Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-02-06
Buyer: DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72200000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72212300: Document creation software programming services | 72212310 | 72212311
Submission deadline: 2020-03-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Erstellung und Einführung eines IT-Systems zum Dokumentenmanagement und zur Vorgangsbearbeitung für den Einsatz in der Landesverwaltung des Landes Mecklenburg-Vorpommern (E-Akte).
In der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern wurde in den Jahren 2009 bis 2014 das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® der Firma OpenText® als Landesstandard eingeführt. Auf Grund des angekündigten Support-Endes für diese Software muss die Ausstattung der Arbeitsplätze der obersten Landesbehörden mit einem Nachfolgeprodukt erfolgen. Mit der Modernisierung der Verwaltung wird die Führung elektronischer Akten zum Standard. Dieses ist sowohl im E-Government-Gesetz des Bundes als auch im E-Government Gesetz des Landes (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern) vom 25.4.2016 vorgeschrieben. Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung elektronischer Akten für alle (oberste, obere und untere) Landesbehörden Mecklenburg-Vorpommerns umzusetzen. Der Geltungsbereich erstreckt sich auch auf Landesbetriebe mit einer Landesbeteiligung von mehr als 50 %. Das Land Mecklenburg-Vorpommern beabsichtigt in den Behörden der Landesverwaltung die elektronische Akte (E-Akte) bestehend aus Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) einzuführen. Die Gesamtverantwortung für das Projekt übernimmt das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung (EM). Künftiger Betreiber ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung, die Datenverarbeitungszentrum M-V GmbH (DVZ) mit Sitz in Schwerin. Bei den Anforderungen an das Softwareprogramm E-Akte stehen Softwareergonomie und Barrierefreiheit im Vordergrund. Zunächst soll für alle Behörden (vorbehaltlich der Polizei) die E-Akte eingeführt werden. Die E-Akte kann später (nach Abschluss der gesamten Einführung) – bei Bedarf – durch die einzelnen Behörden ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst bzw. erweitert werden. Zunächst ist eine Gesamtzahl von 10 000 Nutzern vorgesehen. Damit wird die vollständige Landesverwaltung mit Ausnahme der Polizei erfasst. Der tatsächliche Lizenzabruf hängt von der Einführungsgeschwindigkeit in der Landesverwaltung ab. Es wird aktuell davon ausgegangen, dass im siebten Vertragsjahr nach der Pilotierung Lizenzen für alle Systeme und die Gesamtanzahl von 10 000 Nutzern abgenommen worden sind. Der tatsächliche jährliche Abruf kann höher oder niedriger ausfallen. Die Gesamtzahl kann während der Vertragslaufzeit um bis zu 15 % unter- oder überschritten werden (Mindest- oder Höchstabrufmenge). Es ist möglich, dass nachgelagert während der Vertragslaufzeit auch eine Ausstattung der Landespolizei mit der E-Akte-Software erfolgen soll. Das Gesamtvolumen würde sich dabei um ca. 6 000 Lizenzen auf dann ca. 16 000 Nutzer erhöhen, was optional vorbehalten bleibt. Es ist zu berücksichtigen, dass ca. 2 660 Mitarbeiter/innen in den Ministerien und dem Geschäftsbereich der Staatskanzlei seit Jahren mit dem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) DOMEA® arbeiten. Im Flächenland M-V sollen 138 Behörden an 295 Standorten angeschlossen werden. Eine Vielzahl an Fachverfahren (gesamt mehr als 200) werden anzubinden sein.
Der Vertrag hat ab Pilotierungsabnahme eine Mindestvertragsdauer von 120 Monaten. Nach Ablauf der Mindestvertragsdauer wandelt sich der Vertrag in ein unbefristetes Vertragsverhältnis um.
d) Projektreferenz: Vergleichbarkeit mit den Leistungen des Projektes eAkte. Die Bewertung der Vergleichbarkeit richtet sich vor allem nach den folgenden Kriterien: Umfang, Dauer, neu/Ablösung/Migration, techn. Rahmenbed., Anpassungen;
e) Anbindung Fachverfahren: Vergleichbarkeit mit den Leistungen des Projektes eAkte. Die Bewertung der Vergleichbarkeit richtet sich vor allem nach den folgenden Kriterien: Komplexität, Architektur, Technologie, Automatisierungsgrad, synchron, uni-/bi-/multi-direktional, Berechtigung.
III) Punkte: entsprechend dem Erfüllungsgrad werden die Angaben und die Antworten des Bewerbers mit ganzzahligen Punkten bewertet. Die Angaben der Bewerber werden dabei auch vergleichend bewertet;
IV) Kriterienpunktzahl: je Bewertungskriterium wird mittels Multiplikation der Gewichtung mit den erreichten Punkten die jeweilige Kriterienpunktzahl ermittelt.
Es bleibt optional vorbehalten, dass nachgelagert während der Vertragslaufzeit auch eine Ausstattung der Landespolizei mit der E-Akte-Software erfolgt. Das Gesamtvolumen würde sich dabei um ca. 6 000 Lizenzen auf dann ca. 16 000 Nutzer erhöhen.
Aktueller Auszug bzw. Kopie aus dem Gewerbe- oder Handelsregister (nicht älter als 3 Monate nach Auftragsbekanntmachung); Verpflichtungserklärung nach § 9 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Vereinbarung nach § 10 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Vereinbarung nach § 11 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §123 und §124 GWB
1) Angaben zum Bewerber: gehört der Bewerber einer Gruppe von verbundenen Unternehmen an? Wenn ja, bitte benennen; Wie sind die Eigentumsverhältnisse beim Bewerber selbst? Bitte die vollständigen Firmennamen, den Firmensitz und die Anteilshöhe des/der beherrschenden Teilhaber (Beteiligung über 25 %) benennen; Ist der Bewerber an weiteren Unternehmen beteiligt? Wenn ja, bitte Unternehmensnamen und Anteil der Beteiligung benennen;
2) Unternehmenszahlen: Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt; Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens im Bereich DMS/VBS mit folgenden Leistungen wie z. B. Implementierung, Consulting, Support, Schulung; Angabe der Anzahl der Installationen und der Lizenzen im Bereich DMS/VBS aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren des Unternehmens; Anzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigen Mitarbeiter der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Unternehmen im Bereich DMS/VBS mit folgenden Leistungen wie z. B. Implementierung, Consulting, Support, Schulung sowie die Gesamtanzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigen Mitarbeiter der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Unternehmen;
3) Berufshaftpflicht: Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflicht für Personen-, Sach- und /oder Vermögungsschäden in Höhe von mindestens 10 Mio. EUR je Versicherungsfall und 20 Mio. EUR für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres. Es ist ausreichend, wenn der Bewerber erklärt, dass bei Auftragserteilung eine entsprechende Haftpflichtversicherung für die Projektlaufzeit abgeschlossen wird.
1) Referenzprojekte – allgemein: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) mit mindestens 500 Nutzern im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Eine Referenz muss ferner mindestens 2 Mandanten je System erfasst haben. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grunde gelegt;
2) Referenzprojekte in der öffentlichen Verwaltung: Aufführung von mindestens 2 vergleichbaren Projekten und Leistungen (möglichst nicht mehr als 4 Referenzen) eines Auftraggebers aus der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Einführung von DMS, davon mindestens eine Referenz mit DMS und VBS. Die angegebenen Referenzprojekte müssen nach 2015 beendet sein (Referenzabschluss 2016 bis 2020). Reicht der Bewerber mehr als 2 Referenzen ein, so sind die 2 besten Referenzen durch den Bewerber zu kennzeichnen. Sofern keine eindeutige Kennzeichnung der Referenzen erfolgte, werden die von der Vergabestelle am besten bewerteten 2 Referenzen der Eignungsprüfung und Auswahlentscheidung zu Grund gelegt;
3) Weiteres: ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001 oder einen Nachweis, wie diese Anforderungen bis zur Pilotierungsabnahme umgesetzt werden; Zertifizierung ISO 9001 Qualitätsmanagement.

Eligibility requirements: Aktueller Auszug bzw. Kopie aus dem Gewerbe- oder Handelsregister (nicht älter als 3 Monate nach Auftragsbekanntmachung); Verpflichtungserklärung nach § 9 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Vereinbarung nach § 10 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Vereinbarung nach § 11 Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern; Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §123 und §124 GWB