Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-11
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72500000 | 79000000 | 79130000 | 79132000 | 79132100
Submission deadline: 2026-01-21
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 17 BerlAVG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG
Für die digitale Signatur stehen derzeit verschiedene Lösungen in der SNB zur Verfügung. Diese Lösungen unterscheiden sich in mehreren relevanten Merkmalen hinsichtlich Sicherheit, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Integration.
Das Ziel ist es, eine einheitliche Lösung für die digitale Signatur von Dokumenten im Unternehmen zu implementieren. 
Mittels der SaaS-Anwendung soll es die Möglichkeit geben, einfach, fortgeschritten und qualifiziert elektronisch signieren zu können (EES, FES, QES). Der Fokus liegt dabei insbesondere auf fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen, da qualifizierte Signaturen bislang nicht durchgeführt werden können. Die Anwendung soll eine intuitive und effiziente Nutzung ermöglichen, sodass Signaturen direkt innerhalb der Lösung vorgenommen werden können – ohne Medienbrüche oder zusätzliche Tools.
Darüber hinaus soll die Lösung die Möglichkeit bieten, Signaturprozesse abzubilden. Dadurch können Prozesse strukturiert und nachvollziehbar gestaltet sowie der E-Mail-Verkehr zur Abstimmung und Freigabe von Dokumenten deutlich reduziert werden. Ziel ist es, dass Dokumente künftig nicht mehr handschriftlich signiert werden müssen und somit vollständig digital verarbeitet werden können.
Beim Vergabegegenstand handelt es sich um eine Signaturanwendung für die digitalen Signatur. Alle drei Qualifizierungsstufen müssen möglich sein. Das umfasst die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). 
Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von vier Jahren mit zwei Verlängerungsoptionen um jeweils zwei Jahre.
(a) Bankerklärung
Es ist eine Erklärung der Hausbank des Bewerbers vorzulegen, die bestätigt, dass die finanziellen Verhältnisse des Bewerbers geordnet sind und er über die erforderlichen finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag auszuführen. 
Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist jeweils nicht älter als sechs Monate sein.

(b) Haftpflichtversicherung
Es ist der Nachweis einer Haftpflichtversicherung für die aus der gewerblichen Tätigkeit des Bewerbers resultierenden Haftpflichtgefahren für Sach-, Personen- und Vermögensschäden durch eine gültige Versicherungsbestätigung zu erbringen. Die Versicherung muss die Deckung der vorgenannten Gefahren in angemessener Höhe umfassen.

(c) Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte/wirtschaftliche Kennzahlen
Es sind Jahresabschlüsse einschließlich Anhänge, Wirtschaftsprüferfreigaben, Lageberichte und Kommentare, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber zugelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, für die Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 oder – sofern für das letzte geforderte Geschäftsjahr noch nicht vorliegend – die letzten drei vorliegenden Jahresabschlüsse, vorzulegen. 

Falls die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben die Bewerber Geschäftsberichte für die genannten drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre vorzulegen.
Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die Vorlage eines oder mehrerer Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist.
In jedem Fall müssen die Bewerber Angaben zum Umsatz, zum spezifischen Umsatz im Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags, zum Jahresüberschuss, zur Verwendung des Jahresüberschusses, zum Eigenkapital und zur Bilanzsumme für die drei Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 machen.
Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die vollständige Angabe nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. 
Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist.

Mindestanforderungen: 
Der Gesamtumsatz des Bewerbers muss pro Jahr mindestens 1,6 Mio. Euro betragen.
Der Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags muss im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 1,28 Mio. Euro betragen. Die spezifischen Umsätze der Jahre 2023 und 2024 sind informativ anzugeben.
(a) Unternehmensreferenzen

Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich, der hier zu vergebenden Leistungen durch die Angabe von mit dem hiesigen Vergabegegenstand vergleichbaren Referenzen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen verlangt:

(i)	Leistungsgegenstand
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die dem Leistungsgegenstand entsprechen und somit die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenz erfüllen (vgl. nachfolgend (iv)).

(ii)	Referenzzeitraum
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, deren Leistungen in den vergangenen fünf (5) Jahren (Stichtag ist der Tag der Auftragsbekanntmachung) erbracht wurden.  

(iii)	Mindest- und Höchstanzahl von Referenzen
Der Bewerber hat mindestens drei (3) Referenzen vorzulegen. 
Der Bewerber darf höchstens fünf (5) Referenzen vorlegen.

(iv)	Vergleichbarkeit der Referenz
Ein Auftrag wird als Referenz berücksichtigt, wenn er nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Tätigkeit vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit wird bejahrt, wenn die in Formblatt 7.1 geforderten Angaben der Tabelle zum Abschnitt „Angaben zu der Vergleichbarkeit der Referenzleistungen“ vollständig und die Mindestbedingungen erfüllt sind. Alle Angaben des Bewerbers müssen nachweisbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor. 

Der Auftraggeber legt folgende Mindestanforderungen an die Referenzen fest: 
- Die Leistung jedes Referenzauftrags muss in den vergangenen fünf (5) Jahren erbracht worden sein.
- Die SaaS-Lösung muss in jedem Referenzauftrag mindestens zwei Jahre im Betrieb sein.
- In jedem Referenzauftrag muss es sich um elektronische Signaturen nach Artikel 3 der eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung 910/214) handeln.
- Jeder Referenzauftrag muss ein SaaS-Betriebsmodell zum Gegenstand haben.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss die Nutzung der in der Lösung bereitgestellten Funktion für elektronische Unterschriftenprozesse sein.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss mindestens die Anbindung einer unternehmensinternen Anwendung mittels Schnittstelle oder Plug-In sein.
- Die Anzahl der Mitarbeitenden muss in jedem Referenzauftrag mindestens 500 Mitarbeitende betragen.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss die Nutzung aller drei Signaturstufen (EES, FES, QES) sein.

(v)	Ergänzende Angaben
Der Bewerber ist berechtigt, ergänzende Angaben zur Referenz in einer Anlage zum jeweiligen Formblatt 7.1 zu tätigen, wenn ein oder mehrere geforderte Angaben nicht oder nicht vollständig getätigt werden können und dies zum Verständnis der Referenz aus Sicht des Bewerbers erforderlich ist. Die ergänzenden Angaben dürfen pro Referenz drei DIN A4-Seiten nicht überschreiten. 

(vi)	Nachweis
Zum Nachweis hat der Bewerber für jede Referenz das Formblatt 7.1 auszufüllen. Das Formblatt ist mehrfach zu verwenden. 
Mit der Angabe der Referenz bestätigt der Bewerber, dass er vom Referenz-auftraggeber das Einverständnis eingeholt hat, den Auftrag als Referenz in diesem Vergabeverfahren mit den vom Auftraggeber geforderten Informationen angeben zu dürfen. 
Mit der Angabe eines Ansprechpartners und dessen Kontaktdaten des Referenzauftraggebers bestätigt der Bewerber, dass sich der Ansprechpartner des Referenzauftraggebers einver¬standen erklärt hat, vom Auftraggeber mittels der angegebenen Kontaktmöglichkeiten kontaktiert werden zu dürfen.
Können die Kontaktdaten nicht/nicht vollständig angegeben werden (z.B. aus datenschutzrechtlichen Gründen) hat der Bewerber auf anderem Weg sicherzustellen, dass eine Kontaktaufnahme mit dem Referenzauftraggeber einschließlich einer entsprechenden Überprüfung ohne Beisein/Anwesenheit des Bewerbers/Bieters möglich ist.
Alle Angaben des Bewerbers müssen überprüfbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.

(b)	ISO 27001 - Zertifikat

Zugelassen werden nur solche Bewerber, die nachweisen können, dass zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist, der IT-Betrieb, welcher auch das Hosting der Lösung übernimmt, nach ISO 27001 zertifiziert ist. Entsprechende Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen.

(c)	Vertrauensdiensteanbieter 

Zugelassen werden nur solche Bewerber, die nachweisen können, dass sie einen Vertrauensdiensteanbieter nutzen, welcher die Anforderungen der eIDAS-Verordnung für die Anwendung, in der EU erfüllt. Die geforderten Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen.

Hinweise: 

Die einzureichenden Unterlagen und Angaben müssen eine Prognose ermöglichen, ob der Bewerber technisch, beruflich und personell hinreichend geeignet ist, den Auftrag über die gesamte Vertragslaufzeit zu erbringen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 17 BerlAVG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG, § 22 LkSG. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Eligibility requirements: (a) Bankerklärung
Es ist eine Erklärung der Hausbank des Bewerbers vorzulegen, die bestätigt, dass die finanziellen Verhältnisse des Bewerbers geordnet sind und er über die erforderlichen finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag auszuführen. 
Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist jeweils nicht älter als sechs Monate sein.

(b) Haftpflichtversicherung
Es ist der Nachweis einer Haftpflichtversicherung für die aus der gewerblichen Tätigkeit des Bewerbers resultierenden Haftpflichtgefahren für Sach-, Personen- und Vermögensschäden durch eine gültige Versicherungsbestätigung zu erbringen. Die Versicherung muss die Deckung der vorgenannten Gefahren in angemessener Höhe umfassen.

(c) Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte/wirtschaftliche Kennzahlen
Es sind Jahresabschlüsse einschließlich Anhänge, Wirtschaftsprüferfreigaben, Lageberichte und Kommentare, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber zugelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, für die Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 oder – sofern für das letzte geforderte Geschäftsjahr noch nicht vorliegend – die letzten drei vorliegenden Jahresabschlüsse, vorzulegen. 

Falls die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben die Bewerber Geschäftsberichte für die genannten drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre vorzulegen.
Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die Vorlage eines oder mehrerer Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist.
In jedem Fall müssen die Bewerber Angaben zum Umsatz, zum spezifischen Umsatz im Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags, zum Jahresüberschuss, zur Verwendung des Jahresüberschusses, zum Eigenkapital und zur Bilanzsumme für die drei Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 machen.
Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die vollständige Angabe nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. 
Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist.

Mindestanforderungen: 
Der Gesamtumsatz des Bewerbers muss pro Jahr mindestens 1,6 Mio. Euro betragen.
Der Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags muss im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 1,28 Mio. Euro betragen. Die spezifischen Umsätze der Jahre 2023 und 2024 sind informativ anzugeben.
(a) Unternehmensreferenzen

Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich, der hier zu vergebenden Leistungen durch die Angabe von mit dem hiesigen Vergabegegenstand vergleichbaren Referenzen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen verlangt:

(i)	Leistungsgegenstand
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die dem Leistungsgegenstand entsprechen und somit die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenz erfüllen (vgl. nachfolgend (iv)).

(ii)	Referenzzeitraum
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, deren Leistungen in den vergangenen fünf (5) Jahren (Stichtag ist der Tag der Auftragsbekanntmachung) erbracht wurden.  

(iii)	Mindest- und Höchstanzahl von Referenzen
Der Bewerber hat mindestens drei (3) Referenzen vorzulegen. 
Der Bewerber darf höchstens fünf (5) Referenzen vorlegen.

(iv)	Vergleichbarkeit der Referenz
Ein Auftrag wird als Referenz berücksichtigt, wenn er nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Tätigkeit vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit wird bejahrt, wenn die in Formblatt 7.1 geforderten Angaben der Tabelle zum Abschnitt „Angaben zu der Vergleichbarkeit der Referenzleistungen“ vollständig und die Mindestbedingungen erfüllt sind. Alle Angaben des Bewerbers müssen nachweisbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor. 

Der Auftraggeber legt folgende Mindestanforderungen an die Referenzen fest: 
- Die Leistung jedes Referenzauftrags muss in den vergangenen fünf (5) Jahren erbracht worden sein.
- Die SaaS-Lösung muss in jedem Referenzauftrag mindestens zwei Jahre im Betrieb sein.
- In jedem Referenzauftrag muss es sich um elektronische Signaturen nach Artikel 3 der eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung 910/214) handeln.
- Jeder Referenzauftrag muss ein SaaS-Betriebsmodell zum Gegenstand haben.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss die Nutzung der in der Lösung bereitgestellten Funktion für elektronische Unterschriftenprozesse sein.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss mindestens die Anbindung einer unternehmensinternen Anwendung mittels Schnittstelle oder Plug-In sein.
- Die Anzahl der Mitarbeitenden muss in jedem Referenzauftrag mindestens 500 Mitarbeitende betragen.
- Gegenstand jedes Referenzauftrags muss die Nutzung aller drei Signaturstufen (EES, FES, QES) sein.

(v)	Ergänzende Angaben
Der Bewerber ist berechtigt, ergänzende Angaben zur Referenz in einer Anlage zum jeweiligen Formblatt 7.1 zu tätigen, wenn ein oder mehrere geforderte Angaben nicht oder nicht vollständig getätigt werden können und dies zum Verständnis der Referenz aus Sicht des Bewerbers erforderlich ist. Die ergänzenden Angaben dürfen pro Referenz drei DIN A4-Seiten nicht überschreiten. 

