Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-09-05
Buyer: WVV Wiesbaden Holding GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 71530000: Construction consultancy services | 71700000 | 79212000 | 79212200
Submission deadline: 2023-10-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: WVV Wiesbaden Holding GmbH - Konzernrevision,  Technische Revision / Baurevision; Beschaffung von Co-Sourcing-Dienstleistungen für die Durchführung von bautechnischen Prüfungen
Beschaffung von Co-Sourcing-Dienstleistungen für die Durchführung von bautechnischen Prüfungen der Konzernrevision der Landeshauptstadt Wiesbaden
Auf der Basis des Beschlusses Nr. 0450 vom 17. Dezember 2015 der Stadtverordnetenversammlung der LHW wurde bei der WVV eine Konzernrevision implementiert, die die Funktion der Internen Revision in den Gesellschaften, bei denen die Landeshauptstadt Wiesbaden Prüfungsrechte besitzt, wahrnimmt.
Die Konzernrevision sucht zur Wahrnehmung Ihrer Aufgabe Partner, mit denen sie zusammen in einem Co-Sourcing-Ansatz die Prüfungen durchführt. Zusätzlich kann die Konzernrevision vereinzelt auch Prüfungen ohne Partner durchführen.
Die Rechtsstellung der Konzernrevision ist an die Rechtsstellung des kommunalen Revisionsamtes angelehnt und ist in den jeweiligen Satzungen der zu prüfenden Gesellschaften verbindlich geregelt und verankert. Die Regelungen basieren auf einer, von der Stadtverordnetenversammlung der LHW erlassenen, Mustersatzung, die für alle relevanten Gesellschaften verbindlich umgesetzt wurde. Die Mustersatzung ist als Anlage der Aufgaben- und Leistungsbeschreibung (Anlage 02a) beigefügt.
Nach einem risikoorientierten Ansatz sollen in allen relevanten Gesellschaften, auf der Basis einer Prüfungsplanung, einzelne bautechnische Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit durchgeführt werden. Dabei sind alle Prozesse und Aktivitäten, die einer Gesellschaft zuzuordnen sind, in die Prüfung mit einzubeziehen. Grundsätzlich ist geplant, dass Prüfungen nach einem risikoorientierten Ansatz geplant und vorgenommen werden. Zur groben Einschätzung des Umfangs der Geschäftstätigkeit und der Risikosituation der zu prüfenden Gesellschaften verweisen wir auf die jeweiligen Ausführungen im aktuellen Beteiligungsbericht der Landeshauptstadt Wiesbaden für das Geschäftsjahr 2021 (Anlage 02a).
Für das Jahr 2024 wurde eine erste grobe Prüfungsplanung erstellt. Diese soll bis zum Jahresende 2023 weiter ausgearbeitet werden und zu Beginn des Jahres 2024 den städtischen Gremien zur Kenntnis gegeben werden. Als Anhaltspunkt für Art und Umfang der durchzuführenden Prüfungen ist in der Anlage 02a die Prüfungsplanung für das Jahr 2023 zu entnehmen.
Die risikoorientierte Prüfungsplanung wird der Stadtverordnetenversammlung zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres zur Kenntnis gegeben.
Es besteht die Möglichkeit, dass die Konzernrevision anlassbezogene Sonderprüfungen durchführt. Diese können u.a. durch die Stadtverordnetenversammlung bzw. durch den Oberbürgermeister der LHW erteilt werden. Sonderprüfungen sind dabei je nach Aufgabenstellung sehr zeitnah zu beginnen. Der Auftragnehmer erklärt mit der Abgabe seines Angebotes, dass er in der Lage ist bei Bedarf solche Sonderprüfung binnen 2 Wochen zu beginnen.
Im Co-Sourcing sollen die Prüfungen in Abstimmung mit der Konzernrevision gemeinsam geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Die Durchführung soll nach allgemein anerkannten Standards (bspw. DIIR, IDW, IDR) erfolgen. Die Berichtserstellung erfolgt analog. Die Berichtslegung erfolgt dabei im Namen und Layout der Konzernrevision und wird sowohl vom Auftragnehmer wie auch von der Konzernrevision unterzeichnet. Die Berichtswege sind der Revisionsordnung (Anlage 02a) zu entnehmen.
Arbeitspapiere und Prüfungsunterlagen verbleiben bei der Konzernrevision bzw. sind spätestens mit Berichtslegung der Konzernrevision zu übergeben. Zu eigenen Dokumentationszwecken können durch den Auftragnehmer Kopien angefertigt werden. Gegebenenfalls sind die Prüfungsergebnisse in den relevanten Gremien (Vorstand, Aufsichtsrat, Revisionsausschuss bzw. Beteiligungsausschuss der Stadtverordnetenversammlung der LHW) zu vertreten.
jeweils ggf. unter Berücksichtigung von Projektsteuerungsleistungen, Vergaberecht und organisatorischer sowie prozessualer Prüfung. Der Bewerber muss alle Leistungen in seinem Namen anbieten und später den Auftrag in seinem Namen durchführen, so dass die Auftraggeberin im Falle der Zuschlagserteilung nur einen Ansprechpartner hat.
Mit Teilnahme an diesem Vergabeverfahren hat der Anbieter zu erklären, dass sich dieser nicht bewirbt, wenn er in den Jahren 2018-2023 in einer der Beteiligungen als Jahresabschlussprüfer, Gutachter oder als Berater bzw. Projektsteuer o.ä. tätig war bzw. keine operativen Tätigkeiten in den zu prüfenden Gesellschaften als Auftragnehmer übernommen hat und das keinerlei relevante vertragliche Beziehungen für den Bewerbungszeitraum (2024 - 2028) bestehen. Sollte kein offensichtlicher Konflikt bestehen, so kann ein Auftrag mit Zustimmung der Konzernrevision erteilt werden.
Angestrebt wird der Abschluss eines Vertrages mit einer Laufzeit von 3 Jahren mit einer Verlängerungsoption von zweimal einem Jahr. Die Ausübung dieser Option steht lediglich der Auftraggeberin zu.
Die Auftraggeberin behält sich vor, eine projektbegleitende Prüfung von größeren Investitionsprojekten bei Bedarf gesondert auszuschreiben. Insofern besteht kein Anspruch der Bewerber, bei einer projektbegleitenden Prüfung entsprechend berücksichtigt zu werden.

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung mit der Bewerbung die nachfolgend unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen vorzulegen. Die Vorlage von Kopien ist zulässig. Der Auftraggeber weist ferner darauf hin, dass unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden können. Es wird empfohlen, den Teilnahmeantrag zu verwenden. Der Teilnahmeantrag inkl. Bewertungsmatrix stehen, unter dem in I.3) genannten Link, zum kostenfreien Download zu Verfügung. Die Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist möglich. Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise — soweit einschlägig — grundsätzlich für alle Mitglieder vorzulegen. Bei den Nachweisen nach III.1.2) und III.1.3) weist jedes Mitglied die Eignung für den Leistungsbestandteil nach, den es übernehmen soll. Bewerbergemeinschaften haben dem Antrag auf Teilnahme darüber hinaus eine Erklärung beizulegen, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und diese im Falle der Auftragserteilung erklären, einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall bestätigt. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften nach Einreichung des Teilnahmeantrags ist unzulässig. Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers: a. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung: Unter einer "aussagekräftigen Unternehmensdarstellung" wird eine Darstellung Ihres Büros verstanden - z.B. Gründung, Geschichte, Mitarbeiter, Leistungsspektrum, Aufgabenfelder, Arbeitsweise, Büroreferenzen etc. - die es der Vergabestelle ermöglicht, sich zusammen mit den anderen geforderten Unterlagen, einen Gesamteindruck Ihres Unternehmens zu machen. b. aktueller Nachweis: Handelsregister, soweit es sich um eine juristische Person handelt, nicht älter als 01.01.2023 oder ein Nachweis der Eintragung in ein Berufsregister/einer Kammerzugehörigkeit. c. Eigenerklärung des Bewerbers, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB vorliegen sowie die Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentgelt gem. HVTG. Geforderte Eignungsnachweise gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.