Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-07
Buyer: Deutsche Bundesbank, Rahmenvereinbarung Contract-Lifecyclemanagementsystem (SaaS-Lösung)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-11-06
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.  2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.  3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.  4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.  § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
1. Das vom AG durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (TWB) nach Maßgabe der VgV. Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung aller Bewerber / Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.  2. Die Vergabeunterlagen enthalten weitere Informationen über den Beschaffungsbedarf des öffentlichen AGs, insb. Angaben zu Eignungs- und Zuschlagskriterien und sind über die angegebene Internetplattform abrufbar. 3. Diese Bekanntmachung leitet den TWB ein. Die für die Teilnahme am Verfahren erforderlichen Formulare können über den angegebenen Link heruntergeladen werden. 4. Im Anschluss an den TWB werden die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes auf Basis der Vergabeunterlagen aufgefordert.  5. Der öffentliche AG behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Bieter, die zunächst nicht in die engere Wahl kommen (kein Bietergespräch), werden nicht sogleich vom Verfahren ausgeschlossen, sondern "on hold" gestellt. Diese Bieter bleiben an ihr Angebot gebunden und behalten die Chance zu einem verbesserten Angebot, falls sich ergibt, dass den zunächst in die engere Wahl gelangten Bietern der Zuschlag nicht erteilt werden kann. 6. Der AG behält sich vor, mit dem für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieter im Hinblick auf die jeweiligen Anforderungen eine verifizierende Teststellung durchführen, deren Kosten nicht erstattet werden. 7. Der AG ist im Rahmen des Vergabeverfahrens gehalten, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Weitere Informationen sind dem Dokument "A02 Datenschutzhinweis" zu entnehmen. 8. Auskunftsersuchen des Interessenten sind ausschließlich über die Vergabeplattform an den AG zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich.
Gegenstand des zu vergebenen Auftrags ist die Einführung und der Betrieb eines Contract-Lifecyclemanagementsystems als SaaS-Lösung
Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen.  Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern. In jedem Fall erfolgt vor Erteilung des Zuschlags eine Abfrage bei dem Wettbewerbsregister. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.  Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich:  1. Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular "C02 Bewerber-_Bietergemeinschaft" zu verwenden.  2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Erklärung kann durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung - Ausschlussgründe" erbracht werden.  3. Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht nebst Angaben zu vertretungsberechtigten Personen.  4. Eigenerklärung Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014. Hierfür ist das Formular "C04-4  Eigenerklärung_EU-Verordnung_Russland VgV" zu verwenden.

Eligibility requirements: Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen.  Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern. In jedem Fall erfolgt vor Erteilung des Zuschlags eine Abfrage bei dem Wettbewerbsregister. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.  Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich:  1. Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular "C02 Bewerber-_Bietergemeinschaft" zu verwenden.  2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Erklärung kann durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung - Ausschlussgründe" erbracht werden.  3. Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht nebst Angaben zu vertretungsberechtigten Personen.  4. Eigenerklärung Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014. Hierfür ist das Formular "C04-4  Eigenerklärung_EU-Verordnung_Russland VgV" zu verwenden.
Die unter diesem Abschnitt "Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz" geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" Ausgeführte. Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:  1. Erklärung zum durchschnittlichen spezifischen Umsatz des Unternehmens in EUR (netto) im Bereich "Bereitstellung und Betrieb von Vertragsmanagement-Software" bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.  Mindeststandards:  Der Bewerber muss folgenden Mindeststandard erfüllen: Ein durchschnittlicher spezifischer jährlicher Umsatz des Unternehmens von 1,0 Mio. EUR (netto) muss im Mittel in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erreicht oder überschritten worden sein. Hierfür ist das Formular "C04-2 Eigenerklärung zur Eignung - Umsatz" zu verwenden und vollständig auszufüllen.
Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.  Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" Ausgeführte.  Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich:  Vorzulegen sind Eigenerklärungen über mindestens zwei Unternehmens-Referenzen des Bewerbers aus dem folgenden Leistungsbereich: "Bereitstellung einer Vertragsmanagement-Software inkl. Systemservices/Support sowie der Systempflege."  Die Referenz muss folgende Anforderungen kumulativ, d.h. allesamt, erfüllen:   I. Anforderungen an die bereitgestellte Software (Leistungsbereich 1)  I.1 Bereitstellung einer Vertragsmanagement-Software als SaaS;  I.2 Die Software muss über eine Integrationsmöglichkeit für andere Softwaretools, mindestens für SAP S/4HANA, verfügen.   I.3 Die Software umfasst kumulativ mindestens die folgenden Funktionalitäten, die im Rahmen des Referenzprojekts nachweislich im produktiven Einsatz waren oder sind:  I.3.1 Automatisierte Workflows für Vertragsfreigaben und Genehmigungen; I.3.2 Individualisierbare Vertragsvorlagen und Klausel-Datenbank;  I.3.3 Automatisierte Wiedervorlage zur Fristüberwachung I.3.4 Strukturierter Kündigungsworkflow; I.3.5 Nutzung von Stammdaten zu Vertragspartnern aus anderen Systemen (z.B. SAP);  I.3.6 Die Lösung muss es ermöglichen, Verträge mindestens in deutscher sowie englischer Sprache zu verwalten; I.3.7 Die Lösung muss Verträge mit unterschiedlichen Währungen verwalten können - mindestens EUR, USD und GBP.  I.4 Anforderung an den Umfang des Referenzauftrages: Im Referenzauftrag müssen mind. 6.000 Verträge in der Software erfasst und verwaltet worden sein. Die Anforderung erfüllen nur Verträge mit einer Laufzeit von mind. 6 Monaten. Einzelabrufe bzw. Einzelverträge aus Rahmenvereinbarungen bleiben unberücksichtigt.   I.5 Anforderung an das Auftragsvolumen: Das Auftragsvolumen (Gesamtlaufzeit) für die Bereitstellung muss mindestens 300.000 EUR (netto) betragen haben.  I.6 Anforderung an den Leistungszeitraum: Die Bereitstellung der Software darf nicht länger als 3 Jahre zurück liegen und das System muss mind. seit einem Jahr produktiv genutzt werden bzw. genutzt worden sein. Maßgeblich ist das Datum des Go-Live.  I.7 Zudem rein informatorische Abfrage:  I.7.1 Über wie viele Standorte verfügt der Referenzgeber? I.7.2 An wie vielen Standorten wurde die Software zeitgleich eingesetzt?   II. Anforderungen an Leistungen im Bereich Support / Wartung / Updates (Leistungsbereich 2)  Klarstellung: Die nachstehenden Leistungen müssen sich auf denselben Referenzauftrag beziehen, mit dem die Anforderungen gem. Ziff. I nachgewiesen werden.   II.1 Erbringung von Supportleistungen, mind. 3rd Level Support;  II.2 Durchführung von Wartungen und Updates;  II.3 Zudem rein informatorische Abfrage des durchschnittlichen Auftragsvolumens der erbrachten Leistungen im Bereich Systemservices/Support sowie Systempflege  Für die Eigenerklärung zu den Unternehmensreferenzen ist Formular "C04-3 Eigenerklärung zur Eignung - Unternehmens-Referenzen" ist verwenden.
1. Ein Bewerber kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverleiher einsetzen. Diese sind im Teilnahmeantrag unter Verwendung von Dokument "C06 Verzeichnis Eignungsverleiher" bzw. "C07 Verzeichnis Leistungen anderer Unternehmen" zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unterscheiden:  Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bewerber zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer auf gesondertes Verlangen einzureichen: die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung - Ausschlussgründe").  Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort unter "Referenzen zu bestimmten Lieferungen" bezeichneten Unterlagen (also das ausgefüllt Formulare "C04-3 Eigenerklärung zur Eignung - Unternehmens-Referenzen") für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung Ausschlussgründe") auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular "D01 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer".  Hinweis zu Fall 2: Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden.  Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort "Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz", bezeichnete Unterlage (Formular "C04-2 Eigenerklärung zur Eignung - Umsatz" - auszufüllen sind dort nur die Angaben zum Umsatz), (ii) die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung Ausschlussgründe") auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular "D01 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer".  Hinweis zu Fall 3: Das Unternehmen wird in haftungsrechtlicher Hinsicht mit dem Zuschlagsempfänger als Gesamtschuldner behandelt.  Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist.
Die Reduzierung der geeigneten Bewerber, die zum Angebotswettbewerb aufgefordert werden, erfolgt anhand der Anzahl der eingereichten Unternehmens-Referenzen. Im Einzelnen:   Den Bewerbern wird eine Punktzahl zugeordnet, die der Anzahl an - über die Mindestanforderung hinaus eingereichten - wertungsfähigen eingereichten Referenzen entspricht.   Es können höchstens fünf Punkte bei fünf oder mehr zusätzlich eingereichten wertungsfähigen Referenzen erreicht werden.   Wertungsfähig sind dabei alle Unternehmens-Referenzen, die sämtliche der aufgestellten Mindestanforderungen an die Unternehmens-Referenzen erfüllen.    Die Unternehmen mit den fünf höchsten Wertungspunktzahlen qualifizieren sich für den Angebotswettbewerb.   Bei Punktgleichstand entscheidet der höhere spezifische Umsatz im Bereich "Bereitstellung und Betrieb von Vertragsmanagement-Software".
Mit dem vorstehenden Satz "Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen." ist Folgendes gemeint: Der öffentliche AG kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende oder unvollständige unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen oder zu vervollständigen oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (vgl. § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV). Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 56 Abs. 3 VgV).
Vertragliche Bedingungen
Die gewählte Wertungsmethode ist die erweiterte Richtwertmethode.
Der Dividend der angewandten erweiterten Richtwertmethode sind die Leistungspunkte, die gemäß Anforderungskatalog (C08) auf das Angebot entfallen. Es wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen (Dokument "A01-2 Zuschlagskriterien und Verfahrensablauf").
Der Divisor der angewandten erweiterten Richtwertmethode ist der Gesamtwertungspreis gemäß Preisblatt. Es wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen (Dokument "A01-2 Zuschlagskriterien und Verfahrensablauf").