Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-04-05
Buyer: Der Kanzler der Johann Wolfgang Goethe-Universität, Bereich Finanzen und Controlling, Einkaufsmanagement
Country: DE
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48440000 | 48516000 | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 260000 EUR
Submission deadline: 2017-05-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Implementierung einer Software zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung an der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main.
Bereitstellung und Integration einer Softwarelösung zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung und -prüfung sowie eines MSSQL-Datenbank basierten Archivs incl. der für die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur benötigten Schnittstellen, Hardwarekomponenten sowie konzeptionelle Begleitung der Implementierung (zur Bearbeitung und Archivierung von ca. 150 000 Lieferantenrechnungen p.a.).
Ziel des Vergabeverfahrens ist es, die derzeitigen Rechnungsbearbeitungs- und Prüfprozesse weitestgehend unverändert in einer Softwarelösung abzubilden, um die ca. 150 000 im Jahr eingehenden Lieferantenrechnungen, in einem möglichst bruchfreien, rechtskonformen elektronischen Prozess, bearbeiten und sicher archivieren zu können.
Die erforderliche Hardware soll, vorbehaltlich einer abweichenden Lösung in den Dialogen, zentral am Campus Westend,Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main, installiert werden.
Es erfolgt keine Losaufteilung der Gesamtleistung, weil eine integrierte Hard- und Softwarelösung angestrebt wird, um einerseits, im Sinne einer schnellen Problemidentifikation und –lösung, gerade in einem so komplexen Gesamtprojekt, ausschließlich einen verantwortlichen Ansprechpartner/ Vertragspartner des Auftraggebers zu definieren und andererseits erwartete Synergie-Effekte bei Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software, nutzen zu können.
Der Auftraggeber wird, zur Sicherstellung einer marktrepräsentativen Bewerberauswahl einerseits und einer Zeit- und Aufwandsoptimierten Verfahrensführung andererseits, die Anzahl der Teilnehmer, am nachgelagerten Dialogverfahren, auf maximal drei begrenzen. Der Auftraggeber behält sich deshalb, im Falle des Eingangs von mehr als drei, grundsätzlich (Eignung) zu berücksichtigenden Teilnahmeanträgen vor, die Zahl der Dialogpartner, gemäß §18, Abs. 4 VgV, i. V. m. §51 VgV, auf maximal drei zu reduzieren.
Die Auswahl der Teilnehmer, die zu den, dem Teilnahmewettbewerb nachgelagerten Dialogen eingeladen werden (Bewerber im Dialogverfahren) erfolgt, bei mehr als drei geeigneten* Teilnehmern am vorgelagerten Teilnahmewettbewerb, durch:
— die Bewertung der Qualität und Plausibilität des dem Teilnahmeantrag beizufügenden Projekt-Umsetzungskonzepts.
Sofern auch danach die Anzahl der teilnahmeberechtigten Anträge noch drei übersteigt, erfolgt die Auswahl über:
— die Anzahl der nachgewiesenen Projekte aus öffentlich-rechtlichen Hochschulen oder eines anderen öffentlichen Auftraggebers, vergleichbarer Größe.
Sofern auch danach die Anzahl der teilnahmeberechtigten Anträge noch 3 übersteigt, erfolgt die Auswahl der in das Nachfolgeverfahren einzubeziehenden Teilnehmer:
Der Auftraggeber behält sich zudem vor, das Dialogverfahren, gemäß § 18, Abs. 6 VgV, in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen zu führen und die Zahl der zu erörternden Lösungen, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien, zu verringern.
* geeignete Teilnehmer, sind fachkundige und leistungsfähige Firmen im Sinne der Vergabeverordnung (VgV) und des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), die die in der Bekanntmachung, sowie in den Teilnahmeunterlagen postulierten Mindestanforderungen erfüllen und dies durch die Abgabe der geforderten Erklärungen und Nachweise, belegt haben.
Die Teilnehmer haben im Teilnahmeantrag folgende Erklärungen abzugeben, bzw. entsprechende Nachweise (sofern zutreffend), mit ihrem Teilnahmeantrag vorzulegen:
1. Eine Unternehmensdarstellung, die die Rechtsform, den Gegenstand und die Größe des Unternehmens, den Sitz des Unternehmens, die Größe und Sitz betreuender Niederlassungen hierzu, darlegt.

Eligibility requirements: Die Teilnehmer haben im Teilnahmeantrag folgende Erklärungen abzugeben, bzw. entsprechende Nachweise (sofern zutreffend), mit ihrem Teilnahmeantrag vorzulegen: 1. Eine Unternehmensdarstellung, die die Rechtsform, den Gegenstand und die Größe des Unternehmens, den Sitz des Unternehmens, die Größe und Sitz betreuender Niederlassungen hierzu, darlegt. 2. Eine Eigeneklärung zum Nichtvorliegen/ Vorliegen zwingender (§ 123 GWB), bzw. fakultativer (§ 124 GWB) Ausschlussgründe, und entsprechend durchgeführter, geeigneter Selbstreinigungsmaßnahmen des Unternehmens, i.S. des § 125 GWB. 3. Eine Eigenerklärung, dass der Teilnehmer seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß erfüllt. 4. Eine Eigenerklärung zur Entrichtung von Abgaben an die Berufsgenossenschaft (sofern für die Unternehmensform des Teilnehmers zutreffend). 5. Eine Eigenerklärung, dass der Teilnehmer seine Verpflichtung zur Zahlung von Mindestlohn erfüllt. 6. Ein Handelsregisterauszug des Unternehmens. Der Nachweis zu 6 darf am Endes der Vorlagefrist (15.5.2017) nicht älter als 90 Tage sein. Soll, zur Erbringung einzelner Teilleistungen, ein Nachunternehmer eingesetzt werden, sind die v.g. Erklärungen und Nachweise, vor Auftragserteilung, auch von diesem zu erbringen. Der Auftraggeber behält sich gem. § 56, Abs. 2 VgV die Nachforderung von nichtwertungsrelevanten Teilnahmeunterlagen, bzw. fehlerfreier Unterlagen vor. Der Teilnehmer hat solche Unterlagen, nach Anforderung des Auftraggebers, innerhalb von 4 Werktagen, vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich zudem vor, die Eigenerklärungen des Teilnehmers zu überprüfen und sich dazu geeignete Nachweise vorlegen zu lassen, bzw. einzuholen. Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.

Award value: 260000