Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-06-15
Buyer: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 350000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die ekom21 erwägt die Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei fachlichen und projektspezifischen Fragestellungen im laufenden Projekt SAP S/4HANA. Diese sollen bis zum Programmende am 01.01. 2023 bei Bedarf abgerufen werden.
Es ist beabsichtigt, den Auftrag an den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung angegebene Auftragnehmer zu vergeben.
Die ekom21 beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung ohne Begründung einer Abnahmeverpflichtung für Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei fachlichen und projektspezifischen Fragestellungen im laufenden Projekt SAP S/4HANA.
Die ekom21 befindet sich in einem laufenden Projekt zur Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA. Die Explore-Phase wurde abgeschlossen und die Realize-Phase hat begonnen. Zur Abdeckung der vertraglich mit dem Implementierungspartner vereinbarten Mitwirkungspflichten benötigt die ekom21 Beratungs- und Unterstützungsleistungen, welche sowohl hinsichtlich des erforderlichen Know-how als auch des erforderlichen Umfangs nicht vollständig durch Mitarbeitende der ekom21 abgedeckt werden können. Um den Produktivstart von SAP S/4HANA zum 01.01.2023 nicht zu gefährden, soll zusätzliche Unterstützung durch externe Beratung beschafft werden.
Die ekom21 hat im Rahmen einer Markterkundung festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass zum aktuellen Zeitpunkt und unter Berücksichtigung der bestehenden Projektplanung nur ein Unternehmen die Anforderungen der ekom21 erfüllen kann, nämlich der vorgesehene Auftragnehmer.
Die erwogene Auftragserteilung an den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung angegebenen Auftragnehmer stützt sich insbesondere darauf, da der Auftragnehmer umfassende Vorkenntnisse aufgrund der derzeitigen Begleitung des laufenden Projektes mit sich bringt. Aufgrund der Begleitung des Vergabeverfahrens zur Auswahl eines Implementierungspartners und der Begleitung der Explore-Phase sind dem Auftragnehmer die Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts bekannt. Weiterhin besitzt der Auftragnehmer umfassende Kenntnisse über die fachlichen Anforderungen der ekom21 sowie die geplanten Ansätze zu deren technischer Umsetzung in SAP S/4HANA durch den beauftragten Implementierungspartner. Der Auftragnehmer ist aktuell in die laufende Projektarbeit eingebunden und übernimmt teilweise ergebnisverantwortliche Tätigkeiten, welche nicht durch Mitarbeitende der ekom21 abgedeckt werden bzw. werden können.
Aufgrund der laufenden Projektarbeit und den mit dem Implementierungspartner vereinbarten Termine und Meilensteinen muss der Auftragnehmer seiner Tätigkeit sofort nachkommen können. Aus wirtschaftlichen Gründen ist der Auftrag hinsichtlich der sehr hohen Einarbeitungszeiten in die Firmenkultur sowie der einzelnen SAP-relevanten Projekte nur der in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung angegebenen Auftragnehmer zu erteilen. Andernfalls würde dies den notwendigen zeitlichen und finanziellen Rahmen des Projekts übersteigen, da die Beratungsleistung zwingend bis 31.12.2022 erbracht sein muss.
Die ekom21 geht daher davon aus und ist der festen Überzeugung, dass die zu beschaffende Leistung allein durch den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung angegebenen Auftragnehmer erfolgen kann.
1. Es handelt sich vorliegend um eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung mit der durch den Auftraggeber seine Absicht zum Vertragsabschluss mit dem vorgesehenen Auftragnehmer bekundet. Ein Vertragsschluss ist daher noch nicht erfolgt.
2. Der Abschluss des Vertrages erfolgt gemäß § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Es wird daher darauf hingewiesen, dass es sich bei dem in Abschnitt V, Nr. 2.1) der Bekanntmachung angegebenen Datum um das heutige handelt, da technisch keine späteren Termine zugelassen werden.
3. Die in Abschnitt II, Nr. II.1.7) und Abschnitt V, Nr. V.2.4 angegebenen Werte entsprechen nicht den tatsächlichen Werten. Die Angaben erfolgen nur, weil das Eingabeformular dort zwingend eine Eintragung verlangt. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekanntgemacht, weil die berechtigten geschäftlichen Interessen des vorgesehenen Auftragnehmers betroffen sind und die Veröffentlichung den lauteren Wettbewerb zwischen Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde (vgl. Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU)
Der Auftraggeber ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. Innerhalb dieser Zeit kann die Zuschlagsentscheidung der Auftraggeberin, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, auf Antrag eines Betroffenen bei der zuständigen Vergabekammer nachgeprüft werden.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
(2)  Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.  Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Award value: 350000