Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-05
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 1000000 EUR
Submission deadline: 2021-03-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Tiedonohjaus- ja arkistointijärjestelmä Sarastia Oy:n (konserni) omaan käyttöön (mm. talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä tuotettaville sähköisille asiakirjoille ja fyysisten asiakirjojen skannaukselle). Sarastia Oy toimii palvelukeskuksena sen omistajille ja asiakkaille. Palvelukeskuksen tehtävänä on mm. asiakkaiden asiakirjojen sähköinen arkistointi. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, vertailuperusteena paras hintalaatusuhde.
Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta.
Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (alv 0 %).
Tämän hankinnan kohteena ovat tiedonohjaus- ja arkistointijärjestelmä SaaS-palveluna Sarastia Oy:n (konserni) käyttöön. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä tuotettavien dokumenttien hallinnan ja sähköisen arkistoinnin kokonaisratkaisu, sisältäen mm. dokumenttien tiedonohjauksen, arkistoinnin sekä rajapintaratkaisut. Järjestelmä tulee sekä Sarastia konsernin omaan että Sarastian asiakasorganisaatioiden käyttöön heidän omistamiensa aineistojen osalta. Sarastia konsernin yhtiöillä on oikeus käyttää arkistokokonaisratkaisua myös muiden aineistojen arkistointiin. Sarastia Oy toimii palveluntuottajana sen omistajille ja asiakkaille. Palvelukeskus termillä tarkoitetaan palveluntuottajaa (Sarastia Oy). Palvelukeskuksen tehtävänä on mm. asiakkaiden asiakirjojen sähköinen arkistointi.
Sopimus on voimassa toistaiseksi. Hankintalain ja sen oikeuskäytännön mukaan toistaiseksi voimassaoleva sopimus voi olla enintään 8–10 vuotta voimassa. Tästä syystä hankintayksikkö on ilmoittanut yllä sopimuskauden pituudeksi 96 kuukautta. Sopimuksen irtisanominen ja päättäminen erityistilanteissa on kuvattu sopimusluonnoksessa.
Syntyvän sopimuksen alla voidaan hankkia oleellisesti asiakirjahallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisuun olennaisesti liittyviä lisäpalveluita (esim. järjestelmämuutoksista johtuvat järjestelmätyökalut, lisäpalvelut, sähköinen tallennustila, tietokannat jne.)
Lisätietoja tarjouspyynnöstä annetaan Tarjouspalvelu.fi-portaalissa mahdollisten kysymyksien vastauksissa tarjouspyynnössä ilmoitettuun määräpäivään mennessä.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, eikä hankintayksikkö hyväksy osatarjouksia. Hankinnan osiin jakamatta jättäminen perustuu hankinnan luonteeseen: Tuotteet mudostavat järkevän kokonaisuuden yhdelle (1) toimittajalle, eikä tuotteistoa ole loogista jakaa eri osakokonaisuuksiin. Sopimuskauden aikainen palvelutuotanto taas merkitsee pitkälti tavanomaista tavaran ja/tai palvelun toimitusta, järjestelmätoimitusta, sovellusten käyttämistä palveluna sekä asiakaspalvelua.
Hankintayksikön arvion mukaan myös PK-yrityksillä on tosiasiallinen mahdollisuus tarjota siitä huolimatta, että hankintaa ei ole jaettu osiin.
Tarjoajan on tarjottava kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja tuotteita ja palveluita. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjoaja ei saa asettaa tarjoukseensa omia ehtojaan. Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous hylätään.
Sopimus ei sisällä määräostovelvollisuutta, ja kaikki tarjouspyynnössä esitetyt volyymitiedot ovat vain arvioita, jotka eivät sido hankintayksikköä eikä sopimusta käyttäviä tilaajia miltään osin.
Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisuvaatimus tai valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.


Award value: 1000000