Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2018-12-19
Buyer: Keva
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkoilmoitus/tietopyyntö, jonka tarkoituksena on lyhentää tarjousten vastaanottamisen määräaikoja sekä hankkia lisätietoja kiinnostuneilta toimittajilta. Keva on hankkimassa kokonaisvaltaista chat-ratkaisua asiakaspalvelunsa käyttöön. Hankinta sisältää chat-ratkaisun, chatbot-työkalun sekä niiden vaatiman kehitys- ja ylläpitotyön tarvittavassa määrin. Tavoitteena on, että chatbot pystyisi hoitamaan yli 50 % asiakaskontaktoinnista ja näin vähentämään Kevaan tulevia puheluita ja asiakasneuvojan chat-keskusteluja. Hankinta tehdään premises-ratkaisuna tai SaaS:na, tarjoajien kommentteja näihin vaihtoehtoihin haetaan markkinavuoropuhelun yhteydessä.
Tämä hankinta sisältää chat-ratkaisun, chatbot-työkalun sekä niiden vaatiman kehitys- ja ylläpitotyön tarvittavassa määrin.
– Chatbot auttaa julkisilla verkkosivuilla tunnistamattomia asiakkaita löytämään vastauksia peruskysymyksiin esim. ohjaamalla käyttäjä halutuille sivuille chatbotille esitettyjen kysymysten perusteella.
– Toisessa vaiheessa chatbottia laajennetaan antamaan tietoa kirjautumisen vaativilta sivuilta (tunnistetut asiakkaat). Tiedot voivat olla asiakasta koskevia henkilökohtaisia tietoja.
Hankinnan pohjalta tehdään toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Keva arvioi viimeistään neljän (4) vuoden kuluttua, tuleeko sopimus kilpailuttaa uudelleen.
Sopimuksella ei myönnetä toimittajalle mitään yksinoikeutta näiden palvelujen toimittamiseen asiakkaalle.
Kevalla on tavoitteena saada 1. vaihe toteutettua 2019 keväällä. 2. vaihe aloitetaan heti 1. vaiheen jälkeen. Osana hankintaa valittavan toimittajan odotetaan kouluttavan Kevan asiantuntijoita chatbot-kehitys- ja ylläpitotöihin. Keva tulee säännöllisesti arvioimaan tarvittavan konsulttityön määrää. Konsultteja käytetään lisäresurssina toimittajan kouluttamien Kevan asiantuntijoiden rinnalla.
Tarjoajan tulee olla merkittynä asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin. Muut ehdot määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.
Tarjoajalta vaaditaan vähintään 1 000 000 EUR vuotuista liikevaihtoa, jotta kyetään varmistumaan ehdokkaan taloudellisten edellytysten riittävyydestä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A, tai riskiluokka on 1–3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Ehdokas, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Ehdokas, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei ehdokas kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Muut valintaperusteet määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.
Valintaperusteena tullaan käyttämään mm. tarjoajan referenssejä tarjotun chatin ja chatbotin yhteensopivuudesta tuotannossa jo olevista ratkaisuista Suomesta. Suomalaisia referenssejä haetaan, koska Kevaan hankittavassa chatbot-palvelussa tullaan tarvitsemaan sujuvaa suomenkielen taitoa. Referenssit eivät saa olla viittä (5) vuotta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vähimmäisvaatimukset ylittäviä referenssejä tullaan käyttämään vertailuperusteena tarjoajia vertailtaessa. Valintaperusteet määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.
Ennakkoilmoitukseen/tietopyyntöön liittyvät hankintayksikön tuottamat asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. Ennakkoilmoitukseen/tietopyyntöön vastaajilla ei ole oikeutta saada korvausta vastauksen tekemisestä. Vastaus tulee antaa suomen kielellä. Tekniset kuvaukset voivat olla englanniksi. Saatujen vastausten ja lisätietojen perusteella Keva tulee valmistelemaan tarjouspyynnön EU-tason hankintaa varten. Vastaaminen tähän tietopyyntöön tai muu vuoropuhelu ei sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Vastaamatta jättäminen ei myöskään estä varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan mahdollisessa varsinaisessa tarjouskilpailussa.
Liitteessä KEVA_Chatbot-hankinta_lisätiedot kuvatun alustavan ratkaisuehdotuksen toteutettavuus on-premises tai SaaS-palveluna. Liite KEVA_Chatbot-hankinta_lisätiedot toimitetaan pyynnöstä.
Toimittajan referenssit tarjotun chatin ja chatbotin yhteensopivuudesta tuotannossa jo olevista ratkaisuista:
– toimittajan Chatbot-työkalun lisenssiehdot palvelutasot (SLA) – toimittajan käytössä olevat palvelutasot:

Eligibility requirements: Tarjoajan tulee olla merkittynä asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin. Muut ehdot määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.