Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-22
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 282550 EUR
Submission deadline: 2022-08-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die BDBOS sucht ein Vertragsmanagementsystem zum benutzerfreundlichen Erfassen und Verwalten von allen gängigen Verträgen und Vertragsarten. Die gesuchte Lösung soll in der zentralen Infrastruktur der BDBOS in einer gesicherten Umgebung der Einstufung VS-NfD gemäß aktueller Verschlusssachenanweisung (VSA) implementiert und betrieben werden. Die Lösung muss als skalierbares System die zu verwaltenden Datenmengen und gleichzeitigen Benutzerzugriff flexibel verarbeiten können. Es wird vorausgesetzt, dass die erforderlichen Funktionalitäten zur Erfüllung der gestellten Anforderungen möglichst umfassend, also mit einem hohen Anteil von bereits vorhandenen Standardfunktionalitäten angeboten werden. Die BDBOS erwartet eine Gesamtlösung aus einer Hand. Diese soll alle erforderlichen Funktionen vollumfänglich integriert über eine Plattform bereitstellen und mit den erforderlichen Services gesamtheitlich betrieben werden. Zu den erforderlichen Funktionen gehören u.a. ein Vertragscontrolling inkl. Termin-und Fristenüberwachung, eine Dokumentenverwaltung mit Vorlagensystem, die Abbildung von Geschäftsprozessen über eine Workflowsteuerung sowie Such-und Auswertungsfunktionen.
Die BDBOS beabsichtigt einen einmaligen Erwerb und eine einmalige Abrechnung mit lebenslangem Nutzungsrecht (Kauf) zzgl. Systemserviceleistungen. Einzelheiten werden im EVB-IT Systemvertag geregelt.
Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn nicht mind. 4 Wochen vorher eine schriftliche Kündigung erfolgt. Eine Verlängerung der Vertragslaufzeit ist vier Mal um je 12 Monate möglich. Nach 72 Monaten Vertragslaufzeit endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündi-
Kriterium A 3.3 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 des Rates vom 8. April 2022
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von mindestens drei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten aufzuzeigen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Lieferung und Implementierung eines Vertragsmanagementsystem in einer Test- und einer Produktivumgebung
2) Vergleichbares Auftragsvolumen, d.h. mind 20  Nutzer, 300+ Verträge,  inkl. meist kostenpflichtiger Funktionen wie beispielsweise, Volltextsuche, Workflowsteuerung, Reporting, API
3) Abgeschlossene Referenzprojekte dürfen hierbei nicht älter als 3 Jahre (gemessen ab dem Tag der Angebotsaufforderung) sein. Bei noch laufenden Referenzen dürfen nur die erbrachten Leistungen der letzten 5 Jahre berücksichtigt werden.
Weiter müssen die folgend dargestellten Tätigkeiten durch mindestens eine Referenz, die die o.g. Mindestanforderungen erfüllt, abgedeckt werden:
4) Dienstleistungen wie Installation/Konfiguration/Integration auf Fremdsystemen, 5) Beratungsleistungen bspw. zum Thema Einsatz des Tools bei der AG.
6) Beratungsleistungen oder Dienstleistungen wie Erstellung oder Mitwirkung  zu Sicherheitskonzepten und Datenschutzkonzepten
7) Systemserviceleistungen (Störungsbeseitigung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft, Überlassung von verfügbaren Programmständen) für eine Dauer von mind. 2 Jahren.
Geben Sie für die mögliche Nachprüfung der Unternehmensreferenzen Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail) der für das Referenzprojekt auskunftsfähigen Person beim Referenzkunden an.

Eligibility requirements: Kriterium A 3.1 - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Bitte reichen Sie die unterzeichnete Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB ein. Kriterium A 3.2 - Nachweis gewerberechtliche Voraussetzungen: Bitte befüllen Sie das "Formblatt Unternehmensdaten" vollständig. Kriterium A 3.3 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 des Rates vom 8. April 2022 Bitte befüllen Sie die "Eigenerklärung Sanktionen Russland" vollständig.

Award value: 282550