Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-12-13
Buyer: ICØ
Country: DK
Region: DK012
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 45000000 DKK
Submission deadline: 2033-12-31
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbuddet består af to faser:
1) prækvalifikationsfasen, hvor interesserede og egnede økonomiske aktører ansøger om at blive udvalgt til at deltage i konkurrencen om Kontrakten, og
2) tilbuds- og forhandlingsfasen, hvor forhandling gennemføres i en eller flere runder på baggrund af tilbud udarbejdet og afgivet af de udvalgte ansøgere.
I prækvalifikationsfasen skal der ansøges om prækvalifikation for alle kontrakterne samlet, og der skal afgives tilbud på levering til alle kommunerne.
Tilbuds- og forhandlingsfasen starter ved Ordregivers opfordring til de udvalgte ansøgere om at afgive indledende tilbud.
Efter udløbet af fristen for afgivelse af indledende tilbud foretager Ordregiver gennemgang af de modtagne tilbud.
Ordregiver kan på baggrund heraf beslutte, at der ikke gennemføres forhandling, evaluere tilbuddene og foretage tildeling.
Såfremt der ikke tildeles på baggrund af indledende tilbud, gennemføres en individuel forhandling med hver tilbudsgiver på grundlag af pågældendes indledende tilbud. 
Forud for mødet udsender Ordregiver en dagsorden for forhandlingsmødet, og Ordregiver dokumenterer forløbet af forhandlingerne ved et referat fra mødet.
Hver tilbudsgiver modtager referatet fra eget forhandlingsmøde med Ordregiver, hvori endvidere vil være indarbejdet eventuelle generelle oplysninger til alle tilbudsgivere foranlediget af den samlede forhandlingsrunde.
I det omfang runden med forhandlinger giver anledning hertil, foretager Ordregiver en tilretning af udbudsmaterialet og uploader det reviderede materiale i Ethics. Ordregiver opfordrer endvidere tilbudsgiverne til, inden for en nærmere frist, at afgive revideret tilbud eller endeligt tilbud.
Når tilbud kan danne grundlag for tildeling, herunder er endelige, foretager Ordregiver evaluering og indhenter dokumentation fra den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Herefter foretages tildeling af kontrakten.
I dette udbud forventer Ordregiver umiddelbart, at der vil blive gennemført én runde af forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, medmindre der måtte være grundlag for tildeling allerede på baggrund af de indledende tilbud, eller der vurderes behov for yderligere runder.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbuddet.
Albertslund Kommune, Brøndby Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune og Tårnby Kommune udbyder i fællesskab kontrakter om levering af pladsanvisningssystem til kommunerne, herefter benævnt ”Udbud af pladsanvisningssystem”. Kommunerne benævnes samlet ”Ordregiver”.
Kommunerne indgår hver især en individuel kontrakt med den vindende tilbudsgiver på baggrund af udbudsmaterialets kontrakt.
Leveringen af pladsanvisningssystem indebærer foruden brugsret til systemets funktioner også nødvendig implementering hos kommunerne samt drift og vedligeholdelse af systemet. Endvidere indeholder kontrakterne vilkår om exit.
Kommunernes nuværende pladsanvisningssystemer håndterer opskrivning, indmeldelser og pladsforhold i den enkelte kommunes pasningsordninger og pladsforhold for nuværende såvel som kommende indmeldelser af børn. Såvel de centrale pladsanvisninger i forvaltningen, men også de enkelte institutionsledere, har adgang til systemerne.
Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten med tilbudte priser på såvel engangsvederlag og årlige vederlag relateret til systemet og systemets funktioner, herunder optionerne. I tilbudslisten skal ligeledes afgives priser på implementering, exithåndtering og adgang til data efter kontraktens ophør samt på timepriser for konsulentbistand og priser for uddannelse.
Ordregiver anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 0 – 10 point. Det vægter positivt, at der tilbydes lave priser.
For underkriteriet ”pris” udregner Ordregiver tilbudsgivers evalueringstekniske pris som summen af priserne for hver tilbudt ydelse, herunder pris på ydelser ganget med det forventede forbrug af de enkelte ydelser.
Tilbudsgivernes evalueringstekniske priser omregnes herefter til point efter en lineær pointmodel, hvor laveste evalueringstekniske pris får 10 point, mens en evalueringsteknisk pris, der ligger 50 % over denne, får 0 point.
Der gøres opmærksom på, at alene tilbud, der opnår en samlet pointscore på minimum 6 for underkriteriet kvalitet, vil kunne danne grundlag for tildeling af kontrakten.
"Funktioner" består af Ordregivers ønsker om en række funktioner i systemet, der er oplistet i bilaget funktionsbeskrivelse. Tilbudsgiver skal beskrive de tilbudte funktioner.
Ordregiver anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 0 – 10 point.
Det vægter positivt, at de tilbudte funktioner understøtter effektive processer og sikrer hensigtsmæssige og i videst muligt omfang automatiserede arbejdsgange hos Ordregiver, herunder at systemet er brugervenligt, dvs. intuitivt, overskueligt og understøttende for brugernes opgaveløsning.
Der gøres opmærksom på, at alene tilbud, der opnår en samlet pointscore på minimum 6 for underkriteriet kvalitet, vil kunne danne grundlag for tildeling af kontrakten.
Kriteriet vedrører driften. Tilbudsgiver skal beskrive sin arkitektur, drift og vedligeholdelse, herunder samarbejdsorganisationen, anvendelse af driftshåndbøger, driftsplaner og driftsdokumentation, fokus på udvikling, opdateringer og løbende tilpasninger, beredskab (herunder for angreb via ransomware og andre vira, retablering og datalæk), sikkerhedsrutiner (herunder sikring af data under nedbrud) samt kvalitetssikring/-styring. Endvidere skal tilbudsgiver beskrive den tilbudte service og support, herunder back-up, SLA, tilbudt oppetid ud over det i kravspecifikationen angivne, reaktionstider mv.
Ordregiver anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 0 – 10 point.
Det vægter positivt, at tilbudsgiver har en klar plan for driften og vedligeholdelsen af systemet med fokus på at sikre en velfungerende, sikker og stabil drift. Det vægter endvidere positivt, at tilbudsgiver prioriterer udvikling, opdateringer og løbende tilpasninger af systemet, således at systemet altid er tidssvarende, samt at tilbudsgiver har betryggende beredskabsplan(er), sikkerhedsrutiner og kvalitetsstyring/-sikring. Endelig vægter det positivt, at tilbudsgiver tilbyder høj driftseffektivitet (oppetid) og gode reaktionstider, samt at der orienteres i god tid om opdateringer mv.
Der gøres opmærksom på, at alene tilbud, der opnår en samlet pointscore på minimum 6 for underkriteriet kvalitet, vil kunne danne grundlag for tildeling af kontrakten.


Winner: Assemble A/S
Award value: 93918436
Number of bids: 2