Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-22
Buyer: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2021-03-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Auf der Grundlage der Ausschreibung soll ein Dienstleister mit der agilen Erstellung und Wartung seiner Software zur Verwaltung und Steuerung festivalrelevanter Daten und Prozessen beauftragt werden, insbesondere in den folgenden Bereichen: Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern), Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotelbuchungen, Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe), Terminverwaltung etc.
In unterschiedlichen Bereichen wie z. B. der Kontaktpflege und Kommunikation, dem Gästemanagement, dem Vertrieb und der Veranstaltungsorganisation muss auf einen gemeinsamen Stamm an Daten zurückgegriffen werden können, der fortlaufend modifiziert werden kann. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Großteil der Leistungen durch Individualsoftware zu erbringen ist. Der Einsatz von Standardsoftware ist jedoch erwünscht und möglich. Ob darüber hinaus auch Hostingleistungen vergeben werden, wird im Rahmen des Verfahrens entschieden.
Die Internationalen Filmfestspiele Berlin – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – sind ein jährlich wiederkehrendes internationales Filmfestival mit angeschlossenem Filmmarkt und zahlreichen Initiativen im Bereich Filmwirtschaft und Nachwuchsförderung.
Es ist ein zentrales IT-System zu entwickeln, welches die Internationalen Filmfestspiele Berlin fit für die kommenden Jahre macht (BerlinalX). Kernstück des Systems bildet die Verwaltung von Personen, Firmen und Veranstaltungen und ihren Verbindungen zu festivalrelevanten Prozessen. Darauf aufbauend sind u. a. die folgenden Bereiche inkludiert:
Organisatorisches Ziel ist die Zusammenführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ähnliche Arbeitsschritte und Datenbestände sollen in einen gemeinsamen, zentralen Datenbestand münden. Dazu wird eine leistungsstarke, übergreifende Softwarelandschaft benötigt, die die Arbeit der unterschiedlichen Festivalbereiche und ihre diversen Aufgabenbereiche unterstützt. Die Mitarbeitenden müssen in unterschiedlichen Bereichen wie Kontaktpflege und Kommunikation, Gästemanagement, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb auf einen gemeinsamen, zentralen Stamm an Daten zurückgreifen und diesen fortlaufend modifizieren. Aufgrund der hohen Datenmengen und engen Zeitfenster sind automatisierte Teilprozesse unabdinglich.
Eine zentrale Rolle spielt der Festivalcharakter: Zahlreiche Prozesse eskalieren jährlich zu jedem Festival, weshalb eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit der Anwendung sichergestellt sein müssen. Die Software muss ganzjährig betrieben werden, um Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Festivals zu unterstützen. Teilbereiche werden nur in bestimmten Zeitfenstern aktiv genutzt.
Externes Ziel ist eine Erweiterung des Service-Angebots für Teilnehmer*innen der Internationalen Filmfestspiele Berlin. Teilnehmer*innen sollen online auf Daten und Leistungen zugreifen und gezielt Änderungen vornehmen können. Eine Stärkung im Kundenservice soll durch optimierte Bestellprozesse sowie kundenfreundliche Zahlungs- und Stornierungsvorgänge erreicht werden. Interne Verwaltungsvorgänge sollen reduziert werden und Kund*innen schneller Zugriff auf benötigte Online-Services erhalten.
Die Fachprozesse der Internationalen Filmfestspiele Berlin sind untereinander stark verflochten. Dies betrifft alle Sektionen und Abteilungen sowie die Industry Cluster (u. a. European Film Market, Berlinale Co-Production Market, Berlinale Talents) und ggfl. Dritten. Dieselben Personen und Firmen treten in verschiedenen Bereichen auf – oft mit unterschiedlichen Funktionen. Eine 360-Grad-Sicht muss Querverbindungen sichtbar machen, um inhaltliche und organisatorische Synergien nutzen zu können.
Die Software muss über weit ausgebaute Standard-Schnittstellen verfügen, die die Integration anderer Anwendungen einfach ermöglichen, um die Zukunftsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Ausgewählte Bestandssysteme und Anwendungen Dritter müssen angeschlossen werden können. Schnittstellen müssen die folgenden Bereiche abdecken:
Wartungsleistungen: Ab Inbetriebnahme des Systems (Going Live/Abnahme) mit einer Anfangslaufzeit von 36 Monaten.
Der Vertrag verlängert sich für die Wartungsleistungen um jeweils weitere 24 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Vertragsverlängerung besteht nicht.
Sollte die Eignungsprüfung ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebots aufzufordernden Bewerber beschränken. Die Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf der Grundlage der zum Nachweis der Eignung gemachten Angaben. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen erfüllen zu können. Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit der Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden.
Sollten die geforderten Erklärung und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, fehlende Erklärungen und Nachweise gem. § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern.
Die gem. Ziff. III.1.1) Nr. 1) bis 8) und Ziff. III.1.2) Nr. 3) der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen bzw. qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.
Die gem. Ziff. III.1.2) Nr. 1) und 2) sowie zu Ziff. III.1.3) Nr. 1) und 2) erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen (Punkte-) Wertung unterzogen. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 10.

Eligibility requirements: Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Eignungsverleiher an der Ausschreibung teilnimmt, hat, je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie niedergelassen sind, folgende Unterlagen / Erklärungen vorzulegen: 1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis (z. B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als ein Monat ist. (Anlage 2 zu Teil B Teilnahmeantrag / bitte selbständig kennzeichnen als Anlage 2 dem Teilnahmeantrag beifügen), 2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens. (Anlage 2a zu Teil B Teilnahmeantrag / bitte selbständig kennzeichnen als Anlage 2a dem Teilnahmeantrag beifügen), 3. Eigenerklärung, dass von allen an dem Projekt mitwirkenden Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) "Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen eingeholt wurde bzw. spätestens bis zum Vertragsbeginn eingeholt wird. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 1 und 2 tätigen) (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 7 tätigen), 4. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 1 und 2 tätigen), 5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) nicht vorliegen. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 4 tätigen), 6. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht vorliegen (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 3 tätigen), 7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 5 tätigen), 8. Vertraulichkeitserklärung (Angaben bitte in Anlage 10 zu Teil B Teilnahmeantrag tätigen).