Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-10-02
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 50000000 | 72212317 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services
Estimated value: 1525000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Beitragsservice setzt derzeit die Textverarbeitungssoftware/-lösung "DOPiX" ein, die er infolge von zwei europaweiten Vergabeverfahren erworben hat. Diese Textverarbeitungssoftware/-lösung wird beim Beitragsservice sowohl zur Erzeugung von Massenbriefen als auch in der Online-Textverarbeitung eingesetzt. Die weitere Entwicklung von DOPiX wurde von der Quadient Germany GmbH (vormals ICON Systemhaus GmbH) eingestellt, weshalb sich die Notwendigkeit zur Beschaffung einer speziell für DOPiX-Umgebungen entwickelten Zusatzkomponente ergeben hat, um die zukünftige Nutzung einer Textverarbeitung als Kernsystem des Outputmanagements des Beitragsservice sicherzustellen. Daneben ist der Abschluss der erforderlichen Wartungs-/Supportverträge erforderlich.
Die Textverarbeitung als Kernsystem des Outputmanagements (OPM) des Beitragsservice (auch "Auftraggeberin") verwendet sowohl zur Erzeugung von Massenbriefen als auch in der Online-Textverarbeitung diverse DOPiX-Softwarekomponenten der Firma Quadient Germany GmbH (vormals ICON Systemhaus GmbH). Die weitere Entwicklung von DOPiX wurde von der Firma Quadient eingestellt, obwohl die Auftraggeberin seit langem mit dem Produkt arbeitet und weiter gearbeitet hätte. Im Rahmen einer umfassenden Analyse des Bedarfs hat die Auftraggeberin den Bedarf wie folgt definiert: Der Bedarf umfasst nicht die Beschaffung einer komplett neuen OPM-Lösung, sondern nur eine speziell für DOPiX-Umgebungen entwickelte Zusatzkomponente. Denn dieser (reduzierte) Bedarf ermöglicht es, dass statt eines kompletten Systemtausches als „Minus“ nur ein Systemkerntausch erfolgt, ohne dass bestehende Systemschnittstellen und die kompletten Umgebungssysteme angepasst werden müssen. Diese Ermittlung des Bedarfs beruht im Wesentlichen darauf, dass dadurch bestehende immense Risiken von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen abgewendet werden können, weil alle aktuell bestehenden Schnittstellen bestehen bleiben und nicht angepasst werden müssen. Die im Betrieb der bestehenden Lösungen implementierten Schnittstellen sind nicht
hinreichend detailliert dokumentiert, um diese für eine sichere Migration zu nutzen. Das hat zur Folge, dass eine eingehende Analyse des Altsystems erforderlich wäre. Hierfür müssten interne Fachexperten vom Beitragsservice im engen Austausch mit einem Lösungsanbieter zusammenarbeiten.
Dies hätte enorme zeitliche und personelle Aufwände zur Folge. Dies kann vom Beitragsservice nicht geleistet werden. Zudem bergen nicht hinreichend dokumentierte Schnittstellen bei der Bestandslösung selbst bei einer eingehenden Analyse im Vorfeld immer auch technische Risiken. Probleme im Rahmen der Migration können – auch bei einer im Vorfeld erfolgenden Analyse der Altsysteme – nie ganz vermieden werden. Dies ist umso problematischer bei einer geschäftskritischen Anwendung. Trotz Vorsorge in der Planungsphase lassen sich Fehler, die zum potentiellen Komplettausfall der Systeme mit gravierenden Folgen führen können, nicht sicher ausschließen. Im schlimmsten Fall ist der vorübergehende Stillstand und der Verlust der Arbeitsfähigkeit des Beitragsservice zu befürchten. Im Bereich termin- und geschäftskritische Dokumente (beispielsweise
Vollstreckung) können demnach enorme rechtliche Probleme sowie finanzielle Verluste auftreten. Hinzukommen weitere Probleme (höherer Ressourcenaufwand bei mehrfacher sowie das Risiko von Fehlfunktionen). Um dies zu verhindern sind enormen Aufwände im Rahmen der Migration vonnöten. Verbleibende Restrisiken technischer Art lassen sich dennoch nicht sicher ausschließen. Das muss unbedingt vermieden werden. Im Interesse der Systemsicherheit muss jedwedes Risikopotential ausgeschlossen und der zuverlässigste Weg gewählt werden. Zudem wird
durch die Beschaffung auch ein deutlich höherer Zeit- und Kostenaufwand vermieden, was in Kombination mit den technischen Risiken die Bestimmung des Bedarfs Entscheidung rechtfertigt. Der Bedarf kann aber nur durch eine Direktvergabe an die Firma Quadient umgesetzt
werden; ein Wettbewerb ist nicht möglich. Denn nur die Firma Quadient bietet als Hersteller die Zusatzkomponente sowie den Abschluss eines Wartungs-/Supportvertrag an. Der Vertragsschluss mit der genannten Firma ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV gerechtfertigt. Der Vertrag wird nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, geschlossen.
Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine sog. „Freiwillige ex-ante Bekanntmachung" im Sinne von § 135 Abs. 3 GWB. Mit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bekundet der Öffentliche Auftraggeber die Absicht, den hier beschriebenen Vertrag abzuschließen. Der Vertrag ist also noch nicht abgeschlossen, wie die Angabe unter Ziffer V.2.1 der Bekanntmachung suggeriert. Dieses Datum wurde dort nur aus technischen Gründen eingetragen, weil das System kein in der Zukunft liegendes Datum zulässt. Vielmehr wird der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung abgeschlossen (siehe § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Vor Abschluss des Vertrages binnen der vorgenannten Frist kann der beabsichtigte Vertragsschluss bei der unter Ziffer VI.4.1 genannten Stelle angegriffen werden, wobei der Nachprüfungsantrag dem Auftraggeber vor rechtmäßiger Erteilung des Zuschlage nach Ablauf der Wartefrist von zehn Kalendertagen zugestellt worden sein muss. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit  der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. Eine Rüge allein ist jedoch nicht ausreichend; es wird auf die Frist gemäß § 135 Abs. 3 GWB hingewiesen.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.


Winner: Quadient CXM Germany GmbH
Award value: 1525000