Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-11
Buyer: Dekarbonisierung - CO2 neutrale Messe Essen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 09300000 | 45300000 | 71314000: Energy and related services | 71314300: Energy-efficiency consultancy services
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2025-10-16
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsphase gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Das Vergabeverfahren wird als Wettbewerblicher Dialog durchgeführt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs kann jedes interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag abgeben. Die Teilnahmephase dient vor allem der abschließenden Eignungsprüfung und Ermittlung derjenigen Bewerber, die aufgrund der bekanntgemachten Kriterien zur Teilnahme an der Dialogphase aufgefordert werden. In der Dialogphase soll ermittelt und festgelegt werden, wie die Bedürfnisse und Anforderungen des Projektes am besten erfüllt werden können. Die Grundsätze der Gleichbehandlung, Transparenz und Vertraulichkeit werden über das gesamte Verfahren hinweg gewährleistet. Zu diesem Zweck werden den Teilnehmern der Dialogphase umfangreiche einschlägige fachtechnische Daten zum Messebetrieb zur Verfügung gestellt. (Energiedaten, Flächenverfügbarkeiten etc.). Der Auftraggeber behält sich vor, den Dialog in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen zu führen sowie unter Betrachtung der vergaberechtlichen Wettbewerbsanforderungen in jeder Dialogphase die Zahl der zu erörternden Lösungen anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Nach Abschluss des Dialogs werden die im Wettbewerb verbliebenen Unternehmen aufgefordert, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot vorzulegen. Im Übrigen wird auf die Regelungen des § 18 VgV hingewiesen. Der Zuschlag wird im Anschluss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Messe Essen behält sich vor, im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen die bekanntgemachten Zuschlagskriterien etwas bei der Gewichtung weiter auszudifferenzieren.
Die Messe Essen beabsichtigt, im Rahmen ihrer strategischen Nachhaltigkeitsausrichtung die bestehende Energieinfrastruktur technisch weiterzuentwickeln und an veränderte strukturelle und betriebliche Rahmenbedingungen anzupassen. Langfristiges Ziel ist die vollständige Dekarbonisierung der Wärme- und Kälteversorgung des Messegeländes bis 2035 im laufenden Messebetrieb.  Es besteht Lösungsoffenheit hinsichtlich eines Contracting-Modells (Energieliefer-Contracting, Energieeinspar-Contracting, Betriebsführungs- Contracting, Finanzierungs-Contracting), Technologien und Vertragslaufzeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit /Referenzen zu bestimmten Arbeiten. Für die Bewertung zur Teilnahme am Wettbewerblichen Dialog werden Unterlagen zur Verfügung gestellt, soweit Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften nicht eigenständige Dokumente und Nachweise zu erstellen und dem Teilnahmeantrag beizufügen haben. Die Bewerbung hat unter Verwendung der zur Verfügung gestellten Unterlagen zu erfolgen. Formlose Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Die in der Auftragsbekanntmachung geforderten Nachweise sind mit dem Antrag vorzulegen. Bewerbergemeinschaften müssen die geforderten Nachweise, Erklärungen und sonstige Angaben - mit Ausnahme der geforderten Referenzen - von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft einreichen. Der Teilnahmewettbewerb dient der abschließenden Eignungsprüfung, d. h. die Eignungsunterlagen sind auch für wesentliche Bau- bzw. Planungs-Partner nebst entsprechenden Verpflichtungserklärungen vorzulegen. Nicht ausreichend ist es insbesondere, solche Unternehmen erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zu benennen. Ein Bewerber, der nicht selbst über die zur Ausführung eines Auftrags erforderlichen technischen Mittel verfügt, hat in seinem Teilnahmeantrag von sich aus darzulegen und den Nachweis zu erbringen, welche Unternehmen, die solche technischen Mittel besitzen, er sich bei der Ausführung des Auftrages in der Weise bedienen wird, dass diese Mittel als ihm tatsächlich zu Gebote stehend anzusehen sind. Die Vergabestelle wird bei sog. "eignungsvermittelnden Nachunternehmern" eine umfassende Eignungsprüfung durchführen. Sämtliche in der EU-Bekanntmachung geforderten Eignungsnachweise sind auch für "eignungsvermittelnde Nachunternehmer" vorzulegen.   Will sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft bei der Erfüllung des Auftrages der Leistungen anderer Unternehmen (Nachunternehmer) bedienen, sind die Eignungsnachweise bezogen auf den übertragenen Leitungsbereich des Nachunternehmers vollständig auch von diesem zu erbringen.  Vorlage von Referenzen über die Erbringung vergleichbarer Projekte und Tätigkeiten entsprechend der Angaben der EU-Bekanntmachung, einschließlich der Angabe der Adresse, des Ansprechpartners und der Telefonnummer des Ansprechpartners bei dem jeweiligen Aufraggeber der als Referenz genannten Aufträge soweit datenschutzrechtlich zu-lässig.   Die mit den Referenzen nachgewiesenen Leistungen müssen im Zeitraum von 7 Jahren, gerechnet ab dem Datum der Teilnahmefrist dieses Vergabeverfahrens, vollständig erbracht, d.h. begonnen und abgeschlossen, worden sein, um als vergleichbar bewertet werden zu können.  Auf Ebene der Eignungsprüfung erfolgt keine zahlenmäßige Beschränkung der Referenzen.   Die Bewerber werden gebeten, sich auf die Vorlage vergleichbarer Referenzen zu beschränken. Wenn der Bewerber mehr als 3 Referenzen einreichen sollte, hat er jeweils die 3 Referenzen zu benennen, die für die Auswahlkriterien gewertet werden sollen. Damit soll sicher-gestellt werden, dass der Bewerber die aus seiner Sicht maßgebliche Entscheidungsgrundlage gegenüber der Vergabestelle bestimmt. Es werden nur Referenzen gewertet, die den entsprechenden Vermerk haben. Sollten mehr als 3 Referenzen entsprechend gekennzeichnet sein, wird der Auftraggeber die 3 zu wertenden Referenzen nach der Reihenfolge der Nummerierung festlegen. Die 3 zur Wertung gekennzeichneten Referenzen mit den niedrigsten Nummern werden gewertet.  Pro Referenz können bis zu 20 Punkte erreicht werden. Insgesamt können daher bei der Auswahlentscheidung mit den Referenzen 60 von insgesamt 100 erreichbaren Punkten erlangt werden.  Grundsätzlicher Bewertungsmaßstab ist die Vergleichbarkeit der Referenz mit der ausgeschriebenen Leistung bis zu 15 Punkte. Bis zu 5 Punkte werden darüber hinaus gehend für den Nachweis von Leistungen in der Zusammenarbeit im öffentlichen bzw. öffentlich geförderten Bereich vergeben.
