Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-06
Buyer: Device Lifecyclemanagement
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 50300000 | 50312000 | 72250000: System and support services | 72253000: Helpdesk and support services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-09-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Wirt-124 EU P §§ 123, 124 GWB
Auf § 160 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) wird hiermit hingewiesen. Der Nachprüfungsantrag ist danach unzulässig, soweit:    1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,     2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,     3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,     4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Sofern Verhandlungsbedarf besteht, sollen Bieter im Rahmen der Angebotsphase (2. Stufe des Verfahrens) ihren Verhandlungsbedarf am Vertrag (inkl. der Anlagen: vertragliche ISM-Vorgaben für Dienstleister der IBB inkl. dazugehörige Vordrucke, Notfallmanagement, Weiterverlagerungsverzeichnis, Berichtswesen) dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie dem Punkt 11 "Berichte" der Leistungsbeschreibung in der dafür vorgesehenen Anlage 05 mitteilen.   Weitere Erläuterungen zu verhandelbaren Themen sind der Anlage 05 zu entnehmen.   Die weiteren Ausschreibungsunterlagen insbesondere die Anlage 15 Besondere Vertragsbedingungen BerlAVG sind nicht verhandelbar.  Sollte es für Sie erforderlich sein, dass noch weitere Regelungen verhandelbar sein müssen, bitten wir Sie um frühzeitige Mitteilung im Rahmen von Bewerberfragen im Teilnahmewettbewerb (erste Stufe des Verfahrens). So kann geprüft werden, ob die Liste an verhandelbaren Themen erweitert werden kann.   Obgleich es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, behält sich die IBB vor, den Zuschlag ohne Verhandlungsrunden zu erteilen. Demzufolge sind mit Angebotsfrist verbindliche und vollständige Angebote einzureichen. Dieses Vorgehen ist nur möglich, sofern weder auf Bieter- noch auf Auftraggeberseite Verhandlungsbedarf besteht.  Ablauf  Nach Prüfung und Wertung der Erstangebote können die Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Die IBB behält sich vor nur mit dem, nach Wertung der Angebote, wirtschaftlichsten Bieter zu verhandeln.   Detaillierte Informationen zum Ablauf der einzelnen Verhandlungsrunden erhalten die teilnehmenden Unternehmen rechtzeitig vor dem Beginn der jeweiligen Verhandlungsrunde. Die Verhandlungsgespräche werden von der IBB in Form eines Ergebnisprotokolls festgehalten und dem jeweiligen Bieter zur Verfügung gestellt. Nach Einigung im Rahmen der Verhandlungsrunde wird der Bieter zur Anpassung seiner Vertragsunterlagen aufgefordert bzw. die Vertragsunterlagen der Auftraggeberin in angepasster Form zur Ve
Im Rahmen der New Work Initiative erfolgt ein umfassender Austausch sämtlicher Endgeräte - darunter die Umstellung der Arbeitsplätze von PC auf Notebooks sowie der Ersatz der technischen Ausstattung in den Besprechungsräumen und aller dienstlich genutzten Smartphones und Tablets. Die Hardware wird über parallele Vergaben beschafft und ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. Für dieses Vorhaben benötigt die Investitionsbank Berlin (IBB) einen leistungsfähigen Auftragnehmer, für die initiale Umgestaltung (im Dokument als Rollout benannt) aller Arbeitsplätze und Besprechungsräume, sowie während der Vertragslaufzeit fortlaufend für den Auf- und Abbau von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Der Auftragnehmer verantwortet dabei den Abruf von Hardware bei den entsprechenden Vertragspartnern, die IBB spezifische Vorkonfiguration, den Aufbau / die Übergabe der Hardware und die Geltendmachung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen gegenüber den Lieferanten. Weitere Details entnehmen Sie der Anlage 03 Leistungsbeschreibung.