Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-23
Buyer: Hochschule Fulda
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services
Submission deadline: 2022-10-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen
Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge)
- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235), Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).
- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers
- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.

Eligibility requirements: - Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE - Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen. - Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235), Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen. - Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend). - Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen. - Erklärung Unternehmensdaten - Eigenerklärung Russland-Sanktionen