Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-08-24
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d 2
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten. Ebenfalls ist die Softwarewartung und -pflege Gegenstand des Vergabeverfahrens. Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss zentral und dezentral möglich sein.
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Darüber hinaus ist die Freigabe und Buchung der Rechnung über einen Workflow im bestehenden SAP-System enthalten. Sofern ein Wareneingang nicht vor Rechnungseingang elektronisch im SAP-System erfasst wurde, soll dieser im Rahmen der Rechnungsbearbeitung aus dem Workflow-Vorgang im SAP-System quittiert werden können.
Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Darüber hinaus umfasst das Vergabeverfahren einen automatisierten Workflow für Eingangsrechnungen mit/ohne Bestellbezug sowie eine Fehlerbearbeitung. Eine Direktverbuchung soll für einen zukünftigen Einsatz berücksichtigt werden.
Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Implementierung der Gesamtlösung (Scan-Lösung und Workflow-Lösung) sowie die dafür erforderliche Unterstützungsleistung bei fünf Piloten (vier Institute der MPG sowie bei der Generalverwaltung der MPG). Dabei sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Unterstützung bei der Implementierung vor Ort in München der jeweiligen Lösung enthalten.
Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufeit noch darstellbar ist.
Der Einsatz der gesuchten Softwarelösung muss sowohl zentral als auch dezentral möglich sein. Hierbei wird unter einer zentralen Lösung ein einheitlicher zentraler Rechnungseingang verstanden, an dem alle Rechnungen für die gesamte MPG eingehen und der Digitalisierungsprozess an dieser Stelle startet. Eine dezentrale Lösung meint einen Rechnungseingang an mehreren Stellen (ggf. in allen 85 Instituten).
Ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind die Prozesse „Erfassung und Durchführung einer Bestellung“ und „Zahlung einer Rechnung“. Diese sind auch nicht in der Gesamtlösung zu berücksichtigen.
Abhängig von dem Projektfortschritt und der zeitlichen Realisierung aller vorgenannten Piloten ist optionaler Vertragsgegenstand der Rollout der Gesamtlösung auf weitere Institute in der MPG, sofern dies innerhalb der maximalen Vertragslaufeit noch darstellbar ist.


Winner: HENRICHSEN AG
Award value: 0.01
Number of bids: 4