Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-03-24
Buyer: Wissenschaftsstadt Darmstadt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311100 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2021-04-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
Im ersten Schritt – und damit als Grundlage für die Systemauswahl – soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Akten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescanntes Papier, Dateien und E-Mail.
Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Aktenplans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.
— dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,
— breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Stadtverwaltung unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements,
— Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,
— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumentenmanagements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Post-korb- / Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows),
— schrittweise Einführung – zunächst in den in Kap. II.4 genannten Ämtern, in späteren Projektschritten auch in weiteren Ämtern und die,
Die DMS-Lösung soll zunächst in ausgewählten Pilotbereichen eingerichtet werden. Im Rahmen der Einrichtung soll jedoch die notwendige Infrastruktur, bestehend aus Hardware, Software, Customizing und Verfahren, derart implementiert werden, dass die Ausweitung der Lösung auf weitere Verwaltungsbereiche sowohl möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen kann.
Um die Ablagemöglichkeiten und -verfahren auch in anderen Ämtern nutzen zu können, soll es insbesondere keiner weiteren Programmierung bedürfen. Vielmehr sollen entsprechend geschulte System- und Fachadministrator*innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in der Lage sein, auf Basis der verfügbaren, eingerichteten Systemumgebung, die notwendigen Anpassungen für die Nutzung der Lösung durch weitere Ämter und Sachgebiete in Eigenregie durchzuführen.
In der ersten Beschaffungsstufe sollen ca. 300 User*innen mit Zugriff auf das DMS ausgestattet werden, innerhalb der nächsten ca. 10 Jahre soll die gesamte Stadtverwaltung mit ca. 1.600 Arbeitsplätzen das DMS nutzen.
Besteht im Rahmen des Rollouts allerdings die Notwendigkeit, neue Systemfunktionen, Schnittstellen oder Verfahren zu etablieren, die im Rahmen der Ersteinführung nicht beschafft wurden, so wird bezüglich deren Beschaffung und Einrichtung mit erneuter Unterstützung durch den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin gerechnet.
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).