Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-05-27
Buyer: Provincie Utrecht
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 85100000: Health services | 85147000
Estimated value: 1600000 EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: e procedure kent één ronde, waarin alle inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een offerte kunnen indienen. De inschrijvers en de inschrijvingen (offertes) beoordeelt u tegelijkertijd. Een inschrijver moet voldoen aan eventueel gestelde geschiktheidseisen. Er mogen op hen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. U gunt de opdracht op basis de beste prijs-kwaliteitsverhouding, de laagste prijs, of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Indien u niet kiest voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding maar één van de andere twee criteria dient u die keuze te motiveren in de aanbestedingsstukken. Onderhandelen is niet toegestaan. Beste prijs-kwaliteit verhouding
In de kern is het doel van de aanbesteding om een arbodienstverlener te selecteren, die zich presenteert en kenmerkt als partner op het gebied van bedrijfsgezondheidszorg en vitaliteit. In de basis dienstverlening ondersteunt de arbodienstverlener de provincie Utrecht met een ontzorgende vorm van geïntegreerde verzuimbegeleiding. Dit betekent, dat de insteek van de arbodienstverlener ondersteunend en activerend moet zijn richting de medewerker en leidinggevende.  De leidinggevende blijft in de lead, maar de arbodienstverlener is in een vroeg stadium (bij voorkeur binnen drie weken na ziekmelding) actief betrokken; de arbodienstverlener biedt concrete handvatten aan waarmee medewerker en leidinggevende actiegericht kunnen handelen. Dit kan ook de mogelijkheid van (interne) specialistische bedrijfsgezondheidszorg zijn. De arbodienstverlener kijkt naar mogelijkheden en stimuleert betrokkenen om deze mogelijkheden ook daadwerkelijk te benutten. Daarnaast komt de provincie Utrecht met het u Het betreft voor deze opdracht arbodienstverlening voor een overheidsorganisatie met circa 1.100 medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Daarnaast zal op incidentele basis en na uitvraag door de provincie Utrecht ook de basis dienstverlening op het gebied van verzuimbegeleiding plaatsvinden voor leden van Gedeputeerde Staten en leden van Provinciale staten (samen ca. 55 mensen). Dit ter uitvoering van het Rechtspositiebesluit Decentrale Politieke Ambtsdragers.    

  

Voor beide doelgroepen wordt de basis dienstverlening, zoals omschreven onder paragraaf 2.5 uitgevoerd door de Arbo dienstverlener. Tevens wordt projectmatige dienstverlening afgenomen na uitvraag door de provincie Utrecht zoals omschreven in paragraaf 2.6. In samenwerking tussen de provincie Utrecht en de Arbodienstverlener wordt de advisering en inzet vanuit de providerboog op het gebied van vitaliteit ingezet; zie hiervoor paragraaf 2.5.   

   

De geschatte omvang van de Opdracht bedraagt 1.500.000 - 1.600.000 euro voor de gehele looptijd van de Raamovereenkomst. De maximale plafondwaarde van de Raamovereenkomst is gesteld op 1.600.000 euro. Bij het bereiken van deze plafondwaarde verliest de Raamovereenkomst haar effect en zal deze worden beëindigd. De omvang van het aantal medewerkers kan gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst wijzigen.  

 

De hiervoor genoemde geschatte omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. De maximale plafondwaarde heeft een blokkerende werking op de Raamovereenkomst. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. De Aanbestedende dienst heeft geen afnameverplichting en geeft geen omzetgarantie.
De arbodienst valt of staat met een goede dienstverlening (zie opdrachtomschrijving par. 2.5), die aansluit bij de visie en werkwijze van Opdrachtgever. Ook de medewerkers die worden ingezet spelen een zeer belangrijke rol in de dienstverlening. Deze personen en de werkwijze bepalen het succes ook in de samenwerking met Opdrachtgever. Inschrijver geeft bij dit gunningscriterium dan ook:

● Een beschrijving van de visie van inschrijver op verzuim en een beschrijving van de aanpak van verzuimbegeleiding. Inschrijver maakt duidelijk hoe deze aansluit bij deze opdracht en bij provincie Utrecht. Inschrijver beschrijft in ieder geval de eigen onderscheidende waarde ten opzichte van andere aanbieders. Inschrijver maakt hierbij ook duidelijk hoe deze omgaat met diversiteit en inclusiviteit, hetzij in de uitvoering van de opdracht, hetzij bij de inzet van professionals of in het contact met medewerkers van de provincie Utrecht. Daarnaast geeft de Inschrijver aan wat haar organisatie doet aan het bevorderen van duurzaamheid binnen de eigen organisatie en zijn bedrijfsvoering. Dit kan bijvoorbeeld door middel van periodieke CSR (Corporate Sustainability Reporting), aan de hand van een eigen duurzaamheidsbeleid of een duurzaamheidsparagraaf in de jaarstukken, en/of de inzet van duurzame bedrijfsmiddelen

● Een beschrijving van de rol van de sleutelfiguren die voor de arbodienstverlening worden ingezet, de daadwerkelijke personen en waarom deze personen worden voorgesteld de opdracht te vervullen (gezien kennis, expertise en/of competenties). De voorgestelde medewerkers dienen daadwerkelijk op de Opdracht te worden ingezet. De cv’s van de beoogd bedrijfsarts en overige kerndeskundigen worden bijgevoegd. De bedrijfsarts is zeer goed op de hoogte van de richtlijnen en praktische werkwijze van het UWV en werkt volgens professionele richtlijnen. De beoogd bedrijfsarts is aanwezig bij de presentatie van de inschrijver.  

● Een beschrijving van de rol en toegevoegde waarde van de inschrijver in de samenwerking met provincie Utrecht gedurende een verzuimperiode met:
● Leidinggevende;
● Betreffende medewerker;
● HR;
● De gezondheidsadviseurs (bedrijfsmaatschappelijk adviseur, re-integratieadviseur en Arbocoördinator) van de Opdrachtgever.

● Een beschrijving van de rol en toegevoegde waarde van inschrijver in de advisering aan een medewerker tijdens het preventief spreekuur. Geef daarbij ook aan op welke wijze om wordt gegaan met de terugkoppeling naar de leidinggevende als bij gelijkblijvende omstandigheden de kans op verzuim groot is. Beschrijf ook de wijze waarop de samenwerking met de gezondheidsadviseurs van Opdrachtgever op dit punt wordt vormgegeven. In de mondelinge presentatie wordt specifiek op dit punt toelichting gegeven door de beoogd bedrijfsarts.

Het gunningscriterium ‘Basis dienstverlening’ omvat maximaal 10 A4 (enkelzijdig). Dit aantal is inclusief eventuele bijlagen en exclusief voorblad en cv's van de beoogd bedrijfsarts en overige kerndeskundigen.
Zoals in de opdrachtomschrijving is omschreven, is Opdrachtgever op zoek naar een arbodienstverlener die buiten de basisdienstverlening diverse aanvullende diensten kan aanbieden, zowel op het gebied van vitaliteit als ten aanzien van optionele dienstverlening. Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de arbodienstverlener ten aanzien van deze aanvullende dienstverlening, ziet Opdrachtgever graag terug hoe de providerboog van inschrijver eruitziet.

