Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-16
Buyer: Entwicklung, Implementierung und Wartung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes für die SAP S/4HANA-Transformation
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-06-20
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) bezweckt im Rahmen der S/4HANA-Transformation ein neues, ganzheitliches Rollen- und Berechtigungskonzept auf Grundlage der bestehenden individuellen Lösungen und unter Berücksichtigung aller aktuellen regulatorischen und organisatorischen Anforderungen sowie zeitgemäßer Technologien zu entwickeln.  Gegenstand des hier ausgeschriebenen Rollen- und Berechtigungskonzeptes ist die ordnungsgemäße sowie aufgabenorientierte Vergabe von Berechtigungen in den von der UKHD eingesetzten SAP S/4HANA-Modulen.  Das Ziel des ausgeschriebenen SAP Rollen- und Berechtigungskonzeptes ist es, die Sicherheit und Effizienz innerhalb des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems des UKHD zu gewährleisten. Dies bedeutet, Schutz vor unrechtmäßigen System- sowie Datenzugriffen zur Gewährleistung der Integrität, Vertraulichkeit, Authentizität sowie Verfügbarkeit von Daten. Durch ein sorgfältig aufgebautes Konzept soll sichergestellt werden, dass  -jeder Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen kann, die für seine Aufgaben notwendig sind, -unbefugter Zugriff auf sensible Daten verhindert wird, -die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien gewährleistet ist, -die Effizienz der Geschäftsprozesse durch klare Zugriffsberechtigungen gesteigert wird.  Das Konzept soll in Abstimmung mit dem Auftraggeber erarbeitet und vom zukünftigen Auftragnehmer in der SAP S/4HANA-Umgebung implementiert werden. Darüber hinaus wird der Auftragnehmer mit der Pflege und ergänzenden Dienstleistungen beauftragt. Die Rollen- und Berechtigungsdefinitionen in SAP S/4HANA erfolgen gemäß dem Greenfield-Ansatz unter Berücksichtigung der Ausgangssituation. Alle Rollen/Berechtigungen sind neu zu er-stellen. Das SAP S/4HANA-System ist in Bezug auf FIORI als "embedded" geplant.  Siehe Anlage B2_Leistungsbeschreibung UKHD Rechte-Rollen
3.3 Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien)  Angaben zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten drei Jahren Beschäftigen des Unternehmens, getrennt nach Deutschland und EU inklusive assoziierter Staaten (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV):  Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024
4.1 Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien)  Nachweis einer Bankauskunft des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Hinweis 1: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Bankauskunft) als Anlage 2 a, b, c usw. bei.
4.2 Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien)  - Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken. - in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall jährlich und für Personen- und Sachschäden) (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Versicherung) als Anlage 3 a, b, c usw. bei.  - oder eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.   (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend)  Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine solche in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden abzuschließen und eine entsprechende Bescheinigung vorzulegen.  Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine Bescheinigung über eine entsprechende vorhandene Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen. Dem Bewerber ist bekannt, dass bei Nichtvorliegen der Bescheinigung das Angebot ausgeschlossen wird.  Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist der Versicherungsnachweis nicht erforderlich.

Eligibility requirements: 3.3 Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien)  Angaben zur Anzahl der durchschnittlich in den letzten drei Jahren Beschäftigen des Unternehmens, getrennt nach Deutschland und EU inklusive assoziierter Staaten (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV):  Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024
4.1 Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien)  Nachweis einer Bankauskunft des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Hinweis 1: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Bankauskunft) als Anlage 2 a, b, c usw. bei.
4.2 Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien)  - Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken. - in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall jährlich und für Personen- und Sachschäden) (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) Ich/wir füge/n den Nachweis (Versicherung) als Anlage 3 a, b, c usw. bei.  - oder eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.   (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend)  Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine solche in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden abzuschließen und eine entsprechende Bescheinigung vorzulegen.  Ich/wir verpflichte/n mich/uns, spätestens zum Zuschlagszeitpunkt eine Bescheinigung über eine entsprechende vorhandene Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung vorzulegen. Dem Bewerber ist bekannt, dass bei Nichtvorliegen der Bescheinigung das Angebot ausgeschlossen wird.  Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist der Versicherungsnachweis nicht erforderlich.
4.3 Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A2.3 der Eignungskriterien)  Angaben zur Umsatzentwicklung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung), getrennt nach Deutschland, EU und weltweit liegen vor (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 1. Alt. VgV):  Geschäftsjahr (von 01/2022 bis 12/2024)  2022 2023 2024  Jahresumsatz Deutschland:  Jahresumsatz EU:  Jahresumsatz weltweit:
4.4 Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A2.4 der Eignungskriterien) Angaben zur Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) im Bereich von IT-Dienstleistungen (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 2. Alt. VgV), unterschieden nach Deutschland und der EU (inkl. assoziierter Staaten), wobei der Mindestumsatz in Deutschland pro Jahr bei jeweils 1.000.000,00 EUR liegen muss:  Geschäftsjahr (von 01/2022 bis 12/2024) 2022 2023 2024  Jahresumsatz Deutschland (im Bereich von SAP-Dienstleistungen): Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben.  Jahresumsatz EU (im Bereich von IT-Dienstleistungen): Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben. Klicken, um Text einzugeben.
Projekte (Lfd. Nr. B3.1 der Eignungskriterien)  Vorlage und Beschreibung von vier Referenzprojekten, in denen der Bieter ein vergleichbares Rollen- und Berechtigungskonzeptes umgesetzt hat bzw. durchführt. Mindestens zwei der Projekte müssen erfolgreich abgeschlossen sein. Vorrangig sollten die Projekte in einem vergleichbaren Umfeld von Universitätskliniken und Krankenhäusern aus den letzten fünf Jahren sowie mit folgenden Angaben sein:  - Angabe des Auftraggebers und dessen Branche mit Nennung eines Ansprechpartners und dessen Funktion und Kontaktdaten (Mindestanforderung)  - Kurzbeschreibung des Projektes, des Anwendungsbereichs/-umfelds, der Fragestellungen und des Auftraggebers (prioritäre Branchen: Krankenhäuser und Kliniken)  - Projektlaufzeit (Start/Ende bzw. Projektstand)  - Anzahl Nutzer  - Aufwand in Personentagen für die vom Bieter erbrachten Leistungen für die Entwicklung, Implementierung und Wartung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes   - Vorgehensweise, Methodik und eingesetzte Werkzeuge   - Vergleichbarkeit des Referenzprojektes mit der ausgeschriebenen Leistung  Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellte Doku-mente), allerdings zwingend unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen, nachgewiesen werden.  (Bitte ankreuzen, wenn zutreffend) ? Ich/wir füge/n einen Nachweis (Übersicht von drei Referenzen) bei (als Anlage 5 a, b, c usw.).  Die Eignung liegt vor, wenn die A-Kriterien (Ausschlusskriterien) erfüllt sind und der Bewerber mehr als 65 Eignungspunkte erreicht.
Anzahl Fachkräfte (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien)  Angaben zu der Anzahl der im Unternehmen zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags beschäftigten Fachkräfte in den von der Ausschreibung aufgeführten Leistungsbereichen:  Fachkräfte (z. Zt. der Abgabe des Teilnahmeantrags) Anzahl  AN-seitige Projektleitung und Koordination Klicken, um Text einzugeben.  Fachlicher Consultants SAP Benutzer-/Berechtigungs-/Identitymanagement Klicken, um Text einzugeben.  Qualitätsmanager (jeweils Hauptschwerpunkt, keine Doppeltzählung) Klicken, um Text einzugeben.
Eigenerklärung  (von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften)  Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den  in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,  a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift. 3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.   Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Ich erkläre/Wir erklären, dass meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt wird. - ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); oder von einem von mir/uns beauftragen Nachunternehmen eine schriftliche Versicherung geben lasse/lassen, dass dieses den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführt und diese Versicherung dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); - ich mich verpflichte/wir uns verpflichten sicherzustellen, dass die Nachunternehmen und Verleihunternehmen die Verpflichtungen nach den §§ 3 und 4 LTMG erfüllen, wenn sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind und den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführen. Ich bin mir/Wir sind uns bewusst, dass - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen verpflichtet sind, dem öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung der Verpflichtung aus dieser Erklärung auf dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen, - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vollständige und prüffähige Unterlagen im vorstehenden Sinne über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten haben, - zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dieser Erklärung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und meinem/ unserem Unternehmen eine Vertragsstrafe für jeden schuldhaften Verstoß vereinbart wird, - bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß meines/unseres Unternehmens sowie der von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die Verpflichtungen aus dieser Erklärung den Ausschluss meines/unseres Unternehmens und die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat, mein/unser Unternehmen oder die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vom öffentlichen Auftraggeber für die Dauer von bis zu drei Jahren von Vergaben des öffentlichen Auftraggebers ausgeschlossen werden kann/können, der öffentliche Auftraggeber nach Vertragsschluss zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist und dass ich/wir dem öffentlichen Auftraggeber den durch die Kündigung entstandenen Schaden zu ersetzen habe/haben. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.
Angabe über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder alternativ gleichwertiger Einrichtung innerhalb der EU-Mitgliedstaaten
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.