Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-09-08
Buyer: Germany Trade  and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48450000 | 72260000: Software-related services | 79211110 | 79631000
Submission deadline: 2023-10-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.
GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.
Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.
Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.
Germany Trade  and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH Friedrichstr. 60 10117 Berlin
- Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts)
- Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts (s. Kapitel III.2 Nr. 5 der Leistungsbeschreibung)
- Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung.
-Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei
-Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI
-Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)
Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet)
Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende  Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.
Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Ge-schäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Vergleichbar ist die Leistung, wenn der angegebene Referenzauftrag den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsumfang enthält und mit der Qualität vergleichbar ist. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind:
- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden des öffentlichen Dienstes mit mindestens 100 Mitarbeitenden.

Eligibility requirements: Berufs- oder Handelsregisterauszug bzw. gleichwertige Bescheinigung von ausländischen Bietern. Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet)