Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-10-18
Buyer: Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48620000: Operating systems
Submission deadline: 2019-11-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Geplant ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit Grundlage des Microsoft Enterprise Agreement Vertrages in Form eines Beitritts zum Konzernvertrag Microsoft Enterprise Agreement der Bundesrepublik Deutschland einschließlich der Anfangsbestellung zu diesem Beitritt. Die BG ETEM ist berechtigt, dem Konzernvertrag Microsoft Enterprise Agreement der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des lnneren (BMI), beizutreten. Der Auftragnehmer dieser Ausschreibung soll der BG ETEM als Handelspartner (Microsoft Authorized Large ACCOHM Reseller (I-AR) bzw. Microsoft Authorized Enterprise Software Advisor (ESA)) bei dem Beitritt zu diesem Vertrag begleiten und während dessen Laufzeit die Aufgaben des Handelspartners im Sinne der Microsoft Enterprise Agreement Vertragsbedingungen wahrnehmen.
Auf Grundlage der Ausschreibungstermine ist als Vertragsbeginn der 1.3.2020 definiert. Die Mindestvertragslaufzeit für den Rahmenvertrag sind 48 Monate und für den damit verbundenen Microsoft Enterprise Agreement Vertrag 36 Monate. Nach Ablauf der 36 Monate kann der Microsoft Enterprise Agreement Vertrag auf Wunsch der BG ETEM zu den dann jeweils gültigen Konditionen verlängert werden. Die Entscheidung darüber wird dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweils aktuellen Vertragslaufzeit zugestellt. Bleibt eine solche Meldung aus, gilt der Vertrag als gekündigt. In keinem Fall führt ein Ausbleiben einer solchen Meldung zu einer automatischen Vertragsverlängerung.
Die Bieterunternehmen offerieren für die in der Anlage 2 genannten Produkte die Preise für das erste, zweite und dritte Vertragsjahr zu den Bedingungen des o. a. Microsoft Konzernvertrages unter Berücksichtigung aller Rabatte oder Aufschläge, sowie für die folgende SoftwareAssurance an. Der für die einzelnen Vertragsjahre angegebene Bedarf entspricht den derzeitigen Planungen; Anpassungen an die tatsächlich zu meldenden Mengen sind bis zur endgültigen Vertragsschließung möglich (TrueUps). Die Preise für die TrueUps zu der Anfangsbestellung sind in Anlage 2 für die jeweiligen Jahre anzugeben. Die hier genannten Beträge gelten für die gesamte Laufzeit des Vertrags. Das Angebot ist auf der Basis der zur Angebotsfrist gültigen Preisliste zu kalkulieren. Eventuelle Preisänderungen während der Vertragslaufzeit sind Risiko der Bieterfirmen.
Welche der Produkte innerhalb der Vertragslaufzeit über den gegenwärtig bestehenden Bedarf hinaus in diesen Beitritt zum Microsoft Enterprise Agreement Konzernvertrag aufgenommen werden, kann derzeit nicht abgeschätzt werden. Sofern innerhalb der Vertragslaufzeit weitere Produkte aus dem Konzernvertrag mit der Bundesrepublik Deutschland hinzukommen sollten, die in dieser Ausschreibung nicht berücksichtigt wurden, sind unter Punkt 4.2. die zu erwartenden Zuschläge/Rabatte auf der Grundlage der einen Monat vor Ablauf der Angebotsfrist gültigen Microsoft-Preislisten anzugeben. Fehlende Angaben zu 4.2. werden als unvollständiges Angebot gewertet. Die Microsoft-Preislisten sind in gedruckter Form beizufügen.
Die Rechnungsstellung erfolgt gemäß den Bedingungen des Microsoft Enterprise Agreement Konzernvertrages (in jährlichen Raten für die Anfangsbestellung und gemäß den speziellen Regelungen des Microsoft Enterprise Agreement Konzernvertrages für TrueUps bzw. für die Aufnahme neuer Produkte in den Vertrag). Die Rechnungsstellung erfolgt erst, nachdem der Handelspartner die Lizenzbestellung bei Microsoft platziert hat und Microsoft diese Lizenzbestellung gegenüber dem Auftraggeber bestätigt hat.
Um dem Konzernvertrag gerecht zu werden und zudem eine korrekte Lizensierung zu gewährleisten, soll ein gemeinsamer Standard etabliert werden. Dieser Prozess wird durch das Microsoft-Framework definiert und leitet Reifegrade des ASSET-Managements ab. Diese schreiben unter anderem vor:
Die Entwicklung dieses Standards in Kooperation mit der AG ist Bestandteil der benötigten Dienstleistung.
Um hierauf aufbauend sozusagen automatisch den Bedarf an Lizenzen zu ermitteln soll 1x jährlich ein freiwilliges SAM-Audit, also eine proaktive Lizenzmeldung an Microsoft, gemeinsam mit dem Partner durchgeführt werden. Dazu gehört die erneute Standortbestimmung und natürlich auch eine Klärung, ob besprochene Ziele des Vorjahres eingehalten wurden sowie die Festlegung neuer Ziele.
Die Mindestvertragslaufzeit für den Rahmenvertrag sind 48 Monate und für den damit verbundenen Microsoft Enterprise Agreement Vertrag 36 Monate. Nach Ablauf der 36 Monate kann der Microsoft Enterprise Agreement Vertrag auf Wunsch der BG ETEM zu den dann jeweils gültigen Konditionen verlängert werden.
— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate),
— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. EUR für Sachschäden je Schadensfall,
— Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 6 Monate, Nachweis einer bis mindestens zur Zuschlagsfrist gültige Mitgliedschaft),
— Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt,
— Referenzliste Darstellung von mindestens 3 vergleichbaren Projekten hinsichtlich des Gesamtlieferumfangs in der Menge der Lizenzen aus den letzten 3 Jahren unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen sowie Benennung einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt,
— Eigenerklärung des Bieterunternehmens mit dem Angebot, dass der Kaufmännische Ablauf sowie die Kommunikation zwischen AG und AN (vertreten durch Vertriebsmitarbeiter oder Service-Call-Center-Agents) in deutscher Sprache (min. Stufe B2 des Europäischen Referenzrahmens) erfolgt. Vor einem Vertragsabschluss sind dann von dem zu beauftragenden Unternehmen die geforderten B2-Nachweise für die vertraglich eingesetzten KollegInnen vorzulegen,

Eligibility requirements: — Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate), — Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung, Mitarbeiterzahl), — Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. EUR für Sachschäden je Schadensfall, — Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 6 Monate, Nachweis einer bis mindestens zur Zuschlagsfrist gültige Mitgliedschaft), — Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt, — Eigenerklärung zu § 123 GWB, — Eigenerklärung AentG, — Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt, — Verpflichtungserklärung Datenschutz.