Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-06-19
Buyer: RVHI Regionalverkehr Hildesheim GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 50113000: Repair and maintenance services of buses
Estimated value: 1750000 EUR
Award criteria: Lowest price
EU fund: ESF

Technical requirements: Full-Service-Auftrag über das Flottenmanagement (Busbeschaffung, Busverkauf, technische Betreuung), die Instandhaltung incl. Unfallinstandsetzung und Sicherung der Betriebsbereitschaft (Tanken, Außenwäsche, Kleinreparaturen, Aufstellung) seiner Busse am Standort Hildesheim.
Der RVHI verfügt in Hildesheim über keinen eigenen Busbetriebshof. Für seine administrativen und betrieblichen Funktionen wurden Räumlichkeiten und Stellflächen auf dem Betriebshof des Stadtverkehrs Hildesheim angemietet. Im Rahmen dieses Prozesses wurden die eigenen Werkstatt- und Serviceaktivitäten eingestellt. RVHI verfügt weder über eine eigene Werkstatt oder angemietete Teilflächen, noch über Serviceeinrichtungen wie eine Fahrzeugwasch- oder Betankungsanlage. Der Stadtverkehr Hildesheim als Vermieter ist nicht bereit, Dritten Zugang zum Gelände, den Gebäuden oder den technischen Einrichtungen zu gewähren.
Zur Sicherstellung der Einsetzbarkeit und Weiterentwicklung seiner Busflotte will der RVHI einen Full-Service-Auftrag an den SVHI vergeben.
SVHI hält seinerseits auf seinem Betriebshof alle notwendigen personellen, sachlichen und räumlichen Ressourcen vor, um seine eigene Busflotte vollständig zu behandeln.
Die Busse werden nach Abschluss der Linieneinsätze auf dem Betriebshof abgestellt. Der SVHI sorgt für eine bedarfsgerechte Außenreinigung, Befüllung der Fahrzeuge mit den notwendigen Betriebsstoffen und Kleinreparaturen. Im Anschluss daran werden die Busse wie von RVHI geplant auf den Stellflächen für den Einsatz bereitgestellt.
SVHI steuert die planbare Instandhaltung und führt die notwendigen Arbeiten fristgerecht aus. Hierzu gehören auch alle gesetzlich vorgeschriebenen Fahrzeug-Untersuchungen. Nicht planbare Instandsetzungsarbeiten müssen, soweit möglich, als ad-hoc-Arbeiten ausgeführt werden, damit die Busse wieder für den Einsatz zur Verfügung stehen. Umfangreichere Reparaturarbeiten werden entsprechend der Einsatzplanung disponiert.
Der SVHI plant im Rahmen der Vorgaben des RVHI die Ausmusterung und die Neubeschaffung von Bussen. Zur Ausmusterung gehören auch alle Aktivitäten der Veräußerung oder Entsorgung, wie z. B. die Erstellung von Wertgutachten oder die Suche geeigneter Vertriebswege. Zur Beschaffung gehören die Erarbeitung der Leistungsverzeichnisse nach Vorgaben des RVHI, die technische Bewertung eingehender Angebote, die technischen Gespräche mit den Lieferanten, die Abnahme der Fahrzeuge nach Fertigstellung, die Überprüfung von Nachbesserungen, die Überführung zum Standort Hildesheim sowie der anschließende Einbau von technischem Zubehör.
Der SVHI sorgt für die Einhaltung aller notwendigen Anforderungen der Hersteller, um dem RVHI die Gewährleistungs- und Kulanzansprüche für Neufahrzeuge zu sichern und verhandelt diese in relevanten Fällen.
Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
Nach der Ausnahmevorschrift des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gerechtfertigt, da der Auftrag wegen seiner technischen Besonderheiten nur von SVHI durchgeführt werden kann.
Die Verfügbarkeits- und Einsatzziele und damit die Erfüllung der Betriebspflichten des RVHI können nur sichergestellt werden, wenn die notwendigen Instandhaltungs- und Serviceleistungen zeitnah, vor Ort und ohne Überführung an andere Standorte und damit verbundene Zeitverluste bzw. zusätzliche Kosten ausgeführt werden.
So muss die Herstellung der Betriebsbereitschaft unmittelbar nach dem Einlaufen auf dem Betriebshof durchgeführt werden. Fahrten zu externen Servicestandorten oder Tankstellen wären mit erheblichen Mehraufwendungen verbunden und würden Synergieverluste mit sich bringen, da eine Verzahnung mit den Abläufen des Stadtverkehrs entfallen würde.
Die Bereitstellung der Busse muss ebenfalls in unmittelbarer Nähe erfolgen, um die Wegezeiten und -kosten für das Fahrpersonal zum Dienstbeginn und -ende so gering wie möglich zu halten.
Mit Hinblick auf die höchstmögliche Verfügbarkeit der Fahrzeuge, bei gleichzeitig minimaler Fahrzeugreserve, unterliegt es der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers die Analyse und Beseitigung von Störungen bzw. Schäden an den Fahrzeugen ad hoc, unmittelbar nach dem Einlaufen durchführen zu lassen und im Bedarfsfall die Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen durch den SVHI zu verlangen. Wartezeiten und zusätzliche Aufwendungen durch die Zuführung/Rückholung zu/von externen Werkstätten wären unter diesen Zielsetzungen keinesfalls akzeptabel.
Die weiteren Leistungen im Bereich des Flottenmanagements sind umso effizienter für den RVHI, je mehr Erfahrungswissen aus der täglichen Betreuung der Flotte einfließt. Insofern sind sie integraler Bestandteil des Leistungspakets und nicht sinnvoll herauslösbar.


Winner: SVHI Stadtverkehr Hildesheim GmbH
Award value: 1750000