Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-04-29
Buyer: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212900: Miscellaneous software programming services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 549550.9 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems (EVB-IT-Systemvertrag - Kauf) mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung, Postkorb- / Workflow-Funktionen, mobilem Zugriff, Scanfunktion und Dokumentenintegration in Fachverfahren zur Nutzung durch die Stadt Leverkusen und städtischen Tochtergesellschaften inklusive der notwendigen Lizenzen, der Wartung (Hotline und Softwarepflege) und alle notwendigen Dienstleistungen zur Einrichtung sowie Schulungsmaßnahmen für Administratoren und Pilotanwender nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung.
Die Rahmenvereinbarung besteht mit einem Unternehmen. Sie verleiht keine Exklusivität und begründet keinen Anspruch auf Abruf einer bestimmten Jahresmenge.
Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die ivl vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.
Vom Bieter wird auch erwartet, dass er bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice).
Erstellung von Umsetzungskonzepten für die Aufgabenstellungen der beschriebenen Projektphasen (s. Leistungsbeschreibung) mit den Dienstleistungen für:
Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind. Das DMS-Basissystem umfasst das Produktivsystem und das Testsystem sowie zumindest jeweils einen Referenz-Client für jede unterschiedliche Client-Stationsart (Scan-Client, Fat-Client, Browser-Client, Citrix-Client, Mobile-Client).
Technische Komponenten, die von der ivl bereitgestellt werden müssen, sind vom Bieter nach Art und Ausstattung zu beschreiben. Der Bieter sichert zu, dass die von ihm empfohlenen Komponenten für die beschriebene Aufgabenstellung wirtschaftlich, zweckdienlich und ausreichend dimensioniert sind. Darüber hinaus ist der Bieter aufgefordert, auf erkennbare notwendige Änderungen und Erweiterungen der Kundenumgebung hinzuweisen, soweit diese für den Projekterfolg von Bedeutung sind.
Die Initialeinrichtung ist auf allen Geräten der Produktions- und der Testumgebung vom Bieter vorzunehmen und umfasst
- deren Einbindung in die Netzwerkumgebung der ivl GmbH, so dass auf das DMS im Netzwerk zugegriffen werden kann,
- die Anbindung an das ADS der ivl, so dass Benutzer und deren Gruppenzuordnungen im DMS fortlaufend und automatisch mit den Benutzern und Gruppenzuordnungen des ADS synchron gehalten werden,
- die Grundkonfiguration für die Anbindung sowohl der bereitgestellten Datenbanken als auch der bereitgestellten Speichersysteme,
- die Bereitstellung / Herstellung eines Software-Verteilpakets für die Installation der Windows-Client-Software auf den PCs der Anwender,
- die Einrichtung der Client-Software auf einem Citrix-Server der ivl GmbH mit Übergabe einer Dokumentation / Anleitung, anhand derer die ivl die Einrichtung auf den weiteren Servern eigenständig durchführen kann,
- die Einbindung der gelieferten Komponenten in die IT-Betriebsumgebung (v. a. Überwachung und Datensicherung) der ivl GmbH.
Der Auftragnehmer richtet die im Umsetzungskonzept beschriebene DMS-Lösung unter Mitwirkung des Auftraggebers ein und stellt sie zur Abnahme bereit. Er unterstützt den Auftraggeber bei der Planung und Durchführung der Abnahmetests und sorgt für unverzügliche Korrekturen von Fehlern und Abweichungen.


Winner: d.velop public sector GmbH
Award value: 549550.9
Number of bids: 3