Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-20
Buyer: Bundesverwaltungsamt (BVA), Außenstelle Berlin
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 63122000 | 71323000: Power engineering design services | 72413000: Website design services | 72415000: Website hosting services | 72421000
Estimated value: 65400000 EUR
Submission deadline: 2018-02-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Fulfillmentdienstleistung zum Vertrieb von Münzen und Münzprodukten der Offiziellen Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland (VfS)
Zur Erfüllung der Vertriebsaufgaben der offiziellen Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland („VfS“), d.h. für den Verkauf und Vertrieb der von den 5 deutschen Münzstätten hergestellten Sammler- und Gedenkmünzen an private Sammler und den Münzhandel, wird für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren (Verlängerung optional) ein Dienstleister („Auftragnehmer“, „AN“) gesucht, der sämtliche Vertriebstätigkeiten von der Warenannahme bis zur Übergabe der konfektionierten Pakete an vom AG separat beauftragte Zustelldienste erbringt. Es soll dazu ein Geschäftsbesorgungsvertrag („GBV“) abgeschlossen werden. Auftraggeber und Vertragspartner des GBV ist die Bundesrepublik Deutschland („BRD“) vertreten durch das BMI, dieses vertreten durch das BVA. Weitere Informationen über das BVA und seine Tätigkeit sowie über die VfS und ihre Tätigkeit sind im Internet unter www.bva.bund.de und www.deutsche-sammlermuenzen.de abrufbar.
Gesucht wird ein Dienstleiser, der die zum Vertrieb der deutschen Sammler- und Gedenkmünzen erforderlichen Tätigkeiten von der Warenannahme bis zur Übergabe der gepackten Pakete an einen oder mehrere Zustelldienste übernimmt (werden separat beauftragt).
— Aufbau und Betrieb eines IT Gesamtsystems zur Unterstützung der Vertragsdurchführung. Dies beinhaltet die Annahme und Bearbeitung der Bestellungen sowie Erfassung und Verwaltung der Lagerbestände. Ebenso muss ein Webauftritt des VfS, ein Online-Shop aufgebaut und betrieben werden. Das Bestellverwaltungssystem muss so ausgelegt sein, dass Bestellungen per Bestellkarte oder telefonisch erfasst, bearbeitet und mit den online erfolgten Bestellungen gemeinsam verwaltet werden. Darüber hinaus gehört die Migration der Kunden- und Geschäftsdaten (aktuell und archiviert) zu der Aufgabe des AN,
—— Vorbereitung der Bestellungen zum Versand an den Kunden inkl. Abstimmung mit den zuständigen Dienstleistern (Werttransport von den Prägestätten, Konfektionierer, Zusteller),
— Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Marketingmaßnahmen (Versenden Newsletter, Unterstützung bei Messepräsenzen etc.),
— Buchhaltung, Erfassung und Bereitstellung der Geschäftsdaten für die weitere Bearbeitung sowie Archivierung dieser,
— Operative Steuerung weiterer Dienstleister (insb. Koordinierung Produktanlieferung und Abstimmung mit Zustelldiensten).
Die einzelnen zu erbringenden Leistungen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden, die online abrufbar ist.
Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des AG zweimal um jeweils 2 Jahre verlängert werden. Anschließend kann der Vertrag dreimal durch einseitige Erklärung des AG um jeweils 2 Jahre verlängert werden, soweit der AN dem Verlängerungsverlangen nicht spätestens 2 Wochen nach dessen Zugang widerspricht.
Der voraussichtliche Leistungsbeginn ist der 1.6.2018, dies kann jedoch abweichen. Mit der Geschäftsübernahme vom bisherigen DL und der Einrichtung des Geschäftsbetriebs hat der Auftragnehmer unverzüglich nach Zuschlagserteilung zu beginnen, sodass diese zum 1.1.2019 abgeschlossen sind. Ab dem 1.1.2019 nimmt der AN die operativen Tätigkeiten mit Außenwirkung wahr.
1. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrere Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nachweislich durchgeführt wurde (vgl. Anlage 4);
2. Unternehmensdarstellung mit Angabe zu Namen, Anschrift, Rechtsform, Umsatzsteuer-ID-Nummer, Name der Geschäftsführer / Vorstände, Geburtsort und des Geburtsdatums der Geschäftsführer / Vorstände, Organigramm zur Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaft, Konzernangehörigkeit, Niederlassungen), Darstellung der Eigentums- und Beteiligungsverhältnisse, sofern das Unternehmen im Eigentum natürlicher Personen steht: namentliche Benennung des Eigentümers/der Eigentümer (vgl. Anlage 3);
3. Eigenerklärung und Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregisters des Herkunftsstaates, sofern eintragungspflichtig, durch Vorlage der Kopie des Registerauszugs (nicht älter als 6 Monate, vgl. Anlage 5).
Der AG behält sich vor, für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) beim Bundesamt für Justiz anzufordern bzw. anfordern zu lassen; von ausländischen Bewerbern wird gegebenenfalls eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftsstaates gefordert.

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrere Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nachweislich durchgeführt wurde (vgl. Anlage 4); 2. Unternehmensdarstellung mit Angabe zu Namen, Anschrift, Rechtsform, Umsatzsteuer-ID-Nummer, Name der Geschäftsführer / Vorstände, Geburtsort und des Geburtsdatums der Geschäftsführer / Vorstände, Organigramm zur Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaft, Konzernangehörigkeit, Niederlassungen), Darstellung der Eigentums- und Beteiligungsverhältnisse, sofern das Unternehmen im Eigentum natürlicher Personen steht: namentliche Benennung des Eigentümers/der Eigentümer (vgl. Anlage 3); 3. Eigenerklärung und Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregisters des Herkunftsstaates, sofern eintragungspflichtig, durch Vorlage der Kopie des Registerauszugs (nicht älter als 6 Monate, vgl. Anlage 5). Der AG behält sich vor, für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) beim Bundesamt für Justiz anzufordern bzw. anfordern zu lassen; von ausländischen Bewerbern wird gegebenenfalls eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftsstaates gefordert.

Award value: 65400000