Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-19
Buyer: Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72221000: Business analysis consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 680000 EUR
Submission deadline: 2025-10-28
Award criteria: price, quality

Technical requirements: > gemäß §§ 123,124 GWB  Mit dem Angebot ist einzureichen:  - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.  > Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung §§ 123 ff. GWB beizulegen (Formular 4.1 EU, sofern einschlägig). > Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) vorzulegen (sofern einschlägig).
Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.  Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.  § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) strebt eine umfassende Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse an, um moderne, effiziente und medienbruchfreie Abläufe zu etablieren. Ziel ist es, durchgängige digitale und medienbruchfreie Prozesse zu entwickeln, die den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs abdecken - vom Eingang über die Bearbeitung bis hin zum Ausgang.  Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend:  - Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd. - Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung oder Umsetzung der Maßnahmen zur Folge.  Zielsetzung dieses Auftrages ist, die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse. Dies umfasst alle Bereiche, die nicht bereits durch bestehende Verträge der LHP als Auftraggeber abgedeckt sind.
Sofern Räumlichkeiten erforderlich sind, werden diese durch den Auftraggeber in der Landeshauptstadt Potsdam zur Verfügung gestellt.
Mit dem Angebot ist/sind einzureichen: - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU), sofern einschlägig. Es sind Angaben zu tätigen, welche Teile des Auftrages das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.  Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle im Vergabeverfahren sind einzureichen:  - Verpflichtungserklärung durch Nachunternehmer bzw. Eignungsleihe (Formular 4.4 EU, sofern einschlägig).

Eligibility requirements: Mit dem Angebot ist/sind einzureichen: - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU), sofern einschlägig. Es sind Angaben zu tätigen, welche Teile des Auftrages das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.  Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle im Vergabeverfahren sind einzureichen:  - Verpflichtungserklärung durch Nachunternehmer bzw. Eignungsleihe (Formular 4.4 EU, sofern einschlägig).
Mit dem Angebot ist/sind einzureichen: - Eigenerklärung über die Unternehmensdarstellung (Bieter) mit folgenden Angaben: Name des Unternehmens, Rechtsform, Registerart, Nummer der Eintragung, Registergericht, Genehmigungsnummer/-behörde, Unternehmensträger (z.B. Inhaber, Gesellschafter), Stammmkapital (soweit einschlägig), Vertretungsberechtigte Personen bzw. Organe (z.B. Geschäftsführer) sowie Geschäftsfelder des Unternehmens (Formular 4.5). Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Unternehmensdarstellulng von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 3 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, von mind. 1 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 250.000 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV).  Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Erklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird (Formular 4.10).  Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung Haftpflichtversicherung für jedes Mitglied separat einzureichen. Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.
Nachforderung von Vergabeunterlagen gemäß § 56 VgV.
Mit dem Angebot sind einzureichen: - Formular zur "Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO" ausgefüllt, nebst der Erklärung zur datenschutzrechtlichen Zuverlässigkeit und zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen und einer datenschutzrelev. Produktbeschreibung (sofern eisnschlägig) - Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (Formular 4.2 EU,sofern einschlägig) - Eigenerklärung EU-Sanktion Russland gem. Verordnung 2022/576 des Rates (Formular 4.12)  - Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG (Formular 5.3) = Bietergemeinschaft 4.12/5.3 von jedem Mitglied  Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind einzureichen: - Vereinbarung zw. dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG (Formular 5.4,sofern einschlägig)  weitere Bedingungen: - Vertragsbedingungen - Infoblatt Datenverarbeitung (Vertrag)
Bei der Wertung des Gesamtpreises (Bruttogesamtpreis Preisblatt) wird der Preis (Bruttogesamtpreis im Formblatt 3.5 Preisblatt) in Punkte umgerechnet. Dabei erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 40 Punkte und ein Angebot mit einem Gesamtpreis in Höhe des Doppelten des niedrigsten Gesamtpreises 0 Punkte. Die Ermittlung der Punkte für die anderen Angebote erfolgt an Hand folgender Formel:  Preispunkte = 40 - 40 x ((Angebotspreis Bieter  -  Angebotspreis niedrigstes Angebot) / Angebotspreis niedrigstes Angebot)  Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet.
2.1 (Untergewichtung 50%) Berufserfahrung und Qualifikation der mit der Ausführung des Auftrags betrauten  Projekt-Mitarbeiter*innen: I) verantwortlicher Hauptansprechpartner: * Vorlage eines Nachweises über ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, der Verwaltungswissenschaften, der Informatik oder eine  gleichwertige Qualifikation.  Der Nachweis ist in Kopie vorzulegen. = 1 Punkt  * Nennung und Beschreibung des Verantwortungsbereiches im Unternehmen inkl. Kurzvita die den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung wiedergibt inkl. Nachweis über angemessene Berufserfahrung: bei mind. 3 Jahren = 1,5 Punkte bei mind. 2 Jahren = 1 Punkt bei mind. 1 Jahr = 0,5 Punkte weniger als 1 Jahr = 0 Punkte  II) weitere Verantwortliche Teammitglieder/ Bearbeiter: *Nennung von mind. 5 Verantwortlichen Ansprechpartnern innerhalb des Unternehmens inkl. Kurzvita, die den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung wiedergibt inkl. Nachweis über angemessene Berufserfahrung: bei mind. 3 Jahren = 3 Punkte bei mind. 2 Jahren = 2 Punkte bei mind. 1 Jahr = 1 Punkt weniger als 1 Jahr = 0 Punkte >> die Punkte je Teammitglied werden zu einem Durchschnitt verrechnet  * Vorlage eines Nachweises über ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, der Verwaltungswissenschaften, der Informatik oder eine  gleichwertige Qualifikation.  Der Nachweis ist in Kopie vorzulegen.  >> die Punkte je Teammitglied werden zu einem Durchschnitt verrechnet = 1 Punkt  III) Benennung von mind. 2 personenbezogenen (Formblatt 4.7) und mit dem Auftrag vergleichbaren Referenzen im öffentlichen Sektor aus den vergangenen 3 Jahren rückwirkend ab Angebotsfrist (je Teammitglied, inklusive Hauptansprechpartner). Der Nachweis über die aktive Mitarbeit bei mit dem Auftrag vergleichbaren Projekten im öffentlichen Sektor hat mit der Kenntlichmachung nachstehender Kenntnisse zu erfolgen: (1) Prozessmodellierung und -management (2) technisches Know-how (auch im Hinblick  auf KI und Fachsoftware) (3) Moderation, Verhandlungs- und Konfliktmanagement  (4) Digitalisierung (5) Changemanagement (6) Strategieberatung (7) Projektmanagement  >> pro Themenfeld werden 0,5 Punkte vergeben, bei mehreren Teammitlgiedern wird ein Durchschnitt gebildet = gesamt 3,5 Punkte  2.2 (Untergewichtung 50%) Grobkonzept: Aus dem schriftlichen Grobkonzept soll hervorgehen, mit welchen Mitteln, welchem Personaleinsatz und in welcher Struktur die Anforderungen der Leistungsbeschreibung umgesetzt werden können.  Dabei soll auf folgende Punkte eingegangen werden:  Leistungsbaustein 1: 1a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen  1b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse, inkl.         Prozessanalyse und Erarbeitung konkreter         Handlungsempfehlungen  Leistungsbaustein 2: 2a) Beratung zu:      - Überführung von Optimierungsvorschlägen      - Entwicklung und Durchführung v. Change-Maßnahmen      - Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und         Trainings       - Formulierung fachlich u. funktionaler Anforderungen für        notwendige IT-Bedarfe      - Entwicklung von Berichtsformaten und KPIs sowie zur         Priorisierung von Maßnahmen      - Schnittstellenmanagement 2b) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen         der Umsetzung 2c) Analyse und Identifikation v. Digitalisierungsbarrieren  Die Bewertung erfolgt in Abhängigkeit des Detaillierungsgrades, der Plausibilität  und der Aussagekraft des Konzepts.   >> Punkteverteilung:    1a) - 1b) jeweils 1 Punkt;    2a) insgesamt 6 Punkte (je Anstrich 1 Punkt)    2b) - 2c) jeweils 1 Punkt = gesamt 10 Punkte
Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.  Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.  § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Landeshauptstadt Potsdam
Der Auftrag umfasst zwei zentrale Leistungsbausteine:  - Leistungsbaustein (LB) 1: bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung, - Leistungsbaustein (LB) 2: bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung,  Die Arbeitsschritte des Leistungsbausteins 1 werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert:   a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vor-handener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B. vorlie-gende Prozessbeschreibungen, -modelle). b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung er-forderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnittstellen zu Fachverfah-ren). Nicht Gegenstand ist eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Pro-zessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie eine Erläuterung zur Vorgehenswei-se als PDF-Datei. c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbe-ziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unter-stützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Hand-lungsempfehlungen verschriftlicht und der Landeshauptstadt Potsdam in geeignetem Format (gängige Office-Formate) zur Verfügung gestellt. d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll-Prozessen sowie die Dar-stellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Per-sonalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben.  Die Leistungen im Falle eines Abrufs für den Leistungsbaustein 2 sind:  a) Beratung bei der Überführung der Optimierungsvorschläge aus 2.1 dieser Leis-tungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimie-rungsideen der LHP in Entwürfe für Arbeitsanweisungen und/oder Richtlinien für die zuständigen Organisationseinheiten. (z.B. Implementierung von E-Government-Lösungen, Nutzung von Datenanalysetools zur Ressourcenpla-nung/Personalbedarfsmessung) b) Beratung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zum Chan-ge- und Akzeptanzmanagement für die Umsetzung von Handlungsempfehlungen aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnah-men und Optimierungsideen der LHP (z.B. Erstellung von Arbeitsmitteln zur Kommu-nikation, Durchführung von Workshops, Handlungsleitfäden). c) Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und Trainings zum Aufbau und Weiterentwicklung von Digitalisierungs- und Prozessmanagementkompetenzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der Landeshauptstadt Potsdam (z. B. pro-zessorientiertes Führen, digitale Kollaboration). Sofern Räumlichkeiten erforderlich sind, werden diese durch den AG zur Verfügung gestellt. Die Erstellung sowie die Festlegung des Formats von Schulungs- und Informationsmaterialien erfolgt in Ab-sprache mit dem AG. d) Beratung bei der Formulierung der fachlichen und funktionalen Anforderungen für IT-Ausstattung und -Systeme (z.B. grundsätzliche Anforderungen an technische Schnittstellen). e) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit der Projektleitung (z.B. Erstellung und Controlling von Meilensteinplanung, Stakeholderanalyse). f) Beratung bei der Entwicklung von Berichtsformaten und Key Performance In-dicators (KPIs) für die Prozesseigentümer, als Grundlagen zum Einpflegen in das BPMS der Landeshauptstadt. g) Beratung der Führungskräfte bei der Priorisierung von Maßnahmen und der Fest-legung von Schrittfolgen zur Digitalisierung ihres Leistungsportfolios.  h) Analyse und Identifikation bestehender Digitalisierungsbarrieren (z.B. tech-nisch, organisatorisch, strukturell, personalwirtschaftlich). Im Ergebnis erwarten wir die Erstellung von Handlungsempfehlungen zum Abbau der Digitalisierungsbarrieren in schriftlicher Form sowie die Beratung bei der Umsetzung. i) Beratung zum Schnittstellenmanagement z.B. durch Schnittstellenbeschreibun-gen, durch Vorschläge zur Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen.  Eine Arbeitnehmerüberlassung erfolgt im Zusammenhang mit diesem Verfahren nicht. Der Auftraggeber erteilt dem vom Auftragnehmer eingesetzten Personal keine Weisungen, diese erfolgen allein vom Auftragnehmer.