Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-23
Buyer: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212900: Miscellaneous software programming services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2021-09-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems (EVB-IT-Systemvertrag - Kauf) mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung, Postkorb- / Workflow-Funktionen, mobilem Zugriff, Scanfunktion und Dokumentenintegration in Fachverfahren zur Nutzung durch die Stadt Leverkusen und städtischen Tochtergesellschaften inklusive der notwendigen Lizenzen, der Wartung (Hotline und Softwarepflege) und alle notwendigen Dienstleistungen zur Einrichtung sowie Schulungsmaßnahmen für Administratoren und Pilotanwender nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung.
Die Rahmenvereinbarung besteht mit einem Unternehmen. Sie verleiht keine Exklusivität und begründet keinen Anspruch auf Abruf einer bestimmten Jahresmenge. Eine Mindestabnahmegrenze wird nicht zugesagt.
Unverbindlich eschätzte Abnahmemenge sind  Lizenzen für 1.200 Nutzer und 240 Personentage. Verbindliche Höchstabnahmemenge sind Lizenzen für 1.500 Nutzer und 300 Personentage.
Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die ivl vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.
Vom Bieter wird auch erwartet, dass er bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice).
Erstellung von Umsetzungskonzepten für die Aufgabenstellungen der beschriebenen Projektphasen (s. Leistungsbeschreibung) mit den Dienstleistungen für:
Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind. Das DMS-Basissystem umfasst das Produktivsystem und das Testsystem sowie zumindest jeweils einen Referenz-Client für jede unterschiedliche Client-Stationsart (Scan-Client, Fat-Client, Browser-Client, Citrix-Client, Mobile-Client).
Technische Komponenten, die von der ivl bereitgestellt werden müssen, sind vom Bieter nach Art und Ausstattung zu beschreiben. Der Bieter sichert zu, dass die von ihm empfohlenen Komponenten für die beschriebene Aufgabenstellung wirtschaftlich, zweckdienlich und ausreichend dimensioniert sind. Darüber hinaus ist der Bieter aufgefordert, auf erkennbare notwendige Änderungen und Erweiterungen der Kundenumgebung hinzuweisen, soweit diese für den Projekterfolg von Bedeutung sind.
Die Initialeinrichtung ist auf allen Geräten der Produktions- und der Testumgebung vom Bieter vorzunehmen und umfasst
- deren Einbindung in die Netzwerkumgebung der ivl GmbH, so dass auf das DMS im Netzwerk zugegriffen werden kann,
- die Anbindung an das ADS der ivl, so dass Benutzer und deren Gruppenzuordnungen im DMS fortlaufend und automatisch mit den Benutzern und Gruppenzuordnungen des ADS synchron gehalten werden,
- die Grundkonfiguration für die Anbindung sowohl der bereitgestellten Datenbanken als auch der bereitgestellten Speichersysteme,
- die Bereitstellung / Herstellung eines Software-Verteilpakets für die Installation der Windows-Client-Software auf den PCs der Anwender,
- die Einrichtung der Client-Software auf einem Citrix-Server der ivl GmbH mit Übergabe einer Dokumentation / Anleitung, anhand derer die ivl die Einrichtung auf den weiteren Servern eigenständig durchführen kann,
- die Einbindung der gelieferten Komponenten in die IT-Betriebsumgebung (v. a. Überwachung und Datensicherung) der ivl GmbH.

Eligibility requirements: (1.) Bieter müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Der Nachweis kann in Kopie vorgelegt werden und darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt. (2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Der Nachweis kann in Kopie vorgelegt werden und darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.