Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-10
Buyer: Betreuung und Weiterentwicklung der Webauftritte
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2026-01-23

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Betreuung und Weiterentwicklung der Webauftritte des Helmholtz-Zentrums Hereon auf Basis des Content-Management-Systems imperia CMS
Die Tätigkeiten sind vornehmlich beim Auftragnehmer, ggf. in geringem Umfang vor Ort (Geesthacht) zu erbringen.

Eligibility requirements: Eigenerklärung Sanktionen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Eigenerklärung DE Sanktionen 5k EU 2022_576_20220414.pdf"
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
- Betreuung und Weiterentwicklung der bestehenden imperia CMS-Elemente (Flexmodule, Includes, Templates, Workflows, Updates, Bugfixing, Microsites, Rechte/Rollen, Schnittstellen usw.)
- Betreuung und Weiterentwicklung der bestehenden Automatismen (Nachhaltigkeits- und Alias-Umleitungen, EU-Projekte, Publikationstool POLDI - Microservice in Kubernetes, SiteActive, usw.)
- Betreuung und Weiterentwicklung der in das Entwicklungssystem eingepassten PerlModule (Transform, Hermes, projektspezifische Module zur Stammdatenpflege, Schnittstellen zu externen Systemen, usw.) 
- Entwicklung und Konfiguration neuer imperia CMS-Elemente und -Prozesse (Flexmodule, Templates, Automatismen usw.)
- Support werktags von 9 Uhr bis 17 Uhr je nach Aufwand. Auftragserteilung über ein vom Auftragsnehmer betriebenes Ticketsystem (z.B. Jira)
- Reaktionszeit für "sehr hoch" priorisierte Tickets: maximal 4 Stunden
- Absprachen mit Designagenturen und enge Kooperation mit internen IT-Beschäftigten und externen IT-Dienstleitern (z.B. Serverbetrieb und Wartung/Schnittstellen)
- Planung, Moderation und Umsetzung von Relaunch-Prozessen auf Basis des CMS imperia (incl. Inhaltsmigration, Informationsarchitektur)
- Permanentes Update aller imperia-Instanzen und Integration in ein (In-House)Kubernetes-System sowie mögliches Deployment von z.B. HTML, CSS, JS, Me-dien in Public-Cloud-Speicher (S3)
- Dokumentation in einem, für den Auftraggeber zugänglichen, System. Regelmäßige Übergabe sämtlicher Sourcen inkl. Dokumentation (z.B. GIT, REPO) an den Auftraggeber in einem zu definierenden Prozess. 
- Implementierung von KI bzw. LLM gestützten Automatisierungs- und Kontrollprozessen (z.B. für Automatische Übersetzung, Alternativtextgenerierung oder Kontrolle auf Barrierefreiheit)

Bis Ende Dezember 2029 wird eine voraussichtliche Abnahmemenge von circa 100 Projekttagen pro Jahr geschätzt
Die Tätigkeiten sind vornehmlich beim Auftragnehmer, ggf. in geringem Umfang vor Ort (Geesthacht) zu erbringen.
Die Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre fest mit der Option zur einmaligen Verlängerung um ein weiteres Jahr bei einer maximalen Gesamtlaufzeit von 4 Jahren.