Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-09
Buyer: Kreis Herford im Auftrag der OstWestfalenLippe GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72211000: Systems and user software programming services | 72230000: Custom software development services | 72245000 | 72250000: System and support services | 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2023-09-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Mit vorliegender Ausschreibung werden im Rahmen des Projektes „OWL live – Die Kulturplattform für OstWestfalenLippe“ Auftragnehmer für die Marketingberatung und -umsetzung (LOS 1) sowie für den technischen Betrieb (technischen Kunden-Support, Wartung, modulare Weiterentwicklung der Software sowie Infrastruktur-Bereitstellung) (LOS 2) gesucht.
Im Rahmen der Start- und Stabilisierungsphase von „OWL live“ sollen digitale und analoge Kommunikations- und Marketingmaßnahmen konzipiert und erstellt werden, mit dem Ziel, sowohl Kulturschaffende als auch Kulturinteressierte auf die Funktionen der Plattform aufmerksam zu machen. Ein Marken- und Kommunikationskonzept liegt bereits vor (siehe Los 1, Anlage 1 und Los 1, Anlage 2) und soll als Grundlage aller weiteren Maßnahmen genutzt werden.
Darüber hinaus soll eine regelmäßige SEO-Analyse stattfinden, so dass mögliche Optimierungen durch das Redaktionsteam sowie den technischen Dienstleister umgesetzt werden können.
Des Weiteren werden UX- und UI-Design Aufgaben bei der Optimierung des laufenden Betriebs der Plattform anfallen.
Der Auftragnehmer erstellt ein Kommunikations- und Marketingkonzept, das die bereits vorhandenen Konzepte weiterentwickelt und den Produktionskostenrahmen von 40.000€ brutto (inkl. 19.% Mehrwertsteuer) pro Jahr für die Jahre 2023-2025 berücksichtigt. Ein erstes Kurzkonzept ist Grundlage des anzureichenden Angebots. Das mit dem Auftraggeber abgestimmte finale Konzept soll bis zum 01. November 2023 vorliegen.
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld
Die Individualsoftware „OWL live“ ist eine Open Source Software und dient zur Bündelung und Ausspielung von Daten für einen Veranstaltungskalender und einen Servicebereich für Kulturmanagement. Eine Übersicht zur Architektur und der Technologie der Software entnehmen Sie bitte der Anlage: Los 2, Anlage 1. Der Auftragnehmer soll das Verfahren übernehmen, pflegen und einen Kunden-Support bereitstellen. Darüber hinaus sind Weiterentwicklungen einzelner Module sowie deren Implementierung in die Produktionsumgebung der Software Gegenstand des Auftrags. Ferner muss die IT-Infrastruktur bereitgestellt, der Traffic sichergestellt sowie ggf. Hostinggebühren für externe Services berücksichtigt werden.
Für die Pflege der Software soll in einem 3-monatigen Turnus eine Analyse erstellt und mögliche technische Aktualisierungen mit dem Auftraggeber besprochen, priorisiert und daraufhin umgesetzt werden.
Für den Kunden-Support soll ein Ticketsystem aufgesetzt werden, dass die Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber organisiert. Das Team des OWL Kulturbüros sammelt das Kunden-Feedback und bereitet es für das Ticketsystem auf.
Für die Weiterentwicklung einzelner Module der Software werden die Bedarfe durch das OWL Kulturbüro ermittelt und in regelmäßigen Meetings mit dem Auftragnehmer analysiert, priorisiert und daraufhin umgesetzt. Ab dem Jahr 2024 sollen auch Software-Elemente aus dem Projekt Datenraum Kultur in das Produktivsystem von OWL live überführt werden. Hier muss nach Beauftragung ein Workflow zwischen den beiden Teams hergestellt werden.
Bereitstellung von Infrastruktur, Kubernetes Cluster, Log Daten, Netzwerk, Traffic, Storage, Software Lizenzen und Hostinggebühren für externe Services.
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld
Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formular 521 EU); der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenerklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern;
3. bei Unteraufträgen mit Eignungsleihe: — Erklärung Unterauftrag/Eignungsleihe, Formular 532 EU — Verpflichtungserklärung Nachunternehmer, Formular 533 EU;

Eligibility requirements: Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen: 1. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formular 521 EU); der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenerklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern; 2. Eigenerklärung Sanktionspaket Russland (Formular 523 EU); 3. bei Unteraufträgen mit Eignungsleihe: — Erklärung Unterauftrag/Eignungsleihe, Formular 532 EU — Verpflichtungserklärung Nachunternehmer, Formular 533 EU; 4. Ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Vereinsregister, Partnerschaftsregister etc.), sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist (nicht älter als 6 Monate und pro Los einzureichen).