Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-22
Buyer: Jyväskylän kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2016-04-20

Technical requirements: Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin (myöhemmin Tilaaja) perusturvan toimialalle käyttöön tulevan toiminnanohjausjärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden hankinta. Toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan palveluna. Ensisijaisesti palvelut hankitaan palveluohjaus ja kotona-asumisen tukeminen – yksikköön (myöhemmin kotihoito) käyttöön, mutta Tilaaja varaa optio-oikeuden hankkia palvelut myös muille perusturvan palvelualueille. Optio-oikeus koskee esimerkiksi kotisairaalaa sekä ympärivuorokautisen asumisen ja hoidon yksikköä. Optioita koskevat tarkemmat tiedot löytyvät tarjouspyynnön kohdasta 3. Kyseisten lisähankintamahdollisuuksien kuvaus.
Hankintaan kuuluvat varsinaisen toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi toiminnanohjausjärjestelmään liittyvät käyttöönotto-, koulutus-, ylläpito-, päivitys-, integraatio- ja kehittämispalvelut.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on vapauttaa työntekijöille työaikaa asiakkaiden kotona tehtävään työhön, parantaa asiakkaalle annettavien palveluiden laatua ja vähentää toimistotyöaikaa. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoituksena tukea kotihoidon työtä lisääntyvän palvelutarpeen paineessa ja mahdollistaa resurssitehokkuusvaatimukset. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee myös mahdollistaa liikkuva työ ja haavoittuvaisista paperilomakkeista poispääseminen. Hoitajilla tulee olla käytössään esimerkiksi reaaliaikaiset hoito-ohjeet, lääkelista ja lääkkeiden jako-ohje asiakkaan lääkityksestä, jotta asiakasturvallisuus voidaan varmistaa ja hoitovirheitä välttää. Lääkityksen ja hoito-ohjeiden ajantasaisuus ovat olennainen osa turvallista ja hyvää hoitoa. Hoitajien tulee nähdä ajantasaisen lääkelistan lisäksi lääkeannosten ottoajankohdat ja määrät sekä lääkkeen aloituspäivämäärä, jotta kotihoidossa voidaan huomioida uudet vastuulääkärin määräämät lääkitykset. Potilastietojärjestelmään kirjaaminen ja kirjattujen tekstin lukeminen on potilasturvallisuuden ja asiakkaan hoitamisen kannalta ensiarvoisen tärkeitä asioita.
Jyväskylän kaupungin vanhuspalveluiden palveluverkkoselvityksessä (2015) on todettu, että kotihoidon toiminnan järjestämistapa vaikuttaa olennaisesti palveluille asetettuihin tavoitetasoihin. Jyväskylän kaupungin kotihoito on asettanut lähi- ja perushoitajien välittömän työajan tavoitteeksi 65 % ja sairaanhoitajien tavoitetasoksi 45–50 %. Keskeinen tavoitteeseen pääsyn edellytys on, että välillisiin tehtäviin kuluvaa työaikaa voidaan vähentää ja välittömän asiakastyöajan määrää voidaan lisätä. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnalla ja käyttöönotolla pyritään vastaamaan näihin asetettuihin välittömän työajan tavoitteisiin.
Asiakasmäärän kasvaessa, kotihoito tulee kehittymään. Osa kotihoidon henkilöstöstä lähtee jo tällä hetkellä asiakaskäynneille suoraan kotiosoitteestaan ja tämänkaltaista toimintamallia pyritään tulevaisuudessa lisäämään. Kotoa lähtiessä liikkuvan työn vaatimukset kasvavat. Tämä asettaa entistä tiukempia vaatimuksia toiminnanohjausjärjestelmältä vaadittaviin ominaisuuksiin kuin perinteisessä työn organisointimallissa (toimisto-asiakas-toimintamalli). Haasteita asettavat esimerkiksi erilaisten potilastietojärjestelmästä otettujen tulosteiden käyttö, mikä ei tietoturvasyistä ole perusteltua. Hoidon jatkuvuuden, hoitohenkilökunnan vaihtuvuuden ja asiakasturvallisuuden vuoksi kotihoidon henkilökunnan tulee pystyä lukemaan asiakkaan hoitoon liittyvät kirjaukset mobiililaitteesta suoraan asiakkaan kotoa.
