objektplanungsleistung beinhaltet zwei Phasen.  In Stufe 2 Phase 1 wird u.a. ein Moodboard zu erstellen sein. Das Moodboard wird bewertet. Die AG wird hierrüber ggf. die Zahl der Bieter reduzieren, die zur weiteren Teilnahme ausgewählt werden (Abschichten).  In Stufe 2 Phase 2 werden die verbleibenden Bieter der Objektplanungsleistungen zu Verhandlungen eingeladen.
Projekttitel: //  SHE - Sanierung und Umbau des Ständehauses Karlsruhe, Ergänzungsbau für die Zusammenführung der Stadtbibliothek mit der Kinder- und Jugendbibliothek //  //  Beschreibung der Maßnahme: //  Die Stadtbibliothek Karlsruhe befindet sich im sogenannten Neuen Ständehaus in zentraler Innenstadtlage. Sie soll um zusätzliche Flächen für die Kinder- und Jugendbibliothek ergänzt werden und so zu einer "Bibliothek für Alle" zusammenwachsen. //  //  Durch das Freiwerden einer Teilfläche auf dem direkt an den Bestand angrenzenden Nachbargrundstück entsteht die Möglichkeit, einen Erweiterungsbau für die Stadtbibliothek zu erstellen. In diesem soll die Kinder- und Jugendbibliothek allerdings nicht einfach nebenangestellt werden: Die Restrukturierung des Bestandsgebäudes, ergänzt um neue Flächen, bietet die Chance, den lang gehegten Wunsch zu verwirklichen, die Stadtbibliothek mit der Kinder- und Jugendbibliothek an einem Standort zusammenzulegen. Entstehen soll eine Bibliothek im Sinne eines "Dritten Ortes", der sich den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer anpassen lässt, aktuellen Bildungskonzepten entspricht und einen konsumfreien, niedrigschwelligen, ansprechenden Aufenthaltsort in zentraler Innenstadtlage schafft. Generationsübergreifende Besuche sollten in einem Haus möglich sein, Angebote für unterschiedliche Zielgruppen unter einem Dach gebündelt und Synergien vor Ort - auch im Betrieb durch eine gemeinsam genutzte Infrastruktur - geschaffen werden können. //  //  Unter dem Leitsatz "Mit so wenig wie nötig so viel wie möglich" soll in diesem Projekt der Wandel von einer klassischen "Ausleihbibliothek" zu einem "bildungsassoziierten Aufenthaltsort" gelingen. //  //  Für diese Aufgabe wird ein Planungsteam gesucht, das sämtliche Maßnahmen im laufenden Betrieb der Stadtbibliothek umsetzen kann und über entsprechende Vorerfahrungen verfügt, um das Projekt in einem sehr engen wirtschaftlichen und zeitlichen Rahmen umzusetzen, das Erfahrungen und Know-How im Bereich Nachhaltiges Bauen besitzt, und bereit ist, mit den schwierigen Gegebenheiten in enger Innenstadtlage umzugehen. //  //  Derzeit liegt seitens des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe noch keine Freigabe für das Projekt vor. Die Entscheidungen über die Fortführung des Projektes wird der Gemeinderat erst auf Grundlage der Kostenschätzung aus Leistungsphase 2 im Rahmen eines Grundsatzbeschlusses (Stand heute 03/2026) bzw. nach Leistungsphase 3 mittels Umsetzungsbeschluss (Stand heute 03/2027) treffen. Abhängig von der dann gegenwärtigen Haushaltslage könnte gegebenenfalls eine Streichung des Neubaus erfolgen. In diesem Fall wäre aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen eine Anpassung der Planungen erforderlich, die vom Planungsteam entsprechend umgesetzt und bis zum Abschluss des Projektes durchgeführt werden. //  //  Eine detaillierte Maßnahmenbeschreibung liegt den Vergabeunterlagen bei.
Die vollständigen Kriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. //  Sie beziehen sich auf: //  Jahresumsatz //  Zusammenarbeit im Team //  Referenzen //  Anzahl Mitarbeiter //  Berufserfahrung
§ 17 (12) VgV. Die Auftraggeberin wird die Zahl der Bieter ggf. abschichten, indem nur solche Bieter zur Verhandlung eingeladen werden, deren Moodbord eine ausreichende Bewertung erhalten hat (Details siehe Zuschlagskriterium). Die Stufe 2 des Verfahrens (Angebotsphase) läuft in sich also in zwei Phasen ab. Wegen des möglichen Abschichtens muss schon in Phase 1 (Moodboard) ein Zuschlagskriterium existieren, dass eigenständig herangezogen werden kann (Qualität Moodboard = Kriterium "Rang 1"). Für die abschließende Bewertung wird auf das Preis-Leistungsverhältnis abgestellt (Kriterium "Rang 2").

Eligibility requirements: other
Die vollständigen Kriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. //  Sie beziehen sich auf: //  Jahresumsatz //  Zusammenarbeit im Team //  Referenzen //  Anzahl Mitarbeiter //  Berufserfahrung
keine weiteren Informationen
§ 17 (12) VgV. Die Auftraggeberin wird die Zahl der Bieter ggf. abschichten, indem nur solche Bieter zur Verhandlung eingeladen werden, deren Moodbord eine ausreichende Bewertung erhalten hat (Details siehe Zuschlagskriterium). Die Stufe 2 des Verfahrens (Angebotsphase) läuft in sich also in zwei Phasen ab. Wegen des möglichen Abschichtens muss schon in Phase 1 (Moodboard) ein Zuschlagskriterium existieren, dass eigenständig herangezogen werden kann (Qualität Moodboard = Kriterium "Rang 1"). Für die abschließende Bewertung wird auf das Preis-Leistungsverhältnis abgestellt (Kriterium "Rang 2").
Für das Fachlos Objektplanung Gebäude gilt: //  Die Erstellung eines Moodboards ist ein wesentlicher Bestandteil im Vergabeprozedere. Im Sinne des § 17 (12) VgV wird die Auftraggeberin die Stufe 2 in zwei Phasen durchlaufen.  Dies wird nachfolgend erläutert. //  //  Stufe 2, Phase 1: //  Mit der Angebotsabgabe ist auch ein vom Bieter zu erstellendes Moodboard abzugeben. Die Auftraggeberin wird die eingereichten Angebote öffnen und zunächst die Moodboards bewerten. Das Moodboard wird im Rahmen der Angebotsauswertung durch ein Gremium mit Punkten bewertet. Das Gremium besteht aus: //  - AG-internen Vertretern //  - Vertreter*innen Stadtplanungsamt der Stadt Karlsruhe //  - Vertreter*in Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, der Stadt Karlsruhe//  - Vertreter*in des Gestaltungsbeirats der Stadt Karlsruhe //  - Vertreter*in Referat Denkmalschutz des Regierungspräsidiums //  - Vertreter*innen des Kulturamts der Stadt Karlsruhe //  //  Es sollen mindestens 60% der für das Moodboard zu vergebenden Punkte erreicht werden. Siehe hierzu Bewertungsmatrix Stufe 2. //  //  Die Auftraggeberin wird auf der Basis dieser Bewertung eine Entscheidung darüber treffen, ob ein Abschichten der vorliegenden Angebote vorgenommen wird und in diesem Sinne eine nur begrenzte Zahl an Bietern zur Verhandlung eingeladen wird (= Stufe 2, Phase 2). Dabei stellt die Auftraggeberin sicher, dass (wenn vorhanden) mindestens 3 Bieter zur Verhandlung eingeladen werden. Sie sieht ferner von einem Abschichten ab, soweit das Ergebnis die 60%-Anforderung zwar nicht erfüllt, aber der Abstand zum niedrigsten Bieter oberhalb dieser Schwelle höchstens 20 Prozentpunkte beträgt. //  //  (Beispiel mit B=Bieter: B1 100%, B2 65%, B3 55%, B4 45%, B5 40%. B1 und B2  liegen sicher oberhalb der 60%-Schwelle. B3 und B4 liegen unter der Schwelle, haben beide aber auch einen Abstand von höchstens 20 Prozentpunkten zu B2. B5 erfüllt beide Anforderungen nicht und es sind mehr als drei Bieter vorhanden. B1, B2, B3 und B4 werden zur Verhandlung eingeladen.) //  //  Stufe 2, Phase 2: //  Soweit er Phase 1 bestanden hat, wird der Bieter zur Verhandlung eingeladen. In der Verhandlung wird der Schwerpunkt auf die anderen Themen gemäß Bewertungsmatrix Stufe 2 gesetzt. //  //  Das Moodboard darf auch in der Verhandlung herangezogen und thematisiert werden, soweit ein Bezug zu den weiteren Bewertungskriterien erkennbar wird. Eine Änderung der Punktewertung für das Moodboard kann in der Verhandlung jedoch nicht mehr erreicht werden. //  //  Zum Moodboard selbst: //  Zielsetzung ist es, die eigene gestalterische Haltung zur Südfassade darzustellen unter Berücksichtigung folgender Schwerpunkte: //  A) Haltung zum Umgang mit städtebaulichem Umfeld //  B) Haltung zur Einordnung in das denkmalgeschützte Umfeld //  C) Haltung zu einem aus der Nutzung resultierenden Wohnzimmer der Stadtgesellschaft //  D) Haltung zum Umgang mit Südausrichtung der Fassade im Spannungsfeld zwischen Wärmeeintrag und einladender offener Wirkung //  //  // Die Wirkung des Moodboards auf den Betrachter sollte nicht von Renderings oder sonstigen plakativen Darstellungen dominiert werden. Die Darstellungsweise soll im Wesentlichen eingegrenzt sein auf fotografische Darstellungen von Vergleichs- oder Bezugsobjekten, nötigenfalls können Handskizzen ergänzt werden. Dabei muss es sich nicht um Referenzen des Bieters handeln. Quellenangaben dürfen so dargestellt sein, dass sie erst bei Zoom-Stufe >200% erkennbar werden. //  //  Die Darstellung ist digital zu übergeben als PDF auf einem Layout im Format DIN-A3. Die Darstellungen sollen in einer Zoom-Stufe mit max. 200% am Monitor gut erkennbar sein. (Ausnahme siehe oben.) //  Auf einem separaten Dokument (Vorgaben der AG in den Vergabeunterlagen beachten) sind ergänzende Erläuterungen vorzunehmen, die die Grundprinzipien, nach denen die Beispiele/ Bilder/ Skizzen ausgewählt wurden, erklären. Hierbei ist eine Orientierung an den genannten Schwerpunkten (A bis D) gewünscht. Das Moodboard und die zugehörige Erläuterung sind anonymisiert zu erstellen. Alle Moodboards werden von der Vergabestelle digital durchnummeriert und erst dann dem Gremium vorgestellt. Für die Erstellung des Moodboards ist für die zur Stufe 2 ausgewählten Büros eine Aufwandsentschädigung von 1.500,- Euro netto vorgesehen.
Qualitätspunkte und Preis werden in ein Preis-Leistungs-Verhältnis einfließen (Qualitätspunkte durch Netto-Preis mal <geschätzter Netto-Auftragswert>, Ergebnis auf ganze Zahlen gerundet).
Rügepflicht:    Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge oder Angebote gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Andere Verstöße gegen Vergabevorschriften sind binnen zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).  Nachprüfungsverfahren:    Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).  Fristen für die Feststellung der Unwirksamkeit eines Vertrages:    Die Unwirksamkeit eines Vertrages kann nur festgestellt werden, wenn... ...der Auftraggeber gegen seine Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB verstoßen hat oder ...der Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde, obwohl dies gesetzlich nicht zulässig war (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB).   Die Unwirksamkeit muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber über den Vertragsabschluss, jedoch spätestens sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht werden (§ 135 Abs. 2 GWB). Wurde die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe (§ 135 Abs. 3 GWB).
Auftragsgegenstand sind interdisziplinäre Planungsleistungen im Team für das o.g. Projekt. Gesucht wird ein Planungsteam, dessen Kompetenzen über die Grenzen der eigenen Fachdisziplin hinaus reicht. //  Ausgeschrieben sind: //  Objektplanung Gebäude nach §§ 33 ff. HOAI 2021 //  Fachplanung Tragwerksplanung nach §§ 49 ff. HOAI 2021 //  Fachplanung Technische Ausrüstung nach §§ 53 ff. HOAI 2021 //  Fachplanung Innenarchitektur nach §§ 33 ff. HOAI 2021 //  //  Für die Auftraggeberin hat die gute Zusammenarbeit der Planenden neben der fachlichen Eignung eine sehr hohe Priorität. Es wird davon ausgegangen, dass über Bürogrenzen hinweg eingespielte Planungsteams diese Zielsetzung am besten erreichen können. //  //  Die Auftraggeberin (AG) sucht deshalb - über parallel laufende Vergaben verteilt - ein Team aus Planungsdienstleistern der Bereiche Objektplanung Gebäude, Innenraumplanung, Tragwerksplanung und Fachplanung Technische Ausrüstung. Die Auftraggeberin möchte solche Bewerber und Bieter begünstigen, die bereits Erfahrung in der gemeinsamen Zusammenarbeit in Planungs- und Objektüberwachungsaufgaben vorweisen können und fragt hierzu im Sinne von § 46 Absatz 3 Nr. 2 VgV nach Stellen (="befreundete Planungsbüros"), mit denen eine Zusammenarbeit geplant ist. Die Auftraggeberin betont dieses Anliegen, indem die Planungsleistungen in einem gemeinsamen Vergabeverfahren (nach Fachlosen verteilt) vergeben werden. //  //  Die Zusammenarbeit mit anderen Büros wird im Vergabeverfahren besonders bewertet. So wird im Rahmen der Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb) die Qualität dieser Stellen - unabhängig von den Angaben in den parallel laufenden Los-Vergaben - allein über die Zusammenarbeitserfahrung gewertet wie folgt: //  - Liegt eine gemeinsame Referenz vor, so erfolgt eine Punktevergabe nach Tabelle 1. //  - Liegen 2 oder mehr gemeinsame Referenzen vor, so erfolgt eine Punktevergabe nach Tabelle 2. //  //  Tabelle 1 und Tabelle 2: siehe Bewertungsmatrix Stufe 1 //  Die Referenzen sind bei beiden Bewerbern in der jeweiligen Referenzliste aufzuführen, sodass ein Abgleich erfolgen kann. // //  Eine Bewerbung als ARGE im Rahmen einer Generalplaner-Vergabe kann somit vermieden werden. Die Punkte gemäß Tabelle 2 markieren auch die maximale Punktzahl, die pro Planungsbereich für die Zusammenarbeit erreicht werden kann. //   //  In allen Losen sollen maximal 5 Bewerber zur Stufe 2 eingeladen werden. //   //  Im Rahmen der Stufe 2 (Verhandlung der Angebote) wird die Qualität der Zusammenarbeit gewertet. Diese ist im Rahmen der Verhandlung in der Präsentation des Bieters darzustellen. Im Übrigen wird auf die Bewertungsmatrix Stufe 2 verwiesen. //
Die vollständigen Kriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen, siehe Bewertungsmatrix für die Stufe 2. //  //  Die Wertung der Qualitätskriterien wird in ein Preis-Leistungs-Verhältnis einfließen (Qualitätspunkte durch Netto-Preis mal <geschätzter Netto-Auftragswert>, Ergebnis auf ganze Zahlen gerundet).
Die vollständigen Kriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen, siehe Bewertungsmatrix für die Stufe 2. //  //  Der Angebotspreis wird in ein Preis-Leistungs-Verhältnis einfließen (Qualitätspunkte durch Netto-Preis mal <geschätzter Netto-Auftragswert>, Ergebnis auf ganze Zahlen gerundet).

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)