Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-15
Buyer: DB Systel GmbH (Bukr 2B, 44)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2022-01-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Vergabe ist ein Auftrag über die Bereitstellung eines webbasierten Tools zur Contentplanung als Saas-Lösung.
Gegenstand der Vergabe ist ein Auftrag über die Bereitstellung eines webbasierten Tools zur Contentplanung als Saas-Lösung. Die verwendenden Organisationseinheiten sollen in die Lage versetzt werden, ihre kommunikativen bzw. redaktionellen Themen und Inhalte zu visualisieren, zu planen, zu steuern und abzustimmen. Durch die Teilbarkeit von Inhalten zwischen einzelnen Einheiten wird ein vernetztes, integriertes Arbeiten über Organisationseinheiten und Geschäftsfelder hinweg ermöglicht. Der Fokus richtet sich auf alle Inhalte, die im Rahmen von Pressearbeit, interner Kommunikation sowie externen Kommunikations- und Marketingmaßnahmen für die relevanten Zielgruppen zur Verfügung gestellt wird (u.a. Pressemitteilungen, Pressetermine, Websites, Social Media Kanälen, interne Kommunikationskanäle, Podcasts etc.). Gesucht wird ein webbasiertes Standardprodukt als SaaS, Implementierung und Betrieb erfolgen durch den AG. Benötigt werden darüber hinaus womöglich, in kleinem Umfang Trainings und Professional Services.
Im Rahmen des vorliegenden Beschaffungsvorhabens geht es nach gegenwärtiger Schätzung, um ein Volumen von 510 Lizenzen (unverbindliche Angabe). Zum Vergabezeitpunkt prognostiziert der Auftraggeber ein Volumen von bis zu 1020 Lizenzen (Höchstmenge). Aktuell ist von folgender Aufteilung auszugehen: 450 Basic User, 60 Full User. Diese Mengen wurden auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt.  Die Schätz- und Höchstmengen sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht daher in Hinblick auf diese Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung.
Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden maximal fünf (5) der zur Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Auswahl der sich im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs bewerbenden Unternehmen, die letztlich zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf Basis der Auswertung der einzelnen Anforderungskriterien gemäß Anhang B5 „Eignungsmatrix“. Dabei sind zunächst Ausschluss- und Bewertungskriterien zu unterscheiden. 1. Bei den „Ausschlusskriterien“ handelt es sich um sogenannte KO-Kriterien. Diese Anforderungen müssen für eine weitere Berücksichtigung des Teilnahmeantrags zwingend erfüllt werden. Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Daher ist hier lediglich eine Bewertungsauswahl zwischen „Kriterium erfüllt“ oder „Kriterium nicht erfüllt“ gegeben. Der Ausschluss bzw. die Eignung wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben festgelegt.
2. Bei den bewerteten Eignungskriterien sind je Anforderungskriterium unterschiedliche Erfüllungsgrade möglich. Das genaue Bewertungsschema ist im Bewertungsschema für die Stufe 1 bis 4 definiert. Die erreichte Bewertungsstufe wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben festgelegt. Aus der Summe der erreichten Erfüllungsgrade multipliziert mit der jeweils angegeben Gewichtung ergibt sich der erreichte Prozentsatz, der für das Ranking der Bewerber maßgeblich ist. Maximal kann so ein erreichter Prozentsatz von 100% erreicht werden. Dies entspricht einer vollständigen Erfüllung aller Anforderungen.
3. Neben den „Ausschlusskriterien“ ist auch für ein Bewertungskriterium zur Eignung Mindestanforderungen (Anforderungen zum Erreichen der Bewertungsstufe 3) definiert – be-trifft EK_19 und 21. Die Nicht-Erfüllung eines Ausschlusskriteriums oder Nicht-Erreichen der Mindestanforderung bei einem Bewertungskriterium führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags von der weiteren Eignungsprüfung.
4. In der Gesamtwertung (über alle Bewertungskriterien zur Eignung) muss mindestens eine Gesamtwertung von 25% erreicht werden, um die Eignungsprüfung zu bestehen.
Sofern mehr als 5 Bewerber alle Ausschlusskriterien erfüllen, erfolgt die Auswahl der für die Angebotsphase zugelassenen 5 Bewerber auf Grundlage der Bewertungskriterien. Hierfür werden die durch die Bewerber erreichten Prozentzahlen hintereinander vom höchsten bis zum niedrigsten Wert aufgereiht.
Die an den Positionen 1 bis 5 befindlichen Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollte die Bewertung ab Rang 6 einen sehr knappen Abstand zu Rang 5 (kleiner / gleich 1 Prozentpunkt Rückstand) aufweisen, behält der Auftraggeber sich vor, bis zu zwei (2) weitere Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die unter Beibehaltung der Rangfolge einen sehr knappen Abstand zu Rang 5 aufweisen.
Option zur Verlängerung des Rahmenvertrages: Einmalige Verlängerungsoption um 24 Monate mehr Details in den Vergabeunterlagen vgl. Anhang C2 "Rahmenvertrag SaaS"
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-17 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
1) Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
3) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen. Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-17 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren. Erklärungen 1) Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist. 2) Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet. 3) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann. 4) Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist. 5) Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat 6) Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat. 7) Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention 8) Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde. 9) Erklärung zu §§122-124 GWB 10) Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens 11) Erklärung zu schweren Verfehlungen 12) Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen 13) Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner 14) Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn 15) Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1-15 mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt. 16) Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate 17) Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages