Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-04-01
Buyer: Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2020-04-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die beteiligten Hochschulen stimmen ihre Verwaltungsprozesse, beginnend im Bereich des Student-Life-Cycle, ab. Einige der Prozesse werden dadurch erstmalig abstrakt formuliert und sind so der Optimierung erst zugänglich. So wird es dann möglich sein, die „Best Practices" zu ermitteln und in allen beteiligten Hochschulen umzusetzen. Hierdurch ist zu erwarten, dass die Studierenden, zunächst in Verwaltungsprozessen, die ihr Studium begleiten, ihre Anliegen schneller durchführen und die freiwerdenden Ressourcen für ihr Studium einsetzen können. Gleiches ergibt sich auch durch die Umsetzung von weiteren sog. Self-Service-Funktionen. Schon heute können die Studierenden, z. B. im Bescheinigungswesen, ihre Anliegen losgelöst von Öffnungszeiten von Studierendensekretariaten online erledigen. Dies erspart ihnen Wege und Zeit. Diese Self-Service-Funktionen werden durch den Einsatz einer modernen Prozessplattform weiter ausgedehnt.
Trotz aller Harmonisierungs- und Standardisierungsbemühungen werden die unterschiedlichen Fächer und strategischen Ausrichtungen der Hochschulen dazu führen, dass es in jeder Hochschule auch spezifische Anforderungen geben wird. Um den jedoch gemeinsamen digitalen Kern zu erhalten und dann auch weiterentwickeln zu können, müssen im Projekt entsprechende Vorkehrungen getroffen und Entwicklungen durchgeführt werden, so dass das entstehende Gesamtsystem es erlaubt den gemeinsamen Kern an Strukturen, Prozessen, Einstellungen und Dateninhalten an zentraler Stelle und nur einmal aufzubauen (im Folgenden „Master" genannt) und diesen systematisch in die aufzubauenden Systeme der einzelnen Hochschulen (Betriebsmandanten) zu übertragen, so dass die Spezifika einer Hochschule entweder durch Customizing-Varianten im Kern oder als ergänzende Schale realisiert werden. Dabei muss der Master als Basis für Weiterentwicklungen dienen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass diese Übertragung von Inhalten aus dem Master nicht einmalig stattfindet, sondern nach jedem abgeschlossenen Entwicklungsschritt systematisch wiederholbar ist. Nur so ist das Ziel einer gemeinsamen Innovationsplattform zu erreichen, ohne dass Aufwendungen mehrmals wiederholt werden müssen.
Weiterhin stellt das entstehende System für die Hochschulen einen fundamentalen Baustein für die Digitalisierung dieser, aber auch darüber hinaus für alle weiteren prozessorientierten Innovationen, dar. Daher ist es unabdingbar, dass der Anbieter darstellt, welche strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung er für sein System festgelegt hat und mit welchem Einsatz an Personal und Mitteln er diese Ausrichtung verfolgt. Insbesondere ist durch eine Roadmap der geplanten Entwicklungen darzustellen, welche weiteren Hochschulprozesse (z. B. Integration digitaler Abschlusszeugnisse der Schulen) er in den nächsten 5 Jahren durch seinen Ansatz zusätzlich digitalisiert sieht.
Schließlich werden die beteiligten Hochschulen das entstehende Gesamtsystem nicht selbst betreiben. Wegen der erwarteten Komplexität des Systems soll während der Projekt-/Customizing-Phase die Betriebsphase bereits mitberücksichtigt werden. Daher ist der Betrieb von Prototypsystemen in der Projekt-/Customizing-Phase und die erste Betriebsphase von 5 Jahren Teil des Beschaffungsvorhabens. In diesem Zusammenhang wird bewusst offengelassen, ob der Anbieter den Weg der Bereitstellung auf der Basis einer zeitlich unbefristeten Lizenz oder befristeten Mietlizenzen (z. B. jährliche Subskription) in Verbindung von Professional Services zum Betrieb des Systems geht oder das System auf der Basis von Software-as-a-Service bereitstellt. Um unterschiedliche Anbieter vergleichbar zu machen, ist für diesen Vorhabensteil ein Angebot auf der Basis einer fünfjährigen Gesamtkostenbetrachtung zu machen.
