Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-04
Buyer: GKV-Spitzenverband
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48610000: Database systems | 48613000 | 48614000 | 72212333 | 72310000: Data processing services
Estimated value: 0.1 EUR
Submission deadline: 2025-08-11
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, siehe Formblatt 6
Der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft sind nach § 293 Abs. 7 SGB V beauftragt, ein bundesweites Verzeichnis aller in den nach § 108 SGB V zugelassenen Krankenhäusern und ihren Ambulanzen tätigen Ärzte einzurichten und zu betreiben.
Die Vereinbarungen zu Art und Aufbau des Verzeichnisses und der enthaltenen Angaben, das Verfahren und die Voraussetzungen zum Abgleich der Arztnummer mit dem Bundesarztregister, die Fortschreibung des Verfahrens sowie die sachlichen und personellen Voraussetzungen treffen der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft im Einvernehmen mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).
Der Auftragsgegenstand ist die Übernahme der betriebsbereiten IT-technischen Lösung (Individualsoftware) für ein Krankenhausarztnummernverzeichnis (KHANR-VZ), der laufende technische Betrieb mit Wartung und Support sowie die Einrichtung einer personell besetzten Geschäftsstelle zur kontinuierlichen Datenpflege und Qualitätssicherung.
Der Dienstleistungsvertrag hat eine Laufzeit von fünf Jahren mit einer Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre.
Nachweis einer aktuellen Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, oder alternativer Nachweis.
Erklärung über den Gesamt- und den spezifischen Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist.
Erklärung zur durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitenden, die in den vergangenen drei Jahren beim
Bewerber bzw. beim jeweiligen Mitglied der Bewerbergemeinschaft in den nachfolgenden
Geschäftsbereichen tätig waren:
• Softwareentwicklung
• Helpdesk
• Projektmanagement

Eligibility requirements: Nachweis einer aktuellen Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, oder alternativer Nachweis.
Erklärung über den Gesamt- und den spezifischen Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist.
Erklärung zur durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitenden, die in den vergangenen drei Jahren beim
Bewerber bzw. beim jeweiligen Mitglied der Bewerbergemeinschaft in den nachfolgenden
Geschäftsbereichen tätig waren:
• Softwareentwicklung
• Helpdesk
• Projektmanagement
Der Bewerber reicht geeignete überwiegend oder vollständig abgeschlossene Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist ein, die belegen, dass der Bewerber mit der hier ausgeschriebenen Leistung nach Art und Umfang vergleichbare Aufträge erbracht hat.
Mindestanforderung: Es müssen mindestens drei Referenzen eingereicht werden, die die Verarbeitung von Daten mit besonderem Schutzniveau (personenbezogene Daten, Sozialdaten oder vergleichbar) aus dem Bereich Gesundheitswesen betreffen. Weiterhin müssen diese Referenzen
folgende Inhalte nachweisen:
• mindestens ein vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt für die Entwicklung einer Individualsoftware im Gesundheitssektor,
• mindestens ein Referenzprojekt aus dem Bereich Gesundheitswesen in Verbindung mit SaaS,
• mindestens ein Referenzprojekt über den Aufbau und den Betrieb von Webanwendungen mit Registrierung und Benutzerverwaltung.
Qualität Kurzkonzept
§ 56 VgV (2) Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. (3) Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
4.5 Realisierungskonzept, Anlage A
Die Bieter erarbeiten nach den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Vorgaben der Auftraggeber ein Realisierungskonzept. In diesem stellt der Bieter seine Vorgehensweise im Falle der Auftragserteilung zur Realisierung des Auftrags wie folgt dar:
4.5.1 Teilkonzept „Übernahme und Inbetriebnahme“
Es ist ein technisches Lösungskonzept zu erstellen, in dem die eingesetzten Technologien zur Übernahme der Webanwendung, die Implementierung der Schnittstellen und die Systemarchitektur beschrieben wird.
