Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-07-18
Buyer: Kunsthochschule für Medien Köln
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212900: Miscellaneous software programming services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 263930 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Cloudvertrag über die Entwicklung und Bereitstellung (Software as a Service - SaaS) einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen zur gemeinsamen Nutzung durch die Kunsthochschule für Medien Köln, die Folkwang Universität der Künste die Kunstakademie Münster (nachfolgend gemeinsam: Auftraggeberin) einschließlich Projektmanagement, Pflege, Weiterentwicklung, Schulung, Dokumentation und Support. Die Kunsthochschule für Medien Köln handelt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens im Namen der Kunstakademie Münster und der Kunsthochschule für Medien Köln sowie in eigenem Namen.
Der Verleih elektronischen Equipments im Kontext studentischer und lehrbezogener Aktivitäten hat spezifische Anforderungen, die mit Softwarelösungen, die für den kommerziellen Verleih konzipiert wurden, bisher nicht angemessen abgebildet werden können (u.a. einsehbare Darstellung der zeitlichen Verfügbarkeit von Geräten, Timeline mit Tagesansicht; umfassendes Berechtigungskonzept). Erforderlich ist u. a. ein umfassendes Berechtigungskonzept, das multiple Berechtigungsnachweise für verschiedene Artikelklassen und unterschiedliche Berechtigte vorsieht und den autorisierten Zugang zu hoch performantem und hochpreisigem Equipment regelt. Dieses Equipment umfasst z. B. Geräte zur Aufnahme und Verarbeitung von Video-, Audio und Fotomaterial, das vorwiegend für studentische Projekte und lehrbezogene Aktivitäten aus den Bereichen Film, Video, Fotografie und Medienkunst benötigt wird.
Die Software soll für den Entleiher leicht, intuitiv und ohne Schulung bedienbar sein. Sie muss sich von Software im  für den kommerziellen Equipmentverleih unterscheiden. Module wie Angebotsverwaltung, Rechnungsstellung oder Bilanzierung sind nicht notwendig und sollen in der angepassten Software nicht implementiert sein. Sollte die anzupassende Software solche Module beinhalten, müssen diese zwingend abgeschaltet und ausgeblendet werden können. Es ist davon auszugehen, dass solche Module die Arbeit an den Hochschulen unnötig erschweren würden. Andere, notwendige Vorgänge könnten sogar unmöglich werden. So müssen zum Beispiel im Hochschulumfeld Ausleihen möglich sein, ohne dass im Vorfeld ein Angebot erstellt worden ist.
Sowohl bei der Planung als auch bei der Einführung der Software-Lösung wird eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte erwartet, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice). Der Bieter muss darüber hinaus Umsetzungskonzepte für die Aufgabenstellungen der vorgesehenen Projektphasen erstellen, mit der Auftraggeberin abstimmen und die dafür erforderlichen Informationen erheben und auswerten.
Es bedarf der Verhandlung, ob das System jeweils separat oder gemeinsam für die beteiligten Hochschulen beschafft wird. Darüber hinaus muss verhandelt werden, wie sich für das jeweils konkret angebotene System ein wirksamer Insolvenzschutz sicherstellen lässt. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass auch weitere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen dem Vertrag beitreten und das System in Anspruch nehmen können (insbesondere durch Lizensierung zu vergleichbaren Konditionen).
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.


Winner: Alpha Loop GmbH
Award value: 263930
Number of bids: 1