Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-23
Region: DE929
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2200000 EUR
Submission deadline: 2025-05-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A
Gegenstand dieser Vergabe ist die Bereitstellung, der Betrieb und Support einer Seminarplanungs- und -verwaltungssoftware (Seminar-Management-System, kurz: SMS) als Software-as-a-Service (SaaS) inkl. Implementeriungsdienstleistungen
1.1 Unternehmensinformationen
1.1.1 Rechtsform des Unternehmens
1.1.2 Gründungsjahr 
1.1.3 Gesamtzahl der Mitarbeiter 
1.1.4 Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft(en)
1.1.5 USt-Identifikationsnummer 
1.1.6 Herkunft Unternehmen 
1.1.7 Ausländisches Unternehmen
1.1.8 Internetadresse/Homepage 


1.2 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Ich/Wir erkläre(n), dass
a) eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, nicht rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen keine
Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer der nachfolgenden Straftaten:
1. § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer
Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
2. § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der
Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu
verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,
3. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche),
4. § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte
richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
5. § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen
Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
6. § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs
(Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen),
7. § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),
8. den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des
Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),
9. Art. 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang
mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
10. den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a des Strafgesetzbuches (Menschenhandel, Zwangsprostitution,
Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung).
b) über unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die
Eröffnung beantragt oder beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde;
c) sich mein/unser Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
d) ich/wir keine schwere Verfehlung begangen habe(n), die meine/unsere Integrität des Unternehmens als Bieter in Frage stellt;
e) ich meine /wir unsere Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt habe(n),
f) ich/wir keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen im Vergabeverfahren, insbesondere in Bezug auf unsere Fachkunde,
Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, abgegeben habe(n) und auch nicht abgeben werde(n).
g) ich/wir nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags
erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt habe(n) und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer
vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
h) ich/wir in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien keine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte
zurückgehalten habe(n) und in der Lage bin/sind, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln,
i) Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
1. ich/wir erkläre/n, dass das Unternehmen nicht aufgrund eines Verstoßes gem.
§ 22 LkSG verurteilt worden ist, (Inkrafttreten ab 01.01.2023),
2. ich/wir erkläre/n, dass ich/wir den Auftraggeber im Zuschlagsfall während der
Laufzeit des Vertrages darüber unverzüglich informieren, wenn das Unternehmen aufgrund eines Verstoßes gegen § 22
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verurteilt wird.
Ich/Wir nehme(n) zur Kenntnis, akzeptiere(n) und bestätige(n), dass ein Bieters vom Verfahren ausgeschlossen werden kann, wenn
sich im Rahmen der Überprüfungen anlässlich der Bieterauswahl oder der Angebotsprüfung Angaben als unrichtig erweisen.


1.3 Eigenerklärung über restriktive Maßnahmen
Ausgefülltes Formblatt Eigenerklärung restriktiver Maßnahmen (Sanktionsverordnung) beigefügt?

1.4 Handelsregisterauszug 
Aktueller Handelregisterauszug beigefügt?

1.5 Betriebshaftpflichtversicherung 
Einzureichen ist zunächst eine Eigenerklärung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 500 000,- EUR nebst einer schriftlichen Bestätigung eines in Europa zugelassenen Versicherungsinstituts über die Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 500 000,- EUR.

Alternativ genügt der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit vorgenannten Mindestvoraussetzungen.
2.1 Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen des Unternehmens für die letzten 3 Geschäftsjahre pro Jahr nach Maßgabe des § 45 Abs.4 Punkt 3. VgV.

2.2 Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils pro Geschäftsjahr
3.4 Referenzen
Referenzen über mindestens zwei (2) und maximal fünf (5) abgeschlossene Projekte, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter der Angabe des Rechnungswerts, des Lieferumfangs, sowie Nennung des Kunden inkl. Ansprechpartner mit Telefonnummer.

Vergleichbar sind Leistungen über
- die Lieferung, Integration und den Betrieb eines DSGVO-konformen, web- und browserbasierten Seminar-Management-Systems, das auch über mobile Endgeräte erreichbar ist und genutzt werden kann,
- das mit mehreren Mandanten auf derselben Plattform betrieben wird. Die Mandanten unterscheiden sich hinsichtlich der Authentifizierung, der Mandantenstruktur, dem Mandantenkatalog und der Mandantenrollen
Abgeschlossen sind Referenzprojekte, die seit mindestens sechs (6) Monaten abgenommen und in Betrieb genommen sind oder seit mindestens sechs (6) Monaten produktiv sind.

Eligibility requirements: 1.1 Unternehmensinformationen
1.1.1 Rechtsform des Unternehmens
1.1.2 Gründungsjahr 
1.1.3 Gesamtzahl der Mitarbeiter 
1.1.4 Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft(en)
1.1.5 USt-Identifikationsnummer 
1.1.6 Herkunft Unternehmen 
1.1.7 Ausländisches Unternehmen
1.1.8 Internetadresse/Homepage 


1.2 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Ich/Wir erkläre(n), dass
a) eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, nicht rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen keine
Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer der nachfolgenden Straftaten:
1. § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer
Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
2. § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der
Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu
verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,
3. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche),
4. § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte
richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
5. § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen
Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
6. § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs
(Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen),
7. § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),
8. den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des
Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),
9. Art. 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang
mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
10. den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a des Strafgesetzbuches (Menschenhandel, Zwangsprostitution,
Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung).
b) über unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die
Eröffnung beantragt oder beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde;
c) sich mein/unser Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
d) ich/wir keine schwere Verfehlung begangen habe(n), die meine/unsere Integrität des Unternehmens als Bieter in Frage stellt;
e) ich meine /wir unsere Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt habe(n),
f) ich/wir keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen im Vergabeverfahren, insbesondere in Bezug auf unsere Fachkunde,
Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, abgegeben habe(n) und auch nicht abgeben werde(n).
g) ich/wir nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags
erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt habe(n) und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer
vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
h) ich/wir in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien keine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte
zurückgehalten habe(n) und in der Lage bin/sind, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln,
i) Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
1. ich/wir erkläre/n, dass das Unternehmen nicht aufgrund eines Verstoßes gem.
§ 22 LkSG verurteilt worden ist, (Inkrafttreten ab 01.01.2023),
2. ich/wir erkläre/n, dass ich/wir den Auftraggeber im Zuschlagsfall während der
Laufzeit des Vertrages darüber unverzüglich informieren, wenn das Unternehmen aufgrund eines Verstoßes gegen § 22
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verurteilt wird.
Ich/Wir nehme(n) zur Kenntnis, akzeptiere(n) und bestätige(n), dass ein Bieters vom Verfahren ausgeschlossen werden kann, wenn
sich im Rahmen der Überprüfungen anlässlich der Bieterauswahl oder der Angebotsprüfung Angaben als unrichtig erweisen.


1.3 Eigenerklärung über restriktive Maßnahmen
Ausgefülltes Formblatt Eigenerklärung restriktiver Maßnahmen (Sanktionsverordnung) beigefügt?

1.4 Handelsregisterauszug 
Aktueller Handelregisterauszug beigefügt?

1.5 Betriebshaftpflichtversicherung 
Einzureichen ist zunächst eine Eigenerklärung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 500 000,- EUR nebst einer schriftlichen Bestätigung eines in Europa zugelassenen Versicherungsinstituts über die Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 500 000,- EUR.

Alternativ genügt der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit vorgenannten Mindestvoraussetzungen.
2.1 Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen des Unternehmens für die letzten 3 Geschäftsjahre pro Jahr nach Maßgabe des § 45 Abs.4 Punkt 3. VgV.

2.2 Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils pro Geschäftsjahr
3.4 Referenzen
Referenzen über mindestens zwei (2) und maximal fünf (5) abgeschlossene Projekte, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter der Angabe des Rechnungswerts, des Lieferumfangs, sowie Nennung des Kunden inkl. Ansprechpartner mit Telefonnummer.

Vergleichbar sind Leistungen über
- die Lieferung, Integration und den Betrieb eines DSGVO-konformen, web- und browserbasierten Seminar-Management-Systems, das auch über mobile Endgeräte erreichbar ist und genutzt werden kann,
- das mit mehreren Mandanten auf derselben Plattform betrieben wird. Die Mandanten unterscheiden sich hinsichtlich der Authentifizierung, der Mandantenstruktur, dem Mandantenkatalog und der Mandantenrollen
Abgeschlossen sind Referenzprojekte, die seit mindestens sechs (6) Monaten abgenommen und in Betrieb genommen sind oder seit mindestens sechs (6) Monaten produktiv sind.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Gegenstand dieser Vergabe ist die Bereitstellung, der Betrieb und Support einer Seminarplanungs- und -verwaltungssoftware (Seminar-Management-System, kurz: SMS) als Software-as-a-Service (SaaS) inkl. Implementeriungsdienstleistungen

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)