Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-07-06
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000
Estimated value: 780000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Sarastia Oy hankkii kataloginhallinnan ja ostamisen prosessoinnin järjestelmäratkaisun osaksi omaa ohjelmistoliiketoimintansa. Hankittava ratkaisu on tarkoitettu Sarastian omistaja-asiakkaiden käyttöön välillisesti siten, että kokonaisratkaisun myy Sarastia Oy. Näin ollen järjestelmää hyödynnetään osana Sarastian asiakkailleen tuottamaa materiaalihallinnan palvelua, jolloin valittava palveluntuottaja järjestelmäratkaisuineen myy palvelua Sarastialle.
Tämä suorahankinta koskee kahta (2) asiakaskäyttöönottoa, joille on muodostunut suorahankintaperuste aiemmin julkaistulla tietopyynnöllä (Hilma-tunniste 2019-025114). Sarastia on aloittanut prosessin saman hankintakokonaisuuden kilpailuttamisesta mahdollisten muiden asiakkaiden käyttöön. Mainittu kilpailutus tulee olemaan pohjana Sarastian materiaalihallinnan tuotteistamiselle siltä osin, kuin tämän ilmoituksen mukaisia palveluja myydään muille Sarastian asiakkaille. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus (Hilma-tunniste 2021-077838).
Sarastia Oy toteuttaa hankinnan kataloginhallinnan ja ostamisen prosessoinnin järjestelmäratkaisusta osaksi omaa ohjelmistoliiketoimintansa. Hankittava ratkaisu on tarkoitettu Sarastian omistaja-asiakkaiden käyttöön välillisesti siten, että kokonaisratkaisun myy Sarastia Oy. Näin ollen järjestelmää hyödynnetään osana Sarastian asiakkailleen tuottamaa materiaalihallinnan palvelua, jolloin valittava palveluntuottaja järjestelmäratkaisuineen myy palvelua Sarastialle.
Hankinnasta on alun perin julkaistu tietopyyntö Hilma-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 5.12.2019 (ilmoituksen numero Hilmassa: 2019-025114). Tämä suorahankintailmoitus perustuu mainitun ilmoituksen perusteella käytyyn markkinavuoropuheluun, jonka tuloksena suorahankintaperuste syntyi. Ainoastaan yksi (1) palveluntuottaja kykeni toteuttamaan ratkaisun niillä ehdoilla ja hankinnan kohteen määrityksillä, jotka hankintayksikkö tietopyynnössä sekä teknisessä vuoropuhelussa asetti. Mainitun markkinavuoropuhelun päätyttyä hankintayksikkö on käynyt sopimusneuvottelua sekä tehnyt ensimmäisiä asiakaskäyttöönottoja valitun palveluntuottajan kanssa.
Tämä suorahankintailmoitus koskee kahden Sarastian asiakasorganisaation järjestelmäkäyttöönottoa. Kyseiset asiakkaat ovat olleet Sarastian alkuperäisen hankinnan alkuvolyymina ja heidän hankintatarpeidensa ohjaamina markkinavuoropuhelun jälkeistä sopimusneuvottelua on käyty. Ensimmäiset asiakaskäyttöönotot tehdään syksyllä 2021, jolloin hankittavan järjestelmän kaikkine ominaisuuksineen (ks. suorahankintailmoituksen liite) tulee olla tuotantovalmiina.
Sarastia on aloittanut prosessin saman hankintakokonaisuuden kilpailuttamisesta mahdollisten muiden asiakkaiden käyttöön. Mainittu kilpailutus tulee olemaan pohjana Sarastian materiaalihallinnan tuotteistamiselle siltä osin, kuin tämän ilmoituksen mukaisia palveluja myydään muille Sarastian asiakkaille. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus (Hilma-tunniste 2021-077838).
Sarastia Oy:n hankkima kataloginhallinnan ja ostojen prosessoinnin järjestelmäratkaisu ylläpitää loppuasiakas-, sopimus- ja toimittajakohtaisia tuote- ja palvelukatalogeja, joiden perusteella Sarastian asiakkaat voivat tehdä tilauksia ja ohjata hankintasopimusten alaista ostamistaan. Lisäksi järjestelmäkokonaisuuteen hankitaan helpdesk-palvelua, joka liittyy tilaaja- ja toimittajakohtaisten katalogien hallintaan. Hankintasopimusten alaiset nimikkeet ovat monipuolisesti kategorisoitavissa, ryhmiteltävissä ja luvitettavissa tilaavan organisaation ja/tai käyttäjän mukaan. Ostojen tekemisen lisäksi järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa tilaaja-, toimittaja-, tuote- sekä tuotekategoriakohtaisen ostodatan keräämisen ja raportoinnin. Hankittava ratkaisu yhdistyy järjestelmäintegraatioiden kautta osaksi hankintasopimusten elinkaarenhallintaa ja taloushallintoa.
Tarkempi kuvaus hankittavasta järjestelmästä vaatimuksineen löytyy tähän ilmoitukseen liitetystä hankinnan kohteen kuvauksesta.
Sovellettava suorahankintaperuste on hankintadirektiivin 32 artiklan 2 kohdan b alakohta, joka mainitsee, että rakennusurakat, tavarat tai palvelut voidaan antaa ainoastaan tietyn talouden toimijan suoritettaviksi tai toimitettaviksi, kun kilpailua ei teknisistä syistä ole. Suomen kansallisen hankintalain (1397/2016) 40 §:n mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos vain tietty toimittaja voi teknisestä syystä toteuttaa hankinnan, eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole.
Hankinnasta on alun perin julkaistu tietopyyntö Hilma-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 5.12.2019 (ilmoituksen numero Hilmassa: 2019-025114). Tämä suorahankintailmoitus perustuu mainitun ilmoituksen perusteella käytyyn markkinavuoropuheluun, jonka tuloksena suorahankintaperuste syntyi. Ainoastaan yksi (1) taho ilmoitti kykenevänsä toteuttamaan ratkaisun niillä ehdoilla ja hankinnan kohteen määrityksillä, jotka hankintayksikkö tietopyynnössä sekä teknisessä vuoropuhelussa asetti. Mainitun markkinavuoropuhelun päätyttyä hankintayksikkö on käynyt sopimusneuvottelua sekä tehnyt ensimmäisiä asiakaskäyttöönottoja valitun palveluntuottajan kanssa.


Winner: Back Office Services BOS Oy
Award value: 780000