Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-28
Buyer: LOTTO Hamburg GmbH
Country: DE
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-11-24
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB; Die Bieter haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Angebot einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der Nachunternehmer" zu übermitteln.
gemäß §§ 123-126, 128 GWB, des § 21 Arbeitnehmerentsendegesetzes; § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes; § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes; Die Bieter haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Angebot einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der Nachunternehmer" zu übermitteln.
Die LOTTO Hamburg GmbH betreibt eine IT-Systemlandschaft, in der u. a. ein Enterprise Ressource Planning-System (nachfolgend „ERP-System“) betrieben wird. Hierfür wird das Produkt „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ (nachfolgend „BC“) des Herstellers Microsoft Corporation eingesetzt.

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Erbringung von Softwarepflege- und Wartungsleistungen für diese Standardsoftware BC (wie z. B. Lieferung von Updates und Upgrades), Hotline-, Upgrade-, Installations-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen sowie auch die Lieferung weiterer Softwarelizenzen bei Bedarf. Der Vertrag wird für eine Laufzeit von 2 Jahren mit zwei Verlängerungsmöglichkeiten um jeweils ein Jahr geschlossen, so dass dieser eine maximale Vertragslaufzeit bis zu 4 Jahren umfassen kann.

Die Einzelheiten des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere aus den Dokumenten „Angebot“ und „Leistungsbeschreibung“.
Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bieters dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“. Dort sind vom Bieter Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen.
Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“. Dort sind vom Bieter bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Erklärungen zum Umsatz im Bereich der Leistungen für ERP-Systeme in den letzten drei Geschäftsjahren (= Vorliegen eines Jahresabschlusses) (2022, 2023 und 2024) abzugeben.

Eligibility requirements: Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bieters dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“. Dort sind vom Bieter Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen.
Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“. Dort sind vom Bieter bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Erklärungen zum Umsatz im Bereich der Leistungen für ERP-Systeme in den letzten drei Geschäftsjahren (= Vorliegen eines Jahresabschlusses) (2022, 2023 und 2024) abzugeben.
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“.
Die LOTTO Hamburg GmbH fordert und erwartet Referenzen, aus denen hervorgeht, dass der Bieter für die Erfüllung der nach dem Vertrag auszuführenden Leistungen technisch und beruflich geeignet ist. 
Der Bieter bzw. Eignungsverleiher benennt zu den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Referenzen, die nicht älter als 2023 sind und den ausgeschriebenen Leistungen möglichst nahe kommen. Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie 
1.	die Durchführung von Upgradeleistungen,
2.	Entwicklungsleistungen für Apps,
3.	die Bereitstellung einer deutschsprachigen Hotline
zum Gegenstand hatten.
Zu 1.: Die Durchführung von Upgradeleistungen ist dann gegeben, wenn vom Bieter - mindestens jährlich wiederkehrend - Upgrades von Major Releases innerhalb von „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ vom Bieter durchgeführt wurden und dieses mindestens für die Funktionsbereiche Finanzen (innerhalb des BC-Software-Cores) sowie Personal (z. B. als NAPA3-App-Lösung) im Leistungsumfang der Upgradeleistungen enthalten waren.
Zu 2: Die Durchführung von Entwicklungsleistungen für Apps wird angenommen, wenn kundenindividuelle Anpassungen aus dem Software-Core herausgelöst und als eigene App vom Bieter bereitgestellt oder eine eigene Branchenlösung entwickelt wurde.
Zu 3: Die Bereitstellung einer deutschsprachigen Hotline ist dann gegeben, wenn die Hotline mit deutschsprachigem Personal zumindest montags bis freitags in der Zeit von 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr besetzt war, um Support gegenüber deutschsprachigen Kunden gewährleisten zu können.
Die Eignung kann mit einer, sollte jedoch möglichst mit mehreren Referenzen nachgewiesen werden. 
Der Bieter hat zu den jeweiligen Referenzen den Auftraggeber mit vollständigem Namen und Anschrift, den entsprechenden Ausführungszeitraum und die Branche, in der der Auftraggeber tätigt ist, zu benennen. Außerdem ist das Auftragsvolumen anzugeben. Sofern das Auftragsvolumen einer Geheimhaltungsvereinbarung zwischen dem Bewerber und dem Auftraggeber unterliegen sollte, kann der Bieter das Auftragsvolumen umschreiben und beispielsweise mit einem „fünfstelligen Gesamtbetrag“ oder ca.-Angaben ausführen.
Der Bieter hat ferner die ausgeführten Leistungen zu beschreiben und dabei darauf zu ach-ten, dass die geforderten Vergleichskriterien 1. bis 3. sich darin wiederfinden. 
Die Darstellung der Referenzen hat in den Tabellen in den grau unterlegten Feldern in Ziffer 3. c) aa) im Dokument „Eignungsangaben“ bzw. im Falle der Eignungsleihe in Ziffer 3. b) aa) im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“ zu erfolgen. Sollten die Tabellen nicht ausreichend sein, weil der Bieter bzw. der Eignungsverleiher weitere Referenzen benennen möchte oder weil der vorgegebene Platz in den einzelnen Zeilen nicht ausreichend sein sollte, hat er diese auf einem von ihm selbst erstellten Dokument anzugeben und mit dem Angebot einzureichen. Dabei hat er die Darstellung der Referenzen aus dem Dokument „Eignungsangaben“ bzw. „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“ zu übernehmen, so dass das von ihm erstellte Dokument dieselben Angaben erhält, die für eine Referenz aufzuführen sind.
Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, sich vom Bieter bzw. Eignungsverleiher Ansprechpartner zu den eingereichten Referenzen benennen zu lassen, um die getätigten Angaben zu den Referenzen zu überprüfen.
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“.

Vom Bieter bzw. ggf. vom Eignungsverleiher ist zu erklären, dass er Microsoft Business Partner ist. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, diese vom Bieter bzw. Eignungsverleiher abzugebende Erklärung ggf. unter Zuhilfenahme des Herstellers Microsoft Corporation zu überprüfen.
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“.

Der Bieter bzw. ggf. der Eignungsverleiher hat jeweils eine Eigenerklärung abzugeben, dass seine Lieferanten und Ansprechpartner die deutsche Sprache fließend sprechen sowie in Wort und Schrift verstehen.
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe)“.

Vom Bieter bzw. ggf. vom Eignungsverleiher ist die durchschnittliche Anzahl des beschäftigten festen Personals jeweils für die Bereiche der Betreuung/Consulting für ERP-Systeme bzw. für die Entwicklung für ERP-Systeme in den Jahren 2023, 2024 und 2025 (bis 30.09.2025) anzugeben.
Fehlende Unterlagen können nachgefordert werden, gem. § 56 Abs. 2 VgV.
Der (Gesamt-)Angebotspreis wird über das Dokument „Angebot“ ermittelt. 

Die Preisangaben sind in den entsprechend gelb markierten Positionen im Dokument „Angebot“ vom Bieter einzutragen. Jede unter Ziffer 7. „Preisangebot“ des Dokumentes „Angebot“ angegebene Positionszeile ist dabei auszufüllen und mit einem entsprechenden Preis zu versehen.
Der (Gesamt-)Angebotspreis entspricht dem Gesamtbruttoangebotspreis, der sich aus der Summe aller Gesamtpreise in netto aller Einzelpositionen errechnet. Die Gesamtpreise in netto aller Einzelpositionen ergeben sich aus den jeweiligen Einzelpreisen in netto multipliziert mit den in der Spalte „Anzahl/Mengeneinheit“ festgelegten Mengenangaben. Zu dem sich ergebenden Gesamtnettopreis wird die Umsatzsteuer hinzugerechnet, so dass sich der Gesamtbruttoangebotspreis ergibt.

Die von der LOTTO Hamburg GmbH ausschließlich zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen können dieser Tabelle im "Preisangebot" entnommen werden. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot.
Zuschlagskriterien sind der (Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in
Form der vom Bieter einzureichenden Konzepte. Für die Gesamtwertung werden die für jeden
Bieter ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) durch den von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto) dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000 multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der
Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel
ausgedrückt: (Leistungspunkte)/(Angebotspreis (brutto)in €)=Quotient*10.000
Leistungswertung: Die Leistungswertung ergibt sich aus
der Summe der Wertungspunkte für die nachfolgend genannten Konzepte.
Für die drei Konzepte zusammen, d.h. die Leistungswertung insgesamt,
gilt: Ein Bieter kann darin höchstens insgesamt 70 Punkte erzielen. 

Der Bieter hat die folgenden Konzepte mit den entsprechenden Unterkriterien
mit seinem Angebot einzureichen: 
1. Personalkonzept mit den Unterkriterien Personal und Vertretung 
2. Konzept zur Zusammenarbeit mit den Unterkriterien Produkte und Prozesse im Allgemeinen, Produkte und Prozesse im Speziellen, Fehler & Problem-Management und Anforderungsmanagement 
3. Konzept zum Umstieg On-Premise-Variante zur Cloudvariante mit dem Unterkriterium Standardvorgehensweise

Darin soll der Bieter jeweils in vollständigen Sätzen - sofern
bei den einzelnen Konzepten nicht etwas anderes geregelt ist - ausführen,
wie er im Rahmen der Zielsetzung des jeweiligen Konzepts und auf
Grundlage der beschriebenen Aspekte die auftragsgegenständliche Leistung
durchführen würde. Zu den einzelnen Konzepten ist in dem Dokument
„Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“ aufgeführt, worauf es
der LOTTO Hamburg GmbH dabei ankommt. Die Konzepte sind dem Angebot des Bieters gesondert auf
einer eigenen erstellten Unterlage beizufügen. Jedes Unterkriterium kann
mit 0 (= ungenügend), 2 (= mangelhaft), 4 (= ausreichend), 6 (=
befriedigend), 8 (= gut) oder 10 (= sehr gut) Punkten bewertet werden. Die
Summe der in den jeweiligen Unterkriterien erreichten Punkte ergibt die
Punktzahl für das jeweilige Konzept. Für das Personalkonzept können maximal 20 Punkte, für das
Konzept zur Zusammenarbeit maximal 40 Punkte und für das Konzept zum Umstieg On-Premise-Variante zur Cloudvariante maximal 10 Punkte erreicht werden.
Nähere Ausführungen zur Punktevergabe ergeben
sich aus dem Dokument „Anforderungen an die einzureichenden
Konzepte“. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das
wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Zuschlagskriterien sind der
(Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in Form der vom Bieter
einzureichenden Konzepte. Für die Gesamtwertung werden die für jeden Bieter
ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) durch den
von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto)
dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000
multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der
Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält
das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel
ausgedrückt: (Leistungspunkte)/(Angebotspreis (brutto)in €)=Quotient*10.000
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, sind innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), damit Bewerber bzw. Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Die LOTTO Hamburg GmbH weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen / Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der LOTTO Hamburg GmbH, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.