Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-11-25
Buyer: Stadt Bielefeld – Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2020-01-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren.
Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Ke…
Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen.
Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen.
Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im „Lenkwerk“, Am Stadtholz 24 in Bielefeld.
Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen.
Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen.
Als Ausnahme gelten ca. 10.000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.
Die ausgeschriebene Leistung muss zeitnah, spätestens 12 Wochen nach Auftragserteilung beginnen. Zunächst ist das Hausaktenarchiv zu digitalisieren. Dieser Auftrag muss innerhalb von 3 Jahren ausgeführt werden. Er kann aus wichtigen, sachlichen Gründen einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden.
Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das Baulastenverzeichnis digitalisiert werden. Dieses ist davon abhängig, welche Mittel aufgrund von politischen Entscheidungen insgesamt für die Digitalisierung zur Verfügung stehen.
Die ca. 650 Denkmal- und 8 000 Förderakten und ca. 100 Stück gerollte großformatige Pläne sollen optional analog zu den Hausakten digitalisiert werden. Es handelt sich um ungefähr 315 Meter Akten, die in unterschiedlichen Formen (Hängeregister, Aktenordner, gerollte Pläne) archiviert sind. Die Größe der Dokumente variiert zwischen <= DIN A4, DIN A3 und DIN A0. Die Papierqualität und Heftung ist vergleichbar mit den Hausakten. Sämtliche Dokumente sind nach den Vorgaben der o. a. Hausakte zu scannen.
Diese Akten befinden sich zum Teil im Technischen Rathaus und zum Teil im Lenkwerk. Beide Übergabeorte können mit Handhubwagen angefahren werden. Auch am Lenkwerk ist eine kurze Rampe zu überwinden, deren Steigungswinkel allerdings erheblich über dem zulässigen Wert einer Barrierefreiheit liegt.
Nach der Digitalisierung werden die Digitalisate durch das Bauamt stichprobenhaft einer Qualitätskontrolle unterzogen (ca. 4 Wochen).
Das Baulastverzeichnis besteht aus ca. 27 000 Baulasturkunden. Eine Baulasturkunde besteht aus DIN A4-Papier und – in der Regel – ein oder 2 DIN A3 bis DIN A0-Plänen.
Die Urkunden sind gesiegelt und zusammengeklebt oder gebunden. Von den Urkunden sind ausschließlich die Pläne nach den Vorgaben der o. g. Hausakte zu scannen mit der Besonderheit, dass Siegel nicht gebrochen werden, die Verklebung oder Bindung der Urkunden also nicht gelöst/entfernt werden darf. Gesiegelte Dokumente sind generell mit Hilfe eines Flachbettscanners zu digitalisieren. Sämtliche Baulasturkunden sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben.

Eligibility requirements: Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister