Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2017-12-01
Buyer: Viborg Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000 | 72200000
Estimated value: 8500000 DKK

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Levering og drift af integreret IT-løsning, der understøtter behovet for en samlet koncernløsning i Viborg Kommune.
Løsningen skal understøtte kommunens arbejde med at samle og integrere alle data i forbindelse med økonomi, løn, vagtplan, indkøb, ressourcestyring og debitorstyring.
Med hjemmel i udbudslovens § 183 forlænges kontrakten med Fujitsu A/S. Forlængelsen sker under følgende forudsætninger:
Behovet for kontraktforlængelse er opstået, efter Viborg og Silkeborg Kommuner i 2015 etablerede et forretningsstrategisk samarbejde om it og digitalisering. Etableringen af dette samarbejde og muligheden for at foretage fælles udbud, er et uforudset forhold, som på trods af rimelig og påpasselig forberedelse af den oprindelige udbudsprocedure, der blev gennemført i 2009/2010, ikke har kunnet forudses. Som led i Viborg Kommunes forpligtelse til at sikre en forsvarlig økonomisk drift, udgør samarbejdet et behov, ved at medføre store fordele/synergier såvel ressourcemæssigt som økonomisk, både i forhold til Viborg Kommunes IT- og digitaliseringsmiljø som helhed samt til den konkrete kontrakt. Da behovet for ændringen af kontrakten er en direkte følge af det etablerede forretningsstrategiske samarbejde, vurderes betingelse 1) om, at behovet for kontraktforlængelse ikke kunne forudses, for opfyldt.
Kontrakten videreføres uden at ændre kontraktens overordnede karakter, og det vurderes derfor, at betingelse 2) ligeledes er opfyldt. Da kontrakten kun videreføres i 2,25 år, sker der ikke en ændring af kontraktværdien på mere end 50 %, og betingelse 3) er dermed også opfyldt.
Kontraktforlængelsen anses som værende nødvendig for at opnå det tilstræbte formål. Kontrakten forlængelses ikke længere, end behovet reelt tilsiger det. Heri ligger den forudsætning, at et genudbud af koncernløsningen for en periode på de forudsatte 2,25 år, vil være væsentligt dyrere samt være forbundet med væsentlige ulemper i forhold til at videreføre den eksisterende kontrakt på uændrede vilkår. Her tænkes særligt på det meget store ressourceforbrug, der ligger i først at gennemføre et udbud og herefter implementere et nyt system inden for både økonomi, debitor, indkøb, løn, vagtplan og projektstyring. Ligeledes vil Viborg Kommune ikke opnå de tilstræbte synergier og økonomiske besparelser, hvis der foretages et nyt udbud og først senere indtræder i det forretningsstrategiske samarbejde. Herudover formoder Viborg Kommune, at på grund af den korte kontraktlængde, vil interessen for at byde på opgaven samt de tilbudte priser ved et nyt udbud, vil være relativt høje.
Ved offentliggørelse af nærværende bekendtgørelse med henblik på forudgående gennemsigtighed træder en frivillig standstill på 10 dage i kraft jf. § 4, stk. 1 i lov om Klagenævnet for Udbud (lbk nr. 593 af 2.6.2016).
Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, jf. lovens § 7, stk. 3.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.


Winner: Fujitsu A/S
Award value: 8500000