Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-08-18
Buyer: Universtitätsklinikum Heidelberg Zentrum für Informations- und Medizintechnik
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72212100: Industry specific software programming services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2020-09-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Rahmenvertrag über externe Dienstleistungen – Vorbereitung und Durchführung der Migration S4HANA sowie ergänzende Leistungen
Gegenstand der Ausschreibung ist die Durchführung der erforderlichen Analysen und Vorprojekte sowie der Migrationen der heute betriebenen SAP-Systeme bei der UKHD und der Thoraxklinik auf eine einheitliche SAP S/4HANA-Plattform. Hierbei ist zu beachten, dass es das Ziel ist, die UKHD-SAP-Systeme und deren Prozesse mit denen der Thorax-Klinik zu vereinheitlichen. Inwieweit dies auf Grundlage einer einheitlichen IT-Plattform erfolgen kann bzw. unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen sollte, ist Gegenstand der Analysen und Empfehlungen.
Der Ausschreibungsgegenstand umfasst insbesondere die Durchführung von Analysen und Bewertungen (im Folgenden als „Vorprojekte“ bezeichnet), die eigentliche Durchführung der Migration (im Folgenden als „Migration“ bezeichnet) sowie ergänzender Dienstleistungen, u.a. zum Programm- und Projektmanagement.
1. Programm- und Projektmanagement: Der vorliegende Ausschreibungsgegenstand ist ein Programm, das aus mehreren (Einzel-)Projekten besteht. Von besonderer Bedeutung ist, dass das erforderliche Wissen über die Einzelprojekte genutzt werden wird. Hierzu erwartet der Auftraggeber ein kompetentes Programmmanagement vom Bieter. Zudem hat der Bieter für jedes Einzelprojekt die verantwortliche Projektleitung/-management zu übernehmen, die für das Erreichen der Projekt- und Vertragsziele im Rahmen der Zeit-, Kosten-, Ressourcen- und Qualitätsvorgaben zuständig sind.
2. Voranalysen und -projekte: Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Durchführung von Vorarbeiten, Analysen und Bewertungen (im Folgenden als „Vorprojekte“ bezeichnet) unter Berücksichtigung laufender Analysen bei der Thoraxklinik. Die Vorprojekte sind individuell (Inhalt und Umfang) für alle Vorarbeiten und Migrationen zu planen und durchzuführen.
3. Durchführung der Migrationen: Darunter fällt die Umsetzung der vorbereiteten Migrationen, die nach aktuellem Sachverstand insbesondere folgende Schritte umfasst:
—  Migration der aktuellen SAP-Systeme (IS-H und ERP) der Thoraxklinik auf den Stand der SAP-Systeme des Uniklinikums Heidelberg (Vereinheitlichung).
— Anpassung der Schnittstellen zwischen den SAP-Systemen untereinander sowie zwischen SAP und Non-SAP-Systemen;
— Prüfung der Simplification List auf Änderungen und Neuerungen, die sich durch die Umstellung von SAP ERP auf S/4HANA ergeben.
— Fachliche Anpassung des Datenmodells, insbesondere unter Berücksichtigung des Geschäftspartner-Modells von S4H und der Migration von RE auf RE-FX;
— Prüfung, inwieweit auch zukünftig getrennte SAP-Systeme betrieben werden müssen oder eine Mandantenfähigkeit erfolgen kann;
— Erstellung eines Systemkonzepts für die Realisierung auf Basis der Analyseergebnisse und ergänzender fachlicher Anforderungen;
— Analyse der ABAP-Eigenentwicklungen und Add-ons auf Seiten der UKHD und der Thoraxklinik sowie Abschätzung des Anpassungsaufwands;
— Speziell für die Analyse der S/4HANA-Migration sind die komplexen SAP-Eigenentwicklungen Bestellanforderungs- und Informationssystem (BISI), AISS für die Zytostatika-Eigenherstellung und Verordnung, und die elektronische Drittmittelanzeige / Studiencockpit, die ambulante und stationäre Abrechnung und das Benutzermanagement unter Einbeziehung von HCM als Identitymanagement zu berücksichtigen.

Eligibility requirements: — (Kriterium A1.1) Unternehmensvorstellung liegt vor (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.2) Angaben zu der Anzahl der Mitarbeiter (in Deutschland und weltweit) liegen vor (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.3) Angaben zu der Umsatzentwicklung in den letzten 5 Jahren, getrennt nach Deutschland, Europa und weltweit liegen vor (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.4) Angaben zu mindestens einem SAP IS-H Referenzprojekt der letzten 3 Jahre liegen vor. Anzugeben sind die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden (Name, Funktion, Unter-nehmen, Adresse, Mail, Tel.) (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.5) Angaben zu mindestens einer durchgeführten SAP S/4HANA-Migration liegen vor. Anzugeben sind eine Beschreibung des Projektes sowie die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden (Name, Funktion, Unternehmen, Adresse, Mail, Tel.) (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.6) Angaben zu mindestens einer durchgeführten ERP System-Migration (inklusive IS-H Migration) im Klinik- oder Krankenhausbereich liegen vor. Anzugeben sind eine Beschreibung des Projektes sowie die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden (Name, Funktion, Unternehmen, Adresse, Mail, Tel.) (Ausschlusskriterium); — (Kriterium A1.7) Angaben zu mindestens einer durchgeführten Migration von RE auf RF-EX liegen vor. Anzugeben sind eine Beschreibung des Projektes sowie die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden (Name, Funktion, Unternehmen, Adresse, Mail, Tel.) (Ausschlusskriterium); — (Kriterium B1.1) Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation der Firma sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte (Gewichtungsfaktor 5 %, maximal erreichbare Punkte 5); — (Kriterium B1.2) Angaben zu der Anzahl der in der Firma aktuell beschäftigten SAP-Modul-Experten innerhalb der EU sowie ggf. vorhandenen Zertifikaten (Gewichtungsfaktor 5 %, maximal erreichbare Punkte 5); — (Kriterium B1.3) Angaben zu der Anzahl der in der Firma aktuell beschäftigten SAP IS-H-Experten innerhalb der EU sowie ggf. vorhandenen Zertifikaten (Gewichtungsfaktor 10 %, maximal erreichbare Punkte 10); — (Kriterium B1.4) Angaben zu der Anzahl der in der Firma aktuell beschäftigten SAP S4/HANA-Experten innerhalb der EU sowie ggf. vorhandenen Zertifikaten (Gewichtungsfaktor 10 %, maximal erreichbare Punkte 10).