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen  Nachweis über mindestens: - zwei Referenzen über Leistungen im Bereich Device Lifecyclemanagement Lifecyclemanagement (oder Desktop-as-a-Service) nach Art und Umfang vergleichbar gemäß Leistungsbeschreibung mit jeweils mindestens 500 Clients, - eine Referenz über eine Leistung im Bereich Mobile Device Management mittels Microsoft Intune nach Art und Umfang vergleichbar gemäß Leistungsbeschreibung, - eine Referenz bei einem Kunden aus der Finanzbranche, der unter Aufsicht der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen) steht. Diese Referenz muss nicht zwingend inhaltlich vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung sein, jedoch eine Dienstleistung beinhaltet haben.  Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein und müssen eine Vertragslaufzeit von mindestens zwei Jahren aufweisen (siehe Anlage 10). Bewertung der Referenzen Insgesamt können 60 Punkte mit Referenzen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen, erreicht werden.   Referenz Nr. 1  Deckt die Referenz Nr. 1 sowohl die Anforderung Device Lifecyclemanagement, als auch die Anforderung Mobile Device Management mittels Microsoft Intune ab, werden 10 Punkte vergeben.  Deckt die Referenz Nr. 1 zusätzlich den Kundenkreis Finanzbranche unter BaFin-Aufsicht ab, werden 10 zusätzliche Punkte vergeben.  Für die Referenz 1 können somit insgesamt 20 Punkte erreicht werden.  Weitere Referenzen (maximal 3): Für jede weitere Referenz über die Mindestanforderungen hinaus (maximal 3 weitere Referenzen), die die Anforderung Device Lifecyclemanagement und/oder die Anforderung Mobile Device Management mittels Microsoft Intune abdeckt, werden jeweils 10 Punkte vergeben. Es können somit insgesamt bis zu 30 Punkte für weitere Referenzen erreicht werden.  Weitere Referenz aus der Finanzbranche unter Aufsicht der BaFin: Für eine weitere Referenz bei einem Kunden aus der Finanzbranche, der unter Aufsicht der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen) steht, werden 10 Punkte vergeben.  Punktegleichstand im Teilnahmewettbewerb Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Kriterienkatalog. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Fragebogen Auftragsverarbeitung. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).

Eligibility requirements: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen  Nachweis über mindestens: - zwei Referenzen über Leistungen im Bereich Device Lifecyclemanagement Lifecyclemanagement (oder Desktop-as-a-Service) nach Art und Umfang vergleichbar gemäß Leistungsbeschreibung mit jeweils mindestens 500 Clients, - eine Referenz über eine Leistung im Bereich Mobile Device Management mittels Microsoft Intune nach Art und Umfang vergleichbar gemäß Leistungsbeschreibung, - eine Referenz bei einem Kunden aus der Finanzbranche, der unter Aufsicht der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen) steht. Diese Referenz muss nicht zwingend inhaltlich vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung sein, jedoch eine Dienstleistung beinhaltet haben.  Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre, gerechnet ab Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung, sein und müssen eine Vertragslaufzeit von mindestens zwei Jahren aufweisen (siehe Anlage 10). Bewertung der Referenzen Insgesamt können 60 Punkte mit Referenzen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen, erreicht werden.   Referenz Nr. 1  Deckt die Referenz Nr. 1 sowohl die Anforderung Device Lifecyclemanagement, als auch die Anforderung Mobile Device Management mittels Microsoft Intune ab, werden 10 Punkte vergeben.  Deckt die Referenz Nr. 1 zusätzlich den Kundenkreis Finanzbranche unter BaFin-Aufsicht ab, werden 10 zusätzliche Punkte vergeben.  Für die Referenz 1 können somit insgesamt 20 Punkte erreicht werden.  Weitere Referenzen (maximal 3): Für jede weitere Referenz über die Mindestanforderungen hinaus (maximal 3 weitere Referenzen), die die Anforderung Device Lifecyclemanagement und/oder die Anforderung Mobile Device Management mittels Microsoft Intune abdeckt, werden jeweils 10 Punkte vergeben. Es können somit insgesamt bis zu 30 Punkte für weitere Referenzen erreicht werden.  Weitere Referenz aus der Finanzbranche unter Aufsicht der BaFin: Für eine weitere Referenz bei einem Kunden aus der Finanzbranche, der unter Aufsicht der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen) steht, werden 10 Punkte vergeben.  Punktegleichstand im Teilnahmewettbewerb Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Kriterienkatalog. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Fragebogen Auftragsverarbeitung. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
