Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-07-15
Buyer: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 215000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die GMSH sucht mit dieser Ausschreibung einen Rahmenvertragspartner pro Los, der/die die Beratungsleistungen für SAP HCM mit den Modulen Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Personalkostenplanung und Reisemanagement sowie für die digitale Personalakte Employee File Management (EFM) by OpenText sowie für ESS/MSS erbringt.
Für diese Rahmenvereinbarungen gelten die folgenden Höchstmenge für die zu erbringenden Dienstleistungen in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum:
Bei Erreichen eines Höchstwertes beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung des betroffenen Loses.
Sollte der Zuschlag für alle Lose an einen Auftragnehmer fallen, endet die Rahmenvereinbarung mit dem Erreichen der Gesamtmenge von 600 Beratertagen.
Die über diese Leistungsbeschreibung hinausgehende Konkretisierung der zu erbringenden Leistung für Los 1 (Beratung HCM & EFM) ist in der beigefügten Anlage zur Leistungsbeschreibung aufgeführt und umfasst zugleich die Dokumentation der durchgeführten Leistungen. Der überwiegende Teil der Beratungsleistung soll per Remote-Verbindung erfolgen.
Bitte erläutern Sie die technische Realisierung einer Remoteverbindung incl. der Sicherheitsmaßnahmen und der Einbindung der Mitarbeiter (ggf. auch  mehrere Alternativen mit Nennung der präferierten Lösung). Es wird hierzu ggf. eine gesonderte vertragliche Vereinbarung geschlossen werden.
Als Auftragnehmer müssen Sie bei der Leistungserbringung grundsätzlich die Vorschriften der DSGVO einhalten. Sie als Bieter verpflichten sich bei Vertragsabschluss die zur Auftragsdurchführung betrauten Beschäftigten auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu verpflichten. Die Originale der Verpflichtungserklärungen sind der GMSH auszuhändigen.
Seit dem 01.08.2016 ist das Employee File Management von OpenText (Version 16.2) als digitale Personalakte bei der GM.SH vollumfänglich im Einsatz. Im Rahmen der Implementierung des Produktes wurde eine flexible Ordnerstruktur geschaffen, die sich in zwei feste Ebenen (Hauptordner und Unterordner) gliedert. Die eingescannten Dokumente können ausschließlich dem Unterordner zugeordnet werden. Das Einbringen von Dokumenten in die jeweilige Personalakte erfolgt über die Szenarien „ArchiveLink: Spätes Erfassen mit Barcode“ und anschließendem Einscannen von einem zentralen Scanarbeitsplatz sowie „Archive Link: Datei importieren“ von dem lokalen Endgerät mit bereits in PDF-Form vorliegenden Dokumenten.
Für die Wiedervorlage oder der Löschung von Dokumenten kommen Workflows zum Einsatz, die über das Business Workplace genutzt werden. Zusätzlich wurde für das Löschen von Dokumenten aus der Personalakte ein umfangreiches Löschkonzept auf Dokumentartebene umgesetzt. Die Bereitstellung der Personalakte an berechtigte Interessenten außerhalb der Personalabteilung erfolgt durch die Vergabe von Gast-User-Tickets. Grundsätzlich sind die Berechtigungen hinsichtlich der Anzeige, Änderung und Löschung von einzelnen Dokumenten einer Personalakte auf ein umfangreiches Berechtigungskonzept auf Dokumentartebene gestützt. In diesem Zusammenhang wurde eine kundeneigene Berechtigungsprüfung implementiert, welche den aktuell hinterlegten Mitarbeiterkreis der betroffenen Personalnummer prüft. Eine weitere kundeneigene Lösung stellt die Funktionalität dar, die bestimmte von der GMSH festgelegte Spool-Listen in einzelne Dokumente separieren und diese dann in den Personalakten der Mitarbeiter ablegen lässt.
Wir erwarten neben der gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringenden Leistung von Ihnen als Berater bei eventuellen Problemstellungen Kompetenzen, mit Hilfe derer die Problemlösung oder Entwicklung von Erweiterungen gemäß der von der GM.SH festgelegten Anforderungen möglich sind. In diesem Zusammenhang gehören eine Prozess- und Systemberatung (ggfs. auch für Anwendungen außerhalb von EFM), die Erstellung von Konzepten und die Erweiterung der bestehenden Dokumentation zum Leistungsumfang.
Die Abwicklung der Beratung für das Employee File Management by Open Text bzw. ESS/MSS soll auch bei einer Weitergabe an einen Subunternehmer über den Vertragspartner als Generalunternehmer erfolgen.
SAP HCM ist seit 2003 im Einsatz und läuft auf einem separaten Mandanten auf einem System (ERP 6 mit EHP 8 mit DokuLink (OTEXBAS 1620_700)).
Als Auftragnehmer müssen Sie bei der Leistungserbringung grundsätzlich die Vorschriften der DSGVO einhalten. Sie als Bieter verpflichten sich bei Vertragsabschluss die zur Auftragsdurchführung betrauten Beschäftigten auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu verpflichten. Die Originale der Verpflichtungserklärungen sind der GMSH auszuhändigen.
In diesem Self-Service können Beschäftigte bei der Beantragung einer Abwesenheit zwischen verschiedenen „SAP An-/Abwesenheitsarten“ auswählen. Je nach An/Abwesenheitsart läuft der Genehmigungsprozess 1 bis 2-stufig und mit oder ohne Dateianlagen. Bei Prozessen mit Dateianlagen werden diese mit Abschluss des Prozesses über eine vorbestimmte Dokumentenart in die betroffene digitale Personalakte abgelegt.


Winner: SAP Deutschland SE & Co. KG
Award value: 215000
Number of bids: 2