Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-03-25
Buyer: Region Hannover
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services | 72317000: Data storage services | 72510000: Computer-related management services | 72512000: Document management services | 79999100
Estimated value: 1.2 EUR
Submission deadline: 2019-05-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: —  den Transport der Akten von der Ausländerbehörde zum Digitalisierungsstandort/ zu den Digitalisierungsstandorten,
—  die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder,
—  die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer von der Region Hannover spezifizierten Übergabeschnittstelle,
—  das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitäts-Sicherung und Rechnungslegung.
Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Bestandsakten der Ausländerbehörde der Region Hannover (ABH) digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.
Der Auftragnehmer besitzt die Fähigkeit, sowohl die Scanvor und -nachbereitung als auch das Scannen zu übernehmen und die hierfür erforderliche technische Infrastruktur vorzuweisen. Die gescannten Dokumente sind mit entsprechender Kennzeichnung und Indexierung zu versehen. Das Ausgabeformat ist PDF/A mit OCR-Volltexterkennung.
Die Digitalisierung der Ausländerakten soll über einen Zeitraum von einem Jahr verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jede Woche anteilig ca. 1000 Akten des Aktenbestandes von insgesamt ca. 44 000 (ca.1,1 km) Akten abzuholen und nach dem Scannen (Digitalisieren) zu vernichten. Die zu scannenden Ausländerakten sind vom Auftragnehmer am Standort der ABH in Maschstr. 17, 30169 Hannover abzuholen und nach dem Digitalisieren nach den Vorgaben des Vertrages zu vernichten.
— Haftpflichtversicherung mit mind. folgender Deckungssumme: 10 Mio. EUR f. Personenschäden, mind. 10 Mio. EUR für Sachschäden sowie mind. 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden.
— Zertifizierung gem. BSI o.Nachweis, dass techn. Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR RESISCAN) eingehalten ist bzw. Nachweis, d. eingesetzte Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet,
— Aktenvernichtung = Erfahrung mit der Vernichtung v.Papierakten mit einem sehr hohen Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN 66399,Schutzklasse 3,Sicherheitsstufe 4,
— mindestens 1 Referenz über die Kapazität (ca. 8,8 Mio. Blatt) u. Erfahrung hinsichtlich der Digitalisierung von Dokumenten der öffentl. Verwaltung (insbesondere hinsichtlich datenschutzrechtlicher Anforderungen).
Anfragen zum Verfahren können elektronisch über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) oder an die unter I.3) genannte Adresse gestellt werden.
Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die B_I eVergabe (www.bi-medien.de) zu übermitteln.
Zugang zur elektronischen Kommunikation bzw. Angebotsabgabe als registrierter Nutzer der B_I eVergabe über den Menüpunkt - Meine Vergaben - unter dem B_I code D435413247 im Bereich - Mitteilungen - bzw. - Angebot -.
Soweit Ihrer Rüge nicht abgeholfen wurde, ist gegen diese Entscheidung ein Antrag auf Nachprüfung durch die Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Regierungsvertretung Lüneburg, auf der Hude 2, 21339 Lüneburg, zulässig. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach § 161 GWB ist der Antrag schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen, unverzüglich zu begründen und soll ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 161 GWB).


Award value: 1.2