Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-08
Buyer: L-Bank - Europaweite Vergabe zur Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48421000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-11-06
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software. Ziel ist die Bereitstellung einer webbasierten Lösung zur Unterstützung der Prozesse im Facility Management.
Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen.  Es gelten folgende Mindestanforderungen: Es muss ein Mindestumsatz (vergleichbare Leistungen) von jeweils durchschnittlich 2.000.000,00 EUR netto in den Jahren 2022 bis 2024 erzielt worden sein.  Der Auftraggeber behält sich vor, die Vorlage einer Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen zu verlangen.
Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 3 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden oder Eigenerklärung, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsvertrag zu schließen.
Es gelten folgende Mindestanforderungen:  Unternehmensreferenzen: Durch die Bewerber sind folgende drei Unternehmensreferenzen nachzuweisen:  - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber" Mindestens eine Referenz über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement) für ein Finanzinstitut (Banken, Versicherungen) oder öffentlichen Auftraggeber. Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten zehn Jahre erfolgt (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2025 abgeschlossen.  - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für einen sonstigen Auftraggeber" Mindestens zwei weitere Referenzen über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement). Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten fünf Jahre erfolgt sein (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2020 abgeschlossen).  Projektleiterreferenz: Durch die Bewerber ist zusätzlich folgende Projektleiterreferenz nachzuweisen: - Mindestens eine Referenz für die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement).  Hinweis der Vergabestelle: Die vorgelegte Projektleiter-Referenz muss von dem für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Projektleiter stammen (vgl. Seite 18 im Teilnahmeformular). Die Projektleiter-Referenz und eine Unternehmensreferenz können auch durch ein Referenzprojekt nachgewiesen werden.   Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Projektbezeichnung,  - Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer,  - Angabe zur Art des Auftraggebers (nur bei der Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber") - Beschreibung zur Leistungserbringung, - Angaben zum Leistungsumfang, - Zeitraum der Leistungserbringung (von tt.mm.jjj bis tt.mm.jjj) - Angaben zu dem im Rahmen des Referenzprojekts eingesetzten Projektleiter (nur bei der Projektleiterreferenz). Die Vorlage von insgesamt mehr als vier Referenzen (drei Unternehmensreferenzen sowie eine Projektleiterreferenz) ist nicht erwünscht.

Eligibility requirements: Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen.  Es gelten folgende Mindestanforderungen: Es muss ein Mindestumsatz (vergleichbare Leistungen) von jeweils durchschnittlich 2.000.000,00 EUR netto in den Jahren 2022 bis 2024 erzielt worden sein.  Der Auftraggeber behält sich vor, die Vorlage einer Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen zu verlangen.
Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 3 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden oder Eigenerklärung, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsvertrag zu schließen.
Es gelten folgende Mindestanforderungen:  Unternehmensreferenzen: Durch die Bewerber sind folgende drei Unternehmensreferenzen nachzuweisen:  - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber" Mindestens eine Referenz über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement) für ein Finanzinstitut (Banken, Versicherungen) oder öffentlichen Auftraggeber. Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten zehn Jahre erfolgt (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2025 abgeschlossen.  - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für einen sonstigen Auftraggeber" Mindestens zwei weitere Referenzen über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement). Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten fünf Jahre erfolgt sein (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2020 abgeschlossen).  Projektleiterreferenz: Durch die Bewerber ist zusätzlich folgende Projektleiterreferenz nachzuweisen: - Mindestens eine Referenz für die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement).  Hinweis der Vergabestelle: Die vorgelegte Projektleiter-Referenz muss von dem für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Projektleiter stammen (vgl. Seite 18 im Teilnahmeformular). Die Projektleiter-Referenz und eine Unternehmensreferenz können auch durch ein Referenzprojekt nachgewiesen werden.   Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Projektbezeichnung,  - Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer,  - Angabe zur Art des Auftraggebers (nur bei der Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber") - Beschreibung zur Leistungserbringung, - Angaben zum Leistungsumfang, - Zeitraum der Leistungserbringung (von tt.mm.jjj bis tt.mm.jjj) - Angaben zu dem im Rahmen des Referenzprojekts eingesetzten Projektleiter (nur bei der Projektleiterreferenz). Die Vorlage von insgesamt mehr als vier Referenzen (drei Unternehmensreferenzen sowie eine Projektleiterreferenz) ist nicht erwünscht.
Mindestanforderungen an die technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen:  Zur Sicherstellung des Projekterfolgs sind folgende Mindestanforderungen an die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung sicherzustellen:  - Projektleitung: deutschsprachig, mit mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von CAFM-Implementierungen - Stellvertretende Projektleitung: deutschsprachig, mit mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von CAFM-Implementierungen
Zertifizierung nach GEFMA 444:  Die angebotene CAFM-Software muss über ein gültige Zertifikat nach der GEFMA Richtlinie 444 in den folgenden Kriterienkatalogen verfügen: - Basiskatalog - Flächenmanagement - Instandhaltungsmanagement - Help-/Service-Desk - Vertragsmanagement - Budgetmanagement und Kostenverfolgung - Vermietungsmanagement  Bitte reichen Sie mit Abgabe des Teilnahmeformulars einen entsprechenden Nachweis über die gültige Zertifizierung nach GEFMA 444 unter den oben genannten Bedingungen ein.
Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Für Bewerbergemeinschaften gilt: Es gibt keine Vorgabe hinsichtlich der Rechtsform. Erforderlich ist die Einreichung einer von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft unterzeichneten Erklärung folgenden Inhalts: (1) plausible Darstellung der Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft, (2) Benennung des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft, (3) Erklärung, dass dieser Vertreter die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft während des gesamten Verfahrens rechtsverbindlich vertritt, (4) Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen, (5) Erklärung, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften.
Die Bewertung der Angebote in Phase 2 und damit die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) erfolgt nach folgenden Kriterien, wobei die Bewertung der Angebote sich in zwei Stufen unterteilt: Stufe 1 der Angebotswertung:  Die ersten indikativen Angebote aller Bieter werden auf Basis folgender Zuschlagskriterien bewertet:  Preis                       max. 300 Punkte Kriterienkatalog      max. 350 Punkte Implementierungskonzept    max. 100 Punkte Summe                   max. 750 Punkte  Auf Basis dieser Zuschlagskriterien wird ein erstes Bieterranking erstellt. Nur die drei in diesem Bieterranking bestplatzierten Bieter werden auf der zweiten Stufe der Angebotswertung berücksichtigt.  Nähere Angaben zu den Zuschlagskriterien werden den ausgewählten Bietern mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebots zur Verfügung gestellt.
Stufe 2 der Angebotswertung:  Die drei in diesem Bieterranking bestplatzierten Bieter haben auf der zweiten Stufe der Angebotswertung zusätzlich das von Ihnen angebotene System vorzustellen. Die Systemvorstellung wird ebenfalls im Rahmen der Zuschlagskriterien berücksichtigt. Für die Angebotswertung der drei bestplatzierten Bieter sowie die folgenden Angebots- und Verhandlungsrunden wird das wirtschaftlichste Angebot daher anhand folgender Zuschlagskriterien ermittelt:  Preis                                        max. 300 Punkte Kriterienkatalog                       max. 350 Punkte Implementierungskonzept       max. 100 Punkte Systemvorstellung                   max. 250 Punkte Summe                                    max. 1.000 Punkte  Nähere Angaben zu den Zuschlagskriterien werden den ausgewählten Bietern mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebots zur Verfügung gestellt.
Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.

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