Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2023-03-03
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30120000 | 30232110 | 48773000

Technical requirements: Gegenstand der Services ist Roll-out, Inbetriebnahme und Aufrechterhaltung der Print Services inkl. einer Authentifizierungslösung für die BGW an allen 19 Lieferorten inkl. des Gerätemanagements zum Roll-Back nach Vertragsende. Es ist ein Fleet Management einzurichten. Die Auftraggeberin geht von folgenden Leistungsklassen aus:
— LK 1: Arbeitsplatzdrucker, DIN A4 – schwarz/weiß, Druckgeschwindigkeit von mindestens 40 Seiten/ Minute;
Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): 1. Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB)(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die
Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. 2. Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB) (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber: - gegen § 134 GWB verstoßen hat oder - den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzesgestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. 3. Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB) Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Gegenstand der Services ist Roll-out, Inbetriebnahme und Aufrechterhaltung der Print Services inkl. einer Authentifizierungslösung für die BGW an allen 19 Lieferorten inkl. des Gerätemanagements zum Roll-Back. Es ist ein Fleet Management einzurichten. Die Auftraggeberin geht von folgenden Leistungsklassen aus:
— LK 1: Arbeitsplatzdrucker, DIN A4 – schwarz/weiß, Druckgeschwindigkeit von mindestens 40 Seiten/ Minute;
Der Vertrag über die Managed Print Services wird über das Vertragsende am 30.06.2023 hinaus um weitere 12 Monate verlängert.
Vorliegend konnte die Auftraggeberin nicht voraussagen, dass eine Verlängerung des Vertrags erforderlich wird, um die Auftraggeberin bis zur Neuvergabe mit einem Drucksystemen auszustatten. Dies beruht darauf, dass der Personalbestand bei der Auftraggeberin aufgrund der Entwicklung der COVID-19- Pandemie niedriger ist als ursprünglich erwartet und die Arbeitsbelastung bei dem im Einsatz befindlichen Personal der Auftraggeberin sehr hoch ist. Hinzukommt, dass zeitgleich mit dem Ende des Vertrags Projekte aus IT-sicherheitstechnischen Gründen durchgeführt werden müssen, die im Zeitpunkt der Zuschlagserteilung nicht vorhergesehen werden konnten. Zu diesem Zeitpunkt muss gleichzeitig auch das Roll-out zu Windows inklusive neuem Office-System stattfinden, um Sicherheitslücken zu schließen. Eine parallele Durchführung des Roll-out für Windows und des Roll-out für Managed Print Services ist unter den genannten Umständen nicht umsetzbar.


Winner: RICOH Deutschland GmbH