Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-09
Buyer: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 79220000
Submission deadline: 2016-04-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Rahmenvertrag über externe Unterstützung für den Aufbau eines internen Kontrollsystems zur Herstellung einer Tax Compliance (Projekt DART).
Deutsche Bundesbank am Standort Frankfurt am Main und ggf. sämtliche Standorte der Hauptverwaltungen.
Beratung beim Aufbau eines Organisationssystems zur Herstellung einer Tax Compliance mit folgenden Phasen:
o Kick-off Phase: Festlegung von Meilensteinen für den Projektablauf, des Zielsystems für das Projekt sowie die Festlegung der Aufgaben der zentralen Steuerfunktion, an deren die weiteren Projektschritte ausgerichtet werden gemeinsam mit der Projektleitung des AG;
o Analysephase: Aufnahme der Ist-Situation der bestehenden Prozesse und Kontrollen; Abgleich mit den branchentypischen Risikofeldern, entsprechenden Best-Practise-Prozessen sowie der Zielsetzung für die Aufgaben der Steuerfunktion; Ableitung von Verlässlichkeit und Reifegrad der bisherigen Prozesse sowie erster Handlungsempfehlungen;
o Konzeptionierungsphase: Erarbeitung eines Optimierungskonzepts unter Bezugnahme auf die identifizierten Verbesserungspotentiale; Ergebnis: organisatorischer Rahmen für die Arbeit der Steuerfunktion aufzeigen, detaillierte Umsetzungsplanung mit definierten Meilensteinen, definierte Soll-Prozesse und Kontrollen;
o Implementierung/Monitoring: organisatorische Umsetzung der aufgezeigten Maß-nahmen sowie Einführung eines Regelprozesses, um eine fortwährende Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen zu gewährleisten;
— Deutschsprachige Beratung während der gesamten Analyse-, Konzeptionierungs- sowie Implementierungs-/Monitoring-Phase, umfassende Dokumentation,
— Systematische Aufnahme und Analyse der steuerlichen Prozesse, Arbeitsgebiete/Beteiligte, Systemen und Daten sowie Dokumentation der Erkenntnisse (die Dokumentation sollte in BPMN erfolgen),
die im operativen Geschäft tragfähig sind mit Blick auf sich ändernde Gegebenheiten erforderliche Anpassungen auslösen (Handlungs- und Organisationsanweisungen für Sicherungssysteme).
— Unterstützung beim Aufsetzen effizienter Schnittstellen zwischen zentraler Ansprechstelle und Fachbereichen,
— Betrachtung der System-/Anwendungslandschaft im Kontext digitaler Steuerprüfungen nach den GoBD (Vorsysteme zum Buchführungssystem, Altsysteme, weitere Dokumente etc.); ggfs. Ausarbeitung von Empfehlungen für Folgeprojekte, die Änderungen in Vorsystemen betreffen.
Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1.7.2016 und hat eine Laufzeit von 8 Monaten (Mindestvertragslaufzeit).
Danach verlängert sie sich jeweils um 3 weitere Monate, sofern sie nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Mindestvertragslaufzeit oder danach zum Ende des jeweiligen Folgevertragsjahres von einem der Vertragspartner schriftlich gekündigt wird.
In jedem Fall endet die Rahmenvereinbarung endet ohne vorherige schriftliche Kündigung spätestens am 31.5.2017 bzw. mit Erreichen der Maximal-Abnahmemenge von 155 Personentagen.

Eligibility requirements: a) *) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer, ggf. Kopie der Eintragungen beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 46 der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates); b) Eigenerklärung zu Eintragungen im Gewerbezentralregister über den Bewerber (bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 45 der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates); oder falls vorhanden Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZRA) – ggf. auch Kopie – nach § 150 Abs. 1 Gewerbeordnung über den Bewerber – nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote. c) *) Eigenerklärung: Allgemeine Informationen über das Unternehmen (z. B. Firmenbroschüre, Zertifikate, Maßnahmen zur Qualitätssicherung). * siehe Ziffer VI.3) Zusätzliche Angaben. a) *) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz je Jahr in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. b) *) Eigenerklärung über den Umsatz je Jahr der Waren / Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. c) Eigenerklärung über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung i. H. v. mind. 500 000 EUR für Sachschäden gemäß beigefügtem Formular (siehe den Teilnahmeunterlagen beigefügte „Versicherungsbestätigung 15-0005931.docx“). Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres muss das Zweifache dieser Deckungssumme betragen. Dem gleichgesetzt ist eine Bestätigung des Versicherers auf o.a. Formular, dass im Auftragsfall die Deckungssummen ohne Bedingungen auf die geforderten Summen erhöht werden. Oder Nachweis einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung mit o. g. Summen. (Hinweis: Die geforderten Schadensarten und Schadenssummen müssen explizit ausgewiesen sein.) d) Eigenerklärung, dass für die Leistungen nur Berater/Beraterinnen eingesetzt werden, welche einwilligen, sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung (Stufe 1/einfache Sicherheitsüberprüfung) zu unterziehen. e) Negativerklärung gemäß § 4 Abs. 9 VOF. * siehe Ziffer VI.3) Zusätzliche Angaben. A)Nachweis der Verfügbarkeit und Qualifikation für die nachfolgenden Fachprofile, einschließlich einer Darstellung über ggf. darüber hinaus gehende (Fach-) Qualifikationen. Gefordert wird ein Projektteam, bestehend aus einem interdisziplinären Kernteam, das insgesamt unabhängig von der Anzahl der Projektteammitglieder die nachfolgenden Anforderungen erfüllt. Das Projektteam besteht mindestens aus den benannten 2 Beratern und wird von einem erfahrenen Berater koordiniert und geleitet, der im Bedarfsfall als zentraler Ansprechpartner für den Auftraggeber fungiert. Die Anforderungen sind durch zwei Beraterprofile nebst jeweiligem Vertreter/in durch entsprechend geeignete Nachweise (für den/die Berater/in und den/die Vertreter/in) zu belegen. Beraterprofil 1 (Themengebiet Steuern/Wirtschaft) Fachliche Mindestanforderungen / A-Kriterien: Umfassende steuerliche Expertise (insbesondere in den Prozessen der Lohn-/Finanz- und Anlagenbuchhaltung; geldwerte Vorteile; Reisekosten; Kosten- und Leistungsrechnung), aktueller Kenntnisstand über gesetzliche Regelungen (deutsches Recht: insbesondere AO, HGB, GoBD/GDPdU, BDSG, Steuerstrafrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, OWiG) nachgewiesen durch: — Abschluss: Diplom-Kaufmann/Diplom-Betriebswirt/Jurist/Diplom-Volkswirt; — Wirtschaftsprüfer und Steuerberater oder vergleichbares Berufsexamen oder qualifizierte Ausbildung und Zertifikate entsprechend der Aufgabenstellung sowie umfassendes Spezialwissen; gute Kenntnisse in angrenzenden Sachgebieten; — Mindestens 6 Jahre aufgabenrelevante Berufserfahrung; — Referenzen in Projekten zur Umsetzung der Anforderungen der GoBD/GDPdU. Allgemeine Mindestanforderungen / A-Kriterien: — zeitliche Flexibilität (Abruf des Beraters); — Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse; Zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten / B-Kriterien: Die Bewerber werden im Verhältnis zueinander bewertet. Eigenerklärung bzw. wenn möglich Nachweise über die Erfüllung der allgemeinen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu den v. a. Anforderungsprofilen: — Kompensationsmöglichkeiten bei Ausfall eines Beraters; — Netzwerk im Unternehmen und den Interessensgruppen im Steuer-Kontext; — Analytische und konzeptionelle Fähigkeiten bzw. Arbeitsweisen zur Erfassung komplexer Verfahrensabläufe inkl. Ergebnisaufbereitung/Dokumentation. Beraterprofil 2 (Themengebiet IT-Expertise). Fachliche Mindestanforderungen / A-Kriterien: — Abschluss: Diplom-Informatiker oder vergleichbarer aufgabenrelevanter Abschluss, Kenntnisse im IDW Standard mit Bezug auf IT (IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 980 etc.); — Kenntnisse in diversen ERP Systemen (SAP, Paisy etc.); — Kenntnisse in COSO und CoBit; — Mindestens 6 Jahre aufgabenrelevante Berufserfahrung. Allgemeine Mindestanforderungen / A-Kriterien: — zeitliche Flexibilität (Abruf des Beraters); — Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse. Zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten / B-Kriterien: Die Bewerber werden im Verhältnis zueinander bewertet. Eigenerklärung bzw. wenn möglich Nachweise über die Erfüllung der allgemeinen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu den v. a. Anforderungsprofilen: — Kompensationsmöglichkeiten bei Ausfall eines Beraters; — Netzwerk im Unternehmen und den Interessensgruppen im Steuer-Kontext; — Analytische und konzeptionelle Fähigkeiten bzw. Arbeitsweisen zur Erfassung komplexer Verfahrensabläufe inkl. Ergebnisaufbereitung/Dokumentation. b) Eigenerklärung: Nachweis von drei Referenzen (möglichst unter Angabe der vollständigen Adresse, eines Ansprechpartners und dessen Telefonnummer), bei denen vergleichbare Verträge (möglichst im vollen Umfang, ggf. auch teilweise) abgeschlossen wurden. Der Bewerber hat die Vergleichbarkeit darzustellen. c) Eigenerklärung: sofern bereits bekannt Angaben zum Einsatz von Unterauftragnehmer. Im Falle des Einsatzes eines Unterauftragnehmers ist die Teilleistung anzugeben, welcher durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird. Die namentliche Benennung des der Unterauftragnehmer sowie die Einreichung entsprechender Referenzen können bereits mit dem Teilnahmeantrag erfolgen.
a) *) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz je Jahr in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. b) *) Eigenerklärung über den Umsatz je Jahr der Waren / Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. c) Eigenerklärung über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung i. H. v. mind. 500 000 EUR für Sachschäden gemäß beigefügtem Formular (siehe den Teilnahmeunterlagen beigefügte „Versicherungsbestätigung 15-0005931.docx“). Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres muss das Zweifache dieser Deckungssumme betragen. Dem gleichgesetzt ist eine Bestätigung des Versicherers auf o.a. Formular, dass im Auftragsfall die Deckungssummen ohne Bedingungen auf die geforderten Summen erhöht werden. Oder Nachweis einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung mit o. g. Summen. (Hinweis: Die geforderten Schadensarten und Schadenssummen müssen explizit ausgewiesen sein.) d) Eigenerklärung, dass für die Leistungen nur Berater/Beraterinnen eingesetzt werden, welche einwilligen, sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung (Stufe 1/einfache Sicherheitsüberprüfung) zu unterziehen. e) Negativerklärung gemäß § 4 Abs. 9 VOF. * siehe Ziffer VI.3) Zusätzliche Angaben.
A)Nachweis der Verfügbarkeit und Qualifikation für die nachfolgenden Fachprofile, einschließlich einer Darstellung über ggf. darüber hinaus gehende (Fach-) Qualifikationen. Gefordert wird ein Projektteam, bestehend aus einem interdisziplinären Kernteam, das insgesamt unabhängig von der Anzahl der Projektteammitglieder die nachfolgenden Anforderungen erfüllt. Das Projektteam besteht mindestens aus den benannten 2 Beratern und wird von einem erfahrenen Berater koordiniert und geleitet, der im Bedarfsfall als zentraler Ansprechpartner für den Auftraggeber fungiert. Die Anforderungen sind durch zwei Beraterprofile nebst jeweiligem Vertreter/in durch entsprechend geeignete Nachweise (für den/die Berater/in und den/die Vertreter/in) zu belegen. Beraterprofil 1 (Themengebiet Steuern/Wirtschaft) Fachliche Mindestanforderungen / A-Kriterien: Umfassende steuerliche Expertise (insbesondere in den Prozessen der Lohn-/Finanz- und Anlagenbuchhaltung; geldwerte Vorteile; Reisekosten; Kosten- und Leistungsrechnung), aktueller Kenntnisstand über gesetzliche Regelungen (deutsches Recht: insbesondere AO, HGB, GoBD/GDPdU, BDSG, Steuerstrafrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, OWiG) nachgewiesen durch: — Abschluss: Diplom-Kaufmann/Diplom-Betriebswirt/Jurist/Diplom-Volkswirt; — Wirtschaftsprüfer und Steuerberater oder vergleichbares Berufsexamen oder qualifizierte Ausbildung und Zertifikate entsprechend der Aufgabenstellung sowie umfassendes Spezialwissen; gute Kenntnisse in angrenzenden Sachgebieten; — Mindestens 6 Jahre aufgabenrelevante Berufserfahrung; — Referenzen in Projekten zur Umsetzung der Anforderungen der GoBD/GDPdU. Allgemeine Mindestanforderungen / A-Kriterien: — zeitliche Flexibilität (Abruf des Beraters); — Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse; Zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten / B-Kriterien: Die Bewerber werden im Verhältnis zueinander bewertet. Eigenerklärung bzw. wenn möglich Nachweise über die Erfüllung der allgemeinen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu den v. a. Anforderungsprofilen: — Kompensationsmöglichkeiten bei Ausfall eines Beraters; — Netzwerk im Unternehmen und den Interessensgruppen im Steuer-Kontext; — Analytische und konzeptionelle Fähigkeiten bzw. Arbeitsweisen zur Erfassung komplexer Verfahrensabläufe inkl. Ergebnisaufbereitung/Dokumentation. Beraterprofil 2 (Themengebiet IT-Expertise). Fachliche Mindestanforderungen / A-Kriterien: — Abschluss: Diplom-Informatiker oder vergleichbarer aufgabenrelevanter Abschluss, Kenntnisse im IDW Standard mit Bezug auf IT (IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 980 etc.); — Kenntnisse in diversen ERP Systemen (SAP, Paisy etc.); — Kenntnisse in COSO und CoBit; — Mindestens 6 Jahre aufgabenrelevante Berufserfahrung. Allgemeine Mindestanforderungen / A-Kriterien: — zeitliche Flexibilität (Abruf des Beraters); — Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse. Zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten / B-Kriterien: Die Bewerber werden im Verhältnis zueinander bewertet. Eigenerklärung bzw. wenn möglich Nachweise über die Erfüllung der allgemeinen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu den v. a. Anforderungsprofilen: — Kompensationsmöglichkeiten bei Ausfall eines Beraters; — Netzwerk im Unternehmen und den Interessensgruppen im Steuer-Kontext; — Analytische und konzeptionelle Fähigkeiten bzw. Arbeitsweisen zur Erfassung komplexer Verfahrensabläufe inkl. Ergebnisaufbereitung/Dokumentation. b) Eigenerklärung: Nachweis von drei Referenzen (möglichst unter Angabe der vollständigen Adresse, eines Ansprechpartners und dessen Telefonnummer), bei denen vergleichbare Verträge (möglichst im vollen Umfang, ggf. auch teilweise) abgeschlossen wurden. Der Bewerber hat die Vergleichbarkeit darzustellen. c) Eigenerklärung: sofern bereits bekannt Angaben zum Einsatz von Unterauftragnehmer. Im Falle des Einsatzes eines Unterauftragnehmers ist die Teilleistung anzugeben, welcher durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird. Die namentliche Benennung des der Unterauftragnehmer sowie die Einreichung entsprechender Referenzen können bereits mit dem Teilnahmeantrag erfolgen.