Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-20
Buyer: Universität Koblenz-Landau
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2021-09-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung.
Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse, sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt einen Pilotbereich benannt: Die Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18.04.2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden. Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Dienstleister zur Verfügung gestellt werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Key-Usern in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:
Der Auftragnehmer hat ein DMS mit Workflowkomponente für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu liefern; darüber hinaus muss das DMS im Stande sein, Bau-, Personal-, Projekt-, Bewerber- und Studierendenakten und weitere in der Leistungsbeschreibung genannte Funktionalitäten abbilden zu können.
Der EVB-IT Systemlieferungsvertrag kann im Hinblick auf den Leistungsteil "Systemservice" auftraggeberseitig um weitere fünf (5) Jahre verlängert werden.
Zu der Abgabe eines Angebots werden mindestens drei (3) Bewerber zugelassen, die auf Basis der Vergabeunterlagen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, (vgl. § 51 Abs. 1 VgV).
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl von drei (3) liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren trotzdem fortzuführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen (§ 51 Abs. 3 Satz 2 VgV).
Gibt es mehr als drei (3) Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und die einen formal ordnungsgemäßen und den Mindestbedingungen entsprechenden Teilnahmeantrag eingereicht haben, behält sich der Auftraggeber aus Gründen des Wettbewerbs vor, mehr als drei (3) Bewerber zur Abgabe eines Angebots zuzulassen. Die Höchstzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, wird auf höchstens fünf (5) festgelegt.
Die Auswahl erfolgt anhand des Gegenstands der Referenzprojekte unter Berücksichtigung des Auftragswerts wie folgt:
Insgesamt können für die bis zu zwölf (12) Referenzprojekte bis zu maximal 20 Punkte (10 + 10 = 20) erzielt werden. Die erzielte Gesamtpunktzahl wird mit dem Faktor 10 multipliziert.
Der Teilnahmeantrag muss Angaben zu mindestens vier (4), maximal zwölf (12) Referenzprojekten beinhalten, die Projekte im Hochschulkontext und oder Projekte im Bereich der öffentlichen Verwaltung in diesen maximal zwölf (12) Referenzprojekten umfassen.
Insgesamt können also für die maximal zwölf (12) Referenzprojekte bezogen auf den Auftragswert maximal 60 Punkte (12 x 5 = 60) erzielt werden.
Im Teilnahmeantrag ist zu den Referenzen jeweils der Auftragswert anzugeben. Auftragswert ist die abgerechnete Auftragssumme in Euro (netto) für Leistungen, die der Referenznehmer für den Referenzgeber innerhalb des Zeitraums 01.01.2018 bis spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist erbracht hat.

Eligibility requirements: Bewerber haben folgende Erklärungen mit ihrem Teilnahmeantrag abzugeben: 1. Bewerber/-Bietergemeinschaften Im Falle der Bildung einer Bewerber/-Bietergemeinschaft, hat diese mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und - dass alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsgemeinschaft als Gesamtschuldner haften. Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bewerber/-Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage 202 "Bietergemeinschaft" zu verwenden und diese Anlage als Bestandteil ihres Teilnahmeantrags ausgefüllt einzureichen. 2. Ausschlussgründe 2.1. Zwingende Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 3 GWB Eigenerklärung (gem. § 123 Abs. 1-3 GWB), dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bewerbers zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt, oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist, jeweils wegen einer Straftat nach: - § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), - § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen, - § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), - § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, - § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, - § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), - § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern), - den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete), - Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder - den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels). 2.2. Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB). Vor der Zuschlagserteilung fordert der Auftraggeber den Bieter, auf dessen Angebot er die Erteilung des Zuschlags beabsichtigt, auf gesondertes Verlangen auf, eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts bzw. der zuständigen Behörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats vorzulegen, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB i.V.m. § 48 Abs. 5 VgV). 2.3. Fakultative Ausschlussgründe des § 124 GWB Eigenerklärung (gemäß § 124 GWB), dass - weder das Unternehmen des Bewerbers noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, bei der Ausführung öffentlicher Aufträge gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, - das Unternehmen des Bewerbers nicht zahlungsunfähig ist/sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, - weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird, - weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, eine Vereinbarung mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, - das Unternehmen nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat. Falls eine oder mehrere der oben aufgeführten Ausschlussgründe grundsätzlich erfüllt sind, hat das Unternehmen diejenigen Ausschlussgründe konkret zu benennen und außerdem Gründe darzulegen (wie beispielsweise Darlegung einer abgegebenen Verpflichtung zur Nachzahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB), warum er dennoch als geeignet anzusehen ist. Die Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 201 "Ausschlussgründe" zu verwenden. Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen. 3. Eintragung in einem Handelsregister Der Bewerber hat die Eintragung in einem Handelsregister seines Niederlassungsmitgliedstaats durch Vorlage eines aktuellen Auszugs aus dem Handelsregister - nicht älter als sechs (6) Monate - nachzuweisen. Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Handelsregister in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt, § 44 Abs. 1 Satz 2 VgV. Bei Bewerbergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis für jedes ihrer Mitglieder einzureichen. Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen. Der Bewerber-/ Bewerbergemeinschaft hat den Auszug aus dem Handelsregister als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.