Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-01-30
Buyer: REGIOMED-KLINIKEN GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48314000
Estimated value: 1555425 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel ist der Übergang von manuellen Tastatureingaben hin zu digitaler Spracherkennung im gesamten Krankenhaus. Die Digitale Spracherkennung muss eine Anbindung an das KIS, Orbis, sicherstellen, um eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Patienten zu gewährleisten. Es soll wie bisher die Möglichkeit bestehen, in die Arztbriefe/Befunde im Orbis befindliche parametrisierte Dokumentationen zu Diagnosen, Funktionsdiagnostik, Befunden etc. zu übernehmen. Dabei ist es ausreichend wenn auf Art, Umfang und Zielort der Datenübernahme in der digitalen Spracherkennung hingewiesen wird.
5. Es ist den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Krankenhauses möglich, freigesprochene Spracheingaben als strukturierte Dokumentationseinträge in der elektronischen Patientenakte abzulegen, und das möglichst zeit- und ortsunabhängig.
6. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mittels digitaler Bedienungsmöglichkeiten (Gestenerkennung, Sprachsteuerung, Touchbedienung etc.) durch die jeweiligen Dokumentationsvorlagen navigieren.
1. Automatisierte Verabeitung freigesprochener Texte mittels Natural Language Processing Ansätzen ist mit der Spracherkennungssoftware möglich
2. Erfassung, Erkennung, Weiterverarbeitung und Auswerung analoger Dokumente in Papierform mittels automatischer Texterkennung ist mit der Spracherkennungssoftware möglich
Die Zentrale Beschaffungsstelle der Stadt Coburg führt das Vergabeverfahren im Auftrag der REGIOMED-Kliniken GmbH durch.
Die grundlegenden Erläuterungen zu dem bereits laufenden Verfahren finden sich im Abschnitt VI.3 dieser Bekanntmachung.
Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben:
- Spracherkennung auf On-Premises System aus Gründen der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit benötigt.
- Tiefe Integration der Sprachsteuerung in das im Klinikverbund einheitliche Krankenhausinformationssystem ORBIS bereits in den bayrischen Einrichtungen realisiert, getestet und etabliert.
- Ein standortübergreifender Mischbetrieb ist aus Gründen der Stabilität und des Bedienkonzeptes / Sprachwörterbücher für standortübergreifende Mitarbeiter nicht erstrebenswert.
- Nachdem zum Zeitpunkt des Auslaufens der Angebotsbindefrist keine KHZG-Förderzusagen für die thüringischen Einrichtungen vorlagen, konnte eine Vergabebekanntmachung / Beauftragung nur für die bayrischen Einrichtungen ausgelöst werden.
Die freiwillige ex-ante-Bekanntmachung soll u.a. dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dienen und nachweisen, dass im Zeitraum zwischen März 2021 und Januar 2023 keine neuen Anbieter am Markt verfügbar sind, die mit der eingesetzten Software sämtliche MUSS-Anforderungen erfüllen.
Mit Auftragsbekanntmachung (2021/S 045-110085) vom 01.03.2021 leitete die Zentrale Beschaffungsstelle der Stadt Coburg im Auftrag der REGIOMED-Kliniken GmbH ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 Abs. 1 VgV ein. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs gingen insgesamt zwei Teilnahmeanträge ein. Beide Bewerber wurden nach Prüfung der Eignung zur Angebotsabgabe aufgefordert. Zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung am 04.05.2022 lagen zwei Angebote vor. Ein Angebot musste wegen Nichterfüllung von zwingenden Anforderungen (A-Kriterien) aus dem Pflichtenheft von der Wertung ausgeschlossen werden.
Bei der Beschaffungsmaßnahme handelt es sich grundsätzlich um eine nach Krankenhauszukunftsgesetz i.V.m. Krankenhausfinanzierungsgesetz i.V.m. Krankenhausstrukturfondsverordnung und der Richtlinie zur Förderung von Vorhaben zur Digitalisierung der Prozesse und Strukturen im Verlauf eines Krankenhausaufenthaltes geförderte Maßnahme.


Winner: Dedalus HealthCare GmbH
Award value: 1555425