Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-07-05
Buyer: Aarhus Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 79512000
Estimated value: 20000000 DKK
Submission deadline: 2021-08-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, vedligeholdelse og support af en kontaktcenterløsning til Aarhus Kommune (”herefter ”Løsningen”). Løsningen skal fungere på tværs af Aarhus Kommune og efterspørges som en tjeneste med henblik på at understøtte Kundens Cloud first og Smart cloud strategi. Efterspurgte Løsning omfatter både omstillings- og kontaktcenter funktionalitet. Løsningen skal understøtte kundens ca. 100 telefoniske borgerindgange, som består at både avancerede og mere simple opkaldsforløb. Ud fra et ønske om enkelthed og af hensyn til intern afregning og kommende brugere ønsker kunden, at licensvederlag inkluderer support. Kunden foretrækker i tillæg hertil løbende udgifter fremfor engangsudgifter, hvilket er afspejlet i vægtningen i bilag 3A. Kontrakten udbydes for en periode på 4 år fra kontraktunderskrift med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Ordregiver indgår kontrakt med én leverandør om levering af Løsningen.
Ordregiver har i bilag 3A, ark ”Trafikudgift (Takseret)” og i ark ”Trafikudgift (BYOC)” indsat 2 modeller for beregning af trafiktakst. Modellerne udgør en takstbaseret-model og en ”BYOC-model” (Bring Your Own Carrier). Tilbudsgiver skal afgive tilbud på en af de to opstillede modeller. Se vejledning i bilag 3A for udfyldelse af modellerne.
Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede tilbudsgivere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af tilbudsgivers økonomiske kvalifikationer og tilbudsgivers referencer vedrørende anskaffelse, drift, vedligeholdelse og support af en kontaktcenterløsning, der svarer til den udbudte kontrakt med hovedvægten på tilbudsgivernes referencer.
Se udbudsbetingelserne for yderligere oplysninger, herunder om oplysninger om tildeling af kontrakten.
Tilbudsgiver skal oplyse følgende nøgletal for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B:
Såfremt tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Hvis tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede egenkapital i de seneste 3 regnskabsår (Nettoopgørelse). Undtaget hertil er, hvis tilbudsgiveren baserer sig på en anden enhed i form af tilbudsgiverens moderselskab, i den udstrækning, at tilbudsgiverens egenkapital allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene. Soliditetsgraden beregnes særskilt for tilbudsgiver og disse andre enheder, idet tilbudsgiver og disse andre enheder skal opfylde nøgletallet hver især. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (Nettoopgørelse). Soliditetsgraden beregnes særskilt for virksomhederne i en sammenslutning af virksomheder, idet virksomhederne skal opfylde nøgletallet hver især. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at ordregiver modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til, skal før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste 3 regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som ordregiveren forlanger.
Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:
Tilbudsgiverne skal i ESPD del IV afsnit C oplyse, om tilbudsgiveren lever op til det mindstekrav som følger nedenfor. Tilbudsgiver skal beskrive de væsentligste referencer vedrørende kontrakter om anskaffelse, drift, vedligeholdelse og support af en kontaktcenterløsning indenfor de seneste 3 år. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at ordregiver modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som tilbudsgiver baserer sig på.
Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Referencerne, som tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig dokumentation for mindstekravet til teknisk og faglig formåen, hvorfor ordregiver ikke vil indhente yderligere dokumentation fra den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte de angivne referencer, såfremt det vurderes nødvendigt for en vurdering af tilbudsgivers egnethed.
Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 3 referencer på kontrakter vedrørende anskaffelse, drift, vedligeholdelse og support af en kontaktcenterløsning. Referencen skal indeholde oplysninger om:
Konkret efterspørges referencer, der påviser følgende (hver reference skal indeholde alle elementer):
- erfaring med levering af kontaktcenter som en tjeneste herunder teknisk og organisatorisk implementering
- erfaring med levering og support af tilsvarende løsninger som efterspurgt ift. kombineret omstilling og kontaktcenterfunktionalitet, antal agenter og integrationer, og
- erfaring baseret på levering af kontaktcenter til offentlige kunder (kommuner, regioner, staten, offentligt ejede virksomheder, mv.).
Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis et af følgende forhold i ESPD del III afsnit A og B er til stede.


Award value: 20000000