Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-10-04
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services
Estimated value: 784000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Es handelt sich um qualifizierte Projektkoordinierungsdienstleistungen für die Projektleitungen der BGW selbst und der Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) zur Einführung eines neuen Formularmanagementsystems. Weitere Berufsgenossenschaften und die BG Phoenics GmbH sind abrufberechtigt. Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer berät und begleitet die Projektleitungen der BGW und VBG im Rahmen der bereits laufenden Projekteinführung des neuen Formularmanagement- und Output-Systems Inspire der Firma quadient Germany GmbH. Das Vorgehen ist jeweils fachbereichsbezogen, d. h. einzelne Fachbereiche werden nacheinander auf das neue Formularmanagementsystem (FMS) umgestellt. Dabei verstehen wir unter einem FMS sowohl das Output-Management als auch die prozessgesteuerte Erstellung der unterschiedlichen Dokumente.
Die gemeinsame Projektkoordination soll durch 2 qualifizierte Personen eines Beratungsunternehmens erfolgen. Eine vollumfängliche gegenseitige Vertretung in beiden Häusern wird durch diese Personen gewährleistet. Über die gesamte Vertragslaufzeit stehen die Personen als Projektkoordinatoren zeitlich und örtlich flexibel zur Verfügung. Ggf. kann weiteres Personal zur Unterstützung der Projektkoordination, z. B. der Vor- und Nachbereitung von Workshops oder Protokollarbeiten, eingesetzt werden.
Die/Der Auftragnehmende erbringt ganzheitliche Fachberatungsleistungen zu Themen der Projektumsetzung, des Projektvorgehens und der Einbindung der Fachbereiche. Die Projektkoordination muss in der Lage sein, die Ergebnisse der verschiedenen Projekte zu verbinden.
Die/Der Auftragnehmende unterstützt die Projektleitungen in der Durchführung von Projektplanungen, Fortführung und Aufbereitung des Projekt-Controllings sowie durch die Vorbereitung, Moderation und transparente Dokumentation von Workshops.
Die umzusetzenden Prozesse und Formulare müssen durch die Projektkoordination auf ihre Qualität bezüglich der Umsetzungsmöglichkeiten des Produktes Inspire überprüft werden und ggf. Optimierungsvorschläge erarbeitet werden.
Projektergebnisse sind in Form von Präsentationen und Ergebnisdokumenten für Entscheidungsgremien vorzubereiten. Der Einsatz von zielgruppenspezifischen Präsentationstechniken wird erwünscht.
Die/Der Auftragnehmende muss die Einheitlichkeit der Systeme stets zum Ziel haben und entsprechende Empfehlungen in den beiden Häusern geben und bildet daher die Klammer beider Teilprojekte. Daher ist eine durchgängige Projektkoordination in beiden Häusern unabdingbar.
g) Priorisierung der einzelnen Arbeitspakete und Aufgaben in Abstimmung mit der hauseigenen Projektleitung;
c) Optimierungsmöglichkeiten durch das Formularmanagement- und Output-System Inspire der Firma quadientGermany GmbH aufzeigen, Empfehlungen aussprechen und diskutieren;
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Es gelten u. a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert,dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft,berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: brainsphere informationworks GmbH
Award value: 784000
Number of bids: 1