Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-01-25
Buyer: Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
Country: DK
Region: DK050
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71000000 | 71300000 | 71310000 | 71314000: Energy and related services | 71314300: Energy-efficiency consultancy services
Estimated value: 23000000 DKK
Submission deadline: 2027-12-31
Award criteria: price

Technical requirements: Udbuddet afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudslovens afsnit II. Udbudsprocessen består således udelukkende af en tilbudsfase. Udbudsprocessen er struktureret i følgende, overordnede dele:
• Udarbejdelse og indlevering af tilbud: Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og afgiver tilbud inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål.
• Vurdering af tilbuddene: Ejendomsstyrelsen påbegynder vurderingen af tilbuddene umiddelbart efter, at disse åbnes. Vurderingen af tilbuddene foretages af Ejendoms- styrelsen i overensstemmelse med de angivne tildelingskriterier.
• Tildeling af Kontrakten: Før Ejendomsstyrelsen træffer endelig beslutning om tildeling af Kontrakten, skal Ejendomsstyrelsen kræve, at de tilbudsgivere, som Ejendomsstyrelsen har til hensigt at tildele Kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i deres respektive fælles europiske udbudsdokumenter (ESPD). Når Ejendomsstyrelsen har modtaget dokumentation og truffet endelig beslutning om tildeling af Kontrakten, underrettes samtlige tilbudsgivere herom. Kontrakten anses først for indgået, når aftalen er underskrevet af begge parter. Kontrakten kan ikke under- skrives før udløbet af standstill-perioden på 10 kalenderdage.
Formålet med at udbyde og indgå Kontrakten er at sikre, at Ejendomsstyrelsen lever op til sine forpligtelser i henhold til Bekendtgørelse nr. 549 af 15. maj 2023. Der skal i henhold til Kontrakten derfor senest udarbejdes cirka 174 energimærker i 2024, cirka 311 energimærker i 2025, cirka 392 energimærker i 2026 samt cirka 217 energimærker i 2027. Kontrakten indeholder desuden option om udarbejdelse af energimærker for endnu ikke-identificerede bygninger. Ejendomsstyrelsen har valgt at opdele Kontrakten i tre delaftaler baseret på geografiske områder . Delaftale 1) Nord- og Vestjylland, Delaftale 2) Midt- og Sydjylland samt Delaftale 3) Sjælland inklusiv Bornholm. Ejendomsstyrelsen ønsker at indgå af aftale med en primær og en sekundær rådgiver for hver delaftale. Den primære rådgiver skal som udgangspunkt udarbejde samtlige energimærker. Der henvises til det samlede udbuds- og kontraktmateriale for yderligere oplysninger om Kontrakten.
Ejendomsstyrelsen vil først og fremmest evaluere de modtagne tilbud i forhold til, hvilken tilbudsgiver der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på ”Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger” for hver delaftale.

For at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på ”Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger” vil Ejendomsstyrelsen evalu- ere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet ”pris”, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 1. Tilbuddet med den laveste pris bliver identificeret gennem tilbudslisten, jf. udbuds- bilag 4 – Tilbudsliste ud fra den samlede evalueringstekniske pris for de kolonner der gælder såfremt tilbudsgiver tildeles ”Kontrakten for den primære rådgiver om energimærk- ning af Forsvarsministeriets bygninger” (det vil sige den lysegrønne kolonne i tilbudslisten).

Den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud for en delaftale, tildeles ”Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger for den pågældende delaftale.

Ejendomsstyrelsen vil herefter evaluere de tilbud, hvor tilbudsgiver tillige har udfyldt kolonnen i tilbudslisten for ”Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger” (det vil sige den mørkegrønne kolonne i tilbudslisten) med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på denne kontrakt for hver geografisk delaftale.

Det bemærkes, at den tilbudsgiver, som får tildelt ”Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger”, jf. pkt. 4.2.1 ikke vil indgå i denne evaluering.

For at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på ”Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger” vil Ejendomsstyrelsen evalu- ere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet ”pris”, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 1. Tilbuddet med den laveste pris bliver identificeret gennem tilbudslisten, jf. udbuds- bilag 4 – Tilbudsliste ud fra den samlede evalueringstekniske pris for de kolonner der gælder såfremt tilbudsgiver tildeles ”Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger” (det vil sige den mørkegrønne kolonne i tilbudslisten).
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte tilbudsgivere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudsloven § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiver har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudsloven § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiver har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiver om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Ejendomsstyrelsen har anslået værdien af nærværende delaftale til at være DKK 7,6 mio. Der skal som en fast ydelse udarbejdes energimærker på etablissementer i 2024, 2026 og 2027, idet Ejendomsstyrelsen, som en option, også har mulighed for at tilkøbe udarbejdelse af energimærker for endnu ikke-identificerede bygninger i perioden 2024 til og med 2027. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 7 - Kort over geografisk opdeling af delaftaler samt Udbudsbilag 4 - Tilbudsliste for en nærmere angivelse af delaftalens område.

Kontrakten indeholder desuden krav om udarbejdelse af oversigt over energibesparelser, som energimærkningerne indeholder. Dette har til formål at gøre de mulige og rentable energibesparelser synlige for Ejendomsstyrelsen.

Ejendomsstyrelsen ønsker at indgå kontrakt med en primær rådgiver - der som udgangspunkt skal udføre samtlige opgaver i henhold til Kontrakten, samt med en sekundær rådgiver, som skal udføre opgaver, såfremt Ejendomsstyrelsen gør brug af mulighed for at foretage dækningskøb eller ophæver kontrakten med den primære rådgiver. Der henvises i den forbindelse til "Kontrakt for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" med dertilhørende bilag samt "Kontrakt for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" med dertilhørende underbilag for en nærmere beskrivelse af den primære- og sekundære rådgivers ydelser.

Tilbudslisten består dels af en kolonne, der omfatter "Kontrakt for den primære rådgiver om Energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" (den lysegrønne kolonne i tilbudslisten), dels en kolonne, der omfatter "Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" (den mærkegrønne kolonne i tilbudslisten).

Tilbudsgiver skal udførelse kolonnen i tilbudslisten for "Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" (det vil sige den lysegrønne kolonne i tilbudslisten).

Det er derimod valgfrit, om tilbudsgiver udfylder kolonnen i tilbudslisten for "Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger" (det vil sige den mørkegrønne kolonne i tilbudslisten). Hvis tilbudsgiver ikke udfylder kolonnen i tilbudslisten for "Kontrakten for den sekundære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger", evalueres tilbudsgiverens tilbud alene i forhold til, om tilbudsgiver skal tildeles "Kontrakten for den primære rådgiver om energimærkning af Forsvarsministeriets bygninger". Der henvises i øvrigt til pkt. 4.2 i udbudsbetingelserne for en nærmere beskrivelse af tilbudsevalueringen.