Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-08-31
Buyer: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 2400000 EUR
Submission deadline: 2020-10-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen SAP Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1 200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich.
Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24 x 7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.
Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal 4 Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.
Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen SAP Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1 200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich.
Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24 x 7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.
Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal 4 Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.
Der Vertrag verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 30.6.2025.
Der öffentliche Auftraggeber wird mindestens 3 Bewerber zur zweiten Phase auswählen. Ob er mehr als die Mindestzahl einlädt, liegt im Ermessen des Auftraggebers, in diesem Fall erfolgt gemäß § 51 Abs. 1 VgV die Auswahl der Bewerber nach den folgenden objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien:
— Grad der Vergleichbarkeit in Bezug auf Umfang, Größe, Personaleinsatz, zeitlicher Rahmen und Leistungsspektrum.
— Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind;
Der Bewerber muss innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestjahresumsatz insgesamt und im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich (SAP-Umfeld) erzielt haben.
Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum im Tätigkeitsbereich (SAP-Umfeld) beträgt mindestens: 1 Mio. EUR.
— Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Das Formular in Anlage TW3 ist hierfür zu verwenden.
—— mit dem dargestellten Leistungsgegenstand (SAP-Outsourcing-Leistungen gemäß Leistungsbeschreibung) vergleichbar sind;
—— innerhalb der letzten 3 Jahre vor dem Datum der Bekanntmachung abgeschlossen wurde oder bei einem laufenden Auftrag dieser mindestens ein halbes Jahr Laufzeit aufweist und nach Eigeneinschätzung zu mehr als 75 % erfüllt ist.

Eligibility requirements: — Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur); — Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register.

Award value: 2400000