Public procurement notice: Additional Information
Published: 2017-11-17
Buyer: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
EPSHP:n SOTE-valmistelun työvaliokunnassa on tehty periaatepäätös käytöstä poistuneiden tietokantojen pysyväisarkistoinnista. Poistuvia tietokantoja on yhteensä noin 30. Samassa yhteydessä on hyväksytty periaate, että arkistointi järjestetään tietohallinnon toimesta ja sairaanhoitopiiri maksaa siirroista aiheutuvat kustannukset. Asiaa on valmisteltu tietohallinnon toimesta siten, että alustavasti on päädytty neljään eri pilottiin, jotka kohdentuvat CGI Suomi Oy:n, In Net Oy:n ja Mediconsult Oy:n yhteen tietokantasiirtoon kustakin. Lisäksi hankinta sisältää myös Tieto Finland Oy:n tietokantasiirron, jonka osalta selvittely on vielä kesken. Tallennuspaikkana on Avaintech Oy:n arkistoratkaisu.
EPSHP:n SOTE-valmistelun työvaliokunnassa on tehty periaatepäätös käytöstä poistuneiden tietokantojen sisältämien tietojen konvertoinnista muotoon, jossa ne voidaan siirtää sairaanhoitopiirin käytössä olevaan sähköiseen arkistoon, Data-altaaseen sekä tietyssä vaiheessa Kanta- arkistoon. Poistuvia tietokantoja on yhteensä noin 32 kpl. Samassa yhteydessä on hyväksytty periaate, että arkistointi toteutetaan sairaanhoitopiirin tietohallinnon toimesta ja sairaanhoitopiiri maksaa siirroista aiheutuvat kustannukset. Asiaa on valmisteltu tietohallinnon toimesta ja todettu, että tavoitellun mukaisen konvertoinnin onnistumisen varmistamiseksi, tulee ensin toteuttaa pilotointi kustakin eri toimittajan yhdestä järjestelmäkokonaisuudesta. Järjestelmäkokonaisuudet kohdentuvat CGI Suomi Oy:n, In Net Oy:n ja Mediconsult Oy:n yhteen tietokantaan kustakin. Lisäksi hankinta sisältää myös Tieto Finland Oy:n tietokantasiirron, jonka osalta selvittely on vielä kesken. Tallennuspaikkana on Avaintech Oy:n arkistoratkaisu sekä sairaanhoitopiirin Data-allas. Pilotointien jälkeen päätetään mahdollisesta kilpailutuksesta koskien loppujen tietokantojen konvertointia.
Hankintalain 41 § 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
— Sairaanhoitopiirissä on käytössä Avaintec Oy:n arkistoratkaisu. Ratkaisu on arkistolaitoksen sertifioima pysyväissäilytykseen.
— Käytöstä poistuneiden tietokantojen aktiivikäyttö on päättynyt tai päättymässä ja sisällön osalta täytyy noudattaa arkistointivelvollisuutta noudattaen säilytysaikavelvoitetta.
— Arkistointimenettely on välttämätön, jotta käytöstä poistuneiden tietokantojen sisältö saadaan talteen ja erillisten tietokantojen ylläpito ja siitä aihetuvat kustannukset saadaan päättymään.
— Järjestelmätoimittajan työpanosta tarvitaan, koska pilotissa selvitetään, voidaanko vanhoja tietoja saada em. toimittajien tietokannoista konvertoitua siten, että ne voidaan tallentaa yhdellä toimituskerralla niin käytössä olevaan Avaintecin sähköiseen arkistoon, Data-altaaseen kuin Kanta- palvelun arkistoratkaisuun. tämä toteutusmalli vaatii kantatoimittajien ja arkistotoimittajan yhteistyötä.
— Pilotoinnin piirissä olevien tietokantojen tietosisältö tulee olla katseltavissa nykyisessä toimintaympäristössä sujuvasti. Vanhojen tietokantojen toimintaympäristön ylläpito vaatisi huomattavat jokavuotiset kustannukset ylläpitomaksujen, päivitysten ja palvelinuusimisten osalta.
— Tieto Oy:n Effica -katselin ei tue vanhojen tietojen katselua Kanta-palvelusta suoraan, jonka johdosta tiedonsiirto paikalliseen sähköiseen arkistoon on välttämätöntä.
— Kanta- palvelu ei pysty ottamaan vastaan kaikkea kannoissa olevaa materiaalia, jonka vuoksi tiedot on myös arkistoitava paikalliseen sähköiseen arkistoon.
— Vanhojen tietojen katselun turvaamiseksi myös tietoliikenteen häiriötilanteissa, niiden tulee sijaita paikallisessa sähköisessä arkistossa.
— Data-allas- ratkaisun tavoitteena on tuottaa sairaanhoitopiirin alueen tietojohtamisen tarpeisiin tarvittavat työkalut, joka edellyttää myös vanhojen potilastietojen konvertoinnin ko. ratkaisuun.