Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-19
Buyer: Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT
Country: CH
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79710000: Security services | 79992000
Submission deadline: 2016-04-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) führt eine öffentliche Ausschreibung gemäß 3. Kapitel der VöB für die Beschaffung der betriebsnotwendigen Sicherheits- und Empfangsdienste in den BIT Gebäuden Monbijoustraße 74 (Sicherheitsloge mit Doppelbesetzung) und am Eichenweg 1 in Zollikofen (Loge mit Einzelbesetzung) durch. Der Sicherheits- und Empfangsdienst wird an einen externen Dienstleister vergeben, da diese Aufgabe nicht zum Kerngeschäft des BIT gehört. An der Monbijoustraße 74 befindet sich ein Rechenzentrum (RZ), aus diesem Grund wird an diesem Standort eine Sicherheitsloge mit erhöhter Sicherheit mit Doppelbesetzung betrieben. Am Eichenweg 1 wird ein normaler Logendienst mit einer Einzelbesetzung betrieben.
Die Dienstleistungen umfassen namentlich die Überwachung und Kontrolle der Eingangs- und der öffentlichen Zonen, der Außenbereiche der Gebäude, Sofortmaßnahmen bei Notfällen, die Öffnung und Schließung der Gebäude, die Betreuung der Alarmsysteme, den Empfang von Besuchern sowie der telefonische Empfang und die Anruf-Weiterleitung. Der überwiegende Teil der Leistungen betrifft die Sicherheit der Gebäude. Die Dienstleistungen werden an ein externes Unternehmen vergeben.
Zahlungsbedingungen: 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung mittels E-Rechnung vorausgesetzt. Die Bedingungen werden im Einzelvertrag definiert. Abweichende bzw. ergänzende Vereinbarung vorbehalten, gilt: a) Bei Leistungen nach Aufwand mit Kostendach: Die Firma stellt monatlich Rechnung. Sie legt der Rechnung die jeweiligen genehmigten Rapporte bei. Das BIT leistet die Zahlung, sofern es die Leistungsrapporte genehmigt hat b) Bei Leistungen zu einem vereinbarten Festpreis: Die Firma stellt nach Genehmigung sämtlicher Rapporte / des Schlussrapports / des Schlussberichts Rechnung Informationen der Bundesverwaltung zur E-Rechnung sind abrufbar unter: www.bbl.admin.ch – Rubrik Das BBL – E-Rechnung
Einzubeziehende Kosten: Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF) und exkl. MwSt. auszuweisen. – Stundenansatz pro angebotene Funktion – Gesamtpreis pro Angebot (Stundenansatz x Anzahl Arbeitsstunden) In diesen Preisen müssen sämtliche Nebenkosten (im Besonderen Spesen, Versicherungen, Sozialversicherungskosten /-beiträge etc.) inbegriffen sein. Am Standort der Leistungserbringung wird für Einsätze vor Ort eine vollständige Infrastruktur zur Verfügung gestellt.
Subunternehmer: Sind zugelassen. Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Funktionen auf und legt diese dem Auftraggeber zur schriftlichen Genehmigung vor (siehe Ziffer 4 AGB). Die Subunternehmer haben die auf ihrer Funktion bezogenen Anforderungen im Kriterienkatalog (vgl. Kapitel 9.1 des Pflichtenheftes) zu erfüllen, wie die Zuschlagsempfängerin selber.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Bestätigen Sie, dass Sie über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit verfügen, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis: Handelsregister- und Betreibungsregisterauszug nicht älter als 3 Monate (Original oder Kopie). Bei Anbieterinnen und Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes (Original oder Kopie).
Dieser Eignungsnachweis ist erst auf Aufforderung des Auftraggebers nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Bestätigen Sie, dass Sie über genügend personelle Ressourcen verfügen, damit der Auftrag (wie im Pflichtenheft beschrieben) während der gesamten Vertragslaufzeit nahtlos und ohne Ausfall sowie arbeitsrechtlich konform erfüllt wird.
Bestätigung, dass alle eingesetzten Mitarbeiter für die Dauer des geplanten Einsatzes einen aufenthaltsrechtlichen Status haben oder mit Beginn der Arbeit haben werden, welcher sie berechtigt, in der Schweiz einer Erwerbstätigkeit im angebotenen Umfang nachzugehen.
Bestätigung, dass die Anbieterin auf Verlangen der Auftraggeberin einen Strafregisterauszug der zum Einsatz vorgesehenen/gelangenden Mitarbeitenden einholt und bei allfälligen Einträgen das BIT umgehend informiert.
Die Anbieterin ist bereit, auf erstes Verlangen der Auftraggeberin die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und vor Arbeitsantritt einer erweiterten Personensicherheitsprüfung gemäß der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (vgl. SR 120.4) zu unterziehen. Personen die negativ beurteilt werden, dürfen vom Anbieter nicht eingesetzt werden. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden.
Nachweis, dass die Anbieterin über einen geeigneten Ansprechpartner (SPOC) verfügt, welcher bei der Eskalation von Problemen in Zusammenhang mit dem Auftrag zuständig ist.

Eligibility requirements: Eignungskriterien: Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäß Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten. Geforderte Nachweise: Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen. EK01 Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Bestätigen Sie, dass Sie über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit verfügen, um den Auftrag erfüllen zu können. Nachweis: Handelsregister- und Betreibungsregisterauszug nicht älter als 3 Monate (Original oder Kopie). Bei Anbieterinnen und Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes (Original oder Kopie). Dieser Eignungsnachweis ist erst auf Aufforderung des Auftraggebers nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen. EK02 Arbeitsort. Bestätigen Sie, dass Sie den Großraum Bern (CH-3000 Bern und Umgebung) als Arbeitsort akzeptieren. EK03 Personelle Ressourcen. Bestätigen Sie, dass Sie über genügend personelle Ressourcen verfügen, damit der Auftrag (wie im Pflichtenheft beschrieben) während der gesamten Vertragslaufzeit nahtlos und ohne Ausfall sowie arbeitsrechtlich konform erfüllt wird. EK04 Arbeitsbewilligung. Bestätigung, dass alle eingesetzten Mitarbeiter für die Dauer des geplanten Einsatzes einen aufenthaltsrechtlichen Status haben oder mit Beginn der Arbeit haben werden, welcher sie berechtigt, in der Schweiz einer Erwerbstätigkeit im angebotenen Umfang nachzugehen. EK05 Strafregisterauszug. Bestätigung, dass die Anbieterin auf Verlangen der Auftraggeberin einen Strafregisterauszug der zum Einsatz vorgesehenen/gelangenden Mitarbeitenden einholt und bei allfälligen Einträgen das BIT umgehend informiert. EK06 Personensicherheitsüberprüfung. Die Anbieterin ist bereit, auf erstes Verlangen der Auftraggeberin die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und vor Arbeitsantritt einer erweiterten Personensicherheitsprüfung gemäß der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (vgl. SR 120.4) zu unterziehen. Personen die negativ beurteilt werden, dürfen vom Anbieter nicht eingesetzt werden. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden. EK07 Ansprechpartner (SPOC). Nachweis, dass die Anbieterin über einen geeigneten Ansprechpartner (SPOC) verfügt, welcher bei der Eskalation von Problemen in Zusammenhang mit dem Auftrag zuständig ist. Name, E-Mail und Telefon des Ansprechpartners und eines Stellvertreters sind als Nachweis im Antwortfeld zu erfassen. EK08 Mitgliedschaft VSSU. Nachweis, dass die Anbieterin über eine Mitgliedschaft im Verband Schweizerischer Sicherheitsdienstleistungs-Unternehmen (VSSU) oder in einem vergleichbaren nationalen oder internationalen Verband verfügt. (Bitte entsprechende Kopie beilegen). EK09 Haftpflicht. Bestätigung, dass die Anbieterin auf Aufforderung des Auftraggebers nach Angebotseinreichung und vor dem Zuschlag den folgenden Nachweis