Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-01-08
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services | 79520000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca.
— die dabei gefundenen rund 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit 4,2 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich.
Gegenstand des Projekts sind 4,1 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre, so sind es 1948 rund 20 000 Bücher und im Jahr 2010 nahezu 135 000 Bücher.
Je nach Signatursegment kann der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark variieren. So enthalten beispielsweise Notendrucke einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (<20 %) als Hochschulschriften (>90 % insbesondere bei jüngeren Jahrgängen).
Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf drei Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 10 Prozent). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),
— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),
— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate),
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann,
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr 1 %).
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.
Der Auftragnehmer erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten, die die lineare Aufstellung der Bücher bzw. der Regalordnung abbilden (Beispiel siehe Anlage 1). Sie sind die Grundlage der auszuführenden Arbeiten.
2.1. sofern das Buch/die Signatur auf den Listen gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,