Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-09-13
Buyer: Gemeente Apeldoorn
Country: NL
Region: NL221
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71000000 | 71300000 | 71314300: Energy-efficiency consultancy services
Estimated value: 402000 EUR
Submission deadline: 2025-12-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: In het zuidoostelijke deel van Apeldoorn ligt de wijk De Maten. De Maten is een bloemkoolwijk met ruim 11.000 woningen, meer dan 25.000 inwoners en twee bedrijventerreinen. De gemeente Apeldoorn heeft de wijk in haar Transitievisie Warmte (TVW) aangewezen als één van de vier Wijken van de Toekomst en besloten om samen met betrokken woningcorporaties, netbeheerder Liander en particuliere woningbezitters een uitvoeringsplan te gaan maken.

Het doel is dat de buurten in De Maten vóór 2030 aardgasvrij of aardgasvrij ready zijn. Daarvoor wordt onderzocht op welke plekken een collectief warmtenet of een andere duurzame oplossing de beste optie is. Dat kan betekenen dat niet alle buurten voor 2030 aardgasvrij(ready) zijn.

De gemeente Apeldoorn is op zoek naar een bureau dat het gemeentelijke projectteam kan aanvullen en ondersteunen in de volgende fases (fase 3 en 4) van het Wijkkompas. In deze fases worden strategieën geïdentificeerd (fase 3) en keuzes gemaakt (fase 4), die vervolgens worden vastgelegd in uitvoeringsplannen en een isolatieaanpak voor (delen van) de wijk.

Het aanvullen en ondersteunen van het projectteam met diensten en producten loopt volgens de volgende drie lijnen:
Procesmatige ondersteuning
Financieel-technische analyse
Participatie en communicatie
Inschrijver dient bij inschrijving een plan van aanpak in te dienen waar ten minste ingegaan wordt op:
- Hoe inschrijver de financieel-technische analyse gaat aanpakken (oftewel een beschrijving van de werkwijze inclusief begrote uren en op welke wijze de kwaliteit wordt gewaarborgd) waarbij de oplevering van concept-producten en de presentatie van eindproducten ten behoeve van de financieel-technische analyse zijn weergegeven in een planning.
- Welke kritische processen, potentiële risico’s en kansen Inschrijver ziet in de uit te voeren opdracht en hoe zij hiermee omgaan/ welke beheersmaatregelen zij nemen.
- Hoe het periodiek overleg en de tussentijdse evaluatie met Opdrachtgever worden vormgegeven door Inschrijver.
- De manier waarop Inschrijver ondersteuning en begeleiding biedt aan de procesmanager en adviseur communicatie en participatie om te komen tot een goede uitvoering van de werkzaamheden.
- De manier waarop inschrijver invulling geeft aan de borging van de capaciteit en het zorgen voor snelle en adequate vervanging in geval van langdurige ziekte of personele wisselingen.

Bij de beoordeling van het plan van aanpak worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarin de beantwoording volledig is (d.w.z. de mate waarin alle aspecten van de vraagstelling aan bod komen);
- De mate waarin de beantwoording concreet en duidelijk is;
- De mate waarin de beantwoording aansluit bij het projectplan;
- De mate waarin Inschrijver de samenhang tussen de verschillende onderdelen in het project, de context en risico's begrijpt;
- De mate waarin de kwaliteit van de financieel-technische analyses en rapportages daadwerkelijk worden geborgd;
- De mate waarin Inschrijver in staat is om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en laat zien te beschikken over flexibiliteit en creativiteit;
- De mate waarin de Aanbestedende dienst overtuigd wordt dat de capaciteit gedurende de gehele looptijd van de opdracht gewaarborgd blijft.
Inschrijver wordt gevraagd om een visie te geven op de participatie en communicatie in deze opdracht. Inschrijver dient in zijn visie in ieder geval:
- Een beschrijving te geven van een geschikte werkwijze en instrumenten voor een succesvolle participatieaanpak, om te komen tot (een wijkuitvoeringsplan voor) een aardgasvrije wijk De Maten.
- Daarbij een onderbouwing te geven met de leerpunten uit geslaagde en/of minder geslaagde voorbeelden die Inschrijver in verschillende praktijkervaringen heeft opgedaan.

Bij de beoordeling van de visie op participatie en communicatie in de opdracht worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarin de beantwoording volledig is (d.w.z. de mate waarin alle aspecten van de vraagstelling aan bod komen);
- De mate waarin de beantwoording concreet en duidelijk is;
- De mate waarin de beantwoording aansluit bij het projectplan;
- De mate waarin Inschrijver aandacht heeft voor de lokale context bij het betrekken van bewoners bij het besluitvormingsproces en voor de rol van groepen en initiatieven van bewoners;
- De mate waarin Inschrijver in staat is om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en laat zien te beschikken over flexibiliteit en creativiteit;
- De mate waarin Inschrijver overtuigt dat zij met hun aanpak een complex verhaal met ingewikkelde technische analyses op een duidelijke en toegankelijke manier kunnen presenteren aan bewoners;
- De mate waarin Inschrijver overtuigt dat zij met hun aanpak kunnen bijdragen aan de acceptatie van een gekozen oplossing en een (eventuele) einddatum voor aardgas.
De procesmatige ondersteuning is een belangrijk onderdeel van de opdracht. Het omvat de inhoudelijke ondersteuning van de gemeentelijke projectleider om te komen tot een afwegingskader en een (concept-)wijkuitvoeringsplan.

