Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-04-20
Buyer: SSRMLIRCR 1945-1989
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 756302.52 RON
Submission deadline: 2022-05-16
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retro-digitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA) SE VOR REALIZA LA SEDIUL INSTITUTIEI- Secretariatul de Stat pentru Recunoaşterea Meritelor Luptătorilor Împotriva Regimului Comunist Instaurat în România în perioada 1945-1989, CONFORM CAIETULUI DE SARCINI
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retro-digitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Numărul dosarelor ce urmează a fi digitalizate a fost estimat volumetric la 370 metri liniari dosare, acestea fiind organizate în unităţi arhivistice (legate în coperţi de carton).

Eligibility requirements: Motive de excludere a ofertantului -Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.164 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; -Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.165 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice , cu modificările şi completările ulterioare; -Ofertantul NU trebuie să se încadreze în situaţiile prevazute la art.167 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; -Ofertantul NU trebuie să se încadreze în situaţiile prevazute la art.60 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; Atenționări speciale: -Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/ subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. -Se vor depune, odata cu DUAE, următoarele documente : -acordul de subcontractare, după caz; -acordul de asociere, după caz; -declarația pe proprie răspundere privind neîncadrarea în situațiile potențial generatoare de conflict de interese prevăzute la art.58–63 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. -Valoarea totală a ofertei nu trebuie să depășească valoarea estimată a contractului, în caz contrar oferta va fi considerată inacceptabilă. -Lipsa tuturor informaţiilor solicitate prin caietul de sarcini/documentaţia de atribuire duce la descalificarea ofertelor tehnice ca neconforme. -certificat de atestare fiscala eliberat de ANAF privind plata sumelor datorate bugetului de Stat si bugetelor Sociale, din care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia; -certificat fiscal privind plata taxelor si impozitelor la bugetul de Stat, din care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia; -cazierul judiciar al operatorului economic. Cerinţe ofertanţi: Cerința nr. 1 - Documente relevante care să dovedească forma de înregistrare Persoane juridice/fizice române; Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Informatiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie reale/actuale la data prezentării documentului. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantului clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmand ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC să fie prezentat, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Persoane juridice /fizice, străine Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Documentele care dovedesc o formă de înregistrare vor fi prezentate în traducere autorizată în limba româna. Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmând ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv documente care dovedesc o formă de înregistrare să fie prezentată, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile. În cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat să prezinte aceste documente pentru partea din contract pe care o realizează. Prezenta cerință va fi indeplinită și de către terțul sustinător sau subcontractant, dacă este cazul. Cerința nr. 2 - Pentru contractele de achiziție de servicii: este necesar o anumită autorizație; Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dețină Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice conform art. 19 alin. 1 din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Cerința nr. 3 - Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calităţii: operatorilor economici li se solicită prezentarea de certificări specifice care atestă respectarea de către aceștia a standardelor de asigurare a calității: Certificare ISO 9001 (sau echivalent) pe domeniul de activitate al prezentei documentatii. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv copie a Certificării ISO 9001 (sau echivalent). Persoanele din cadrul Autorităţii contractante - SECRETARIATUL DE STAT PENTRU RECUNOAŞTEREA MERITELOR LUPTĂTORILOR ÎMPOTRIVA REGIMULUI COMUNIST INSTAURAT ÎN ROMÂNIA ÎN PERIOADA 1945-1989 – (SSRML) cu funcţie de decizie referitoare la organizarea, derularea şi finalizarea prezentei proceduri de atribuire, conform prevederilor art. 58-63, din Legea nr. 98/2016, sunt: 1.LEULESCU IRINA – Secretar de stat – ordonator principal de credite; 2.PICEAVA ATHENA STERIANA – Secretar general – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini; 3.DRĂGHICI SORINA OPRICA – Sef Serviciu Economic – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini; 4.TUDOR MONICA – Şef Serviciu Juridic; 5.CONSTANTINESCU IONUŢ – coordonator Serviciul pentru Revoluţionari – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini; 6.POPOAIA IOAN – Inspector de specialitate I – responsabil achiziţii publice; 7.MARANDA DAN OCTAVIAN – Inspector de specialitate IA – coordonator grup de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini; 8.DINCU COSMIN – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor; 9.SARGHE EUGENIA – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor; In conformitate cu Art.173 din Legea 98/2016 operatorii economici care depun oferta trebuie sa demonstreze ca detin capacitatea de exercitare a activitatii profesionale respectiv o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta din care sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla intr-o situatie de anulare a cosnstituirii si ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului. Modalitatea de indeplinire a cerintei: Se va completa DUAE de catre operatorii participanti la procedura de atribuire pana la termenul limita de depunere a ofertelor,vor prezenta DUAE atasat documentatiei de atribuire completat de fiecare entitate participanta in parte (ofertant, asociat, tert, sustinator, subcontractant). Ofertantul are obligaţia : -de a elabora şi prezenta propunerea tehnică, astfel încât să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de sarcini. -să acopere soluţionarea tuturor specificaţiilor tehnice privind arhivarea şi digitizarea documentelor, prevăzute în caietul de sarcini. Pentru a-și demonstra capacitatea tehnică și/sau profesională în funcție de experiență și pentru a evita riscul de neîndeplinire a contractului din cauza lipsei capacității tehnice și profesionale, se solicită din partea ofertantului demonstrarea faptului că dispune de experiență similară în domeniu, respectiv prestarea unor servicii similare în ultimii 3 ani. Ofertanții vor prezenta o lista a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, calculați prin raportare la data limita de depunere a ofertelor din care să rezulte că prestatorul are experiență în prestarea de servicii de arhivare computerizată. Lipsa informaţiilor solicitate duce la descalificarea ofertelor tehnice ca neconforme. Prin propunerea tehnică ofertantul va prezenta o metodologie adecvată de implementare a contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a activităţilor. Simpla copiere a cerinţelor din caietul de sarcini nu este considerată drept răspuns la cerinţele autorităţii contractante.

Award value: 756302.52