Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-03
Buyer: Beschaffung einer SaaS-Lösung im Rahmen des Projekts "Papilo" (für Online-Formulare)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72222300: Information technology services
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2025-07-14
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Nutzung einer SaaS-Lösung, in der alle von der BVK benötigten und definierten Formulararten umgesetzt und als versendbarer Link bzw. Link auf Website verfügbar sind.
Mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK  Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 100 % (100 Punkte)  Zu Referenzen: Punktzahl (100 Punkte - mindestens eine von zwei Referenzen im öffentlichen Sektor;  50 Punkte - mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK; 0 Punkte - sonst)
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung zur Deckung von: Personenschäden (für die einzelne Person) in Höhe von mindestens  1 000 000 EUR je Schadensereignis, Sachschäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensereignis, Vermögensschäden in Höhe von mind. 100 000 EUR je Schadensereignis.
Der Anbieter muss die Mindestanforderungen im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Vorgaben der ISO 27001 und des BSI IT-Grundschutz, sowie der speziellen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten nach dem RentÜG. Zudem muss eine jährliche Mitarbeit des Auftragnehmers am Risikomanagementprozess der BVK zugesagt werden. Für die Infrastrukturkomponenten der Lösung ist mindestens eine C5 (Typ 2)-Testierung oder SOC 2 (Type 2)-Zertifizierung erforderlich. Ein Löschkonzept aller Daten muss beschrieben werden. Die über die REST API abrufbaren Daten und Dokumente sind Anbieterseitig Viren- und Schadsoftware-geprüft.  (Ausschlusskriterium)

Eligibility requirements: Mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK  Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 100 % (100 Punkte)  Zu Referenzen: Punktzahl (100 Punkte - mindestens eine von zwei Referenzen im öffentlichen Sektor;  50 Punkte - mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK; 0 Punkte - sonst)
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung zur Deckung von: Personenschäden (für die einzelne Person) in Höhe von mindestens  1 000 000 EUR je Schadensereignis, Sachschäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensereignis, Vermögensschäden in Höhe von mind. 100 000 EUR je Schadensereignis.
Der Anbieter muss die Mindestanforderungen im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Vorgaben der ISO 27001 und des BSI IT-Grundschutz, sowie der speziellen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten nach dem RentÜG. Zudem muss eine jährliche Mitarbeit des Auftragnehmers am Risikomanagementprozess der BVK zugesagt werden. Für die Infrastrukturkomponenten der Lösung ist mindestens eine C5 (Typ 2)-Testierung oder SOC 2 (Type 2)-Zertifizierung erforderlich. Ein Löschkonzept aller Daten muss beschrieben werden. Die über die REST API abrufbaren Daten und Dokumente sind Anbieterseitig Viren- und Schadsoftware-geprüft.  (Ausschlusskriterium)
Sollten essenzielle Unterlagen fehlen, wird die Vergabestelle auf Sie zukommen und diese einfordern.
Die Wertung des Preises erfolgt durch ein relatives Bewertungssystem. Die volle Punktzahl wird dem Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis gegeben.  Beispiel: Preis Bieter A: 520.000 EUR Preis Bieter B: 570.000 EUR Preis Bieter C: 500.000 EUR  Berechnung der Punktzahlen für den Preis: Bieter A: (500.000 EUR / 520.000 EUR) × 400 entspricht 385 Punkte Bieter B: (500.000 EUR / 570.000 EUR) × 400 entspricht 351 Punkte Bieter C: (500.000 EUR / 500.000 EUR) × 400 entspricht 400 Punkte
Die Bewertung der Leistung ergibt sich aus den Punkteangaben für die Leistungskriterien im Anforderungskatalog. Insgesamt sind 400 Punkte erreichbar.  Die B-Kriterien in Anlage 2 werden in fünf Erfüllungsgrade abgestuft.   Die Bewertungsstufen für die Kriterien mit 50 Punkten werden folgendermaßen definiert:   Vollständige Erfüllung - 41 bis 50 Punkte  ( Der Bewerber erfüllt das Kriterium vollständig oder übertrifft es, es gibt keine Kritikpunkte / Schwächen).  Gute Erfüllung - 31 bis 40 Punkte  ( Der Bewerber erfüllt das Kriterium gut, mit kleineren Mängeln, es gibt geringfügige Kritikpunkte / Schwächen ).  Befriedigende Erfüllung - 21 bis 30 Punkte  (Das Kriterium wird teilweise erfüllt, aber es gibt wesentliche Lücken, es gibt mittlere Kritikpunkte / Schwächen).  Eingeschränkte Erfüllung - 11 bis 20 Punkte  (Der Bewerber erfüllt das Kriterium nur in geringem Umfang, es gibt erhebliche Kritikpunkte / Schwächen).  Geringe Erfüllung - 1 bis 10 Punkte  (Das Kriterium wird rudimentär erfüllt, es gibt gravierende Kritikpunkte / Schwächen).  Keine Erfüllung - 0 Punkte  (Das Kriterium wird nicht erfüllt.)    Die Bewertungsstufen für die Kriterien mit 100 Punkten werden folgendermaßen definiert:    Vollständige Erfüllung - 81 bis 100 Punkte  (Der Bewerber erfüllt das Kriterium vollständig oder übertrifft es, es gibt keine Kritikpunkte / Schwächen).  Gute Erfüllung - 61 bis 80 Punkte  (Der Bewerber erfüllt das Kriterium gut, mit kleineren Mängeln, es gibt geringfügige Kritikpunkte / Schwächen).  Befriedigende Erfüllung - 41 bis 60 Punkte  (Das Kriterium wird teilweise erfüllt, aber es gibt wesentliche Lücken, es gibt mittlere Kritikpunkte / Schwächen).  Eingeschränkte Erfüllung - 21 bis 40 Punkte  (Der Bewerber erfüllt das Kriterium nur in geringem Umfang, es gibt erhebliche Kritikpunkte / Schwächen).  Geringe Erfüllung - 1 bis 20 Punkte  (Das Kriterium wird rudimentär erfüllt, es gibt gravierende Kritikpunkte / Schwächen).  Keine Erfüllung - 0 Punkte  (Das Kriterium wird nicht erfüllt.)
Zu Referenzen: Punktzahl 100 (100 - mindestens eine von zwei Referenzen im öffentlichen Sektor;  50 - mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK; 0 - sonst)
Im Rahmen der Bewertung Ihres Angebots erfolgt eine wertende Teststellung. An dieser nehmen die zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl (Bewertung von Eignung (44 %), Leistung (44 %) und Referenzen (12 %)) teil. Es werden auch hier bis zu 400 Punkte vergeben.  Detaillierte Informationen zur Teststellung und zur Bewertung der Teststellung entnehmen Sie bitte den beiden Dateien: 1) 004972_000_Teststellung_Anforderungskatalog_Papilo 2) 004972_000_Teststellung_Beschreibung
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Nutzung einer SaaS-Lösung, in der alle von der BVK benötigten und definierten Formulararten umgesetzt und als versendbarer Link bzw. Link auf Website verfügbar sind.