Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-09-20
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48611000: Database software package | 72512000: Document management services
Estimated value: 2354000 EUR

Technical requirements: Lizensierungs- und Unterstützungsleistungen für das bei der BGW betriebene Dokumentenmanagementsystem Doxis4.
Die Auftraggeberin (BGW) betreibt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als zentrales System ihrer IT-Landschaft. Doxis4 ist das bei der BGW im Einsatz befindliche System. Als Kooperationspartnerin stellt die BGW auf ihren Servern die Installation, Konfiguration, Betrieb, Überwachung und Instandhaltung der Server für das DMS Doxis4 für die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) zur Verfügung. Für das DMS Doxis4 werden Softwarepflegeleistungen, Lizenzerweiterungen durch zusätzliche Nutzer oder Module, Dienstleistungen für die Unterstützung und Schulung beschafft.
Die Auftraggeberin (BGW) betreibt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als zentrales System ihrer IT-Landschaft. Doxis4 ist das bei der BGW im Einsatz befindliche System. Die Vergabe wird als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, denn ein Wettbewerb um den Auftrag ist aus technischen Gründen nicht möglich, denn das System wird nur im Direktvertrieb angeboten. Da es sich um einen fortgesetzten Betrieb dieses bereits eingeführten und in die IT-Landschaft eingebetteten Systems handelt, gibt es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung, die einen Wettbewerb ermöglicht. Das bereits im produktiven Einsatz befindliche System wird fortgesetzt betrieben.
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
— den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.


Winner: SER Solutions Deutschland GmbH
Award value: 2354000