Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-12
Buyer: Rahmenvereinbarung für den Gesamtordnungsdienst für die BR-Radltour
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 75240000 | 75242100 | 79713000: Guard services
Submission deadline: 2025-03-17

Technical requirements: Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller
- den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Erbringung der verantwortlichen Gesamtordnungsdienstleitung durch Bereitstellung von Personal für die Durchführung eines umfassenden Ordnungsdienstes für die jährlich stattfindende BR-Radltour.
Die Einsatzorte für den Gesamtordnungsdienst sind nur in Bayern. Sie beschränken sich auf zirka 6 bis 7 pro Jahr Orte im Zeitraum von Ende Juli bis Anfang August.
Die Rahmenvereinbarung läuft zunächst 12 Monate ab dem 14. April 2025 und kann um jeweils weitere 12 Monate bis zu einer Höchstdauer von 4 Jahren verlängert werden. Die Verlängerung muss spätestens 6 Wochen vor Ablauf der Grundlaufzeit, im Verlängerungsfall, vor Ablauf der Verlängerungszeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklärt werden. 
Die Rahmenvereinbarung endet spätestens nach Ausübung aller Verlängerungsoptionen am 13. April 2029, ohne dass es einer schriftlichen Kündigung durch die Vertragsparteien bedarf.
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
Für Personen- und Sachschäden mindestens min. 5 Mio. EUR je Schadensfall
Für Vermögensschäden min. 1 Mio. EUR je Schadensfall.
Ersatzweise: Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungs-summen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden.

Darstellung des Umsatzes (ohne gesetzliche Umsatzsteuer) in Bereich Ordnungsdienstleistungen bei Open-Air Großveranstaltungen der letzten, höchstens drei Geschäftsjahre (2023, 2022, 2021) (bei Bietergemeinschaft anzugeben für jedes Mitglied).
Mindestanforderung: Es wird für Einzelbieter bzw. sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft zusammen ein Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags pro Geschäftsjahr in folgender Höhe verlangt: 0,3 Mio. EUR (ohne ges. USt.).

Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 12 Monate).
Mindestanforderung: Nachzuweisen ist eine mindestens "mittlere" Bonität, z.B. mit einem Bonitätsindex nicht schlechter als 300 bzw. einer "Probability of Default"-Rate nicht größer als 2% laut Creditreform.
Hinweis: Eigenerklärungen oder Auskünfte der Hausbank erfüllen diese Anforderung nicht und führen zum Ausschluss des Bieters.

Eligibility requirements: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
Für Personen- und Sachschäden mindestens min. 5 Mio. EUR je Schadensfall
Für Vermögensschäden min. 1 Mio. EUR je Schadensfall.
Ersatzweise: Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungs-summen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden.

Darstellung des Umsatzes (ohne gesetzliche Umsatzsteuer) in Bereich Ordnungsdienstleistungen bei Open-Air Großveranstaltungen der letzten, höchstens drei Geschäftsjahre (2023, 2022, 2021) (bei Bietergemeinschaft anzugeben für jedes Mitglied).
Mindestanforderung: Es wird für Einzelbieter bzw. sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft zusammen ein Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags pro Geschäftsjahr in folgender Höhe verlangt: 0,3 Mio. EUR (ohne ges. USt.).

Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 12 Monate).
Mindestanforderung: Nachzuweisen ist eine mindestens "mittlere" Bonität, z.B. mit einem Bonitätsindex nicht schlechter als 300 bzw. einer "Probability of Default"-Rate nicht größer als 2% laut Creditreform.
Hinweis: Eigenerklärungen oder Auskünfte der Hausbank erfüllen diese Anforderung nicht und führen zum Ausschluss des Bieters.
other
Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB muss die "Anlage 6 - Bieterauskunft mit Eigenerklärung" ausgefüllt beigefügt sein.

Ebenfalls vorzulegen ist die "Anlage 2 - Eigenerklärung zum Russlandbezug"

