Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-10
Buyer: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Country: DE
Region: DE714
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 11040000 EUR
Submission deadline: 2024-06-12
Award criteria: price

Technical requirements: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung von Unterstützungsleistungen zur Durchführung von Business-Analysen.
Mit dem Angebot ist das Formblatt Referenzen (Datei "Referenzen") einzureichen.
In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bietern zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit Folgendes verlangt:
Darstellung von mindestens zwei geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen. 
• Art: Durchführung von Business Analysen im Rahmen von IT-Projekten und/oder -Programmen (vergleichbar mit den Leistungen in Ziffer 4 der Leistungsbeschreibung) unter Einhaltung folgender Vorgaben:
o mindestens 5 Projektmitarbeiter
o mindestens ein agiles Projekt/Programm 
o Erstellung von Fachkonzepten und Lösungskonzepten 
o Ermittlung, Spezifizierung und Analyse von Rahmenbedingungen, sowie funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
o Planung und Durchführung von Prozessanalysen bzw. Prozessoptimie-rungen, sowie Modellierung von Prozess mit der Methode BPMN 2.0 
o Modellierung von Daten und Datenflüssen
• Umfang: Mehr als 100 PT (1 PT entspricht 8 Arbeitsstunden)
Die unter Art gelisteten Anforderungen können, müssen jedoch nicht, durch jede einzelne Referenz abgedeckt werden. Die Referenzen in ihrer Gesamtheit müssen hingegen alle gelisteten Anforderungen erfüllen.
Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach den Regeln des § 56 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 VgV.
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über eine Gesamtlaufzeit von 4 Jahren. Das gesamte Ausschreibungsvolumen beläuft sich auf 70.400 Stunden für die Laufzeit von 4 Jahren. Abhängig vom jeweiligen IT-Vorhaben liegen Bedarfe zu Dienstleistungen für Business-Analysen, insbesondere Prozess- und Organisationsanalysen, das Anforderungsmanagement und die Entwicklung von innovativen und nachhaltigen Lösungskonzepten vor.
Es wird von einem Bedarf von 8.800 Personentagen für das beschriebene Profil Business Analyst über die gesamte Vertragslaufzeit (maximal 4 Jahre) ausgegangen. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar. Ein Personenjahr entspricht 220 Personentagen und ein Personentag 8 Stunden.
Seitens der FITKO wird von einem voraussichtlichen Bedarf von 3.200 PT über die gesamte Vertragslaufzeit (maximal 4 Jahre) ausgegangen. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar.
Die Dienstleistungen werden selbstständig und weisungsfrei zur Erledigung des in dem jeweiligen Abruf beschriebenen Auftrags durchgeführt. Die jeweilige Dienstleistung wird dabei in Absprache mit dem im Abruf benannten Ansprechpartner des Auf-traggebers und Auftragnehmers erbracht.
Die vom Auftragnehmer zur Dienstleistungserbringung eingesetzten Personen berichten regelmäßig dem im Abruf benannten Ansprechpartner des Auftraggebers über die im Berichtszeitraum erzielten fachlichen Ergebnisse und den aktuellen Sta-tus.
Der Business Analyst verantwortet die Planung und Durchführung, sowie die Ergebnisse von Business-Analysen für agile als auch nicht-agile IT-Vorhaben. Der Business Analyst ist im gesamten Verlauf eines IT-Vorhabens direkter Ansprechpartner der Vorhabensleitung, der Projektleitung (bei IT-Projekten) bzw. der Gesamtbetriebsleitung (bei Pflege und Wartung von IT-Systemen). Des Weiteren stellt der Business Analyst die Kommunikation und das Wissensmanagement zwischen den Stakehol-dern des IT-Vorhabens sicher und identifiziert und überwacht aufkommende Abhän-gigkeiten und Risiken. 
In agilen IT-Vorhaben plant und leitet der Business Analyst Workshops nach agilen Methoden (Scrum) und hält die Standards agiler Methoden ein. 
Folgende Aufgaben müssen von jedem eingesetzten Business Analysten unter and-rem abgedeckt werden. Konkrete Bedarfe richten sich nach den anfordernden IT-Vorhaben. 
