Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-21
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-05-30
Award criteria: price

Technical requirements: Rahmenvereinbarung über "Dienstleistungen im SAP ECC-Umfeld" - Los 1
Zertifizierung SAP-Partnerschaft

Zum Nachweis einer bestehenden SAP-Partnerschaft reichen Sie bitte das Zertifikat über folgende SAP-Partnerschaft ein:

SAP-Partnerschaft im Bereich S/4HANA (als Nachfolgeprodukt zu SAP ECC On-Premises) für den Raum der Europäischen Union (EU)/ der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft (EWG).

Die Zertifizierung muss bestätigen, dass Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Ausschreibung über die geforderte SAP-Partnerschaft verfügt. 

Als gleichwertig anerkannt werden bestehende und gültige SAP-Partnerschaften mit dem Level "Gold" oder höher, mit denen die Kompetenz in allen wesentlichen Leistungsbereichen des Ausschreibungsgegenstandes nachgewiesen werden kann. Auch diese SAP-Partnerschaftszertifizierungen müssen ihre Gültigkeit für den Raum der Europäischen Union (EU)/ der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft (EWG) besitzen.

Im Falle von Bietergemeinschaften müssen sämtliche Bieter über die entsprechende Zertifizierung verfügen.
Qualitätsmanagementsystem

Bestätigen Sie mittels eines geeigneten Nachweises, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen an das Qualitätsmanagement vergleichbar DIN EN ISO 9000 ff. erfüllt und auf Nachfrage der Vergabestelle eine Beschreibung liefert.
Referenzen

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (Fachbezogene Beratung und Unterstützung im SAP ECC Umfeld) ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Umfang des Auftrags in Personentagen
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung).
● Bei mindestens einem der drei Referenzprojekte handelt es sich um einen Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers im Sinne von § 98 GWB.
● Die Referenzobjekte müssen jeweils einen Umfang von mindestens 30 Personentagen aufweisen (Aufwand in Personentagen auf Seiten des Bieters).
● Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Dieser muss jedoch die o.g. Anforderungen an den Umfang der Referenzen vollumfänglich erfüllen. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
● Für die Referenzen ist das Formular "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in dem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.
● Es ist unerheblich, ob es sich bei den Referenzen um Einzelabrufe aus einer Rahmenvereinbarung oder um Einzelverträge handelt. Bei Rahmenvereinbarungen ist der Umfang des entsprechenden Einzelabruf maßgeblich.
● Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Mitarbeiterzahl

Bitte geben Sie die aktuelle, Ihnen zur Verfügung stehende Anzahl an Mitarbeitern (Vollzeitäquivalente) an, welche die in Kapitel 3 der Leistungsbeschreibung gestellten Anforderungen erfüllen und zur Erbringung der gegenständlichen Leistungen innerhalb dieser Rahmenvereinbarung eingesetzt werden können. Die Angaben sind im Dokument "Unternehmenszahlen" einzutragen. Es werden die folgenden Anforderungen in Bezug auf die Mindestanzahl an Mitarbeitern gestellt.

Mindestanzahl Mitarbeiter

-Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Senior (Preisstufe 1): 12 Mitarbeiter
- Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Junior (Preisstufe 2): 6 Mitarbeiter
- Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Assistent (Preisstufe 3): 2 Mitarbeiter

Im Falle von Bietergemeinschaften bzw. der Einbindung anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe gemäß § 47 VgV, sind die Angaben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. für jedes eignungsverleihende Unternehmen im Dokument "Unternehmenszahlen" einzutragen. Die Summe muss die geforderte Mindestanzahl an Mitarbeitern erreichen.

Wenn Sie Angebote in mehr als einem Los abgeben (vgl. Kapitel 3.3 des Dokuments "Besondere Bewerbungsbedingungen"), beachten Sie bitte, dass die Mindestanforderungen entsprechend summiert erfüllt sein müssen.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe im Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der personellen Leistungsfähigkeit vor.

Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Eligibility requirements: Zertifizierung SAP-Partnerschaft

Zum Nachweis einer bestehenden SAP-Partnerschaft reichen Sie bitte das Zertifikat über folgende SAP-Partnerschaft ein:

SAP-Partnerschaft im Bereich S/4HANA (als Nachfolgeprodukt zu SAP ECC On-Premises) für den Raum der Europäischen Union (EU)/ der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft (EWG).

Die Zertifizierung muss bestätigen, dass Ihr Unternehmen zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Ausschreibung über die geforderte SAP-Partnerschaft verfügt. 

Als gleichwertig anerkannt werden bestehende und gültige SAP-Partnerschaften mit dem Level "Gold" oder höher, mit denen die Kompetenz in allen wesentlichen Leistungsbereichen des Ausschreibungsgegenstandes nachgewiesen werden kann. Auch diese SAP-Partnerschaftszertifizierungen müssen ihre Gültigkeit für den Raum der Europäischen Union (EU)/ der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft (EWG) besitzen.

Im Falle von Bietergemeinschaften müssen sämtliche Bieter über die entsprechende Zertifizierung verfügen.
Qualitätsmanagementsystem

Bestätigen Sie mittels eines geeigneten Nachweises, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen an das Qualitätsmanagement vergleichbar DIN EN ISO 9000 ff. erfüllt und auf Nachfrage der Vergabestelle eine Beschreibung liefert.
Referenzen

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (Fachbezogene Beratung und Unterstützung im SAP ECC Umfeld) ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Umfang des Auftrags in Personentagen
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung).
● Bei mindestens einem der drei Referenzprojekte handelt es sich um einen Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers im Sinne von § 98 GWB.
● Die Referenzobjekte müssen jeweils einen Umfang von mindestens 30 Personentagen aufweisen (Aufwand in Personentagen auf Seiten des Bieters).
● Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Dieser muss jedoch die o.g. Anforderungen an den Umfang der Referenzen vollumfänglich erfüllen. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
● Für die Referenzen ist das Formular "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in dem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.
● Es ist unerheblich, ob es sich bei den Referenzen um Einzelabrufe aus einer Rahmenvereinbarung oder um Einzelverträge handelt. Bei Rahmenvereinbarungen ist der Umfang des entsprechenden Einzelabruf maßgeblich.
● Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Mitarbeiterzahl

Bitte geben Sie die aktuelle, Ihnen zur Verfügung stehende Anzahl an Mitarbeitern (Vollzeitäquivalente) an, welche die in Kapitel 3 der Leistungsbeschreibung gestellten Anforderungen erfüllen und zur Erbringung der gegenständlichen Leistungen innerhalb dieser Rahmenvereinbarung eingesetzt werden können. Die Angaben sind im Dokument "Unternehmenszahlen" einzutragen. Es werden die folgenden Anforderungen in Bezug auf die Mindestanzahl an Mitarbeitern gestellt.

Mindestanzahl Mitarbeiter

-Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Senior (Preisstufe 1): 12 Mitarbeiter
- Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Junior (Preisstufe 2): 6 Mitarbeiter
- Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld - Assistent (Preisstufe 3): 2 Mitarbeiter

Im Falle von Bietergemeinschaften bzw. der Einbindung anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe gemäß § 47 VgV, sind die Angaben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. für jedes eignungsverleihende Unternehmen im Dokument "Unternehmenszahlen" einzutragen. Die Summe muss die geforderte Mindestanzahl an Mitarbeitern erreichen.

Wenn Sie Angebote in mehr als einem Los abgeben (vgl. Kapitel 3.3 des Dokuments "Besondere Bewerbungsbedingungen"), beachten Sie bitte, dass die Mindestanforderungen entsprechend summiert erfüllt sein müssen.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe im Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der personellen Leistungsfähigkeit vor.

Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
Umsatz

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben. Zur Angabe der Umsätze nutzen Sie bitte das Dokument "Unternehmenszahlen".
Der Umsatz muss mindestens EUR pro Jahr betragen.

ZIB 13.04 - 99119/24 VV : 1: 10.000.000,00 Euro

Bitte reichen Sie das Formular "Unternehmenszahlen" für Ihr Unternehmen, Mitglieder von Bietergemeinschaften sowie eignungsleihende Unternehmen jeweils separat ein. Sofern Sie für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen, werden konzernangehörige Unternehmen ebenfalls als Drittunternehmen angesehen.

Der Mindestumsatz ergibt sich aus der Summe des jeweiligen Umsatzes Ihres Unternehmens und sofern zutreffend, Mitgliedern der Bietergemeinschaft und/oder eignungsleihenden Unternehmen.

Bei Bewerber-/ Bietergemeinschaften und eignungsleihenden Unternehmen werden die Umsätze aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

Sollten Sie Kapazitäten von Dritten (anderen Unternehmen oder freien Mitarbeitern) zur Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich zusätzlich das Formular "Anlage Unteraufträge" aus und fügen Sie es Ihrem Angebot bei.

Der Bieter kann auch im Hinblick auf die für den zu vergebenden Auftrag erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen (sog. Eignungsleihe). Im Fall, dass Sie Eignungsleihe in Anspruch nehmen, ist zusätzlich das Formular "Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge" auszufüllen. Weitere Einzelheiten zur Eignungsleihe entnehmen Sie bitte Ziffer 3.2 des Dokumentes "Allgemeine Bewerbungsbedingungen".

Wenn Sie als Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich das Formular "Bewerber Bietergemeinschaftserklärung" aus und fügen Sie es Ihrem Angebot bei.

Wenn Sie Angebote in mehr als einem Los abgeben (vgl. Kapitel 3.3 des Dokuments "Besondere Bewerbungsbedingungen), beachten Sie bitte, dass die Mindestanforderungen entsprechend summiert erfüllt sein müssen.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe im Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
siehe Vergabeunterlagen
gemäß Vergabeunterlagen
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA). 

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). 

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). 

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. 

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn zu richten. 

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Die Gesamtleistung wird, wie im Folgenden dargestellt, in zwei Leistungsbereiche mit insgesamt drei Mengenlosen aufgeteilt. Die drei Lose werden aus systemtechnischen Gründen in drei Vergabeverfahren (VV) ausgeschrieben. 

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Leistungsbereich 1: Beratungs- und Unterstützungsleistungen im SAP ECC - Umfeld mit inhaltlichem Projektbezug

Los 1: ZIB 13.04 - 99119/24 VV : 1 - Fachbezogene Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld

___
Leistungsbereich 2: technisch - organisatorische Beratungs- und Unterstützungsleistungen in produktiven SAP ECC - Umgebungen

Los 2: ZIB 13.04 - 99119/24 VV : 2 - Technische Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld (ITZBund)

Los 3: ZIB 13.04 - 99119/24 VV : 3 - Technische Unterstützungsleistungen im SAP ECC-Umfeld (Restliche Bundesverwaltung)

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Die der Rahmenvereinbarung  - Los 1 (dieses  Los) zugrundeliegende Schätzmenge beträgt 16.779 Personentage. Die Schätzmenge entspricht der Höchstmenge.

Der Zuschlag wird bei jedem Los jeweils auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses wird im ersten Schritt für jedes Los nach den in den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien ermittelt.

Es besteht die Möglichkeit, auf alle Lose zu bieten.

Winner: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI