Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-27
Buyer: Ulkoministeriö
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1070550 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on Suomen ulkoasiainhallinnon ja sidosryhmien käytössä olevan viisumijärjestelmän jatkokehitys ja viisumihakemuspalveluiden jatkokehitys ja palveluiden toisen vaiheen kehityskokonaisuuden käyttöönotto.
Toimittaja vastaa kokonaisvastuullisena toimittajana järjestelmän sekä siihen kuuluvien osien toimittamisesta ja kokonaisuuteen liittyvistä tuki- ja ylläpitotoimista. Hankinta koostuu seuraavista osista: Järjestelmän moduulien ja yhdyskäytäväratkaisun kokonaistoimitus tuki- ja ylläpitopalvelut kattaen.
Yllä luetellun viisumijärjestelmään kohdistuvan kehittämisen lisäksi,  ulkoministeriö on hakemuspalveluiden osalta priorisoinut VISU-projektiin liittyvää kehitystä ja sen osalta hankinnan kohteeksi on valittu seuraavat kehityskokonaisuudet:
VISU 2. vaiheen (tarkistuslistat ja skannattuihin hakemusliitteisiin liittyvät toiminnot) käyttöönoton valmistelut ja tuki
• Toiminallisuuksien loppuunsaattaminen käyttöönoton edellyttämälle  tasolle mm. testauksissa havaittujen puutteiden ja ongelmien korjaus, suorituskykytestaukset ja muut tarvittavat viimeistelyt.
• Käyttöönottojen toteutus ja tukitehtävät sekä käyttöönottojen yhteydessä havaittujen ongelmien ja puutteiden korjaus
Viisumihakemuspalveluihin liittyvät jatkokehityskokonaisuudet, joiden toiminallisuuksien määrittelyä on osittain aloitettu, osasta alla on vasta pintapuolisia hahmotelmia.
• Tilaajan ja toimittajan alustavan määrittelyn mukaisesti (viite: 19.11.2021Ryhmittelyn tavoitetilakeskustelu, 23.11.2021 OVAF ryhmittelyn käyttäjätarinat)
• Tilaajan ulkoisen palveluntarjoajan toimittaman liitetiedostoaineiston vienti VISA järjestelmään siten, että vanhat hakemusliitteet ovat tarvittaessa nähtävissä viisumihakemuksella, mutta tapa voi olla karkeampi kuin ns. uuden mallin mukaisilla liitetiedostoilla.
• OVAF viisumihakemusportaalin käytön mahdollistaminen edustustoille, joiden viisumihakemustoimintaa ei ole ulkoistettu.
• Viisumihakijalle mahdollisuus tehdä online hakemus, jonka aikoo jättää ulkoistamattomaan edustustoon
Julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain 23 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään viiden vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä, ellei toimitettujen tavaroiden, laitteistojen tai järjestelmien odotettu elinkaari ja toimittajan vaihtumisesta aiheutuvat tekniset ongelmat poikkeuksellisesti edellytä pidempää voimassaoloaikaa.
Julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain esitöiden (HE 76/2011 vp, s. 71) mukaan suorahankinta olisi mahdollinen myös silloin, kun alkuperäisessä palveluhankinta- tai rakennusurakkasopimuksessa on jo kilpailutettu pituudeltaan määrätty optioehto, joka on huomioitu alkuperäisessä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa sekä sopimuksen arvon laskemisessa. Säännös mahdollistaisi optioihin perustuvien lisätilausten joustavan tekemisen. Optioiden tulisi olla kuitenkin ennalta ajallisesti ja sisällöllisesti määriteltyjä, jotta tarjoajien tasapuolinen asema tulisi turvatuksi.
Alkuperäisen hankinnan tarjouspyynnön mukaan hankinnan kohteena oli ”Suomen ulkoasiainhallinnon ja sen sidosryhmien (mm. viranomaiset) käyttöön tuleva viisumitietojärjestelmä sekä siihen liittyvä tuki- ja ylläpito”. Hankintaan sisältyi myös ”tietojärjestelmän toimitusprojekti (sis. mm. määrittely, suunnittelun, toteutuksen, mahdolliset räätälöinnit, konversion nykyisestä järjestelmästä) sekä tuki- ja ylläpitopalvelu ja jatkokehitys” Lisäksi sopimuksen tavoitteena oli tarjouspyynnön mukaan ”hankkia teknologisesti moderni ja käyttäjäystävällinen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa prosessien joustavan kehittämisen ja Schengenin puolelta tulevien tietojärjestelmävaatimusten huomioimisen ja muutosten toimeenpanemisen nopeasti”.


Winner: Solita Oy
Award value: 1070550