Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-16
Buyer: IMMO4TU
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-11-14

Technical requirements: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Die Technische Universität Darmstadt zählt zu den führenden Technischen Universitäten Deutschlands und zeichnet sich durch innovative Forschung sowie eine internationale Ausrichtung aus. Die Universität ist in 13 Fachbereiche und über 120 Institute gegliedert. Ergänzt wird diese Struktur durch acht Dezernate, die zentrale 
Verwaltungsaufgaben wie Studierendenservice, Finanz- und Personalangelegenheiten, Baumanagement sowie 
Internationales übernehmen und so das reibungslose Funktionieren der Hochschule sicherstellen. Insgesamt 
umfasst die TU Darmstadt rund 24.300 Studierende und etwa 5.200 Mitarbeitende. 

 Eine besondere Rolle kommt dabei den Dezernaten IV (Immobilienmanagement) und V (Baumanagement und Technischer Betrieb) zu, die für die Verwaltung und Bewirtschaftung von insgesamt 210 Gebäuden auf dem Campus verantwortlich sind. Im Zuge dieser anspruchsvollen Aufgaben setzen die Dezernate seit dem Jahr 2000 auf die Software SAP ERP mit verschiedenen Modulen. Seit 2004 werden in den genannten Bereichen die Module SAP RE-FX (Immobilienverwaltung) und SAP PM (Instandhaltung) genutzt Für das Baumanagement wurde 2019 
SAP PS (Projektsystem) inkl. Bauaufsatz der Firma PROMOS implementiert. Derzeit werden jedoch viele interne Prozesse im Bereich Gebäudebewirtschaftung und Instandhaltung außerhalb von SAP abgebildet, da nur ein geringer Teil der technischen Anforderungen in SAP umsetzbar ist. Digitale Plandaten (CAD) und digitale Raumdaten (Raumdatenbank SAP RE-FX) sind nicht verknüpft. Daten werden händisch abgeglichen. Unterlagen liegen nur zum Teil in digitalisierter Form vor, ohne Bezug zu anderen Systemen.
Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestdeckungssumme je Schadensfall 1,5 Mio EUR, 2-fach maximiert. Die Betriebshaftpflichtversicherung existiert (im Falle eine Zuschlages) über den gesamten Leistungszeitraum zuzüglich der Gewährleistungsfrist
Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.
Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens bezogen auf die Leistungen mit vergleichbarer Aufgabenstellung und Zielsetzung jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.

Eligibility requirements: Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mindestdeckungssumme je Schadensfall 1,5 Mio EUR, 2-fach maximiert. Die Betriebshaftpflichtversicherung existiert (im Falle eine Zuschlages) über den gesamten Leistungszeitraum zuzüglich der Gewährleistungsfrist
Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.
Angabe Umsatzzahlen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens bezogen auf die Leistungen mit vergleichbarer Aufgabenstellung und Zielsetzung jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre in tabellarischer Form an.
Angabe Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern an. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrags sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen
Leistungs- und Produktspektrum (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Stellen Sie Ihr Leistungs- und Produktspektrum dar, welches Sie am Markt an hinsichtlich Ihrer CAFM-Lösung anbieten
Kooperationen / Partnerschaften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Welche Kooperationen und Partnerschaften haben Sie in Deutschland, innerhalb / außerhalb der EU für die angebotene CAFM-Lösung?
Mitarbeiter (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Geben Sie die Zahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten, ausschließlich im Geschäftsbereich des angebotenen CAFM Produkts, über die letzten 3 Jahre in tabellarischer Form an (Mitarbeiter:innen aus anderen Geschäftsbereichen, die nicht in die CAFM Implementierung involviert sind, dürfen nicht angegeben werden. Freiberufliche Mitarbeiter:innen zählen nicht als Mitarbeiter:in, hingegen sind Mitarbeiter:innen bei Mutter-/Tochter-/Schwestergesellschafen anrechenbar, sofern eine Projektzusammenarbeit explizit und nachvollziehbar dargestellt wird.
Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Software ist nach der aktuellen GEFMA 444 vollständig zertifiziert
Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Die CAFM Lösung erfüllt die Anforderungen BITV 2.0, Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz ISO 9241
Zertifizierung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) liegt vor