Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2019-07-16
Buyer: Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
CPV classification: 48814000: Medical information systems

Technical requirements: Das Klinikum Ludwigshafen plant die Erweiterung seiner Blutbank- und Laborsoftware LabCentre um weitere Module unter Ablösung des bisherigen im Institut für Labormedizin (ILM) eingesetzten Laborinformationssystems (LIS).
Durch die Zusammenführung der ehemals 3 eigenständigen Labors Mikrobiologie und Krankenhaushygiene, Hämostaseologie und Transfusionsmedizin sowie Klinische Chemie zu einem Zentrallabor verfügt das ILM derzeit über unterschiedliche und teilweise doppelt vorgehaltene Softwarelösungen, mit der Folge, dass ein sehr hoher Wartungsaufwand und hohe Integrationsschnittstellenkosten anfallen. Außerdem entspricht das doppelt vorgehaltene System derzeit nicht den Anforderungen an ein modernes Laborsystem. Um das System auf den heutigen Stand zu bringen, müsste das doppelt vorhandene LIS sehr aufwändig zusammengeführt werden, was etwa dem Aufwand der Implementierung eines Neusystems gleichkäme. Auch wäre das erforderliche durchgängige Order Entry nur mit einer bisher noch nicht verfügbaren Weiterentwicklung des alten doppelten System leistbar.
Darüber hinaus ist die Software LabCentre von der Fa. i-solutions Health GmbH am Klinikum seit mehreren Jahren im Bereich Blutbank und in dem von dem ILM betriebenen Labor der BG Unfallklinik Ludwigshafen bereits im Einsatz.
Falls ein vom LIS unabhängiges Order Entry-System beschafft würde, müsste die LabCentre-Blutbanksoftware separat angebunden werden, was eine weitere Schnittstelle notwendig macht. Jede weitere Schnittstelle erhöht allerdings den Pflegeaufwand und birgt Risiken für die Patientensicherheit. Ein einheitliches Laborkommunikationssystem ist daher in erheblichem Maße vorteilhaft.
Der Auftrag soll im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV vergeben werden.
(1) Die zusätzlichen Lieferungen müssen bei dem ursprünglichen Auftragnehmer in Auftrag gegeben werden. Das ist hier der Fall;
(2) Die zusätzlichen Lieferungen müssen entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder Einrichtungen zur laufenden Benutzung oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sein.
Vorliegend ist von einer Erweiterung der bereits bestehenden Einrichtung auszugehen. Am ILM ist die ursprüngliche LabCentre Software mit 2 Modulen und einem 6-stelligen Investitionsvolumen im unteren Bereich vorhanden. Diese Software soll erweitert werden um weitere 3 Module. Eine komplette Neubeschaffung ist nicht gegeben. Die Neuinvestition beträgt etwas mehr als das Doppelte des ursprünglichen Systems. Damit ist zwar ein hohes Ungleichgewicht zwischen vorhandenem Wert und Neuinvestitionswert gegeben, aber ein Komplettaustausch liegt dennoch nicht vor. Da ein Komplettaustausch dazu führen würde, dass die vorhandene Software nicht mehr verwendbar wäre, kann ein Komplettaustausch nur wirtschaftlich sein, wenn die Kosten sehr deutlich unter denen der geplanten Erweiterung liegen würden. Hier darf auch der Implementierungsaufwand nicht übersehen werden, der bei einem Komplettaustausch erheblich höher ausfallen würde als bei einer Erweiterung.
Das vorliegende unverbindliche Angebot des aufgrund seiner Blutbank-Software in Betracht kommenden Mitbewerbers weist bereits ohne Modul Blutbank derart deutlich höhere Kosten aus als das von i-Solutions, dass ein Komplettaustausch auf keinen Fall wirtschaftlicher sein wird als die geplante Erweiterung.
(3) Ein Wechsel des Unternehmens müsste dazu führen, dass der Auftraggeber Waren mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen muss und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch, Betrieb oder Wartung mit sich bringt.
Auch dies ist gegeben: Ein Komplettumstieg in allen Bereichen des ILM – gleich auf welche Software – wäre mit einem unvergleichlich hohen Implementierungs- und Schulungsaufwand verbunden:
— der Implementierungsaufwand für die Blutbank ist aufgrund der hohen Komplexität und des hohen Anspruchs an Funktionalität und Sicherheit unverhältnismäßig hoch,
— die gesetzlich vorgeschriebene, deshalb zwingend erforderliche Altdatenübernahme in der Blutbank würde übermäßigen und unvertretbaren Aufwand und immense Kosten erzeugen. Beides entfällt bei der Erweiterung von LabCentre, da die Altdaten aus mehr als 20 Jahren bereits in LabCentre importiert wurden,
— der Schulungsaufwand ist bei einem Komplettumstieg deutlich höher als bei einer Erweiterung, da alle Labormitarbeiter komplett neu geschult werden müssten. Bei einer Erweiterung muss nur noch ein Teil der Mitarbeiter geschult werden, da ein Teil der Mitarbeiter bereits mit LabCentre arbeitet. Zudem kann eine Schulung aus wirtschaftlichen Gründen von bereits geschulten Mitarbeitern durchgeführt oder vertieft werden.
Als vierte Bedingung beschränkt § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV die Laufzeit des Vertrags über zusätzliche Lieferungen grundsätzlich auf 3 Jahre. Dies gilt für Aufträge und Daueraufträge. Die Begrenzung der Vertragslaufzeit kann ausnahmsweise überschritten werden, wenn die Kompatibilitätsprobleme auch nach 3 Jahren fortbestehen und eine Neubeschaffung nicht wirtschaftlich wäre.