Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-05-16
Buyer: Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48490000 | 48812000: Financial information systems
Estimated value: 650000 EUR
Submission deadline: 2018-06-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: 1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut)
Osassa 1 hankittava järjestelmä sisältää kirjanpidon, käyttöomaisuuden hallinnan, osto- ja myyntireskontran sekä matka- ja kululaskut.
Hankinnan toiseen osaan, osa-alue Hankinnasta maksuun sisältyy kaikki ostolaskujen kierrätykseen tarvittavat toiminnallisuudet. Ostolaskujen kierrätykseen liittyvät vaatimukset sisältyvät myös hankinnan osaan 1, osa-alueeseen Kirjanpito, jotta JAMK voi varmistua siitä, että ostolaskujen kierrätykseen saadaan ratkaisu, mikäli Hankinnasta maksuun -osan kilpailutus epäonnistuu tai esim. ratkaisun käyttöönotto viivästyy. Tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 3, Hintataulukko.
Taloushallinnon järjestelmän avulla hallitaan JAMKin taloushallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Tietojen raportoinnin odotetaan myös helpottuvan uuden järjestelmän avulla. Kaikkiin osan 1 osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia.
Taloushallinnon järjestelmä on osa JAMKin järjestelmien kokonaisarkkitehtuuria, jossa henkilöstöön liittyvien tietojen osalta master-datan lähteenä toimii tällä hetkellä Personec F.K. Asiakastiedon masterjärjestelmänä tulee toimimaan jo käytössä oleva Microsoft Dynamics CRM.
Taloushallinnon järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden JAMKin järjestelmien avulla siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella. Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä JAMKilla käytössä olevaa nServiceBus-palveluväyläratkaisua, johon tarjotun ratkaisun on tarvittaessa kyettävä liittymään. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi. Tietojen käsittelyssä (tietojen muutokset, anomukset, hyväksynnät) käytetään JAMKin tarpeiden mukaisia hyväksyntätyönkulkuja. Mikäli taloushallinnon järjestelmä koostuu useasta eri järjestelmästä, on näiden keskusteltava tarvittavilta osin keskenään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällyttävä käyttöönoton hintaan.
Tavoitteena on, että järjestelmän käyttöönotto käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain vuosien 2018–2019 aikana. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma sisältäen JAMKin tavoiteaikataulun huomioiva aikatauluehdotus.
Järjestelmän toimittajan vastuulla ovat mm. seuraavat käyttöönottoon ja palvelun ylläpitoon liittyvät työt:
– käyttöönoton projektointi (päävastuullinen projektipäällikkö toimittajalta, asiakas nimeää projektipäällikön, joka vastaa asiakkaan vastuulla olevien asioiden etenemisestä),
– järjestelmän käyttöönottoon ja käytön aikaisiin muutoksiin liittyvä parametrointi ja parametroinnin tuki (asiakas voi myös itse tehdä osin parametrointia, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa),
– käyttäjien koulutus (vähintään pääkäyttäjät, mahdollisesti laajempi käyttäjäjoukko tarpeen mukaan),
– järjestelmän ylläpito toimittajan palvelinympäristössä sis. tietoturvan hallinnan ja tietojen varmistuksen,
Optiona hankintaan liittyy budjetointiin ja ennustamiseen liittyviä toimintoja sekä sähköinen arkistointi. Lisäksi voidaan tilata tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan erilaisia pienimuotoisia kehitystoimenpiteitä, uusia liittymärajapintoja / muutoksia liittymiin, käyttäjäkoulutuksia jne.
Hankinnasta maksuun -ohjelmalla tulee olla mahdollista tehdä sähköiset tilaukset JAMKin kilpailuttamiin sopimuksiin perustuen katalogipohjaisesti sekä vapaatekstitilauksina tai muokattavilla lomakkeilla. Ohjelmalla tulee voida laatia hankintaehdotus, joka hyväksytään ja jonka pohjalta voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään hankinnasta maksuun -järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella, tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksatukseen. Ohjelman tulee integroitua JAMKin käyttöoikeushallintaan. Sekä toimittajat että JAMK kykenevät luomaan järjestelmään katalogeja. Ohjelmasta tulee saada raportteja JAMKin hankintatoimen johtamiseksi ja mittaamiseksi. Raporteilta tulee käydä ilmi myös se, mitä tuotteita tai palveluita on tilattu. Hankinnasta maksuun -ohjelman tulee myös toimia SaaS-periaattella ja siinä tulee olla mobiiliominaisuudet vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä-, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastusominaisuuksille.
JAMK tiedostaa, että osittain vaatimukset menevät päällekkäin taloushallinnon järjestelmän vaatimusten kannalta ostolaskujen hyväksynnän osalta. JAMKiin kuitenkin halutaan hankinnasta maksuun -ominaisuus, mutta kaikilla tarjoajilla ei sitä ole, joten siitä syystä se kilpailutetaan erillisenä osana ja integroidaan osaksi valittavaa taloushallinnon järjestelmää.

Eligibility requirements: Ehdot on esitetty Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) -välilehdellä, joka tarjoajan tulee täyttää. Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä tai jos tarjoaja käyttää alihankkijoita täyttääkseen ESPD:n kohdassa IV esitetyt vaatimukset, tulee jokaisen ryhmittymän jäsenen tai alihankkijan, jonka voimavaroja päävastuullinen tarjoaja käyttää hyväkseen täyttääkseen osan IV vaatimukset, täyttää oma ESPD. Huom! Päävastuullinen tarjoaja lähettää ESPD:n järjestelmässä ryhmittymän jäsenille ja alihankkijoille. Päävastuullisen tarjoajan tulee liittää muiden ryhmittymän jäsenten tai voimavara-alihankkijoidensa ESPD-lomakkeet tarjoukseensa. Tarjouksen lähetys ei onnistu, mikäli ryhmittymän muiden jäsenten tai voimavaraalihankkijoiden ESPD-lomakkeet puuttuvat. Päävastuullisen tarjoajan tulee toimia ajoissa, koska lomakkeiden täyttäminen ja niiden kierrättäminen ryhmittymän jäsenillä ja alihankkijoilla vie aikaa.

Award value: 650000