Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-03-30
Buyer: Westdeutscher Rundfunk Köln
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79999100
Submission deadline: 2020-05-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Unter Federführung des Westdeutschen Rundfunks (WDR) wird mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren beabsichtigt, einen Vertrag mit einem Auftragnehmer für die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR und des Deutschlandradios abzuschließen.
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR in Köln sowie die des Deutschlandradios, Berlin, inklusive der Erfassung der zugeordneten Metadaten. Gemeinsam verfügen WDR und Deutschlandradio momentan über ungefähr 1 570 Mio. Fotos aus deren Firmengeschichte. Es handelt sich um Produktions-, Veranstaltungs- oder Gebäudefotos, die vor allem als Negative und Diapositive vorliegen. Die Digitalisierungsmaßnahme sichert die einzigartigen Bildinhalte, die nicht nur für die Programm- und Rundfunkgeschichte des WDR und des Deutschlandradio, sondern auch für das kulturelle und wissenschaftliche Erbe der Länder NRW und Berlin von Bedeutung sind. Bestandteile des Auftrags sind neben dem Transport der Fotomaterialien und der Datenübertragung auch eine fachgerechte Kassation von definierten Beständen nach erfolgreicher Qualitätskontrolle.
Unter Federführung des Westdeutschen Rundfunks (WDR) wird mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren beabsichtigt, einen Vertrag mit einem Auftragnehmer für die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR und des Deutschlandradios abzuschließen.
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR in Köln sowie die des Deutschlandradios, Berlin, inklusive der Erfassung der zugeordneten Metadaten. Gemeinsam verfügen WDR und Deutschlandradio momentan über ungefähr 1 570 Mio. Fotos aus deren Firmengeschichte. Es handelt sich um Produktions-, Veranstaltungs- oder Gebäudefotos, die vor allem als Negative und Diapositive vorliegen. Die Digitalisierungsmaßnahme sichert die einzigartigen Bildinhalte, die nicht nur für die Programm- und Rundfunkgeschichte des WDR und des Deutschlandradio, sondern auch für das kulturelle und wissenschaftliche Erbe der Länder NRW und Berlin von Bedeutung sind. Bestandteile des Auftrags sind neben dem Transport der Fotomaterialien und der Datenübertragung auch eine fachgerechte Kassation von definierten Beständen nach erfolgreicher Qualitätskontrolle.
Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.
Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat bzw. im Falle der Auftragserteilung unverzüglich abschließen wird:
Und, dass die vorgenannten Mindestdeckungssummen mit jeweils mindestens einer zweifachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
Der Bieter hat den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz aus Leistungen, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung inhaltlich vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2017 bis 2019 bzw. 2016 bis 2018, sofern die Umsatzzahlen aus 2019 noch nicht vorliegen), anzugeben.
Der Bieter hat Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Dies umfasst unter anderem die Organisationsstruktur, den Umfang der Dienstleistungspalette und die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens.
Dem Angebot sind mindestens 3 geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens 3 Jahren beizufügen; soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen,
— Mindestens in 2 Referenzen müssen mindestens 3 verschiedene Foto-Typen (gemäß Ziffer 7.1.1) und mindestens 10 000 Digitalisate pro Woche bearbeitet worden sein,
— Mindestens eine Referenz muss analoge und digitale Informationen umfasst haben, die in mehr als 3 IPTC-Felder gefüllt worden sind (Komplexität der Metadaten),
— Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz),
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der „Anlage – Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten.

Eligibility requirements: Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.