Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-12-17
Buyer: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 3527420.16 PLN

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia, utrzymania i modernizacji systemu EOD 2.0 w okresie 4 lat.
Podstawą prawną zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki są przepisy art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843). Podstawą faktyczną zastosowania ww. trybu jest brak możliwości udzielenia zamówienia innemu podmiotowi z uwagi na przyczyny techniczne o obiektywnym charakterze, a także ze względu na ochronę praw wyłącznych (majątkowych praw autorskich) Wykonawcy Comarch S.A., przy jednoczesnym braku możliwości zastosowania rozsądnego rozwiązania alternatywnego lub zastępczego, w sytuacji, gdy brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Przedmiot zamówienia stanowią usługi obejmujące serwis bieżący, modernizację funkcjonalności, szkolenia, asysty techniczne oraz konsultacje z zakresu administracji systemem obiegu dokumentów EOD 2.0. (dalej „System” lub „EOD 2.0”). System EOD jest systemem dedykowanym, wykonanym na zamówienie Ministerstwa Spraw Zagranicznych (dalej „Ministerstwo” lub „MSZ”). Został on wykonany i wdrożony w MSZ w 2013 roku przez Comarch S.A. w wyniku udzielenia temu Wykonawcy zamówienia publicznego, po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. System obejmuje swym zasięgiem ogół procesów związanych z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów w Ministerstwie. Potrzeba zapewnienia zgodności współdziałania systemu EOD 2.0 z istniejącymi aplikacjami jak np. Person, Exchange, Active Directory powoduje konieczność ciągłego dostosowywania jego funkcjonalności do zmieniających się i aktualizowanych wspomnianych aplikacji i ich środowisk, jak również rozbudowę funkcjonalności zgodnych z wymaganiami użytkowników. Także zmieniające się przepisy prawne powodują konieczność modyfikacji i dostosowywania systemu EOD 2.0 do ich wymagań. W trakcie prac nad modyfikacją Systemu w roku 2016, Ministerstwo rozważało możliwość skorzystania z alternatywnych dostępnych rozwiązań. W tym celu przeprowadzono konsultacje z urzędami wykorzystującymi podobne systemy. W wyniku przeprowadzonych analiz ustalono, że powyższe produkty nie posiadają szeregu funkcjonalności występujących w EOD, które zostały pozytywnie ocenione przez użytkowników MSZ. Ponadto nie są one dostosowane do wewnętrznych procesów funkcjonujących w MSZ, zaś ich ponowne przedefiniowanie i opisanie na potrzeby wdrożenia systemu zarządzania dokumentacją byłoby nieracjonalne (patrząc przez pryzmat poniesionych nakładów w stosunku do uzyskanych efektów).
W związku z powyższym, zdecydowano dokonać modernizacji Systemu, polegającej na aktualizacji do jego nowej wersji, wdrożeniu ponad 100 modyfikacji oraz wymianie silnika procesów. W efekcie prowadzonych przez Wykonawcę Systemu – Comarch S.A. prac modernizacyjnych, a także szeregu rozmów technicznych przedstawicieli MSZ z przedstawicielami Wykonawcy, wypracowano koncepcję nowego rozwiązania informatycznego – EOD 2.0, powstałego na bazie wersji „pudełkowej” oprogramowania Comarch EZD, które Wykonawca zaproponował MSZ w drodze nowacji zobowiązania, skutkującego umorzeniem roszczeń odszkodowawczych, wynikających dla MSZ z umowy z dnia 13.8.2010 r. na zaprojektowanie, wykonanie, zainstalowanie, uruchomienie i wdrożenie Systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Koncepcja pozyskania nowej wersji EOD w wyżej opisanej formie została w dniu 9.2.2017 r. pozytywnie zaopiniowana przez Prokuratorię Generalną RP (ciąg dalszy w sekcji VI.3).
W rezultacie stosowna umowa odnowienia została zawarta z firmą Comarch S.A. w dniu 26.10.2017 r. Zgodnie z ww. umową, Ministerstwu została udzielona licencja na korzystanie z systemu EOD 2.0.System EOD 2.0 ma dla Zamawiającego kluczowe znaczenie. Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa przechowywanych danych podczas wykonywania modyfikacji funkcjonalności Systemu EOD 2.0 wiąże się z koniecznością posiadania przez Wykonawcę odpowiedniej, specjalistycznej wiedzy i umiejętności. Kluczowe jest doświadczenie Wykonawcy oraz zaplecze techniczne (m.in. wyspecjalizowani w systemie programiści), które można było uzyskać wyłącznie podczas pracy nad stworzeniem i ulepszaniem systemu EOD 2.0 w minionych latach. Wiedza o systemie, który został napisany na indywidualne zamówienie MSZ, szczególnie o bardzo skomplikowanych powiązaniach pomiędzy bibliotekami, poszczególnymi procedurami i funkcjami była przekazywana pomiędzy programistami Wykonawcy, którzy obsługiwali ten system przez szereg lat. W obecnej chwili nikt inny nie posiada takiej wiedzy o Systemie oraz powiązaniach pomiędzy jego poszczególnymi modułami, aby móc ów system utrzymywać i rozwijać. Charakterystyka zadań realizowanych przez Ministerstwo sprawia, że System EOD 2.0 jest niezwykle rozbudowany i jednocześnie unikalny. Zastosowane przez Wykonawcę Comarch S.A. w ramach kolejnych rozszerzeń Systemu o unikatowe rozwiązania techniczne, specyfika oprogramowania a także szczegółowa wiedza o Systemie pozwalająca na właściwe identyfikowanie problemów i rozwiązywanie ich we właściwy dla tego Systemu sposób powodują, że z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze wykonawca Comarch S.A. jest jedynym podmiotem zdolnym do realizacji przedmiotowego zamówienia. Żaden inny Wykonawca w danym miejscu i na danym rynku nie posiada technicznych możliwości świadczenia usług asysty technicznej ze względu na brak wiedzy oraz znajomości rozwiązań technicznych czy też zastosowanych technik programistycznych w Systemie, co stanowi potwierdzenie występowania przesłanki, o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych.System jest rozwiązaniem autorskim. Comarch S.A. jest jedynym podmiotem uprawnionym do dokonywania zmian, modyfikacji i serwisowania kodów źródłowych do oprogramowania składającego się na system EOD oraz EOD 2.0. Żaden inny podmiot nie jest uprawniony ani nie uzyskał zgody Comarch S.A. do dokonywania zmian, modyfikacji i serwisowania kodów źródłowych do powyższego oprogramowania. Comarch S.A. przysługuje całość majątkowych praw autorskich do kodów źródłowych do oprogramowania składającego się na System EOD 2.0, na korzystanie z którego Comarch S.A. udzielił Ministerstwu Spraw Zagranicznych licencji na podstawie umowy odnowienia. Comarch S.A. dwukrotnie złożył oświadczenie o braku zgody na przeniesienia na MSZ majątkowych praw autorskich lub rozszerzenie praw licencyjnych do Systemu (w dniu 2.7.2018 r. oraz w dniu 27.9.2019 r.). Powyższe fakty stanowią potwierdzenie występowania przesłanki, o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Prawo zamówień publicznych.Jednocześnie należy zauważyć, że brak konkurencji nie jest wynikiem celowego działania Zamawiającego. Brak konkurencji wynika z faktu posiadania przez Comarch S.A. majątkowych praw autorskich do Systemu. Na podstawie informacji zawartych w ww. oświadczeniach Comarch S.A. należy stwierdzić, że rzeczywisty monopol Comarch S.A. ma charakter trwały i w żaden sposób nie jest możliwy do usunięcia przez Ministerstwo.
1. W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IV ustawy Pzp.
2. Odwołanie można wnieść w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia (art. 182 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).
3. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz wobec treści SIWZ można wnieść w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dz.U. UE lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej (art. 182 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp).
4. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 2 i 3 można wnieść w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę do jego wniesienia.


Winner: Comarch S.A.
Award value: 3527420.16