Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-27
Buyer: Gemeente Vlaardingen
Country: NL
Region: NL33C
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 34100000 | 34130000: Motor vehicles for transport of goods
Submission deadline: 2025-03-17
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De aanbestedende dienst is voornemens om middels onderhavige aanbestedingsprocedure de levering en het onderhoud van een nieuwe vrachtwagen aan te besteden
De aanbestedende dienst wenst een overeenkomst af te sluiten met één (1) opdrachtnemer voor de levering en het onderhoud van een vrachtwagen welke voldoet aan de in dit document (inclusief bijlagen) gestelde eisen. 

De aanbestedende dienst is voornemens om het onderhoud van de vrachtwagen bij de opdrachtnemer te beleggen. De onderhoudstermijn heeft een initiële looptijd van drie (3) jaar. Hierna kan de onderhoudstermijn jaarlijks met één (1) jaar worden verlengd. De optie tot verlengen van de onderhoudstermijn wordt minimaal drie (3) maanden voor het einde van de looptijd gelicht, waarbij de aanbestedende dienst voorwaarden kan stellen aan iedere verlening.

Het onderhoud van de kraanopbouw en haakarm maakt nadrukkelijk geen onderdeel uit van de scope van de opdracht. 
De te leveren vrachtwagen zal onder andere (niet limitatief) vo De aanbestedende dienst wenst een overeenkomst af te sluiten met één (1) opdrachtnemer voor de levering en het onderhoud van een vrachtwagen welke voldoet aan de in dit document (inclusief bijlagen) gestelde eisen.
Zie paragraaf 7.1 van het aanbestedingsdocument voor de weging van de gunningscriteria. 

De aanbestedende dienst hecht veel waarde aan een snelle en betrouwbare levering van de nieuwe vrachtwagen. De aanbestedende dienst hanteert 1 december 2025 als uiterste datum van levering, maar inschrijvers die de vrachtwagen sneller gebruiksklaar kunnen afleveren (inclusief kraanopbouw, (laadkraan en haakarm) en uitrusting ten behoeve van gladheidbestrijding) kunnen een hogere fictieve korting behalen. De inschrijver dient in Bijlage 8 – Invulformulier K1 Levertijd aan te geven binnen welke termijn de vrachtwagen wordt afgeleverd. groter dan 50 personen staat het de inschrijver vrij om één of meerdere voertuigen in te zetten. 

De maximale fictieve korting voor dit gunningscriterium bedraagt € 40.000,00. 
De door de inschrijver opgegeven levertijd betreft een fatale termijn. Indien de opgegeven levertijd niet wordt gehaald en er naar oordeel van de aanbestedende dienst geen sprake is van een legitieme reden is de aanbestedende dienst gerechtigd een BPKV-sanctie op te leggen die gelijk staat aan de behaalde fictieve korting op dit gunningscriterium. Voorbeeld: De inschrijver belooft een levertijd die vier weken korter is dan de maximale levertijd. Deze levertijd wordt niet gehaald. De op te leggen BPKV-sanctie bedraagt in dat geval € 20.000,00.
Zie paragraaf 7.1 van het aanbestedingsdocument voor de weging van de gunningscriteria. 

Een gebruikerstest maakt onderdeel uit de van de kwalitatieve beoordeling. Het primaire doel van een gebruikerstest is om te beoordelen hoe een bepaalde vrachtwagen functioneert én ervaren wordt door de medewerkers van de aanbestedende dienst die er mee moeten werken. Daarnaast is het doel om te verifiëren of de vrachtwagen voldoet aan de gestelde eisen. Hierbij worden uitsluitend de eisen beoordeeld c.q. gecontroleerd die tijdens de praktijkbeoordeling waarneembaar zijn.

Het beoordelingsteam bestaat uitsluitend uit medewerkers van de aanbestedende dienst die daadwerkelijk met de vrachtwagen werken en/of nauw betrokken zijn bij de inzet en het gebruik van de vrachtwagen. Onafhankelijke derden maken bewust geen onderdeel uit van het beoordelingsteam. De reden hiervoor is dat de medewerkers van de aanbestedende dienst in de toekomst met het voertuig gaan werken en/of betrokken zijn of worden bij de inzet en het gebruik van het voertuig. Beoordeling van de afzonderlijke aspecten van de vrachtwagen is sterk afhankelijk van onder andere lichamelijke kenmerken van de leden van het beoordelingsteam, maar ook van de functionele inzet en werkwijze van deze medewerkers. De vrachtwagen moet dus aansluiten bij de behoefte van deze medewerkers. Aan de hand van onderstaande voorbeelden wordt dit nader toegelicht. 

Voorbeeld 1: als een stoel is voorzien van een sterk voorgevormde rugleuning kan dit door grotere/zwaardere beoordelaars lager beoordeeld worden, omdat zij simpelweg niet comfortabel kunnen zitten. 

Voorbeeld 2: een comfortabele en gemakkelijke instap van de cabine kan anders ervaren en dus anders beoordeeld worden door kleinere (kortere) beoordelaars dan door beoordelaars die langer in lengte zijn. 

Voorbeeld 3: de geluidsbeleving bij het gebruik van een vrachtwagen is een persoonlijke waarneming. Zo ervaart de ene beoordelaar een laag, hoog of dreunend geluid, waarbij de andere beoordelaar dit niet opmerkt; dit staat los van waarde die gemeten wordt bij een geluidsmeting.

Derhalve worden de te beoordelen aspecten beoordeeld op persoonlijke waarneming en ervaring door de leden van het beoordelingsteam van de door inschrijvers gedemonstreerde vrachtwagen. Het is de verantwoordelijkheid van inschrijver om ervoor te zorgen dat de gedemonstreerde vrachtwagen dus zoveel mogelijk overeenkomt met de vrachtwagen dat is geoffreerd. Uitsluitend hetgeen dat gedemonstreerd wordt, wordt ook door het beoordelingsteam beoordeeld. 

De vrachtwagen beoordelen op papier is anders dan in de praktijk. Alle deelnemers dienen te voldoen aan de aan de eisen zoals opgesteld in het programma van eisen, dus het minimumniveau. Inschrijvers kunnen zich onderscheiden t.o.v. andere inschrijvers op de beoordelingsaspecten zoals beschreven in de kwalitatieve gunningscriteria waar onder andere een praktijkbeoordeling deel van uitmaakt.

Indeling van de gebruikerstest
In Bijlage 9 – Beoordelingsformulier K2 Gebruikerstest is aangegeven op welke aandachtspunten wordt beoordeeld. Van inschrijver wordt een proactieve houding verwacht en het is verantwoordelijkheid van de inschrijver om voldoende aandacht aan alle beoordelingsonderdelen te besteden tijdens de praktijkbeoordeling. 

De gebruikerstest is als volgt ingedeeld: 
•	Plenaire introductie door inschrijver van circa 10 minuten en de vrachtwagen(en) waarmee de gebruikerstest zal worden uitgevoerd, waarbij de eventuele verschillen ten opzichte van de inschrijving door inschrijver worden toegelicht;
•	Toelichting van de vrachtwagen door de inschrijver;
•	Gebruikertest door de beoordelaars (individuele ritten van circa 20 minuten per beoordelaar) 
•	Rondvraag in aanwezigheid van de inschrijver 
•	Individueel invullen van Bijlage 9 – Beoordelingsformulier K2 Gebruikerstest door de beoordelaars.
Zie paragraaf 7.1 van het aanbestedingsdocument voor de weging van de gunningscriteria. 

U dient gebruik te maken van het format dat is bijgevoegd in Bijlage 4. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s, exclusief BTW. De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief overige belastingen en/of heffingen te zijn. De prijzen worden aangeboden in twee decimalen.

De aanbestedende dienst hanteert een maximale inschrijvingssom (plafondbedrag) van € 275.000,00 exclusief BTW. Indien de inschrijvingssom (totale kosten voor levering van vrachtwagen inclusief alle op te bouwen onderdelen minus de inruil van de huidige vrachtwagen) hoger is dan het plafondbedrag wordt de inschrijving ongeldig verklaard en uitgesloten van verdere beoordeling.
De aanbestedende dienst is voornemens om middels onderhavige aanbestedingsprocedure de levering en het onderhoud van een nieuwe vrachtwagen aan te besteden. 1