Die Bieter zeigen auftraggeberspezifische Besonderheiten und Rahmenbedingungen auf und benennen eventuelle Herausforderungen. In diesem Zusammenhang ist insbesondere darauf einzugehen, wie Arbeitsaufwände für die Krankenhäuser im Rahmen der Übernahme gemindert werden können.
Es ist ein initialer Termin- und Ablaufplan unter Berücksichtigung der Meilensteine zu erstellen, der den Teilaufgaben die geplanten Personalressourcen (inkl. deren Qualifikation und Rollen) zuordnet.
Es ist zu beschreiben, welche Vorgehensweise bei Weiterentwicklungen bzw. Schließung von Sicherheitslücken gewählt wird.
Es ist weiterhin darzustellen, welche Prozesse für die Qualitätssicherung während der Übernahme und zur Inbetriebnahme vorgesehen werden. 
4.5.2 Teilkonzept „Laufender Betrieb“
Im Teilkonzept „laufender Betrieb“ soll der Bieter sein Konzept zum technischen Betrieb, insbesondere zum Hosting und dem laufenden Serverbetrieb sowie des zugehörigen technischen Supports (z.B. Ticketsystem) beschreiben.
Weiterhin ist darzustellen, wie der fachliche Support für das KHANR-Verzeichnis und die Geschäftsstelle organisiert werden und stellen beispielsweise in einem Organigramm dar, wer welche Aufgaben wahrnimmt und welche Qualifikation das geplante Personal hat.
Der Bieter soll außerdem die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Qualitätsmanagement mit Bezug zum Auftragsgegenstand darstellen.
4.5.3 Teilkonzept „Datenschutz und IT-Sicherheit“
Der Bieter nimmt anhand der vorliegenden Unterlagen eine Bewertung des Schutzbedarfs für die Daten bzw. Datenkategorien vor. Daraufhin skizziert er die wesentlichen Punkte des Informationssicherheitssystems (ISMS) sowie der Maßnahmen zum Datenschutz nach DSGVO.
Das Realisierungskonzept sollte insgesamt einen Umfang von maximal 20 DIN A4 Seiten nicht überschreiten; der Umfang der Teilkonzepte zueinander liegt im Ermessen des Bieters.
Kalkulatorischer Gesamtpreis
Das für die Leistungserbringung vorgesehene Personal ist vorzustellen.
Für die Vorstellung ist für jedes vorgesehene Teammitglied das Formblatt M mit folgenden weiteren Nachweisen ausgefüllt einzureichen:
Projektleitung:
• Kurz-Vita mit der Angabe von Qualifikationen
• Nachweis von durchgeführten vergleichbaren Referenzprojekten, mit denen spezifische, mehrjährige Berufserfahrung insbesondere in Bezug auf den Aufbau und den Betrieb komplexer Datenbanksysteme mit besonders hohem Sicherheitsniveau (vorzugweise im Gesundheitswesen)
sowie Aufbau vergleichbarer Strukturen für den laufenden Betrieb belegt werden.
Geschäftsstellenleitung:
• Kurz-Vita mit der Angabe von Qualifikationen
• Nachweis von durchgeführten vergleichbaren Referenzprojekten, mit denen spezifische, mehrjährige Berufserfahrung in Bezug auf die Organisation einer Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Struktur für den laufenden Betrieb einer Datenbank und die Anwenderbetreuung
wie vorliegend ausgeschrieben dargestellt werden.
Technische Leitung:
• Kurz-Vita mit der Angabe von Qualifikationen
• Nachweis von durchgeführten vergleichbaren Referenzprojekten, mit denen spezifische, mehrjährige Berufserfahrung in Bezug auf:
o Erstellen von technischen Spezifikationen, insbesondere für Datenbanken und Datenaustausch
o Datenübernahme und Migration von Daten aus bestehenden anderen Systemen
o Entwicklung, Aufbau und Vorhalten von Datenbanken
o Betrieb dieser Datenbanken
Die Vorgaben zur Wertung der Qualifikation des vorgesehenen Personals ergeben sich aus Ziffer 6.5.
§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht: (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 135 Unwirksamkeit: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. § 160 Einleitung, Antrag: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

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