Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-07-26
Buyer: Dataport AöR
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Mit der Einführung eines gemeinsamen Customer Relation Management Systems für Kulturbetriebe sollen Synergieeffekte im Bereich Kundenmanagement sowie Marketing/ Vertrieb geschaffen werden. Eine mandantenfähige CRM-Software soll unter Einbeziehung von Wirtschaftlichkeitsaspekten einen kundenzentrierten Ansatz zur Bearbeitung der Beziehung zwischen Kultureinrichtung und Besucher sowie die Ausrichtung der Kommunikations-, Distributions- und Angebotspolitik an den Besucherbedürfnissen ermöglichen und alle zusammenhängenden Prozesse standardisieren. Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens werden folgende Leistungen vergeben:
— Erbringung von Projektleistungen zur Anpassung der CRM-Software an die fachlichen und technischen Anforderungen des Auftraggebers und der nutzenden Institutionen,
Mit der Einführung eines gemeinsamen Customer Relation Management Systems (im Folgenden CRM-Software genannt) für alle am Projekt beteiligten nutzenden Institutionen sollten Synergieeffekte im Bereich Marketing und Vertrieb bzw. Kundenmanagement geschaffen werden. Eine mandantenfähige Standard-CRM-Software mit erweiterten Mailingfähigkeiten sollte unter Einbeziehung von Wirtschaftlichkeitsaspekten eine individuelle, proaktive Kundenansprache erleichtern, bestehende Kundenbeziehungen vertiefen, Neukundengewinnung intensivieren sowie alle damit zusammenhängenden Prozesse standardisieren und optimieren. Die Einführung ermöglicht einen kundenzentrierten Ansatz zur Bearbeitung der Beziehung zwischen Kultureinrichtung und Besucher sowie die Ausrichtung der Kommunikations-, Distributions- und Angebotspolitik an den Besucherbedürfnissen.
Es wird eine Standardsoftware (nachfolgend CRM-Software genannt) ausgewählt, beschafft und eingeführt werden, welche die Anforderungen an ein Customer Relationship Management System erfüllt
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 VgV erlaubt die Durchführung des gewählten Verfahrens, nachdem in einem vorgelagerten Verfahren keine geeigneten Teilnahmeanträge eingereicht worden sind. Dies war hier der Fall. Keinem Bewerber war es gelungen, seine Eignung nachzuweisen.
Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten statt.
Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z. B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z. B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden.
Für den Antrag/ das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.
Dem Bewerber/ Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Antrag/ Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bewerbers/ Bieters.
Erkennt ein Bieter Fehler/ Unklarheiten/ Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerber-/ Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzel-fall, ob sie Antworten versendet.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes inhaltliche Fragen der Bewerber zum Entwurf der Leistungsbeschreibung, den dazugehörigen Anlagen sowie weiteren vertraglichen Regelungen grundsätzlich nur in dem Umfang beantwortet werden, wie er im Beschaffungsgegenstand (siehe Ziffer 3.1) dargestellt ist und zur Erstellung des Teilnahmeantrages erforderlich ist.
Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers eröffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bewerber bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies unverzüglich mitzuteilen.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.


Winner: Wilken GmbH
Award value: 1
Number of bids: 1