Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-09-17
Buyer: Einführung eines ARD Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 4497985 EUR
Submission deadline: 2031-12-31
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Rahmen des ARD-Projekts "Digitale Erneuerung" wird ein zukunftsfähiges, leistungsstarkes und integriertes Softwaresystem zur Distribution von Audio- und Videoinhalten ausgeschrieben. Ziel ist die Einführung eines Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM), das als zentrale technische Plattform für die plattformgerechte Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung aller digitalen Medieninhalte der ARD dient. Dies umfasst Inhalte für die eigenen Ausspielkanäle der Landesrundfunkanstalten, die ARD-Mediathek und -Audiothek sowie für externe Plattformen (z. B. YouTube, Spotify).

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung eines am Markt bereits eingeführten und produktiv erprobten Softwaresystems im Rahmen eines Software-Mietvertrags. Dieses bildet den Kern des zukünftigen D-MAM. Darüber hinaus umfasst der Auftragsgegenstand Dienstleistungen zur Integrationsunterstützung in die bestehenden Systemlandschaften sowie die fortlaufende Unterstützung durch einen 3rd-Level-Support. Das System wird vom Mitteldeutschen Rundfunk (MDR)  für alle aktuellen und zukünftigen Landesrundfunkanstalten der ARD (zurzeit Bayerischer Rundfunk, Hessischer Rundfunk, Mitteldeutscher Rundfunk, Norddeutscher Rundfunk, Radio Bremen, Rundfunk Berlin-Brandenburg, Saarländischer Rundfunk, Südwestrundfunk, Westdeutscher Rundfunk) und Deutsche Welle sowie für alle aktuellen und zukünftigen Gemeinschaftseinrichtungen (z.B. ARD-aktuell, Sportschau und Kinderkanal) und Tochterunternehmen betrieben.

Das System wird in der (Cloud-) Infrastruktur des Auftraggebers betrieben und durch eigene Entwicklungsteams um weitere Komponenten und Integrationen ergänzt und konfiguriert. Eine offene Schnittstellenarchitektur und hohe Flexibilität sind daher zwingend erforderlich. Die Systemanforderungen wurden im Vorfeld durch den Mitteldeutschen Rundfunk (MDR) spezifiziert und im Rahmen eines Proof-of-Concepts evaluiert.

Die folgenden technischen Anforderungen - im nachfolgenden als [AAA]-Kriterien bezeichnet -  bilden eine Auswahl systemprägender Anforderungen und sind nicht verhandelbar und müssen durch das angebotene System vollumfänglich erfüllt werden. Ein Nichterfüllen führt zum Ausschluss aus dem Verhandlungsverfahren. Alle Anforderungen müssen bereits Bestandteil bzw. Merkmal des Softwaresystems sein und in produktiven Installationen erprobt worden sein. Weitere [AAA]-Kriterien folgen im weiteren Verfahren.

Zwingende Anforderung 1 - [AAA]-Kriterium:
Nachweislich vollständig Cloud-agnostische System-Architektur, welche sowohl in Cloudumgebungen (weltweite Hyperscaler oder europäische Anbieter) als auch On-Premise betrieben werden kann. Mindestens eine produktive Installation in der Google Cloud (GCP).

Zwingende Anforderung 2 - [AAA]-Kriterium:
API-first Ansatz (Swagger/OpenAPI-dokumentiert) zur Implementierung von weiteren Systemen und Workflows des Auftraggebers, sowie der Möglichkeit zur vollständigen Substitution der Standard-Oberflächen des Anbieters durch eigens entwickelte UI-Module. 
 
Zwingende Anforderung 3 - [AAA]-Kriterium:
Eine Software-Architektur die mittels Kubernetes einen unterbrechungsfreien Betrieb (Zero Downtime) bei Deployments, Wartungsmaßnahmen und skalierungsbedingten Änderungen ermöglicht.

Das Vergabeverfahren erfolgt als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es gliedert sich in die folgenden Phasen Teilnahmewettbewerb, indikative Angebotsphase, Verhandlungsphase, finale Angebotsabgabe und Zuschlagserteilung. 

Die maximale Laufzeit des Vertrages beträgt insgesamt sechs (6) Jahre. Der Vertrag wird zunächst für eine Laufzeit von vier (4) Jahren geschlossen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag um einmalig zwei (2) Jahre zu verlängern.
Der Vertrag beginnt am 01.01.2026 und endet nach einer Laufzeit von 48 Monaten am 31.12.2029. Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption wird bis spätestens drei Monate vor Ende der Mindestlaufzeit per Schriftform mitgeteilt.


Number of bids: 6