Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-20
Buyer: VIACTIV Krankenkasse
Country: DE
Region: DEA51
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services | 79800000 | 79810000 | 79811000
Estimated value: 2200000 EUR
Submission deadline: 2025-01-24
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Der Auftragnehmer übernimmt elektronische Daten vom Auftraggeber, verarbeitet diese Daten ausschließlich zum Zwecke der Druck- und Kuvertierleistungen, druckt und kuvertiert die Daten und überstellt die versandfertigen Briefe an einen Postdienstleister.
Die Dienstleistung kann ortsunabhängig erbracht werden
Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Beschreibung: Die nachfolgenden mit (A) gekennzeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist
vorzulegen. Soweit nachstehend die zwingende Vorlage der Nachweise vorgeschrieben ist, gilt; fehlen Erklärungen bei Angebotsabgabe behält sich der Auftraggeber das Recht vor, diese innerhalb einer gesetzten Nachfrist nachzufordern. Werden geforderte Erklärungen nach Ablauf der Nachfrist nicht oder verspätet vorgelegt, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Im Übrigen führen fehlende oder verspätete Angaben, Erklärungen und Nachweise zu einer Abwertung im Rahmen der Eignungsprüfung. Bewerber-/Bietergemeinschaften haben mit der Einreichung des Angebotes einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren zu benennen und eine von allen Mitgliedern der Bewerber-/ Bietergemeinschaft unterschriebene Vollmacht im Original vorzulegen. Die Angaben, Erklärungen und Nachweise sind für jedes einzelne Mitglied der Bewerber/Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Folgende Erklärungen/Nachweise werden gefordert: 

a) Eintragung im jeweils zuständigen amtlichen Register: Der Bieter hat den Nachweis der Eintragung im jeweils zuständigen amtlichen Register (Berufsregister, Handelsregister, Gewerbeanmeldung o. ä.) vorzulegen. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein (A) 
b) Die angekreuzte Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (A) 
c) Die angekreuzte Verpflichtungserklärung zur Tariftreue (A) 
d) Eigenerklärung Russland Sanktionen (A)
Der Bieter hat eine Unternehmensdarstellung vorzulegen. Dabei werden folgende Themen besonders intensiv betrachtet und bewertet.
Bitte stellen Sie diese möglichst ausführlich dar: Dauer der Tätigkeit als Auftragnehmer im Bereich des Vertragsgegenstandes. Anzahl der Kunden
und Standorte, für die in Europa Leistungen, die mit dem vorliegenden Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind, in den letzten drei Jahren
erbracht wurden. Angabe der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter. Sofern ein entsprechendes Knowhow nachgewiesen werden kann, erhält der Bieter 10 Punkte. 
Folgende Erklärungen/Nachweise werden gefordert: 
a) Eigenerklärung Gesamtumsatz über den jährlichen Gesamtumsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (A) 
b) Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme mit mindestens € 3.000.000 für Personenschäden pro Schadensfall, € 1.000.000 für Sachschäden pro Schadensfall und € 500.000 für Vermögensschäden
pro Schadensfall

Eligibility requirements: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Beschreibung: Die nachfolgenden mit (A) gekennzeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist
vorzulegen. Soweit nachstehend die zwingende Vorlage der Nachweise vorgeschrieben ist, gilt; fehlen Erklärungen bei Angebotsabgabe behält sich der Auftraggeber das Recht vor, diese innerhalb einer gesetzten Nachfrist nachzufordern. Werden geforderte Erklärungen nach Ablauf der Nachfrist nicht oder verspätet vorgelegt, wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Im Übrigen führen fehlende oder verspätete Angaben, Erklärungen und Nachweise zu einer Abwertung im Rahmen der Eignungsprüfung. Bewerber-/Bietergemeinschaften haben mit der Einreichung des Angebotes einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren zu benennen und eine von allen Mitgliedern der Bewerber-/ Bietergemeinschaft unterschriebene Vollmacht im Original vorzulegen. Die Angaben, Erklärungen und Nachweise sind für jedes einzelne Mitglied der Bewerber/Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Folgende Erklärungen/Nachweise werden gefordert: 

