Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-22
Buyer: GEW Wilhelmshaven GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 71314000: Energy and related services
Submission deadline: 2023-03-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: GEW Wilhelmshaven GmbH: Neuvergabe Projektmanagement und Qualitätssicherung im Rahmen der Marktraumumstellung
Aufgrund rückläufiger Fördermengen plant die Auftraggeberin die Umstellung von L- auf H-Gas. Das Netzgebiet der Auftraggeberin umfasst insgesamt ca. 38 500 Zählpunkte (bei einem geschätzten Gerätefaktor von 1,3 folgen hieraus ca. 50 000 auf H-Gas anzupassende Gasgeräte). Die voraussichtlichen Umstellungszeitpunkte ("Schaltungstermine") verteilen sich nach derzeitigem Stand auf das Jahr 2026. Gegenstand dieser Ausschreibung ist das Projektmanagement (Los 1) und die spätere Qualitätssicherung (Los 2).
Das Projektmanagement und die Qualitätssicherung waren bereits Gegenstand einer vorherigen Ausschreibung. Diese beiden Lose sowie die Erhebung und Anpassung aller Gasverbrauchseinrichtungen und die zu verwendende Software für das Projekt "L-/H-Gas-Anpassung" wurden bereits von Februar 2020 bis November 2021 ausgeschrieben.
Im Februar 2023 wurden die Verträge über das Projektmanagement und die Qualitätssicherung mit dem bisherigen Auftragnehmer beendet.
Die Erhebungsphase im Netzgebiet der Auftraggeberin wird im Juli 2023 beginnen. Bis zu diesem Zeitpunkt sollen das Projektmanagement und die Qualitätssicherung an einen neuen Auftragnehmer vergeben werden, welcher für die restliche Dauer des Projektes beauftragt werden soll.
In der Zwischenzeit wird das Projekt von einem Interims-Projektmanager begleitet und gemanagt, welcher insbesondere die Vorplanung, die Detailplanung und die Projektvorbereitung durchführt.
Im Rahmen des Loses 1 (Projektmanagement) hat der Auftragnehmer das Projekt unter Berücksichtigung der mit den anderen Dienstleistern bereits abgeschlossenen Verträge umfassend zu begleiten und zu managen. So sollen insbesondere eine Vorplanung, eine Detailplanung und Projektvorbereitung, eine Abwicklungs- und Überwachungsorganisation, eine aktive Kundenbetreuung, das Datenmanagement, eine Dokumentation und Auswertung sowie das Terminmanagement erbracht werden. Bereits vom Interims-Projektmanager erbrachte Vorleistungen (insbesondere Vorplanung, Detailplanung und Projektvorbereitung) soll der Auftragnehmer übernehmen und weiterführen. Der Projektmanager soll als "verlängerter Arm" der Auftraggeberin fungieren und das gesamte Projekt von Beginn bis Ende verantwortlich durchführen. Der Projektmanager wird in dieser Funktion mit allen Beteiligten zusammenarbeiten, sowohl mit der Auftraggeberin, als auch mit dem Qualitätssicherer, mit den Unternehmen, die die Erhebungs- und Anpassungsleistungen erbringen werden, sowie gegebenenfalls mit den betroffenen Anschlussnehmern/-nutzern und anderen Dienstleistern. Grundlage der Leistungen des Projektmanagers bilden u.a. die Anforderungen der DVGW Regelwerke G 680, G682 (G 676 B1), G 600 (TRGI), G 106 sowie G 695.
Für das Projektmanagement ist es erforderlich, dass während der gesamten Auftragsphase ein Projektleiter (Ingenieur/Techniker) sowie ein kompetenter Stellvertreter (Ingenieur/Techniker) zur Verfügung stehen, wobei während der jeweiligen Erhebungs- und Anpassungsphase die Verfügbarkeit des Projektleiters in Räumlichkeiten vor Ort zu gewährleisten ist. Das Projektmanagement hat dazu ein "Erdgasbüro" zu betreiben, das so kompetent und erfahren zu besetzen ist, dass technische Fragen und Probleme, insbesondere auch in Bezug auf gewerbliche und industrielle Gasgeräte, vor Ort beantwortet und gelöst sowie Entscheidungen getroffen werden können. Die Räumlichkeiten werden ihm von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt.
Die genauen Leistungsanforderungen werden sich aus den Vergabeunterlagen ergeben, die den Bietern zur Verfügung gestellt werden, die zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden.
Bei im Übrigen gleichwertigen Teilnahmeanträgen erfolgt eine Auswahl der Bieter nach der Bewertung der nachfolgenden Kriterien in folgender Reihenfolge:
1. Nachweis (Referenzen) über die Erfahrung des Bewerbers bezüglich Projektmanagement (Los 1) für verschiedene Netzbetreiber und/ oder erfolgreiche Durchführung des Projektmanagements (Los 1) bei L-/H-Gas-Anpassungsmaßnahmen.
2. Für den auszuführenden Auftrag zum Zeitpunkt der Auftragsausführung vorhandenen Personalkapazität.
Das Los 2 umfasst die Leistung der Qualitätssicherung der von Drittunternehmen durchgeführten Erfassungs- und Anpassungsleistungen. Die Qualitätssicherung soll durch Qualitätskontrollen erfolgen. Jeweils in der Erhebungs- und in der Anpassungsphase sollen mindestens 10 Prozent der Gasgeräte vom Auftragnehmer überprüft werden, so dass für den Umstellungszeitraum 2026 bei einer geschätzten Gasgeräteanzahl von ca. 50 000 Gasgeräten 2 x 5 000 Gasgeräte, also insgesamt mindestens 10 000 Gasgeräte qualitätsgesichert werden müssen.
Im Rahmen der Qualitätssicherung sind insbesondere nachfolgende Tätigkeiten zu erbringen: Durchführung von Qualitätskontrollen vor Ort, Qualitätsüberwachung und -überprüfung von mindestens 10 % aller ausgeführten Arbeiten vor Ort beim Kunden, und zwar jeweils in der Erhebungsphase und in der Anpassungsphase. Ferner sollen mindestens 10 % aller ausgeführten Arbeiten an gewerblich genutzten Gasgeräten einer Qualitätsüberwachung und -überprüfung unterzogen werden. Gegebenenfalls wird die Sperrung von Gasgeräten bei festgestellten Mängeln erforderlich, welche von der Auftraggeberin durchgeführt werden. Die Qualitätssicherung ist nach einer verbindlichen Prüfungscheckliste durchzuführen und zu dokumentieren.
Dem Projektmanager sowie ggf. der Auftraggeberin ist eine Auswertung der Daten zur Verfügung zu stellen. Weiterhin können Sonderprüfungen und die Erstellung von Sondergutachten für Gasinstallationen erforderlich werden. Grundlage für die auszuführenden Leistungen bilden u.a. ebenfalls die DVGW Regelwerke G 680, G 682 (G 676 B1) und G 695.

Eligibility requirements: Der Teilnahmeantrag ist unter Verwendung der entsprechenden Formulare, welche unter dem Link zu Ziff. I.3) zum Download zur Verfügung gestellt werden, in Textform nach § 126b BGB und elektronisch über die ebenfalls unter Ziff. I.3) genannte Vergabeplattform einzureichen. Er hat die nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise (1)-(14) (siehe Ziffern III.1.1)-III.1.3) zu enthalten. Soweit die Aktualität der Eigenerklärung bzw. des Eignungsnachweises gefordert wird, bedeutet dies, dass die Erklärung bzw. der Nachweis nicht älter als 12 Monate und noch gültig zu sein hat. 1. Anschreiben, aus welchem sich ergibt, auf welche(s) Los(e) die Bewerbung erfolgt. 2. Erklärung, wer sich um den Auftrag bewirbt, also ob es sich um einen Einzelbewerber-/bieter oder eine Bewerber-/Bietergemeinschaft handelt. 3. Sofern eine Bewerber-/Bietergemeinschaft besteht, muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abgeben werden, a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird und in der alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufgeführt sind, b) in der für die Durchführung des Vertrags ein bevollmächtigter Vertreter bezeichnet wird, c) in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und d) in der erklärt wird, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Für den Nachweis der Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft reicht es aus, wenn diese als Ganzes ihre Leistungsfähigkeit nachweist, mit Ausnahme des Eignungsnachweises zu Ziff. 6 (Eigenerklärung zum (Nicht-)Vorliegen von Ausschlussgründen), welcher von allen Mitgliedern vorzulegen ist. Ist keine Bewerber-/Bietergemeinschaft geplant, braucht zu Ziffer 3) kein Nachweis erbracht werden. 4. Aktueller Gewerbezentralregisterauszug oder gleichwertige Urkunde oder Bescheinigung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des Bewerbers, soweit aufgrund der Unternehmensform eine Eintragung vorgesehen ist. 5. Aktuelle Eigenerklärung zum (Nicht-)Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 21 AEntG.