Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: WiBau Gesellschaft mbH
Country: DE
Region: DE714
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services | 98341140
Award criteria: price

Technical requirements: HelpDesk und Bereitschaftsdienst für verschiedene Liegenschaften in Wiesbaden; HelpDesk sowie Bereitschaftsdienste inkl. Notdienst für ca. 100 Liegenschaften der WiBau GmbH in Wiesbaden
1. Einleitung:
Die WiBau GmbH, eine Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ist mit der Bewirtschaftung verschiedener städtischer Liegenschaften betraut. Diese umfassen Neubauten und Bestandsbauten wie Schulen, Schulturnhallen, Sporthallen, Gewerbe- und Mietshäuser. Aktuell bewirtschaftet die WiBau 86 Liegenschaften. In den folgenden Jahren kommen noch Schulen, Sporthallen und Gewerbeliegenschaften dazu.

Die WiBau GmbH beabsichtigt, einen Bereitschaftsdienst für die Betreuung der Liegenschaften außerhalb der Geschäftszeiten einzurichten. Ziel des Dienstes ist es, bei Störungen oder Schäden umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die Funktions- und Nutzungssicherheit der Einrichtungen zu gewährleisten, den Schaden zu minimieren und weitere Schäden zu verhindern.
Folgende Aufgaben sind im Rahmen des Bereitschaftsdienstes zu erfüllen:
a) Telefonische Bereitschaftszentrale: 
Annahme von telefonischen Störmeldungen aus den Liegenschaften durch die Nutzer / Mieter. Bei Kategorie 1 und 2 ist ein Noteinsatz zu planen (s. b, c und d). Bei Kategorie 3 und 4 ist eine telefonische Annahme der Störmeldung und Weitergabe an einen gelisteten Nachunternehmer auszuführen.  
b) Störungsbeseitigung:
Bei Störungen oder Schäden außerhalb der Geschäftszeiten der WiBau ist der Bereitschaftsdienst vom Auftragnehmer umgehend einzuschalten. Der Dienst soll Maßnahmen zur schnellen Abhilfe einleiten und die Nutzungsfähigkeit der betroffenen Einrichtungen sicherstellen (das Verfahren ist einzuleiten nach einem durch den AG vorgegebenen Meldeplan, welcher vor Arbeitsbeginn übergeben wird).
c) Beauftragung von Notfirmen:
Sollte es im Einzelfall erforderlich sein, dass der Auftragnehmer nicht mit eigenem Personal die Störung beseitigen kann, ist er verpflichtet, externe Fachfirmen hinzuzuziehen, um eine schnelle Störungsbeseitigung zu gewährleisten.
d) Schadensminimierung:
Der Bereitschaftsdienst soll darauf hinarbeiten, den entstandenen Schaden so gering wie möglich zu halten und Folgeschäden zu verhindern.
e) Überwachung der Gebäudeleittechnik (GLT):
Liegenschaften, die über eine Gebäudeleittechnik (GLT) verfügen, müssen von der Bereitschaftszentrale zu den unter Punkt 1 festgelegten Einsatzzeiten überwacht werden, um technische Störungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Zusätzliche Hinweise:
- Eine regelmäßige Bestreifung der Gebäude oder ein planmäßiger Einsatz des Bereitschaftsdienstes ist nicht vorgesehen.
- Es handelt sich um eine rein reaktive Maßnahme, bei der der Einsatz nur im Bedarfsfall erfolgt.


