Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-08-12
Buyer: ΔΗΜΟΣ ΒΑΡΗΣ-ΒΟΥΛΑΣ-ΒΟΥΛΙΑΓΜΕΝΗΣ
Country: GR
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79999100
Estimated value: 809000 EUR
Submission deadline: 2022-09-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Το φυσικό αρχείο του Δήμου Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης αποτελεί έγγραφα που κρατούνται από τις Διευθύνσεις του, και τα οποία καλύπτουν χρονολογικό εύρος πολλών χρόνων, με έγγραφα να περιέχουν πληροφορίες των οποίων οι χρονολογίες εκτείνονται μέχρι και σήμερα. Η διαδικασία της Ψηφιοποίησης Αρχείων αναφέρεται στην μετατροπή των φυσικών εγγράφων, και των πληροφοριών και των κειμένων που αυτά περιέχουν, από αναλογική σε ψηφιακή μορφή. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν εύκολα και να επεξεργαστούν από τον εκάστοτε χρήστη. Τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται, στην ασφαλή αποθήκευση της πληροφορίας των εγγράφων, η οποία σε ψηφιακή μορφή προφυλάσσεται από βλαβερούς περιβαλλοντικούς παράγοντες.
ο Δήμος Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης έχει στην κατοχή του και οφείλει να διατηρεί, να συντηρεί και να διαχειρίζεται το φυσικό αρχείο που αφορά στη Διεύθυνση Πολεοδομίας, στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών και στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών. Το αρχείο χωρίζεται, πέρα των παραπάνω Διευθύνσεων, σε περαιτέρω κατηγορίες αναλόγως των κατά μέρους τμημάτων στα οποία ανήκει. Οι χώροι, οι οποίοι χρησιμοποιούνται από τις παραπάνω Διευθύνσεις και Υπηρεσίες για την τοποθέτηση, την ταξινόμηση και την ασφαλή φύλαξη του αρχείου περιλαμβάνουν κατά κύριο λόγο χώρους γραφείων και αποθηκευτικούς χώρους φύλαξης. Τα έγγραφα είναι κατά το μεγαλύτερο ποσοστό τους τοποθετημένα σε ντουλάπες, σε ράφια απλά και τύπου dexion, ενώ βρίσκονται κυρίως σε φακέλους τύπου κλασέρ. Υπάρχει σαφής τρόπος ταξινόμησης, διευκολύνοντας την διαδικασία εύρεσης και επαναποθήκευσης του φυσικού αρχείου που χρησιμοποιείται από τις Υπηρεσίες.
Ο τρόπος αποθήκευσης του φυσικού αρχείου γίνεται με τρόπο ο οποίος διαφυλάσσει, όσο αυτό είναι δυνατό, πιθανή καταστροφή ή απώλεια εγγράφων
Η διαδικασία της Ψηφιοποίησης Αρχείων αναφέρεται στην μετατροπή των φυσικών εγγράφων, και των πληροφοριών και των κειμένων που αυτά περιέχουν, από αναλογική σε ψηφιακή μορφή. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν εύκολα και να επεξεργαστούν από τον εκάστοτε χρήστη. Τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται, στην ασφαλή αποθήκευση της πληροφορίας των εγγράφων, η οποία σε ψηφιακή μορφή προφυλάσσεται από βλαβερούς περιβαλλοντικούς παράγοντες. Τα έγγραφα του γενικού αρχείου, εφόσον έχουν καταλογογραφηθεί και  καταγραφεί, μέσω της κατάλληλης χρήσης μεταδεδομένων και περιγραφής των αρχείων, καθίστανται προσβάσιμα από εξουσιοδοτημένους χρήστες, διευκολύνοντας τον τρόπο ανάκτησης της επιθυμητής για αυτούς πληροφορίας.
Η σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του ν. 4412/2016, κατόπιν γνωμοδότησης του αρμοδίου οργάνου της αναθέτουσας αρχής
Η «συμφωνία-πλαίσιο» δεν αποτελεί έναν τύπο δημόσιας σύμβασης, αλλά μια μέθοδο την οποία η αναθέτουσα αρχή χρησιμοποιεί για την επιλογή του αντισυμβαλλόμενων παρόχων των συγκεκριμένων ειδών της μελέτης. Νοείται ως μια γενική συμφωνία, μία συμφωνία “ομπρέλα” μεταξύ της αναθέτουσας αρχής και των οικονομικών φορέων.
Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της σύμβασης.
Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα ή εμπορικά μητρώα  που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου σχετικά με την άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος.
Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος μέλους του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ) ή σε τρίτες χώρες που προσχωρήσει στη ΣΔΣ, ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα.
Οι εγκατεστημένοι στην Ελλάδα οικονομικοί φορείς θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον, κατά την κείμενη νομοθεσία, απαιτείται η εγγραφή τους για την υπό ανάθεση υπηρεσία.
•	Κατά την πρώτη φάση συνάπτεται η συμφωνία-πλαίσιο, η οποία όπως αναφέρθηκε δεν περιλαμβάνει εκ του νόμου καμία συμβατική δέσμευση, αλλά κατά κανόνα προδιαγράφει τους όρους και τις προϋποθέσεις της εκάστοτε σύμβασης που θα υπογραφεί
•	Η δεύτερη φάση είναι η ανάθεση των εκάστοτε συμβάσεων που βασίζονται σε μια συμφωνία-πλαίσιο, δηλ. των εκτελεστικών συμβάσεων (“call-off”), με τις οποίες και δημιουργείται τελικά η συμβατική δέσμευση για την παροχή υπηρεσίας συγκεκριμένης ποσότητας και αξίας
Το πιστοποιημένο στο ΕΣΗΔΗΣ, για την αποσφράγιση των  προσφορών αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, ήτοι η επιτροπή διενέργειας/επιτροπή αξιολόγησης
Α. Κάθε ενδιαφερόμενος, ο οποίος έχει ή είχε συμφέρον να του ανατεθεί η συγκεκριμένη δημόσια σύμβαση και έχει υποστεί ή ενδέχεται να υποστεί ζημία από εκτελεστή πράξη ή παράλειψη της αναθέτουσας αρχής κατά παράβαση της ευρωπαϊκής ενωσιακής ή εσωτερικής νομοθεσίας στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων, έχει δικαίωμα να προσφύγει στην ανεξάρτητη Αρχή Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών (ΑΕΠΠ), σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα στα άρθρα 345 επ. ν. 4412/2016 και 1 επ. π.δ. 39/2017, στρεφόμενος με προδικαστική προσφυγή, κατά πράξης ή παράλειψης της αναθέτουσας αρχής, προσδιορίζοντας ειδικώς τις νομικές και πραγματικές αιτιάσεις που δικαιολογούν το αίτημά του  .
Σε περίπτωση προσφυγής κατά πράξης της αναθέτουσας αρχής, η προθεσμία για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής είναι:

Eligibility requirements: Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της σύμβασης. Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα ή εμπορικά μητρώα  που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου σχετικά με την άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος. Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος μέλους του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ) ή σε τρίτες χώρες που προσχωρήσει στη ΣΔΣ, ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα. Οι εγκατεστημένοι στην Ελλάδα οικονομικοί φορείς θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον, κατά την κείμενη νομοθεσία, απαιτείται η εγγραφή τους για την υπό ανάθεση υπηρεσία.

Award value: 809000