Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-10
Buyer: Oberschwabenklinik gGmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48814500 | 63122000 | 72512000: Document management services | 79620000
Submission deadline: 2019-05-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und revisionssicher ausgelagert werden (Auslagerung Bestandsarchiv). Neben der Revisions- und Rechtssicherheit der Auslagerung soll mithilfe des Auftragnehmers gewährleistet werden, dass bei Bedarf, bereits ausgelagerte Patientenakten mittels Transport den betreffenden Stellen in der OSK in angemessener Zeit datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellung angeforderter Akten). Darüber hinaus soll eine datenschutzkonforme Vernichtung der Patientenakten nach Auslaufen der Aufbewahrungsfristen erfolgen (Aktenvernichtung). Alle Leistungen haben der DSGVO und den einschlägigen Rahmenbedingungen des LKHG Baden-Württemberg, insbesondere der Bestimmung in § 48 LKHG Baden-Württemberg, zu entsprechen.
Ausgangslage in den verschiedenen Einrichtungen der OSK werden jährlich rund 176 000 Patienten (davon ca. 48 000 stationäre Patienten) von über 2 700 Mitarbeitern versorgt. Die dabei noch zu einem guten Teil papiergeführten Patientenakten werden seit 2018 rechtskonform digitalisiert und elektronisch revisionssicher gespeichert. Die bis dahin im Rahmen der Patientenbehandlung geführten Papierakten werden in einem Zentrallager am Archivstandort der OSK in Weingarten archiviert und füllen ca. 4080 lfd. Meter Patientenakten und ca. 2664 lfd. Meter Röntgenakten, wobei die Ablage der Akten (Patienten- und Röntgenakten) nach Geburtsdatum und Geburtsmonat, z. B. 01.01. – 02.01., erfolgt. Ab 2017 wurden Fall-Barcodes verwendet. Aufgabenstellung die Bestandsarchive der Patientenakten der OSK sollen aufgelöst und mithilfe eines externen Archivierungsdienstleisters als Auftragnehmer rechts- und revisionssicher ausgelagert werden (Auslagerung Bestandsarchiv). Neben der Revisions- und Rechtssicherheit der Auslagerung soll mithilfe des Auftragnehmers gewährleistet werden, dass bei Bedarf, bereits ausgelagerte Patientenakten mittels Transport den betreffenden Stellen in der OSK in angemessener Zeit datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellung angeforderter Kartons). Darüber hinaus soll eine datenschutzkonforme Vernichtung der Patientenakten nach Auslaufen der Aufbewahrungsfristen erfolgen (Aktenvernichtung). Alle Leistungen haben der DSGVO und den einschlägigen Rahmenbedingungen des LKHG Baden-Württemberg, insbesondere der Bestimmung in § 48 LKHG Baden-Württemberg, zu entsprechen. Allgemeine Zielsetzung die Vergabe der nachfolgend beschriebenen Leistung verfolgt das Ziel, die Patientenakten bestmöglich gesetzes- und datenschutzkonform sowie unter wirtschaftlich optimalen Konditionen handzuhaben. Im Rahmen der Auftragsausführung wird zum einen erwartet, dass der Auftragnehmer Räumlichkeiten zur Verfügung stellt, die sich für eine Nutzung als Archiv der OSK eignen. Zum anderen hat der Auftragnehmer der OSK ausreichende personelle Kapazitäten dergestalt zur Verfügung zu stellen, dass die betreffenden Personen unter dem ausschließlichen Weisungsrecht der OSK erforderlich werdende Tätigkeiten, wie etwa Erfassung, Lagerarbeiten und Vernichtung ausführen.
Eine weiterführende Verlängerung des Vertrages ist grundsätzlich möglich. Wir sehen hierfür einen Zeitraum von weiteren 60 Monaten vor. Der Zeitpunkt für die Kontrahierung zur Vertragsverlängerung wird stattfinden bis zum 31.12.2028.
Die Abrechnung erfolgt monatlich bis spätestens zum 10. des Folgemonats für die im jeweiligen Vormonat erbrachten Leistungen. Die Rechnung enthält eine detaillierte Auflistung der tatsächlich erbrachten Leistungen in der jeweiligen Menge unter Bezugnahme auf entsprechende Lieferscheine. Die Leistungsnachweise sind der OSK auf deren Verlangen in Papierform sowie die Daten als Excel-Datei zu übergeben. Die Zahlung erfolgt nach Leistungserbringung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung innerhalb von 30 Kalendertagen netto.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen,
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Eligibility requirements: Siehe Vergabeunterlagen