Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-09
Buyer: Einführung neues Travelmanagementsystem für unser Reisemanagement
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72211000: Systems and user software programming services | 72212517
Submission deadline: 2026-01-15

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte erschaffen Wissen und Innovationen für mehr Resilienz und Nachhaltigkeit. Das wissenschaftliche Spektrum des Hereons umfasst Hochleistungswerkstoffe, Verfahren und umweltschonende Technologien für die Mobilität und neue Energiesysteme. Darüber hinaus werden Biomaterialien für die Medizin und zur Steigerung der Lebensqualität erforscht. Mithilfe von Forschung und Beratung begegnet das Hereon den Herausforderungen des Klimawandels lösungsorientiert und ermöglicht über ein umfassendes wissenschaftliches Verständnis ein nachhaltiges Management und den Schutz der Küsten- und Meeresumwelt. Grundlegend verstehen, praxisnah anwenden - das interdisziplinäre Forschungsspektrum deckt eine einzigartige Bandbreite ab.
Als Teil eines internationalen Netzwerks und im Verbund der Helmholtz-Gemeinschaft unterstützt das Hereon mit dem Transfer seiner Expertise Institutionen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, Zukunft zu gestalten. In Schleswig-Holstein ist das 1956 gegründete Zentrum die größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung. Neben dem Hauptsitz in Geesthacht und dem Standort Teltow bei Berlin hat das Hereon Außenstellen in Hamburg, Kiel, Berlin und Garching bei München.

Für unsere angestellten Beschäftigten wenden wir einen Tarifvertrag (TV-AVH) an, der wesentlich gleichen Inhalts wie der TVöD ist. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG), den Allgemeinen Vorschriften zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) sowie der Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (Auslandsreisekostenverordnung - ARV).

Das aktuelle Travelmanagement wird mit Hilfe mehrerer Tools umgesetzt und unter hohen manuellen Aufwänden für Buchung und Abrechnung betrieben. Das Hereon möchte diese Prozesse künftig mittels einer neuen Software effizienter und transparenter gestalten. 

Wichtig: Das Hereon besitzt die SAP-Lizenzen zur Nutzung ESS/MSS und SAP-SF-Recruiting für alle Beschäftigten.


Die hier ausgeschriebene Lösung soll eine digitale, prozessübergreifende Bearbeitung der Abläufe in Bezug zu Reisen ermöglichen und für die Mitarbeitenden/Reisenden innovativ und effizient sein.

Ziel ist die vollständige SAP-integrierte Verarbeitung aller im Rahmen einer Geschäftsreise anfallenden Prozesse und anfallenden Reisekosten. Diese sollen vollständig in die vorhandene SAP-Landschaft eingegliedert werden. Ausgenommen hiervon ist die Reisebuchung. Der abzubildende Prozess erstreckt sich von der Beantragung, Genehmigung und Budgetierung über die Abrechnung bis hin zur ordnungsgemäßen Versteuerung in der Personalabrechnung, der ordnungsgemäßen Buchung des Reiseaufwands in der Finanzbuchhaltung und der verursachungsgerechten Verbuchung in der Kostenrechnung. Die Reisedaten einer betrieblich veranlassten Reise wären damit einmal und vollständig in einem System erfasst, es gäbe keine Medienbrüche. Genehmigungsschritte sollen über elektronische Workflows abgebildet werden. Die Abbildung einer elektronischen Reiseplanung ist kein Bestandteil des Projektes, sollte aber in die Betrachtung der Geschäftsprozesse mit einbezogen werden. In der Folge sollen die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt, die Transparenz deutlich gesteigert, die Administration modernisiert, die papierbasierten Prozesse abgelöst und Synergieeffekte durch ein integriertes System besser genutzt werden.

Das System soll zunächst in unser ERP-System und zukünftig in SAP S4/HANA integriert werden, so dass Vorgänge und Daten zwischen den Bereichen (Reisemanagement und Finanzbuchhaltung) automatisiert werden.

Eine Umstellung des SAP-NetWeaver-Portals 7.5 für Employee und Manager-Self-Services auf ein SAP-FIORI-Portal befindet sich bereits in Planung und muss ggf. im Projekt berücksichtigt werden. In den folgenden Beschreibungen werden die aktuell vorhandenen ESS & MSS-Anwendungen auf Basis des SAP-NetWeaver-Portals 7.5 beschrieben.
EU Sanktion (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Das Hereon plant die Angebotsfrist gemäß § 17 Abs. 8 VgV  auf 15 Tage zu verkürzen, sollten Bieter damit nicht einverstanden sein bitten wir dies in Ihrer Bewerbung kenntlich zu machen.

Eligibility requirements: EU Sanktion (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Das Hereon plant die Angebotsfrist gemäß § 17 Abs. 8 VgV  auf 15 Tage zu verkürzen, sollten Bieter damit nicht einverstanden sein bitten wir dies in Ihrer Bewerbung kenntlich zu machen.
Eigenerklärung DE Sanktionen 5k EU 2022_576_20220414.pdf"
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Die Hereon möchte den IST- Zustand mit Hilfe einer Software-Lösung für die Nutzenden vereinfachen, effizienter und transparenter gestalten bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Rahmenbedingungen. Wesentliche Verbesserungen der neuen Lösungen sollen sein: 

- Medienbruchfreie, digitale Prozessketten schaffen: 
Durch die nahtlose Integration des Reisemanagement-Tools in die vorhandene SAP-Landschaft sollen papierlose Arbeitsprozesse geschaffen werden. Daten werden einmalig erfasst und sind in SAP verfügbar. Administrative Arbeitsaufwände sollen durch die Automatisierung und Digitalisierung von Vorgängen zur Abwicklung von Dienstreisen reduziert werden. Ein weiteres Ziel ist die Erhöhung der Transparenz der Prozesse (von Antragstellung, über Genehmigung bis Abrechnung) insbesondere für die Reisenden. 
- Budgetkontrolle verbessern:
Durch frühzeitige Kostenkontrolle (Budgetkontrolle und Obligobildung) und teilautomatisierte Rechnungskontrollen sollen Verwaltungskosten gemindert werden sowie die Budgetsituation und Mittelverfügbarkeit transparenter werden. 
- Positive User Experience schaffen: 
Durch einheitliche Bedienoberflächen, Begrifflichkeiten und die nahtlose Integration des Reisemanagements in das SAP-System soll die Interaktion zwischen den Nutzenden und dem System positiv beeinflusst werden und somit auch eine höhere Zufriedenheit der Nutzenden erreicht werden. 
- Redundante Daten vermeiden: 
Daten sollen nur an einer Stelle erfasst, gepflegt und abgelegt und ggf. über Schnittstellen dem Reisemanagement zur Verfügung gestellt werden. Daten, die in Dienstreiseanträgen eingegeben werden, sollen für die Reisebuchung zur Verfügung stehen. In die Reisekostenabrechnung sollen ebenfalls Daten des Reiseantrags und der Reisebuchung automatisiert einfließen. 
- Stetige Verfügbarkeit von Geschäftsdaten ermöglichen:
Reisedaten, Kostenübersichten und Finanzströme sollen transparent und jederzeit aktuell, je nach Kontext und Zugriffsrecht, für die Prozessbeteiligten abrufbar sein. Kennzahlen sollen an einem Ort zusammengeführt werden und für das Reporting erhoben werden können. Dazu zählen u.a. die erforderlichen Daten für einen Nachhaltigkeitsreport (CSRD) wie z. B. Kilometerentfernungen, CO2 Einsparungen, gewählte Verkehrsmittel usw.  
- Die digitale Transformation fördern: 
Ziel auf operativer Ebene ist es, die Administration bereichsübergreifender Prozesse besser zu strukturieren und zu erleichtern. Mit automatisierten End-to-End-Prozessen soll eine Effizienzsteigerung in der Abwicklung von Dienstreisen erreicht werden. 

In dem Dokument "Anhang_Anforderungskatalog Travel" werden die aktuellen IST-Prozesse detailliert erklärt. Das SOLL muss mindestens diese Funktionalitäten erfüllen. 

Abgesehen von den genannten Punkten wurden 18 Workshop-Themen identifiziert, für die ein neues Soll definiert werden soll zur späteren Implementierung. Details zu den Themen entnehmen Sie dem Dokument "Anhang_Anforderungskatalog" unter Punkt 3.