Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-30
Buyer: Aarhus Kommune
Country: DK
Region: DK041
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 28300000 DKK
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Ved et udbud med forhandling har Ordregiver ret til at forhandle med tilbudsgiverne. En forhandling indebærer følgende skridt:

1. Iværksættelse af forhandling: Efter tilbudsfristens udløb vil Ordregiver vurdere, om det er hensigtsmæssigt at afholde individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne. Ordregiver forbeholder sig således retten til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud.

Ordregiver giver hurtigst muligt efter tilbudsfristen besked om, hvorvidt forhandlingsmøderne gennemføres og i givet fald hvornår.

2. Gennemførelse af forhandling: Gennemføres forhandlingsmøderne, vil tilbudsgiverne forud for mødet modtage en dagsorden.
Der kan forhandles om alle aspekter af udbudsmaterialet, herunder kontrakt-grundlaget og tekniske bebeskrivelser. Ordregiver anser sig således ikke på forhånd afskåret fra at ændre i udbudsmaterialet, idet Ordregiver dog ikke kan ændre på grundlæggende elementer. 

Ordregiver kan forhandle om alle tilbud, bortset fra de endelige tilbud. Det vil sige, at Ordregiver kan forhandle med tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, ligesom der kan forhandles om alle tilbud, der ikke udtrykkeligt er angivet som det endelige. 

3. Evt. flere forhandlingsrunder: Ordregiver kan gennemføre flere forhandlingsrunder og forhandle skriftligt med tilbudsgiverne, dvs. uden afholdelse af forhandlingsmøder. Ordregiver giver besked, hvis Ordregiver efter første forhandlingsrunde, påtænker at gennemføre flere forhandlingsrunder.

4. Afslutning (efter forhandling): Hvis Ordregiver efter forhandlingerne ønsker at ændre i udbudsmaterialet, vil ændringerne blive meddelt alle tilbudsgivere inden for den efterfølgende tilbudsfrist.

Forhandlingsfasen afsluttes med, at Ordregiver fastsætter en frist for tilbudsgivernes endelige tilbud.
Det er Ordregivers væsentligste formål med udbuddet at indgå aftale med en leverandør, der kan levere it-system til understøttelse af Ordregivers hjælpemiddelservice. 

Leverandøren giver derfor licens til et it-system til understøttelse af Ordregivers Hjælpemiddelservice til rådighed for Ordregiver og dennes borgere.  

Leverandøren skal implementere it-systemet og herefter levere drift, support og vedligeholdelse af it-systemet. Ordregiver forventer at kunne videreudvikle it-systemet i kontraktens løbetid.

Ordregiver har i henhold til udbudslovens § 49, stk. 2, vurderet, om kontrakten kan opdeles i delkontrakter, men har vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt af både praktiske og økonomiske årsager at samle kontraktens opgaver til udførelse hos én leverandør.
Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Omkostninger", vil Ordregiver lægge vægt på det samlede vederlag for afklaringsfasen, implementering, brugsret, drift, support og vedligeholdelse timepriser samt option for opbevaring af data efter kontraktens ophør (bilag 5) samt omkostningerne ved kundens medvirken (bilag 1B).
Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Implementering", vil Ordregiver lægge vægt tilbudsgivers besvarelse af underbilag 1A og 1B, underbilag 4A, underbilag 8A, 8B og 8C samt underbilag 11A og 11B.
Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Kvalitet", vil Ordregiver lægge vægt tilbudsgivers besvarelse af underbilag 3B og underbilag 4A samt tilbudsgivers eventuelle præsentation af den tilbudte løsning.


Winner: Systematic A/S
Award value: 28300000
Number of bids: 2