Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-10-19
Buyer: St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 30216110 | 48329000 | 72252000: Computer archiving services | 79995100
Estimated value: 36390.9 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die zu beschaffenden Leistungen ordnen sich in das Vorhaben „FTB 3 Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation“ zum Fördertatbestand 3 ein, innerhalb dessen alle Muss-Kriterien sowie einige Kann-Kriterien des Fördertatbestandes erfüllt werden sollen. Aufgrund der unterschiedlichen Gliederung der Teilprojekte für beiden Bedarfsträger wird das Vorhaben im St. Joseph Krankenhaus als DT.FTB3.TP3 geführt und im Franziskus-Krankenhaus als DT.FTB3.TP2.
Im St. Joseph Krankenhaus werden jährlich ca. 23.000 Patientenakten im Rahmen der stationären Behandlung erzeugt, hinzu kommen ca. 1.500 Fallakten aus dem Bereich der ambulanten Operationen. Im Franziskus-Krankenhaus Berlin kommen pro Jahr ca. 7.300 aus der stationären Behandlung dazu.
Dieses Teilprojekt hat zum Ziel, in beiden Häusern die Papierakten zu digitalisieren und in ein elektronisches revisionssicheres Langzeitarchiv zu überführen. Hierbei sollen jedoch nur noch Altakten aus dem Jahr 2020 einbezogen werden.
Die zu beschaffenden Leistungen ordnen sich in das Vorhaben „FTB 3 Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation“ zum Fördertatbestand 3 ein, innerhalb dessen alle Muss-Kriterien sowie einige Kann-Kriterien des Fördertatbestandes erfüllt werden sollen.
Im St. Joseph Krankenhaus werden jährlich ca. 23.000 Patientenakten im Rahmen der stationären Behandlung erzeugt, hinzu kommen ca. 1.500 Fallakten aus dem Bereich der ambulanten Operationen. Im Franziskus-Krankenhaus Berlin kommen pro Jahr ca. 7.300 aus der stationären Behandlung dazu.
Dieser Vertrag hat zum Ziel, in beiden Häusern die Papierakten zu digitalisieren und in ein elektronisches revisionssicheres Langzeitarchiv zu überführen. Hierbei sollen jedoch nur noch Altakten aus dem Jahr 2020 einbezogen werden.
Mit Vertragsbeginn werden zunächst die Altakten (Jahre 2020 und 2021, soweit abgeschlossen) durch den Auftragnehmer digitalisiert. Hierbei sind die Akten zu scannen, zu indexieren und in das Langzeitarchiv zu überführen. Parallel dazu ist in der IT-Infrastruktur des St. Joseph Krankenhauses Berlin-Tempelhof das bereits bestehende Dokumentenmanagement für digitalisierte Papierdokumente zu erweitern.
Im Franziskus-Krankenhaus Berlin ist eine vollständig eigenständige Implementierung vorzunehmen, so dass die dort anfallenden Akten auch vor Ort befüllt und abgerufen werden können.
Die vereinbarte Leistung umfasst des Weiteren die fortlaufende Digitalisierung von Papierakten der beiden Häuser, die in den Folgejahren des jeweiligen Implementierungsprojektes entstehen. Damit sind auch die Leistungen zur Bereitstellung der Digitalisate im jeweiligen lokalen Dokumentenmanagement der Häuser verbunden.
Seitens der Auftraggeber wird Wert auf eine funktionsfähige, performante, hochverfügbare und betriebsbereite Gesamtlösung gelegt, die fristgerecht durch den Auftragnehmer bereitgestellt werden kann.
Das Vergabeverfahren wird nach VgV durchgeführt. Der Wert der zu vergebenen Leistungen liegt oberhalb des Schwellenwertes. Als Vergabeart wird das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt, da nach Prüfung und Bewertung durch den Auftraggeber die im folgenden benannten Ausnahmetatbestände vorliegen.
Der Bedarfsträger sieht das Vorliegen eines Ausnahmetatbestandes nach VgV § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b als gegeben an, da aus seiner Sicht aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Dieses begründet sich wie folgt:
Wie im nachfolgenden Kapitel dargestellt, haben die Bedarfsträger entschieden, die bestehende Lösung um die Funktionen und Leistungen zur Digitalisierung von Papierakten sowie deren Langzeitarchivierung zu erweitern und insofern eine produktspezifische Vergabe durchzuführen.
Der Hersteller der bestehenden Lösung ist die DMI GmbH &Co. KG. Dieser Hersteller vertreibt die Leistungen ausschließlich selbst an Kunden und hat darüber hinaus keine Leistungspartner lizenziert, die berechtigt sind, diese Leistungen anzubieten und auszuführen.
Da demzufolge nur ein Marktteilnehmer angebotsfähig ist und somit die benötigten Leistungen gemäß § 14 Abs. 4 VgV nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden können, sehen es die Bedarfsträger als gerechtfertigt an, das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zu wählen.


Winner: DMI GmbH & Co. KG
Award value: 36390.9
Number of bids: 1