Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2023-04-21
Buyer: gematik GmbH
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 48200000 | 48211000 | 48600000 | 48610000: Database systems

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Diese Vorinformation dient der Durchführung einer Markerkundung zum Thema "Digitale Wissensdatenbank". Ziel der Markterkundung soll eine Aussage über die Umsetzbarkeit und die Kostenstrukturen einer neuen Softwarelösung für
eine digitale Wissensdatenbank sein, um eine solide Basis für die Erstellung der Leistungsbeschreibung für das im Anschluss geplante Vergabeverfahren zu erhalten.
Die gematik beabsichtigt im Rahmen der stetigen Digitalisierung und Vereinfachung von internen Prozessen und Arbeitsweisen die Beschaffung einer Software, die den Aufbau einer „Digitalen Wissensdatenbank“ ermöglicht. Ziel ist es, effizient und anhand möglichst geringen Aufwands schnell Dokumente in unseren internen und öffentlichen juristischen Datenbänken ausfindig zu machen, um so Workflows zu verkürzen und Mehraufwände zu vermeiden. Dabei geht es vor allem um juristische Dokumente wie Gutachten, themenspezifische Aufsätze, Gerichtsentscheidungen sowie Gesetzesbegründungen.
Die gematik beabsichtigt im Rahmen der stetigen Digitalisierung und Vereinfachung von internen Prozessen und Arbeitsweisen die Beschaffung einer Software, die den Aufbau einer „Digitalen Wissensdatenbank“ ermöglicht. Ziel ist es, effizient und anhand möglichst geringen Aufwands schnell Dokumente in unseren und öffentlichen juristischen Datenbänken ausfindig zu machen, um so Workflows zu verkürzen und Mehraufwände zu vermeiden. Dabei geht es vor allem um juristische Dokumente wie Gutachten, themenspezifische Aufsätze, Gerichtsentscheidungen sowie Gesetzesbegründungen.
Die gematik arbeitet aktuell mit verschiedenen Tools, in denen interne Daten, vor allem in Form von digitalen Dokumenten, verarbeitet werden. Im Mittelpunkt dabei steht das Dokumentenmanagementsystem „Elektronischer Leitz-Ordner“ (ELO). Nahezu alle anfallenden Dokumente werden dort anhand verschiedener Kategorisierungen und Ordnerstrukturen gespeichert. In den letzten Jahren sammelten sich so unzählige Dateien durch hunderte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. In der täglichen Arbeit des Unternehmens entstehen diverse rechtliche Fragestellungen. Zur Klärung dieser ist oft eine aufwendigere juristische Recherche nötig. Dabei durchsuchen die juristischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur unser internes Archiv (ELO), sondern zunehmend auch öffentliche Datenbanken, beispielsweise Beck-Online. Das Zusammentragen und die Auswertung dieser vielfältigen Informationen unterschiedlicher Datenbänken nimmt dabei viel Zeit in Anspruch. Weiterhin vermag die aktuelle Suchfunktion von ELO aufgrund der immensen Datenmenge nicht das gewünschte Ergebnis liefern. Mittels einer „und“ bzw. „oder“ Suchfunktion werden meist unzählige Suchergebnisse angezeigt, welche sich nicht effizient filtern lassen. Zur Erreichung eines mehr nutzbringenden Zeitmanagements bedarf es daher einer neuen Software (Stichwort: Crawler) oder – sofern eine derartige Software nicht verfügbar ist – eine Anpassung bereits bestehender Software.
Die neue Software soll anhand eines Suchalgorithmus die interne Datenbank ELO in Verknüpfung mit externen Datenbanken wie Beck-Online oder Juris nach näher zu definierenden Kriterien durchsuchen. Dabei soll die Möglichkeit gewährt werden, in den Sucheinstellungen zwischen verschiedenen Datenbanken auswählen zu können, also ob beispielweise nur in ELO und Beck-Online gesucht werden soll oder ob nur in Beck-Online und Juris gesucht werden soll. Es muss möglich sein, die Zugangsdaten für mehrere externe Datenbanken zu hinterlegen. Als aufzeigendes Beispiel kann hier auf die Online-Bibliothekskatalogen „OPAC“ verschiedenster Universitäten verwiesen werden. Dort lässt sich simpel auswählen, welche Datenbanken der Suche unterzogen werden sollen, ob nach Titel, Veröffentlichungsdatum, Verfasser oder nur nach Schlagworten gesucht werden soll. Spezifizierungen hinsichtlich des zu suchenden Dokumententyps sollten ebenfalls möglich sein. Darüber hinaus sollten sich die Ergebnis-se selbst auch nochmal filtern lassen, um das benötigte Dokument zügiger zu finden. Die Suchergebnisse aus allen Datenquellen sollen in einer Übersicht konsolidiert dargestellt und gefiltert werden können.
Der Auftragnehmer sollte nach Möglichkeit eine neue Software, in Form eines sogenannten „Crawlers“, mit den genannten Funktionen entwickeln, beziehungsweise – sofern vorhanden – eine bestehende Software an die genannten Anforderungen anpassen. Die gematik macht hinsichtlich der dem Produkt zu Grunde zulegenden Lizenzart keine Vorgaben. Grundsätzlich soll jedes Lizenzmodell in Frage kommen.
Interessierte Unternehmen werden gebeten, die Unterlagen mit weiteren Informationen und dem Fragenkatalog unter Angabe im Betreff  "Markterkundung "Digitale Wissensdatenbank" - Anforderung der Unterlagen" an die E-Mail-Adresse
Wir weisen darauf hin, dass es sich bei dieser Markterkundung um kein Vergabeverfahren handelt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Teilnahme unverbindlich ist, keine Beauftragung bzw. Zuschlagserteilung auf Basis der eingereichten Unterlagen oder der Teilnahme an Interviews erfolgt. Dies bleibt dem geplanten Vergabeverfahren vorbehalten.
Interessierte Unternehmen werden gebeten, die Unterlagen mit weiteren Informationen und dem Fragenkatalog unter Angabe im Betreff  "Markterkundung "Digitale Wissensdatenbank" - Anforderung der Unterlagen" an die E-Mail-Adresse
Die Unterlagen werden daraufhin per E-Mail innerhalb eines Arbeitstages zugesandt. Die Frist für die Rückendung des ausgefüllten Dokuments beträgt 10 Tage nach Eingang.