Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-02-14
Buyer: Landesdirektion Sachsen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 2772000 EUR
Submission deadline: 2018-04-03
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.). Die Rahmenvereinbarung hat einne Laufzeit von 4 Jahren.
Der Aktenbestand der von 1990 bis Februar 2017 in Papierform bei der Landesdirektion Sachsen geführten Asylbewerberakten soll digitalisiert werden, um die elektronische Verfügbarkeit der Akten in VIS.Sax zu gewährleisten. Der Aktenbestand beträgt rund 192 000 Aktenteile a 300 Seiten sowie 93 Ordner bzw. Archivboxen mit Loseblattsammlungen, insgesamt rund 57 600 500 Blatt. Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung, auf deren Grundlage konkrete Einzelaufträge zur Digitalisierung von Aktenpaketen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt werden. Ein Mindestauftragsvolumen von 40 000 zu digitalisierenden Aktenteilen wird zugesichert. Zum Leistungsumfang gehört insbesondere auch das wöchentliche Abholen und die Rückführung der Akten zum Aktenstandort Chemnitz sowie die Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entklammern und dgl.).
— Angabe des Gesamtumsatzes sowie des auftragsspezifischen Umsatzes des Unternehmens in den letzten 3 Jahren,
— Nachweis über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 1 000 000 EUR für Personen und 1 000 000 EUR für Sachschäden.
— Benennung der verantwortlich den Auftrag ausführenden Personen mit Angaben zu Name, Ausbildung, Zusatzqualifikationen, Werdegang und Bereitschaft zur förmlichen Verpflichtung als nichtbeamtete Personen nach Verpflichtungsgesetz,
— Angabe über Anzahl und Qualifikation des Personales, welches im Fall des Zuschlags eingesetzt wird,
— Vorlage des Zertifikates des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) TR-03138 (RESISCAN) oder glw. bzw. Darstellung der Erfüllung der für das Zertifikat erforderlichen Maßnahmen,
Die Vergabeunterlagen stehen für jedermann zum Herunterladen unter dem in Ziffer I.3) angegebenen Link bereit. Nachfragen zu der zu vergebenden Leistung und/oder dem Vergabeverfahren sind in Textform möglichst bis zum 21.3.2018 an die unter Ziffer I.3) angegebenen Kontaktdaten zu richten.
Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen werden bis spätestens zum 26.3.2018 unter dem o. a. Link veröffentlicht. Die Bewerber müssen regelmäßig prüfen, ob unter diesem Link weitere Informationen veröffentlicht wurden.
Bewerber haben auch die Möglichkeit, sich in diesem Verfahren freiwillig beim Auftraggeber registrieren zu lassen. Dazu ist dem Auftraggeber eine eindeutige Unternehmensbezeichnung sowie eine elektronische Adresse an die unter Ziffer I.3) angegebenen Kontaktdaten zu übermitteln. Freiwillig registrierte Bewerber erhalten neu eingestellte Informationen automatisch zugesandt.
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Eligibility requirements: — Eigenerklärungen über allgemeine Unternehmensdaten, — Vorlage eines aktuellen Registerauszuges, — Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen zur Erfüllung des Auftrages vorliegen.

Award value: 2772000