Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-19
Buyer: Stad Aarschot
Country: BE
Region: BE242
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems
Submission deadline: 2025-04-22
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Het stadsbestuur Aarschot wenst in te zetten op de preventie en beheersing van overlast om de leefbaarheid in de stad te verhogen en een veilige omgeving te creëren. Naast preventieve maatregelen om overlast zoals sluikstorten, vandalisme, enz. terug te dringen, wenst de stad bijkomende camera’s te plaatsen op overlastgevoelige plekken.

De plaatsing van camera’s heeft tot doel:
1. Veiligheid verbeteren: Camera's kunnen helpen bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit, zoals diefstal en vandalisme;
2. Overlast beheersen: Ze kunnen bijdragen aan het verminderen van overlast door ongewenste gedragingen in openbare ruimtes;
3. Bewijsmateriaal bieden: In geval van incidenten kunnen de opnames dienen als bewijsmateriaal voor politie en justitie;
4. Publieke veiligheid: Ze kunnen de algemene veiligheid en het welzijn van bewoners en bezoekers verhogen;
5. Beheer en toezicht: Camera's kunnen helpen bij het beheren van openbare ruimtes en het handhaven van regels en voorschriften;
6. Standaardisatie door de integratie van bestaande camera’s in het nieuwe VMS.

De aanbesteder wenst hiervoor een raamovereenkomst af te sluiten voor de plaatsing van camera’s met onderhoudscontract op diverse sites, straten, gebouwen in Aarschot, alsook voor projecten die momenteel nog in ontwikkeling zijn (vb. de Laaksite, Schoonhoven) en die pas zullen voltooid worden tijdens de looptijd van deze raamovereenkomst.
De voorziene locaties worden opgedeeld in projectzones, waarbij telkens de doelstelling of functie van het gebruik van de camera’s wordt aangegeven.
De inschrijver dient per projectzone een cameraplan op te maken en de voor die locatie meest aangewezen oplossing voor te stellen, die minstens de volgende factoren bevat:
- Een cameraplan met duidelijk FOV inclusief een opslag- en bandbreedteberekening;
- Totale projectkost;
- Benodigde IT componenten per locatie;
- De nodige grondwerken;
- Alle randinfrastructuur, nodig voor de installatie van de camera’s zoals ophangbeugels, bevestigingspalen, bekabeling, …;
- Software.

Naast de plaatsing van nieuwe camera’s zullen bestaande camera’s moeten geïntegreerd worden in een centraal systeem.
Per camera staat verder gespecifieerd via de DORI-methode welke nauwkeurigheid de beelden dienen te hebben. 
Binnen de aangeboden camera’s zullen er verschillende types voorzien moeten worden. Deze types dienen aangepast te worden aan de functie die ze moeten opnemen in overeenstemming met de volgende vereisten: 
- Algemeen overzicht (observatie);
- Herkennen van personen en leesbare nummerplaat (dit betekent niet automatisch dat het stadsbestuur de ANPR functionaliteit of gezichtsherkenning zal gebruiken, het moet mogelijk zijn) (identificatie).

Bijkomend voorziet de inschrijver een onderhoudscontract om de software en hardware te voorzien van updates en upgrades. 

In de gunningsfase worden in de technische bepalingen de verschillende locaties vermeld met inbegrip van een plan en het doel per locatie. Het is de bedoeling dat de inschrijver per locatie de beste oplossing voorstelt met de kennis uit het bestek en na een voorafgaand en verplicht plaatsbezoek.
Bij de selectieleidraad worden de plannen en de info over de locaties toegevoegd als illustratie, zodat de geïnteresseerden zich al een goed beeld kunnen vormen van de opdracht. In de gunningsleidraad zal deze info meer uitgewerkt worden in de technische bepalingen.

