Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-12
Buyer: Aarhus Universitetshospital
Country: DK
Region: DK042
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 77310000 | 77340000
Estimated value: 36523902 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere til-budslisten på den aftale som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på.
Tilbudslisten skal være underskrevet af tilbudsgiver.
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” vil AUH lægge vægt på:
NORD:
a)	at summen for plejekategorier ”Samlet tilbudssum for Nord” hhv. ”Samlet tilbudssum for Syd”, som fremgår af tilbudslisten, er så lav som mulig.
SYD:
a)	at summen for plejekategorier ”Samlet tilbudssum for Syd”, som fremgår af tilbudslisten, er så lav som mulig.
AUH tildeler point på baggrund af en lineær interpolationsmodel. 
Tilbuddet med den laveste vægtede gennemsnitspris for plejekategorier tildeles 10 point. 0 point vil derefter svare til et tilbud med den laveste sum for plejekategorier tillagt 50 %. Tilbud med en vægtet gennemsnitspris for plejekategorier mellem disse to yderpunkter tildeles point ved lineær interpolation.
For vurderingen gælder det, at spredningsprocentsatsen er fastsat på baggrund af den forventede, maksimale spredning af de indkomne tilbud. Hvis den faktiske spredning mellem de indkomne tilbud overstiger 50 % og er under eller lig 55 %, forhøjes procentsatsen for spredningen til 55 % i den lineære interpolationsmodel, og så fremdeles i intervaller på 5 %. 
Resultatet fra anvendelse af ovenstående prismodel afrundes til 2 decimaler.
Organisationsplan og CV’er
Denne del af tilbuddet skal indeholde to elementer: 
Organisationsplan bør indeholde en beskrivelse af:
Den organisation og bemanding, der skal gennemføre opgaven. 
Rollefordelingen bør som minimum indeholde en ansvarlig for: 
•	den ledelsesansvarlige for driftsfolk og teamleder (administrativ funktion)
•	teamlederen (er dagligt til stede på AUH)
•	Et valgfrit CV som backup til enten den ene eller den anden
	Hvordan tilbudsgiveren vil sikre sig mod forfald i henholdsvis kortere og længere perioder, og hvordan tilbudsgiveren vil sikre, at opnået viden i aftalen fastholdes i egen organisation.
	Hvordan tilbudsgiveren vil sikre et godt samarbejde med AUH.
	Hvordan tilbudsgiver vil tilgå samarbejdet med den anden valgte leverandør
	Hvordan tilbudsgiveren vil fastholde medarbejderne i virksomheden og på aftalen.
CV’er for de nøglepersoner, som varetager rollerne i organisationsplanen med angivelse af nøglepersonens relevante uddannelse, kvalifikationer og erfaringer. 
Organisationsplanen må maksimalt fylde tre sider inkl. diagrammer mv.. AUH vil alene kigge på de første tre sider i tilfælde af, at der afleveres mere end tre sider.  Hvis tilbuddet både omfatter delaftale 1 og delaftale 2, kan tilbudsgiver anvende samme besvarelse for organisation og kompetencer i begge tilbud.
Der må maksimalt vedlægges 3 CV´er pr. delaftale. Vedlægges flere end 3 CV’er, vil AUH alene se på de første 3 CV’er.
Et CV må maksimalt fylde én A4-side med letlæselig skrift. Fylder et CV mere end én A4-side, vil AUH alene kigge på den første side.
Hvis tilbuddet både omfatter delaftale 1 og delaftale 2, kan tilbudsgiver anvende samme CV’er i begge tilbud. Hvis tilbudsgiver vedlægger mere end 3 CV’er, skal tilbudsgiver angive, hvilket tilbud det enkelte CV hører til. Vedlægger tilbudsgiveren mere end 3 CV’er uden at angive, hvilket tilbud CV’et hører til, vil AUH se på de første 3 CV’er til delaftale Nord og de næste op til 3 CV’er til delaftale Syd. 
Ved vurdering af organisationsplanen vil AUH lægge vægt på i hvor høj grad beskrivelsen viser: 
a)	En organisationsplan med klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold gennem alle projektets faser, som understøtter AUHs organisation. Det vægtes positivt, at antallet af ansvarlige kontaktpersoner til regionen er så få som muligt, og at den daglige kontaktperson kan træffe de nødvendige beslutninger, så den hurtige kommunikation kan gennemføres i praksis.
b)	En organisation med faglig ballast, der kan varetage forvaltningen af aftalens udearealer.
