Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-19
Buyer: Die Autobahn des Bundes GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2019-05-22
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Im Rahmen der Reform der Bundesfernstraßenverwaltung werden die Bundesautobahnen ab dem 1.1.2021 nicht mehr durch die Länder, sondern in Bundesverwaltung geführt. Die Verantwortung hierfür wird die am 13.9.2018 in Berlin gegründete Autobahn GmbH des Bundes (Autobahn GmbH) übernehmen, in der zum Betriebsbeginn am 1.1.2021 rund 15 000 Beschäftigte tätig sein werden, verteilt auf die Zentrale (Projektstandort) und weitere Betriebsstandorte bundesweit. Das Personal-IT-System wird einen zentralen Baustein der IT-Architektur der Autobahn GmbH darstellen und in eine gesamthafte SAP-ERP-Lösung eingebettet sein. Alle personalbezogenen Prozesse außer Personalabrechnung und -einsatzplanung sowie Zeitwirtschaft werden vollständig in diesem System abgebildet.
Los 1 umfasst die Implementierung und den fachlichen IT-Betrieb des SAP Personalsystems „SuccessFactors“, Los 2 beinhaltet den technischen IT-Betrieb und Lizenzen.
Die Autobahn GmbH des Bundes wird aktuell aufgebaut. Im Zuge des Aufbaus der Gesellschaft werden die Verkehrsinfrastrukturfinanzierungsgesellschaft mbH mit Wirkung zum 01.01.2019 auf die Gesellschaft verschmolzen und die DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs und –bau GmbH zum 1.1.2020 in die Gesellschaft integriert. Leistungen der Kernprozesse Planen, Bauen, Betreiben, Erhalten, Finanzierung und vermögensmäßige Verwaltung werden noch bis zum 31.12.2020 im Rahmen der Auftragsverwaltung von den Bundesländern durchgeführt.
Zum Stichtag 1.1.2021 („Tag 1“) müssen dann alle Leistungen von der Autobahn GmbH erbracht werden. Hierbei ist außerdem zu berücksichtigen, dass relevante Kernprozesse des Personalwesens bereits zum 1.10.2020 in den Pilotbetrieb gehen.
Hierzu benötigt die Autobahn GmbH eine Lösung, die die Durchführung aller benötigten HR Prozesse effizient ermöglicht und optimal unterstützt. Diese soll angesichts der bereits bestehenden Systeme als SAP-Lösung auf Basis von SAP SuccessFactors geschaffen werden. Die hierfür zu implementierenden Prozesse werden durch die Autobahn GmbH konzeptioniert.
Los 1 umfasst die Implementierung und den fachlichen IT-Betrieb von SAP SuccessFactors. Dies beinhaltet sowohl die Konfiguration des Systems und Anbindung aller relevanten Schnittstellen, als auch die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit sowie die Weiterentwicklung aufgrund neuer fachlicher Anforderungen. Ein weiterer Leistungsbestandteil dieses Loses sind die Durchführung von Tester-, Administratoren- und Key User Schulungen, die technische Konzeption und Durchführung der Migration, die Begleitung des Integrationstests, sowie Probe- und Pilotbetrieb.
Der Auftragsnehmer von Los 1 hat auf Basis fachlich und technisch ausgearbeiteter Feinkonzepte des Auftraggebers die Module Employee Central, Compensation und Learning von SAP SuccessFactors auf einem vom Auftragnehmer von Los 2 zu stellenden Entwicklungssystem zu implementieren und das dazu notwendige Customizing durchzuführen. Außerdem hat der Auftragnehmer von Los 1 Key-User-Schulung, Tests, Migration, Rollout und voraussichtlich bis Ende 2022 den fachlichen Betrieb durchzuführen.
Zu den fachlichen Komponenten des Personalwesens und technischen Komponenten von bestimmten Umsystemen sind entsprechende Schnittstellen vorzusehen und zu realisieren.
Eine Verlängerung des fachlichen IT-Betriebs von jeweils 12 Monaten (für die Kalenderjahre 2023, 2024 und 2025) ist optional möglich.
Zu den fachlichen Komponenten des Personalwesens und technischen Komponenten der Umsysteme sind entsprechende Schnittstellen vorzusehen und zu realisieren.
1. Implementierung und Customizing der folgenden SuccessFactors Module: Performance & Goals, Recruiting
2. Sicherstellung der Funktionsfähigkeit inkl. Second-Level-Support für fachlichen IT-Betrieb der unter 1. ggf. optional beauftragten Module
Je Los bestehen separate Eignungs- und Zuschlagskriterien. Entsprechend werden die zu befüllenden Formulare separat zur Verfügung gestellt und sind losspezifisch zu befüllen und einzureichen.
Los 2 umfasst den technischen IT-Betrieb (Administration der Infrastruktur, Hosting der SAP SuccessFactors Applikation, sowie der technische Second-Level-Support) von SAP SuccessFactors durch Auftragnehmer 2. Dies beinhaltet auch die Bereitstellung, Administration und Wartung von vier Systemumgebungen für die Entwicklung, den Test, die Schulung sowie die Produktion. Ebenso ist hier die Bereitstellung von SAP SuccessFactors Lizenzen für die Dauer der Systementwicklung vor Testbeginn enthalten.
Der Auftragnehmer 2 übernimmt vom 1.1.2021 an den technischen IT-Betrieb bis Ende 2022. Eine Verlängerung des technischen IT-Betriebs von jeweils 12 Monaten (für die Kalenderjahre 2023, 2024 und 2025) ist optional möglich.

Eligibility requirements: Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen, Nachweise) je Los vollständig vorzulegen: Unterlagen für Los 1 und 2 (identisch): •1 Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen des Bieters a) Der Bieter hat mittels des Formblattes F1 – „Erklärung zum Unternehmen“ (Eigenerklärung) zu versichern, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z.B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html) vorliegen. Diese Erklärung ist auch von Unternehmen vorzulegen, auf deren wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter beruft (§ 47 VgV). 1b) Ist beabsichtigt, die Leistung gemeinschaftlich in Form einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft zu erbringen, so hat jedes Mitglied die vorgenannten Unterlagen vorzulegen; darüber hinaus sind im Formblatt F-BS auch Angaben zur Bewerber-/Bieterstruktur zu machen. •2.Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft) • Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. • Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). • Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt. Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.