Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-01-25
Buyer: IT-Dienstleistungszentrum Berlin (AöR)
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 10000000 EUR
Submission deadline: 2024-03-01
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der Leistungsgegenstand sind die Überlassung von Nutzungsrechten für eine mandantenfähige und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konforme ITSM-Lösung, die Dienstleistungen zu deren Inbetriebsetzung und Einführung sowie die Erbringung von Wartungsleistungen in Form von Updates und Upgrades sowie die Pflege und der Support der Lösung.
5.1 Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufsregister (z.B. Handwerksrolle) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist.
5.2 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB unter Verwendung des Formulars Wirt-124 EU .
5.3 Eigenerklärung zum Unternehmen sowie Darstellung des Unternehmens - Leistungsspektrum und Kerngeschäft - und der Unternehmensorganisation (Hauptsitz, Niederlassungen, Struktur, hierarchischer Aufbau) unter Verwendung des Formulars E I und darüber hinausgehend formlos
5.4 Nachweis (Versicherungsbestätigung) einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach- und Personenschäden in Höhe von 500.000 Euro je Schadensereignis und insgesamt mindestens 1.000.000 Euro für den Vertrag (Rahmenvertrag und Einzelabrufe). 
Soweit die aktuellen Deckungssummen niedriger als die vorgenannten Summen sind, ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung (formlos) über die Erhöhung auf die geforderten Deckungssummen im Zuschlagsfall einzureichen. 
5.5 Nettojahresumsatz des Unternehmens im Geschäftsbereich IT Service Management, Betrieb Plattform-basierter Prozessdigitalisierung der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre unter Verwendung des Formulars E I
5.6 Nettojahresumsatz des Produktherstellers der vom Unternehmen angebotenen IT Servicemanagement Lösung mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungen aus den vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre unter Verwendung des Formulars E I. Vergleichbar sind Herstellerseitige Leistungen zur Lizensierung, Betriebsherstellung, Betrieb und Aufrechterhaltung des Betriebes von Service Management Plattformen, sowie Schulungen.
5.7 Investitionen des Produktherstellers der vom Unternehmen angebotenen IT Service Management Lösung im Geschäftsbereich R&D (Produktforschung und -entwicklung) der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre unter Verwendung des Formulars E I.
Mindestanforderungen:
zu 5.4 Mindestdeckungssumme für Sach- und Personenschäden in Höhe von 500.000 Euro je Schadensereignis und insgesamt mindestens 1.000.000 Euro für den Vertrag bzw. entsprechende Eigenerklärung über die Erhöhung der geforderten Deckungssummen
zu 5.5 20 Mio. € Nettojahresumsatz im Jahresmittel der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anzugebende Nettojahresumsatz muss sich auf den Geschäftsbereich IT Service Management, Betrieb Plattform-basierter Prozessdigitalisierung beziehen.
zu 5.6 20 Mio. € Nettojahresumsatz des Produktherstellers der vom Unternehmen angebotenen IT Service Management Lösung im Jahresmittel aus den vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anzugebende Nettojahresumsatz des Produktherstellers der vom Unternehmen angebotenen IT Servicemanagement Lösung muss sich auf mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen beziehen. Vergleichbar sind Herstellerseitige Leistungen zur Lizensierung, Betriebsherstellung, Betrieb und Aufrechterhaltung des Betriebes von Service Management Plattformen, sowie Schulungen.
zu 5.7 10 Mio. €  Investitionen des Produktherstellers der vom Unternehmen angebotenen IT Service Management Lösung im Jahresmittel der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die anzugebenden jährlichen Investitionen müssen sich auf den Geschäftsbereich R&D (Produktforschung und -entwicklung) beziehen.
5.8 Eigenerklärung zu Unteraufträgen und zur Eignungsleihe unter Verwendung des Formulars Wirt-235
5.9 Eigenerklärung anderer Unternehmen unter Verwendung des Formulars Wirt-236
5.10 Darstellung der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität hinsichtlich der unternehmerischen Strukturen, Abläufe und Prozesse des Bewerbers/Bieters (formlos) oder Nachweis (Vorlage des Zertifikats in elektronischer Kopie) eines beim Bewerber/Bieter etablierten Qualitätssicherungssystems
5.11 Darstellung der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Informationssicherheit (formlos), welches die IT-Risiken innerhalb der gesamten Organisation berücksichtigt, oder Nachweis (Vorlage des Zertifikats in elektronischer Kopie) eines beim Bewerber/Bieter etablierten Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS)
5.12 Anzahl der Mitarbeitenden (MA) im Jahresmittel der  vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Geschäftsbereich IT Service Management, Betrieb von Plattform-basierter Prozessdigitalisierung unter Verwendung des Formulars E I
5.13 Produktentwicklung und Innovation: Anzahl der festangestellten Hersteller-seitigen Produkt-Anwendungsentwickler*innen im Jahresmittel der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, welche seitens des Herstellers an der Fort- und Weiterentwicklung der angebotenen Standardprodukte der IT Service Management Lösung arbeiten unter Verwendung des Formulars E I.
5.14 Angabe von mindestens 4 Unternehmensreferenzen zu IT Service Management, Betrieb von Plattform-basierter Prozessdigitalisierung, vergleichbar zum ausgeschriebenen Auftragsgegenstand unter Verwendung des Formulars E III.
Die Unternehmensreferenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Angebotsfristendes.
Folgende Angaben und Beschreibungen zur jeweiligen Unternehmensreferenz sind erforderlich: 
- zum Realisierungszeitpunkt/Leistungszeitraum der Referenz bzw. zur Laufzeit des Servicevertrages,
- zum Auftragsgegenstand und Auftragsvolumen,
- Darstellung aus der die Gleichwertigkeit zum Ausschreibungsgegenstand hervorgeht,
- zu den Aufgaben (Aufgaben- und Verantwortungsbereich) in der Referenz,
- zum technisch-/organisatorischen Umfeld, 
- Angabe der auftraggebenden/entgegennehmenden Verwaltung/Unternehmen der Referenz* / Empfänger der Leistung*,
- Benennung einer Kontaktperson zur mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, die kompetent über die Unternehmensreferenz Auskunft geben kann. 
5.15 Angabe der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht:
Qualifikation, Kompetenzen und Erfahrungen der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden (MA) für folgende Positionen/Rollen:
a) Fachliche/r Berater/in für Einführung und Weiterentwicklung der ITSM-Lösung; mind. 2 MA (unter Verwendung des Formulars EIV) 
b) Fachliche/r Senior Berater/in für Einführung und Weiterentwicklung der ITSM-Lösung; mind. 2 MA (unter Verwendung des Formulars EV) 
Es dürfen bis zu maximal 4 Profile je Position/Rolle eingereicht werden. Gewertet werden nur die besten 2 Profile je Rolle.
Die Punktebewertungsmatrix entnehmen Sie bitte den Formularen EIV und EV.
Nachweise zu den Referenzprojekten sind in der Anlage EVI auszuführen.
Ein geeigneter Mitarbeitender kann in mehreren Positionen/Rollen benannt werden. Die Nutzung der ggf. vorgegebenen rollenspezifischen Formblätter bleibt weiterhin erforderlich. Hinsichtlich der gestellten Mindestanzahl geeigneter Mitarbeitender je Position/Rolle ist eine Mehrfachzählung eines Mitarbeitenden ausgeschlossen!
Mindesanforderungen:
zu 5.10  Mindestens hinreichend beschriebenes Qualitätssicherungssystem oder nachgewiesene, gültige Zertifizierung (z.B. nach ISO 9000 ff.).
Hinreichend beschrieben heißt in diesem Zusammenhang, dass die beschriebenen Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität hinsichtlich der unternehmerischen Strukturen, Abläufe und Prozesse im jeweiligen Bereich erwarten lassen, dass eine Mindestqualität von Ergebnissen betrieblicher Leistungsprozesse (z.B. Qualitätskontrolle, Endkontrolle etc.) sichergestellt wird.
zu 5.11 Mindestens hinreichend beschriebenes Informationssicherheitsmanagementsystem oder nachgewiesene, gültige Zertifizierung eines eingerichteten Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) nach ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig).
Hinreichend beschrieben heißt in diesem Zusammenhang, dass die beschriebenen Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Informationssicherheit erwarten lassen, dass die Informationssicherheit innerhalb der Organisation dauerhaft definiert, gesteuert und aufrechterhalten wird.
zu 5.12 150 MA im Jahresmittel der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die MA müssen im Geschäftsbereich IT Service Management, Betrieb von Plattform-basierter Prozessdigitalisierung eingesetzt worden sein.
zu 5.13 100 Produkt-Anwendungsentwickler*innen  im Jahresmittel der vor der Angebotsfrist letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, welche seitens des Herstellers an der Fort- und Weiterentwicklung der angebotenen Standardprodukte der IT Service Management Lösung arbeiten.
zu 5.14 (1) Mindestens 4 Unternehmensreferenzen vergleichbar zum ausgeschriebenen Auftragsgegenstand, deren Abschluss nicht älter als 3 Jahre (gerechnet ab Angebotsfristende) ist.
weitere Mindestanforderungen befinden sich aufgrund von Platzgründen in der Unterlage 018_2024 VVm ITSM_Übersicht Erklärungen - Nachweise_V100.pdf.
5.16 Eigenerklärung über die Einhaltung der Frauenförderverordnung (FFV) gemäß § 1 Abs. 2 FFV unter Verwendung des Formulars Wirt-2141
5.17 Eigenerklärung Bewerbergemeinschaft und Vollmacht unter Verwendung des Formulars Wirt-238, soweit der Teilnahmeantrag von einer Bewerbergemeinschaft abgegeben wird.
5.18 Eigen- und Bereitschaftserklärung zur Vorlage von polizeilichen Führungszeugnissen, Sabotageschutzbetreuung, Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen nach BSÜG im Rahmen der Vertragsdurchführung unter Verwendung des Formulars E II für die Mitarbeitenden des AN und etwaiger Unterauftragnehmer, die Zugang zu sicherheitsempfindlichen Bereichen im Land Berlin erhalten sollen.