Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2021-08-25
Buyer: Kirkon keskusrahasto
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Ilmoituksessa on kyse markkinavuoropuhelusta, joka ei sido hankintayksikköä hankinnan toteuttamiseen. Mikäli hankinta päätetään toteuttaa, julkaistaan hankinnasta hankintailmoitus.
Markkinavuoropuhelun kohteena ovat markkinoilla tarjolla olevat HR-järjestelmät. Tarve on tietojärjestelmälle ja siihen liittyville palveluille, joilla voi integroidusti hoitaa Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakuntien henkilöstöhallintoon ja henkilöstön kehittämiseen liittyvät (HRM ja HRD) toiminnot.
Kirkon keskusrahasto pyytää markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita yrityksiä ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelu suoritetaan ensisijaisesti kirjallisen materiaalin perusteella ja toissijaisesti toimittajakohtaisen esittelytilaisuuden perusteella. Kirkon keskusrahasto valitsee ilmoittautuneiden joukosta kartoitustarpeita palvelevan määrän erityyppisiä alan toimijoita esittelytilaisuuksiin, jotka pidetään aikavälillä 27.9.2021- 1.10.2021. Tilaisuudet toteutetaan Teams-nettineuvotteluina. Toimittajakohtaisen esittelytilaisuuden kesto on noin 1-3 tuntia riippuen palveluvalikoiman laajuudesta.
Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun pyydetään toimittamaan osoitteeseen hankinnat.kirkkohallitus@evl.fi mahdollisimman pian. Sähköpostin aihekentässä pyydetään ilmoittamaan "Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun, HR-järjestelmät".
– Kuvaus yrityksestä ja sen tuottamista HR-järjestelmäpalveluista (mitä HR-järjestelmää/HR-järjestelmiä yritys toimittaa) sekä lyhyt kuvaus referenssikohteista, joille yritys on toimittanut ko. HR-järjestelmän (3-5 vähintään 5 000 hengen asiakasorganisaatiota tai jos ei ole näin suuria, 3-5 suurinta asiakasorganisaatiota).
Ilmoittautumisen jälkeen markkinavuoropuheluun valituille yrityksille toimitetaan Kirkon keskusrahaston laatima hankekuvaus / hankinnan kohteen kuvaus, alustava vaatimusmäärittely sekä tietopyyntöön liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Yrityksen tulee toimittaa vastaukset kysymyksiin viimeistään 8.9.2021, jonka jälkeen Kirkon keskusrahasto tutustuu saatuihin vastauksiin ja lähettää tarkennetun agendan esittelytilaisuutta varten. Esittelytilaisuuksiin kutsutaan markkinavuoropuhelun onnistumisen kannalta riittävä määrä yrityksiä. Mikäli yritysten määrä kasvaa liian suureksi, karsitaan yritysten määrää tietopyyntövastausten perusteella.
Esittelytilaisuudessa käydään läpi tietopyyntövastausten pohjalta nousseita huomioita sekä järjestetään järjestelmän demoesittely Kirkon keskusrahaston ja seurakuntien projektiryhmälle (edustajia useista eri kokoisista seurakuntatalouksista). Kirkon keskusrahasto toimittaa demoesittelyssä ensisijaisesti läpikäytävät käyttötapaukset etukäteen samassa yhteydessä esittelytilaisuuden agendan kanssa.
Tietopyyntöön tulee vastata suomen kielellä. Myös mahdollinen markkinavuoropuhelu käydään suomen kielellä. Tietopyynnöllä kerätyt tiedot säilyvät luottamuksellisena ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnittelun tukena. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Tietopyyntöön vastaaminen tai markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytys mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei siis estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta vastaamisesta eikä markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin ja varsinaisen kilpailutuksen käynnistämisestä tehdään myöhemmin.
Kirkon keskusrahasto järjesti vuoden 2020 keväällä markkinakartoitukset HR-järjestelmien sekä taloushallinnon järjestelmien osalta. Näiden markkinakartoitusten tarkoituksena oli markkinoilla olevien ratkaisujen pohjalta päättää mm. Kipa 2 -hankkeen etenemispolusta. Hanke etenee ensimmäisessä vaiheessa HR-järjestelmän hankinnalla, johon tämä tietopyyntö kohdistuu tarkennettuna.