Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-24
Buyer: ProRail B.V.
Country: NL
Region: NL310
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72416000: Application service providers
Submission deadline: 2025-05-23
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Deze aanbesteding heeft als doel om één onderneming te contracteren voor het leveren en implementeren van een SaaS-dienst ten behoeve van het werving en selectieproces (applicant tracking systeem).
Het nieuw te contracteren systeem moet de ambities op gebied van recruitment voor ProRail ondersteunen, onder andere door soepel beheer van alle wervings- & selectieprocessen, een optimale candidate journey, het versnellen van kandidaat management en het verkorten van de time to hire. Het systeem dient gekoppeld te worden met omringende systemen binnen het HR IT landschap van ProRail. zie Leidraad
Beschrijving
Het gunningscriterium is de beste prijs-kwaliteitverhouding. De inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding betreft de aanbieding met de laagste evaluatieprijs.

De inschrijfsom wordt berekend met behulp van de ‘Annex 5.1 - Aanbiedingsbegroting’. 
De totale fictieve inschrijfsom betreft de totaalsom van onderstaande componenten:
1.	Éénmalige implementatiekosten (incl. koppelingen).
2.	Vaste jaarprijs voor het ATS SaaS-abonnement inclusief support. De vaste jaarprijs is gebaseerd op het totale aantal medewerkers incl. een opgenomen bandbreedte bij mogelijke groei in het aantal medewerkers.
3.	Vaste jaarprijs voor onderhoud van de maatwerkkoppelingen (API’s).
4.	Blended vast uurtarief voor meerwerkactiviteiten (nader gespecificeerd in de vraagspec.) gekoppeld aan een door ProRail vastgestelde jaarlijkse urenprognose
ZIe verder de Aanbestedingsleidraad.
De voor een inschrijver vast te stellen kwaliteitswaarde voor het criterium CO2-Prestatieladder wordt berekend aan de hand van het door inschrijver op het inschrijvingsformulier aangegeven CO2-ambitieniveau. In onderstaande tabel staat per ambitieniveau (trede) het bijbehorende fictieve kortingspercentage aangegeven. De kwaliteitswaarde is het bedrag dat fictief in mindering wordt gebracht op de inschrijfsom en wordt berekend door het fictieve kortingspercentage te vermenigvuldigen met de inschrijfsom.

Hoe hoger het aangeboden CO2-ambitieniveau van de inschrijver is, hoe hoger de kwaliteitswaarde (fictieve vermindering van de inschrijfsom).
Opdrachtnemer toont vanaf één (1) jaar na definitieve gunning van het contract jaarlijks aan dat ten minste aan het aangeboden CO2-ambitieniveau is voldaan. Het eerste uiterlijke moment waarop opdrachtnemer dit aantoont is één (1) jaar na de dag waarop het contract definitief is gegund, het tweede moment is twee (2) jaar na deze dag, et cetera. 
Voor een verdere toelichting zie de Aanbestedingsleidraad.
De Prestatiecriteria van inschrijvers wordt beoordeeld in hoeverre er extra functionaliteit geboden wordt die bijdragen aan het behalen van de doelstelling.
Met de invulling van het Implementatieplan laat de inschrijver zien dat de door hem ingediende aanpak leidt tot succesvolle implementatie bij ProRail, conform de doelstelling die opgenomen is in de Vraagspecificatie ATS en met inachtneming van de minimumeisen uit het PvE. Tevens zal er na de implementatie zorg gedragen dienen te worden voor verdere borging en optimalisatie van het dienstverleningsniveau. In het Implementatieplan moeten minimaal, niet-limitatief, terugkomen:
a.	de implementatie aanpak;
b.	(project)organisatie;
c.	verdeling van werkzaamheden en verantwoordelijkheden;
d.	afstemming met betrokkenen;
e.	risico's en beheersingsmaatregelen;
f.	testen en vrijgave;
g.	duurzame samenwerkingsrelatie incl. optimalisatie van de dienstverlening.
Zie verder de toelichting in Aanbestedingsleidraad (hoofdstuk 5.3.4).