Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-01
Buyer: Gemeente Rotterdam — Serviceorganisatie
Country: NL
Region: Groot-Rijnmond
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48311100 | 72512000: Document management services
Estimated value: 3750000 EUR
Submission deadline: 2017-01-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: De gemeente Rotterdam wil met het programma digitalisering in 5 jaar 90 % van de daarvoor in aanmerking komende processen digitaliseren. Dit geldt voor zowel zaakgewijze processen (meervoudige en complexe) als niet zaakgewijze processen (projecten, beleid, overleggen). Voor het beheer van documenten en dossiers van niet zaakgerichte processen wil de gemeente gebruik gaan maken van 1 concernbreed DMS in relatie met de huidige Alfresco RM omgeving. In dit kader is de gemeente voornemens een overeenkomst af te sluiten met meerdere opdrachtnemer(s) voor de implementatie van Alfresco DMS. De gevraagde dienstverlening heeft daarbij mogelijk betrekking op: A. ontwikkelen/bouwen Basis Alfesco DMS en ontwikkelen/bouwen eventueel benodigde aanvullende functionaliteit; B. testmanagement en –uitvoering; C. het leveren van flexibele inzet bij de uitrol van Alfresco DMS en begeleiden van de verandering (werkwijze en opleidingen).
De opdrachtnemer bouwt in eerste instantie, op basis van door de gemeente Rotterdam opgestelde eisen (functionele en niet-functionele eisen) de basisvoorziening Alfresco DMS. Deze voorziening zal vervolgens bij alle clusters/vakeenheden worden uitgerold. Dit gebeurt op basis van scrum Agile waarbij eventuele, specifiek, voor een cluster/ vakeenheid van belang zijnde aanvullende functionaliteit in kaart wordt gebracht, ontwikkeld en ingebouwd. Alfresco DMS groeit daarmee naar een steeds volwassener systeem dat op den duur alle clusters/vakeenheden kan ondersteunen bij digitaal werken.
Dit perceel betreft de inrichting van de testorganisatie die nodig is voor de verschillende testwerkzaamheden rond de bouw en implementatie van Alfresco DMS.
De verandering naar digitaal werken met gebruik van het nieuwe Alfresco DMS zal een grote impact hebben op de organisatie. De organisatie zal ook daartoe in beweging moeten worden gebracht. Een zorgvuldige begeleiding zal nodig zijn om te komen tot een succesvol resultaat. Een goede borging van de werkwijze is daarbij noodzakelijk. Voor veel medewerkers brengt het werken met een concernbreed DMS veel veranderingen met zich mee. Zij zullen bewust moeten worden gemaakt van het nut en de noodzaak van het gebruik van het centraal te gebruiken Alfresco DMS en de veranderende werkwijze die daarmee gepaard gaat.
De verwachting is dat de uitgaven van de aanbestedende dienst, verdeeld over het totaal van de raamovereenkomsten, voor de komende jaren gemiddeld ca. 750 000 EUR  per jaar zal bedragen. De exacte verdeling over de percelen is afhankelijk van de binnen het betreffende jaar benodigde inzet. Aan deze inschatting kunnen geen rechten worden ontleend.
De contractduur van vijf (5) jaar wordt verdeeld in drie (3) contractperioden. 1e periode: 1,5 jaar. 2e periode: 2 jaar. 3e periode 1,5 jaar. Verlenging zal geschieden op basis van een evaluatie waarbij KPI's dienen als input voor de evaluatie.
Gegadigde dan wel de combinatie dient uiterlijk op het moment van gunning van de overeenkomst adequaat verzekerd te zijn voor de met de uitvoering van de raamovereenkomst verband houdende beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsrisico's. De verzekering dient dekking te bieden van minimaal 1 000 000 EUR per aanspraak tot ten minste 2 500 000 EUR per verzekeringsjaar. Indien derden worden ingezet bij de uitvoering van de raamovereenkomst dient de verzekering ook schade als gevolg van handelen of nalaten van bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden te dekken. De aanbestedende dienst zal in de gunningsfase bij de inschrijver, aan wie vermoedelijk het voornemen tot gunning zal worden uitgebracht de bewijsstukken voor het voldoen aan de verzekeringseis opvragen. Als bewijsstuk wordt aangemerkt een afschrift van een verzekeringspolis waaruit blijkt dat aan deze eis wordt voldaan, dan wel een verklaring van de verzekeraar of verzekeringstussenpersoon, waaruit blijkt dat gegadigde conform bovenstaande eis is verzekerd in het geval van gunning van de overeenkomst. Deze verklaring mag op de sluitingsdatum van de inschrijving niet ouder zijn dan 6 maanden. Door aanmelding verklaart de gegadigde te kunnen voldoen aan bovenstaande eis.
2 of meer ondernemers kunnen zich als combinatie gezamenlijk aanmelden op de opdracht. Een combinatie geldt als 1 gegadigde. De combinanten dienen ieder afzonderlijk alle de in deze aanbestedingsprocedure in het kader van de geschiktheid gevraagde informatie te overleggen en aan de in de aanbestedingsdocumenten gestelde eisen te voldoen, tenzij anders aangegeven in de selectieleidraad. Indiende aanbestedende dienst besluit een overeenkomst aan te gaan met de combinatie, waarbij de combinatiecontractpartner wordt van de aanbestedende dienst en iedere combinant hoofdelijke aansprakelijkheid jegens de aanbestedende dienst aanvaardt. Een ondernemer mag zich slechts 1 maal inschrijven op de opdracht c.q. een perceel: ofwel zelfstandig ofwel als combinant. In dit verband worden ondernemingen van hetzelfde concern als 1 en dezelfde ondernemer / onderneming beschouwd, tenzij zij naar het oordeel van de aanbestedende dienst voldoende kunnen aantonen dat de afzonderlijke inschrijvingen van deze ondernemingen onafhankelijk van elkaar tot stand zijn gekomen en de mededinging hierdoor niet is geschaad. Bij inschrijving is het gevraagde bewijsstuk het uniform Europees aanbestedingsdocument. Zie verder de selectieleidraad en bijlagen.
De uitvoering van de opdracht is aan bepaalde voorwaarden onderworpen: ja beschrijving van de bijzondere voorwaarden: De uitvoering van de opdracht is aan bepaalde voorwaarden onderworpen. Zie de selectieleidraad en bijlagen.
Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: Alle in artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 opgenomen uitsluitingsgronden en de in het uniform Europees aanbestedingsdocument aangekruiste facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012 zijn van toepassing. Als bewijs dat een gegadigde niet in 1 van de genoemde omstandigheden verkeert, dient hij het uniform Europees aanbestedingsdocument (bijlage 2) in te vullen en te ondertekenen. Ten aanzien van de van toepassing zijnde uitsluitingsgrond „ernstige beroepsfout” dienen gegadigden er rekening mee te houden dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt zowel tijdens deze aanbestedingsprocedure als tijdens de looptijd van de raamovereenkomst ondernemer(s) te screenen indien er op grond van enig signaal dat de aanbestedende dienst bereikt, op welke wijze dan ook, een vermoeden rijst dat er sprake is van een ernstige beroepsfout. In bijlage 1 is het begrip ernstige beroepsfout door de aanbestedende dienst nader ingevuld en is opgenomen onder welke voorwaarden deze uitsluitingsgrond wordt toegepast (proportionaliteitstoets) en onder welke voorwaarden de aanbestedende dienst gerechtigd is een reeds tot stand gekomen selectiebeslissing c.q. raamovereenkomst in verband met een ernstige beroepsfout te wijzigen, op te schorten of te ontbinden. Door ondertekening van het uniform Europees aanbestedingsdocument verklaart gegadigde tevens dat hij dein artikel 2.89 Aanbestedingswet 2012 opgenomen bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende dienst binnen een termijn van 15 kalenderdagen zal indienen. Zie verder de selectieleidraad en bijlagen.
Objectieve criteria voor de selectie van het beperkt aantal gegadigden: De beste 5 gegadigden per perceel met de hoogste totaalscore worden uitgenodigd om deel te nemen aan de gunningsfase. Indien er minder dan 5 partijen per perceel hebben ingeschreven komen de partijen die voldoen aan hetgeen gevraagd in deze selectieleidraad in aanmerking voor een uitnodiging voor de gunningsfase. Indien de 5 beste posities in de rangorde niet afzonderlijk kunnen worden onderscheiden doordat meerdere gegadigden een gelijke totaalscore hebben, zullen door loting de uit te nodigen gegadigden worden bepaald.
De opdrachtgever maakt bij deze aanbesteding gebruik van het digitale aanbestedingsplatform www.commerce-hub.com, hierna te noemen „aanbestedingsplatform”. De volledige procedure (vragen stellen, inschrijving en overige communicatie) verloopt via het aanbestedingsplatform. Voor overige informatie over Commerce-Hub, uitleg hoe u zich registreert en hoe u digitaal uw inschrijving kunt indienen, verwijzen wij naar de online helpfunctie op het aanbestedingsplatform. De inschrijver kan tot uiterlijk 21.10.2016 voor 12:00 uur vragen stellen over de selectieleidraad en deze aanbestedingsprocedure. De inschrijver dient in beginsel al zijn vragen vóór het sluiten van de indieningstermijn van de eerste vragenronde te stellen. De tweede vragenronde is bedoeld voor vragen naar aanleiding van de eerste inlichtingennota. De vragen en antwoorden worden geanonimiseerd verstrekt via het aanbestedingsplatform in een nota van inlichtingen. Dit beschrijvend document met bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. De aanbesteder verwacht van de inschrijvers een proactieve houding. Dit betekent dat de inschrijver verplicht is de aanbesteder — voorafgaand aan de datum van inschrijving — in kennis te stellen dan wel om opheldering te vragen in geval van fouten, omissies of tegenstrijdigheden, zodat de aanbestedende dienst eventuele fouten tijdig kan herstellen. De aanbestedende dienst zal aan het uitblijven van klachten het vertrouwen ontlenen, dat de aanbesteding zonder bezwaar kan worden voortgezet en tot ontvangst van inschrijvingen kan worden overgegaan. Zie verder het beschrijvend document en bijlagen.

Eligibility requirements: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: Alle in artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 opgenomen uitsluitingsgronden en de in het uniform Europees aanbestedingsdocument aangekruiste facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012 zijn van toepassing. Als bewijs dat een gegadigde niet in 1 van de genoemde omstandigheden verkeert, dient hij het uniform Europees aanbestedingsdocument (bijlage 2) in te vullen en te ondertekenen. Ten aanzien van de van toepassing zijnde uitsluitingsgrond „ernstige beroepsfout” dienen gegadigden er rekening mee te houden dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt zowel tijdens deze aanbestedingsprocedure als tijdens de looptijd van de raamovereenkomst ondernemer(s) te screenen indien er op grond van enig signaal dat de aanbestedende dienst bereikt, op welke wijze dan ook, een vermoeden rijst dat er sprake is van een ernstige beroepsfout. In bijlage 1 is het begrip ernstige beroepsfout door de aanbestedende dienst nader ingevuld en is opgenomen onder welke voorwaarden deze uitsluitingsgrond wordt toegepast (proportionaliteitstoets) en onder welke voorwaarden de aanbestedende dienst gerechtigd is een reeds tot stand gekomen selectiebeslissing c.q. raamovereenkomst in verband met een ernstige beroepsfout te wijzigen, op te schorten of te ontbinden. Door ondertekening van het uniform Europees aanbestedingsdocument verklaart gegadigde tevens dat hij dein artikel 2.89 Aanbestedingswet 2012 opgenomen bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende dienst binnen een termijn van 15 kalenderdagen zal indienen. Zie verder de selectieleidraad en bijlagen. Zie selectieleidraad en bijlagen.
Zie selectieleidraad en bijlagen.