Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-26
Buyer: vzw Jessa Ziekenhuis
Country: BE
Region: BE224
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48450000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2033-11-30
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: De aanbestedende overheid wenst in 2023 een nieuw HRIS of HR Talentmanagementsysteem te installeren. Met dit HR platform wenst men een volgende stap te zetten teneinde op een efficiënte manier bedrijfsprocessen te ondersteunen waarbij de verschillende actoren (beheerders, werknemers, externe partijen) steeds vanuit hun functie geholpen worden.
Het nieuwe HR Talentmanagementsysteem dient volgende HR domeinen of processen te overkoepelen: 

1.	HR Core data (signalitiek gegevens: persoon, contract, loon) en organisatiebeheer (=basispakket)
2.	Documentbeheer
3.	Competentiemanagement
4.	Learning 
5.	Rekrutering & selectie / onboarding
6.	Performantie-management
7.	Rapportering & tabellen
8.	Integraties door provider (o.a. payroll-integratie )

Volgende HR domeinen of processen vallen bijgevolg NIET in scope van deze overheidsopdracht
1.	Payroll
2.	Tijdsregistratie
3.	Operationele personeelsplanning

Wel dient er een integratie met het payrollpakket opgezet te worden om de HRcore masterdata (=basispakket) over te maken naar de payrollmotor. Deze integratie valt binnen de scope van deze overheidsopdracht.
Gezien er op het moment van schrijven van deze gunningsleidraad nog niet geweten is met welk specifiek payrollpakket geïntegreerd gaat worden, vragen we om dit te abstraheren. De koppeling die nodig is zal sowieso met een standaard payrollinterface opgezet worden. Als dit niet concreet ingeschat kan worden mag dit met een vork van minimale / maximale kost gewerkt worden. 

Gezien er op het moment van schrijven van deze gunningsleidraad nog niet geweten is met welk specifiek payrollpakket geïntegreerd gaat worden, vragen we om beide opties te beschrijven. Of een integratie met HRConnect van Acerta of een integratie met eBlox van SDWorx 

De organisatie
Jessa is een regionaal ziekenhuis met een universitair karakter in de Belgische stad Hasselt, en het op één na grootste ziekenhuis van de provincie Limburg. 
Met zijn 981 erkende bedden is het Jessa Ziekenhuis het op vier na grootste (niet-universitair) ziekenhuis in Vlaanderen.
Het nieuwe Talentmanagement systeem is van toepassing voor alle medewerkers, artsen, jobstudenten, stagiaires en vrijwilligers hetgeen neerkomt op +- 4000 a 5000 personen.

Visie HR en informatie personeel 
Vanuit de visie van HR willen we maximaal inzetten op het menselijk kapitaal om elk talent naar diens waarde binnen Jessa in te zetten volgens de noden die er op dat moment zijn. Zo wordt ook elke medewerker (inclusief de artsen) CEO van zijn eigen job waarbij diens employee experience belangrijk is. Andere waarden die centraal staan is het inzetten op talentontwikkeling en duurzame loopbaanpaden.

Op dit moment zijn er binnen Jessa 3200 interne medewerkers (verplegend personeel, logistieke diensten,….) naast 350tal zelfstandige artsen en 840 externe medewerkers, stagiairs, vrijwilligers, consultants,…. Hierbij zijn er maandelijks 200tal stagiaires die komen en gaan. De populatie bestaat uit zowel contractuelen als statutairen (530tal).

Visie met betrekking tot het HR platform 
Naast de specifieke en concrete HR processen die moeten uitgewerkt worden, is het belangrijk dat een toekomstig platform de HR visie van de diensten ondersteunt. We zien daarbij ook enkele meer algemene vereisten waar een platform aan moet voldoen om een goede match te zijn met de huidige en toekomstige behoeften van de diensten. We zien daar hoofdzakelijk de volgende aspecten:

•	Centrale bron van informatie: Het HR platform moet een centraal punt zijn voor het beheren en raadplegen van informatie rond de medewerker en zijn loopbaan. Een gebruiker / HR Medewerker zou zo minimaal mogelijk de nood moeten hebben om informatie elders op te vragen of te bewaren.

•	Open Architectuur: Omwille van de vele toepassingen die binnen de organisatie (vb. planning-, tijdregistratie- of asset-beheersoftware) en daarbuiten (vb. alle toepassingen van een opleidingscentrum) gebruikt worden, moet het nieuwe platform in staat zijn om te communiceren / integreren met andere toepassingen en zo gegevens uit te wisselen.

•	Beschikbaarheid data: Voor Jessa moet te allen tijde de data van het systeem beschikbaar zijn op eigen initiatief, voor eigen gebruik en zonder extra kosten (van bijvoorbeeld een servicedesk).

•	Ontsluiting van informatie: Naast de typische gebruikers (vb medewerkers, leidinggevenden Hrmedewerkers...) van het systeem, zijn er nog vele andere actoren (vb studenten, sollicitanten, artsen,..) in de verschillende HR processen. Toegang tot specifieke gegevens voor deze andere actoren kan gemakkelijk ter beschikking worden gesteld of worden afgenomen via een gebruiksvriendelijk en overzichtelijke proces.

•	Automatisering: Waar mogelijk moet het nieuwe platform mogelijkheden bieden om bepaalde stappen in de verschillende processen te automatiseren. We denken daarbij aan het automatisch genereren van documenten (vb. een tewerkstellingsattest of een overzicht van gevolgde opleidingen), sturen van mails, ophalen of versturen van informatie, ...

•	Workflow beheer: Het HR platform moet de gebruiker zo veel mogelijk ondersteunen bij het opvolgen van de verschillende processen. Ook indien iets niet automatisch kan afgewerkt worden, is het nuttig om te weten waar men in een proces staat en wie er verantwoordelijk is.

•	Employee Self Service: Het platform moet medewerkers en leidinggevenden in staat stellen om zelf acties te ondernemen (bv. aanvragen) en hun eigen informatie te raadplegen. Het workflow beheer is ook hier van toepassing.

•	Rapportering / HR Analytics: We verwachten dat een modern platform op een gebruiksvriendelijke manier analysemogelijkheden biedt omtrent de eigen gegevens. Naast de gegevensstroom naar een extern Data Warehouse, denken we daarbij ook aan self-service reporting en realtime reporting.

•	Mobile friendly: Het spreekt voor zich dat een moderne platform compatibel moet zijn op verschillende types toestellen (tablet / smartpho...
aankoop, implementatie en onderhoud van HRIS (human resources information system) software voor het Jessa Ziekenhuis.


Winner: Flexso For People
Award value: 3144859.75
Number of bids: 10