Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-10-28
Buyer: Helsingin kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava järjestelmäriippumaton digitaalinen säilytysratkaisu. Säilytysratkaisun tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Ratkaisua tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla.
Digitaalinen säilytysratkaisu koostuu kolmesta toiminnallisesta kokonaisuudesta: valmisteluratkaisu, säilytysratkaisu ja asiakasportaali. Tässä kilpailutuksessa hankitaan käyttöön yksi (1) tuote, joka sisältää tilaajan vaatimusten kannalta riittävässä määrin sekä valmisteluratkaisuun että säilytysratkaisuun sisältyviä ominaisuuksia. Tuotetta voidaan tarvittaessa konfiguroida tai räätälöidä vaadittujen ominaisuuksien toteuttamiseksi. Asiakasportaalin toiminnallisuuksien osalta tarjoaja voi tarjota käyttöön joko omaa säilytysratkaisutuotettaan, muuta tuotettaan tai rajapintojen kautta toteutettavaa ratkaisua.
Hankinnan kohteena on säilytysratkaisu, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankintaan liittyy osa-alueina säilytysratkaisu, valmisteluratkaisu ja asiakasportaali. Valmisteluratkaisun tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2-metatietomallissa tai JHS191-suosituksessa esitetyt vaatimukset ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Niin säilytys- kuin valmisteluratkaisuissa on tuettava uusien pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien standardoitujen rakenteiden ja tiedostoformaattien käyttöä. Asiakasportaalin tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset.
Hankinnan kohteena on valmis ja muista pakettijärjestelmistä riippumaton säilytysjärjestelmätuote, johon voidaan tehdä tarvittavia asiakaskohtaisia konfigurointeja tai räätälöintejä soveltuvilta osin. Valmisteluratkaisun toiminnallisuudet tarvitaan pääsääntöisesti käyttöön lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamista varten. Joissakin tapauksissa pitkäaikaissäilytykseen soveltuva siirtopaketti voidaan kuitenkin tuottaa lähdejärjestelmässä tai jossakin muussa järjestelmässä. Säilytysratkaisun tulee voida ottaa vastaan sekä valmisteluratkaisussa että muussa järjestelmässä valmisteltu aineisto, joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa rakenteessa ja soveltuvissa tiedostoformaateissa. Säilytysratkaisun ja asiakasportaalin tulee olla modulaarisia siten, että asiakasportaalin toiminnallisuudet voidaan tarvittaessa toteuttaa myös rajapinnan kautta liitettävällä erillisellä ratkaisulla. Säilytysratkaisun yhteentoimivuus muiden osa-alueiden kanssa tulee varmistaa ja mahdollisten erillishankintojen (alustapalvelut, säilytysratkaisu) tulee tapahtua synkronisesti siten, että säilytysratkaisu kaikkine osa-alueineen voidaan ottaa käyttöön aikataulun mukaisesti kesällä 2021.
Hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää kilpailutuksen, koska tarjouspyynnössä on havaittu epäselvyyksiä. Havaitut epäselvyydet korjataan, jonka jälkeen kilpailutus aloitetaan uudelleen.