Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-10
Buyer: Gemeente Midden-Groningen
Country: NL
Region: NL115
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72200000 | 72252000: Computer archiving services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 2000000 EUR
Submission deadline: 2065-11-30
Award criteria: price

Technical requirements: Motivatie voor vrijwillige transparantie:

De gemeente Midden-Groningen heeft behoefte aan een digitaal archiveringssysteem (E-depot) waarvan de data wordt opgeslagen op grondgebied binnen de Europese Unie. Dit laatste acht Aanbestedende dienst noodzakelijk in het licht van de (politieke) instabiliteit in Amerika en de daaraan gekoppelde, maar ook reeds bestaande, onzekerheid over de bescherming van de gemeentelijke data. In voorbereiding op een Europese aanbesteding is vastgesteld dat Divault de enige partij is die aantoonbaar kan voldoen aan de gestelde eisen en opdracht van de gemeente. Daarom is de gemeente voornemens de opdracht te gunnen via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 2.32 Aw), omdat mededinging ontbreekt vanwege de volgende technische redenen:


-Voor de aanbestedende dienst is het essentieel dat de ontwikkeling van software en opslag van data plaatsvindt op Nederlands grondgebied. Dataopslag mag derhalve niet plaatsvinden op servers die zijn gevestigd op Amerikaans grondgebied. Gezien de huidige (politieke) ontwikkelingen in de Verenigde Staten, maar ook reeds bestaande contractissues/risico’s met dataopslag buiten Europa, in combinatie met de daar geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en inzagerecht, stelt de aanbestedende dienst als eis dat data uitsluitend wordt opgeslagen binnen Nederland.

-Voor aanbestedende dienst is gezien de aard van de opdracht het essentieel dat het ten alle tijde beschikbaar zijn en blijven van de data met maximale beschikbaarheid is geborgd. 

-Voor aanbestedende dienst is het belangrijk om zelf eigenaar te zijn van de date en software. 
-Voor aanbestedende dienst is het belangrijk om zowel een Pré- al een E-depot af te nemen.
-De opslag van persoonsgegevens vindt encrypted en fysiek plaats binnen de Europese Economische Ruimte


Dit alles is randvoorwaardelijk voor Gemeente Midden-Groningen.


Conclusie

Het digitaal archief (E-depot) van Divault is de basis van de gemeentelijke archiveringsplicht en vervult een onmisbare rol. Gezien bovenstaande argumentatie is een beroep op artikel 2.32 van de Aanbestedingswet gerechtvaardigd. Er is geen andere leverancier beschikbaar dat deze rol kan overnemen zonder de continuïteit van de dienstverlening (over langere periode) in gevaar te brengen.
De geraamde waarde is €2.000.000 gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal.

Sinds 2018 is het overheidsorganisaties toegestaan om volledig digitaal te archiveren. Daarvoor was het aanhouden van een fysiek (papieren) archief verplicht. Aangezien vrijwel alle gemeentelijke processen inmiddels digitaal verlopen, is er nu behoefte aan een digitaal archiveringssysteem dat volledig voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Aanschaf en implementatie van een (pré)depot tbv jarenlange opslag digitaal archiefwaardig materiaal
De gemeente Midden-Groningen is op zoek naar een (pré)depot ten behoeve van jarenlange opslag van digitaal archiefwaardig materiaal. De overeenkomst wordt afgesloten voor 40 jaar. De Opdracht heeft een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempel. De opdrachtwaarde wordt geschat op €60.000 per jaar. 

Deze cijfers zijn gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.


Winner: R5-projects B.V.
Award value: 2000000
Number of bids: 1