Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-11-06
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72222300: Information technology services
Estimated value: 720000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag).
Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.
Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.
Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.
— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie
— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).
Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021-30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.
Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist die kontinuierliche Überwachung der fortlaufenden Abholung der E-Paper und eine zwingend zeitnahe Reaktion auf alle auftretenden Störungen und Fehler mit dem Ziel der lückenlosen und fehlerfreien Sammlung sämtlicher Tagesausgaben.
— Die Ausgabe wird vom System als fehlerhaft erkannt, weil beispielsweise Titel oder Datum falsch oder nicht lesbar sind oder weil zu wenige Seiten vorhanden sind.
Der Auftragnehmer hat die Aufgabe, die Fehlermeldungen des ePaper-Managers zu analysieren, Störungen zu beseitigen und fehlende E-Paper-Ausgaben ggf. manuell vom Verlags- oder FTP-Server zu holen.
Auf die Komplexität der Leistungen wird ausdrücklich hingewiesen. Gegebenenfalls müssen Prüfroutinen neu konfiguriert und getestet werden, weil zum Beispiel ein Verlag das Format der Veröffentlichung oder das Datumsformat geändert hat. Sind die gesammelten Tagesausgaben unvollständig oder fehlerhaft, ist eine Prüfung der Ursachen notwendig. Daraus ergibt sich gegebenenfalls eine Reklamation an den Verlag. Nahezu jede Verlagsreklamation hat einen mehr oder weniger hohen manuellen Aufwand für Nachfragen, Erinnerungen und das Einpflegen der Änderungen zur Folge.
Wenn beispielsweise eine Beilage anders heruntergeladen werden muss oder wenn sich die Webseite des Verlages durch einen Relaunch oder Technologiewechsel generell geändert hat, muss der Abholprozess neu konfiguriert werden. Nach dem Ausfall eines Verlagsservers müssen die Tagesausgaben aus dem Verlagsarchiv geholt und manuell in den automatisierten Prüf- und Aufbereitungsprozess des ePaper-Managers eingepflegt werden. Auch einzelne Seiten einer Tagesausgabe, die bei einer Reklamation vom Verlag nachgeliefert werden, müssen manuell eingepflegt werden.
Wenn ein Verlag zeitweise keine (korrekten) PDFs bereitstellt, entsteht manueller Aufwand, die Lücken zu schließen. Die Störung kann einzelne Ausgaben betreffen, aber auch einen Erscheinungszeitraum von mehreren Tagen. Bei der Bearbeitung entstandener Lücken muss beachtet werden, dass die Möglichkeiten für den Zugriff auf ein rückwirkendes Zeitungsarchiv von Verlag zu Verlag variieren. In der Praxis sind Archivierungszeiträume von 2 Tagen bis zu mehreren Jahren üblich.


Winner: OUTERMEDIA GmbH
Award value: 720000
Number of bids: 3