Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-02
Buyer: Arolsen Archives International Center on Nazi Persecution vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48445000 | 72212445
Estimated value: 200000 EUR
Submission deadline: 2023-06-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: a)	Auftrags- bzw. Anfragenverwaltung (Ticketsystem-Funktionen mit direkter Schnittstelle zu Archivsystem ACTApro)
b)	Customer Relationship Management (Kontakt- / Partnermanagement; Fund-Raising Management; Kampagnen Management; Eventmanagement, Datenschutzmanagement, Vertragsmanagement)
c)	Customer Online Account Management / B2C (Mit direkter Schnittstelle zu Archivsystem ACTApro und zu den anderen Kontaktdaten gebrauchenden Tools)
g)	(optional, außerhalb der Bewertung) Modernes User Interface und grafisch aufbereitete Darstellung der vom Archivsystem ACTApro gelieferten Anfrageergebnisse.
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.
2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Jahre (2020 - 2022).
3. Eigenerklärung (Formblatt) über mind. drei Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Jahren (2020 - 2022) erbrachten und vergleichbaren Leistung unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
4. Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
Im Zuschlagskriterium "Kriterien des Pflichthefts" muss in jedem der vier Bereiche (Kernprozess, CRM-Grund-Funktionen, Reporting und Schnittstellen) eine Mindestpunktzahl von jeweils 80 % erreicht werden. Sollte das Angebot in einem der vier Bereiche nicht die Mindestpunktzahl gem. Wertungsmatrix erhalten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Als Vergabeverfahren wurde ein offenes Verfahren gewählt, bei dem neben der elektronischen Angebotsabgabe und Einreichung der Ausschreibungsunterlagen eine Präsentation des Bieters (Präsenztermin in Bad Arolsen) stattfindet. Diese dient lediglich dem Kennenlernen der Bieter und des Systems. Die Vorstellung hat keine Auswirkung auf die Bewertung des Angebots. Die Vorstellungen werden voraussichtlich in dem Zeitraum KW. 24 und KW 25. 2023 vereinbart werden.
Bei der Öffnung der Angebote dürfen außer dem autorisierten Submissionspersonal keine weiteren Personen anwesend sein.
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.
Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 29. Mai 2023 an die GMSH, z.H. Herr Ralf Krätschmann (e-Vergabesystem, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de ) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.
5. Unterschriebenes Angebotsschreiben mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
6.  Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten Segment, Anzahl der Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mailadresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Beschreibung des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene Dienstleistung erbringen wird (max. 4 DIN A-4-Seiten).

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Award value: 200000