Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-15
Buyer: Engagement Global gGmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 55000000 | 55100000 | 55110000 | 55500000 | 55510000
Submission deadline: 2022-12-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leistungen zur Unterstützung bei der Durchführung des Schulwettbewerbs zur Entwicklungspolitik und seiner Begleitmaßnahme, dem Song Contest" Dein Song für EINE WELT" in den Jahren 2023 / 2024
Engagement Global führt im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung den Schulwettbewerb zur Entwicklungspolitik und seiner Begleitmaßnahme - dem Song Contest "Dein Song für EINE WELT" im Zweijahresrythmus durch. Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss von Rahmenverträgen über Leistungen zur Unterstützung des Schulwettbewerbs  und des Song Contests in den Jahren  2023-2024.
- Los 2: Inhalte (grafische und inhaltliche Gestaltung der Websites und Materialien, Aufnahme der Wettbewerbsbeiträge, Urkundenmanagement, Partnerakquise)
- Los 3: Veranstaltungsmanagement (Bewertungsverfahren, Vorabendprogramm, Preisverleihung, Rahmenprogramm)
Für jedes Los soll ein separater Rahmenvertrag geschlossen werden. Es können Angebote für ein Los oder mehrere Lose abgegeben werden.
Das Los 1 (Technik) beinhaltet Arbeiten im Bereich Technik (Datenbanken, Websites, Anmeldemodule) für den Schulwettbewerb und Song Contest. Hierzu zählen: Upgrade der Typo 3 Version, Analyse, Konzept und Aufsetzen einer neuen Datenbank für den Schulwettbewerb und Song Contest, technische Betreuung der Datenbank, Bereinigung und Exporte in Verbindung mit Datenbank, Archivierung der Wettbewerbsbeiträge, Betrieb der Website für Schulwettbewerb sowie technische Betreuung, Überarbeitung der Printmaterial Bestellung, Weiterleitung der Bestellungen, Freischaltung der Website und deren Funktionen, Erstellen von Website-Unterseiten für den Schulwettbewerb, Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen und Unterrichtsmaterialien auf Website, Erstellen einer digitalen Materialsammlung der Unterlagen der Veranstaltung, Installation neuer Funktionen auf Website, Erstellen einer interaktiven Karte für Veranstaltung auf Website, fortlaufende Überprüfung der responsive Technik der Website und Betreuung des User-Voting Tool.
Inhalte (graphische und inhaltliche Gestaltung der Websites und Materialien, Aufnahme der Wettbewerbsbeiträge, Juryverfahren, Urkunden-management und Partnerakquise)
Das Los 2 (Inhalte) enthält die Beschreibung der Arbeiten im Bereich Inhalte (grafische und inhaltliche Gestaltung der Websites und Materialien, Aufnahme der Wettbewerbsbeiträge, Juryverfahren, Urkundenmanagement, Partnerakquise) für den Schulwettbewerb und Song Contest. Hierzu zählen folgende Agenturleistungen: Juristische Beratung (Urheber-, Medien- und Vertragsrecht) und Übersetzung der entsprechenden Dokumente, Erstellung des Gesamtdesigns für den Schulwettbewerb und Song Contest (Design, Name, Thema), Umsetzung des Gesamtdesgins in allen Kommunikationsmitteln für Print und digitale Verwendung (Printmaterialien, Online-Auftritte, Website, Newsletter, Social Media), Erstellung der Unterrichtsmaterialien, Ausschreibungsunterlagen zur Bewerbung des Wettbewerbs, Materialsammlungen, Linksammlungen, Newsletter als Druckerzeugnisse und in elektronischer Form als barrierefreie Version, die auf der Website dem User zur Verfügung gestellt werden, ständige Aktualisierung der Websites und Bereithaltung der jeweils neueste Informationen, Aufnahme der Wettbewerbsbeiträge für den Schulwettbewerb und Song Contest, Vorbereitung des Vorjuryverfahrens und des Juryverfahrens, Durchführung des Urkundenmanagements, Durchführung der Partnerakquise für Schulwettbewerb und Song Contest und Verwaltung der Partnergelder, Frühjahrsmail für Veranstaltung, Vorschläge für Referenten, Aufnahme weiterer Wettbewerbsbeiträge, Produktion von Erklärvideo, Vorschläge für pädagogische Qualitätssicherung, Konzeptionsarbeit für Begleitheft, Erstellen von Unterlagen für Veranstaltung, Unterstützung in Beitragsprüfung, Fotograf für Hauptjury, Einholung Bankverbindungsdaten, grafische Leistungen im Urkundenmanagement, inhaltliche Erweiterung der Website.
Das Los 3 (Veranstaltungsmanagement) enthält Arbeiten im Veranstaltungsmanagement (Bewertungsverfahren, Vorabendprogramm, Preisverleihung, Rahmenprogramm) für den Schulwettbewerb und Song Contest. Organisation der Räumlichkeiten für Work-Shops, Vorjury- und Jurysitzungen, des Vorabendprogramms und der Preisverleihung einschließlich Technik, Mobiliar, Verpflegung und Transfers. Organisation der Verpflegung/Caterings für Teilnehmer, Vorjury und Jury, der Vorabendveranstaltung und der Preisverleihung. Organisation von Planungstreffen und Livestreams. Übernahme des Reisemanagements und Betreuungspersonen für die Veranstaltungen. Organisation der Moderationen, der Maskenbildner und der Fotografen. Erstellung der Redekarten für weitere Redner. Erstellen von Schildern für Wegführung und Roll-Ups, Bannern etc. Organisation der Sicherheit, Versicherung und Genehmigung der Veranstaltungen und der Fotografische Dokumentation. Übermittlung der Informationen zur Zielgruppe. Organisation des Transfers. Unterstützung der Durchführung. Konzeption von Vorstellungsfilmen. Konzeption, Erstellen und Senden von Informationen und Material an Lehrkräfte. Organisation der Preisverleihung und der Moderation. Überreichung der Urkunden und Schecks an Gewinner. Erstellen von Printmaterial für Veranstaltungen und Preisverleihung. Aufzeichnung, Überarbeitung und Fertigstellung des Hauptjurysitzung des Song Contests. Drehen, Überarbeitung und Fertigstellung eines Dokumentarfilms der zweiten Hauptjurysitzung des Song Contests sowie einer weiteren Veranstaltung/Konzerts; Planung und Durchführung einer Jugendveranstaltung inklusive Konzert für den Schulwettbewerb und Song Contest der Technik für Veranstaltungen.
Das Los 4 ("Social Media und Bewerbung") enthält die Planung und die Durchführung der Übergabetermine, der Abstimmung mit den Leistungen anderer Gewerke; Überarbeitung der Facebook-Seiten, der Instragram-Accounts und der Youtube-Kanäle des Schulwettbewerbs und des Song Contests. Organisation der Auftaktaktionen, Bewerbungen, Interviews, Shoutouts und der graphischen Elemente des Schulwettbewerbs und des Song Contests. Erbringung von Beratungsleistungen und der Erfolgskontrollen, Vornahme der Redaktionsplanung und der Veröffentlichungen, Erstellung von Kurzclips und Snippets. Interviews und Shoutouts. Erstellen eines Livetickers. Übernahme der Kanalbetreuungen im Bereich Social Media. Erstellung der Konzeption und Umsetzung der Bewerbungsmaßnahmen Übernahme der Uploads für YouTube. Übernahme der Bewerbungsmaßnahmen. Planung und Umsetzung weiterer interaktiver bzw. viraler Aktionen. Recherche für Fachmessen und Platzierung von Informationen. Platzierungen im Newsletter. Datenerhebung und -sammlung, Auswertung, Statistik. Upload auf Soundcloud. Start neuer Wettbewerbsrunden. User-Voting. Release von EINE WELT Album. Entwicklung weiter Maßnahmen und weiterer interaktive Aktionen. Übernahme der vorbereitenden Maßnahmen für die nächste Wettbewerbsrunde, Erstellung eines Konzepts für das Community-Management für die Social-Media-Kanäle des Schulwettbewerbs und des Song Contests, Bewerbung des Livestreams zur Preisverleihung des Schulwettbewerbs, Bewerbung einer zusätzlichen Jugendveranstaltung und Konzerts sowie weiterer Bewerbungsmaßnahmen für den Schulwettbewerb und den Song Contest.
