Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-05-15
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 1700000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Mit Hilfe des Fachverfahrens OK.EWO des Produktherstellers AKDB werden vom Bürgerbüro der Landeshauptstadt München im Kreisverwaltungsreferat die Aufgaben im Melde- und Passwesen wahrgenommen. OK.EWO wurde im Rahmen des Vorhabens EWOM5.0 im Wege eines Vergabeverfahrens beschafft und in die Infrastruktur der Landeshauptstadt München integriert. Zusammen mit der damaligen Vergabe wurde ein Kontingent in Höhe von 1 000 Personentagen für zusätzliche Dienst- und Werkleistungen rund um das EWOM5.0-System einschließlich Pflege und Weiterentwicklung sowie weiterer Schnittstellenentwicklung ausgeschrieben. Dieses Kontingent ist nun vollständig ausgeschöpft. Es werden daher weitere Unterstützungsleistungen für Dienst- und Werkleistungen benötigt.
Der bestehende EVB-IT-Systemvertrag hat eine Laufzeit von insgesamt 5 Jahren, endet am 31.7.2022, mit einer einmaligen Option für eine Verlängerung um weitere fünf Jahre. Gegenstand der damaligen Ausschreibung war die Beschaffung eines neuen Einwohnermeldeverfahrens (EWO) für die Landeshauptstadt München (LHM) sowie die nötigen Anpassungen an die Anforderungen der LHM. Dies umfasst insbesondere auch solche Anforderungen und Anpassungsbedarfe, die erst nach Systemerstellung entstehen und durch den Auftragnehmer auf rahmenvertraglicher Basis umzusetzen sind. Diese Unterstützungsleistungen sind bereits aufgebraucht. Damit die Lauffähigkeit der Software und die Bearbeitung der benötigten Anpassungen gewährleistet bleiben, werden weitere Unterstützungsleistungen in Höhe von geschätzten 1 000 Personentagen für weitere Dienst- und Werkleistungen benötigt. Ebenso wird für den Fall, dass die Option des bestehenden Vertrages der einmaligen Vertragsverlängerung von 5 Jähren ausgeübt wird, für diesen Zeitraum ein weitere Unterstützungsleistungen von geschätzten 1 000 Personentagen benötigt. Da es sich um eine geschätzte Anzahl an Personentagen handelt kann diese sowohl unter- als auch überschritten werden. Ein Anspruch ab Abnahme besteht nicht.
Es liegt ein Alleinstellungsmerkmal hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes vor, da der Auftragnehmer (AN) allein rechtlich und tatsächlich in der Lage ist, die Leistungen zu erbringen. Es handelt sich beim AN um den Produkthersteller, der keinerlei Veräußerungs- und Wartung- sowie Supportrechte für die Software,
Welche weiterhin zu supporten ist, Dritten eingeräumt hat. Dem öffentlichen Auftraggeber (AG) obliegt die Bestimmung des Auftragsgegenstandes. Die Entscheidung über den Beschaffungsgegenstand ist dem eigentlichen Vergabeverfahren vorgelagert. Das Vergaberecht regelt ausschließlich die Art und Weise der Beschaffung und macht dem AG keine Vorgaben bzgl. dessen, was er beschaffen will oder darf. Es muss zunächst eine Entscheidung über den Beschaffungsgegenstand getroffen werden, um eine Nachfrage zu bewirken. Dabei bedarf der AG keiner speziellen Ermächtigungsgrundlage; die Legitimation folgt aus der auch AG zustehenden Privatautonomie bzw. der Vertragsfreiheit. Der AG entscheidet frei, was beschafft werden soll und definiert funktionale und technische Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand. Die LHM hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (Schnittstellen,
Laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Risiken für Bürger/innen) entschieden, die seit vielen Jahren bestehende Standardsoftware, welche nach den Vorgaben der LHM angepasst wurde, weiter zu betreiben und supporten zu lassen. Nach aktueller Marktlage kann kein anderer Bieter ohne merkliche Anpassungen an seinem (Standard-)Produkt die aktuellen und teilweise seit 2011 bestehenden Anforderungen des AG erfüllen. Es ist dem AG nicht zuzumuten, nochmals die nicht unerheblichen Anpassungsaufwände während einer möglichen Implementierungsphase und die daraus entstehenden Einschränkungen im Arbeitsalltag und unter anderem die Möglichkeit von finanziellen Schäden durch die nicht fristgerechte Beantragung von Kostenerstattungen hinzunehmen, insbesondere da ein aktuell im Einsatz befindliches Produkt die gestellten Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Es liegt ein Alleinstellungsmerkmal i.S. von §14 Abs. 4 Nr. 2 lit c VgV vor. Die Weiterentwicklung der Software erfordert erhebliche Quellcodeeingriffe. Der Hersteller der Software ist alleiniger Inhaber der Urheberrechte am Quellcode und ist somit allein berechtigt, Änderungen an der Software durch Eingriffe in den Quellcode vorzunehmen.
Das unter Ziffer V.2.1) der Bekanntmachung (Tag der Zuschlagsentscheidnung) angegebene Datum (Pflichtfeld mit dem Hinweis, dass das Datum vor dem aktuellen Datum liegen bzw. diesem entsprechen muss) entspricht dem Tag der (internen) Zuschlagsentscheidung, also dem Tag, an dem sich der öffentliche Auftraggeber
Entschieden hat, diese Vergabe durchzuführen. Dies betrifft somit nicht dem Tag, an dem der Vertrag geschlossen wurde. Der Vertrag wird zukünftig erst noch geschlossen werden bzw. der Zuschlag wird erst noch erteilt werden.
Nach §21 Abs. 6 VgV darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung vier Jahre nicht überschreiten, es sei denn der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände rechtfertigen eine Ausnahme. Der LHM ist bewusst, dass sowohl die initiale Vertragslaufzeit als auch die Vertragsverlängerungsoption ein insoweit relevanter Umstand ist und sowohl die initiale als auch die maximal mögliche Vertragslaufzeit von zehn Jahren damit eine vergaberechtlich gerechtfertigte Ausnahme darstellen muss. Denn die Regellaufzeit soll dazu dienen, Wettbewerb im Bereich des öffentlichen Auftragsrechts zu gewährleisten und beispielsweise den Einfluss dominanter Auftragnehmer begrenzen. Vorliegend ist jedoch sowohl die gewählte initiale als auch die insgesamt Vertragslaufzeit durch den Auftragsgegenstand und/oder besondere Umstände gerechtfertigt.
Der Zeitraum der Unterstützungsleistungen orientiert sich an der Laufzeit des bereits bestehenden EVB-IT-Systemvertrags bis maximal 31.7.2027. Die Unterstützungsleistungen werden analog der weiteren Leistungen des bestehenden Vertrages benötigt. Aufgrund des Alleinstellungsmerkmals würde eine erneute Ausschreibung nach 4 Jahren zu keinem anderen Ergebnis führen.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer
Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§


Winner: AKDB AöR
Award value: 1700000