Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-10-30
Buyer: Klinikum Esslingen GmbH
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 30233100 | 48820000: Servers | 51611100 | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services

Technical requirements: 1. Ausgangslage und Systemkontext: Das Klinikum Esslingen betreibt seit 2007 das Bild- und Befundkommunikations- und Archivierungssystem der Firma GE Healthcare GmbH, bestehend aus den Systemen Centricity PACS, Centricity RIS, Enterprise Archive (VNA) und dem KIS-integrierten Bild- und Befundaufruf. Diese Systeme sind technisch sehr eng miteinander verzahnt und in einen umfassenden Servicevertrag mit GE Healthcare eingebettet (Full Managed Service). Teile der Server‑ und Storage‑Hardware haben das Ende ihres Lebenszyklus erreicht und müssen erneuert werden. Im Zuge dessen müssen auch die Speicher- und Archivierungskapazitäten erweitert werden. Zur Sicherstellung der Patientenversorgung durch das Klinikum Esslingen als Krankenhaus der Zentralversorgung muss diese teilweise Erneuerung und Erweiterung der Server- und Storage-Systeme sowie die damit verbundene Datenmigration während des laufenden Patientenbetriebs reibungslos und mit einer minimalen Betriebsunterbrechung (maximal 30 min) außerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit durchgeführt werden. 
Die neuen Hardwarekomponenten sollen den Betrieb des Gesamtsystems für weitere drei Jahre gewährleisten. Dies soll erreicht werden durch ausreichend Reservekapazitäten für das prognostizierte Datenwachstum. Die bestehende nahtlose Systemintegration der GE‑Anwendungen RIS, PACS und VNA untereinander muss erhalten bleiben. Ebenso müssen das systemübergreifende Tiering einzelner Untersuchungen (Studies) im Rahmen des Image Lifecycle Management (ILM), die Verschlüsselungssoftware bei Datenübertragungen und die zertifiziert revisionssichere Langzeitarchivierung erhalten bleiben. Der beschriebene System-Upgrade muss in das quartalsweise Patching, in das proaktive Monitoring und in die Incident‑/Change‑Prozesse des bestehenden GE‑Service eingebunden werden. 
2. Leistungsumfang: 
2.1 Lieferung Hardware: Lieferung von Serversystemen (HPE DL 360/DL380 Gen11 oder gleichwertig); - Lieferung von passenden Storage-Systemen. Ausstattung gemäß den Vorgaben der GE Healthcare GmbH (erforderliche Prozessoren, Arbeitsspeicher, Netzwerkkarten, Netzteile, Boot-Medien, etc.); - Lieferung sämtlicher erforderlicher Zubehörkomponenten für die vollständige Integration in das RIS/PACS-Bestandssystem. 
2.2 Software-Lizenzen: Lieferung notwendiger VMware vSphere Standard-Lizenzen entsprechend dem Sizing (Abdeckung 3 Jahre); - Lieferung weiterer für den Betrieb des Gesamtsystems RIS/PACS erforderlicher Middleware-Komponenten, u.a. für das korrekte Tiering in den hierarchischen Speichersystemen (Image Lifecycle Management); - Betriebssysteme (Microsoft Windows Server, Microsoft SQL-Lizenzen) werden vom Klinikum bereitgestellt. 
2.3 Dienstleistungen: - Projektmanagement (Planung, Koordination, Terminsteuerung nach PMI/Six Sigma Methodik); - Montage und Verkabelung der Server sowie Integration in die bestehende IT-Infrastruktur; - Grundinstallation Windows Server OS, Einrichtung in bestehendes Netzwerk, Installation, Updates; - Installation und Anbindung der Storage-Systeme; - Einrichtung und Migration virtueller Maschinen (VMs) nach Vorgabe von GE Healthcare; - Installation und Anbindung an die bestehende GE Healthcare PACS-, RIS- und VNA-Umgebung; - Durchführung der Systemintegration inkl. Schnittstellen-Workshop, Erstellung/Überarbeitung Schnittstellenspezifikationen, technischer Test und End-to-End-Abnahme; - Konfiguration und Customizing (inkl. Anpassung Masterfile-Daten, klinisches Feintuning); - Erstellung eines Betreiber- und Ausfallkonzepts für die GE Healthcare RIS/PACS/VNA Umgebung; - Schulung technischer Systemadministratoren (Dokumentation und Übergabe); - Go-Live-Unterstützung während der Umstellung.
2.4 Migration: - Planung und Durchführung der Migration bestehender PACS-/RIS-/Archiv-Datenbanken und Applikationen auf die neue Hardwareplattform; - Minimierung von Ausfallzeiten während der Umstellung durch Parallelbetrieb; - Abstimmung mit dem Klinikum über Migrationsschritte und Wartungsfenster. 
2.5 Wartung / Service: - Aufnahme der neuen Hardware in den bestehenden Service- und Wartungsvertrag mit GE Healthcare; - Quartalsweises Patching der Betriebssysteme (ESX-Server, Windows Server) in Abstimmung mit den IT-Verantwortlichen des Klinikums; - Proaktive Systemüberwachung durch GE Healthcare gemäß bestehendem Servicekonzept. 
3 Weitere Anforderungen an den Auftragnehmer: - Gewährleistung vollständiger Kompatibilität der Hardware mit den bestehenden GE-Systemen (Centricity RIS, Centricity PACS, Enterprise Archive, VNA, iCAS); - Sicherstellung der Gesamtverantwortung für das Gesamtsystem RIS/PACS für Hardware, Integration, Migration und reibungslosen Betrieb; - Einhaltung der regulatorischen Anforderungen (Datenschutz, Medizintechnik, IT-Sicherheit); - Durchführung aller Arbeiten im laufenden Betrieb der unternehmenskritischen Anwendungen RIS und PACS mit minimaler Betriebsunterbrechung, d.h. ≤ 30 min.
4 Liefer- und Abnahmebedingungen: - Lieferung, Installation und Inbetriebnahme gemäß Projektplan; - Erstellung und Vorlage einer detaillierten System- und Projektdokumentation; - Durchführung einer Abnahmeprüfung inkl. Funktions- und Schnittstellentests; - Abnahmeprotokoll durch das Klinikum Esslingen.
5 Vertragsbedingungen: - Vertragslaufzeit: 3 Jahre; - Abrechnung nach Lieferung und Abnahme; 30% Anzahlung bei Auftragserteilung, 70% nach der Abnahme; - Integration in den bestehenden Wartungsvertrag (GE Healthcare GmbH)
Die vorliegende Ex-Ante-Transparenzbekanntmachung erfolgt im Sinne des § 135 Abs. 3 GWB. Die Zuschlagserteilung/Auftragserteilung an die GE Healthcare GmbH (Peter-Müller-Straße 24-26, 40468 Düsseldorf) erfolgt gemäß § 135 Abs. 3 GWB frühestens nach Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung.

§ 135 GWB regelt:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.


Winner: GE Healthcare GmbH