Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-05
Buyer: vzw Jan Yperman Ziekenhuis
Country: BE
Region: BE253
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 30233100 | 30233141 | 32424000 | 48200000 | 48210000
Submission deadline: 2025-04-03
Award criteria: cost

Technical requirements: Het Jan Yperman Ziekenhuis is een modern, hoogtechnologisch ziekenhuis met 532 bedden, met 1.300 medewerkers en 130 artsen.  

De IT-infrastructuur wordt gehost in 2 core datacenters DC1 en DC6 bevinden zich in hetzelfde gebouw, maar op een verschillende verdieping en zijn verbonden met een 100Gbps verbinding (op 100 meter afstand).

Er is een derde datacenter in Diksmuide met 1 Gbps bandbreedte naar de core datacenters en zonder lokale break-out.

De huidige NAS bestaat uit een DellEMC Isilon cluster van +-540TiB per datacenter, waarvan de gegevens +- 300TiB naar elkaar gesynchroniseerd worden via een snapshot gebaseerd mechanisme. De gegevens van beide clusters worden naar een backup-systeem (Rubrik) gekopieerd.

De huidige NAS wordt gebruikt:
•	Als file server voor bedrijfsdocumenten (niet-comprimeerbare data).
•	Voor het stockeren van berichten van gegevensuitwisseling van toepassingen (niet-comprimeerbare data).
•	Voor de digitale pathologiedata (niet-comprimeerbare data).
•	Archief voor oude patiëntendata (pdf). 

PACS-data worden niet op de NAS gestockeerd, maar worden gehost in een SAAS-oplossing.

Op de NAS zelf worden snapshots genomen, met deze (huidige) retenties:
•	Iedere 5 minuten gedurende 3 uur
•	Alle 2 uur gedurende 18 uur
•	Alle 4 uur gedurende 1 week
•	Elke week gedurende 1 jaar
•	1 jaarlijkse

De NAS wordt geback-upt via het back-upsysteem (Rubrik).

Het ICT-team bestaat uit 15 personen, daarvan zijn er 3 personen bezig met de datacenterinfrastructuur.

Scope van de opdracht

Gelet op deze context maken volgende elementen deel uit van de scope:
1.	De vervanging van de volledige NAS-infrastructuur, rekening houdend met een jaarlijkse groei van +-50TiB. 
2.	Via de raamovereenkomst kan de opdrachtgever materialen (hardware/software en bekabeling) bestellen voor de NAS-omgeving.
3.	Een onderhoudscontract 24/7 op deze systemen (inclusief installatie van patches door de opdrachtnemer).
4.	De mogelijkheid tot afname van diensten op afroep (system engineer, architect, projectmanager).
5.	Het voorzien van opleidingen.

De opdracht betreft de aanbesteding van de NAS-infrastructuur.
Het doel van deze opdracht is om 1 opdrachtnemer te selecteren die een nieuw oplossing kan aanbieden, installeren en configureren, en onderhouden. Tevens dienen de kandidaten de nodige organisatie te hebben om ondersteuning te bieden bij problemen en consultancy/advies te leveren op vraag van de aanbestedende overheid.
Het betreft een raamovereenkomst zoals bedoeld in de Wet Overheidsopdrachten, waarbij opdrachten zullen geplaatst worden naar gelang de behoeften. De raamovereenkomst zal gesloten worden met één enkele deelnemer.
De raamovereenkomst wordt gesloten voor 5 jaar, met 2 maal mogelijke verlenging van 12 maanden.

Aanvullende uitsluitingsvoorwaarden 

De aanbesteding laat enkel inschrijvers die behoren tot landen die partij zijn bij de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (Government Procurement Agreement (GPA)) van de WTO en/of waarmee de EU een bilaterale handelsovereenkomst heeft gesloten waarin afspraken zijn over toegang tot de markt voor overheidsopdrachten zijn gemaakt. Omdat de aan te bieden producten essentiële elementen vormen van deze aanbesteding moeten ook de fabrikanten behoren tot landen die partij zijn in bovenvermelde overeenkomst.
Jan Yperman heeft tot doel één opdrachtnemer te selecteren die de bestaande omgeving kan vervangen (aankoop, implementatie, migratie, opleiding).
Deze kandidatuurstelling heeft tot doel om kandidaten te selecteren. De kandidaten zullen aan de hieronder gestelde minimumeisen voldoen en hierover informatie verstrekken bij hun kandidatuurstelling/ATD. Indien de kandidaat werkt met onderaannemers moet de aard van de diensten van de onderaannemers vermeld worden.
De kandidaat moet aantonen dat hij over de relevante expertise en nodige organisatie beschikt om de scope en omvang van de opdracht aan te kunnen. Hij zal hierbij aan de minimumeisen voldoen die hieronder worden gespecifieerd. De kandidaat levert het bewijs dat hij aan de eisen voldoet. 
Minimumeisen: 1.              Minimumeis 1: Het opgeven van een lijst van merken met de partnerstatus.

Een partnerstatus die de kandidaat in staat stelt om materiaal van de fabrikant aan Jan Yperman aan te bieden in het kader van de te sluiten van dit dossier dient voldoende aangetoond te worden. 

Minimum vereiste: De kandidaat beschrijft de huidige partnerstatus die hij heeft met het merk en sinds wanneer hij deze partnerstatus heeft bekomen. Dit kan zowel betrekking hebben op de hoofdaannemer als zijn onderaannemers. De kandidaat vult de tabel in en voegt in bijlage de bewijzen hiervan toe.  Het aangebodene in de volgende fase van dit dossier dient een merk te zijn met een actieve partnerstatus. Alle documenten dienen in de eerste indiening aanwezig te zijn, anders kan dit leiden tot substantiële onregelmatigheid en tot niet-selectie. 

2.	Minimumeis 2: minimum 3  referenties, waarvan bij minstens één referentie Nederlandstalige ondersteuning werd geboden en minstens één referentie een gelijkaardige omvang of technische complexiteit heeft.

De referenties hebben betrekking op een periode van de voorbije 3 jaar (sinds begin 2022).
Het onderdeel set-up en configuratie van de referentie moet gestart zijn na begin 2022 en afgewerkt zijn voor eind 2024
Elke referentie bevat minstens volgende informatie mee te geven in tabelvorm:

3.	Minimumeis 3: de kandidaat beschikt over een organisatie die 24u/24u en 7d/7d ondersteuning kan bieden.  

4.	Minimumeis 4: de kandidaat beschikt over een organisatie die in staat is om Nederlandstalige ondersteuning te bieden

Voor minimumeis 3 en 4 stelt de kandidaat een verklaring op. Toon duidelijk aan hoe dit georganiseerd wordt. Deze toelichting dient aanwezig te zijn in uw aanvraag tot deelneming.
Gezien een deel van de dienstverlening ter plaatse bij Jan Yperman uitgevoerd zal worden (projectwerking, incidenten afhandeling ter plaatse, overleg enz.) dient de kandidaat tevens duidelijk te maken dat hij over voldoende lokale medewerkers beschikt om de diensten bij en voor Jan Yperman uit te kunnen voeren. Het is de bedoeling om op een redelijke termijn on site ondersteuning te kunnen bieden, dit binnen de 4 uur. Deze medewerkers dienen het Nederlands of Engels te kunnen gebruiken als voertaal met het betrokken ziekenhuis.
Om de financiële draagkracht van de inschrijver te controleren, zal de aanbestedende overheid gebruik maken van de Creditsafe International Score. Dit is een gestandaardiseerde score afgeleid van de normale Creditsafe score. Hierdoor kan een score vergelijking gemaakt worden tussen bedrijven in verschillende landen. Meer info op https://www.creditsafe.be.
Volgende scores zijn mogelijk: 
Score A: Zeer laag risico 
Score B: Laag risico 
Score C: Gemiddeld risico 
Score D: Hoog risico 
Score E: Geen score 
Voor elke kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf een Creditsafe rapport opvragen.
Minimumeisen: Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient "A, B of C" te zijn.
Verklaring van de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht uitmaakt over de laatste 3 jaarMinimumeisen: Inschrijvers beschikken minstens over een omzet van 1.000.000 Euro gerekend over het laatste volledige boekjaar voor het voorwerp van de opdracht. Dus niet de totale omzet van de inschrijver.  De tabel is verplicht in te vullen.
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.

Eligibility requirements: Jan Yperman heeft tot doel één opdrachtnemer te selecteren die de bestaande omgeving kan vervangen (aankoop, implementatie, migratie, opleiding).
Deze kandidatuurstelling heeft tot doel om kandidaten te selecteren. De kandidaten zullen aan de hieronder gestelde minimumeisen voldoen en hierover informatie verstrekken bij hun kandidatuurstelling/ATD. Indien de kandidaat werkt met onderaannemers moet de aard van de diensten van de onderaannemers vermeld worden.
De kandidaat moet aantonen dat hij over de relevante expertise en nodige organisatie beschikt om de scope en omvang van de opdracht aan te kunnen. Hij zal hierbij aan de minimumeisen voldoen die hieronder worden gespecifieerd. De kandidaat levert het bewijs dat hij aan de eisen voldoet. 
Minimumeisen: 1.              Minimumeis 1: Het opgeven van een lijst van merken met de partnerstatus.

Een partnerstatus die de kandidaat in staat stelt om materiaal van de fabrikant aan Jan Yperman aan te bieden in het kader van de te sluiten van dit dossier dient voldoende aangetoond te worden. 

Minimum vereiste: De kandidaat beschrijft de huidige partnerstatus die hij heeft met het merk en sinds wanneer hij deze partnerstatus heeft bekomen. Dit kan zowel betrekking hebben op de hoofdaannemer als zijn onderaannemers. De kandidaat vult de tabel in en voegt in bijlage de bewijzen hiervan toe.  Het aangebodene in de volgende fase van dit dossier dient een merk te zijn met een actieve partnerstatus. Alle documenten dienen in de eerste indiening aanwezig te zijn, anders kan dit leiden tot substantiële onregelmatigheid en tot niet-selectie. 

2.	Minimumeis 2: minimum 3  referenties, waarvan bij minstens één referentie Nederlandstalige ondersteuning werd geboden en minstens één referentie een gelijkaardige omvang of technische complexiteit heeft.

De referenties hebben betrekking op een periode van de voorbije 3 jaar (sinds begin 2022).
Het onderdeel set-up en configuratie van de referentie moet gestart zijn na begin 2022 en afgewerkt zijn voor eind 2024
Elke referentie bevat minstens volgende informatie mee te geven in tabelvorm:

3.	Minimumeis 3: de kandidaat beschikt over een organisatie die 24u/24u en 7d/7d ondersteuning kan bieden.  

4.	Minimumeis 4: de kandidaat beschikt over een organisatie die in staat is om Nederlandstalige ondersteuning te bieden

Voor minimumeis 3 en 4 stelt de kandidaat een verklaring op. Toon duidelijk aan hoe dit georganiseerd wordt. Deze toelichting dient aanwezig te zijn in uw aanvraag tot deelneming.
Gezien een deel van de dienstverlening ter plaatse bij Jan Yperman uitgevoerd zal worden (projectwerking, incidenten afhandeling ter plaatse, overleg enz.) dient de kandidaat tevens duidelijk te maken dat hij over voldoende lokale medewerkers beschikt om de diensten bij en voor Jan Yperman uit te kunnen voeren. Het is de bedoeling om op een redelijke termijn on site ondersteuning te kunnen bieden, dit binnen de 4 uur. Deze medewerkers dienen het Nederlands of Engels te kunnen gebruiken als voertaal met het betrokken ziekenhuis.
Om de financiële draagkracht van de inschrijver te controleren, zal de aanbestedende overheid gebruik maken van de Creditsafe International Score. Dit is een gestandaardiseerde score afgeleid van de normale Creditsafe score. Hierdoor kan een score vergelijking gemaakt worden tussen bedrijven in verschillende landen. Meer info op https://www.creditsafe.be.
Volgende scores zijn mogelijk: 
Score A: Zeer laag risico 
Score B: Laag risico 
Score C: Gemiddeld risico 
Score D: Hoog risico 
Score E: Geen score 
Voor elke kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf een Creditsafe rapport opvragen.
Minimumeisen: Uit de behaalde score moet een gezonde financiële toestand blijken. Deze score dient "A, B of C" te zijn.
Verklaring van de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht uitmaakt over de laatste 3 jaarMinimumeisen: Inschrijvers beschikken minstens over een omzet van 1.000.000 Euro gerekend over het laatste volledige boekjaar voor het voorwerp van de opdracht. Dus niet de totale omzet van de inschrijver.  De tabel is verplicht in te vullen.
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Borgtocht (3 % op deel van de opdracht; zie bestek)
Zal worden meegedeeld in de opdrachtdocumenten in de tweede fase
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Ieper.


De aanbestedende overheid zal een wachttermijn van 15 kalenderdagen in acht nemen tussen de kennisgeving en de sluiting van de opdracht, conform artikel 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies. Deze termijn gaat in vanaf de dag die volgt op de datum van verzending van deze kennisgeving.

Overeenkomstig artikel 15, 23 en 24  van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, kan u binnen een termijn van 15 dagen, vanaf de dag volgend op de verzenddatum van deze kennisgeving, eventueel een vordering tot schorsing indienen bij een rechtscollege. Dit mag uitsluitend gebeuren in het kader van een procedure in kort geding voor de justitiële rechter (Voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, zetelend in kort geding).
Indien wij binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangen, zullen wij de procedure verder zetten.

Overeenkomstig artikel 14,23 en 24  van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, melden wij u dat u zich ook kan richten tot de Ondernemingsrechtbank van Gent, Afdeling Ieper, mocht u een beroep tot nietigverklaring wensen aan te tekenen tegen deze beslissing. Dit beroep moet op straffe van onontvankelijkheid worden ingediend binnen de 60 dagen na de betekening die gedaan wordt.
De aanbestedende overheid verzoekt u haar hiervan binnen deze termijn per fax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen.

Winner: FPS Policy and Support