Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-01-11
Buyer: Land Berlin vertreten durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72266000: Software consultancy services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Projektsteuerer für die Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) in den Behörden des Landes Berlin
Der mit diesem Vergabeverfahren gesuchte Projektsteuerer betreut im Rahmen des Projektes "IKT-Basisdienst E-Akte" den gesamten Prozess der Vorbereitungs-, Ausschreibungs- und Beschaffungs-, Rollout- und Durchführungsphase im Rahmen der Einführung der E-Akte im Land Berlin.
Eine zentrale Festlegung des E-Government-Gesetz Berlin – EGovG Bln ist die Einführung der elektronischen Aktenführung in den Behörden des Landes Berlin bis zum 1.1.2023.
Mit der Verabschiedung des Gesetzes zur Förderung des E-Government (E-Government-Gesetz Berlin – EGovG Bln) vom 30. Mai 2016 wurde die Grundlage für den konsequenten Ausbau von E-Government-Strukturen des Landes Berlin geschaffen. Damit wird unter anderem das Ziel verfolgt, Verwaltungsprozesse transparent, wirtschaftlich, bürgerfreundlich und benutzerfreundlich zu gestalten. Eine der zentralen Festlegungen des EGovG Bln ist die Einführung der elektronischen Aktenführung in den Behörden des Landes Berlin bis zum 1.1.2023. Zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben wurde im Rahmen der IKT-Architektur für das Land Berlin festgelegt, dass die E-Akte künftig allen Behörden vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) als IKT-Basisdienst zur Verfügung gestellt wird. Bis zum 1.1.2023 müssen ca. 60.000 - 70.000 Arbeitsplätze in der Berliner Verwaltung mit dem IKT-Basisdienst E-Akte ausgestattet werden. Die genaue Anzahl der auszustattenden Arbeitsplätze wird im laufenden Projekt ermittelt.
Um dieses Ziel zu erreichen, sucht das Land Berlin einen qualifizierten externen Projektsteuerer, der die einzelnen Phasen zur Einführung der E-Akte in Berlin nach den Maßgaben des EGovG Bln verantwortlich plant und durchführt. Dies umfasst die folgenden drei Phasen:
— In Phase 1 trifft der Projektsteuerer die konzeptionellen Vorbereitungen einschließlich der Dokumentation der grundsätzlichen Entscheidungen zum IKT-Basisdienst E-Akte. Darüber hinaus erstellt er die für das Vergabeverfahren zur Beauftragung des Realisierungsdienstleisters einschließlich der Beschaffung der E-Akte-Software notwendigen Dokumente,
— In Phase 2 übernimmt der Projektsteuerer die Durchführung des Vergabeverfahrens sowie die erforderlichen organisatorischen Vorprojekte in den Behörden, die im Rahmen des Projekts mit der E-Akte ausgestattet werden,
— In Phase 3 übernimmt der Projektsteuerer zum einen die Durchführungsverantwortung für den technischen Aufbau des IKT-Basisdienstes E-Akte sowie den organisatorisch/technischen Rollout in den einzelnen Behörden. Zum anderen erbringt der Projektsteuerer diverse ergänzende Mitwirkungsleistungen in Bezug auf den Rollout. Außerdem wirkt er bei der pilothaften Migration ausgewählter einzelner E-Akten-Systeme auf den IKT-Basisdienst E-Akte mit.
Vorgesehen ist eine stufenweise Beauftragung der einzelnen Phasen. Ein Anspruch auf Beauftragung der jeweils nächsten Phase besteht nicht.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen ggf. die vertraglichen Grundlagen einschließlich Vertragstyp und Vergütungsmodell zu ändern.
2) Übernahme der Durchführungsverantwortung für die Migration weiterer bestehender E-Aktensysteme einzelner Behörden durch den Projektsteuerer über die Aufgaben in Phase 3 hinaus.
Projektsteuerer für die Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) in den Behörden des Landes Berlin
(A) Auftragsinteressenten können die Vergabeunterlagen unter der folgenden elektronischen Adresse abrufen: ftp://mail.zl-legal.de. Der Benutzername lautet: "Berlin". Das Passwort lautet: "E-Akte".
(B) Für die Erstellung des Teilnahmeantrags werden vom Auftraggeber bis auf die Formblätter zu den beiden Eigenerklärungen gemäß Ziff. III.1.2) (7) und das Formblatt zu den Referenzangaben gem. Ziff. III.1.3) (3) keine weiteren Formblätter zur Verfügung gestellt. Neben dem Formblatt bezüglich der nachzuweisenden Referenzen gem. Ziff. III.1.3) (3) haben die Bewerber zusätzlich eine Referenzdarstellung auf eigener Unterlage (max. 1 DIN A4-Seite pro Referenz) einzureichen.
(C) Bewerberfragen sind frühzeitig per E-Mail an die unter Ziff. I.1) genannte Kontaktstelle (ZIRNGIBL Rechtsanwälte Partnerschaft mbB) zu richten. Diese behält sich vor, nur Anfragen zu beantworten, die bis zum 30.7.2017 gestellt wurden.