Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2017-08-31
Buyer: DFS Deutsche Flugsicherung GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 63510000
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist die Erbringung von Leistungen zur Abwicklung des Geschäftsreiseaufkommens der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH (nachfolgend DFS) sowie die Erbringung sonstiger Leistungen wie Online First-Level-Support für die bei der DFS eingesetzten Buchungssoftware (Onlinebuchungstool cytric des Softwareherstellers i:FAO) und die Bereitstellung von Management – Informationen (Reports, Statistiken).
Erbringung der auftragsgemäßen, effizienten und wirtschaftlichen Abwicklung des Geschäftsreiseaufkommens für die DFS und deren verbundene Unternehmen.
Dies beziffert sich auf ca. 20 000 Reiseereignisse bei einem Geschäftsreisevolumen von ca. 6 500 000 EUR p. a. Das Geschäftsreiseaufkommen der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH wird mittels der Reisebuchungssoftware cytric abgewickelt. Die 100%igen DFS Töchter DAS DFS Aviation Services GmbH sowie die Kaufbeuren ATM Training GmbH (welche ein eher zu vernachlässigendes Reiseaufkommen ausweisen) werden ihre Geschäftsreiseaktivitäten über ein papiergestütztes Verfahren abwickeln.
Die DFS erwartet die Erledigung aller Aufgaben, die mit der technischen und administrativen Abwicklung des Geschäftsreiseaufkommens zusammenhängen.
Der künftige Vertragspartner wird über die gesamte Vertragslaufzeit eng mit dem Travel Management der DFS, dem Softwarehersteller i:FAO sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der DFS, welche sich für den Betrieb der technischen Systeme und Softwareprodukte verantwortlich zeichnen, zusammen arbeiten.
Die o. g. Transaktionen von 2016 beinhalten im abzuschließenden Vertrag keine Abnahmeverpflichtung während der Vertragslaufzeit.
Die Zahlung vermittelter Leistungen im Flug-, Bahn- und Mietwagensegment erfolgt über von der DFS zur Verfügung gestellten Kreditkarten (AirPlus – Reisestellenkarte). Die für die Zahlung erforderlichen Kontierungen (Kostenstelle, CO-Auftrag und Netzplan) werden dem künftigen Vertragspartner mit jeder Buchung bzw. Buchungsauftrag übermittelt.
Das Geschäftsreiseaufkommen der DFS wird standardmäßig mittels einer vorhandenen Reisebuchungssoftware (cytric) abgewickelt, welche durch den Travel Wizzard (Entscheidung Online- oder Offlinebuchung) gesteuert wird.
Komplexe Dienstreisen (z.B. Interkont. Buchungen sowie Buchungen mit mehr als 3 Flugsegmenten) werden automatisch (gesteuert durch Travel Wizzard Einstellung) als elektronische Bestellung (passiver PNR im GDS-System) an den künftige Vertragspartner gesendet und durch diesen unter Berücksichtigung der geltenden DFS Reiserichtlinie bearbeitet.
Der abzuschließende Vertrag sieht eine Verlängerung um weitere 24 Monate vor. Die Option kann maximal 1 Mal ausgeübt werden.
Nach Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt die Festlegung der Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Den ausgewählten Unternehmen werden mit der Angebotsaufforderung alle Beschaffungsunterlagen, die nähere Hinweise zu den Anforderungen an die Leistungen und die Angebotserstellung enthalten, zur Verfügung gestellt.
1. Falls der Bewerber plant, sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Unternehmen gemäß § 47 VgV zu bedienen, sind entsprechende Angaben / Informationen / Unterlagen auch von diesem Unternehmen zu den Ziffern III.1.1, III.1.2 und III.1.3 einzureichen. Damit die Angaben / Informationen / Unterlagen von diesem Unternehmen mit in die Bewertung mit einbezogen werden können, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung gemäß § 47 VgV diesem Unternehmen einzureichen. Die Verpflichtungserklärung muss eine verbindliche Aussage des Unternehmens enthalten, dass die erforderlichen Mittel bei der Erfüllung des Auftrages im Auftragsfall zur Verfügung stehen. Die Verpflichtungserklärung muss in schriftlicher Form, unterzeichnet vom diesem Unternehmen, zusammen mit dem Teilnahmeantrag, eingereicht werden.
2. Im Falle von Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
3. Die Korrespondenz im Rahmen des Vergabeverfahrens und bei der Vertragsdurchführung erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache.
4. Die Teilnahmeanträge sind schriftlich in zweifacher Ausfertigung (sowie auf Datenträger) inklusive aller geforderten Unterlagen/ Nachweise / Informationen in einem verschlossenem Umschlag bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist bei der unter I.1 genannten Stelle einzureichen. Der Umschlag ist deutlich mit dem Hinweis "Nicht öffnen, Teilnahmeantrag im Vergabeverfahren „Travelmanagement der DFS", Vergabenummer 5336 zu kennzeichnen.