Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-30
Buyer: Stadt Grevenbroich
Country: DE
Region: DEA1D
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71321000: Heating and ventilation design services
Submission deadline: 2025-11-28
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Neubau von zwei Werkräumen (ca. 335 m² NF) auf dem Gelände der Käthe-Kollwitz-Gesamtschule. Gesucht werden Leistungen der Fachplanung (Leistungsbild Technische Ausrüstung) nach § 55 HOAI, Grundleistungen der LPH 1-9 für alle relevanten Anlagengruppen (Sanitär, Heizung, Lüftung, Starkstrom, etc.).
Besondere Schwerpunkte sind die Planung einer zentralen Lüftungsanlage mit Wärmerückgewinnung, von Maschinen-Absauganlagen (Späne, Staub), einer Druckluftanlage sowie der Starkstromversorgung für den Maschinenpark.
Erklärung über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV über mindestens 1,5 Mio. EUR für Personenschäden und 1,5 Mio. EUR für sonstige Sachschäden. Die Ersatzleistung der Versicherung muss mindestens das Zweifache der oben genannten Deckungssummen pro Jahr betragen. Der Nachweis bzw. die Erklärung darf nicht älter als 12 Monate sein und muss dem Angebot beigefügt werden. Bietergemeinschaften müssen einen entsprechenden Nachweis bzw. eine Erklärung für die Bietergemeinschaft oder für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorlegen. Eine projektbezogene Aufstockung der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall wird akzeptiert, ist jedoch mittels schriftlicher Versicherungsbestätigung mit dem Angebot vorzulegen.
Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fachplanungsleistungen der Technischen Ausrüstung) in den letzten drei Geschäftsjahren gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV

Eligibility requirements: Erklärung über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV über mindestens 1,5 Mio. EUR für Personenschäden und 1,5 Mio. EUR für sonstige Sachschäden. Die Ersatzleistung der Versicherung muss mindestens das Zweifache der oben genannten Deckungssummen pro Jahr betragen. Der Nachweis bzw. die Erklärung darf nicht älter als 12 Monate sein und muss dem Angebot beigefügt werden. Bietergemeinschaften müssen einen entsprechenden Nachweis bzw. eine Erklärung für die Bietergemeinschaft oder für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorlegen. Eine projektbezogene Aufstockung der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall wird akzeptiert, ist jedoch mittels schriftlicher Versicherungsbestätigung mit dem Angebot vorzulegen.
Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Fachplanungsleistungen der Technischen Ausrüstung) in den letzten drei Geschäftsjahren gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV
Büroreferenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in den letzten fünf Jahren (Fachplanungsleistungen der Technischen Ausrüstung) gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV
Alle nicht angebotsbezogenen Unterlagen werden nachgefordert.
Gewertet wird die Summe aus dem Honorar für die Grundleistungen, dem Honorar für die abgefragten besonderen Leistungen und den gesamten Nebenkosten kumuliert in den jeweiligen Anlagengruppen. Die Höchstpunktzahl (3 Punkte) erhält der Bieter, der das niedrigste Gesamthonorar nach der HOAI (netto) insgesamt abgegeben hat. 

Die Bieter, deren Gesamthonorar für die Fachplanungsleistungen (netto) höher als das des besten Bieters liegt, werden im Verhältnis ihres Abstandes zum besten Bieter geringer bewertet. Hier wird gradlinig interpoliert.
Die Bieter müssen mit ihrem Angebot eine Aussage dazu treffen, wie sie die Fachplanungsleistungen erbringen. Hierzu sollen sie im Rahmen des Wertungskriteriums „Projektumsetzung“ ein entsprechendes Konzept vorlegen, mit dem die Anforderungen der Stadt Grevenbroich nachgewiesen werden. Dies betrifft die in den Unterkriterien genannten Punkte „Kosten-, Termin- und Qualitätsmanagement“ und  Herangehensweise an die Aufgabenstellung / auftragsbezogenes Konzept zum Ablauf der Planungs- und Baudurchführungsphase“. 

a) Kosten-, Termin- und Qualitätsmanagement 
Gewichtung mit 15 % 
3 Punkte: Das Angebot lässt bezüglich der Steuerungsmechanismen des Bieters eine aktive und vorausschauende Beeinflussung in allen Planungs- und Bauphasen erwarten. Die Methodik wurden objektbezogen in vollem Umfang dargelegt. Es wurden Querverweise auf 
vergleichbare Referenzobjekte angegeben, so dass Auftraggeber einen umfassenden Eindruck über die Kosten-, Termin- und Qualitätssteuerung des Bieters gewinnen konnte. 
2 Punkte: Das Angebot lässt bezüglich der Steuerungsmechanismen des Bieters grundsätzlich eine aktive und vorausschauende Beeinflussung in allen Planungs- und Bauphasen erwarten. 
1 Punkt: Das Angebot lässt bezüglich der Steuerungsmechanismen des Bieters eine aktive und vorausschauende Beeinflussung in den Planungs- und Bauphasen nur eingeschränkt erwarten. 
0 Punkte: Das Angebot lässt bezüglich der Steuerungsmechanismen des Bieters keine aktive und vorausschauende Beeinflussung in den Planungs- und Bauphasen erwarten bzw. trifft keine Aussagen hierzu 

b) Herangehensweise an die Aufgabenstellung / auftragsbezogenes Konzept zum Ablauf der Planungs- und Baudurchführungsphase 
Gewichtung mit 15 % 
3 Punkte: Der Bieter hat die Rahmenbedingungen in Bezug auf technischen und die wirtschaftlichen sowie die qualitativen Vorgaben aus den bereitgestellten Unterlagen im vollen Umfang erkannt und erläutert diese. Zudem geht er vollumfassend und interdisziplinär auf die zentralen Projektziele bezüglich der Fachplanung der Technischen Ausrüstung ein. Das Erkennen der projektspezifischen Herausforderungen und seine Ansätze sowie Grundsatzüberlegungen lassen weitergehende Potenziale bei der Bewältigung der Planungsaufgabe erkennen.  
2 Punkte: Der Bieter hat die Rahmenbedingungen in Bezug auf die technischen und wirtschaftlichen sowie die qualitativen Vorgaben aus den bereitgestellten Unterlagen im Wesentlichen erkannt und erläutert diese. Zudem geht er grundsätzlich und interdisziplinär auf die zentralen Projektziele bezüglich der Fachplanung der Technischen Ausrüstung ein. 
1 Punkt: Der Bieter hat die Rahmenbedingungen in Bezug auf die technischen und wirtschaftlichen sowie die qualitativen Vorgaben aus den bereitgestellten Unterlagen nur teilweise erkannt. Die zentralen Projektziele bezüglich der Fachplanung der Technischen Ausrüstung wurden im Einzelnen nur teilweise erfasst. 
0 Punkt: Der Bieter hat die Rahmenbedingungen in Bezug auf die technischen und die wirtschaftlichen sowie die qualitativen Vorgaben aus den bereitgestellten Unterlagen nicht erkannt bzw. keine Aussagen hierzu getroffen.  
(Siehe Wertungsmatrix)
Die verkürzte Informations- und Wartefrist beträgt 10 Kalendertage.
Sonstiges: Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sind ausschließlich als Download bei der Vergabeplattform Subreport-ELVIS erhältlich. Der Download ist kostenfrei ohne Zugangsbeschränkungen und Registrierungszwang möglich. Die Kommunikation zwischen Bietern und ausschreibender Stelle erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform Subreport-ELVIS und umfasst sowohl Fragen der Bieter an die ausschreibende Stelle so wie die Antworten in Form von Bieterrundschreiben. Darüber hinaus stellt die ausschreibende Stelle über die Nachrichtenfunktion von Subreport-ELVIS zusätzliche Informationen und korrigierte Vergabeunterlagen zum Austausch gegen bereits heruntergeladene zur Verfügung, sofern dies erforderlich ist. Ein anderer Kommunikationsweg als über die Nachrichtenfunktion von Subreport-ELVIS wird nicht zugelassen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass zusätzliche Informationen der ausschreibenden Stelle und Bieterrundschreiben nicht auf anderem Wege bekannt gegeben werden. Die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform Subreport-ELVIS steht nur registrierten Bietern zur Verfügung. Der Auftraggeber verlangt daher von interessierten Unternehmen, die als Bieter ein Angebot abgeben wollen, die eindeutige Registrierung gem. § 9 Abs. 3 VgV bei der Vergabeplattform Subreport-ELVIS. Die Registrierung ist notwendig, um die Kommunikation mit der ausschreibenden Stelle sicher zu stellen. Die Registrierung ist kostenfrei und unverbindlich und dient der ordnungsgemäßen Abwicklung des Vergabeverfahrens. Bietern, die die Vergabeunterlagen bereits ohne Registrierung heruntergeladen haben, wird empfohlen, über den bekanntgegeben Downloadlink die Registrierung nachzuholen und die Vergabeunterlagen erneut herunterzuladen. Angebote von Bietern, die nicht den Ausschreibungsbedingungen entsprechen, z.B. weil wegen einer fehlenden Registrierung wichtige Information oder Austauschdokumente nicht berücksichtigt wurden, können von der Wertung ausgeschlossen werden. Der Bieter kann in diesem Falle nicht rügen, er habe von den Änderungen, deren Nichtberücksichtigung zum Wertungsausschluss geführt haben, keine Kenntnis erlangt. Bei der Registrierung geben die Bieter unter anderem eine E-Mail-Adresse an. Nach Abschluss der Registrierung erhalten die Bieter Zugangsdaten zur Vergabeplattform Subreport-ELVIS. Die E-Mail-Adresse sollte daher eine real existierende Adresse sein, die auch im Vertretungsfall genutzt wird, da die Vergabeplattform über diese E-Mail-Adresse die notwendigen Mitteilungen verschickt, z.B. wenn die ausschreibende Stellezusätzliche Informationen bereit gestellt hat.