Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-02-28
Buyer: Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312200: Optical character recognition services | 72313000: Data capture services | 72500000 | 79999100
Submission deadline: 2022-03-28
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Zuge der Einführung der E-Akte müssen die Postsendungen der Landwirtschaftskammer NRW gem. BSI TR-03138 RESISCAN Version: 1.4.1 digitalisiert werden. Ziel der Beschaffung ist es, einen Rahmenvertragspartner zu finden, der das Erfassen und Einscannen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung übernimmt. Hierzu gehört auch die Zwischenlagerung und Vernichtung der ersetzend gescannten Originale. Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats).
Der Schätzwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 531.000 EUR/netto geschätzt.
Der Höchstwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 531.000 EUR/netto festgelegt.
Wird vorstehender Höchstwert erreicht, endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Nevinghoff 40 48147 Münster Zur Landwirtschaftskammer NRW, mit dem zentralen Standort in Münster, gehören 31 Kreisstellen an 14 Standorten, sieben Fachschulen, fünf Versuchs- und Bildungszentren sowie fünf Bezirksstellen für Agrarstruktur. Die Tierseuchenkasse NRW gehört als Sondervermögen zur Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen. Die LUFA NRW - Landwirtschaftliche Untersuchungs- und Forschungsanstalt - ist das spezialisierte Labor für Agrar- und Umweltanalytik der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen.
Die Adressen der Standorte der Landwirtschaftskammer NRW können der Anlage 4 - Adressen der LWK NRW  in den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Die Landwirtschaftskammer NRW unternimmt derzeit, wie alle Verwaltungen in NRW, enorme Anstrengungen zur weitergehenden Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zu scannende Posteingangsvolumen beträgt nach einer Stichprobe 600.000 Seiten pro Jahr. Die Landwirtschaftskammer NRW erhält pro Postsendung durchschnittlich etwa zwei bedruckte Seiten. Es wird davon ausgegangen, dass die vorgenannten Posteingangsquantitäten der Posteingangsstichprobe dauerhaft nicht mehr erreicht werden. Aufgrund der schrittweisen Umstellung der Geschäftsprozesse und der Digitalisierungsvorhaben stellen sich die zu scannenden Posteingangsquantitäten voraussichtlich wie folgt dar: 2022: ungefähr 90.000 Seiten, 2023: ungefähr 430.000 Seiten, 2024: ungefähr 490.000 Seiten und ab 2025: ungefähr 400.000 Seiten.
Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats). Die Dateien werden auf einem Webserver (digitaler Abholort) des Auftragnehmers bereitgestellt (sFTP/FTPS). Der Auftragnehmer betreibt den sFTP/FTPS-Server. Die Landwirtschaftskammer NRW holt die Digitalisate von diesem digitalen Abholort ab.
Die Signatursoftware wird durch die Landwirtschaftskammer NRW betrieben und ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Nicht zum Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung gehört ebenfalls der Betrieb der E-Akten-Software oder die Postverteilung bzw. Verteilung der Digitalisate innerhalb der Landwirtschaftskammer NRW nach der Bereitstellung durch den Dienstleister.
Der gesamte Service wird für einen Zeitraum von zwei Jahren vereinbart. Vertragsbeginn ist der Folgetag nach Zuschlagserteilung. Nach Ablauf von zwei Jahren verlängert sich der Vertrag maximal zweimal um jeweils ein Jahr, sofern nicht eine Partei ihren entgegenstehenden Willen innerhalb von 26 Wochen vor Vertragsende dem anderen Teil erklärt.
Das Zuschlagskriterium "Fachliche Anforderungen" fließt mit insgesamt 40 % in die Gesamtwertung ein und umfasst die die folgenden drei B-Kriterien der Leistungsbeschreibung mit den dazugehörigen Gewichtungspunkten:
Die in der Leistungsbeschreibung mit einem "B" gekennzeichneten Anforderungen stellen den von der Auftraggeberin definierten Erwartungshorizont dar (Kategorie B). In der in der Leistungsbeschreibung zu tätigenden Bietererklärung zu diesen B-Kriterien kann der Bieter umfassend die konkrete Umsetzung unter Bezugnahme auf das jeweilige Unterkapitel der Leistungsbeschreibung als Angebot darlegen.
Auf der Grundlage der Bietererläuterungen nimmt die Auftraggeberin die fachliche Bewertung der genannten B-Kriterien vor. Jedes B-Kriterium kann maximal 5 Bewertungspunkte erhalten. Die Leistungspunktzahl für das jeweilige B-Kriterium ergibt sich aus der erreichten Bewertungspunktzahl multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungspunkten. Es können maximal 500 Leistungspunkte erzielt werden. Dies entspricht den 40 % des Zuschlagskriteriums "Fachliche Anforderungen".
Es müssen mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Auftragserhalt genannt werden. Ausgangspunkt für die Berechnung des Zeitraums ist der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Ausschreibung. Die Eignung ist bei der Nennung von mindestens einer vergleichbaren Referenz nachgewiesen.
Für die Referenzprojekte sind Ansprechpartner mit gültigen Kontaktdaten (Name der Referenzfirma und des Ansprechpartners, E-Mail und Telefon) des jeweiligen Auftraggebers zu nennen. Die Angaben zu den Referenzen müssen vollständig erfolgen. Zur Angabe der Referenz ist ausschließlich die Tabelle des Kapitels 7 - Wertung der Leistungsbeschreibung zu nutzen. Eine zusätzliche detaillierte Beschreibung kann dem Angebot beigefügt werden.