Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-11
Buyer: Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei NRW
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48100000 | 48110000 | 48200000 | 48810000: Information systems | 48812000: Financial information systems
Submission deadline: 2021-09-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Es soll ein extern zentral gehostetes System: SaaS (Software as a Service) ID-Management  wie "Polyright-Manager" für 10.000 User (internetbasiert auf einem gemieteten Server in einem deutschen Rechnenzentrum in Deutschland) eingeführt werden. Die Liegenschaften Brühl, SHS, Selm sind über einen VPN-Tunnel mit dem Server zu vernetzen. Die Eigenständigkeit der Beköstigungsfonds soll erhalten bleiben.
Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei NRW Im Sundern 1 59379 Selm, LAFP NRW Brühl Rheinstraße 200 50321 Brühl, LAFP NRW Schloß Holte-Stukenbrock Lippstädter Weg 26 33758 Schloß Holte-Stukenbrock
In den Liegenschaften Brühl, SHS und Selm werden zurzeit Bargeld-Aufwerter für den Einsatz von Verpflegungskarten für Kannteilnehmer genutzt. Es ist jeweils ein Gerät mit einer zusätzlichen Auszahlungsfunktion ausgestattet. Da diese Geräte mittlerweile sehr störanfällig auf Grund der jahrelangen Nutzung geworden sind und der Betreiber (Firma GES Büroga) bereits vor einiger Zeit den Service aufgekündigt hat, weil es keine Ersatzteile mehr gibt, ist ein Ersatz schnellstmöglich unumgänglich. Die IR (Innenrevision) des LAFP fordert gemäß Prüfbericht Positionen J) und K) eine zeitnahe Umstellung auf ein bargeldloses Zahlungs- und Zutrittssystem.
- Richtlinien für die Sicherung von Kassen, Zahlstellen und Geldtransporten des Landes Nordrhein-Westfalen mit RdErl. d. Finanzministeriums v. 20.1 1.2003 - I 3 - 0070 - 62.1
- sowie die vom BSI veröffentlichten Richtlinien für Sicherheitseinrichtungen von elektronischen Kassen mit Datum vom 08.06.2018
Ein bargeldloses Zahlungs- und Zutrittssystem electronic-cash Verfahren (EC-Cash) würde die Sicherheitsregelungen in den Richtlinien wesentlich vereinfachen.
Das EC-Cash Verfahren arbeitet mit Debitkarten wie beispielsweise Maestro. Hierbei wird direkt auf das Guthaben bzw. den Verfügungsrahmen des Karteninhabers des Girokontos zugegriffen. Bedingung für das neu einzuführende EC-Cash System ist, dass die Gäste (Kunden) des LAFP ein Girokonto in Deutschland haben müssen. Das neue EC-Cash basiere System ist ohne Kreditkartenakzeptanz (Folgekosten sind zu hoch) zu betreiben. Der Geldtransfer erfolgt über einen Netzbetreiber wie beispielsweise "Payone, SIXX" oder andere. Generell könnte jeder Netzbetreiber die Abwicklung des Geldtransfers übernehmen. Auf Grund von zu erwartenden Kompatibilitätsproblemen mit dem neu einzuführenden System (Hard- und Software) kann dieser Service nur durch das an der Ausschreibung erfolgreiche Unternehmen angeboten werden. Es erfolgt daher hierfür keine gesonderte Aufteilung in Lose (wie unten weiterbegründet).
Hierzu ist ein POS (Point-of-Sale)-Netzbetreibervertrag abzuschließen. POS bezeichnet das Verfahren zur Kartenzahlung im Einzelhandel. Der Händler zahlt eine Gebühr und erhält dafür die Garantie der Bank, dass die Zahlung ausgeführt wird. Das Verfahren ist weit verbreitet und zeichnet sich durch besondere Schnelligkeit aus.
Auf Grund der Einstufung des LAFP als "Betrieb gewerblicher Art" (BgA) ergeben sich steuerrechtliche Verpflichtungen zur Nutzung von Schnittstellen für GoBD und dem Datenzugriff durch Finanzbehörden DSFinV-K sowie elektronischer Verarbeitungs- und Archivierungspflichten (TSE).
Es ist ein Wartungs- und Servicevertrag für die Hardwarekomponenten: "Aufwerter, Drehkreuze und der VSB-PC"s incl. Zubehör" parallel über den Zeitraum des zentral extern gehosteten SaaS ID-Management-Systems anzubieten. Dieser kann nur durch das an der Ausschreibung erfolgreichen Unternehmen angeboten werden. Der reibungslose Realtime-Betrieb des zentral extern gehosteten Systems in Zusammenarbeit mit den darauf abgestimmten Hardware-Komponenten ist bei einem anderen evtl. sogar günstigeren Unternehmen auf Grund der Spezifikation nicht möglich und gefährdet die Gewährleistung.
Die Bewertung der Ausschreibung erfolgt über eine Bewertungsmatrix, da nicht alleine der Preis ausschlaggebend ist. Funktionsmerkmerkmale des System, Service- und Reaktionszeiten, Qualitätsmanagement sowie Erfahrungen/Referenzen sind für die Bewertung und damit für die Aufrechterhaltung der Küchenbetriebe unabdingbar.
Insbesondere wird eine aktuelle Referenz eines vergleichbaren Systems gefordert, um sicherzustellen, dass ein funktionsfähiges System erworben wird. Störungen im Einlass- und Abrechnungsbetrieb der Mensen sind unbedingt zu verhindern.