Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-08-19
Buyer: Provincia Oy
Country: FI
Region: FI1C3
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 48329000 | 72000000 | 72252000: Computer archiving services | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2024-11-04

Technical requirements: Provincia suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmän (järjestelmän) SaaS-palveluna kilpailutusta.

Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintoja:
1. Dokumenttien tallennus käyttäjän tekemänä ja liittymien kautta,
2. Metatietojen hallinta ja hakutoiminnot,
3. Dokumenttien säilytysajan päättymiseen liittyvät poistotoiminnot: poistomuistutus ja dokumentin poisto, 
4. Järjestelmä sisältäisi mahdolliset liittymät muihin tietojärjestelmiin: Palkkajärjestelmä PersonecF, palkka- ja matkahallintajärjestelmä Populus, maksuliikennejärjestelmä Nomentia, taloudenhallintajärjestelmä CGI Raindance, Matka- ja kuluhallintajärjestelmä Basware TEM, myyntilaskukuvien liittymät laskutusoperaattoreilta (Basware ja CGI Hydra), CPU Ceepos,
5. Optiona testiympäristö.

Järjestelmään siirrettävän dokumentaation määrä on noin 500 Gt. Järjestelmään kuukausittain tallennettava uusien dokumenttien kappalemäärä on arviolta noin 50000 dokumenttia/noin 20 Gt. Järjestelmän käyttäjät: Rajattu asiakaskohtainen katseluoikeus yhteensä 200 käyttäjää jakautuen 15 pääryhmään, joilla on korkeintaan 6 hierarkiatasoa, muokkausoikeus 85 käyttäjää, pääkäyttöoikeus 5 käyttäjää. 
Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia.

Provincia tuottaa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti korkeatasoisia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Visiomme on olla palveluasenteestamme ja korkeasta asiakastyytyväisyydestämme tunnettu henkilöstö- ja taloushallinnon kumppani kunta- ja julkishallinnon organisaatioille. Provincia työllistää 160  henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista. Provincian toimintaa ohjaa yhtiön omistajat, jotka sitoutuvat Provinciaan osakassopimuksella. Asiakkainamme (omistajinamme) on hyvinvointialueita, kaupunkeja, kuntia ja kunnallisia toimijoita. 

Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön liittyy kutsu markkinakartoitukseen (jäljempänä markkinavuoropuhelu), jossa hankinnasta kiinnostuneilla tarjoajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 1-3 kierroksesta sisältäen mahdollisesti kirjallisiin kysymyksiin vastaamista, ratkaisun demo-esittelytapaamisen alustavasti iltapäivät 4-6.9.2024 ja tarjouspyynnön luonnosdokumenttien kommentointia lokakuussa 2024. Hankintayksikkö päättää markkinavuoropuhelun laajuudesta ja toteutustavasta tilanteen mukaan.
Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista marraskuussa 2024 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. 

Ilmoittautumisohje markkinavuoropuheluun:
Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 27.8.2024 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi seuraavin tiedoin:
- Viestin aihe/otsikko:
"Provincia arkistonhallintajärjestelmä markkinavuoropuhelu" 

- Viestin sisältö:
1) Yrityksen nimi ja y-tunnus,

2) Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite,

3) Lyhyt kuvaus dokumenttien arkistonhallintajärjestelmästänne (järjestelmä) ja sen sisältämistä dokumenttien arkistointitoiminnoista, näkymistä ja muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutustekniikoista.

4) Kuvaus arkistonhallintajärjestelmänne SaaS-käyttöympäristöstä, palvelimien sijaintimaa. Kuvatkaa myös sisältääkö järjestelmänne testiympäristön joko vakiona tai erikseen hankittavana palveluna.

5) Lyhyt kuvaus järjestelmänne palvelumaksun hinnoittelumallista ja sen komponenteista, joihin hinnoittelunne perustuu esim. käyttäjämäärät, dokumenttien lukumäärät tai tallennuskapasiteetti. Kuvatkaa kaikki hinnoittelumalliinne liittyvät laskutuksen suuruuteen vaikuttavat osatekijät mukaan lukien käyttökoulutus, järjestelmätuki ja järjestelmämuutokset. Kuvatkaa myös yllä kerrottujen muiden tietojärjestelmien liittymien ja muiden mahdollisten ratkaisunne lisätoiminnallisuuksien hinnoittelumallit, sekä järjestelmänne eri moduuleihin/toimintakokonaisuuksiin mahdollisesti liittyvät eriävät hinnoittelumallit.

6) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne käyttöönottokustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa sisältäen myös yllä kuvattujen muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutukset. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne.

7) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne vuosittaisista käyttökustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa kun järjestelmää käyttävät yllä kuvatut käyttäjämäärät ja kun ylläpitoon sisältyvä tukipalvelu käsittää 2.tason käyttäjätuen hankintayksikön  pääkäyttäjille. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne.

8) Oletteko kiinnostuneet pitämään hankintayksikölle noin 1 tunnin kestävän järjestelmänne demoesittelyn Teams-etäkokouksena, alustavat demoajankohdat ovat iltapäivät 4-6.9.2024. 
 


Ennakkotietoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista.
Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa ja mahdollisessa kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.