Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-19
Buyer: Fachberatung IT Service Management für Applikationen, Betriebssysteme und Datenbanksysteme
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services
Submission deadline: 2025-06-18
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) gehört zu den größten und renommiertesten medizinischen Zentren in Deutschland. Jedes Jahr werden in dessen Fachkliniken circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär behandelt und mehr als 1.000.000 Patienten ambulant betreut.  Der Heidelberger Campus vereint wissenschaftliche Institute und Kliniken des Universitätsklinikums, bietet reichhaltige Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit lebens- und geisteswissenschaftlichen Fakultäten der Universität und hält gleichzeitig etablierte Kooperationen mit international renommierten außeruniversitären Großforschungseinrichtungen bereit. Die zunehmende Komplexität und die steigenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur im Gesundheitswesen erfordern eine zuverlässige und effiziente Verwaltung der Serverlandschaft. Im Kontext des Universitätsklinikums Heidelberg ist es von entscheidender Bedeutung, dass die betrieblichen und klinischen Anwendungen stets verfügbar und störungsfrei laufen, um eine optimale Patientenversorgung und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Angesichts der gesetzlichen Vorgaben des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0, das erweiterte Sicherheitsstandards für Betreiber kritischer Infrastrukturen festlegt, sieht sich das Universitätsklinikum in der Verantwortung, die Sicherheit und Verfügbarkeit seiner IT-Systeme kontinuierlich zu verbessern. Die in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Leistungs- und Qualitätsmerkmale sind als Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen zu verstehen und Grundlage der Bewertung der Angebote. Das UKHD legt insbesondere Wert auf Kontinuität, Qualität und Kundenorientierung - der Bieter hat dies glaubhaft und überprüfbar in seinem Angebot nachzuweisen.  1.2 Ausgangssituation  Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt, die Basisbetreuung eines Teiles der physischen und virtuellen Server des Zentrums für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) an einen externen Dienstleister zu vergeben. Das ZDI betreibt diverse betriebswirtschaftliche und klinische Anwendungen des Universitätsklinikums Heidelberg. Diese Anwendungen laufen auf virtuellen Servern, die auf einer VMware-Plattform basieren, mit Microsoft Windows oder Linux als Betriebssystem. Die Server bilden die Grundlage für die Anwendungen. Ohne eine korrekt funktionierende Systembasis können die Anwendungen nicht störungsfrei betrieben werden. Das Universitätsklinikum Heidelberg ist gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz Betreiber kritischer Infrastrukturen und unterliegt damit den erweiterten Anforderungen und Regelungen für den Betrieb von Servern, wie sie im Mai 2021 durch den Gesetzgeber im IT-Sicherheitsgesetz 2.0 definiert wurden. Das ZDI strebt daher die Übernahme des Betriebes von virtualisierten und physikalischen Servern durch einen Dienstleister an (Managed Service für Windows- und Linux-Server). Die Betriebsunterstützung und Übernahme der Verantwortung umfassen folgende Service-Bereiche:  - Availability-Management - Monitoring / Event-Management - Incident- und Problem-Management - Operations- und Change-Management - Notfall-Management - Innovations-Management - Infrastrukturplanung - Kommunikationsplanung - Zertifikatshandling  1.3 Auftragsgegenstand  Die Ausschreibung zielt auf die Beauftragung eines externen Dienstleisters oder einer Bietergemeinschaft zur umfassenden Unterstützung des IT-Betriebes und zur Bereitstellung weiterer IT-Service-Dienstleistungen ab. Das geforderte Leistungsspektrum umfasst unter anderem  - Planung/Beratung zur Systemarchitektur (insb. Informationssicherheit), - Technologisches Consulting, - Projektleitung von technischen Migrationsprojekten, - die Service-Bereitstellung,  - Unterstützung und Mitwirkung bei der Anwendungsbetreuung, - Betriebsleistungen,  - Support und Wartung von MS Windows-Servern, Linux/Unix-Servern, Datenbankservern sowie der dazugehörigen Systemsoftware.  Darüber hinaus werden auch Expertise in den Bereichen Systemadministration, proaktives Monitoring sowie Disaster Recovery und Business Continuity erwartet, um die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Insgesamt sollen ca. 150-250 Server am UKHD an den externen Dienstleister ausgelagert werden. Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen hochqualifizierten externen IT-Dienstleister oder eine Bietergemeinschaft zu gewinnen, der die IT-Infrastruktur und -Services des Universitätsklinikums Heidelberg effizient und sicher unterstützt und weiterentwickelt.   Siehe Anlage B2_Leistungsbeschreibung_UKHD_FACHBERATUNG IT-Systeme
Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien)  Angaben zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten drei Jahren Beschäftigen des Unternehmens, getrennt nach Deutschland und EU inklusive assoziierter Staaten (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV):  Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024
Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien)  Angaben zur Umsatzentwicklung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung), getrennt nach Deutschland, EU und weltweit liegen vor (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 1. Alt. VgV):  Geschäftsjahr (von 01/2022 bis 12/2024)  2022 2023 2024  Jahresumsatz Deutschland:  Jahresumsatz EU:  Jahresumsatz weltweit:
Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien)  Nachweis einer Bankauskunft des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Hinweis 1: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Bankauskunft) als Anlage 2 a, b, c usw. bei.

Eligibility requirements: Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien)  Angaben zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten drei Jahren Beschäftigen des Unternehmens, getrennt nach Deutschland und EU inklusive assoziierter Staaten (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV):  Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024
Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien)  Angaben zur Umsatzentwicklung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung), getrennt nach Deutschland, EU und weltweit liegen vor (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 1. Alt. VgV):  Geschäftsjahr (von 01/2022 bis 12/2024)  2022 2023 2024  Jahresumsatz Deutschland:  Jahresumsatz EU:  Jahresumsatz weltweit:
Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien)  Nachweis einer Bankauskunft des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Hinweis 1: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Bankauskunft) als Anlage 2 a, b, c usw. bei.
Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien)  - Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken. - in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; mindestens 2 Mio. EUR pro Schadensfall jährlich und für Personen- und Sachschäden) (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) ? Ich/wir füge/n den Nachweis (Versicherung) als Anlage 3 a, b, c usw. bei.  - oder eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) ? Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine solche in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden abzuschließen und eine entsprechende Bescheinigung vorzulegen. ? Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine Bescheinigung über eine entsprechende vorhandene Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen. Dem Bewerber ist bekannt, dass bei Nichtvorliegen der Bescheinigung das Angebot ausgeschlossen wird. Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist der Versicherungsnachweis nicht erforderlich.
Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A2.3 der Eignungskriterien)  Angaben zur Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) im Bereich der IT-Infrastruktur unterschieden nach Deutschland und der EU, wobei der Mindestumsatz pro Jahr bei jeweils 400.000,- EUR liegen muss (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 2. Alt. VgV): Geschäftsjahr (von 01/2022 bis 12/2024) 2022 2023 2024  Jahresumsatz Deutschland (IT-Infrastruktur): Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben.  Jahresumsatz EU (IT-Infrastruktur): Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben.
Referenzen (Lfd. Nr. B3.1 der Eignungskriterien)  Kurzbeschreibung von 5 abgeschlossenen bzw. sich im letzten Jahr der laufenden Wirkbetriebsphase befindenen Aufträgen in den letzten 3 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung, die einen ähnlichen Gegenstand wie die ausgeschriebenen Leistungen hatten. Hierbei sollen folgende Angaben enthalten sein: - Branche und Name des Auftraggebers in vergleichbaren Branchen (vorrangig aus dem Klinikumfeld bzw. aus dem Gesundheitsbereich)  - Kurzbeschreibung des Auftrages, des Anwendungsbereichs/-umfelds, der Fragestellungen - Projektlaufzeit (Start/Ende) - bei noch laufenden Aufträgen sollten diese zu mindestens 75% abgeschlossen sein. Erbrachte und noch ausstehende Leistungen sind zu benennen.  - Anzahl betreuter Server - Aufwand zur Umsetzung des Vorhabens durch den Bieter bzw. sein beauftragtes Personal in Personentagen  Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten), allerdings zwingend unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen nachgewiesen werden.  - (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) ? Ich/wir füge/n einen Nachweis (Übersicht Kurzbeschreibung von fünf Referenzen) bei (als Anlage 4 a, b, c usw.).  Die Eignung liegt vor, wenn die A-Kriterien (Ausschlusskriterien) erfüllt sind und der Bewerber mehr als 65 Eignungspunkte erreicht.
Referenzen (Lfd. Nr. B3.2 der Eignungskriterien)  Vorlage und Beschreibung von 3 abgeschlossenen Referenzprojekten zu vergleichbaren IT-Dienstleistungen, vorrangig in vergleichbarem Umfeld von Auftraggebern aus dem Klinikumfeld bzw. aus dem Gesundheitsbereich aus den letzten 3 Jahren (es dürfen auch laufende Aufträge genannt werden, die zumindest zu 75% abgeschlossen sind) sowie mit folgenden Angaben: - Angabe des Auftraggebers und dessen Branche mit Nennung eines Ansprechpartners und dessen Funktion sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon).  - Beschreibung des Auftrages, des Anwendungsbereichs/-umfelds und der Fragestellungen  - Projektlaufzeit (Start/Ende bzw. Grad des Fortschrittes) - Bei nicht abgeschlossenen Aufträgen sind die erbrachten und noch ausstehenden Leistungen zu benennen.  - Anzahl betreuter Server - Aufwand zur Umsetzung des Vorhabens durch den Bieter bzw. sein beauftragtes Personal in Personentagen - Vorgehensweise, Methodik und eingesetzte Werkzeuge - Ergebnis des Auftrages bzw. der IT-Dienstleistung  - Begründung zur Vergleichbarkeit mit der ausgeschriebenen Leistung - Besondere Herausforderungen im Rahmen des Auftrages Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten, ca. 2 DIN A4 Seiten pro Referenz), allerdings zwingend unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen, nachgewiesen werden.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) ? Ich/wir füge/n einen Nachweis (Übersicht von drei Referenzen) bei (als Anlage 5 a, b, c usw.).  Die Eignung liegt vor, wenn die A-Kriterien (Ausschlusskriterien) erfüllt sind und der Bewerber mehr als 65 Eignungspunkte erreicht.
Anzahl Experten (lfd. Nr. A1.4 der Eignungskriterien)  Angaben zu der Anzahl der im Unternehmen zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages beschäftigten Mitarbeiter (Experten) in dem von der Ausschreibung tangierten Themenbereich (Mind. 2 Experten je Kompetenzprofil): Expertenanzahl (z. Zt. der Abgabe des Teilnahmeantrages):
Eigenerklärung  (von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften)  Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den  in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,  a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift. 3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.    Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Ich erkläre/Wir erklären, dass meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt wird. - ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); oder von einem von mir/uns beauftragen Nachunternehmen eine schriftliche Versicherung geben lasse/lassen, dass dieses den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführt und diese Versicherung dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); - ich mich verpflichte/wir uns verpflichten sicherzustellen, dass die Nachunternehmen und Verleihunternehmen die Verpflichtungen nach den §§ 3 und 4 LTMG erfüllen, wenn sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind und den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführen. Ich bin mir/Wir sind uns bewusst, dass - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen verpflichtet sind, dem öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung der Verpflichtung aus dieser Erklärung auf dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen, - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vollständige und prüffähige Unterlagen im vorstehenden Sinne über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten haben, - zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dieser Erklärung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und meinem/ unserem Unternehmen eine Vertragsstrafe für jeden schuldhaften Verstoß vereinbart wird, - bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß meines/unseres Unternehmens sowie der von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die Verpflichtungen aus dieser Erklärung den Ausschluss meines/unseres Unternehmens und die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat, mein/unser Unternehmen oder die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vom öffentlichen Auftraggeber für die Dauer von bis zu drei Jahren von Vergaben des öffentlichen Auftraggebers ausgeschlossen werden kann/können, der öffentliche Auftraggeber nach Vertragsschluss zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist und dass ich/wir dem öffentlichen Auftraggeber den durch die Kündigung entstandenen Schaden zu ersetzen habe/haben. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.