Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-02-05
Buyer: Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services | 79999100
Submission deadline: 2020-03-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH (im Weiteren „Vivantes“) schreibt für ihre neun Klinik-Standorte, Ihre Tochtergesellschaften und die Unternehmen, die mit der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH einen Kooperationsverbund bilden, die Dienstleistung „Scandienstleistung/Aktendigitalisierung“ (nachfolgend „Scandienstleistung“) als Rahmenvereinbarung mit einem Bieter aus.
Vivantes betreibt seit 2014 ein digitales Archivsystem und archiviert dort alle patientenbezogene klinische und administrativen Akten sowie u. a. auch Verwaltungsakten, Buchhaltungsunterlagen und Projektakten.
Die Scandienstleistung muss für Akten der Patientendokumentation an einem Standort auf dem Gelände einer Vivantes-Klinik erfolgen (Betrieb als Servicestelle). Vivantes stellt für den Betrieb der Servicestelle (Räume für Scanarbeitsplätze, temporäre Lagerkapazität und Raum für Serverinstallation) Räumlichkeiten bereit.
Das monatliche Volumen beträgt für die Vivantes Kliniken bei ca. 50 000-60 000 ambulanten und stationären Akten 1,2-1,6 Millionen Belege (Tendenz steigend).
Die digitalisierten Dokumente müssen automatisiert an vorhandene Dokumentenmanagement- und Archivsysteme auf Seiten Vivantes (überwiegend das Archivsystem „Pegasos“) übergeben werden.
Vivantes ist berechtigt, den Vertrag zu den vereinbarten Konditionen einmal um 12 Monate zu verlängern.
Preis (Verrechnungssatz pro Stunde) für zusätzliche, nicht im geforderten Leistungsumfang enthaltene Dienstleistungen des Auftragnehmers.
Mit dem zukünftigen Auftragnehmer wird zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen (vgl. Anlage 4).
1) Aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z. B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe);
Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb gemäß §§ 123 und 124 GWB ist gemäß Formblatt zu bestätigen.
3) Nachweis der Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 bzw. einer aktuelleren Fassung der DIN EN ISO 9001-Norm oder gleichwertiger Art (z. B. eigenes QM-Handbuch).
4) Vorlage von bis zu 6 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzangaben gemäß Formblatt über die Digitalisierung von Patientenakten. Hiervon müssen mindestens 3 Referenzen den Mindestanforderungen entsprechen.
Vivantes prüft die eingereichten Referenzen so lange Stück für Stück ab, bis er 3 ordnungsgemäße Referenzen zusammen hat. Genügen am Ende nicht mindestens 3 von den maximal 6 eingereichten Referenzen den Mindestanforderungen, wird der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen.
4) Übergabe der digitalen Dokumente an ein Fremd-Archivsystem (Archivsystem beim Auftraggeber, dass nicht vom Auftragnehmer selber entwickelt und geliefert wurde oder vom Auftragnehmer beim Auftraggeber betrieben wird);
Die Referenzleistung muss nicht abgeschlossen sein, jedoch eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten aufweisen. Ein etwaiger Abschluss dieser Leistung darf nicht länger als 1 Kalenderjahr vor Angebotsabgabe liegen.

Eligibility requirements: 1) Aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z. B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe); 2) Eigenerklärung zur Eignung. Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb gemäß §§ 123 und 124 GWB ist gemäß Formblatt zu bestätigen.