Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-14
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 42965100 | 71321000: Heating and ventilation design services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2023-05-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beratungsleistungen zu Auswahl und Einführung eines Lagerverwaltungssystems in der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek benötigt fachliche Beratung bei der Auswahl einer Software, die die Lagerverwaltung ihrer heterogenen Bestände zukunftsweisend effektiv und ressourcenschonend in alle Richtungen weiterentwickelt. Des Weiteren soll die Einführung einer solchen Software in Verbindung mit der Beschaffung moderner, system- und ablaufkonformer Logistikhardware durch den Auftragnehmer begleitend erfolgen.
Zum ausgeschriebenen Leistungsumfang gehören: Betrachtung der arbeitsteiligen Organisation sowie der Geschäftsgänge, abschließende Entwicklung eines standortübergreifenden Soll-Konzeptes für die innerbetrieblichen Abläufe; Anforderungsdefinition für ein Lagerverwaltungssystem und zu beschaffender Logistikhardware an beiden Standorten, die sich insb. systemseitig und baulich unterscheiden; Erstellung der Ausschreibungsunterlagen/Leistungsbeschreibung; Begleitung bei der Auftragsvergabe; Umsetzungsbegleitendendes Projektmanagement und Qualitätssicherung bei der Realisierung der ausgewählten Soft- und Hardware; Begleitung der Inbetriebnahme mit Laborphase und Schulungsmaßnahmen; Begleitung der Abnahme mit Leistungs- und Funktionstests; abrufbare Beratungsleistungen im Rahmen der Einführung eines teilautomatisierten Lagers (z.B. mit FTS) im Zusammenhang mit einem künftigen Magazinerweiterungsbau in Leipzig.
Eine ausreichend-qualifizierte Vertretung muss im Abwesenheitsfall des zugeordneten Beraters gewährleistet sein. Alle im Rahmen des Auftrags angefertigten Berichte, Dokumente, Präsentationen und Entwürfe sind der Auftraggeberin in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. Aus dem Prozess heraus entstehende Ansätze unterliegen dem uneingeschränkten Nutzungsrecht der Deutschen Nationalbibliothek.
Eine lückenlose Protokollierung sowie ggfls. die Vorlage von Zwischenpräsentationen ist durch den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin einzuplanen.
Das Kick-off-Meeting zum Ausführungsstart der Beratungsleistung soll in KW 37 / 11.09. - 15.09.2023 stattfinden.
Unter den Bewerbern, die mindestens drei vergleichbare Referenzen (siehe Ziffer I.I.3)) eingereicht haben, werden die 5 Bewerber ausgewählt, die die meisten Ressourcen und Beschäftigten (betrachtet werden Umsatzsteigerung und durchschnittliche Anzahl an Beschäftigten) haben. Die Beurteilung der Teilnahmeanträge erfolgt durch eine Kommission bestehend aus 3 beurteilenden Personen. Es wird die Summe aller, durch die einzelnen Beurteilenden vergebenen Punkte gebildet und durch die Anzahl der Beurteilenden geteilt.
A. Bitte benennen Sie mindestens drei Referenzprojekte der letzten fünf Jahre und dazugehörige Kontaktdaten in den Bereichen: Lagerlogistik und Warehouse-Management mit Anbindung an Fördertechnik unterschiedlicher Anbieter sowie Anbindung LVS an ein bereits kundenseitig-bestehendes Host-Systeme, insbesondere ohne modularen Aufbau.
Die vorgenannten Bereiche müssen durch die drei vorgelegten Referenzen insgesamt nachgewiesen werden, wobei nicht jede Referenz alles abdecken muss. Jede Referenz ist der Auftraggeberin im Hinblick auf die im Folgenden genannten Informationen ausführlich zu erläutern; der Umfang von zwei Seiten soll eingehalten werden.
- Angaben zum LVS; Produktname des LVS, Sachverhalt, ob Neueinführung oder Ablösung eines bestehenden LVS,
- Kenngrößen des Lagers: Anzahl der im Kundenprojekt verwalteten Artikelstammdaten, die nach oben hin unbegrenzt sind, Anzahl geplanter Wareneingänge, Anzahl ungeplanter Wareneingänge oder Retouren, mindestens in einer Referenz (Erläutern Sie kurz den Sachverhalt.), Zusammenführung von Lagereinzelteilen zu einer neuen Produkt-Einheit, (Set-Bildung, Kitting, Set-Auflösung), mindestens zwei Referenzen (Erläutern Sie kurz den Sachverhalt beim Referenzprojekt), zur Art der Lagergüter (nur unterschiedliche Stückgüter bei den Referenzen, keine reinen Palettenlager, Einzelobjekte), zur Lagerart (mindestens zwei verschiedene Lagerarten), zur Art der zu beplanenden Lagerhilfsmittel, zum Warenumschlag, Angabe zur eingesetzten Logistikhardware im Kundenprojekt,
- Angaben zur Anbindung an ein Host-System: Technisches Schnittstellenformat (csv, xml, json …), Name des Host-Systems oder Angabe, in welchem Maße Standardlösung oder kundenindividuelle Lösungen gefunden wurden, davon 2 verschiedene Hostsysteme
- Angaben zur Anbindung an eine Fördertechnik: zur Art der Fördertechnik, Angaben zur angebundenen Steuereinheit der Fördertechnik.
Eine ausreichend-qualifizierte Vertretung muss im Abwesenheitsfall des zugeordneten Beraters gewährleistet sein.
Die Besprechungen werden überwiegend per Videokonferenz mit der Projektleitung und mit dem erweiterten Projektteam durchgeführt. Präsenztermine werden gesondert vereinbart. Telefonische Rücksprachen im Beisein von nur zwei Beteiligten sind auf ein notwendiges bzw. nur erforderliches Mindestmaß (z.B. zu organisatorischen Absprachen) zu begrenzen. Reisekosten müssen nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden.