Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-23
Buyer: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212450
Submission deadline: 2020-11-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Services de développement de logiciels d'enregistrement des horaires ou de logiciels de gestion des ressources humaines
Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement gesucht.
Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister zur Bereitstellung einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement gesucht. Dies umfasst die Beschaffung der Lizenzen für die IT-Lösung, Konfiguration/ individuelle Anpassungen und Implementierung der Software sowie im Anschluss Abdeckung von Wartung und Support.
Der Großteil dieser Mitarbeiter*innen arbeiten nach dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit. Etwa 100 Mitarbeiter*innen haben allerdings auch eine Projektzeiterfassung nach Dienstplan.
Eine Besonderheit der KBB ist die starke Heterogenität und die saisonale hohe Fluktuation der Belegschaft. Aufgrund des Veranstaltungsgeschäftes gibt es viele unterschiedliche und spezielle Rollen und Aufgaben, die mitunter auch sehr flexible
Arbeitszeiten bedingen. Gerade der starke Zuwachs der Belegschaft vor großen Veranstaltungen und die anschließende Beendigung der Vertragsverhältnisse, stellt eine große Herausforderung für das Personalbüro und die Zeiterfassung dar.
Diese Eigenschaften unterscheidet die KBB von Verwaltungsbehörden, die ebenso dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) unterliegen. Damit ergeben sich auch spezielle Anforderungen an die geplante Software-Lösung:
— Flexibles Lizenzmodell bei der Nutzung der Zeiterfassung, das die temporären Mitarbeiter und Kurzzeitnutzungen berücksichtigt;
— Sehr hohe Anforderungen an die Usability, da die Nutzung der Zeiterfassung keine Schulung und nur minimale Supportaufwände erfordern sollte.
Insbesondere im Februar nimmt die Anzahl der kurzzeitig angestellten Aushilfen sprunghaft zu. Generell soll für Aushilfen ein günstiges Lizenzpreismodell angeboten werden. Zu berücksichtigen ist zudem pro Jahr eine Zunahme der Beschäftigten / Lizenzen um 10 %.
Zusammenfassend soll das neue System gängige Employee Self Sevices (ESS) und Manager Self Services (MSS) mit nachfolgenden Hauptfunktionen bereitstellen.
— Erfüllung der speziellen arbeitsrechtlichen Vorschriften nach TVÖD Bund West (Überstunden, Zuschläge, Arbeitszeitenregelungen etc.);
— Inbound & Outbound Datenschnittstellen zu SAGE ERP & HR zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (PayRoll);
— Zugang für MA erfolgt über das eigene Firmennetzwerk via SingleSignOn als auch über einen, für mobile Endgeräte optimierten externen Webzugang;
Grundsätzlich soll die geplante IT-Lösung auf modernen und zukunftsfähigen Technologien basieren und die Anforderungen der KBB in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Bedienkomfort und Sicherheit erfüllen. Es wird eine serverbasierte Lösung angestrebt, die sich in die bestehende KBB IT Infrastruktur integriert und SingleSignOn mit einem Active Directory Server unterstützt.

Eligibility requirements: 1. Angabe zur Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung des Unternehmens des Bieters bzw. zum Berufs- oder Handelsregister, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung, 2. Angabe dazu, ob eine Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeit zur zuständigen Industrie- und Handelskammer vorliegt bzw. gegeben ist, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung, 3. Firmenprofil mit Angaben zur Rechtsform, zu den Beteiligungsverhältnissen, zum Hauptsitz und den Niederlassungen des Unternehmens; 4. Verbindliche Erklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der Fassung vom 17.2.2016 (BGBl.IS.203) aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt (die den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb beigefügte Anlage „03720KBB Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ kann als verbindliche Erklärung genutzt werden).