Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-02-04
Buyer: Ennepe-Ruhr-Kreis – Jobcenter EN – Zentrale Bereiche
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services | 75314000
Estimated value: 3000000 EUR

Technical requirements: Zur Erbringung der Leistungen im Zusammenhang mit der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II verwendet das Jobcenter derzeit das Fachverfahren comp.ASS classic der Firma prosozial.
Angesichts künftig steigender Anforderungen an das Jobcenter und vor dem Hintergrund, dass prosozial Weiterentwicklungen für das Bestandssystem zurückfährt und die Einstellung des Supports angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens notwendig. Insbesondere wegen eines geplanten Umzugs des Jobcenters in eine neue Liegenschaft in 2020 muss das Jobcenter dabei spätestens zum Umzug über ein leistungsfähiges (elektronisches) DMS verfügen („papierloses“ Büro).
Der Kreis beabsichtigt, das neue Fachverfahren der Firma prosozial, comp.ASS 21, zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS 21 inkl. Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum über 4 Jahre.
Zur Erbringung der Leistungen im Zusammenhang mit der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II verwendet das Jobcenter derzeit das Fachverfahren comp.ASS classic der Firma prosozial.
Angesichts künftig steigender Anforderungen an das Jobcenter und vor dem Hintergrund, dass prosozial Weiterentwicklungen für das Bestandssystem zurückfährt und die Einstellung des Supports angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens notwendig. Insbesondere wegen eines geplanten Umzugs des Jobcenters in eine neue Liegenschaft in 2020 muss das Jobcenter dabei spätestens zum Umzug über ein leistungsfähiges (elektronisches) DMS verfügen („papierloses“ Büro).
Der Kreis beabsichtigt, das neue Fachverfahren der Firma prosozial, comp.ASS 21, zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS 21 inkl. Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum über 4 Jahre.
Bei der Eintragung unter Ziffer V.2.1) handelt es sich um den Tag der internen Entscheidung beim AG über den beabsichtigten Vertragsschluss. Der Vertrag wird nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen.
Aus Sicht des AG erfüllt nur comp.ASS-21 (cA-21) die an ein neues Fachverfahren gestellten Anforderungen. Es liegen sachlich-technische Gründe für die Entscheidung vor, insb.:
— cA-21 ist das einzige Komplettsystem, das über ein integriertes DMS verfügt. Ein Komplettsystem reduziert Schnittstellen auf ein Minimum und dient daher der Betriebssicherheit. Das Risiko von Betriebsausfällen wird hierdurch auf ein Mindestmaß reduziert,
— Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags und für eine erfolgreiche Systemumstellung ist unbedingt die verlustfreie Migration der differenzierten Datensammlung des AG sicherzustellen. Ein Datenverlust könnte u. a. zu Verzögerungen und Ausfällen bei der Auszahlung der Leistungen an die Leistungsberechtigten führen. Angesichts der Bedeutung der Sozialleistungen für die Leistungsempfänger muss das diesbezügliche Risiko soweit wie möglich minimiert werden.
Nur prosozial kann die über Jahre ausgestaltete Datenstruktur sowie sämtliche Verknüpfungen der Daten untereinander (referentielle Integrität) im Bestandsprogramm erkennen und verlustfrei in sein neues Fachverfahren übertragen. Ein Anbieterwechsel führte dagegen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem Verlust der erarbeiteten Datenbeziehungen. Da cA-21 denselben Strukturen folgt wie die Bestandssoftware, ist das diesbezügliche Risiko bei einem Verbleib bei prosozial gegen null reduziert.
— Nur mit cA-21 kann die Vielzahl der über Jahre gemeinsam mit prosozial entwickelten Programmfunktionen erhalten bleiben (z.B.: Automatisierter Fall-/Aktenabschluss; Abbildung des „4-Augen-Prinzips“; Tool zur Erstellung der Eingliederungsvereinbarung; Matching-Funktion AV-2.0). Ein Anbieterwechsel hätte dagegen deren Verlust zur Folge, weil naturgemäß ausgeschlossen ist, dass eine andere Software die betreffenden Fortentwicklungen bereits integriert hat. Zu deren Implementierung bedürfte es, falls überhaupt möglich, einer langjährigen Zusammenarbeit,
— Ein Systemwechsel führte zum Verlust der Arbeit der letzten Jahre und des dabei erworbenen Anwenderwissens der Mitarbeiter. Die betreffenden Funktionen können auch nicht in einer Leistungsbeschreibung vorgegeben werden, weil die Abläufe nicht ohne Systembezug abstrahiert und als Mindestanforderung definiert werden können,
— Der Umstellungsaufwand für die Mitarbeiter wird bei cA-21 auf das Nötigste reduziert. Erlernte Strukturen, Routinen und Abläufe bleiben weitestgehend erhalten. Dieser Erfahrungsschatz würde bei Umstellung auf ein anderes Fachverfahren größtenteils obsolet. Die Mitarbeiter müssten vollständig neue Strukturen erlernen und bis zur Systemumstellung zwei völlig verschieden strukturierte Systeme gleichzeitig beherrschen. Dies ist angesichts der Arbeitsbelastung nicht umsetzbar,
— Ein Anbieterwechsel dürfte auch zu Mehrkosten im Vergleich zu einer Beauftragung von prosozial führen. Insb. im Hinblick auf die erforderlichen Schulungen dürfte der Aufwand bei cA-21 angesichts der Ähnlichkeiten mit dem Bestandssystem, vor allem bei den Grundfunktionen, deutlich geringer sein.


Winner: prosozial GmbH
Award value: 3000000