Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-04
Buyer: BIJ12 namens IPO
Country: NL
Region: NL361
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72513000: Office automation services
Submission deadline: 2025-09-05
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gekozen is om deze Opdracht Europees aan te besteden via een zogenaamde openbare aanbestedingsprocedure. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op: 

	Omvang van de opdracht
De omvang van de opdracht is zodanig dat het een breed scala aan mogelijke leveranciers aantrekt. Een openbare procedure stelt ons in staat om de verschillende aanbiedingen goed te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken. Door de openbaarheid van het proces kunnen we een breed aantal inschrijvers betrekken, wat zorgt voor een grotere kans op het vinden van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
	Aantal potentiële Inschrijvers
Kantoorautomatisering betreft een breed en dynamisch vakgebied, met een groot aantal potentiële leveranciers, zowel nationaal als internationaal. Een openbare procedure biedt gelijke kansen voor alle geïnteresseerde partijen om in te schrijven, wat de concurrentie vergroot en zo leidt tot betere aanbiedingen. Dit is van essentieel belang voor het verkrijgen van de beste oplossing voor de organisatie.
	Gewenst eindresultaat
Het gewenste eindresultaat van deze aanbesteding is het verkrijgen van een oplossing die niet alleen voldoet aan de functionele en technische eisen, maar ook een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding biedt. Door de transparantie van de openbare aanbestedingsprocedure wordt de kans vergroot dat we meerdere geschikte inschrijvers kunnen evalueren, wat bijdraagt aan het behalen van het gewenste eindresultaat.
	Complexiteit van de opdracht
De complexiteit van de opdracht, met de diverse technische en functionele eisen op het gebied van kantoorautomatisering, vereist een zorgvuldige en gedetailleerde selectie van aanbieders. Een openbare aanbesteding biedt een gestructureerd en eerlijk proces, waarin de inschrijvers gedwongen worden om hun voorstellen op een duidelijke en transparante manier in te dienen. Dit stelt ons in staat om de meest geschikte leverancier te selecteren die de benodigde expertise en capaciteit biedt om de opdracht succesvol uit te voeren.
	Type van de opdracht en het karakter van de markt
Kantoorautomatisering is een sector met veel concurrentie en constante innovatie. De keuze voor een openbare aanbestedingsprocedure weerspiegelt het karakter van de markt, die openstaat voor een breed scala aan technologieën en oplossingen. Door het gebruik van een openbare procedure kunnen we profiteren van de nieuwste ontwikkelingen en kunnen we leveranciers van verschillende groottes en achtergronden betrekken, wat de kans vergroot om de meest geavanceerde en kosteneffectieve oplossing te vinden.
Een Europese aanbesteding voor de nieuwe kantoorautomatisering voor IPO Vereniging. De geschatte omvang van de opdracht bedraagt €1.000.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen.  

De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomst bedraagt de maximale waarde 
€16.000.000.
Indienen aanbiedingsbrief-indienen correct ingevuld UEA document
Zie aanbestedingsleidraad De geschatte omvang van perceel 1 bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomsten bedraagt de maximale waarde voor perceel 1 €24.000.000
Er is sprake van een raamovereenkomst met een initiële looptijd van 48 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende Dienst de mogelijkheid de Opdracht 4 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 12 maanden.