Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-09-18
Buyer: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 79000000 | 79100000 | 79400000 | 79410000
Submission deadline: 2020-10-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: 81256088_regulative Beratung während der organisatorischen und technischen Umsetzung des Records Managements
Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen.
Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.
— Beratung des Auftraggebers während der Ausschreibungsphase für die Umsetzungsdienstleistungen in Hinblick auf rechtliche und fachliche Anforderungen an Records Management-Lösungen, z. B. Beantwortung von Bieterfragen, Bewertung von Angeboten;
— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung detaillierter Lösungskonzepte der Umsetzungsdienstleister auf Grundlage von Best Practice-Erfahrungen zur Einführung von Records Management-Lösungen. Basis der Lösungskonzepte sind die fachlich-technischen Anforderungskataloge des Umsetzungskonzeptes;
— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung einzelner Lösungsansätze der Umsetzungsdienstleister in Bezug auf die im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen und Rechtskonformität;
— Fachliche Beratung des Auftraggebers hinsichtlich organisatorischer Aspekte (Änderung bestehender Arbeitsabläufe, Definition von Regeln u.ä.);
— Beratung des Auftraggebers bei der Gestaltung eines passenden Vorgehensmodells (agil, klassisch, hybrid) für die Entwicklung und Etablierung eines GIZ-passgenauen elektronischen Records Managements samt revisionssicherer Archivierung;
— Beratung und fachliche Unterstützung des Auftraggebers zur Durchführung einer Verfahrensdokumentation am Ende des Projektes;
— Fachliche Unterstützung im Test-Management und bei der Durchführung von Tests der technischen Lösung;
1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands,
1. Grundlage der fachlichen Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von: 120 000,00 EUR,
5. Umsetzung Information Mgt. mit Microsoft 365 und OpenText ECM (Ein Projekt mit beiden Plattformen oder je ein Projekt pro Plattform mit 100 Fachtagen seit 2017),
8. Konzeption und Einführung einer unternehmensweiten Informations-Klassifikation auf Grundlage ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz.
2. Der Bieter muss Beratungsexpertise in der Begleitung von 3 ähnlichen Umsetzungsprojekten zu Information Management seit 2014 mit einem Umfang von je mindestens 100 Fachtagen vorweisen können,

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands, 2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen, 3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bewerbergemeinschaften, 4. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend).