Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-03-04
Buyer: EnBW Energie Baden-Württemberg AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48451000 | 48490000 | 72212490 | 72416000: Application service providers
Submission deadline: 2020-04-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Proof of Concept, Software-Einführung/-Anpassung, Betrieb der Software als SaaS-Modell zur Unterstützung der Procurement Prozesse aus kundenspezifischen konfigurierbaren Standard-Software-Produkten
Gegenstand der Ausschreibung sind die Durchführung eines Proof of Concepts, die Software-Einführung und -Anpassung sowie Betrieb und Wartung der Software im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) zur Unterstützung der Procurement Prozesse eines Energieversorgungsunternehmens in Baden-Württemberg. Die Lösung soll aus Standard-Software-Produkten bestehen, die im Rahmen des Einführungsprojekts kundenspezifisch konfiguriert werden.
Die Nutzung von Standard-Software-Produkten und deren Integration als Gesamtlösung sind für das ausschreibende Unternehmen von hoher Bedeutung. Die Einführung der auszuwählenden Software erfolgt im Rahmen eines Programmes zur Ablösung von SAP ECC und Einführung von SAP S/4Hana. Im gesamten Themenspektrum Procurement soll die Lösung, die in nachfolgender Abbildung aufgeführten und markierten Geschäftsfähigkeiten und Prozesse umfassen.
Die Auswahl und Einführung eines neuen eProcurement Tools ist Bestandteil des EnBW-Programms sCORE25. Ziel des Programms ist es, im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA Prozesse zu vereinfachen und die Prozessstandardisierung konzernweit voranzutreiben. Im Ergebnis soll auf diesem Wege die Leistungsfähigkeit der gesamten EnBW-Organisation erhöht und die Transformation zu einer modernen, zukunftsfähigen IT-Landschaft verfolgt werden. Das neue eProcurement Tool soll dabei als zentrales System für die EnBW und ihre nach §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen zur Verfügung stehen.
Um die gewünschte Prozessvereinheitlichung im Einkauf zu erreichen, soll ein IT-Lösung (eProcurement Tool) beschafft werden, mit der sich möglichst viele Geschäftsprozesse im P2P/S2C Umfeld über eine einfache und intuitive Oberfläche durchführen lassen und gleichzeitig eine möglichst hohe Qualität der erzeugten Belege gewährleistet wird. Die Aufwände für die Bearbeitung im operativen Einkauf sollen durch eine hohe Anzahl an No-Touch-/Low-Touch-Bestellungen so gering wie möglich gehalten werden. Dies bedeutet insbesondere eine Ausweitung des Selfservice Procurements und eine weitgehende Automatisierung der Einkaufsprozesse.
Das heute verwendete System ist nicht vollintegriert und wird aufgrund von Systembrüchen und manuellen Datenübernahmen von den Anwendern als zu unübersichtlich und kompliziert empfunden. Der Beschaffungsprozess muss in einem neuen eProcurement Tool für den Anwender intuitiv und transparent über alle Prozessschritte funktionieren.
Gegenstand der Ausschreibung sind die Durchführung eines Proof of Concepts, die Software-Einführung und -Anpassung sowie Betrieb und Wartung der Software im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) zur Unterstützung der Procurement Prozesse eines Energieversorgungsunternehmens in Baden-Württemberg. Die Lösung soll aus Standard-Software-Produkten bestehen, die im Rahmen des Einführungsprojekts kundenspezifisch konfiguriert werden.
Die Nutzung von Standard-Software-Produkten und deren Integration als Gesamtlösung sind für das ausschreibende Unternehmen von hoher Bedeutung. Die Einführung der auszuwählenden Software erfolgt im Rahmen eines Programmes zur Ablösung von SAP ECC und Einführung von SAP S/4Hana. Im gesamten Themenspektrum Procurement soll die Lösung, die in nachfolgender Abbildung aufgeführten und markierten Geschäftsfähigkeiten und Prozesse umfassen.
Es besteht eine dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 24 Monate. Somit beträgt die maximale Gesamtvertragslaufzeit 9 Jahre.
Für den Teilnahmeantrag sind die in Ziffern III.1.1) bis III.1.3) der europaweiten Auftragsbekanntmachung und ergänzend in Ziff. 3 und 4 des Teilnahmeformulars (Anlage I) angegebenen Eignungsnachweise einzureichen.
Weiterhin ist die Erklärung zum LTMG entsprechend den Vorgaben des Teilnahmeformulars einzureichen (vgl. Ziff. 7.2 eProc_Leitfaden.pdf). Weitere Erklärungen sind von Bewerbergemeinschaften sowie im Zusammenhang mit der Eignungsleihe und der Einbindung sonstiger Nachunternehmer einzureichen (vgl. Ziff. 7.4, 7.5 und 7.7 eProc_Leitfaden.pdf).
Um die Vergleichbarkeit sowie eine effiziente Auswertung der Teilnahmeanträge sicherzustellen, ist ein Teilnahmeantrag unter Verwendung der u. g Anlagen zu stellen. Die Anlagen und Unterlagen sind entsprechend der Ordnungskennung zu kennzeichnen. Der Bewerber soll für die einzureichenden Dokumente seinen Unternehmensnamen dem ursprünglichen Dateinamen voranstellen, beispielsweise [Unternehmensname]_ eProc_Anlage_I_Teilnahmeformular.doc.
Zunächst findet eine formale Prüfung der Teilnahmeanträge in Bezug auf deren fristgerechte Einreichung, formale Richtigkeit, Vollständigkeit etc. statt. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, werden nicht berücksichtigt.
Sodann wird geprüft, ob mit dem Teilnahmeantrag die geforderten Mindestnachweise für die Eignung (Ziff. 3 des Teilnahmeformulars, Anlage I) erbracht wurden.
Die Nichterbringung auch nur eines Mindestnachweises führt zum Ausschluss des Bewerbers aus dem weiteren Verfahren.

Eligibility requirements: 1. Vorbemerkung: a) Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. b) Ein Bewerber kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1). bis III.1.3). hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungsanforderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Anforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bewerber das Unternehmen ersetzt. Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache einzureichen. Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2). und III.1.3). entsprechend. 2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: a) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 4 GWB nicht vorliegen. b) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB nicht vorliegen. c) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 des Mindestlohngesetzes (MiLoG). 3. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: a) Aktueller Auszug der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister. Folgende Unterlagen sind jeweils ausgefüllt dem Teilnahmeantrag beizulegen: I. eProc_Anlage_I_Teilnahmeformular mit verpflichtenden Angaben: Bitte füllen Sie zur weiteren Eignungsprüfung zusätzlich den elektronischen Fragebogen im Bietercockpit aus. Dieser ist nicht separat auszudrucken.