Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-13
Buyer: Länsirannikon Työterveys Oy
Country: FI
Region: FI1C1
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48812000: Financial information systems | 79210000 | 79211110 | 79631000
Estimated value: 250000 EUR
Submission deadline: 2025-01-22
Award criteria: price

Technical requirements: Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa
Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa
Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa
Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Eligibility requirements: Alla kuvattu palvelun tuottamiseen liittyvät vähimmäisvaatimukset

Tarjoajan nimeämillä palkkahallinnon asiantuntijoilla (päävastuullinen palkanlaskija ja tämän varahenkilö) on vähintään liiketalouden perustutkinto (merkonomi), Opetushallituksen määräyksissä ja ohjeissa 2012:5 tarkoitettu liiketoiminnan ammattitutkinto, taloushallinnon osaamisala tai taloushallinnon ammattitutkinto palkanlaskijan osaamisalalta taikka muu vastaavan pätevyyden antava koulutus sekä valmistumisen jälkeiseltä ajalta hankittu vähintään viiden (5) vuoden työkokemus palkanlaskentaan liittyvistä työtehtävistä. Tämän lisäksi heillä on erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito sekä hyvä suullinen ja kirjallinen englanninkielen taito.

Tarjoukseen tulee liittää seuraavat tiedot: 
-Päävastuullisten ja varahenkilöiden nimet.
-Lyhyt selvitys vastuuhenkilöiden kokemuksesta ja koulutuksesta (tutkinnot, tutkintojen suoritusvuodet, oppilaitokset, työnantajat ja työsuhteiden kestot eriteltynä) 
-Kuvaus vastuuhenkilöiden kielitaidosta; vaaditaan erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito

Päävastuullisen palkanlaskijan vähimmäisvaatimukset:
Päävastuullisella palkanlaskijalla tulee olla hankinnan kohteeseen nähden riittävästi kokemusta vastaavan tehtävän hoitamisesta. Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi (1) päävastuullista palkanlaskijaa koskeva referenssitoimeksianto, joka täyttää seuraavat referenssivaatimukselle asetetut kriteerit:
-kokemusta työaikalain ja työehtosopimuksen (KVTES hoitoala/SOTE-sopimus/AvaintaTES) tulkinnasta;
- kokemusta tuntityöläisten, osa-aikaisten, määräaikaisten sekä vakituisten työntekijöiden palkanlaskennasta;
- kokemusta työtuntikirjausten käsittelystä

Tarjoaja voi täyttää referenssivaatimuksille asetetut kriteerit yhdellä tai useammalla referenssitoimeksiannolla, joissa päävastuullinen palkanlaskija on toiminut päävastuullisena palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Tarjoaja voi ilmoittaa enimmillään kolme (3) referenssitoimeksiantoa. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 kuukautta. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että hyväksyttävänä referenssinä ei pidetä tarjoajayrityksen referenssiä, jollei kyseessä ole päävastuullisen palkanlaskijan vastuulla ollut toimeksianto. Tässä kohdassa ilmoitettu referenssi voi olla sama, kuin kohdassa PÄÄVASTUULLISEN PALKANLASKIJAN SAAMA ASIAKASPALAUTE ilmoitettu referenssiasiakkaan toimeksianto.

Ilmoita seuraavat tiedot referensseistä: 
- Asiakas, jolle palvelu on toimitettu
- Asiakkaan yhteyshenkilö (nimi, puhelinnumero ja sähköposti)
- Kuvaus tuotetusta palvelusta (kuvauksesta on käytävä selvästi ilmi, mitkä referenssivaatimuksille asetettavat kriteerit referenssitoimeksianto täyttää)
- Palvelun suoritusajankohta (huom. oltava viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta)

Päävastuullisista vastuuhenkilöstä tulee lisäksi toimittaa liitteenä 3 A  oleva asiakaspalautelomake. Päävastuullisen palkanlaskijan on tullut toimia kyseisen referenssiasiakkaan vastaavana palkanlaskijana vähintään 12 kuukauden ajan palautteenantohetkellä. Varahenkilöstä ei täytetä asiakaspalautelomaketta. 

Asiakaspalautelomakkeessa on yhteensä kolme (3) kohtaa, johon jokaiseen asiakaspalautteen antaja antaa arvosanan asteikolla 1-5. Mahdollisia sanallisia arviointeja ei huomioida. Päävastuullisten henkilöiden saamista arvosanoista lasketaan keskiarvo. Mikäli päävastuullinen henkilö ei saa vähintään 3,10 keskiarvoksi, ei hän täytä tilaajan vähimmäisvaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että referenssiasiakas täyttää asiakaspalautelomakkeen, jotta tarjoaja voi toimittaa lomakkeen tarjouksen jättämiselle varatun määräajan puitteissa. Tilaaja voi olla yhteydessä referenssiasiakkaaseen.
Osion palveluiden hintaliitteellä 48 kuukauden hankinta-ajalle yhteenlaskettu hinta
Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava tilitoimistotyyppinen palkkahallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Länsirannikon Työterveys Oy:llä on käytössä Visman Saima ja Tiima -järjestelmät, joissa ylläpidetään henkilöstöön liittyviä tietoja. Palveluntuottaja saa tiedot Saima ja Tiima järjestelmien tiedot käyttöönsä ja voi toteuttaa sähköisen rajapinnan järjestelmien ja käyttämänsä palkanlaskennan järjestelmän väliin. Tämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönoton ohjaus ja koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.
Alla kuvattu palvelun tuottamiseen liittyvät vähimmäisvaatimukset

Tarjoajan nimeämillä kirjanpidon asiantuntijoilla (päävastuullinen kirjanpitäjä ja tämän varahenkilö) on vähintään liiketalouden perustutkinto (merkonomi), taloushallinnon alalta. Tutkinnon suorittamisen jälkeiseltä ajalta edellytetään vähintään kolmen (3) vuoden työkokemusta kirjanpidosta. Tämän lisäksi heillä on erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito sekä kyky palvella englanninkielellä. 
Tarjoukseen tulee liittää seuraavat tiedot: 
-Päävastuullisten ja varahenkilöiden nimet. 
-Lyhyt selvitys vastuuhenkilöiden kokemuksesta ja koulutuksesta (tutkinnot, tutkintojen suoritusvuodet, oppilaitokset, työnantajat ja työsuhteiden kestot eriteltynä) 
-Kuvaus vastuuhenkilöiden kielitaidosta; vaaditaan erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito

Päävastuullisella kirjanpitäjällä tulee olla hankinnan kohteeseen nähden riittävästi kokemusta vastaavan tehtävän hoitamisesta. 

Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi (1) päävastuullista kirjanpitäjää koskettava referenssitoimeksianto, joka täyttää seuraavat referenssivaatimukselle asetetut kriteerit:
-referenssitoimeksianto on sisältänyt kirjanpitoa ja kirjanpidon raportointia Tilaajalle kuukausittain;
-referenssitoimeksiannossa on useita (min 3) kustannuspaikkoja/projekteja (tai muita laskentatunnisteita);

Tarjoaja voi täyttää referenssivaatimuksille asetetut kriteerit yhdellä tai useammalla referenssitoimeksiannolla, joissa päävastuullinen kirjanpitäjä on toiminut päävastuullisena palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Tarjoaja voi ilmoittaa enimmillään kolme (3) referenssitoimeksiantoa. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 kuukautta. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että hyväksyttävänä referenssinä ei pidetä tarjoajayrityksen referenssiä, jollei kyseessä ole päävastuullisen kirjanpitäjän vastuulla ollut toimeksianto. Tässä kohdassa ilmoitettu referenssi voi olla sama, kuin kohdassa PÄÄVASTUULLISEN KIRJANPITÄJÄN SAAMA ASIAKASPALAUTE ilmoitettu referenssiasiakkaan toimeksianto. 

Ilmoita referenssistä tai referensseistä pyydetyt tiedot lataamalla vapaamuotoinen selvitys osana tarjousta. Ilmoita seuraavat tiedot referensseistä: 
- Asiakas, jolle palvelu on toimitettu
- Asiakkaan yhteyshenkilö (nimi, puhelinnumero ja sähköposti)
- Kuvaus tuotetusta palvelusta (kuvauksesta on käytävä selvästi ilmi, mitkä referenssivaatimuksille asetettavat kriteerit referenssitoimeksianto täyttää)
- Palvelun suoritusajankohta (huom. oltava viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta)

Päävastuullisista vastuuhenkilöstä tulee lisäksi toimittaa liitteenä 3 B oleva asiakaspalaute -lomake. Päävastuullisen kirjanpitäjän on tullut toimia kyseisen referenssiasiakkaan vastaavana kirjanpitäjänä/palkanlaskijana vähintään 12 kuukauden ajan palautteenantohetkellä. Varahenkilöstä ei täytetä asiakaspalautelomaketta. 

Asiakaspalautelomakkeessa on yhteensä kolme (3) kohtaa, johon jokaiseen asiakaspalautteen antaja antaa arvosanan asteikolla 1-5. Mahdollisia sanallisia arviointeja ei huomioida. Päävastuullisten henkilöiden saamista arvosanoista lasketaan keskiarvo. Mikäli päävastuullinen henkilö ei saa vähintään 3,10 keskiarvoksi, ei hän täytä tilaajan vähimmäisvaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että referenssiasiakas täyttää asiakaspalautelomakkeen, jotta tarjoaja voi toimittaa lomakkeen tarjouksen jättämiselle varatun määräajan puitteissa. Tilaaja voi olla yhteydessä referenssiasiakkaaseen.
Hintaliitteellä ilmoitettujen osion palveluiden 48 kuukauden hankintakaudelle laskettu kokonaishinta
Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava taloushallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt kirjanpidon prosessit kokonaisuudessaan. Yhtiön taloushallinto on tuotettu tilitoimiston tarjoamalla eFina ohjelmistolla. Yhtiö edellyttää, että palvelut tuotetaan jollain yhteiskäyttöisellä (palveluntuottaja ja yhtiö käyttävät samaa järjestelmää) kaupallisella järjestelmällä myös jatkossa. Mahdollisia järjestelmiä ovat eFinan lisäksi esim. Netvisor ja Procountor. Tämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönoton ohjaus ja koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.
Alla kuvattu palvelun tuottamiseen liittyvät vähimmäisvaatimukset

Tarjoajan nimeämillä palkkahallinnon asiantuntijoilla (päävastuullinen palkanlaskija ja tämän varahenkilö) on vähintään liiketalouden perustutkinto (merkonomi), Opetushallituksen määräyksissä ja ohjeissa 2012:5 tarkoitettu liiketoiminnan ammattitutkinto, taloushallinnon osaamisala tai taloushallinnon ammattitutkinto palkanlaskijan osaamisalalta taikka muu vastaavan pätevyyden antava koulutus sekä valmistumisen jälkeiseltä ajalta hankittu vähintään viiden (5) vuoden työkokemus palkanlaskentaan liittyvistä työtehtävistä. Tämän lisäksi heillä on erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito sekä hyvä suullinen ja kirjallinen englanninkielen taito.

Tarjoajan nimeämillä kirjanpidon asiantuntijoilla (päävastuullinen kirjanpitäjä ja tämän varahenkilö) on vähintään liiketalouden perustutkinto (merkonomi), taloushallinnon alalta. Tutkinnon suorittamisen jälkeiseltä ajalta edellytetään vähintään kolmen (3) vuoden työkokemusta kirjanpidosta. Tämän lisäksi heillä on erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito sekä kyky palvella englanninkielellä.

Tarjoukseen tulee liittää seuraavat tiedot: 

-Päävastuullisten ja varahenkilöiden nimet. 
-Lyhyt selvitys vastuuhenkilöiden kokemuksesta ja koulutuksesta (tutkinnot, tutkintojen suoritusvuodet, oppilaitokset, työnantajat ja työsuhteiden kestot eriteltynä) 
-Kuvaus vastuuhenkilöiden kielitaidosta; vaaditaan erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito

Päävastuullisen palkanlaskijan vähimmäisvaatimukset: 
Päävastuullisella palkanlaskijalla tulee olla hankinnan kohteeseen nähden riittävästi kokemusta vastaavan tehtävän hoitamisesta. Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi (1) päävastuullista palkanlaskijaa koskeva referenssitoimeksianto, joka täyttää seuraavat referenssivaatimukselle asetetut kriteerit:

- kokemusta työaikalain ja työehtosopimuksen (KVTES hoitoala/SOTE-sopimus/AvaintaTES) tulkinnasta;
- kokemusta tuntityöläisten, osa-aikaisten, määräaikaisten sekä vakituisten työntekijöiden palkanlaskennasta;
- kokemusta työtuntikirjausten käsittelystä.

