Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-06-05
Buyer: Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister (KDN), Geschäftsstelle Siegburg
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48200000 | 48219300 | 48516000 | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 800000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Beschaffung von Form-Solutions GmbH Produkten für die Bereitstellung in einem zentralen einheitlichen Kommunalportal NRW für digitale Verwaltungsleistungen
Nach § 1 Abs. 1 OZG sind Bund und Länder verpflichtet, bis spätestens 31.12.2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Im Land NRW wird ein zentrales, landeseinheitliches NRW-Kommunalportal zur Verfügung gestellt. Die Kommunen in NRW arbeiten ganz überwiegend bereits mit den Produkten der Fa. Form-Solutions GmbH und haben ihre dementsprechenden Online-Anwendungen entwickelt sowie die einzelnen Fachverfahren mittels Schnittstellen daran angebunden. Sämtliche Anwendungen, die diese Kommunen gegenwärtig nutzen, sollen auch künftig über das NRW-Kommunalportal weiter genutzt werden. Insoweit beabsichtigt der KDN, insbesondere um die Vorinvestitionen der NRW-Kommunen/Mitglieder des KDN nicht zu entwerten und eine landesweit einheitliche Lösung für den Onlinezugang zu ermöglichen, mit der Fa. Form Solutions GmbH einen Rahmenvertrag über Software-Lizenzen und -Pflege für standardisierte Form-Solutions Produkte für seine Mitglieder abzuschließen.
Nach § 1 Abs. 1 des Gesetzes zur Verbesserung des Zugangs zu Verwaltungsleistungen Online (sog. Onlinezugangsgesetz – OZG) sind Bund und Länder verpflichtet, bis spätestens zum 31.12.2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Nach § 1 Abs. 2 OZG sind der Bund und die Länder weiter verpflichtet, den Zugang zu den Verwaltungsleistungen übergreifend zu gestalten (Verknüpfung zu einem Portalverbund). Der OZG-Umsetzungskatalog (1. Auflage, Stand: April 2018) des IT-Planungsrats stellt alle etwa 575 Verwaltungsleistungen zusammen, für die digitale Lösungen umgesetzt werden müssen. Im Land Nordrhein-Westfalen (NRW) wird insoweit ein zentrales, landeseinheitliches NRW-Kommunalportal zur Verfügung gestellt, um den Kommunen des Landes NRW zu ermöglichen, ihren Einwohnerinnen und Einwohnern ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch gemäß OZG anzubieten. Die Kommunen in NRW arbeiten zum ganz überwiegenden Teil bereits mit den Produkten der Fa. Form-Solutions GmbH, u.a. Antragsmanagement sowie Infrastrukturschnittstellen, und haben ihre dementsprechenden Online-Anwendungen entwickelt sowie die einzelnen Fachverfahren mittels Schnittstellen daran angebunden. Sämtliche Anwendungen, die diese Kommunen in NRW gegenwärtig nutzen, sollen auch künftig über das zentrale, landeseinheitliche NRW-Kommunalportal weiter genutzt werden. Insoweit beabsichtigt der KDN, insbesondere um die Vorinvestitionen der NRW-Kommunen (Mitglieder des KDN) nicht zu entwerten und eine landesweit einheitliche, standardisierte Lösung für den Onlinezugang zu ermöglichen, mit der Fa. Form Solutions GmbH einen Rahmenvertrag (Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen, § 21 Abs. 3 VgV) über Lieferungen und Dienstleistungen von Software-Lizenzen und -Pflege über/für standardisierte Form-Solutions Produkte für seine Mitglieder abzuschließen. Den NRW-Kommunen/KDN-Mitgliedern, die bereits in einem Vertragsverhältnis zu der Fa. Form-Solutions GmbH stehen, ist es dabei freigestellt, ob sie diesem Rahmenvertrag oder ihren jeweils bestehenden Vertrag weiter selbstständig fortsetzen wollen.
Die Rahmenvereinbarung kann einseitig vom Auftraggeber optional bis zu einer maximalen Laufzeit von 4 Jahren (§ 21 Abs. 6 VgV) verlängert werden.
Der mit der Fa. Form Solutions GmbH zu schließende Rahmenvertrag (Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen, § 21 Abs. 3 VgV) hat eine Grundlaufzeit bis zum 31.12.2022 und kann einseitig vom Auftraggeber optional bis zu einer maximalen Laufzeit von 4 Jahren (§ 21 Abs. 6 VgV) verlängert werden.
Die beabsichtigte Vergabe ist gem. § 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an die Fa. Form-Solutions GmbH nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b), lit. c), Abs. 6 VgV zulässig, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist, sowie wegen des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten, und weil es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist. Die produkt-/herstellerspezifische Beschreibung der zu beschaffenden Leistungen ist ebenfalls vergaberechtlich zulässig. Bei der Beschaffung anderer Produkte anderer Anbieter wären die von den NRW-Kommunen/KDN-Mitgliedern, welche bereits weit überwiegend die Lösungen der Fa. Form-Solutions GmbH in NRW nutzen (Abdeckung von ca. 85 % aller Einwohner in NRW), in erheblichem Umfang getätigten Investitionen und IT-/Online-Infrastrukturmaßnahmen entwertet. Die eigenen kommunalen Online-Anwendungen könnten auf dem künftigen zentralen und einheitlichen NRW-Kommunalportal im Falle eines Produkt-/Anbieterwechsels nicht weiter genutzt werden, stattdessen müssten für sämtliche dieser Anwendungen neue Anwendungen mit den anderen Produkten anderer Anbieter entwickelt, erstellt und ausgerollt werden. Insoweit müsste die übergroße Mehrheit aller Kommunen in NRW praktisch von vorne mit der Umsetzung von Onlinediensten beginnen, was neben einem erheblichen finanziellen und personellen Aufwand auch einen großen zeitlichen Verzug bedeuten würde, wodurch die gesetzliche Umsetzungsfrist nach § 1 Abs. 1 OZG zum 31.12.2022 schon nicht mehr einzuhalten wäre.
Zudem würden bei der Beschaffung anderer Produkte anderer Anbieter Kompatibilitätsproblematiken von den Online-Formularen zu den Fachverfahren auftreten, da noch gar keine entsprechenden Schnittstellen bestehen, welche erst zeit- und kostenaufwändig entwickelt werden müssten. Insoweit dürfen die öffentlichen Auftraggeber jedwede Risikopotenziale ausschließen und den sichersten Weg wählen (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 31.5.2017, VII-Verg 36/16; Beschl. v. 13.4.2016, VII-Verg 47/15).
Hinzu kämen unverhältnismäßige Mehraufwände in den Bereichen Schulung, Umstellung und Migration sowie Wartung, Pflege und Support im Falle eines Produkt-/Anbieterwechsels.
Als Hersteller und Urheber der zu beschaffenden Software-Produkte und -Dienste ist aus Gründen rechtlicher Alleinstellung allein die Fa. Form-Solutions GmbH in der Lage, den Auftrag zu erbringen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV). Insoweit gibt es hier keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung, und der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter (§ 14 Abs. 6 VgV).
Das in Abschnitt V.2.1) angegebene Datum entspricht dem Tag der Absendung dieser Bekanntmachung und stellt nicht den Tag der beabsichtigten Zuschlagserteilung (Vertragsschluss) dar. Die Zuschlagserteilung und der Vertragsschluss erfolgen nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung (vgl. § 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB).
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.


Winner: Form-Solutions GmbH
Award value: 800000