Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-17
Buyer: De Vlaamse Waterweg nv
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71240000 | 72212311 | 72224000: Project management consultancy services | 72413000: Website design services | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2023-08-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Perceel 1: Strategisch Communicatie- en participatieplan: Een strategisch communicatie- en participatieplan wordt opgesteld na een grondige en diepgaande analyse van:
o De maatschappelijke doelstellingen en invulling hiervan door de Vlaamse Overheid en meer bepaald De Vlaamse Waterweg NV;
o De doelstellingen van Sigmaplan 3 en de mogelijke synergiën met gelijklopende maatschappelijke initiatieven;
o Reeds opgedane ervaringen en initiatieven in het kader van het geactualiseerde Sigmaplan (Sigmaplan 2);
o De mogelijke samenwerkingsverbanden met andere stakeholders of entiteiten binnen de Vlaamse Overheid;
Perceel 2: Procesbegeleiding: Om ten behoeve van de optimalisatie en verdere toekomstgerichte uitwerking van het Sigmaplan tot een maatschappelijk en politiek maximaal gedragen en uitvoerbaar plan te komen dienen tal van overlegmomenten, studies, rapportages ed. te worden uitgevoerd. Om al deze informatie in goede banen te leiden, dient vertrekkend van de bestaande processtructuur binnen het geactualiseerd Sigmaplan (uit 2005) een processtructuur te worden gedefinieerd, aangepast en bijgehouden te worden. Deze processtructuur wordt opgeleverd als rapport zoals verder gedefinieerd in dit document. Hierin is naast deze processtructuur ook de effectieve procesbegeleiding van deze uitgebreide samenwerkingsstructuur voorzien. Het organiseren, leiden, rapporteren van de verschillende overlegorganen binnen deze structuur en copywriting zit hierin eveneens vervat in nauwe coördinatie met de opdrachtgever. Eveneens het inventariseren van documenten, studies en data van het huidige Sigmaplan
Perceel 3: Gegevensbeheer: Zoals uit beide voorgaande onderdelen blijkt zal een enorme hoeveelheid geografische data, verslagen, rapporten, (elektronische) briefwisseling etc. worden gegenereerd. Om al deze data overzichtelijk en toegankelijk te houden voor de vele medewerkers (intern en extern) dient een systeem te worden opgezet op basis van open standaarden, gebruiksvriendelijkheid en duurzaamheid. Hiervoor dient binnen deze opdracht een voorstel te worden gemaakt om dit aan te pakken. Het voorstel van geïntegreerde structuur voor opslag en ontsluiting van data wordt opgeleverd als rapport zoals verder gedefinieerd in dit document. Het opzetten en implementeren van deze structuur zit niet in de opdracht. Tevens omvat de opdracht ook ondersteuning en training van DVW-medewerkers bij het gebruik van het nieuwe systeem.
Perceel 1: Strategisch Communicatie- en participatieplan: Een strategisch communicatie- en participatieplan wordt opgesteld na een grondige en diepgaande analyse van:
o De maatschappelijke doelstellingen en invulling hiervan door de Vlaamse Overheid en meer bepaald De Vlaamse Waterweg NV;
o De doelstellingen van Sigmaplan 3 en de mogelijke synergiën met gelijklopende maatschappelijke initiatieven;
o Reeds opgedane ervaringen en initiatieven in het kader van het geactualiseerde Sigmaplan (Sigmaplan 2);
o De mogelijke samenwerkingsverbanden met andere stakeholders of entiteiten binnen de Vlaamse Overheid;
Perceel 2: Procesbegeleiding: Om ten behoeve van de optimalisatie en verdere toekomstgerichte uitwerking van het Sigmaplan tot een maatschappelijk en politiek maximaal gedragen en uitvoerbaar plan te komen dienen tal van overlegmomenten, studies, rapportages ed. te worden uitgevoerd. Om al deze informatie in goede banen te leiden, dient vertrekkend van de bestaande processtructuur binnen het geactualiseerd Sigmaplan (uit 2005) een processtructuur te worden gedefinieerd, aangepast en bijgehouden te worden. Deze processtructuur wordt opgeleverd als rapport zoals verder gedefinieerd in dit document. Hierin is naast deze processtructuur ook de effectieve procesbegeleiding van deze uitgebreide samenwerkingsstructuur voorzien. Het organiseren, leiden, rapporteren van de verschillende overlegorganen binnen deze structuur en copywriting zit hierin eveneens vervat in nauwe coördinatie met de opdrachtgever. Eveneens het inventariseren van documenten, studies en data van het huidige Sigmaplan
Perceel 3: Gegevensbeheer: Zoals uit beide voorgaande onderdelen blijkt zal een enorme hoeveelheid geografische data, verslagen, rapporten, (elektronische) briefwisseling etc. worden gegenereerd. Om al deze data overzichtelijk en toegankelijk te houden voor de vele medewerkers (intern en extern) dient een systeem te worden opgezet op basis van open standaarden, gebruiksvriendelijkheid en duurzaamheid. Hiervoor dient binnen deze opdracht een voorstel te worden gemaakt om dit aan te pakken. Het voorstel van geïntegreerde structuur voor opslag en ontsluiting van data wordt opgeleverd als rapport zoals verder gedefinieerd in dit document. Het opzetten en implementeren van deze structuur zit niet in de opdracht. Tevens omvat de opdracht ook ondersteuning en training van DVW-medewerkers bij het gebruik van het nieuwe systeem.
Vrijblijvende toelichting: 11/08/2023 om 10u00 (Anna Bijnsgebouw – 5de verdieping, zaal Rupel - Lange Kievitstraat 111-113, 2018 Antwerpen)