Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-04-14
Buyer: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 79000000 | 79100000 | 79400000 | 79410000
Estimated value: 425000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: 81256088_regulative Beratung während der organisatorischen und technischen Umsetzung des Records Managements
Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen.
Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.
— Beratung des Auftraggebers während der Ausschreibungsphase für die Umsetzungsdienstleistungen in Hinblick auf rechtliche und fachliche Anforderungen an Records Management-Lösungen, z. B. Beantwortung von Bieterfragen, Bewertung von Angeboten,
— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung detaillierter Lösungskonzepte der Umsetzungsdienstleister auf Grundlage von Best Practice-Erfahrungen zur Einführung von Records Management-Lösungen. Basis der Lösungskonzepte sind die fachlich-technischen Anforderungskataloge des Umsetzungskonzeptes,
— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung einzelner Lösungsansätze der Umsetzungsdienstleister in Bezug auf die im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen und Rechtskonformität,
— Fachliche Beratung des Auftraggebers hinsichtlich organisatorischer Aspekte (Änderung bestehender Arbeitsabläufe, Definition von Regeln u. ä.),
— Beratung des Auftraggebers bei der Gestaltung eines passenden Vorgehensmodells (agil, klassisch, hybrid) für die Entwicklung und Etablierung eines GIZ-passgenauen elektronischen Records Managements samt revisionssicherer Archivierung,
— Beratung und fachliche Unterstützung des Auftraggebers zur Durchführung einer Verfahrensdokumentation am Ende des Projektes,
— Fachliche Unterstützung im Test-Management und bei der Durchführung von Tests der technischen Lösung,
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.


Winner: BearingPoint
Award value: 425000
Number of bids: 3