Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-30
Buyer: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt
Country: DE
Region: München, Landkreis
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 31711300 | 35123300 | 35125200: Time-recording system | 48450000 | 72212450
Submission deadline: 2017-01-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Helmholtz Zentrum München beabsichtigt im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb ein neues Zeitwirtschaftssystem zu vergeben. Die Vergabe erfolgt auf Basis eines zu verhandelnden EVB-IT- Systemliefervertrages. Gegenstand der Beauftragung ist die Lieferung der Software, das Customizing der Software, die Anbindung der Software an SAP HCM, die Anbindung der bisherigen PCS Zeiterfassungsgeräte. Alternativ ist es denkbar, dass neue Zeiterfassungsgeräte geliefert werden, soweit das wirtschaftliche und tatsächliche Vorteile unter Berücksichtigung aller Umstände (interne Aufwände) bietet. Erfüllungsort ist Neuherberg (bei München.).
Das Helmholtz Zentrum München (HMGU) beabsichtigt in 2017 sein bestehendes veraltetes Zeiterfassungssystem durch ein neues Zeitwirtschaftssystem zu ersetzen, welches an das vorhandene SAP-ERP-System angebunden werden soll. Wir suchen Anbieter, die Softwareprodukte und Beratungsleistungen dafür liefern können.
Das Helmholtz Zentrum München ist das Deutsche Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt. Wir erforschen das Entstehen von Volkskrankheiten im Kontext von Umweltfaktoren, Lebensstil und individueller genetischer Disposition und entwickeln neue Ansätze für Prävention, Diagnose und Therapie. Besonderen Fokus legt das Zentrum auf die Erforschung des Diabetes mellitus und chronischer Lungenerkrankungen.
Als Forschungseinrichtung des Bundes und des Freistaats Bayern sind wir Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren.
Das Helmholtz Zentrum München beschäftigt derzeit in 40 wissenschaftlichen Instituten und selbstständigen Abteilungen ca. 2 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als Öffentlicher Auftraggeber erhält das Helmholtz Zentrum München seine Mittel aus einer Institutionellen Förderung sowie aus der Einwerbung von Drittmitteln. Wir unterliegen dem TVöD und dem öffentlichen Vergaberecht.
Die Administration des Helmholtz Zentrums München befindet sich hauptsächlich in Neuherberg, im Norden Münchens. Neben diesem Standort unterhält das Helmholtz Zentrum München verschiedene Außenstellen in München und weiteren Orten.
Seit dem 1.1.2009 setzen wir die Software SAP ECC 6.06 zur Abbildung unserer Geschäftsprozesse ein. Die Personalverwaltung und -abrechnung erfolgt mit SAP HCM.
Die im derzeitigen System vorhandenen Funktionalitäten, wie z. B. Zeitbuchungen und Erfassung von Abwesenheiten müssen übernommen werden. Umfangreiche Arbeitszeit- und Pausenmodelle sind im System abzubilden. Eine Übernahme von z. B. Stammdaten und Organisationsstrukturen aus dem SAP-System soll möglich sein.
Die Datenübertragung von und nach SAP soll mindestens einmal täglich erfolgen und revisionssicher protokolliert werden. Die Altdatenübernahme (mindestens aktuelle Salden) ist zu gewährleisten.
Im Wesentlichen sollen negative Zeitdaten an das SAP-System übergeben werden. Zusätzlich gefordert sind Zuschlagsberechnungen (z.B. Rufbereitschaften, Wechselschichten, SFN-Zuschläge), die nach TVöD-Gegebenheiten berechnet werden und über eine Schnittstelle an die abrechnungsrelevanten Info-Typen des HCM Moduls des SAP Systems übergeben werden. Es ist von Vorteil, wenn die ggf. notwendigen SAP-Anpassungen durch den Anbieter erfolgen können.
Die derzeit eingesetzten Zeiterfassungslesegeräte der Firma PCS sollen nach Möglichkeit weiterverwendet werden. Aktuell wird ein Magnetstreifen ausgelesen, der jedoch mittelfristig von einem RFID-Chip abgelöst werden soll, der bereits in unserem Zutrittskontrollsystem zum Einsatz kommt. Dabei sollen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung mit einer Karte möglich sein. Neben Mitarbeitern die stempeln, müssen auch Mitarbeiter verwaltet werden können, die keine tägliche Erfassung der Arbeitszeiten vornehmen.
Das System muss über ein Berechtigungskonzept differenzierbar steuerbar sein, insbesondere über die Rollen für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Zeitwirtschaftsbetreuer und Administratoren.
Berechtigungen und Workflows müssen auf Basis von Organisationseinheiten unterschiedlich steuerbar sein.
Das System muss ein- und mehrstufige Workflow-Funktionalitäten, z. B. für Urlaubsanträge und Zeitkorrekturen, zur Verfügung stellen. Workflows müssen eine automatische E-Mail- Benachrichtigung ermöglichen.
Siehe beigefügte Bewertungsmatrix. Als Krieterien sind dort u. a. aufgeführt. Anzahl fest angestellter Berater / Anzahl fest angestellter Supportmitarbeiter / Anzahl fest angestellte Projektmanager / Anzahl Installationen in den Jahren 2015 + 2016 / Anzahl aktiver Installationen in Unternehmen mit mehr als 1 000 Mitarbeitern / Gibt es Kunden bei denen Zeiterfassungsgeräte der Firma PCS an Ihre Software angebunden sind? / Von welchen Herstellern von Zeiterfassungsgeräten sind Geräte an Ihre Software angebunden? / Bei wie vielen Unternehmen des öffentlichen Dienstes haben Sie Zeitwirtschaftssoftware installiert? / Bei wie vielen Unternehmen haben Sie Ihre Software an SAP HCM angebunden? / Vergleichbare Referenzen in Bereich Anbindung an SAP-HCM in den letzen 3 Jahren / Vergleichbare Referenzen durch öffentliche Auftraggeber in den letzten 3 Jahren / Wird für die angebotene Lösung ein Supportvertrag mit Softwarepflege und Hotline angeboten? / Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung

Eligibility requirements: Kiene.