Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-03-14
Buyer: Emmaus VZW
Country: BE
Region: Arr. Mechelen
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2017-04-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Doel van de opdracht: Emmaüs zoekt een dienstverlener voor het leveren van een software bestemd voor het beheer van HR soft.
Er dienen eveneens de nodige koppelingen gemaakt te worden met andere pakketten zoals o.a. het loonpakket en tijdsregistratie.
De VZW Emmaüs biedt gezondheids- en welzijnszorg aan. Meer dan 6 000 medewerkers staan klaar in een netwerk van meer dan 20 voorzieningen in de provincie Antwerpen om pasklare antwoorden te bieden op elke zorgvraag.
Emmaüs bestaat uit verschillende voorzieningen. Deze voorzieningen zijn gelegen in de provincie Antwerpen, voornamelijk te Mechelen, Duffel, Ranst, Malle-Zoersel en Merksplas.
— Algemeen ziekenhuis Sint-Maarten (Campus Leopoldstraat Mechelen, Campus Rooienberg Duffel, Campus Zwartzustersvest Mechelen);
Binnen Emmaüs hebben we 7 personeelsdiensten met HR medewerkers op diverse plaatsen in provincie Antwerpen. In bijlage „Huidige situatie” kan je detail vinden van de diensten, plaats waar deze zich bevinden en de HR directeurs.
De personeelsdiensten van Emmaüs werken heden samen met SD Worx (e-blox) voor payroll. Tijdregistratie gebeurd aan de hand van het programma Saga van leverancier Tobania. Andere HR aangelegenheden zijn afhankelijk van HR dienst tot HR dienst. Ze werken niet allemaal op dezelfde werkwijze.
De HR departementen van Emmaüs staan voor een continue professionalisering. Niet alleen sociaal juridische wetgeving maakt dat vele processen complexer worden, maar ook komen meer vragen vanuit bestuur en directies over HR gerichte topics. Deze cijfers genereren vergt een degelijke dataverwerking en analyse. Deze analyse neemt momenteel veel tijd in beslag omwillen va het vele manuele werk.
Het accrediteringsproces van een aantal van onze ziekenhuizen maakt ook dat de bestaande procedures inzichtelijk moeten gemaakt worden, alsook uitvoerig gedocumenteerd moeten worden. Daarnaast is het ook noodzakelijk om procesgegevens bij te houden. Zo is het bijvoorbeeld niet enkel noodzakelijk om aan te kunnen tonen dat er functioneringsgesprekken moeten gebeuren, maar ook wat de individuele afspraken zijn en hoe deze opgevolgd zijn.
De personeelsdiensten worden ook geconfronteerd met het verzamelen van gegevens van medewerkers zoals diploma's, gevolgde opleiding in het kader van beroepstitels, certificaten, ... Deze tendens tonen het belang aan van een elektronisch medewerkersdossier.
Een belangrijk luik hierin is dat niet alleen het beheer wordt geprofessionaliseerd, maar dat ook de gebruikers / klanten van de personeelsdiensten mee betrokken worden. De gebruikte tools moeten leidinggevenden op alle niveaus toelaten om zelf stuurgetallen over hun medewerkers op te zoeken en op te volgen. En ook de medewerkers moeten op een elektronische manier hun eigen dossier kunnen raadplegen en hun gegevens up-to-date houden. Hierbij komen uiteraard de nodige validatieprocedures en toegangsrechten die ingebouwd worden in het systeem. Via dit soort van Employee Self Service (ESS)
Als resultaat van dit project zien we de oplevering van een totaal HR Software pakket waarin de HR diensten (die zich in de scope bevinden) ondersteund worden voor alle gewenste aspecten zoals vorming en selectie. Aan de andere kant stellen we als doel de verhoging van de samenhang binnen Emmaüs en het gebruiksgemak van de medewerkers gedurende de volledige contractduur.
Meer informatie over de personeelsdiensten kan je vinden op de link http://cloud.3p.eu/Downloads/1/387/TF/2017
Alle andere voorzieningen kunnen in de loop van de opdracht volgen door een deelproject op te starten, zij zijn dus potentiële klanten.
Algemeen Ziekenhuis Sint-Maarten (Campus Leopoldstraat Mechelen, Campus Rooienberg Duffel, Campus Zwartzustersvest Mechelen) is hier een uitzondering, zij gaan met zekerheid volgen in dit project. Ze starten echter later in tijd als de andere voorzieningen.

Eligibility requirements: Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de kandidaten of inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in 1 van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden, noch dat ze zich in het uitsluitingsgeval bedoeld in artikel 57, 1, f) van de Richtlijn 2014/24/EU  van het Europees Parlement de Raad van 26.2.2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten bevinden. De bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden van artikel 61 § 2, 1°, 2°, 5° en 6° worden door het bestuur zelf opgezocht voor de Belgische aanvragen tot deelneming. De Belgische kandidaat-inschrijver dient wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO — Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel. +32 (0)2 552 27 48. Fax. +32 (0)2 552 27 82. E-mail cjc-csr@just.fgov.be. Omdat het opdrachtgevend bestuur niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse kandidaat-inschrijvers bij hun aanvraag tot deelneming zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren. Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Een kandidaat-inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc.…), moet een verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Aandachtspunt: bij een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid zijn alle deelnemers hoofdelijk verbonden en zijn ze verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover het opdrachtgevend bestuur. Wanneer de kandidaat-inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid betreft, moeten voor elke partner van die combinatie zonder rechtspersoonlijkheid de bovenvermelde documenten ingediend worden. A. Bewijsstukken Een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. B. Minimumeis De inschrijver dient minimum te voldoen aan een totale gemiddelde omzet over de laatste 3 jaar van 800 000 EUR/jaar (bedrag excl. btw). A. Bewijsstukken 1. Referenties Een lijst met vermelding van 8 gedocumenteerde en relevante opdrachten met betrekking tot gelijkaardige diensten uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar met vermelding van minimum: — Gegevens en telefoonnummer van opdrachtgever; — contactpersoon binnen de inschrijver; — overheidsopdracht ja / nee; — Vermelding van het jaarlijks bedrag (excl. btw); — Vermelding van het bedrag van de volledige opdracht (excl. btw, in euro); — startdatum van de opdracht + termijn; — domein waarin deze opdracht zich bevindt (zorgsector, financiële sector, bedrijfssector, etc.); — Omschrijving / extra toelichting van de opdracht; — tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Geef een beschrijving van de personeelsbezetting, organogram en projectteam; van de bedrijfstak van deze opdracht. Indien het gaat om externe medewerkers dan wordt dit uitdrukkelijk vermeld. B. In functie van deze opdracht een duidelijk vermelding van personeel in het projectteam dat betrokken zal zijn bij de uitvoering van de opdracht. Gelieve onderstaande detail mee te geven: — naam personeelslid; — functie / profiel; — interne kwalificaties; — diploma's; — aantal dienstjaren; — aantal opdrachten; — extra informatie. C. Een beschrijving van de ondersteunende dienst binnen het bedrijf (helpdesk) met vermelding van minimum — aantal werknemers; — locatie; — aantal interne / externe werknemers; — SLA. 3. Kwaliteitsnormen De inschrijver dient alle behaalde certificaten door te geven die betrekking hebben op de opdracht, applicatiebeveiliging en informatieveiligheid, alsook informatieveiligheidsbeleid te documenteren. 4.  Koppelingen De inschrijver beschrijft in detail alle koppelingen die aanwezig zijn met systemen van externe leveranciers. Hierbij wordt minimum vermeld: — 3 referenties waarbij deze koppeling heden al gebruikt wordt (met contactpersoon en gegevens) — functionaliteiten van de koppeling (master — slave) — duurtijd van de koppeling (voor onbepaalde tijd, of is dit een bepaalde duur). B. Minimumeis De inschrijver dient minimum aan onderstaande criteria voldoen: 1. Referenties A. 3 referenties te voorzien van ziekenhuis-klanten met een minimum van 250 bedden; B. positieve tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Minimale bezetting van 50 medewerkers van de bedrijfstak van deze opdracht. C. Minimale bezetting op de interne ondersteunende dienst: — tijdens de werkdagen permanent van 9:00 tem 16:00 bemand is; — ten alle tijden minimum 2 personen aanwezig 3. Kwaliteitsnormen ISO 27000 methodologie (of gelijkaardig), zoals aanbevolen door de Privacycommissie (Aanbeveling nr. 01/2013 van 21.1.2013). De leverancier verbindt zich er toe een informatieveiligheidsbeleid uit te werken volgens dezelfde of gelijkaardige principes, meer in het bijzonder de methodologie die beschreven staat in ISO 27001:2013 en de maatregelen zoals opgelijst in ISO 27002:2013 en ISO 27799:2008. — Aan de inschrijving toe te voegen; gehandtekende bijlage applicatiebeveiliging en bijlage informatieveiligheid. 4. Koppelingen De inschrijver heeft minimum een koppeling met: — SD Worx — blox; — Tobania — Saga.
A. Bewijsstukken Een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. B. Minimumeis De inschrijver dient minimum te voldoen aan een totale gemiddelde omzet over de laatste 3 jaar van 800 000 EUR/jaar (bedrag excl. btw).
A. Bewijsstukken Een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.
B. Minimumeis De inschrijver dient minimum te voldoen aan een totale gemiddelde omzet over de laatste 3 jaar van 800 000 EUR/jaar (bedrag excl. btw).
A. Bewijsstukken 1. Referenties Een lijst met vermelding van 8 gedocumenteerde en relevante opdrachten met betrekking tot gelijkaardige diensten uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar met vermelding van minimum: — Gegevens en telefoonnummer van opdrachtgever; — contactpersoon binnen de inschrijver; — overheidsopdracht ja / nee; — Vermelding van het jaarlijks bedrag (excl. btw); — Vermelding van het bedrag van de volledige opdracht (excl. btw, in euro); — startdatum van de opdracht + termijn; — domein waarin deze opdracht zich bevindt (zorgsector, financiële sector, bedrijfssector, etc.); — Omschrijving / extra toelichting van de opdracht; — tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Geef een beschrijving van de personeelsbezetting, organogram en projectteam; van de bedrijfstak van deze opdracht. Indien het gaat om externe medewerkers dan wordt dit uitdrukkelijk vermeld. B. In functie van deze opdracht een duidelijk vermelding van personeel in het projectteam dat betrokken zal zijn bij de uitvoering van de opdracht. Gelieve onderstaande detail mee te geven: — naam personeelslid; — functie / profiel; — interne kwalificaties; — diploma's; — aantal dienstjaren; — aantal opdrachten; — extra informatie. C. Een beschrijving van de ondersteunende dienst binnen het bedrijf (helpdesk) met vermelding van minimum — aantal werknemers; — locatie; — aantal interne / externe werknemers; — SLA. 3. Kwaliteitsnormen De inschrijver dient alle behaalde certificaten door te geven die betrekking hebben op de opdracht, applicatiebeveiliging en informatieveiligheid, alsook informatieveiligheidsbeleid te documenteren. 4.  Koppelingen De inschrijver beschrijft in detail alle koppelingen die aanwezig zijn met systemen van externe leveranciers. Hierbij wordt minimum vermeld: — 3 referenties waarbij deze koppeling heden al gebruikt wordt (met contactpersoon en gegevens) — functionaliteiten van de koppeling (master — slave) — duurtijd van de koppeling (voor onbepaalde tijd, of is dit een bepaalde duur). B. Minimumeis De inschrijver dient minimum aan onderstaande criteria voldoen: 1. Referenties A. 3 referenties te voorzien van ziekenhuis-klanten met een minimum van 250 bedden; B. positieve tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Minimale bezetting van 50 medewerkers van de bedrijfstak van deze opdracht. C. Minimale bezetting op de interne ondersteunende dienst: — tijdens de werkdagen permanent van 9:00 tem 16:00 bemand is; — ten alle tijden minimum 2 personen aanwezig 3. Kwaliteitsnormen ISO 27000 methodologie (of gelijkaardig), zoals aanbevolen door de Privacycommissie (Aanbeveling nr. 01/2013 van 21.1.2013). De leverancier verbindt zich er toe een informatieveiligheidsbeleid uit te werken volgens dezelfde of gelijkaardige principes, meer in het bijzonder de methodologie die beschreven staat in ISO 27001:2013 en de maatregelen zoals opgelijst in ISO 27002:2013 en ISO 27799:2008. — Aan de inschrijving toe te voegen; gehandtekende bijlage applicatiebeveiliging en bijlage informatieveiligheid. 4. Koppelingen De inschrijver heeft minimum een koppeling met: — SD Worx — blox; — Tobania — Saga.
A. Bewijsstukken 1. Referenties Een lijst met vermelding van 8 gedocumenteerde en relevante opdrachten met betrekking tot gelijkaardige diensten uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar met vermelding van minimum: — Gegevens en telefoonnummer van opdrachtgever; — contactpersoon binnen de inschrijver; — overheidsopdracht ja / nee; — Vermelding van het jaarlijks bedrag (excl. btw); — Vermelding van het bedrag van de volledige opdracht (excl. btw, in euro); — startdatum van de opdracht + termijn; — domein waarin deze opdracht zich bevindt (zorgsector, financiële sector, bedrijfssector, etc.); — Omschrijving / extra toelichting van de opdracht; — tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Geef een beschrijving van de personeelsbezetting, organogram en projectteam; van de bedrijfstak van deze opdracht. Indien het gaat om externe medewerkers dan wordt dit uitdrukkelijk vermeld. B. In functie van deze opdracht een duidelijk vermelding van personeel in het projectteam dat betrokken zal zijn bij de uitvoering van de opdracht. Gelieve onderstaande detail mee te geven: — naam personeelslid; — functie / profiel; — interne kwalificaties; — diploma's; — aantal dienstjaren; — aantal opdrachten; — extra informatie. C. Een beschrijving van de ondersteunende dienst binnen het bedrijf (helpdesk) met vermelding van minimum — aantal werknemers; — locatie; — aantal interne / externe werknemers; — SLA. 3. Kwaliteitsnormen De inschrijver dient alle behaalde certificaten door te geven die betrekking hebben op de opdracht, applicatiebeveiliging en informatieveiligheid, alsook informatieveiligheidsbeleid te documenteren. 4.  Koppelingen De inschrijver beschrijft in detail alle koppelingen die aanwezig zijn met systemen van externe leveranciers. Hierbij wordt minimum vermeld: — 3 referenties waarbij deze koppeling heden al gebruikt wordt (met contactpersoon en gegevens) — functionaliteiten van de koppeling (master — slave) — duurtijd van de koppeling (voor onbepaalde tijd, of is dit een bepaalde duur).
B. Minimumeis De inschrijver dient minimum aan onderstaande criteria voldoen: 1. Referenties A. 3 referenties te voorzien van ziekenhuis-klanten met een minimum van 250 bedden; B. positieve tevredenheidsattest. 2. Personeelsbezetting A. Minimale bezetting van 50 medewerkers van de bedrijfstak van deze opdracht. C. Minimale bezetting op de interne ondersteunende dienst: — tijdens de werkdagen permanent van 9:00 tem 16:00 bemand is; — ten alle tijden minimum 2 personen aanwezig 3. Kwaliteitsnormen ISO 27000 methodologie (of gelijkaardig), zoals aanbevolen door de Privacycommissie (Aanbeveling nr. 01/2013 van 21.1.2013). De leverancier verbindt zich er toe een informatieveiligheidsbeleid uit te werken volgens dezelfde of gelijkaardige principes, meer in het bijzonder de methodologie die beschreven staat in ISO 27001:2013 en de maatregelen zoals opgelijst in ISO 27002:2013 en ISO 27799:2008. — Aan de inschrijving toe te voegen; gehandtekende bijlage applicatiebeveiliging en bijlage informatieveiligheid. 4. Koppelingen De inschrijver heeft minimum een koppeling met: — SD Worx — blox; — Tobania — Saga.