Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-06-22
Buyer: Stadtverwaltung Melle - Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71311300 | 75130000 | 79400000 | 79410000 | 79421000
Submission deadline: 2023-07-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Jahr 2014 wurde erstmalig für die ILEK Region Melle ein Integriertes Ländliches Entwicklungskonzept erarbeitet. Bis April 2022 wurde als Bewerbung für die LEADER-Region Melle eine Fortschreibung des Regionalen Entwicklungskonzeptes "Gemeinsam kann Melle Regionale Resilienz" erarbeitet. Die darin beschriebene Strategie und aufgeführten Projekte sollen im Zeitraum vom 01.01.2023 bis 31.12.2027 umgesetzt werden. Zu diesem Zweck soll ein Regionalmanagement eingerichtet werden, welches zunächst bis zum 31.12.2027 und einer möglichen Verlängerung bis zum 31.12.2028 die Realisierung verfolgt und betreut. Das Regionalmanagement für die LEADER-Region Melle muss im Rahmen von 0,50 Vollzeitstellen vor Ort (keine ständige Präsenzpflicht) erfolgen.
Der Vertrag hat eine erste Laufzeit bis zum 31.12.2027 und kann durch die Auftraggeberin zum 31.12.2027 einseitig bis zum 31.12.2028 verlängert werden.
Der Auftragnehmer hat bei der Erbringung der Leistungen für das Regionalmanagement folgende Rahmenbedingungen zwingend zu beachten und im Rahmen der Kalkulation seines Angebotes zu berücksichtigen:
- Der Auftragnehmer hat die Leistungen des Regionalmanagements dauerhaft über die gesamte Vertragslaufzeit personell mit einer Stellenanzahl von 0,50 Vollzeitstellen zu besetzen. Die genaue Aufteilung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit obliegt grundsätzlich dem Auftragnehmer.
- Der/die vom Auftragnehmer mit dem Angebot benannte verantwortliche Regionalplaner:in ist dauerhaft mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mindestens 10 Stunden ausschließlich für die verantwortliche Erbringung der Leistungen des Regionalmanagements in der Region einzusetzen.
- Das vom Auftragnehmer für die Erbringung der Regionalmanagement eingesetzte Personal kann grundsätzlich mobil und im Homeoffice arbeiten. Die Auftraggeberin behält sich vor einen Präsenztag mit einer Anwesenheitszeit von mindestens 6 Stunden in der Woche vor Ort insbesondere für Projektbesprechungen und Ortstermine (z. B. in einem Projektträgerbüro) innerhalb des Ortsgebietes der Region Melle verbindlich vorzugeben.
- Während der regulären Wochenarbeitszeit (Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr) muss das vom Auftragnehmer einzusetzende Personal grundsätzlich über ein Mobiltelefon erreichbar sein.
- Mit der vom Auftragnehmer anzubietenden Sach- und Fahrtkostenpauschale (siehe Anlage 10) sind sämtliche Fahrt- und Reisekosten zu entsprechenden Ortsterminen innerhalb der Region sowie vom und zum Sitz des Auftragnehmers und dem Wohnort des vom Auftragnehmer eingesetzten Personals abgegolten. Eine darüberhinausgehende Fahrt- und Reisekostenerstattung für Tätigkeiten zur Erbringung der Leistungen des Regionalmanagements findet grundsätzlich nicht statt.
- Mit der vom Auftragnehmer anzubietenden Sach- und Fahrtkostenpauschale (siehe Anlage 10) sind außerdem sämtliche weitergehenden Nebenkosten des Auftragsnehmers für insbesondere allgemeine Bürokosten, Telekommunikationskosten, interne Weiterbildungskosten und Schriftverkehr mit der Auftraggeberin abgegolten. Darüberhinausgehende Sachleistungen z. B. für Zusatzleistungen Dritter (Druckkosten für Printmedien, Erstellung von besonderen Gutachten und Stellungnahmen, etc.) erhält der Auftragnehmer nach vorheriger Zustimmung zur Beauftragung von der Auftraggeberin gegen Nachweis erstattet.
- Soweit die Auftraggeberin den Auftragnehmer mit der Erbringung von Leistungen des Regionalmanagements außerhalb der regelmäßigen Wochenarbeitszeit und des umfassten Leistungsumfangs gesondert beauftragt, kann der Auftragnehmer die dafür aufgewandten Tätigkeiten zu den im Honorarangebot angebotenen Stundensätzen abrechnen. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin über den erbrachten zusätzlichen Stundenaufwand eine prüfbare Aufstellung vorzulegen, spätestens bis zum 31.01. eines Kalenderjahres für entsprechende Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr. Entstehen dem Auftragnehmer durch die gesonderte Beauftragung Reise- und Fahrtkosten, werden diese gegen Nachweis bzw. zu allgemein üblichen Sätzen erstattet.
- Ein Austausch der mit dem Angebot benannten Mitglieder des Kernprojektteams (verantwortliche/r Regionalmanager:in bzw. stellvertretende/r verantwortliche Regionalmanager:in) ist nur nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin und beim Vorliegen eines wichtigen Grundes (insbesondere dauerhafte Erkrankung, Bürowechsel etc.) zulässig. Auch im Übrigen ist der Auftragnehmer verpflichtet, grundsätzlich das gleiche Personal einzusetzen (Ausnahme: Krankheit und Urlaub).