Public procurement notice: Additional Information
Published: 2020-02-28
Buyer: DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72200000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72212300: Document creation software programming services | 72212310 | 72212311
Submission deadline: 2020-03-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Erstellung und Einführung eines IT-Systems zum Dokumentenmanagement und zur Vorgangsbearbeitung für den Einsatz in der Landesverwaltung des Landes Mecklenburg-Vorpommern (E-Akte).
In der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern wurde in den Jahren 2009 bis 2014 das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® der Firma OpenText® als Landesstandard eingeführt. Auf Grund des angekündigten Support-Endes für diese Software muss die Ausstattung der Arbeitsplätze der obersten Landesbehörden mit einem Nachfolgeprodukt erfolgen. Mit der Modernisierung der Verwaltung wird die Führung elektronischer Akten zum Standard. Dieses ist sowohl im E-Government-Gesetz des Bundes als auch im E-Government Gesetz des Landes (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern) vom 25.4.2016 vorgeschrieben. Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung elektronischer Akten für alle (oberste, obere und untere) Landesbehörden Mecklenburg-Vorpommerns umzusetzen. Der Geltungsbereich erstreckt sich auch auf Landesbetriebe mit einer Landesbeteiligung von mehr als 50 %. Das Land Mecklenburg-Vorpommern beabsichtigt in den Behörden der Landesverwaltung die elektronische Akte (E-Akte) bestehend aus Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) einzuführen. Die Gesamtverantwortung für das Projekt übernimmt das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung (EM). Künftiger Betreiber ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung, die Datenverarbeitungszentrum M-V GmbH (DVZ) mit Sitz in Schwerin. Bei den Anforderungen an das Softwareprogramm E-Akte stehen Softwareergonomie und Barrierefreiheit im Vordergrund. Zunächst soll für alle Behörden (vorbehaltlich der Polizei) die E-Akte eingeführt werden. Die E-Akte kann später (nach Abschluss der gesamten Einführung) – bei Bedarf – durch die einzelnen Behörden ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst bzw. erweitert werden. Zunächst ist eine Gesamtzahl von 10 000 Nutzern vorgesehen. Damit wird die vollständige Landesverwaltung mit Ausnahme der Polizei erfasst. Der tatsächliche Lizenzabruf hängt von der Einführungsgeschwindigkeit in der Landesverwaltung ab. Es wird aktuell davon ausgegangen, dass im siebten Vertragsjahr nach der Pilotierung Lizenzen für alle Systeme und die Gesamtanzahl von 10 000 Nutzern abgenommen worden sind. Der tatsächliche jährliche Abruf kann höher oder niedriger ausfallen. Die Gesamtzahl kann während der Vertragslaufzeit um bis zu 15 % unter- oder überschritten werden (Mindest- oder Höchstabrufmenge). Es ist möglich, dass nachgelagert während der Vertragslaufzeit auch eine Ausstattung der Landespolizei mit der E-Akte-Software erfolgen soll. Das Gesamtvolumen würde sich dabei um ca. 6 000 Lizenzen auf dann ca. 16 000 Nutzer erhöhen, was optional vorbehalten bleibt. Es ist zu berücksichtigen, dass ca. 2 660 Mitarbeiter/innen in den Ministerien und dem Geschäftsbereich der Staatskanzlei seit Jahren mit dem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) DOMEA® arbeiten. Im Flächenland M-V sollen 138 Behörden an 295 Standorten angeschlossen werden. Eine Vielzahl an Fachverfahren (gesamt mehr als 200) werden anzubinden sein.
In der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern wurde in den Jahren 2009 bis 2014 das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® der Firma OpenText® als Landesstandard eingeführt. Mit der Modernisierung der Verwaltung wird die Führung elektronischer Akten zum Standard. Dieses ist sowohl im E-Government-Gesetz des Bundes als auch im E-Government Gesetz des Landes (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern) vom 25.4.2016 vorgeschrieben. Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung elektronischer Akten für alle (oberste, obere und untere) Landesbehörden Mecklenburg-Vorpommerns umzusetzen. Der Geltungsbereich erstreckt sich auch auf Landesbetriebe mit einer Landesbeteiligung von mehr als 50 %. Das Land Mecklenburg-Vorpommern beabsichtigt in den Behörden der Landesverwaltung die elektronische Akte (E-Akte) bestehend aus Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) einzuführen. Die Gesamtverantwortung für das Projekt übernimmt das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung (EM). Künftiger Betreiber ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung, die Datenverarbeitungszentrum M-V GmbH (DVZ) mit Sitz in Schwerin. Bei den Anforderungen an das Softwareprogramm E-Akte stehen Softwareergonomie und Barrierefreiheit im Vordergrund. Zunächst soll für alle Behörden (vorbehaltlich der Polizei) die E-Akte eingeführt werden. Die E-Akte kann später (nach Abschluss der gesamten Einführung) – bei Bedarf – durch die einzelnen Behörden ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst bzw. erweitert werden. Zunächst ist eine Gesamtzahl von 10 000 Nutzern vorgesehen. Damit wird die vollständige Landesverwaltung mit Ausnahme der Polizei erfasst. Der tatsächliche Lizenzabruf hängt von der Einführungsgeschwindigkeit in der Landesverwaltung ab. Es wird aktuell davon ausgegangen, dass im siebten Vertragsjahr nach der Pilotierung Lizenzen für alle Systeme und die Gesamtanzahl von 10 000 Nutzern abgenommen worden sind. Der tatsächliche jährliche Abruf kann höher oder niedriger ausfallen. Die Gesamtzahl kann während der Vertragslaufzeit um bis zu 15 % unter- oder überschritten werden (Mindest- oder Höchstabrufmenge). Es ist möglich, dass nachgelagert während der Vertragslaufzeit auch eine Ausstattung der Landespolizei mit der E-Akte-Software erfolgen soll. Das Gesamtvolumen würde sich dabei um ca. 6 000 Lizenzen auf dann ca. 16 000 Nutzer erhöhen, was optional vorbehalten bleibt. Es ist zu berücksichtigen, dass ca. 2 660 Mitarbeiter/innen in den Ministerien und dem Geschäftsbereich der Staatskanzlei seit Jahren mit dem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) DOMEA® arbeiten. Im Flächenland M-V sollen 138 Behörden an 295 Standorten angeschlossen werden. Eine Vielzahl an Fachverfahren (gesamt mehr als 200) werden anzubinden sein.
1) Referenzprojekte – allgemein: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) mit mindestens 500 Nutzern im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Eine Referenz muss ferner mindestens 2 Mandanten je System erfasst haben. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grunde gelegt.
2) Referenzprojekte in der öffentlichen Verwaltung: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) eines Auftraggebers aus der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grund gelegt.
3) Weiteres: ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001 oder einen Nachweis, wie diese Anforderungen bis zur Pilotierungsabnahme umgesetzt werden; Zertifizierung ISO 9001 Qualitätsmanagement Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu 1: mindestens 2 Referenzen (beendet nach 2015); je Referenz mindestens eine Installation/Serverinstallation mit mindestens 500 Usern; mindestens eine Referenz mit Anteil DMS und VBS; mindestens eine Referenz mit mindestens 2 Mandanten je System; Folgende Angaben sind je Referenz erforderlich: Es müssen Projektname, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner für diese Referenz beim Auftraggeber, Projektzeitraum und Auftragsvolumen genannt sein sowie der Projektgegenstand (mit Leistungsschwerpunkten des Bewerbers) beschrieben werden.
