Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-02
Buyer: Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48920000 | 72000000 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72300000
Submission deadline: 2021-06-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der Elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.
Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.
Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.
Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von
Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch
Ziel dieser Ausschreibung ist die zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines einheitlichen E-Akte-Systems für die digitale Aktenführung innerhalb der AvH und ihrer 260 Mitarbeiter*innen.
Das E-Akte-System hat die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung zu umfassen, insbesondere
d. die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen, usw.), sowie
e. die Integration des E-Akte-Systems in vorhandene Fachverfahren der AvH, insbesondere die eingesetzten E-Mail-Verfahren
Dabei ist die Nutzung des vorhandenen Funktionsumfangs des angebotenen E-Akte-Systems im Rahmen einer Standardlösung vorgesehen und zugleich eine weitgehend nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der AvH unter Verwendung vorgegebener Industriestandard-Schnittstellen erfolgen (siehe Leistungsbeschreibung, Kap. 7.4.4).
Mit dieser Ausschreibung werden vom*von dem*der künftigen Auftragnehmer*in folgende Leistungsinhalte gefordert:
Die Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen oder Werkleistungen über die Vertragslaufzeit unter anderem bei der E-Akte-Systemeinführung (u. a. fachliche und technische Beratung, Schulung, Testunterstützung, Migration von Altdaten) wird von dem*der Auftragnehmer*in erwartet.
Die Laufzeit des Vertrages beginnt mit der Zuschlagserteilung und beträgt mindestens fünf Jahre mit der zweimaligen Option für die AvH einer Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Jahr (5+1+1).
Die Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb stehen über die elektronische Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal www.dtvp.de registrierungsfrei zur kostenlosen Voransicht bzw. zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die ausschreibende Stelle empfiehlt dennoch allen interessierten Unternehmen, sich zunächst auf der vorgenannten Plattform (kostenlos) zu registrieren und dann die Vergabeunterlagen herunterzuladen (vgl. Bewerbungsbedingungen). Details finden Sie in dem Dokument EU-N_Information zur elektronischen Kommunikation Oracle-Datenbank, welches mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird.
2. Der Teilnahmeantrag und das spätere Angebot mit den kompletten Unterlagen ist vom Bewerber/Bieter ausschließlich elektronisch die genannte Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ (www.dtvp.de) unter Verwendung des sog. Bietertools einzureichen.