Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-01
Buyer: STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71356000 | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-04-30

Technical requirements: Es gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgründe, insbesondere die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 123 oder § 124 GWB.
Die STADT UND LAND Wohnbauten Gesellschaft mbH ist eine der großen städtischen Wohnungsbaugesellschaften Berlins. Sie bewirtschaftet im Verbund mit Ihren Tochterunternehmen ca. 55.000 Wohnungen im eigenen Bestand, etwa 12.000 weitere Wohnungen im Auftrag Dritter sowie über 850 eigene Gewerbeobjekte und über 200 Gewerbeobjekte im Auftrag Dritter.
Auftraggeber für die gegenständliche Leistung sind die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH und die STADT UND LAND FACILITY-Gesellschaft mbH. Weiterhin gilt der abzuschließende Vertrag für die Gesellschaften des Konzerns STADT UND LAND: WoGeHe Wohnungsbaugesellschaft Hellersdorf mbH, WOBEGE Wohnbauten- und Beteiligungsgesellschaft mbH, STADT UND LAND NETZE GmbH

Leistungsgegenstand ist die Beschaffung und Implementierung eines CAFM-Systems inklusive Pflege und Support über zunächst 60 Monate. Das CAFM-System muss sich in die IT-Infrastruktur des AG einfügen und Schnittstellen zu SAP bereitstellen. Die CAFM-Software soll als Cloud-Lösung vom CAFM-Anbieter bereitgestellt werden. Die Einführung des CAFM-Systems gliedert sich in den Aufbau des Basissystems sowie in verschiedene Ausbaustufen über mehrere Jahre hinweg. Ziel ist es, in den Ausbaustufen diverse Module und Schnittstellen zu implementieren und für die Nutzenden in den einzelnen Bereichen zur Verfügung zu stellen. Dabei umfasst die Ausbaustufe 1 (Implementierungsphase) die wesentlichen Kernfunktionen, wie z.B. Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Auftragsmanagement.
Zusätzliche Leistungen des Auftragnehmers: STADT UND LAND beabsichtigt zusätzlich zur Einführung einer CAFM-Software, Dienstleistungen für die Einpflege und Aktualisierung von Planungsunterlagen in das CAFM-System sowie Q-GIS zu beauftragen. Im Rahmen von Bauvorhaben übernimmt der Auftragnehmer die Integration technischer Pläne, einschließlich Entwässerungs- und Pflanzplänen, und stellt sicher, dass relevante Daten, wie Spielplatzgeräte oder Winterdienstflächen, aktuell gehalten werden. Zudem erfolgt eine Vor-Ort-Kontrolle zur Qualitätssicherung. Die bereitzustellenden Pläne umfassen unter anderem Standard-, Wege-, Beleuchtungs- und Entwässerungspläne.
Für weitere Informationen siehe Dokument "VV25_CAFM_Verfahrensbeschreibung.pdf" (Bestandteil der Vergabeunterlagen TNW)
Zur Abfrage etwaiger Ausschlussgründe sowie zum Beleg der Eignung wird von den Bietern die Vorlage folgender Erklärungen und Dokumente erwartet:

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung im Be-rufs- oder Handelsregister
Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen.

Der Auftraggeber wird über den Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unter-auftragnehmern, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers und die Nichterfüllung der An-forderungen führt zwingend zum Ausschluss.  

Die Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Jahresumsatz des Bieters (in Euro) jeweils für die letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. 
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/ der Bewerber-gemeinschaft für die vergleichbaren Leistungen (Implementierung, Customizing und Betrieb einer CAFM-Software) von 1.000.000,00 EUR netto. 

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Erklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, die mit der gegenständlichen Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. 
Mindestanforderung:
Nachweis von drei geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllt:
1. Der Leistungszeitraum lag innerhalb der letzten fünf Jahre. Dabei muss die CAFM-Lösung innerhalb des genannten Zeitraumes implementiert worden sein.
2. Jede Referenz umfasste jeweils Leistungen mit folgenden Merkmalen:
a. Implementierung eines CAFM-Systems mit modularem Aufbau und zwar mindestens mit den Modulen: Auftragsmanagement, Instandhaltungsmanagement und Flächenmanagement und
b. Realisierung von Schnittstellen (z.B. ERP, AD) an eine webbasierte CAFM-Lösung und
c. Zugriff für externe Dienstleister (mit unterschiedlichen Rollen und Rechten) auf die webbasierte CAFM-Lösung zur Abarbeitung von wiederkehrenden Tätigkeiten. 
Die benannten Mindestanforderungen (1. bis 2.) müssen jeweils kumulativ und vollständig in-nerhalb des Referenzprojekts für denselben Referenzauftraggeber zum Nachweis einer geeigneten Referenz erbracht worden sein. Eine Referenz, die auch nur eine der angegebenen Min-destanforderungen nicht erfüllt, ist nicht geeignet und kann nicht berücksichtigt werden. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eigenerklärung bezüglich einer GEFMA 444 (Zertifizierung für CAFM-Software)- oder gleichwertigen Zertifizierung
Dabei kann die Zertifizierung entweder bereits vorliegen oder es wird erklärt, dass der Zertifizierungsprozess momentan im Unternehmen läuft. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.

Erklärung über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurch-schnittlich und der aktuell beschäftigten Arbeitskräfte und Führungskräfte. 
Mindestanforderung:
Aktuell müssen mindestens 20 Mitarbeitende tätig sein, davon mindestens 5 Mitarbeitende im Bereich CAFM.

Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen
Mindestanforderung:
1. Die als Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 5 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen. 
2. Die als stellvertretende Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen.

Für alle aufgeführten Eignungskriterien sind entsprechende Formblätter in den Vergabeunterlagen des Teilnahmewettbewerbs enthalten, in die der Bewerber seine Angaben einzutragen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen hat.
Die Vergabestelle behält sich vor im Verfahren fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nach den Regelungen des § 56 VgV nachfordern.

Eligibility requirements: Zur Abfrage etwaiger Ausschlussgründe sowie zum Beleg der Eignung wird von den Bietern die Vorlage folgender Erklärungen und Dokumente erwartet:

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung im Be-rufs- oder Handelsregister
Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen.

Der Auftraggeber wird über den Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unter-auftragnehmern, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers und die Nichterfüllung der An-forderungen führt zwingend zum Ausschluss.  

Die Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Jahresumsatz des Bieters (in Euro) jeweils für die letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. 
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/ der Bewerber-gemeinschaft für die vergleichbaren Leistungen (Implementierung, Customizing und Betrieb einer CAFM-Software) von 1.000.000,00 EUR netto. 

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Erklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, die mit der gegenständlichen Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. 
Mindestanforderung:
Nachweis von drei geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllt:
1. Der Leistungszeitraum lag innerhalb der letzten fünf Jahre. Dabei muss die CAFM-Lösung innerhalb des genannten Zeitraumes implementiert worden sein.
2. Jede Referenz umfasste jeweils Leistungen mit folgenden Merkmalen:
a. Implementierung eines CAFM-Systems mit modularem Aufbau und zwar mindestens mit den Modulen: Auftragsmanagement, Instandhaltungsmanagement und Flächenmanagement und
b. Realisierung von Schnittstellen (z.B. ERP, AD) an eine webbasierte CAFM-Lösung und
c. Zugriff für externe Dienstleister (mit unterschiedlichen Rollen und Rechten) auf die webbasierte CAFM-Lösung zur Abarbeitung von wiederkehrenden Tätigkeiten. 
Die benannten Mindestanforderungen (1. bis 2.) müssen jeweils kumulativ und vollständig in-nerhalb des Referenzprojekts für denselben Referenzauftraggeber zum Nachweis einer geeigneten Referenz erbracht worden sein. Eine Referenz, die auch nur eine der angegebenen Min-destanforderungen nicht erfüllt, ist nicht geeignet und kann nicht berücksichtigt werden. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eigenerklärung bezüglich einer GEFMA 444 (Zertifizierung für CAFM-Software)- oder gleichwertigen Zertifizierung
Dabei kann die Zertifizierung entweder bereits vorliegen oder es wird erklärt, dass der Zertifizierungsprozess momentan im Unternehmen läuft. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.

Erklärung über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurch-schnittlich und der aktuell beschäftigten Arbeitskräfte und Führungskräfte. 
Mindestanforderung:
Aktuell müssen mindestens 20 Mitarbeitende tätig sein, davon mindestens 5 Mitarbeitende im Bereich CAFM.

Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen
Mindestanforderung:
1. Die als Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 5 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen. 
2. Die als stellvertretende Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen.

Für alle aufgeführten Eignungskriterien sind entsprechende Formblätter in den Vergabeunterlagen des Teilnahmewettbewerbs enthalten, in die der Bewerber seine Angaben einzutragen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen hat.
Die Vergabestelle behält sich vor im Verfahren fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nach den Regelungen des § 56 VgV nachfordern.
Auftragsdatenverarbeitung einschließlich Anlagen 
Angabe zur Firma
Besondere Vertragsbedingungen gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
siehe Beschreibung  in Abschnitt Verfahren / Register Zweck / Gruppe Beschreibung (Feld BT-24-Procedure)

Winner: Vergabekammer des Landes Berlin