Public procurement notice: Additional Information
Published: 2023-01-31
Buyer: Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 33169000
Submission deadline: 2023-02-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS) järjestää kirurgisten instrumenttien hankinnasta tarjouskilpailun. HUSin erikoisalat käyttävät päivittäisessä toiminnassaan tuhansia erilaisia monikäyttöisiä kirurgisia instrumentteja lisäosineen ja tarvikkeineen. Työn luonteen, laajan käyttäjäkunnan sekä erilaisten tarpeiden johdosta käytettävissä olevan instrumenttivalikoiman tulee olla laaja. Nyt käynnistyvällä hankinnalla on tarkoitus kattaa HUSin monikäyttöisten kirurgisten instrumenttien hankintatarpeet seuraavia poikkeuksia lukuun ottamatta:
- Siltasairaalan instrumentit: Alkuvuonna 2023 toimintansa aloittavan Siltasairaalan instrumentit on kilpailutettu erikseen
- KNK-instrumentit: Korva-, nenä- ja kurkkutautien erikoisalan instrumentit on kilpailutettu erikseen
- Dynaaminen hankintajärjestelmä: HUS on vuonna 2021 perustanut kirurgisia instrumentteja koskevan dynaamisen hankintajärjestelmän. HUS tulee dynaamista hankintajärjestelmää hyödyntämällä kilpailuttamaan sellaisia yksittäisiä erikoisinstrumentteja, joita ei löydy tämän hankinnan perusteella valituilta sopimustoimittajilta.
Kilpailutuksen tavoitteena on valita HUSille yhteistyökumppanit, joilla on laaja valikoima laadukkaita monikäyttöisiä kirurgisia instrumentteja ja kyky hallita niiden elinkaarta.
Hankintaan tulee mahdollisesti lisäksi sisältymään erilaisia lisäarvopalveluita, jotka liittyvät instrumenttien elinkaaren, valikoiman ja prosessien kehittämiseen (mm. instrumenttikorien / käytössä olevan valikoiman optimointi).
HUSin kirurgisten instrumenttien hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 36 §:n mukaisena kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn tarkoituksena on neuvotteluvaiheeseen valittujen toimittajien kanssa neuvotella kirurgisten instrumenttien vähimmäisvaatimuksista sekä hankinta- ja tilausmallista.
Hankintayksikkö on valinnut hankintamenettelyksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn, sillä hankinnan monimutkaisuuteen  liittyvistä erityisistä syistä ja niihin liittyvien riskien vuoksi hankintasopimusta ei voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluita.
Kilpailullisen neuvottelumenettelyn luonteeseen kuuluu, että hankintayksikön ei tarvitse etukäteen määritellä pakollisia vähimmäisvaatimuksia, joista ei saisi lopullisessa tarjouspyynnössä poiketa. HUS on kuitenkin asettanut hankinnan
kohteelle seuraavat viitteelliset reunaehdot, jotta ehdokas voi arvioida kyvykkyyttään ja kiinnostustaan osallistua tarjouskilpailuun. Viitteellisistä reunaehdoista voidaan
perustelluista syistä poiketa neuvotteluissa, kuitenkin siten että hankinnan tarkoitus ja tavoitteet eivät muutu. HUS edellyttää, että:
- Tarjoaja tiedostaa tilaajan toiminnan perustuvan yhteistyöhön eri kumppaneiden kanssa. Tarjoaja sitoutuu yhteistyöhön muiden toimittajien kanssa esimerkiksi tuotteiden vastaavuuden, instrumenttien yhteensopivuuden, välinehuollon prosessien ja kliinisten erityistarpeiden huomioimisessa. Tarjoaja sitoutuu avustamaan mahdollisissa auditoinneissa, tuotekorien optimoinneissa, valikoiman kehittämisessä, huoltoprosessien kehittämisessä ja muissa vastaavissa kehittämistoimenpiteissä
- Instrumentit ovat Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamien määräysten mukaisia.
- Instrumenttien tulee kestää pesu- ja desinfektioaineita (pH 7-11 välillä), konepesu, lämpödesinfektio (5 min 90 °C ja kuivaus n. 100 °C) ja sterilointi (18 min 134 °C).
- Tarjoaja antaa instrumenteille takuun, joka on voimassa vähintään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta instrumentin vastaanotosta.