Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-08-25
Buyer: GKV-Spitzenverband
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 218500 EUR

Technical requirements: umgehend bei betriebsverhinderten, schweren Fehlern innerhalb von 24 Stunden bei leichten und mittelschweren Fehlern
- im Einzelfall Service mittels einer Fernwartung, die bei Bedarf freigeschaltet und vom GKV-SV begleitet wird.
3. Bereitstellung und Implementierung von Softwareupdates, welche zur Fehlerbeseitigung und Stabilisierung des ECM-/DMS-Systems erforderlich sind.
4. Kostenlose Bereitstellung von Major(Upgrade/Version)- und Minor(Patch/Update) Releases (sowie Servicepacks) der ECM-/DMS-Software. Minor Releases beinhalten Verbesserungen der Funktionalität/Performance. Hierbei handelt es sich um Softwareupdates, welche durch die Versionsnummer hinter dem ersten Punkt gekennzeichnet sind (z.B. 8.00 auf 8.50 oder 8.50 auf 8.51). Servicepacks beinhalten eine Mängelbeseitigung, welche die Hauptfunktionalität nicht erhöht. Major Releases beinhalten große Überarbeitungen der Software, welche auch durch Anpassungen an aktuelle Betriebssysteme entstehen können. Sie werden durch die Versionsnummer vor dem ersten Punkt gekennzeichnet (z.B. 7.50 auf 8.50 oder 8.50 auf 10.00).
- Zu der Lieferung müssen auch die aktuellen „Technical Release Notes und Dokumentationen beigefügt sein.
Der GKV-Spitzenverband nutzt nach ursprünglicher Ausschreibung seit einigen Jahren eine DMS-Lösung der Optimal Systems GmbH, für das die Optimal Systems GmbH auch den fachlichen und technischen Support im Sinne einer Software-Pflege erbringt.
Vorliegend soll ein Anschluss-Vertrag für die weitere Software-Pflege im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, weil aus technischen Gründen und wegen bestehender Schutzrechte kein Wettbewerb vorhanden ist und der Auftrag daher nur von einem bestimmten Unternehmen durchgeführt werden kann, vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 2b und 2c VgV.
Zum weiteren gesicherten Betrieb der DMS-Lösung ist es unabdingbar, dass Service und Wartung regelmäßig erbracht werden, um die Software stets auf dem neuesten Stand zu halten und durch den Hersteller erkannte Risiken zu beheben. Dies ist vorliegend nur gewährleistet, wenn Bugfixing, neue Releases und weitere Wartungsarbeiten regelmäßig durchgeführt werden. Für die Erbringung dieser Arbeiten ist es nach Angaben des Herstellers Voraussetzung, Zugriff auf den Quellcode der Software zu haben. Dieser Zugriff ist weiterhin laut Aussage des Herstellers ausschließlich diesem selbst als Ersteller der Software möglich. Daher kann der hier zu schließende Software-Pflege Vertrag ausschließlich mit dem Hersteller selbst geschlossen werden.
Die DMS-Lösung wird in allen Bereichen des Auftraggebers genutzt, insbesondere auch zur Dokumentenablage vor allem revisionssicher zu archivierender Vorgänge wie Verwaltungsakte im Leistungsbereich sowie zur Abbildung interner Arbeitsprozesse. Aufgrund der intensiven Nutzung des Systems wurde auch internes Know-how aufgebaut. Das Gesamtsystem umfasst im finanziellen Rahmen daher ein Vielfaches der hier zu beauftragenden Software-Pflege, so dass ein grundsätzlicher Neuaufbau der DMS-Lösung als Alternative nicht in Betracht kommt. Dieses wurde mit Blick auf technische Herausforderungen, der Prüfung möglicher Migrationsaufwände und unter Abwägung entstehender Betriebsrisiken geprüft.


Winner: Optimal Systems GmbH
Award value: 218500