Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-31
Buyer: Stadtwerke Augsburg Holding GmbH
Methoden- und Projekteinkauf
Country: DE
Region: DE271
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services
Submission deadline: 2025-04-29
Award criteria: price, quality

Technical requirements: - lfd. Nr. 3 Teilnahmeantrag §§ 123 und 124 GWB
- lfd. Nr. 4 Teilnahmeantrag gesetzliche Regelungen
- lfd. Nr. 5 Teilnahmeantrag Sanktionen Russland
Die Stadtwerke Augsburg wollen das bestehende langjährig im Einsatz befindliche SAP ERP-System ECC 6.0 EHP8 nun auf SAP S/4HANA im On Premise Betrieb im eigenen Rechenzentrum migrieren.
Dazu haben wir im vergangenen Jahr ein gemeinsames Vorprojekt für die geplante S/4HANA Migration unserer beiden getrennten SAP ERP- und SAP HCM-Systeme durchgeführt. Dabei kamen wir zu dem Ergebnis, die Systeme weiterhin getrennt als eigenständige Systeme zu betreiben und es wurde auch bereits unabhängig von dieser Ausschreibung die Migration des SAP HCM-Systems auf H4S4 gestartet. Die Migration des HCM-Systems ist daher ausdrücklich kein Bestandteil dieser Ausschreibung.
Mit dieser Ausschreibung suchen wir einen geeigneten Migrations- und Implementierungspartner für die Migration von S/4HANA ERP (Core).
Die Vorgehensweise und alle Ergebnisse des Vorprojektes (IST-Analyse, SOLL-Konzeption, Projektzeitplan, Migrationsszenario, etc.) sind in dem beigefügten Lastenheft und den dazugehörigen Anlagen ausführlich beschrieben.
Die Ergebnisse der Vorstudie dienen als Grundlage für die geplante Migration der Module FI, CO, PM, SD, CS, QM, PS und MM inklusive der Ablösung des heute noch eigenständigen Supplier Relationship Management (SRM) auf S/4HANA.
Folgenden Leistungsumfang sehen wir zum jetzigen Zeitpunkt im Rahmen dieses Projekts
- Zieldatenstrukturen im neuen System unter Einbeziehung aller relevanten Fachbereiche und der Modulverantwortlichen des Auftraggebers definieren
- Definition der zu migrierenden Daten unter Einbeziehung der Fachbereiche / Modulverantwortlichen des Auftraggebers und des bestehenden Konzepts zur Historienmigration
- Organisation und Durchführung von zielgerichteten Workshops mit dem Ziel der Standardisierung im Rahmen einer Feinkonzeptionierung unter Zuhilfenahme der Ergebnisse der Vorstudie und anschließende Umsetzung aller Ergebnisse
- Definition des Customizings in allen Zielmodulen in Abstimmung mit den Fachbereichen
- Übernahme des bestehenden Customizings in alle Zielmodule durch die Modulverantwortlichen des AG mit Unterstützung des AN (Coachingansatz)
- Spezifische Beratung zu konkreten Fragestellungen in der systemischen Abbildung von Anforderungen und ergebnisgeschuldete Beratung hinsichtlich von Optionen der systemischen Abbildung von Anforderungen im neuen S/4 System
- Wir präferieren ausdrücklich ein Vorgehen nach der SAP Activate Methode, dieses gilt es zu unterstützen und zu berücksichtigen.
- Prüfung des derzeitigen Leistungsumfangs des bestehenden SRM-Systems. Konzeption der Ablösung mit einer geeigneten Nachfolgelösung (Empfehlung im Vorprojekt: Carve-In in den SAP S/4 MM Core mit Ausprägung des Self Service Procurements SSP) und anschließende Umsetzung
- Prüfung und Entscheidung der Weiterverwendung von SAP CS oder Wechsel zu S/4HANA Service
- Weitere bereits erkennbare Themenschwerpunkte sind: Belegsplit und new general ledger (Finanzen), die übergreifende Einführung eines zentralen Geschäftspartners (SAP Customer Vendor Integration), Ablösung Innenaufträge
- Selektion der relevanten Daten aus dem Quellsystem mit geeigneter Historie
- Transformation der relevanten Daten auf die Zielstrukturen des Zielsystems
- Überführung der Daten in das Zielsystem
- Unterstützung bei den Entwicklungsleistungen in der BTP oder OnPremise, um bestehende Programme auf S/4 zu migrieren. Mitarbeit beim Aufbau der Systeme (insbesondere des Shellsystems zur S4-Migration sowie einer Sandbox)
- Unterstützung in der Anbindung aller erforderlichen Umsystemen mit State-of the-Art-Schnittstellen (heute bereits teilweise vorhanden)
- Entwicklung passender Testkonzepte – zu den transformierten Prozessen, End to End mithilfe der Strategien des internen Testarchitekten
- Definition von Testfällen für die Datenmigration
- Entwicklung geeigneter Prüf- und Saldenlisten für die Prüfung der Vollständigkeit der jeweiligen Migrationen (Test- und Produktivmigration) und Unterstützung bei der Abarbeitung dieser Listen
- Mitwirkung bei der Durchführung der erforderlichen Testfälle und zum Teil Realisierung von Testfällen mit nachfolgender Abnahme.
- Mitwirkung bei der Erstellung eines geeigneten CutoverPlans und Unterstützung bei der Durchführung
Optional:
- Prüfung und ggf. Einführung des von der SAP vorhandenen Modul-Prozesscontents mit Hilfe von SAP Signavio für strukturiertere und standardisiertere Prozesse durch neue geeignete KPIs
- Einführung von SAP S/4HANA Group Reporting
- Einführung von SAP Vertrags- und Mietverwaltung
- S/4HANA Service (falls im Projekt die Entscheidung für eine Ablösung von SAP CS getroffen wird)
Darstellung des Unternehmens mit folgenden Angaben:
- Firmenprofil
- Unternehmensgröße (Sitz, Niederlassungen, …)
- Personalbestand insgesamt
- Geschäftsstruktur
- vollständige und detaillierte Eignerstruktur der gesamten Unternehmens- / Konzerngesellschaft
Nachweis über den Eintrag in einer Handwerksrolle (Kopie nicht älter als 6 Monate, Kopie) ein Berufsregister oder das Register einer Industrie- und Handelskammer oder eines Registers einer Institution/Einrichtung/Behörde jeweils nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieteransässig ist.
Bestätigung in Form einer Eigenerklärung auf einem Formblatt (zum Download verfügbar auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“), dass kein Ausschlussgrund entsprechend § 123 Abs. 1 und 4 GWB vorliegt. Alternativ zur Eigenerklärung auf dem Formblatt kann der Bewerber zum Nachweis entsprechend § 123 Abs. 1 GWB einen Bundeszentralregisterauszug (Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 GewO; Führungszeugnis ist nicht ausreichend!) bzw. mehrere Bundeszentralregisterauszüge der Personen, die zur Geschäftsführung berufen sind oder Handlungsvollmacht besitzen einreichen. Der Stichtag der Bundeszentralregisterauszüge darf zum Zeitpunkt desT eilnahmeantrages nicht länger als 3 Monate zurückliegen. Der Nachweis entsprechend § 123 Abs. 4 GWB ist in diesem Fall separat zu erbringen. Ausländische Unternehmen haben ggf. vergleichbare Nachweise ihres Herkunftslandes indeutscher Sprache oder beglaubigter Übersetzung abzugeben bzw. die Eigenerklärung in Bezug auf ausländische den in§ 123 Abs. 1 GWB vergleichbare Strafnormen abzugeben.

