Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-04-15
Buyer: Gryning Vård AB
Country: SE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311000 | 48311100 | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2022-05-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gryning Vård AB (Beställaren) inbjuder ansökande (Leverantör) att ansöka om att delta i upphandling avseende Verksamhetssystem.
Allt arbete som görs i bolagets klientnära arbete ska enligt lag dokumenteras i klientens personakt. Kraven på dokumentationen regleras i lagar och föreskrifter, och det är av största vikt att bolaget kan uppfylla dokumentationskraven i ett system som kan hantera komplexa dokumentationsbehov på ett användarvänligt sätt. Syftet med den planerade upphandlingen är att säkerställa att samtliga verksamheter i bolaget har ett ändamålsenligt verksamhetssystem utifrån respektive verksamhets dokumentationsbehov. Målet med upphandlingen är att bolaget 2023 ska ha ett verksamhetssystem för dokumentation som uppfyller de behov som finns och som underlättar det administrativa arbetet genom att skapa effektiva administrativa flöden.
Bolagets IT-miljö sköts av ett externt bolag och all information hanteras i en IT-plattform (fjärrskrivbord).
Då verksamhetssystemet kommer innehålla sekretessbelagda uppgifter är det viktigt att systemets säkerhet är hög. Verksamhetssystemet och dess databas bör kunna ligga på skilda/olika servers för bästa säkerhet. När verksamhetssystemet kommunicerar med databasservern ska det alltid ske krypterat. Databasen ska helst vara Microsoft SQL databas. Om det är ett webbaserat verksamhetssystem ska även den kommunikationen ske krypterat gentemot databasservern.
Bolagets främsta behov gällande verksamhetssystem för dokumentation är att kunna upprätthålla en rättssäker och effektiv dokumentationsprocess. Bolaget behöver, i dokumentationen, kunna följa väsentliga händelser i samtliga ärenden från förfrågan om inskrivning till utskrivning. Detta innebär att man har behov av att registrera uppgifter som inte är kopplade till specifika personakter, upprätta personakter med person-, in- och utskrivningsuppgifter, sköta löpande dokumentation och hantera dokument genom att både skanna in dokument samt upprätta och redigera dokument direkt i systemet. Hantering av person- och klientuppgifter, inklusive gallring, ska kunna ske utifrån gällande lagar och regler. Bolagets verksamheter har även behov av att kunna sköta krypterad kommunikation med kund.
Utöver behov gällande dokumentation i klientärenden är det även viktigt att verksamhetssystemet kan sammanställa underlag för systematiskt förbättringsarbete i form av statistik och anonymiserade data avseende inskrivna klienter.
Bolagets faktureringsunderlag utgår ifrån de uppgifter som finns i dokumentationssystemet. Det finns därmed ett behov av att på ett enkelt sätt registrera och sammanställa de uppgifter som är relevanta för bolagets fakturering. Detta behov gäller samtliga verksamhetsområden.
Då bolaget redan sköter sin dokumentation i ett digitalt verksamhetssystem är det även viktigt att en eventuell flytt av data från nuvarande system till ett nytt system kan göras säkert utan att någon information förloras eller görs tillgänglig för obehöriga.
Denna övergripande process är aktuell oavsett uppdrag. Respektive processteg innefattar dock ytterligare processer, vilka skiljer sig åt beroende på vilket verksamhetsområde uppdraget avser. Delprocesserna utgår ifrån dokumentationens innehåll och omfattning, vilken varierar beroende på uppdragets innehåll. Delprocesserna kommer att specificeras närmare i upphandlingsunderlaget.