Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-09
Buyer: Centralny Zarząd Służby Więziennej
Country: PL
Region: PL911
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71356300 | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2439024.39 PLN
Submission deadline: 2025-08-13
Award criteria: price

Technical requirements: Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu klasy ITSM wraz z niezbędnymi licencjami i jego wdrożeniem oraz zapewnienie wsparcia technicznego producenta wraz z możliwością audytowania infrastruktury IT i inwentaryzacji.
Przedmiot zamówienia uwzględnia:
1)	dostarczenie systemu wraz z wymaganymi licencjami;
2)	wdrożenie systemu;
3)	opracowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej wdrożonego systemu;
4)	przeprowadzenie trzech technicznych szkoleń po wdrożeniu systemu;
5)	zapewnienie wsparcia technicznego;
6)	zapewnienie możliwości audytowania infrastruktury IT oraz inwentaryzacji;
7)	udzielenie gwarancji na wdrożony system.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, uwzględniający wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia został określony w załączniku nr 9 do SWZ.
1.	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje się, że: 
•	administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Generalny Służby Więziennej,
z siedzibą w Warszawie, przy ul. Rakowieckiej 37a;
•	dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych: e-mail iod_czsw@gov.pl, telefon 22 640 86 41, fax 22 848 85 81;
•	Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa systemu klasy ITSM wraz z niezbędnymi licencjami i jego wdrożeniem oraz zapewnienie wsparcia technicznego producenta wraz z możliwością audytowania infrastruktury IT i inwentaryzacji”, numer sprawy: 11/25/PL, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;
•	odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 620), dalej „ustawa Pzp”;  
•	Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie projektu;
•	obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym
z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;  
•	w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
•	posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych  ;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO  ;  
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
•	nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 
2.	Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
3. Stosownie do treści art. 257 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia przedmiotowego postępowania jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
4. 	Zamawiający przed wszczęciem postępowania przeprowadził wstępne konsultacje rynkowe w wyniku wysłania zaproszeń do wybranych wykonawców. 
W trakcie konsultacji Zamawiający przedstawił założenia dotyczące w szczególności:
1)	terminu dostarczenia systemu wraz z wymaganymi licencjami,
2)	terminu oraz warunków wdrożenie systemu,
3)	opracowania i dostarczenia dokumentacji powykonawczej wdrożonego systemu;
4)	przeprowadzenia szkoleń po wdrożeniu systemu;
5)	wstępnych warunków zapewnienia wsparcia technicznego;
6)	wymogu zapewnienia możliwości audytowania infrastruktury IT oraz inwentaryzacji;
7)	udzielenia gwarancji oraz rękojmi na system.
W trakcie przeprowadzonych wstępnych konsultacji rynkowych pozyskano informacje dotyczące funkcjonalności oraz potencjalnych możliwości oferowanych przez firmy oprogramowań. Przedstawione prezentacje obejmowały zarówno część teoretyczną, jak i praktyczne przykłady działania oprogramowań. W trakcie przeprowadzonych prezentacji przedstawiciele omówili w szczególności zakres działania systemów, wymagania techniczne, a także propozycje wdrożenia i wsparcia technicznego.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a)	w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub należycie wykonuje, co najmniej jedną usługę obejmującą dostawę oraz wdrożenie systemu klasy ITSM, dla której to usługi ilość stanowisk komputerowych u jednego klienta wynosiła co najmniej 10 tysięcy. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na usługi nadal wykonywane, zakres świadczonej usługi dostawy oraz wdrożenia systemu klasy ITSM musi obejmować co najmniej 10 tysięcy stanowisk komputerowych u jednego klienta.
1.	Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 20.000,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych 00/100).
2.	Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1)	pieniądzu,
2)	gwarancjach bankowych,
3)	gwarancjach ubezpieczeniowych,
4)	poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 462),
3.	Wadium wnoszone w formie pieniężnej należy wpłacać na nieoprocentowany rachunek bankowy Zamawiającego: Centralny Zarząd Służby Więziennej, Biuro Budżetu, NBP Oddział Okręgowy Warszawa nr 65 1010 1010 0401 5213 9120 0000 – z dopiskiem: „wadium, znak sprawy: 11/25/PL”.
4.	Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym Zamawiającego, o którym mowa w pkt XXIV.3. SWZ, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).
5.	Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty i złożony razem z ofertą przed upływem terminu składania ofert.
6.	Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczeń należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Gwaranta/Poręczyciela.
UWAGA: oryginał dokumentu należy złożyć jako osobny plik (w sposób pozwalający na jego zwrot bez dekompletowania oferty) obok innych plików stanowiących ofertę i skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP).
7.	Treść poręczenia lub gwarancji nie może zawierać postanowień uzależniających jego dalsze obowiązywanie od zwrotu oryginału dokumentu gwarancyjnego do gwaranta.
8.	Z treści gwarancji/poręczenia powinny wynikać:
1)	nazwa dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji/poręczenia (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela (podmiotu udzielającego gwarancji/poręczenia) oraz wskazanie ich siedzib,
2)	określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,
3)	kwota gwarancji/poręczenia,
4)	termin gwarancji/poręczenia, obejmujący cały okres związania ofertą, począwszy od dnia wyznaczonego na dzień składania ofert,
5)	bezwarunkowe, nieodwoływane oraz płatne na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta/poręczyciela do wypłaty Zamawiającemu, maksymalnie w terminie 30 dni od dnia żądania, pełnej kwoty wadium
w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy.
6)	Zamawiający rekomenduje, aby postanowienia gwarancji/poręczenia przewidywały przesłanie przez Zamawiającego wezwania do wypłaty z gwarancji/poręczenia bezpośrednio do gwaranta (bez pośrednictwa podmiotów trzecich).
7)	Zamawiający rekomenduje, aby z postanowień gwarancji / poręczenia nie wynikał wymóg notarialnego poświadczenia podpisu Zamawiającego pod wezwaniem do wypłaty z gwarancji / poręczenia lub wnioskiem o zwolnienie zobowiązań wynikających z gwarancji / poręczenia.
1.	Przy wyborze ofert, Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: najniższa cena brutto za całość zamówienia.
2.	Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta nie będzie podlegała odrzuceniu
i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o powyższe kryteria.
3.	O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie poinformuje równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.

Eligibility requirements: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a)	w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub należycie wykonuje, co najmniej jedną usługę obejmującą dostawę oraz wdrożenie systemu klasy ITSM, dla której to usługi ilość stanowisk komputerowych u jednego klienta wynosiła co najmniej 10 tysięcy. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na usługi nadal wykonywane, zakres świadczonej usługi dostawy oraz wdrożenia systemu klasy ITSM musi obejmować co najmniej 10 tysięcy stanowisk komputerowych u jednego klienta.
1.	Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 20.000,00 zł (dwadzieścia tysięcy złotych 00/100).
2.	Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1)	pieniądzu,
2)	gwarancjach bankowych,
3)	gwarancjach ubezpieczeniowych,
4)	poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 462),
3.	Wadium wnoszone w formie pieniężnej należy wpłacać na nieoprocentowany rachunek bankowy Zamawiającego: Centralny Zarząd Służby Więziennej, Biuro Budżetu, NBP Oddział Okręgowy Warszawa nr 65 1010 1010 0401 5213 9120 0000 – z dopiskiem: „wadium, znak sprawy: 11/25/PL”.
4.	Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym Zamawiającego, o którym mowa w pkt XXIV.3. SWZ, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).
5.	Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty i złożony razem z ofertą przed upływem terminu składania ofert.
6.	Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczeń należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Gwaranta/Poręczyciela.
UWAGA: oryginał dokumentu należy złożyć jako osobny plik (w sposób pozwalający na jego zwrot bez dekompletowania oferty) obok innych plików stanowiących ofertę i skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP).
7.	Treść poręczenia lub gwarancji nie może zawierać postanowień uzależniających jego dalsze obowiązywanie od zwrotu oryginału dokumentu gwarancyjnego do gwaranta.
8.	Z treści gwarancji/poręczenia powinny wynikać:
1)	nazwa dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji/poręczenia (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela (podmiotu udzielającego gwarancji/poręczenia) oraz wskazanie ich siedzib,
2)	określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,
3)	kwota gwarancji/poręczenia,
4)	termin gwarancji/poręczenia, obejmujący cały okres związania ofertą, począwszy od dnia wyznaczonego na dzień składania ofert,
5)	bezwarunkowe, nieodwoływane oraz płatne na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta/poręczyciela do wypłaty Zamawiającemu, maksymalnie w terminie 30 dni od dnia żądania, pełnej kwoty wadium
w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy.
6)	Zamawiający rekomenduje, aby postanowienia gwarancji/poręczenia przewidywały przesłanie przez Zamawiającego wezwania do wypłaty z gwarancji/poręczenia bezpośrednio do gwaranta (bez pośrednictwa podmiotów trzecich).
7)	Zamawiający rekomenduje, aby z postanowień gwarancji / poręczenia nie wynikał wymóg notarialnego poświadczenia podpisu Zamawiającego pod wezwaniem do wypłaty z gwarancji / poręczenia lub wnioskiem o zwolnienie zobowiązań wynikających z gwarancji / poręczenia.
1.	Przy wyborze ofert, Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: najniższa cena brutto za całość zamówienia.
2.	Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta nie będzie podlegała odrzuceniu
i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o powyższe kryteria.
3.	O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie poinformuje równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
Wykonawcy a także innym podmiotom, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy Pzp.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu klasy ITSM wraz z niezbędnymi licencjami i jego wdrożeniem oraz zapewnienie wsparcia technicznego producenta wraz z możliwością audytowania infrastruktury IT i inwentaryzacji.
Przedmiot zamówienia uwzględnia:
1)	dostarczenie systemu wraz z wymaganymi licencjami;
2)	wdrożenie systemu;
3)	opracowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej wdrożonego systemu;
4)	przeprowadzenie trzech technicznych szkoleń po wdrożeniu systemu;
5)	zapewnienie wsparcia technicznego;
6)	zapewnienie możliwości audytowania infrastruktury IT oraz inwentaryzacji;
7)	udzielenie gwarancji na wdrożony system.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, uwzględniający wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia został określony w załączniku nr 9 do SWZ.

Winner: Publications Office of the European Union