Ved vurdering af CV’erne vil AUH lægge vægt på:
c)	At de tilbudte nøglepersoner har så konkret og relevant uddannelse, erfaring og/eller kompetencer som muligt i forhold til deres tiltænkte rolle i organisationen, og hvordan disse nyttiggøres i organisationen. Der vil særligt blive lagt vægt på de ansvarlige nøglepersoner for: 
•	den ledelsesansvarlige for driftsfolk og teamleder (administrativ)
•	Teamlederen (til stede på AUH til daglig)
Det skal være to personer.
AUH tildeler point fra en skala fra 0 til 10 med udgangspunkt i en samlet bedømmelse af tilbudsgivers opfyldelse af kriterierne a og c.
0 point tildeles et konditionsmæssigt tilbud med dårlig opfyldelse af kriterierne. 5 point tildeles et tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne. 10 point tildeles et tilbud med bedst mulig opfyldelse af kriterierne. Imellem 0, 5 og 10 point tildeles hele point baseret på tilbuddet opfyldelse af kriterierne.
Opgaveløsning 
Denne del af tilbuddet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse til følgende:
•	Årshjul for driften af udearealerne ved Aarhus Universitetshospital, Skejby.
•	En beskrivelse af hvordan græsplejen af udearealerne vil blive udført. 
Herunder også hvor hyppigt græsset vil blive slået og hvordan. Der ønskes en sondring mellem arealerne med brugsplæne, græsflader og naturgræs.
•	Hvordan tilbudsgiver vil varetage affaldshåndtering
•	Biodiversitet og innovation: Beskrivelse af op til 3 konkrete initiativer, der udvikler og understøtter kvalitet, bæredygtighed og biodiversitet. Beskrivelsen skal indeholde en begrundelse for initiativet, hvordan initiativet konkret udføres (hvordan og hvornår) og den forventede effekt af initiativet.
Til støtte for besvarelse af opgaven kan tilbudsgiver med fordel læse kravspecifikationen.
Besvarelse af opgaveløsningen bør højst fylde samlet 3 A4-sider med tekst samt 1 A3-side med diagrammer og/eller illustrationer. Fylder besvarelsen mere end det, vil kun de første 3 sider med tillæg af 1 A3-side indgå i evalueringen.
Hvis tilbuddet både omfatter delaftale 1 og delaftale 2, kan tilbudsgiver anvende samme besvarelse i begge tilbud.
Ved vurdering af underkriteriet vil AUH lægge vægt på i, hvor høj grad beskrivelsen viser:
a)	At tilbudsgiveren er helhedsorienteret ift. aftalens gennemførelse
b)	At tilbudsgiverens arbejdstilrettelæggelse forholder sig til vejrliget
c)	At tilbudsgiveren i sin planlægning af arbejdet tager hensyn til brugerne ansatte, patienter og  pårørende herunder i forhold til støj og lugt
d)	At tilbudsgiveren følger kravene i AUH´s håndværkerpjece
e)	At de tilbudte løsninger fremstår visuelt ordentlige
f)	At tilbudsgiverens forslag til beskrivelse af biodiversitet og innovation er konkrete og realiserbare og giver en velargumenteret begrundelse for hvorfor initiativet vil være relevant at implementerer i plejen af AUH´s arealer. Det vurderes positivt, at det er tydeligt beskrevet, hvordan og hvornår initiativet vil blive iværksat, og at den forventede effekt af initiativet er målbar.
AUH tildeler point på en skala fra 0 til 10 med udgangspunkt i en samlet bedømmelse af ansøgers opfyldelse af kriterierne a til f.
0 point tildeles et konditionsmæssigt tilbud med dårlig opfyldelse af kriterierne. 5 point tildeles et tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne. 10 point tildeles et tilbud med bedst mulig opfyldelse af kriterierne. Imellem 0, 5 og 10 point tildeles hele point baseret på tilbuddet opfyldelse af kriterierne.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frister for indgivelse  af klage: Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en
begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1. 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2. 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk 
indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3. seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. klagenævnslovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4. 4. 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives 
til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I  tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.
Aftale om grøn pleje, teknisk drift og vinter-tjeneste af udearealer ved Aarhus Universitetshospital


Winner: Tolstrup A/S
Award value: 36523902
Number of bids: 2