Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-03-23
Buyer: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services | 72512000: Document management services | 79999100
Submission deadline: 2020-04-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.
Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen zum Import in ein DMS bzw. WODIS
1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen (Digitalisierung von Papierakten) aus den letzten 3 Geschäftsjahren.
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 110 000 EUR
4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Referenzen sind geeignet, wenn diese die Mindestbedingungen erfüllen,
5. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen,
6. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren und aktuell ersichtlich ist,
7. Der Bieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativ hochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) erfüllt werden,
10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro Jahr pro Referenz.
Zu 5. Mindestbedingung: Benennung eines Projektleiters und stellvertretenden Projektleiters; beide benannten Personen müssen über jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung verfügen;

Eligibility requirements: 1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.