Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-07
Region: DE212
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72243000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253100: System support services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2025-05-06
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden. 
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 11.000 Einrichtungen, in denen rund 650.000 Kinder betreut wer-den. Das jährliche Volumen der staatlichen und kommunalen Förderung beträgt rund 6 Mrd. Euro. 
Neben der kindbezogenen Förderung nach dem BayKiBiG werden zusätzlich der Elternbeitragszuschuss ab dem 1. Kindergartenjahr und freiwillige staatliche Leistungen, wie der Personalbonus, die Förderung von Assistenzkräften in Kindertageseinrichtungen, die Sprachfachkräfte sowie die Betriebskostenförderung aus Bundesmitteln nach dem Kinderförderungsgesetz (KiFöG) im System abgerechnet.
Der laufende Vertrag über Pflege-, Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen KiBiG.web endet am 30.06.2025. Durch das vorliegende Vergabeverfahren soll sichergestellt werden, dass ab dem 01.07.2025 das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für statistische Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel (Berichtsgenerator).
Die Bieter haben den Jahresumsatzes Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die Jahre 2022, 2023 sowie 2024 in Euro anzugeben. Mindestanforderung hierbei ist ein Mindestjahresumsatz von mindestens 10 Mio. € im Jahresmittel der letzten drei Geschäftsjahre im Kontext von Wartung und Entwicklung von Softwarelösungen. Bei Bietergemeinschaften werden die Werte addiert. Zum Nachweis des Jahresumsatzes ist das den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügte Dokument „Template Jahresumsatz.docx“ zu verwenden.
Die Bieter haben mindestens fünf mit dem Vergabegegenstand vergleichbare Referenzprojekte anzugeben. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt, das die Pflege-, Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen für eine Software für gesetzliche Antrags- und Bewilligungsprozesse im Bereich der Kindertagesbetreuung auf Landesebene zum Gegenstand hat. Es wird neben der Angabe von Projektinhalt, -umfang, -zeitraum und wenn vorhanden Referenz (z.B. Internetadresse) auch die Angabe eines Ansprechpartners des Kunden verlangt, die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) reicht nicht aus. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim Referenzauftraggeber telefonisch nachzufragen. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein, Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein, laufende Aufträge sind nicht berücksichtigungsfähig, es sei denn es handelt sich um einen (Rahmen)Vertrag, aus dem bereits mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen abgerufen und vertragsgemäß erbracht wurden.
Unter Referenzprojekten sind in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen zu verstehen, die für einen Referenzauftraggeber im Rahmen eines Auftrags (bei öffentlichen Auftraggebern ein Vergabeverfahren) durchgeführt wurden. Rahmenverträge können als Referenz angegeben werden, allerdings werden dann Einzelaufträge aus dem Rahmenvertrag diesem als Referenz zugerechnet und zählen nicht als einzelne Referenzen.
Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügte Dokument „Template Referenzen.docx“ zu verwenden.
Achten Sie darauf, dass Sie nur Referenzen angeben, bei denen Sie auch den Ansprechpartner des Auftraggebers mit Kontaktdaten benennen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Falls Bieter den Quellcode und/oder die Systemdokumentation einsehen möchten und/oder Zugang zum Testsystem erhalten möchten, ist die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich.

Eligibility requirements: Die Bieter haben den Jahresumsatzes Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die Jahre 2022, 2023 sowie 2024 in Euro anzugeben. Mindestanforderung hierbei ist ein Mindestjahresumsatz von mindestens 10 Mio. € im Jahresmittel der letzten drei Geschäftsjahre im Kontext von Wartung und Entwicklung von Softwarelösungen. Bei Bietergemeinschaften werden die Werte addiert. Zum Nachweis des Jahresumsatzes ist das den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügte Dokument „Template Jahresumsatz.docx“ zu verwenden.
Die Bieter haben mindestens fünf mit dem Vergabegegenstand vergleichbare Referenzprojekte anzugeben. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt, das die Pflege-, Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen für eine Software für gesetzliche Antrags- und Bewilligungsprozesse im Bereich der Kindertagesbetreuung auf Landesebene zum Gegenstand hat. Es wird neben der Angabe von Projektinhalt, -umfang, -zeitraum und wenn vorhanden Referenz (z.B. Internetadresse) auch die Angabe eines Ansprechpartners des Kunden verlangt, die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) reicht nicht aus. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim Referenzauftraggeber telefonisch nachzufragen. Die Referenzprojekte müssen in den vergangenen drei Jahren ab Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt worden sein, Referenzprojekte, die vor über drei Jahren durchgeführt wurden, werden nicht berücksichtigt. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein, laufende Aufträge sind nicht berücksichtigungsfähig, es sei denn es handelt sich um einen (Rahmen)Vertrag, aus dem bereits mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen abgerufen und vertragsgemäß erbracht wurden.
Unter Referenzprojekten sind in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen zu verstehen, die für einen Referenzauftraggeber im Rahmen eines Auftrags (bei öffentlichen Auftraggebern ein Vergabeverfahren) durchgeführt wurden. Rahmenverträge können als Referenz angegeben werden, allerdings werden dann Einzelaufträge aus dem Rahmenvertrag diesem als Referenz zugerechnet und zählen nicht als einzelne Referenzen.
Zum Nachweis der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügte Dokument „Template Referenzen.docx“ zu verwenden.
Achten Sie darauf, dass Sie nur Referenzen angeben, bei denen Sie auch den Ansprechpartner des Auftraggebers mit Kontaktdaten benennen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Falls Bieter den Quellcode und/oder die Systemdokumentation einsehen möchten und/oder Zugang zum Testsystem erhalten möchten, ist die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der Erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 (siehe http://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html) mit einem Schwankungsbereich von 15 Prozent und dem Schwerpunkt Leistung. Die Zuschlagskriterien im Einzelnen ergeben sich aus den Bieterhinweisen.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der Erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 (siehe http://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html) mit einem Schwankungsbereich von 15 Prozent und dem Schwerpunkt Leistung.  Zur Ermittlung der in die Formel nach UfAB 2018 einzusetzenden Leistungspunktzahl „L“ wird die Zusammensetzung des für die Ausführung des Projekts vorgesehenen Personals anhand der Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter/in bewertet. Näheres ergibt sich aus den Bieterhinweisen.
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
(GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren
nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem
öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach §
97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist
darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist
unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der
Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die
aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung
oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15
Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der
Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt
unberührt.
Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden. 
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 11.000 Einrichtungen, in denen rund 650.000 Kinder betreut wer-den. Das jährliche Volumen der staatlichen und kommunalen Förderung beträgt rund 6 Mrd. Euro. 
Neben der kindbezogenen Förderung nach dem BayKiBiG werden zusätzlich der Elternbeitragszuschuss ab dem 1. Kindergartenjahr und freiwillige staatliche Leistungen, wie der Personalbonus, die Förderung von Assistenzkräften in Kindertageseinrichtungen, die Sprachfachkräfte sowie die Betriebskostenförderung aus Bundesmitteln nach dem Kinderförderungsgesetz (KiFöG) im System abgerechnet.
Der laufende Vertrag über Pflege-, Wartungs-, Support- und Weiterentwicklungsleistungen KiBiG.web endet am 30.06.2025. Durch das vorliegende Vergabeverfahren soll sichergestellt werden, dass ab dem 01.07.2025 das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für statistische Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel (Berichtsgenerator).