Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-11
Buyer: VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48610000: Database systems | 48612000: Database-management system | 72211000: Systems and user software programming services | 72212610 | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 560000 EUR
Submission deadline: 2025-09-08
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Neben dem Ausschlussgrund Insolvenz gelten die allgemeinen Ausschlussgründe nach §122 GWB, §123 GWB und §124 GWB sowie nach §42
VgV.
Gegenstand der Ausschreibung ist:
Die VBB GmbH betreibt für die Erfassung und Verwaltung der Fahrgeldeinnahmen im VBB eine spezielle Datenbank, die sog. Datenbank Meldewesen im Tarif (DBMIT, im Weiteren auch DBMIT Applikation, kurz Applikation). Die DBMIT Applikation beinhaltet ein umfassendes Leistungspaket zur Datenerfassung, Auswertung und Archivierung der verschiedenen Daten, die im Zusammenhang mit dem VBB-Tarif stehen. Die Applikation wurde speziell für den VBB programmiert, so dass es sich um eine firmenspezifische individuelle Lösung handelt. Die Applikation erfüllt im Wesentlichen folgende verkehrstechnische Aufgaben:
-	Bereitstellung einer Schnittstelle zur Übertragung der monatlichen und jährlichen Einnahmenmeldungen der Verkehrsunternehmen
-	Erfassung und Bearbeitung der o. g. Einnahmenmeldungen
-	Auswertungen nach verschiedenen Kriterien für Tarifanalysen und Berichte
-	Pflege und Verwaltung der Daten
-	Banking-Modul
Es besteht der Bedarf zu
-	Transition der entwickelten Applikation
-	Wartung und Support der entwickelten Applikation und zur
-	Weiterentwicklung der Applikation entsprechend neuen Anforderungen.
Auftragsgegenstand ist deshalb:
1.	die Transition der DBMIT Applikation zum neuen Anbieter
2.	die Übernahme der Wartung und des Supports der DBMIT Applikation sowie
3.	die Programmierung und Begleitung der gewünschten Weiterentwicklung der DBMIT Applikation.
Beim VBB hat sich für die gesamte Applikation der Begriff „DBMIT“ eingebürgert, was abhängig vom Kontext die Webapplikation oder auch nur die Datenbank umfasst. Um Missverständnisse zu vermeiden, wird in dieser Leistungsbeschreibung der neutrale Begriff der „Applikation“ für die Gesamtheit der entwickelten Software verwendet.
Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren in der Fassung des Art. 1 Ziff. 25 der Verordnung (EU) 2025/395 des Rates vom 24. Februar 2025
Angabe der HRA-/HRB-Nummer und des zuständigen Registergerichts, bei dem der Bewerber eingetragen ist. Falls keine Eintragungspflicht besteht, ist stattdessen eine Erklärung abzugeben, aus der die Gründe für das Nichtvorliegen einer Eintragungspflicht (z. B. aufgrund der Rechtsform) hervorgehen.
Eine aktuelle Bankauskunft mit Feststellungen zur wirtschaftlichen Situation des Bewerbers, insbesondere zur Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit, ist einzureichen.

Eligibility requirements: Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren in der Fassung des Art. 1 Ziff. 25 der Verordnung (EU) 2025/395 des Rates vom 24. Februar 2025
Angabe der HRA-/HRB-Nummer und des zuständigen Registergerichts, bei dem der Bewerber eingetragen ist. Falls keine Eintragungspflicht besteht, ist stattdessen eine Erklärung abzugeben, aus der die Gründe für das Nichtvorliegen einer Eintragungspflicht (z. B. aufgrund der Rechtsform) hervorgehen.
Eine aktuelle Bankauskunft mit Feststellungen zur wirtschaftlichen Situation des Bewerbers, insbesondere zur Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit, ist einzureichen.
Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Eigenerklärung, aus der die jeweils mit dem Versicherer vereinbarten Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden hervorgehen.

Mindestanforderung:
Die Deckungssummen müssen jeweils zweifach maximiert pro Versicherungsjahr mindestens 2 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden betragen. Die Vorlage einer aktuellen Versicherungsbestätigung ist zusätzlich zur Eigenerklärung zulässig, aber hier noch nicht verpflichtend.
Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens pro Geschäftsjahr bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmefrist.

Mindestanforderung:
Gesamtumsatz in Höhe von mind. 150.000 EUR pro Jahr.
7.1 Personelle und technische Ressourcen für den Anwendersupport:
Beschreibung der personellen und technischen Ressourcen, die Ihrem Unternehmen für den Anwendersupport zur Verfügung stehen. Die Darstellung muss folgende Aspekte abdecken:
-	Anzahl der im Bereich Anwendersupport eingesetzten Mitarbeitenden in Vollzeitäquivalenten (VZÄ), jeweils als Jahresdurchschnitt für die Kalenderjahre 2024, 2023 und 2022.
-	Angabe, ob Ihr Unternehmen grundsätzlich 1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support anbietet. Angabe, ob ausschließlich selbst entwickelte Softwareprodukte oder auch Anwendungen Dritter betreut werden.
-	Vorlage eines Organigramms der Supportabteilung bzw. des zuständigen Teams.
-	Beschreibung der Qualifikationsanforderungen an Supportmitarbeitende (z. B. Ausbildung, Fachkenntnisse, Zertifizierungen) sowie der regelmäßig angebote-nen internen und/oder externen Fortbildungsmaßnahmen.
-	Beschreibung des verwendeten Ticketsystem sowie dessen Funktionalitäten im Hinblick auf das Eskalationsmanagement.
-	Angaben zu den üblichen telefonischen Servicezeiten Ihres Supportteams. Angabe, ob grundsätzlich auch einen 24/7-Support angeboten werden kann.
Bewertung der Angaben zu 7.1:
Die eingereichten Informationen zu Ziffer 7.1 fließen wie folgt in die Bewertung der Eignung ein:
-	Die durchschnittliche Anzahl der Supportmitarbeitenden wird auf Basis von Vollzeitäquivalenten (VZÄ) bewertet. Für jeweils 10 VZÄ wird 1 Punkt vergeben, maximal jedoch 5 Punkte. Die Punktezahl wird für jedes der drei Kalenderjahre 2024, 2023 und 2022 einzeln auf Grundlage der jeweils mitgeteilten VZÄ berechnet. Anschließend wird aus den drei Punktwerten das arithmetische Mittel gebildet. Das Ergebnis wird kaufmännisch auf zwei Dezimalstellen gerundet.
-	Der Nachweis eines IT-Servicemanagementsystems nach ITIL (oder gleichwertig) wird mit 5 Punkten bewertet. 
Hinweis: Wird eine gleichwertige Methode angegeben, ist deren Gleichwertigkeit durch den Bewerber nachvollziehbar darzulegen und zu belegen.
-	Der Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 20000 (IT-Service-Management) wird mit weiteren 5 Punkten bewertet. 
-	Die Verwendung eines Ticketsystems mit integriertem Eskalationsmanagement wird mit 5 Punkten bewertet.

7.2 Personelle und technische Ressourcen für Entwicklungsleistungen:
Beschreibung der personellen und technischen Kapazitäten sowie der organisatorischen Strukturen, die Ihrem Unternehmen für die Entwicklung und Weiterentwicklung von Softwarelösungen zur Verfügung stehen. Die Darstellung muss folgende Aspekte abdecken:
-	Anzahl der in der Softwareentwicklung eingesetzten Mitarbeitenden, jeweils als Jahresdurchschnitt für die Kalenderjahre 2024, 2023 und 2022.
-	Beschreibung des generellen Anforderungsprofils für Entwicklerinnen und Entwickler, insbesondere zu Mindestqualifikationen für eine Beschäftigung im Unternehmen des Bewerbers.
-	Angaben zu regelmäßig angebotenen Fortbildungsmaßnahmen (intern und/oder extern).
-	Beschreibung der im Unternehmen des Bewerbers in Softwareprojekten verwendeten Vorgehensmodelle (z. B. klassische, agile oder hybride Methoden).
-	Beschreibung der angewendeten Standards zur technischen und fachlichen Dokumentation im Rahmen von Softwareentwicklungsprojekten.
-	Darstellung der vorhandenen technischen und organisatorischen Infrastruktur für die Softwareentwicklung, insbesondere zu eingesetzten Entwicklungs- und Testumgebungen.
Bewertung der Angaben zu 7.2:
Die eingereichten Informationen zu Ziffer 7.2 fließen wie folgt in die Bewertung der Eignung ein:
-	Die durchschnittliche Anzahl fest angestellter Entwicklerinnen und Entwickler wird mit 1 Punkt je 10 Mitarbeitende (bezogen auf den Durchschnitt der Jahre 2024, 2023 und 2022) bewertet; maximal können 5 Punkte erreicht werden.
-	Das Vorhandensein einer integrierten Entwicklungsumgebung (IDE) wird mit 5 Punkten bewertet.
-	Der Nachweis eines etablierten Release- und Deployment-Prozesses nach ITIL v3 (oder gleichwertig) wird mit 5 Punkten bewertet.
Hinweis: Wird ein gleichwertiger Prozess benannt, ist dessen Gleichwertigkeit durch den Bewerber nachvollziehbar darzulegen und zu belegen.

