Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-04-16
Buyer: Charité CFM Facility Management GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48311100 | 72212311
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Vergabe ist eine DMS- bzw. ECM-Software zur Implementierung eines unternehmensweiten Systems mit dem Ziel, Informationsflüsse innerhalb der Charité Facility Management GmbH (CFM) als auch im Austausch mit Externen papierlos abzubilden, effizient zu gestalten und zielgerichtet zu steuern.
Der Auftraggeber kann nicht abschätzen, inwieweit zukünftig weitere Lizenzen benötigt werden. Daher soll eine Option zum Kauf weiterer Lizenzen in 25er-Schritten vereinbart werden.
Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS / ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.
Es kann in einem solchen Projekt immer wieder passieren, dass durch Mitarbeiterwechsel beim AG erneute Schulungen oder durch notwendige Systemanpassungen kleinere außerordentliche Programmieraufwendungen notwendig werden. Um dieser Eventualität gerecht zu werden, sollen jetzt schon die Preise abgefragt werden. Eine Bewertung dieser Preise in den Zuschlagskriterien ist nicht gewünscht.
Angaben zum Wert des Auftrags können nicht erfolgen, da die Veröffentlichung dieser Angaben den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden würde (vgl. § 39 Abs. 6 Nr. 3).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).
Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
Die o. a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).


Winner: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Award value: 1
Number of bids: 2