Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-01
Buyer: Helsingin seurakuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 240000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Helsingin seurakuntayhtymällä on hankintasopimus talouden suunnittelu- ja budjetointiohjelmistosta Financial Performance Management, jatkossa FPM. Ohjelmisto tulee päivittää uuteen versioon ja siirtää SaaS-palveluksi.
Helsingin seurakuntayhtymällä on hankintasopimus talouden suunnittelu- ja budjetointiohjelmistosta Financial Performance Management, jatkossa FPM,  Clausion Oyn kanssa. Ohjelmisto tulee päivittää uuteen versioon ja siirtää Saas-palveluksi. Suorahankinta on lisähankinta sopimukseen ja tehdään 5 vuoden määräajaksi, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n mukaan hankintayksikkö voi suorittaa suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 41 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen.
Hankintayksiköllä on käytössä  talouden suunnittelu- ja budjetointiohjelmisto, jota on muokattu tilaajan käyttöön tämän tarpeet kuten tilaajan suuri määrä kustannuspaikkoja sekä organisaation hajautettu rakenne huomioiden.
Nykyisen ohjelmiston päivitys on tehtävä, sillä sen nykyversiosta on tuki päättymässä. Ohjelmisto on Clausion Oy:n ohjelmisto, jonka voi päivittää vain ko. toimittaja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä tekijänoikeuksista sekä ohjelmistoa koskevista tietoteknisistä ja tietoturvallisista syistä.
Järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ohjelmistoversion päivitykselle ei ole olemassa. Järjestelmä on kokonaisuutena muokattu ja räätälöity hankintayksikön käyttöön, eikä ohjelmisto sellaisenaan ole tullut käyttöikänsä loppuun muutoin kuin nyt kyseessä olevan päivitystarpeen osalta, jotka ovat välttämättömiä muun muassa käytettävyyden ja tietoturvallisuuden perusteella. Lisäksi päivittämällä ohjelmistoversion hankintayksikkö säästää aikaa ja välttää kustannusten päällekkäisyyttä verrattuna tilanteeseen, jossa koko sovellus kilpailutettaisiin uudelleen. Merkittäviä säästöjä syntyy erityisesti henkilöstön kouluttamiskustannusten, liittymärajapintojen ja seurakuntayhtymän tarpeisiin muokatun budjetointiohjelmiston osalta. Liittymärajapintoja on FPM:n ja seuraavien ohjelmistojen välillä: raportointijärjestelmä Analytics, HR-järjestelmä Henkari  ja Kirkon Palvelukeskuksen   SAP- taloushallinnon järjestelmä. Nykyinen  talousarvion laatimisohjelmisto on muokattu hankintayksikön tarpeisiin sisältäen monimutkaisia laskentapohjia kuten seurakuntien kehyslaskelmat.  Mikäli seurakuntayhtymän talousarvion suunnittelutyökalu vaihdettaisiin uuteen, myös lisätoiminnot ja liittymärajapinnat tulisi integroida uuteen järjestelmään päällekkäisiä lisäkustannuksia aiheuttavalla tavalla. Lisäksi se aiheuttaisi henkilöstön uudelleen kouluttautumistarpeesta johtuvia lisäkustannuksia.
SaaS-palveluun siirtyminen on välttämätöntä, koska tilaaja on luopumassa omasta konesalista, jonka takia FPMn hallinta ja käyttö on siirrettävä toimittajan pilvipalveluun. Samoin toimittaja on luopumassa on-prem - versiosta.
Versiopäivitys toteutetaan nykyisen talousarvion suunnittelutyökalun sisällä. Versiopäivityksessä ei oteta kokonaan uutta tuotetta käyttöön, vaan kyse on versiopäivityksestä olemassa olevaan järjestelmään. Versiopäivityksen jälkeenkin järjestelmä sisältää kaikki olemassa olevat toiminnallisuudet, joita on versiopäivityksellä parannettu ja saatettu vastaamaan paremmin olemassa olevan lainsäädännön vaatimuksia. SaaS-palvelu on jatkossa käytettävissä selaimen kautta 24/7.
Hankintayksikön toimittaessa julkaistavaksi suorahankintaa koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.


Winner: Clausion Oy
Award value: 240000