Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-09
Buyer: Gesundheitszentrum Odenwaldkreis GmbH
Country: DE
Region: DE71B
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48814000: Medical information systems
Estimated value: 100 EUR
Submission deadline: 2025-08-08
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Mit diesem Vergabeverfahren beabsichtigt das GZO die Beschaffung eines Patientenportals (nachfolgend auch: „PP“ oder „Patientenportal“) als Gesamtsystem (ggf. bestehend aus verschiedenen Modulen) inklusive Implementierungs- und Systemservicedienstleistungen. Mit der Einführung des Patientenportals soll eine Verbesserung der Effektivität und Effizienz aller Aufnahme- und Behandlungs-Prozesse erreicht werden. Mit Projektabschluss soll der Patient in die klinischen Prozesse involviert sein und Arbeitsschritte sowie Entscheidungen qualifiziert unterstützen.
•	Soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: aktueller unbeglaubigter Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 12 Monate
•	Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB (Formblatt Anlage 3)
Eigenerklärung über den gesamten Jahresumsatz (in Euro) innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre (2022-2024)
Eigenerklärung über den anteiligen Jahresumsatz (in Euro) für die letzten drei Geschäftsjahre (2022-2024), der ausschließlich mit der Bereitstellung Patientenportalen erzielt worden ist.
Eigenerklärung zum Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von EUR 500.000 oder zur Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Falle der Auftragserteilung.

Eligibility requirements: •	Soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: aktueller unbeglaubigter Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 12 Monate
•	Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB (Formblatt Anlage 3)
Eigenerklärung über den gesamten Jahresumsatz (in Euro) innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre (2022-2024)
Eigenerklärung über den anteiligen Jahresumsatz (in Euro) für die letzten drei Geschäftsjahre (2022-2024), der ausschließlich mit der Bereitstellung Patientenportalen erzielt worden ist.
Eigenerklärung zum Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von EUR 500.000 oder zur Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Falle der Auftragserteilung.
Referenzen über vergleichbare Leistungen des Unternehmens (Bereitstellung, Inbetriebnahme und Integration von Patientenportalen inkl. Serviceleistungen), die in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung begonnen wurden.
Der Bewerber muss über Referenzen über vergleichbare Leistungen verfügen. Die Referenzen müssen mit Blick auf die gelieferten Produkte und der gelieferten Mengen vergleichbar sein. 
Die Referenzen sind in Form von Eigenerklärungen in einer Liste in der Reihenfolge ihrer Übereinstimmung und Vergleichbarkeit mit diesem Vorhaben mit den folgenden Angaben aufzuführen:
Angaben zum Auftragnehmer
	1	Name/Bezeichnung/Firmierung
	2	Ggf. Unterauftragnehmer (Firmenname / Produkt)
Angaben zum Auftraggeber
	3	Name/Bezeichnung
	4	Adresse PLZ und Ort
	5	Ansprechpartner Name
	6	Ansprechpartner E-Mail
	7	Ansprechpartner Telefon
	8	Bettenzahl
	9	Versorgungsstufe = Maximalversorgung
	10	Universitätsklinikum
Allgemeine Angaben zum Referenzprojekt
	11	Vertragsabschluss (Monat/Jahr)
	12	Start Echtbetrieb (Monat/Jahr)
Angaben zum Umfang der PP-Lösung des Referenzprojektes
	13	Hersteller der PP
	14	Produktname des PP und Releasestand
	15	Weitere in dem PP enthaltene wesentliche Funktionsmodule
Verfügt das angegebene PP-Referenzprojekt über die folgenden Funktionen, Eigenschaften und Merkmale:
	16	Im Echtbetrieb genutzte Online-Terminfunktion mit dem KIS als führendes System.
	17	Wie viele Kalender aus welchen Fachbereichen sind angebunden?
	18	Im Echtbetrieb genutzte Schnittstelle zum strukturierten Austausch von Daten und Dokumenten.
	19	Integration der digitalen Aufklärung. 
Integration
	20	Sind in dem Referenzprojekt Primärsysteme verschiedener Einrichtungen an das Patientenportal angebunden?
	21	Zu welchem/welchen KIS/PVS besteht eine Integration im Referenzprojekt?
	22	Wird die Lösung im Referenzprojekt flächendeckend genutzt? Wenn nein, welche Fachabteilungen nutzen die Lösung?
	23	Wieviele Systeme sind insgesamt direkt (oder indirekt über einen Kommunikationsserver) an das Patientenportal angeschlossen?
24	Sind Integrationen auf Basis des HL7-Standards FHIR realisiert und falls ja, beispielhaft welche?Es steht dem AG frei, die genannten Ansprechpartner zu kontaktieren, um die Angaben der Referenzprojekte zu prüfen.
Es ergeben sich folgende Mindestanforderungen an die Referenzprojekte:
Nachweis von mindestens 1 Referenz in deutschen Krankenhäusern, in denen das Patientenportal mit digitalem Aufnahme- und Behandlungsmanagement eingeführt wurde/wird, und zwar in einem Krankenhaus mit dem Primärsystem NEXUS KIS. Zu den Referenzen müssen folgende Angaben gemacht werden:
a) Projektbeginn und Datum der Abnahme (falls bereits erfolgt)
b) Nutzungsumfang (flächendeckend oder Angabe der nutzenden Fachabteilungen)
c) Genutztes Primärsystem des Krankenhauses: NEXUS KIS
d) Realisierte interoperable Schnittstellen.
Nachweis von mindestens zwei Referenzen in deutschen Krankenhäusern, in denen das Patientenportal mit digitalem Aufnahme- und Behandlungsmanagement eingeführt wurde/wird, und zwar möglichst in einem Krankenhaus mit dem Primärsystem NEXUS KIS oder einem anderen Primärsystem. Zu den Referenzen müssen folgende Angaben gemacht werden:
a) Projektbeginn und Datum der Abnahme (falls bereits erfolgt)
b) Nutzungsumfang (flächendeckend oder Angabe der nutzenden Fachabteilungen)
c) Genutztes Primärsystem des Krankenhauses
d) Realisierte interoperable Schnittstellen.
Es können weitere Referenzen angegeben werden.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
1. Im Fall der Auftragsvergabe an eine
Bietergemeinschaft haften alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch. 2. Im
Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der
Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV. 3. Dem Teilnahmeantrag ist eine Erklärung über
die Einhaltung der EU-Russland-Sanktionen und eine Erklärung gem. § 4 NTVergG
beizufügen.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Die Gesundheitszentrum Odenwaldkreis GmbH (kurz: „GZO“, nachfolgend auch „Auftraggeber“ oder „AG“) mit Sitz in Erbach ist ein regionales Gesundheitszentrum, das verschiedene medizinische Einrichtungen unter einem Dach vereint. Das Kreiskrankenhaus Erbach verfügt über 344 Betten und umfasst neun Fachabteilungen, darunter Innere Medizin, Unfallchirurgie und Orthopädie, Allgemein- und Viszeralchirurgie, Frauenheilkunde und Geburtshilfe sowie das Zentrum für Seelische Gesundheit.
Jährlich werden im Kreiskrankenhaus Erbach etwa 11.000 stationäre und 12.350 ambulante Patientinnen und Patienten behandelt. Die psychiatrische Abteilung, das Zentrum für Seelische Gesundheit, verfügt über 50 stationäre Betten und bietet zudem eine Tagesklinik mit 15 Plätzen sowie eine Psychiatrische Institutsambulanz (PIA) für ambulante Behandlungen an. 
Das angegliederte Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) am GZO bietet ein umfassendes Leistungsspektrum für alle Kassen- und Privatpatienten und vereint die Fachgebiete Chirurgie, Gastroenterologie und Frauenheilkunde/Geburtshilfe. Ärztinnen und Ärzte des Kreiskrankenhauses sind teilweise auch im MVZ tätig, wobei das MVZ organisatorisch eigenständig geführt wird.
Mit diesem Vergabeverfahren beabsichtigt das GZO die Beschaffung eines Patientenportals (nachfolgend auch: „PP“ oder „Patientenportal“) als Gesamtsystem (ggf. bestehend aus verschiedenen Modulen) inklusive Implementierungs- und Systemservicedienstleistungen. Mit der Einführung des Patientenportals soll eine Verbesserung der Effektivität und Effizienz aller Aufnahme- und Behandlungs-Prozesse erreicht werden. Mit Projektabschluss soll der Patient in die klinischen Prozesse involviert sein und Arbeitsschritte sowie Entscheidungen qualifiziert unterstützen. Dabei sind folgende Projektziele definiert:
- Effektivität und Effizienz aller Prozesse zu verbessern, welche die Einbindung des Patienten zum Gegenstand haben.
- Unter Effektivität wird verstanden, dass durch eine Digitalisierung auf die bisher papierbasierte Dokumentation mit Projektabschluss verzichtet werden kann und dadurch die am Prozess beteiligten Berufsgruppen und Personen entsprechend dem Stand der Technik bestmöglich unterstützt werden. 
- Effizienz soll bedeuten, dass die fortlaufende Dokumentation durch den Patienten eingesehen und selbstständig ergänzt werden kann und dadurch die Behandlungsqualität steigt sowie die Entlastung des Personals bedingt.
Die Beschaffung erfolgt daher mit dem Ziel der weitergehenden Digitalisierung der Krankenhäuser gemäß den Vorgaben des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) im Rahmen des Fördertatbestandes 2: „Einrichtung von Patientenportalen für ein digitales Aufnahme- und Entlassmanagement“ des Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV).
Das Gesamtsystem „Patientenportal“ kann anbieterindividuell aus verschiedenen Modulen bestehen. Das Patientenportal ist in die vorhandene Systemlandschaft des GZO zu integrieren. Nach Erbringung der Leistungen erfolgt eine Abnahme nach der Stabilisierungsphase im Echtbetrieb. Das System ist über eine Vertragslaufzeit von 36 Monaten bereitzustellen.
Zu den Einzelheiten der des Vergabegegenstands wird auf das Lastenheft und das Leistungsverzeichnis (Anlage 1 und 2) verwiesen.
Nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Mindestvertragslaufzeit von 36 Monaten behält sich der Auftraggeber das einseitige Recht vor, den Vertrag einmalig, um weitere 24 Monate zu denselben Bedingungen zu verlängern.
Die Ausübung dieser Verlängerungsoption erfolgt durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens zum Ablauf des 24. Vertragsmonats der ursprünglichen Mindestvertragslaufzeit. Eine stillschweigende Verlängerung ist ausgeschlossen.