Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: Odense Kommune
Country: DK
Region: DK031
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79713000: Guard services
Estimated value: 14000000 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: 6.	Form og procedure for udbuddet
Udbuddet gennemføres efter udbudslovens afsnit 3. Det betyder, at Odense Kommune jf. udbudslovens § 186, skal fastlægge en procedure der vil blive fulgt i udbudsprocessen. 

Odense Kommune har valgt nedenstående procedure:


6.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:  
•	Udfyldt udbudsbilag A – Tilbudsliste Vagtydelse 
•	Udfyldt udbudsbilag B – Tilbudsbesvarelse  
•	Udfyldt udbudsbilag C – Virksomhedsoplysninger 
•	Udfyldt udbudsbilag D – Referencer 
•	Udfyldt bilag 4 – Tro- og loveerklæring om udelukkelsesgrunde
•	Redegørelse for overholdelse af arbejdsklausul
•	Beskæftigelsesplan for overholdelse af beskæftigelsesklausul 
•	Kopi af erhvervsansvarsforsikring og bekræftelse på at forsikringen er betalt 
•	Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for tilladelse fra politiet til at drive vagtvirksomhed  
•	Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for certificering/registrering hos Forsikring & Pension (F&P) eller tilsvarende myndighed eller brancheforening 
•	Revisorpåtegnet årsregnskab for seneste disponible regnskabsår, hvoraf tilbudsgivers omsætning og soliditetsgrad fremgår 
•	Certifikat i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger 
•	Hvis relevant: Dokumentation for konsortiedeltageres hæftelse eller andre enheders hæftelse og tilvejebringelse af ressourcer, jf. hhv. pkt. 9.5 Konsortier og 9.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger. 
Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende udbudslovens §159, stk. 5 til at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet i tilfælde af manglende, ufuldstændige eller fejlbehæftede oplysninger eller dokumenter.
6.2 Tilbudsfrist
Tilbud, inklusiv alle dokumenter/bilag, skal afleveres igennem Udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. 
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
6.3 Sprog
Tilbuddene skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.


6.4 Flere tilbud
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.

6.5 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud. 

6.6 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 

6.7 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

6.8 Forbehold i tilbud
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold i tilbuddet, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbud ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet alligevel er taget. 

I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgsmål/svar-run-den at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet. 

Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til nogen tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold.

6.9 Forhandling
Ordregiver forbeholder sig ret til forhandling efter modtagelsen af tilbud. Ordregiver sørger for at samtlige tilbudsgivere varsles samtidigt om eventuelle forhandlingsrunder, samt dagsorden for disse forhandlingsmøder.

6.9.1 Endeligt tilbud

Efter afslutning af forhandlingerne opfordrer ordregiver ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelsagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen. 
Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.

Det endelige tilbud skal være modtaget i Udbudssystemet inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.

De endelige tilbud evalueres af ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. afsnit 10.

Tilbudsgiverne vil modtage oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen på samme tid. 

Ordregiver gennemfører ikke forhandlingerne om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
Levering af ad hoc vagtydelser til Odense Kommune. 

Odense Kommune har eget vagtkorps, som varetager en del af vagtydelserne i Odense Kommune. 

Udbuddet omfatter således vagtydelser, som Odense Kommunes eget vagtkorps ikke kan dække.
Tilbudsgiver skal afgive priser som efterspurgt i bilag A – Tilbudslisten. 
 
Tilbudsgiver skal således afgive priser for ad-hoc opgaver, AP-kørsel, faste runderingsopgaver samt kontor- og servicevagter. Tilbudsgiver bør være opmærksom på enhedsangivelsen (eks. pris pr. time/minut/udkald m.m.) for den enkelte tilbudslinje. 
 
Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inklusiv alle øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, tillæg og lignende. Indeholdt i prisen skal også være alle øvrige udgifter, der er forbundet med ydelsen, herunder blandt andet brændstof, pasning af vagttelefon, beklædning til vagtpersonalet m.v.
Personale
•	Den rekrutteringsproces, som tilbudsgiver vil benytte til at hverve vagter til aftalen 
•	De uddannelser/kurser som en vagt eventuelt skal gennemgå, før tilbudsgiver benytter vagten til opfyldelse af aftalen. 
•	Graden af anvendelse af egne vagter til opfyldelse af aftalen  
•	Sammensætningen af medarbejderskaren.
Arbejdsgangsbeskrivelse
•	Tilbudsgivers tilrettelæggelse af arbejdet samt sikring af høj kvalitet i opgavevaretagelsen, herunder:  
o	hvordan tilbudsgiver sikrer, at viden ikke går tabt ved overdragelse fra én vagt til en anden vagt når vagten udskiftes/afløses.
o	hvordan tilbudsgiver sikrer vagtens kendskab til forholdsordre på den enkelte opgave.
•	Hvorvidt varetagelse af opgaven foretages af en fast gruppe af allokerede medarbejdere, så en kontinuitet i opgavevaretagelsen sikres.


Winner: Comdia ApS
Number of bids: 0