Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-22
Buyer: Einführung eines ARD Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 4497985 EUR
Submission deadline: 2025-10-22

Technical requirements: Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Rahmen des ARD-Projekts "Digitale Erneuerung" wird ein zukunftsfähiges, leistungsstarkes und integriertes Softwaresystem zur Distribution von Audio- und Videoinhalten ausgeschrieben. Ziel ist die Einführung eines Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM), das als zentrale technische Plattform für die plattformgerechte Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung aller digitalen Medieninhalte der ARD dient. Dies umfasst Inhalte für die eigenen Ausspielkanäle der Landesrundfunkanstalten, die ARD-Mediathek und -Audiothek sowie für externe Plattformen (z. B. YouTube, Spotify).
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bewerber erklärt, dass zur Sicherung etwaiger Schadensansprüche des MDR gegen den Auftragnehmer eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen  entweder bereits besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Auf gesonderte Anforderung erklärt sich der Bewerber bereit, dies durch eine entsprechende Versicherungsbestätigung nachzuweisen.
Er verpflichtet sich, diesen Versicherungsschutz mindestens für die Dauer der Vertragsdurchführung sicherzustellen, aufrechtzuerhalten und die Prämien rechtzeitig zu entrichten.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe der technischen Fachkräfte (Mitarbeiteranzahl):
Bitte geben Sie an, wie viele Fachkräfte Stand jetzt  in Ihrem Unternehmen dauerhaft im Geschäftsbereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen tätig sind.

Mindestanforderung:
Im betreffenden Geschäftsbereich muss dauerhaft auf mindestens 18 Fachkräfte (Entwickler und technische Spezialisten) zurückgegriffen werden können. Bitte fügen Sie eine strukturierte Übersicht oder eine Eigenerklärung zur personellen Fachkräftestruktur bei. Stellen Sie darin die berufliche Erfahrung der eingesetzten Fachkräfte in den Kategorien 0-5 Jahre, 5-10 Jahre und über 10 Jahre dar.

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zu Referenzen (Mindestanforderung):
Der Bewerber wird aufgefordert, mindestens eine produktive Referenzinstallation zu benennen, anhand derer die Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems belegt werden kann. Die Referenz soll in Umfang und/oder Funktionalität mit dem Auftragsgegenstand - ein MAM-System mit Fokus auf die Bereitstellung, Verteilung und Publikation von veröffentlichungsbereiten Inhalten - vergleichbar sein. 

Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit muss die Referenz die folgenden Mindestanforderungen abdecken:

- Das betreffende System wird für die Veröffentlichung und/oder Verteilung von Inhalten auf Drittplattformen genutzt. Die Anbindung der Drittplattformen erfolgt mit eigener Datenhaltung. Drittplattformen sind zum Beispiel YouTube, TikTok, die Social-Media-Plattformen von Meta, Spotify,Twitch sowie weitere Streaming-Anbieter, denen Inhalte zur Bereitstellung oder Weiter-verwertung zur Verfügung gestellt werden. Nicht als Drittplattformen gewertet werden Systeme, die sich in der eigenen Systemlandschaft befinden (z.B. Web-CMS, Schnittplätze, Archiv) oder die dem Datenaustausch in Konzernstrukturen (z.B. ARD-interner Austausch) dienen.
 
- Es werden mindestens 1.000.000 Media-Assets zeitgleich im System verwaltet. Der Begriff Asset folgt hierbei der EBU Core Plus Definition, wobei ein Asset als eine logische Einheit verstanden wird, die sowohl den Inhalt als auch die damit verbundenen Rechteinformationen und Metadaten umfasst (vgl.: https://tech-metadata.ebu-it-tools.ch/ontologies/ebucoreplus/ec_Asset.html).
 
- Im System sind mindestens 300 aktive Nutzer registriert, bei regelmäßig mindestens 60 gleichzeitigen Nutzern (concurrent user). 

Alle benannten Referenzen müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens ein Jahr alt sein (maßgeblich ist das Datum des produktiven Systemstarts) und die Installation muss im Auftrag eines Broadcasters, eines Streaming-Anbieters oder eines sonstigen Content-Vertriebsunternehmens erfolgt sein.

Es ist es zulässig, dass die Bewerber ggf. fehlende Mindestanforderungen durch Angabe weiterer Referenzinstallationen ergänzen. Es ist mithin nicht erforderlich, dass sämtliche Anforderungen durch eine einzige Referenzinstallation erfüllt werden. In der Gesamtheit müssen diese aber erfüllt sein, um die berufliche und technische Eignung in diesem Punkt nachzuweisen. 

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.

Der Nachweis über die Referenz wird vom Bieter durch Ausfüllen/ Ankreuzen der in Anlage TW2 aufgeführten Tabelle erbracht. Sollte der Platz für die Beschreibung nicht ausreichen, fügen Sie der Liste bitte eine separate Anlage bei.

Nachweis von mindestens einer geeigneten Referenz über vergleichbare Leistungen, in denen folgende Angaben zu machen sind:
- Name und Anschrift des Unternehmens (Auftraggeber)
- Ansprechpartner/ Telefonnummer/Mailadresse für Rückfragen des MDR bezüglich der angegebenen Referenz
- Projekt/ Titel
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Mindestanforderungen

Eligibility requirements: Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bewerber erklärt, dass zur Sicherung etwaiger Schadensansprüche des MDR gegen den Auftragnehmer eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen  entweder bereits besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Auf gesonderte Anforderung erklärt sich der Bewerber bereit, dies durch eine entsprechende Versicherungsbestätigung nachzuweisen.
Er verpflichtet sich, diesen Versicherungsschutz mindestens für die Dauer der Vertragsdurchführung sicherzustellen, aufrechtzuerhalten und die Prämien rechtzeitig zu entrichten.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe der technischen Fachkräfte (Mitarbeiteranzahl):
Bitte geben Sie an, wie viele Fachkräfte Stand jetzt  in Ihrem Unternehmen dauerhaft im Geschäftsbereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen tätig sind.

Mindestanforderung:
Im betreffenden Geschäftsbereich muss dauerhaft auf mindestens 18 Fachkräfte (Entwickler und technische Spezialisten) zurückgegriffen werden können. Bitte fügen Sie eine strukturierte Übersicht oder eine Eigenerklärung zur personellen Fachkräftestruktur bei. Stellen Sie darin die berufliche Erfahrung der eingesetzten Fachkräfte in den Kategorien 0-5 Jahre, 5-10 Jahre und über 10 Jahre dar.

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zu Referenzen (Mindestanforderung):
Der Bewerber wird aufgefordert, mindestens eine produktive Referenzinstallation zu benennen, anhand derer die Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems belegt werden kann. Die Referenz soll in Umfang und/oder Funktionalität mit dem Auftragsgegenstand - ein MAM-System mit Fokus auf die Bereitstellung, Verteilung und Publikation von veröffentlichungsbereiten Inhalten - vergleichbar sein. 

Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit muss die Referenz die folgenden Mindestanforderungen abdecken:

- Das betreffende System wird für die Veröffentlichung und/oder Verteilung von Inhalten auf Drittplattformen genutzt. Die Anbindung der Drittplattformen erfolgt mit eigener Datenhaltung. Drittplattformen sind zum Beispiel YouTube, TikTok, die Social-Media-Plattformen von Meta, Spotify,Twitch sowie weitere Streaming-Anbieter, denen Inhalte zur Bereitstellung oder Weiter-verwertung zur Verfügung gestellt werden. Nicht als Drittplattformen gewertet werden Systeme, die sich in der eigenen Systemlandschaft befinden (z.B. Web-CMS, Schnittplätze, Archiv) oder die dem Datenaustausch in Konzernstrukturen (z.B. ARD-interner Austausch) dienen.
 
- Es werden mindestens 1.000.000 Media-Assets zeitgleich im System verwaltet. Der Begriff Asset folgt hierbei der EBU Core Plus Definition, wobei ein Asset als eine logische Einheit verstanden wird, die sowohl den Inhalt als auch die damit verbundenen Rechteinformationen und Metadaten umfasst (vgl.: https://tech-metadata.ebu-it-tools.ch/ontologies/ebucoreplus/ec_Asset.html).
 
