Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-10-20
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72413000: Website design services | 72414000 | 72415000: Website hosting services | 72416000: Application service providers | 72421000
Submission deadline: 2023-11-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice") beabsichtigt die Auslagerung seines Internetauftritts "www.rundfunkbeitrag.de". Er sucht mit diesem Verfahren einen Dienstleister, der den aktuell vorhandenen Internetauftritt auf Basis zeitgemäßer und moderner Technologie neu entwickelt. Funktional soll der Internetauftritt danach gemeinsam in einem agilen Team weiterentwickelt werden. Die fachliche Verantwortung über den Internetauftritt verbleibt beim Beitragsservice. Dies betrifft sowohl die Pflege des Content als auch die Definition der Vorgaben für funktionale Änderungen.
Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Vertrag mit folgenden Leistungsbestandteilen abzuschließen:
Der Beitragsservice beabsichtigt, sämtliche Betriebsservices im Zusammenhang mit dem Internetauftritt in die Betriebsverantwortung des Auftragnehmers zu übergeben.
Die Dienstverträge werden mit einer Festlaufzeit von 3 Jahren, nahtlos nach Abnahme des Werkvertrags, sowie der Möglichkeit einer zweimaligen einseitigen Verlängerung durch den Beitragsservice (Verlängerungsoption) um jeweils ein weiteres Jahr zu gleichen Konditionen ausgeschrieben. Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoptionen verpflichtet.
Der Auftraggeber garantiert dem Auftragnehmer für den Dienstvertrag Betrieb & Weiterentwicklung eine Mindestabnahmemenge von 200 Personentagen (PT) während der Festlaufzeit und von jeweils 65 PT während der Verlängerungsoptionen. Insgesamt ist der Auftraggeber berechtigt, als Höchstmenge maximal 1.900 PT aus dem Rahmenvertrag abzurufen. Diese maximale Höchstmenge teilt sich voraussichtlich wie folgt auf die Gesamtlaufzeit auf: 1.140 PT während der Festlaufzeit und jeweils 380 PT pro Verlängerungsoption.
Der Beitragsservice behält sich vor, bis zu 10 % der angeforderten PT am Standort des Beitragsservice erbringen zu lassen.
Weitere Einzelheiten sind dem Teil B. dieser Teilnahmebroschüre - Kurzbeschreibung der ausgeschriebenen Leistungen - zu entnehmen.
Der Beitragsservice beabsichtigt die Auslagerung seines Internetauftritts. Der Beitragsservice sucht mit diesem Verfahren einen Auftragnehmer, der den mit all seinen Funktionen bestehenden Internetauftritt, in einer vollständig neuen und zeitgemäßen Architektur abbildet. Nach erfolgreicher Abnahme und entsprechender Produktionsaufnahme soll die dazugehörige Betriebsverantwortung durch den Auftragnehmer übernommen werden.
Die funktionale Weiterentwicklung mit zeitgemäßen Selfservice-Angeboten und Dialogen anstatt Formularen, soll gemeinsam in einem agilen Team (in Anlehnung an SCRUM) mit Mitarbeitenden des Auftragnehmers und des Auftraggebers erfolgen. Die fachliche / inhaltliche Verantwortung verbleibt ebenso wie die redaktionelle Gestaltung des Content beim Auftraggeber.
Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Vertrag mit einer Festlaufzeit von 3 Jahren mit einer zweimaligen einseitigen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr zu gleichen Konditionen mit den folgenden Leistungsbestandteilen abzuschließen:
Auf Grund des Images des Beitragsservice und der Tatsache, dass der Beitragsservice Daten von vielen Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Institutionen speichert, ist er und vor allem auch der Internetauftritt immer wieder Ziel von Angriffen. Deshalb besteht ein hoher Anspruch an die Sicherheit des Systems und die Fähigkeit, auf Angriffe zu reagieren bzw. im Bedarfsfall Maßnahmen einzuleiten.
Das Nutzerverhalten ist konstant, ohne signifikante Peaks. In den 12 Monaten von Juli 2022 bis Juni 2023 hatte der Internetauftritt 16,6 Mio. Visits (Besuche). Zu erkennen ist eine deutlich geringere Nutzerzahl an Wochenenden als an Wochentagen. Zu Beginn jeder Woche (montags, dienstags) ist die Nutzung etwas höher als an den anderen Werktagen.
Durch die Weiterentwicklungen des Internetauftritts und die damit einhergehende steigende Attraktivität für die Nutzer erhofft sich der Beitragsservice eine Verschiebung der Anzahl der heutigen schriftlichen Eingänge (ca. 16,7 Millionen pro Jahr) und telefonischen Eingänge (ca. 3,78 Millionen pro Jahr), hin zu Online-basierter Kommunikation. Für das Ausmaß liegt aktuell noch keine Prognose vor.
Nach Abgabe des Erstangebots wird der Beitragsservice mit den Bietern über die Angebote verhandeln. Die erste Verhandlungsrunde wird dazu dienen, nach erster Prüfung und Wertung der Erstangebote aufgetretene Unklarheiten und offene Punkte zu fachlichen Themen aufzuklären sowie die wesentlichen Vertragseckpunkte mit den Bietern zu besprechen. Der Auftraggeber wird jeweils mit jedem Bieter einzeln Gespräche unter Wahrung der vergaberechtlichen Prinzipien führen. Der Beitragsservice behält sich vor, die Verhandlungsrunde in Form einer Videokonferenz vorzunehmen.
Zur strukturierten Vorbereitung der Verhandlungen werden die Bieter gebeten, auf einer eigenen Anlage mit ihrem Angebot ein Word-Dokument einzureichen, aus dem sich die Verhandlungsbedarfe und -themen des Bieters ergeben. Das Word-Dokument hat folgende Informationen zu enthalten:

Eligibility requirements: Der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, der Unterauftragnehmer oder der Eignungsverleiher hat zum Nachweis seiner/ihrer Eignung sämtliche geforderten Eignungsunterlagen mit seinem/ihrem Teilnahmeantrag einzureichen. Die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen müssen aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Sollten sich während des Verfahrens Änderungen insbesondere an den mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Eigenerklärungen ergeben, ist der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich über die Änderungen zu informieren und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen abzugeben. Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese Änderungen bei der Prüfung der Eignung des Bewerbers bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, zu berücksichtigen. Bewerber-/Bietergemeinschaften steht es frei, die in den Anlagen zum Teilnahmeantrag geforderten Eigenerklärungen zum Nachweis ihrer Eignung jeweils entweder - von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft separat oder - einheitlich für alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft - die Leistung oder Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftrag) oder - für den ausgeschriebenen Auftrag im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle (§ 45 VgV) bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (sog. Eignungsleihe), so sind die geforderten Eignungsnachweise auch für diese Drittunternehmen einzureichen, soweit dies erforderlich ist (vgl. Teil A. der Teilnahmebroschüre). Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen. Zum Nachweis seiner/ihrer Befähigung zur Berufsausübung erklärt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A6 der Teilnahmebroschüre): a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in § 123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde oder gegen uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist; b) dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig nachgekommen sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vorliegt bzw. unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen sind, dass wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten haben und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werden und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen; c) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen haben; d) dass wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat; (Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.) e) dass wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen haben, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt; f) dass wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen haben die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken; g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag; h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist; i) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht haben; j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln; k) dass ich/wir als Unternehmen - nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, - nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), - nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln, l) dass wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfüllen und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoßen oder verstoßen haben und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist; m) dass wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem wir ansässig sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist; n) dass unser Unternehmen nicht im Gewerbezentralregister eingetragen ist und gegen unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht: o) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetzen. Der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher erklärt außerdem weiterhin, dass im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen wurden und erläutert diese in seiner Eigenerklärung (Anlage A6 der Teilnahmebroschüre).