Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-07
Buyer: Lappeenrannan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2023-05-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa verkkokaupan, kassajärjestelmän, laskutuksen, raportoinnin, omatoimisen tila-, tuote-, lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmän ja kattavat käyttöoikeuksien hallintatyökalut. Haettava järjestelmä on käytettävissä itsenäisesti ja tukee kaupungin varattavien tilojen käyttöasteen kohottamista ja siten vuokratulojen kasvattamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva asiakirja Liite 9 Hankinnan kohteen kuvaus toimii hankintaprosessin tukena, jossa sen tehtävä on määrittää järjestelmän toimittajien, järjestelmien ja järjestelmäkokonaisuuksien vaatimukset. Liitteen 9 tarkoitus on kuvata kilpailutettava järjestelmä sellaisella tarkkuudella, että tarjoajat kykenevät arvioimaan ja kuvaamaan oman ratkaisunsa tilaajan tarpeisiin.
Lappeenrannan kaupungin organisaatiossa oli vuoden 2021 lopussa 2277 työntekijää, jotka palvelevat noin 72 000 henkilön suuruista väestömäärää. Järjestelmää käyttävät ensisijaisesti niin kaupungin oma henkilöstö kuin kaupungin asukkaat, mutta myös Etelä-Karjalan muiden kuntien asukkaat sekä turistit.
Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2027. Järjestelmä on tavoitteena ottaa käyttöön 1.8.2024.
Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 40 - 60% ja laadun 40 - 60%. Laadun osalta painotus edelleen siten, että pisteytettävien vaatimusten ja palvelun toimintaa kuvaavan demon suhde on 30 - 70 %.
Alustava ratkaisuehdotus pyydetään neuvottelumenettelyyn mukaan valituilta. Neuvottelut käydään osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä olevan materiaalin että toimittajan alustavan ratkaisuehdotuksen pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö viimeistellään neuvottelujen lopputuloksena.
Hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen. Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla.
Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolmesta viiteen (3-5) ehdokasta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin 3-5, käytetään ehdokkaiden valintaperusteena aiempien asiakkaiden palautetta vastaavista järjestelmistä seuraavasti [suluissa painoarvo]:
Ehdokas toimittaa osallistumishakemuksen tämän hankintailmoituksen liitteenä 8 olevan vertailulomakkeen täytettäväksi referenssikohteiden tilaajien edustajille. Referenssikohteen tilaajan edustaja täyttää ja allekirjoittaa vertailulomakkeen ja palauttaa sen hankintayksikköön osoitteeseen hankintapalvelut@lappeenranta.fi tämän osallistumispyynnön määräaikaan 8.5.2023 klo 13.00 mennessä.
Kutakin referenssihanketta kohden toimitetaan erillinen kappale lomakkeesta. Kunkin lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa referenssihankkeen tilaajan edustaja (vastuullinen projektipäällikkö tai muu vastaavassa roolissa toiminut henkilö) lomakkeessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tilaajien edustajat pisteyttävät ehdokkaan kunkin ominaisuuden osalta asteikolla 0-5. Ominaisuuksia on painotettu eri painoarvoilla.
Ilmoitettujen kolmen referenssihankkeen pisteet lasketaan yhteen. Maksimipisteet kolmesta referenssikohteesta on 60 pistettä, joten pisteitä voi saada enintään 20 p / referenssikohde. Tilaajan harkinnan mukaan 3-5 eniten pisteitä saanutta valitaan hankkeen neuvotteluvaiheeseen. Mikäli tasapisteiden vuoksi ei voida erotella näitä kolmea, neljää tai viittä eniten pisteitä saanutta ehdokasta, arpa ratkaisee valinnan tasapisteissä olevien osalta.
Vaatimukset arvioitaville referensseille on ilmoitettu kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit sekä Päätöksenteon perusteet.
Liitteessä 9 sivulla 22 kuvataan mahdollisuuksia lisähankintoihin tämän sopimuksen nojalla ja vaatimukset on kuvattu liitteessä Liite 4 Tilavarausjärjestelmän vaatimusluettelo välilehdellä Optiot.
Optioilla varaudutaan tuleviin tarpeisiin. Tarjoaja voi sisällyttää tiedon optioiden toteutumisesta Tilavarausjärjestelmän vaatimukset -liitteen Optiot-välilehdelle.
Esimerkiksi RFID-tunnisteella avattava ja lukittava pukukaappijärjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen pukukaappien varaustilanteen seuraamisen.