Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-26
Buyer: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/ Materialwirtschaft
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72267100: Maintenance of information technology software | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2022-10-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Implementierung, Weiterentwicklung und den Betrieb einer e-Procurementanwendung (SaaS) für die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR - Ablösung von SAP SRM und SAP SUS. Mit der Vergabe wollen die Berliner Verkehrsbetriebe durch in Anspruchnahme von Software as a Service eine e-Procurementanwendung implementieren und betreiben.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe der Implementierung einer eProcurement-Plattform zur Ablösung des SAP SRM für die BVG. Die folgenden Anforderungen sollen mit der Einführung einer eProcurement Plattform erfüllt werden:
•	Alle Materialien und Dienstleistungen, die wiederholt zu denselben Konditionen beschafft werden, sollen in Katalogen abgebildet werden.
•	Durch das Katalogisieren von Dienstleistungen (Leistungsverzeichnisse) sollen noch deutlich mehr Beschaffungsvorgänge dezentralisiert werden; der Einkauf stellt die Plattform und die Kataloge zur Verfügung und der Fachbereich kann selbstständig beschaffen
•	Für die Ersatzteil-Beschaffung von nicht bestandsgeführtem Material soll durch die Nutzung der Einkaufsplattform auf die Anlage von Materialstämmen in SAP verzichtet werden
•	Mit internen Katalogen für interne Bestellungen / Abrufe soll die Einkaufsplattform genauso wie für Beschaffungen über externe Lieferantenkataloge genutzt werden
•	Mobile Lösung für Genehmiger (jederzeit von unterwegs) oder der Einsatz auf Tablets / Mobiltelefonen bei den Bedarfsträgern soll ausgiebig genutzt werden
•	Um den Arbeitsaufwand zu minimieren, soll eine selektivere Anforderung von Auftragbestätigungen möglich sein. Lieferanten sollen Bestellungen direkt in der eProcurement Plattform bestätigen.
•	Leistungsnachweise sollen entweder digitalisiert und im System verarbeitet und freigegeben oder direkt vom Lieferanten auf der eProcurement Plattform eingespielt werden
•	Das gesamte Lieferantenmanagement soll in einer eProcurement-Plattform abgebildet werden. Dies beinhaltet eine Lieferantenselbstregistrierung, das Onboarding sowie sämtliche nachgeschalteten Prozesse, u.a. die Lieferantenbewertung
•	Alle Sourcing-Möglichkeiten für den zentralen Einkauf müssen in der eProcurement-Plattform verfügbar sein. Neben dem Einkauf dürfen auch die Fachbereiche eigenständig Angebote bei zuvor festgelegten Lieferanten anfragen.
•	Die Nutzer sollen zu bestimmten Ereignissen automatische benachrichtigt oder auch erinnert werden, um einzelne Beschaffungsvorgänge steuern zu können
Die BVG hat das Recht, diesen Vertrag einseitig zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Dieses Optionsrecht muss zu seiner Wirksamkeit von der BVG spätestens jeweils drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende durch schriftliche Mitteilung an den AN in Anspruch genommen werden.


Eligibility requirements: Für die Eignungsprüfung hat der Bieter/Bewerber für sich und ggf. für Nachunternehmer seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachzuweisen. Der Nachweis der Eignung kann durch Vorlage des Formblattes "Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben (CR)" und mit Bestätigung der Eignungskirterien im Dokument "Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb_eProcurement_2.0" erfolgen. Das Formblatt (Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben (CR)) und das Dokument "Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb_eProcurement_2.0" liegen den Vergabeunterlagen bei. Auf Verlangen des Auftraggebers sind die Eigenerklärungen durch Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen. Für Bewerber-/Bietergemeinschaften ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied auszufüllen, zu unterschreiben und einzureichen. Dasselbe gilt für mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot benannte Nachunternehmer. Beabsichtigt der Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens zu verweisen (Eignungsleihe), so muss der Bewerber/Bieter eine auch für den (jeweiligen) Eignungsleihgeber eine zutreffende Eigenerklärung gemäß den Varianten 1 bis 3 für dieses Unternehmen vorlegen sowie seine tatsächliche Zugriffsmöglichkeit auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachweisen. Für die Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers ist das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formular "Verpflichtungserklärung" zu verwenden. Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Teilnahmeanträge wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung. Für die Eignungsprüfung werden die in Kapitel 1.1.3 der Allgemeinen Verfahrenshinweise genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind Referenzen vorzulegen. -	aktuelle Gesamtzahl der Mitarbeiter. Die Anzahl der Mitarbeiter muss mit Stand Dezember 2021 mind. 50 Personen betragen. Davon müssen je 10 Mitarbeiter m Bereich Projektleitung/Consulting und im Bereich Support/Helpdesk beschäftigt sein. -	Der Bieter erklärt, Mindestumsätze von durchnittschnittlich 1,6 Mio. EUR p.a. mit vergleichbaren Leistungenin den letzten drei Geschäftsjahren erzielt zu haben.(in Eigenerklärung zur Eignung einzeln auszuweisen). Für 2022 reicht ggfs. ein vorläufiger Jahresabschluss. -	Übermitteln Sie den Jahresabschluss für die letzten 3 Jahre (2019 - 2021). -	Übermitteln Sie einen aktuellen Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022 -	Der Bewerber verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung oder Berufshaftpflicht in Höhe von mindestens 1,0 Mio. EUR Diese Anforderung wird im Detail im Dokument "Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben" definiert und beschrieben. Der Bewerber kann die Ablösung des SAP-SRM bzw. die Einführung und Betrieb einer eProcurement-Lösung bei mind. 3 vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern nachweisen,davon darf sich max. ein Referenzprojekt noch in der Umsetzung (es muss ein Umsetzungsstand von mind. 50% nachgewiesen werden) befinden. -	Der Bewerber kann die Anbindung der eProcurment-Lösung an mind. 3 SAP-Kundensystemen (ECC und S/4 HANA) mit standardisierten Schnittstellen nachweisen -	Der Bewerber bestätigt, dass dieses Projekt Qualitätssicherungsmaßnahmen und Testabläufen unterliegt, die den Auftraggeber vor groben Fehlern und Fehlfunktionen in seinem System schützen. -	Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei denen er einen Onboardingprozess mit Selbstregistrierung und Qualifizierung sowie die Lieferantenbewertung implementiert hat, nachweisen. -	Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei denen er Riskmanagement-Tools wie u.a. EcoVadis, RiskMethods oder D+B an die eProcurement-Lösung integriert haben sowie Themen aus dem LkSG bereits umgesetzt hat, nachweisen. -	Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, die seine eProcurement-Mobile App umfänglich nutzen, nachweisen. -	Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, mit Einkaufsbelegen von mind. 15.000 bis 30.000 Bestellungen sowie einen eProcurement-Umsatz von mind. 100 Mio. EUR im Jahr nachweisen. -	Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, in denen er in sein System ein Single-Sign-On-System angebunden hat, nachweisen.