Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: Beratungsleistung zur Durchführung einer CRM-Ausschreibung
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 233000 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Die Auftraggeberin schreibt die fachliche Unterstützung für die Ausschreibung und Implementierung eines CRM-Systems aus.
Berücksichtigung des Preises durch die Wertungsmethode "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Der KVBW kommt es im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere auf die Sicherstellung einer termingerechten und verlässlichen Leistungserbringung an. Der Bieter hat aus diesem Grund ein Konzept auf maximal 3 DIN-A4-Seiten einzureichen. Die KVBW legt hierbei besonderen Wert auf die folgenden Aspekte:

- Beschreibung des methodischen Vorgehens zur beratenden Begleitung des Projekts, einschließlich der geplanten Rolle des Dienstleisters im Zusammenspiel mit dem internen Projektteam und den Fachbereichen.
- Darstellung einer realistischen Meilenstein- und Zeitplanung im Rahmen der vorgesehenen Projektlaufzeit. Für die Ausarbeitung des Konzepts ist anzunehmen, dass das Projekt ab dem 3. Quartal 2025 startet und über einen Zeitraum von zwei Jahren läuft.
- Darstellung des geplanten Ressourceneinsatzes über alle Projektphasen hinweg, ein-schließlich Benennung der für die Beratungsleistung vorgesehenen Schlüsselperson(en).

Darstellung der Verfügbarkeit der benannten Person(en) im Projektverlauf sowie Beschreibung eines Sicherstellungskonzepts zur Aufrechterhaltung der Projektunterstützung im Falle unvorhergesehener Personalausfälle, einschließlich Regelung zur Vertretung, Reaktionszeiten und ggf. Einsatz von Backup-Ressourcen.
Der KVBW ist es wichtig, dass der ausgewählte Dienstleister über fundierte fachliche Erfahrung und Kompetenz verfügt, die er gezielt zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts einbringen kann. Auf maximal 4 DIN-A4-Seiten ist daher ein Konzept einzureichen, das sowohl die relevante Expertise als auch das Verständnis für die projektspezifischen Anforderungen darstellt. Die KVBW legt dabei besonderen Wert auf folgende Aspekte:

- Reflexion über potenzielle Herausforderungen bei der Ausschreibung, Einführung und langfristigen Nutzung eines CRM-Systems im Umfeld einer Kassenärztlichen Vereinigung. 
- Darstellung der Erfolgsfaktoren, die aus Sicht des Bieters wesentlich zum Gelingen des Projekts beitragen.
- Benennung konkreter Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zur Unterstützung des Change-Managements, auch im Hinblick auf die interne Organisation der Kassenärztlichen Vereinigung.
- Beschreibung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen, die aus Sicht des Bieters gegeben sein müssen, damit das CRM-System erfolgreich eingeführt und nachhaltig effizient genutzt werden kann.
- Darstellung relevanter Kenntnisse und Qualifikationen in den Bereichen Projektmanagement, Prozessmanagement und Change-Management.
- Darstellung von Kenntnissen einschlägiger IT-Sicherheitsstandards, insbesondere ISO/IEC 27001 oder vergleichbarer Branchenstandards wie TISAX, ISAE 3402 (SOC II, Typ 1-3) oder BSI-Grundschutz/C5, sowie deren Bedeutung für das Projekt.

Dem Auftraggeber kommt es dabei insbesondere darauf an, dass der Bieter sein Konzept plausibel und nachvollziehbar darlegt. 
Das Konzept wird Vertragsbestandteil und damit Gegenstand der geschuldeten Leistung.


Winner: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Award value: 233000
Number of bids: 18