Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-30
Buyer: Stadt Trier
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2023-09-28
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stadtverwaltung Trier möchte im Rahmen der Digitalisierung des Personalwesens eine ganzheitliche Software erwerben und einführen.
Sinn und Zweck der Einführung ist unter anderem die Steigerung der Effektivität und Effizienz des Verwaltungshandelns innerhalb der Bereiche Personal und Organisation. In diesem Kontext wird ein besonderes Augenmerk auf die Optimierung der Prozesse und eine mitarbeiterorientierte Ausgestaltung der internen Prozesse zwischen den Mitarbeitenden und den vorgenannten Zentraleinheiten angestrebt. Entsprechend stehen bei der Softwareeinführung die sowohl die Bereiche Strukturen und Prozesse, als auch eine neue Form des Mitarbeiter-Self-Service im Fokus der Betrachtungen. Die einzuführende Software soll entsprechend vor allem aktuell in Papierform etablierte Standardprozesse digitalisieren und durch schnellere Kollaborationswege mit den Mitarbeitenden neue Möglichkeiten und Kapazitäten für die persönliche Personalbetreuung eröffnen.
Die Stadtverwaltung Trier beschäftigt derzeit insgesamt rund 2.300 Mitarbeitende in fünf Dezernaten. Die Heterogenität der Verwaltung und die sich aus den stark unterscheidenden Aufgabenbereichen zwangsläufig ergebenen Besonderheiten müssen bestmöglich in der neuen HR-Software adäquat abbildbar sein. Dies gilt nicht nur für die unterschiedlichen Tarifstrukturen, sondern beispielsweise auch für die diversen Arbeitszeit- und Schichtmodelle (u.a. Theater, Feuerwehr, KiTas etc.). Auf Wunsch des Bieters können die detailliertere Struktur der Verwaltung und deren Mitarbeitenden gerne gesondert übermittelt werden, hierfür reicht eine Nachricht an den in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Ansprechpartner.
Im Personalamt werden bereits heute unterschiedliche Softwarelösungen eingesetzt, die im Zuge der Implementierung einer neuen – ganzheitlicheren – Lösung sukzessive abgelöst werden sollen. Derzeit setzen wir BITE (im Bewerbermanagement) und Tutorize (als Lernmanagementsystem; Content vor allem von Pinktum, Lessino und WTT Campus one) ein. Als System für Einstellungstests im Bereich der Azubis nutzt die Verwaltung derzeit ein Produkt der Info GmbH.
Als für die Einführung einer neuen Softwarelösung entscheidender Faktor ist anzumerken, dass das etablierte SAP HCM Modul als zentrale Payroll- Lösung weiter genutzt werden soll. Entsprechend gilt die Möglichkeit der Anbindung der neuen Software an SAP (Schnittstellen) als zwingend zu erfüllendes Ausschlusskriterium.
Die aktuell eingesetzten Softwarelösungen unterliegen unterschiedlichen Vertragslaufzeiten. Auch wenn diese in Teilen bereits im Hinblick auf eine anstehende Vergabe des holistischen Systems nur mit kurzen Laufzeiten vergeben wurden, wäre im Zuge des Verfahrens ggfls. zwischen Anbieter und Auftragnehmer zu klären, ob Teilmodule auch sinnvoll erst zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet werden können.
Die Stadtverwaltung Trier möchte im Rahmen der Digitalisierung des Personalwesens eine ganzheitliche Software erwerben und einführen.
Sinn und Zweck der Einführung ist unter anderem die Steigerung der Effektivität und Effizienz des Verwaltungshandelns innerhalb der Bereiche Personal und Organisation. In diesem Kontext wird ein besonderes Augenmerk auf die Optimierung der Prozesse und eine mitarbeiterorientierte Ausgestaltung der internen Prozesse zwischen den Mitarbeitenden und den vorgenannten Zentraleinheiten angestrebt. Entsprechend stehen bei der Softwareeinführung die sowohl die Bereiche Strukturen und Prozesse, als auch eine neue Form des Mitarbeiter-Self-Service im Fokus der Betrachtungen. Die einzuführende Software soll entsprechend vor allem aktuell in Papierform etablierte Standardprozesse digitalisieren und durch schnellere Kollaborationswege mit den Mitarbeitenden neue Möglichkeiten und Kapazitäten für die persönliche Personalbetreuung eröffnen.
Die Stadtverwaltung Trier beschäftigt derzeit insgesamt rund 2.300 Mitarbeitende in fünf Dezernaten. Die Heterogenität der Verwaltung und die sich aus den stark unterscheidenden Aufgabenbereichen zwangsläufig ergebenen Besonderheiten müssen bestmöglich in der neuen HR-Software adäquat abbildbar sein. Dies gilt nicht nur für die unterschiedlichen Tarifstrukturen, sondern beispielsweise auch für die diversen Arbeitszeit- und Schichtmodelle (u.a. Theater, Feuerwehr, KiTas etc.). Auf Wunsch des Bieters können die detailliertere Struktur der Verwaltung und deren Mitarbeitenden gerne gesondert übermittelt werden, hierfür reicht eine Nachricht an den in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Ansprechpartner.
Im Personalamt werden bereits heute unterschiedliche Softwarelösungen eingesetzt, die im Zuge der Implementierung einer neuen – ganzheitlicheren – Lösung sukzessive abgelöst werden sollen. Derzeit setzen wir BITE (im Bewerbermanagement) und Tutorize (als Lernmanagementsystem; Content vor allem von Pinktum, Lessino und WTT Campus one) ein. Als System für Einstellungstests im Bereich der Azubis nutzt die Verwaltung derzeit ein Produkt der Info GmbH.
Als für die Einführung einer neuen Softwarelösung entscheidender Faktor ist anzumerken, dass das etablierte SAP HCM Modul als zentrale Payroll- Lösung weiter genutzt werden soll. Entsprechend gilt die Möglichkeit der Anbindung der neuen Software an SAP (Schnittstellen) als zwingend zu erfüllendes Ausschlusskriterium.
Die aktuell eingesetzten Softwarelösungen unterliegen unterschiedlichen Vertragslaufzeiten. Auch wenn diese in Teilen bereits im Hinblick auf eine anstehende Vergabe des holistischen Systems nur mit kurzen Laufzeiten vergeben wurden, wäre im Zuge des Verfahrens ggfls. zwischen Anbieter und Auftragnehmer zu klären, ob Teilmodule auch sinnvoll erst zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet werden können.
Der Auftraggeber bildet eine Rangliste (siehe Ziff. III.1.3) auf der Grundlage der abgefragten Referenzen gemäß dem Fragebogen zum Teilnahmewettbewerb, welcher für alle Bewerber gleich ist.
- Nachweis der Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung durch Bescheinigung der Versicherung, Mindesthöhe 1.000.000,00 €
- Umsatz (netto) in den für den Auftrag relevanten Leistungsbereichen „HR-Software“: Der geforderte Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages muss in den Jahren 2020 bis 2022 jeweils mindestens 1,5 Mio. betragen.

Eligibility requirements: Nachweis Handelsregisterauszug