Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-10-25
Buyer: Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 315359 EUR

Technical requirements: An der Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar) soll ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) inkl. Wartung und Pflege für die elektronische Aktenführung beschafft werden.
Analog zu dem an der Universität des Saarlandes (UdS) bereits im Einsatz befindlichen und von der gemeinsamen Betriebseinheit der Hochschulen des Saarlandes (HIZ) betriebenen Systems d.velop documents, soll dieses für die elektronische Aktenführung der htw saar als mandatenfähige Systemerweiterung der bereits vorhandenen UdS-Installation eingeführt werden.
Mit Gründung der gemeinsamen Betriebseinheit Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) der UdS und der HTW zum 01.07.2011 wurde durch einen Kooperationsvertrag der Grundstein für eine wirtschaftliche und personelle Ressourcennutzung für IT-Leistungen für Forschung, Studium, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung gelegt. Im Rahmen der Neuregelung der Hochschulgesetzgebung und Formulierung eines einheitlichen Hochschulgesetzes für die Universität (UdS) und die Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar) wurde im Wege einer hochschulübergreifenden Kooperationsplattform gemäß § 31 SHSG die gesetzliche Grundlage für die gemeinsame Betriebseinheit Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) für die vier Hochschulen des Saarlandes (UdS, htw saar, HBK und HfM) geschaffen. Gesetzlicher Zweck dieser Betriebseinheit ist gemäß § 32 Abs. 1 SHSG die im Bereich Informationstechnik zu erbringenden hoheitlichen Leistungen für Forschung, Durchführung von künstlerischen Entwicklungsvorhaben, Studium, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung gemeinsam zur Verfügung zu stellen. Ziel der Hochschulen ist gemäß § 32 Abs. 1 SHSG über die gemeinsame Betriebseinheit HIZ eine einheitliche Hochschul-IT-Infrastruktur unter gemeinsamer IT-technischer Betreuung zu schaffen. Dabei erweist sich das bereits bei der UdS im Einsatz befindliche und von der gemeinsamen Betriebseinheit der Hochschulen des Saarlandes (HIZ) betriebene System der d.evelop AG als einzige Möglichkeit:
Beim Einsatz eines anderen DMS müssten potenziell mehrere Plattformen für den Betrieb der Software bereitgestellt werden, was eine doppelte Infrastruktur bedeuten würde. Nur durch den Verbleib bei der bestehenden Lösung im Verbund mit den anderen Hochschulen des Saarlandes können zusätzlichen Kosten und der Verwaltungsaufwand vermieden werden.
Da das DMS als Grundlage für hochschulübergreifende Dienste betrieben werden soll, die mittels komplexer Schnittstellen angebunden werden müssen, wäre ein Betrieb mehrerer unterschiedlicher DMS technisch nur mit sehr hohem Aufwand umzusetzen. Einzelne zentrale Dienste können nur an ein DMS angebunden werden, was eine Nutzung von mehreren DMS ausschließt.
Nur durch die gemeinsame Nutzung der bereits im Einsatz befindlichen Software können Synergieeffekte erzielt werden. Die im HIZ vertretenen Hochschulen (UdS, htw saar, HBK und HfM) können Ressourcen teilen, Prozesse optimieren und Kosten senken. Die Einführung eines weiteren DMS würde potenziell zu Unterbrechungen führen, die den Betriebsablauf beeinträchtigen und zusätzliche Kosten verursachen könnten.
Durch den Einsatz einer gemeinsamen Softwarelösung kann die administrative Belastung reduziert werden. Ein zentralisiertes System ermöglicht eine effiziente Verwaltung und vereinfacht die Prozesse für das Personal, da Schulungen und Anpassungen nur einmal stattfinden müssen. Die Einführung eines weiteren DMS würde die Notwendigkeit von zusätzlichem Personal in der Administration nach sich ziehen, was mit erhöhten Kosten verbunden wäre.
Auf Grund der o. g. Ausführung kommen wir zu dem Ergebnis, dass für die htw saar daher nur das System d.velop documents der Firma d.velop AG in Frage kommt. Es wurde ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Der Vertrag soll nach Ablauf der Frist von 10 Tagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, voraussichtlich am 02.11.2023, mit der Firma d.velop AG geschlossen werden.
Bieter haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.


Winner: d.velop AG
Award value: 315359