Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-03
Buyer: Medizinischer Dienst Baden-Württemberg
Country: DE
Region: DE134
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48219100 | 48220000 | 48223000 | 48730000: Security software package | 48731000: File-security software package
Submission deadline: 2025-10-20

Technical requirements: Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg schreibt die Beschaffung eines Secure E-Mail-Gateways im Cloudbetrieb (SaaS) aus. Die Lösung muss den gesamten E-Mail-Verkehr des Auftraggebers absichern und Schutz vor Malware, Spam und Phishing bieten sowie Transport- und Inhaltsverschlüsselung nach aktuellen Standards unterstützen. Ein Continuity Service stellt bei Ausfällen die Verfügbarkeit der E-Mail-Kommunikation über ein Webportal sicher. Die Leistung umfasst Planung, Implementierung, Migration, Schulungen sowie den Betrieb mit Service- und Supportleistungen während der Vertragslaufzeit.
Der Bieter hat geeignete Referenzen über in den letzten drei Jahren erbrachte Liefer- und Dienstleistungen vorzulegen, die in Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind. Es sind mindestens drei Referenzen anzugeben, die folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Projektumfang von mindestens 2.000 Mailboxen

Bereitstellung als SaaS aus einer Public Cloud

integrierter Anti-Malware- sowie Spam-/Phishing-Schutz

zentrale E-Mail-Verschlüsselung und Signatur

Continuity Service zur Aufrechterhaltung der E-Mail-Kommunikation

Die Referenzen müssen Angaben zur Bezeichnung der Leistung, zum Auftragswert, zum Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt (inkl. Abnahmedatum) sowie zum Auftraggeber (mit Kontaktdaten) enthalten. Auf gesondertes Verlangen sind Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen.
Der Bieter hat den Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen. Die Versicherung muss mindestens eine Deckungssumme von 1.000.000 Euro für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 250.000 Euro pro Jahr für Vermögensschäden vorsehen; eine zweifache Maximierung pro Jahr ist zulässig. Eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder ein Versicherungsnachweis ist auf gesondertes Verlangen vorzulegen.
Der Bieter hat die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nachzuweisen. Dies erfolgt durch die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister am Sitz oder Wohnsitz des Unternehmens oder durch gleichwertige Nachweise. Auf gesondertes Verlangen sind entsprechende Unterlagen wie Gewerbeanmeldung, Registerauszug oder Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer vorzulegen.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.

Eligibility requirements: Der Bieter hat geeignete Referenzen über in den letzten drei Jahren erbrachte Liefer- und Dienstleistungen vorzulegen, die in Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind. Es sind mindestens drei Referenzen anzugeben, die folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Projektumfang von mindestens 2.000 Mailboxen

Bereitstellung als SaaS aus einer Public Cloud

integrierter Anti-Malware- sowie Spam-/Phishing-Schutz

zentrale E-Mail-Verschlüsselung und Signatur

Continuity Service zur Aufrechterhaltung der E-Mail-Kommunikation

Die Referenzen müssen Angaben zur Bezeichnung der Leistung, zum Auftragswert, zum Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt (inkl. Abnahmedatum) sowie zum Auftraggeber (mit Kontaktdaten) enthalten. Auf gesondertes Verlangen sind Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen.
Der Bieter hat den Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen. Die Versicherung muss mindestens eine Deckungssumme von 1.000.000 Euro für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 250.000 Euro pro Jahr für Vermögensschäden vorsehen; eine zweifache Maximierung pro Jahr ist zulässig. Eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder ein Versicherungsnachweis ist auf gesondertes Verlangen vorzulegen.
Der Bieter hat die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nachzuweisen. Dies erfolgt durch die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister am Sitz oder Wohnsitz des Unternehmens oder durch gleichwertige Nachweise. Auf gesondertes Verlangen sind entsprechende Unterlagen wie Gewerbeanmeldung, Registerauszug oder Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer vorzulegen.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Es wird ausdrücklich auf die Fristen in § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Dort heißt es wörtlich:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.  Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
Die Angebotsöffnung erfolgt elektronisch am 06.10.2025 um 11:00 Uhr. An der Angebotsöffnung nehmen ausschließlich bevollmächtigte Vertreter des Auftraggebers teil.
Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg schreibt die Beschaffung eines Secure E-Mail-Gateways im Cloudbetrieb (SaaS) aus. Die Lösung muss den gesamten E-Mail-Verkehr des Auftraggebers absichern, Schutz vor Malware, Spam und Phishing bieten sowie Transport- und Inhaltsverschlüsselung nach aktuellen Standards unterstützen. Ein Continuity Service stellt bei Ausfällen die Verfügbarkeit der E-Mail-Kommunikation über ein Webportal sicher. Die Leistung umfasst Planung, Implementierung, Migration, Schulungen sowie den Betrieb mit Service- und Supportleistungen während der Vertragslaufzeit.

Wesentlicher Bestandteil des Auftrags sind Service- und Supportleistungen während der Vertragslaufzeit. Dazu gehören der 24/7-Betrieb, die Einhaltung von Service Levels (SLA), regelmäßige Updates sowie die Bereitstellung geeigneter Kommunikations- und Eskalationswege. Der Auftragnehmer muss ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem betreiben und ein gültiges BSI C5-Typ-2-Testat oder einen gleichwertigen Nachweis gemäß C5-Gleichwertigkeitsverordnung vorlegen. Der Datenschutz gemäß DSGVO und den besonderen Vorgaben des SGB X ist sicherzustellen, insbesondere durch die Verarbeitung von personenbezogenen und Sozialdaten ausschließlich innerhalb der EU, des EWR oder anderer Staaten mit gültigem Angemessenheitsbeschluss.

Die Lösung muss mandantenfähig, skalierbar und für den produktiven Betrieb von ca. 3.000 Postfächern sowie einem täglichen Mailvolumen von ca. 100.000 E-Mails ausgelegt sein. Sie ist so bereitzustellen, dass ein störungsfreier Regelbetrieb mit hoher Verfügbarkeit und Flexibilität gewährleistet ist.
Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 36 Monaten ab dem ersten Tag des Kalendermonats, der auf die Teilabnahme folgt. Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag zweimal um jeweils 24 Monate zu verlängern. Die Ausübung der Verlängerungsoption erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung in Textform spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung besteht nicht.