Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-29
Buyer: AOK BW_Weiterentwicklung Immobilienportportfolio_2025_TNW
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 70123000 | 72221000: Business analysis consultancy services | 79400000 | 79410000
Estimated value: 5589000 EUR
Submission deadline: 2025-08-12

Technical requirements: Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedesUnternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist  darzulegen,dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden  entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Der Auftrag wird im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gern.§ 17 VgV  vergeben, da es sich um konzeptionelle Lösungen gern.§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV handelt. Im ersten Verfahrensabschnitt  werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrages nebst Beifügung der geforderten Unterlagen, Erklärungen  und/oder Nachweise nach Maßgabe dieser Bewerberinformation aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle  die Eignung der Bewerber anhand der eingereichten Nachweise. Sodann werden die Bewerber ausgewählt, die  eingeladen werden, indikative Erstangebote einzureichen, über die dann verhandelt werden. Im Rahmen der  Angebotsaufforderung werden die Vertragsunterlagen übersandt und die Vergabestelle teilt im Rahmen der  Angebotsaufforderung die Zuschlagskriterien mit, nach denen die verbindlichen Angebote bewertet werden.   Die Zahl der Bieter/Bietergemeinschaften, die im Verhandlungsverfahren teilnehmen werden, wird auf maximal drei Bieter begrenzt. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien.   Nach Abschluss der Verhandlungsphase fordert die Vergabestelle die Bieter zur Abgabe verbindlicher  Angebote auf. Die Vergabestelle behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen Konkretisierungen und/oder  Modifikationen an den Vergabeunterlagen vorzunehmen. Diese werden den Bietern mitgeteilt, ehe eine Aufforderung zur  Abgabe eines verbindlichen Angebots erfolgt.
Gegenstand der Ausschreibung sind Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Detailplanung und Weiterentwicklung des Immobilienportfolios. Der künftige Auftragnehmer wird jeweils im Bedarfsfall hinzugezogen. Die Aufgabe der Erstellung der Feinplanung verbleibt bei der AOK BW.   Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.  Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer.
Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) wird akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich dann die jederzeitige Abforderung der geforderten Nachweise vor.   a)  Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Antrag auf Teilnahme";  b) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 f. GWB sowie zum LkSG;  c)  Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden muss 1.000.000,-. EUR betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.  d)  Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar. Vergleichbar sind Beratungs- und/oder Unterstützungsleistungen für einen öffentlichen Auftraggeber gem. §§ 99, 100, 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder einer entsprechenden Umsetzungsnorm eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union zur Neugestaltung des Immobilienportfolios.  b)  Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden.

Eligibility requirements: Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) wird akzeptiert. Die Vergabestelle behält sich dann die jederzeitige Abforderung der geforderten Nachweise vor.   a)  Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Antrag auf Teilnahme";  b) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 f. GWB sowie zum LkSG;  c)  Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden muss 1.000.000,-. EUR betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.  d)  Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar. Vergleichbar sind Beratungs- und/oder Unterstützungsleistungen für einen öffentlichen Auftraggeber gem. §§ 99, 100, 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder einer entsprechenden Umsetzungsnorm eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union zur Neugestaltung des Immobilienportfolios.  b)  Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden.
a) Referenzliste über vergleichbare und abgeschlossene Beratungsleistungen der letzten drei (3) Jahre. Vergleichbar sind Beratungs- und/oder Unterstützungsleistungen für einen öffentlichen Auftraggeber gem. §§ 99, 100, 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder einer entsprechenden Umsetzungsnorm eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union in Gestalt der Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen. Abgeschlossen ist eine Beratungsleistung, wenn der Beratungserfolg (das Projektziel) erreicht wurde. Anzugeben sind: - Projektinhalt mit Angaben zu Zeitdauer und Charakteristik, Projektziel, - Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, - Leistungszeitraum, - Kurzbeschreibung der durchgeführten Dienstleistungen. Abgeschlossen ist eine Referenz, wenn das Ziel der Beratungsleistung erreicht und umgesetzt ist.  b) Eigenerklärung und Angabe des jährlichen Mittelwertes der in den letzten drei Jahren im Unternehmen angestellten Personen, jeweils aufgegliedert in die Bereiche Verwaltung, Beratung und Projektmanagement.  c) Mindestanforderung in Bezug auf Personalressourcen Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat sich dazu zu erklären, dass mindestens zwei Personen zu jeder Rolle gem. den jeweils losbezogenen Anforderungen der Leistungsbeschreibung beschäftigt werden.
