Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-02-11
Buyer: LinnanInfra Liikelaitos
Country: FI
Region: Kanta-Häme
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 270000 EUR
Submission deadline: 2017-03-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: LinnanInfra liikelaitos pyytää osallistumishakemuksianne Ajoneuvokaluston hallinnan ja laadunvarmistuksen sekä sähköisen tuntiseurannan järjestelmän hankintaan osallistumispyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Kilpailutus suoritetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jonka pohjalta valitaan yksi (1) sopimustoimittaja. Kilpailullista neuvottelumenettelyä käytetään, koska hankinnan kohde on kokonaisuutena erityisen monimutkainen, eikä tilaaja pysty objektiivisesti ennalta määrittämään hankinnan rahoituksellisia vaatimuksia, eikä teknisiä ratkaisuja, jotka vaaditaan tilaajan tavoitteiden ja tahtotilan toteuttamiseksi.
Osallistujien valinta tapahtuu osallistumispyynnössä esitettyjen perusteiden mukaan. Lopullisen tarjouspyynnön mukaisen kilpailutuksen valintaperusteena on Kokonaistaloudellinen edullisuus, jota vertaillaan hinta-laatusuhteella. Tilaaja määrittää lopulliseen tarjouspyyntöön hinnasta annettavat pisteet välille 50-60 ja laadusta välille 40-50.
Kilpailullisen neuvottelumenettelyn tavoitteena on löytää ratkaisu tai ratkaisuvaihtoehdot, jolla tilaaja pystyy kilpailuttamaan luotettavan, helppokäyttöisen ja korkean palvelutason tietojärjestelmän tukipalveluineen ja oheislaitteineen. Palvelu tukee tilaajan päivittäistä toimintaa ajoneuvokaluston hallintaan ja laadunvarmistukseen sekä työnohjaukseen ja tuntikirjausten tekemiseen liittyen.
Tilaaja valitsee neuvotteluihin 3-5 ehdokasta, jotka ovat toimittaneet osallistumispyynnön vaatimukset täyttävän osallistumishakemuksen annettuun määräaikaan mennessä. Ehdokkaat valitaan paremmuusjärjestyksessä osallistumispyynnössä esitetyin perustein.
Tilaajalla on oikeus tarkistaa ehdokkaan osallistumishakemuksessaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekoa. Mikäli tiedot ovat virheelliset, tilaaja sulkee ehdokkaan tarjouskilpailusta.
Tilaaja järjestää neuvottelut kevään 2017 aikana. Tilaajan tavoitteena on saada neuvottelut käyntiin viimeistään 13.4.2017 ja päätökseen viimeistään 5.5.2017. Tilaaja varaa oikeuden järjestää niin monta neuvottelukierrosta kuin katsoo tarpeelliseksi määrittääkseen lopullisen tarjouspyynnön sisällön. Tavoitteena on julkaista lopullinen tarjouspyyntö 1-5 neuvottelukierroksen perusteella viimeistään 1.6.2017.
Neuvottelut käydään tilaajan määrittäminä ajankohtina tilaajan tiloissa. Neuvottelujen agenda kerrotaan menettelyyn hyväksytyille ehdokkaille aina neuvottelukutsun yhteydessä. Kutsut lähetetään tilaajan toimesta kaikille ehdokkaille sähköpostitse. Ehdokkaille on varattu mahdollisuus pyytää tilaajaa vaihtamaan ehdokkaalle varattu neuvotteluaika, mikäli se ei pakottavasta syystä sovi. Neuvottelut toteutetaan aina yksi ehdokas kerrallaan. Kaikkien ehdokkaiden kanssa käydään läpi täsmälleen samat asiat. Ehdokkaille ei makseta korvausta neuvotteluihin osallistumisesta.
Tilaaja ei julkaise menettelyn aikana välitarjouspyyntöjä, joilla voitaisiin karsia osa ratkaisuvaihtoehdoista / tarjoajista pois. Tilaaja järjestää niin monta neuvottelukierrosta kuin on tarpeen, jotta tilaaja voi julkaista suoraan lopullisen tarjouspyyntönsä. Ehdokkaat, jotka huomaavat neuvotteluiden aikana, ettei heidän tarjoamansa ratkaisu ole siinä määrin tähän hankintaan sopiva, että ehdokkaan kannattaisi jatkaa neuvotteluja, voivat jättäytyä pois menettelystä. Jättäytymisestä pitää lähettää tilaajalle kirjallinen ilmoitus ehdokkaan päätösvaltaa käyttävän tahon allekirjoituksella varustettuna. Ilmoitus pitää jättää sähköpostitse osoitteeseen hankinta@kuntapro.fi
Osallistumispyynnön liitteenä on Palvelukuvaus, jonka tarkoitus on kuvata tilaajan tavoitteita ja tahtotilaa hankittavalta kokonaisuudelta – erityisesti tietojärjestelmän päätoiminnollisuuksilta ja alatoiminnollisuuksilta haettavat hyödyt ja tavoitteet. Palvelukuvauksessa esitetään lisäksi tilaajan itse laatimia esimerkkinäkymiä, joiden tarkoituksena on havainnollistaa hankittavalta ratkaisulta tarvittavaa monipuolisuutta ja helppokäyttöisyyttä. Palvelukuvauksen sisältö ei sido tilaajaa eikä velvoita ehdokkaita mihinkään ennen kuin se julkaistaan muokattuna versiona lopullisen tarjouspyynnön liitteeksi. Palvelukuvauksessa kerrotaan myös lyhyesti, miten hankittavan palvelun implementointi on tarkoitus järjestää.
Osallistumispyynnön liitteenä on myös alustava tarjouspyyntö, jossa esitetään lopullisen tarjouspyynnön kautta suoritettavan kilpailutuksen valinta- ja vertailuperusteet sekä tilaajan listaamat hankinnan kohteen alustavat kriteerit. Alustava tarjouspyyntö muokataan ehdokkaiden kanssa käytävien neuvotteluiden perusteella lopulliseen muotoonsa. Tilaajalla on oikeus neuvotella kaikesta hankinnan kohteeseen liittyvästä sisällöstä, lukuun ottamatta valinta- ja vertailuperusteiden määräytymistä sekä jo osallistumispyynnössä esitettyjä Soveltuvuusvaatimuksia. Lopullisessa tarjouspyynnössä ei kysytä ehdokkailta enää uudelleen tämän osallistumishakemuksen mukaisia Soveltuvuusvaatimuksia.
Sopimus on määräaikainen kaksi (2) vuotta. Lisäksi sopimukseen sisältyy optiona mahdollisuus jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusta jatketaan automaattisesti sopimuksen alkuperäisin ehdoin, ellei hankintayksikkö toisin ilmoita viimeistään neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Tilaajan tavoitteena on rajoittaa osallistujamäärää käyttäen osallistumispyynnössä esitettyjä valinta- ja vertailuperusteita. Tilaajan tahtotilana on löytää ja valita neuvotteluihin ainoastaan tosiasiallisesti potentiaaliset ehdokkaat, joiden kanssa neuvottelut on käytävissä läpi tehokkaasti. Tilaajalla on oikeus päättää ilman erillistä perustelua, valitseeko se 3, 4 vai 5 osallistumishakemusten perusteella hyväksyttävää ja parhaiten menestynyttä ehdokasta mukaan hankintamenettelyyn.
Ehdokkaiden valinnasta tehdään erillinen hankintapäätös, jota seuraa hankintalain mukainen 14 vuorokauden valitusaika.
Hankintamenettelyyn sisältyy noin kuukauden mittainen palvelun koekäyttöjakso. Koekäyttö järjestetään parhaan tarjouksen tehneen tarjoajan ratkaisusta ennen lopullisen hankintapäätöksen tekoa. Alustava aikataulutavoite on, että koekäyttöjakso sijoittuu ajalle 17.7. – 30.8.2017.

Eligibility requirements: Ks. Soveltuvuusvaatimukset.

Award value: 270000