Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-18
Buyer: Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72250000: System and support services | 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2021-07-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte in den Unterstützungsprozessen und in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Instituten die Verwaltungsvorgänge digitalisieren. Mit Hilfe digitaler Formulare, workflowgestützten Prozessen und elektronischer Akten sollen Abläufe kundenfreundlicher und effizienter gestaltet, Medienbrüche vermieden und eine Steigerung der Transparenz erreicht werden. Hierzu sucht die TUBS ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS).
Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte die IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse verbessern und strebt mittelfristig eine möglichst vollständige Digitalisierung der Informations- und Dokumentenflüsse an. Hierfür sucht die TUBS ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS), mit dessen Hilfe Antragsprozesse und Dokumentenflüsse digitalisiert werden können. Über die Lieferung des Systems hinaus umfasst die Leistung auch die Implementierung in den ausgewählten Anwendungsfällen „Elektronische Studierendenakte“ und „Elektronisches Vertragsmanagement“ sowie optional für die Anwendungsfälle „Elektronische Gremienakte“ und „Elektronische Personalakte“. Im Bereich der Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungsprozessen sollen folgende 6 Anwendungsfälle implementiert werden: „Beschaffungsantrag“, „Krankmeldung“, „Antrag auf Arbeitszeitbefreiung“, „Raumzuweisung“, „Anmeldung Projektsteckbrief“ und „Anmeldung Tagesordnungspunkt Präsidiumssitzung“. Angeschlossene und anzubindende Fachverfahren sind allen voran SAP als Ressourcenmanagement- und Personalverwaltungssystem, HISinOne als Campusmanagement System, BIC Process Design als internes Informations- und Prozessportal. Die Leistung umfasst zudem Nutzer-Schulungen, Systemservice-Leistungen für den Produktivstart sowie Wartung und Support.
Der Bieter weist seine einschlägigen Projekterfahrungen anhand der Darstellung von Referenzprojekten nach. Nachzuweisen sind als Mindestanforderung:
— mindestens 3 Referenzprojekte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welche in den letzten 3 Jahren begonnen wurden. Davon müssen:
— bei mindestens 2 Referenzprojekten mindestens eine Fachakte (z.B. Vertragsakte, Gremienakte, etc.) eingeführt worden sein,
— mindestens ein Referenzprojekt bei einem öffentlichen Auftraggeber vergleichbarer Größe durchgeführt worden sein,
— Zusätzlich mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welches per Schnittstelle an ein IT-gestütztes Fachverfahren (Enterprise-Ressource-Planning, Campus-Management-System, Computer-Aided Facility Management, etc.) angebunden wurde und aus der Benutzeroberfläche des IT-gestützten Fachverfahrens heraus in der Sachbearbeitung genutzt werden kann.
Für die Darstellung des Projekts oder der Projekte verwenden Sie bitte das beiliegende Formblatt „Projektsteckbrief Referenzen“.
Durch ein Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass die für die Projektleitung benannte Person über berufliche Erfahrung im Bereich des Managements von IT-System-Einführungsprojekten verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit dem angebotenen Doku-mentenmanagementsystem zu belegen. Die Mindestanforderungen an die für die Projekt-leitung nominierte Person sind damit:
— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,
Die Erfüllung der Anforderungen kann über entsprechende Projektreferenzen, Arbeitszeugnisse oder andere geeignete Nachweise belegt werden, die als Qualifikationsprofil in einem Dokument zusammengefasst dem Teilnahmeantragt beizufügen sind. Für das Qualifikationsprofil existiert kein Formblatt. Der Bieter stellt dieses in selbst gewählter, geeigneter Form zur Verfügung.
Durch das Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass jede für die Fachberatung benannte Person über berufliche Erfahrung in der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit der Implementierung von elektronischen Akten im DMS nachzuweisen. Die Anforderungen an jede für die Fachberatung nominierte Person sind damit:
— Nachweis von mindestens einem Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems,
— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,

Eligibility requirements: Vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eigung