Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2017-09-23
Buyer: Der AOK-Bundesverband handelt für sich und im Namen der unter VI.3) genannten weiteren Auftraggeberinnen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72310000: Data processing services
Estimated value: 1350000 EUR

Technical requirements: Elekronisches Bewerbungssystem (e-Recruitment-System) zur Abbildung des internen und externen Personalbeschaffungsprozesses.
Bereitstellung eines elektronischen Bewerbungssystems (eRecruitment-System) zur Abbildung des internen und externen Personalbeschaffungsprozesses der Auftraggeberinnen sowie der anschließenden Auftragsdatenverarbeitung im Rechenzentrumsbetrieb des Anbieters. Des Weiteren umfasst die Leistung die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der von dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Soft- und Hardware sowie den entsprechenden Support.
Die Lösung muss per Schnittstelle an die vorhandenen SAP-HCM-Systeme der Auftraggeberinnen anbindbar sein.
Für die AOK-Gemeinschaft bilden qualifizierte und motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Basis für unternehmerisches Handeln und dauerhaften Erfolg. Durch den Einsatz moderner Informations-Technologien sollen die Qualität der Personalbeschaffung erhöht und die Beschaffungsprozesse beschleunigt werden. Gleichzeitig soll die Transparenz über den Status und Fortschritt der Bewerbung für alle beteiligten Parteien gesteigert werden. Zielsetzung ist der Betrieb eines eRecruitment-Systems zur Abbildung des internen und externen Personalbeschaffungsprozesses als Auftragsdatenvereinbarung. Hierbei soll der gesamte Prozess des Bewerbermanagements von der Ausschreibung im Internet/Intranet bis zur Übernahme des Bewerbers mit Workflows unterstützt werden. Die Anbindung der jeweiligen SAP-HCM-Systeme der Auftraggeberinnen ist Voraussetzung für einen durchgängigen Datenfluss. Die Leistungserbringung erfolgt mehrstufig. Für die Abbildung der Grundeinstellungen und Vorlagen hat der Auftragnehmer einen Mastermandanten zur Verfügung zu stellen. Für jede teilnehmende Auftraggeberin muss ferner ein eigener Mandant bereit gestellt werden, in den die Inhalte aus dem Mastermandanten überführbar sein müssen. Die Auftraggeberinnen müssen die Möglichkeit haben, individuelle Anforderungen bei Formularfeldern im Bewerbungsformular, Korrespondenz, Berichten und Workflows, Einbindung von Testergebnissen (z. B. Self-ACs, Online-Tests, sonstige Auswahlverfahren) unter Berücksichtigung der jeweiligen zentralen bzw. dezentralen Organisationsstruktur der Auftraggeberinnen umzusetzen.
Die Rahmenvereinbarung kann gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV direkt vergeben werden. Die Voraussetzungen dieser Ausnahmetatbestände liegen – ausgehend vom konkreten Beschaffungsbedarf der AOK-Gemeinschaft – jeweils vor. Beinahe sämtliche Bewerbungsprozesse im AOK-System werden mit dem e-Recruitmentsystem der Lumesse GmbH durchgeführt. Die AOK-Gemeinschaft hat diese Lösung im Jahr 2013 nach Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens (vgl. die frühere Bekanntmachung ABl. EU 2013/S 196-339115) beschafft und mit erheblichem Aufwand implementiert. Es wurden mehrere Mandanten erstellt, die in die Systeme der Auftraggeberinnen, die sich technisch voneinander unterscheiden, eingebunden werden mussten, weshalb der Anbieter verschiedene Schnittstellen errichten musste. Bei Umstieg auf eine neue Lösung würden erhebliche Kosten entstehen, die eine Neubeschaffung unwirtschaftlich erscheinen lassen. Aufgrund der oben beschriebenen technischen Besonderheiten wären Kompabilitäts- oder Ressourcenprobleme zu befürchten. Sofern es beim Azubi-Bewerbungsverfahren (rund 60.000 Bewerbungen in einem kurzen Zeitfenster von drei Monaten) Störungen durch einen Systemwechsel geben würde, könnte dies in den Folgejahren zu Problemen bei der Versorgung mit Fachkräften führen. Die Lumesse GmbH verfügt zudem über ausschließliche gewerbliche Schutzrechte an dem e-Recruitmentsystem, weshalb das System von keinem anderen Unternehmen bereitgestellt werden kann. Der Auftrag soll daher für weitere 4 Jahre an die Lumesse GmbH vergeben werden. Die Entscheidung des öffentlichen Auftraggebers, ein bereits bestehendes System und dessen trotz der partiellen betriebswirtschaftlichen Abschreibung gegebenen Wert weiter nutzen zu wollen, anstatt eine komplette Neuausschreibung durchzuführen, ist nach der Rechtsprechung ein sachbezogener und nicht zu beanstandender Grund für eine Direktvergabe. Dies gilt ebenso für die Entscheidung, eine sichere Variante zu wählen. Abzuwendende Risiken von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen sowie von höherem Zeitbedarf rechtfertigen die Entscheidung. Bereits vorhandene Strukturen und Erfahrungen würden ohne Mehrwert für die AOK-Gemeinschaft entwertet, wenn etablierte – auf die AOKs zugeschnittene – Strukturen, technische Ressourcen und Verfahren gekappt werden müssten, um eine gänzlich neue Lösung zu etablieren (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 1.8.2012 VII-Verg 10/12; 22.5.2013 – VII-Verg 16/12; VK Bund, Beschl. v. 18.2.2016 VK 2-137/15).
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des
Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den


Winner: Lumesse GmbH
Award value: 1350000