Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-13
Buyer: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services
Estimated value: 1600000 EUR
Submission deadline: 2025-04-14
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. 

Soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): 

§ 134 Informations- und Wartepflicht
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,

und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Aktuell müssen die Projektmitarbeitenden intern gefunden werden. Dies gestaltet sich regelmäßig als schwierig, da entweder die fachliche Expertise fehlt oder aufgrund von internem Personalressourcenmangel keine Person als Projektleitung abgestellt werden kann. Dann muss bei einem Projekt für Ersatz gesorgt werden.
Aus diesem Grund muss die VBG in die Lage versetzt werden, Projektleitende und -Beratende unkompliziert hinzuzuziehen.
Die Rahmenvereinbarung soll mit einer Laufzeit von zwei Jahren zzgl. zweimaliger Vertragsverlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr bis max 31.05.2029 geschlossen werden,
Einzureichende Unterlagen:
    - Angaben zum Umsatz im Bereich Projektmanagement (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass im Bereich des Ausschreibungsgegenstandes (Dienstleistung im Bereich Projektleitung/-Projetkberatung) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022-2024) jeweils ein Mindestjahresumsatz in Höhe von 500.000 EUR erwirtschaftet wurde.
- Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine im Rahmen und Umfang marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU und hält den Versicherungsschutz während der Dauer des Vertrages aufrecht. Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.

Der Nachweis ist durch Einreichung einer Kopie/eines Auszugs der Betriebshaftpflichtversicherung zu erbringen.

Eligibility requirements: Einzureichende Unterlagen:
    - Angaben zum Umsatz im Bereich Projektmanagement (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass im Bereich des Ausschreibungsgegenstandes (Dienstleistung im Bereich Projektleitung/-Projetkberatung) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022-2024) jeweils ein Mindestjahresumsatz in Höhe von 500.000 EUR erwirtschaftet wurde.
- Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine im Rahmen und Umfang marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU und hält den Versicherungsschutz während der Dauer des Vertrages aufrecht. Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.

Der Nachweis ist durch Einreichung einer Kopie/eines Auszugs der Betriebshaftpflichtversicherung zu erbringen.
other
Einzureichende Unterlagen: 

- Der Bieter legt zehn (10) vollständige ausgefüllte Qualifikationsprofile vor, die den Mindestanforderungen innerhalb des Qualifikationsprofiles Anlage "Qualifikationsprofil" entsprechen.
Für die Angabe der Qualifikation wurde die Anlage "Qualifikationsprofil" verwendet.
Die Erfüllung, auch der Kenntnisse/Erfahrungen die keine Mindestkenntnisse sind, sondern bepunktet werden, ist jeweils mit aussagekräftigen Projektreferenzen in ggf. angegebener Mindestmenge und/oder Qualifikationsnachweisen, Zertifikaten oder sonstigen geeigneten Nachweisen begründet und belegt worden.
Für die Angabe der Referenzprojektbeschreibung(en) wurde die Anlage "Projektreferenz" verwendet.

- Deutsch in Wort und Schrift
Der/die Mitarbeitende beherrscht fließend Deutsch in Wort und Schrift.
Anforderung muss durch alle einzureichende Qualifikationsprofile erfüllt werden. 
Nachweis je Qualifikationsprofil erfolgt durch Eigenerklärung.
Von Allen 10 einzureichenden Qualifikationsprofilen ist diese zwingende Anforderung zu erfüllen.

- Projektmanagementmethode IPMA Level D (ICB Level 3) Zertifizierung
Der/die Mitarbeitende hat Kenntnisse und Erfahrungen mit der Projektmanagementmethode 
IPMA Level D (ICB Level 3).
Anforderung muss zwingend durch mindestens fünf (5) einzureichende Qualifikationsprofile erfüllt werden. 
Nachweis je Qualifikationsprofil erfolgt durch Einreichung einer (1) gültigen Zertifizierung mit mindestens dem Status "IPMA Level D (ICB Level 3)" oder einer gleichwertigen Zertifizierung (wie etwa "PRINCE2 Practitioner").

  - ggf. Bietergemeinschaftserklärung (mit dem Angebot vorzulegen): Angabe der Mitglieder einer Bietergemeinschaft die sich im Fall der Auftragsvergabe zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenschließen.
- ggf. Erklärung zum Einsatz von UAN (mit dem Angebot vorzulegen): Erläuterung Unterauftragnehmer/in:
Ein/e Unterauftragnehmer/in ist eine rechtlich selbständige natürliche oder juristische Person. Er oder sie führt, von Ihnen als Hauptauftragnehmer/in beauftragt, auf Ihre Rechnung und in keinem Auftragsverhältnis zur VBG stehend, bestimmte Teile des Auftrags, mithin einen Teil der in der Leistungsbeschreibung oder im Leistungsverzeichnis festgelegten Leistungen, selbstständig aus. Mir/uns ist bekannt, dass im Fall der Auftragserteilung die Leistungen grundsätzlich im eigenen Unternehmen zu erbringen ist. Unterauftragnehmer(innen) dürfen nur nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in die Erbringung der Leistung einbezogen werden. Ich/wir benennen folgende Einsatzbereiche (Leistungsteile), die ich/wir durch Unterauftragnehmer(innen) erbringen lassen wollen.
- ggf. Erklärung zur Eignungsleihe (mit dem Angebot vorzulegen): Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, sofern sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit externen Ressourcen (Kapazitäten) bedienen muss.
- ggf. Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe (mit dem Angebot vorzulegen): Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, sofern sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit externer Ressourcen (Kapazitäten) bedienen muss. Mit der nachstehenden Verpflichtungserklärung ist nachzuweisen, dass dem Bieter bzw. der Bietergemeinschaft die erforderlichen Mittel (Ressourcen/Kapazitäten) bei der Erfüllung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen.
- ggf. Verpflichtungserklärung_UAN (mit dem Angebot vorzulegen): Erläuterung Unterauftragnehmer/in:
Ein/e Unterauftragnehmer/in ist eine rechtlich selbständige natürliche oder juristische Person. Er oder sie führt, von Ihnen als Hauptauftragnehmer/in beauftragt, auf Ihre Rechnung und in keinem Auftragsverhältnis zur VBG stehend, bestimmte Teile des Auftrags, mithin einen Teil der in der Leistungsbeschreibung oder im Leistungsverzeichnis festgelegten Leistungen, selbstständig.
Einzureichende Unterlagen:
    - Auszug aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister oder ein vergleichbarer Nachweis (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Bietergemeinschaft reicht einen aktuellen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein.
Einzureichende Unterlagen:

- mindestens 3 Referenzen im Leistungsbereich Projektleitung-/Beratung (mit dem Angebot vorzulegen): Es sind mindestens drei Referenzprojekte im Leistungsbereich externe Projektleitung und -Beratung für Projekte einzureichen.
Davon 
Mindestens zwei Referenzen mit Tätigkeit für einen öffentlichen Auftraggeber.
Mindestens eine Referenz mit Projektleitungserfahrungen von komplexen Projekten.
davon mit folgenden Projektmethoden:
Mindestens zwei Referenzen mit Projektleitungserfahrungen von agilen Projekten.
Mindestens eine Referenz mit Projektleitungserfahrungen von klassischen Projekten.

 - Angaben "Wirtschaftliche Verknüpfung" (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft ist:

? Einzelunternehmer ohne jede gesellschaftsrechtliche Verflechtung mit anderen Unterneh-men und ohne Beteiligung an anderen Unternehmen
? Konzernunternehmen
? in anderer Weise mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft

Im Falle der Konzernzugehörigkeit oder einer sonstigen wirtschaftlichen Verknüpfung mit an-deren Unternehmen haben wir hierzu in der Anlage aussagekräftige Angaben gemacht.
im Rahmen des vergaberechtlich zulässigen Rahmens
- Der Bieter legt zehn (10) vollständige ausgefüllte Qualifikationsprofile vor
- Projektmanagementmethode IPMA Level D (ICB Level 3) Zertifizierung für mind. 5 Profile
- Leistungskatalog mit Preisblatt
- Rahmenvereinbarung
- Verpflichtung auf das Daten- und Sozialgeheimnis

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)