Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-05-31
Buyer: Technische Universität München
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1375773.11 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Software-Betrieb und Pflege einer SharePoint-Farm sowie Administration hierauf basierender Fachanwendungen.
Die Technische Universität München, Zentrale Informationstechnik („TUM“ oder „Auftraggeber“), betreibt derzeit im Leibnitz Rechenzentrum („LRZ“) die Lösung SharePoint von Microsoft („SharePoint“). Im Rahmen eines Projektes wurde auf SharePoint-Basis ein Fachverfahren (digitale Personalakte) implementiert, weitere Fachverfahren sind in der Umsetzung bzw. in der Planung.
Die 2 aktuell im Probebetrieb laufenden SharePoint-Server (1 x Entwicklung/DEV und TEST, 1 x Abnahme/Q&A und Produktion/PROD) für o.g. Anwendungszweck werden auch zukünftig im LRZ gehostet. Das LRZ verfügt nicht über die notwendigen Ressourcen, den SharePoint auf der Anwendungsebene kontinuierlich, unter Einhaltung vorgegebener SLAs, zu betreuen sowie zu warten. Aus diesem Grund hat sich die TUM dazu entschieden, den Software-Betrieb und die Pflege der SharePoint-Server sowie die Administration der Fachverfahren auszulagern. Hierzu zählen insbesondere die SharePoint-Farm, die zugehörigen SQL-Datenbanken und die Plumsail-Formularapplikation.
Die im Rahmen des Projektes kann es erforderlich werden, dass zusätzliche Leistungen erbracht werden müssen, deren Notwendigkeit und/oder Umfang vorab nicht absehbar war. Derartige Leistungen werden durch den Auftraggeber optional abgerufen. Es besteht diesbezüglich keine Abnahmepflicht des Auftraggebers. Im Falle der Ausübung einer Option erfolgt der Abruf durch einseitige Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer in Schrift- oder Textform. Der Auftraggeber wird sich bemühen, optionale Leistungen frühzeitig, spätestens jedoch vier Wochen im Voraus anzukündigen und abzurufen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d. h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. Der Auftragnehmer muss zur (etwaigen) Ausführung der optionalen Leistungen entweder personelle und technische Kapazitäten vorhalten oder deren Aktivierung zumindest einplanen. Dies vorausgeschickt, behält sich der Auftraggeber den Abruf der nachfolgend genannten optionalen Leistungen vor:
— Optionale Vertragsverlängerung: Der Vertrag hat eine Laufzeit von 2 Jahren ab dem Zeitpunkt der Mitteilung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer („Grundlaufzeit“). Der Auftraggeber behält sich optional vor, den Vertrag bis zu zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Die maximale Laufzeit (Grundlaufzeit plus Verlängerungsoption) kann somit 4 Jahre betragen („Höchstlaufzeit“). Im Falle der optionalen Vertragsverlängerung sind zumindest die folgenden Leistungen fortzuführen:
(i) Betrieb, Wartung, Pflege und Support der Sharepoint-Farm gem. Ziff. 2.1 bis 2.8 der Leistungsbeschreibung;
(ii) Administration der bestehenden Fachanwendung (digitale Personalakte) i.S.d. Ziffer 2.11 der Leistungsbeschreibung im SharePoint-Umfeld;
(iii) Reporting und Nachverfolgen von Problems und Changes gem. Ziffern 2.5.3 und 2.5.4 der Leistungsbeschreibung.
— Optionale Administration weiterer Fachanwendungen auf SharePoint-Basis: Der Auftraggeber behält sich optional vor, den Auftragnehmer mit der Administration weiterer Fachanwendungen auf SharePoint-Basis zu beauftragen. Der Abruf dieser optionalen Leistungen kann sowohl während der Grundlaufzeit als auch während der (optionalen) Höchstlaufzeit erfolgen. Diesbezüglich geht der Auftraggeber von einem Aufwuchs von durchschnittlich 2 Fachanwendungen pro Jahr, d. h. während der möglichen Höchstlaufzeit von insgesamt 8 weiteren Fachanwendungen aus. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer höchstens mit der Administration von 10 weiteren Fachanwendungen beauftragen,
— sonstige optionale Leistungen: Darüber behält sich die TUM optional vor, den Auftragnehmer im Rahmen der folgenden Tätigkeiten mit Unterstützungsleistungen auf Stundenbasis zu beauftragen. Diese Tätigkeiten werden nur bei Bedarf abgerufen, etwa im Rahmen von IT CRs oder der Entwicklung weiterer Fachanwendungen. Aktuell geht die TUM von einem Bedarf von 4 000 Stunden pro Jahr für Entwicklung und Rollout für weitere Fachanwendungen im Jahr aus. Die sonstigen optionalen Tätigkeiten sind auf einen Höchstumfang von 16 000 Stunden begrenzt. Diese optionalen Leistungen umfassen:
— Frontend Design (aktuell mit Plumsail SharePoint Forms) und Implementierung: JavaScript mit CSS und Einbindung von Webservices,
— Problemlösung von eingebundenen externen Systemen per Java, JavaScript oder z. B. C++ Code zum Zugriff auf die API von externen Systemen wie Governikus, TUM online oder dem System d.3 von d.velop,
— Optionale zusätzliche Audits: Der Auftraggeber behält sich optional vor, über den gemäß Ziffern 2.13.2 und 2.13.2 der Leistungsbeschreibung vorgesehenen Umfang hinaus zusätzliche Audits durchzuführen bzw. durchführen zu lassen, welche nicht von der Pauschalvergütung für Betrieb, Wartung, Pflege und Support der Sharepoint-Farm umfasst sind,
— optionale Verlängerung der Betriebszeiten: Der Auftraggeber behält sich optional vor, die unter Ziffer 2.5.6.1 der Leistungsbeschreibung genannten Servicezeiten (8 bis 18 Uhr) für den Betrieb und die Pflege der SharePoint-Farm (gemäß Ziffer 2.2 bis 2.8 dieser Leistungsbeschreibung) auf den Zeitraum von werktags jeweils 6 bis 20 Uhr auszudehnen.


Winner: Akquinet AG
Award value: 1375773.11
Number of bids: 2