Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-09-17
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79990000 | 79995100 | 79999100 | 92512000
Award criteria: price

Technical requirements: Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Gem. § 135 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber. 1) gegen § 134 verstoßen hat oder; 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über - die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und - die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen
Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über 1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet: - Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport; - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software; - EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten; - Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog; - rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv 2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet: - Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung: * frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen * spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten - Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren - Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software - Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport - tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers - tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern - rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD - rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege - Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers weitere Bedingungen: - Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache; - Gerichtsstand: Leipzig; - Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen); - Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber; - Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers


Winner: Klinikum St. Georg gGmbH
Number of bids: 2