Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-12-23
Buyer: Abellio GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72232000: Development of transaction-processing software
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Systemgleiche Weiterentwicklung einer proprietären Software, die exklusiv für die Abellio Gruppe Deutschland auf Grundlage eines EVB IT System Vertrags erstellt wurde
Systemgleiche Weiterentwicklung der bestehenden Software für das Kundenmanagementtool Plus („KMS Plus“), durch Integration der Regionalbereiche der Abellio Deutschland Gruppe sowie jeweiligen Kompetenzcentren und Netzen in das bestehende KMS Plus.
Der mit DECAF GmbH & Co. KG („DECAF“ und „AN“) abzuschließende Vertrag über die Erweiterung des KMS Plus umfasst die systemgleiche Weiterentwicklung des KMS Plus der Regionalbereiche der Abellio Deutschland Gruppe sowie jeweiligen Kompetenzcentren und Netzen in das bestehende KMS Plus.
Die Beauftragung im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt gemäß § 13 Abs. 2 Nr. 3 lit. b) SektVO.
Aus technischen und wirtschaftlichen Gründen kommt europaweit nur DECAF für eine Beauftragung in Betracht.
Die mit der Abellio GmbH gem. §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen betreiben Schienenpersonennahverkehr („SPNV“) in Deutschland. Sie sind verkehrsvertraglich verpflichtet, Kundenmanagementsysteme zu jederzeit des Betriebes störungsfrei für die Fahrgäste bereit zu stellen. DECAF hat für die Abellio GmbH auf Grundlage eines im Jahr 2019 abgeschlossenen EVB IT Systemvertrages eine proprietäre Software für das KMS Plus exklusiv für die Abellio Gruppe Deutschland entwickelt, die mit den einhergehenden speziellen Anforderungen an ein Customer Relations Management System (CRM) -System im SPNV programmiert wurde. Es handelt sich dabei um eine nicht auf dem Markt verfügbare Standardsoftware, sondern eine für die Zwecke der Abellio Deutschland Gruppe individuell auf Grundlage eines Quellcodes konfiguriert Individualsoftware. Der Quellcode steht im Alleineigentum des AN. Zudem wurden Schnittstelle zu einem angrenzenden Softwaresystem zur Vertriebsabrechnung sowie der Website der Abellio Gruppe Deutschland implementiert, durch die der zwingend notwendige Austausch von Stammdaten und Bewegungsdaten zwischen dem KMS Plus und VAS erfolgt.
Die Abellio GmbH hat einen Bedarf an einer Weiterentwicklung des KMS Plus, mit der die Regionalbereiche sowie jeweiligen Kompetenzcentren und Netzen in das bestehende KMS Plus integriert werden. Technisch erforderlich ist dabei eine systemgleiche Weiterentwicklung der proprietäre exklusiv für Abellio programmierten Software KMS Plus, die auf dem Bestandsystem aufbaut und für die der Quellcode weiterentwickelt werden muss. Es ist eine uneingeschränkte Kompatibilität zwischen dem KMS Plus und der Erweiterung sicherzustellen. Hierzu ist eine reibungslose Interoperabilität zwischen dem KMS Plus und der Erweiterung zwingend notwendig. Wegen den jeweiligen verkehrsvertraglichen Verpflichtungen ist das KMS Plus auch während der Erweiterung des Systems im laufenden Fahrgastbetrieb störungsfrei zu jeder Zeit aufrecht zu erhalten. Die Erweiterung hat daher risikofrei bei geringem Umstellungsaufwand zu erfolgen, wobei Systemsicherheit als auch Abwendung von Fehlfunktionen zu gewährleisten ist. Die Abellio GmbH hat ein Bedürfnis an einer Geringhaltung des Kosten- und Schulungsaufwands, die mit der Erweiterung des KMS Plus einhergeht. Weiterhin hat sich der AN durch die Erstellung des KMS Plus Spezialwissen über die Software sowie die besonderen technischen Anforderungen an ein Kundenmanagementtool der SPNV Branche angeeignet, das für die Erweiterung unerlässlich ist. Insofern hat er fundierte Kenntnis über die eigens von ihm entwickelte Softwarelandschaft. Der AN verfügt daher über einschlägige fachliche und technische Erfahrung sowie über vertiefte Prozesskenntnisse der im Rahmen des Auftrags neu abzubildenden Kundenmanagementstruktur, die sich ein Wettbewerber nicht bis zur Zuschlagserteilung aneignen kann.
Ferner hat Abellio im Vorfeld der Vergabe eine Markterkundung durchgeführt und ist dabei zu dem Ergebnis gekommen, dass nur das zu beauftragende Unternehmen in der Lage ist, die Leistung ordnungsgemäß in dem geforderten Umfang zu erbringen. Nur die Zuschlagsdestinitärin kann den Auftrag ausführen.
Ein Nachprüfungsverfahren gegen diese beabsichtigte Auftragsvergabe ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB nur innerhalb von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, zulässig.


Winner: DECAF GmbH & Co. KG; Ansprechpartner: Geschäftsführer Herrn Stefan Ullrich und Herr Dirk Schürjohann