Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2018-05-31
Buyer: Aarhus Kommune, Børn og Unge
Country: DK
Contract type: Services
CPV classification: 30196000 | 48300000 | 48330000 | 48332000 | 72212300: Document creation software programming services

Technical requirements: Anskaffelse af IT-system til planlægning og administration af pædagogisk personales arbejdstid i daginstitutioner i Aarhus Kommune
Aarhus Kommune ønsker at gennemføre en proces for forudgående markedsafklaring og planlægning af det endelige udbudsforløb, valg af udbudsform og gennemførelse af udbud for etablering af IT-system til planlægning og administration af pædagogisk personales arbejdstid i daginstitutioner i Aarhus Kommune.
Planlægningsværktøjet skal hjælpe med at sikre flest mulige medarbejdere sammen med børnene, og mindske den tid, personalet bruger på administrative opgaver. Planlægningsværktøjet skal understøtte en bevægelse fra papirskemaer og manuel planlægning - til digitalisering og automatisering af regler og bindinger via en algoritmebaseret planlægningsmotor.
Ordregiver er ikke bekendt med, at der findes denne type planlægningsværktøj på markedet i forvejen og der kan derfor både være tale om udvikling af eksisterende systemer såvel som nyudvikling af et system.
Med henblik på anskaffelse af et nyt planlægningsværktøj til kommunens daginstitutioner, ønsker Aarhus Kommune at gennemføre en forudgående markedsafklaring og dialog med aktører/potentielle leverandører i markedet indenfor levering af den påtænkte ydelse, jf. ovenfor pkt. II.1.4.
Dialogen og markedsafklaringen vil dreje sig om en drøftelse med aktørerne af mulighederne for levering af eksisterende, tilpasning/ændring af eksisterende IT-systemer og/eller udviklingen af et planlægningsværktøj, der kan automatisere, forbedre og optimere planlægningsopgaven i de enkelte daginstitutioner som beskrevet ovenfor i pkt.. II.1.4.
På baggrund af ovenstående, vil Aarhus Kommune gerne invitere interesserede potentielle leverandører til at deltage i en markedsafklaring for afklaring af markedets eksisterende løsninger og muligheder for udvikling og nyudvikling af løsninger samt planlægning af det videre udbudsforløb.
Interesserede leverandører bedes venligst fremsende anmodning om deltagelse i denne markedsafklaring pr. e-mail (til ovenstående kontaktperson) senest den 11.6.2018.
Sammen med anmodningen bedes interesserede leverandører sende en kortfattet redegørelse (maks. 1 A4-side) for leverandørens virksomhed samt erfaringer på området.
Såfremt der er mange interesserede, vil Ordregiver udvælge et antal relevante virksomheder, som enten har de bedste erfaringer, eller som giver det fagligt set bredeste felt af deltagere.
Det skal bemærkes, at Ordregiver ikke er forpligtet til at imødekomme forslag og kommentarer fra den tekniske dialog, men udelukkende vil lade forslag og kommentarer indgå i overvejelserne vedrørende udformningen af det endelige udbudsmateriale. Forslag og kommentarer vil således udelukkende blive indarbejdet i den udstrækning Ordregiver vurderer, at dette er hensigtsmæssigt og kan gennemføres under overholdelse af de udbudsretlige regler.
Ved deltagelse i markedsafklaringen accepterer deltagerne, at Ordregiver er berettiget til at anvende alle forslag og kommentarer, som præsenteres under møderne. Deltagerne kan derfor ikke kræve, at forslag og kommentarer behandles som fortrolige. Deltagerne accepterer endvidere, at indkomne forslag og kommentarer på et senere tidspunkt i udbudsprocessen kan blive offentliggjort i anonymiseret form eller som en del af udbudsmaterialet.
Ordregiver forventer efter markedsafklaringen at gennemføre en udbudsproces med henblik på indgåelse af en kontrakt. Ordregiver har ikke truffet endelig beslutning om udbudsformen, men forventer i forbindelse med markedsafklaringen at træffe beslutning om, hvilken udbudsform der findes mest hensigtsmæssig for den konkrete anskaffelse.
Det er højt prioriteret, at planlægningsværktøjet får en intuitiv brugergrænseflade, og at det bygger på datakilder som indmeldelsesoplysninger og børnenes faktiske og forventede fremmøde. Samtidig skal det integrere med kommunens løn- og fraværssystem og medarbejdernes arbejdskalender og -mail samt anvendes til registrering af medarbejdernes planlagte og faktiske arbejdstid og fravær.
Ordregiver ser udvikling af planlægningsværktøjet som en mulighed for at udforske potentialet for machine learning indenfor planlægningsområdet i tæt samarbejde med de brugere, der skal anvende planlægningsløsningen i hverdagen i Aarhus Kommunes institutioner.