Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2016-03-24
Buyer: Maahanmuuttovirasto
Country: FI
Region: MANNER-SUOMI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Kutsu markkinavuoropuheluun: Ajanvaraus- ja siihen liittyvän työvuorosuunnittelujärjestelmien markkinakartoitus.
Ennakkoilmoituksen ja markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinoita ja selvittää markkinoilla valmiina olevia ajanvaraus- ja siihen liittyviä työvuorosuunnittelujärjestelmiä ja niiden sopivuutta Maahanmuuttoviraston (Migri) tarpeisiin. Migrin tarpeet on kuvattu erillisessä vaatimusmäärittelyssä. Sopivien valmiiden järjestelmien puuttuessa kartoitetaan mahdollisuutta rakentaa ja toimittaa tarvittaessa vaatimusten mukainen järjestelmä nopeassa aikataulussa. Kolmas mahdollisuus on ottaa käyttöön väliaikainen järjestelmä ja kartoittaa polku vaatimukset täyttävän ajanvarausjärjestelmän toimittamiseen.
Markkinavuoropuhelussa tapahtuvan kartoituksen sisältö on kuvattu luvussa 2.C. Kartoituksen tavoitteina on kyetä laatimaan täsmällisempi ja markkinatilanteeseen sopivampi tarjouspyyntö.
Ajanvaraus- ja siihen liittyvä työvuorosuunnittelujärjestelmä tukee Migrin digitaalisen asiankäsittelyn edistämistä, mahdollisesti aloitettavan asiakaspalvelutoiminnon sujuvuutta, asiakkaiden asiointiin tarvittavan ajan säästämistä ja asiankäsittelyn ja ratkaisun tehostamista.
Maahanmuuttovirasto on sisäministeriön alainen virasto, joka käsittelee ja ratkaisee maahantuloon, maassa oleskeluun, pakolaisuuteen sekä Suomen kansalaisuuteen liittyviä asioita. Maahanmuuttoviraston toiminta perustuu ulkomaalaislakiin.
Maahanmuuttovirasto ylläpitää osaltaan ulkomaalaisrekisteriä. Ulkomaalaisrekisteri on henkilörekisteri, jota pidetään ja käytetään ulkomaalaisten maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua ja työntekoa koskevien asioiden käsittelyä, päätöksentekoa ja valvontaa varten, valtion turvallisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuusselvityslaissa tarkoitetun turvallisuusselvityksen tekemiseksi. Ulkomaalaisrekisteriä pidetään lisäksi Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä ja menettämistä sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa varten.
Rekisterin päävastuullinen rekisterinpitäjä on Maahanmuuttovirasto. Lisäksi rekisteriä ylläpitää ja käyttää muun muassa edustustot, poliisi, Rajavartiolaitos. Mahdollisen toimivaltasiirron jälkeen poliisin ja rajavartiolaitoksen osuus rekisterin ylläpitäjänä vähenisi, sillä suuri osa poliisin toimivallassa olevista ulkomaalaisasioita siirtyisi Maahanmuuttoviraston toimivaltaan.
Ulkomaalaisrekisteriä ylläpidetään UMA-tietojärjestelmällä, joka on samalla asiankäsittelyjärjestelmä. Maahanmuuttoviraston vastuu ulkomaalaisrekisteristä perustuu ulkomaalaislakiin ja ulkomaalaisrekisterilakiin.
Ajanvarausjärjestelmä halutaan toteuttaa erillisenä järjestelmänä, mutta lakiteknisesti se tulee olemaan osa ulkomaalaisrekisteriä, jota käyttävät vain asiakkaat ja Migrin virkailijat. Siitä tulee henkilörekisteri ja siinä tulevat olemaan samat asiakkaat varsinaisen ulkomaalaisrekisterin kanssa. Ajanvarausjärjestelmän ja UMA-järjestelmän tulee pystyä vaihtamaan tarvittava määrä tietoja keskenään. Ajanvarausjärjestelmää koskevat samat tietoturvavaatimukset kuin UMA-järjestelmää ja siihen liittyvää sähköistä asiointijärjestelmää, jota kutsutaan Enter Finlandiksi.
Sisäministeriössä on menossa hanke nimeltä: Ulkomaalaislupa-asioiden ja tiettyjen turvapaikkamenettelyn tehtävien siirto Maahan-muuttovirastolle. Asiasta on enemmän tietoa sisäministeriön verkkosivuilla: http://www.intermin.fi/fi/lainvalmistelu/ulkomaalaislupa-asioiden_siirto_maahanmuuttovirastolle
Ajanvarausjärjestelmän ennakkoilmoituksen kannalta SM:n hanke tarkoittaa Suomessa vireytettävien ulkomaalaisasioiden asiakasasioinnin siirtymistä poliisilta Maahanmuuttovirastolle. Asiakasasiointiin halutaan sähköinen ajanvaraus, joka hoidettaisiin ajanvarausjärjestelmällä.
Lakimuutosehdotukseen sisältyy myös osan turvapaikka-asioiden alkuvaiheiden tehtävien siirtäminen poliisilta ja Rajavartiolaitokselta Maahanmuuttovirastolle. Ajanvarausjärjestelmän kannalta tämä tarkoittaa poliisin ja Rajavartiolaitoksen suorittamien turvapaikkakuulemisten yhdistämistä Maahanmuuttoviraston suorittamiin turvapaikkapuhutteluihin, jotka jatkossa hoitaisi Maahanmuuttovirasto kokonaisuudessaan. Ajanvarausjärjestelmän osana on turvapaikkapuhuttelujen ajanvarauksen tekeminen.
Hallituksen lakimuutosesitys on tarkoitus viedä eduskunnan käsittelyyn kevätistuntokaudella 2016 ja saada toimivallansiirto voimaan vuoden 2017 alusta alkaen.
Vuoden 2015 turvapaikan hakijoiden määrä nousi normaalista aiemmasta vaihtelusta 3 000 - 6 000:sta 32 500:en. Asiakasasioinnissa, joka kattaa oleskeluluvat, kansalaisuusasiat, EU-rekisteröinnit ja ulkomaalaisille myönnettävät matkustusasiakirjat, asiointimäärät ovat olleet luokkaa 80 000 vuodessa.
Migrin suunnitelmissa on hankkia ajanvarausjärjestelmä jo tänä vuonna eli vuonna 2016, jos toimivallan siirtolakiesitys hyväksytään eduskunnassa tänä vuonna ja jos lakimuutos tulee voimaan vuoden 2017 alusta. Tällöin asiakasajanvarauksen pitää toimia ainakin osittain jo lokakuussa tänä vuonna.