Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-18
Buyer: Migration SAP S/4HANA
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2026-01-28
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 123 GWB
Siehe hierzu die gesetzlichen Regelungen in § 124 GWB
Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.   Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit    - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,   - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden, oder    - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.   Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Der Auftraggeber beabsichtigt die Migration ihrer bestehenden SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA und sucht mit dieser Ausschreibung eine/n externe/n Anbieter/in, um eine moderne und zukunftssichere Systemumgebung bereitzustellen. Die Umstellung erfolgt im Greenfield-Ansatz, wodurch eine neue Systemlandschaft parallel zum bestehenden System aufgebaut wird.
Referenzen über vergleichbare Leistungen in den letzten 6 Jahren, die folgende Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit erfüllen (Grundkriterium 1.1.).: a) Gegenstand der Referenz (Projekt) war die Migration eines bestehenden SAP-Systems zu SAP S/4 HANA. b) Referenzauftraggeber war ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung. c) Gegenstand der Leistung für das Projekt war u.a. die Unterstützung bei der Umsetzung der Migration. (Es ist eine Projektbeschreibung einzureichen, aus welcher sich der Schwerpunkt der geleisteten Tätigkeit und eine detaillierte Beschreibung der eigenen Rolle im Projekt ergibt.) d) Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2020 begonnen. e) Die Migration ist abgeschlossen, d.h. das System SAP S/4 HANA wurde vollständig in Betrieb genommen. Mindestens eine Referenz muss dieses Grundkriterium 1.1. erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet.  Zur Nachweisführung genügen entsprechende Angaben in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.

Eligibility requirements: Referenzen über vergleichbare Leistungen in den letzten 6 Jahren, die folgende Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit erfüllen (Grundkriterium 1.1.).: a) Gegenstand der Referenz (Projekt) war die Migration eines bestehenden SAP-Systems zu SAP S/4 HANA. b) Referenzauftraggeber war ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung. c) Gegenstand der Leistung für das Projekt war u.a. die Unterstützung bei der Umsetzung der Migration. (Es ist eine Projektbeschreibung einzureichen, aus welcher sich der Schwerpunkt der geleisteten Tätigkeit und eine detaillierte Beschreibung der eigenen Rolle im Projekt ergibt.) d) Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2020 begonnen. e) Die Migration ist abgeschlossen, d.h. das System SAP S/4 HANA wurde vollständig in Betrieb genommen. Mindestens eine Referenz muss dieses Grundkriterium 1.1. erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet.  Zur Nachweisführung genügen entsprechende Angaben in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Anzahl deutschsprachiger SAP-Experten (MA mit mindestens Sprachniveau C2 und nachweisbarer Projekterfahrung in der Umsetzung von SAP S/4HANA-Migrationsprojekten. Es müssen mindestens 5 Personen alle genannten Voraussetzungen erfüllen, sonst gilt der Bewerber als nicht hinreichend geeignet. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Angaben in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Gewertet werden die Jahresgesamtumsätze des Unternehmens (bei Bewerbergemeinschaften: aller Mitgliedsunternehmen zusammen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen in dem als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Gewertet werden die spezifischen SAP-Jahresumsätze des Unternehmens (bei Bewerbergemeinschaften: aller Mitgliedsunternehmen zusammen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen in den als Teilnahmeunterlage T01 bereitgestellten Bewerbungsformular.
Siehe zu Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV.
Bewertet wird ein vom Bieter einzureichendes Projektkonzept mit folgenden Unterkriterien: Konzept (50%), Service (25%) und Technik (25%). Näheres ist in den bereitgestellten Vergabeunterlagen "A03 Zuschlagsmatrix" und "B02 Leistungsverzeichnis" geregelt.
Bewertet werden die Qualifikation und Erfahrung der Person, die vom Bieter im Angebot als Projektleiter/-in benannt wird. Näheres ist in der bereitgestellten Vergabeunterlage "A03 Zuschlagsmatrix" geregelt.
Die Preisbewertung basiert auf einem Vergleich der eingereichten Angebote, wobei das preisgünstigste (nicht auszuschließende) Angebot die höchste Punktzahl erhält.  Näheres ist in der bereitgestellten Vergabeunterlage "A03 Zuschlagsmatrix" geregelt.
Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.   Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit    - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,   - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden, oder    - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden.   Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Gegenstand des Auftrags ist die Migration der bestehenden SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA sowie anschließende Dienstleistungen für Wartung, Pflege und Support für die neue SAP S/4 HANA Systemlandschaft.  Das nähere regelt die Leistungsbeschreibung.

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