Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-10-17
Buyer: Provincie Utrecht
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 85100000: Health services | 85147000
Estimated value:  EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. De dienstverlening kwalificeert als zogenaamde Sociale en andere specifieke dienst en overschrijdt het Europese drempelbedrag voor decentrale overheden en leveringen en diensten (in 2024: € 750.000 excl. BTW).  
  
Voor deze opvolgende aanbestedingsprocedure is gekozen om niet de reguliere Europese openbare procedure, maar de sociale en andere specifieke diensten procedure (hierna: SAS-procedure) als bedoeld in artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet 2012 toe te passen. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op de analyse dat de provincie per 1 september 2024 een arbodienstverlener wil hebben gecontracteerd. De SAS-procedure geeft hierin meer ruimte, waaronder dat geen wettelijke minimum inschrijftermijn geldt, waardoor de procedure een korte doorlooptijd heeft dan een reguliere Europese aanbestedingsprocedure. Vanwege het doorlopen van een Europese openbare procedure, die niet tot een gunning heeft geleid, is de provincie Utrecht geconfronteerd met een substantieel tijdsverlies om tijdig tot een rechtmatige opvolgende Raamovereenkomst te komen. Beste prijs-kwaliteit verhouding
In de kern is het doel van de aanbesteding om de samenwerking met een arbodienstverlener aan te gaan, die zich presenteert en kenmerkt als samenwerkingspartner op het gebied van bedrijfsgezondheidszorg en vitaliteit. In de basis dienstverlening ondersteunt de arbodienstverlener de provincie Utrecht met een ontzorgende vorm van geïntegreerde verzuimbegeleiding. Dit betekent, dat de insteek van de arbodienstverlener ondersteunend en activerend is richting de medewerker en leidinggevende. De leidinggevende blijft in de lead, en de arbodienstverlener is in een vroeg stadium actief betrokken. De arbodienstverlener biedt deskundigheid, advies en concrete handvatten waarmee medewerker en leidinggevende actiegericht kunnen handelen. Dit kan ook de mogelijkheid van (interne) specialistische bedrijfsgezondheidszorg zijn. De arbodienstverlener kijkt naar mogelijkheden, adviseert en stimuleert betrokkenen om deze mogelijkheden ook daadwerkelijk te benutten. Zie verder par. 2.3 en 2.4 van de leidra Het betreft voor deze opdracht arbodienstverlening voor een overheidsorganisatie met circa 1.100 medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Daarnaast zal op incidentele basis en na uitvraag door de provincie Utrecht ook de basis dienstverlening op het gebied van verzuimbegeleiding plaatsvinden voor leden van Gedeputeerde Staten en leden van Provinciale staten (samen ca. 55 mensen). Dit ter uitvoering van het Rechtspositiebesluit Decentrale Politieke Ambtsdragers.   
 
De provincie Utrecht is op zoek naar een samenwerkingspartner die de basis dienstverlening, zoals omschreven onder paragraaf 2.5 voor beide doelgroepen uitvoert. Tevens wordt projectmatige dienstverlening afgenomen na uitvraag door de provincie Utrecht zoals omschreven in paragraaf 2.6. In samenwerking tussen de provincie Utrecht en de arbodienstverlener wordt de advisering en inzet vanuit de providerboog op het gebied van vitaliteit ingezet; zie hiervoor paragraaf 2.5.  
  
De geschatte omvang van de totale Opdracht (basis dienstverlening en optionele dienstverlening) bedraagt 1.500.000 - 1.600.000 euro voor de gehele looptijd van de Raamovereenkomst (inclusief optionele verlengingsjaar). De maximale plafondwaarde van de Raamovereenkomst is gesteld op 1.600.000 euro. Bij het bereiken van deze plafondwaarde verliest de Raamovereenkomst haar effect en zal deze worden beëindigd. De omvang van het aantal medewerkers kan gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst wijzigen. 

De hiervoor genoemde geschatte omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. De maximale plafondwaarde heeft een blokkerende werking op de Raamovereenkomst. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. De Aanbestedende dienst heeft geen afnameverplichting en geeft geen omzetgarantie.
De arbodienst valt of staat met een goede dienstverlening (zie opdrachtomschrijving par. 2.5), die aansluit bij de visie en werkwijze van Opdrachtgever. Ook de medewerkers die worden ingezet spelen een zeer belangrijke rol in de dienstverlening. Deze personen en de werkwijze bepalen het succes ook in de samenwerking met Opdrachtgever. Inschrijver geeft bij dit gunningscriterium dan ook:

•	Een beschrijving van de visie van inschrijver op verzuim en een beschrijving van de aanpak van verzuimbegeleiding. Inschrijver maakt duidelijk hoe deze aansluit bij deze opdracht en bij provincie Utrecht. Inschrijver wordt gevraagd de visie op het partnerschap met de provincie Utrecht te beschrijven. Inschrijver beschrijft in ieder geval de eigen onderscheidende waarde ten opzichte van andere aanbieders.

•	Een beschrijving van de wijze waarop inschrijver omgaat met maatschappelijk verantwoord ondernemen op het gebied van diversiteit en inclusiviteit, hetzij in de uitvoering van de onderhavige opdracht, hetzij bij de inzet van professionals of in het contact met medewerkers van de provincie Utrecht. Daarnaast geeft de Inschrijver aan wat haar organisatie doet aan het bevorderen van duurzaamheid binnen de eigen organisatie en zijn bedrijfsvoering. Dit kan bijvoorbeeld door middel van periodieke CSR (Corporate Sustainability Reporting), aan de hand van een eigen duurzaamheidsbeleid of een duurzaamheidsparagraaf in de jaarstukken, en/of de inzet van duurzame bedrijfsmiddelen.

•	Een beschrijving van de rol van de sleutelfiguren, die voor de arbodienstverlening worden ingezet. De provincie Utrecht hecht aan vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en deskundigheid binnen de werkwijze. De bedrijfsarts is primair verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding. De bedrijfsarts delegeert daar waar kan aan andere functionarissen binnen een model van taakdelegatie. Binnen een model van taakdelegatie draagt de bedrijfsarts eindverantwoordelijkheid en is betrokken bij de verzuimcasuïstiek. Als inschrijver gebruik maakt van een werkwijze met taakdelegatie, wordt gevraagd deze te omschrijven. Er wordt gevraagd expliciet te maken hoe het delegeren van taken door de bedrijfsarts wordt vormgegeven en hoe de samenwerking tussen bedrijfsarts en taakgedelegeerde wordt geborgd. Er wordt bij de beoordeling expliciet gekeken naar de wijze waarop de rol en de inzet van de eindverantwoordelijke bedrijfsarts wordt vormgegeven.

•	Een beschrijving van de rol en toegevoegde waarde van inschrijver in de advisering aan een medewerker tijdens het preventief spreekuur. Geef daarbij ook aan op welke wijze om wordt gegaan met de terugkoppeling naar de leidinggevende als bij gelijkblijvende omstandigheden de kans op verzuim groot is. Beschrijf ook de wijze waarop de samenwerking met de gezondheidsadviseurs van Opdrachtgever op dit punt wordt vormgegeven. In de mondelinge presentatie wordt specifiek op dit punt toelichting gegeven door de eindverantwoordelijke bedrijfsarts. 

Het gunningscriterium ‘Basis dienstverlening’ omvat maximaal 10 A4 (enkelzijdig). Dit aantal is inclusief eventuele bijlagen en exclusief voorblad, inhoudsopgave en cv's van de beoogd bedrijfsarts en overige kerndeskundigen.
 
Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel hierboven onder 5.2.
Zoals in de opdrachtomschrijving is omschreven, is Opdrachtgever op zoek naar een arbodienstverlener die buiten de basisdienstverlening diverse aanvullende diensten kan aanbieden, zowel op het gebied van vitaliteit als ten aanzien van optionele dienstverlening. Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de arbodienstverlener ten aanzien van deze aanvullende dienstverlening, ziet Opdrachtgever graag terug hoe de providerboog van inschrijver eruitziet.

Hiertoe dient de inschrijver in de uitwerking van dit criterium minimaal de volgende zaken aan te leveren:

•	Een beschrijving van de visie van de inschrijver op het thema vitaliteit waarbij wordt aangegeven welke trends er te signaleren zijn en hoe deze worden omgezet door inschrijver in praktisch en concreet advies. Inschrijver laat daarbij zien wat de bijdrage van inschrijver is qua instrumenten/deskundigen, hoe partnership wordt vormgegeven en geeft haar onderscheidend vermogen ten opzichte van andere aanbieders aan.
 
•	Een beschrijving van de zorgschil/ providerboog van de arbodienstverlener. Geef hierbij de, voor de inschrijver, specifiek onderscheidende dienstverlening aan die relevant is voor de opdracht en Opdrachtgever. De inschrijver beschrijft hoe deze providerboog eruitziet en geeft aan welke wachttermijnen gelden voor het inzetten van experts, zoals een psycholoog of bedrijfsmaatschappelijk advies.

•	Een beschrijving van de mate waarin de Inschrijver beschikt over innovatief vermogen en een aantal eigen best practices, bij voorkeur binnen de overheidssector. 

Het gunningscriterium ‘Aanvullende diensten’ mag maximaal 6 A4 (enkelzijdig) zijn. Dit aantal is inclusief eventuele bijlagen en exclusief voorblad en inhoudsopgave. 

Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel hierboven onder 5.2.
Het contract met de huidige leverancier eindigt per 1 januari 2025; de beoogde ingangsdatum van de opvolgende  Raamovereenkomst is 1 september 2024 zodat gestart kan worden met een implementatieperiode in het geval sprake is van een overdracht naar een nieuwe opdrachtnemer. De daadwerkelijke arbodienstverlening start per 1 januari 2025. Voor de implementatie verwacht provincie Utrecht een tijdig, zorgvuldig en proactief proces van de opdrachtnemer, waarbij opdrachtnemer zich proactief opstelt en het welzijn van de medewerkers van provincie Utrecht vooropstelt. Hiertoe stelt inschrijver een implementatieplan voor inclusief data en te nemen stappen, voor de implementatieperiode van 1 september 2024 tot 1 januari 2025. Wij willen graag meer inzicht in de wijze waarop dit wordt vormgegeven. Hiertoe dient inschrijver in de uitwerking van dit criterium minimaal in te gaan op de volgende aspecten:

Inschrijver levert een planning en procesbeschrijving aan voor de implementatie, waarin de volgende aspecten terugkomen:

Planning:
•	De overname van werkzaamheden van de huidige dienstverlener waarbij een warme overdracht plaatsvindt van lopende verzuimdossiers en sprake is van continuïteit in de verzuimbegeleiding. Beschrijf daarbij hoe een soepele overdracht van medische dossiers wordt gewaarborgd, ook rekening houdend met de privacywetgeving hieromtrent.

•	De keuze van inschrijver in het werken in Afas rechtstreeks of het maken van een koppeling:
o Indien werken in Afas rechtstreeks: welke ervaring heeft inschrijver met het verwerken van gegevens in het personeelsadministratiesysteem (Afas) en welke implementatie acties zijn nodig? (minimaal: ervaring, technische en functionele acties en tijdspad);
o Indien koppeling: welke ervaring heeft inschrijver met het maken van een koppeling met het personeelsadministratiesysteem (AFAS) en op welke wijze zal zorggedragen worden voor het realiseren van de koppeling (minimaal: ervaring, technische en functionele acties en tijdspad);

Organisatie
•	Inschrijver beschrijft wat er verwacht of gevraagd wordt van provincie Utrecht voor de implementatie.

•	Inschrijver beschrijft hoe er wordt gezorgd voor een soepele overgang in de samenwerking met de stakeholders in de organisatie en hoe zij zich bekendmaken en presenteren aan de organisatie.

•	Inschrijver beschrijft op welke wijze medewerkers en leidinggevenden worden meegenomen in de overgang naar de nieuwe dienstverlener. 

Overig
•	Beschrijf ook hoe inschrijver op haar beurt zorgt voor een soepele overgang van dienstverlening naar een nieuwe opvolgende dienstverlener nadat de onderhavige raamovereenkomst is beëindigd (exitplan).

•	Onderdeel van de implementatie is dat de nieuwe werkwijze zoals uitgevoerd door inschrijver, bijvoorbeeld rond taakdelegatie, wordt verwerkt in het verzuimprotocol en -proces, ook in samenwerking met de OR. De streefdatum voor het komen tot een nieuw verzuimprotocol en -proces is 1 januari 2025.  Inschrijver wordt gevraagd actief input te leveren en te adviseren over de benodigde wijzigingen en beschrijft in de procesbeschrijving de zienswijze op het proces om te komen tot benodigde wijzigingen.

Het gunningscriterium ‘Implementatieplan’ mag maximaal 6 A4 (enkelzijdig) zijn, exclusief planningsschema, voorblad en inhoudsopgave. 
 
Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel hierboven onder 5.2.


Winner: Zorg van de Zaak NV
Award value: 1600000
Number of bids: 5