Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-24
Buyer: GULDBORGSUND KOMMUNE
Country: DK
Region: DK022
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72240000 | 72250000: System and support services | 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 2181580 DKK
Submission deadline: 2028-12-31
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til § 61, stk. 1 i udbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 116 af 3. februar 2025, idet Ordregiver har vurderet, at betingelserne for at anvende udbudsproceduren ”udbud med forhandling” er opfyldt.

Ordregivers vurdering er baseret på, at kontrakten indeholder krav med indbygget kompleksitet og eventuelt behov for tilpasning af allerede tilgængelige standardløsninger, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra a og b. 

Kontrakten skal omfatte forskelligartede enheder i kommunen, hvilket kan kræve tilpasning af tilbuddene til kontraktens særlige omstændigheder, hvilket indebærer at kontrakten ikke vurderes at kunne tildeles uden forudgående forhandling, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra c.
Guldborgsund kommune, Danmarks sydligste landdistriktskommune, med ca. 60.000 indbyggere på et areal på ca. 90.000 hektar som omfatter lange kyststrækninger, skove og mange landsbyer og købstæder fordelt ud over hele kommunen. I kommunen er der flere foreningshuse, 16 haller og 3 svømmehaller, samt 5 kunstgræsbaner som dagligt benyttes af vores mange foreninger, hvor der i dag er registreret ca. 285 folkeoplysende foreninger og aftenskoler, samt ca. 430 øvrige foreninger.  Guldborgsund Kommune udbyder én samlet Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud i Guldborgsund Kommune.  Guldborgsund Kommune har derfor behov for en ny digital og fuldt funktionsdygtig løsning til håndtering af kommunens foreninger, tilskudshåndtering, samt booking og håndtering af kommunens faciliteter. Den nye løsning skal sikre, at de primære brugere, som er foreningerne i kommunen, kun har én indgang ind til kommunen ift. kommunikation med kommunen om tilskud og faciliteter. Løsningen skal samtidig være nem og intuitiv at anvende for brugerne, også for ældre borgere, som udgør en stor andel af brugerne. Med en ny løsning vil Guldborgsund Kommune gøre det mere enkelt for brugerne at ansøge om tilskud jf. Folkeoplysningsloven, samt ansøge om brug af kommunens faciliteter til deres aktiviteter.  Løsningen skal samtidig være med til at gøre sagsbehandlingen mere enkel for kommunens administrative medarbejdere, f.eks. via integrationer til kommunens økonomisystem. Derudover skal løsningen også omfatte, at kommunale medarbejdere kan booke faciliteter via Outlook. Løsningen skal desuden kunne håndtere arrangementer med tilmelding, f.eks. når kommunen indbyder til temamøder, eller der udbydes aktiviteter til Aktiv Sommer for kommunens børn. En ny løsning skal samle og styre alle kommunens faciliteter i ét system, så både intern og ekstern registrering er samlet ét sted.
De af tilbudsgiver afgivne priser i indgår med den evalueringstekniske pris i evalueringen.

Beregning af point for den evalueringstekniske pris foretages ved, at delkriteriet omregnes til point ud fra en lineær model. 

Omregningen vil ske ved, at laveste evalueringstekniske pris sættes til 80 point. Prisen, der gives færrest point for, udregnes ved at tage laveste evalueringstekniske pris og tillægge 50 %. Imellem disse to priser tegnes en lige linje. De øvrige indkomne evalueringstekniske priser gives point ud fra, hvor på linjen de ligger.
Ved evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” vil Ordregiver lægge vægt på hvorvidt og i hvilket omfang, Tilbudsgiver opfylder Ordregivers evalueringskrav.

Underkriteriet ”Kvalitet” vurderes på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af de anførte krav.

Ordregiver tildeler point i forhold til, i hvor stort omfang kravet vurderes opfyldt.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.


Winner: KMD A/S
Award value: 2181580
Number of bids: 2