Entscheidend ist zu 50% die anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand des Grades der Vergleichbarkeit und der Anzahl der eingereichten Referenzen der letzten fünf (5) Jahre über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Leistungen. Vergleichbar sind Beratungs- und/oder Unterstützungsleistungen für einen öffentlichen Auftraggeber gem. §§ 99, 100, 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder einer entsprechenden Umsetzungsnorm eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union in Gestalt der Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen. Abgeschlossen ist eine Beratungsleistung, wenn der Beratungserfolg (das Projektziel) erreicht wurde.  Die Vergabestelle beschränkt die Zahl der einreichbaren Referenzen auf 5 Referenzen pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft. Jede der eingereichten Referenz wird anhand des nachstehenden Punktesystems wie folgt bewertet: 15 Punkte: I. Nachgewiesen ist ein vergleichbares abgeschlossenes Referenzprojekt aus den letzten drei (3) Jahren, das  1. für einen Träger der deutschen Sozialversicherung erbracht wurde, und 2. sämtliche der nachstehenden Aufgabenstellungen zum Gegenstand hatte: 2.1. Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen; 2.2.  Beratung zur Konzeptionierung der unternehmensinternen Prozesse und Abläufe zur Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung und Flächenreduzierung; 2.3. Begleitung des Gesamtprozesses zur Neugestaltung des Standortkonzeptes/Immobilienportfolios, das die Veräußerung von mindestens 10 Immobilien zum Gegenstand hatte; und 2.4. Begleitung des Transformationsprozesses.   3. Das Projektziel der Referenz wurde erreicht.  Die Bewertung mit der Bestnote setzt eine Darstellung der erbrachten Beratungsleistung und der bestehenden Aufgabenstellungen voraus.  13 Punkte  II. Nachgewiesen ist ein vergleichbares abgeschlossenes Referenzprojekt aus den letzten drei (3) Jahren, das für einen Träger der europäischen Sozialversicherung erbracht wurde, und sämtliche der nachstehenden Aufgabenstellungen zum Gegenstand hatte:  1. in Gestalt der Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen  2. Beratung zur Konzeptionierung der unternehmensinternen Prozesse und Abläufe zur Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung und Flächenreduzierung; 3. Begleitung des Gesamtprozesses zur Neugestaltung des Standortkonzeptes/Immobilienportfolios, das die Veräußerung von mindestens einer Immobilien zum Gegenstand hatte. Die Bewertung mit dreizehn (13) Punkten setzt eine Darstellung der erbrachten Beratungsleistung und der bestehenden Aufgabenstellungen voraus.  10 Punkte: III. Nachgewiesen ist ein vergleichbares abgeschlossenes Referenzprojekt aus den letzten fünf (5) Jahren, das für einen Träger der europäischen Sozialversicherung oder ein Unternehmen der Versicherungsbranche erbracht wurde, und sämtliche der nachstehenden Aufgabenstellungen zum Gegenstand hatte:  1 in Gestalt der Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen  2 Beratung zur Konzeptionierung der unternehmensinternen Prozesse und Abläufe zur Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung und Flächenreduzierung;  Die Bewertung mit zehn (10) Punkten setzt eine Darstellung der erbrachten Beratungsleistung voraus.  5 Punkte  IV. Nachgewiesen ist ein vergleichbares abgeschlossenes Referenzprojekt aus den letzten fünf (5) Jahren, das für einen öffentlichen Auftraggeber gem. §§ 99, 100, 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder einer entsprechenden Umsetzungsnorm eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union oder ein Unternehmen der Versicherungsbranche erbracht wurde, und nachstehende Aufgabenstellung zum Gegenstand hatte:  1. in Gestalt der Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und/oder Business-Case-Betrachtung zu Immobilientransaktionen   Die Bewertung mit fünf (5) Punkten setzt eine Darstellung der erbrachten Beratungsleistung und der bestehenden Aufgabenstellungen voraus.  Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt "Erklärung zur Kundenzufriedenheit" (Anlage 5), das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu in Ziffer 4.1 eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte gem. Ziffer 4.1.  Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:  Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 10 Punkte.  Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte. Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.  Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (50 %) multipliziert. Die drei (3) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen (Summe aus "Kompetenz und Erfahrung" und "Grad der Kundenzufriedenheit") werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.  Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die Vergabestelle vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.
Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt "Erklärung zur Kundenzufriedenheit" (Anlage 5), das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu in Ziffer 4.1 der Bewerberinformation eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte gem. Ziffer 4.1 der Bewerberinformation.  Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:  Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 10 Punkte. Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte. Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.  Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (50 %) multipliziert. Die drei (3) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen (Summe aus "Kompetenz und Erfahrung" und "Grad der Kundenzufriedenheit") werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.  Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die Vergabestelle vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.
Die Auftraggeberin kann nach ihrem pflichtgemäßen Ermessen  Unterlagen nachfordern, sofern dies gem. § 56 VgV rechtlich zulässig ist. Ein Anspruch auf die Nachreichung von Unterlagen nach Ablauf der jeweiligen Frist besteht für die Bewerber*innen  oder Bieter*innen nicht.
Ferner sind die Erklärung zur Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns und die Eigenerklärung i.S.d. Art 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren einzureichen.
Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedesUnternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist  darzulegen,dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden  entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Die AOK BW bewirtschaftete zum 01. Juni 2025 rund 258 Immobilien mit insgesamt rund 383 000 m² Nettofläche. Davon befinden sich 102 Immobilien im Eigentum der AOK BW. Die AOK BW hat bereits angemieteten Immobilien, die nicht mehr genutzt werden, gekündigt und hat auch für verschiedene Immobilien, die sich in ihrem Eigentum befinden, den Verkaufsprozess gestartet oder bereitet diesen vor.  Die AOK BW hat die Bedarfe an Flächen grob erfasst und erste Indikationen dazu entwickelt, welche Standorte geeignet für die Arbeits- und Kundenwelten der Zukunft sind. Gleichzeitig wird untersucht, wie die künftige Arbeitswelt strukturiert werden kann und muss, um zukunftsfähige Flächen zu schaffen, die den Anforderungen an moderne, zukunftsfähige Arbeitswelten genügen. Gleiches gilt für die Kundenwelten, die an den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden ausgerichtet werden. Die Arbeitsergebnisse bilden eine Grobkonzeption zum Zielbild der AOK BW auf Bezirksdirektionsebene, die nachfolgend zusammenfassend als "Grobkonzeption Infrastruktur 2030+" bezeichnet werden. Die Arbeitsergebnisse der Grobkonzeption liegen vor und werden den ausgewählten Bietern gleichfalls mit der Angebotsaufforderung in der Verhandlungsphase zur Verfügung gestellt.   Auf Basis der Zwischenergebnisse der Grobkonzeption 2030+ ist nun durch die AOK BW eine Fein- und Umsetzungsplanung zu erstellen.   Der künftige Auftragnehmer wird jeweils im Bedarfsfall hinzugezogen.   Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistung wird in der Überprüfung der Parameter und Leitplanken der jeweils gebäude- und/oder portfoliobezogenen Business-Case-Betracht einschließlich der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, um dem gesetzlichen Gebot gem. § 70 SGB IV zur Wirtschaftlichkeit der gesetzlichen Aufgabenerfüllung Rechnung zu tragen. Die Aufgabe der Erstellung der Feinplanung verbleibt bei der AOK BW.  Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.  Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer.  Interessenten sind verpflichtet, bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs eine hinreichende Personalkapazität nachzuweisen. Gefordert wird daher die Erklärung, dass der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft für jede der nachfolgend spezifizierten Rollen mindestens zwei Beschäftigte aufweist, die die geforderten Voraussetzungen erfüllen.
siehe Leistungsbeschreibung