Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-05
Buyer: Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Country: DE
Region: DE126
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2025-09-16
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Dieser Ausschlussgrund ist lediglich beispielhaft aufgeführt. Alle Ausschlussgründe richten sich nach den §§ 123 und 124 GWB und den jeweilseinschlägigen Vergabebestimmungen (VGV).
Dieses Eignungskriterium ist lediglich beispielhaft ausgewählt.
Alle Eignungskriterien finden Sie unter ,,2.1.4. Allgemeine Informationen''
siehe gesetzliche Grundlagen und Teilnahmewettbewerbsunterlagen.
Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben.
Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben.

Eligibility requirements: Dieses Eignungskriterium ist lediglich beispielhaft ausgewählt.
Alle Eignungskriterien finden Sie unter ,,2.1.4. Allgemeine Informationen''
siehe gesetzliche Grundlagen und Teilnahmewettbewerbsunterlagen.
Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben.
Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben.
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Im Laufe der Produkteinführung wird die Zahl der User und damit die Höhe der Lizenzgebühren sukzessive steigen:  
Im 1. Einführungsjahr (2026) werden 750 User angegliedert, im 2. Jahr sind es insgesamt 2.750 User. Eine Aufstellung der wachsenden Userzahlen ist unten abgebildet. Bis 2030 soll die Einführung der e-Akte zum Abschluss gebracht werden und das Produkt in der kompletten Stadtverwaltung im Einsatz sein, was ca. 6.000 Nutzungslizenzen entspricht. Diese Einschätzung orientiert sich an der aktuellen Zahl der PC-Arbeitsplätze in der Stadt, wobei berücksichtigt wurde, dass ein gewisser Anteil nicht an das e-Akten-System angeschlossen werden muss. Hinzu kommen Aufwendungen für Schulungen (10 Schulungstage), die Migration von Altdaten aus dem alten DMS in das neue Produkt (80 Personentage) sowie eine Reserve für Nachprogrammierungen, insbesondere von Schnittstellen zu in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren (100 Personentage). 

Zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft zählen:
- Implementierung des Systems bis zur vollständigen Inbetriebnahme;
- Übernahme der Transaktionsdaten;
- inkl. Wartungen, Updates und Releases;

Anfang 2026: Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Konfigurationen), Abrechnung als Pauschale
2026: Schulungen für Administratoren und Multiplikatoren (10 Schulungstage)
2026-2028: Migration Altdaten, ca. 80 Personentage
2026: 750 User
2027: 2.750 User
2028: 4.000 User
2029: 5.000 User
2030: 6.000 User
2031: 6.000 User
2032: 6.000 User
2033: 6.000 User
2034: 6.000 User
2035: 6.000 User

Winner: Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie