Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-07-14
Buyer: Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Country: DK
Region: DK012
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 30237280 | 32562000 | 32581100 | 48000000 | 48780000
Estimated value: 30000000 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der vil alene ske udvælgelse/reduktion af ansøgere i forbindelse med prækvalifikationen. Der vil ikke ske reduktion af antallet af tilbudsgivere mellem forhandlingsfaserne (shortlisting).
Danmarks Tekniske Universitet (herefter DTU) ønsker at indgå en aftale om levering af Præfabrikeret Servermodul, Produkter, Support og service samt Timebaserede ydelser (”Aftalen”). 

DTU ønsker at indgå en Aftale vedrørende indkøb af servermodul samt produkter med en samlet strøm og kølekapacitet på 1MW. Servermodulet samt øvrige produkter skal anvendes til brug for hosting af European Spallation Source ERIC (ESS) servere i form af bl.a. HPC, hurtig og langsom storage, samt store virtualiserings maskiner. Den udbudte Aftale omfatter ikke indkøb af servere. 

ESS er verdens største og klareste neutron sprednings forskningsfacilitet under opbygning i Lund Sverige. Som en afgørende del af at levere videnskab i verdensklasse, understøtter Data Management and Software Center (DMSC), ESS’s opgaver. DMSC er en division under ESS og har kontor i Danmark - nærmere bestemt på DTU Lyngby campus.

For at kunne lagre og behandle de ønskede datamængder, der forventes at blive genereret af ESS (ca. 10PB per år når faciliteten er i fuld drift), skal DMSC hoste en mængde IT-udstyr rettet mod feltet ”Scientific computing”. Det er estimeret, at DMSC vil have behov for 30 server racks, som har en samlet strøm og kølekapacitet på 1MW. 

DTU ønsker at indgå én samlet aftale om den udbudte Leverance. Leverancen forventes at udgøre servermodul med tilbehør i form af bl.a. præfabrikeret servermodul, server racks, UPS-system, kabling, køling, overvågning, strømfordeling, brandsikring, adgangskontrol mv. Herudover omfatter Leverancen konsulentydelser i forbindelse med afprøvning og levering af Leverancen, samt indgåelse af en support- og serviceaftale.
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” vil DTU lægge vægt på: 
 
 at tilbudsgivers evalueringsteknikskepris, som fremgår af tilbudslisten, er så lav som muligt 

Ved vurderingen af underkriteriet Pris vil der blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens 10 point gives for den bedst tænkelige Pris i forhold til den udbudte opgave. 
Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse to yderpunkter (0 og 10) på baggrund af det enkelte tilbuds procentvise afvigelse af den laveste sats efter følgende formel:

Point=maxpoint - (tilbuddets pris-laveste pris)/((laveste pris x  40 %))  x (maksimumpoint - minimumpoint)  

Den bedst tænkelige pris defineres som den lavest tilbudte konditionsmæssige Pris, mens det netop økonomisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 40 % dyrere end den laveste tilbudte konditionsmæssige Pris. 

Hvis der er en større spredning i Priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader – dvs. hvis Priserne i tilbuddet med højeste Pris er mere end 40 % højere end Prisen i tilbuddet med laveste Pris – forhøjes procentsatsen for spredningen i intervaller af 5 %. Hvis der eksempelvis er en faktisk spredning på 42 %, forhøjes procentsatsen for spredningen til 45 %.
Evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” er baseret på følgende delkriterier med den angivne indbyrdes vægtning. 

Delkriterie ”Løsningsforslag” 30 %
Evalueringen af delkriteriet “Løsningsforslag” er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af DTU’s Evalueringskrav (”EK”) i Bilag 2, Kravspecifikation, og ud fra i hvilket omfang og med hvilket indhold kravene imødekommes.

Delkriterie ”Leveringsdag” 30 %
Evalueringen af delkriteriet “Leveringsdag” er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af DTU’s tilbudte Leveringsdag i Bilag 1 (Tidsplan). 
 
Ved vurderingen af Leveringsdag tildeles følgende point: 
• Tilbudt Leveringsdag på 30 uger eller derunder: 10 point
• Tilbudt Leveringsdag på 32 uger: 9 point
• Tilbudt Leveringsdag på 34 uger: 8 point
• Tilbudt Leveringsdag på 36 uger: 7 point
• Tilbudt Leveringsdag på 38 uger: 6 point
• Tilbudt Leveringsdag på 40 uger: 5 point
• Tilbudt Leveringsdag på 42 uger: 4 point
• Tilbudt Leveringsdag på 44 uger: 3 point
• Tilbudt Leveringsdag på 46 uger: 2 point
• Tilbudt Leveringsdag på 48 uger: 1 point
• Tilbudt Leveringsdag på 50 uger eller derover: 0 point

Delkriterie ”Support og service” 25 %
Evalueringen af delkriteriet “Løsningsforslag” er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af DTU’s Evalueringskrav (”EK”) i Bilag 6 (Support og service), og ud fra i hvilket omfang og med hvilket indhold kravene imødekommes.

Ved evalueringen af krav-id: 6-1 vægtes det positivt, jo større tidsrum i løbet af et døgn og i løbet af en uge, den tekniske support er åben, og jo kortere svartider på Kundens henvendelser, som Leverandøren tilbyder, jo bedre.

Ved evalueringen krav-id: 6-2 vægtes det positivt, i jo højere grad Leverandørens redegørelse for Support og service betrygger Kunden i, at Leverandøren igennem remote acces kan bistå Kunden i at opnå en effektiv løsning af supportsager og afhjælpe fejl, så Kunden kan opretholde sin drift, jo bedre. 

I forbindelse med vurderingen af ovenstående indgår følgende evalueringsparametre:
• Leverandørens redegørelse for, hvorledes Leverandøren vil sikre, at fejl kan løses hurtigst muligt. • Leverandørens redegørelse for, i hvilket omfang at der let og sikkert kan foretages fejldiagnosticering og afhjælpning af fejl via remote access.
• Leverandørens redegørelse for, i hvilket omfang, at fejldiagnosticering og afhjælpning af supportsager kan foretages ved remote access for alle supportsager, herunder alle fejlkategorier.
• Leverandørens redegørelse for, i hvilket omfang Leverandøren vil sikre, at anvendelsen af remote access ikke stiller krav eller forudsætninger til Kunden, ud over hvad der normalt kræves af it-udstyr. Det kunne f.eks. være, at Kunden skal anskaffe specielt it-udstyr, som eksempelvis:
i en dedikeret eller speciel type firewall
ii at Kunden skal anskaffe specielle software licenser
iii at det kræver en særlig komplekse konfigurationer af Kundens it-miljø.
• Leverandørens redegørelse for, i hvilket omfang at Leverandøren kan afhjælpe Kunden ved fysisk fremmøde hos Kunden, hvor at fejl ikke kan løses via remote access.

Ved evalueringen af krav-id: 6-3 vægtes det positivt, at jo mere Leverandørens redegørelser betrygger Kunden i, at Leverandøren har den fornødne evne til at kunne levere hurtigt ved behov for reservedele, jo bedre.

I forbindelse med vurderingen af ovenstående indgår følgende evalueringsparametre:
• Leverandørens redegørelse for, i hvilket omfang Leverandøren sikrer umiddelbar adgang til reservedele via lagerkapacitet (eksempelvis hos Leverandøren selv eller hos Kunden) for effektivt at sikre hurtig afhjælpning. 
• Leverandørens redegørelse for hvor stor en del af de tilbudte Produkter, der kan tilbydes som lagerførte reservedele. Jo større del af de tilbudte Produkter, jo bedre. 

Ved evalueringen af krav-id: 6-4 vægtes det positivt, i jo højere grad at Leverandørens redegørelser betrygger Kunden i, at Leverandørens processer effektivt sikrer, at serviceorganisationen, herunder relevante medarbejdere, kontinuerligt har opdateret viden om de tilbudte Produkter og Ydelser under Aftalen.

I forbindelse med vurderingen af ovenstående indgår følgende evalueringsparametre:
• Leverandørens redegørelse for, hvorledes Leverandøren processuelt vil understøtte, at Leverandørens egen serviceorganisation, herunder relevante medarbejdere, kontinuerligt og løbende har nyeste viden om de tilbudte Produkter og Ydelser samt udviklingen heri, herunder i forhold til de af Leverandøren tilbudte Produkter. 

Ved evalueringen af krav-id: 6-5 vægtes det positivt, jo mere Leverandørens redegørelser betrygger Kunden i, at Leverandøren gennem fastlagte og dokumenterede processer effektivt kan simplificere og tydeliggøre rollefordelingen samt ansvarsfordelingen mellem parterne, så Kunden involveres mindst muligt. 

Det vægtes i den forbindelse positiv vægt, at den tilbudte samarbejdsform/rollefordeling mellem Leverandøren, producent og Kunden skaber de bedst mulige forudsætninger for en effektiv håndtering af en supportsag, eksempelvis ved fastlagte og dokumenterede processer og ansvarsfordeling. 

Det vægter endvidere positivt, at den tilbudte proces for support effektivt medfører et minimum af kundeinvolvering, men hvor Kunden samtidig holdes orienteret, når først sagen er indrapporteret.

Delkriterie ”Strømforbrug” 15 %
Evalueringen af delkriteriet “Strømforbrug” er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af DTU’s tilbudte strømforbrug i Bilag 3 (Løsningsbesvarelse og tilbudsliste). Ved vurderingen af Strømforbrug tildeles følgende point: 
• Energy Star og EPEAT Guld mærkning: 10 Point
• Energy Star og EPEAT Sølv mærkning: 7 Point
• Energy Star og EPEAT Bronze mærkning: 5 point
• Energy Star mærkning: 2 point
• Overholde energistyrelsens indkøbsvejledning: 0 point
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder 
følgende frister for indgivelse af klage: » Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til 
Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte 
ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr.
1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud 
være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1. 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en
bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes
fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2. 30 kalenderdage regnet fra dagen efter
den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale 
med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en 
begrundelse for beslutningen. 3. seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen
efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. klagenævnslovens § 
2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4. 4. 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, ordregiveren har meddelt
sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med,  at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til 
Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I 
tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende 
virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.


Winner: Mercell Holding ASA
Number of bids: 4