Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-03-14
Buyer: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79710000: Security services
Submission deadline: 2022-04-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on hälytyskeskus- ja hälytysajopalvelut Helsingin kaupungin omistamaan 406 kohteeseen. Hälytysvalvonta kattaa kohteiden murtoilmaisujärjestelmän sekä paloilmoittimien valvonnan.  Paloilmoitinjärjestelmä on 193 kohteessa. 213 kohteessa on murtoilmaisujärjestelmä ja 115 kohteessa on yhdistelmälaite eli palo- ja murtoilmaisu samalla laitteella. Kohteiden suuruus ja valvottava järjestelmä, järjestelmän keskusyksikkö, siirtolaite ja silmukka määrät käyvät selville liitteestä Kohteiden kuvaus. Kohteet sijaitsevat Helsingin kaupungin alueella.
Tarkempi erittely kohteista ja niiden palvelutarpeesta on sisällytetty tarjouspyynnön liitteeseen Kohteiden kuvaus. Tarjouspyynnön liite Kohteiden kuvaus on salassa pidettävää tietoa ja se luovutetaan vain yritykselle (tarjoajalle), jolla on voimassa oleva turvallisuusalan elinkeinolupa. Tarjouspyynnön liite Kohteiden kuvaus on saatavissa sähköisenä erikseen pyydettäessä lähettämällä pyyntö sähköpostilla tämän tarjouspyynnön kohdassa VI.3 kerrotulla tavalla. Ennen liitteen luovutusta on tarjoajan täytettävä, allekirjoitettava ja palautettava tarjouspyynnön liitteenä oleva salassapitositoumus kohdassa VI.3 kerrotulla tavalla.
Hankinnan kohteena on hälytyskeskus- ja hälytysajopalvelut Helsingin kaupungin omistamaan 406 kohteeseen. Hälytysvalvonta kattaa kohteiden murtoilmaisujärjestelmän sekä paloilmoittimien valvonnan.  Paloilmoitinjärjestelmä on 193 kohteessa. 213 kohteessa on murtoilmaisujärjestelmä ja 115 kohteessa on yhdistelmälaite eli palo- ja murtoilmaisu samalla laitteella. Kohteiden suuruus ja valvottava järjestelmä, järjestelmän keskusyksikkö, siirtolaite ja silmukka määrät käyvät selville liitteestä Kohteiden kuvaus. Kohteet sijaitsevat Helsingin kaupungin alueella.
Hälytyskeskuspalveluilla tarkoitetaan Helsingin kaupungin kiinteistöjen rikosilmoitin- tai rikosilmoitinjärjestelmän kautta tulevien kiinteistöhälytysten (LVI), hälytyspuheluiden tai vartijakutsu- tai ryöstöpainikehälytysten vastaanottoa, käsittelyä, välittämistä sekä vasteen suorittamista. Hälytysten vastaanottaminen sekä hälytysajovalmius ovat 24 h/7 vrk.
Tarjouspyynnössä käytetään termiä ”hälytys” laajassa merkityksessä niin, että se sisältää vika-, tila- ja muut sanomat, jotka vastaanotetaan yhdestä tai useammasta turvallisuuden valvontaan käytettävästä hälytysjärjestelmästä, joita ovat esimerkiksi paloilmoitinjärjestelmät, murto- ja ryöstöilmaisujärjestelmät, kulunvalvontajärjestelmät, kameravalvontajärjestelmät, turvapuhelinjärjestelmät ja mainittujen järjestelmien yhdistelmät.
Turvallisuuspalveluiden laajuutta ja muotoa tulee voida lisätä tai vähentää sopimuskauden aikana joustavasti (sopimusehtoja noudattaen) turvallisuustilanteen tai kiinteistöjen käyttötarpeen muuttuessa.
Palveluntuottajan tulee sopeuttaa toimintansa Helsingin kaupungin hälytysjärjestelmiin. Kohteet tullaan liittämään palveluntuottajan valvontaan sitä mukaan kuin se on toteutettavissa ja se on teknisesti mahdollista. Liittäminen ja sen aikataulu suunnitellaan palveluntuottajan kanssa yhteistyössä sopimuskauden alkaessa.
Kiinteistöjen palveluiden laajuus, tarkemmat tehtävänkuvaukset määritellään ja kohdeohjeet laaditaan valitun toimittajan kanssa hankintasopimuksen tekemisen jälkeen. Toimittaja sitoutuu koko sopimuskauden ajan varmistamaan kustannuksellaan, että kohdeohjeet on laadittu jokaisesta aktiivisesta kohteesta, joissa hälytysvalvontaa ja hälytyskäyntejä tehdään. Hälytyksistä sekä hälytysajoista ja näiden toimenpiteistä toimittaja sitoutuu lähettämään asiakkaalle tapahtumailmoituksen sähköpostitse asiakkaan kanssa määritettyihin osoitteisiin.
Kaikki hälytyslaitteiden lähettämät tapahtumat tallentuvat automaattisesti hälytyskeskuksen järjestelmiin. Tähän sisältyvät esimerkiksi hälyttimien kytkennät päälle ja pois, hälytykset ja koodien vaihdot. Päivystäjän tekemät toimenpiteet ja vartijan raportit kohteelta. Tarvittavat tiedot ovat saatavina raportteina joko sähköpostiin tai/ja verkon läpi käytettävään webportaaliin. Palveluntuottaja sitoutuu tarvittaessa luomaan ilman erilliskustannuksia aiemmin kuvatun raportointijärjestelmän, mikäli heillä ei tällaista entuudestaan ole.
Palveluntuottaja sitoutuu yhdessä tilaajan kanssa kehittämään nykyistä raportointijärjestelmää, jotta raporteista käy ilmi kaikki tilaajan kannalta oleelliset asiat.
Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen todellinen arvioitu kesto on 1-2 vuotta. Arvio perustuu Helsingin kaupunkiympäristön toimialan vartiointia koskevan kokonaisuuden laajempaan uudistukseen, jotta vartiointipalvelut saadaan tilaajan toimesta kokonaisuutena kilpailutettua myöhemmin.
Sopimuksen piiriin kuuluvat tehtävät on esitetty tarkemmin liitteessä Kohteiden kuvaus. Liite sisältää Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan luottamuksellista aineistoa. Tästä syystä liite luovutetaan allekirjoitettua yrityksen salassapitositoumusta (tarjouspyynnön liite 2) vastaan. Liite luovutetaan vain yritykselle (tarjoajalle), jolla on voimassa oleva turvallisuusalan elinkeinolupa
Toimittakaa täytetty ja allekirjoitettu salassapitositoumus Helsingin kaupungin kaupunkiympäristötoimialan sähköpostiosoitteeseen kymp.turvahankinnat@hel.fi ja ilmoittakaa, mihin sähköpostiosoitteeseen (vain yksi sähköpostiosoite) haluatte liitteen toimitettavan. Liite toimitetaan turvasähköpostin välityksellä, joten salassapitopitositoumukseen tulee lisäksi merkitä turvasähköpostin vastaanottajan matkapuhelinnumero.
Sähköpostin kenttään pyydetään kirjoittamaan ¨Hälytyskeskuspalvelut salassapitositoumus¨. Salassapitositoumus on allekirjoitettava henkilön/henkilöiden toimesta, jolla/joilla on siihen yrityksen kaupparekisteriotteesta todennettavissa oleva laillinen oikeutus.
Kohteeseen ei järjestetä erillistä tutustumista. Mikäli jonkin teknisen seikan selvittäminen vaatii erityisesti kohteeseen tutustumista, tulee tästä ilmoittaa Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö arvioi tämän jälkeen onko tutustuminen kohteeseen tarpeellista vai saadaanko tieto tarjoajille osana muista kysymysten vastauksia.  Vastaukset kysymyksiin toimitetaan saman sisältöisesti kysyjästä riippumatta kaikille tarjoajille. Vain kirjallisesti tarjouspalveluun jätetyt kysymykset sitovat hankintayksikköä.

Eligibility requirements: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.