Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-18
Buyer: ProPotsdam GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2023-09-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen erfolgt bei der ProPotsdam derzeit analog. Im Jahr 2022 gingen insgesamt 41.438 Rechnungen im Unternehmensverbund der ProPotsdam ein.  Überwiegend sind die Rechnungen in Papierform eingegangen. Lediglich ca. 5.000 Rechnungen (Zahl beruht auf einer Schätzung) wurden im Jahr 2022 per E-Mail empfangen. Zusätzlich wurden insgesamt 19.322 Abschläge per EWP-Lastschriftverfahren gezahlt. Das Buchhaltungssystem ist SAP S/4HANA, über Archivlink ist ein Archivsystem von IBM angebunden.
Die Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der ProPotsdam GmbH. Die Umstellung steigert die Transparenz, Qualität und die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Die Lösung soll die Arbeit des Rechnungswesens und der Fachabteilungen effektiv unterstützen.
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung und Implementierung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung und -freigabe der Rechnung enthalten.
Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand.
Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Erstellung von Feinkonzepten, die technische Implementierung und Einrichtung aller Systemkomponenten, das Customizing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Softwarepflege und technische Betreuung des laufenden Betriebs für alle Komponenten.
Die Aufträge und Rechnungen aus der Instandhaltung, die über ein Handwerkerportal abgewickelt wer-den, sind nicht Gegenstand des geplanten Projektes.
Dieser Vertrag endet am 31.12.2029. Der Vertrag verlängert sich um drei Jahre, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Monaten seitens des Auftraggebers zum Ablauf der Laufzeit gekündigt wird. Nach Ablauf dieses Zeitraums verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ablauf der jeweiligen Laufzeit seitens des Auftraggebers gekündigt wird.
Das Recht zur freien Kündigung nach § 649 S.1 BGB bei Werkleistungen im Sinne der §§ 631 ff. BGB bleibt unberührt.
Bei mehr als drei geeigneten Bewerbern dienen die folgenden Bewertungskriterien (gem. Bewertungsmatrix Eignungskriterien - Anlage 9) zur Ermittlung der Bewerberreihenfolge:
Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden - soweit eine hinreichende Anzahl von Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber vorliegt - aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Näheres zum weiteren Verfahrensablauf ergibt sich aus den - bereits jetzt verfügbaren - Unterlagen zur Angebotsaufforderung. Bei Punktgleichstand auf dem letzten Platz entscheidet das Los. Nicht berücksichtigte Bewerber werden elektronisch über ihr Ausscheiden informiert. Die nicht berücksichtigten geeigneten Bewerber, deren Teilnahmeantrag nach der Auswahlentscheidung auf dem vierten Rang bzw. auf nachfolgenden Rängen liegt, erhalten dabei den Status von Reservebewerbern und stehen in der Rangfolge für den Fall zur Verfügung, dass ein oder alle ausgewählter/n Bewerber aus dem Verfahren ausscheidet/ ausscheiden, kein Angebot abgibt/abgeben oder mit keinem der Bieter ein Vertragsschluss zustande kommt. Die Entscheidung über die Aufforderung der Reservebewerber zur Teilnahme am Vergabeverfahren steht im Ermessen der Auftraggeberin.
4. Eigenerklärung des Bewerbers zur Eintragung in das Berufsregister oder Handelsregister seines Sitzes, § 44 Nr. 1 VgV
Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234).

Eligibility requirements: Folgende Angaben sind mit dem Bewerberbogen (Anlage 1) zu tätigen: 1. Kurzdarstellung des Bewerbers mit Angaben zu Firma, Kontaktadressen, Kontaktpersonen, Standorte, 2. Erklärung gemäß §§ 123 und 124 GWB, Ausschlussgründe, 3. Erklärung gemäß § 6 (3, 4) VgV, Interessenkollision, 4. Eigenerklärung des Bewerbers zur Eintragung in das Berufsregister oder Handelsregister seines Sitzes, § 44 Nr. 1 VgV (a) Hinweis Bewerbergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234). (b) Hinweis Nachunternehmer: Im Fall der Nachbeauftragung ist das Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer einzureichen (mittels Anlage 6 - Formblatt 235). Die Erklärungen 1 bis 4 sind für jedes Dritt-/Nachunternehmen zu erbringen. Zusätzlich ist für jedes Dritt-/Nachunternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, die Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bewerber (spätestens vor Zuschlagserteilung) einzureichen (mittels Anlage 7 - Formblatt 236). Einzureichende Unterlagen: zu 4.: Auszug aus dem Handelsregister bzw. Vorlage eines entsprechenden Eintragungsnachweises oder einer vergleichbaren ausländischen Bescheinigung, die die aktuelle Situation des Unternehmens wiedergibt (dies gilt nur, sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist); (einzureichen mittels Dritterklärung)