Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-15
Buyer: Engagement Global gGmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 60100000 | 63120000 | 72000000
Submission deadline: 2018-01-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Rahmenvertrag über die Erbringung von Leistungen der „Messe- und Versandlogistik“ über ein Online-Bestell- Logistikportal für den Auftraggeber aus einem vom Auftragnehmer zu stellenden externen Lager im Umkreis von 50 km um Bonn (Deutschland). Hierzu gehört in erster Linie die Übernahme der Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von Messegegenständen zu diversen Veranstaltungen des Auftraggebers in Deutschland. Umfasst ist auch der Versand von Paketen über 2 Kg bis 40 Kg aus dem externen Lager, mit denen Prospektmaterial, Broschüren, Flyer o.a. an Veranstaltungsorte verbracht werden sollen.
Gegenstand der Ausschreibung ist die komplette Auslagerung der „Messe- und Versandlogistik“ an einen externen Dienstleister. Die ausgeschriebene Rahmenvereinbarung „Messe- und Versandlogistik“ soll für einen Zeitraum von maximal drei Jahren und zehn Monaten geschlossen werden, und zwar beginnend ab dem 01.03.2018 zunächst für 10 Monate (wobei der Vertrag sich automatisch drei Mal um jeweils ein Jahr verlängert, sofern er nicht zuvor bis zum 15.11 des jeweiligen Jahres vom Auftraggeber gekündigt wird). Hauptgegenstand der zu erbringenden Leistungen ist die Übernahme der Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von Messegegenständen aus einem externen und vom Auftragnehmer zu stellenden Lager (ca. 200 Quadratmeter Lagerfläche mit Erweiterungsoption) im Umkreis von 50 km um Bonn zu diversen Veranstaltungen (geschätzt 250 bis 330 pro Jahr) des Auftraggebers in Deutschland. Ferner gehört zum Leistungsumfang auch der Versand von Paketen über 2 Kg bis 40 Kg, mit denen Prospektmaterial, Broschüren, Flyer o. a. ebenfalls aus dem externen Lager an Veranstaltungsorte versandt werden. Alle Leistungen sind über das gemeinsame funktionsfähige und betriebsbereite Online-Bestell- und Logistikportal, das vom Auftragnehmer zu stellen ist (und vom Auftraggeber definierten Funktionalitäten genügen muss), einheitlich und jederzeit nachvollziehbar für den Auftraggeber zu organisieren und abzuwickeln. Durch die einheitliche Abwicklung über ein Online-Portal und den zentralen Versand von einem externen Lager beabsichtigt der Auftraggeber, eine technische Vereinfachung der Abwicklung und erhebliche Einsparungen durch eine gemeinsame übergreifende Logistik- und Versandsteuerung (Schulungsaufwand, Handling, Management und Abrechnung) zu erzielen.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags verlängert sich automatisch drei Mal jeweils um ein Jahr (längstens bis zum 31.12.2021), sofern der Auftraggeber den Vertrag nicht im laufenden Vertragsjahr bis zum 15. November des jeweiligen Jahres kündigt.
III.1.1.1) aktueller Nachweis der Eintragung in einem Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist (nicht älter als 6 Monate gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist; Kopie des Handelsregisterauszugs ist ausreichend; im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben)
III.1.1.2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB (im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft, ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben)
III.1.2.1) Selbstdarstellung des Unternehmens unter Angabe der Rechtsform, des Sitzes, des Gründungsjahres, der Tätigkeitsfelder, der Anzahl der Mitarbeitenden sowie der Jahresumsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Leistungsspektrums. Der Mindestjahresumsatz muss mindestens 250.000,00 Euro betragen. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft, ist die Selbstdarstellung in Bezug auf jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzunehmen. Die Anforderung hinsichtlich des Mindestumsatzes bezieht sich auf die einschlägigen Umsätze der Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt.)
III.1.2.2) Eigenerklärung, dass der Bieter über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden und sonstige Schäden bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut verfügt mit einer Deckung von mindestens jeweils 500.000,00 Euro und jeweils zweifach maximiert und diese im Fall der Zuschlagserteilung während der Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird. Soweit der Bieter derzeit über keine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, hat er zu versichern, dass er im Falle der Zuschlagserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung gemäß den vorgenannten Bedingungen abschließen wird.
III.1.3.1) Eigenerklärung des Bieters über das Vorhandensein eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems (DIN EN ISO 9001:2008) oder gleichwertigen Qualitätsmanagementsystems oder entsprechender Nachweise.
III.1.3.2) Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit durch mindestens drei Referenzen von öffentlichen oder privaten Auftraggebern, die nicht älter als drei Jahre sind und in Art und Umfang den ausgeschriebenen Leistungen entsprechen. Die Referenzen sind unter Angabe der Projektbezeichnung, des Auftraggebers und dortigem Ansprechpartner mit Telefonnummer, dem Ausführungszeitraum, dem Auftragswert in Euro sowie einer kurzen Projektbeschreibung in 5 bis 10 Sätzen zu benennen.
Den an dem zu vergebenden Auftrag interessierten Unternehmen werden auf der Website von Engagement Global unter https://www.engagement-global.de/ausschreibungen.html die Vergabeunterlagen zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Die Unterlagen können unter Bezeichnung des Vergabeverfahrens auch per E-Mail an vergabestelle@engagement-global.de angefordert werden.
Rückfragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren können bis spätestens zum 5.01.2018, 12:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse übersandt werden: vergabestelle@engagement-global.de. Danach eingehende Fragen müssen grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden. Die Fragen und Antworten werden in einem Fragen-/Antwortenkatalog gesammelt und den Bietern fortlaufend anonymisiert auf der Website von Engagement Global unter https://www.engagement-global.de/ausschreibungen.html in Bezug auf das in Rede stehende Vergabeverfahren zur Kenntnisnahme bereitgestellt. Es obliegt den an der Auftragsvergabe interessierten Unternahmen, regelmäßig zu prüfen, ob Antworten auf Bieterfragen bereitgestellt wurden. Unternehmen, die die Vergabeunterlagen über vergabestelle@engagement-global.de angefordert oder der Vergabestelle unter Angabe einer E-Mail-Adresse mitgeteilt haben, dass sie über Antworten auf Bieterfragen informiert werden möchten, wird der Fragen-/Antwortenkatalog von derVergabestelle per E-Mail zur Kenntnisnahme übersandt.
Es sind die Rügeobliegenheiten des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB und insbesondere die Frist in § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4GWB zu beachten. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet wie folgt:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

Eligibility requirements: III.1.1.1) aktueller Nachweis der Eintragung in einem Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist (nicht älter als 6 Monate gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist; Kopie des Handelsregisterauszugs ist ausreichend; im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben) III.1.1.2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB (im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft, ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben)