Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-02-06
Buyer: Stad Harelbeke
Country: BE
Region: BE254
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72211000: Systems and user software programming services | 72212000: Platform-specific software programming services
Estimated value: 888171.19 EUR
Submission deadline: 2029-06-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: • Lokaal bestuur Harelbeke is op zoek naar een opdrachtnemer die uiterlijk op 30 juni 2025 de voorgestelde HRM-oplossing kan implementeren, waardoor lokaal bestuur Harelbeke vanaf 1 juli 2025 niet langer beroep dient te doen op haar huidig HRM-systeem van Dileoz: o Dit is voor lokaal bestuur Harelbeke zowel een contractuele voorwaarde als een technische minimumeis waaraan het implementatieplan dient te voldoen.  • De nieuwe HRM-oplossing dient rekening te houden met de context en specificiteit van lokaal bestuur Harelbeke (cfr. Rechtspositieregeling) en volgende processen te ondersteunen:  o Personeelsbeheer;  o Loonadministratie;   Er worden +/- 290 medewerkers verwerkt op de payroll, alsook worden daarenboven gemiddeld +/- 250 personen op jaarbasis als occasioneel personeel (vrijwilligers, jobstudenten, verenigingswerkers) verwerkt op de payroll;   Er zijn verschillende werknemerstypes/categorieën: bedienden/arbeiders, waarvan statutairen/contractuelen, bestuurders, jobstudenten, overeenkomst duaal leren, conciërge, mandatarissen, vrijwilligers, animatoren, verenigingswerkers, art.60;   Alsook moet het systeem toelaten om werknemers die meerdere contracten of kostenplaatsen tegelijk combineren te ondersteunen;  o Loonmotor (geautomatiseerde loonberekening en -output ter ondersteuning van naverwerking);  o Tijdregistratie (digitaal in- en uitklokken en aanvragen/goedkeuren/monitoren van tijdsgegevens (e.g. afwezigheden), inclusief de automatische berekening van toelagen, vergoedingen, overloon, nachtprestaties en premies. (cfr. Rechtspositieregeling voor een volledig overzicht)); o Begroting (effectief beheren en simuleren van personeelsbudgetten om weloverwogen financiële beslissingen te maken en kostenbeheersing en transparantie te waarborgen);  o Rapportering (data-analyse, transparantie en compliance faciliteren).   • De voorgestelde (cloud)oplossing moet hierbij de nodige functionaliteiten bevatten om het de personeelsdienst en leidinggevenden zo makkelijk mogelijk te maken om gegevens te consulteren, te beheren en/of rapporteringen/dashboards te kunnen maken. De oplossing dient een inzichtelijk toegangsbeheer te hebben waarmee de personeelsdienst met gedifferentieerde profielen beperkte toegang kan verlenen aan eindgebruikers. Daarnaast dient het systeem ook een koppeling te voorzien met andere tools zijnde de boekhouding (CEVI), fietsleasing (voorlopig o2o), ontwikkelingscyclus (voorlopig Cornerstone), selectie en rekrutering (voorlopig TalentLink), Microsoft Power BI (via API) en Active Directory (om o.a. Single Sign-On te ondersteunen). • Tijdens de implementatie wordt er maximale ondersteuning verwacht op het niveau van:  o Het ontwerpen (op basis van een efficiënte en gedetailleerde functioneel/technische analyse), configureren en testen van het systeem (module personeelsbeheer, loonadministratie & -motor, tijdsregistratie, begroting en rapportering);  o Het aanleveren van instructies en een template om de datamigratie van het huidige systeem (DILEOZ) naar het toekomstige systeem te faciliteren, evenals het transformeren, effectief opladen en valideren van de nodige data in het toekomstige systeem.    Wat betreft historiek, moet er een werkbare oplossing voorzien worden om relevante historische data van werknemers (i.e. de datum van in- en uitdiensttreding, contractgegevens zoals het type contract, de contractduur, aantal VTE, etc., de functiegeschiedenis van medewerkers binnen lokaal bestuur Harelbeke, de functionele loopbaangeschiedenis, de anciënniteitsgeschiedenis, en eventuele loopbaanonderbreking) uit de verschillende voorgaande systemen op één plaats te kunnen raadplegen, én rapportering mogelijk te maken op zowel huidige als historische data;  o Het ontwerpen, ontwikkelen en testen van de nodige (geautomatiseerde) koppelingen tussen het systeem en andere tools: boekhouding (CEVI: inladen boekingsbestanden loonverwerking volgens BBC protocol en export budgetmodule), fietsleasing (voorlopig o2o), ontwikkelingscyclus (voorlopig Cornerstone), selectie en rekrutering (voorlopig TalentLink), Microsoft Power BI (via API) en Active Directory. o Het voorzien van ondersteuning tijdens de overgang van het huidige naar het toekomstige systeem en het voorzien van controlemechanismen en een gewaarborgde dienstverlening om de vlotte overstap te garanderen en valideren;  o Het ter beschikking stellen en personaliseren van standaard rapporten en –dashboards, alsook het ter beschikking stellen van data extracten en/of een rapporteringsmodule waarbinnen zelf rapporten kunnen gebouwd worden; o Het voorzien van opleidingen en overeenkomstige up-to-date documentatie voor de medewerkers van de personeelsdienst om de tool (incl. de mogelijkheid om rapporten te bouwen) te leren gebruiken, alsook beheren (e.g. op het niveau van toegangsrechten, audit checks, etc.).  • Na de implementatie, moet er naast de 24/7 ter beschikking stelling van het systeem, beroep kunnen gedaan worden op (een selectie van) volgende diensten:  o Het verlenen van diensten voor, tijdens en na de loonberekeningen (doen van aangiftes, opladen betalingsbestanden, opmaak van sociale, fiscale en loondocumenten, ondersteunen van specifieke administratie (e.g. loonbeslag), ter beschikking stellen van diverse overige documenten en/of rapporten,…);  o Het bieden van ondersteuning om het systeem proactief up-to-date te houden met evoluties in de regelgeving (o.a. rechtspositieregeling) en het voorzien van communicatie/documentatie hieromtrent;  o Het bieden van ondersteuning om het systeemtechnisch te onderhouden en mee te laten evolueren met nieuwe trends/functionaliteiten en het voorzien van communicatie/documentatie hieromtrent;  o Het bieden van juridische ondersteuning/advisering in het kader van payroll.  • Van de uiteindelijke opdrachtnemer wordt m.a.w. verwacht dat hij zijn meerwaarde als strategische partner op langere termijn kan aantonen om de specifieke noden van lokaal bestuur Harelbeke ...
De inschrijver vult de inventaris volledig en correct in.

Volgende posten zijn opgenomen in de inventaris: 

1.	Implementatie van de HRM-oplossing
•	Periode: sluiting van de opdracht – uiterlijk 30 juni 2025
•	Inclusief: alle kosten voor hosting tijdens de implementatie
•	Eenmalig forfaitair bedrag
2.	Migratie van gegevens
•	Eenmalig forfaitair bedrag
3.	Hypercare
•	Verplicht gedurende de maanden juli, augustus en september
•	Eenmalig forfaitair bedrag
•	Tussen 21 juli en 15 augustus zal de hypercare zo goed als niet nodig zijn wegens verlof
4.	Hosting van de HRM-oplossing
•	Vanaf juli 2025
•	Jaarlijks bedrag
5.	Support m.b.t. de HRM-oplossing
•	Vanaf oktober 2025 (na afloop hypercare)
•	Maandelijks bedrag
6.	Juridische dienstverlening

Beoordelingsmethodiek

Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs


Winner: Cipal Schaubroeck nv
Award value: 1922485.35
Number of bids: 2