Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-08-23
Buyer: Rigspolitiet
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 34411000 | 34411200 | 50110000 | 50115000: Repair and maintenance services of motorcycles | 50115100
Estimated value: 7000000 DKK

Technical requirements: Rigspolitiet påtænker at indgå i en forhandling med Yamaha Danmark vedrørende køb af værkstedsydelser, reservedele inkl. dæk og forbrugsstoffer vedrørende politiets motorcykel flåde af mærket Yamaha. Derudover vil rammeaftalen også indeholde  ydelser i form af hente- og bringeordning for hele Danmark (eksklusiv Bornholm).
Rigspolitiets motorcykel flåde er fordelt på flere politikredse i hele Danmark, og køretøjet er som regel tilknyttet en afdeling med fast tjenestested. Fordelingen af køretøjer i politikredsene er dog ikke statiske, og køretøjerne må forventes at flytte tjenestested flere gange i rammeaftalens levetid.
Da motorcykler spiller en vigtig rolle i det daglige politiarbejde er der essentielt for opgaveløsningen, at køretøjerne kan blive serviceret hurtigst muligt. Der vil ikke være krav til antal eller placering af værksteder, da ydelsen vil omfatte en hente- og bringeordning, men der vil eksempelvis være krav om, at planlagte værkstedsydelser skal påbegyndes senest 2 arbejdsdage fra bestilling. Opgaven skal altid herefter færdiggøres uden ugrundet ophold.
Rigspolitiet vil derudover have krav til, at leverandøren kan søge garanti, kulance og udvidet kulance ved producenten (eller dennes repræsentant) på vegne af Rigspolitiet.
Politiets flåde af mærket Yamaha består for nuværende af 147 køretøjer, men vil fremadrettet være nedadgående, da der hen over tid udgår motorcykler. Det forventes, at der i år 2027 er ca. 50 Yamaha motorcykler tilbage i politiets flåde. Estimatet bygger på de nuværende afskrivningsprofiler i politiet.
Politiet har det seneste år haft udgifter i henhold til ovennævnte ydelsesbeskrivelse på ca. 2,2 mio. DKK, baseret på ca. 160 Yamaha motorcykler. Det forventede forbrug på rammeaftalen over en 4-årig periode er 6 - 7 millioner, hvilket forventes fordelt med følgende antal service/reparationer: ca. 220 første år, ca. 176 andet år, ca. 132 tredje år og ca. 110 fjerde år.
Rigspolitiet gør opmærksom på, at kontraktværdien, som fremgår af afsnit II.1.7), er et maksimalt estimat for kontraktværdien.
Rigspolitiet ønsker at indgå en kontrakt om levering af landsdækkende ydelser til service og vedligehold af Yamaha motorcykler. Rigspolitiet har i den forbindelse haft offentliggjort en forhåndsmeddelelse med det formål at afdække, hvorvidt flere leverandører på markedet kan levere de ydelser, som Rigspolitiet har behov for. I forhåndsmeddelelsen blev markedet opfordret til at tilkendegive sin interesse til Rigspolitiet. Rigspolitiet har kun modtaget én tilbagemelding fra markedet i forbindelse med den offentliggjorte forhåndsmeddelelse, ligesom Rigspolitiet ikke er bekendt med, at der er øvrige aktører på markedet, som kan levere de efterspurgte ydelser
Ordregiver har vurderet, at rammeaftalen, ikke er omfattet af kravet om personer under oplæring, jf. udbudslovens § 176, stk. 2, da sådan et krav ikke egner sig til gennemførelsen af kontrakten af hensyn til sikkerhed og rettidig levering, som skal understøtte politiets opgaver, jf. udbudslovens § 176, stk. 3, nr. 1 og 2.
Datoen i bekendtgørelsens pkt. V.2.1) er datoen for beslutningen om at tildele kontrakten direkte og ikke datoen for kontraktens indgåelse. Kontrakten vil ikke blive indgået/underskrevet før udløbet af en periode på 10 dage fra offentliggørelse af denne bekendtgørelse.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.


Winner: YAMAHA MOTOR DANMARK, FILIAL AF YAMAHA MOTOR EUROPE N.V., HOLLAND
Award value: 7000000