Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-20
Region: DEF0B
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-09-01
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A
Beschaffung einer technischen und mandantenfähigen Lösung (DSM-Tool) sowie ergänzender Serviceleistungen zum Datenschutzmanagement (DSM) und Umsetzung eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS). 

Beschafft werden sollen neben den Lizenzen, Support und Wartungsleistungen, Beratung beim Aufbau der zentralen Anwendungsinfrastruktur während des EHdB, Beratung bei z.B. Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Customizing, Dokumentation etc., Entwicklungsleistungen und Schulungen (siehe nähere Einzelheiten Teil B 1 Leistungsbeschreibung).
Betriebshaftpflichtversicherung: 
Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird:
•	2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
•	2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
•	2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. 
Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten.

Bei Bewerbergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bewerbergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bewerbergemeinschaft einzureichen.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.

Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie  zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/982ff64f-0f53-4947-8701-00d8b95a8b8f/suitabilitycriteria
Qualifiziertes Personal: 
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die folgenden technischen Fachkräfte im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden (Mindestanforderungen):  
•	6 technische Fachkräfte (FTE) mit der Qualifikation Bachelor- oder Masterabschluss in Informatik oder vergleichbare praktische Kenntnisse (z.B. mind. 5 Jahre Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum Fachinformatiker mit mind. 2 Jahren Berufserfahrung) oder datenschutzrechtlich qualifiziertes Personal mit mind. 2 Jahren Berufserfahrung. Datenschutzrechtlich qualifiziertes Personal bedeutet, dass Expertise im Datenschutzrecht in mittlerer Art und Güte vorhanden ist, dazu gehören:
- Die Beantwortung von datenschutzrechtlichen Aufgaben ist Teil des täglichen 
Aufgabengebiets und
- Datenschutzschulungen werden und wurden regelmäßig besucht und 
- die Aufgaben als DSB oder stellv. DSB wird oder wurde wahrgenommen oder 
es wird bzw. wurden hochwertige Zuarbeiten an den DSB geleistet und
- ein Zertifikat (DSB) oder eine vergleichbare Aus-/Fortbildung vorhanden ist.
- Die Stellung als Datenschutzkoordinator ist nicht ausreichend.

Teilzeitkräfte gehen in die Auswertung mit ein, sind jedoch auf Vollzeitkräfte entsprechend umzurechnen. Auszubildende / Lehrlinge sind nicht zu berücksichtigen.
Sollten die Angaben des Bewerbers den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer wird das qualifizierte Personal der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers je Geschäftsjahr addiert. In einem solchen Fall sind in der eVergabe im Abschnitt Eignungskriterien unter der Position 2.2.2.1 „Qualifiziertes Personal“ die entsprechenden Angaben für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft bzw. – im Fall einer Eignungsleihe – für den Bewerber und den privilegierten Unterauftragnehmer separat an-zugeben. Den jeweiligen Kennzahlen ist für eine exakte Zuordnung die Bezeichnung des jeweiligen Unternehmens jeweils voranzustellen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Eligibility requirements: Betriebshaftpflichtversicherung: 
Es wird die Zusage verlangt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen vorhanden ist oder spätestens innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein und vorgelegt wird:
•	2 Mio. Euro für Personenschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
•	2 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle und
•	2 Mio. Euro für Vermögensschäden und Datenschutzschäden je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle. 
Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrecht zu erhalten.

Bei Bewerbergemeinschaften muss Versicherungsschutz für jedes Mitglied bestehen. Die Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist im Falle von Bewerbergemeinschaften von dem führenden Unternehmen für die Bewerbergemeinschaft einzureichen.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht der geforderten und zugesagten Höhe entsprechen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend, ggf. auch rückwirkend, vom Verfahren auszuschließen.

Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie  zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/982ff64f-0f53-4947-8701-00d8b95a8b8f/suitabilitycriteria
Qualifiziertes Personal: 
Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob die folgenden technischen Fachkräfte im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden (Mindestanforderungen):  
•	6 technische Fachkräfte (FTE) mit der Qualifikation Bachelor- oder Masterabschluss in Informatik oder vergleichbare praktische Kenntnisse (z.B. mind. 5 Jahre Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum Fachinformatiker mit mind. 2 Jahren Berufserfahrung) oder datenschutzrechtlich qualifiziertes Personal mit mind. 2 Jahren Berufserfahrung. Datenschutzrechtlich qualifiziertes Personal bedeutet, dass Expertise im Datenschutzrecht in mittlerer Art und Güte vorhanden ist, dazu gehören:
- Die Beantwortung von datenschutzrechtlichen Aufgaben ist Teil des täglichen 
Aufgabengebiets und
- Datenschutzschulungen werden und wurden regelmäßig besucht und 
- die Aufgaben als DSB oder stellv. DSB wird oder wurde wahrgenommen oder 
es wird bzw. wurden hochwertige Zuarbeiten an den DSB geleistet und
- ein Zertifikat (DSB) oder eine vergleichbare Aus-/Fortbildung vorhanden ist.
- Die Stellung als Datenschutzkoordinator ist nicht ausreichend.

Teilzeitkräfte gehen in die Auswertung mit ein, sind jedoch auf Vollzeitkräfte entsprechend umzurechnen. Auszubildende / Lehrlinge sind nicht zu berücksichtigen.
Sollten die Angaben des Bewerbers den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer wird das qualifizierte Personal der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers je Geschäftsjahr addiert. In einem solchen Fall sind in der eVergabe im Abschnitt Eignungskriterien unter der Position 2.2.2.1 „Qualifiziertes Personal“ die entsprechenden Angaben für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft bzw. – im Fall einer Eignungsleihe – für den Bewerber und den privilegierten Unterauftragnehmer separat an-zugeben. Den jeweiligen Kennzahlen ist für eine exakte Zuordnung die Bezeichnung des jeweiligen Unternehmens jeweils voranzustellen.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
•	deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
•	Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
•	dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
•	Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
•	Erklärung zur Fremdfirmenordnung von Dataport,
•	Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
•	Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
•	Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
•	Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach SÜG
Die Leistungskriterien können den Vergabeunterlagen, die als Entwurf zur Verfügung gestellt werden, entnommen werden (ZIP-Datei ENTWURF Vergabeunterlagen Angebotsphase).
Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
„§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) 	Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) 	Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) 	Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.	der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.	Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.	Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.	mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ 

Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum im Falle von Rügen, diese über den Bieterassistenten zu senden.
Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB:

Vergabekammer Schleswig-Holstein
Düsternbrooker Weg 94
24105 Kiel
Telefon: +49 431 988-4542
Fax: +49 431 988-4702
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de
Beschaffung einer technischen und mandantenfähigen Lösung (DSM-Tool) sowie ergänzender Serviceleistungen zum Datenschutzmanagement (DSM) und Umsetzung eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS). 

Beschafft werden sollen neben den Lizenzen, Support und Wartungsleistungen, Beratung beim Aufbau der zentralen Anwendungsinfrastruktur während des EHdB, Beratung bei z.B. Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Customizing, Dokumentation etc., Entwicklungsleistungen und Schulungen (siehe nähere Einzelheiten Teil B 1 Leistungsbeschreibung).