Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-01-17
Buyer: Gemeente Zaanstad
Country: NL
Region: NL325
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48442000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 2523843.9 EUR
Submission deadline: 2042-12-31
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De gemeente Zaanstad wenst een overeenkomst af te sluiten voor de levering en onderhoud van een nieuw financieel systeem met een maximale looptijd van 18 jaar. Deze is onderverdeeld in een initiële periode van zes jaar, met een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever van eenmaal vier jaar, daarna bij wederzijdse overeenstemming verlenging van tweemaal vier jaar. 
De softwareapplicatie die de financiële bedrijfsprocessen van de gemeente Zaanstad ondersteunt, is ‘end-of-life'. In het kader van de continuïteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk een nieuwe oplossing aan te kopen en te implementeren. De gemeente Zaanstad wil een modern systeem aanschaffen dat als SaaS-dienst geleverd wordt door opdrachtnemer. Implementatie dient medio 2026 te hebben plaatsgevonden. Op dat moment moeten ten minste de bedrijfsfuncties van het huidige financiële systeem vervangen zijn. De gemeente hanteert een plafondbedrag voor de opdracht van maximaal € 6.250.000, - exclusief BTW voor de geheel looptijd van 18 jaar. Dit bedrag bestaat uit 2 componenten. Voor de implementatiekosten heeft de gemeente € 850.000, - beschikbaar, voor de jaarlijks terugkerende kosten is een maximumbedrag beschikbaar van € 300.000, - per jaar. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
De inschrijver geeft in het Programma van Eisen en Wensen aan of de inschrijver kan voldoen aan de gestelde eis of wens. Elke wens bevat een score. Wanneer de inschrijver de wens met ‘Ja’ beantwoordt, geeft de inschrijver aan dat zijn inschrijving kan voldoen aan de betreffende functionele wens. In de meeste gevallen dient inschrijver een toelichting/ beschrijving toe te voegen, zodat de gemeente kan beoordelen of 
de wijze van invulling van de wens afdoende is. De antwoorden op de sub-gunningscriteria (de wensen) worden inhoudelijk beoordeeld door het beoordelingsteam. De beschrijving beslaat per onderwerp 
maximaal het aantal pagina’s zoals aangegeven in bovenstaand overzicht ‘’sub-gunningscriterium’, A4, enkelzijdig, lettertype Arial-10,
 regelafstand  1,15.
De inschrijver geeft in het Programma van Eisen en Wensen aan of de inschrijver kan voldoen aan de gestelde eis of wens. Elke wens bevat een score. Wanneer de inschrijver de wens met ‘Ja’ beantwoordt, geeft de inschrijver aan dat zijn inschrijving kan voldoen aan de betreffende functionele wens. In de meeste gevallen dient inschrijver een toelichting/ beschrijving toe te voegen, zodat de gemeente kan beoordelen of de wijze van invulling van de wens afdoende is. De antwoorden op de sub-gunningscriteria (de wensen) worden inhoudelijk beoordeeld door het beoordelingsteam. De beschrijving beslaat per onderwerp 
maximaal het aantal pagina’s zoals aangegeven in bovenstaand overzicht ‘’sub-gunningscriterium’, A4, enkelzijdig, lettertype Arial-10,         
 regelafstand 1,15
Op maandag 25 november, dinsdag 26 november en donderdag 28 november zal per inschrijver een demo afgenomen worden met maximaal 3 medewerkers van de inschrijver. Andere collega’s van inschrijver zullen niet toegelaten worden tot de demo. Voor de demo is 3 uur beschikbaar. Het precieze tijdstip en locatie van de demo wordt u tijdig via TenderNed meegedeeld. De locatie van de demo’s zal in principe op het gemeentehuis in Zaanstad plaatsvinden. We willen inschrijvers vragen deze data alvast te noteren. We vragen inschrijvers aan te geven welk tijdslot hun 1e en 2e voorkeur heeft. Zie aanbestedingsdocumenten.
De gemeente is een overheidsorganisatie en de opdracht wordt bekostigd uit publieke gelden. Wij zijn ons bewust dat juist publieke gelden verantwoord uitgegeven dienen te worden en verwachten dat ook van 
onze partners. De wens is bij dit (sub)gunningscriterium om de laagste prijs te betalen voor de uitvoering van de opdracht.


Winner: UNIT4 Business Software Netherlands B.V.
Award value: 2523843.9
Number of bids: 1