Public procurement notice: Design Contest
Published: 2022-01-17
Buyer: Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH & Co. KG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212440 | 72212480 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2022-02-14
Award criteria: Other

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer integrierten Gesamtlösung bestehend aus Microsoft Cloud-Lösungen für ERP (Enterprise-Resource-Planning) Finanzen & Controlling, BI (Analyse & Reporting), DMS (Dokumentenmanagement) und CRM (Kundenbeziehungsmanagement, Marketing & Vertrieb) bei der Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH & Co. KG. Eine Gesamtlösung, die in ihren einzelnen Modulen einen möglichst großen Umfang bereits vorkonfigurierter, standardisierter Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH & Co. KG geeignet sind. Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach weitestgehend mit Standardfunktionalitäten (Parametrisierung) realisiert werden, um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Die Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH & Co. KG hat sich zu einer unternehmensweiten Microsoft-Strategie entschieden und erwartet für die Gesamtlösung die Integration in Microsoft 365 mit den Lösungen MS Teams, Sharepoint Online, Exchange/Outlook und MS Office. Die geforderte, integrierte Gesamtlösung muss zusätzlich in der Lage sein, über eine bi-direktionale Schnittstelle den Austausch mit branchentypischen, für den Geschäftsbetrieb notwendigen Informationen aus einer im Unternehmen bestehenden und zukünftig weiter ausgebauten, operativen Branchenlösung für Messe-/Event- und Gastveranstaltungen, zu gewährleisten. Zusätzlicher Vergabegegenstand ist die im Anschluss an die Implementierung (Konzept-, Realisierungs- und Einführungsphase) der jeweiligen Systeme zu erbringende Pflege- und Wartungsleistungen (Betrieb und Wartungsphase), wie z. B. Lieferung von Updates und Upgrades, die Ausführung von Hotline-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen, Datenaktualisierungsservice, sowie die Lieferung weiterer Software-Lizenzen bei Bedarf. Alle genannten Phasen müssen von einem einzigen Gesamtanbieter (Full Stack Provider) leistbar und im Fall der Einbeziehung eines Drittproduktes zusätzlich als Generalunternehmer durchführbar sein.
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Die beschriebenen und zu vergebenden Leistungen beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über mindestens 4 Jahre. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung einer System- und Anwenderdokumentation, entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System sollen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und digitalisiert werden:
Die Inbetriebnahme der Gesamtlösung kann phasenweise erfolgen. Dabei ist die Einführung ERP und BI mit den unter II.2.4 aufgeführten Funktionen vorrangig zu behandeln und muss im Januar 2023 mit dem (Geschäfts-) Jahreswechsel 2022/23 erfolgen. Der Jahresabschluss 2022 wird noch im Altsystem DATEV durchgeführt. Die Implementierung der entsprechenden Funktionalitäten muss noch vor dem Jahreswechsel 2022/23 erfolgt, so dass durch den ab Jahresbeginn 2023 beginnenden Jahresabschluss 2022 keine oder nur eine minimale Verzögerung im Gesamtprojekt entsteht. Der Go-Live für das neue System ist der Jahresbeginn 01.01.2023 (Geschäftsjahr 2023). Die Einführung DMS und CRM kann bei phasenweiser Einführung sowohl parallel wie auch im Anschluss an ERP und BI im Zeitraum Februar 2023 bis Juni 2023 erfolgen, muss jedoch bis voraussichtlich 30.06.2023 mit den aufgeführten Funktionen und im Sinne einer Gesamtlösung abgeschlossen sein.