Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-13
Buyer: Provincie Antwerpen
Country: BE
Region: BE211
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48329000 | 72252000: Computer archiving services | 92512000
Estimated value: 10000000 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief
Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de formule van drie. 

We evalueren dit criterium op basis van de input die voorzien wordt door de inschrijver in de inventaris: Totale éénmalige kosten + jaarlijkse kosten voor een periode van 4 jaar + de verplichte opties. 

 

Het implementatietraject en de migratie van data is een opdracht tegen globale prijs. Hiervoor wordt dus een forfaitaire prijs opgegeven. Om dit transparant te maken voor de andere deelnemers aan de raamovereenkomst moet de inschrijver hiervoor ook een gedetailleerde berekening opgeven, op tabblad 2 en 3 van de inventaris. 

De inschrijver met de laagste prijs krijgt 50 op 50. De prijs van de inschrijver met de laagste prijs wordt gebruikt om de prijzen van de andere inschrijvers te scoren:   

Waarde gunningscriterium prijs (bv. 50) x (prijs goedkoopste inschrijver / prijs te beoordelen inschrijver)
Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de functionele en technische vereisten, incl. SLA 

We werken met Must Have’s en essentiële vereisten: hier moet altijd aan voldaan worden. 

De andere vereisten krijgen een score:  

high (9 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 5 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt),  

medium (6 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 3 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt),  

low (3 punten indien er volledig aan onze vraag voldaan wordt, 2 punten indien er aan de hoofdzaken voldaan kan worden maar niet aan alles en 0 punten indien er niet aan de hoofdzaken voldaan wordt).
Projectplan
Dit wordt geëvalueerd op een gewogen gemiddelde van deze 3 criteria. 

Voorgestelde aanpak betreffende het implementatie traject 

Voorgestelde aanpak betreffende de migratie van de data vanuit het bestaande depot en ABS 

Garanties betreffende tijdskader: tastbaar, afdwingbaar en feitelijk.  

 

We verwachten hier een plan van aanpak van maximaal 5 pagina’s.
Duurzaamheid (5%) 

Evaluatie elementen: 

Energie-efficiëntie van de oplossing en mate waarin de offerte van de inschrijver bijdraagt aan de Sustainable Development Goals van de VN. Dit in een context die direct relevant is aan het voorwerp van de opdracht. 

 

Van de inschrijver wordt hij verwacht dat hij aantoont dat duurzaamheid - in de brede betekenis - invulling krijgt binnen de geleverde diensten. Vooral worden ook concrete resultaten verwacht binnen de geleverde diensten, zoals inzake energie efficiëntie, recuperatie en afvalverwerking, herbruikbaarheid en bezettingsgraad van datacentra en infrastructuur platformen.  

 

Wat betreft hardware kunnen bijvoorbeeld volgende "Green IT" of "Ecolabel" certificaten gebruikt worden als tastbare evaluatie criteria. 

 

EU Ecolabel certificatie: https://ec.europa.eu/environment/ecolabel/ 

TCO Certificatie gebaseerd op de ISO14024 norm: https://tcocertified.com/your-product/ 

"ENERGY STAR" certificatie: https://www.energystar.gov/ 

EPEAT registratie en classificatie van de gebruikte hardware: https://www.epeat.net/ 

 

Eveneens kunnen quoteringen, evaluaties en deelname aan programma’s zoals: 

De Ecovadis duurzaamheid graad: https://ecovadis.com/nl/ 

het RE100 initiatief: https://www.there100.org/ 

Science based Targets: https://sciencebasedtargets.org/ 

 

gebruikt worden om relevante en tastbare verbintenissen betreft duurzaamheid aan te tonen. 

 

- De inschrijver beschrijft hoe hij invulling geeft aan de processen om een oplossing en daarbij horende dienstverlening te realiseren die rekening houdt met maatschappelijk en ethisch verantwoord en/of duurzaam ondernemen. 

 

- Bijkomend dient de inschrijver duidelijk te omschrijven, hoe deze op eeen wijze die relevant is aan de dienstverlening beschreven in dit bestek bijdraagt aan de Sustainable Development Goals (SDG's) van de VN en dit voornamelijk met een focus op SDG 121 en SDG 162, meer specifiek de subdoelstellingen 12.7 en 16.6. 

 

- Het duurzaamheidscriterium wordt beoordeeld met 5 punten op honderd. 

 

- De beoordeling op dit criterium wordt gebaseerd op een gewogen gemiddelde van de vermelde evaluatie elementen voor dit criterium. 

 

- De punten voor dit criterium worden als volgt toegekend: 

 

Conditie 

Punten 

De duurzaamheidscriteria worden niet of niet voldoende aangetoond en/of zijn niet relevant voor de context van het bestek (slecht) 

1 

De duurzaamheidscriteria worden niet volledig aangetoond en/of zijn niet geheel relevant voor de context van het bestek (matig) 

2 

De inschrijver toont aan dat de oplossing en dienstverlening goed beantwoord aan de duurzaamheidscriteria op een manier dat deze relevant zijn binnen de context van het bestek (goed) 

3 

De oplossing en dienstverlening beantwoordt zeer goed aan de duurzaamheidscriteria en deze zijn specifiek en volledig relevant aan de context van het bestek ( zeer goed) 

4 

De oplossing en dienstverlening beantwoordt uitzonderlijk goed aan de duurzaamheidscriteria en hun relevantie aan de context van het bestek wordt zeer scherp en feitelijk toegelicht (uitzonderlijk) 

5


Winner: Docbyte NV
Award value: 361630
Number of bids: 1