Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-06-03
Buyer: Ministerie van Defensie
Country: NL
Region: NL332
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 35000000: Security, fire-fighting, police and defence equipment | 35100000: Emergency and security equipment | 35110000: Fire-fighting and safety equipment | 35111000: Fire-fighting equipment
Estimated value: 5525000 EUR
Award criteria: quality

Technical requirements: De scope van onderhavige opdracht betreft alle toebehoren die vanuit de brandweer eenheden nodig zijn voor brandbestrijding, hulpverlening, incidentbestrijding gevaarlijke stoffen (IBGS) en waterongevallen.

De afbakening van deze scope kenmerkt zich door het zijn van:
Handelsgebruikelijk niet gemodificeerde artikelen die vrij verkrijgbaar zijn op de markt.
Toebehoren bij systemen, dus niet volledige systemen zoals brandweerwagens- of schepen.
Alle artikelen die benodigd zijn voor de operationele dan wel ondersteunde brandweer gerelateerde taken.

De artikelgroepen zoals opgenomen in het PvE, zijn onderdeel van de scope van onderhavige opdracht.

Het dienstverleningscomponent van onderhavige opdracht bestaat uit:
Het aanleveren van de gegevens waarmee Defensie een catalogus kan inrichten in de ‘MatLogCo catalogus omgeving’. Defensie vraagt die gegevens op bij de Leverancier. Dit betreft ook de documentatie (handleiding enz.) die aan de artikelen in SAP moet worden gekoppeld. Defensie richt in en onderhoudt zelf deze catalogus op het intranet van Defensie waarin alle beschikbare artikelen met SAP nummer gemakkelijk zijn te vinden. Gebruiker kan dan met het SAP-nummer in het SAP ERP systeem M&F de werkelijke bestelling plaatsen.
Aanleveren van catalogus- gegevens voor het inrichten van de bestelomgeving bij Defensie en het ERP SAP systeem van Defensie. Leveren van bestel- en artikel(stam)data voor, en in het format van, Defensie systemen.

Een hoge (95%) leverbetrouwbaarheid (beschikbaarheid) en leveringssnelheid (COTS <2 werkdagen).
Rapportage over kosten, verbruik en doorlooptijd klachten.
Het inrichten van een klachtenmeldpunt en zorgen voor optimalisatie van het assortiment om toekomstige (herhaling van) klachten te voorkomen.
Een adviesrol richting opdrachtgever/systeemmanager/normsteller bij het zoeken naar nieuwe of alternatieve artikelen.
Aandragen/voordragen van innovatie/nieuwe producten indien relevant voor de gebruiker.
Monitoren van gebruikerstevredenheid door sterren-rating bij bestellen en jaarlijkse evaluatie en periodieke rapportage.
Als invulling op de doelstellingen wordt inschrijver gevraagd een plan van aanpak te schrijven, waarbij zij beschrijft hoe zij beoogd, gedurende de gehele looptijd van het contract, de beschikbaarheid van artikelen en ondersteuning van opdrachtgever en haar gebruikers te garanderen.
Als invulling van de doelstellingen dient inschrijver aan te tonen hoe zij omgaat met flexibiliteit (bijvoorbeeld: afroep van veel artikelen onder tijdsdruk) en hoe zij invulling geeft aan klantgerichtheid (bijvoorbeeld: meedenken in oplossingen). Hiertoe dient een praktijkcasus uitgewerkt te worden.
Als invulling van de laatste doelstelling, actief bijdragen aan het realiseren van de duurzaamheidsdoelstellingen van Defensie, dient inschrijver minimaal in te gaan op:
Energie en klimaat, vervoersbewegingen en duurzame vervoersmiddelen, in relatie tot onderhavige opdracht.
Energiegebruik en opwekking op de eigen locatie waar ook de opslag, verpakking en verzending van de artikelen van Defensie plaatsvindt.
Circulariteit, materialen en grondstoffen in relatie tot verpakkingsmaterialen, en artikelen die voor Defensie niet meer bruikbaar zijn in relatie tot de R-Ladder (Rethink, Re-use, Repair, Refurbish, Repurpose, Recycle).
Welzijn en gezondheid. Hoe levert inschrijver een bijdrage aan mensen met een afstand tot arbeidsmarkt bij bijvoorbeeld het orderpicken, verpakken en verzenden van artikelen.
De Raamovereenkomst wordt gesloten voor een periode van 24 maanden met eerst een mogelijkheid om de Raamovereenkomst met 24
maanden te verlengen, en vervolgens tweemaal de mogelijkheid om de Raamovereenkomst met 12 maanden te verlengen (2+2+1+1 jaar).
De vaste 2 jaren geven de leverancier de mogelijkheid om de investering in het opzetten van de dienstverlening (zie onder '1. De
opdracht') over enige tijd terug te verdien en de achterliggende processen te optimaliseren. Vervolgens kan bij goed functioneren de
overeenkomst driemaal worden verlengd.
De twee extra jaren zijn nodig omdat de genoemde ontwikkelingen (zie onder '1. De opdracht') zich in de komende 4 tot 6 jaar voordoen
en niet met zekerheid kan worden gezegd wanneer de piekbehoefte eindigt. Dat is afhankelijk van de exacte oplevering van de systemen
zoals schepen en voertuigen. Aanbestedende dienst kan daardoor 2 jaar extra motiveren gezien deze is gekoppeld aan de verwachtte
piekbehoefte de komende (maximaal) 6 jaar na contractondertekening. De omvang van de opdracht wordt dan ook niet getypeerd door de
looptijd, maar door het voorzien in ABT bij de genoemde ontwikkelingen. Na deze 6 jaren neemt de behoefte weer voor een aantal jaren
sterk af. De onderliggende redenen voor een langere looptijd dan wettelijk voorgeschreven maximum van (4) vier jaren, is, naast de
piekbehoefte, dat Defensie in de piekperiode wil standaardiseren naar het gebruik van zoveel mogelijk de zelfde artikelen (uitvoering
vorm, afmeting en gebruik). Op deze wijze wordt/worden o.a.:
. voorkomen dat tussentijds de brandweervoertuigen aangepast dienen te worden door afwijkende toebehoren qua formaat en vorm;
. logistieke voorraden beheersbaarder en overzichtelijker;
. de uitwisselbaarheid verhoogd, wat de operationele inzetgereedheid ten goede komt;
. instructies en opleidingen in gebruik efficiënter en doelgerichter ingezet. Er hoeft niet telkens aan de gebruiker geleerd te worden hoe met nieuwe materialen omgegaan dient te worden.


Winner: Kenbri Fire Fighting B.V.
Award value: 6700000
Number of bids: 3