Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-10-02
Buyer: Keva
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2018-11-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön, dokumenttien hallintaan ja digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.
Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti. Toimittajalla tulee olla valmius käynnistää projekti ja määrittelyt välittömästi, kun sopimus on allekirjoitettu. Tästä syystä vähimmäisvaatimusten mukaisten ominaisuuksien tulee olla käytössä jollain palveluntarjoajan asiakkaalla jo tarjouksen jättöhetkellä.
Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön ja dokumenttien hallintaan sekä digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.
Palvelun tulee tarjota käyttäjilleen toiminnot kiinteistöyhtiön koko elinkaaren aikaisen hallinnon dokumentaation hallintaan, yhtiöhallinnon prosessien ohjaukseen ja osapuolten väliseen yhteydenpitoon koskien yhtiön toiminnan organisoimista ja valvontaa. Tämä sisältää mm. pöytäkirjojen tarkastamisen, sähköisen hyväksymisen ja vahvan sähköisen allekirjoituksen sekä hallintoaineistojen ja sopimusten hallinnan kiinteistöyhtiön päätöksenteon tueksi. Palvelun tulee sisältää prosessit tietojen säilyttämisen, varmuuskopioinnin ja palautusten osalta. Palvelulla on tällä hetkellä käyttäjiä liitteenä olevan "Toimintojen ja roolien kuvaus" -dokumentin mukaisesti. Keva ei sitoudu tiettyihin käyttäjämääriin, vaan määrät voivat vaihdella sopimuksen voimassaollessa. Tilaajalla on oikeus muuttaa käyttöoikeuslisenssien määrää tarpeen mukaan sopimuksen voimassaoloaikana.
Hankittava palvelu tulee Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Toimittajalla ei ole yksinoikeutta hankinnan kohteena olevan palvelun toimittamiseen Kevalle. Kevalla on muitakin dokumenttien hallinnan ratkaisuja.
Alkamispäivä on arvio. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus hankinta-asiakirjoissa todetuin irtisanomis- ja purkuehdoin. Keva arvioi viimeistään neljän (4) vuoden kuluttua, tuleeko sopimus kilpailuttaa uudelleen.
Hankinnan kohteena on olemassa oleva valmisohjelmisto. Toimittajan tulee nimetä projektin päävastuullinen ja muu tiimi.
Sopimuksessa sovelletaan JIT-ehtoja, jotka on kuvattu liitteenä olevassa SaaS-palvelusopimuksessa. Tarjoaja on velvollinen sitoutumaan SaaS-palvelusopimuksen ehtoihin.

Eligibility requirements: Ks. ESPD-lomake.