Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-19
Buyer: IKK Südwest (Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung gemäß  § 4 Abs. 1 SGB V)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 66000000 | 72000000 | 75000000 | 85000000 | 85321000
Submission deadline: 2023-07-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Vertrag über Dienstleistungen zur Abrechnung von Leistungen der Kranken- und Pflegeversicherung gegenüber sonstigen Leistungserbringern und Direktabrechnern sowie dazugehörigen Serviceleistungen
Gegenstand des Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe eines Vertrages über Dienstleistungen zur Abrechnung von Leistungen der Kranken- und Pflegeversicherung gegenüber sonstigen Leistungserbringern und Direktabrechnern sowie dazugehörigen Serviceleistungen über eine Laufzeit von drei Jahren (Grundvertragslaufzeit). Der Auftragnehmer soll zum einen über Softwareanwendungen die Abrechnung der Leistungen insoweit vorbereiten, als dass der Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand der Auftraggeberin auf ein Mindestmaß reduziert wird. Zum anderen soll der Auftragnehmer ein sog. Bewilligungstool bereitstellen, mit dem Verordnungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V aufbereitet und zur Entscheidung durch die Auftraggeberin vorbereitet werden.
Die IKK Südwest („Auftraggeberin") ist eine Innungskrankenkasse i.S.d. § 4 Abs. 2 SGB V für die Bundesländer Saarland, Rheinland-Pfalz und Hessen. Sie verfügt über insgesamt 21 Standorte, rund 475.000 Mitglieder und mehr als 635.000 Versicherte, deren qualitativ hochwertige Versorgung von rund 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sichergestellt wird. Derzeit werden jährlich Verordnungen und Rechnungen mit einem Gesamtvolumen im neunstelligen Bereich ausgestellt. Zur Steigerung der Effizienz sollen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung Maßnahmen zur Abrechnung der Verordnungen und Rechnungen gegenüber Leistungserbringern nach §§ 301a, 302 SGB V sowie § 105 SGB XI (gemeinsam bezeichnet als „sonstige Leistungserbringer“) und direktabrechnenden Leistungserbringern nach § 295 Abs. 1b SGB i.V.m. § 140a SGB V („Direktabrechner") von einem Unternehmen übernommen werden. Die einzelnen Leistungserbringer sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
(1) Übernahme sämtlicher der für die Leistungserbringung relevanten Daten von dem Bestandsauftragnehmer (Migration);
a. Abrechnung von Kranken- und Pflegeversicherungsleistungen der sonstigen Leistungserbringer sowie Direktabrechner in Form einer Abrechnungssoftware in die Abrechnungssystemumgebung der Auftraggeberin und
b. Erfassung, Darstellung und Aufbereitung von Verordnungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V in Form eines Bewilligungstools
(„Gesamtsysteme“) insbesondere durch Realisierung einer IT-Schnittstelle sowie Schulungsleistungen für die Mitarbeiter der Auftraggeberin;
a. Erfassung, Aufbereitung, Prüfung und Zahlungsvorbereitung aller Rechnungen, Verordnungen und sonstiger rechnungsbegründender Unterlagen von sonstigen Leistungserbringern nach
mittels Abrechnungssoftware sowie Erstellung und Versand der Teil-/ Absetzungen im Auftrag und im Namen der Auftraggeberin;
b. Erfassung, Darstellung und Aufbereitung von Verordnungen zur Vorbereitung einer Entscheidung durch die Auftraggeberin im Bereich der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGBV anhand von der Auftraggeberin festgelegten (Bearbeitungs-) Regelungen mittels des Bewilligungstools sowie Versand von (Teil-) Genehmigungen und Ablehnungen im Namen und im Auftrag der Auftraggeberin;
c. Bereitstellung weiterer Funktionalitäten innerhalb der Abrechnungssoftware und des Bewilligungstools, insbesondere digitale Archivierung, Bereitstellung aller eingehenden Unterlagen, Vertrags- und Preisdatenbank, Recherchetool für Rechnungen und Verordnungen, (webbasierte) Bearbeitungsmöglichkeit von Klärfällen sowie umfassende Möglichkeiten zur Auswertung der Fälle;
(4) Erbringung von Serviceleistungen, insbesondere fester Ansprechpartner und einer telefonischen Erreichbarkeit zur Beantwortung von Fragen und Beseitigung von Störungen;
(5) Kontinuierliche Weiterentwicklung der Abrechnungssoftware und des Bewilligungstools auf Grundlage sich ändernder technischer und gesetzlicher Rahmenbedingungen und zur Steigerung der Effizienzen hinsichtlich erforderlicher systemseitiger Anpassungen, Rechnungs- und Verordnungserfassungen, Dunkelverarbeitungsquoten, Prüfregelwerke und Controlling sowie
(6) Mitwirkung bei der Übergabe der Abrechnungsdienstleistungen an ein Folgeunternehmen nach Ablauf der Vertragslaufzeit.
Nicht Gegenstand des Beschaffungsvorhabens und der vertraglichen Leistungspflichten sind Leistungen gegenüber den Versicherten im Rahmen der individuellen Versorgung, insbesondere Beratungsleistungen. Mit dem Vertrag werden zudem keine hoheitlichen Befugnisse auf den Auftragnehmer übertragen.

Eligibility requirements: Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag (Teil D der Vergabeunterlagen) einzureichen: (1) Angabe von Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners für das Vergabeverfahren nebst Kontaktdaten; (2) Bewerbergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Teilnahmeantrag muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung gemäß § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden, in der erklärt wird, dass (a) im Auftragsfall die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft erfolgt; (b) alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist; (c) der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt; (d) alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften; (e) der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird. Wird diese Bewerbergemeinschaftserklärung nicht mit dem Teilnahmeantrag eingereicht, wird die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen. (3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen; (4) Erklärung im Zusammenhang mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, dass kein Bezug zu Russland besteht. (5) Der Bewerber (bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft) erklärt zudem, dass er (a) die gewerbe- bzw. berufsrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt; (b) Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen der Auftraggeberin und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat; (c) unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls die Auftraggeberin Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentral- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung); (d) nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und (e) die Auftraggeberin unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben; (6) Einverständniserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren und zur Abfrage von Eintragungen nach § 6 Abs. 1 Satz 1 WRegG; (7) Falls sich der Bewerber (bzw. die Bewerbergemeinschaft) für das Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, zudem Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Unterauftragnehmer) und Bestätigung, dass auf Verlangen der Auftraggeberin unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorgelegt werden, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung; (8) Erklärung über die vertrauliche Behandlung schutzwürdiger Informationen (Teil B der Vergabeunterlagen).