Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2017-01-24
Buyer: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en VWS
Country: NL
Region: NEDERLAND
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72313000: Data capture services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: De directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, verzorgt de facilitaire dienstverlening van en voor het kerndepartement. Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wordt de facilitaire dienstverlening verzorgd door de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.
Onder de facilitaire dienstverlening valt ook het verzorgen van nieuwsvoorziening en nieuwsattendering voor medewerkers van het ministerie (hierna: abonnees) zodat deze informatie kan worden gebruikt bij het uitvoeren van haar taak en beleidsvorming. Het verzamelen en verspreiden van nieuwsitems is de verantwoordelijkheid van de afdeling Document- en Informatiemanagement (DIM) van de directie Bedrijfsvoering.
De afdeling DIM maakt bij de uitvoering van deze taak sinds jaren gebruik van Howards Home Nieuws (http://www.howardshome.com/producten/howardshome-nieuws/).
Met de verhuizing van het ministerie van SZW naar het hetzelfde pand waar ook het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is gehuisvest is de samenwerking tussen beide departementen op het gebied van Bedrijfsvoering geïntensiveerd. Door de intensievere samenwerking is geconcludeerd dat ook bij het ministerie van VWS eenzelfde invulling aan geautomatiseerde ondersteuning van dagelijkse nieuwsvoorziening en -attendering aanwezig was.
Aangezien dat het bedrag de met de verzorging van de dienstverlening over een periode van 4 jaar de EU drempelwaarde voor het verstrekken van opdrachten zal overschrijden, is besloten om een Europese aanbesteding te starten.
De opdracht heeft tot doel om een SAAS (Software As A Service)-oplossing te verwerven voor nieuwsvoorziening en -attendering ten aanzien van alle thema's die tot het taakveld van de organisatie behoren en met deze nieuwsinformatie de medewerkers en afnemers hierover te informeren.
— het dagelijks verzamelen van alle relevante informatie uit beschikbare informatiebronnen zoals content uit dag-, weekbladen, van websites via internet, instroom uit vakliteratuur en parlementaire informatie, van radio en tv uitzendingen, e.d. aan de hand van vooraf gedefinieerde thema's of onderwerpen. Voor SZW betreft dit ca. 120 onderwerpen en voor VWS betreft dit ongeveer 50 onderwerpen waarop informatie moet worden verzameld (met mogelijkheid van uitbreiding);
— het selecteren, samenvatten en verrijken (voorzien van de onderwerpen als metadata) van de verzamelde nieuwsinformatie.
— het via e-mail en RSS feeds verzorgen van de nieuwsattenderingen op basis van een persoonlijk profiel gebaseerd op een selectie van onderwerpen.
— het opslaan en beheren van nieuwsitems en deze via meerdere intranetpagina's met zoekfunctionaliteit beschikbaar stellen aan de abonnees van SZW en VWS.
De dagelijks geselecteerde, samengevatte en verrijkte nieuwsinformatie dient gekoppeld en geïntegreerd te worden met Rijksportaal van SZW en VWS als ook met andere (bibliothecaire) zoeksystemen binnen die ministeries.
De beoogde SAAS-oplossing moet de mogelijkheid bieden dat een dagelijkse nieuwsbrief op basis van een persoonlijk profiel van een abonnee kan worden samengesteld. Beheerder moet standaard zoekprofielen kunnen definiëren en daar abonnees aan kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Daarnaast kunnen abonnees hun eigen persoonlijk zoekprofiel samenstellen en/of wijzigen.
Daarnaast moet het systeem van bestaande artikelen samenvattingen kunnen genereren en de mogelijkheid bieden om deze samenvattingen te kunnen bewerken. Ook kunnen door beheerders eigen artikelen worden toegevoegd.
Verder moet het systeem of portal managementinformatiegegevens kunnen genereren met betrekking tot bijvoorbeeld inzicht in klikgedrag van abonnees, populariteit van artikelen en dergelijke.
De dagelijks gefilterde nieuwsvoorziening voor de beide departementen geldt voor de volgende aantallen abonnees:


Winner: Knowledge Exchange BV
Award value: 1
Number of bids: 3