Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2024-12-10
Buyer: Ringsted Kommune
Country: DK
Region: DK022
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48510000 | 48931000 | 72000000

Technical requirements: Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem.   

Jf. Udbudsloven §80, stk. 3, nr. 3) samt § 80 stk. 4 udsender Ringsted Kommune hermed en profylaksebekendtgørelse på anskaffelse af Digitalt Ledelses system fra Evovia. 

Indledning
Der skal indkøbes et samlet digitalt ledelsessystem (herefter kaldet system), som indeholder en samlet række af funktioner – som tilgås med single sign on på alle webbaserede adgange i kommunen.
Primær funktionen understøtter kommunens ledere i at arbejde systematisk med medarbejdersamtaler, kompetenceudvikling af medarbejdere samt arbejdsmiljø (bl.a. APV) og trivsel (bl.a. oversigter over krænkelser og voldshændelser). 
Systemet skal skabe overblik over de forskellige former for samtaler, aftaler og handleplaner i ledelsesområderne – samt guide ledere i deres tidsmæssige forpligtelser i forhold til opfølgninger.
Systemet skal kunne anvendes af alle ledere og HR-funktionen.

Efter Ringsted Kommunes vurdering kan dette system kun anskaffes fra Evovia på grund af eksklusivitet. Dette skyldes at kravet om det samlede system kun kan opfyldes af en leverandør på markedet. Det samlede system er essentiel, da udrulning af system til hele kommunen er ganske krævende og fortsat anvendelse med stor tilslutning kræver en del forandringsarbejde – for at lette anvendelsen ønskes et samlet system, nu det findes på markedet. Ringsted kommune vurderer derudover, at der ikke findes et rimeligt alternativ, og at den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene.

Funktionalitet
Indkøb af et samlet digitalt ledelsessystem skal lette ledernes daglige arbejde i forhold til at afholde samtaler med medarbejdere, sikre det systematiske arbejdsmiljø- og trivselsarbejde og lette adgangen til og understøtte digital- og datadreven ledelse.
Systemet skal give ledere et struktureret overblik over samtaler i eget ledelsesområde og systematisk understøtte de forskellige former for samtaler i systemet. Systemet skal advisere leder, når der er opgaver i systemet og skabe overblik i forhold til samtaler og samtaleforløb. Systemopsætningen skal kunne integrere vejledningstekst i de forskellige samtaleformer, og kunne genere referater og handleplaner som hurtigt og tydeligt viser medarbejderne, hvad der er aftalt i samtalerne. 
Systemet skal konkret understøtte ledere i at gennemføre gode og strukturerede dialoger med medarbejdere i forhold til sygefravær, medarbejderudviklingssamtaler samt øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter fx i teams eller lederniveau, on- og offboardingsamtaler og 1:1 samtaler.
Systemet skal samtidig kunne håndtere forskellige former for spørgeskemaundersøgelser blandt andet APV-kortlægning og lederevalueringer. Samt understøtte ledere og MED- og arbejdsmiljøorganisationens arbejde med udarbejdelse af handleplaner på arbejdsmiljøområdet og registrering af vold og krænkende handlinger. 
Det er vigtigt med en brugerflade der giver et hurtigt dataoverblik samt et system som understøtter mulighed for dataudtræk i gængse filformater.
Systemet skal også kunne understøtte HR-funktionen i forhold til datatræk og databearbejdning. 
Systemet skal have en dansksproget systemimplementerings- og supportfunktion, herunder skal al vejlednings materiale være dansksproget, let tilgængeligt og brugervenligt. Leverandøren skal kunne stå for praksisnær uddannelse i systemet med fysisk fremmøde for såvel ledere som HR-funktionen i implementeringsfasen samt supplerende opfølgende undervisning.
Systemet skal være kompetent, funderet i god ledelsesskik og dansk lovgivning, være afprøvet og have en dokumenterbar funktion og effekt i forhold til indhold, drift og support. 

IT, drift og integration 
Leverandøren skal drifte systemet herunder også opsætte snitfladen til KMD OPUS. Integrationsløsningen skal kunne indhente og opdatere organisationsdata i systemet dagligt samt opdatere brugerfladen inden for få minutter, når der fx registreres en sygemelding i KMD. 

Systemet skal understøtte Single Sign-On (SSO), kunne afvikles i en browser og som minimum understøtter versionerne: Chrome, FireFox og Edge nyere end version 90 samt Safari version 15 og nyere.
Systemet skal understøtte at brugere af systemet kommer fra flere forskellige domæner / tenants (fx lærere fra et undervisningsdomæne og øvrige ansatte fra et andet administrativt domæne)
Systemet skal kunne anvendes på mobil eller tablet til registrering af krænkelser og kunne afvikles i en browser på devicen.
Systemet skal kunne tilgås af alle kommunens ansatte og adgangen skal kunne defineres via en rollebaseret adgang som leder, medarbejder, TR, AMR eller administrativ HR-funktion.
En klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt, jf. Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud § 7.


Winner: Evovia ApS