Aufgaben im Rahmen von Business-Analysen
- Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung von Business-Analysen
- Einsatz gängiger Business-Analysemethoden und -techniken
- Unterstützung bei der Überwachung der Projektziele und des Projektfort-schritts
- Modellierung und Analyse von Prozessen und Geschäftsprozessen (EPKs, BPMN 2.0)
- FIM-Analysen (Förderales Informationsmanagement)
- Erstellung von Datenschemata und Datenflüssen
- Erstellung und Fortschreibung von Business Cases
- Planung, Moderation und Dokumentation von Workshops
- Erstellung von Use Cases und User Stories
- Stakeholdermanagement
- Identifikation von Abhängigkeiten und deren Lösung
- Identifikation von Risiken und deren Meldung an das Management
- Erstellung und Abstimmung von Entscheidungs- und Beschlussvorlagen
- Entwerfen und Evaluieren von Lösungen und Lösungsansätzen
- Präsentation von Lösungskonzepten und Empfehlungen
- Durchführung bzw. Steuerung von Aufwandsschätzungen für Lösungsansätze
- Umfassende Berichte über die durchgeführte(n) Business-Analysen, ein-schließlich dokumentierter Prozesse und identifizierter Anforderungen 
- Erstellung und Abstimmung von Lasten- und Pflichtenheften
Aufgaben im Rahmen des Anforderungsmanagements
- Identifizieren von Stakeholdern
- Identifizieren und Sammeln von Anforderungen
- Anforderungen dokumentieren, abstimmen und verfolgen
- Einbindung aller Stakholder in die Abstimmung von Anforderungen
- Formulieren von funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
- Formulierung von einheitlich aufgebauten Anforderungen
- Sicherstellung der einheitlichen Interpretationen von Anforderungen
- Überführung der gesammelten Anforderungen in nicht-redundante und wider-spruchsfreie Anforderungskataloge
- Management der Anforderungsänderungen (Änderungsmanagement)
- Verwaltung von Anforderungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg
- Aufbau und Pflege des Anforderungskataloges bzw. Product Backlogs (agiles Umfeld)
- Erstellung, Abstimmung und Verfolgung von Änderungsanträgen
- natürlichsprachliche und modellbasierte Dokumentation der Anforderungen
Aufgaben im Rahmen von (Geschäfts-) Prozessoptimierungen
- Erhebung und Abstimmung von Ist-Prozessen
- Erarbeitung und Abstimmung von Soll-Prozessen
- Analyse und Bewertung der Effizienz, Effektivität und des Optimierungspoten-tials von Prozessen
- Identifikation von Medienbrüchen
- Modellierung von Prozessen in BPMN 2.0
Aufgaben im Rahmen der Dokumentation
- Dokumentation aller Ergebnisse
- Übergabe der Ergebnisse an den Auftraggeber
- Regelmäßiger Know-How Transfer zu Mitarbeitern des Auftraggebers (inkl. regelmäßiger Statusberichte)
Die Leistungen, sei es im Falle einer Anwesenheitspflicht oder im remote Arbeiten, sind grundsätzlich in den Geschäftszeiten der HZD zu erbringen (Montag - Donnerstag: 08:00 - 16:30 Uhr, Freitag: 08:00 - 15:00 Uhr).
Werkzeuge, Methoden und Betriebssysteme:
- Microsoft Word, - Excel, - Outlook, - PowerPoint
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Project
- Azure DevOps Server (oder vergleichbares Werkzeug)
- Jira (Atlassian)
- ADONIS (BOC Group)
- Datenmodellierung z.B. mit GovOS (oder vergleichbaren Werkzeugen)
- Projektmanagement
- Klassische und agile Projektmethodiken 
- Vorgehensmodelle Softwareentwicklung
- Vorgehensmodelle zur agilen Softwareentwicklung (Scrum, Kanban)
- Dev-Ops-Methoden
- Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
- Business Process Model and Notation Version 2.0 (BPMN 2.0)
- Grundkenntnisse der Testmethodik
- Grundkenntnisse der IT Architektur
- Microsoft-Umgebungen 
- Unix-Umgebungen (z.B.: SUSE Linux)


Winner: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung