Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-06-25
Buyer: Rigspolitiet
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Nærværende udbud omfatter kontrakt om levering af support, vedligeholdelse og udvikling af politiets SAP-system (POLPAI Logistik). 

Formålet med kontrakten er overordnet set at sikre, at ordregiver har adgang til support, og at POLPAI Logistik løbende vedligeholdes og videreudvikles i relevant omfang, sådan at ordregivers forretningsgange og behov til stadighed kan understøttes på en effektiv og hensigtsmæssig måde. 

Det er særligt vigtigt for ordregiver, at leverandørens medarbejdere, som medvirker til kontraktens opfyldelse, har indsigt i POLPAI Logistik og de moduler/forretningsområder, som platformen understøtter. Viden skal fastholdes i leverandørens konsulentteam i hele kontraktens løbetid.    

Politiets SAP-system med integrationer, kaldet POLPAI, består af en on-premise installation af SAP ECC 6.0, hvor en række standard moduler er aktiveret. POLPAI står for Politiets Personale Administrative Informationssystem. POLPAI består af to dele, 1) Logistik og 2) HR. Dette udbud POLPAI Logistik. 

Ordregiver anvender SAP logistikmoduler til understøttelse af materielstyring (våben, udstyr, forplejning mv.), service af udstyr (våben), håndtering af køretøjer (service, reparationer, brændstofregnskab mv.) og håndtering af uniformer.

Forretningsområdet Logistik:
Kunden anvender MM/IM/PM/PAM til understøttelse af processer inden for Logistik
Ydelserne omfattet af kontrakten skal således leveres i relation til følgende moduler/forretningsområder:

1) Materielstyring (MM/IM)
2) Våbenstyring (MM/PM)
3) Køretøjsbooking (PAM/PM)
4) UNIWEB tøjbestilling (MM)
5)  Webdynpro
6) SAP portal ESS/MSS (m.fl.) i f.t. nævnte applikationer
7) SAP Workflow
8) SAP Query/ Ad hoc query
9) SAP R/3 standard rapporter

Det skal bemærkes, at ordregiver er ved at opgradere til EHP 8.0.

Herudover omfatter POLPAI Logistik den anvendte brugergrænseflade baseret på SAP Portal løsningen, WEB Dynpro forms, rapporter og infosets (Queries).

POLPAI driftes delvist af en ekstern leverandør og delvist af Rigspolitiet selv.  Ydelser relateret til basisprogrammel (operativsystem) og øvrigt basisprogrammel som databaser indgår ikke i nærværende kontrakt.

Kontraktens hovedydelser til POLPAI Logistik er:

1) Supportydelser  
2) Vedligeholdelsesydelser
3) Udviklingsydelser/konfiguration 
4) Konsulentydelser

Ad 1) Ved supportydelser forstås blandt andet håndtering af incidents samt service requests og requests for information. Opgaverne kan spænde fra bistand til optagelse og gennemførelse af scripts, bistand ifm. opdateringer af platformen (EHP/ support pakker e.a.), bistand til SPAU/SPD lister ifm. opgraderinger m.m.

Ad 2) Ved vedligeholdelsesydelser forstås blandt andet Change Management, Release Management, Deployment mv., herunder løbende håndtering af softwareopdateringer samt kvalitetssikring og fejlretning med henblik på at identificere, prioritere og eliminere eksisterende fejl, øge performance og forbedre anvendeligheden af Kundens it-miljø.

Ad 3) Ved udviklingsydelser forstås udførelse af større udviklingsopgaver og ændringer som defineres i en separat projektaftale, f.eks. som følge af ændringer i relevant lovgivning samt nye/ændrede forretningsgange og/eller forretningsmæssige behov hos ordregiver. Projekter omfatter normalt implementering af allerede udviklede standardløsninger, tillægsprodukter eller udvikling herunder integrationer og konfigurationer af den krævede løsning.

Ad 4) Ved konsulentopgaver forstås konsulentopgaver af rådgivende karakter knyttet til ydelserne i pkt. 1-3 samt ophørsydelser. Konsulentopgaver kan eksempelvis omfatte rådgivning i relation til udviklingsbehov eller effektiv understøttelse af ordregivers behov, samt uddannelse, udarbejdelse af uddannelsesmateriale/vejledninger.

Ordregiver forventer at ydelserne skal leveres af 10 konsulenter, som sammenlagt skal være til rådighed for ordregiver i ca. 1500 timer om året, idet behovet herfor dog kan variere afhængigt af det konkrete årlige behov for ydelserne omfattet af kontrakten.
Beskrivelse af tildelingskriteriet fremgår af Bilag A til udbudsbetingelserne
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:
 
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
 
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
 
1)	45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
 
2)	30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
 
3)	6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
 
4)	20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
 
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
 
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.
 
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Kontrakten løber i 96 måneder fra underskrift af kontrakten. Ordregiver kan forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til to gange 12 måneder.


Winner: Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
Number of bids: 3