Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-06
Buyer: Hanns-Seidel-Stiftung e. V.
Country: DE
Region: BAYERN
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2016-08-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Hanns-Seidel-Stiftung e. V. ist eine politische Stiftung in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins, dessen Zweck u.a. die Förderung der politischen Bildung, der Entwicklungshilfe sowie die Begabtenförderung ist.
Sie ist in 57 Ländern entwicklungspolitisch aktiv, bietet vielfältige Seminare zur politischen Bildung und fördert über 1 000 begabte und gesellschaftlich engagierte Studierende aus dem In- und Ausland finanziell und ideell.
Die Hanns-Seidel-Stiftung finanziert sich überwiegend aus institutionellen und projektbezogenen Zuwendungen.
Die Jahresrechnung erfolgt auf Basis der doppelten Buchführung nach weitgehend kaufmännischen Grundsätzen. Die Budgetierung und Buchführung lehnt sich zudem an Vorschriften und daraus abgeleiteten Regelungen der Bundeshaushaltsordnung an und enthält kameralistische Elemente.
Die Hanns-Seidel-Stiftung plant die Ablösung ihrer vielfältigen, für ihre Inlands- und Auslandsbuchhaltung eigenentwickelten Anwendungslösungen im Haushalts- und Rechnungswesen durch Einführung eines einheitlichen kaufmännischen ERP-Systems mit den folgenden Komponenten/Modulen:
— Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen;
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen;
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer politischen Stiftung abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein zuwendungsrechtliche Berichtsanforderungen umzusetzen.
Der Umfang zu beschaffender Hardware richtet sich nach den Schätzungen des Bieters aufgrund der Lizenzmengen und der zu beschaffenden Module/Komponenten.
— Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling): 15 Mitarbeiter Vollzugriff und 300 Mitarbeiter Einzelfunktionen.
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dies gilt nicht, sofern weniger als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 5 Bewerbern zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 5 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
(1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.5).
(2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen.
(3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 1 GWB (Vordruck A.6).
(4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB (Vordruck A.7).

Eligibility requirements: (1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.5). (2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen. (3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 1 GWB (Vordruck A.6). (4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB (Vordruck A.7). (5) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB (Vordruck A.8). (6) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2 nicht älter als 6 [sechs] Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.