Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-05-03
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 71311300 | 72000000 | 72100000 | 72253200: Computer systems support services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 125000000 DKK
Submission deadline: 2022-05-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) ønsker med denne udbudsbekendtgørelse at udbyde drift og teknisk vedligeholdelse af Forsvarets Koncernfælles Sags- og Dokumenthåndteringssystem (KESDH).
Forsvaret består af en række værn, kommandoer, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (samlet Koncernen), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver.
KESDH drives på Forsvarets Integrerede Informationsnetværk (FIIN) og tilgås fra autoriserede arbejdspladser.
KESDH er Forsvarets koncernfælles ESDH-system til sags- og dokumenthåndtering, hvori alle relevante ind- og udgående dokumenter og interne notater registreres, dvs. såvel fysiske som elektroniske dokumenter og e-post korrespondance. KESDH udgør en fælles platform for lagring, fremfinding, understøttelse af processer herunder afsendelse og modtagelse af digital post og behandling af informationer, som i et vist omfang er klassificeret, jf. Justitsministeriets Sikkerhedscirkulære, CIR nr. 10338 af 17. december 2014, dog højest til klassifikationsgraden Til Tjenestebrug (TTJ).
Koncernens myndigheder er omfattet af lovgivningen og retningslinjerne for god forvaltningsskik, herunder reglerne om journaliseringspligt og notatpligt, hvilket tilsiger fyldestgørende registrering. Det indbefatter bl.a., at følgende dokumenter registreres i KESDH:
-	Alle hændelser, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar mv.
Der skal desuden registreres med henblik på at genfinde og videndele relevant data og information. Det er op til den enkelte sagsbehandler at afgøre hvilke elementer, der skal registreres på den enkelte sag, ud over det materiale, som forvaltningsmæssige love og regler samt god forvaltningsskik foreskriver. KESDH anvendes af sagsbehandlere til at dokumentere al information, der ligger til grund for en afgørelse / beslutning. Alle interne dokumenter af betydning for en sags afgørelse tilknyttes og arkiveres på sagen.
KESDH er baseret på applikationen WorkZone fra KMD og består således af standard software samt moduler. Det indbefatter bl.a. WorkZone Content Server, WorkZone Services, WorkZone Client, WorkZone for Office, WorkZone Process (både Basis og udvidet pakke), WorkZone SmartPost, Masseforsendelse, Masseopret, WorkZone PDF, KESDH ServerSkan til Captia og Serverscan Klient. Herudover er der enkelte Forsvarsspecifikke tilpasninger i KESDH.
KESDH integrerer til andre af Koncernens systemer, herunder til den koncernfælles skabelonløsning samt WordEngine fra OmniDocs, der tilgås via Microsoft Office produkterne. KESDH har derudover integration til DeMars, som er Koncernens ERP-system baseret på SAP. FMI har centraliseret vedligeholdelse af CPR data for egne medarbejdere, og via egen integration broker stilles disse data til rådighed for sagsbehandlere via KESDH brugergrænsefladen. Af øvrige integrationer kan nævnes NgDP (Digital Post), DPR (CPR oplysninger), Active Directory samt WZ Interact (via RPA/UiPath).
Derudover består KESDH af en forudsætningsskabende infrastruktur, som omfatter FMI’s hardware (netværkforbindelser, netværksudstyr, servere, SAN/storage, backup robot mv.), og FMI’s software, som er baseret på teknologier fra Microsoft, Oracle, Netbackup, Virtualisering, Management og overvågning, Antivirus, Sikkerhedslogning mv.
Samlet set består KESDH i dag af ca. 100 servere i følgende tre miljøer, opdelt i tilsvarende domæner på FIIN:
KESDH er ikke forbundet til internettet og tilgås alene via Forsvarets autoriserede arbejdsstationer. Filformidling foretages som hovedregel via FIIN services, FVAS eller via USB.
KESDH drives for nuværende via ét datacenter, som er placeret hos den nuværende driftsleverandør. På grund af systemets høje forretningskritikalitet samt af hensyn til sikkerhedsmæssige aspekter, har FMI mulighed for løbende at styrke det tekniske setup fremadrettet, herunder med adgang til etablering af flere fysiske sites, jf. de beskrevne optioner i punkt II.2.2).
KESDH består af en række databaser. Omfanget af databaser vil løbende tilpasses efter det konkrete behov. Primo 2022 bestod KESDH af 10 produktionsdatabaser med i alt ca. 6 Tb data samt 31 historiske databaser med i alt ca. 19 Tb data. Herudover findes der pt. i alt 6 staging databaser, som benyttes til testformål, og som indeholder et begrænset antal data.

Eligibility requirements: 1) Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. 2) Virksomhedens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for hver af disse enheder.
1) Som mindstekrav kræves en samlet årsomsætning på mindst 80 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Hvis omsætningen ikke er angivet i DKK, vil FMI beregne omsætningen på baggrund af den officielle valutakurs på datoen for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse. Såfremt ansøger består af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige jointventures, beregnes den samlede årsomsætning som summen af alle deltageres samlede årsomsætning i hver af deltagernes seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på en eller flere enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes den samlede årsomsætning som summen af ansøgers og enhedens/enhedernes samlede årsomsætning i hvert af disses seneste disponible regnskabsår. 2) Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), herunder joint ventures, beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Det bemærkes, at ansøgeren kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og den enhed/enheder, som ansøger baserer sig på. Der henvises i denne forbindelse til punkt IV.3) vedr. skabelon til erklæring fra den støttende enhed.
Fremlæggelse af en liste over de betydeligste lignende leverancer (referencer) i forhold til de i punkt II.1.5), underpunkt II, litra a)-d) og g) anførte ydelser, udført inden udløbet af fristen for anmodning om deltagelse (ansøgningsfristen). FMI ser gerne, at listen indeholder følgende oplysninger: — En klar beskrivelse af leverancens (referencens) generelle karakteristika, jf. punkt II.1.5), underpunkt I (baggrund og formål), — ansøgers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancen, — tidspunktet for udførelsen af leverancen, — størrelsen af leverancen, samt — modtager af leverancen, såfremt oplysningerne kan angives. Ved angivelse af tidspunktet for udførelsen for leverancen (referencen) bedes ansøger anføre dato for leverancens start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi den pågældende leverance er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancerne anføre, hvordan datoen er angivet. Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for ansøgningsfristens udløb, vil indgå i vurderingen af hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer, jf. punkt IV.1.2). Hvis den pågældende leverance (reference) udføres løbende, er det kun den del af ydelserne, der er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af ydelserne ikke er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til ydelserne, størrelse mv.) af en løbende leverance (reference), der er udført inden ansøgningsfristens udløb. Det bemærkes, at FMI forbeholder sig ret til at kontakte den angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Der kan maksimalt angives 5 leverancer (referencer), uanset om ansøger er en enhed, udgør en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, eller baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen. Såfremt ansøgningen indeholder flere end 5 leverancer (referencer), vil alene de første 5 leverancer (referencer) blive taget i betragtning. Leverancer derudover vil ikke blive taget i betragtning. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de første 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning. Ansøger kan vælge at udfylde referencerne i den af FMI udarbejdede referenceskabelon. Det bemærkes, at ansøgeren kan basere sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og den/de enhed/enheder, som ansøgeren baserer sig på. Der henvises i denne forbindelse til punkt IV.3) vedr. skabelon til erklæring fra den støttende enhed.

Award value: 125000000