Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-04-07
Buyer: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 50711000 | 50712000 | 71315000: Building services | 71315400 | 71631300
Estimated value: 4498538 EUR
Submission deadline: 2030-07-31
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gebäudemanagement der Liegenschaft inkl. dazu gehörigen Grund und Bodens, baulicher/technischer Anlagen und sonstiger auf dem Grundstück befindlichen
Bauwerke, techn. Anlagen, Verkehrsanlagen, Freianlagen. Schwerpunkt der Leistungen des AN sind präventive sowie reaktive Leistungen des technischen Gebäudemanagements in der Lebenszyklusphase der Überführung der Liegenschaft von der Phase der Errichtung in einen stabilen Betriebszustand sowie der Phase einer bestimmungsgemäßen Objektnutzung. 
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Zum Vertragssoll des AN gehören alle planenden, steuernden, koordinativen sowie operativen Prozesse zur durchgängigen Gewährleistung der Betriebssicherheit und Anlagenverfügbarkeit:
-Start-Up-Phase: Einarbeitung in sämtliche Aufgabenbereiche/Abläufe 
-technisches Gebäudemanagement
-rechtssicheres Betreiben der gesamten Liegenschaft
-Wahrnehmen aller operativen Betreiberaufgaben, -pflichten
-Wahrnehmen von Unternehmeraufgaben, -pflichten
-Instandhaltung von technischen-, bautechnischen Anlagen
-technisches Stör- und Notfallmanagement, unterbrechungsfrei (7x24h x 365/366 Tage
im Jahr)
-Kommunikationsmanagement
-Mängel-, Gewährleistungsmanagement
-Energiemanagement
-Koordination, Qualitätssicherung der Leistungserbringung Dritter
-Berichtswesen
-Sonderprozesse (z.B. Wirk-Prinzip-Prüfung)
-Housekeeping, Hausmeisterdienstleistungen
-Entsorgung
-Vertragsauslaufphase
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Im Gebäude (hoch technisiertes Büro- und Verwaltungsgebäude) befinden sich im Schwerpunkt Anlagen folgender Kostengruppen nach DIN 276:
KGR300: 
340-344, 349, 350, 360, 380, 390 (u.a. Kraftbetriebene Türen u. Tore, BS-Türen, Sonnen- und Blendschutz, Lichtkuppeln mit Antrieb, Sekuranten, etc.)
KGR400: 410, 419-423, 430, 432-434, 441-449, 451-456, 461, 471,474, 475, 479-485, 489 (u.a. Fernwärmeübergabestation, Zuluft- und Abluftanlagen, Kälteanlagen, MSR-Technik, MSA, Trafoanlage, NEA und USV-Anlage, Personenaufzüge, Lastenaufzüge, etc.)
KGR 500: 530, 540, 550 (u.a. Regenwassereinläufe- und Rinnen, Karusseldrehtür, etc.)
KGR 600: 610, 620, 630 (u.a. allgemeine Büroausstattung, mobile Geräte, Teeküchen, Konferenzanlagen, etc.)
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Die Leistungen des AN entsprechen weitestgehend den DIN32736/31051. Ausnahmen bilden die Leistungsbereiche Betreiben, Bedienen und Optimieren, die in der Leistungsbeschreibung näher dargestellt werden.
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Für das Personal des Auftragnehmers, welches auf der Liegenschaft in seinem Auftrag 	im Regelbetrieb eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausübt, sind erfolgreich 	abgeschlossene Sicherheitsüberprüfungem gem. § 8 SÜG und § 9 SÜG (sog. Ü1 bzw. 	Ü2) Basisvoraussetzung für die Gewährung des Zutritts zur Liegenschaft sowie für die 	Erfüllung von vertraglichen Pflichten.
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Personalanforderungen:
1. ein Objektleiter und sein Vertreter mit mind. einem Abschluss als Diplomingenieur, Bachelor, Staatlich geprüfter Techniker, Meister (DQR/EQR mind. Niveau 6) in einer dem technischen Gebäudebetrieb entsprechenden Fachrichtung: Elektrotechnik, TGA bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder einer vergleichbaren Fachrichtung sowie der nachweislichen Berufserfahrung von mind. 5 Jahren Berufserfahrung in den zu beurteilenden Fachbereichen
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2. Der AN schafft eine liegenschaftsbezogene Aufbauorganisation - Betreiberteam, das sich aus dem für die Vertragserfüllung benötigten fachlichen Personal zusammensetzt, abgeleitet von den zu betreuenden Anlagen; dieses verfügt grundsätzlich über eine abgeschlossene, mind. 3-jährige Berufsausbildung (DQR/EQR, mind. Niveau 4) der Fachrichtung Elektrotechnik und Versorgungstechnik (Heizung, Lüftung, Sanitär, Klima) einschl. der nachweislichen Berufserfahrung von mind. 5 Jahren. Jede Personalressource im Betreiberteam muss eine fachlich gleichermaßen befähigte Person als Vertretung haben.
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3. Der AN stellt weiteres Personal bereit:
- Fachkraft für Arbeitssicherheit
- Brandschutzbeauftragter (Hochbau)
- Energiemanager mit der Qualifikation aus einem Studium mit Schwerpunkt TGA / DQR/EQR mind. Niveau 6)
Fortsetzung siehe Ziffer 5.1
Als Wertungspreis wird die Summe der jährlichen Gesamtnettopreise laut Leistungsverzeichnis gewertet. Der Anteil an der Gesamtgewichtung beträgt 60%. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die maximale Punktzahl von 60 Punkten. Die anderen Angebote werden in absteigender Bepunktung jeweils im Verhältnis zum günstigsten Angebot gewertet, indem der niedrigste geprüfte Preis durch den geprüften Preis des jeweiligen Angebotes dividiert und mit der maximalen Punktzahl von 60 Punkten multipliziert wird.
Die Konzeption des Bieters wird als Qualitätskriterium in die Wertung einbezogen. Grundlage für die Konzeption sind die aus dem Vertrag, der Leistungsbeschreibung, der Liegenschaftsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis zu entnehmenden Anforderungen.
Der Anteil an der Gesamtgewichtung beträgt 40%.
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Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
Die Gesamtpunktzahl (maximal 100 Punkte) ergibt sich aus der Addition der Punktzahl für das schriftliche Konzept (maximal 40 Punkte) und der Punktzahl für den Preis (maximal 60 Punkte).
Bei gleicher Gesamtpunktzahl hat dasjenige Angebot den Vorrang, das im Zuschlagskriterium Preis die höhere Punktzahl erhalten hat. Bei weiterer Gleichheit behält sich die Vergabestelle einen Losentscheid vor.
Es gelten die Regelungen der §§155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs.3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsfrist gerügt
werden.
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer
Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin,
einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. §160 Abs.3 Satz 1
Nr.4 GWB)
Fortsetzung:
Präsenzzeiten:
- Objektleiter: von 09:00-15:00 Uhr (Montag-Freitag), max. Reaktionszeit zum Eintreffen auf der Liegenschaft 07:00 Uhr -18:00 Uhr (Montag-Freitag) 60 min, sonst 120 min.
-Betreiberteam (Servicetechniker je Fachgebiet): telefonische Erreichbarkeit 07:00 Uhr - 17:00 Uhr (Montag-Freitag); max. Reaktionszeit zum Eintreffen auf der Liegenschaft: 60 min
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Alle Leistungen des AN sind grundsätzlich bedarfsabhängig jederzeit, 24 Stunden am
Tag und 365/366 Tage im Jahr, zu erbringen. 
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Alle erforderlichen Arbeitsmittel, EDV-Systeme, ein CAFM-System (Zert. ISO 27001)
mit Zugriffsrechten für die AG sind durch den AN zu stellen.
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Dem AN werden kostenfrei zur Verfügung gestellt:
-Wärme, Wasser, Elektroenergie, 1 Büroraum, Telefon, Internetzugang
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Eignung:
Grundsätzlich ist die Eignung des Bewerbers gegeben, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

1. Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers und der Beleg, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 147 i.V.m. §§ 123, 124 des GWB vorliegen

2. Gemäß Verordnung (EU) 2022/576 dürfen ab dem 9. April 2022 keine öffentlichen Aufträge oder Konzessionen an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne dieser Vorschrift aufweisen. Dies betrifft nicht nur Bieter und Teilnehmer, sondern auch Unterauftragnehmer, Eignungsverleiher und Lieferanten, die mit mehr als 10% am Auftragswert beteiligt sind. Vom Bewerber ist zu erklären, dass kein Bezug zu Russland im Sinne der VO (EU) 2022/576 vorliegt. 

3. Nachweis, dass zum vorgesehenen Zeitpunkt der Zuschlagserteilung, im Oktober 2024, ausreichend sicherheitsüberprüftes Personal mit einfacher bzw. erweiterter Sicherheitsüberprüfungnach (sog. Ü1 bzw. Ü2) für die Leistungserbringung im Unternehmen tätig ist. Ist das nicht der Fall, muss der Bewerber durch Eigenerklärungen nachweisen, dass zum vorgesehenen Zeitpunkt der Zuschlagserteilung ausreichend Personal im Unternehmen beschäftigt ist, das sich bereit erklärt, sich unmittelbar nach Zuschlagserteilung den Sicherheitsüberprüfungen Ü1 und Ü2 nach SÜG zu unterziehen.

4. Nachweis, dass das vom Bieter zum Einsatz vorgesehene Personal (Objektleiter, Betereiberteam, weiteres Personal) im eigenen Unternehmen beschäftigt ist, und ab Zuschlagserteilung für die Übernahme der Liegenschaft und für den anschließenden Regelbetrieb ab 01.08.2025 zur Verfügung steht.

5. Der Bewerber verpflichtet sich, die aus der Anlage 4 des Geheimschutzhandbuches –  VS-NfD- Merkblatt, hervorgehenden Anforderungen nach Zuschlagserteilung zu erfüllen.

6. Der Bewerber setzt zur Leistungserbringung ein CAFM-System ein, das sowohl software- als auch hardwareseitig den IT-Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht, das Zertifikat ISO 27001 ist vorzulegen.

7. Für die Übernahme der Liegenschaft steht ein Start-Up-Team zur Verfügung, diesem muss der vorgesehene Objektleiter und ein mit Objektübernahmen erfahrener Projektleiter mit mind. 5-jähriger Berufserfahrung und der Sicherheitsüberprüfung Ü2 angehören.

8. Der Bewerber verfügt über eine über redundante Kommunikationswege erreichbare sowie an 365 Tagen pro Jahr /24 Stunden am Tag mit hinreichend fachlich qualifiziertem Personal besetzte Störungszentrale, die den Entstörungsprozess von der Erfassung einer Störmeldung bis zur Wiederherstellung des bestimmungsgemäßen Zustands von ortskundigen, fachlich befähigten und Ü1- bzw. Ü2- sicherheitsüberprüften Personen sicherstellt.

9. Der Bewerber verfügt über mindestens 3 vergleichbare Referenzen der Leistungsart Technisches Gebäudemanagement von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre.

10. Der Bewerber verfügt über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und erhält diese aufrecht.

11. Bewerber, jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, Unterauftragnehmer und Eignung Leihende erklären ihre Verschwiegenheit mittels der Compliance- und Verschwiegenheitserklärung.


Winner: Apleona Facility Management GmbH
Number of bids: 1