Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-03
Buyer: Hanns-Seidel-Stiftung e.V.
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48440000 | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 650000 EUR
Submission deadline: 2025-12-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zur Eignungsprüfung sind vom Bieter Angaben und Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 3 der Vergabeunterlagen - zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB), zur Befähigung der Berufsausübung sowie zur wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) zu machen und mit den Angebot vorzulegen. Zur Beurteilung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit dienen insbesondere die Angaben in der Anlage 5 der Vergabeunterlagen. Dort genannte Mindestanforderungen sind zwingend einzuhalten und führen beim Nichtvorliegen zum Ausschluss.

Speziell für für die Abfrage der wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit dienen die Angaben in der Anlage 5 der Vergabeunterlagen. Die Vergabestelle bewertet die in der Anlage 5 genannten Angaben des Bieters demäß den dort angegebenen Punkteschema. Für die Angaben wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß der angegebenen Bewertungshinweise vergeben. Dieser Eignungspunkt wird mit der zugehörigen Gewichtung multipliziert.
Die Gesamtwertung wird abschließend zu 60% aus dem arithmetischen Mittel der Referenzbewertung, 10% der persönlichen Lage und 30% der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ermittelt.
Es müssen insgesamt 50% der möglichen Gesamteignungspunkte erreicht werden, bei Unterschreitung wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung als Ausschlusskriterium aus.

Über die Summe aller als [B]-Kriterien im Hauptwertungsbereich - funktionale Anforderungen - wird eine Mindesleitungspunktzahl von 80% der im Hauptwertungsbereich maximal zu erreichenden Leistungspunkten festgelegt. Bei Unterschreitung der Mindestleistungspunktzahl wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung als Ausschlusskriterium aus.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten:
o	Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland
o	Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget
Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14), der Leistungsbeschreibung sowie den Vergabeunterlagen zu entehmen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Anlage 5_Reiter persönliche Lage)
1.Umsatzzahlen
- Die Bieterin/ der Bieter muss den in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Jahresumsatz angeben.
- Die Bieterin/ der Bieter muss den erzielten Umsatz mit Leistungen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren angeben. 
2.Anzahl Mitarbeiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. (festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
3.Zertifizierungen
-Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die geforderten Zertifizierungen des Unternehmens ersichtlich werden.
4.Partnerstatus
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der der Partnerstatus des Unternehmens ersichtlich werden. 

Für jede Anforderung wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „persönliche Lage“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für den Bereich. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung.
Die Vergabestelle erwartet drei vergleichbare Referenzen pro Bieter, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden. (Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 5 beigefügten Formulars zu beschreiben.) Die Vergabestelle bewertet die in Anlage 5 benannten Referenzen des Bieters gemäß dem dort angegebenen Punkteschema. 
Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bieters wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet. Bei der Mittelwertbildung wird von drei Referenzen ausgegangen. Das heißt, werden nur zwei Referenzen abgegeben, fließen für eine fehlende Referenz 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein, bei nur einer abgegebenen Referenz fließen 2 x 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein.
Die Vergabestelle erwartet Angaben zur fachlichen Eignung fü folgende Bereiche:
1.	Fachliche Eignung Projektleiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat Angaben zu machen aus denen die Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters ersichtlich wird. 
- Die Bieterin/ der Bieter hat einen Nachweis über Zertifizierung im Bereich Projektmanagement für den vorgesehenen Projektleiter anzugeben.
- Angabe von Referenzen über vergleichbare Projekte des vorgesehenen Projektleiters
- Angabe von (Teil-)Projektleitungserfahrungen des vorgesehenen Projektleiters
2.Fachliche Eignung Projektteam
- Angabe der Größe des Projektteams (Ziffer 3.1)
- Nachweis über Projekterfahrung von drei vorgesehenen Projektmitarbeitern (Ziffer 3.2)
Wie auch für die Referenzen wird für die Angaben des Bieters zur fachlichen Eignung  pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „Fachliche Eignung“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für die fachliche Eignung. Beachten Sie die Angaben in der Anlage 5 - fügen Sie zum Nachweis der Antworten entsprechende Zertifikate bzw. Nachweise bei.

Eligibility requirements: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Anlage 5_Reiter persönliche Lage)
1.Umsatzzahlen
- Die Bieterin/ der Bieter muss den in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Jahresumsatz angeben.
- Die Bieterin/ der Bieter muss den erzielten Umsatz mit Leistungen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren angeben. 
2.Anzahl Mitarbeiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigungszahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. (festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
3.Zertifizierungen
-Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die geforderten Zertifizierungen des Unternehmens ersichtlich werden.
4.Partnerstatus
- Die Bieterin/ der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der der Partnerstatus des Unternehmens ersichtlich werden. 

Für jede Anforderung wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „persönliche Lage“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für den Bereich. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung.
Die Vergabestelle erwartet drei vergleichbare Referenzen pro Bieter, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden. (Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 5 beigefügten Formulars zu beschreiben.) Die Vergabestelle bewertet die in Anlage 5 benannten Referenzen des Bieters gemäß dem dort angegebenen Punkteschema. 
Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 5 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bieters wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet. Bei der Mittelwertbildung wird von drei Referenzen ausgegangen. Das heißt, werden nur zwei Referenzen abgegeben, fließen für eine fehlende Referenz 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein, bei nur einer abgegebenen Referenz fließen 2 x 0 Punkte in die Mittelwertbildung ein.
Die Vergabestelle erwartet Angaben zur fachlichen Eignung fü folgende Bereiche:
1.	Fachliche Eignung Projektleiter
- Die Bieterin/ der Bieter hat Angaben zu machen aus denen die Berufserfahrung des vorgesehenen Projektleiters ersichtlich wird. 
- Die Bieterin/ der Bieter hat einen Nachweis über Zertifizierung im Bereich Projektmanagement für den vorgesehenen Projektleiter anzugeben.
- Angabe von Referenzen über vergleichbare Projekte des vorgesehenen Projektleiters
- Angabe von (Teil-)Projektleitungserfahrungen des vorgesehenen Projektleiters
2.Fachliche Eignung Projektteam
- Angabe der Größe des Projektteams (Ziffer 3.1)
- Nachweis über Projekterfahrung von drei vorgesehenen Projektmitarbeitern (Ziffer 3.2)
Wie auch für die Referenzen wird für die Angaben des Bieters zur fachlichen Eignung  pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert vergeben. Die konkrete Bepunktung ergibt sich aus den Angaben in Anlage 5, Blatt „Fachliche Eignung“. Dieser Eignungspunktwert wird multipliziert mit der zugehörigen Gewichtung. Durch Addition aller gewichteten Eignungspunkte ergibt sich ein Gesamtwert für die fachliche Eignung. Beachten Sie die Angaben in der Anlage 5 - fügen Sie zum Nachweis der Antworten entsprechende Zertifikate bzw. Nachweise bei.
Der Auftraggeber behält sich vor nach § 52 (2) bis (4) VgV fehlende Nachweise und Erklärungen nachzufordern.
Z = Leistungspunkte (L)/ Gesamtpreis (P)
Der Preis wird über das Preisblatt ermittelt (Anlage3_KK.7) und entspricht dem Gesamtpreis des Angebots. Der zur Wertung zugrunde liegende, berechnete Preis P kann dem Register "KK.7-Preisblatt" des ausgefüllten Preisblattes entnommen werden. Dieser Gesamtpreis wird anhand der vom Bieter angebotenen Preise und des im Preiblatt dargestellten Wertungsmengengerüstes ermittelt. Die zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen und des Berechnungsverfahren können dem Preisblatt entnommen werden.
Die Bewertung der angebotenen Leistungsinhalte erfolgt über den vom Bieter ausgefüllten Anforderungs- bzs. Kriterienkatalog (Anlage 3_KK) zur Leistungsbeschreibung in Verbindung mit dem Gesamtkonzept (Anlage 14). Die Gewichtung der Einzelkriterien ist im Kriterienkatalog dargestellt. Die Bewertung der Bewertungskriterien erfolgt anhand des erreichten Zielerfüllungsgrades. (Beachten Sie den Mindesterfüllungsgrad im Hauptbewertungsbereich "funktionale Anforderungen" von 80%. Wird dieser nicht erreicht, wird das Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung wie ein Ausschlusskriterium aus)
Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter bzw. Teilnahmer am Verfahren sind bei der Öffnung nicht zugelassen.
80636 München (Vergabestelle)
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anschaffung einer modularen ERP-Standardsoftware als Ablösung der vorhandenen Lösung “Entire” mit folgenden Teilkomponenten:
-Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr im In- und Ausland
-Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling/ Budget
Weitere Erläuterungen sind dem Gesamtkonzept (Anlage-Nr. 14) zu entehmen. Die Sofware soll eine Workflowkomponenten beinhalten bzw. an das bestehende  Workflowmanagement zur digitalen Bearbeitung der Belege (Docuframe) angebunden werden können. Eine digitale Signatur muss unterstützt werden. Die Software muss zwingend bundes- und landesgesetzliche statische Vorgaben erfüllen können und muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer weltweit agierenden Stiftung abbilden können.
Folgende Leistungen sind Gegenstand des Verfahrens:
-Formulierung der erforderlichen Spezifikationen für Hard- und Software zum Betrieb des angebotenen Systems
-Unterstützung bei der Installation der Software
-Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase/ Schulungsumgebung
-Erstellung von technischen Konzepten auf Grundlage des bereitgestellten Gesamtkonzeptes
-Einrichtung und Anpassung des Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen
-Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen
-Konzeption und Umsetzung von Altdatenübernahme
-Konzeption und Durchführung von Schulungen
-fachli. Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase
-laufender Support und Pflege (48 Monate)
-Lieferung von Lizenzen

Winner: Hanns-Seidel-Stiftung e.V.