Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-05-05
Buyer: Kolding Kommune
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48820000: Servers | 72000000
Submission deadline: 2020-06-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nærværende udbud vedrører levering af server/storage hardware inkl. opsætning, migrering og efterfølgende service til et 2-sites datacenter til Kolding Kommunes IT-afdeling. Den vindende tilbudsgiver skal levere, opsætte, installere og deltage i migreringsarbejdet i forhold til leveringen af leverancen samt tilbyde en serviceaftale.
Ordregiver skal udskifte eksisterende server/storage-miljø, der er baseret på VMware jf. kontraktbilag E – IT-miljøbeskrivelse.
Den vindende tilbudsgiver skal levere, opsætte, installere og deltage i migreringsarbejdet i forhold til leveringen af leverancen samt tilbyde en 3-årige serviceaftale, som skal gælde fra installationsdagen, samt med mulighed for forlængelse i år 4, 5 og 6 regnet fra udløb af den 3-årige serviceaftale.
Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud tilbyde en migreringsplan, der understøtter hele migreringsprocessen. Tilbudsgiver skal udføre en del af migreringen indledningsvist i samarbejde med ordregiver via sidemandsoplæring. Sidemandsoplæringen skal sikre at ordregiver selv er i stand til at gennemføre den resterende del af migreringen.
Ordregiver skal anskaffe en server/storage platform, som skal drive ordregivers 400 virtuelle maskiner med VMware som hypervisor inklusiv delvis migrering, servicering og uddannelse af interne ressourcer.
De nuværende virtuelle maskiner skal balanceres ud på 2 sites i et aktiv-passivt setup. Det ene site (det primære site) vil blive fysisk placeret i lejet rackplads hos Global Connect, Kokbjerg 8, 6000 Kolding. Det andet site (det sekundære site) vil være på Nytorv 11, 6000 Kolding i Kolding Kommunes lokaler, hvor ordregivers nuværende fiberknudepunkt flyttes til.
Der vil imellem de nævnte sites være trukket sort fiber, som er en forudsætning af hensyn til latency på Citrix-Netscaler, Cisco ISE mm, som er en del af ordregivers eksisterende it-miljø. Her vil der være styr på strøm, køl, nødstrøm samt adgangskontrol, så utilsigtet adgang undgås.
Det fremtidige Disaster Recovery Site er ikke omfattet af nærværende udbud, men det forventes, at dette etableres som en service med en tredjeparts leverandør.
Det tilbudte hardware skal kunne håndtere den nuværende belastning, som kan ses ud af kontraktbilag E – IT-miljøbeskrivelse samt en 50 % ekstra kapacitet i forhold til nuværende setup og load. Der genbruges ikke udstyr fra bestående IT-installation, hvorfor alt skal migreres 1:1 jf. kontraktbilag B – tilbudsbesvarelse, punkt 4.2, delkriterie 1 migreringsplan samt kontraktens punkt 1.4 vedrørende definition af migreringsplan.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kontraktbilag A - kravspecifikation.
Krav til ordregivers serviceaftale fremgår af udkast til kontrakt pkt. 3.4. Leverings- og betalingsbetingelser fremgår af udbudsmaterialets udkast til kontrakt.
Herudover har ordregiver mulighed for at forlænge kontrakten i op til 3 x 12 mdr. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives senest tre (3) måned før kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.
Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer vedrørende teknisk og/eller faglig formåen jf. del III. 1.3.

Eligibility requirements: Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.1.1 skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres. Ansøger udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”. Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”send link til underleverandør”. Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD vejledning: "ESPD - Dokumentation og e-Certis”, der trin for trin beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt. Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD. I forbindelse med den endelige dokumentation skal sammenslutningen endvidere være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Sammenslutningen kan anvende bilag 2 – erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse. Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på andre enheders (virksomheders) tekniske og/eller faglige formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som ansøger baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøger baserer sin egnethed på. I forbindelse med den endelige dokumentation, skal ansøger endvidere være opmærksom på, at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. Ansøger kan anvende bilag 1 – støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående. Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør: — Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør — Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter — Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet — Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde: — Punkt A: Grunde vedr. straffedomme — Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses — Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: — Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1 — Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2 — Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3 — Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4 — Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5 — Uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.