Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-10
Buyer: Neubrandenburger Wohnungsgesellschaft mbH
Country: DE
Region: DEUTSCHLAND
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 72000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2017-07-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Migration, Pflege und Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems (Nachfolge GES) incl. ergänzender Leistungen.
Lieferung/Bereitstellung, Installation, Parametrierung und Customizing sowie permanenter Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems samt Begleitsoftware (z. B. Archiv) zur Ablösung von GES (Systemumstellung) incl. Dokumentation, Vorarbeiten (z. B. Erstellung eines Feinkonzeptes) sowie Datenmigrations-, Schulungs-, Coachings-, Schnittstellenanpassungs-, Randgebietsarbeiten, Softwarepflegeleistungen sowie Rechenzentrumsbetrieb im Full-Service-Modus (ASP-Betrieb).
1. Bereitstellung einer funktional ausgereiften wohnungswirtschaftlich ausgerichteten Standard-ERP-Software mit breiter Installationsbasis zum Management der Immobilien und des sonstigen Geschäftsbetriebes der Neuwoges.
2. Parametrierung und Customizing dieser Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten der Neuwoges sowie Einbindung/Lieferung/Anpassung von ergänzender Fremdsoftware (Handwerkerkopplung, Bankenkommunikationssoftware u. ä., vgl. 5.) und systemtechnisch bedingter Komponenten (z. B. ggfs. benötigte Lizenzen für Datenbanken) sowie deren bruchfreie Anbindung an die ERP-Software.
3. Bereitstellung der ERP-Software im Full-Service-Betrieb (ASP-Modus, ggf. mit Begleitkomponenten, s. u. erläuternde Definition) in einem Rechenzentrum, für welches der Auftragnehmer alleiniger Ansprechpartner für den Auftraggeber ist (bezogen auf „alles“, d. h. sowohl auf das Software-Produkt als auch auf die Rechenzentrumsleistungen incl. Backup-Rechenzentrum und Datenleitungen). Die Rechenzentren müssen in der EU (ohne Großbritannien) liegen und den Anforderungen der EU-DSGVO entsprechen.
4. Migration (d.h. Auslesen der Daten aus dem Altsystem / Transformieren / Einlesen der Daten in das neue System jeweils durch den Bieter) der benötigten Altdaten der GES-Applikation (sowie ggf. begleitender Datenbestände) in das angebotene ERP-System (sowie ggf. in die unter Nr 5 genannten Produkte) und Sicherstellung der testatfähigen/revisionssicheren Dokumentation dieser Datenmigration.
5. Es gibt eine Reihe von Softwareprodukten bei der Neuwoges, welche die gegenwärtig verwendete ERP-Software (GES) ergänzen. Hierbei handelt es sich u. a. um eine Handwerkerkopplung (Mareon) und ein digitales Archiv (EASY). Diese sind vorzugsweise anzubinden oder durch andere Software mit gleichwertigen Funktionen zu ersetzen oder müssen in ihren Funktionalitäten in der neuen Lösung integriert enthalten sein. Das ERP-System ist zwingend an das virtuelle Kontensystem BK01/XL der Aareal-Bank anzubinden („BK01/XL“ muss integriert werden).
6. Schulung und Coaching des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer durch in der Software erfahrene Trainer.
7. Sonstige begleitende Arbeiten eines ERP-Systemwechsels wie Projektsteuerung und -planung, Einführungsunterstützung, Protokollierung und Dokumentation.
8. Service, Wartung und ständige Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, branchentypische und systemtechnische Gegebenheiten grds. für 10 Jahre.
9. Es ist angedacht, im Rahmen weiterer Projektschritte weitere Funktionalitäten einzuführen. Hierbei handelt es sich u.a. um die Entwicklung und Einführung von Workflows und unterstützender Funktionen wie die einer mobilen Inventur.
Wegen der Zeichenbeschränkung des EU-Formulars hier finden Sie ergänzend erläuternde Definitionen unter II.2.11) Angaben zu Optionen.
Gesamtpunktzahl bzgl. der Eignungskriterien (s. Ziff. III.1.3, Technische und berufliche Leistungsfähigkeit und VI.3), die mit Punkten bewertet werden. Die Punktwerte werden addiert. Die Summe der Eignungspunkte ergibt eine Rangfolge der Bewerber. Falls die Höchstzahl der Bewerber überschritten wird, scheiden diejenigen Bewerber aus, welche in der Rangfolge die „hinteren Plätze“ belegen. Bei einem Punktegleichstand am 3. Platz ist entscheidend, bei welchen Eignungskriterien im einzelnen oder in einer nachfolgend aufgelisteten Kriteriengruppe ein höherer Punktestand erzielt wurde [Reihenfolge der Kriterien absteigend: 1. Gruppe aus b)+c)+e)+f); 2. a); 3. d)]. Falls diese Regel nicht zu einer Entscheidung führt, entscheidet das Los.
Erläuternde Definitionen zu II.2.4) Beschreibung der Beschaffung (es handelt sich nicht um Optionen; das Feld II.2.11 wurde gewählt, weil andere Felder des Formulars wie II.2.4) für den gesamten Text nicht ausreichend groß sind):
Die Neuwoges sucht ausdrücklich eine Standardsoftware, die durchaus parametriert und gecustomized werden muss. Allerdings wünscht die Neuwoges nicht die Entwicklung von unternehmensspezifischer Individualprogrammierung, die ihrerseits erhebliche Folgeaufwände nach sich zieht. Daher wünscht sie eine weit verbreitete und funktional ausgereifte wohnungswirtschaftliche Standardsoftware, die aufgrund der weiten Verbreitung in der deutschen Wohnungswirtschaft erwarten lässt, dass der Funktionsumfang bezogen auf diese Branche bereits im Standard funktional umfassend ist und ausreicht, um die Geschäftsvorfälle bei der Neuwoges umfänglich abzubilden.

Eligibility requirements: Nachfolgende Unterlagen sind dem Teilnahmeantrag beizufügen: a) Eigenerklärung (Original), dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen; b) Auszug Handelsregister (nicht älter als 12 Monate ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung); c) Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung, aus der die Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend: „Bietergemeinschaft(en)“), die Absicht ihres Zusammenschlusses zu einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall und der bevollmächtigte Vertreter hervorgehen. (Muster in den Vergabeunterlagen, s. a. VI.3) Zusätzliche Angaben).