Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-03-06
Buyer: Stadt Marl – Planungs- und Umweltamt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2019-04-02
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Elektronisches Dokumentenmanagementsystem – Beschaffung und Implementierung einer Software für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Elektronisches Dokumentenmanagementsystem – Beschaffung und Implementierung einer Software für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie die mit der Einführung und Umsetzung eines DMS verbundenen Integrations- und Serviceleistungen.
Der zukünftige Auftragnehmer übernimmt die Projektplanung und -durchführung sowie die Installation der Software und die Implementierung in die IT-Systemumgebung des Auftraggebers. Die Standardsoftware ist an die individuellen technischen und organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers anzupassen (Customizing).
Eingesetzte Fachverfahren sollen per Schnittstellen an das DMS angebunden werden. Die Serviceleistungen beinhalten neben der Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung der Software auch die Schulung, Softwarepflege, Wartung und den Support.
Mit der Einführung eines bedarfsgerechten und intuitiv bedienbaren DMS wird das Ziel verfolgt, Geschäftsprozesse (u. a. Digitalisierung der Posteingänge, elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung, Aufbau von rollenbezogenen Workflows) nachhaltig zu optimieren.
Das DMS wird im Zuge des zu erteilenden Auftrages in Abstimmung zwischen den Vertragsparteien in ausgewählten Pilotbereichen eingeführt. Anschließend erfolgt die schrittweise Umsetzung des DMS in der Gesamtverwaltung. In der Endausbaustufe sollen ca. 800 Anwender auf das DMS zugreifen können.
Die Auswahl geeigneter Bewerber erfolgt über diesen Teilnahmewettbewerb. Unter Anwendung des beigefügten Kriterienkataloges/der Bewertungsmatrix zur Eignung werden maximal 5 Bewerber ausgewählt, die im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens zur Abgabe von Erstangeboten aufzufordern sind.
Nach Auswertung der Erstangebote werden Verhandlungen mit den 3 Bietern geführt, die nach dieser Wertungsphase das beste Wertungsergebnis erzielt haben. Im Anschluss an die Verhandlungen erfolgt das last call zur Abgabe eines BAFO.
— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung,
— Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1 500 000 EUR über den gesamten Leistungszeitraum zuzüglich der Gewährleistungsfrist. (Näheres siehe Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb),
— Erklärung über den Jahresumsatz für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z. B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
— Erklärung über den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre nach Steuern. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen.
— Erklärung zur Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte (Näheres siehe Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb),
— Erklärung zur Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren (Näheres siehe Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb),

Eligibility requirements: — Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung, — Eigenerklärung Ausschlussgründe – Vordruck 521 EU, — Eigenerklärung Ausschlussgründe – Ergänzung zu Vordruck 521 EU, — Verpflichtungserklärung Scientology Schutzklausel – Vordruck 526 EU, — Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung – Vordruck 531 EU, — Erklärung Unteraufträge_Eignungsleihe – Vordruck 532 EU, — Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer_Eignungsleiher – Vordruck 533 EU.