Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-01-28
Buyer: Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212610
Submission deadline: 2022-03-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das MPI-PKS hat Bedarf an einer Softwarelösung für das Management der wissenschaftlichen Konferenzen sowie weiterer Institutsabläufe, insbesondere: Bewerber-Management: Wissenschaftler können sich weltweit auf ausgeschriebene Stellen am Institut bewerben. Das System generiert dabei die Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten und Unterlagen. Erfolgreiche Bewerbungen können direkt in einen Mitarbeiterdatensatz umgewandelt werden. (s. nächster Punkt) Beschäftigten-Management: Relevante Informationen wie z.B. Zeitraum der Beschäftigung, Büronummer, Tel.-Durchwahl und Zugehörigkeit zu einer Forschungsgruppe werden gespeichert. Für beide Bereiche gibt es umfangreiche Suchfunktionen Konferenz-Management-System: Bewerbung für die Durchführung von Workshops und für die Workshop-Teilnahme. Das System generiert die entsprechenden Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten. Konferenz-Ablauf-Management: Programm, Beiträge und Teilnehmerlisten können erstellt und bearbeitet werden. Mit Datenübergabe an das CMS der Homepage sowie weiteren umfangreichen Exportfunktionen. Konferenzen können in Präsenz, virtuell oder hybrid erfolgen Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der für den Auftraggeber eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Softwarelösung für das Management der Mitarbeiter und Konferenzen entwickelt. Diese soll die derzeit noch verwendete Lösung ersetzen.
Der Auftragnehmer soll die bestehende Softwarelösung analysieren und ein Pflichtenheft erstellen, welches alle vorhandenen Funktionen abbildet. Zusätzlich bringt der Auftraggeber (MPI-PKS) weitere Funktionen mit ein.
Es werden die Hauptmodule definiert, Funktionen strukturiert und logisch miteinander verbunden. Die Navigationsstruktur und mögliche API-Schnittstellen werden geplant.
Inhalte der Eingabemasken sowie die Struktur der Datenbank werden geplant. Festlegung von Rechtemanagement und Nutzerrollen.
Erstellung des Pflichtenheftes. Darin enthalten ist eine komplette Beschreibung aller Menüpunkte, Eingabefelder und der Funktionen, Datenbankstruktur und Definition aller API-Schnittstellen.
Neben den notwendigen vorhandenen Funktionen gibt es gewünschte Erweiterungen, welche im Rahmen der Analyse durch den AG an den AN kommuniziert werden.
Anhand des Pflichtenheftes soll die Software erstellt werden. Es wird ein Testsystem mit Demodaten freigeschaltet, in dem der Auftraggeber alle Funktionen prüfen kann. Fehler und Änderungswünsche werden dem Auftragnehmer mitgeteilt. Nach erfolgreichem Testbetrieb mit den Demodaten werden die bestehenden Daten der bisherigen Softwarelösung durch den Auftragnehmer in das neue System migriert.
In einer 4-wöchigen Testphase im Praxisbetrieb werden weitere Fehler und Änderungswünsche durch den Auftragnehmer behoben bzw. umgesetzt.
Nach Abnahme des Systems durch den AG beginnt unmittelbar im Anschluss an die Inbetriebnahme der Softwareservice/Support mit einer Laufzeit von 60 Monaten. Nach Ablauf der 60 Monate ist eine Verlängerung des Servicevertrags unter Einhaltung der vergaberechtlichen Grundsätze geplant.
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.
Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die kritischen Aufgaben der Leistungen Softwareentwicklung und Softwareservice/ Support. Diese müssen direkt vom Bieter selbst ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen.
Nach Ablauf der 60 Monate ist eine Verlängerung des Servicevertrags unter Einhaltung der vergaberechtlichen Grundsätze geplant.
Unter denjenigen Bewerbern, die alle geforderten Mindestanforderungen an die Eignung ("Ausschlusskriterien") erfüllen, wählt der Auftraggeber anhand der unten genannten Bewertungskriterien höchstens fünf (5) geeignete Bewerber aus, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden: Sofern mehr als fünf geeignete Bewerber vorhanden sind, werden mindestens die fünf Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die bei den unten genannten Bewertungskriterien insgesamt mit der höchsten Punktzahl bewertet wurden. Hierzu wird anhand der erreichten Gesamtpunktzahlen eine Rangfolge der Bewerber gebildet. Ausgewählt werden grundsätzlich die fünf Bewerber mit den höchsten erreichten Punktzahlen. Erreichen jedoch mehrere Bewerber dieselbe Punktanzahl wie der fünftbeste Bewerber, so werden diese mit dem Fünftbesten gleichauf liegenden Bewerber ebenfalls (d.h. neben den besten fünf Bewerbern) zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Sofern weniger als fünf geeignete Bewerber vorhanden sind, ist grundsätzlich beabsichtigt, das Vergabeverfahren fortzuführen und die Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die über die geforderte Eignung verfügen (vgl. § 51 Abs. 3 VgV).
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bewerber über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bewerbers nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bewerbers in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahekommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 der Vergabeunterlagen ausgeführten Charakteristika der zu vergebenden Leistungen. Der Bewerber hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten fünf Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:

Eligibility requirements: Die in diesem Kapitel geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen. Der Bewerber hat unter Verwendung der Anlage 5 folgendes zu erklären. 1) Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i.S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bewerber das "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" mit Hilfe der (EK-01-A) zu erklären. 2) Unternehmensdarstellung (EK-02-A)Name des Unternehmens, Anschrift, Kontaktdaten, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr Angaben zur Unternehmensgröße, Leistungsspektrum und Hauptgeschäftstätigkeit, Niederlassungen, Tochtergesellschaften, verbundene Unternehmen im Sinn von § 15 AktG, Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist. 3) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Register/ Registernummer Wenn nicht eingetragen, aber über eine folgende gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt.