Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-06-26
Buyer: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72246000
Submission deadline: 2018-07-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: GSI GmbH nutzt seit dem Jahr 1999 das SAP System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Insbesondere werden die Kernkomponenten Fl, CO, PSM und MM für Finanzen, Controlling und Einkauf eingesetzt.
Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Supplier-Relationship-Management (SRM) und zum Gebäudemanagement (PM) Anwendung.
Das System befindet sich durch die langjährige Nutzung sowie aufgrund eines fehlenden SAP Change Management Prozesses in einem Zustand, der v.a. in den Finanzmodulen FI, CO/PS und PSM eine Restrukturierung notwendig macht: Sowohl Stammdaten als auch SAP-Prozesse werden einer Überarbeitung unterzogen. Dabei werden neben den genannten Modulen außerdem die NON-SAP- Systeme überarbeitet, um die Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse end-to-end zu gewährleisten. Dies wird begleitet durch verschiedene SAP-organisatorische Maßnahmen.
Darüber hinaus soll SAP HCM Organisationsmanagement eingeführt werden, um die aktuelle IT-Systemlandschaft in diesem Thema zu schärfen: Es ist Ziel durch HCM-OM als single-point-of-truth, die Datenqualität in diesem Themenbereich sicherzustellen. Darüber hinaus sollen Schnittstellen reduziert werden.
Für das SAP Projekt wird nun eine SAP technische Beratung gesucht. Diese soll bei der Finalisierung der Blueprint-Phase durch eine Prüfung des Soll-Konzepts (Lastenheft) im Hinblick auf die technische Umsetzbarkeit unterstützen. Danach wird eine Unterstützung durch SAP Experten in der Projektdurchführung gewünscht: Hierbei wird neben der aktiven Arbeit in der Projektumsetzung inklusive Erstellung des Pflichtenhefts ausdrücklich Wissenstransfer zu GSI/FAIR gefordert. Dies ist einerseits durch ausführliche Dokumentation der Projektergebnisse parallel zum Projektfortschritt und andererseits durch Schulung des Projektteams, der Key User und Endanwender sicherzustellen.
— Neustrukturierung des bestehenden SAP-Systems mit Schwerpunkt auf den Finanzmodulen bis zu weiteren 250 PT
Hierbei wird ein Volumen von insgesamt bis zu 300 Personentagen für 2-3 Berater voraussichtlich während eines Zeitraumes vom 1.5.2019 bis zum 31.1.2021 angesetzt.
5 besten Bewerber, die mit dem Teilnahmeantrag ihre Eignung im Sinne von § 122 GWB nachgewiesen haben, wird die GSI zur Abgabe eines Angebots in der zweiten Phase (Nicht offenes Verfahren) gesondert auffordern.
GSI wird die Angebote anhand der Zuschlagskriterien bewerten und aufgrund des ersten, indikativen Angebots mit den 2 besten Bietern verhandeln.
Am Ende der Verhandlungsrunde(n) werden die Bieter zur Abgabe finaler Angebote aufgefordert. GSI behält sich dennoch das Recht vor ohne weitere Verhandlungen den Zuschlag zu erteilen. GSI wird die finalen Angebote anhand der festgelegten Zuschlagskriterien bewerten und über den Zuschlag entscheiden.
Die Bewerber sind gebeten, sich folgender Zeitraum frei zu halten: 27.8.18 bis voraus. 7.9.2018. Eine Einladung zum Verhandlungsgespräch wird von der Vergabestelle via Vergabemarktplatz rechtzeitig versendet.
Die Formblätter sind vollständig auszufüllen und ggf. an den entsprechenden Stellen zu unterschreiben.
Liegen hinreichende Ausschlussgründe gem. § 123 oder 124 GWB vor, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Liegt ein Verstoß gegen das SchwarzArbG, das AEntG sowie gegen das MiLoG vor, welches einen hinreichenden Ausschluss begründet, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Zudem weisen wir darauf hin, dass die Vergabestelle ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO einholen wird. Findet sich in diesem eine Eintragung die einen hinreichenden Ausschluss begründet, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Dies kann zu jedem Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens erfolgen.
Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen.
Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.

Eligibility requirements: Siehe die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Informationen zur Eignungsprüfung. Wertung: Ausschlusskriterium Nachweis mittels: GSI-Formblatt Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB GSI-Formblatt Eigenerklärung zu Verstößen gegen das SchwarzArbG, das AEntG sowie gegen das MiLoG Details zur Wertung: Die Formblätter sind vollständig auszufüllen und ggf. an den entsprechenden Stellen zu unterschreiben. Liegen hinreichende Ausschlussgründe gem. § 123 oder 124 GWB vor, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Liegt ein Verstoß gegen das SchwarzArbG, das AEntG sowie gegen das MiLoG vor, welches einen hinreichenden Ausschluss begründet, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Zudem weisen wir darauf hin, dass die Vergabestelle ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO einholen wird. Findet sich in diesem eine Eintragung die einen hinreichenden Ausschluss begründet, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Dies kann zu jedem Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens erfolgen. Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen. Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt. Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.