Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-11
Buyer: Vrije Universiteit Brussel
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48440000 | 48441000 | 48442000 | 72212441 | 72212442
Submission deadline: 2023-08-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Financiële Cloud software (SaaS) met implementatie voor de Vrije Universiteit Brussel (excl. UZ), uitbreidbaar naar een aantal partners van de universiteit (Brussels School of Governance, Universitaire Associatie Brussel, UZ en eventuele toekomstige spin-offs).
De opdracht bestaat erin, een duurzame gebruiksvriendelijke, financiële Cloud software (SaaS- oplossing) ter beschikking te stellen en te implementeren voor de VUB rekening houdend met de complexiteit van de werking van de universiteit, de specifieke wetgeving voor de financiële verslaggeving en de integratie met de reeds bestaande architectuur.
De initiële contractduur van de opdracht is vier jaar met drie mogelijke verlengingen van telkens 2 jaar tot een maximale contractduur van tien jaar. De verlengingen gebeuren op basis van de Wet van 17 juni 2016, artikel 57, tweede lid van de wet overheidsopdrachten. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven.
Indien er meer dan vijf geselecteerden zijn, zal de aanbestedende overheid een doorselectie uitvoeren. Indien er vier of vijf geselecteerden zijn, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om hetzij een doorselectie uit te voeren om dit aantal te beperken tot drie of vier, hetzij om de gunningsfase aan te vatten met die vier of vijf geselecteerden.
Indien er drie of minder geselecteerden zijn, zal de aanbestedende overheid geen doorselectie uitvoeren en behoudt zij zich het recht voor om de gunningsfase aan te vatten met de geselecteerde kandidaten.
1)	een motivatienota (max 5 A4’s, exclusief de CV’s), waarin de kandidaat het volgende toelicht: de beschrijving van een bewezen technologie/methodologie voor vergelijkbare projecten; hoe de kandidaat gaat inspelen op de noden van de universiteit; de essentiële teamleden van de kandidaat die op vergelijkbare projecten worden ingezet (met cv’s) en welke de principes zijn van het gebruikelijke pricing model;
2)	beoordeling van de klantenreferenties (zowel de klantenreferenties voor het aantonen van ervaring met de sector Hoger onderwijs als de klantenreferenties voor de Cloud native oplossing) .
De doorselectie gebeurt door een evaluatiecommissie van de VUB, die punten geeft aan de kandidaten op basis van de motivatienota en de klantenreferenties, als volgt:
-	20 punten op de beschrijving van een bewezen technologie/methodologie voor vergelijkbare projecten;
-	14 punten op de essentiële teamleden van de kandidaat die op vergelijkbare projecten worden ingezet (met vermelding van cv’s);
Wat de drie eerste onderdelen betreft, zullen de punten worden toegekend op basis van kwaliteit, duidelijkheid, consistentie en pertinentie. Het vierde onderdeel wordt gequoteerd op basis van eenvoud/transparantie en voorspelbaarheid.
-	18 punten op de kwaliteit van de meegedeelde klantenreferenties over de 100% Cloud native SaaS-oplossing.
Voor elk van deze twee onderdelen zal een score zal worden toegekend met telkens minimaal 0 en maximaal 6 punten per meegedeelde referentie.
Minimaal 3 en maximaal 5 kandidaten met de hoogste score worden finaal geselecteerd in fase 1 en ontvangen in fase 2 het bestek.

Eligibility requirements: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.