Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-31
Buyer: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72413000: Website design services | 75130000 | 79413000 | 79416000 | 79416100
Submission deadline: 2023-08-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des Auftrags ist die programmbegleitende Kommunikation des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027. Die programmbegleitende Kommunikation ist eine kontinuierliche Leistung, die auf Grundlage der vom Auftraggeber ausgearbeiteten Kommunikationsstrategie umgesetzt werden soll, die die wesentlichen Inhalte der Kommunikation des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027 aufzeigt.
Zusammenfassend sollen durch die Kommunikation für das EFRE/JTF-Programm die vielfältigen Fördermöglichkeiten dargelegt sowie die Bedeutung der Europäischen Regionalpolitik in Nordrhein-Westfalen sichtbar gemacht werden. Um dies zu erreichen, soll der Auftragnehmer / die Auftragnehmerin den Auftraggeber bei der transparenten und effizienten Kommunikation über Fördermöglichkeiten und Ergebnisse des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027unterstützen.
Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen Berger Allee 25 40213 Düsseldorf
Der Auftragnehmer (AN) soll den Auftraggeber (AG) bei der Planung und Durchführung der Kommunikationsmaßnahmen für das EFRE/JTF-Programm NRW 2021-2027 mit beratenden Tätigkeiten unterstützen. Es ist ein Konzept für die Umsetzung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen zu erstellen, welches bis zum Abschluss der gesamten Förderperiode laufen soll. Das Konzept ist kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die Erkenntnisse des Evaluierungsberichtes der EFRE-Förderperiode von 2014-2020 sind zu berücksichtigen.
Es soll ein Corporate-Design erarbeitet werden, welches die EU- und Landesvorgaben beachtet und das EU-Logo mit dem Förderhinweis "Kofinanziert durch die Europäische Union" mit dem NRW-Landeswappen kombiniert.
Der bereits bestehende Internetauftritt-Programmwebsite des AG (www.efre.nrw) soll zeitnah vom AN relaunched werden. Dabei ist zu gewährleisten, dass sie sowohl über die Förderperiode 2021-2027 informiert als auch Informationen über die abgelaufene Förderperiode 2014-2020 bereitstellt. Der in der Förderperiode 2021-2027 neu hinzugekommene JTF muss in die Programmwebsite eingebunden werden. Bereits bei dem Design der Website soll berücksichtigt werden, dass ab ca. 2025 Informationen über die Förderperiode ab 2028 dargestellt werden müssen. Das Webangebot ist zu pflegen, kontinuierlich auszubauen und an aktuelle Entwicklungen anzupassen.
Da das Webhosting von dem Landesbetrieb IT.NRW übernommen werden soll, ist Drupal als CMS zu nutzen. Darüber hinaus soll der AG Zugang zum Back-end haben, um kleinere Anpassungen selbst vornehmen zum können. Die Qualität der Website ist kontinuierlich zu optimieren. Zugang und Nutzung der Internetplattform müssen barrierefrei sein. Dabei sind §§ 2 ff. der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen (BITV NRW) zu beachten.
Nach dem Relaunch der Programmwebsite übernimmt der AN die kontinuierliche zeitnahe Einarbeitung von erforderlichen inhaltlichen Änderungen und Anpassungen in das CMS. Die hierfür erforderlichen Fachtexte werden in der Regel vom AG bereitgestellt. Vom AN wird erwartet, dass er diese Fachtexte so redigiert und gestaltet, dass sie für Außenstehende geeignet und verständlich sind.
In die aktuelle Website des EFRE.NRW ist ein Newsletter integriert, mit dem ca. 3.300 Abonnentinnen und Abonnenten erreicht werden. Dieses Instrument soll fortgeführt und konzeptionell neu aufgestellt werden.
Die Herausgabe des anlassbezogenen elektronischen Newsletters, z.B. mit Hinweisen und Terminen zu Wettbewerben und Aufrufen zu relevanten Verfahrens- und Programmänderungen oder Ergebnissen der Programmumsetzung soll vom AN durchgeführt werden (ca. acht Mal jährlich). Das verwendete Tool soll einfach zu bedienen sein und verschiedene gestalterische Möglichkeiten und kurzfristigen Einsatz bieten. Das Abonnenten-Management ist DSGVO-Konform umzusetzen.
6. Erarbeitung einer Social-Media Strategie und kontinuierliche Unterstützung im Bereich Social-Media:
Die existierenden Kanäle des EFRE.NRW in den sozialen Medien (Facebook, Twitter, YouTube) sollen weitergeführt und inhaltlich um den JTF erweitert werden, mit dem Ziel, die Reichweite zu erhöhen.
Der AN erarbeitet in Abstimmung mit dem AG eine Social-Media-Strategie, die auch inhaltlich-redaktionelle Aspekte abdeckt. Sie soll alle Kommunikationsmaßnahmen miteinander verzahnen. Der Einsatz von Sozialen Medien ist flexibel zu planen mit der Option, nicht mehr erfolgreiche Medien einzustellen und neue zu nutzen. Der Netzwerkgedanke soll gelebt werden, indem Partnerorganisationen und geförderte Projekte einbezogen werden. Die Handreichung der Landesregierung Nordrhein-Westfalen zur Kommunikation und Information in Sozialen Medien ist zu beachten. Auf der Grundlage der Social-Media-Strategie übernimmt der AN die Pflege der Social-Media-Auftritte.
Der AN organisiert für den AG während der Vertragslaufzeit größere Fachveranstaltungen, Workshops und kleinere Veranstaltungen sowie Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit.
d.) Organisation und Management für die EFRE/JTF NRW Präsenz auf Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit (einmal jährlich) inkl. Konzipierung und Gestaltung begleitender Kommunikationselemente und vor-Ort-Betreuung

Eligibility requirements: Auszug aus dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Dokument (nicht älter als 1 Jahr)