Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-26
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72224100: Systems implementation planning services
Estimated value: 1806000 EUR
Submission deadline: 2022-10-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Migrationsprojekt soll zu Beginn des Jahres 2023 beginnen und bis zu Beginn des Jahres 2027 abgeschlossen sein (Produktivsetzung)..Die erforderlichen Leistungserwartungen und Arbeitspakete für das Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Migrationsprojekt wurden in einem Vorprojekt definiert. Der Fokus der Vorstudie lag u. a. auf folgenden Punkten:
Die Auftraggeberin hat die für eine S/4HANA-Umstellung notwendige HANA-Datenbank bereits eingeführt. Die Auftraggeberin beauftragt die Migration vom bislang installierten System SAP-ERP auf die Version S/4HANA. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre, beginnend ab dem 01.02.2023. Der Abschluss ist spätestens bis zum 31.01.2027 vorgesehen.
Die Umstellung auf SAP S/4-HANA soll grundsätzlich im Rahmen eines Brownfield-Ansatzes erfolgen. Das bestehende SAP ERP-System soll in ein S/4HANA-System konvertiert werden. Die Auftraggeberin hat ein Vorprojekt zur S4/HANA-Einführung mit externer Unterstützung im Zeitraum von November 2020 bis Februar 2022 durchgeführt. Das Ergebnisdokument dient insbesondere als Informationsquelle zu der Ist-Situation und bildet einen Rahmen für das anstehende Umstellungsprojekt. Aufgrund der Entwicklungen in der SAP-Produktstrategie müssen die im Dokument abgebildeten Prämissen nicht zwingend in der Form verfolgt werden.
Für eine zielgerichtete Migration wurde ein grober Aufgabenablauf mit folgenden, vorgelagerten Projekten identifiziert:
Der Knowhow-Aufbau und die Schulungen sollen so strukturiert werden, dass eine Überführung in einen beraterunabhängigen Betrieb ermöglicht wird. Die benötigten Fachworkshops werden voraussichtlich mit jeweils 10 Beschäftigten der Auftraggeberin besetzt. Die Administratoren und Key-User der Auftraggeberin müssen vom anbietenden Unternehmen eingewiesen und geschult werden. Für die Anwenderschulungen werden im Durchschnitt 5 Administratoren und 10 Key-User unterstellt. Basis der Schätzung ist dabei grundsätzlich ein Schulungsvorgehen nach „Train-the-Trainer“- Konzept.
An dieser Stelle werden alle Interessenten darüber informiert, dass folgendes Unternehmen mit der Dokumentation einer Voruntersuchung für die Projektumsetzung beauftragt wurde: Best Practice Consulting AG, Am Mittelhafen 16, 48155 Münster.
Diese Beauftragung erfolgte auf der Grundlage eines vorab durchgeführten Vergabeverfahrens für die Auswahl eines geeigneten Beratungsunternehmens. Mit dieser Beauftragung erlangte das vorbefasste Unternehmen Informationen, über die kein anderer Bewerbende vorab informiert wurde. Aus diesem Grund werden bereits mit Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs, zur Vermeidung einer Wettbewerbsverzerrung die kompletten Vertragsunterlagen allen Interessenten zur Verfügung gestellt
Die drei höchstplatzierten Bewerber werden nach Auswertung des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert. Grundlage für die Bewerberauswahl bildet hierbei die erstellte Wertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb.
Es ist beabsichtigt, über eine Auswahl des Beratungsunternehmens nach Durchführung von zwei Verhandlungsrunden zu entscheiden.
Dieser Auftrag wird nur an geeignete Unternehmen vergeben, welche die geforderte Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen. Zu diesem Zweck werden folgende Eignungskriterien vorgegeben, für die mit Einreichung die nachfolgenden Eigenerklärungen und ggf. Nachweise eingereicht werden müssen:
Bitte weisen Sie die erforderliche Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung durch die Vorlage eines Eintrags in ein Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach. Der Nachweis über die erlaubte Berufsausübung kann auch auf andere Weise beigebracht werden.
Bieter, die weder im Handelsregister noch in einem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und diese gesondert dem Angebot beizufügen.
-	Unbedenklichkeitsbestätigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Steuern (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022).
-	Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022). Als Nachweis reicht hierfür aus, den Beleg jener Krankenkasse beizufügen, bei denen die meisten Beschäftigten im Unternehmen versichert sind.
-	Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022.

Eligibility requirements: Dieser Auftrag wird nur an geeignete Unternehmen vergeben, welche die geforderte Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen. Zu diesem Zweck werden folgende Eignungskriterien vorgegeben, für die mit Einreichung die nachfolgenden Eigenerklärungen und ggf. Nachweise eingereicht werden müssen: -	Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Bitte weisen Sie die erforderliche Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung durch die Vorlage eines Eintrags in ein Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach. Der Nachweis über die erlaubte Berufsausübung kann auch auf andere Weise beigebracht werden. Bieter, die weder im Handelsregister noch in einem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und diese gesondert dem Angebot beizufügen. Folgende Nachweise sind beizufügen: -	Unbedenklichkeitsbestätigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Steuern (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022). -	Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022). Als Nachweis reicht hierfür aus, den Beleg jener Krankenkasse beizufügen, bei denen die meisten Beschäftigten im Unternehmen versichert sind. -	Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022.

Award value: 1806000