Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-10
Buyer: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services | 72500000
Submission deadline: 2023-05-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) sieht in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) einen Katalysator für die Digitalisierung der Verwaltung. So soll die Umsetzung des OZG nicht nur für die Etablierung von Onlinezugängen, sondern für die Digitalisierung der Prozesse insgesamt genutzt werden. Zielsetzung ist die Entwicklung medienbruchfreier digitaler Leistungsprozesse in der LHP, vom Eingang, über die Bearbeitung bis zum Aus-gang. Das heißt, im Rahmen der Umsetzung müssen neben dem Onlinezugang z.B. auch der Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sowie digitale Archivierungsszenarien, Bezahlsysteme etc. berücksichtigt werden.
Um die Effekte der Digitalisierung im Hinblick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung realisieren zu können, ist eine Fokussierung auf die Prozesse erforderlich. In der Landeshauptstadt Potsdam sind Prozessverständnis und Prozessmanagementkompetenzen in den Organisationseinheiten und der Verwaltungskultur noch nicht durchgängig fest etabliert. Vor diesem Hintergrund baut die LHP gegenwärtig ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement auf. Bis zum Beginn der Durchführung der im folgenden skizzierten Beratungsleistungen werden die Grundlagen geschaffen sein in Form eines verbindlichen Regelwerkes (Prozessmanagementhandbuch bzw. Dienstanweisung Prozessmanagement) sowie einer Softwareunterstützung auf Basis der BPMN 2.0 (Business Process Management Software (BPMS) "PICTURE-Prozessplattform").
Der digitale Reifegrad der Fachbereiche der Landeshauptstadt Potsdam ist relativ heterogen. Alle Fachbereiche verfolgen gleichermaßen das Ziel, ihre Prozesse mit Blick auf die Digitalisierung zu analysieren und zu optimieren. Zielsetzung der LHP ist es, alle Leistungen perspektivisch im Reifegrad 3 und 4 (Erläuterungen zu den OZG-Reifegraden siehe Anhang) anzubieten. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend:
- Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd (Corona-Pandemie, Ukraine-Krise, Energielage)
- Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung der Maßnahme zur Folge.
Zielsetzung dieses Auftrages ist die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse, soweit diese nicht bereits durch andere Verträge, in denen die LHP als Auftraggeber auftritt, abgedeckt ist.
- bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung
- bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung
Die Aufnahme und Analyse von Prozessen ist die Voraussetzung für Optimierung und Digitalisierung. Gegenstand dieses Leistungsbausteines ist die methodische Unterstützung der verschiedenen Fachbereiche bei der Aufnahme, Analyse und Optimierung ihrer Prozesse. Dabei agiert der Auftragnehmer nur auf Abruf des Leistungsbausteines 1 sowie in enger Abstimmung mit den Abrufberechtigten des Auftraggebers. Die Aufnahme und Modellierung der Prozesse basieren auf den Regelungen und Konventionen des Geschäftsprozessmanagements der LHP (diese stehen bei Vertragsbeginn fest und werden durch den Auftraggeber zu Vertragsstart zur Verfügung gestellt). Sämtliche prozessualen Arbeiten sollen mittels und innerhalb der Prozess Plattform der LHP bearbeitet und abgebildet werden. Die Arbeitsschritte dieses Leistungsbausteins werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert:
a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vorhandener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B vorliegende Prozessbeschreibungen, -modelle).
b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung erforderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnitt-stellen zu Fachverfahren). Nicht Gegenstand ist hier eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Prozessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie einer Erläuterungen zur Vorgehensweise als PDF-Datei.
c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbeziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unterstützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Handlungsempfehlungen verschriftlicht.
d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll Prozessen sowie die Darstellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Personalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben.

Eligibility requirements: Mit dem Angebot sind einzureichen: (1) Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens, der Geschäftsfelder sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Angabe zur Rechtsform des Unternehmens und der Unternehmensträger, Stammkapitel soweit einschlägig sowie Angabe der vertretungsberechtigten Personen bzw. Organe (Anlage 4.5). Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Unternehmerdarstellung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden.