Public procurement notice: Periodic Indicative Notice With Call For Competition
Published: 2021-09-01
Buyer: Mainzer Stadtwerke AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 4500000 EUR
Submission deadline: 2021-10-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Unternehmensgruppe der Mainzer Stadtwerke AG möchte ihr heutiges SAP ECC 6.07-System nach SAP S/4 HANA migrieren. Für dieses Programm wird ein Implementierungspartner gesucht, der die Mainzer Stadtwerke in den drei Phasen der Konzeption, der Implementierung und der Hyper-Care-Phase gesamtverantwortlich und vollumfänglich unterstützt.
Seit vielen Jahrzehnten versorgt die Unternehmensgruppe Mainzer Stadtwerke AG mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und über 50 Konzerngesellschaften die Region Mainz, Teile Rheinhessens und des Landkreises Groß-Gerau mit Strom, Gas, Trinkwasser, Wärme, öffentlicher Mobilität und technischen Dienstleistungen. Zuverlässig, sicher, ökologisch und energieeffizient.
Gegenstand der Ausschreibung ist das Einführungsprojekt von SAP S/4 HANA für die Unternehmensgruppe der Mainzer Stadtwerke AG. Für dieses Programm wird ein Implementierungspartner gesucht, der die Mainzer Stadtwerke in den drei Phasen der Konzeption, der Implementierung und der Hyper-Care-Phase gesamtverantwortlich und vollumfänglich unterstützt.
Die Unternehmensgruppe setzt in allen Geschäftsfeldern IT-Systeme ein, um die Prozesse in unterschiedlicher Tiefe digital zu unterstützen. Ein Kernsystem der eingesetzten ERP-Landschaft ist SAP ECC 6.07. Dieses System wird in seinem Kern seit dem Jahr 2000 eingesetzt und im Rahmen verschiedener Updateprojekte auf den aktuellen Releasestand gebracht. Im Laufe der Zeit wurde das System immer wieder um neue Funktionen bzw. Technologien der SAP (z.B. SAP BW, SAP Fiori) oder von Drittanbietern (z.B. Rechnungsworkflow) ergänzt. Im Rahmen dieser Projekte wurde darauf geachtet Konzepte und Prozesse abzubilden, die nah am Standard sind. Ein Großteil der in SAP ECC 6.07 abgebildeten Prozesse und Datenmodelle basiert jedoch noch auf den vor vielen Jahren getroffenen konzeptionellen Entscheidungen, die es für die Zukunft grundsätzlich zu hinterfragen gilt.
Das angekündigte Wartungsende im Jahre 2027, aber auch die auf SAP S/4HANA basierenden neuen Funktionen haben die Mainzer Stadtwerke Unternehmensgruppe dazu bewegt, sich in den vergangenen zwei Jahren damit zu beschäftigen, wie die zukünftige ERP-Systemlandschaft aussehen könnte. In drei Vorprojekten wurden die strategischen Anforderungen an die ERP-Landschaft der Zukunft erarbeitet, Ist- und Soll-Architekturvergleiche vorgenommen und ein ERP-Systemvergleich durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Projekte haben letztendlich dazu geführt, dass sich die Mainzer Stadtwerke Unternehmensgruppe für den weiteren Einsatz von SAP als zentrales Kernsystem der ERP-Landschaft entschieden haben. Im Rahmen des Programms ERP-Migration soll nun die Migration auf SAP S/4HANA vorbereitet und durchgeführt werden. Hierbei soll das SAP S/4 HANA Zielbild auf Basis der Best Practice Ansätze der SAP umgesetzt werden.
Den Ausgangspunkt für die Migration bildet die heutige SAP-Systemlandschaft, die über die Jahre hinweg gewachsen ist und in Form einer hybriden Architektur betrieben wird. Die im Programmscope stehenden Funktionsbereiche, werden in Form einer Drei-System-Landschaft bei einem Dienstleister betrieben.
Der systemische Scope des Programms wurde im Rahmen von Vorprojekten festgelegt. Die folgende Auflistung beschreibt modulorientiert welche SAP-Module unter SAP ECC 6.07 im Einsatz sind und im Rahmen des Programms nach SAP S/4 HANA migriert werden sollen.
Die folgenden Kennzahlen zu den Funktionen im Scope geben einen ersten Überblick über den Umfang der SAP-Installation.
Neben dem systemischen Scope gilt es ca. 75 Schnittstellen zu anderen Systemen der ERP-Landschaft zu analysieren und an die Erfordernisse von SAP S/4 HANA anzupassen.
Das Verfahren wird als 3-stufiges Interessenbekundungsverfahren gem. § 36 i.V.m. § 42 Abs. 3 SektVO durchgeführt.
- In der 1. Phase haben Interessenten allgemein Ihr Interesse zur Teilnahme am Verfahren (Interessenbekundung) per E-Mail  an die Vergabestelle (christian.herzog@mainzer-netze.de) zu bekunden. Die Interessenbekundung muss den Firmennamen, die Anschrift des Unternehmens sowie einen verantwortlichen Ansprechpartner nebst Kontaktdaten enthalten. Für das weitere Verfahren sind die genannten Kontaktdaten maßgeblich. Die Interessenbekundungen müssen bis zum Schlusstermin am 01.10.2021 um 18:00 Uhr eingegangen sein
- In der 2. Phase wird die Vergabestelle diejenigen Unternehmen, die frist- und formgerecht eine Interessenbekundung eingereicht haben, auffordern, ihr Interesse zu bestätigen (Interessensbestätigung). Mit der Aufforderung zur Interessenbestätigung beginnt der Teilnahmewettbewerb, in dem die Bewerber ihre Eignung nachweisen müssen. Die Teilnahmebedingungen werden in der Aufforderung zur Interessenbestätigung genannt und müssen mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen werden. Weiterhin erhalten die Bewerber die elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können.
Die Bewerber erhalten Zugang zum Lastenheft und ggf. weiteren vertraulichen Dokumenten erst nach Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung. Die Vergabestelle wird die Bewerber hierzu kontaktieren.
- In der 3. Phase werden die erfolgreichen Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Nach Angebotsabgabe beginnt die Verhandlungsphase. Nähere Informationen hierzu sind in den Vergabeunterlagen hinterlegt.

Eligibility requirements: Die vorliegend maßgeblichen Eignungskriterien und Mindestanforderungen werden in der Aufforderung zur Interessenbestätigung nach § 36 Abs. 5 SektVO mitgeteilt werden. Für die Interessenbekundung interessierter Unternehmen wird auf Ziffer II.2.14) sowie Ziffer VI.3.) der vorliegenden Bekanntmachung verwiesen.

Award value: 4500000