Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-15
Buyer: Kunsthochschule für Medien Köln
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212900: Miscellaneous software programming services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2021-11-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Systemvertrag über die Entwicklung und Bereitstellung (Software as a Service - SaaS) einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen zur gemeinsamen Nutzung durch die Kunsthochschule für Medien Köln, die Folkwang Universität der Künste die Kunstakademie Münster (nachfolgend gemeinsam: Auftraggeberin) einschließlich Projektmanagement, Pflege, Weiterentwicklung, Schulung, Dokumentation und Support. Die Kunsthochschule für Medien Köln handelt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens im Namen der Kunstakademie Münster und der Kunsthochschule für Medien Köln sowie in eigenem Namen.
Der Verleih elektronischen Equipments im Kontext studentischer und lehrbezogener Aktivitäten hat spezifische Anforderungen, die mit Softwarelösungen, die für den kommerziellen Verleih konzipiert wurden, bisher nicht angemessen abgebildet werden können (u.a. einsehbare Darstellung der zeitlichen Verfügbarkeit von Geräten, Timeline mit Tagesansicht; umfassendes Berechtigungskonzept). Erforderlich ist u. a. ein umfassendes Berechtigungskonzept, das multiple Berechtigungsnachweise für verschiedene Artikelklassen und unterschiedliche Berechtigte vorsieht und den autorisierten Zugang zu hoch performantem und hochpreisigem Equipment regelt. Dieses Equipment umfasst z. B. Geräte zur Aufnahme und Verarbeitung von Video-, Audio und Fotomaterial, das vorwiegend für studentische Projekte und lehrbezogene Aktivitäten aus den Bereichen Film, Video, Fotografie und Medienkunst benötigt wird.
Die Software soll für den Entleiher leicht, intuitiv und ohne Schulung bedienbar sein. Sie muss sich von Software im  für den kommerziellen Equipmentverleih unterscheiden. Module wie Angebotsverwaltung, Rechnungsstellung oder Bilanzierung sind nicht notwendig und sollen in der angepassten Software nicht implementiert sein. Sollte die anzupassende Software solche Module beinhalten, müssen diese zwingend abgeschaltet und ausgeblendet werden können. Es ist davon auszugehen, dass solche Module die Arbeit an den Hochschulen unnötig erschweren würden. Andere, notwendige Vorgänge könnten sogar unmöglich werden. So müssen zum Beispiel im Hochschulumfeld Ausleihen möglich sein, ohne dass im Vorfeld ein Angebot erstellt worden ist.
Sowohl bei der Planung als auch bei der Einführung der Software-Lösung wird eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte erwartet, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice). Der Bieter muss darüber hinaus Umsetzungskonzepte für die Aufgabenstellungen der vorgesehenen Projektphasen erstellen, mit der Auftraggeberin abstimmen und die dafür erforderlichen Informationen erheben und auswerten.
Es bedarf der Verhandlung, ob das System jeweils separat oder gemeinsam für die beteiligten Hochschulen beschafft wird. Darüber hinaus muss verhandelt werden, wie sich für das jeweils konkret angebotene System ein wirksamer Insolvenzschutz sicherstellen lässt. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass auch weitere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen dem Vertrag beitreten und das System in Anspruch nehmen können (insbesondere durch Lizensierung zu vergleichbaren Konditionen).
Die Laufzeit verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, sofern sie nicht von mindestens einer Partei mit einer Frist von 12 Monaten zum jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird.
1. Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten: Referenzen, insbesondere im Hinblick auf:
a. Lieferung und Einrichtung einer Verleihsoftware bevorzugt für audiovisuelle Geräte (Film, Foto, Veranstaltungstechnik) für den Bildungsbereich,
2. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Eignungsanforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden gleichrangigen Bewerbern durch Los getroffen werden.
Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorliegende Ausschreibung aufzuheben, soweit die zu ihrer Durchführung erforderlichen Haushaltsmittel nicht zur Verfügung gestellt werden können oder - gleich aus welchem Rechtsgrund - nicht oder nicht unter Beteiligung der Auftragnehmerin bewilligt oder ausgezahlt werden dürfen.
(1.) Bieter bzw. Mitglieder von Bietergemeinschaften müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.
(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.
Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Customizing eines Buchungs- und Verleihsystems-Systems) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.
Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Customizing eines Buchungs- und Verleihsystems-Systems) muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 300.000 EUR betragen haben.
(1.) Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen. § 50 VgV bleibt unberührt. Der Nachweis der Referenzen hat durch jeden Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Vordruck 03 und bei weitergehendem Erläuterungsbedarf auf Anlagen zu diesem Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden.

Eligibility requirements: (1.) Bieter bzw. Mitglieder von Bietergemeinschaften müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt. (2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.