Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-07
Buyer: "Lizenzierung und Implementierung einer Cloudlösung für das Supplier Risk Management", ECA-2025-037
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 450000 EUR
Submission deadline: 2025-05-16
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB  Hierzu legen die Bieter mit dem Angebot   a) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen"   und  b) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Bieterselbstauskunft" unter zwingenden Angaben insbesondere zu Unternehmenssitz, Steuernummer und Umsatz-Steuer-Ident-Nummer, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter und Höhe der Gesellschafteranteile, wirtschaftlich Berechtigte und Konzernstruktur  vor.   Stellt der Auftraggeber das Vorliegen zwingender Ausschlussgründe fest, wird der betroffene Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Stellt der Auftraggeber das Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe fest, wird der Auftraggeber unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes über den Ausschluss des bietenden Unternehmens entscheiden.   Der Auftraggeber ist außerdem verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter vorliegen, an den der Auftrag vergeben werden soll, um zu prüfen, inwiefern für diesen Bieter Gründe für den Ausschluss vom Vergabeverfahren bestehen. Der Auftraggeber wird deshalb hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister abfordern. Hierbei handelt es sich mithin nicht um einen durch die Bieter einzureichenden Nachweis. Ebenso behält sich der Auftraggeber vor, hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO abzufordern und zu prüfen, inwiefern Gründe zum Ausschluss des Bieters vorliegen. Diese Nachweise sind nicht durch die Bieter vorzulegen.
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB.  Dort heißt es:  "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Bereitstellung einer Supplier Risk Management Cloudlösung sowie der Implementierung. Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung (Anlage 1) entnommen werden.
Die Leistungen sind grundsätzlich am Standort des Auftragnehmers zu erbringen.  Es gelten die nachfolgenden Einschränkungen, sofern die jeweiligen Tatbestandsvoraussetzungen bei Vertragsschluss vorliegen oder während der Laufzeit des Vertrages eintreten könnten:  - Sofern der Auftragnehmer Zugriff auf interne Systeme des Auftraggebers erhalten soll, wird folgendes vereinbart:  Im Rahmen der Leistungserbringung dürfen durch den Auftragnehmer grundsätzlich weder technisches Equipment des Auftraggebers ins Ausland mitgeführt noch von dort auf die Systeme des Auftraggebers zugegriffen werden. Im Ausnahmefall kann die Mitnahme in und der Zugriff aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union durch die Exportkontrollabteilung des Auftraggebers geprüft und in Textform freigegeben werden.   - Sofern der Auftragnehmer SaaS-Leistungen anbietet, wird folgendes vereinbart:  Die Serverstandorte der Cloud sind im Zollgebiet der Europäischen Union.  Dem Auftraggeber muss möglich sein, den Nutzerzugriff auf die vertragsgegenständliche Softwarelösung aus bestimmten Ländern und Regionen technisch zu erschweren bzw. zu unterbinden (bspw. anhand der IP-Adresse des Nutzers).  - Sofern Software von einem nicht bestimmten Nutzerkreis von Personen außerhalb des Auftraggebers genutzt werden soll, wird folgende Vereinbarungen getroffen:  Soweit der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein örtlich unbeschränktes Nutzungsrecht einräumen soll, gilt diese Anforderung nur, soweit anwendbares Exportkontroll- und Sanktionsrecht nicht entgegensteht.   - Im Falle von Beistellungen des Auftraggebers gilt folgendes:  Eine Verwendung der vom Auftraggeber beigestellten Materialien durch den Auftragnehmer oder ggf. deren Unterauftragnehmer im Ausland (EU und Nicht-EU) ist nur mit vorheriger Prüfung der Exportkontrollabteilung des Auftraggebers und deren Freigabe in Textform zulässig.
Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei (3) Monate (bezogen auf den Zeitpunkt der Angebotsfrist) ist;

Eligibility requirements: Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei (3) Monate (bezogen auf den Zeitpunkt der Angebotsfrist) ist;
ausgefüllte "Bieterselbstauskunft"; unter zwingenden Angaben zum  - Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;  Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.
ausgefüllte "Bieterselbstauskunft"; unter zwingenden Angaben zum  - Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;  Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf die Bereitstellung, die Implementierung und den Betrieb einer Supplier Riskmanagement-Lösung beziehen.   Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.
ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zu  a) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer;  b) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen;  Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf die Bereitstellung, die Implementierung und den Betrieb einer Supplier Riskmanagement-Lösung beziehen.   Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.
Nachweis gemäß "Referenzerklärung" von Referenzprojekten aus den letzten drei (3) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Angebotsfrist , welche mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, unter Angabe:   a) der Bezeichnung und Beschreibung der erbrachten Leistung(en) (Aufgabenstellung, Leistungsinhalte und Tätigkeiten),  b) des Auftraggebers der Referenz (nebst den geforderten Angaben im Dokument "Formblatt Referenzerklärung"),  c) des ungefähren Auftragsvolumens (Umsatz), d) des Leistungszeitraums  und e) des Leistungserbringers.  Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf die Bereitstellung, die Implementierung und den Betrieb einer Supplier Riskmanagement-Lösung beziehen.   In Bezug auf die unter geforderten Erklärungen zu vergleichbaren Referenzleistungen werden die folgenden Mindestbedingungen festgelegt:  - Es sind mindestens drei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzprojekte einzureichen.   - Mindestens zwei der eingereichten vergleichbaren Referenzprojekte müssen eine Laufzeit von mind. einem (1) Jahr aufweisen.  - Mindestens eine Referenz muss für einen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor innerhalb der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) erbracht worden sein.  Eine Nichterfüllung von einem der benannten Mindestkriterien führt zum Ausschluss des betroffenen Angebots vom weiteren Vergabeverfahren.
Nachweis über ein implementiertes Sicherheitskonzept und den Betrieb eines Informationssicherheitsmanagementsystems basierend auf ISO 27001 in Form einer entsprechenden Zertifizierung oder einer gleichwertigen Bescheinigung einer akkreditierten Stelle eines Mitgliedsstaats der Europäischen Union in Kopie.
Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Nähere Informationen können den Vergabebedingungen entnommen werden.
Die Bieter haben sich gegenüber dem Auftraggeber zu verpflichten, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens über die Verhältnisse des Auftraggebers bekannt werden, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen.  Der Auftraggeber ist verpflichtet, vor Zuschlagserteilung das Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs zu prüfen. Daher wird von dem Bieter, dessen Angebot für den Zuschlag vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) gefordert. Diese Eigenerklärung muss nicht, aber kann bereits mit dem Angebot eingereicht werden. Wird das Vorliegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Art. 5k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 festgestellt, wird der Zuschlag auf das betroffene Angebot nicht erteilt.  Der Auftragnehmer versichert, dass er bei Ausführung der unter diesem Vertrag geschuldeten Tätigkeiten die geltenden Exportkontroll- und Zollbestimmungen beachtet.
Preispunkte auf Grundlage des Angebotswertungspreises gemäß Preisblatt
Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots gemäß Lastenheft (Wertungsmatrix)

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)