Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-04-16
Buyer: Keva
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services
Estimated value: 2300000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kevan uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamisessa tarvittava asiantuntijatyö
Suorahankinnan kohteena on Kevan uuden, keskeneräisen eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen Tieto Finland Oy:ltä, joulukuussa 2020 keskeytyneen projektin toimittajalta, välttämättä tarvittava asiantuntijatyö.
Uusi maksatusjärjestelmä on otettava käyttöön 1.1.2024 mennessä, jotta Keva voi varmistua sen lakisääteisten tehtävien toteuttamisesta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti myös 1.1.2024 eteenpäin. Suorahankinnan laajuus on rajattu vain siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä järjestelmän käyttöönottamiseksi edellä mainitussa aikataulussa. Muilta osin hankinta tullaan toteuttamaan Kevan omana työnä ja hyödyntäen kilpailutettuja asiantuntijoita.
Keva kilpailutti vuosien 2016 ja 2017 aikana yhdessä Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varman kanssa Kevan ja Varman uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän (Emma ja Maija) toteuttamista ja ylläpitoa koskevan palveluhankinnan. Keväällä 2017 (27.4.2017) tehdyllä hankintapäätöksellä tarjouskilpailun voittajaksi valittiin Tieto Finland Oy. Hankintasopimus allekirjoitettiin 21.6.2017 ja hankkeen työt käynnistyivät elokuussa 2017.
Hankintasopimuksen mukaan uusi maksatusjärjestelmä piti olla käyttöönotettavissa vuodenvaihteessa 2019–2020. Hanke kuitenkin viivästyi sovitusta aikataulustaan, minkä vuoksi käyttöönottoaikataulua jouduttiin siirtämään alkuperäisestä vuodella eteenpäin. Myös uusi käyttöönottoaikataulu vuodenvaihteessa 2020–2021 osoittautui mahdottomaksi saavuttaa. Lopulta eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutus jouduttiin keskeyttämään joulukuussa 2020 osapuolten kesken allekirjoitetulla sopimuksella sopimuskokonaisuuden päättämisestä.
Suorahankinnan kohteena olisi edellä kuvatun eläkkeiden maksatusjärjestelmän toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen Tieto Finland Oy:ltä välttämättä tarvittava asiantuntijatyö. Suorahankinnan arvioitu kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa olisi 2 300 000 EUR. Suorahankinnan laajuus on rajattu vain siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä. Muilta kuin suorahankinnan kattamilta osin hankinta on tarkoitus toteuttaa Kevan omana työnä ja hyödyntäen kilpailutettuja asiantuntijoita. Suorahankinta tulee siis kattamaan vain osan projektista.
Keva on suorahankinnan valmistelun aikana huolellisesti arvioinut projektin loppuunsaattamisen vaatiman työmäärän ja tarvittavat asiantuntijaroolit. Tämän arvioinnin mukaan projektin arvioitu työmäärä jakaantuisi alustavasti seuraavasti: Kevan oma työ 30 %, Tieto Finland Oy:ltä suorahankintana hankittava osuus 12 % ja muilta toimittajilta hankittava osuus 58 %. Asiantuntijatarve vaihtelee projektin edetessä. Tieto Finland Oy:n osuus tulee painottumaan projektin alkuun. Muilta toimittajilta hankittava osuus tullaan toteuttamaan kilpailutettujen asiantuntijoiden avulla, joko hyödyntäen Kevan jo olemassa olevia kilpailutettuja sopimuksia tai erillisen kilpailutuksen kautta.
Eläkkeiden maksatusjärjestelmän uudistamistarve on tunnistettu Kevassa hyvissä ajoin jo vuonna 2015 ja Kevassa ryhdyttiinkin kilpailuttamaan uuden maksatusjärjestelmän toimittajaa jo vuonna 2016. Kevan nykyinen, vuonna 1994 käyttöönotettu keskuskonepohjainen eläkkeiden maksatusjärjestelmä on teknologialtaan vanhentunut ja siten erittäin altis virhetilanteille. Lisäksi Kevan nykyisen eläkkeiden maksatusjärjestelmän ylläpidosta vastaavan toimittajan ko. teknologiaa tuntevat ja järjestelmän ylläpidosta vastaavat avainasiantuntijat ovat ao. toimittajalta saatujen tietojen mukaan jääneet ja jäämässä eläkkeelle vuosien 2020–2022 aikana. Tämä aiheuttaa merkittävän riskin Kevan eläkkeiden maksatuksen toimivuuteen ja siten vaarantaa Kevan asiakkaiden toimeentulon katkeamattomuuden. Näiden syiden vuoksi uuden maksatusjärjestelmän käyttöönottoajankohdaksi oli alkuperäisessä hankinnassa asetettu vuodenvaihde 2019–2020.
Suorahankinnan perusteena on, että sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi (hankintalaki 1397/2016, 40 § 2 mom. 4-kohta).
Keva vastaa kaikkien julkisten alojen eläkkeiden maksatuksesta (laki Kevasta 66/2016, julkisten alojen eläkelaki 81/2016). Kevan tulee huolehtia eläkkeiden oikea-aikaisesta ja oikeamääräisestä maksamisesta kaikissa tilanteissa eläkkeensaajien toimeentulon turvaamiseksi. Kevalla on velvollisuus huolehtia siitä, että eläkkeiden maksamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamia vaatimuksia. Keva maksaa kuukausittain eläkettä yli 600 000 eläkkeensaajalle. Euromääräisesti vuonna 2020 maksettiin eläkkeitä 10 908 milj. EUR.
Alkuperäisen hankintasopimuksen päätyttyä Kevalla on nyt keskeneräinen uusi maksatusjärjestelmä (Emma), jonka loppuun saattaminen edellyttää merkittävän määrän työtä. Kuten jäljempänä tarkemmin selvitetään, maksatusjärjestelmän loppuosan toteutuksen ja käyttöönoton kilpailuttaminen ei käsillä olevassa tilanteessa ole mahdollista.
Tulevina lähivuosina eläkkeisiin tulee kohdistumaan lakimuutoksia, joilla on vaikutusta eläkkeiden maksatukseen. Osatyökyvyttömyyseläkkeen lineaarinen malli on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2024 ja siihen liittyvät järjestelmämuutokset on välttämätöntä tehdä suoraan uuteen maksatusjärjestelmään. Uusi maksatusjärjestelmä on otettava käyttöön 1.1.2024 mennessä, jotta Keva voi varmistua sen lakisääteisten tehtävien toteuttamisesta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti myös 1.1.2024 eteenpäin.
Keva on huolellisesti kartoittanut eri mahdollisuudet hankinnan toteuttamiseen. Kevan arvion mukaan maksatusjärjestelmän loppuun saattaminen on toteutettavissa kuvatussa aikataulussa vain sillä edellytyksellä, että Tieto Finland Oy:ltä ostetaan suorahankintana sillä olevaa erityistietämystä Emma-maksatusjärjestelmän sisällöstä ja teknisistä ratkaisuista. Kevan arvion mukaan Emma-järjestelmän loppuun saattamiseen menee nopeimmassakin mallissa eli suorahankintamallissa vähintään kaksi vuotta. Tämä tarkoittaa, että myös suorahankintamallissa työ on aloitettava viipymättä. Jos työ päästään aloittamaan kevään 2021 aikana, järjestelmä on arviolta saatavissa valmiiksi toukokuussa 2023. Tämäkin aikataulu on hankkeen laajuuteen nähden tiukka.
Hankinnan kilpailutukseen kuluisi kilpailutusmallista riippuen Kevan arvion mukaan noin 6–18 kk. Mikäli järjestelmän loppuunsaattaminen kilpailutettaisiin projektitoimituksena, kilpailutus olisi järjestettävä neuvottelumenettelyä käyttäen ja kilpailuttamiseen tulisi varata vähintään 14–18 kk. Edellinen Emma-projektin kilpailutus kesti yli 12 kk, mutta tässä tapauksessa kilpailutus tulisi kestämään aikaisempaa pidempään, koska hankinnan toteuttaminen edellyttäisi toimittajien perehtymistä hankinnan kohteena olevaan keskeneräiseen järjestelmään. Mikäli Keva kilpailuttaisi ainoastaan asiantuntijatyötä, kilpailutukseen olisi tällöinkin varattava aikaa noin kuusi (6) kk. Kevan arvion mukaan uusien asiantuntijoiden itsenäiseen perehtymiseen kuluisi kummassakin kilpailutusmallissa yli 12 kk.


Winner: Tieto Finland Oy
Award value: 2300000