Eligibility requirements: Darstellung des Unternehmens mit folgenden Angaben:
- Firmenprofil
- Unternehmensgröße (Sitz, Niederlassungen, …)
- Personalbestand insgesamt
- Geschäftsstruktur
- vollständige und detaillierte Eignerstruktur der gesamten Unternehmens- / Konzerngesellschaft
Nachweis über den Eintrag in einer Handwerksrolle (Kopie nicht älter als 6 Monate, Kopie) ein Berufsregister oder das Register einer Industrie- und Handelskammer oder eines Registers einer Institution/Einrichtung/Behörde jeweils nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieteransässig ist.
Bestätigung in Form einer Eigenerklärung auf einem Formblatt (zum Download verfügbar auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“), dass kein Ausschlussgrund entsprechend § 123 Abs. 1 und 4 GWB vorliegt. Alternativ zur Eigenerklärung auf dem Formblatt kann der Bewerber zum Nachweis entsprechend § 123 Abs. 1 GWB einen Bundeszentralregisterauszug (Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 GewO; Führungszeugnis ist nicht ausreichend!) bzw. mehrere Bundeszentralregisterauszüge der Personen, die zur Geschäftsführung berufen sind oder Handlungsvollmacht besitzen einreichen. Der Stichtag der Bundeszentralregisterauszüge darf zum Zeitpunkt desT eilnahmeantrages nicht länger als 3 Monate zurückliegen. Der Nachweis entsprechend § 123 Abs. 4 GWB ist in diesem Fall separat zu erbringen. Ausländische Unternehmen haben ggf. vergleichbare Nachweise ihres Herkunftslandes indeutscher Sprache oder beglaubigter Übersetzung abzugeben bzw. die Eigenerklärung in Bezug auf ausländische den in§ 123 Abs. 1 GWB vergleichbare Strafnormen abzugeben.
Bestätigung in Form einer Eigenerklärung auf einem Formblatt (zum Download verfügbar auf der-Vergabeplattform „subreport ELViS“), dass:
- das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegengeltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, 
- das Unternehmen die Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) einhält (sofern die Leistungserbringung innerhalb Deutschlands erfolgt bzw. das Unternehmen in Deutschland ansässig ist), 
- das Unternehmen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß erfüllt hat,
- das Unternehmen die Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge zur Berufsgenossenschaft und gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,
- das Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, sich das Unternehmen nicht im Verfahrender Liquidation befindet oder seine Tätigkeiteingestellt hat,
- das Unternehmen oder eine Person, deren Verhalten nach § 123 Abs. 3 GWB dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Erklärung auf einem Formblatt (zum Download verfügbar auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“),gemäß Verordnung (EU) 2022/576.
Erläutern Sie anhand von Referenzen (Sie finden dazu ein mögliches Vorlage-Muster zur Einreichung einer Referenz zum Download verfügbar auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“) Ihre umfassende Praxiserfahrung in der Umsetzung einer Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA  (mit mindestens 5 ausgeprägten Modulen, z.B. MM, FI, CO, PM, SD, QM, PS,...) und größer 500 aktiven Anwendern auf dem Quellsystem. Es werden maximal drei (3) Referenzen gewertet. Sollten mehr Referenzen benannt werden, so erfolgt eine Wertung der ersten drei (3) benannten (nach Reihenfolge). Es werden nur Referenzen mit einer erfolgreich abgeschlossenen Migration von SAP R/3 nach SAP S/4HANA on Premise im deutschsprachigen Raum gewertet. Bevorzugt sind Referenzen im Bereich Energieversorgung zu nennen. 

