Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-02-05
Buyer: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Country: DE
Region: DE212
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 72200000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 1515969.6 EUR
Submission deadline: 2024-03-06
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines neuen IT-Fachverfahrens für die Städtische Bestattung.
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18c8bb3e7e3-68fa85c8e4e03659
Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Der Leistungsgegenstand umfasst:
1.2.1. Beschaffung einer Standardsoftware
Beschaffung einer Standardsoftware zur Unterstützung der im Anhang Geschäftsprozesse aufgeführten Prozesse und den genannten Anforderungen.

1.2.2. Lizenzen
Bereitstellung eines Gesamtsystems (inkl. Service und Pflege) für 75 Anwender*innen, wovon mindestens 40 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können. 
Die Lizenzen werden unbefristet gegen Pauschalvergütung überlassen. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für 20 Named User oder 10 weitere gleichzeitig im System arbeitende Anwender*innen, Lizenzen (inkl. Service und Pflege) erwerben zu können.

1.2.3. Produkterweiterungen / Anpassungen
Der Auftragnehmer (AN) liefert die gegebenenfalls nötigen Produkterweiterungen / -an-passungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (AG) gemäß der Leistungsbeschreibung.

1.2.4. Schnittstellen
Der AN stellt die notwendigen, beschriebenen Schnittstellen bereit. Die Daten werden dabei vertraulich, integer und authentisch übertragen.

1.2.5. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
Der AN unterstützt maßgeblich bei der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, folgende Aufgaben gehören dazu:
• Verantwortung, Anleitung und personelle Unterstützung bei der Installation und Konfiguration des Fachverfahrens  bis zur Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur der LHM auf einer Test- und Produktivumgebung, sowie Lieferung der bereits zur Installation benötigten Updates.
• Integration in die vorhandene Systemlandschaft der LHM, in allen benötigten Umgebungen (siehe im Leistungsverzeichnis genannte Angaben zur IT-Infrastruktur).
• Inbetriebnahme der Schnittstellen nach Meilensteinen.
• Übernahme und Bereitstellung der definierten Dokumentvorlagen (siehe Anhang Liste der Dokumentvorlagen) und vorgefertigten Auswertungen in das System.
• Durchführung der Entwicklertests für die ggf. notwendigen Weiterentwicklungen, Begleitung der Integrations- und Systemtests inkl. Fehlerbehebung und Begleitung der Abnahmetests (Details siehe Anhang Testkonzept).
• Durchführung von Performance- und Lasttests.
• Begleitung der Einführung (Go-Live und Early-Life-Support Details siehe Anhang Testkonzept).

1.2.6. Datenmigration
Der AN übernimmt die Migration der Daten aus dem Altverfahren gemäß der beschriebenen Datenmigration und dem Migrationskonzept (siehe Anhang Migrationskonzept).

1.2.7. Datenaufbereitung (Option)
Der AN übernimmt die Optimierung der Daten aus dem Altverfahren und weiteren Exceltabellen (siehe Anhang Datenaufbereitung der Leistungsbeschreibung).

1.2.8. Schulung
Der AN führt Schulungen, sowie optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.

1.2.9. Service und Pflege
Die Service- und Pflegeleistungen für das IT-Fachverfahren, welche durch den AN gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den AN umgesetzt sein müssen. Die Service- und Pflegeleistungen laufen maximal 11 Jahre mit der Möglichkeit einer Kündigung nach Maßgabe des EVB-IT-Erstellungsvertrages nach 6 Jahren. Die Service- und Pflegeleistungen umfassen alle lizenzierten Systemkomponenten, einschließlich der beschriebenen Schnittstellen. 

1.2.10. Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit
Der AG wird voraussichtlich pro Jahr 30 Personentage des AN zur Optimierung und Erweiterung des IT-Fachverfahrens zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse abrufen. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerung, anzubieten.

1.2.11. Dokumentation
Der AN stellt dem AG folgende Dokumente zur Verfügung: Betriebshandbuch, Administrationshandbuch und Bedienungshandbuch für das Fachverfahren, die fachliche Konfiguration sowie die Vorlagenerstellung einschließlich aller Anpassungen.

Eligibility requirements: other

Winner: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement