Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-01-31
Buyer: Électricité de France
Country: FR
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 72500000
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2020-03-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,
Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 120 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés.
Le volume des frais est estimé entre 1 et 2 000 000 de notes de frais par an et de 500 000 à 1 500 000 d’indemnité kilométrique par an. Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.
Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).
— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),
— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),
L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques élément d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.
L'entreprise souhaite informer les candidats dès la présente publication, qu'elle se réserve la possibilité de recourir ultérieurement au cas dérogatoire prévu à l'article 50.F de la Directive 2014/25/UE transposé à l'article 30.I.7 du décret nº 2016-360 du 25.3.2016, pour la réalisation de prestations similaires à celles qui seront confiées au titulaire du marché objet de la présente consultation pour un montant complémentaire compris entre 1 000 000 et 4 000 000 EUR.
Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance nº 2015-899 du 23.7.2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_082418 dans le document excel «Grille aptitude gestion des frais.xlsx ainsi que dans le CCTP light référencé» CCTP light gestion des frais.docx. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
La solution (incluant la documentation et le support) sera disponible en langue française principalement mais sera également disponible en langue anglaise.
Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les conditions particulières d'achat (projet de contrat).

Eligibility requirements: Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance nº 2015-899 du 23.7.2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Award value: 1