Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-03-21
Buyer: Den Europæiske Centralbank
Country: DE
Region: HESSEN
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems | 48730000: Security software package | 63510000 | 63512000 | 63515000
Estimated value: 2200000 EUR
Submission deadline: 2017-04-13
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: ECB har til hensigt at indgå kontrakter om levering af rejsetjenester (parti 1), håndtering af rejseudgifter (parti 2) og rejsesporing og -assistance (parti 3). Kontrakterne planlægges at påbegynde 1.1.2018 og skal forblive i kraft i en periode på 3 år. ECB kan anmode om en forlængelse, men kontrakternes samlede varighed må ikke overstige 4 år. Hovedsproget for leveringen af tjenesteydelser vil være engelsk. De ønskede tjenesteydelser vil blive opdelt i 3 partier. Tilbudsgivere kan afgive bud på 1, 2 eller 3 partier.
Rejsetjenester omfatter offline- og onlinebookinger af fly, tog, billeje og hoteller baseret på en overførselsgebyrmodel og et specifikt online bookingsystem (Cytric). Tilbudsgiveren skal arbejde med et globalt distributionssystem. Det online bookingsystem kan være genstand for ændringer i løbet af kontraktperioden. Ved offlinebookinger skal tilbudsgiveren stille et særligt team, som kun beskæftiger sig med ECB-relaterede anmodninger, til rådighed. De leverede tjenester bør tilpasses til ECB's rejseregler. Kontrahenten kan også blive anmodet om at tage sig af fly- og hotelbookinger for grupper på over 10 rejsende.
ECB har førhen haft følgende rejseomfang: ECB har ca. 2 700 rejsende i Frankfurt am Main, og der foretages over 35 000 transaktioner hvert år. Rejseforbruget er anslået til ca. 15 000 000 EUR årligt. Omkring 89 % af flyrejserne er til større europæiske byer, f.eks. London, Madrid, Amsterdam, Rom og Bruxelles. Interkontinentale destinationer udgør 8 %, og de sidste 3 % er rejser inden for Tyskland. Omkring 48 % af det samlede antal forretningsrejsetransaktioner var med fly, mens tog udgjorde 25 % og hoteller 26 %. I øjeblikket bestilles ca. 14 % af rejserne online via onlinebookingsystemet Cytric og 80 % offline via rejsetjenesteudbydere. Der forventes en stigning i onlinebookingerne.
Kontrakten kan være genstand for forlængelse, men den samlede kontraktvarighed kan ikke overstige 4 år.
— Ansøgere skal beskæftige mindst 15 medarbejdere, der arbejder på området for booking af forretningsrejser, og som kan levere tjenesterne til ECB.
— Ansøgere skal have mindst 3 referencekontrakter fra de seneste 3 år, der er sammenlignelige med ECB's krav.
— Ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, der vurderes på grundlag af de indsendte referencekontrakter.
ECB søger en kontrahent, der vil håndtere rejseudgifter på eget ansvar og i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Kontrahenten skal navnlig levere det nødvendige driftspersonale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelsen leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesten, denne skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. Tjenesterne for håndtering af rejseudgifter skal leveres i ECB's lokaler i Frankfurt am Main. ECB vil stille logistik, kontorfaciliteter, telefoninfrastruktur, it-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler til rådighed i det påkrævede omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.
Implantatløsningen skal kunne håndtere ca. 17 000 betalingsanmodninger for rejseudgifter om året, som valideres manuelt ved hjælp af SAP-systemet og indscannede kvitteringer. Desuden skal den kunne håndtere ca. 3 300 betalingsanmodninger for generelle udgifter, hvor kvitteringer herfor indscannes. I øjeblikket leveres disse tjenester af en medarbejderstab på 3, hvor de fleste har en baggrund i bogføring.
— Mindst 4 medarbejdere arbejder på området for håndtering af betalingsanmodninger, som kan levere de pågældende ydelser til ECB.
— 3 lignende kontrakter gennemført inden for de seneste 3 regnskabsår, som er sammenlignelige med ECB's udbudte kontrakt med hensyn til emneområde, størrelse og kompleksitet.
ECB søger en kontrahent, der kan levere et rejsesporingssystem til alle ECB's forretningsrejsende. ECB har ca. 2 700 forretningsrejsende med over 35 000 transaktioner om året og omkring 10 udstationerede medarbejdere uden for Tyskland.
Formålet med rejsesporingen er at lokalisere alle ECB's forretningsrejsende på verdensplan og kontakte disse i tilfælde af nødsituationer. Følgende krav gælder:
— De enkelte rejsedata skal overføres automatisk fra de forskellige bookingsystemer (som minimum fra de nuværende globale distributionssystemer »Amadeus«, »Sabre« osv.).
— Det bør også være muligt at tilføje andre forretningsrelevante lokaliteter manuelt (bygninger, partnersteder og hoteller bestilt offline).

Eligibility requirements: Som angivet i udbudsmaterialet.
wie in den Ausschreibungsunterlagen angegeben.
As stated in the procurement documents.
Véase la documentación del concurso.
ilmoitetaan hankinta-asiakirjoissa.
voir dossier d'appel d'offres.
Όπως ορίζονται στα έγγραφα διαγωνισμού.
come indicato nel capitolato d'appalto.
zoals aangegeven in de aanbestedingsstukken.
Tal como indicado na documentação do concurso.
Enligt vad som anges i upphandlingsdokumenten.
Jak je uvedeno v zadávací dokumentaci.
vt hankedokumente.
Lásd a közbeszerzési dokumentációt.
Kaip nurodyta pirkimo dokumentuose.

Award value: 2200000