a) Eintragung im jeweils zuständigen amtlichen Register: Der Bieter hat den Nachweis der Eintragung im jeweils zuständigen amtlichen Register (Berufsregister, Handelsregister, Gewerbeanmeldung o. ä.) vorzulegen. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein (A) 
b) Die angekreuzte Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (A) 
c) Die angekreuzte Verpflichtungserklärung zur Tariftreue (A) 
d) Eigenerklärung Russland Sanktionen (A)
Der Bieter hat eine Unternehmensdarstellung vorzulegen. Dabei werden folgende Themen besonders intensiv betrachtet und bewertet.
Bitte stellen Sie diese möglichst ausführlich dar: Dauer der Tätigkeit als Auftragnehmer im Bereich des Vertragsgegenstandes. Anzahl der Kunden
und Standorte, für die in Europa Leistungen, die mit dem vorliegenden Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind, in den letzten drei Jahren
erbracht wurden. Angabe der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter. Sofern ein entsprechendes Knowhow nachgewiesen werden kann, erhält der Bieter 10 Punkte. 
Folgende Erklärungen/Nachweise werden gefordert: 
a) Eigenerklärung Gesamtumsatz über den jährlichen Gesamtumsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (A) 
b) Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme mit mindestens € 3.000.000 für Personenschäden pro Schadensfall, € 1.000.000 für Sachschäden pro Schadensfall und € 500.000 für Vermögensschäden
pro Schadensfall
Erfahrungsnachweis in Form von mindestens drei Referenzprojekten in den letzten 3 Jahren. Die Referenzprojekte müssen mit den Leistungen der vorliegenden Ausschreibung vergleichbar sein. Es sind jeweils Angaben zu folgenden Punkten zu machen: 
• Auftraggeber • Beschreibung des Projektes • Rechnungswert • Leistungszeit. 

Vergleichbar ist die Referenz, wenn die gemeldete Referenz eine jährliche Sendungsmenge von min. 80% des Leistungsgegenstandes verarbeitet, auf das sich der Bieter mit der Referenz bewirbt. Ausreichend ist, wenn sich die jährliche Verarbeitungsmenge von 80% aus dem jährlichen Durchschnitt von drei Referenzprojekte ergibt – (z.B. Referenz 1 mit 90% und Referenz 2 mit 70% Referenz 3 mit 80% der jährlichen Sendungsmenge = Durchschnitt
80%). Darüber hinaus soll es sich um ein bestehendes Vertragsverhältnis mit einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten oder ein beendetes Vertragsverhältnis mit einer Laufzeit von mindestens 2 Jahren handeln. Die Referenzen werden alle bewertet. Anschließend werden aus den besten drei Referenzen die Punkte ermittelt. Wertung für jede der drei besten Referenzen: 
Die in der Referenz dargestellten Leistungen sind sehr gut vergleichbar. Die Ausführungen lassen erkennen, dass der Bewerber über die erforderliche Kompetenz verfügt = 10 Punkte. 
Die in der Referenz dargestellten Leistungen sind sehr gut vergleichbar. Die Ausführungen lassen erkennen, dass der Bewerber
über die erforderliche Kompetenz mit wenigen Einschränkungen verfügt = 5. 
Die in der Referenz dargestellten Leistungen sind sehr gut vergleichbar. Die Ausführungen lassen erkennen, dass der Bewerber über die
erforderliche Kompetenz mit deutlichen Einschränkungen verfügt = 0. 

Es sind aus der Unternehmensdarstellung und den Referenzen zusammen maximal 40 Punkte zu erreichen. Ein Bieter wird als geeignet angesehen, wenn er mindestens 30 Punkte erreicht.
Für alle Nachweise/Erklärungen gilt: Liegt eine der Nachweise/Erklärungen dem Angebot nicht bei, wird der Bewerber unter Fristsetzung aufgefordert, den Nachweis/die Erklärung nachzureichen. 

Wird der Nachweis/die Erklärung innerhalb der gesetzten Frist vom Bewerber nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
Als Bewertungsmethode wird die einfache Richtwertmethode in Anlehnung an die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB VI) Version 1.0 vom April 2018  zur Anwendung kommen. 

Bei der einfachen Richtwertmethode ist für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ zu bilden, d. h. es wird der Quotient aus Leistung (Leistungspunkte) : Preis (Euro) errechnet. 

Die entsprechende Formel stellt sich wie folgt dar: 
	
Z = L:P

Dabei werden die Formelparameter wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis

L = Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte)

P = Preis (Euro) 

Der Quotient aus Leistung (Leistungspunkte) zu Preis (Euro) ist dann die Kennzahl für das wirtschaftlichste Angebot. Sollte diese Kennzahl für das Preis-Leistungsverhältnis mehrerer Angebote absolut identisch sein, erhält das preisgünstigste dieser Angebote den Zuschlag.
Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Für das Nachprüfungsverfahren gelten §§ 160 ff GWB.
Der Auftragnehmer übernimmt elektronische Daten vom Auftraggeber, verarbeitet diese Daten ausschließlich zum Zwecke der Druck- und Kuvertiervorbereitung, druckt und kuvertiert die Daten und überstellt die versandfertigen Briefe an den Briefbeförderer. Die geschuldete Leistung ist die Abdeckung:

- der Regelkommunikation / Tagespost
und
- der Mailings.