Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-18
Buyer: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Zentrales IT-Vergabe- und Einkaufsmanagement
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 1888230.63 EUR
Submission deadline: 2023-08-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Auftragsgegenstand  ist die Beschaffung eines neuen Systems inklusive der entsprechenden Lizenzen und inklusive Anpassungen an die in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen für eine optimale IT-Unterstützung der Tätigkeiten der Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München unter Berücksichtigung der nötigen Schnittstellen. Dazu gehören auch weitere Leistungen wie Wartung, Installationsunterstützung und Migration der Altdaten.
2) Überlassung auf Dauer von Lizenzen gegen Einmalvergütung für 90 Anwender*innen, wovon 90 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können müssen. Diese Lizenzen gelten für die Produktivumgebung. Die Zugriffe auf weitere Umgebungen (Entwicklungs-, Test- und Schulungsumgebung) sind Teil des Auftragsgegenstands und werden nicht gesondert vergütet. Es können während der Vertragslaufzeit auch optional Lizenzen nachgekauft werden. Der Auftraggeber schätzt hierfür einen Bedarf von 20 weiteren Lizenzen.
Bereitstellung und/oder Anpassung durch den Auftragnehmer im Rahmen der Standardsoftware der Schnittstellen:
Diese Schnittstellen werden bei optionaler Beauftragung geliefert und                             abgenommen. Im Falle einer Beauftragung zusammen mit der Standardsoftware          selbst, sollen diese die Produktivsetzung der Standardsoftware nicht verzögern.
• Unterstützung per remote bei Installation und Konfiguration des Fachverfahrens (Produktiv-, Test- und Schulungsumgebung) bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim Auftraggeber. Mit Unterstützung ist keine persönliche Anwesenheit beim Auftraggeber gemeint. Hier ist auch insbesondere die Einweisung des Projektteams von insgesamt 12 Personen inbegriffen. Das Projektteam besteht sowohl aus Personen der Administration (Installation und Betrieb der Software), der Fachverfahrensbetreuung (Konfiguration des Systems) als auch der Sachbearbeitung. Das Projektteam muss in die Lage versetzt werden, das System administrieren, konfigurieren, testen und sowohl technisch als auch fachlich beurteilen zu können.
• Inbetriebnahme der Schnittstellen (ausgenommen der e-Akten-Schnittstelle und der optionalen Schnittstellen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt in Betrieb genommen werden können)
Lieferung von Skripten und Unterstützung beim Import der Daten aus dem Altverfahren KOI-Framework-Anwendung und Excellisten.
Die Kolleg*innen aus der Sachbearbeitung werden in vor Ort Schulungen in Schulungsräumen der LHM durch eine*n Trainer*in des Auftragnehmers geschult. Es wird von 2 Schulungstagen ausgegangen. Die Schulung wird durch eine*n KeyUser*in (=Fachverfahrensbetreuung) begleitet für Themen und Fragen zu den Prozessen im Fachbereich. Ein Schulungskonzept inkl. Schulungsunterlagen ist vom Auftragnehmer zu erstellen.
Es wird davon ausgegangen, dass 75 Kolleg*innen geschult werden. Daher wird von 7 Schulungseinheiten ausgegangen.
• Die vom Auftragnehmer zu leistende Supporttätigkeit umfasst lediglich die Tätigkeit im Rahmen des Third-Level-Supports gemäß ITIL. Vorgeschaltet sind die Tätigkeiten des Auftraggebers in der Linienorganisation des First-Level-Supports (ServiceDesk) und Second-Level-Supports (Fachverfahrensbetreuung bzw. it@M). Die beiden letztgenannten Stufen sind ausdrücklich nicht vom Auftragnehmer zu leisten. Der Support ist in deutscher Sprache gefordert.
• Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unterstützungsleistungen in diesem Sinne können z.B. individuelle Anpassungen an Statistikauswertungen oder neue Schnittstellen wie z.B. zum Besonderen Behördenpostfach oder ein Webservice zu einem Webformular sein.
Folgende Dokumentationsunterlagen sind mindestens in digitaler Form (PDF Format) vom Auftragnehmer zu liefern:
• Anwender*innenhandbuch, auch in bearbeitbarer Form (docx Format), um eventuell notwendige Anpassungen hinsichtlich der Prozesse und LHM spezifischen Gegebenheiten vornehmen zu können. Diese Unterlagen sind die Basis der Sachbearbeiter*innen und enthalten somit den Umgang mit dem System aus fachlicher Sicht sowie den prozessualen Ablauf der Tätigkeiten.
• Schulungsunterlagen, auch in bearbeitbarer Form (docx Format) analog Anwender*innenhandbuch; die Schulungsunterlagen dienen als Orientierung in der Schulung. Sie sollen sich im Aufbau am Ablauf der Schulung gem. Schulungskonzept orientieren. Sie können eine Teilmenge des Anwender*innenhandbuchs sein.
• Administrationshandbuch, auch in bearbeitbarer Form (docx Format) analog Anwender*innenhandbuch; enthalten sind hier die Möglichkeiten der Anpasssungen mittels Konfiguration am System.

Eligibility requirements: Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-189217f696f-33081fd9dc02b0d7

Award value: 1888230.63