Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-20
Buyer: Rhein-Neckar-Verkehr GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-08-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Wartung der SAP ERP Systeme der Rhein-Neckar-Verkehr GmbH (rnv) läuft im Jahr 2027 aus, ein Handlungsbedarf zum Wechsel in die SAP S/4HANA Technologie ist zwingend erforderlich. Die Transformation des SAP-Systems soll als Innovationstreiber und Chance der Datenbereinigung genutzt werden. Aus diesem Grund ist vorgesehen, die Transformation im Greenfield Approach mit selektiver Datenübernahme zu realisieren und die bestehenden Prozesse somit zu hinterfragen und dem neuen, optimierten SAP Standard anzugleichen.
Die Wartung der SAP ERP Systeme der Rhein-Neckar-Verkehr GmbH (rnv) läuft im Jahr 2027 aus, ein Handlungsbedarf zum Wechsel in die SAP S/4HANA Technologie ist zwingend erforderlich. Aus diesem Grund muss das Projekt über mehrere Jahre vorbereitet und durchgeführt werden, damit das interne Knowhow bei rnv aufgebaut werden kann und die Projektrealisierung mit minimalen Risiken behaftet ist. Mit der Gründung des Referats Transformation SAP@rnv (RTS) wurde der Grundstein für die SAP-Transformation gelegt. Im Jahr 2019 wurde ein Vorprojekt durchgeführt, welches grundlegende Informationen für den weiteren Betrieb der Systeme und den Reifegrad der SAP-Landschaft in Hinblick auf die anstehende Transformation gelegt hat. Aufgrund der stetigen Weiterentwicklung des Unternehmens und der fortlaufenden Firmengeschichte hält das aktuelle System viele Daten und Funktionen, die nicht notwendig oder veraltet sind. Ein Greenfield Ansatz soll hier zu einer Verschlankung des Systems und einer Reduzierung der Datenlast führen. Die Transformation des SAP-Systems soll als Innovationstreiber und Chance der Datenbereinigung genutzt werden. Ein weiterer Anlass der Maßnahme ist die Zeitschiene der SAP SE für das Vorhaben mit S/4HANA. rnv ist sich sicher, dass jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Transformation gekommen ist und diese mit der frühen Mehrheit vollzogen, werden soll. Nicht zuletzt soll sichergestellt werden, dass eine tiefe technische Auseinandersetzung möglich ist und eine Transformation zum 01.01.2025 sichergestellt werden kann. Der Go Live dafür soll im Zuge eines Big Bang Verfahrens stattfinden, was aufgrund der Größenordnung der SAP-Landschaft möglich ist.
Überschreitet die Zahl der geeigneten Bewerber die geplante Höchstzahl von 5 Bewerbern, erfolgt die Auswahl der Bewerber anhand folgender objektiven Kriterien:
(a)  Die wertungsfähigen Referenzen werden zunächst unter Berücksichtigung der Anzahl gewertet. Ein Bewerber mit mehr als 3 wertungsfähigen Referenzen erhält 2 Punkte, ein Bewerber mit mehr als 5 wertungsfähigen Referenzen erhält 6 Punkte und ein Bewerber mit mehr als 8 wertungsfähigen Referenzen erhält 10 Punkte.
Anhand der vorgenannten Kriterien wird zunächst jede Referenz gesondert bewertet und sodann der Durchschnittswert aus der Gesamtsumme der erzielten Punkte bei allen Referenzen und der Anzahl der Referenzen ermittelt. Der ermittelte Durchschnittwert wird anschließend mit dem Faktor 4 multipliziert. Insgesamt können somit beim Auswahlkriterium lit. (b) 56 Punkte erzielt werden.
Es werden grundsätzlich nur ganze Punkte vergeben. Bei der rechnerischen Ermittlung des Durchschnittswertes im Rahmen des Kriteriums lit. (b) erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Die 5 Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl resultierend aus den Auswahlkriterien lit. (a) und (b) werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Wird auch nach Anwendung der Auswahlkriterien gemäß lit. (a) und (b) die Höchstzahl überschritten, weil es mehrere Bewerber mit derselben Punktzahl gibt, fällt die Entscheidung zwischen diesen Bewerbern anhand der Aktualität der eingereichten Referenzen. Sollte auch danach keine Entscheidung möglich sein, weil die Referenzen identische Aktualitäten aufweisen, behält sich der Auftraggeber vor, die geplante Höchstzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, zu erhöhen.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der bekanntgemachten Mindestzahl von drei Bewerbern liegt, kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen. Alternativ kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren wegen Unterschreitung der Mindestzahl von drei geeigneten Bewerbern aber auch gemäß § 57 SektVO aufheben / einstellen und gegebenenfalls ein neues Vergabeverfahren durchführen.
Insofern wird auf das den Ausschreibungsunterlagen beiliegende Preisblatt  und die darin aufgelisteten Optionsleistungen verwiesen.
Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist, durch Vorlage einer aktuellen Kopie (nicht älter als 3 Monate) des Registerauszuges. Andernfalls ist zu erklären, dass keine Eintragungspflicht besteht. Im Falle von Bewerbergemeinschaften ist von jedem Bewerbergemeinschaftsmitglied ein aktueller Registerauszug vorzulegen bzw. zu erklären, dass keine Eintragungspflicht besteht.
1. Eigenerklärung gemäß Formblatt "Eigenerklärung zur Akzeptanz von Ausführungsbedingungen zur Versicherungspflicht" oder alternativ Kopie einer gültigen Versicherungspolice, die der geforderten Mindest-Deckungssumme genügt.
Die im Formblatt genannte Deckungssumme von 2,5 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden ist eine Mindestanforderung. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis gemäß Ziffer 1 von jedem Bewerbergemeinschaftsmitglied gesondert zu erbringen mit der Maßgabe, dass es genügt, wenn die Addition der nachgewiesenen Mindest-Deckungssummen der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft die geforderte Mindest-Deckungssumme von EUR 2,5 Mio. EUR erreicht.
Als Mindestanforderung Umsatz gilt ein durchschnittlicher Jahresumsatz (netto) in Höhe von 2.500.000,00 EUR, davon mindestens 500.000,00 EUR aus Projekten mit vergleichbaren Leistungen (= S4/HANA Transformationen) des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bei einer Bewerbergemeinschaft werden die Umsätze alle Bewerbergemeinschaftsmitglieder addiert.
Als Mindestanforderung Mitarbeiterzahl gilt eine jahresdurchschnittliche Mitarbeiterzahl von mindestens 120 Mitarbeitern in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Die durchschnittliche Mit-arbeiterzahl von mindestens 120 Mitar-beiter muss auch Mitarbeiter mit folgenden Qualifikationen enthalten:

Eligibility requirements: Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen / Nachweise vorzulegen: Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist, durch Vorlage einer aktuellen Kopie (nicht älter als 3 Monate) des Registerauszuges. Andernfalls ist zu erklären, dass keine Eintragungspflicht besteht. Im Falle von Bewerbergemeinschaften ist von jedem Bewerbergemeinschaftsmitglied ein aktueller Registerauszug vorzulegen bzw. zu erklären, dass keine Eintragungspflicht besteht.