Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-06-26
Buyer: Udenrigsministeriet
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 31711310 | 72000000 | 72210000: Software programming services | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72253100: System support services
Estimated value: 18000000 DKK
Submission deadline: 2024-08-08
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, åbningsceremoni, Europa-Parlamentets formandskonference samt ca. 100-120 embedsmøder og konferencer samt eventuelt et eller to topmøder. Til at håndtere møder på dansk jord er der oprettet en central logistikenhed i Udenrigsministeriet (herefter Ordregiver). Ordregiver har ansvaret for at tilvejebringe de logistiske rammer for møder m.v., som skal afholdes af centraladministrationen under formandsperioden. Til varetagelse af denne opgave søger Ordregiver med nærværende udbud at indgå et samarbejde med en Professionel Congress Organizer (PCO) for at sikre høj kvalitet og professionalisme i afviklingen af møderne under formandskabet. Leverandøren skal bistå med og levere ekspertise inden for konferenceplanlægning, event management samt øvrige logistiske opgaver såsom møderegistrering, akkreditering og udstedelse af adgangskort samt øvrige tilknyttede ydelser. Hertil kommer, at PCO’en skal stille en online registreringsplatform til rådighed, der kan håndtere fire primære funktionaliteter 1) Mødetilmelding, 2) Akkreditering, 3) Hotelbooking og administration samt 4) Administration af bilflåde og korteger. Opgaverne er overordnet opdelt i Basisydelsen (Ydelse 1-6) og specifikke Tilkøbsmuligheder (A-H). De enkelte ydelser hænger desuden sammen med de enkelte mødetyper. Basisydelsen omfatter: - Ydelse 1: Registreringsplatform, - Ydelse 2: Møderegistrering, akkreditering, adgangskort og adgangskontrol, - Ydelse 3: Tilvejebringelse og administration af hotelværelser, - Ydelse 4: Bindeled mellem Kunden og konferencestederne ift. indretning, udsmykning samt administration af catering og tilkøb hos konferencestederne, - Ydelse 5: Forbindelsesofficerer, - Ydelse 6: Eventplanlægning og eventafvikling. De specifikke Tilkøbsmuligheder omfatter: - Tilkøbsmulighed A: PCO-ydelser ved Topmøde, - Tilkøbsmulighed B: Indretning og bemanding af midlertidig akkrediteringsdisk, - Tilkøbsmulighed C: Bemanding af akkrediteringsdisk ved embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed D: Kvalitetssikring af mødeopstilling, fordeling af profilmateriale og tolkeforhold, - Tilkøbsmulighed E: Forbindelsesofficerer til embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed F: Adgangs- og zonekontrol, - Tilkøbsmulighed G: Sikkerhedskontrol, - Tilkøbsmulighed H: Bestillingsydelser. PCO’ens opgaver afhænger af, hvilken mødetype, der er tale om. Ordregivers mødetyper er: - Topmøde, - Europa-Kommissionens besøg (åbningsceremoni), - Ministermøder, - Embedsmøder/konferencer, - Øvrige decentrale møder/konferencer. Opgaverne er mere detaljeret beskrevet i det samlede udbudsmateriale. Forbindelsesofficererne har til opgave at ledsage, servicere og varetage koordinationsarbejdet omkring VIP-delegationer bestående af stats- og regeringschefer, kommissærer samt ressortministre under disses besøg i Danmark. Ved forbindelsesofficerer henvises der til personer med kulturelle og sproglige kompetencer til at servicere og koordinere program for VIP-delegationer under deres ophold i Danmark samt bistå med praktisk opgaveløsning. Der er ikke tale om militært uddannede sprogofficerer.
Leverandøren skal levere ydelser på udvalgte konferencesteder i Danmark. I den forbindelse har Udenrigsministeriet iværksat et udbud af konferencefaciliteter, således at konference-/mødeaktiviteter afholdes i København og på Fyn/Jylland. Den geografiske fordeling i København og Fyn/Jylland er præciseret i udbudsmaterialet (bilag 1). Ordregiver vil meddele tilbudsgiver i nærværende udbud om den endelige placering af konferencestederne, når konference-udbuddet er afsluttet.
Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiver kan basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. ovenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Uddrag af virksomhedens seneste disponible årsrapport/årsregnskab, der dokumenterer virksomhedens samlede bruttofortjeneste, eller erklæring om virksomhedens samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabs år, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne bruttofortjeneste foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en samlet bruttofortjeneste på mindst DKK 2,5 mio. i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes bruttofortjenesten som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede totale bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes bruttofortjenesten som virksomhedernes samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår/årsrapport. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til denne støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 25% i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes soliditetsgraden som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: En liste over de maks. 5 mest sammenlignelige referencer, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 7 år inden tilbudsfristen. Ordregiver har valgt at tillade referencer for de seneste 7 år under hensyntagen til, at der i perioden fra 2020 til starten af 2022 ikke har været afholdt arrangementer pga. covid-19 epidemien. Dvs. referencer skal være udført fra 8. august 2017 og frem til tidspunktet for tilbudsfristens udløb. Kun referencer, der vedrører leverancer, som er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, vil blive tillagt betydning ved vurdering af om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende leverance, er det således alene de ydelser af leverancen, der allerede er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde: 1. En beskrivelse af den udførte leverance samt typen af arrangement, 2. en klar beskrivelse af, hvilke ydelser, leverancen vedrørte (der er sammenlignlige med ydelserne omfattet af basisydelserne i nærværende udbud, jf. også nedenfor), 3. tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen, 4. navn på kunden (modtager), 5. datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil der blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de 5 nyeste referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne modtager med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves det, at tilbudsgiveren har reference(r), der omfatter levering af sammenlignelige ydelser udført inden for de seneste 7 år. Med sammenlignelige ydelser forstås håndtering af registreringsplatform/event management system, akkreditering, udstedelse af adgangskort, hoteladministration, eventplanlægning og event management, administration og koordinering med venues samt håndtering af VIP-deltagere, som nærmere beskrevet i denne bekendtgørelses afsnit 2.1 og 5.1, til større internationale arrangementer. Ved større arrangementer forstås f.eks. internationale politiske møder, internationale sportsevents eller internationale kongresser med minimum 500 akkrediterede deltagere samt med deltagelse af højniveaudeltagere, der har krævet VIP-behandling samt tilstedeværelse af medierepræsentanter. Ovennævnte minimumskrav kan opfyldes, således alle ydelserne dækkes af en, to, tre, fire eller maksimalt fem referencer.


Winner: Mercell Holding ASA