Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-12
Buyer: Miasto Łódź-Urząd Miasta Łodzi
Country: PL
Region: PL711
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72416000: Application service providers
Submission deadline: 2025-10-13
Award criteria: price, quality

Technical requirements: (Numeracja zgodna z SWZ)
4.1	Przedmiotem zamówienia jest odnowienie obecnie posiadanych licencji produktu Microsoft Office 365 na okres 4 lat liczonych, nie wcześniej niż od 23.11.2025 r., wraz ze świadczeniem następujących usług dla pracowników jednostek edukacyjnych Miasta Łodzi:
a) Świadczenie usług poprzez udostępnienie licencji jako subskrypcji, na oprogramowanie standardowe i standardowe usługi hostowane, które umożliwią korzystanie z wersji on-line i off-line aplikacji biurowych oraz poczty elektronicznej, na warunkach opisanych w Umowie 
i Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia dla 8 000 uprawnionych użytkowników.
b) Świadczenie usług wsparcia technicznego dla dostarczanych usług
4.2	Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ oraz w Istotnych postanowieniach umowy (Załącznik nr 6 do SWZ).
Termin wykonania zamówienia: Zamówienie należy zrealizować w terminie 4 lat od dnia zawarcia umowy nie wcześniej niż 23.11.2025 r.
40.	INFORMACJE KOŃCOWE	
40.1	Zamawiający nie przewiduje:
40.1.1.	zawarcia umowy ramowej;
40.1.2.	składania ofert wariantowych i częściowych;
40.1.3.	rozliczania w walutach obcych;
40.1.4.	aukcji elektronicznej;
40.1.5.	zwrotu kosztów udziału w postępowaniu;
40.1.6.	możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp
40.1.7.	wymogu lub możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych· lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty;
40.1.8.	Odbycia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu              u Zamawiającego.
40.2	Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji na podstawie art. 441 ustawy Pzp
Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie zwiększenia liczby uprawnionych użytkowników. Dodatkowa liczba uprawnionych użytkowników, zlecana w ramach prawa opcji, nie może przekroczyć 3 000 ponad maksymalną liczbę 
8 000 uprawnionych użytkowników.
Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie każdorazowo oświadczenia woli przez Zamawiającego o skorzystaniu z tego prawa. 
Skorzystanie z prawa opcji może nastąpić wyłącznie w okresie trwania Umowy. 
Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może skorzystać w trakcie obowiązywania Umowy. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. 
W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, zamówienie opcjonalne zostanie zrealizowane na takich samych warunkach co zamówienie podstawowe. 
Jako podstawę rozliczania realizacji przedmiotu zamówienia w ramach opcji przyjmuje się cenę jednostkową za udostępnienie subskrypcji oprogramowania standardowego 
i standardowej usługi hostowanej, podane przez Wykonawcę w załączonym do oferty formularzu cenowym. 
W przypadku odmowy wykonania przez Wykonawcę prawa opcji Zamawiający naliczy karę zgodnie z § 10 ust. 6 Istotnych Postanowień Umowy
40.3	Zamawiający przed wszczęciem postępowania nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
40.4	Zakres i warunki zmian zawartej umowy - kwestie odnoszące się do umowy są uregulowane w Istotnych postanowieniach umowy - Załącznik nr 6 do SWZ.
(Numeracja zgodna z SWZ)
39.	KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 I 14 RODO
39.1	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych 
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) uprzejmie informujemy, że: 
39.1.1.	Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, tel.: +48 (42) 638-44-44, fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl 
39.1.2.	Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych osobowych, z którymi może się Pani/Pan skontaktować poprzez 
e-mail iod@uml.lodz.pl  Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
39.1.3.	Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Łodzi.
Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 10 ogólnego rozporządzenia.
Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach.
a)	ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
b)	ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
c)	ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
d)	ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:
	przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy;
	zawarcia umowy;
	rozliczenia finansowo- księgowego
39.1.4.	Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym 
do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, 
tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności oraz internetowej platformy zakupowej – eKatalogi, będącej w gestii Urzędu Zamówień Publicznych. Dane osobowe nie będą  przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych.
39.1.5.	Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji  postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, 
a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów w tym zakresie do 25 lat.
39.1.6.	W związku z przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie przepisów prawa, posiada Pani/Pan prawo do:
a)	dostępu do treści swoich danych, na podstawie art. 15 ogólnego rozporządzenia;
b)	sprostowania danych, na podstawie art. 16 ogólnego rozporządzenia;
c)	ograniczenia przetwarzania, na podstawie art. 18 ogólnego rozporządzenia
39.1.7.	Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
39.1.8.	Gdy podanie danych osobowych wynika z przepisów prawa, jest Pani/Pan zobowiązana(y) do ich podania. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego.
39.1.9.	Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
39.2	Wykonawca, wypełniając obowiązki informacyjne wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w tym postępowaniu składa stosowne oświadczenie zawarte w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 2 do SWZ).
(Numeracja zgodna SWZ)18.4.1	Zasada oceny ofert wg kryterium – Cena oferty brutto w PLN (C)
W przypadku kryterium – Cena oferty brutto w PLN (C) - oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:
                                         Pi(C) = Cmin/Ci  x  60
gdzie:
 Pi(C)	I Ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium – cena oferty brutto w PLN
 Cmin	   Najniższa cena spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu  
Ci	   Cena oferty badanej *
*  Zgodnie z art. 225 ust. 1 ustawy Pzp, w przypadku, gdy wybór oferty prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć
(Numeracja zgodna SWZ)
18.4.2	Zasady oceny ofert wg kryterium – Termin realizacji zamówienia (T)
18.4.2.1	 Zamawiający dokona oceny w ww. kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w pkt 6 Formularza ofertowego
18.4.2.2	Zamawiający przyzna punkty w kryterium „Termin realizacji zamówienia (T)”, zgodnie z tabelą poniżej:
Termin realizacji zamówienia (T)	
- Wykonawca otrzyma 40 punktów – jeśli zadeklaruje udostępnienie subskrypcji i uruchomienie usługi hostowanej do 3 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy
- Wykonawca otrzyma 0 punktów – jeśli zadeklaruje udostępnienie subskrypcji i uruchomienie usługi hostowanej do 10 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy	
Uwaga:
W przypadku, kiedy Wykonawca w Formularzu oferty w pkt 6, nie zaznaczy żadnego 
z kwadratów lub zaznaczy więcej niż jeden kwadrat, w kryterium „TERMIN RALIZACJI ZAMÓWIENIA”, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca deklaruje udostępnienie subskrypcji i uruchomienie usługi hostowanej do 10 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy, a w kryterium tym otrzyma 0 pkt.
(Numeracja zgodna z SWZ) 
38. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY
38.1	Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 
38.2	Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 
38.3	W postępowaniu odwołanie przysługuje na: 
38.3.1 niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 
38.3.2 zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp; 
38.4	Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. 
38.5	Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać́ się̨ z jego treścią̨ przed upływem tego terminu. 
38.6	Domniemywa się̨, że Zamawiający mógł zapoznać́ się̨ z treścią̨ odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 
38.7	Odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne:
38.7.1.	10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 
38.7.2.	15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt. 38.7.1 SWZ. 
38.8	Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne. 
38.9	Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 38.7 i 38.8 SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne. 
38.10	Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 
38.10.1.	30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; 
38.10.2.	6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. 
38.11	Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym, że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym. 
38.12	Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.


Winner: Publications Office of the European Union