Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2024-05-15
Region: DE404
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services

Technical requirements: Der Brandenburgische IT Dienstleister (ZIT-BB) betreibt das landeseinheitliche elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitungssystem, welches nach einem Release Wechsel von EL.DOK1 auf EL.DOK2 mit Doxis4 nun nachfolgend "EL.DOK BB" genannt wird. EL.DOK BB ist das Rahmenprogramm zur Einführung des Dokumentmanagements, der elektronischen Aktenführung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit in der brandenburgischen Landesverwaltung.
Die Systemplattform von EL.DOK BB ist modular aufgebaut und besteht aus folgenden Varianten:
- EL.ZA, ein Mandant für die behördenübergreifende Zusammenarbeit,
- EL.KIS, ein Mandant für das elektronische Kabinettinformationssystem und
- EL.DOK, jeweils ein Mandant für die eigene Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung.
Derzeit ist EL.DOK BB mit etwa 14 produktiven Mandanten (aktuell noch überwiegend Ministerien des Landes) mit circa 4.000 Nutzenden eingesetzt. Kontinuierlich werden weitere EL.DOK Mandanten für die unmittelbare Landesverwaltung durch den ZIT-BB bereitgestellt.
Das Projekt EL.DOK BB existiert in der Landesverwaltung bereits seit 2006. Im Jahr 2008 wurde im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung ein landesweites System beschafft. Mit dem Releasewechsel ab 2018 und den Vorgaben aus dem Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg - BrbEGovG begann die Bereitstellung des Systems in der gesamten unmittelbaren Landesverwaltung.
EL.DOK BB wird im Rechenzentrum des ZIT-BB betrieben. Er betreibt die Hardware und IT-Services, die für den Betrieb der EL.DOK BB Komponenten notwendig sind. Neben der Backend-Infrastruktur stellt er auch die Clients und Terminal Server für die Nutzenden bereit, deren IT zum ZIT-BB übergeleitet ist.
Das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) ist mit der zentralen Verfahrensverantwortung von EL.DOK BB betraut, wo auch die Kopfstelle zur strategischen Planung und Weiterentwicklung von EL.DOK BB angesiedelt ist. Ebenso sitzt dort das Kompetenzzentrum (CC EL.DOK), welches als Schnittstelle auf der operativen Ebene zwischen dem MIK, dem Systemhersteller und der dezentralen Fachadministration sowie dem Service Management im ZIT-BB koordiniert und die Umsetzung von Änderungen und Konfigurationsanforderungen, wie z. B. das Einspielen von Transportpakten testet und Freigaben zur Produktivsetzung erklärt. Ebenso befindet sich die zentrale EL.DOK Hotline im CC EL.DOK.
Die interministerielle Arbeitsgruppe "EL.DOK Anwenderkonferenz" (EL.DOK AWK) dient der ressortübergreifenden Fortentwicklung des Landesreferenzmodells (LRM) von EL.DOK BB.
Im Rechenzentrum des ZIT-BB wird ein Test- und Entwicklungssystem, ein Integrations- und ein Produktivsystem betrieben. Pro System werden mehrere Windowsserver in einem proprietären Anwendungscluster, die jeweils auf reine separaten Oracle-Datenbank zugreifen, betrieben.
Mit der vorliegenden Vergabe sollen Unterstützungsleistungen in folgende Schwerpunkte:
1. Unterstützung des technischen Systembetriebs von EL.DOK BB
2. Unterstützung der zentralen Fachadministration von EL.DOK BB
3. Weiterentwicklung des Landesreferenzmodells von EL.DOK BB
beschafft werden.