Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-08-17
Buyer: Bundesamt für Güterverkehr
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72262000: Software development services
Estimated value: 268908 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Verlängerung des Verlängerung des Supportvertrages Océ PRISMAsatellite for ERP V3 DocBridge Pilot V3 und DocBridge FileCab
Der Auftraggeber beabsichtigt, die Verlängerung des Supportvertrages für die Produkte Océ PRISMAsatellite for ERP V3 DocBridge Pilot V3 und DocBridge FileCab, sowie Unterstützungsleistung beim Konfigurieren und Anpassen der Produkte an die Erfordernisse des BAG.
Der Auftraggeber beabsichtigt, die Verlängerung des Supportvertrages für die Produkte Océ PRISMAsatellite for ERP V3 DocBridge Pilot V3 und DocBridge FileCab, sowie Unterstützungsleistung beim Konfigurieren und Anpassen der Produkte an die Erfordernisse des BAG.Der Zugriff ist aufgrund der lizenzrechtlichen Bestimmungen nur durch den Hersteller möglich. Der Auftraggeber besitzt keine, über die einfachen Nutzungsrechte hinausgehenden, Rechte an der Anwendung.
Supportvertrages für die Produkte Océ PRISMAsatellite for ERP V3 DocBridge Pilot V3 und DocBridge FileCab, ist aufgrund der lizenzrechtlichen Bestimmungen nur durch den Hersteller möglich, da der Auftraggeber über keinerlei Nutzungsrechte verfügt, die über die einfache Nutzung der Anwendung hinausgehen.
Es ist dem Auftraggeber daher nicht möglich, die Software selbst zu pflegen oder durch einen Dritten pflegen zu lassen, ohne gegen entsprechende Lizenzrechte zu verstoßen. In jeden Vorfahren (EETS,Zahlstelle, SCOWI, IKOLOWi) sind zudem bestimmte Besonderheiten zu beachten, was dazu führt, dass für die Erbringung der Unterstützungsleistung das erforderliche Knowhow erst erarbeitet werden müsste, welches wiederum auf Kosten einer Einarbeitungszeit geht.
Zudem müssten als Sicherheitsmechanismus bzw. vorgreifend für den Gewährleistungsfall bei jedem Zugriff auf die Software (Update, Patches etc.) Übergabeprotokolle geführt werden und eng durch das Bundesamt begleitet werden. Dies würde sowohl Mehraufwand verursachen, als auch eine ggf. notwendige schnelle Störungsbeseitigung konterkarieren. Die vertraglich vereinbarten, für das Bundesamt notwendigen Reaktionszeiten würden nicht mehr greifen.
Dies ließe sich auch nicht durch eine vertraglich vorgesehene enge Zusammenarbeit zwischen der Canon und dem weiteren Unternehmen abmildern. Die Unternehmen treten im Markt als Konkurrenten auf. Eine echte Zusammenarbeit der Unternehmen sowie die notwendige Steuerung durch das BAG ist, und dies belegen die Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten, äußerst problembehaftet.
Im Störungsfalle kann es z. B. zu Zuständigkeitsdiskussionen und Abgrenzungsfragen und damit zu Dokumentationslücken oder Lücken in der Leistungserbringung kommen, die die Störungsbehebung behindern und die Verfügbarkeit mindert. Im Falle eines Ausfalles könnte dies zur Folge haben, dass z. B. Mahnungsfristen verstreichen würden oder eine händische Verarbeitung mehrerer tausend Dokumente notwendig wäre und die nur mit zusätzlichen Personalaufwand zu leisten wäre.
Darüber hinaus kann die abschließende Haftung für Fehler oder Ausfälle nicht oder nur unter erheblichen Aufwand zugeordnet werden bzw. im Extremfall das Hinzuziehen eines Gutachters erfordern. Ein Bezug der Unterstützungsleistung von einem Dritten ist aufgrund dieser Problematik technisch wie wirtschaftlich nachteilig.
Im Rahmen der Interoperatibilität sind die einzelnen Komponenten aufeinander konfiguriert und feinjustiert. Die Steuerinformationen werden über einen spezifizierten Code auf den Dokumenten aus den Vorverfahren (EETS, Zahlstelle, SCOWI, IKOLOWi), zur Druckverarbeitung übergeben. Das Modul DocBridge FileCab (Client) plausibilisiert anhand des Codes und des vorgegebenen Layouts die Dokumente und leitet diese nach erfolgreicher Prüfung dem Modul DocBridge Pilot (Server) zur Aufbereitung zu. Die durch die Aufbereitung entstandenen Informationen werden in einen 2-D-Matrix-Code umwandelt. Die Druckdateien werden dem Produkt PRISMAsatellite übergeben, der diese wiederum in Stapeln verarbeitet, die entsprechend der Kuvertierung und Frankierung gestapelt worden sind.
Aufgrund dieser Komplexität würde im Rahmen der Weiterentwicklung, der Pflege und der Wartung mit einem erhöhten Implementierungs- und Testaufwand zu rechnen sein, da die Koordination über mehrere Unternehmen zu leisten wäre, welches das Risiko der Fehleranfälligkeit erhöht.
Fristsetzung gemäß § 135 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1-3 GWB zur Ankündigung einer Direktvergabe, dessen Unwirksamkeit innerhalb von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, vor den Nachprüfungsinstanzen geltend gemacht werden muss.


Winner: Canon Deutschland GmbH
Award value: 268908