Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-03
Buyer: Goethe-Institut e.V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48160000 | 48170000 | 72000000
Estimated value: 550000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Katalogisierung der Medienbestände an Bibliotheken des Goethe-Instituts Ausland und Betrieb, Hosting, Weiterentwicklung sowie Second-Level-Support für cloudbasierte Open-Source-Bibliothekssoftware
Vergabe Katalogisierung der Medienbestände an den Bibliotheken des Goethe-Instituts im Ausland und Betrieb, Hosting, Weiterentwicklung sowie Second-Level-Support für die cloudbasierte Open-Source-Bibliothekssoftware Koha
Katalogisierung der Medienbestände in den knapp 100 Bibliotheken des Goethe-Instituts im Ausland in einer Datenbank in Deutschland und Erfassung der Medienbestände (derzeit insgesamt über 700.000 Medieneinheiten) mittels einer Katalogisierungssoftware
Betrieb, Hosting, Weiterentwicklung sowie Second-Level-Support für die cloudbasierte Open-Source-Bibliothekssoftware Koha für die knapp 100 Bibliotheken der Goethe-Institute im Ausland mit IT-Anbindung an die Verbunddatenbank des SWB
Es konnte gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV ausnahmsweise im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, da der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist, es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist (§14 Abs. 6 VgV)
für wissenschaftlichen und öffentliche Bibliotheken, Archive und Museen. Verbundkatalogisierungsdienstleistungen sind in Deutschland staatliche Leistungen und nicht kommerziell bzw. privat organisiert. Es handelt sich im Bereich der Verbundkatalogisierungsdienstleistungen um keine nach marktwirtschaftlichen Gesetzen angebotenen Dienstleistungen. Die fünf Verbundzentralen arbeiten in Deutschland kooperativ zusammen. Die sog. Verbundlandschaft ist in Deutschland regional/nach Bundesländern aufgeteilt. Es gibt eine geographische Gliederung der Bibliotheksverbünde, die teilnehmenden Bibliotheken wechseln nicht zwischen den Bibliotheksverbünden hin und her.
Das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) ist eine dieser fünf Verbundzentralen.  Das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) ist der einzige Anbieter, der den Betrieb und Support der webbasierten Open-Source-Bibliothekssoftware Koha mit IT- Anbindung an die Verbunddatenbank des Sudwestdeutschen Bibliotheksverbundes (SWB) anbietet. Auf der Basis der Katalogisierungssoftware WinBW der SWB-Verbunddatenbank erfolgt ein täglicher Datenaustausch mit den knapp 100 Koha-Datenbanken des Goethe-Instituts.
weltweit einheitlich die Open-Source-Bibliothekssoftware Koha eingesetzt. Koha dient der Erfassung der Lokaldaten, der Pflege der Nutzerdaten und der Abwicklung der Medienausleihe. Betrieb und Second-Level-Support von Koha wird ebenfalls durch das BSZ geleistet. Koha ist eng an diesen Service aus einer Hand gekoppelt. Unabdingbare Voraussetzung für den Bibliotheksbetrieb ist die Katalogisierung in der Verbunddatenbank des SWB sowie die tägliche automatisierte Datenlieferung über eine Schnittstelle zu den 97 Koha-Datenbanken des Goethe-Instituts.
Die Verbunddatenbank des SWB ist ein proprietäres Angebot des BSZ und das Rückgrat der Medienbestande in den Koha-Datenbanken des Auftraggebers.  Für die Koha-Datenbanken des Goethe-Instituts ist zudem essentiell, dass die Datenbank des SWB ein internationaler Datenpool (mit Daten aus anderen Nationalbibliotheken) ist, sodass die Bibliotheken der Goethe-Institute dort auch internationale Daten in die Koha-Datenbanken importieren können. Auch das bietet kein anderer Anbieter an. Es bestehen diverse eigens entwickelte Schnittstellen zu Drittsystemen und Leistungen des Goethe-Instituts.
Der Vertrag ist bislang noch nicht geschlossen worden. Das unter V.2.1) genannte Datum bezeichnet den Tag, an dem sich der öffentliche Auftraggeber endgültig dazu entschlossen hat, den Vertrag mit dem Auftragnehmer (V.2.3) zu schließen. Im Einklang mit § 135 Absatz 3 Nummer 3 GWB wird der öffentliche Auftraggeber den Vertrag mit dem Auftragnehmer (V.2.3) nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abschließen. Während dieses Zeitraums steht anderen Marktteilnehmern der Weg offen, gegen den beabsichtigten Vertragsschluss im Wege des vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens vorzugehen. In Ergänzung der bevorstehenden Erläuterungen wird auf Folgendes verwiesen: Gemäß § 135 Absatz 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1.gegen § 134 verstoßen hat oder 2.den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Absatz 3 GWB tritt die Unwirksamkeit nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach § 135 Absatz 3 Satz 1 Nummer 2 GWB muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlagerhalten soll, umfassen“.


Winner: Bibliotheksservice-Zentrum-Baden-Württemberg (BSZ)
Award value: 550000