Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-20
Buyer: PK NRW: Personalsoftware
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-06-25
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Es wird ein offenes Verfahren durchgeführt. Mit dem Angebot ist eine schriftliche Projektdarstellung, eine schriftliche Programmbeschreibung sowie das IT-Sicherheitskonzept des Bieters einzureichen. Alle in den Vergabeunterlagen farblich markierten Stellen sind durch den Bieter auszufüllen.   Nach der Angebotsabgabe erfolgt die mündliche Vorstellung des mit dem Angebot vorzulegenden Umsetzungskonzepts und der Programmbeschreibung in Präsenz in den Räumlichkeiten des Auftraggebers in Düsseldorf voraussichtlich am 02. und 03.07.2025.
Die Pflegekammer Nordrhein-Westfalen sucht eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Personalsoftware zur Optimierung der HR-Prozesse. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die die gesamte Personalabteilung effizienter gestaltet und eine nahtlose Integration in die Systeme ermöglicht.
Mindestumsatz durchschnittlich EUR 600.000,00 pro Jahr mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Jahren
Nachweis und Einhaltung der Anforderungen an IT-Sicherheit gem. Ziffer 6.2 EVB-IT-Cloud AGB (ISO 27001:2022 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz)

Eligibility requirements: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Mindestumsatz durchschnittlich EUR 600.000,00 pro Jahr mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Jahren
Nachweis und Einhaltung der Anforderungen an IT-Sicherheit gem. Ziffer 6.2 EVB-IT-Cloud AGB (ISO 27001:2022 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz)
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung oder der Möglichkeit des Abschlusses einer Berufshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall mit einer Mindestdeckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von 3.000.000,00 EUR.
Die Nachforderung von wertungsrelevanten Unterlagen nach den Zuschlagskriterien ist ausgeschlossen.
Bewertet wird das Gesamthonorar brutto. Die volle Punktzahl (700 Punkte) erhält das günstigste Angebot. Höhere Angebote erhalten einen Punktabzug entsprechend der prozentualen Erhöhung. (Bsp. Günstigstes Angebot 100.000 EUR entspricht 100% der Punkte, nachfolgendes Angebot 120.000 EUR (+20%): entspricht 80% der Punkte.
- Gesamteindruck der mündlichen Präsentation der nachstehenden Punkte - Schriftliche, nachvollziehbare und strukturierte Projekt- und Programmdarstellung - Vorstellung des Unternehmens - Darstellung Projektphasen inkl. zeitlicher Rahmen (Start/Ende) - Anspruch realistische Umsetzung - Vorstellung des angeboten Programms (inkl. Darstellung der in der Leistungsbeschreibung benannten Funktionen)  - Darstellung Teamstruktur/Aufteilung der Mitarbeiterqualifizierung - Darstellung Ansprechpartner (SPOC) / Projektleitung vorhanden  Die weiteren Details sind der Anlage 02 - Zuschlagskriterien der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die Angebotsöffnung erfolgt durch Entschlüsselung der verschlüsselt elektronisch eingereichten Angebote.
Die zukünftige Personalsoftware soll alle notwendigen Prozesse im gesamten Personalbereich abbilden und die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren, unter Einhaltung der DSG-VO und dem immer aktuellen Tarifvertrages Land (TV-L NRW).   Die Software soll grundsätzlich aus mehreren Bausteinen bestehen. Die Implementierung einzelner Bausteine sollte zeitlich versetzt möglich sein. Ab Vertragsstart erfolgt die Einführung der Grundbausteine, wie z.B. digitale Personalakte und Zeitwirtschaft. Die Termine zur Einführung der einzelnen Bausteine und die zeitliche Planung ist Gegenstand der Beratungsleistungen. Nach Einführung der Basisbausteine erfolgt unverzüglich die Erweiterung.  Grundsätzliche, zwingende Anforderungen:  - Einhaltung der Vorgaben der DSGVO (vgl. auch Ziffer 6.1 EVB-IT-Cloud AGB) - Einhaltung der einschlägigen Vorgaben des EU Data Acts, bspw. im Rahmen von Unterstützungsmaßnahmen bei Vertragsende - Nachweis und Einhaltung der Anforderungen an IT-Sicherheit gem. Ziffer 6.2 EVB-IT-Cloud AGB (ISO 27001:2022 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz etc.), insbes. Vorlage des IT-Sicherheitskonzeptes durch den Auftragnehmer, das als Anlage Nr. 3 zum Vertrag über Cloudleistungen genommen wird. - Rechenzentren ausschließlich in der EU, des EWR oder der Schweiz - Schnittstellen zu Fremdprogrammen (DATEV und Circula) - Integration der Daten des jeweils aktuellen Tarifvertrages Land (TV-L NRW) - Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Zugänge - Baukastenprinzip zur zeitversetzten Einführung der Module - Wissensdatenbank in einem isolierten Container  Alle weiteren Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.