Zu 2: mindestens 2 Referenzen (beendet nach 2015); je Referenz mindestens eine Installation/Serverinstallation mit mindestens 200 Usern; mindestens eine Referenz mit Anteil DMS und VBS; Anbindung von mindestens einem Fachverfahren. Folgende Angaben sind je Referenz erforderlich: Es müssen Projektname, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner für diese Referenz beim Auftraggebers, Projektzeitraum, Projektvolumen/-umsatz, eigener Anteil des Bewerbers am Projektvolumen/-umsatz genannt werden sowie der Projektgegenstand (mit Leistungsschwerpunkten des Bewerbers) beschrieben werden. Je Referenz ist die Anbindung unterschiedlicher Fachverfahren in einer separaten Anlage je Referenz zu beschreiben und eindeutig zuzuordnen. Für diese Anlage ist ein maximaler Umfang von 1 DIN A4-Seite je Fachverfahren vorgesehen. Folgende Punkte müssen mindestens genannt bzw. beschrieben werden: Benennung der angebundenen Fachverfahren; Beschreibung der technischen Umsetzung des Datenaustausches. Dabei sind die Eigenschaften und Besonderheiten des Datenaustausches bzw. bei dessen Umsetzungen zu beschreiben (z. B. Gegenstand, Komplexität, Technologie, Architektur, Automatisierungsgrad, Integration/Kopplungsgrad, Synchronität der Kommunikation, Synchronisierung der Daten, Direktionalität der Kommunikation, Authentifizierung, Sicherung des Datentransports, Überwachung); Der Schulungsumfang bei der Einführung der Software muss beschrieben werden. Dazu gehören Angaben zu Art und Umfang der Schulungen, Anzahl unterschiedlicher Teilnehmer, Anzahl der eingesetzten Trainer, Dauer der Schulungsphase, eigener Anteil des Bewerbers an den Schulungsleistungen. Grundsätzlich erforderlich: Eigenerklärung, dass die Leistungskriterien der Leistungsbeschreibung und des Anforderungskataloges zur Kenntnis genommen wurden.
1) Referenzprojekte – allgemein: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) mit mindestens 500 Nutzern im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Eine Referenz muss ferner mindestens 2 Mandanten je System erfasst haben. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grunde gelegt.
2) Referenzprojekte in der öffentlichen Verwaltung: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) eines Auftraggebers aus der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grund gelegt.
3) Weiteres: ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001 oder einen Nachweis, wie diese Anforderungen bis zur Pilotierungsabnahme umgesetzt werden; Zertifizierung ISO 9001 Qualitätsmanagement
zu 1: mindestens 2 Referenzen (beendet nach 2015); je Referenz mindestens eine Installation/Serverinstallation mit mindestens 500 Usern; mindestens eine Referenz mit Anteil DMS und VBS; mindestens eine Referenz mit mindestens 2 Mandanten je System; Folgende Angaben sind je Referenz erforderlich: es müssen Projektname, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner für diese Referenz beim Auftraggeber, Projektzeitraum und Auftragsvolumen genannt sein sowie der Projektgegenstand (mit Leistungsschwerpunkten des Bewerbers) beschrieben werden.
zu 2: mindestens 2 Referenzen (beendet nach 2015); je Referenz mindestens eine Installation/ Serverinstallation mit mindestens 200 Usern; mindestens eine Referenz mit Anteil DMS und VBS; Anbindung von mindestens einem Fachverfahren je Referenz. Folgende Angaben sind je Referenz erforderlich: es müssen Projektname, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner für diese Referenz beim Auftraggebers, Projektzeitraum, Projektvolumen/-umsatz, eigener Anteil des Bewerbers am Projektvolumen/-umsatz genannt werden sowie der Projektgegenstand (mit Leistungsschwerpunkten des Bewerbers) beschrieben werden. Je Referenz ist die Anbindung unterschiedlicher Fachverfahren in einer separaten Anlage je Referenz zu beschreiben und eindeutig zuzuordnen. Für diese Anlage ist ein maximaler Umfang von 1 DIN A4-Seite je Fachverfahren vorgesehen. Folgende Punkte müssen mindestens genannt bzw. beschrieben werden: Benennung der angebundenen Fachverfahren; Beschreibung der technischen Umsetzung des Datenaustausches. Dabei sind die Eigenschaften und Besonderheiten des Datenaustausches bzw. bei dessen Umsetzungen zu beschreiben (z. B. Gegenstand, Komplexität, Technologie, Architektur, Automatisierungsgrad, Integration/Kopplungsgrad, Synchronität der Kommunikation, Synchronisierung der Daten, Direktionalität der Kommunikation, Authentifizierung, Sicherung des Datentransports, Überwachung); Der Schulungsumfang bei der Einführung der Software muss beschrieben werden. Dazu gehören Angaben zu Art und Umfang der Schulungen, Anzahl unterschiedlicher Teilnehmer, Anzahl der eingesetzten Trainer, Dauer der Schulungsphase, eigener Anteil des Bewerbers an den Schulungsleistungen. Grundsätzlich erforderlich: Eigenerklärung, dass die Leistungskriterien der Leistungsbeschreibung und des Anforderungskataloges zur Kenntnis genommen wurden.