Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-07-26
Buyer: BG-Phoenics GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72222000: Information systems strategic planning services | 79411000
Estimated value: 1875000 EUR
Submission deadline: 2018-08-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die BG-Phoenics befindet sich in einem Transformationsprozess von einem host-basierten „Haus“-IT zu einem serviceorientierten IT-Provider. Dieser Wandel vollzieht sich technologisch, organisatorisch und kulturell.
In 2017 erfolgte die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit der Prozesse der BG-Phoenics GmbH durch die Gesellschafter.
Vergabegegenstand ist die Beratungsleistung im Projekt „Optimierung BG-P“. In diesem Projekt sollen auf Basis der Untersuchung Maßnahmen erarbeitet, operationalisiert und umgesetzt werden. Schwerpunkte bilden dabei die beiden Bereiche Einführung eines Preismodells und Einführung, Optimierung der Ablauforganisation, einschließlich des jeweils notwendigen Reorganisationsprozesses.
Beratungsleistung zur Erarbeitung und Einführung eines Entgeltmodells und Beratungsleistungen zur Erarbeitung und Einführung einer optimierten Ablauforganisation.
Für die Auswahl entscheidend ist zu 60 % die nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar erbrachten Leistungen. Die Vergabestelle wird anhand der eingereichten Referenzen die Kompetenz und Erfahrung des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft durch Vergabe von Punkten 1-10 bewerten. Positiv berücksichtigt werden Erfahrungen und Kompetenzen anhand der nachgewiesenen Referenzprojekte mit einer hohen Vergleichbarkeit der Aufgabenstellung mit einem hohen Grad eines vergleichbaren Unternehmensgegenstandes. Die am höchsten vergleichbare Referenz wird mit 10 Punkten bewertet, die übrigen erhalten eine entsprechend der Vergleichbarkeit hohe Punktzahl. Der entsprechende Punktwert wird mit dem Faktor 60 multipliziert.
Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt „Kundenzufriedenheit“, das als Mustervorlage verwandt werden kann. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit. Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden pro ausgefülltem Formblatt 6 Punkte, für jeden zufriedenen Kunden 3 Punkte. Für alle sonstigen Referenzbestätigungen erhält der Bewerber 0,5 Punkte. Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält 10 Wertungspunkte. Die übrigen Bewerber erhalten anteilig weniger Wertungspunkte. Der Bewerber mit der höchsten Bewertung erhält die maximale Punktzahl von 10 Punkten, die Übrigen jeweils anteilig weniger Punkte. Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (40 %) multipliziert.
a) Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße und zum Personalbestand insgesamt Geschäftsstellenstruktur und Ansprechpartner vor Ort;
c) Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate zum Stichtag der Bewerbungsfrist oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen;
d) Einzureichen ist eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach-, und Vermögensschäden;
e) Bewerbergemeinschaftserklärung nebst Angabe der Haftung, sofern eine Bewerbergemeinschaft gebildet wird.
a) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017, 2016, 2015) sowie zu dem Umsatz entsprechender Dienstleistungen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, die mit der zu vergebenden Dienstleistung vergleichbar sind. Vergleichbar sind Beratungsleistungen im Bereich von Organisationsuntersuchungen inklusive ihrer Umsetzungsbegleitung zur Optimierung von Geschäfts- und IT-Prozessen, die sich auf ein in Deutschland ansässiges IT-Dienstleistungsunternehmen (Fullservice-Provider) mit überwiegend öffentlich-rechtlicher Beteiligung beziehen mit einer Mitarbeiterzahl von mindestens 200, die IT-technische Anwendungen für unterschiedliche Mandantenkreise mit mindestens 2 000 User an unterschiedlichen Standorten betreut. Öffentlich- rechtlich ist eine Beteiligung dann, wenn der Kapitalgeber öffentlicher Auftraggeber im Sinn des § 99 Nr. 1 bis 4 GWB ist. b)Vorlage von Jahresabschlüssen oder Bilanzen des Unternehmens für die letzten drei Geschäftsjahre.
Vom Bewerber und, sofern sich Bewerbergemeinschaften bewerben, von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaften sind neben dem Teilnahmeantrag von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft nachfolgende Erklärungen und nachfolgende Nachweise zu erbringen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
a) Referenzen über abgeschlossene vergleichbare Projekte der letzten 5 Jahre dieser tatsächlichen Dienstleistungserbringer. Vergleichbar sind Beratungsleistungen im Bereich von Organisationsuntersuchungen inklusive ihrer Umsetzungsbegleitung zur Optimierung von Geschäfts- und IT-Prozessen, die sich auf ein in Deutschland ansässiges IT-Dienstleistungsunternehmen (Fullservice-Provider) mit überwiegend öffentlich-rechtlicher Beteiligung beziehen mit einer Mitarbeiterzahl von mindestens 200, die IT-technische Anwendungen für unterschiedliche Mandantenkreise mit mindestens 2 000 User an unterschiedlichen Standorten betreut. Öffentlich- rechtlich ist eine Beteiligung dann, wenn der Kapitalgeber öffentlicher Auftraggeber im Sinn des § 99 Nr. 1 bis 4 GWB ist.
Einzureichen ist eine Liste vergleichbarer abgeschlossener Referenzprojekte des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft sowie der Mitglieder des für die Leistung vorgesehenen Projektteams. Erwartet werden nachgewiesene Erfahrungen der Organisationsberatung und Prozessoptimierung in Bezug auf IT-technische Prozesse und in Bezug auf Verwaltungsprozesse;
b) Einzureichen sind Nachweise über Kundenzufriedenheit von bereits durchgeführten Projekten im Sinne des Vergabegegenstands;

Eligibility requirements: a) Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße und zum Personalbestand insgesamt Geschäftsstellenstruktur und Ansprechpartner vor Ort; b) Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB; c) Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate zum Stichtag der Bewerbungsfrist oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen; d) Einzureichen ist eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach-, und Vermögensschäden; e) Bewerbergemeinschaftserklärung nebst Angabe der Haftung, sofern eine Bewerbergemeinschaft gebildet wird.

Award value: 1875000