Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-21
Buyer: Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH
Country: DE
Region: DE263
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48450000 | 72212450 | 72212451 | 72222300: Information technology services | 72227000: Software integration consultancy services
Submission deadline: 2025-08-19
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe i.S.v. § 123 Abs. 1 bis 3 GWB vorliegen 

Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit es der Pflicht zur Beitragszahlung unterfällt, ordnungsgemäß erfüllt hat (§ 123 Abs. 4 GWB) 

Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (§ 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB) 

Eigenerklärung, dass bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen wurde (§ 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB) 

Eigenerklärung, dass im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen wurde, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird (§ 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB) 

Eigenerklärung, dass mit anderen Unternehmen keine Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt wurden, die eine Verhinderung, eine Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken (§ 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB). 

Eigenerklärung, dass für das Unternehmen kein Ausschlussgrund i. S. v. § 21 Abs. 1 des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AentG), § 98c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG), § 19 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG), § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) oder § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) vorliegt. 

Eigenerklärung zu Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der jeweils geltenden Fassung (SanktionsVO), (siehe Formular 1, Eigenerklärung SanktionsVO) vom Bewerber und bei Bewerbergemeinschaften von allen Mitgliedern abzugeben. 

Scientology-Schutzerklärung. 

Nur bei Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaftserklärung mit Benennung eines bevollmächtigten Vertreters und Verpflichtung zur gesamtschuldnerischen Haftung im Auftragsfall.  

Die Vergabestelle behält sich vor, zu prüfen, ob weitere fakultative Ausschlussgründe im Sinne von §§ 124 bis 126 GWB vorliegen, zu denen keine Eigenerklärung gefordert wird, und gegebenenfalls Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen fakultative Ausschlussgründe vorliegen, auszuschließen. Die Vergabestelle behält sich ferner vor, für Bewerber/Mitglieder von Bewerbergemeinschaften/Nachunternehmer selbst beim Gewerbezentralregister einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 a Abs. 1 Nr. 4 GewO oder dem Wettbewerbsregister anzufordern.
Die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH (WVV) plant die Ablösung des bestehenden SAP ERP HCM-Systems im Rahmen eines Transitionsprojekts. Ziel ist die Migration nach SAP HCM for S/4HANA (H4S4) sowie die Einführung, Konfiguration und Datenmigration von SAP SuccessFactors (SF).
Eigenerklärung über den Umsatz (netto) in den Jahren 2022, 2023 und 2024 im Bereich der zu vergebenden Leistungen und den Gesamtumsatz 
Der Umsatz im Bereich der zu vergebenden Leistungen muss pro Jahr mindestens 8 Mio. Euro (netto) betragen. 

Erklärung zur durchschnittlichen Anzahl der Mitarbeitenden in den Jahren 2022, 2023 und 2024. Im laufenden Jahr 2025 müssen durchschnittlich mindestens 30 Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente) beschäftigt werden. 

Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Deckungssumme für Personenschäden und für Sach- und Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert pro Jahr, 

oder 

Eigenerklärung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 600.000 € für Personenschäden und mindestens 2 Mio. € für Sach- und Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert pro Jahr, vor Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
(1) Es müssen zwei abgeschlossene Referenzen für SuccessFactors Employee Central inklusive Anbindung an H4S4 vorliegen. Stichtag 01.01.2022, abgeschlossen bis zum Tag der Einreichungsfrist der Teilnahmeanträge. 

(2) Es müssen zwei Referenzen für die Umsetzung von SAP HCM for S/4HANA (H4S4) vorgelegt werden. Stichtag 01.01.2022, abgeschlossen bis zum Tag der Einreichungsfrist der Teilnahmeanträge.
Bewerber erhalten zusätzliche Punkte für die Vorlage von folgenden Nachweisen für die unter (1) genannten Referenzen:
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Recruiting im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Onboarding im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Learning im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Performance & Goals im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Compensation im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Succession & Development im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Time Tracking im Referenzprojekt = 1 Punkt.

Bewerber erhalten zusätzliche Punkte für die Vorlage von folgenden Nachweisen für (2): 
- Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V) ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt;
- Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt;
- Tarifvertrag DEHOGA Bayern ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt.

Bewerber erhalten zusätzliche Punkte, welche sich nicht explizit auf die Referenzen beziehen, für die Vorlage von folgenden allgemeinen Nachweisen: 
- Abbildung von Konzernstrukturen wurde umgesetzt (Systemunabhängig) = 2 Punkte;
- Zertifizierung für die ISO 27001 - Informationssicherheit ist vorhanden = 1 Punkt;
- Zertifizierung für die ISO 27017 - Absicherung von Cloud Services ist vorhanden = 1 Punkt;
- Zertifizierung für die ISO 27018 - Maßnahmenziele und Richtlinien zum Schutz personenbezogener Daten im Cloud Computing ist vorhanden = 1 Punkt.

Eligibility requirements: Nachweis Eintrag im Handelsregister
Eigenerklärung über den Umsatz (netto) in den Jahren 2022, 2023 und 2024 im Bereich der zu vergebenden Leistungen und den Gesamtumsatz 
Der Umsatz im Bereich der zu vergebenden Leistungen muss pro Jahr mindestens 8 Mio. Euro (netto) betragen. 

Erklärung zur durchschnittlichen Anzahl der Mitarbeitenden in den Jahren 2022, 2023 und 2024. Im laufenden Jahr 2025 müssen durchschnittlich mindestens 30 Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente) beschäftigt werden. 

Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Deckungssumme für Personenschäden und für Sach- und Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert pro Jahr, 

oder 

Eigenerklärung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 600.000 € für Personenschäden und mindestens 2 Mio. € für Sach- und Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert pro Jahr, vor Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
(1) Es müssen zwei abgeschlossene Referenzen für SuccessFactors Employee Central inklusive Anbindung an H4S4 vorliegen. Stichtag 01.01.2022, abgeschlossen bis zum Tag der Einreichungsfrist der Teilnahmeanträge. 

(2) Es müssen zwei Referenzen für die Umsetzung von SAP HCM for S/4HANA (H4S4) vorgelegt werden. Stichtag 01.01.2022, abgeschlossen bis zum Tag der Einreichungsfrist der Teilnahmeanträge.
Bewerber erhalten zusätzliche Punkte für die Vorlage von folgenden Nachweisen für die unter (1) genannten Referenzen:
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Recruiting im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Onboarding im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Learning im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Performance & Goals im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Compensation im Referenzprojekt = 1 Punkt;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Succession & Development im Referenzprojekt = 5 Punkte;
- Nachweis der Einführung des Moduls SuccessFactors Time Tracking im Referenzprojekt = 1 Punkt.

Bewerber erhalten zusätzliche Punkte für die Vorlage von folgenden Nachweisen für (2): 
- Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V) ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt;
- Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt;
- Tarifvertrag DEHOGA Bayern ist Bestandteil der H4S4-Referenz = 1 Punkt.

Bewerber erhalten zusätzliche Punkte, welche sich nicht explizit auf die Referenzen beziehen, für die Vorlage von folgenden allgemeinen Nachweisen: 
- Abbildung von Konzernstrukturen wurde umgesetzt (Systemunabhängig) = 2 Punkte;
- Zertifizierung für die ISO 27001 - Informationssicherheit ist vorhanden = 1 Punkt;
- Zertifizierung für die ISO 27017 - Absicherung von Cloud Services ist vorhanden = 1 Punkt;
- Zertifizierung für die ISO 27018 - Maßnahmenziele und Richtlinien zum Schutz personenbezogener Daten im Cloud Computing ist vorhanden = 1 Punkt.
Bürgschaften
Leistungsbeschreibung und EVB-IT Vertrag
Ausfüllen der Vertraulichkeitsvereinbarung
Preis nach Preisblatt
Konzept 1: Transition (30 Punkte):
Im Konzept Transition geht der Bewerber insbesondere auf die Aspekte aus der nachfolgend abgebildeten Tabelle ein: 
- Einrichtung und Konfiguration Success Factors: Bewertet wird, wie plausibel und umfassend der Anbieter die Implementierung von SAP SuccessFactors plant – einschließlich der Systemarchitektur, Konfiguration der Module, Customizing sowie der Übernahme von bestehenden HR-Prozessen: Gewichtung: 40%; Max. Punkte: 12;
- Migration nach H4S4: Im Fokus steht hier die Qualität des Migrationskonzepts: Vorgehensweise, Umgang mit Altdaten, Sicherstellung der Datenintegrität sowie der geplante Migrationspfad (z. B. Brownfield/Greenfield): Gewichtung: 40%; Max. Punkte: 12;
- Anbindung der Umsysteme über BTP: Bewertet wird, wie schlüssig die Integration von Drittsystemen über die BTP beschrieben ist. Wichtige Kriterien sind Schnittstellendesign, Datenflüsse, Sicherheit, Wartbarkeit und Zukunftssicherheit der Integration: Gewichtung: 20%, Max. Punkte: 6;

Bewertung Konzept „Transition“ 

Für das Konzept können bei jedem Kriterium (siehe Anlage 12) Punkte nach untenstehender Tabelle erzielt werden. Der prozentuale Anteil der erreichten Punktzahl pro Kategorie wird dann mit dem in der Tabelle 1 jeweils angegebenen Maximalpunktzahl multipliziert. 
- Die Darstellung ist sehr schlüssig und sehr fundiert. Sie lässt ein Konzept erkennen, das eine besonders gute und effiziente Aufgabenerfüllung erwarten lässt = 4 Punkte;
- Die Darstellung ist gut und schlüssig. Sie lässt ein Konzept erkennen, das den Bieter in die Lage versetzt, die Anforderungen, die der Auftrag mit sich bringt, zu meistern = 3 Punkte;
- Die Darstellung ist nachvollziehbar. Die Darstellung lässt ein Konzept erkennen, das den Bieter, teilweise mit Modifikationen, grundsätzlich in die Lage versetzt, die Anforderungen, die der Auftrag mit sich bringt, zu erfüllen = 2 Punkte;
- Die Darstellung ist nur teilweise nachvollziehbar. Die Darstellung lässt kein Konzept erkennen, das sich ohne erhebliche Modifikation bewähren wird = 1 Punkt;
- Die Darstellung ist unzureichend. Die Darstellung lässt kein Konzept erkennen, das sich bewährt = 0 Punkte.
Konzept 2: Konzept Projektumsetzung (30 Punkte):
Im Konzept “Projektumsetzung” geht der Bewerber insbesondere auf die Aspekte aus der nachfolgend abgebildeten Tabelle ein:
- Projektplanung: Es wird bewertet, wie realistisch, detailliert und nachvollziehbar die Zeitplanung ist. Berücksichtigt der Zeitplan alle Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspakete, die Komplexität des Projekts, Pufferzeiten und kritische Pfade, sowie die Einhaltung des Go-Live Termins spätestens zum 31.12.2027: Gewichtung 20%; Max. Punkte: 6;
- Ressourceneinsatz der WVV: Wie transparent ist die geplante Einbindung des Auftraggebers? Wird deutlich, wann und in welchem Umfang interne Ressourcen benötigt werden? Ist der Ressourceneinsatz für beide Seiten realistisch geplant?: Gewichtung: 20%; Max. Punkte: 6;
- Projektorganisation: Bewertet wird die organisatorische Aufstellung des Projekts – z. B. Rollenverteilung, Governance-Struktur, Kommunikationswege, Eskalationsmechanismen und Steuerungsgremien; Gewichtung: 20%; Max. Punkte: 6;
- Projektteam des Bieters: Hier steht die Qualifikation und Erfahrung des vorgesehenen Projektteams im Fokus: Haben die beteiligten Personen relevante Referenzen? Ist die Teamzusammensetzung passend für die Aufgabenstellung?: Gewichtung: 20%; Max. Punkte: 6;
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Der Anbieter soll darstellen, wie eine vertrauensvolle und lösungsorientierte Zusammenarbeit sichergestellt wird – z. B. durch Kommunikationskultur, Konfliktmanagement, Agilität oder Kundenorientierung: Gewichtung: 20%; Max. Punkte: 6.

Bewertung Konzept Projektumsetzung:

Für das Konzept können bei jedem Kriterium (siehe Anlage 12) Punkte nach untenstehender Tabelle erzielt werden. Der prozentuale Anteil der erreichten Punktzahl pro Kategorie wird dann mit dem in der Tabelle 1 jeweils angegebenen Maximalpunktzahl multipliziert. 
- Die Darstellung ist sehr schlüssig und sehr fundiert. Sie lässt ein Konzept erkennen, das eine besonders gute und effiziente Aufgabenerfüllung erwarten lässt = 4 Punkte;
- Die Darstellung ist gut und schlüssig. Sie lässt ein Konzept erkennen, das den Bieter in die Lage versetzt, die Anforderungen, die der Auftrag mit sich bringt, zu meistern = 3 Punkte;
- Die Darstellung ist nachvollziehbar. Die Darstellung lässt ein Konzept erkennen, das den Bieter, teilweise mit Modifikationen, grundsätzlich in die Lage versetzt, die Anforderungen, die der Auftrag mit sich bringt, zu erfüllen = 2 Punkte;
- Die Darstellung ist nur teilweise nachvollziehbar. Die Darstellung lässt kein Konzept erkennen, das sich ohne erhebliche Modifikation bewähren wird = 1 Punkt;
- Die Darstellung ist unzureichend. Die Darstellung lässt kein Konzept erkennen, das sich bewährt = 0 Punkte.