Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-12-13
Buyer: Mico Botnia Oy Ab
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72212100: Industry specific software programming services | 72250000: System and support services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2020-01-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Osassa 1 hankittava järjestelmä sisältää palkanlaskentajärjestelmän, jonka avulla Mico Botnia hoitaa palkanlaskennan prosessit loppuasiakkailleen. Hankittavalla järjestelmällä on tarkoitus korvata useita eri järjestelmiä, joita eri loppuasiakkailla on tällä hetkellä käytössä ja joita Mico Botnia käyttää loppuasiakkaiden palkanlaskennan suorittamiseen. Uuden järjestelmän tulee tukea kunnallissektorin työehtosopimuksia siten, että palkanlaskentaan liittyvät manuaaliset työvaiheet jäävät mahdollisimman vähäiseksi. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin. Hankinnan osan 2 mukainen HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti loppuasiakkaiden henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen Master datan lähde. Loppuasiakkailla voi olla käytössä myös muita HR-järjestelmäratkaisuja. Lisäksi tietoa tuodaan useista muista järjestelmistä, joita ovat esim. työajanhallintajärjestelmät. Palkanlaskentajärjestelmän tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1a Vaatimusluettelo palkanlaskenta. Lisäksi liitteessä 2a Palkanlaskentaprosessien kuvaus on kuvattu järjestelmään liittyviä prosesseja sekä yleisiä tavoitteita ja toiveita.
Tavoitteena on, että järjestelmän käyttöönotto ensimmäisen loppuasiakkaan osalta käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain vuodesta 2020 lukien. Päätös palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotosta tehdään loppuasiakaskohtaisesti. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava projektisuunnitelma, sisältäen Mico Botnian tavoiteaikataulun huomioiva aikatauluehdotus, jossa on huomioitu vaiheittainen käyttöönotto loppuasiakkaille.
Järjestelmän toimittajan vastuulla ovat mm. seuraavat käyttöönottoon ja palvelun ylläpitoon liittyvät työt:
- Käyttöönoton projektointi (päävastuullinen projektipäällikkö toimittajalta, asiakas nimeää projektipäällikön, joka vastaa asiakkaan vastuulla olevien asioiden etenemisestä sekä muut avainhenkilöt käyttöönottoprojektiin)
- Järjestelmän käyttöönottoon ja käytön aikaisiin muutoksiin liittyvä parametrointi ja parametroinnin tuki vaatimusten mukaisesti (asiakas voi myös itse tehdä osin parametrointia, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa)
- Järjestelmän ylläpito toimittajan palvelinympäristössä sisältäen mm. tietoturvan hallinnan ja tietojen varmistuksen
Hankintaan sisältyvät hintataulukon liite 3a mukaiset optiot. Lisäksi hankintayksikkö voi tilata tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan myös erilaisia pienimuotoisia kehitystoimenpiteitä, uusia liittymärajapintoja / muutoksia liittymiin, käyttäjäkoulutuksia jne. Hankintaa voidaan sopimuskaudella laajentaa nykyisten omistajien lisäksi myös tuleville Mico Botnian suorille ja välillisille omistajille sekä näiden konserneihin kuuluville yhteisöille.
Osassa 2 hankittava järjestelmä sisältää HR-järjestelmän, jonka avulla Mico Botnia ja Mico Botnian loppuasiakas hoitaa HR-prosessejaan. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea kunnallissektorin työehtosopimuksia siten, että palvelussuhteeseen liittyvien tietojen hallinta (mm. palkkauksen erilaiset osat) on järjestelmän avulla mahdollista. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin, esim. hankinnan osan 1 mukaiseen palkanlaskentajärjestelmään. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen Master datan lähde. HR-järjestelmän tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1b Vaatimusluettelo HR. Lisäksi liitteessä 2b HR-prosessien kuvaus on kuvattu järjestelmään liittyviä prosesseja sekä yleisiä tavoitteita ja toiveita.
Tavoitteena on, että järjestelmän käyttöönotto ensimmäisen asiakkaan osalta käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Päätös HR-järjestelmän käyttöönotosta tehdään loppuasiakaskohtaisesti. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa projektisuunnitelmarunko HR-järjestelmän toimittamiseksi loppuasiakkaalle.
Järjestelmän toimittajan vastuulla ovat mm. seuraavat käyttöönottoon ja palvelun ylläpitoon liittyvät työt:
- Käyttöönoton projektointi (päävastuullinen projektipäällikkö toimittajalta, asiakas nimeää projektipäällikön, joka vastaa asiakkaan vastuulla olevien asioiden etenemisestä sekä muut avainhenkilöt käyttöönottoprojektiin)
- Järjestelmän käyttöönottoon ja käytön aikaisiin muutoksiin liittyvä parametrointi ja parametroinnin tuki vaatimusten mukaisesti (asiakas voi myös itse tehdä osin parametrointia, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa)
- Järjestelmän ylläpito toimittajan palvelinympäristössä sisältäen mm. tietoturvan hallinnan ja tietojen varmistuksen
Hankintaan sisältyvät hintataulukon liite 3b mukaiset optiot. Lisäksi hankintayksikkö voi tilata tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan myös erilaisia pienimuotoisia kehitystoimenpiteitä, uusia liittymärajapintoja / muutoksia liittymiin, käyttäjäkoulutuksia jne. Hankintaa voidaan sopimuskaudella laajentaa nykyisten omistajien lisäksi myös tuleville Mico Botnian suorille ja välillisille omistajille sekä näiden konserneihin kuuluville yhteisöille.