Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-05-06
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253200: Computer systems support services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 3260000 EUR
Submission deadline: 2017-06-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leistungsgegenstand ist die Beschaffung einer Standardsoftware für die Prozessschritte der eVergabe, Installation, Konfiguration, Customizing und Inbetriebnahme der eVergabe-Lösung in der IT-Infrastruktur der Landeshauptstadt München (LHM) durch den Auftragnehmer.
Weiterhin gehören dazu der Interessenten-, Bewerber- und Bietersupport im First-Level-Bereich, die optionale Schaffung von Schnittstellen, die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Schulungen, Service, Anpassungen an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen und Wartung über einen Zeitraum von fünf Jahren mit der Möglichkeit zur optionalen Verlängerung um weitere fünf Jahre, Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse und die Erstellung von Handbüchern für die unterschiedlichen Arten an LHM-Usern zum Auftragsgegenstand.
Die Vergaberechtsreform 2016, insbesondere zum Thema eVergabe, verlangt ein Umdenken in der Vergabepraxis, verbunden mit einer Überarbeitung der bisherigen Vorgehensweisen und vor allem den Einsatz einer aktuellen Technologie zur Unterstützung der Arbeitsprozesse und Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben.
Die aktuelle Vergabepraxis bei der Landeshauptstadt München (LHM) stellt sich wie folgt dar: Die LHM führt Vergaben im Ober- und Unterschwellenbereich durch, wobei die Veröffentlichungen / Bekanntmachungen und Bereitstellung der Informationen und Unterlagen derzeit bei SIMAP (soweit erforderlich) und auf verschiedenen Internetseiten der LHM sowie weiteren Veröffentlichungsplattformen wie z.B. bund.de (soweit erforderlich) erfolgt.
Die zum 18.10.2018 zu erfüllenden gesetzlichen Vorgaben an eine gesetzeskonforme eVergabe-Lösung erfüllt die LHM zum jetzigen Stand noch nicht. Es fehlen als wesentliche Funktionalitäten die digitale Abgabe bzw. Annahme von Angeboten sowie die Angebotsöffnung, Zuschlagserteilung und elektronische Kommunikation. Zudem findet beispielsweise noch keine IT-Unterstützung im Rahmen der Vergabevorbereitung statt und es steht kein System zur (zentralen) Verwaltung der gesamten Vergabeunterlagen zur Verfügung.
Ein wichtiges Ziel ist die stadtweit einheitliche Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur eVergabe und die Einführung einer IT-Lösung für alle Vergaben und Beschaffungen der Landeshauptstadt München. Das eVergabe-System soll zum gesetzlich vorgegebenen Termin am 18. Oktober 2018 zur Verfügung stehen. Um alle Arbeitsschritte in den Vergabeverfahren zu unterstützen, soll über das gesetzliche Erfordernis zur eVergabe hinaus ein Vergabemanagementsystem eingeführt werden, das auch die rechtssichere Abwicklung der Verfahren durch die LHM-User ermöglicht.
Ziel des Projekts ist die Beschaffung einer eVergabe-Lösung, mit der u.a. ein einheitlicher und bei der LHM abgestimmter Vergabeprozess pro Verfahrens- / Vergabeart soweit möglich ohne Medienbruch komplett elektronisch abgewickelt werden kann.
a) Lieferung einer Standardsoftware für die Prozessschritte der eVergabe inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen.
b) Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme der eVergabe-Lösung in der IT-Infrastruktur der LHM durch den Auftragnehmer (u.a. Server und je nach ausgewählter Lösung auch Clients).
c) Es wird seitens der LHM mit wenig Customizing-Aufwand des Systems im Rahmen der Anforderungen der LHM gerechnet. Dieses Customizing soll durch den Auftragnehmer durchgeführt werden. Hierzu gehört beispielsweise die Erstanlage der LHM-User im eVergabe-System.
Der Auftragnehmer stellt dabei auch die für die Schulungen erforderlichen Unterlagen bereit. Die LHM hat zu diesen Schulungen ein erstes Schulungskonzept bzw. einen Schulungsplan erarbeitet. Diese Dokumente werden nach der Zuschlagserteilung falls erforderlich auf den ausgewählten Anbieter angepasst.
f) Bereitstellung des geeigneten Personals zur Realisierung des Projekts, inkl. einer Projektleitung.
h) Service, Anpassungen an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen und Wartung der eVergabe-Lösung für 5 Jahre, mit optionaler Verlängerung um weitere 5 Jahre.
Nach Ablauf der fünfjährigen Vertragslaufzeit ist eine einmalige Verlängerung des Vertrages für weitere 5 Jahre möglich.
a) Verlängerung der Systemserviceleistungen für die eVergabe-Lösung nach Ablauf der fünfjährigen Laufzeit um weitere 5 Jahre. Im Rahmen des Service und der Wartung muss der Auftragnehmer alle zukünftig ergehenden gesetzlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt des Inkrafttretens ohne gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber von sich aus zur Verfügung stellen.

Eligibility requirements: Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen www.muenchen.de/vgst3 -> eVergabe. Der Link gilt auch für III.1.2 und III.1.3.

Award value: 3260000