Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-11
Region: DE712
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 32424000 | 72250000: System and support services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2025-09-12
Award criteria: price

Technical requirements: Gemäß §§ 123, 124 GWB, § 42 Abs. 1 UVgO bzw. § 16 VOB/A
Vertrag über die Instandhaltung und Pflege von IT-Systemen
(QSU und KSC)
Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Bietereigenerklärung
Der Bewerber hat die Bietereigenerklärung bezüglich Befähigung seiner Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 3 Monate) auszufüllen, von einem Bevollmächtigten zu unterschreiben und mit den Bewerbungsunterlagen einzureichen. 
Alle geforderten Erklärungen/Nachweise sind zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1.	Erklärung – Lieferantenselbstauskunft
Der Bewerber legt die – soweit wie möglich – ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft (Formular der Deutschen Bahn AG) vor.
Diese Erklärung / Nachweis ist zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die Erklärung /Nachweis ist in deutscher Sprache vorzulegen.

2.	Vorlage einer Bankauskunft, die nicht älter als 3 Monate ist.
Diese Erklärung / Nachweis ist zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die Erklärung /Nachweis ist in deutscher Sprache vorzulegen.

3.	Aktuelle Jahresabschlüsse und Organisationsstruktur

3.1	Der Bewerber ist verpflichtet, einen Jahresumsatz von mindestens 20 Mio. € pro Geschäftsjahr für die letzten drei Jahre nachzuweisen, wobei mindestens > 3 Mio. € im Bereich IT und 3rd-Level-Support erzielt wurden.
Für dieses Kriterium darf keine Eignungsleihe genutzt werden; er muss sich direkt auf die eigenen Strukturen und Fähigkeiten des Bewerbers beziehen.


3.2	Der Bewerber muss seine Organisationsstruktur detailliert darstellen. Die Stabilität dieser Organisationsstruktur wird anhand folgender bindender Kriterien bewertet:
a.	Nachweis über mindestens 75 Mitarbeiter, von denen mindestens ein Drittel fest in der IT-Serviceorganisation beschäftigt sind.
b.	Der Bewerber muss die jährliche Fluktuationsrate der letzten zwei Jahre in der IT-Serviceorganisation angeben.
c.	Der Bewerber muss belegen, dass die Fluktuationsrate der Führungspositionen der IT- Serviceorganisation über einen Zeitraum von drei Jahren ≤ 40% beträgt.
d.	Der Bewerber ist verpflichtet, sein Konzept für Programme zur Weiterbildung und Karriereentwicklung innerhalb seines Unternehmens vorzulegen. Diese Programme sollten darauf abzielen, die langfristige Mitarbeiterbindung zu fördern und kontinuierliche berufliche Wachstumschancen innerhalb der IT-Serviceorganisation sicherzustellen.
Für diese Kriterien darf keine Eignungsleihe genutzt werden; er muss sich direkt auf die eigenen Strukturen und Fähigkeiten des Bewerbers beziehen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Der Bewerber muss mit seinem Teilnahmeantrag die folgenden Nachweise und Erklärungen erbringen, um seine Eignung für die Erbringung der vereinbarten Leistungen zu belegen:

1.	Der Bewerber muss bestätigen, dass er über eine leistungsfähige IT-Serviceorganisation verfügt, die den 3rd-Level-Support, IT-Migrationen, IT-Sicherheitsanalysen sowie Kapazitäts- und Backup-Tests sicherstellt. Hierfür sind mindestens 27 Vollzeitstellen in den Bereichen 1st-Level-Support (24/7), 2nd-Level-Support, 3rd-Level-Support, Wartung, Monitoring, Support, Sicherheit, Modernisierung und Migrationen sowie Dokumentation und Lizenzmanagement in Summe erforderlich. Der Bewerber hat die Standorte sowie die Qualifikation der 27 Vollzeitstellen darzustellen (maximal 5 DIN A4 Seiten). Außerdem muss der Bewerber erklären, dass diese Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren Know-How in folgenden Bereichen erworben haben und durch welche Maßnahmen bzw. Tätigkeiten dies belegt wird:  
•	Spezifische Software: Windows, Linux RHEL, Veeam, DriveLock, Icinga, GLPI
•	Spezifischer Hardware: Cisco-Netzwerkprodukten, NetApp, Quantum, HSM
•	Kurse in der Installation und Verwaltung von Virtualisierungsplattformen z.B. VMware
•	Kryptographie und Schlüsselmanagement z.B. Rohde und Schwarz, Windows PKI
•	Agiles Projektmanagement und effektive Kundenkommunikation oder vergleichbares
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

2.	Der Bewerber muss mindesten vier vergleichbare Referenzprojekte der letzten fünf Jahre im Bereich IT-Service und 3rd-Level-Support für Hard- und Softwaresysteme mit einem Volumen von jeweils 1.000.000€ nachweisen. Davon mindestens zwei Projekte in Deutschland und die restlichen innerhalb von Europa. Die Referenzen müssen Angaben zur Branche, zum Wartungsobjekt, zu den erbrachten Leistungen sowie dem Zeitraum enthalten (maximal 2 DIN A4 Seiten pro Referenz).
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

3.	Der Bewerber muss mindestens drei Projektreferenzen nachweisen, die Migrationen abgekündigter Systeme, sicherheitskritischer IT-Dienste oder hochverfügbaren IT-Infrastrukturen und Architekturoptimierungen umfassen. Diese sollen Details zu Migrationsszenarien, Lieferung und Integration von Hardware/Software sowie zur Dokumentation und Systemintegration enthalten (maximal 2 DIN A4 Seiten pro Projekt).
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

4.	Vorlage einer gültigen ISO 9001 und ISO 27001 Zertifizierung (oder vergleichbare). Die entsprechenden Dokumente sind in deutscher Sprache einzureichen, ggf. mit beglaubigter Übersetzung.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

5.	Nachweis eines funktionierenden Notfallmanagement zur Wiederherstellung der Systeme des AN im Katastrophenfall (Disaster Recovery & Business Continuity Management). Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Bewerber auch im Fall eines Systemausfalls seinerseits weiterhin in der Lage ist die vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der DB AG zu erfüllen.
Der Prozess des Notfallmanagements muss auf maximal 1 DIN A4-Seite beschrieben werden und darlegen, wie Systeme schnellstmöglich wiederhergestellt werden, um die Kontinuität der Serviceleistungen zu gewährleisten.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

6.	Innovationsfähigkeit und Weiterentwicklung
Für die Eignungsprüfung muss der Bewerber folgende Kriterien erfüllen, um die zukunftsfähige Leistungsfähigkeit des Unternehmens nachzuweisen (maximal 1 DIN A4-Seite pro Punkt):
a.	Nachweis, dass im vergangenen Geschäftsjahr 250.000€ in IT-Services investiert wurden. Diese Investitionen müssen auf technologische Weiterentwicklungen abzielen, wie z.B. die Implementierung neuer Softwarelösungen, Fortbildung der Mitarbeiter, die Verbesserung der IT-Infrastruktur oder die Integration innovativer Technologien wie künstlicher Intelligenz.
b.	Darstellung von Best-Practice-Ansätzen für Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerung im IT-Support. Ein konkreter Maßstab der Bewertung dieser Ansätze ist die Einhaltung zertifizierter Standards im Unternehmen, wie zum Beispiel ITIL oder ISO 20000. Diese Standards müssen durch Audits oder interne Bewertungen regelmäßig überprüft und nachgewiesen werden. Der Fokus muss dabei auf der Reduzierung von Reaktionszeiten, der Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Optimierung der Ressourcennutzung liegen.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

Eligibility requirements: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Bietereigenerklärung
Der Bewerber hat die Bietereigenerklärung bezüglich Befähigung seiner Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 3 Monate) auszufüllen, von einem Bevollmächtigten zu unterschreiben und mit den Bewerbungsunterlagen einzureichen. 
Alle geforderten Erklärungen/Nachweise sind zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1.	Erklärung – Lieferantenselbstauskunft
Der Bewerber legt die – soweit wie möglich – ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft (Formular der Deutschen Bahn AG) vor.
Diese Erklärung / Nachweis ist zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die Erklärung /Nachweis ist in deutscher Sprache vorzulegen.

2.	Vorlage einer Bankauskunft, die nicht älter als 3 Monate ist.
Diese Erklärung / Nachweis ist zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die Erklärung /Nachweis ist in deutscher Sprache vorzulegen.

3.	Aktuelle Jahresabschlüsse und Organisationsstruktur

3.1	Der Bewerber ist verpflichtet, einen Jahresumsatz von mindestens 20 Mio. € pro Geschäftsjahr für die letzten drei Jahre nachzuweisen, wobei mindestens > 3 Mio. € im Bereich IT und 3rd-Level-Support erzielt wurden.
Für dieses Kriterium darf keine Eignungsleihe genutzt werden; er muss sich direkt auf die eigenen Strukturen und Fähigkeiten des Bewerbers beziehen.


3.2	Der Bewerber muss seine Organisationsstruktur detailliert darstellen. Die Stabilität dieser Organisationsstruktur wird anhand folgender bindender Kriterien bewertet:
a.	Nachweis über mindestens 75 Mitarbeiter, von denen mindestens ein Drittel fest in der IT-Serviceorganisation beschäftigt sind.
b.	Der Bewerber muss die jährliche Fluktuationsrate der letzten zwei Jahre in der IT-Serviceorganisation angeben.
c.	Der Bewerber muss belegen, dass die Fluktuationsrate der Führungspositionen der IT- Serviceorganisation über einen Zeitraum von drei Jahren ≤ 40% beträgt.
d.	Der Bewerber ist verpflichtet, sein Konzept für Programme zur Weiterbildung und Karriereentwicklung innerhalb seines Unternehmens vorzulegen. Diese Programme sollten darauf abzielen, die langfristige Mitarbeiterbindung zu fördern und kontinuierliche berufliche Wachstumschancen innerhalb der IT-Serviceorganisation sicherzustellen.
Für diese Kriterien darf keine Eignungsleihe genutzt werden; er muss sich direkt auf die eigenen Strukturen und Fähigkeiten des Bewerbers beziehen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Der Bewerber muss mit seinem Teilnahmeantrag die folgenden Nachweise und Erklärungen erbringen, um seine Eignung für die Erbringung der vereinbarten Leistungen zu belegen:

1.	Der Bewerber muss bestätigen, dass er über eine leistungsfähige IT-Serviceorganisation verfügt, die den 3rd-Level-Support, IT-Migrationen, IT-Sicherheitsanalysen sowie Kapazitäts- und Backup-Tests sicherstellt. Hierfür sind mindestens 27 Vollzeitstellen in den Bereichen 1st-Level-Support (24/7), 2nd-Level-Support, 3rd-Level-Support, Wartung, Monitoring, Support, Sicherheit, Modernisierung und Migrationen sowie Dokumentation und Lizenzmanagement in Summe erforderlich. Der Bewerber hat die Standorte sowie die Qualifikation der 27 Vollzeitstellen darzustellen (maximal 5 DIN A4 Seiten). Außerdem muss der Bewerber erklären, dass diese Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren Know-How in folgenden Bereichen erworben haben und durch welche Maßnahmen bzw. Tätigkeiten dies belegt wird:  
•	Spezifische Software: Windows, Linux RHEL, Veeam, DriveLock, Icinga, GLPI
•	Spezifischer Hardware: Cisco-Netzwerkprodukten, NetApp, Quantum, HSM
•	Kurse in der Installation und Verwaltung von Virtualisierungsplattformen z.B. VMware
•	Kryptographie und Schlüsselmanagement z.B. Rohde und Schwarz, Windows PKI
•	Agiles Projektmanagement und effektive Kundenkommunikation oder vergleichbares
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

2.	Der Bewerber muss mindesten vier vergleichbare Referenzprojekte der letzten fünf Jahre im Bereich IT-Service und 3rd-Level-Support für Hard- und Softwaresysteme mit einem Volumen von jeweils 1.000.000€ nachweisen. Davon mindestens zwei Projekte in Deutschland und die restlichen innerhalb von Europa. Die Referenzen müssen Angaben zur Branche, zum Wartungsobjekt, zu den erbrachten Leistungen sowie dem Zeitraum enthalten (maximal 2 DIN A4 Seiten pro Referenz).
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

3.	Der Bewerber muss mindestens drei Projektreferenzen nachweisen, die Migrationen abgekündigter Systeme, sicherheitskritischer IT-Dienste oder hochverfügbaren IT-Infrastrukturen und Architekturoptimierungen umfassen. Diese sollen Details zu Migrationsszenarien, Lieferung und Integration von Hardware/Software sowie zur Dokumentation und Systemintegration enthalten (maximal 2 DIN A4 Seiten pro Projekt).
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

4.	Vorlage einer gültigen ISO 9001 und ISO 27001 Zertifizierung (oder vergleichbare). Die entsprechenden Dokumente sind in deutscher Sprache einzureichen, ggf. mit beglaubigter Übersetzung.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

5.	Nachweis eines funktionierenden Notfallmanagement zur Wiederherstellung der Systeme des AN im Katastrophenfall (Disaster Recovery & Business Continuity Management). Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Bewerber auch im Fall eines Systemausfalls seinerseits weiterhin in der Lage ist die vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der DB AG zu erfüllen.
Der Prozess des Notfallmanagements muss auf maximal 1 DIN A4-Seite beschrieben werden und darlegen, wie Systeme schnellstmöglich wiederhergestellt werden, um die Kontinuität der Serviceleistungen zu gewährleisten.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.

6.	Innovationsfähigkeit und Weiterentwicklung
Für die Eignungsprüfung muss der Bewerber folgende Kriterien erfüllen, um die zukunftsfähige Leistungsfähigkeit des Unternehmens nachzuweisen (maximal 1 DIN A4-Seite pro Punkt):
a.	Nachweis, dass im vergangenen Geschäftsjahr 250.000€ in IT-Services investiert wurden. Diese Investitionen müssen auf technologische Weiterentwicklungen abzielen, wie z.B. die Implementierung neuer Softwarelösungen, Fortbildung der Mitarbeiter, die Verbesserung der IT-Infrastruktur oder die Integration innovativer Technologien wie künstlicher Intelligenz.
b.	Darstellung von Best-Practice-Ansätzen für Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerung im IT-Support. Ein konkreter Maßstab der Bewertung dieser Ansätze ist die Einhaltung zertifizierter Standards im Unternehmen, wie zum Beispiel ITIL oder ISO 20000. Diese Standards müssen durch Audits oder interne Bewertungen regelmäßig überprüft und nachgewiesen werden. Der Fokus muss dabei auf der Reduzierung von Reaktionszeiten, der Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Optimierung der Ressourcennutzung liegen.
Hierfür darf keine Eignungsleihe verwendet werden.
Gemäß § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Vertrag über die Instandhaltung und Pflege von IT-Systemen
(QSU und KSC)