Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-09-24
Buyer: Leibniz-Institut für Länderkunde e. V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 71541000: Construction project management services
Estimated value: 182623.05 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Erweiterte Projektsteuerungsleistungen im Rahmen des Projekts „Neubau Leibniz-Institut für Länderkunde" auf dem Wilhelm- Leuschner-Platz in Leipzig, Projektstufen 1: Projektvorbereitung und 2: Planung
Erweiterte freiberufliche Projektsteuerungsleistungen (ehemals VOF-Leistungen) im Rahmen des Projekts „Neubau Leibniz-Institut für Länderkunde" auf dem Wilhelm- Leuschner-Platz in Leipzig, Projektstufen 1: Projektvorbereitung und 2: Planung unterhalb der EU-Schwellenwerte
Beauftragt wurden erweiterte freiberufliche Projektsteuerungsleistungen unterhalb der Schwellenwerte im Rahmen des Projekts „Neubau Leibniz-Institut für Länderkunde e. V." auf dem Wilhelm-Leuschner-Platz in Leipzig, hier per Vertragsnachtrag die Projektstufen 1 – Projektvorbereitung und 2 – Planung. Die Vertragsnachträge wurden zum bereits bestehenden Ursprungsvertrag vom 30.11.2015 geschlossen. Inhalt des ursprünglichen Auftrags waren Projektsteuerungsleistungen für das Neubauprojekt für einen Zeitraum von 12/2015-12/2017 mit Leistungsbild Projektmanagement gem. AHO 2009 – Grundleistungen. Die damalige Leistung fiel als Unternehmensberatung unter die freiberuflichen Leistungen (VOF). Die VOF war nach dem SächsVergabeG unterhalb der Schwellenwerte nicht anwendbar. Ein wettbewerbliches Verfahren mit mehreren Interessenten wurde dennoch durchgeführt. Nach damaliger Schätzung lag der mögliche Auftragswert bei ca. 180 000 EUR. Vertragsumfang der ursprünglichen Beauftragung belief sich auf insgesamt 190 550 EUR netto und lag damit unter dem Schwellenwert von damals 207 000 EUR. Davon abgerufen wurden die Teilleistungen für die Projektstufe 1 in Höhe von 31 237 EUR netto, der Auftragsumfang für die Projektstufe 2 betrug 54 254 EUR, gesamt für die Projektstufe 1 und 2: 85 491 EUR netto.
Die Erweiterung beauftragter Leistungen umfasst die Anpassung des Leistungsbildes für Projektsteuerungsleistungen gem. AHO 2014 für die Projektstufen 1 und 2 aufgrund veränderter Rahmenbedingungen im Neubau-Projekt des IfL. Das zu erbringende Leistungsbild umfasst sämtliche Grundleistungen der Projektstufe 1 und 2 gem. AHO 2014 sowie zusätzliche Leistungen. Zusätzliche Leistungen in der Projektstufe 1 ist die Mitwirkung an der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Vergabeverfahren für die Fachplaner Tragwerksplanung, Haustechnik und Elektrotechnik. Zusätzliche Leistungen für die Projektstufe 2 ist die Bereitstellung und Betreuung einer elektronischen Projektplattform in MyProject. Der Beauftragungsumfang beträgt insgesamt 182 623,05 EUR netto, davon 67 275,22 EURnetto für Projektstufe 1 sowie 115 347,83 EUR für Projektstufe 2, und liegt damit unter dem jetzigen Schwellenwert von 221 000 EUR netto. Es handelt sich also um eine Änderung eines bestehenden freihändigen VOF-Vertrages unterhalb der EU-Schwellenwerte.
Der national bekanntgemachte Auftrag wird derzeit umgesetzt. Die Projektstufe 1 ist abgeschlossen, die Projektstufe 2 begann am 16.8.2019 mit der Vergabe der Fachplaner für Tragwerk, Haus- und Elektrotechnik. Um eine nahtlose Weiterbearbeitung des Projekts nach den Fachplanervergaben zu gewährleisten, ist die Verfügbarkeit eines Projektsteuerers zwingend erforderlich. Ohne diesen wäre eine transparente Organisation und termingerechte Koordination des Projekts nicht mehr gewährleistet, was sich negativ auf die Planungsqualität, den Rahmenterminplan und die Baukosten auswirken würde und im Worst-Case einen Projektstop zur Folge hätte. Das IfL als Bauherr kann mit seinem Personal die Projektsteuerungsleistungen nicht selbst übernehmen, da die notwendigen fachlichen Qualifikationen, Kenntnisse und Kapazitäten nicht vorhanden sind. Eine Neu-Ausschreibung der Projektsteuerungsleistungen für die Projektstufe 2 wäre in der kurzen Zeit vergaberechtlich nicht zu bewerkstelligen gewesen, sodass je nach Dauer des Verfahrens das Projekt mehrere Monate ohne Projektsteuerung wäre und angehalten werden müsste. Die Beauftragungen erfolgten als freiberufliche Vergabe unterhalb der Schwellenwerte durch Sachzusammenhang, besonderer einzigartiger Kenntnis und Dringlichkeit. Ebenso wäre dann je nach Ergebnis des Vergabeverfahrens die Einarbeitung eines neuen Projektsteuerers in kürzester Zeit erforderlich. Der öffentliche Auftraggeber kann Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die der betreffende öffentliche Auftraggeber nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, die Mindestfristen einzuhalten, die für das Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgeschrieben sind; die Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit dürfen dem öffentlichen Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Auf Grund der erweiterten Planungsrahmenbedingungen und der gewachsenen Anforderungen ist die Beauftragung erforderlich und alternativlos. Um dem Grundsatz der Transparenz nachzukommen, veröffentlicht das IfL freiwillig und vorsorglich die Bestätigung der Nachträge für die Projektstufen 1 und 2 mit der Ankündigung, die Projektsteuerungsleistungen in den Projektstufen 3-5 in einem eu-weiten Verfahren neu auszuschreiben. Die Veröffentlichung des Vergabeverfahrens erfolgt im 4. Quartal 2019. Mit dieser Bekanntmachung werden die bisherigen Beauftragungen und die letzte Beauftragung bekanntgemacht.
Die Projektstufe 1 – Vorbereitung endete mit der Vergabe der Fachplaner Tragwerk, Haustechnik und Elektrotechnik (Zuschlagserteilung nach Ende der Einspruchsfrist sowie Vertragsverhandlung) am 16.8.2019. Um eine nahtlose Weiterbearbeitung des Projekts nach den Fachplanervergaben zu gewährleisten, ist die Verfügbarkeit eines Projektsteuerers zwingend erforderlich. Ohne diesen wäre eine transparente Organisation und termingerechte Koordination des Projekts nicht mehr gewährleistet, was sich negativ auf die Planungsqualität, den Rahmenterminplan und die Baukosten auswirken würde. Der Vertragsnachtrag wird zum bereits bestehenden freiberuflichen Vertrags geschlossen. Der Beauftragungsumfang liegt insgesamt unter dem EU-Schwellenwert.
Der Auftraggeber hat sich bei der Auftragswertschätzung nach Rücksprache mit dem SIB sich an bisherigen vergleichbaren Planungsleistungen orientiert. An die hier erforderliche Schätzung des Auftragswertes durch den Auftraggeber dürfen keine übertriebenen Anforderungen gestellt werden. Ein pflichtgemäß geschätzter Auftragswert ist – wie hier festgestellt – jener Wert, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung des relevanten Marktsegmentes und im Einklang mit den Erfordernissen betriebswirtschaftlicher Finanzplanung bei der Anschaffung der vergabegegenständlichen Sachen veranschlagen würde.
Der Auftraggeber muss freiberufliche Leistungen nur oberhalb der EU-Schwellenwerte ausschreiben, was auch bei weiteren Leistungen der Fall sein wird. Es ist nach einer intensiven Einzelfallabwägung keine Aufteilung in Lose vorgesehen, weil die Leistungen inhaltlich verbunden sind. Weitere Losaufteilungen würden zu einer Zersplitterung der Kontrolle der erbrachten Leistungen führen. Dies würde zu einer personellen Aufstockung bei dem Auftraggeber führen müssen. Diesbezügliche Stellen sind nicht vorhanden. Der Auftraggeber hat sich daher gegen eine Aufteilung der hier maßgeblichen Planungsleistungen in Lose entschieden.
Der Auftraggeber ist der Auffassung, dass eine freiwillige Transparenz-Bekanntmachung außerhalb des förmlichen Vergaberechts vorliegt. Dann ist das Landgericht Leipzig, Harkortstraße 9, 04107 Leipzig, Telefon: (+49) (0)341-2 14 10, Telefax: (+49) (0)341-2 14 14 44 für die Einlegung von Rechtsbehelfen zuständig.
Wenn das förmliche Vergaberecht einschlägig wäre, so wären auf folgende Rechtsschutzmöglichkeiten hinzuweisen:
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie gem. § 135 Abs. 2 S. 1 GWB im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist (§ 135 Abs. 2 S. 2 GWB). Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Gem. § 135 Abs. 3 Nr. 1 GWB der öffentliche Auftragnehmer der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
Der öffentliche Auftraggeber gem. § 135 Abs. 3 Nr. 2 GWB eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und der Vertrag gem. § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde


Winner: DU Diederichs Projektmanagement
Award value: 182623.05