Unternehmensbezogene Darstellung Leistungsspektrum und Kundenzufriedenheit Kurzdarstellung (max. 5 DIN A4 Seiten) des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft mit Beschreibung des unternehmensbezogenen Leistungsspektrums entsprechend des Gegenstands des Vergabeverfahrens sowie Erläuterungen zur Kundenzufriedenheit (idealerweise mit Angabe zum aktuellen NCP (Net Promoter Score).   Maximal können 30 von insgesamt 100 erreichbaren Punkten erlangt werden. Hierbei gilt folgender Bewertungsschlüssel:  - Sehr gute Plausibilität und Qualität - In allen Belangen deutlich über dem Durchschnitt liegende Darstellung - volle Punktzahl.  - Gute Plausibilität und Qualität - in allen Belangen über dem Durch-schnitt liegende Darstellung. Die Ausführungen sind größtenteils vollständig, nachvollziehbar und widerspruchsfrei.  - Bis zu 25 % weniger Punkte. - Durchschnittliche bis ausreichende Plausibilität und Qualität - Die Darstellung genügt den durchschnittlichen Anforderungen, sie enthält aber Schwächen.  - Bis zu 50 % weniger Punkte. - Mangelbehaftete Plausibilität und Qualität - Nur in Teilen den Anforderungen genügende Darstellung mit deutlichen Mängeln. - Bis zu 75 % weniger Punkte. - Ungenügende Plausibilität und Qualität - Keine oder inhaltlich unzureichende Darstellung. - Bis zu 100 % weniger Punkte

Eligibility requirements: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit /Referenzen zu bestimmten Arbeiten. Für die Bewertung zur Teilnahme am Wettbewerblichen Dialog werden Unterlagen zur Verfügung gestellt, soweit Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften nicht eigenständige Dokumente und Nachweise zu erstellen und dem Teilnahmeantrag beizufügen haben. Die Bewerbung hat unter Verwendung der zur Verfügung gestellten Unterlagen zu erfolgen. Formlose Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Die in der Auftragsbekanntmachung geforderten Nachweise sind mit dem Antrag vorzulegen. Bewerbergemeinschaften müssen die geforderten Nachweise, Erklärungen und sonstige Angaben - mit Ausnahme der geforderten Referenzen - von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft einreichen. Der Teilnahmewettbewerb dient der abschließenden Eignungsprüfung, d. h. die Eignungsunterlagen sind auch für wesentliche Bau- bzw. Planungs-Partner nebst entsprechenden Verpflichtungserklärungen vorzulegen. Nicht ausreichend ist es insbesondere, solche Unternehmen erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zu benennen. Ein Bewerber, der nicht selbst über die zur Ausführung eines Auftrags erforderlichen technischen Mittel verfügt, hat in seinem Teilnahmeantrag von sich aus darzulegen und den Nachweis zu erbringen, welche Unternehmen, die solche technischen Mittel besitzen, er sich bei der Ausführung des Auftrages in der Weise bedienen wird, dass diese Mittel als ihm tatsächlich zu Gebote stehend anzusehen sind. Die Vergabestelle wird bei sog. "eignungsvermittelnden Nachunternehmern" eine umfassende Eignungsprüfung durchführen. Sämtliche in der EU-Bekanntmachung geforderten Eignungsnachweise sind auch für "eignungsvermittelnde Nachunternehmer" vorzulegen.   Will sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft bei der Erfüllung des Auftrages der Leistungen anderer Unternehmen (Nachunternehmer) bedienen, sind die Eignungsnachweise bezogen auf den übertragenen Leitungsbereich des Nachunternehmers vollständig auch von diesem zu erbringen.  Vorlage von Referenzen über die Erbringung vergleichbarer Projekte und Tätigkeiten entsprechend der Angaben der EU-Bekanntmachung, einschließlich der Angabe der Adresse, des Ansprechpartners und der Telefonnummer des Ansprechpartners bei dem jeweiligen Aufraggeber der als Referenz genannten Aufträge soweit datenschutzrechtlich zu-lässig.   Die mit den Referenzen nachgewiesenen Leistungen müssen im Zeitraum von 7 Jahren, gerechnet ab dem Datum der Teilnahmefrist dieses Vergabeverfahrens, vollständig erbracht, d.h. begonnen und abgeschlossen, worden sein, um als vergleichbar bewertet werden zu können.  Auf Ebene der Eignungsprüfung erfolgt keine zahlenmäßige Beschränkung der Referenzen.   Die Bewerber werden gebeten, sich auf die Vorlage vergleichbarer Referenzen zu beschränken. Wenn der Bewerber mehr als 3 Referenzen einreichen sollte, hat er jeweils die 3 Referenzen zu benennen, die für die Auswahlkriterien gewertet werden sollen. Damit soll sicher-gestellt werden, dass der Bewerber die aus seiner Sicht maßgebliche Entscheidungsgrundlage gegenüber der Vergabestelle bestimmt. Es werden nur Referenzen gewertet, die den entsprechenden Vermerk haben. Sollten mehr als 3 Referenzen entsprechend gekennzeichnet sein, wird der Auftraggeber die 3 zu wertenden Referenzen nach der Reihenfolge der Nummerierung festlegen. Die 3 zur Wertung gekennzeichneten Referenzen mit den niedrigsten Nummern werden gewertet.  Pro Referenz können bis zu 20 Punkte erreicht werden. Insgesamt können daher bei der Auswahlentscheidung mit den Referenzen 60 von insgesamt 100 erreichbaren Punkten erlangt werden.  Grundsätzlicher Bewertungsmaßstab ist die Vergleichbarkeit der Referenz mit der ausgeschriebenen Leistung bis zu 15 Punkte. Bis zu 5 Punkte werden darüber hinaus gehend für den Nachweis von Leistungen in der Zusammenarbeit im öffentlichen bzw. öffentlich geförderten Bereich vergeben.
