Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-09-15
Buyer: Landkreis Barnim
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2023-10-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems für ca. 1.000 Mitarbeiter der Kreisverwaltung Barnim einschließlich Wartung/ Pflege und Projektbegleitung
Vorgesehen sind der Abschluss eines EVB-IT-Überlassungsvertrages einschließlich Wartung und Pflege (unbefristet) und der Abschluss eines EVB-IT-Dienstvertrages für die laufende Projektbegleitung. Der Vertrag wird zunächst für die Zeit der Pilotphase (ab 02.01.2024) abgeschlossen. Nach erfolgreicher Pilotierung und Entscheidung der Hausleitung für eine Einführung des pilotierten DMS in der gesamten Kreisverwaltung wird ein unbefristeter Vertrag geschlossen. Für diesen Fall wird ein Optionsrecht vereinbart.
- Berufsregister (UVgO, VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem es niedergelassen ist, eingetragen ist
- Berufshaftpflichtversicherung (Nachweis) (auf Anforderung der Vergabestelle mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis des Bestehens einer Berufshaftpflichtversicherung entsprechend der Mindestdeckungssummen im Falle der beabsichtigten Zuschlagserteilung.
- Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, sowie über Umsätze von Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind
- Berufshaftpflichtversicherung (1/1 Mio) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters über den Bestand einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von jeweils 1 Mio. Euro für Personen- und Sach- oder Umweltschäden bzw. Erklärung des Bieters, im Falle der Auftragserteilung einen entsprechenden Versicherungsvertrag abzuschließen.
- Anzahl der Arbeitskräfte in den letzten drei Jahren (VgV, UVgO) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen sowie über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte und die Zahl der Führungskräfte
- Referenzen (UVgO, VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Benennung von Referenzen für die Ausführung von Leistungen, die in den letzten drei Geschäftsjahren erbracht wurden und im Hinblick auf Art und Umfang mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Zu den Referenzen sind folgende Angaben erforderlich: Auftraggeber (Anschrift, Telefon), Ansprechpartner beim Auftraggeber, Ort der Ausführung, Ausführungszeitraum, Vertragsverhältnis, Benennung des maßgeblichen Leistungsumfanges, Zahl der eingesetzten Auftragnehmer, Ausführungszeitraum, Auftragswert (netto) pro Jahr, ggf. Beschreibung besonderer technischer und/oder gerätespezifischer Anforderungen.
- Studien- und Ausbildungsnachweise (VgV, UVgO) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters, dass der/die Inhaber/in oder Führungskräfte des Unternehmens über die zur Vertragserfüllung notwendigen Studien- und Ausbildungsabschlüsse bzw. Erlaubnisse zur Berufsausübung verfüge/n inkl. Angabe der Art der Studien- und Ausbildungsabschlüsse
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in ein zertifiziertes Präqualifizierungsverzeichnis gem. § 48 Abs. 8 VgV, sofern die Nachweise dort auch enthalten sind.
Elektronische Angebote können über den Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg in einer der zugelassenen Arten (Textform, qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur) übermittelt werden. Für die Angebotserstellung steht ein sog. Bietertool zur Verfügung. Die unverschlüsselte Übermittlung eines Angebotes, z.B. per E-Mail, ist nicht zulässig und führt im Regelfall zum Ausschluss des so übermittelten Angebotes im Vergabeverfahren. Sofern mehrere Angebote (z.B. ein Haupt- und ein Nebenangebot) elektronisch übermittelt werden sollen, sind diese im Bietertool entsprechend jeweils separat über den Versanddialog abzugeben.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfverfahren nach Paragraf 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht mehr abhelfen zu wollen, vergangen sind. Es wird weiterhin darauf hingewiesen, dass die Rügefrist des Paragrafen 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB gilt.

Eligibility requirements: Einzureichende Unterlagen: - Berufsregister (UVgO, VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem es niedergelassen ist, eingetragen ist