- Im System sind mindestens 300 aktive Nutzer registriert, bei regelmäßig mindestens 60 gleichzeitigen Nutzern (concurrent user). 

Alle benannten Referenzen müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens ein Jahr alt sein (maßgeblich ist das Datum des produktiven Systemstarts) und die Installation muss im Auftrag eines Broadcasters, eines Streaming-Anbieters oder eines sonstigen Content-Vertriebsunternehmens erfolgt sein.

Es ist es zulässig, dass die Bewerber ggf. fehlende Mindestanforderungen durch Angabe weiterer Referenzinstallationen ergänzen. Es ist mithin nicht erforderlich, dass sämtliche Anforderungen durch eine einzige Referenzinstallation erfüllt werden. In der Gesamtheit müssen diese aber erfüllt sein, um die berufliche und technische Eignung in diesem Punkt nachzuweisen. 

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.

Der Nachweis über die Referenz wird vom Bieter durch Ausfüllen/ Ankreuzen der in Anlage TW2 aufgeführten Tabelle erbracht. Sollte der Platz für die Beschreibung nicht ausreichen, fügen Sie der Liste bitte eine separate Anlage bei.

Nachweis von mindestens einer geeigneten Referenz über vergleichbare Leistungen, in denen folgende Angaben zu machen sind:
- Name und Anschrift des Unternehmens (Auftraggeber)
- Ansprechpartner/ Telefonnummer/Mailadresse für Rückfragen des MDR bezüglich der angegebenen Referenz
- Projekt/ Titel
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Mindestanforderungen
Im Teilnahmeantrag fehlende und daher nachgeforderte Angaben/ Unterlagen sowie erst auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegende Angaben/ Unterlagen müssen innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt werden. Der Teilnahmeantrag wird ausgeschlossen, wenn die Angaben/ Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht/vorgelegt werden.
Einzureichende Unterlagen: - Ausschlussgründe nach § 123 GWB und § 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): 1 Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB bzw. dass in Bezug auf zwingende Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nach §125 GWB erfolgt ist (siehe Anlage TW1) 2 Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB bzw. dass in Bezug auf fakultative Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nach § 125 GWB erfolgt ist (siehe Anlage TW1) - Mindestlohngesetz (MiLoG) (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung bestätigt): Eigenerklärung zum Mindestlohngesetz (MiLoG) (siehe Anlage TW7) - Eigenerklärung Russlandbezug (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung bestätigt): Eigenerklärung Russlandbezug (siehe Anlage TW8)
Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Rahmen des ARD-Projekts "Digitale Erneuerung" wird ein zukunftsfähiges, leistungsstarkes und integriertes Softwaresystem zur Distribution von Audio- und Videoinhalten ausgeschrieben. Ziel ist die Einführung eines Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM), das als zentrale technische Plattform für die plattformgerechte Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung aller digitalen Medieninhalte der ARD dient. Dies umfasst Inhalte für die eigenen Ausspielkanäle der Landesrundfunkanstalten, die ARD-Mediathek und -Audiothek sowie für externe Plattformen (z. B. YouTube, Spotify).
 
Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung eines am Markt bereits eingeführten und produktiv erprobten Softwaresystems im Rahmen eines Software-Mietvertrags. Dieses bildet den Kern des zukünftigen D-MAM. Darüber hinaus umfasst der Auftragsgegenstand Dienstleistungen zur Integrationsunterstützung in die bestehenden Systemlandschaften sowie die fortlaufende Unterstützung durch einen 3rd-Level-Support. Das System wird vom Mitteldeutschen Rundfunk (MDR) für alle aktuellen und zukünftigen Landesrundfunkanstalten der ARD (zurzeit Bayerischer Rundfunk, Hessischer Rundfunk, Mitteldeutscher Rundfunk, Norddeutscher Rundfunk, Radio Bremen, Rundfunk Berlin-Brandenburg, Saarländischer Rundfunk, Südwestrundfunk, Westdeutscher Rundfunk) und Deutsche Welle sowie für alle aktuellen und zukünftigen Gemeinschaftseinrichtungen (z.B. ARD-aktuell, Sportschau und Kinderkanal) und Tochterunternehmen betrieben. 
Das System wird in der (Cloud-) Infrastruktur des Auftraggebers betrieben und durch eigene Entwicklungsteams um weitere Komponenten und Integrationen ergänzt und konfiguriert. Eine offene Schnittstellenarchitektur und hohe Flexibilität sind daher zwingend erforderlich. Die Systemanforderungen wurden im Vorfeld durch den Mitteldeutschen Rundfunk (MDR) spezifiziert und im Rahmen eines Proof-of-Concepts evaluiert.
 
Der Auftraggeber erwartet, dass vor allem die folgenden Anforderungen im D-MAM System erfüllt werden. Unter Anderem werden diese Anforderungen Bestandteil des Verhandlungsverfahrens sein:

- Zero-Downtime Software-Architektur mit Kubernetes
- Getrennte Dev-, Stage- und Prod-Umgebungen mit definierten Rollen, Rechten und Prozessen
- Cloud-agnostische Architektur mit nachweisbarer GCP-Produktivinstallation
- Support im Hosting als Multi-Region-Architektur mit redundanter Datenhaltung und konfigurierbarem automatischem Failover
- DSGVO-konforme Cloud-Infrastruktur
- API-first-Architektur mit vollumfänglicher Dokumentation zur Entwicklung eigener UI-Module und Integrationen
- API-Versionierung oder abwärtskompatible Weiterentwicklung für langfristige Wartbarkeit
- Partielle Unterstützung eventbasierter Messaging-Architekturen mit direktem Zugriff auf die Kommunikationsinfrastruktur zur Anbindung dritter Systeme und Komponenten
- Flexible IAM-Anbindung über OIDC/SAML mit Option auf Dritt-IAM-Integration
- Flexibles, anpassbares und hierarchisch strukturiertes Metadatenschema gemäß internationaler Standards (z.B. EBUCorePlus), welches komplexe verschachtelte Objektstrukturen (auch Objektlisten) abbilden kann.
- Uneingeschränkte Endanwender-gesteuerte Anpassung des Metadatenschemas
- Integrierte Workflow-Engine zur Abbildung und Automatisierung von Prozessen
- Visueller Workflow-Builder mit No-Code/Low-Code-Optionen und programmatischer Erweiterbarkeit
- Ereignisgesteuerte Workflow-Automatisierung mit Triggern, Echtzeitüberwachung und Kontrollmechanismen
- Automatisierte, plattformübergreifende Medien-Distribution mit zentraler Steuerung und Regelwerken
- Plattformgerechte Format- und Metadatenanpassung mit Automatisierung und redaktioneller Steuerung
- Zeit- und regelbasierte Veröffentlichungs- und Depublikationssteuerung mit Historie und Fehlernachvollziehbarkeit
- Modulares, adaptives User Interface
- Mehrsprachige Bedienoberfläche (inkl. Inhalte, Metadaten und Fehlermeldungen)
- Feingranulares Rollen- und Rechtemodell mit transparenter Verwaltung und Organisationstrennung
- Möglichkeit zur Integration modularer UI-Komponenten in Drittsysteme (z. B. Web CMS)
- Regelbasierte Compliance- und Qualitätschecks vor Veröffentlichung
 
Das Vergabeverfahren erfolgt als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es gliedert sich in die folgenden Phasen Teilnahmewettbewerb, indikative Angebotsphase, Verhandlungsphase, finale Angebotsabgabe und Zuschlagserteilung.
 
Die maximale Laufzeit des Vertrages beträgt insgesamt sechs (6) Jahre. Der Ver-trag wird zunächst für eine Laufzeit von vier (4) Jahren geschlossen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag um einmalig zwei (2) Jahre zu verlängern.
Der Vertrag beginnt am 01.04.2026 und endet nach einer Laufzeit von 48 Monaten am 31.03.2030. Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption wird bis spätestens drei Monate vor Ende der Mindestlaufzeit per Schriftform mitgeteilt.