Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-04-30
Buyer: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 70000000 | 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 1042870.02 EUR
Submission deadline: 2024-05-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
Gegenstand der Ausschreibung ist der Betrieb einer externen Service- und Rufzentrale Annahme, Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller objektbezogenen Mängelmeldungen zum Winterdienst (Winterdienstmanagement) der im Sonder- und Treuhandvermögen des Landes Berlin organisierten Immobilien.
Der AN ist für die Annahme, Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller objektbezogenen Mängelmeldungen von Kontakten überwiegend in elektronischer Form (per eMail) sowie in Einzelfällen per Telefon während der Winterdienstsaison zuständig.
Der Bewirtschaftungsgegenstand des vorgenannten Immobilienportfolios umfasst das o.g. Winterdienstmanagement der Mängelmeldungen zum Winterdienst für über 1.200 Wirtschaftseinheiten unterschiedlicher Nutzungen, bspw. Gerichte, Finanzämter, Oberstufenzentren, Theater, Justizvollzugsanstalten, Polizei, Feuerwehr und Flüchtlingsunterbringungen.
Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärung gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB
abzugeben. Die Besonderen Vertragsbedingungen Teile B und Teil C werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung (Teil B) sind mit Angebotsabgabe auszufüllen und werden ebenfalls Vertragsbestandteil. Das Verzeichnis der Nachunternehmer, die Eigenerklärung der Nachunternehmer, die Verpflichtungserklärung für Teilleistungen durch Nachunternehmer und die Bewerber /Bietergemeinschaftserklärung sind, wenn erforderlich, mit dem Angebot abzugeben (siehe "Checkliste"). 
Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3). Der Auftraggeber behält sich vor, einen Handelsregisterauszug einzufordern.
Eignungskriterien gemäß Auftrags­/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage
"Selbstauskunft" vollständig ausgefüllt abzugeben. Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.
I.  Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr.2 VgV Mindestdeckungssummen für Haftpflichtversicherung: Der AN ist verpflichtet, zur Absicherung sämtlicher 
Ansprüche des AG im Zusammenhang mit dem Vertrag eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von mindestens 5.000.000,00 € pauschal für Personen und Sachschäden sowie 250.000,00€ für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz jeweils zweifach maximiert pro Jahr abzuschließen und 
während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Der AN wird das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung bis spätestens 14 Tage vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachweisen. Der AN ist darüber hinaus verpflichtet, einmal jährlich das Bestehen dieser  Betriebshaftpflichtversicherung durch Vorlage einer Kopie des jeweils gültigen Versicherungsscheins nachzuweisen. Der Nachweis wird nur dann anerkannt, wenn der Versicherungsschein eine Restgültigkeit von
3 Monaten aufweist. Erfüllt der AN diese Verpflichtung nicht, sind die AG berechtigt, nach Aufforderung und Fristsetzung gegenüber dem AN die entsprechenden Versicherungsleistungen zu Lasten des AN an Dritte zu vergeben. Der AN wird im Wege der Eigenerklärung in der Selbstauskunft verbindlich erklären, dass er im Fall der Auftragserteilung eine den Mindestanforderungen genügende Haftpflichtversicherung abschließt.
II. Gemäß § 
45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV Mindestjahresumsatz: Der durchschnittliche Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 250.000 € netto betragen. Der AN  wird durch Angabe in der Selbstauskunft Auskunft über die Gesamtumsätze seines Unternehmens in den Jahren 
2021, 2022 und 2023 geben (Hinweis: Angaben für 2020 nur, wenn das Geschäftsjahr 2023 noch nicht abgeschlossen ist).
Eignungskriterien gemäß Auftrags­/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage
"Selbstauskunft" vollständig ausgefüllt abzugeben. Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.
I. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen: Der Bewerber kann die nachfolgend benannten Anforderungen zum Qualitäts­­- und Umweltmanagement nachweisen und/oder verpflichtet sich zur Umsetzung der benannten Maßnahmen. I.I. 
Nachweis zur Gewährleistung des Qualitätsmanagements mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat) Zertifizierte Qualitätsmanagement Standards (z.B. DIN EN ISO 9001:2008, Branchen spezifisches System, integriertes System oder gleichwertig) oder gleichwertige unternehmenseigene Standards sind vorhanden oder werden in den Auftrag eingebracht. I.2. Nachweis zur Gewährleistung des Umweltschutzes mittels 
Eigenerklärung  Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (ggf. ergänzendes Zertifikat) oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz die das Unternehmen während der Vertragslaufzeit anwendet.
II. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV Beschreibung der personellen Ausstattung des Unternehmens: Bestätigung mittels Eigenerklärung - Der Bewerber erklärt, rechtsverbindlichen mit formgerechter Abgabe des Angebotes, dass dieser im Auftragsfall spätestens zum Regelbetriebsbeginn zur Sicherstellung der organisatorischen Erreichbarkeit eine hinreichende personelle Besetzung der Service- und Rufzentrale mit einer ständigen Besetzung während der Servicezeiten sicherstellen und während der gesamten Vertragslaufzeit die Personalbesetzung je Schicht vorhalten wird.
III. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV Angaben zur Qualifikation des eingesetzten Personals: Bestätigung mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat), dass die eingesetzte Projektleitung über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (bspw. qualifizierter Sicherheitsmitarbeiter mit Fachkraftzertifikat [NSL Fachkraft] oder gleichwertig); mind. 5 Jahre Berufserfahrung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügt. 
- dass der eingesetzten Mitarbeiter Service- und Rufzentrale über mehrjährige Berufserfahrung in der Tätigkeit als Mitarbeiter in einer Service- und Rufzentrale verfügen. Der AG behält sich vor die Leistungstiefe über geeignete Nachweise belegen zu lassen. 
IV. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV Nachweis der technischen Ausstattung: Bestätigung mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat) - dass die eingesetzte Service- und Rufzentrale über eine Telefonanlage mit Multiplexanschluss verfügt und die geforderte Leistungs- und Verfügbarkeitswerte sicherstellt bzw. im Auftragsfall vor Leistungsbeginn nachgerüstet wird und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht. 
- dass der Bewerber zur Verarbeitung und Dokumentation der Winterdienstmangelmeldungen eine Software zur Datenverarbeitung seiner Wahl einsetzen, die das erforderliche Berichtswesen digital abbildet und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht.
- dass der Bewerber die eingesetzte Software (Datenverarbeitungssystem Winterdienstmanagement) vollumfänglich selbst administrieren und bedienen kann, sodass Änderungen im System kurzfristig umsetzbar sind und Systemprotokolle, Auswertungen zu Statistiken, etc. zeitnah bereitgestellt werden können. 
V. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Referenzen: Bei Leistungen für öffentliche Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter (vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigung) von den Bietern, die nach der Angebotswertung in der engeren Wahl sind, vorlegen zu lassen. Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, welche jeweils vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung (Service-und Rufzentrale zur Meldungsbearbeitung mit Immobilienbezug/Winterdienstmanagement) sein müssen. Das Vertragsende einer Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zum Ende der Angebotsfrist zurückliegen. Aktuelle Referenzen müssen eine bisherige Leistungserbringung von mindestens 12 Monaten zum Ende der Angebotsfrist aufweisen. 
Von den einzureichenden Referenzen müssen: 
- mind. eine Referenz Leistungen des Mängelmanagements, vorzugsweise im Bereich Winterdienst berücksichtigen sowie
- mind. eine Referenz einen bearbeiteten Umfang von 250 Meldungen p.a. in vergleichbarer Tätigkeit [Service- und Rufzentrale mit Immobilienbezug] aufweisen.


Winner: Land Berlin – Sondervermögen für Daseinsvorsorge- und nicht betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin (SODA) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH