Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-11-18
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2019-12-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Servicedesk ist die zentrale Stelle zur Annahme aller Ereignisse (Bestellanforderungen, Störungen, Service- bzw. Informationsbedarf etc.) bezüglich der durch den IT-Betrieb der BGW bereitgestellten Leistungen. Die wesentlichen Aufgaben des Servicedesks sind die schnelle Behebung bzw. Weiterleitung von Störungen sowie Koordination und Überwachung von Serviceanforderungen. Für jede eingehende Meldung wird ein Ticket (Aufzeichnung der Meldung bis zur Erledigung) eröffnet. Der/Die AN stellt während der Servicezeiten die durchgängige qualifizierte und eingearbeitete Besetzung sicher. Die Auftraggeberin erwartet insgesamt eine möglichst geringe personelle Fluktuation bei dem eingesetzten Personal.
Ziel der BGW ist, den Beschäftigten und im Bereich der online-Angebote auch den Kunden der BGW eine funktionierende, serviceorientierte und kompetente Anlaufstelle für den Leistungsbereich Servicedesk (Call-Annahme, -Bearbeitung, Anwendersupport, Beschaffungsunterstützung und Zugang zu den Online-Angeboten) und im Leistungsbereich Endgerätemanagement (Desktop-Support, IMAC/R-Leistungen, Desktop-Management sowie Client-Management) zur Verfügung zu stellen. Der Servicedesk steht alle Beschäftigten zur Verfügung (E-Mail, Telefon, persönlich). Der Servicedesk erbringt seine Arbeit in der Hauptverwaltung in Hamburg. Er ist arbeitstäglich zwischen 6:00-18:30 Uhr besetzt, wobei die Besetzung im Schichtbetrieb bedarfsgerecht zu erfolgen hat. Die telefonische Erreichbarkeit beträgt min. 80 % bei Rufannahme binnen 30 Sekunden. Es stehen insgesamt 14 Servicedeskarbeitsplätze zur Verfügung. Aus der Erfahrung können ca. 6 200 Eingängen/Monat für den Servicedesk und weiter ca. 620 lokale Anwenderunterstützungen/Monat mitgeteilt werden, wobei damit keine Verbindlichkeit verbunden ist. Für die Leistungserbringung werden im Schichtbetrieb 13 Vollzeitäquivalente zzgl. Teamleitung eingesetzt. Die Auftraggeberin verwendet künftig als ITSM-Software Valuemation der USU GmbH. Der Servicedesk orientiert sich an den Good Practice Ansätzen nach der Information Technology Infrastructure Library – ITIL v3.
Der/Die AN übernimmt im Endgerätemanagement Leistungen zu mindestens zu folgenden Clientbetriebssystemen mit mindestens folgenden technischen Kompetenzen:
—— Verwalten von Nachrichten, Zeitplänen, Kontakten, Gruppen, von SharePoint Sites – Schwerpunkt Desktop und Clientmanagement:
—— Konfiguration und Wartung einer Konfigurationsmanagement-Infrastruktur inkl. Anwendung und Verwaltung,
—— Bereitstellen und Pflegen von Betriebssystemen mit dem Konfigurationsmanager sowie Erweiterung des Verwaltungsumfangs Der/Die AN wird, zusätzlich zum vorhandenen Informationsportal für Servicedesk-Beschäftigte, ein gesondertes Informationsportal/Service-Portal auf Basis von Atlassian Confluence oder Valuemation für alle Beschäftigten aufbauen und pflegen. Die Beschäftigten sollen dadurch befähigt werden, bspw. eigenständig nach Lösungen zu akuten Problemstellungen zu suchen, eigenständig Passwörter zurück setzen zu können, Standardanfragen automatisiert absenden zu können uvm.
