Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-22
Buyer: GIS-Software
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48611000: Database software package | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-08-19
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Die KVBW schreibt eine GIS-Software als Cloud-Lösung aus, um hiermit Daten zu sammeln und Analysen durchzuführen, die zur Unterstützung in Planungen und Entscheidungen dienen.
1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB

2) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der BG, nicht älter als 12 Monate in deutscher Sprache.

3) Sofern erforderlich:  Bietergemeinschaftserklärung,
Nachunternehmererklärung,
Nachunternehmerverpflichtungserklärung
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Eigenerklärung über den Bestand, die Bereitschaft zur Erhöhung oder den Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je 
Versicherungsjahr von mindestens 3.000.000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden sowie 1.000.000 EUR für Vermögensschäden je Versicherungsfall und je Versicherungsjahr 

2) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den 
Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind

Eligibility requirements: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB

2) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der BG, nicht älter als 12 Monate in deutscher Sprache.

3) Sofern erforderlich:  Bietergemeinschaftserklärung,
Nachunternehmererklärung,
Nachunternehmerverpflichtungserklärung
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Eigenerklärung über den Bestand, die Bereitschaft zur Erhöhung oder den Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je 
Versicherungsjahr von mindestens 3.000.000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden sowie 1.000.000 EUR für Vermögensschäden je Versicherungsfall und je Versicherungsjahr 

2) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den 
Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind
3.1. Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens zwei Referenzen über ein im Umfang vergleichbares Projekt, davon min. eine Referenz von einem öffentlichen Auftraggeber (= öffentliche Verwal-tung), aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe des Projektumfangs, Auftraggeber, Ausführungszeitraum & Ansprechpartner inkl. Telefonnummer

Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen: 
- Mindestens 3 Lizenzen 
- Mindestvertragslaufzeit 12 Monate nach Überlassung/Inbetriebnahme
Die Mindestlaufzeit von 12 Monaten muss zum Zeitpunkt der Angebotsfrist bereits erfüllt sein.
Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
1) Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs 
2) Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung 
3) Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 
4) Scientology Erklärung 
5) Reichen Sie für jeden Referenten, der im Rahmen der Auftragsausführung eingesetzt wird, einen Lebenslauf ein. Aus dem Lebenslauf müssen die gem. Leistungsbeschreibung definierten Mindestanforderungen hervorgehen.
Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Im Rahmen der Auftragsdurchführung ist die Sicherstellung einer guten Erreichbarkeit sowie angemessener Reaktionszeiten wichtig. Aus diesem Grund hat der Bieter auf max. 3 DIN-A4 Seiten ein Sicherstellungskonzept einzureichen. 
Der KVBW kommt es hierbei insbesondere auf folgende Aspekte an:
- Benennung konkreter Reaktions- und Wiederherstellungszeiten in Bezug auf Ziff. 22 des EVB-IT Kriterienkatalogs
- Beschreibung der Erreichbarkeit
o Servicezeiten 
o Kommunikationskanal/-kanäle
o Ansprechpartner und deren Vertretung
- Einhaltung der Reaktionszeiten während der Betriebsphase
o Kurzfristige und einfache Erreichbarkeit des Software-Supports für Nutzer für die Beantwortung von Fragen und die Behebung von Störungen 
o Zeitnahe Bearbeitung und Behebung von Supportanfragen und Störungen zur Vermeidung von Störungen im Arbeitsbetrieb
Der KVBW kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollzieh-barkeit an, wie der Bieter mit nicht vorhersehbaren Ereignissen umgeht, die den Regelprozess beeinträchtigen.
 - Konzept zur Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Der Leistungszeitraum für die GIS-Software beginnt am 01.01.2026 und umfasst eine Laufzeit von 48 Monaten inklusive einer Option von zwei Verlängerungen um je 1 Jahr.
- Mindestabnahme: 15 Lizenzen (named user)
- Geschätzte Abnahme: 17 Lizenzen (named user)
- Maximale Abnahme: 20 Lizenzen (named user)