Public procurement notice: Additional Information
Published: 2021-09-28
Buyer: Consiliul Judetean Dambovita
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212311 | 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2021-10-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă
Obiectivul general al contractului îl constituie “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, respectiv realizarea de proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) cat si front office.
-	Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor la nivelul UAT jud Dâmbovița având ca scop reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
-	Retro-digitalizarea documentelor din arhiva UAT județul Dâmbovița ce are ca scop arhivarea de copii digitale ale documentelor tradiționale existente in arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent
Volumul estimat al documentelor  supuse  procesului de retro-digitalizare este de aproximativ 800 ml.
Având în vedere ca 1ml de documente conține aproximativ 6.000 file A4, iar tarifele de scanare diferă in funcție de formatul filelor, autoritatea a estimat ca sunt necesare servicii de scanare documente pentru:
Pentru realizarea contractului având ca obiect “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă” care face obiectul achiziției sunt necesare prestarea următoarelor activități:
Activitatea 1 – furnizarea unei soluții/aplicații informatice care sa asigure administrarea electronica a documentelor create sau primite, pentru uz intern în cadrul instituției
Soluția/aplicația informatică ce va asigura administrarea electronică a documentelor pentru CJ Dâmbovița, va respecta obligatoriu toate prevederile legale în vigoare, referitoare la arhivarea documentelor în forma electronică (Legea nr. 135/2007, Ordinul MCSI nr. 493/2009, LEGE nr. 455/2001, Lege nr. 451/2004, Ordinul MCSI nr. 492/2009, Ordinul Nr. 3512/2008, Ordinul Nr. 882/2012, OG nr. 8/2013, Legea nr. 148/2012 etc.), precum și toate celelalte prevederi referitoare la organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale ale României.
Această activitate are ca scop achiziționarea de servicii de scanare si procesare a documentelor din arhivă.
1.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(1) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare in legătura cu documentația de atribuire este de maxim 20 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
2.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(2) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, autoritatea contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare /informațiilor suplimentare in a 11-a zi dinainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Orice solicitare de clarificare transmisa după data menționată la punctul 1, va pune Autoritatea Contractanta in imposibilitatea de a oferi un răspuns in termenul menționat la punctul 2, drept urmare, orice solicitare de clarificare transmisa in afara termenului menționat va fi considerata tardiva.
Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat Cerința nr. 1 A:Dovedirea experienței similare privind serviciile Ofertantul trebuie sa facă dovada ca a prestat si a dus la bun sfârșit si in conformitate cu normele profesionale in domeniu, in ultimii 3 ani (calculați pana la data limita de depunere a ofertelor cu aplicarea corespunzătoare a Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017-art.13), servicii similare , în valoare cumulata de cel puțin 840.800 lei, fără TVA, la nivelul unui contract, maxim 3 contracte, respectiv ofertantul trebuie să facă dovada experienței similare în domeniul serviciilor de configurare și instalare soluție informatică de arhivare electronică ce cuprind în mod obligatoriu servicii de scanare și/sau indexare documente. Nota: 1. Cf. art. 9 alin. (3) din Instrucțiunea ANAP nr. 2/2017, prin servicii duse la bun sfârșit se înțelege: a) servicii recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/activităților sa permită elaborarea unui livrabil care sa poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent; b) servicii recepționate la sfârșitul prestării; sfârșitul prestării nu presupune expirarea perioadei de garanție Cerința nr. 2 Informații privind susținerea capacitații tehnice a ofertantului/grupului de operatori economici. Operatorul economic are dreptul in legătura cu contractul de achiziție publica, sa invoce susținerea unui/unor terț/terți in ceea ce privește îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică și profesională, indiferent de natura relațiilor juridice existente intre operatorul economic si terțul/terții respectiv/respectivi. Terțul/terții care asigura susținerea tehnică și profesională nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art.165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. Cerința 3 Informații privind asocierea Operatorii economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune oferta comuna. In cazul in care mai mulți operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnica si profesionala se demonstrează prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. Asociații nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art. 165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare. - Cerința 1 Se va completa DUAE de către operatorii economici cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității contractante. La nivelul DUAE trebuie precizate informații referitoare la: 1. nr. și data contractului invocat drept experiență similară 2. obiectul contractului 3. tipul/categoriile de servicii prestate 4. calitatea în cadrul contractului (ofertant unic, asociat,etc.) 5.ponderea/activitățile pentru care a fost responsabil în prestarea serviciilor 6. valoarea serviciilor similare prestate, exprimata în lei fără TVA 7. data si nr. documentului de recepție 8. beneficiarul contractului si datele de identificare ale acestuia 9. data de începere și data de finalizare a contractului Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței, vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, fără a se limita la : certificate de predare – primire/recomandări/procese-verbale de recepție/ certificări de buna execuție/ certificate constatatoare/extrase din contract/ alte documente echivalente din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnică, respectiv documente care sa ateste faptul ca serviciile au fost prestate in conformitate cu normele legale in domeniu si că au fost duse la bun sfârșit, perioada de prestare (inclusiv data încheierii contractului), valoarea acestora, beneficiarul serviciilor prestate. Mențiuni : 1.La finalizarea evaluării, tuturor operatorilor economici implicați in cadrul ofertei clasate pe primul loc, li se vor solicita documente justificative care sa demonstreze informațiile declarate prin DUAE . Documentele edificatoare vor fi prezentate in copie lizibila cu mentiunea “ conform cu originalul ”. Autoritatea contractanta își rezervă dreptul legal de a verifica informațiile direct la beneficiarii finali ai serviciilor prezentate. 2.Persoanele juridice străine vor atașa copii cu mențiunea “conform cu originalul” după documentele similare, însoțite de traducere autorizată. 3. Echivalenta pentru sume exprimate în valută se va face la cursul mediu anual leu/valută comunicat de BNR la data publicării anunțului de participare în SEAP. cerința 2 Modalitatea de îndeplinire Se va prezenta de către fiecare terț susținător împreună cu DUAE si Formularul nr.3-Angajament privind susținerea tehnica-experiența similara a ofertantului//grupului de operatori economici si anexa la acesta împreună cu documentele transmise acestuia de către terț/terții susținători , din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere. Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta in original - Angajamentul privind susținerea tehnica-experiența similara a ofertantului/ grupului de operatori economici. Cerința 3 Modalitatea de îndeplinire: Se va prezenta de către fiecare asociat DUAE in care vor include și informaţiile cu privire la modul de îndeplinire a cerințelor de capacitate tehnică si profesională proporțional cu cota de implicare în executarea viitorului contract și Formularul nr. 6-Acordul de asociere. Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorităţii contractante documentele justificative care probează cele asumate în DUAE. Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta in original, Acordul de asociere legalizat, care va deveni anexa la contract. 2.) Proportia de subcontractare Informatii privind subcontractantii Daca este aplicabil, ofertantul are obligația de a preciza partea /partile din contract pe care intenționează sa o/sa le subcontracteze si datele de identificare ale subcontractanților propuși. Subcontractantul nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art.164, art.165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. - Se va prezenta de către ofertant DUAE in care va include si informatiile solicitate cu privire la subcontractanți.Subcontractantii pe a caror capacitati se bazeaza ofertantul vor completa la randul lor un DUAE separat, incluzand informatiile referitoare la situatiile de excludere astfel cum acestea sunt mentionate la art.164, 165 și 167 din Legea nr.98/2016 precum și cele care prezinta relevantă din perspectiva capacitatilor pe care se bazează ofertantul. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerinta de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrarii neincadrarii in motivele de excludere. Impreuna cu DUAE se va prezenta de catre fiecare subcontractant si Formularul nr. 9-Acord de subcontractare si Formularul nr.5- Declaratie privind partea /partile din contract care sunt indeplinite de subcontractanti si specializarile acestora,documente semnate si stampilate de catre fiecare parte.(pentru fiecare subcontractant în parte). Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autoritatii contractante documentele justificative care probează cele asumate de subcontractant/ subcontractanti. Înainte de semnarea contractului, ofertantul castigator va prezenta in original, Acordul de subcontractare incheiat intre ofertant si subcontractant, impreuna cu declaratia subcontractantului privind modalitatea de aplicare a prevederilor art.218 alin. (1) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.(pentru fiecare subcontractant în parte) Nota: 1.Conform prevederilor art.193 alin.(3) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, in cazul subcontractantilor pe a caror capacitati ofertantul nu se bazeaza, DUAE va contine numai informatii referitoare la neincadrarea in situatiile de excludere mentionate la art.164, 165, 167 din Lege. 2.Conform prevederilor art.170 alin.(2) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, in cazul in care este identificata o situatie de excludere, cu aplicarea in mod corespunzator a dispozitiilor art. 171, autoritatea contractanta solicita ofertantului o singura data sa inlocuiasca un subcontractant in legatura cu care a rezultat, in urma verificarii, ca se afla în această situatie. 3. Conform prevederilor art.218 alin.(4) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, autoritatea contractanta are obligatia de a solicita, la incheierea contractului de achizitie publica sau atunci cand se introduc noi subcontractanti, prezentarea contractelor incheiate intre contractant şi subcontractant/subcontractanti nominalizati in oferta sau declarati ulterior, astfel incat activitatile ce revin acestora, precum si sumele aferente prestatiilor, sa fie cuprinse in contractul de achizitie publica, contractele prezentate devenind anexe la contractul de achizitie publica
1.) Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat Cerința nr. 1 A:Dovedirea experienței similare privind serviciile Ofertantul trebuie sa facă dovada ca a prestat si a dus la bun sfârșit si in conformitate cu normele profesionale in domeniu, in ultimii 3 ani (calculați pana la data limita de depunere a ofertelor cu aplicarea corespunzătoare a Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017-art.13), servicii similare , în valoare cumulata de cel puțin 840.800 lei, fără TVA, la nivelul unui contract, maxim 3 contracte, respectiv ofertantul trebuie să facă dovada experienței similare în domeniul serviciilor de configurare și instalare soluție informatică de arhivare electronică,  de scanare si indexare documente, indiferent daca serviciile au fost prestate în cadrul aceluiași contract sau în contracte distincte , dar care cumulat să îndeplinească cerința privind experiența similară. Nota: 1. Cf. art. 9 alin. (3) din Instrucțiunea ANAP nr. 2/2017, prin servicii duse la bun sfârșit se înțelege: a) servicii recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/activităților sa permită elaborarea unui livrabil care sa poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent; b) servicii recepționate la sfârșitul prestării; sfârșitul prestării nu presupune expirarea perioadei de garanție Cerința nr. 2 Informații privind susținerea capacitații tehnice a ofertantului/grupului de operatori economici. Operatorul economic are dreptul in legătura cu contractul de achiziție publica, sa invoce susținerea unui/unor terț/terți in ceea ce privește îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică și profesională, indiferent de natura relațiilor juridice existente intre operatorul economic si terțul/terții respectiv/respectivi. Terțul/terții care asigura susținerea tehnică și profesională nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art.165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. Cerința 3 Informații privind asocierea Operatorii economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune oferta comuna. In cazul in care mai mulți operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnica si profesionala se demonstrează prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. Asociații nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art. 165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare. - Cerința 1 Se va completa DUAE de către operatorii economici cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității contractante. La nivelul DUAE trebuie precizate informații referitoare la: 1. nr. și data contractului invocat drept experiență similară 2. obiectul contractului 3. tipul/categoriile de servicii prestate 4. calitatea în cadrul contractului (ofertant unic, asociat,etc.) 5.ponderea/activitățile pentru care a fost responsabil în prestarea serviciilor 6. valoarea serviciilor similare prestate, exprimata în lei fără TVA 7. data si nr. documentului de recepție 8. beneficiarul contractului si datele de identificare ale acestuia 9. data de începere și data de finalizare a contractului Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței, vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, fără a se limita la : certificate de predare – primire/recomandări/procese-verbale de recepție/ certificări de buna execuție/ certificate constatatoare/extrase din contract/ alte documente echivalente din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnică, respectiv documente care sa ateste faptul ca serviciile au fost prestate in conformitate cu normele legale in domeniu si că au fost duse la bun sfârșit, perioada de prestare (inclusiv data încheierii contractului), valoarea acestora, beneficiarul serviciilor prestate. Mențiuni : 1.La finalizarea evaluării, tuturor operatorilor economici implicați in cadrul ofertei clasate pe primul loc, li se vor solicita documente justificative care sa demonstreze informațiile declarate prin DUAE . Documentele edificatoare vor fi prezentate in copie lizibila cu mentiunea “ conform cu originalul ”. Autoritatea contractanta își rezervă dreptul legal de a verifica informațiile direct la beneficiarii finali ai serviciilor prezentate. 2.Persoanele juridice străine vor atașa copii cu mențiunea “conform cu originalul” după documentele similare, însoțite de traducere autorizată. 3. Echivalenta pentru sume exprimate în valută se va face la cursul mediu anual leu/valută comunicat de BNR la data publicării anunțului de participare în SEAP. cerința 2 Modalitatea de îndeplinire Se va prezenta de către fiecare terț susținător împreună cu DUAE si Formularul nr.3-Angajament privind susținerea tehnica-experiența similara a ofertantului//grupului de operatori economici si anexa la acesta împreună cu documentele transmise acestuia de către terț/terții susținători , din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere. Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta in original - Angajamentul privind susținerea tehnica-experiența similara a ofertantului/ grupului de operatori economici. Cerința 3 Modalitatea de îndeplinire: Se va prezenta de către fiecare asociat DUAE in care vor include și informaţiile cu privire la modul de îndeplinire a cerințelor de capacitate tehnică si profesională proporțional cu cota de implicare în executarea viitorului contract și Formularul nr. 6-Acordul de asociere. Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorităţii contractante documentele justificative care probează cele asumate în DUAE. Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta in original, Acordul de asociere legalizat, care va deveni anexa la contract. 2.) Proportia de subcontractare Informatii privind subcontractantii Daca este aplicabil, ofertantul are obligația de a preciza partea /partile din contract pe care intenționează sa o/sa le subcontracteze si datele de identificare ale subcontractanților propuși. Subcontractantul nu trebuie sa se afle in situația care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art.164, art.165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. - Se va prezenta de către ofertant DUAE in care va include si informatiile solicitate cu privire la subcontractanți.Subcontractantii pe a caror capacitati se bazeaza ofertantul vor completa la randul lor un DUAE separat, incluzand informatiile referitoare la situatiile de excludere astfel cum acestea sunt mentionate la art.164, 165 și 167 din Legea nr.98/2016 precum și cele care prezinta relevantă din perspectiva capacitatilor pe care se bazează ofertantul. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerinta de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrarii neincadrarii in motivele de excludere. Impreuna cu DUAE se va prezenta de catre fiecare subcontractant si Formularul nr. 9-Acord de subcontractare si Formularul nr.5- Declaratie privind partea /partile din contract care sunt indeplinite de subcontractanti si specializarile acestora,documente semnate si stampilate de catre fiecare parte.(pentru fiecare subcontractant în parte). Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autoritatii contractante documentele justificative care probează cele asumate de subcontractant/ subcontractanti. Înainte de semnarea contractului, ofertantul castigator va prezenta in original, Acordul de subcontractare incheiat intre ofertant si subcontractant, impreuna cu declaratia subcontractantului privind modalitatea de aplicare a prevederilor art.218 alin. (1) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.(pentru fiecare subcontractant în parte) Nota: 1.Conform prevederilor art.193 alin.(3) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, in cazul subcontractantilor pe a caror capacitati ofertantul nu se bazeaza, DUAE va contine numai informatii referitoare la neincadrarea in situatiile de excludere mentionate la art.164, 165, 167 din Lege. 2.Conform prevederilor art.170 alin.(2) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, in cazul in care este identificata o situatie de excludere, cu aplicarea in mod corespunzator a dispozitiilor art. 171, autoritatea contractanta solicita ofertantului o singura data sa inlocuiasca un subcontractant in legatura cu care a rezultat, in urma verificarii, ca se afla în această situatie. 3. Conform prevederilor art.218 alin.(4) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, autoritatea contractanta are obligatia de a solicita, la incheierea contractului de achizitie publica sau atunci cand se introduc noi subcontractanti, prezentarea contractelor incheiate intre contractant şi subcontractant/subcontractanti nominalizati in oferta sau declarati ulterior, astfel incat activitatile ce revin acestora, precum si sumele aferente prestatiilor, sa fie cuprinse in contractul de achizitie publica, contractele prezentate devenind anexe la contractul de achizitie publica