Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-07-06
Buyer: BGZ Gesellschaft für Zwischenlagerung mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72212311 | 72252000: Computer archiving services | 72512000: Document management services
Estimated value: 0.01 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die BGZ betreibt mit der Unterstützung der Fa. EASY Software AG (EASY) seit vielen Jahren ein bei Mitarbeitern und Administratoren etabliertes Archiv- und DMS-System. Bereits vor der Gründung der BGZ wurden dabei sowohl durch EASY, als auch durch Administratoren und Mitarbeiter viele gemeinsame Projekte durchgeführt und Erfahrungen gesammelt. Das zentrale System beheimatet derzeit viele einzelne Datensenken, in denen das Wissen und Know-How der BGZ verwaltet wird. Die implementierten Archive sind:
In Anlehnung an diese Lösungen sind diverse Workflows und Freigabestrategien für Rechnungsfreigaben und DMS-Prozesse bereits umgesetzt und Anbindungen an SAP, Sharepoint, File-Server und Scan-Applikationen geschaffen.
Derzeit werden zusätzliche Lösungen in Eigenentwicklung für die BGZ programmiert, die auf dasselbe Archiv-System zurückgreifen:
Für die Standorte Essen und Berlin ist bereits durch EASY eine DMS-Lösung auf Basis des EASY-Archives implementiert worden. Dabei sind diverse Workflows und Freigabestrategien – für BGZ-relevante Dokumente – in enger Absprache mit den Unterlagenverantwortlichen Stellen, durch EASY umgesetzt worden.
Diese Lösungen sind bereits im Einsatz und sind bei den Mitarbeitern und Administratoren bekannt und etabliert. Diese Lösungen sind als BGZ-Standard gesetzt.
Für die Zukunft sind nun zusätzliche Erweiterungen geplant, welche sowohl die DMS-, als auch Archiv-Funktionalitäten angeht. Für die Lagerstandorte der BGZ ist es erforderlich, die derzeit noch bei den Energieversorgern befindlichen Dokumentationen in ein BGZ-eigenes DMS- und Archivsystem zu überführen.
Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-How-Transfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.
Es gilt insoweit die am 18.04.2016 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen:
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss, geltend gemacht worden ist Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit dem er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.


Winner: EASY SOFTWARE Deutschland GmbH
Award value: 0.01