7.3 IT-Sicherheitsmanagement
Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Maßnahmen und Strukturen zur Sicherstel-lung der IT-Sicherheit. Die Darstellung sollte folgende Aspekte abdecken:
-	Beschreibung der eingesetzten grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen, z. B. regelmäßige Datensicherung, Verschlüsselungsverfahren, Zugriffskontrollen.
-	Beschreibung vorhandener IT-Sicherheitskonzepte, insbesondere hinsichtlich Informationssicherheitsmanagement (ISMS) und Notfallmanagement.
		Angabe, ob Ihr Unternehmen über ein zertifiziertes IT-Sicherheitsmanagement-system (ISMS) nach ISO 27001 verfügt.
Bewertung der Angaben zu 7.3:
Die eingereichten Informationen zu Ziffer 7.3 fließen mit folgenden Kriterien in die Bewertung der Eignung ein:
-	Das Vorhandensein grundlegender Sicherheitsmaßnahmen(Nachweis über Richtlinien, Prozesse und Verfahren in Form von (QM-) oder ähnlichen, internen Dokumenten) wird mit 5 Punkten bewertet.
-	Das Vorhandensein eines IT-Sicherheitskonzepts, insbesondere hinsichtlich Informationssicherheitsmanagement (ISMS) und Notfallmanagement, wird mit 5 Punkten bewertet.
-	Der Nachweis der ISMS-Zertifizierung nach ISO 27001 oder vergleichbarem Standard (z. B. BSI-Grundschutz-Zertifikat) wird mit 5 Punkten bewertet.
Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsaufträge
Eine Liste der in den letzten höchstens drei Jahren (gerechnet ab dem Datum der Bekanntmachung) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen. Die Liste muss folgende Angaben enthalten:
-	Bezeichnung der Leistung
-	Auftraggeber (öffentlich oder privat)
-	Leistungszeitraum (Erbringungszeitpunkt oder -dauer)
-	Auftragswert
-	Kurzbeschreibung des Leistungsinhalts

Mindestanforderungen:
-	Mindestens eine Referenz über die Entwicklung datenbankbasierter Softwaresysteme
-	Mindestens eine Referenz über die Wartung, Pflege und den Anwendersupport von datenbankbasierten Softwaresystemen

Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage beim jeweiligen Referenzgeber zu verifizieren. Zu diesem Zweck sind für jede Referenz die Kontaktdaten einer ansprechbaren Person anzugeben, mindestens bestehend aus Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Sollte eine Verifizierung nicht möglich sein etwa aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Kontaktdaten oder fehlender Rückmeldung durch den benannten Ansprechpartner behält sich der Auftraggeber vor, die jeweilige Referenz nicht in die Wertung einzubeziehen.

Bewertung der Angaben:
Die eingereichten Referenzen fließen wie folgt in die Bewertung der Eignung ein:
-	Entwicklung datenbankbasierter Softwaresysteme: 1 Punkt je Referenz, maximal 5 Punkte
-	Wartung, Pflege und Anwendersupport datenbankbasierter Softwaresysteme: 1 Punkt je Referenz, maximal 5 Punkte
-	Erfahrungen mit Java, Tomcat oder dem Spring-Framework: 1 Punkt je Referenz, maximal 5 Punkte 
-	Erfahrungen mit Spring, Spring Webflow sowie im Frontend mit JSP oder HTML/jQuery: 1 Punkt je Referenz, maximal 5 Punkte
Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Beschreibung der im Unternehmen implementierten Maßnahmen zur Sicherstellung und Kontrolle der Qualität Ihrer Leistungen.

Bewertung der Angaben:
-	Vorhandensein eines dokumentierten Qualitätsmanagementsystems: 2 Punkte
-	Nachweis eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015: 5 Punkte
Mit dem wirtschaftlichsten Anbieter werden Bürgscahften geschlossen: Vertragserfüllungsbürgschaft, Mängelgewährleistungsbürgschaft
Nicht nachgefordert werden können: Mindestanforderungen