Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-10-01
Buyer: GWG Reutlingen Wohnungsgesellschaft mbH
Country: DE
Region: Reutlingen
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 712000 EUR
Submission deadline: 2016-10-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vor Verhandlungsverfahren – Realisierung und Betrieb einer komplexen wohnungswirtschaftlichen ERP-Lösung.
— „Realisierung und Betrieb einer komplexen wohnungswirtschaftlichen ERP-Lösung“ zu vergeben. Zur Erkundung des Bewerberkreises wird als erste Stufe des Verfahrens ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Es werden noch keine Angebote erwartet.
Die GWG setzt derzeit als ERP-System eigene wohnungswirtschaftliche Applikationen ein, deren Wurzeln in der Entwicklung des wohndataSystems liegen.
Geplant ist, die Migration auf das neue ERP-System im Jahr 2017 durchzuführen, mit Produktivsetzung (spätestens) zum 1.1.2018.
Los 1) umfasst die Phase 1 der Migration, d. h. In dieser ersten Phase der Realisierung wird der Anbieter zu Los 1 eine etwa 2-monatige Implementierungsstudie vornehmen, insbesondere um konzeptionelle Grundlagen, das Vorgehensmodell und wesentliche Projektvorgaben für die Realisierung des Migrationsprojektes gemäß den Anforderungen des GWG-Funktionskatalogs abzustimmen.
Es sind dazu die funktionalen Anforderungen der GWG systematisch zu erfassen, der Informations- und Belegfluss im Unternehmen zu analysieren und die künftigen, IT-unterstützten Prozessschritte sind zu entwerfen. Auch der Projektplan, das Schulungskonzept, die Betriebsführung mit deren SLA und die Lizenzversorgung sind hier mit deren Alternativen und Optionen zu erarbeiten.
Die Umsetzung der Vorgaben und Konzepte von Los 1) gibt den Leistungsgegenstand von Los 2) als Werkvertrag vor. Die Laufzeit von Los 2 soll 10 Monate betragen.
Für die Migration der Daten aus dem Altsystem ist im Zuge der Umsetzung des Projektvertrags geplant, dass die IT-Fachabteilung der GWG den Datenabzug nach den Feldanforderungen des Anbieters vornimmt, und in einem noch abzustimmenden Format liefert.
Für den einzurichtenden Funktionsumfang des neuen ERP-Systems mit den dazu zählen-den oder ergänzenden Modulen ist zum 1.1.2018 die Produktivsetzung vorzunehmen.
Im Zuge des Projektvertrags sind auch die Schulungen zu leisten und eine für Schulungszwecke geeignete
In Los 3) sind zum einen die Lizenzen für die ERP-Basis und zum anderen die Lizenzen für die Überlassung einer auslieferungsfähigen, auf die Anforderungen der GWG angepassten Lösungsarchitektur zu regeln.
Die erforderlichen Lizenzen des ERP-Systems werden der GWG auf Basis des aktuellsten Releases sowie ggf. der benötigten Datenbank- und Betriebssystemsoftware im Rahmen eines Überlassungsvertrages zur Verfügung gestellt.
Für die GWG ist mit Beginn der Produktivsetzung eine Betriebskonzeption umzusetzen und ein Vertrag mit 3-jähriger Laufzeit zu vereinbaren. Als Vertragsformen kommen entweder ein Managed Services-Vertrag (ggf. mit Remote Service für einen Inhouse-Betrieb) oder ein ASP-Modell in Frage.
Alle relevanten Aspekte wie Security, Datenschutz, Performance (alle Transaktionen unter 1 Sec.) und eine 99,8 %-ige Verfügbarkeit im garantiert betreuten Produktivbetrieb von Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr sind zu berücksichtigen.
Eine Hotline ist entsprechend der Festlegungen in Los 1) und korrespondierend zu den übrigen SLA eines AMS-Vertrags im Los 5) zu installieren.

Eligibility requirements: K1 Angaben zur Rechtsform der Gesellschaft und zu Beteiligungsverhältnissen, ggf. Angaben zur Konzernzugehörigkeit des Anbieters. [5 %] K2 Nachweis über den Umfang von Vermögensschadens- und Haftpflichtversicherungen (Kopien von Policen beifügen oder verbindliche Erklärung, seit wann, in welcher Höhe und durch welche Institution / Versicherung / derartige Risiken gedeckt werden), nicht älter als auf den 1.1.2016 datiert. [5 %]. K3 Aussagefähige Unternehmensdarstellung, insbesondere mit betriebswirtschaftlicher Darstellung des Anbieters (Umsatz- und Ergebnisentwicklung über alle Geschäftsfelder) der letzten Jahre 2014, 2015, und Ausblick auf den voraussichtlichen Erfolg des laufenden Jahres 2016 [10 %] K4 Dienstleistungsumsätze der Jahre 2014, 2015 und geplant 2016; dabei gesondert auszuweisen: Dienstleistungsumsätze mit Kunden aus der Branche der Wohnungsunternehmen, die mehr als 5.000 WE bewirtschaften. Darunter zu benennen: Umsätze in Umfeld von ERP-Einführungen oder Betriebsführung (Hosting) von ERP-Systemen für Wohnungsunternehmen größer als 5.000 WE. [10 %] K5 Angabe der Eigenkapitalquote des Anbieters der letzten Jahresabschlüsse der Geschäftsjahre 2014 und 2015, mit einem Ausblick auf 2016. [5 %] K6 Verbindliche Erklärung des Anbieters, dass sein Unternehmen allen gesetzlichen Verpflichtungen (Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuerpflicht, BDSG) nach-kommt. Als Nachweis hierzu sind Bescheinigungen der nachstehend aufgeführten Stellen a) Finanzamt b) Berufsgenossenschaft oder eine verbindliche Erklärung des Anbieters beizubringen. [5 %]. K7 Angaben zur Qualifizierung des Anbieters für die Erbringung der hier ausgeschriebenen Leistungen. [8,57 %] K8 Branchenerfahrungen und Referenzprojekte – der Anbieter hat dazu mindestens 5 von ihm ausgewählte Referenzprojekte zu benennen, in denen er die Migrationen durch die Ablösung von wohnungswirtschaftlichen Altsystemen mit der Einführung eines zukunftsfähigen ERP-Systems umsetzte. [17,14 %] K9 Dokumentierte Referenzen zur Verfügbarkeit und zur Einführung einer Lösung für die WEG-Verwaltung für mindestens 50 WEG mit jeweils eigenem Buchungskreis und eigener Bankverbindung als Modul des ERP-Systems. [8,57 %] K10 Dokumentierte Referenzen zur Verfügbarkeit und zur Einführung einer Mitgliederverwaltung („Genossenschaftsmodul“) für die Verwaltung von mindestens 3000 Mitgliedern und deren Genossenschaftsanteile als Modul des ERP-Systems. [8,57 %] K11 Dokumentierte Referenzen zur Anbindung dedizierter Empfänger- bzw. Subsysteme und Portale, die das ERP-System ergänzen, sowie Konzepte zur Einrichtung und Pflege der jeweiligen Schnittstellen [8,57 %] K12 Vorlage der Profile seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Projektteam der GWG angeboten und eingesetzt werden sollen. Darunter sind insbesondere die faktische und/oder formale Qualifikation und die Erfahrungen dieser Mitarbeiter darzustellen, um das Migrationsprojekt und den späteren Betrieb bestmöglich umzusetzen. Es kommt nicht darauf an, dass der Anbieter für alle seiner irgend-wie in Frage kommenden Mitarbeiter Profile vorlegt, sondern dass er damit seine Vorschläge einer belastbaren Teambesetzung und -struktur deutlich macht. Auch Qualitätssicherungshinweise sind willkommen. [8,57 %].
K3 Aussagefähige Unternehmensdarstellung, insbesondere mit betriebswirtschaftlicher Darstellung des Anbieters (Umsatz- und Ergebnisentwicklung über alle Geschäftsfelder) der letzten Jahre 2014, 2015, und Ausblick auf den voraussichtlichen Erfolg des laufenden Jahres 2016 [10 %] K4 Dienstleistungsumsätze der Jahre 2014, 2015 und geplant 2016; dabei gesondert auszuweisen: Dienstleistungsumsätze mit Kunden aus der Branche der Wohnungsunternehmen, die mehr als 5.000 WE bewirtschaften. Darunter zu benennen: Umsätze in Umfeld von ERP-Einführungen oder Betriebsführung (Hosting) von ERP-Systemen für Wohnungsunternehmen größer als 5.000 WE. [10 %] K5 Angabe der Eigenkapitalquote des Anbieters der letzten Jahresabschlüsse der Geschäftsjahre 2014 und 2015, mit einem Ausblick auf 2016. [5 %] K6 Verbindliche Erklärung des Anbieters, dass sein Unternehmen allen gesetzlichen Verpflichtungen (Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuerpflicht, BDSG) nach-kommt. Als Nachweis hierzu sind Bescheinigungen der nachstehend aufgeführten Stellen a) Finanzamt b) Berufsgenossenschaft oder eine verbindliche Erklärung des Anbieters beizubringen. [5 %].
K7 Angaben zur Qualifizierung des Anbieters für die Erbringung der hier ausgeschriebenen Leistungen. [8,57 %] K8 Branchenerfahrungen und Referenzprojekte – der Anbieter hat dazu mindestens 5 von ihm ausgewählte Referenzprojekte zu benennen, in denen er die Migrationen durch die Ablösung von wohnungswirtschaftlichen Altsystemen mit der Einführung eines zukunftsfähigen ERP-Systems umsetzte. [17,14 %] K9 Dokumentierte Referenzen zur Verfügbarkeit und zur Einführung einer Lösung für die WEG-Verwaltung für mindestens 50 WEG mit jeweils eigenem Buchungskreis und eigener Bankverbindung als Modul des ERP-Systems. [8,57 %] K10 Dokumentierte Referenzen zur Verfügbarkeit und zur Einführung einer Mitgliederverwaltung („Genossenschaftsmodul“) für die Verwaltung von mindestens 3000 Mitgliedern und deren Genossenschaftsanteile als Modul des ERP-Systems. [8,57 %] K11 Dokumentierte Referenzen zur Anbindung dedizierter Empfänger- bzw. Subsysteme und Portale, die das ERP-System ergänzen, sowie Konzepte zur Einrichtung und Pflege der jeweiligen Schnittstellen [8,57 %] K12 Vorlage der Profile seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Projektteam der GWG angeboten und eingesetzt werden sollen. Darunter sind insbesondere die faktische und/oder formale Qualifikation und die Erfahrungen dieser Mitarbeiter darzustellen, um das Migrationsprojekt und den späteren Betrieb bestmöglich umzusetzen. Es kommt nicht darauf an, dass der Anbieter für alle seiner irgend-wie in Frage kommenden Mitarbeiter Profile vorlegt, sondern dass er damit seine Vorschläge einer belastbaren Teambesetzung und -struktur deutlich macht. Auch Qualitätssicherungshinweise sind willkommen. [8,57 %].