Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-04-23
Buyer: Syddansk Universitet
Country: DK
Region: DK031
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services
Estimated value: 5700000 DKK

Technical requirements: Uddybende begrundelse for valget af Sitecore som leverandør af CMS-løsning og overgang til Sitecore Managed Cloud  

SDU har gennem flere år anvendt Sitecore som vores CMS-leverandør, og vi vurderer, at Sitecore fortsat er den bedste løsning til at opfylde de specifikke krav, vores organisation stiller. Fra januar 2022 er SDU overgået til at drifte vores løsning i skyen via Sitecore Managed Cloud, og valget af Sitecore som leverandør for denne løsning er baseret på grundige markedsundersøgelser og en evaluering af de krav, vi har til systemet og leverandøren. 

1. Kendskab og specialisering 

Vores valg af Sitecore som leverandør er især drevet af det store kendskab, som vores applikationsansvarlige hos den nuværende hostingleverandør har til Sitecore. Dette er en væsentlig faktor, da det sikrer, at vores hostingpartnere har den nødvendige ekspertise til at drifte og supportere løsningen på den højest mulige standard. Vores struktur kræver en leverandør, der har dyb indsigt i Sitecore, og ingen andre aktører på markedet kan matche denne grad af specialisering, som Sitecore tilbyder i forhold til deres egen platform. 

2. Krav om høj tilgængelighed og support 

Et andet væsentligt krav for SDU er høj tilgængelighed af løsningen samt effektiv support i tilfælde af nedbrud eller driftsproblemer. Sitecore tilbyder gennem deres Managed Cloud-løsning en platform, der er designet til at imødekomme disse krav på en måde, der ikke umiddelbart kan matches af andre leverandører. Deres cloud-løsning er optimeret til Sitecore CMS, hvilket giver os den nødvendige stabilitet, driftsikkerhed og supportstruktur, der er essentiel for SDU’s drift. 

3. Markedsafdækning og objektiv vurdering 

Gennem vores markedsafsøgning har vi vurderet andre aktører og løsninger, men vi har ikke fundet nogen, der kan tilbyde den samme grad af integreret ekspertise i at drifte Sitecore CMS som Sitecore selv. Mange af de andre mulige leverandører tilbyder løsninger, der enten ikke understøtter Sitecore tilstrækkeligt eller kræver yderligere teknologisk tilpasning og integration, hvilket vil medføre øgede omkostninger og usikkerhed. Vi har derfor objektivt konkluderet, at Sitecore er den eneste leverandør, der kan levere den ønskede løsning til en konkurrencedygtig pris og med den nødvendige support og driftssikkerhed. 

4. Udfordringer ved teknologiskift 

En overgang til en anden teknologi end Sitecore vil medføre store ressourcer i form af uddannelse af samtlige brugere og et væsentligt tab af viden. SDU har opbygget omfattende kompetence og viden omkring Sitecore i flere år, og et skift til en anden platform ville medføre tab af denne viden og kræve store investeringer i oplæring af medarbejdere og omstrukturering af arbejdsgange. Det er desuden værd at bemærke, at et teknologiskift vil være forbundet med betydelige risici for vores daglige drift, da vi i øjeblikket har bygget et omfattende netværk af integrationer mellem Sitecore og andre systemer. Et skifte til en ny platform ville sandsynligvis føre til funktionsbegrænsninger for vores redaktører, potentielle datatab og et omkostningstungt produktivitetstab. 

5. Risiko og omkostninger ved teknologiskifte 

En teknologisk overgang vil ikke blot være risikofyldt, men også forbundet med høje omkostninger, både økonomisk og i form af tabt produktivitet. Da vores nuværende Sitecore-løsning er dybt integreret i vores arbejdsgange og systemer, vil et skifte kræve omfattende tilpasning af disse integrationer. De resulterende omkostninger ved at udvikle og implementere en ny løsning vil overstige de potentielle besparelser, som et skift kunne medføre, og vi vil samtidig miste funktionalitet og effektivitet i vores redaktørers arbejde. 

Konklusion 

På baggrund af vores markedsafdækning, vurdering af teknologiske krav og de betydelige risici ved et teknologiskift, vurderer vi, at Sitecore er den eneste leverandør, der kan imødekomme SDU’s krav på en økonomisk og praktisk forsvarlig måde. Sitecore's Managed Cloud-løsning er den bedste løsning for at sikre høj tilgængelighed, driftssikkerhed og fortsat support, og vi ser derfor ikke et realistisk alternativ til Sitecore, der kan matche de behov, SDU har i forhold til vores CMS-løsning.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.


Winner: SITECORE DANMARK A/S