Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-07-25
Buyer: Cedefop
Country: GR
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72611000: Technical computer support services
Submission deadline: 2018-09-10
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Levering af tjenester vedrørende support og bistand på første niveau til Cedefops (Thessaloniki) og ENISA's (Athen) IKT-brugere samt udførelse af en række supportaktiviteter til Cedefops IKT-afdeling i henhold til de specificerede krav angivet i udbudsspecifikationerne. Sådanne aktiviteter er almindeligvis kendt som helpdesk- eller servicedesk-aktiviteter.
Cedefop vil underskrive og udføre deres egen rammeaftale til parti 1 såvel som rammeaftalen og ethvert tillæg dertil (inklusive suspendering og annullering af rammeaftalen) på vegne af "ENISA" til part 2, i overensstemmelse med det mandat, som det er blevet givet af dette EU-agentur.
Når rammeaftalen er blevet underskrevet, vil ENISA underskrive ordresedler direkte med kontrahenten og vil være direkte ansvarlig for den kontraktmæssige og finansielle udførelse.
Cedefops lokaler i Thessaloniki, Grækenland. Kontrahenten kan i specifikke tilfælde skulle levere tjenester uden for Cedefops lokaler (dvs. et hotel eller konferencecenter).
Den forventede tjenesteomfang i persondage er 2100 persondage over 4 år. Tilbudsgivere skal være opmærksomme på, at det anslåede omfang udelukkende er vejledende, ikke er bindende for agenturerne og ikke skal betragtes som en garanti for så vidt angår kontraktens endelige værdi. Det er ikke sikkert, at summen af værdien af de efterfølgende ordresedler, der udstedes efter underskrivelsen af rammekontrakten, vil nå den ovenfor nævnte anslåede værdi for rammekontrakten. Cedefop vil kontraktligt kun være bundet af beløb, der faktisk er angivet i de efterfølgende underskrevne ordresedler. Den samlede værdi af rammeaftalen vil i sidste ende afhænge af de bestillinger, som Cedefop kan afgive via ordresedler.
Hvis uforudsete omstændigheder resulterer i, at den samlede værdi af denne kontrakt forbruges hurtigere end oprindeligt planlagt, forbeholder Cedefop sig retten til at overveje at gennemføre et »Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse« med den/de nuværende kontrahent/kontrahenter for at øge det maksimale beløb, der er anført ovenfor, med op til 50 % (artikel 134, litra e), i gennemførelsesbestemmelserne til EU's finansforordning.
Tjenesterne vil blive anskaffet i form af persondage, vil dækkes af de 3 (tre) profiler angivet nedenfor og skal omfatte opgaver på stedet. Detaljeret:
Kontrakten, der træder i kraft på datoen for den sidste kontraherende parts undertegnelse, vil have en indledende varighed på 1 (ét) år og vil automatisk blive forlænget op til 3 (tre) gange, hver gang med en periode på yderligere 1 (ét) år, indtil en samlet kontraktperiode på 4 (fire) år (1 + 1 + 1 + 1).
Den valgte tilbudsgiver skal, før kontrakten underskrives, fremlægge officielle dokumenter til Cedefop, der angiver, at ingen af personalemedlemmerne, som vedkommende beskæftiger ved Cedefop, er opført i strafferegisteret, såvel som en gyldig opholdstilladelse for ikke-grækere. I tilfælde af personaleudskiftning skal tilbudsgiveren fremlægge dokumenter til sikkerhedsgodkendelse af det nye anvendte personale.
Det forventede tjenesteomfang i persondage er 1550 persondage over 4 år. Tilbudsgivere skal være opmærksomme på, at det anslåede omfang udelukkende er vejledende, ikke er bindende for ENISA og ikke skal betragtes som en garanti for så vidt angår kontraktens endelige værdi. Det er ikke sikkert, at summen af værdien af de efterfølgende ordresedler, der udstedes efter underskrivelsen af rammekontrakten, vil nå den ovenfor nævnte anslåede værdi for rammekontrakten. ENISA vil kontraktligt kun være bundet af beløb, der faktisk er angivet i de efterfølgende underskrevne ordresedler. Den samlede værdi af rammeaftalen vil i sidste ende afhænge af de bestillinger, som ENISA kan afgive via ordresedler.
Hvis uforudsete omstændigheder resulterer i, at den samlede værdi af denne kontrakt forbruges hurtigere end oprindeligt planlagt, forbeholder Cedefop, på vegne af ENISA, sig retten til at overveje at gennemføre et »Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse« med den/de nuværende kontrahent/kontrahenter for at øge det maksimale beløb, der er anført ovenfor, med op til 50 % (artikel 134, litra e), i gennemførelsesbestemmelserne til EU's finansforordning.
Helpdesken skal besvare alle it-tjenesteanmodninger, der registreres (SharePoint-liste), brugertelefonopkald, e-mails og personlige forespørgsler og holde et dagligt register over de problemer, man stødte på, og de løsninger, der blev fundet, samt af indsatser for at finde løsninger. Den skal bistå ansatte i brugen af programmer, enten ved at løse enkle problemer eller spørgsmål eller ved at give nyttige forslag. Den skal vedligeholde og opdatere en database over alle opkald ved hjælp af et dedikeret servicedesksystem, som ENISA leverer (sagsstyringssystem). Helpdesken vil også give ekstern bistand til de af ENISA's brugere, der skal arbejde uden for Agenturet.
Kontrakten, der træder i kraft på datoen for den sidste kontraherende parts undertegnelse, vil have en indledende varighed på 1 (ét) år og vil automatisk blive forlænget op til 3 (tre) gange, hver gang med en periode på yderligere 1 (ét) år, indtil en samlet kontraktperiode på 4 (fire) år (1 + 1 + 1 + 1).
Den valgte tilbudsgiver skal, før kontrakten underskrives, fremlægge officielle dokumenter til Cedefop på vegne af ENISA, der angiver, at ingen af personalemedlemmerne, som vedkommende beskæftiger ved ENISA, er opført i strafferegisteret, såvel som en gyldig opholdstilladelse for ikke-grækere. I tilfælde af personaleudskiftning skal tilbudsgiveren fremlægge dokumenter til sikkerhedsgodkendelse af det nye anvendte personale.
Hver tilbudsgiver kan være repræsenteret af 2 personer ved åbningen af bud. Navnene på personerne, der deltager i åbningen skal meddeles skriftligt eller pr. e-mail (C4T-services@cedefop.europa.eu) mindst 3 arbejdsdage forud for åbningen. I modsat fald forbeholder Cedefop sig retten til at nægte adgang til sine lokaler.

Eligibility requirements: Se udbudsmaterialet.
Siehe Ausschreibungsunterlagen.
See the Tender documents.
Véanse los documentos de la licitación.
katso tarjousasiakirjat.
Voir dossier d'appel d'offres.
Βλέπε τα έγγραφα του διαγωνισμού.
cfr. documenti di gara.
zie de aanbestedingsstukken.
Consultar a documentação do concurso.
Se upphandlingsdokumenten.
Viz zadávací dokumentace.
Vt pakkumisdokumente.
Lásd a pályázati dokumentációt.
Žr. pirkimo dokumentus