erbringt: Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden (Mindestdeckung:  10 000 000 CHF). EK10 Referenzen. Weisen Sie 2 Referenzen (Kundenaufträge) aus den letzten 6 Jahren aus, in welchen Sie mit dem Pflichtenheft vergleichbare Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen erbracht haben. Weisen Sie die Erfüllung dieses Kriteriums nach, indem Sie pro Referenz den Anhang 04 Erfahrungsnachweis ausfüllen und beilegen. EK11 Mitarbeitendenprofile. Akzeptanz, dass zur angebotenen Person nebst Angaben der Personalien (Name, Vorname, Geburtsdatum), ein beruflicher Lebenslauf sowie die verlangten Dokumente und Nachweise (z. B. Diplomkopien) beizulegen sind. EK12 Spesen. Akzeptanz der Anbieterin, dass grundsätzlich keine Spesen ausbezahlt werden. In den Preisen müssen sämtliche Nebenkosten (im Besonderen Spesen, Versicherungen, Sozialversicherungskosten /-beiträge etc.) inbegriffen sein. Es können grundsätzlich keine Spesen geltend gemacht werden, da die Arbeiten in der Regel am im Vorfeld bekannt gegebenen Einsatzort auszuführen sind. Eine Vergütung für allfällige Reisezeit kann nicht geltend gemacht werden (siehe AGB Bund, Ziffer 15.2). EK13 Ersatz von Mitarbeitenden. Bestätigen Sie, dass Sie eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt ersetzen: Die Leistung und der Einsatz der Mitarbeitenden der Anbieterin werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäß Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschließend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innerhalb von 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt. Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc.. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Aufträgen/Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund. Die ersten 80 Stunden Einarbeitungs- und Übergabezeit bei einem Ersatz eines Mitarbeiters gehen aus den genannten Gründen zu Lasten der Anbieterin, sofern den Bund kein Verschulden trifft. EK14 Qualitätsmanagement. Nachweis, dass die Anbieterin über ein Qualitätsmanagement-System im Bereich Rekrutierung, Ausbildung und Kontrolle ihres Sicherheitspersonals verfügt. Bitte legen Sie ein Zertifikat bei oder beschreiben Sie nachvollziehbar und detailliert Ihr QS-System. EK15 Sprachenkenntnisse. Bestätigung, dass nur Mitarbeitende eingesetzt werden, die in einer der Amtssprachen Deutsch, Französisch oder Italienisch mündlich und schriftlich sehr gut kommunizieren sowie in einer zweiten Amtsprache oder Englisch mündlich gut kommunizieren können. EK16 Altersbeschränkung. Bestätigung, dass alle zum Einsatz gelangenden Personen mindestens 25-jährig und maximal 65-jährig sind. EK17 Elektronische Rechnungsstellung. Bestätigung, dass Sie sich einverstanden erklären spätestens ab dem 1.1.2016 Rechnungen an den Auftraggeber dieser Ausschreibung nur noch elektronisch via „E-Billing in“ zu stellen. Nähere Informationen können unentgeltlich unter www.e-rechnung.admin.ch bezogen werden. EK18 Korruptionsprävention. Der Anbieter bestätigt, dass er mit angemessenen Maßnahmen sicherstellt und regelmäßig überprüft, dass sich weder seine verantwortlichen Führungskräfte noch die für die Ausführung des ausgeschriebenen Auftrages vorgesehenen verantwortlichen Personen in einer Weise strafbar gemacht haben, welche die Auftragsvergabe oder – Ausführung gefährden könnten (bspw. wenn sie wegen aktiver Bestechung verurteilt wurden). EK19 BKB. a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen. Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäß Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten. b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann. Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde. EK20 Akzeptanz AGB Bund. Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010). Abrufbar unter: https://www.bkb.admin.ch/bkb/de/home/hilfsmittel/agb.html Ergänzungen zu den AGB: Die Bestimmungen des Pflichtenhefts gelten ergänzend zu den AGB.
Critères d'aptitude: Toutes les entreprises disposant des compétences économiques et techniques suffisantes et pouvant apporter les justificatifs requis selon chiffre 3.8 sont appelées à déposer une offre en CHF. Justificatifs requis: Les preuves de qualification énumérées ci-après doivent être fournies dans leur intégralité et sans restriction, ni modification en même temps que l'offre, car autrement il ne sera pas entré en matière sur cette dernière. CA01 Capacité économique. Veuillez confirmer que vous disposez d'une capacité économique/financière suffisante pour pouvoir remplir le mandat. Preuve: extrait du registre du commerce et du registre des poursuites ne datant pas de plus de 3 mois (original ou copie). Les soumissionnaires étrangers joignent un certificat officiel actuel équivalent de l'étranger (original ou copie). Cette attestation d'aptitude n'est à fournir qu'à la demande du pouvoir adjudicateur après la soumission de l'offre et avant l'adjudication. CA02 Lieu de travail. Veuillez confirmer que vous acceptez la région de Berne (CH-3000 Berne et environs) comme lieu de travail. CA03 Ressources en personnel. Veuillez confirmer que vous disposez des ressources en personnel nécessaires pour exécuter, pendant toute la durée du contrat, le mandat (comme décrit dans le cahier des charges) en continu et sans interruption ainsi que de manière conforme au droit du travail. CA04 Autorisation de travail. Confirmation que toutes les personnes prévues pour ce marché disposent d'une autorisation de séjour pendant toute la durée de l'engagement prévu ou qu'elles en disposeront au début de leur engagement, cette autorisation leur permettant d'exercer une activité professionnelle en Suisse dans l'envergure proposée dans l'offre. CA05 Extrait du casier judiciaire. Confirmation qu'à la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire présentera un extrait du casier judiciaire pour les collaborateurs prévus/ appelés à intervenir dans le cadre de ce marché et d'informer l'OFIT sur-le-champ d'éventuelles inscriptions. CA06 Contrôle de sécurité relatif aux personnes. À la première demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire accepte d'indiquer les noms des personnes appelées à intervenir et de les soumettre, avant le début de leur engagement, à un contrôle de sécurité étendu relatif aux personnes, conformément à l'ordonnance sur les contrôles de sécurité relatifs aux personnes (cf. RS 120.4). Les personnes dont le contrôle donne un résultat négatif ne peuvent pas être affectées par le soumissionnaire. De plus amples informations à ce sujet figurent sous www.aios.ch. CA07 Interlocuteur (SPOC) Preuve que le soumissionnaire dispose d'un interlocuteur (SPOC) approprié qui est responsable de l'escalade de problèmes liés au mandat. À titre de preuve, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de l'interlocuteur et d'un suppléant doivent être saisis dans le champ de réponse. CA08 Affiliation à la VSSU. Preuve que le soumissionnaire est membre de l'association des entreprises suisses de services de sécurité (VSSU) ou d'une association nationale ou internationale comparable. (Veuillez joindre la copie correspondante). CA09 Responsabilité civile. Confirmation que le soumissionnaire apporte à la demande du pouvoir adjudicateur, après la soumission de l'offre et avant l'adjudication, la justification d'une assurance responsabilité civile pour dommages corporels et matériels (couverture minimale: CHF 10 millions). CA10 Références. Veuillez indiquer deux références de mandats accomplis par vous pour le compte de clients au cours des six dernières années et portant sur la fourniture de services de réception et de sécurité comparables à ceux énoncés dans le cahier des charges. Apportez la preuve de la conformité à ce critère en complétant et en joignant l'annexe 04 «justificatif d'expérience» pour chaque référence. CA11 Profils des collaborateurs. Acceptation qu'un curriculum ainsi que les documents et justificatifs demandés (p. ex. copies des diplômes) doivent être joints à l'offre, en plus des données personnelles (nom, prénom, date de naissance), pour chaque personne proposée. CA12 Frais. Acceptation qu'aucuns frais ne soient en principe versés. Les prix