Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-24
Buyer: Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie
Country: DE
Region: Heidelberg, Stadtkreis
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2017-01-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie („BG RCI“) plant die vollständige Digitalisierung ihres Papieraktenbestands. Im Anschluss an die Digitalisierung sollen die Papierakten vom Auftragnehmer vernichtet werden.
Im Rahmen des „Zielmodells BG RCI“ wurden für verschiedene Standorte der BG RCI Schließungstermine festgelegt, die sich bis in das Jahr 2019 erstrecken werden. An allen Standorten der Leistungssachbearbeitung bestehen umfangreiche Aktenbestände. Die Geschäftsführung der BG RCI hat daher beschlossen, ihre Aktenbestände zu digitalisieren. Die Digitalisierung erstreckt sich auf die Aktenbestände in allen Standorten der Bezirksdirektionen, also auch auf solche, die nicht von Standortschließungen betroffen sind.
— Arbeitsakten: Akten, die im Rahmen eines aktuell laufenden Feststellungsverfahrens (Erstfeststellung, Termine Nachuntersuchungen etc.) in Bearbeitung sind und
— Bestandsakten mit langfristigen Terminen: Akten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit nur unregelmäßig und in großen Zeitabständen benötigt werden (laufende Rentenzahlungen, Fälle ohne regelmäßige Vorlage etc.).
Die BG RCI nutzt in den verschiedenen Fachbereichen (Rehabilitation und Leistungen, Regress sowie Mitglieder und Beitrag) seit Dezember 2014 ein flächendeckendes Verfahren zur elektronischen Aktenbearbeitung auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Die BG RCI geht davon aus, dass insgesamt ca. 258 500 Akten zu digitalisieren sind. Sie schätzt das durchschnittliche Aktenvolumen auf ca. 265 Blatt, so dass sich eine Gesamtblattzahl von ca. 70 Millionen ergibt. Die Akten verteilen sich in etwa wie folgt auf die nachfolgenden Standorte:
Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend „Bietergemeinschaften“) sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Rechtsform anzunehmen (vgl. § 43 Abs. 1 VgV). Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben,
Bietergemeinschaften haben in ihrem Teilnahmeantrag ihre Mitglieder und deren jeweilige Aufgaben (Arbeitsteilung) innerhalb des Projektes zu beschreiben und die Gründe und Motive für die Zusammenarbeit darzulegen. Sie haben zudem einen Vertreter zu benennen, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber vertritt. Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzende Unterlagen abzufordern, welche die Zulässigkeit der Kooperation in Form eine Bietergemeinschaft (§ 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)) belegen. Sollte sich im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bietergemeinschaft in ihrer Zusammensetzung verändern, oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt oder die Veränderung Auswirkungen auf die Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit oder Fachkunde hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer.
Bei dem Auftrag handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des § 80 Abs. 5 SGB X und § 11 BDSG. Die Bieter müssen daher spätestens mit dem Zuschlag eine Erklärung abgegeben, dass sie dazu in der Lage sind, den datenschutzrechtlichen Anforderungen des Auftrags zu genügen (Ausführungsbedingung im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB). Eine vorgefertigte Erklärung wird den Bietern mit den Vergabeunterlagen übermittelt. Diese enthält insbesondere die nach § 80 Abs. 2 Nr.3, § 78a SGB X erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben:
a) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt/vorliegen.
b) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt/vorliegen.
c) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
d) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG nicht vorliegen.
Die Eigenerklärungen sind Teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb, die den Bewerbern auf Anfrage übersandt werden und für die Abgabe des Teilnahmeantrages verwendet werden sollen.

Eligibility requirements: Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben: a) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt/vorliegen. b) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt/vorliegen. c) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. d) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG nicht vorliegen. Die Eigenerklärungen sind Teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb, die den Bewerbern auf Anfrage übersandt werden und für die Abgabe des Teilnahmeantrages verwendet werden sollen. Bewerber sowie Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben jeweils einzeln die vorstehend aufgeführten Nachweise und Erklärungen mit ihrer Bewerbung vorzulegen. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung des Bewerbers über den jährlichen Umsatz mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten, aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine ausreichende Haftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zum Nachweis ist eine Erklärung des Versicherers beizufügen, aus der hervorgeht, dass eine Haftplichtversicherung mit den entsprechenden Haftpflichdeckungssummen besteht oder dass sein Versicherer dazu bereit ist, die Haftpflichtdeckungssummen entsprechend den Mindeststandards aufzustocken. c) Der Bewerber legt zum Nachweis seiner wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eine Bankauskunft zu seiner wirtschaftlichen Situation und seinem Zahlungsverhalten vor, die sich mindestens auf die vergangenen drei Geschäftsjahre bezieht. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Zu a) Der Umsatz muss jeweils in jedem Jahr EUR 1 Millionen betragen haben. zu b) Die Haftpflichtversicherung muss eine Haftplichtdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens EUR 500.000 für Personenschäden und mindestens EUR 1 Millionen für sonstige Schäden aufweisen. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001:2008 oder gleichwertig verfügt/verfügen. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 27001 oder gleichwertig verfügt/verfügen. c) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über eine zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN ISO 66399-3 oder gleichwertig verfügt/verfügen. d) Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung: Jeder Bewerber legt mit seinem Teilnahmeantrag eine Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung vor. Die Beschreibung soll auf maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Beschreibung wird bewertet (dazu unten unter IV.1.2.). e) In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: Erklärung über mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist. Aus Sicht der Auftraggeberin sind zum Nachweis der Eignung in der Regel vier vergleichbare Leistungen ausreichend. Zur Prüfung der Eignung werden jedoch alle eingereichten Referenzen berücksichtigt. Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen (dazu unten unter IV.1.2.). Die Referenzen sollen auf jeweils maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Darstellung soll wie unten dargestellt gegliedert werden: — Auftraggeber (mit Adresse) — Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer — Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (MM/JJJJ bis MM/JJJJ) — Beschreibung der Art der erbrachten Leistungen — Beschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen — Beschreibung der Schwierigkeit der erbrachten Leistungen Jede Referenz muss sich auf einen Vertrag beziehungsweise einen Auftrag beziehen. Mehrere Verträge oder Aufträge, die für denselben Auftraggeber erbracht wurden, können nicht als eine, sondern nur als getrennte Referenzen gewertet werden. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Sie müssen Leistungen betreffen, die vom Bewerber bzw. von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von Unternehmen, auf deren Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, jeweils als verantwortliches Unternehmen erbracht wurden. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Hinweis zu III.2.3)b) Es muss mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden angegeben werden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist, und die erforderlichen unter III.2.3)b) genannten Informationen enthält. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung des Bewerbers über den jährlichen Umsatz mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten, aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine ausreichende Haftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zum Nachweis ist eine Erklärung des Versicherers beizufügen, aus der hervorgeht, dass eine Haftplichtversicherung mit den entsprechenden Haftpflichdeckungssummen besteht oder dass sein Versicherer dazu bereit ist, die Haftpflichtdeckungssummen entsprechend den Mindeststandards aufzustocken. c) Der Bewerber legt zum Nachweis seiner wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eine Bankauskunft zu seiner wirtschaftlichen Situation und seinem Zahlungsverhalten vor, die sich mindestens auf die vergangenen drei Geschäftsjahre bezieht. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Zu a) Der Umsatz muss jeweils in jedem Jahr EUR 1 Millionen betragen haben. zu b) Die Haftpflichtversicherung muss eine Haftplichtdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens EUR 500.000 für Personenschäden und mindestens EUR 1 Millionen für sonstige Schäden aufweisen.
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung des Bewerbers über den jährlichen Umsatz mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten, aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine ausreichende Haftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zum Nachweis ist eine Erklärung des Versicherers beizufügen, aus der hervorgeht, dass eine Haftplichtversicherung mit den entsprechenden Haftpflichdeckungssummen besteht oder dass sein Versicherer dazu bereit ist, die Haftpflichtdeckungssummen entsprechend den Mindeststandards aufzustocken. c) Der Bewerber legt zum Nachweis seiner wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eine Bankauskunft zu seiner wirtschaftlichen Situation und seinem Zahlungsverhalten vor, die sich mindestens auf die vergangenen drei Geschäftsjahre bezieht. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.
Zu a) Der Umsatz muss jeweils in jedem Jahr EUR 1 Millionen betragen haben. zu b) Die Haftpflichtversicherung muss eine Haftplichtdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens EUR 500.000 für Personenschäden und mindestens EUR 1 Millionen für sonstige Schäden aufweisen.
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001:2008 oder gleichwertig verfügt/verfügen. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 27001 oder gleichwertig verfügt/verfügen. c) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über eine zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN ISO 66399-3 oder gleichwertig verfügt/verfügen. d) Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung: Jeder Bewerber legt mit seinem Teilnahmeantrag eine Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung vor. Die Beschreibung soll auf maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Beschreibung wird bewertet (dazu unten unter IV.1.2.). e) In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: Erklärung über mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist. Aus Sicht der Auftraggeberin sind zum Nachweis der Eignung in der Regel vier vergleichbare Leistungen ausreichend. Zur Prüfung der Eignung werden jedoch alle eingereichten Referenzen berücksichtigt. Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen (dazu unten unter IV.1.2.). Die Referenzen sollen auf jeweils maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Darstellung soll wie unten dargestellt gegliedert werden: — Auftraggeber (mit Adresse) — Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer — Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (MM/JJJJ bis MM/JJJJ) — Beschreibung der Art der erbrachten Leistungen — Beschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen — Beschreibung der Schwierigkeit der erbrachten Leistungen Jede Referenz muss sich auf einen Vertrag beziehungsweise einen Auftrag beziehen. Mehrere Verträge oder Aufträge, die für denselben Auftraggeber erbracht wurden, können nicht als eine, sondern nur als getrennte Referenzen gewertet werden. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Sie müssen Leistungen betreffen, die vom Bewerber bzw. von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von Unternehmen, auf deren Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, jeweils als verantwortliches Unternehmen erbracht wurden. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Hinweis zu III.2.3)b) Es muss mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden angegeben werden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist, und die erforderlichen unter III.2.3)b) genannten Informationen enthält. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen: a) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001:2008 oder gleichwertig verfügt/verfügen. b) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 27001 oder gleichwertig verfügt/verfügen. c) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über eine zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN ISO 66399-3 oder gleichwertig verfügt/verfügen. d) Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung: Jeder Bewerber legt mit seinem Teilnahmeantrag eine Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Qualitätssicherung vor. Die Beschreibung soll auf maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Beschreibung wird bewertet (dazu unten unter IV.1.2.). e) In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: Erklärung über mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist. Aus Sicht der Auftraggeberin sind zum Nachweis der Eignung in der Regel vier vergleichbare Leistungen ausreichend. Zur Prüfung der Eignung werden jedoch alle eingereichten Referenzen berücksichtigt. Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen (dazu unten unter IV.1.2.). Die Referenzen sollen auf jeweils maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Darstellung soll wie unten dargestellt gegliedert werden: — Auftraggeber (mit Adresse) — Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer — Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (MM/JJJJ bis MM/JJJJ) — Beschreibung der Art der erbrachten Leistungen — Beschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen — Beschreibung der Schwierigkeit der erbrachten Leistungen Jede Referenz muss sich auf einen Vertrag beziehungsweise einen Auftrag beziehen. Mehrere Verträge oder Aufträge, die für denselben Auftraggeber erbracht wurden, können nicht als eine, sondern nur als getrennte Referenzen gewertet werden. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Sie müssen Leistungen betreffen, die vom Bewerber bzw. von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von Unternehmen, auf deren Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, jeweils als verantwortliches Unternehmen erbracht wurden. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.
Hinweis zu III.2.3)b) Es muss mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden angegeben werden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist, und die erforderlichen unter III.2.3)b) genannten Informationen enthält. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.