Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-12-21
Buyer: Infrastrukturgesellschaft des Bundes für Autobahnen und andere Bundesfernstraßen mbH (IGA GmbH)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2019-01-24
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: IGA-ERPneu: Implementierung eines ERP-Systems für die Infrastrukturgesellschaft für Autobahnen und andere Bundesfernstraßen GmbH (IGA) auf Basis SAP
Im Rahmen der Reform der Bundesfernstraßenverwaltung werden die Bundesautobahnen ab dem 1.1.2021 nicht mehr in Auftragsverwaltung durch die Länder, sondern in Bundesverwaltung geführt. Der Bund wird die alleinige Verantwortung für Planung, Bau, Betrieb, Erhaltung, vermögensmäßige Verwaltung und Finanzierung der Bundesautobahnen haben und sich zur Erledigung dieser Aufgaben der am 13.9.2018 gegründeten Infrastrukturgesellschaft Autobahnen (IGA GmbH) – bedienen. Insgesamt werden rund 15 000 Beschäftigte der IGA angehören und sich auf eine Zentrale in Berlin (Projektstandort), 10 Niederlassungen und 41 Außenstellen sowie zahlreiche operative Betriebsstandorte (>200, primär Autobahnmeistereien) in Gesamtdeutschland verteilen.
Das kaufmännische IT-System der IGA (sogenanntes ERP-System) bildet einen zentralen Baustein der IT-Architektur des Unternehmens. Alle verwaltenden Aktivitäten der IGA werden in diesem System abgebildet.
Die Infrastrukturgesellschaft des Bundes für Autobahnen und andere Bundesfernstraßen (IGA) wird aktuell aufgebaut. Im Zuge des Aufbaus der Gesellschaft werden die Verkehrsinfrastrukturfinanzierungsgesellschaft mbH mit Wirkung zum 1.1.2019 auf die Gesellschaft verschmolzen und die DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und –bau GmbH zum 1.1.2020 in die Gesellschaft integriert. Leistungen der Kernprozesse Planen, Bauen, Betreiben und Erhalten werden noch bis zum 31.12.2020 im Rahmen der Auftragsverwaltung von den Bundesländern durchgeführt.
Zum Stichtag 1.1.2021 („Tag 1“) müssen dann alle Leistungen von der IGA erbracht werden. Hierzu benötigt die IGA eine effiziente und integrierte ERP-Lösung. Diese soll angesichts der bereits bestehenden Systeme als SAP-Lösung geschaffen und auf Basis von SAP S/4HANA, aufgebaut werden. Hierzu soll ein Rahmenvereinbarung mit einem Partner abgeschlossen werden, der vom Auftraggeber für diverse Kern- und Unterstützungsprozesse der IGA erarbeitete Feinkonzepte im Zuge von Einzelabrufen implementiert.Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, Einzelabrufe zu tätigen.
Ziel ist es, für die neu gegründete IGA ein Template mit harmonisierten Prozessen, Organisationsstrukturen sowie Stamm- und Bewegungsdaten in einer einheitlichen IT-Architektur zu definieren und die Feinkonzepte je fachlicher Komponente nach Erstellung und Abstimmung an den AN zur Umsetzung zu geben. Die Definition dieses Templates und die Erstellung der Konzepte ist nicht Bestandteil der Vergabe, wohl aber die Implementierung und Einführung der fachlichen Komponenten im Rahmen des Customizings, der Programmierung, der Key-User-Schulung, des Tests, der Migration und des Rollouts sowie der Bereitstellung eines Entwicklungssystems, bis die SAP-Infrastruktur der IGA zur Verfügung steht. Zu den fachlichen Komponenten des Personalwesens sind entsprechende Schnittstellen vorzusehen und zu realisieren. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die relevanten Kernaspekte des Personalwesens bereits zum 1.7.2020 in den Betrieb gehen.
Zusätzlich soll der AN für 3 Monate nach dem Produktivstart am 1.1.2021 zur Intensivbetreuung der Anwender zur Verfügung stehen („HyperCare“-Phase) und die Aufgaben des 2nd-Level-Support bis Ende 2022 wahrnehmen. Eine Verlängerung des 2nd-Level-Supports vom 1.1.2023 – 31.12.2024 ist optional anzubieten.
Eine optionale Verlängerung des Second-Level-Supports der ERP-Software inkl. fachlicher Weiterentwicklung für den Zeitraum 1.1.2023 bis 31.12.2024 ist vorgesehen.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden, erfolgt zweistufig:
1) Prüfung der Eigenerklärungen und Nachweise auf die Erfüllung der Mindestanforderungen. Nur die Bewerber, die die Mindestanforderungen gemäß Abschnitt III.1.2) und III.1.3) erfüllen, werden in die Bewertung der weiteren Eignungskriterien einbezogen.
2) Bildung einer Platzierungsreihenfolge unter den geeigneten Bewerbern durch Bewertung der folgenden Eignungskriterien (Wertung) EK 4.3 bis 4.5:
Gewertet werden jeweils fünf Referenzen je Eignungskriterium (Wertung) EK 4.3 - 4.5 über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 10 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers geben:
EK 4.3.-Wertung: Durch die Referenzen müssen Erfahrungen bei der phasenweisen Einführung eines SAP-Systems nachgewiesen werden.
EK 4.4.-Wertung: Durch die Referenzen müssen Erfahrungen bei der Einführung verschiedener SAP-Module in ein Gesamtsystem nachgewiesen werden.
EK 4.5.-Wertung: Durch die Referenzen müssen Erfahrungen bei dem Rollout eines SAP-Systems nachgewiesen werden.

Eligibility requirements: Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen, Nachweise) vorzulegen: •1 Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen des Bewerbers a) Der Bewerber hat mittels des Formblattes F1 – „Erklärung zum Unternehmen“ (Eigenerklärung) zu versichern, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z.B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html) vorliegen. Diese Erklärung ist auch von Unternehmen vorzulegen, auf deren wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bewerber beruft (§ 47 VgV). 1b) Ist beabsichtigt, die Leistung gemeinschaftlich in Form einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft zu erbringen, so hat jedes Mitglied die vorgenannten Unterlagen vorzulegen; darüber hinaus sind im Formblatt F-BS auch Angaben zur Bewerber-/Bieterstruktur zu machen. •2.Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern einer Bewerber-/Bietergemeinschaft) • Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. • Alternativer Nachweis: Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). • Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt. Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.