Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-01-30
Buyer: Maakuntien tilakeskus Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212442 | 79200000 | 79211000 | 79211100 | 79211120
Submission deadline: 2018-02-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Maakuntien tilakeskus Oy tulee aloittamaan operatiivisen toimintansa 1.1.2020, mutta organisaation sisäinen toiminta alkaa vaiheittain jo sitä ennen. Tilakeskus tulee hankkimaan taloushallinnon ulkoisen laskennan operatiiviset palvelut. Alustava hankinnan kohde ja toimituksen vaiheistus on kuvattu hankintailmoituksen liitteessä 1.
Hankinnan tavoitteena on hyödyntää digitalisaation ja nykyaikaiset automatisoinnin tarjoamat mahdollisuudet ja työkalut, joilla varmistetaan tilakeskuksen talousprosessien tehokkuus. Maakuntien tilakeskus Oy tulee rakentamaan tietoteknisen perustansa Microsoft O365 -ohjelmistojen päälle, ja taloushallinnon järjestelmä tullaan rakentamaan Microsoft D365 (F&O) -ohjelmistolla, josta Maakuntien tilakeskus vastaa. Ulkoistuskumppanin tulee tuottaa palvelut Maakuntien tilakeskuksen Microsoft D365 (F&O) -ohjelmistolla. Ulkoistuskumppanin tulee tarjota tilakeskuksen käyttöön maksuliikenne- sekä matka- ja kululaskujärjestelmä ja niillä tuotettavat palvelut.
Neuvottelut ja projektitapaamiset lähtökohtaisesti tilaajan osoittamissa tiloissa pääkaupunkiseudulla.
Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä 1 Alustava hankinnan kohteen kuvaus.
Tilaaja varaa oikeuden supistaa, täsmentää sekä vähäisessä määrin laajentaa kuvattua hankinnan kohdetta ja palvelukokonaisuutta neuvottelumenettelyn kuluessa. Lopullinen tarjottava hankinnan kohde ja palvelukokonaisuus määritellään neuvottelujen jälkeen lähetettävässä lopullisessa tarjouspyynnössä.
Sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu (sopimuskausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi tai tuomioistuimen sallittua hankintapäätöksen täytäntöönpanon). Sopimus on määräaikaisena voimassa neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Ehdokkaiden määrää on rajoitettu, koska kilpailutus toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Neuvottelujen läpivieminen rajoittamattomalla ehdokkaiden määrällä vaikeuttaa kilpailutusprosessin läpivientiä merkittävästi ja lisää riskiä koko hankinnan viivästymiselle.
Neuvotteluihin kutsutaan vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) ehdokasta. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme (3), hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään alustavan tarjouksen.
Alkuperäisen suunnitelman mukaisesti Tilakeskus on aikonut tuottaa taloushallinnon ulkoisen laskennan palvelut in-house -asemassa olevan palvelukeskus Hetli Oy:n kautta. Hallituksen reformiministerityöryhmä linjasi kokouksessaan 18. tammikuuta 2018, että maakunta- ja sote-uudistusta koskevasta hallituksen esityksestä (HE 15/2017) poistetaan Hetli Oy:ta koskeva sääntely. Reformiministeriryhmä puolsi myös yhtiön lakkauttamiseen liittyvien toimenpiteiden käynnistämistä.Tästä sekä maakuntauudistuksen kiireellisestä aikataulusta johtuen tämä kilpailutus toteutetaan nopeutettua menettelyä käyttäen. Nopeutetun menettelyn käytöllä pyritään varmistamaan uudistuksen toteutuminen suunnitellun aikataulun mukaisesti. Perustelut on esitetty tarkemmin hankintailmoituksen liitteessä 2 Osallistumishakemuspyyntö, kohdassa 3.1.