Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-03-14
Buyer: La Poste
Country: FR
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72212900: Miscellaneous software programming services
Estimated value: 4500000 EUR
Submission deadline: 2024-04-08

Technical requirements: La consultation vise à fournir une solution de gestion de remboursement des frais professionnels en mode Software As a Service et de prestations associées pour les besoins des Directions Ressources Humaines et Financières, afin de couvrir les domaines fonctionnels suivants :

• Paramétrage de la Politique de remboursement de frais
• Création et suivi des notes de frais sur Web et Smartphone par les collaborateurs
• Automatisme de saisie (OCR) et contrôles des frais à la saisie
• Processus de validation par la ligne managériale et par les comptables
• Fonctionnalités évoluées de contrôles et d’alertes
• Proposer un système de reporting intégré pour les utilisateurs/managers
• Exporter toutes les données
• Interfaçages avec les systèmes de la Poste (comptable, SIRH, Banque, Datalake/house, Voyages)
• Assurer le support de premier niveau aux utilisateurs

Il est attendu de la solution :
- Qu'elle apporte le service attendu (logiciel et infrastructure) en mode SaaS
- Qu'elle réponde à des exigences de sécurité
- Qu'elle réponde à des exigences d'interopérabilité avec les SI existants de La Poste
- Qu'elle réponde aux exigences fonctionnelles de La Poste
- Qu'elle soit en langue française et ce sur tous les modules

Il est attendu en outre du candidat qu'il accompagne La Poste dans les travaux suivants :
- De gestion de projet, de mise en œuvre, de conception générale et détaillée technique et fonctionnelle, de déploiement de la solution
- De paramétrage, de développement et d'intégration 
- De recette et de mise en production
- Des prestations de réversibilité
- Des prestations de conduite du changement notamment la formation des administrateurs fonctionnels, techniques et superviseurs.
- De paramétrage de la solution
- Le support aux utilisateurs et à l’administrateur

La solution devra couvrir les volumétries approximatives de populations suivantes :
• 200 000 utilisateurs potentiels, environ 17000 unique chaque mois pour 33000 notes de frais

Les prestations pourront être étendues aux filiales du Groupe La Poste.

Le périmètre de la consultation est constitué des domaines fermes & optionnels.
Les candidats devront impérativement répondre sur l'ensemble des domaines concernés.

Les échanges écrits et oraux du projet seront réalisés exclusivement en français.

La solution devra se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

L'hébergement des données devra impérativement être localisé au sein de l'Union européenne (UE), d'un pays de l'Espace économique européen (EEE), d'un pays reconnu comme adéquat par l'Union européenne.

Il est rappelé qu’en sa qualité d’établissement bancaire, La Banque Postale est soumise à des exigences de sécurité et de confidentialité renforcées, résultant d’obligations règlementaires (notamment l’arrêté du 3 novembre 2014 dans sa rédaction applicable au 13 janvier 2018, et des orientations EBA/GL/2019/02 de l’Autorité bancaire européenne relatives à l’externalisation applicables au 30 septembre 2019), auxquelles le candidat devra se soumettre.

La solution devra être conforme aux obligations d'accessibilité numérique, et de conception responsable des services numériques.

La solution devra également respecter la PSSI de La Poste.
Le candidat remettra, sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/), les documents indiqués ci-dessous : 
1/ son numéro unique d'identification 
2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés 
3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en-tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionné à l'article L.2141-1 et au 1° et 3° de l'article L.2141-4 du Code de la commande publique 
4/ les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l'article L.2141-2 du Code de la commande publique, c'est-à-dire : 
     - une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF prouvant qu'il est à jour de ses cotisations et contributions sociales et attestant de la régularité de sa situation au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés. 
     - une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu) 
5/ le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221-2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l'article D. 8254-2 du Code du travail, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les candidats établis à l'étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222-7 et D 8254-3 du code du travail. 
6/ le cas échéant, les pièces prévues à l'article R.1263-12 du Code du Travail en cas de détachement de salariés.
Le candidat fournira les liasses fiscales (bilans, comptes de résultats et annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus et les rapports de gestion) des 2 derniers exercices clos fiscaux à joindre, ou de tous documents équivalents ainsi que des éléments fournis par le candidat dans le questionnaire d'informations.

Si le candidat se présente en groupement, chacun des membres du groupement fournira les documents demandés.

En cas de création récente, le candidat pourra fournir tout autre justificatif de nature à démontrer sa capacité économique et financière.
Le candidat devra fournir 3 références réalisées au cours des trois dernières années pour lesquels il a réalisé des prestations similaires en termes de périmètre fonctionnel, de complexité d'organisation et de nombre d’utilisateurs (solution et prestations associées).

Il précisera pour chacune des références clients présentées:
- le nom du client,
- la direction cliente au sein de la société,
- le nom, la fonction, et les coordonnées d'un contact chez le client,
- le lieu, l'année et la durée de réalisation du projet,
- le montant du contrat (en EUR HT),
- une description succincte du projet (contexte, objectifs, populations concernées, méthodologie mise en œuvre, etc.),
- le nombre d'utilisateurs,
- les interfaces avec les SI existants (connecteurs, logiciels,....),

Le candidat fournira pour chaque référence une attestation délivrée par le client (nom, qualité, coordonnées). A défaut, il fournit une attestation sur l'honneur mentionnant ces mêmes informations, La Poste se réservant le droit d'en vérifier la réalité auprès du client.

Parmi les références présentées, une seule pourra être du Groupe La Poste et de ses filiales.
Le candidat indiquera, pour les trois dernières années :
- les effectifs moyens annuels dont il dispose (en précisant s'il en dispose directement ou indirectement) dans les domaines de compétence spécifiques au présent marché,
- les compétences en termes de nombre d'experts/consultants, de profils et de niveau d'expérience (junior, confirmé, senior) dont il dispose (en précisant s'il en dispose directement ou indirectement) dans les domaines d'activité sollicités par l'objet du besoin.
Le candidat précisera pour ces mêmes experts/consultants le nombre de certifiés ainsi que leurs niveaux de certification sur une méthodologie de gestion de projet (méthodologies agiles ou équivalentes) par des organismes indépendant.
Le candidats fournira les certificats de qualification professionnelle ou tout moyen de preuve équivalent ou toute autre qualification professionnelle qu'il estime pertinente pour réaliser les prestations relatives au présent marché en décrivant la teneur de cette qualification.

Eligibility requirements: other