Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-28
Buyer: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2023-06-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stadtverwaltung Karlsruhe (im Folgenden Auftraggeberin (AG) genannt) plant die Einführung einer Lernplattform inklusive Seminarverwaltung für rund 6.500 Beschäftigte.
Die AG gliedert sich in 36 Dienststellen beziehungsweise Ämter, die in ihrer Größe sehr heterogen sind. Es gibt Ämter, die weniger als 20 Mitarbeitende haben, bis hin zu Ämtern mit über 1000 Mitarbeitenden und acht Hierarchieebenen. Etwa Zweidrittel der Arbeitsplätze sind PC-Arbeitsplätze, ein Drittel der Mitarbeitenden haben keinen eigenen PC-Arbeitsplatz, einige auch keine persönliche Mailadresse.
Für die Fortbildungsplanung, -organisation und -durchführung ist die zentrale Personalentwicklung im Personal- und Organisationsamt zuständig. In der Regel veröffentlicht diese alle zwei Jahre ein Fortbildungsprogramm, in dem ca. 300 verschiedene Seminare, oft mit mehreren Terminoptionen angeboten werden. Die Seminarverwaltung findet über ein SAP-Modul statt. Die Anmeldung zu den Veranstaltungen erfolgt in jeder Dienststelle unterschiedlich: Freigabeprozesse werden in der Regel über Formulare abgebildet; bei einer Genehmigung erfolgt die anschließende Einbuchung des Teilnehmenden auf eine Warteliste über die jeweiligen Sachbearbeiter*innen in den Personalstellen der Dienststellen. Die zuständigen Personen aus der zentralen Personalentwicklung nehmen über das SAP Veranstaltungsmanagementmodul die Umbuchung von der Warteliste auf die tatsächliche Teilnahmeliste vor und stoßen der Versand der Teilnahmebestätigungen und Wartelistenbenachrichtigungen an.
Für die fachliche Administration der SAP-Module ist das Team „Budgets/Controlling/SAP HCM“ zuständig, welches ebenfalls Teil des Personal- und Organisationsamtes ist.
Um das gesamte Portfolio an Lernangeboten über die Plattform anbieten und verwalten zu können und um Prozesse zusammenzuführen und zu digitalisieren, soll mit der Einführung der Lernplattform auch das SAP-Modul zur städtischen Seminarverwaltung abgelöst werden.
Die künftige Software soll die gesamte Veranstaltungsorganisation, Veröffentlichung sowie Onlinestellung, die Anmeldung inklusive Genehmigungsworkflow, die Teilnehmendenverwaltung sowie die Durchführung und Abrechnung von Seminaren ermöglichen. Zudem soll im Sinne eines Fortbildungscontrollings ein umfassender Überblick über die angebotenen und genutzten Fortbildungsveranstaltungen möglich sein.
Die AG plant dazu die Einführung einer Standardlösung mit kundenspezifischen Anpassungen und einer medienbruchfreien Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Seminarverwaltung anfallen. Eine genaue Beschreibung befindet sich im Kriterienkatalog.
Beide Komponenten, Seminarverwaltungsprogramm und Lernplattform werden in der Leistungsbeschreibung sowie im Kriterienkatalog als Plattform oder System bezeichnet.
Es sollen auch Schnittstellen zu zentralen IT-Systemen der Stadtverwaltung Karlsruhe (z. B. KM-Personal (Basis SAP HCM), SAP Finanzen, enaio Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Outlook 2019) bereitgestellt werden.
- Die Überlassung einer Branchensoftware/Standardsoftware zur Seminarverwaltung und angeschlossener Lernplattform
- Schaffung notwendiger Schnittstellen zu KM-Personal (SAP HR), SAP Finanzen, Outlook und dem Dokumentenmanagementsystem enaio
- Konfiguration und Inbetriebnahme der Branchensoftware/Standardsoftware; inklusive Inbetriebnahme der Schnittstellen. Dabei eingeschlossen sind auch Testszenarien, welche auf Grundlage der Bedingungen, Anzahl User und eines Penetrationstests aufgestellt, geprüft, ausgewertet und optimiert werden, sowie der Dokumentation der oben genannten Punkte
- Schulung von maximal 60 Administratoren und 10 Contentersteller*innen; inklusive der Erstellung bzw. Bereitstellung von Schulungsunterlagen für die Nutzer bzw. Multiplikatoren der Software
- Dienstleistungskontingent über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Der geschätzte Aufwand für zusätzliche Dienstleistungen rund um das Fachverfahren „Seminarverwaltung + Lernplattform“ beläuft sich auf ca. 5 Personentage pro Jahr.
Der Vertrag verlängert sich zweimalig um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht 6 Monate vor Ablauf durch die Stadt Karlsruhe gekündigt wird. Er endet spätestens am 31. Oktober 2029.

Eligibility requirements: Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, -	nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h.  keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde, -	der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt, -	nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen. -	eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt, -	der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht -	der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat.