Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-04-19
Buyer: Landesamt für Zentrale Dienste
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2022-05-19
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Mit diesem Vergabeverfahren wird ein neues Fördermittelinformationssystem (nFMI) beschafft, dass zur Abwicklung der Projektförderungen gem. der Verwaltungsvorschriften zu § 44 der Haushaltsordnung des Saarlandes (VV-LHO) mit allgemeinen Vorgaben für die Landes- und EU- Förderung erforderlich ist. Darüber hinaus sind Bestandteil dieses Vergabeverfahrens die speziellen Anforderungen der Strukturfonds EFRE und ESF, der Projektförderung von ELER investiv (ohne den Anteil der Flächenförderung) sowie der Städtebauförderung. Dieses hier zu beschaffende nFMI stellt das "Basissystem" dar.
Die Fördermittelverwaltung besteht aus: Projektverwaltung (Land, Bund, EFRE,ESF,ELER investiv), EFRE/ESF-, Ausgabenerklärung; EFRE/ESF-Zahlungsantrag, EFRE/ESF-Rechnungslegung. Die Projektverwaltung beinhaltet: Antragstellung, Bewilligung/Bescheidwesen, Verwendungsnachweis, Antragsprüfung, Mittelabrufe/Zahlungen, Ergänzungen/Städtebauförderung. Querschnittliche Aufgaben sind: Berichtswesen, Schnittstellen, Fachadministration, Adressverwaltung, Programm-Controlling, Technische Anforderungen, Terminverwaltung, IT-Sicherheit, Datenschutz.
Vgl. Abschnitt III 1.2) und III 1.3); die dort aufgeführten Eignungskriterien werden-soweit die Mindestanforderungen erfüllt sind und kein Ausschluss erfolgt- hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenen Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet. Ausgewählt werden höchstens sechs Bewerber, die nicht auszuschließen sind und im Vergleich zu den übrigen Bewerbern die höchste Punktzahl erzielen. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl von sechs liegt, wird das Vergabeverfahren fortgeführt. Bei Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet zunächst die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des Teilnahmeformulars "Eignungskriterien und Ausschlussgründe" bei der Referenz 1 (Mindestreferenz) erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz 6 entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 2 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 3 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 4 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 5 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 6 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 3 des o.g. Teilnahmeformulars bei der Referenz 7 erzielte Punktzahl. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 4.2 des o.g. Teilnahmeformulars erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 2.2 des o.g. Teilnahmeformulars erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 1.2 des o.g. Teilnahmeformulars erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 2.1 des o.g. Teilnahmeformulars erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet dann die gemäß Abschnitt V Ziffer 4.1 des o.g. Teilnahmeformulars erzielte Punktzahl über den als sechsten auszuwählenden Bewerber. Bei weiterer Punktgleichheit auf Platz sechs entscheidet schließlich das Los über den als sechsten auszuwählenden Bewerber.
Es besteht ein Zuschlagsverbot, soweit Personen oder Unternehmen, die nach Art. 5K VO (EU) Nr. 833/2014 Russland zuzuordnen sind, unmittelbar als Bewerber oder Bieter auftreten o. als Unterauftragnehmer, Lieferanten o. im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises an dem hier zu vergebenden Auftrag beteiligt sind und mehr als 10 % des Auftragswertes auf das betroffene Unternehmen entfallen.
1)Eigenerklärung über den Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre und über den Umsatz im Bereich IT-basierter Fördermittelinformationssysteme (hierunter sind Softwareanwendungen zu verstehen, die speziell zur Verwaltung und/oder Beantragung von Fördermitteln entwickelt wurden) mit einem durchschnittlichen Mindestjahresumsatz von 4.000.000 € für die letzten drei Geschäftsjahre.
1)Eigenerklärung über den Umsatz im Bereich IT-basierter Fördermittelinformationssysteme (hierunter sind Softwareanwendungen zu verstehen, die speziell zur Verwaltung und/oder Beantragung von Fördermitteln entwickelt wurden) mit einem durchschnittlichen Mindestjahresumsatz von 4.000.000 € für die letzten drei Geschäftsjahre.
2)Eigenerklärung über das Bestehen mindestens eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen, und mindestens eines Informationssicherhits- Managementsystems im Unternehmen.
