Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-07-11
Buyer: Universität Koblenz-Landau
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72512000: Document management services
Estimated value: 264620.85 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und  elektronischen Studierendenakte
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronischen Studierendenakte.
Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse (außerhalb spezieller Fachverfahren), sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt zwei Pilotbereiche benannt: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und die elektronische Studierendenakte.
Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden.
Der zweite Pilotbereich beinhaltet die Einrichtung einer elektronischen Studierendenakte zur rechtsverbindlichen Verwaltung von studienrelevanten Dokumenten. Die technische Basis bildet dabei das DMS, über dessen Oberfläche u.a. die Abgabe von Abschlussarbeiten, inklusive Anbindung an das Campusmanagementsystem, realisiert wird. Aktuell sind die HIS-GX Module SOS, POS und LSF sowie HISConnect im Einsatz, welche perspektivisch im Zeitraum von Oktober 2022 bis April 2029 durch HISinOne abgelöst werden.
Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und implementiert werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Personal in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:
Der Beschaffungsgegenstand muss die Funktionalitäten der Pilotbereiche: elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronische Studierendenakte abbilden können. Daneben werden Funktionalitäten abgefragt um eine zukünftige Nutzung als flächendeckendes DMS sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere die Überlegungen das identische System z.B. für Bau-, Projekt- oder Personalakten nutzen zu können.
Die vollständigen Funktionsbereiche, die die zu beschaffende DMS-Software abdecken muss, liegen als Anlage 603 "Anforderungskata-log_Gesamtbewertungsmatrix" bei.
Der EVB-IT Systemlieferungsvertrag kann im Hinblick auf den Leistungsteil "Systemservice" auftraggeberseitig drei (3) Mal um jeweils ein (1) Jahr verlängert werden.
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronischen Studierendenakte
Elektronische Rechnungen sind im Format X-Rechnung über das Rechnungsprotal des Landes Rheinland-Pfalz (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID zu stellen.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,


Winner: d.velop public secotr GmbH
Award value: 264620.85
Number of bids: 1