Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-04-20
Buyer: IKK Südwest
Country: DE
Region: Saarland
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48313000 | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 625000 EUR
Submission deadline: 2016-05-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Abschluss eines Rahmenvertrags über die Einführung eines Input-Management-Systems / Softwareprodukt, Konzeption, Implementierung, Beratung.
Die IKK Südwest (nachfolgend IKK SW genannt) – als Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung – ist ein moderner, regionaler Gesundheitsdienstleister. Mit mehr als 460 000 Mitgliedern und mehr als 650 000 Versicherten, sowie zahlreichen Geschäftsstellen in Rheinland-Pfalz, Hessen und im Saarland zählt die IKK SW zu den größeren regionalen gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland. Die IKK SW nutzt die Kassensoftware iskv_21c der BITMARCK Software GmbH als Kernsystem und beabsichtigt im Rahmen von organisatorischen und IT-technischen Optimierungsmaßnahmen die Einführung eines Input Managements, um Daten aus verschiedenen Eingangskanälen für die Weiterverarbeitung in Informationssystemen bereitzustellen.
Das Input Management (IPM) hat zum Ziel, den größtmöglichen Anteil des Posteingangs (Papier, E-Mail, Fax, etc.) der IKK Südwest weitestgehend elektronisch und automatisch zu verarbeiten. Der wesentliche Projektinhalt des Input Managements besteht in der Beschaffung und Implementierung einer Lösung zur:
Nach aktueller Schätzung wird im Endausbau von einem Tagesvolumen von ca. 25 000 Seiten ausgegangen. Die Eingangspost muss taggleich verarbeitet werden und wird am Standort Saarbrücken gescannt und qualifiziert elektronisch signiert. Die Softwarelösung für die Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur ist ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung.
Nachfolgende Merkmale/Funktionen charakterisieren grob das angestrebte Input Management (keine abschließende Aufzählung):
Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern.
Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewebs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 5 Teilnehmer herbeigeführt. Neben (A)usschlusskriterien werden dazu die (B)ewertungskriterien im Eignungskriterienkatalog sowie die dort definierten Bewertungsraster für die Bestimmung der 5 am besten geeigneten Bieter herangezogen. Diese 5 Anbieter erhalten die weiteren Angebotsunterlagen (u.a. Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterienkatalog mit Bewertungsraster, standardisiertes Preisblatt). Auf Basis der in den Angebotsunterlagen definierten Anforderungen, ebenfalls in (A)usschlusskriterien und (B)ewertungskriterien unterteilt, sowie des angebotenen Preises wird die Anzahl der Bieter (gemäß der erweiterten Richtwertmethode) auf 3 reduziert. Die verbleibenden 3 Bieter werden zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen, in dem neben der Präsentation des Angebotes die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Am Ende der Verhandlung werden die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots (best-and-final-offer) aufgefordert. Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bieter mit dem besten Wert aus Kriterienkatalog und Preis.
1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate).
2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen.
Nachweis muss von jedem Bieter, jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
1. Bankerklärung (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate) – Die jeweilige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden.
Insgesamt soll jedoch bescheinigt werden, dass es sich um geordnete wirtschaftliche Verhältnisse handelt.
2. Fremdnachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zum Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der Betriebshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: Sachschäden mindestens 2 500 000 EUR je Schadensereignis, Personenschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis, daraus resultierende Vermögensschäden mindestens 2 500 000 EUR je Schadensereignis.
6. Mitteilung über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaft oder eine Vorauszahlungsbürgschaft beizubringen (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).
7. Gesamtumsatz in 2014 und 2015 (in EUR, netto) im Bereich „Input Management“-Softwarelizenzen und Dienstleistung (Eintragung in Eignungskatalog).

Eligibility requirements: 1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate). 2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen. Nachweis muss von jedem Bieter, jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

Award value: 625000