Unternehmensbezogene Darstellung Leistungsspektrum und Kundenzufriedenheit Kurzdarstellung (max. 5 DIN A4 Seiten) des Bewerbers bzw. Bewerbergemeinschaft mit Beschreibung des unternehmensbezogenen Leistungsspektrums entsprechend des Gegenstands des Vergabeverfahrens sowie Erläuterungen zur Kundenzufriedenheit (idealerweise mit Angabe zum aktuellen NCP (Net Promoter Score).   Maximal können 30 von insgesamt 100 erreichbaren Punkten erlangt werden. Hierbei gilt folgender Bewertungsschlüssel:  - Sehr gute Plausibilität und Qualität - In allen Belangen deutlich über dem Durchschnitt liegende Darstellung - volle Punktzahl.  - Gute Plausibilität und Qualität - in allen Belangen über dem Durch-schnitt liegende Darstellung. Die Ausführungen sind größtenteils vollständig, nachvollziehbar und widerspruchsfrei.  - Bis zu 25 % weniger Punkte. - Durchschnittliche bis ausreichende Plausibilität und Qualität - Die Darstellung genügt den durchschnittlichen Anforderungen, sie enthält aber Schwächen.  - Bis zu 50 % weniger Punkte. - Mangelbehaftete Plausibilität und Qualität - Nur in Teilen den Anforderungen genügende Darstellung mit deutlichen Mängeln. - Bis zu 75 % weniger Punkte. - Ungenügende Plausibilität und Qualität - Keine oder inhaltlich unzureichende Darstellung. - Bis zu 100 % weniger Punkte
Erklärung in Form einer Eigenerklärung (Formblatt) über den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre aufgeschlüsselt nach Jahren.   Es können maximal 10 von insgesamt 100 erreichbaren Punkten erlangt werden.   Die höchste Punktzahl erhält der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaft mit dem höchsten Umsatzwert, dazwischen wird linear interpoliert.
Auf die Regelung des § 56 VgV wird hingewiesen
Bewertet werden die Ökonomischen Auswirkungen der angebotenen Lösung. Die Lösung, welche die kostengünstigste darstellt, erhält die meisten Punkte. Für das Zuschlagskriterium können maximal 100 Punkte erreicht werden. Das kostengünstigste Angebot mit dem günstigsten Barwert erhält 100 Punkte. es werden 0 Punkte ab dem zweifachen des besten Barwerts vergeben. Für Angebote dazwischen erfolgt eine lineare Interpolation. Die ökonomischen Auswirkungen werden anhand eines Referenzlastganges (Lastgangdaten des Jahres 2024) für einen Zeitraum von 15 Jahren von 2027 bis 2041 bewertet. Dabei werden alle Kosten für die Energiebereitstellung berücksichtigt und der Barwert für die 15 Jahre durch Abdiskontierung auf das Jahr 2026 gebildet. Sofern eine Indexierung von Komponenten des Arbeitspreises oder Leistungspreises in der Dialogphase vorgeschlagen werden, werden mit Angebotsaufforderung anzunehmende Preisentwicklungen seitens der Messe Essen für diese Indizes bereitgestellt. Dies wird die Vergleichbarkeit der mit Unsicherheiten behafteten Annahmen für die Zukunft bieterübergreifend gewährleisten. Die relevanten Kosten umfassen dabei: Den Leistungspreis (bzw. jährliche Fixkosten unter der Annahme einer Abschreibung von 15 Jahren) Den Arbeitspreis (bzw. die jährlichen variablen Kosten für den Zeitraum 2027-2041) Sonstige weitere Kosten, sofern nicht im Leistungs- oder Arbeitspreis berücksichtigt
Bewertet wird die Auswirkung der Lösung auf die CO2-Bilanz. Die maximale Punktzahl für die Auswirkung auf die CO2-Bilanz beträgt 100 Punkte. Das Angebot mit den geringsten CO2-Emissionen erhält 100 Punkte. Es werden 0 Punkte ab der doppelten mittleren CO2-Emission des besten Angebotes vergeben.. Für Angebote dazwischen erfolgt eine lineare Interpolation in Abhängigkeit ihrer CO2-Emissionen.  Dem Zuschlagskriterium werden bei der Bewertung folgende Parameter zugrunde gelegt: für jedes Jahr des Zeitraums von 2027 bis 2041 ist die CO2-Bilanz für den Referenzlastgang anzugeben Es wird der Mittelwert des emittierten CO2 über den 15 Jahreszeitraum gebildet.
Bewertet wird, wie sich die angebotene Lösung in den Betrieb der Messe Essen eingliedert und welche Auswirkungen in Ansehung an die Operabilität damit verbunden sind. Insgesamt können für dieses Zuschlagskriterium 300 Punkte vergeben werden. Die Punkteverteilung setzt sich wie folgt zusammen: Einschränkungen des Messebetriebs: Die Einschränkung des Messebetriebs während der Umsetzung wird anhand der nicht Erfüllung des Referenzlastganges zu Messezeiten über den 15 Jahreszeitraum bewertet. Sollte der Referenzlastgang zu den Messenutzzeiten (s. entsprechenden Veranstaltungskalender des Jahres 2024) auch mit geplanten Umbauten zu jeder Stunde erfüllt werden können, gibt es 100 Punkte, ansonsten 0 Punkte. Verfügbarkeit Wärme/Kälteversorgung: Die Bewertung erfolgt anhand einer vertraglich zuzusichernden Verfügbarkeit der Wärme- und Kälteversorgung. Dabei wird eine vertraglich zugesicherte Verfügbarkeit von 95% oder mehr mit 100 Punkten bewertet und eine Verfügbarkeit von weniger als 85% mit 0 Punkten bewertet. Dazwischen wird linear interpoliert. Bewertet wird die Dienstleitungstiefe und - geschwindigkeit anhand der vertraglich zugesicherten Response- und Fehlerbehebungszeit. dabei ist das zugesicherte Zeitintervall von Erstreaktion inkl. (provisorischer) Gegenmaßnahme bewertungsrelevant. Alles innerhalb der ersten 24h wird mit 100 Punkten bewertet und 120h mit 0 Punkten. Dazwischen wird linear interpoliert.
1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsphase gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Identifikation und Bewertung einer ganzheitlich nachhaltigen, technisch sowie wirtschaftlich optimierten Energieversorgungslösung (Wärme, Kälte, Strom), unter besonderer Berücksichtigung ökonomischer, ökologischer und wirtschaftlicher Einflussfaktoren auf das übergeordnete Ziel der Dekarbonisierung des Messebetriebs.  Ziel der Beschaffungsmaßnahme ist eine Kooperation mit einem Projektpartner, der in der Lage ist, eine leistungsfähige und skalierbare Energieversorgungslösung, bis 2035 zu realisieren und über den geplanten Nutzungszeitraum von 15 Jahren zu betreiben bzw. zu begleiten.  Näher Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.