Tarjoaja voi täyttää referenssivaatimuksille asetetut kriteerit yhdellä tai useammalla referenssitoimeksiannolla, joissa päävastuullinen palkanlaskija on toiminut päävastuullisena palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Tarjoaja voi ilmoittaa enimmillään kolme (3) referenssitoimeksiantoa. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 kuukautta. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että hyväksyttävänä referenssinä ei pidetä tarjoajayrityksen referenssiä, jollei kyseessä ole päävastuullisen palkanlaskijan vastuulla ollut toimeksianto. Tässä kohdassa ilmoitettu referenssi voi olla sama, kuin edellä kohdassa PÄÄVASTUULLISEN PALKANLASKIJAN SAAMA ASIAKASPALAUTE ilmoitettu referenssiasiakkaan toimeksianto.

Päävastuullisella kirjanpitäjällä tulee olla hankinnan kohteeseen nähden riittävästi kokemusta vastaavan tehtävän hoitamisesta. Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi (1) päävastuullista kirjanpitäjää koskettava referenssitoimeksianto, joka täyttää seuraavat referenssivaatimukselle asetetut kriteerit:
- referenssitoimeksianto on sisältänyt kirjanpitoa ja kirjanpidon raportointia Tilaajalle kuukausittain;
- referenssitoimeksiannossa on useita (min 3) kustannuspaikkoja/projekteja (tai muita laskentatunnisteita);

Tarjoaja voi täyttää referenssivaatimuksille asetetut kriteerit yhdellä tai useammalla referenssitoimeksiannolla, joissa päävastuullinen kirjanpitäjä on toiminut päävastuullisena palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Tarjoaja voi ilmoittaa enimmillään kolme (3) referenssitoimeksiantoa. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 kuukautta. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että hyväksyttävänä referenssinä ei pidetä tarjoajayrityksen referenssiä, jollei kyseessä ole päävastuullisen kirjanpitäjän vastuulla ollut toimeksianto. Tässä kohdassa ilmoitettu referenssi voi olla sama, kuin kohdassa PÄÄVASTUULLISEN KIRJANPITÄJÄN SAAMA ASIAKASPALAUTE ilmoitettu referenssiasiakkaan toimeksianto.

Ilmoita referenssistä tai referensseistä pyydetyt tiedot lataamalla vapaamuotoinen selvitys osana tarjousta. Ilmoita seuraavat tiedot referensseistä: 
- Asiakas, jolle palvelu on toimitettu
- Asiakkaan yhteyshenkilö (nimi, puhelinnumero ja sähköposti)
- Kuvaus tuotetusta palvelusta (kuvauksesta on käytävä selvästi ilmi, mitkä referenssivaatimuksille asetettavat kriteerit referenssitoimeksianto täyttää)
- Palvelun suoritusajankohta (huom. oltava viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta)

Päävastuullisista vastuuhenkilöstä tulee lisäksi toimittaa liitteenä 3 A ja B olevat asiakaspalaute lomakkeet. 

Päävastuullisen kirjanpitäjän ja palkanlaskijan on tullut toimia kyseisen referenssiasiakkaan vastaavana kirjanpitäjänä/palkanlaskijana vähintään 12 kuukauden ajan palautteenantohetkellä. Varahenkilöstä ei täytetä asiakaspalautelomaketta. Asiakaspalautelomakkeessa on yhteensä kolme (3) kohtaa, johon jokaiseen asiakaspalautteen antaja antaa arvosanan asteikolla 1-5. Mahdollisia sanallisia arviointeja ei huomioida. Päävastuullisten henkilöiden saamista arvosanoista lasketaan keskiarvo. Mikäli päävastuullinen henkilö ei saa vähintään 3,10 keskiarvoksi, ei hän täytä tilaajan vähimmäisvaatimuksia. 

Tarjoaja vastaa siitä, että referenssiasiakas täyttää asiakaspalautelomakkeen, jotta tarjoaja voi toimittaa lomakkeen tarjouksen jättämiselle varatun määräajan puitteissa. Tilaaja voi olla yhteydessä referenssiasiakkaaseen.