Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-10-16
Buyer: Direktoratet for Kriminalforsorgen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kriminalforsorgen har besluttet at udskifte sit nuværende specialudviklede it-system til klientsagsbehandling (KS) med et nyt offender management system (OMS) baseret på et velafprøvet standardsystem med nødvendige tilpasninger. Kriminalforsorgen har tidligere udsendt en forhåndsmeddelelse om udbuddet jf. pkt. IV.2.1 i denne bekendtgørelse. Den udbudte kontrakt omfatter levering af et standard IT-system der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS). Desuden omfatter kontrakten konfigurering og tilpasning, om nødvendigt, kundespecifik udvikling til understøttelse af kundens behov, implementering, inklusiv et pilotforløb, datamigrering af data fra kundens nuværende KS til OMS, uddannelse af brugere, drift, vedligeholdelse, 3rd. line support og videreudvikling, kundespecifikke konsulentopgaver, herunder videreudvikling i form af bl.a. udvikling af ny funktionalitet, nye integrationer, samt ophørsydelser ved kontraktophør.
Kriminalforsorgens myndighedsopgave er at fuldbyrde straffe og yde resocialiserende indsatser over for kriminalforsorgens klienter. Kriminalforsorgens klienter omfatter personer der er indsat i fængsler, varetægtsfængslede i arresthuse, dømt til afsoning i fodlænke, dømt til samfundstjeneste, idømt en behandlingsdom, på prøveløsladelse eller idømt betingede domme med eller uden tilsyn. Kriminalforsorgens myndighedsområde er Danmark, Grønland og Færøerne.
Kriminalforsorgens fremtidige OMS skal understøtte Kriminalforsorgens myndighedsopgave ved at håndtere alle processer og sagsbehandlinger overfor alle Kriminalforsorgens klienttyper, ligesom OMS også skal understøtte den overordnede administration af kriminalforsorgens matrikler og kapacitet. Processer inkluderer bl.a. anmeldelse til dom, modtagelse af klient, daglige/månedlige aktiviteter under afsoning/tilsyn, afvigelser fra tilladte aktiviteter, og afslutning af klienten. Sagsbehandling inkluderer bl.a. forskellige ansøgninger fra klienter, disciplinærsager og besøg. Administration inkluderer bl.a. strafberegning, kapacitet og placering af klienter baseret på forskellige kriterier, overførsler og transporter, samt generering af statistik til brug for ledelsesinformation. Ingen af de angivne eksempler er udtømmende.
Det er forventningen at OMS skal lette og forbedre processerne, klientsagsbehandlingen og administration i forhold til det nuværende KS. Endvidere ønskes et mere åbent system, der kan integrere med et antal interne og eksterne systemer, med henblik på elektronisk dataudveksling og digital kommunikation imellem Kriminalforsorgen og andre myndigheder, samt imellem Kriminalforsorgen og klienten, advokater og pårørende. Endelig ønskes med OMS en større mulighed for fremtidig selvbetjening for klienter, advokater og besøgende.
Samarbejdssproget for størstedelen af kontraktens ydelser er dansk. Selve OMS skal ligeledes leveres på dansk.
9) Kundespecifikke konsulentopgaver, herunder videreudviklingsopgaver i form af bl.a. udvikling af ny funktionalitet og nye integrationer.
Systemet er omfattet af den såkaldte krigsregel i Retshåndhævelseslovens § 27, stk. 3, hvilket betyder, at der skal træffes særlige foranstaltninger, der muliggør bortskaffelse eller tilintetgørelse i tilfælde af krig eller lignende forhold. Systemets persondata må derfor aldrig forefindes uden for landets grænser, i det omfang at der foretages persondatabehandling. De pågældende oplysninger må derfor ikke behandles, herunder opbevares, lagres og/eller tilgængeliggøres, uden for Danmark.
Udvalgte medarbejdere hos Leverandøren og eventuelle underleverandører skal kunne sikkerhedsgodkendes ifølge den enhver tid gældende procedure herfor hos Kriminalforsorgen.
Ordregiver har valgt at gennemføre dette udbud digitalt igennem Mercell Danmark A/S. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S, skal du udfylde en registrering af din virksomhed. Denne registrering er nødvendig for din videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter registrering har du gratis adgang til alle udbudsdokumenter. Du vil modtage login-koder til www.mercell.dk inden for normal arbejdstid og kan derefter afsende dit tilbud.
Vedrørende udelukkelse: Ansøger bliver udelukket, hvis denne er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde som fremgår af udbudslovens § 135, stk. 1-3 og udbudslovens § 136, pkt. 1-3. Ansøger bliver således udelukket, hvis denne ikke kan svare "nej" i ESPD'ets del III A-C. Dette gælder dog ikke, hvis Ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at den pågældende er pålidelig, jf. Udbudslovens § 138, eller hvis udelukkelsesgrunden vil være forældet på tidspunktet for beslutning om kontrakttildeling. Vedrørende opfyldelse af kriterier for udelukkelse skal Ansøger fremlægge den dokumentation der fremgår af udbudsloven § 153. Ved en sammenslutning af virksomheder skal dokumentationen fremlægges for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dokumentationen fremlægges for hver af de pågældende andre enheder. Vedrørende mulighed for at basere sig på andre enheders formåen eller deltagelse som en sammenslutning af virksomheder: Hvis Ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde minimumskriterier for egnethed eller udvælgelseskriterier (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Ansøgeren og disse andre, skal Ansøgeren endvidere fremlægge dokumentation herfor i form af en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at Ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Ansøgeren. Hvis en Ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal Ansøgeren og denne anden enhed hæfte solidarisk for kontraktens gennemførelse. En sammenslutning af virksomheder skal indgive en erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse og benævne en fælles befuldmægtiget der kan træffe bindende beslutninger i forholdet mellem Ordregiver og sammenslutningen. Ved en sammenslutning af virksomheder er det sammenslutningen tilsammen der skal opfylde betingelserne for egnethed. Ved en sammenslutning af virksomheder beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det pågældende regnskabsår. Ansøger skal ikke indsende ESPD for eventuelle underleverandører, som Ansøgeren Ikke baserer sig på, men har til hensigt at anvende under udførelsen af kontrakten. Jævnfør pkt. II.2.7: Ved anvendelse af Mercell er det en forudsætning, at der anføres en varighedsperiode for kontrakten. Kontrakten er dog tidsubegrænset med en opsigelsesadgang. De 48 måneder er således alene anført henset til tekniske årsager, og er baseret på Udbudslovens § 38, stk. 1, nr. 2.
Jævnfør pkt. IV.2.4: Ansøgninger skal afgives på dansk eller engelsk. Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk afhængigt af hvilken del af tilbuddet der er tale om. Sprogkrav fremgår af udbudsbetingelserne pkt. 8.6. Eventuelle fortrykte bilag omfattende tekniske specifikationer eller lignende må gerne være på engelsk, svensk eller norsk, såfremt de ikke foreligger på dansk.
Ordregiver forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt inden udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, herunder bl.a. såfremt de indkomne tilbud ikke imødekommer Ordregivers budgetmæssige forventninger, ikke imødekommer Ordregivers forventning om realisering af økonomiske potentialer, eller såfremt den ønskede konkurrence ikke opnås.
Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.