Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-18
Buyer: Gemeente Utrecht
Country: NL
Region: Utrecht
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71314000: Energy and related services
Submission deadline: 2016-04-25
Award criteria: Criterium: plan van aanpak: implementatie. Beschrijving: de implementatie van het EMS wordt door de opdrachtnemer uitgevoerd. De opdrachtnemer dient deze implementatie te ondersteunen tot het moment dat de applicatie zodanig is ingericht dat de gemeente de verdere ontwikkeling zelfstandig kan oppakken. De wijze van implementatie beoordeelt de gemeente middels een plan van aanpak van maximaal twee (2) A4 (enkelzijdig). Hierin staat tevens omschreven wat van de gemeente als opdrachtgever wordt verwacht tijdens de implementatie. Van de inschrijver wordt verwacht een onderbouwing te geven vanuit zijn/haar specialisme op welke manier de opdracht het best uitgevoerd kan worden. Zaken waarop minimaal in dient te worden gegaan: — wijze van samenwerking met de gemeente, inclusief de voortgangsbewaking (de gemeente beoordeelt een leverancier die streeft naar een intensieve en effectieve samenwerking hoog); — wijze waarop de gebruikers worden ondersteund en het oplossen van fouten en calamiteiten inclusief de afhandelperiode (de gemeente beoordeelt een leverancier die de gemeente effectief ondersteunt wanneer een fout/calamiteit zich mocht voordoen hoog); — opleidingsplan gebruikers EMS (de gemeente beoordeelt een leverancier met een efficiënt, doeltreffend en effectief opleidingsplan, waarbij gebruikers van verschillende niveaus worden opgeleid tot het gebruik van het EMS en de factuurcontroles hoog); — acceptatieplan incl. procedure voor acceptatie (de gemeente beoordeelt een leverancier die streeft naar een snelle acceptatie van het EMS hoog); — wijze van gegevensoverdracht naar de gemeente en toekomstige partij na afloop van de contractperiode (de gemeente beoordeelt een leverancier met een effectieve, snelle en doeltreffende overdracht van de gegevens na afloop van de contractperiode hoog). Vereisten: plan van aanpak, Criterium: risico- en kansendossier. Beschrijving: middels het risico- en kansendossier krijgt de inschrijver de mogelijkheid zich te onderscheiden van zijn concurrentie en te laten zien dat hij de leverancier is met het beste EMS. Risicodossier: in het risicodossier dient u op maximaal 1 pagina A4 (enkelzijdig) de belangrijkste risico's ten aanzien van de opdracht te identificeren. Het risicodossier bestaat uit risico's buiten uw invloedssfeer, maar die liggen binnen de invloedssfeer van de gemeente. Het gaat om risico's van buitenaf en die het te bereiken projectresultaat voor de gemeente in gevaar zouden kunnen brengen. In het risicodossier dient u geïdentificeerde risico's naar uw inzicht te prioriteren, de bijbehorende effectieve beheersmaatregelen te noemen en de effectiviteit van de maatregelen realistisch en meetbaar te onderbouwen, zodat het projectresultaat wordt bereikt. De kosten van de beheersmaatregelen houdt u buiten uw inschrijfprijs. U geeft uw antwoorden volgens de SMART methodiek (standaard, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). De uitwerking van uw risicodossier overtuigt de gemeente Utrecht zo goed mogelijk dat u mogelijke risico's in beeld heeft en hiermee zo veel mogelijk bijdraagt aan het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. De risico-inventarisatie dient vooral gericht te zijn op het zeker stellen van de oplevertermijn en de service en onderhoud voor de gemeente hierbij en de algehele beschikbaarheid gedurende de overeenkomst. — Risico 1: — beheersmaatregel: — risico 2: — beheersmaatregel: — etc. Kansendossier: in het kansendossier dient u op maximaal 1 pagina A4 (enkelzijdig) de kansen voor de opdracht te identificeren. Het gaat hierbij om waarde toevoegende opties bovenop uw aanbod. U beschrijft kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht bovenop het aanbod en u geeft hiervan een realistische en meetbare onderbouwing. In het kansendossier staan dus alleen kansen die géén onderdeel uitmaken van de door u aangeboden invulling voor het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. U dient ook de geïdentificeerde kansen naar uw inzicht te prioriteren. De kosten voor de geïdentificeerde kansen neemt u niet op in het prijsinvulformulier en maken ook geen onderdeel uit van de beoordeling. Voor kansen waarvoor u eerst onderzoek moet verrichten, verwerkt u de onderzoekskosten in de financiële onderbouwing van de kans. Het is aan u om een afweging te maken tussen de waardetoevoeging en de investering die daarbij hoort. De gemeente kan na de onderbouwingsfase bepalen of zij de aangeboden kansen eventueel wenst te verzilveren. U geeft uw antwoorden volgens de SMART methodiek (standaard, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). De uitwerking van uw kansendossier overtuigt de gemeente Utrecht zo goed mogelijk dat u mogelijke kansen in beeld heeft en hiermee zo veel mogelijk bijdraagt aan het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. Opties die uiteindelijk resulteren in (energie)besparende maatregelen worden gestimuleerd. Het aantal oplossingen wordt niet meegewogen, het gaat om de impact van de oplossingen voor de gemeente. — Kans 1: — impact op kosten in euro's: — impact op het proces: — kans 2 — impact op kosten in euro's: — impact op het proces: — etc. Vereisten: risico- en kansendossier, Criterium: presentatie / demo. Beschrijving: aan de hand van een aantal scenario's dient de inschrijver de functionaliteit van het door hem aangeboden systeem te demonstreren. Deze demo wordt door het beoordelingsteam beoordeeld op: — Volledigheid: zijn alle gevraagde items uit de user-cases getoond? — Gebruikersvriendelijkheid: minimaal aantal handelingen, chronologie/logica van opeenvolgende handelingen, zichtbaarheid van de getoonde gegevens, weergave van relevante zaken. — Toegevoegde waarde: biedt de applicatie extra functionaliteiten welke voor de gemeente een toegevoegde waarde zijn binnen de door uw aangeboden prijs op het prijsinvulformulier? Hoe vollediger, gebruiksvriendelijker en meer toegevoegde waarde uw applicatie biedt hoe beter u scoort op dit criterium. Van alle onderstaande scenario's wordt verwacht een stappenplan per item te demonstreren hoe de betreffende handeling tot stand komt. De scenario's zijn als volgt: 1. het aan- en afmelden van een aansluiting; 2. het genereren van een rapportage (bijvoorbeeld een maandrapportage van twee objecten en een onderlinge vergelijking ervan); 3. toevoegen van een bestand en foto aan een aansluiting; 4. het weergeven van de GPS-coördinaten van een bepaalde meter; 5. clusteren en vergelijken van enkele aansluitingen (bijvoorbeeld alle bruggen); 6. het verwerken van een factuurcontrole. Vereisten: presentatie en demo log-in, Criterium: prijs. Beschrijving: de totaalprijs bestaat uit de som van de eenmalige implementatiekosten en de som van de jaarlijkse gebruikskosten (inclusief verlengingsjaren). Vereisten: ingevuld prijsinvulformulier

Technical requirements: Criterium: plan van aanpak: implementatie. Beschrijving: de implementatie van het EMS wordt door de opdrachtnemer uitgevoerd. De opdrachtnemer dient deze implementatie te ondersteunen tot het moment dat de applicatie zodanig is ingericht dat de gemeente de verdere ontwikkeling zelfstandig kan oppakken. De wijze van implementatie beoordeelt de gemeente middels een plan van aanpak van maximaal twee (2) A4 (enkelzijdig). Hierin staat tevens omschreven wat van de gemeente als opdrachtgever wordt verwacht tijdens de implementatie. Van de inschrijver wordt verwacht een onderbouwing te geven vanuit zijn/haar specialisme op welke manier de opdracht het best uitgevoerd kan worden. Zaken