Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-22
Buyer: gematik GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48440000 | 48450000 | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-02-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: In dem Vergabeverfahren soll eine möglichst integrierte ERP- und Personalmanagementsystemlösung für die gematik beschafft werden, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung und eines Personalmanagementsystems bei der gematik, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Diese soll als Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Cloud-basierte Lösung bereitgestellt werden.
Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Better Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. ERR-System und Personalmanagementsystem sollen in einem System integriert sein. Alternativ können 2 Systeme von einem Anbieter angeboten werden, die über Standardschnittstellen miteinander verbunden sind, so dass für die User keine Systembrüche bemerkbar sind. Die zu vergebenden Leistungen beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über mindestens 4 Jahre. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung einer System- und Anwenderdokumentation, entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System müssen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und weitest möglich digitalisiert werden:
— Finanzbuchhaltung (inkl. aller Nebenbücher: Anlagen-, Kreditoren- Debitorenbuchhaltung usw.), Jahresabschluss (HGB),
— Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe IT-Projekte im Zusammenhang mit dem Aufbau und Betrieb der TI),
— Controlling (Unternehmensplanung, Berechnung des Finanzmittelbedarfs nach kameralistischen Gesichtspunkten (Cash-Flow-Betrachtung), Budgetverwaltung, Deltaerläuterung (Plan- vs. Ist-Werte, Zeitreihenanalyse, etc.), Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung, Reports),
— Personalmanagement mit den Themenkomplexen Recruiting & Onboarding, Administration & Betreuung, Karriere & Entwicklung, Planung & Steuerung, Organisation & Gesundheit sowie der Reisekostenabrechnung.
Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist.
Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (s. Vordruck) einzureichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten.
Im Falle einer Bietergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter den Abschnitten III.1.2) und III.1.3) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, Nachunternehmer (keine Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages in seinem Angebot anzugeben.
1. Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist oder, falls zutreffend, Erklärung, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen (Vordruck). Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate alt sein.
2. Eigenerklärung des Bieters zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB sowie den Ausschlussgründe gem. § 19 MiLoG (Vordruck).
Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (gem. den Teilnahmebedingungen unter III.1.2) und III.1.3)) gem. § 47 VgV der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen („Eignungsleihe“). Der Bieter hat den/die Eignungsleihe-Unternehmen zu benennen (s. Vordruck) und die unter III.1.1) Nr. (1) und (2) aufgeführten Unterlagen auch für den Dritten beizufügen. Des Weiteren hat er die in III.1.2) und III.1.3) genannten Unterlagen jeweils in dem Umfang für den Dritten beizufügen, wie sich auf die Eignung des Dritten bezogen werden soll. Sofern sich die Eignung auch auf Eignungskriterien nach III.1.3) beziehen soll, wird ergänzend auf § 47 Abs. 1 S. 3 VgV hingewiesen. Erfüllt ein Dritter das entsprechende Eignungskriterium nicht oder liegt bei diesem ein Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB vor, muss der Bieter den Dritten innerhalb einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Frist ersetzen.
1. Eigenerklärung (Vordruck) zum durchschnittlichen Mindestjahresumsatz (mind. 3 Millionen EUR) bezüglich der ausgeschriebenen Leistung (Finanz- und Personalmanagementsysteme als SaaS-Lösung), bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

Eligibility requirements: Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (s. Vordruck) einzureichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter den Abschnitten III.1.2) und III.1.3) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, Nachunternehmer (keine Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages in seinem Angebot anzugeben. Eignungsunterlagen im Einzelnen: 1. Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist oder, falls zutreffend, Erklärung, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen (Vordruck). Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate alt sein. 2. Eigenerklärung des Bieters zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB sowie den Ausschlussgründe gem. § 19 MiLoG (Vordruck).