Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-21
Buyer: Kultur Ruhr GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48445000 | 48480000 | 48481000
Submission deadline: 2023-07-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Kultur Ruhr GmbH in ihrer heutigen Form entstand 2001 auf Anregungen der Internationalen Bauausstellung Emscher Park (1989-1999). Sie zeichnet sich durch die Produktion und Vermittlung zeitgenössischer und spartenübergreifender Kunst in der gesamten Kulturmetropole Ruhr aus.
Die Kultur Ruhr GmbH besteht derzeit aus vier eigenständigen Programmsäulen: Ruhrtriennale, Chorwerk Ruhr, Tanzlandschaft Ruhr und Urbane Künste Ruhr. Mit dem jüngsten Programmbereich Urbane Künste Ruhr, seit Ende 2011, knüpft die Kultur Ruhr GmbH an die Schlüsselerfahrungen der Kulturhauptstadt RUHR.2010 an. Für jede Säule der Kultur Ruhr GmbH wird eine eigene künstlerische Leitung bestellt. Somit erhält jeder Bereich eine inhaltliche Eigenständigkeit, die auch nach außen sichtbar wird. Urbane Künste Ruhr, Chorkwerk Ruhr und Pact Zollverein im Rahmen von Tanzlandschaft Ruhr tragen zur Ruhrtriennale mit künstlerischen Projekten bei.
Im Rahmen des Projekts schreibt die Kultur Ruhr GmbH das Ticketing für sämtliche Projekte in den nächsten sechs Jahren aus. Die speziellen Anforderungen an das Vertriebssystem ergeben sich insbesondere aus dem geplanten Geschäftsmodell:
- Die Kultur Ruhr GmbH veranstaltet jährlich die Ruhrtriennale. In einem Zeitraum von 6 Wochen werden 120 - 140 Vorstellungstermine an 10-20 Lokationen durchgeführt.
- Insgesamt werden ca. 50.000 Tickets p.a. abgesetzt. Es wird von einer Mindestabnahme i.H.v. 25.000 Tickets pro Jahr ausgegangen.
- Zusätzlich ist die Kultur Ruhr GmbH auch verantwortlich für die Vermarktung der Urbane Künste Ruhr mit bis zu ca. 2.000 Tickets p.a.
- Weiter vertreibt die Kultur Ruhr GmbH die Veranstaltungen des Chorwerks Ruhr mit bis zu ca. 1.000 Tickets p.a.
Mit diesem Projekt wird das Thema Ticketing umfassend weiterentwickelt. So sollen neben der Administration, Durchführung und Abwicklung des Verkaufs von einzelnen Eintrittskarten für Veranstaltungen auch weitere Produkte wie Abonnements, Packages, Mitgliedschaften und Festivalpässe, Artikel, Führungen, Tageseintritte und Fundraisingaktivitäten über die Ticketingsoftware abgewickelt werden. Entsprechend dem eigenen Innovationsanspruch im Hause sollen alle Transaktionen auch eigenständig online von Kund:innen durchgeführt werden können.
Mittels Business-Intelligence-Funktionalitäten in der Software werden die Analysemöglichkeiten der Daten aus dem Ticketing idealerweise deutlich verbessert, um so eine bessere Basis für strategisch relevante Entscheidungen sowie die Bearbeitung von Kund:innensegmenten zur Verfügung zu haben.
Auch soll es künftig möglich sein über Customer-Relationship-Funktionalitäten in der Ticketing-Software die komplette Kommunikation mit relevanten Kontakten aus den Bereichen Presse, Politik, Freundeskreis und ähnlichen sowie die vollumfängliche Verwaltung für Permissions für Newsletter und vertriebsfördernde Mailings mit integrierten CRM-Funktionalitäten abzubilden.
Nachdem die Kultur Ruhr GmbH zwar ganzjährig über ein Kernteam im Vertrieb verfügt, dieses aber nicht die Kapazitäten für den vollumfänglichen Vertriebsservice hat, wird der Service für telefonische Anfragen sowie die Abwicklung von diversen Tätigkeiten den Webshop betreffend ebenfalls im Rahmen des Projekts vergeben.
Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr Bewerber grundsätzlich geeignet sind, als zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollen, so wird die Auftraggeberin die Bewerber auswählen, welche die nachfolgend aufgeführten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird die Auftraggeberin die nachfolgend beschriebene Bewertung vornehmen. Die Auftraggeberin wird eine Bewertungsmatrix verwenden, bei der ein Bewerber maxi-mal 1.000 Punkte erreichen kann. Von diesen 1.000 Punkten entfallen
- maximal 200 Punkte entfallen auf die Unterlagen gemäß Ziffer III.1.2), wobei jeweils maximal 100 Punkte auf die Angaben nach Ziffer III.1.2 a) und III.1.2 b) entfallen.
400 Punkte auf die Unterlagen zu den Referenzangaben nach Ziffer III.1.3 b) und 300 Punkte auf die Unterlagen zum Schlüsselpersonal nach Ziff. III.1.3 c).
- Vergleichbarkeit der Art der Leistungen, einschließlich etwaiger besonderer Um-stände der Leistungserbringung (max. 200 Punkte),

Eligibility requirements: a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Der Bewerber er-klärt, aa) dass der:die Bewerber:in in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Ver-stoßes gegen Vorschriften (z. B. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), die zu einer Eintragung im Gewerbezent-ralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist. bb) dass der:die Bewerber:in nicht zahlungsunfähig ist, dass über das Vermögen des:der Bewerbers:in kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, dass die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich der:die Bewerber:in nicht im Ver-fahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB.. cc) dass der:die Bewerber:in im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nicht nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Bewerbers in Frage gestellt wird, § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB; das Verhalten einer rechtskräftig verur-teilten Person ist einem Unternehmen zuzurechnen, wenn diese Person als für die Leitung des Unternehmens Verantwortliche:r gehandelt hat; dazu gehört auch die Überwachung der Geschäftsführung oder die sonstige Ausübung von Kontroll-befugnissen in leitender Stellung, § 123 Abs. 3 GWB entsprechend. Die Auftragge-berin behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Die Nennung der vorliegend unter Ziffer III.1.1) a) der Bekanntmachung benannten Ausschluss-gründe ist daher nicht abschließend. dd) dass der Bewerber seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachge-kommen ist. ee) dass kein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt. ff) dass kein Verbot einer Auftragsvergabe an den:die Bewerber:in nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlun-gen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, vorliegt. b) Benennung der Handelsregisternummer oder eine gleichwertige eindeutige Unter-nehmensbezeichnung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des:der Bewerbers:in.