Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-12-16
Buyer: gematik GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
CPV classification: 48450000 | 72410000: Provider services | 72416000: Application service providers | 72422000
Submission deadline: 2024-12-19

Technical requirements: Diese Vorinformationen dienen der Durchführung einer Markterkundung zu den aufgestellten Anforderungen sowie einer möglichen Planung und Durchführung eines Migrationsprojektes vom abzulösenden Personalmanagementsystem mit dem Ziel der Implementierung eines neuen Personalmanagementsystems mit einem langfristigen Betrieb und Systemerweiterungen.
Es wird um Interessenbekundung von Marktteilnehmern gebeten, die Softwaresysteme zum Personalmanagement implementieren und betreiben und eine Lösung zu den unter Abschnitt Beschreibung (BT-24-Part) näher beschriebenen Funktionalitäten und Voraussetzungen einschließlich der Datenmigration und Support anbieten können. 
Grundlegende Bedingungen: Die Datenhaltung sollte in Deutschland nach DSGVO erfolgen. Vom Anbieter wird eine Zertifizierung nach ISO 27001, alternativ IT- Grundschutz nach BSI, vorausgesetzt.
Ziel der Markterkundung ist die Eruierung von Softwareunternehmen als potentielle Dienstleister für das seitens der gematik geplante Vorhaben: Beschaffung, Implementierung und Betrieb eines neuen Personalmanagementsystems. Des Weiteren möchte die gematik Kenntnisse über die angebotenen Preismodelle, die Möglichkeiten zur Datenmigration, des Supportumfanges sowie der vertraglichen und finanziellen Rahmenbedingungen gewinnen. 
Die Ergebnisse der Markterkundung sollen eine solide Basis für die Erstellung der Vergabeunterlagen, wie u.a. Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog, Preisblatt und Vertrag, für das im Anschluss geplante Vergabeverfahren bilden.
Wir weisen darauf hin, dass es sich bei dieser Markterkundung nicht um ein Vergabeverfahren handelt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Teilnahme unverbindlich ist, keine Beauftragung bzw. Zuschlagserteilung auf Basis der eingereichten Unterlagen oder der Teilnahme an Interviews erfolgt. Dies bleibt dem geplanten Vergabeverfahren vorbehalten.
Für die gematik wird derzeit ein Personalmanagementsystem bis Ende 2025 in einer SaaS Variante betrieben.
Die gematik beabsichtigt die Ersatzbeschaffung des Personalmanagementsystems im Rahmen eines geplanten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb neu auszuschreiben und verfolgt dabei folgende Ziele:
•	Implementierung eines intuitiven und benutzerfreundlichen marktüblichen Tool, dass unseren Mitarbeitenden einfache intuitive und effiziente Prozesse unter Berücksichtigung der komplexen Anforderungen anbietet. 
•	Migration der im bestehenden PMS erstellten digitalen Personalakten, -daten
•	Weiterentwicklung und Beratung durch eine langfristige Vertragsbeziehung mit einem für HR-Prozesse und PMS sehr versierten kunden-/serviceorientierten Auftragnehmer.
Beabsichtigter Leistungsbeginn: Betrieb/Go-Live am 01.01.2026 spätestens jedoch am 01.03.2026.
Die Leistungen sollen u.a. umfassen:
1.	Einrichtung und Konfiguration der Lösung
2.	Ggf. Daten-Migration aus einem bestehenden System
3.	Consulting zur Implementierung der gematik HR-Prozesse
4.	Betriebsleistungen: 
•	Technischer Betrieb und Hosting
•	Monitoring, Fehleranalyse und deren Beseitigung innerhalb definierter SLA Zeiten
5.	Implementierung von spezifischen Schnittstellen bzw. Befähigung der gematik, diese selbständig entwickeln oder generieren zu können
6.	Schulungen
Inhalt der Markterkundung:
-	Vorstellung der auf dem Markt befindlichen Softwarelösungen und -unternehmen, die vorher genannte Anforderungen erfüllen
-	Zugang zu einem Demo-System für die jeweilige Softwarelösung
-	Informationen zum Vorgehen der Datenmigrationen (technisch und fachlich)
-	Vorstellung der Preismodelle
-	Vorstellung der Support-/ Service-/Sicherheitskonzepte
-	Vertragliche Rahmenbedingungen
-	geplante Innovationen für das vorgestellte PMS


Winner: Publications Office of the European Union