Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-08-11
Buyer: Südwestfalen-IT
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 439745 EUR

Technical requirements: Beschaffung von Dienstleistungen zur Pflege, Wartung sowie Weiterentwicklung von Doxis4 durch das Unternehmen SER eGovernment Europe GmbH im Einzugsbereich der SIT und für die mit ihr verbundenen Unternehmen
Die SIT ist ein kommunaler IT-Dienstleister als Zweckverband mit 72 Mitgliedern. Weitere Kunden bedient die SIT GmbH als 100%ige Tochter. Im Jahr 2008 wurde der Abschluss eines „Rahmenvertrags über die Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystems im Einzugsbereich der KDVZ Citkomm“ (inklusive Pflegeleistungen) durch die KDVZ Citkomm (jetzt SIT) ausgeschrieben. Der Auftrag wurde an das Unternehmen SER eGovernment Europe GmbH erteilt. Seit 2009 ist das Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystems produktiv im Verbandsgebiet der KDVZ Citkomm (jetzt SIT) im Einsatz.
Um die weitere Pflege der aus dem Rahmenvertrag bereits bezogenen Doxis4-Lizenzen (Bestandslizenzen) zu gewährleisten, muss ein Dienstleistungsvertrag über die Erbringung der erforderlichen Leistungen (insbesondere Updates, Upgrades, neue Versionen, Fehlerbehebungsdienstleistungen, Störungsbeseitigungswerkleistungen sowie die Installation neuer Programmstände) abgeschlossen werden.
Aufgrund der vorliegenden Informationen hat die Herstellerin der Software Doxis4, die Konzerngesellschaft SERgroup Holding International GmbH, nur ihren Konzerntöchtern (u.a. SER eGovernment Europe GmbH) die Berechtigung zum Vertrieb erteilt. Die jeweiligen Tochtergesellschaften sind berechtigt die angebotenen Leistungen zu erbringen bzw. durch Zugriff auf die Ressourcen innerhalb der SER Group erbringen zu lassen. Seitens der Herstellerin wurde der SIT als zuständige Ver-tragspartnerin die SER eGovernment Europe GmbH benannt. Infolgedessen ist die SER eGovern-ment Europe GmbH als einziges Unternehmen berechtigt, die o.g. Pflegeleistungen für die Bestandslizenzen der SIT und ihrer Mitgliedskommunen anzubieten.
Somit kommt aus rechtlichen Erwägungen nur ein Auftragnehmer (SER eGovernment Europe GmbH) in Betracht.
Dieses rechtliche Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens eGovernment Europe GmbH erfüllt die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV, nach denen der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben darf.
Die SIT ist gemäß § 135 Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 GWB der Ansicht, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der EU zulässig ist. Hiermit bekundet die SIT die Absicht, einen Vertrag mit dem o.g. Auftragnehmer über oben beschriebenen Gegenstand abzuschließen. Der Vertrag wird nicht vor Ablauf der Frist von zehn Kalendertagen geschlossen.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der EuropäischenUnion vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einemNachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahreninnerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch denöffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nachVertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt derEuropäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einerBekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat,mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach derVeröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichenAuftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung desAuftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt derEuropäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlagerhalten soll, umfassen.


Winner: SER eGovernment Europe GmbH
Award value: 439745