Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2021-12-28
Buyer: Landschaftsverband Westfalen-Lippe
Country: DE
Contract type: Supplies
CPV classification: 30142000 | 30142200 | 48100000 | 48481000 | 48610000: Database systems

Technical requirements: Markterkundung Softwarelösung für Besuchermanagement, Ticketing, Warenwirtschaft und Warenverkauf inklusive Kassenhardware
Lieferung und Betreuung einer Softwarelösung für Besuchermanagement, Ticketing, Warenwirtschaft und Warenverkauf inklusive Kassenhardware für den Einsatz bei den LWL-Museen.
Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist ein Kommunalverband und wird als solcher von seinen Mitgliedern, insgesamt 18 Kreise und neun kreisfreie Städte im Verbandsgebiet Westfalen-Lippe, getragen und finanziert. In seiner Funktion übernimmt der Landschaftsverband Aufgaben seiner Mitgliedskörperschaften, die diese nicht allein leisten könnten. Das Aufgabenspektrum des LWL gliedert sich in fünf Bereiche, darunter die LWL-Kultur.
Aufgabe der LWL-Kultur ist es, das kulturelle Erbe Westfalen-Lippes zu bewahren, zu erforschen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Das Netzwerk der LWL-Kultur besteht aus 18 Museen, sechs Kulturdiensten, sechs Kommissionen, zwei Besucherzentren und der "Burg Hülshoff - Center for Literature" unter dem Dach des LWL-Kulturdezernats. 1,62 Millionen Besucherinnen und Besucher jährlich erleben in den Museen und Einrichtungen des LWL faszinierende Dauer- und Sonderausstellungen und können beeindruckende Kultur- und Baudenkmäler oder immer wieder überraschende Sammlungen besuchen. Mit seinen Museen zeigt der LWL ein breitgefächertes Kulturangebot, das von der Industriekultur bis zum Handwerk, von Malerei und Skulpturen bis zur Naturkunde, von der Archäologie bis zum Archivwesen. Die 18 LWL-Museen sind mit Ihren Standorten über die gesamte Region Westfalen-Lippes verteilt.
Für 16 seiner Museen bereitet der LWL mit Unterstützung der actori GmbH derzeit ein Vergabeverfahren zur Beschaffung und Betreuung einer Softwarelösung für Besuchermanagement und Warenwirtschaft vor. Nach derzeitiger Planung soll das System bzw. die Systeme die folgenden Kernaufgaben erfüllen:
¿ Verwaltung besuchsbezogener Leistungen, insbesondere Ausstellungen und Veranstaltungen sowie museumspädagogische Angebote
¿ Planung und Buchung museumspädagogischer Angebote mit Disposition von Personal und weiteren Ressourcen
¿ Schnittstellen zu weiteren Systemen, insbesondere Webseite, zentraler Veranstaltungskalender, Besucherleitsystem, Adressmanagement bzw. CRM-System und Finanzbuchhaltung
Der Auftrag wird ergänzt um die Beschaffung und die Betreuung der erforderlichen Hardware, insbesondere Kassen sowie Geräte zur Einlasskontrolle.
Im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens wird eine Markterkundung durchgeführt. Interessierte Unternehmen sind eingeladen, zu diesem Zweck einen Fragebogen auszufüllen und an einem Gespräch teilzunehmen. Das Gespräch soll telefonisch oder per Video geführt werden. Bitte bekunden Sie Ihr Interesse an einem Gespräch unter Angabe des Unternehmensnamens und eines Ansprechpartners bei Herrn Daniel Fetzer unter fetzer@actori.de. Der genaue Gesprächstermin wird nach Interessenbekundung abgestimmt und im Januar 2022 erfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass mit dieser Einladung zur Teilnahme an einer Markterkundung kein Vergabeverfahren eingeleitet wird. Es werden lediglich Informationen gesammelt, die zur Erstellung der Vergabeunterlagen beitragen können. Die im Rahmen des Markterkundungsverfahrens ausgetauschten Informationen spiegeln den derzeitigen Stand der Planungen wider. Sie sind für die Beteiligten unverbindlich. Das betrifft insbesondere die Angaben zu den Leistungsbereichen, die Aufteilung der Leistung in Lose und den voraussichtlichen Tag der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung. Der LWL wird nach Durchführung der Markterkundung abschließend über den Beschaffungsbedarf entscheiden.
Die Teilnahme an der Markterkundung ist freiwillig. Unternehmen entstehen keine Nachteile für ein späteres Vergabeverfahren, wenn sie an der Markterkundung nicht teilnehmen möchten. Eine Erstattung von eventuellen Aufwänden der an dieser Markterkundung teilnehmenden Unternehmen findet nicht statt.