Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-01-04
Buyer: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72210000: Software programming services
Estimated value: 468544.05 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung und Überlassung auf Dauer, Installation, Konfiguration und individuelle Anpassung (Customizing und ggf. Individualsoftware) eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) sowie zugehöriger Serviceleistungen in der Stadtverwaltung Pinneberg (Kernverwaltung und KSP).
Die Stadtverwaltung Pinneberg plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche in der Breite in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Das DMS soll in der Lage sein, elektronische Akten und Vorgänge ohne zusätzliche Führung und Nutzung von Papierakten zu verwalten und zur Verfügung zu stellen (ausgenommen davon sind Akten oder Vorgänge, die rechtlich die Papierform benötigen). Wir verstehen das Dokumentenmanagementsystem als eine Unterstützung für die vollständige, ordnungsgemäße, elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten Kernverwaltung sowie im Kommunalen Servicebetrieb. Aktuell arbeiten in Stadtverwaltung (Kernverwaltung und Kommunaler Servicebetrieb) ca. 450 Mitarbeiter*innen, wovon ca. 340 Mitarbeiter*innen jeweils an einem Computerarbeitsplatz arbeiten. Ca. 300 Arbeitsplätze verteilen sich auf die Örtlichkeiten der Kernverwaltung. Es ist beabsichtigt, zukünftig alle Vorgänge grundsätzlich digital als sogenannte elektronische Akte zu führen. Dabei müssen papiergebundene Posteingänge gescannt und digital eingehende bzw. digital erstellte Dokumente aus den entsprechenden Anwendungen heraus in das DMS abgelegt werden. Daraus herausgelöst ist der Vorgang des Einscannens zu betrachten, bei dem die Scananforderungen vom DMS an die Auftraggeberin weitergeben wer-den. Dieses Anforderungsprofil wird in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin organisatorisch und technisch erarbeitet und als Grundlage für den Scan-Prozess definiert. Das Ein-scannen von bis zum aktuellen Zeitpunkt existierenden Papierakten, als auch in Zukunft generierten Papierdokumenten ist dabei nicht Ausschreibungsgegenstand. Die Dokumente/Vorgänge im DMS müssen grundsätzlich allen Mitarbeitenden (je nach Berechtigung) mit Volltextrecherchemöglichkeit zur Verfügung stehen. Das DMS muss über einen Workflow verfügen, bei dem Dokumente/Vorgänge hausintern weitergegeben werden können. Darüber hinaus müssen Dokumente/Vorgänge nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen bzw. nach einem definierbaren Zeitraum in einer Liste den Mitarbeitenden zur Überprüfung und anschließenden möglichen Vernichtung oder Archivierung vorgelegt werden. Das Angebot umfasst Lizenzerwerb, Installation und Konfiguration in ein vorhandenes Microsoft Windows Netzwerk, inklusive Schulungen für die Mitarbeitenden und Anwendenden sowie Wartungs- und Supportdienstleistungen. Die Stadtverwaltung Pinneberg wird folgende Leistung in Anspruch nehmen:
3. Dienstleistungsaufwände: Organisationsworkshop vor der Installation, Technikworkshop/Installationsvorabsprache, Beratung, Aufwand für Grundinstallation mit Berechtigungskonzeption und Vorlagenverwaltung, individuelle Konfiguration,
6. Jährliche Wartungs- und Instandhaltungskosten 7. Support: Vor-Ort-Service mit einer Reaktionszeit von 2 Tagen, telefonischer First-Level-Support (Montag bis Freitag + Support-Hotline 8.00 - 17.00 Uhr). Die Preise sind nach diesen genannten Leistungen transparent und ausführlich aufzulisten. Sollten in der vorangegangenen Auflistung Positionen fehlen, welche für die Einrichtung und die dauerhafte Aufrechterhaltung des Betriebes empfehlenswert oder notwendig sind, so sind diese zwingend zusätzlich mit anzugeben und die damit verbundenen Kosten sind aus-zuweisen. Alle Angaben im Leistungsverzeichnis müssen zwingend erfüllt werden. Ansonsten führt dies zu einem Ausschluss des Bieters. Vertragsunterlagen werden auf Basis der EVB-IT erstellt.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies auf Grund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).


Winner: comundus regisafe GmbH
Award value: 468544.05
Number of bids: 3