Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-10-04
Buyer: Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48311100 | 72000000 | 79995100 | 79999100
Submission deadline: 2019-11-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.
Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) Askanischer Platz 1 10963 Berlin sowie die 16 Standorte der vdek-Landesvertretungen
Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen:
— Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) https://www.dtvp.de/Satellite/protected/mandator/project/51297/entranceund Abholung von den 16+1 Standorten des AG,
Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des Auftraggebers zweimal um jeweils weitere 2 Jahre verlängert werden (Option). Der Auftraggeber muss die Option spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende ausüben.
E-1.3: Liste der für Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahmeeiner Eignungsleihe)
E-1.7: Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nicht älter als 6 Monate);
E-1.8: Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme jeweils mindestens 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall).
E-2.1: Seit 1.1.2014 durchgeführte Digitalisierungsprojekte für Bestandsakten mit mindestens 60 000 Akten an mindestens 5 Standorten des Auftraggebers
E-2.2: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für laufende Dokumentendigitalisierung mit einem Volumen von mindestens 100 000 Seiten pro Jahr
E-2.5: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für das Rückgreifen auf eine Papierakte (Ziehen) durch den Auftraggeber
Nachweis einer Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Transport, Vernichtung/Entsorgung und Lagerung von Papier bzw. Datenträgern oder Papiermanagement, Archivlogistik.
Nachweis einer Zertifizierung zum Informationssicherheitsmanagement nach DIN EN ISO 27001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Archivierung.
Nachweis einer Zertifizierung nach DIN 66399. Die DIN 66399 ist Industriestandard für die datenschutzgerechte und gesetzeskonforme Vernichtung von schutzwürdigen Unterlagen und Informationen.

Eligibility requirements: E-1.1: Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (nur für Bietergemeinschaften) E-1.2: Unternehmensbeschreibung E-1.3: Liste der für Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe) E-1.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahmeeiner Eignungsleihe) E-1.5: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB E-1.6: Berufs- oder Handelsregisterauszug