Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2019-11-07
Buyer: Moderniseringsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen for statslige institutioner og selvejende statslige institutioner
Moderniseringsstyrelsen indgik en kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning (også benævnt IFS) til understøttelse af indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen for statslige myndigheder og selvejende statslige institutioner. Løsningen erstattede Moderniseringsstyrelsens daværende IndFak-løsning. Løsningen skulle indgå som en del af Moderniseringsstyrelsens system-portefølje på økonomiområdet.
Moderniseringsstyrelsen ønskede tilrådighedstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet. Løsningen skulle kunne understøtte anvendelsen af fællesstatslige indkøbsaftaler, brug af elektroniske varekataloger, elektronisk håndtering af indkøbsordrer og fakturaer samt understøtte en effektiv organisering af forretningsgangene på området i henhold til Moderniseringsstyrelsens best practice for digitale indkøb.
Klager over udbud og beslutninger, der er omfattet af Kapitel II og III i udbudsloven, som ikke angår spørgsmål om en ansøgers manglende prækvalifikation, skal i henhold til § 7, stk. 2 i Lov om Klagenævnet for Udbud indgives til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af en underretning til de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere og tilbudsgivere om, at ordregiver har indgået en rammeaftale, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning om at videreføre kontrakten, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage er indgivet til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 6, stk. 4. Hvis klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klager endvidere anføre, om der er begæret opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1.
Denne bekendtgørelse udgør en ændring i offentliggørelsestidspunktet til bekendtgørelse EUT-nr.: 2019/S 189-460649, der fejlagtigt blev offentliggjort for tidligt.
Ændringen af kontrakten omfatter fortsat en ændring af statens indkøbs- og fakturahåndteringssystem (IFS-systemet), IndFak2.dk og test.IndFak2, ved udvikling af en funktion til automatisering forkontering. Forkontering er en delproces i fakturabehandlingen, hvor en økonomimedarbejder manuelt påfører forslag til kontering og kategorisering af fakturalinjer. Ændringen består i udviklingen af en funktion, der kan automatisere denne proces. Funktionen baserer sig på udvikling af en forkonteringsmotor (algoritme) lavet ved maskine-læring/kunstig intelligens. Forkonteringsmotoren skal automatisk kunne påføre forkonteringer for finanskontering og samtlige dimensioner i konteringsstrengen på fakturalinjeniveau samt kategoriserer indkøbene efter statens indkøbskategorier. Funktionen skal være en integreret del af IFS-systemet og være kompatibel med de øvrige funktioner, der indgår i fakturahåndteringsprocessen. Foruden forkonteringsmotoren skal funktionen berige fakturaen med informationer fra CVR-registret og Nemhandelsregistret.
I leverandørorganisationen til IFS-systemet er Miracle hovedleverandør og leverer via Miracle 42 drift og housing af systemet. Underleverandørerne Tricom og Ibistic Services leverer de systemer, der skaber IFS-systemets funktionalitet. TriCom vil i denne konstellation være leverandør af funktionen.
Det er oplyst, at funktionaliteten ikke kan leveres som en ”stand alone” løsning separat fra IFS-systemet, hvorfor denne skal integreres med systemet. Det er derfor nødvendigt, at algoritmen bliver installeret i fakturabehandlingssystemet. Det vurderes, at dette vil indebære et betydeligt effektiviseringspotentiale for brugerne. Anvendelsen af AI-løsninger var ikke udbredt på tidspunktet for forberedelsen af udbuddet af IndFak2 i 2013, og tilsvarende funktionalitet baseret på AI var ikke kendt på daværende tidspunkt. Moderniseringsstyrelsen gennemførte en grundig business case, der dannede grundlag for dette udbud. Moderniseringsstyrelsen har vurderet, at det ikke var muligt at tage højde for den teknologiske udvikling af sådanne funktionaliteter i kontraktgrundlaget på udbudstidspunktet, og at disse derfor var uforudseelige. Samlet set er det vurderet, at betingelserne i udbudslovens § 183 er opfyldt, hvorfor der ikke er tale om en ændring af et grundlæggende element i kontrakten.


Winner: Miracle A/S