Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2021-04-06
Buyer: Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS)
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 72260000: Software-related services

Technical requirements: Neuabschluss eines Grund- und Helpdesk-/Supportvertrages zu dem onlinegestützten Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web
Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden.
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 10 000 Einrichtungen, in denen rund 600 000 Kinder betreut werden..
Im Rahmen eines neuen Grund- und Helpdesk-/Supportvertrages soll sichergestellt werden, dass das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel.
Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden.
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 10 000 Einrichtungen, in denen rund 600 000 Kinder betreut werden..
Im Rahmen eines neuen Grund- und Helpdesk-/Supportvertrages soll sichergestellt werden, dass das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel.
Das StMAS erteilte am 22.12.2015 den Zuschlag für den Grund- und Helpdesk-/Supportvertrages auf das Angebot der BMS Consulting GmbH. Der zwischen dem StMAS und der BMS Consulting GmbH geschlossene Vertrag sieht gemäß § 12 Abs. 1 eine Vertragslaufzeit von einem Jahr (bis zum 31.12.2016) vor. Nach § 13 Abs. 1 des Vertrages steht dem Auftraggeber die Option zu, den Vertrag um ein Jahr zu verlängern. Mit einer zweiten Ergänzungsvereinbarung wurde der Vertrag bis 31.3.2021 verlängert. Für die Zeit bis zum 15. Februar 2021 wurde dabei vereinbart, dass sich die Vergütung nicht erhöht und der Preis pro Manntag bei 720 EUR netto bleibt. Für den Zeitraum vom 16. Februar 2021 bis zum 31. März 2021 wurde die Vergütung erhöht; der Preis pro Manntag beträgt für diese Zeit 760 EUR netto. Bisher vereinbart war im Zeitraum bis 31.3.2021 ein Abrufkontingent für Weiterentwicklungsleistungen von 48 Manntagen.
Das mit Ergänzungsvereinbarung vom 29.12.2020 vereinbarte Abrufkontingent von Manntagen zur Erbringung von Anpassungen sind bereits nahezu vollständig aufgebraucht: Von den ursprünglich vereinbarten Abrufkontingent von 48 Manntagen wurden lediglich 6 noch nicht abgerufen.
Über die Vertragslaufzeit wurden aber im Schnitt pro Monat ca. 16 Manntage für Anpassungsleistungen benötigt – dem in den Monaten Januar und Februar höheren Verbrauch liegen zu einem wesentlichen Teil die bereits erfolgten notwendigen Anpassungsprogrammierungen aufgrund der Corona-Pandemie zugrunde. Da aufgrund der bisherigen Erfahrungen (durchschnittlicher Bedarf von 16 Manntage pro Monat) aber schon absehbar ist, dass die verbleibenden 6 Manntage bis zum Ende der Vertragslaufzeit am 31. März 2021 nicht ausreichen werden, wird das Abrufkontingent um weitere 20 Manntage erhöht.
Neben den regulären Anpassungsleistungen sind aufgrund der Corona-Pandemie noch zusätzliche Entwicklungsleistungen notwendig geworden: Die Bayerische Staatsregierung hat für die Monate Januar bis März eine Entlastung von den Elternbeiträgen für Eltern mit Kindern in der Kindertagesbetreuung beschlossen. Der Elternbeitragsersatz wird über das KiBiG.web abgewickelt und erfordert zusätzliche Anpassungsleistungen. Neben der Abwicklung des Beitragsersatzes fallen noch weitere Entwicklungsleistungen an, die durch die Corona-Pandemie verursacht wurden: Im Rahmen der Schließung von Kindertageseinrichtungen, Kindertagespflegestellen, Ferientagesbetreuung und organisierte Spielgruppen für Kinder und der bestehenden Notbetreuung, wurden über KiBiG.web Programmierungen von diversen zusätzlichen Auswertungen abgewickelt,
Aufgrund der wegen der Corona-Pandemie notwendigen Anpassungsleistungen wird das Abrufkontingent um weitere 100 Manntage erhöht: Der Schätzung liegt zugrunde, dass im Vorjahr bereits 66,5 Manntage für Weiterentwicklungsleistungen aufgrund der Corona-Pandemie erforderlich waren, und es absehbar ist, dass auch im Februar und März weitere Anpassungen nötig sein werden. Das Kontingent der Manntage wurde bewusst hoch angesetzt, um ein nochmaliges Nachjustieren zu vermeiden.
Die Corona-Pandemie war für den Auftraggeber zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung und der Zuschlagserteilung 2015 auch bei einer nach vernünftigem Ermessen sorgfältigen Vorbereitung der ursprünglichen Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel, der Art und Merkmale des spezifischen Projekts, der bewährten Praxis und der Notwendigkeit, ein angemessenes Verhältnis zwischen den bei der Vorbereitung der Zuschlagserteilung eingesetzten Ressourcen und dem absehbaren Nutzen zu gewährleisten, nicht vorhersehbar. Weder die dynamische Entwicklung der Ausbreitung des COVID-19-Erregers noch die daraus resultierenden konkrete Bedarfe könnten in ihrem Umfang und der Kurzfristigkeit ihrer Erforderlichkeit auch bei Beachtung aller Sorgfaltspflichten vorhergesehen werden.


Winner: BMS Consulting GmbH