Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-11-16
Buyer: IT-Dienstleistungszentrum Berlin (AÖR)
Country: DE
Region: Berlin
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48313000 | 72200000 | 72240000 | 72513000: Office automation services
Estimated value: 805000 EUR
Submission deadline: 2016-12-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung eines IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen für das Land Berlin gemäß § 67 PStRÄG (Personenstandsrechts-Änderungsgesetz).
Das Vergabeverfahren zur Beschaffung eines IT-Verfahrens für das Land Berlin zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen gemäß § 67 PStRÄG wird vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) im Auftrag der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin durchgeführt.
Das ITDZ Berlin ist der zentrale Dienstleister für die Berliner Verwaltung. Es unterstützt beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik und stellt dafür umfassende IT-Dienstleistungen bereit. Diese Aufgabe erfüllt das ITDZ Berlin mit modernster Technik, innovativen Lösungen und einem Full-Service-Angebot. Weitere Informationen über das ITDZ Berlin sind unter www.itdz-berlin.de zu erhalten.
Das ITDZ Berlin wird die technische Infrastruktur des IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen betreiben. Die Verfahrensverantwortung gemäß IT-Organisationsgrundsätze der Berliner Verwaltung für die Migrationslösung wird die Senatsverwaltung für Inneres und Sport übernehmen.
Das Land Berlin beabsichtigt, Teile des Berliner Bestandes an Personenstandsbüchern in Papierform systematisch in das laufende Verfahren Berliner elektronische Personenstandsregister (BePersReg) nachzuerfassen.
Die im Zeitraum vom 3.10.1990 bis 31.12.2008 auf Papier in Geburtenbüchern geführten Geburtseinträge der 12 bezirklichen Berliner Standesämter und des Standesamt I in Berlin sollen inklusive ggf. zugehöriger Fortführungen und Hinweise in das Berliner elektronische Personenstandsregister (BePersReg) übernommen werden.
Um die Übernahme der Daten aus den auf Papier geführten Geburtenbüchern in die strukturierte Datenbank des BePersReg zu unterstützen, ein IT-Verfahren zur Digitalisierung der Geburtenbücher im Personenstandswesen zu beschaffen, einzuführen und für die Dauer der Projektlaufzeit zu betreiben.
Die Migration der Inhalte der Geburtenbücher soll teilautomatisiert auf Grundlage der gescannten Geburtenbücher erfolgen. Das IT-Verfahren soll dabei den Prozess von der Texterkennung bis zur Übermittlung der strukturierten Daten in das BePersReg unterstützen. Nach der Texterkennung werden die Personenstandsdaten extrahiert und den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Nach einer manuellen Überprüfung der Daten werden diese in das Personenstandsregister übernommen. Die Bilddateien unterstützen die Standesbeamten bei der Überprüfung und erleichtern somit die Überführung der Personenstandsdaten in das BePersReg. Rechtlich verbindliche Grundlage der Überführung bilden die Personenstandsbücher.
Zudem sind erforderliche Konzepte und Dokumentationen, wie zum Beispiel Benutzerhandbuch, Administratorhandbuch, System- und Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ferner sind Dienstleistungen zur Konfiguration von Texterkennungssoftware zu erbringen sowie Schulungen bzw. Einweisungen in die Nutzung und Administration des IT-Verfahrens durchzuführen.
Die Entwicklung und Einführung des IT-Verfahrens zur Digitalisierung der Geburtenbücher erfolgt im Rahmen eines Projektes, welches nach den Regeln zum Projektmanagement des Landes Berlin durchgeführt wird. Die Umsetzung muss so geplant und organisiert werden, dass der Betrieb des Verfahrens ab dem 4. Quartal 2017 gesichert ist.
Der Auftragnehmer unterstützt darüber hinaus auf Anforderung des Auftraggebers bei der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens nach Produktivsetzung bis zum Abschluss des Projektes zur Digitalisierung der Geburtenbücher, längstens jedoch für 48 Monate ab Abnahme. Das beinhaltet bspw. Erweiterungen und Anpassungen des IT-Verfahrens entsprechend der Bedarfe des Projektes, Konfigurationsänderungen und Unterstützung für die Administration.
Die Bewerber werden anhand einer Eignungsmatrix nach der „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ und „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ bewertet. Anhand dieser Bewertung wird eine Reihenfolge der Bewerber gebildet und die maximal 5, mindestens 3, führenden Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit auf dem 5. Platz werden alle punktgleichen Unternehmen aufgefordert. Ein Bewerber ist geeignet, wenn alle Mindestanforderungen gemäß III.1 und III.2 sowie VI.3 „Teilnahmebedingungen“ erfüllt sind und mind. 4,10 gewichtete Bewertungspunkte erreicht worden.
III.1.1.1 (A) Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufsregister (z. B. Handelsregister) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist, *A, *U.
III.1.1.2 (A) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123, 124 GWB unter Verwendung des Formulars E XII, *A, *U.
III.1.1.3 (A) Eigenerklärung zu Verbindungen mit anderen Unternehmen unter Verwendung des Formulars E V, *A, *U.

Eligibility requirements: III.1.1.1 (A) Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufsregister (z. B. Handelsregister) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist, *A, *U. III.1.1.2 (A) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123, 124 GWB unter Verwendung des Formulars E XII, *A, *U. III.1.1.3 (A) Eigenerklärung zu Verbindungen mit anderen Unternehmen unter Verwendung des Formulars E V, *A, *U. Legende: (A) = Ausschlusskriterium. *A = Einzelbewerber/-bieter, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern der Gemeinschaft. *U = allen Unterauftragnehmern.

Award value: 805000