Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2022-04-11
Buyer: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala (ent. Rakennusvirasto) on kilpailuttanut asianhallinnan palveluiden kehittämiseen tarkoitetun tapahtumanhallintajärjestelmän 9.4.2015 julkaistulla osallistumispyynnöllä.
Tapahtumahallintajärjestelmä Allu:n tarkoituksena on parantaa työn ohjaamista yleisillä alueilla kuten kaduilla, jalkakäytävillä, pyöräteillä ja viheralueilla tehtäville töille, järjestettäville tapahtumille, maanvuokrauksille tai muille vastaaville yleisen alueen käytöille haettaville luville ja käyttöilmoitusten myöntämisille, käytön seurantaa ja lupien laskutuksen hoitamista.
Uuden tapahtumanhallintajärjestelmän hankinnan kautta tavoitteena on työn ohjaamisen parantuminen, ajankäytön tehostaminen, kulujen vähentäminen, prosessien sujuvoittaminen ja tietojärjestelmän palvelun laajentaminen.
Kilpailutukseen on sisältynyt Allu-sovelluksen toimittamisen lisäksi sovelluksen ylläpito SaaS-palveluna. Sopimus ohjelmistopalvelun ja sovelluksen ylläpidon toimittamisesta on allekirjoitettu 31.10.2019. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle on 500 000 eroa (alv 0 %).
Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala (ent. Rakennusvirasto) on kilpailuttanut asianhallinnan palveluiden kehittämiseen tarkoitetun tapahtumanhallintajärjestelmän 9.4.2015 julkaistulla osallistumispyynnöllä.
Tapahtumahallintajärjestelmä Allu:n tarkoituksena on parantaa työn ohjaamista yleisillä alueilla kuten kaduilla, jalkakäytävillä, pyöräteillä ja viheralueilla tehtäville töille, järjestettäville tapahtumille, maanvuokrauksille tai muille vastaaville yleisen alueen käytöille haettaville luville ja käyttöilmoitusten myöntämisille, käytön seurantaa ja lupien laskutuksen hoitamista.
Uuden tapahtumanhallintajärjestelmän hankinnan kautta tavoitteena on työn ohjaamisen parantuminen, ajankäytön tehostaminen, kulujen vähentäminen, prosessien sujuvoittaminen ja tietojärjestelmän palvelun laajentaminen.
Ylläpito- ja jatkokehitystyön aikana Allu-järjestelmään on jouduttu tekemään sellaisia kehitystöitä, joka ei ole ollut tiedossa hankinnan kilpailuttamisvaiheessa. Muun muassa kesäterassi, talviterassi ja parklet-hakemusten käsittely, päätöksenteko sekä laskutus ja irtisanomisen toiminnot on rakennettu Allu-järjestelmään asioiden käsittelyn ja päätöksenteon sujuvan ja nopean toiminnan takaamiseksi. Lisäksi lyhytaikaisen maanvuokrauksen, ulkoilmatapahtumien, terassien ja katutöiden hinnastot sekä periaatteet ovat uudistuneet ylläpidon aikana, joiden vuoksi on jouduttu tekemään muutoksia järjestelmän laskunmuodostukseen ja päätöspohjiin useassa hakemustyypissä. Myös valvontatyökalun (Mobilenote) ja Allun välisen rajapintakehityksen työ on ollut arvioitua suurempi ja kustannukset integraatiotyöstä olleet oletettua suuremmat.
Järjestelmään on myös suunnitteilla ajankohtaisia lisäkustannuksia tuottavia uudistuksia, kuten katutyötaksan uudistuksen toinen vaihe liittyen katutöiden sujuvoittamiseen. Uudistuksen tarkoituksena muuttaa kaivuilmoituksen käsittelylogiikka Allussa vastaavaksi, kuin aluevuokrauksissa on. Oletettavasti kyseessä on laaja järjestelmämuutos, jossa tarvitsee tehdä muutoksia myös sähköisen asioinnin rajapintaan. Lisäksi yksikössä on käsitelty muuttoihin ja elokuvatuotantoihin liittyvät pysäköintialueiden varaukset virheellisesti aluevuokrauksina, vaikka kyseessä on kuitenkin maanvuokraukseen verrattava aluevaraus. Tästä johtuen tälle on toteutettava kokonaan uudet hakemustyypit Allu-järjestelmään, jossa voidaan käsitellä asiaa maanvuokauksena ja samalla päättää tarvittavista tilapäisistä liikennejärjestelyistä pysäköintitilan vapauttamisen osalta.
Edellä mainituista syistä johtuen hankintayksiköllä on akuutti tarve tilata toimittajalta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen hankintasopimukseen.
Hankintayksikön on välttämätöntä turvata järjestelmän kehitystyön loppuunsaattaminen. Alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, koska nykyisen sopimuskumppanin aloittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle.


Winner: Vincit Oy