Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-28
Buyer: Landeshauptstadt Potsdam
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72211000: Systems and user software programming services | 72230000: Custom software development services | 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2023-04-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Bereitstellung eines Kitaportals für den Fachbereich Bildung, Jugend und Sport der Landeshauptstadt Potsdam
Die Landeshaupstadt Potsdam (LHP) plant die Umsetzung eines KITA-Portals zur zentralen Onlineabwicklung der Kita-Platzvergabe. Die freien Träger und Tagespflegepersonen sollen ein einheitliches webbasiertes Werkzeug zur Unterstützung bei der Vergabe und Verwaltung der Kita-Plätze erhalten. Der Begriff "Kita-Plätze" umfasst im Rahmen dieser Leistungsbeschreibung die gesamte öffentlich geförderte Kindertagesbetreuung in Potsdam. Neben den Regeleinrichtungen (Kitas) werden in Potsdam auch Plätze in Kindertagespflege, anderen Angeboten der Kindertagesbetreuung, Kurzzeitkinderbetreuung und Eltern-Kind-Gruppen vergeben. Personensorgeberechtigte sollen in die Lage versetzt werden, sowohl das Antragsverfahren auf Kindertagesbetreuung als auch das Platzvergabeverfahren (KITA-Portal) vollständig webbasiert abzuwickeln. Das neue KITA-Portal löst das bestehende Such-Portal der LHP ab, welches aktuell einen Überblick über das Platzangebot und Einrichtungsprofile liefert. Zusätzlich soll das derzeitige System für die Fallbearbeitung in der Kindertagesbetreuung abgelöst werden. Durch die Umsetzung des neuen KITA-Portals müssen u.a.
Den personensorgeberechtigen Antragstellerinen /Antragsteller soll der Service angeboten werden, die Bewerbungen für Kita-Plätze zu jeder Tageszeit und an jedem Wochentag zu erstellen, zu bearbeiten und einzureichen (24/7).
Gegenstand der Vergabe ist die Bereitstellung eines KITA-Portals für die vollständige Abbildung aller servicerelevanten Informationen und Prozesse. Hierfür muss das Produkt den Funktionsumfang (siehe Punkt 3 der Leistungsbeschreibung "Funktionale Anforderungen") bereitstellen und eine vollständige Umsetzung der geplanten technischen Anforderungen (siehe Punkt 4 der Leistungsbeschreibung "Rahmenbedingungen" und Punkt 5 "Technische Anforderungen") sicherstellen. Es wird ein Dienstleister (Auftragnehmer) gesucht, der im Auftrag der LHP (Auftraggeber) die folgenden Leistungen übernimmt. In der Projektphase zur Umsetzung des KITA-Portals (Leistungen bis zur Abnahme) handelet es sich dabei um die Leistungen:
Die Standardsoftwre soll zur dauerhaften Nutzung zu einem Pauschalpreis überlassen werden. Die erforderliche Lizenzierung geht aus dem unter Punkt 7.3 näher beschriebenen Mengengerüst hervor:
Die Leistungen bis zur Abnahme sind als Werkleistungen zu einem Pauschalfestpreis zu erbringen. Des Weiteren sind für den Betrieb des "KITA-Portals" (Leistungen nach der Abnahme) für die vereinbarte Vertragslaufzeit (24 Monate plus einer zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr, max. 48 Monate) die folgenden Leistungen zu erbringen.
Der Vertrag sieht eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten mit zweimaliger optionaler Verlängerung um jeweils ein Jahr vor (max. insgesamt 48 Monate). Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag 3 Monate vor Ablauf zu kündigen oder zu verlängern.
Die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrages ist über den Projektraum zum Verfahren auf der elektronischen Plattform "Vergabemarktplatz Brandenburg" vorzunehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung als Nutzer und Freischaltung des Projektraumes. Nähere Details dazu finden sich unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/. Bei elektronischer Übermittlung in Textform ist der Bewerber/Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist der Teilnahmeantrag mit der geforderten Signatur zu versehen. Der Teilnahmeantrag ist mit den Anlagen bis zum Ende der Teilnahmefrist über die von der Vergabestelle vorgegebenen Vergabeplattform zu übermitteln. Eine Abgabe eines Teilnahmeantrages per Mail ist nicht zulässig.
(1) Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens, der Geschäftsfelder sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Angabe zur Rechtsform des Unternehmens und der Unternehmensträger, Stammkapitel soweit einschlägig sowie Angabe der vertretungsberechtigten Personen bzw. Organe (Formular 4.5)
(2) Bewertet wird der Jahresumatz, der vom Bewerber- bzw. der Bewerbergemeinschaft im Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten drei abgeschlossen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) erzielt worden ist. Soweit der Umsatz für 2022 noch nicht vorliegt, können die voraussichtlichen Umsätze angegeben werden (Formular 4.9)
(3) Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 750.000 EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, von mind. 750.000 EUR pauschal je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 750.000 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV); Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Erklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird (Formular 4.10).
zu (2) Es wird ein Mindestumsatz von 200.000 EUR netto im Tätigkeitsbereich des Auftrages festgelegt. Bieter, die diesen nicht erfüllen, werden von der Teilnahme ausgeschlossen.
(4) Eigenerklärung in Form einer Liste über 3 unternehmensbezogene Referenzen von früher ausgeführten Dienstleistungsaufträgen der in den letzten 3 Jahren (Beginnend ab Teilnahmefrist) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, die nach Art und Umfang mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind. (Formblatt 4.6). Dies umfasst die Einführung und Umsetzung eines KITA-Portals in Großstädten in Deutschland mit mehr als 80.000 Einwohnern.
Hinweis: Als Referenz werden auch Leistungszeiträume gewertet, die zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrages noch nicht abgeschlossen sind, in denen jedoch bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages die wesentlichen, mit dem hiesigen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen, erbracht wurden. Den Nachweis hat der Bieter durch eigene Erklärungen zu führen.
(5) "Anlage zur Auftragsdatenverarbeitung" sowie der Erklärung zur datenschutzrechtlichen Zuverlässigkeit und zu den technisch- organisatorischen Maßnahmen

Eligibility requirements: (1) Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens, der Geschäftsfelder sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Angabe zur Rechtsform des Unternehmens und der Unternehmensträger, Stammkapitel soweit einschlägig sowie Angabe der vertretungsberechtigten Personen bzw. Organe (Formular 4.5)