Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-04-09
Buyer: Hochschwarzwald Tourismus GmbH
Country: DE
Region: Breisgau-Hochschwarzwald
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72232000: Development of transaction-processing software | 72500000
Submission deadline: 2016-05-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Hochschwarzwald Card stellt seit 2010/2011 eines der Leitprodukte der Hochschwarzwald Tourismus GmbH dar. Sie umfasst auf Basis beruehrungsloser Chipkartentechnologie (RFID) den elektronischen Meldeschein einschließlich Datenerfassung beim Gastgeber und Uebermittlung zur gemeindlichen Abrechnungsstelle, sowie die Bereitstellung verschiedener Kauf- oder All-Inclusive-Pakete unter Einbindung von Ausflugszielen und Freizeit-Einrichtungen, die von Infrastrukturbetreibern wie Verkehrsträgern, Bergbahnbetrieben, Kultureinrichtungen usw. („Akzeptanzstellen“) betrieben werden. Das System hat grundsätzlich als Online-System zu operieren, das jedoch über eine Bebuchung der Chipkarten auch in Ausnahmefällen offline betrieben werden kann. Der gegenständliche Auftrag umfasst die Anbindung der Region Hochschwarzwald bestehenden Kartenterminals/Pads (Gastgeber und Akzeptanzstellen), die Nutzung der bestehenden Hybrid-Chipkarten (RFID) in der Region Hochschwarzwald, die Einführung und den laufenden Betrieb des Kartensystems (Verwaltung, Ausgabe der Karten, Statistik, Abrechnung etc.) unter Übernahme der Altdaten, die Einrichtung diverser Schnittstellen (z. B. Bereitstellung der Meldedaten für das Gästemeldewesen der Orte, Zutrittssysteme der beteiligten Bergbahnen und Freizeitbetriebe, Hotelsoftware und Hotelschliessanlagen der beteiligten Gastgeber etc.) sowie den laufenden Support für das Gesamtsystem. Beginn der Einrichtung/Konfiguration/Installation ab Donnerstag, 23.6.2016. Beginn des Testbetriebes erfolgt schnellstmöglich, spätestens ab Montag, 19.9.2016 dieser muss die echte Buchung auf die Chipkarte beinhalten inkl. Skidata, Auslesen der Chipkarten sowie Verarbeitung der Akzeptanzen und deren Auswertung. Beginn des Live-Betriebes schnellstmöglich, spätestens ab Freitag, 4.11.2016.
— Technische Begleitung des Auftraggebers bei Fragen der Übernahme und Spezifikation von Softwar-/Hardware-Komponenten sowie Chipkarten etc. und im Zusammenhang mit der technischen Einführung des Systems;
— Installation und Konfiguration des Kartensystems, Einrichtung von Leistungen und Paketen, Umsetzung des Testbetriebes, Umsetzung und Gewährleistung des Live-Betriebes sowie technischer Support der Projektpartner;
— Schulung und Einweisung der Projektverantwortlichen des Auftraggebers sowie Durchführung von geeigneten Schulungsmaßnahmen für Gastgeber/Ausgabestellen sowie Akzeptanzstellen/Freizeitpartner.
Bietergemeinschaften müssen einen Bevollmächtigten benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag stehenden verbindlichkeiten verpflichtet haben.
Der Betrieb der Systems (Hosting) muss vollständig auf Systemen eines Nachunternehmers erfolgen. Der Betrieb des Systems beim Nachunternehmer ist so einzurichten, dass das System ohne jede Abhängigkeit vom Auftragnehmer genutzt werden kann, solange der Auftraggeber ein Nutzungsrecht an der dem System zugrunde liegenden Software hat. Die zum Betrieb des Systems beim Nachunternehmer genutzte Hardware darf nicht Eigentum des Auftragnehmers sein (keine bloßes Rackspace-Miete). Dem Auftraggeber ist für den Fall, dass der Auftragnehmer die vertragsgegenständlichen Leistungen nicht mehr erbringen kann oder das dem System zugrunde liegende Produkt einstellt, die unwiderrufliche Option zu gewähren, durch einseitige Erklärung und ohne jede Mitwirkung des Auftragnehmers in das Vertragsverhältnis zwischen Auftragnehmer und Nachunternehmer anstelle des Auftragnehmers eintreten zu können. Der Auftraggeber trägt dann ab Eintrittszeitpunkt die ab dann laufenden Kosten aus dem Vertrag mit dem Nachunternehmer. Weitere Kosten dürfen nicht beim Auftraggeber anfallen, auch nicht für rückständige Vergütung. Um diese Anforderungen umzusetzen, schließt der Auftragnehmer mit dem Nachunternehmer einen projektbezogenen Vertrag. Die Bedingungen des projektbezogenen Vertrags müssen gewährleisten, dass der Auftraggeber die vom Nachunternehmer erbrachten Leistungsanteile mindestens zu den gleichen Bedingungen beziehen kann wie unter dem Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Der Vertrag muss dem Auftraggeber bei Leistungsbeginn vorgelegt werden, jedoch mit der Maßgabe, dass der Auftragnehmer als Vergütung den Anteil an der monatlich vom Auftragnehmer an den Auftraggeber zu bezahlenden Vergütung nennt, die der Auftraggeber dann bei Eintritt in den Vertrag an den Nachunternehmer zur Abgeltung der von diesem bezogenen Leistungen entrichten würde. Legt der Auftragnehmer den Vertrag nicht vor, oder ist der Anteil der Vergütung ohne einen sachlichen Grund marktunüblich hoch, steht dem Auftraggeber ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.
Die nachfolgend unter Ziffer III.2.1) bis III.2.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) sind zwingend bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der unter Ziffer I.1) genannten Kontaktstelle vorzulegen. Sollten geforderte Erklärungen oder Nachweise fehlen oder unvollständig sein, behält sich der Auftraggeber vor, sie im Rahmen der Angebotswertung mit kurzer Fristsetzung einmalig nachzufordern. Ein Anspruch hierauf besteht nicht. Macht der Auftraggeber von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch und werden die betreffenden Erklärungen und Nachweise innerhalb der Frist erneut nicht vollständig vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
Mit Ausnahme des Unter Ziffer III.2.3) geforderten Nachweises zu den Mitarbeiterreferenzen müssen Bietergemeinschaften die unter Ziffer III.2.1) bis III.2.3) genannten Erklärungen, Nachweise und Angaben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorlegen. Der unter Ziffer III.2.3) geforderte Nachweis zu den Mitarbeiterreferenzen kann von der Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Zudem müssen Sie mit Angebotsabgabe eine Erklärung vorlegen, in der
— ein von allen Mitgliedern bevollmächtigtes Mitglied als Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt wird,
— in der erklärt wird, dass im Aftragsfall alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (die Erklärung ist im Original einzureichen und von allen Mitgliedern im Original zu unterzeichnen).
Soweit sich ein Bieter, eine Bieterin bzw. ein Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde im Wege der Eignungsleihe eines Dritten/Nachunternehmers bedient, ist der Dritte/Nachunternehmer zwingend mit Angebotsabgabe zu benennen und sind die unter Ziffer III.2.2) bis III.2.3) genannten Erklärungen, Nachweise und Angaben entsprechend für den Dritten/Nachunternehmer mit Angebotsabgabe zu erbringen, soweit sich der Bieter, die Bieterin oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft sich auf die Leistungsfähigkeit des Dritten/Nachunternehmers beruft. Die unter Ziffer III.2.1) benannten Erklärungen, Nachweise und Angaben sind in jedem Fall vom benannten Unternehmen mit der Angebotsabgabe vorzulegen. Ferner muss der Bieter, die Bieterin bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft in Form einer Verpflichtungserklärung nachweisen, dass ihm die dadurch erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.
Die Vergabestelle erwartet von den Bietern mit dem Angebot die Benennung jener Leistungen, die die Bieter voraussichtlich von einem Nachunternehmer durchführen lassen werden. Soweit möglich soll von den Bietern der Nachunternehmer bereits mit Angebotsabgabe benannt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, spätestens in der Angebotsphase die verbindliche Benennung des/der Nachunternehmer, die genaue Beschreibung dessen/deren Beiträge bei der Durchführung der Leistung sowie Nachweise und Unterlagen zu den Nachunternehmern zu fordern.
Etwas anderes gilt bezüglich des Rechenzentrumbetreibers (vgl. insoweit Ziffer III.1.4)). Dieser ist bereits zwingend mit der Angebotsabgabe als Nachunternehmer zu benennen. Ferner sind von dem als Nachunternehmer genannten Bertreiber des Rechenzentrums mit der Angebotsabgabe ein Verfügbarkeitnachweis, die Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 6 EG VOL/A vorliegen (siehe nachstehend) sowie der Nachweis eines zertifizierten Informationssicherheitsmanagemets nach ISO/IEC 27001 (vgl. nachstehend Ziffer III.2.3) beizubringen. Der Auftraggeber behält sich vor, spätestens in der Angebotsphase weitergehende Nachweise und Unterlagen zu fordern.
— Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem sie ansässig sind (nicht älter als 3 Monate) sowie der Gewerbeanmeldung. Die Vorlage von nicht beglaubigten Kopien ist zulässig und ausreichend.
— Eigenerklärung über die wirtschaftliche Situation des Bieters, der Bietern und jedes Mitglieds einer Bietergemeinschaft (Umsatzzahlen), die Struktur des Unternehmens, die Beschäftigtenzahl sowie die Geschäftstätigkeit und Planung bzgl. der gegenständigen Leistungen;

Eligibility requirements: Die nachfolgend unter Ziffer III.2.1) bis III.2.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) sind zwingend bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der unter Ziffer I.1) genannten Kontaktstelle vorzulegen. Sollten geforderte Erklärungen oder Nachweise fehlen oder unvollständig sein, behält sich der Auftraggeber vor, sie im Rahmen der Angebotswertung mit kurzer Fristsetzung einmalig nachzufordern. Ein Anspruch hierauf besteht nicht. Macht der Auftraggeber von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch und werden die betreffenden Erklärungen und Nachweise innerhalb der Frist erneut nicht vollständig vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen. Mit Ausnahme des Unter Ziffer III.2.3) geforderten Nachweises zu den Mitarbeiterreferenzen müssen Bietergemeinschaften die unter Ziffer III.2.1) bis III.2.3) genannten Erklärungen, Nachweise und Angaben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorlegen. Der unter Ziffer III.2.3) geforderte Nachweis zu den Mitarbeiterreferenzen kann von der Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Zudem müssen Sie mit Angebotsabgabe eine Erklärung vorlegen, in der — die Mitglieder der Bietergemeinschaft bekannt gegeben werden, — ein von allen Mitgliedern bevollmächtigtes Mitglied als Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt wird, — in der erklärt wird, dass im Aftragsfall alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (die Erklärung ist im Original einzureichen und von allen Mitgliedern im Original zu unterzeichnen). Soweit sich ein Bieter, eine Bieterin bzw. ein Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde im Wege der Eignungsleihe eines Dritten/Nachunternehmers bedient, ist der Dritte/Nachunternehmer zwingend mit Angebotsabgabe zu benennen und sind die unter Ziffer III.2.2) bis III.2.3) genannten Erklärungen, Nachweise und Angaben entsprechend für den Dritten/Nachunternehmer mit Angebotsabgabe zu erbringen, soweit sich der Bieter, die Bieterin oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft sich auf die Leistungsfähigkeit des Dritten/Nachunternehmers beruft. Die unter Ziffer III.2.1) benannten Erklärungen, Nachweise und Angaben sind in jedem Fall vom benannten Unternehmen mit der Angebotsabgabe vorzulegen. Ferner muss der Bieter, die Bieterin bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft in Form einer Verpflichtungserklärung nachweisen, dass ihm die dadurch erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle erwartet von den Bietern mit dem Angebot die Benennung jener Leistungen, die die Bieter voraussichtlich von einem Nachunternehmer durchführen lassen werden. Soweit möglich soll von den Bietern der Nachunternehmer bereits mit Angebotsabgabe benannt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, spätestens in der Angebotsphase die verbindliche Benennung des/der Nachunternehmer, die genaue Beschreibung dessen/deren Beiträge bei der Durchführung der Leistung sowie Nachweise und Unterlagen zu den Nachunternehmern zu fordern. Etwas anderes gilt bezüglich des Rechenzentrumbetreibers (vgl. insoweit Ziffer III.1.4)). Dieser ist bereits zwingend mit der Angebotsabgabe als Nachunternehmer zu benennen. Ferner sind von dem als Nachunternehmer genannten Bertreiber des Rechenzentrums mit der Angebotsabgabe ein Verfügbarkeitnachweis, die Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 6 EG VOL/A vorliegen (siehe nachstehend) sowie der Nachweis eines zertifizierten Informationssicherheitsmanagemets nach ISO/IEC 27001 (vgl. nachstehend Ziffer III.2.3) beizubringen. Der Auftraggeber behält sich vor, spätestens in der Angebotsphase weitergehende Nachweise und Unterlagen zu fordern. — Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 6 EG VOL/A vorliegen — Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem sie ansässig sind (nicht älter als 3 Monate) sowie der Gewerbeanmeldung. Die Vorlage von nicht beglaubigten Kopien ist zulässig und ausreichend. — Eigenerklärung über die wirtschaftliche Situation des Bieters, der Bietern und jedes Mitglieds einer Bietergemeinschaft (Umsatzzahlen), die Struktur des Unternehmens, die Beschäftigtenzahl sowie die Geschäftstätigkeit und Planung bzgl. der gegenständigen Leistungen; — Eigenerklärung einer Haftpflichtversicherung: der Bieter, die Bieterin bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft haben Nachzuweisen dass für den Zeitraum der Auftragserfüllung eine Haftpflichtversicherung besteht. — Erklärung zu den Mitarbeiterreferenzen: Der Nachweis ist von mindestens 2 Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu erbringen. Von jedem Mitarbeiter/jeder Mitarbeiterin wird jeweils mindestens eine Referenz verlangt; wesentlich ist, dass die angeführten Referenzen mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben vergleichbar sind. Die Referenzprojekte müssen bereits abgeschlossen sein und sich auf den Zeitraum seit dem Januar 2012 beziehen. — die Bieter weisen das Vorhandensein eines zertifizierten Informationssicherheitsmanagements nach ISO/IEC 27001 in Bezug auf den von ihnen als Nachunternehmer benannten Betreiber des Rechenzentrums nach, oder legen eine unterschriebene Erklärung vor, in der der eingesetzte Nachunternehmer versichert, dass sein Informationsmanagementsystem dem eines Informationsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 entspricht. Der Nachunternehmer belegt dies außerdem durch eine aussagekräftige Darstellung bzw. Beschreibung der Prozesse.
— Eigenerklärung über die wirtschaftliche Situation des Bieters, der Bietern und jedes Mitglieds einer Bietergemeinschaft (Umsatzzahlen), die Struktur des Unternehmens, die Beschäftigtenzahl sowie die Geschäftstätigkeit und Planung bzgl. der gegenständigen Leistungen; — Eigenerklärung einer Haftpflichtversicherung: der Bieter, die Bieterin bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft haben Nachzuweisen dass für den Zeitraum der Auftragserfüllung eine Haftpflichtversicherung besteht.
— Erklärung zu den Mitarbeiterreferenzen: Der Nachweis ist von mindestens 2 Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu erbringen. Von jedem Mitarbeiter/jeder Mitarbeiterin wird jeweils mindestens eine Referenz verlangt; wesentlich ist, dass die angeführten Referenzen mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben vergleichbar sind. Die Referenzprojekte müssen bereits abgeschlossen sein und sich auf den Zeitraum seit dem Januar 2012 beziehen. — die Bieter weisen das Vorhandensein eines zertifizierten Informationssicherheitsmanagements nach ISO/IEC 27001 in Bezug auf den von ihnen als Nachunternehmer benannten Betreiber des Rechenzentrums nach, oder legen eine unterschriebene Erklärung vor, in der der eingesetzte Nachunternehmer versichert, dass sein Informationsmanagementsystem dem eines Informationsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 entspricht. Der Nachunternehmer belegt dies außerdem durch eine aussagekräftige Darstellung bzw. Beschreibung der Prozesse.