Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-03-21
Buyer: Freie Hansestadt Bremen (Stadtgemeinde), Sonstiges Sondervermögen Hafen, vertr.d.d. bremenports Beteiligungs GmbH, diese vetr.d.d. bremenports GmbH & Co. KG, diese vertr.d.d. Geschäftsführung
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 500000 EUR
Submission deadline: 2024-04-19
Award criteria: price

Technical requirements: Es wird darauf hingewiesen, dass das neue System zur Erstellung einer EU-Bekanntmachung keine Globalbestimmung gemäß §§ 123 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ermöglicht, daher werden an dieser Stelle nur die wesentlichsten Ausschlussgründe aufgeführt, welche hier nicht abschließend hinterlegt sind. Es gelten die Gesetze der Bundesrepublik Deutschland, des Bundeslandes Bremens und die Richtlinien, Beschlüsse, Entscheidungen und sonstigen Rechtserlasse der Europäischen Union.
1. Unter BI Medien sind nähere Informationen zum Inhalt und Umfang der Vergabe, sowie das Formular "Teilnahmeantrag (2024-030)" für diesen Wettbewerb abzurufen. Dieses Formular beschreibt die für den Teilnahmeantrag, insbesondere für die Darstellung der Referenzen zwingend einzuhaltende Form. Das ausgefüllte Formular "Teilnahmeantrag (2024-030)"  ist mit den übrigen Teilnahmeunterlagen innerhalb der Bewerbungsfrist einzureichen. Der Abruf ist barrierefrei über https://abruf.bi-medien.de/D453770879 möglich.
2. Die Angebotsphase wird in mehreren Gesprächen (=Angebotsrunden) mit den späteren Bietern geführt werden. Die Dauer dieser Angebotsrunden wird nach Bedarf von der Sektorenauftraggeberin festgelegt. Zu Beginn der Angebotsphase wird die Dauer der ersten Angebotsrunde kommuniziert werden. Nach Abschluss und Auswertung einer Angebotsrunde wird die Dauer der nächsten Angebotsrunde bekannt gegeben werden. Ebenso ob einzelne spätere Bieter gemäß der Leistungsbeschreibung möglicherweise ausscheiden müssen. Nähere Informationen hierzu werden den späteren Bietern in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots nach Beendigung des Teilnahmewettbewerbes mitgeteilt.
3. Je nach konkretem Vorliegen der Bieterangebote, kann es auch nur eine Angebotsrunde geben. Die Sektorenauftraggeberin behält es sich ausdrücklich vor, auch bei nur einem zuschlagsfähigen Angebot in der ersten Runde den Zuschlag zu erteilen. Es wird daher dringend von "taktischen" Angeboten abgeraten.
4. Es dürfen jederzeit Fragen gestellt werden. Es wird hierbei, wie folgt vorgegangen: Fragen und Antworten von allgemeiner Bedeutung werden für alle jetzigen Bewerber und späteren Bieter gleichberechtigt zur Verfügung gestellt werden. Fragen und Antworten zur individuellen Lösung eines einzelnen jetzigen Bewerbers oder späteren Bieters werden nicht den anderen Bewerbern oder Bietern zur Kenntnis gegeben, um das individuelle Geschäftsgeheimnis zu wahren. Es wird darauf hingewiesen, dass von Fragenkatalogen oder umfassenden Verständnisfragen in den letzten 6 Tagen vor Ablauf einer jeweiligen Angebotsrunde abzusehen ist, damit alle Bewerber oder Bieter gleichberechtigt hinsichtlich Ihrer Chance und Risiken sind. Die Sektorenauftraggeberin ist hier dem Transparenz- und Gleichberechtigungsgebot aus § 97 GWB verpflichtet und wird derartige späte umfassende Fragen oder Fragenkataloge dann nicht vor Fristablauf beantworten, sondern diese erst in einer ggf. nächsten Angebotsrunde vorab beantworten. Sollte dies im Teilnahmewettbewerb zum Ende hin passieren, erhalten die verbleibenden Bieter- oder Bietergemeinschaften die notwendigen Antworten spätestens mit Beginn der ersten Angebotsrunde.
