Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-07-08
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 30100000 | 30121000 | 30125110 | 38520000 | 48773000
Estimated value: 11880000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Sarastia Oy pyytää tarjoustanne tulostuspalveluiden hankintaan liittyen hankinta-asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan pääasiallisena kohteena ovat yhtenäisen käytön mukaiset monitoimilaitteet (painotettuna A4-kokoiset laitteet) tulostamiseen ja skannaukseen, asiakirjojen työnkulun ohjaamiseen sekä em. laitteisiin ja niiden palveluihin liittyvät tuki- ja lisäpalvelut (esim. turvatulostaminen, hallintaratkaisut, väri- ja tarvikeratkaisut, tilausjärjestelmä yms.). Hankinnan keskiössä ovat kustannustehokkaat, A4-tulostamista tukevat laitteet, X-arkistoskannaus (terveydenhuollon XDS-ratkaisut), GDPR:n huomioiminen toiminnassa, tuki- ja huoltopalvelut sekä muut tulostuspalveluiden lisäpalvelut asiakirjojen mukaisesti.
Tämä hankinta ei sisällä tulostuspaperin, painotöiden tai painopalvelujen (esim. digi- ja offset-paino) hankintaa. Hankintaa on mahdollista laajentaa neuvottelumenettelyn aikana optiona USB:lla työasemiin kytkettävien tulostimien osalta. Option käyttöönotosta päättää Sarastia.
Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Yhteishankintayksikkö on osallistumispyynnössä ja sen liitteissä (esim. palvelukuvausluonnos) määritellyt halutun järjestelmän vähimmäisvaatimukset / minimitason, joka osallistujan ratkaisulla tulee pystyä toteuttamaan. Sen sijaan palvelua toteuttavat laitemallit, lopulliset asiakaskohtaiset ratkaisut ja menetelmät/prosessit palvelun toteuttamiseksi ovat kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja neuvottelujen kohteena.
Hankintayksikkö korostaa, että hankinnan ennakoitu arvo ja arvio siitä perustuu laskennalliseen sopimuskauden maksimiarvoon. Ensivaiheessa sopimuksen arvo on mainittua arviota pienempi johtuen asiakkaiden nykyisistä monitoimilaitteiden sopimuksista ja vuokrakausista.
Sarastia Oy pyytää osallistumishakemuksia tulostuspalveluiden hankintaan liittyen osallistumispyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan pääasiallisena kohteena ovat yhtenäisen käytön mukaiset monitoimilaitteet (painotettuna A4-kokoiset laitteet)
Tulostamiseen ja skannaukseen, asiakirjojen työnkulun ohjaamiseen sekä em. laitteisiin ja niiden palveluihin liittyvät tuki- ja lisäpalvelut (esim. turvatulostaminen, hallintaratkaisut, väri- ja tarvikeratkaisut, tilausjärjestelmä yms.). Hankinnan keskiössä ovat kustannustehokkaat, A4-tulostamista tukevat laitteet, X-arkistoskannaus (terveydenhuollon XDS-ratkaisut), GDPR:n huomioiminen toiminnassa, tuki- ja huoltopalvelut sekä muut tulostuspalveluiden lisäpalvelut asiakirjojen mukaisesti.
Tämä hankinta ei sisällä tulostuspaperin, painotöiden tai painopalvelujen (esim. digi- ja offset-paino) hankintaa. Hankintaa on mahdollista laajentaa neuvottelumenettelyn aikana optiona USB:lla työasemiin kytkettävien tulostimien osalta. Option käyttöönotosta päättää Sarastia.
Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Yhteishankintayksikkö on osallistumispyynnössä ja sen liitteissä (esim. palvelukuvausluonnos) määritellyt halutun järjestelmän vähimmäisvaatimukset / minimitason, joka osallistujan ratkaisulla tulee pystyä toteuttamaan. Sen sijaan palvelua toteuttavat laitemallit, lopulliset asiakaskohtaiset ratkaisut ja menetelmät/prosessit palvelun toteuttamiseksi ovat kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja neuvottelujen kohteena. Tarjouspyyntöä voidaan täsmentää sisällön osalta neuvottelukierrosten aikana.
Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi (2), ja enintään viisi (5) hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättänyttä hakijaa. Mikäli hankintayksikkö saa vain yhden (1) hyväksyttävissä olevan osallistumishakemuksen, pidättää se oikeuden itsellään siirtyä suoraan sopimusneuvotteluihin kyseisen hakijan kanssa. Lisätietoja hankintamenettelystä ja hankinnan sisällöstä annetaan osallistumispyyntöasiakirjoista liitteineen.
Hankintayksikkö korostaa, että hankinnan ennakoitu arvo ja arvio siitä perustuu laskennalliseen sopimuskauden maksimiarvoon. Ensivaiheessa sopimuksen arvo on mainittua arviota pienempi johtuen asiakkaiden nykyisistä monitoimilaitteiden sopimuksista ja vuokrakausista.
Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja puitesopimuksen (ts. neuvottelukierrosten jälkeen laadittavan lopullisen tarjouspyynnön) tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, missä hinnan painoarvo on 60–70 % ja laadun painoarvo on 30–40 %. Neuvottelujen tavoitteena on saavuttaa korkealaatuinen ratkaisu yhteishankintayksikön asiakkaille, jolloin hinnan painoarvo lopullisessa tarjouspyynnössä on perustellusti korkeampi. Painoarvojen vaihteluväli on annettu syystä, ettei hankintayksikkö voi ennen neuvottelukierroksien valmistumista olla varma lopullisen tarjouspyynnön täsmällisestä hinta-laatu-painotuksesta. Vaihteluväli ei kuitenkaan ole kohtuuton tai täysin avoin, vaan hankintalain ja oikeuskäytännön mukainen n. 10 % liikkumavara (ks. Pohjonen-Pekkala).
Hankintaa voidaan laajentaa tulostuspalveluihin soveltuvien tavaroiden (laitteet) ja palveluiden osalta, joita ovat mm. käyttäjäkohtaiset oheistulostimet, erilaiset skannerit, suurkuvatulostimet ja 3D-tulostimet, mobiilitulostamisen sekä vierastulostamisen ratkaisut jne. Hankintasopimus on mahdollista hankinnan laskennallisen euromäärän puitteissa laajentaa Sarastia Oy:n omistajien käyttöön. Omistajat, sitoutuneet ja kiinnostuneet asiakasyhteisöt ovat eritelty asiakasyhteisöjä koskevassa liitteessä.
Tavoitteena tällä hankinnalla on saada Sarastia Oy:n asiakkaille monimerkkilaiteympäristön sijaan yhden (1) palveluntuottajan ja yhden (1) laitemerkin laitekanta, joka tehostaa käyttäjien toimintaa, yhtenäistää palvelunhallintaa sekä saattaa kaikki asiakkaan laitteet saman leasing-laitekannan piiriin. Laitteiden käytön tulee olla yhtenäistä myös eri laitekokojen osalta.
Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi (2) ja enintään viisi (5) hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättänyttä hakijaa. Hankintayksiköllä on oikeus rajata osallistujien lukumäärää (ts. hankintayksikkö voi valita neuvotteluihin kaksi (2), kolme (3), neljä (4) tai viisi (5) hyväksytyn osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta). Edellä olevan vaatimuksen täyttyessä (yli viisi (5) ehdokasta) tai mikäli osallistujat saavat tasapisteet osallistumishakemuksistaan, hankintayksikkö ratkaisee osallistujat neuvottelumenettelyyn arvalla.
Neuvottelumenettelyn soveltuvuusehdot ja vähimmäisvaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä. Hankintayksikkö varaa oikeuden tiukentaa soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksia neuvottelumenettelyssä.


Winner: Hämeenlinnan Toimistotarvike Petri Harju
Award value: 11880000
Number of bids: 1