Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-11-17
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 897317 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Software ARRIBA unterstützt die betriebswirtschaftlichen Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Bauleistungen bei der BVG. ARRIBA ist stark veraltet und entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Deshalb ist es notwendig das Produkt auf den aktuellen IT-Stand zu heben. Das Nachfolgerelease ist iTWO.
2012 wurde das Nachfolgerelease iTWO durch die BVG für die Abteilung VBI-U5 (spätere Projektrealisierungs GmBH U5) beschafft. Die IT der BVG betreibt seitdem das von der RIB iTWO gehastete System für die Projektrealisierungs GmBH U5. Die Abteilungen der BVG selbst nutzen bis dato das technisch veraltete ARRIBA.
ARRIBA wird seit 2014 nicht mehr supportet und nicht weiterentwickelt. Das ARRIBA ist durch den Hersteller RIB SOFTWARE SE nicht für Windows 10 zugelassen. Die BVG hat im Zuge der Microsoft­Releasezyklen die Client-PCs auf Windows 10 umgestellt. Dadurch kann das ARRIBA jederzeit durch Updates oder Paches von Windows 10 korrumpiert werden. Es ist jederzeit mit einem Totalausfall der Software ARRIBA zu rechnen. Dies stellt eine starke Gefährdung des IT-Betriebes von ARRIBA und der Beschaffung von Bauleistungen der BVG dar. Eine Aktualisierung auf das neue Release iTWO ist daher dringend notwendig.
Mit dem Releasewechsel sind neben der Beschaffung der Lizenzen, die Wartung, die Migration der ARRIBA-Daten auf ITWO und das Hosting analog des aktuellen iTWO Vertrages zu beauftragen.
Die BVG hat im April 2020 zur Sichtung der Marktsituation eine Markterkundung durchführen lassen (Siehe Anlage). Dafür wurden Produkte von Herstellern betrachtet, die branchenspezifische Software anbieten. Diese Markterkundung ergab, dass nur ein Produkt den Anforderungen der BVG gerecht wird. Dieses Produkt ist iTWO. Die Markterkundung führte zu dem Ergebnis, dass das Softwareprodukt iTWO des Herstellers RIB die meisten Anforderungen an eine neue AVA-Software erfüllt. Bei 4 Anforderungen konnte nicht recherchiert werden ob das Produkt die Anforderungen erfüllt. Die Software California Pro liegt knapp hinter iTWO, hier werden allerdings nur etwas über die Hälfte der Anforderungen an das Softwareprodukt erfüllt, 4 obligatorische Anforderungen können dagegen nicht erfüllt werden. Dies betrifft einerseits Datenübernahmen aus dem Altsystem ARRIBA die ggf. mit noch zu programmierenden Schnittstellen (vgl. Kapitel 3.2) zu lösen wären. Die Anforderung für die maximal einen Tag dauernde Schulung erfüllt California Pro ebenso nicht. Am schwerwiegendsten jedoch ist die fehlende Funktionalität zum Aufbau einer Baupreisdatenbank, die der Bereich dringend benötigt um Projektkosten für Bauleistungen in Zukunft besser abschätzen zu können. Die weiteren Softwareprodukte AVAPLAN 2019 und ORCA AVA erfüllen nur wenige der Anforderungen und sind damit nicht für den Einsatz als künftige AVA-Software geeignet.
Der Schulungsaufwand für die Einführung von iTWO bei der BVG ist sehr gering. KollegInnen die ARRIBA nutzen, finden sich in der Weitentwicklung iTWO sehr schnell zurecht. Es ist damit zu rechnen, dass der Schulungsaufwand für die o.g. Personengruppe maximal einen Tag beträgt. Es wäre hier auch denkbar die Schulungsinhalte online im BVG-Lernmanagement (LMS) anzubieten, um die Kosten zu verringern. Bei einer 80/20 Annahme (80 % eLearning; 20 % Ein-Tages-Präsenzschulung) wäre mit Kosten in Höhe von 32.460 Euro bei einer iTwo-Einführung und mit 245 590 Euro bei Einführung eines komplett neuen Systems zu rechnen. Das ist eine Schätzung auf Basis vergangener Systemeinführungen (Quelle: VI-KuP). Die Datenmigration von ARRIBA zu iTWO kann nach Herstellerangaben innerhalb eines Tages vollzogen werden. Die Daten sind in einem proprietären Format gespeichert. Hersteller anderer AVA Software-Anbieter können dieses Format nicht automatisch einlesen, alle Alt-Daten (incl. Textbeispielen, Vorlagen etc.) könnten so nicht per Knopfdruck übernommen werden. Hierzu müssten zuerst Schnittstellen konzeptioniert, programmiert, entwickelt werden.
ARRIBA wurde im Jahr 2003 bei der BVG eingeführt (vgl. ZDV 14/2003) und für Windows 7 entwickelt und optimiert. Es kann jederzeit vorkommen, dass durch ein anstehendes Windows Update die Software nicht mehr zuverlässig arbeitet, oder schlimmer, nicht mehr kompatibel ist.
Nach § 13 Abs. 2 Nr. 3 a SektVO nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann, aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich Rechten des geistigen Eigentums
Erläuterung: Der Beschaffungsbedarf kann nur von einem Unternehmen erbracht werden, da die Rechte am Einsatz des Quellcodes allein beim Nutzungsrechteinhaber liegen; und
Es werden nach § 13 Abs. 2 Nr. 5 SektVO zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereist erbrachter Leistungen bestimmt sind und ein Wechsel des Unternehmens dazu führt, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbart oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringt;
Die Auftraggeberin ist daher der Ansicht, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist.
Nach der bisher ergangenen Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.5.2013 – VII-Verg 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 1.8.2012 – VII – Verg 10/12, SatWaS/ MoWaS u. Beschluss vom 27.6.2012 – VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) sind vorliegend die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers eingehalten, da
— vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,
An den vorstehenden Grundsätzen gemessen liegen objektiv schwerwiegende personelle, wirtschaftliche und technische Gründe für die getroffene Wahl vor, zukünftig iTWO und kein anderes Produkt, zu nutzen. Allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und hohem Umstellungsaufwand, die bei einem „massiven Übergang“ auf eine vergleichbare Software erheblich wahrscheinlicher auftreten würden als bei einer "sanften Migration" auf die Software iTWO unter Beibehaltung der Basisinfrastruktur, rechtfertigten die Entscheidung. Insbesondere mit Blick auf die zwingende Notwendigkeit eines jederzeit störungsfreien Betriebs der Software im laufenden Betrieb sind jedwede Risikopotentiale ausschließen und der sicherste Weg zu wählen um jederzeit Datenverlusteverluste und Verzögerungen in den Beschaffungsprozessen zu vermeiden. Die Beschaffungsentscheidung ist infolgedessen willkürfrei aufgrund sachlich gerechtfertigter und auftragsbezogener Gründe getroffen worden. Andere Wirtschaftsteilnehmer, sind dadurch nicht diskriminiert worden. Ein Softwarewechsel führt dazu, dass die komplette Softwareinfrastruktur ausgetauscht bzw. die vorhandenen Applikationen mit hohem Aufwand migriert und an eine neue Softwareinfrastruktur angepasst werden müssten. Außerdem müsse die Datenbasis auf die neue Plattform migriert werden.


Winner: RIB Software SE
Award value: 897317