Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-12-23
Buyer: WIENER LINIEN GmbH & Co KG
Country: AT
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 3908762.4 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Das Produkt ELO ist seit 2006 bei den Wiener Linien als zentrales und revisonssicheres Dokumentenmanagementsystem im Einsatz. Dies wurde durch eine Geschäftsführerentscheidung von 2018 untermauert, in der festgelegt wurde, dass „mit dem Projekt ELO, das bereits im Unternehmen verwendet wird, als führendes Tool für ein einheitliches Dokumentenmanagement im Unternehmen gestärkt und weiterentwickelt wird. Das Projekt unterstützt die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens.“
Aktuell sind bei den Wiener Linien für ELO 3000 Lizenzen (Named User, Device unabhängig) mit Schreib/Leseberechtigung im Einsatz. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Administratorrollen und regulären Nutzern. Zusätzlich ist die Anzahl an rein lesenden Lizenzen für die Wiener Linien unbegrenzt. Die im Einsatz befindlichen ELO Business Solutions (Zusatzmodule) Contract, HRRecruiting, Knowledge, Invoice und DocX können von den lizenzierten ELO-Usern ebenfalls mitgenutzt werden.
Für die Lizenzen ist eine jährliche Wartung (rund 250k Euro für das Jahr 2021 für das Produkt ELO und den zugehörigen Business Solutions) angefallen. Ebenso wurde für das Produkt ELO Unterstützungsleistung benötigt (weniger als 100k von ELO Österreich für 2021). Diese Kosten sind branchenüblich und nachvollziehbar. Vormals wurden die oben genannten Produkte durch die A-BOS GmbH vertrieben. Nunmehr erfolgt dies durch die ELO Digital Office AT GmbH als Rechteinhaber direkt. Eine Änderung des bewährten und mit anderen Wiener Linien Systemen gut vernetzten (u.a. SAPIntegration, Jira Integration) und revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem ELO – hin zu einem anderen Dokumentenmanagementsystem, würde zu geschätzten von zirka 7 Mio. Euro Kosten führen. Ein komplett neuer Aufbau aller derzeit produktiven Workflows inkl. der individualisierten Funktionen (z.B. Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse aus dem SAP, die im ELO abgebildet werden, SAP-Dokumente werden tatsächlich im ELO abgelegt und verknüpft usw.) würde bei der Installation eines anderen Systems und der Anpassung auf das bestehende ELO System unüberbrückbare technische Schwierigkeiten und Risiken mit sich bringen. Aus diesen Gründen ist ein Wechsel des ELO Dokumentenmanagementsystems aus wirtschaftlichen und technischen Gründen mit unverhältnismäßigem Aufwand und Kosten verbunden.
Unter den Aspekten der Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit wurde eine Markterkundung durchgeführt. Die Markterkundung für das Produkt ELO, ELO Wartung und ELO Unterstützungsleistung hat ergeben, dass ein Händlerwettbewerb für ELO zu keinem besseren Ergebnis führt. In der Markterkundung wurde auch festgestellt, dass die Materiellen- und Immateriellen Rechte für das Produkt ELO ausschließlich der Firma ELO Digital Office AT GmbH zustehen. Somit ist ein Händlerwettbewerb für das Produkt ELO, ELO Wartung und ELO Unterstützungsleistung unproduktiv und mit höheren Kosten verbunden (Händlerpauschale).
Somit liegen die Voraussetzungen des §206 Abs 1 Z 4 und Z6 BVergG Stand 2018 vor und ist ein Verhandlungsverfahren mit nur einem Bieter ohne vorherige Bekanntmachung (VVoB) zulässig.


Winner: ELO Digital Office AT GmbH
Award value: 3908762.4