Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-19
Buyer: Gemeente Breda
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48440000 | 48812000: Financial information systems | 48920000 | 72000000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2020-12-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Aanbesteding conform de Europese openbare procedure om tot een overeenkomst te komen voor de levering, implementatie, hosting en beheer van een applicatie voor een "Integrale digitale ITB software-oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen".
Ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van dit project gaat de gemeente Breda over tot de implementatie van software ter ondersteuning van het ITB-proces, met Q3 2021 als beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met een leverancier voor het leveren, implementeren en onderhouden van software ter ondersteuning van het ITB proces voor een vast termijn van vier jaar en mogelijkheid tot verlenging van maximaal zes x een jaar.
In 2019 is de gemeente Breda begonnen met het doorvoeren van verbeteringen op diverse onderwerpen die samenhangen met de procesketen Inkoopbehoefte tot en met Betalen (ITB). Diverse werkgroepen hebben afgelopen jaar verbeteringen gerealiseerd op onderdelen van de procesketen. Tijdens het werken aan deze verbeteringen is geconstateerd dat structurele verbeteringen in het proces alleen succesvol zijn als dit vanuit de keten aangepakt wordt en er een logische samenhang ontstaat tussen “het inkoopproces” (initiële behoefte stelling, specificeren, selecteren en contracteren) en het “transactionele proces” (verplichting, prestatieverklaring, factuurverwerking en betalen).
Begin 2020 is om deze reden besloten de verbeteringen in de gehele keten van Inkoopbehoefte tot en met Betalen projectmatig aan te pakken. Er is een project- en stuurgroep gevormd en een projectplan gemaakt en er is een businesscase opgesteld waarbij zowel kwalitatief als kwantitatief wordt onderbouwd dat een integrale ITB software-oplossing voor het ITB-proces noodzakelijk is om de doelstellingen uit het project te realiseren. De businesscase heeft drie belangrijke pijlers waarop de baten gebaseerd zijn:
1. een groter volume inkopen via team Inkoop laten lopen waardoor (meer) inkoopbaten gerealiseerd worden;
2. een vermindering van de administratieve lasten waardoor met minder mensen een gelijke hoeveelheid werk gedaan kan worden;
Op bovengenoemde pijlers zijn taakstellende KPI’s benoemd. De ITB software-oplossing uit deze aanbesteding dient een bijdrage te leveren aan het realiseren van de businesscase.
Om deze businesscase te realiseren worden op de volgende elementen veranderingen doorgevoerd (in willekeurige volgorde):
Ter ondersteuning van punt 4 is de gemeente Breda van plan een ITB software-oplossing in gebruik te nemen.
Hiervoor publiceert de gemeente Breda de aanbesteding "Integrale digitale software oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen". Deze heeft als doel: het aanschaffen en implementeren van inkoopsoftware ten behoeve van het volledige ITB-proces met Q3 2021 als beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing.
Ondernemers waarop de (wettelijke en facultatieve) uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. De uitsluitingsgronden staan vermeld in de UEA, die als bijlage in Negometrix is gevoegd.
Op het moment van inschrijving kan de inschrijver volstaan met het ondertekenen van de UEA. Door middel van deze verklaring verklaart de inschrijver dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Inschrijver moet op het eerste verzoek van de aanbesteder, binnen de in dat verzoek gestelde termijn, de in het verzoek vermelde bewijsstukken/verklaringen verstrekken.
De onderstaande stukken worden door de aanbesteder verlangd van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van de opdracht:
— een gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Deze GVA dient op het tijdstip van inschrijving niet ouder te zijn dan twee jaar,

Eligibility requirements: Ondernemers waarop de (wettelijke en facultatieve) uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. De uitsluitingsgronden staan vermeld in de UEA, die als bijlage in Negometrix is gevoegd. Op het moment van inschrijving kan de inschrijver volstaan met het ondertekenen van de UEA. Door middel van deze verklaring verklaart de inschrijver dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Inschrijver moet op het eerste verzoek van de aanbesteder, binnen de in dat verzoek gestelde termijn, de in het verzoek vermelde bewijsstukken/verklaringen verstrekken. De onderstaande stukken worden door de aanbesteder verlangd van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van de opdracht: — een gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Deze GVA dient op het tijdstip van inschrijving niet ouder te zijn dan twee jaar, — een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van inschrijven niet ouder is dan zes maanden; — een bewijs van tekenbevoegdheid van de ondertekenaar van de in artikel 1.2.1 gevraagde UEA, door middel van: —— een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden of door middel van een volmacht, waarin de tekenbevoegdheid (afwijkend) van het uittreksel, is vastgelegd. Let op: De tekenbevoegdheid dient voldoende te zijn voor het offertebedrag voor de volledige looptijd, inclusief eventuele opties en optiejaren. Inschrijvers kunnen van de procedure worden uitgesloten of worden vervolgd, indien zij zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het invullen van het UEA, indien zij informatie hebben achtergehouden of indien zij niet in staat zijn de ondersteunende documenten te verstrekken.