Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-11-20
Buyer: Sprinkenhof GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services
Submission deadline: 2020-12-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden.
— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;
— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;
— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse;
— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...);
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.
Die Sprinkenhof GmbH hat verschiedene Digitalisierungsprojekte aufgesetzt, die im Rahmen der Tätigkeiten zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt und koordiniert werden sollen.
(Vorbereitung der Ausschreibung (Erstellung und Abstimmung der Leistungsbeschreibung), interne Abstimmung der Prozesse, Begleitung der Ausschreibung, Begleitung der Umsetzung.);
— Unternehmensweite Abstimmung der Digitalisierung u. a. auch mit den von den ersten Maßnahmen nicht betroffenen Unternehmensbereichen.
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.
Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort zu erbringen.
— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;
— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;