Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-08-25
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48100000
Estimated value: 8600320.36 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die BVG benötigt im Rahmen der verstärkten Nutzung des IT Service Managements für das ITSM Modul von ServiceNow zum einen weitere Lizenzen. Zum anderen sollen die bestehenden Lizenzen und Module weitergenutzt werden.
Ein Wechsel zu einem neuen Produkt würde zum Totalverlust der bereits implementierten Workflows und Arbeitsprozesse führen – alle diese Prozesse müssen erst auf einer neuen Plattform neu implementiert werden. Das bisher aufgebaute komplexe Know-How bei den seit 2019 für die Plattform ServiceNow eingesetzten Entwicklern würde verloren gehen. Dies muss für ein neues Produkt komplett neu aufgebaut werden.
Ein Produktwechsel würde zwangsläufig zu Kompatibilitätsproblemen führen. Der Wechsel auf ein neues Produkt birgt zudem die Gefahr gravierender Störungen des laufenden IT-Betriebs der BVG. Dies ist unter allen Umständen zu vermeiden.
Eine Neu-Implementierung mit einem Nachbau aller Workflows und Arbeitsprozesse würde nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten und Zeitaufwand zu realisieren sein, da alle Arbeitsprozesse, die seit 2019 erstellt wurden, neu aufzusetzen wären.
Darüberhinaus müssen sämtliche Schnittstellen zu allen angeschlossenen Systemen ebenfalls neu implementiert und an die bestehenden Arbeitsprozesse angepasst werden.
Kein anderer Anbieter kann die bestehenden Workflows und Arbeitsprozesse weiter betreiben. Bei einem Anbieterwechsel würden diese Workflows und Arbeitsprozesse unbrauchbar werden - Schnittstellen wären nicht weiter nutzbar.
Die ServiceNow-Lizenzen können ausschließlich direkt über den Hersteller "ServiceNow" wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums, beschafft werden. Zudem besteht keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung und der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter.
Die bestehende Workflows und Arbeitsprozesse können ausschließlich durch die Lizenzen bei der Operational Services GmbH (OS) weitergenutzt werden. Nur so kann ein sicherer und störungsfreier Betrieb gewährleistet werden während des Ausbaus des Systems.
Nach der bisher ergangenen Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII-Verg 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 1.8.2012 - VII - Verg 10/12, SatWaS/ MoWaS u. Beschluss vom 27.6.2012 - VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) sind vorliegend die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers eingehalten, da
- vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,
An den vorstehenden Grundsätzen gemessen, liegen objektiv schwerwiegende personelle, wirtschaftliche und technische Gründe vor, zukünftig nur ServiceNow-Lizenzen und kein anderes Produkt zu nutzen. Allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und hohem Umstellungsaufwand, die bei einem "massiven Übergang" auf eine alternative Enterprise Service Management Software erheblich wahrscheinlicher auftreten würden als bei einer Beibehaltung der ServiceNow-Plattform und damit einhergehend die unterbrechungsfreie Weiternutzung aller bisher generierten Arbeitsprozesse und Workflows unter Beibehaltung der Basisinfrastruktur, rechtfertigten diese Entscheidung. Insbesondere mit Blick auf die zwingende Notwendigkeit eines jederzeit störungsfreien Betriebs der Service-Plattform im laufenden Betrieb sind jedwede Risikopotentiale ausschließen und der sicherste Weg zu wählen, um jederzeit den sicheren und unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Die Beschaffungsentscheidung ist infolgedessen willkürfrei aufgrund sachlich gerechtfertigter und auftragsbezogener Gründe getroffen worden. Andere Wirtschaftsteilnehmer sind dadurch nicht diskriminiert worden.
Ein Softwarewechsel führt dazu, dass die komplette Softwareinfrastruktur ausgetauscht bzw. die vorhandenen Workflows und Arbeitsprozesse mit hohem Aufwand migriert und an eine neue Softwareinfrastruktur angepasst werden müssten. Außerdem müsste sowohl die Datenbasis als auch alle vorhandenen Schnittstellen auf die neue Plattform migriert werden.
Desweiteren ist eine Beibehaltung und Weiternutzung der ServiceNow-Lizenzen nur mit einem geringen - die zukünftige Nutzung von neuer alternativer Software dagegen mit einem erheblichen - auch finanziell belastenden - Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umstellungsmehraufwand verbunden. Bei einer Nutzung einer Alternativsoftware anstelle der ServiceNow-Plattform würde weiterer Administrationsmehraufwand entstehen, da sowohl die bisher genutzte Service-Plattform als auch die Alternativsoftware über einen längeren Zeitraum - nämlich bis zur vollen Einsatzfähigkeit aller Komponenten der Alternativsoftware - parallel betrieben werden müssten, um einen ungestörten Betrieb zu gewährleisten.
Bei Weiter-Nutzung von ServiceNow würde keine Nowendigkeit eines Parallelbetriebs zweier Systeme entstehen. Im Gegensatz zu einem Parallelbetrieb ergeben sich erhebliche finanzielle Vorteile bei einer zukünftigen alleinigen Weiternutzung von ServiceNow-Lizenzen: Während des möglicherweise mehrjährigen Parallelbetriebs von ServiceNow und der neuen Alternativ-Software muss keine zusätzliche Vergütung für eine neue Alternativ-Software bezahlt werden. Während des vollständigen Parallelbetriebs der bisher genutzten Software und einer neuen Alternativsoftware müssten dagegen sowohl Zahlungen für ServiceNow als auch an den neuen Softwarebetreiber geleistet werden und das Budget über lange Zeit empfindlich belasten.
Am 08.06.2022 wurde durch den Bereich VI eine Marktrecherche im Internet durchgeführt für Anbieter, die ServiceNow-Lizenzen inkl. Hosting und Wartung und Support in Deutschland selbst hosten/betreiben und den Betrieb aus Deutschland sicherstellen sowie das volle Customizing der ServiceNow Module ermöglichen.


Winner: T-Systems International GmbH, Berlin
Award value: 8600320.36