Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-06-02
Buyer: Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI), Kapacitetsansvarslig Koncern IT (KAKI)
Country: DK
Region: Københavns omegn
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 72300000 | 72310000: Data processing services
Estimated value: 8000000 DKK
Submission deadline: 2017-06-30
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Forsvarsministeriet med underlagte myndigheder står overfor periodiske afleveringer af data fra det nuværende ESDH-system til Rigsarkivet.
Forsvarets ESDH-løsning er på nuværende tidspunkt baseret på Captia. Forsvaret har gennemført en teknisk opgradering fra Captia version. 3.0 til version. 4.8, og afleveringer skal kunne gennemføres fra disse og nyere versioner af Captia/Workzone.
Leverandørstyring samt opgaven vedrørende oprydning og klargøring af Forsvarets databaser forud for rendering af dokumenter og endelig aflevering til Rigsarkivet, koordineres fra og af Forsvaret.
Den af kontrakten omfattede opgave vedrører etablering af arkivversion, herunder at modtage data og filer, rendere data og filer, fejlrette og aflevere endelig arkivversion til Rigsarkivet, jf. Bekendtgørelse nr. 1007 af 20.8.2010 om arkiveringsversioner.
Aflevering til Rigsarkivet forventes påbegyndt med første afleveringsopstart primo 2018. De fem første databaser skal være afleveret til Rigsarkivet ultimo 2018.
Det samlede datavolumen for samtlige databaser ligger på nuværende tidspunkt i størrelsesorden 4 terabyte. De enkelte databasers omfang og størrelse ligger på nuværende tidspunkt i størrelsesordenen fra 1 100 til 340 000 sager, fra 24 000 til 1 200 000 dokumenter svarende til 7,7 gigabyte til 833,9 gigabyte. Databasernes gennemsnitlige størrelse er på nuværende tidspunkt på 275 gigabyte.
Der vil i aftalens løbetid, kunne forekomme tilkøb af flere afleveringer, som på nuværende tidspunkt ikke er kendt.
Databaserne indeholder klassificerede data, hvorfor det kræves, at leverandøren og de for kontraktens opfyldelse relevante medarbejdere kan opnå sikkerhedsgodkendelsen på sikkerhedsniveau fortrolig (FTR).
Renderingen skal foregå på særskilt stand alone servermiljø, som enten kan etableres hos Forsvaret eller hos leverandøren. I sidstnævnte tilfælde skal servermiljøerne være fysisk adskilt fra leverandørens øvrige IT faciliteter.
Leverandøren skal forud for afleveringsopgavens udførelse specificere omfang og type af den for opgavens løsning relevante hardware og software til brug for det særskilte servermiljø. Servermiljøet skal etableres af leverandøren. Hardwaren indkøbes og ejes af Forsvaret og skal i forbindelse med aftalens ophør afinstalleres og nedtages af leverandøren og returneres til Forsvaret for leverandørens regning.
Der henvises til bestemmelserne i udbudsmaterialet herom. Fakturering skal ske i overensstemmelse med de til enhver tid gældende danske regler på området. Pt. fastsætter lovbekendtgørelse nr. 798/2007, at fakturering skal ske elektronisk. De præcise krav hertil vil blive fastslået i kontrakten.
Der er ikke krav om nogen særlig retlig form. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder
(f.eks. et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Der stilles krav om, at leverandøren og de for kontraktens opfyldelse relevante ansatte senest på tidspunktet for kontraktindgåelse har opnået sikkerhedsgodkendelse fra Forsvarets Efterretningstjeneste, jf. statsministeriets sikkerhedscirkulære (CIR. 10338 af 17.12.2014). Leverandøren vil være forpligtet til at sikre, at det alene er sikkerhedsgodkendt på godkendelsesniveau »Fortroligt« personel, som har adgang til klassificerede oplysninger eller materiel som led i opfyldelsen af kontrakten.
Der vil i kontrakten blive stillet krav om overholdelse af den til enhver tid gældende persondatalovgivningen.

Eligibility requirements: En liste over referencer vedrørende lignede opgaver, jf. afsnit II.1.5), udført indenfor de seneste 5 år. Der kan maksimalt angives 4 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøgerbaserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 4 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 4 første referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra. Kun referencer, der vedrører leverancer, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.1.5). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.5) leverancer, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive hvordan datoen er angivet. Mindst 1 af referencerne skal vedrøre en arkivaflevering fra af et ESDH-system.
En liste over referencer vedrørende lignede opgaver, jf. afsnit II.1.5), udført indenfor de seneste 5 år. Der kan maksimalt angives 4 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøgerbaserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 4 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 4 første referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra. Kun referencer, der vedrører leverancer, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.1.5). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.5) leverancer, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive hvordan datoen er angivet.
Mindst 1 af referencerne skal vedrøre en arkivaflevering fra af et ESDH-system.