Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-09-05
Buyer: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 32412110 | 72000000
Submission deadline: 2017-10-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der DAAD schreibt die laufende kreative bzw. technische Betreuung des DAAD-Internetangebots www.daad.de, der Webseiten seiner Außenbüros (Außenstellen und Informationszentren) weltweit sowie seiner weiteren Kampagnen-, Sonderprogramm- und Veranstaltungswebseiten aus (insgesamt ca. 100 Einzelauftritte). Hinzu kommen Newsletter- und Social-Media-Angebote. Ein Überblick über die aktuell betriebenen Onlinekanäle ist dem Anhang 1 der Leistungsbeschreibung in Anlage BW2 zu Los 1, Los 2 und Los 3 zu entnehmen. Die Vergabe erfolgt in drei Losen:
Los 1: Betreuungsvertrag zur Beratung, Konzeption, Gestaltung und Redaktion der DAAD-Webseiten und -Newsletter;
Los 2: Betreuungsvertrag zur technischen Beratung, Konzeption, Implementierung, Betrieb und Wartung der DAAD-Webseiten und -Newsletter inkl. Serverwartung;
Los 3: Betreuungsvertrag zur Beratung, Konzeption, Gestaltung, Redaktion und Vermarktung der DAAD-Social-Media-Angebote.
Los 1: Betreuungsvertrag zur Beratung, Konzeption, Gestaltung und Redaktion der DAAD-Webseiten und -Newsletter
Dieses Los umfasst die Kreativberatung und -betreuung für alle digitalen Internetangebote (Webseiten und Newsletter), die der DAAD national und international nutzt und zukünftig nutzen wird. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem DAAD Kommunikations- und Inhaltskonzepte entwickeln, um die strategischen Ziele des DAAD (u.a. derzeit Strategie DAAD 2020) auch digital umzusetzen.
Die Kreativberatung soll regelmäßig über den gesamten Betreuungszeitraum geleistet werden und insbesondere sicherstellen, dass die operativen Kommunikationsaufgaben optimal auf die übergeordneten strategischen Ziele abgestimmt werden.
Weiterhin umfasst dieses Los das Erstellen von maßgeschneiderten Kommunikationsdesigns unter Berücksichtigung der bestehenden digitalen Styleguides und bei Bedarf Erweiterung desselben (siehe Anlage BW2 Los 1).
Ergänzt wird dieses Los um die redaktionelle Betreuung der Angebote in Zusammenarbeit mit den fachlichen Ansprechpartnern im DAAD, die Redaktion und der Versand von Newslettern, die Durchführung von Marketingkampagnen zur Bewerbung und Zielerreichung der Angebote sowie das Reporting bzw. die Erfolgskontrolle aller digitalen Aktivitäten.
Die Projektleitung steuert alle Leistungen in diesem Los in enger Abstimmung mit dem projektverantwortlichen Referat im DAAD, plant u.a. den zeitlichen Projektverlauf und verwaltet das Projektbudget.
Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 31.12.2021. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.
Los 2: Betreuungsvertrag zur technischen Beratung, Konzeption, Implementierung, Betrieb und Wartung der DAAD-Webseiten und -Newsletter inkl. Serverwartung
Dieses Los umfasst die Konzeption und Betreuung der technischen Infrastruktur, die Beratung zur Implementierung neuer Systeme und Schnittstellen sowie die Erstellung bzw. Weiterentwicklung des Betriebskonzepts.
Im Bereich des Content Managements umfasst es die Konfiguration, Pflege und Erweiterung der Systeme Imperia 9 und Wordpress plus weitere (siehe Anhang 1 und 2 zur Anlage BW2 Los 2), die der DAAD derzeit einsetzt. Teile des Angebots werden noch unter Imperia 8 betrieben, die Umstellung auf Imperia 9 bzw. Wordpress soll bis Ende 2018 abgeschlossen werden.
Ein wesentlicher Teil der Geschäftsprozesse des DAAD, insbesondere die Bewerbung bzw. Antragstellung auf DAAD-Förderung, beruht auf individuellen Datenbanken, dazugehörigen dynamischen Funktionen sowie entsprechenden Schnittstellen in die internen Datenverarbeitungssysteme des Hauses (auf Basis von SAP). Daher sind in diesem Los auch umfangreiche Leistungen im Bereich Implementierung von Datenbanken und dynamischen Funktionen, Individualprogrammierungen und Schnittstellenprogrammierung zu internen Systemen (bspw. SAP oder xRM-System) zu leisten.

Eligibility requirements: Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur). Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register.