Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-04-22
Buyer: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services

Technical requirements: Das Land Nordrhein-Westfalen (Auftraggeber) wird, wie die gesamte Bundesrepublik, von einem nie da gewesenen Fachkräftemangel herausgefordert. Sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gilt es, sowohl junge Menschen, als auch beruflich Erfahrene in ihren Ambitionen zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, den für sie bestmöglichen Berufsabschluss bzw. eine Berufsqualifizierung zu erzielen. Die Förderungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sind dabei wesentliche Komponenten. Sie wirken dem Fachkräftemangel entgegen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Herstellung von Chancengleichheit und Bildungsgerechtigkeit.

Für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen sind in Nordrhein-Westfalen 53 kommunale Ämter für Ausbildungsförderung bei den Kreisen und kreisfreien Städten, 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständiges Amt für die Ausbildungsförderung für eine Ausbildung in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg (Auslands-BAföG) zuständig. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten die BAföG-Anträge im Wege der Bundesauftragsverwaltung als Landesbehörden.

Die Bezirksregierung Köln ist ferner zuständig für die Bearbeitung von AFBG-Anträgen.

Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten in NRW ca. 110.000 Anträge/Jahr. Die Bezirksregierung Köln bearbeitet ca. 4.000 Auslands-BAföG-Anträge/Jahr und über 17.000 AFBG-Anträge/Jahr.

Für die Antragsbearbeitung wird derzeit sowohl im Bereich BAföG als auch im AFBG jeweils ein Softwareverfahren genutzt, welches der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) mit ähnlichem Aufbau entwickelt hat. Teile der Programmierung der Softwareverfahren basieren auf der Programmiersprache VB6. 

Die Bezirksregierung Köln nutzt zudem eine Version des eAkten-Systems DOMEA. Die Nutzung des eAkten-Systems DOMEA ist – vorbehaltlich einer Verlängerung von maximal sechs Monaten – bis Ende 2025 möglich. Die Bezirksregierung Köln verfügt zudem über die eAkten-Lösung nscale.

In den Ämtern für Ausbildungsförderung ist teilweise kein und im Übrigen kein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. 

Die von IT.NRW entwickelten Softwareverfahren erfüllen nicht die vom Auftraggeber in Bezug auf die Informationssicherheit angestrebte Schutzbedarfskategorie „hoch“ sowie die angestrebte Barrierefreiheit. Ein neues und den Anforderungen des Auftraggebers entsprechendes Fachverfahren kann IT.NRW nicht vor 2027 fertigstellen.

Vor diesem Hintergrund möchte der Auftraggeber ein modernes Softwareverfahren zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen, das über eine integrierte eAkte verfügt, beschaffen.  

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines standardisiertes Softwareverfahrens zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen. 

Der Auftragnehmer muss insbesondere folgende Leistungen erbringen: 

•	Bereitstellung von ca. 500 Softwarelizenzen, einschließlich eAkte sowie Schnittstelle zu BAföG- und AFBG-Digital; 
•	Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum im hohen Schutzbedarf; 
•	Softwarewartung, -pflege, und -weiterentwicklung; 
•	Hosting nebst Administration und netzwerktechnischer Anbindung der Sachbearbeitung; 
•	Virenschutz und Backup; 
•	Service-Desk als Single Point of Contact (SPoC); 
•	Migration der vorhandenen Daten; 
•	Schulungen. 

In der Software soll ein ePayment (Forderungsmanagement/Kassenverfahren) integriert sein. 

Das MHKBD möchte ein Gesamtsystem im Sinne einer Software as a Service (SaaS) beschaffen. 

Die Software soll grundsätzlich für beide Leistungsbereiche (BAföG und AFBG) identisch konzipiert sein. Der Auftragnehmer muss die Besonderheiten der Leistungsbereiche sowie weitere gesetzliche Vorschriften beachten. 

Die 53 kommunalen Ämter für Ausbildungsförderung in NRW, die 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständigen Behörde für Auslands-BAföG- und AFBG-Anträge müssen die Lizenzen nutzen können.

Der Auftragnehmer muss das standardisierte Softwareverfahren bis zum 30.09.2025 als Grundlage für Migration und Testing bereitstellen.
Die Frist zur Einreichung eines Nachprüfungsantrages bei der unter Ziffer 8.1 ORG-0002 genannten Stelle, um den Abschluss des Vertrages zu verhindern, beträgt zwölf Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Auf § 135 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.
Das Land Nordrhein-Westfalen (Auftraggeber) wird, wie die gesamte Bundesrepublik, von einem nie da gewesenen Fachkräftemangel herausgefordert. Sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gilt es, sowohl junge Menschen, als auch beruflich Erfahrene in ihren Ambitionen zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, den für sie bestmöglichen Berufsabschluss bzw. eine Berufsqualifizierung zu erzielen. Die Förderungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sind dabei wesentliche Komponenten. Sie wirken dem Fachkräftemangel entgegen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Herstellung von Chancengleichheit und Bildungsgerechtigkeit.

Für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen sind in Nordrhein-Westfalen 53 kommunale Ämter für Ausbildungsförderung bei den Kreisen und kreisfreien Städten, 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständiges Amt für die Ausbildungsförderung für eine Ausbildung in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg (Auslands-BAföG) zuständig. Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten die BAföG-Anträge im Wege der Bundesauftragsverwaltung als Landesbehörden.

Die Bezirksregierung Köln ist ferner zuständig für die Bearbeitung von AFBG-Anträgen.

Die Ämter für Ausbildungsförderung bearbeiten in NRW ca. 110.000 Anträge/Jahr. Die Bezirksregierung Köln bearbeitet ca. 4.000 Auslands-BAföG-Anträge/Jahr und über 17.000 AFBG-Anträge/Jahr.

Für die Antragsbearbeitung wird derzeit sowohl im Bereich BAföG als auch im AFBG jeweils ein Softwareverfahren genutzt, welches der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) mit ähnlichem Aufbau entwickelt hat. Teile der Programmierung der Softwareverfahren basieren auf der Programmiersprache VB6. 

Die Bezirksregierung Köln nutzt zudem eine Version des eAkten-Systems DOMEA. Die Nutzung des eAkten-Systems DOMEA ist – vorbehaltlich einer Verlängerung von maximal sechs Monaten – bis Ende 2025 möglich. Die Bezirksregierung Köln verfügt zudem über die eAkten-Lösung nscale.

In den Ämtern für Ausbildungsförderung ist teilweise kein und im Übrigen kein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. 

Die von IT.NRW entwickelten Softwareverfahren erfüllen nicht die vom Auftraggeber in Bezug auf die Informationssicherheit angestrebte Schutzbedarfskategorie „hoch“ sowie die angestrebte Barrierefreiheit. Ein neues und den Anforderungen des Auftraggebers entsprechendes Fachverfahren kann IT.NRW nicht vor 2027 fertigstellen.

Vor diesem Hintergrund möchte der Auftraggeber ein modernes Softwareverfahren zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen, das über eine integrierte eAkte verfügt, beschaffen. 

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines standardisiertes Softwareverfahrens zur Abwicklung von BAföG- und AFBG-Anträgen. 

Der Auftragnehmer muss insbesondere folgende Leistungen erbringen: 

•	Bereitstellung von ca. 500 Softwarelizenzen, einschließlich eAkte sowie Schnittstelle zu BAföG- und AFBG-Digital; 
•	Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum im hohen Schutzbedarf; 
•	Softwarewartung, -pflege, und -weiterentwicklung; 
•	Hosting nebst Administration und netzwerktechnischer Anbindung der Sachbearbeitung; 
•	Virenschutz und Backup; 
•	Service-Desk als Single Point of Contact (SPoC); 
•	Migration der vorhandenen Daten; 
•	Schulungen. 

In der Software soll ein ePayment (Forderungsmanagement/Kassenverfahren) integriert sein. 

Das MHKBD möchte ein Gesamtsystem im Sinne einer Software as a Service (SaaS) beschaffen. 

Die Software soll grundsätzlich für beide Leistungsbereiche (BAföG und AFBG) identisch konzipiert sein. Der Auftragnehmer muss die Besonderheiten der Leistungsbereiche sowie weitere gesetzliche Vorschriften beachten. 

Die 53 kommunalen Ämter für Ausbildungsförderung in NRW, die 12 Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW sowie die Bezirksregierung Köln als zuständigen Behörde für Auslands-BAföG- und AFBG-Anträge müssen die Lizenzen nutzen können.

Der Auftragnehmer muss das standardisierte Softwareverfahren bis zum 30.09.2025 als Grundlage für Migration und Testing bereitstellen.


Winner: DATAGROUP IT Solutions GmbH