Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-08-23
Buyer: armasuisse Kompetenzbereich Einkauf und Kooperationen CC WTO
Country: CH
Contract type: Supplies
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 30216120 | 72230000: Custom software development services | 72253200: Computer systems support services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2016-09-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Anwendung MIL Office wird von der Miliz und der militärischen Verwaltung seit Jahren als Hilfsmittel bei der Personal-, Zeit- und Finanzplanung verwendet.
Es soll eine neue Generation MIL Office entwickelt werden, die bestehende Mängel, wie verzögerte Reaktionszeiten und komplexe Bedienung behebt sowie neue Technologien berücksichtigt. Zudem soll durch einen neuen Aufbau der Software die Flexibilität erhöht und die Betriebskosten gesenkt werden. Durch eine Integration weiterer Software-Module soll MIL Office 5 an die heutigen Bedürfnisse der Truppe und der Verwaltung angepasst werden Zudem soll MIL Office 5 auch für die Abrechnung von Zivilschutzanlässen zur Verfügung gestellt werden.
Das Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung der Applikation MIL Office 5, den zugehörigen Barcode-Lesegeräten und Dienstleistungen. Zusammengefasst können also folgende Ziele festgehalten werden:
—Los 1: Beschaffung der neusten MIL Office Version mit zusätzlichen Modulen, Funktionalitäten und Schnittstellen;
—Los 2: Beschaffung der Usability-Expertenleistung als Input für die Entwicklung einer Benutzer-zentrierten Software;
—Los 3: Beschaffung der Dienstleistung für die Koordination der Lieferanten (der anderen Lose) und des Leistungserbringers (Betreiber, FUB);
Beschaffung der neusten MIL Office Version mit zusätzlichen Modulen, Funktionalitäten und Schnittstellen.
Beschaffung der Usability-Expertenleistung als Input für die Entwicklung einer Benutzerzentrierten Software.
Beschaffung der Dienstleistung für die Koordination der Lieferanten (der anderen Lose) und des Leistungserbringers (Betreiber, FUB).
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welch die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkung oder Modifikation mit dem Antrag zur Teilnahme unterschrieben abgegeben werden, ansonsten wird nicht auf den Antrag eingetreten. Die Teilnehmerzahl der zum Angebot eingeladenen Anbieter wird auf max. 3 pro Los limitiert. Dabei wird die entstehende Rangfolge der Anbieter durch die bewertbaren Eignungskriterien berücksichtigt.
E0.1 Bestätigung des Anbieters, die Gesamtverantwortung (GU) für das vorliegende Projekt innerhalb seiner Lose zu übernehmen, d.h. insbesondere, dass die Anbieterin bzw. der Anbieter der alleinige Vertragspartner der Vergabestelle ist. Allfällig Beteiligte sind mit den ihnen zugewiesenen Rollen aufzuführen.
E0.2 Der Anbieter muss einen Betreibungsregister- und einen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate, maßgebend ist der Stichtag des Eingabedatums) beilegen.
E0.3 Der Anbieter ist damit einverstanden, sich dem Geheimschutzverfahren zu unterziehen, welches verschiedene Sicherheitsmassnahmen umfasst (vgl. VO über das Geheimschutzverfahren, SR 510.413).
Die Informationsschutzvorschriften des Bundes (insbesondere die Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes, SR 510.411) sind anzuwenden. Gilt für Unternehmen und Personen.

