Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-08-25
Buyer: Vantaan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 3000000 EUR
Submission deadline: 2017-09-28
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on varhaiskasvatuksen ohjausjärjestelmä (VAKA OJ), sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Vantaan kaupungin käyttöön.
Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) liitteinä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun (liite 5.1) mukaisesti, siten että palvelu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 31.10.2019.
VAKA OJ:ssä otetaan huomioon joustava muutoshallinta mm. lakimuutosten toteutus tapahtuu kustannustehokkaasti sekä ajallaan. Juridiset vaatimukset mm. yksityisyyden suoja, tietoturva ja -suoja, sopimukset, luvat ja suostumukset huomioidaan järjestelmän toiminnallisuuksissa.
Tavoitteena on saada mobiilisti käytettävä järjestelmä, joka osallistaa huoltajat lasten tietojen hallintaan sekä parantaa tuottavuutta ja pienentää kustannuksia modernisoimalla, integroimalla ja automatisoimalla prosesseja.
Tarjouspyynnön kohteena oleva hankittava kokonaisuus (myöhemmin Ratkaisu) sisältää varhaiskasvatuksen ohjausjärjestelmäratkaisun (VAKA OJ) toteuttamisen. Hankinnan kohde on eritelty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Rakaisua pitää pystyä käyttämään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Tavoitteena on, että VAKA OJ edesauttaa kodin ja varhaiskasvatuksen välistä yhteistyötä ja tuo uudet palvelut sähköisesti käytettäviksi. VAKA OJ mahdollistaa huoltajille aktiivisen roolin lastensa varhaiskasvatuksessa ja lapseen liittyvien tietojen tuottamisessa ja päivittämisessä tarjoamalla sähköisen asioinnin sekä toiminnallisuudet viestintään ja tiedotukseen huoltajien ja varhaiskasvatuksen välillä. VAKA OJ:llä helpotetaan myös henkilöstön työtä sekä parannetaan tehokkuutta mm. vähentämällä käsin tehtävää työtä ja päällekkäisiä kirjauksia, automatisoimalla toistuvia rutiinitehtäviä, helpottamalla toiminnan ja resurssien käytön suunnittelua.
VAKA OJ:llä katetaan alla mainitut varhaiskasvatustoiminnan pääprosessit ja tuodaan omat käyttöliittymät huoltajille ja kasvattajille. Käyttöliittymiä on mahdollista käyttää myös erilaisilla mobiililaitteilla. VAKA OJ:n tulee toimia yhteistyössä liitteissä määriteltyjen olemassa olevien ja tulevien sovellusten kanssa.
— varhaiskasvatukseen hakeminen ja esiopetukseen ilmoittautuminen sekä lasten sijoittaminen varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen ryhmiin,
— lasten varhaiskasvatusaikojen varaaminen, läsnä- ja poissaolojen ilmoitus, seuranta ja hallinta sekä loma-aikaiset sijaispaikkajärjestelyt,
Vantaan varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa on tällä hetkellä käytössä yli 80 erilaista paperilomaketta. VAKA OJ:ään iso osa näistä tullaan toteuttamaan erilaisin lomakepohjaisin toteutuksin. Lomakepohjaisten toteutusten suunnittelussa ja toteutuksessa tulee keskittyä vahvasti käyttäjän kokemukseen ja siksi toteutusten tulee toimia dynaamisesti eli mukautua näyttämään käyttäjälle vain hänen kannaltaan tarpeelliset tietokentät ja ohjata käyttäjää valitsemaan oikeita asioita taustatietojensa perusteella. Tavoitteena on että tieto syötetään vaan kertaalleen.
Vantaan varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa on tällä hetkellä käytössä yli 70 erilaista raporttia, jotka tuotetaan organisaation eri tasoilta kuukausittain, puolivuosittain ja vuosittain. Näiden lisäksi erilaisia listauksia tulee noin kymmenen, jotka nekin tuotetaan organisaation eri tasoilta. VAKA OJ tulee sisältämään modernin raportointityökalun, johon osa näistä raporteista määritellään vakioraportteina ja jossa käyttäjä pystyy tekemään sujuvasti erilaisia tietopoimintoja ja raportteja omien tarpeidensa mukaan.
Tilaajan tavoite on löytää tarpeeseensa parhaiten soveltuva Ratkaisu, joka hyödyntää teknologian kehityksen sekä toimittajien uusimmat ratkaisut ja innovaatiot ketterästi Tilaajan varhaiskasvatuksessa tehdyn palvelumuotoilun huomioiden.
1. Lasten läsnäolojen seuranta ja perhepäivähoitajien työvuorosuunnittelu (sisältää myös työajan seurannan).
Sopimus on voimassa määräaikaisena neljä (4) vuotta ja sen jälkeen jatkuu toistaiseksi voimassaolevana Tilaajan 6 kuukauden ja Toimittajan 12 kuukauden irtisanomisajalla.

Eligibility requirements: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti.

Award value: 3000000