Leistungsumfang:
Bereitstellung eines Help-Desk-Services sowie eines Bereitschaftsdienstes für verschiedene Objekte (Gewerbe, Schulen, Sporthallen, Wohnhäuser, Kitas, Sonderliegenschaften). Der Dienst umfasst folgende Aufgaben:
a) Einsatzzeiten:
- Montag bis Donnerstag: 16:00 Uhr bis 07:00 Uhr des Folgetages
- Freitag: ab 15:00 Uhr durchgehend bis Montag 07:00 Uhr
- Feiertage und Schließungstage* WiBau: (ca. 6 bis 9 Werktage pro Jahr)
(*Die Schließzeiten werden einmal im Jahr schriftlich mitgeteilt)

b) Aufgabenstellung pro Kategorie:
- Kat. 1: Schulen / Sporthallen - Überwachung und Sofortmaßnahmen bei Störungen
Zusätzliche Informationen: 
Fast ausschließlich GLT-Überwachung
Hausmeister verfügbar von 07:00 Uhr bis 16:00 Uhr
- Kat. 2: Gewerbe - Überwachung und Sofortmaßnahmen bei Störungen
- Kat. 3: Gewerbe + Wohnen, Wohngebäude - Telefonische Unterstützung bei Notfällen und technischen Störungen, ggf. Wartungsfirma nach Kontaktliste informieren
- Kat. 4: Einfamilienhäuser - Telefonische Unterstützung bei Notfällen und technischen Störungen, ggf. Wartungsfirma nach Kontaktliste informieren

c) Meldewege: Rufauslösung / Meldung erfolgt 
- Durch Anruf berechtigter Personen (Hausmeister, Schulen, Mieter, Gewerbe)
- In Schulen und Sporthallen gemäß Notfallliste
- Automatisch durch Gebäudeleittechnik (GLT) per E-Mail

d) Dokumentation:
Es wird eine vollständige Erfassung und Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen erwartet. 

e) Notdiensteinsätze:
Einsatzzeiten für Notdienste:
• werktags: 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr
• Nachtdienst: 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr
• Wochenende / Feiertage: durchgehender Notdienst
- Überwachung von externen GLT-Meldungen
- Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten ab Meldungseingang
- Maßnahmen zur Störungsbeseitigung:
• Einleitung von Sofortmaßnahmen (innerhalb von 4 Stunden)
• Zusammenarbeit mit Fachfirmen im Notfall (auf Rechnung der WiBau)
• Information des Objektmanagements (nach Meldeplan)
- Anforderungen für den Notdienst:
• Reaktionszeit vor Ort: 30 Minuten
• Sofortmaßnahmen: innerh. 4 Stunden durch eigene Kräfte oder Fachfirmen
• Dokumentation: Maßnahmen müssen umfassend dokumentiert werden

3. Vertragslaufzeit & Bindung
Die Ausschreibung für die Einrichtung des HelpDesk-Services soll eine Vertragslaufzeit von 2 Jahren  + einer maximale Verlängerung von 2 Jahren umfassen. Dies bedeutet:
- Der Vertrag tritt mit der Unterzeichnung in Kraft und hat eine maximal Laufzeit von 4 Jahren.
- Während dieser Zeit ist der Auftragnehmer verpflichtet, die vereinbarten Leistungen zu den festgelegten Bedingungen kontinuierlich zu erbringen.
- Der Auftraggeber (WiBau GmbH) verpflichtet sich im Gegenzug, die vereinbarten Entgelte entsprechend der ausgeschriebenen Preisstruktur zu zahlen.


4. Anpassung der Preise über die Laufzeit
- Aufgrund der langfristigen Laufzeit von 4 Jahren soll eine Preisgleitklausel von 6% angewendet werden, um mögliche Kostensteigerungen, beispielsweise durch Inflation oder steigende Lohnkosten, zu berücksichtigen.
- Etwaige Preisanpassungen werden im Vertrag geregelt und können jährlich überprüft werden.

5.-8. 
Für nähere Informationen zu den Themen Referenzen, Technische Anforderungen, Zukünftige Erweiterung des Leistungsumfangs und der Bepreisung der Liegenschaften bitten wir Sie, die allgemeine Aufagben- und Leistungsbeschreibung zu konsultieren.


Winner: WiBau Gesellschaft mbH
Number of bids: 1