Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-02-19
Buyer: FOD Binnenlandse Zaken
Country: BE
Region: BE100
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72212900: Miscellaneous software programming services
Estimated value: 1980000 EUR
Submission deadline: 2024-03-01
Award criteria: price, quality
EU fund: eu-funds

Technical requirements: De Cel Europese Fondsen is verantwoordelijk voor het beheer van de Europese "Binnenlandse Zaken"-fondsen AMIF, ISF en BMVI. In haar dagelijkse werk is de Cel Europese Fondsen onder andere verantwoordelijk voor het toewijzen van AMIF/ISF/BMVI-gelden aan specifieke projecten (via open oproepen of rechtstreekse toewijzingen), het ondersteunen van projectuitvoerders vanaf de start van het project tot de afsluiting ervan, en het monitoren van de financiële en inhoudelijke aspecten van projecten. Sinds 2021 ontwikkelt de Cel Europese Fondsen, met de hulp van IBM, een cloud-gebaseerd IT-systeem genaamd "AMBIS", om haar interne processen zoveel mogelijk te automatiseren, evenals de communicatie tussen haarzelf en begunstigden. Het hebben van een dergelijk elektronisch communicatiesysteem is ook een EU-verplichting (Verordening (EU) 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021, artikel 69, lid 8, en artikel 72). Het huidige contract voor de verdere ontwikkeling, het onderhoud en de ondersteuning van het AMBIS IT-systeem loopt af in juni 2024. Om te zorgen voor de nodige ondersteuning voor het onderhoud en het algemene beheer van AMBIS in de breedste zin van het woord (d.w.z. preventief, correctief en evolutief onderhoud, evenals de helpdeskservice), plant de eenheid Europese fondsen daarom deze overheidsopdracht in de vorm van een openbare procedure.
La Cellule Fonds européens est responsable de la gestion des fonds européens "Affaires intérieures" AMIF, ISF et BMVI. Dans son travail quotidien, la cellule des fonds européens est responsable, entre autres, de l'allocation des fonds AMIF/ISF/BMVI à des projets concrets (par le biais d'appels ouverts ou d'allocations directes), de l'accompagnement des responsables de la mise en œuvre des projets depuis le début du projet jusqu'à sa clôture, ainsi que du suivi financier et du suivi du contenu des projets. Depuis 2021, la Cellule des Fonds européens, avec l'aide d'IBM, a développé un système informatique basé sur le cloud appelé "AMBIS", et ce afin d'automatiser autant que possible ses processus internes ainsi que la communication entre elle-même et les bénéficiaires. Disposer d'un tel système de communication électronique est également une obligation de l'UE (règlement (UE) 2021/1060 du Parlement européen et du Conseil du 24 juin 2021, article 69 §8 et article 72). Le contrat actuel visant à poursuivre le développement du système informatique AMBIS et à en assurer la maintenance et le soutien nécessaires expire en juin 2024. Afin d'assurer le soutien nécessaire à la maintenance et à la gestion générale d'AMBIS au sens large (c'est-à-dire la maintenance préventive, corrective et évolutive, ainsi que le service d'assistance), la Cellule Fonds européens prévoit donc le présent marché public, sous la forme d'une procédure ouverte.
De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een omzetcijfer inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek worden beschreven, hebben gerealiseerd van minstens 2.000.000 EURO. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring betreffende deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren.

De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor.
Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.
Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires relatif aux activités directement liées aux services décrits dans le présent cahier spécial des charges, égal ou supérieur à 2.000.000 EURO. Il joindra à son offre une déclaration relative à ce chiffre d’affaires réalisé pendant les trois derniers exercices.

Les soumissionnaires qui n’ont pas déposé les comptes annuels approuvés des trois dernières années comptables auprès de la Banque Nationale de Belgique, sont tenus de les joindre à leur offre. Cette obligation vaut également pour les comptes annuels approuvés récemment et qui n’ont pas encore été déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique, parce que le délai légal accordé pour le dépôt de ceux-ci n’est pas encore échu. Pour les entreprises individuelles, il convient de faire rédiger un document reprenant tous les actifs et tous les passifs par un comptable ITAA ou un réviseur d’entreprise. Ce document doit être certifié conforme par un comptable ITAA agréé ou par le réviseur d’entreprise, selon le cas. Le document doit refléter une situation financière récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d’ouverture des offres). Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ITAA ou par le réviseur d’entreprise suffit.
Les entreprises étrangères doivent joindre également à leur offre les comptes annuels approuvés des trois dernières années ou un document reprenant tous les actifs et tous les passifs de l’entreprise.  Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ou par le réviseur d’entreprise ou par la personne ou l’organisme qui exerce ce type de fonction dans le pays concerné suffit.
De inschrijver moet zijn ervaring op dit gebied aantonen door drie aan hen gegunde
referentiecontracten van de afgelopen drie jaar voor te leggen, samen met een verklaring op eer waarin het contract, de duur en de waarde ervan, evenals de contactgegevens van een persoon bij de opdrachtgever worden vermeld:
- Deze referentiecontracten moeten een budget van minimaal € 500.000 inclusief BTW
hebben.
- Deze opdrachten moeten verband houden met de ontwikkeling, het beheer of het
onderhoud van een case-managementsysteem.
- In minstens één van deze opdrachten dient de inschrijver aantonen dat hij rekening heeft
gehouden met de vereisten inzake ‘GDPR’, zoals vastgelegd in Verordening (EU) 2016/679
van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG ("AVG").