Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-09-25
Buyer: Die Autobahn GmbH des Bundes
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48612000: Database-management system | 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2020-10-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Rahmen der Ausschreibung wird die Beschaffung eines DMS-Systems unter anderem zur Datenarchivierung angestrebt. Hierzu zählen Software für Dokumentenmanagement, Dokumentenverwaltung, Metadatenverwaltung und -haltung, elektronischer Archivierung von Dokumenten und anderen elektronischen Informationsobjekten sowie eine IT-technische Unterstützung zur Definition und Bearbeitung von Workflows mit Bezug zu Dokumenten.
Im Rahmen dieser Ausschreibung wird die Einführung einer OnPremise-betriebenen Produktlösung für ein Enterprise Information Management System angestrebt. Hierzu zählen Software für Dokumentenmanagement, Dokumentenverwaltung, Metadatenverwaltung und -haltung, elektronischer Archivierung von Dokumenten und anderen elektronischen Informationsobjekten sowie eine IT-technische Unterstützung zur Definition und Bearbeitung von Workflows mit Bezug zu Dokumenten oder anderen im System gehaltenen Dokumentationsobjekten sowie die notwendigen Dienstleistungen zum Aufbau, Konfiguration, Schulung, Dokumentation und RollOut. Der textlichen Vereinfachung halber werden hier unter dem Begriff Dokumente auch solche Informations- oder Dokumentationsobjekte gefasst, welche nicht dem augenscheinlichen Dokumentcharakter entsprechen. Leistungsbestandteil sind ferner die Systempflege sowie Schnittstellen- und Konfigurationsleistungen gemäß dem EVB-IT-Vertrag.
Das Produkt muss die Führung von Akten und Vorgängen zur Verwaltung von Dokumenten unterstützen, wobei die Definition von Akten und Vorgängen sowohl statisch anhand eines Aktenplanes als auch dynamisch anhand von Sammlungen von Metadaten und/oder Inhalten erfolgen können muss.
Das Produkt muss den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes von der Erzeugung und/oder Einstellung aus Drittsystemen, der Verwaltung, Versionierung, digitalen Langzeitarchivierung als auch DSGVO-konformen Vernichtung sowohl auf Ebene des Dokumentes als auch seiner beschreibenden Daten und Datenstrukturen beinhalten.
Als einer der größten Infrastrukturbetreiber Deutschlands liegt ein Hauptaugenmerk neben den vorgenannten Anforderungen auf der Möglichkeit der geo-referenzierten Suche von Informationen und Dokumenten. Das Produkt muss hierbei in Abhängigkeit von Klassifikationsmerkmalen eines Dokumentes, einer Akte oder eines Vorgangs die Möglichkeit der auf geodätischen Daten basierten Verwaltung integriert zur Verfügung stellen.
Das Produkt muss in die Systemlandschaft der Autobahn GmbH des Bundes integriert werden und als zentraler Austausch- und Zugriffspunkt für rund 100 Fachanwendungen und ca. 15 000 Kolleginnen und Kollegen fungieren. Die Integration der Fachanwendungen ist nach aktuellem Stand der Technik in synchronen Verfahren umzusetzen, sofern dies die Fachanwendung unterstützt.
Der Einsatz der Lösung muss auf verteilten Standorten und unterschiedlichen stationären als auch mobilen Clientarbeitsplätzen erfolgen jedoch als Zentralinstanz in einem gestellten Rechenzentrum des Auftragsgebers betrieben werden können.
Die Einzelheiten des Beschaffungsgegenstandes ergeben sich aus der Anlage „Anlage 2 zum EVB-IT-Vertrag – A – Leistungsbeschreibung DMS“.
Aus dem Kreis der Bieter, die die Anforderungen an die Eignung (Fach-kunde und Leistungsfähigkeit, § 42 VgV, §§ 122 bis 125 GWB) gemäß Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) formell und materiell erfüllen, werden höchstens 5 Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert (§ 51 Abs. 1 VgV). Eine solche Reduzierung des Teilnehmerkreises erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bietern vorhanden ist. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei wie folgt:
1. Referenzen: Die Reduzierung des Bieterkreises erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei zunächst anhand der geforderten und vom Bieter eingereichten Referenzen gemäß folgendem Bewertungsrahmen: Für jede eingereichte Referenz, die den Anforderungen in Abschnitt III.1.3) Ziff. 3 formell und materiell entspricht, erhält der Bieter 1 Punkt.
2. Mindestumsatz: Die Reduzierung des Bieterkreises erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand des geforderten Mindestumsatzes des Bieters gemäß folgendem Bewertungsrahmen. Sofern der Netto-Umsatz des Unternehmens für den Bereich der ausgeschriebenen Leistungen in den letzten 2 Jahren gemäß Abschnitt II.1.2) Nr. 2 insgesamt 20 Mio. EUR beträgt, erhält der Bieter 10 Punkte. Sofern der Netto-Umsatz des Unternehmens für den Bereich der ausgeschriebenen Leistungen in den letzten 2 Jahren gemäß Abschnitt II.1.2) Nr. 2 insgesamt 15 Mio. EUR beträgt, erhält der Bieter 5 Punkte.
3. Gesamtbewertung: Die Punkte für die o.g. Kategorie Referenzen (1) und Mindestumsatz (2) werden addiert. Die 5 Bieter mit den meisten Bewertungspunkten werden im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb durch die Vergabestelle zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Ranggleichheit von zweien oder mehreren Bietern auf dem letzten – fünften – Platz, werden die ranggleichen Bieter ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert.
1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html).
Hierfür ist das Formblatt B-F-1 – „Erklärung zum Unternehmen VgV EU“ (Eigenerklärung) zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist.
Diese Erklärung ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unternehmen vorzulegen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (§ 47 VgV).

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html). Hierfür ist das Formblatt B-F-1 – „Erklärung zum Unternehmen VgV EU“ (Eigenerklärung) zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Diese Erklärung ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unternehmen vorzulegen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (§ 47 VgV). 2. Eigenerklärung zur Bieterstruktur, das heißt, ob sich der Bieter als Einzelbieter, Bietergemeinschaft, unter Berufung auf Unterauftragnehmer oder unter Berufung auf eignungsverleihende andere Unternehmen am Vergabeverfahren beteiligt. Die Erklärung ist von jedem Bieter und jeder Bietergemeinschaft einzureichen. Hierfür ist das Formblatt B-F-BS zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. 3. Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer der Nachweis ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen. — Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z. B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben; — alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z. B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung); — Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt. Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.