Public procurement notice: Prior Information Notice With Call For Competition
Published: 2018-02-06
Buyer: Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen - RWTH Aachen University
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48311000 | 72212400: Computer aided design software | 72212451
Submission deadline: 2018-03-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Seit 2014 wird SAP (Module FI, FI-AA, FI-TV, PSM, PS, CO, OM, MM, HCM und BI) in der zentralen Verwaltung der RWTH Aachen genutzt. Aktuell sollen die dezentralen Bereiche der RWTH in die elektronische Eingangsrechnungs-, Reiseantrags- und -abrechnungsbearbeitung eingebunden werden. Hierfür sollen diese mit einem komfortablen und ergonomischen Verwaltungsdesktop ausgestattet werden, über den die administrativen Aufgaben workflowgesteuert und effizient abgebildet werden. Es können bis zu
3 000 Mitarbeiter betroffen sein, die in die Prozesse der Rechnungsbearbeitung und des Reisemanagements einbezogen werden müssen. Es sollen einheitliche Oberflächen zum Einsatz kommen, da z.B. Projektverantwortliche eine Freigabe sowohl in der Rechnungs- als auch in der Reisekostenbearbeitung zu verantworten haben. Es wird eine Software-Lösung gesucht, die auf SAP-Technologien basiert und das vorhandene Dokumentenmanagementsystem d.3 der Fa. develop nutzt bzw. integriert.
Auf einem bestehenden SAP-System (FI, FI-AA, FI-TV, PSM, PS, CO, OM, MM, HCM und BI) sollen die Institute in die elektr. Rechnungseingangs-, Reiseantrags- und -abrechnungsbearbeitung eingebunden werden. Hierfür sollen diese mit einem komfortablen und ergonomischen Verwaltungs-Desktop, basierend auf SAP-Technologien, ausgestattet werden, über den die administrativen Aufgaben workflowgesteuert und effizient abgebildet werden. Diese Lösung soll eine lokale Installation (OnPremise, keine Cloud) auf den Systemen der RWTH sein. Es können bis zu 3 000 Mitarbeiter betroffen sein, die in die Prozesse einbezogen werden. Es sollen einheitliche Oberflächen zum Einsatz kommen, da z.B. Projektverantwortliche eine Freigabe sowohl in der Rechnungs- als auch in der Reisekostenbearbeitung zu verantworten haben.
— differenzierte Berechtigungen einzelner Workflowaufgaben auf Basis von Rollen aus dem RWTH-eigenen Identity-Management und/oder aus SAP,
Rechnungen gehen zentral ein, werden an die Verantwortlichen zur Prüfung und Vorkontierung weitergeleitet und zur Buchung an die zentrale Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Zukünftig sollen diese Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert werden.
— Verarbeitung gescannter Papierrechnungen mit Leerseiteneliminierung, automatisierte Rechnungstrennung usw. sowie fortgeschrittene OCR-Erkennung,
— Erkennung und Zuordnung von Rechnungsinhalten in die SAP-(Vor)Erfassungs-transaktionen und intelligente Unterstützung von verbundenen Geschäftsvorfällen z.B. Anlegen eines Kreditors in SAP in einer ergonomischen Softwareoberfläche,
— Abbildung von Workflows zur Ergänzung von fehlenden Buchungsinformationen z.B. PSP-Element und Freigabeschritte durch definierte Personen,
Mitarbeiter der dezentralen Einrichtungen sollen ihre Dienstreiseanträge elektr. stellen und genehmigen lassen. Anschließend soll die Reisemittelbeschaffung elektr. unterstützt erfolgen und die Kosten hierfür workflowgesteuert bei der zentralen Reisekostenstelle geltend gemacht und von dort automatisiert in SAP ausgezahlt werden. Reisekostenbelege sollen dem digitalen Antrag zugeordnet werden können.
— Reiseantrags- und Abrechnungsworkflow mit dezentralen Freigabeoptionen und zentraler Freigabe mit Zuordnung und Übermittlung einer SAP-Reisenummer,
— Verknüpfung von Buchungsprozessen für Reisemittel gängiger Reiseanbieter bzw. deren Buchungsportale (Bahn, Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenanbieter usw.) mit der Reisenummer und Integration in Verwaltungsdesktop,
— Belegzuordnung (z.B. Lieferscheine) über Partner gebuchter und zentral bezahlter Reisemittel aus SAP-Kreditkarten-Clearing zur Reise bzw. deren Abrechnung anhand verschiedener Erkennungsmerkmale,
Informationen und Kennzahlen der RWTH finden Sie hier: http://www.rwth-aachen.de/cms/root/Die-RWTH/Profil/~enw/Daten-Fakten/
Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie/Scan). Der Auszug darf nicht älter als vom 1.12.2017 sein. Sollte der Bewerber gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, nicht in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen sein, ist dieser Umstand mittels einer unterschriebenen schriftlichen Eigenerklärung zu erklären und diese Erklärung anstelle des Nachweises einzureichen.
a. Darstellung des Bewerbers (Name, Anschrift, Rechtsform, Gründungsdatum, Leistungsspektrum, Kerngeschäft, strategische Ausrichtung und Gesellschafterverhältnisse) und der Organisation (Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, Struktur/Aufbau) sowie - falls zutreffend - ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit mit anderen Unternehmen.

Eligibility requirements: Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie/Scan). Der Auszug darf nicht älter als vom 1.12.2017 sein. Sollte der Bewerber gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, nicht in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen sein, ist dieser Umstand mittels einer unterschriebenen schriftlichen Eigenerklärung zu erklären und diese Erklärung anstelle des Nachweises einzureichen.