Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-09-28
Buyer: Freistaat Thüringen vertreten durch das Thüringer Finanzministerium
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services | 79400000 | 79632000
Estimated value: 3 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf Basis des Produktes VIS zur Abbildung der elektronischen Verwaltungsakte in der gesamten Landesverwaltung bildet eines der wichtigsten E-Government-Vorhaben des Freistaats Thüringen und wurde entsprechend im Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG) verankert.
Gemäß § 16 Abs. 3 S.1 ThürEGovG haben die Landesbehörden spätestens ab dem 1.1.2023 ihre Akten elektronisch in dem zentralen DMS zu führen. § 16 Abs. 4 ThürEGovG sieht vor, dass die elektronische Akte ab dem 1.1.2024 die führende Akte ist.
Hierfür soll die Basissoftware in einer landeseinheitlichen Spezifikation genutzt werden (ThüringenVIS 2.0). Bereitgestellt und betrieben wird dieses System auf einer zentralen IT-Infrastruktur im Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ), der Serviceplattform (SP).
Das Los 1 umfasst die Konzeptionen für die Einführung von ThüringenVIS 2.0 als Umsetzung des einheitlichen E-Akte-Systems für die gesamte Landesverwaltung. Erarbeitet werden soll ein Fachkonzept bestehend aus folgenden Konzepten:
Die Schulung und Qualifikation der künftigen Anwender ist ein zentrales Element für den nachhaltigen Projekterfolg. Im Rahmen der Konzeption müssen verschiedene Vorgehensmodelle für die Umsetzung der erforderlichen Anzahl an Schulungen, deren Kosten und Praktikabilität betrachtet und das für den Freistaat Thüringen tragfähigste Modell herausgearbeitet werden.
Die elektronische Akte wird in Thüringen breitflächig in allen Behörden ausgerollt. Hierbei ist die Einbindung der Führungsebene, aber auch der organisatorisch und technisch Verantwortlichen und die Partizipation der Bediensteten für eine erfolgreiche Implementierung der elektronischen Akte vorgesehen.
Zu diesem Zweck ist zunächst das vorhandene Grobkonzept zur Etablierung eines Akzeptanzmanagements fortzuschreiben. Die Konzeption soll insbesondere die Themenfelder Information, Kommunikation, Anwenderbeteiligung und Anwenderbetreuung betrachten. Des Weiteren ist Bezug auf das Schulungs- und Qualifizierungskonzept aus Los 2 zu nehmen.
1) Eignungsleihe: Ein Bieter kann sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen/finanziellen sowie technischen/beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritter/Nachunternehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall hat der Bieter diese Dritten/Nachunternehmer unter Angabe der von diesen auszuführenden Leistungsteile im Angebot zu benennen und die unter Ziff. III.1) der Bekanntmachung genannten Angaben, Erklärungen und Nachweise für diese Dritten/Nachunternehmer vorzulegen. Es ist das „Formblatt Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ zu verwenden. Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten/Nachunternehmer eine Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Dritte/ Nachunternehmer im Falle der Auftragsvergabe an den Bieter diesem mit seinen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) für die benannten Leistungsteile zur Verfügung steht („Formblatt Verpflichtungserklärung“). Eine Änderung von im Vergabeverfahren benannten Dritten/Nachunternehmern nach Ablauf der Angebotsfrist ist grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen von diesem Grundsatz können nur aus wichtigem Grund vom Auftraggeber zugelassen werden. Etwaige Änderungen hat der Bieter dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen und zu begründen. Dabei muss der Bieter nachweisen, dass durch die Änderung die Eignung des Bieters nicht nachteilig verändert wird.
2) Nachunternehmer: der Bieter hat in seinem Angebot die Auftragsteile zu bezeichnen, die er durch Nachunternehmer erbringen lassen will und welche Nachunternehmer dafür vorgesehen sind. Hierfür ist das Formblatt „Einsatz Dritter/Nachunternehmer“ zu verwenden. Dies gilt auch für den Zugriff auf Gesellschaften im Konzernverbund, sofern diese rechtlich selbstständig sind. Für diese Nachunternehmer sind die ausgefüllten und unterschriebenen Formblätter „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ und „Verpflichtungserklärung“ sowie die unterschriebenen Formblätter „Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit“, „Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen“ und „Nachunternehmererklärung vertrauliche Informationen“ mit dem Angebot einzureichen. Dies gilt nur für Nachunternehmer, wenn diese
— entweder 15 % oder mehr der voraussichtlich wertmäßig (in Euro, netto) zu erbringenden Leistungen erbringen wird
— und/oder der Dritte/Nachunternehmer durch die von ihm zu erbringende Leistung unmittelbar in Kontakt (in Form einer Leistungsschnittstelle) zum Auftraggeber gerät.
3) Bietergemeinschaft: im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Mitglieder und das geschäftsführende Mitglied zu benennen. Es ist eine Eigenerklärung der Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen, dass ihnen bekannt ist, dass gemäß §1GWB wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verhaltensweisen und Beschlüsse verbietet, und ein Angebot einer unter Verstoß gegen diese Vorschrift gebildeten Bietergemeinschaft zwingend vom Verfahren ausgeschlossen wird. Zudem ist anzugeben, welche Gründe für die zulässige Bildung einer Bietergemeinschaft maßgeblich waren. Weiter ist zu erklären, dass
— das geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt; dies schließt Erklärungen imVergabeverfahren ein
— das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung Zahlungen anzunehmen und
Zudem sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Angaben,Erklärungen und Nachweise gemäß III.1) vorzulegen.


Winner: IMTB Consulting GmbH
Award value: 3
Number of bids: 3