Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-26
Buyer: degewo AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-03-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Software zur mobilen modularen Beauftragung der Wohnungsherrichtung im Rahmen des Mieterwechselprozesses.
Degewo ist das führende kommunale Wohnungsunternehmen in Berlin. Mit rund 75 000 verwalteten Wohnungen und rund 1 300 Mitarbeitern zählen wir zu den größten und leistungsfähigsten Wohnungsunternehmen in Deutschland.
Unsere Bestände befinden sich in allen Stadtteilen Berlins, gegliedert in 55 Quartiere und verwaltet von 4 degewo-Kundencentern.
Degewo definiert derzeit einen für die Zukunft optimierten Mieterwechselprozess. Dabei wurde im Rahmen der SOLL-Prozesserarbeitung der Teilprozess zur Wohnungsherrichtung als zentrales Element zur Optimierung des End-to-End-Prozess Mieterwechsel identifiziert.
Ein Großteil der Beauftragungen für die Wohnungsherrichtung soll zukünftig im Rahmen der Wohnungsvorabnahmen vor Ort durch technisch nicht spezialisierte Mitarbeiter erfolgen. Gleichzeitig soll die Beauftragungsqualität durch Standardisierung erhöht werden und in Summe der Prozess der Wohnungsherrichtung beschleunigt werden.
Degewo möchte daher die Mitarbeiter in der Durchführung der Wohnungsherrichtung durch eine mobile Anwendung unterstützen. Die degewo-Mitarbeiter sollen mithilfe einer intuitiven Benutzerführung, deren Kernelement eine modularisierte Beauftragung darstellt, in möglichst wenigen Schritten durch den Beauftragungsprozess der Wohnungsherrichtung geführt werden.
Im Ziel soll der gesamte Wohnungsherrichtungsprozess digital, mobil, soweit möglich ohne Medienbrüche und intuitiv anhand eines definierbaren Freigabeprozesses durchlaufen werden, sodass der Beauftragungs- und Abrechnungsaufwand je Wohnungsherrichtungsbeauftragung minimiert und gleichzeitig die Akzeptanz der Nutzer für die digitale Unterstützung gefördert wird.
Um dieses Ziel zu erreichen ist die passgenaue inhaltliche Ausrichtung der Benutzerführung und der Module und Pakete für die Beauftragung der Wohnungsherrichtung auf die Bedürfnisse von degewo zwingend erforderlich. Als Modul definiert degewo hierbei die Zusammenfassung von technisch sinnvoll kombinierbaren Leistungen, als Paket die Zusammenstellung mehrerer Module. Im Rahmen der Implementierungsphase der Software wird vom Auftragnehmer unter anderem die fachspezifische Beratung von degewo hinsichtlich der optimalen Ausgestaltung der Beauftragungsmodule auf Basis der degewo-Rahmenverträge und den darin enthaltenen Leistungspositionen erwartet.
Überdies soll die Software es dem Auftraggeber ermöglichen, die Module bei Bedarf nach individuellen Anforderungen zu konfigurieren. Sowohl auf Ebene des degewo-Mandaten und auf Ebene des einzelnen Anwenders als auch auf Ebene des einzelnen Auftrags.
Die einzelnen Anforderungen an Prozesse, Beauftragung, Daten und Monitoring, Anforderungen an Administration sowie Anforderungen an Technische Leistungen und Support sind der Bekanntmachung als Anlage "Entwurf Leistungsbeschreibung für Software zur mobilen modularen Beauftragung" (Anlage Entwurf Leistungsbeschreibung) beigefügt.
Bestandteil des abzuschließenden Vertrages wird der Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO (AVV) inkl. geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) sein.
Der Vertrag verlängert sich jährlich um ein weiteres Jahr, wenn er nicht schriftlich vom AG einen Monat vor Vertragsende gekündigt wird.
Die detaillierte Auswahlmatrix ist unter www.meinauftrag.rib.de hinterlegt (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen – Punkt 1)

Eligibility requirements: Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen: 1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen – Punkt 1) 2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen – Anlage 1) 3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bewerberbogen – Anlage 2) 4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen – Anlage 3) 5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen – Anlage 4) Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen. Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s. oben) — ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder — ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt Oder Mecklenburg-Vorpommern oder — Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis Eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen) Ausländische Bewerber haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 16 dem Bewerberbogen beizufügen, jeweils in deutscher Sprache. 6. Eigenerklärung zum Standort Hauptsitz/Niederlassung und Alter des Unternehmens (Bewerberbogen – Anlage 6)