Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-23
Buyer: Technische Universität München (TUM)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2023-09-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
An der Technischen Universität München ("TUM") mit ca. 50.000 Studierenden, über 600 Professor*innen und über 11.000 Beschäftigten werden zahlreiche IT-Systeme eingesetzt. Hierzu zählen u.a. auch SAP-Systeme. Die Digitalisierung an der TUM wird in den kommenden Jahren stark forciert, ein zentraler Baustein hierbei ist die geplante Transformation zu SAP S/4 HANA. In diesem Rahmen sollen die genutzten Module und etablierten Prozesse im Bereich Public Sektor Management, Finanzwesen, Controlling, Liegenschaftsverwaltung, Personalverwaltung und dem Berichtswesen SAP BW/BO, Rechnungsverarbeitung, Beschaffung, und Materialwirtschaft beleuchtet und optimiert werden. Zudem ist es geplant weitere, derzeit noch nicht mit SAP abgebildete Arbeitsabläufe als Prozesse zu modellieren und abzubilden. Für die Umsetzung wird ein sogenannter Greenfield-Ansatz angestrebt, bei dem Prozesse grundsätzlich neu gedacht werden anhand von Best Practices, die sich im Hochschulumfeld bewährt haben. Die vorhandenen Bestandsdaten für laufende Verfahren aus dem Bereich des Personal- und Finanzwesens müssen aber überführt werden, um Betriebssicherheit gewährleisten zu können. Hierfür ist eine Migration vom SAP "Altsystem" zur neuen, noch zu schaffenden, SAP S/4HANA-Umgebung durchzuführen. Das künftige SAP-System soll nicht mehr on premise, jedoch abgesichert, in einem via VPN erreichbaren Netz, verfügbar sein. Es wird eine Cloud-gestützte, browserbasierte SAP-Gesamtlösung mit moderner Benutzeroberfläche gewünscht, welche dezentrale Einrichtungen in alle Prozesse integriert. Diese muss neben den gesetzlichen und behördlichen auch auf die Anforderungen einer modernen, dezentral organisierten Hochschule ausgerichtet sein. Die TUM hat sich dazu entschieden, Unterstützungsleistungen in den Bereichen des Einführungsprojektes sowie im Anschluss des Projektes, den Betrieb und die Pflege durch den oder die Auftragnehmer erbringen zu lassen.
Die vom Auftragnehmer in Los 1 zu erbringenden Leistungen umfassen die Prozessanalyse, die Konzeption und die Implementierung von SAP S/4 HANA-Lösungen bzw. einer Gesamtlösung sowie die Migration vorhandener Bestandsdaten in die neue SAP S/4 HANA-Landschaft. Die Einzelheiten können der Leistungsbeschreibung für Los 1 entnommen werden.
Der Vertrag hat eine Laufzeit von 24 Monaten. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag optional bis zu vier mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern, so dass die maximale Vertragslaufzeit 72 Monate betragen kann. Der Vertrag endet (spätestens) nach dem Ablauf von insgesamt 72 Monaten automatisch, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Im Falle der Ausübung der Vertragsverlängerungsoption wird der Auftraggeber den Auftragnehmer hierüber spätestens drei Monate vor dem Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich unterrichten.
Sollten mehr als drei Bewerber alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, wird der Auftraggeber (nur) diejenigen drei Bewerber zur Abgabe von Angeboten auffordern, welche die höchste Gesamtpunktzahl nach dem nachfolgenden dargestellten Maßstab (Teilnahmeauswahlkriterien) erreichen. Die geeigneten Referenzprojekte, welche die in dieser Bekanntmachung genannten Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der Teilnehmerauswahl anhand des nachfolgend dargestellten Maßstabs bepunktet. Voraussetzung für eine Bepunktung ist, dass die Bewerber bezüglich der nachfolgend genannten Auswahlkriterien mit ihrem Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abgeben haben.
Das Referenzprojekt ist in vollem Umfang mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung in Los 1 vergleichbar:  2 Punkte
Das Referenzprojekt ist nur teilweise mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung in Los 1 vergleichbar: 1 Punkt
Das Referenzprojekt ist nicht mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung in Los 1 vergleichbar (Mindestanforderung nicht erfüllt!): 0 Punkte
Bei dem Referenzgeber handelt es sich um eine (sonstige) Einrichtung der öffentlichen Hand (bspw. Behörde, Ministerium): 2 Punkte
Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 5.000.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags): 2 Punkte
Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 2.000.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags): 1 Punkt
Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von weniger als 2.000.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags): 0 Punkte
Der Referenzgegenstand umfasste Tätigkeiten im Umfeld einer SAP S/4HANA Implementierung (Greenfield-Ansatz) einschließlich Analyse des Ist-Zustandes und Konzeption der Implementierung: 2 Punkte
Der Referenzgegenstand umfasste die produktive Einführung von SAP S/4HANA und SAP Ariba an einer deutschen Voll-Universität: 2 Punkte
Der Referenzgegenstand umfasste die produktive Einführung von SAP S/4HANA und SAP HCM an einer deutschen Voll-Universität: 1 Punkt

Eligibility requirements: I) Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB. II) Soweit der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft eintragungspflichtig ist/sind: Auszug/Auszüge aus dem Handelsregister oder bei Bewerbern/Bewerbergemeinschaften von außerhalb der Bundesrepublik Deutschland aus dem vergleichbaren Register des Herkunftslandes des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Eigenerklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft, dass der/die vorgelegte(n) Auszug/Auszüge den aktuellen Eintragungsstand wiedergibt/wiedergeben.