Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-07-08
Buyer: Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48610000: Database systems
Submission deadline: 2020-08-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend HOWOGE) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die HOWOGE ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 800 Mitarbeiter bei der HOWOGE angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Inputmanagements ggf. mit Unterstützung durch einen Dienstleister für Business Process Outsourcing (nachfolgend BPO) sowie eines Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Beauftragung eines Dienstleisters im Bereich Inputmanagement. Die Leistungen beinhalten eine vom Auftragnehmer zu liefernde und zu pflegende Softwarelösung für das elektronische Erfassen der Eingangspost sowie die unternehmensweite Weiterverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischen Archiv inklusive aller weiter notwendigen Komponenten für die HOWOGE.
Die nachfolgenden Merkmale und Funktionen beschreiben die angestrebte Softwarelösung (keine abschließende Aufzählung):
—— Klassifizierung und Metadatenerfassung zur Postlenkung (z. B. Ermittlung von Absender, Zuordnung zu Empfänger und Geschäftsvorfall; bei Rechnungen ggf. manuelle Vorkontierung durch Dienstleister);
Die angestrebte Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.
Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.
Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand einer Auswahlmatrix auswählen, die den Bewerbungsunterlagen als Teil des Eignungskatalogs beiliegt.
1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen oder rechtlichen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf die Softwarelösung auswirken oder für die Erweiterung des Systems hinsichtlich eines Outputmanagements, zu beauftragen,
4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten und zusätzlichen erforderlichen Leistungen im Zusammenhang mit den Vertragsleistungen wie bspw. Coaching, Einsatzunterstützung etc.
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
3. Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
4. Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Business Process Outsourcing) im Bereich Inputmanagement und Dokumentenmanagement.
Zu 4. Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2019, 2018, 2017) einen Umsatz in Höhe von mindestens 5 000 000 Euro netto erzielt hat.
Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Nachweise zu fordern.

Eligibility requirements: Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare: 1. Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und MiLoG, 2. Infoblatt „Angaben zum Bieter“, 3. Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).