De voorgestelde procesmanager dient in een interview te laten zien dat zijn/haar kennis en competenties passen bij de opdracht. Voorwaarde is, dat de persoon die Inschrijver als procesmanager afvaardigt ook daadwerkelijk en actief worden ingezet bij het uitvoeren van de opdracht. Het interview vindt plaats op donderdag 11 juli 2024 op het gemeentehuis in Apeldoorn en duurt 45 minuten. Vrijdag 12 juli 2024 is als back-up datum opgenomen in de planning, mocht het aantal inschrijvende partijen hoog zijn en alle interviews daardoor niet op één dag kunnen plaatsvinden. Alle inschrijvers dienen rekening te houden met beide datums en ontvangen te zijner tijd een uitnodiging met de benodigde informatie.

Tijdens het interview mag niet worden gesproken over de prijs. Indien dit toch gebeurt, wordt inschrijver uitgesloten van deze aanbesteding. Daarnaast moet de toelichting/ presentatie van de procesmanager in lijn zijn met hetgeen dat is ingediend in de Inschrijving.

De opzet van het interview is als volgt:
Kennismaking (circa 5 minuten);
- Toelichting/ presentatie van de voorgestelde procesmanager aan de hand van de onderwerpen in de volgende paragraaf (circa 10 minuten);
- Casuïstiek met gestructureerde vragen vanuit opdrachtgever (circa 20 minuten);
- Ruimte voor vragen vanuit voorgestelde procesmanager (circa 10 minuten);
- Afronding (circa 5 minuten).

Tijdens de toelichting/ presentatie dienen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde te komen:
- De elementen die de procesmanager persoonlijk ziet als wezenlijke succesfactoren om te komen tot een goed wijkuitvoeringsplan, met voldoende acceptatie van bewoners en concrete afspraken met de belangrijkste externe partijen.
- Hoe de procesmanager zorgt dat alle relevante informatie en inzichten uit zowel het sociaal-maatschappelijk als het technisch-economisch spoor worden meegenomen in de besluiten en afspraken.
- Hoe de procesmanager omgaat met inhoudelijke en procesmatige complexiteit, met tegenstrijdige wensen, belangen en standpunten en met veranderlijkheid en tijdsdruk.

Na de presentatie wordt casuïstiek met gestructureerde vragen behandeld om de competenties van de procesmanager te toetsen.

Voor het beoordelen van de procesmanager tijdens het interview wordt gekeken naar de volgende competenties:
- Kennis van en inzicht in de warmtetransitie.
- Doorgronding van de voorliggende opdracht voor de wijk De Maten.
- Doelgerichtheid
- Omgevingssensitiviteit
- Plannen en organiseren
- Samenwerkingsgerichtheid
- Het managen van raakvlakken, zowel op inhoud als proces.
- Het vermogen om in te spelen complexiteit, veranderingen en tijdsdruk.
U dient het prijsinvulformulier dat is gepubliceerd in Mercell S2C onder vraag 8.2 volledig in te vullen en toe te 
voegen aan uw inschrijving. Daarnaast dient u uw totale inschrijvingssom ook in te voeren onder vraag 8.1 in 
Mercell S2C.

G2 prijs is opgedeeld in vier onderdelen, namelijk:
- Uurtarief procesmanager. Inzet van de procesmanager is ingeschat op 700 uur. Hieraan kunnen geen 
rechten worden ontleend.
- Uurtarief dagvoorzitter/ adviseur participatie en communicatie. Inzet van de dagvoorzitter/ adviseur 
participatie en communicatie is ingeschat op 240 uur. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
- Technische analyse op basis van een vaste prijs. De maximale waarde voor de technische analyse 
inclusief op te leveren producten bedraagt € 50.000,-. Indien Inschrijver hoger dan de maximale 
waarde inschrijft, dan wordt zijn inschrijving terzijde gelegd en uitgesloten van verdere deelname aan 
deze procedure.
- Stelpost voor aanvullende financieel-technische vragen door bewoners in het wijkpanel. De waarde 
voor aanvullende vragen in het wijkpanel bedraagt € 15.000,- en wordt verrekend op basis van de 
uurtarieven die in de kostenspecificatie voor de financieel-technische analyse zijn opgenomen.


Winner: De WarmteTransitieMakers B.V.
Award value: 179600
Number of bids: 2