Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-01-11
Buyer: FlexDanmark
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72212517 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services | 72310000: Data processing services
Submission deadline: 2021-02-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbud med forhandling af rammeaftale om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af støttesystemer til it-system til optimering af flextrafik
Nærværende udbud vedrører rammeaftale om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af støttesystemer til it-system til optimering af flextrafik.
Projektet ”Ny OptimeringsPlatform”, NOP, er igangsat for at anskaffe en ny og tidssvarende platform til understøttelse af flextrafikken. NOP er forudsætning for at trafikselskaberne kan fortsætte med at indkøbe, planlægge, styre og optimere forskellige individuelle befordringsbehov på tværs af kommuner og regioner.
Visionen for NOP er, at trafikselskaberne skal kunne levere flextrafikløsninger i den efterspurgte kvalitet, inden for rammerne af den eksisterende forretningsmodel. Løsningerne skal være tidssvarende, brugervenlige og effektive. NOPs mål indfries gennem udbud af leverance, vedligeholdelse, udvikling, drift og support af 2 separate aftaler;
1) Støttesystemet (nærværende udbud) som dækker kapabiliteterne indenfor registrering af bevillinger, bestilling samt vognmandportal og afregning samt
2) Kernesystemet (udbudt i selvstændigt udbud), som indeholder algoritmerne til planlægning og afvikling af kørsel til afviklingen af flextrafikken.
Kernesystemet udstiller snitflader, som skal anvendes af støttesystemet, hvilke indgår som en væsentlig del af nærværende udbudsmateriale. Flextrafik er behovsstyret kollektiv trafik (DRT). Flextrafik samkører dagligt passagerer på tværs af ordninger, kommuner og regioner. Ved at lade flextrafik varetage den lovpligtige visiterede kørsel, kommer kommunens og regionens kørsler ind i samme pulje af kørsler. Kørslen udføres af vognmænd eller taxiselskaber som trafikselskaberne har indgået rammeaftale med. Koordineringen af kørslen kan ske, fordi alle bestillinger på kørsler indlægges i et specialiseret it-planlægningssystem, der sørger for at planlægge kørslerne, uafhængigt af krav til service og hvem der har bestilt dem. Det betyder, at passagerer, der skal til lægen, kan samkøre med fx sygehuspatienter, pensionister der skal på indkøb eller andre der benytter flextrafik. Det er dermed muligt at yde en service, der lever op til det, der ønskes fra det politiske niveau samtidig med, at man kan opnå en bedre styring af udgifterne til kørslen. Hver dag er opgaven at levere effektiv planlægning og sikker drift i den aftalte kvalitet til gavn for passagerer, kommuner og regioner. Der blev i 2019 gennemført omkring 5,7 mio. rejser for omkring 310 000 unikke personer af omkring 5 100 biler. Det svarer til godt 15 600 rejser pr. dag. Trafikselskaberne varetager opgaverne med overvågning af kørslerne i den daglige drift, brugersupport af kommuner og myndigheder, samt løbende optimering af forretningen med justering af myndighedernes opsatte parametre. Der findes ca. 160 000 registrerede brugere i regioner, kommuner og trafikselskaber, hvoraf ca. 20 000 aktivt benytter det eksisterende it-system til planlægning og koordinering af kørsel med ca. 310 000 unikke passagerer hvert år. Rammeaftalen omfatter A - Udvikling, konfiguration og levering af it-systemer til systemadministration, vognressource-administration, passageradministration, bevilling og bestilling, samt korrektion og afregning, som indgår i støttesystemet. B - Implementering i form af bistand til ordregivers idriftsættelse af støttesystemet ved trafikselskaberne og disses kunder og samarbejdspartnere. C - Vedligeholdelse, drift og support i form af bl.a. opdatering af programmel, overvågning af støttesystemet og varetagelse af den daglige tekniske support til ordregivers supportberettigede brugere bestående af bl.a. service desk. D - Løbende udvikling af systemet, som følge af ændrede og nye forretningsbehov.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Såfremt denne mulighed anvendes, forbeholder ordregiver sig retten til, efter første forhandlingsrunde med alle tilbudsgivere om det indledende tilbud, at foretage en begrænsning i antallet af tilbudsgivere i løbet af forhandlingerne, den såkaldte shortlistingprocedure. Shortlisting medfører, at ordregiver foretager en evaluering af tilbuddene i overensstemmelse med kriterierne for tildeling i udbudsbetingelsernes afsnit 5, der resulterer i, at det lavest rangerende tilbud frasorteres.
Blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag fem (5) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Ordregiver vil vurdere det positivt, at de oplyste referencer i størst mulig grad, dokumenterer erfaring med opgaver, der indeholder alle delopgaver i den udbudte opgave i mængde og indhold, jf. punkt II.2.4), samt at der kan dokumenteres erfaring fra flere tilsvarende opgaver.
Udvælgelsen sker således med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. punkt III.1.3), hvor ordregiver vil lægge vægt på:
- At referencerne i videst mulige omfang angår leverance af administrative it-systemer indeholdende personoplysninger til offentlige myndigheder.
- At referencerne i videst mulige omfang angår udvikling af front-end til it-systemer til brede fællesoffentlige brugergrupper, f.eks. passagerer, myndigheder og sundhedspersonale.
- At referencerne demonstrerer erfaring med udvikling og vedligeholdelse af it-løsninger med en løst-koblet arkitektur bl.a. baseret på micro-services

Eligibility requirements: Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1) skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres. Der skal udfyldes følgende i ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør: - Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør. - Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. - Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. - Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III: Udelukkelsesgrunde: - Punkt A: Grunde vedr. straffedomme - Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. - Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: - Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2. - Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3. - Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4. - Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5. På ordregivers opfordring skal tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for oplysninger afgivet i ESPD’et. Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra DK, fremlægges dokumentationen i form af serviceattest. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Skifteretten v. Domstolsstyrelsen, Skatteforvaltningen, ATP, Politiet (Kriminalregistret). Serviceattesten må maksimalt være 12 mdr. gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra DK, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis, det online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af dokumentationen fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Såfremt en prækvalificeret ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør sammenslutning skal der indsendes dokumentation i form af en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af opgaven.