Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-08-19
Buyer: Kansallisarkisto
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48000000 | 50300000 | 72600000
Estimated value: 292103 EUR

Technical requirements: Kansallisarkiston massadigitoinnin ohjelmaympäristön sekä laitteiston huollon ja ylläpidon kokonaisuuden hankinta
Hankinta koskee Kansallisarkiston massadigitoinnin tuotannossa käytettävien ohjelmistojen ja skannerilaitteiston huollon, tuen ja ylläpidon palvelukokonaisuutta.
Massadigitointi on Kansallisarkiston ylläpitämä viranomaisille suunnattu palvelu, jossa analoginen aineisto muutetaan pysyvästi digitaaliseen muotoon Kansallisarkiston hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaisesti. Se koostuu kahdella paikkakunnalla toimivasta digitointituotannosta sekä virtuaalisessa palvelinympäristössä toimivasta ohjelmistokokonaisuudesta, jossa tuotannossa muodostuneet digitaaliset ilmentymät jälkikäsitellään ja siirretään edelleen  (ei tähän hankintaan sisältyviin) pitkäaikaissäilytyksen järjestelmiin. Tuotannon laajuus on vuosittain noin 25-35 miljoonaa talletiedostokuvaa.
Kokonaisympäristöllä tarkoitetaan skannaus- ja siihen liittyvän laitteiston, ohjelmistojen ja niitä käyttämällä muodostettavien tiedosto- ja metatietokokonaisuuksien mukautettua ja skaalattavissa olevaa kokonaisuutta, jota ei sellaisenaan ole hankittavissa valmiina tuotteena. Kokonaisympäristö koostuu tuotanto- ja testiympäristöstä.  Kokonaisuuden ylläpito pitää sisällään käynnissä olevan tuotannon tuen sekä käyttäjän tarpeiden mukaisen pienkehittämisen.
Ohjelmistojen osalta kyse on sekä varsinaisista ohjelmistolisensseistä että tukilisensseistä (ylläpito, tuki, versiopäivitykset) ja ohjelmistoihin tehdyistä mukautuksista mm. metatieto- ja toiminnallisten vaatimusten osalta (mm. viivakooditunnistukseen perustuvien digitointiyksiköiden luominen). Ohjelmistorunkona toimivat SoftTracin tuotteet (IBML SoftTrack Scan Advanced for Imagetrac, IBML SoftTrac Scan Client, IBML SoftTrac PostScan, IBML SoftTrac Administrator Console, IBML SoftTrac Data and Image Retention Utility).
Laitteiston tukipalveluiden osalta kokonaisuus sisältää läpisyöttö- ja suurtehoskannereita (Kodak  i5650, Kodak i5250, IBML ImageTrac 6400) koskevan niiden valmistajien valtuuttaman huollon, joka takaa laitteiston virheettömän ja ilman katkoksia toteutuvan tuotantokäytön. Laitteistolta Kansallisarkiston hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten (ks. Lisätiedot) mukaiseen kuvanlaatuun liittyen tukipalvelut sisältävät em. laatuvaatimusten toteutumisen valvonnassa käytettävän UTT-teknologian ja sen yhteydessä käytettävän ohjelmiston (iQ Analyzer) tuntemuksen ja niiden edellyttämien mekaanisten tai laitteiston asetuksiin liittyvien muutosten tekemisen.
Virheen kriittisyysluokasta sekä laajuudesta riippuen korjausten (ohjelmisto tai laite) vasteaikavaatimus on välillä 3-15 työpäivää. Reagointiaika virhetilanneilmoituksiin on 1 työpäivä. Kokonaisuutena huolto- ja tukipalveluiden tulee olla yhteensopivat nykyisen kokonaisympäristön kanssa.
