Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-03-31
Buyer: Rhein-Sieg-Kreis, Der Landrat, Allgemeine Dienste und Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2018-05-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung und Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bestehend aus Lizenzen, Softwarepflege und Hotlinediensten sowie Dienstleistung für Einrichtung, Schulung und Feinkonzeptionierung.
Zu Einzelheiten wird auf die auf dem Vergabeportal (nachrichtlich) www.evergabe.nrw.de barrierefrei zur Einsichtnahme bzw. Download hinterlegten Dokumenten für die Angebotsphase – im Wesentlichen bestehend aus der Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog, den Vertragsbedingungen, Schnittstellenbeschreibungen und dem Preisblatt – verwiesen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass im Zuge des Teilnahmewettbewerbs noch keine für die Angebotsphase vorgesehenen Dokumente einzureichen sind.
Die mit der Auswahl, der Einführung und dem Betrieb des Dokumenten Management Systems verbundenen Leistungen sollen während der gesamten Nutzungsdauer des Systems durch einen Dienstleister erbracht werden.
Die im Zuge der Angebotsphase anzubietenden Einzelpreise gelten für einen Zeitraum von 4 Jahren. Zu Einzelheiten wird auf den auf dem Vergabeportal hinterlegten 1. Verfahrensbrief verwiesen.
2. Benennung einer (Unternehmens-) Referenz (ab 2015) aus dem Bereich allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände, bei Projekten im Ausland vergleichbare Verwaltungsebene) mit mindestens 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens ein Fachverfahren mit einer vom Bewerber eingerichteten DMS-Lösung auf Basis MS-SQL-Server integriert hat. Hierbei ist eine Referenz anzugeben, die die referenzierte Lösung bereits umgesetzt hat und im Regelbetrieb produktiv nutzt. (KO – Kriterium);
4. Jahresumsatz des Unternehmens für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Leistungen, die eindeutig dem Bereich DMS zugeordnet werden können;
5. Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers, die ausschließlich im Bereich der angebotenen DMS – Produkte tätig sind;
7. Benennung von drei Referenzen (Die Bepunktung erfolgt nach Art der Verwaltung, Verwaltungsgröße, Anzahl der aktiven Nutzer, Integration in Fachverfahren (ausgenommen MS Office Produkte)).
Bewerber, welche die in der Bewertungsmatrix (Auswahlmatrix) aufgeführten KO-Kriterien nicht erfüllen, werden von der Teilnahme am weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die übrigen Bewerber werden nach dem in der Bewertungsmatrix aufgeführten Kriterien/Regelungen bepunktet.
Maximal fünf (5) Bewerber mit der erreichten Höchstpunktzahl werden am weiteren Verhandlungsverfahren beteiligt. Sofern die festgelegte Höchstzahl an Bewerbern nicht erreicht wird, wird das Verfahren mit allen geeigneten Bewerbern fortgeführt.
Zu Einzelheiten wird auf die auf dem Vergabeportal www.evergabe.nrw.de barrierefrei hinterlegte Datei „0066 – T 03 – Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb“ – als Bestandteil dieser Bekanntmachung – verwiesen.
An das zu liefernde Dokumenten Management System bestehen Mindestanforderungen an den Support, die technische Umsetzung (Lösung) sowie in Bezug auf unterstützte Plattformen und Technologien.
Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Datei „0066- A 02 – Anforderungskatalog RSK“ (Tabellenblatt „KO-Kriterien“) verwiesen.

Eligibility requirements: Der Bewerber hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Bestandteil der Teilnahmeunterlagen) zu erklären. Die Erklärung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft und – auf Verlangen der Vergabestelle – für alle vorgesehenen Nachunternehmer fristgerecht vorzulegen.