Public procurement notice: Additional Information
Published: 2023-09-15
Buyer: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48161000 | 48219300 | 48329000 | 48611000: Database software package
Submission deadline: 2023-10-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschafft werden soll ein  Archiv-Informationssystem für das Stadtarchiv der Landeshauptstadt München.
Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.1. Bewerber-/Bieterfragen:Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 25.09.2023, 12.00 Uhr über das eVergabe-System zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.2. Unterstützung des Auftraggebers:Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.3. Abweichung von der Regelvergabe:Der AG ist lt. §98 i.V.m. § 99 Nr. 1 GWB, § 115 i.V.m §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB i.V.m. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen. Vorliegend basiert die auszuschreibende Leistung auf einer Standardsoftware. Jedoch bestehen aufgrund der Größe des AG eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern. Hierzu gehört u. a. die Schaffung der benötigten Schnittstellen, bei denen es Besonderheiten zu beachten gilt, die ggf. mit den Bietern zu diskutieren sind. Die genauen Vertragsinhalte können deshalb durch den AG noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie einer Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 1 und Nr. 3 VgV zu.4. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. §97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Software zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Customizing, Schulungen, Systemservice, Datenmigration) kompatibel sein muss und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.