Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-04-23
Buyer: Gewofag Service GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 79999100
Submission deadline: 2021-05-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die 3 Aktenräume des technischen Archivs befinden sich auf dem Gelände der Siemens AG in München-Neuperlach. Das Haus 85, in dem sich die Archivräume befinden, ist nur nach Voranmeldung über die Einfahrt in der Carl-Wery-Straße, 81739 München-Neuperlach erreichbar. Die Ortskoordinaten (Google Maps) lauten:
Der Auftraggeber beabsichtigt im Rahmen eines auslaufenden Mietverhältnisses für seine Geschäftsräume seine in Papierform vorliegenden Bestandsdokumente zu digitalisieren.
Hierbei handelt es sich primär um Akten und großformatige Pläne zu abgeschlossenen Bauprojekten („Bauakten“) sowie sekundär um eine deutlich kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Die Unterlagen befinden sich an 2 Standorten in München-Neuperlach.
In Vorbereitung der Ausschreibung wurden die Unterlagen in den Archivräumlichkeiten mengenmäßig erfasst und nicht mehr benötigte Unterlagen bereits aussortiert. Der Bieter kann von etwa 5 870 Objekten mit circa 979 000 Blatt Papier ausgehen. Die Unterlagen besitzen unterschiedliche Papierqualitäten.
Für die Digitalisierung soll ein Scandienstleister gefunden werden, der sowohl Erfahrung mit Scanaufträgen für öffentliche Auftraggeber als auch mit Projekten ähnlicher Komplexität und Größenordnung vorweisen kann. Hervorzuheben ist insbesondere der recht große Anteil von technischen Zeichnungen („Plänen“) in Großformaten, der nur mittels einer größeren Anzahl geeigneter Zeichenscanner zu bewältigen ist. Der Bieter kann von zusätzlichen etwa 32 300 Plänen mit Formaten größer als DIN A3 ausgehen.
Die Unterlagen entstammen primär aus abgeschlossenen Bauprojekten und enthalten beispielweise Genehmigungen, Statiken, Rechnungen, Pläne, Verträge, Angebote, Versicherungsunterlagen aus B2B-Geschäften. Hinzu kommt eine kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Es kann nicht völlig ausgeschlossen werden, dass auch personenbezogene Daten von Privatpersonen vorkommen können.
Hierzu sind Angaben in Form von Angebotserklärung, Bewertungsmatrix und Eigenerklärungen gemäß Anlage „Eigenerklärungen Eignung und Zuverlässigkeit“ und „Eigenerklärungen Mindestlohn, Nachunternehmer, Bietergemeinschaft“ zu machen, diese sind auszufüllen und mit den Angebotsunterlagen abzugeben. Die Eigenerklärungen umfassen:
Die in der Checkliste getroffenen Zusagen werden vor Zuschlag an den Bestbietenden in Form einer Testverarbeitung (Scannen einzelner ausgewählter Akten & Pläne) überprüft.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).