Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-03-10
Buyer: Den Europæiske Centralbank
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems | 48730000: Security software package | 63510000 | 63512000 | 63515000
Estimated value: 1400000 EUR
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: ECB har til hensigt at indgå kontrakter om levering af rejsetjenester (parti 1), håndtering af rejseudgifter (parti 2) og rejsesporing og -assistance (parti 3). Kontrakterne planlægges at påbegynde 1.1.2018 og skal gælde for en periode på 3 år. ECB kan anmode om en forlængelse, men kontrakternes samlede varighed må ikke overstige 4 år. Hovedsproget for leveringen af tjenesteydelser vil være engelsk. De ønskede tjenesteydelser vil blive opdelt i 3 partier. Tilbudsgivere kan afgive bud på 1, 2 eller alle 3 partier.
Rejsetjenester omfatter offline- og online-bookinger af fly, tog, billeje og hoteller baseret på en transaktionsgebyrmodel og et specifikt online-bookingsystem (Cytric). Tilbudsgiveren skal arbejde med et globalt distributionssystem. Online-bookingsystemet kan være genstand for ændringer i løbet af kontraktperioden. Ved offline-bookinger skal tilbudsgiveren stille et særligt team, som kun beskæftiger sig med ECB-relaterede anmodninger, til rådighed. De leverede tjenester bør tilpasses til ECB's rejseregler. Kontrahenten kan også blive anmodet om at tage sig af fly- og hotelbookinger for grupper på over 10 rejsende.
ECB’s hidtidige antal af rejsende er som følger: ECB har ca. 2 700 rejsende i Frankfurt am Main, og over 35 000 bookinger om året. Rejseforbruget er anslået til ca. 15 000 000 EUR årligt. Omkring 89 % af flyrejserne er til større europæiske byer, f.eks. London, Madrid, Amsterdam, Rom og Bruxelles. Interkontinentale destinationer udgør 8 %, og de sidste 3 % er rejser inden for Tyskland. Omkring 48 % af det samlede antal forretningsrejser foregik med fly, mens togrejser udgjorde 25 % og hoteller 26 %. I øjeblikket bestilles ca. 14 % af rejserne online via online-bookingsystemet Cytric og 80 % offline via rejsetjenesteudbydere. Der forventes en stigning i online-bookingerne.
ECB søger en kontrahent, der vil håndtere rejseudgifter på eget ansvar og i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Kontrahenten skal navnlig levere det nødvendige driftspersonale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelsen leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesten, denne skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. Tjenesterne for håndtering af rejseudgifter skal leveres i ECB's lokaler i Frankfurt am Main. ECB vil stille logistik, kontorfaciliteter, telefoninfrastruktur, it-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler til rådighed i det omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.
Implantatløsningen skal kunne håndtere ca. 17 000 betalingsanmodninger for rejseudgifter om året, som valideres manuelt ved hjælp af SAP-systemet og indscannede kvitteringer. Desuden skal den kunne håndtere ca. 3 300 betalingsanmodninger for generelle udgifter, hvor kvitteringer herfor indscannes. I øjeblikket leveres disse tjenester af en medarbejderstab på 3, hvor de fleste har en baggrund i bogføring.
ECB søger en kontrahent, der kan levere et rejsesporingssystem til alle ECB's forretningsrejsende. ECB har ca. 2 700 forretningsrejsende med over 35 000 transaktioner om året og omkring 10 udstationerede medarbejdere uden for Tyskland.
Formålet med rejsesporingen er at lokalisere alle ECB's forretningsrejsende på verdensplan og kontakte disse i tilfælde af nødsituationer. Følgende krav gælder:
— De enkelte rejsedata skal overføres automatisk fra de forskellige bookingsystemer (som minimum fra de nuværende globale distributionssystemer »Amadeus«, »Sabre« osv.).
— Det bør også være muligt at tilføje andre forretningsrelevante lokaliteter manuelt (bygninger, partnersteder og hoteller bestilt offline).
— For det af ECB's personale, der forvalter værktøjet, skal disse oplysninger være tilgængelige så hurtigt som muligt i rejsesporingssystemet for at kunne bestemme den forretningsrejsendes lokalitet.
— Derudover skal rejsesporingen indeholde relevante rejseadvarsler og -indberetninger samt omfattende oplysninger om lande.
— Rejseadvarslerne skal omfatte medicinske og sikkerhedsrelevante advarsler vedrørende destinationerne og sendes til den rejsende samt det kompetente personale. Forskellige risikoklassificeringer skal tages i betragtning.
— Landeoplysninger og rejseadvarsler skal så vidt muligt være tilgængelige via en tilsvarende mobilapplikation til de mest anvendte operativsystemer.
— Rejsende skal have mulighed for, at forvaltningspersonalet med deres samtykke anvender placeringstjenester på den rejsendes mobilenhed med henblik på at lokalisere den rejsendes lokalitet, hvis der anmodes herom.
— Et assistancecenter skal levere støtte til den rejsende i tilfælde af en medicinsk nødsituation, en sikkerhedshændelse eller et uventet rejseproblem.


Winner: Westtours-Reisen GmbH
Award value: 1400000
Number of bids: 4