Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-07-01
Buyer: Puolustusvoimien logistiikkalaitos
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Keskeytysilmoitus: Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus -kehittämishanke (PVASIA), osallistumishakemuspyyntö
Puolustusvoimien logistiikkalaitos (jäljempänä hankintayksikkö) pyytää osallistumishakemustanne Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuuden hankintaan Puolustusvoimille tämän osallistumishakemuspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
PVASIA-hanke kehittää Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuutta, johon sisältyvät myös Puolustusvoimien asianhallintajärjestelmän (PVAH) ja sähköisen arkistoinnin uudistaminen.
Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus toimii kaikissa Puolustusvoimien käyttöympäristöissä siinä laajuudessa kuin on tarvetta ja muodostaa tavoitetilassa tiedonohjauksen, tehtävänhallinnan, asianhallinnan, dokumenttienhallinnan, sähköisen arkistoinnin ja tiedon hakupalveluiden muodostaman kokonaisuuden, jossa tietoaineistoa liikutellaan kahdensuuntaisesti esimerkiksi dokumenttienhallinnasta asianhallintaan, rekistereistä ja tietokannoista käsittelyprosesseihin, kansalaiselta viranomaiselle ja takaisin sekä päätöksenteosta sähköiseen arkistoon. Kokonaisuus on liitetty keskitettyyn roolipohjaiseen käyttövaltuushallintaratkaisuun. Puolustusvoimien tulevaisuuden tiedonhallintajärjestelmä hyödyntää tehokkaasti myös ohjelmistorobotiikkaa ja automaatiota. Rakenne on modulaarinen.
Tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus rakennetaan palvelemaan sekä kaikkia Puolustusvoimien työntekijöitä, että Puolustusvoimien muita tietojärjestelmiä, tarjoamalla tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuuteen kuuluvia palveluita näiden käyttöön. Tämä mahdollistaa, että näihin erillisiin tietojärjestelmiin ei tarvitse rakentaa rinnakkaisia palveluita ja käyttäjä saa tehtävät ns. yhden luukun periaatteella.
Hankintamenettelyn perusteella laaditaan hankintakokonaisuutta koskeva hankintasopimus, joka on voimassa kuusi (6) vuotta (rakentaminen neljä (4) vuotta, ylläpito kaksi (2) vuotta), jonka jälkeen ylläpitosopimusta voidaan jatkaa optioin korkeintaan kahdeksan (8) vuotta. Hankintasopimukselle laaditaan muun muassa rakentamisvaihetta ja ylläpitoa koskevat alasopimukset, joiden voimassaolo voi olla lyhyempi kuin kokonaisuutta koskevan sopimuksen.
Tarjouskilpailu toteutetaan neuvottelumenettelynä puolustus- ja turvallisuushankintalain (1531/2011) mukaisesti.
PVASIA-hanke kehittää Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuutta, johon sisältyvät myös Puolustusvoimien asianhallintajärjestelmän (PVAH) ja sähköisen arkistoinnin uudistaminen. Tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus sisältää kuvaan (liite 5 Hankekuvaus, kohta 1.1 Hankkeen tavoite) vihreällä merkityt palvelut.
Puolustusvoimien tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus toimii kaikissa Puolustusvoimien käyttöympäristöissä siinä laajuudessa kuin on tarvetta ja muodostaa tavoitetilassa tiedonohjauksen, tehtävänhallinnan, asianhallinnan, dokumenttienhallinnan, sähköisen arkistoinnin ja tiedon hakupalveluiden muodostaman kokonaisuuden, jossa tietoaineistoa liikutellaan kahdensuuntaisesti esimerkiksi dokumenttienhallinnasta asianhallintaan, rekistereistä ja tietokannoista käsittelyprosesseihin, kansalaiselta viranomaiselle ja takaisin sekä päätöksenteosta sähköiseen arkistoon. Kokonaisuus on liitetty keskitettyyn roolipohjaiseen käyttövaltuushallintaratkaisuun. Puolustusvoimien tulevaisuuden tiedonhallintajärjestelmä hyödyntää tehokkaasti myös ohjelmistorobotiikkaa ja automaatiota. Rakenne on modulaarinen.
Tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus rakennetaan palvelemaan sekä kaikkia Puolustusvoimien työntekijöitä, että Puolustusvoimien muita tietojärjestelmiä, tarjoamalla tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuuteen kuuluvia palveluita näiden käyttöön. Tämä mahdollistaa, että näihin erillisiin tietojärjestelmiin ei tarvitse rakentaa rinnakkaisia palveluita ja käyttäjä saa tehtävät ns. yhden luukun periaatteella.
Asiakirjallisen tietoaineiston tiedonohjauksen tulee olla SÄHKE2-määräyksen vaatimusten mukainen ja rekisterimuotoisen tietoaineiston tiedonohjauksen tulee olla JHS201 Rekisteritiedon metatiedot -suosituksen mukaista. Tiedonohjaus integroidaan tulevaan tiedonhallintajärjestelmän ja uudistettavaan puolustusvoimien toiminnanohjausjärjestelmään sekä mahdollisesti myöhemmin myös muihin järjestelmiin.
Tiedonohjausjärjestelmän ratkaisu perustuu yksittäisen käyttäjän tai käyttäjäryhmän työskentelyä sekä erikseen tunnistettavien prosessien työnkulkua tukeviin ilmoitusten ja tehtävien hallintaan, monipuoliseen visuaaliseen ilmeeseen, mobiilikäytettävyyteen ja tietoaineiston hyödyntämiseen puolustusvoimien keskitetystä sähköisestä arkistosta.
Hankittava tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuus sisältää puolustusvoimien vaatimusten mukaan konfiguroidun valmisohjelmiston, siihen tehtävät päivitykset ja versionvaihdot. Näiden lisäksi hankinta sisältää tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoon, tukeen, ylläpitoon, koulutukseen ja kehitykseen liittyvät palvelut. Hankkeen tuotoksena syntyvä tiedonhallintajärjestelmä sisältää integraatioita ja rajapintoja myös aiemmin hankittuihin kokonaisuuksiin. Valitun toimittajan tulee antaa tukea aiemmin hankittujen valmisohjelmistojen (esim. Microsoft-tuotteet) liittämiseksi osaksi tiedonhallintajärjestelmäkokonaisuutta / tai hankittavaa kokonaisuutta.
Hankittavan kokonaisuuden tulee tukea puolustusvoimien toimintaa ja organisaatiota, jossa yhden (1) viranomaisen (Puolustusvoimat) sisällä on tällä hetkellä 31 erilaista toimivaltaista viranomaista omine päätöksentekoprosesseineen (määrä voi muuttua).