Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-03
Buyer: Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2023-03-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des ausgeschriebenen Projektes ist die Fertigstellung der Programmierung der Anwendung Metadatensystem / Nachweissystem 5, die das bisher eingesetzte Nachweissystem 4 ersetzen soll in Form eines Rahmenvertrags. Sowohl hinsichtlich seiner grundsätzlichen Bedeutung für das DUVA-System, als auch hinsichtlich des zu erwartenden Volumens handelt es sich bei der Programmierung des Metadatensystems und die damit verbundene Ablösung des Nachweissystems in der Version 4 derzeit um das umfangreichste und anspruchsvollste Entwicklungsprojekt der DUVA-Gemeinschaft.
Es wird ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 GWB i.V.m. §§ 14 und 17 VgV durchgeführt.
Die Beauftragung erfolgt voraussichtlich ab August 2023. Die gesamte Projektlaufzeit ist mit 60 Monaten ab Zuschlagserteilung veranschlagt.
Hinsichtlich des Auftraggebers ist folgendes zu beachten: Eigentlicher Auftraggeber der ausgeschriebenen Leistung ist die KOSIS-Gemeinschaft DUVA. Das Vergabemanagement der Stadt Freiburg übernimmt aus formalen Gründen und stellvertretend für die KOSIS-Gemeinschaft DUVA die formale Abwicklung des Ausschreibungsverfahrens. Mit den Vertretern der KOSIS-Gemeinschaft DUVA erfolgt anschließend die Abwicklung der ausgeschriebenen Leistung. Siehe dazu Kapitel 1.1 der Leistungsbeschreibung.
Gegenstand des ausgeschriebenen Projektes ist die Fertigstellung der Programmierung der Anwendung Metadatensystem / Nachweissystem 5, die das bisher eingesetzte Nachweissystem 4 ersetzen soll. Sowohl hinsichtlich seiner grundsätzlichen Bedeutung für das DUVA-System, als auch hinsichtlich des zu erwartenden Volumens handelt es sich bei der Programmierung des Metadatensystems und die damit verbundene Ablösung des Nachweissystems in der Version 4 derzeit um das umfangreichste und anspruchsvollste Entwicklungsprojekt der DUVA-Gemeinschaft.
Der Auftraggeber beabsichtigt, zur Erstellung des neuen DUVA-Metadatensystems zunächst einen Rahmenvertrag auf Basis des EVB-IT Dienstleistung abzuschließen, der die Grundlagen der Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer regelt. Die Erstellung des neuen DUVA-Metadatensystems wird in mehrere Projektphasen aufgeteilt. Vorgesehen ist, diese Projektphasen nacheinander abzuarbeiten. Der derzeitige Planungsstand der Aufteilung in Teilprojekte ist in in der Leistungsbschreibung (Kapitel 2.2) dokumentiert. Diese Aufteilung und die Reihenfolge der Abarbeitung der Teilprojekte werden zur Projektlaufzeit mit dem Auftragnehmer einer Überprüfung unterzogen und gegebenenfalls angepasst.
Die gesamte Projektlaufzeit ist mit 60 Monaten ab Zuschlagserteilung veranschlagt. Das Projekt wird insgesamt 5 Projektphasen aufgeteilt. Davon entfallen 24 Monate auf die ausgeschriebene Projektlaufzeit bis zur Fertigstellung von Version 1 des Metadatensystems (Projektphasen 1 – 4). Phase 5 (Weiterentwicklung) bezieht sich auf die vom Auftraggeber in Sachen Weiterentwicklung angestrebte längerfristige Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer. Nach jeder Phase entscheidet der Auftraggeber über die Fortsetzung der Zusammenarbeit. Einzelheiten zu den Projektphasen und zu den jeweiligen Mindestabnahmemengen werden in der Leistungsbeschreibung (Kapitel 2.2) erläutert.
Das zweistufige Verfahren beinhaltet den vorgeschalteten öffentlichen Teilnahmewettbewerb (1. Stufe: Auswahlphase) und die Verhandlungsphase (2. Stufe: Angebotsabgabe und Verhandlungsgespräche) gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), §§ 14 und 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV).
In der 1. Stufe (Teilnahmewettbewerb und Auswahlphase) ist ein Teilnahmeantrag (Bewerbung) zusammen mit den geforderten Erklärungen und Unterlagen zum Nachweis der Eignung einzureichen. Anhand der vorgelegten Unterlagen wird geprüft, welche Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen und für die 2. Stufe ausgewählt werden.
In der 2. Stufe (Angebots- und Verhandlungsphase) ist von den Unternehmen, die zu den Verhandlungen eingeladenen werden, zunächst ein erstes unverbindliches Angebot und im Anschluss an die Verhandlungsgespräche ein überarbeitetes finales Angebot einzureichen.
Die Entscheidung über den Zuschlag erfolgt auf Basis der Verhandlungsgespräche und den finalen Angeboten nach den vorher festgelegten Zuschlagskriterien.
Aus den eingereichten Teilnahmeanträgen werden max. 5 Bewerber_innen für das Verhandlungsverfahren ausgewählt. Die Anforderungen an die Eignung ergeben sich aus dieser Bekanntmachung (siehe Nr. III. 1.2 und Nr. 1.3) sowie aus der Leistungsbeschreibung, Kapitel 4 "Ausschluss- und Bewertungskriterien Stufe 1".
Die darin beschriebenen Ausschlusskriterien A1 – A10 sind zwingende Vorgaben, die unbedingt durch den Bewerber zu erfüllen sind. Die Nichterfüllung bereits eines dieser Ausschlusskriterien führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
Das Ausschlusskriterium A1 ist gleichzeitig auch ein Bewertungskriterium (BK1). Über dieses Kriterium erfolgt eine Bewertung mit dem Ziel, die Zahl der zur 2. Stufe des Ausschreibungsverfahrens zugelassenen Anbieter auf maximal 5 zu reduzieren. Vergeben werden 0 (schlechtestmögliche Bewertung) bis maximal 5 Bewertungspunkte (bestmögliche Bewertung).
Der öffentliche Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl interessierter und geeigneter Bewerber. Der Nachweis der Eignung des Unternehmens bzw. der Bewerbergemeinschaft wird anhand der nachfolgend genannten Eignungsanforderungen geprüft.

Eligibility requirements: siehe Nr. III. 1.2) und 1.3)