Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-06
Buyer: Bayerische Eisenbahngesellschaft mbH (BEG)
Country: DE
Region: DE212
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48813200 | 72200000 | 72260000: Software-related services | 72500000 | 72600000
Submission deadline: 2025-12-10

Technical requirements: Der Bieter hat mit seinem Angebot eine Eigenerklärung darüber abzugeben, ob für ihn Ausschlussgründe nach § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG), nach § 98c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG), nach § 19 des Mindestlohngesetzes (MiLoG), nach § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG), nach § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) oder nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Bei Angeboten von Bietergemeinschaften muss eine solche Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abgegeben werden. Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft, bei denen Ausschlussgründe nach § 22 LkSG oder den §§ 123, 124 GWB vorliegen, haben außerdem eine Erklärung darüber abzugeben, ob – und wenn ja, welche – Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB der jeweilige Bieter bzw. das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft ergriffen hat. Für diese Erklärung ist das Formblatt C, das unter der Internetseite https://www.subreport.de/E98188744 erhältlich ist, auszufüllen. Beruft sich ein Bieter zum Nachweis technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf einen Dritten, ist dieses Formblatt auch bezogen auf den Dritten auszufüllen und dem Angebot beizufügen.
Die BEG betreibt im Auftrag des Freistaats Bayern bzw. des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr (StMB) DEFAS („Durchgängiges elektronisches Fahrgastinformations- und Anschlusssicherungssystem“). DEFAS ist das Hintergrundsystem der Mobilitätsplattform Bayern. 
Ausschreibungsgegenstand ist der Betrieb der Mobilitätsplattform Bayern mit DEFAS und MoBY anhand der bestehenden und von der BEG erstandenen Softwarelösungen der MENTZ GmbH sowie das Hosting der betreffenden Programme, Daten, Datenströme und Schnittstellen. Von dem erfolgreichen Bieter wird ausdrücklich nicht der softwaretechnische Aufbau eines neuen Systems DEFAS gefordert, da dies im Hinblick auf den aktuellen Umfang von DEFAS mit seiner Vielzahl an datenliefernden und datenabnehmenden Partnern weder aus wirtschaftlicher noch aus betrieblicher bzw. qualitativer Perspektive eine sinnvolle Option darstellen würde.
Die Bieter haben einen aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszug nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates vorzulegen, in dem der Bieter niedergelassen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug darf nicht vor dem 01.08.2025 datiert sein. Eine Kopie des „Aktuellen Abdrucks“ (AD), der aus dem gemeinsamen Registerportal der Länder unter www.handelsregister.de heruntergeladen werden kann, ist ausreichend.
Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ist als gewährleistet anzusehen, wenn nach der Einschätzung des Auftraggebers anzunehmen ist, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für seine laufenden finanziellen Verpflichtungen unter Einschluss derjenigen aus dem hiesigen Auftrag verfügt und ggf. auftretende Vorlaufkosten und Anlaufverluste aufgefangen werden können.

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss der Bieter folgende Nachweise und Unterlagen mit seinem Angebot einreichen:
• Jahresabschlüsse der Geschäftsjahre 2023 und 2024 (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• aktueller Nachweis über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung, die im Schadensfall eine Deckungssumme von mindestens 3,5 Mio. Euro je Schadensereignis sowie von mindestens 5 Mio. Euro als Höchstleistung je Vertragsjahr gewährleisten muss
• Eigenerklärung des Bieters darüber, dass sich das Unternehmen nicht in einem Insolvenzverfahren befindet oder in den Jahren 2023 und 2024 befand
Anhand der eingereichten Unterlagen weist der Bieter ferner nach, dass er in den Geschäftsjahren 2023 und 2024 einen Jahresumsatz von jeweils mindestens 25 Millionen Euro erzielt hat.
Bei der Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft ist es ausreichend, wenn die Anforderungen in der Summe der Bietergemeinschaftsmitglieder erfüllt werden.
Der Bieter gilt als technisch u. beruflich leistungsfähig, wenn anzunehmen ist, dass er über die speziellen Sachkenntnisse verfügt, die zur Durchführung der hiesigen Leistungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der Mobilitätsplattform erforderlich sind. Hierzu ist erforderlich, dass der Bieter seine umfassende Erfahrung im Umgang mit komplexen u mit dem Gegenstand dieser Ausschreibung vergleichbaren IT-Systemen nachweist. Dazu legt er als Teil des Angebots detaillierte Referenzprojekte vor, die erfolgreich durchgeführte Leistungen in ähnlichen Bereichen dokumentieren. Dabei sind nicht nur der Projektumfang sowie die ausgeführten Tätigkeiten u. die dabei eingesetzten Technologien aufzuzeigen, sondern auch die erzielten Ergebnisse, erreichte Zuverlässigkeit u. eingebrachte Innovationen hervorzuheben. Darüber hinaus sind Kundenreferenzen erforderlich, um die Zufriedenheit u. das Vertrauen früherer oder aktueller Auftraggeber zu belegen. Die Bereitstellung dieser Informationen ermöglicht eine fundierte Bewertung der Eignung der Bieter u. deren Fähigkeit, den in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen gerecht zu werden.
Zum Nachweis seiner technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter mit dem Angebot folgende Unterlagen vorzulegen:
Referenzen über mindestens 2 vertragsgemäß abgeschlossene oder nicht aus wichtigem Grund vorzeitig beendete Projekte mit folgenden Leistungsbausteinen:
o Betrieb eines (Landes-)Auskunftssystems, einer überregionalen elektronischen Fahrplanauskunft mit Vertriebsfunktion, einer multimodalen, überregionalen Mobilitäts- bzw. MaaS-Plattform (Hintergrundsystem und App/Webseite) oder eines damit vergleichbaren, digitalen Systems mit Bezug zum öffentlichen Verkehr
o Bei dem betriebenen System handelt es sich um ein Mandantensystem (Multi-Tenancy-Architektur) mit eigener Datenhaltung, das 20 oder mehr Anbindungen von Lieferanten u. Abnehmern von Soll- und Echtzeitdaten der Fahrgastinformation oder von damit vergleichbaren Datentypen u. -strukturen aufweist
o Einsatz u. Bedienung von Softwarelösungen von MENTZ oder von gleichwertigen anderen, einschlägigen Produkten für Betriebs-, Personal- u. Umlaufplanung, Fahrplan- und Tarifdatenmanagement, Software für ÖV-Routenplanung, Kartografie u. Geodatenservices, sowie für Datenintegration, -import u. -export
o Erfassung, Speicherung, Analyse u. Sicherung von Daten. Dazu gehören auch Erfahrungen in der Datenmigration, Datenintegration u. im Umgang mit großen Datenmengen
o Aufbau, Implementierung u. Fortschreibung von Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass Dienstleistungen, Softwarefunktionen u. Daten zuvor festgelegten Anforderungen entsprechen
o Erfahrungen im Bereich Anforderungsmanagement u. Innovationen zur Weiterentwicklung bestehender Strukturen, die auf eine kontinuierliche Verbesserung sowie die (Weiter-)Entwicklung von Monitoring- u. Feedback-Mechanismen abzielen
o Erfahrungen im Bereich Kundenservice, die belegen, wie der Bieter Support-Services bereitgestellt hat. Dies kann z.B. Erfahrungen in der Einrichtung von Helpdesks, der Bearbeitung von Kundenanfragen oder der Schulung von Personal, das mit der eingesetzten Software arbeitet, umfassen
o Erfahrungen im Bereich des Incident Managements, die belegen: der Bieter hat Prozesse zum Incident Management eingeführt u. optimiert u. er hat einschlägige Tools effektiv genutzt, um Vorfälle zu erfassen u. zu verwalten. Ferner liegt ein Nachweis darüber vor, dass der Bieter die geforderten Systemverfügbarkeits- u. Reaktionszeiten erfüllen kann (z.B. anhand von bestehenden SLA aus anderen Projekten)
o Projektlaufzeit 3 Jahre oder länger
Die Referenzen sind im Rahmen einer Eigenerklärung des Bieters anzugeben u. zu erläutern. Es ist nicht erforderlich, dass jede Referenz alle vorstehend genannten Leistungsbausteine enthält. Aus der Erläuterung muss aber hervorgehen, dass die Referenzen die vorstehend genannten Anforderungen in Summe erfüllen. Anzugeben sind dabei auch die Kontaktinformationen des jeweiligen Referenzgebers, unter denen der Auftraggeber ggf. Auskunft über die vom Bieter erbrachten Leistungen einzuholen.
Beruft sich ein Bieter zum Beleg seiner technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit auf diejenige eines Dritten, hat er die technische u. berufliche Leistungsfähigkeit dieses Dritten durch Vorlage der vorstehend genannten Unterlagen mit dem Angebot nachzuweisen. Er hat zudem nachzuweisen, dass für den Dritten kein Ausschlussgrund im Sinne des Kapitels V der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorliegt. 
Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Dritten beizufügen, aus der hervorgeht, dass dem Bieter die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Die Verpflichtungserklärung darf für die Dauer des ausgeschriebenen Vertrages von dem Dritten nicht einseitig widerrufen werden können. Dies muss dem Wortlaut der Verpflichtungserklärung zu entnehmen sein. Für die Verpflichtungserklärungen des Dritten ist das Formblatt FB B zu verwenden, das unter https://www.subreport.de/E98188744 erhältlich ist
Ein Bieter kann im Hinblick auf die Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Bei der Beurteilung der technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft ist es ausreichend, wenn die Anforderungen in der Summe der Bietergemeinschaftsmitglieder erfüllt werden. Die technische u. berufliche Leistungsfähigkeit eines Mitglieds/einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft reicht zur Annahme der Eignung der Bietergemeinschaft allerdings nur aus, wenn dieses Mitglied/diese Mitglieder nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der Leistungen zum Weiterbetrieb von „DEFAS“ u „MoBY“ zuständig sein soll/sollen. Dies ist mit dem Angebot darzulegen, wenn entsprechende Nachweise nur für ein Mitglied vorgelegt werden.

Eligibility requirements: Die Bieter haben einen aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszug nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates vorzulegen, in dem der Bieter niedergelassen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug darf nicht vor dem 01.08.2025 datiert sein. Eine Kopie des „Aktuellen Abdrucks“ (AD), der aus dem gemeinsamen Registerportal der Länder unter www.handelsregister.de heruntergeladen werden kann, ist ausreichend.
Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ist als gewährleistet anzusehen, wenn nach der Einschätzung des Auftraggebers anzunehmen ist, dass der Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für seine laufenden finanziellen Verpflichtungen unter Einschluss derjenigen aus dem hiesigen Auftrag verfügt und ggf. auftretende Vorlaufkosten und Anlaufverluste aufgefangen werden können.

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss der Bieter folgende Nachweise und Unterlagen mit seinem Angebot einreichen:
• Jahresabschlüsse der Geschäftsjahre 2023 und 2024 (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• aktueller Nachweis über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung, die im Schadensfall eine Deckungssumme von mindestens 3,5 Mio. Euro je Schadensereignis sowie von mindestens 5 Mio. Euro als Höchstleistung je Vertragsjahr gewährleisten muss
• Eigenerklärung des Bieters darüber, dass sich das Unternehmen nicht in einem Insolvenzverfahren befindet oder in den Jahren 2023 und 2024 befand
Anhand der eingereichten Unterlagen weist der Bieter ferner nach, dass er in den Geschäftsjahren 2023 und 2024 einen Jahresumsatz von jeweils mindestens 25 Millionen Euro erzielt hat.
Bei der Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft ist es ausreichend, wenn die Anforderungen in der Summe der Bietergemeinschaftsmitglieder erfüllt werden.