Bei Bietergemeinschaften sind diese Nachweise für jedes Mitglied vorzulegen.
Nachweis (je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind) einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise  (bei Bietergemeinschaft vorzulegen für jedes Mitglied).
Nachweis von zwei (2) Referenzprojekten über den Gesamtordnungsdienst bei Tournee Outdoorveranstaltungen im Back-to-Back-Modus (Roadshows) im Bereich von Großveranstaltungen (mindestens 5.000 Besucher gleichzeitig auf dem Veranstaltungsgelände) und bei der Durchführung von Evakuierungen/Räumung der Großveranstaltung, welche mit dem Auftragsinhalt der hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind und welche in den vergangenen drei (3) Jahren begonnen und/oder abgeschlossen wurden. Es werden Referenzprojekte gefordert, bei welchen der Bieter einen wesentlichen Teil der Leistungen, nicht nur als Subunternehmer erbracht hat. Die Tournee Outdoorveranstaltung muss im genannten Umfang eigenverantwortlich als Ordnungsdienstleitung inkl. Personalstellung umgesetzt haben.
Verwenden Sie hierzu bitte die "Anlage 8 - Referenzen"
Jede Referenz ist mit Erbringungszeitraum sowie Empfänger (Firmenname und namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift (s.u.) anzugeben.
Die Referenz muss zwingend mindestens folgende Angaben beinhalten: 
- Angabe des Referenzgebers
- Angabe des Ansprechpartners
- Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners
- Angabe des Referenzzeitraums
- Angabe des Auftragsvolumens 
- Kurze Beschreibung des Projekts mit Bezug auf den Auftragsgegenstand 
Die jeweilige Referenz ist dann vergleichbar, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung so weit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet.
Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller
- den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Die BR-Radltour ist eines der wichtigsten Events des Bayerischen Rundfunks (nachfolgend "BR" oder "Auftraggeber" genannt). Die Open-Air-Roadshow bewegt sich in der Regel innerhalb von sechs Tagen von Etappenort zu Etappenort wobei da. 1000 Teil-nehmende quer durch Bayern radeln. Die BR-Radltour und findet jährlich Ende Juli, Anfang August statt. 
Während der Mittagspause wird neben Verpflegung auch ein Unterhaltungsprogramm auf einer kleinen Bühne angeboten. Nach der absolvierten Tagesetappe beziehen die Teilnehmenden in den jeweiligen Zielorten ihre Quartiere. Dies sind in der Regel mehrere Turnhallen, die in der gesamten Kommune verteilt. Sind. Abends findet im jeweiligen Etappenort ein Open-Air-Konzert bei freiem Eintritt und ohne Eintrittskarten statt (first come, first serve Prinzip). Als Veranstaltungsflächen können Innenstädte, Festplätze, Großparkplätze oder auch nur teilweise befestigte Flächen (z.B. Parks, Sportflugplätze, etc.) in Betracht kommen. Die maximal möglichen Besucherzahlen lagen in den Vorjahren bei ca. 7.000 bis 12.000 gleichzeitig anwesenden Besuchenden. Die Entfernung von einem Tourort zum anderen beträgt zwischen 60 und 120 Kilometern (Auto-Fahrstrecke). Es muss hierfür eine Fahrzeit von 1-1,5 Stunden eingeplant werden. 
Der Aufbau für das erste Open-Air-Konzert am 1. Zielort erfolgt bereits am Vortag vor Beginn der BR-Radltour. Die BR-Radltour Strecken, sowie die zugehörigen Etappenorte werden jährlich neu ausgearbeitet. Die Vorlaufzeiten für die Planungen sind beschränkt, entsprechend können u.a. auch Platzverhältnisse sowie Detailablauf- oder Aufbauplanungen nicht für mehrere Jahre vorausgesetzt werden.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zum Abruf folgender Dienstleistungen für die Durchführung des Gesamtordnungsdienstes, insbesondere:
- Gesamtordnungsdienstleitung bei den Abendveranstaltungen bzw. in Gesamtpro-jektverantwortung für den Auftrag
- Abschnittsleitungen bei den Abendveranstaltungen
- Ordnungsdienstpersonal bei den Abendveranstaltungen
- Bewachung des jeweiligen Veranstaltungsgeländes während der Aufbauarbeiten
- Bewachung des Veranstaltungsgeländes (Nachtwache) bei mehrtägiger Nutzung des gleichen Geländes
- Abschnittsleitung beim Start, in den Mittagsorten und bei der Zieleinfahrt
- Ordnungsdienstpersonal beim Start, ggf. in den Wasserpausen, in den Mittagsorten und bei der Zieleinfahrt
- Abschnittsleitung für die Betreuung der Übernachtungsquartiere der RadlerInnen
- Ordnungsdienstpersonal für die Betreuung der Übernachtungsquartiere der RadlerInnen
- Bewachung der Fahrräder bei den Quartieren (Fahrradparkplätze und E-Bike-Ladestationen)
- Ordnungsdienstpersonal für die Betreuung der RadlerInnen beim Check In
- Ordnungsdienstpersonal für die Betreuung der RadlerInnen bei Ankunft und Abfahrt der Sonderzüge am jeweiligen Bahnhof
- Personal bei den Abendveranstaltungen, für den Auf- und Abbau der Vereinzelungsanlagen (Einlass-Schleusen), Crash Barrier und Polizeigitter, vor und im Bühnenbereich, Bauzaunbanner und Bauzaunfahnen an Eingängen, Ausgängen, Not-ausgängen und weiterer Positionen.


Die Rahmenvereinbarung läuft zunächst 12 Monate ab dem 14. April 2025 und kann um jeweils weitere 12 Monate bis zu einer Höchstdauer von 4 Jahren verlängert werden. Die Verlängerung muss spätestens 6 Wochen vor Ablauf der Grundlaufzeit, im Verlängerungsfall, vor Ablauf der Verlängerungszeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklärt werden.

Das Höchstabnahmevolumen über 4 Jahre beträgt 36100 Stunden an den ausgeschriebenen  Dienstleistungen.