Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-12-23
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72210000: Software programming services | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services
Submission deadline: 2025-01-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Leistungen werden im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 119 Abs. 5 GWB, § 17 VgV vergeben. Es gelten die Bestimmungen des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV). Das bedeutet: Zunächst werden auf einer ersten Stufe im Rahmen der Bewerbungsphase aus denjenigen Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag eingereicht haben, die geeigneten Unternehmen herausgefiltert, die die Mindestanforderungen erfüllen. Diese werden zur Abgabe verbindlicher Angebote aufgefordert. Eine weitergehende Beschränkung des Bieterkreises findet nicht statt. Über die Inhalte der Angebote kann dann verhandelt werden. Nach den Verhandlungen werden unter Umständen die Vergabeunterlagen angepasst und dann finale Angebote abgefordert. Es können auch mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden.
Die FITKO ist zum 1. Januar 2020 als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) in gemeinsamer Trägerschaft des Bundes und der Länder in Frankfurt am Main gegründet worden. Die FITKO bildet als kleine und agile Organisation den operativen Unterbau des IT-Planungsrats und unterstützt diesen organisatorisch und fachlich sowie bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben. Die FITKO soll die föderalen Aktivitäten zur Digitalisierung der Verwaltung bündeln, die Koordinierung und das Controlling der Projekte und Produkte des IT-Planungsrats verantworten, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) koordinieren sowie die föderale IT-Architektur weiterentwickeln. Leistungsgegenstand ist die Umsetzung des Vorhabens "Pilotierung Messenger-Kommunikationskanal für die G2C-Kommunikation". Das Vorhaben ist mit Beschluss vom 12. Juli 2023 ein Vorhaben des Föderalen IT-Architekturboards. Das Föderale IT-Architekturboard unterstützt und berät den IT-Planungsrat in strategischen Fragen bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen der IT-Architektur. Zu den Aufgaben des Boards gehören u. a. die Initiierung von Architekturvorhaben sowie die kurzfristige Bereitstellung dringend benötigter Lösungen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Das Architekturboard begleitet zudem mit sog. "Projektpaten:innen" Infrastrukturprojekte mit Auswirkungen auf die föderale IT-Architektur.  Die Auftraggeberin plant ein Proof-of-Concept durch eine einfach zu nutzende Kommunikationslösung basierend auf dem Matrixstandard, welche sich in die vorhandene IT-Landschaft der öffentlichen Verwaltung reibungsarm eingliedert. Zur Durchführung des Vorhabens werden im Rahmen der  Leistungsbeschreibung die Dienstleistungen, die im Rahmen des Projektes durch die Auftragnehmerin zu erbringen sind, definiert. Die Leistungsbeschreibung enthält detaillierte Informationen über den Umfang und die Qualität der von der Auftragnehmerin als Dienstleisterin zu erbringenden Leistungen sowie technische, organisatorische und zeitliche Rahmenbedingungen, die bei der Leistungserbringung von der Auftragnehmerin als Teil der Leistungspflicht zu beachten sind. Des Weiteren wird beschrieben, welche Mitwirkungsleistungen die Auftraggeberin erbringt. Zudem werden die Ziele der Auftraggeberin und die daraus resultierenden Herausforderungen beschrieben, um ein umfassendes Bild des Gesamtprojektes zu vermitteln, das die Auftragnehmerin bei der Erbringung der Leistung zu berücksichtigen hat.  Gegenstand der Leistungserbringung sind die Konzeption, Entwicklung und Pilotierung (inkl. Qualitätssicherung) einer einfach nutzbaren Lösung zur Kommunikation mit staatlichen Stellen, sowie die darauf bezogenen IT-Beratung durch die Auftragnehmerin. Diese zu erbringenden Leistungen werden nach Aufwand vergütet und in agiler Vorgehensweise in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin erbracht; nähere Regelungen zur Vergütung finden sich in dieser Leistungsbeschreibung, im Vertrag und im Preisblatt als Anlage zum Vertrag.
Die Pflicht zur Erbringung der Leistung beginnt nach Zuschlagserteilung mit einer Laufzeit von 12 Monaten. Zusätzlich behält sich die Auftraggeberin eine einseitig in Textform ausübbare Option zur dreimaligen Verlängerung der nach Aufwand zu vergütenden Leistungen um jeweils 12 Monate mit einer vertraglichen Maximallaufzeit von insgesamt 48 Monaten vor (siehe Abschnitt 3.6 der Leistungsbeschreibung). Die Verlängerungsoption wird spätestens zwei Monate vor Ablauf der 12-monatigen Laufzeit in Textform ausgeübt.
Mindestanforderung an die Eignung: Abgabe einer Eigenerklärung des Bieters, dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird  und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Die Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken: (x) für Personen- und Sachschäden mindestens 1.500.000 Euro pauschal je Schadensfall, (x) für Vermögensschäden mindestens 100.000 Euro je Schadensfall.
Durchschnittliche Gesamtzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung an die Eignung: Der Bieter muss Angaben zu der Anzahl der von ihm beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) machen. Die Mitarbeitendenzahl ist in Vollzeitäquivalenten auszuweisen. Mindestanforderung Mitarbeiteranzahl: Der Bieter verfügte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021-2023) durchschnittlich über eine Gesamtmitarbeitendenzahl in Vollzeitäquivalenten von mindestens 20  Mitarbeitenden, wovon mindestens 10 Mitarbeitende in der Softwareentwicklung, Softwarebetrieb, technischer Konzeption oder Lösungsarchitektur tätig sein müssen.