Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-23
Buyer: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3
Country: DE
Region: NORDRHEIN-WESTFALEN
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2017-01-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines entwicklungsfähigen ERP-Systems zur Unterstützung der Ressourcenprozesse, um die personellen, materiellen und finanziellen Bedarfe für Forschung und Lehre effizient zu decken.
Mit rund 37 000 Studierenden, 200 Studienfächer mit verschiedenen Abschlüssen, 6 400 Beschäftigte und einem exzellenten Ruf im In- und Ausland zählt die Universität Bonn zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands. Als traditionsbewusste, international operierende Forschungsuniversität kooperiert die Universität Bonn mit zahlreichen Hochschulen und Forschungseinrichtungen rund um den Globus.
Die Universität Bonn finanziert sich ganz überwiegend aus institutionellen Zuwendungen des Landes NRW sowie im Bereich der Projektfinanzierung aus Beiträgen Dritter, d. h. Mittel unterschiedlicher öffentlicher und privater Zuwendungsgeber.
Öffentliche Zuweisungen für den Fachbereich Medizin für Forschung und Lehre werden an die Universitätsklinik weitergeleitet und dort selbstständig bewirtschaftet.
Die Universität Bonn hat zum 1.1.2017 ihr Rechnungswesen in ihrem abzulösenden, kameral geprägten Hochschulinformationssystem in Entsprechung des Hochschulgesetzes NRW provisorisch auf die Regeln der doppischen Hochschulrechnungslegung angepasst.
Das neue ERP-System soll mit einer führend nach kaufmännischen Grundsätzen erfolgenden Buchführung ausgeprägt werden, gleichwohl für Zwecke der Budgetierung, Haushaltsteuerung und Verwendungsnachweisführung parallel eine zahlungsorientierte Sicht auf den Ressourcenverbrauch abbilden. Insbesondere die Bedienung zahlungsorientierter Nachweispflichten gegenüber Drittmittelgebern muss dabei weiterhin gewährleistet bleiben.
Im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen ERP-Systems beabsichtigt die Universität Bonn ihre Prozesse der Ressourcenverwaltung bis zum Jahr 2020 schrittweise weiterzuentwickeln, um zukünftigen Chancen und Herausforderungen gut vorbereitet entgegen sehen zu können. Das ERP-System sowie die mit diesem unterstützten Prozesse sollen es ermöglichen, die personellen, materiellen und finanziellen Bedarfe für Forschung und Lehre effizient zu erfüllen und den Wissenschaftsbereichen einen einfachen und komfortablen Zugang zu den für sie relevanten Prozessen der Ressourcensteuerung zu ermöglichen. Für geeignete Prozesse sollen schrittweise elektronische Workflows entwickelt und mit den bereits bestehenden elektronischen Archiven verbunden und weiterentwickelt werden.
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer nordrhein-westfälischen Hochschule abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, eine kaufmännisches Rechnungswesen sowie zahlungsorientierte Haushalts- und Berichtsanforderungen umzusetzen.
Als Produktivstart ist für alle einzuführenden Module der 01.01.2019 vorgesehen. Die diesbezüglichen Arbeiten zur Implementierung des ERP-Systems sollen im Juli 2017 beginnen. An den Produktivstart zum 01.01.2019 soll sich eine Projektphase der Weiterentwicklung anschließen, die eine schrittweise Weiterentwicklung der Prozesse der Ressourcenverwaltung bei gleichzeitiger Ausprägung weiterer, bis zum Produktivstart noch nicht implementierter Funktionalitäten der einzuführenden Module des ERP-Systems zum Inhalt hat.
Der Auftrag schließt die Lieferung von Hardware nicht ein. Der Auftragnehmer schuldet jedoch die Spezifikation der für die zu liefernden Systeme benötigten Hardware sowie Unterstützungsleistungen bei deren Konfiguration.
(1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.4).
(2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen.
(4) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.3.4 nicht älter als 6 [sechs] Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.
(1) Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Vordruck A.6)
(2) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Haftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 10 Millionen Euro für Personen-/ Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr. Falls eine Versicherung mit dieser Deckungshöhe derzeit nicht besteht, genügt die Vorlage von (a) einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen und (b) die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber bereit ist (Vordruck A.7).

Eligibility requirements: (1) Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Vordruck A.6) (2) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Haftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 10 Millionen Euro für Personen-/ Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr. Falls eine Versicherung mit dieser Deckungshöhe derzeit nicht besteht, genügt die Vorlage von (a) einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen und (b) die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber bereit ist (Vordruck A.7). (3) Nachweis der Einstufung der Bonität des Unternehmens (Rating/Grading) durch eine Wirtschaftsauskunftei (zum Beispiel Hermes, Creditreform oder vergleichbare Anbieter). Die Vorlage des Nachweises in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig. Die Bonitätsauskunft darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein.
(1) Unterschriebene Eigenerklärung über mindestens 3 Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte und mindestens bis zum Abschluss der Integrations-Testphase fortgeschrittene Projekte im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung a) der Hochschule, b) der Anzahl der Studierenden der Hochschule (mindestens 2 500 Studierende), c) des Auftraggebers des Projektes, d) des Leistungszeitraums, e) des Datums, zu dem die Integrationstests abgeschlossen waren, f) des (geplanten) Datums der Produktivsetzung, g) der im Projekt implementierten ERP-Module/Komponenten h) der Auftragssumme, i) des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, j) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten sowie k) Angabe zum Status des aufgeführten Projekts (laufend, abgeschlossen, produktiv). (Vordruck A.8). (2) Unterschriebene Eigenerklärung zu Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte Projekte im Bereich der temporären Bereitstellung und den Betrieb einer Systemlandschaft für die Projektphase und anschließender Überführung derselben in eine Systemlandschaft des Kunden, unter Benennung a) des Auftraggebers, b) des Leistungszeitraums, c) der implementierten ERP-Module/Komponenten, d) der Auftragssumme, e) des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, f) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten. (Vordruck A.9) (3) Unterschriebene Eigenerklärung zur Qualifikation und fachbezogenen Erfahrungen des vorgesehenen Projektleiters unter Angabe a) der Berufserfahrung des Projektleiters im Bereich Implementierung von ERP Systemen, b) der Referenzen des Projektleiters im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes und der Projektrolle, c) der Projektleitungserfahrung im Bereich Implementierung von ERP Systemen mit Branchenfokus öffentlicher Sektor unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes (Vordruck A.10). Betreffend der Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte und mindestens bis zum Abschluss der Integrations-Testphase fortgeschrittene Projekte im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich: — mindestens 3 Referenzen, — bei Hochschulen mit mindestens 2 500 Studierenden.
(1) Unterschriebene Eigenerklärung über mindestens 3 Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte und mindestens bis zum Abschluss der Integrations-Testphase fortgeschrittene Projekte im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung a) der Hochschule, b) der Anzahl der Studierenden der Hochschule (mindestens 2 500 Studierende), c) des Auftraggebers des Projektes, d) des Leistungszeitraums, e) des Datums, zu dem die Integrationstests abgeschlossen waren, f) des (geplanten) Datums der Produktivsetzung, g) der im Projekt implementierten ERP-Module/Komponenten h) der Auftragssumme, i) des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, j) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten sowie k) Angabe zum Status des aufgeführten Projekts (laufend, abgeschlossen, produktiv). (Vordruck A.8). (2) Unterschriebene Eigenerklärung zu Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte Projekte im Bereich der temporären Bereitstellung und den Betrieb einer Systemlandschaft für die Projektphase und anschließender Überführung derselben in eine Systemlandschaft des Kunden, unter Benennung a) des Auftraggebers, b) des Leistungszeitraums, c) der implementierten ERP-Module/Komponenten, d) der Auftragssumme, e) des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, f) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten. (Vordruck A.9) (3) Unterschriebene Eigenerklärung zur Qualifikation und fachbezogenen Erfahrungen des vorgesehenen Projektleiters unter Angabe a) der Berufserfahrung des Projektleiters im Bereich Implementierung von ERP Systemen, b) der Referenzen des Projektleiters im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes und der Projektrolle, c) der Projektleitungserfahrung im Bereich Implementierung von ERP Systemen mit Branchenfokus öffentlicher Sektor unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes (Vordruck A.10).
Betreffend der Referenzen über nach dem 1.1.2010 durchgeführte und mindestens bis zum Abschluss der Integrations-Testphase fortgeschrittene Projekte im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich: — mindestens 3 Referenzen, — bei Hochschulen mit mindestens 2 500 Studierenden.