Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-08
Buyer: Napapiirin Energia ja Vesi Oy
Country: FI
Region: Lappi
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48812000: Financial information systems
Submission deadline: 2017-06-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Järjestelmä hankitaan koko konsernin käyttöön Saas-palveluna, alustavasti vähintään 4 vuoden sopimuksella, jonka jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi. Järjestelmän käyttöönotto tapahtuu käyttöönottoprojektien mukaisesti porrastetusti eri osa-alueille. Käyttöönottoprojektit alkavat sopimuksen allekirjoituksesta ja päättyvät vuoden 2018 aikana.
Neuvottelumenettelyn aikana käyttöönottoprojektien aikataulut, sopimuskausi ja sopimuksen päättämistavat täsmentyvät.
Hankintakokonaisuuden laajuus on neuvottelumenettelyn alkaessa vielä joiltain osin avoinna. Tässä vaiheessa hankittavaan ratkaisuun sisältyy seuraavat osa-alueet.
— Tavoitteena ottaa käyttöön toimiva järjestelmä taloudenohjauksen sovittuihin osioihin. Järjestelmä toimii rekisteröinnistä raportointiin saakka, sekä välillä tapahtuvien vaiheiden hallintaan.
— Toimintatapoja uudistetaan hyödyntämällä automatisoituja prosesseja. Tietojärjestelmän tulee sisältää automatiikkaa, joka nopeuttaa taloushallinnon prosessien läpimenoa.
— Järjestelmän keskiössä ovat yksittäisten yhtiöiden ja konsernin ulkoinen kirjanpito sekä sisäinen laskenta, konserni- ja organisaatiorakenteen muutosten ketterä hallinta, käyttöomaisuuskirjanpito, materiaalihallinto, tukipalveluiden kohdistuslaskenta sekä myynti- ja ostoreskontra.
— Tietojärjestelmän tulee kyetä tuottamaan konsernin tulos-, tase- ja rahoituslaskelma kuukausittain sekä mahdollistaa konsolidoinnin ja sisäisen katteen eliminoimisen.
— Tavoitteena saada koko konsernille yksi yhtenäinen tili- ja kustannusrakenne, liike-toimintakohtainen seuranta tulos- ja tase-laskelmille (ns. eriytetyt laskelmat) ja automaattiset kausijaksotukset.
Urakoinnin työlaskutus, muu palvelu- ja yksittäislaskutus sekä näihin liittyvät hyvitys- ja korkolaskut
— Järjestelmä tukee eri laskutustapoja ja säännöstöjä monipuolisesti esim. toteuman mukaan, maksuerissä, kauden alussa/lopussa kiinteähintaisesti ja yksikköhintaisesti (sisältää sekä tuotteen että palvelun) – hinnoiteltavia laskuja.
— NETTO- järjestelmään tuodaan rajapinnan kautta laskutus- ja suoritustietoja (esim. energia- lämpö- ja vesilaskutus ja palkkahallinto)
— Projekteille on syötettävissä tai haettavissa toisesta järjestelmästä kattavat tiedot talouden seuraamiseksi sekä raportoinnin tarpeisiin.
— Kokonaisratkaisussa tulee esittää, miten maksuliikenne- ja kassasuunnitteluominaisuudet sisältäen muut maksut ja suoritukset (esim. palkat ja yksittäismaksu) voidaan toteuttaa. Maksuliikenteen osalta voidaan hyödyntää Tilaajan nykyistä ratkaisua pal-veluympäristön osana (Basware).
— Materiaalivarastojen osalta NETTO-järjestelmässä hallinnoidaan omasta materiaalis-ta koostuvaa varastoa.
— NETTOON integroidaan ulkopuolisen tahon omistama Tilaajan tiloissa sijaitseva kaupintavarasto ja oman yhtiön erillisjärjestelmässä ylläpitämä varasto.

Eligibility requirements: Ehdokas on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli ehdokkaan kotipaikan lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Jos ehdokas ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, se sitoutuu toimittamaan hankintayksikön pyynnöstä selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista. Ryhmittymä ehdokkaana: Kaikkien ryhmittymän jäsenten tulee täyttää esitetty vaatimus. Selvitykset pyydettäessä: — Todisteet rekisterimerkinnöistä, kaupparekisterinote. — Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos ehdokas ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima. Hankintayksikkö voi tarkistaa yrityksen rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja kaupparekisteriotteen merkinnät.