Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-07-10
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg, Bezirksamt Hamburg Nord – IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48100000 | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2020-08-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Fachanwendung zur Durchführung für Hilfen nach dem Betreuungsgesetz in der Betreuungsbehörde Hamburg.
Seit 1995 unterhält die Betreuungsbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg (im Folgenden: FHH) eine IT-Lösung, damit bundesgesetzliche Pflichtaufgaben im Rahmen des Betreuungsbehördengesetzes (BtBG) digital unterstützt erfüllt werden können.
Die Software umfasst das sozialpädagogische Fallmanagement, die Verwaltung von Vorgängen und Akten sowie organisatorische Abläufe. Zu diesem Zweck werden Personen- und Vorgangsdaten in die Software eingepflegt und laufend ergänzt. Aktuell sind knapp 120 Tsd. Bewegungsdatensätze aktiv. Den erfassten Personen (Betroffene, Betreute und Betreuende) werden chronologisch Vorgangsdaten und Merkmale zugeordnet, die die Vorgangsbearbeitung, Berichterstellung, Profilabfragen und Passungsvorgänge unterstützen sollen. Profilab-fragen und Passungsvorgänge umfassen die Suche nach der passenden Betreuungsperson für die entsprechend zu betreuende Person. Soweit die Betreuungsbehörde zum Betreuer bestellt ist, erfolgt im Programm neben der Verwaltung von Personen- und Vorgangsdaten auch die Verwaltung von Betreutengeldern auf Giro-, Spar- und Depotkonten. Aus der Software werden außerdem statistische Daten entnommen, die der organisatorischen und fachlichen Steuerung der Betreuungsbehörde dienen und Grundlage für das Berichtswesen sind.
Um die Arbeitsfähigkeit der Betreuungsbehörde sicherzustellen, ist die Ablösung der derzeitigen Software durch die Beschaffung und Einführung einer zukunftsfähigen IT-Lösung erforderlich.
Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens vergibt das Bezirksamt Hamburg-Nord, Fachamt für IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (im Folgenden: Auftraggeber), stellvertretend für die FHH folgende Leistungen zur Systemlieferung:
a. Lieferung, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer, einer Betreuungsbehörden-Software zur Unterstützung des Aufgabenspektrums einer Betreuungsbehörde gemäß der Anforderungen aus dem Betreuungsgesetz; dazu gehört auch ein Modul zur Durchführung einer Behördenbetreuung,
b. Anpassung der Software an die technischen Anforderungen eines nach BSI-Grundschutz konformen Betriebs entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und organisatorischen Vorgaben der FHH inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Unterstützung bei Inbetriebnahme im Rechenzentrum und Konfiguration),
c. Produkterweiterung und Anpassung an die fachlichen und technischen Anforderungen der Anwenderschaft inklusive der Erbringung von Projektleistungen (Customizing und Konfiguration inkl. ggf. erforderlicher Workshops) und der Bereitstellung der notwendigen Schnittstellen,
d. Vollständige Datenmigration der kompletten Fachdaten aus dem Altverfahren und Datentransformation der Daten aus dem derzeitigen System in die neuen Bezugssysteme,
e. Schulung der Anwendungsbetreuer und -administratoren sowie der ca. 100 Anwenderinnen und Anwender,
g. Pflege und Wartung (Systemservice) der gelieferten Software mit einer Mindestvertragslaufzeit von 4 Jahren,
h. Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme) von ca. 5 Personentagen pro Jahr zur Optimierung und Erweiterung der Software,
Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Der Auftraggeber behält sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.
Für die Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt: