Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-26
Buyer: Universitätsklinikum Aachen AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-10-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Mit der Ausschreibung verfolgt das Universitätsklinikum Aachen das Ziel einen Auftragnehmer mit der Digitalisierung der Patientenakten zu beauftragen.
Mit dem Vergabeverfahren verfolgt das Universitätsklinikum Aachen nachfolgende Ziele, die von den Bewerbern zur Kenntnis zu nehmen sind:
Ausgeschrieben wird die TR RESISCAN zertifizierte Digitalisierung der Patientendokumentation des Universitätsklinikums Aachen AöR (nachfolgend auch "UKA" genannt) einschließlich der revisionssicheren Langzeitarchivierung mit anschließender datenschutzgerechter Vernichtung (8 Wochen nach Verarbeitung).
2. Regulatorische Aufsicht und Unterstützung der Vorbereitung der Digitalisierung, Übernahme der Vorbereitung je nach Bedarf.
7. Logistik und Transport zur Rücklieferung von digitalisierten Aktenteilen, sofern diese aus Qualitätsgründen aufbewahrt werden müssen und nunmehr im UKA benötigt werden.
Zudem sollen Altakten aus den Jahren 2020, 2021 und 2022, optional auch aus 2019 nachdigitalisiert werden, um den Fachkliniken ab dem Jahr 2020 einen durchgehend digitalisierten Patientenaktenbestand zur Verfügung stellen zu können. Hierfür sollen die gleichen Prozesse genutzt werden, wie für die tagesaktuelle Digitalisierung der neu anfallenden Akten. Es kann verhandelt werden, in welchen Chargen die Altakten zur Digitalisierung bereitgestellt und versandt werden sollen.
Der Vertrag soll zunächst für eine Dauer von 48 Monate abgeschlossen werden. Das Universitätsklinikum Aachen behält sich im Rahmen einer einseitigen Option vor, den Vertrag maximal einmal um zwei Jahre zu verlängern. Innerhalb des gesamten Zeitraumes dürfen die genannten Gebühren im Angebot durch den Bieter - später den Vertragspartner - nicht erhöht werden.
Der Bieter verpflichtet sich bei Ende des Vertrages alle übergebenen und noch nicht abgeschlossenen Fälle bis zu deren Abschluss weiterzubearbeiten. Sofern zum Ende des Vertrages die Vergabe des Folgevertrages nicht durchgeführt werden konnte, ist der Bieter verpflichtet, unter Beibehaltung der hier angebotenen Preise, die Leistungen für weitere max. 6 Monate zu erbringen. Die Vergabestelle weist im Hinblick auf den Umfang der bereitgestellten Vergabeunterlagen unter Hinweis auf die Entscheidung des OLG Düsseldorf (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.10.2018 - Verg 26/18) darauf hin, dass der Auftraggeber zunächst nur die Vergabeunterlagen bereitstellt, die zur Erfassung des Beschaffungsgegenstandes und des Leistungsumfangs erforderlich sind und dem Bewerber die Entscheidung über eine Teilnahme an dem Vergabeverfahren ermöglichen.
Die Leistungen müssen optimaler Weise ab dem 01.01.2023 bzw. in Absprache erbracht werden (Leistungsbeginn). Die Einzelheiten der ausgeschriebenen Leistung sind der vorläufigen Leistungsbeschreibung in Anlage 1 zu diesen Teilnahme- und Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Anlage 1 erhalten die Bieter ausschließlich gegen Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung, vgl. § 41 Abs. 3 VgV - Anlage 6 der Vergabeunterlagen.
Der Vertrag soll zunächst für eine Dauer von 48 Monate abgeschlossen werden. Das Universitätsklinikum Aachen behält sich im Rahmen einer einseitigen Option vor, den Vertrag maximal einmal um zwei Jahre zu verlängern.
Die Vergabestelle wertet die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, inwiefern der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung (A-Kriterien) erfüllt. Teilnahmeanträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden zwingend aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. A-Kriterien sind als solche gekennzeichnet. Die verbliebenen Teilnahmeanträge wertet die Vergabestelle im Hinblick auf die B-Kriterien aus. B-Kriterien sind als solche gekennzeichnet.
a) Auswahlkriterium 1: Durchschnittlicher jährlicher Umsatz des Bewerbers in den drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen, vgl. Ziffer C. II 2 Nr. 3 der Anlage 0 und gemäß Ziffer III.1.2 dieser Bekanntmachung.
b) Auswahlkriterium 2: Anzahl und Qualität der vergleichbaren Referenzen nach Ziffer C II 3 Nr. 7 der Anlage 0 und gemäß Ziffer III.1.3 dieser Bekanntmachung. Die Vergabestelle addiert über die erreichte Summe aus der Anzahl der Referenzen die Summe der erreichten Punkte der ausgefüllten Referenzmuster aus Anlage 2 F3 der Vergabeunterlagen hinzu. Die Vergabestelle legt dabei max. fünf Referenzen zugrunde, die mit den Ziffern 1-5 entsprechend gekennzeichnet sind. Sollte ein Bieter mehr als fünf Referenzmuster der Anlage 2 F3 einreichen und diese nicht mittels Nummerierung gekennzeichnet haben, wählt die Vergabestellt aus den Unterlagen die ersten fünf Referenzen in der Reihenfolge des übermittelten Antrags aus.

Eligibility requirements: Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag mindestens mittels Eigenerklärung die nachfolgenden Unterlagen einzureichen, wobei sich die Vergabestelle auf Nachfrage eine Überprüfung von Eigenerklärungen mittels Vorlage weiterer Unterlagen vorbehält: **** 1) Nachweis über den Eintrag ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 Abs. 1 VgV), mit Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs (6) Monate. **** 2) Auf Nachfrage der Vergabestelle: Darstellung der gesellschaftsrechtlichen Strukturen des Bewerbers **** Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.