Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-02-10
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48931000 | 72200000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253100: System support services | 72254000: Software testing
Estimated value: 2043697 EUR
Submission deadline: 2018-03-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ausschreibungsgegenstand ist eine integrierte Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware mit Anpassungsleistungen. Das System wird die zukünftige zentrale Lösung zur Unterstützung für das IT-Multiprojekt- und das IT-Projektmanagement bei der Landeshauptstadt München (LHM).
Es sollen verschiedene bestehende Tools abgelöst werden und zukünftig die Projekte der LHM effizienter und effektiver geplant und gesteuert werden können, die Planung und Zuteilung von Ressourcen soll sich verbessern und aus gesamtstädtischer Sicht optimiert werden.
Neben der Lieferung der Software inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen zum Betrieb auf fünf Umgebungen, der Software-Wartung, der Installation und Inbetriebnahme wird ein Dienstleistungskontingent zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Auftraggebers sowie zur Schulung der Anwender benötigt. Leistungen werden vom Auftraggeber im Wege von Einzelabrufen als einzelne Dienstleistungen oder Werkleistungen abgerufen.
Ausschreibungsgegenstand ist eine integrierte Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware mit Installations- und Anpassungsleistungen. Das System wird die zukünftige zentrale Lösung zur Unterstützung für das IT-Multiprojekt- und das IT-Projektmanagement bei der Landeshauptstadt München (LHM) und deckt die Bereiche Projektportfoliomanagement, Projektressourcenmanagement und Projektmanagement ab. Der Auftraggeber will durch den Erwerb einer Standardsoftware an einer marktüblichen Weiterentwicklung gemäß Produktentwicklungsroadmap ohne explizite Anforderung teilhaben.
Die Planungsphasen- und Prozesse für IT-Projekt- und IT-Multiprojektmanagement werden heute von den Einheiten der LHM auf unterschiedliche Art durchgeführt und mithilfe von fünf unterschiedlichen Tools und diversen Excel/Calc-Listen unterstützt. Das „MPM-Tool“ muss die Prozessvarianten, welche den bestehenden Tools zugrunde liegen, gleichermaßen unterstützen (z. B. im Bereich Ressourcenplanung planen einige Bereiche ihre Ressourcenbedarfe auf generischer Basis, während andere Bereiche auf Namensebene Planungen vornehmen). Eine Vereinheitlichung der Prozesse im Rahmen der Tool-Einführung ist derzeit nicht geplant, aber auch nicht ausgeschlossen.
Die bestehenden Tools sollen abgelöst und zum Teil migriert werden und zukünftig die Projekte der LHM effizienter und effektiver geplant und gesteuert werden können, die Planung und Zuteilung von Ressourcen soll sich verbessern und aus gesamtstädtischer Sicht optimiert werden.
Neben der Lieferung der Software inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen für ca. 1320 potenzielle Benutzer zum Betrieb auf 5 Umgebungen, der Software-Wartung, der Installation und Inbetriebnahme wird ein Dienstleistungskontingent zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Auftraggebers sowie zur Schulung der Anwender benötigt. Leistungen werden vom Auftraggeber im Wege von Einzelabrufen als einzelne Dienstleistungen oder Werkleistungen abgerufen.
Auftragsgegenstand ist die Lieferung einer integrierten Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen zum Betrieb auf fünf Umgebungen (Produktions-, Test-, Entwicklungs- und zwei Schulungsumgebungen) für ca. 1350 potenzielle Benutzer des Auftraggebers sowie der Dokumentation in deutscher Sprache (Installationshandbuch, Betriebshandbuch, Administrationshandbuch, Anwenderhandbuch), weiterhin Wartung, Service und Support über 4 Jahre inkl. 3rd-Level-Support, Initial-Schulungen für technische Administratoren und das fachliche Projektteam des Auftraggebers, Installation und Integration in die vorhandene Systemlandschaft des Auftraggebers inkl. Anbindung von Schnittstellen zu den Authentifizierungs- und E-Mail-Systemen des Auftragnehmers, Erstellung eines an den Auftraggeber angepassten Betriebshandbuchs, einem vorübergehenden Web-Zugang zu einem Testsystem des Auftragnehmers für das Projektteam des Auftraggebers und einem Dienstleistungskontingent.
Im Rahmen des Dienstleistungskontingents im Umfang von ca. 700 Personentagen werden Leistungen abgerufen zur Abbildung von (Geschäfts) Prozessen des Auftraggebers im System, Erstellen von Auftraggeber-spezifischen Ausgabevorlagen und -formaten, Abbildung des Datenmodells des Auftraggebers im System, Erstellung und Abbildung eines Auftraggeber-spezifischen Rollen & Berechtigungskonzepts im System, Anpassung von Handbüchern, Auftraggeber-spezifische Schulungsmaßnahmen, Erstellen oder Anpassen von Auftraggeber-spezifischen Schnittstellenanbindungen, Datenmigration und Initialbefüllung: Migration von Altdaten aus abzulösenden Systemen sowie die Befüllung des Systems mit für den Go Live erforderlichen Daten sowie weitere Unterstützungsleistungen im Rahmen der fachlichen Anpassung des Systems an die Anforderungen des Auftraggebers.
Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs 6 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 6 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 6 Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Zur Wertung gelangen nur Angebote von Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden. Angebote, die ohne vorherige Aufforderung abgegeben werden, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
— Option Lizenzkosten inklusive Wartung und Support (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“ Preisposition 1.7 bis 1.18),
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Dokumente finden sich in den Vergabeunterlagen. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 → MPM Tool-Landschaft zum Download zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.
Die Bewerbungsbedingungen und sonstigen Unterlagen enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen.
Insgesamt muss der Bewerber/Bieter eine Mindestpunktzahl von 2 500 Eignungspunkten erreichen (Summe der Einzelprodukte aus Gewichtung und o. g. Bewertungspunkten), um seine Eignung in diesem Verfahren nachzuweisen. Erreicht der Bewerber insgesamt weniger als 2 500 Eignungspunkte, wird sein Antrag aus der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

Eligibility requirements: Hinweis: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Dokumente finden sich in den Vergabeunterlagen. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 → MPM Tool-Landschaft zum Download zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und sonstigen Unterlagen enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen. Mindestpunktzahl Eignung: Insgesamt muss der Bewerber/Bieter eine Mindestpunktzahl von 2 500 Eignungspunkten erreichen (Summe der Einzelprodukte aus Gewichtung und o. g. Bewertungspunkten), um seine Eignung in diesem Verfahren nachzuweisen. Erreicht der Bewerber insgesamt weniger als 2 500 Eignungspunkte, wird sein Antrag aus der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Eigenerklärungen – Vordrucke zur Erstellung der einzureichenden Unterlagen: Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen sind beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt. Dabei ist dem jeweiligen Vordruck zu entnehmen, ob die Eigenerklärung auszufüllen ist und wenn ja, von wem. (Bieter, Unterauftragsnehmer, einzelnes Mitglied der Bietergemeinschaft). Die Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten und mit Datum, Unterschrift und ggf. Firmenstempel versehen werden. Falls erforderlich, können die Angaben auf gesonderten Blättern unter zwingender Einhaltung des Schemas des jeweiligen Vordrucks gemacht werden. Die Eigenerklärungen können auch ohne Originalunterschrift (z. B. aufgrund der Übermittlung per Fax von einem Unterauftragsnehmer an den Generalunternehmer) eingereicht werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Originale unter Fristsetzung nachzufordern. — Bewerber-/Bieterkonstellation, — Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft, — Unterauftragsvergabe, — Eignungsleihe, — Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung, — Berufshaftpflichtversicherung, — Ausschlussgründe, — Verschwiegenheit, — Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung, — Scientology-Schutzerklärung. Hinweis: Die Eigenerklärung „Berufshaftpflichtversicherung“ enthält einen Mindeststandard. Der Auftraggeber fordert eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU mit folgenden Mindestdeckungssummen (Mindeststandard je Schadensfall): Personenschäden mindestens 1 000 000 EUR, Sachschäden mindestens 1 000 000 EUR, Vermögensschäden mindestens 500 000 EUR.

Award value: 2043697