Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-02-15
Buyer: Toerisme Oost-vlaanderen vzw
Country: BE
Region: BE234
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72415000: Website hosting services
Estimated value: 300000 EUR
Submission deadline: 2024-02-20
Award criteria: price, quality

Technical requirements: zie de lijst van uitsluitingsgronden in het bestek (hoofdstuk 11, artikel 2)
De opdracht betreft de hosting van, het onderhoud van en de eventuele verdere ontwikkelingen aan de Drupal websites van Toerisme Oost-Vlaanderen.  De uitvoering van de opdracht is opgedeeld in verschillende onderdelen: - De migratie van de huidige websites naar de omgeving van de nieuwe dienstverlener;  - Hosting van de sites;  - Onderhoud van de website en leveren van support;  - Het uitvoeren van projecten voor aanpassingen of verbeteringen aan de websites;   De opdracht betreft een raamovereenkomst in de zin van artikel 2, 35° van de wet inzake overheidsopdrachten. De raamovereenkomst wordt met één onderneming gesloten. Als bij plaatsing van afzonderlijke opdrachten blijkt dat niet alle voorwaarden en modaliteiten van de concrete opdracht bepaald zijn in de raamovereenkomst, vraagt de aanbesteder de ondernemer voorafgaand schriftelijk om zijn offerte aan te vullen, opdat alle modaliteiten van de concrete opdracht bepaald zijn bij plaatsing. Het gaat dan  enkel om een aanvulling en geen wijziging van wezenlijke voorwaarden van de raamovereenkomst. Het betreft een opdracht voor diensten en de gekozen procedure is de openbare procedure. Deze opdracht is niet verdeeld in percelen. De diverse onderdelen houden zeker verband met elkaar waardoor opdeling in percelen de uitvoering complexer maakt en coördinatie moeilijker wordt. Er wordt zoals in een raamovereenkomst gangbaar is, overigens geen exclusiviteit geboden. De aanbesteder kan dus ook andere ondernemingen projecten voor aanpassingen of verbeteringen aan de websites laten uitvoeren.  Dit is een opdracht tegen een opdracht tegen prijslijst.  Varianten zijn niet toegelaten. Opties zijn niet toegelaten.
De inschrijver voegt als ondersteunend document een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. 
De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van diensten voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de opdrachtnemer.
De minimale vereiste qua technische bekwaamheid is dat de inschrijver beschikt over ten minste drie referenties gelijkaardig aan deze opdracht, De referenties hebben dus betrekking op de bouw, hosting, onderhoud en/of ondersteuning van een met Drupal gebouwde website. De referenties hebben een waarde vergelijkbaar met (de bedragen van) deze opdracht.  
- De inschrijver voegt als ondersteunend document een lijst bij van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel waarover de dienstverlener beschikt. De minimale vereiste qua technische bekwaamheid is dat de inschrijver beschikt over ten minste twee personeelsleden die aantoonbare werkervaring hebben met hosting en onderhoud van de websites. Dit wordt voor wat deze personen betreft aangetoond met een uitgebreid CV.
1.	Prijs (40/100) 
De beoordeling van de prijzen zal gebeuren op basis van de totale prijs vermeld in de inventaris (inclusief BTW). De score voor de prijs wordt berekend volgens de regel van drie, waarbij de score van de offerte wordt berekend door de prijs van de laagste offerte te delen door de prijs van de ingediende offerte, en het resultaat daarvan te vermenigvuldigen met 40.
•	Plan van aanpak (30/100)
Dit subcriterium wordt getoetst aan de hand van een nota (bij voorkeur max. 15 DINA4-pagina’s). Dit plan van aanpak beschrijft duidelijk de wijze waarop de dienstverlener de opdracht wenst uit te voeren. Dit omvat onder meer:
- een visie op de uitvoering van de opdracht, met beschrijving van de projectaanpak en de daarbij gebruikte managementtechnieken;
- de voorgestelde aanpak m.b.t. overleg, terugkoppeling en informatiedoorstroming;  
- een SLA voor wat de nazorg en het onderhoud van de website(s) betreft, met inbegrip van gehanteerde reactie- en oplostijden,  
- een beschrijving van de werking van de helpdesk, de opvolging en rapportering, het service level management, en de geboden monitoring; 
De inschrijver beschrijft in dit plan van aanpak tevens de gehanteerde timing voor de migratie. Gelet op het feit dat de zittende dienstverlener minder tijd nodig zal hebben voor de eventuele transitie, dan nieuwe marktspelers nodig zullen hebben voor de eventuele implementatie, maakt snelle(re) uitvoering van de migratie niet als meerwaarde zal worden beschouwd. Niettemin dient door elke inschrijver een tijdspad te worden voorgesteld, met oog op het toepassen van ambtshalve maatregelen, sancties of vertragingsboetes tijdens de uitvoering. De voorgestelde timing dient ook de minimale eisen en de als substantieel aangemerkte vereisten uit dit bestek te respecteren. 
•	Kwaliteit van het technische aanbod (30/100)
Dit subcriterium Dit subcriterium wordt getoetst aan de hand van een nota (bij voorkeur max. 15 DINA4-pagina’s). 

Deze nota omschrijft: 
- de aangeboden hosting en het ontwikkelplatform;  
- de aangeboden functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid; 
- de inbegrepen updates en wijze van onderhoud;