Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-12-06
Buyer: Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48931000 | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2018-12-18
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Das Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH (KliLu) ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit konzernweit 3 000 Beschäftigten. Es ist in städtischer Trägerschaft und seit 1995 gemeinnützige GmbH. Das KliLu ist akademisches Lehrkrankenhaus der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg.
Um unseren Patienten hochklassige Medizin bieten zu können, spielt die Fort- und Weiterbildung aller Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Um die jährlich insgesamt knapp 20 000 Veranstaltungsteilnehmer – sowohl interner, als auch externer Natur – professionell und effizient managen zu können, bedarf es zukünftig elektronischer Unterstützung in Form eines Learning-Management-Systems. Aufgrund einer in Q3/2019 anstehenden EDV-Umrüstung auf Windows 10 ist eine unverzügliche Ablösung der bisherigen Access-Datenbank unumgänglich. Aufgrund der rechtlich vorgeschriebenen Pflichtschulungen für alle Mitarbeiter (insbesondere mit Patientenkontakt) muss das KliLu eine stetige Verwaltung aller Teilnehmer sicherstellen. Um einen vollkommenen Stillstand der Teilnehmerverwaltung und somit aller angebotenen Fortbildungen zu verhindern, wird der Roll-Out des neuen Systems spätestens zu Beginn Q3/2019 angestrebt.
Der Einsatz eines Learning-Management-Systems bietet dem KliLu unterschiedlichste Vorteile. Neben der allgemeinen Aufrechterhaltung des Veranstaltungs-Managements bietet das System die Möglichkeit des Angebots von E-Learnings. Zusätzlich kann ein Bildungscontrolling die Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit der Trainings verfolgen. Durch ein integriertes Kompetenzmanagement kann ein exakter Entwicklungspfad für jeden Mitarbeiter des Hauses definiert werden und Defizite zielgerecht und zeitnah behoben werden. Ein großer Mix an Lernformen bietet zusätzlich allen Mitarbeitern die Möglichkeit des Wissenserwerbs auf dem für sie präferierten Weg an.
Neben den technisch neuen Möglichkeiten sowie der gegebenen Notwendigkeit aufgrund interner EDV-Umstellungen im Haus wird zusätzlich durch das Learning-Management-System die Grundlage im Bereich der Personalentwicklung für eine Unternehmenszertifizierung nach DIN EN ISO 9001 sichergestellt.
Das neue Learning-Management-System des KliLu soll ein innovatives, zukunftsfähiges und die Nachhaltigkeit des Lernens sicherndes System darstellen. Die gesamte Verwaltung von ca. 20 000 Anträgen pro Jahr muss über das System abbildbar sein und ein effektiveres und effizienteres Arbeiten als derzeit gewährleisten.
Das neue Learning Management System des KliLu soll alle Präsenzveranstaltungen abbilden können. Neben Seminaren, Infoveranstaltungen, Kursen, Programmen oder Unterweisungen muss die Möglichkeit bestehen auch im Nachgang noch weitere Formen der Präsenzveranstaltung zu definieren und einzuführen.
Neben den reinen Präsenzformaten soll zukünftig auch verstärkt das Thema E-Learning ausgebaut werden. Dazu werden unterschiedliche und stetig erweiterbare Formatvarianten benötigt. Von WBT über Impulsvideos, bis hin zu Webinaren (live oder aufgezeichnet) oder längeren Podcasts müssen alle Formate abgebildet werden können. Wichtig ist auch eine SCORM Fähigkeit des LMS.
Anhand eines Berechtigungssystems können verschiedene Rollen angelegt werden: Interne Trainer, externe Trainer, Lerner (intern), Lerner (extern), Führungskraft / Fachbereichsverantwortliche, Administrator.
Nach erfolgter Implementierung und Inbetriebnahme des LMS ist Softwarepflege und Support über 60 Monate und im Anschluss daran optional weitere 60 Monate zu leisten.
Referenzen, Qualitätssicherungssystem (Details siehe Vergabeunterlagen: Formblatt für die Eignungsprüfung)
Die Vergabeunterlagen enthalten vertrauliche Informationen. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass in dem o. g. Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen streng vertraulich zu behandeln ausschließlich zum Zwecke der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren zu verwenden und zu vervielfältigen sind.
Der Interessent hat diese vertraulichen Unterlagen daher nur nach Einholung einer schriftlichen Vertraulichkeitserklärung ausschließlich an solche Dritte weitergeben werden, die er beabsichtigen, als Teilnehmer einer Bietergemeinschaft, als Nachauftragnehmer oder als Eignungsverleiher in die Leistungserbringung einzubeziehen, oder die er im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zur rechtlichen Beratung hinzuzieht.
Die derzeit vorhandene Softwarelösung auf Access-Basis ist aufgrund einer in Q3/2019 anstehenden EDV-Umrüstung auf Windows 10 dringend abzulösen. Für die Implementierung mit Inbetriebnahme des Systems werden mindestens 6 Monate benötigt. Bei einer Teilnahmefrist von 30 Tagen würde der früheste Zuschlag erst am 1.4.2019 möglich sein, also fast 1 Monat später als mit der verkürzten Frist wegen Dringlichkeit; die rechtzeitige Ablösung der Datenbank wäre gefährdet.
Die Dringlichkeit ist nicht dem Auftraggeber zuzurechnen: Die Umrüstung auf Windows 10 ist eine technische Zwangssituation, die durch das Klinikum nicht beeinflusst werden kann. Die Problematik wurde erst mit einem Abteilungsleiterwechsel im Mai 2018 erkannt, und daraufhin wurde zügig die Ausschreibung vorbereitet (Personalressourcen schaffen, Bedarfsanalyse durchführen, Markterkundung durchführen etc.).
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrages oder eines Angebotes wird dieser oder dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabeakte aufgenommen.

Eligibility requirements: Nachweis der Eintragung in Handelsregister oder Gewerberegister