Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-03-05
Buyer: DB FuhrparkService GmbH (Bukr 35)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 34110000: Passenger cars
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung von elektronische Fahrtenbüchern, sowie der dafür notwendigen Dienstleistungen, Hardware und Softwareanwendungen, für die Verwendung in PKW und Nutzfahrzeugen der Deutschen Bahn AG – auf Basis einer monatlichen Nutzungspauschale.
Zielsetzung der Vergabe ist die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuches zur Ablösung der bisher in Papierform genutzten Variante unter Einhaltung aller steuerrechtlichen Regelungen gem. § 6 EStG. Die Ausschreibung dient der Beschaffung einer rechtssicheren Lösung zur elektronischen Führung eines Fahrtenbuchs im Wege eines Mietvertrages und der Archivierung der generierten Daten. Die DB FuhrparkService GmbH (im Folgenden DB Fuhrpark oder Auftraggeber genannt) beabsichtigt, diese Leistungen in ihr Leistungsportfolio für Kunden im Konzern Deutsche Bahn sowie für externe Kunden aufzunehmen.
Die DB Fuhrpark GmbH fungiert als Auftraggeber und wird Vertragshalter und Rechnungsempfänger gegenüber dem Auftragnehmer sein. Die operative Abwicklung erfolgt jedoch zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden von DB Fuhrpark. DB Fuhrpark wird eigene Kundenangebote kalkulieren und eigene Preise mit ihren Kunden verrechnen.
Der abzuschließende Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren und kann zweimal jeweils um ein Jahr verlängert werden. Der Auftragnehmer hat die Daten zu den abgeschlossenen Fahrtenbüchern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz für einen Zeitraum von 10 Jahren je Fahrtenbuch zu archivieren.
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.
Die von DB Fuhrpark betreute Flotte besteht aus ca. 18 500 Fahrzeugen. Für ca. 15 000 Fahrzeuge besteht die Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs – diese Fahrzeuge sind die potentielle Zielgruppe für ein elektronisches Fahrtenbuchsystem (unverbindliche Angabe). Die durchschnittliche Nutzungsdauer eines PKW liegt aktuell bei 30 Monaten, die eines Stadtlieferwagens/Transporters bei 50 Monaten.
Die in den Vergabeunterlagen genannten Mengenangaben sollen dem Bieter als Kalkulationshilfe dienen. Sie begründen keinen Anspruch auf Verbindlichkeit. Eine verbindliche Bestellmenge wird vom Auftraggeber nicht zugesagt.
1. Bitte beachten Sie, dass im ersten Schritt ein Teilnahmewettbewerb stattfindet. Die Registrierung erfolgt über das Bieterportal (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) mit dem Antragsformular zur Bieterregistrierung. Für den Abruf der Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich.
2. Die auf dem Bieterportal anzuwählende Projektnummer ist: 19DFP41744 Dort können alle notwendigen Vergabeunterlagen abgerufen werden. Eine Zusendung z. B. per Post oder per E-Mail ist ausgeschlossen.
3. Der Teilnahmeantrag und alle entsprechenden Unterlagen für registrierte Firmen sind über das Bieterportal der Deutschen Bahn einzureichen. Nur die über die Plattform frist- und formgerecht eingereichten Teilnahmeanträge werden berücksichtigt.
4. Bei technischen oder methodischen Fragen zur e-Vergabeplattform wenden Sie sich bitte an die kostenlose Bieterhotline (0800/265 8638), die Mo.-Fr. in der Zeit von 9.00 bis 15.00 Uhr zur Verfügung steht oder unter einkauf-online@deutschebahn.com.
5. Fragen und Antworten sind über Fragen/Antworten Forum im Vergabeportal unverzüglich, jedoch spätestens 10 Tage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge zu stellen.
7. Alle Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und kann zum Ausschluss führen. Die Unterlagen sind gemäß den in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die eingereichten genannten Erklärungen zu verlangen.
8. Form der geforderten Erklärungen/ Nachweise: Die Eigenerklärungen sind in Textform gemäß § 126 b BGB einzureichen. Erklärungen Dritter sind mit rechtsverbindlicher eingescannter Unterschrift einzureichen. Nachweise und Erklärung Dritter, die maschinell erstellt und als „Ohne Unterschrift gültig“ deklariert sind, benötigen keine Unterschrift. Alle geforderten Erklärungen/ Nachweise sind zwingend in deutscher Sprache (sofern nicht anders angegeben) vorzulegen. Eine Nichtbeachtung dieser Vorgabe kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Nur die vorgenannten Informationen werden für die Bewerberauswahl berücksichtigt. Darüber hinausgehende Unterlagen sind nicht erwünscht.
Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der jeweiligen Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.


Winner: Vimcar GmbH