Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-17
Buyer: Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48460000 | 48461000 | 48611000: Database software package | 48810000: Information systems | 72200000
Submission deadline: 2023-03-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel dieser Ausschreibung im Wege des europaweiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb ist der Abschluss eines Vertrages mit einem (1) Bieter für das Herstellen der Betriebsbereitschaft eines Forschungsinformationssystems (FIS) durch Bereitstellung der Software gegen Miete, Unterstützung bei Datenimplementierung und Konfiguration, Einführung, Inbetriebnahme, Schulung (Online und / oder Vor-Ort), Support sowie Hosting Service für 100 Nutzer über den gesamten Vertragszeitraum. Alle weiteren Anforderungen an das anzubietende Forschungsinformationssystem entnehmen Sie den Vergabeunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung und dem Anforderungskatalog.
Das geforderte Forschungsinformationssystem, muss neben der allgemein erforderlichen Funktionalität, alle mit „A“ gekennzeichneten Anforderungen gem. dem beigefügten Excel-Dokument “A5 - Anforderungskatalog“ erfüllen. Mit Angebotsabgabe ist der Erfüllungsgrad (grüne Spalte) der angebotenen Softwarelösung, wahrheitsgemäß vom Bieter auszufüllen. Die Erfüllung der A-Kriterien (Muss-Anforderungen) ist zwingende Voraussetzung für die Wertung des Angebotes. Die Nichterfüllung der A-Kriterien, führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die mit „B“ gekennzeichneten Spezifikationen werden gem. dem Dokument "Angebotswertung“ bewertet.
Vom Bieter ist mit Angebotsabgabe ein Konzept abzugeben. Falls kein Konzept bei Angebotsabgabe vorliegt, muss das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen werden. Das Vorgehen zur Bewertung der Angebote und des Konzeptes entnehmen Sie der Anlage „A2 – Wertung der Angebote“.
Die Inhalte und Anforderungen an das Konzept, entnehmen Sie dem Reiter „Konzept“ des beigefügten Excel-Dokuments „A5 - Anforderungskatalog“.
Während des gesamten Prozesses sind regelmäßig (ca. alle 14 Tage) Jour-Fixe bzw. online Status quo Meetings zur Abstimmung und Berichtserstattung, mit dem Auftraggeber durchzuführen. Es muss ein enger Austausch zwischen den Parteien gewährleistet werden.
Für Systemadministratoren müssen folgende Tools zur Verfügung stehen - die Preise sind in der jährlichen Lizenzgebühr einzukalkulieren:
Allen weiteren Nutzergruppen müssen ähnliche, benutzerfreundliche Hilfestellungen zur Verfügung stehen.
Dem Auftraggeber ist ein Ansprechpartner zu benennen, welcher für alle Anfragen und ggf. Vor-Ort-Termine zur Verfügung steht. Bitte benennen Sie den Ansprechpartner(in) bereits im Teilnahmewettbewerb in der Anlage „T7b - Anlage zur Eignungsprüfung Mitarbeiterprofil".
Das FIS muss für die gesamte Vertragslaufzeit (bei Ausnutzung der Optionen bis max. 2033), gehostet werden.
Die derzeit geplante Einführung des Systems am Leibniz-LSB@TUM sieht ein schrittweises Vorgehen im engen Austausch zwischen den Parteien vor, welches nach Vertragsabschluss ca. 4-6 Monate bis zur vollumfänglichen Betriebsbereitschaft in Anspruch nehmen soll.
Die Mietzeit des FIS beträgt nach Vertragsabschluss ein (1) Jahr, mit einer auf auftraggeberseitigen Option zur Verlängerung der Laufzeit zu den gleichen Konditionen bis zu neunmal (9 x) jeweils ein (1) weiteres Jahr bis maximal 2033.
Anhand der drei (3) eingereichten Referenzen werden die zur Abgabe eines Angebots aufgeforderter Bewerber auf maximal drei (3) Bewerber beschränkt (§ 51 VgV).
Es sollten nicht mehr als drei Referenzen vorgelegt werden. Denn jede Referenz wird einzeln ausgewertet, die erreichte Punktezahl aller Referenzen wird addiert und durch die Anzahl der eingereichten Referenzen dividiert. Das Endergebnis wird kaufmännisch auf zwei (2) Stellen nach dem Komma gerundet.
Der Bewerber hat durch das Setzen von Häkchen wahrheitsgemäß anzugeben, welche Leistungsinhalte in der unten aufgeführten Tabelle, mit den vom Bewerber angegebenen Referenzen erfüllte wurden.
Die Leistungsinhalte der jeweiligen Referenz, sind in folgender Anlage wahrheitsgemäß abzuhaken und dem Teilnahmeantrag beizulegen:

Eligibility requirements: Eigenerklärung als Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Oder – falls zutreffend – Eigenerklärung des Bewerbers/Mitglied der Bewerbergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind. Bitte füllen Sie hierzu folgendes Formblatt aus: -	T7 - Eigenerklärung zur Eignung (siehe Punkt II Seite 2)