Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-01-06
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 100800 EUR
Submission deadline: 2020-02-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Es wird ein Beratungsunternehmen mit der Durchführung von Planungs-und Beratungsleistungen beauftragt. Zielsetzung ist der Abschluss eines Systemlieferungsvertrages über den Aufbau eines ECM-Systems (Enterprise Content Management) für die Stadtverwaltung mit anschließender Umsetzung des ersten Pilotprojektes inkl. Abnahme und Produktivsetzung.
Die Unterstützung des Auftraggebers bei der Auswahl und Beschreibung des Pilotbereichs ist Bestandteil des Auftrags. Als mögliche Pilotbereiche zur Einführung eines ECM-Systems kommen die Fachbereiche Finanzen, Jobcenter, Bürgeramt und Bauamt in Betracht. Im Fachbereich Finanzen könnte z. B. mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung oder der Abteilung Gemeindesteuer begonnen werden. Zusätzlich zu der gesetzlich vorgeschriebenen Annahme der XRechnung und Rechnungen die der EU-Norm entsprechen, wird eine ganzheitliche Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung angestrebt. Ein wesentliches Potenzial im Fachbereich Finanzen wird in der Anbindung an das bei der Auftraggeberin eingesetzte ERP-System (SAP) gesehen.
Beim Jobcenter des Sozialamtes als weiterer Pilotbereich, könnte der Fokus auf die Integration der Prozesse Fallbearbeitung und Leistungsberechnung gelegt werden. Ziel ist es, die Fallbearbeitung und Leistungsberechnung ausschließlich elektronisch unter Verwendung des DMS erfolgen zu lassen. Dabei sollen die Fachverfahren (aktuell SoPart und AKDNsozial) vollständig mit der ECM-Lösung verknüpft sein.
Weitere Pilotbereiche könnten das Bauamt mit der Digitalisierung des Bauantrags und Anbindung der Software „ProBAUG” oder das Bürgeramt sein.
Die Entscheidung über die ausgewählten Bewerber erfolgt basierend auf der anliegend beigefügten Wertungsmatrix für Auswahl der Bewerbungen. Drei Bewerbende werden nach folgenden gewichteten Wertungskriterien ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert:
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste, bis zur Angebotsfrist eingereichte Angebot. Wertungskriterium ist bei dieser Ausschreibung der Angebotspreis netto, zzgl. MwSt. Maßgebend sind für die Bewertung folgende Preise:
Zugrunde gelegt wird der angebotene Stunden-bzw. Tagessatz hochgerechnet auf die im Beratertag ausgewiesene Obergrenze von 100 Beratungstagen als Gesamtpreis (zzgl. MwSt.).
Dieser Auftrag basiert auf einem abgeschlossenen Beratervertrag über die Erstellung eines Masterplanes für die Umsetzung der Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierauf aufbauend, wird nunmehr als Folgevertrag ein ECM-Berater für die Unterstützung bei Durchführung der Ausschreibung und Umsetzung bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts benötigt.
Bitte weisen Sie die erforderliche Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach. Falls eine Partnerschaftsgesellschaft gegründet wurde, ist der Nachweis durch Eintrag in ein Partnerschaftsregister vorzulegen. Der Nachweis über die erlaubte Berufsausübung kann auch auf andere Weise beigebracht werden.
Bewerbende, die in keinem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und diese gesondert der Bewerbung beizufügen.
Bitte stellen Sie eine Übersicht in Form eines beruflichen Werdegangs der einzelnen Mitarbeitenden dar, die für die Umsetzung der Beratertätigkeit benannt werden. In diesem Zusammenhang muss insbesondere die berufliche Erfahrung bei der Umsetzung von ECM-Projekten von abgeschlossenen Projekten vorzugsweise bei öffentlichen Auftraggebern aufgezeigt werden. Zudem bitte mit angeben, welche Funktion der Mitarbeitende jeweils bei der Projektumsetzung einnahm. Des Weiteren bitte im Rahmen der Beschreibung der Projektumsetzung auf folgende Themen eingehen:
— Fachkenntnis im Umgang mit vergaberechtlichen Aspekten im Zusammenhang mit der Umsetzung von ECM-Projekten,
— Häufigkeit bei der Umsetzung von ECM-Projekten bei öffentlichen Auftraggebern (Kreise und kreisfreie Städte in der Größenordnung einer Einwohnerzahl zwischen 100 000-200 000,
— IT-Fachkenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (bitte benennen Sie auch die Erfahrung mit konkreten DMS-Produkten),
— IT-Fachkenntnisse im Umgang mit gängigen Desktop-und Serverbetriebssystemen der Hersteller Microsoft, SuSE, Red Hat sowie im Umgang mit den gängigen Datenbanksystemen Oracle, MySQL, PostgreSQL und Micorsoft SQL Server,

Eligibility requirements: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Bitte weisen Sie die erforderliche Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach. Falls eine Partnerschaftsgesellschaft gegründet wurde, ist der Nachweis durch Eintrag in ein Partnerschaftsregister vorzulegen. Der Nachweis über die erlaubte Berufsausübung kann auch auf andere Weise beigebracht werden. Bewerbende, die in keinem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und diese gesondert der Bewerbung beizufügen. Personenbezogene Beschreibung: Bitte stellen Sie eine Übersicht in Form eines beruflichen Werdegangs der einzelnen Mitarbeitenden dar, die für die Umsetzung der Beratertätigkeit benannt werden. In diesem Zusammenhang muss insbesondere die berufliche Erfahrung bei der Umsetzung von ECM-Projekten von abgeschlossenen Projekten vorzugsweise bei öffentlichen Auftraggebern aufgezeigt werden. Zudem bitte mit angeben, welche Funktion der Mitarbeitende jeweils bei der Projektumsetzung einnahm. Des Weiteren bitte im Rahmen der Beschreibung der Projektumsetzung auf folgende Themen eingehen: — Fachkenntnis im Umgang mit vergaberechtlichen Aspekten im Zusammenhang mit der Umsetzung von ECM-Projekten, — Häufigkeit bei der Umsetzung von ECM-Projekten bei öffentlichen Auftraggebern (Kreise und kreisfreie Städte in der Größenordnung einer Einwohnerzahl zwischen 100 000-200 000, — IT-Fachkenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (bitte benennen Sie auch die Erfahrung mit konkreten DMS-Produkten), — IT-Fachkenntnisse im Umgang mit gängigen Desktop-und Serverbetriebssystemen der Hersteller Microsoft, SuSE, Red Hat sowie im Umgang mit den gängigen Datenbanksystemen Oracle, MySQL, PostgreSQL und Micorsoft SQL Server, — IT-Fachkenntnisse im Umgang mit Aspekten der IT-Sicherheit (Firewall-Betrieb; Sicherheitsmaßnahmen im Hinblick auf die Einrichtung einer DMZ; etc.) Unternehmensbeschreibung: Bitte geben Sie ein Firmenprofil mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, strategischer Ausrichtung / Positionierung am Markt, strategischen Partnerschaften mit Herstellern bzw. mit Vertriebspartnern von ECM-Lösungen an. Bitte beschreiben Sie die persönliche Organisationsstruktur bzw. jene des Unternehmens mit Hauptsitz, Vertretungen und Niederlassungen in Deutschland. Diese Beschreibung fügen Sie bitte als gesonderte Anlage dem Angebot bei. Alternativ besteht die Möglichkeit, diese Beschreibung durch Angabe des Links auf einer von Ihnen anzugebenen Website zu recherchieren.

Award value: 100800