Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-08-29
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 12230000 EUR
Award criteria: price

Technical requirements: Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit  1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,  2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die KommWis GmbH ist der IT-Dienstleister für die kommunalen Verwaltungen in Rheinland-Pfalz. Die KommWis GmbH koordinierte im Jahr 2016/2017 u. a. im Auftrag kommunaler Körperschaften in Rheinland-Pfalz die Beschaffung einer zeitlich unbefristeten Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem und einem Vorgangbearbeitungssystem für das Land Rheinland-Pfalz (kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung). Hierfür erfolgte ein Zuschlag an die Fa. Lorenz Orga-Systeme GmbH mit deren Software-Produkt 2Charta ECM (ECM-Lösung).  Die Rahmenvertragslaufzeit für die Pflege und Wartung der ECM-Lösung endete zum 31.07.2024. Daher war Ziel dieser Nachfolgeausschreibung, die Pflege und Wartung der zeitlich unbefristeten landesweiten Nutzungslizenz für die ECM-Lösung weiterhin sicherzustellen. Die ECM-Lösung hatte sich zudem stetig weiterentwickelt, wodurch sich zusätzliche Leistungen ergeben. Diese umfassen u. a. Tätigkeiten im Bereich Application Service Providing (ASP) der ECM-Lösung, wobei die technische Bereitstellung auf Hardwareebene durch den Auftraggeber erfolgt. Daneben wird auch die Unterstützung bei der Begleitung von Aktendigitalisierungsprojekten benötigt.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 48 Monate beginnend frühstens mit Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit kann zweimal um jeweils 12 weitere Monate durch den Auftraggeber einseitig verlängert werden. Der geschätzte Auftragswert ergibt sich aus der Annahme der maximal möglichen Laufzeit von insgesamt 72 Monaten.
Der Zuschlag erfolgte auf das wirtschaftlichste Angebot. Die Wirtschaftlichkeit wurde unter Berücksichtigung von Preis und fachlicher Wertigkeit des Angebotes anhand der Antworten und Erläuterungen zum Kriterienkatalog ermittelt.  Da lediglich ein Angebot abgegeben wurde, erhielt dieses Angebot den Zuschlag, da es den Bedingungen des Auftraggebers entsprach und nicht unwirtschaftlich war.
Das Software-Produkt 2Charta ECM der Fa. Lorenz Orga-Systeme GmbH (im Folgenden ECM-Lösung) wird als Basissystem für die revisionssichere Ablage von Dokumenten und Vorgangsbearbeitung genutzt. Dadurch, dass sich die ECM-Lösung stetig funktional weiterentwickelt, müssen seitens des Auftragnehmers unterschiedliche Anforderungen bzw. Dienstleistungen erfüllt sein, die im Rahmen der Pflege und Wartung inkl. Support zu gewährleisten sind. Hieraus ergeben sich Grundanforderungen, Dienstleistungen im Rahmen eines ASP-Betriebs sowie die Mitwirkung bei Aktendigitalisierungsprojekten.  Grundanforderungen: Die Pflege und Wartung inkl. Support (2nd und 3rd-Level-Support) für die ECM-Lösung müssen u. a. funktionale bzw. fachliche Weiterentwicklungen und gesetzliche bzw. IT-sicherheitstechnisch erforderliche Anpassungen unter der Maßgabe der Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, wie etwa Patches, Updates oder Releases beinhalten. Im Rahmen der Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung sind überdies Pflege und Wartung inkl. Support für das Produkt 2Charta FlowManager Invoice erforderlich. Darüber hinaus wird für optionale Schnittstellen-Add-Ons sowie sonstige optionale Softwarelösungen (ECM eAkte Vertrag Standard/Advanced und Fachakten (1-5)) die Pflege und den Support (2nd-und 3rd-Level-Support) benötigt. Im Übrigen sind diverse Schulungen notwendig.  ASP-Betrieb: Zusätzlich zu den Grundanforderungen sollen Teilleistungen für einen sog. Application Service Providing-Betrieb (ASP-Betrieb) erbracht werden. Dies betrifft u. a. die Beschaffung und Lizensierung der erforderlichen Softwarekomponenten und Betriebssysteme, die Einrichtung der Softwarekomponenten, Softwareupdates, Konfiguration, Monitoring, Pflege der Betriebssystemebene und Anwendungsebene und den inkludierten Betrieb mindestens eines QS- und eines Testsystems. E-Akten im ASP-Betrieb können dabei auch Kunden zur Verfügung gestellt werden, die nicht das DMS-Grundmodul einsetzen.  Die technische Bereitstellung auf Hardwareebene, Anschluss an das Kommunalnetz Rheinland-Pfalz (kNRP) 2024 sowie die Durchführung von Patchdays erfolgt hierbei durch den Auftraggeber.  Aktendigitalisierung: Im Rahmen der geforderten Dienstleistungen sind optional auch Projektunterstützung und Controlling-Leistung seitens des Auftragnehmers bei der Aktendigitalisierung zu erbringen. Dies beinhaltet insbesondere nachfolgende Aufgaben:   a) Projektunterstützung  - Management von Aktendigitalisierungsprojekten, inkl. Steuerung des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters, - Auftragsklärung und Preisbildung, - Erstellen einer individuellen Leistungsbeschreibung als Auftragsgrundlage, - Projektmanagement-Leistungen (KickOff-Meeting, Spezifikation, Import/ Export-Formate, operative Steuerung, Qualitätssicherung, Reklamationsmanagement, Support, Dokumentation), - Auswahl des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters für das jeweilige Projekt mit Angebotswettbewerb zur Erzielung eines optimalen Einkaufspreises, - Fachliche Unterstützung und Bereitstellung von Informationen u. a. zur Beantragung und Verwendung von Fördergeldern, - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Verfolgung des gesamten Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte, - Bereitstellung von Export-Dateien zum Import in Ziel-DMS System (DMS-Zielsystem kann auch ein Fremd-DMS-System sein), - kostenfreier Import in 2Charta-eAkten.  b) Controllingleistungen - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Erfassung, Auswertung, Analyse des Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte.


Winner: KommWis GmbH
Number of bids: 1