Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-02-09
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72311100 | 72512000: Document management services
Estimated value:  RON
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Prezenta documentație de atribuire conține cerințele, criteriile, regulile și informațiile necesare pentru a asigura potențialilor ofertanți o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică având ca obiect „Conservarea documentelor existente la nivelul D.G.I.T.L. SECTOR 4 prin conversie digitală și organizare arhivă fizică”.
Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire. Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 20 zile.
Autoritatea contractantă va răspunde la solicitările de clarificări în a 12-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.
Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional, astfel: P(n) = (Pret minim ofertat / Pret n) x punctaj maxim alocat.
Algoritm de calcul: Punctajul aferent experienței profesionale specifice a experților (Manager de proiect, Team leader echipă conversie digitală și Team leader echipă indexare) se va acorda pentru fiecare în parte, astfel: 
a) pentru experiența constând în implicarea în peste 7 proiecte/contracte în care s-au prestat servicii similare cu cele care fac obiectul prezentului contract, în care a îndeplinit același tip de activități ca cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul contract, se acordă 10 puncte;
b) pentru experiența constând în implicarea între 5 și 7 proiecte/contracte în care s-au prestat servicii similare cu cele care fac obiectul prezentului contract, în care a îndeplinit același tip de activități ca cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul contract, se acordă 5 puncte;
c) pentru experiența constând în implicarea între 2 și 4 proiecte/contracte în care s-au prestat servicii similare cu cele care fac obiectul prezentului contract, în care a îndeplinit același tip de activități ca cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul contract,  se acordă 2,5 puncte.

Notă:
Se consideră a fi proiecte/contracte similare acele proiecte/contracte care au presupus servicii de conversie digitală prin mai multe tipuri de scanare (scanare automată și scanare manuală de tip face-up a documentelor , indexare/asociere de informații/metadate pentru cel puțin 5 câmpuri.
Ofertele care vor prezenta documente suport ce atestă îndeplinirea doar a cerinței minime a caietului de sarcini nu vor fi punctate.
Algoritm de calcul: Factorul va fi apreciat în funcție de calificativele structurate pe 3 niveluri: 1. „acceptabil”/„satisfăcător”/„parțial relevant”; 2. „bine”/„adecvat”; 3. „foarte bine”/„excepțional”, fiecărui calificativ fiindu-i asociat un punctaj:
a) Calificativ „Foarte bine/ Excepțional” – se acordă 20 puncte. Raționament utilizat în evaluarea conținutului propunerilor tehnice:
1.	toate activ principale sunt reflectate în Graficul pentru implementarea activităților pentru fiecare categorie de servicii identificată în caietul de sarcini și sunt detaliate în sub-activități, cu demonstrarea optimizării timpilor de lucru propuși, putând fi utilizat așa cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul întâlnirilor de monitorizare a progresului în cadrul contractului,
2.	corelarea activ în Graficul pentru implementarea activităților cu tipurile de resurse este realizată la un nivel foarte bun, pentru toate activitățile și sub-activitățile identificate și pentru toate tipurile de resurse prezentate, cu demonstrarea optimizării utilizării resurselor propuse de către ofertant, 
3.	corelarea activ în Graficul pentru implementarea activităților cu metodologia utilizata, sub aspect al duratei, este realizată la un nivel foarte bun, pentru activitățile și sub-activitățile identificate, cu demonstrarea eficientizării activităților și optimizării utilizării resurselor propuse de către ofertant.
b) Calificativ „Bine/ Adecvat” – se acordă 10 puncte. Raționament utilizat în evaluarea conținutului propunerilor tehnice:
1.	toate activ principale sunt reflectate în Graficul pentru implementarea activităților pentru fiecare categorie de servicii identificată în caietul de sarcini, sunt detaliate sub-activitățile, Graficul pentru implementarea activ poate fi utilizat așa cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul contractului,   
2.	corelarea activ  în Graficul pentru implementarea activităților cu tipurile de resurse este realizată la un nivel adecvat, pentru activitățile și sub-activitățile identificate,  
3.	corelarea activ în Graficul pentru implementarea activităților cu metodologia utilizata, sub aspect al duratei, este realizată la un nivel adecvat, pentru activitățile și sub-activitățile identificate.
c) Calificativ „Acceptabil/ Satisfăcător/ Parțial relevant” – se acordă 5 puncte. Raționament utilizat în evaluarea conținutului propunerilor tehnice:
1.	toate activ sunt reflectate în Graficul pentru implementarea activităților pentru fiecare categorie de servicii solicitate în caietul de sarcini, dar acestea nu sunt detaliate în sub-activități, graficul neputând fi utilizat așa cum este prezentat ca dată de intrare în cadrul contractului, 
2.	corelarea activ în Graficul pentru implementarea activităților cu tipurile de resurse este realizată la un nivel acceptabil, corelarea activităților în Graficul pentru implementarea activităților cu metodologia utilizata, sub aspect al duratei, este realizată la un nivel acceptabil.
Algoritm de calcul: Punctajul se acordă pentru garanția acordată de prestator pentru livrabilele ce fac obiectul contractului subsecvent aferente serviciilor de conversie digitală și serviciilor de organizare arhivă fizică, suplimentar cerinței minime a caietului de sarcini, astfel:
a) pentru perioada de garanție aferentă livrabilelor contractului de 36 de luni de la data acceptanței fiecărui livrabil, se acordă 10 puncte;
b) pentru perioada de garanție aferentă livrabilelor contractului de 24 de luni de la data acceptanței fiecărui livrabil, se acordă 5 puncte.
Notă:
Nu se acordă punctaj pentru ofertarea unei garanții egală sau mai mică decât garanția solicitată prin cerința minimă a caietului de sarcini.


Award value: 34079604.8
Number of bids: 4