Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-03
Buyer: Hämeenlinnan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2022-01-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on joko huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmäkokonaisuus yhdessä taikka erillisen huoltokirjajärjestelmän ja erillisen kulutusseurantajärjestelmän muodostama kokonaisuus. Hankittavien järjestelmien tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö).
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertaillaan kahdessa vaiheessa siten, että osien 1 ja 2 kokonaistaloudellisesti edullisimmista erillistarjouksista kootaan tarjousten yhdistelmä, jota verrataan osan 3 kokonaistaloudellisesti edullisimpaan tarjoukseen. Tarjouskilpailun ratkaisemisen periaatteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä: 00_TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMISEN PERIAATTEET
Huoltokirjajärjestelmän tulee täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle. Järjestelmä voi olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka erillinen kukutusseurantajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon ja kunnossapidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt, korjausohjelma ja dokumentit. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö, esim. vikailmoitusten laatijoina).
Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä konvertoidaan nykyisistä järjestelmistä lähtötiedoksi kohdeluettelo perustietoineen (Liite 99_KOHDELUETTELO.xlsx). Kohteet ja kohdetiedot tuodaan jatkossa integraation kautta tulevasta kohderekisterijärjestelmästä, jonka hankinta käynnistyy huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmähankinnan jälkeen.
Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan helmikuussa. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa 1.5.2022. Tilaajan erikseen kilpailuttamat uudet kiinteistönhoitosopimukset tulevat voimaan 1.6.2022 ja palveluntuottajien toiminnanohjaus tulee tapahtumaan huoltokirjajärjestelmän kautta. Käyttöönottoprojektin yhteydessä järjestelmään perustetaan erillisenä projektina laiterekisteri sekä huolto- ja korjausohjelmat.
Sopimuksen on tarkoitus olla määräaikainen neljä (4) vuotta ja jatkua sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.
Hankintaan sisältyy optio toiminnallisissa vaatimuksissa esitetyistä ei-pakollisista integraatioista, jotka on eritelty myös hintalomakkeella
Kulutusseurantajärjestelmällä tavoitellaan kulutusseurannan ja energiajohtamisen järjestelmällisetä kehittämistä sekä energiatehokkuustavoitteiden saavuttamista. Järjestelmä voi olla kiinteä osa huoltokirjajärjestelmää taikka erillinen huoltokirjajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökantaan liittyvien kulutustietojen seurantaan ja hallintaan sekä analysointiin. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö) sekä ulkopuoliset palveluntuottajat osin (n. 100 hlö, esim. mittarilukemien kirjaajina).
Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä konvertoidaan nykyisistä järjestelmistä lähtötiedoksi kohdeluettelo perustietoineen (Liite 99_KOHDELUETTELO.xlsx). Kohteet ja kohdetiedot tuodaan jatkossa integraation kautta tulevasta kohderekisterijärjestelmästä, jonka hankinta käynnistyy huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmähankinnan jälkeen.
Lisäksi järjestelmään perustetaan erillisen mittariluettelon (Liite 99_MITTARILUETTELO.xlsx) mukaiset automaattiset luennat. Automaattiluennan käynnistämisen yhteydessä tuodaan järjestelmään historiatietona kulutustiedot 1.1.2018 alkaen siltä osin, kun se kolmansien osapuolien (esim. energia- ja verkkoyhtiöt) puolesta onnistuu. Tähän liittyviä mahdollisia kolmasien osapuolien lisäveloituksia tilaajalle ei tarvitse huomioida tarjoushinnassa.
Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan helmikuussa. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä automaattiluennan osalta 1.6.2022 (toiminnallisten vaatimusten mukaiset pakolliset integraatiot) ja manuaalisen luennan osalta 1.9.2022. Manuaalisen luennan lähtötiedot kerätään erillisenä projektina käyttöönottoprojektin yhteydessä.
Sopimuksen on tarkoitus olla määräaikainen neljä (4) vuotta ja jatkua sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.
Hankintaan sisältyy optio toiminnallisissa vaatimuksissa esitetyistä ei-pakollisista integraatioista, jotka on eritelty myös hintalomakkeella
Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmän muodostaman kokonaisuuden vaatimukset, tavoitteet, toiminnot, käyttäjät ja aikataulu muodostuvat osien 1 ja 2 edellä kuvattujen tietojen mukaisesta yhdistelmästä. Huoltokirjajärjestelmän tulee olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka saumattomasti kulutusseurantajärjestelmään integroitu järjestelmä.