Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-26
Buyer: Rahmenvereinbarung über Bereitstellung, Implementierung  und Betrieb eines Patientenportals
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48180000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-03-28

Technical requirements: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte. § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und der Betrieb eines Patientenportals nebst Serviceleistungen für die beiden Standorte der Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH ("UKGM"). Hintergrund der gemeinsamen Beschaffung das Bestreben den Aufbau und die Nutzung der Portale in einem gemeinschaftlichen Vorgehen effizient zu gestalten. 
Ziel ist die Einführung je eines zentral betriebenen, mandantenfähigen und interoperablen Patientenportals für das digitale Aufnahme- und Behandlungsmanagement für das Datenmanagement des Auftraggebers an beiden Standorten. 
Hierzu soll nach Maßgabe des § 21 Abs. 2 und 3 VgV eine Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner als Auftragnehmer abgeschlossen werden. Der Abruf der konkreten Leistungen erfolgt jeweils per Einzelabruf durch die beiden Standorte anhand der dortigen standortspezifischen Projektierung (Einzelabruf). Weitere Details und Festlegungen zum Leistungsgegenstand können dem "Anforderungs- und Kriterienkatalog" sowie der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer bestimmten Menge. Es ist geplant, im Wege von Einzelabrufen Leistungen über die Bereitstellung, Implementierung und der Betrieb eines Patientenportals für jeweils die beiden Klinikstandorte Gießen und Marburg sowie ggf. für einzelne oder mehrere der dort jeweils angeschlossenen MVZ zu beschaffen. Es gilt eine verbindliche Höchstabnahmegrenze von 10 Einzelabrufen.
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung für beide Standorte des Universitätsklinikums Gießen und Marburg GmbH
Ziff. 6.2 des Anschreibens:
6.2.1 Umsatz
Erklärung über (1.) den Gesamtumsatz in EUR (netto) und (2.) den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen, jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
Vergleichbare Leistungen sind: Leistungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Implementierung und Betrieb nebst Serviceleistungen von Software zur Digitalisierung des Gesundheitswesens im klinischen Bereich 
Die Erklärung hat auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Bewerbungsgemeinschaften werden wie Einzelbewerber behandelt und deren Werte addiert. § 50 VgV bleibt unberührt.
Mindestanforderungen: 
Netto EUR 500.000 Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

6.2.2 Versicherungsschutz
Bestehende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung des Bewerbers oder die Erklärung, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird,- in beiden Fällen verbunden mit der Zusage des Bewerbers, dass der Versicherungsschutz im Zuschlagsfall für die gesamte Vertragszeit zuzüglich Gewährleistungsphasen aufrechterhalten wird.
Der Nachweis (Kopie der Versicherungspolice bzw. Bestätigung durch das Versicherungsunternehmen) über den bereits bestehenden ausreichenden Versicherungsschutz - nicht älter als 12 Monate - als Anlage zum Vordruck 03 zu erfolgen. Für Bewerbergemeinschaften muss die Erklärung die gesamte Tätigkeit der Bewerbergemeinschaft für den Auftraggeber umfassen; eine Versicherung oder Erklärung allein für das federführende Mitglied genügt nicht. 
Mindestanforderungen:
Versicherungsschutz mit mindestens folgenden Kriterien und 
Mindestdeckungssummen:

- Die Deckungssumme muss mindestens EUR 5 Mio. für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bei einer 2-fachen Maximierung betragen
- Der Versicherungsschutz muss Personen-, Sach- und Vermögensschäden und dabei insbesondere Mangelfolgeschäden wie z.B. Systemausfälle, Unterbrechung des Krankenhausbetriebs oder Datenschutzverstöße mit umfassen.
Ziff. 15 der allgemeinen Bewerbungsbedingungen: 
a) Zum Nachweis gemäß §§ 123, 124 GWB ist eine Eigenerklärung abzugeben. Zusätzlich ist die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) erforderlich. Die Erklärungen sind für Einzelbieter, für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und auch für jeden Nachunternehmer vorzulegen. Weitere Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
b) Zum Nachweis, dass kein Zuschlags- oder Vertragserfüllungsverbot gegen den Bewerber wegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 vom 31.07.2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 besteht, ist für jeden Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie jeden Nachunternehmer eine Eigenerklärung erforderlich.
c) Soweit die Ausführung der Leistungen personenbezogene Daten betrifft, setzt der Vertragsschluss den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen UKGM und dem Auftragnehmer nach einem vom Datenschutz der UKGM bereitgestellten Muster voraus.

Eligibility requirements: Ziff. 6.2 des Anschreibens:
6.2.1 Umsatz
Erklärung über (1.) den Gesamtumsatz in EUR (netto) und (2.) den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen, jeweils für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
Vergleichbare Leistungen sind: Leistungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Implementierung und Betrieb nebst Serviceleistungen von Software zur Digitalisierung des Gesundheitswesens im klinischen Bereich 
Die Erklärung hat auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Bewerbungsgemeinschaften werden wie Einzelbewerber behandelt und deren Werte addiert. § 50 VgV bleibt unberührt.
Mindestanforderungen: 
Netto EUR 500.000 Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

6.2.2 Versicherungsschutz
Bestehende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung des Bewerbers oder die Erklärung, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird,- in beiden Fällen verbunden mit der Zusage des Bewerbers, dass der Versicherungsschutz im Zuschlagsfall für die gesamte Vertragszeit zuzüglich Gewährleistungsphasen aufrechterhalten wird.
Der Nachweis (Kopie der Versicherungspolice bzw. Bestätigung durch das Versicherungsunternehmen) über den bereits bestehenden ausreichenden Versicherungsschutz - nicht älter als 12 Monate - als Anlage zum Vordruck 03 zu erfolgen. Für Bewerbergemeinschaften muss die Erklärung die gesamte Tätigkeit der Bewerbergemeinschaft für den Auftraggeber umfassen; eine Versicherung oder Erklärung allein für das federführende Mitglied genügt nicht. 
Mindestanforderungen:
Versicherungsschutz mit mindestens folgenden Kriterien und 
Mindestdeckungssummen:

- Die Deckungssumme muss mindestens EUR 5 Mio. für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bei einer 2-fachen Maximierung betragen
- Der Versicherungsschutz muss Personen-, Sach- und Vermögensschäden und dabei insbesondere Mangelfolgeschäden wie z.B. Systemausfälle, Unterbrechung des Krankenhausbetriebs oder Datenschutzverstöße mit umfassen.
other
Ziff. 15 der allgemeinen Bewerbungsbedingungen: 
a) Zum Nachweis gemäß §§ 123, 124 GWB ist eine Eigenerklärung abzugeben. Zusätzlich ist die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) erforderlich. Die Erklärungen sind für Einzelbieter, für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und auch für jeden Nachunternehmer vorzulegen. Weitere Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
b) Zum Nachweis, dass kein Zuschlags- oder Vertragserfüllungsverbot gegen den Bewerber wegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 vom 31.07.2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 besteht, ist für jeden Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie jeden Nachunternehmer eine Eigenerklärung erforderlich.
c) Soweit die Ausführung der Leistungen personenbezogene Daten betrifft, setzt der Vertragsschluss den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen UKGM und dem Auftragnehmer nach einem vom Datenschutz der UKGM bereitgestellten Muster voraus.
Ziff. 6.1.1 des Anschreibens (Erlaubte Berufsausübung) 
Bewerber müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen. Bei Bewerbergemeinschaften gilt dies für jedes Mitglied.
Der Nachweis kann z.B. als Eintragung auf Vordruck 01a (Teilnahmeantrag) oder Vordruck 03 (Eigenerklärung zur Eignung), alternativ als Scan oder Auszug einer Originalurkunde vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Nachweise (z.B. Registerauszüge) darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
Ziff. 6.3 des Anschreibens: 
6.3.1 Anzahl an Beschäftigten 
Erklärung (1.) zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl für Mitarbeiter in den Bereichen Softwareentwicklung und Produktsupport (Betrieb, Service und Wartung) sowie (2.) zur Zahl der Geschäftsführer und Gesellschafter/ Inhaber in den letzten drei Jahren vor der Auftragsbekanntmachung. 
Die Erklärung hat auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen (zur Bewertung werden die Werte addiert). § 50 VgV bleibt unberührt.

6.3.2 Qualifikation und Erfahrung von Projektleitung und Stellvertretung
Benennung der Projektleitung und deren Stellvertretung, jeweils mit Qualifikation und Erfahrungen in vergleichbaren Projekten aus dem Tätigkeitsbereich des Auftrags.
Tätigkeitsbereich des Auftrags: Bereitstellung, Implementierung und Betrieb nebst Serviceleistungen von Software zur Digitalisierung des Gesundheitswesens im klinischen Bereich 
Die Erklärung hat auf dem Vordruck 06 zu erfolgen.

6.3.3 Referenzprojekte (Unternehmensreferenzen)
Geeignete Referenzen des Unternehmens des Bewerbers (Büro- /Unternehmensreferenzen) über früher ausgeführte Aufträge aus dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags, die mit den zu vergebenden Leistungen hinsichtlich Art, Umfang und Komplexität des Auftrags vergleichbar sind.
Vergleichbare Leistungen sind: Leistungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Implementierung und Betrieb nebst Serviceleistungen von Software zur Digitalisierung des Gesundheitswesens im klinischen Bereich
Die Erklärung hat auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Vordruck 03 für jedes Mitglied gesondert vorzulegen (zur Bewertung werden die Werte addiert). Jede Referenz ist mit Referenzkunde (namentlich bezeichneter Ansprechpartner mit Telefon / E-Mail) sowie Erbringungszeitraum und Erläuterung anzugeben. Anonymisierte Angaben sind unzulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, Referenzen beim Referenzkunden zu überprüfen. § 50 VgV bleibt unberührt.
Aufgrund der Planungs- und Realisierungszeiträume vergleichbarer Leistungen werden Referenzen aus den letzten 5 Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (Referenzzeitraum) berücksichtigt.
Mindestanforderungen: 
2 Referenzen, aus deren Erläuterung jeweils hervorgeht, dass folgende Mindestbedingungen erfüllt sind:
- Auftraggeber ist ein Krankenhaus mit mehr als 250 stationären Krankenhausbetten 
- Erfolgreiche Anbindung und Integration des Patientenportals einschließlich integrierter oder angebundener Anwendungen weiterer Anbieter an ein Krankenhausinformationssystem (KIS)
1 dieser Referenzen muss außerdem folgende Mindestbedingung erfüllen:
- Aufbau und die Inbetriebnahme eines mandantenfähigen Patientenportals
Ziff. 7.1 des Anschreibens:

Der Bewerber mit dem höchsten Umsatz erhält die maximale Punktzahl. Alle anderen Bewerber erhalten gemessen an dem höchsten Umsatz eine geringere Punktzahl (Formel: maximale Punktzahl multipliziert mit dem angegebenen Umsatz des Bewerbers dividiert durch den höchsten Umsatz).
Ziff. 7.2 des Anschreibens:

Addition der angegebenen Bettenzahl aus denUnternehmensreferenzen, die die jeweiligen Mindestanforderungen erfüllen. Aus den eingereichten Referenzen werden die 3 Referenzen mit der höchsten Bettenanzahl zur Bewertung herangezogen.
Der Bewerber mit der höchsten Anzahl an Betten erhält die maximale Punktzahl. Alle anderen Bewerber erhalten gemessen an der höchsten Bettenzahl eine geringere Punktzahl (Formel: maximale Punktzahl multipliziert mit der angegebenen Bettenzahl des Bewerbers dividiert durch die höchsten Bettenanzahl).