Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-10-06
Buyer: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 48451000 | 72000000 | 72212450
Submission deadline: 2017-11-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) in Hamburg ist das größte Institut für Tropenmedizin Deutschlands und beschäftigt ca. 250 Beschäftigte. Es ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft.
Die international anerkannte Forschungseinrichtung verfügt über eine Labordiagnostik, betreibt gemeinsam mit dem Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf eine Ambulanz und besitzt eine eigene Verwaltungsstruktur.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Personalverwaltungssoftware, die zum 2. Quartal 2018 eingeführt werden soll.
Gegenstand der Ausschreibung sind wesentliche Komponenten einer umfassenden Personalverwaltungssoftware. Die Personalverwaltungssoftware muss die folgenden allgemeinen Anforderungen erfüllen:
— Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit, u.a. sollen die unten genannten Funktionen idealerweise alle in einer Anwendung enthalten sein;
— Sicherheit und Datenschutz durch Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und Zertifizierungen (z. B. IDW PS 951 und „Software Hosted in Germany“);
— Umfassender und direkter Support ohne Nutzung eines Callcenters werktags zwischen 8:00 und 17:00 Uhr; außerhalb dieser Zeiten Ticketsystem und Remoteunterstützung.
— Personalmanagement (elektronische Personalakte, Self Service-Portal für Beschäftigte, Skillmanagement, Zeugnis-/ Formulargenerator);
Der Vertrag zur Beschaffung und Einrichtung der Personalverwaltungssoftware kann bis zu 2-Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden. Weitere Informationen zu den Verlängerungsoptionen enthalten die Vergabeunterlagen.
Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.
Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 30 % (Leistungsfähigkeit) zu 70 % (Fachkunde). Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3) (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden (Punkte)Skala/Notenstufen.
— 10 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung hervorragend geeignet;
— 8 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung gut geeignet;
— 6 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung hinreichend geeignet;
— 4 Punkte: Bewerber ist aufgrund seiner Unternehmensgröße und -ausstattung sowie seiner Erfahrung ausreichend geeignet;

Eligibility requirements: Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5)). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen: PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten. PL2. Eigenerklärung mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen- Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung. PL3. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und von einer Krankenkasse (diejenige, bei der die meisten Mitarbeiter des Bewerbers versichert sind), dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß beigekommen ist (Nachweise; Kopien sind ausreichend, auch wenn die Gültigkeit der Bescheinigung auf das Original beschränkt ist; das Ausstellungsdatum darf nicht älter als sechs Monate sein), ggf. Bescheinigung für das beherrschende Unternehmen. Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft. Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von BNITM für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich das BNITM für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.