Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-09
Buyer: BPO-Leistungen (Business-Process-Outsourcing) für das Kundenmanagement eines Netzbetreibers / MSB und eines Energieversorgers (Lieferanten)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71314200: Energy management services
Submission deadline: 2025-08-11

Technical requirements: Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. Mehr als 15 Kalendertrage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 5. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1, Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Ziel der Ausschreibung ist Übernahme von Sachbearbeitungsfunktionen als BPO zur Unterstützung / Entlastung der eigenen Mitarbeiterressourcen.  Die BPO-Leistungen können im Rahmen des Tagesgeschäft, bei Projektumsetzungen, Einrichtung von neuen Geschäftsfeldern, kurzfristigen Aktionen und Umsetzung von gesetzlichen Änderungen erbracht werden.  Die Ausschreibung soll die Basis für eine mehrjährige Zusammenarbeit legen.
1) aktueller Nachweis über die Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bewerbers (bei ausländischen Bewerbern gleichwertige Bescheinigung einer Behörde des Heimatlandes nebst amtlich anerkannter Übersetzung).
2) Organigramm der Unternehmensstruktur.  3) Auflistung der Produktpalette des Bewerbers, aus der hervorgeht, dass die benötigten Warengruppen abgedeckt werden können.  4) Bestätigung durch Eigenerklärung zur Verwendung der deutschen Sprache gem. Vorlage, hinterlegt auf der Plattform der DTVP (siehe Ziffer I.3).  5) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaften.  6) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung.  7) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzämter.  8a-c) Angabe der Umsatzzahlen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, woraus hervorgeht, dass das Unternehmen einen Vertrag dieser Größenordnung abwickeln kann.  9a-c) Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 Jahren.  10) Bonitätsnachweis einer anerkannten Wirtschaftsauskunftei (z.B. Creditreform, D&B) mit einem Rating von max. 250 (Creditreform) oder mind. 75 (D&B) gemessen am deutschen Markt.  11) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Nennung der Höhe der Deckungssumme.  12) Bestätigung durch Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§123 und 124 GWB vorliegen gemäß Vorlage.  13) Eigenerklärung zum Datenschutz gemäß Vorlage.  14) Eigenerklärung, im Zuge der Russland-Sanktionen gemäß Verordnung (EU) 833/2014 gemäß Vorlage.  15)  Bestätigung durch Eigenerklärung, dass keine Insolvenz vorliegt gemäß Vorlage.  16) Vertraulichkeitserklärung für Bieter, Lieferanten und/oder Dienstleister.  17)  Mindestanforderung an die personelle Ausstattung des Bieters Zur Sicherstellung der erforderlichen Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Ausfallsicherheit im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen wird vorausgesetzt, dass der Bieter zum Leistungsbeginn über eine durchschnittliche Mitarbeiteranzahl von mindestens 250 festangestellten Vollzeitkräften im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr verfügt. Der Nachweis ist durch geeignete Unterlagen (z. B. Handelsregisterauszug, Geschäftsbericht, Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder eine Eigenerklärung mit Verweis auf öffentlich zugängliche Quellen) zu erbringen.  18) Mindestanforderung an den Jahresumsatz des Bieters: Zur Sicherstellung der erforderlichen wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen wird vorausgesetzt, dass der Bieter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils einen Jahresumsatz von mindestens 8.000.000 EUR erzielt hat. Der Umsatz muss sich auf den Tätigkeitsbereich beziehen, dem der zu vergebende Auftrag zuzuordnen ist. Der Nachweis ist durch geeignete Unterlagen (z. B. testierte Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte, Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder eine Eigenerklärung mit Verweis auf öffentlich zugängliche Quellen) zu erbringen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit  19) Bitte geben Sie mindestens 2, höchstens jedoch 4 Referenzen zu vergleichbaren Dienstleistern für die Marktrolle Netzbetreiber/MSB an, nicht älter als 3 Jahre und mit Erläuterung des Leistungsumfangs. Bitte benennen/erläutern Sie soweit für die Lösung zutreffend: - Branche und nach Möglichkeit Kunde - Auftragszeitraum - Volumen (Anzahl eingesetzter Mitarbeiter)

Eligibility requirements: 1) aktueller Nachweis über die Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bewerbers (bei ausländischen Bewerbern gleichwertige Bescheinigung einer Behörde des Heimatlandes nebst amtlich anerkannter Übersetzung).
2) Organigramm der Unternehmensstruktur.  3) Auflistung der Produktpalette des Bewerbers, aus der hervorgeht, dass die benötigten Warengruppen abgedeckt werden können.  4) Bestätigung durch Eigenerklärung zur Verwendung der deutschen Sprache gem. Vorlage, hinterlegt auf der Plattform der DTVP (siehe Ziffer I.3).  5) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaften.  6) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung.  7) aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzämter.  8a-c) Angabe der Umsatzzahlen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, woraus hervorgeht, dass das Unternehmen einen Vertrag dieser Größenordnung abwickeln kann.  9a-c) Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 Jahren.  10) Bonitätsnachweis einer anerkannten Wirtschaftsauskunftei (z.B. Creditreform, D&B) mit einem Rating von max. 250 (Creditreform) oder mind. 75 (D&B) gemessen am deutschen Markt.  11) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Nennung der Höhe der Deckungssumme.  12) Bestätigung durch Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§123 und 124 GWB vorliegen gemäß Vorlage.  13) Eigenerklärung zum Datenschutz gemäß Vorlage.  14) Eigenerklärung, im Zuge der Russland-Sanktionen gemäß Verordnung (EU) 833/2014 gemäß Vorlage.  15)  Bestätigung durch Eigenerklärung, dass keine Insolvenz vorliegt gemäß Vorlage.  16) Vertraulichkeitserklärung für Bieter, Lieferanten und/oder Dienstleister.  17)  Mindestanforderung an die personelle Ausstattung des Bieters Zur Sicherstellung der erforderlichen Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Ausfallsicherheit im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen wird vorausgesetzt, dass der Bieter zum Leistungsbeginn über eine durchschnittliche Mitarbeiteranzahl von mindestens 250 festangestellten Vollzeitkräften im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr verfügt. Der Nachweis ist durch geeignete Unterlagen (z. B. Handelsregisterauszug, Geschäftsbericht, Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder eine Eigenerklärung mit Verweis auf öffentlich zugängliche Quellen) zu erbringen.  18) Mindestanforderung an den Jahresumsatz des Bieters: Zur Sicherstellung der erforderlichen wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen wird vorausgesetzt, dass der Bieter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils einen Jahresumsatz von mindestens 8.000.000 EUR erzielt hat. Der Umsatz muss sich auf den Tätigkeitsbereich beziehen, dem der zu vergebende Auftrag zuzuordnen ist. Der Nachweis ist durch geeignete Unterlagen (z. B. testierte Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte, Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder eine Eigenerklärung mit Verweis auf öffentlich zugängliche Quellen) zu erbringen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit  19) Bitte geben Sie mindestens 2, höchstens jedoch 4 Referenzen zu vergleichbaren Dienstleistern für die Marktrolle Netzbetreiber/MSB an, nicht älter als 3 Jahre und mit Erläuterung des Leistungsumfangs. Bitte benennen/erläutern Sie soweit für die Lösung zutreffend: - Branche und nach Möglichkeit Kunde - Auftragszeitraum - Volumen (Anzahl eingesetzter Mitarbeiter)
20) Zertifiziert nach ISO 9001 (Vorlage Zertifikat)  21) Zertifiziert nach ISO 27001 (Vorlage Zertifikat). Der Teilnehmer muss eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 nachweisen, deren Geltungsbereich die zu erbringenden Leistungen vollständig umfasst.
22) Eigenerklärung, dass alle Leistungen, bei denen der Auftragnehmer in Berührung mit Daten des Auftraggebers kommen kann, ausschließlich im Geltungsraum der EU-DSGVO (EU-GDPR) erbracht werden. Die Erklärung muss sich auch für etwaige Nachunternehmer oder vom Auftragnehmer eingesetzte Dienstleister (z.B. Hosting).
Ergänzung zu "Nachforderung": Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Weitere Unterlagen sind den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.  Zusätzliche Angaben zum Verfahren: Bei dem AG handelt es sich um ein Unternehmen mit kritischer Infrastruktur in Sinne der Verordnung zur Bestimmung kritischer Infrastrukturen nach dem BSI-Gesetz (BSI-Kritisverordnung - BSI-KritisV). Zum Schutz der Vertraulichkeit der Informationen im Rahmen des Vergabeverfahrens werden daher nur den präqualifizierten Bietern die Vergabeunterlagen nach der Bewertung der Teilnahmeanträge elektronisch zugesandt.
Hiermit werden interessierte Bieter dazu aufgefordert, ihre Interessensbekundungen innerhalb der benannten Frist über das e-Vergabe-Portal einzureichen. Hierzu müssen alle unter dem "Teilnahmebedingungen" aufgeführten Unterlagen vollständig eingereicht werden. Im Sinne der Gleichbehandlung aller Bieter gilt dieses Verfahren auch für Bewerber, die bereits an anderen Präqualifizierungsverfahren des AG teilgenommen haben, die bereits eine Geschäftsbeziehungen mit dem AG unterhalten, auf den einschlägigen Märkten einen hohen Bekanntheitsgrad besitzen oder auf öffentlichen Plattformen bereits gleiche/ähnliche Unterlagen vorgelegt haben. An Hand der eingereichten Unterlagen werden qualifizierte Anbieter identifiziert und damit der Bieterkreis festgelegt. Im Anschluss werden die Ausschreibungsunterlagen mit einer neuen Angebotsabgabefrist an die qualifizierten Bieter versendet. Unvollständige Unterlagen sowie verspätet eingegangene Bewerbungen können zum Ausschluss vom Verfahren führen.
Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. Mehr als 15 Kalendertrage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 5. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1, Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Das Kundenmanagement der Stadtwerke Düsseldorf AG (SWD AG) ist als Shared-Service organisiert. Er erbringt seine Leistungen für die SWD AG und die Netzgesellschaft Düsseldorf mbH (NGD). Es werden die vollständigen Leistungen für die Abdeckung der Marktrollen Netzbetreiber und Messtellenbetreiber für die NGD und für die Abdeckung der Marktrolle Lieferant (SWD) ausgeschrieben.  Leistungen für die Marktrolle Netzbetreiber / MSB sind zum Beispiel  - Klärfallbearbeitung von neg. REMADV aus MSB-, Netznutzungs- u. MeMi-Abrechnungen,  - Durchführung von Gerätewechseln u. -umbauten inkl. Klärfallbearbeitung, - Aufbau von Anlagen für Einspeiser, - Messwertverarbeitung per MSCONS  Leistungen für die Marktrolle Lieferant (SWD) sind zum Beispiel  - Rechnungsprüfung (INVOIC-in) für MSB-, Netznutzungs- u. MeMi-Abrechnungen inkl. Klärfallbearbeitung - Klärfallbearbeitung von Gerätewechseln - Monitoring und Nachforderung von Lieferscheinen (MSCONS), - Klärfallbearbeitung Lieferantenwechselprozesse - Durchführung von komplexen Rechnungskorrekturen - Kontenklärungen im FI-CA  Weitere geforderte Leistungen werden mit der Liefer- u. Leistungsbeschreibung bekannt gegeben. Die Leistungen sind im Rahmen eines BPO zu erbringen.  Die Hauptsysteme zur Leistungserbringung sind SAP IS-U und das EDM-System der Fa. Robotron.  Nicht Bestandteil der Ausschreibung sind die Unterstützung von Front-Office-Prozessen in der Telefonie ("Call-Center-Dienstleistung"), sowie auf den Kommunikationskanälen Mail & Schrift.
Der AG behält sich das Recht vor, den Vertrag zu gleichen Konditionen 2mal um weitere 24 Monate zu verlängern.