Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-07-15
Buyer: Land Sachsen-Anhalt vertreten durch das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72227000: Software integration consultancy services | 72600000 | 79400000 | 79410000 | 79412000
Submission deadline: 2017-08-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Auftragsgegenstand sind Beratungs-/Unterstützungsleistungen bei der Konzeption zur Einführung eines DMS/VBS (Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystem) für das Projekt EVA-MF. Mit EVA-MF wird die elektronische Verwaltungsarbeit inkl. der erforderlichen Anpassung der Verwaltungsstrukturen und -abläufe für die allgemeine Schriftgutverwaltung
Im Rahmen der Konzeption des DMS/VBS werden auch die Voraussetzungen geschaffen, um Fachverfahren in den weiteren Ausbaustufen einbinden zu können.
Für eine zentrale DMS/VBS-Landeslösung soll das Projekt Erkenntnisse in organisatorischer, technischer und finanzieller Hinsicht zur Einführung liefern. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollen zur Erstellung von Standards, von allgemeinen Handlungsempfehlungen für künftige vergleichbare Landesprojekte sowie zur Förderung einer zentralen Koordinierung und Steuerung in der Landesverwaltung genutzt werden.
Die notwendige Untersuchung der elektronisch abzubildenden Prozesse erfolgt in der Konzeptionsphase im Rahmen einer zweistufigen Vorgehensweise. In der ersten Stufe wird ein Grobkonzept erstellt, das eine Beschreibung der Ist- und Sollprozesse mit Schnittstellen, eine Beschreibung des organisatorischen und technischen Umfeldes sowie erste Empfehlungen zur Prozessoptimierung enthalten soll.
In der zweiten Stufe (Feinkonzept) werden die im Rahmen des Grobkonzeptes entwickelten Sollprozesse detailliert beschrieben, ein technisches Fachkonzept entwickelt und ein Kriterienkatalog erarbeitet, der alle Anforderungen an ein DMS/VBS im Sinne des „Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesministeriums des Inneren enthält. Der Kriterienkatalog wird Bewertungsgrundlage (Leistungsbeschreibung/Lastenkatalog) im Rahmen der Produktauswahl des DMS/VBS sein. Es ist geplant, gemeinsam mit dem IMA ORG das Konzept so zu gestalten, dass es auch in den übrigen Ressorts in Sachsen-Anhalt Anwendung finden kann. Für die beschriebenen Aktivitäten sucht das MF entsprechende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.
Projektmanagement/-leitung (Unterstützung der Projektleitung in der Projektorganisation und des –managements anhand standardisierter Methoden und Ansätze/Vor- und Nachbereitung von Lenkungsausschusssitzungen/Fachlicher Sparringspartner im Rahmen der Gesamtprojektsteuerung für die Entscheidungsträger des MF und Projektleitung/Durchführung des Projektcontrollings und des -reportings (Budgetreporting)/Auswahl und Vorschlag von Projektstandards (Vorgaben für die Erstellung von Fach- und IT-Konzepten) einschließlich Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses im Projekt/Verfolgung von Projektangelegenheiten und veränderten Anforderungen an das Projekt/Durchführung von regelmäßigen Statusmeetings mit den verantwortlichen TP-Leitern und Dienstleistern)
QS (Begleitung von Konzept-Workshops zur frühzeitigen Ermittlung projektkritischer Punkte/Sicherstellung eines fachlichen, organisatorischen und methodischen Standards/Fachliche Plausibilisierung der Konzepte/Review der vorhandenen Konzepte und weiterer Dokumentationen (z.B. Testergebnisse)/Sichtung der Offenen Punkte und Bewertung der Auswirkung auf die kommenden Phasen/Spiegelung der Ergebnisse gegenüber marktüblichen Standards zum Lasten- sowie Pflichtenheft, den IT-Sicherheitsanforderungen sowie formaler Kriterien z.B. Wesentlichkeit, Klarheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit)
Vorplanung/Analyse (Ist- und Schwachstellenanalyse im MF, Entwicklung einer Einführungsstrategie/Ressortübergreifende Prozessanalyse in Zusammenarbeit mit dem IMA ORG/Dokumentation)
Grobkonzeption (Beschreibung der Sollprozesse/Festlegung der allgemeinen Komponenten (Erhebung von Metainformationen/Auswählbare Schriftstücke, Benutzerverwaltung und Zugriffsprofile/Aktenablage/Aktenplan, etc.) Durchführung von Workshops/Externe Schnittstellen/Ressortübergreifende Anforderungen IMA ORG/Dokumentation)
Umsetzungsplanung (Priorisierung von Prozessen, organisatorische Auswirkungen, Einführungsstrategie umsetzen, Zeitplanung, Aufwandsschätzung)
Leistungsbeschreibung (Erhebung der technischen Anforderungen unter Berücksichtigung der Landesstrategie/Erstellung der Leistungsbeschreibung)
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (vorbehaltlich der Anforderungen des Landesrechnungshofes ist die partnerschaftliche Erarbeitung einer WIBE 5.0 vorgesehen)
Zur Unterstützung der genannten Bereiche werden folgende Leistungsvolumina (Tage) geschätzt (ein Anspruch auf ein bestimmtes Abrufvolumen besteht nicht):
Die Beratungsintensität über den gesamten Projektzeitraum wird zwischen der Projektleitung und dem Auftragnehmer festgelegt.
Der Auftraggeber kann nach Ablauf der Grundlaufzeit den Vertrag verlängern, sofern es zeitliche Verschiebungen im Projekt gibt und der Leistungsumfang inhaltlich nicht verändert wird.

Eligibility requirements: Hinsichtlich der Auflistung und Beschreibung der Teilnahmebedingungen, insbesondere hinsichtlich der Eignungskriterien und Mindestanforderungen, wird auf die Auftragsunterlage Ziffer 4 verwiesen.