Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-02-22
Buyer: Auftraggeber: Service- und Koordinierungsstelle für das vollzugliche Arbeitswesen – SeKo – (Freistaat Bayern, vertreten durch Bayer. Staatsministerium der Justiz, vertreten durch JVA Niederschönenfeld, diese vertreten durch SeKo); Vergabestelle: Zentrale Vergabestelle des bayer. Justizvollzugs
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 80520000
Estimated value: 6200000 EUR
Submission deadline: 2019-03-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Einführung des (ERP)-Systems SAP S/4 Hana in den bayerischen Justizvollzugseinrichtungen und Umsetzung der Besteuerung der Leistungen der öffentlichen Hand im bayerischen Justizvollzug
Gegenstand des Vertrages über ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systemlandschaft SAP S/4 HANA sind die in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen, insbes.
— die Implementierung u. das Customizing von bereits vom Auftraggeber einlizenzierten SAP-Produkten in die IT-Infrastruktur des AG, einschl. Unterstützungs- u. Migrationsleistungen (ERP-System), insbes. Integration aller steuerwirksamen u. nicht-steuerwirksamen Prozesse in 2 Phasen,
— sonstige Leistungen im Rahmen des Systems, einschl. Beratungs- u. Unterstützungsleistungen sowie Überlassung von Software,
Nicht Gegenstand sind Housing-Rechenzentrumsleistungen (siehe dazu VI.3, Nr. 7); diese werden vom AG beigestellt.
Das in den bayerischen Justizvollzugseinrichtungen eingesetzte, individuell programmierte Auftragsbearbeitungsprogramm soll durch die ERP-Software SAP S/4HANA on premise in aktueller Version (im Folgenden auch ERP-System oder System genannt) ersetzt werden. Die neue Softwarelösung soll in den Verwaltungs- und Produktionsbereichen der Justizvollzugsanstalten zum Einsatz kommen. Die Beschaffung und Einführung der Softwarelösung ist so vorgesehen, dass diese spätestens am 1.1.2021 im Echtbetrieb mindestens den Anforderungen der Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht gerecht wird. Der mögliche Zeitplan und die Heterogenität der Prozesse und der Systemlandschaft legen eine Einführung in mehreren Stufen nahe. Als erste Stufe ist die Einführung aller Prozesse im Bereich der Wirksamkeit der Umsatzsteuerpflicht in der gesamten Wertschöpfungskette durchzuführen. Diese Phase konzentriert sich auf die Einführung des Systems in der Verwaltung und beinhaltet alle Beschaffungs-, Veredelungs-, Finanz-, Controlling- und Vertriebsprozesse, welche sich in diesem Rahmen bewegen. Die Arbeitsbetriebe (Strafgefangene sind zur Arbeit gesetzlich verpflichtet) gehörten als Hoheitsbetriebe gem. § 2 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz in Verbindung mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Körperschaftssteuergesetz und Abschnitt 5 Abs. 18 Körperschaftssteuerrichtlinien bisher nicht zu den Betrieben gewerblicher Art und unterlagen keinerlei Steuerpflicht. Für die Besteuerung notwendige Daten wurden bisher nicht erhoben. Die darauf folgende Phase konzentriert sich auf den Produktionsbereich und wird weitere Prozesse beinhalten, welche die Beschaffungs-, Veredelungs-, Finanz-, Controlling- und Vertriebsprozesse der Betriebe beinhaltet, die nicht als umsatzsteuerwirksam zu bezeichnen sind. Hier ist besonders die Produktions- und Arbeitsverwaltung der Betriebe hervorzuheben. Diese Phase sollte aus heutiger Sicht mit Beendigung des Jahres 2021 final abgeschlossen sein. Auch die Übergabe der technischen Betreuung und des Supports an den Freistaat Bayern ist in dieser Phase ebenfalls zu berücksichtigen, unabhängig wann diese final durchgeführt wird. Ebenso ist das vom Frei-staat Bayern vorgesehene Personal auf eine Übernahme weiterer Rollouts vorzubereiten und zu qualifizieren. Es ist die Anpassung und Implementierung von SAP S/4HANA on premise in die gegebene IT-Infrastruktur des Auftraggebers vorgesehen, welches in notwendigem Umfang an die vollzuglichen Anforderungen anzupassen sein wird. Es wird darauf abgezielt hierbei möglichst nah am SAP-Standard zu bleiben und Prozesse, falls möglich, dahingehend anzupassen. Die SAP Best Practice Prozesse aus dem SAP Best Practices Explorer sind soweit möglich anzuwenden und in der Standardausprägung zu integrieren. Der bayer. Justizvollzug verfügt bereits u.a. über 1.000 SAP Professional-User Lizenzen, 1.000 Sign-On Lizenzen und 1 000 Identity Management Lizenzen, die für das Projekt zu verwenden sind. Dies entspricht auch der nach heutigem Stand geschätzten Userzahl nach Abschluss der zweiten Phase. Diese verteilen sich im Wesentlichen auf 22 selbständige Justizvollzugsanstalten, denen 14 kleinere Justizvollzugsanstalten angeschlossen sind. Neben der Anpassung und Implementierung ist die Erstellung einer Schulungs-Konzeption samt entsprechender Umsetzung für die technischen Administratoren und die fachlichen Mitarbeiter Auftragsgegenstand. Dies beinhaltet auch eine umfassende Dokumentation in deutscher Sprache, unter anderem bestehend aus Installationshandbuch, Betriebshandbuch/Verfahrensbeschreibung, Administrations- und Anwenderhandbuch. Besondere Bedeutung hat in diesem Zusammenhang der Wissenstransfer respektive die Übergabe aller technischen und fachlichen Dokumentationen. Schließlich wird auch erwartet, dass der Systemservice, insbesondere die Pflege und der Support im Rahmen des Betriebes der ERP-Lösung, und die Koordination der Lizenzpflege, d. h. von der Evaluierung, dem Test bis zum Einsatz im Produktivsystem, vom Anbieter geleistet wird.
Die Auswahl und Rangbildung unter allen geeigneten Bewerbern erfolgt nach der Höhe der erreichten Punkte auf Grund der im Unternehmerbogen in Abschnitt 4 dargestellten objektiven und nicht diskriminierenden Bewertungskriterien, dort nummeriert mit B1, B2, etc. Den im Unternehmerbogen dargestellten Kriterien sind Gewichtungspunkte zugeordnet. Die Erfüllung der Kriterien wird je nach Grad der Erfüllung mit je bis zu 5 Punkten bewertet. Aus der Multiplikation der Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten ergeben sich die (Gesamt-)Wertungspunkte für die Eignungsprüfung. Nachstehend sind die Kriterien unter Angabe der maximal erreichbaren Punktzahl zusammengefasst:
— Hinweis 1: Der Auftrag wird an ein leistungsfähiges und fachkundiges Unternehmen vergeben, bei dem keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Standardformular DE2 (Auftragsbekanntmachung) sieht keine gesonderte Rubrik für diesen Hinweis vor. Deshalb ergeht der Hinweis an dieser Stelle. Zum Beleg des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den genannten Bestimmungen fordert der Auftraggeber nach § 48 Abs. 2 Satz 1 VgV eine Eigenerklärung. Diese Erklärung erfolgt im Unternehmerbogen (TW05). Im Falle der Bietergemeinschaft, Eignungsleihe oder Beteiligung von Unterauftragnehmern haben sich sämtliche Unternehmen zu den Ausschlussgründen zu erklären. Auf die Regelungen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB wird in diesem Zusammenhang verwiesen. Vor der Auftragsvergabe wird von der Vergabestelle eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister eingeholt. Für den Zuschlag kommt nur ein Bieter in Frage, bei dem keine auftragsverhindernden Eintragungen vorliegen,
Zum Nachweis der Eignung (Befähigung zur Berufsausbildung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) ist erforderlich:
— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbarem Register (Kopie des Auszugs).
(Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG aufgeführt.)
1) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
2) Erklärung darüber, dass spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt wird;
(die Erklärungen erfolgen als Eigenerklärungen in der Vergabeunterlage TW05 Unternehmerbogen; die Erklärungen sind teilweise zu ergänzen durch vom Bewerber auszufertigende Zusatzdarstellungen/Erläuterungen)

Eligibility requirements: — Hinweis 1: Der Auftrag wird an ein leistungsfähiges und fachkundiges Unternehmen vergeben, bei dem keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Standardformular DE2 (Auftragsbekanntmachung) sieht keine gesonderte Rubrik für diesen Hinweis vor. Deshalb ergeht der Hinweis an dieser Stelle. Zum Beleg des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den genannten Bestimmungen fordert der Auftraggeber nach § 48 Abs. 2 Satz 1 VgV eine Eigenerklärung. Diese Erklärung erfolgt im Unternehmerbogen (TW05). Im Falle der Bietergemeinschaft, Eignungsleihe oder Beteiligung von Unterauftragnehmern haben sich sämtliche Unternehmen zu den Ausschlussgründen zu erklären. Auf die Regelungen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB wird in diesem Zusammenhang verwiesen. Vor der Auftragsvergabe wird von der Vergabestelle eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister eingeholt. Für den Zuschlag kommt nur ein Bieter in Frage, bei dem keine auftragsverhindernden Eintragungen vorliegen, — Hinweis 2: Gefordert wird die Abgabe einer Scientology-Schutzerklärung (Vergabeunterlage TW08), — Hinweis 3: Gefordert wird die Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung (Vergabeunterlage BW25). Zum Nachweis der Eignung (Befähigung zur Berufsausbildung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) ist erforderlich: — Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbarem Register (Kopie des Auszugs). (Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG aufgeführt.)

Award value: 6200000