(vi)	Nachweis
Zum Nachweis hat der Bewerber für jede Referenz das Formblatt 7.1 auszufüllen. Das Formblatt ist mehrfach zu verwenden. 
Mit der Angabe der Referenz bestätigt der Bewerber, dass er vom Referenz-auftraggeber das Einverständnis eingeholt hat, den Auftrag als Referenz in diesem Vergabeverfahren mit den vom Auftraggeber geforderten Informationen angeben zu dürfen. 
Mit der Angabe eines Ansprechpartners und dessen Kontaktdaten des Referenzauftraggebers bestätigt der Bewerber, dass sich der Ansprechpartner des Referenzauftraggebers einver¬standen erklärt hat, vom Auftraggeber mittels der angegebenen Kontaktmöglichkeiten kontaktiert werden zu dürfen.
Können die Kontaktdaten nicht/nicht vollständig angegeben werden (z.B. aus datenschutzrechtlichen Gründen) hat der Bewerber auf anderem Weg sicherzustellen, dass eine Kontaktaufnahme mit dem Referenzauftraggeber einschließlich einer entsprechenden Überprüfung ohne Beisein/Anwesenheit des Bewerbers/Bieters möglich ist.
Alle Angaben des Bewerbers müssen überprüfbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.

(b)	ISO 27001 - Zertifikat

Zugelassen werden nur solche Bewerber, die nachweisen können, dass zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist, der IT-Betrieb, welcher auch das Hosting der Lösung übernimmt, nach ISO 27001 zertifiziert ist. Entsprechende Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen.

(c)	Vertrauensdiensteanbieter 

Zugelassen werden nur solche Bewerber, die nachweisen können, dass sie einen Vertrauensdiensteanbieter nutzen, welcher die Anforderungen der eIDAS-Verordnung für die Anwendung, in der EU erfüllt. Die geforderten Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen.

Hinweise: 

Die einzureichenden Unterlagen und Angaben müssen eine Prognose ermöglichen, ob der Bewerber technisch, beruflich und personell hinreichend geeignet ist, den Auftrag über die gesamte Vertragslaufzeit zu erbringen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 17 BerlAVG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG, § 22 LkSG. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Dieser Auftrag unterliegt den Vorgaben des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes(BerlAVG), Abschnitte 3 und 4. Dies umfasst für die Auftragsausführung z.B. die Verpflichtung zur Einhaltung der jeweils geltenden Mindest- bzw. Tarifentgelte, den Vorgaben gemäß Frauenförderverordnung, Vorgaben zur Verhinderung von Benachteiligungen sowie entsprechende Kontroll- und Sanktionsrechte. Die verpflichtenden Inhalte des BerlAVG werden in Form von Besonderen Vertragsbedingungen (BVBs) verbindliche Vertragsbestandteile.
Dazu ist mit dem Teilnahmeantrag das Formblatt 9 der Ausschreibungsunterlagen auszufüllen und einzureichen.
Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Rügen wegen erkannter Verstöße gegen Vergabevorschriften sind innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu erheben (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gerügt werden (vgl.§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung gerügt werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Für die digitale Signatur stehen derzeit verschiedene Lösungen in der SNB zur Verfügung. Diese Lösungen unterscheiden sich in mehreren relevanten Merkmalen hinsichtlich Sicherheit, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Integration.
Das Ziel ist es, eine einheitliche Lösung für die digitale Signatur von Dokumenten im Unternehmen zu implementieren. 
Mittels der SaaS-Anwendung soll es die Möglichkeit geben, einfach, fortgeschritten und qualifiziert elektronisch signieren zu können (EES, FES, QES). Der Fokus liegt dabei insbesondere auf fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen, da qualifizierte Signaturen bislang nicht durchgeführt werden können. Die Anwendung soll eine intuitive und effiziente Nutzung ermöglichen, sodass Signaturen direkt innerhalb der Lösung vorgenommen werden können – ohne Medienbrüche oder zusätzliche Tools.
Darüber hinaus soll die Lösung die Möglichkeit bieten, Signaturprozesse abzubilden. Dadurch können Prozesse strukturiert und nachvollziehbar gestaltet sowie der E-Mail-Verkehr zur Abstimmung und Freigabe von Dokumenten deutlich reduziert werden. Ziel ist es, dass Dokumente künftig nicht mehr handschriftlich signiert werden müssen und somit vollständig digital verarbeitet werden können.
Beim Vergabegegenstand handelt es sich um eine Signaturanwendung für die digitalen Signatur. Alle drei Qualifizierungsstufen müssen möglich sein. Das umfasst die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). 
Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von vier Jahren mit zwei Verlängerungsoptionen um jeweils zwei Jahre.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)