Kriterienkatalog: Ausfüllen der Anlage 06 - Reiter Kriterienkatalog und Erfüllen aller Ausschlusskriterien  Bewertung Kriterienkatalog Bewertet werden die als Bewertungskriterium definierten Angaben in der Anlage 06 - Reiter Kriterienkatalog.  Die erreichbare Punktzahl je Kriterium ist der Anlage zu entnehmen. Insgesamt können 20 Punkte erreicht werden.   Punktegleichstand im Teilnahmewettbewerb Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Kriterienkatalog. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Fragebogen Auftragsverarbeitung. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
Nachweis über ein ISO 27001-Zertifikat (siehe Anlage 06 Kriterienkatalog)
Fragebogen Auftragsverarbeitung: Ausfüllen der Anlage 06 - Reiter Auftragsverarbeitung und Erreichung einer Mindestpunktzahl von 17  Bewertung Fragebogen Auftragsverarbeitung Zur Bewertung wird die erreichte Punktzahl im Fragebogen Auftragsverarbeitung in der Anlage 06 - Reiter Auftragsverarbeitung herangezogen. Insgesamt können 34 Punkte erreicht werden.   Punktegleichstand im Teilnahmewettbewerb Bei Punktegleichstand entscheidet die Bewertung der Referenzen. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Kriterienkatalog. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet die Bewertung Fragebogen Auftragsverarbeitung. Besteht auch bei dieser Bewertung Punktegleichstand, entscheidet das Los (dokumentiert nach Vier-Augen-Prinzip).
Formulare für die Erklärungen sind in den Vergabeunterlagen enthalten.  Versicherungsschutz: Es ist eine Erklärung und ein Nachweis über eine Vermögenshaftpflicht- (Mindestdeckungssumme 500.000,00 EUR pro Jahr und Schadensfall) und Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden (Mindestdeckungssumme 1.000.000,00 EUR pro Jahr und Schadensfall) beizufügen. Eine entsprechende Versicherung ist für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags aufrecht zu erhalten. (siehe Anlage 13)
Nicht wertungsrelevante Unterlagen können durch die Auftraggeberin nachgefordert werden.
Soweit die Vergabeunterlagen Vordrucke enthalten, sind ausschließlich diese zu verwenden. - Wettbewerbsregisterauskunft: Die Vergabestelle wird von dem Unternehmen (und - soweit zutreffend - von dessen Subunternehmen/ Mitgliedern einer Bietergemeinschaft), das den Zuschlag erhalten soll, Abfragen aus dem Wettbewerbsregister veranlassen. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt das Unternehmen sein Einverständnis dazu. Eintragungen können zum Ausschluss führen. - Bei Bietergemeinschaft und Mehrfachbeteiligung: Darstellung der wettbewerblichen Auswirkungen. (Anlage 14) - Bei Bietergemeinschaft: Erklärung zur gemeinschaftlichen Vertretung und zur gesamtschuldnerischen Haftung. (Anlage 14) - Bei Einsatz von Subunternehmen: Selbstverpflichtungserklärung der Subunternehmen sowie Angabe der betreffenden Leistungsbereiche (bei Eignungsleihe). (Anlage 14)  Diese Erklärungen sind von allen bietenden Unternehmen, Nachunternehmern, Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzuhalten bzw. zu erbringen.
Preis gemäß Anlage 07 Preisblatt (Bewertung gemäß Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien)  Die Zuschlagskriterien und die Erläuterung der Bewertung entnehmen Sie bitte der Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien sowie den Anlagen 11.1 - 11.3 Bewertungsmaßstäbe für die Konzepte.
Rollout Konzept (Bewertung gemäß Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien und Anlage 11.1 Bewertungsmaßstab Rollout Konzept)  Die Zuschlagskriterien und die Erläuterung der Bewertung entnehmen Sie bitte der Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien sowie den Anlagen 11.1 - 11.3 Bewertungsmaßstäbe für die Konzepte.
Konzept Intune (Bewertung gemäß Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien und Anlage 11.2 Bewertungsmaßstab Rollout Konzept)  Die Zuschlagskriterien und die Erläuterung der Bewertung entnehmen Sie bitte der Anlage 09 Bewerbungsbedingungen und Wertungskriterien sowie den Anlagen 11.1 - 11.3 Bewertungsmaßstäbe für die Konzepte.

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