Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-06-08
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung von SAP Unterstützungsleistung im Umfeld "Arbeitssicherheit" für die IT-Organisationseinheit der GV in Form eines Dienstleistungsrahmenvertrags.
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!  Beschaffung von SAP Unterstützungsleistung im Umfeld "Arbeitssicherheit" für die IT-Organisationseinheit der GV in Form eines Dienstleistungsrahmenvertrags. Der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschriebenen Software und Leistung wird an einen Auftragnehmer ("AN") vergeben. Insgesamt 4 unterschiedliche Rollen mit mind. 3 Mitarbeitern (bis 5 MA):  Projektmanager: 1 Berater EH&S: 1 Applikationsentwickler SAP EH&S / SAP LSO: 2 Berater SAP Enterprise Portal: 1 Die hier ausgeschriebenen Leistungen umfassen die folgenden Aufgaben: Unterstützung durch qualifizierte, erfahrene Berater und Applikationsentwickler für die Bewältigung der Aufgaben in der laufenden Betreuung, Pflege und Umsetzung von Anforderungen der in Kapitel 5 der VU beschriebenen SAP-Anwendungen.  Die Unterstützung wird bedarfsbezogen abgerufen und soll jeweils kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Der vorliegende Leistungsgegenstand ist eingebettet in ein Portfolio weiterer IT-Dienstleistungen, die die MPG an externe Dienstleister vergeben hat und die ausdrücklich nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens sind (siehe VU).  Gem. Kap. 1.6.2 VU kann über die Basis-Vertragslaufzeit von zwei (2) Jahren für die Kalkulation von einem geschätzten Beratungsvolumen von mind. 340 Personentagen PT und max. 600 PT insgesamt ausgegangen werden. Der Schätzwert liegt bei 548 Personentagen. Für die weitere Vertragslaufzeit von zweimal zwölf (12) Monaten kann für die Kalkulation von mind. 170 PT bis max. 300 PT pro Jahr an Beratungsvolu-men ausgegangen werden (Schätzwert hier bei 274 PT).  Dem Unterstützungs-Leistungsbeginn vorgelagert ist eine Überleitungsphase (Transition-In) von ca. drei (3) Monaten v. 01.06.2022 bis 31.08.2022 (s. auch Kap. 5.11). Transition-Out s. Kap. 5.12. Die Leistungserbringung für den Auftragnehmer erfolgt in der Überleitungsphase (Transition) sowie in den ersten 6 Monaten der Basislaufzeit zu etwa 30% vor-Ort in München und zu etwa 70% in Remotearbeit. Danach ist nach Absprache und Zustimmung mit dem Auftraggeber ein Verhältnis von Vor-Ort und Remotearbeit von ca. 20/80 möglich.
Vertragsbeginn mit Zuschlagserteilung. Unterstützungs-Leistungsbeginn ist 01.09.2022.   Dem Unterstützungs-Leistungsbeginn vorgelagert ist eine Überleitungsphase (Transition-In) von ca. drei (3) Monaten v. 01.06.2022 bis 31.08.2022 (s. auch Kap. 5.11). Diese Leistung des Auftragnehmers wird nicht gesondert vergütet, sondern ist über die Vergütung der Einzelaufträge abgegolten. Transition-Out s. Kap. 5.12.  Die Überleitungsphase ist dringend notwendig für eine koordinierte Wissensvermittlung und eine schrittweise Übergabe der Verantwortung an den Auftragnehmer, ohne den lau-fenden Betrieb zu gefährden. Die Überleitungsphase vor dem alleinverantwortlichen Leistungsbeginn korrespondiert mit der aufgrund des bestehenden Vertrages mit dem bisherigen Leistungserbringer geregelten Überleitungsphase zum Ende der Vertragslaufzeit.  Mindestvertragslaufzeit 24 Monate ab Unterstützungs-Leistungsbeginn 01.09.2022, endet zum 31.08.2024. Zum bzw. nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit steht dem Auftraggeber ein ordentliches Kündigungsrecht zu. Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsmöglichkeit Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum Vertragslaufzeitende. Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen. Macht der Auftraggeber nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch, verlängert sich der Vertrag zweimal um zwölf (12) Monate. Maximale Vertragslaufzeit 4 Jahre gerechnet ab dem 01.09.2022. Der Vertrag endet damit spätestens mit Ablauf des 31.08.2026.
Gem. Kap. 1.3.1 VU werden Teile der VU (Gesamtbetriebsvereinbarung GBV "Einsatz des SAP-gestützten Arbeitssicherheitssystem", Anlage 10) interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 09) übersendet (für die Angebotserstellung zwingend notwendig). Der Bieter hat die unterzeichnete Erklärung "Anlage_09_Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" als pdf-Dokument nach Registrierung im AI-Vergabeportal des Staatsanzeigers BW über die Nachrichten-Funktion zu übersenden. Nach Erhalt und Prüfung der Erklärung, werden die vertraulichen Informationen elektronisch ebenso über das Vergabeportal (via Nachrichtenfunktion) übermittelt.
Gem. Kap. 2.2.3 VU macht der Auftraggeber im Hinblick auf die Tätigkeit des "Applikationsentwicklers SAP EH&S / SAP LSO" von der Möglichkeit des § 47 Abs. 5 VgV Gebrauch. D.h. diese Rolle ist stets vom Bieter selbst oder im Falle einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft auszuführen.
Es sind hierbei kritische Aufgaben zu erledigen, u.a. das Einspielen von Development und Customizing Transporte in ein laufendes Produktivsystem. Der zukünftige Auftragnehmer kommt ferner mit personenbezogenen Daten in Kontakt und hat mit diesen entsprechend umzugehen (notwendig für Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs des Arbeitssicherheitssystems SAP EHS). Mittels Einspielen der Transporte werden eventuelle Fehler/Störungen im System behoben. Um hierfür schnelle Reaktions- und Problembehebungszeiten, und eine direkte Koordination zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu gewährleisten wird ebenfalls diese Rolle aus Eigenleistung des zukünftigen Auftragnehmers gefordert. Da es sich hierbei also um eine Aufgabe handelt, die über das übliche Maß bei entsprechenden Aufgaben hinaus besonders kritisch ist, ist der Ausschluss der Eignungsleihe in diesem Fall durch § 47 Abs. 5 VgV gerechtfertigt.


Winner: SI PRO GmbH
Award value: 0.01
Number of bids: 1