Kun hoito- ja toimistotehtäviä, kuten esimerkiksi tilastointia ja kirjaamista voidaan tehdä asiakkaan luona toiminnanohjausjärjestelmän mahdollistaman mobiiliteknologian avulla, tavoitetasoon on mahdollista päästä ja parhaassa tapauksessa sitä voidaan myös nostaa. Välittömän työajan lisäämisellä saavutettavan resurssitehokkuuden lisäksi välittömän työajan lisäys vaikuttaa myös asiakkaan kokemaan palveluiden laatuun parantavasti. Kun suurempi osa työajasta kuluu asiakkaan luona, luodaan edellytykset asiakaslähtöiselle ja laadukkaalle palvelulle: asiakaskohtaamisen jää enemmän aikaa ja hoitajat voivat tehdä työnsä rauhassa kuntouttavalla työotteella.
Jyväskylän kaupungin kotihoidossa on noin 1 000 asiakasta ja 300 hoitajaa sijaiset mukaan lukien. Päivittäin kotihoidon asiakkaita hoitaa noin 200 terveydenhuollon ammattilaista. Työn luonne on sellaista, että kotihoidossa työskentelee paljon sijaisia ja varahenkilöitä, jotka eivät tunne esimerkiksi asiakkaiden hoito-ohjeita ja lääkitystä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kotihoidon henkilökunnan liikkuvuus Jyväskylän eri alueilla on suurta, mikä asettaa oman haasteensa potilasturvallisuuden ja hoidon jatkuvuuden näkökulmasta.
Kotihoidossa asiakkaana ovat pääsääntöisesti vanhukset ja monisairaat henkilöt. Tilaajan kotihoidon asiakkaat asuvat kotihoidon ja tukipalvelujen turvin kodeissaan yhä pidempään. Myös alueen asumisrakenne on moninainen, asiakkaita asuu niin kerros-, rivi- kuin omakotitaloissakin. Lääkehoidon toteuttaminen asiakkaiden kodeissa asettaa omat haasteensa. Kotihoidon hoitajat ja vastuulääkäri vastaavat yhdessä asiakkaan lääkehoidosta sekä lääkehoidon arvioinnista. Hoitajan tulee muun muassa pystyä seuraamaan asiakkaalle määrätyn lääkityksen vastetta ja hoitotuloksia. Tietyissä tilanteissa voi olla mahdollista, että lääkäri muuttaa kotihoidon asiakkaan lääkitystä ilman, että kotihoidolle erikseen ilmoitetaan asiasta. Potilasturvallisuuden kannalta on erityisen tärkeää, että hoitajilla on käytössään ajantasainen lääketieto suoraan potilastietojärjestelmästä (jako-ohje voimassaolevista lääkkeistä).
Jyväskylän kaupungilla on käytössään Effica -potilastietojärjestelmä ja Titania työvuorosuunnittelujärjestelmä. Edellä mainitut ohjelmistot ovat keskeinen osa kotihoidon toimintaympäristöä ja niillä on keskeinen osa hoitajien päivittäisessä työssä. On ehdottoman välttämätöntä, että hankittavaan toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvät monipuoliset ja käyttökelpoiset rajapinnat edellä mainittuihin tietojärjestelmiin. Rajapinnat mahdollistavat sen, että hoitotyössä käytössä ovat ajantasaiset hoito-ohjeet ja toiminnanohjausjärjestelmän optimointityökalu voi käyttää työvuorosuunnittelujärjestelmään merkittyjä työvuoroja. Tiedonkulun täytyy olla mutkatonta eri tietojärjestelmien välillä. Tehokas tietojen siirtyminen tukee hankinnan tavoitteita sekä tehokkaan ja tuloksellisen hoitotyön saavuttamista.
Toiminnanohjausjärjestelmästä tulee olla saatavilla ajantasaiset ja täsmälliset tiedot, jotta tehokkaan ja vaikuttavan hoidon tavoitteet voidaan saavuttaa. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee tukea moniammatillista hoitotapahtumaa sekä varmistaa hyvä ja tarkoituksenmukainen hoito kotihoidon henkilökunnan vaihtuvuudesta sekä varahenkilöistä huolimatta.
Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyn käyttö on perusteltua, koska kyse palveluhankinnasta, jossa palvelun luonteen ja palveluun sisältyvien riskien takia ei ole perusteltua käyttää avointa tai rajoitettua hankintamenettelyä. Hankinnan onnistumisen kannalta on tärkeää, että hankintayksikkö pystyy neuvottelemaan hankinnan lopullisista ehdoista Palveluntuottajien kanssa. Neuvottelumenettelyn avulla Tilaaja pyrkii saamaan kokonaistaloudellisimman hankintasopimuksen, joka mahdollisimman hyvin palvelee Tilaajan tarpeita ja toteuttaa hankinnan tavoitteita.
Tilaaja on määrittänyt tähän osallistumishakemusilmoitukseen kaikki ne ominaisuudet, joita se pitää välttämättöminä asiakasturvallisuuden ja hankinnan tavoitteiden toteutumiseksi hankinnan alkuvaiheessa (asetetut vähimmäisvaatimukset). Tilaaja hakee valmista toiminnanohjausjärjestelmätuotetta, koska sillä on takanaan yksi epäonnistunut kotihoidon palvelualueella toteutettu toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti. Tilaaja tarvitsee toiminnanohjausratkaisun ja Palveluntuottajakumppanin, jonka kanssa se voi varmistua käyttöönottoprojektin onnistumisesta ja hankinnan tavoitteisiin pääsemisestä.
Osallistumishakemusilmoitusvaiheen jälkeen Tilaaja jatkaa hankinnan kohteen ja tarjouspyynnön yksityiskohtien määrittelyä kaikkien neuvottelumenettelyyn hyväksyttyjen Palveluntuottajien kesken. Tämä tarkoittaa, että Tilaaja hyväksyy neuvottelumenettelyyn kaikki ne Palveluntuottajat, jotka täyttävät Tilaajan asettamat kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Neuvottelumenettelyn tarkoituksena on laatia yhdessä Palveluntuottajien kanssa hankinta-asiakirjat, jotka vastaavat tilaajan hankintatarpeita ja joihin Palveluntuottajat pystyvät palvelutarjoomallaan vastaamaan. Neuvotteluissa käsitellään esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään pakollisten vähimmäisvaatimusten lisäksi kehitettäviä ominaisuuksia, toiminnanohjausjärjestelmän laatu-/käytettävyysvaatimuksia, sanktioita, hinnoittelumalleja ja tukipalveluiden vasteaikoja.
Neuvotteluihin valituille ehdokkaille lähetetään neuvottelukutsu, jossa ilmoitetaan alustava neuvotteluaikataulu ja neuvotteluissa käsiteltävät asiat. Neuvottelujen tarkoituksena on täsmentää hankinnan ehdot ja hankinnan kohde lopullisesti siten, että ehdokkaat voivat jättää vertailukelpoisia tarjouksia. Neuvottelujen päätyttyä Tilaaja pyytää tarjouspyynnöllä tarjoajilta lopullisen tarjouksen. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteiden sisältö täsmentyy neuvottelujen aikana. Tilaaja valitsee lopullisen tarjouspyynnön perusteella yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen hankinnan kohteesta.