waarop minimaal in dient te worden gegaan: — wijze van samenwerking met de gemeente, inclusief de voortgangsbewaking (de gemeente beoordeelt een leverancier die streeft naar een intensieve en effectieve samenwerking hoog); — wijze waarop de gebruikers worden ondersteund en het oplossen van fouten en calamiteiten inclusief de afhandelperiode (de gemeente beoordeelt een leverancier die de gemeente effectief ondersteunt wanneer een fout/calamiteit zich mocht voordoen hoog); — opleidingsplan gebruikers EMS (de gemeente beoordeelt een leverancier met een efficiënt, doeltreffend en effectief opleidingsplan, waarbij gebruikers van verschillende niveaus worden opgeleid tot het gebruik van het EMS en de factuurcontroles hoog); — acceptatieplan incl. procedure voor acceptatie (de gemeente beoordeelt een leverancier die streeft naar een snelle acceptatie van het EMS hoog); — wijze van gegevensoverdracht naar de gemeente en toekomstige partij na afloop van de contractperiode (de gemeente beoordeelt een leverancier met een effectieve, snelle en doeltreffende overdracht van de gegevens na afloop van de contractperiode hoog). Vereisten: plan van aanpak
Criterium: risico- en kansendossier. Beschrijving: middels het risico- en kansendossier krijgt de inschrijver de mogelijkheid zich te onderscheiden van zijn concurrentie en te laten zien dat hij de leverancier is met het beste EMS. Risicodossier: in het risicodossier dient u op maximaal 1 pagina A4 (enkelzijdig) de belangrijkste risico's ten aanzien van de opdracht te identificeren. Het risicodossier bestaat uit risico's buiten uw invloedssfeer, maar die liggen binnen de invloedssfeer van de gemeente. Het gaat om risico's van buitenaf en die het te bereiken projectresultaat voor de gemeente in gevaar zouden kunnen brengen. In het risicodossier dient u geïdentificeerde risico's naar uw inzicht te prioriteren, de bijbehorende effectieve beheersmaatregelen te noemen en de effectiviteit van de maatregelen realistisch en meetbaar te onderbouwen, zodat het projectresultaat wordt bereikt. De kosten van de beheersmaatregelen houdt u buiten uw inschrijfprijs. U geeft uw antwoorden volgens de SMART methodiek (standaard, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). De uitwerking van uw risicodossier overtuigt de gemeente Utrecht zo goed mogelijk dat u mogelijke risico's in beeld heeft en hiermee zo veel mogelijk bijdraagt aan het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. De risico-inventarisatie dient vooral gericht te zijn op het zeker stellen van de oplevertermijn en de service en onderhoud voor de gemeente hierbij en de algehele beschikbaarheid gedurende de overeenkomst. — Risico 1: — beheersmaatregel: — risico 2: — beheersmaatregel: — etc. Kansendossier: in het kansendossier dient u op maximaal 1 pagina A4 (enkelzijdig) de kansen voor de opdracht te identificeren. Het gaat hierbij om waarde toevoegende opties bovenop uw aanbod. U beschrijft kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht bovenop het aanbod en u geeft hiervan een realistische en meetbare onderbouwing. In het kansendossier staan dus alleen kansen die géén onderdeel uitmaken van de door u aangeboden invulling voor het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. U dient ook de geïdentificeerde kansen naar uw inzicht te prioriteren. De kosten voor de geïdentificeerde kansen neemt u niet op in het prijsinvulformulier en maken ook geen onderdeel uit van de beoordeling. Voor kansen waarvoor u eerst onderzoek moet verrichten, verwerkt u de onderzoekskosten in de financiële onderbouwing van de kans. Het is aan u om een afweging te maken tussen de waardetoevoeging en de investering die daarbij hoort. De gemeente kan na de onderbouwingsfase bepalen of zij de aangeboden kansen eventueel wenst te verzilveren. U geeft uw antwoorden volgens de SMART methodiek (standaard, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). De uitwerking van uw kansendossier overtuigt de gemeente Utrecht zo goed mogelijk dat u mogelijke kansen in beeld heeft en hiermee zo veel mogelijk bijdraagt aan het door de gemeente geformuleerde projectresultaat. Opties die uiteindelijk resulteren in (energie)besparende maatregelen worden gestimuleerd. Het aantal oplossingen wordt niet meegewogen, het gaat om de impact van de oplossingen voor de gemeente. — Kans 1: — impact op kosten in euro's: — impact op het proces: — kans 2 — impact op kosten in euro's: — impact op het proces: — etc. Vereisten: risico- en kansendossier
Criterium: presentatie / demo. Beschrijving: aan de hand van een aantal scenario's dient de inschrijver de functionaliteit van het door hem aangeboden systeem te demonstreren. Deze demo wordt door het beoordelingsteam beoordeeld op: — Volledigheid: zijn alle gevraagde items uit de user-cases getoond? — Gebruikersvriendelijkheid: minimaal aantal handelingen, chronologie/logica van opeenvolgende handelingen, zichtbaarheid van de getoonde gegevens, weergave van relevante zaken. — Toegevoegde waarde: biedt de applicatie extra functionaliteiten welke voor de gemeente een toegevoegde waarde zijn binnen de door uw aangeboden prijs op het prijsinvulformulier? Hoe vollediger, gebruiksvriendelijker en meer toegevoegde waarde uw applicatie biedt hoe beter u scoort op dit criterium. Van alle onderstaande scenario's wordt verwacht een stappenplan per item te demonstreren hoe de betreffende handeling tot stand komt. De scenario's zijn als volgt: 1. het aan- en afmelden van een aansluiting; 2. het genereren van een rapportage (bijvoorbeeld een maandrapportage van twee objecten en een onderlinge vergelijking ervan); 3. toevoegen van een bestand en foto aan een aansluiting; 4. het weergeven van de GPS-coördinaten van een bepaalde meter; 5. clusteren en vergelijken van enkele aansluitingen (bijvoorbeeld alle bruggen); 6. het verwerken van een factuurcontrole. Vereisten: presentatie en demo log-in
Criterium: prijs. Beschrijving: de totaalprijs bestaat uit de som van de eenmalige implementatiekosten en de som van de jaarlijkse gebruikskosten (inclusief verlengingsjaren). Vereisten: ingevuld prijsinvulformulier
De gemeente Utrecht is voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot energiemanagement; de levering, installatie en onderhoud van een energiemanagementsysteem (EMS). De gemeente Utrecht (hierna: de gemeente) is voornemens om aan 1 inschrijver de opdracht te gunnen. De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij de gemeente naast de prijs ook kwalitatieve aspecten zal beoordelen.
U beschikt op de uiterste datum voor het indienen van de inschrijving over een geldig kwaliteitsborgingscertificaat conform ISO 9001:2008/EN 29000 of over gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging.
Inschrijver beschikt over een relevant en geldig ISO 50001-certificaat of vergelijkbaar kwaliteitskeurmerk/-systeem welke binnen de branche van toepassing is, of een eigen kwaliteitshandboek waarmee kwaliteit in energiemanagement wordt geborgd en verbeterd.
Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijlage 2b) aan.
Toelichting op bewijsstuk: Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van de eigen verklaring.
Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijgevoegd document) aan.
Beschrijving: Alle in de eigen verklaring door de aanbestedende dienst aangevinkte uitsluitingsgronden zijn niet op u van toepassing.
Toelichting op bewijsstuk: Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van de eigen verklaring.

Eligibility requirements: Eis: Uitsluitingsgronden. Beschrijving: Alle in de eigen verklaring door de aanbestedende dienst aangevinkte uitsluitingsgronden zijn niet op u van toepassing. Toelichting op bewijsstuk: Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van de eigen verklaring.