Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2016-11-26
Buyer: Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Region: Münster, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48311000 | 48451000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services | 72320000
Estimated value: 1545500 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Landesbetrieb Wald und Holz wird sein bestehendes ERP-System erweitern. Entwickler und Lieferant des Bestandssystems ist die Mach AG. Die vorhandene Software für die Geschäftsbereiche Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen wird im Wege eines Upgrades erweitert. Der vorhandene Datenbestand im bestehenden System der Personalverwaltung wird überarbeitet und korrigiert sowie die Datennutzung optimiert werden. Zudem wird ein neuer Software-Baustein für die revisionssichere Dokumentenablage beschafft. Für die Erweiterung der Software werden Zusatzlizenzen erworben, da die avisierten Neuerungen sowie das erforderliche Customizing und der Support nicht über die bestehenden Landeslizenzen abgedeckt sind.
Der vergebende Auftrag zur Erweiterung des ERP-Systems umfasst drei Bereiche: 1. Umstellungdes Client-Server-Systems auf eine webbasierte Oberfläche und die Einrichtung eines Workflows zu den Geschäftsbereichen Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen (Bereich 1); 2.Überarbeitung der Datenhaltung im bestehenden System der Personaldatenverwaltung und Optimierung der Personaldatennutzung (Bereich 2); 3. Erwerb eines neuen Software-Bausteins für die revisionssichere Dokumentenablage (Bereich 3).
Wald und Holz NRW durfte alle 3 Bereiche des Auftrags (vgl. Ziffer II.2.4)) im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) VgV an die Mach AG vergeben. Für die Erweiterung des bestehenden Systems für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen (Bereich 1) bestand gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV aus technischen Gründen kein Wettbewerb. Das Upgrade kann nur von der Mach AG bereitgestellt werden, die auch das Bestandssystems entwickelt und geliefert hat. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung zur Erweiterung des bestehenden ERP durch die Mach AG gibt es nicht. Ein Austausch der Software für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen würde den Wechsel auf ein anderes Datenmodellmit aufwendiger Migration von Daten erforderlich machen. Ein Wechsel des Datenmodells würde neue Schnittstellen zu den bei Wald und Holz NRW verwendeten Fachanwendungen erfordern und die Kompatibilität gefährden. Die Beschaffung eines komplett neuen ERP-Systems wäre zudem erheblich teurer als das Upgrade des Bestandssystems und damit unwirtschaftlich. Auftragsbereich 1 und 2 können zudem wegen Ausschließlichkeitsrechten gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV nur durch die Mach AG erbracht werden. Zusatzlizenzen zur bestehenden Software können nur unmittelbar bei der Mach AG erworben werden. Zudem darf aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten die Konfiguration, Schulung und Anpassung des Bestandssystems (Bereich 1) sowie die technische Überarbeitung der Personaldatenhaltung (Bereich 2) nur durch Mitarbeiter oder zertifizierte Berater der Mach AG erfolgen. Der neu zu erwerbende Software-Baustein für die revisionssichere Dokumentenablage (Bereich 3) ist technisch-funktional nicht von der Software für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen (Bereich 1) zu trennen und durfte daher ebenfallsgemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) VgV an die Mach AG beauftragt werden.
Wald und Holz NRW hat alle 3 Bereiche des Auftrags im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) VgV an die Mach AG vergeben. Für den Bereich 1 besteht gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV aus technischen Gründen kein Wettbewerb. Das Upgrade kann nur von der Mach AG bereitgestellt werden, die auch das Bestandssystems entwickelt und geliefert hat. Auftragsbereich 1 und 2 können zudem wegen Ausschließlichkeitsrechten gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV nur durch die Mach AG erbracht werden. Der neu zu erwerbende Software-Baustein für die revisionssichere Dokumentenablage (Bereich 3) ist technisch-funktional nicht von der Software für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen/Finanzen (Bereich 1) zu trennen und wurde daher ebenfalls gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) VgV an die Mach AG vergeben.
Gemäß §135 Abs. 1 GWB kann ein Bieter die Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrags, der ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung vergeben wurde, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, in einem Nachprüfungsverfahren geltend machen. Gemäß § 135 Abs. 3 GWB tritt die Unwirksamkeit eines Vertrages, der ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung vergeben wurde, allerdings nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 KT, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Voraussetzungen für ein Nachprüfungsverfahren sind in § 160 ff. GWB geregelt.


Award value: 1545500
Number of bids: 1