Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-12
Buyer: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2023-08-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Abschnitt 500.322, Schwerbehindertenrecht, des Sozialamtes der Stadt Bielefeld, beabsichtigt, ca. 30.000 Bestandsakten mit ca. 100 Seiten je Akte zu digitalisieren. Die genaue Anzahl der Akten lässt sich nicht exakt angeben, da eine Akte erst dann digitalisiert werden muss, wenn ein Antrag eingeht oder eine Nachprüfung durchzuführen ist, so dass ggf. die avisierte Menge überschritten werden kann.
- den direkten, unmittelbaren, dokumentierten und datenschutzkonformen Transport der Akten vom Neuen Rathaus Niederwall 23, 33602 Bielefeld zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers
- die Bereitstellung der elektronischen Dokumente über eine von der Stadt Bielefeld spezifizierte Übergabeschnittstelle, zum Beispiel in Form von verschlüsselten Datenträgern oder einer Datenaustauschplattform. Die Konkretisierung der Übergabeschnittstelle erfolgt bei Vertragsabschluss
- die Aufbewahrung der zur Vernichtung vorgesehenen Papierakten soll sofort nach der Digitalisierung erfolgen
- die datenschutzgerechte Vernichtung der o. g. Papierakten nach DIN 63399, Sicherheitsstufe 4, Schutzklasse 2
- die datenschutzkonforme Rücklieferung etwaiger nicht zu digitalisierender Akteninhalte und der zur Rückgabe gekennzeichneten Akten
- das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung
Darüber hinaus besteht die Option, den Dienstleistungsvertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern, wenn die Digitalisierung nicht in dem mengenmäßig geplanten Umfang umsetzbar ist oder die Menge von 30.000 zu digitalisierenden Akten überschritten werden sollte (siehe auch Ziel der Ausschreibung).
Es gilt das Zuschlagsverbot nach Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziffer 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.
Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs oder ein gleichwertiger Nachweis zum Unternehmen, sofern dieses nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe des Angebotes wiedergibt.
Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.
1. Erklärung, dass die gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und sonstigen Abgaben, der Beiträge zu den Sozialversicherungen sowie die Verpflichtungen aus den Tarifordnungen, Tarifverträgen und die Bestimmungen über die Beschäftigung Schwerbeschädigter erfüllt worden sind und während der Vertragsdauer erfüllt werden.
2. Angabe, dass das Angebot in keinem Zusammenhang mit wettbewerbsbeschränkenden Abreden oder Vereinbarungen ähnlicher Art steht, sondern das Ergebnis eigenbetrieblicher Kalkulation und Preisbildung ist.
3. Angabe, dass der Betrieb gegen Unfälle und Schadensersatzansprüche Dritter haftpflichtversichert ist.
5. Angabe, ob über das Vermögen des Bieters/der Bieterin ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder ob der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.

Eligibility requirements: Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs oder ein gleichwertiger Nachweis zum Unternehmen, sofern dieses nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe des Angebotes wiedergibt. Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.