Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-21
Buyer: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 2500000 EUR
Submission deadline: 2025-06-04
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Einzelheiten sind der Einheitlichen Eigenerklärung nach §§ 123, 124, 125 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG, Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und § 22 Abs. 1 S. 1 LkSG in Anlage 08 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen die unter Abschnitt 2.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage 02) benannten SAP-Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1.200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich.

Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24x7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.

Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal vier Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.

Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage 02 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG und Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, Anlage 08
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
---
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.
---
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz (brutto) von mindestens: € 1,5 Mio. erzielt haben.
---
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens:
€ 1 Mio. erzielt haben.
---
Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt, 
oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.

Eligibility requirements: Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG und Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, Anlage 08
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
---
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.
---
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz (brutto) von mindestens: € 1,5 Mio. erzielt haben.
---
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens:
€ 1 Mio. erzielt haben.
---
Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt, 
oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. 
Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen im Bereich 

Outsourcing und umfängliche Betreuung von SAP-Systemlandschaften (min. SAP NetWeaver 7.30 oder neuer) inkl. integrierte Non-SAP-Systeme für öffentliche Auftraggeber. 

Vergleichbar im Sinne dieser Ausschreibung ist eine Leistung auch dann, wenn sie im technischen oder organisatorischen Anspruch mit der ausgeschriebenen Leistung übereinstimmt, insbesondere was den Umfang, die Komplexität, die Betriebsanforderungen (z. B. Verfügbarkeit) oder die Integration mehrerer Systeme betrifft. Dabei kann die Leistung auch für private Auftraggeber erbracht worden sein, sofern die Anforderungen, mit denen der hier ausgeschriebenen Leistung in wesentlichen Punkten übereinstimmen.

Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.
---
Es sind mindestens 5 geeignete Referenzen vorzulegen.
---
Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet
---
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden.
---
Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11)
Der Auftraggeber behält sich vor, den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Die Angaben zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind den Bewerbungsbedingungen in Anlage 01 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist,
bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung
informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung
erfolgt frühestens 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten
Zuschlagserteilung an die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist
beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf
den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend
gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis
gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen die unter Abschnitt 2.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage 02) benannten SAP-Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1.200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich.

Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24x7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.

Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal vier Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.

Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage 02 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Winner: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.