Public procurement notice: Additional Information
Published: 2020-03-30
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg – Finanzbehörde
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72262000: Software development services
Submission deadline: 2020-04-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) ist an rund 400 Unternehmen direkt beteiligt, darüber hinaus bestehen zahlreiche mittelbare Beteiligungen. Die Beteiligungsverwaltung der FHH ist dezentral organisiert und wird aufgabenbezogen im sog. Verantwortungsmodell durchgeführt.
Um den gestiegenen Kontroll- und Steuerungsanforderungen ggü. Beteiligungen nachzukommen, soll ein IT-gestütztes, ressortübergreifendes System (BeMaZ) eingeführt werden. Mit dem System soll eine moderne Plattform bereitgestellt werden, welche die Fachbehörden bei dem Management und der Erfolgskontrolle unterstützt. Die Implementierungs- und Umsetzungsphase wird mit knapp einem Jahr kalkuliert und die Laufzeit für Pflegeleistungen, die ab dem Jahr 2022 beginnen soll, wird mit mindestens 60 Monaten angesetzt (optionale Verlängerung um mindestens 60 Monate). Optionen bestehen hinsichtlich der Lizensierungen (abhängig vom jeweiligen Lizensierungsmodell) und der Erweiterung von Datenmodellen.
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.Bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=1EoL4MDWR4c%253d
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.Bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=kckUBMLIG7U%253d
Die Vergabestelle stellt die Teilnahmeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrags möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb (siehe Teilnahmeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Teilnahmeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil A – Allgemeiner Teil).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bewerber“ (7.4.2020) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bewerberfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.
C.1. Maßnahmen zur Qualitätssicherung: Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens durch Darstellung der unternehmenseigenen Maßnahmen in Bezug auf ein professionelles Qualitätsmanagement für Softwareentwicklung. Die Darstellung hat auf einem externen Dokument zur erfolgen.
Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist die Beschreibung von jedem Mitglied einzureichen. In die Wertung fließt der Durchschnitt der von den Mitgliedern erreichten Punktzahlen ein. 9 Punkte werden für schlüssige und nachvollziehbare Angaben vergeben. 5 Punkte Angaben zur Qualitätssicherung vorhanden, teilweise nicht schlüssig und nicht nachvollziehbar. 2 Punkte für vorhandene Angaben, die jedoch überwiegende nicht schlüssig und nicht nachvollziehbar sind. 0 Punkte erhält derjenige Bewerber, der unzureichende Angaben zur Qualitätssicherung eingereicht hat.
Ist ein Zertifikat zur Qualitätssicherung im Unternehmen vorhanden, soll dieses vorgewiesen werden. Wird es vorgewiesen gibt es 5 Punkte, ist kein Zertifikat vorhanden erreicht der Bewerber 0 Punkte.
Die Vergabestelle stellt die Teilnahmeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrags möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Information zum Teilnahmewettbewerb (siehe Teilnahmeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Teilnahmeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil A – Allgemeiner Teil).