Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-10
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72230000: Custom software development services
Estimated value: 19588886.25 EUR
Submission deadline: 2025-12-16
Award criteria: price

Technical requirements: Weiterentwicklung des Intranet-, Wissens- und Kollaborationsmanagementsystems OfficeNet
Der jeweilige Ort der Leistungserbringung wird in Absprache mit dem jeweiligen
Bedarfsträger festgelegt. Grundsätzlich kann die Leistungserbringung
deutschlandweit an allen Dienstsitzen der jeweiligen Bedarfsträger erforderlich
werden.
Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von drei Referenzen dar, wobei eine (1) der drei (3) Referenzen zwingend bei der öffentlichen Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB) stattgefunden haben muss.
Für die Referenzen kann die Vorlage "Vordruck Referenzen" verwendet werden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in diesem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.

Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen:
• Projektbezeichnung und kurze Projektbeschreibung: Eine prägnante Kurzbeschreibung des Projektziels und des Leistungsumfangs.
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen: Detaillierte Angaben zu den vom Bieter erbrachten Leistungen, insbesondere: 
    o Eingesetzte Technologien und Frameworks: Nennen Sie die exakt eingesetzten Technologien und Frameworks (z. B. Java, Spring Boot, JPA, Node.js, React, TypeScript, Docker/Podman, Keycloak, JIRA, Confluence). Nehmen Sie hier Bezug auf die Kerntechnologien und -bereiche (Backend-Entwicklung, Frontend-Entwicklung, Microservice-Architektur, -Identitätsmanagement), die in der Leistungsbeschreibung näher erläutert werden.
   o Art der erbrachten Dienstleistungen: Beschreiben Sie genau, welche Arten von Dienstleistungen erbracht wurden (z. B. agile Softwareentwicklung nach SCRUM, Systemarchitektur, Konfiguration, Customizing, Migration, Integration von anderen Systemen (Active Directory, LDAP), Schulung, Support, Prozessberatung, Rollout-).
   o Umfang des Supports/der Wartung: Beschreiben Sie Support- und/oder Wartungsleistungen welche bei von Ihnen entwickelten Systemen erbracht wurden. Beschreiben Sie Art, Umfang und Dauer dieser Leistungen für die von Ihnen entwickelten Kernsysteme.
•Wert des Auftrages: Gesamter Auftragswert (Netto) des Projekts oder des vom Bieter erbrachten Leistungsteils in Euro. (Alternative: Sollte der Auftragswert vertraulich sein, sind andere aussagekräftige Kennzahlen zum Umfang der Leistungserbringung anzugeben, z.B. Anzahl der Projekt-Personentage, Anzahl der Lizenzen, Anzahl der Standorte, die das Projekt abdeckte.)
• Zeitraum der Leistungserbringung: Exakter Start- und Endtermin der Leistungserbringung (MM/JJJJ - MM/JJJJ).
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz: 
   o Vollständiger Name des Unternehmens/der Organisation
   o Name und Position des Ansprechpartners beim Referenzgeber
   o Direkte Telefonnummer des Ansprechpartners
   o E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Art des Auftraggebers (Privat/Öffentlich): Explizite Angabe, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 98 GWB handelte.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Zeitliche Begrenzung: Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der vollständigen Beendigung der Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung).
Folgende inhaltliche Mindestanforderungen werden an die zu benennenden Referenzen gestellt:
• Entwicklung und Implementierung von webbasierten Kollaborations- und Wissensmanagement-Systemen: Die Referenz muss die Entwicklung und Implementierung von komplexen webbasierten Systemen darstellen, die in Art und Komplexität vergleichbar sind mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen. Dies beinhaltet insbesondere:
   o Die Implementierung muss für eine Umgebung mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden erfolgt sein.
   o Bei Referenzen aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung müssen die Leistungen für eine Umgebung mit mindestens 500 Mitarbeitenden erbracht worden sein.
• Agile Entwicklungsmethodik: Die Referenz muss die Anwendung agiler Entwicklungsmethoden (insbesondere SCRUM) mit entsprechenden Rollen (Product Owner, SCRUM Master, Entwicklungsteam) und Artefakten (Product Backlog, Sprint Backlog, User Stories) nachweisen.
• Art der erbrachten Dienstleistungen: Die Referenz muss die Erbringung von komplexen Dienstleistungen im Bereich der modernen Webentwicklung nachweisen, wie z. B. Microservice-Architektur, responsive Frontend-Entwicklung, Containerisierung (Docker/Podman), Identitäts- und Zugriffsmanagement.
• Integrationsszenarien: Die Referenz muss Integrationsszenarien der entwickelten Systeme mit bestehenden IT-Systemen des Referenzgebers (z. B. Active Directory, LDAP, Identity Management-Systeme) und die Realisierung relevanter Schnittstellen darstellen.
• Support/Wartung der implementierten Systeme: Nachweis der Erbringung von Support- und/oder Wartungsleistungen für die implementierten Systeme über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten, einschließlich mehrstufigen Support-Konzepts (First-/Second-/Third-Level-Support).

Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. 

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
[...]
Hinweis:
Aufgrund der Beschränkung bei der Anzahl an Zeichen, entnehmen Sie weiterführende Anforderungen bitte aus dem Informationsfeld "Referenzen zu bestimmten Arbeiten".
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Zum Nachweis der sicherheitsrelevanten Eignung hat der Bieter mit seinem Angebot eine verbindliche Eigenerklärung vorzulegen, dass für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung mindestens ein technischer Mitarbeiter vorgesehen ist, der zum Zeitpunkt des Zuschlages über eine gültige Sicherheitsüberprüfung der Stufe 3 (SÜ3) gemäß § 10 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) verfügt. 

Zum Nachweis der Eignung ist folgendes Dokument einzureichen:
• Selbst erstellte Eigenerklärung des Bieters über die Verfügbarkeit eines technisch qualifizierten, SÜ3-berechtigten Mitarbeiters einschließlich einer Beschreibung seiner vorgesehenen Rolle und Funktion im Rahmen der Leistungserbringung (ohne Namensnennung).

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die eingereichte Eigenerklärung zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Eligibility requirements: Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von drei Referenzen dar, wobei eine (1) der drei (3) Referenzen zwingend bei der öffentlichen Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB) stattgefunden haben muss.
Für die Referenzen kann die Vorlage "Vordruck Referenzen" verwendet werden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in diesem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind.

Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen:
• Projektbezeichnung und kurze Projektbeschreibung: Eine prägnante Kurzbeschreibung des Projektziels und des Leistungsumfangs.
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen: Detaillierte Angaben zu den vom Bieter erbrachten Leistungen, insbesondere: 
    o Eingesetzte Technologien und Frameworks: Nennen Sie die exakt eingesetzten Technologien und Frameworks (z. B. Java, Spring Boot, JPA, Node.js, React, TypeScript, Docker/Podman, Keycloak, JIRA, Confluence). Nehmen Sie hier Bezug auf die Kerntechnologien und -bereiche (Backend-Entwicklung, Frontend-Entwicklung, Microservice-Architektur, -Identitätsmanagement), die in der Leistungsbeschreibung näher erläutert werden.
   o Art der erbrachten Dienstleistungen: Beschreiben Sie genau, welche Arten von Dienstleistungen erbracht wurden (z. B. agile Softwareentwicklung nach SCRUM, Systemarchitektur, Konfiguration, Customizing, Migration, Integration von anderen Systemen (Active Directory, LDAP), Schulung, Support, Prozessberatung, Rollout-).
   o Umfang des Supports/der Wartung: Beschreiben Sie Support- und/oder Wartungsleistungen welche bei von Ihnen entwickelten Systemen erbracht wurden. Beschreiben Sie Art, Umfang und Dauer dieser Leistungen für die von Ihnen entwickelten Kernsysteme.
•Wert des Auftrages: Gesamter Auftragswert (Netto) des Projekts oder des vom Bieter erbrachten Leistungsteils in Euro. (Alternative: Sollte der Auftragswert vertraulich sein, sind andere aussagekräftige Kennzahlen zum Umfang der Leistungserbringung anzugeben, z.B. Anzahl der Projekt-Personentage, Anzahl der Lizenzen, Anzahl der Standorte, die das Projekt abdeckte.)
• Zeitraum der Leistungserbringung: Exakter Start- und Endtermin der Leistungserbringung (MM/JJJJ - MM/JJJJ).
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz: 
   o Vollständiger Name des Unternehmens/der Organisation
   o Name und Position des Ansprechpartners beim Referenzgeber
   o Direkte Telefonnummer des Ansprechpartners
   o E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Art des Auftraggebers (Privat/Öffentlich): Explizite Angabe, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 98 GWB handelte.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Zeitliche Begrenzung: Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der vollständigen Beendigung der Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung).
Folgende inhaltliche Mindestanforderungen werden an die zu benennenden Referenzen gestellt:
• Entwicklung und Implementierung von webbasierten Kollaborations- und Wissensmanagement-Systemen: Die Referenz muss die Entwicklung und Implementierung von komplexen webbasierten Systemen darstellen, die in Art und Komplexität vergleichbar sind mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen. Dies beinhaltet insbesondere:
   o Die Implementierung muss für eine Umgebung mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden erfolgt sein.
   o Bei Referenzen aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung müssen die Leistungen für eine Umgebung mit mindestens 500 Mitarbeitenden erbracht worden sein.
• Agile Entwicklungsmethodik: Die Referenz muss die Anwendung agiler Entwicklungsmethoden (insbesondere SCRUM) mit entsprechenden Rollen (Product Owner, SCRUM Master, Entwicklungsteam) und Artefakten (Product Backlog, Sprint Backlog, User Stories) nachweisen.
• Art der erbrachten Dienstleistungen: Die Referenz muss die Erbringung von komplexen Dienstleistungen im Bereich der modernen Webentwicklung nachweisen, wie z. B. Microservice-Architektur, responsive Frontend-Entwicklung, Containerisierung (Docker/Podman), Identitäts- und Zugriffsmanagement.
• Integrationsszenarien: Die Referenz muss Integrationsszenarien der entwickelten Systeme mit bestehenden IT-Systemen des Referenzgebers (z. B. Active Directory, LDAP, Identity Management-Systeme) und die Realisierung relevanter Schnittstellen darstellen.
• Support/Wartung der implementierten Systeme: Nachweis der Erbringung von Support- und/oder Wartungsleistungen für die implementierten Systeme über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten, einschließlich mehrstufigen Support-Konzepts (First-/Second-/Third-Level-Support).

Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. 

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
[...]
Hinweis:
Aufgrund der Beschränkung bei der Anzahl an Zeichen, entnehmen Sie weiterführende Anforderungen bitte aus dem Informationsfeld "Referenzen zu bestimmten Arbeiten".
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Zum Nachweis der sicherheitsrelevanten Eignung hat der Bieter mit seinem Angebot eine verbindliche Eigenerklärung vorzulegen, dass für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung mindestens ein technischer Mitarbeiter vorgesehen ist, der zum Zeitpunkt des Zuschlages über eine gültige Sicherheitsüberprüfung der Stufe 3 (SÜ3) gemäß § 10 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) verfügt. 

Zum Nachweis der Eignung ist folgendes Dokument einzureichen:
• Selbst erstellte Eigenerklärung des Bieters über die Verfügbarkeit eines technisch qualifizierten, SÜ3-berechtigten Mitarbeiters einschließlich einer Beschreibung seiner vorgesehenen Rolle und Funktion im Rahmen der Leistungserbringung (ohne Namensnennung).

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die eingereichte Eigenerklärung zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich von Social Intranet- und Wissensmanagementsystemen des Auftrags für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben. 

Der Umsatz pro Jahr beträgt mindestens 3.000.000,00 EUR.
Zum Nachweis füllen Sie bitte das Dokument "Unternehmenszahlen" aus und reichen dieses mit Ihrem Angebot ein. Alternativ übersenden Sie bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre vor Auftragsbekanntmachung belegt.
Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Umsätze der jeweiligen Bieterkonstellation addiert. Übersenden Sie hierzu bitte für jedes Mitglied der Bieterkonstellation eine eindeutig zuweisbare Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre für jedes Mitglied der Bieterkonstellation belegt. Die Summe der Umsätze muss den geforderten Mindestumsatz erreichen.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
siehe Vergabeunterlagen
Gemäß Vergabeunterlagen.
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA). 

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). 

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). 

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. 

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn zu richten. 

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind:
Weiterentwicklung des Intranet-, Wissens- und Kollaborationsmanagementsystems OfficeNet

Für die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zu erbringenden Leistungen wurde eine geschätztes Volumen von 19.588.886,25 Euro ermittelt. Dieses Volumen bezieht sich auf den maximalen Vertragszeitraum von vier Jahren.

Der Höchstwert entspricht dem Schätztwert.

Die Bindefrist beginnt am Tag nach Ablauf der Angebotsfrist.
Der jeweilige Ort der Leistungserbringung wird in Absprache mit dem jeweiligen
Bedarfsträger festgelegt. Grundsätzlich kann die Leistungserbringung
deutschlandweit an allen Dienstsitzen der jeweiligen Bedarfsträger erforderlich
werden.
Sofern der Höchstwert durch die Bestellungen nicht erreicht wird, verlängert sich die Laufzeit zu gleichbleibenden Konditionen bis zu zweimal um ein Jahr, sofern die Auftraggeberin nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der Laufzeit kündigt. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt insgesamt aber maximal vier Jahre.

Winner: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI