Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-12
Buyer: Universitair Ziekenhuis Gent
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Estimated value: 342037.5 EUR
Submission deadline: 2023-06-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oproep tot aanvraag tot deelneming - Raamovereenkomst voor een oplossing voor automatische verwerking en goedkeuring van door personeelsleden ingediende onkostennota's
•	 een Software as a Service oplossing (SaaS) voor het automatiseren van het volledige kostenbeheerproces (registratie, goedkeuring en terugbetaling);
Conform artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 betreft deze opdracht een occasionele gezamenlijke opdracht voor volgende entiteiten:
Het UZ Gent heeft tot 31/1/2024 een raamovereenkomst voor het verwerken van digitale onkostennota’s met de firma Rydoo, waarbij deze oplossing is geïntegreerd met het personeelspakket SuccessFactors en het boekhoudpakket SAP.
De opdracht heeft betrekking tot alle soorten kosten die door UZ werknemers kunnen worden ingebracht. Dit gaat zowel om kosten op basis van ingebrachte bonnetjes als forfaits.
De verschillende bewijsstukken voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever moeten kunnen worden gedigitaliseerd. Dit kan zowel via een app (smartphone, tablet, scanner,..) of web applicatie. Na het inbrengen van het bewijsstuk wordt een online goedkeuring gegeven door de verantwoordelijke van de betrokken kostenplaats of project en afhankelijk van het bedrag is een bijkomende goedkeuring vereist volgens de bevoegdheidsdelegatie van het UZ Gent. Na het doorlopen van de volledige goedkeuringsflow dienen de gegevens automatisch naar ons SAP ERP systeem doorgestuurd te worden zodat er geen manuele invoer van gegevens meer nodig is.
Binnen UZ Gent zijn ca. 6.500 medewerkers actief waarvan een 2.500-tal medewerkers regelmatig onkostennota’s indienen. Op jaarbasis worden ca. 14.000 onkostennota’s verwerkt. Op maandbasis dienen gemiddeld 650 medewerkers één of meerdere onkostennota’s in.
Voor HoGent zijn er ongeveer 1.100 medewerkers die op jaarbasis een onkostennota indienen. Op jaarbasis worden ca. 3.500 onkostennota’s verwerkt. Op maandbasis dienen gemiddeld 230 (max. 500) medewerkers een onkostennota in.
1. Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener.
2. Een overzicht van de tot de dienstverlener behorende technische medewerkers die in aanmerking komen voor de uitvoering van deze opdracht.
1. De kandidaten dienen minimaal drie referenties te kunnen voorleggen van een gerealiseerde kostennota oplossing, waarvan:
•	Minimaal 1 referentie binnen de Belgische publieke sector waarbij de dematerialisatie van de onderliggende bewijsstukken geregulariseerd is via een ruling afgesloten met de Belgische fiscus;
o	De mogelijkheid om vanuit SAP vanuit de boeking de kostennota met bewijsstukken online te raadplegen.
De opgenoemde referenties moeten al minimum 3 maand live zijn op datum van de indiening van de kandidatuurstelling.
•	Contactgegevens (naam + telefoon/mailadres) van de betrokken dienst bij de referenties of van een contactpersoon.

Eligibility requirements: Geen

Award value: 342037.5