Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-12-04
Buyer: Region Sjælland
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2019-01-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gennemførelse af et udbud vedr. et nyt ESDH system skal sikre, at der indgås servicekontrakt og leveranceaftale med en ESDH leverandør, som...
2) ... tilbyder den bedst mulige vedligeholdelse og service, der sikrer Koncern IT servicemål for driftsstabilitet;
Region Sjælland ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Region Sjælland har anvendt ESDH systemer siden regionens dannelse i 2007 og har dermed en solid erfaring med at anvende ESDH i forskellige dele af en stor organisation, hvor mange forskellige typer af administrative arbejdsopgaver løses på mange fysiske lokationer, i forskellige organisatoriske setups og af medarbejdere med forskellig faglig baggrund.
Region Sjælland ser derfor sig selv som en erfaren ESDH bruger med ambitioner. Visionen for vores kommende ESDH er at Region Sjælland med regionens overordnede ESDH-system skal sikre, at ledere og medarbejdere har et effektivt digitalt arbejdsredskab, der kan optimere vores arbejdsprocesser.
Løsningen skal være så intuitiv, at medarbejdere og ledere oplever det som let og naturligt at anvende deres digitale arbejdsplads. ESDH-løsningen skal derfor understøtte en række forskellige arbejdsgange, der dækker Region Sjællands anvendelsesområder. Disse beskrives via brugerhistorier.
En solid ESDH-understøttelse af arbejdsprocesser sikrer ligeledes, at sager journaliseres løbende, og at der er mulighed for at følge og have overblik over sagsdannelsen og sagsprocesser. Det understøtter også ledelsens behov for overblik over fristoverholdelse, sagsbehandlingstider og lignende parametre.
Det skal med andre ord være helt enkelt at gøre det rigtigt og regionens grundtanke er Rette dokument på Rette sted. Region Sjællands vision for anvendelsen af ESDH beskrives i nedenstående under 5 punkter, men skal ses som en samlet vision. De 5 punkter er er:
Udvælgelsen mellem Ansøgere laves på baggrund af referencer, som Ansøger skal angive i Udbudsbilag 1A.
- Kundens organisatoriske kompleksitet og antal af arbejdsgange var sammenlignelig med Region Sjællands,
- Referencen indbefattede tilpasningsevne til Kundens infrastruktur, og at Kunden havde en infrastruktur der mindede om Region Sjællands, jf. bilag 2B,
- Referencen indbefattede implementering/konfiguration og/eller efterfølgende videreudvikling af det leverede system,
- Der har været brugt agil/iterativ metode til implementering/konfiguration og/eller efterfølgende udvikling af systemet,
En reference, der dækker flere af punkter ovenstående vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af punkterne, ligesom det vægtes positivt at have flere end 3 referencer, dog maksimalt 5.
1) Region Sjælland påregner i forbindelse med implementeringen af den nye løsning at foretage aflevering af data fra Regionens 2 nuværende ESDH-systemer FICS og 360 til Rigsarktivet. Der skal ske aflevering af alle ikke tidligere afleverede, men nu afsluttede sager i henhold til gældende regler og retningslinjer for aflevering af data fra ESDH-systemer;
2) Udbuddet inkluderer mulighed for fremtidig udvikling gennem opgaver beskrevet i kravspecifikationen, og inkluderet som et forventet timeantal i evalueringen af udbuddet.

Eligibility requirements: Ingen.