Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-10-21
Buyer: Rhein-Sieg-Kreis
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72221000: Business analysis consultancy services | 79420000
Submission deadline: 2022-11-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Operatives und strategisches Prozessmanagement im Rhein-Sieg-Kreis - Begleitung des Einführungsprojektes
Der Rhein-Sieg-Kreis beabsichtigt, Prozessmanagement in der gesamten Organisation zu etablieren und kontinuierlich zu professionalisieren. Das Prozessmanagement soll organisationsweite Standards für das Prozessmanagement setzen und der organisationsweiten und systematischen Planung, Überwachung und Steuerung von Prozessen dienen. Die gewonnenen Informationen sollen auch Basis für die Koordinierung sonstiger Aufgaben der Verwaltungsmodernisierung, der Automatisierung und Digitalisierung, für die Personalbemessung und Optimierung von Verwaltungsabläufen sowie die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) sein. Das Prozessmanagement soll die Basis sein für ganzheitliche, systematische und nachhaltige Strukturen sowie einen organisationsweiten Lernprozess über die Ablauforganisation.
Ziel dieses Auftrags ist die Entwicklung eines Gesamtkonzepts zur Umsetzung dieses Projekts und die Begleitung des Einführungsprojekts.
Das Konzept soll mit einem auf einen Zeithorizont von vier Jahren angelegten Einführungsprojekt etabliert werden. Der Zeitplan zur Einführung basiert auf folgendem Phasenmodell zur Umsetzung der Zielbereiche:
Das Einführungsprojekt soll nach Abschluss der Ausbauphase in einen Regelbetrieb ohne Unterstützung durch den Auftragnehmer als externen Prozessmangement-Experten übergeleitet werden.
Die Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung des Gesamtprojektes soll in den Phasen "Konzeptphase" und "Aufbauphase" federführend durch den Auftragnehmer erfolgen. Ab der "Ausbauphase" soll der Begleitungsaufwand bedarfsgerecht verringert werden.
Die genaue Ausgestaltung der Phasenabläufe hat der Auftragnehmer im Konzept für die Begleitung des Projekts darzustellen. Vor Beginn des Einführungsprojektes ist ein verbindlicher Projektplan (inhaltlich und zeitlich) vorzulegen und mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Im Rahmen des Einführungsprojektes unterstützt der Auftragnehmer als externer Prozessmanagement-Eyperte die internen Rollen mit Expertise und Kapazität. Während des Einführungsprojekt ist die Prozessmanagement-Software "PICTURE" zu benutzten.
Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber Projektstatusberichte vor, die mindestens folgende Aspekte beinhalten:
In Konzept und Aufbauphase sollen die Projektstatusberichte quartalsweise erfolgen, während der Ausbauphase halbjährlich.
Zur Überleitung des Einführungsprojektes in den Regelbetrieb soll ein Abschlussbericht vorgelegt werden mit mindestens folgenden Inhalten:
Für die einzelnen Phasen werden folgende Zeiträume kalkuliert: Die Konzeptphase soll innerhalb von acht Wochen abgeschlossen sein. Die Aufbauphase soll innerhalb von vier bis sechs Monaten abgeschlossen sein. Ab dem Abschluss der Aufbauphase beginnt die Ausbauphase (Jahr 1 - Jahr 4), nach der die Einführungsphase im fünften Jahr in den Regelbetrieb übergeleitet werden soll (voraussichtlich ab 31.10.2027).
Der Rhein-Sieg-Kreis beauftragt in diesem Verfahren u. a. die Begleitung der Konzept-, Aufbau-, Ausbau- und Einführungsphase.
Aufgrund einer Plausibilitätsprüfung in der für die Erstellung dieser Bekanntmachung verwendeten Software mussten zwingend Angaben zur Vertragslaufzeit erfolgen. Bei dem obengenannten Wert handelt es sich nach Einschätzung des Auftraggebers um die Mindestvertragslaufzeit.
Der Bieter hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Eigenerklärung Ausschlussgründe) zu erklären. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von allen Mitgliedern abzugeben.

Eligibility requirements: Der Bieter hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Eigenerklärung Ausschlussgründe) zu erklären. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von allen Mitgliedern abzugeben. Auf Verlangen der Vergabestelle sind folgende Nachweise vorzulegen: - Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärungen für Nachunternehmer. Bietergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bietergemeinschaftserklärung) mit folgendem Regelungsinhalt abzugeben: a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, c) dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Die Bietergemeinschaftserklärung ist mit Abgabe des Angebots in Textform und im Laufe des weiteren Vergabeverfahrens ggf. auf Verlangen der Vergabestelle in einer durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft unterzeichneten Ausfertigung vorzulegen. Eine auch auf Anforderung nicht vollständig ausgefüllte oder unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung führt zwingend zum Ausschluss des Angebots. Mehrfachangebote von Einzelbietern und/oder Bietern als Mitglied einer oder mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig und führen automatisch zum Ausschluss. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft wird die Verwendung des den Vergabeunterlagen beigefügten Formblattes "Bietergemeinschaftserklärung" empfohlen.