Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-07
Buyer: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-09-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, Implementierung und Bereitstellung einer cloudbasierten Software zur vollständigen Zeiterfassung, -wirtschaft, -steuerung und Dienstplanung für die gesamte Charité sowie die Tochter- und Beteiligungsfirmen (ZTB – Zentrum für Transfusionsmedizin und Zelltherapie Berlin, AGZ – Ambulantes Gesundheitszentrum der Charité und MVZ Charité Vivantes Strahlentherapie).  

Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.
Gefordert sind der Gesamt-Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024) sowie Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre (2022 bis 2024).

Vergleichbare Leistungen sind Leistungen der Einführung von Workforce Management Softwarelösungen. Nachzuweisen ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von mindestens 3,5 Mio. EUR netto in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024).
Gefordert sind drei Unternehmensreferenzen über abgeschlossene vergleichbare Aufträge in Form einer Liste mit folgenden Angaben im Zeitraum ab 06/2022:

- Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten
- Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeit
- Auftragswert in EUR (netto)
- Leistungszeitraum
- Erklärung über die Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft

Vergleichbare Leistungen sind Leistungen über die Einführung von Workforce Management Softwarelösungen. Mindestens drei Referenzen müssen jeweils die folgenden Merkmale vollständig erfüllen:

- Mindestens eine Referenz bei einem Universitätsklinikum mit > 9.000 Mitarbeitenden;

- Mindestens zwei weitere Referenzen bei Organisationen aus dem Gesundheitswesen.
Die Lösung wird in der Cloud bereitgestellt, der Anbieter verfügt über die notwendige Zertifizierung nach ISO 27001 und erfüllt die C5-Standards (oder vergleichbare Standards) für die Bereitstellung, Konfiguration und den Betrieb von Cloud Services für Workforce Management Lösungen. Zusicherung oder Nachweise werden erbracht.
Bestätigung der Verwendung eines EVB-IT Cloudvertrags inklusive Service Level Agreement (SLA). Der Vertragsentwurf wird in der Angebotsphase mitgegeben.

Eligibility requirements: Gefordert sind der Gesamt-Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024) sowie Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre (2022 bis 2024).

Vergleichbare Leistungen sind Leistungen der Einführung von Workforce Management Softwarelösungen. Nachzuweisen ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von mindestens 3,5 Mio. EUR netto in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024).
Gefordert sind drei Unternehmensreferenzen über abgeschlossene vergleichbare Aufträge in Form einer Liste mit folgenden Angaben im Zeitraum ab 06/2022:

- Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten
- Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeit
- Auftragswert in EUR (netto)
- Leistungszeitraum
- Erklärung über die Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft

Vergleichbare Leistungen sind Leistungen über die Einführung von Workforce Management Softwarelösungen. Mindestens drei Referenzen müssen jeweils die folgenden Merkmale vollständig erfüllen:

- Mindestens eine Referenz bei einem Universitätsklinikum mit > 9.000 Mitarbeitenden;

- Mindestens zwei weitere Referenzen bei Organisationen aus dem Gesundheitswesen.
Die Lösung wird in der Cloud bereitgestellt, der Anbieter verfügt über die notwendige Zertifizierung nach ISO 27001 und erfüllt die C5-Standards (oder vergleichbare Standards) für die Bereitstellung, Konfiguration und den Betrieb von Cloud Services für Workforce Management Lösungen. Zusicherung oder Nachweise werden erbracht.
Bestätigung der Verwendung eines EVB-IT Cloudvertrags inklusive Service Level Agreement (SLA). Der Vertragsentwurf wird in der Angebotsphase mitgegeben.
Bestätigung des Vorhandenseins ausreichende personelle Ressourcen und Verfügbarkeit zur Projektumsetzung mit der Charité nach dem definierten Zeitplan mit geplantem Start des Projekts im ersten Quartal 2026 und einer Laufzeit von zwei Jahren.
Bestätigung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundes- und Landesdatenschutzgesetzes, des Landeskrankenhausgesetz sowie Akzeptanz des Charité AV-Vertrages.
Bestätigung, dass sichergestellt wird, dass für die Durchführung der Projekttätigkeiten ausschließlich deutschsprachige Mitarbeiter eingesetzt werden. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen dabei die Anforderungen gemäß C3 erfüllen oder Muttersprachler sein.
Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen.

Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet:

- Referenzgeber ist ein Krankenhaus mit Hauptnutzungssprache Deutsch:
10 Punkte bei > 1.000 Mitarbeitenden,
30 Punkte bei > 3.000 Mitarbeitenden

- Referenzgeber ist ein Universitätsklinikum mit Hauptnutzungssprache Deutsch: 30 Punkte

Je Unterkriterium werden max. 5 Referenzen bewertet. Reicht der Bieter mehr als fünf Referenzen für ein Kriterium ein, hat er kenntlich zu machen, in welcher Reihenfolge die AG diese bewerten soll. Einzelne Referenzen können für mehrere der Kriterien eingereicht und berücksichtigt werden. Die AG bewertet bei den Kriterien „Krankenhaus“ und „Universitätsklinikum“ nur Referenzen, welche die nachfolgende Mindestanforderung erfüllen:

Ab dem Zeitraum 06/2022 abgeschlossene Projekte: Referenzen gelten nur dann als abgeschlossen, wenn die Leistung abgenommen bzw. das Go-Live abgeschlossen ist.
Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen.

Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet:

Der durchschnittliche Jahresumsatz im Bereich Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung im deutschsprachigen Raum wird wie folgt bewertet: 

In den letzten 3 Geschäftsjahren (2022 bis 2024): 

- Ab durchschnittlich 80 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 20 Punkte 
- Ab durchschnittlich 60 Mio.  EUR netto Jahresumsatz = 15 Punkte 
- Ab durchschnittlich 40 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 10 Punkte 
- Unter durchschnittlich 20 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 5 Punkte
Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen.

Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet:

Gefordert ist die Angabe der jährlichen Anzahl der im Unternehmen Vollzeit beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024) im Bereich:

- Forschungs- und Entwicklungsabteilung, besonders hinsichtlich Künstlicher Intelligenz (KI), für den Unternehmensbereich Zeitwirtschaft und Dienstplanung 

Als Mitarbeitende zählen alle sozialversicherungspflichtige Beschäftigten.

In den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024):

- Ab durchschnittlich 150 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 10 Punkte
- Ab durchschnittlich 100 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 5 Punkte
- Ab durchschnittlich 50 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 3 Punkte

Winner: Charité - Universitätsmedizin Berlin