Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-10-11
Buyer: Landkreis Altötting, vertreten durch Herrn Landrat Erwin Schneider
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Landkreis Altötting beabsichtigt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb von der vorhandenen Jugendamtssoftware OK.JUG auf die Fachsoftware OK.JUS (ebenfalls betrieben von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)) umzustellen.
Das Jugendamt Altötting benötigt eine moderne Fachsoftware (insbesondere in Hinblick auf die Digitalisierungsstruktur des Bundes) für die Verwaltung und Bearbeitung der Klienten nach den gesetzlichen Vorschriften (SGB VIII), die Ausgabe- und Einnahmeverwaltung sowie für Auswertung, Controlling und gesetzlicher/individueller Statistikabfragen. Die vorhandene Jugendamtssoftware – OK.JUG – wird von Seiten der Betreiberfirma (AKDB) nicht mehr weiterentwickelt. Es ist daher die Umstellung auf ein neues Programm erforderlich. Nach umfassender, europaweiter Markerkundung erfüllt nur die Jugendamtssoftware der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) alle zwingenden Anforderungen (A-Kriterien) des Landkreises Altötting. Es soll daher im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb eine Umstellung auf die Fachsoftware der AKDB - OK.JUS - erfolgen.
Nach umfassender, europaweiter Markterkundung wurde festgestellt, dass ausschließlich die Jugendamtssoftware der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) alle zwingenden Anforderungen (A-Kriterien) des Landkreises Altötting erfüllt. Aus technischen Gründen ist daher kein Wettbewerb vorhanden; § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV.
Im Detail: Um die vorhandenen begrenzten Arbeitsressourcen des Landratsamtes Altötting entsprechend auf das Kerngeschäft zu fokussieren, ist eine Auslagerung von geeigneten Verfahren unausweichlich. Der Einsatz einer Rechenzentrumslösung ist die effektivste Lösung, um einen reibungslosen sowie bürgerfreundlichen Betrieb zu gewährleisten. Im Landratsamt Altötting wurde daher bereichsübergreifend für das Verkehrswesen sowie für Jugend und Soziales entschieden, die Verfahren im RZ-Betrieb auszulagern.
Es ist nicht möglich den RZ-Betrieb auf ein privates, gewinnorientiertes Rechenzentrum auszulagern (z.B. Backup Rechenzentrum in nicht EU-Ländern), da die Einhaltung der DSGVO dadurch nicht gewährleistet werden kann. Der IT-Dienstleister muss daher zwingend die komplette Softwarelösung und alle damit verbundenen Dienstleistungen anbieten. (siehe Gerichtsurteil Europäischer Gerichtshof Schrems II, Verarbeitung von personenbezogene Daten von EU Bürgern nur unter Berücksichtigung der DSGVO.)
Zudem ist eine bestehende und bereits funktionierende DMS-Anbindung (komXwork) zwingend erforderlich. Sobald in einer Organisationseinheit (Sachgebiet, Stabsstelle etc.) die elektronische Aktenführung offiziell eingeführt ist, muss das DMS für die Archivierung der festgelegten Akten- und Vorgangsarten zwingend verwendet werden. Eine elektronische Ablage von aktenrelevanten Dokumenten außerhalb des DMS ist unzulässig, da hier eine revisionssichere Ablage nicht gewährleistet werden kann. Dies ergibt sich aus der Dienstanweisung des Landratsamtes Altötting für die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems.
Weiter sind die Träger der öffentlichen Jugendhilfe mit der Neuregelung des § 79 Abs. 3 SGB VIII ab 10.06.2021 (KJSG) verpflichtet, für eine ausreichende personelle Ausstattung der Jugendämter und der Landesjugendämter zu sorgen. Zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderung zur Personalbemessung müssen daher jederzeit die quantitative personelle Ausstattung im Wege einer Auswertung überprüft werden können. Es ist deshalb zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderung zur Personalbemessung unabdingbar, dass jederzeit die quantitative personelle Ausstattung im Wege einer Auswertung überprüft und hierdurch ein Organisationsversagen durch die Behördenleitung vermieden werden kann.
Nach umfassender Markterkundung wurde festgestellt, dass kein weiteres Unternehmen, alle oben genannten, zwingenden Anforderungen (insbesondere den DSGVO-konformen RZ-Betrieb) erfüllen kann. Aufgrund dessen kann sich der Landkreis Altötting auf die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) beschränken, die er zur Angebotsabgabe auffordert. Die Durchführung eines Wettbewerbs ist nicht erforderlich. Es erfolgt ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV.
Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammern. Ein Antrag auf Nachprüfung nach §§ 160 ff. GWB ist schriftlich zu stellen und an die
Die Fristen für die Einlegung eines Nachprüfungsantrags richten sich nach § 160 Abs. 3 GWB. Dieser lautet:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
(2) Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.


Winner: Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)
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