Kansallisarkiston vaatimukset  hävittämiseen tähtäävään digitointiin (12.4.2019, KA/3357/07.01.02.04.02/2019).
https://kansallisarkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/Kansallisarkiston_vaatimukset_havittamiseen_tahtaavaan_digitointiin.pdf
Hankintayksikkö voi tehdä hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan suorahankinnan, kun teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp, s. 134) mukaan tekninen syy voi liittyä esimerkiksi erityisiin yhteensopivuusvaatimuksiin tai vain tietyllä tarjoajalla olevaan tietotaitoon. Vastaavasti yksinoikeuden suojaamiseen liittyvä syy voi liittyä ainoan tarjoajan suojattuihin immateriaalioikeuksiin. Oikeuskäytännön mukaan hankintayksikön ei tarvitse sopeuttaa vaatimuksiaan, jos hankinnalla perustellusti pyritään tarpeita palvelevaan lopputulokseen.
Hankinta koskee massadigitoinnin digitointituotannon ohjelmaympäristön ja laitteiston huollon sekä ylläpidon kokonaisratkaisua, jonka tulee olla ehdottoman yhteensopiva olemassa olevan kokonaisympäristön kanssa sekä vastata Kansallisarkiston massadigitoinnin vaatimuksia liittyen muun muassa kuvanlaatuun ja digitointinopeuteen. Kokonaisratkaisun tulee olla yhteensopiva sekä nykyisen ohjelmistoympäristön että Kansallisarkiston käytössä olevien laitteiden, erityisesti skannereiden kanssa. Mahdollinen yhteensopimaton tai teknisiltä ominaisuuksiltaan puutteellinen kokonaisratkaisu vaarantaisi olennaisesti Kansallisarkiston massadigitoinnin palvelun sekä viranomaisten digitoitavien asiakirjojen luotettavuuden, eheyden ja käytön.
Kokonaisympäristöllä tarkoitetaan skannaus- ja siihen liittyvän muun laitteiston, ohjelmistojen ja niitä käyttämällä muodostettavien tiedosto- ja metatietokokonaisuuksien mukautettua ja skaalattavissa olevaa kokonaisuutta, jota ei sellaisenaan ole hankittavissa valmiina tuotteena. Kyseessä on Kansallisarkiston käyttöön laadittu ja mukautettu kokonaisuus. Skannereiden ja ohjelmistoympäristön integraation kehittäjänä vain valitulla toimittajalla on yksinoikeuden suojaamiseen sekä erityiseen tietotaitoon liittyvästä syystä mahdollisuus toteuttaa hankinta. Hankinnalle ei siten ole olemassa vaihtoehtoisia toimittajia.
Kokonaisympäristön huolto- ja ylläpitopalveluiden toimittajan tulee olla ympäristössä käytettävien laitteiden valmistajan valtuuttama virallinen huoltaja, jotta toimittajan on mahdollista vastata laitteiston huollosta ja ylläpidosta sekä erilaisten vikatilanteiden ratkaisemisesta Kansallisarkiston toiminnan vaarantumatta. Valittu toimittaja on Kansallisarkiston käytössä olevan laitteiston valtuutettu huoltaja Suomessa.
Lisäksi huolto- ja ylläpitopalveluiden toimittajan tulee hallita Kansallisarkiston hävittämiseen tähtäävän digitoinnin muiden vaatimusmäärittelyiden ohella myös digitaalisten ilmentymien bittikarttakuvien massadigitoinnin kuvanlaadun vaatimusmäärittelyt ja asetetut raja-arvot. Toimittajan on kyettävä arvioimaan ja muuttamaan laitteiston mekaanista kokoonpanoa tai asetuksia siten, että kuvanlaatu saadaan vasteajan puitteissa palautettua vaaditulle tasolle. Vain valitulla toimittajalla on hankintayksikön tietojen mukaan edellytettyä välttämätöntä teknistä tietotaitoa kuvanlaadun saavuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja analysoimiseksi.
Kokonaisympäristö muodostaa saumattoman, hankintayksikön massadigitoinnin tarpeita varten mukautetun kokonaisuuden. Tästä syystä huolto- ja ylläpitopalveluiden sekä kokonaisympäristön ohjelmisto- ja laitteistokäytön sekä kehittämisen palveluiden toteuttaminen toisistaan erillään tietoturvallisesti ja jatkuvan tuotannon tilassa on mahdotonta.


Winner: CSAM Kibi Finland Oy
Award value: 292103