Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-21
Buyer: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48820000: Servers | 72300000 | 72310000: Data processing services | 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services
Submission deadline: 2018-01-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Erfassungleistungen von Kreditorenrechnungen/elektronische Rechnungsbearbeitung bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Erfassung, Digitalisierung, Übertragung und Speicherung der bei der BImA eingehenden Rechnungsbelege. Lagerung des Schriftguts und spätere Vernichtung der Daten und des Schriftguts
Bedingt durch die umfangreichen Aufgaben als Immobiliendienstleister des Bundes gehen bei der Bundesanstalt jährlich rund 500 000 Rechnungsbelege und Gutschriften ein. Eingehende Belege werden außerdem für Dritte gebucht, deren Liegenschaften die Bundesanstalt bewirtschaftet. Seit 2014 hat die Bundesanstalt einen zentralen Rechnungseingang in der Poststelle der Zentrale in Bonn eingerichtet. Hier gehen derzeit ca. 150 000 Rechnungen pro Jahr ein. Die übrigen Rechnungen sowie Bescheide gehen derzeit noch dezentral an über 400 Standorten ein. Die Belege werden nachgelagert in der Kreditorenbuchhaltung gebucht.
Der Auftragnehmer erhält Papierbelege, elektronische Belege aus E-Mail und Verifikationsdaten. Die Informationen aus den in Papierform vorliegenden Dokumenten sind zu erfassen (scannen), zu digitalisieren (OCR), zu speichern (Rechenzentrum) und zu übertragen (an SAP-System der Bundesanstalt).
Der Auftragnehmer hierzu hat ein Rechenzentrum mit SFTP-Server für den Datenaustausch zur Verfügung zu stellen, der geeignet ist, die aus Scan- und OCR-Prozess gewonnenen Daten bereitzustellen sowie elektronische Belege und Verifikationsdaten entgegenzunehmen. Nach der OCR-Extraktion sind ausgewählte Datenfelder zu validieren und teilweise Feldinhalte zu substituieren.
Sämtliche eingegangenen Postsendungen sind zu öffnen und die darin enthaltenen Dokumente für den Scanvorgang vorzubereiten. Die Anzahl der Einzeldokumente ist zu dokumentieren und der Bundesanstalt im Rahmen des Statusberichtes mitzuteilen.
Gescannte Papier-Dokumente sind durch den externen AN über einen Zeitraum von 12 Monaten aufzubewahren.
Nach Ablauf der Aufbewahrungs-(Lager-)zeit sind die Dokumente (Papierdo-kumente) und elektronische Datenträger (mit den gespeicherten elektroni-schen Rechnungseingängen) fachgerecht zu vernichten.
Der AG hat das Recht, den Vertrag durch einseitige Erklärung in Schrift- oder Textform spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit zu gleich bleibenden Konditionen um ein weiteres Jahr zu verlängern.
Sollten seitens der Bundesantalt zusätzliche, den Auftrag dieser Vergabe überschreitende Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen benötigt werden, so können diese gegen gesonderte Berechnung nach Aufwand in Anspruch genommen werden. Hierzu können vom Auftragnehmer Dienstleistungen in folgenden Bereichen erbracht werden:
— Die OCR-Extraktion eines zusätzlichen (bisher nicht definierten) Datenfeldes bei Papier- und elektronischen Dokumenten sowie,
— Die Integration dieses zusätzlichen Datenfeldes in das Paket zur Datenübertragung an das SAP-System.
1.1) Allgemeine Angaben zum Unternehmen (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten): Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort.
1.2) Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin / zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten): Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit.
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten),

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1.1) Allgemeine Angaben zum Unternehmen (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten): Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort. 1.2) Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin / zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten): Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit. 2) Eigenerklärung über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB: — Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten), — Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für die Arbeitnehmer an die zuständigen Krankenkassen bzw. für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft, unter Angabe der zuständigen Berufs-genossenschaft (im Vordruck Anhang II der Vergabeunetrlagen enthalten), — Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet und das Unternehmen bzw. dessen Mitglieder der Geschäftsleitung keine schweren Verfehlungen begangen haben, die die Integrität des Unternehmen infrage stellen (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten) Die Auftraggeberin behält sich die Anforderung eines aktuellen Auszugs aus dem Gewerbezentralregister des sich bewerbenden Unternehmens gemäß § 150 a der Gewerbeordnung vor (nicht älter als 6 Monate), — Eigenerklärung zu weiteren fakultative Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB, — Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG) (im Vordruck Anhang II der Vergabeunterlagen enthalten).