Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-03-29
Buyer: Landkreis Oberspreewald-Lausitz
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48311000 | 48311100 | 72512000: Document management services
Estimated value: 155439.45 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines Dokumentmanagementsystems in der Kreisverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz
Im Landkreis Oberspreewald-Lausitz basiert die Aktenführung grundsätzlich auf Papier. Die digitale Dokumentenablage in den einzelnen Dezernaten, Ämtern und Sachgebieten ist sehr heterogen. In einigen Bereichen gibt es Softwaresysteme mit einer eigenen Dokumentenablage.In anderen Bereichen gibt es keine festgelegte Ablagestruktur. Weiterhin existieren bereits einige Fachsoftware-Lösungen, die eine Archivierungslösung aufweisen. Der LK OSL ist auf dem Weg, eine digitale Verwaltung zu werden. Dazu ist eine rein digitale und strukturierte Ablage von Informationen sowie eine medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
notwendig. Für die strategische Ausrichtung ist es ebenso essentiell, vorhandene Fachsoftware mit eigener Archivlösung vollumfänglich zu integrieren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine Software zu finden, welche die unterschiedlichen Anforderungen der Ämter erfüllt. Diese sind unter anderem:
Der LK OSL strebt eine stufenweise Vollausstattung der Verwaltung mit einem DMS und einer standardisierten e-Akte an. Vorgeschaltet ist eine auf den Zeitraum von einem Jahr angelegte Pilotphase in ausgewählten Fachbereichen. Der angestrebte Pilot soll unter Beweis stellen, dass
das Produkt aus der Ausschreibung alle Rahmenbedingungen erfüllt und nach der Freigabe in den produktiven Betrieb der Verwaltung übergehen kann.
Die Ausführungsfrist beginnt am 03.04.2023. Wie in der allgemeinen Leistungsbeschreibung beschrieben, umfasst die zu vereinbarende Lizenzierung vorerst einen Pilotbereich. Der Pilotbereich besteht aus 6 Ämtern mit insgesamt 50 Arbeitsplätzen und soll nach der Installation des Grundsystems ein Jahr geprüft werden. Nach erfolgreicher Pilotierung besteht die Option zur stufenweisen Weiterbeauftragung. Als erfolgreich ist die Pilotierung dann zu werten, wenn die in der beiliegenden Bewertungsmatrix (Anlage "1-Bewertungsmatrix) aufgeführten Anforderungen im Piloten vom Projektteam positiv nachgeprüft werden konnten. Die einjährige Pilotphase beginnt, sobald die Installation und die Grundschulung abgeschlossen sind und eine Übergabe durch den Auftragnehmer stattgefunden hat. Mit abgeschlossener Evaluation endet die beauftragte Pilotphase.
Im Rahmen der Weiterbeauftragung ist eine stufenweise, flächendeckende Einführung auf alle gegenwärtigen und zukünftigen Mitarbeiter des Landkreises sowie alle Beteiligungen, die ausgelagert Aufgaben für den Landkreis wahrnehmen, vorgesehen, diese ist Bestandteil des Angebotes.
Sollte in der Pilotstellung das DMS nicht den geforderten Anforderungen entsprechen, so wird es unter Beendigung des Servicevertrages nicht zu einem Weiterbetrieb kommen und das Produkt erneut ausgeschrieben.


Winner: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Award value: 155439.45
Number of bids: 4