Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-22
Buyer: Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH (HZB)
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79710000: Security services
Submission deadline: 2025-10-20
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach GWB §§ 123 bis 126
Vertragsgegenstand: Sicherheitsdienstleistungen für das Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH (HZB) am Standort Wilhelm-Conrad-Röntgen-Campus Adlershof mit dem Elektronenspeicherring BESSY II und weiterer Gebäude im Zeitraum: 01.01.2026 bis 31.12.2029.
Mit dem Angebot ist ein Nachweis zu einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit nachfolgenden Deckungssummen zu erbringen:
- für Personenschäden: 1 500 000 EUR;
- für Sachschäden: 1 000 000 EUR;
- für Vermögensschäden: 250 000 EUR;
- für Obhuts- und Bearbeitungsschäden: 250 000 EUR;
- für Schlüsselverlustschaden: 100 000 EUR.
Ersatzweise ist die schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Deckungssumme im Auftragsfall oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Zusage einer objektbezogenen Versicherung vorzulegen. Hinweis zur Versicherung gegen Schlüsselverlustschäden: 
Dies muss die Ersatzschlüsselbeschaffung, den Austausch der Schließanlage - inklusive Aus- und Einbaukosten - sowie sonstige vorläufige Sicherungsmaßnahmen - z. B. Bewachung – beinhalten.
Mit dem Angebot ist eine Erklärung zum Umsatz entsprechender Dienstleistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (2022-2024) zu erbringen, welcher mindestens 1 Mio EUR/annum betragen musste.
Vorstellung von mindestens drei vergleichbaren unabhängigen Referenzen, aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für Wachschutzleistungen. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Bezeichnung der Referenz, Kurzbeschreibung sowie Umfang der erbrachten Leistungen, Auftraggeber und Ansprechperson mit Telefonnummer/E-Mailadresse, Ort der Ausführung, Laufzeit, Auftragswert und vertragliche Bindung.
Alle einzureichenden Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen:
- Die Referenzen dürfen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung nicht älter als drei Jahre sein. Laufende Referenzprojekte werden berücksichtigt, sofern seit Leistungsbeginn mindestens sechs Monate vergangen sind.
- Vergleichbar sind nur Referenzen mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten.
- Vergleichbar sind nur Referenzen, die einen Sicherheits- und Pförtnerdienst (Objektschutz/Separatwachdienst) umfassen.
- Vergleichbar sind nur Referenzen mit einem Mindestauftragswert von 600.000 € netto pro Jahr.
- Aus Einrichtungen des Wissenschafts- oder Forschungsbereichs stammen oder aus Objekten mit erhöhten Sicherheitsanforderungen (z. B. Banken, Justizvollzugsanstalten, Feuerwehr u. ä.).
Zusätzlich muss mindestens eine der vorgelegten Referenzen folgendes Kriterium erfüllen:
- Die Bewachung eines Strahlenschutzbereichs beinhalten, in dem beruflich strahlenexponierte Personen tätig waren.

Hinweise zu den vorgestellten Referenzen: 
Das HZB geht davon aus, dass die Angaben der aufgeführten Referenzgeber mit diesen vom Bieter abgestimmt sind und somit veröffentlicht werden dürfen. Andernfalls kann die angebotene Referenz keine Berücksichtigung finden. Des Weiteren behält sich das HZB vor, die Angaben zu den Referenzen durch Rücksprache mit den Referenzgebern zu überprüfen. In diesem Zusammenhang können falsche Angaben zum Ausschluss des Bieters bzw. der Bieterin vom weiteren Verfahren führen.
Zur Wahrung des Datenschutzes kann der Bieter den Referenzgeber im Angebot anonymisiert beschreiben. Vor Zuschlagserteilung sind der Auftraggeberin Namen der Referenzgeber mit den Kommunikationsverbindungen zwecks Überprüfbarkeit der Einhaltung der Anforderungen mitzuteilen. Anderenfalls kann die angebotene Referenz keine Berücksichtigung finden.

Eligibility requirements: Mit dem Angebot ist ein Nachweis zu einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit nachfolgenden Deckungssummen zu erbringen:
- für Personenschäden: 1 500 000 EUR;
- für Sachschäden: 1 000 000 EUR;
- für Vermögensschäden: 250 000 EUR;
- für Obhuts- und Bearbeitungsschäden: 250 000 EUR;
- für Schlüsselverlustschaden: 100 000 EUR.
Ersatzweise ist die schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Deckungssumme im Auftragsfall oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Zusage einer objektbezogenen Versicherung vorzulegen. Hinweis zur Versicherung gegen Schlüsselverlustschäden: 
Dies muss die Ersatzschlüsselbeschaffung, den Austausch der Schließanlage - inklusive Aus- und Einbaukosten - sowie sonstige vorläufige Sicherungsmaßnahmen - z. B. Bewachung – beinhalten.
Mit dem Angebot ist eine Erklärung zum Umsatz entsprechender Dienstleistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (2022-2024) zu erbringen, welcher mindestens 1 Mio EUR/annum betragen musste.
Vorstellung von mindestens drei vergleichbaren unabhängigen Referenzen, aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für Wachschutzleistungen. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Bezeichnung der Referenz, Kurzbeschreibung sowie Umfang der erbrachten Leistungen, Auftraggeber und Ansprechperson mit Telefonnummer/E-Mailadresse, Ort der Ausführung, Laufzeit, Auftragswert und vertragliche Bindung.
Alle einzureichenden Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen:
- Die Referenzen dürfen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung nicht älter als drei Jahre sein. Laufende Referenzprojekte werden berücksichtigt, sofern seit Leistungsbeginn mindestens sechs Monate vergangen sind.
- Vergleichbar sind nur Referenzen mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten.
- Vergleichbar sind nur Referenzen, die einen Sicherheits- und Pförtnerdienst (Objektschutz/Separatwachdienst) umfassen.
- Vergleichbar sind nur Referenzen mit einem Mindestauftragswert von 600.000 € netto pro Jahr.
- Aus Einrichtungen des Wissenschafts- oder Forschungsbereichs stammen oder aus Objekten mit erhöhten Sicherheitsanforderungen (z. B. Banken, Justizvollzugsanstalten, Feuerwehr u. ä.).
Zusätzlich muss mindestens eine der vorgelegten Referenzen folgendes Kriterium erfüllen:
- Die Bewachung eines Strahlenschutzbereichs beinhalten, in dem beruflich strahlenexponierte Personen tätig waren.

