Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-06-03
Buyer: Kommunales Center für Arbeit Main-Kinzig-Kreis - Jobcenter
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72200000 | 72212100: Industry specific software programming services | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2022-07-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der des Vergabeverfahrens ist Lieferung, Einführung einer neuen Fachsoftware für die Abwicklung der Prozesse und Leistungen aus dem SGB II sowie Service und Wartung für einen Zeitraum von fünf Jahren.
Die von den Bietern angebotene SGB II-Anwendung muss die Möglichkeit bieten, mit der in der Verwaltung des Main-Kinzig-Kreises als Standardlösung vorgegebenen digitalen Akte D3 des Unternehmens dvelop bidirektional zusammenzuarbeiten.
Für die Bieter besteht alternativ die Möglichkeit, eine in die SGB II-Anwendung integrierte e-Akte anzubieten. Diese muss nachfolgenden Anforderungen genügen:
(1) Die integrierte elektronische Akte muss ein vollständiges Dokumentenverzeichnis sein. Das bedeutet, dass alle Dokumente, ohne Ausnahme, in der elektronischen Akte revisionssicher abgelegt sein müssen. Dabei muss die integrierte eAkte die Möglichkeit bieten, alle unterschiedlichen Dokumententypen zu speichern. Nach der Einführung Akte muss eine komplett papierlose Bearbeitung erfolgen können. Die Dokumente müssen aus der Fachanwendung heraus parallel durch den An-wender geöffnet werden können. Notizen zu Dokumenten müssen ebenfalls digital erstellt werden können.
(2) Die angebotene Lösung bietet einen elektronischen Postkorb für die Bearbeitung von eingegangenen und auch intern erzeugten Dokumenten.
(3) Die Postkorbfunktion kann durch administrative Funktionen über eine grafische Anwendungsoberfläche konfiguriert werden.
(4) Der Anwender kann einen Vorgang auf Wiedervorlage zu einem individuell definier-ten Termin legen. Beim Erreichen des Wiedervorlagetermins wird der Anwender systemseitig automatisch benachrichtigt.
(5) Elektronische Postkörbe können als Team- oder Gruppenpostkörbe definiert wer-den. Dort eingestellte Vorgänge können von allen dem Team/der Gruppe zugeord-neten Mitarbeiter*innen gesehen und zur Bearbeitung ausgewählt werden.
(6) Die angebotene Anwendung hat eine Vertretungsfunktion zur Bearbeitung von elektronischen Postkörben. Vertreter*innen können auf alle Vorgänge der zu vertre-tenden Personen zugreifen und diese bearbeiten. Diese Vertretungen können ad-ministrativ zentral definiert und aktiviert/deaktiviert werden.
(7) Die eAkte kann durch administrative Funktionen über eine grafische Anwendungsoberfläche in seiner Struktur mit entsprechenden Registern als Vorlage definiert werden. Es können mehrere unterschiedliche eAkten-Strukturen definiert werden. Die Registerstruktur kann jederzeit auch geändert werden. Alle neuen eAkten werden automatisch mit der aktuell dafür definierten Struktur erzeugt.
(8) Die in einer eAkte innerhalb der Register abgelegten Dokumente müssen nach Dokumententypen, (z.B. Mietvertrag oder Gehaltsnachweis) klassifiziert werden können, um bspw. auch gezielte Suchen oder Filterungen nach Dokumententypen zu ermöglichen. Für die Strukturierung von Dokumenten innerhalb einer eAkte können durch administrative Funktionen über eine Anwendungsoberfläche verschiedenen Dokumenttypen definiert werden. Die Dokumenttypen können jederzeit auch geändert oder erweitert werden. Bei einer Ablage muss einer der aktuell definierten Do-kumenttypen zur Klassifizierung ausgewählt werden.
(9) Es muss möglich sein den Zugriff auf bestimmte Teile einer Akte, einzelne Dokumenttypen oder einzelne Dokumente einzuschränken. Das betrifft Leserechte, Bearbeitungsrechte etc.
(10) Per E-Mail eingehende Dokumente müssen direkt in der eAkte abgelegt werden können. Dabei muss auch eine Indizierung der Dokumente mit den für die jeweilige eAkte definierten Ordnungsbegriffen wie bspw. Aktenzeichen, Dokumententyp möglich sein.
(11) Dokumente, die in Papierform vorliegen, müssen im Stapelverfahren gescannt und im PDF-Format zur elektronischen Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente müssen durch aufgebrachte Barcodes oder entsprechende Trennblätter voneinander getrennt werden können. Auf KCA-erzeugten (Rückläufer-)Dokumenten vorhandene DMC- oder QR-Codes müssen erkannt und die darin enthaltenen Informationen für eine automatisierte Indizierung genutzt werden können.

Eligibility requirements: 1. Vorbemerkung: Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123, 124 GWB vorzulegen. Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend. 2. Vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente: Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen in Bezug auf Ausschlussgründe einzureichen: (1) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 GWB nicht vorliegen, (2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB, (3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG), (4) Eigenerklärung gemäß § 21 SchwarzArbG, (5) Eigenerklärung gemäß § 21 AEntG, (6) Eigenerklärung zu Artikel 5k Abs. 1 Verordnung (EU) 833/2014 3. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: (1) Aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.