Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-06
Buyer: HEK - Hanseatische Krankenkasse
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48814500 | 72000000 | 72200000 | 72212100: Industry specific software programming services | 72212900: Miscellaneous software programming services
Estimated value: 1 EUR

Technical requirements: Die Auftraggeberin nimmt die Aufgaben einer gesetzlichen Krankenkasse und Pflegekasse gemäß dem Sozialgesetzbuch wahr. Sie hat in einem formalisierten Vergabeverfahren 2010 den jetzigen Auftragnehmer (AOK Systems GmbH) mit der Einführung, Überlassung und Pflege, derer GKV-Standardsoftware oscare beauftragt und in der Folge die Überlassung und Pflege der damit verbundener Standard-Produkte abgerufen bzw. beauftragt. Bei der diesen Bekanntmachungstext gegenständlichen Beschaffung geht es einerseits um die Fortführung dieser erworbenen Softwareprodukte hinsichtlich deren weiteren Überlassung und Pflege für einen Zeitraum von weiteren 6 Jahren und optional weiteren 4 Jahren und andererseits um die Konsolidierung der vertraglichen Regelungen hinsichtlich in der dargelegten Folgezeit vorgenommenen Überlassung- und Pflegevertragsbedingungen.
Die Auftraggeberin benötigt weiterhin die im Jahr 2010 erworbene GKV-Standardsoftware einschließlich die in der Folgezeit erworbenen mit dieser GKV-Standardsoftware verbundenen Standard-Produkte.
Die erworbenen Softwarelösungen unterstützen insbesondere alle betriebswirtschaftlichen und die für eine gesetzliche Krankenversicherung spezifischen Prozesse, wie Leistungsmanagement, Privatkundenmanagement und Firmenkundenservice. Die Softwareprodukte, Regelwerke und Prozesse wurden ausgerollt, an die Organisation der Auftraggeberin angepasst und in notwendige Strukturen Dritter eingebettet. Diese bilden die ausschließliche Arbeitsgrundlage für sämtliche Mitarbeitenden der Auftraggeberin.
Die genaue Wertangabe gem. II.1.7) ist keine gesetzliche Pflichtangabe und wurde deshalb mit 1,00 EUR angegeben, im Übrigen ist die Angabe insbesondere aus Gründen der Geheimhaltung und Vertraulichkeit sowie mit Blick auf die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nicht möglich.
Die Verlängerung/Überlassung der GKV-Standardsoftware einschließlich Pflege ist als Auftragsänderung gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 2 a), b) GWB ohne die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig. Der Wechsel der Auftragnehmerin kann vorliegend aus wirtschaftlichen wie auch technischen Gründen nicht erfolgen und wäre für die öffentliche Auftraggeberin zudem mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten verbunden. Ein Auftragnehmer- und somit zugleich ein Softwarewechsel führen dazu, dass die komplette Softwareinfrastruktur ausgetauscht bzw. die vorhandenen Anwendungen mit hohem Aufwand migriert und an eine neue Infrastruktur angepasst werden müssten. Eine Nutzung mit einer anderen Softwarelösung ist infolgedessen nur mit einem finanziell belastenden Umstellungsaufwand verbunden. Zudem würde ein nicht unwesentlicher Administrationsmehraufwand entstehen. Zeitverluste, die sich auf die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten negativ auswirken, sind bei der Auftraggeberin nicht zu verkraften. Allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und dem hohem Umstellungsaufwand rechtfertigt die Entscheidung. Längere Verzögerungen durch technische Anpassungsarbeiten sind bei einem Wechsel zu erwarten, durch die auch beträchtliche Zusatzkosten verursacht werden. Bei einem Wechsel zu einer neuen Standardsoftware müsste bis zur vollen Einsatzfähigkeit des neuen Produkts konsequenterweise auch die Ursprungssoftware über einen längeren Zeitraum parallel betrieben und angewendet werden, da ansonsten die GKV-spezifischen Prozesse nicht ungestört weitergeführt und gewährleistet werden können. Während eines Parallelbetriebs müsste die Auftraggeberin an die aktive wie auch an die neue Auftragnehmerin Vergütungen leisten, welche eine unnötige Doppelbelastung darstellt. Dies widerspricht den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Es stellt einen objektiv nachvollziehbaren Grund dar, mit Blick auf den Schutz der getätigten Investitionen, die bestehende Software mit ihren zusätzlichen Anwendungen zu erweitern, statt eine weitere hohe Überlassungsvergütung für ein neues Produkt zu zahlen. Sollte man dagegen die wirtschaftliche und technische Unmöglichkeit der Überlassung einer GKV-Standardsoftware einschließlich der Pflege verneinen, so ist die Beschaffung der benötigten Leistung von einem anderen Unternehmen zumindest spürbar schwieriger und beträchtlich teurer als die Beschaffung durch die aktive Auftragnehmerin. Auch eine Trennung der Verlängerung/Überlassung mit der Pflege durch zwei Auftragnehmer ist aus wirtschaftlicher Sicht nicht zweckmäßig, da die Vorteile eines einheitlichen Anspruchsgegner für die Gewährleistungsansprüche erlöschen würden. Die pauschale Obergrenze von 50 % des Wertes des Ursprungsauftrags gemäß § 132 Abs. 2 S. 2 GWB wird durch die wiederkehrenden Zahlungen sowie die zu entrichtenden Pflegesätze nicht überschritten.
Hilfsweise wird die Verlängerung der Überlassung und Pflege als zulässige Auftragsänderung auf § 14 Abs. 4 Nr. 2b) GWB gestützt. Der Auftrag kann nur von der bisherigen Auftragnehmerin erbracht werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Ein Wettbewerb würde nicht zu besseren Beschaffungsergebnissen führen, da es keinen vernünftigen Ersatz gibt, der eine Umstellung auf eine neue Standardsoftware ohne wirtschaftliche und technische Schwierigkeiten gelingen könnte. Auch die Interoperabilität hinsichtlich zukünftiger GKV-spezifischer Anwendungen wird durch die aktive Auftragnehmerin gewährleistet. Deshalb ist – auch unter Berücksichtigung des Investitionsschutzes – der weitere Einsatz im der erworbenen GKV-Standardsoftware einschließlich deren Pflege gerechtfertigt. Die Auftraggeberin hat die Entscheidung demnach nicht willkürlich getroffen und dabei auch berücksichtigt, dass in der schwierigen Pandemie-Zeit die Auftraggeberin vollständig funktionsfähig bleibt und keine Ressourcen für einen Systemwechsel vorhalten muss.
Die vorliegende Bekanntmachung erfolgt als freiwillige-ex-ante-Bekanntmachung im Sinne des § 135 Abs. 3 GWB. Die Angabe des Tags der Zuschlagsentscheidung bezieht sich auf die Entscheidung des AG, den Vertrag mit dem Wirtschaftsteilnehmer gem. V.2.3) abzuschließen. Der gegenständliche Zuschlag wurde noch nicht erteilt, der gegenständliche Vertrag wurde also nicht abgeschlossen. Vielmehr erfolgt der Vertragsschluss gemäß § 135 Abs. 3 GWB nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,


Winner: AOK Systems GmbH
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