Der/Die AN wird rechtzeitig vor Leistungsbeginn die Abläufe und Informationen ausreichend erheben und das für den Einsatz vorgesehene Personal vorab schulen und einweisen. Das aktuell eingesetzte Personal des derzeitigen Dienstleisters ist nicht bei der AG beschäftigt. Die AG stellt dem/der AN zur Leistungserbringung auch künftig kein Personal zur Verfügung. Es obliegt allein der Einschätzung des/der AN, ob vor diesem Hintergrund ein sog. Betriebsübergang nach § 613a BGB vorliegt. Einzelheiten zu Art u. Umfang der Leistung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Eine Verlängerung der Vertragslaufzeit ist für ein zweimal ein weiteres Vertragsjahr vorgesehen. Dadurch kann die Vertragslaufzeit bis zu 5 Jahre betragen. Die Laufzeit ergibt sich aus dem Vergabegegenstand selbst.
Sollten mehr als 3 Bewerbende die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, so wird die BGW die Bewerbenden bzw. Bewerbergemeinschaften auswählen, die die geforderten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die BGW wendet unter den Geeigneten folgende objektive Kriterien für die Begrenzung der Anzahl an:
1) Weist der/die Bewerbende mittels Referenzdarstellung gemäß Ziffer III.1.3) Nr. 1 nach, dass Erfahrungen für vergleichbare Servicedesk und Endgerätemanagementleistungen für die öffentliche Hand, eine Unfallkasse oder Versicherung erbracht wurden, so kann für jede dieser Referenzen 100 Punkte erzielt werden; es werden maximal 400 Punkte vergeben;
2) Weist der/die Bewerbende mittels Referenzdarstellung gemäß Ziffer III.1.3) Nr. 3 nach, dass bereits Erfahrungen im vergleichbaren Umfang mit den in Ziffer II.2.4) beschriebenen Leistungen im Aufbau eines Informationsportals mit Atlassian Confluence oder Valumation bestehen, so werden einmalig 200 Punkte vergeben;
3) Vollzeitäquvalente (VzÄ), die jeweils sämtliche der in Ziffer III.1.3) Nr. 5 aufgezählten Kompetenzen abdecken: 10 bis 20 VzÄ = 150 Punkte, 21 bis 50 VzÄ = 300 Punkte; mehr als 51 VzÄ = 400 Punkte Ausgewählt werden die Bewerbenden bzw. Bewerbergemeinschaften mit der insgesamt höchsten Punktzahl (maximal 1 000 Punkte). Die Auftraggeberin behält sich vor, bei Punktgleichheit ihre Entscheidung per Los durchzuführen.
Zum Nachweis der Befähigung sind von dem/der Bewerbenden bzw. jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3) dieser Bekanntmachung:
1) Angabe des Namens bzw. der Firma/Bezeichnung des/der bewerbenden Unternehmens mit einer für das Verfahren zuständigen Ansprechperson mit Kontaktdaten;
2) Einreichung einer selbst zu erstellenden Unterlage für eine Beschreibung Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Unternehmen. Wir gehen davon aus, dass für eine kurze prägnante Beschreibung Ihrer Struktur (einschließlich der Struktur, mit der Sie unseren Auftrag erfüllen möchten (unter Einbindung Dritter Unternehmen), Gründung, Niederlassung(en) in Deutschland, verbundener Unternehmen) und Ihres Leistungsportfolios bis zu 3 Seiten (DIN A 4) ausreichen;

Eligibility requirements: Zum Nachweis der Befähigung sind von dem/der Bewerbenden bzw. jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3) dieser Bekanntmachung: 1) Angabe des Namens bzw. der Firma/Bezeichnung des/der bewerbenden Unternehmens mit einer für das Verfahren zuständigen Ansprechperson mit Kontaktdaten; 2) Einreichung einer selbst zu erstellenden Unterlage für eine Beschreibung Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Unternehmen. Wir gehen davon aus, dass für eine kurze prägnante Beschreibung Ihrer Struktur (einschließlich der Struktur, mit der Sie unseren Auftrag erfüllen möchten (unter Einbindung Dritter Unternehmen), Gründung, Niederlassung(en) in Deutschland, verbundener Unternehmen) und Ihres Leistungsportfolios bis zu 3 Seiten (DIN A 4) ausreichen; 3) Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister, soweit der/die Bieter/in/das Mitglied der Bietergemeinschaft dort eingetragen ist, oder vergleichbarer Nachweis der Existenz des Unternehmens, jeweils nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge. Der eingereichte Nachweis gibt den aktuellen Eintragungsstand wieder.