Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-09-15
Buyer: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 48310000 | 48311000 | 48311100 | 48600000
Estimated value: 6500000 EUR
Award criteria: quality

Technical requirements: Hankintaprosessin vaiheet alustavasti arvioidun aikataulun mukaisesti ovat seuraavat:

Vaihe 1: Osallistujien valinta neuvottelumenettelyyn
Osallistumisvaiheen ja kysymysten jättämisen aikataulu on kuvattu hankintailmoituksella.

Vaihe 2: Neuvottelut
Neuvottelukutsun toimitetaan neuvotteluihin valituille tarjoajille hankinnasta tehtävän välipäätöksen yhteydessä.
• Neuvottelut tarjoajien kanssa aloitetaan alustavasti marraskuussa 2024
• Asiakas varaa oikeuden jatkaa neuvotteluita tarjoajien kanssa Q4/2024 ajan.

Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto
Lopullinen tarjouspyyntö lähetetään alustavasti noin 2-4 viikon sisällä neuvotteluiden päättymisestä. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu, hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen tehdään arviolta 2-6 viikon sisällä lopullisen tarjouspyynnön viimeisestä tarjousten jättöpäivästä.

Vaihe 4: Palveluiden käyttöönotto
Asiakkaan tarkoituksena on saada kilpailutuksen kautta hankittava ratkaisu ja sen käyttöönottoprojektin suunnittelu ja toteutusvaihe aloitettua Q2/2025 alkaessa. Ratkaisun käyttöönotolle on varattu alustavasti Q3-4/2025. Ratkaisun tuotantokäytön sekä jatkuvien palveluiden on tarkoitus alkaa aikaisintaan 1.1.2026. Käyttöönottoprojektia koskevat suunnitelmat ja aikataulut voidaan laatia täsmällisemmin neuvottelujen yhteydessä tai sopimuskauden alkaessa.

Yllä on kuvattu menettelyn vaiheet pääpiirteissään. Neuvotteluvaihe voidaan jakaa useampiin osiin ja vaiheisiin menettelyn aikana. Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja se voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua.

Neuvotteluiden tehtävänä on tarkentaa lopullinen tarjouspyyntö ja vaatimukset tasolle, joka mahdollistaa vertailukelpoisten ja asiakkaan tavoitteiden mukaisten asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisun tarjoamisen.

Asiakas on alustavasti hahmotellut neuvotteluiden kulkua sekä sisältöä seuraavasti:
• Alustavan suunnitelman mukaan neuvotteluissa käydään 1-5 kierrosta. Neuvottelumenettely voi asiakkaan harkinnan mukaan kuitenkin muodostua myös useammasta tai vähemmästä kuin ilmoitetuista neuvottelukierroksista. Kaikkien tarjoajien kanssa käydään kuitenkin yhtä monta neuvottelukierrosta.
• Yhteen neuvotteluun varataan aikaa maksimissaan 4h/tarjoaja per neuvottelukierros. Neuvottelu voidaan pitää lyhyempänä Asiakkaan päätöksellä tai jos käsiteltävä asia on saatu nopeammin päätökseen. Neuvottelukierroksen puolivälissä pidetään n. 15 minuutin tauko.
• Neuvotteluiden kieli on suomi ja materiaalin tulee olla suomenkielistä. Neuvottelut käydään pääsääntöisesti THL:n tiloissa, mutta neuvotteluissa on mahdollista hyödyntää myös Microsoft Teams -kollaboraatiotyökalua sekä sähköpostitse lähetettäviä lisäkirjeitä (esim. kysymyspatterit, joihin vaaditaan kirjallisia vastauksia). Asiakas varaa oikeuden nauhoittaa neuvottelut.
• Neuvotteluissa tarjoajan odotetaan kertovan näkemyksiään käsiteltäviin asioihin, tuovan esiin mahdollisen toteutuksen riskejä, palvelun hintaan ja laatuun vaikuttavia tekijöitä sekä omia ratkaisuvaihtoehtojaan asiakkaan erityistarpeisiin.
• Asiakas lähettää erillisen neuvottelukutsun neuvotteluvaiheeseen valituille tarjoajille. Ensimmäisellä neuvottelukierroksella tarjoajat esittävät ylätason ratkaisuehdotukseksensa asiakkaan neuvottelukutsussa kuvaamiin tarpeisiin.
• Lisäneuvottelukierroksia voidaan varata mahdollisesti aikaisemmissa vaiheissa auki jääneiden asioiden sekä neuvotteluiden aikana mahdollisesti esiin tulleiden uusien asioiden käsittelyyn.
• Asiakas voi käyttää neuvotteluissa asiantuntijoina ulkopuolisia henkilöitä, jotka eivät kuitenkaan ole tarjoajan suoria kilpailijoita ja jotka eivät osallistu tarjoajana tähän kilpailutukseen
• Neuvotteluiden päätyttyä asiakas lähettää lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajat jättävät lopulliset tarjoukset.
Hankinnan kohteena on sähköisen asian- ja dokumentinhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna ja sen toteutus Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle.

Tarjottavan kokonaisratkaisun ja palvelun tulee sisältää kaikki palvelun käyttöönottoon, hyödyntämiseen ja jatkokehitykseen tarvittavat toiminnallisuudet ja komponentit. Kokonaisuus muodostuu asian- ja dokumentinhallinnan järjestelmästä, tiedonohjausjärjestelmästä tukien monikirjaamomallia, sähköisestä allekirjoittamisratkaisusta, eri integraatioista ja rajapinnoista muihin THL:llä käytössä oleviin järjestelmiin sekä edellä mainittujen ratkaisujen käyttöönotoista ja hallinnasta. Hankinta on tarkoitus toteuttaa vaiheistettuna siten, että sopimuskauden alussa toteutetaan kertakustanneperusteinen käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen siirrytään tuotantovaiheeseen (jatkuva palvelu). Näihin sisältyvät mm. datamigraatio, integraatioiden toteutus, konfiguroinnit, käyttöönotto, ohjeistus ja opastus, käyttökoulutus eri tasoisille käyttäjille (esim. peruskäyttäjä ja pääkäyttäjä) sekä järjestelmien jatkokehittäminen.

SaaS-palveluna hankittavan ratkaisun teknistä toteutustapaa ei ole ennalta päätetty, vaan siitä voidaan neuvotella.

Lisäksi hankintaa voidaan laajentaa hankinta-asiakirjoissa mainituilla optioilla, joita ovat esim. sähköisen asioinnin asiakasportaali, asianhallintaratkaisun käyttö sopimushallinnan järjestelmänä muistutus- ja huomiotoimintoineen.

Täsmällisemmin hankinta on kuvattu hankinta-asiakirjoissa ja liitteissä.
Ehdokkaan referenssitoteutusten vertailu osana kilpailullista neuvottelumenettelyä.
Ehdokkaan soveltuvuutta mittaavien vaatimusten täyttyminen (pisteytys) kilpailullisen neuvottelumenettelyn osallistumispyyntövaiheessa.


Winner: Innofactor Software Oy
Award value: 1252140
Number of bids: 7