Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-11-14
Buyer: Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48610000: Database systems
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2019-12-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend Howoge) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die Howoge ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 700 Mitarbeiter bei der Howoge angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Gegenstand der Beschaffung ist ein DMS inklusive aller notwendigen Komponenten für die Howoge. In der ersten Projektphase ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:
Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen. Der Auftraggeber verfügt bereits über ein Archivsystem „MFD Win“, welches jedoch den Anforderungen nicht voll entspricht. Unter anderem fehlt eine Integration in SAP über Archive Link. Die Migration soll bei der Einführung des DMS vollzogen werden. Es gibt ebenfalls bereits einige Workflows, die beispielsweise mit EasySquare (Firma Promos) oder SAP Fiori abgebildet wurden. Es soll im Rahmen des Projekts geprüft werden, welche weiteren Workflows künftig über die Workflowkomponente des DMS umgesetzt werden können.
Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.
Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand von Auswahlkriterien bestimmen, die im Eignungskatalog aufgeführt sind, der den Bewerbungsunterlagen beiliegt.
1) Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf das DMS auswirken, zu beauftragen;
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
3) Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
4) Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Dokumentenmanagement) in den Bereichen (a) Softwarelizenzen ohne Pflege und (b) Projektimplementierung.
Zu 4.a) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2018, 2017, 2016) einen Umsatz in Höhe von mindestens 750 000 EUR netto erzielt hat.
Zu 4.b) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2018, 2017, 2016) einen Umsatz in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR netto erzielt hat.
Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Nachweise zu fordern.
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
5) Angaben zu Referenzprojekten für vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2018, 2017, 2016) mit Angaben zu: Referenzkunde, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, wesentliche Leistungsinhalte, Userzahl, wesentliche technische Parameter, Schnittstellen, Leistungszeit. Die Vergabestelle wird auch Referenzprojekte berücksichtigen, die bis zu 5 Jahre zurück liegen. Für die Beschreibung der Referenzprojekte stellt die Vergabestelle u.a. Formblätter zur Verfügung, die zwingend zu verwenden sind;

Eligibility requirements: Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare: 1) Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und MiLoG; 2) Infoblatt „Angaben zum Bieter“; 3) Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).

Award value: 1