Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-04-29
Buyer: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 317829 EUR
Submission deadline: 2028-12-31
Award criteria: price

Technical requirements: Die IHP GmbH ist ein Institut der Leibniz-Gemeinschaft, alleiniger Gesellschafter ist das Land Brandenburg. Es betreibt Forschung und Entwicklung zu siliziumbasierten Systemen, Höchstfrequenz-Schaltungen und -Technologien einschließlich neuer Materialien. Dabei werden innovative Lösungen für Anwendungsbereiche wie die drahtlose und Breitbandkommunikation, Sicherheit, Medizintechnik, Industrie 4.0, Mobilität und Raumfahrt erarbeitet. Das IHP beschäftigt ca. 390 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es verfügt über eine Pilotlinie für technologische Entwicklungen und die Präparation von Hochgeschwindigkeits-Schaltkreisen mit 0,13/0,25 µm BiCMOS-Technologien, die sich in einem 1500 m2 großen, nach DIN ISO 14644 zertifizierten, Reinraum befindet.

Zur Verbesserung der Prozesseffizienz und -effektivität sollen die Akten und Abläufe der Administration digitalisiert werden. Hierfür soll ein Dokumenten- und Workflow-Management-System angeschafft werden. Im Vorfeld wurde bereits eine Vielzahl an vorbereitenden Tätigkeiten durchgeführt. 

Vor diesem Hintergrund wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DM-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet wird darüber hinaus der Betrieb der Gesamtlösung. 
 
In der ersten Ausbaustufe sind ein Workflow und zwei elektronische Akten zu realisieren und institutsweit auszurollen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für die in dieser Ausschreibung genannten Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projekt­betreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Darüber hinaus sind durch den Lösungsanbieter die Schulungen für Administratoren und Administratorinnen sowie für Key-User zu leisten.
   
Der Leistungszeitraum beläuft sich auf 48 Monate. Die IHP GmbH plant mit etwa sechs Monaten für die Realisierung, Schulung und Abnahme der Piloteinsatzgebiete. Im Anschluss startet der ebenfalls mit etwa sechs Monaten veranschlagte institutsweite Roll-Out, bevor dann weitere Einsatzgebiete in Abstimmung mit dem DMS-Anbieter realisiert werden sollen. Die Einsatzgebiete der Ausbaustufe 2 sind nicht Bestandteil dieser Vergabe.
Das Verfahren besteht aus den folgenden Leistungsschwerpunkten: 
1. Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für die benannten drei Piloteinsatzgebiete.
2. Betrieb der Gesamtlösung.

Einsatzfelder
Mit Einführung des DMS müssen folgende Einsatzfelder realisiert werden:
- Elektronischer Rechnungsprozess (Workflow)
- Elektronische Personalakte (E-Akte)
- Elektronische Geschäftspartnerakte (E-Akte)
- Elektronischer Posteingang für die vorgenannten Einsatzgebiete
Die näheren Projektanforderungen der ersten Projektphase sind in drei Fachkonzepten und jeweils zugehörigen Prozessabläufen dargestellt:
- Konzept Rechnungsprozess.pdf
o Konzept Rechnungsprozess Anlage 1 Prozess.pdf
- Konzept GP-Akte.pdf
- Konzept Personalakte.pdf
Dem zukünftigen Auftragnehmer obliegen dabei folgende Aufgaben:
- Detailkonzeption der Prozesse
- Lieferung der Software
- Installation
- Modellierung und Übernahme der Prozesse
- Schulungen
Der elektronische Posteingang wurde nicht als Fachkonzept erarbeitet, da es ausschließlich um die Digitalisierung von eventuell zu den Einsatzgebieten eingehender Papierdokumente geht. Zum überwiegenden Teil wird in den Piloteinsatzgebieten mit echten elektronischen Dokumenten und per E-Mail gearbeitet. Die Quote an zu digitalisierenden Papierdokumenten ist daher verschwindend gering. Für eine spätere, institutsweite Ausrollung der Gesamtlösung ist das Thema digitaler Posteingang allerdings grundsätzlich wichtig.
Neben den bisher genannten Anlagen wird folgendes Dokument als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt: 
- Anforderungskatalog DMS Anbieter.xlsx
Der Anforderungskatalog ist zwingend als elektronisch ausgefülltes Excel-Dokument mit dem Angebot einzureichen.
Den in den Anlagen beschriebenen Prozessen liegt nachfolgendes Mengengerüst zugrunde. Die Angaben sollen den Bieter in der Ermittlung und Abschätzung der für die Lösung notwendigen Software-Module und der Anzahl der für die Lösung erforderlichen Lizenzen unterstützen.
Für serverbasierte Funktionen und Services sind die Angaben für notwendige Lizenzen aus der Leistungsbeschreibung und dem Lizenzmodell des Bieters abzuleiten. 
Die relevanten benutzerbezogenen Kennzahlen können aus nachfolgender Liste abgeleitet werden:
- Anzahl Benutzer IHP-weit: 500
o Davon etwa 100 Intensivnutzer
Aufgrund der schrittweisen Einführung und haushaltsrechtlicher Vorgaben, wird folgende Aufteilung seitens IHP vorgegeben:
- Nach Zuschlag:
o Kauf aller 250 Benutzerlizenzen
- Ab Produktivsetzung der Piloteinsatzgebiete (geplant 01.07.2025) bis 31.12.2025:
o Nutzung von 250 Benutzerlizenzen
o Zahlung von Wartungsgebühren auf 250 Benutzerlizenzen
- Ab 01.01.2026:
o Nutzung der restlichen 250 Benutzerlizenzen
o Zahlung von Wartungsgebühren auf alle 500 Benutzerlizenzen

Hosting und Betrieb der Lösung
Neben der Beschaffung der DMS-Lizenzen und der Realisierung der o.g. Einsatzgebiete, wird im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ebenfalls der Betrieb der Gesamtlösung ausgeschrieben.
Die technische Infrastruktur (virtuelle Server, Betriebssysteme, Datenbanken) wird von der IHP GmbH zur Verfügung gestellt. Die gesamte Landschaft muss zweiteilig (Test- und Produktivsystem) aufgebaut werden.


Winner: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik
Award value: 317829
Number of bids: 19