Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-08-21
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79000000 | 79700000 | 79710000: Security services | 79992000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2026-09-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die
Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags (und später ggf. seines Angebots), die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhal-ten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Verga-bestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bewerber / Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Best-immungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bewerber / Bieter durch Nichtbeach-tung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). 
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen wer-den. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalender-tagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentli-chung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Die Bewerber werden auf den rechtlichen Bedeutungsgehalt des § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, Abs. 3 GWB, insbesondere dessen Nr. 4:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabe-vorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung er-kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benann-ten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Ange-botsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH beabsichtigt, die in den Vergabeunterlagen genau bezeichneten, Leistungen durch ein externes Sicherheitsdienstleistungsunternehmen erbringen zu lassen.

Die Leistungserbringung startet ab 01.10.2024 um 0:00 Uhr. Das vom Auftragnehmer einge-setzte Sicherheits- und Servicepersonal muss zu diesem Zeitpunkt alle Voraussetzungen für den Einsatz erfüllen sowie in die Tätigkeiten und die Liegenschaft eingewiesen und handlungs-fähig sein.

Die Empfangs- und Sicherheitsdienste werden im Sinne des Dokumentes "1 Leistungsbeschreibung (nähere aktuelle Bezeichnung).docx" als Leistungen des Werkschutzes zusammengefasst. Hierzu gehören im Wesentlichen:
- Wachdienste
- Revier-/ Streifendienste
- Zugangskontrolle und Empfangsdienste

Es gibt 6 Leistungsstandorte - siehe Leistungsbeschreibung.

Die vollständig eingefriedete Liegenschaft (Standort 1) umfasst derzeit ca. 93.300 m2 mit ca. 59.200 m2 Gebäudefläche (BGF).
Die Liegenschaft umfasst im Wesentlichen Bürogebäude, Labore, Prüfstände, Experimentier-hallen und Werkstätten, ein Gästehaus, ein Parkhaus, Parkplatzflächen, Verkehrswege für PKW und Fußgänger, Grünanlagen sowie ein Regenrückhaltebecken.

Weitere Flächen der GSI sind:
- die Kläranlage mit einer Fläche von 2.200 m2, ca. 200 m von der GSI entfernt (Standort 2);
- der Betriebshof mit Gästehaus "Steinhaus", Lager und Sportstätte, einer Fläche von 12.200 m2, ca. 1 km von der GSI entfernt (Standort 3+4);
- das Heckgelände mit Büro und Experimentierhalle, einer Fläche von 9.200 m2, ebenfalls 1 km von der GSI entfernt (Standort 5):
- das Büroobjekt in der Borsigstraße 9-11, ca. 5 km von der GSI entfernt (Standort 6).

Die ganzjährig, rund um die Uhr besetzte Pforte mit sicherheitsrelevanten Überwachungsan-
lagen ist das zentrale Element der Sicherheitsinfrastruktur des Helmholtzzentrum Darmstadt. 

Nachfolgende technischen Anlagen sind vom Werkschutz u. a. zu überwachen bzw. zu be-
achten: 
- Videoüberwachungsanlage, 
- Brandmelde- und Brandschutzeinrichtungen (nicht vollständige Aufschaltung auf die Be-
rufsfeuerwehr Darmstadt), 
- Einbruchmeldeanlage EMA/ EMZ Borsigstraße, Alarmierung über ext. Revierdienst, 
- Überfallmeldeanlage, 
- Weitere Einrichtungen des vorbeugenden Brandschutzes, wie Rauch-, Gas- und Wärme-
melder, CO2-Anlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, 
- Gaswarnanlage, Personennotruf 
- Elektronische Beschallungs- und Warnrufanlage (das Gelände ist mit Sirenen ausgestat-
tet, bei Auslösen der Melder starten die Sirenen automatisch), 
- Sprechanlage/Warnrufanlage 
- Aufzugsanlagen sind mit Notrufsystemen an die Pforte aufgeschaltet, 
- Gebäudeleittechnik: Signalaufschaltung in der Pforte, 
- Kontrolltechnik an den Eingängen / Ausweissystem, 
- Schließanlage zur Sicherung der Gebäude und Teilbereichen von Gebäuden (unter-
schiedliche Systeme). 
Darüber hinaus gibt es Gaslagerstätten, von denen im Notfall weitere Gefahren ausgehen 
können (Kontakt vermeiden). Gefahrenbereiche bestehen u. a. neben den chemischen, elekt-
ronischen und radioaktiven Laboratorien auch in den elektrischen Betriebsstätten (AEB) sowie 
den (sofern nicht freigemessenen) Kontrollbereichen. 


Allgemeine Leistungsanforderungen 
Grundsätze der Dienstorganisation 

Die namentliche Festlegung der Sicherheits- und Servicekräfte des Auftragnehmers, die 
Dienstzeiten und die Einsatzorte werden durch den Auftragnehmer organisiert und im Einsatz-
plan festgehalten. Besonderheiten sind mit dem Auftraggeber (AG) abzustimmen. Der Auftrag-
nehmer gewährt dem Auftraggeber auf Anforderung Einsicht in die Planung. Dieser wird dem 
Auftraggeber spätestens am 20. des Vormonats der Gültigkeit elektronisch übermittelt. Der 
Einsatzplan ist durch die Mitarbeitenden des Auftragnehmers strikt einzuhalten. Änderungen 
am Einsatzplan sind dem Auftraggeber unverzüglich zu melden. 
Die Einteilung der Mitarbeitenden des Auftragnehmers hat grundsätzlich so zu erfolgen, dass 
- nur erfahrene Sicherheits- und Servicekräfte mit guten Liegenschaftskenntnissen einge-
setzt werden (vgl. Pkt. 2.1.4), 
- die Sicherheits- und Servicekräfte bei durchgehend besetzten Stellen zumindest von Mo. 
- Fr. im Drei-Schicht-Rhythmus (Schicht regelmäßig mit 8 Stunden) eingesetzt werden, 
 - eine Objektleitung, als erster Ansprechpartner, Tagsüber von Mo. - Fr. vor Ort ist. 

Die vorgeschriebenen Dienstzeiten sind genau einzuhalten, jedoch ist der Dienst erst dann 
beendet, wenn die gemäß Einsatzplan eingesetzte Ablösung eintrifft oder die vom Schichtleiter eingesetzte Vertretung den Dienst übernimmt. Vertretungen dürfen nur mit Genehmigung des Vorgesetzten vereinbart werden. 

Der Auftragnehmer stellt in diesem Rahmen sicher, dass durch Krankheit, Urlaub und sonstige Gründe verursachte Personalausfälle nicht zur Beeinträchtigung der zu erbringenden Leistungen führen. Er hat gleichwertiges, in die besonderen örtlichen und sachlichen Besonderheiten beim Auftraggeber eingewiesenes Vertretungspersonal (Springer) einzusetzen, ohne dass dem Auftraggeber hierdurch Mehrkosten entstehen. Der Einsatz von Vertretungspersonal (Springer) ist dem Auftraggeber im Rahmen der kontinuierlichen Einsatzplanung (Regelleistungen) mit anzuzeigen sowie bei kurzfristiger Planung mindestens ein Werktag vor Einsatz 
des Vertretungspersonals anzuzeigen. 

Kurzfristig eintretende Ausfälle (z. B. durch Krankheit) sind innerhalb von 90 Minuten ab Ausfallbeginn vom Auftragnehmer durch Ersatzpersonal zu kompensieren. Dem Auftragnehmer steht für Ausfallzeiten keine Vergütung zu. Fallen mehrere Sicherheits- und Servicekräfte des Auftragnehmers gleichzeitig aus, so sind vom Auftragnehmer unverzüglich (Not-)Maßnahmen zur Besetzung der Pforte einzuleiten und die Pforte zu besetzen. 
....

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Vertageunterlagen
Der Auftraggeber ist einseitig berechtigt, aber nicht verpflichtet, den Vertrag um weitere zwei Jahre zu verlängern (Option). Die Ausübung der Option muss spätestens drei Monate vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit erfolgen und dem Auftragnehmer gegenüber in Textform erklärt werden. Der Auftragnehmer erklärt bereits zu diesem Zeitpunkt Zustimmung zu dieser Option. 

Optional verlängert sich der Vertrag einmalig um weitere 24 Monate, wenn er nicht 3 Mo-
nate vor Ablauf schriftlich gekündigt wird.
Die GSI muss erkennen können, wie der Bieter im Falle eines Zuschlags für die Im-plementierung der Sicherheitsdienstleistungen zeitlich, personell und organisato-risch regeln würde. Stellen Sie hierbei insbesondere den Ablauf des Personalbe-schaffungsprozesses dar.

Gehen Sie unter anderem auf folgende Aspekte ein:

Kriterien:
- Zusammensetzung des Start-Up-Teams
- Zeitlicher Ablauf / Projektzeitplan / Dokumentation
- Beschreibung des Paralleleinsatz in der Start-Up-Phase
- Eigenes Personal, Personalübernahme, Personalrecruiting
- Einweisungen und Schulungen
- Darstellung der Implementierung des elektronischen Wachbuchs
- Ablaufplan zur Erstellung der Dienstanweisung
- Welche Kommunikationsmedien oder technischen Geräte kommen zum Einsatz

Ziel:
- Die beschriebenen Maßnahmen gewährleisten in zeitlicher, personeller und organisatorischer Hinsicht eine reibungslose Implementierungsphase und Leistungsstart



Sehr gut erfüllt = 240 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen.

gut erfüllt = 160 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nahezu sämtliche Anforderungen und Erwartungen, weist jedoch geringfügige Mängel auf.

befriedigend erfüllt = 80 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen, die gemachten Angaben weisen deutliche Mängel auf.

Nicht ausreichend erfüllt = 0 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nahezu keine der gestellten Anforderungen und Erwartungen, die gemachten Angaben weisen erhebliche/gravierende Mängel auf.
Die GSI muss erkennen können, welche Qualitätssicherungsmaßnahmen der Bieter im Falle eines Zuschlags für die Sicherheitsdienstleistungen ergreift, um jederzeit eine einwandfreie Leistungserbringung sicherzustellen. Wichtiges Instrument ist die ganzheitliche Sicherheitssoftware. Stellen Sie hierbei insbesondere ihre Maßnah-men sowie die ganzheitliche Sicherheitssoftware dar.
Gehen Sie unter anderem auf folgende Aspekte ein:

Kriterien:
- Systeme und Verfahren zur Qualitätsverbesserung
- Darstellung der kontinuierlichen Prozessverbesserung
- Art und Umfang von Vertrags- und Leistungskontrollen
- Aufzählung von mindestens 15 Qualitätskontrollpunkte sowie Beschrei-bung der jeweiligen Kontrollhäufigkeiten und Bewertung.
- Dokumentation und Auswertung im laufenden Tagesbetrieb
- Reklamationsmanagement
- Notfallmanagement bei Personalausfällen
- Organisation und Durchführung der Nachschulungen
- Vorstellung des elektronischen Wachbuchs unter Angabe der geforderten Funktionen, der Darstellung des Kundenzugangs sowie unter Kurzdarstel-lung der Themen Datenschutz und Informationssicherheit

Ziel:
- Die beschriebenen Maßnahmen gewährleisten in personeller und organi-satorischer Hinsicht ein ganzheitliches Qualitätssicherungskonzept sowie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei der Leistungserbringung


Sehr gut erfüllt = 240 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen.

gut erfüllt = 160 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nahezu sämtliche Anforderungen und Erwartungen, weist jedoch geringfügige Mängel auf.

befriedigend erfüllt = 80 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen, die gemachten Angaben weisen deutliche Mängel auf.

Nicht ausreichend erfüllt = 0 Punkte
Die konzeptionellen Angaben erfüllen - auch im Vergleich aller wertbaren Angebote - nahezu keine der gestellten Anforderungen und Erwartungen, die gemachten Angaben weisen erhebliche/gravierende Mängel auf.


Winner: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Award value: 1562694.39
Number of bids: 4