Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-07-02
Buyer: ARTE GEIE
Country: FR
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2021-08-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: ARTE GEIE souhaite déployer des outils modernes permettant de gérer de façon plus efficace et plus sécurisée les processus comptables et financiers, et, plus spécifiquement, la gestion des frais de missions, avec une ambition de déploiement courant 2022.
ARTE GEIE utilise l’outil «Travel management» depuis une dizaine d’année comme solution de gestion des frais de mission, développée au sein du module TM de l’ERP SAP.
— optimiser les processus de réservation de voyages, d’ordre de missions et de note de frais au sein d’une solution unique;
— réduire et simplifier les étapes manuelles et les circuits papiers, supprimer les ressaisies d’informations, systématiser et automatiser les circuits de validation et de contrôle en amont et en aval de la mission;
— mettre en œuvre la politique missions et déplacements et la facturation centralisée avec les tiers voyagistes;
— bénéficier d’une solution à reconnaissance optique des justificatifs et permettant une pré-comptabilisation, cette solution devra avoir l’aval de l’administration fiscale afin de pouvoir supprimer tout document papier;
— permettre l’intégration et l’exploitation de tous les éléments d’optimisation déjà identifiés (carte logée, carte affaire…);
— améliorer la comptabilisation, le suivi comptable et fiscal (identification et récupération de la TVA sur factures, vérification de la conformité des factures);
— permettre la prise en compte des spécificités d’Arte GEIE, à savoir l’ordre de mission préalable au déplacement, le cas échéant les per diem et la possibilité d’avance de frais;
— une solution de gestion des déplacements et des frais professionnels de l’ordre de mission à la facturation;
— un intégrateur ou éditeur qui, en qualité de maître d’œuvre, s’implique dans toutes les phases du projet de la conception au suivi post-démarrage;
Le marché sera conclu pour une durée ferme de cinq années à compter de sa date de démarrage effectif. Il pourra être renouvelé, par décisions expresses d'ARTE GEIE, trois fois pour une période d'un an.
1. Le Document unique de marché européen (DUME): les soumissionnaires sont invités à utiliser le service dédié à l’adresse suivante: https://uea.publicprocurement.be
Il convient de sélectionner les options «Je suis un opérateur économique» et «Importer une demande/réponse DUME», puis de télécharger le fichier .xml joint au dossier de consultation. Le DUME complété devra être joint à la candidature aux formats XML et PDF, accompagné des pièces suivantes:
3. si le soumissionnaire est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet.

Eligibility requirements: 1. Le Document unique de marché européen (DUME): les soumissionnaires sont invités à utiliser le service dédié à l’adresse suivante: https://uea.publicprocurement.be Le document à uploader sur ce service est le fichier .xml joint au dossier de consultation. Il convient de sélectionner les options «Je suis un opérateur économique» et «Importer une demande/réponse DUME», puis de télécharger le fichier .xml joint au dossier de consultation. Le DUME complété devra être joint à la candidature aux formats XML et PDF, accompagné des pièces suivantes: 2. un extrait du registre du commerce et des sociétés; 3. si le soumissionnaire est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet.
1) Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE): Bewerber sind aufgefordert, den dazu bestimmten Webdienst unter folgender Adresse zu nutzen: https://uea.publicprocurement.be/ - Auf diesem Webdienst ist die den Vergabeunterlagen beiliegende XML-Datei hochzuladen. Wählen Sie die Optionen „Ich bin ein Wirtschaftsteilnehmer“ und „Eine EEE (Anfrage oder Antwort) importieren“ und laden Sie dann die den Vergabeunterlagen beiliegende XML-Datei hoch. Die ausgefüllte EEE ist den Bewerbungsunterlagen im Format XML und PDF beizufügen. Folgende Dokumente sind beizufügen: 2) Auszug aus dem Handels- und Gesellschaftsregister, 3) Bei Bewerbungen von im gerichtlich angeordneten Insolvenz- bzw. Sanierungsverfahren befindlichen Unternehmen Kopien der diesbezüglichen Gerichtsbeschlüsse.