Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-09
Buyer: Transformationsprojekt SAP S/4 HANA
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72246000 | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2026-01-19

Technical requirements: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB
Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB
Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB
Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und §123 Abs. 1 Nr. 6, 7, 8 und 9 GWB
Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB

Eligibility requirements: Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren.

Mindestanforderungen:
Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale erfüllt sind:

1. Mindestens eine Migration mehrerer Systeme in ein zentrales S/4HANA-System
- Migration mehrerer Altsysteme in ein zentrales SAP S/4HANA-System im Greenfield-Ansatz unter Anwendung einer Selective Data Transition (SDT)-Methodik
- Das Referenzprojekt muss die Übernahme von Stammdaten und offenen Posten aus unterschiedlichen Quellsystemen beinhalten.
- Implementierung von SAP Fiori als primäres Benutzerinterface, einschließlich Anpassung und Erweiterung standardisierter Fiori-Apps an kundenspezifische Anforderungen, um die Nutzung des klassischen SAP GUI weitestgehend abzulösen

2. Mindestens ein SAP-Transformationsprojekt im Umfeld öffentlicher Gesellschaften
- Durchführung des Referenzprojekts im öffentlichen Sektor, bei öffentlichen Beteiligungsgesellschaften oder Non-Profit-Organisationen, idealerweise in einem kommunalen Konzernverbund.
- Nachweis, dass bei der Umsetzung besondere Anforderungen des öffentlichen Sektors berücksichtigt wurden (z. B. Haushaltsrecht, Datenschutz, Vergabeanforderungen).
Bitte beachten: Die Transformation nach SAP S/4HANA konzentriert sich ausschließlich auf die kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse der beteiligten Gesellschaften. Hoheitliche Verfahren und spezialisierte Public-Sector-Lösungen, wie PSCD, sind nicht Gegenstand des Projekts.

3. Angaben zur Projektgröße:
- Für jedes Referenzprojekt sind folgende Angaben zu machen:
- Anzahl der beteiligten Gesellschaften/Mandanten/Buchungskreise
- Art der Gesellschaften
- Anzahl der angebundenen Schnittstellen
- Projektlaufzeit


Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.

Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
Die Vergabestelle behält sich vor, Bietende gem. § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist 

- fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder

- fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Wenn die nachzureichenden, zu vervollständigenden und/oder zu korrigierenden Unterlagen daraufhin nicht innerhalb der Nachfrist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss der Bietenden vom weiteren Vergabeverfahren.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für wesentliche Preisangaben (vgl. § 56 Abs. 3 VgV).
Einzureichende Unterlagen:
- Gemäß Formular 325
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Beratung zur Transformation des bestehenden SAP Systems zu SAP S/4 HANA im Bereich der städtischen Gesellschaften