Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-11-07
Buyer: Odense Kommune
Country: DK
Region: DK031
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72253200: Computer systems support services | 72254100: Systems testing services | 72261000: Software support services | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 10000000 DKK
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Efter indledende tilbud forventer ordregiver følgende forhandlingsforløb (medmindre ordregiver vælger at tildele Kontrakten til det indledende tilbud): 

Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard Facility Management system som en Service. 

Leverandøren skal levere de nødvendige ydelser i forbindelse med etablering af Systemet, herunder levere uddannelse af kommunens brugere i etableringsfasen. Derudover skal leverandøren som tilkøbsydelse levere uddannelse samt stille et uddannelses- og testmiljø til rådighed i kontraktperioden.

Odense Kommunes bygningsmasse består pt. af 2.015 bygninger på i alt 1.101.000 m2, fordelt således:

- Komplekse bygninger (Plejecenter, Fritid, (kultur)): 384.500 m2
- Mindre komplekse bygninger (Skoler, daginstitutioner): 441.500 m2
- Simple bygninger (Udlejningsejendomme, administration, øvrige): 275.000 m2

Systemet skal understøtte følgende opgaveområder:

- FM-Anlæg
- FM-Ordre
- Areal-space management
- Finans-økonomi/kontrakt

Det er væsentligt for Odense Kommune, at systemet er brugervenligt og fleksibelt.

Systemet skal desuden understøtte den af Odense Kommune udarbejdede konceptuelle datamodel. Systemet skal herudover integrere til en række nærmere angivne systemer.

Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne ad hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling med hjemmel i udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 1, litra, da ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger. Der er således især behov for tilpasning af Systemet til ordregivers krav om procesunderstøttelse, samt behov for integration til et antal eksisterende systemer. Der er desuden behov for import af data og uddannelse af ordregivers medarbejdere i brugen af Systemet.
En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. 

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Option på forlængelse med 2 x 1 år for 1 år ad gangen


Winner: EG Danmark A/S
Award value: 9154250
Number of bids: 1