Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-10-23
Buyer: Rhein-Neckar-Verkehr GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72268000: Software supply services
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die Rhein-Neckar-Verkehr GmbH (rnv) hat Anfang 2021 mit fips ein neues On-Demand-Verkehrsangebot eingeführt. fips ergänzt das bestehende ÖPNV-Angebot der rnv in Mannheim und verbindet die Bezirke am Stadtrand besser miteinander. Fahrten von der Haltestelle bis fast vor die Haustür, der Weg zum Einkaufen, Arzttermine und Ausflüge in der Freizeit. Die letzte „Meile“ wird durch fips noch einfacher und komfortabler. Dabei werden die Fahrtwünsche mehrerer Fahrgäste mit ähnlichen Strecken oder Zielen intelligent gebündelt. Der Kern des Angebots ist ein cloudbasiertes Hintergrundsystem, welche die Buchungswünsche der Fahrgäste mit den verfügbaren Fahrzeugen intelligent verknüpft und auf dieser Basis den Fahrzeugen in Echtzeit die Navigation bereit stellt. Diese Software wurde durch die rnv im Rahmen eines Vergabeverfahrens im Jahr 2020 beschafft und der Vertrag soll im Rahmen dieser Bekanntmachung verlängert werden.
Der Vertrag mit Sparelabs wurde nach Zuschlagerteilung für die Dauer von 37 Monaten geschlossen, was einer Laufzeit bis Ende 2023 entsprach und mit dem geplanten Enden des zugrundeliegenden Förderprojekts übereinstimmte.
Ursprünglich war angedacht im Jahr 2023 das Hintergrundsystem neu auszuschreiben. Ende 2022 kam dann im Austausch mit dem regionalen Verkehrsverbund Rhein-Neckar (VRN) der Gedanke auf, das rnv Angebot fips auf das durch den VRN beschaffte verbundweit einheitliche On-Demand Hintergrundsystem umzustellen. Der VRN verfügt über eine Rahmenvertrag mit dem Software-Dienstleister und wäre sehr daran interessiert, einen weiteren Anwendungsfall für das System zu generieren. Aus rnv Sicht bietet die etwaige Nutzung des VRN Systems den Vorteil, dass die Integration in die verbundweite Verbindungsauskunft realisiert werden soll.
Ob die rnv selbst eine Ausschreibung für ein Nachfolgesystem tätigen muss, wird sich somit erst Ende 2023 zeigen. Eine Ablösung des aktuellen Dienstleisters zum Anfang 2024 ist vor dem hier geschilderten Hintergrund aus mehreren Gründen nicht sinnvoll möglich. Die rnv beabsichtigt, den Vertrag mit dem aktuellen Dienstleister Sparelabs Inc. zur Nutzung des Hintergrundsystems für den Betrieb von fips um 12 Monate zu verlängern.
In dieser Zeit wird die Abstimmung mit dem VRN bzgl. einer etwaigen Übernahme des dort bestehenden Systems abgeschlossen und auf dieser Grundlage entweder die Übernahme beschlossen oder alternativ eine Ausschreibung durch die rnv durchgeführt.
Unter den gegebenen Umständen bis 2024 eine neuen Software-Dienstleister zu finden und die notwendige technische Integration sicherzustellen, ist auf Grund des Umfangs und der Komplexität der erforderlichen Schnittstellen nicht so kurzfristig möglich, wie auch im Rahmen der Abstimmung mit dem VRN nochmal deutlich wurde. Das Sparelabs Hintergrundsystem ist aktuell an vier Stellen funktional-technisch in andere rnv Systeme integriert. Daneben ist das Sparelabs Hintergrundsystem in eine Vielzahl weiterer Prozesse fachlich integriert. Die verlässliche Funktion all dieser Systeme und Prozesse ist Voraussetzung für eine sicheren und stabilen Betrieb des Angebots fips.
Des Weiteren ist vor dem Hintergrund einer etwaigen Übernahme des VRN Systems, die Beschaffung eines rnv eigenen Systems vor Abschluss der Abstimmung und Entscheidung zur Übernahme auch wirtschaftlich nicht tragbar. Neben den Kosten für die Integration der Schnittstellen und Prozesse entstehen initial auch größere Aufwände durch die erforderlichen Umstellungen bei den weiteren Systemen wie Fahrgast-App oder Fahrpersonal-App.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1) gegen § 134 verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist; 2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.


Winner: Spare Labs Inc.