Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-07
Buyer: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72212517 | 72212781
Estimated value: 420000 EUR
Submission deadline: 2025-12-09
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Exportkontrollreferate des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) nutzen für die Bearbeitung von Anträgen in Ihrer Zuständigkeit eine interne Fachanwendung namens POEM („Prozessoptimierter Exportkontrollmanager“). POEM ist ein individuelles, derzeit weiterzuentwickelndes softwarebasiertes Dokumentenmanagementsystem, das aktuell von einem Microsoft-SharePoint basierten in ein webbasiertes System überführt wird („Umstrukturierung“). Die programmierte Webanwendung enthält auch einen Workflow-Engine, mit dem die benötigten Workflows umgesetzt werden.
Für die Weiterentwicklung und Wartung der internen webbasierten Fachanwendung POEM beabsichtigt das BMWE einen EVB-IT-Erstellungsvertrag betreffend
1. die Migration von Alt-Daten aus der SharePoint basierten zur webbasierten Anwendung und weiterer erforderlicher Maßnahmen im Rahmen der Umstrukturierung,
2. die Implementierung von zwei Schnittstellen zwischen 
(a) dem elektronischem Antragsportal (Bundesportal) und POEM und
(b) POEM und der internen Fachanwendung des BAFA, um diverse Datenkränze zu übermitteln,
3. die Weiterentwicklung und bedarfsabhängige Behebung von Betriebsstörungen sowie zur Umsetzung von anlassbezogenen Wartungserfordernissen      
abzuschließen. 
Der EVB-IT-Erstellungsvertrag hat eine Grundlaufzeit vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2028 und umfasst die Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils bis zu einem Jahr (optionale Verlängerung).
Sitz des BMWE in Berlin sowie Sitz des Auftragnehmers
Sofern eine Pflicht zur Eintragung in einem der in Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU (Seite 160) über die öffentliche Auftragsvergabe genannten Register besteht, ein Auszug der Eintragung in Textform, der nicht älter als sechs Monate zum Ende der Angebotsfrist ist. Für Bieter aus Deutschland sind die betreffenden Register das Handelsregister, die Handwerksrolle, das Vereinsregister, das Partnerschaftsregister oder die Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.1
Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer jährlichen Mindesthaftung von 1.000.000 Euro.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.2
Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung von mind. 350.000 Euro (netto), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.3

Eligibility requirements: Sofern eine Pflicht zur Eintragung in einem der in Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU (Seite 160) über die öffentliche Auftragsvergabe genannten Register besteht, ein Auszug der Eintragung in Textform, der nicht älter als sechs Monate zum Ende der Angebotsfrist ist. Für Bieter aus Deutschland sind die betreffenden Register das Handelsregister, die Handwerksrolle, das Vereinsregister, das Partnerschaftsregister oder die Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.1
Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer jährlichen Mindesthaftung von 1.000.000 Euro.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.2
Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung von mind. 350.000 Euro (netto), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.3
Mindestens 10 fest angestellte Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente; Teilzeitstellen bzw. geringfügig Beschäftigte können summiert werden), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei Jahre.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.4
Selbstverpflichtung des betreffenden Unterauftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber, bei einer Auftragserteilung die betreffenden Leistungen zu erbringen.
Beleg: Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Vordruck)
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.8
Gefordert werden Erfahrung und Fachkunde in den folgenden Bereichen:
1.	Entwicklung von Microsoft SharePoint und/oder Entwicklung von webbasierten Fachanwendungen mit Datenbankanbindung 
2.	Migration von Vorgangsdaten/-dokumenten in unterschiedliche Systeme 
3.	Programmieren von Plattformdaten sowie die Herstellung von Kompatibilität verschiedener Systeme (Schnittstellenfunktionen)
4.	Verfahrensabläufe (insb. im Bereich der Genehmigungs- und Gebührenvorgänge mit dazugehörigem Dokumentenmanagement) 
5.	Auswertung von Genehmigungs- und Vorgangsdaten zu statistischen Zwecken 
Es muss jeweils für jeden der oben genannten Bereiche mindestens eine Referenz vorgelegt werden. Weiteres entnehmen Sie bitte der Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.5.
Gültige Zertifizierung oder mindestens gleichwertige Bescheinigung einer akkreditierten Stelle.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.6
Nichtvorliegen von Interessenkollisionen: 
Der Bieter hat keine Interessen, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Sofern der Bieter mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehende Interessen hat, muss substantiiert und glaubhaft dargelegt werden, dass die konkrete Interessenkollision die Auftragsausführung aufgrund struktureller, personeller und/ oder organisatorischer Vorkehrungen nicht nachteilig beeinflussen wird.
Siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.3.7
Eigenerklärung über die Bereitschaft, dass mindestens zwei der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG (sog. Ü2-vpS) unterzogen haben oder bereit sind, eine solche Überprüfung spätestens mit Zuschlagserteilung durchführen zu lassen (siehe Ziff. 3.5.1 der Verfahrensbeschreibung
siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.5.1
Eigenerklärung über die Nicht-Betroffenheit durch die Russland-Sanktionen:
Bieter dürfen nicht von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 betroffen sein.
siehe Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.6

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