Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-06-15
Buyer: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212450
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Services de développement de logiciels d'enregistrement des horaires ou de logiciels de gestion des ressources humaines
Gegenstand dieser Ausschreibung war die Suche nach einem Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement.
Die Leistung umfasste die Beschaffung der Lizenzen für die IT-Lösung, Konfiguration/ individuelle Anpassungen und Implementierung der Software, sowie im Anschluss Abdeckung von Wartung und Support.
Der Großteil dieser Mitarbeiter*innen arbeitet nach dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit. Etwa 100 Mitarbeiter*innen haben allerdings auch eine Projektzeiterfassung nach Dienstplan.
Eine Besonderheit der KBB ist die starke Heterogenität und die saisonale hohe Fluktuation der Belegschaft. Aufgrund des Veranstaltungsgeschäftes gibt es viele unterschiedliche und spezielle Rollen und Aufgaben, die mitunter auch sehr flexible Arbeitszeiten bedingen. Gerade der starke Zuwachs der Belegschaft vor großen Veranstaltungen und die anschließende Beendigung der Vertragsverhältnisse, stellt eine große Herausforderung für das Personalbüro und die Zeiterfassung dar.
Diese Eigenschaften unterscheidet die KBB von Verwaltungsbehörden, die ebenso dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) unterliegen. Damit ergaben sich auch spezielle Anforderungen an die geplante Software-Lösung:
— Flexibles Lizenzmodell bei der Nutzung der Zeiterfassung, das die temporären Mitarbeiter und Kurzzeitnutzungen berücksichtigt,
— Sehr hohe Anforderungen an die Usability, da die Nutzung der Zeiterfassung keine Schulung und nur minimale Supportaufwände erfordern sollte.
Insbesondere im Februar nimmt die Anzahl der kurzzeitig angestellten Aushilfen sprunghaft zu. Generell sollte für Aushilfen ein günstiges Lizenzpreismodell angeboten werden. Zu berücksichtigen war zudem pro Jahr eine Zunahme der Beschäftigten/Lizenzen um 10 %.
Zusammenfassend sollte das neue System gängige Employee Self Sevices (ESS) und Manager Self Services (MSS) mit nachfolgenden Hauptfunktionen bereitstellen.
— Erfüllung der speziellen arbeitsrechtlichen Vorschriften nach TVÖD Bund West (Überstunden, Zuschläge, Arbeitszeitenregelungen etc.),
— Inbound & Outbound Datenschnittstellen zu SAGE ERP & HR zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (PayRoll),
— Zugang für MA erfolgt über das eigene Firmennetzwerk via SingleSignOn als auch über einen, für mobile Endgeräte optimierten externen Webzugang,
Grundsätzlich sollte die geplante IT-Lösung auf modernen und zukunftsfähigen Technologien basieren und die Anforderungen der KBB in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Bedienkomfort und Sicherheit erfüllen. Es wurde eine serverbasierte Lösung ausgeschrieben, die sich in die bestehende KBB IT Infrastruktur integriert und SingleSignOn mit einem Active Directory Server unterstützt.
Der EVB-IT-Systemvertrag hat am 4.5.2021 begonnen und endet zum 30.4.2022. Es besteht die Option zur Verlängerung vom 1.5.2022 bis 30.4.2024, vom 1.5.2024 bis 30.4.2026 und vom 1.5.2026 bis 30.4.2028. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um 12 Monate, falls er nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.


Winner: fourtexx GmbH
Award value: 0.01
Number of bids: 2