Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-05-07
Buyer: Aarhus Kommune, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg
Country: DK
Region: Østjylland
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 33141720 | 33185100 | 33192130 | 33193000 | 33196100
Submission deadline: 2016-06-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Aarhus Kommune ser, på baggrund af en gennemført markedsdialog, at der ved en ny fremtidig hjælpemiddelservice er basis for nytænkning og innovation, som kan medføre en række forretningsmæssige fordele: Tilfredse og selvhjulpne borgere, tilfredse medarbejdere, fortsat effektivisering, frihed til udvikling, innovation og state-of-the-art løsninger såvel teknisk som i forhold til funktionelle, lov- og regelbestemte mindstekrav.
For at få en dybere forståelse for mulighederne og for at kunne specificere en moderne løsning, gennemføres en konkurrencepræget dialog. En fremtidig hjælpemiddelservice skal understøtte et effektivt arbejde med et minimum af ressourcer. Løsningen skal understøtte og smidigt muliggøre en løbende organisationsudvikling med en konstant afsøgning af muligheder for tilpasning og justering af processer og arbejdsgange. Der udbydes en kontrakt indeholdende driftsafvikling samt rollen som strategisk samarbejdspartner med deltagelse i videreudvikling af området.
Aarhus Kommune har afholdt en dialog med markedet om mulighederne for en ny fremtidig hjælpemiddelservice. Den tekniske dialog har bekræftet, at markedet må antages at kunne levere løsninger, som opfylder kommunens ønske om en ny løsning, ligesom den tekniske dialog har vist, at markedet støtter kommunens ønske om at fokusere en aftale om en ny løsning på de forretningsmæssige fordele, som en sådan løsning skal tilføre kommunen: Tilfredse borgere, selvhjulpne borgere, tilfredse medarbejdere, fortsat effektivisering, frihed til udvikling, innovation samt state-of-the-art løsninger mht. såvel tekniske løsninger som funktionelle, lov- og regelbestemte mindstekrav. Samtidig har den tekniske dialog overbevist Aarhus Kommune om, at der er basis for nytænkning og innovation i forhold til de eksisterende løsninger og tilgange på markedet. Den tekniske dialog har således underbygget opfattelsen af, at en konkurrencepræget dialog er en hensigtsmæssig udbudsform, således at Aarhus Kommune gennem en mere omfattende dialog med virksomhederne kan få en dybere forståelse af mulighederne og dermed vil kunne specificere en moderne løsning.
Aarhus Kommunes fremtidige hjælpemiddelservice skal understøtte et effektivt arbejde, hvor et minimum af ressourcer anvendes på opgaveløsningen. Løsningen skal understøtte og smidigt muliggøre en løbende organisationsudvikling, hvor kommunen permanent afsøger mulighederne for tilpasning og justering af processer og arbejdsgange.
Aarhus Kommune udbyder således en kontrakt på levering af en ny hjælpemiddelservice, således at leverandøren også forestår driften af løsningen. Aarhus Kommune ønsker endvidere, at leverandøren påtager sig rollen som kommunens strategiske samarbejdspartner i en videreudvikling af hjælpemiddelserviceområdet. I rollen som strategisk samarbejdspartner vil indgå, at man løbende kan levere et strategisk input til kommunen på området.
Udbuddet gennemføres som en konkurrencepræget dialog, og der vil blive opfordret 3-4 ansøgere til at deltage i den videre proces. Den videre proces er opdelt i to faser; en dialogfase og en tilbudsfase. Dialogfasens formål er at indkredse og fastslå, hvorledes Aarhus Kommunes behov bedst kan opfyldes. Under denne dialog kan alle aspekter ved kontrakten drøftes med tilbudsgiverne. Aarhus Kommune fortsætter dialogen, indtil Aarhus Kommune har indkredset den eller de løsninger, der kan opfylde Aarhus Kommunes behov, efter om nødvendigt at have sammenlignet dem. Der forventes afholdt op til 4 dialogrunder, men det er dog Aarhus Kommunes forventning, at virksomhedernes deltagelse i den konkurrenceprægede dialog er af begrænset mængde, hvorfor der ikke gives honorar herfor.
Når Aarhus Kommune anser dialogfasen for afsluttet, underretter Aarhus Kommune skriftligt tilbudsgiverne herom med samtidig oplysning om, at udbudsforretningens anden fase — tilbudsfasen — indledes. Herefter opfordres tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud på baggrund af tilrettet udbudsmateriale.
Udbuddet gennemføres som konkurrencepræget dialog, jf. udbudslovens §§ 67-72, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage, men kun ansøgere som ordregiver opfordrer hertil kan deltage i dialogen.
Der gøres opmærksom på, at der kan ske ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette. Interesserede opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Der er tale om en stor opgave for både leverandør og Aarhus Kommune, hvor der lægges op til, at leverandøren skal tænke totaløkonomisk og langsigtet allerede tidligt i processen.
I forbindelse med udbuddet, vil der maksimalt blive prækvalificeret og opfordret 3-4 ansøgere til at deltage i den konkurrenceprægede dialog. Såfremt flere end 3-4 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 3-4 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.2.4). I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil ordregiver lægge vægt på referencer i nedenstående prioriterede rækkefølge, hvorfor referencer vedrørende punkt i) tillægges størst vægt, mens referencer vedrørende v) tillægges mindst vægt i den videregående selektion.
ii) erfaring med levering af hjælpemiddelservice, hvor leverandøren demonstrerer en konkret, metodisk tilgang til opnåelse af en høj grad af brugervenlighed og fleksibilitet,
iii) erfaring med hjælpemiddeldrift, hvor leverandøren dokumenterer erfaring med drift i scenarier, hvor service leveres uden for normal arbejdstid,
iv) erfaring med problemløsning for kunden — konkret med eksempler på, hvordan leverandøren bidrog til at løse et konkret problem hos kunden samt
v) erfaring med strategisk samarbejde med kunden, herunder både strategisk rådgivning og strategisk udvikling, navnlig med henblik på innovation og national og international viden-hjemtagning om best practice til kunden.