Eligibility requirements: Eignungskriterien: Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welch die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in CHF zu unterbreiten. Geforderte Nachweise: Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkung oder Modifikation mit dem Antrag zur Teilnahme unterschrieben abgegeben werden, ansonsten wird nicht auf den Antrag eingetreten. Die Teilnehmerzahl der zum Angebot eingeladenen Anbieter wird auf max. 3 pro Los limitiert. Dabei wird die entstehende Rangfolge der Anbieter durch die bewertbaren Eignungskriterien berücksichtigt. E 0.1 – E 4.2 sind Musskriterien und müssen bestätigt werden. Losunspezifische Kriterien (für alle Lose: E0.1 Bestätigung des Anbieters, die Gesamtverantwortung (GU) für das vorliegende Projekt innerhalb seiner Lose zu übernehmen, d.h. insbesondere, dass die Anbieterin bzw. der Anbieter der alleinige Vertragspartner der Vergabestelle ist. Allfällig Beteiligte sind mit den ihnen zugewiesenen Rollen aufzuführen. E0.2 Der Anbieter muss einen Betreibungsregister- und einen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate, maßgebend ist der Stichtag des Eingabedatums) beilegen. Von allen beteiligten Firmen beizulegen. E0.3 Der Anbieter ist damit einverstanden, sich dem Geheimschutzverfahren zu unterziehen, welches verschiedene Sicherheitsmassnahmen umfasst (vgl. VO über das Geheimschutzverfahren, SR 510.413). Die Informationsschutzvorschriften des Bundes (insbesondere die Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes, SR 510.411) sind anzuwenden. Gilt für Unternehmen und Personen. E0.4 Der Anbieter bestätigt, dass er die gesetzlichen Bestimmungen insbesondere zu Datenschutz und Datensicherheit kennt und einhält. E0.5 Der Anbieter muss alle in der Lieferantenselbstdeklaration verlangten Bestätigungen vorbehaltlos erbringen. E0.6 Der Anbieter bestätigt, dass die eingesetzten Fachpersonen zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebotes vertraglich mittelbar (Subunternehmer) oder unmittelbar (Arbeitsverhältnis) gebunden sind, so dass deren Verfügbarkeit gewährleistet ist. Die Arbeitsverträge müssen sämtliche gesetzliche Auflagen erfüllen. E0.7 Der Anbieter bestätigt, dass er jederzeit über einen Ansprechpartner verfügt, welcher bei auftretenden Problemen im Rahmen des Auftrages zuständig und entscheidungsbefugt ist (Single Point of Contact (SPOC)). E0.8 Der Anbieter erklärt sich bereit, den für das Projekt MILO5 und den nachfolgenden Betrieb des Systems MILO5 hauptsächlichen Standort des Departementsbereichs Verteidigung im Raum Bern als Arbeitsort zu akzeptieren. Dies gilt insbesondere für Koordinationssitzungen, Absprachen etc. E0.9 Der Anbieter akzeptiert, dass keine Spesen für Arbeiten an den in Eignungskriterium E 0.8 aufgeführten Standorten oder am Standort des Anbieters ausbezahlt werden. E0.10 Der Anbieter bestätigt, die Zeiterfassung und die Rapportierung gemäß Vorgaben des Auftraggebers (Kapitel 8 des Pflichtenhefts 1) auszuführen. Aufwände für Zeiterfassung, Rapportierung und Rechnungsstellung dürfen nicht verrechnet werden. E0.11 Der Anbieter hat sämtliche bewilligungs- und arbeitsrechtliche Vorkehrungen getroffen, damit seine Mitarbeiter im Falle eines Zuschlags in Ausnahmefällen auch außerhalb der regulären Arbeitszeit (6:00 – 20:00), insbesondere an Sonn- und Feiertagen, Tätigkeiten und Support leisten können. E0.12 Der Anbieter stellt sicher, dass Fachpersonen innerhalb von 2 Wochen durch gleichwertige Fachpersonen ausgewechselt werden (z.B. wegen Kündigung, längerem Urlaub, Krankheit usw.) und dadurch für den Auftraggeber keine Kosten entstehen. Fallen durch die Auswechslung von Fachpersonen Kosten für die spezifische fachliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter an, übernimmt diese der Anbieter. E0.13 Der Anbieter bestätigt betreffend Ersatz unqualifizierter Fachpersonen. —Im Falle der Zuschlagserteilung verpflichtet sich der Anbieter, Fachpersonen, welche er dem Auftraggeber für diesen Auftrag zur Verfügung stellt und welche den Anforderungen nicht (mehr) genügen, auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb von 2 Wochen durch Personen zu ersetzen, welche den erwähnten Anforderungen genügen. —Eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens erfolgt durch den Auftraggeber. Wird dabei eine Diskrepanz zwischen den Anforderungen und der erbrachten Leistung oder dem Verhalten festgestellt, erhält der Anbieter Gelegenheit, innerhalb von 2 Wochen zu den Mängeln Stellung zu nehmen. Anschließend entscheidet der Auftraggeber, ob die Unternehmung verpflichtet wird, die zur Verfügung gestellte Fachperson zu ersetzen. Fallen durch die Auswechslung von Fachpersonen Kosten für die spezifische fachliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter an, übernimmt diese der Anbieter. E0.14 Der Anbieter bestätigt schriftlich, dass alle angebotenen und zum Einsatz gelangenden Personen für die Dauer des geplanten Einsatzes einen aufenthaltsrechtlichen Status haben oder haben werden, welcher sie berechtigt in der Schweiz einer Erwerbstätigkeit im angebotenen Umfang nachzugehen. Losspezifische Kriterien: Los 1: E1.1 Bestätigung des Anbieters, dass er in der Schweiz Schulungs- und Ausbildungsleistungen für Anwender auf Deutsch und Französisch durchführen kann. E1.2 Bereitschaft des Anbieters, dass er in der Schweiz Entwicklungsleistungen durchführen kann. E1.3 Bestätigung des Anbieters, das Projekt nach der Projektführungsmethode Hermes und agiler Entwicklungsmethode abzuwickeln. E1.4 Bestätigung, Fachkräfte einzusetzen, welche in ähnlichen Applikationsentwicklungen (siehe Leistungsbeschrieb im Pflichtenheft) schon Erfahrungen gesammelt haben. E1.5 Bereitschaft und Nachweis der Fähigkeit, alle dokumentierten Quellcodes der im Lieferumfang enthaltenen Software und aller weiterer, durch den Auftraggeber künftig erworbenen Updates dieser Software, sowie alle Spezifikationen der durch diese Software benutzten Formate und Protokolle dem Auftraggeber in einer oder in beiden der folgenden Formen ohne Kostenfolge zugänglich zu machen. Möglichkeit 1 („Offenlegung“): Die Quellcodes, Formate- und Protokoll-Spezifikationen werden per Vertragsabschluss beim Auftraggeber deponiert. Möglichkeit 2 („Code Escrow Agreement“): Die Quellcodes, Formate- und Protokoll-Spezifikationen werden per Vertragsabschluss bei einem Notar in Bern kostenlos hinterlegt mit der Klausel, dass der Auftraggeber dann kostenfrei Zugriff darauf erhält, wenn die Software nicht mehr unterstützt, gewartet oder weiterentwickelt wird. Beide Möglichkeiten schließen eine kommerzielle Nutzung oder Weitergabe an Dritte durch den Auftraggeber aus. E1.6 Der Anbieter bestätigt, dass seine für die Implementierung notwenigen Software-Werkzeuge und Tools rechtskonform lizenziert sind. E1.7 Der Anbieter bestätigt, dass er die neue Applikation auf einer der folgenden Systemplattformen entwickeln kann: —TITAN; —SAP; —PeopleSoft. E1.8 Bestätigung des Anbieters, dass die Wartungs- und Supportleistungen während mindestens 5 Jahren nach Projektabschluss garantiert werden können. E1.9 Der Anbieter bestätigt, dass er die Vorgaben der beigelegten Qualitätsinspektions- und Abnahmevorschrift (QIAV) für Abnahmen und Tests beachtet und diese während dem Projekt umsetzt. Los 3: E3.1 Bestätigung des Anbieters, dass die eingesetzten Profile mindestens IPMA C oder gleichwertig zertifiziert ist. E3.2 Bestätigung des Anbieters, das Projekt nach der Projektführungsmethode Hermes und agiler Entwicklungsmethode abzuwickeln, und die Verantwortung der Koordination des Leistungserbringer und der Lieferanten der Lose 1 und 2 zu übernehmen. E3.3 Bereitschaft, die offerierten Profile bei Bedarf bis zu 100 % einzusetzen. Los 4: E4.1 Bestätigung des Anbieters, dass die Wartungs- und Supportleistungen während mindestens 5 Jahren garantiert werden können. E4.2 Der Anbieter bestätigt die Akzeptanz der AGB für die Beschaffung von Gütern. E 0.15 – E 4.3 sind bewertete Eignungskriterien: (Bewertung ersichtlich in den Unterlagen). Losunspezifische Kriterien (für alle Lose): E0.15 Umfang der Akzeptanz des jeweiligen Vertrags inkl. vorhandene Beilage(n); E0.16 Qualitätsmanagement. Losspezifische Kriterien: E1.10 Firmenreferenzen für Los 1; E1.11 AGB‘s für Los 1; E2.1 Firmenreferenzen für Los 2; E2.2 AGB‘s für Los 2; E3.4 Firmenreferenzen für Los 3; E3.5 AGB‘s für Los 3; E4.3 Firmenreferenzen für Los 4.
