Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-07-23
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister 
Amt für Digitalisierung und IT
Technisches Rathaus / Hans-Böckler-Platz 5
45468 Mülheim an der Ruhr
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2028-09-30
Award criteria: price

Technical requirements: Die Stadt Mülheim an der Ruhr schreibt gemäß § 119 Abs. 5 Gesetz gegen Wettbe-werbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b Vergabeverordnung (VgV) nachfolgende Lieferung und Dienstleistung im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Wettbewerb mit nur einem Anbieter aus. Als einziger Anbieter wird an diesem Verga-beverfahren die Firma Schelhorn OWiG Software GmbH, Schillerstr. 21, 78628 Rottweil beteiligt. 

Vertragsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß § 21 Abs. 3 VgV mit folgendem Inhalt:


Ausrichtung der Softwarelizenzierung:

Mit diesem Vertragsabschluss wird die beim Auftraggeber eingesetzte Software WiNOWiG auf eine mandantenbasierte Lizenzstruktur aufgeteilt. Die gesamte Software wird künftig als Subscription (Software-Abo) bereitgestellt. Für diese Subscription wird für sämtliche Produktlösungen der vorgenannten Software monatlich eine Lizenzgebühr für die Nutzung und Pflege berechnet. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Produktbezeichnungen sowie Aufteilung in Mandanten, die mit Vertragsabschluss Softwarebestand sind:

A)	WiNOWiG.desktop und WiNOWiG.amm, bestehend aus folgenden Mandanten:
	Mandant Verkehr
	Mandant Allgemeine Ordnungswidrigkeiten (AOWI)
	Mandant Auftrags-und Meldemanagement (amm)
	Mandantenübergreifende Schnittstellen / Module:
-	Schnittstelle DMS 
-	Modul elektronischer Rechtsverkehr XJustiz+

B)	WiNOWiG.mobil, bestehend aus folgenden Mandanten sowie mandantenübergreifenden Schnittstellen / Modulen:
	WinOWiG.mobil-Modul Ruhender Verkehr
	WiNOWiG.mobil-Modul Allgemeine Ordnungswidrigkeiten
	WiNOWiG.mobil-Modul Abschleppen
	WNOWiG.mobil-Modul Erfassung 
(Modul Kennzeichenerfassung und Personendokumentenscan)

Mit Vertragsabschluss werden folgende Erweiterungen für nachfolgende Produktbezeichnungen sowie Aufteilung in Mandanten beauftragt:
C)	WiNOWiG.desktop und WiNOWiG.amm, bestehend aus folgenden Mandanten:
	Mandant Verkehr
-	Modul Fahrtenbuchaufträge
-	Modul Einziehung nach § 29a OWiG
-	Modul Abschleppen
	Mandantenübergreifende Schnittstellen /Module:
-	Modul Online-Anhörung – Eigenhosting
-	Modul elektronischer Rechtsverkehr – Xjustiz+
-	WiNOWiG.mailbox
 
De Lizenzbestimmungen (EULA) des Herstellers Schelhorn OWiG Software GmbH werden Vertragsbestandteil. 

Vertragslaufzeit:
Vereinbart wird eine Mindestdauer von 36 Monaten, beginnend ab dem 01.10.2025. Die Mindestlaufzeit endet zum 30.09.2028. Nach Ablauf der Mindestdauer muss ein Folgevertrag vereinbart werden. 

