Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-03
Buyer: Beschaffung ERP-System und dazugehörige Dienstleistungen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48451000 | 72250000: System and support services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 788461.97 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).  Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:  (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.  (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.  (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nichtinnerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;  2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.  Bitte beachten Sie auch die Rechtsschutzhinweise der zuständigen Vergabekammer auf der oben angegebenen Website.
Das Vergabeverfahren dient zur Beschaffung und Umsetzung einer umfangreichen ERP Transformation von MS Navision auf MS Dynamics 365 Business Central sowie der notwendigen Leistungen.
Beim Ausfüllen des Preisblattes sind folgende verbindliche Regeln einzuhalten: Eine zusätzliche Bereitstellung in einem anderen Format (z.B. PDF) ist zulässig. Eine Veränderung der Unterlagen selbst (Zeilen und Spalten einfügen, ändern oder löschen) ist unzulässig und führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.  Weitergehende Hinweise zum Ausfüllen des Preisblatts finden Sie in der Excel-Datei. Der Wertung im Zuschlagskriterium 1 (Preis) wird der im Preisblatt eingetragene Gesamtbewertungspreis (netto) zugrunde gelegt, der sich aus den initialen und den laufenden Kosten für einen Zeitraum von 48 Monaten zusammensetzt.  Hierzu wird der geschätzte Aufwand (PT) mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert. Darüber hinaus umfasst die Preisangabe die Lizenzkosten für die ausgeschriebene Portallösung.   Die Bewertung erfolgt folgendermaßen:  - 1.146 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotspreis (netto).  - 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten Gesamtangebotspreises (netto). Alle Angebote mit darüber liegenden Gesamtpreisen erhalten ebenfalls 0 Punkte.  - Die Punktermittlung für die dazwischenliegenden Gesamtangebotspreise (netto) erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma und einer kaufmännischen Rundung nachfolgender Formel:   P = 1.146 ? ((X - N) / N) x 1.146)  Dabei ist  1. P die zu ermittelnde Punktzahl pro Bieter*in  2. N der niedrigste Gesamtangebotspreis (netto)  3. X der zu wertende Gesamtangebotspreis (netto)
Für die Bewertung anhand des Zuschlagskriteriums 2 (Qualität) werden sowohl die Angaben zu den B-Kriterien des Lastenhefts als auch die eingereichten Konzepte und die Bieterpräsentationen gewertet. Einzelheiten ergeben sich aus dem Dokument Verfahrensbedingungen.
Die hbs setzt seit etwa 18 Jahren das ERP-System MS Dynamics NAV (ehemals Navision) ein. Die Software kommt sowohl in der Berliner Stiftungszentrale zum Einsatz, als auch in den derzeit 35 Auslandbüros im Rahmen der Finanzplanung und des -controlling. Neben diesem klassischen Einsatzgebiet spielt das System derzeit auch in anderen Teilgebieten eine zentrale Rolle. Die Funktionen und Workflows dieser Teilgebiete basieren zum größten Teil auf Eigenentwicklungen und hbs-spezifischen Anpassungen der Software. Bis zum Ende des herstellerseitigen Supportzeitraums Anfang 2027 muss das System erneuert sein. Für die Erneuerung ist ein Einsatz des Nachfolgesystems, Microsoft Business Central (MSBC) in der Cloud-Variante vorgesehen.


Winner: Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
Award value: 788461.97
Number of bids: 2