Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-02
Buyer: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2020-11-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Betreuung und Instandhaltung der Medientechnik sowie der Videokonferenzsysteme in den Berliner Liegenschaften des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)
Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.
In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.
— die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch 2 Techniker/-innen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen;
—  die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Videokonferenztechnik in den Veranstaltungsräumen;
—  Leistungen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung) der in der Bestandsliste aufgeführten Medientechnik in den unten genannten Liegenschaften;
—  Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche.
Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden.
Kernleistung der Auftragnehmerin ist die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen und Terminen im Bereich Ton-, Licht-, Video- und unterstützend Bühnentechnik der unter Punkt 3 der Leistungsbeschreibung genannten Liegenschaften. In diesem Zusammenhang sind die Dienstgebäude in der Glinkastraße und am Schöneberger Ufer maßgeblich. Die Liegenschaften am Kapelle-Ufer und in der Taubenstraße sind bedarfsorientiert zu betreuen.
Die Auftragnehmerin stellt für die Glinkastraße 2 Personen mit einer regelmäßigen Anwesenheitsdauer von 40 Stunden die Woche. Für das Schöneberger Ufer ist eine weitere Person mit 20 Stunden die Woche einzuplanen. Die verbindliche Anwesenheit in der Glinkastraße ist von Montag bis Freitag grundsätzlich von 8.00 bis 18.00 Uhr sicherzustellen. Wo hingegen die Anwesenheit am Schöneberger Ufer bedarfsgerecht nach Anforderung der Auftraggeberin zu gewährleisten ist. Sofern veranstaltungsbedingt eine frühere oder spätere Anwesenheit erforderlich ist, ist diese bedarfsorientiert und grundsätzlich im Rahmen des vorgegebenen Arbeitszeitvolumens sicherzustellen. Hierzu wird eine bedarfsentsprechende Flexibilität des eingesetzten Personals erwartet. Für die Liegenschaften Kapelle-Ufer und Taubenstraße wird eine einzelfallbezogene medientechnische Betreuung nach Bedarf durch die genannten Personen realisiert. Sollte es zu einem Mehrbedarf kommen, ist dieser möglichst frühzeitig im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen und entsprechend durch die im Folgenden genannte Objektleitung oder durch zusätzliches Personal zu kompensieren. Kurzfristiger Mehrbedarf ist innerhalb einer Stunde durch die Auftragnehmerin zu realisieren. Der Personaleinsatz sollte entsprechend konstant gewählt und demnach Personalwechsel weitestgehend vermieden werden.
Die medientechnische Betreuung hält kontinuerlichen Kontakt zur Objektleitung, die als Schnittstelle zur Auftraggeberin fungiert. Tätigkeiten, Technik- und Personaleinsatz werden entsprechend abgestimmt oder nach deren Wünschen und Vorstellungen – in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin - eigenständig umgesetzt.
Neben dem Personal zur medientechnischen Betreuung ist seitens Auftragnehmerin für alle Liegenschaften zusammen eine Person in der Funktion einer Objektleitung zu stellen. Diese fungiert als Bindeglied zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin. Mit einer täglichen Rufbereitschaft von Montag bis Freitag von 08:00 bis 20:00 Uhr sowie Sicherstellung einer ersten Notfallhilfe am Wochenende ist die Objektleitung für grundsätzliche und insbesondere personelle Fragen zuständig. Sie handelt im Sinne der Vorgaben der Auftraggeberin eigeninitiativ, selbständig und proaktiv. Der entsprechende Handlungs- und Entscheidungsrahmen wird im Vorfeld mit der Auftraggeberin abgestimmt, schriftlich dokumentiert und der medientechnischen Betreuung vor Ort im gewissen Maße übertragen. Grundsätzlich stellt die Objektleitung die vertragsgemäße und reibungslose Erfüllung der Aufgaben und Anforderungen sicher.
Im Falle eines Mehrbedarfs oder Vertretungsfalls ist u. a. die Objektleitung im Bereich der medientechnischen Betreuung einzusetzen. Ansonsten besteht für die Objektleitung keine Anwesenheitspflicht in den Liegenschaften.
Für den Technikeinsatz in jeder Liegenschaft ist die regelmäßige Wartung, Inspektion und Instandsetzung aller Geräte und Verkabelungen gemäß der gesetzlichen Verordnungen und der vorgegebenen Prüfintervalle sowie dem Stand der Technik seitens der Auftragnehmerin zu übernehmen und mit entsprechenden Prüfbetrieben zu koordinieren.

Eligibility requirements: Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden. Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen: a) kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 – Seite), b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen, c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/Die Bieterin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ kann genutzt werden, d) aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.