Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-08-29
Buyer: Toll-Collect GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72211000: Systems and user software programming services
Estimated value: 1 EUR

Technical requirements: Bei der Auftraggeberin ist seit Jahren ein Dokumenten-Management-System für die Rechnungseingangsbearbeitung im Einsatz. Das System verfügt über eine halbautomatische Schnittstelle, über die Leistungserfassungsbögen (Excel) von externen Personen/Dienstleister als rechnungsbegründendes Dokument erfasst werden. Die Auftraggeberin beabsichtigt, dieser Erfassungsprozess zukünftig digitalisiert über die Cloud vorzunehmen. Die Cloud-Funktion stellt ein zusätzliches Feature (ergänzendes Produkt) des ursprünglichen Auftragnehmers zum Workflowtool dar.
Für die Digitalisierung des Erfassungsprozesses im bestehenden Dokumenten-Management-System beabsichtigt die Auftraggeberin, die zusätzlichen Lizenzen mit anschließender Wartung zu beschaffen. Die Laufzeit der Leistungserbringung beträgt 10 Jahre.
Die Beauftragung des Unternehmens Easy mit der Erfassung der Leistungsnachweise via Cloud ist als Direktvergabe gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) i.V.m. Abs. 6 VgV zulässig, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb besteht und diese Leistungen nur von einem bestimmten Unternehmen Easy erbracht werden können.
Es ist zwingend notwendig, dass das Unternehmen Easy die auftragsgegenständlichen Anpassungsleistungen durchführt, um unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und insbesondere Wartung zu vermeiden. Die Leistungen anderer Auftragnehmer aus dem Bereich Rechnungseingangsbearbeitung sind mit dem bestehenden Dokumenten-Management-System technisch nicht kompatibel. Selbst ein von der Easy Software zertifizierter Distributor, der die Module der Easy Software kennt, müsste sich erst sehr ausführlich und umfangreich in das bei der Auftraggeberin bestehende System nebst stark customizten Funktionen und den darin abgebildeten Prozessen der TC einarbeiten. Dies verursacht einen erhöhten finanziellen und zeitlichen Aufwand und stellt ein immenses Risiko hinsichtlich der Stabilität des Betriebes dar. Hinzu kommt, dass die Auftraggeberin die Gewährleistungsansprüche der Easy Software gegenüber verlieren würde, wenn ein anderer Dienstleister in das bestehende System eingreift.
Die vorliegende Bekanntmachung erfolgt als freiwillige-ex-ante-Bekanntmachung im Sinne des § 135 Abs.3 GWB. Die Angabe des Tags der Zuschlagsentscheidung bezieht sich auf die Entscheidung des AG, den Vertrag mit dem Wirtschaftsteilnehmer gem. V.2.3) abzuschließen. Der gegenständliche Zuschlag wurde noch nicht erteilt, die gegenständliche Änderungsvereinbarung wurde also nicht abgeschlossen. Vielmehr erfolgt der Vertragsschluss gemäß § 135 Abs. 3 GWB nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung.
Die genaue Wertangabe gem. II.1.7) und gem. V.2.4) ist insbesondere aus Gründen der Geheimhaltung und Vertraulichkeit sowie mit Blick auf die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nicht möglich und wurde somit zum Befüllen des Formulars mit einem Euro eingetragen.
2) Den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union;
1) Der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist;
2) Der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3) Der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: Easy Software Deutschland GmbH
Award value: 1