Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-10-17
Buyer: Koelnmesse GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72500000
Estimated value: 2500000 EUR
Submission deadline: 2022-11-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel der Ausschreibung ist die Beauftragung eines Dienstleisters für die Konversion und Transformation des von der Koelnmesse genutzten SAP ECC 6.0 EHP8 zu SAP S/4HANA 2021 oder dann aktueller verfügbarem Release. Die wesentlichen Inhalte des Projektes „Rahmenvertrag S/4HANA Transformation“ sind die S/4HANA Lean Conversion (inkl. Go-Live und Hypercare) und die Durchführung einer Sollkonzeption.
Der Umfang der Tätigkeiten der S/4HANA Lean Conversion wird auf ein technisches Konvertierungsprojekt des bestehenden SAP ECC auf ein SAP S/4HANA System beschränkt. Das Ziel der Lean Conversion ist die Bereitstellung eines produktiven S/4HANA Systems mit den gleichen Funktionalitäten, unterstützten Geschäftsprozessen, Schnittstellen zu peripheren Anwendungen und relevanten (migrierten) Daten, wie das aktuelle SAP ECC.  Der Projektumfang beginnt mit der technischen Kopie des SAP ECC und beinhaltet technisch notwendige Konversions-, Transformations-, Migrations- und Implementierungstätigkeiten in Vorbereitung für den produktiven Go-Live des SAP S/4HANA in der Koelnmesse. Technisch notwendige Tätigkeiten werden als solche definiert, die in Anbetracht einer Umstellung von SAP ECC auf SAP S/4HANA zwingend anfallen, da z. B. Coding, Felder, Strukturen, Schnittstellen, Customer oder User Exits, Customizing o.ä. des SAP-Standards im S/4HANA verändert wurden und somit eine Anpassung der Instanz der Koelnmesse zur Sicherstellung eines lauffähigen S/4HANA Systems für die Koelnmesse notwendig wird. In diesem Kontext wird die Koelnmesse nach derzeitiger Planung keine Veränderungswünsche einreichen.
Ergänzend schreibt die Koelnmesse eine Sollkonzeption im Kontext der SAP S/4HANA Konversion und Transformation aus. Im Kontext der Sollkonzeption werden folgende Tätigkeiten von dem Bieter erwartet:
b) Erarbeitung von technischen und betrieblichen Modernisierungskonzepten (z.B. Änderungen der IT-Architektur, insbesondere Änderungen an Prozessen, aber auch Änderung an Systemkonfiguration und  Customizing, Adaption neuer Module und Addins, Back-to-Standard, Simplification Items)
d) Business Case Vorschlag für die Implementierung eines Modernisierungskonzepts durch den Bieter im Rahmen der S/4HANA Konversion und Transformation
e) Einzelne Modernisierungskonzepte werden durch die Koelnmesse bei dem Bieter zur Umsetzung, Implementierung und Go-Live Vorbereitung beauftragt
f) Unterstützung der Koelnmesse im Projektmanagement diese Changes während der S/4HANA Konversion und Transformation
Die Gesamtdauer aller Verlängerungen beträgt maximal 1 Jahr. Es werden entsprechende Vorlauffristen zu den Verlängerungen vereinbart. Das Verlängerungsrecht gilt einseitig für den Auftraggeber.
Aktueller Handelsregisterauszug (höchstens 12 Monate alt) oder gleichwertiges Dokument des Herkunftslandes in deutscher Sprache (Kopie einer beglaubigten Übersetzung).
-	Gesamtumsatz des Bieters (Legaleinheit des anbietenen Bewerbers) in Deutschland in den letzten drei Jahren mindestens 15.000.000 EUR/Jahr.
- Referenzen (Art, Größe/Komplexität, Umsatz, Ausführungsbeginn/-dauer). Die Referenzen sollen die Leistungen einer SAP ERP (ECC) Konversion zu SAP S/4HANA umfassen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind
- Eigenerklärung des Bewerbers, dass dieser sicherstellt, dass im Auftragsfall die Interaktion und Kommunikation mit Koelnmesse sowie die Dokumentation deutschsprachig in Wort und Schrift auf dem Niveau C1 gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) erfolgt.
- Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Verarbeitung von Daten für den ausgeschriebenen Umfang ausschließlich in folgenden Regionen erfolgt: Deutschland oder Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder Drittländern, zu welchen uneingeschränkt ein Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO vorliegt (dies sind aktuell: Andorra, Argentinien, Schweiz, Färöer-Inseln, Großbritannien, Guernsey, Jersey, Israel, Isle of Man, Neuseeland und Uruguay)
- Der Bewerber stellt sicher, dass im Auftragsfall die Interaktion und Kommunikation mit Koelnmesse sowie die Dokumentation deutschsprachig in Wort und Schrift auf dem Niveau C1 gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) erfolgt.
- Der Bewerber stell sicher, dass die Verarbeitung von Daten für den ausgeschriebenen Umfang ausschließlich in folgenden Regionen erfolgt: Deutschland oder Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder Drittländern, zu welchen uneingeschränkt ein Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO vorliegt (dies sind aktuell: Andorra, Argentinien, Schweiz, Färöer-Inseln, Großbritannien, Guernsey, Jersey, Israel, Isle of Man, Neuseeland und Uruguay).

Eligibility requirements: Aktueller Handelsregisterauszug (höchstens 12 Monate alt) oder gleichwertiges Dokument des Herkunftslandes in deutscher Sprache (Kopie einer beglaubigten Übersetzung).

Award value: 2500000