Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-05-05
Buyer: Bayerische Staatsbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48160000 | 48161000 | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-06-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung eines mandantenfähigen, vollständig cloudbasierten Bibliothekssystems für die Bayerische Staatsbibliothek zur zeitlich begrenzten Nutzung als Software as a Service („SaaS“), einschließlich Implementierung des Systems mit Migration aus dem derzeitigen System des Auftraggebers in das künftige Bibliothekssystem. Dieses Next Generation Library System umfasst alle Komponenten eines klassischen integrierten Bibliothekssystems mit OPAC, einschließlich eines Discovery-Index mit bibliographischen Metadaten und Volltextinformationen unterschiedlicher Quellen.
Gegenstand der Beschaffung ist die Bereitstellung eines mandantenfähigen, vollständig cloudbasierten Bibliothekssystems für die Bayerische Staatsbibliothek zur zeitlich begrenzten Nutzung als Software as a Service („SaaS“), einschließlich Implementierung des Systems mit Migration aus dem derzeitigen System des AG in das künftige Bibliothekssystem. Dieses „Next Generation Library System“ („NGLS“) umfasst alle Komponenten eines klassischen integrierten Bibliothekssystems mit OPAC, einschließlich eines Discovery-Index mit bibliographischen Metadaten und Volltextinformationen unterschiedlicher Quellen. Der Auftragnehmer übernimmt die komplette Bereitstellung auf technischer Ebene. Das NGLS arbeitet vollständig webbasiert, sowohl bei graphischen Benutzeroberflächen als auch für maschinelle Zugriffe über APIs.
Die Überlassung der Software als SaaS beinhaltet die Wartung des Systems sowie Support einschließlich Hotline für den Auftraggeber bei Problembehebung und Konfiguration des Systems, sowie die laufende Weiterentwicklung des Systems durch den Auftragnehmer zur Anpassung an den Stand der Technik und an branchenübliche Innovationen und Funktionalitäten.
Zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft ist das NGLS zu implementieren und die Migration aus dem bisherigen System des AG in das NGLS umzusetzen (im Folgenden „Implementierungsprojekt“). Hierzu gehören das Customizing und die Parametrierung der Anwendung, sowie die Integration des NGLS in die vorhandene Systemumgebung des AG mit der betriebsfertigen Anbindung der notwendigen Schnittstellen. Darüber hinaus müssen die Daten aus dem bisherigen System des AG in das neue System migriert werden. Umfasst sind zudem Schulungsmaßnahmen für das Personal des AG in den Bereichen Systemadministration und Anwender*innen und die Zurverfügungstellung von Dokumentationen.
Darüber hinaus ist ein Testsystem bereitzustellen. Zur Gewährleistung der tatsächlichen Datenhoheit des AG über seine in das System eingebrachten Daten sind regelmäßige Datenabzüge zu erstellen und dem AG bereitzustellen.
Die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes: Der Bieter ist nicht zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister verpflichtet, kann aber – auf Verlangen – die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen.
a) Mindestjahresumsatz: Angabe der („allgemeinen“) Jahresumsätze des Bieters in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren,
b) Betriebshaftpflichtversicherung: Es muss eine ungekündigte Betriebshaftpflichtversicherung bestehen. Die Versicherung muss über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg aufrechterhalten werden.
Zu a) Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn der vom Bieter angegebene durchschnittliche Jahresumsatz der letzten 3 Jahre mindestens 10 Mio. EUR (netto) beträgt.
Zu b) Die Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung beträgt mindestens 20 Mio. EUR pauschal pro Schadensfall für Personen, Sach- und Vermögensschäden. Eine Haftung für Betriebsunterbrechungen sowie Schäden und Aufwendungen infolge von Datenverlusten muss mitversichert sein.
a) Anzugeben sind mindestens 2 Referenzen zu erfolgreich realisierten Aufträgen in vergleichbarer Größenordnung und vergleichbarer Leistungsart möglichst innerhalb der letzten 3 Jahre.
(Es wird darauf hingewiesen, dass auch einschlägige Aufträge berücksichtigt werden können, wenn diese mehr als 3 Jahre zurückliegen.) (siehe Anlage C6)
Soweit der Bieter bzw. ggf. der Unterauftragnehmer personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet, erklärt er, die Vorschriften der DSGVO einzuhalten. Der Bieter bzw. ggf. der Unterauftragnehmer erklärt, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegen. Die Vertraulichkeits-/Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort. (siehe Anlage C7)
c) Der Bieter gibt die durchschnittlich jährliche Beschäftigtenzahl und die durchschnittliche Zahl seiner Führungskräfte der letzten 3 Jahre an.
Der Bieter muss alle Unterlagen zur Eignung einreichen. Ein ggf. vom Bieter eingesetztes unterbeauftragtes Unternehmen muss keine Angaben zu Referenzen machen und muss keine Zertifikate einreichen (siehe Kapitel 9.2 der Bewerbungsbedingungen). Alle anderen Eignungsnachweise muss auch das unterbeauftragte Unternehmen einreichen.

Eligibility requirements: Die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes: Der Bieter ist nicht zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister verpflichtet, kann aber – auf Verlangen – die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen.