Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-30
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2024-08-13

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
In der MHH wurde SAP R/3 im Jahr 1998 als ERP-System (betriebswirtschaftlichen Module FI/ FI-AA/ CO/ MM/ PM/ HR/SD/ PSM) eingeführt. Im Jahr 2007 kamen die Module IS-H = Industry Solutions Healthcare für die Patientenadministration und -abrechnung und i.s.h.med = medizinischer Arbeitsplatz hinzu. Das System ist nach über 20 Jahren veraltet und muss ersetzt werden. Bis zum Auslaufen der Softwareprodukte zu Ende 2030 wird der Support (ab 2027 aufpreispflichtig) gewährleistet, die Weiterentwicklung wird sich auf rudimentäre Funktionen beschränken (z.B. für gesetzliche Vorgaben).

Als Nachfolgelösung entscheidet sich die MHH für die von SAP neu im Markt platzierte ERP-Umgebung/ Plattform SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition. Diese soll für die Abbildung der kaufmännischen und administrativen Prozesse in der MHH die alte Software SAP R/3 ablösen.

Um eine zeitgemäße und prozessorientierte Organisation zu erreichen, sind alle Aufgaben und Zuständigkeiten der Wirtschaftsführung und Administration der Medizinischen Hochschule Hannover auf Basis der SAP-Plattformtechnologie (Release S/4HANA) als Ende-zu-Ende Prozesse abzubilden. Die Realisierung soll nach dem Best-Practice-Ansatz erfolgen. Damit verbunden ist neben der technologischen auch eine entsprechend dem gewählten Prinzip organisatorische Transformation erforderlich.

In der 2021 verabschiedeten Digitalstrategie der MHH ist die Erforderlichkeit eines neuen ERP-Systems in den Zielen und Handlungsfeldern verankert. Dies ist nicht nur für die effiziente und rechtskonforme Gestaltung der administrativen Prozesse von großer Bedeutung, sondern bestimmt auch zunehmend die Attraktivität der Arbeitsplätze und wirkt aktuell nachhaltig auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA bietet jetzt die Chance für die MHH, ihre Prozesse neu zu denken und Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

Für die Umsetzung wurde eine separate Stabstelle eingerichtet, die direkt dem Vorstand für Wirtschaftsführung und Administration unterstellt ist, die eng mit der MHH Information Technology abgestimmt zusammenarbeitet. Das Projekt soll durch eine Doppelspitze aus IT- und Fachbereichs-Experten oder Expertinnen geführt werden. Eine IT- und Prozessgovernance ist im Rahmen der Umsetzung zu definieren.

Mit diesem Vergabeverfahren wird der Technologie-Partner für die Prozess- und Technologietransformation gesucht. 

Dieser wird die SAP S/4HANA Migration von der technischen Ist-Analyse, der Neu-Konzeptionierung von Prozess & Technologie bis hin zur Implementierung durchführen.,

Damit verlagert sich der Konzeptionsaufwand und die Strukturen und Organisationselemente der MHH sind aufgefordert, die Best Practices zu adaptieren. Es entsteht ein Veränderungsdruck auf die Organisation und die Strukturen der betroffenen Fachabteilungen, deren Auswirkungen durch ein professionelles Change-Management (Change Begleiter) begleitet werden soll.

Das Gesamtprojekt teilt sich in drei Phasen: 

- Phase 1 Analyse, 
- Phase 2 Fachliche und technische Feinkonzepte und 
- Phase 3 Implementierung & Hypercare. 

Ein Vorgehen nach SAP Activate-Methode soll als Grundlage dienen. Der Technologie-Partner muss zusätzlich zu den SAP Best-Practice-Prozessen noch Healthcare-spezifische Best-Practice-Prozesse mitbringen. Jede Phase endet mit einem Quality Gate als Abnahme und Übergang zur jeweils nächsten Phase.

Die MHH plant aktuell den Go Live spätestens zum Jahreswechsel vom 31.12.2027 auf den 01.01.2028. Dies erfordert einen unverzüglichen Projektstart nach Auftragserteilung. Das Zieldatum für den Go Live wird in der Phase 1 validiert und als essentieller Bestandteil im Projektplan verbindlich dokumentiert.

Über die zu erbringenden Leistungen wird ein Projektvertrag geschlossen, der teilweise dienstvertragliche, teilweise werkvertragliche Elemente aufweist. Dem Auftraggeber steht zu den jeweiligen Quality Gates ein Sonderkündigungsrecht zu.
1) Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (z. B. 2021-2023, sofern für 2023 bereits vorliegend) (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung).

2) Angaben über den jeweiligen Gesamtjahresumsatz des Unternehmens im Bereich SAP Support & Beratung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (z. B. 2021-2023, sofern für 2023 bereits vorliegend) (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung)

3) Angaben der Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung) mit Vorlage Nachweis Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Nachweis Versicherung, bei Bedarf Eigenerklärung Mindestdeckungssummen)

4) Erklärung Tariftreue und Mindestentlohnung (NTVergG) (Anlage A03 Erklärung zum NTVergG).

5) Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen (Anlage A03a Erklärung zum NTVergG)

Bei Bedarf:
6) Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft (Anlage A04 Erklärung der Bewerber-Bietergemeinschaft) - falls erforderlich seitens Bieter
7) Verpflichtungserklärung von eingebundenen Drittunternehmen (Eignungsleihgeber) (Anlage A05 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen) - falls erforderlich seitens Bieter.

Geforderte Mindeststandards (Nichterfüllung führt zum Ausschluss):
zu 2) Mindestjahresumsatz im Bereich SAP Support & Beratung in Höhe von 4 Millionen Euro (netto) in den letzten drei Geschäftsjahren (K.O.-Kriterium).

Zu 3)  Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen: 
5,0 Mio. EUR für Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung (Sach- und Personenschäden), jeweils 2-fach maximiert je Versicherungsjahr 
5,0 Mio. EUR für Vermögensschäden, jeweils 2-fach maximiert je Versicherungsjahr
Sofern der Nachweis nicht bereits mit dem Angebot in der geforderten Höhe erbracht werden kann, reicht zunächst die schriftliche Zusage des Bieters (Eigenerklärung), dass im Auftragsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe erfolgt.
Der Nachweis des Versicherungsunternehmens muss vor Zuschlagserteilung vorgelegt werden.
Zur Beschreibung der sonstigen Eignungsbedingungen wird verwiesen auf das Dokument "2024-750-7436 VergabeInfos Ablauf Bedingungen Bewertung VgV.pdf".

Eligibility requirements: other


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