Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-04-15
Buyer: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Country: DE
Region: DEA23
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72500000
Submission deadline: 2024-05-22
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist eine Software "Digital-Asset-Management" als Software as a Service (SaaS) zuzüglich initialen Leistungen, einmaligen Leistungen, Leistungen bei Vertragsende und Leistungen bei Bedarf
Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. 
Im Fall des Einsatzes dritter Unternehmen hat der Bieter diese anderen Unternehmen (Dritte) in seinem Angebot zu benennen und den Nachweis jeweils auch von diesen benannten Dritten - im Falle der Eignungsleihe mit dem Angebot, ansonsten auf besonderes Verlangen der Auftraggeberin - beizubringen.

Einreichung der ausgefüllten "Eigenerklaerung als Anlage zum Angebotsschreiben fuer Leistungen".

Wenn ein Bieter Bieter beabsichtigt, an einen Dritten als Nachunternehmer Teile des Auftrags zu vergeben und sich zugleich im Hinblick auf seine eigene Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten dieses Dritten beruft (Eignungsleihe nach § 47 VgV), sind:
a) die davon betroffenen Teile des Gesamtauftrages zu benennen,
b) Name und Anschrift des vorgesehenen Unterauftragnehmer anzugeben,
c) für den Nachunternehmer die Nachweise zur fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Eignung sowie dem Nichtbestehen von fakultativen oder zwingenden Ausschlussgründen und
d) den ausgefüllten und unterschriebenen Vordruck "Verpflichtungserklärung Nachunternehmer" vorzulegen (siehe Vordruck "Anlage_Verpflichtungserklärung Nachunternehmer").

Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Vordruck Bietergemeinschaften ("Anlage_Bietergemeinschaften_Vordruck") ausgefüllt vorzulegen und gemäß der Anlage Bietergemeinschaften_Vorgaben_Hinweise die hier geforderten Eignungsnachweise für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen. Es finden gemäß § 47 Absatz 4 VGV die Regelungen zur Eignungsleihe gemäß § 47 Absatz 1 bis 3 VGV Anwendung (siehe Vordruck: "Anlage_Bietergemeinschaften_Vordruck" und "Anlage_Bietergemeinschaften_Vorgaben_Hinweise")
A) Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung. Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen.

B) In dem Fall der Eignungsleihe nach § 47 VgV analog hat der Bewerber die anderen Unternehmen in dem seinem Angebot beizufügendem Vordruck Bietergemeinschaften ("Anlage_Bietergemeinschaften_Vordruck") zu benennen und die nachfolgenden Unterlagen für diese anderen Unternehmen in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber auf die Leistungsfähigkeit dieser anderen Unternehmen zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit nach § 47 VgV analog beruft. 

C) Erklärung, dass beim Bieter mindestens ein qualifizierter, festangestellter Projektmitarbeiter für den Anpassungsbetrieb zur Verfügung steht und dessen Vertretung sicher gestellt ist.

D) Erklärung, dass der Bieter über ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool inklusiver transparenter Terminverfolgung durch den Kunden verfügt. Das Tool ist leistungsfähig, wenn es mindestens folgende Funktionen beinhaltet: Zeit und Kosten, Verfolgung, Zeitstrahlansicht, Meilensteinverfolgung, Priorisierung und Dokumentenmanagement. Ein vergleichbares Tool ist zum Beispiel OpenProject.

Erforderliche Mindeststandards:
Zu A) Die Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungshöhe von mindestens 1.000.000 € je Schadensfall haben. Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Der Auftragnehmer reicht eine schriftliche Erklärung ein, dass er diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages aufrechterhält.
Zwei Referenzen über vergleichbare erfolgreich abgeschlossene Projekte zur Einführung einer Digital Management Software als SaaS mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit.

Erforderliche Mindeststandards:
Die angebotene Software muss bei mindestens zwei vergleichbaren Auftraggebern im Einsatz sein. Die Auftraggeber sind vergleichbar, wenn sie eine mindestens so umfangreiche Organisationsstruktur haben, siehe Anlage 17 Geschäfts- und Dezernatsverteilungsplan.
Der Bieter muss ein ähnlich umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept mit individuellen Anpassungen der Metadatenstruktur umgesetzt haben.
Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.


Winner: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen