Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-04
Buyer: VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48200000 | 48312000 | 48900000 | 72000000
Submission deadline: 2021-09-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines zukunftsorientierten Wissensmanagement-Tools mit KI-basierten Suchtechniken.
In der VBL kommt es innerhalb der Fachbereiche immer wieder zu Personalveränderungen. Daher ist es wichtig, den Wissenstransfer innerhalb VBL sicherzustellen. Darüber hinaus sollen die Wissensinhalte im Interesse einer einheitlichen und rechtssicheren Bearbeitung, den Fachbereichen auch übergreifend zur Verfügung gestellt werden. Mittelfristig soll das Wissensmanagement in Teilen auch für Versicherte und Rentner sowie beteiligte Arbeitgeber der VBL nutzbar sein.
Das zukünftige Wissensmanagement soll Wissensinhalte im Interesse einer einheitlichen und rechtssicheren Bearbeitung den Fachbereichen übergreifend zur Verfügung stellen, sowie die externen Zielgruppen Versicherte, Rentenberechtigte und beteiligte Arbeitgeber beinhalten. Hinsichtlich technischer Innovationsfähigkeit wird der Einsatz von künstlicher Intelligenz in einem Wissensmanagement-Tool erwartet. Dies gilt insbesondere für die Suchfunktionen des Tools, einschließlich der Pflege zur fortlaufenden Optimierung der Suchergebnisse.
Die Beschaffung erfolgt durch Überlassung der Software für das Wissensmanagement inklusive Pflege und der entsprechenden Lizenzen. Der Auftragnehmer stellt das System inklusive der zugehörigen Wartung, Pflege, Support und Weiterentwicklung bereit. Die Dauer der Überlassung beläuft sich auf maximal 48 Monate.
Der Auftragnehmer hat zudem die zukünftigen Administratoren und die Redakteure durch Schulungsmaßnahmen in die Nutzung der Software durch fachkundiges Personal einzuweisen.
Der Auftragnehmer hat die erforderlichen IT-Basiseinrichtungen zur Inbetriebnahme und Konfiguration (inkl. individueller Anpassungen) in den Räumlichkeiten des Auftraggebers durchzuführen.
Die initiale Laufzeit des Vertrags beträgt 2 Jahre. Der Vertrag verlängert sich automatisch maximal zweimal um je ein Jahr, sofern die VBL nicht vorher kündigt. Die maximale Gesamtlaufzeit des Vertrags beträgt 48 Monate.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 Abs. 1 VgV), erfolgt entsprechend nachstehender Vorgaben und Kriterien: Es werden mindestens drei, maximal fünf Unternehmen aufgefordert.
Erstes maßgebendes Kriterium ist die Anzahl der eingereichten Referenzen über vergleichbare Leistungen, wobei hier maximal 10 Referenzen berücksichtigt werden und nur solche Leistungen als vergleichbar angesehen werden, die die unter Ziff. 4.2 des Verfahrensleitfadens genannten Mindestanforderungen erfüllen.
Sollten mehr als fünf Unternehmen über solche 10 Referenzen verfügen, ist auf der zweiten Stufe der gesamte Netto-Umsatz, den der Bewerber mit den eingereichten Referenzprojekten gemacht hat, ausschlaggebend. Hierbei wird ebenfalls nur der Umsatz von maximal 10 Referenzen berücksichtigt.
Sodann ist bei gleichem Netto-Gesamtumsatz mit den eingereichten Referenzprojekten  der Netto-Gesamtumsatz des Bewerbers der letzten drei Jahre (2018, 2019, 2020) in Addition ausschlaggebend.
1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 und 124 GWB; der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern;
Der Bewerber/ jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens folgende Angaben vorzulegen:
2. Eigenerklärung zum Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung für Sachschäden bis zu 500.000 EUR je Schadensereignis (min. zweifach maximiert pro Jahr); für Vermögensschäden bis zu 500.000 EUR bzw. Zusage, eine solche Versicherung im Falle der Bezuschlagung abzuschließen. (Die VBL behält sich vor, einen Fremdnachweis über den o.g. Versicherungsschutz zu verlangen (Kopie ausreichend). Der Bewerber hat auf gesondertes Verlangen der VBL eine entsprechende Bescheinigung innerhalb einer Frist von zwei Wochen vorlzuegen und wird entsprechende Vorbereitungen treffen. Der vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Nachweis darf im Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als sechs Monate sein.)
zu 2): Eigenerklärung zum Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung für Sachschäden bis zu 500.000 EUR je Schadensereignis (min. zweifach maximiert pro Jahr); für Vermögensschäden bis zu 500.000 EUR bzw. Zusage, eine solche Versicherung im Falle der Bezuschlagung abzuschließen.

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 und 124 GWB; der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern; 2. Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG; 3. Unternehmensdarstellung/Firmenprofil.