Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-03
Buyer: Region Sjælland
Country: DK
Region: DK022
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 30237475 | 33195200 | 35120000: Surveillance and security systems | 38931000 | 71700000
Estimated value: 24400000 DKK
Submission deadline: 2024-06-03
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om anskaffelse af en monitoreringsløsning inklusiv hardware komponenter til regionens sygehuse til digital understøttelse af monitorering af måleparametre fra sensorer (primært trådløse). Ordregivers forventede gevinster er bl.a., at opnå en konsolidering af eksisterende monitoreringssystemer til 1 monitoreringssystem og opnå konsoliderede interne arbejdsprocesser i den tekniske support af en valideret monitoreringsløsning, herunder hardware. 

1. Baggrund for udbuddet
Ordregivers anvendelse af Monitoreringsløsningen (i det følgende omtalt om "Løsningen") har til formål at monitorere køleskabe, (herunder eksempelvis til medicin, blodkomponenter, biologisk materiale mm), frysere, inkubatorer, anaerobskab, klimaskabe, trykbeholdere, kvælstoftanke, rum generelt (fx depoter til monitorering af eksempelvis temperatur og fugt), renrum og transportkasser (eksempelvis med medicin eller biologisk materiale). Løsningen skal kunne anvendes til brug for monitorering, alarmering, fremsendelse af alarm-notifikationer og dokumentation af de i det følgende angivne måleparametre.
Løsningen skal leveres af Leverandøren som en service-baseret løsning med en standard konfigurerbar softwareapplikation til at dokumentere, monitorere og alarmere ved overskridelse af måleparametre på Sensorer, som registrerer en eller flere af følgende måleparametre: temperatur, tryk (herunder differenstryk), luftfugtighed, kuldioxid, ilt, partikeltæthed, strøm på sensorer og dataloggere, analoge signaler (til monitorering af fx niveaumåling af væske i en tank) og digitale signaler (til fx: bevægelsesdetektering, fx åben/lukket dør eller bevægelig agitator og detektering af overfyldning af nitrogentank). Løsningen skal endvidere i relation til monitorering af ilt og kuldioxid kunne aktivere en lampe eller/og sirene i renrum og rum med nitrogentanke, hvor eksempelvis tryk og ilt monitoreres. Ordregiver skal kunne få adgang til Løsningen via smartphones og tablets (via Mobil App og/eller browser). Løsningens hardware komponenter vil tilsvarende leveres som en service-baseret del af løsningen og omfatte sensorer, dataloggere, akustiske sirener, lamper og eksterne displays herunder eventuelle gateways afhængigt af den tilbudte løsning. I den service-baserede Løsning indgår hosting og it-drift, herunder vedligeholdelse samt 2. line support. I kontrakten indgår endvidere tilknyttede ydelser herunder bl.a. afmontering af Ordregivers eksisterende hardware (ved behov), montering og afmontering af Løsningens hardware komponenter (til trådløs datakommunikation og ved særlige behov datakommunikation via kablede forbindelser), kalibreringsydelse inklusiv udskiftning af batteri, bistand til yderligere understøttelse af GxP krav, uddannelse af Ordregivers brugere. Løsningen vil endvidere omfatte integration mellem Løsningen og Ordregivers brugerstyring (IdM), udstilling af logdata fra Løsningen via en snitflade, som Ordregiver kan anvende til at hente data periodisk samt udstilling af monitoreringsdata fra Løsningen via en snitflade, som Ordregiver kan anvende til at hente data periodisk fx til at udføre mere avancerede analyser ved brug af Kundens tredjepartsløsninger. Løsningen skal leveres hovedsageligt baseret på trådløs teknologi men det skal være muligt at levere og montere sensorer kablet i de få tilfælde, hvor der vil være behov herfor. Løsningen skal implementeres som to separate installationer - en installation til en GxP underlagt afdeling og en installation til ikke-GxP underlagte afdelinger.  Løsningen skal være valideret i henhold til EudraLex Annex 11. Ordregiver vil have ansvaret for validering af installationer i henhold til EudraLex Annex 11 i relation til PQ og Leverandøren vil have ansvaret for validering af alle Hardware Komponenter og software applikation, herunder eventuelt tilknyttet software samt driftsplatform i henhold til EudraLex Annex 11 i relation til DQ, IQ og OQ. Kalibreringsydelsen skal være udført af en institution (dette kan være Leverandøren selv eller en underleverandør), der er akkrediteret til at kalibrere efter DS/EN ISO/IEC 17025 eller tilsvarende. 
Implementeringen vil ske i delleverancer på tværs af de involverede afdelinger på sygehusene og på geografisk spredte lokationer og baseret på implementeringen i opstarten af omkring 650 sensorer og i opstarten omkring 600 brugere af løsningen (dog ikke alle samtidige brugere) på tværs af 6 forskellige specialer. 
2. Hovedydelser
Kontrakten omfatter følgende hovedydelser:
A: Implementering (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse og montering af Løsningens hardware komponenter mv.)
B: Løbende vederlag for Løsningen 
C: Tilknyttede Ydelser (herunder monteringsydelser, kalibrering, opsætning af tilpassede rapporter, uddannelse)
D: Optioner
Leverancens hardware skal leveres til leveringssteder i henhold til angivelserne i bilag 1 og 2.
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:
Ansøger skal i ESPD angive følgende oplysninger:
1) Ansøgers samlede årsomsætning for hvert af de seneste tre disponible regnskabsår inden for kontraktens genstand, afhængigt af hvornår Ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.
2) Ansøgers soliditetsgrad for hvert af de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår Ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden angives således som forholdet mellem Ansøgers samlede egenkapital og Ansøgers samlede aktiver.
Hvis ansøger ikke har været etableret i tre år, skal der oplyses nøgletal for den tid, ansøger har været etableret. Mindstekrav vil da kun gælde for den tid, ansøger har været etableret
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i de tre senest disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i de tre senest disponible årsrapporter/årsregnskaber afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 6 mio. i hvert af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hver af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Oplysningerne angives i ESPD.
Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 10 % i hvert af de seneste tre disponible årsrapport/årsregnskab. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD.
Ansøger skal levere en liste over de fem betydeligste sammenlignelige leverancer, jf. punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”, som ansøger har udført i løbet af de sidste fem år inden ansøgningsfristen.
Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelser, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”, anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bør referencen indeholde:
a) Kundens navn
b) Periode for leverance af ydelserne (etableringsår og vedligeholdelsesperiode)
c) Kontraktstørrelse/Omfang af leverancen (beløb for hele kontraktperioden i DKK ekskl. moms)
d) Antal brugere af løsningen og antal sensorer, herunder den organisatoriske skalering i implementeringen af løsningen 
e) En kort beskrivelse af leverancens hovedfunktionaliteter i forhold til monitorering af de i punkt II.2.4) angivne måleparametre samt hvorvidt leverancen er leveret baseret på en standardløsning og hvorvidt ansøger har haft ansvar for driften (hosting og serverdrift) af leverancen 
f) hvorvidt løsning er leveret som et valideret system i henhold til Eudralex Appendix 11 
g) En angivelse af systemer, der indgår i leverancens systemlandskab samt hvilke teknologier (i relation til teknologier nævnt under punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet” og de integrationer som leverancen omfatter
h) Tilbudsgivers udførte ydelser som del af leverancen i form af implementering, drift- og vedligeholdelsesydelser, uddannelse samt monterings- og kalibreringsydelser.
Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de nyeste 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.
Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.  Hver reference må maksimalt fylde 2 standard A4-side á 2.400 anslag eller Hver reference må ikke overstige 3 500 tegn inkl. mellemrum. Alle tegn ud over 3 500 inkl. mellemrum pr. reference vil ikke indgå i vurderingen.

Mindstekrav: Mindst en reference skal være baseret på levering af et standardsystem til som minimum monitorering af måleparameteret ”temperatur”.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet og hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet.

Ordregiver har til hensigt at prækvalificere tre ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive det indledende tilbud.
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt vedrørende ”teknisk og faglig formåen”, af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”.
Vurderingen af leverancernes (referencernes) relevans foretages på baggrund af den erfaring med levering af funktionelt sammenlignelige ydelser, som leverancen (referencen) dokumenterer, jf. beskrivelsen i punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”, underpunkt II, litra A-D (Hovedydelser) i forhold til de generelle karakteristika anført i punkt vedrørende ”beskrivelse af udbuddet”, underpunkt I (Baggrund for udbuddet).
Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af sammenlignelige ydelser, vurderes det i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser med tilsvarende karakteristika.
Se delkriterier og del-delkriterier i udbudsbetingelser.

Kvalitet er inddelt i følgende delkriterier:
- Kvalitet (50%)
- Leverancesikkerhed (20%)