Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-19
Buyer: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72210000: Software programming services
Submission deadline: 2020-11-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung und Überlassung auf Dauer, Installation, Konfiguration und individuelle Anpassung (Customizing und ggf. Individualsoftware) eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) sowie zugehöriger Serviceleistungen in der Stadtverwaltung Pinneberg (Kernverwaltung und KSP).
Die Stadtverwaltung Pinneberg plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche in der Breite in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Das DMS soll in der Lage sein, elektronische Akten und Vorgänge ohne zusätzliche Führung und Nutzung von Papierakten zu verwalten und zur Verfügung zu stellen (ausgenommen davon sind Akten oder Vorgänge, die rechtlich die Papierform benötigen). Wir verstehen das Dokumentenmanagementsystem als eine Unterstützung für die vollständige, ordnungsgemäße, elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten Kernverwaltung sowie im Kommunalen Servicebetrieb. Aktuell arbeiten in Stadtverwaltung (Kernverwaltung und Kommunaler Servicebetrieb) ca. 450 Mitarbeiter*innen, wovon ca. 340 Mitarbeiter*innen jeweils an einem Computerarbeitsplatz arbeiten. Ca. 300 Arbeitsplätze verteilen sich auf die Örtlichkeiten der Kernverwaltung. Es ist beabsichtigt, zukünftig alle Vorgänge grundsätzlich digital als sogenannte elektronische Akte zu führen. Dabei müssen papiergebundene Posteingänge gescannt und digital eingehende bzw. digital erstellte Dokumente aus den entsprechenden Anwendungen heraus in das DMS abgelegt werden. Daraus herausgelöst ist der Vorgang des Einscannens zu betrachten, bei dem die Scananforderungen vom DMS an die Auftraggeberin weitergeben wer-den. Dieses Anforderungsprofil wird in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin organisatorisch und technisch erarbeitet und als Grundlage für den Scan-Prozess definiert. Das Ein-scannen von bis zum aktuellen Zeitpunkt existierenden Papierakten, als auch in Zukunft generierten Papierdokumenten ist dabei nicht Ausschreibungsgegenstand. Die Dokumente/Vorgänge im DMS müssen grundsätzlich allen Mitarbeitenden (je nach Berechtigung) mit Volltextrecherchemöglichkeit zur Verfügung stehen. Das DMS muss über einen Workflow verfügen, bei dem Dokumente/Vorgänge hausintern weitergegeben werden können. Darüber hinaus müssen Dokumente/Vorgänge nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen bzw. nach einem definierbaren Zeitraum in einer Liste den Mitarbeitenden zur Überprüfung und anschließenden möglichen Vernichtung oder Archivierung vorgelegt werden. Das Angebot umfasst Lizenzerwerb, Installation und Konfiguration in ein vorhandenes Microsoft Windows Netzwerk, inklusive Schulungen für die Mitarbeitenden und Anwendenden sowie Wartungs- und Supportdienstleistungen. Die Stadtverwaltung Pinneberg wird folgende Leistung in Anspruch nehmen:
3. Dienstleistungsaufwände: Organisationsworkshop vor der Installation, Technikworkshop/Installationsvorabsprache, Beratung, Aufwand für Grundinstallation mit Berechtigungskonzeption und Vorlagenverwaltung, individuelle Konfiguration,
7. Support: Vor-Ort-Service mit einer Reaktionszeit von 2 Tagen, telefonischer First-Level-Support (Montag bis Freitag + Support-Hotline 8.00 – 17.00 Uhr). Die Preise sind nach diesen genannten Leistungen transparent und ausführlich aufzulisten. Sollten in der vorangegangenen Auflistung Positionen fehlen, welche für die Einrichtung und die dauerhafte Aufrechterhaltung des Betriebes empfehlenswert oder notwendig sind, so sind diese zwingend zusätzlich mit anzugeben und die damit verbundenen Kosten sind auszuweisen. Alle Angaben im Leistungsverzeichnis müssen zwingend erfüllt werden. Ansonsten führt dies zu einem Ausschluss des Bieters. Vertragsunterlagen werden auf Basis der EVB-IT erstellt.
Die Einführung soll zu einem einmaligen Anschaffungspreis von 235 000 EUR vergeben werden. Dieser Preis setzt sich aus den Lizenzen u. Dienstleistungsaufwänden zusammen. In dem o. g. Festpreis sind Wartungskosten nicht enthalten. Diese sind gesondert zu kalkulieren und auszuweisen und dürfen innerhalb der 6-jährigen Laufzeit jährlich den Betrag von 55 000 EUR nicht überschreiten.
Die Eintragung im Beruf- oder Handelsregister ist auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen einzureichen.
Folgende Unterlagen sind auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen einzureichen. Eine Anforderung fehlender Unterlagen wird sich vorbehalten. Weiterhin wird sich eine einmalige Nachforderung von bereits angeforderten Unterlagen vorbehalten:
— falls vorh. Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug und Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer;
— rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen Insolvenzplanes angegeben wurde);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist;
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt;
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angabe der Lohnsummen;
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (DIHK). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf Verlangen nachzuweisen, dass die vorgesehenen Nachunternehmen präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen. Nicht präqualifizierte Unternehmen haben zum Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind die Eigenerklärungen auch für die vorgesehenen Nachunternehmen abzugeben, es sei denn, die Nachunternehmen sind präqualifiziert. In diesem Fall reicht die Angabe der Nummer, unter der die Nachunternehmen in dem amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich geführt werden. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ ist Bestandteil der Vergabeunterlagen zu dieser Ausschreibung.
Finanzierungs-und Zahlungsbedingungen gemäß § 17 VOL/B. Es werden Vertragsstrafen vereinbart. Der Auftragnehmer hat Vertragsstrafe für Verzug bei Überschreitung der Ausführungsfristen für jede vollendete Woche 0,5 Prozent desjenigen Teils der Leistung, der nicht genutzt werden kann, zu zahlen. Die Bezugsgröße zur Berechnung der Vertragsstrafe bei der Überschreitung von Einzelfristen ist der nicht nutzbare Teil der Leistung, der den bis zu diesem Zeitpunkt vertraglich zu erbringenden Leistungen entspricht. Die Vertragsstrafe wird auf insgesamt 7 Prozent der Auftragssumme (ohne Umsatzsteuer) begrenzt.
Angebotsöffnung erfolgt elektronisch. Anwesenheit von Bietern und/oder deren Bevollmächtigten nicht zulässig.

Eligibility requirements: Die Eintragung im Beruf- oder Handelsregister ist auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen einzureichen.