Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-18
Buyer: Gemeente Veenendaal
Country: NL
Region: NL350
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 32321300 | 50340000 | 51310000 | 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2025-08-20
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gemeente Veenendaal zoekt één opdrachtnemer voor levering, implementatie, onderhoud en beheer van audiovisuele middelen in de raadszaal. De opdracht omvat levering van een vast bekabelde audiovisuele installatie (inclusief bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden en een oplossing tegen uitval), implementatie (installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training), en onderhoud na acceptatie (software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering gebruiksrechten). Deze opdracht omvat de levering, implementatie, onderhoud en beheer van een vast bekabelde audiovisuele installatie voor de raadzaal. Dit omvat o.a. bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden, signaaldistributie en een oplossing ter voorkoming van uitval. De implementatie omvat o.a. installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training. Het onderhoud omvat o.a. software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering van gebruiksrechten, conform overeengekomen kwaliteits- en continuïteitscriteria.
De Gemeente Veenendaal verzoekt Inschrijvers nadrukkelijk de volgende aanwijzingen in acht te nemen bij de uitwerking van het gunningscriterium kwaliteit:
•	Gebruik van voorwaardelijke formuleringen: Indien in de beantwoording gebruik wordt gemaakt van bewoordingen zoals ‘kunnen’, ‘mogelijk zijn’ of vergelijkbare formuleringen, gaat de Gemeente Veenendaal – tenzij uitdrukkelijk anders vermeld – ervan uit dat de betreffende aspecten integraal onderdeel uitmaken van de aangeboden oplossing en zijn inbegrepen in de inschrijfprijs. Indien een aspect optioneel is, dient dit expliciet vermeld te worden. Optionele onderdelen worden niet meegenomen in de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit.
•	Geen gebruik van marketingmateriaal: Het is niet toegestaan om folders, brochures, weblinks of verwijzingen daarnaar als onderdeel van de inschrijving mee te leveren. Deze worden niet in de beoordeling meegenomen
De beoordeling van het prijscriterium vindt plaats op basis van de laagste prijs. Dat wil zeggen dat de Inschrijver met de laagste kosten de maximale punten krijgt. Aan de overige Inschrijvers worden punten toegekend op basis van de onderstaande formule: 

Prijsscore = (laagste inschrijfprijs / inschrijfprijs Inschrijver) * maximaal te behalen score

De score wordt afgerond op 1 cijfer achter de komma. Indien de score lager is dan 0,0 punten wordt deze vastgesteld op 0,0 punten.
Gemeente Veenendaal zoekt één opdrachtnemer voor levering, implementatie, onderhoud en beheer van audiovisuele middelen in de raadszaal. De opdracht omvat levering van een vast bekabelde audiovisuele installatie (inclusief bedieningsschermen, vergadermanagementsoftware, microfoons, camera's, videoschermen, geluidsweergave, presentatie- en opnamemogelijkheden en een oplossing tegen uitval), implementatie (installatie, koppelingen met Notubiz-Notucast, workshops, design, gebruiksrechten, testen en training), en onderhoud na acceptatie (software, hardware, dienstverlening op afstand en continuering gebruiksrechten).
De overeenkomst gaat vermoedelijk in op 28 oktober 2025 en heeft een vaste looptijd van 4 jaar. Na deze periode kan de opdrachtgever de overeenkomst verlengen met maximaal twee (2) maal 1 jaar. Indien de gemeente besluit de Overeenkomst voort te zetten dan is de Opdrachtnemer (eenzijdig) verplicht mee te werken aan verlenging.