Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2017-07-27
Buyer: IT-Dienstleistungszentrum Berlin (AÖR)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48313000 | 72200000 | 72240000 | 72513000: Office automation services
Estimated value: 702960 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung eines IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen für das LandBerlin gemäß § 67 PStRÄG (Personenstandsrechts-Änderungsgesetz).
Das Vergabeverfahren zur Beschaffung eines IT-Verfahrens für das Land Berlin zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen gemäß § 67 PStRÄG wurde vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) im Auftrag der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin durchgeführt.
Das ITDZ Berlin ist der zentrale Dienstleister für die Berliner Verwaltung. Es unterstützt beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik und stellt dafür umfassende IT-Dienstleistungen bereit. Diese Aufgabe erfüllt das ITDZ Berlin mit modernster Technik, innovativen Lösungen und einem Full-Service-Angebot. Weitere Informationen über das ITDZ Berlin sind unter www.itdz-berlin.de zu erhalten.
Das ITDZ Berlin wird die technische Infrastruktur des IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen betreiben. Die Verfahrensverantwortung gemäß IT-Organisationsgrundsätze der Berliner Verwaltung für die Migrationslösung wird die Senatsverwaltung für Inneres und Sport übernehmen.
Das Land Berlin beabsichtigt, Teile des Berliner Bestandes an Personenstandsbüchern in Papierformsystematisch in das laufende Verfahren Berliner elektronische Personenstandsregister (BePersReg) nachzuerfassen.
Die im Zeitraum vom 3.10.1990 bis 31.12.2008 auf Papier in Geburtenbüchern geführten Geburtseinträge der 12 bezirklichen Berliner Standesämter und des Standesamt I in Berlin sollen inklusive ggf. zugehöriger Fortführungen und Hinweise in das Berliner elektronische Personenstandsregister (BePersReg) übernommen werden.
Um die Übernahme der Daten aus den auf Papier geführten Geburtenbüchern in die strukturierte Datenbank des BePersReg zu unterstützen, ein IT-Verfahren zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen zu beschaffen, einzuführen und für die Dauer der Projektlaufzeit zu betreiben.
Die Migration der Inhalte der Geburtenbücher soll teilautomatisiert auf Grundlage der gescannten Geburtenbücher erfolgen. Das IT-Verfahren soll dabei den Prozess von der Texterkennung bis zur Übermittlung der strukturierten Daten in das BePersReg unterstützen. Nach der Texterkennung werden die Personenstandsdaten extrahiert und den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Nach einer manuellen Überprüfung der Daten werden diese in das Personenstandsregister übernommen. Die Bilddateien unterstützen die Standesbeamten bei der Überprüfung und erleichtern somit die Überführung der Personenstandsdaten in das BePersReg. Rechtlich verbindliche Grundlage der Überführung bilden die Personenstandsbücher.
Zudem sind erforderliche Konzepte und Dokumentationen, wie zum Beispiel Benutzerhandbuch, Administratorhandbuch, System- und Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ferner sind Dienstleistungen zur Konfiguration von Texterkennungssoftware zu erbringen sowie Schulungen bzw. Einweisungen in die Nutzung und Administration des IT-Verfahrens durchzuführen.
Die Entwicklung und Einführung des IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher erfolgt im Rahmeneines Projektes, welches nach den Regeln zum Projektmanagement des Landes Berlin durchgeführt wird. Die Umsetzung muss so geplant und organisiert werden, dass der Betrieb des Verfahrens ab dem 4. Quartal 2017 gesichert ist.
Der Auftragnehmer unterstützt darüber hinaus auf Anforderung des Auftraggebers bei der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens nach Produktivsetzung bis zum Abschluss des Projektes zur Digitalisierung der Geburtenbücher, längstens jedoch für 48 Monate ab Abnahme. Das beinhaltet bspw. Erweiterungen und Anpassungen des IT-Verfahrens entsprechend der Bedarfe des Projektes, Konfigurationsänderungen und Unterstützung für die Administration.
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertage gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.


Winner: Krallmann AG
Award value: 702960
Number of bids: 3