Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-04-30
Buyer: Bayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72243000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253100: System support services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 1180640 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Anpassungsprogrammierung, Pflege und Weiterentwicklung, Helpdesk und Anwendersupport der Software „KiBiG.web“
Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden. Aktueller Auftragnehmer ist die BMS Consulting GmbH, die die Wartung, den Support, das Helpdesk und die Weiterentwicklung von KiBiG.web verantwortet.
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 10 000 Einrichtungen, in denen rund 600 000 Kinder betreut werden. Das jährliche Volumen der staatlichen und kommunalen Förderung beträgt rund 4,7 Mrd. EUR.
Neben der kindbezogenen Förderung nach dem BayKiBiG werden zusätzlich der Elternbeitragszuschuss ab dem 1. Kindergartenjahr und freiwillige staatliche Leistungen, wie z. B. der Leitungsbonus und der Beitragsersatz sowie die Betriebskostenförderung aus Bundesmitteln nach dem Kinderförderungsgesetz (KiFöG) im System abgerechnet.
Im Rahmen eines neuen Grund- und Helpdesk- / Supportvertrages soll sichergestellt werden, dass das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel.
Das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web ist auf Grundlage einer Übereinkunft der Bundesländer NRW und Bayern als Weiterentwicklung des NRW-Förderverfahrens KiBiz.web entstanden.
Das Programm unterstützt die Antrags- und Bewilligungsprozesse für die kindbezogene Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und –betreuungsgesetz (BayKiBiG) für ca. 10 000 Einrichtungen, in denen rund 600 000 Kinder betreut werden. Das jährliche Volumen der staatlichen und kommunalen Förderung beträgt rund 4,7 Mrd. EUR.
Neben der kindbezogenen Förderung nach dem BayKiBiG werden zusätzlich der Elternbeitragszuschuss ab dem 1. Kindergartenjahr und freiwillige staatliche Leistungen, wie z. B. der Leitungsbonus und der Beitragsersatz sowie die Betriebskostenförderung aus Bundesmitteln nach dem Kinderförderungsgesetz (KiFöG) im System abgerechnet.
Im Rahmen eines neuen Grund- und Helpdesk- / Supportvertrages soll sichergestellt werden, dass das bestehende onlinegestützte Abrechnungs- und Auswertesystem KiBiG.web, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen des BayKiBiG und auf den bayerischen Behördenvollzug, weiterhin fortlaufend gepflegt und ggf. fortentwickelt wird. Zu pflegen und weiterzuentwickeln ist auch das Antrags- und Bescheiderstellungsverfahren sowie das Modul für Auswertungen und zur Berechnung der festgelegten Haushaltsmittel.
Es wird ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 119 Abs. 5 GWB iVm § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV durchgeführt, da der Auftrag nur von einem Unternehmen erbracht werden kann.
Die BMS Consulting GmbH ist als Entwickler der Software derzeit die einzige Firma, die das entsprechende technische Hintergrundwissen über das onlinegestützte Abrechnungs- und Auswerteverfahren KiBiG.web hat und damit über die notwendigen Kenntnisse für eine Spezifikation der für Bayern notwendigen Anpassungen, Pflege und Weiterentwicklung verfügt.
Ein Anbieterwechsel wäre mit erheblichen, mit der derzeitigen Personalkapazität nicht abzudeckenden Mitwirkungsaufwänden auf Seiten des StMAS verbunden, um einen neuen Anbieter in die Lage zu versetzen, die o. g. Dienstleistungen sachgerecht zu erbringen. Zwar ist der bei einem Produktwechsel entstehende Mehraufwand allein grundsätzlich nicht geeignet, um eine Direktvergabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV zu rechtfertigen (VK Sachsen, Beschluss vom 4.12.2018 - 1/SVK/023-18). Vorliegend bestehen aber neben dem Mehraufwand für den Auftraggeber noch andere Gründe. Die starke Auslastung insbesondere des Kindergartenbereichs durch die Herausforderungen der Corona Pandemie führt dazu, dass weder das StMAS noch die das System nutzenden Kommunen derzeit in der Lage wären, die Umstellung auf ein anderes System zu bewältigen. In dieser Konstellation, in der ein Umstellungsaufwand schlicht nicht zu bewältigen wäre, ist das angesammelte Fachwissen bei den Beratern (Umsetzung von rechtlichen Änderungen in Fachkonzepte), Entwicklern (Wartung, Integration neuer Konzepte in bestehende Softwarestruktur) und Supportmitarbeitern (Bearbeitung von fachlichen Anfragen mit über 10 000 Servicekontakte pro Jahr bei rund 20 000 Nutzern) unabdingbar und kann in der erforderlichen Zeit und ohne (derzeit nicht mögliche) Mitwirkung von StMAS und Kommunen nur durch die BMS Consulting GmbH geleistet werden. Der Einarbeitungsaufwand für einen Drittanbieter bei einer derart umfänglich individualisierten Software ist als sehr erheblich einzustufen; er könnte nur in einem unverhältnismäßig langen Zeitraum in das Verfahren einarbeiten und für sich den Quellcode erschließen.
Zudem müssen die über das System laufenden Abrechnungen der kindbezogenen Förderung nach dem BayKiBiG, der vom Bund zur Verfügung gestellten Mittel für unter Dreijährige sowie der Beitragszuschuss für Eltern von Kindern in Kindertageseinrichtungen und Tagespflege mit einem kommunalen und staatlichen Fördervolumen von rund 4,7 Mrd. EUR und festgelegten Auszahlungszeitpunkten der Förderung ohne Brüche vollzogen werden, da der Bereich der Kindertagesbetreuung gerade in der Corona Pandemie sehr stark im öffentlichen und politischen Fokus steht.
Aufgrund der Komplexität der aktuellen Lösung wären mit einem Anbieterwechsel erhebliche Risiken verbunden, dass die bestehende Funktionalität gestört wird, was weder den Kommunen noch Bürgerinnen und Bürgern in der ohnehin schon durch Corona angespannten Situation nicht zumutbar ist.
Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsparameter, § 14 Abs. 6 VgV. Bei einer Vergabe des Auftrags an ein anderes Unternehmen bestünden für den Auftraggeber die Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen sowie von höherem Mitwirkungs- und damit Zeitbedarf. Auf Grund der Corona Pandemie stehen dafür jedoch, wie bereits dargelegt keine Kapazitäten zur Verfügung. Das Funktionieren der Plattform, die von ca. 20 000 Nutzern in ca. 10 000 Einrichtungen, 2 200 Gemeinden und ca. 100 staatlichen Bewilligungsstellen zur Anwendung kommt, ist gerade in der derzeitigen Situation von zentrale Bedeutung. Es muss daher im Interesse der Systemsicherheit und Funktion jedwedes Risikopotentiale ausgeschlossen und der sicherste Weg gewählt werden. Aus diesem Grund stellt die Vergabe des Auftrags an ein anderes Unternehmen keine vernünftige Alternative dar.


Winner: BMS Berens Mosiek Siemens Consulting GmbH
Award value: 1180640
Number of bids: 1