Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: Region Syddanmark
Country: DK
Region: DK032
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72212100: Industry specific software programming services | 72212900: Miscellaneous software programming services | 72230000: Custom software development services
Estimated value: 9000000 DKK
Submission deadline: 2026-03-20
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

Eligibility requirements: Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:

Udbudsbetingelsernes punkt 6.3.1 Økonomisk og finansiel formåen.
Det er et minimumskrav, at den samlede årsomsætning, dvs. nettoomsætningen, for seneste regnskabsår er minimum 10.000.000 danske kroner.
Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.

Udbudsbetingelsernes punkt 6.3.2 Teknisk og faglig formåen.
Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst 1 sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år udregnet fra datoen for tilbudsfristen. 

En reference anses for sammenlignelig, når der til den pågældende kunde er leveret  nedenstående ydelser inden for de 3 år:

- Leverance af et ernærings- og forplejningssystem til produktionskøkkener, og evt. hospitalskøkkener
- Leverance af brugslicenser til Løsningen
- Leverance af migrering og implementeringsbistand ved ibrugtagning 
- Leverance af vedligeholdelse, support og drift af it-systemet
- Videreudvikling af it-systemet 

Det er herudover et minimumskrav, at kontrakten med den pågældende kunde har en kontraktværdi, der er minimum 4.500.000 danske kroner ekskl. moms inden for de 3 år (det vil sige, at Tilbudsgiver skal have faktureret kunden for dette beløb). 

En reference kan både være en igangværende kontrakt eller en kontrakt, som er afsluttet inden for de seneste 3 år. 

Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer med henblik på bekræftelse af de afgivne oplysninger.

Referencerne bedes indeholde følgende:

• Angivelse af kunde
• Dato for igangsættelse og endelig aflevering (dag, måned, år)
• En beskrivelse af det faktisk udførte arbejde
• Angivelse af det fakturerede beløb i de 3 år
• Kontaktperson og -oplysninger hos reference

Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer (se Udbudsbetingelsernes punkt 6.6.2 Dokumentation vedr. minimumskrav) med henblik på bekræftelse af de afgivne oplysninger, hvorfor Tilbudsgiver i referencelisten i ESPD bedes angive referencevirksomhedens kontaktoplysninger.

Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 6.4 Særligt vedrørende konsortier eller baserer sig på andres tekniske/faglige formåen for at overholde minimumskravet, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 6.5 Særligt vedrørende hvor Tilbudsgiver baserer sig på andre formåen, er det tilstrækkeligt, at én af de medvirkende virksomheder overholder kravet vedr. referencer.
Ud fra ordregivers skøn kan visse manglende dokumenter fra tilbudsgiver 
indgives senere.

Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud efter tilbudsfristen, idet dette kun lader sig gøre inden for de rammer, der følger af Udbudslovens § 159, stk. 5.
Kunden stiller krav til Leverandøren om, at denne som en del af Kontrakten påtager sig et socialt ansvar. Bilag 19 indeholder således de nærmere bestemmelser vedrørende Leverandørens forplig-telser i forhold til overholdelse af bl.a. menneskerettigheder.
Økonomi
Beregning af tilbudstekniske evalueringspris er beskrevet i Bilag 12.1 – Beregning af tilbudspris på baggrund af de priser Tilbudsgiver har oplyst i samme bilag. 

Tilbudsgivers besvarelse i Bilag 12.1 Beregning af tilbudspris indgår i evaluering af underkriteriet ”Økonomi”, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 13.1 Generelt og punkt 13.2 Økonomi.

Den tilbudstekniske evalueringspris  består af priser for følgende: 

A. Leverance 40%
B. Konsulentydelser og tilkøb af udviklling 10%
C. Vederlag for drift, support og vedligeholdelse 40%
D. Dimensionering af driftsmiljøet 10%

Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.

Tilbudsgiver skal ved sin besvarelse følge fanebladet ”Vejledning til Tilbudsgiver” i Bilag 12.1 Beregning af tilbudspris. Tilbudsgiver skal udfylde fanebladet ”Bilag 1.1”, ”Bilag 3” og ”Bilag 12”.

Efter at Tilbudsgiver har udfyldt alle celler, jf. beskrivelsen i ”Vejledning til Tilbudsgiver” udregnes den Tilbudstekniske evalueringspris automatisk, i fanebladet ”Evalueringspris”.
Underkriterium Kvalitet i opgaveudførelsen vurderes ud fra de konkurrencekrav, der i henhold til angivelserne er angivet i:

• Delkriterium A - Funktionelle krav 50%
• Delkriterium B - Brugervenlighed 25%
• Delkriterium C - Krav til it-arkitektur 10%
• Delkriterium D - Leverancesikkerhed 15

Som specifikt angår i henhold til ”Kvalitet i opgaveudførelsen”.
Følgende klagefrister gælder ved klage til Klagenævnet for Udbud

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.

Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud.
Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud
Udbud af Ernærings- og forplejningssystem (EFS) til Region Syddanmark.

Kontrakten vedrører Levering af implementering, support, vedligeholdelse, drift, licens (enterpriselicens) af Løsningen som nævnt i Kontrakten.

Ordregiver har et eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem (EFS), som anvendes af Ordregivers sygehuses køkkener til køkkenproduktionen. Udbuddet vedrører indkøb af et nyt EFS til Ordregiver. Den udbudte løsning skal erstatte Ordregivers eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem.

Som en del af et nyt system ønsker Ordregiver bl.a. særlig fokus på tilføjelse af en ernæringsintegration, så der skabes overblik over patientens aktuelle ernæringsstatus i EPJ SYD. Denne integration vil give betydelige arbejdsgangbesparelser i klinikken. Det er ligeledes bestemt hos Ordregiver, at der skal være ét fælles system for varestamdata, som EFS skal integreres til.
Anskaffelsen skal sikre et EFS, der kan anvendes af alle relevante køkkener hos Ordregiver, hvilket omfatter sygehuskøkkener og køkkener i private sygehuse herunder gigthospital, hospices og socialområdet tilknyttet Ordregiver.

Leverandøren skal planlægge og gennemføre leverance af et EFS, der opfylder Ordregivers krav. Systemet skal have relevante integrationer til udvalgte it-systemer hos Ordregivers systemlandskab. Leverandøren skal endvidere levere  vedligholdelse, drift og support af Systemet. Ordregiver tilvejebringer selv Driftsmiljøet.

Den udbudte genstand beskrives nærmere i Kontrakten og tilhørende bilag, herunder Bilag 3 Leverancebeskrivelse, der indeholder en uddybende beskrivelse af kravene til den udbudte løsning. Leverancen gennemføres i henhold til Ordregivers krav, hvilket bl.a. fremgår af Bilag 1 Tidsplan, Bilag 4 Dokumentation og Bilag 14 Prøver. Krav om leverance af tilknyttede Ydelser fremgår bl.a. af Bilag 5 Vedligeholdelse og Support.

Region Syddanmark har ca. 25.000 ansatte og der er ca. 1,2 mio. indbyggere, hvoraf en stor andel hvert år er i kontakt med regionens sygehuse, og dermed potentielle brugere af løsningen.

Kontrakten er betinget af, at Regionsrådet for Region Syddanmark godkender Kontrakten. Såfremt Regionsrådet ikke godkender Kontrakten, bortfalder Kontrakten jf. Kontraktens punkt 33 Bevillingsmæssige forbehold, og Leverandøren kan fakturere den andel af arbejdet som er udført, jf. Bilag 12 Vederlag og betalingsplan.

Udkast til Kontrakten og tilhørende bilag beskriver de udbudte ydelser, herunder mindstekrav (MK) og konkurrencekrav (KK).

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Tilbudsgiver skal opfylde samtlige krav kategoriseret som mindstekrav (MK). Mindstekravene (MK) er ikke en del af tilbudsevalueringem og skal ikke besvares. Mindstekrav (MK) skal opfyldes seneste ved Overtagelsesdagen, medmindre andet er forudsat eller angivet som en del af det enkelte MK.

Konkurrencekrav (KK) kan besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som et konkurrencekrav er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Konkurrencekrav angiver krav, hvor Tilbudsgiver på en nærmere angivet måde har beskrevet, hvordan kravet opfyldes.

Option (O) skal besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som en Option er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Optioner skal opfyldes. Prissætning skal afgives i Bilag 12.1 Beregning af tilbudspris under Fane 3 ”Bilag 12”. Ved manglende besvarelse har ordregiver pligt til at forkaste tilbuddet. 

En oversigt over det samlede udbudsmateriale er vist i Udbudsbetingelsernes punkt 3 – Udbudsmateriale. I Udbudsbetingelsernes punkt 17 Tjekliste for Tilbudsgiver er der desuden en tjekliste, som viser hvilke dokumenter Tilbudsgiver skal besvare.
Kontrakten kan forlænges af Ordregiver 3 gange, hver gang med op til 24 måneder. Se yderligere Kontraktens punkt 28 Kontraktens varighed.

Winner: Mercell Holding ASA