Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-14
Buyer: Strategische Neuausrichtung der IT-Struktur
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-05-13
Award criteria: quality, price

Technical requirements: (1) § 123 Abs. 1-3 GWB (2) § 123 Abs. 4 GWB (3) § 124 Abs. 1 Nr. 1-4, 7 GWB (4) Sonstige Ausschlussgründe: § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG (5) Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Aufforderung zur Interessensbestätigung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Aufforderung zur Interessensbestätigung benannten Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
In Zeiten rapide fortschreitender Digitalisierung und stetig wachsender Sicherheitsanforderungen an IT-Systeme ist die strategische Neuausrichtung der IT-Infrastruktur - gerade in Einrichtungen wie der KZVB - von herausragender Bedeutung. Durch die vorliegend ausgeschriebenen Leistungen soll mittels IT-Beratungs- und Implementierungsmaßnahmen die bestehende IT-Landschaft der KZVB analysiert, bewertet und zukunftssicher transformiert werden soll. Ziel ist es, unter strenger Berücksichtigung gesetzlicher Bindungen, branchenspezifischer Anforderungen und betriebswirtschaftlicher Effizienzsteigerungen eine IT-Architektur zu realisieren, die sowohl höchsten Sicherheits- als auch Performance-Anforderungen gerecht wird.  Wesentliche Ziele der ausgeschriebenen Leistungen sind:  - Analyse und Bewertung der bestehenden IT-Systemlandschaft, der internen Prozesse, der IT-Organisationsstruktur sowie der aktuellen IT- und Cybersicherheitsmaßnahmen.  - Entwicklung eines strategischen Zielbilds zur Neuausrichtung der IT, welches den Einsatz von Standardlösungen (On-Premise und Cloud) und deren sinnvolle Integration mit bestehenden spezialisierten Anwendungen (wie z. B. der Software des Zentrums für Informationstechnologie GbR (kurz: "ZlT GbR").) ermöglicht.  - Erarbeitung von Handlungsoptionen und Varianten in Form eines Maßnahmenkatalogs, der konkrete Umsetzungsschritte, Priorisierungen und wirtschaftliche Bewertung der unterschiedlichen Szenarien enthält.  - Implementierung und Change Management unter Begleitung eines vor Ort präsenten Projektmanagements, das eine schrittweise Einführung der neuen Systeme in den laufenden Geschäftsbetrieb sicherstellt.
Eigenerklärung des Bewerbers, dass er eine Berufshaftpflichtversicherung  - mit einer Deckungssumme je Schadensfall von mindestens 5.000.000,00 EUR für Personenschäden und mindestens 5.000.000,00 EUR für Sach- und Vermögensschäden  - wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen muss, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen unterhält.  Im Falle einer geringeren Versicherungssumme und/oder geringerer Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend genannt, hat der Bewerber zu erklären, dass er über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügt und diese im Auftragsfall an die vorstehenden Anforderungen anpassen wird.  Bei Bewerbergemeinschaften ist eine solche Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft abzugeben.
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung) des Bewerbers, in jedem der letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022-2024), von mindestens 1.000.000,00 EUR netto p.a.. Die Nichterfüllung der Mindestanforderung führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.  Bei einer Bewerbergemeinschaft sind die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr unter Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages anzugeben. Letztgenannter Wert ist maßgeblich für die Einhaltung der Mindestanforderung. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Gesamtumsätze.

Eligibility requirements: Eigenerklärung des Bewerbers, dass er eine Berufshaftpflichtversicherung  - mit einer Deckungssumme je Schadensfall von mindestens 5.000.000,00 EUR für Personenschäden und mindestens 5.000.000,00 EUR für Sach- und Vermögensschäden  - wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen muss, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen unterhält.  Im Falle einer geringeren Versicherungssumme und/oder geringerer Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend genannt, hat der Bewerber zu erklären, dass er über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügt und diese im Auftragsfall an die vorstehenden Anforderungen anpassen wird.  Bei Bewerbergemeinschaften ist eine solche Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft abzugeben.
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung) des Bewerbers, in jedem der letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022-2024), von mindestens 1.000.000,00 EUR netto p.a.. Die Nichterfüllung der Mindestanforderung führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.  Bei einer Bewerbergemeinschaft sind die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr unter Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages anzugeben. Letztgenannter Wert ist maßgeblich für die Einhaltung der Mindestanforderung. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Gesamtumsätze.
Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten (angestellte Mitarbeiter) und der Führungskräfte (Inhaber, geschäftsführende Gesellschafter, Geschäftsführer, Vorstände) des Bewerbers jeweils in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022-2024) ersichtlich ist.  Mindestanforderung ist eine durchschnittliche Zahl der Beschäftigten (angestellte Mitarbeiter) und der Führungskräfte (Inhaber, geschäftsführende Gesellschafter, Geschäftsführer, Vorstände) des Bewerbers von 30 Personen jeweils in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022-2024).  Bei einer Bewerbergemeinschaft sind je Jahr die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft zu addieren; entsprechendes gilt für die durchschnittliche Zahl der Führungskräfte jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft je Jahr.
Eigenerklärung über die nachfolgende Zahl geeigneter Referenzen (Mindestanforderung) des Bewerbers/des Mitglieds oder der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ausgeführte Leistungen der IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung jeweils mit Angabe  - bei Bewerbergemeinschaften: des Namens des Unternehmens, das das Referenzprojekt durchgeführt hat, - der Rolle des Referenznehmers in dem Referenzprojekt, - der Projektbezeichnung und Projektbeschreibung inkl. Beschreibung der erbrachten Leistungen, - des Auftragswerts, - des Erbringungszeitpunkts (Zeitraum der Leistungserbringung), - des öffentlichen oder privaten Empfängers (Name/ Anschrift des Auftraggebers und Name des Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse).  Eine Referenz gilt jeweils als geeignet, wenn diese alle folgenden Anforderungen erfüllt:  aa) Mindestanforderungen an die Referenzen als Eignungskriterium: Als Eignungskriterium gefordert sind mindestens eine (1), höchstens drei (3) Referenzen des Bewerbers/ der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, die jeweils alle folgenden Anforderungen erfüllen:  1. In dem Referenzprojekt dem Bewerber beauftragt und von ihm erbracht wurden mindestens die IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung.  2. Auftragswerte des Referenzauftrags des Bewerbers: Mindestens 500.000,- EUR netto (Auftragswert der eigenen Leistungen in dem Projekt).  3. Projektstand des Referenzprojekts bei Ablauf der Frist für Teilnahmeanträge in diesem Verfahren: Der Bewerber hat die beauftragten Leistungen im Zeit-raum 01.01.2020 bis zum Fristablauf zur Abgabe der Teilnahmeanträge fertiggestellt.  bb) Mindestanforderungen an die Referenzen als Auswahlkriterien/Punktverteilung: Die zuvor genannten Referenzprojekte des Bewerbers/ der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft werden im Rahmen der Teilnehmerauswahl nach § 51 VgV nur gewertet, wenn Eigenerklärungen zu den nachfolgenden weiteren Anforderungen gemacht werden und diese Mindestanforderungen erfüllt sind. In diesem Fall erhalten die Referenzen jeweils die nachfolgend beschriebene Punktzahl je erfüllter weiterer Anforderung:  1. Bei dem Referenzauftrag des Bewerbers handelt es sich auch um die IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung für eine Institution bzw. deren verbundene Einrichtung, die nach dem SGB IV oder dem SGB V der Rechtsaufsicht unterliegt: 2 Punkte   2. Bei dem Referenzauftrag des Bewerbers handelt es sich auch um die IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung einschließlich Abrechnungssystemen mit Finanzschnittstellen: 2 Punkte   3. Bei dem Referenzauftrag des Bewerbers handelt es sich auch um die IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung einschließlich Mitgliederverwaltungssysteme mit mindestens 10.000 Mitgliedern (Personen und Institutionen): 2 Punkte   4. Bei dem Referenzauftrag des Bewerbers handelt es sich auch um die IT-Analyse, IT-Strategieberatung, IT-Projektmanagement und IT-Modernisierung im laufenden Betrieb: 1 Punkt   Insgesamt können also für die bis zu 3 Referenzprojekte bis zu 21 Punkte (3 x 7 Punkte) erzielt werden. Bei Bewerbergemeinschaften muss klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zuzuordnen ist. Die Mindestanforderungen erfüllende Referenzprojekte der Mitglieder werden der Bewerbergemeinschaft zugerechnet.
s. Vergabeunterlagen
Das Formblatt ist mit dem  - auftragsbezogenen Konzept zur Herangehensweise an die IT-Serviceleistungen  des Bieters zusammen mit den übrigen Angebotsbestandteilen bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform einzureichen.  Der Auftraggeber erwartet hier eine nachvollziehbare Darstellung, die erkennen lässt, wie der Auftragnehmer die ausschreibungsgegenständlichen IT-Serviceleistungen auf Basis des Projektstandes ausführen wird, um die Ziele zu erreichen. Es wird erwartet, dass das Konzept dabei auf die projektspezifischen Besonderheiten eingeht, wie sie sich auch aus den Projektinformationen ergeben..  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Das auftragsbezogene Konzept darf 10 DIN-A-4-Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) nicht überschreiten.
