Public procurement notice: Additional Information
Published: 2021-11-15
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg - Senatskanzlei - Amt für IT und Digitalisierung
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services
Submission deadline: 2021-12-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Jeder Bürger/Jede Bürgerin der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) hat das Recht, sich mit einer Petition bzw. Eingabe an den Eingabenausschuss der Bürgerschaft zu wenden. Der Senat ist gegenüber dem Eingabenausschuss gesetzlich zur Stellungnahme verpflichtet, d.h. er muss zu den Eingaben der Bürgerinnen und Bürger an die Bürgerschaft Bericht erstatten. Zudem fällt die Steuerung einer fristgerechten Bearbeitung der Eingaben in den Zuständigkeitsbereich des Senats.
Es wird eine IT-Lösung benötigt, welche auf Seiten der Verwaltung das Eingabeverfahren digital abbildet. Das elektronische Eingabeverfahren soll den einfachen Datenaustausch zwischen der Bürgerschaft, der Senatskanzlei sowie den beteiligten Fachbehörden und Ämtern sichern. Im Rahmen einer Eingabe sollen die auf der Senatsseite anfallenden Entscheidungs-, Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse im Verfahren digital, behördenübergreifend und einheitlich durch Workflows abgebildet werden. Dabei soll EiVer über eine bidirektionale Schnittstelle zu dem System der Bürgerschaft verfügen, um Metadaten und Dateien austauschen zu können. Die Senatskanzlei möchte mit dieser IT-Lösung die bisherige Fachanwendung der Senatskanzlei ablösen und den senatsseitigen Eingabenprozess auch zukünftig digital unterstützen.
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/0e5eb723-3669-48c8-aeb6-c24048458342
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/9cbf6833-a9d7-436a-b977-67b3a985a9d1
Der Senat ist verpflichtet, zu Eingaben der Bürgerinnen und Bürger an die Bürgerschaft Auskunft zu geben bzw. Bericht zu erstatten. Das elektronische Eingabeverfahren (EiVer) vereinfacht den Datenaustausch zwischen der Bürgerschaft, der Senatskanzlei sowie den beteiligten Fachbehörden/Ämtern.
Die Fachanwendung basiert momentan noch auf einer SharePoint-Lösung, die auf dem HIM-Standard aufsetzt.
Aufgrund der Ablösung der technischen Infrastruktur des SharePoints (Version 2013) im April 2023, muss ein Umstieg aller Verfahren zwingend auf eine neue SharePoint Version oder auf eine alternative Softwarelösung erfolgen.
Um den senatsseitigen Eingabenprozess auch zukünftig digital zu unterstützen, ist die Entwicklung einer Individuallösung bzw. die Beschaffung einer Standardsoftware mit ggf. entsprechenden Anpassungen bis spätestens April 2023 zwingend erforderlich.
Jeder Bürger/Jede Bürgerin der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) hat das Recht, sich mit einer Petition bzw. Eingabe an den Eingabenausschuss der Bürgerschaft zu wenden. Der Senat ist gegenüber dem Eingabenausschuss gesetzlich zur Stellungnahme verpflichtet, d.h. er muss zu den Eingaben der Bürgerinnen und Bürger an die Bürgerschaft Bericht erstatten. Zudem fällt die Steuerung einer fristgerechten Bearbeitung der Eingaben in den Zuständigkeitsbereich des Senats.
Es wird eine IT-Lösung benötigt, welche auf Seiten der Verwaltung das Eingabeverfahren digital abbildet. Das elektronische Eingabeverfahren soll den einfachen Datenaustausch zwischen der Bürgerschaft, der Senatskanzlei sowie den beteiligten Fachbehörden und Ämtern sichern. Im Rahmen einer Eingabe sollen die auf der Senatsseite anfallenden Entscheidungs-, Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse im Verfahren digital, behördenübergreifend und einheitlich durch Workflows abgebildet werden. Dabei soll EiVer über eine bidirektionale Schnittstelle zu dem System der Bürgerschaft verfügen, um Metadaten und Dateien austauschen zu können. Die Senatskanzlei möchte mit dieser IT-Lösung die bisherige Fachanwendung der Senatskanzlei ablösen und den senatsseitigen Eingabenprozess auch zukünftig digital unterstützen.
Der Senat als Regierung ist gegenüber dem Eingabenausschuss gesetzlich zur Stellungnahme verpflichtet, d.h. er muss zu den Eingaben der Bürgerinnen und Bürger an die Bürgerschaft Auskunft geben bzw. Bericht erstatten. Außerdem fällt die Steuerung einer fristgerechten Bearbeitung der Eingaben in den Zuständigkeitsbereich des Senates.
Es wird eine IT-Lösung benötigt, welche auf Seiten des Senates das Eingabeverfahren digital abbildet. Ein sog. Elektronisches Eingabeverfahren (im Folgenden EiVer) soll den einfachen Datenaustausch zwischen der Bürgerschaft, der Senatskanzlei sowie den beteiligten Fachbehörden und Ämtern sichern. So sollen im Rahmen einer Eingabe die auf der Senatsseite anfallenden Entscheidungs-, Genehmigungs- und
Abstimmungsprozesse in Bezug auf eine Stellungnahme in EiVer digital, behördenübergreifend und einheitlich durch Workflows abgebildet werden.
Die Bürgerschaft verfügt über ein eigenes digitales Fachverfahren für den Eingabenprozess. Für den Austausch von Metadaten und Dokumenten muss die zu beschaffende IT-Lösung für die Senatskanzlei über eine bidirektionale Schnittstelle zu dem
der Betriebsbereitschaft sowie den Systemservice (Pflege und Wartung). Der Betrieb muss im Rechenzentrum des IT-Dienstleisters Dataport erfolgen können.