Das Los 5 ("Pressearbeit") enthält die Planung und die Durchführung der Übergabetermine, der Abstimmung mit den Leistungen anderer Gewerke; Konzeption der Vorgaben, Eckpunkte und Vertragsleistungen der Pressearbeit zum Schulwettbewerb und zum Song Contest. Datenerhebung und -sammlung, Auswertung, Statistik und Dokumentation der Presseberichte. Erstellung und Abstimmung von Pressetexten und Presseankündigungen. Planung und Umsetzung der Themenbekanntgabe, Rundenstarts, Einreichungsphase, Preisverleihung und ergänzende Informationsarbeiten zum Schulwettbewerb und zum Song Contest. Planung und Umsetzung der Aktivitäten zur Hauptjury, zum Musikvideo, zum Release eines "Eine-Welt-Albums" und ergänzende Informationsarbeiten zum Schulwettbewerb und zum Song Contest. Erstellung und Zurverfügungstellung von Dokumenten für die Erstellung von Pressekits und Befüllung von Pressemappen, Unterstützung und Beratung von mindestens drei Pressekits pro Rundendurchgang. Übernahme der vorbereitenden Maßnahmen für die nächste Wettbewerbsrunde, Bewerbung einer zusätzlichen Jugendveranstaltung inklusive Konzert für den Schulwettbewerb und den Song Contest. Vornahme weiterer Abstimmungen und weiterer Pressearbeit in 2023 und in 2024
Das Los 6 ("musikalischen Komponenten") enthält die Planung und die Durchführung der Übergabetermine, der Abstimmung mit den Leistungen anderer Gewerke; Konzeption der Vorgaben, Eckpunkte und Vertragsleistungen zu den musikalischen Komponenten zum Schulwettbewerb und zum Song Contest in Bezug auf Vorjury und Hauptjury auch hinsichtlich der Technik, Erstellen der Ablaufplanung und Betreuung für die Auftritte der TOP 5 Finalistinnen und Finalisten des Song Contests und weiterer Künstler, Abstimmung des Gesamtkonzepts für die zweite Jurysitzung. Organisation der Songproduktion und des Coachings des Gewinners, Produktion eines Albums mit dem Gewinnersong. Erstellung eines Produktionsplans und Übernahme des Reisemanagements sowie des Backingtracks zu den Songs der TOP 5, Nachbereitung von Gewinnersongs, Organisation und Bezahlung von Digipaks und Booklets, einer CD-Kompilation   mit dem Titel "Eine-Welt-Album" Vol. 5. Produktion des Musikvideos zum "Eine-Welt-Song". Beratung für den Bereich "Veranstaltungen", Organisation der Proben und Coachings für bis zu 7 Gewinnergruppen, Akquisition von 1 - 2 Musikern zur Unterstützung des Vorabendprogramms, Beratung bei der Patentakquisition; bei den Bewerbungsaktivitäten und Veranstaltungen. Vorbereitende Leistungen für die nächste Wettbewerbsrunde, Bewerbung eines weiteren zusätzlichen Konzerts; Organisation und Durchführung eines zweitägigen Workshopprogramms mit musikalischen und entwicklungspolitischen Inhalten, Erstellung einer Schallaufnahme für das "Eine-Welt-Album".
III.1.1.1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlusskriterien i. S. d. §§ 123, 124 GBW und ggf. zum Vorliegen von Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen).
III.1.1.2) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russlandbezugs i.S.d. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates der EU. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)
III.1.1.3) Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (eingescannte Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)

Eligibility requirements: Für die Lose 1 bis 6 sind von den Bietern jeweils folgende Eigenerklärungen vorzulegen: III.1.1.1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlusskriterien i. S. d. §§ 123, 124 GBW und ggf. zum Vorliegen von Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen). III.1.1.2) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russlandbezugs i.S.d. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates der EU. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.) III.1.1.3) Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (eingescannte Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.) III.1.4) Selbstdarstellung des anbietenden Unternehmens unter Angabe der Rechtsform, des Sitzes, des Gründungsjahres, der Tätigkeitsfelder, der Anzahl der Mitarbeitenden. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)