Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-12-06
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Das Ticketing-Backend ist für die Ausgabe, Verbuchung und Abrechnung der Handytickets für die Ticket-Appund die Jelbi-App zuständig.
Die Leistungen für die Backend-Funktionen und das Hosting wurden europaweit ausgeschrieben und vergeben. Das neue Backend steht zu Ende 2023 bereit.
Der Fertigstellungstermin der App wird voraussichtlich im 2. Quartal 2024 liegen, da auch die notwendige Migration der Daten aus dem alten Backend in das neue Backend aufgrund verschiedener Rahmenbedingungen ebenfalls erst im 2. Quartal 2024 erfolgen kann.
Bis dahin ist ein Weiterbetrieb der alten Ticket-App und der Jelbi-App mit dem alten Backend und somit eine Verlängerung der Leistungen notwendig, da weder wirtschaftlich, zeitlich noch bzgl. der technischen Rahmenbedingungen (Lizenzrechte an der Software) ein anderer Anbieter dies leisten kann.
Die Leistungen für die Backend-Funktionen und das Hosting wurden europaweit ausgeschrieben und vergeben. Das neue Backend steht zu Ende 2023 bereit.
Die Leistungen für das Frontend (Ticket-App) wurden ebenfalls eu-weit ausgeschrieben und vergeben. Der Fertigstellungstermin der App wird voraussichtlich im 2. Quartal 2024 liegen, da auch die notwendige Migration der Daten aus dem alten Backend in das neue Backend aufgrund verschiedener Rahmenbedingungen ebenfalls erst im 2. Quartal 2024 erfolgen kann.
Bis dahin ist ein Weiterbetrieb der alten Ticket-App und der Jelbi-App mit dem alten Backend und somit eine Verlängerung der Leistungen notwendig, da weder wirtschaftlich, zeitlich noch bzgl. der technischen Rahmenbedingungen (Lizenzrechte an der Software) ein anderer Anbieter dies leisten kann.
Das vorhandene Backend soll weiterbetrieben werden. Ein neuer Dienstleister müsste zunächst die gesamte Backend-Funktionalität umsetzen. Der Aufwand hierfür liegt im 6- bis 7-stelligen Bereich und entspricht einem Aufwand von ca. 1 Jahr. Ein neues Backend wurde im Rahmen der o. g. Ausschreibung bereits beauftragt. Allerdings besteht keine Möglichkeit, das bestehende Backend bis zum Anschluss der Apps an das neue Backend durch ein anderes System zu ersetzen.
Dies betrifft insbesondere auch die Anbindung an Jelbi. Ein Anbieter für ein „Übergangs“-Backend müsste sich zunächst in das Projekt und alle Rahmenbedingungen einarbeiten. Dazu zählen insbesondere die Anbindung an das BVG-PT-System, die Umsetzung des VDV-Kernapplikationsstandards sowie die Umsetzung der Anforderungen aus dem VBB-Tarif. Der Aufwand hierfür ist erheblich. Der Vertragspartner hat den VBB-Tarif bereits implementiert, womit die Zeit- und Kostenaufwände auch hierfür gegen einen kurzfristigen Austausch sprechen.
Zusätzlich müssten alle Kundendaten migriert werden. Auch hier entsteht ein Ressourcenaufwand von mehreren Monaten, was für die Übergangszeit nicht umgesetzt werden kann.
Es entsteht bei Beauftragung des aktuellen Vertragspartners kein zusätzlicher Schulungsaufwand für die verschiedenen Fachabteilungen, insbesondere auch das aus 6 Personen bestehende Support-Team.
Aufgrund der o. g. Rahmenbedingungen kommt für den Übergangszeitraum von Januar 2024 bis Dezember 2024  aus wirtschaftlichen Gründen nur eine Verlängerung des bestehenden Backends des aktuellen Vertragspartners in Frage.
Unbeschadet von §132 Absatz 1 ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrenszulässig, wenn zusätzliche Liefer-. Bau- oder Dienstleistungen erforderlich geworden sind, die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren, und ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht erfolgen kann und mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden wäre.
Aus diesen Gründen soll der aktuelle Vertragspartner im Rahmen einer Auftragsanpassung gem. GWB §132 Absatz 2 Punkt 2 a) und b) mit den Leistungen beauftragt werden.


Winner: Vergabekammer des Landes Berlin