Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-09-05
Buyer: Provincie Utrecht
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde. De aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt. Iedere geïnteresseerde aanbieder kan direct inschrijven. De aanbestedende dienst mag bepalen dat enkel inschrijvers die aan de door hem gestelde geschiktheidseisen voldoen voor verlening van de opdracht in aanmerking komen. Gunning geschiedt op basis van de inschrijving. De aanbestedende dienst mag niet met inschrijvers onderhandelen over de ingediende inschrijvingen.

Openbare procedures worden vaak toegepast bij het plaatsen van een opdracht in een markt die een overzichtelijk en een beperkt aantal partijen kent. Een voordeel is de relatief beperkte duur van ongeveer 8 weken van deze procedure.
De opdracht betreft leveren en implementeren, van een ESM-oplossing (in de vorm van een Software As A Service oplossing) als toegang tot het digitale loket en ter ondersteuning en vervanging van de bestaande ITSM en FMIS-processen en applicaties (Assyst en Planon), en geschikt voor uitbreiding naar de overige service management processen van andere teams van Bedrijfsvoering (BDV) en mogelijk daarbuiten, volgens de Europese Openbare aanbestedingsprocedure. Zie par. 2.5 van de leidraad.

Voor verdere details zie de aanbestedingsdocumenten De financiële omvang van de Opdracht inclusief alle opties en verlengingen is door de Aanbestedende dienst ingeschat als zijnde tussen 1,2 en 1,6 miljoen euro.  
De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en zonder correctie voor inflatie gedurende de looptijd.
Beschrijf uw ESM-oplossing in detail. In uw beschrijving dient u in te gaan op de volgende aspecten:
1.	Functionaliteit, Rapportage en Analytics (maximaal 100 punten):
Uit welke producten/modules bestaat uw oplossing? Welke zijn de belangrijkste functionaliteiten van uw ESM-oplossing? Hoe ondersteunt deze oplossing user experience, IT-servicebeheer en andere bedrijfsprocessen gevraagd door de Aanbestedende dienst? Welke geavanceerde rapportage en analysemogelijkheden, naast de vereiste mogelijkheden in het PvE, biedt uw ESM-oplossing om de prestaties en efficiëntie te meten en te verbeteren?
2.	Aanpasbaarheid en schaalbaarheid (maximaal 70 punten): 
Hoe en in hoeverre kan uw ESM-oplossing worden aangepast (zonder gebruik te maken van maatwerk) aan de specifieke behoeften van onze organisatie? Hoe is uw ESM-oplossing schaalbaar om te voldoen aan de groeiende behoeften van onze organisatie? Hoe ondersteunt het verschillende aantallen gebruikers en services? Mogelijke toekomstige koppelvlakken zoals bv CRM, M365, enz? 
3.	Compliance en Beveiliging (maximaal 30 punten): 
Hoe waarborgt uw ESM-oplossing de veiligheid van gegevens en informatie? Welke beveiligingsmaatregelen zijn geïmplementeerd?

Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 12 A4 (enkelzijdig) gebruiken. Aanvullende bijlagen en verwijzingen naar andere documenten of websites zijn niet toegestaan.
Aanbestedende dienst is van mening dat eigenschappen als gebruiksgemak en efficiëntie niet afdoende van een papieren beschrijving beoordeeld kunnen worden. Daarom wordt Inschrijver gevraagd een demonstratie te geven van zijn/haar ESM-oplossing. Het gaat daarbij om 7 verschillende use cases.
  
Het is de bedoeling dat de Inschrijver in zijn online tool laat zien hoe een aantal van de belangrijkste ITSM en FMIS-processen worden uitgevoerd, zodat de beoordelingscommissie een goede indruk krijgt van de tool en de gebruikersvriendelijkheid. Verdere vereisten, instructies en informatie ten aanzien van de demonstratie worden in de uitnodiging meegegeven die Inschrijver ontvangt.
De use cases worden beoordeeld tijdens en direct na de demonstratie van het ESM Tool. Er staat in totaal 3 uur gereserveerd, waarvan 2,5 uur is bedoeld voor de demonstratie en 0.5 uur voor het stellen van vragen.

In de planning is terug te zien welke dagen gereserveerd worden voor het inplannen van de demonstraties. De Inschrijvers worden hiervoor uitgenodigd uiterlijk een week voor de demonstraties. Inschrijver wordt uitdrukkelijk verzocht de genoemde data vrij te houden voor de demonstratie, het is niet mogelijk om de demonstratie op andere tijdstippen dan welke data te plannen dan zoals deze zijn gecommuniceerd tijdens de aanbesteding.

Eventuele wijzigingen in de planning ten aanzien van de demonstratie worden door Opdrachtgever via TenderNed gecommuniceerd.  

Use-cases
De Aanbestedende dienst wil voor de demonstratie van uw ESM-applicatie de 7 volgende use cases terug zien komen, te weten:

	1. Bezoekers registratie (maximaal 25 punten, 15 minuten)
	2. CMDB Beheer (maximaal 40 punten, 24 minuten)
	3. Change Management proces (maximaal 40 punten, 24 minuten)
	4. Onderhoudsplanning (maximaal 25 punten, 15 minuten) 
	5. Ruimte- en reserveringenbeheer (maximaal 40 punten, 24 minuten)
	6. Vraag via Chatbot (maximaal 40 punten, 24 minuten)
	7. Indiensttreding personeel (maximaal 40 punten, 24 minuten)
In het Programma van Wensen (PvW) heeft Aanbestedende dienst specifieke wensen opgenomen. Inschrijver dient in het PvW (zie invulbijlage 12 Programma van Wensen) per wens aan te geven of hij aan de desbetreffende Wens invulling gaat geven, door het kiezen van ‘Ja’ of ‘Nee’. Wensen waarbij door Inschrijver ‘Ja’ is geselecteerd maken dan onderdeel uit van de aanbieding van Inschrijver en zullen na gunning gezien worden als eis waaraan voldaan moet worden. Bij elke Wens staat in het PvW in in Kolom F ‘Aantal punten’ aangegeven hoeveel punten worden toegekend bij een beantwoording met ‘Ja’, oplossing voldoet aan de Wens. Bij een ‘Nee’, oplossing voldoet niet aan de Wens, worden nul punten toegekend. 

Voor een aantal wensen (FAC04, FAC05, TECH02 EN TECH03) wordt om een toelichting gevraagd. Indien u in kolom E, ‘Ja’ invult, geeft u in kolom G een aanvullende toelichting. De beoordelingscommissie zal dan beoordelen (eerst individueel, en daarna in consensus) of u wel, gedeeltelijk of niet aan de wens voldoet.


Number of bids: 0