Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2023-09-25
Buyer: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services

Technical requirements: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) beabsichtigt, ein neues Raumbuchungssystem inklusive einer zusätzlichen Funktion für die Buchung wechselnder Arbeitsplätze ("Desk-Sharing") einzuführen und hierfür eine bereits auf dem Markt verfügbare Standardsoftware zu beschaffen. Teil der Beschaffung sind auch Pflegeleistungen, Unterstützung bei der Implementierung sowie ein laufender Unterstützungsservice.
* Das Raumbuchungssystem bietet umfangreiche statistische Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Auslastung der Räume, Kostenübersichten etc.).
* Ein Lizenzmodell mit 70 Concurrent-Usern soll es den Anwenderinnen und Anwendern im BMWK über den Browser (mind. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox) ermöglichen, die geführten Buchungsprozesse zu durchlaufen. Stellt das BMWK fest, dass es aufgrund interner räumlicher Umstrukturierungen einen höheren Bedarf hat, ist es berechtigt, während der Vertragslaufzeit bis zu 50 weitere Concurrent-User-Lizenzen zum Angebotspreis zu erwerben.
* Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten ist es zwingend notwendig, dass die Buchungsmaske individuell angepasst werden kann, um einen übersichtlichen und einfachen Buchungsablauf zu gewährleisten.
* Die jeweiligen aktiven Userinnen und User mit Zugriff auf die Buchungsmaske sollen automatisch ausgeloggt werden, wenn sie nach voreingestellter Zeit (z. B. 15 Min., variabel einstellbar) keine Buchung vornehmen. Somit wird gewährleistet, dass ausreichend Zugriffsmöglichkeiten (Lizenzen) für die Anwenderinnen und Anwender im Haus vorrätig sind.
Ein Antrag auf Nachprüfung kann schriftlich an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt gerichtet werden. Die Einreichung eines Nachprüfungsantrags per E-Mail an vk@bundeskartellamt.bund.de ist nach Angaben des Bundeskartellamts nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Die Unwirksamkeit des Vertrages gemäß § 135 GWB kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht werden.
Die Notwendigkeit von mehreren kleinen Zusatzleistungen wurden erst im Zuge der Projektausführung und Implementierung der Software festgestellt. Die Anpassungen sind für einen fehlerfreien und reibungslosen Betrieb notwendig.
Die Zusatzleistung „Customizing am Raumbuchungsmodul“ ist erforderlich, weil sich die Arbeitsprozesse im BMWK hinsichtlich der Informationsweitergabe zu verschiedenen Meeting-Plattformen mit der Standardkonfiguration von RaumFürRaum nicht effektiv und zielsicher abbilden lassen.
Die Zusatzleistung „Zusätzliche Administratorenschulung“ ist erforderlich, weil sich die Aufteilung der jeweiligen Aufgabengebiete hinsichtlich fachadministrativer Bestandteile der Plattform unterscheidet und somit eine Schulung, insbesondere für weitere Teiladminstrationen notwendig macht. Insbesondere die Erweiterung um die im Punkt „Customizing am Raumbuchungsmodul“ genannten Ergänzungen sind in den entsprechenden Prozessen in der Anwendung zu schulen.
Die Zusatzleistung „Ergänzungsmodul Labels“ ergänzt die Terminbuchung um Schlagworte. Sie ist erforderlich, weil die im BMWK verteilten Arbeitsprozesse, insbesondere die Leistungen in der Z-IUK-Veranstaltungstechnik, der Raumreservierung als auch den nachgelagerten Dienstleistungen mit Rahmenvertragspartnern, ergänzende Informationen benötigen, um eine Organisation ohne Eingriff in die Informationsweitergabe der Nutzenden (also Inhalte der jeweiligen Termindaten) zu ermöglichen.
Die Zusatzleistung „Einrichtung und Konfiguration von 2.000 Arbeitsplätzen“ ist erforderlich, weil sich bei der eigenständigen Anlage von neuen Arbeitsplätzen durch das BMWK über die Administratorfunktion herausstellte, dass dies umständlich und sehr zeitintensiv ist.
Die Zusatzleistung „Zusatzmodul Empfang“ ist erforderlich, da es hierdurch möglich wird Gästeanmeldungen und Veranstaltungsteilnehmer zu erfassen sowie die Parkplatzbereitstellung zu organisieren. Es entfällt zukünftig die Übertragung von personenbezogenen Daten aus Officedokumenten in E-Mailprogramme. Gleichzeitig erhalten die nachgelagerten Dienste wie die Sicherheitsüberprüfung, die Zutrittskontrollen und/oder Protokoll und auch Technik die Informationen über die beabsichtigten Formate der Veranstaltungen inkl. einer Abschätzung des zu erwartenden Arbeitsaufkommens in Bezug auf die Teilnehmendenzahlen.


Winner: mediaDIALOG Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH