Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2018-03-09
Buyer: Univerzita Karlova, Ústav dějin UK a Archiv UK
Country: CZ
Contract type: Services
CPV classification: 72262000: Software development services

Technical requirements: Předmětem veřejné zakázky je vytvoření a implementace softwarového nástroje „Archivní informační systém“ pro potřeby Archivu Univerzity Karlovy. Cílem zadavatele je získat nástroj, který umožní výběr, příjem, evidenci, zpracování, uložení a zpřístupnění digitálních a analogových archiválií (včetně jejich případných digitálních kopií) a informační podporu činností archivu akreditovaného dle §§ 58 – 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění. Součástí zakázky je návrh řešení, dodávka software, dodání programátorských prací, implementace, podpora v průběhu pilotního provozu a vytvoření kvalitní dokumentace řešení.
Archiv Univerzity Karlovy je akreditovaným specializovaným archivem ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění. Zřizovatelem archivu je Univerzita Karlova. Zadavatel neočekává, že ke dni implementace systému získá oprávnění pro ukládání digitálních archiválií dle § 60 zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění. Dodané řešení nicméně musí být navrženo tak, aby po případném rozšíření umožnilo získání tohoto oprávnění. Informační systém musí představovat řešení, které bude komunikovat s interními systémy zadavatele (zejména systémem elektronické spisové služby, úložištěm, systémem LDAP) a s celostátními archivními informačními systémy (především s Národním portálem /viz § 18 b, odst. 1 a 3-5 zákona č. 499/2004 Sb./ a systémem pro evidenci archiválií /aplikace PEvA či její nástupce/). V rámci informačního systému musí být zabudována aplikace ELZA určená pro zpracování archiválií. Správa archiválií v rámci informačního systému se musí řídit zákonnými předpisy pro tuto oblast.
Řešení musí být v souladu s legislativními podmínkami. Zejména jde o zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění a o vyhlášku č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášku č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby v platném znění. Systém musí být dále připraven reagovat na případné změny legislativních norem.
Informační systém musí umožňovat uložení dat, jejich kontrolu a validaci podle schémat, vytvoření metadatového popisu a uložení, které zajistí ochranu bit streamu stejně jako jejich následný výdej. Součástí systému musí též být funkce interního i externího zpřístupnění. Uložená data musí být možné dále zpracovat podle archivních postupů, tedy nejen popisovat, ale i dělit a přesouvat a všechny operace popsat podle jejich charakteru. Informační systém musí umožnit správu jak na úrovni datových objektů, tak na úrovni intelektuálních entit v souladu s archivními předpisy. Správa uložených archiválií bude pokrývat digitální dokumenty i elektronické záznamy o analogových archiváliích. Systém musí nadále umožnit informační podporu archivních činností zadavatele, mj. výběr archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení, jejich evidenci, digitalizaci a administraci zpřístupnění (provoz badatelen pro papírové a digitální archiválie).
Popsaný komplexní softwarový nástroj jako celek dosud v českém prostředí neexistuje. Zadavatel se proto rozhodl provést veřejné předběžné tržní konzultace, v rámci nichž hodlá informovat dodavatele o svých záměrech a požadavcích na tuto VZ. Předběžných tržních konzultací se mohou zúčastnit všichni dodavatelé, kteří uvažují o podání nabídky. Předběžné tržní konzultace proběhnou dvoukolově – v prvním kole formou odpovědí dodavatelů na sadu písemných otázek poskytnutých zadavatelem a v druhém kole formou osobního jednání mezi zadavatelem a dodavateli v sídle zadavatele. Dodavatelé, kteří mají zájem o účast na předběžných tržních konzultacích, nechť kontaktují Zdeňka Vaška na e-mailu: zdenek.vasek@ruk.cuni.cz, a to nejpozději do 20.3.2018. Po tomto datu budou dodavatelům odeslány sady otázek a po jejich zodpovězení budou vybraným dodavatelům sděleny konkrétní informace (datum, místo a čas) osobního jednání. Písemné odpovědi je třeba zaslat do 6.4.2018 včetně. Zadavatel předpokládá, že vyhodnocení písemných odpovědí a osobní jednání s dodavateli proběhne v době od 12.4.2018 do 20.4.2018. Účast na předběžných konzultacích není podmínkou účasti ve vlastním výběrovém řízení.