Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-10-16
Buyer: Greve Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000 | 72253200: Computer systems support services | 72254100: Systems testing services | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services
Estimated value: 177000000 DKK
Submission deadline: 2018-11-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
De 12 Kommuner i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) er gået sammen om, at gennemføre et fælles udbud af anskaffelse af et ESDH-system som en Service. Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og gennemføres i fællesskab i alle de deltagende ordregiveres navne og på disses vegne, og de deltagende ordregivere er i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af forpligtelserne i henhold til Udbudsloven.
Baggrunden for, at Kommunerne er gået sammen om opgaven er, at ESDH hører under de systemområder, som Kommunerne ønsker at harmonisere i regi af Digitaliseringsforeningen. ESDH er en central komponent i den fælles IT-arkitektur, og i samspillet med de øvrige kommunale forretningssystemer. Derudover spiller ESDH en vigtig rolle ift. at dele viden og sikre optimale processer, og herunder at sikre et ensartet grundlag for at leve op til god informationssikkerhed.
Det er således et vigtigt mål for det fælles udbud og implementeringen, at det understøtter Kommunerne i at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der ligger i at arbejde sammen. En mere ensartet it-understøttelse Kommunerne imellem øger mulighederne for at samarbejde om anvendelse og administration af it-løsninger.
ESDH-systemet som en Service ønskes driftet af Leverandøren, hvor den enkelte Kommune har sin egen installation, og vil omfatte ca. 16 500 brugere fordelt på de 12 Kommuner.
Kontrakten omfatter tillige endvidere etableringsydelser i form af implementeringsydelser vedr. afklaringsfaser og implementeringsfaser samt tilkøbsydelser vedr. uddannelse, aflevering til arkiv samt ad hoc timeydelser.
ESDH-systemet som en Service skal understøtte Kommunens administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med modtagelse af dokumenter og sager, journalisering, dagsordenshåndtering, styring af workflows og aflevering af elektronisk arkiv til Statens Arkiver. ESDH-systemet skal også understøtte adgang via mobile løsninger.
Det er hensigten med det fælles udbud, at Kommunerne får samme kernesystem baseret på en fælles kravspecifikation for et moderne standard ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), og at der sker en så koordineret og ensartet teknisk- og organisatorisk implementering som muligt af det fælles ESDH-system som en Service i Kommunerne. Herunder, at der sker en koordineret udvælgelse, udvikling og implementering af ”best practice” forretningsprocesser på centrale områder. ESDH-systemet som en Service skal tillige understøtte en række elementer af den fælleskommunale rammearkitektur.
- Bølge 1: Juli 2019 – maj 2020 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.6.2020 (Greve, Holbæk, Ringsted og Roskilde Kommuner),
- Bølge 2: Juni 2020 – april 2021 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.5.2021 (Guldborgsund, Kalundborg, Lejre og Vordingborg Kommuner),
- Bølge 3: Maj 2021 – marts 2022 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.4.2022 (Køge, Næstved, Odsherred og Slagelse Kommuner)
Udbuddet omfatter en Kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet Kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med de ordregivende myndigheders muligheder for i kontraktperioden at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.
Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil ordregiverne foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den økonomiske og finansielle kapacitet ud fra de i pkt. III.1.2 afgivne oplysninger samt den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger. Vurdering vil ske som beskrevet nedenfor:
I) Den bedste og mest relevante tekniske og faglige formåen vurderet på grundlag af ansøgers referencer, der dokumenterer erfaring med tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.2.4.
II) Den bedste økonomiske og finansielle formåen vurderet på grundlag af ansøgers omsætning, hvor der vil blive lagt særligt vægt på, at der dokumenteres en høj og stabil omsætning.

Eligibility requirements: Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold: — Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og — Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og — Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer), og — Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.). Ordregiverne kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Award value: 177000000