Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2023-01-17
Buyer: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services

Technical requirements: Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffent-lichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versor-gung der Kommunen, Landkreise sowie sons-tigen öffentlichen Einrichtungen im Bundes-land Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Fer-ner besitzt die ekom21 für wichtige Ge-schäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.
Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungs-kreise mit einem gemeinsamen Kostenrech-nungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kos-tenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ge-nutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verar-beitet.
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Um-stellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestands-aufnahme, Analyse, Bewertung und Optimie-rung von ausgewählten Kernprozessen erar-beitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstel-lung verfolgt. Das bedeutet für den öffentli-chen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den.
In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind:
— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,
In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rah-menbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftrag-nehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verant-wortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistun-gen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
Der Gesamtwert der Beschaffung unter V.2.4 und VII 2.3 wird zur Wahrung der Betriebsgeheimnisse gem. §°165 GWB nicht bekannt gegeben. Daher ist der fiktive Wert 0.01 EUR angegeben. An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass aus dem gleichen Grund auch an den übrigen Stellen dieser Bekanntmachung keine weitergehenden Angaben bezüglich des Gesamtwerts der Beschaffung vor und nach der Auftragsänderung erfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens grundsätzlich unzulässig ist, sofern der behauptete Verstoß nicht fristgemäß bei der Vergabestelle gerügt wird. Insoweit wird auf die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen entsprechend § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.


Winner: BTC Business Technology Consulting AG