Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-24
Buyer: Municipiul Iasi
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 924369.75 RON
Submission deadline: 2023-08-23
Award criteria: Lowest price
EU fund: ESF

Technical requirements: Automatizarea recepției si arhivarea digitala a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de retro-digitalizare a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași.
Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva Autorității Contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital (scanare, etichetare si indexare) cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhivă electronică RepoZIP, ce poate fi accesata printr-un canal securizat.
	servicii de retro-digitalizare documente a minim 110 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhiva electronica RepoZIP, aplicație ce poate fi accesata printr-un canal securizat.
Documentele existente in arhiva Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași au următoarele formate A4 (aproximativ 90%), < A4 (aproximativ 5%), A3 si mai mare de A3 (aproximativ 5%).
Un document poate conține mai multe pagini cu acte justificative (estimam un număr mediu de 50 pagini per document), exemplu:
“Declarația fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădiri Anexa 2 model  ITL 001” (conform   Ordin M.D.R.A.P. și M.F.P. nr. 2069/4087/2015)
Exemple de documente care vor intra in procesul de arhivare digitala: declarații fiscale pentru stabilirea impozitului pe clădiri, teren, mijloace de transport, declarație fiscala pentru scoatere din evidenta a mijloacelor de transport, borderou debitare/scădere sume, cereri scutiri impozite/taxe, procese verbale de constatare a contravenției, sentințe/decizii civile, răspunsuri de la diverse instituții, anunțul individual/colectiv, confirmări de primire (AR poștal), proces verbal privind îndeplinirea procedurii de comunicare prin publicitate, note de constatare, proces verbal de sechestru pentru bunuri și anexa la acesta, aviz de ipoteca, decizii ridicare masuri de executare silita, proces verbal de constatare si declarare a stării de insolvabilitate, cereri acordare facilitați fiscale si deciziile aferente, cereri restituiri/compensări sume si documentele aferente, cerere pentru eliberarea certificatului de atestare fiscala, cereri către executorii judecătorești, Proces Verbal privind cheltuielile de executare silita, Decont de impunere privind stabilirea impozitului pe spectacole, Avizul de inspecție fiscala, Raportul privind rezultatele inspecției fiscale, Dispoziție privind masurile stabilite de organele de inspecție fiscala, Dispoziția Primarului Municipiului lași privind soluționarea contestației, Contract de folosința teren , asociere, concesionare, Decizie de impunere pentru stabilirea taxei speciale de salubritate, referat pentru evaluator, etc.. Aceste documente au atașate documente justificative.
Serviciile ce se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal).
Serviciile de indexare presupun utilizarea următoarelor categorii de informații pentru fiecare dosar: direcția/serviciul/biroul; tip document; indicativul dosarului (ID); CNP_CUI; Nr. documentului; Data documentului;  numele si prenumele, denumirea petentului/autorului actului (emitent); Observații/Rezumat document.
Termenul limita in care Autoritatea Contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de retro-digitalizare a documentelor Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași.
Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva Autorității Contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital (scanare, etichetare si indexare) cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhivă electronică RepoZIP, ce poate fi accesata printr-un canal securizat.
	servicii de retro-digitalizare documente a minim 110 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum si încărcarea respectivelor documente in format digital într-o aplicație de arhiva electronica RepoZIP, aplicație ce poate fi accesata printr-un canal securizat.
Documentele existente in arhiva Activității de Impozite si Taxe Locale a Municipiului Iași au următoarele formate A4 (aproximativ 90%), < A4 (aproximativ 5%), A3 si mai mare de A3 (aproximativ 5%).

Eligibility requirements: Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59-60, 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016 Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate: Se va completa DUAE în SEAP de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor,. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Aceste documente pot fi: •	certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentării pentru sediul principal iar pentru sediile secundare/puncte de lucru o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate •	cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv; •	după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; •	alte documente edificatoare, după caz. Se va prezenta declarația de neîncadrare în prevederile art. 60 odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător) -Formular (Secțiunea Formulare). Declarația se va depune odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire(ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător). - se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezulta modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare si/sau a acordului de asociere, după caz. Nedepunerea odată cu DUAE a angajamentului ferm/acordului de subcontractare conduce la declararea ofertei ca inadmisibilă, în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificări și completări. Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare privind dovedirea eligibilității. Pentru ofertanții nerezidenți se vor aplica prevederile art. 168 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita în mod direct informații de la autoritățile competente străine, în cazul în care are incertitudini în ceea ce privește existenta sau inexistenta unei situații de excludere dintre cele descrise. Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante sunt următoarele:  MIHAI CHIRICA- primar, DANIEL JURAVLE – Viceprimar, CEZAR ALEXANDRU BACIU - Viceprimar DENISA LILIANA IONASCU-Secretar, APETROAEI MARIA-Director General DGEFPL, CAZUC CARMEN-Director Executiv DGEFPL, AURORA PINTILIE – Director executiv DGEFPL, VIORICA BOSTAN-Director executive Directia Tehnica si Servicii Comunitare, OTELEANU CRISTINA DANIELA - Director Directia Juridica, BEATRICE ELENA FOTACHE - Director Executiv Directia Proiecte Europene, ANCUTA GHIURCO - Control Financiar Preventiv. Comisia de evaluare: Alina-Mirela Postolache, Alina-Elena Andrei, Andrei Arsene, Cătălina Onofrei, Sergiu-Daniel Simion, Ioan Pojoga Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în nici una dintre situațiile de anulare a constituirii precum și că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: In vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul/ ofertantul asociat va completa DUAE în SEAP - Secțiunea "Capacitatea tehnica și profesională", din DUAE, la pct. A: ”Indicația globală pentru toate criteriile de selecție In ceea ce privește criteriul de selecție, autoritatea contractanta cere operatorilor economici să declare că ACESTA INDEPLINESTE TOATE CRITERIILE DE SELECTIE IMPUSE INDICATE IN ANUNTUL RELEVANT SAU IN DOCUMENTATIA ACHIZITIEI MENTIONATE IN ANUNT”. Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul va selecta una din opțiunile DA sau NU. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Atât subcontractantul cât și terțul susținător completează câte un DUAE distinct conform prevederilor art. 170 alin.(3) si art.183 din Legea nr 98/2016. Certificat constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul de activitate al respectivului operator economic. Ofertanții vor avea în vedere faptul că informațiile cuprinse în Certificatul ONRC să fie reale, valabile la data prezentării acestui document. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate: - se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. În cazul în care țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul este alta decât Romania, apartenența din punct de vedere profesional va fi dovedita cu documente din tara de origine, echivalente cu cele solicitate. Aceste documente se vor depune în limba romana, traduse de traducător autorizat.

Award value: 924369.75