Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-05-13
Buyer: Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 75124000
Submission deadline: 2022-06-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) bewahrt mit Ihren Schlössern, Gärten und Kunstsammlungen zentrale Zeugnisse der europäischen Kultur und gehört in weiten Teilen zum UNESCO-Welterbe. Eine wesentliche Grundlage zum Erhalt und zur Pflege der Bau- und Gartendenkmale sowie der Sammlungen bildet die wissenschaftliche Dokumentation der Sammlungs- und Fotobestände.
Die gegenwärtige Erfassung der Sammlungsbestände wird mit Hilfe der Inventardatenbank (IDB) easydb.museum abgewickelt und umfasst hierbei vier Hauptbereiche: Grunderfassung, erweiterte Grunderfassung, wissenschaftliche Einordnung / Bearbeitung und Objektgeschichte.  Insbesondere kontextuelle Einordnungen der Sammlungsobjekte werden hier dokumentiert und sind recherchierbar. Darüber hinaus werden wichtige Informationen zum Leihverkehr der SPSG dokumentiert.
Die Bildbestände des Dokumentations- und Informationszentrums (DIZ) werden aktuell in dem Foto-Modul, hier als Fotodatenbank (FDB) bezeichnet, der easydb.museum formal und inhaltlich erfasst, abgelegt und für Nutzer:innen bereitgestellt. Zu berücksichtigen ist, dass die Fotobestände neben Abbildungen von Sammlungsobjekten auch Abbildungen ohne Sammlungsbezug umfassen. Hierbei erfolgt die Kategorisierung nach den Aufnahmearten, so dass unterschiedliche Bildqualitäten und -inhalte vertreten sind. Dazu zählen u.a. Premiumfotos, historische Schwarz-/Weißaufnahmen, Abbildungen zur Ausstellungs- und Veranstaltungsdokumentation sowie verschiedene Arbeitsfotos.
Sowohl die Erschließung und Dokumentation der Sammlungsobjekte als auch der Bildbestände sollen in das neu zu beschaffende und implementierende Museumsmanagementsystem (MMS) und Digital Asset Management System (DAM-System) involviert werden.
Eine wesentliche Erweiterung und Grundlage für das neue MMS wird die Abwicklung und Dokumentation von Informationseinheiten zu verschiedenen Verfahren und Workflows zum Sammlungsmanagement sein. Hierbei richten sich diese nach dem etablierten Spectrum Standard 5.0 / Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung.
Um perspektivisch den Maßgaben zu Open Data gerecht zu werden und einen eigenen Auftritt für verschiedene digitale Vermittlungsangebote der Sammlungen der SPSG zu realisieren, soll das MMS eine geeignete Schnittstelle und vorkonfigurierte Webapplikation zum Datenexport für das Ausspielen der Sammlungsdaten (Online-Collections) bereitstellen.
Zunächst sollen im Zuge des Projektes die Bildbestände des DIZ in das DAM-System migriert und eingebunden werden. Darüber hinaus soll unter Berücksichtigung anfallender Medienbestände, die in einem Zusammenhang mit Verfahren des Sammlungsmanagements entstehen, gemeinsam erarbeitet werden, inwiefern ein Hauptsystem (DAM) zum Erfassen, Verwalten, Bearbeiten und Nutzen dieser Bestände festgelegt werden kann. Ziel ist es, die Basis für ein zentrales Verwaltungs- und Dokumentationsinstrument für alle Medien der SPSG zu legen.
Zudem muss berücksichtigt werden, dass das DAM-System nicht nur zentrale Verwaltungsaufgaben der Medien wahrnimmt, sondern es auch unter Berücksichtigung verschiedener interner und externer Nutzungsszenarien diverse Distributionsmöglichkeiten und Anknüpfungspunkte zu anderen Systemen (bspw. Bildbearbeitungsprogrammen oder CMS-Systemen) ermöglicht.
Gegenstand der Vergabe sind die Leistungen der Beschaffung, Anpassung und Implementierung der beiden Systeme, das Einbinden einer Schnittstelle zu einer vorkonfigurierten Webapplikation für den Export von Sammlungsdaten sowie die Bereitstellung einer Schnittstelle zwischen dem MMS und dem DAM-System.
Vorkonfigurierte Bereiche (Module), Funktionen und Einstellungen sollen berücksichtigt und in Absprache mit der Auftraggeberin Teilkomponenten ggf. angepasst werden. Die Bereiche (Module) und Informationseinheiten im MMS berücksichtigen die gängigen Fachverfahren nach Spectrum Standard 5.0  bzw. Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung . Insbesondere folgende Bereiche sollen durch die Software unterstützt und abgebildet werden, dies schließt aber weitere im Spectrum genannte Verfahren nicht aus:
Neben der prozessualen Unterstützung der o.g. Fachverfahren sollen verschiedene Funktionalitäten Workflows und Arbeitsvorgänge zum Teil automatisieren und erleichtern. Dazu zählen insbesondere:
- Integration einer benutzerfreundlichen Oberfläche für alle Nutzer:innen zum Editieren, Recherchieren und Ausgeben von Sammlungsdaten
- Integration, um Bearbeitungsstände und Änderungen (bspw. Korrekturen, Schnellerfassungen) zu dokumentieren und mit anderen Nutzer:innen zu bearbeiten
- Integration zu Import- und Exportmöglichkeiten (u.a. LIDO) zum Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, Plattformen und Anwendungen
- Benutzerfreundliche Oberfläche zum Anpassen verschiedener Inhalte durch den/die Fachadministrator:in