Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-07-07
Buyer: Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72221000: Business analysis consultancy services | 79400000 | 79999000
Submission deadline: 2017-08-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: A.) Erstellung eines Gutachtens zur Bewertung des ersetzenden Scannens. Im Einzelnen gliedert sich die Aufgabe in folgende Tätigkeiten:
a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o.ä.),
B) Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen).
Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW; Friedrichstraße 62-80; 40217 Düsseldorf; Behörden Land NRW, insb. in Detmold, Düsseldorf und ggf. Herne und Hagen.
Der Aufragnehmer hat ein Gutachten zur Bewertung des ersetzenden Scannens unter Berücksichtigung der BSI TR-Resiscan („nach Stand der Technik“) in den Behörden der Landesverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen zu erstellen.
Bestandteil des Gutachtens ist die Aufnahme und Bewertung des IST-Zustands bei der zentralen Scanstelle Detmold, der Scanstelle des LBV in Düsseldorf sowie ca. 4 Ministerien in Düsseldorf und unter Umständen von Behörden in Herne und Hagen, sowie eine daraus abgeleitete Handlungsempfehlung für mögliche Umsetzungsszenarien (insbesondere zentrales vs. dezentrales behördeninternes Scannen, externes Scannen durch Dienstleister, externes Scannen durch landesinterne Scanstellen und Mischformen daraus) mit einer entsprechenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 5. x zum künftigen Scanprozess selbst und der Nutzung verteilter Scancenter im Land NRW. Aspekte wie der Schutzbedarf von Dokumenteninhalten sowie die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach TR-ESOR 1.2 sind zu berücksichtigen.
Ziel des Gutachtens ist die Erstellung einer „Scanlandkarte NRW“. Die Scanlandkarte muss insbesondere einen Überblick über die Anzahl und Lage der zentralen Scanstandorte sowie Ihrer Größenordnung liefern. An diesen Stellen sollen zukünftig Scanverfahren und -prozesse in der Verwaltung Nordrhein-Westfalens gestaltet werden. Die Handlungsempfehlung muss dementsprechend praktisch umsetzbar sein. Die Organisationsstruktur des Landes Nordrhein- Westfalen (Anlage D) ist hierbei zu berücksichtigen.
Das Gutachten ist in elektronischer Form (Dateiformate: PDF und DOC) vorzulegen. Die wesentlichen Ergebnisse des Gutachtens sind in einer Management Summary zusammengefasst darzustellen. Zudem ist dem Auftraggeber eine PowerPoint-Präsentation mit den wesentlichen Untersuchungsschritten und den entsprechenden Ergebnissen zur Verfügung zu stellen und in einem gemeinsamen Abschlusstermin vorzustellen. In dem gemeinsamen Abschlusstermin wird gleichermaßen eine Besprechung der finalen Version des Gutachtens durchgeführt.
Im Anschluss an das Gutachten sind die Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen) zu erstellen. Die Federführung liegt beim Land NRW. Im Rahmen der Fertigung der Ausschreibungsunterlagen wird das Land NRW voraussichtlich auf Unterstützungsleistungen durch den Auftragnehmer zurückgreifen.
— Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich, der Gegenstand des Auftrags ist, von 200 000 EUR, bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahres.
— Qualifikation/Erfahrungen der eingesetzten Experten: mindestens 1 „Experte“ mit Kenntnissen und Erfahrungen im Bereich „TR-Resiscan“, „TR-ESOR“ und „eIDAS-VO“.
Mindestens 2 Fachkräfte (eine davon als Vertretung) mit Kenntnissen und Erfahrungen bei „Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei öffentlichen Auftraggebern“.
— Qualifikation/Erfahrungen eingesetzte Fachkräfte „Entwicklung von Scanstrategien“: Mindestens 2 Fachkräfte (eine davon als Vertreter) mit Kenntnissen und Erfahrungen bei der Entwicklung von Scanstrategien für größere Organisationen.
Für jede Fachkraft „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“ ist mindestens innerhalb der letzten fünf Jahre betreutes/ durchgeführtes Referenzprojekt zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen nach WiBe 5. x oder WiBe 4. x bei öffentlichen Auftraggebern nachzuweisen.
Für jede Fachkraft „Entwicklung von Scanstrategien“ ist mindestens ein Referenzprojekt, welches nicht älter als 5 Jahre ist, nachzuweisen.