Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-06-19
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48331000 | 48931000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253100: System support services | 72254000: Software testing
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ausschreibungsgegenstand ist die Bereitstellung eines Standardproduktes „Projektkommunikationsplattform“ in der Infrastruktur des Auftragnehmers als SaaS Lösung mit den Hauptkomponenten: Dokumenten-, Plan- und Kommunikationsmanagement u. Bautagebuch inkl. Erweiterung/Anpassung an die Anforderungen der LHM. Weiterhin gehört dazu Dokumentation, Miete der Lizenzen inkl. Service und Wartung (1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support), Anpassung an gesetzl. vorgeschriebene Änderungen, optionale Miete weiterer Lizenzen sowie optionale Miete einer Stadtlizenz, Schaffung einer Schnittstelle zum Transfer von Daten, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Dokumentation des angepassten Systems, Einführungs- sowie angepasste Schulungen mit anpassbaren Unterlagen, optionales Unterstützungskontingent für Schulung, Weiterentwicklung und Projektmanagement. Mindestmietdauer ab Abnahme 4 Jahre mit Option auf Verlängerung um einmalig weitere 4 Jahre Miete und 3 Monate Vertragsnachlaufzeit nach Mietende.
Für die Landeshauptstadt München (LHM) besteht zur Abwicklung der Bauprojekte ein großer Bedarf an einer einheitlichen Projektkommunikationsplattform. Mit dem Projekt BauPMS Leistungsstufe 1a soll eine einheitliche Projektkommunikationsplattform für alle Bauprojekte eingeführt werden.
a) die Bereitstellung eines Standardproduktes „Projektkommunikationsplattform“ in der Infrastruktur des Auftragnehmers als SaaS Lösung mit den Hauptkomponenten:
Bautagebuch inkl. Erweiterungen/Anpassung an die Anforderungen der LHM und Dokumentation in Form von Anwender- und Administrationshandbüchern. Dies umfasst weiterhin die Miete der erforderlichen Lizenzen zur Nutzung der Plattform durch die LHM inklusive Service und Wartung (1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support) für die bereitgestellte Projektkommunikationsplattform und Anpassung an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen.
b) Die optionale Miete der erforderlichen Lizenzen zur Nutzung der Plattform durch den städtischen Eigenbetrieb Münchner Stadtentwässerung und damit optional verbundene weitere Schulungen sowie optionale Erhöhung des optionalen Unterstützungskontingents um ca. 10 PT pro Jahr. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung Seitens der LHM;
c) Eine optional anzubietende zeitlich befristete Stadtlizenz für ca. 1500 stadtinterne Nutzer inkl. Service- und Wartung für die bereitgestellte Projektkommunikationsplattform inkl. 1st, 2nd- und 3rd Level-Support für die Vertragslaufzeit. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht;
d) Schaffung bzw. Anpassung einer Schnittstelle zum Transfer von Daten und Dokumenten in die Infrastruktur der LHM;
e) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems mit folgenden Unterpunkten: Anpassung des vorliegenden Fachkonzeptes, Konfiguration und Umsetzung der Lösung, Durchführung von Performance- und Lasttest, Durchführung der Entwickler-, Begleitung der Integration- und Systemtests inklusive Fehlerbehebung, Begleitung der Abnahmetests, Unterstützung bei der Inbetriebnahme und Einführung der Projektkommunikationsplattform (Go-Live) durch Bereitstellung fachkundigen Personals und Begleitung der Einführung (Early-Live Support);
h) Angepasste Schulungen: Schulung der Benutzenden in den verschiedenen Rollen (z. B. Projektleiter, Projektmitarbeiter) mit anpassbaren Schulungsunterlagen und das Recht auf Vervielfältigung;
i) Unterstützungskontingent für Schulung, Weiterentwicklung und Projektmanagement während der Betriebsphase (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme der vollständigen Leistung) insbesondere für die fachliche Anpassung des Systems an die Anforderungen der LHM sowie Dienstleistungen zur Migration von Daten nach der Betriebsphase. Leistungen dieses Kontingentes sind: Teilnahme an bzw. Durchführung von Workshops zur Aufnahme der Business Requirements, Spezifikation, Implementierung, Entwicklertest, Dokumentation und Produktivsetzen der Business Requirements inklusive Projektmanagement, Unterstützung bei Test und Abnahme sowie Schulungen. Dieses Unterstützungskontingent ist ab der Betriebsphase für die Vertragslaufzeit anzubieten. Der geschätzte jährliche Umfang für das Unterstützungskontingent wird ca. 50 Personentage betragen. Dieser kann sich in Einzelfällen um bis zu 20 % erhöhen. Für die LHM besteht keine Abnahmeverpflichtung.
Es besteht eine Mindestvertragsdauer von 4 Jahren ab Abnahme mit der Option auf Verlängerung um einmalig weitere 4 Jahre Miete und 3 Monate Vertragsnachlaufzeit nach Mietende.
d) Option Vertragsverlängerung: Nach Ablauf der initialen Vertragslaufzeit kann der Vertrag einmalig um weitere 48 Monate verlängert werden.
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Bauprojektkommunikationsplattform als SaaS Lösung zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Customizing, Schulungen) verbunden ist und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Schulungsleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengen abhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.
Der AG ist lt. §98 iVm. §99 Nr. 1 GWB, § 115 i. V. m. §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und Nicht Offenes Verfahren“ gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB i. V. m. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines nachrangigen Verfahrens rechtfertigen. Die aus zuschreibende Leistung beinhaltet die Beschaffung einer Projektkommunikationsplattform als SaaS Lösung. Aufgrund der Größe der LHM und der damit verbundenen besonderen Organisationsformen besteht eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden.
Die hinsichtlich der SaaS Lösung aufzustellenden Ausführungsbedingungen können vorab nicht abschließend bestimmt werden und müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.


Winner: think project! GmbH
Award value: 1
Number of bids: 2