Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-01-28
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48100000 | 72000000 | 72200000 | 72250000: System and support services | 72254000: Software testing
Estimated value: 420000 EUR
Submission deadline: 2017-03-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Landeshauptstadt München bietet umfangreiche Fördermöglichkeiten für unterschiedliche Zielgruppen und Branchen an. Für die Verwaltung der Fördermittel soll eine geeignete Softwarelösung beschafft werden. Diese soll zunächst im Referat für Gesundheit und Umwelt (RGU) zum Einsatz kommen. Optional können zu einem späteren Zeitpunkt auch Nutzer aus anderen Referaten hinzukommen. Neben dem Förderprogramm Energieeinsparung (FES), dem Förderprogramm für den Austausch alter festbrennstoffbefeuerter Öfen (FAO) und diversen Zuschüssen, ist seit April 2016 auch das Förderprogramm Elektromobilität in München (FEM) beschlossen worden. Da die Anzahl an Förderprogrammen kontinuierlich steigt und der Umgang mit komplexen Berechnungen, langwierigen Prozessen und der hohen Anzahl an Anträgen nicht ohne eine übergreifende IT-Unterstützung zu bewältigen ist, wird eine einheitliche Software für Fördermittelmanagement benötigt.
Es wird ein Softwaresystem für interne Anwender (47 Fachanwender, 2 fachl. und 1 techn. Administrator) an 50 PC's benötigt
Der Auftragnehmer hat die von ihm zu liefernde Software und/oder zu erstellenden Systemkomponenten sowie die durch den Auftraggeber beizustellenden Systemkomponenten bei der LHM aufzustellen, zu installieren, zu konfigurieren, zu customizen und zu integrieren sowie die Funktionsfähigkeit herbeizuführen. Dies erfolgt in Zusammenarbeit zwischen dem Auftragnehmer und it@M, dem zentralen Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik der LHM.
Alle Mitarbeiter/innen inkl. der Systemverantwortlichen müssen vom Auftragnehmer ausreichend (mind. einen Tag für Mitarbeiter und zusätzlich einen Tag für Systemverantwortliche) geschult werden. Die Schulung findet in Gruppen von maximal 8 Personen an den PCs im Schulungsraum des RGU (LHM) statt. Der voraussichtliche Schulungsbedarf umfasst
Die Schulungsunterlagen sind vom Auftragnehmer übersichtlich und aussagekräftig sowie auf den Auftraggeber individuell zugeschnitten in deutscher Sprache zu erstellen. Die Schulungsunterlagen sind elektronisch sowie in bearbeitbarer Papierform zu liefern. Die Schulungsunterlagen dürfen vom Auftraggeber intern beliebig weiter verwendet werden. Alle Benutzeroberflächen, auf denen im Betrieb Eingaben notwendig sind oder sein können, sollen mit Screenshots dargestellt werden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das System nach Bedarf und nach Maßgabe des Auftraggebers weiterzuentwickeln. Der Auftraggeber geht hierbei von voraussichtlich 10 Tagen pro Jahr aus. Ein Anspruch auf Beauftragung eines bestimmten Stundenkontingents besteht jedoch nicht. Hier wird ausschließlich nach Bedarf und nach Aufwand abgerechnet.
Um den Erfolg der Einführung zu gewährleisten muss das System zum Start des Produktivbetriebs mit allen erforderlichen Referenzdaten (z. B. Förderrichtlinien etc.) vorbelegt zur Verfügung stehen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich daher die erforderlichen Referenzdaten aus der vorhandenen heterogenen Umgebung (datenbankbasierte Altsysteme und entsprechende Calc-Listen) in das neue System zu importieren.
Nachfolgend werden mögliche Optionen für das bereit zu stellende System beschrieben, welche zu Beginn oder während der Vertragslaufzeit durch den Auftraggeber vom Auftragnehmer abgerufen werden können. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht.
Optional sollte das System dem Anwender die Möglichkeit bieten, Daten des Förderobjekts, die einen räumlichen Bezug haben, über eine Verknüpfung mit einem Geoinformationssystem aufzurufen und zu verifizieren. Dabei ist erwünscht, dass die Koordinaten gespeichert und in einem Geoinformationssystem angezeigt werden.
Es wird ein EVB-IT Systemlieferungsvertrag abgeschlossen. Vertragsgegenstand ist die Überlassung der Softwarelizenzen, Systempflege, Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems, Installation, Konfiguration und Integration in die Infrastruktur der LHM mit Herstellung der Betriebsbereitschaft sowie Konzeptions-, Migrations- und Schulungsleistungen.
Der Vertrag hat eine Laufzeit von 5 Jahren. Diese beginnt ab Zuschlag, für den Systemservice jedoch erst ab Systemlieferung. Nach Ablauf dieser 5 Jahre verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr, wenn nicht spätestens drei Monate vor dem jewiligen Vertragsende eine schriftliche Kündigung erfolgt, maximal jedoch bis zu 5 mal.
Der Vertrag hat eine Laufzeit von 5 Jahren. Diese beginnt ab Zuschlag, für den Systemservice jedoch erst ab Systemlieferung. Nach Ablauf dieser 5 Jahre verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr, wenn nicht spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende eine schriftliche Kündigung erfolgt, maximal jedoch bis zu 5 mal.
Optional sollte das System dem Anwender die Möglichkeit bieten, Daten des Förderobjekts, die einen räumlichen Bezug haben (X/Y – Koordinaten (GPS) und Metadaten zur Anlage), über eine Verknüpfung mit einem Geoinformationssystem aufzurufen und zu verifizieren. Dabei ist erwünscht, dass die Koordinaten gespeichert und in einem Geoinformationssystem angezeigt werden. Optional sollte das System die Zahlbarmachung und Auszahlung der Gelder über eine direkte Schnittstelle zum SAP-System bieten.
Es ist eine Option zur Verlängerung des Vertrages um ein weiteres Jahr vorgesehen, maximal erfolgt die Verlängerung bis zu fünfmal.
Die in nachfolgender Beschreibung genannten Dokumente finden sich in den Vergabeunterlagen. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 → Software für Fördermittelmanagement zum Download zur Verfügung gestellt.

Eligibility requirements: Hinweis: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Dokumente finden sich in den Vergabeunterlagen. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 → Software für Fördermittelmanagement zum Download zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und sonstigen Unterlagen enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen. A.1.1 Allgemeines Eignungskriterium Sämtliche beschriebenen Leistungen werden von Ihnen in der geforderten Art und Weise erbracht und über die Vertragslaufzeit hinweg wird von Ihnen ausschließlich entsprechend qualifiziertes Personal eingesetzt. A.1.2 Dokumente Sämtliche Dokumente (u. a. Arbeitspapiere, Monatsberichte) werden in deutscher Sprache verfasst und dem Auftraggeber in digitaler Form (mindestens als *.pdf und im OpenDocument Format) zur Verfügung gestellt. A.1.3 Deutsche Sprache Alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend und werden diese im Projekt anwenden. Insgesamt muss der Bieter mit seinem Angebot eine Mindestpunktzahl von 3 250 (von insgesamt 5 000 möglichen) Eignungspunkten erreichen, um nachzuweisen, dass sein Angebot den Anforderungen an die Eignung genügt. Erreicht der Bewerber insgesamt weniger als 3 250 Eignungspunkte, wird sein Angebot ausgeschlossen. Eigenerklärungen – Vordrucke zur Erstellung der einzureichenden Unterlagen: Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen sind dem Angebot beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt. Dabei ist dem jeweiligen Vordruck zu entnehmen, ob die Eigenerklärung auszufüllen ist und wenn ja, von wem (Bieter, Unterauftragnehmer, einzelnes Mitglied der Bietergemeinschaft). Die Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten und mit Datum, Unterschrift und ggf. Firmenstempel versehen werden. Falls erforderlich, können die Angaben auf gesonderten Blättern unter zwingender Einhaltung des Schemas des jeweiligen Vordrucks gemacht werden. Die Eigenerklärungen können auch ohne Originalunterschrift (z. B. aufgrund der Übermittlung per Fax von einem Unterauftragnehmer an den Generalunternehmer) eingereicht werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Originale unter Fristsetzung nachzufordern. — Bewerber-/Bieterkonstellation; — Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft; — Unterauftragsvergabe; — Eignungsleihe; — Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung; — Berufshaftpflichtversicherung; — Ausschlussgründe; — Verschwiegenheit; — Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung; — Scientology-Schutzerklärung. Hinweis: Die Eigenerklärung „Berufshaftpflichtversicherung“ enthält einen Mindeststandard. Der Auftraggeber fordert eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU mit folgenden Mindestdeckungssummen (Mindeststandard je Schadensfall): Personenschäden mindestens 1 000 000 EUR Sachschäden mindestens 1 000 000 EUR Vermögensschäden mindestens 500 000 EUR.

Award value: 420000