Das Formblatt "Auftragsbezogenes Organisations- und Personalkonzept" ist mit dem  - auftragsbezogenen Organisations- und Personalkonzept   des Bieters zusammen mit den übrigen Angebotsbestandteilen bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform einzureichen.  Das Konzept muss einen - Personaleinsatzplan mit Darstellung der vorgesehenen Kapazitäten pro Mitglied des Projektteams, monatsweise über die Projektdauer, und Darstellung von Reserven (Ausfälle, Urlaube, zusätzliche Bedarfe), und - Darstellung der Zusammenarbeit und Koordination der Leistungen innerhalb des Projektteams und mit den anderen Projektbeteiligten (Auftraggeber, sonstige Planer, ausführende Firmen) beinhalten.  Der Auftraggeber erwartet hier eine nachvollziehbare Darstellung, die erkennen lässt, wie der Bieter im Auftragsfalle die Aufbau- und Ablauforganisation gestaltet, um die vertragsgegenständlichen Leistungen optimal zu erbringen. Dies beinhaltet auch, welche Aufgaben-, Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche die jeweiligen Mitarbeiter übernehmen werden, und wie Redundanzen und Vertretungen (Urlaub, Krankheit etc.) zur jederzeitigen reibungslosen und gleichbleibend qualitativen Auftragserfüllung abgebildet werden. Klargestellt wird, dass die Qualifikation und die Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter des Bieters/Mitglieder des Projektteams hier nicht bewertet werden; für diese gibt es ein eigenes Zuschlagskriterium.  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Das auftragsbezogene Konzept darf 5 DIN-A-4- Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) nicht überschreiten.
Zur Bewertung der für den Auftragsgegenstand einschlägigen Erfahrung der Projektteammitglieder erwartet der Auftraggeber eine nachvollziehbare Darstellung von je Projektteammitglied mindestens zwei (2) mit dem Angebot anzugebender persönlicher Referenzprojekte über nach Art, Inhalt und Umfang vergleichbare Leistungen aus dem Zeitraum vom 01.01.2020 bis zum Ablauf der Angebotsfrist, die erkennen lassen, wie das jeweilige Teammitglied vergleichbare Aufgaben in dieser Funktion in der Vergangenheit erfüllt hat, um prognostisch sicherzustellen, dass die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen bestmöglich erbracht werden.  Bewertet werden im Hinblick auf die Vergleichbarkeit Art, Inhalt und Umfang der jeweils erbrachten sowie mit der Aufgabenstellung vergleichbare Anforderungen des Referenzprojekts und wie diese vom Projektteammitglied jeweils im Sinne des Projekterfolgs adressiert worden waren.  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Die Darstellung darf 2 DIN-A-4-Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) je persönlichem Referenzprojekt nicht überschreiten.
Das Preisangebot ist über sämtliche verfahrensgegenständliche Leistungen, unterteilt in   Teil 1: Pauschalpreis für Phase 1 (Analyse & Konzept etc.) Leistungsbaustein                     Preis in EUR (netto) 1: IST-Analyse & OE-Analysen ... 2: Maßnahmenentwicklung je OE ... 3: Handlungsempfehlungen & Management-Präsentation ... Gesamtpreis Phase 1 (Pauschale) ...  Teil 2: Rahmenvereinbarung für Phase 2 (Umsetzungsbegleitung) Rolle / Skill-Level                     Stundensatz (EUR netto) Projektleiter (Senior)  ... IT-Architekt / Senior Consultant  ... Fachberater IT-Security  ... Fachberater DMS/Digitalisierung  ... Junior Consultant / PMO  ...  auf Basis des Preisformblatts zu erstellen. Grundlagen des Preisangebots sind diese Vergabeunterlagen nebst Anlagen. Das Stundenvolumen gem. Preisblatt dient an dieser Stelle nur zu Wertungszwecken und wird mit Vertragsschluss nicht zugesagt/beauftragt.  Der Gesamtpreis brutto inkl. NK gem. Preisformblatt ist Gegenstand der Angebotswertung (Zuschlagskriterium Nr. 4).  Der Auftragnehmer erklärt sich mit Abgabe eines Angebots mit einer diesbezüglichen Bindefrist von 2 Monaten nach Ablauf der jeweiligen Angebotsabgabefrist einverstanden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Aufforderung zur Interessensbestätigung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Aufforderung zur Interessensbestätigung benannten Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.