Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-17
Buyer: provincie Limburg
Country: BE
Region: BE224
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Estimated value: 520003.32 EUR
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: De Directie HRM van het provinciebestuur Limburg zoekt een HRM oplossing die volgende processen ondersteunt: 

- Het organiseren en faciliteren van het onboarding-proces voor HRM, leidinggevenden en medewerkers;  
- Het beheren van functieprofielen en functiebeschrijvingen; 
- Het beheren en het opvolgen van alle leeractiviteiten, trainingen en certificaten;  
- Het beheren en opvolgen van gesprekken en gesprekscycli in het kader van prestatie-, competentie- en talentmanagement;  
- Het beheren en het opvolgen van gesprekken in het kader van personeelsleden die langdurig afwezig waren wegens ziekte; 
- Het ondersteunen van een datagedreven HR-beleid.  

De oplossing moet hierbij: 
- maximaal self-service functionaliteiten mogelijk maken voor zowel personeelsleden, leidinggevenden als HRM “Key-Users”; 
- een koppeling realiseren voor een integratie met de gegevens van de loonadministratietoepassing en het personeelsplan/organogram; 
- dashboards voorzien die afgestemd zijn op de behoeften van o.a. personeelsleden, leidinggevenden en HRM “Key-Users”; 
- rapporten met HRM data voorzien die afgestemd zijn op de behoeften van diverse stakeholders; 
- mogelijkheden voorzien om e-learningpakketten te koppelen of te importeren via bijvoorbeeld SCORM, LTI, xAPI, …. 

Provincie Limburg wenst een HR-tool te implementeren die koppelingen met ander HR-tools (zoals Core HR, ...) van de provincie Limburg mogelijk maakt waardoor data slechts 1 keer door de meest geschikte dienst ingegeven moeten worden. De ingegeven data kunnen vervolgens door de verschillende diensten gebruikt worden. 

De manier van verwerving is huur via een cloud-oplossing.  
Het PLOT beschikt over een eigen Microsoft-tenant (@plotlimburg.be), die zich onderscheidt van de provinciale Microsoft-tenant (@limburg.be). 

De volgende diensten moeten voorzien worden om een vlotte opstart mogelijk te maken:  
- functionele analyse met het oog op parametrisering, 
- configuratie en parametrisering, 
- migratie van gegevens uit de huidige toepassing naar de nieuwe oplossing, 
- opleiding van medewerkers, ook over rapportering HRM data, 
- stand-by bij opstart. 

Context 
Empower – End of Life 
Op dit ogenblik werkt de provincie Limburg met de toepassing Empower van de firma Cornerstone. Empower werd binnen onze organisatie geïmplementeerd door Dileoz als onderaannemer. 
Eind 2025 is Empower “End of Life”. 

Het provinciebestuur maakt gebruikt van volgende bundels van Empower: 
- Core: algemene data, 
- Learn: vorming, 
- Perform: doelstellingen, competenties, feedback en evaluatie, 
- Grow: doelstellingen, ontwikkelingsgebieden, sterktes. 
In Empower worden via SCORM e-learnings aangeboden van GoodHabitz.  

Empower wordt gevoed met data vanuit de toepassing DPP (firma Dileoz NV) bestaande uit personeelsbeheergegevens en organisatiebeheergegevens.  

Gebruikers 
- 850 actieve personeelsleden waarvan: 
    - 90-tal leidinggevenden, 
    - 24-tal personeelsleden Directie HRM, 
    - key-users: 4 personeelsleden HRM + 3 personeelsverantwoordelijken domeinen/instellingen; 
- Circa 220 aanvullende leidinggevenden/stagiairs/gedetacheerden/… – niet provinciepersoneelsleden. 

Toepassingen die momenteel ingezet worden in het kader van onboarding, prestatie- en competentiemanagement en VTO: 
- DPP (Dileoz): huidige toepassing voor organisatie- en personeelsbeheer, rapportering, arbeid en tijd – aanbesteed t.e.m. 31/12/2025, nieuwe opdracht start op 1/1/2026; 
- E-SignFlow: toepassing waar het provinciebestuur momenteel gebruik van maakt voor de geïntegreerde en rechtsgeldige digitale ondertekening van documenten; 
- FMIS: Facility Management Informatiesysteem, onder meer gebruikt voor de opvolging van de checklist-indienst nieuwe medewerkers, maar ook voor het reserveren van zalen in het kader van opleidingen; 
- GoodHabitz (SCORM/LTI), Acerta, GD&A, … e-learningplatformen met abonnementsformules;  
- Intranet: een platform waar de verschillende provinciale diensten momenteel nieuwsberichten kunnen plaatsen en toegang krijgen tot hun digitale personeelsdossier, feedbackgesprekken, opleidingen, … - vanaf april 2025 wordt het Intranet geïntegreerd in een nieuwe provinciale website (drupal – Dropsolid);  
- Mercurius: boekhoudpakket Mercurius van Cipal Schaubroeck nv; 
- Archipel: toekomstige toepassing voor dossierbeheer, agendering en notulering (vanaf april 2025); 
- MyMensura: webportaal waar de Directie HRM momenteel gebruik van maakt voor de opvolging van gezondheidsbeoordelingen van o.a. veiligheidsfuncties – aanbesteed t.e.m. 31/12/2024 – nieuwe aanbesteding start op 1/1/2025; 
- Office365 – Teams/Outlook: waar de Directie HRM momenteel gebruik van maakt voor het organiseren en inplannen van opleidingen; 
- Personeelsplan: Excelbestanden voor het beheer van het provinciale personeelsplan; 
- Syntegro: tool voor tijdsregistratie, ook gebruikt voor verlofaanvragen (lees: vakantie). 

 Eventuele aanpassingen in het kader van de uitbouw van een nieuw functiefamiliemodel Limburgse RPR (2025) met bijbehorende rechtspositieregeling moeten op een eenvoudige manier worden ondersteund.  

Vestigingseenheden 
Gebruikers zitten fysiek op verschillende plaatsen, binnen dezelfde Microsoft tenant, m.u.v. PLOT: 
- PLOT brandweerschool, Horizonlaan 42, 3600 Genk,  
- PLOT politieschool, Marcel Habetslaan 7, 3600 Genk, 
- PLOT multifunctionele oefenhal en opleidingsgebouw, Zwartegoudmijnlaan, 3600 Genk,  
- Provinciaal Domein Bokrijk, Bokrijklaan 1, 3600 Genk, 
- Provinciaal Domein Dommelhof, Toekomstlaan 5 + 9, 3600 Genk, 
- Provinciaal Domein Nieuwenhoven, Nieuwenhoven 1, 3800 Sint-Truiden, 
- “Scholengemeenschap voor het provinciaal en stedelijk onderwijs Limburg” (12 campussen over heel Limburg van Lommel tot Voeren (voornamelijk provinciaal poets- en onderhoudspersoneel en hun leidinggevenden die geen provinciale personeelsleden zijn)). 

De implementatie zal starten op 01/09/2025, ...
Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Provincie Limburg - Implementatie en huur van een E-SOFT HRM oplossing
De opdracht bevat twee verlengingen.
De opdracht heeft een initiële looptijd van 48 maanden. Deze opdracht kan, mits een uitdrukkelijke deputatiebeslissing uiterlijk 3 maand(en) voor het ver-strijken van de lopende uitvoeringsperiode, 2 maal verlengd worden met een periode van 2 jaar tot in totaal 8 jaar. Motivatie verlengde looptijd toevoegen. In geen geval is stilzwijgende verlenging mogelijk.


Winner: FPS Policy and Support
Number of bids: 7