Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-15
Buyer: Vitos gemeinnützige GmbH
Country: DE
Region: DE731
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72413000: Website design services | 72415000: Website hosting services
Submission deadline: 2025-10-13
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung von psychisch erkrankten Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und forensisch-psychiatrische Kliniken sowie Einrichtungen der psychiatrischen Rehabilitation. Die begleitenden psychiatrischen Dienste richten sich mit ihrem Angebot an chronisch psychisch erkrankte Menschen.

Neben seiner Kernaufgabe - der Diagnostik und Behandlung psychisch erkrankter Menschen - betreibt Vitos auch eine neurologische Fachklinik in Weilmünster, eine orthopädische Fachklinik in Kassel sowie hessenweit Einrichtungen der Jugend- und Behindertenhilfe.

Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 17 gemeinnützige Gesellschaften.

12.200 Mitarbeitende erwirtschaften in über 250 Einrichtungen an 115 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln jährlich über 300.000 Patient/-innen.

Für weitere Informationen wird auf die Homepage des Vitos Konzern unter der Adresse www.vitos.de verwiesen.

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der optische, technische und inhaltliche Relaunch der Website www.vitos.de sowie die Implementierung von umfassenden Analysetools und Server-Side Tagging auf einer DSGVO-konformen Plattform (derzeit wird Matomo für Webanalyse genutzt). Die Leistung umfasst ebenfalls eine umfassende Dokumentation, die Erstellung eines Nutzerhandbuchs sowie Schulungen für Administratoren und Redakteure von Vitos. Darüber hinaus sind auch die laufende technische Wartung, Pflege und Hosting inklusive Weiterentwicklung der Website und aller zusammenhängenden Funktionsbereiche über einen Zeitraum von fünf Jahren nach Abnahme Vertragsbestandteil. Die Zuschlagserteilung ist in KW 12/2026 vorgesehen. Weitere Informationen zum Vertragsgegenstand können sie den übrigen Vergabeunterlagen entnehmen. Die Leistungserbringung soll auf Grundlage eines gegebenenfalls angepassten EVB-IT Erstellungsvertrags erfolgen. Die Vertragsunterlagen, eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie für die konkreten Zuschlags- inklusive Unterkriterien werden mit Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt voraussichtlich in KW 44-45/2025. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird ebenfalls ein genauerer Zeitplan kommuniziert. Es ist vorgesehen, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).

Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus.

Bei Interesse an diesem Auftrag können Sie sich um die Berücksichtigung bei der Auswahl zur Auftragsvergabe mittels des vorliegenden Teilnahmewettbewerbs bewerben. Hierzu reichen Sie bitte nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen einen Teilnahmeantrag ein.

Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist im vorliegenden Verfahren gem. § 51 VgV auf fünf begrenzt. Die Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten sowie unten unter Punkt 10 der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmewettbewerbs und im Bewerberbogen aufgeführten Kriterien.
- Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen über die Webseiten-Erstellung mit komplexen Themen/Strukturen in den letzten fünf Kalenderjahren nachweisen. Die Referenzen müssen sich auf Projekte beziehen, bei denen Unternehmen mit mehreren Unternehmensteilen, verschiedenen Leistungen und unterschiedlichen Zielgruppen in einer Webseite eingebunden werden mussten. Das können auch sehr große Kliniken (Maximal- oder Schwerpunktversorger), Konzernstrukturen o. ä. sein (Mindestkriterium).

- Der Bewerber muss mit mindestens zwei Referenzen Erfahrungen im Bereich SEO sowie deren erfolgreiche Umsetzung nachweisen (Mindestkrierium).

Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung aller Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.
- Der Bewerber verfügt über Erfahrungen in der Webanalyse mit Matomo sowie mit Server-Side Tagging und kann dies mit einer geeigneten Referenz nachweisen (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) in einem Gesundheitskonzern nachweisen, der Einrichtungen in Deutschland betreibt (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das / die barrierearm im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) und der internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1, mindestens Konformitätsstufe AA) umgesetzt wurden (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das / die einen Blog beinhaltet (n) (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, bei dem neben erfolgreicher SEO-Umsetzung auch eine Beratung und Schulung der Redakteure durchgeführt wurde (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen des Landes Hessen umgesetzt wurde (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, bei dem Drittsysteme integriert wurden (API-Schnittstellen-Know-how) (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung aller Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.
Der Anbieter verfügt über einen eigenen internen/externen Datenschutzbeauftragten (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).
- Die durchschnittliche Beschäftigtenzahl lag in den letzten drei Jahren bei mindestens 15 Beschäftigten (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).

- Es werden aktuell im Jahresschnitt und während der angestrebten Projektlaufzeit mindestens fünf Programmierer im Bereich Webseiten-Programmierung als eigene Mitarbeitende beschäftigt (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).

Eligibility requirements: - Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen über die Webseiten-Erstellung mit komplexen Themen/Strukturen in den letzten fünf Kalenderjahren nachweisen. Die Referenzen müssen sich auf Projekte beziehen, bei denen Unternehmen mit mehreren Unternehmensteilen, verschiedenen Leistungen und unterschiedlichen Zielgruppen in einer Webseite eingebunden werden mussten. Das können auch sehr große Kliniken (Maximal- oder Schwerpunktversorger), Konzernstrukturen o. ä. sein (Mindestkriterium).

- Der Bewerber muss mit mindestens zwei Referenzen Erfahrungen im Bereich SEO sowie deren erfolgreiche Umsetzung nachweisen (Mindestkrierium).

Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung aller Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.
- Der Bewerber verfügt über Erfahrungen in der Webanalyse mit Matomo sowie mit Server-Side Tagging und kann dies mit einer geeigneten Referenz nachweisen (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) in einem Gesundheitskonzern nachweisen, der Einrichtungen in Deutschland betreibt (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das / die barrierearm im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) und der internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1, mindestens Konformitätsstufe AA) umgesetzt wurden (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte bei einer Referenz, 15 Punkte bei zwei Referenzen).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das / die einen Blog beinhaltet (n) (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, bei dem neben erfolgreicher SEO-Umsetzung auch eine Beratung und Schulung der Redakteure durchgeführt wurde (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, das unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen des Landes Hessen umgesetzt wurde (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

- Der Anbieter kann ein / mehrere  Referenzprojekt(e) nachweisen, bei dem Drittsysteme integriert wurden (API-Schnittstellen-Know-how) (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 5 Punkte).

Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung aller Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.
Der Anbieter verfügt über einen eigenen internen/externen Datenschutzbeauftragten (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).
- Die durchschnittliche Beschäftigtenzahl lag in den letzten drei Jahren bei mindestens 15 Beschäftigten (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).

- Es werden aktuell im Jahresschnitt und während der angestrebten Projektlaufzeit mindestens fünf Programmierer im Bereich Webseiten-Programmierung als eigene Mitarbeitende beschäftigt (Auswahlkriterium nach § 51 VgV, 10 Punkte).
Zusicherung über die Bereitschaft und Fähigkeit, die Anforderungen des europäischen und insbesondere hessischen Datenschutzes zu erfüllen (Mindestkriterium).
Erklärung, dass eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von jeweils 500.000,00 EURO für Personen-/Sach- und Vermögensschäden, je Schadensereignis, besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird (Mindestkriterium).
Zusicherung über eine mindestens fünfjährige, ununterbrochene Tätigkeit im gleichen Geschäftsfeld wie ausgeschrieben (Mindestkriterium).
Zusicherung über einen gemittelten Jahresumsatz in Höhe von mindestens 750.000 Euro pro Jahr, für die letzten drei Jahre (Mindestkriterium).
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen erfolgt gem. § 56 Abs. 2 und 3 VgV.
Die Kriterien, wonach das wirtschaftlichste Angebot im Rahmen des Verhandlungsverfahrens bezuschlagt wird, stehen zum jetzigen Zeitpunkt des Verfahrens (Start Teilnahmewettbewerb) noch nicht abschließend fest. Es wird ein Mischverhältnis aus Preis und Qualitätskriterien zugrunde gelegt werden. Der Preis wird dabei mit 40 %, die Qualität mit 60 % in die Wertung einfließen.
Die Vertragsunterlagen, eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie für die konkreten Zuschlags- inklusive Unterkriterien werden mit Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Winner: Vitos gemeinnützige GmbH