Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-17
Buyer: Aarhus Kommune
Country: DK
Region: DK042
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72211000: Systems and user software programming services
Estimated value: 13000000 DKK
Submission deadline: 2025-05-15
Award criteria: quality, price

Technical requirements: En ansøger eller tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende.  Dokumentation: i overensstemmelse med udbudslovens §§ 152-153.
En ordregiver skal udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet.  Dokumentation:  Ordregiver er berettiget til at indhente relevant dokumentation for hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver befinder sig i en situation som kan medføre udelukkelse i medfør af nærværende udelukkelsesgrund.
En ordregiver skal udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at en interessekonflikt, jf. udbudslovens § 24, nr. 18, i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende foranstaltninger.   Dokumentation:  Ordregiver er berettiget til at indhente relevant dokumentation for hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver befinder sig i en situation som kan medføre udelukkelse i medfør af nærværende udelukkelsesgrund.
En ordregiver skal udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at en konkurrencefordrejning som omhandlet i udbudslovens § 39 som følge af den forudgående inddragelse af de økonomiske aktører i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger.   Dokumentation:  Ordregiver er berettiget til at indhente relevant dokumentation for hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver befinder sig i en situation som kan medføre udelukkelse i medfør af nærværende udelukkelsesgrund.
En ordregiver skal udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i det pågældende udbud har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 eller 3, og, hvis det er relevant, i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 eller 6, de fastsatte minimumskrav til egnethed i udbudslovens §§ 140-144 eller udvælgelsen i § 145.   Dokumentation:  Ordregiver er berettiget til at indhente relevant dokumentation for hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver befinder sig i en situation som kan medføre udelukkelse i medfør af nærværende udelukkelsesgrund.

Eligibility requirements: Ikke anvendt
Der gælder ingen minimumskrav til ansøgers egnethed.

Ansøger bedes i ESPD DEL IV ”Udvælgelseskriterier” angive op til 3 referencer for lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for ansøgningsfristen. Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse.

Hvis der er tale om en igangværende kontraktforhold, er det alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som skal angives/beskrives og vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen bør i relevant omfang omfatte:
•	Opgavens art (fx beskrivelse af system/løsning samt leverede ydelser, fx implementering, drift og/eller vedligeholdelse)
•	Opgavens omfang (realiseret værdi og mængder, fx antal brugere, borgere, kørsler mv.)
•	Referencens varighed (for igangværende opgaver kan fremtidig slutdato angives, eller slutdato kan udelades)
•	Navn på kunden og kontaktperson med angivelse af e-mail og telefonnummer
Såfremt der angives mere end 3 referencer, vil der blive set bort fra referencer, der overstiger det efterspurgte antal, Dvs. at angives der 4 referencer, vil der blive set bort fra den fjerde og sidste reference.
Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive indledende tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver foretage udvælgelsen på baggrund af referencernes samlede relevans ift. den udbudte Leveringskontrakt, herunder:
•	Opgavens art
•	Opgavens omfang
•	Varighed/udførelsesperiode (jo flere referencer (dog maksimalt 3) og jo længere udførelsesperiode (dog maksimalt 3 år), desto bedre)
Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig, og der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra den tilbudsgiver, som ordregiver forventer at indgå aftale med. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte de oplyste referencer.
Der indgår en arbejdsklausul jf. bilag 7.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte opfylder ordregivers behov som beskrevet i:
•	use cases fastsat i bilag 3.
•	optioner fastsat i bilag 3.3
Som grundlag for evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” skal tilbudsgiver udfylde bilag 3.i.
Ved evalueringen tillægges use cases større betydning end optioner.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Implementering af servicen” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Implementering af servicen” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Implementering af servicen” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende:
•	Tidspunktet for Overtagelsesdagen er så tidligt som muligt. 
•	Tilbudsgivers beskrevne plan for implementering sandsynliggør, at tilbudsgiver kan gennemføre en succesfuld implementering til den nye service.
•	Tilbudsgivers fastsatte milepæle og tilknyttede aktiviteter er relevante.
•	De fastsatte tidsrammer og ressourcer for implementeringsplanen er realistiske i forhold til projektets omfang.
•	Tilbudsgivers tilbudte forslag til metoder og værktøjer vurderes egnede i forhold til opgaveløsningen og udførelse af implementeringsplanen.
•	Tilbudsgivers plan for test og prøver i implementeringen omfatter tilstrækkelige testcases for at sikre, at servicen er fyldestgørende implementeret hos Kunden.

Som grundlag for evalueringen af ”Implementering af servicen” skal tilbudsgiver udfylde bilag 6.i.
Ved evalueringen tillægges tidspunktet for Overtagelsesdagen samlet set større betydning end de øvrige anførte punkter.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Organisation og samarbejde” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala.
Hvad angår underkriteriet ”Organisation og samarbejde” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala.
Ved evalueringen af ”Organisation og samarbejde” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende:

Samarbejde:
•	Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde er tilpasset og egnet til løsning af aktiviteterne i de relevante styringsgrupper.
•	Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde sandsynliggør, at der ikke vil ske et uforholdsmæssigt stort træk på Kundens ressourcer i forhold til fx mødeafholdelse, krav til Kundens dokumentation af fejl samt øvrige forudsætninger for Kundens medvirken.

Fejlhåndtering:
•	Tilbudsgivers tilgang til håndtering og udbedring af fejl understøtter Kundens behov for hurtig genoprettelse af adgang til servicen med mindst mulig forstyrrelse af Kundens forretning.
•	Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til incident management, hvor det er nemt og hurtigt at identificere en given fejls status for afhjælpning og prioritering.
•	Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til support management, hvor supportanmodninger bliver overvåget og evalueret.
•	Tilbudsgivers rapportering skaber overblik og giver fuldstændigt billede af servicens løbende tilstand og overholdelse af servicemål.   
Som grundlag for evalueringen af ”Organisation og samarbejde” skal tilbudsgiver udfylde bilag 1.i.
Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær pointmodel, hvor tilbud med den laveste evalueringstekniske pris, får tildelt 10 point, og hvor der gives 0 point ved laveste evalueringstekniske pris + 100 pct.
Point for hvert tilbud udregnes efter følgende formel:
Point = højeste point i skalaen – ((højeste point i skalaen – laveste point i skalaen) / 100 pct.) * (tilbuddets evalueringstekniske pris – laveste evalueringstekniske pris) /laveste evalueringstekniske pris. 

Såfremt et eller flere tilbud ligger uden for spændet laveste evalueringstekniske pris + 100 pct., vil spændet blive udvidet med 10 procentpoint, indtil alle tilbud kan rummes inden for prisspændet.
Som grundlag for evalueringen af ”Pris” skal tilbudsgiver udfylde bilag 4.i, hvori den evalueringstekniske pris fremgår i celle E17 på fanen ”Opsummering”.
I det tilfælde, at der er en Option, som tilbudsgiver ikke kan opfylde, vil Ordregiver evalueringsteknisk korrigere med den dyreste pris blandt øvrige modtagne tilbud for den aktuelle Option, hvorefter en sammenligning af tilbuddene kan færdiggøres.

Winner: Comdia ApS