Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-22
Buyer: Haven van Antwerpen-Brugge, NV van publiek recht
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 48442000 | 48812000: Financial information systems | 72212440 | 72212442
Submission deadline: 2022-08-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oproep tot aanvraag tot deelneming - Finance oplossing: Levering, implementatie en onderhoud van finance software
Deze opdracht bestaat uit het leveren,  implementeren en onderhouden van een cloud software voor het voeren van de boekhouding in al zijn aspecten.
Deelopdracht B: Implementatie van de software, inclusief configuratie/parametrisatie, eventueel doch in zo beperkt mogelijke mate maatwerk, interface functionaliteiten en data migratie
De doelstelling van de nieuwe software, is om de bedrijfsprocessen te optimaliseren door middel van verdere digitalisering, automatisering, standaardisatie en betere interfacing tussen systemen. In dit kader dient de voorgestelde software flexibel  in te passen in de huidige omgeving en gegevensuitwisseling te ondersteunen tussen verschillende systemen.
Voor integraties met interne systemen zal er samenwerking met de DI afdeling bij het Havenbedrijf nodig zijn.
Om al een beeld te vormen over de gewenste functionaliteiten, vindt u in bijlage meer informatie. Tijdens de tweede fase, zullen deze verder verfijnd worden en bepaald wat minimum vereisten zijn en welke eventueel een meerwaarde hebben, maar niet noodzakelijk zijn (Moscow principe). (Bijlage D: gewenste functionaliteiten)
Verschillende profielen van gebruikers, zullen toegang krijgen tot de software. In bijlage vindt u de huidige inschatting van het aantal gebruikers per functionaliteit. (Bijlage E: Raming aantal gebruikers)
Het geraamd aantal transacties in het Havenbedrijf vindt u eveneens in bijlage (Bijlage F:  aantal transacties).
-	De opmaak van een deel van de facturatie voor de omzetcategorieën concessies, zeevaart en binnenvaart zal blijven gebeuren in eigen ontwikkelde software (UniFact en Zeebrugge.net). Een uitgebreide integratie met deze systemen is een vereiste. Daarbovenop zouden er ook bepaalde types van facturen in de voorgestelde software moeten kunnen opgemaakt worden. Beide types moeten naast elkaar kunnen functioneren in de verkoopmodules.
-	Een groot deel van de bestellingen en ontvangsten verlopen via een asset management software (Maximo van IBM). Een uitgebreide integratie met dit systeem is een vereiste (bestelbon, ontvangst, factuur, goedkeuring voor betaling,…). Daarbovenop moeten er ook bepaalde types van bestellingen in de voorgestelde software kunnen opgemaakt worden. Beide types moeten naast elkaar kunnen functioneren in de aankoopmodules.
-	Voor het personeelsbeheer wordt momenteel SAP gebruikt waarbij een upgrade voorzien is naar S4 HANA. De timing van deze upgrade zal mogelijks in parallel lopen met de implementatie van de voorgestelde software. Een uitwisseling van de belangrijkste personeelsgegevens met de finance software is belangrijk (personeelsgegevens met analytische dimensies, cost rates, …).
-	Rapportering over verschillende domeinen heen gebeurd in Power BI. De Power BI rapporten zijn gebaseerd op een datawarehouse. Alle gegevens uit de finance software moeten op een gemakkelijke manier gesynchroniseerd kunnen worden met deze datawarehouse, dit is een vereiste.
-	Project management tool: de opdrachtgever heeft nog niet gekozen voor een oplossing voor haar projectbeheer. De opdrachtgever wenst een project management tool te implementeren.  Hetzij een tool die geïntegreerd is met de aangeboden finance software, hetzij een afzonderlijk geselecteerde tool, waarmee een interface een vereiste is.
-	Voor onkosten vergoedingen, is er momenteel gekozen voor de software MobileXpense die in implementatie fase is. MobileXpense integreren is dus een vereiste....(zie opdrachtdocumenten)
-	een ruim aanbod van ervaren personen kunnen aanbieden om de continuïteit en de kwaliteit van de implementatie en uitvoering van de opdracht te garanderen;

Eligibility requirements: De kandidaat voegt voor de uitsluitingsgronden voorzien in artikel 67 juncto artikel 151 van de wet van 17 juni 2016 en artikel 67 van het koninklijk besluit van 18 juni 2017 (veroordelingen/respectievelijk inbreuken wegens deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven e.a., witwassen van geld en financiering van terrorisme, kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel, tewerkstelling van illegalen) «b»een uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke overheid of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst«-b»  bij zijn aanvraag tot deelneming (uittreksel m.b.t. de vennootschap, max. 3 maanden oud t.o.v. de limietdatum voor indiening van de aanvraag tot deelneming). Veroordelingen respectievelijk inbreuken ouder dan 5 jaar worden niet in overweging genomen voor uitsluiting. De kandidaat van vreemde nationaliteit moet, opdat zijn aanvraag tot deelneming als regelmatig zou worden beschouwd, attesten voorleggen die door de bevoegde overheden zijn uitgereikt, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is, en waaruit blijkt dat hij: - niet in staat van faillissement verkeert; - voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen; - en voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van betalingen van de bijdragen voor sociale zekerheid.