Der Bieter gilt als technisch u. beruflich leistungsfähig, wenn anzunehmen ist, dass er über die speziellen Sachkenntnisse verfügt, die zur Durchführung der hiesigen Leistungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der Mobilitätsplattform erforderlich sind. Hierzu ist erforderlich, dass der Bieter seine umfassende Erfahrung im Umgang mit komplexen u mit dem Gegenstand dieser Ausschreibung vergleichbaren IT-Systemen nachweist. Dazu legt er als Teil des Angebots detaillierte Referenzprojekte vor, die erfolgreich durchgeführte Leistungen in ähnlichen Bereichen dokumentieren. Dabei sind nicht nur der Projektumfang sowie die ausgeführten Tätigkeiten u. die dabei eingesetzten Technologien aufzuzeigen, sondern auch die erzielten Ergebnisse, erreichte Zuverlässigkeit u. eingebrachte Innovationen hervorzuheben. Darüber hinaus sind Kundenreferenzen erforderlich, um die Zufriedenheit u. das Vertrauen früherer oder aktueller Auftraggeber zu belegen. Die Bereitstellung dieser Informationen ermöglicht eine fundierte Bewertung der Eignung der Bieter u. deren Fähigkeit, den in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen gerecht zu werden.
Zum Nachweis seiner technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter mit dem Angebot folgende Unterlagen vorzulegen:
Referenzen über mindestens 2 vertragsgemäß abgeschlossene oder nicht aus wichtigem Grund vorzeitig beendete Projekte mit folgenden Leistungsbausteinen:
o Betrieb eines (Landes-)Auskunftssystems, einer überregionalen elektronischen Fahrplanauskunft mit Vertriebsfunktion, einer multimodalen, überregionalen Mobilitäts- bzw. MaaS-Plattform (Hintergrundsystem und App/Webseite) oder eines damit vergleichbaren, digitalen Systems mit Bezug zum öffentlichen Verkehr
o Bei dem betriebenen System handelt es sich um ein Mandantensystem (Multi-Tenancy-Architektur) mit eigener Datenhaltung, das 20 oder mehr Anbindungen von Lieferanten u. Abnehmern von Soll- und Echtzeitdaten der Fahrgastinformation oder von damit vergleichbaren Datentypen u. -strukturen aufweist
o Einsatz u. Bedienung von Softwarelösungen von MENTZ oder von gleichwertigen anderen, einschlägigen Produkten für Betriebs-, Personal- u. Umlaufplanung, Fahrplan- und Tarifdatenmanagement, Software für ÖV-Routenplanung, Kartografie u. Geodatenservices, sowie für Datenintegration, -import u. -export
o Erfassung, Speicherung, Analyse u. Sicherung von Daten. Dazu gehören auch Erfahrungen in der Datenmigration, Datenintegration u. im Umgang mit großen Datenmengen
o Aufbau, Implementierung u. Fortschreibung von Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass Dienstleistungen, Softwarefunktionen u. Daten zuvor festgelegten Anforderungen entsprechen
o Erfahrungen im Bereich Anforderungsmanagement u. Innovationen zur Weiterentwicklung bestehender Strukturen, die auf eine kontinuierliche Verbesserung sowie die (Weiter-)Entwicklung von Monitoring- u. Feedback-Mechanismen abzielen
o Erfahrungen im Bereich Kundenservice, die belegen, wie der Bieter Support-Services bereitgestellt hat. Dies kann z.B. Erfahrungen in der Einrichtung von Helpdesks, der Bearbeitung von Kundenanfragen oder der Schulung von Personal, das mit der eingesetzten Software arbeitet, umfassen
o Erfahrungen im Bereich des Incident Managements, die belegen: der Bieter hat Prozesse zum Incident Management eingeführt u. optimiert u. er hat einschlägige Tools effektiv genutzt, um Vorfälle zu erfassen u. zu verwalten. Ferner liegt ein Nachweis darüber vor, dass der Bieter die geforderten Systemverfügbarkeits- u. Reaktionszeiten erfüllen kann (z.B. anhand von bestehenden SLA aus anderen Projekten)
o Projektlaufzeit 3 Jahre oder länger
Die Referenzen sind im Rahmen einer Eigenerklärung des Bieters anzugeben u. zu erläutern. Es ist nicht erforderlich, dass jede Referenz alle vorstehend genannten Leistungsbausteine enthält. Aus der Erläuterung muss aber hervorgehen, dass die Referenzen die vorstehend genannten Anforderungen in Summe erfüllen. Anzugeben sind dabei auch die Kontaktinformationen des jeweiligen Referenzgebers, unter denen der Auftraggeber ggf. Auskunft über die vom Bieter erbrachten Leistungen einzuholen.
Beruft sich ein Bieter zum Beleg seiner technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit auf diejenige eines Dritten, hat er die technische u. berufliche Leistungsfähigkeit dieses Dritten durch Vorlage der vorstehend genannten Unterlagen mit dem Angebot nachzuweisen. Er hat zudem nachzuweisen, dass für den Dritten kein Ausschlussgrund im Sinne des Kapitels V der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorliegt. 
Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Dritten beizufügen, aus der hervorgeht, dass dem Bieter die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Die Verpflichtungserklärung darf für die Dauer des ausgeschriebenen Vertrages von dem Dritten nicht einseitig widerrufen werden können. Dies muss dem Wortlaut der Verpflichtungserklärung zu entnehmen sein. Für die Verpflichtungserklärungen des Dritten ist das Formblatt FB B zu verwenden, das unter https://www.subreport.de/E98188744 erhältlich ist
Ein Bieter kann im Hinblick auf die Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Bei der Beurteilung der technischen u. beruflichen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft ist es ausreichend, wenn die Anforderungen in der Summe der Bietergemeinschaftsmitglieder erfüllt werden. Die technische u. berufliche Leistungsfähigkeit eines Mitglieds/einzelner Mitglieder der Bietergemeinschaft reicht zur Annahme der Eignung der Bietergemeinschaft allerdings nur aus, wenn dieses Mitglied/diese Mitglieder nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der Leistungen zum Weiterbetrieb von „DEFAS“ u „MoBY“ zuständig sein soll/sollen. Dies ist mit dem Angebot darzulegen, wenn entsprechende Nachweise nur für ein Mitglied vorgelegt werden.
Der Bieter hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung darüber abzugeben, dass ein in Art. 5 k) VO (EU) 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2025/395 des Rates vom 24.02.2025, geregelter Bezug zu Russland für ihn nicht vorliegt. Hierzu ist das Formblatt FB D, das unter der Internetseite https://www.subreport.de/E98188744 erhältlich ist, zu verwenden. Beruft sich ein Bieter zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf einen Dritten, ist dieses Formblatt auch bezogen auf den Dritten auszufüllen und dem Angebot beizufügen.
Ein Nachfordern von Unterlagen wird über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform kommuniziert.
Es wird auf die Voraussetzungen zur Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB hingewiesen. Dieser lautet wie folgt: 
"Der Antrag ist unzulässig, soweit: 
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“
Die BEG betreibt im Auftrag des Freistaats Bayern bzw. des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr (StMB) DEFAS („Durchgängiges elektronisches Fahrgastinformations- und Anschlusssicherungssystem“). DEFAS ist das Hintergrundsystem der Mobilitätsplattform Bayern. 
Ausschreibungsgegenstand ist der Betrieb der Mobilitätsplattform Bayern mit DEFAS und MoBY anhand der bestehenden und von der BEG erstandenen Softwarelösungen der MENTZ GmbH sowie das Hosting der betreffenden Programme, Daten, Datenströme und Schnittstellen. Von dem erfolgreichen Bieter wird ausdrücklich nicht der softwaretechnische Aufbau eines neuen Systems DEFAS gefordert, da dies im Hinblick auf den aktuellen Umfang von DEFAS mit seiner Vielzahl an datenliefernden und datenabnehmenden Partnern weder aus wirtschaftlicher noch aus betrieblicher bzw. qualitativer Perspektive eine sinnvolle Option darstellen würde.