Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-10
Buyer: HOFOR A/S
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 43800000 | 45255420 | 50110000 | 50112000: Repair and maintenance services of cars | 63711200
Estimated value: 32000000 DKK
Submission deadline: 2025-11-10
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Der anvendes ikke successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud der skal forhandles. Efter forhandlingerne kan ordregiver udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på et yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud.
 
Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele aftalen på grundlag af det indledende tilbud.
 
Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag til tilbudsgiverne.
 
Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne jf. pkt. 6 i udbudsbetingelserne.
Værksteds-, reparations- og vedligeholdelsesydelser, herunder tilhørende Reservedele til HOFORs Bilflåde op til 3.500 kg samt diverse ekstra Ydelser i henhold til kravspecifikationen, jf. bilag 1 og tilbudslisten, jf. bilag 2. Diverse ekstra ydelser omfatter:
1) Dækskifte inklusive opbevaring af dæk (dækhotel)
2) Hente/bringe service af HOFORs puljekøretøjer på Ørestads Boulevard 35
3) Udskiftning/reparation af ruder, udført på det sted Køretøjerne holder ifm. driften
4) Reparation af indregistrerede påhængsvogne
5) Periodisk syn, omsyn og omregistrering inkl. synsrapport
Ydelsen skal leveres på Leverandørens værkstedet, som skal være beliggende i Københavns omegn jf. bilag 1 - kravspecifikation.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
Omsætning indenfor aftaleområdet i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
 
Erklæring om virksomhedens specifikke omsætning indenfor aftaleområdet i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en omsætning indenfor aftaleområdet på mindst DKK 15 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøger og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
 
Ansøgers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår.
 
Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
 
Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 35 % i hvert af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Eligibility requirements: Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
Omsætning indenfor aftaleområdet i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
 
Erklæring om virksomhedens specifikke omsætning indenfor aftaleområdet i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en omsætning indenfor aftaleområdet på mindst DKK 15 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøger og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
 
Ansøgers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår.
 
Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
 
Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 35 % i hvert af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
Gennemsnitlig overskudsgrad i de seneste tre disponible regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
 
Erklæring om virksomhedens EBIT og omsætning i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for EBIT og omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en positiv gennemsnitlig overskudsgrad i hvert af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Overskudsgraden beregnes som virksomhedens EBIT i forhold til virksomhedens omsætning, udregnet i procent. Overskudsgraden udregnes således som (EBIT/omsætning) x 100 = overskudsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes overskudsgraden som ansøgerens og disse andre enheders EBIT i forhold til deres omsætning, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes overskudsgraden som virksomhedernes EBIT i forhold til deres omsætning, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

Til brug for evalueringen af teknisk og faglig formåen skal ansøger i ESPD’et del IV C oplyse ansøgerens mest betydelige arbejder på lignende aftaler, der er udført inden for de seneste 3 år. Ved en lignende aftale, som er sammenlignelig med den udbudte rammeaftale, forstås rammeaftaler om levering af værkstedsydelser for køretøjer op til 3.500 kg, herunder inklusive levering af relevante reservedele. Ydermere skal hver reference omfatte en bilflåde på mindst 100 køretøjer, herunder el-, gas-, plug-in hybrid-, hybrid-, benzin- og dieselkøretøjer og omfatte en rammeaftale på mindst 2 år.

For hver reference, bør tilbudsgiverne angive følgende i ESPD’et (eller i referencelisten, såfremt der henvises hertil i ESPD’et):
1) Navn på ordregiver/kunden
2) Kontraktsum
3) Rammeaftalens længde (fra/til måned/år)
4) Beskrivelse af værkstedsydelserne omfattet af referencen, herunder:
- Hvilke typer af køretøjer (drivmiddel, modeller, mærker og størrelser), der er omfattet af værkstedsydelserne
- Hvilke typer af opgaver, der er udført, herunder men ikke begrænset til, service, reparation, skadesarbejde mv.
- Antallet af køretøjer omfattet af rammeaftalen.

Ansøger kan vedlægge referencebeskrivelser, såfremt der henvises hertil i ESPD’et. Der må maksimalt angives 5 referencer i alt, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Hvis der angives mere end 5 referencer, ser HOFOR alene på de 5 nyeste referencer. Hvis det ikke er muligt at identificere de 5 nyeste referencer, udvælger HOFOR de 5 referencer der tages i betragtning ved simpel lodtrækning. Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene, herunder til brug for udvælgelsen. Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
 
Baserer ansøger sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.
 
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kravene til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet.
 
Inden tildelingsbeslutningen skal den ansøger, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
 
Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

HOFOR stiller følgende minimumskrav til tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen:
- Ansøger skal indenfor de seneste 3 år fra datoen for ansøgning om prækvalifikation have leveret ydelser under mindst 3 forskellige rammeaftaler om levering af værkstedsydelser, som er sammenlignelige med den af HOFOR udbudte rammeaftale, jf. beskrivelsen ovenfor.
HOFOR vil prækvalificere 3 ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Såfremt der modtages færre end 3 konditionsmæssige ansøgninger, vil HOFOR prækvalificere et mindre antal.
Såfremt der modtages flere konditionsmæssige ansøgninger end 3, vil HOFOR foretage en udvælgelse af de 3 bedst egnede blandt disse ansøgere. HOFOR vil på baggrund af referencelisterne udvælge de ansøgere, der har dokumenteret erfaring, som i størst mulig grad svarer til den udbudte opgave. Det betyder, at i jo højere grad en reference ligner den udbudte opgave i forhold til værdi, varighed, typen og antallet af køretøjer og geografisk dækning og karakteren af leverede ydelser og reservedele jo bedre egnet vil en ansøger blive anset for at være i forhold til at kunne løfte opgaver under rammeaftalen.
I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konventionen.

Kontrakten omfatter arbejdsklausuler vedr. sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med udført arbejde for ordregiver.

Kontrakten omfatter sociale klausuler om anvendelse af personer under oplæring.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 7.1.1 Pris.
Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 7.1.2.1 Værksteder og geografi.
Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 7.1.2.2 Værkstedslogistik.
Der henvises til udbudsbetingelsernes afsnit 7.1.2.3 Bæredygtighed.

Winner: Mercell Holding ASA