Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-05
Buyer: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2023-06-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können.
Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.
Die analoge Aktenführung in der KV Hamburg soll durch dieses Projekt größtenteils abgeschafft werden. Hierbei muss in zweierlei unterschieden werden. Dokumentenmanagementsystem (DMS), Enterprise-Content-Managementsystem (ECM).
Das Basis-DMS kann als digitale Akte und als Ablageort beschrieben werden. Hier werden Verwaltungsvorgänge, die bisher in Papierform existieren, strukturiert hinterlegt und den Beteiligten zugänglich gemacht. Das Basis-DMS hat nur bedingt Workflows in den Standardanwendungen hinterlegt. Die angestrebte Erweiterung und die auf dem DMS aufbauende Funktionalität wird in derselben Software als ECM weitergeführt.
In einem ECM werden Prozesse respektive Workflows abgebildet, die Arbeitsabläufe analoger Natur optimiert abbilden. Hierbei wird im Fokus darauf geachtet, dass immer wiederkehrende Prozesse "automatisiert" durchlaufen. Die Prozesse werden gemeinsam mit den Abteilungen erarbeitet und implementiert.
Darüberhinausgehende individuelle Prozesse müssen geprüft werden. Etwaig ist es hier sinnvoll, dass diese analog weitergeführt werden und das eingesetzte DMS nur als Ablageort funktioniert. In der Ausschreibungsphase werden Use-Cases beschrieben, die exemplarisch für die KV Hamburg sind. Die Use-Cases werden im Projekt als Teilprojekte weitergeführt.
Im Rahmen der Ausschreibung werden zusätzlich relevante Fachanwendungen erfasst und als Anforderung an eine Schnittstelle mit integriert. Im Projekt wird geprüft, ob eine "Direkteinbindung" des DMS/ECM möglich ist, oder ob eine Schnittstelle geschaffen wird. Voraussichtlich werden einige Fachanwendungen parallel weitergeführt und das DMS gilt als Ablagesystem.
Die Durchführung des Projektes obliegt der technischen und der organisatorischen Projektleitung in der KV Hamburg.
Workflowkomponenten sind in Bezug auf die Standardanwendungen wie zum Beispiel Digitaler Posteingang / Dienstleistungsverträge o.ä. im Einsatz.
- Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen € aus den letzten 3 Geschäftsjahren =/> 3.000.000 €
- Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)
- Berufserfahrung des Projektleiters (in Jahren (mind. 5 Jahre))/Berufserfahrung Lösungsarchitekt, Systemintegration / Entwickler
- Vorliegen von Zertifikaten (ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit) (oder vergleichbar))
Zur Verhandlungsphase werden 4 Bieter zugelassen, die einen wertbaren und vollständigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 4 Bieter diese Vorgabe erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge auf Basis vorstehender Kriterien vergleichend bewertet. Die 4 Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zur Verhandlung aufgefordert. Im Falle von Punktgleichheit entscheidet die Größe der Projektvolumina bei den eingereichten Referenzen.
- Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäfts-jahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender Bankerklärungen, Jahresabschlüssen.

Eligibility requirements: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. - Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.