Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-05-14
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48200000 | 48220000 | 72212200: Networking software programming services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Realisierung und Betrieb des Intranets der DNB mittels Linchpin und Migration und Konfiguration des DNB Wiki als Extranet auf der Basis von Confluence
Ziel ist ein neues Intranet-Angebot mit umfassenderen Funktionaltäten als internes hausübergreifendes Kommunikationsmittel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Deutschen Nationalbibliothek (DNB).
Eine intuitive Oberfläche und eine verbesserte Suchfunktion sollen dazu beitragen, dass Mitarbeiter Inhalte aus dem Intranet gezielter und schneller wahrnehmen, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessert wird und deren spezifisches Wissen besser und effektiver genutzt werden kann. Darüber hinaus soll die Barrierefreiheit verbessert werden.
Dieses Ziel soll erreicht werden durch einen Systemwechsel von MS FrontPage zu Linchpin, basierend auf der Software Confluence der Firma Atlassian. Basis hierfür war eine Systemevaluation, die im Rahmen einer Grobkonzeption zum neuen Intranet erarbeitet worden ist.
Da Confluence bereits für das Wiki der Deutschen Nationalbibliothek im Einsatz ist, wurde entschieden, dass künftig der komplette Confluence Betrieb, d.h. Intranet und Wiki durch einen Dienstleister erfolgen soll. Das Ziel ist, dass mögliche Synergie-Effekte zwischen dem neuen Intranet und der DNB Confluence Instanz für das WiKi genutzt werden können. Hierzu zählen die Nutzung einer einzigen Confluence Instanz, die Active Directory-Anbindung und der Betrieb in der DNB durch einen Dienstleister. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine Migration des derzeitigen Wikis. Diese Migration soll nach der Realisierung des Intranets erfolgen.
Im Rahmen der Grobkonzeption für ein neues DNB-Intranet, welche von der DNB in Zusammenarbeit mit einem Dienstleister erfolgte, wurde die Entscheidung für die Umsetzung des neuen Intranets mit Linchpin auf Basis der Atlassian-Software Confluence getroffen. Das Grobkonzept wurde bereits prototypisch als Clickdummy realisiert. Die Zugangsdaten zum Prototyp werden zur Verfügung gestellt. Die zugrundeliegenden Anforderungen für die Entwicklung des Prototyps sind als Anlage 1 der Leistungsbeschreibung beigefügt.
Für die weiteren Maßnahmen Feinkonzeption, Realisierung, Erstellung und Inbetriebnahme sowie Betrieb ab Livegang wird ein erfahrener Dienstleister (Atlassian Solution Partner) benötigt.
Die vollständige Maßnahme „Realisierung und Betrieb des Intranets“ soll folgende Bereiche umfassen und zum Festpreis angeboten werden
— (Fein-) Konzeption unter Berücksichtigung und Einbeziehung des vorhandenen Grobkonzeptes (Konzeption von IT-Architektur, Rechte- und Rollen, Personalisierung, Nutzerprofilen, Navigation, Design);
— IT-Systemkonfiguration (Installation und Konfiguration der Basisumgebung inkl. aller relevanten Komponenten, von Zertifikaten bis Active Directory-Anbindung, SSO (Single Sign On) Einrichtung, Backup, IT- und Informationssicherheitsmaßnahmen, sowie Installation und Konfiguration der Linchpin Suite bzw. der erforderlichen Linchpin Apps);
Das Angebot soll die detaillierte Darstellung eines Frameworks für die Maßnahme mit den o. g. Bereichen enthalten sowie eine Maßnahmenplanung skizzieren unter Angabe des möglichen Starttermins nach der Auftragsvergabe (Starttermin möglichst im 2. Quartal 2021).
Die erforderliche Lizenz Linchpin Intranet Suite, sowie falls erforderlich zusätzliche Linchpin Apps als Option sollen auch vom Dienstleister angeboten werden. Bei allen Lizenzen werden Support und Updates für 24 Monate benötigt. Als Option soll eine Verlängerung um weitere 24 Monate möglich sein.
Derzeit wird für das Intranet von einer Installation auf einer eigenen Confluence Instanz (Server Lizenz 2000 Nutzer wird von DNB zur Verfügung gestellt) ausgegangen.
Zusätzlich wird Unterstützung bei der Migration der derzeitigen Confluenceinstanz (ebenfalls betrieben auf Confluence Server für 2000 Nutzer) (Wiki) der DNB als Extranet und die damit einhergehende Abgrenzung zum Intranet, möglichst auf einer gemeinsamen Confluence Instanz, angestrebt. Mindestens die Active Directory-Anbindung und die Überführung auf eine standardisierte Betriebsumgebung sowie die Übernahme der bisherigen Inhalte soll mit Dienstleisterunterstützung umgesetzt werden. Hier soll analog des Linchpin Einführungsprojekts (Intranet) ein Migrationskonzept für die Projektdurchführung angeboten werden, welches die Migration und Konfiguration als Extranet sowie die Inbetriebnahme enthält. Es soll ein Festpreis für das Aufsetzen eines Standard-Extranets angegeben werden.
Des Weiteren bitten wir um eine Aufwandsabschätzung für die Zusammenführung der beiden Confluenceinstanzen (Intranet und Extranet), diese Kosten werden bei der Preiswertung nicht berücksichtigt.