Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-04-08
Buyer: Berufsgenossenschaft Holz und Metall
Country: DE
Region: DEUTSCHLAND
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services | 79995100 | 79999100 | 90511400
Estimated value: 550000 EUR
Submission deadline: 2017-05-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Altakten der Hauptabteilung Beitrag (HBE) an den Standorten Düsseldorf und Hannover digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.
Die Akten müssen an den genannten Standorten abgeholt werden. Die Dienstleistungen erfolgen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers.
Als Vertragsbeginn ist der 1.6.2017 angedacht. Es wird erwartet, dass die Arbeiten bis Ende Dezember 2017 vollständig abgeschlossen werden.
Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt für die zu erbringende Leistung ca. 550 000  EUR (zuzüglich Umsatzsteuer).
Eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht. Der Auftrag wird als Gesamtauftrag an einen Auftragnehmer vergeben.
Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate – eine Kopie ist ausreichend, alternativ: Angabe der HRB-Nummer).
Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt.
— Versicherungsnachweise: Nachweis einer Betriebshaft- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Kopie der Police oder aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft).
Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchdiebstahl mit einer Deckungssumme von 1 000 000 EUR. Der Bieter erklärt durch eine rechtsgültige Absichtserklärung, bei Zuschlag diese Versicherungen abzuschließen, sofern keine bestehen sollte. Der Auftraggeberin ist ein entsprechender Nachweis vor Vertragsbeginn, auf Anforderung darüber hinaus während der Vertragslaufzeit, vorzulegen.
— Dokumentation / Nachweis, dass ein Umweltmanagementsystem oder sonstige Maßnahmen der Nachhaltigkeit / des Umweltschutzes (z. B. Recycling) betrieben werden.
Die Abholung (Verpacken und Transport) der Altakten erfolgt durch Mitarbeiter des Auftragnehmers, die gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet sind.
Der Auftragnehmer gewährleistet eine lückenlose Dokumentation des gesamten Arbeitsprozesses (Verpacken, Transport, Lagerung, Digitalisierung, Übergabe der digitalisierten Akten, abschließende datenschutzrechtliche konforme Aktenvernichtung).
Der gesamte Arbeitsprozess verläuft nach den geltenden Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und den sonstigen Bestimmungen zum Schutz von Sozialdaten.
Ein abschließendes Zertifikat über die Vernichtung der Unterlagen kann auf Anforderung der Auftraggeberin bereitgestellt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, ansonsten ist der Antrag unzulässig. Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).

Eligibility requirements: Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate – eine Kopie ist ausreichend, alternativ: Angabe der HRB-Nummer). Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt.

Award value: 550000