Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-03-09
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 0.01 EUR
Submission deadline: 2018-04-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (4 Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Darüber hinaus ist die Freigabe und Buchung der Rechnung über einen Workflow im bestehenden SAP-System enthalten. Sofern ein Wareneingang nicht vor Rechnungseingang elektronisch im SAP-System erfasst wurde, soll dieser im Rahmen der Rechnungsbearbeitung aus dem Workflow-Vorgang im SAP-System quittiert werden können.
Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Darüber hinaus umfasst das Vergabeverfahren einen automatisierten Workflow für Eingangsrechnungen mit/ohne Bestellbezug sowie eine Fehlerbearbeitung. Eine Direktverbuchung soll für einen zukünftigen Einsatz berücksichtigt werden.
Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten.
Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollouts der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit noch darstellbar ist.
Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein. Hierbei wird unter einer zentralen Lösung ein einheitlicher zentraler Rechnungseingang verstanden, an dem alle Rechnungen für die gesamte MPG eingehen und der Digitalisierungsprozess an dieser Stelle startet. Eine dezentrale Lösung meint einen Rechnungseingang an mehreren Stellen (ggf. in allen 85 Instituten).
Ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind die Prozesse „Erfassung und Durchführung einer Bestellung“ und „Zahlung einer Rechnung“. Diese sind auch nicht in der Gesamtlösung zu berücksichtigen.
Gefordert werden von dem Bewerber geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers der Leistung. In dieser Liste hat der Bewerbe die Referenzen dergestalt zu sortieren, dass die zum Vergabegegenstand vergleichbarste Referenz an erster Stelle steht. Nachfolgend dann die Referenzen mit geringerer Vergleichbarkeit. Die unten genannten Ausführungen müssen dabei nicht in jeder Referenz vollständig enthalten sein. Die Bewertung der Referenzliste erfolgt entsprechend den Ausführungen in Kapitel 4.2.
Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne, hat auf jeweils ca. 5 DIN A4-Seiten gemäß der Vorlage von Anlage 8 (Muster Referenzen) zu erfolgen.
Es werden je Referenz Ausführungen zu nachfolgenden Punkten erwartet (wobei nicht alle Punkte in jeder Referenz enthalten sein müssen):
1. Zur Größenordnung: mit der gesuchten Softwarelösung werden jährlich 200 000 Rechnungen verarbeitet;
3. Zu den Erfahrungen bei der Anbindung / Implementierung der Softwarelösung an ein bestehendes SAP FI/CO System;
Hierfür sind zwingend die Vorgaben des beigefügten Musters Referenzen (Anlage 8) einzuhalten und die geforderten Referenzangaben zu machen.
Die Projektreferenzliste wird insgesamt mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Nichterfüllung der genannten Kriterien über alle genannten Referenzen wird mit null (0) bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit fünf (5) Punkten. Die Bewertung erfolgt ohne Gewichtungsfaktor, sodass max. 5 Punkte erreicht werden können.

Eligibility requirements: Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen! 1. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) [A-01] Die EEE dient gemäß § 48 Abs. 3 i. V. m. § 50 VgV als vorläufiger Nachweis der Eignung. Sofern der Auftraggeber hier zum Nachweis der Eignung sog. Eigenerklärungen fordert, ersetzt die jeweilige in der EEE vorgenommene Erklärung zu den einzelnen Eignungskriterien die Vorlage einer gesonderten Eigenerklärung und dient insoweit als Eignungsnachweis. Zu diesem Zweck hat der Bewerber vorliegend seinem Teilnahmeantrag eine ausgefüllte EEE beizufügen. Die Vergabeunterlagen enthalten hierfür eine mit den Angaben des Auftraggebers versehene EEE im XML-Dateiformat zur Verwendung (Anlage 1). Zur Handhabung der Verwendung der EEE wird auf Kapitel 2.3 verwiesen. 2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [A-02 – A-04] Der Bewerber hat das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB mit dem Teilnahmeantrag zu erklären. Die entsprechenden Angaben hat der Bewerber in Teil III der EEE vorzunehmen und damit zu erklären, dass ein Ausschlussgrund im Zusammenhang mit: — einer strafrechtlichen Verurteilung i.S.d. § 123 GWB (Angaben in Teil III Abschnitt A der EEE); [A-02], — der Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen i.S.d. § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB (Angaben in Teil III Abschnitt B der EEE); [A-03], — Insolvenz, Interessenkonflikten oder beruflichem Fehlverhalten (Angaben in Teil III Abschnitt C der EEE); [A-04] nicht vorliegt. Die Angaben müssen vollständig erfolgen. Folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und folgende Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (d.h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bewerber beruft sowie von jedem Mitglied einer BG) in der EEE – bzw. ggf. auf einem gesonderten Dokument – vorzunehmen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 3. Unternehmensdarstellung (A-05) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer (Unternehmensdarstellung) gemäß Teil II Abschnitt A der EEE: — Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Kontaktperson und –daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), — Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens?). — sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). Darüber hinaus ist eine kurze Unternehmensdarstellung gefordert, die Angaben zur Rechtsform, organisatorischen Gliederung, zum Leistungsspektrum, Gründungsjahr sowie zu Niederlassungen, einschließlich der personellen Kapazitäten des Unternehmens enthält. Die Angaben sind bitte auf einem gesonderten Dokument dem Teilnahmeantrag beizufügen. Hinweis: Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30 000 EUR vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern. 4. Berufs- oder Handelsregisterauszug (A-06) Vorlage eines aktuellen (d. h. bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als drei Monate) Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zur Erlaubnis der Berufsausübung, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Die entsprechende Angabe ist in der EEE in Teil IV Abschnitt A „Befähigung zur Berufsausübung“ unter Ziffer 1) vorzunehmen.

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