Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-05-19
Buyer: Europa-Kommissionen
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 63510000 | 63516000
Estimated value: 650000000 EUR
Submission deadline: 2018-06-14
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Kontrakten omfatter alle former for rejsebureautjenester i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer og -agenturer (herefter benævnt »Institutionerne«) forbundet med dette udbud.
Kontrakten omfatter alle former for rejsebureautjenester, herunder levering af et værktøj til onlinereservation i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra Institutionerne, uanset deres geografiske placering. Det drejer sig især om delegerede (herunder formanden for Det Europæiske Råd, formanden og medlemmerne af Europa-Kommissionen, inkl. Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik og vicepræsidenten for Europa-Kommissionen), eksperter, ansøgere der har bestået udvælgelsesprøver og ansøgere.
Ydelserne skal udføres i kontrahentens lokaler, som er beregnet hertil. Eftersom størstedelen af forretningsrejserne foretages fra Belgien, skal kontrahenten placere en funktionel enhed i Belgien med henblik på at tage hensyn til kravet om nøje koordinering, hurtig indgriben i tilfælde af haste- eller krisesituationer, overvågning og kontrol i tæt samarbejde med Institutionerne, der for størstedelens vedkommende er placeret i Belgien. Rejsebureauet skal ligeledes stille en medarbejder til rådighed, der skal arbejde i Europa-Kommissionens lokaler som forbindelsesofficer. Denne person vil få plads i lokalerne for Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder, der er ansvarlig for forvaltning af kontrakten i Bruxelles (Belgien).
— 80 000 hotelreservationer (hvoraf ca. 93% foretages direkte af den rejsende hos overnatningsfaciliteter og på reservationssites).
Svarende til i alt cirka 134 000 forretningsrejser fordelt på 24 000 rejsende. I 2017 var Europa-Kommissionens brug af onlinebooking-værktøjet (OBT) på ca. 7%. Det resterende antal svarer til reservationer per telefon og e-mail.
Dette udbud er organiseret på et interinstitutionelt grundlag. Den ordregivende myndighed med ansvar for proceduren er Europa-Kommissionen. Kommissionen, som repræsenterer institutionerne, tager en enkelt tildelingsbeslutning på alles vegne. Derefter bliver en interinstitutionel rammekontrakt underskrevet af Europa-Kommissionen, som repræsenteres af direktøren for PMO. Europa-Kommissionen er den primære kontrahent med ansvar for ledelsen af rammekontrakten og repræsenterer på dette område alle deltagende ordregivende myndigheder. De driftsmæssige aspekter af rammekontrakten vil tilfalde hver deltagende ordregivende myndighed, som agerer helt autonomt.
Denne kontrakt gælder for alle de institutioner, der er udpeget som ordregivende myndigheder nedenfor, og som har givet bemyndigelse i dette øjemed. Denne liste vil ikke blive ændret, medmindre der oprettes eller anskaffes en finansielt selvstændig institution efter offentliggørelsen af denne udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I sådanne tilfælde kan den nye institution også få gavn af ydelserne i rammekontrakterne, på den betingelse at den er bemyndiget af Europa-Kommissionen på baggrund af information om dens status som juridisk person og den juridiske baggrund for dens oprettelse på den ene side, og på den anden side at værdien af eventuelle fremtidige kontrakter ikke vil overstige 10% af kontraktens omfang (alle Europa-Kommissionens institutioner, organer og agenturer sammenlagt). Tillægget, som sætter denne nye institution i stand til at deltage i kontrakten, vil blive underskrevet og ledet af Kommissionen.
I estimeringen af kontraktens omfang indgår ligeledes en reserve på 10% til uforudsete behov og tjenesteydelser (en fuldstændig beskrivelse er tilgængelig via linket i punkt I.3).
II..2.6: ydelsernes samlede værdi inklusive udgifterne til reservationer, bureauets provision og forbeholdene nævnt i punkt II.2.4.
Kontrakten omfatter koordinerede ydelser i forbindelse med Institutionens tilrettelæggelse af møder og arrangementer samt alle former for rejsebureautjenester i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, i givet fald ekstern i den organiserende Institution, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra af denne, uanset deres geografiske placering.
Ydelserne skal udføres i kontrahentens lokaler, som er beregnet hertil. Eftersom størstedelen af forretningsrejserne foretages fra Belgien, skal kontrahenten placere en funktionel enhed i Belgien med henblik på at tage hensyn til kravet om nøje koordinering, hurtig indgriben i tilfælde af haste- eller krisesituationer, overvågning og kontrol i tæt samarbejde med Institutionerne, der for størstedelens vedkommende er placeret i Belgien.
Dette udbud er organiseret på et interinstitutionelt grundlag. Den ordregivende myndighed med ansvar for proceduren er Europa-Kommissionen. Kommissionen, som repræsenterer institutionerne, tager en enkelt tildelingsbeslutning på alles vegne. Derefter bliver en interinstitutionel rammekontrakt underskrevet af Europa-Kommissionen, som repræsenteres af direktøren for PMO. Europa-Kommissionen er den primære kontrahent med ansvar for ledelsen af rammekontrakten og repræsenterer på dette område alle deltagende ordregivende myndigheder. De driftsmæssige aspekter af rammekontrakten vil tilfalde hver deltagende ordregivende myndighed, som agerer helt autonomt.
Denne kontrakt gælder for alle de institutioner, der er udpeget som ordregivende myndigheder nedenfor, og som har givet bemyndigelse i dette øjemed. Denne liste vil ikke blive ændret, medmindre der oprettes eller anskaffes en finansielt selvstændig institution efter offentliggørelsen af denne udbudsbekendtgørelse.
I sådanne tilfælde kan den nye institution også få gavn af ydelserne i rammekontrakterne, på den betingelse at den er bemyndiget af Europa-Kommissionen på baggrund af information om dens status som juridisk person og den juridiske baggrund for dens oprettelse på den ene side, og på den anden side at værdien af eventuelle fremtidige kontrakter ikke vil overstige 10% af kontraktens omfang (alle Europa-Kommissionens institutioner, organer og agenturer sammenlagt). Tillægget, som sætter denne nye institution i stand til at deltage i kontrakten, vil blive underskrevet og ledet af Kommissionen.

Eligibility requirements: Som beskrevet i udbudsmaterialet.
Wie in den Ausschreibungsunterlagen angegeben.
As mentioned in the procurement documents.
Tal y como se indica en los documentos de la consulta.
katso tiedot hankintaa koskevista asiakirjoista.
Comme indiqué dans les documents de la consultation.
Όπως αναφέρεται στα έγγραφα του διαγωνισμού.
Secondo quanto indicato nei documenti della consultazione.
zoals vermeld in de documenten van de raadpleging.
Conforme mencionado na documentação da consulta.
Enligt vad som anges i upphandlingsdokumenten.
Jak je uvedeno v zadávací dokumentaci.
vt hankedokumente.
A közbeszerzési dokumentumokban jelzettek szerint.
Kaip nurodyta pirkimo dokumentuose.

Award value: 650000000