Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-06-28
Buyer: degewo AG
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72212100: Industry specific software programming services | 72212421
Submission deadline: 2024-09-26
Award criteria: price, quality

Technical requirements: -Alle Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 GWB (liegen dem Bieterbogen bei)
-siehe Vergabeunterlagen
Bei der degewo AG, einem kommunalen Wohnungsbauunternehmen mit einem Bestand von 79.000 Wohnung und ca. 1500 Mitarbeitenden, gibt es die Abteilung Forderungsmanagement. In dieser Abteilung werden Mieten buchhalterisch überwacht und Forderungen gegenüber säumigen Mietern verfolgt.
Zur Digitalisierung der Prozesse im Forderungsmanagement soll eine ganzheitliche Software eingeführt werden.
Im Laufe der Implementierung von ca. einem Jahr ist die einzuführende Software auf die Prozesse des Auftraggebers anzupassen. Es sollen dabei auch Schnittstellen zu Gerichten, Gerichtsvollziehern, Behörden und Anwälten etc. sowie Systemen der degewo AG aufgebaut und eingerichtet werden.
Nach der Implementierung sollen Lizenzen für die derzeit rund 20 Beschäftigten im Forderungsmanagement und künftig mehr Personen überlassen werden. Die Vertragsgestaltung soll entsprechend eines EVB-IT-Vertrags (https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-und-bvb/evb-it/evb-it-node.html) geschehen. Je nach Technologie der Software kommt ein EVB-IT System-Vertrag oder ein EVB-IT Cloud-Vertrag zur Anwendung.

Essentielle Anforderungen an die Software sind die folgenden:
Funktionale Anforderungen:
Aufgabenliste
abteilungsübegreifendes Bearbeiten von Fällen
Ein-/ Ausbuchungen durch Fachabteilung
buchhalterische Zuordnung von Zahlungen im Rahmen der Mietenbuchhaltung
Abrechnung und Verwaltung von freien Mitarbeitern
mobiles Bearbeiten von Fällen (Gerichtstermine, Räumungen, Besuchsaktion)

Technische Anforderungen
Schnittstelle zu Power BI
Schnittstelle zu SAP Blue-Eagle und KKM
Schnittstelle zum Schriftgut
Schnittstelle zu Gerichten
Schnittstelle zu Inkasso-Dienstleistern
Schnittstelle zu Anwälten
Customizing möglich
Service Anforderungen
hohe Verfügbarkeit der Software
schnelle Reaktionszeiten
zeitnahe Umsetzung von Anforderungen
im Lizenzmodell/Support inbegriffene Umsetzung von künftigen gesetzlichen Anforderungen

Details sind im Lastenheft/Leistungsverzeichnis zu finden.
Softwarepaket zur Digitalisierung Forderungsmanagement
--gemäß Vergabeunterlagen
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bieterbogen incl. Anlagen zu machen: 

1.	Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bieterbogen - Anlage 1)
2.	Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bieterbogen - Anlage 2)
3.	Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bieterbogen - Anlage 3)

Werden anstelle von Eigenerklärungen Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Stellen eingereicht und ist in diesen keine Gültigkeitsdauer angegeben, dürfen die Bescheinigungen am Tag des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als ein Jahr sein.

Hinweis:	Eingereichte Eigenerklärungen zu Nr. 1 (Steuern und Abgaben) und Nr. 3 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.
Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zu Nr. 1-3
Kopie der am Tag des Schlusstermins für den Eingang der Angebote gültigen 
- ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder
- ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt 
  oder Mecklenburg-Vorpommern oder

4.	Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bieterbogen – Anlage 5) 

Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 10 dem Bieterbogen beizufügen, jeweils in deutscher Sprache.
Erklärung über die Anzahl der in den letzten drei Kalenderjahren pro Jahr jahresdurchschnittlich sowie aktuell (Stand: April 2024) beschäftigten Arbeitskräfte (aufgeschlüsselt in Projektmanager und IT-Entwickler, ect.
Mindeststandard sind mindestens 1 Person mit Projektmanagement-Zertifizierung und 1 Person mit mind. Bachelor-Abschluss in Informatik

Eligibility requirements: other