Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-05-20
Buyer: Kassenärztliche Vereinigung Sachsen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2020-06-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (mit integriertem Workflowmanagement) zur Nutzung in der Kassenärztlichen Vereinigung Sachsen (KV Sachsen)
Alle Standorte und die zentrale IT der KV Sachsen sind über ein Virtual Private Network (VPN) verbunden. Die Serverkomponenten der Anwendung werden im zentralen Rechenzentrum am Standort der KV Sachsen (aktuell am Standort in Dresden) betrieben.
Um die zunehmende Bearbeitung von Informationen auf elektronischem Weg abzuwickeln und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, plant die KV Sachsen die landesweite Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Bereitstellung, zur Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten und einem integrierten Workflowmanagement zur abteilungs- und standortübergreifenden Vorgangsbearbeitung.
Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung des DMS, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.
Alle Standorte und die zentrale IT der KV Sachsen sind über ein Virtual Private Network (VPN) verbunden. Die Serverkomponenten der Anwendung werden im zentralen Rechenzentrum am Standort der KV Sachsen (aktuell am Standort in Dresden) betrieben.
Um die zunehmende Bearbeitung von Informationen auf elektronischem Weg abzuwickeln und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, plant die KV Sachsen die landesweite Einführung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten sowie deren Bereitstellung, zur Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten und einem integrierten Workflowmanagement zur abteilungs- und standortübergreifenden Vorgangsbearbeitung.
Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung des DMS, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.
Der sich aus der Ausschreibung ergebende Vertrag ist unbefristet. Er hat eine fest vereinbarte („initiale“) Laufzeit bis zum 31.12.2023. Beide Seiten können den Vertrag nach Ablauf der festen Laufzeit jeweils zum Jahresende kündigen. Die Kündigung muss der anderen Seite spätestens am 31. Oktober des betreffenden Jahres zugehen. Das Kündigungsrecht besteht erstmals zum 31.12.2023.
2. Anbindung des KVAIPro QAIP – Qualitäts-, Archivierungs-, Interface- und Prozess-managementsystem (management systems GmbH),
3. Anbindung einer Übertragungssoftware zum Versand von Daten über ein besonderes elektronisches Behördenpostfaches (beBPo),
4. Bereitstellen eines QES-Moduls im DMS, um Dokumente qualifiziert elektronisch zu signieren und zu siegeln.
1. unterzeichnete Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen_Anlage 7 oder Eigenerklärung gleichen Inhalts,
2. Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Kopie, max. 1 Jahr alt). Sofern keine Eintragungspflicht besteht, ist die Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung (Kopie) einzureichen,
3. Alternativ zu vorstehenden Forderungen (1. -2.) Abgabe der gültigen Eintragungsbescheinigung in das AVPQ,
5. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot zusätzlich eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen;

Eligibility requirements: 1. unterzeichnete Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen_Anlage 7 oder Eigenerklärung gleichen Inhalts, 2. Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Kopie, max. 1 Jahr alt). Sofern keine Eintragungspflicht besteht, ist die Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung (Kopie) einzureichen, 3. Alternativ zu vorstehenden Forderungen (1. -2.) Abgabe der gültigen Eintragungsbescheinigung in das AVPQ, 4.  Soweit möglich, Auszug aus dem Gewerbezentralregister (Kopie), 5. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot zusätzlich eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen; — in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist; — in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist; — dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt; — dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften; — aus der hervorgeht, welche Leistungsteile welches Mitglied der Bietergemeinschaft übernimmt. Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die fachliche Eignung müssen die Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt nachweisen. Im Übrigen muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die gemäß III.1.1. Punkt 1)-4) verlangten Unterlagen mit dem Angebot vorlegen. 6. Falls der Bieter Kapazitäten Dritter in Anspruch nimmt, gilt folgendes: 1) Wenn zur Erfüllung des Auftrages Kapazitäten Dritter herangezogen werden (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern), sind Art und Umfang der durch Dritte zu erbringenden Leistungen mit dem Angebot anzugeben. Mit dieser Formulierung ist der „normale Subunternehmer“ gemeint, den der Bieter eventuell einsetzen möchte. Also mit anderen Worten ist der Bieter selbst geeignet, möchte aber – aus welchen Gründen auch immer – einen Subunternehmer einsetzen. Nachweise, dass die erforderlichen Mittel dem Bieter zur Verfügung stehen (z. B. Verpflichtungserklärung), müssen mit dem Angebot nicht vorgelegt werden. Der Auftraggeber fordert derartige Nachweise gegebenenfalls von den Bietern, die in die engere Wahl kommen und behält sich vor, die Eignung der Dritten für die von Ihnen zu erbringenden Leistungen zu überprüfen. 2) Wenn sich der Bieter (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern) im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten von Nachunternehmern (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV) beruft, ist mit dem Angebot anzugeben, inwiefern sich der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft auf welche Kapazitäten welches Nachunternehmers berufen möchte(n). Mit dieser Formulierung ist gemeint, dass der Bieter (ganz oder teilweise) nicht über die in dieser Ausschreibung vom Auftraggeber verlangte Eignung verfügt, sondern sich die Eignung (z. B. die Referenz) über einen Subunternehmer verschafft. In diesem Fall muss der Bieter bereits mit dem Angebot nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des Nachunternehmers zur Verfügung stehen, beispielsweise durch eine Verpflichtungserklärung. Ferner muss der Bieter bereits mit dem Angebot Unterlagen vorlegen, die belegen, dass der Nachunternehmer über diejenige Eignung auch tatsächlich verfügt, auf die sich der Bieter beruft. 3) Sofern eine Eignungsleihe gemäß VgV § 47 vorgesehen ist (bei Bietergemeinschaften: auch von einzelnen Mitgliedern), ist mit dem Angebot anzugeben, inwiefern sich der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft auf welche Eignung welcher anderen Unternehmen berufen möchten. Mit dieser Formulierung ist gemeint, dass der Bieter (ganz oder teilweise) nicht über die in dieser Ausschreibung vom Auftraggeber verlangte Eignung verfügt, sondern sich die Eignung (z. B. die Referenz) im Wege der Eignungsleihe (d. h. nicht über einen Subunternehmer) verschafft. In diesem Fall muss der Bieter bereits mit dem Angebot nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des anderen Unternehmens zur Verfügung stehen, beispielsweise durch eine Verpflichtungserklärung. Ferner muss der Bieter bereits mit dem Angebot Unterlagen vorlegen, die belegen, dass das andere Unternehmen über diejenige Eignung auch tatsächlich verfügt, auf die sich der Bieter beruft.