Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-02
Buyer: 006-E-2501_RV Videokonferenzsystem
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-06-06
Award criteria: price

Technical requirements: Es finden die gesetzlichen Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB Anwendung.
Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen 
des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder der 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wolle, eingehen.
Die Zukunft - Umwelt - Gesellschaft (ZUG) gGmbH (nachfolgend kurz : ZUG oder Auftraggeberin/ AG) beabsichtigt einen zertifizierten Zoom Lizenzgeber/ Handelspartner zur zentralisierten Bereitstellung und Verwaltung aller benötigten Zoom-Lizenzen zu beauftragen. Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen nahtlosen Übergang zwischen auslaufendem Vertrag und neuer Vertragsschließung zu gewährleisten, als auch einen Handelspartner zu ermitteln, welcher uns in der kosteneffizienten und zuverlässigen Aufstellung unseres Zoom-Lizenzportfolios unterstützt. Unsere Vorstellung eines für die ZUG geeigneten Lizenzportfolios entnehmen sie bitte der Tabelle 2. 
Beabsichtigt wird eine Mindestvertragslaufzeit von einem (1) Jahr mit der Möglichkeit zur Verlängerung des Vertrags um 3 x 12 Monate (EVB-IT Cloud Vertrag), maximale Vertragslaufzeit 4 Jahre. 
Der Höchstwert dieser Rahmenvereinbarung beträgt 1.600.000 EUR.
Mindestanforderung - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Mindestanforderung - Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Eligibility requirements: Mindestanforderung - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Mindestanforderung - Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Folgende Anforderungen werden gestellt, um sicher zu stellen, dass Bieter/Bewerber über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können. - Wirtschafliche und finanzielle Leistungsfähigkeit,§45 VgV
Wir bestätigen, dass das zur Auftragsausführung Zoom-Platinum Zertifikat vorhanden ist. - Partnerstatus (Mindestanforderung)
Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese):
? Wir erklären, dass wir nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU)
Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren,
genannten Personen oder Unternehmen gehören, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, 
a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland,
b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,
c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.

? Wir erklären, dass die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift gehören.
? Wir bestätigen und stellen sicher, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. - Eigenerklärung Russland
Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)
§ 56 Prüfung der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen
(1) Die Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, Angebote zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
(3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
(4) Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
(5) Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.
Einzureichende Unterlagen:
- BietergemeinschErkl ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung UE ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte füllen Sie bei Bedarf das Dokument "Eigenerklärung UE" aus und reichen dieses ein.
- Verpflichtung UE ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Zoom-Platinum Partnerstatus
Preiskriterium für "Niedrigster Preis (ohne Kriterien)"
Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen 
des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder der 
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wolle, eingehen.
Im Jahr 2021 wurde ein Videokonferenzsystem öffentlich ausgeschrieben. Die Auswertung der Ausschreibung führte zur Bezuschlagung des Kollaborationstools Zoom. Zoom wurde somit seit Juli 2021 als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool für alle Mitarbeitenden der ZUG eingesetzt, um die interne sowie externe Zusammenarbeit zu optimieren und zu gewährleisten. Im Rahmen unserer strategischen Ausrichtung wurde die Lizenzierung für alle Mitarbeitenden über einen Zeitraum von vier Jahren sichergestellt. Dieser Schritt hat wesentlich dazu beigetragen, effiziente Arbeitsprozesse und flexible Kommunikationsmöglichkeiten zu etablieren, die den Anforderungen unserer Arbeitsumgebung gerecht wurden. 
Im Jahr 2023 und 2024 wurde ebenfalls durch öffentliche Ausschreibung eine Cloud-Telefonie Lösung 
ausgeschrieben und führte zum Zuschlag von Zoom Phone.

Die Besonderheit, die hieraus entstand, sind bis Juli 2025 zwei unterschiedliche Handelspartnerverträge. Der Vertrag 1 für die Bereitstellung von Zoom Video, inkl. Eventlizenzierung endet im Juli 2025. Unser Handelspartnervertrag (Vertrag 2) für die Bereitstellung von Zoom Phone endet frühestens im Jahr 2026. 

Eine gründliche wirtschaftliche Betrachtung (Wirtschaftsanalyse) und der Beachtung der Wirtschaftlichkeit als öffentliche Projektträgerin führt uns bei der Neuausschreibung dieses Rahmenvertrags für ein Videokonferenztool zu einer produktscharfen Ausschreibung.

Mit Blick auf die Fortführung und Weiterentwicklung dieses Ansatzes suchen wir nun einen geeigneten Dienstleister zur erneuten Beschaffung und Verwaltung unserer Zoom-Lizenzierung. 
Das bedeutet, wir streben, im Besonderen für Zoom Video, Zoom Veranstaltungen, online Raumbuchung für das Desk-Sharing in unseren Büros und Zoom Phone eine einheitliche Vertragslösung unter dem Dach eines Handelspartnervertrags an. 
Mit Start dieses Vertrags soll unser altes Lizenzportfolio ab dem 23.07.2025 durch ein neues Lizenzportfolio fortgeführt werden.