Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-05-23
Buyer: Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48100000 | 48440000 | 48445000 | 48451000 | 72200000
Submission deadline: 2022-06-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Fernheizwerk Neukölln AG (FHW) beabsichtigt die Implementierung eines objektorientierten, beliebig skalierbaren, hochmodernen und in deutscher Sprache geführten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning System), mit dem die komplette Wertschöpfungskette der FHW medienbruchfrei abgebildet und gesteuert werden kann.  Es sind die beiden Kernprozesse (Fernwärmevertrieb / -Verteilung und Erzeugung) mit dem Großteil der ihnen unterliegenden Geschäftsprozesse umzusetzen.  Der Nebenprozess Vermietung und Liegenschaftsverwaltung mit seinen Unterprozessen soll entsprechend der Leistungsbeschreibung im ERP- System abgebildet werden. Für weitere Geschäftsprozesse sind Schnittschnellen einzurichten. Neben der Beschaffung der Lizenzen und Implementierung des ERP-Systems ist eine Schulung der Mitarbeiter und Erbringung von Support- und Pflegeleistungen vom Leistungsumfang umfasst
Das Ziel besteht in der effizienten Digitalisierung der in der Leistungsbeschreibung benannten Prozesse. Das ERP-System muss ein bewährtes, bis auf Objektebene ausprägbares Berechtigungssystem beinhalten.  Alle Daten und Informationen müssen revisionssicher archivierbar sein.  Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Dokumente, die nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können. Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Vertragsmanagementsystem (VMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Verträge, die nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können.
Das ERP-System muss in der Lage sein, alle Daten und Inhalte DSGVO-konform zu verwalten.   Eine Einbindung von Drittsoftware/ Partnerprodukten zur Umsetzung der gewünschten Prozesse und Funktionalitäten durch den Auftragnehmer ist möglich.
Zum 01.01.2023 müssen mindestens 2 Funktionalitäten produktiv gehen:  Die "Finanzbuchführung" und das "Bestellwesen". Bis zum Ende des ersten Quartals 2023 müssen die Funktionalitäten "Verbrauchsabrechnung" und die "Anlagenbuchhaltung" "live gehen". Die weiteren gewünschten, in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis aufgezeigten, Funktionalitäten sind bis zum 31.12.2023 umzusetzen. Es sind Schulung durchzuführen und Pflege- und Supportleistungen zu übernehmen. Bei Nutzung von Drittsoftware schließt der Auftraggeber einen gesonderten Support- und Pflegevertrag.
Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 5 Jahren. Nach dieser Grundlaufzeit kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von sechs (6) Monaten zum Kalenderjahresende ordentlich gekündigt werden, Kündigungsfrist für die Softwarepflege beträgt nach Ablauf der Grundlaufzeit für den Auftragnehmer zwölf (12) Monate, für den Auftraggeber sechs (6) Monate.
Nach Prüfung der Vollständigkeit und Einhaltung der Mindeststandards erfolgt die Auswahl der am besten geeigneten Bewerber anhand der eingereichten vergleichbaren Referenzen.
Die nachfolgend unter Ziff. III.1.1) bis III.1.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen)
sind, soweit nicht abweichendes ausdrücklich vorgesehen ist, zwingend bis zum Ablauf der Frist für die
Nachreichung von Unterlagen. Das Fehlen eingeforderter Unterlagen, Nachweise und Informationen kann zum
Ausschluss des Bewerbers vom Verfahren führen. Dies gilt ausdrücklich auch im Falle einer Eignungsleihe
im Sinne § 47 VgV für die Eignungsleihgeber. Es müssen von allen Eignungsleihgebern die erforderlichen
Zugriffsmöglichkeit des Auftraggebers auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung
des Eignungsleihgebers nachgewiesen werden (§ 47 VgV). Im Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche
und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV. Es sind folgende
b) Angaben zu etwaigen rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Abhängigkeiten von anderen Unternehmen, z. B.

Eligibility requirements: Die nachfolgend unter Ziff. III.1.1) bis III.1.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) sind, soweit nicht abweichendes ausdrücklich vorgesehen ist, zwingend bis zum Ablauf der Frist für die Teilnahmeanträge vorzulegen. Einfache Kopien sind ausreichend. Sämtliche Nachweise dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Unvollständige Unterlagen können bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist durch die Vergabestelle nachgefordert werden. Die Vergabestelle behält sich außerdem vor, Originale der eingereichten Kopien sowie Erläuterungen und Konkretisierungen zu den eingereichten Unterlagen nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/ Nachreichung von Unterlagen. Das Fehlen eingeforderter Unterlagen, Nachweise und Informationen kann zum Ausschluss des Bewerbers vom Verfahren führen. Dies gilt ausdrücklich auch im Falle einer Eignungsleihe im Sinne § 47 VgV für die Eignungsleihgeber. Es müssen von allen Eignungsleihgebern die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Eignung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden sowie die tatsächliche Zugriffsmöglichkeit des Auftraggebers auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachgewiesen werden (§ 47 VgV). Im Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV. Es sind folgende Unterlagen einzureichen: a) Handelsregisterauszug b) Angaben zu etwaigen rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Abhängigkeiten von anderen Unternehmen, z. B. durch aussagekräftiges Organigramm mit allen verbundenen Unternehmen c) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 Abs. 1 VgV d) Erklärung zur Einhaltung der Restriktionen gegenüber Russland (siehe hierzu im Einzelnen Formblatt 2 und 3 des Teilnahmeantrags) Bewerbergemeinschaften müssen die unter Ziff. III.1.1)-III.1.2) genannten Angaben und Formalitäten für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorlegen und müssen zudem mit Einreichung des Teilnahmeantrages eine Erklärung vorlegen, in der: — sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft namentlich und mit Anschrift benannt sind; — die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird; — dargestellt wird, wer die Leistung der jeweiligen Leistungsbereiche im Auftragsfall tatsächlich erbringt (Angaben zur Aufgabenteilung) und — in der erklärt wird, dass im Auftragsfall alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (Die Erklärung ist von allen Mitgliedern zu unterzeichnen). Siehe im Einzelnen hierzu Formblatt 1 des Teilnahmeantrags. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften im weiteren Verfahren. Das Verbot für Mehrfachbeteiligungen gilt nicht für Nachunternehmer. Bedient sich der Auftragnehmer bei der Erfüllung des Auftrages und/oder zum Nachweis seiner Eignung anderer Unternehmen, müssen die unter Ziff. III.1.1)-III.1.2) genannten Angaben und Formalitäten für jeden Nachunternehmer zusammen mit einer Verpflichtungserklärung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, sind die Angaben für dieses Unternehmen entsprechend zu machen.