Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-19
Buyer: Wartung Softwareprodukte Beleglesesystem
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2025-09-16

Technical requirements: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
Gegenstand der vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice")  ausgeschriebenen Leistungen ist der Abschluss von Wartungsverträgen für die bereits im Einsatz befindlichen Software-Produkte des Beleglesesystems.

Der Beitragsservice beabsichtigt, die Wartungsleistungen in zwei Losen zu vergeben.

LOS 1 - Wartung der bereits im Einsatz befindlichen Software-Produkte der Firma OpenText 

LOS 2 - Wartung der bereits im Einsatz befindlichen Software-Produkte der Firma Paradatec

Es ist beabsichtigt, je Los einen Wartungsvertrag mit einer Festlaufzeit von 2 Jahren (01.01.2026 bis 31.12.2027) und der Möglichkeit der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot je Los zustande. Der Beginn der Wartungsleistungen je Los ist frühestens der 01.01.2026.
Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen sind den Vergabeunterlagen (insbesondere der Leistungsbeschreibung (Teil B.)) zu entnehmen.
Anlage A4 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eignungsleihe
Anlage A5 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Verpflichtungserklärung Drittunternehmen
Anlage A6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung - Allgemeine Eignungsanforderungen

Eligibility requirements: Anlage A4 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eignungsleihe
Anlage A5 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Verpflichtungserklärung Drittunternehmen
Anlage A6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung - Allgemeine Eignungsanforderungen
Anlage A7 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung
Anlage A8 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung - Besondere Eignungsanforderungen
Anlage A9 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Referenzliste
Anlage A6 - Anhang (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Anlage A6 - Eigenerklärung §§ 123, 124 GWB
Zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung erkläre ich/wir als Bieter bzw. Bietergemeinschaft/ Unterauftragnehmer/ Eignungsverleiher (Anlage A6 der Vergabeunterlagen):
a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in § 123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde/wurden oder gegen uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist;
b) dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und frist-gemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig nachgekommen sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vor-liegt bzw. unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen sind, dass wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten haben und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werden und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen;
c) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen haben;
d) dass wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat;
(Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.)
e) dass wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unter-nehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen haben/hat, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird;
f) dass wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen haben die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken;
g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag;
h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist;
i) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrags stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht haben;
j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln;
k) dass ich/wir als Unternehmen 
- nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, 
- nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), 
- nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln. 
l) dass wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfüllen und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoßen oder verstoßen haben und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist;
m) dass wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem wir ansässig sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist;
n) dass unser Unternehmen nicht im Gewerbezentralregister eingetragen ist und gegen unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht.
o) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetzen.
Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher erklärt außerdem weiterhin, dass im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen wurden und erläutert diese in seiner Eigenerklärung (Anlage A6).
Anlage A7 - Eigenerklärung 
Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7 der Vergabeunterlagen):
Ich/Wir erkläre(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis pro Versicherungsjahr verfüge(n) bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden:
- Personen-, Sachschäden 2.000.000,00 EUR pauschal
- Vermögensschäden 3.000.000,00 EUR.
Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis umfasst.
Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.
Anlage A8 - Eigenerklärung
Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A8 der Vergabeunterlagen):

a) dass die ausgeschriebenen Wartungsleistungen ausschließlich von qualifiziertem Personal der Hersteller der Softwareprodukte oder eines Partners der Hersteller erbracht werden,

b) dass die Leistungen der Telefon- bzw. E-Mail-Unterstützung in deutscher Sprache erfolgen werden,

c) dass ich/wir im Fall der Zuschlagserteilung während der gesamten Vertragslaufzeit die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsverarbeitung gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung) einhalten werde(n);