Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-09-11
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311100 | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2587250 EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Vergabe wird europaweit im Wege eines Verhandlungsver-fahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 1 VgV durchgeführt. Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Die Bewerber reichen in dieser Phase Teilnahmeanträge ein, in denen sie alle geforderten Nachweise und Informationen zur Eignungsprüfung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Aus-schlussgründen übermitteln. Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der geforderten Anforderungen an die Eignung. Es werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben.
Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit einem Schwankungsbereich von 10 %  verwendet. Die nachfolgenden Informationen zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ist in diesem Sinne zu verstehen.  Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog enthält einige grundlegende Anforderungen, welche als Ausschlusskriterien (Muss-Kriterium) gekennzeichnet sind.  Bei Nichterfüllung dieser Muss-Kriterien bzw. beim Nichtvor-handensein der in den Muss-Kriterien beschriebenen Funktionalitäten zum Zeitpunkt der indikativen Angebotsphase wird der Bewerber aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die dazugehörigen Akzeptanzkriterien hingegen müssen nicht erfüllt sein Der Anforderungskatalog ist in mehrere Reiter aufgeteilt, um die definierten Anforderungen zu strukturieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Behandlung und Ausfüllung des Anforderungskatalogs findet sich im ersten Reiter des Anforderungskatalogs.  Die Anforderungen sind in Form von User Stories dokumentiert und werden aus Nutzersicht beschrieben, ohne auf eine technische Umsetzung einzugehen. Sie enthalten neben der Beschreibung der jeweiligen Anforderungen und der mit dieser Anforderung verbundenen Zielstellung auch Akzeptanzkriterien.  Neben den Muss-Kriterien gibt es noch Anforderungen die als Soll-Prio-1-Kriterium oder Soll-Prio-2-Kriterium gekennzeichnet sind. Zu diesen Kriterien ist pro Anforderung inklusive der Akzeptanzkriterien der jeweilige Erfüllungsgrad in Prozent anzugeben. Die maximal pro Einzelanforderung erreichbaren Leistungspunkte werden in Abhängigkeit des Erfüllungsgrades zu 100%, zu 50% oder zu 0% vergeben. Es können maximal 5.000 Punkte erreicht werden.
Der Auftraggeber bewertet die mit dem finalen Angebot eingereichten Konzepte einzeln unter Ausübung des ihr zustehenden Beurteilungsspielraums im Hinblick auf die Frage, ob und inwieweit die vom Bieter eingereichten Konzepte eine möglichst termin- und kosten- und anforderungsgerechte Ausführung des Auftrags erwarten lassen. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber pro Konzept folgende Prozentwerte: - Konzept lässt eine sehr gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 80 bis 100%.  - Konzept lässt eine gute Erfüllung des Auftrags erwarten   = 60 bis 79%. - Konzept lässt eine befriedigende Erfüllung des Auftrags erwarten = 40 bis 59% - Konzept lässt eine ausreichende Erfüllung des Auftrags erwarten = 20 bis 39% - Konzept lässt eine mangelhafte bzw. ungenügende Erfüllung des Auftrags erwarten = 0 bis 19%. Die so vergebenen Prozentwerte pro Konzept werden mit den oben in der Tabelle pro Konzept genannten Maximalpunktzahlen multipliziert. So wird für jedes Konzept eine Punktzahl ermittelt.  Es können maximal 2.000  Punkte erreicht werden.
Der Auftraggeber wird die Bieter nach Abgabe des Erstangebotes auffordern, ihm Zugang zu einem Testsystem zu verschaffen. Das Testsystem soll so vorbereitet sein, dass der Auftraggeber vorab definierte Bedienschritte vornehmen kann. Die hierfür erforderlichen Dokumente erstellt sie selbst und übermittelt diese den Bietern. Das Testsystem wird anhand des Kriteriums "Usability" bewertet. Der Auftraggeber bewertet in diesem Kriterium, inwieweit die angebotene Software durch den Benutzer in einem bestimmten Anwendungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen. "Effektiv" bedeutet dabei, dass der Anwender sein Ziel erreichen kann. "Effizient" meint, dass das Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichbar ist und "zufriedenstellend" stellt auf eine positive Einstellung gegenüber der Nutzung ab. Einfluss haben insbesondere die Aspekte der Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche, die Einfachheit der Bedienschritte und die Zahl der Bedienschritte, die zur Ausführung des Anwendungsfalls erforderlich sind. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber folgende Prozentwerte: - Das Testsystem erfüllt das Kriterium sehr gut = 80 bis 100% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium gut = 60 bis 79% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium befriedigend = 40 bis 59% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium ausreichend = 20 bis 39% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium mangelhaft bzw. ungenügend = 0 bis 19%. Der so vergebene Prozentwert wird mit der Maximalpunktzahl von 3.000 Punkten multipliziert.


Number of bids: 6