De camera’s komen in beheer bij de stad Aarschot, die de beelden retroactief zal bekijken in geval van calamiteiten. De lokale politie Aarschot wil evenwel te allen tijde de mogelijkheid hebben om de beelden van de camera’s van sommige locaties in realtime te bekijken na goedkeuring van het stadsbestuur.
De inschrijver dient in de offerte de exportfunctionaliteit duidelijk aan te geven: de data van de camera’s dienen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier overdraagbaar te zijn tussen de stad Aarschot en de lokale politie Aarschot.
Organisatie 
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een ervaren en bekwaam installatie- en onderhoudsteam, met o.a. volgende bewijsstukken:
- cv’s of certificaten van technische medewerkers die instaan voor installatie, onderhoud en software updates;
- eventuele erkenningen of certificaten of specifieke certificeringen voor camerabewaking.
Minimumeisen: Het team dat de opdracht zal uitvoeren heeft minimaal 3 jaar ervaring met het plaatsen en configureren van camerabewakingssystemen.
Er is minimaal 1 technische medewerker met aantoonbare ervaring en opleiding inzake CCTV en VMS.
Referentielijst
De kandidaat toont aan dat hij ervaring heeft met gelijkaardige opdrachten via een lijst van vergelijkbare opdrachten die de afgelopen drie jaar werden verricht en die relevant zijn in het kader van deze overheidsopdracht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De kandidaat vult hiertoe het bijgevoegde modelformulier in (bijlage B).
Minimumeisen: Minimum drie referenties van gelijkaardige opdrachten m.b.t. camerabewaking in de openbare ruimte voor een lokaal bestuur die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, met vermelding van de data (start- en einddatum van uitvoering) en de publiek- en/of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De opdrachtgever heeft het recht de opgegeven contactpersonen te contacteren om de referenties te controleren.
Omzetverklaring
Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de aanbieder met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: De jaarlijkse minimumomzet moet minstens 100.000 euro zijn voor de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is. De omzetverklaring dient ondertekend te zijn door een bedrijfsrevisor of boekhouder.
*Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
De bepalingen inzake de uitsluitingsgronden zijn individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie. De aanbestedende overheid onderzoekt de uitsluitingsgronden dus zowel in hoofde van de kandidaat als in hoofde van alle leden van de combinatie / entiteiten op wiens draagkracht beroep wordt gedaan. De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

Bij het indienen van de aanvraag tot deelneming dient er een uittreksel uit het strafregister te worden gevoegd van maximum 6 maanden oud.
Het betreft een uittreksel op naam van de onderneming én de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van deze onderneming of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben. De kandidaat dient een actuele lijst te voegen met een overzicht van de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van deze onderneming of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

In toepassing van artikel 62 van het KB Plaatsing dient de Belgische kandidaat geen RSZ-attest of fiscaal attest bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen. De aanbesteder zal deze informatie zelf opvragen via Telemarc.

Eligibility requirements: Organisatie 
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een ervaren en bekwaam installatie- en onderhoudsteam, met o.a. volgende bewijsstukken:
- cv’s of certificaten van technische medewerkers die instaan voor installatie, onderhoud en software updates;
- eventuele erkenningen of certificaten of specifieke certificeringen voor camerabewaking.
Minimumeisen: Het team dat de opdracht zal uitvoeren heeft minimaal 3 jaar ervaring met het plaatsen en configureren van camerabewakingssystemen.
Er is minimaal 1 technische medewerker met aantoonbare ervaring en opleiding inzake CCTV en VMS.
Referentielijst
De kandidaat toont aan dat hij ervaring heeft met gelijkaardige opdrachten via een lijst van vergelijkbare opdrachten die de afgelopen drie jaar werden verricht en die relevant zijn in het kader van deze overheidsopdracht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De kandidaat vult hiertoe het bijgevoegde modelformulier in (bijlage B).
Minimumeisen: Minimum drie referenties van gelijkaardige opdrachten m.b.t. camerabewaking in de openbare ruimte voor een lokaal bestuur die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, met vermelding van de data (start- en einddatum van uitvoering) en de publiek- en/of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De opdrachtgever heeft het recht de opgegeven contactpersonen te contacteren om de referenties te controleren.
Omzetverklaring
Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de aanbieder met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: De jaarlijkse minimumomzet moet minstens 100.000 euro zijn voor de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is. De omzetverklaring dient ondertekend te zijn door een bedrijfsrevisor of boekhouder.
*Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
De bepalingen inzake de uitsluitingsgronden zijn individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie. De aanbestedende overheid onderzoekt de uitsluitingsgronden dus zowel in hoofde van de kandidaat als in hoofde van alle leden van de combinatie / entiteiten op wiens draagkracht beroep wordt gedaan. De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

Bij het indienen van de aanvraag tot deelneming dient er een uittreksel uit het strafregister te worden gevoegd van maximum 6 maanden oud.
Het betreft een uittreksel op naam van de onderneming én de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van deze onderneming of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben. De kandidaat dient een actuele lijst te voegen met een overzicht van de personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van deze onderneming of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

In toepassing van artikel 62 van het KB Plaatsing dient de Belgische kandidaat geen RSZ-attest of fiscaal attest bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen. De aanbesteder zal deze informatie zelf opvragen via Telemarc.
Kwalitatief criterium
Het stadsbestuur Aarschot wenst in te zetten op de preventie en beheersing van overlast om de leefbaarheid in de stad te verhogen en een veilige omgeving te creëren. Naast preventieve maatregelen om overlast zoals sluikstorten, vandalisme, enz. terug te dringen, wenst de stad bijkomende camera’s te plaatsen op overlastgevoelige plekken.

De plaatsing van camera’s heeft tot doel:
1. Veiligheid verbeteren: Camera's kunnen helpen bij het voorkomen en opsporen van criminaliteit, zoals diefstal en vandalisme;
2. Overlast beheersen: Ze kunnen bijdragen aan het verminderen van overlast door ongewenste gedragingen in openbare ruimtes;
3. Bewijsmateriaal bieden: In geval van incidenten kunnen de opnames dienen als bewijsmateriaal voor politie en justitie;
4. Publieke veiligheid: Ze kunnen de algemene veiligheid en het welzijn van bewoners en bezoekers verhogen;
5. Beheer en toezicht: Camera's kunnen helpen bij het beheren van openbare ruimtes en het handhaven van regels en voorschriften;
6. Standaardisatie door de integratie van bestaande camera’s in het nieuwe VMS.

De aanbesteder wenst hiervoor een raamovereenkomst af te sluiten voor de plaatsing van camera’s met onderhoudscontract op diverse sites, straten, gebouwen in Aarschot, alsook voor projecten die momenteel nog in ontwikkeling zijn (vb. de Laaksite, Schoonhoven) en die pas zullen voltooid worden tijdens de looptijd van deze raamovereenkomst.
De voorziene locaties worden opgedeeld in projectzones, waarbij telkens de doelstelling of functie van het gebruik van de camera’s wordt aangegeven.
De inschrijver dient per projectzone een cameraplan op te maken en de voor die locatie meest aangewezen oplossing voor te stellen, die minstens de volgende factoren bevat:
- Een cameraplan met duidelijk FOV inclusief een opslag- en bandbreedteberekening;
- Totale projectkost;
- Benodigde IT componenten per locatie;
- De nodige grondwerken;
- Alle randinfrastructuur, nodig voor de installatie van de camera’s zoals ophangbeugels, bevestigingspalen, bekabeling, …;
- Software.

Naast de plaatsing van nieuwe camera’s zullen bestaande camera’s moeten geïntegreerd worden in een centraal systeem.
Per camera staat verder gespecifieerd via de DORI-methode welke nauwkeurigheid de beelden dienen te hebben. 
Binnen de aangeboden camera’s zullen er verschillende types voorzien moeten worden. Deze types dienen aangepast te worden aan de functie die ze moeten opnemen in overeenstemming met de volgende vereisten: 
- Algemeen overzicht (observatie);
- Herkennen van personen en leesbare nummerplaat (dit betekent niet automatisch dat het stadsbestuur de ANPR functionaliteit of gezichtsherkenning zal gebruiken, het moet mogelijk zijn) (identificatie).

Bijkomend voorziet de inschrijver een onderhoudscontract om de software en hardware te voorzien van updates en upgrades. 

In de gunningsfase worden in de technische bepalingen de verschillende locaties vermeld met inbegrip van een plan en het doel per locatie. Het is de bedoeling dat de inschrijver per locatie de beste oplossing voorstelt met de kennis uit het bestek en na een voorafgaand en verplicht plaatsbezoek.
Bij de selectieleidraad worden de plannen en de info over de locaties toegevoegd als illustratie, zodat de geïnteresseerden zich al een goed beeld kunnen vormen van de opdracht. In de gunningsleidraad zal deze info meer uitgewerkt worden in de technische bepalingen.

De camera’s komen in beheer bij de stad Aarschot, die de beelden retroactief zal bekijken in geval van calamiteiten. De lokale politie Aarschot wil evenwel te allen tijde de mogelijkheid hebben om de beelden van de camera’s van sommige locaties in realtime te bekijken na goedkeuring van het stadsbestuur.
De inschrijver dient in de offerte de exportfunctionaliteit duidelijk aan te geven: de data van de camera’s dienen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier overdraagbaar te zijn tussen de stad Aarschot en de lokale politie Aarschot.
Diverse locaties op grondgebied Aarschot, 3200 Aarschot.

Winner: FPS Policy and Support