Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-10
Buyer: Mitarbeitendenbefragung in der NRW.BANK
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services | 79311100 | 79311200 | 79632000
Estimated value: 450000 EUR
Submission deadline: 2025-11-11
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Der Auftrag wird im Wege eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben, §§ 14 Abs. 2 S. 2, Abs. 3 i.V.m. 17 VgV. Dies begründet sich damit, dass der Auftragsgegenstand aufgrund der Komplexität und technischen Vielfalt nicht ohne Verhandlungen vergeben werden kann.  Nach Ablauf der Bewerbungsfrist wird die NRW.BANK die eingereichten Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit prüfen. Sofern mehr Bewerber/ Bewerbergemeinschaften die Mindestanforderungen erfüllen als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, erfolgt eine differenzierte Eignungsprüfung (Bestenauslese). Es sollen höchsten 5, mindestens 3 Bewerber/ Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Bewerber/ Bewerbergemeinschaften werden anhand der Referenzen gem. Vordruck 1 bewertet und nur die Bewerber/ Bewerbergemeinschaften mit der höchsten Punktzahl werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.   Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl liegt, kann die NRW.BANK das Vergabeverfahren fortführen, indem sie die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen.  Die Auftraggeberin informiert diejenigen, deren Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt werden sollen, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Teilnahmeantrages i. S. v. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB über den Vergabemarktplatz NRW. Diese Bewerber/ Bewerbergemeinschaften erarbeiten auf Grundlage der Vergabeunterlagen ein erstes Angebot. Über diese Angebote wird mit allen Bietern verhandelt. Anschließend werden alle Bieter aufgefordert, überarbeitete finale Angebote einzureichen, die anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien bewertet werden. Die NRW.BANK behält sich vor, den Zuschlag bei eindeutiger Angebotslage ohne Verhandlungen zu vergeben. Bieter sind daher gehalten, ihr erstes Angebot bereits so auszugestalten, dass es zu-schlagsfähig und wirtschaftlich ist.
Die NRW.BANK ist das größte Landesförderinstitut in Deutschland. Sie beschäftigt ca. 1650 Mitarbeitende und liegt mit einer Bilanzsumme von ca. 162 Milliarden Euro auf Platz 11 aller Banken in Deutschland. Sie besteht aus 19 Bereichen mit insgesamt 250 Organisationseinheiten und 232 Führungskräften, davon 5 Doppelspitzen.  Seit dem Jahr 2022 findet in der Bank eine Kulturwandelinitiative statt, die im Ergebnis u.a. ein Leitbild entworfen hat mit starken Anforderungskriterien zu Zusammenarbeit, Initiative, Effizienz und Eigenverantwortlichkeit. Kulturlotsen unterstützen die Umsetzung in den 19 Bereichen der Bank.   Parallel hierzu wurde und wird zurzeit neben der klassischen Run-Organisation für die laufenden Geschäftsprozesse eine agile Lieferorganisation aufgebaut in der größere Veränderungsvorhaben in agil arbeitenden Teams gebündelt werden. Die Aufbauorganisation wurde in diesem Zusammenhang nicht verändert, d.h. auch die ganz oder teilweise in die agile Lieferorganisation entsandten Mitarbeitenden sind weiterhin an Führungskräfte der bestehenden Aufbauorganisation angebunden.   Der Umfang des Auftrags beinhaltet die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer jährlichen Befragung der Mitarbeitenden. Die Befragungen führt die Auftragnehmerin unter Verwendung eines Online-Befragungsinstruments durch.
Schulungen, Informationsveranstaltungen und Abstimmungstermine werden vorrangig virtuell durchgeführt. Nach Rücksprache mit den verantwortlichen Ansprechpartner*innen der NRW.BANK ist die Auftragnehmerin zur Leistungserbringung in den Geschäftsräumen der NRW.BANK in Düsseldorf bzw. Münster verpflichtet (u.a. im Rahmen der Vorstandspräsentation, der Durchführung der Workshops zur Konzeption und zur Bearbeitung der Befragungsergebnisse).
Nachweis von mindestens drei Referenzen über vergleichbare Leistungen:  Angegebene Referenzen werden nur als geeignet anerkannt, wenn sie folgende Merkmale kumulativ aufweisen: a) aus dem Bereich der Finanzbranche und/ oder Versicherungsbranche, davon mindestens zwei Referenzen  aus der Finanzbranche, b) Anzahl der Mitarbeitenden im Referenzprojekt beim jeweiligen Auftraggeber: mindestens 750, c) nicht älter als 3 Jahre, d) Durchführung der Mitarbeitendenbefragung und anschließender Ergebnisauswertung wurde abgeschlossen.  Es werden mindestens drei und höchstens fünf Bewerber zur Erstangebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.   Sollten mehr Bewerber geeignet sein, als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, wird eine differenzierte Eignungsprüfung durchgeführt. Jede auf dem Vordruck 1 angegebene Referenz, die die vorgegebenen Mindestbedingungen erfüllt, wird anhand Ihrer Referenzerläuterungen auf dem nach ihrer Vergleichbarkeit mit dem vorliegend ausgeschrieben Auftrag einzeln bewertet.  Die Vergleichbarkeit bemisst sich anhand der drei angegebenen Referenzen im Hinblick auf folgenden Unterkriterien (Angabe jeweils mit Gewichtung):   - Organisatorischer Schwierigkeitsgrad (70%) - Technischer Schwierigkeitsgrad (30%)  Die insoweit bestehenden Anforderungen werden für jedes Unterkriterium jeweils wie folgt präzisiert:   - Organisatorischer Schwierigkeitsgrad: Komplexität der Referenz im Hinblick auf die organisatorischen Anforderungen (z. B. Anzahl an Mitarbeitenden beim Referenzgeber, Auswertungs- und Schulungsumfang, Koordinationsaufwand aufgrund der Zu-sammenarbeit von IT und Beratung). - Technischer Schwierigkeitsgrad: Komplexität der Referenz im Hinblick auf die technischen Anforderungen (insbesondere IT-Sicherungsanforderungen/ Datenschutzan-forderungen, Analyse und Auswertung der Ergebnisse, organisatorische Herausforderungen z.B. w. Umorganisationen beim Auftraggeber während der laufenden Umfrage).  Alle angegebenen Referenzen werden für jedes Unterkriterium jeweils einzeln anhand der folgenden Methode bewertet, wobei die Bewertung als solche und in Relation zu den Referenzangaben der Mitbewerber erfolgt:  - 4 Punkte: Sehr gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen  - 3 Punkte: Gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 2 Punkte: Befriedigende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 1 Punkt: Ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 0 Punkte: Nicht ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen  Die pro Unterkriterium erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert; die Summe entsprechend der vorgegebenen Gewichtung gewichtet. Die Punktzahlen dieser drei Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet. Die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3, 4 oder 5 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Sind z.B. die Bewerber auf den Rängen 5 und 6 punktgleich, erhält auch der Bewerber auf Rang 6 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sind auch die Ränge 7 usw. punktgleich, werden nur die Bewerber auf den ersten 3 bis 5 Rängen berücksichtigt; in diesem Falle entscheidet unter den betroffenen punktgleichen Bewerbern das Los.

Eligibility requirements: Nachweis von mindestens drei Referenzen über vergleichbare Leistungen:  Angegebene Referenzen werden nur als geeignet anerkannt, wenn sie folgende Merkmale kumulativ aufweisen: a) aus dem Bereich der Finanzbranche und/ oder Versicherungsbranche, davon mindestens zwei Referenzen  aus der Finanzbranche, b) Anzahl der Mitarbeitenden im Referenzprojekt beim jeweiligen Auftraggeber: mindestens 750, c) nicht älter als 3 Jahre, d) Durchführung der Mitarbeitendenbefragung und anschließender Ergebnisauswertung wurde abgeschlossen.  Es werden mindestens drei und höchstens fünf Bewerber zur Erstangebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.   Sollten mehr Bewerber geeignet sein, als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, wird eine differenzierte Eignungsprüfung durchgeführt. Jede auf dem Vordruck 1 angegebene Referenz, die die vorgegebenen Mindestbedingungen erfüllt, wird anhand Ihrer Referenzerläuterungen auf dem nach ihrer Vergleichbarkeit mit dem vorliegend ausgeschrieben Auftrag einzeln bewertet.  Die Vergleichbarkeit bemisst sich anhand der drei angegebenen Referenzen im Hinblick auf folgenden Unterkriterien (Angabe jeweils mit Gewichtung):   - Organisatorischer Schwierigkeitsgrad (70%) - Technischer Schwierigkeitsgrad (30%)  Die insoweit bestehenden Anforderungen werden für jedes Unterkriterium jeweils wie folgt präzisiert:   - Organisatorischer Schwierigkeitsgrad: Komplexität der Referenz im Hinblick auf die organisatorischen Anforderungen (z. B. Anzahl an Mitarbeitenden beim Referenzgeber, Auswertungs- und Schulungsumfang, Koordinationsaufwand aufgrund der Zu-sammenarbeit von IT und Beratung). - Technischer Schwierigkeitsgrad: Komplexität der Referenz im Hinblick auf die technischen Anforderungen (insbesondere IT-Sicherungsanforderungen/ Datenschutzan-forderungen, Analyse und Auswertung der Ergebnisse, organisatorische Herausforderungen z.B. w. Umorganisationen beim Auftraggeber während der laufenden Umfrage).  Alle angegebenen Referenzen werden für jedes Unterkriterium jeweils einzeln anhand der folgenden Methode bewertet, wobei die Bewertung als solche und in Relation zu den Referenzangaben der Mitbewerber erfolgt:  - 4 Punkte: Sehr gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen  - 3 Punkte: Gute Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 2 Punkte: Befriedigende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 1 Punkt: Ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen - 0 Punkte: Nicht ausreichende Erfüllung der dargelegten Anforderungen  Die pro Unterkriterium erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert; die Summe entsprechend der vorgegebenen Gewichtung gewichtet. Die Punktzahlen dieser drei Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet. Die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3, 4 oder 5 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen. Sind z.B. die Bewerber auf den Rängen 5 und 6 punktgleich, erhält auch der Bewerber auf Rang 6 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sind auch die Ränge 7 usw. punktgleich, werden nur die Bewerber auf den ersten 3 bis 5 Rängen berücksichtigt; in diesem Falle entscheidet unter den betroffenen punktgleichen Bewerbern das Los.
- Anzahl an technischen Fachkräften (z.B. Entwickler), die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung für die NRW.BANK eingesetzt werden sollen (unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht). - Anzahl an fachlichen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung in der NRW.BANK eingesetzt werden sollen (unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht). - Im Auftragsfall wird ein Datenschutzbeaugtragten bestellt.
- ISO 27001 Zertifizierung. - Nachweis (Zertifikat o.ä.) über ein zertifiziertes Informationssicherheitssystem - Nachweis über technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten (TOM´s)
- Mindestjahresumsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen im Zusammenhang mit der angebotenen Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung: EUR 500.000 netto bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.  - Darstellung der Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre 2024, 2023 sowie 2022 - Umsatz allgemein - Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen im Zusammenhang mit der angebotenen Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung
1. Die NRW.BANK sieht in Ausübung des ihr insoweit zustehenden Ermessens bei den Teilnahmeanträgen / Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können.  2. Nicht vollständige Referenzangaben zu einer Referenz werden nicht berücksichtigt. Nachforderungen, die unvollständige oder unerfüllte Angaben zu einer Referenz betreffen würden, finden nicht statt.
Der Vordruck 1 zu den Eignungskriterien ist vollständig auszufüllen und einzureichen.
Für die erforderlichen Preisangaben ist das Preisblatt (Anlage 3) zu verwenden. Der Wertungsmaßstab ist in der Anlage 4 Zuschlagskriterien aufgeführt.
Die technischen Anforderungen sind den "Anforderungen an IT-Informationssicherheit und Datenschutz" (Anlage 4a) zu entnehmen. Der Wertungsmaßstab ist in den Anlagen 4 und 4a aufgeführt.
Die Anforderungen an die Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Teams sowie der Bewertungsmaßstab sind den Zuschlagskriterien (Anlage 4) zu entnehmen.
Die Bieter erstellen ein aussagekräftiges Qualitätskonzept zu den in den Zuschlagskriterien (Anlage 4) aufgestellten und bewerteten Unterkriterien.