Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-05
Buyer: Esche Schümann Commichau für die KreisAbfallVerwertungsGesellschaft Minden-Lübbeke (KAVG)
Country: DE
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71541000: Construction project management services
Submission deadline: 2025-09-01
Award criteria: quality, price
EU fund: eu-funds

Technical requirements: Die KAVG ist ein kommunales Unternehmen der Abfallwirtschaft in 32479 Hille. Am Standort der von ihr betriebenen DK-II-Deponie „Pohlsche Heide“ soll ein Ressourcenzentrum der Zukunft entstehen, welches das gesamte Themenspektrum einer zukunftsfähigen Kreislaufwirtschaft an einem Standort erforscht und weiterentwickelt, die Smart Recycling Factory. Das Projekt ist geprägt von einer intensiven Kooperation z.B. mit verschiedenen Hochschulen. Zentrales bauliches Ziel ist die Schaffung einer Gebäudestruktur, die sich am Ende ihres Lebenszyklus ohne großen Aufwand demontieren und in bestehende Stoffkreisläufe überführen lässt. Es soll mittels Begleitforschung am Bau zu einem anschaulichen Lern- und Experimentierraum für das zirkuläre Bauen werden. Bezüglich Energieeffizienz des Gebäudes wird eine Zertifizierung nach BNB Standard Silber angestrebt. Aufgabe des zu findenden Projektsteuerers ist es sicherzustellen, dass die Ziele der KAVG bei der Realisierung des Projekts erreicht werden.
Eigenerklärung des Bewerbers über drei einschlägige Referenzprojekte in den letzten 5 Jahren, bei denen er Projektsteuerungsleistungen der hier geforderten Art erbracht hat. Die Referenzprojekte müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 

• Jedes der Referenzprojekte muss die Projektsteuerung für ein Bauvorhaben mit einem besonders hohen Nachhaltigkeitsstandard mit entsprechender anerkannter Zertifizierung (DGNB, LEED, BNB, BREEAM, HQE oder vergleichbar) umfasst haben.

• Jedes der Referenzprojekte muss zu einem bedeutenden Teil (> 40%) aus öffentlichen Mitteln finanziert worden sein.
• Mindestens eines der Referenzprojekte muss im Zusammenhang mit einem Forschungsvorhaben oder einer baubegleitenden, wissenschaftlichen Evaluierung durchgeführt worden sein.
Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister für den Bewerber (sofern zutreffend)
Eigenerklärung des Bewerbers zu seinen Gesamtumsätzen in den Jahren 2022, 2023 und 2024
Eigenerklärung des Bewerbers zu den anteiligen Jahresumsätzen im Bereich Projektsteuerung in den Jahren 2022, 2023 und 2024. Der Jahresumsatz im Bereich Projektsteuerung muss im Durchschnitt der letzten drei Jahre mindestens 200.000 € netto/Jahr betragen haben.

Eligibility requirements: Eigenerklärung des Bewerbers über drei einschlägige Referenzprojekte in den letzten 5 Jahren, bei denen er Projektsteuerungsleistungen der hier geforderten Art erbracht hat. Die Referenzprojekte müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 

• Jedes der Referenzprojekte muss die Projektsteuerung für ein Bauvorhaben mit einem besonders hohen Nachhaltigkeitsstandard mit entsprechender anerkannter Zertifizierung (DGNB, LEED, BNB, BREEAM, HQE oder vergleichbar) umfasst haben.

• Jedes der Referenzprojekte muss zu einem bedeutenden Teil (> 40%) aus öffentlichen Mitteln finanziert worden sein.
• Mindestens eines der Referenzprojekte muss im Zusammenhang mit einem Forschungsvorhaben oder einer baubegleitenden, wissenschaftlichen Evaluierung durchgeführt worden sein.
Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister für den Bewerber (sofern zutreffend)
Eigenerklärung des Bewerbers zu seinen Gesamtumsätzen in den Jahren 2022, 2023 und 2024
Eigenerklärung des Bewerbers zu den anteiligen Jahresumsätzen im Bereich Projektsteuerung in den Jahren 2022, 2023 und 2024. Der Jahresumsatz im Bereich Projektsteuerung muss im Durchschnitt der letzten drei Jahre mindestens 200.000 € netto/Jahr betragen haben.
Nachweis des Bewerbers, dass er über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1.000.000 € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage der
Versicherungspolice. Ggf. hat der Bieter sich zu verpflichten, im Auftragsfalle eine Versicherung in entsprechender Höhe für die Vertragsdauer abzuschließen; ergänzend ist die formlose Bestätigung eines Versicherers vorzulegen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung für den Bieter bereit ist. Bei Bildung einer büroübergreifenden Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dafür Sorge zu tragen, dass die Versicherung sich in voller Höhe auf sämtliche Mitglieder gemeinsam erstreckt.
Eigenerklärung des Bewerbers über die Gesamtzahl seiner Mitarbeiter jeweils für die Jahre 2022, 2023 und 2024. Sowie Eigenerklärung des Bewerbers über die Anzahl seiner Mitarbeiter im Bereich Projektsteuerung mit Studienabschluss der Fachrichtungen Maschinenbau, Bau- oder Wirtschaftsingenieurwesen (oder vergleichbarer Studienabschluss einer Fachhochschule oder Hochschule) jeweils für die Jahre 2022, 2023 und 2024. Die Anzahl entsprechender Mitarbeiter muss im Durchschnitt der letzten drei Jahre mindestens drei Mitarbeiter betragen haben (ggf. inkl. mitarbeitender/n Büroinhaber/n).
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Projektteam und Leistungskonzept
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Aufgabe des zu findenden Projektsteuerers ist es sicherzustellen, dass
• die festgelegten Ziele der KAVG bei der Realisierung des Projektes erreicht werden;
• die an das Projekt gestellten Qualitätsanforderungen in technischer, zeitlicher und kostenmäßiger Hinsicht eingehalten werden;
• ein reibungsloser Projektablauf sichergestellt wird und
• das Projekt in jeder Hinsicht formell ordnungsgemäß abgeschlossen wird.

Der Projektsteuerer übernimmt zur Erreichung dieser Ziele insbesondere folgende Aufgaben der Auftraggeberin als Bauherrin:
• Projektorganisation
• Kosten- und Terminsteuerung
• Qualitätskontrolle der Leistungen
• Vertragsdokumentation und -überwachung
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen technischen Dokumentation.
• Unterstützung bei Anbahnung der Nachhaltigkeitszertifizierung
• Vorbereitung der Bauabnahme
• Gewährleistungsmanagement 

Ziel dieser Ausschreibung ist die Beauftragung eines geeigneten Projektsteuerers mit folgenden Leistungen: 
• Mitwirkung bei der Aufstellung und Überwachung von Organisations-, Termin- und Zahlungsplänen.
• Laufende Qualitäts-, Kosten- und Terminkontrollen im Interesse der KAVG.
• Koordinierung und Kontrolle der Projektbeteiligten und laufende Abstimmung mit den Zielen der KAVG.
• Fachlich und inhaltlich klare sowie umfassende Formulierung der Aufgabenstellung an die Projektbeteiligten und damit Gewährleistung einer größeren Sicherheit für die erfolgreiche Projektdurchführung.
• Überwachung und Fortschreibung der Planungsziele und Klärung von Zielkonflikten.
• Regelmäßige Information der Auftraggeber über die Projektentwicklung und etwaige drohende Abweichungen vom Planungs- und Bau-Soll.
• Rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen der KAVG unter Berücksichtigung der jeweiligen Entscheidungsstrukturen und -wege.
• Koordinierung und Kontrolle der Bearbeitung von Finanzierungs-, Zuwendungs- und Genehmigungsverfahren.
• Sicherstellung von Transparenz und klarer Kommunikation für alle Projektbeteiligten durch professionelle Vorbereitung, Organisation und Dokumentation der Informationsflüsse. 
• Regelmäßige Präsenz auf der Baustelle in einem dem Projektfortgang angemessenen Umfang
• Koordinierung der Begleitforschung mit Forschenden, dem Entscheidungsgremium und beauftragten Gewerken bei Änderungen im laufenden Bauprozess.

Über die ausdrücklich genannten Einzelleistungen hinaus hat der Bieter/Auftragnehmer im Rahmen der ihm übertragenen Projektsteuerungsleistungen alle erforderlichen Leistungen zu erbringen und Maßnahmen zu ergreifen, damit das Projekt vertragsgerecht, insbesondere mängelfrei sowie innerhalb der vorgesehenen Bauzeit und des von der Auftraggeberin vorgesehenen Kostenrahmens ausgeführt und fertig gestellt wird.