Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-17
Buyer: Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Eigenbetrieb für Gebäudemanagement des Landkreises Darmstadt-Dieburg    Rheinstraße 91 | 64295 Darmstadt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72266000: Software consultancy services
Estimated value: 576000 EUR
Submission deadline: 2023-06-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Da-Di-Werk plant in den kommenden Jahren sämtliche Geschäftsprozesse auf Digitalisierbarkeit zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Im Rahmen dieser digitalen Transformation sollen alle Prozesse erfasst, strukturiert und daraufhin überprüft werden, ob eine Digitalisierung sinnvoll und technisch machbar ist. Ziel ist die Erarbeitung eines kohärenten Gesamtprozesses, in den auch schon bestehende digitale Lösungen eingebunden werden. Dadurch erwartet sich das Da-Di-Werk neben einer Produktivitäts- und Effizienzsteigerung auch eine erhöhte Flexibilität und Agilität. Auch möchte das Da-Die-Werk auf sich verändernde Kunden- und Geschäftspartnerbedürfnisse eingehen sowie der sich verändernden Gesetzeslage (bspw. im Hinblick auf eRechnung und eAkte) Rechnung tragen.
Die Digitalisierung soll dabei entlang des klassischen Optimierungsdreiklangs ausgerichtet werden: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als Grundlage für sinnhafte Automatisierung und Vernetzung.
In einigen Teilbereichen des Da-Di-Werks sind bereits Prozesse digitalisiert. Fokus lag hier in den letzten Monaten auf den Abrechnungsprozessen. Das Da-Di-Werk empfängt seit November 2022 elektronische Rechnungen und bearbeitet diese in einem digitalen Workflow. Führendes System ist die CAFM-Software Speedikon FM. Diese soll nun um eine Workflow- bzw. Dokumenten-Management-Software (WMS/DMS) ergänzt werden. Das auszuschreibende System soll als Basis für Prozessdigitalisierung neben Speedikon dienen und die Umsetzung einer nutzerfreundlichen elektronischen Aktenführung ermöglichen. Weitere zentrale Bausteine der Digitalen Transformation in den nächsten Jahren ist die Umsetzung des digitalen Baurechnungsprozesses, die Digitalisierung der Beschaffung und die Einführung elektronischer Signaturen. Methodische Anforderungen ergeben sich aus der Erstellung und fortlaufenden Entwicklung einer Verfahrensdokumentation, einer zugehörigen Digitalisierungsroadmap sowie dem Aufbau eines Prozesskatalogs. Im Rahmen des Change-Managements bestehen wesentliche Aufgaben im Aufbau einer geeigneten Schulungsplattform sowie der Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Zur Begleitung dieser Vorhaben wird nach Auftragserteilung ein Bearbeitungszeitraum von ca. 28 Monate angesetzt. Hierfür wird ein entsprechend qualifiziertes Beratungsunternehmen gesucht.
Ort der Leistungserbringung ist das Da-Di-Werk Gebäudemanagement in der Rheinstraße 91 in Darmstadt. Mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung und eine reduzierte Reisetätigkeit im Sinne der Nachhaltigkeit ist Remote Work ebenfalls möglich. Ein angemessenes Verhältnis von Präsenz- und Remote-Arbeit wird im Rahmen des Projektes vereinbart und bei Bedarf angepasst. Die Notwendigkeit von Präsenzterminen variiert hier bei den verschiedenen Arbeitspaketen.
Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sowohl zum Empfang als auch zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Der maßgebende Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch ist die „XRechnung“, welche die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm darstellt. Als kommunaler Eigenbetrieb unterliegt das Da-Di-Werk der gesetzlichen Verpflichtung zur Umstellung auf den Empfang und die Weiterverarbeitung von Rechnungen im Format XRechnung. Beim Da-Di-Werk hat sich die Gebäudemanagement-Software von Speedikon als führendes System etabliert, in welchem die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt. Die Lösung für den elektronischen Rechnungseingang inkl. Lieferantenportal wird durch den Anbieter TIE Kinetix realisiert. In 2023 soll die digitale Bearbeitung von Baurechnungen, welche aktuell noch papierbasiert prozessiert werden, umgesetzt werden.  Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:
Neben den technischen Aspekten, die üblicherweise durch Erhebung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen berücksichtigt werden und wesentlicher Teil der Leistungsbeschreibung im Rahmen der Lösungsauswahl sind, gilt es vor Einführung elektronsicher Workflows und elektronischer Aktenführung diverse fachliche Fragestellungen zu beleuchten.
Die zentrale Fragestellung lautet hierbei, welche Prozesse zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang digitalisiert und in Verbindung mit einer elektronischen Veraktung und Verarbeitung gestaltet werden sollen. Eine entsprechende Roadmap ist zu erarbeiten.
Des Weiteren von zentraler Bedeutung ist die Erstellung eines Aktenplans. Der Aktenplan und die zugehörige Ablagestruktur bilden die Grundlage für das Dokumentenmanagement. In diesem Zusammenhang ist der Umgang mit Dokumenten, Nachrichten und Informationen zu regeln.  Auch die Digitalisierung des Posteingangs und – zumindest des internen – Postausgangs werfen weitere, im Rahmen der Konzeption der E-Akte zu lösende, Fragestellungen auf. Die Archivierung und Langzeitspeicherung originär digitaler und digitalisierter Dokumente erfordert besondere Maßnahmen zum Schutz vor Änderung und Zerstörung. So müssen unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen u. a. die Erhaltung des Beweiswertes, die Nachweisbarkeit der Unverfälschtheit, die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und die Aussonderung von Dokumenten sichergestellt werden. Schließlich gilt es in diesem Zusammenhang, Regelungen zur Einsicht elektronischer Akten zu erarbeiten und zu dokumentieren.
Das mit diesem Projekt einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten Administration, aber auch im Hinblick auf die digitale Transformation des
Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden künftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. So können Mitarbeitende die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen effizient und kontextbezogen auffinden und somit beispielsweise Anträge schneller prüfen und freigeben.
Entsprechende Software soll im Jahr 2023 beschafft und eingeführt werden. Hierbei fallen u.a. folgende Aufgaben an:
Da die Projektleitungen der jeweiligen Arbeitspakete teilweise mit Ressourcenengpässen konfrontiert sind, wird auch eine Unterstützung beim Projektmanagement benötigt. Darüber hinaus sollen die Beratenden in der Lage sein, auf Projektleitungsebene methodisch und inhaltlich (v.a. bei den Themen E-Rechnung und WMS/DMS) zu coachen.
Um die Mitarbeitenden in den Transformationsprozess einzubinden, gilt es ein entsprechendes Veränderungsmanagement zu installieren. Verschiedene Faktoren wirken auf den Erfolg der digitalen Transformation des Da-Di-Werks. Zunächst müssen die notwendigen grundlegenden Rahmenbedingungen für die Digitalisierung geschaffen werden. Dies betrifft neben einer entsprechenden Infrastruktur auch (Daten-)Sicherheitsaspekte und Nutzerfreundlichkeit. Eine weitere Ebene stellt die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt:  Hier geht es um vor allem um Kompetenzaufbau und Wissensmanagement. Abschließend ist Führung ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung. Hauptzielsetzung ist hier, die Digitalisierung mit Sinn zu erfüllen und diesen – zusammen mit den Leitplanken – zu kommunizieren.
Der Vertrag kann optional einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Bei einer optionalen Verlängerung gelten die gleichen Tagessätze bzw. Stundensätze.

Eligibility requirements: Handelsregisterauszug für juristische Personen

Award value: 576000