Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-14
Buyer: Kreisverwaltung Trier-Saarburg
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2023-09-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Erstellung eines DMS - Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Erklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen worden sind oder vorliegen die die Eignung oder Zuverlässigkeit gem. § 42 VGV i.V.m. § 123, 124 GWB in Frage stellen.
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Gewährleistung der gesamtschuldnerischen Haftung auch über die Auflösung der ARGE hinaus ist durch eine verbindliche Erklärung nachzuweisen.
Als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV akzeptiert.
Im Falle der Vorlage einer EEE haben Bewerbergemeinschaften für alle Mitglieder eine separate EEE abzugeben. Von Nachunternehmern und Unternehmen, deren Kapazitäten sich der Bewerber bedienen will (Eignungsleihe), ist ebenfalls eine separate EEE einzureichen.
-	Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Der Bewerber muss eine Erklärung abgeben, dass er im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 1,5 Mio. €  abzuschließen wird oder eine solche Versicherung bereits ständig abgeschlossen ist. Zum Nachweis des Versicherungsschutzes ist der AN verpflichtet, vor Unterzeichnung des Vertrages eine entsprechende aktuelle Bestätigung seines Haftpflichtversicherers mit der Versicherungsnummer und den mit dem AG vereinbarten Deckungssummen zu überreichen.
-	Sprache: alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
-	Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
-	Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
-	Beschreibung von Personalprofilen – Projektleitende: Bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz als Projektleiter*in und als Stellvertretung im Projekt geplant ist und machen Sie Angaben zu deren Rolle (Projektleitung oder Stellvertretung), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt.
-	Die Rolle der Projektleitung findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen, insbesondere mit dem angebotenen DMS-Produkt
-	Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung: bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen: die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:

Eligibility requirements: Erklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen worden sind oder vorliegen die die Eignung oder Zuverlässigkeit gem. § 42 VGV i.V.m. § 123, 124 GWB in Frage stellen. Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Gewährleistung der gesamtschuldnerischen Haftung auch über die Auflösung der ARGE hinaus ist durch eine verbindliche Erklärung nachzuweisen. . Als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV akzeptiert. Im Falle der Vorlage einer EEE haben Bewerbergemeinschaften für alle Mitglieder eine separate EEE abzugeben. Von Nachunternehmern und Unternehmen, deren Kapazitäten sich der Bewerber bedienen will (Eignungsleihe), ist ebenfalls eine separate EEE einzureichen. Webseite zur Erstellung einer EEE: https://ec.europa.eu/growth/tools-data-bases/espd/filter?lang=de Oder Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister über die erlaubte Berufsausübung.