Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2024-04-30
Region: AT130
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 33000000 | 33696500 | 38000000 | 51400000 | 51430000

Technical requirements: Ex-ante Transparenzbekanntmachung - Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter; 
Übersiedlung bestehender Laborgeräte samt (Wieder-)Inbetriebnahme und zusätzliche Beschaffung eines Präanalytik-Geräts sowie der Proben-Transportbänder.
Die (präsumtive) Zuschlagsempfängerin Roche Diagnostics GmbH (Roche) ist Auftragnehmer eines bestehenden (und im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zugeschlagenen) Auftrages über die Bereitstellung von mehreren Laborgeräten samt Wartung sowie die Durchführung von Analysen auf Basis einer "pay per reported result"-Vergütung (Standort KFN – Los 3 des ursprünglichen Vergabeverfahrens). Aufgrund von umfangreichen (Um-)Bauarbeiten am Standort Klinik Favoriten, insbesondere am Leistungsort/Standort der Laborgeräte, sind die Geräte nunmehr zu übersiedeln und nach Abschluss der Bauarbeiten wieder in Betrieb zu nehmen (insbesondere unter Einhaltung der Bestimmungen des Medizinproduktegesetzes). Nach Wiederinbetriebnahme wird die Leistungserbringung grundsätzlich unverändert gegenüber dem ursprünglich ausgeschriebenen Vertrag fortgesetzt. Im Rahmen der Übersiedlung und Wiederinbetriebnahme sollen von Roche zusätzlich eine Proben-Transportlinie zwischen den (bestehenden) Modulen bzw. Anbindungstechnik zwischen den (bestehenden) Anlagen als auch eine Erweiterung der Präanalytik (zweites Präanalytikgerät) inkl Anbindung an die Rohrpostanlage beschafft werden.
Die Auftraggeberin ist der Ansicht, dass die beabsichtigte (Zusatz-)Beauftragung bzw die Durchführung eines Vergabeverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung im Oberschwellenbereich nur mit Roche als einzigem Bieter vergaberechtlich zulässig ist. Die Leistungen der Übersiedlung- und (Wieder-)Inbetriebnahme stellen eine unwesentliche Änderung dar und überschreiten auch die Grenzen des § 365 Abs 3 Z 1 BVergG nicht. 
Die Zusatzbeschaffungen (Proben-Transportlinie und zweite Präanalytik) sind gemäß § 36 Abs 1 Z 6 BVergG (Erweiterung bestehender Lieferung/Einrichtung) zulässig, weil sie zur Erweiterung der bestehenden Anlage notwendig sind (Ausweitung des Versorgungsauftrags des KFN, Automatisierung) und ein Wechsel des Auftragnehmers dazu führen würde, dass der Auftraggeber Waren mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit bzw unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würden. Technische Unvereinbarkeiten bzw unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten ergeben sich insbesondere aus den folgenden Umständen: Die Kompatibilität mit den bestehenden Anlagen ist sicherzustellen, was bei einem Wechsel des Auftragnehmers nicht gewährleistet ist (Kompatibilität und Schnittstellen von bestehenden Geräten, Proben-Förderlinien und Präanalytik). Das Erfordernis einheitlicher Geräte (vom selben Hersteller) ergibt sich auch aus der gemeinsamen Anbindung zur Rohrpostanlage und EDV-Schnittstellen; eine Anbindung von Präanalytikgeräten unterschiedlicher Hersteller ist aufgrund dieser Schnittstellen nicht möglich bzw würde gravierende Probleme bei Wartung und Gebrauch mit sich bringen (keine einheitliche Haftungs- und Gewährleistungsordnung, keine einheitliche Störungs-, Service- und Wartungstätigkeit, Mitarbeiter müssten mit zwei unterschiedlichen Geräten arbeiten). Zuletzt ist die Einheitlichkeit auch in Hinblick auf die Anforderungen des Medizinproduktegesetzes erforderlich, wofür ein Dritter keine (hinreichende) Haftung übernehmen könnte (Konformitätserklärung).
Aus diesen Gründen sind aus Sicht der Auftraggeberin auch die Voraussetzungen für eine Vertragsänderung gemäß § 365 Abs 3 Z 5 BVergG erfüllt (zusätzliche Leistungen zur ursprünglichen Beauftragung; die Proben-Förderlinien und die zweite Präanalytik waren nicht in den Ausschreibungsunterlagen des ursprünglichen Vergabeverfahrens enthalten). Ein Wechsel des Auftragnehmers ist – neben den vorstehenden technischen Gründen – auch aus wirtschaftlichen Gründen nicht möglich bzw mit beträchtlichen Zusatzkosten für die Auftraggeberin verbunden (aufwendige "Umweglösungen", um Kompatibilität mit bestehender Anlage sowie Schnittstellen herzustellen; Probleme bei Haftungszuordnung, Wissensverlust bei Personal bzw "doppeltes" Einlernen auf unterschiedlichen Geräten, zusätzliche Aufwände, um weiterhin Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001:2015 und ISO 15189:2022 sicherzustellen).
Durch die beabsichtigte (Zusatz-)Beauftragung würde sich auch der ursprünglich (angesprochene) Bieterkreis nicht ändern. Auch das wirtschaftliche Gleichgewicht und der Gesamtcharakter des Vertrages (pprr-Vertrag) bleiben unverändert.
Die (Zusatz-)Beauftragung an Roche erfolgt auch nur im erforderlichen Umfang, soweit kein Auftragnehmerwechsel möglich ist. Die Beschaffung einer Post-Analytik für das gegenständliche Labor erfolgt durch die Auftraggeberin separat in einem regulären Vergabeverfahren.