Zusätzlich positiv wirken sich alle Referenzen aus, bei denen ein zusätzliches SAP SRM-System migriert wurde, bevorzugt als Rückführung in den S/4-Kern. 

Umfassende Praxiserfahrung im prozessorientierten Customizing in den SAP-Modulen  (MM, FI, CO, PM, SD, QM, PS,…. max 7 Module)

Umfassende Praxiserfahrung in der selektiven Datenübernahme einer S/4-Migration. Referenzen mit sehr komplexen, besonderen Migrationsmaßnahmen wie Carve-In oder Carve-Out. Referenzen mit einer Vielzahl externer Schnittstellen (> 20).

Beschreiben Sie Ihre Erfahrung und KnowHow beim zentralen Geschäftspartner und Fiori.

Beschreiben Sie Ihre Erfahrung mit SAP Activate und SAP BTP.

Beschreiben Sie Ihre Erfahrung und KnowHow mit SAP Signavio und SAP ILM (DSGVO).

Die detaillierte Erläuterung zur Bepunktung entnehmen Sie bitte dem Dokument "Bewertung Teilnahmewettbewerb".
Erklärung auf einem Formblatt (zum Download verfügbar auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“), über den Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für vergleichbare Leistungen, Ausländische Unternehmen haben, sofern möglich, vergleichbare Nachweise ihres Herkunftslandes in deutscher Sprache oder beglaubigter Übersetzung abzugeben.

Die detaillierte Erläuterung zur Bepunktung entnehmen Sie bitte dem Dokument "Bewertung Teilnahmewettbewerb".