Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-21
Buyer: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 71317000: Hazard protection consultancy services | 79400000 | 79418000
Submission deadline: 2023-03-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: 81293916/ 81293917-Beratung & Begleitung der Ausschreibungen der Reinigung sowie der Sicherheitsdienstleistungen an den deutschen GIZ Standorten in 2 Losen
Die Dienstleistungen "Unterhaltsreinigung", "Glas-, Fassaden- und Rahmenreinigung" an den deutschen GIZ-Standorten sind fremdvergeben. Als Bundesunternehmen schreibt die GIZ diese Dienstleistung regelmäßig neu aus. An den Standorten soll zur Unterstützung für die Durchführung der anstehenden Ausschreibungen ein Beratungsunternehmen mit Erfahrung in der Beratung und Begleitung von Vergabeverfahren im Themenfeld beauftragt werden.
Die "Sicherheitsdienstleistung inkl. Revier- und Streifendienst, Pforten- und Empfangsdienst, Seminarassistenz und Veranstaltungssicherheit" an den Standorten Campus Bonn in Bonn, Campus Kottenforst in Bonn-Röttgen und Campus Eschborn in Eschborn sind fremdvergeben. Als Bundesunternehmen schreibt die GIZ diese Dienstleistung regelmäßig neu aus. An den Standorten soll zur Unterstützung für die Durchführung der anstehenden Ausschreibung ein Beratungsunternehmen mit Erfahrung in der Beratung und Begleitung von Vergabeverfahren im Themenfeld beauftragt werden.
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 - 5 65760 Eschborn, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36 53113 Bonn, Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) In der Wehrhecke 1 53125 Bonn, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Wielinger Str. 52 82340 Feldafing, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Koethener Straße 3 10963 Berlin, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Potsdamer Platz 10 10785 Berlin, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Reichpietschufer 20 10785 Berlin
Mit dieser Ausschreibung soll für die Standorte ein*e kompetente*r Partner*in für die Beratung und Begleitung ermittelt werden, die das Ziel hat, die Ausschreibungen so zu gestalten, dass eine wirtschaftlich effiziente Weiterentwicklung der Unterhaltsreinigung sowie der Glas- und Fassadenreinigung gewonnen werden kann. Dabei steht insbesondere die Unterhaltsreinigung im Fokus, die zukünftig so organisiert werden soll, dass sie den neuen Anforderungen von modernen Arbeitsformen Rechnung trägt. Die bisherige Unterhaltsreinigung ist ausgerichtet auf eine ergebnisorientierte und intervallbasierte Reinigung für klassische Präsenz der Mitarbeiter*innen im Bürobetrieb und der Teilnehmer*innen von Veranstaltungen und Konferenzen. Seit die GIZ mit ihrer Gesamtbetriebsvereinbarung "Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort" das mobile Arbeiten offiziell eingeführt hat, ist feststellbar, dass die Leistungsmerkmale der bisher etablierten Unterhaltsreinigung nur noch teilweise bedarfsorientiert und wirtschaftlich sind. Vergleichbares gilt im Bereich der Veranstaltungen und Besprechungen, die immer stärker hybriden Charakter besitzen und häufig auch spontaner umgesetzt werden.  Zudem verlangen, insbesondere die an den großen Standorten neugeschaffenen Sonderbereiche (z.B. Pendlerflächen, Ruhebereiche und Netzwerkflächen) nach einer Weiterentwicklung der bisherigen Reinigungsintervalle. Es ist davon auszugehen, dass weitere Sonderbereiche an einzelnen Standorten/Gebäuden während der Beratung/Vertragslaufzeit durch die GIZ angestoßen werden, so dass vom AN ein flexibler Umgang mit dieser Weiterentwicklung von Nöten ist.
Zudem ist es das Ziel, mittels der Beratung durch den AN, moderne Ansätze der Unterhaltsreinigung, wie z.B. dem verstärkten Daytime-Cleaning in der Ausschreibung zu berücksichtigen. Es soll entsprechend geprüft werden, ob und wie zukünftig stärker, während der Haupt-Betriebszeiten über Tag gereinigt werden kann und entsprechend weniger Reinigungsdienstleistungen während der Randzeiten und nach den Kernarbeitszeiten erbracht werden müssen.
Darüber hinaus ist es das Ziel, dass im Rahmen der Beratung auch autonome Reinigungslösungen an die AG vermittelt werden. Dies können beispielsweise Saug- oder Kehr-Roboter sein, die für bestimmte Flächen/Räume zum Einsatz kommen können. Inwieweit diese dann Eingang in die Ausschreibung finden, ist im Verlauf der Beratung festzulegen. Die AG hat jedenfalls als Ziel vor Augen, solche Maßnahme mit den zukünftigen Reinigungsdienstleister zumindest teilweise zu pilotieren (vermutlich eher an den großen Standorten).
Ferner ist es das Ziel der Beratung, dass durch den AN die Ausschreibungsunterlagen standortübergreifende Qualitätsmerkmale und Standards für die jeweiligen Dienstleistungen etabliert werden. Hier ist zu berücksichtigen, dass die lokalen Besonderheiten aufgrund der unterschiedlichen Büronutzung (z.B. moderne Arbeitswelten vs. individualisierte Büros) und deren generelle Nutzung (z.B. Bürobetrieb vs. Beherbergungsbetrieb) zu unterschiedlichen Ausprägungen führen werden. Generell ist es das Ziel der AG eine standortübergreifende Harmonisierung zu erzielen, soweit diese zweckdienlich, angemessen und preislich angemessen  ist.
Die GIZ pflegt an ihren deutschen Standorten eine Kultur des offenen Hauses. Allerdings steigen die Anforderungen an die Gebäudesicherheit. Aus diesem Grund hat der Vorstand im Jahr 2020 in den Abteilungen des Liegenschaftsmanagements eine eigene Gruppe zur Inlandssicherheit etabliert. Unter anderem durch die Erarbeitung von Sicherheitsrichtlinien und -Konzepten, Krisen- und Notfallplänen, einer allgemeinen Hausordnung, sowie der Beteiligung an der ISO27001/BSI IT-Grundschutz Zertifizierung, wird derzeit eine ganzheitliche Sicherheitsarchitektur für die deutschen Standorte durch die Inlandssicherheit entwickelt.
Mit dieser Ausschreibung soll für die drei Standorte ein*e kompetente*r Partner*in für die Beratung und Begleitung ermittelt werden, die das Ziel hat, die geplanten Ausschreibungen so zu gestalten, dass auf Basis der bestehenden Sicherheitskonzepte eine wirtschaftlich effiziente Weiterentwicklung der Sicherheitsdienstleistungen erzielt wird. Dabei soll auch eine hohe Qualität in der Leistungserbringung sichergestellt werden. Zudem ist es das Ziel, dass durch die geplanten Ausschreibungen ein Anbieter gewonnen wird, der einen modernen Empfangs- und Pfortendienst anbietet und die Bedarfe der GIZ in der Veranstaltungssicherheit sicherstellen kann.
Ferner ist es das Ziel der Beratung und Begleitung, dass durch den AN die Ausschreibungsunterlagen standortübergreifende Qualitätsmerkmale und Standards für die jeweiligen Sicherheitsdienstleistungen etabliert werden. Hier ist zu berücksichtigen, dass die lokalen Besonderheiten aufgrund der unterschiedlichen Gebäudemerkmalen (z.B. Neubau vs. Bestandsbau) und deren Nutzung (z.B. Bürobetrieb vs. Beherbergungsbetrieb) zu unterschiedlichen Ausprägungen führen werden. Generell ist es das Ziel der AG eine standortübergreifende Harmonisierung zu erzielen, soweit diese zweckdienlich, angemessen und preislich angemessen ist.  Lokalen Besonderheiten muss weiterhin Rechnung getragen werden.
"Anzahl der Referenzprojekte in der "Beratung/Begleitung bei Ausschreibungen für Reinigungsdienstleistungen im Oberschwellenbereich im Verhandlungsverfahren". Die Referenzprojekte müssen aus den letzten 4 Jahren stammen.
"Honorarvolumen des größten Referenzprojektes "Beratung/Begleitung bei Ausschreibungen für Reinigungsdienstleistungen" während der letzten 4 Jahre.
"Innovatives Referenzprojekt: Es wird auf einer DIN A4-Seite (Arial 11) ein innovatives Referenzprojekt dargestellt, welches durch den Bieter beraten/begleitet wurde. Dabei sollte das genannte Projekt den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen möglichst nahekommen.
3 Punkte: Erläuterungen des Bieters lassen eine Erreichbarkeit der Projektziele wenig erreichbar erscheinen.

Eligibility requirements: Los 1 und 2: 1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands 2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen 3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bewerbergemeinschaften 4. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend).