Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-09-17
Buyer: Yleisradio Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48451000 | 72000000
Estimated value: 1379000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Ylellä on käytössä Tiksu:ksi nimetty ServiceNow -järjestelmä. Tiksu on keskeinen ICT-osaston vastuulla olevien ICT-palvelujen toimittamisen hallinnan toiminnanohjausjärjestelmä. Lisäksi sitä käytetään mm. mediateknologiapalvelujen toiminnan hallintaan sekä TV-lähetyshäiriöiden raportoinnissa ja myös joiltain osin Ylen arkiston toiminnan hallintaan. Järjestelmässä on nimettyjä käyttäjiä tällä hetkellä yhteensä noin 670, joista noin 160 on palvelutoimittajien henkilöstöä.
ServiceNow-palvelu on ollut Ylen käytössä vuodesta 2013 osana silloin kilpailutettua käyttäjätuki- ja työasemapalvelua. Palveluntuottajan irtisanottua lisenssit päättymään helmikuussa 2017 vastaavat lisenssit hankittiin suorahankintana ServiceNow Nederland B.V.:lta. Lisenssit on sen jälkeen uusittu vuonna 2019 entisin ehdoin kolmeksi vuodeksi. Molemmista hankinnoista on julkaistu EU-suorahankintailmoitukset.
Nykyinen ServiceNow-lisenssien sopimuskausi on päättymässä, joten hankinnan kohteena on ServiceNow-SaaS-lisenssien hankinta, jotta järjestelmän käyttö voi jatkua keskeytyksettä ja häiriöittä. Kyseessä ei ole varsinaisesti uushankinta vaan Ylen vuonna 2016 hankkimien lisenssien uusiminen seuraavalle laskutusjaksolle, sillä johtuen alalle tyypillisestä hinnoittelumallista lisenssejä ei ole mahdollista hankkia toistaiseksi voimassaolevalla sopimuksella.
Voidakseen varmistaa mahdollisuuden jatkaa laajassa ja kriittisessä käytössä olevan Tiksu-järjestelmän käyttöä, Ylen on jatkettava aikaisempaa sopimusta ServiceNow -järjestelmän käytöstä Saas-palveluna. Sopimus kattaa järjestelmän käyttöön tarvittavat lisenssit sekä järjestelmän toimituksen asiakkaan käytettäväksi pilvipalveluna.
Hankintamenettelynä on hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeus- sopimuksista, 1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen suorahankinta. Säännöksen mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuteen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan, eikä järkeviä korvaavia tai vaihtoehtoisia ratkaisuja ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Ylen hankkimissa alkuperäisissä lisensseissä on Ylen toimintaprosesseihin räätälöityjä välttämättömiä ominaisuuksia, joita Ylen tekemän selvityksen mukaan on mahdollista saada vain suoraan ServiceNow:lta grand fathering -periaatteella jatkamalla nykyistä lisenssisopimusta. Lisenssikokonaisuutta ei ole myöskään mahdollista jakaa osiin.
Järkeviä korvaavia tai vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole, sillä ServiceNow-järjestelmä on integroitu tiiviisti sekä Ylen omaan järjestelmäympäristöön että viiden merkittävimmän palvelutoimittajan omiin järjestelmiin ja järjestelmän vaihtaminen jonkin toisen toimittajan järjestelmään ei ole mahdollista ilman kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia ja merkittäviä taloudellisia kustannuksia, sillä se merkitsisi täysin uuden järjestelmän sovittamista käyttöön alusta alkaen uudelleen ja mm. kaikkien jo olemassa olevien liittymien ja integraatioiden sovittamista uuden järjestelmän tietoihin ja toiminnallisuuteen sekä laajaa liittymien uudelleenrakentamista sekä Ylen että Ylen kumppaneiden ympäristöihin ja prosesseihin.
Kilpailun puuttuminen ei johdu myöskään hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventami- sesta, sillä nykyisen lisenssikokonaisuuden lisäominaisuudet, joita vain ServiceNow järjestelmän teknologiatoimittajana voi tarjota, ovat Ylen sisäisten prosessien vuoksi välttämättömiä.
Markkinoilla ei ole vaihtoehtoja sille, että järjestelmän käytön jatkosta tehdään jatkosopimus suoraan järjestelmän teknologiatoimittajan eli ServiceNow:n kanssa.
Yle on näkemyksensä mukaan perustellusti ja huolellisesti arvioinut, että hankintalaissa asetetut edellytykset suorahankinnan tekemiselle hankintalain 40 § 2 momentin 2 kohdan perusteella täyttyvät.


Winner: ServiceNow Nederland B.V.
Award value: 1379000