Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-01-29
Buyer: Charité CFM Facility Management GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48311100 | 72212311
Submission deadline: 2021-02-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Vergabe ist eine DMS- bzw. ECM-Software zur Implementierung eines unternehmensweiten Systems mit dem Ziel, Informationsflüsse innerhalb der Charité Facility Management GmbH (CFM) als auch im Austausch mit Externen papierlos abzubilden, effizient zu gestalten und zielgerichtet zu steuern.
Der Auftraggeber kann nicht abschätzen, inwieweit zukünftig weitere Lizenzen benötigt werden. Daher soll eine Option zum Kauf weiterer Lizenzen in 25er-Schritten vereinbart werden.
Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS/ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.
Es kann in einem solchen Projekt immer wieder passieren, dass durch Mitarbeiterwechsel beim AG erneute Schulungen oder durch notwendige Systemanpassungen kleinere außerordentliche Programmieraufwendungen notwendig werden. Um dieser Eventualität gerecht zu werden, sollen jetzt schon die Preise abgefragt werden. Eine Bewertung dieser Preise in den Zuschlagskriterien ist nicht gewünscht.
1. Erklärung zur Registereintragung: Die Bieter haben ihre Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist), nachzuweisen (Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ – Dokument 10).
2. Erklärung zur Abfrage nach dem KRG: Es ist eine Erklärung beizufügen, aus der die Angaben gemäß § 6 Abs. 3 Korruptionsregistergesetz (KRG) i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KRG zur Abfrage nach § 6 KRG ersichtlich sind.
Hierfür ist das Formblatt „Erklärung über Informationen zur Abfrage nach § 6 und Auskunft nach § 7 Korruptionsregistergesetz („KRG“)“ – Dokument 11 zu verwenden.
3. Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckung von mindestens 2 500 000 EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.
Zum Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist die Erklärung gemäß Formblatt „Erklärung zum Versicherungsschutz“ (Dokument 12) vorzulegen. Auf gesondertes Verlangen des AG ist zusätzlich ein entsprechender Versicherungsschein oder ein Nachweis in Gestalt einer unwiderruflichen Deckungszusage eines Versicherers, dass im Falle des Zuschlags eine Versicherung mit den zuvor genannten Mindestsummen abgeschlossen wird, nachzureichen.
Der Bieter/ die Bietergemeinschaft muss in dem Tätigkeitsbereich Dokumentenmanagement einen Mindestjahresumsatz in Höhe von 1 000 000 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren gemacht haben.
Zum Nachweis des geforderten Mindestjahresumsatzes hat der Bieter eine entsprechende Eigenerklärung nach dem Formblatt „Erklärung zum Umsatz“ (Dokument 13) vorzulegen. Bietergemeinschaften müssen für jedes Mitglied eine entsprechende Erklärung vorlegen. Bei Prüfung der Erfüllung der Mindestvorgabe werden die Summen aus den Eigenerklärungen aller Mitglieder der Bietergemeinschaft berücksichtigt.
Zu Eignungskriterium 3: Deckung von mindestens 2 500 000 EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.
Zu Eignungskriterium 4: Mindestjahresumsatz in Höhe von 1 000 000 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren
5. 17.3.1 Mind. 3 Unternehmensreferenzen über vergleichbare Aufträge: Nachweis über mindestens 3 geeignete, d.h. vergleichbare, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes nach Formblatt „Erklärung zu Referenzprojekten“ (Dokument 14).
Vergleichbar ist eine Referenz im vorstehenden Sinne, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung im Hinblick auf Umfang, Komplexität und Anforderungen soweit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet.

Eligibility requirements: 1. Erklärung zur Registereintragung: Die Bieter haben ihre Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist), nachzuweisen (Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ – Dokument 10). Es sind mithin 2 Dokumente einzureichen: Das Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ sowie der Nachweis selbst. 2. Erklärung zur Abfrage nach dem KRG: Es ist eine Erklärung beizufügen, aus der die Angaben gemäß § 6 Abs. 3 Korruptionsregistergesetz (KRG) i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KRG zur Abfrage nach § 6 KRG ersichtlich sind. Hierfür ist das Formblatt „Erklärung über Informationen zur Abfrage nach § 6 und Auskunft nach § 7 Korruptionsregistergesetz („KRG“)“ – Dokument 11 zu verwenden.