Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-05-31
Buyer: Gemeente Veenendaal
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72200000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Estimated value:  EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De Gemeente Veenendaal is gestart met het project “Source-to-Pay”. Doel van dit project is het vergemakkelijken van het bestelproces en het beter borgen van de inkoopprocedures en bijbehorende rechtmatigheid. Het inkoop- en bestelproces hangt nauw samen met de financiële processen “administreren van verplichtingen” en “verwerken van facturen”. Bovendien zijn alle documenten die ontstaan in dit proces vanaf de offerte uitvraag tot de factuur onderdeel van een goed inkoopdossier. Om deze reden wordt het proces van Source-to-Pay als één procesketen vanaf de initiële inkoopbehoefte tot en met de betaling van de factuur. Dit proces en het project heeft impact op processen, mensen, systemen en de organisatie. Een deel van de knelpunten kan en moet zonder IT-voorzieningen worden opgelost. Dit betreft bijvoorbeeld gebrek aan gedocumenteerde processen of werkinstructies. Een ander deel van de knelpunten kan juist alleen opgelost worden door gebruik van een Source-to-Pay-applicatie (S2P). Het gaat om een S2P-applicatie voor de gehele organisatie. Indicatief kunt u de volgende aantallen aanhouden om de omvang van de opdracht te bepalen: 
Aantal facturen: 		        16.500 
Aantal contracten:		1400 
Aantal verplichtingen: 	5000 -7500 
Aantal gebruikers: 		500

Voor deze opdracht is per contractjaar een maximaal budget beschikbaar van €70.000. Dit bedrag zal ook het uitgangspunt zijn voor de beschikbaarheid van financiële middelen voor de opvolgende jaren met uitzondering van eventuele indexatie van tarieven en een beperkt doorontwikkelbudget. Voor de eenmalige kosten is het maximale budget €90.000.
De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers van de verschillende teams op eenvoudige wijze, offertes opvragen bij leveranciers en dat hiervan vervolgens een goede registratie van de overeenkomsten plaatsvindt.

De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 5 uit de use case (H7.3.6.). Bij de beoordeling wordt op de volgende punten gelet: 

Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? 
- Kan de gebruiker op eenvoudige wijze een offerteaanvraag samenstellen? 
- Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende aanvragen? 
- Vindt de communicatie met leveranciers eenvoudig plaats? 
- Kan de gebruiker op eenvoudige wijze de winnende offerte omzetten naar een contract? 

De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers op eenvoudige wijze, volgens het juiste proces een bestelling in de applicatie aanmaken en goedkeuren en de leverancier een inkooporder ontvangt. Na de levering van de goederen of diensten dient er een prestatieverklaring in de applicatie vastgelegd te worden. Deze bestaat uit een akkoord + bewijsvoering. 

De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1, 2, 3, 4 en 5 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:  
- Is de bestelling op eenvoudige wijze te genereren vanuit het vastgelegde contract of catalogus? 
- Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? 
- Op welke wijze wordt de betrokkenheid van diverse collega’s bij noodzakelijke goedkeuringsstappen georganiseerd en afgedwongen? 
- Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende bestellingen en prestatieverklaringen? 
- Wordt een complete opbouw van het dossier gegarandeerd en hoe kunnen noodzakelijke bijlagen eenvoudig aan de processtap worden toegevoegd? 

De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
De Gemeente Veenendaal ontvangt facturen die nu handmatig geregistreerd worden, op route gezet, decentraal gecodeerd voorzien van prestatieverklaring en goedkeuring. Factuurverwerking verloopt niet efficiënt met lange doorlooptijden en achterstanden tot gevolg.

De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1 tot en met 6 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:  
- Helpt de applicatie met het tijdig, juist en volledig registreren van facturen? 
- Wordt een factuur overzichtelijk gesplitst in regels, gecodeerd en voorzien van de juiste BTW?  
- Reduceert de applicatie de administratieve stappen t.o.v. de huidige situatie? 
- Kan de crediteurenadministratie eenvoudig “mismatches” van facturen op (laten) lossen?  
- Kan een budgethouder eenvoudig zien wat hij moet goedkeuren en reeds goedgekeurd heeft? 
- Heeft de crediteurenadministratie goed inzicht in welke gebruiker op welk moment, welke factuur in bewerking heeft? 

De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
De Gemeente Veenendaal heeft inhuur van personeel georganiseerd via een broker. Dit zijn jaarlijks circa 150 - 200 inhuurkrachten, waarvoor circa 1500 facturen gestuurd worden. Deze facturen worden handmatig gecontroleerd a.d.h.v. de tariefafspraken en de geschreven uren die als bijlage bij de factuur gevoegd zijn. De gemeente Veenendaal vermoedt dat de administratieve afhandeling van verplichtingen en uren efficiënter kan.

De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 7 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:  
- Worden de verschillende gebruikers van dit inhuurproces op gebruiksvriendelijke wijze door de applicatie heen geleid? 
- Kunnen inhuurkrachten eenvoudig hun urenschrijven in de applicatie? 
- Kunnen inhuurkrachten eenvoudig verspreid over meerdere projecten werken en uren schrijven? 
- Is voor budgethouders eenvoudig te zien hoeveel uren per dag door welke inhuurkracht geschreven zijn? 
- Helpt de applicatie met het verwerken van facturen? 
- Kunnen P&O en de betreffende manager eenvoudig de uitnutting van de uren in de gaten houden t.o.v. de verplichting?


Winner: Proactis B.V.
Award value: 259400
Number of bids: 2