Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2021-03-19
Buyer: Universität Rostock
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services

Technical requirements: Da an der UR keinerlei Expertise bzgl. DoSV und HISinOne-APP vorhanden sind und sich diese auch nicht innerhalb der knappen Zeit aufbauen lassen, muss ein externer Dienstleister die Konfiguration von APP vornehmen. Dies beinhaltet eine grundlegende Einrichtung aller Studiengänge, für die eine Bewerbung möglich sein soll, die Anpassung an die Zulassungskriterien der UR sowie eine Anpassung an das Corporate Design der UR. Weiterhin sind die Schnittstellen zwischen APP und DoSV sowie zwischen APP und den lokal an der UR betriebenen HIS-Alt-Systemen notwendig. Letzteres wird benötigt, um nach Abschluss des Zulassungsverfahrens die einzuschreibenden Bewerber in das lokale HIS-System zu übernehmen.
Für die Leistungserbringung soll ein Vertrag über ein Kontingent von ca. 12 Personentagen/Monat abgeschlossen werden. Die Laufzeit des Vertrages ist gebunden an die Erfüllung des Auftrages zeitlich jedoch auf maximal 48 Monate begrenzt. Die Abrechnung erfolgt bedarfsgenau entsprechend der in Anspruch genommenen Personentage zu den verinibarten Konditionen.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages mit einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen Zu wollen, vergangen sind.
Da an der UR keinerlei Expertise bzgl. DoSV und HISinOne-APP vorhanden sind und sich diese auch nicht innerhalb der knappen Zeit aufbauen lassen, muss ein externer Dienstleister die Konfiguration von APP vornehmen. Dies beinhaltet eine grundlegende Einrichtung aller Studiengänge, für die eine Bewerbung möglich sein soll, die Anpassung an die Zulassungskriterien der UR sowie eine Anpassung an das Corporate Design der UR. Weiterhin sind die Schnittstellen zwischen APP und DoSV sowie zwischen APP und den lokal an der UR betriebenen HIS-Alt-Systemen notwendig. Letzteres wird benötigt, um nach Abschluss des Zulassungsverfahrens die einzuschreibenden Bewerber in das lokale HIS-System zu übernehmen.
Für die Leistungserbringung wurde Vertrag über ein Kontingent von 12 Personentagen/Monat abgeschlossen. Die Laufzeit des Vertrages ist gebunden an die Erfüllung des Auftrages zeitlich jedoch auf maximal 48 Monate begrenzt.
Ohne Änderung der Laufzeit des Vertrages wurden aufgrund von nicht vorher erkennbarer Mehrbedarfe die die vereinbarten Personentage von 12 auf 20 Tage erhöht.
Die Erhöhung der Personentage erfolgt jedoch über die in §132 Abs. 2 GWB genannte Grenze von 50 % hinaus. Der ursprünglich geschätzte Auftragswert betrug bei einer Laufzeit von 4 Jahren 604 800 EUR netto. Die Erhöhung der Personentage auf 20 pro Monat bedeutet eine Erhöhung des Auftragswertes um 60 %.
Da jedoch der ursprüngliche Vertrag durch eine Ausschließlichkeit im Rahmen eines Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach §14 Abs. 4 Nr. 2b VgV an die Gecko mbH erteilt worden ist, wird auch die Erweiterung des bestehenden Auftrages unter Anwendung der Ausschließlichkeit für die Firma Gecko mbH vergeben, da sich die Bedingungen und der wesentliche Charakter des Auftrages nicht geändert Die oben genannten Gründe für die Ausschließlichkeit greifen auch bei der Erhöhung der Personentage.
Der ursprüngliche Ansatz bei der Einführung von HISinOne-APP bestand darin, möglichst viele Aspekte im Bewerbungsprozess um Studienplätze in Form von Clustern zu vereinheitlichen, auch um den Implementierungsaufwand möglichst gering zu halten. Inzwischen stellte sich aber heraus, dass eine zu starke Vereinheitlichung nicht funktioniert. Infolge dessen müssen sog. Bewerbungsbestandteile abhängig von den jeweiligen Studienangeboten stärker individualisiert werden, was mit einem erhöhten Aufwand einhergeht. Mit neuen Versionen des Systems HISinOne steigt auch dessen Komplexität an, was wiederum dazu führt, dass trotz einer intensiven Qualitätsprüfung des Software-Anbieters HIS eG bei neuen Releases Fehler auftreten können. Diese werden zwar bei der HIS eG beseitigt, jedoch führen der Test neuer Versionen sowie die Kommunikation von Fehlern bei der UR und damit auch bei der Firma Gecko mbH Rostock zu erhöhten Aufwänden.


Winner: Gecko mbH