Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-02
Buyer: Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB)
Country: DE
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 680000 EUR
Submission deadline: 2016-08-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die ILB nutzt die Anwendung Ceyoniq nscale und Kofax Capture im Förder- und Kreditgeschäft zur Führung elektronischer Akten als zentrales Ablage- und Recherchesystem (eAkte), zur elektronischen Ablage gescannter Originalbelege und Legitimationspapiere sowie im Vertrags- und Projektmanagement. Diese Anwendungen werden beim Auftraggeber durch zwei Prozessbetreuer mit jeweils 50 % ihrer Arbeitszeit und einen Systembetreuer in Vollzeit betreut.
Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. internen Ressourcen soll der Auftragnehmer ab Zusschlagerteilung für einen Zeitraum von 60 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb mit qualifizierten und anwendungserfahrenen Mitarbeitern abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten (z.Zt. eAkte im Fördergeschäft, Ablage Originalbelege, Ablage Legitimationspapiere, Vertragsmanagement, Projektmanagement; zukünftig ggf. auch Nutzung der eAkte in den Verwaltungsbereichen der Bank [„Verwaltungsakte“]).
Im Rahmen der Unterstützung/Ergänzung als auch der Vertretung von Mitarbeitern des Auftraggebers sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
— Annahme, Erfassung, Kategorisierung und Priorisierung von eingehenden Meldungen (Tickets) im Ticketsystem des Auftraggebers
— Benennung und Bereitstellung einer zentralen Anlaufstelle für die Annahme von Tickets und weitergehenden Beauftragungen (Service-Desk, Arbeitssprache Deutsch)
— Erstlösung von Problemen oder Weiterleitung an entsprechende Einheiten zur Problemlösung (2nd Level Support nach ITIL)
— Zeitnahe Information des Auftraggebers durch Versand von E-Mails mit Statusinformation zum Ticket bei erwarteten oder tatsächlichen außerordentlichen Abarbeitungszeiten
— Allgemeine administrative Aufgaben in den Systemen (z. B. Akten entsperren, Vertreter einrichten, Vorgänge umleiten etc.)
— Umsetzung von Weiterentwicklungen und funktionaler Erweiterungen / Änderungen nach gesondertem Abruf
— Unterstützung bei der Pflege der zugehörigen Dokumente, z. B. Betriebshandbuch, Anwenderdokumentation, Schulungsunterlagen etc.
— Durchführung von Service-Meetings zur Besprechung von SLA / KPI Erfüllung, Mengen und Kapazitäten sowie Major Incidents
— Soweit der Auftraggeber über die bisherige Konfiguration der Softwareanwendungen nscale und Kofax hinaus die eAkte auch in seinem Verwaltungsbereich für weitere Anwendungsfälle nutzt („Verwaltungsakte“) und /oder die zusätzliche Funktion einer „automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung“ einführt, gelten sämtliche für die eAkte zu erbringenden Betreuungsleistungen auch für den erweiterten Nutzungsbereich. Es gilt der ursprünglich vereinbarte Stunden- und Tagessatz.
— Der zusätzliche Betreuungsaufwand aufgrund v.g. Erweiterungen („Verwaltungsakte“, „automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung“) ist jeweils bis zu einem Umfang von 30 Tagessätzen jährlich zu erbringen.
— Eigenerklärung, dass beim Bieter keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen
— Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit (Bieterdarstellung)

Eligibility requirements: Mit dem Angebot sind vorzulegen: — Eigenerklärung, dass beim Bieter keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen — Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bieters.

Award value: 680000