Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-09-27
Buyer: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 5013504 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung von Unterstützungsleistungen für Microsoft Plattform bezogene Softwarebereitstellungs-Services - Prozess -& Controlling- Assistenz  in 2 Losen (ANÜ)
Die Einsatzorte sind die derzeitigen und zukünftigen Standorte der HZD in Wiesbaden und Hünfeld, in Einzelfällen der RZ-Standort Mainz und die hessenweiten Standorte der betreuten Ressorts. Einsatzort kann auch der Standort der FITKO in Frankfurt am Main sein sowie die Dienststellen des Landes Hessen.
Im Zusammenhang mit Kundenprojekten sind auch Tätigkeiten in Wiesbaden und Hünfeld außerhalb der HZD-Liegenschaften denkbar.
Beschreibung des Arbeitsumfeldes Die HZD betreibt unter anderem: •Rechenzentren in Wiesbaden, Hünfeld und in Mainz mit ca. 750 physikalischen / 1.000 virtuellen Serversystemen mit unterschiedlichen von Microsoft (MS) supporteten Betriebssystemen •ca. 1.400 eigene und im Kundenumfeld bis zu ca. 75.000 Arbeitsplatzsystemen mit unterschiedlichen von Microsoft (MS) supporteten Betriebssystemen und Office Versionen •die zentrale Microsoft SharePoint und BizTalk Farm des Landes Hessen •Microsoft "Structured Query Language" SQL Server Plattformen auf Basis eines Shared Service •eine auf MS Endpoint Configuration Manager (MECM) [früher: MS System Center Configuration Manager (MS SCCM)] basierende Infrastruktur für das Deployment von Betriebssystemen und Anwendungen (Kundenprojekte) •zentrale Citrix XenApp Terminalserverfarmen •Microsoft Dynamics Customer-Relationship-Management System (CRM) •zentrale E-Mail-Plattform des Landes Hessen auf Basis von Exchange/Active Directory(AD) •verschiedene, parallel eingesetzte MS Services / Produkte auf bis zu 75.000 Arbeitsplätzen des Landes Hessen •Virenschutzsupport im Rahmen des HessenPC für ca. 80.000 Clients und ca. 6.000 Server und ist u.a. zuständig für das Asset Management von über 75.000 ausgelieferten HessenPC Standard Hardware Clients.  Aufgrund der besonderen Bedeutung der in den Fachgebieten unterstützten landes- und bundesweiten Verfahren sind beim Betrieb die Faktoren Ausfallsicherheit (Lastverteilung, redundante Netzkomponenten, Clustertechnologien), Skalierbarkeit (auch Eventbezogen), schnelle Incidentbehebung und IT-Sicherheit (Schutzbedarf nach dem Bundesamt für Informationssicherheit - BSI) von besonderer Kritikalität.  Der technische Betrieb der oben genannten Systeme wurde in den vergangenen Jahren u.a. mit Hilfe externer Unterstützungsleistungen aus- bzw. aufgebaut.  Das erreichte Niveau (bspw. Service-Level-Agreement (SLA)-Einhaltung) ist zu halten und weiter zu verbessern. Im Fokus stehen dabei vor allem die Standardisierung der Prozesse und die weitere Konsolidierung der Verfahren unter Kostengesichtspunkten. Dies und die Bereitstellung von zukunftssicheren Betriebsumgebungen soll durch betriebsinterne Projekte (Upgrades, Releases, Prozessoptimierung und Prozesseinführungen) erreicht werden.  Je nach Einsatzgebiet und Tätigkeit beim Auftraggeber wird die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) auf Grundlage des jeweils gültigen Hessischen Sicherheitsüberprüfungs- und Verschlusssachengesetz (HSÜVG), derzeit gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 3 HSÜVG, erforderlich. Der Auftragnehmer stellt daher sicher, dass nur Ü2-überprüftes Personal für die betreffenden Leistungen beim Auftraggeber eingesetzt wird.  Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ):  Bei ANÜ-Einsatz werden durch die HZD grundsätzlich der Arbeitsplatz und entsprechende Arbeitsmittel gestellt. Die Leistungen werden durch die fachlich verantwortlichen Personen beauftragt und die Umsetzung durch diese überprüft. Die Leiharbeitnehmenden sind entsprechend den fachlichen Notwendigkeiten in die Prozesse des Auftragsgebers, teilweise bzw. umfassend, mit eingebunden.  Methoden- und Werkzeugumfeld Allgemein: Grundsätzlich erfolgen alle in der HZD durchzuführenden Aufgaben im Rahmen von Landesvorgaben, die durch entsprechende Prozesse der IT Infrastructure Library (ITIL), BSI und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) nach BSI (bspw. WiBe Kalkulator) unterstützt werden.  Projektumfeld: Aufgaben mit Projektcharakter (auch im Betrieb) werden in der HZD auf Basis des IT-Projektmanagement-Handbuchs des Landes Hessen sowie des darauf aufbauenden Vorgehensmodells Projekte der HZD (VM-Projekte) umgesetzt. Diese lehnen sich an Standardmethoden der heutigen IT-Welt an.  Für das Projektmanagement wird in diesem Zusammenhang auf die Methoden von PRINCE2 und im Falle des Qualitätsmanagements (QM) auf Six Sigma oder ISO 9001 hingewiesen.  Verfahrensumfeld: Zusätzlich zu den oben angeführten Vorgaben können je nach Auftragslage für Verfahren die durch die HZD betreut werden ergänzende Methoden und Werkzeuge zum Einsatz kommen.  Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung wird bei einer entsprechenden Einarbeitungszeit davon ausgegangen, dass diese Vorgaben zeitnah von den eingesetzten Leiharbeitnehmenden umgesetzt werden können.  Leistungsnachweis Über die erbrachten Leistungen ist nach Vorgabe des Auftraggebers ein monatlicher Leistungsnachweis (Tätigkeitsnachweis) zu führen. Der Tätigkeitsnachweis ist der monatlichen Rechnung beizufügen und ist rechnungsbegründend.  Die Leistung muss nach den Anforderungen der HZD durch Fachkräfte im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) erbracht werden. Alle in der Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben und Anforderungen verstehen sich als Umsetzungen im Rahmen einer Enterprise-Umgebung. Unter einer "Enterprise-Umgebung" wird, branchenüblich, eine Unternehmensumgebung verstanden, in welcher vorrangig Microsoft Enterprise Produkte (vielfach mit dem Vorsatz "Enterprise" versehen) eingesetzt werden.  Unter Leistungen der "Prozessassistenz" wird im Folgenden, als wesentlich, die Unterstützung bereits existierender oder noch aufzusetzender Prozesse im Betriebs- und Projekt-Umfeld von MS SCCM-Lösungen verstanden. Hierzu zählt auch die Prozessanalyse und -optimierung über verschiedene Aufgabengebiete wie u.a. Asset- und Rolloutmanagement, SAP- und DMS-Abwicklung, sowie kaufmännischen Umsetzungen; mit der Ausrichtung auf die Unterstützungsprozesse der Softwareverteilungsmechanismen hinsichtlich Bedarfsevaluation, Beschaffung, Bereitstellung und Endkunden-Anforderungen, im Rahmen bestehender Vorgaben. Beispiele für typische Aufgaben der "Prozess-Assistenz": •Teilnahme am Incident-, Change(CR)- und Releasemanagement der HZD (nach ITIL). •Durchführung von Prozessanalysen und Prozessoptimierungen in verschiedenen Aufgabengebieten. •Unterstützung bei der Ausarbeitung und dem Monitoring von Projektplänen und Prozessen. •Aufstellung und Überwachung von Kennzahlen und Eckdaten mittels branchenüblichen Projektmanagementtools. •Aufstellung von Excel-Auswertungen (z.B. für den Bereich des Asset- und Beschaffungsmanagements). •Dokumentation von Prozessen und Prozessschritten. •Unterstützung in Hinblick auf Prozessimplementierungen und -Überwachungen innerhalb der HZD (u.a. Anwendungs-, Programm-, Projekt-Management). •Erstellung und Pflege von Dokumenten (u.a. Protokolle, Prozessbeschreibungen) •Unterstützung bei Berechnung und Bewertung von wirtschaftlichen Auswirkungen von Projektplänen (z.B. über Simulationen) •Unterstützung des Controllings (z.B. Rechnungsprüfung) •Unterstützung des Assetmanagement des HessenPCs (u.a. Bestellannahmen und -abwicklung, Zulieferung der Zahlen für die jährliche Fakturierung der Leis-tungen an die HessenPC-Kunden, Abstimmung mit den Hardwarelieferanten und ggf. Leasing-Gebern) •Unterstützung bei HessenPC-Client Rollouts (z.B. im Rahmen des Austauschs zum geplanten Nutzungsende der HessenPC-Clients) •Unterstützung von Bedarfsmeldungen (u.a. Klärung der genauen Anforderung, Bearbeitung gemäß dem aktuellen Prozess) •Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe). •Unterstützung der Kundenkommunikation mit den HessenPC-Kunden (u.a. Klärung der Anforderung, Erstaufnahme von Störungsmeldungen) •Mitarbeit bei der fachlichen Abwicklung der Aufgabenfelder mittels SAP- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS).  Im Rahmen der Erfüllung / Umsetzung oben genannter Aufgaben kann es vorkommen, dass mit englischsprachigen Handbüchern / Unterlagen gearbeitet werden muss. Die entsprechende Fähigkeit hierzu wird zur Leistungserbringung vorausgesetzt. Wird im Folgenden der Begriff "Berufserfahrung" verwendet, so sind darunter durch Arbeitstätigkeit erworbene Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu verstehen. Zu Berufserfahrung zählen nicht Ausbildung, Studium, Praktika oder ähnliches.  Der Auftragnehmer überlässt dem Auftraggeber Leiharbeitnehmende mit dem folgenden Qualifikationsprofil:  Berufserfahrung:  Es wird eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in folgenden Gebieten einer Enterprise-Umgebung erwartet: •Unterstützung von IT-Prozessen auf Basis von ITIL. •Erfahrungen bei der Prozessanalyse, -Optimierung und -strukturierung im Rahmen von IT-Prozessen. •Erfahrungen bei der Bearbeitung von kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen und Anfragen hinsichtlich von IT-Prozessausarbeitungen und Umsetzungen. •Erarbeitung von verschiedensten Dokumenten im IT-Prozessumfeld; unter anderem in den Teilbereichen Prozessbeschreibung, Qualitätssicherung (QS) und Prüf- und Ergebnisberichte. •Aufstellung und Monitoring von Projekt-, Multiprojekt-und Prozessplänen, in MS Project und Excel oder alternativ in Visio im Rahmen von IT-Projekten. Jeweils sowohl im Umfeld von Projekten als auch im Rahmen betrieblicher Umsetzun-gen. •Erfahrungen in der Kundenbetreuung (u.a. Annahme und Bewertung von Anfragen und Störungsmeldungen) •Erfahrungen als aktiver Endanwender von DMS- und SAP-Systemen (EBP und Rechnungswesen) •Erfahrungen in der Verwaltung von Sharepoint-Teamräumen (u.a. Berechti-gungskonzept, Sharepoint-Bibliotheken, Sharepoint-Listen) •Erfahrungen in der Unterstützung von Team- oder Projektleitern •Erfahrungen im IT-Bereich (im Idealfall in der automatisierten Clientverwaltung, Software-Paketierung)
Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 4.536.483,84 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Die Einsatzorte sind die derzeitigen und zukünftigen Standorte der HZD in Wiesbaden und Hünfeld, in Einzelfällen der RZ-Standort Mainz und die hessenweiten Standorte der betreuten Ressorts. Einsatzort kann auch der Standort der FITKO in Frankfurt am Main sein sowie die Dienststellen des Landes Hessen.
Im Zusammenhang mit Kundenprojekten sind auch Tätigkeiten in Wiesbaden und Hünfeld außerhalb der HZD-Liegenschaften denkbar.
Beschreibung des Arbeitsumfeldes Die HZD betreibt unter anderem: •Rechenzentren in Wiesbaden, Hünfeld und in Mainz mit ca. 750 physikalischen / 1.000 virtuellen Serversystemen mit unterschiedlichen von Microsoft (MS) supporteten Betriebssystemen •ca. 1.400 eigene und im Kundenumfeld bis zu ca. 75.000 Arbeitsplatzsystemen mit unterschiedlichen von Microsoft (MS) supporteten Betriebssystemen und Office Versionen •die zentrale Microsoft SharePoint und BizTalk Farm des Landes Hessen •Microsoft "Structured Query Language" SQL Server Plattformen auf Basis eines Shared Service •eine auf MS Endpoint Configuration Manager (MECM) [früher: MS System Center Configuration Manager (MS SCCM)] basierende Infrastruktur für das Deployment von Betriebssystemen und Anwendungen (Kundenprojekte) •zentrale Citrix XenApp Terminalserverfarmen •Microsoft Dynamics Customer-Relationship-Management System (CRM) •zentrale E-Mail-Plattform des Landes Hessen auf Basis von Exchange/Active Directory(AD) •verschiedene, parallel eingesetzte MS Services / Produkte auf bis zu 75.000 Arbeitsplätzen des Landes Hessen •Virenschutzsupport im Rahmen des HessenPC für ca. 80.000 Clients und ca. 6.000 Server und ist u.a. zuständig für das Asset Management von über 75.000 ausgelieferten HessenPC Standard Hardware Clients.  Aufgrund der besonderen Bedeutung der in den Fachgebieten unterstützten landes- und bundesweiten Verfahren sind beim Betrieb die Faktoren Ausfallsicherheit (Lastverteilung, redundante Netzkomponenten, Clustertechnologien), Skalierbarkeit (auch Eventbezogen), schnelle Incidentbehebung und IT-Sicherheit (Schutzbedarf nach dem Bundesamt für Informationssicherheit - BSI) von besonderer Kritikalität.  Der technische Betrieb der oben genannten Systeme wurde in den vergangenen Jahren u.a. mit Hilfe externer Unterstützungsleistungen aus- bzw. aufgebaut.  Das erreichte Niveau (bspw. Service-Level-Agreement (SLA)-Einhaltung) ist zu halten und weiter zu verbessern. Im Fokus stehen dabei vor allem die Standardisierung der Prozesse und die weitere Konsolidierung der Verfahren unter Kostengesichtspunkten. Dies und die Bereitstellung von zukunftssicheren Betriebsumgebungen soll durch betriebsinterne Projekte (Upgrades, Releases, Prozessoptimierung und Prozesseinführungen) erreicht werden.  Je nach Einsatzgebiet und Tätigkeit beim Auftraggeber wird die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) auf Grundlage des jeweils gültigen Hessischen Sicherheitsüberprüfungs- und Verschlusssachengesetz (HSÜVG), derzeit ge-mäß § 8 Abs. 1 Nr. 3 HSÜVG, erforderlich. Der Auftragnehmer stellt daher sicher, dass nur Ü2-überprüftes Personal für die betreffenden Leistungen beim Auftraggeber eingesetzt wird.  Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ):  Bei ANÜ-Einsatz werden durch die HZD grundsätzlich der Arbeitsplatz und entspre-chende Arbeitsmittel gestellt. Die Leistungen werden durch die fachlich verantwortlichen Personen beauftragt und die Umsetzung durch diese überprüft. Die Leiharbeitnehmenden sind entsprechend den fachlichen Notwendigkeiten in die Prozesse des Auftragsgebers, teilweise bzw. umfassend, mit eingebunden.  Methoden- und Werkzeugumfeld Allgemein: Grundsätzlich erfolgen alle in der HZD durchzuführenden Aufgaben im Rahmen von Landesvorgaben, die durch entsprechende Prozesse der IT Infrastructure Library (ITIL), BSI und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) nach BSI (bspw. WiBe Kalkulator) unterstützt werden.  Projektumfeld: Aufgaben mit Projektcharakter (auch im Betrieb) werden in der HZD auf Basis des IT-Projektmanagement-Handbuchs des Landes Hessen sowie des darauf aufbauenden Vorgehensmodells Projekte der HZD (VM-Projekte) umgesetzt. Diese lehnen sich an Standardmethoden der heutigen IT-Welt an.  Für das Projektmanagement wird in diesem Zusammenhang auf die Methoden von PRINCE2 und im Falle des Qualitätsmanagements (QM) auf Six Sigma oder ISO 9001 hingewiesen.  Verfahrensumfeld: Zusätzlich zu den oben angeführten Vorgaben können je nach Auftragslage für Verfahren die durch die HZD betreut werden ergänzende Methoden und Werkzeuge zum Einsatz kommen.  Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung wird bei einer entsprechenden Einarbeitungszeit davon ausgegangen, dass diese Vorgaben zeitnah von den eingesetzten Leiharbeitnehmenden umgesetzt werden können.  Leistungsnachweis Über die erbrachten Leistungen ist nach Vorgabe des Auftraggebers ein monatlicher Leistungsnachweis (Tätigkeitsnachweis) zu führen. Der Tätigkeitsnachweis ist der monatlichen Rechnung beizufügen und ist rechnungsbegründend.  Die Leistung muss nach den Anforderungen der HZD durch Fachkräfte im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) erbracht werden.  Alle in der Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben und Anforderungen verstehen sich als Umsetzungen im Rahmen einer Enterprise-Umgebung. Unter einer "Enterprise-Umgebung" wird, branchenüblich, eine Unternehmensumgebung verstanden, in welcher vorrangig Microsoft Enterprise Produkte (vielfach mit dem Vorsatz "Enterprise" versehen) eingesetzt werden.  Unter Leistungen der "Controlling-Assistenz" wird im Folgenden, als wesentlich, die Unterstützung des Verfahrens- und Projekt-Controllings, insbesondere im Umfeld von MECM-/MS SCCM-Lösungen verstanden. Hierzu zählt auch die Pflege und Optimie-rung der bereits etablierte Controlling-Prozesse sowie die Weiterentwicklung der Prozesse bei einem entsprechenden Bedarf sowie die zeitnahe Bereitstellung der entsprechenden Budget- und Kosten-Informationen an die jeweiligen Entscheidungsträger.  Beispiele für typische Aufgaben der "Controlling-Assistenz": •Unterstützung bei der Durchführung von Projekt- und Verfahrens-spezifischen Wirtschaftlichkeitsberechnungen sowie Kosten-Leistungs-Rechnungen. •Unterstützung bei der operativen Planung, Budgetierung sowie dem Forecast im Rahmen der Leitprodukte der Abteilung (z.B. HessenPC). •Mitwirkung bei der Erstellung von bereichsübergreifenden Controlling-Berichten (z. B. Monatsberichte ausgewählter Innenaufträge, Jahresabschluss etc.) inklusive Analyse und Kommentierung bei Abweichungen. •Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung von Controlling-Prozessen (u.a. Schnittstellendefinition, Qualitätssicherung, Controlling-Werkzeug). •Unterstützung des operativen Controllings für die Fachbereiche (u.a. Stammda-tenpflege, Bearbeitung von Anfragen, Ad-Hoc Analysen). •Ansprechpartner für Projekt- und Verfahrensverantwortliche. •Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung des internen Berichtswesens. •Unterstützung bei der Erstellung und Pflege relevanter Key-Performance-Indicators (KPIs). •Aktualisierung der Controlling-Kennzahlen in einem Management-Informations-System (MIS). •Unterstützung der Abstimmung und Durchführung der jährlichen Fakturierung der Projekte und Produkte der Abteilung.  Im Rahmen der Erfüllung / Umsetzung oben genannter Aufgaben kann es vorkommen, dass mit englischsprachigen Handbüchern / Unterlagen gearbeitet werden muss. Die entsprechende Fähigkeit hierzu wird zur Leistungserbringung vorausgesetzt.  Qualifikationsprofil Wird im Folgenden der Begriff "Berufserfahrung" verwendet, so sind darunter durch Arbeitstätigkeit erworbene Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu verstehen. Zu Berufserfahrung zählen nicht Ausbildung, Studium, Praktika oder ähnliches.  Der Auftragnehmer überlässt dem Auftraggeber Leiharbeitnehmende mit dem folgenden Qualifikationsprofil:  Ausbildung: •Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Hochschulstudium mit dem Schwerpunkt Betriebswirtschaft oder Volkswirtschaft.  Berufserfahrung: Es wird eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in folgenden Gebieten einer Enterprise-Umgebung erwartet: •Erfahrungen in der Unterstützung von IT-Prozessen auf Basis von ITIL. •Erfahrungen in der Erstellung und Weiterentwicklung von Dokumenten mit dem Schwerpunkt "Controlling" (z.B. Prozessbeschreibungen, Jahresberichte, Kosten-Nutzen-Analysen). •Erfahrungen in der aufbereiteten Darstellung von Controlling-Kennzahlen an die entsprechenden Entscheidungsträger. •Erfahrung mit SAP für die Durchführung von Controlling-Tätigkeiten (u.a. Kenntnis der Standardberichte, Erfahrung mit Modul SAP FI-CO). •Erfahrungen in der revisionssicheren Aktenablage mit Controllingbezug über geeignete Methoden. •Erfahrungen in der Unterstützung von Team- oder Projektleitern. •Erfahrung im internen Rechnungswesen im IT-Bereich (z.B. Prüfung von Rechnungen, Zuordnung von Innenaufträgen und Kostenstellen). •Erfahrung mit der Bearbeitung großer Datenmengen in MS Excel (u.a. Pivot-Tabellen, Daten-Verknüpfungen mehrerer Excel-Dateien, Datenbank-Verknüpfungen mit Excel, Funktion "SVERWEIS"). •Erfahrung in der Verknüpfung von Controlling-Daten verschiedener Quellen. •Erfahrung im operativen Berichtswesen.
Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 2.905.989,12 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.


Winner: SThree Temp Experts GmbH
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