Critères d'aptitude: Toute entreprise économiquement performante et en mesure de remplir les critères d'aptitude ci-après (chiffre 3.8) et de produire les justificatifs correspondants est invitée à soumettre une offre en CHF. Justificatifs requis: Les preuves de l'aptitude mentionnées ci-après doivent être fournies/jointes intégralement avec la demande, sans restrictions ni modifications, sans quoi il ne sera pas entré en matière sur la demande. Le nombre de participants des soumissionnaires invités à l'offre est limité sur max. 3 par lot. La hiérarchie en résultant des soumissionnaires est prise en considération par les critères de qualification évaluables. E 0.1 — E 4.2 sont des critères devoir et doivent être confirmés. Critères non spécifiques à un lot (s’appliquant pour tous les lots): E0.1 Confirmation du soumissionnaire qu'il endosse la responsabilité générale du projet pour son lot (entrepreneur général), c’est-à-dire notamment que le soumissionnaire est l'unique partenaire contractuel de l'adjudicateur. Les éventuels autres soumissionnaires participant à l'exécution du mandat doivent être énumérés avec l'indication de leur rôle. E0.2 Le soumissionnaire doit joindre un extrait du Registre des poursuites et un extrait du Registre du commerce (datant de 6 mois au maximum. La date d'entrée sert de référence). À joindre pour toutes les entreprises participantes E0.3 Disponibilité du soumissionnaire à faire l'objet d'une procédure de sauvegarde du secret composée de différentes mesures de sécurité (cf. Ordonnance concernant la sauvegarde du secret, RS 510.413). Les prescriptions relatives à la protection des informations de la Confédération s'appliquent (notamment l'Ordonnance concernant la protection des informations de la Confédération, RS 510.411). Valable pour l'entreprise et les personnes. E0.4 Le soumissionnaire confirme qu'il connaît et respecte les dispositions légales, notamment celles relatives à la protection et à la sécurité des données. E0.5 Le soumissionnaire doit fournir sans réserve toutes les attestations exigées dans la déclaration spontanée du fournisseur. E0.6 Le soumissionnaire confirme qu'au moment de la présentation de l'offre, les spécialistes engagés pour la réalisation du projet sont sous contrat indirect (sous-traitant) ou direct (rapports de travail) du soumissionnaire afin d'en garantir la disponibilité. Les contrats de travail doivent remplir toutes les exigences légales. E0.7 Le soumissionnaire confirme qu'il dispose en tout temps d’un interlocuteur adéquat compétent et possédant la capacité décisionnelle en cas de problème en rapport avec le mandat (Single Point of Contact (SPOC)). E0.8 Le soumissionnaire est prêt à accepter principalement l’emplacement du Département fédéral de la défense dans le secteur de Berne comme lieu de travail pour le projet MILO5 et pour l’exploitation subséquente du système MILO5. Cela s’applique notamment pour les séances de coordination, les entretiens, etc. E0.9 Le soumissionnaire accepte qu'aucuns frais ne sont payés pour les travaux accomplis aux emplacements mentionnés au critère d’aptitude E 08 ou à l'emplacement du soumissionnaire. E0.10 Le soumissionnaire confirme qu’il saisit le temps de travail et rapporte conformément aux indications du mandant (chapitre 8 du cahier des charges 1). Les charges pour la saisie du temps de travail, l'établissement de rapports et la facturation ne doivent pas être facturées. E0.11 Le soumissionnaire doit demander toutes les autorisations et prendre toutes les mesures relevant du droit du travail pour qu'en cas d'adjudication, ses collaborateurs puissent fournir exceptionnellement des prestations, de support notamment, aussi en-dehors des heures normales de travail (6:00 — 20:00), y compris le dimanche et les jours fériés. E0.12 Le soumissionnaire assure que les spécialistes mis à disposition pour la réalisation du projet seront remplacés dans un délai de 2 semaines par du personnel spécialisé équivalent (par exemple pour cause de résiliation, de congé prolongé, de maladie, etc.) et qu'il ne s'ensuit aucuns frais pour le mandant. Si des coûts sont occasionnés par l’introduction technique spécifique de nouveaux collaborateurs lors du remplacement de personnel spécialisé, ces coûts sont à la charge du soumissionnaire. E0.13 Le soumissionnaire confirme le remplacement des spécialistes non qualifiés. — En cas d'adjudication du mandat, le soumissionnaire s'engage, sur demande de l'adjudicateur, à remplacer dans un délai de 2 semaines les spécialistes mis à disposition de l'adjudicateur pour l'exécution du mandat qui ne remplissent pas (ou plus) les exigences par des personnes les remplissant. — L'appréciation de la prestation et du comportement est effectuée par l'adjudicateur. Si un écart est constaté entre les exigences et la prestation fournie ou le comportement, un délai de 2 semaines est accordé au soumissionnaire pour prendre position au sujet des carences. L'adjudicateur décide ensuite si l'entreprise est tenue de remplacer la/le spécialiste mis à disposition. Si des coûts sont occasionnés par l’introduction technique spécifique de nouveaux collaborateurs lors du remplacement de personnel spécialisé, ces coûts sont à la charge du soumissionnaire. E0.14 Le soumissionnaire confirme par écrit que toutes les personnes qu'il est prévu d'engager et qui seront effectivement engagées disposent ou disposeront, pour la durée prévue du travail, d'une autorisation de séjour leur permettant d'exercer en Suisse une activité lucrative conformément aux prestations offertes. Spécifiques aux lots: Lot 1 E1.1 Confirmation du soumissionnaire qu'il est en mesure de fournir en Suisse des prestations de formation et d'instruction des utilisateurs en allemand et en français. E1.2 Disponibilité du soumissionnaire à fournir en Suisse des prestations de développement. E1.3 Confirmation du soumissionnaire qu'il réalisera le projet conformément à la méthode de gestion de projet Hermes et à une méthode de développement agile. E1.4 Confirmation de l'engagement de spécialistes disposant déjà d'expérience dans des développements d'applications similaires (voir le descriptif des prestations dans le cahier des charges). E1.5 Disponibilité et preuve de la capacité à permettre à l'adjudicateur d'accéder gratuitement à tous les codes-sources documentés des logiciels compris dans l'étendue de la livraison et à tous les updates desdits logiciels acquis subséquemment par l'adjudicateur, de même qu'à toutes les spécifications des formats et protocoles utilisés par lesdits logiciels, sous l'une des deux formes ci-dessous. Possibilité 1 («mise à disposition»): les codes sources et spécifications des formats et protocoles sont déposés chez l'adjudicateur au moment de la conclusion du contrat. Possibilité 2 («Code Escrow Agreement»): au moment de la conclusion du contrat, les codes sources ainsi que les spécifications des formats et protocoles sont déposés gratuitement chez un notaire à Berne avec une clause en vertu de laquelle l'adjudicateur peut y accéder gratuitement si le logiciel ne fait plus l'objet de mesures de support, de maintenance ou de développement. Dans les 2 cas, l'utilisation commerciale et la transmission à des tiers par l'adjudicateur sont exclues. E1.6 Le soumissionnaire confirme qu'il dispose des licences conformes à la loi pour tous les logiciels nécessaires à l'implémentation. E1.7 Le soumissionnaire confirme qu'il est capable de développer la nouvelle application sur l’une des plates-formes de systèmes suivantes: — TITAN — SAP — PeopleSoft E1.8 Confirmation du soumissionnaire qu'il garantira la fourniture des prestations de maintenance et de support pendant au moins 5 ans après la fin du projet. E1.9 Le soumissionnaire confirme qu’il respecte les Prescriptions pour les inspections de la qualité et les travaux de réception (PIQR) jointes pour les réceptions et les tests et les applique pendant le projet. Lot 3 E3.1 Confirmation du soumissionnaire que le personnel engagé est certifié au minimum IPMA C ou est titulaire d’une certification équivalente. E3.2 Confirmation du soumissionnaire qu’il exécute le projet conformément à la méthode de gestion de projet Hermes et à une méthode de développement agile, et qu’il assume la responsabilité de la coordination des fournisseurs de prestations et des fournisseurs des lots 1 et 2. E3.3 Disposition à engager jusqu'à 100 % pour ce projet le personnel offert. Lot 4 E4.1 Confirmation du soumissionnaire qu'il garantira la fourniture des prestations de maintenance et de support pendant au moins 5 ans. E4.2 Le soumissionnaire confirme qu'il accepte les conditions générales de la Confédération pour l'achat de biens. E 0.15 — E 4.3 sont des critères de qualification évalués (Évaluation évidemment dans les documents) Critères non spécifiques à un lot (s’appliquant pour tous les lots): E0.15 Étendue de l’acceptation du contrat concerné y compris annexe(s) E0.16 Gestion de la qualité Spécifiques aux lots: E1.10 Références de l'entreprise pour le lot 1 E1.11 Conditions générales pour le lot 1 E2.1 Références de l'entreprise pour le lot 2 E2.2 Conditions générales pour le lot 2 E3.4 Références de l'entreprise pour le lot 3 E3.5 Conditions générales pour le lot 3 E4.3 Références de l'entreprise pour le lot 4.