Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-24
Buyer: Stadtwerke Hannover AG
Country: DE
Region: Hannover
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 48311000 | 48311100 | 72000000
Submission deadline: 2017-01-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kauf, Einführung und Wartung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen.
Der Auftraggeber plant die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das zu beschaffende DMS soll am Standort Hannover eingesetzt und als unternehmensweites elektronisches Archiv sowie DMS von bis zu 2 500 Mitarbeitern und bis zu 500 externen Nutzern genutzt werden. Zukünftig sollen somit mehrere Millionen Dokumente über unterschiedlich lange Zeiträume von bis zu 30 Jahren rechts- und revisionssicher verwaltet werden.
Die Hauptaufgaben des zukünftigen DMS sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung inkl. automatischer Prozesssteuerung (Workflow) aller eingehenden und bestehenden Dokumente. Der Zugriff auf Dokumente muss sowohl internen wie auch externen Nutzern möglich sein. Das angebotene DMS muss über standardisierte Systemschnittstellen, insbesondere zu SAP, zur Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Auftraggebers verfügen. Im Rahmen des Auftrages muss das DMS an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht der Auftraggeber ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam des Auftraggebers realisiert. Hardwarekomponenten (Server, Archivspeicher etc.) sind nicht Bestandteil der Vergabe.
(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung zu Beginn des zweiten Halbjahres 2017. Diese umfasst die Installation und kundenspezifische Basiskonfiguration des Systems. Zudem sind kundenspezifische Anforderungen durch die Konfiguration eines Workflows einzurichten.
(2) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für Multiplikatoren und Administratoren (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass zukünftige Ausbaustufen des Systems durch den Auftraggeber in begrenztem Umfang selbst übernommen werden können.
(3) Wartung und Support: Nach Inbetriebnahme der Lösung sollen Wartungs- und Unterstützungsleistungen durch den Anbieter übernommen werden.
Vor der endgültigen Vergabe an den Bieter mit der höchsten Eignung, behalten wir uns vor ein Proof of Concept durchzuführen, um die gemachten Angaben zur Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems zu überprüfen.
Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter und des Kriterienkataloges zu erbringen.
Gewerbeanmeldung/- ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers /jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;
4) Erklärung, dass die Vorgaben des §§ 4 und 5 Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz sowie die Vorgaben des MiLoG eingehalten werden.
Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter zu erbringen.
Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Der/die Bewerber/Bewerbergemeinschaft kann sich bei der Erfüllung
der Eignungsanforderungen gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3) der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Soweit die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zum Nachweis der eigenen Eignung auf andere Unternehmen verweisen, müssen sie diese anderen Unternehmen bereits im Teilnahmeantrag mit
Name und Anschrift benennen.Außerdem ist auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich zu machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Bewerber/Bewerbergemeinschaften müssen in diesem Fall außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der anderen Unternehmen(s), in welcher diese(s) sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags
an den/die betreffende(n) Bewerber/Bewerbergemeinschaft(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet/n, die erforderlichen Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen. Die

Eligibility requirements: Die unter III.1.1)-III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der zur Erstellung eines Teilnahmeantrages zur Verfügung gestellten Formblätter und des Kriterienkataloges zu erbringen. Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bewerber/Bewerbergemeinschaften einzureichen: 1) Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Gesellschafterstruktur und der Unternehmensorganisation 2) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/- ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers /jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein; 3) Erklärungen, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und 124 GWB vorliegen. 4) Erklärung, dass die Vorgaben des §§ 4 und 5 Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz sowie die Vorgaben des MiLoG eingehalten werden.