Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-10-14
Buyer: Stadt Heidelberg
Country: DE
Region: Heidelberg, Stadtkreis
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services
Submission deadline: 2016-11-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Digitalisierung der ca. 100 000 Archivakten und laufenden Akten des Amts für Baurecht und Denkmalschutz. Die Leistungen werden über einen Zeitraum von ca. 10 Jahren erbracht.
Die Stadt Heidelberg beabsichtigt die Digitalisierung der Archivakten und der laufenden Akten des Amts für Baurecht und Denkmalschutz (Vergabenummer 63 1/2016).
Ziel der Stadt ist die vollständige Digitalisierung sämtlicher Akten, um diese in digitaler Form in ein Dokumentenmanagement überführen zu können.
Die ca. 100 000 Akten bestehen aus den Bereichen Baurecht, Denkmalschutz, Sondernutzung und Wohnraumförderung. Sie werden derzeit in Papierform archiviert und in Hängeordnern aufbewahrt. Vorgesehen ist eine Auftragsausführung auf Einzelabruf über einen Zeitraum von ca. 10 Jahren.
Außer den Archivakten sind einmalig die derzeit noch in Bearbeitung befindlichen Akten – das (bau)rechtliche Verfahren ist noch nicht abgeschlossen – gesondert innerhalb eines möglichst kurzen Zeitraums zu digitalisieren.
Die Kriterien sind mit Mindestvorgaben in einer Bewertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb enthalten, die Teil der Auftragsunterlagen ist. Die Matrix kann über die o. g. (I 3) Verlinkung abgerufen werden. Siehe auch unten III 1).
Als ungeeignet angesehen werden unzuverlässige Unternehmen oder Unternehmen, die die unten (III 1) / in der Bewertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb genannten Mindestvorgaben nicht erfüllen.
Im Übrigen werden die Bewertungskriterien hinsichtlich des Erfüllungsgrades bewertet und nach Maßgabe der Erläuterungen in der Bewertungsmatrix mit Punktzahlen von 0-10 beurteilt. Diese Bewertungspunkte werden mit den dargestellten Gewichtungspunkten multipliziert, wodurch sich Leistungspunkte ergeben. Beim Kriterium 2.3 (Qualität der Referenzen) müssen hierbei mindestens 2700 Leistungspunkte erreicht werden.
Teil der Auftragsunterlagen für den Teilnahmewettbewerb ist ein Bewerbungsbogen, der zwingend zu verwenden ist. Formlose Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.
Mit Unterzeichnung des Bewerbungsbogens werden Eigenerklärungen zum Vorliegen von Ausschlussgründen abgegeben.
Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Kontroll-Personal ist schwerpunktmäßig dafür vorgesehen, die Scan-Ergebnisse anhand der vorgegebenen Qualitäts- und Anforderungskriterien z.B.: auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit z.B. auch der Reihenfolge der Seitenergebnisse zu kontrollieren.
Mindestanforderung ist eine Mitarbeiterzahl von jeweils mindestens drei Personen mit jeweils mindestens zwei Jahren Erfahrung. Die entsprechenden Angaben können im Bewerbungsbogen gemacht werden. Die Bewertung erfolgt anhand der den Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb beigefügten Bewertungsmatrix.
Nachzuweisen sind Fach- und Projekterfahrung bei Digitalisierung, Indizierung und Transport vergleichbarer Aktenbestände. Notwendig sind Erfahrungen des Digitalisierens von Akten insbesondere nicht nur von Seiten in DIN A 4, sondern auch von Plänen bis DIN A 0.
Die Bewerber müssen mindestens vier vergleichbare Referenzen über Digitalisierungen aus den letzten zwei Jahren benennen. Als vergleichbar gelten Referenzen über die Digitalisierung von mindestens 50.000 Seiten je Auftrag / Referenz bestehend aus unterschiedlichen Seitengrößen und Beschaffenheit der zu digitalisierenden Unterlagen (z.B. Röntgenaufnahmen bei Krankenakten, Planunterlagen in variierenden Größen bis DIN A0 bei Bauakten). Ausdrücklich nicht als Referenz wird die Digitalisierung von statischen Berechnung und Statiken anerkannt. (Mindestanforderung).

Eligibility requirements: Mit Unterzeichnung des Bewerbungsbogens werden Eigenerklärungen zum Vorliegen von Ausschlussgründen abgegeben. Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.