Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-09-23
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2024-10-22
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Das Vergabeverfahren wird als europaweites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb auf der Grundlage der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind die Interessenten aufgefordert, einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber wird die frist- und formgerecht eingereichten Teilnahmeanträge im Hinblick auf die Erfüllung der jeweiligen Eignungsanforderungen prüfen. Die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, erfolgt anhand der nachfolgenden Kriterien: Umsatz, Anzahl der Beschäftigten und zusätzliche Referenzen. Es ist beabsichtigt, bei ausreichender Anzahl entsprechender Teilnahmeanträge die max. 8 Bieter mit der maximalen Punktzahl zur Angebotsabgabe aufzufordern. Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein frist- und formgerechtes Angebot eingereicht haben, das vollständig ist und den inhaltlichen Anforderungen entspricht, werden zur Angebotspräsentation eingeladen.  Mit diesen Bietern wird der Auftraggeber unmittelbar im Anschluss an die Präsentation über die Inhalte und ggf. gewünschte Optimierungen ihres Angebotes verhandeln.  Nach Abschluss der Angebotsverhandlungen werden die Bieter aufgefordert, finale Angebote einzureichen, die der abschließenden Bewertung anhand der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien unterzogen werden. Auf das Angebot, das die beste Bewertung erhält, wird der Zuschlag ohne erneute Verhandlungen erteilt. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf eines der Erstangebote zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aufzuheben, wenn kein wirtschaftliches Angebot vorliegt oder grundsätzliche Änderungen des Leistungsumfangs erforderlich werden.
Der Auftraggeber, die ASG Spremberg GmbH (folgend als ASG bezeichnet), beabsichtigt die Implementierung einer ganzheitlichen Softwarestruktur in Form eines ERP-Systems sowie eines DMS und CRM-Systems zur Standardisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen. Die Systeme werden einzeln und aufeinanderfolgend ausgeschrieben. Die ASG startet mit der Ausschreibung zur Implementierung des ERP-Systems. Es handelt sich um die Vergabe eines Auftrags über IT-Leistungen, der neben der Beschaffung der Software-Lizenzen die betriebsbereite Implementierung eines ERP-Systems gemäß den Anforderungen des Auftraggebers sowie die Wartung und den Support der Software beinhaltet.  Dem eigentlichen Angebotsverfahren ist der Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs können sich interessierte Bewerber/Bewerbergemeinschaften um die Teilnahme am weiteren Verfahren bewerben. Es ist zu beachten, dass Angaben zu den Mindestanforderungen zwingend sind. Unvollständig ausgefüllte Formblätter führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern.   Der voraussichtliche Ablauf des Teilnahmewettbewerbs sieht wie folgt aus: 20.10.2024 Bekanntmachung über Vergabeportal Brandenburg 10.10.2024 letzter Tag um Fragen zum Verfahren zu stellen bzw. letzte Informationen einzuholen 22.10.2024, 10:00 Uhr Elektronische Übermittlung der Teilnahmeanträge mit den entsprechenden Anlagen   Folgende Unterlagen sind für den Teilnahmeantrag ausgefüllt und rechtsverbindlich einzureichen: - Anlage TN.1 Eigenerklärung zur Eignung - Anlage TN.1a Bewerbergemeinschaftserklärung - Anlage TN.1b Erklärung zu Unteraufträgen/Eignungsleihe - Teilnahmeantrag (Formular 2.4 EU) - Vereinbarung Mindestanforderungen BbgVergG (Formular 5.3 EU) - Vereinbarung Mindestanforderungen NAN BbgVergG (Formular 5.4 EU) - Eigenerklärung Sonderformular Russland-Embargo   Hinweis: Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs erfolgt die Beantwortung der Fragen zum Verfahren bzw. die Frage nach zusätzlichen Informationen ab dem 07.10.2024. Bieterfragen können bis einschließlich den 10.10.2024 ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg gestellt werden.  Dem Teilnhamewettbwerb folgt das Verhandlungsverfahren. Der voraussichtliche Ablauf des Verhandlungsverfahrens sieht wie folgt aus: 29.10.2024 Aufforderung zur Angebotsabgabe durch die ASG 14.11.2024 letzter Tag um Fragen zum Verfahren zu stellen bzw. letzte Informationen einzuholen  26.11.2024, 10:00 Uhr Elektronische Übermittlung der (Erst)-Angebote mit den entsprechenden Anlagen 02.12. - 10.12.2024 Usability Tests durch die ASG 07.01. - 14.01.2025 Angebotspräsentationen und -verhandlungen in den Räumen der ASG 15.01.2025 Aufforderung zur Abgabe von Folgeangeboten durch die ASG  22.01.2025, 10:00 Uhr Elektronische Übermittlung der finalen Angebote 10.02.2025 Zuschlagserteilung durch die ASG  Hinweis: Der Bieter hat sich bis zum 31. März 2025 an sein Angebot zu binden (Bindefrist).  Folgende Unterlagen sind für das Verhandlungsverfahren ausgefüllt und rechtsverbindlich einzureichen: - Konzept  - Anlage V.1 Lastenheft ERP-System ASG - Anlage V.2 Kriterienkatalog ERP-System ASG - Anlage V.3 Preisblatt ERP-System ASG - Anlage V.4 EVB-IT Systemvertrag - Entwurf eines AV-Vertrages
Es ist von einer Option zur Verlängerung um ein bis maximal weitere drei Jahre auszugehen.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Erfahrungen im Bereich der hier gegenständlichen Aufgabenstellung Referenzen über vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten fünf Jahre einzureichen.  Die Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen: 1. Mindestens drei Referenzen über durchgeführte Aufträge zur Lieferung und Implementierung eines ERP-Systems.  2. Die eingereichten Referenzen müssen Aufträge beinhalten, die: a) für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern erbracht wurden.  b) den Anschluss von mindestens 30 Nutzern zum Gegenstand hatten. 3. Das in den Referenzprojekten implementierte ERP-System muss seit mindestens 6 Monaten im Produktivbetrieb sein.  Die Anzahl vergleichbarer Referenzen die den o.g. Anforderungen entsprechen, ist zugleich Aus-wahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb .
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Eignung zur Berufsausübung die durchschnittliche Anzahl der ständig Beschäftigen, aufgeteilt nach den Berufsgruppen Leitungspersonal, Softwarespezialist/IT-Berater, Support und Sonstige, für die Jahre 2021, 2022 und 2023 anzugeben.   Die Gesamtzanzahl der ständig beschäftigten Fachkräfte der letzten drei Jahre (im Mittel) ist zugleich Auswahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.