Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-12
Buyer: LOTTO Hamburg GmbH
Country: DE
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311000 | 48920000 | 72000000 | 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2026-01-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB
Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben"
mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument
"Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126,128 GWB, § 21 Arbeitnehmerentsendegesetzes; § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes; § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und
illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln.
Gegenstand des Vertrages sind insbesondere die Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems, Implementierungs-, Schulungs-, Unterstützungs- und Supportleistungen des Auftragnehmers bei der Einführung und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems bei der LOTTO Hamburg GmbH. Nähere Einzelheiten sind den Dokumenten „EVB-IT Systemvertrag“ sowie „Leistungsbeschreibung – ANLAGE 1“ zu entnehmen.
Die Leistungsbeschreibung wird den interessierten Unternehmen nach Einreichung einer ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag") zur Verfügung gestellt.
Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bewerbers dienen die
Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“. Dort sind vom Bewerber Angaben zur Eintragung
im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen.
Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ sowie ggf. im Falle der Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“. Dort sind vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Erklärungen zum Umsatz im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung in den letzten drei Geschäftsjahren (= Vorliegen eines Jahresabschlusses) (2022, 2023 und 2024) in Euro (ohne Umsatzsteuer) abzugeben. Ein jährlicher Mindestumsatz von 400.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung darf nicht unterschritten werden.

Eligibility requirements: Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bewerbers dienen die
Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“. Dort sind vom Bewerber Angaben zur Eintragung
im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen.
Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ sowie ggf. im Falle der Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“. Dort sind vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Erklärungen zum Umsatz im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung in den letzten drei Geschäftsjahren (= Vorliegen eines Jahresabschlusses) (2022, 2023 und 2024) in Euro (ohne Umsatzsteuer) abzugeben. Ein jährlicher Mindestumsatz von 400.000 € (ohne Umsatzsteuer) im Bereich DMS-/WMS-Software inkl. Einführung darf nicht unterschritten werden.
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen
seine Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe
im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen (Eignungsleihe)“. Die LOTTO Hamburg GmbH fordert und erwartet Referenzen, aus denen hervorgeht, dass der Bewerber für die Erfüllung der nach dem Vertrag auszuführenden Leistungen technisch und beruflich geeignet ist. Dabei sind mindestens drei oder mehr Referenzen (bestenfalls nicht mehr als fünf) von unterschiedlichen Auftraggebern einzureichen. Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher benennt zu den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Referenzprojekte, deren Projektabschluss nicht vor dem Jahr 2020 liegt und den ausgeschriebenen Leistungen möglichst nahe kommen. Demzufolge kann es sich um abgeschlossene oder laufende Projekte handeln. Darüber muss eine DMS-Einführung für mindestens 80 Systemnutzer umgesetzt worden sein. Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie folgende Vergleichskriterien beinhalten:
1.	öffentlicher Auftraggeber,
2.	Beteiligung von Mitarbeitenden des Bewerbers, die auch bei der hier ausgeschriebenen Leistung zum Einsatz kommen sollen,
3.	relevanter Auftragswert,
4.	Erbringung eines relevanten Teils an Dienstleistungstagen,
5.	Umsetzung einer relevanten Anzahl an Workflows,
6.	Realisierung einer Schnittstelle zu Microsoft Business Central,
7.	Anbindung eines Signaturtools,
8.	Umsetzung eines DMS in den Fachbereichen Personal, Einkauf, Vertrieb und Finanzen im Rahmen des Referenzprojekts.
Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher hat zu den jeweiligen Referenzen den Auftraggeber mit vollständigem Namen, Anschrift sowie die Branche, in der der Auftraggeber tätig ist, zu benennen. Er hat anzugeben, ob der Auftraggeber ein öffentlicher Auftraggeber ist. Der Bewerber bzw. Eignungsverleiher hat ferner den Leistungszeitraum, die Anzahl der Systemnutzer beim Auftraggeber im Rahmen der Implementierung anzugeben sowie die ausgeführten Leistungen zu beschreiben. Außerdem ist anzugeben, wie hoch die Summe abgerechneter Leistungen im Referenzprojekt ist. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich abgerechneten Leistungen – keine Planungsansätze. Sofern das Auftragsvolumen und somit auch die Summe abgerechneter Leistungen einer Geheimhaltungsvereinbarung zwischen dem Bewerber bzw. dem Eignungsverleiher und dem Auftraggeber unterliegen sollte, kann der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher die Summe der abgerechneten Leistungen umschreiben und beispielsweise mit einem „fünfstelligen Gesamtbetrag“ oder ca.-Angaben ausführen. Darüber hinaus ist an-zugeben, wie hoch die Summe der erbrachten Dienstleistungstage im Referenzprojekt ist. Dabei gelten nur die bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages tatsächlich erbrachten Dienstleistungstage – keine Planungsansätze. Darüber hinaus hat der Bewerber bzw. Eignungsverleiher Ausführungen zu den weiteren geforderten Vergleichskriterien (siehe Ziffer 2., 6. bis 8. in Ziffer 3. c) aa) im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ sowie in Ziffer 3. b) aa) im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“) zu tätigen. 
Die Darstellung der Referenzen hat in den Tabellen in den grau unterlegten Feldern in Ziffer 3. c) aa) im Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmewettbewerb“ bzw. im Falle der Eignungsleihe in Ziffer 3. b) aa) im Dokument „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmewettbewerb“ zu erfolgen. Sollten die Tabellen nicht ausreichend sein, weil der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher weitere Referenzen benennen möchte oder weil der vorgegebene Platz in den einzelnen Zeilen nicht ausreichend sein sollte, hat er diese auf einem von ihm erstellten Dokument anzugeben und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Dabei hat er die Darstellung der Referenzen aus dem Dokument „Eignungsangaben – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ bzw. „Eignungsangaben der anderen Unternehmen – ANLAGE zum Teilnahmeantrag“ zu übernehmen, so dass das von ihm erstellte Dokument dieselben Angaben erhält, die für eine Referenz aufzuführen sind.
Die Kriterien, anhand derer die vom Bewerber bzw. vom Eignungsverleiher eingereichten Referenzprojekte bewertet werden, sind in Ziffer 3.6.4 der Bewerbungsbedingungen aufgeführt.
Es liegt in der Verantwortung der Bewerber bzw. der Eignungsverleiher, sämtliche Informationen bereitzustellen, die es der LOTTO Hamburg GmbH ermöglichen, die Erfüllung oder Nichterfüllung des jeweiligen Kriteriums nachzuvollziehen. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, bei Kriterien, die nicht zur Überzeugung der LOTTO Hamburg GmbH erfüllt sind, Nachweise nachzufordern und/oder im Falle einer Nichterfüllung des Kriteriums dieses Kriterium mit 0 Punkten zu bewerten.
Ferner ist vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher die durchschnittliche Gesamtanzahl des beschäftigten, festen Personals (inkl. Führungskräfte, Teilzeitkräfte; ohne Auszubildende) im relevanten Geschäftsbereich (DMS-/WMS-Software inkl. Einführung) in den Jahren 2023, 2024 und 2025 anzugeben. Dabei darf die durchschnittliche Anzahl von 20 festangestellten Mitarbeitern pro Jahr im relevanten Geschäftsbereich nicht unterschritten werden. Die Anzahl der Bewerber, die zur Abgabe der Erstangebote aufgefordert werden, wird gemäß § 51 VgV auf höchstens sechs Bewerber begrenzt. Die Auswahl der Bewerber erfolgt entsprechend den Ausführungen in Ziffer 2.1.4 der Auftragsbekanntmachung bzw. Ziffer 3.6.4 der Bewerbungsbedingungen.
Außerdem haben der Bewerber bzw. ggf. der Eignungsverleiher die Erklärung abzugeben, dass alle Ansprechpartner die deutsche Sprache fließend sprechen und verstehen.
Nach § 56 VgV können Erklärungen und Nachweise, die nicht bis zum Ende der Teilnahme- bzw. jeweiligen Angebotsfrist vorgelegt wurden, nachgefordert werden. Dies liegt jedoch im Ermessen der LOTTO Hamburg GmbH. Teilnahmeanträge bzw. Angebote, die die geforderten Angaben bzw. Unterlagen nicht enthalten, werden (ggf. nach erfolgloser Nachforderung) ausgeschlossen.
Im Fall der Auftragserteilung hat der Auftragnehmer zu erklären, dass er das
Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte gem. § 3 Abs. 1 u. 2
HmbVgG beachten wird. Dazu ist das Dokument "Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches
Vergabegesetz - ANLAGE 4" mit dem Angebot abzugeben.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium und wird über das Dokument "Preisblatt - ANLAGE 2" ermittelt. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot.
Die Ermittlung des Angebots, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll, erfolgt nach der sogenannten erweiterten Richtwertmethode gemäß der „Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen 2018“, Stand: 25.04.2018 , des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (UfAB 2018). Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden zwei Zuschlagskriterien bewertet:
	Preis
	Qualität (Leistungspunkte)
Bei der erweiterten Richtwertmethode wird die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis nach folgender Formel aus der Preiskennzahl (P, Gesamtwertungspreis) und den Leistungspunkten (L) ermittelt, wobei die Kennzahl Z mit dem Faktor 10.000 multipliziert und bis auf zwei Stellen nach dem Komma auf- oder abgerundet wird:
Z*10.000=L/P
Die Qualität wird in Form von Leistungspunkten (L) gemäß der Ziffer 3.9.1 der Bewerbungsbedingungen bewertet. Der Preis (P) ist der Gesamtwertungspreis auf Basis der Preisangaben des Bieters im Dokument „Preisblatt – ANLAGE 2“.
Der Schwankungsbereich (SB) für die erweiterte Richtwertmethode wird auf 10 Prozent in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt. Der führende Wert bezieht sich auf das Angebot mit dem höchsten Wert für das Verhältnis aus Leistung und Preis. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 10 % vom führenden Angebot abweicht, entscheidet allein die Gesamtzahl der erreichten Leistungspunkte (L). Über dieses abschließende Entscheidungskriterium (EK) wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Die Preiswertung ist in Ziff. 3.9.2. der Bewerbungsbedingungen aufgeführt.
Die Qualität ist nicht das einzige Zuschlagskriterium und wird über das Dokument "Anforderungskatalog -
ANLAGE 1a", über die Teststellung und das vom Bieter eingereichte Gesamtkonzept ermittelt. Leistungswertung: Die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der Wertungspunkte für die nachfolgend genannten Bestandteile:
Das Gesamtkonzept mit den folgenden Bestandteilen:
- Teamkonzept
- Umsetzungskonzept
- Schnittstellenkonzept
 - Schulungs- und Trainingskonzept
 - Migrationskonzept
 - KI-Konzept,
dem Anforderungskatalog und der Teststellung.
Das Gesamtkonzept kann insgesamt zunächst mit 1.000 Punkten bewertet werden. Zudem wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung von 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der einzelnen Bestandteile des Gesamtkonzepts und deren Unterkriterien ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.1 der Bewerbungsbedingungen und dem Dokument „Anforderungen an das einzureichende Gesamtkonzept“. 
Der Anforderungskatalog kann insgesamt zunächst mit 1.824 Punkten bewertet werden. Zudem wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung von 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der einzelnen Bestandteile des Anforderungskatalogs ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.2 der Bewerbungsbedingungen und dem Dokument „Anforderungskatalog – ANLAGE 1a“. 
Die Teststellung des Bieters kann maximal zunächst mit 100 Punkten bewertet werden. Auch hier wird ein Basiswert für diesen Bestandteil der Leistung mit 1.000 Punkten festgelegt, um ein Gleichgewicht zwischen den einzelnen Bestandteilen der Leistung zu erhalten. Die Bewertung der Teststellung und deren Kriterien ergibt sich aus Ziffer 3.9.1.3 der Bewerbungsbedingungen. 
Dabei gehen das Gesamtkonzept und der Anforderungskatalog jeweils mit 40 Prozent in die Leistungspunkte ein, die Teststellung mit 20 Prozent. Die auf diese Weise für die einzelnen Bestandteile ermittelten Punktzahlen werden addiert. Folglich können maximal 1.000 
Leistungspunkte über alle Bestandteile der Leistung hinweg erreicht werden.
Es liegt in der Verantwortung der Bieter, sämtliche Informationen bereitzustellen, die es der LOTTO Hamburg GmbH ermöglichen, die Erfüllung oder Nichterfüllung des jeweiligen Kriteriums in den einzelnen Bestandteilen nachzuvollziehen. Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich vor, bei Kriterien, die nicht zur Überzeugung der LOTTO Hamburg GmbH erfüllt sind oder wahrheitswidrige Angaben enthalten, Nachweise nachzufordern und/oder im Falle einer Nichterfüllung des Kriteriums bzw. im Falle einer wahrheitswidrigen Angabe dieses Kriterium mit 0 Punkten zu bewerten.
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, sind innerhalb von 10 Kalendertagen zu
rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), damit Bewerber bzw. Bieter für den Fall,
dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der
Vergabekammer anstreben können. Die LOTTO Hamburg GmbH weist ausdrücklich auf die
Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4
GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das
Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig,
soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im
Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH nicht innerhalb einer Frist
von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2)
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind,
nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder
zur Angebotsabgabe gegenüber LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden, 3) Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf
der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
der LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der LOTTO Hamburg
GmbH, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf
Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S.
2 GWB bleibt unberührt.
Gegenstand des Vertrages sind insbesondere die Lieferung eines Dokumentenmanagementsystems, Implementierungs-, Schulungs-, Unterstützungs- und Supportleistungen des Auftragnehmers bei der Einführung und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems bei der LOTTO Hamburg GmbH. Nähere Einzelheiten sind den Dokumenten „EVB-IT Systemvertrag“ sowie „Leistungsbeschreibung – ANLAGE 1“ zu entnehmen.

Die Leistungsbeschreibung wird den interessierten Unternehmen nach Einreichung einer ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Dokument "Vertraulichkeitserklärung - ANLAGE zum Teilnahmeantrag" und ggf. Dokument "Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer und anderen Unternehmen - ANLAGE zum Teilnahmeantrag") zur Verfügung gestellt.