Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-02-21
Buyer: Ruokavirasto
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 250000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on Ruokaviraston asiakirja- ja asianhallintajärjestelmän ylläpito- ja jatkokehittäminen.
Ruokaviraston (ent. Maaseutuviraston) asianhallintajärjestelmä on hankittu v. 2014 maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan yhteisestä IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn alta puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Toimittajaksi on tuolloin valittu Affecto Finland Oy, nyk. CGI Suomi Oy, jolla on ollut kyky toimittaa asianhallinta pohjautuen Open Text DM- asiakirjahallintaan. Järjestelmä perustuu valtaosiltaan CGI Suomi Oy:n valmisohjelmistoratkaisuun, joka on yhteensopiva Open Text DM asiakirjahallinnan kanssa. Open Text DM -lisenssit ovat Ruokavirastolla jo olemassa, mistä syystä lisenssit eivät kuulu hankinnan kohteeseen. Open Text DM-järjestelmä ei kuulu hankinnan piiriin muutoin kuin mahdollisten teknisten ylläpitotöiden osalta. Hankintaan ei sisälly myöskään palvelinympäristön ylläpito, jonka palvelun tuottaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori.
Asianhallinnan osalta CGI Suomi Oy:llä on tekijänoikeudet ja muut yksinoikeudet ohjelmistoon mukaan lukien sen lähdekoodi. Muilta osin järjestelmän lisäominaisuudet on räätälöity Ruokaviraston tarpeisiin. Ohjelmiston ylläpitäminen, kehittäminen ja tuki edellyttävät pääsyä lähdekoodiin, mikä vuoksi ylläpito-, kehitys- ja tukipalvelua on saatavana vain CGI Suomi Oy:ltä. Hankittavalta järjestelmältä vaaditaan myös yhteensopivuus Open Text DM asiakirjahallinnan kanssa, toimiva vahva sähköisen allekirjoitus VRK-varmenteilla, sopimushallinnan olemassaolo ja tiedonohjausjärjestelmä.
Voimassa oleva sopimus perustuu MMM:n IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyyn (2015–2019), ja on voimassa 28.2.2020 asti. Järjestelmä on ylläpitovaiheessa ja DM-lisenssit ovat Ruokavirastolla olemassa, eikä järjestelmän käytöstä ole tarkoitusta järjestelmän elinkaaren tässä vaiheessa luopua. Tämän vuoksi ylläpito-, kehitys- ja tukipalvelua on aiemman, määräaikaisen sopimuksen päätyttyä jatkettava. Koska palvelua voi edellä esitetyin perustein toimittaa vain CGI Suomi Oy, hankinta tehdään suorahankintana CGI Suomi Oy:ltä. Palvelu hankintaan toistaiseksi järjestelmän elinkaaren loppuajaksi voimassa olevan sopimuksen ehdoilla.
CGI Suomi Oy:ltä on saatu kirjallinen vahvistus siitä, että järjestelmäkokonaisuus muodostuu valmisohjelmistokomponenteista, jotka on konfiguroitu Ruokaviraston käyttöön tilaajan hallinnoimalle palvelinalustalle. Kokonaisuuteen kuuluvat valmisohjelmistokomponentit ovat CGI:n Virta sekä kolmansien osapuolten OpenText ja Kofax KTA. CGI Suomi Oy:llä on yksinoikeus Virta-valmisohjelmistoon, eikä CGI:llä ole aktiivisia toimia tai suunnitelmia oikeuden siirtämiseksi kolmannelle.
1) Tekniset tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvät syyt, joiden vuoksi vain CGI Suomi Oy voi toteuttaa hankinnan
Ruokaviraston asianhallintajärjestelmän pohjana on OpenTextin eDocs DM asiakirjahallintajärjestelmä, johon Ruokavirastolla on lisenssit koko henkilöstölle (yli 1 000 henkilön organisaatio). CGI Suomi Oy on rakentanut viraston asianhallintajärjestelmän edellä mainitun asiakirjahallintajärjestelmän varaan. Virta-asianhallinta, tiedonohjausjärjestelmä ja sähköinen allekirjoitus ovat CGI Suomi Oy:n valmisohjelmia, jota ei muualta voida hankkia.
Muiden vastaavat ominaisuudet omaavien järjestelmien hankinta ja räätälöiminen Ruokaviraston tarpeita vastaavaksi tulisi olemassa olevaa järjestelmää kokonaistaloudellisesti kalliimmaksi. Lisenssihankinnat, palvelinympäristön rakentaminen ja tarvittavat muutokset eivät hankintayksikön asiantuntemuksella arvioiden olisi myöskään mahdollisia ennen nykyisen ylläpitosopimuksen päättymistä. Palvelun katkeaminen vaarantaisi viraston toiminnan kokonaisuudessaan.
Valtion yhteisten tietojärjestelmäratkaisujen tulemista ja niiden käyttövelvoitetta on tässä vaiheessa vaikea ennakoida. Valtion virastoille tarjottava VirastoVahva voi olla jossakin vaiheessa vaihtoehto. Siirtyminen jatkuvasti järjestelmästä toiseen ei ole mielekästä käyttäjille eikä kustannusmielessä. Järjestelmävaihdoksista aiheutuu konversio- ja koulutuskustannuksia, jotka eivät ole kertaluonteisia kustannuseriä ja ovat vaikeasti arvioitavissa luotettavalla tavalla yli 1 000 henkilön organisaatiossa.
Järjestelmä on alun perin hankittu MMM:n hallinnonalan IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn alta ehtojen mukaisesti. Tuolloin toimittajaksi on valittu Affecto Finland Oy (nyk. CGI Suomi Oy), jolla on ollut kyky toimittaa yhteentoimiva asianhallinta Open Text DM-asiakirjanhallintajärjestelmän kanssa. CGI Suomi Oy omistaa valmisohjelmiston tekijänoikeudet ja muut yksinoikeudet mukaan lukien sen lähdekoodin. Hankintayksikön on mahdotonta kilpailuttaa tai edes laatia tarjouspyyntöä ylläpidosta Open Text DM-yhteensopivalle asianhallinnalle ilman, että paljastaisimme nykyisen toimittajan liikesalaisuudeksi katsottavaa tietoa.


Winner: CGI Suomi Oy
Award value: 250000