Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-04-07
Buyer: Rigspolitiet
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services
Estimated value:  DKK
Submission deadline: 2020-05-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbud af kontrakt om levering, support- og vedligeholdelse samt konfigurering og videreudvikling af SIRENE3
Udbuddet vedrører anskaffelse, udvikling, integration, support, vedligehold og senere videreudvikling af en IT-løsning (i det videre kaldet Løsningen). Rigspolitiet har en præference for, at hovedparten af løsningen er baseret på standardkomponenter. Løsningen skal IT-understøtte dansk politis indberetning til SIS (Schengen Information System), kommunikation med de øvrige medlemsstater i Schengen via SIRENE-netværket (Supplementary Information Request at the National Entries), samt sagsbehandling af de forskellige opgavetyper. Anskaffelsen sker på baggrund af implementeringen af nye EU forordninger for SIS (2018/1860, 2018/1861 og 2018/1862), da forordningerne medfører nye krav, som ikke kan håndteres i Danmarks nuværende løsning.
SIS er en fælles database mellem Schengenmedlemsstaterne, der har til formål at understøtte håndhævelsen af retssikkerhed og grænseforvaltning i Schengenområdet. SIS indeholder person- og genstandsindberetninger, som kan fremsøges af samtlige medlemsstater i Schengen. Indberetningerne indeholder alfanumeriske og binære data vedrørende enten en person eller en genstand.
For at kunne indberette til SIS og kommunikere via SIRENE-netværket, har Rigspolitiet en samlet SIRENE-løsning, der gør det muligt at sende indberetninger til SIS, fremsøge indberetninger i SIS samt kommunikere med andre medlemsstater på baggrund af en given indberetning.
For at få en så ensartet og stringent arbejdsgang og kommunikation som muligt, er løsningen bygget op på baggrund af regelsæt vedtaget i EU. Det betyder, at indberetninger til SIS skal følge en bestemt struktur, kaldet artikler, mens kommunikation mellem medlemsstaterne følger en anden struktur, kaldet formularer.
Den nuværende løsning håndterer i dag 6 forskellige artikler, hvoraf 5 af artiklerne omhandler personer og en artikel omhandler genstande. Sidstnævnte er opdelt i yderligere seksten genstandskategorier. Data i indberetningerne er differentieret baseret på typen af artikel, idet en personindberetning kræver andre oplysninger end en genstandsindberetning. Det samme gør sig gældende for formularer, hvor der veksles mellem fjorten forskellige, der henvender sig til hver deres kommunikative formål. I den kommende løsning er der behov for, at løsningen kan håndtere yderligere artikler, samt nye formularer.
1) Indberetning af personer og genstande: Løsningen skal understøtte robuste, effektive og brugervenlige arbejdsprocesser for indberetning af personer og genstande i det danske SIRENE-kontor.
2) Automatisering af indberetninger: Løsningen skal understøtte, at indberetninger i videst muligt omfang er automatiseret på baggrund af modtagelse/indsamling af relevante oplysninger fra Rigspolitiets registre og SIS, samt visualisering af status for indberetningerne og kommunikation.
3) Synkronisering af indberetninger: Indberetninger skal synkroniseres mellem løsningen, Rigspolitiets registre og SIS.
4) Kommunikation med øvrige SIRENE-kontorer: Løsningen skal på en brugervenlig og effektiv måde understøtte kommunikation med øvrige SIRENE-kontorer via prædefinerede templates og e-mails.
5) God sagsbehandling: Løsningen skal være brugervenlig og give brugerne et hurtigt, klart overblik over alle opgaver og deres status. Alle handlinger i løsningen, skal logges, ligesom der skal etableres adgangs- og rettighedskontrol. Der skal være historik på alle transaktioner.
6) Leve op til EU’s og Rigspolitiets krav: Løsningen skal leve op til tekniske krav og specifikationer som beskrevet i forordningerne, SIRENE-håndbogen og en række øvrige tekniske EU-dokumenter, samt leve op til Rigspolitiets gældende krav om persondatabeskyttelse og IT-sikkerhed. Det vurderes, at løsningen, for at leve op til EU‘s krav, skal være robust og have meget høj tilgængelighed for slutbrugeren.
Ud over den grundlæggende funktionalitet beskrevet ovenfor, stiller forordningerne også krav til anden mere speciel funktionalitet.
Implementering af løsningen vil kræve re-certificering af Danmarks løsning samt gennemførsel af diverse EU-tests. Disse udføres efter anvisninger fra EU, som fremsender testcases. Projektet har således afhængigheder til EU’s tidsplaner for tests og idriftsættelse.

Eligibility requirements: Ansøger skal vedlægge følgende dokumentation for økonomiske nøgletal i sin anmodning: 1) Erklæring om ansøgers samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår. 2) Erklæring om ansøgers egenkapital i de seneste 3 disponible regnskabsår. Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-/søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
1) Ansøger skal have en omsætning på mindst 50 mio. DKK i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Beregning af omsætning: Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. 2) Ansøger skal have en positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, opgøres egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) opgøres egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i de seneste 3 disponible regnskabsår.
Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen: En liste over de betydeligste sammenlignelige ydelser der er beskrevet i punkt II.1.5 som ansøger har udført i løbet af de sidste 5 år inden ansøgningsfristen, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen af referencen indeholder følgende oplysninger: — En kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.5), afsnit II, litra A, B og C, D, E anførte ydelser, leverancen vedrørte — Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen — Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb) — Dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Bemærk, at hvis den pågældende leverance er udført/udføres løbende (f.eks. i henhold til en uafsluttet kontrakt/rammeaftale), er det kun den del af ydelserne, der er udført inden for de seneste 5 år, der indgår i vurderingen af leverancen. Hvis en del af ydelserne ikke er udført inden for de seneste fem (5) år eller inden ansøgningsfristen, vil denne del således ikke indgå i vurderingen af leverancen. Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (fx i forhold til indhold, størrelse, værdi, mængde, omfang osv.) af en løbende leverance, der er udført inden for de seneste fem (5) år og inden ansøgningsfristen. Der kan maksimalt angives 3 referencer (leverancer), uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 senest udførte referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de senest udførte 3 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning. Baserer ansøger sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.1.5), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.