Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2016-03-23
Buyer: Bank Gospodarstwa Krajowego
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 72267000: Software maintenance and repair services

Technical requirements: Świadczenie usług czasowego wsparcia informatycznego w modelu SaaS na zarządzanie obszarem zasobów ludzkich Banku Gospodarstwa Krajowego.
Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług czasowego wsparcia informatycznego w modelu SaaS na zarządzanie obszarem zasobów ludzkich Banku Gospodarstwa Krajowego. Wykonawca wyłoniony w trybie z wolnej ręki będzie zobowiązany do tymczasowego odtworzenia bazy danych systemu kadrowo – płacowego wykorzystywanego na potrzeby BGK oraz świadczenia na rzecz BGK kompleksowej usługi informatycznej wspierającej procesy obszaru zarządzania zasobami ludzkimi przez okres 12 miesięcy, tj. czas niezbędny dla zabezpieczenia potrzeb zamawiającego do czasu przygotowania i przeprowadzenia postępowania w trybie konkurencyjnym przewidzianym ustawą Pzp (łączny czas trwania umowy nie przekroczy 13 miesięcy).
1.3.2016 roku BGK dokonał wypowiedzenia umowy z dotychczasowym Wykonawcą na „Świadczenie usługi wsparcia informatycznego w modelu SaaS na zarządzanie obszarem zasobów ludzkich w BGK” z przyczyn nieleżących po stronie Zamawiającego. W celu zapobieżenia negatywnym skutkom niewywiązywania się przez Bank z obowiązków kadrowo-płacowych konieczne jest natychmiastowe zapewnienie dostępu do tymczasowego systemu kadrowego umożliwiającego realizację zadań wynikających z przepisów odrębnych. Przedmiotowe usługi winny być przywrócone niezwłocznie. Z uwagi na wysokie ryzyko wystąpienia naruszeń związanych z brakiem wypełniania przez BGK ciążących na nim obowiązków ustawowych, niezbędne jest niezwłoczne odtworzenie bazy danych systemu kadrowo – płacowego wykorzystywanego na potrzeby BGK. Powyższe może wykonać niezwłocznie jedynie wykonawca wspierający rozwiązanie kadrowo – płacowe przed zawarciem ww. umowy, która została wypowiedziana. Udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki uzasadnione jest koniecznością natychmiastowego odtworzenia i uaktualnienia bazy danych oraz udostępnienia jej pracownikom Banku. Wykonawca będzie zobowiązany do tymczasowego odtworzenia bazy danych systemu kadrowo – płacowego oraz świadczenia na rzecz BGK kompleksowej usługi informatycznej wspierającej procesy obszaru HR przez okres 12 miesięcy, tj. czas niezbędny dla zabezpieczenia potrzeb zamawiającego do czasu przygotowania i przeprowadzenia postępowania w trybie konkurencyjnym (łączny czas trwania umowy nie przekroczy 13 miesięcy). Przedmiotowego zamówienia Zamawiający zamierza udzielić poprzedniemu dostawy usług, który w 2011 roku w wyniku postępowania przetargowego, rozpoczął i z sukcesem zakończył wdrożenie systemu kadrowo-płacowego w BGK oraz świadczył przedmiotową usługę na rzecz Banku przez okres 48 miesięcy. W stanie faktycznym sprawy, mamy do czynienia z zaistnieniem wyjątkowej sytuacji związanej z brakiem obsługi Zamawiającego w zakresie usługi informatycznej wspierającej procesy obszaru HR, spowodowanej sytuacją niezależną od samego Zamawiającego, której nie on wcześniej przewidzieć. Obecne zamówienie służy jedynie zabezpieczeniu bieżących potrzeb Zamawiającego w celu uzyskania usługi w jednym z trybów przetargowych. Wskazany okres na jaki zamawiający chce zapewnić realizację usługi jest niezbędnym minimum koniecznym dla zapewnienia świadczenia usługi do czasu rozstrzygnięcia nowego postępowania i wdrożenia usługi w Banku z zastosowaniem trybów podstawowych. Sytuacja jest na tyle poważna, iż Zamawiający nie dysponuje czasem na przeprowadzenie postępowania w innych trybach, w szczególności w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Uzyskanie rozwiązania na rynku konkurencyjnym jest procesem czasochłonnym nie tylko z uwagi na procedurę konkurencyjną, lecz przede wszystkim z uwagi na okoliczność, iż wykonawca zamówienia będzie zobowiązany do wdrożenia rozwiązania i dokonania migracji danych archiwalnych będących obecnie w posiadaniu Zamawiającego, co jest procesem skomplikowanym i długotrwałym. Obecnie planowane zamówienie jest rozwiązaniem jedynie tymczasowym, i możliwym do uzyskania w trybie natychmiastowym jedynie od poprzedniego dostawcy usług. Czasowy powrót do korzystania z poprzedniego rozwiązania kadrowego umożliwi zabezpieczenie bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający nie miał możliwości podjęcia wcześniejszych działań zmierzających do wyboru wykonawcy w trybie konkurencyjnym. Zastosowanie trybu z wolnej ręki umożliwi Zamawiającemu zachowanie ciągłości w realizacji zadań wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Powyższe okoliczności w sposób jednoznaczny wskazują, iż zastosowanie trybu z wolnej ręki wymuszone zostało przez niezależną od Zamawiającego, nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację skutkującą koniecznością natychmiastowego udzielenia zamówienia na usługi wsparcia systemu kadrowo-płacowego. W świetle powyższego spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu zmówienia z wolnej ręki zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp.