Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-16
Buyer: Stadtwerke Bielefeld GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2022-10-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Vergabe für die Beschaffung der Dienstleistung zur Integration und Einführung des SAP S/4HANA (S/4HANA Core)
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung der Dienstleistung zur Integration und Einführung des SAP S/4HANA (nachfolgend: S/4HANA Core).
Weitere Details hierzu können Abschnitt II.2) sowie den Anlagen VB (Verfahrensbrief) und LA (Lastenheft) entnommen werden.
Das aktuell eingesetzte SAP ERP soll auf SAP S/4HANA transformiert werden. Dabei sollen die Nutzenpotenziale der neuen S/4HANA Generation genutzt und historisch gewachsene Prozesse, Datenhaltung und Workflows optimiert und standardisiert werden. Zudem soll das neue SAP-Hauptbuch sowie Nachfolgelösungen für das abgekündigte SAP SRM und SAP WM eingeführt werden. Dabei soll der AN sowohl die vorangestellte fachlich-inhaltliche Konzeption als auch die IT-seitige Implementierung verantworten bzw. eigenständig durchführen. Eine Konkretisierung des genauen Leistungsumfangs sowie der an den AN gestellten Erwartungshaltung erfolgt im Lastenheft (Anlage LA) nebst zugehörigen Anlagen.
Das Lastenheft umreißt die wesentlichen Charakteristika der ausgeschriebenen Leistungen und definiert dessen Umfang (Scope) sowie die grundsätzlichen Anforderungen, die es vom AN zu erfüllen gilt, und bildet mithin die inhaltliche Grundlage für die Ausschreibung. Es hat die Funktion einer Leistungsbeschreibung (§ 28 SektVO) und beschreibt Status Quo, die Veränderung der Systemlandschaft, die Projektorganisation und -abwickling, fachliche Anforderungen, Anforderung an die Beraterunterstützung sowie geforderte Angebotsinhalte. Das vollständigen Lastenheft mit allen Anlagen wird erst nach dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht.
Phase 1 – Projekt-Initialisierung und –planung: Ziel dieser Phase ist es, das Transformationsprojekt im Detail zu planen und zwischen AG und AN zu koordinieren. Des Weiteren sollen die Maßnahmen zur Herstellung der Betriebsfähigkeit des Systems und Definition von Meilensteinen, Quality Gates, der projektbegleitenden Qualitätssicherungsmaßnahmen geplant werden.
Phase 2 – Konzeption: Ziel dieser Phase ist die erfolgreiche Erarbeitung aller inhaltlichen Konzepte, die für die nachfolgende Implementierungsphase notwendig sind. Sie müssen neben der fachlichen Beschreibung auch ein Implementierungskonzept enthalten, das eine Planung auf Arbeitspaketebene zulässt.
Phase 3 – Umsetzung: In der Umsetzungsphase sind die Fach- und Implementierungskonzepte der vorgegangenen Phase zu realisieren. Ziel ist die sachgerechte und vollständige Implementierung unter Wahrung vorgegebener Richtlinien (z.B. Entwicklerrichtlinie) und Standard-Verfahren.
Phase 4 – Go-Live: Die Go-Live-Phase setzt den erfolgreichen Abnahmetest voraus. Es werden die Maßnahmen und Aktivitäten gemäß dem CutOver-Plan durchgeführt. Diese Phase endet mit dem erfolgreichen Go-Live.
Phase 5 – Stabilisierungsphase: Nach erfolgreichem Go-Live folgt eine Stabilisierungsphase und umfasst die folgenden Aktivitäten: Behebung von Fehlern im Produktivbetrieb und operative Unterstützung bei der operativen Anwendung des Systems („Coaching“).
Im Teilnahmewettbewerb sind die unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) genannten Bedingungen zu erfüllen (siehe Anlage FB MA (Mindestanforderungen)). Die Auswahlentscheidung richtet sich bei einer höheren Zahl von Bewerbungen, die diese Bedingungen erfüllen, als die mitgeteilte Höchstzahl der aufzufordernden Bieter (10), nach der Bewertung der eingereichten Referenzen, deren Erfüllung bewertet wird (siehe Anlage EBWS (Eignungsbewertungsmatrix)). Folgende drei Kriterien werden herangezogen:
-	Thema und inhaltliche Darstellung sowie projektspezifische Parameter der beauftragten Leistung und SAP-Partnerstatus;
-	Besondere regulatorische Einschlägigkeit: Beim Referenzgeber handelt es sich um ein europäisches oder deutsches Versorgungsunternehmen;
-	Besondere inhaltliche Einschlägigkeit: Es handelt sich um eine inhaltsgleiche Referenz im Vergleich zur ausgeschriebenen Leistung;

Eligibility requirements: Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung seiner beruflichen Befähigung und persönlichen Lage mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben/Unterlagen einzureichen: 1) Unternehmensdarstellung/ Firmenprofil (Eigenerklärung in Anlage TNA, dort Vordruck 1); 2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123 Abs. 1 und 4, 124 GWB (Vordruck 2 in Anlage TNA) oder - soweit die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nicht abgegeben werden kann - Eigenerklärung zu Maßnahmen zur Selbstreinigung unter Berücksichtigung der Anforderungen aus § 125 Abs. 1 S. 1 GWB (kein Vordruck); 3) Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG (Vordruck 3 in Anlage TNA); 4) Eigenerklärung Steuern und Abgaben (Vordruck 5 in Anlage TNA); 5) Auszug aus dem Handelsregister (bei ausländischen Bewerbern Auszug aus vergleichbarem Register, bei Ablauf der Bewerbungsfrist nicht älter als 3 Monate); 6) Eigenerklärung-NRW-Sanktionspaket 5-EU, Formular 523 EU; Bewerbergemeinschaften natürlicher und/ oder juristischer Personen sind teilnahmeberechtigt, wenn jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die vorgenannten Bedingungen erfüllt. Auf Anforderung des Auftraggebers sind die Angaben auf Eigenerklärungen durch geeignete Unterlagen nachzuweisen.