Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-14
Buyer: Rahmenvertrag für die ELO DMS Wartung mit Unterstützungsleistungen
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2025-12-16

Technical requirements: gem. §§123, 124 GWB (Eigenerklärung gem. Anlage 04)
Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.
Die gematik setzt seit 2017 das Dokumentenmanagementsystem des Herstellers ELO Digital Office GmbH ("ELO GmbH") aus Stuttgart ein. Die DMS Lösung ELO ECM wird On-Premises als Kauflizenz (perpetual) mit laufender Wartung für 350 Named User mit ELO Java und Web Client bei der gematik mit einigen Standard ELO-Zusatzmodulen und gematik-spezifischen Anpassungen betrieben. Der Hersteller der Software-Lösung erbringt in seinem Geschäftsmodell Pflege- und individuelle Weiterentwicklungsleistungen des Systems nicht selbst, sondern arbeitet diesbezüglich mit Businesspartnern zusammen. Der derzeitige Dienstleister hat neben der damaligen Systemeinführung auch Migrationsunterstützung bei Softwareupdates, Support und Schulungen geleistet, sowie gematik-spezifische Anpassungen erstellt, weiterentwickelt und gepflegt.

Der diesen Leistungen zugrundeliegende Vertrag läuft am 18.01.2026 aus.
Der Auftragnehmer kann seine Leistungen grundsätzlich remote erbringen.
Industriehaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. 

Sofern eine entsprechende Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.

Eligibility requirements: Industriehaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. 

Sofern eine entsprechende Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.
Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist insbesondere nur dann vergleichbar, wenn sie 
a) den Support für eine ELO-Installation sowie 
b) die Erstellung und den Support für kundenspezifische Anpassungen oder die Übernahme des Supports und die Weiterentwicklung für von dritter Seite erstellte kundenspezifische Anpassungen 
umfasste. 

Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn der Vertragsabschluss in diesem Zeitraum erfolgte und die vergleichbaren Leistungen mindestens schon 6 Monate beim Referenzgeber unter dem jeweiligen Vertrag erbracht wurden.  Der 3-Jahres-Zeitraum beinhaltet dabei den Zeitraum 01.01.2022 bis zur Abgabe des Angebots.

Mindestanforderungen:
- Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind
- Auftragsvolumen: Mindestauftragswert pro Referenzprojekt 300.000 EUR (netto)
Umsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens:
Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Verkauf, Support und Weiterentwicklung von ELO DMS Software - vergleichbar sind.
Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistun-gen vergleichbar sind, muss in den Jahren 2022 bis 2024 mindestens 150.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.]
Unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft mit dem Hersteller ELO Digital Office (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es muss ein unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft als ELO Business Partner mit dem Software Hersteller ELO Digital Office nachgewiesen werden.
Industriehaftpflichtversicherung - Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. 

Sofern eine entsprechende Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
Handelsregisterauszug - Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.
Umsatzangaben des Unternehmens - Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens:

Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen - Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Verkauf, Support und Weiterentwicklung von ELO DMS Software - vergleichbar sind. Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, muss in den Jahren 2022 bis 2024 mindestens 150.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.