Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-24
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg – Behörde für Inneres und Sport – Polizei
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2021-01-28
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Fuhrparkmanagement der Polizei Hamburg, Referat VT22, sucht ein Produkt zur Ablösung der veralteten und technisch abgängigen Eigenentwicklung „AdCo Fuhrparkverwaltung“.
Maßgeblich unterstützt die derzeit eingesetzte Softwarelösung das vollumfängliche Management des gesamten Fuhrparks mit deutlich mehr als 2 000 aktiven und inaktiven Einheiten über den kompletten Lebenslauf, von der Planung, der Beschaffung bis hin zur Aussonderung, der Datenarchivierung und dem Controlling. Dabei sind für jedes Fahrzeug die vollständige Historie und alle Kosten, beispielsweise aus Betankungen oder Instandhaltungsaufträgen jeglicher Art, hinterlegt. Sämtliche Daten werden übersichtlich dargestellt und erlauben durch zeitgemäße Auswertungen eine Kosten- sowie Bestandssteuerung.
Künftig soll eine neue Fuhrparkmanagement-Software die bisherige Software ablösen und zugleich die spezialisierten Bedarfe an ein modernes, zukunftsfähiges Flottenmanagement und die spezifischen Anforderungen der Polizei Hamburg decken, beispielsweise in Bezug auf die notwendige Digitalisierung sowie Automatisierung von Prozessen, Verwaltungsfunktionen oder Kommunikationswegen und diverser zukunftsorientierter Lösungen im Bereich der Fuhrparksteuerung samt aussagekräftigem Controlling.
Die Software wird über das Dataport-Rechenzentrum betrieben werden, sodass entsprechende technische Anforderungen zu beachten sind.
Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf das Dokument „Teil B – Anforderungen Fuhrparkmanagement-Software TNW“ verwiesen.
Vertragliche Grundlage der Leistung wird ein EVB-IT-Systemvertrag mit voraussichtlich folgenden Leistungsinhalten sein:
— Überlassung von Standardsoftware ENTWEDER gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) oder auf Zeit (Vermietung),
— Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (insbesondere Customizing und/oder Anpassungen),
Ein entsprechender Vertragsentwurf wird in der Angebotsphase zur Verfügung gestellt. Die Vergabeunterlagen des Teilnahmewettbewerbs enthalten zunächst nur die EVB-IT-System-AGB zur ersten Orientierung.
Es wird auf Abschnitt II.1.4 sowie den Beschreibungen in den Vergabeunterlagen (insbesondere im Dokument „Teil B – Anforderungen Fuhrparkmanagement-Software TNW") verwiesen.
Nach Abnahme beginnt die Laufzeit für die Systemserviceleistungen/Wartung. Die Laufzeit beträgt mindestens 2 Jahre. Anschließend ist der Vertrag jährlich durch den Auftraggeber kündbar. Wird der Vertrag nicht gekündigt, verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr. Entsprechendes gilt im Falle der Miet-Variante für den Mietzeitraum.
Für die Auswahl der Bewerber wird deren wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit wie folgt bewertet:
1. Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):
2. Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fuhrparkmanagement-Software) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):
3. Beschäftigtenanzahl der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (gerechnet vom Zeitpunkt der Teilnahmeantragsfrist):