Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-06
Buyer: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 48900000 | 72222300: Information technology services
Submission deadline: 2025-09-09
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Die Auftraggeberin beabsichtigt, eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zu beschaffen und über einen Zeitraum von drei Jahren mit der Option auf eine einjährige Verlängerung zu betreiben. Ziel ist die automatisierte und regelkonforme Prüfung persönlicher und geschäftlicher Daten von Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern nach dem Know-Your-Customer-Prinzip (KYC). Dadurch soll sichergestellt werden, dass sämtliche Prüfprozesse den regulatorischen Anforderungen entsprechen und zur wirksamen Prävention von Geldwäsche, Wirtschaftskriminalität und Terrorismusfinanzierung beitragen.
Die Prüfungen sollen sowohl regelmäßig als auch anlassbezogen erfolgen, um eine lückenlose Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere des Geldwäschegesetzes (GwG), sicherzustellen. Derzeit geht der Auftraggeber von einem Prüfvolumen von etwa 1.000 Vorgängen pro Jahr aus. Aufgrund erwarteter Entwicklungen wird innerhalb der nächsten fünf Jahre eine Verdopplung dieser Anzahl prognostiziert.
Die zu implementierende Lösung muss eine hohe Skalierbarkeit aufweisen, umsteigende Anforderungen effizient abdecken zu können. Darüber hinaus sind Datenschutz und IT-Sicherheit zentrale Anforderungen. Die Lösung muss mit den bestehenden IT-Systemen des Auftraggebers kompatibel sein und eine reibungslose Integration in die vorhandenen Geschäftsprozesse ermöglichen.
Zusätzlich werden umfassende Audit- und Reporting-Funktionalitäten benötigt, um die Erfüllung der regulatorischen Nachweispflichten sicherzustellen. Die Implementierung der SaaS-Lösung erfolgt in enger Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen, um eine effiziente, rechtskonforme und benutzerfreundliche Nutzung über die gesamte Vertragslaufzeit zu gewährleisten.
Die Software muss zur Evaluierung der Barrierefreiheit vorgestellt werden, wobei eine erfolgreiche Prüfung durch die BIM eine zwingende Voraussetzung für die Abnahme ist.
Unabhängig von der Barrierefreiheit der Software wird ein technisches Aufklärungsgespräch stattfinden, indem die Software dem von der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH ausgewählten Gremium vorgeführt wird. Während der Vorstellung soll exemplarisch ein Prüfbericht zur „STRABAG SE“ erstellt werden. Das technische Aufklärungsgespräch dient zur Bewertung der im Angebot enthaltenen Software gem. Punkt 2.3 „Vorstellung Software“ der Bewertungsmatrix. Das technische Aufklärungsgespräch stellt kein Verhandlungsgespräch gem. § 17 Abs. 10 VgV dar. Die Vorstellung wird ca. 2-3 Wochen nach dem Eröffungstermin stattfinden. Die Bieter werden hierzu per E-Mail informiert. Der exemplarische Prüfbericht  zur „STRABAG SE“ ist bereits zur Angebotsabgabe dem Angebot beizufügen.
Die Berliner Immobilienmanagement GmbH behält sich gem. § 17 Abs. 11 VgV vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.
Die Auftraggeberin plant den Abschluss eines EVB-IT Cloud-Vertrags mit einer Laufzeit von drei Jahren sowie der Option auf eine einjährige Verlängerung. Im Rahmen dieses Vertrags sollen zunächst fünf Nutzerzugänge eingerichtet werden. Die BIM behält sich jedoch das Recht vor, während der Vertragslaufzeit zusätzliche Nutzerzugänge zu benötigen, weshalb der Anbieter diese optional bereitstellen muss.
Nachweis fachlicher Eignung anhand von projektvergleichbaren Referenzen des Unternehmens. Es muss mindestens eine projektvergleichbare Referenz vorliegen, die alle unten genannten Inhalte/Anforderungen erfüllt, um wertbar zu sein.
Eine Referenz ist projektvergleichbar, wenn mit ihr alle nachfolgend aufgeführten Inhalte/Anforderungen erfüllt werden:

a) Leistungsinhalt und -umfang der Referenz ist im Bereich Know Your Customer (KYC) vergleichbar;
b) die Leistungen der Referenz müssen im Zeitraum von 2020 bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe erbracht worden sein
c) die bisherige Leistungserbringung der Referenz beträgt bereits mindestens 6 Monate bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe
d) Zudem muss sich mindestens eine Referenz auf einen Auftragswert von mindestens 250.000,00 € netto beziehen.
Der durchschnittliche Konzern-/Gesamtjahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 500.000,00 € betragen.

