Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-05-19
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72261000: Software support services
Estimated value: 670400 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: •	Anpassungen an der Benutzeroberfläche zur Optimierung von Prozessabläufen in der Personaladministration die Erweiterungen und Optimierung der ESS/MSS-Funktionen auf mobilen Endgeräten,
•	die Dokumenten- und Formularerstellung für den Schriftverkehr Personalservice und Personalmanagement,
•	zusätzliche Dialoge für die Kernkomponenten der Stellenadministration, Personaladministration und dem Recruiting,
•	die Sicherstellung der mit den beauftragten Funktionalitäten und Umsetzung der erforderlichen Erweiterungen,
•	die Anpassungen der nicht-prozessbezogenen Anforderungen an das Berichtswesen, Berechtigungskonzept, Layout, Formulare,
•	die Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR-Service Prozessen und Workflows für die Plattform mit aktuellem Release Upgrade, mit der Erhöhung der Patch Level und Anpassungen an der Systemintegration, hier insbesondere für:
•	die Anbindung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Abwesenheitsverwaltung im Personalsystem,
•	die Entwicklung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung im Personalsystem mit Schnittstelle zu Personalabrechnung (PAISYadvancedHCM),
Im Auftrag der BVG wurden von den Beratern der MHP für das HCM PeopleSoft kundenspezifische Modifikationen an der Standardsoftware und kundenspezifische Erweiterungen erstellt, sowie Erweiterungen der MHP eingesetzt. Beispiele sind u.a. die Module die Fallerfassung, die Projektverfolgung und der Abfragemanager.
Im Rahmen des PostGoLive Supports werden aktuell von MHP neue Systemfunktionalitäten auf Basis des Standards der Version 9.2 (Einsatz von Workflows, die Prozessoptimierung und Standardisierung) für den Anwender nutzbar gemacht. Für die Durchführung der Leistungen sind genaue Kenntnisse der bisherigen zu Grunde liegenden Anpassungen/Erweiterungen, der BVG-Systemumgebung sowie der Anforderungen/Ziele/Geschäftsprozesse der BVG eine unabdingbare Voraussetzung. Nur die MHP verfügt über das notwendige BVG-spezifische Know How und ist sofort in der Lage, die zwingend erforderlichen Leistungen zu erbringen.
Partner für den Betrieb der Plattform ist der derzeitige Auftragnehmer für die beauftragten Erweiterungen. Ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies würde eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen. Zusätzliche Schnittstellen würden diesbezüglich auch zusätzliche Risikopotenziale für die Systemsicherheit und für die Funktionen der Anwendung bedeuten. Die gewählte Anwendung bietet den sichersten Weg, um die Risiken von Fehlfunktionen abzuwenden, Kompatibilitätsproblemen zu vermeiden. Die Alternativen wären mit einem wesentlich höherem Umstellungsaufwand verbunden.
Eine Übergabe an einen anderen Auftragnehmer wäre auch aufgrund der damit verbunden hohen Komplexität, dem zusätzlich erforderlichen Aufwand für Einweisung in die technischen und fachlichen Zusammenhänge, dem höherem Aufwand für die Durchführung der notwendigen Übergaben, der zusätzlichen Schaffung der erforderlichen technischen Einrichtungen und der erheblich längeren Einarbeitung in die bekannten Strukturen, Rahmenbedingungen und der umfangreichen Dokumentation, welche über die letzten 20 Jahre gewachsen ist, unwirtschaftlich und auch zeitlich innerhalb des vorgegeben Rahmens nicht leistbar und birgt dadurch eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit für Fehler und zusätzliche Aufwände die zur Sicherstellung des fortlaufenden Betriebs unbedingt vermieden werden müssen.
Um den herstellerseitigen Support zu erhalten und grundlegende Plattformfunktionalitäten, die Sicherheit und den Applikationsbetrieb sicherzustellen, sind neue Plattform Release Upgrades, Patches, Hot Fixes und Sicherheitspatches zur Anpassung und Erweiterung der beauftragten und begonnenen Leistungen zwingend erforderlich geworden. Die Anpassungen und Erweiterungen sind zwingend erforderlich, um die neuen Funktionen nutzen zu können. Weiterhin wäre es ohne Berücksichtigung der neuen Funktionen für die Implementierungen der standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozesse und Workflows nicht möglich, den vollständigen Funktionsumfang der Leistungen herzustellen.
Mit dem derzeit bei der BVG durchgeführten Upgrade des genutzten Payroll-System-Integration (PaisyAdvancedHCM) ist eine Migration auf eine unterstützte Version erforderlich geworden, um die operative Gehaltsabrechnung aufrecht zu erhalten. Damit verbunden sind auch Anpassungen und Erweiterungen der beauftragten und begonnenen Leistungen.
Die Anpassungen und Erweiterungen sind zwingend erforderlich, um die neuen Funktionen nutzen zu können.


Winner: MHP Management- und IT-Beratung GmbH
Award value: 670400