Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-01-28
Buyer: Klinikum Dortmund gGmbH
Country: DE
Region: Dortmund, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 30200000 | 48000000 | 48100000 | 48180000 | 48610000: Database systems
Submission deadline: 2016-03-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ausschreibung Digitale Archivierung der Klinikum Dortmund gGmbH, bestehend aus einer digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösung (Los 1), dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen / Scannen von Akten / Belegen etc. (Los 2) sowie optionalen Konservierungs- und Aufbereitungsleistungen für feuchte Papierakten (Los 3).
Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten, der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten;
LOS 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016;
Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten.
Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -Dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016.
Im Klinikum Dortmund lagern in einem Kellerarchiv ca. 300 bis 500 laufende Meter an papiergestützten Altakten, welche infolge der Lagerung feucht geworden sind und mit Schimmel befallen sind. Diese Akten sind so zu konservieren und aufzubereiten durch geeignete technische Verfahren, dass eine Nutzung der Akten bei Bedarf / auf Anforderung wieder möglich ist / wird.
LOS 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten
LOS 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016,
Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Bewerbungsunterlagen sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das gesamte Vergabeverfahren zu benennen.
7. Ist beabsichtigt, die Leistungen zur dieser Ausschreibung in Form einer Bietergemeinschaft und/oder mit Subunternehmern zu erbringen, sind entsprechende GU- und Verpflichtungserklärungen beizufügen.
Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.1) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.
3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen.
5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa.
Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.
Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice.

Eligibility requirements: 1. Unternehmensdarstellung und MA-Zahl gesamt. 2. MA-Zahl in dem Bereich des Vergabegegenstands, ggf. aufgeteilt je Los gemäß Abschnitt II.1.5). 3. Personalentwicklung der letzten 3 Jahre. 4. Rechtsform, Gesellschafterstruktur, Konzernzugehörigkeit. 5. Aktueller HR-Auszug. 6. Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9000 / vergleichbar. 7. Ist beabsichtigt, die Leistungen zur dieser Ausschreibung in Form einer Bietergemeinschaft und/oder mit Subunternehmern zu erbringen, sind entsprechende GU- und Verpflichtungserklärungen beizufügen. Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein. Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.1) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen. 1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß VOL § 6 Absatz 5. a) bis e). 2. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben. 3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen. 4. Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung inkl. Deckungssummen. 5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa. Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein. Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen. Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice. Eine Bewerbung für einzelne oder alle Lose ist zulässig. Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle geforderten Nachweise sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen. 1. Angaben zu Standort(en) des Bieters / der Bietergemeinschaft. 2. Angaben zu Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft. Für Los 1: 1. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für Patientenakten im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. 2. Nachweis von Erfahrungen mit dem Krankenhausinformationssystem iMedOne (Fa. Telekom) und IS-H (Fa. SAP) bei der erfolgreichen Anbindung / Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im flächendeckenden Produktivbetrieb, in mindestens einem (1) Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. Für Los 2: 1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe vonAuftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens drei (3) Akutkrankenhäusern mit mehr als 1 000 Betten in den letzten 3 Jahren. 3. Nachweis / Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes und Landesdatenschutzgesetzes NRW. Für Los 3: 1. Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten (Referenzliste mit Angabe des Konservierungsverfahrens, Auftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten für mindestens 1 Krankenhaus (Patientenakten) in den letzten 3 Jahren. Die o. a. Mindeststandards sind einzuhalten. Es werden nur Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, welche alle o. a. Mindestbedingungen erfüllen.
1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß VOL § 6 Absatz 5. a) bis e). 2. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben. 3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen. 4. Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung inkl. Deckungssummen. 5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa. Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein. Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen. Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice.
1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß VOL § 6 Absatz 5. a) bis e). 2. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben. 3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen. 4. Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung inkl. Deckungssummen. 5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa. Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein. Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.
Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice.
Eine Bewerbung für einzelne oder alle Lose ist zulässig. Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle geforderten Nachweise sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen. 1. Angaben zu Standort(en) des Bieters / der Bietergemeinschaft. 2. Angaben zu Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft. Für Los 1: 1. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für Patientenakten im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. 2. Nachweis von Erfahrungen mit dem Krankenhausinformationssystem iMedOne (Fa. Telekom) und IS-H (Fa. SAP) bei der erfolgreichen Anbindung / Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im flächendeckenden Produktivbetrieb, in mindestens einem (1) Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. Für Los 2: 1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe vonAuftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens drei (3) Akutkrankenhäusern mit mehr als 1 000 Betten in den letzten 3 Jahren. 3. Nachweis / Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes und Landesdatenschutzgesetzes NRW. Für Los 3: 1. Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten (Referenzliste mit Angabe des Konservierungsverfahrens, Auftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten für mindestens 1 Krankenhaus (Patientenakten) in den letzten 3 Jahren. Die o. a. Mindeststandards sind einzuhalten. Es werden nur Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, welche alle o. a. Mindestbedingungen erfüllen.
Eine Bewerbung für einzelne oder alle Lose ist zulässig. Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle geforderten Nachweise sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen. 1. Angaben zu Standort(en) des Bieters / der Bietergemeinschaft. 2. Angaben zu Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft.
Für Los 1: 1. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für Patientenakten im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. 2. Nachweis von Erfahrungen mit dem Krankenhausinformationssystem iMedOne (Fa. Telekom) und IS-H (Fa. SAP) bei der erfolgreichen Anbindung / Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im flächendeckenden Produktivbetrieb, in mindestens einem (1) Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner. Für Los 2: 1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe vonAuftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens drei (3) Akutkrankenhäusern mit mehr als 1 000 Betten in den letzten 3 Jahren. 3. Nachweis / Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes und Landesdatenschutzgesetzes NRW. Für Los 3: 1. Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten (Referenzliste mit Angabe des Konservierungsverfahrens, Auftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum). 2. Nachweis der Durchführung von konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten für mindestens 1 Krankenhaus (Patientenakten) in den letzten 3 Jahren. Die o. a. Mindeststandards sind einzuhalten. Es werden nur Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, welche alle o. a. Mindestbedingungen erfüllen.