Public procurement notice: Additional Information
Published: 2021-11-19
Buyer: Consiliul Judetean Dambovita
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212311 | 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2021-11-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă
Obiectivul general al contractului îl constituie “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, respectiv realizarea de proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) cat si front office.
-	Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor la nivelul UAT jud Dâmbovița având ca scop reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
-	Retro-digitalizarea documentelor din arhiva UAT județul Dâmbovița ce are ca scop arhivarea de copii digitale ale documentelor tradiționale existente in arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent
Volumul estimat al documentelor  supuse  procesului de retro-digitalizare este de aproximativ 800 ml.
Având în vedere ca 1ml de documente conține aproximativ 6.000 file A4, iar tarifele de scanare diferă in funcție de formatul filelor, autoritatea a estimat ca sunt necesare servicii de scanare documente pentru:
Pentru realizarea contractului având ca obiect “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă” care face obiectul achiziției sunt necesare prestarea următoarelor activități:
Activitatea 1 – furnizarea unei soluții/aplicații informatice care sa asigure administrarea electronica a documentelor create sau primite, pentru uz intern în cadrul instituției
Soluția/aplicația informatică ce va asigura administrarea electronică a documentelor pentru CJ Dâmbovița, va respecta obligatoriu toate prevederile legale în vigoare, referitoare la arhivarea documentelor în forma electronică (Legea nr. 135/2007, Ordinul MCSI nr. 493/2009, LEGE nr. 455/2001, Lege nr. 451/2004, Ordinul MCSI nr. 492/2009, Ordinul Nr. 3512/2008, Ordinul Nr. 882/2012, OG nr. 8/2013, Legea nr. 148/2012 etc.), precum și toate celelalte prevederi referitoare la organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale ale României.
Această activitate are ca scop achiziționarea de servicii de scanare si procesare a documentelor din arhivă.
1.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(1) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare in legătura cu documentația de atribuire este de maxim 20 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
2.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(2) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, autoritatea contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare /informațiilor suplimentare in a 11-a zi dinainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Orice solicitare de clarificare transmisa după data menționată la punctul 1, va pune Autoritatea Contractanta in imposibilitatea de a oferi un răspuns in termenul menționat la punctul 2, drept urmare, orice solicitare de clarificare transmisa in afara termenului menționat va fi considerata tardiva.