Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-11-06
Buyer: Turun yliopisto
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72317000: Data storage services | 79520000 | 79999100
Submission deadline: 2020-12-08
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Turun yliopiston Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkistossa (HKT-arkisto) on arkistomateriaalia 1950-luvun lopulta alkaen. HKT-arkiston aineistojen digitointihanke aloitettiin vuonna 2018, ja se jatkuu vuoden 2023 loppuun. Hankkeen tavoitteena on digitoida tällä hetkellä ainoastaan fyysisessä muodossa oleva aineisto ja parantaa aiemmin digitoidun aineiston käytettävyyttä. Alkuperäisaineistoja ei hävitetä digitoinnin jälkeen, vaan ne säilytetään pysyvästi.
Tavoitteena on tuottaa digitoimalla fyysisestä aineistosta digitaalinen korvike (digital surrogate) eli hyvälaatuinen kopio alkuperäisestä aineistosta pitkäaikaissäilytystä varten ja tarkemman tutkimuksen tarpeisiin. Lisäksi tuotetaan aineiston arkikäyttöön, selailuun ja hakutyökaluksi digitaalinen välittäjä (digital proxy) -tasoinen aineisto. Aineistosta tuotetaan myös thumbnail-tiedostot.
Digitoidut materiaalit tallennetaan arkiston tietokantaan. Ne jaetaan soveltuvin osin tutkimus- ja opetuskäyttöön verkkopalvelun kautta.
Hankinnan kohteena ovat eri aineistoryhmittäin laatumääritysten mukaan digitoitavat av-aineistolajit ja määriteltyjen metatietojen tuottaminen aineistolle.
Hankinnan kohteena on valokuva-aineistojen sekä >A4-piirustusten digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava:
Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset.
Valokuvien ja negatiivien määrät tarkentuvat digitoinnin edistyessä. Ensisijaisesti paperivalokuvien digitointi tehdään negatiivista. Osa negatiiveista on värinegatiiveja, osa mustavalkonegatiiveja ja osa positiiveja. Diat ovat kehystettyjä. Toimittajalla tulee olla valmius eri filmimuotojen digitointiin..
Hankinnan kohteena on liikkuvan kuvan / videoaineistojen digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava:
Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset.
Hankinnan kohteena on ääniaineistojen digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava:
Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset.
Hankintaan otetaan mukaan ensisijaisesti tuhoutumisvaarassa oleva aineisto. Muiden aineistojen digitointi toteutetaan riippuen digitoinnin hinnasta ja käytettävissä olevasta kokonaisbudjetista. Ensisijaisesti digitoidaan vanhemmat ääni- ja videoaineistot eli kaitafilmit ja magneettinauhoille äänitetyt aineistot. Tilaaja pidättää oikeuden määritellä digitoitava aineisto oman harkintansa mukaan.
Aineistot ovat useimmiten omissa säilytyskoteloissaan tai pakattuna arkistokoteloihin. Digitointia ja kuljetusta varten aineistot pakataan HKT-arkistolla siten, että ne eivät vaurioidu.
Hankinnan kohteena on valokuva-aineistojen sekä >A4-piirustusten digitointipalvelu ja tiedostonmuuntopalvelu. Arvio digitoitavien aineistojen määrästä on seuraava:
Tarjottavan digitointipalvelun tulee täyttää liitteessä 1) Laatumääritykset esitetyt vähimmäisvaatimukset.