Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-28
Buyer: Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 79200000 | 79400000 | 79421000
Submission deadline: 2021-01-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das übergeordnete Ziel des Projekts SBK Flow 2023 ist die Einführung der Buchführung und Rechnungslegung nach dem HGB zum 1.1.2023. Eine wichtige Bedingung, die für die erfolgreiche Erreichung des Gesamtziels unerlässlich ist, ist die Einführung einer neuen integrierten IT-Landschaft, diese dient zur Unterstützung der Arbeitsprozesse sowie bei der Optimierung der internen Kommunikations- und Informationsabläufe. Die Integration der Anwendungssysteme ist hierbei von hoher Wichtigkeit um möglichst wenige operative Systeme parallel im laufenden Betrieb zu nutzen. Es soll eine vollständige zeitliche Begleitung des Projektes gewährleistet werden. Die Positionierung der externen Unterstützung soll u. a. auch auf der Ebene der Projektleitung bereitgestellt werden. Die Projektleitung soll entsprechend in einem Trio erfolgen (Direktorium + externer Projektleitung).
Das übergeordnete Ziel des Projekts SBK Flow 2023 ist die Einführung der Buchführung und Rechnungslegung nach dem HGB zum 1.1.2023. Eine wichtige Bedingung, die für die erfolgreiche Erreichung des Gesamtziels unerlässlich ist, ist die Einführung einer neuen integrierten IT-Landschaft, diese dient zur Unterstützung der Arbeitsprozesse sowie bei der Optimierung der internen Kommunikations- und Informations-abläufe. Die Integration der Anwendungssysteme ist hierbei von hoher Wichtigkeit um möglichst wenige operative Systeme parallel im laufenden Betrieb zu nutzen. Es soll eine vollständige zeitliche Begleitung des Projektes gewährleistet werden. Die Positionierung der externen Unterstützung soll u.a. auch auf der Ebene der Projektleitung bereitgestellt werden. Die Projektleitung soll entsprechend in einem Trio erfolgen (Direktorium + externer Projektleitung). Im Rahmen der übergreifenden Aufgaben (Querschnittsaufgaben) für die vollständige Projektlaufzeit wird folgender Leistungsumfang benötigt:
— Aufbereitung von Unterlagen für die Sitzung der weiteren Projektgremien und Stiftungsrat und Rechtsaufsicht,
— Aufbereitung von Unterlagen für die Reflektion mit den Wirtschaftsprüfern zu speziellen Fachthemen,
— Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer konstanten Informations-vermittlung für den Personalrat und die Belegschaft. Dies kann über diverse Methoden und Verfahren unterstützt werden. Schwerpunkt soll jedoch die konstante Vermittlung von relevanten Informationen über den aktuellen Projektstand und konkrete Projektentscheidungen sein.
— Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der kommunikativen Begleitung im Projektverlauf; hier sollen kommunikative Methoden eingesetzt werden, um mit allen Akteuren im Projekt, konstant und nachhaltig im Sinne der Zielerreichung, einen offenen und vertrauensvollen Austausch zu pflegen. Dies kann situativ und kreativ dem individuellen Bedarf umgesetzt werden. Im Rahmen der Umsetzung der Projektphasenplanung werden folgende Leistungsbestandteile innerhalb jeder einzelnen Phase konstant benötigt:
— Abnahme der Softwarefunktionen Die Einzelheiten sind der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Projekt- und Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Eligibility requirements: Siehe Vergabeunterlagen.