Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-08-27
Buyer: Holbæk Kommune
Country: DK
Region: DANMARK
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72253200: Computer systems support services | 72254100: Systems testing services | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 250000000 DKK
Submission deadline: 2016-10-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: 7 kommuner er gået sammen om at gennemføre et fælles udbud af økonomi- og lønsystemer, udbudt samlet som en koncernløsning (ERP).
Målet er, at kommunerne får samme kernesystemer inden for administrativ styring og så vidt muligt skaber ensartede processer i den administrative styring, dvs. udvikler de mest effektive arbejdsgange, der nedbringer ekspeditions- og sagsbehandlingstider og behovet for manuel »hands-on«. Derudover er der mulighed for, at de kommuner, der ønsker det, kan indføre fælles brugeradministration, fælles uddannelse, fælles tæt kontrakt- og leverandørstyring, og i det hele taget tænke i fælles kernekompetencer indenfor ERP.
Det er samtidigt forventningen, at et stort fælles udbud vil resultere i en skarp pris — og dermed besparelser for kommunerne — og at den fælles udbudsproces vil være væsentlig billigere, end hvis den enkelte kommune alene gennemfører et udbud.
Initiativet lægger op til at følge spillereglerne i Digitaliseringsforeningen og understøtter dermed foreningens formål om at arbejde for en harmonisering af den samlede kommunale systemanvendelse, og at skabe grundlag for et langsigtet og velintegreret samarbejde mellem foreningens medlemmer, som sikrer en velfungerende digital understøttelse af opgaveløsningen i alle kommunerne.
Deltagelse i udbuddet forpligter formelt kun kommunerne til det fælles indkøb af systemer. Alt yderligere samarbejde aftales imellem kommunerne undervejs og efterfølgende — den fælles anskaffelse er grundlaget for, at det yderligere samarbejde er muligt.
Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og gennemføres i fællesskab i alle de deltagende ordregiveres navne og på disses vegne, og de deltagende ordregivere er i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af forpligtelserne i henhold til Udbudsloven.
— Systemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober,
— Systemet skal være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.
— Systemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december.
Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.
Der er følgende optioner, som der skal gives tilbud på, og som hver deltager valgfrit kan udløse i kontraktens løbetid:
— Integration til Kundens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,
I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivernes vurdering, at anskaffelsen ikke med fordel kan opdeles. Det samlede udbud af både økonomi- og lønsystem er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.
Tilbudsgiver skal, jf. Udbudslovens § 148, som en del af sit tilbud aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet ESPD-dokumentet), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:
A. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 2 og stk. 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

Eligibility requirements: Tilbudsgiver skal, jf. Udbudslovens § 148, som en del af sit tilbud aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet ESPD-dokumentet), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold: A. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 2 og stk. 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og B. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 136, nr. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og C. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer). Ordregiverne kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Award value: 250000000