Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2021-02-17
Buyer: Valtioneuvoston kanslia
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Valtori hankki valtioneuvoston ja Valtorin käyttöön asianhallintajärjestelmän valmisohjelmistolisenssit toimittajalta ja teki näistä oman sopimuksen Tieto Finland Oyj:n, jäljempänä ilmoitettu myös sopimuskumppanina, kanssa. VNK vastaavasti hankki kilpailutuksella valtioneuvoston yhteisen asianhallintajärjestelmän toimitusta ja muita palveluja koskevan osuuden ja teki vastaavasti näistä oman sopimuksen Tieto Finland Oyj:n kanssa. VNK:n hankinnassa hyödynnetään toimittajan Valtorille tarjoamia valmisohjelmisto-oikeuksia siten, että VNK saa ne erillisellä sopimuksella käyttöönsä Valtorilta.
Hankinnan ja tehdyn sopimuksen tavoitteena on saada valtioneuvoston käyttöön toimittajan toimittama valmisohjelmistoon perustuva, modulaarinen ja käyttäjäystävällinen asianhallintajärjestelmä. Järjestelmä sisältää asiakirjoissa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asianhallinnan, dokumentinhallinnan, säilytysratkaisun, tiedonohjausjärjestelmän sekä hakutoiminnallisuuden, joka mahdollistaa tiedon hakemisen järjestelmän kaikista osista ja tietolähteistä (valtioneuvoston sisäiset tieto- ja dokumenttivarastot). Edelleen hankinnan kohde -dokumentaatiossa on todettu, että hankinnan kohteena on asianhallintaratkaisu, joka sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asianhallinnan, asiakirja- ja dokumentinhallinnan, säilytysratkaisun ja tiedonohjausjärjestelmän. sekä että toimitettava tietojärjestelmä koostuu alustavasti vähintään seuraavista palvelukokonaisuuksista: asianhallinta, asiakirjan- ja dokumentinhallinta (ml. verkostomaisen työskentelyn mahdollistava ratkaisu), toimeksiantojen ja työnkulkujen hallinta, selailu- ja raportointipalvelut sekä kattavat haut, kokousten hallinta (ml. sähköinen kokouskäsittely), yhteystietorekisteri, sopimusten hallinta, organisaatiorajat ylittävässä yhteistyössä käytettävässä työryhmätilassa syntyneiden asiakirjojen hallinta, tiedonohjaus, arkistointi, seulonta ja hävitys jne.
VNK:n hankinta on sisältänyt kiinteähintaisen osuuden, jonka jälkeen hinnoittelu perustuu toteutuneeseen työhön. Sopimuksessa on määritelty hinnat asiantuntijatyöpäiville. Tuki- ja ylläpitopalveluiden kuukausihinta on sopimuksessa määritelty.
VNK ja Valtori tekivät sopimuksesta yhteisen jälki-ilmoituksen 9.3.2017. Jälki-ilmoituksessa yhteisen hankinnan kohteena on asianhallintaratkaisu lisensseineen, asianhallintaratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä ylläpito- ja tukipalvelut, ml. erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut tuotantotoimintaa tukevaan pienkehittämiseen ja käyttöönottoihin. Jälki-ilmoituksessa yhteisen hankinnan kokonaisarvoksi oli ilmoitettu 5 995 158 EUR.
Sopimuksen/osan kokonaisarvo -kohtaan on merkitty valtioneuvoston vertailuhinnan arvo, joka on ollut perusteena jälki-ilmoituksessa mainitulle hankinnan arvolle. Jälki-ilmoituksessa arvoksi on merkitty 5 995 158 euroa, joka on yhteenlaskettu arvo valtioneuvoston ja Valtorin vertailuhinnoista (4 463 000 + 1 532 158).
Kun kyse ei ole [kokonaisuudessaan] kiinteähintaisesta sopimuksesta, jälki-ilmoituksessa sopimuksen arvona on ilmoitettu tarjouksen vertailuhinta. Sopimuksessa on ollut ylläpitopalveluille määritelty kuukausihinta ja kiinteähintainen ensimmäinen vaihe, ja sen jälkeen sopimuksen arvo tulee muodostumaan hankinnan kohde -dokumentaatiossa ja sopimuksessa kuvattujen tehtävien ja työvaiheiden toteutuneen ja hyväksytyn laskutuksen perusteella. Laskutus perustuu kiinteään päivähintaan ja toteutuneisiin työpäiviin. Jälki-ilmoituksessa ilmoitettu vertailuhinta ei ole ollut sopimuksen kiinteä hinta, mikä todettiinkin tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan arvon osalta, että "hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon" ja hintaliitteellä "Välilehdellä ilmoitetut painokertoimet ovat ainoastaan vertailuhinnan laskemista varten. Hankintayksiköt eivät sitoudu ostamaan painokertoimen mukaisten asiantuntijatöiden määriä."
Edelleen hankinnan kohde-dokumentaatiossa on todettu, että hankinnan kohteena on asianhallintaratkaisu, joka sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asianhallinnan, asiakirja- ja dokumentinhallinnan, säilytysratkaisun ja tiedonohjausjärjestelmän, sekä että toimitettava tietojärjestelmä koostuu alustavasti vähintään seuraavista palvelukokonaisuuksista: asianhallinta, asiakirjan- ja dokumentinhallinta (ml. verkostomaisen työskentelyn mahdollistava ratkaisu), toimeksiantojen ja työnkulkujen hallinta, selailu- ja raportointipalvelut sekä kattavat haut, kokousten hallinta (ml. sähköinen kokouskäsittely), yhteystietorekisteri, sopimusten hallinta, organisaatiorajat ylittävässä yhteistyössä käytettävässä työryhmätilassa syntyneiden asiakirjojen hallinta, tiedonohjaus, arkistointi, seulonta ja hävitys jne.
Sopimuksen kohteena on ollut kohdassa II.2.4) tarkemmin selitetty valtioneuvoston yhteinen asianhallintaratkaisu, asianhallintaratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä ylläpito- ja tukipalvelut, ml. erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut tuotantotoimintaa tukevaan pienkehittämiseen ja käyttöönottoihin.
Alla olevaan sopimuksen kesto kohtaan VII.1.5) on kuvattu alkuperäinen sopimuksen allekirjoituspäivä. Ylläpitosopimuksen muutoksen on tarkoitus tulla voimaan maaliskuussa.
Suunnitellulla sopimusmuutoksella korotetaan ylläpitopalvelun kuukausihintaa 459 eurolla 11 500 eurosta 11959 euroon sopimusmuutoksen voimaantulohetkestä alkaen.
Ylläpito- ja tukipalveluita koskevat tehtävät lisääntyvät rakenteisia asiakirjapohjia koskevien ylläpitotehtävien ja oikeuskanslerinviraston ylläpitotehtävien myötä siten, että mainittu 459 EUR:n kuukausikorotus katsotaan kohtuulliseksi korvauksen lisäämiseksi.
Samassa yhteydessä hankintayksikkö ilmoittaa, että sopimuksen kokonaisarvo tulee ylittämään sopimuksen vertailuhintana käytetyn valtioneuvoston vertailuhinnan arvon 4 463 000. Ylitys johtuu siitä, että asiantuntijatyötä tarvitaan sopimukseen sisältyvien tehtävien tekemisessä enemmän kuin mitä tarjousvertailussa on arvioitu asiantuntijatyön osalta. Hankintayksikön tulkinta kuitenkin on, että kyse ei ole tämän osalta varsinaisesta sopimusmuutoksesta, koska tarjouspyyntöasiakirjoissa tai sopimuksessa ei ole määritelty sopimuksen arvoa tai kattohintaa. Hankinnan arvo on tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmaistu väljästi. Tarjouspyynnössä on todettu, että hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Tarjouspyynnön hintalomakkeen painoarvoista on tarjouspyynnössä todettu, että ”välilehdellä ilmoitetut painokertoimet ovat ainoastaan vertailuhinnan laskemista varten. Hankintayksiköt eivät sitoudu ostamaan painokertoimen mukaisten asiantuntijatöiden määriä.” Asiaa on kuvattu tarkemmin tämän ilmoituksen kohdassa VI.3) Lisätiedot.
Asia ilmoitetaan kuitenkin tällä sopimusmuutosilmoituksella avoimuuden takia ja sen takia, että jälki-ilmoituksessa sopimuksen arvo oli ilmoitettu vertailussa käytetyn arvon pohjalta laskettuna.
Sopimustoimittaja on toimittanut asianhallintajärjestelmän, toimitusprojekti on osin vielä keskeneräinen. Järjestelmää ei muun muassa ole vielä saatu toteutettua kaikissa ministeriöissä ja osa toiminnallisuuksista on vielä rakenteilla. Järjestelmän toteutusta ei voida jättää kesken, koska kyse ei ole vielä valmiista järjestelmästä. Toimittajalla on vuosien saatossa syntynyt asiantuntemus paitsi omaan tuotteeseen, myös käsillä olevaan järjestelmään ja siihen liittyvään työhön.


Winner: Tieto Finland Oy