Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-01-19
Buyer: Jyväskylän yliopisto
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72212200: Networking software programming services
Estimated value: 400000 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Jyväskylän yliopisto hankkii asiantuntijapalvelua prosessien ja työnkulkujen digitalisoinnin ja automatisoinnin kehittämiseen Jyväskylän yliopiston Vasara-järjestelmään.  Hankinta jakaantuu kahteen osaan: 1. Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi 2. Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi Kumpaankin osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja. Tarjoajan tulee valita tarjousta tehdessään, kumpaan osa-alueeseen se aikoo tehä tarjouksen.  Sopimusten kesto on 12 kuukautta ja sitä voidaan jatkaa kahdella optiovuodella niin, että kokonaiskesto on enintään 36 kuukautta. Hankinnan arvioitu laajuus molemmat osa-alueet huomioiden on 170 htp. / vuosi.  Lisätietoja hankinnan kohteesta löytyy liitteestä "Hankinnan kohteen kuvaus".
Tavoitteena on toteuttaa keskeisiä, priorisoituja prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tuottaa merkittävää hyötyä Jyväskylän yliopistolle, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. Lisäksi tavoitteena on tukea ja edesauttaa Jyväskylän yliopiston oman osaamisen kehittymistä prosessien ja työnkulkujen digitalisoimisen kehityskohteiden toteuttamisessa. Vaativan prosessi- ja arkkitehtuurikonsultoinnin keskeiset tehtävät: • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda BPM). • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda DMN) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus  • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa • Digitalisoitavien prosessien tunnistamisessa auttaminen • Kehityskohteiden priorisoinnin tuki tarvittaessa • Haastaa ajattelemaan muutosta prosessikuvauksessa ennen digitalisointia Osa-alueen arvioitu työmäärä on 100 htp. / vuosi.  Optioiden käytöstä ilmoitetaan viimeistään 15.11.2024 (optiokausi 1.1.2025 – 31.12.2025) ja 15.11.2025 (optiokausi 1.1.2026 – 31.12.2026).
Tavoitteena on toteuttaa suunniteltuja oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tukea koulutuksen toimintaprosesseja ja parantaa palvelujen laatua, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointiin liittyvän prosessikonsultoinnin keskeiset tehtävät: • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda BPM). • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda DMN) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus  • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa Osa-alueen arvioitu työmäärä on 70 htp. / vuosi.


Winner: Rapida Oy