Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-03-26
Buyer: Municipiul Mediaș
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 545751 RON
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Obiectul contractului îl reprezintă achiziția de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a aproximativ 410 metri liniari de arhiva fizică, în arhivă electronică.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariției lor în procesul de arhivare computerizată:
Implementarea soluțiilor informatice care asigură administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, se va face cu respectarea prevederilor Legii arhivelor naționale nr. 16/1996, republicată.
A. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, termenul-limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari sau informatii suplimentare in legatura cu documentatia de atribuire este de maximum 22 de zile inainte de data-limita de depunere a ofertelor;
B. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, termenul-limita in care autoritatea contractanta va raspunde, in mod clar si complet, tuturor solicitarilor de clarficare/informatii suplimentare este în a 11-a zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Autoritatea contractantă menționează că va răspunde la solicitările de clarificări adresate de operatorii economici până la termenul-limită stabilit în anuntul de participare.
Prin scanarea și prelucrarea electronică (digitizare) a documentelor, aflate în arhiva instituției, se înțelege procesul de transpunere a documentelor din format fizic în format electronic, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea o colecție de copii digitale pentru consultare și recuperare în caz de distrugere a originalului; regăsirea/consultarea informațiilor se realizeaza prin asocierea unor indecși (metadescriptori) imaginilor scanate.
— realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor;
— asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original;
— eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere;
Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza de către un operator economic specializat și autorizat în prestarea unor astfel de servicii. Prestatorul este responsabil pentru organizarea resursei umane și a infrastructurii tehnice, necesare pentru buna desfășurare a activităților. Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza cu personalul prestatorului, precum și cu echipamente specializate, automat sau manual, în funcție de starea fizică a documentelor.
Ofertantul serviciilor va transmite o prezentare detaliată din care să reiasă clar modul în care se desfășoară întregul proces care reglementează pregătirea, scanarea, indexarea, verificarea, relegarea documentelor și predarea rezultatelor finale.
Toate materialele realizate în cadrul acestui contract vor respecta toate elementele și condițiile de identitate vizuală prevăzute în ultima ediție revizuită a „Manualului de identitate vizuală POCA 2014-2020”, disponibil la adresa: http://poca.ro/implementare-proiecte/manual-de-identitate-vizuala-poca-2014-2020-august-2018/
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa prioritară 2 – „Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente”, OS 2.1 – „Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP, în cadrul CP 12/2018 (pentru regiunile mai puțin dezvoltate) […] detalii pe www.e-licitatie.ro
Finanțare nerambursabilă prin Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă (AM POCA) pentru proiectul „Resurse integrate pentru o dezvoltare locală sustenabilă”, cod SIPOCA 660/cod MySMIS 129622.


Winner: SRGM Garanții Mobiliare S.R.L.
Award value: 545751
Number of bids: 9