Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-19
Buyer: Phonebot für den Kreis Warendorf
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72211000: Systems and user software programming services | 72212000: Platform-specific software programming services
Submission deadline: 2025-09-08
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
1. Soweit ihr Beruf erlaubnispflichtig ist, müssen Bewerber/ Bieter je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen.  2. Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister sowie die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28. März 2014, S. 65) aufgeführt. 3. Im Fall von Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis von jedem Mitglied zu führen, dessen Beruf erlaubnispflichtig ist. 4. Der Nachweis muss, soweit erforderlich, im Rahmen des Teilnahmeantrags/ Angebots in elektronischer Form (z. B. als Scan der Originalurkunde oder Datei) vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.
1. Bewerber müssen eine Erklärung über ihren Netto-Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abgeben, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. 2. Mindestanforderung: Der Gesamtumsatz muss in jedem der drei genannten Geschäftsjahre mindestens 1.000.000 Euro netto betragen haben. 3. Geschäftsjahre, für die Umsätze angegeben werden, müssen jeweils zeitlich abgelaufen sein. Das laufende Geschäftsjahr zählt nicht dazu. Es ist unerheblich, ob das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht oder ob ein Jahresabschluss vorliegt. 4. Die Erklärung ist im Rahmen des Angebots jeweils auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. 5. Im Fall von Bewerbergemeinschaften muss jedes Mitglied den Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung gesondert vorlegen. Der Auftraggeber prüft auf dieser Grundlage, ob die Summe der Umsätze aller Mitglieder die Mindestanforderung erfüllt.
Bewerber müssen geeignete Referenzen über zuvor ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der im Zeitraum vom 09.08.2022 bis zum 08.08.2025 erbrachten wesentlichen Leistungen angeben. Für jede Referenz sind der Erbringungszeitraum sowie der Leistungsempfänger (öffentlicher oder privater Auftraggeber) zu benennen. 1. Mindestanforderungen: Mindestens eine geeignete Referenz, die folgende Mindestanforderungen erfüllt: a. Lieferung, Einrichtung und Bereitstellung eines automatisierten Sprachdialogsystems (Phonebot) b. zur telefonischen Kommunikation mit deutschsprachigen Endnutzern aus dem öffentlichen Raum (Erreichbarkeit für jedermann) c. über einen zusammenhängenden Zeitraum von sechs Monaten im Produktivbetrieb d. im Zeitraum vom 09.08.2022 bis zum 08.08.2025 2. Die Referenzangaben sind im Hinblick auf die Erfüllung der Mindestanforderungen aussagekräftig zu erläutern. Ein bloßes "Ja" oder eine formelhafte Angabe genügt nicht. Es sind alle abgefragten Angaben vollständig in den Vordruck einzutragen. Unvollständige Referenzangaben werden nicht berücksichtigt. Nachforderungen in Bezug auf einzelne oder fehlende Referenzangaben erfolgen nicht. 3. Die Referenzangaben sind im Rahmen des Angebots durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. Sofern mehr Referenzen angegeben werden sollen, als der Vordruck Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt werden. § 50 VgV bleibt unberührt. 4. Im Fall von Bewerbergemeinschaften muss jedes Mitglied den Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung gesondert vorlegen. Der Auftraggeber prüft auf dieser Grundlage, ob die insgesamt angegebenen Referenzen geeignet sind und die Mindestanforderungen erfüllt sind.
1. Bewerber müssen eine Erklärung abgeben, aus der ihre durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten drei Jahren (2022, 2023 und 2024) ersichtlich ist. 2. Die Erklärung ist im Rahmen des Angebotes durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. 3. Mindestanforderung:  Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl muss in den Jahren 2022, 2023 und 2024 pro Jahr mindestens fünf Vollzeitäquivalente betragen haben.

Eligibility requirements: 1. Soweit ihr Beruf erlaubnispflichtig ist, müssen Bewerber/ Bieter je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen.  2. Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister sowie die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28. März 2014, S. 65) aufgeführt. 3. Im Fall von Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis von jedem Mitglied zu führen, dessen Beruf erlaubnispflichtig ist. 4. Der Nachweis muss, soweit erforderlich, im Rahmen des Teilnahmeantrags/ Angebots in elektronischer Form (z. B. als Scan der Originalurkunde oder Datei) vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.
1. Bewerber müssen eine Erklärung über ihren Netto-Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abgeben, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. 2. Mindestanforderung: Der Gesamtumsatz muss in jedem der drei genannten Geschäftsjahre mindestens 1.000.000 Euro netto betragen haben. 3. Geschäftsjahre, für die Umsätze angegeben werden, müssen jeweils zeitlich abgelaufen sein. Das laufende Geschäftsjahr zählt nicht dazu. Es ist unerheblich, ob das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht oder ob ein Jahresabschluss vorliegt. 4. Die Erklärung ist im Rahmen des Angebots jeweils auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. 5. Im Fall von Bewerbergemeinschaften muss jedes Mitglied den Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung gesondert vorlegen. Der Auftraggeber prüft auf dieser Grundlage, ob die Summe der Umsätze aller Mitglieder die Mindestanforderung erfüllt.
Bewerber müssen geeignete Referenzen über zuvor ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der im Zeitraum vom 09.08.2022 bis zum 08.08.2025 erbrachten wesentlichen Leistungen angeben. Für jede Referenz sind der Erbringungszeitraum sowie der Leistungsempfänger (öffentlicher oder privater Auftraggeber) zu benennen. 1. Mindestanforderungen: Mindestens eine geeignete Referenz, die folgende Mindestanforderungen erfüllt: a. Lieferung, Einrichtung und Bereitstellung eines automatisierten Sprachdialogsystems (Phonebot) b. zur telefonischen Kommunikation mit deutschsprachigen Endnutzern aus dem öffentlichen Raum (Erreichbarkeit für jedermann) c. über einen zusammenhängenden Zeitraum von sechs Monaten im Produktivbetrieb d. im Zeitraum vom 09.08.2022 bis zum 08.08.2025 2. Die Referenzangaben sind im Hinblick auf die Erfüllung der Mindestanforderungen aussagekräftig zu erläutern. Ein bloßes "Ja" oder eine formelhafte Angabe genügt nicht. Es sind alle abgefragten Angaben vollständig in den Vordruck einzutragen. Unvollständige Referenzangaben werden nicht berücksichtigt. Nachforderungen in Bezug auf einzelne oder fehlende Referenzangaben erfolgen nicht. 3. Die Referenzangaben sind im Rahmen des Angebots durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. Sofern mehr Referenzen angegeben werden sollen, als der Vordruck Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt werden. § 50 VgV bleibt unberührt. 4. Im Fall von Bewerbergemeinschaften muss jedes Mitglied den Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung gesondert vorlegen. Der Auftraggeber prüft auf dieser Grundlage, ob die insgesamt angegebenen Referenzen geeignet sind und die Mindestanforderungen erfüllt sind.
1. Bewerber müssen eine Erklärung abgeben, aus der ihre durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten drei Jahren (2022, 2023 und 2024) ersichtlich ist. 2. Die Erklärung ist im Rahmen des Angebotes durch Eigenerklärung auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung in elektronischer Form vorzulegen. § 50 VgV bleibt unberührt. 3. Mindestanforderung:  Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl muss in den Jahren 2022, 2023 und 2024 pro Jahr mindestens fünf Vollzeitäquivalente betragen haben.
Nachforderungen bleiben, soweit gesetzlich zulässig, vorbehalten. Der Auftraggeber sieht in Ausübung des ihm insoweit zustehenden Ermessens bei den Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können.
Siehe Vertragsbedingungen.
1. Für die erforderlichen Preisangaben ist der Vordruck 08: Preisblatt zu verwenden. Alle Preise sind einheitlich netto in Euro mit zwei Nachkommastellen (kaufmännisch gerundet) anzugeben. 2. Einheitliche Kalkulationsgrundlage bilden die von dem Auftraggeber im Vordruck 08 angegebenen Mengenangaben. 3. Änderungen, Ergänzungen oder Kommentierungen des Vordrucks 08 sind unzulässig und führen regelmäßig zum Ausschluss vom Verfahren. 4. Der Vordruck 08 errechnet auf der Grundlage der einzutragenden Netto-Einzelpreise einen Netto-Gesamtpreis. Hiervon ausgehend errechnet der Vordruck 08 (nach händischer Eingabe der Mehrwertsteuer durch den Bieter) automatisch den Brutto-Gesamtpreis (= Angebotsvergleichspreis). 5. Der Bieter mit dem niedrigsten Brutto-Gesamtpreis erhält die Höchstpunktzahl von 50 Punkten. Alle weiteren Angebote werden im Verhältnis zum niedrigsten Preis wie folgt bewertet: 50 Punkte multipliziert mit dem niedrigsten Brutto-Gesamtpreis dividiert durch den bieterseits angebotenen Brutto-Gesamtpreis.
1. Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums 2: Qualität ist von jedem Bieter ein Konzept vorzulegen. Dafür ist der Vordruck 09: Qualitätskonzept zu verwenden. Der Vordruck 09 darf einschließlich Voreintragungen des Auftraggebers maximal 10 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten berücksichtigt. 2. Die abgefragten Angaben sind im Vordruck 09 jeweils direkt in das für das jeweils maßgebliche Unterkriterium vorgesehene Feld einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Dokumente vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung. Eine Nachforderung erfolgt nicht. 3. In dem Konzept werden zu den nachfolgend (mit Gewichtung) angegebenen Unterkriterien jeweils auftragsbezogene schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet:  - Integration des Terminreservierungssystems  10 % (= 10 Punkte) - Benutzerfreundlichkeit der Konfigurationsoberfläche 10 % (= 10 Punkte) - Sprachverständnis:     10 % (= 10 Punkte) - Ticketerzeugung außerhalb der Servicezeiten:  10 % (= 10 Punkte) - Automatisierter Versand von Unterlagen und Links 10 % (= 10 Punkte)  Die jeweils an die Unterkriterien bestehenden Anforderungen werden wie folgt konkretisiert:  - Integration des Terminreservierungssystems: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie das System "Terminland" funktional in Phonebot und Chatbot integriert wird, um eine eigenständige Terminbuchung durch Nutzende auf gemeinsamer Daten- und Trainingsbasis zu ermöglichen.  - Benutzerfreundlichkeit der Konfigurationsoberfläche: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie die Konfigurationsoberfläche eine intuitive Nutzung durch nicht-IT-affine Mitarbeitende des Auftraggebers zur eigenständigen Anpassung von Inhalten, Dialogen und Trainingsdaten ermöglicht.  - Sprachverständnis: Erwartet wird eine auftragsbezogene, schlüssige, konkrete und verbindliche Beschreibung, wie das System unterschiedliche Intentionen sowie variierende Sprechweisen (schnell, langsam, undeutlich) zuverlässig verarbeitet und sich sprachlich an die Anrufenden anpasst, um eine verständliche Kommunikation zu gewährleisten.  - Ticketerzeugung außerhalb der Servicezeiten: Erwartet wird eine auftragsbezogene, konkrete, schlüssige und verbindliche Beschreibung der automatisierten Entgegennahme von Bürgeranliegen durch den Phonebot außerhalb der Servicezeiten einschließlich deren Überführung in ein internes Ticketsystem oder eine vergleichbare Weiterverarbeitung.  - Automatisierter Versand von Unterlagen und Links: Erwartet wird eine konkrete und verbindliche Beschreibung, wie der Versand von Unterlagen und Links durch den Phonebot technisch umgesetzt und zuverlässig sichergestellt wird.  4. Das Konzept zum Zuschlagskriterium 2: Qualität wird zu jedem Unterkriterium gesondert nach dem folgenden Bewertungsschema bewertet. Dabei müssen für jedes Unterkriterium mindestens 2,5 Wertungspunkte erreicht werden; anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden.  10,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 07,50 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 05,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 02,50 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 00,00 Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen nicht oder überwiegend nicht Rechnung und lassen deshalb nicht die Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrages erwarten. 5. Der Bieter bzw. die Bieter mit der jeweils höchsten vergebenen Wertungspunktzahl erhält/ erhalten die auf das Unterkriterium entsprechend der vorgegebenen Gewichtung entfallenden Maximalpunkte. Alle anderen Bieter erhalten gemessen hieran eine geringere Qualitätspunktzahl. Hierbei wendet der Auftraggeber die folgende Formel an: Maximal für das Unterkriterium erreichbare Punktzahl dividiert durch die höchste vergebene Wertungspunktzahl multipliziert mit der bieterseits erreichten Wertungspunktzahl.
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Auftragsgegenstand ist ein EVB IT-Cloudvertrag über die Bereitstellung eines Phonebots mit KI-Funktion (inkl. korrespondierender Dienstleistungen) für den Bürgerservice der Zulassungsstellen des Auftraggebers. Der Phonebot soll optional in den nächsten Jahren auch auf andere Bereiche und Anliegen der Verwaltung des Auftraggebers ausgeweitet werden können und durch einen Chatbot ergänzt werden. Im Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.  Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Die Bereitstellung des Phonebots ("Go-Live") erfolgt zum 01.04.2026. Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (Grundlaufzeit).