Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-12-11
Buyer: Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das Landesamt für Finanzen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72224200: Systems quality assurance planning services | 72225000: Systems quality assurance services | 72232000: Development of transaction-processing software | 72262000: Software development services | 72266000: Software consultancy services
Estimated value: 1 EUR

Technical requirements: Systemarchitekt zur Unterstützung der Länder Hessen und Rheinland-Pfalz bei bestehenden und neuen elekt-ronischen Verfahren zur Beihilfenabrechnung mit integriertem Regelwerk
Fachlich-technische Unterstützung als IT-Systemarchitekt der Länder Hessen und Rheinland-Pfalz bei Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden Systemteile für die Beihilfenbearbeitung insbesondere der technischen Begleitung des Rollouts und des derzeitigen Refactorings der Anwendung BEIREFA sowie der Unterstützung des Qualitäts- und Testmanagements mit dem Ziel der Entwicklung, Implementierung und Etablierung einer neuen IT-Systemlösung für die automatische Prüfung von medizinischem Beleggut nach Maßgabe des gesetzlichen Gebühren-, Krankenhaus- und/oder Beihilferechts als auch die in der Ausführungsphase des Projektes erforderlichen Steuerungs- und Unterstützungsleistungen zur Realisierung des Projektes.
Im Rahmen des gemeinsamen Projekts „BEIREFA“ haben sich die Länder der Auftraggebergemeinschaft (Hessen und Rheinland-Pfalz) zur Entwicklung, Implementierung und Etablierung einer neuen IT-Systemlösung für die automatisierte Prüfung von medizinischem Beleggut nach Maßgabe des gesetzlichen Gebühren-, Krankenhaus- und/oder Beihilferechts zusammengeschlossen. Im Jahr 2015 haben sie gemeinsam den Auftrag „Systemarchitekt zur Unterstützung der Länder Hessen und Rheinland-Pfalz bei bestehenden und neuen elekt. Verfahren zur Beihilfenabrechnung mit integriertem Regelwerk“ als erforderliche fachlich-technische Beratungs- und Unterstützungsleistung zu dem Projekt BEIREFA separat europaweit ausgeschrieben und in dem durchgeführten Verhandlungsverfahren mit TNW wirksam den Zuschlag auf das Angebot des unter Ziffer V.2.3) genannten Unternehmens erteilt, welches seitdem für die Auftraggebergemeinschaft im Rahmen dieses Auftrages als Systemarchitekt und Qualitätsmanager beratend tätig ist.
Seit dem Jahr 2018 ist die Software BEIREFA in Rheinland-Pfalz eingeführt (Rolloutphase). In Hessen sollte die Software ursprünglich im August 2019 für den Freigabetest zur Verfügung gestellt werden. Aufgrund von Verzögerungen im Erstellungsprozess war bereits im Frühjahr 2020 ersichtlich, dass sich dieser Termin voraussichtlich auf März 2020 verschiebt. Bereits damals musste der Endtermin der Entwicklungsphase für das Projekt BEIREFA auf den 31.12.2021 verlegt werden. Der EVB-IT Dienstvertrag ist daher zunächst durch Ausübung einer Verlängerungsoption und sodann auf der Grundlage des § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b) GWB (ABl. EU Nr. 2020/S 031-073279 vom 13.02.2020) mit dem derzeitigen Auftragnehmer verlängert worden. Nach dem derzeitigen Vertragsstand läuft der Vertrag am 31.03.2021 aus, wobei eine Verlängerungsoption bis zum 31.12.2021 vertraglich vorgesehen ist.
Kurz nach Abschluss der Vertragsverlängerung kam es in Deutschland aufgrund des Ausbruches der Covid-19-Pandemie zu weitreichenden Einschränkungen des beruflichen Lebens, wovon auch die Mitarbeiter des Auftraggebers sowie des Auftragnehmers betroffen waren. Gemeinsame Termine zur Prüfung der Software und Klärung offener Fragen konnten aufgrund der Infektionsschutz-Regelungen des Auftraggebers in Hessen nicht in der Dienststelle vor Ort durchgeführt werden. Für einen effektiven Wechsel zur Online-Kommunikation reichten oft die technischen Möglichkeiten nicht aus. Diese waren tlw. reduziert auf die reine Audio-Kommunikation, ohne die Möglichkeit der gemeinsamen Betrachtung des Desktopinhalts. Dies galt auch für den durch den Testleiter koordinierten Test der Software beim Auftraggeber. Der Test musste vom Testteam statt aus einem Testraum aus dem Homeoffice durchgeführt und online koordiniert werden. Die spontane und schnelle Kommunikation zwischen dem Auftragnehmer und den jeweils erforderlichen Mitgliedern des Testteams sowie den weiteren fachlichen oder technischen Mitarbeitern des Auftraggebers war nicht mehr möglich. Diverse Termine und Zeithorizonte konnten nicht eingehalten werden. Auch nach dem Absinken der Anzahl der Neuinfektionen mussten aufgrund der bestehenden Abstandsgebote alternative Abstimmungs-/Schulungstermine abgehalten oder zusätzliche Termine eingerichtet werden. Durch den geringeren Betreuungsschlüssel war für die durch den Testleiter und das Testteam durchgeführten Schulungen und das begleitete Üben der Mitarbeiter vor Einführung der neuen Anwendung ein wesentlich längerer Zeitraum erforderlich als ursprünglich geplant worden war. Insg. haben sich die zeitlichen Vorstellungen aufgrund der Pandemie unvorhergesehen weitgehend überworfen. Trotz der bereits erfolgten Verlängerung können damit die bisher geplanten Zeithorizonte nicht eingehalten werden.
Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Auftraggebergemeinschaft nunmehr eine über den 31.12.2021 hinausgehende Verlängerung des bestehenden EVB-IT Dienstvertrages mit dem bisherigen Auftragnehmer bis zum 31.5.2022.
Bei den unter Abschnitt II.1.7) und V.2.4) genannten Werten handelt es sich um fiktive Angaben, die aufgrund technischer Vorgaben gemacht werden mussten. Die tatsächlichen Auftragswerte können zum Schutz berechtigter Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nicht offengelegt werden.
Die beabsichtigte Verlängerung des bestehenden EVB-IT Dienstvertrages mit dem Auftragnehmer erfolgt auf der Grundlage des § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GWB. Nach § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GWB ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, und sich aufgrund der Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert. Diese Voraussetzungen liegen hier vor.
Denn zum einen handelt es sich bei der Covid-19-Pandemie und ihren Folgen auf den Ablauf des BEIREFA-Projektes um Umstände, die der Auftraggeber nicht vorhersehen konnte. So waren weder die dynamische Entwicklung und Ausbreitung der Pandemie noch deren Auswirkungen auf das berufliche und persönliche Leben sowie die daraus resultierenden konkreten Bedarfe in ihrem Umfang und der Kurzfristigkeit ihrer Erforderlichkeit in irgendeiner Form absehbar und insofern auch nicht bei der Planung der Beschaffung bzw. der Planung des Ablaufs des BEIREFA-Projektes zu berücksichtigen. Diese Unvorhersehbarkeit der Pandemie und ihrer Folgen bestätigte auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in seinem Rundschreiben zur Anwendung des Vergaberechts im Zusammenhang mit der Beschaffung von Leistungen zur Eindämmung und Ausbreitung des neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 vom 19.3.2020.
Zum anderen ist die Laufzeitverlängerung gerade aufgrund der nicht vorhersehbaren Umstände im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie erforderlich geworden, insbesondere aufgrund der Zeitplanverzögerungen im Zeitraum von März bis Mai 2020, als noch kaum effektive Lösungsansätze für den Umgang mit der neuen Situation existierten. Zwischen dem Erfordernis der Laufzeitverlängerung und der Covid-19-Pandemie als auslösendem Umstand besteht zudem auch der im Rahmen des § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GWB erforderliche finale Zusammenhang. Die Laufzeitverlängerung stellt nämlich eine notwendige Maßnahme zur Anpassung an die geänderten äußeren Rahmenbedingungen an. Mildere Mittel, die dem Auftraggeber wirtschaftlich und technisch zumutbar sind, sind nicht ersichtlich.
Des Weiteren liegt hier auch keine Änderung des Gesamtcharakters des ursprünglichen Vertrages vor. Eine solche ist in Bezug auf die bloße Verlängerung der Vertragslaufzeit nur dann zu bejahen, wenn die längere Laufzeit mit einer anderen Marktansprache verbunden ist, d. h. wenn hierdurch ein anderer Bieterkreis angesprochen wird, oder wenn mit der Laufzeitverlängerung der bis dahin befristete Vertrag in einen unbefristeten übergeht. Liegt der Grund für die Laufzeitverlängerung – wie in diesem Fall – hingegen allein in der Bemühung um einen Ausgleich für einen Verzug, der aufgrund unvorhergesehener Umstände eingetreten ist, liegt keine Änderung des Gesamtcharakters vor, zumal der Leistungsumfang des ursprünglichen Auftrages unverändert bleibt.
Bei der vorliegenden Bekanntmachung handelt es sich um eine freiwillige ex-ante-Transparenzbekanntmachung nach Maßgabe des § 135 Abs. 3 GWB. Der Auftraggeber ist danach der Ansicht, dass die unter Abschnitt II.2.4) der Bekanntmachung aufgeführte Beschaffungsmaßnahme aufgrund der unter Abschnitt IV.1.1) dargestellten Gründe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben werden kann. Es ist daher beabsichtigt, den Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Information mit dem Unternehmen Thomas Brandauer – Brandauer IT-Consulting abzuschließen. Im Übrigen wird klarstellend darauf hingewiesen, dass die (Pflicht-)Angabe unter Abschnitt V.2.1) dieser Bekanntmachung rein fiktiver Natur ist, da es sich um eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung handelt.
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).


Winner: Thomas Brandauer – Brandauer IT-Consulting
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