Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-25
Buyer: Erneuerung Hotline Telefonie
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2025-07-11
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Im Offenen Verfahren werden eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Ab-gabe eines Angebots auffordert. In der Leistungsbeschreibung wird auf die Datei "Technische Rahmenbedingungen Schaubilder" hingewiesen, welche zusätzliche Informationen hinsichtlich verwendeter Bestandsführungssysteme sowie eines Zielbilds enthalten. Diese Informationen werden als vertraulich eingestuft. Daher werden diese Informationen in der Datei "Technische Rahmenbedingungen Schaubilder" nur nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitserklärung herausgegeben. Möchten Sie diese Datei erhalten, senden Sie die unterzeichnete Vertraulich-keitserklärung bitte über DTVP zurück an die BVK. Zur Bewertung gehört eine wertende Teststellung. Zu dieser werden die drei Anbieter mit den höchsten Punktzahlen (Bewertung von Eignung (35%), Leistung (35%) und Preis (30%)) einge-laden.
Ausschreibung eines Systems für die Hotline Telefonie (gemeinsame Lösung für alle Hotlines in der BVK ungeachtet ob sie derzeit Voxtron nutzen oder Teams) als Cloudsystem.
Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). wurden vorgelegt  Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration).
Nachweis über DSGVO-Konforme Datenverarbeitung  Nachweis über Erfahrung mit Cloud Integrationen und SaaS Lösungen  Expertise in der Integration von Schnittstellen (z.B. Anbindung von CRM Systeme) und der Einführung von (generativer) künstlicher Intelligenz im Bereich Customer Support  Die Cloud ist DSGVO-konform. Der Anbieter stellt die Datenverarbeitung in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sicher.  Der Anbieter kann für den verwendeten SaaS-Basis-Dienstleister ein gültiges C5-Testat (alternativ SOC 2 Typ II) vorweisen.  Die Lösung ist Microsoft Teams-zertifiziert.

Eligibility requirements: Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). wurden vorgelegt  Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration).
Nachweis über DSGVO-Konforme Datenverarbeitung  Nachweis über Erfahrung mit Cloud Integrationen und SaaS Lösungen  Expertise in der Integration von Schnittstellen (z.B. Anbindung von CRM Systeme) und der Einführung von (generativer) künstlicher Intelligenz im Bereich Customer Support  Die Cloud ist DSGVO-konform. Der Anbieter stellt die Datenverarbeitung in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sicher.  Der Anbieter kann für den verwendeten SaaS-Basis-Dienstleister ein gültiges C5-Testat (alternativ SOC 2 Typ II) vorweisen.  Die Lösung ist Microsoft Teams-zertifiziert.
Der geforderte Mindestjahresumsatz beträgt: EUR 10 Mio
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung zur Deckung von: Personenschäden (für die einzelne Person) in Höhe von mindestens  1 000 000 EUR je Schadensereignis, Sachschäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensereignis, Vermögensschäden in Höhe von mind. 100 000 EUR je Schadensereignis.
Nachweis der Plattformverfügbarkeit  Erläuterung der genutzten Projektmanagementmethoden
Anforderungskatalog Informationssicherheit liegt ausgefüllt vor Anforderungskatalog Informationssicherheit des Anbieters ergibt mindestens Wertung B Ausrichtung an den Normen 27017 (IT-Sicherheit im Cloud Computing) und 27018 (Datenschutz im Cloud-Umfeld) Es liegt eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 einschließlich für den beauftragten Cloud-Dienst vor.
Sollten essenzielle Unterlagen fehlen, wird die Vergabestelle auf Sie zukommen und diese einfordern.
Die Wertung des Preises erfolgt durch ein relatives Bewertungssystem. Die volle Punktzahl wird dem Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis gegeben.  Beispiel: Preis Bieter A: 600.000EUR  Preis Bieter B: 920.000EUR  Preis Bieter C: 960.000EUR    Berechnung der Punktzahlen für den Preis: Bieter A: (600.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 600 Punkte Bieter B: (920.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 391 Punkte Bieter C: (960.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 375 Punkte
Die Bewertung der Leistung ergibt sich aus den Punkteangaben für die Leistungskriterien im Anforderungskatalog. Insgesamt sind 600 Punkte erreichbar.  Die Bewertungsskala entnehmen Sie der Spalte G des Anforderungskataloges der Anlage 2 (Anforderungskatalog Version 3 vom 28.05.2025 ).
Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 40 % (240 Punkte) Technisches Know-How und Nachweise 30 % (180 Punkte) Nachweis zu organisatorischen Kriterien 30 % (180 Punkte)  Die Bewertungsskala entnehmen Sie der Spalte G des Anforderungskataloges der Anlage 2 (Anforderungskatalog Version 3 vom 28.05.2025 ).