Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-05-07
Buyer: Municipiul Blaj
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 800900 RON
Submission deadline: 2021-06-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servicii de digitalizare a documentelor din arhivă, în cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administrație publică inteligentă și participativă”, cod SMIS 135372
Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372.
Necesitatea retrodigitalizarii documentelor din arhiva, vine din urmatoarele nevoi identificate la nivelul administratiei publice locale:
— realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care sa faciliteze regasirea si valorificarea continutului documentelor;
— asigurarea protectiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultarii directe si a contactului fizic cu exemplarul original;
— evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor in procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanarii documentelor vechi (xerox obisnuit);
— eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic;
Se doreste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent: pregatire documente, scanare, indexare, creare baza de date.
Numarul de zile până la care ofertanții pot solicita clarificări înainte de data-limită de depunere a ofertelor: 18 zile. Autoritatea contractanta va raspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificari/informații suplimentare în a 11-a zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Obiectul contractului este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform Nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
• Refacerea documentelor în forma iniţială, relegare daca este cazul (după retro-digitalizare/scanare);
• Semnarea electronica a documentelor la distanta cu un certificat calificat emis in numele titularului dreptului de dispozitie pentru a se garanta “neschimbarea acestora”, conform legii 135 /2007
• Organizarea fisierelor (imagini scanate si metadescriptori organizati intr-o structura de tip baza de date temporara) pentru a fi importate de catre ofertant in arhiva electronica deja achizitionata de Municipiului Blaj in cadrul unui proiect anterior
Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170.000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată.
Estimarea documentelor este volumetrică. Un dosar are ȋn medie 2 pag. A4 sau A3 şi 2 pag. de dimensiuni mai mari (adică 6 pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.

Eligibility requirements: Motive de excludere Ofertanții, terții susținători și subcontractanții NU trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016, cu exceptările prevăzute la art.166 și art.171 Informatii cu privire la neincadrarea in prevederile art.59 si 60 din Legea nr.98/2016 Informatiile solicitate pentru neincadrarea in prevederile art. 59 si 60 din Legea nr.98/2016 sunt solicitate si subcontractantului si Tertului sustinator, daca este cazul Precizam ca persoanele care detin functii de decizie din cadrul autoritatii contractante, în ceea ce priveste organizarea, derularea si Finalizarea procedurii de atribuire, sunt: Nr crt Numele si prenumele Functia 1 ROTAR GHEORGHE VALENTIN PRIMAR 2 MURESAN LIVIA VICEPRIMAR 3 STEFANESCU SERGIU ION SECRETAR/MANAGER PROIECT 4 GHINESCU CRISTINA DIRECTOR ECONOMIC 5 ALDEA TOADER IACOB DIRECTOR ADMINISTRATIV 6 SARATEAN MIHAILA SEF BIROU INVESTITII 7 Megiesan Ovidiu Virgil RESPONSABIL FINANCIAR 8 CALIN VIRGINIA-CRISTIANA MANAGER PROIECT 9 LAZAR MARIUS IOAN INSPECTOR BIROU INVESTITII/RESPONSABIL TEHNIC 10 COMSA ALINA PAULA INSPECTOR BIROU ACHIZITII/RESPONSABIL ACHIZITII 11 MOLDOVAN CAMELIA RESPONSABIL TEHNIC 12 CANCIU ALEXANDRU -CRISTIAN AVOCAT/CONSULTANT EXTERN ACHIZITII PUBLICE Modalitatea de îndeplinire: Se va completa DUAE în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, respectiv art. 202 alin. (1) din Legea 99/2016 si se va Depune Declaratia privind evitarea conflictului de interese -Sectiunea Formulare. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea Autorității/entității contractante doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării Ofertelor sunt: — certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante, cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul General consolidat (buget local, buget de stat etc.) la momentul prezentării; — cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al Respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum Rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv; — după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 Alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; — alte documente edificatoare, după caz. În cazul în care în țara de origine sau țara în care este stabilit ofertantul/terțul susținător/subcontractantul nu se emit documente de Natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art.164, 165 și 167, autoritatea Contractantă are obligația de a accepta o declarație pe proprie răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale Referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau Judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens. !!!Nota: 1. Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/subcontractant) atrage respingerea acesteia ca Inacceptabilă. 2. Se vor depune, odata cu DUAE, urmatoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv În care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere, după caz si Declaratia Privind evitarea conflictului de interese -Sectiunea Formulare. — Cerinta 1 — Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condiţiile legii din ţara de rezidenţă, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situaţiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activităţile care fac obiectul contractului, — Informaţiile cuprinse în acest document vor fi reale/actuale la MOMENTUL PREZENTĂRII, — Nota 1: În cazul ofertanţilor străini, se vor prezenta documente echivalente emise în ţara de rezidenţă, — Nota 2: În cazul în care oferta este depusă de o asociere, cerinţa privind obiectul de activitate trebuie să fie îndeplinită de fiecare asociat pentru partea de contract pe care o realizează. Modalitate de indeplinire — completare DUAE, urmand ca documentul justificativ, respectiv certificatul ONRC sau pentru ofertantii straini, documentul echivalent emis in tara de rezidenta, va fi prezentat la solicitarea autoritatii contractante doar de catre operatorul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Cerinta 2: — Ofertantii trebuie sa detina o autorizatie de functionare din partea Arhivelor Nationale in conformitate cu prevederile art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 actualizata. Justificare: conform art 19 alin 1 din Legea 16/1996 – “(1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz” Pentru activitatile din prezentul contract ofertantii trebuie sa detina aceasta autorizatie impusa de lege. Modalitate de indeplinire: — Completare DUAE, urmand ca documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv autorizatia de functionare, sau în cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele echivalente emise în țara de rezidență, traduse în limba română, urmează să fie prezentate, la solicitarea Autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor

Award value: 800900