Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-07-11
Buyer: Land Berlin vertreten durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2017-08-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Projektsteuerer für die Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) in den Behörden des Landes Berlin.
Der mit diesem Vergabeverfahren gesuchte Projektsteuerer betreut im Rahmen des Projektes „IKT-Basisdienst E-Akte“ den gesamten Prozess der Vorbereitungs-, Ausschreibungs- und Beschaffungs-, Rollout- und Durchführungsphase im Rahmen der Einführung der E-Akte im Land Berlin.
Eine zentrale Festlegung des E-Government-Gesetz Berlin – EGovG Bln ist die Einführung der elektronischen Aktenführung in den Behörden des Landes Berlin bis zum 1.1.2023.
Mit der Verabschiedung des Gesetzes zur Förderung des E-Government (E-Government-Gesetz Berlin – EGovG Bln) vom 30.5.2016 wurde die Grundlage für den konsequenten Ausbau von E-Government-Strukturen des Landes Berlin geschaffen. Damit wird unter anderem das Ziel verfolgt, Verwaltungsprozesse transparent, wirtschaftlich, bürgerfreundlich und benutzerfreundlich zu gestalten. Eine der zentralen Festlegungen des EGovG Bln ist die Einführung der elektronischen Aktenführung in den Behörden des Landes Berlin bis zum 1.1.2023. Zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben wurde im Rahmen der IKT-Architektur für das Land Berlin festgelegt, dass die E-Akte künftig allen Behörden vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) als IKT-Basisdienst zur Verfügung gestellt wird. Bis zum 01.01.2023 müssen ca. 60.000 – 70.000 Arbeitsplätze in der Berliner Verwaltung mit dem IKT-Basisdienst E-Akte ausgestattet werden. Die genaue Anzahl der auszustattenden Arbeitsplätze wird im laufenden Projekt ermittelt.
Um dieses Ziel zu erreichen, sucht das Land Berlin einen qualifizierten externen Projektsteuerer, der die einzelnen Phasen zur Einführung der E-Akte in Berlin nach den Maßgaben des EGovG Bln verantwortlich plant und durchführt. Dies umfasst die folgenden drei Phasen:
— In Phase 1 trifft der Projektsteuerer die konzeptionellen Vorbereitungen einschließlich der Dokumentation der grundsätzlichen Entscheidungen zum IKT-Basisdienst E-Akte. Darüber hinaus erstellt er die für das Vergabeverfahren zur Beauftragung des Realisierungsdienstleisters einschließlich der Beschaffung der E-Akte-Software notwendigen Dokumente.
— In Phase 2 übernimmt der Projektsteuerer die Durchführung des Vergabeverfahrens sowie die erforderlichen organisatorischen Vorprojekte in den Behörden, die im Rahmen des Projekts mit der E-Akte ausgestattet werden.
— In Phase 3 übernimmt der Projektsteuerer zum einen die Durchführungsverantwortung für den technischen Aufbau des IKT-Basisdienstes E-Akte sowie den organisatorisch/technischen Rollout in den einzelnen Behörden. Zum anderen erbringt der Projektsteuerer diverse ergänzende Mitwirkungsleistungen in Bezug auf den Rollout. Außerdem wirkt er bei der pilothaften Migration ausgewählter einzelner E-Akten-Systeme auf den IKT-Basisdienst E-Akte mit.
Vorgesehen ist eine stufenweise Beauftragung der einzelnen Phasen. Ein Anspruch auf Beauftragung der jeweils nächsten Phase besteht nicht.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen ggf. die vertraglichen Grundlagen einschließlich Vertragstyp und Vergütungsmodell zu ändern.
Die Auswahl unter den Teilnahmeanträgen, welche die formalen Anforderungen – insbesondere auch die geforderten Mindestanforderungen – erfüllen, wird anhand der durch den Bewerber nachgewiesenen Referenzen gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) durchgeführt. Der Auftraggeber wird die eingereichten Referenzen in der Reihenfolge der vom Bewerber in dem Formblatt Referenzen vorgenommenen Nummerierung bewerten. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der folgenden Kriterien: (1) Für jede über die eine als Mindestanforderung geforderte Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) hinausgehende weitere nachgewiesene Referenz bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber vier Punkte. (2) Für jede nachgewiesene Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) bezüglich Einführung E-Akte bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber drei Punkte. (3) Für jede nachgewiesene Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit einem Auftragswert (nur Dienstleistungsanteil) über EUR 1 Mio. (netto) bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber einen Punkt. (4) Für jede nachgewiesene Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit einem Auftragswert (nur Dienstleistungsanteil) über EUR 2 Mio. (netto) bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber zwei Punkte. (5) Für jede nachgewiesene Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit einem Auftragswert (nur Dienstleistungsanteil) über EUR 3 Mio. (netto) bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber drei Punkte. (6) Für jede nachgewiesene Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit einem Auftragswert (nur Dienstleistungsanteil) über EUR 4 Mio. (netto) bis einschließlich zur fünften Referenz erhält der Bewerber vier Punkte. Bezüglich der Kriterien (3) bis (6) werden nur die fünf nachgewiesenen Referenzen über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit den höchsten Auftragswerten (nur Dienstleistungsanteil) gewertet und bezüglich jeder dieser Referenzen wird nur der höchste bei den Kriterien (3) bis (6) erreichte Punktwert gewertet. Insgesamt können max. 51 Punkte erzielt werden. Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl, entscheidet die Referenz über vergleichbare Leistungen des Bewerbers gemäß Ziff. III.1.3) Nr. (3) mit dem höchsten Auftragswert (nur Dienstleistungsanteil).
2. Übernahme der Durchführungsverantwortung für die Migration weiterer bestehender E-Aktensysteme einzelner Behörden durch den Projektsteuerer über die Aufgaben in Phase 3 hinaus.
Der Bewerber hat je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, entweder einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats einzureichen (zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2 möglichst nicht älter als 6 Monate – Kopie ausreichend) oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Nachweise sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen.
(1) Kennblatt des Unternehmens (auf eigener Unterlage) mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, E-Mail, der Ust.-ID-Nr.
(2) Prägnante Darstellung (auf eigener Unterlage) des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit mit anderen Unternehmen. (max. 1 DIN A4-Seite).

Eligibility requirements: Der Bewerber hat je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, entweder einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats einzureichen (zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2 möglichst nicht älter als 6 Monate – Kopie ausreichend) oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Nachweise sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen.