Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-15
Buyer: LRA-ITB
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72246000 | 72253000: Helpdesk and support services | 72260000: Software-related services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 28500000 EUR
Submission deadline: 2025-01-21
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Angaben, dass nachweislich keine Ausschlussgründe gem. § 21 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 98c Aufenthaltsgesetz, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorliegen (§ 124 (2) GWB). Ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gem. § 125 GWB.
Angaben, dass nachweislich keine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen.
Angaben, dass nachweislich keine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen. Ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gem. § 125 GWB.
Angabe, dass nachweislich keine  Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen. Ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gem. § 125 GWB.
Angaben, dass nachweislich keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen. Ggf. Nachweise hinsichtlich einer durchgeführten Selbstreinigung gem. § 125 GWB.

Eligibility requirements: Die Bewerber haben ihre HRA/HRB-Nummer anzugeben, zu erklären, ob sie ein KMU sind, ob ihr Unternehmen börsennotiert ist und welche Staatsangehörigkeit der Eigentümer des Unternehmens hat.  Zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung hat der Bewerber oder das jeweilige Mitglied einer Bewerbergemeinschaft als Nachweis die Dokumente Erklärung gem. §§ 1, 29 HGB, Vertraulichkeitserklärung, Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen gem. § 48 Abs. 2 VgV, § 123 GWB, Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 48 Abs. 2 VgV, § 124 Abs. 1 GWB sowie die Erklärung über das Nichtvorliegen von schweren Verfehlungen vorzulegen. Die Erklärungen sind als Anlagen dem Dokument T.1_Los1/Los2_LRA-ITB_Teilnahmeantrag beigefügt. Geeignete Bewerber sind zudem aufgefordert, mit dem Teilnahmeantrag eine die Eigenerklärung zu russischen Unternehmen (T.3_LRA-ITB_Eigenerklärung russische Unternehmen) einzureichen.   Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen.
Der Durchschnittsjahresumsatz des Unternehmens, das mit der Leistungserbringung betraut sein wird, musste mindestens 3.500.000 EUR netto (Los 1) bzw. 2.800.000 EUR netto (Los 2) in den Jahren 2021, 2022 und 2023 betragen (Mindestanforderung/Ausschlusskriterium).
Das Kriterium "technische und berufliche Leistungsfähigkeit" setzt sich für Los 1 zusammen aus 1. Los 1: Referenzen - Berücksichtigungsfähigkeit; 2. Los1: Referenzen - Bewertung der berücksichtigungsfähigen Referenzen und 3. Los1/Los2: Zertifizierungen/Partnerschaften.  Es sind mindestens drei oder mehr Referenzprojekte von unterschiedlichen Auftraggebern einzureichen. Mindestens eine der drei Projektreferenzen stammt aus dem öffentlichen Bereich. Zum Nachweis der Referenzprojekte ist das Formular T.2_Los1_LRA-ITB_Referenzbogen zu verwenden. Berücksichtigungsfähig sind ausschließlich Referenzprojekte, die die folgenden Anforderungen kumulativ erfüllen: a. Das Referenzprojekt endete nach dem 31.12.2020 oder dauert noch an. b. Gegenstand des Referenzprojektes war/ist der Betrieb einer IT-Umgebung insbesondere mit den nachfolgenden Leistungsteilen (kumulativ): - Betrieb und Betreuung von PC-/mobilen Arbeitsplätzen, inklusive der Peripherie zur Eingabe, Ausgabe, Datenspeicherung und Netzwerkanbindung (wie z.B. Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Docking Stationen, Port Replikatoren, Speichermedien, Webcams etc.) inkl. Softwarepaketierung und -verteilung. - Service Desk - Betrieb der Server Hardware und Applikationen (bspw. Datenbanken (wie z.B. SQL Server oder MariaDB), E-Mail (wie bspw. Exchange), virtuelle Desktoplösungen (wie bspw. Citrix), Virtualisierungsumgebungen (z.B. VMware), Dokumenten-managementsystem (z.B. Enaio)) - Betrieb der aktiven/passiven LAN-Komponenten sowie netzwerknaher Komponenten (z.B. Firewall, Active Directory, DNS, DHCP, etc.). c. Die Produktivphase des Referenzprojektes hat/hatte eine Gesamtlaufzeit von mindestens 24 Monaten. d. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden/werden mehr als 2.700 Anwender (Clients) und 3.500 Endgeräte (Notebooks, Drucker&Plotter, Scanner und mobile Endgeräte) unmittelbar beim Auftraggeber (angestellte Mitarbeitende in direkter Betreuung im Referenzprojekt) betreut.  Referenzprojekte, die nicht kumulativ die vorstehend unter a) bis d) genannten Anforderungen erfüllen, sind nicht berücksichtigungsfähig und gehen daher nicht in die nachfolgend dargestellte Wertung ein.  Ein Bewerber, der nicht mindestens drei berücksichtigungsfähige Referenzprojekte nachweisen kann, wird vom Verfahren ausgeschlossen (Mindestanforderung).  Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Vergabeverfahrens (Angebotsphase).
