Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-05-26
Buyer: Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 343700 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Auftraggeber unterhält derzeit das Personalwirtschaftssystem P&I Loga3 inkl. Lohnabrechnung. Der Anbieter P&I betreibt diese Software als auftraggebereigene Datenbank auf den Servern von P&I. Gleichzeitig übernimmt P&I in der Eigenschafft eines Rechtenzentrumsbetreibers die Gehaltsabrechnung (inkl. Reisekostenabrechnungen) der 270 Beschäftigten des Auftraggebers. Diese Technologie wird zukünftig nicht mehr angeboten und durch eine SaaS-Lösung abgelöst. Daher bietet P&I den Umstieg auf die cloudbasierte Lösung „per Knopfdruck“ an. Die bestehende Datenbank wird automatisiert in das neue System überführt, wobei die bislang genutzten Funktionalitäten und Besonderheiten sowie die Dienstleistungen (z. B. Payroll) unverändert erhalten bleiben. Mit dieser Bekanntmachung veröffentlicht der Auftraggeber seine Absicht, auf diese cloudbasierte Lösung umzusteigen.
Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I Loga3 auf die P&I LogaHR. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung und Betrieb in der Cloud des Auftragnehmers für die vereinbarte Laufzeit.
Bei einem Umstieg auf die cloudbasierte Lösung „per Knopfdruck“  wird die bestehende Datenbank automatisiert in das neue System überführt, wobei die bislang genutzten Funktionalitäten und Besonderheiten sowie die Dienstleistungen (z. B. Payroll) unverändert erhalten bleiben. Hierbei besteht weder die Gefahr von Ausfallzeiten noch von Datenverlust. Im Übrigen können sämtliche Mitarbeiter*innen auf einer Ihnen vertrauten Oberfläche und Plattform weiterarbeiten.
- Bei einer Migration zu einem Drittanbieter wären erheblich interne und externe Unterstützungsleistungen zu erbringen, welche zu hohen finanziellen und zeitlichen Aufwänden führen.
- Bei der Übertragung von Daten an einen anderen neuen Dienstleister bestünden unweigerlich Risiken. Daten können verloren gehen oder für Unbefugte sichtbar werden. Daten können fehlerhaft überspielt und damit unrichtig werden. Bei externer Unterstützung sind zusätzliche Personen eingebunden. Hier besteht das Risiko, dass Dritte unbefugt Zugriff auf die personenbezogenen Daten des Auftraggebers erhalten. Aus Datenschutzgründen muss die risikoärmste Lösung für einen Umstieg genutzt werden. Bei einem Upgrade auf die Cloud-Lösung des bisherigen Dienstleisters sind durch interne Prozesse und IT-technische Mechanismen diese Risiken auf ein Minimum reduziert.
- Mit der Implementierung des ursprünglichen P&I Loga3 wurden auch individuelle Anforderungen des Auftraggebers in die Software implementiert. Exemplarisch sind hier zu nennen:
Es besteht eine individualisierte Gehaltsabrechnung und –überweisung (Trennung von Personalabteilung und FiBu / Schnittstelle zwischen P&I Loga und DATEV). Durch einen Umstieg zu einer anderen Software-Lösung gingen diese Individualisierungen verloren und müssten mit einem erheblichen finanziellen und personellen Aufwand für diese Software-Lösung neu programmiert werden.
- Durch einen Wechsel des Dienstleisters mit den o. a. Risiken und möglichen Problemen ist zudem die Arbeitsfähigkeit der Personalabteilung gefährdet. Durch Probleme bei der Übertragung und Einrichtung könnte es zur Unterbrechung der Prozesse in der Personalverwaltung kommen. Da es sich hierbei um betriebsrelevante Kernprozesse handelt, muss ein solches Risiko unbedingt vermieden werden. Diese Gefahr kann bei der Beibehaltung des bisherigen Dienstleisters deutlich minimiert und mit guten Argumenten gänzlich verhindert werden.
- Schließlich hat eine bereits vor Installation des Erstsystems durchgeführte Markterkundung zutage gefördert, dass nur sehr wenige Anbieter überhaupt Systeme anbieten, die den Anforderungen des IQWiG entsprechen. Es ist davon auszugehen, dass sich nun aufgrund der mittlerweile durchgeführten Individualisierungen kein Dritter auf eine Ausschreibung bewerben wird. Dies bestätigt auch eine nunmehr erneut durchgeführte Markterkundung.
§ 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.


Winner: P&I Personal & Informatik AG
Award value: 343700