Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-08-19
Buyer: Pensionskasse des Bundes Publica
Country: CH
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48100000 | 48400000 | 66520000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2016-11-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung, Konfiguration und Einführung eines Systems zur Verwaltung der Versicherten- und Rentenbeziehenden in einer großen Sammeleinrichtung mit integrierter Prozess-Steuerung, Vorlagenverwaltung und Schnittstellen zu diversen Umsystemen.
Folgende Grundleistungen (GL) und optionalen Leistungen gelangen zur Ausschreibung (vgl. Details gemäß Pflichtenheft):
Der Anbieter muss die Software während der Betriebsjahren regelmäßig an die Anforderungen von PUBLICA anpassen. Die Ausschreibung sieht eine Betriebsdauer von bis zu 16 Jahren vor.
Zahlungsbedingungen: 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MWST. Korrekte Rechnungsstellung vorausgesetzt. Die Bedingungen oder Zahlungspläne werden im Einzelvertrag definiert, abweichende bzw. ergänzende Vereinbarungen sind vorbehalten.
Einzubeziehende Kosten: Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF, SFr), exklusive MWST auszuweisen -Weitere preisrelevante Konditionen sind im Detail offenzulegen. In diesen Preisen müssen sämtliche Nebenkosten (im Besonderen Spesen, Reisezeit, Versicherungen, Sozialversicherungskosten / – beiträge, Zoll etc.) inbegriffen sein.
Subunternehmer: Sind zugelassen. Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung tritt als Generalunternehmer und einziger Ansprechpartner auf. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Der Anbieter (einschließlich allfälliger Subunternehmer) verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können. Der Anbeiter bestätigt, wirtschaftich in der Lage zu sein, den vorliegenden Auftrag zu erfüllen. Er erklärt sich damit einverstanden, auf Aufforderung des Auftraggebers nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag folgende Nachweise einzureichen:
(Ausländische Anbieter legen vergleichbare aktuelle, amtliche Dokumente oder Urkunden mit beglaubigter deutscher Übersetzung bei).
Die Auftraggeberin behält sich vor, nach abgeschlossener Angebotsevaluation weitere Nachweise der finanziellen Leistungsfähigkeit zu verlangen.
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt einhalten.
Der Anbieter ist bereit, als einziger Ansprechpartner und in alleiniger Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber aufzutreten. Allfällige Subunternehmer (bzw. Zulieferanten) sind durch den Anbieter verpflichtet. Der Anbieter trägt die Verantwortung für sämtliche vertraglich vereinbarten Leistungen.
Der Anbieter weist nach, dass er die angebotene Vorsorgeapplikation bei mindestens zwei schweizerischen Vorsorgeeinrichtungen mit mindestens je 20 000 Versicherten und Rentenbeziehenden erfolgreich implementiert hat (Stichtag 31. Dezember 2015) und sie dort seit mehr als 12 Monaten produktiv im Einsatz steht.
Der Anbieter bestätigt, dass die Vorsorgeapplikation für die Altersvorsorge das Beitragsprimat und für die Risikoleistungen Tod und Invalidität sowohl Beitrags- als auch das Leistungsprimat unterstützt. Der Anbieter bestätigt, dass versicherungstechnische Berechnungen in der Vorsorgeapplikation mit Periodentafeln durchgeführt werden können. Der Anbieter bestätigt, dass er die gesetzlichen Minimalanforderungen (BVG-Schattenrechnung) in einer umhüllenden Vorsorgeeinrichtung abdecken kann.

Eligibility requirements: Eignungskriterien: aufgrund der nachstehenden Kriterien: Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten. Geforderte Nachweise: Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen. EK01: Wirtschaftl. und finanz. Leistungsfähigkeit: Der Anbieter (einschließlich allfälliger Subunternehmer) verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können. Der Anbeiter bestätigt, wirtschaftich in der Lage zu sein, den vorliegenden Auftrag zu erfüllen. Er erklärt sich damit einverstanden, auf Aufforderung des Auftraggebers nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag folgende Nachweise einzureichen: — aktueller Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 3 Monate — aktueller Auszug aus dem Betreibungsregister, nicht älter als 3 Monate. (Ausländische Anbieter legen vergleichbare aktuelle, amtliche Dokumente oder Urkunden mit beglaubigter deutscher Übersetzung bei). Die Auftraggeberin behält sich vor, nach abgeschlossener Angebotsevaluation weitere Nachweise der finanziellen Leistungsfähigkeit zu verlangen. EK02: Verfahrensgrundsätze: Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt einhalten. Rechtsgültige Unterzeichnung der Selbstdeklaration zu den Verfahrensgrundsätzen (Anhang 1). EK03: Generalunternehmer: Der Anbieter ist bereit, als einziger Ansprechpartner und in alleiniger Verantwortung gegenüber dem Auftraggeber aufzutreten. Allfällige Subunternehmer (bzw. Zulieferanten) sind durch den Anbieter verpflichtet. Der Anbieter trägt die Verantwortung für sämtliche vertraglich vereinbarten Leistungen. Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft. EK04: Referenzen: Der Anbieter weist nach, dass er die angebotene Vorsorgeapplikation bei mindestens zwei schweizerischen Vorsorgeeinrichtungen mit mindestens je 20 000 Versicherten und Rentenbeziehenden erfolgreich implementiert hat (Stichtag 31. Dezember 2015) und sie dort seit mehr als 12 Monaten produktiv im Einsatz steht. Schriftliche Darstellung von 2 Referenzen mit mindestens folgenden Angaben: — Vorsorgeeinrichtung (Firma, Kontaktperson, Adresse, Telefon, PLZ, Ort); — Primat und Tafelwerk; — Zeitdauer des produktiven Einsatzes; — Anzahl Versicherte und Rentenbeziehende. Der Anbieter bestätigt, dass die genannten Referenzen kontaktiert werden dürfen. EK05: Primat, Tafelwerk und BVG-Minimalanforderungen: Der Anbieter bestätigt, dass die Vorsorgeapplikation für die Altersvorsorge das Beitragsprimat und für die Risikoleistungen Tod und Invalidität sowohl Beitrags- als auch das Leistungsprimat unterstützt. Der Anbieter bestätigt, dass versicherungstechnische Berechnungen in der Vorsorgeapplikation mit Periodentafeln durchgeführt werden können. Der Anbieter bestätigt, dass er die gesetzlichen Minimalanforderungen (BVG-Schattenrechnung) in einer umhüllenden Vorsorgeeinrichtung abdecken kann. EK06: Sammeleinrichtung: Der Anbieter bestätigt, dass die Vorsorgeapplikation die getrennte Führung von verschiedenen Vorsorgewerken im Sinne einer Sammeleinrichtung unterstützt. EK07: Vorlagen und Workflow: Der Anbieter bestätigt, dass die Vorsorgeapplikation eine systematische Führung der Vorsorgeprozesse mittels entsprechenden Workflows unterstützt. Der Anbieter bestätigt zudem, dass in der Vorsorgeapplikation mehrsprachige Dokumentenvorlagen hinterlegt werden können und Daten aus der Vorsorgeapplikation darin flexibel abgebildet werden können. EK08: Sprachkenntnisse: Bestätigung, dass Personen mit Kontakt zum Auftraggeber (Projektleiter, SPOC und Schlüsselpersonen) in deutscher Sprache kommunizieren können (entsprechend Stufe C1 gemäß dem gemeinsamen europäischer Referenzrahmen für Sprachen) und die Projektergebnisse und Dokumentationen sowie Handbücher in deutscher Sprache erstellt und abgeliefert werden. Weisen Sie die Erfüllung dieses Kriteriums wie folgt nach: Beilage der Lebensläufe von allen vorgesehenen Mitarbeitenden mit Kontakt zum Auftraggeber (aus dem Kurz-CV muss die Muttersprache, Auslandaufenthalte von mind. 1 Jahr im deutschsprachigen Raum, Sprachzertifikate klar hervorgehen) sowie entsprechende Nachweise der Sprachkenntnisse (Sprachzertifikate, Zeugnisse von Auslandaufenthalten, etc.). EK09: SPOC: Bestätigung, dass der Auftraggeber beim Anbieter über die Vertragslaufzeit stets einen Ansprechspartner (inkl. Stellvertreter) verfügt, welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags als Single point of Contact (SPOC) zuständig und entscheidungsbefugt ist. Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Kontaktinformationen und Funktionsbezeichung des SPOC. EK10: Projektleiter: Bestätigung, dass der Anbieter über einen erfahrenen Projektleiter verfügt, welcher bereits mindestens ein Migrationsprojekt mit der Software des Anbieter erfolgreich durchgeführt hat und für das Migrationsprojekt die notwendigen Ressourcen aufweist. Dieses Kriterium muss bis zum Abschluss der Einführung der Vorsorgeapplikation durch den Anbieter sichergestellt sein. Schriftlicher Nachweis unter Angabe von Name, Vorname, Kontaktinformationen und Funktionsbezeichung des Projektleiter sowie eine Kurzbeschreibung des Migrationsprojekts (max. halbe A4-Seite) mit Angaben einer Referenzperson mit Kontaktinformationen. Der Anbieter bestätigt, dass die genannten Referenzperson kontaktiert werden darf. EK11: Verfügbare Ressourcen: Bestätigung, dass der Anbieter für den Zeitraum 2017-2019 über die für die Migration und PUBLICA-spezifischen Anpassungen notwendigen Ressourcen verfügt: 1 FTE Senior Projektleiter/Senior IT-Berater; 1 FTE Senior Entwickler. Der Anbieter weist nach, dass er die entsprechenden Ressourcen bereits zur Verfügung hat oder bis zum gewünschten Zeitpunkt aufbauen kann (max. halbe A4-Seite). EK12: Termine: Bestätigung, dass Anbieter als Teil der Ausschreibung an einem unentgeltlichen standardisierten Interview voraussichtlich zwischen dem 06. Februar bis 10. Februar 2017 sowie an einer Produktpräsentation voraussichtlich zwischen dem 20. Februar bis 03. März 2017 teilnehmen kann, es sei denn er sei aus gesundheitlichen Gründen oder anderen Gründen höherer Gewalt verhindert. EK13: Schulungen: Bestätigung, dass Anbieter als Teil der Ausschreibung für max. 8 Mitarbeitende der Auftraggeberin voraussichtlich in der Zeit vom 30. Januar bis 17. Februar 2017 eine intensive Benutzerschulung (sogenannte Hands-On Experience) auf der angebotenen Vorsorgeapplikation im Umfang von max. 4 Stunden für eine pauschale Entschädigung von CHF 800.- durchführt. EK14: Spesen und Reisezeit: Akzeptieren, dass keine Spesen ausbezahlt werden und Reisezeit zum Sitz von PUBLICA in Bern nicht verrechnet werden kann. EK15: Vertragsentwurf und AGB PUBLICA: Akzeptanz der Vertragsentwürfe sowie Anwendung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von PUBLICA (Anhang Pflichtenheft). Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft. EK16: Aufenhaltsrechtlicher Status: Bestätigung, dass die zum Einsatz gelangenden Personen für die Dauer des geplanten Einsatzes einen aufenthaltsrechtlichen Status haben oder haben werden, welcher diese berechtigt, in der Schweiz einer Erwerbstätigkeit im angebotenen Umfang nachzugehen. Schriftliche Bestätigung der gültigen Arbeitsbewilligung. EK17: Auswechslung Mitarbeitende: Akzeptanz der Anbieterin, bei der Auswechslung eines im Einzelvertrag genannten Mitarbeitenden kostenlos bis zu 10 Personentage für die Einarbeitung, die Übergabearbeiten und die Vermittlung der PUBLICA-spezifischen Arbeitsumgebung und -methode aufzuwenden. Ausgenommen sind von der Beschaffungsstelle gewünschte Beraterwechsel bei denen der Mitarbeitende grundsätzlich die Anforderungen und Kriterien gemäß Pflichtenheft und Anhängen erfüllt. Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft. EK18: Service-, Reaktions- und Störungsbehebungszeiten: Für die Abwicklung des Betriebs, der Changes und Incidents gelten folgende Minimalanforderungen — Servicezeit: Montag bis Freitag 7:30-12:00 und 13:00-17:00; — Interventionszeit: Abhängig von Prioritäten gemäß Pflichtenheft zwischen 30 min. und 5 Tagen Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft. EK19: Ticketing-System: Die Anbieterin verfügt über eine Hotline/Helpdesk oder äquivalente Einrichtung mit einem Ticketing-System. Es ist eine manuelle (E-Mail) oder automatische Schnittstelle zum Ticketing-System von PUBLICA (JIRA) zu unterhalten. Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft. EK20: Zeiterfassung & Rapportierung: Bereitschaft die Vorgaben bezüglich Zeiterfassung und Rapportierung zu akzeptieren. Schriftliche Bestätigung der Bereitschaft.