Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-05-06
Buyer: Provincie Antwerpen - Departement Logistiek - Dienst Overheidsopdrachten
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 620000 EUR
Submission deadline: 2020-06-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ter beschikking stellen van een softwareoplossing (SAAS) voor Interreg VI Vlaanderen-Nederland met inbegrip van de ontwikkeling
Het ontwikkelen, implementeren, en ter beschikking stellen van een softwareportaal op maat van de werking en van het beheer van het EU-subsidieprogramma "Interreg Vlaanderen-Nederland 2021-2027" dat beantwoordt aan de vereisten van de conceptverordeningen, de gebruikersbehoeften zoals aangegeven door Interreg en dat aangepast wordt aan de definitieve verordeningen met betrekking tot het cohesiebeleid 2021-2027. Deze software toepassing wordt modulair opgebouwd en moet gedurende de looptijd van de opdracht dynamisch kunnen evolueren op één lijn met de wensen van de opdrachtgever.
De softwaretoepassing zal moeten werken via een gebruiksvriendelijke webinterface waar de gebruikers online hun data ingeven, bijlagen opladen, informatie digitaal tekenen voor akkoord, berichten sturen en ontvangen, de voortgang van hun dossier opvolgen en een stand van zaken in een rapportvorm krijgen. De data van de externe gebruikers bestaan uit een projectidee of een compleet projectvoorstel met zowel financiële als inhoudelijke gegevens. Via de webinterface voeren ze ook hun aanvraag voor wijziging van het project in (praktische wijzigingen zoals contactpersoon, maar ook inhoudelijke of financiële wijzigingen, een verlenging van de projectperiode of een combinatie van deze wijzigingen). De projecten moeten regelmatig een financieel voortgangsrapport (declaratie/betalingsaanvraag/middelenafroep van alle gemaakte kosten in het kader van het project) en een inhoudelijke voortgangsrapport ingeven via de webinterface en een eindrapport. De softwaretoepassing moet beveiligd zijn (toegang op basis van "e-authentification" bijvoorbeeld voor EU-inwoners, in hoofdzake Belgen en Nederlanders). De gebruiker moet dezelfde informatie nooit tweemaal invoeren.
De softwaretoepassing moet toelaten om de ingevoerde gegevens te controleren, te verwerken, te consolideren en te valideren. In de software toepassing moet flexibel informatie kunnen worden opgezocht en moeten er vlot rapporten kunnen genereren. De softwaretoepassing moet de controle-instanties toelaten vlot gedeclareerde kosten te aanvaarden, dan wel te verwerpen in de softwaretoepassing. Als resultaat van de controle moet de softwaretoepassing een overzichtelijke financiële verslag genereren. De controle-instanties moeten verslagen van controles op plaats in de softwaretoepassing kunnen verwerken. Op basis van de aanvaarde uitgaven moeten de goedgekeurde Europese steunbedragen en de goedgekeurde cofinanciering door de softwaretoepassing correct worden berekend, rekening houdend met de nog vast te leggen afrondingsafspraken. De softwaretoepassing moet de uitbetaling van de Europese steunbedragen voorbereiden.
De softwaretoepassing moet ontwikkeld zijn op basis van standaarden om interoperabel te zijn met externe applicaties zoals bv. een online-bankierenapplicatie en IT-systemen van derden (externe overheidsdiensten) zoals bv. Arachne, KEEP en/of het SFC-systeem van de Europese Commissie.
De softwaretoepassing moet gedurende de looptijd van het contract onderhouden worden zodat de softwaretoepassing compatibel blijft met oudere en nieuwere versies van webbrowsers en voor de output met de gebruikelijke software. De software toepassing moet voldoende snel werken en up-to-date blijven met de verplichtingen van de verordening. Naast het technisch onderhoud van de softwaretoepassing, moet de inschrijver op vraag van de opdrachtgever op een redelijke termijn uitbreidingen van functionaliteiten ontwikkelen en integreren in de softwaretoepassing. Dit wil zeggen dat de softwaretoepassing in staat moet zijn om dynamisch te evolueren in lijn met de wensen van Interreg. Zo wil Interreg in de komende jaren de mogelijkheid onderzoeken om haar werkzaamheden te sturen op basis van analyse van "big data". Dergelijke innovaties hebben mogelijk een impact op het ontwerp van modules in deze softwaretoepassing.
Het ontwikkelen, implementeren, en ter beschikking stellen van een softwareportaal op maat van de werking en van het beheer van het EU-subsidieprogramma "Interreg Vlaanderen-Nederland 2021-2027" dat beantwoordt aan de vereisten van de conceptverordeningen, de gebruikersbehoeften zoals aangegeven door Interreg en dat aangepast wordt aan de definitieve verordeningen met betrekking tot het cohesiebeleid 2021-2027. Deze softwaretoepassing wordt modulair opgebouwd en moet gedurende de looptijd van de opdracht dynamisch kunnen evolueren in lijn met de wensen van de opdrachtgever.
De softwaretoepassing zal moeten werken via een gebruiksvriendelijke webinterface waar de gebruikers online hun data ingeven, bijlagen opladen, informatie digitaal tekenen voor akkoord, berichten sturen en ontvangen, de voortgang van hun dossier opvolgen en een stand van zaken in een rapportvorm krijgen. De data van de externe gebruikers bestaan uit een projectidee of een compleet projectvoorstel met zowel financiële als inhoudelijke gegevens. Via de webinterface voeren ze ook hun aanvraag voor wijziging van het project in (praktische wijzigingen zoals contactpersoon, maar ook inhoudelijke of financiële wijzigingen, een verlenging van de projectperiode of een combinatie van deze wijzigingen). De projecten moeten regelmatig een financieel voortgangsrapport (declaratie/betalingsaanvraag/middelenafroep van alle gemaakte kosten in het kader van het project) en een inhoudelijke voortgangsrapport ingeven via de webinterface en een eindrapport. De softwaretoepassing moet beveiligd zijn (toegang op basis van e-authentification bijvoorbeeld voor EU-inwoners, in hoofdzake Belgen en Nederlanders). De gebruiker moet dezelfde informatie nooit tweemaal invoeren.
De softwaretoepassing moet toelaten om de ingevoerde gegevens te controleren, te verwerken, te consolideren en te valideren. In de softwaretoepassing moet flexibel informatie kunnen worden opgezocht en moeten er vlot rapporten kunnen genereren. De softwaretoepassing moet de controle-instanties toelaten vlot gedeclareerde kosten te aanvaarden, dan wel te verwerpen in de softwaretoepassing. Als resultaat van de controle moet de softwaretoepassing een overzichtelijke financiële verslag genereren. De controle-instanties moeten verslagen van controles op plaats in de softwaretoepassing kunnen verwerken. Op basis van de aanvaarde uitgaven moeten de goedgekeurde Europese steunbedragen en de goedgekeurde cofinanciering door de softwaretoepassing correct worden berekend, rekening houdend met de nog vast te leggen afrondingsafspraken. De softwaretoepassing moet de uitbetaling van de Europese steunbedragen voorbereiden.
De softwaretoepassing moet ontwikkeld zijn op basis van standaarden om interoperabel te zijn met externe applicaties zoals bv. een online-bankierenapplicatie en IT-systemen van derden (externe overheidsdiensten) zoals bv. Arachne, KEEP en/of het SFC-systeem van de Europese Commissie.
De softwaretoepassing moet gedurende de looptijd van het contract onderhouden worden zodat de software toepassing compatibel blijft met oudere en nieuwere versies van webbrowsers en voor de output met de gebruikelijke software. De softwaretoepassing moet voldoende snel werken en up-to-date blijven met de verplichtingen van de verordening. Naast het technisch onderhoud van de softwaretoepassing, moet de inschrijver op vraag van de opdrachtgever op een redelijke termijn uitbreidingen van functionaliteiten ontwikkelen en integreren in de softwaretoepassing. Dit wil zeggen dat de softwaretoepassing in staat moet zijn om dynamisch te evolueren in lijn met de wensen van Interreg. Zo wil Interreg in de komende jaren de mogelijkheid onderzoeken om haar werkzaamheden te sturen op basis van analyse van "big data". Dergelijke innovaties hebben mogelijk een impact op het ontwerp van modules in deze softwaretoepassing.


Award value: 620000