*Hinweis: Angaben für 2021 nur, wenn das Geschäftsjahr 2024 noch nicht  abgeschlossen ist, ansonsten Angaben für 2022 - 2024
Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung gemäß der folgender Bedingungen: 
1.) dass ich/ wir über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis verfüge/n bzw. im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abschließen werde/n:
­ 5.000.000 € Pauschal für Personenschäden (2 fach maximiert p.a.)
­ 500.000 € für Vermögensschäden (2 fach maximiert p.a.)
2.) dass ich/ wir diese Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit vorhalten werde und 
3.) dass ich/ wir das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 14 Tage nach Zuschlagserteiung unaufgefordert nachweisen werden.
Rechtsverbindliche Erklärung, dass die eingesetzte System- und Projektsprache zwingend deutsch ist.

Eligibility requirements: Nachweis fachlicher Eignung anhand von projektvergleichbaren Referenzen des Unternehmens. Es muss mindestens eine projektvergleichbare Referenz vorliegen, die alle unten genannten Inhalte/Anforderungen erfüllt, um wertbar zu sein.
Eine Referenz ist projektvergleichbar, wenn mit ihr alle nachfolgend aufgeführten Inhalte/Anforderungen erfüllt werden:

a) Leistungsinhalt und -umfang der Referenz ist im Bereich Know Your Customer (KYC) vergleichbar;
b) die Leistungen der Referenz müssen im Zeitraum von 2020 bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe erbracht worden sein
c) die bisherige Leistungserbringung der Referenz beträgt bereits mindestens 6 Monate bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe
d) Zudem muss sich mindestens eine Referenz auf einen Auftragswert von mindestens 250.000,00 € netto beziehen.
Der durchschnittliche Konzern-/Gesamtjahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 500.000,00 € betragen.

*Hinweis: Angaben für 2021 nur, wenn das Geschäftsjahr 2024 noch nicht  abgeschlossen ist, ansonsten Angaben für 2022 - 2024
Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung gemäß der folgender Bedingungen: 
1.) dass ich/ wir über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis verfüge/n bzw. im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abschließen werde/n:
­ 5.000.000 € Pauschal für Personenschäden (2 fach maximiert p.a.)
­ 500.000 € für Vermögensschäden (2 fach maximiert p.a.)
2.) dass ich/ wir diese Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit vorhalten werde und 
3.) dass ich/ wir das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 14 Tage nach Zuschlagserteiung unaufgefordert nachweisen werden.
Rechtsverbindliche Erklärung, dass die eingesetzte System- und Projektsprache zwingend deutsch ist.
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Gesamtangebotspreis in Euro brutto für mindestens 
fünf (5) Nutzerzugänge
Struktur und Übersichtlichkeit des Prüfberichtes zum Unternehmen "STRABAG SE"
Richtigkeit und Vollständigkeit der enthaltenen Informationen des Prüfberichts zum Unternehmen "STRABAG SE"
Die Benutzerfreundlichkeit, das Handling, die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten sowie die Funktionalität der Software in Bezug auf die Abbildung relevanter Geschäftsprozesse und der im Leistungsverzeichnis definierten Anforderungen werden im Rahmen einer technischen Präsentation bewertet.
Berücksichtigung von Kriterien des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes  bei der Bewertung der Vertragspartner:innen. Die Bewertung erfolgt anhand von Länder- oder Branchenindizes bzw. einem kombinierten Länder-/Branchenindex. Dieser ermöglicht eine Bewertung der Lieferant:innen im Hinblick auf die im LkSG genannten 13 Risikofelder. Zusätzliche können Risikoeinblicke durch Erfassung von öffentlichen Nachhaltigkeitsinformationen von Lieferanten (bspw. Nachhaltigkeitsberichte, Zertifikate und deren Gültigkeit, etc.) erfolgen.

Winner: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH