Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-04-06
Buyer: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72315000: Data network management and support services
Estimated value: 1 PLN
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia eksploatacji i utrzymania Kompleksowego Systemu Informatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (KSI ZUS) od dnia 1 maja 2021 r.
I. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego następujących usług:
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.
II. Termin wykonania zamówienia: od 1.5.2021, nie dłużej niż do 31.8.2021 (zamówienie podstawowe), zgodnie z szczegółowymi terminami realizacji wskazanymi w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku skorzystania z prawa opcji termin realizacji zamówienia może ulec przedłużeniu o maksymalnie 2 miesiące, tj. do 31 października 2021 r.
1. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na wydłużeniu terminu wykonywania umowy o dodatkowe maksymalnie 2 miesiące, tj. do dnia 31 października 2021 r. Przedłużenie realizacji zamówienia może nastąpić jedynie w pełnych miesiącach tzn. że Zamawiający może skorzystać z zamówienia opcjonalnie jeden lub dwukrotnie do wykorzystania wskazując okres zamówienia opcjonalnego. Skorzystanie z zamówienia opcjonalnego będzie skutkowało wydłużeniem wszystkich praw i obowiązków stron objętych niniejszym przedmiotem zamówienia i uregulowanych dla okresu podstawowego.
1) Skorzystanie z prawa opcji będzie możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy Zamawiający ustali, że Wykonawca wybrany w postępowaniu na świadczenie usług wsparcia eksploatacji i utrzymania systemu KSI ZUS, które zostało wszczęte w dniu 21 lutego 2020 r., nr postępowania: TZ/271/65/19 (dalej „Postępowanie 2020”) nie przejmie realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia od dnia 1 września 2021 r., w szczególności w sytuacji, gdyby do dnia 30 maja 2021 r. nie została zawarta umowa w wyniku rozstrzygnięcia postępowania 2020.
2) Wykonawca nie może odmówić realizacji zamówienia opcjonalnego, jeżeli Zamawiający złoży oświadczenie o skorzystaniu z opcji w odpowiednim terminie.
3) W przypadku chęci skorzystania z prawa opcji Zamawiający złoży odpowiednie oświadczenie wskazujące zakres zamówienia opcjonalnego w formie pisemnej na adres siedziby Wykonawcy lub w postaci elektronicznej – opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres e-mail wskazany w umowie. Oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji powinno być złożone w terminie nie później niż na 14 dni przed zakończeniem trwania okresu podstawowego, tj. do dnia 17 sierpnia 2021 r. W przypadku skorzystania pierwotnie z części zamówienia opcjonalnego (przedłużenia o 1 miesiąc) Zamawiający złoży oświadczenie nie później niż na 14 dni przed zakończeniem realizacji usług opcjonalnych (tj. do dnia 16 września 2021 r.).
4) Zamówienie opcjonalne będzie realizowane na tożsamych warunkach, które zostały przewidziane dla zamówienia podstawowego, w szczególności w oparciu o te same stawki wynagrodzenia, zasady płatności, warunki realizacji usług.
3. Prawem opcji objęty zostanie przedmiot umowy o szacowanej wartości do 50 % podstawowego zakresu zamówienia brutto.
Sekcja II.1.7 oraz sekcja V.2.4 – z uwagi na wrażliwy charakter informacji dotyczącej wartości, Zam. na tym etapie postępowania nie może wskazać przedmiotowych danych. Dane te Zam. wskaże po wyborze oferty najkorzystniejszej.
Sekcja V.2.1 – Zam. wyjaśnia, że jest to termin wysłania zaproszenia do negocjacji do Asseco Poland S.A. oraz do Konsorcjum Comarch Polska SA i Comarch SA.
Uzas. faktyczne: Zam. wszczął 21.2.2020 postęp. na usługi wsparcia eksploatacji i utrzymania KSI ZUS, znak TZ/271/65/19 („Postęp. 2020”). Zam. 4.2.2021 w Postęp. 2020 dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej. Na wybór ten wpłynęły odwołania Wykonawców, które obecnie rozpatrywane są przez KIO. Dotychczasowa umowa z Asseco na utrzymanie systemu KSI ZUS w ok. 60 % wygaśnie 30.4.2021. Nawet gdyby rozpatrzenie odwołań i zawarcie umowy w Postęp. 2020 nastąpiło w 4.2021 to termin ten nie pozwala na realizację usł. utrzymania KSI w sposób nieprzerwany na podst. obecnie zawartych umów, ponieważ w Postęp. 2020 Zam. przewidział maks. 90-dniowy okres, w którym dotychczasowy Wykon. może przygotowywać się do przejęcia usług („Okr. Przejściowy”). Zam. nie dysponuje żadnymi śr. prawnymi, aby wymusić skrócenie tego okresu. Niezbędne jest zabezpieczenie usług w okresie od 1.5.2021 do czasu, gdy wybrany w Postęp. 2020 Wykon. przystąpi do utrzymania KSI.
O wyjątkowości i nieprzewidywalności sytuacji świadczy fakt, że w trakcie Postęp. 2020 wystąpiły okoliczności, których Zam. nie przewidywał ani nie mógł przewidzieć przygotowując i wszczynając Postęp. 2020. Postępowanie było wszczęte na mies. przed rozpoczęciem COVID-19. Zam. nie mógł przewidzieć ani skali, ani rodzaju trudności, z którymi musiał się mierzyć w związku z prowadzeniem Postęp. 2020 w trakcie pandemii, m.in. w 3.2020 KIO zawiesiła swoją działalność, co uniemożliwiło rozpoznanie odwołań, wniesionych na treść i modyfikację SIWZ w terminach przewidzianych w Pzp. Wyroki KIO zapadły 6.2020 i 7.2020. Następnie wpłynęły 2 skargi do SO, które na kilka miesięcy zablokowały możliwość kontynuacji Postęp. 2020. Wyroki SO zapadły 22.10.2020. 1 etap Postęp. 2020 z uwagi na ww. okoliczności miał wielomiesięczne opóźnienie, nieprzewidywane przez Zam. i niewynikające z przyczyn leżących po jego stronie.
SO oddalił w całości 2 skargi, co umożliwiło dokonanie otwarcia ofert 27.10.2020. Zdarzenia te zbiegły się z drugą, dużo poważniejszą falą COVID-19. Okoliczności te miały wpływ na możliwość sprawnego kontynuowania Postęp. 2020, w którym dwa kryteria, o łącznej wadze 40 %, stanowiły testy kompetencji (zgodnie z SIWZ przeprowadzane w siedzibie Zam.) Ich realizacja wymagała zgromadzania zespołów 2 Wykon. oraz Zam. w jednym miejscu i czasie w ciągu 4 dni. W związku z rozwojem epidemii i wprowadzaniem nowych obostrzeń i ograniczeń Zam. był zobowiązany dokonać szeregu analiz i uzgodnień oraz dostosować sposób prowadzenia testów do wym. sanitarnych. Powyższe zdarzenia umożliwiły Zam. przeprowadzenie pierwszych testów dopiero w 12.2020.


Winner: X
Award value: 1