Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-10-22
Buyer: Stadt und Land Wohnbauten-Gesellschaft mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72512000: Document management services
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2019-11-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung, Wartung und anschließende Betreuung und Weiterentwicklung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) im Konzern Stadt und Land. Die Lösung soll als Software-as-a-Service betrieben werden.
Wir planen 4 Phasen im Projekt, wobei vor den Phasen 1 und 2 ein Migrationskonzept und entsprechende Planung in Zusammenarbeit erarbeitet werden:
— Phase 1: Migration der Dokumente in eine neue Archiv Umgebung, Die Phase 1 soll bis 30.8.2020 abgeschlossen werden,
— Phase 3: Digitale Akte unter Beachtung der bestehende, Weiterführende Workflows, sowie digitaler Post- und Rechnungseingangsprozess für die gesamte, konzernweite Aus- und Eingangspost,
— Phase 4: Mobile Anwendungsmöglichkeiten der DMS Lösung (z. B. mobile Freigabe von Rechnungen); DSGVO-Konformität; Aufbau eines Belegarchivs
Die Stadt und Land Wohnbauten-Gesellschaft mbH ist ein kommunales Wohnungsunternehmen im Eigentum des Landes Berlin mit ca. 47 000 eigene Mieteinheiten, 780 Gewerbeeinheiten in Berlin und Brandenburg und verwaltet außerdem ca. 11 300 Mieteinheiten für Dritte. Der Wohnungs- und Gewerbebestand erstreckt sich über den Süden, Südosten und Osten Berlins. Im Konzern sind ca. 550 Mitarbeiter beschäftigt. Die Stadt und Land bewirtschaftet ihre Bestände wirtschaftlich, sozial und ökologisch und übernimmt als kommunales Unternehmen Verantwortung für eine nachhaltige und ausgewogene Entwicklung Berlins. Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung, Wartung und anschließende Betreuung und Weiterentwicklung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) im Konzern Stadt und Land. Die Umsetzung nachfolgender Themen wird im Projektverlauf kritisch geprüft, da außer der Phase 1 nicht jeder Punkt aus der Ausschreibung zwingend beauftragt werden muss. Die DMS Ausschreibung verweist hier lediglich auf die Möglichkeit einer Beauftragung. Vor den Phasen 1 und 2 wird eine Projektsteuerung aufgebaut und ein Migrationskonzept in Zusammenarbeit erarbeitet. Phase 1: Migration der Dokumente in eine neue Archiv Umgebung: Aufbau eines neuen Archivs als SaaS-Lösung inkl. Migration und Konsolidierung; Analyse/Bestandsaufnahme der aktuell im Easy Archiv befindlichen Dokumente (SAP und Non-SAP); Anbindung aller vorhandenen Prozesse und Schnittstellen mit dem neuen Archiv, u. a.
Phase 2: Dokumentenerfassung; Vereinheitlichung des Scanverfahrens; Suchmöglichkeiten von Dokumenten im DMS (SAP und Non-SAP). Damit ist die Schaffung von technischen Grundlagen, für zukünftige Digitalisierungsprojekte gegeben.
Phase 3: Digitale Akte unter Beachtung der bestehenden Akten in SAP®; Weiterführende Workflows (z. B. Freigabe-Workflow für Rechnungen); Digitaler Posteingangsprozess für die gesamte, konzernweite Aus- und Eingangspost; Digitaler Rechnungseingangsprozess unter Beachtung bestehender Schnittstellen
Phase 4: Mobile Anwendungsmöglichkeiten der DMS Lösung (z. B. mobile Freigabe von Rechnungen); DSGVO-Konformität; Aufbau eines Belegarchivs
Die Phasen 3-4 stellen einen optional, separat auszuweisenden Leistungsteil dar. Der Auftraggeber behält sich vor, diesen optionalen Leistungsteil nicht zu beauftragen.
— Ziel 2: Die Harmonisierung der Scan-Clients auf ein System und die komfortable Suche nach Dokumenten im DMS,
— Ziel 4: IT gestütztes Lifecyle Management (von der Entstehung bis zur Löschung) von Dokumenten/personenbezogenen Daten unter Beachtung geltender Gesetze.
Es ist vorgesehen, ein 2-stufiges Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Dazu wird in der 1. Stufe eine Abschichtung anhand festgelegter Kriterien erfolgen. Die geplante Zulassung der Wirtschaftsteilnehmer im Verhandlungsverfahren wird damit auf 3 festgelegt. Die Vergabestelle prüft die Teilnahmeanträge in 3 Stufen:
— 3. Stufe: Prüfung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit gemessen an der ausgeschriebenen Leistung.
Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die geforderten Anforderungen erfüllen, so ermittelt die Vergabestelle die 3 zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber nach den folgenden Kriterien, wobei die erzielten Punkte addiert werden.

Eligibility requirements: 1) Bezeichnung des Bewerberunternehmens mit Firma und Anschrift sowie Angabe mindestens eines für dieses Verfahren zuständigen Ansprechpartners; 2) Eigenerklärung des Bewerbers über das Vorliegen einer Eintragung in das Berufsregister (z. B. Handelsregister). Die Erklärung ist eine Mindestanforderung; 3) Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß §§ 123, 124 GWB – zwingende und fakultative Ausschlussgründe. Die Erklärung ist eine Mindestanforderung; 4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 21 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) und § 23 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) und § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) und § 98c Aufenthaltsgesetz (AufenthG). Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung. Der Auftraggeber wird über den Teilnehmer, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a Gewerbeordnung (GewO), § 19 MiLoG anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung; 5) Eigenerklärung gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), den ArbeitnehmerInnen bei der Ausführung mindestens diejenigen Arbeitsbedingungen einschließlich des Entgelts zu gewähren, die der nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) einzuhaltende Tarifvertrag vorgibt oder andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte einhalten, unseren ArbeitnehmerInnen (ohne Auszubildende) bei der Ausführung der Leistungen mindestens den jeweils geltenden Mindestlohn zu bezahlen, die beauftragten Nachunternehmer oder einen von ihm oder einem Nachunternehmer beauftragten Verleiher schriftlich verpflichten, seinen ArbeitnehmerInnen mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die der Auftragnehmer selbst einzuhalten verspricht, sicherzustellen, dass die Verpflichtung auf einen von ihm beauftragten Nachunternehmer oder auf einen von ihm oder einem Nachunternehmer beauftragten Verleiher jeweils schriftlich übertragen wird und dem öffentlichen Auftraggeber auf Verlangen die schriftliche Übertragung nachgewiesen wird, sicherzustellen, dass die beauftragten Nachunternehmer ihrerseits die von ihnen beauftragten Nachunternehmer oder von ihnen beauftragte Verleiher die oben angegebenen Verpflichtungen jeweils schriftlich übertragen und verpflichten, dem öffentlichen Auftraggeber auf Verlangen die schriftlichen Übertragungen nachzuweisen. Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung; 6) Erklärung gem. § 9 BerlAVG, § 13 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) und § 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung (FFV) das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten, je nach Anzahl der Beschäftigten gemäß § 3 FFV eine oder mehrere der in § 2 FFV aufgeführten Maßnahmen der Frauenförderung und/oder der Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durchzuführen und sicherzustellen, dass zur Vertragserfüllung eingeschaltete Nachunternehmer sich ebenfalls zur Durchführung solcher Maßnahmen bereit erklären. Die Erklärung ist eine Mindestanforderung.

Award value: 1