Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-01-28
Buyer: European X-Ray Free-ElectronLaser Facility GmbH (XFEL)
Country: DE
Region: Pinneberg
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48451000 | 72200000 | 72212451
Submission deadline: 2017-02-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (European XFEL GmbH) mit Sitz in 22869 Schenefeld ist eine im Aufbau befindliche multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Ab dem Jahr 2018 werden hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen betreiben können. Die XFEL GmbH beschäftigt ca. 300 Mitarbeiter. Das Unternehmen setzt derzeit kein ERP-System ein. Mit dem Beginn der Betriebsphase kommen auf die European XFEL GmbH neue Anforderungen zu, welche mit den gegenwärtig genutzten Software-Lösungen nicht mehr abzudecken sind. Der Großteil der verwendeten Lösungen soll nach Möglichkeit durch ein ERP-System ersetzt werden. Einige Lösungen, partiell Eigenentwicklungen, werden in Zukunft für den Betrieb benötigt. Hierfür sind Schnittstellen zu entwickeln.
Die derzeitige Annahme ist, dass das einzuführende ERP-System integriert oder mit Partnerprodukten folgende Funktionsbereiche umfasst:
— Wareneingang, Lagerwirtschaft (unter Berücksichtigung von Zollanforderungen, sowie den Bestimmungen zur Behandlung gefährlicher Güter, wie Chemikalien, Gasen, radioaktiven und biologischen Substanzen);
— Finanz- und Rechnungswesen (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung und Liquiditätsmanagement);
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Systemen durch Schnittstellen (inkl. externer Partner);
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer öffentlich finanzierten privatrechtlichen Forschungseinrichtung abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, zuwendungsrechtliche Berichtsanforderungen umzusetzen. Der Anbieter soll als Generalunternehmer die erforderliche Software und die entsprechenden Dienstleistungen bis zum erfolgreichen Echtbetrieb anbieten und erbringen. Der Anbieter soll durch eine bewährte Einführungssystematik den lückenlosen Übergang auf die neue ERP-Lösung sicherstellen.
Abhängig vom Umfang der realisierten Optionen (siehe dazu unter II.2.11) umfasst das Projekt zwischen ca. 30 und 40 Volluser-Lizenzen sowie bis zu 260 Workflow- und Infouser-Lizenzen (z.B. für die Initiierung und Genehmigung von Bestellanforderungen, Reise- und Urlaubsanträgen sowie andere Genehmigungsworkflows und für den Abruf von Reports).
Der Beginn des Implementierungsprojekts ist für das 4. Quartal 2017 geplant. Die Inbetriebnahme des Systems soll im 4. Quartal 2018 erfolgen.
Das Projekt wird grundsätzlich in deutscher Sprache durchgeführt. Für die Einbindung fremdsprachiger Mitarbeiter setzen wir praxiserprobte mündliche und schriftliche Englischkenntnisse bei den eingesetzten Beratern voraus. Selektiv sind auch Projektergebnisse in englischer Sprache abzuliefern.
Der Vertrag läuft bis zum Ende des Pflege- und Wartungsvertrages. Die Laufzeit unterliegt den Verhandlungen.
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden mindestens 3 bis maximal 12 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 12 Bewerbern zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 12 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
Entscheidend ist neben dem Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (siehe Bewerbungsunterlagen Nachweis A9) die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Diese werden auf der Grundlage der unter III. abgeforderten Angaben und Nachweise bewertet. Grundsätzliche Voraussetzung für die Eignung ist, dass alle in Ziff. III.1.1) bis III.1.3) geforderten Angaben und Nachweise sowie Erklärungen erbracht werden.
Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Ziff. III.1.2)) sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Ziff. III.1.3)) stehen im Verhältnis 40 % zu 60 %. Für die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden die in den Bewerbungsunterlagen genannten Angaben und Nachweise herangezogen.
Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt in einem relativen Vergleich und Gesamtbetrachtung der Bewerber miteinander auf der Grundlage dernachfolgenden (Punkte-)Skala/Notenstufen. Eine Untergewichtung erfolgt nicht, alle abgeforderten Angaben und Nachweise fließen in eine Gesamtbeurteilung ein.
Pro Eignungskriterium (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) werden nach dieser Gesamtbeurteilung insgesamt bis zu 10 Bewertungspunkte vergeben:

Eligibility requirements: Siehe Bewerbungsunterlagen Nachweis A 5 (Allgemeine Informationen über das Unternehmen).