Die berücksichtigungsfähigen Referenzprojekte werden pro Frage/Anforderung jeweils mit einem Punktwert von 5 (= ja) oder 0 (= nein) Punkten bewertet. Dabei geht der arithmetische Mittelwert pro Referenzprojekt in die Wertung ein. Ein Bewerber kann damit insgesamt max. 5 Punkte sowohl pro berücksichtigungsfähigem Referenzprojekt als auch über alle seine berücksichtigungsfähigen Referenzprojekte pro Los erzielen. Die Antworten auf folgende Fragen/Anforderungen unterliegen der Bewertung: 1. Das Referenzprojekt wurde für einen Landkreis, eine Region oder eine Stadt mit mehr als 500.000 Einwohnern erbracht.       2. Das Referenzprojekt hat/hatte einen Auftragswert von mind. 3.000.000 EUR netto pro Vertragsjahr.      3. Das Projekt umfasst die Betreuung von mind. 10 verschiedenen (Verwaltungs-/Betriebs-)Standorten in unterschielichen Stadtteilen/Ortschaften.      4. Im Rahmen des Referenzprojekts wurde der Kunde zur Weiterentwicklung bestehender interner Abläufe und IT-Infrastrukturen im Hinblick auf Digitalisierungspotenziale bestehender Prozesse beraten. Hierbei lag der Schwerpunkt auf: - Aufzeigen von Innovations- und Digitalisierungspotenzialen (Konkrete Vorteile für Anwender) und - Analyse bestehender Prozesse und - Prozessanpassungen und/oder -optimierungen und - Ausarbeitung von Umsetzungsalternativen für erkannte Potenziale basierend auf am Markt verfügbaren Lösungen Digitalisierungspotenziale sind die Möglichkeiten, durch den Einsatz digitaler Technologien interne Prozesse effizienter zu gestalten, Bürgerdienste zu verbessern und Kosten zu senken. Dazu zählen Online-Services für Anträge, Prozessautomatisierung, verbesserte Kommunikation, Datenanalyse zur Entscheidungsunterstützung, Schulungen zur Steigerung der digitalen Kompetenz sowie Maßnahmen zur Cybersecurity. Ziel ist es, eine moderne Verwaltung zu schaffen, die flexibler und bürgernah agieren kann.      5. Im Rahmen des Referenzprojekts wurden neue Lösungen (z.B. Einführung neuer IT-Systeme, Cloud-Lösungen, etc.) hinsichtlich der Einführung und Integration in den IT-Betrieb selbst durchgeführt. Hierbei lag der Schwerpunkt auf den gestellten Anforderungen: - Evaluierung der notwendigen Infrastruktur sowie - Bereitstellung und - Einrichtung (eigenständige Übernahme oder in Zusammenarbeit mit weiteren Projektdienstleistern) und - Inbetriebnahme (eigenständige Übernahme oder in Zusammenarbeit mit weiteren Projektdienstleistern) und - Überführung in den Regelbetrieb. Neben den vorbenannten Aspekten hat sich in dem Projekt das Einbringen des Bewerbers in Bezug auf Vorschläge, Verbesserungen und/oder Optimierungen der praktischen Umsetzung nachhaltig auf die Kosten- und Aufwandsersparnis des IT-Betriebs ausgewirkt.      