Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-11-04
Buyer: Municipiul Mediaș
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 984290 RON
Submission deadline: 2020-12-03
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Obiectul contractului îl reprezintă achiziția de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a aproximativ 410 metri liniari de arhiva fizică, în arhivă electronică.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariției lor în procesul de arhivare computerizată:
Implementarea soluțiilor informatice care asigură administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, se va face cu respectarea prevederilor Legii arhivelor naționale nr. 16/1996, republicată.
A. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, termenul-limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari sau informatii suplimentare in legatura cu documentatia de atribuire este de maximum 22 de zile inainte de data-limita de depunere a ofertelor;
B. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, termenul-limita in care autoritatea contractanta va raspunde, in mod clar si complet, tuturor solicitarilor de clarficare/informatii suplimentare este în a 11-a zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Autoritatea contractantă menționează că va răspunde la solicitările de clarificări adresate de operatorii economici până la termenul-limită stabilit în anuntul de participare.
Prin scanarea și prelucrarea electronică (digitizare) a documentelor, aflate în arhiva instituției, se înțelege procesul de transpunere a documentelor din format fizic în format electronic, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea o colecție de copii digitale pentru consultare și recuperare în caz de distrugere a originalului; regăsirea/consultarea informațiilor se realizeaza prin asocierea unor indecși (metadescriptori) imaginilor scanate.
— realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor;
— asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original;
— eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere;
Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza de către un operator economic specializat și autorizat în prestarea unor astfel de servicii. Prestatorul este responsabil pentru organizarea resursei umane și a infrastructurii tehnice, necesare pentru buna desfășurare a activităților. Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza cu personalul prestatorului, precum și cu echipamente specializate, automat sau manual, în funcție de starea fizică a documentelor.
Ofertantul serviciilor va transmite o prezentare detaliată din care să reiasă clar modul în care se desfășoară întregul proces care reglementează pregătirea, scanarea, indexarea, verificarea, relegarea documentelor și predarea rezultatelor finale.
Toate materialele realizate în cadrul acestui contract vor respecta toate elementele și condițiile de identitate vizuală prevăzute în ultima ediție revizuită a „Manualului de identitate vizuală POCA 2014-2020”, disponibil la adresa: http://poca.ro/implementare-proiecte/manual-de-identitate-vizuala-poca-2014-2020-august-2018/
Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa Prioritară 2 – Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, OS 2.1 Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP, în cadrul CP 12/2018 (pentru regiunile mai puțin dezvoltate) […] detalii pe www.e-licitatie.ro
Finanțare nerambursabilă prin Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă (AM POCA) pentru proiectul „Resurse integrate pentru o dezvoltare locală sustenabilă”, cod SIPOCA 660/cod MySMIS 129622.

Eligibility requirements: Pentru demonstrarea indeplinirii criteriilor/cerintelor de calificare se vor prezenta: I. Ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator trebuie sa demonstreze ca nu se incadreaza in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. In acest sens, ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator va completa DUAE – partea III „Motive de excludere” – sectiunea A „Motive referitoare la condamnarile penale”. De asemenea, ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, anterior atribuirii contractului, va prezenta, la solicitarea autoritatii contractante, urmatoarele documente edificatoare care probeaza/confirma neincadrarea in situatiile prevazute la art. 164 de mai sus, atat pentru ofertantul unic/ofertantul asociat, cat si pentru subcontractantul/tertul sustinator declarati in oferta: — cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv; — alte documente edificatoare, dupa caz; II. Ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator trebuie sa demonstreze ca nu se incadreaza in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. In acest sens, ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator va completa DUAE – partea III „Motive de excludere” – sectiunea B „Motive legate de plata impozitelor sau a contributiilor la asigurarile sociale”. De asemenea, ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, anterior atribuirii contractului, va prezenta, la solicitarea autoritatii contractante, urmatoarele documente edificatoare care probeaza/confirma neincadrarea in situatiile prevazute la art. 165 de mai sus, atat pentru ofertantul unic/ofertantul asociat, cat si pentru subcontractantul/tertul sustinator declarati in oferta: A. persoanele juridice romane trebuie sa prezinte: certificat de atestare fiscala privind indeplinirea obligatiilor de plata a impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat, (buget local, buget de stat etc.) din care sa reiasa lipsa datoriilor restante la momentul prezentarii acestui certificat; B. persoanele juridice straine vor prezenta orice documente edificatoare eliberate de institutiile autorizate ale tarii de origine (certificate de atestare fiscala, caziere judiciare, alte documente echivalente etc.) prin care sa dovedeasca faptul ca si-au indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.), in conformitate cu legislatia nationala a tarii de rezidenta a ofertantului unic/ofertantului asociat/subcontractantului/tertului sustinator sau a tarii in care ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator este stabilit. Din documentele edificatoare prezentate trebuie sa reiasa lipsa datoriilor restante la momentul prezentarii acestora; III. Ofertantul unic/ofertantul sociat/subcontractantul/tertul sustinator trebuie sa demonstreze ca nu se incadreaza in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. In acest sens, ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator va completa DUAE – partea III „Motive de excludere” – sectiunea C „Motive legate de insolventa, conflicte de interese sau abateri profesionale”. Ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator va prezenta o declaratie cu privire la conflictul de interese in conformitate cu prevederile art. 59 și 60 alin. (1) lit. a), lit. d) si lit. e) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. Se va completa Formularul nr. 2 din sectiunea „Formulare” din documentatia de atribuire, stampilat si semnat de catre reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului si se va prezenta de catre ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator odata cu DUAE. Ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile anterior atribuirii contractului, va prezenta, la solicitarea autoritatii contractante, urmatoarele documente edificatoare: — certificate/caziere/documente edificatoare care probeaza/confirma neincadrarea in situatiile prevazute la art. 167 alin. (1), atat pentru ofertantul unic/ofertantul asociat, cat si pentru subcontractantul/tertul sustinator declarati in oferta; documente edificatoare prin care sa demonstreze faptul ca ofertantul unic/ofertantul asociat, cat si subcontractantul/tertul sustinator declarati in oferta se incadreaza in prevederile art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare (daca este cazul); — alte documente edificatoare, dupa caz; IV. Persoanele ce detin functii de decizie din cadrul autoritatii contractante, precum si persoanele din cadrul autoritatii contractante ce pot influenta continutul documentatiei de atribuire si/sau desfasurarea procedurii de atribuire sunt: — Roman Gheorghe, primar; — Thellmann Christine, viceprimar; — Tătar Adriana, director economic; — Pușcaș Daniela, director tehnic; — Muntean Sanda Ligia, director DAPL; — Bozoșan Simona, consilier achiziții publice; — Tempian Nicolae Ovidiu, consilier achiziții publice; — Mocanu Adriana, consilier achiziții publice; — Barbu Aurelia Nicoleta, consilier juridic; — Man Elena Viorica, consilier juridic; — Adina Sorina Roșca, consilier investiții; — Dana Elena Raicu, consilier investiții; — Moga Claudia, consilier, responsabil IT; — Bucur Ștefan Cristian, consilier Compartiment IT; — Dordea Christine Eveline, inspector; — Sarafinceanu Monica, șef Serviciul contabilitate; — Pietraru Ovidiu, administrator public. Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii vor prezenta o declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 59 și 60 din Legea 98/2016. Declaratia se va prezenta odata cu DUAE de catre toti participantii la procedura (ofertant, asociat, subcontractant si tert sustinator). Documentul Unic de Achiziții European (DUAE) este integrat Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP). În această situație, DUAE va fi configurat de către autoritatea contractantă direct în SEAP la definirea documentației de atribuire. Răspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participă la procedură vor fi completate în SEAP în mod direct, după autentificare, de către fiecare participant. Detalii cu privire la întocmirea DUAE se regăsesc, după autentificarea în sistem, în secțiunea „Informații DUAE” – ghid de completare DUAE. Cerința 1. Certificat constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului de pe langa instanta competenta, din care sa rezulte adresa actuala si obiectul de activitate al societatii (cod CAEN) – corespunzator obiectului contractului. Certificatul constatator emis de ONRC se va prezenta in copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea „conform cu originalul” sau emis in forma electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa sau pentru ofertantii straini, document echivalent emis in tara de rezidenta. Ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului. Modalitate de indeplinire: in acest sens, ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator va completa DUAE – partea IV „Criteriile de selectie" – sectiunea A: „Capacitatea de a corespunde cerintelor”. Documentul Unic de Achiziții European (DUAE) este integrat Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP). În această situație, DUAE va fi configurat de către autoritatea contractantă direct în SEAP la definirea documentației de atribuire. Răspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participă la procedură vor fi completate în SEAP în mod direct, după autentificare, de către fiecare participant. Detalii cu privire la întocmirea DUAE se regăsesc, după autentificarea în sistem, în secțiunea „Informații DUAE” – ghid de completare DUAE. In cazul unei asocieri, se vor prezenta documente pentru fiecare dintre membrii asocierii. Pentru indeplinirea cerintei este suficient ca obiectul/obiectele de activitate al(e) fiecarui membru sa fie in concordanta cu partea din contract pe care o va realiza. Documentele se vor prezenta pentru indeplinirea cerintei la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar, anterior atribuirii contractului. In cazul documentelor emise intr-o alta limba decat cea romana, acestea vor fi insotite de traducerea autorizata in limba romana. Cerința 2. Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească faptul că dețin autorizație de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciul Mun. București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, în conformitate cu prevederile art. 19 alin. (1) din Legea arhivelor naționale nr. 16/1996 republicată. Modalitatea de îndeplinire: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă – informații referitoare la îndeplinirea cerințelor privind autorizația de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciul Mun. București ale/al Arhiv […] detalii pe www.e-licitatie.ro

Award value: 984290