Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-05-26
Buyer: SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services
Estimated value: 2960880 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen
Ausgangslage: Mit der aktualisierten Ankündigung der SAP SE, dass die Mainstream-Wartung des SAP ERP nun zum Ende des Jahres 2027 eingestellt wird, stellt sich den SAP-Kunden nicht die Frage ob, sondern wann der optimale Zeitpunkt für die Umstellung auf SAP S/4HANA ist und wie diese erfolgen soll. Aus diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen beabsichtigt die SEG eine Einführung von SAP S/4HANA ab 01.01.2024. Mit der Einführung der SAP HANA Plattform sind grundlegende Veränderungen aller SAP-Softwarekomponenten verbunden. Mit der HANA Datenbank ist nun verpflichtend ein neues Datenbankprodukt einzusetzen. Mit der FIORI-Oberflächentechnologie wird eine webbasierte und geräteunabhängige Benutzerschnittstelle angeboten. Ziel ist es, hier vor allem vereinfachte Prozessabläufe zu ermöglichen und Lösungsansätze für Problemstellungen zu harmonisieren ("principle of one"). Umfassende Veränderungen finden somit sowohl auf technischer Ebene, vor allem aber auch auf fachlich/prozessualer Ebene statt. Der Transformationsprozess auf SAP S/4HANA ist daher ein anspruchsvolles und mehrstufiges Vorhaben, welches technische, fachliche, prozessuale und organisatorische Aspekte beinhaltet. Aus diesem Grund begannen bei der SEG die Planungen für die Umstellung auf das Folgeprodukt S/4HANA. Dies mündete 2022 in einer Vorstudie, deren Ergebnis seit Mai 2022 vorliegt.  Gegenstand der zu beauftragenden Leistung: Gegenstand der Ausschreibung sind des Weiteren Unterstützungsleistungen im Zuge der Umstellung der vorhandenen IT Systeme (Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM) der SEG und WiBau auf SAP S/4HANA. Die Unterstützung beinhaltet dabei auch die eventuell notwendigen programmtechnischen Anpassungen. Kernanforderung ist die Erbringung der Beratungsleistungen für die Umstellung der IT-Systeme der SEG auf S/4HANA in zwei Schritten zum 01.01.2024 und 01.01.2025 durch den Auftragnehmer. Die jeweiligen Schritte orientieren sich an der Machbarkeitsstudie vom Mai 2022. Darüber hinaus sollen die Prozessverantwortlichen auf Auftraggeberseite gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Umstellung innerhalb des vorgesehen Zeitrahmens umzusetzen. Dabei ist die Anpassung sowohl aus technischer Sicht als auch an gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen. In einer Vertragslaufzeit von zunächst rd. 2 Jahren ist in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (AN) geplant, in einem selektiven Greenfield-Ansatz und unter Verwendung von z.B. Focused Build als Projektsteuerungstool auf S/4HANA zu wechseln. Änderungen sehen wir unter anderem in folgenden Bereichen • Einführung von (digitalen) Workflows  • Ablösung der Systeme Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM • neues Berichtswesen  • Stammdatenänderung  • Standardisierung sämtlicher Prozesse • Einführung von Fiori-Apps Nach Produktivstart soll die SEG in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen. Der AN kümmert sich um die Pflege und die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen. Detaillierte und ausführliche Angaben sind der beigefügten Leistungsbeschreibung samtzugehörigen Anlagen (Anlage 02a) zu entnehmen.  Zeitplan der Leistungserbringung: Beginn Leistungserbringung: ca. 06-2023 Designphase: ca. 06-2023 bis ca. 08-2023 Realisierungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023 Bereitstellungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023  Betriebsphase: ca. ab 01.01.2024  Nachsorgephase: ca. ab 01-2024 bis 03-2024 Ende Leistungserbringung: 06-2025 (Mindestanforderungen) Bearbeitung erarbeiteter Optionen: ca. ab 07-2025
Die Ausschreibung enthält Optionen. Es erfolgt ein Abruf, vorbehaltlich der Beschlüsse zur weiteren Umsetzung des Projektes sowie der Entscheidung der AG im weiteren Projektverlauf. Außerdem ist während der Analyse- u. Konzeptionsphase damit zu rechnen, dass einzelne bisher nicht bekannte Optionen erarbeitet werden können. Die daran anschließenden Konzepte werden gemeinsam analysiert und die weitere Vorgehensweise auf Basis der Ausschreibung und der gelegten Angebote abgestimmt. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen Optionen und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Honorarerhöhung) herleiten.
Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen


Winner: Aareon Deutschland GmbH
Award value: 2960880
Number of bids: 1