Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-10-10
Buyer: Lahden kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2018-11-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinta koskee Lahden kaupungin tiedonhallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta.
Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.
Lahden kaupunki haluaa kehittää ja uudistaa dokumenttienhallintaa, asianhallintaa, arkistointia ja prosessiohjautuvuutta sekä teknologialähtöisesti että toimintatapoja uudistamalla. Nykyinen dokumenttienhallinnan ohjelmisto on tullut elinkaarensa päähän ja on osatekijä siihen, miksi Lahti haluaa kilpailuttaa järjestelmäkokonaisuuden.
Uuden järjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia ovat monipuolisuus ja helppokäyttöisyys sekä luotettavuus. Sähköisen arkistoinnin suorittamiseen on Lahdessa ollut kaksi eri ohjelmistoa, dokumenttienhallinnassa ja asianhallinnassa omansa (IBM DM, RM, CM sekä Triplan Arkki ja Tweb).
Nykyisellään arkistoon syntyy noin 100 000 dokumenttia vuodessa. Julkishallinnon tietojärjestelmissä on otettava huomioon niiden toimintaa ja päätöksentekoa ohjaavat ja velvoittavat lait, asetukset ja määräykset. Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä sekä tiedon elinkaaren hallintaa. SÄHKE2-määräykset on otettava huomioon kehitettäessä tietojärjestelmiä, joissa syntyy arkistoitavaa tietoa. Ratkaisun tietomallin tulee perustua SÄHKE2-metatietomalliin. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Tarjoajan tulee esittää paras mahdollinen kokonaisratkaisu ja hinnoitella kaikki kokonaisratkaisuun sisältyvät järjestelmäkomponentit, vaikka jokin järjestelmäkomponenteista olisikin tilaajan käytössä nykyisin. Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.
Optiona voi tarjota myös käyttöpalvelua palveluntarjoajan omasta konesalista (SaaS). Optiona tarjottavaa käyttöpalvelua ei oteta huomioon vertailussa.
Tulemme suorittamaan osana hankintaprosessia järjestelmien käytettävyyden ja käyttökokemuksen vertailun. Järjestelmien arviointi ajoittunee viikoille 48–50, jolloin tarjouskilpailuun osallistuvia järjestelmiä testataan Lahdessa.
Tarkemmat ohjeet ja järjestelmiin konfiguroitavat käyttötapaukset löytyvät tarjouspyynnön liitteestä 3 (Demoympäristö). Tarkka aikataulu ilmoitetaan tarjouksensa jättäneille tarjoajille. Tarjouspyynnön liitteenä olevasssa vaatimusmäärittelyssä (liite 1) ja vaatimusluettelossa (liite 2) on kuvattu hankintaa tarkemmin.
Sopimus tehdään määräaikaisena neljäksi (4) vuodeksi, jonka jälkeen sitä jatketaan toistaiseksi voimassa olevana.
Tarjoajalla tulee olla vähintään kolme (3) referenssiä dokumenttien- ja asianhallinnan toteutuksista viimeisiltä kolmelta (3) vuodelta, joista vähintään yksi (1) kuntasektorilta. Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella ilmoittamalla referenssitoimituksen ajankohta, vastaanottaja ja kuvaus toimeksiannosta.