Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-17
Buyer: Gemeente Breda
Country: NL
Region: NL411
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48442000 | 72000000 | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 4000000 EUR
Submission deadline: 2024-10-11
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Beschrijving
Procedure
Aanbesteding middels de Europees/Nationaal openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

Opdracht
De scope van de ICT-Oplossing bestaat uit het ter beschikking stellen van een financieel systeem (hierna benoemd ICT-Oplossing) in een test- en productieomgeving met bijbehorende dienstverlening uitgaande van de wet en regelgeving en de gestelde eisen/wensen zoals deze in de vragenlijsten en bijbehorende Bijlagen zijn vastgelegd. De Inschrijver dient, om bovenstaande te realiseren, de volgende ICT-Oplossing te leveren:
Eenmalig: het verzorgen van de implementatie (conform aan te leveren implementatieplan) van de ICT-Oplossing;
 Jaarlijks: onderhoud en ondersteuning van de ICT-Oplossing conform SLA bestaande uit;
Correctief onderhoud; Preventief onderhoud; Innovatief onderhoud; Gebruikersondersteuning.
Bij einde contract: het faciliteren van een Exit functionaliteit (plan), bij einde overeenkomst, conform aan te leveren Exit plan van de ICT-Oplossing.

Doel
Het doel van deze aanbesteding is om voor de <levering van deze dienste een overeenkomst te sluiten. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van zes (6) jaar en zeven (7) maanden vast, met een verlengoptie van twee (2) keer drie (3) jaar.
De overeenkomst gaat in per ondertekeningsdatum. De Overeenkomst duurt inclusief initiële looptijd en verlengingen tot en met 30-06-2037. Dit is zes (6) jaar en zeven (7) maanden na start overeenkomst. Deze zes (6) jaar en zeven (7) maanden zijn als volgt opgebouwd:
15-11-2024 tot en met 31-12-2025; implementatie.
01-01-2026 tot en met 30-06-2031; onderhoud en ondersteuning (initiële looptijd).
De initiële contracttermijn eindigt op 30-06-2031. Opdrachtgever heeft daarna eenzijdig de mogelijkheid om de Overeenkomst onder dezelfde condities twee (2) keer te verlengen met telkens maximaal drie (3) jaar. Als schriftelijk bezwaar wordt gemaakt tegen de Gunningsbeslissing en/of een kort geding aanhangig wordt gemaakt heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst later in werking te laten treden. U dient hiermee bij het opstellen van uw Inschrijving nadrukkelijk rekening te houden

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.
Inschrijver moet een kopie van de verzekeringspolis of verzekeringscertificaat voor 
bedrijfsaansprakelijkheid inleveren. Dit is een bewijs van verzekering tegen bedrijfsrisico’s. 
Dit bewijs moet minder dan één jaar oud zijn bij het indienen van de Inschrijving. Ook moet 
dit bewijs aantonen dat Inschrijver in ieder geval is verzekerd voor € 2.500.000,- per claim 
met een totaal van € 5.000.000,- per jaar. Inschrijver levert dit bewijsstuk binnen zeven 
kalenderdagen in op aangeven van Aanbestedende dienst.
Bij het indienen van de Inschrijving moet de Inschrijver aantonen dat het bedrijf is 
geregistreerd volgens de regels waar het gevestigd is. Dit bewijs moet komen uit het 
beroeps- en handelsregister van dat land.
De Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het beschikbaar stellen en succesvol 
implementeren van de ICT-Oplossing binnen een qua omvang en complexiteit (lokale 
overheid) vergelijkbare omgeving. Inschrijver dient door middel van één (1) referentie 
kerncompetentie 1 aan te tonen (zie bijlage 10 formulier kerncompetenties)
De Inschrijver beschikt over aantoonbare kennis, ervaring en best practices om de ICT Oplossing te kunnen implementeren binnen de Gemeente Breda. Hierbij bevestigt de 
referent dat de inschrijver de manier van werken en strategie van zijn of haar organisatie 
zodanig heeft toegepast dat de inschrijver optrad als een vak-expert bij het succesvol 
implementeren en integreren van de ICT-Oplossing. Laat hierbij minimaal zien: 
a) De Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het gestandaardiseerd en geüniformeerd 
inrichten van bedrijfsvoering processen.
b) De Inschrijver heeft de gebruikers en beheerders tijdens de implementatie periode 
zodanig getraind (volgens overeenkomst) dat zij zelfstandig gebruik kunnen maken van 
het nieuwe ICT-Oplossing.
c) De Inschrijver heeft aangetoond dat de Stamgegevens en financieel gerelateerde data uit 
bronsystemen (denk aan Openstaande posten debiteuren en crediteuren, 
Projectadministratie en Beginbalans etc.) succesvol zijn overgezet zodat de 
Opdrachtgever volgens overeenkomst en planning kon starten met het nieuw 
geïmplementeerde ICT-Oplossing.