Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-05
Buyer: Landratsamt Mittelsachsen, Abteilung Interner Service, Zentrale Dienste
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2019-05-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Landratsamt Mittelsachsen plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Landkreisverwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen seinen Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen. Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Landkreisverwaltung. Zudem ist beabsichtigt die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung) und Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.
— Verwendung moderner Technologien und die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit,
— Dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,
— Unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren, z. B. in H&H proDoppik und P&I LOGA, perspektivisch vorzugsweise über den zentralen Integrationsdienst der SAKD,
— Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,
— Schrittweise Einführung – zunächst in den zuvor genannten Pilotbereichen. In späteren Projektschritten auch in weiteren Referaten.
— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung/Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows)
— perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus - E-Zusammenarbeit, Unterstützung der Voraktenphasen, Mobiles Arbeiten.
Der weitere DMS-Ausbau ist vom Erfolg der o.g. ersten Pilotprojekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Referate entschieden. Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dieses erfolgt je nach Projektfortschritt.
Hinweis: Das Landratsamt Mittelsachsen behält sich vor, vom Vertragsverhältnis mit dem DMS-Lösungsanbieter zurückzutreten, sollten die o. g. Pilotprojekte nicht erfolgreich umgesetzt werden und sollte dies nachweislich auf die DMS-Lösung selbst bzw. auf die Projektbetreuung des Lösungsanbieters zurückzuführen sein.
Abweichend von Ziffer II.2.7 wird der sich an die Abnahme des Gesamtsystems anschließende Servicevertrag für die Dauer von mindestens 48 Monaten geschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn dieser nicht vom Auftraggeber gekündigt wird. Abweichend von Ziffer 16.1.1 EVB-IT System-AGB beträgt die Kündigungsfrist 12 Monat(e) zum Ablauf eines Kalenderjahres.
Von den nach Prüfung der Eignung geeignetsten Unternehmen werden diejenigen, die auf Rang 1 bis 8 liegen,zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Rangfolge ergibt sich aus den erreichten Eignungspunktzahlen aus der Bewertungsmatrix (siehe Anlage Bewertungsmatrix Teilnahmeantrag) und den vollständig eingereichten Eigenerklärungen (siehe Anlage A bis F), unmittelbar zugänglich unter dem in Ziffer I.3 (Kommunikation) angegebenen Link). Bei Punktgleichheit auf Rang 8 entscheidet das Los welcher Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert wird.
Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben:
Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

Eligibility requirements: Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister sind abzugeben: Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien): — Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen wird, — Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER), — Eigenerklärung des Bieters gemäß § 48 Abs. 4 und 5 VgV über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründennach den §§ 123 und 124 GWB (Anlage A), — Eigenerklärung des inländischen Bieters zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder desausländischen Bieters zur Eintragung in ein vergleichbares Register (Anlage B), — Erklärung Bietergemeinschaft (Anlage C), — Erklärung des Bieters bzw. der Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft zum Einsatz von Nach- bzw.Subunternehmen (Anlage D). Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle die Eigenerklärung Anlage E (Verpflichtungserklärung) sowie die Anlagen A und B auch für die Nach- bzw.Subunternehmen vorzulegen.