Hiertoe dient de inschrijver in de uitwerking van dit criterium minimaal de volgende zaken aan te leveren:

•	Een beschrijving van de visie van de inschrijver op het thema vitaliteit waarbij wordt aangegeven welke trends er te signaleren zijn en hoe deze worden omgezet door inschrijver in praktisch en concreet advies. Inschrijver laat daarbij zien wat de bijdrage van inschrijver is qua instrumenten/deskundigen, hoe partnership wordt vormgegeven en geeft haar onderscheidend vermogen ten opzichte van andere aanbieders aan. 
•	Een beschrijving van de zorgschil/ providerboog van de arbodienstverlener. Geef hierbij de, voor de inschrijver, specifiek onderscheidende dienstverlening aan die relevant is voor de opdracht en Opdrachtgever. De inschrijver beschrijft hoe deze providerboog eruitziet en geeft aan welke wachttermijnen gelden voor het inzetten van experts, zoals een psycholoog of bedrijfsmaatschappelijk advies.  
•	Een beschrijving van de mate waarin de Inschrijver beschikt over innovatief vermogen en een aantal eigen best practices, bij voorkeur binnen de overheidssector. 

Het gunningscriterium ‘Aanvullende diensten’ mag maximaal 6 A4 (enkelzijdig) zijn. Dit aantal is inclusief eventuele bijlagen en exclusief voorblad en inhoudsopgave.
Het contract met de huidige leverancier eindigt per 1 november 2024; de beoogde ingangsdatum van het nieuwe contract is 1 juni 2024 zodat gestart kan worden met een implementatieperiode in het geval sprake is van een overdracht naar een nieuwe opdrachtnemer. De arbodienstverlening start per 1 november 2024. Voor de implementatie verwacht provincie Utrecht een tijdig, zorgvuldig en proactief proces van de opdrachtnemer, waarbij opdrachtnemer zich proactief opstelt en het welzijn van de medewerkers van provincie Utrecht vooropstelt. Hiertoe dient inschrijver een implementatieplan in te dienen inclusief data, voor de implementatieperiode van 1 juni 2024 tot 1 november 2024. Wij willen graag meer inzicht in de wijze waarop dit wordt vormgegeven. Hiertoe dient inschrijver in de uitwerking van dit criterium minimaal in te gaan op de volgende aspecten:
Opdrachtnemer levert een planning en procesbeschrijving aan voor de implementatie, waarin de volgende aspecten terugkomen.

Planning:
• De overname van werkzaamheden van de huidige dienstverlener waarbij een warme overdracht plaatsvindt van lopende verzuimdossiers en sprake is van continuïteit in de verzuimbegeleiding. Beschrijf daarbij hoe een soepele overdracht van medische dossiers wordt gewaarborgd, ook rekening houdend met de privacywetgeving hieromtrent; 
• De keuze van opdrachtnemer in het werken in Afas rechtstreeks of het maken van een koppeling
o Indien werken in Afas rechtstreeks: welke ervaring heeft inschrijver met het verwerken van gegevens in het personeelsadministratiesysteem (Afas) en welke implementatie acties zijn nodig? (minimaal: ervaring, technische en functionele acties en tijdspad);
o Indien koppeling: welke ervaring heeft inschrijver met het maken van een koppeling met het personeelsadministratiesysteem (AFAS) en op welke wijze zal zorggedragen worden voor het realiseren van de koppeling (minimaal: ervaring, technische en functionele acties en tijdspad);

Organisatie
•	De opdrachtnemer beschrijft wat er verwacht of gevraagd wordt van provincie Utrecht voor de implementatie;
•	De opdrachtnemer beschrijft hoe er wordt gezorgd voor een soepele overgang in de samenwerking met de stakeholders in de organisatie en hoe zij zich bekendmaken en presenteren aan de organisatie.
•	De opdrachtnemer beschrijft op welke wijze medewerkers en leidinggevenden worden meegenomen in de overgang naar de nieuwe dienstverlener. 

Overig
•	Beschrijf ook hoe de opdrachtnemer op haar beurt zorgt voor een soepele overgang van dienstverlening naar een nieuwe dienstverlener nadat het contract is beëindigd.

Het gunningscriterium ‘Implementatieplan’ mag maximaal 5 A4 (enkelzijdig) zijn, exclusief planningsschema.