Option über Softwareerweiterungen:
Während der Mindestdauer besteht bei Bedarf die Möglichkeit, für sämtliche Produkt-bezeichnungen der Software WiNOWiG Erweiterungen zu beauftragen. Erweiterungen sind begrenzt auf die Höhe einer monatlichen Lizenzgebühr von 1.000,00 € (ohne MwSt.). Über diese Betragshöhe hinausgehende Erweiterungen muss der Auftraggeber im Bedarfsfall gesondert entscheiden.
Die technische Umsetzung erfolgt im Rechenzentrum der Stadt Mülheim an der Ruhr, Amt für Digitalisierung und IT, Hans-Böckler-Platz 7a, 45468 Mülheim an der Ruhr.
Es werden die lt. Anlage 2 (Preisblatt) zum EVB-IT Überlassungsvertrag Typ B einzutragenden Preise für sämtliche Softwaremodule zzgl. der lt. Anlage 2 (Preisblatt) zum EVB-IT Dienstleistungsvertrag anzugebenden Dienstleistungskonditionen auf die gesamte Vertragslaufzeit von 36 Monaten hochgerechnet.
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus können nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den bevollmächtigten Juristen übermittelt werden Das Anbringen von Rügen erfolgt in Textform per Fax oder per Mail an die in Nr. I.1 zu dieser Bekanntmachung aufgeführten Kontaktadresse.
Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den bevollmächtigten Juristen nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. 

Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen:


Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Rheinland - c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
Ausrichtung der Softwarelizenzierung:
Mit diesem Vertragsabschluss wird die beim Auftraggeber eingesetzte Software WiNOWiG auf eine mandantenbasierte Lizenzstruktur aufgeteilt. Die gesamte Software wird künftig als Subscription (Software-Abo) bereitgestellt. Für diese Subscription wird für sämtliche Produktlösungen der vorgenannten Software monatlich eine Lizenzgebühr für die Nutzung und Pflege berechnet. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Produktbezeichnungen sowie Aufteilung in Mandanten, die mit Vertragsabschluss Softwarebestand sind:

A)	WiNOWiG.desktop und WiNOWiG.amm, bestehend aus folgenden Mandanten:
	Mandant Verkehr
	Mandant Allgemeine Ordnungswidrigkeiten (AOWI)
	Mandant Auftrags-und Meldemanagement (amm)
	Mandantenübergreifende Schnittstellen / Module:
-	Schnittstelle DMS 
-	Modul elektronischer Rechtsverkehr XJustiz+

B)	WiNOWiG.mobil, bestehend aus folgenden Mandanten sowie mandantenüber-greifenden Schnittstellen / Modulen:
	WinOWiG.mobil-Modul Ruhender Verkehr
	WiNOWiG.mobil-Modul Allgemeine Ordnungswidrigkeiten
	WiNOWiG.mobil-Modul Abschleppen
	WNOWiG.mobil-Modul Erfassung 
(Modul Kennzeichenerfassung und Personendokumentenscan)

Mit Vertragsabschluss werden folgende Erweiterungen für nachfolgende Produktbezeichnungen sowie Aufteilung in Mandanten beauftragt:
C)	WiNOWiG.desktop und WiNOWiG.amm, bestehend aus folgenden Mandanten:
	Mandant Verkehr
-	Modul Fahrtenbuchaufträge
-	Modul Einziehung nach § 29a OWiG
-	Modul Abschleppen
	Mandantenübergreifende Schnittstellen /Module:
-	Modul Online-Anhörung – Eigenhosting
-	Modul elektronischer Rechtsverkehr – Xjustiz+
-	WiNOWiG.mailbox
 
De Lizenzbestimmungen (EULA) des Herstellers Schelhorn OWiG Software GmbH wer-den Vertragsbestandteil. 

Vertragslaufzeit:
Vereinbart wird eine Mindestdauer von 36 Monaten, beginnend ab dem 01.10.2025. Die Mindestlaufzeit endet zum 30.09.2028. Nach Ablauf der Mindestdauer muss ein Folgevertrag vereinbart werden. 

Option über Softwareerweiterungen:
Während der Mindestdauer besteht bei Bedarf die Möglichkeit, für sämtliche Produktbezeichnungen der Software WiNOWiG Erweiterungen zu beauftragen. Erweiterungen sind begrenzt auf die Höhe einer monatlichen Lizenzgebühr von 1.000,00 € (ohne MwSt.). Über diese Betragshöhe hinausgehende Erweiterungen muss der Auftraggeber im Bedarfsfall gesondert entscheiden.


Winner: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister 
Amt für Digitalisierung und IT
Technisches Rathaus / Hans-Böckler-Platz 5
45468 Mülheim an der Ruhr