Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-10-01
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Country: DE
Region: DE91C
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2032-08-31
Award criteria: cost

Technical requirements: Zugang der MPG zu und Betrieb einer Plattform für
eProcurement inkl. Dienstleistungen in Zusammenhang mit
vergaberechtskonformen Beschaffungen (MPG digitaler
Marktplatz)
Die MPG hat laufend Bedarf an verschiedensten Liefer- und
Dienstleistungen ("Produkte") für die Institute und die
Generalverwaltung. Die Bandbreite und Vielfalt an benötigten
Produkten ist sehr groß, wobei im Gegensatz zum
Industriebedarf meist keine großen Mengen benötigt werden;
es wird also eher "von ganz viel ganz wenig" beschafft. Die
MPG ist durch ihre Bewirtschaftungsgrundsätze an gewisse
vergaberechtliche Vorgaben bei der Beschaffung gebunden.
Die MPG will sich einer Online-Plattform bedienen, auf der
Beschaffungsvorgänge und Vergabeverfahren bis zu gewissen
Auftragswert-Schwellenwerten digital und größtenteils
automatisiert durchgeführt werden können ("MPG-digitaler
Marktplatz"). Dabei müssen die technischen Lösungen stets die
Vorgaben aus dem Vergaberecht und den BewGr-MPG
beachten. Auf dem MPG-digitalen Marktplatz sollen registrierte
Anbieter von Liefer- und Dienstleistungen ("Produktanbieter")
agieren, deren Eignung vorab und dann regelmäßig kontrolliert
wird. Die Produktanbieter stellen ihre Produkte im MPGdigitalen
Marktplatz zur Verfügung, sodass sich die MPGMitarbeitenden
über eine funktionale Suchfunktion geeignete
Produkte mit tagesaktuellen Preisen im Wettbewerb anzeigen
lassen und auswählen können.
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit
dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, welcher der
MPG den Zugang zu einer Online-Plattform mit registrierten
Produktanbietern zwecks Durchführung von elektronischen
Vergleichswettbewerben mit Auswahl und Dokumentation zur
Verfügung stellt sowie die Plattform betreibt und diverse
Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Durchführung von
Vergabeverfahren und Beschaffungen er- bringt. Der
Leistungsumfang setzt sich insbesondere aus folgenden
Leistungskomponenten zusammen:
- Zugang der MPG zu einer Online-Plattform, auf der
Beschaffungsvorgänge und Vergabe- verfahren durchgeführt
werden können (MPG-digitaler Marktplatz)
- Bereitstellen von Produktkatalogen
- Bereitschaft, für alle späteren Beschaffungen über den MPGdigitalen
Marktplatz als Verkäufer (unter Zugrundelegung
einheitlicher AGBs) zu agieren
- Anschluss des MPG-Marktplatzes an das bestehende
eProcurement-System der MPG über eine OCI-Schnittstelle
- Auf dem MPG-digitalen Marktplatz:
- Suchfunktion zur digitalen Einholung von Angeboten auf Basis
funktionaler Bedarfskriterien
- Anzeige der Ergebnisse der Suche als Angebote auf konkrete
Bedarfe
- Dokumentation der Auswahlentscheidung
- Übergabe der Auswahl an das eProcurement-System der
MPG als Inhalt eines Einkaufswagens
- Preisgarantie für mind. 7 Werktage
- Dokumentation und Speicherung der Verfahrensschritte
- Betrieb, Wartung und Support des MPG-digitalen Marktplatzes
- Support der MPG-digitalen Marktplatz-Nutzende
- Prüfung sowie Kontrolle einer Präqualifizierung/Eignung der
Anbieter sowie Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften auf
dem MPG-digitalen Marktplatz
- Management der Registrierung der Produktanbieter auf dem
MPG-Marktplatz (Anlage, Änderung, Löschung von Nutzenden)
- Entgegennahme aller elektronischen Bestellungen auf Basis
einer Bestellübermittlung via Business-Connector-Anbindung
nach MPG-internem Genehmigungsworkflow für alle
Leistungen, die über den Marktplatz angeboten werden
- Abwicklung der Bestellungen unter eigenem Namen, zu
einheitlichen von der MPG vorgegebenen AGBs bis hin zur
Rechnungsstellung durch den AN sowie single point of contact
in Bezug auf Reklamationen und Rücksendungen im
Beanstandungsfall.
Zunächst soll der MPG-digitale Marktplatz nur
Beschaffungsvorgänge bis zu einem Auftragswert von 30.000 €
sowie in vergaberechtlichen Ausnahmefällen auch oberhalb
dieses Wertes ermöglichen. Perspektivisch sollen auch
umfangreichere Beschaffungen und formellere
Vergabeverfahren über den bzw. mit Hilfe des MPG-digitalen
Marktplatz und dem hier gesuchten Dienstleister abgewickelt
werden, soweit und wenn dies mit den gesetzlichen und der
MPG als öffentlichem AG auferlegten Vorgaben im Einklang
gestaltet werden kann. Diese perspektivische Gestaltung ist
ausdrücklich auch Gegenstand des unter dieser Vergabe
zustande kommenden Vertrages. Zugleich beinhaltet dieser zu
vergebende Vertrag auch die Abbildung von Rahmenverträgen,
die die MPG bereits geschlossen hat oder in Zukunft schließen
wird, sofern hierfür der AG einen Mehrwert für seine Prozesse
erkennt. In diesen Fällen gibt der AG die Marktteilnehmer für
das jeweilige Produktsegment vor.
Kreditor der einzelnen Beschaffungen über den MPGMarktplatz
wird stets der hier gesuchte AN sein - es kommt
keine Geschäftsbeziehung zwischen dem jeweiligen
Produktanbieter und dem AG zustande.
Die über den digitalen Marktplatz abzuwickelnden Umsätze
hängen maßgeblich von der Breite und Tiefe des
Produktangebotes ab. Ohne Anspruch auf Realisierung wird
der eventuelle Bestellwert pro Jahr bei Beschaffungen bis
30.000 EUR Auftragswert mit durchaus erzielbaren 30 Mio.
EUR/Jahr bei vollumfänglicher Nutzung durch alle Institute
geschätzt. Dieser Wert wird sich aber erst über mehrere Jahre
an- wachsend einstellen, da ein Maßstab für die Nutzung
gemachte positive Erfahrungen sind, die sich erst nach und
nach einstellen werden. Der geschätzte Bestellwert pro Jahr bei
selektiver Abbildung von Rahmenverträgen beläuft sich
durchaus auf 100 Mio. EUR +/- X und kann sich bei
vergaberechtskonformer Weiterentwicklung der Vergaben bis
zum EU-Schwellenwert auch auf 200 Mio. EUR +/-X pro Jahr erhöhen. Diese Zahlen verstehen sich als Anhalt und ergeben
sich aus dem aktuellen Bestellvolumen der MPG über alle
Institute.


Winner: Mercateo Deutschland AG
Number of bids: 3