Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-02-18
Buyer: Rajavartiolaitos
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72222000: Information systems strategic planning services | 72223000: Information technology requirements review services | 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 500000 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Hankintaan sovelletaan julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annettua lakia (1531/2011). Hankintamenettelynä on rajoitettu menettely.

Hankinnan vaiheet ovat seuraavat:

Osallistumispyyntövaihe
1. Hankintailmoituksen julkaiseminen Hilmassa ja Euroopan unionin virallisessa lehdessä (TED)
2. Lisätietokysymysten esittäminen
3. Hankintayksikön vastaukset lisätietokysymyksiin
4. Osallistumishakemusten jättäminen
5. Osallistumishakemusten käsitteleminen
a. Osallistumishakemusten avaaminen
b. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen
c. Osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkastaminen
d. Osallistumishakemusten vertailu ja mahdollinen ehdokkaiden määrän vähentäminen
6. Tarjoajien valinta osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista ja päätöksen tiedoksianto

Tarjouspyyntövaihe
7. Tarjouspyynnön lähettäminen
8. Lisätietokysymysten esittäminen
9. Hankintayksikön vastaukset lisätietokysymyksiin
10. Tarjousten jättäminen
11. Tarjousten käsitteleminen
a. Tarjousten avaaminen
b. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
c. Tarjousten vertailu
12. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto
13. Valitun toimittajan/toimittajien soveltuvuuden ja poissulkemisen edellytysten selvittäminen (mm. rikosrekisteriotteiden tarkastaminen)
14. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Tarjouskilpailuun kutsutaan osa-alueittain viisi (5) ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat valitaan noudattamalla osallistumispyynnössä ilmoitettuja ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia sekä pisteytettäviä vertailuperusteita. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi, valitaan tarjousmenettelyyn viisi korkeimman pistemäärän saanutta ehdokasta. Tarjousmenettelyyn valittavien ehdokkaiden määrä voi tasapistetilanteessa olla myös enemmän kuin viisi.

Osallistumishakemukset pisteytetään ehdokkaan referenssien ja osaamisen perusteella. 

Osa-alueella 1 vertailupisteet muodostuvat liitteen 1 Referenssit-välilehden solussa D66 (referenssipisteet) ja Osaaminen-välilehden solussa D53 (osaamispisteet) olevien pisteiden summasta.

Osa-alueella 2 vertailupisteet muodostuvat liitteen 2 Referenssit-välilehden solussa D42 (referenssipisteet) ja Osaaminen-välilehden solussa D62 (osaamispisteet) olevien pisteiden summasta.

Osallistumishakemuksen tai tarjouksen laatimisesta, jättämisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta ehdokkaalle tai tarjoajalle korvausta. Ehdokas ja tarjoaja vastaavat itse sille tarjouskilpailuun osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista ja riskeistä.
Hankinnan kohteena on Rajavartiolaitoksen uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) hankintaan liittyvät asiantuntijapalvelut. Hankittava palvelu sisältää mm. selvitys-, suunnittelu-, määrittely- ja arkkitehtuurityötä sekä ohjelmiston ja teknologian valintaan ja hankinnan läpivientiin liittyvää selvitys- ja asiantuntijatyötä. 

Konsulttiselvityksillä ja järjestelmä- ja ohjelmistovertailuilla selkeytetään organisaation tavoite- ja tahtotilaa, määrittelyillä ja suunnitelmilla tarkennetaan järjestelmäkokonaisuutta ja ohjelmisto- ja toimittajahankinta-asiakirjoilla määritellään hankittavan ohjelmiston ja toimittajan valintakriteerit. Konsulttityöt jatkavat ja täydentävät tilaajaorganisaation itse tekemää määrittelytyötä ja ne päättävät hankkeen vaiheen 1.

Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen, jotka sisältävät yhteensä seitsemän aihekohtaista työpakettia. Toimittajat ovat voineet ilmoittautua ehdokkaaksi jompaan kumpaan tai molempiin osa-alueisiin. Osa-alueelle 2 valittavan ehdokkaan tulee olla riippumaton ERP-ohjelmistotoimittajiin nähden. Osa-alueisiin kuuluvat työpaketit on lueteltu alla:

Osa-alue 1
Työpaketti 1: Tietoturva-, kyberturva- ja tietosuojavaatimuksiin liittyvät selvitykset ja suunnitelmat
Työpaketti 2: Järjestelmä- ja integraatioselvitykset
Työpaketti 3: ERP-määrittelyt
Työpaketti 4: Järjestelmä- ja integraatiosuunnitelmat

Osa-alue 2 (riippumaton toimittaja)
Työpaketti 5: ERP-ohjelmistovertailu ja soveltuvuus 
Työpaketti 6 (OPTIO): ERP-ohjelmistohankinta-asiakirjat
Työpaketti 7 (OPTIO): ERP-toimittajahankinta-asiakirjat
Osa-alueeseen 1 kuuluvien työpakettien sisältö on kuvattu alla.

Työpaketti 1: Tietoturva-, kyberturva- ja tietosuojavaatimuksiin liittyvät selvitykset ja suunnitelmat      
1. Selvitykset koskevat määrittelyitä/vaatimusmäärittelyitä, ohjelmistovaatimuksia ja toimittajavaatimuksia
2. Vaatimukset henkilö- ja terveystietojen käsittelylle järjestelmissä (normisto, lainsäädäntö)
3. Miten mahdollistetaan henkilö- ja arkaluontoisten henkilötietojen käsittely ERP-järjestelmässä (sis. integraatiot ja käyttöoikeudet)?
4. TLIV ja TLIII käsittely-ympäristöjen tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset
5. Miten tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset huomioidaan ERP-järjestelmässä?
6. Tiedonsiirtoratkaisun toteuttaminen työterveyshuollon ja ERP-järjestelmän välillä
7. Tietoturva- ja tietosuojakuvausten laatiminen hankinta-asiakirjoihin (ohjelmisto- ja toimittajahankinnat)
8. Tietoturvariskien arviointi
9. Kyberturvallisuuteen liittyvät suunnitelmat

Työpaketti 2: Järjestelmä- ja integraatioselvitykset               
1. Järjestelmävaihtoehtojen muodostaminen ja kuvaaminen (nykytila ja tavoitetila, omat/ulkoiset järjestelmät, tietokannat ja integraatiot)
2. Integraatiotarpeiden selvittäminen ja kuvaaminen
3. Vaihtoehtojen vertailu, vaihtoehdon valinta ja perusteleminen
4. Järjestelmävaihtoehdon toteuttamisen selvittäminen (mahdollista, hinta, aika, vastuut)
5. Integraatioiden toteuttamisen selvittäminen (mahdollista, hinta, aika, vastuut)
6. Toiminnan ja talouden hallinnan järjestelmäselvitys
7. Henkilöstön, osaamisen ja virkamieshallinnan järjestelmäselvitys
8. Työ- ja toimintakyvyn hallinnan järjestelmäselvitys
9. Koulutuksen hallinnan järjestelmäselvitys
10. Viestinnän hallinnan järjestelmäselvitys

Työpaketti 3: ERP-määrittelyt                            
1. Toiminnallisten lisäkuvausten määrittäminen ja ohjaustyö (konsultin näkemyksen mukaisesti)
2. Teknisten lisäkuvausten määrittäminen ja ohjaustyö (konsultin näkemyksen mukaisesti)
3. Tarkempien toiminnallisten ja teknisten kuvausten laatiminen (tekniset vaatimusmäärittelyt, käyttötapauskuvaukset, tietokuvaukset)
4. ERP-määrittelyjen tarkempien kuvausten asiantuntija- ja fasilitointipalvelut sekä muut mahdolliset erikseen sovittavat määrittelyyn/toteuttamiseen liittyvät tehtävät 

Työpaketti 4: Järjestelmä- ja integraatiosuunnitelmat          
1. ERP-järjestelmäkokonaisuuden kuvaaminen (tietokannat, tietojärjestelmät, suunnittelujärjestelmät, palvelujärjestelmät, integraatiot, RVL omat ja ulkoiset järjestelmät)
2. Suunnitelmat järjestelmien sisältämistä tiedoista (omat ja ulkoiset järjestelmät, ERP-järjestelmä; siirrettävät, poistuvat ja uudet tiedot)
3. Suunnitelmat nykyisten tietojen siirtämisistä ERP-järjestelmään (omat ja ulkoiset järjestelmät, ERP-järjestelmä; kuinka siirrot suoritetaan)
4. Suunnitelmat uusien tietojen luomisesta ERP-järjestelmään (esim. osaamiseen liittyvät tietokokonaisuudet)
5. Suunnitelmat järjestelmien välisistä integraatioista (integraatioiden toteuttamissuunnitelmat, tarkemmat tieto- ja tiedonsiirtomäärittelyt)
Osa-alueeseen 2 kuuluvien työpakettien sisältö on kuvattu alla.

Työpaketti 5: ERP-ohjelmistovertailu ja soveltuvuus                     
1. Markkinakartoitus ERP-ohjelmistoista
2. ERP-ohjelmistojen vertailuperusteiden määrittäminen
3. ERP-ohjelmistojen vertailu (ohjelmistoja vähintään 5 kpl, valituista ohjelmista)
4. Ohjelmistoteknologiavertailut
5. Soveltuvuus Henkilöstöalan ja Teknillisen alan tarpeisiin
6. On-Premise-/pilviratkaisujen vertailut
7. Ohjelmistoratkaisujen turvallisuusvertailu
8. Ominaisuuksien/toiminnallisuuksien vertailu
9. RVL:n lisenssimäärän arviointi
10. Hintavertailu, sisältäen myös moduulikohtaisen hintavertailun (lisenssihinta, toteuttamishinta, ylläpitokustannukset ja arviot integraatioiden aiheuttamista kustannuksista)
11. Markkinakartoitus ERP-ohjelmistoihin erikoistuneista ja soveltuvista ohjelmistotoimittajista (joilta RVL voi pyytää tarjouksia)
12. Soveltuvien ERP-ohjelmistotoimittajien vertailu (vähintään 5 kpl)
13. Valintakriteeristö hankinnassa
14. Soveltuvuusarviointi RVL:n tarpeisiin
15. Investointiesitys: Markkina-analyysit
16. Investointiesitys: Vaikutusarvioinnit
17. Investointiesitys: Kustannus-hyötyanalyysit
18. Investointiesitys: Vaihtoehtoislaskelmat (herkkyyslaskelmat)
19. Ohjelmistojen eri hankintamallit ja niiden vertailu (ohjelmiston ja toimittajan kilpailuttaminen, hankintamenettely, toimittajamallit, tuotevalinta)

Teknillisen alan osuus (mm. materiaalinhallinta) tulee ottaa huomioon ERP-ohjelmistovertailussa (työpaketti 5), vaikka hankittava konsulttityö ensisijaisesti koskee henkilöstöalan osuutta (ks. osallistumispyynnön kohta Muut tiedot -> Hankinnan taustaa).

Työpaketti 6 (OPTIO): ERP-ohjelmistohankinta-asiakirjat
1. Hankinta-asiakirjojen sisällön määrittäminen ja tarkastaminen
2. Tarjousasiakirjojen sisällön määrittäminen
3. Sopimuksen sisällön määrittäminen ja hankintaehtojen valinta
4. Ohjelmistohankinta-asiakirjojen laatiminen (sisältää Henkilöstöalan ja Teknillisen alan osuudet)
5. Valintakriteeristön tarkistaminen
6. Hankintapäätöksen valmistelu ohjelmistohankinnan osalta
7. Hankintasopimuksen valmistelu ohjelmistohankinnan osalta
8. Sopimusehtojen laatiminen

Työpaketti 7 (OPTIO): ERP-toimittajahankinta-asiakirjat
1. Hankinta-asiakirjojen sisällön määrittäminen ja tarkastaminen
2. Tarjousasiakirjojen sisällön määrittäminen 
3. Tarjoukseen sisältyvien suunnitelmien määrittäminen (esim. testaus-, koulutus-, käyttöönotto-, viestintä- ja vaikuttavuusarviointisuunnitelmat)
4. Sopimuksen sisällön määrittäminen ja hankintaehtojen valinta
5. Toimittajahankinta-asiakirjojen laatiminen (sisältää Henkilöstöalan ja Teknillisen alan osuudet)
6. Toimittajan valintakriteerien laatiminen
7. Teknologiakuvausten laatiminen valitusta teknologiasta (=ohjelmisto ja moduulit, On-Premise-/pilviratkaisu, ympäristöt, Valtori)
8. Tietoturva- ja tietosuojakuvausten tarkistaminen (TP1)
9. Hankintapäätöksen valmistelu toimittajahankinnan osalta 
10. Hankintasopimuksen valmistelu toimittajahankinnan osalta
11. Sopimusehtojen laatiminen
12. Teknologia-asiantuntijapalvelut hankintavaiheessa


Winner: Gofore Lead Oy
Number of bids: 4