Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-05
Buyer: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72200000 | 72212512 | 72222000: Information systems strategic planning services | 72222200: Information technology planning services | 72222300: Information technology services
Award criteria: quality

Technical requirements: Vergabe von zwei Rahmenvereinbarungen (zwei Lose) bzgl. Konzeption und Entwicklung von KI-Anwendungen auf Basis von Sprachmodellen und zur Unterstützung der Förderprozesse des BAFA.

Im Zuge dieser Ausschreibung soll losweise jeweils eine Rahmenvereinbarung mit einem Anbieter zur Konzeption, Entwicklung, Betrieb bzw. Betriebsunterstützung und Wartung von KI-Anwendungen und ggf. Lizenzen abgeschlossen werden. Hinzu kommt gegebenenfalls die zeitweise Übernahme von Wartung und Betrieb, Koordinations-, Projektleitungs- und Entwicklungsarbeiten in Fachlichkeit und Technik gemeinsam mit den BAFA-Verantwortlichen, die vollständige Erstellung der geforderten Komponenten bis hin zur Schulung und vollständigen Übergabe an das BAFA oder einen Dienstleister.

Los 1 betrifft dabei Leistungen im Zusammenhang mit einem internen Chatbot und externen Chat- und Sprachbot sowie einem Formularbot. 

Los 2 betrifft Leistungen im Zusammenhang mit einer Dokumentartenerkennung, Rechnungsprüfung sowie Unterstützung von Prüfprozessen. 

Die weiteren Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagenaufgeführt.
Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) hin.
Die Vorschrift des § 160 GWB ist geregelt wie folgt: 
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein; (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten
Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Entwicklung und Konzeption eines Chatbots für interne Beschäftigte zur Verbesserung des Wissensmanagements, eines externen Chat- und Sprachbots für Antragsteller und -interessierte zur Verbesserung des Kundenmanagements und eines Formularbots als Ausfüllhilfe und -berater für Online-Formulare. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Entwicklung und Konzeption von Prozessen, die bei der internen Prüfung unterstützen, die Dokumentartenerkennung von eingereichten PDF-Dokumenten auf Basis vordefinierter Dokumentarten, die Prüfung von eingereichten Rechnungen und Verarbeitung von BAFA-internen Prüfprozessen sowie die Unterstützung weiterer Prüfschritte durch Zusammenfassen von Texten, Erkennen von Auffälligkeiten in Dokumenten und Vorgängen sowie das Vorschlagen von Texten in Vermerken oder Schreiben. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen


Winner: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
Number of bids: 25