Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-08-19
Buyer: Bayerische Versorgungskammer
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Dokumentenmanagementsystem - Einkauf von Lizenzen für eine ECM/ DMS-Lösung inkl. Customizing, Implementierung, Schulung und Wartung.
Das Ressort Kapitalanlagen-Immobilienmanagement der Bayerischen Versorgungskammer möchte ein neues ECM-System mit gängigen Funktionalitäten inklusive einer Langzeit-Archivierungskomponente beschaffen. Der Prozess beginnt mit der Posteingangsverarbeitung, über die automatische Verteilung, bis hin zur Archivierung in der elektronischen Akte. Im Zuge dessen soll die bestehende, im Jahr 2011 eingeführte, elektronische SAP-Aktenlösung sowie der Scan Posteingangsworkflow abgelöst werden. Die aktuell im Einsatz befindliche Lösung basiert auf den Funktionalitäten des SAP Records Management. Aktuell geht der AG von einem Nutzungsumfang des Dokumentenmanagementsystems durch 150 User und 10 Administratoren in der Phase der Einführung der Immobilienakte im Jahr 2019 aus. Diese Zahl kann sich in späteren Ausbaustufen und hinsichtlich der Mandantenfähigkeit erhöhen. Das ECM wird vorrangig für die elektronische Archivierung und Verwaltung beliebiger Informationen (verschiedenster Dokumentenarten und Formate) benötigt. Dokumente und Informationen müssen dem Mitarbeiter aktuell, vollständig und kontextbezogen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Das Programm muss eine vollständige Zusammenfassung aller für die tägliche Arbeit relevanten Dokumente in einem elektronischen Vorgang ermöglichen. Mit Hilfe einer zeitnahen und vollständigen Verfügbarkeit der benötigten Dokumente und Informationen soll die Arbeitseffizienz nachhaltig verbessert werden. Da die Mitarbeiter des Immobilien Property Managements (kaufmännisches Management der Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch das Baumanagement sowie der Verwaltungsservice) jeweils sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen nachgehen, wird ein flexibles marktverfügbares Standardprogramm erwartet, welches ohne viel Aufwand vom IT-Personal des Auftraggebers an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Einfache Bedienung, möglichst geringer Schulungs-, Betreuungs- und Administrationsaufwand, eine offene Architektur zur Integration der vorhandenen sowie der geplanten IT-Landschaft sind wesentliche Leistungskriterien.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 134 GWB bleibt unberührt.


Winner: d.velop AG
Award value: 0.01
Number of bids: 3