Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-16
Buyer: Heinrich Sengelmann Kliniken gGmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48814000: Medical information systems
Submission deadline: 2022-10-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das HSK und das EKA haben sich zum Ziel gesetzt, spätestens bis zum  31.12.2024 beide Einrichtungen mit einem neuen, modernen und zukunftsorientierten Krankenhausinformationssystem (KIS) grundsätzlich neu auszustatten oder das vorhandene KIS KHZG-konform entsprechend den Fördertatbeständen gemäß § 14a KHG i.V.m. der KHSFV zu erweitern. Die Leistungen des Bieters umfassen somit alle Leistungen, die für eine betriebsbereite und funktionsgerechte Installation und Einführung des KIS gem. dem dargestellten Leistungsumfang des Anforderungskatalogs (Anlage 7) erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere, jedoch nicht ausschließlich: 1. die Lizenzen, 2. konfigurierte Import-/Export-Schnittstellen, 3. Dienstleistungen für Projektmanagement, 4. die Organisationsgespräche und deren Dokumentation, 5. die Konfiguration der Software, 6. die Altdatenübernahme / Datenübernahme aus dem aktuell betriebenen KIS, 7. die Schulung der Anwender und Administratoren, 8. erforderliche Testverfahren und deren Dokumentation, 9. die Beibringung von Nachweisen und Testaten, soweit diese aus dem Umfeld des Anbieters stammen, 10. die Begleitung des Echtbetriebs sowie 11. die Unterstützung der Projektleitung des EKA und HSK im Abnahmeverfahren.
Darüber hinaus sind die einschlägigen MUSS-Kriterien aus dem Krankenhauszukunftsgeset (KHZG), insbesondere der Fördertatbestände 2 bis 6 zwingend zu erfüllen.
Nach Installation soll der Auftragnehmer die Pflege des KIS über einen Zeitraum von 5 Jahren übernehmen. Weitere Angaben zum Leistungsumfang sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Mit seinen stationären, tagesklinischen und ambulanten Einrichtungen für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik gehören die Heinrich Sengelmann Kliniken (HSK) mit 229 (+Teilstationär 77) Betten zu den medizinischen Gesellschaften der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Sie erfüllen zentrale Versorgungsaufträge im Gesundheitswesen des Kreises Stormarn und der Freien und Hansestadt Hamburg.
Das Evangelische Krankenhaus Alsterdorf (EKA) blickt auf eine mehr als 100jährige Geschichte zurück. Gegründet als Teil der "Alsterdorfer Anstalten" ist es heute mit 314 (+ Teilstationär 91) Betten eine spezialisierte Klinik für Menschen mit akuten und chronischen Erkrankungen wie Epilepsie, Kinder und Erwachsene mit psychischen Störungen, alte und gebrechliche Menschen mit und ohne Demenz, Suchterkrankungen, Menschen mit komplexen Behinderungen. Das EKA als gemeinnützige GmbH ist ebenfalls Teil der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Das KIS soll für beide Einrichtungen im Rahmen dieses gemeinsamen Vergabeverfahrens bzw. einer gemeinsamen Projektarbeit eingeführt werden. Vom Bieter ist daher in der Angebotsphase u.a. auch ein einheitliches Vorgehensmodell bzw. Umsetzungskonzept für alle teilnehmenden Einrichtungen der HSK und des EKA vorzulegen, damit sichergestellt ist, dass der Funktionsrahmen des KIS in den Einrichtungen des EKA und der HSK einheitlich umgesetzt wird.
Übergeordnetes Ziel der Auftraggeber ist es, bis zum 31.12.2024 ein KIS mit den KHZG-konformen Funktionalitäten gemäß Anlage 7 einzuführen, insbesondere
- alle geforderten Fachabteilungen, Stationen, Ambulanzen und Funktionsbereiche einzurichten (siehe Reiter "2-Mengengerüst" der Anlage 7)
- das mängelfreie Funktionieren des KIS-Systems mit den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Funktionen und Prozessen inkl. Schnittstellen im Rahmen mindestens eines Integrationstests nachzuweisen, sowie
An den bisherigen Standorten der HSK sowie des EKA ist bereits ein KIS ClinicCentre der Fa. i-Solutions vorhanden. Dieses KIS arbeitet für die beiden Einrichtungen aktuell jeweils auf getrennten Datenbanksystemen. Gemeinsame Stammdaten, ein gemeinsames Benutzerkonzept als Voraussetzung für einrichtungsübergreifende Aktionen im KIS sind bislang nicht angelegt.
Das künftige KIS soll daher auch mit einem Mandanten- oder Betriebsstättenkonzept eingerichtet werden. Die Mandanten oder Betriebsstätten sollen dabei so aufgebaut sein, dass es möglich ist, z.B. Patienten vom Standort EKA an den Standort HSK und umgekehrt zu verlegen. Dies soll sowohl für ambulante Behandlungen wie auch im Rahmen der stationären Versorgung möglich sein. Das KIS muss über sein Mandanten- oder Betriebsstättenkonzept in der Lage sein, auch weitere Einrichtungen (siehe Anlage 7) hinsichtlich der Leistungsdokumentation und Abrechnung separat zu führen. Dabei sind gemeinsame Stammdaten wie z.B. Rollen, Rechte oder Tarifkatalogstammdaten ausdrücklich gewünscht. Die weiteren Einrichtungen der ESA können dabei organisatorisch zu einer vorhandenen IK-Nummer gehören oder unter einer eigenen IK-Nummer geführt werden.
1. Stufe: Es wird geprüft, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält. Fehlende Angaben und Unterlagen sind auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb der gesetzten Frist nachzureichen. Teilnahmeanträge, die auch bei Ablauf der Nachfrist noch unvollständig sind, werden nicht berücksichtigt.
2. Stufe: Es wird geprüft, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft nach den von ihm/ ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen, insbesondere die festgelegten Mindestanforderungen erfüllt.
3. Stufe: Überschreitet die Anzahl geeigneter Bewerber die Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden soll, wird eine differenzierte Eignungsprüfung vorgenommen, um den Bewerberkreis auf die 3 aufzufordernden Bewerber zu reduzieren. Diese Prüfung erfolgt anhand der Angaben zur Referenzlage gem. Ziff. III.1.3) der Bekanntmachung. Es werden diejenigen Bewerber am weiteren Verfahren beteiligt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die nach den vorgelegten Angaben/Unterlagen zur Referenzlage im Vergleich zu ihren Mitbewerbern in besonderer Weise geeignet erscheinen, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht zu erbringen. Diese Prüfung erfolgt anhand des Grads der Vergleichbarkeit (Art und Umfang) der eingereichten Referenzen mit der anstehenden Projektaufgabe. Maßgeblich ist somit, inwieweit der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft auf Erfahrung mit möglichst vergleichbaren Aufgabenstellungen verweisen kann. Für die Bewertung des Grads der Vergleichbarkeit werden insbesondere folgende Belange im Rahmen einer Gesamtbewertung berücksichtigt:
- Anzahl der eingereichten Referenzen (werden mehr als 5 Referenzen eingereicht, wird nur noch deren Qualität, nicht jedoch deren Anzahl bewertet)
Über das Vergabeportal sind zunächst nur diejenigen Unterlagen verfügbar, die für eine Entscheidung über eine Bewerbung um Teilnahme am Verhandlungsverfahren erforderlich sind. Weitere Unterlagen werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt. Weitere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Eligibility requirements: Sämtliche nachfolgend geforderten Angaben können unter Verwendung von Musterformulars eingereicht werden. Das Formular (Teilnahmeantrag-Anlage 1) sowie die Bewerberinformation zum Projekt kann in der Rubrik Teilnahmeunterlagen direkt heruntergeladen werden. Unberührt bleibt hiervon die Notwendigkeit, den Erklärungen bzw. Teilnahmeantrag ggf. noch weitere eigene Anlagen (z.B. Referenzbeschreibungen, Referenzbescheinigungen, etc.) beizufügen. Folgende Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: - Ausgefüllter Teilnahmeantrag (Formblatt Anlage 1) - (soweit erforderlich) Bewerbergemeinschaftserklärung (Formblatt Anlage 2) - (soweit erforderlich) Erklärung Eignungsleihe/NU (Formblatt Anlage 3) - Eigenerklärung GWB (Formblatt Anlage 4) - Eigenerklärung Tariftreue HH & SH (Formblatt Anlage 5) - Eigenerklärung RU-Sanktionen (Formblatt Anlage 6) - Unternehmensdarstellung / Firmenprofil - Ergänzende Referenzangaben/Projektbeschreibung je eingereichter Referenz (gesonderte Anlage vom Bieter beizufügen) Für weitere Details siehe Vergabeunterlagen