Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-10-28
Buyer: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 79713000: Guard services | 79992000
Submission deadline: 2022-11-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH ist ein Verbund aus den Berliner Festspielen mit Martin-Gropius-Bau, dem Haus der Kulturen der Welt und den Internationalen Filmfestspielen Berlin. Mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben sich diese Geschäftsbereiche jeweils zum Ziel gesetzt, international herausragende kulturelle Veranstaltungen in Berlin auszurichten. Die KBB GmbH wird von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien gefördert. Weitere Infos unter www.kbb.eu
Gegenstand der Ausschreibung ist die fortlaufende Beratung, Koordination, Vorbereitung, Begleitung, Durchführung und Nachbetreuung von bis zu 3.000 Veranstaltungen und Ausstellungen, die unter dem Dach der KBB von den vier Häusern pro Jahr durchgeführt werden.
Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH) Schöneberger Straße 15 10963 Berlin Die Veranstaltungsdienste sind an den Standorten, standortübergreifend sowie an wechselnden Spielstätten der Geschäftsbereiche zu erbringen: Die Standorte der Geschäftsbereiche befinden sich für
Die Veranstaltungsdienstleistungen dienen der fortlaufenden Beratung, Koordination, Vorbereitung, Begleitung, Durchführung und Nachbetreuung von bis zu 3.000 Veranstaltungen, die unter dem Dach der KBB von den vier Häusern pro Jahr durchgeführt werden. Für das äußere Erscheinungsbild sowie die Qualität der angebotenen Veranstaltungen bzw. den gebotenen Rahmen sind insbesondere die für den Erstkontakt mit den Kunden betrauten Dienstleister von größter Bedeutung.
Die Dienstleistungen beinhalten Servicedienstleistungen für diverse Veranstaltungen und Ausstellungen. Sie umfassen insbesondere folgende Aufgaben:
Die Veranstaltungs- und Bewachungsdienste sind an den Standorten, standortübergreifend sowie an wechselnden Spielstätten der Geschäftsbereiche zu erbringen. Die Geschäftsbereiche sind:
Während die Internationalen Filmfestspiele Berlin über keine eigenen Spielstätten verfügen und verschiedene Kinos am Potsdamer Platz und in ganz Berlin nutzen, verfügen die BFS, das HKW und der Gropius Bau über eigene Spielstätten, die anlassbezogen durch fremde Spielstätten und Veranstaltungsorte ergänzt werden.
Die Einsatzleitung übernimmt außerdem das Info-Management sowie das Briefing des eingesetzten Personals auf der Grundlage von Informationen des Auftraggebers. Sie ist für die Koordination und Einweisung des eingesetzten Personals, sowie weitere Aufgaben gemäß Anlage Teil C Entwurf Leistungsbeschreibung zuständig
Das Einlass- und Aufsichtspersonal scannt und kontrolliert die Eintrittskarten und ggf. andere Einlassvoraussetzungen an den Eingängen und verweist Unbefugte an die Einsatzleitung bzw. den Direktionsdienst des Auftraggebers. Das gleiche gilt für den Fall, dass sich Besucher*innen nicht an die Hausordnung der KBB halten.
Zu den Aufgaben gehört, das Führen von ausstellungsspezifischen Anwesenheitslisten, die Kontrolle der Dienstausweise des ausstellungsspezifischen Personals, sowei die Registrierung der dienstlichen Besucher und die Ausgabe von Gastausweisen und Kontrolle der ordnungsgemäßen Rückgabe.
Das Hubpodium wird nach Notwendigkeit zum Auf- und Abbau von Ausstellungen in Betrieb genommen. Materialien und Kunstwerke werden damit vom Sockelgeschoss in den Lichthof des Hauses transportiert. Der Lastenaufzug wird nach Notwendigkeit zum Auf- und Abbau von Ausstellungen in Betrieb genommen. Materialien, Kunstwerke und begleitende Personen werden damit von Sockelgeschoss ins EG, 1.OG, 2.OG und ins Dachgeschoß des Hauses transportiert.
Zu den Aufgaben gehört, die Erteilung von Informationen zum HKW unter selbstständiger Nutzung aller zur Verfügung stehender Informationen, Beantwortung aller Anrufer auf der Tickethotline der KBB, Beratung von Besucher*innen zu Veranstaltungen, sowie der Verkauf von Eintrittskarten und die Ausgabe von Infomaterialien veranstaltungsspezifischen Materialien für Veranstaltung der KBB
Vor und während der Festivalzeit der Berlinale (vom Montag vor dem Festival bis zum letzten Festivaltag) werden Merchandisingprodukte zu den üblichen Geschäftszeiten verkauft.
Zu den Aufgaben gehört, der Verkauf von Merchandisingprodukten der Berlinale mit dem durch die KBB zur Verfügung gestellte Tool, - Beratung der Kund*innen zu Merchandisingprodukten, sowie die Bedienung und Kenntnisse Ticketingsystem und E-Cash System
Der Dienstleistungsvertrag beinhaltet Optionen zur dreimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate (vom 01.09.2025 bis 31.08.2026, vom 01.09.2026 bis 31.08.2027 und vom 01.09.2027 bis 31.08.2028). Der Dienstleistungsvertrag endet spätestens am 31.08.2028.

Eligibility requirements: 1) Angabe zur Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung des Unternehmens des Bieters bzw. zum Berufs- oder Handelsregister, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung; 2) Angabe dazu, ob eine Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeit zur zuständigen Industrie- und Handelskammer vorliegt bzw. gegeben ist, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung; 3) Firmenprofil mit Angaben zur Rechtsform, zu den Beteiligungsverhältnissen, zum Haupt-sitz und den Niederlassungen des Unternehmens. 4) Verbindliche Erklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der Fassung vom 17. Februar 2016 (BGBl. I S. 203) aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt, vgl. hierzu https://dejure.org/gesetze/GWB/123.html. Das Muster Anlage Teil B Anlage 2 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.pdf kann verwendet werden. 5) Eigenerklärung Verordnung (EU) 2022/576 Das Muster Anlage Teil B Anlage 4 Eigenerklärung Verordnung (EU) 2022_576.pdf kann verwendet werden.