6. Im Rahmen des Referenzprojekts wurden konkrete Maßnahmen zur Nachhaltigkeit nachweislich umgesetzt, die zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks beigetragen haben. Beispiele für solche Projekte sind: - Migration der IT-Umgebung zu einem Rechenzentrum, das zu 100 % mit erneuerbaren Energien betrieben wird, um den CO2-Ausstoß durch fossile Energieträger zu eliminieren (Green Hosting). - Reduzierung der physischen Serveranzahl durch Vorantreiben der Virtualisierung und Konsolidierung von Servern, um den Energieverbrauch zu senken und die Effizienz zu steigern. - Einsatz von energieeffizienter Hardware: Austausch veralteter Geräte durch moderne, energieeffiziente Hardware, die weniger Strom verbraucht und so den CO2-Ausstoß verringert.      7. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden/werden mehr als 3.500 Anwender (Clients) und 5.000 Endgeräte (Notebooks, Drucker&Plotter, Scanner und mobile Endgeräte) unmittelbar beim Kunden (angestellte Mitarbeitende in direkter Betreuung im Referenzprojekt) betreut 8. Im Rahmen des Referenzprojekt hat der Bieter während der Vertragslaufzeit den Kunden/Auftraggeber erfolgreich bei der Einführung und/oder dem Betrieb eines ISMS ((Information Security Management System) begleitet, (d.h. ein System zur Einhaltung von geforderten Sicherheitsrichtlinien, zur Erfüllung gesetzlicher/regulatorischen Anforderungen, zur fortlaufenden Risikobewertung und -behandlung sowie zur regelmäßigen Überprüfung und Verbesserung der Informationssicherheit beim AG).      9.  Im Rahmen des Referenzprojektes wurden vom Bewerber in der Vertragslaufzeit in mindestens 2 Situationen an mindestens 2 Standorten gleichzeitig betriebseinschränkende Störungen behoben. Eine betriebseinschränkende Störung ist eine IT-Störung, die we-sentliche Teile des Betriebs beeinträchtigt, jedoch nicht zum vollständigen Ausfall der IT-Umgebung oder eines deren Leistungsteile führt. Solche Störungen behindern die Arbeit der Verwaltungsmitarbeitenden und die Erbringung von Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen erheblich. Beispiele sind eingeschränkte Zugriffszeiten auf Fachanwendungen, verzögerte Datenverarbeitung oder reduzierte Netzwerkgeschwindigkeit.      10. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden vom Bewerber in der Vertragslaufzeit mindestens 2 Sicherheitsvorfälle analysiert und bearbeitet (Erkennung, Bewertung, Eindämmung, Behebung und Wiederherstellung). Dabei konnten die negativen Auswirkungen der Sicherheitsvorfälle durch entsprechende Gegenmaßnahmen, wie z.B. Aktivierung eines Incident Response Teams, Isolierung betroffener Systeme oder Rollback und Wiederherstellung, minimiert werden. Ein Sicherheitsvorfall ist ein Ereignis oder eine Reihe von Ereignissen, die die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Informationen und IT-Systemen gefährden. Dies kann durch absichtliche Angriffe (z. B. Malware, Phishing, Ransomware), unbeabsichtigte Handlungen (z. B. Fehlkonfigurationen, menschliche Fehler) oder technische Fehlfunktionen verursacht werden.        Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Vergabeverfahrens (Angebotsphase).
Das Kriterium "technische und berufliche Leistungsfähigkeit" setzt sich für Los 2 zusammen aus 1. Los 2: Referenzen - Berücksichtigungsfähigkeit; 2. Los 2: Referenzen - Bewertung der berücksichtigungsfähigen Referenzen Teil 1 und Teil 2 sowie 3. Los1/Los2: Zertifizierungen/Partnerschaften.  Es sind mindestens drei oder mehr Referenzprojekte von unterschiedlichen Auftraggebern einzureichen. Mindestens eine der drei Projektreferenzen stammt aus dem öffentlichen Bereich. Zum Nachweis der Referenzprojekte ist das Formular T.2_Los2_LRA-ITB_Referenzbogen zu verwenden. Berücksichtigungsfähig sind ausschließlich Referenzprojekte, die die folgenden Anforderungen kumulativ erfüllen: a. Das Referenzprojekt endete nach dem 31.12.2020 oder dauert noch an. b. Gegenstand des Referenzprojektes war/ist der Betrieb einer IT-Umgebung mit den nachfolgenden Leistungsteilen (kumulativ): - Betrieb und Betreuung von PC-/mobilen Arbeitsplätzen, inklusive der Peripherie zur Eingabe, Ausgabe, Datenspeicherung und Netzwerkanbindung (wie z.B. Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Docking Stationen, Port Replikatoren, Speichermedien, Webcams etc.) inkl. Softwarepaketierung und -verteilung. - Service Desk - Betrieb der Server Hardware und Applikationen (bspw. Datenbanken (wie z.B. SQL Server oder MariaDB), E-Mail (wie bspw. Exchange), virtuelle Desktoplösungen (wie bspw. Citrix), Virtualisierungsumgebungen (z.B. VMware), oder Musterlösungen (z.B. paedML))) - Betrieb der aktiven/passiven LAN-Komponenten sowie netzwerknaher Komponenten (z.B. Firewall, Active Directory, DNS, DHCP, etc.). c. Die Produktivphase des Referenzprojektes hat/hatte eine Gesamtlaufzeit von mindestens 24 Monaten. d. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden/werden mehr als 9.500 Anwender (Clients) und 9.000 Endgeräte (Notebooks, Drucker&Plotter, Scanner und mobile Endgeräte) unmittelbar beim Auftraggeber (Schüler, Lehrer und Mitarbeitende der Schulen und der Schulverwaltung oder vergleichbar, d.h unmittelbar beim Auftraggeber beschäftigte Personen) betreut.  Referenzprojekte, die nicht kumulativ die vorstehend unter a) bis d) genannten Anforderungen erfüllen, sind nicht berücksichtigungsfähig und gehen daher nicht in die nachfolgend dargestellte Wertung ein.  Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Vergabeverfahrens (Angebotsphase).
Die berücksichtigungsfähigen Referenzprojekte werden pro Frage/Anforderung jeweils mit einem Punktwert von 5 (= ja) oder 0 (= nein) Punkten bewertet. Dabei geht der arithmetische Mittelwert pro Referenzprojekt in die Wertung ein. Ein Bewerber kann damit insgesamt max. 5 Punkte sowohl pro berücksichtigungsfähigem Referenzprojekt als auch über alle seine berücksichtigungsfähigen Referenzprojekte pro Los erzielen. Die Antworten auf folgende Fragen/Anforderungen unterliegen der Bewertung: 1. Das Referenzprojekt hat/hatte einen Auftragswert von mind. 2.800.000 EUR netto pro Vertragsjahr.     2. Das Projekt umfasst die Betreuung von mind. 10 verschiedenen (Verwaltungs-/Betriebs-/Schul-)Standorten in unterschielichen Stadtteilen/Ortschaften.       3. Im Rahmen des Referenzprojekts wurde der Kunde zur Weiterentwicklung bestehender interner Abläufe und IT-Infrastrukturen im Hinblick auf Digitalisierungspotenziale bestehender Prozesse beraten. Hierbei lag der Schwerpunkt auf: - Aufzeigen von Innovations- und Digitalisierungspotenzialen (Konkrete Vorteile für Anwender) und - Analyse bestehender Prozesse und - Prozessanpassungen und/oder -optimierungen und - Ausarbeitung von Umsetzungsalternativen für erkannte Potenziale basierend auf am Markt verfügbaren Lösungen Digitalisierungspotenziale sind die Möglichkeiten, durch den Einsatz digitaler Technologien interne Prozesse effizienter zu gestalten, Bürgerdienste zu verbessern und Kosten zu senken. Dazu zählen Online-Services für Anträge, Prozessautomatisierung, verbesserte Kommunikation, Datenanalyse zur Entscheidungsunterstützung, Schulungen zur Steigerung der digitalen Kompetenz sowie Maß-nahmen zur Cybersecurity. Ziel ist es, eine moderne Verwaltung zu schaffen, die flexibler und bürgernah agieren kann.        4. Im Rahmen des Referenzprojekts wurden neue Lösungen (z.B. Einführung neuer IT-Systeme, Cloud-Lösungen, etc.) hinsichtlich der Einführung und Integration in den IT-Betrieb selbst durchgeführt. Hierbei lag der Schwerpunkt auf den gestellten Anforderungen: - Evaluierung der notwendigen Infrastruktur sowie - Bereitstellung und - Einrichtung (eigenständige Übernahme oder in Zusammenarbeit mit weiteren Projektdienstleistern) und - Inbetriebnahme (eigenständige Übernahme oder in Zusammenarbeit mit weiteren Projektdienstleistern) und - Überführung in den Regelbetrieb. Neben den vorbenannten Aspekten hat sich in dem Projekt das Einbringen des Bewerbers in Bezug auf Vorschläge, Verbesserungen und/oder Optimierungen der praktischen Umsetzung nachhaltig auf die Kosten- und Aufwandsersparnis des IT-Betriebs ausgewirkt.           5. Im Rahmen des Referenzprojekts wurden konkrete Maßnahmen zur Nachhaltigkeit nachweislich umgesetzt, die zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks beigetragen haben. Beispiele für solche Projekte sind: - Migration der IT-Umgebung zu einem Rechenzentrum, das zu 100 % mit erneuerbaren Energien betrieben wird, um den CO2-Ausstoß durch fossile Energieträger zu eliminieren (Green Hosting). - Reduzierung der physischen Serveranzahl durch Vorantreiben der Virtualisierung und Konsolidierung von Servern, um den Energieverbrauch zu senken und die Effizienz zu steigern. - Einsatz von energieeffizienter Hardware: Austausch veralteter Geräte durch moderne, energieeffiziente Hardware, die weniger Strom verbraucht und so den CO2-Ausstoß verringert.      6. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden/werden mehr als 12.500 Anwender (Clients) und 11.000 Endgeräte (Notebooks, Drucker&Plotter, Scanner und mobile Endgeräte) unmittelbar beim Auftraggeber (Schüler, Lehrer und Mitarbeitende der Schulen und der Schulverwaltung oder vergleichbar, d.h unmittelbar beim Auftraggeber beschäftigte Personen)  betreut.      7. Im Rahmen des Referenzprojekt hat der Bieter während der Vertragslaufzeit den Kunden/Auftraggeber erfolgreich bei der Einführung und/oder dem Betrieb eines ISMS (Information Security Management System) begleitet, (d.h. ein System zur Einhaltung von geforderten Sicherheitsrichtlinien, zur Erfüllung gesetzlicher/regulatorischen Anforderungen, zur fortlaufenden Risikobewertung und -behandlung sowie zur regelmäßigen Überprüfung und Verbesserung der Informationssicherheit beim AG).      8.  Im Rahmen des Referenzprojektes wurden vom Bewerber in der Vertragslaufzeit in mindestens 2 Situationen an mindestens 2 Standorten gleichzeitig betriebseinschränkende Störungen behoben. Eine betriebseinschränkende Störung ist eine IT-Störung, die wesentliche Teile des Betriebs beeinträchtigt, jedoch nicht zum vollständigen Ausfall der IT-Umgebung oder eines deren Leistungsteile führt. Solche Störungen behindern die Arbeit der Verwaltungsmitarbeitenden und die Erbringung von Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen erheblich. Beispiele sind eingeschränkte Zugriffszeiten auf Fachanwendungen, verzögerte Datenverarbeitung oder reduzierte Netzwerkgeschwindigkeit.      9. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden vom Bewerber in der Vertragslaufzeit mindestens 2 Sicherheitsvorfälle analysiert und bearbeitet (Erkennung, Bewertung, Eindämmung, Behebung und Wiederherstellung). Dabei konnten die negativen Auswirkungen der Sicherheitsvorfälle durch entsprechende Gegenmaßnahmen, wie z.B. Aktivierung eines Incident Response Teams, Isolierung betroffener Systeme oder Rollback und Wiederherstellung, minimiert werden. Ein Sicherheitsvorfall ist ein Ereignis oder eine Reihe von Ereignissen, die die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Informationen und IT-Systemen gefährden. Dies kann durch absichtliche Angriffe (z. B. Malware, Phishing, Ransomware), unbeabsichtigte Handlungen (z. B. Fehlkonfigurationen, menschliche Fehler) oder technische Fehlfunktionen verursacht werden. Fortsetzung/weitere Anforderung siehe "Los 2: Referenzen - Bewertung der berücksichtigungsfähigen Referenzen Teil 2".
10. Im Rahmen des Referenzprojektes wurden von Ihnen während der Vertragslaufzeit in mindestens 2 Situationen die Servicebereitschaft zu kritischen Zeitpunkten (wie z.B. Produktionsband steht still, Abiturprüfungen oder Abschlussprüfungen) an mehr als 5 Standorten im Rahmen von definierten Rufbereitschaftsszenarien remote und vor Ort sichergestellt.  Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Vergabeverfahrens (Angebotsphase).