Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-04-29
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 2208000 RON
Award criteria: price

Technical requirements: Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de de arhivare computerizata (scanare si indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverintelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricaror alte documente referitoare la locul de inhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumări aflate în arhivele cimitirelor din administrarea societății Gospodarire Urbană Galați S.R.L.:
a)	Cimitirul Eternitatea, din mun. Galati, strada George Cosbuc, nr. 221, judetul Galati si respectiv,
b)	Cimitirul Sfantul Lazar, din mun. Galați, strada Constantin Levaditti, nr. 1A, județul Galați, ambele cimitire aflandu-se in administrarea Societatii Gospodarire Urbana S.R.L. Galati.
2.	Durata acordului-cadru: 18 luni, de la data atribuirii acestuia. Acordul-cadru se poate prelungi cu maximum 6 luni, prin act aditional.


Clarificari sau informatii suplimentare in legatura cu DA este cu 18 zile inainte de termenul limită de depunere a ofertelor.
AC va raspunde consolidat tuturor solicitarilor de clarificari in a 11a zi  inainte de termenul limită de depunere a ofertelor. Asadar, raspunsul Ac la aceste solicitarile de calrificari trebuie sa fie trimis cu cel putijn 10 zile, respectiv, 5 zile, insituatii de urgenta demonstrare in mod corespunzator de catre AC, inainte determenul stabilit pentrudepunerea ofertelor.
Termenul de raspuns la clarificari nu afecteaza dreptul op. ec. de a adresa solicitari de clarificari pe parcursul intregii perioade care se scurge de la momentul publicării anuntului de participare si până la a 18-a zi anterior termenului limita de depunere a ofertelor stabilit de catre AC
La solicitarile adresate dupa acest termen, autoritatea contractanta nu va raspunde.
Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de de arhivare computerizata (scanare si indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverintelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricaror alte documente referitoare la locul de inhumare, a Registrelor de concesiuni si înhumări  aflate în arhivele cimitirelor din administrarea societății Gospodarire Urbană Galați S.R.L.:
a)	Cimitirul Eternitatea, din mun. Galati, strada George Cosbuc, nr. 221, judetul Galati si respectiv,
b)	Cimitirul Sfantul Lazar, din mun. Galați, strada Constantin Levaditti, nr. 1A, județul Galați, ambele cimitire aflandu-se in administrarea Societatii Gospodarire Urbana S.R.L.

                          Calendarul estimativ al contractelor subsecvente: A.C.  preconizeaza atribuirea urmatoarelor 5 (cinci) contracte subsecvente acordului-cadru, astfel:
a)	primul contract subsecvent va fi pentru Cimitirul Sfantul Lazar. Se va incheia in perioada imediat urmatoare dupa terminarea procedurii de atribuire si va avea o durata de valabilitate pana la data de 31.12.2024, rezultand urmatoarele cantitati estimative si valorile aferente:
		 1     Scanare documente: min. 40.000 pag, in val de  49.600,00  lei - max.:	400.000,00 pag., in val. de  496.000,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 84.000,00 indecsi, in val de 20.160,00 lei - max.: 840.000,00 indecsi, in val de 201.600,00 lei
3	Total: min.  69.760,00 lei, fara TVA - max.: 697.600,00 lei, fara TVA.

	
b)	al doilea contract subsecvent se va incheia in prima parte a anului 2025 si va fi tot aferent arhivei de la Cimitirul Sfantul Lazar. Acesta va avea urmatoarele cantitati estimative si valori aferente:
1	Scanare documente: min. 10.000 pag, in val de  12.400,00  lei - max.:	100.000 pag., in val. de 124.000,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 21.000 indecsi, in val de 5.040 lei - max.:	210.000 indecsi, in val de  50.400,00 lei
3	Total: min. 	17.440,00 lei, fara TVA - max.: 174.400,00 lei, fara TVA.


c)	al treilea contract subsecvent se va incheia in anul 2025 si va viza  inceperea procesului de retrodigitalizarea a arhivei Cimitirului Eternitatea. Acesta va avea urmatoarele cantitati si valori estimate, astfel:
1      Scanare documente: min. 12.000 pag, in val de  14.880,00  lei - max.:	135.000,00	 pag., in val. de 167.400,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 44.304 indecsi, in val de 10.633,00 lei - max.:	498.420,00 indecsi, in val de 119.620,80 lei
3	Total: min.  25.513,00 lei, fara TVA - max.: 287.020,80 lei, fara TVA.
	
d)	al patrulea contract subsecvent se va incheia in ultima parte a anului 2025. Va viza continuare procesului de arhivare electronica a Cimitirului Eternitatea. Acestuia ii vor fi arondate urmatoarele cantitati si valori estimate, dupa cum urmeaza:
1      Scanare documente: min. 28.000,00 pag, in val de  34.720,00  lei - max.:	260.000,00	 pag., in val. de 322.400,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 480.000,00 indecsi, in val de 115.200,00	 lei - max.:	959.920,00 indecsi, in val de 230.380,80 lei
3	Total: min.  149.920,00 lei, fara TVA - max.: 552.780,80 lei, fara TVA.

e)	al cincilea contract subsecvent se va incheia in anul 2026 si va fiza finalizarea procesului de arhivare de la Cimitirul Eternitatea. Cantitatile minime si maxime, precum si valorile acestora, sunt:
1.       Scanare documente: min. 25.000,00 pag, in val de  31.000,00  lei - max.:	255.000,00	 pag., in val. de 316.200,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 480.000,00 indecsi, in val de 115.200,00	 lei - max.:	941.660,00 indecsi, in val de 225.998,40 lei
3	Total: min. 146.200,00 lei, fara TVA - max.: 542.198,40 lei, fara TVA.

                              Estimari ale cantitatilor minime si maxime care ar putea face obiectul unui singur contract subsecvent, conform art. 20 alin. (8) lit. f) din H.G. nr. 395/2016: oricare dintre contractele enumerate la  lit. a) – e).

                                 Estimarea valorii celui mai mare contract subsecvent care urmeaza sa fie atribuit pe durata acordului-cadru, conform art. 20 alin. (8) lit. g) din HG nr. 395/2016:  primul contract subsecvent care se va incheia in perioada imediat urmatoare dupa terminarea procedurii de atribuire si va avea o durata de valabilitate pana la data de 31.12.2024 Vizeaza Cimitirul Sfantul Lazar si anume, inceperea procesului de retrodigitalizare din cadrul acestuia.  Cantitatile minime si maxime, precum si valorile acestora, sunt:
1.   Scanare documente: min. 40.000 pag, in val de  49.600,00  lei - max.:	400.000,00 pag., in val. de  496.000,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 84.000,00 indecsi, in val de 20.160,00 lei - max.: 840.000,00 indecsi, in val de 201.600,00 lei
3	Total: min.  69.760,00 lei, fara TVA - max.: 697.600,00 lei, fara TVA.

              Estimari ale cantitatilor minime si maxime ale acordului-cadru si valorile aferente acestora:
1.     Scanare documente: min.  115.000  pag, (din care Cim. Sf. Lazar - 50.000 pag si Cim Eternitate - 65.000 pag.) in val de  142.600,00  lei - max.:	1.150.000 pag., (din Care Cim. Sf. Lazar 500.000 pag. si Cim Eternitatea -650.000 pag)  in val. de  1.426.000,00 lei;
2	Extragere si validare date/per camp metadata: min. 345.000 indecsi (din care Cim. Sf. Lazar - 105.000 pag si Cim. Eternitatea - 240.000 pag.) in val de 82.800,00 lei - max.:	3.450.000,00 indecsi (din care Cim. Sf. Lazar - 1.050.000 indecsi iar Cim. Eternitatea - 2.400.000 indecsi) in val de 828.000 lei.
3	Total/acord-cadru : min.: 225.400,00 lei, fara TVA - max..: 2.254.000,00 lei, fara TVA.
Arhivele cimitirelor din administrarea societății Gospodarire Urbană Galați S.R.L.:
a)	Cimitirul Eternitatea, din mun. Galati, strada George Cosbuc, nr. 221, judetul Galati si respectiv,
b)	Cimitirul Sfantul Lazar, din mun. Galați, strada Constantin Levaditti, nr. 1A, județul Galați, ambele cimitire aflandu-se in administrarea Societatii Gospodarire Urbana S.R.L. Galati.
2.	Durata acordului-cadru: 18 luni, de la data atribuirii acestuia. Acordul-cadru se poate prelungi cu maximum 6 luni, prin act aditional.


Award value: 4416000
Number of bids: 1