Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-23
Buyer: Électricité de France
Country: FR
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 72500000
Estimated value: 8000000 EUR
Submission deadline: 2022-01-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation  sur la durée totale du marché (8 années dont options)
La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,
Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).
— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),
— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),
L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques éléments d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.
la durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 3 périodes optionnelles de 1 an puis 2 périodes optionnelles de 6 mois maximum.
Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_104809 dans le document Excel « NDF.RFI Cadre de réponse Notes de frais.xlsx » ainsi que dans le « NDF.RFI CCTP simplifié.docx ». En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée
Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 75 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés, avec une capacité de traitement d’une volumétrie annuelle d’environ 1 200 000 de notes de frais et de 850 000 indemnités kilométriques.
Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.
La solution doit permettre la gestion des notes de frais, des avances, les ordres de mission et indemnités kilométriques.

Eligibility requirements: Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

Award value: 8000000