Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-13
Buyer: KfW Bankengruppe
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services | 72266000: Software consultancy services | 79900000 | 79998000
Submission deadline: 2023-04-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der zu vergebende Auftrag bezweckt eine Stärkung von Empfängerländern in ihrer IT-gestützten Verwaltung geberfinanzierter Vorhaben der Entwicklungszusammenarbeit.
Auf Grund ihres staatlichen Förderauftrages realisiert die KfW nicht nur nationale, durch die Bundesrepublik Deutschland finanzierte Projekte. Im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit mit Partnerländern verwaltet sie auch europäische und internationale Vorhaben, die von Deutschland und ggf. auch zusätzlich von Dritten (sog. „Gebern“) finanziert werden.
Eine transparente und sichere Steuerung der Verwendung der zugewendeten Geldmittel ist dabei essenziell. In der Entwicklungszusammenarbeit allerdings werden geberfinanzierte Projekte regelmäßig nicht über das im betreffenden Empfängerland etablierte Verfahren abgewickelt. Sondern stattdessen über aufwändige, individuell verschiedene Parallelstrukturen, die von den jeweiligen Geberinstitutionen festgelegt sind. Dies führt zu einer Vielzahl von Anforderungen, die den Entwicklungsstrategien des Empfängerlandes häufig zuwiderlaufen und dort einen hohen Aufwand für das Monitoring verursachen.
Abhilfe schafft hier ein digitales Dokumentations- und Workflowtool, das die Empfängerländer bei ihrer Umsetzung der an die Mittelverwendung geknüpften Anforderungen der Geber unterstützt. Bislang aber war noch keine geeignete IT-Lösung am Markt erhältlich. Deshalb hat die KfW eine IT-Anwendung namens „TruBudget“ entwickeln lassen. Diese Anwendung hat die KfW sodann lizenzrechtlich zu einer Open Source Software gemacht und zusätzlich das Tool als „Digital Public Good“ registrieren lassen.
“TruBudget” soll so eingerichtet werden, dass die Software bei Projekten der internationalen Entwicklungszusammenarbeit künftig in möglichst vielen Empfängerländern als Standard-Tool genutzt wird für die Bearbeitung und Dokumentation der Prozesse und Verfahrensschritte, die zur Umsetzung der speziellen Anforderungen einzuhalten sind, welche Geber an die Bereitstellung ihrer Geldmittel geknüpft haben.
Damit das gelingt, müssen die Installation/Einrichtung von TruBudget, die Bedienung der Software durch die Nutzer in den Empfängerländern, die Fortbildung der Nutzer im Umgang mit TruBudget sowie die Pflege/Wartung des Tools so unkompliziert und wenig fehleranfällig wie möglich sein. Nur dann kann TruBudget von den Empfängerländern (Zielgruppe) tatsächlich mit geringem Kostenaufwand und damit effizient eingesetzt werden und wird sich das Tool als Standard etablieren können.
Um das vorgenannte Ziel zu erreichen, muss TruBudget eine optimale Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie erhalten. Hierzu ist Folgendes nötig:
Die richtige Festlegung, welche Prozesse und Verfahrensschritte mit TruBudget abzuwickeln sind und welche nicht sowie dementsprechend, welche Funktionalitäten TruBudget bieten muss und in welcher Weise die einzelnen Funktionalitäten dem Nutzer für eine optimale Handhabung bereitgestellt werden müssen.
Die zutreffende Festlegung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben beim Nutzer und, dazu passend, einer Berechtigungsstruktur.
Die richtige Gestaltung der IT-technischen Schnittstellen von TruBudget (Anzahl und Ort der Blockchain-Knoten, Möglichkeit der Verknüpfung von TruBudget mit Vor-Ort-Systemen des betreffen Empfängerlandes und/oder alternativ die Möglichkeit der Anpassung des User-Interface).
Die zutreffende Identifizierung, über welche Qualifikation, Kompetenzen und Erfahrung diejenigen Personen verfügen müssen, die das jeweilige Empfängerland beraten und unterstützen in der Installation/Einrichtung und dem Betrieb von TruBudget. Außerdem geeignete Vorschläge, wie die Verfügbarkeit derart qualifizierter Durchführungsconsultants auf Marktebene verbessert werden kann.
Die Identifizierung, welche vertraglichen Vereinbarungen und Leistungsanforderungen (Terms of Reference, kurz: ToR) mit welcher genauen Formulierung mit den Durchführungsconsultants und etwaigen weiteren Fachkräften auf Projektebene getroffen werden müssen und wie diese Vereinbarungen in bereits bestehende Vertragswerke eingearbeitet werden können.
Die valide Einschätzung, welche Kosten für die vorbezeichneten Maßnahmen zur Optimierung der Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie der Software TruBudget für deren Etablierung als Standard-Projektmanagementtool in den Empfängerländern anfallen und wie diese veranschlagten Kosten in die Finanzierung von FZ-Projekten zu integrieren sind.
Die vorgenannten Aufgabenstellungen erfordern eine Selektion, welche Empfängerländer und welche ihrer Geber-finanzierten Projekte sich im Hinblick auf Vorhabenstruktur, Rahmenbedingungen und Kapazitäten/Mitwirkungsmöglichkeiten überhaupt dafür eignen, anhand der Software “TruBudget” standardmäßig abgewickelt zu werden und welche nicht.
Um die vorstehenden Fragestellungen zu klären, hat die KfW aus ihren Fachkräften eine Task Force gebildet, die eng mit dem Bundesministerium für finanzielle Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) kooperiert. Bei Bedarf kann diese Task Force sog Kurzzeitexperten hinzuziehen. Diese müssen den jeweiligen Fragestellungen entsprechend durch den Auftragnehmer beauftragt werden. Hierfür steht ein Budget zur Verfügung.