Public procurement notice: Additional Information
Published: 2022-02-14
Buyer: Freistaat Thüringen vertreten durch das Thüringer Finanzministerium
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72211000: Systems and user software programming services | 72212190

Technical requirements: Der Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Finanzministerium, lädt hiermit alle potenziellen und interessierten Marktteilnehmer ein, an der Markterkundung zur Lieferung und Weiterentwicklung eines E-Learning-Angebots für die Nutzer des E-Akte-Systems ThüringenVIS teilzunehmen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Bekanntmachung nicht der Einleitung eines Vergabeverfahrens, sondern allein der Markterkundung gemäß §28 Vergabeverordnung (VgV) dient.Es wird lediglich eine unverbindliche, vorbereitende Marktabfrage durchgeführt, welche zum Ziel hat, interessierte Marktteilnehmer über das Projekt zu informieren und potentiell verfügbare Lösungen zu erkunden. Die im Rahmen dieser Markterkundung ermittelten Informationen dienen als Entscheidungsgrundlage für die weitere Gestaltung eines sich ggf. anschließenden Beschaffungsprozesses. Die nachfolgenden Informationen entsprechen insofern dem aktuellen Erkenntnis- und Planungsstand und können sich im Rahmen einer etwaigen Ausschreibung abweichend und/oder geändert darstellen. Die hier gemachten Angaben sind insoweit unverbindlich.
Vorliegend handelt es sich nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrages oder eine Vorinformation im Sinne des §38 VgV. Die Teilnehmer an der Markterkundung sind an ihre Informationen nicht vertraglich und auch nicht im Rahmen eines etwaigen späteren Vergabeverfahrens gebunden. Vergabeunterlagen o.ä. werden nicht bereitgestellt.
Die im Markterkundungsverfahren eingereichten Unterlagen sollen lediglich ausgewertet und als Informationsgrundlage für die Entscheidung über das weitere Vorgehen genutzt werden. Aufwendungsersatz für die Teilnahme am Markterkundungsverfahren wird nicht gewährt.
Die Teilnahme an der Markterkundung erfolgt freiwillig und unverbindlich. Von den Unternehmen übermittelte und von diesen als vertraulich gekennzeichnete Informationen werden durch den Freistaat Thüringen nicht weitergegeben. Es wird über den Freistaat Thüringen kein Informationsaustausch zwischen den interessierten Unternehmen stattfinden. Die Unternehmen werden gebeten, auf die Übermittlung personenbezogener Daten so weit wie möglich zu verzichten. Die Angabe des Ansprechpartners erfolgt freiwillig.
Der Freistaat Thüringen hat im Jahr 2021 damit begonnen, in allen seinen Behörden und Einrichtungen ein einheitliches E-Akte-System einzuführen. Es handelt sich dabei um ThüringenVIS, welches nach Abschluss des Einführungsprozesses landesweit in mehr als 50 Behörden und Einrichtungen von insgesamt ca. 12.000 Nutzern verwendet werden soll.
ThüringenVIS ist ein an die Belange und Anforderungen der thüringischen Behörden angepasstes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem auf der Basis des Softwareproduktes VIS der PDV GmbH, das der elektronischen Unterstützung des kompletten Lebenszyklus des behördlichen Schriftguts dient. Es kommt der SmartClient als StandardClient zum Einsatz. Um neuen Nutzern (z.B. bei Neueinstellungen) den Einstieg in die Nutzung von ThüringenVIS am Arbeitsplatz zu erleichtern, wird erwogen, eine Möglichkeit des selbstständigen Lernens durch den Zugriff auf Lehrinhalte und Materialien mithilfe elektronischer oder digitaler Medien anzubieten.
In Anbetracht des Fortschritts bei der Einführung von ThüringenVIS wird sich hierfür im Laufe des Jahres 2022 ein Bedarf entwickeln, der nach Abschluss des Rollouts von ThüringenVIS in allen Behörden und Einrichtungen in einer Größenordnung von schätzungsweise 300 bis 500 neuen Nutzern pro Jahr münden wird.
Denkbar ist aber auch bereits der Einsatz dieser Möglichkeit schon während der Einführung von ThüringenVIS in den einzelnen Behörden und Einrichtungen, um die zukünftigen Nutzer auf die Umstellung auf die elektronische Aktenführung vorzubereiten.
Das E-Learning-Angebot soll möglichst bald, spätestens im zweiten Halbjahr 2022 zur Verfügung stehen und bedarf voraussichtlich entsprechender Pflegeleistungen für zunächst 60 Monate.
Das E-Learning-Angebot soll auf dem in den Behörden und Einrichtungen eingesetzten ThüringenVIS mit dem SmartClient als StandardClient basieren und insofern auch die vom Standard-Produkt VIS der PDV GmbH abweichenden Ausprägungen abbilden. (Variante 1)
Alternativ erwägt der Freistaat Thüringen, ein E-Learning-Angebot zu realisieren, das auf dem Standard-Produkt VIS der PDV GmbH ohne die hiervon abweichenden spezifischen Ausprägungen von ThüringenVIS basiert und dessen Bedienoberfläche und Funktionsweise im SmartClient abbildet. (Variante 2)
Das E-Learning-Angebot soll den einzelnen Nutzern für gewisse Dauer (mindestens 6 Monate) direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen und ein selbstständiges, an die individuellen Belange des jeweiligen Nutzers angepasstes Lernen ermöglichen.
Neben einer einfachen und klaren Nutzerführung ist daher grundlegend, dass der Nutzer seine Zeit zur Nutzung des E-Learning-Angebotes frei einteilen kann, den Lernprozess ggf. unterbrechen und die Geschwindigkeit seinen Bedürfnissen entsprechend anpassen kann. Es muss die Möglichkeit bestehen, Lerninhalte unbegrenzt zu wiederholen, aber auch zu überspringen. Zudem sollten zur individuellen Lernkontrolle Übungsaufgaben bereitgestellt werden, die mit dem Lösungsweg abgeglichen werden können.
Das E-Learning-Angebot ist im Laufe der Zeit ferner zeitnah an Weiterentwicklungen von ThüringenVIS (Variante 1) bzw. des Standard-Produktes VIS (Variante 2) anzupassen, um mögliche Fehler zu bereinigen und ggf. weiter zu optimieren.