3) Eigenerklärung zu geeigneten Referenzen über die Einführung eines IT-basierten Fördermittelinformationssystems, untergliedert nach a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen (Name, Anschrift, Projektname, ggf. Ansprechpartner); b) Art des Auftraggebers (Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde/ Agentur/Amt einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen, Bundesministerium oder sontige Zentralstaatliche Behörde/Agentur/Amt einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen,  Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation, Regional- oder Kommunalbehörde oder Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene); c) Anzahl der Benutzer des IT-basierten Fördermittelinformationssystems (kleiner gleich 99, größer gleich 100, größer gleich 150, größer gleich 200, größer gleich 250, größer gleich 300); d) Erbringungszeitraum der Leistungen vom 19.5.2017 bis 19.5.2022; e) Art der Leistungen: Zurverfügungstellung von Lizenzen zur Nutzung des IT-basierten Fördermittelinformationssystems (Lizenzen), Unterstützung des Auftraggebers beim initialen Aufsetzen des Systems (Installation), Unterstützung bei der Übernahme von Daten aus dem bisher verwendeten Fördermittelinformationssystems (Migration), Dienstleistungen zur Anpassung des Standard-Produkts auf die auftraggeberbezogenen Wünsche (Customizing), Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Schulungsunterlagen (Schulungen), Bereitstellung/Anfertigung von Dokumentationen zur Anwendung (Handbuch), Identifikation und Behebung von beim Auftraggeber auftretenden Softwarefehlern in deutscher Sprache (Support); f) Funktionsanforderrungen des IT-basierten Fördermittelinformationssystems: Das System ermöglicht dem Antragsteller den Abruf, die Befüllung sowie die Einreichung von Antragsformularen (Antragstellung), Die Prüfung des Antrags kann vom Sachbearbeiter ganz oder teilweise in der Anwendung durchgeführt werden (Antragsprüfung), Die Anwendung bietet, bspw. über ein Online-Portal, die Möglichkeit zum direkten Austausch zwischen den Beteiligten (eCohesion). Das System ermöglicht die Erstellung eines Zuwendungs- bzw. Ablehnungsbescheids inkl. elektronischem Versand an den Antragsteller (Bescheiderstellung), Der Anwender kann die für ein Vorhaben bewilligten Mittel direkt im Fördermittelinformationssystem erfassen (Mittelbewirtschaftung). Der Mittelabruf kann vom Zuwendungsempfänger online initiiert werden (Mittelabruf). Der Antragsteller hat die Möglichkeit Änderungen zu seinem ursprünglichen Antrag online zu beantragen (Änderungsantrag), Das System ermöglicht eine Gegenüberstellung den tatsächlichen (Ist) mit den geplanten (Soll) Werten eines Fördervorhabens (Endverwendungsnachweis). Die angefallenen Zahlfälle können anhand verschiedenster Kriterien ausgewertet und übersichtlich dargestellt werden (Ausgabenerklärung/Rechnungslegung), und g) Leistungserbringer (Bewerber, Bewerbergemeinschaft oder andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihender).
2)Eigenerklärung über das Bestehen mindestens eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen, und mindestens eines Informationssicherhits- Managementsystems im Unternehmen.
3)Die Referenz 1 (Mindestreferenz) ist erbracht, wenn die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind und mindestens 150 Punkte erzielt werden, d.h. unter a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen, mindestens der Name, Anschrift und Projektname nachgewiesen werden; unter b) Art des Auftraggebers, mindestens Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde/Agentur/Amt einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen, Bundesministerium oder sonstige zentralstaatliche Behörde/Agentur/Amt einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen, Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation, oder Regional- oder Kommunalbehörde oder Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene nachgewiesen werden; unter c) Anzahl der Benutzer des IT-basierten Fördermittelinformationssystems, mindestens kleiner gleich 99 nachgewiesen werden; unter d) Erbringungszeitraum der Leistungen vom 19.5.2017 bis 19.5.2022, mindestens einer der Zeiträume vom 19.5.2017 bis 18.5.2018, vom 19.5.2018 bis 18.5.2019, vom 19.5.2019 bis 18.5.2020, vom 19.5.2020 bis 18.5.2021 oder vom 19.5.2021 bis 19.5.2022 nachgewiesen werden; unter e) Art der Leistungen, mindestens eine oder mehrere der nachfolgenden Leistungsarten nachgewiesen werden, wenn die erforderliche Mindestpunktzahl von 150 noch nicht erreicht ist: Zurverfügungstellung von Lizenzen zur Nutzung des IT-basierten Fördermittelinformationssystems (Lizenzen), Unterstützung des Auftraggebers beim initialen Aufsetzen des Systems (Installation), Unterstützung bei der Übernahme von Daten aus dem bisher verwendeten Fördermittelinformationssystems (Migration), Dienstleistungen zur Anpassung des Standard-Produkts auf die auftraggeberbezogenen Wünsche (Customizing), Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Schulungsunterlagen (Schulungen), Bereitstellung/Anfertigung von Dokumentationen zur Anwendung (Handbuch), Identifikation und Behebung von beim Auftraggeber auftretenden Softwarefeh-lern in deutscher Sprache (Support), f) Funktionsanforderungen des IT-basierten Fördermittelinformationssystems, mindestens eine oder mehrere der nachfolgenden Funktionsanforderungen nachgewiesen werden, wenn die erforderliche Mindestpunktzahl von 150 noch nicht erreicht ist: das System ermöglicht dem Antragsteller den Abruf, die Befüllung sowie die Einreichung von Antragsformularen (Antragstellung), die Prüfung des Antrags kann vom Sachbearbeiter ganz oder teilweise in der Anwendung durchgeführt werden (Antragsprüfung), die An-wendung bietet, bspw. über ein Online-Portal, die Möglichkeit zum direkten Austausch zwischen den Beteiligten (eCohesion), das System ermöglich die Erstellung eines Zuwendungs- bzw. Ablehnungsbescheids inkl. elektronischem Versand an den Antragsteller (Bescheiderstellung), der Anwender kann die für ein Vorhaben bewilligten Mittel direkt im  Fördermittelinformationssystem erfassen (Mittelbewirtschaftung), der Mittelabruf kann vom Zuwendungs-empfänger online initiiert werden (Mittelabruf), der Antragsteller hat die Möglichkeit Änderungen zu seinem ursprünglichen Antrag online zu beantragen (Änderungsantrag), das System ermöglicht eine Gegenüberstellung den tatsächlichen (Ist) mit den geplanten (Soll) Werten eines Fördervorhabens (Endverwendungsnachweis), die angefallenen Zahlfälle können anhand verschiedenster Kriterien ausgewertet und übersichtlich dargestellt werden (Ausgabenerklärung/Rechnungslegung) und unter g) Leistungserbringer, mindestens Bewerber, Bewerbergemeinschaft oder andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihen-der, nachgewiesen werden; andernfalls erfolgt der Ausschluss. Die Referenz 1 (Mindestreferenz) wird - soweit kein Ausschluss erfolgt - hinsichtlich der ihr zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet. Die Referenzen 2 bis 7 werden - soweit die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind; andernfalls erfolgt die Nichtwertung der Referenz - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet.
Der Bieter erklärt, dass er im Falle der Auftragsausführung alle für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhält, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung entrichtet, die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einhält und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgeltes gewährt, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetztes (AentG) für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach §7, §7a oder § 11 AentG oder einer nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetztes erlassenen Rechtsverordnung für die betreffenden Leistung verbindlich vorgegeben werden, sowie gemäß § 7 Abs. 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes und § 3 Abs. 1 des Gesetztes zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gleiches Entgelt zu bezahlen.
1)Der Bewerber/Die Bewerbergemeinschaft hat seinen/ihren Teilnahmeantrag unterzwingender Nutzung des Teilnahmeformulars "Eignungskriterien und Ausschlussgründe" elektronisch in Textform nach §126b BGB auf dem elektronischen Vergabeprotal beim Auftraggeber bis spätestens im Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge einzureichen.
2)Sämtliche im o.g. Teilnahmeformular geforderten Eigenerklärungen müssen grundsätzlich spätestens im Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge beim Auftraggeber vorliegen. Eine fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Eigenerklärung führt grundsätzlich zum Ausschluss. Eine fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Eigenerklärung kann ausnahmsweise auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber zu bestimmenden Nachfrist vorgelegt werden.
Erklärt das Unternehmen im o.g. Teilnahmeformular, für eine oder mehrere der unter Abschnitt III und/oder V des o.g. Teilnahmeformulars geforderten Eigenerklärungen, diese nicht abgeben zu können , so erfolgt der Ausschluss des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Eine gesonderte Aufforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber zu bestimmenden Nachfrist erfolgt nicht. Der Auftraggeber kann bei Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft jederzeit während des Verfahrens auffordern, sämtliche oder einen Teil der unter den Abschnitten III,IV und V des o.g. Teilnahmeformulars geforderten Erklärungen beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.