Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-07-01
Buyer: Helsingør Kommune
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48400000 | 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ordregivers nuværende kontrakt om pladsanvisningssystem driftet af KMD udløber med udgangen af september 2022, og dermed skal der indkøbes nyt system til idriftsættelse senest pr. 01.10.2022Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer:• Implementering af pladsanvisningssystem• Initialuddannelse• Drift og vedligehold• Helpdesk og supportEndvidere indgår optioner på:• Arkivering• Udtræk, validering og aflevering af data til Danmarks Statistik• Levering af Ledelsesinformation• Exit (Overdragelse af data ved kontraktens ophør)
Kontrakten omfatter en standardoption på fremstilling og aflevering af data i en godkendt arkiveringsversion til et af Ordregiver anvist offentligt arkiv, jf. bilag 1. Leverandøren er forpligtet til at fakturere det antal timer, der konkret er brugt på at levere en arkiveringsversion, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for antallet af konsulenttimer, og dermed den maksimale pris, Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af en arkiveringsversion, idet Leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenterede, anvendte timer. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren skriftligt redegøre for timeforbruget for levering af en arkiveringsversion. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til at opfylde arkivlovgivningens krav til aflevering af digitale data til offentligt arkiv. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter en standardoption på udtræk, validering og aflevering af data til Danmarks Statistik, jf. bilag 1. Leverandøren er forpligtet til at fakturere det antal timer, der konkret er brugt på at levere dataene til Danmarks Statistik, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren dog angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for, hvor mange konsulenttimer og dermed den maksimale pris Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af en aflevering til Danmarks Statistik, idet Leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenteret anvendte timer. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren skriftligt redegøre for timeforbruget for levering af en aflevering til Danmarks Statistik. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til at udtrække, validere og aflevere data til Danmarks Statistik. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter en standardoption på udtræk og aflevering af ledelsesinformation til Ordregiver, jf. bilag 1 og bilag 9. Leverandøren er forpligtet til at fakturere det antal timer, der konkret er brugt på at levere et udtræk af ledelsesinformation, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren dog angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for, hvor mange konsulenttimer, og dermed den maksimale pris, Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af et udtræk af ledelsesinformation. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren redegøre for timeforbruget for levering af en aflevering til Danmarks Statistik. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til udtræk og aflevering af ledelsesinformation til Ordregiver, idet Leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenteret anvendte timer. Ordregiver og Leverandøren kan ved enighed aftale, at udtrækket skal afleveres i et andet format end angivet i bilag 1 og bilag 9. Ordregiver kan kræve, at standardoptionen udnyttes med en frekvens på 1 gang pr. uge eller med en lavere frekvens, jf. også bilag 1. Derudover kan Ordregiver frit kræve en højere frekvens for udnyttelse af standardoptionen, f.eks. daglig levering af ledelsesinformation. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter i Bilag 17 optioner som Ordregiver kan udnytte i forbindelse med Kontraktens ophør, og Leverandørens vederlag for disse optioner fremgår af bilag 4. Ordregiver kan således vælge at udnytte en option på exitproces og/eller opbevaring af Ordregivers data. Ved udnyttelse af optionen om exitproces giver Ordregiver Leverandøren Skriftlig meddelelse herom senest 5 Dage før Leverandøren senest skal iværksætte proceduren for exitproces for at kunne afslutte denne inden Kontraktens ophør, henset til varigheden af proceduren for exitprocessen, der fremgår af tidsplanen herfor i bilag 17. Ved udnyttelse af optionen på opbevaring af Ordregivers data giver Ordregiver Leverandøren Skriftlig meddelelse herom senest Dagen før Kontraktens ophør. Optionen på opbevaring af Ordregivers data løber i op til 5 år efter Kontraktens ophør. Ordregiver kan til enhver tid opsige optionen med 15 Dages varsel. Leverandøren er alene berettiget til vederlag for den periode Ordregiver udnytter optionen på opbevaring af Ordregivers data. Ved optionens ophør skal Leverandøren udlevere Ordregivers data til Ordregiver, i det format Ordregivers data blev udleveret i, ved Kontraktens ophør. Såfremt der ikke skete udlevering af Ordregivers data i forbindelse med Kontraktens ophør, skal Ordregivers data udleveres i Ordregivers standardformat, jf. bilag 17 og bilag 10. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for denne udlevering af Ordregivers data, idet denne er en del af optionen på opbevaring af Ordregivers data
Kommunen takker for det modtagne tilbud på udbud af et pladsanvisningssystem. Kommunen skønner sig desværre nødsaget til at aflyse udbuddet.  De nedenstående ændringer under punkt 1 - 4 udgør hver for sig og tilsammen kommunens aflysningsbegrundelse, jf. udbudslovens § 171, stk. 6. I tillæg til de nedenstående bevæggrunde skønner kommunen, at en berigtigelse af de enkelte forhold – ligeledes hver for sig og tilsammen – kan udgøre en ændring, som ikke kan rummes inden for den foreliggende udbudsprocedure.  Kommunen ønsker ikke at påtage sig den eventuelle udbudsretlige risiko forbundet med at foretage disse ændringer inden for rammen af den aktuelle udbudsprocedure, herunder de tidsmæssige konsekvenser forbundet med en eventuel klagesag.  Kommunen skønner endvidere, at en fastholdelse af udbuddets betingelser i deres nuværende form potentielt fordyrer tilbuddene eller forringer det tilbudtes kvalitet på en måde, som ikke står mål med kravenes tilsigtede effekt. 1                 Databeskyttelse Kommunen ønsker at afklare en uoverensstemmelse mellem henholdsvis databehandleraftalens bilag D og udbudsmaterialets bilag 10 ”Tjekliste til leverandører”: Bilagene indeholder bestemmelser om overførsel af persondata til tredjelande, som efter kommunens skøn kan fortolkes modsatrettet. Kommunen agter at ændre dette i forbindelse med et genudbud. 2                Ændring af krav Kommunen ønsker at ændre en række krav i udbudsmaterialet. Dette omfatter blandt andet kravene K6, K145, K148 K167, K168, K169, og K171. 3                Evalueringsgrundlaget Kommunen ønsker at ændre evalueringsgrundlaget.  Foreløbigt ønsker kommunen at ændre indholdet af Bilag 3, ”Scenarier” med henblik på – i lyset af de modtagne tilbud – at tydeliggøre de elementer i det kvalitative underkriterium, som kommunen ønsker tillagt vægt. Dette indbefatter også en ændring af vægtningerne i henhold til de fastsatte underkriterier. 4             Kontraktgrundlaget Endelig ønsker Kommunen at ændre kontrakten, så der tages højde for Kommunens beslutning om at frafalde kravene K6 og K167.Kommunen ønsker afslutningsvist at ændre kontraktgrundlaget, således at der indføres en opsigelsesadgang ved leverandørens overtrædelse af sanktioner mod Rusland i henhold til Rådets forordning (EU) 833/2014.    Helsingør Kommune beklager ulejligheden forbundet med nærværende aflysning og vil bestræbe sig på at udarbejde et materiale, som sikrer, at tilbudsgiverne skal anvende mindst mulig tid på tilpasninger af de allerede udarbejdede tilbud med respekt for de udbudsretlige principper.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.