Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-11-12
Buyer: ROC Friese Poort
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 140000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
In 2020 heeft ROC Friese Poort de aanbesteding Netwerk as a Service (NAAS) met tender 159025 gepubliceerd. Momenteel (november 2021) is er nog geen concretiseringsfase met succes afgerond. De ‘NAAS’ aanbesteding is even on-hold gezet in afwachting van een nader bericht over een voorgenomen fusie met het Friesland College. In januari 2022 verwachten partijen hier meer duidelijkheid over te hebben waaronder of de aanbesteding NAAS van de Friese Poort op de ingeslagen wijze wel kan worden voortgezet. Intussen expireren diverse overeenkomsten die gezien voornoemde onvoorziene omstandigheden verlengd moeten worden.
De verlenging (dus geen nieuwe overeenkomst) wordt onder artikel 4.16 Aanbestedingswet 2012 plaatsvinden op basis van onvoorziene omstandigheden waaronder de huidige overeenkomst met Avit Group, deze verloopt op 30-11-2021.
Eind januari/begin februari 2022 liggen er meerdere keuzes op tafel, waaronder het voorzetten van de NAAS aanbesteding of (gezien een mogelijke wezenlijke wijziging) een her-aanbesteding. In beide gevallen zal pas na de zomer 2022 er sprake zijn van een afgeronde implementatie.
Derhalve is ROC Friese Poort voornemens om de huidige overeenkomst met 12 maanden te verlengen. Deze verlenging vertegenwoordigt een mogelijke waarde van ongeveer € 140.000,- (exclusief btw), hetgeen meervoudig onderhands aanbesteed zou moeten worden.
Het voeren van twee aanbestedingsprocedures binnen korte termijn na elkaar is bezwaarlijk vanwege de relatief hoge kosten [met overheidsgeld] voor een extra aanbestedingsprocedure voor een overeenkomst van 12 maanden. Deze kosten bestaan uit de interne en externe (directe) kosten voor het voeren van de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, de investering die de (eventuele) overgang naar een nieuwe opdrachtnemer tot gevolg heeft, alsmede de hogere tarieven die een marktpartij naar verwachting in rekening zal brengen, vanwege de korte looptijd.
Op grond van bovenstaande omstandigheden acht ROC Friese Poort het zeer gewenst om de bestaande overeenkomst met de huidige leverancier te verlengen met 12 maanden.
De uitzondering op de aanbestedingsplicht, ingevolgde artikel 2.163e AW kan kort samengevat op grond van de volgende voorwaarden:
- de behoefte aan verlenging van de huidige overeenkomst is het gevolg van omstandigheden die een zorgvuldig aanbesteder niet kon voorzien, en
De op handen zijnde bestuurlijke fusie was ten tijde van de voorbereiking van de aanbesteding NAAS in 2020, begin 2022 niet voorzien. De verandering van de opdracht is louter een verlenging van de huidige overeenkomst, en betreft geen verandering in algemene aard. En verder is de verwachte waarde die deze verlenging mogelijk met zich mee brengt, veel lager dan 50% van oorspronkelijke geraamde opdrachtwaarde. Derhalve stelt ROC Friese Poort zich op het standpunt dat zij de huidige overeenkomst met Avit Group rechtmatig met 12 maanden mag verlengen.
De overeenkomst tussen ROC Friese Poort en huidige leverancier (Avit Group) voorziet na 30-11-2021 niet meer in een mogelijkheid tot verlengen. Gelet op de waarde zou de overeenkomst van 12 maanden in beginsel meervoudig onderhands moeten aanbesteden. ROC Friese Poort is van mening dat zij de oorspronkelijk opdracht in dit geval mag wijzigen en beroept zich hierbij op artikel 2.163 e AW (onvoorziene omstandigheden).
Gezien bovenstaande motivatie is ROC Friese Poort van mening dat er in deze situatie sprake is van een uitzondering op de aanbestedingsplicht. Als een marktpartij het oneens is met het voornemen om de huidige overeenkomst te verlengen, kan er bezwaar worden aangetekend.
De schriftelijk bezwaartermijn bedraagt 14 kalenderdagen na publicatiedatum. Indien een partij zich niet met de schriftelijk terugkoppeling kan vereenzelvigen, dan is er uiterlijk tot en met 23 november 2021 de mogelijkheid om een kort geding aanhangig te maken.
Ter aanvulling: na bovenstaande termijnen zijn uw rechten verwerkt en bij geen bezwaar zal ROC Friese Poort overgaan tot definitieve verlenging van de huidige opdracht.


Winner: Avit Group B.V.
Award value: 140000