Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-01-17
Buyer: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 48311100 | 72200000 | 72250000: System and support services | 72254000: Software testing
Estimated value: 16746797.63 EUR
Submission deadline: 2024-02-21
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Auftragsgegenstand ist die Lieferung, Installation, Konfiguration und Integration eines IT-Systems für den Inputmanagementservice. Weiterhin umfasst die Leistung den Systemservice, Dokumentation sowie Schulungsmaßnahmen und weitere Unterstützungsleistungen.
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18d045397c2-31eb1827236c4432
Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Der Leistungsgegenstand für die Beschaffung einer Software-Lösung für das stadtweite Inputmanagement.
Der Leistungsgegenstand umfasst ferner:

a) Beschaffung einer Standardsoftware u.a. mit folgenden Hauptkomponenten:
• Komponente zur Vorverarbeitung von Schriftgut.
• Komponente zur Klassifikation von Schriftgut & Dokumentbildung.
• Komponente zur Datenextraktion, basierend auf einer vorangegangenen Klassifizierung & Dokumentbildung.
• Schaffung der notwendigen Schnittstellen

b) Lizenzen: Durch den Auftragnehmer werden folgende Lizenzen für die unter lit. a) dargestellte Standardsoftware unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen:
• Eine (1) Volumenlizenz mit durchschnittlich 150.000 verarbeitbarer Seiten pro Tag. Dies entspricht bei 230 Tagen, an denen Dokumente verarbeitet werden, 34.500.000 Seiten pro Jahr. Zusätzlich wird optional eine Erweiterung der Volumenlizenz (inklusive Service und Pflege) um weitere 10.000 Seiten pro Tag bereitgestellt. Ein Anspruch auf Abnahme der zusätzlichen Erweiterung besteht nicht.
• 250 Lizenzen für Concurrent User in der Nachbearbeitung im System. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 100 weitere gleichzeitig im System arbeitende User Lizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können.
• 20 Lizenzen für Concurrent User mit Administrativen Rollen im System. Darunter fällt auch die Schriftgutdefinitions-Rolle. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 20 weitere gleichzeitig im System arbeitende Administrationslizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können.
• Fünf (5) Lizenzen für Umgebungen

c) Produktkonfiguration/-erweiterung

d) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems in der Infrastruktur des Auftraggebers:
• Verantwortung für die Installation und Konfiguration des Softwaresystems bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur des Auftraggebers
• Installation und Konfiguration auf sämtlichen benötigten Umgebungen vor Ort beim Auftraggeber, in Zusammenarbeit mit den für das System verantwortlichen internen Personen.
• Test und Fehlerbehebung des Softwaresystems und seiner Schnittstellen

e) Dokumentation: Benutzerhandbuch, Administrations-/Betriebshandbuch, Technische Dokumentation für das Fachverfahren, einschließlich aller Anpassungen

f) Schulung: Schulungen für bis zu 60 Anwender*innen inkl. abgestimmter Schulungsunterlagen. Darüber hinaus führt der Auftragnehmer optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.

g) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für die Fachanwendung, welche durch den Auftraggeber gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Akzeptanz der Erklärung der Betriebsbereitschaft durch den Auftraggeber, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den Auftragnehmer umgesetzt sein müssen. Sie laufen 5 Jahre mit der Möglichkeit einer dreimaligen optionalen Verlängerung um jeweils 5 Jahre. Im Rahmen des Service und der Wartung muss der Auftragnehmer alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber von sich aus zur Verfügung stellen.

h) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): für Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 10.800 Personenstunden. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerungen anzubieten. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und endet mit Ablauf der Systemserviceleistungen oder mit Kündigung durch den Auftraggeber. Bis zum Ablauf der Vertragslaufzeit kann der Abruf der Personenstunden sowohl über- als auch unterschritten werden. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht.

Eligibility requirements: other

Winner: Beschaffungsamt des BMI