Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-06-03
Buyer: Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48516000 | 72000000
Estimated value: 215000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027
Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) ist als Verwaltungsbehörde des Programms beauftragt, diese Beschaffung durchzuführen. Das System bildet die Bereiche Antragsstellung und dessen Bewertung, Förderzusage, Vertragsprozess, Berichtswesen (Reporting), Änderungen und Abschluss eines Projektes, Zahlungen, Generieren von Statistiken, die Einrichtung von Schnittstellen sowie Kommunikation und Datenaustausch zwischen Zuwendungsempfängern und der Programmadministration ab, wobei ein hoher Grad an Digitalisierung der Prozesse sowie ein möglichst flexibles und benutzerfreundliches System gewünscht wird.
Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH), in ihrer Funktion als Verwaltungsbehörde des EU- Förderprogramms, ist von den Programmpartnern (9 schleswig-holsteinische und 2 dänische Gebietskörperschaften) beauftragt, diese Beschaffung auf Grundlage der Verordnung (EU) Nr. 2021/1060 vom 24.06.2021 (Art. 69 Abs. 8 + Anhang XIV und 72 Abs. 1 Buchst. e)) durchzuführen. Das Hauptaugenmerk bei der Beschaffung des Systems liegt auf größtmöglicher Digitalisierung der Prozesse, maximaler Benutzerfreundlichkeit und weitreichender Flexibilität. Das Workflow-Tool wird die, für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten, einschließlich Angaben zu einzelnen Nutzer, in elektronischer Form aufzeichnen und speichern. Das System wird darüber hinaus den gesamten Informationsaustausch zwischen den Begünstigten und den Programmorganen (z.B. Verwaltungsbehörde, Sekretariat, Prüfbehörde) abbilden.
Das System ist ein zentrales Instrument für die Programmdurchführung. Es bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab und unterstützt die Umsetzung der einzelnen Prozessschritte.
Das System bzw. Workflow-Tool ist grundlegend in zwei Bereiche aufgeteilt. Der erste Bereich steht den Projektnutzern, der zweite den Nutzern der Interreg-Administration zur Verfügung. Eine klare Trennung dieser beiden Bereiche ist gewünscht. Inhaltlich ist das System aus mindestens 19 Teilbereichen aufgebaut, die zum Teil aufeinander aufbauen und ineinander verschränkt sind. Dies sind: Systemeinstellungen, Nutzerverwaltung, Budgeteinstellungen, Calleinstellungen, Projekteinstellungen, Formulareinstellungen, Versionsverwaltung, Bewertung und Checks, Entscheidung und Vertrag, Dashboard, Nutzerprofil, Antragsformular, Dokumentencenter, First-Level-Kontrolle, Berichtswesen, Zahlung, Änderungsantrag, Statistik, Kommunikation, Projektstatus.
Zu diesen inhaltlichen Aspekten wird vom Bieter ein Konzept erwartet, in dem ggf. die Programmierung, die Implementierung bzw. Integration des Workflow-Tools in die Systeme der IB.SH sowie dessen Pflege (Wartung) ausführlich beschrieben werden.
•	eine detaillierte Beschreibung der Umsetzung der Systemanforderungen (Entwicklungs- und Programmierungsvorgehen) und der IT-Anforderungen sowie der IT-Sicherheitsanforderungen
•	ein Zusammenarbeitsmodell basierend auf den Kommunikations- und Steuerungsstrukturen zwischen Auftraggeberin, Auftragnehmer und Endnutzer,
•	eine Beschreibung der internen (beim Auftragnehmer) und externen (in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin und Endnutzern) Tests inklusive der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität der Entwicklungsstufen/ Entwicklungen,
aufzunehmen. Zur Umsetzung des Vorhabens wird vom Bieter in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine agile, zielorientierte Vorgehensweise erwartet.
Die IB.SH ist berechtigt, den Auftragnehmer mit der Durchführung optionaler Entwicklungsleistungen, wie z. B. Anpassung/ Customizing des Systems, Herstellung von Schnittstellen zu weiteren Systemen
oder anderen Beratungsleistungen, zu beauftragen, die nach Abschluss dieser Ausschreibung durch die IB.SH gewünscht werden. Diese Leistungen sind bei Bedarf beim Auftragnehmer in Textform (d. h. per E-Mail, Ticketsystem, Brief oder Fax) anzufordern. Die optionalen Leistungen werden auf Grundlage der im Preisblatt anzugebenden Tagessätze abgerechnet. Hierfür sieht der IB.SH ein jährliches Kontingent von 21 Personentagen vor. Diese Schätzung ist unverbindlich, d. h. der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Beauftragung in diesem Umfang, er hat jedoch alle erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, um entsprechenden Beauftragungen in diesem Umfang zeitnah nachkommen zu können.
Sofern es sich um einen englischsprachigen Bieter handelt, wird mindestens der Fragenteil des Verhandlungsgesprächs auf Deutsch geführt werden.
Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027


Winner: cBrain AS
Award value: 215000
Number of bids: 4