Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-10-07
Buyer: SWE Service GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-11-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Leistungserfüllungsort ist der Hauptsitz der SWE Stadtwerke Erfurt Gruppe (Magdeburger Allee 34, 99086 Erfurt).
Die Leistungserbringung wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber Remote als auch vor Ort beim Auftraggeber erfolgen.
Im Zuge des technologischen Wandels steht die Stadtwerke Erfurt Gruppe (SWE Gruppe) heute vor neuen Einflussfaktoren und damit verbundenen Chancen als auch Herausforderungen. Technologische Veränderungen können zu Veränderungen der Lösungen und somit auch zu Anpassungen an Abläufen, Geschäftsprozessen und Organisationen führen. Andererseits benötigen zeitgemäße und effiziente Lösungen neue Technologien, um das Kerngeschäft der SWE Gruppe und deren Tochterunternehmen zukunftssicher ab-bilden und neue Geschäftsmodelle etablieren zu können. Dabei nimmt eine wohlüberlegte Vorgehensweise hinsichtlich des Einsatzes von neuen Technologien eine Schlüsselrolle ein. Die Einführung neuer Technologien hat Einfluss auf alle SWE-Unternehmen und erfordert einen Transformationsprozess für die gesamte SWE Gruppe.
Geplant ist die Ablösung von einer aktuellen Zwei-Mandantenlösung, der beiden heutigen Mandanten (001 und 002) im SAP R/3, und die Transformation auf eine Ein-Mandantenlösung SAP S/4HANA Enterprise Management. Die Einführung des SAP-Systems stellt ein komplexes Vorhaben dar, bei dem verschiedene Einflussfaktoren, Abhängigkeiten und Auswirkungen berücksichtigt werden müssen. Aufgrund der Komplexität einer solchen Transformation beschäftigen sich die beiden Shared Service Gesellschaften der SWE Gruppe bereits seit 2019 mit dem Thema SAP S/4HANA. Sie starteten im April 2019 mit der Teilnahme am Adoption Starter Engagement der SAP. Ziel war es, die vorhandene Systemlandschaft der SWE Gruppe zu analysieren und einen Überblick über die von einer Transformation zu dem ERP Nachfolger S/4HANA betroffenen Komponenten zu erhalten. Aufbauend auf den erzielten Ergebnissen hat die SWE Service GmbH 2020 eine Vorstudie in Auftrag gegeben, mit dem Ziel, die im Einsatz befindlichen SAP ERP 6.0-Anwendungen vor dem Hintergrund einer Migration nach SAP S/4HANA gesamthaft analysieren und ein entsprechendes Vorgehensmodell erstellen zu lassen. Im Fokus der Vorstudie stand das aktuelle SAP R/3 ERP mit seinen fachspezifisch ausgeprägten Prozessen. Im Rahmen der Vorstudie wurde (aus-schließlich für die Prozesse der SWE Service GmbH) eine fachliche und technische Ist-Analyse sowie Soll-Konzeptionierung der Migration nach SAP S/4HANA durchgeführt. Ergänzt wurden diese durch Analysen zur Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation bzw. -struktur sowie Verantwortlichkeiten.
Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration auf das SAP-System dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Um die speziellen Anforderungen des Auftraggebers an das neue SAP-System detailliert zu identifizieren und festzuhalten sowie um zu dokumentieren, wie diese Prozesse im neuen SAP-System abgebildet werden können, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und unter Anwendung der Vorgaben von SAP Activate entsprechende Analysen vornimmt und ein Feinkonzept erstellt, in dem wie bei einem sogenanntes Business Scenario Design Document dargestellt wird, wie das neue SAP-System eingestellt und angepasst werden muss, um den Anforderungen des Auftraggebers zu entsprechen.
Das ausgeschriebene Projekt umfasst darüber hinaus die Installation der SAP-Standardsoftware sowie die Anpassung und Implementierung eines voll funktionsfähigen, integrierten SAP-Systems auf der Basis der SAP-Standardsoftware konform zu den Anforderungen an ein SAP Customer COE einschließlich der benötigten Schulungen; hierfür übernimmt der Auftragnehmer die Gesamtprojektverantwortung. Die notwendigen Nutzungsrechte für das SAP-System (Lizenzen) stellt der Auftraggeber bei, sie liegen nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers. Der Auftraggeber beabsichtigt, den Auftragnehmer mit der Transformation des bestehenden SAP R/3 der Stadtwerke Erfurt Gruppe zum SAP S/4HANA -System zu beauftragen.
Der Auftraggeber sucht zur Erbringung dieser Leistungen ein hochqualifiziertes SAP-Systemhaus/ Beratungshaus mit dem SAP-Partnerstatus „Silber“ (oder höher), welches über langjährige Erfahrungen in der IT- und Prozessberatung verfügt sowie Branchenkenntnisse im öffentlichen Sektor und der Versorgungswirtschaft vorweisen kann.
Projektbeginn: 		geplant 13.07.2023 Projektende: 		geplant zum 30.06.2025 (inkl. Hypercare-Phase) Zwischentermin:	31.12.2024 (Abschluss Transformation nach Inbetriebnahme- und Testphase)
Es ist beabsichtigt – soweit eine hinreichende Anzahl von Bewerbungen geeigneter Bewerber vorliegt – die fünf Bewerber zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes aufzufordern, die die höchste Gesamtpunktzahl aller bewerteten Teilnahmeanträge erreicht haben. Die Bewertungsansätze sind der Bekanntmachung und den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.
Ergänzung zum Pkt. II.2.7) "Laufzeit des Vertrags" Projektbeginn: 13.07.2023; Abschluss Migration inkl. Inbetrieb- und Testphase: 31.12.2024; Hypercare-Phase für Fehlerbehebung und Stabilisierung: max. 30.06.2025 Diese Fristen sind Vertragsfristen.
- Erklärung über einen Mindestjahresumsatz in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand (SAP R/3 auf S/4HANA-Migration unter den Bedingungen des HGB sowie dem deutschen Steuerrecht unterliegend) von 3.000.000,00 €
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden: 5 Mio. €; Sachschäden: 5 Mio. €; Vermögensschäden: 2,5 Mio. €)
- Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde
- Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung

Eligibility requirements: - Nachweis zur Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (soweit erforderlich) Es gelten die Kriterien aus dem Teilnahmeantrag.