Die bremenports GmbH & Co, KG (nachfolgend Auftraggeber genannt) nutzt für die strukturierte Dokumentenverwaltung seit ca. 18 Jahren das Produktdatenmanagementsystem (PDM-System) PRO.FILE der Firma ProCAD; aktuell in der Version 8.6. Dieses PDM-System soll durch ein sogenanntes Enterprise Content Management System (ECM-System) abgelöst werden. Der Auftraggeber verfolgt mit der Ablösung bzw. Teilablösung 1 des PRO.FILE-Systems im Wesentlichen drei Ziele: 1. Besser auf die unternehmensspezifischen Anforderungen bei der Verwaltung klassischer Office-Dokumente eingehen zu können; 2. Die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse leichter zu ermöglichen; 3. Die Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe zu digitalisieren und zu beschleunigen (Stichwort: E-Rechnung).
Zum geplanten Projektverlauf: Die Ablösung bzw. Teilablösung des bisherigen Systems soll in zwei Projektphasen erfolgen. Im 2. Halbjahr 2024 soll die Konzeption und die Installation des Basissystems und die Konzeption und Implementierung von digitalen Eingangsrechnungsprozessen erfolgen. Weiterhin soll die Dokumentenverwaltung für mindestens einen Fachbereich aus der Verwaltung vorbereitet und implementiert werden. In 2025 soll das ECM-System für die Integration weiterer Fachbereiche vorbereitet und freigegeben werden. Über den Umfang und Zeitpunkt für die Implementierung von weiteren (optionalen) Modulen bzw. Anwendungen soll im Projektverlauf bzw. nach dem Ende der zweiten Projektphase entschieden werden.
Weiterer Standort ist die Hafenstraße 49 in 28217 Bremen als Zweigstelle
A. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular Teilnahmeantrag "2024-030 " zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen und Nachweise beizufügen.
B. Jeder Bewerber und jede Bewerbergemeinschaft muss durch maximal 5 Referenzen nachweisen, dass insgesamt die technische Leistungsfähigkeit vorliegt, die für diese Vergabe erforderlich ist. Folgende Angaben sind verpflichtend:
1). Der Erfahrungshorizont Auftragnehmers erfordert umfassende Erfahrung in den folgenden Bereichen:
a) Realisierung in einem Unternehmen mit mind.250 Installationen (30 Punkte)
b) Realisierung bei einem Öffentlichen Auftraggeber mit mind. 250 Installationen (40 Punkte)
c) Marktreifes Produkt* benennen, welches dort installiert worden ist (30 Punkte)
2). Jede dieser Referenzen muss folgende Mindestangaben enthalten:
a) Die Bezeichnung des Auftraggebers,
b) den Erbringungszeitraum der Leistung,
c) Benennung des marktreifen Produktes,
d) Name und Bezeichnung eines Ansprechpartners,
C. Benennung der Namen und Nachweis der beruflichen Qualifikation der Personen, die für die Durchführung des begehrten Auftrages verantwortlich und stellvertretend verantwortlich sein sollen, als unmittelbare Ansprechpartner der Sektorenauftraggeberin.Ggf. Nachweis über Deutschkenntnisse nach Goethe-Institut C1 oder vergleichbar. Praktische Beweisführung verbleibt ebenso möglich (Eigenerklärungen).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
a) Der Bieter muss anhand seiner Referenzen eine Mindestpunktzahl von 60 Punkten erreichen, wobei in jeder Referenz ein marktreifes Produkt* vorliegen muss. Die Kumulative Vorlage dieser Erfordernisse durch einige wenige Referenzen verbleibt möglich. Die Anzahl der vorzulegenden Referenzen müssen dennoch mindestens drei insgesamt betragen und können maximal fünf Vorlagen erreichen.
b) Der verantwortliche Person und die stellvertretend verantwortliche Person hat die fachliche und tatsächliche Qualifikation für die Einführung der Software.
c) Der Interessent verfügt im Mittel über 25 festangestellte Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, wovon mind. 10 Informatiker/Ingenieure im Bereich der Systemanalytik (Dipl.-Ing./Master) sein müssen. 
D. Interessenten oder Interessengemeinschaften können sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen oder Mitglieder der Interessengemeinschaft stützen, unabhängig von dem Rechtsverhältnis, in dem die Unternehmen oder Interessengemeinschaften zu dem anderen Unternehmen stehen. In diesem Fall muss das Unternehmen oder die Interessengemeinschaft nachweisen, dass ihm oder ihr die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind. Dies kann unter anderem durch entsprechende Verpflichtungserklärungen des oder der anderen Unternehmen erfolgen. Dies gilt nicht für den Kundensupport, welcher direkt durch den Interessenten oder Interessentengemeinschaft erfolgen muss ohne Nachunternehmer.