Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-03-12
Buyer: Messe Berlin GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71540000: Construction management services | 79993000
Submission deadline: 2025-12-31
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Die Messe Berlin benötigt für die administrative, organisatorische und kaufmännische Abwicklung des Projektes Unterkunfts- und Ankunftszentrum Tegel Unterstützung der Verwaltung von Baukosten und Prozessabwicklung.
Die Messe Berlin benötigt für die administrative, organisatorische und kaufmännische Abwicklung des Projekts Unterstützung, welche im Wesentlichen folgende Bausteine beinhaltet:

1. Managen des Projekt-E-Mail-Postfaches 
Ein zentrales Postfach wurde als zentrale Kommunikationsplattform seitens der MB eingerichtet. Die eingehenden Emails sind seitens des AG zu sichten, kategorisieren, abzulegen und die jeweiligen Projektbeteiligten auf ToDos hinzuweisen

2. Erfassung sämtlicher Angebote und Rechnungen  
Erfassung und Verfolgung aller Vorgänge (Bedarfsmeldungen, LV-Erstellung, Angebotslegung, Rechnungslegung, Anfrage zu den Erklärungen zur Kostenübernahme, Eingang der Kostenübernahme, Beauftragung) 
Zeitgleich sind die Prozessschritte zur Nachhaltung und Einsicht des AG in einer Work-Flow-Liste einzutragen 

3. Kaufmännische Abwicklung der Verträge
Plausibilitätsprüfung von Vergabeempfehlungen der Planungsbeteiligten und deren Rechnungsprüfung, Einholung der Freigaben, Zusammenfassung und Weitergabe der Angebotsdetails zur Bestellanforderung

4. Angebotsprüfung Planungsbeteiligte/Gutachter
Prüfen von Angeboten und Nachtragsangeboten von Planungsbeteiligten/Gutachtern sowie Empfehlung zur Beauftragung

5. Rechnungsprüfung
Überwachung der Rechnungsprüfung KG300+KG400 und Gegenprüfung auf Plausibilität, Übereinstimmung mit der Angebotslegung und Bestellungen, Einhaltung der formalen Anforderungen (Prüfstempel, Summenausweisung etc.)
Vollständige Rechnungsprüfung KG 700 sachlich und rechnerische Richtigkeit, Weiterleitung der geprüften Rechnungen an die Finanzbuchhaltung der MB
Nachverfolgung der Zahlflüsse und offener Rechnungslegung, ausstehender Zahlungen

6. Auswertung Betriebskosten
Auswertung von monatlichen Betriebskosten je Auftragnehmer
Regelmäßiger Abgleich mit dem Controlling

7. Ansprechpartner Koordination und Pflege der Ablage
Ansprechpartner für das LAF, Planungs- und Baubeteiligte bei Rückfragen zum kaufmännischen Prozess und aktuellem Bearbeitungsstand, Koordination bei Anfragen rund um IST-Kosten, Datenablage und Datenpflege des Ablagesystems

8. Gesamtkoordination kaufmännische Prozesse
Verfolgung aller Angebots-/Freigabe-/Bestell-/Abrechnungsprozesse und Analyse dieser auf Optimierungsmöglichkeiten zur effizienten Abwicklung

9. Teilnahme an Regel- und Sonderterminen
Wöchentliche Teilnahme an einer Abstimmungsrunde mit der Messe Berlin
Monatliche Abstimmung zum Kostencontrolling mit der Messe Berlin
14-tägige Teilnahme an einer Koordinierungsbesprechung mit dem LAF
2-3 x jährliche Abstimmung in großer Runde zu Prozessen, Anforderungen, Optimierungspotenzialen, Vor-Ort Terminen

10. Unterstützung Anfragen/Auswertungen/Übersichten
Unterstützungsleistung bei der Erstellung von Dokumenten zur Auswertung oder Zusammenfassung von beispielhaft Beauftragungsvorgängen, KPIs, Übersichten.
Der AN räumt der AG durch einseitige Erklärung eine einmalige Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um ein weiteres Jahr zu den Bedingungen dieses Vertrages ein. Der AN hat keinen Anspruch darauf, dass die AG die ihm eingeräumte
Vertragsverlängerungsoption auch ausübt. Macht die AG von seiner vorgenannten Optionen Gebrauch, so gelten die Bestimmungen dieses Vertrages für den vereinbarten Verlängerungszeitraum fort. Die vorbenannten Optionsrechte
müssen spätestens 4 Wochen vor Ablauf der jeweils vereinbarten Vertragslaufzeit in Textform (gem. § 126 BGB) gegenüber dem AN durch die AG ausgeübt werden.


Winner: Kroschewski Holzrichter GmbH Projekt- und Immobilienmanagement
Number of bids: 1