Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-04-16
Buyer: Luonnonvarakeskus
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Supplies
CPV classification: 48810000: Information systems | 72000000
Submission deadline: 2024-04-26

Technical requirements: Luonnonvarakeskus (Luke) suunnittelee osana HSEQ-toimintansa (HSEQ (Health, Safety, Environment, Quality) kehittämistä yhden tai useamman sitä tukevan SaaS-pohjaisen tietojärjestelmän hankintaa seuraavien osa-alueiden, sovelluspalveluiden toteuttamiseksi: 

A) Kemikaalien hallinta (projekti alkaa 2024, käyttöönotto 2025)

Palveluun on voitava tuoda Lukessa käsiteltävien ja säilytettävien kemikaalien (1000-1500 kpl) tiedot massana Excel- tai CSV-muodossa. Palvelua käytetään kemikaalien tietojen ylläpitoon, hakemiseen ja katseluun, riskien arvioimiseen ja vertailuun, käytön ja altistumisen raportointiin sekä käyttöturvallisuustiedotteiden hakemiseen ja lukemiseen. Käyttöturvallisuustiedotteiden toimittamisesta ja ylläpidosta vastaa järjestelmän toimittaja. Kemikaalien tietoja tallentaa ja ylläpitää palvelussa noin 100 työntekijää, mutta kaikkien Luken 1300 työntekijän tulee voida hakea ja lukea tietoja palvelussa. 

B) Riskien hallinta: kokoava riskirekisteri, strategisten ja työn riskien hallinta, operatiivisten, projekti- ja kone- ja laiteriskien seuranta ja raportointi (arvioitu projektin aloitus 2025)

Erilaisista Luken pääkäyttäjien (10) valmiiksi määrittelemistä tai peruskäyttäjien (200) lisäämistä riskeistä kirjataan arvioinnissa luokat, kuvaukset, hallinta- ja torjuntakeinot, vakavuudet ja todennäköisyydet, hallinta- ja torjuntatoimenpiteet, vastuut, aikataulut sekä jäännösriskien vakavuudet ja todennäköisyydet. Riskienarviointien tiedoista voidaan muodostaa raportteja, joissa erilaisten riskien merkittävyyttä voidaan esittää väreillä, numeroilla ja/tai asteikoilla. Riskienarviointien tietoja voivat hakea ja katsella käyttöoikeuksistaan riippuen kaikki Luken 1300 työntekijää. Riskien ja jatkuvuus- ja valmissuunnitelmien hallinnassa kertyvät tiedot voivat olla turvallisuusluokiteltavia.

C) Työympäristön turvallisuuden arvioinnit (arvioitu projektin aloitus 2025)

Peruskäyttäjät (100) voivat täyttää mobiilikäyttöisessä palvelussa pääkäyttäjien (10) määrittelemiä tarkastuslistoja, joissa kohteina ovat esimerkiksi toimintaohjeet, fyysinen työympäristö, henkilöturvallisuus, tietoturvallisuus ja ensiapuvalmius. Arviointimerkintöjen yhteyteen tulee voida liittää kuvia ja videoita ja määritellä korjaustoimenpiteitä vastuuhenkilöineen, aikatauluineen, muistutuksineen ja kuittauksineen. Tarkastuslistoihin ja niistä tuotettaviin raportteihin on palvelussa lukuoikeudet kaikilla Luken 1300 työtekijällä.

D) Jatkuvuus- ja valmiussuunnitelmien hallinta (arvioitu projektin aloitus 2025)

Palvelussa voidaan laatia ja ylläpitää normaali- ja poikkeusolojen häiriötilanteiden valmius-, jatkuvuus ja toipumissuunnitelmia PDCA-mallin mukaisesti. Skenaarioista kirjataan vaikutukset (kuvaus ja asteikko, varautumisen kypsyysaste (asteikko), hallintakeinot, korjaustoimenpiteet, priorisointi, skenaarion toteutumisen tunnusmerkit sekä reagointiin, palautumiseen ja viestintään liittyvät tehtävät ja vastuut. Palvelu voi auttaa tunnistamaan skenaarioita käyttäjälle esitettävien kysymysten avulla. Toiminnoista voidaan tehdä vaikutusanalyyseja, jotka sisältävät kuvauksen ja arvioinnin (asteikko) ja jotka auttavat skenaarioiden muodostamisessa. Skenaarioita voi tallentaa ja ylläpitää 200 käyttäjää, ja niiden lukuoikeuksia voidaan rajata käyttäjäryhmittäin niiden tyyppien perusteella kaikille Luken 1300 käyttäjälle. Skenaarioista voidaan muodostaa raportteja, joiden sisältöä voidaan suodattaa eri tietojen perusteella.

E) Sisäiset laatuauditoinnit (arvioitu projektin aloitus 2025)

Palvelussa tulee olla valmiita kyselylomakkeita eri laatustandardien (esim. ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001) täyttymistä, mutta Luken tulee voida itse helposti määritellä ja muokata auditointeihin liittyviä kysymyksiä ja vastaustapoja. Palveluun tallentaa vastauksia haastattelujen pohjalta noin 20 henkilöä. Vastauksista tulee voida muodostaa yhteenvetoraportteja. Palveluun voidaan tallentaa myös ulkoisten auditointien raportit tiedostomuodossa.

Luke hankkii mahdollisesti yhden tai useamman tietojärjestelmän 
• käyttöoikeudet/lisenssit  
• ylläpito- ja tukipalvelut 
• käyttöönottoprojektit, jotka muodostuvat konfiguroinneista, integraatioista, migraatioista ja pääkäyttäjien koulutuksista
• käyttöön liittyviä erikseen tilattavia asiantuntijapalveluita ja ylimääräisiä koulutuksia

Luke haluaa välttää räätälöintejä ja toimittajariippuvuutta sisältöjen ylläpidossa, joten odotamme valmisratkaisuilta laajaa omatoimista konfiguroitavuutta. Hankittavaan tietojärjestelmään on voitava tuoda tietoja ja tiedostoja automaattisesti dokumentoidun REST API-rajapinnan kautta muista tietojärjestelmistä. Vastaavasti tietojärjestelmästä on voitava rajapintakutsuilla viedä tietoja muihin tietojärjestelmiin.