Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-10-06
Buyer: Stadsbestuur Geel
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212220
Submission deadline: 2021-11-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Oproep tot aanvraag tot deelneming - Een raamovereenkomst voor een digitale werkplek in microsoft office 365
De stad geel wil haar traditioneel intranet omvormen tot een digitale werkplaats. Waar het traditionele intranet voornamelijk een statisch platform is, dat doorgaans focust op het (top-down) zenden van informatie en bestanden, verzamelt de digitale werkplaats ALLE informatie, documenten en applicaties die nodig zijn om je werk te kunnen doen en samen te werken met de collega's.
In de eerste fase start de stad met de inrichting van het statische deel: top-down informatie en bestanden die op een gestructureerde manier worden aangeboden aan alle medewerkers van de organisatie. We hebben de behoeften van de medewerkers in kaart gebracht en hebben een classificatie- en navigatiestructuur voor intranet uitgewerkt. Deze info is beschikbaar als bijlage. We willen uitdrukkelijk vragen om dit als materiaal mee te nemen in het voorstel dat u formuleert zodat we hier geen dubbel werk moeten verrichten.
De individuele informatie, persoonlijke documenten of informatie voor een beperkte groep van medewerkers (zoals per sector, dienst, team, project of proces) komen in deze fase nog niet aan bod. De interactie en samenwerkingsmogelijkheden zijn in deze fase beperkt. Het governancebeleid is in deze fase vrij eenvoudig op te zetten. De impact op de manier van werken voor zowel medewerkers die het intranet consulteren, als voor de beheerders is in deze fase vrij beperkt. In een latere fase, wordt het governancebeleid verder uitgewerkt om ook digitale samenwerking tussen medewerkers en diensten mogelijk te maken.
o	We willen kunnen zoeken op intranet en in de bestanden van Teams waar de respectievelijke medewerker toegang toe heeft
o	Gestructureerd overzicht van medewerkers per departement, per dienst met contactgegevens, functie, foto …dat de medewerker zelf kan updaten
o	Een combinatie van vastgelegde links en tools voor de ganse organisatie, op dienstniveau en zelf in te vullen door de gebruiker (gepersonaliseerd)
o	Nieuws per doelgroep differentiëren, bv.: per sector, per locatie, per functie (bv. leidinggevenden) + structuur netwerkorganisatie .
o	Dit is geen link met de uitkalender, maar een eigen kalender met bijvoorbeeld vergaderingen, eigen evenementen, opleidingen,...
o	Op maat van de organisatie (bv. nieuws, wie-is-wie, prikklok (verlof) raadplegen … voor mobiel gebruik, voor medewerkers die geen pc nodig hebben voor hun werk:
Governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach
Elke kenniswerker in onze organisatie heeft een Microsoft 365 E3 licentie. We hebben Microsoft Office 365 al gedeeltelijk uitgerold in de organisatie. We maken bijvoorbeeld gebruik van Teams, Yammer, Planner, … Maar dit gebruik is heel gefragmenteerd: de diensten gebruiken het op een verschillende manier, niet alle diensten gebruiken het, er zijn geen organisatiebrede afspraken. We dreigen in een wildgroei van gebruik te verzeilen.
Een governance beleid omvat de bedrijfsafspraken om te werken met Teams voor diensten, projecten, thema’s en processen. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken over
-	de rechtenstructuur: wie is eigenaar van een document, wie heeft rechten om een document te raadplegen, wie heeft rechten om te wijzigen
-	informatiearchitectuur: waar we welke documenten bewaren en aan werken (Wat bewaren we in Teams/SharePoint, waarvoor blijven we de verkenner gebruiken, welke informatie hoort thuis in de organisatiebrede en dienstspecifieke toepassingen, …)

Eligibility requirements: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.