Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-01-29
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services
Estimated value: 819782 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchieren können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss ich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt). Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr). Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot-und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wir eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:
Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der DMS-Lösung in einem Pilot- und 3 Umsetzungsprojekten gemacht werden:
— Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung — FB 61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.
Die Reihenfolge der o. g. Pilot-und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der Ausschreibung präzisiert. Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des beigefügten Projektplan soll auf „Best-Practice-Erfahrungen“ des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.
Hintergrund der Pilot-und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.
Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgte nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).
Systemvertrag über die Erstellung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen bei der Stadt Mülheim a. d. Ruhr
Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str. 70, 65835 Liederbach unterstützt. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die Firma Zöller & Partner Einsicht in folgende Unterlagen erhält:
a) Bewerbungsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswahl von Bewerbern unter Berücksichtigung der veröffentlichten Wertungskriterien;
b) Angebotsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswertung von Angeboten unter Berücksichtigung der veröffentlichten Wertungskriterien;
c) Liefer-und Rechnungsunterlagen während der Implementierung für die Abnahme und Rechnungsprüfung des ersten Pilotprojekts.
Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren: Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus bitte ich Sie, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den Bevollmächtigten zu übermitteln. Das Anbringen von Rügen erfolgt schriftlich per Fax oder per Mail an die im Kopf dieses Anschreibens aufgeführte Kontaktadresse. Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen. Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Rheinland — c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln. Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).


Winner: codia Software GmbH
Award value: 819782
Number of bids: 3