Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-06-30
Buyer: Etat belge — SPF Chancellerie du Premier Ministre
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 15842000 | 18530000 | 19000000 | 39294100 | 60170000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Prestations de services dans le cadre de l’organisation du sommet de l’OTAN des 11 et 12.7.2018 – marché constitué de 4 lots pour le compte de l’Etat belge — SPF Chancellerie du Premier Ministre
Le sommet de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) se tiendra les 11 et 12.7.2018. Les réunions de travail auront lieu dans le nouveau quartier général de l’OTAN tandis que les repas de travail se tiendront dans un autre lieu en Région de Bruxelles-Capitale ou à proximité immédiate.
Le présent marché de services est lancé afin de répondre aux besoins identifiés pour ce sommet. Les 4 lots qui le composent sont mieux décrits infra.
L’organisation de ce sommet implique des responsabilités en termes de logistique, de sécurité, de mobilité et de protocole. Outre les 29 pays membres de l’OTAN, d’autres pays (et organisations internationales) partenaires seront présents lors de ce sommet, ce qui pourrait porter le nombre de délégations à 60.
Régie générale de l’organisation du sommet de l’OTAN qui aura lieu les 11 et 12.7.2018: catering et aménagements liés à l’organisation de 3 repas de travail et de 2 repas de gala, infrastructures techniques, accueil des délégations et des chauffeurs, coordination et organisation de la mobilité du sommet, organisation d’un programme pour les conjoints et d’une soirée pour les journalistes, accueil et infrastructures pour le presse.
—— les repas officiels de travail (1 repas pour les chefs d’Etat ou de gouvernement (de l’ordre de 60 personnes), 1 repas pour les ministres des Affaires étrangères pour (de l’ordre de 120 personnes), 1 repas pour les ministres de la Défense (de l’ordre de 120 personnes), 1 repas pays partenaires (de l’ordre de 30 personnes) et le repas de gala (de l’ordre) 30 conjoints);
—— un espace de travail et de visionnage pour les délégations (de l’ordre de 300 personnes), avec catering sur buffets;
—— un espace de stand-by pour les chauffeurs et la sécurité, avec catering léger en self-service (de l’ordre de 400 personnes).
—— 4 postes médicaux avancés (PMA) comprenant chacun une équipe médicale d’urgence et une ambulance SMUR aux normes 112.
—— des repas de travail du sommet (mobilier, décoration, installations techniques, ICT, circuit vidéo, système d’interprétation, catering, sanitaires…),
—— catering (crew, délégations, officiers de liaison, chauffeurs, collaborateurs belges, agents de sécurité, journalistes…),
—— d’un moment à forte visibilité pour une couverture optimale par le TV et la presse photo de maximum 2 minutes,
—— Organisation d’un programme socio-culturel pour les conjoints sur 2 demi-journées permettant de faire découvrir la richesse culturelle et la diversité de la Belgique,
—— coordination et organisation concertées de la mobilité avec l’adjudicataire (si différent) du lot 2 et de la composition des cortèges (arrivée sur le territoire belge, hôtels, QG OTAN, site repas de travail, hôtels, aéroport, sortie du territoire),
—— concertation de la sécurité avec l’adjudicataire (si différent) du lot 3 et coordination des aspects sécuritaires au niveau de la régie générale,


Winner: DDMC
Number of bids: 4