Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-08
Buyer: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en VWS
Country: NL
Region: NEDERLAND
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72313000: Data capture services
Estimated value: 240000 EUR
Submission deadline: 2016-08-24
Award criteria: Criterium: K1 Plan van aanpak ten aanzien van de implementatie van de applicatie. Beschrijving: U wordt gevraagd een plan van aanpak uit te werken. De beoordeling van het plan van aanpak vormt een belangrijk onderdeel van de totale beoordeling. De uitwerking van het plan van aanpak is bedoeld om een indruk te krijgen van de wijze waarop de Inschrijver de implementatie van de webapplicatie zal realiseren. Om richting te geven aan enkele onderwerpen die hierbij aan de orde kunnen komen of aandacht kunnen krijgen zijn: — Doorlooptijd; — conversie van gegevens (zoekprofielen, abonnees en koppelingen); — cursussen en instructies voor beheerders en abonnees; — welke managementinformatie kan worden aangeboden (w.o. aantal abonnees, aantal onderwerpen) al dan niet aangevuld met een voorbeeld hoe deze informatie er uit zal zien. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K1 Plan van aanpak implementatie van de applicatie, uw uitwerking. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten), Criterium: K2 Opgave van type bronnen en hoe deze bronnen worden beheerd. Beschrijving: De Inschrijver wordt gevraagd een opgave te doen van de bronnen die kunnen worden aangeboden. Daarnaast wordt de Inschrijver gevraagd te beschrijven hoe deze bronnen zullen worden beheerd. Om richting te geven kan bij dit criterium onder meer gedacht worden aan welke typen bronnen kunnen worden aangeboden (bijvoorbeeld parlementaire informatie, radio- en tv-fragmenten, websites, sociale media) en of deze direct of via een koppeling (met bijvoorbeeld een bibliotheeksysteem van het departement) plaatsvindt. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K2 Opgave van type bronnen en hoe deze bronnen worden beheerd) uw opgave. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten), Criterium: K3 Opgave van ontwikkelingen/ innovaties die de komende 2 jaar worden verwacht. Beschrijving: Inschrijver geeft een beeld van welke ontwikkelingen er de komende 2 jaar zijn te verwachten op het terrein van een verdere doorontwikkeling van de applicatie met betrekking tot verbetering van de dienstverlening ten aanzien van nieuwsattendering. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K3 Opgave van ontwikkelingen/ innovaties die de komende 2 jaar worden verwacht) uw beschrijving. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten), Criterium: K4 Extra gebruiksmogelijkheden beheerder(s). Beschrijving: Gevraagd wordt uit te werken of en hoe het mogelijk is voor de beheerder(s) bij de ministeries SZW en VWS om de uitvoering van de zoekvragen op bepaalde onderwerpen of thema's tijdelijk stop (tijdelijk op niet actief) te zetten. Daarnaast dient te worden aangegeven op welke wijze de beheerder(s) eigen content (eigen berichten plaatsen) kan (kunnen) toevoegen. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K4 Extra gebruiksmogelijkheden beheerder(s) uw beschrijving van het gevraagde. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten), Criterium: K5 Extra gebruiksmogelijkheden abonnee(s). Beschrijving: Inschrijver dient aan te geven welke additionele opties een abonnee (naast de eisen ZG 1 t/m 3) heeft om te zoeken op de nieuwssite (Rijksportaal). Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K5 Extra gebruiksmogelijkheden abonnee(s) uw beschrijving van uw opties. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten), Criterium: Prijs. Beschrijving: De Inschrijver dient een opgave van de gevraagde implementatiekosten en maandbedrag voor onderhoud en beheer van de portal te doen voor de verschillende aantallen abonnees middels de daartoe beschikbaar gestelde Excelsheet (Bijlage 7 — prijsopgaveformulier). Bij de opgave van de (éénmalige) implementatiekosten is onderscheid gemaakt in onder meer de volgende kostenposten, te weten: — Kosten voor conversie; — kosten voor het inrichten van de portal/website; — kosten voor opleidingen en instructies. Vereisten: In bijlage 7 moet voor het ministerie van SZW en het ministerie van VWS een apart prijzenblad ingevuld worden. Indien opgaven voor overeenkomstige kosten voor beide ministeries verschillen moet in een toelichting worden aangegeven waardoor deze verschillen worden veroorzaakt. Op de prijzenbladen dienen alle kosten te worden vermeld die met de gevraagde dienstverlening samenhangen. (Bijlage 7 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten) In de toelichting moeten de maandelijkse vaste kosten voor beheer van het systeem worden toegelicht alsmede alle eenmalige kosten. Eventuele kosten die gedurende de looptijd van de overeenkomst mogelijk worden gemaakt dienen in de toelichting te zijn vermeld. Op een apart blad van het Excel bestand wordt de totale TCO voor beide ministeries weergegeven. Dit bedrag vormt het uitgangspunt voor de score op het subgunningscriterium prijs. De wijze van beoordeling wordt in hoofdstuk 7 nader toegelicht. Voor de opgave van de tarieven dienen door de Inschrijver uitsluitend de geel gemaakte cellen ingevuld te worden

Technical requirements: Criterium: K1 Plan van aanpak ten aanzien van de implementatie van de applicatie. Beschrijving: U wordt gevraagd een plan van aanpak uit te werken. De beoordeling van het plan van aanpak vormt een belangrijk onderdeel van de totale beoordeling. De uitwerking van het plan van aanpak is bedoeld om een indruk te krijgen van de wijze waarop de Inschrijver de implementatie van de webapplicatie zal realiseren. Om richting te geven aan enkele onderwerpen die hierbij aan de orde kunnen komen of aandacht kunnen krijgen zijn: — Doorlooptijd; — conversie van gegevens (zoekprofielen, abonnees en koppelingen); — cursussen en instructies voor beheerders en abonnees; — welke managementinformatie kan worden aangeboden (w.o. aantal abonnees, aantal onderwerpen) al dan niet aangevuld met een voorbeeld hoe deze informatie er uit zal zien. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K1 Plan van aanpak implementatie van de applicatie, uw uitwerking. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten)
Criterium: K2 Opgave van type bronnen en hoe deze bronnen worden beheerd. Beschrijving: De Inschrijver wordt gevraagd een opgave te doen van de bronnen die kunnen worden aangeboden. Daarnaast wordt de Inschrijver gevraagd te beschrijven hoe deze bronnen zullen worden beheerd. Om richting te geven kan bij dit criterium onder meer gedacht worden aan welke typen bronnen kunnen worden aangeboden (bijvoorbeeld parlementaire informatie, radio- en tv-fragmenten, websites, sociale media) en of deze direct of via een koppeling (met bijvoorbeeld een bibliotheeksysteem van het departement) plaatsvindt. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K2 Opgave van type bronnen en hoe deze bronnen worden beheerd) uw opgave. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten)
Criterium: K3 Opgave van ontwikkelingen/ innovaties die de komende 2 jaar worden verwacht. Beschrijving: Inschrijver geeft een beeld van welke ontwikkelingen er de komende 2 jaar zijn te verwachten op het terrein van een verdere doorontwikkeling van de applicatie met betrekking tot verbetering van de dienstverlening ten aanzien van nieuwsattendering. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K3 Opgave van ontwikkelingen/ innovaties die de komende 2 jaar worden verwacht) uw beschrijving. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten)
Criterium: K4 Extra gebruiksmogelijkheden beheerder(s). Beschrijving: Gevraagd wordt uit te werken of en hoe het mogelijk is voor de beheerder(s) bij de ministeries SZW en VWS om de uitvoering van de zoekvragen op bepaalde onderwerpen of thema's tijdelijk stop (tijdelijk op niet actief) te zetten. Daarnaast dient te worden aangegeven op welke wijze de beheerder(s) eigen content (eigen berichten plaatsen) kan (kunnen) toevoegen. Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K4 Extra gebruiksmogelijkheden beheerder(s) uw beschrijving van het gevraagde. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten)
Criterium: K5 Extra gebruiksmogelijkheden abonnee(s). Beschrijving: Inschrijver dient aan te geven welke additionele opties een abonnee (naast de eisen ZG 1 t/m 3) heeft om te zoeken op de nieuwssite (Rijksportaal). Vereisten: Geef in bijlage 6 (in een separate sectie genaamd K5 Extra gebruiksmogelijkheden abonnee(s) uw beschrijving van uw opties. (Bijlage 6 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten)
Criterium: Prijs. Beschrijving: De Inschrijver dient een opgave van de gevraagde implementatiekosten en maandbedrag voor onderhoud en beheer van de portal te doen voor de verschillende aantallen abonnees middels de daartoe beschikbaar gestelde Excelsheet (Bijlage 7 — prijsopgaveformulier). Bij de opgave van de (éénmalige) implementatiekosten is onderscheid gemaakt in onder meer de volgende kostenposten, te weten: — Kosten voor conversie; — kosten voor het inrichten van de portal/website; — kosten voor opleidingen en instructies. Vereisten: In bijlage 7 moet voor het ministerie van SZW en het ministerie van VWS een apart prijzenblad ingevuld worden. Indien opgaven voor overeenkomstige kosten voor beide ministeries verschillen moet in een toelichting worden aangegeven waardoor deze verschillen worden veroorzaakt. Op de prijzenbladen dienen alle kosten te worden vermeld die met de gevraagde dienstverlening samenhangen. (Bijlage 7 is te vinden onder de map aanbestedingsdocumenten) In de toelichting moeten de maandelijkse vaste kosten voor beheer van het systeem worden toegelicht alsmede alle eenmalige kosten. Eventuele kosten die gedurende de looptijd van de overeenkomst mogelijk worden gemaakt dienen in de toelichting te zijn vermeld. Op een apart blad van het Excel bestand wordt de totale TCO voor beide ministeries weergegeven. Dit bedrag vormt het uitgangspunt voor de score op het subgunningscriterium prijs. De wijze van beoordeling wordt in hoofdstuk 7 nader toegelicht. Voor de opgave van de tarieven dienen door de Inschrijver uitsluitend de geel gemaakte cellen ingevuld te worden
De directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, verzorgt de facilitaire dienstverlening van en voor het kerndepartement. Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wordt de facilitaire dienstverlening verzorgd door de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
Onder de facilitaire dienstverlening valt ook het verzorgen van nieuwsvoorziening en nieuwsattendering voor medewerkers van het ministerie (hierna: abonnees) zodat deze informatie kan worden gebruikt bij het uitvoeren van haar taak en beleidsvorming. Het verzamelen en verspreiden van nieuwsitems is de verantwoordelijkheid van de afdeling Document- en Informatiemanagement (DIM) van de directie Bedrijfsvoering.
De afdeling DIM maakt bij de uitvoering van deze taak sinds jaren gebruik van Howards Home Nieuws (http://www.howardshome.com/producten/howardshome-nieuws/).
Met de verhuizing van het ministerie van SZW naar het hetzelfde pand waar ook het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is gehuisvest is de samenwerking tussen beide departementen op het gebied van Bedrijfsvoering geïntensiveerd. Door de intensievere samenwerking is geconcludeerd dat ook bij het ministerie van VWS eenzelfde invulling aan geautomatiseerde ondersteuning van dagelijkse nieuwsvoorziening en -attendering aanwezig was.
Aangezien dat het bedrag de met de verzorging van de dienstverlening over een periode van 4 jaar de EU drempelwaarde voor het verstrekken van opdrachten zal overschrijden, is besloten om een Europese aanbesteding te starten.
De opdracht heeft tot doel om een SAAS (Software As A Service) -oplossing te verwerven voor nieuwsvoorziening en -attendering ten aanzien van alle thema's die tot het taakveld van de organisatie behoren en met deze nieuwsinformatie de medewerkers en afnemers hierover te informeren.
— Het dagelijks verzamelen van alle relevante informatie uit beschikbare informatiebronnen zoals content uit dag-, weekbladen,
van websites via internet, instroom uit vakliteratuur en parlementaire informatie, van radio en tv uitzendingen, e.d. aan de
hand van vooraf gedefinieerde thema's of onderwerpen. Voor SZW betreft dit ca. 120 onderwerpen en voor VWS betreft dit

Eligibility requirements: Eis: Bijlage 4 Referentieverklaring. Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar. Bewijsstuk: Referenties. Toelichting op Bewijsstuk: Bijlage 4 is ingevuld, rechtsgeldig ondertekend en toegevoegd aan de Inschrijving. (Deze bijlage is te vinden onder het tabblad Documenten, onder de map Aanbestedingsdocumenten). Beschrijving: Als minimumeis geldt dat Inschrijver in de afgelopen 3 jaar vergelijkbare opdrachten heeft uitgevoerd met de in het Beschrijvend document geformuleerde competenties. Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar. Bewijsstuk: Referenties.
Eis: Bijlage 4 Referentieverklaring. Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar. Bewijsstuk: Referenties. Toelichting op Bewijsstuk: Bijlage 4 is ingevuld, rechtsgeldig ondertekend en toegevoegd aan de Inschrijving. (Deze bijlage is te vinden onder het tabblad Documenten, onder de map Aanbestedingsdocumenten).
Beschrijving: Als minimumeis geldt dat Inschrijver in de afgelopen 3 jaar vergelijkbare opdrachten heeft uitgevoerd met de in het Beschrijvend document geformuleerde competenties. Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar. Bewijsstuk: Referenties.