Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-02-21
Buyer: Etelä-Savon Hyvinvointialue
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48810000: Information systems | 48814500
Estimated value: 1296000 EUR

Technical requirements: Etelä-Savon hyvinvointialueen valmistelussa on todettu, että hyvinvointialueen muodostavien organisaatioiden nykyisin käytössä olevat potilastietojärjestelmät (neljä erillistä tietokantaa) eivät muodosta eheää ja yhteen toimivaa kokonaisuutta eivätkä tue sellaisenaan aluemuotoista toimintaa.
Hyvinvointialueen valmistelussa on edellytetty, että suunnittelu ja toteutus sosiaali- ja terveydenhuollon sisällön, laajuuden ja laadun osalta toteutetaan siten, kuin asiakkaiden tarve edellyttää.  Potilastietokantojen yhdistämisen tavoite on, että hyvinvointialueen palvelutuotantoa voidaan toteuttaa, seurata ja raportoida vuoden 2024 alusta väestöalueelle yhdenmukaisesti. Yhteen toimiva järjestelmä tukee alueellista yhteiskäyttöä sekä tietojen välitystä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä.
Hyvinvointialueen valmistelussa on päädytty etenemismalliin, jossa yhdenmukaistetaan potilastietojärjestelmien tietokantaratkaisuja. Ensimmäisessä vaiheessa Pieksämäen alueen yksiköille hankitaan käyttöoikeus yhteen alueella käytössä olevaan potilastietojärjestelmään Q2-Q4 2023 aikana. Pieksämäen alueen yksiköt sirtyvät käyttämään hyvinvointialueen Essotelta siirtynyttä Lifecare-potilastietojärjestelmää. Kyseessä on sopimuksen laajentamiseen liittyvä suorahankinta.
Etelä-Savon hyvinvointialueen valmistelussa on todettu, että hyvinvointialueen muodostavien organisaatioiden nykyisin käytössä olevat potilastietojärjestelmät (neljä erillistä tietokantaa) eivät muodosta eheää ja yhteen toimivaa kokonaisuutta eivätkä tue sellaisenaan aluemuotoista toimintaa.
Hyvinvointialueen valmistelussa on edellytetty, että suunnittelu ja toteutus sosiaali- ja terveydenhuollon sisällön, laajuuden ja laadun osalta toteutetaan siten, kuin asiakkaiden tarve edellyttää.  Potilastietokantojen yhdistämisen tavoite on, että hyvinvointialueen palvelutuotantoa voidaan toteuttaa, seurata ja raportoida vuoden 2024 alusta väestöalueelle yhdenmukaisesti. Yhteen toimiva järjestelmä tukee alueellista yhteiskäyttöä sekä tietojen välitystä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä.
Hyvinvointialueen valmistelussa on päädytty etenemismalliin, jossa yhdenmukaistetaan potilastietojärjestelmien tietokantaratkaisuja. Ensimmäisessä vaiheessa Pieksämäen alueen yksiköille hankitaan käyttöoikeus yhteen alueella käytössä olevaan potilastietojärjestelmään Q2-Q4 2023 aikana. Pieksämäen alueen yksiköt sirtyvät käyttämään hyvinvointialueen Essotelta siirtynyttä Lifecare-potilastietojärjestelmää. Kyseessä on sopimuksen laajentamiseen liittyvä suorahankinta.
Hyvinvointialueen valmistelussa on päädytty etenemismalliin, jossa yhdenmukaistetaan potilastietojärjestelmien tietokantaratkaisuja. Ensimmäisessä vaiheessa Pieksämäen alueen yksiköille hankitaan käyttöoikeus yhteen alueella käytössä olevaan potilastietojärjestelmään Q2-Q4 2023 aikana. Pieksämäen alueen yksiköt sirtyvät käyttämään hyvinvointialueen Essotelta siirtynyttä Lifecare-potilastietojärjestelmää. Essotelta siirtynyt sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja sopimuksen arvo on n. 1,55 m€ vuodessa ja sopimuksen kokonaisarvo on n. 6,2 m€.
Hankintayksikkö voi hankintalain (29.12.2016/1397) 41 §:n mukaan hankkia tavaraa suorahankintana alkuperäiseltä toimittajalta, jos tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Lisätilauksia ei kuitenkaan voi tehdä suorahankintana koska tahansa, vaan edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta.
Lisäksi hankintalain 136 §:n mukaan hankintasopimusta voidaan muuttaa, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Tiedolla johtamiseen tarvittava yhtenäinen tietopohja paranee. Tällä hetkellä Etelä-Savon hyvinvointialue ei pysty tuottamaan yhdenvertaista palvelua asukkaille eri potilastietojärjestelmillä, koska järjestelmät ovat ominaisuuksiltaan erilaiset. Tilanne aiheuttaa yhteentoimimattomuutta järjestelmien välillä, jolloin tietojen liikkuminen toimintayksiköiden välillä voi vaarantaa potilasturvallisuutta. Eri toimittajien järjestelmien ominaisuudet päivittyvät eri tahtiin, jolloin esimerkiksi viranomaisten vaatimat tiedot hyvinvointialueen toiminnasta eivät ole yhdenmukaisia. Lisäksi tekninen ylläpito on kallista ja saattaa aiheuttaa tietosuojan vaarantumisen.
Järjestelmien perus ylläpitokulut vähenevät. Versiopäivitys-ja integraatiokulut vähenee neljästä yhteen (esimerkiksi peruspäivityksen kustannus on n. 30.000-50.000€). Versiopäivitysten projektikulut pienenee myös samassa suhteessa.
Järjestelmien hallinta paranee (tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta=riskienhallinta) (esimerkiksi yhden tietokannan salauksen kustatannus on n. 10.000-13.000 €). Yhteinen tietokanta mahdollistaa katselukannan käytön vakavissa häiriötilanteissa, joka on osa organisaation varautumissuunnitelmaa.
Ensimmäisen vaiheen toteuttamiseen hankitaan toistaiseksi voimassa oleva käyttöoikeus Lifecare-potilastietojärjestelmään Tietoevry Oy:ltä. Kustannusarvio hankinnasta on 27.000,00 €/kk (0 % alv), 324.000,00 €/vuosi (0 % alv).
Hankinta on määräaikanen ja voimassa, kunnes potilastietojärjestelmä kilpailutetaan kokonaisuudessaan uudestaan. Vuodelle 2023 on varattu määräraha potilastietojärjestelmän hankinnan/kehittämisen aloittamiselle


Winner: Tietoevry Oy
Award value: 1296000