Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-08-26
Buyer: Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO)
Country: CH
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72227000: Software integration consultancy services | 75131000
Submission deadline: 2016-10-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einsatzort ist grundsätzlich Bern sowie die verschiedenen Standorte der Kantonsverwaltung. Ausnahmen werden separat vereinbart.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Leitung der Konzept- und Realisierungsphase (gemäß HERMES 5.1) des Organisations- und alsdann IT-Projekts zur Einführung eines ERP-Systems. Die Beschaffung wird in drei verschiedene Leistungspakete aufgeteilt, wovon zwei als Optionen ausgeschrieben werden.
—- Aufbereitung der notwendigen politischen Unterlagen (Systementscheid, Kreditentscheid Großser Rat, etc.)
Innerhalb der definierten Leistungspakete sollen verschiedene Fachkräfte mit entsprechender Expertise die unten aufgeführten Rollen übernehmen:
—- Erstellung Projektmanagementplan, Übernahme der Kosten- und Ergebnisverantwortung, Führen des Risiko- und Lieferantenmanagements
—- Fachliche Beratung (Personal, Finanzen, Logistik, ICT, etc.) und Unterstützung der Teilprojektleitenden
—- Richtigkeit, Qualität und Nachhaltigkeit von Lösungsvorschlägen des Implementierungspartners überprüfen. —- Überwachen der Einhaltung der getroffenen Grundsatzentscheide.
—- Unterstützung der Projektorganisation betreffend Risikomanagement, Kostencontrolling, administrative Arbeiten, Qualitätssicherung, Verfassung von Berichten und Dokumenten.
Einzubeziehende Kosten: Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF) und inkl. MwSt. auszuweisen. Der Preis inkl. MwSt. beinhaltet insbesondere Versicherung, Sozialabgaben, etc.
Generelle Teilnahmebedingungen: Die Anbieter müssen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Teilnahme an Beschaffungsverfahren gemäß Art. 24 ÖBV erfüllen. Zur Präsentation werden nur diejenigen Anbieter eingeladen, die nach einer ersten Bewertung der schriftlichen Angebote noch eine Chance auf den Zuschlag haben. Diejenigen Anbieter, welche die Punktedifferenz zum vorläufig bestbewerteten Angebot auch dann nicht wettmachen könnten, wenn sie in der Anbieterpräsentation die Maximalpunktzahl erreichen, werden nicht eingeladen. Ist die Punktedifferenz eines Angebots zum vorläufig bestbewerteten Angebot derart groß, dass der Zuschlag nur dann möglich ist, wenn das bestbewertete Angebot in der Anbieterpräsentation sehr wenig und das fragliche Angebot sehr viel Punkte erhält, wird die Vergabestelle die betreffenden Anbieter darüber informieren und ihnen die Teilnahme an der Anbieterpräsentation freistellen.
Subunternehmer: Der Beizug von Subakkordanten (z. B. anderer Beratungsunternehmen oder selbstständiger Berater/-innen) zur Erbringung einzelner Leistungen ist im Rahmen der Eignungskriterien erlaubt. Vertragspartner und gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich bleibt aber das beauftragte Unternehmen.
Geschäftsbedingungen: Allgemeine Geschäftsbedingungen der Schweiz. Informatikkonferenz (SIK), Ausgabe 2015 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kantons Bern über die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) bei der Erbringung von Informatikdienstleistungen V3.0 (AGB ISDS) vom 24.03.2015.
Verfahrensgrundsätze: Es gelten die interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVÖB), das kantonale Gesetz (ÖBG) und die kantonale Verordnung (ÖBV) über das öffentliche Beschaffungswesen. Der Auftraggeber behält sich vor, Folgeaufträge, die sich auf den vorliegenden Auftrag beziehen, im freihändigen Verfahren an den Zuschlagsempfänger zu vergeben (Art. 7 Abs. 3 Bst. g ÖBV). Wenn der Auftrag nach dem Zuschlag nicht ausschreibungs- oder vertragsgemäß ausgeführt wird, behält sich der Auftraggeber weiter vor, den Zuschlag zu widerrufen und ohne neue Ausschreibung dem Anbieter mit dem am nächstbesten bewerteten Angebot zu vergeben. Das Beschaffungsverfahren und der Zuschlag erfolgen unter dem Vorbehalt der Erteilung der Ausgabenbewilligung durch die dafür zuständige Behörde. Für die Nachforderung allfälliger vergessener einzelner Nachweise oder Unterschriften beabsichtigt die Vergabestelle per E-Mail eine Nachfrist von einem Arbeitstag anzusetzen. Vorbehalten bleibt der Ausschluss von Angeboten, in denen mehrere Nachweise, Unterschriften oder andere zwingende Inhalte fehlen. Anbieter mit Sitz im Ausland haben ein Zustellungsdomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Das KAIO behält sich andernfalls vor, von der formellen Zustellung abzusehen und stattdessen die Verfügung auf simap.ch zu publizieren (Art. 15 Abs. 7 VRPG, BSG 155.21).
Sonstige Angaben: Bisher im Projekt involvierte Firmen: AWK GROUP AG Die AWK GROUP AG hat bereits: – die UPI durchgeführt (Zuschlag vom 6.4.2013, simap.ch-Meldungsnummer 766937); – die Erarbeitung der Machbarkeitsstudie ERP begleitet; – die Erarbeitung des Richtungsentscheids ERP durch den Regierungsrat begleitet; – die Phase Initialisierung begleitet; sie wird diese Phase abschliessen und die Übergabe an die designierte Projektleitung vornehmen (Wissenstransfer). CSP AG Die CSP AG hat bereits die Erarbeitung der Machbarkeitsstudie ERP begleitet (Zuschlag vom 3.3.2015, simap.ch-Meldungsnummer 856123). Dr. Pascal Sieber & Partners AG Die Sieber & Partners AG hat bereits die Zweitmeinung zur Machbarkeitsstudie ERP abgegeben. Gentinetta Consulting Gentinetta Consulting hat bereits das Projektteam bei Fragen rund um das Thema ERP beraten. Falls die vorgenannten Unternehmen beabsichtigen, für den vorliegenden Auftrag ein Angebot abzugeben, ist die FIN der Auffassung, dass dies ohne unzulässige Vorbefassung möglich ist, weil: – allen Anbietern sämtliche für das Erarbeiten des Angebots relevanten und bisher erstellten Unterlagen zur Verfügung stehen. – die Frist zur Angebotseinreichung deutlich über das gesetzliche Minimum angesetzt wird; – keines der genannten Unternehmen an der Vorbereitung oder Durchführung dieses Beschaffungsverfahrens beteiligt ist; – sichergestellt ist, dass weder Projektauftrag noch Projektmanagementplan durch die aufgeführten Unternehmen erstellt werden. Diese wichtigen Grundlagen werden in der Schlussphase der Initialisierung gemeinsam mit dem Zuschlagsempfänger erarbeitet. Anbieter, die trotz den vorgenannten Bemühungen zum Vorteilsausgleich der Meinung sind, dass diese nicht genügen, können bis zum 7. September 2016 die Herausgabe von zusätzlichen Informationen beantragen. Sie sind ebenfalls per E-Mail an die folgende Adresse zu beziehen: beschaffung.kaio@fin.be.ch Im Falle, wo vertrauliche Informationen des Kantons Bern betroffen sind, erfolgt die Herausgabe unter der Bedingung der vorherigen Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung.
Rechtsmittelbelehrung: Diese Ausschreibung kann innerhalb von 10 Tagen seit Publikation auf simap.ch mit Beschwerde bei der Finanzdirektion des Kantons Bern, Münsterplatz 12, 3011 Bern, angefochten werden. Sie muss einen Antrag, die Angaben von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Die angefochtene Ausschreibung bzw. Ausschreibungsunterlagen und greifbare Beweismittel sind beizulegen.