Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-04-04
Buyer: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48820000: Servers | 72300000 | 72310000: Data processing services | 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Erfassungleistungen von Kreditorenrechnungen/elektronische Rechnungsbearbeitung bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Erfassung, Digitalisierung, Übertragung und Speicherung der bei der BImA eingehenden Rechnungsbelege. Lagerung des Schriftguts und spätere Vernichtung der Daten und des Schriftguts
Bedingt durch die umfangreichen Aufgaben als Immobiliendienstleister des Bundes gehen bei der Bundesanstalt jährlich rund 500 000 Rechnungsbelege und Gutschriften ein. Eingehende Belege werden außerdem für Dritte gebucht, deren Liegenschaften die Bundesanstalt bewirtschaftet. Seit 2014 hat die Bundesanstalt einen zentralen Rechnungseingang in der Poststelle der Zentrale in Bonn eingerichtet. Hier gehen derzeit ca. 150 000 Rechnungen pro Jahr ein. Die übrigen Rechnungen sowie Bescheide gehen derzeit noch dezentral an über 400 Standorten ein. Die Belege werden nachgelagert in der Kreditorenbuchhaltung gebucht.
Der Auftragnehmer erhält Papierbelege, elektronische Belege aus E-Mail und Verifikationsdaten. Die Informationen aus den in Papierform vorliegenden Dokumenten sind zu erfassen (scannen), zu digitalisieren (OCR), zu speichern (Rechenzentrum) und zu übertragen (an SAP-System der Bundesanstalt).
Der Auftragnehmer hierzu hat ein Rechenzentrum mit SFTP-Server für den Datenaustausch zur Verfügung zu stellen, der geeignet ist, die aus Scan- und OCR-Prozess gewonnenen Daten bereitzustellen sowie elektronische Belege und Verifikationsdaten entgegenzunehmen. Nach der OCR-Extraktion sind ausgewählte Datenfelder zu validieren und teilweise Feldinhalte zu substituieren.
Sämtliche eingegangenen Postsendungen sind zu öffnen und die darin enthaltenen Dokumente für den Scanvorgang vorzubereiten. Die Anzahl der Einzeldokumente ist zu dokumentieren und der Bundesanstalt im Rahmen des Statusberichtes mitzuteilen.
Gescannte Papier-Dokumente sind durch den externen AN über einen Zeitraum von 12 Monaten aufzubewahren.
Nach Ablauf der Aufbewahrungs-(Lager-)zeit sind die Dokumente (Papierdo-kumente) und elektronische Datenträger (mit den gespeicherten elektroni-schen Rechnungseingängen) fachgerecht zu vernichten.
Sollten seitens der Bundesantalt zusätzliche, den Auftrag dieser Vergabe überschreitende Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen benötigt werden, so können diese gegen gesonderte Berechnung nach Aufwand in Anspruch genommen werden. Hierzu können vom Auftragnehmer Dienstleistungen in folgenden Bereichen erbracht werden:
— die OCR-Extraktion eines zusätzlichen (bisher nicht definierten) Datenfeldes bei Papier- und elektronischen Dokumenten sowie.
— die Integration dieses zusätzlichen Datenfeldes in das Paket zur Datenübertragung an das SAP-System.
Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Erfassungleistungen von Kreditorenrechnungen/elektronische Rechnungsbearbeitung bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Der Bieter hat zum Nachweis seiner fachlichen Befähigung und Leistungsfähigkeit nachfolgende Angaben zu tätigen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Wird eine solche Bescheinigung in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden. In Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann dieser durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nachstehend aufgeführten Eigenerklärungen und Nachweise sogenannte Mindestkriterien sind. Für deren Nachweis ist grundsätzlich die Bieterauskunft (Anhang II der Vergabeunterlagen) zu verwenden. Die Nichterfüllung der Mindestkriterien führt zum Ausschluss aus diesem Vergabeverfahren, es sei denn, der Bieter kann zweifelsfrei nachweisen, dass trotz Nichtabgabe einer Eigenerklärung, gem. § 42 Abs. 1 VgV i. v. m. § 123 Abs. 1 GWB die Eignung aus Sicht der Auftraggeberin zu bejahen ist. Der Bieter kann alternativ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Geforderte Eignungsnachweise, die durch Präqualifizierungsverfahren erworben werden, sind zugelassen.
Es ist anzugeben, ob eine Angebotsabgabe als Einzelbieter oder als Bietergemeinschaft erfolgt (Anhang II der Vergabeunterlagen). Beim Vorliegen einer Bietergemeinschaft ist diese verpflichtet alle Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen und nach einer gesonderten Aufforderung durch die Vergabestelle eine Bietergemeinschaftserklärung abzugeben, in der die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie ein zur Vertretung der Bietergemeinschaft berechtigtes Mitglied zu benennen sind und erklärt wird, dass im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft ausgeführt wird und für die Vertragserfüllung jedes Mitglied der Bietergemeinschaft der Auftraggeberin als Gesamtschuldner haftet (Anhang IV der Vergabeunterlagen).


Winner: DMI GmbH & Co.KG
Award value: 0.01
Number of bids: 6