Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-11-25
Buyer: Kotkan kaupunki
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 34144760 | 34144900: Tram cars
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjoustanne uudesta kirjastoautokäyttöön tulevasta ajoneuvokokonaisuudesta Kotkan kaupunginkirjaston käyttöön tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankintasopimus tullaan tekemään yhden (1) toimittajan kanssa, joka vastaa kirjastoautokokonaisuuden suunnittelusta, alustan hankinnasta, päällirakenteiden valmistuksesta, kirjastoautokokonaisuuden toimittamisesta käyttövalmiina tilaajalle sekä ajoneuvon huoltopalveluista alustatoimittajan huoltosuunnitelman mukaisesti.
Kotkan kaupunginkirjasto hankkii uuden, sähkökäyttöisen kirjastoauton. Kirjastoauton n. 80 pysäkin verkosto koko kaupungin alueella, niin taajamissa kuin haja-asutusalueilla, palvelee kotkalaisia päiväkoteja, kouluja ja aikuisasiakkaita  kahdessa vuorossa joka päivä. Suurin osa auton käyttötunneista toteutuu pysäkeillä asiakaspalvelun merkeissä. Autolla ajetaan vuosittain n. 25 000 kilometriä. Tarjouspyyntöasiakirjoihin sisältyvässä nykyisessä aikataulussa pisin päivän aikana ajettava ajomatka on 210 km.
Hankittavan kirjastoauton on kaikin tavoin toimittava Suomen ilmasto-olosuhteissa, ja se on otettava huomioon niin korin suunnittelussa, materiaalien ja varusteiden valinnassa kuin asennustyössä. Kirjastoauton henkilökunnan turvallisuus ja työolosuhteet tulee huomioida rakenteiden ja varusteiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Kirjastoautolla liikennöidään koulujen ja päiväkotien pihoilla sekä sorateillä ja muissa, ajoittain hankalissa ympäristöissä.
Kirjastoauton olennaisia ominaisuuksia ovat kirjastokäyttöön soveltuvan tasaisen lattiapinta-alan ja riittävän sisäkorkeuden, vähintään 2,0 m, määrä. Kirjastoautossa asioinnin on oltava esteetöntä ja sujuvaa, ja auton suunnittelussa on otettava huomioon myös kirjaston työprosessit.
Toimittaja vastaa siitä, että ajoneuvo on tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukainen, ja että se saadaan rekisteröityä ja katsastettua tieliikennekäyttöön kirjastoautoksi.
Hankinta sisältää myös ajoneuvokokonaisuuden huoltosopimuksen. Sekä kirjastoauton alustan että korin toimittajalla on oltava vähintään yksi huoltotoimipiste Suomessa. Huoltopisteen on sijaittava niin lähellä, että kirjastoauto voidaan 80% latauksen avulla ajaa sinne osoitteesta Kirkkokatu 24, 48100 Kotka ilman matkalla tehtävää latausta. Vaihtoehtoisesti huolto voi olla liikkuva ja tapahtua paikan päällä em. osoitteessa.
Koska etukäteen ei pystytä täsmällisesti määrittämään tulevan huoltosopimuksen kestoa johtuen toimittajien eripituisista huoltosopimusmalleista, ennakoituun kokonaishintaan on laskettu huoltosopimuksen arvioitu arvo 4 vuodelta.
Kotkan kaupunginvaltuuston talousarviokäsittelyssä 14.11.2022 hankittavan kirjastoautokokonaisuuden käyttövoima muuttui sähköstä dieseliksi ja kirjastoautoinvestointiin varattu määräraha puolittui. Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä. Kotimaisessa oikeuskäytännössä hyväksyttävänä syynä on pidetty muun muassa hankinnan kohteen tai hankinnan tarpeen muuttumista hankintamenettelyn aikana.
Koska talousarviokäsittelyn jälkeen tämän hankinnan kohde muuttui olennaisesti toiseksi sekä vähimmäisvaatimusten että hankinnan ennakoidun arvon osalta, hankintayksiköllä on todellinen ja perusteltu syy keskeyttää sähköajoneuvoalustalle rakennettavan kirjastoautokokonaisuuden hankintamenettely.
Hankintamenettely keskeytetään Kotkan kaupungin kulttuurijohtajan 22.11.2022 tekemällä viranhaltijapäätöksellä.