doivent inclure toutes les charges (notamment les frais, les coûts d'assurance, les coûts/cotisations d'assurances sociales, etc.). Aucuns frais ne sont en principe remboursés, puisque les travaux sont en général à accomplir au lieu d'intervention annoncé au préalable. Il n'est pas possible de faire valoir un droit au paiement d'un éventuel temps de trajet (cf. CG de la Confédération, chiffre 15.2). CA13 Remplacement de collaborateurs. Veuillez confirmer qu'en présence de motifs importants, vous acceptez de remplacer des collaborateurs affectés comme suit: la performance et le travail des personnes mises à disposition par le soumissionnaire sont jugés par le pouvoir adjudicateur. Si l'on constate un décalage entre les exigences et les critères stipulés dans le cahier des charges et ses annexes, le soumissionnaire doit prendre position sur ce sujet. Le pouvoir adjudicateur décidera ensuite si le soumissionnaire sera obligé à remplacer les personnes concernées dans un délai de 14 jours par d'autres collaborateurs qui satisfont aux exigences. Dans le cadre de l'exécution du mandat peuvent également surgir d'autres motifs importants d'un remplacement de personnel comme un contrôle de sécurité négatif de la Confédération, une démission, un congé prolongé, un accident, une maladie, etc. Le soumissionnaire est à chaque fois tenu de remplacer le collaborateur en question par une personne disposant d'une qualification équivalente. L'engagement dans d'autres mandats/projets du soumissionnaire n'est pas considéré comme un motif important. Lors du remplacement d'un collaborateur, les 80 premières heures de la phase d'initiation et de transition sont à la charge du soumissionnaire, si aucune faute n'est imputable à la Confédération. CA14 Assurance qualité. Preuve que le soumissionnaire dispose d'un système d'assurance qualité dans le domaine du recrutement, de la formation et du contrôle de son personnel de sécurité. Veuillez joindre un certificat ou décrivez de manière compréhensible et détaillée votre système AQ. CA15 Connaissances de langue. Confirmation que le soumissionnaire accepte d'affecter uniquement des collaborateurs capables de communiquer très bien à l'oral et à l'écrit dans l'une des langues officielles (français, allemand ou italien) ainsi que de bien communiquer à l'oral dans une deuxième langue officielle ou en anglais. CA16 Limite d'âge. Confirmation que toutes les personnes appelées à intervenir ont au moins 25 ans et au maximum 65 ans. CA17 Facturation électronique. Confirmation qu'à partir du 1.1.2016 au plus tard, vous êtes disposé à facturer vos prestations exclusivement par voie électronique au pouvoir adjudicateur à l'origine de cet appel d'offres. De plus amples informations à ce sujet sont disponibles à titre gratuit sur www.e-rechnung.admin.ch. CA18 Prévention de la corruption. Le soumissionnaire confirme qu'il garantit par des mesures appropriées et vérifie régulièrement que ni ses cadres responsables, ni les personnes prévues pour l'exécution du mandat mis en adjudication n'ont commis d'actes répréhensibles qui pourraient nuire à l'attribution ou à l'exécution du mandat (par exemple s'ils ont été condamnés pour corruption active). CA19 CA a) Respect des principes de la procédure. Le soumissionnaire confirme que lui et ses sous-traitants respectent les principes mentionnés dans le formulaire «Déclaration du soumissionnaire» de la Conférence des achats de la Confédération (CA). b) Justificatif supplémentaire concernant le respect de l'égalité salariale entre femmes et hommes Les soumissionnaires qui emploient plus de 50 personnes et leurs sous-traitants de premier niveau qui emploient plus de 50 personnes doivent justifier du respect de l'égalité salariale entre femmes et hommes non seulement en signant le formulaire «déclaration du soumissionnaire», mais également en prouvant que leurs pratiques salariales ont été vérifiées. CA20 acceptation des CG de la Confédération Acceptation des Conditions générales de la Confédération (CG) pour les services informatiques (édition d'octobre 2010). À consulter sur: https://www.bkb.admin.ch/bkb/de/home/hilfsmittel/agb.html Compléments aux CG: les dispositions du cahier des charges s'appliquent en complément des CG.