Das Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es, geeignete Bieter selektieren zu können. Voraussetzung für die Teilnahme an diesem Wettbewerb ist das vollständige und korrekte Ausfüllen des Teilnahmebogens. Insbesondere bei Bietergemeinschaften ist es erforderlich, dass für jeden Beteiligten ein entsprechender Teilnahmebogen eingereicht wird. Falls ein Bieter beabsichtigt, sich Kompetenz in den nachfolgenden Bereichen durch Unterauftragnehmer zu beschaffen, so sind auch für die beabsichtigten Unterauftragnehmer Teilnahmebögen einzureichen.
1. Im Teilnahmebogen sind Angaben zu Unternehmenskennzahlen der vergangenen 3 Geschäftsjahre (2017-2019) im Hinblick auf Bilanzsumme, Eigenkapitalquote, Umsatz, EBITDA, Anzahl der Mitarbeitenden und Anzahl der Mitarbeitenden im Geschäftsfeld „Hochschulen" zu machen.
2. Im Teilnahmebogen ist zu bestätigen, dass keine Ausschlussgründe nach § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 AEntG und § 21 SchwarzArbG (in Verbindung mit § 10a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes) bzw. entsprechender Einträge im Gewerbezentralregister vorliegen und, soweit zutreffend, die ILO-Kernarbeitsnormen als ergänzende Vertragsbedingung Anwendung finden.
1. Im Teilnahmebogen ist der Unternehmensname, der Sitz, die Rechtsform und die Unternehmensleitung anzugeben.
4. Im Teilnahmebogen ist der Umfang der Erfahrung der vorgesehenen Projektmitarbeiter in agilen Entwicklungsmethoden in Personenjahren zu nennen. Nachweise (z. B. Zertifizierungen) zur Kompetenz in agilen Entwicklungsmethoden sind vorzulegen.
6. Im Teilnahmebogen ist die Anzahl der Mitarbeiter mit Beratungs- und Softwareentwicklungskompetenz im Hochschulbereich anzugeben.
8. Im Teilnahmebogen sind Referenzprojekte unter Angabe der Hochschule, des produktiven CMS-Prozessbereiches (Bewerbungsmanagement inkl. DoSV, Studierendenmanagement, Prüfungsmanagement, Lehrveranstaltungsmanagement), der Anzahl der Studierenden, der Anzahl der akademischen Mitarbeiter (Kopfzahl), der Anzahl der nicht-akademischen Mitarbeiter (Kopfzahl) und der Ansprechperson in der Hochschule aufzulisten.
10. Im Teilnahmebogen sind Angaben zur Kommunikationssprache Deutsch für die Betriebsprozesse in Wort und Schrift zu machen.
11. Im Teilnahmebogen sind Angaben zur Sicherstellung der Datenspeicherung und Datenverarbeitung auf dem Gebiet des Geltungsbereiches der DSGVO vorzunehmen.
14. Im Teilnahmebogen ist die Anzahl der ITIL-zertifizierten Mitarbeiter (bitte nach Versionen differenzieren) zu nennen.

Eligibility requirements: Das Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es, geeignete Bieter selektieren zu können. Voraussetzung für die Teilnahme an diesem Wettbewerb ist das vollständige und korrekte Ausfüllen des Teilnahmebogens. Insbesondere bei Bietergemeinschaften ist es erforderlich, dass für jeden Beteiligten ein entsprechender Teilnahmebogen eingereicht wird. Falls ein Bieter beabsichtigt, sich Kompetenz in den nachfolgenden Bereichen durch Unterauftragnehmer zu beschaffen, so sind auch für die beabsichtigten Unterauftragnehmer Teilnahmebögen einzureichen.