Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-19
Buyer: Vitos gemeinnützige GmbH
Country: DE
Region: DE731
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48814000: Medical information systems
Submission deadline: 2026-01-13
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Unterstützung der Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Ziel ist die Einführung einer modernen, anwenderfreundlichen Softwarelösung, die die administrativen, pflegerischen und betreuungsbezogenen Prozesse der Einrichtungen effizient abbildet, eine wirtschaftliche Leistungserbringung unterstützt und damit zu einer Vereinheitlichung der Dokumentations- und Abrechnungsprozesse innerhalb des Vitos Konzerns beiträgt.
Das zu liefernde System soll in den Einrichtungen der begleitenden psychiatrischen Dienste sowie in den Einrichtungen der Vitos Teilhabe inkl. Jugendhilfe und WfbM eingesetzt werden. Die Lösung muss eine durchgängige elektronische Dokumentation der Klientenbetreuung, Leistungen und Maßnahmen ermöglichen und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen und digitalen Archiven bereitstellen. Gesetzliche Anforderungen wie z.B. das BTHG und die hessischen Rahmenverträge inkl. MASS-Verfahren zum LWV, der Assistenzplanung und des Personenzentrierten integrierten Teilhabeplans (PiT) müssen umgesetzt und digital abgebildet werden.
Neben der Softwarelieferung umfasst die Ausschreibung die Implementierungsdienstleistungen, einschließlich Projektplanung, Installation, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Vitos gGmbH. Darüber hinaus sind Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender sowie Administratorinnen und Administratoren vorgesehen, um einen reibungslosen Übergang in den produktiven Betrieb sicherzustellen.
Die Einführung soll in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT der Vitos gGmbH erfolgen, wobei besonderes Augenmerk auf Datenschutz, Datensicherheit und Interoperabilität gelegt wird.
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem mindestens 5 Jahre produktiv am Markt ist
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über eine funktionsfähige Schnittstelle zum MASS-Verfahren des LWV Hessen verfügt
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über funktionsfähige HL7 MDM, ADT Schnittstellen zum Archivsystem verfügt
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über mindestens eine funktionsfähige Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssysteme (SAP, Diamant etc.) verfügt
- Mindestens 5 Referenzen über Implementierung und Betrieb des Heiminformationssystems aus den letzten 5 Jahren ab Bekanntmachung, davon
mind. 1 in Einrichtungen der Eingliederungshilfe
mind. 1 in Einrichtungen der Jugendhilfe
mind. 1 im psychiatrischen Bereich
mind. 1 mit mehreren Standorten in einer Installation
mind. 1 mit mind. 25 Nutzern in einer Installation
- Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung verfügt
- Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 2 Referenzen zu Implementierungsprojekten von Heiminformationssystemen verfügt
Nachweis, dass mindestens 25 Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Jahren beschäftigt wurden

Eligibility requirements: - Nachweis, dass das Heiminformationssystem mindestens 5 Jahre produktiv am Markt ist
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über eine funktionsfähige Schnittstelle zum MASS-Verfahren des LWV Hessen verfügt
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über funktionsfähige HL7 MDM, ADT Schnittstellen zum Archivsystem verfügt
- Nachweis, dass das Heiminformationssystem über mindestens eine funktionsfähige Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssysteme (SAP, Diamant etc.) verfügt
- Mindestens 5 Referenzen über Implementierung und Betrieb des Heiminformationssystems aus den letzten 5 Jahren ab Bekanntmachung, davon
mind. 1 in Einrichtungen der Eingliederungshilfe
mind. 1 in Einrichtungen der Jugendhilfe
mind. 1 im psychiatrischen Bereich
mind. 1 mit mehreren Standorten in einer Installation
mind. 1 mit mind. 25 Nutzern in einer Installation
- Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung verfügt
- Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 2 Referenzen zu Implementierungsprojekten von Heiminformationssystemen verfügt
Nachweis, dass mindestens 25 Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Jahren beschäftigt wurden
Erklärung, dass der Bewerber dem Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegt
Erklärung, dass eine Berufs-/Vermögensschadenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2.000.000 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird
Gemittelter Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 10.000.000 Euro netto pro Jahr
Gemittelter Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 5.000.000 Euro netto pro Jahr für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen im Bereich Heiminformationssysteme
Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus.
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Winner: Vitos gemeinnützige GmbH