Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-01-10
Buyer: Zorgpunt Waasland
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48450000 | 72212450
Estimated value: 475787.7 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Services de développement de logiciels d'enregistrement des horaires ou de logiciels de gestion des ressources humaines
Om de werking van het Zorgpunt Waasland te optimaliseren wordt een overheidsopdracht uitgeschreven voor het aankopen van een tijdsregistratiesysteem en planningstool dat het systeem van tijdsregistratie van de bestaande besturen moet synchroniseren en optimaliseren.
De aanneming omvat het leveren, plaatsen, aansluiten en in dienst stellen van een tijdregistratiesysteem met intelligente badgelezers en virtuele badgelezers. Het systeem dient uitbreidbaar te zijn tot een onbeperkt aantal badgelezers en personen.
De software en hardware dient ingezet te kunnen worden over meerdere plaatsen, waarbij zowel een centraal als een decentraal beheer mogelijk is.
De communicatie tussen medewerkers, diensthoofden en de dienst HR (eHR-workflows) is beschikbaar via het web en via een app voor smartphones.
De software zal toelaten om de werktijden automatisch te verwerken, met een automatische berekening van urensaldi, overuren, [...] en dit rekening houdende met onze rechtspositieregeling of onze invulling daarvan. Bijkomend laat deze applicatie toe om de afwezigheden (vakantie, ziekte, recuperatie, [...]) te beheren (ingeven, corrigeren, saldi opvolgen, [...]) om zo tot een volledig gecentraliseerd systeem te komen.
Alle eHR processen (eHR workflows) van onze diensten kunnen voorzien worden via configuratie waardoor medewerkers verlof, boekingen kunnen aanvragen en een inzage kunnen krijgen in hun persoonlijke data. Diensthoofden kunnen de aanvragen van de medewerkers goed- of afkeuren. De beheerde data wordt in een duidelijk leesbare vorm voorgesteld.
De meest gangbare werkschema’s en werkregelingen dienen in de tijdregistratie eenvoudig geparametriseerd te kunnen worden zodat een geautomatiseerde koppeling met de loonsoftware mogelijk is. Er is voor de niet cyclische diensten een personeelsplanning software aanwezig die beheerd kan worden door de planners van die specifieke diensten (Woonzorgcentra, Centrale keuken, hoteldiensten, [...]) Deze planningssoftware is volledig geïntegreerd in de tijdsregistratie.
De software dient 100 % web-based te zijn waarbij alle beschreven functionaliteiten in dit bestek volledig geïntegreerd zijn. Configureerbare gebruikersrollen bepalen wie welke functies mag zien, beheren, wijzigen.
Alle aspecten verbonden met tijdregistratie en de verwerking ervan dienen geautomatiseerd te worden via dit systeem (overuren, inhaalrust, recuperatie, berekening ploegvergoedingen, berekening fietsvergoedingen, berekening maaltijdcheques, etc.).
Het systeem werkt op het principe “management by exception” waardoor de beheerders enkel deze uitzonderingen dienen te behandelen. De rest van berekeningen gebeurt volledig automatisch.
Om de dubbele ingave van data te beperken dient de tijdsregistratie en planningstool maximaal gekoppeld te worden met de reeds beschikbare software in het Zorgpunt Waasland.
Het is toegestaan een prijs in te dienen voor een koppeling met het toegangscontrolesysteem. De aanbestedende overheid verkiest dat het toegangscontrolesysteem aan het tijdsregsitratiesysteem gekoppeld is om het gebruik van aantal badges te beperken.
Tevens is het toegestaan om een prijs in te dienen voor database views voor ongelimiteerd opvragen vaninfo door ICT-medewerkers (4 pers.).
— extra consultancy per uur gebasseerd op 16 uur per jaar voor extra ondersteuning die tijdens het jaar nodig zou kunnen zijn,


Winner: Syntegro
Award value: 475787.7
Number of bids: 3