Hinweise zu den vorgestellten Referenzen: 
Das HZB geht davon aus, dass die Angaben der aufgeführten Referenzgeber mit diesen vom Bieter abgestimmt sind und somit veröffentlicht werden dürfen. Andernfalls kann die angebotene Referenz keine Berücksichtigung finden. Des Weiteren behält sich das HZB vor, die Angaben zu den Referenzen durch Rücksprache mit den Referenzgebern zu überprüfen. In diesem Zusammenhang können falsche Angaben zum Ausschluss des Bieters bzw. der Bieterin vom weiteren Verfahren führen.
Zur Wahrung des Datenschutzes kann der Bieter den Referenzgeber im Angebot anonymisiert beschreiben. Vor Zuschlagserteilung sind der Auftraggeberin Namen der Referenzgeber mit den Kommunikationsverbindungen zwecks Überprüfbarkeit der Einhaltung der Anforderungen mitzuteilen. Anderenfalls kann die angebotene Referenz keine Berücksichtigung finden.
Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige, nicht wie gefordert abgegebene bzw. fehlende Nachweise, Erklärungen oder sonstige Angaben des
Bieters nachzufordern. Ein Anspruch auf eine derartige Handhabungbesteht nicht. Insbesondere kann der Auftraggeber aus Gründen der Gleichbehandlung und/oder zeitlichen Erwägungen unvollständige Angebote vom Vergabeverfahren ausschließen.
Das Preiskriterium wird wie folgt bewertet: 
­- 10 Punkte erhält das (gewertete) Angebot mit dem niedrigsten Preis.
­- 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten Preises. Alle Angebote mit darüber liegenden Preisen erhalten ebenfalls 0 Punkte. Die Punktermittlung für Angebote mit dazwischenliegenden Preisen erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma. Die erreichte Punktzahl wird multipliziert mit dem angegebenen Bewertungsfaktor (Gewichtung) des jeweiligen Kriteriums.
Das Kriterium freiwillige Zulagen wird wie folgt bewertet: 
­- 10 Punkte erhält das (gewertete) Angebot mit den höchsten addierten Zulagen (außertarifliche und/oder übertarifliche Zulagen) Brutto pro Stunde – bezogen ausschließlich auf die vier ge-forderten Positionen (1-4) im Preisblatt.
­- 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit keinen Zulagen. 
­- Die Punktermittlung für dazwischenliegende Zulagenwerte erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma. Die erreichte Punktzahl wird multipliziert mit dem angegebenen Bewertungsfaktor (Gewichtung) des jeweiligen Kriteriums.

Verbindlichkeit der freiwilligen Zulagen:
Die in den Angeboten gemachten Angaben sind verbindlich und werden im Falle des Zuschlags Vertragsbestandteil. Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Nachweise (z. B. Lohnabrechnungen, Kalkulationsunterlagen, etc.) anzufordern. Falschangaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren oder zu Vertragsstrafen führen.
Konzeptionelle Darstellung darüber, wie sichergestellt wird, wie in der Zeit zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn die zu stellenden Mitarbeiter gewonnen, qualifiziert und für den Einsatz vorbereitet werden. 
Dazu gehört insbesondere auch, wie die SMA an den jeweiligen Arbeitsplätzen eingewiesen werden und wie sicher gestellt wird, dass die SMA die Regelwerke und teilweise komplexen Tätigkeiten z.B. an der Gefahrenmanagementanlage, beherrschen und selbständig ausführen können.
Berechnung und Darstellung mit welchen Stärken/Faktoren die geforderten Positionen / Funktionen zur Sicherstellung der vollständigen, durchgängigen Wahrnehmung der Wachaufgaben, hinterlegt werden und wie viele weibliche SMA eingesetzt werden.
Darstellung des Bieters, wer, wie, wo und mit welchen Hilfsmitteln Dienstpläne erstellt werden und inwieweit soziale Aspekte der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Vorlage eines auftragsbezogenen anonymisierten Musterdienstplans und Jahresdienstplans, nach welchen der Auftrag später auch durchzuführen ist. 
Erläuterung: 
Der Musterdienstplan ist in diesem Falle kein Beispiel, sondern der konkrete Grunddienstplan, nach welchem der spätere Dienstbetrieb konsequent durchzuführen ist.
Der AG hat ein Interesse daran, dass der Auftrag möglichst mit einem gleichbleiben-den Personalstamm ausgeführt wird. Der Bieter soll einen Plan vorlegen, welche Maßnahmen er zur Wertschätzung und Bindung seiner Mitarbeitenden bereits institutionalisiert hat, für diesen Auftrag plant oder sich in Abstimmung mit dem AG vorstellen kann.