Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-12-13
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 79520000
Estimated value: 340000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek
Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister digitalisieren.
Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 2.3.2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.
Im Rahmen des Auftrags sind pro Jahr rund 125 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 100 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse.
Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen.
Die gescannten Inhaltsverzeichnisse (= im Folgenden als Digitalisat bezeichnet) werden vom Auftragnehmer über einen Hotfolder an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Datendienste der Deutschen Nationalbibliothek weltweit zur Verfügung.
Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 2.3.2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2.400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.
— rund 125 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 100 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt,
— die Bände sind auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie,
— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.
Die Vorbereitung zum Aufbau der Arbeitsplätze, des Workflows und zur Durchführung erforderlicher Testläufe beginnt in der zweiten Januarhälfte 2020 in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main. Am Leipziger Standort kann mit den Vorbereitungen für die Aufnahme des Routinebetriebs voraussichtlich ab Mitte Februar begonnen werden.
Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund von Mängeln an der erbrachten Dienstleistung jederzeit möglich. Ab dem 2.3.2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten.
Option auf zweimalige Verlängerung des Auftrags um jeweils 12 Monate mit rund 125 000 Bänden, von denen ca. 100 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen mit insgesamt ca. 270 000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr.



Winner: Iron Mountain Austria Archivierung GmbH
Award value: 340000
Number of bids: 2