Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-08-13
Buyer: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72246000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die GSI GmbH nutzt seit dem Jahr 1999 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Controlling, Einkauf, Personal, Facility Management, Campusentwicklung, Rechte & Patente, Administrative IT sowie den Stabsabteilungen Innenrevision, Qualitätsmanagement & Organisation, Datenschutz, IT-Sicherheit, Technologietransfer, SAP-Projekt mit insgesamt ca. 300 Mitarbeitern.
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH Planckstraße 1 64291 Darmstadt, GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH Borsigstraße 9-11 64291 Darmstadt
Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO, SRM/MM und LE für Finanzen, Controlling, Einkauf und Lager eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM) und zum Gebäudemanagement (PM)Anwendung. Die SAP Module für  Versand (SD), Identity Management (Idm) und  Organisationsmanagement (HCM) befinden sich aktuell in Planung bzw. in Einführung.
Des Weiteren werden verschiedene NON-SAP-Anwendungen innerhalb der SAP-Umgebung wie z.B. zu Personalabrechnung, Business Intelligence, Katalogsoftware etc. genutzt.
Mit Gründung der FAIR GmbH wurde das bestehende SAP-System um einen eigenen Buchungskreis erweitert. Die FAIR GmbH nutzt die Module FI, CO/PS, SRM/MM. Das SAP-System der FAIR GmbH wird durch die GSI GmbH bereitgestellt.
Das SAP Projekt ist im Jahr 2018 mit den Projektzweck gestartet, die Restrukturierung der Finanzmodule sowie die Einführung des SAP Organisationsmanagements durchzuführen. Die vollumfängliche Restrukturierung war nur für die GSI GmbH vorgesehen, die FAIR GmbH wurde aber in der Analyse mitbetrachtet. Dies wurde begleitet durch verschiedene SAP-organisatorische Maßnahmen, wie z.B. die Einführung des SAP-Solution Managers für Change und Test Management. Mit Abschluss der Bestandaufnahme von Daten, Prozessen, IT-System und NON-SAP-Anwendungen sowie Rollen und Berechtigungen wurde im Sommer 2019 ein Change Request freigegeben, der den Projektumfang um die Umstellung auf S/4 HANA erweitert. Dadurch müssen auch die weiteren Module MM, PM sowie PLM-Funktionalitäten vollumfänglich ins Projekt eingebunden werden; dies war bisher nur im Sinne der End-to-End-Betrachtung der Prozesse der Fall. Ebenso sind weitere SAP-Funktionalitäten wie FIORI und die SAP Module SD und RE-FX sowie HCM-PA bzw. gegebenenfalls SuccessFactors im Projektkontext neu eingeplant.  Ebenso muss die SAP-Umgebung der FAIR GmbH miteinbezogen werden. Aufgrund der SAP-Struktur sind neben dieser vollumfänglichen Ausdehnung auf alle SAP-Module ebenso alle relevanten NON-SAP-Anwendungen miteinzubeziehen. Ein SAP Readiness Check wurde bereits erstellt. Nach der Genehmigung des S/4 HANA Changes wurde im zweiten Halbjahr 2019 eine S/4 HANA-Vorstudie und im Frühjahr 2020 eine Grobkonzeption gestartet, die ein HANA-Scoping (Soll-Skizze) zum Ergebnis hatte.  Neben den fachlich-inhaltlichen und technischen Themen entlang der Soll-Skizze sind ebenso verschiedene Projektschnittstellen von GSI/FAIR zu berücksichtigen. Die Realisierung von Workflows/ Automatisierungen sind im Projektkontext besonders zu prüfen; Digitalisierungsmaßnahmen sind ebenfalls denkbar.
Für die Projektdurchführungsphase des SAP S/4 HANA Projekts wird bis Projektabschluss nun eine SAP Beratung für das SAP S/4 HANA Projekts gesucht.
Im Rahmen der bisherigen Projektarbeit wurde seitens GSI entschieden, dass eine Systemumstellung (Conversion) die richtige Transformationsmethode für die GSI ist. Der Anbieter hat diese Methodik bei seinem Angebot zu hinterlegen und entsprechend zu bepreisen.
Im Rahmen des auszufüllenden Anforderungskatalogs hat der Anbieter seinen Aufwand bezüglich der zu erfüllenden Arbeitspakete anzugeben. Hierbei ist bereits eine Zuordnung von Leistungen in originäre und optionale Bestandteile gem. der Zuordnung in der Leistungsbeschreibung vorzunehmen.
Der Bewerber / Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags (und später ggf. seines Angebots), die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Ein-sicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bewerber / Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bewerber / Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekam-mer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, je-doch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: GISA GmbH
Number of bids: 2