Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-08
Buyer: Leibniz-Institut für Plasmaforschung & Technologie
Region: DE80N
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72268000: Software supply services
Estimated value: 217000 EUR
Submission deadline: 2024-06-07

Technical requirements: ▪ Browserbasiert
▪ Zugriff von Smartphone oder Tablet um Dokumente freizugeben inklusive Mehrfaktor-Authentifizierung
▪ Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV 2018 und Business Central
▪ Integration des DMS in MS NAV (Zugriff auf Dokumente im DMS und Verarbeitung von Workflow – Formularen direkt im NAV unter Berücksichtigung der Benutzerrechte, Verarbeitung von Daten aus NAV in DMS)
▪ Anbindung an Active Directory
▪ detaillierte Benutzerverwaltung (Anlegen/Ändern/Löschen für bestimmte Bereiche einschränken, Zugriff auf bestimmte Daten je nach Funktion im Unternehmen etc.)
-> Anlegen von Rollen
▪ Zugriff auf verschiedene Dokumenttypen für die jeweils berechtigten Abteilungen, auch gleichzeitig und systemunabhängig
▪ Nachverfolgbarkeit aller Bearbeitungsschritte
▪ Einbindung von Workflows (Ausfüllbarkeit und Speicherung von Antragsformularen (z.B. Bestellungen, Urlaub, Dienstreise, etc.))
▪ Umsetzung des Freigabe-/Genehmigungsprozesses unter Berücksichtigung von Vertretungsregeln
▪ Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung von Belegen und Dokumenten
▪ Wiederherstellungsfunktion für gelöschte Daten
▪ Zuordnung eines Dokuments zu verschiedenen Akten/Vorgängen sollte möglich sein ohne es doppelt abzuspeichern (single source of truth)
▪ interner / externer Versand von Unterlagen/Benachrichtigungen per digital signierter E-Mail direkt aus dem DMS ohne Zwischenspeichern der Unterlagen (Anbindung per SMTP)
▪ Import von Emails und Mailanhängen, ZIP-Dateianhänge entpacken
▪ Historie zu Änderungen an den Dokumenten (Datum, Zeit, Benutzer)
▪ Update und Upgrade-Verfahren durch den Auftragnehmer mit tolerierter Ausfallzeit von 4h außerhalb der Kernarbeitszeit
▪ Supportvertrag mit definierter Reaktionszeit und vertragliche Verpflichtung zur Betreuung durch qualifiziertes Personal in deutscher Sprache
Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt.
Das Unternehmen hat seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt.
Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich.
Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.