Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-03
Buyer: SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2023-03-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen
Mit der aktualisierten Ankündigung der SAP SE, dass die Mainstream-Wartung des SAP ERP nun zum Ende des Jahres 2027 eingestellt wird, stellt sich den SAP-Kunden nicht die Frage ob, sondern wann der optimale Zeitpunkt für die Umstellung auf SAP S/4HANA ist und wie diese erfolgen soll.
Aus diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen beabsichtigt die SEG eine Einführung von SAP S/4HANA ab 01.01.2024. Mit der Einführung der SAP HANA Plattform sind grundlegende Veränderungen aller SAP-Softwarekomponenten verbunden. Mit der HANA Datenbank ist nun verpflichtend ein neues Datenbankprodukt einzusetzen. Mit der FIORI-Oberflächentechnologie wird eine webbasierte und geräteunabhängige Benutzerschnittstelle angeboten. Ziel ist es, hier vor allem vereinfachte Prozessabläufe zu ermöglichen und Lösungsansätze für Problemstellungen zu harmonisieren ("principle of one"). Umfassende Veränderungen finden somit sowohl auf technischer Ebene, vor allem aber auch auf fachlich/prozessualer Ebene statt. Der Transformationsprozess auf SAP S/4HANA ist daher ein anspruchsvolles und mehrstufiges Vorhaben, welches technische, fachliche, prozessuale und organisatorische Aspekte beinhaltet. Aus diesem Grund begannen bei der SEG die Planungen für die Umstellung auf das Folgeprodukt S/4HANA. Dies mündete 2022 in einer Vorstudie, deren Ergebnis seit Mai 2022 vorliegt.
Gegenstand der Ausschreibung sind des Weiteren Unterstützungsleistungen im Zuge der Umstellung der vorhandenen IT Systeme (Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM) der SEG und WiBau auf SAP S/4HANA. Die Unterstützung beinhaltet dabei auch die eventuell notwendigen programmtechnischen Anpassungen. Kernanforderung ist die Erbringung der Beratungsleistungen für die Umstellung der IT-Systeme der SEG auf S/4HANA in zwei Schritten zum 01.01.2024 und 01.01.2025 durch den Auftragnehmer. Die jeweiligen Schritte orientieren sich an der Machbarkeitsstudie vom Mai 2022.
Darüber hinaus sollen die Prozessverantwortlichen auf Auftraggeberseite gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Umstellung innerhalb des vorgesehen Zeitrahmens umzusetzen. Dabei ist die Anpassung sowohl aus technischer Sicht als auch an gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen.
In einer Vertragslaufzeit von zunächst rd. 2 Jahren ist in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (AN) geplant, in einem selektiven Greenfield-Ansatz und unter Verwendung von z.B. Focused Build als Projektsteuerungstool auf S/4HANA zu wechseln. Änderungen sehen wir unter anderem in folgenden Bereichen
Nach Produktivstart soll die SEG in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen. Der AN kümmert sich um die Pflege und die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen.
Detaillierte und ausführliche Angaben sind der beigefügten Leistungsbeschreibung samtzugehörigen Anlagen (Anlage 02a) zu entnehmen.
Die Ausschreibung enthält Optionen, die ggf. nach dem 30.06.2025 bearbeitet werden sollen (siehe II.2.11).
Die Auswahl der Bieter erfolgt bei Vollständigkeit der nach III.1.1) bis III.1.3) vorzulegenden Nachweise durch Bewertung der vorgelegten Unterlagen gem. III.1.1 bis III.1.3 insbesondere der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzprojekte mit der zu erbringenden Leistung sowie der in der Bewertungsmatrix genannten Kriterien:
Wir bitten Sie, uns Referenzprojekte von innerhalb der letzten 7 Jahre (2017-2023) an Sie beauftragten und erbrachten vergleichbaren Leistungen zu nennen, die gewertet werden sollen. Laufende Referenzprojekte werden nur gewertet, wenn sie mindestens bereits ein halbes Jahr Laufzeit aufweisen:
"Beratungsleistungen von Unternehmen der Immobilienwirtschaft bei Umstellungsprojekten vorhandener IT-Systeme auf SAP S/4HANA".
Die Bewertung der Vergleichbarkeit erfolgt anhand der im Rahmen der mit der Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellten Projektbeschreibung für die hier ausgeschriebene Leistung. Es ist je Referenz eine detaillierte Beschreibung von max. 4 DIN-A4 oder 2 DIN-A3 Seiten sowie eine Beschreibung der Projektbeteiligten nachzuweisen.

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung mit der Bewerbung die nachfolgend unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen vorzulegen. Die Vorlage von Kopien ist zulässig. Der Auftraggeber weist ferner darauf hin, dass unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden können. Es wird empfohlen, den Teilnahmeantrag zu verwenden. Der Teilnahmeantrag inkl. Bewertungsmatrix stehen, unter dem in I.3) genannten Link, zum kostenfreien Download zu Verfügung. Die Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist möglich. Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise — soweit einschlägig — grundsätzlich für alle Mitglieder vorzulegen. Bei den Nachweisen nach III.1.2) und III.1.3) weist jedes Mitglied die Eignung für den Leistungsbestandteil nach, den es übernehmen soll. Bewerbergemeinschaften haben dem Antrag auf Teilnahme darüber hinaus eine Erklärung beizulegen, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und diese im Falle der Auftragserteilung erklären, einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall bestätigt. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften nach Einreichung des Teilnahmeantrags ist unzulässig. Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers: a. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung: Unter einer "aussagekräftigen Unternehmensdarstellung" wird eine Darstellung Ihres Büros verstanden - z.B. Gründung, Geschichte, Mitarbeiter, Leistungsspektrum, Aufgabenfelder, Arbeitsweise, Büroreferenzen etc. - die es der Vergabestelle ermöglicht, sich zusammen mit den anderen geforderten Unterlagen, einen Gesamteindruck Ihres Unternehmens zu machen. b. aktueller Nachweis: Handelsregister, soweit es sich um eine juristische Person handelt, nicht älter als 01.01.2022 oder ein Nachweis der Eintragung in ein Berufsregister/einer Kammerzugehörigkeit. c. Eigenerklärung des Bewerbers, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB vorliegen sowie die Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentgelt gem. HVTG. Geforderte Eignungsnachweise gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.