Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-11-28
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 79520000
Estimated value: 400000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort durch Säurefraß und andere Ursachen beschädigte gedruckte Medien mit ca. 1 Mio. Seiten aus dem Erscheinungszeitraum ab 1913 digitalisieren zu lassen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit rechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.1.2020 zu beginnen. Die Laufzeit wird mit 23 Monaten angesetzt.
Die zu digitalisierenden Medien stammen größtenteils aus dem 20. Jahrhundert. Das Material ist in der Regel in Papierumschläge gepackt. Durchschnittlich ist von 20 Seiten pro Werk auszugehen.
Beim Digitalisieren der beschädigten Medien ist durchgängig mit saurem, in verschiedener Intensität vergilbtem Papier zu rechnen. Nahezu alle Werke enthalten einzelne lose Seiten, zum Teil ist das Papier an den Rändern angegriffen, sodass beispielsweise Ecken fehlen können. Der Hauptteil der Seiten ist gleichwohl erhalten und stabil. Die Einbände (sowohl Original- als auch Bibliothekseinbände) sind in relativ gutem Zustand, teilweise kann der Buchrücken lose oder gebrochen sein (ca. 10 % des Bestandes). Ca. 70 % der Werke sind in Antiquaschrift, rund 30 % in Frakturschrift gedruckt.
Die meisten Bände sind schwarz-weiß gedruckt, nur wenige (ca. 10 %) enthalten teilweise farbige Abbildungen und/ oder Tabellen. Sehr selten sind gefaltete Beilagen Teil der Medienwerke, sie können ein anderes Format haben (< 1 %).
Etwa 20 % der Medien sind Monografien, für die bibliografische Metadaten vorliegen. Bei 80 % der Medien handelt es sich um Zeitschriften oder mehrbändige Werke ohne eigene bibliografische Metadaten. Bei diesen müssen neben der Digitalisierung zusätzlich pro Heft/Stück einfache bibliografische Metadaten durch den Dienstleister erstellt werden.
Neben den oben genannten und beschriebenen Medienwerken sind gelegentlich auch weitere Materialarten (Sondermaterialien) zu digitalisieren, beispielsweise Einblattdrucke, Postkarten oder Plakate. Diese Materialien entsprechen in ihrem Erhaltungszustand den oben beschriebenen Medienwerken. Die maximale Größe dieser Materialien ist DIN A 1.
— Entgegennahme der von der Auftraggeberin regalweise angelieferten Medien im zur Verfügung gestellten Arbeitsraum,
— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen.
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,
— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,
— Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin,
— Einpacken der Medien in von der DNB zur Verfügung gestellte Schutzhüllen, die nicht zu verschließen sind,
— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).
Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere beschädigte Bände in entsprechendem monatlichem Umfang digitalisieren zu lassen. (Option 1).


Winner: Iron Mountain Deutschland GmbH
Award value: 400000
Number of bids: 4