Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-04-27
Buyer: Växjö kommun
Country: SE
Region: Kronobergs län
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 48900000 | 48931000 | 72000000 | 72212931
Submission deadline: 2016-05-23
EU fund: ESF

Technical requirements: Växjö kommun har närmare 90 000 invånare och cirka 7 000 anställda. Kommunen har idag inget koncernövergripande systemstöd för den lärande delen av verksamheten.
En behovsanalys av Växjö kommuns behov av systemstöd inom utbildningsförvaltningen genomfördes under vintern 2016. Behovsanalysen delades in i 2 övergripande processer, den lärande, operativa processen samt den administrativa, stödjande processen. Den förstnämnda beskriver då i första hand hur verksamheten kan digitaliseras för att öka kvaliteten med Eleven i fokus. Växjö kommun ska nu upphandla systemstöd för den lärande processen utifrån de behov som framkom i behovsanalysen. Upphandlingen omfattar samtliga kommunens enheter inom Utbildningsförvaltningen, där ca 18 000 barn och elever samt ca 2 500 anställda dagligen kommer att komma i kontakt med den efterfrågade lösningen. Kommunen står samtidigt inför ett kommande behov av systemstöd för den administrativa processen, något som kommer att påverka samt påverkas av det här projektet.
Målet för upphandlingen är att Växjö kommun ska ha ett hållbart, flexibelt, tillgängligt och effektivt systemstöd för den lärande processen, där en enhetlig lösning för samtliga skolformer hjälper Växjö kommun att realisera en digitaliserad miljö för att planera, genomföra, följa upp samt bedöma samtliga elever i åldersspannet 1–20 år. Lösningen ska vara väl integrerad med Växjö kommuns nuvarande stöd för den administrativa processen, Extens och Novascheme, men även bidra med en tydlig kravställning mot Växjö kommuns framtida systemstöd, där stor vikt läggs vid en inloggning, en lösning, dvs. visionen av att samtliga komponenter/system inom Utbildningsförvaltningen uppfattas som en lösning.
Kommunen vill ha en leverantör som arbetar proaktivt tillsammans med Kommunen i ett långsiktigt partnerskap.
Upphandlingen kommer att genomföras som en konkurrenspräglad dialog. Detta upphandlingsförfarande är valt utifrån uppdragets tekniska komplexitet och Kommunens önskan om att uppnå innovativa lösningar och flexibilitet över tiden med den leverantör som väljs.
Kommunen kommer att välja ut tre (3) Anbudssökande för dialog. För att ge förutsättningar för Anbudssökande att få en djupare förståelse för de behov som samlats in bifogas rapporten Behovsanalys, där ett helhetsperspektiv beskrivs utifrån verksamhetens behov. Det är dock av vikt att poängtera att behovsanalysen inte utgör den faktiska kravställningen, då ett av målen med dialogen är att definiera funktionellt ansvar men även den föreslagna lösningens relation till övriga delar i Växjö kommuns systemflora.
Denna upphandling genomförs som en konkurrenspräglad dialog, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, 4 kap. 10 §.
Detta upphandlingsförfarande beskrivs kort enligt nedan. För ytterligare information kring förfarandet, se Kammarkollegiets bilagda vägledning Konkurrenspräglad dialog – Vägledning 2010:1, version 2010:1.3 (reviderad 28.2.2014).
2. Intresserade leverantörer ansöker om att inkomma med anbud i upphandlingen, (enligt vad som föreskrivs i denna inbjudan).
Dialogmöten är resurskrävande för såväl Kommunen som de deltagande Anbudssökande.  Därför är det betydelsefullt att dialogmöten sker under ordnade former samt att samtliga deltagare är väl förberedda för respektive dialogmöte. Vid dialogerna kommer konkreta frågeställningar utifrån Anbudssökandens förslag till lösning att diskuteras. Officiellt språk för dialogerna är svenska och all dokumentation kopplad till dialogen kommer att vara på svenska.
Deltagande anbudsgivare kan komma att utslutas i successiva steg under pågående dialog, om de lösningsförslag som presenteras inte kan tillgodose Kommunens behov. Ersättning för dialogmöten kommer inte att utgå. De tillfällen för dialogmöten som anges i detta underlag ska ses som fasta datum. De tillfällen som anges som reservdatum används för de fall Kommunen anser att ytterligare dialog är nödvändig. Dialogmöten pågår till dess att Kommunen anser att det finns en eller flera lösningar som tillgodoser Kommunens behov. Detta avgörs av Kommunens projektgrupp. Kommunen kan komma att begära in preliminära anbud, även omfattande pris. Begäran om preliminära anbud kan medföra att ytterligare dialogmöten behöver genomföras. Beslut om att avsluta dialogfasen kommer att meddelas dialogparterna snarast. Efter det att Kommunen förklarat dialogfasen avslutad kommer Dialogpart/Dialogparter inbjudas att lämna anbud i upphandlingen. Efter det att de slutliga anbuden inkommit får ingen förhandling ske.
Undantag gäller (om inget annat anges) för produktkataloger, visitkort, tekniska beskrivningar, intyg och dylika handlingar, där engelska språket accepteras.
Upphandlande myndighet har bara möjlighet att anta ansökningar som uppfyller samtliga s.k. obligatoriska krav i denna inbjudan.
Växjö kommun strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign. Support för hantering av upphandlingssystemet ges på tfn 0771-44 02 00. För aktuella öppettider för supporten se följande länk: www.opic.com/support/tendsign-leverantor
Systemet är kostnadsfritt för leverantörer och kräver endast en enkel registrering på tendsign.com (Nya leverantörer).