Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-11-14
Buyer: Kreis Steinburg | Der Landrat
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 72000000
Estimated value: 215000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines integrierten Personal Management Systems als "Inhouse-Lösung" für den Kreis Steinburg
Der Kreis Steinburg ist ein Kreis im Herzen Schleswig-Holsteins. Er gehört zur Metropolregion Hamburg und hat seinen Verwaltungssitz in Itzehoe.
Zur Verwaltung von ca. 600 Mitarbeiter*innen benötigt der Kreis Steinburg ein integriertes Personal Management System, das als "Inhouse-Lösung" bereitgestellt werden soll. Eine Lösung als Software-as-a-Service (SaaS) ist mithin nicht gewünscht.
Weitere Einzelheiten können Sie Abschnitt II.2.4 dieser Bekanntmachung und der "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen" entnehmen.
Das integrierte Personal Management System soll durch den Auftragnehmer als "Inhouse-Lösung" bereitgestellt werden. Alle Funktionalitäten sind für die Nutzer in deutscher Sprache verfügbar. Der Zugriff auf das System erfolgt über ein Login mit Passwort. Es muss gewährleistet sein, dass Nutzern auch eingeschränkte Rechte eingeräumt werden können, bspw. nur Zugriff auf ausgewählte Teilbereiche des Systems. Sämtliche Zugriffsberechtigungen können je Benutzer festgelegt werden.
Alle Daten müssen vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sein. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur innerhalb der EU entsprechend der Vorgaben der DSGVO zulässig. Dies gilt auch für den Support (First level/second level and third level). Mit dem Auftragnehmer wird zu diesem Zweck (zusätzlich zum Leistungsvertrag) ein vom Kreis Steinburg mit den später ausgehändigten Vergabeunterlagen bereitgestellter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
Das System soll Daten vom Abrechnungsdienstleister (Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein, VAK) importieren sowie Daten mit einem vorhandenen Zeitwirtschaftssystem (NovaTime) austauschen können.
Weitere Einzelheiten zur Leistung sowie zu den benötigten Schnittstellen enthält die "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen", die bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus erhalten die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs gemäß Ziff. II.2.9 dieser Bekanntmachung ausgewählten Bieter die vollständigen Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog etc.). Zu den Vergabeunterlagen gehört auch das Vertragswerk. Es ist beabsichtigt, dieses Vertragswerk auf Grundlage der EVB-IT (Überlassung Typ B bzw. ggf. Kauf) zu erstellen.
Der Vertrag, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird, enthält weitere Einzelheiten zur Vertragsverlängerungsoption (vgl. Ziff. II.2.7).
Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV (zusätzliche Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers) bleiben ausdrücklich vorbehalten.
Zu Ziff. II.1.7 und Ziff. V.2.4: Der zum Zeitpunkt der Ausschreibung maßgebliche Schwellenwert in Höhe von 215 000 EUR wird während der Laufzeit erreicht.
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: perbit Software GmbH
Award value: 215000
Number of bids: 2