Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-29
Buyer: Webbasiertes Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48810000: Information systems | 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services
Estimated value: 431932.77 EUR
Submission deadline: 2025-10-28

Technical requirements: 1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 GWB - Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat ... / 
§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgr. der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 

§ 168 GWB - Entscheidung der Vergabekammer
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden. Hat sich das Nachprüfungsverfahren durch Erteilung des Zuschlags, durch Aufhebung oder durch Einstellung des Vergabeverfahrens oder in sonstiger Weise erledigt, stellt die Vergabekammer auf Antrag eines Beteiligten fest, ob eine Rechtsverletzung vorgelegen hat. § 167 Absatz 1 gilt in diesem Fall nicht.
Die Geschäftsstelle Klimaneutrale Landesverwaltung NRW (GS KNLV) im Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie (MWIKE) des Landes Nordrhein-Westfalens wird in regelmäßigen Abständen zum Umsetzungsstand der Klimaneutralen Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen berichten. Dazu hat das Landesamt für Natur, Umwelt und Klima (LANUK) im Jahr 2022 ein Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem beschafft und seitdem jährlich die Treibhausgas-Emissionen der Landesverwaltung nach gängigen Normen (z.B. ISO 14064 und GHG) bilanziert sowie weitere relevante Daten, wie beispielsweise die Stromgewinnung aus Photovoltaik und die Umsetzung CO2-mindernder Maßnahmen, erfasst. Dieses Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem wird nun neu ausgeschrieben. Inkl. Pflege und Support auf Abruf.
Die Bereitstellung des fertigen Systems incl. aller Auswertungs- und Berichtskonfigurationen sowie die Abnahme für diese Leistung muss bis zum 18. Januar 2026 erfolgen. Für die Abnahme durch das LANUK soll mindestens 1 Woche einkalkuliert werden. Nach einer evtl. Nachbesserung hat die/der AN bis zum 31. Januar 2026 die vollständige Einsatzbereitschaft des Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystems sicherzustellen, da im Anschluss die Implementierung der Altdaten durch den AN erfolgen muss. Für die Einführung sind Schulungen notwendig.
Firmenfragenkatalog (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Firmenfragenkatalog, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft
Formblatt_Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): ausgefülltes Formblatt_Referenzen, als Anlage zum Firmenfragenkatalog mit Referenz über nach Art und Umfang vergleichbaren Leistungen der letzten drei Jahre, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und allen Subunternehmen
Gemäß § 56 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) dürfen öffentliche Auftraggeber fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern. Eine inhaltliche Korrektur bereits vorgelegter Nachweise ist nach der Rechtsprechung nicht zulässig.
Die leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (Ziffer 5 dieser Bestimmung), können gem. § 56 Abs. 3 VgV nicht nachgefordert werden

Eligibility requirements: Firmenfragenkatalog (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Firmenfragenkatalog, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft
Formblatt_Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): ausgefülltes Formblatt_Referenzen, als Anlage zum Firmenfragenkatalog mit Referenz über nach Art und Umfang vergleichbaren Leistungen der letzten drei Jahre, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und allen Subunternehmen
Gemäß § 56 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) dürfen öffentliche Auftraggeber fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern. Eine inhaltliche Korrektur bereits vorgelegter Nachweise ist nach der Rechtsprechung nicht zulässig.
Die leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (Ziffer 5 dieser Bestimmung), können gem. § 56 Abs. 3 VgV nicht nachgefordert werden
a. Angebotsschreiben (Formular 324_EU) 

b. vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis

c. Firmen-Fragenkatalog, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft

d. die Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521_EU), ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und freiwillig mit dem Angebot von allen Nachunternehmen

e. Formblatt "Referenzen" ggf. auch von den Eignungsleihern

f. Eigenerklärung Sanktionspaket (Formular 523_EU)

g. soweit zutreffend: Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531)

h. Soweit zutreffend: Informationen Unteraufträge Angebotsabgabe (Formular 533a EU)

i. Soweit zutreffend: Nachweis Unterauftragnehmer (Formular 533b EU)

j. Soweit zutreffend: Eignungsleihe (Formular 534a EU)
1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 GWB - Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat ... / 
§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgr. der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 

§ 168 GWB - Entscheidung der Vergabekammer
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden. Hat sich das Nachprüfungsverfahren durch Erteilung des Zuschlags, durch Aufhebung oder durch Einstellung des Vergabeverfahrens oder in sonstiger Weise erledigt, stellt die Vergabekammer auf Antrag eines Beteiligten fest, ob eine Rechtsverletzung vorgelegen hat. § 167 Absatz 1 gilt in diesem Fall nicht.
Nach § 7 Klimaschutzgesetz Nordrhein-Westfalen hat sich die Landesregierung Nordrhein-Westfalen zum Ziel gesetzt, ihre 542 Behörden, Einrichtungen, Landesbetriebe, Sondervermögen und Organe der Rechtspflege bis zum Jahr 2030 klimaneutral zu gestalten. Außerdem haben sich die 29 öffentlich-rechtlichen Hochschulen in Trägerschaft des Landes dem Prozess angeschlossen. Der Landesrechnungshof samt Rechnungsprüfungsämtern sowie die Landtagsverwaltung können sich perspektivisch auf freiwilliger Basis an dem Prozess beteiligen.
Die Geschäftsstelle Klimaneutrale Landesverwaltung NRW (GS KNLV) im Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie (MWIKE) des Landes Nordrhein-Westfalens wird in regelmäßigen Abständen zum Umsetzungsstand der Klimaneutralen Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen berichten. Dazu hat das Landesamt für Natur, Umwelt und Klima (LANUK) im Jahr 2022 ein Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem beschafft und seitdem jährlich die Treibhausgas-Emissionen der Landesverwaltung nach gängigen Normen (z.B. ISO 14064 und GHG) bilanziert sowie weitere relevante Daten, wie beispielsweise die Stromgewinnung aus Photovoltaik und die Umsetzung CO2-mindernder Maßnahmen, erfasst. Dieses Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem wird nun neu ausgeschrieben.
Mithilfe des Systems erfasst das LANUK die Emissionen, die direkt durch Gebäudeheizung und -kühlung sowie durch den Fuhrpark (Scope 1), die extern durch den Bezug von Strom, Kälte und Wärme (Scope 2) und die durch Dienstreisen und Vorketten (Scope 3) entstanden sind. Zukünftig wird die Erfassung um weitere Bereiche des Scope 3 erweitert (z.B. Pendelverkehr). Einige der Daten, wie z.B. Tankmengen oder Strom- und Wärmeverbräuche der Landesliegenschaften, liegen überwiegend zentral in Datenbanken bzw. als Excel-Datei vor. Andere Angaben, wie z.B. Daten zu den Privat-PKW-Fahrten, sind hingegen oftmals nur in Papierform bei den jeweiligen Institutionen vorhanden.
Zentral vorliegende Daten sollen durch das LANUK in das Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystem eingepflegt werden können. Die manuelle Dateneingabe der dezentral vorliegenden Daten liegt in der Verantwortung der jeweiligen Einrichtungen und wird durch das LANUK unterstützt. Dafür müssen Datenerfasserinnen und -erfasser aus jeder Behörde im Tool angelegt und mit entsprechenden Rechten versehen werden können. Die zur Bilanzierung nach gängigen Normen benötigten Emissionsfaktoren stellt das LANUK zur Verfügung. Diese müssen im Tool transparent hinterlegt werden können. Außerdem muss es möglich sein, fehlende Daten durch Hochrechnungen zu ergänzen und die Berechnungen zu validieren. Darüber hinaus müssen fehlende Strom- und Wärmeverbrauchsdaten sowie Kraftstoffverbräuche zur Schließung der Datenlücken anhand von Benchmarks modelliert werden.
Basierend auf den Auswertungen des Tools erstellt das LANUK für das MWIKE jährlich einen Bericht zum Umsetzungsstand der Klimaneutralen Landesverwaltung NRW sowie THG-Berichte für die Hochschulen.
Aktuell ca. 1.600 registrierte Nutzer
Die Bereitstellung des fertigen Systems incl. aller Auswertungs- und Berichtskonfigurationen sowie die Abnahme für diese Leistung muss bis zum 18. Januar 2026 erfolgen. Für die Abnahme durch das LANUK soll mindestens 1 Woche einkalkuliert werden. Nach einer evtl. Nachbesserung hat die/der AN bis zum 31. Januar 2026 die vollständige Einsatzbereitschaft des Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystems sicherzustellen, da im Anschluss die Implementierung der Altdaten durch den AN erfolgen muss.
Für die Einführung des Datenerfassungs-, Bilanzierungs- und Berichtssystems sind Schulungen der Vertreterinnen und Vertreter des LANUV sowie der Ressorts bzw. der Institutionen, die dezentral vorliegende Daten manuell eingeben, notwendig
Der Vertrag läuft über bis zum 31.12.2029 und beinhaltet Pflege der Standartsoftware und Support.
Für die Laufzeit ist ein Höchstvolumen EUR  festgelegt.
Die Leistung findet großenteils online statt.