Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-03-29
Buyer: medius KLINIKEN gemeinützige GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212190 | 80410000 | 80420000
Estimated value: 407000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Learning-Management-System zur Führung einer elektronischen Fortbildungsakte und Qualitätsüberwachung.
Inkl. e-Learning, Präsenzschulungsverwaltung, Teilnehmer-, Dozenten- und Sponsorenverwaltung, Raumverwaltung, Webshop, diversen Schnittstellen zu krankenhausspezifischer Software (Personal, Medizinprodukte, Abrechnung, etc.), Bewerbermanagement und Wissensmanagement. Abläufe und Prozesse(z.B. Genehmigungsprozess) sollen damit papierlos abgebildet werden. Die Software soll gleichermaßen für interne Mitarbeiter und für externe Teilnehmer zu benutzen sein und trotzdem den Sicherheitsanforderung der Klinik genügen.
Die medius KLINIKEN gGmbH vergibt den Auftrag für eine Software zu einem Learning-Management-System (LMS) für die Akademie der medius KLINIKEN zur Führung einer elektronischen Fortbildungsakte undQualifikationsüberwachung. Dies beinhaltet die Implementierung, sowie die organisatorische und inhaltlicheumfassende Begleitung des hausinternen Learning-Management-Systems (LMS). Dies umfasst insbesondere:
Je nach Rolle und Rechtevorgaben sollen Mitarbeiter Einsicht in die gesamten Fortbildungsdaten (interneund externe) ihres Teams oder nur in ihre persönlichen Daten erhalten. Teilweise soll eine Eingabe bzw.Bearbeitung, z.B. bei externen Fortbildungen mit Erfassung der Zertifikate, möglich sein. Erfasst und darüberhinaus angeboten werden sollen über das System „alle“ Präsenzveranstaltungen, Blended Learnings, e-Learning Einheiten (SCORM kompatibel) und Qualifikationen/Skills mit dem jeweiligen Ablaufdatum undautomatisierter Wiederholungsaufforderung an die betroffenen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in einfacher Formseine Fortbildungsmaßnahmen selber auswählen können und/oder vom Vorgesetzten zugewiesen bekommen.Der Vorgesetzte soll eine Planung sowohl zeitlich als auch finanziell mit dem System durchführen und anhanddes Bedarfs seiner Abteilung und/oder der Klinik abstimmen können. Der Genehmigungsprozess zur Teilnahmean einer Fortbildungsmaßnahme soll papierlos mit diesem System abgebildet werden.
Die Akademie bietet ihre Dienstleistungen für die eigenen Mitarbeiter und auch für Mitarbeiter andererGesundheitseinrichtungen an (externe Teilnehmer). Beides muss in diesem System verwaltet und abgerechnetwerden können (Rechnungserstellung, SEPA-Lastschriften, Kalkulationen, Verwaltung und Überwachung vonKosten). Die Fortbildungsplanung der Akademie soll zukünftig über das LMS ablaufen (Checklisten, Termine,Dozentenauswahl, etc.). Ebenso sollen mit diesem System die Dozenten und Sponsoren verwaltet, organisiertund abgerechnet werden. Eine Medien- und Raumverwaltung runden das Produkt ab. Der Mitarbeiter sollunkompliziert für eine „kleine“ Besprechung die Örtlichkeit und Zeit auswählen und die Reservierung der Medienund Räume beantragen können.
Druckmedien werden über eine Schnittstelle zu Word / Excel / Indesign erstellt, um dortige Vorlagen fürKursbuch, Flyer, Newsletter, etc. zu befüllen. Ein Webshop auf der Internetseite, der in einer DMZ getrennt vominternen Hauptserver arbeitet, ermöglicht die Onlinebuchung von Mitarbeitern und externen Teilnehmern. Einmöglichst papierloser Ablauf von der Buchung bis zur Abrechnung soll ebenso Ziel des Projektes sein. Damit istein Datenaustausch mit HYDMedia Business Workflow DMS der Firma Iquadrat im Optimalfall nötig. Weitere Schnittstellen zu krankenhausspezifischer Software (Personal, Medizinprodukte, Abrechnung,Fortbildungspunkte von Ärzte und Pflegepersonal, etc.) sollen die Daten synchron halten. Speziell bei derHersteller- und Geräteeinweisung ist bei Bedarf eine Schnittstelle zur Software waveware der Fa. Loy & Hutzumzusetzen, damit die Einweisungen entsprechend dokumentiert werden und abrufbar sind.
Für neue Mitarbeiter ist ein Bewerbermanagement vorgesehen, damit der Einstellungsprozess elektronischunterstützt werden kann und die Daten bei Anstellung gleich entsprechend übernommen werden können.Schnittstellen zu Jobbörsen, Social Media Plattformen, Recruting-Websites und Print sollen den Ablaufvereinfachen.
Zum Aufbau einer Wissensdatenbank / Wissensmanagement, z.B. im ärztlichen Bereich, ist eine einfacheErstellung von e-Learning Einheiten elementar. Ziel ist die Schaffung eines „Nachschlagewerks“ für dieunterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik, so dass neue Mitarbeiter schnell auf den erforderlichenWissenstand (teilweise durch Selbststudium) der jeweiligen Abteilung kommen können.
Die näheren Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, welche den im Rahmen desTeilnahmewettbewerbs ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt werden.


Winner: Defacto Software BV
Award value: 407000
Number of bids: 3