Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2016-03-18
Buyer: Kansaneläkelaitos
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000 | 73000000 | 79200000

Technical requirements: Kansaneläkelaitos (Kela) pyytää tarjoajia tekniseen vuoropuheluun koskien Talous- ja henkilöstösuunnitteluprojektin (TAHE) edellyttämien asiantuntijapalveluiden hankintaa.
Kelalla on hankittuna IBM:n Cognos TM1 järjestelmä. Kelan tavoitteena on toteuttaa talous- ja henkilöstösuunnittelun tarvitsemat toiminnallisuudet edellä mainitun ohjelmiston avulla. Talous- ja henkilöstösuunnitteluprosessin tarkoituksena on toiminnasta aiheutuvien kustannusten ja resurssien suunnittelu sekä ennakointi. Budjetointi ja resurssien suunnittelu Kelassa sisältää tavoitteiden asettamisen tulosyksiköille, yksiköiden suunnitelmien laadinnan, tulosneuvottelut tavoitteisiin pääsemiseksi ja seurannan sekä ennusteet. Järjestelmän tulee tukea Kelan toiminnan suunnitteluprosessia, ja prosessin omistajalla tulee olla mahdollisuus järjestelmän avulla seurata ja ohjata prosessin etenemistä.
Järjestelmässä Kelan käyttäjät tulevat tekemään suunnitelmia useilla eri hierarkioilla, esimerkiksi organisaatio tai kustannuslaji. TAHE- projektissa valittavan toimittajan tulee yhdessä Kelan kanssa suunnitella ja toteuttaa järjestelmä siten, että se mukautuu joustavasti organisaatiomuutoksiin. Toimittajan tulee suunnitella ja toteuttaa suunnitteluversioidenhallinta siten, että se mahdollistaa Kelan käyttäjien toimesta erilaisten suunnittelutilanteiden tallentamisen, vaihtoehtoiset suunnitelmat sekä simulaatiot. Valitun toimittajan tulee suunnitella ja toteuttaa TAHE- järjestelmä siten, että erilliset suunnitelmat pystytään liittämään toisiinsa ja kokonaissuunnitelmaan, jotta suunnittelu voidaan valitussa määrin hajauttaa tai keskittää Kelan organisaatiossa. Suunnittelumallien tulee olla muokattavissa joustavasti Kelan tarpeita vastaavalla tavalla. Järjestelmän suunnittelujänne tulee olla määriteltävissä joustavasti vastaamaan Kelan lyhyen ja pitkän tähtäyksen suunnittelua, lisäksi järjestelmän tulee tukea rullaavaa budjetointia.
Suunnittelu ja erilaiset muutokset niihin tulee olla mahdollisia vuosi- tai kuukausitasolle, kustannuslajeille tai kustannuslajiryhmille ja eri organisaatiotasoille. Järjestelmään tulee voida asettaa erilaisia laskentasääntöjä, kuten esimerkiksi laskennallisille sosiaali- ja eläkekuluille. Lisäksi järjestelmässä tulee olla mahdollista kustannusten vyörytys kustannuslajilta ja tulosyksiköltä toiselle. Järjestelmässä tulee olla työkalut erilaisten skenaarioiden rakentamiseen ja versiointiin. Lisäksi järjestelmän tulee tukea simulointia, esimerkiksi mitä – jos – analyysit (what - if). Järjestelmä integroidaan SAP:in toiminnanohjausjärjestelmään, josta luetaan master- ja tapahtumadataa. Järjestelmän tuottamat tiedot tulee pystyä raportoimaan sekä Cognos TM1:stä että Cognos BI:stä. Tiedon päivittyminen pitää olla automatisoitavissa joustavasti Kelan tarpeita vastaavalla tavalla. Tietojen tulostaminen paperitulosteiksi täytyy olla mahdollista.
Talous- ja henkilöstösuunnitelmat tehdään noin 80 organisaatioyksikölle. Prosessiin osallistuu noin 170 henkilöä.
TAHE-projektissa Kela yhteistyössä toimittajan kanssa toteutetaan tietojen tuonti lähdejärjestelmistä liittymien kautta tietovarastoon. Toimittaja toteuttaa tietovarastoon tuotujen tietojen ETL-prosessit. Budjetoinnin ja henkilöstösuunnittelun TM1- toteutus on toimittajan vastuulla. Tarvittava BI-raportointi tehdään Kelan ja valittavan toimittajan yhteistyönä. TAHE-projektin vastuunjako tarkentuu vuoropuhelun aikana.
— antaa tarjoajille mahdollisuus esittää vapaamuotoisia kysymyksiä ja kommentteja Kelalle hankinnan suunniteltuun toteutukseen liittyen,
— kartoittaa hankintakokonaisuuksien sisällöllisten vaatimuksia, esim. asiantuntijoiden osaamistasoja,
Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään vastaamaan alla esitettyihin kysymyksiin ja antamaan yhteystietonsa (yrityksen virallinen nimi ja yhteyshenkilö sähköpostiosoitteineen) viimeistään 30.3.2016 sähköpostiosoitteeseen tahe.hankintapalvelut@kela.fi
Ilmoittautumisen yhteydessä yritykset voivat esittää vapaamuotoisia kysymyksiä ja kommentteja Kelalle hankinnan suunniteltuun toteutukseen liittyen. Teknisen vuoropuhelun aikana Kela toimittaa ilmoittautuneille yrityksille koostetusti vastaukset esitettyihin kysymyksiin, mutta Kelan antamat vastaukset eivät ole millään tavalla sitovia ja pidätämme oikeuden olla vastaamatta kysymyksiin kokonaan.
Teknisen vuoropuhelun mahdollisissa myöhemmissä vaiheissa Kela voi lähettää tietopyyntöön vastanneille yrityksille lisää kysymyksiä sekä tarjouspyynnön luonnoksia kommentoitavaksi hankinnan valmistelun edetessä.
2. Antakaa karkea arvio käyttöönottoprojektin tehtävistä, työmääristä ja kustannuksista eroteltuna toteuttamisen ja käyttöönoton tehtäviin, työmääriin ja kustannuksiin sekä jaoteltuna yrityksenne ja Kelan tehtäviin.
4. Kertokaa millainen on teidän hinnoitteluperiaatteenne TAHE- projektin kaltaisissa projektitoimituksissa (kiinteä, tuntipohjainen, tavoitehinnoittelu, jne.).
5. Kertokaa mitä tietoja Kelan tulisi tarjouspyynnössä antaa, jotta pystytte hinnoittelemaan projektin kiinteähintaisena.
6. Referenssitoimitukset: kertokaa kuinka monta TAHE- projektin kaltaista käyttöönottoprojektia olette tehneet viimeisen kolmen vuoden aikana.