Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2016-01-26
Buyer: Rigspolitiet
Country: DK
Region: DANMARK
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Rigspolitiet forventer at gennemføre et EU-udbud efter Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF af 13.7.2009 (Forsvars- og Sikkerhedsdirektivet) med henblik på anskaffelse et system til håndtering af digitalt foto-, video- og audiomateriale, herunder beviser (Digital Asset Management System). Anskaffelsen tager sit udgangspunkt i et af de 12 tiltag i regeringens initiativ »Et stærkt værn mod terror« under overskriften »Øget IT- og Analysekapacitet«, hvoraf det følger, at der skal etableres et system, som kan modtage, analysere og anvende digitale spor i form af bl.a. videoer og fotos fra borgere og overvågningskameraer. I forbindelse med udbuddet vil der blive stillet krav om sikkerhedsgodkendelse til et niveau, som kræves af ordregiver i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17.12.2014 (sikkerhedscirkulæret). Al håndtering af data skal endvidere kunne afvikles indenfor rammerne af den gældende lovgivning for hhv. Politiområdet og PET. Rigspolitiet forventer at anskaffe en løsning til lagring, bearbejdning, fremsøgning og præsentation samt sikring af beviskæden for og auditering af digitale mediefiler. Rigspolitiet har et ønske om, at anskaffelsen baseres på en velafprøvet standardløsning, der understøtter Digital Asset Management. Løsningen skal kunne håndtere datamodtagelse, dataopbevaring, databehandling, dataformidling, dataarkivering, datasøgning, datalogning, datasletning og gennemførsel af kontroller af fotos, videoer og audiofiler i en politi- og efterretningsmæssig kontekst. Løsningen skal være mulig at integrere med 3.-partsprodukter til fx gennemsyn, filtrering, analyse og redigering af mediefiler samt kunne håndtere meget store datamængder. Løsningen skal endvidere understøtte central opbevaring og være tilgængelig fra forskellige platforme og fra forskellige geografiske placeringer.
Forud for udbuddet gennemføres en teknisk dialog med aktører på markedet. Nærmere beskrivelse af den tekniske dialog, herunder fristen for anmodning om deltagelse, er anført i punkt II.7).
Som led i forberedelsen af det kommende udbud ønsker Rigspolitiet indsigt i markedet for systemer til håndtering af digitalt foto-, video- og audiomateriale. I lyset af, at Rigspolitiet gerne ser, at anskaffelsen baseres på en velafprøvet standardløsning, ønsker Rigspolitiet at gennemføre en teknisk dialog med aktører, som har leveret denne type løsninger til myndigheder, hvis forretningsmæssige behov kan sammenlignes med Rigspolitiets.
Af hensyn til Rigspolitiets ressourceforbrug ved gennemførelse af den tekniske dialog, vil der maksimalt blive inviteret 4 virksomheder til at deltage. Såfremt der er flere end 4 virksomheder, der anmoder om deltagelse i den tekniske dialog, vil Rigspolitiet alene invitere de virksomheder, som har leveret Digital Asset Mangement-løsninger til understøttelse af sammenlignelige forretningsmæssige behov. I det tilfælde, at flere end 4 ansøgende virksomheder, har leveret Digital Asset Management-løsninger til understøttelse af sammenlignelige forretningsmæssige behov, vil Rigspolitiet invitere de virksomheder, der, baseret på deres anmodning, vurderes at være et repræsentativt udsnit af markedet for de efterspurgte ydelser.
Det ses derfor gerne, at virksomhederne udarbejder og medsender en kort beskrivelse af virksomheden i relation til de ovennævnte forhold, der vil kunne bruges ved en eventuel udvælgelse. Af anmodningen skal endvidere fremgå navn og CVR-nr. (eller tilsvarende information fra det land, hvor ansøgeren har hjemsted) for den ansøgende virksomhed. Virksomheder, der har interesse i at deltage i dialogen, kan fremsende anmodning om deltagelse til dam-anskaffelse@politi.dk. Fristen for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog udløber onsdag den 3.2.2016, kl. 16:00 (dansk tid).
Rigspolitiet forbeholder sig retten til at anmode virksomhederne om at fremsende yderligere relevante produkt- og virksomhedsoplysninger til brug for eventuel udvælgelse af, hvem der vil blive indkaldt til deltagelse i den tekniske dialog.
De 4 udvalgte virksomheder vil modtage svar på deres anmodning om deltagelse i den tekniske dialog senest fredag den 5.2.2016. Rigspolitiet vil vedlægge en tilmeldingsblanket for virksomhedens tilmelding til dialogmødet, som virksomhederne bedes udfylde og returnere til Rigspolitiet.
Den tekniske dialog vil bestå af et indledende fælles informationsmøde for de 4 udvalgte virksomheder og et efterfølgende bilateralt dialogmøde mellem de pågældende virksomheder og Rigspolitiet. Møderne vil blive gennemført på dansk eller engelsk.
En eventuel udelukkelse fra at deltage i den tekniske dialog har ingen betydning for den efterfølgende mulighed for at blive prækvalificeret til at byde på opgaven. Prækvalifikationen gennemføres således helt uafhængigt af ovenstående forløb og på baggrund af andre udvælgelseskriterier, idet formålet med prækvalifikationen er en egnethedsvurdering, mens formålet med den tekniske dialog er at opnå øget viden om og indsigt i, hvordan markedet fungerer.
Informationsmødet vil blive afholdt fredag den 12.2.2016 fra kl. 10:00 til 12:00 (dansk tid). Der kan maksimalt deltage 3 personer fra hver virksomhed. Formålet med informationsmødet er, at aktørerne får et øget indblik i Rigspolitiets forretningsmæssige behov.
Rigspolitiet vil præsentere markedsaktørerne for overordnede beskrivelser af mulige anvendelsesområder for løsningen, samt indikere, hvilke scenarier Rigspolitiet er interesseret i i forbindelse med produktdemonstrationen under det videre dialogforløb. Rigspolitiet vil ikke på nuværende tidspunkt dele informationer om specifikke datakilder, teknologianvendelse, omfang eller kapacitet.
Efter afholdelse af informationsmødet vil et referat af informationsmødet sammen med ordregivers slides fra mødet blive sendt ud til alle de virksomheder, som har sendt anmodning om deltagelse i den tekniske dialog. Denne præsentation vil ligeledes indgå som en del af det udbudsmateriale, som vil danne grundlag for det forventede udbud.
Dialogmøderne forventes afholdt i uge 8 (22. til 26.2.2016) og uge 9 (29. februar til 4.3.2016) efter aftale med den enkelte virksomhed.
På dialogmødet skal aktøren anskueliggøre, hvordan deres løsning kan dække Rigspolitiets forretningsmæssige behov, samt demonstrere forskellige brugsscenarier af, hvordan løsningen anvendes til understøttelse af sammenlignelige forretningsmæssige behov.
Dialogmødet vil bestå i ét bilateralt møde af maks. 4 timers varighed mellem den pågældende virksomhed og Rigspolitiet, hvor Rigspolitiet med udgangspunkt i den enkelte virksomheds produkter og erfaringer, ønsker at få et nærmere indblik i blandt andet: