Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-10-14
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 3709134.21 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Bei der Beihilfestelle der Landeshauptstadt München (LHM) ist seit März 2017 die Fachapplikation „BeiPro“ der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) im Einsatz. Die Softwarelösung unterstützt die Sachbearbeitung und den Kernprozess „Gewähren einer Beihilfe“. Dieser bestehenden, sich im Einsatz befindenden Software „BeiPro“ soll nun ein digitales Inputmanagement vorgeschaltet werden, das aus Dienstleistungen für den Scan, die Aufbewahrung und Vernichtung der Original-Anträge, -Belege und sonstigen -Dokumente und die Verarbeitung der Digitalisate besteht sowie die Nutzung der Prüfmodule in „BeiPro“ (z. B. ArznM, GOÄ, GOZ, GebüH, später Pflege, u. Heilmittel), mit deren Hilfe die beim Scannen ausgelesenen und so bereitgestellten Daten in der Fachapplikation „BeiPro“ weiter verarbeitet werden können. Die Vertragslaufzeit entspricht der Laufzeit des Ausgangsvertrags inkl. Verlängerungsoption um weitere 5 Jahre.
Gegenstand der Ausschreibung ist es, prozessrelevante Daten durch den Auftragnehmer mit dessen geeigneter Hard- und Softwarelösung strukturiert
— fallbezogen die Ergebnisse über eine vorhandene Schnittstelle des Fachverfahrens „BeiPro“ dem Mandanten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen.
Der Umfang des Auftragsgegenstands umfasst grundsätzlich neben dem Scannen mithilfe leistungsfähiger Scan-Einrichtungen inkl. Nutzung der vorhandenen Scanstraßen-Infrastruktur auch die Verarbeitung der Digitalisate und die Qualitätssicherung der von der Beihilfestelle im Rahmen der Antragstellung und Fallbearbeitung benötigten Dokumente/Dokumentenarten.
Entspr. der Vertragslaufzeit des Ausgangsvertrags besteht eine Verlängerungsoption um weitere 5 Jahre.
Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV können Leistungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann,
a) weil ein einzigartiges Kunstwerk oder eine einzigartige künstlerische Leistung erschaffen oder erworben werden soll,
In diesem Zusammenhang ist § 14 Abs. 6 VgV zu beachten. Demnach dürfen die Alternativen b) und c) nur dann angewendet werden, wenn es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung ist.
Sollten die Voraussetzungen gegeben sein, hat die Angebotsaufforderung lt. § 17 Abs. 5 VgV bei den ausgewählten Unternehmen zu erfolgen, ohne dass eine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen erfolgt.
Die (technische) Alleinstellung eines Anbieters kann sich insbesondere auch aus der Ausführung eines früheren Auftrags für den öffentlichen Auftraggeber ergeben. Zu erwähnen sind hier die Erweiterung und Modifikation von Bestandssystemen oder die Ergänzung einer bereits vorhandenen Flotte oder Anzahl von Bestandsprodukten. Bei diesen Anschlussaufträgen wird die Leistungsspezifikation in der Regel nicht durch die spezifische Funktionalität oder Nutzung determiniert, sondern von dem Bestreben getragen, Kompatibilität mit dem Bestandssystem herzustellen oder Einheitlichkeit mit den Bestandsprodukten zwecks einfacherer Handhabung zu gewährleisten. Das ist grundsätzlich ein anerkennenswerter, sachlicher Grund, der eine Festlegung auf einen spezifischen Auftragsgegenstand rechtfertigen kann.
Es gibt keinen Dienstleister, dessen Scan-Ergebnisse aus dem Inputmanagement die AKDB als Betreiber von BeiPro in ihr SaaS-System einbinden ließe.
Die für die Beihilfeberechtigten bestehenden Risiken einer Ablösung und Ersetzung des Bestandssystems durch ein Drittprodukt sowie die damit verbundenen Mehrkosten wären nicht vertretbar.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).


Winner: Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)
Award value: 3709134.21