Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-11
Buyer: Kreisverwaltung Germersheim
Country: DE
Region: DEB3E
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72510000: Computer-related management services | 79995100 | 79999100
Submission deadline: 2025-08-22
Award criteria: price, quality

Technical requirements: [Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Schwere Verfehlung" zugeordnet.] Art: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; Kriterium: Gesetzestreue; Nachweis: Eigenerklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit des Bieters in Frage stellt (FB 124, Nr. 1) und Eigenerklärung, dass kein wirksames Berufsverbot, kein wirksames vorläufiges Berufsverbot und keine wirksame Gewerbeuntersagung vorliegt (FB 124, Nr. 2)
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Zahlungsunfähigkeit" zugeordnet.] Art: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; Kriterium: Zahlungsfähigkeit; Nachweis: Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und dass sich der Bieter nicht in Liquidation befindet (FB 124, Nr. 3) sowie auf Verlangen rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan, sofern eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen abgegeben wurde
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben" zugeordnet.] Art: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; Kriterium: Zahlung von Steuern oder Abgaben; Nachweis: Eigenerklärung über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (FB 124, Nr. 4) sowie auf Verlangen aktuelle (nicht älter als 12 Mon.) Unbedenklichkeitsbescheinigung des zust. Finanzamts bzw. Bescheinigung in Steuersachen, sofern das Finanzamt derartige ausstellt
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen" zugeordnet.] Art: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; Kriterium: Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen; Nachweis: Eigenerklärung über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (FB 124, Nr. 5) sowie auf Verlangen aktuelle (nicht älter als 12 Mon.) Unbedenklichkeitsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse, bei der die meisten Beschäftigten versichert sind, aktuelle (nicht älter als 12 Mon.) Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, sofern der Betrieb beitragspflichtig ist und aktuelle (nicht älter als 12 Mon.) Unbedenklichkeitsbescheinigung der zust. Berufsgenossenschaft, soweit der Betrieb zur Mitgliedschaft verpflichtet ist
Die ausgeschriebene Leistung beinhaltet die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung (einschließlich Verscannung) von Papierakten des Bauamts sowie die Rücklieferung der Papierakten und der digitalen Daten für den Import im Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers. Nach der Digitalisierung erfolgt zudem eine vorübergehende Aufbewahrung der Akten bis zum Rücktransport.

Eligibility requirements: [Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Eintragung in das Handelsregister" zugeordnet.] Art: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung; Kriterium: Erlaubnis zur Berufsausübung; Nachweis: Eigenerklärung über die Erlaubnis zur Berufsausübung (FB 124, Nr. 6) sowie auf Verlangen aktueller (nicht älter als 12 Mon.) Auszug aus dem Berufsregister, dem Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die Erlaubnis zur Berufsausübung
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Durchschnittlicher Jahresumsatz" zugeordnet.] Art: wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit; Kriterium: Geschäftstätigkeit; Nachweis: Eigenerklärung über den Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (FB 124, Nr. 7); Mindestanforderung: Umsatz im Bereich Digitalisierung und Lagerung von Akten i. H. v. mindestens 700.000 € netto im Durschnitt der letzten drei Geschäftsjahre
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen" zugeordnet.] Art: wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit; Kriterium: Absicherung im Schadensfall; Nachweis: Eigenerklärung zur Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung (FB 124, Nr. 8) sowie auf Verlangen aktuelle Zusicherung der Versicherung bzw. gültiger Versicherungsnachweis; Mindestanforderung: Versicherungssumme i. H. v. mindestens 3.000.000 € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen" zugeordnet.] Art: technische und berufliche Leistungsfähigkeit; Kriterium: Erfahrung mit vergleichbaren Leistungen; Nachweis: Eigenerklärung, dass der Bieter in der Vergangenheit mit vergleichbaren Leistungen betraut war und Benennung von drei vergleichbaren Referenzen aus den letzten fünf Kalenderjahren mit mindestens folgenden Angaben: Auftraggeber
Maßnahme / Leistung
Ausführungsort
Ausführungszeitraum
stichwortartige Benennung des erbrachten maßgeblichen Leistungsumfangs
Auftragswert
Ansprechpartner (FB 124, Nr. 9); Mindestanforderung: abgeschlossene Maßnahme im Bereich Digitalisierung und Lagerung schützenswerter Akten mit sensiblen Inhalten, vergleichbar in Art und Umfang der Akten (u. a. großformatige Pläne / Zeichnungen) sowie Auftragswert i. H. v. mindestens 300.000 € netto
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Durchschnittliche jährliche Belegschaft" zugeordnet.] Art: technische und berufliche Leistungsfähigkeit; Kriterium: Personalverfügbarkeit; Nachweis: Eigenerklärung, dass dem Bieter das für die Ausführung der Leistung erforderliche Personal zur Verfügung steht sowie Angabe der jahresdurchschnittlichen Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren (FB 124, Nr. 10) sowie auf Verlangen Benennung der für die Leitung des Auftrags vorgesehenen Personen
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität" zugeordnet.] Art: technische und berufliche Leistungsfähigkeit; Kriterium: Einhaltung der TR RESISCAN; Nachweis: Eigenerklärung, dass der Bieter bei der Ausführung der Leistung die technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ einhalten wird bzw. das eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet wird (FB 124, Nr. 11) sowie auf Verlangen entsprechende Nachweise hierzu
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung" zugeordnet.] Art: technische und berufliche Leistungsfähigkeit; Kriterium: technische Ausstattung; Nachweis: Eigenerklärung, aus welcher ersichtlich ist, über welche Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung der Bieter für die Ausführung des Auftrags verfügt (FB 124, Nr. 12); Mindestanforderung: Dokumentenscanner für das Scannen von Dokumenten bis mind. DIN A3
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Anteil der Unterauftragsvergabe" zugeordnet.] Art: technische und berufliche Leistungsfähigkeit; Kriterium: Zusammenarbeit mit Dritten; Nachweis: Eigenerklärungen über die beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen (FB 633, Nr. 10 und 11) sowie bei Bedarf Erklärung zur Bietergemeinschaft (FB 234), sofern die Leistungen im Rahmen einer solchen erbracht wird und Verzeichnis der Leistungen / Kapazitäten anderer Unternehmen (FB 235), sofern die Leistungen an Nachunternehmen oder im Rahmen der Eignungsleihe weitergegeben wird, sowie auf Verlangen Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (FB 236)
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen" zugeordnet.] Art: Sonstiges; Kriterium: Maßnahmen gegen Russland; Nachweis: Eigenerklärung zu Art. 5 k) Abs. 1 VO (EU) 2022/576 (FB 124, Nr. 13)
[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer entsprechenden Kategorie in dem vom Auftraggeber genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium "Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen" zugeordnet.] Art: Sonstiges; Kriterium: Tariftreue und Mindestentgelt; Nachweis: Eigenerklärung zur Tariftreue und / oder zum Mindestentgelt (FB 124, Nr. 14)