Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-08
Buyer: SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG
Country: DE
Region: Pforzheim, Stadtkreis
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2017-07-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Ziel des Projektes „RITA – Neues ERP“ (im Folgenden „Neues ERP“) ist die Implementierung eines Systems zur Unterstützung von Standardprozessen in einem integrierten Mehrsparten-Stadtwerk (inkl. Tätigkeiten-Abschluss) für mehrere Mandanten zum Einschluss von Betriebsführungen. Die SWP wollen eine zukunftsgerichtete Anwendungslandschaft etablieren, um die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und die Grundlage für die Digitalisierung zu legen. Dabei wird ein modularisiertes, schnittstellenoffenes und in die existierende Landschaft optimal integriertes System angestrebt. Es sollen in hohem Maße Standardprozesse mit nur geringen Anpassungen umgesetzt werden.
Im Vordergrund stehen dabei Finanz- und Controllingprozesse rund um (Projekt-) Controlling, (Wirtschafts-) Planung, Reporting (auch hinsichtlich regulatorischer Anforderungen, z.B. BNetzA), Treasury (z.B. Liquidität/ Liquiditätsplanung und Darlehensabbildung), Rechnungswesen (inkl. Anlagenbuchhaltung, Abschluss, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), sowie Warenwirtschaft (Einkauf, Lagerhaltung über mobile Endgeräte und Mittelfreigabeprozess) als auch Instandhaltung und Workforce Management (Einsatzplanung/Disposition, Auftragsplanung, -steuerung und Auftragserfassung über mobile Endgeräte, Leistungsverrechnung, Reporting).
Das Vorhaben umfasst neben der reinen Implementierung und Integration in die bestehende bzw. noch anzupassende Schnittstellenlandschaft, insbesondere zum bestehenden Verbrauchsabrechnungssystem, auch die Produktivsetzung, den technischen Betrieb (Infrastruktur) wie auch den Applikationsbetrieb (für mindestens 4 Jahre).
Eine wesentliche Anforderung an den Anbieter ist dabei das Angebot eines Hostings und der damit verbundenen Services.
Hinsichtlich der Angebotsabgabe muss der Anbieter in der Lage sein, sowohl Projektkosten als auch zukünftige laufende Kosten zu beziffern.
Der Auftraggeber wird maximal acht Bewerber zur Abgabe eines indikativen Angebots auffordern. Wenn nach Wertung der Teilnahmeanträge auf der achten Rangstelle 2 (oder mehr Bewerber) mit gleicher Punktzahl liegen, werden diese ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert und der Kreis der Verhandlungsteilnehmer entsprechend erweitert.
— Technische Leistungsfähigkeit des Anbieters hinsichtlich Standardisierung und Stadtwerke-Vorkonfiguration, Regulierung und Funktionalität, Unterstützung von Implementierung und Betrieb sowie IT Architektur – Ausgestaltung, Stabilität und Erweiterbarkeit.
a) Erklärung zu Umsätzen der letzten 3 Jahre, bitte weisen Sie hier zusätzlich den jeweiligen Umsatz mit Stadtwerken aus
Es müssen, um als Teilnehmer in Betracht zu kommen, mindestens drei Referenzmandate für die Einführung eines neuen ERPs mit den Modulen Finanzen und Controlling, Einkauf/ Materialwirtschaft, Instandhaltung / Workforce Management innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre erbracht werden. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Merkmale anzugeben: Mandant, mit Name und Ansprechpartner, ERP-System nach Migration (inkl. Releaseangabe, Migrationszeitraum, Projektstatus sowie geleisteter Projektumfang, Projektleiter). Für Referenzmandate bei Stadtwerken ist die Vergleichbarkeit zu den Stadtwerken Pforzheim wichtig (z.B. hinsichtlich Umsatz, Mitarbeiter, Anzahl der Sparten, Anzahl Zählpunkte).
c) Erklärung zu Beschäftigten: Bitte weisen Sie hier die Mitarbeiter gesamt und Mitarbeiter mit energiewirtschaftlicher Erfahrung aus
d) Erklärung zu Eintrag in Berufsregister (zzgl. Angabe des nächsten Unternehmensstandorts zu Pforzheim)
— Erklärung zu Haftpflichtversicherungen (z. B. Unternehmenshaftpflicht, Berufshaftpflicht) und Angabe der Deckungssummen für Sach-, Personen- und Vermögensschäden (4)
— Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache hinsichtlich der Mitarbeiter und der angebotenen Systemlösung (5)
— Es wird ein mehrstufiges Verhandlungsverfahren bis voraussichtlich Mitte Oktober durchgeführt. Projektbeginn ist geplant für den 1.11.2017. Go-Live der neuen ERP-Lösung erfolgt zum 1.1.2019. Anschließend beginnt die Phase des Betriebs für mindestens 4 Jahre.

Eligibility requirements: Für die Phase des Teilnahmewettbewerbs sind die geforderten Eigenerklärungen abzugeben. Diese sind: — Eigenerklärungen zur Eignung mit folgenden Aspekten (1): a) Erklärung zu Umsätzen der letzten 3 Jahre, bitte weisen Sie hier zusätzlich den jeweiligen Umsatz mit Stadtwerken aus b) Erklärung zu durchgeführten Referenzprojekten: o Bei integrierten und mehrspartigen Stadtwerken und/oder o Bei Unternehmen der Energieerzeugung, -versorgung und Utilities und o Im Bereich Instandhaltung / Workforce Management Es müssen, um als Teilnehmer in Betracht zu kommen, mindestens drei Referenzmandate für die Einführung eines neuen ERPs mit den Modulen Finanzen und Controlling, Einkauf/ Materialwirtschaft, Instandhaltung / Workforce Management innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre erbracht werden. Damit ein Referenzprojekt gewertet werden kann, sind wesentliche Merkmale anzugeben: Mandant, mit Name und Ansprechpartner, ERP-System nach Migration (inkl. Releaseangabe, Migrationszeitraum, Projektstatus sowie geleisteter Projektumfang, Projektleiter). Für Referenzmandate bei Stadtwerken ist die Vergleichbarkeit zu den Stadtwerken Pforzheim wichtig (z.B. hinsichtlich Umsatz, Mitarbeiter, Anzahl der Sparten, Anzahl Zählpunkte). Bitte duplizieren Sie das Formblatt an dieser Stelle bei Bedarf. c) Erklärung zu Beschäftigten: Bitte weisen Sie hier die Mitarbeiter gesamt und Mitarbeiter mit energiewirtschaftlicher Erfahrung aus d) Erklärung zu Eintrag in Berufsregister (zzgl. Angabe des nächsten Unternehmensstandorts zu Pforzheim) e) Erklärung zu Insolvenzverfahren f) Erklärung zu Liquidation g) Erklärung zu Zuverlässigkeit h) Erklärung zu Steuern i) Erklärung zu Berufsgenossenschaft — Erklärung der Bietergemeinschaft (2) — Erklärungen bei Weitervergabe von Leistungen an Nachunternehmer (3) — Erklärung zu Haftpflichtversicherungen (z. B. Unternehmenshaftpflicht, Berufshaftpflicht) und Angabe der Deckungssummen für Sach-, Personen- und Vermögensschäden (4) — Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache hinsichtlich der Mitarbeiter und der angebotenen Systemlösung (5) — Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (6) — Erklärung zur Etablierung des anzubietenden ERP-Systems am Markt (7) — Erklärung zum Gründungszeitpunkt (8) Es kann auch analog die Einheitliche Europäische Eigen-Erklärung abgegeben werden.