Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-18
Buyer: Municipiul Constanța
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79995100
Estimated value: 204966 RON
Submission deadline: 2021-03-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Achiziția serviciilor de realizare arhivă digitală aferentă proiectului Smart CT cod SIPOCA 551/cod SMIS 126409
Unul din obiectivele specifice ale proiectului îl reprezintă eficientizarea și simplificarea serviciilor furnizate cetățenilor de către UAT municipiul Constanta prin implementarea unei soluții de portal cu servicii digitale pentru cetățeni, managementul documentelor, ERP si digitalizarea parțială a arhivei, având ca rezultat transformarea a 217 metri liniari de arhivă fizică, în arhivă electronică.
In conformitate cu prev. art. I pct. 20 alin. (2) si pct. 21 din OUG nr. 107/2017, autoritatea contractanta stabileste prin anuntul de participare/simplificat/de concurs unul sau doua termene-limita in care va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatii suplimentare in ziua a 10-a fata de termenul-limita de depunere a ofertelor.
În cadrul proiectului Smart CT se doreşte realizarea arhivei digitale. Această activitate presupune achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a 217 metri liniari de arhivă fizică, în arhivă electronică.
Nu se ştie cu exactitate numărul de file inscripţionate față verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un procent de 20-25 %, sunt file mai mari de A4, inclusive până la A0+ (planșe și hărţi).
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
A. Pregătirea unităţilor arhivistice/arhivei, recepţia unităţilor arhivistice/arhivei şi transportul către sistemul de arhivare;
Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020, conform contract de finanțare nr. 284/5.12.2018 si Act aditional nr. 1/16.10.2020 la contractul de finanțare menționat.
Cerința 1:  neîncadrarea ofertanților și/sau asociaților și/sau terților susținători și/sau subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării inițiale a DUAE de către ofertanți (inclusiv pentru asociați și/sau subcontractanți și/sau terți susținători) în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate. În DUAE, se vor cuprinde, după caz, informații privind: terții susținători și/sau asociați și/sau subcontractanți, conform prev. art. 183, 170 alin. (3) și 193-195 din Legea 98/2016.
Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor declarate admisibile, va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, la solicitarea autorității contractante, a următoarelor informații și documente:
(a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.; cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își indeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate ori prin alte modalitati de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cederea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor). Din certificatul/certificatele prezentat/e trebuie să reiasă că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor;
(b) cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau al celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
(c) documente prin care se demonstreaza faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;
În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic în parte.

Eligibility requirements: Cerința 1:  neîncadrarea ofertanților și/sau asociaților și/sau terților susținători și/sau subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării inițiale a DUAE de către ofertanți (inclusiv pentru asociați și/sau subcontractanți și/sau terți susținători) în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate. În DUAE, se vor cuprinde, după caz, informații privind: terții susținători și/sau asociați și/sau subcontractanți, conform prev. art. 183, 170 alin. (3) și 193-195 din Legea 98/2016. Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor declarate admisibile, va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, la solicitarea autorității contractante, a următoarelor informații și documente: (a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.; cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își indeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate ori prin alte modalitati de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cederea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor). Din certificatul/certificatele prezentat/e trebuie să reiasă că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor; (b) cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau al celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv; (c) documente prin care se demonstreaza faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare; (d) alte documente edificatoare, după caz. În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic în parte. Cerința 2: neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Modalitate de îndeplinire: se va completa și prezenta declarație privind neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante sunt: Vergil Chițac, Rusu Ionuț, Cocargeanu Florin-Daniel, Ovanesian Felicia-Nadina, Gospodaru Georgiana, Frigioiu Marcela, Gheorghe Georgeta, Dobre Oana, Petcu Lenuța, Niță Mihaela, Drăgan Andreea, Merla Viorica Ani, Stan Mihaela, Nanu Daniela, Carmina Ionela Popescu, Marian Filip, Niculae-Stângă Noni Adrian, Căruntu Eugen, Dragomir Mariana Cristina, Țăranu Alexandru Mircea. Atenție: declarația se solicită tuturor participanților la procedura de atribuire: ofertant și/sau asociat și/sau subcontractant și/sau terț sustinător. Declarația se va prezenta odată cu DUAE. Note: nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat si/sau subcontractant si/sau terț susținător) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Odată cu oferta se va depune DUAE, angajamentul ferm al terțului sustinător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, sau după caz a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere. Documentele ce demonstreaza situația personală a ofertantului se vor prezenta în copie lizibilă semnată de ofertant cu mențiunea „conform cu originalul”, la solicitarea autorității contractante, după aplicarea criteriului de atribuire, doar de către ofertantul clasat pe locul I. Cerința 1: certificat constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului. Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare in condiţiile legii din ţara de rezidenţă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situaţiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activităţile care fac obiectul contractului. Cerința se aplică inclusiv pentru asociati si/sau subcontractanti si/sau terti sustinatori care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct. Modalitate de îndeplinire: completare DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. Documentul justificativ este certificatul constatator (original/copie lizibila ce poartă mențiunea conform cu originalul/forma electronică) emis de Registrul Național al Registrului Comerțului sau, pentru persoanele juridice străine, documente echivalente, emise în conformitate cu legislatia aplicabilă in țara de rezidență, prin care se dovedește forma de înregistrare ca persoana fizică/juridică. Certificatul ONRC/documentele echivalente emise în țara de rezidență, vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile; certificatul/certificatele trebuie sa fie reale/valabile la momentul prezentării. Operatorul economic trebuie sa aibă în obiectul de activitate autorizat, principal sau secundar, corespondent al obiectului prezentului contract. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie sa fie reale/ valabile la momentul prezentarii acestuia. În cazul unei asocieri de operatori economici, fiecare dintre membrii asocierii trebuie sa prezinte acest document pentru partea de contract pe care o va implementa. Cerința 2: operatorii economici ce depun oferta trebuie să facă dovada că dețin autorizațiile de funcționare emise de Arhivele Naționale pentru activitățile de: prelucrare arhivistică, restaurare a documentelor, legătorie, păstrare şi conservare a documentelor, conform art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Modalitate de îndeplinire: completare DUAE, in conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Autorizațiile vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Autorizațiile trebuie sa fie valabile la momentul depunerii ofertei. Dacă autorizațiile expiră ca valabilitate în perioada contractului de servicii, ofertanții vor depune o declarație prin care se angajează să iși reînnoiască autorizațiile, astfel încât serviciile de arhivistică sa fie prestate în condiţiile legii, în vederea îndeplinirii contractului de achizitie publică.

Award value: 204966