Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-02-20
Buyer: Provincie Gelderland
Country: NL
Region: NL226
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267100: Maintenance of information technology software | 72322000
Estimated value:  EUR

Technical requirements: Provincie Gelderland beheert en onderhoudt ruim 1100 kilometer aan provinciale hoofdwegen en ruim 1250 kilometer aan parallelwegen en fietspaden. Binnen dit areaal bevinden zich een groot aantal elektrotechnische installaties welk onderverdeeld zijn in:
- Verkeerregelinstallaties (180 installatiekasten)
- Openbare Verlichting (600 eigen installatiekasten)
- Wegkantsystemen (circa 100 installatiekasten)
- Pompinstallaties (55 installatiekasten)
Als eigenaar van deze elektrotechnische installaties is de Provincie verantwoordelijk voor enerzijds de veiligheid van werknemers en aannemers en anderzijds voor de veiligheid van de openbare ruimte. Op grond van de instandhoudingsverplichting en een optimale en veilige bedrijfsvoering van de elektrotechnische installaties is een zorgvuldige toegangsverlening door goed sleutelbeheer van essentieel belang. Provincie Gelderland heeft daarom jaren geleden een uniek toegangscontrolesysteem, Medeco XT, aangeschaft. De hiervoor genoemde installaties (kasten) zijn gefaseerd voorzien van gepatenteerde elektromechanische cilinders. Geautoriseerde gebruikers zijn voorzien van een elektronische sleutel en zijn voorzien van hardware en software om sleutels te kunnen opladen of te laten (her)programmeren. Er zijn circa 2300 cilinders, 600 sleutels en 70 programmeerstations in gebruik ter waarde van meer dan €1 miljoen. Voor de hosting en het beheer van het toegangscontrolesysteem Medeco XT is een sleutelbeheerovereenkomst inzake beschikbaarheid, bereikbaarheid en beheer en hosting van de webapplicatie met de leverancier, Van den Hoogen Security te Arnhem, de enige importeur en distributeur van het systeem opgesteld.

Provincie Gelderland is aldus van mening dat een beroep kan worden gedaan op de uitzonderingsbepaling van artikel 2.32, lid 1 sub b onder 2 van de Aanbestedingswet 2012, waarbij de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Daarnaast bestaat er geen redelijk alternatief of substituut (artikel 2.32, lid 3). De markt is
uitvoerig bekeken en er is objectief geconstateerd is dat slechts één partij deze opdracht binnen het systeem Medeco XT en binnen aanvaardbare financiële kaders (in verband met de hoge investeringskosten door het provinciale eigendom van de desbetreffende elektrotechnische installaties) kan uitvoeren.
Vanaf de verzenddatum van deze publicatie heeft u 20 kalenderdagen de tijd om een kort geding aanhangig te maken. De dagvaarding moet tijdig door een deurwaarder aan ons betekend worden. Wij verzoeken u vriendelijk ons een kopie van de dagvaarding toe te sturen.
Genoemde termijn van 20 kalenderdagen is een vervaltermijn. Dit betekent dat als het kort geding niet binnen deze termijn aanhangig is gemaakt, u geen bezwaar meer kunt maken tegen de in deze publicatie genoemde beslissingen. De termijn wijzigt niet als wij u een nadere toelichting op onze beslissingen geven. Als binnen deze termijn geen kort geding aanhangig is gemaakt, staat het ons vrij om de opdracht definitief te gunnen en een overeenkomst te sluiten met de gegunde inschrijver.
Na de vaste periode van 3 jaar kan de overeenkomst met beide partijen verlengd worden met 2x met een periode van 1 jaar tot maximaal medio 2030. Deze einddatum komt overeen met de minimale levensduur van de elektrotechnische installaties, welke in eigendom en beheer zijn bij Provincie Gelderland, waarvoor het toegangscontrolesysteem (sleutelbeheer) bestemd is.


Winner: Van den Hoogen Security