Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-04-27
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 79520000
Estimated value: 670000 EUR
Submission deadline: 2021-05-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen und Katalogarbeiten im Rahmen der retrospektiven Kataloganreicherung (Retro-Kataloganreicherung)
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihre Aktivitäten zur retrospektiven Kataloganreicherung für Monografien der Zugangsjahre 1923 ff. fortzusetzen. Das Vorhaben zielt sowohl auf die Vervollständigung der Nachweissituation der Bücher im elektronischen Katalog der Bibliothek als auch auf die Anreicherung der Katalogdaten mit digitalisierten Inhaltsverzeichnissen.
— pro Jahr rund 100 000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen,
— die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3 % der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände),
— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie
— die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihre Aktivitäten zur retrospektiven Kataloganreicherung für Monografien der Zugangsjahre 1923 ff. fortzusetzen. Das Vorhaben zielt sowohl auf die Vervollständigung der Nachweissituation der Bücher im elektronischen Katalog der Bibliothek als auch auf die Anreicherung der Katalogdaten mit digitalisierten Inhaltsverzeichnissen.
— pro Jahr rund 100 000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen,
— die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3 % der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände),
— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie
— die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 % sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
Die Dienstleistung soll am 4. Oktober 2021 beginnen und 24 Monate dauern. Zu Auftragsbeginn erhält der Dienstleister eine zweitägige Einweisung und Schulung durch die Auftraggeberin.
Am Ende der vierten Arbeitswoche müssen der Aufbau der Arbeitsplätze abgeschlossen und der gesamte Digitalisierungsworkflow inklusive Qualitätssicherung in den Routinebetrieb überführt sein. D. h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme, bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal abgeschlossen sein. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; Entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.
Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit den Vertrag ohne Frist kündigen. Sechs Wochen nach Auftragsbeginn ist der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes erforderliche kontinuierliche und gleichmäßige Durchsatz in der Größenordnung von ca. 2 000 überprüften und bearbeiteten Bänden pro Woche zu erreichen.

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705&criteriaId=12857

Award value: 670000