Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-14
Buyer: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
Country: FI
Region: FI1DC
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72000000 | 72600000
Submission deadline: 2025-12-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja 
käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 36 §:ssä tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä, jonka kulku on määritelty hankintalain 37 §:ssä. Hankintamenettelyksi on valittu kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankinnan luonteeseen ja monimutkaisuuteen liittyvistä erityisistä syistä ja niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita.

Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset, joiden perusteella tehdään neuvotteluvaiheeseen hyväksyttävien ehdokkaiden valinta. Osallistumishakemusten käsittely on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa "Hankinnan taustaa" ja neuvotteluvaiheeseen hyväksyttävien ehdokkaiden valinta on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet". 

Neuvotteluihin valituille ehdokkaille lähetetään ennen neuvotteluiden alkamista neuvottelukutsu, alustava tarjouspyyntömateriaali 
ja neuvotteluiden aikataulu. Tarkemmat neuvotteluja koskevat ohjeet toimitetaan neuvotteluihin valituille ehdokkaille neuvottelukutsussa.

Neuvotteluissa neuvotellaan muun muassa hankittavien palveluiden vaatimuksista, asiantuntijavaatimuksista, palveluiden hinnoittelukomponenteista ja sopimusehdoista (ml. tietoturva- ja tietosuojavaatimukset).

Neuvottelut käydään suomeksi. 

Neuvotteluvaiheen alustava aikataulu on seuraava:
1. Päätös neuvotteluihin valittavista: joulukuu 2025
2. Neuvottelukutsun lähettäminen ja alustavan tarjouspyynnön julkaisu: tammikuu 2026 
3. Neuvottelut: tammi-helmikuu 2026
4. Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu: helmikuu 2026
5. Lopullisten tarjousten määräaika: maaliskuu 2026
6. Hankintapäätös: maaliskuu 2026
7. Sopimuksen allekirjoittaminen: huhtikuu 2026.

Alustavan suunnitelman mukaan neuvottelukierroksia tulee olemaan kaksi (2) tai kolme (3):
- 1. neuvottelukierros on tavoitteena järjestää hankintayksikön ilmoittamissa tiloissa Helsingissä. Kesto arviolta koko päivä / yritys. 
- 2. ja 3. neuvottelukierros on tavoitteena järjestää Teamsin välityksellä. Kesto arviolta puoli päivää / yritys / neuvottelukierros. 

Lisäksi hankintayksikkö varaa oikeuden kirjallisten kysymyskierrosten ja/tai kommentointikierrosten järjestämiseen neuvottelumenettelyn aikana.

Hankintayksikkö varaa oikeuden jatkaa neuvotteluja tilanteessa, jossa lopulliseen tarjouspyyntöön ei saada yhtäkään lopullisen 
tarjouspyynnön ehdot täyttävää tarjousta.

Ehdokkaalla/tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta tai tarjouksesta tai osallistumisesta neuvottelumenettelyyn. Myöskään neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta ehdokkaille tai tarjoajille korvausta. Hankintamenettelyn osapuolet vastaavat hankintamenettelyyn liittyvistä omista kuluistaan.
HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena on ylläpito- ja asiantuntijapalveluiden tuottaminen Palkeiden pilviympäristöön.

Alustavasti hankinnan kohteeseen on ajateltu sisältyvän:
- sovitut ylläpitopalvelut Palkeiden Azure-ympäristöön
- ylläpitopalveluiden käyttöönottoprojekti
- valitun toimittajan palvelunhallinnan ja palveluprosessien sovittaminen Palkeiden vastaaviin
- edellä mainittuja palveluita täydentävät kehitys- ja asiantuntijapalvelut.

Lisäksi hankintaan voi sisältyä mm.
- pilvimigraatioprojektien toimituksia
- oikeus hankkia laajennuksia palveluihin
- oikeus hankkia muita asiantuntijapalveluita pilvipalveluihin liittyen.

Palveluita tulisi pystyä tarvittaessa toimittamaan ympärivuorokautisesti vuoden jokaisena päivänä. Lisäksi korostetaan, että mahdollisten hankittavien jatkuvaluontoisten palveluiden piiriin tulevat järjestelmät tai palvelut ovat joiltain osin Suomen huoltovarmuuden kannalta kriittisessä roolissa.

Hankintaan ei alustavasti sisälly:
- Microsoft Azure -kulutuksen jälleenmyyntiä
- konesalipalveluita.

Hankinnan kohde on kuvattu yleisellä tasolla osallistumispyynnön liitteessä 1 "Hankekuvaus". Lisäksi liitteen 1 luvussa 3 on kuvattu hankinnan vaatimuksia alustavalla ja yleisellä tasolla, luvussa 4 on kuvattu millaisen tietotyypin mukaisia Palkeiden tai kolmannen osapuolen tietoja olisi tarkoitus käsitellä sekä tallentaa valitulta toimittajalta hankittavissa palveluissa ja luvussa 5 on kuvattu muita mahdollisia hankintaan ja sen kohteeseen liittyviä huomioita, joita täsmennetään hankinnan valmistelun aikana. 

HANKINNAN ALUSTAVA LAAJUUS

Palkeet on pilvisiirtymän alkuvaiheessa. Tavoitteena olisi toteuttaa järjestelmien pilvisiirtymä vaiheistetusti vuosien 2026 – 2030 välillä. Pilvisiirtymän mahdollisena kohteena on pääosin SAP-järjestelmiä. Palvelinmäärä mahdollisesti siirtyvien järjestelmien osalta on nykytilassa noin 150 – 250. Tavoitteena olisi, että vuoden 2026 aikana palvelinmäärä Azure-pilvipalvelussa olisi noin 30 – 50 kappaletta.

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon.

HANKINTASOPIMUKSET

Hankinnasta tullaan laatimaan yksi tai useampi hankintasopimus, jotka kattavat koko palvelukokonaisuuden. Hankintasopimusten sopimuskaudet täsmentyvät hankintamenettelyn aikana, mutta lähtökohtana pidetään järjestelyä, jossa ylläpitopalvelua koskeva sopimus voisi olla voimassa tietyn määräajan, jonka kuluttua sopimus olisi voimassa toistaiseksi. Hankintasopimukset voivat sisältää Palkeiden irtaantumisoikeuden (Exit-oikeus). Irtisanomisajat tarkentuvat tehtävään hankintasopimukseen. 

Jäljempänä osallistumispyynnöllä käytetään termiä hankintasopimus (yksikkö).
Ks. osallistumispyynnön liitteenä 1 olevan hankekuvauksen kohdat "Tietojenkäsittelyn sijainti" ja "Palvelun suorituspaikka".
Hankintayksikkö tulee vaatimaan neuvotteluihin valittujen ehdokkaiden asiatuntijoilta liitteenä 3 olevan vaitiolositoumuksen allekirjoitettuna. 

Hankintayksikkö tulee pyytämään allekirjoitukset ehdokkaiden valinnan jälkeen.
Kokonaisvertailuhinta, painoarvo 25-45 pistettä

Hintakomponentit ja niiden painoarvot täsmennetään lopulliseen tarjouspyyntöön. Hintojen vertailussa käytetään lopullisen tarjouspyynnön mukaista kokonaisvertailuhintaa.

Alustavissa tarjouksen valinta- ja vertailuperusteissa painoarvot on ilmoitettu käyttäen vaihteluvälejä. Painoarvot tarkennetaan lopulliseen tarjouspyyntöön. Hinta- ja laatupisteiden enimmäisyhteispistemäärä tulee olemaan yhteensä 100 pistettä. Suurimman yhteispistemäärän saaneen tarjouksen tehnyt tarjoaja tullaan valitsemaan toimittajaksi.