Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-09-21
Buyer: Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala, Helsingin kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79713000: Guard services | 90910000 | 98341120 | 98390000
Submission deadline: 2018-10-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oodi on Helsingin keskustakirjasto, joka avataan 3.12.2018. Oodi sijaitsee Kansalaistorin yhteydessä ja Töölönlahden puiston vieressä. Oodin pinta-ala on noin 10 000 m
Tällä tarjouspyynnöllä haetaan toimittajia, jotka huolehtivat keskustakirjaston siivouksesta, vartioinnista sekä erilaisista toimitilapalveluista tarpeemme mukaisesti. Tarjouksen voi antaa yhdestä, usemmasta tai kaikista kohderyhmistä (osat 1–3), joten tarjoajaksi voi siten tulla yksi tai useampi toimittaja. Tarjoaja voi toteuttaa toimitilapalveluiden tehtävia osana siivous- ja/tai vartiointipalveluja.
Tarjoajille on tarjouspyynnön mukaisesti varattu mahdollisuus tutustua tämän hankinnan kohteena olevaan kiinteistöön viikoilla 40 ja 41/2018. Tapaamisen voi sopia Sami Jyläksen kanssa sami.jylas@hel.fi, puh. +358 931085454. Tutustuminen kohteeseen on vapaaehtoista, eikä tutustumatta jättäminen estä tarjouskilpailuun osallistumista.
Kirjastotoimintaa on rakennuksen kolmessa (3) maanpäällisessä kerroksessa sekä kellaritiloissa, joissa ovat yleisön wc-tilat. Yleisö wc:itä tulee yli 60 kpl ja niiden siisteyteen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Palveluntarjoajan tulee sitoutua tiloissa sovittuihin kierrätykseen liittyviin ohjeistuksiin ja toimintatapoihin. Palveluun osallistuvilla henkilöillä tulee olla vähintään riittävä suomen tai englannin kielen taito. Kirjastossa on kolme (3) tapahtumatilaa, elokuvateatterin auditorio (250 henkilöä), monitoimisali (200 henkilöä) ja kuutio (50 henkilöä) sekä vuokrattava keittiötila. Niissä järjestetään mm. seminaareja ja yleisötilaisuuksia. Tilaisuuksia tulee olemaan useita viikossa. Monitoimisalissa voidaan järjestää myös catering-palveluita, joista vastaa talossa toimiva ravintoloitsija. Tapahtumien välissä sekä tapahtumien aikana pidettävien ruoka- ja kahvitaukojen jälkeen tiloissa voidaan tarvita välisiivousta, kalusteiden asettelua, ym. järjestelytehtäviä. Kirjastossa järjestetään myös erilaisia työpajoja. Kirjaston ympäristössä on paljon tapahtumia, mikä voi heijastua myös kirjaston ja erityisesti wc-tilojen siisteyteen.
Haemme siivouspalveluita puhtaustasokuvausten mukaisesti (puhtaustasovaatimukset kuvaus, liite 2.1.1.) siten, että palveluun tulee sisältyä myös ylläpitosiivouksen lisäksi säännölliset jaksottaiset ja vuositasolla suoritettavat peruspesut sekä erikseen tilattavat erikoistyöt. Hankintayksikkö ei määrittele pakollisia määriä siivouskerroille.
Siivoustyön laatua arvioidaan ylläpitosiivouksen osalta puhtaustasojen kautta seuraavasti (liite 2.1.1.). 1.Vain heti siivoustyön jälkeen: tässä oleellista on se, että kun puhutaan laadusta ja sen tarkastelusta, arvioidaan laatua vain heti tilan siivouksen jälkeen.
2. Missä kunnossa tilat halutaan olevan aina: tässä on määritelty se, missä laatutasossa eri tilojen vähintään tulee olla aina.
Sopimukseen ei sisälly wc-paperin, käsi- ja hygeniapyyhkeiden, kertakäyttöisten juomakuppien tai käsisaippuoiden hankinta. Tilaaja vastaa näiden tuotteiden tilaamisesta.
Ennen palveluntuotannon aloittamista toimittaja nimeää kohteen palveluntuotannosta vastaavan henkilön/henkilöt. Tilaaja ja palvelutuotannosta vastaava henkilö/henkilöt järjestävät kohteessa ennen palvelutuotannon käynnistämistä palaverin, jossa käydään läpi palvelun tuottamiseen liittyvät käytännön järjestelyt sekä kohteen tilat ja erityispiirteet.
Palveluntuottaja sitoutuu toteuttamaan palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla ja huolellisuudella, sovitun sisältöisenä ja laatuisena, riittävällä kalustolla ja välineistöllä, noudattaen lainsäädäntöä sekä hyvää ammattitapaa ja ottaen huomioon tämän sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet.
Sopimuskausi on yksi (1) vuosi, tilaaja voi lisäksi päättää puitesopimustyön oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä enintään kolmen (3) vuoden jatkolla (optiokausi). Lisähankintojen alustava kesto: 36 kuukautta.
Oodiin hankintaan turvallisuuspalveluiden kokonaisuus, joka sisältä seuraavat osat: 1.Paikallisvartiointipalvelu
Oodi on kirjastorakennus, joka sijaitsee Helsingin keskustassa Kansalaistorin vieressä. Kirjastoon odotetaan kävijöitä jopa 10 000 päivässä, eli rakennuksessa tulee olemaan erityisen vilkas kohtaamispaikka erilaisille kirjastopalveluiden käyttäjille. Ympäristössä on paljon tapahtumia, mikä voi heijastua myös kirjaston turvallisuuteen. Rakennus on varustettu nykyaikaisilla turvallisuusteknisillä järjestelmillä sisältäen kulunvalvonta-, murtohälytys-, videovalvonta-, paloilmoitin-, savunpoistojärjestelmän ja automaattisen sammutusjärjestelmän.
Ennen palveluntuotannon aloittamista toimittaja nimeää kohteen palveluntuotannosta vastaavan henkilön/henkilöt. Tilaaja ja palvelutuotannosta vastaava henkilö/henkilöt järjestävät kohteessa ennen palvelutuotannon käynnistämistä palaverin, jossa käydään läpi palvelun tuottamiseen liittyvät käytännön järjestelyt sekä kohteen tilat ja erityispiirteet.
Palveluntuottaja sitoutuu toteuttamaan palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla ja huolellisuudella, sovitun sisältöisenä ja laatuisena, riittävällä kalustolla ja välineistöllä, noudattaen lainsäädäntöä sekä hyvää ammattitapaa ja ottaen huomioon tämän sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet.

Eligibility requirements: Ehdot on esitetty Poissulkeminen ja soveltuvuus ESPD-välilehdellä. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, on täytettävä ESPD:n osassa IV esitetyt vaatimukset; jokaisen alihankinnan osalta on täytettävä oma ESPD.