Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-28
Buyer: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000
Submission deadline: 2025-09-29
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Gegenstand des Ausschreibungsverfahrens ist die Vergabe einer Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung, strategischen Beratung und Verwaltung von Microsoft 365 und Azure Cloud-Lösungen.
Es sind zwei Mindestreferenzen gefordert: (1) Der Auftragnehmer verfügt über mindestens eine aktive Referenz von KRITIS-Betreibern gemäß BSIG. Die aktive Zusammenarbeit darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Beendigung des Vertrags nicht vor dem 30.06.2022) und muss sich auf die Dienstleistung "Bereitstellung, Beratung und Verwaltung von M365 Lizenzen und/oder Azure Ressourcen von Microsoft"  beziehen.  (2) Der Auftragnehmer verfügt über mindestens ein weitere Referenz bei der die aktive  Zusammenarbeit nicht länger als 3 Jahre zurückliegt (Beendigung des Vertrags nicht vor dem 30.06.2022) und sich auf die Dienstleistung "Bereitstellung, Beratung und Verwaltung von M365 Lizenzen und/oder Azure Ressourcen von Microsoft" beziehen muss.
Die Vergabestelle sieht vor, die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, zu begrenzen. Sofern eine entsprechende Anzahl an geeigneten Bewerbern vorliegt, werden die besten drei bis fünf Bewerber der Eignungsprüfung zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Bei den Referenzen werden Punkte vergeben (vgl. Dokument III). Die Eignungsbewertungsergebnisse aller Bewerber werden zur Bildung einer Rangfolge der Bewerber verwendet. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los über die Rangfolge.    Bewertet werden zwei Referenzen (Referenz (1) und (2)) und deren Ausprägungen , die vergleichbar mit dem Ausschreibungsgegenstand sind. Dieser Referenzkunde muss die Bereitstellung von MS 365 Lizenzen und MS Azure Subscriptions, die Verwaltung und die Beratung im Leistungsumfang beauftragt haben.  Die Angabe des Unternehmens inkl. eines Ansprechpartners ist Voraussetzung für die Anrechnung der Referenz.  Gesamtpunktzahl pro Referenz: Max. 1.000 Punkte Gesamtpunktzahl des Bewertungskriteriums: Max. 2.000 Punkte  Für den bewerberübergreifenden Vergleich sind für beide Referenz nachfolgende Kriterien maßgeblich (vgl. auch Dokument III):  1) Art/Sektor der Referenz.  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte) - Kritische Infrastruktur (nach BSIG) = 100% - Energieversorger = 90% - Öffentlicher Sektor = 70% - Betriebe anderer Branchen = 50%  2) Zeitraum der Zusammenarbeit mit dem Kunden als CSP-Partner.  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte) - seit 2020 = 100% - seit 2021 = 90% - seit 2022 = 80%   - seit 2023 = 60%                                          - seit 2024 = 50%  3) Tenant-Komplexität (Funktionsbreite der Microsoft-365-Nutzung)  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte)  Anzahl aktiver Workloads  - gleich/ mehr als 5 aktive Workloads = 100 % - 3-4 aktive Workloads = 75 % - 1-2 aktive Workloads = 50 %  Weitergehende Erläuterungen zu diesem Kriterium:  Ziel:  Bewertung der Komplexität und Funktionsbreite des Microsoft-365-Tenants beim Referenzkunden, um die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers im Umgang mit komplexen Lizenz- und Serviceumgebungen zu erfassen.  Nachweis: Administrativer Nachweis über die aktiven Workloads aus dem Microsoft 365 Admin Center oder vergleichbaren offiziellen Microsoft-Reports. Als aktive Workloads gelten alle Microsoft-365-Dienste, für die im Referenz-Tenant mindestens 80 % der lizenzierten Nutzer eine aktive Nutzung aufweisen (Definition "aktiv" gemäß Microsoft-Usage-Reports).  Akzeptierte Nachweisformen: - Screenshot oder PDF-Export aus dem Admin Center ("Active Users by Service") - Offizieller Lizenz- und Nutzungsreport aus Microsoft 365 Usage Analytics (Power BI) - Vom Kunden bestätigte Übersicht der aktiven Workloads (mit Unterschrift/Stempel)  Definition "Workload" (zählt als eigener Dienst): Microsoft Teams SharePoint Online Exchange Online Microsoft Intune Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) Microsoft Defender for Office 365 / Microsoft 365 Defender   4) Anteil aktiv genutzter Lizenzen  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte)  Anzahl aktive Benutzer - gleich/ mehr als 80 % aktive User = 100 % - 50-79 % aktive User = 75 % - 30-49 % aktive User = 50 %  Weitergehende Erläuterungen zu diesem Kriterium:  Ziel: Bewertung der tatsächlichen Nutzung der bereitgestellten Microsoft-365-Lizenzen durch Endanwender.  Nachweis: Nutzungsauswertungen aus den Microsoft-Adminportalen (z. B. Microsoft 365 Admin Center, Teams Admin Center, SharePoint Admin Center) oder Auswertungen aus dem "Microsoft 365 Usage Analytics"-Power-BI-Template oder gleichwertige, verifizierbare Nutzungsstatistiken. Die Daten müssen aus den letzten 12 Monaten stammen und den Gesamtbestand der lizenzierten Benutzer umfassen.  Begründung: Dieses Kriterium stellt sicher, dass nicht nur Lizenzen bereitgestellt, sondern diese auch aktiv und regelmäßig genutzt werden. Damit wird die Qualität der Einführung, die Anwenderakzeptanz und der tatsächliche Projekterfolg messbar und vergleichbar gemacht.
Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

Eligibility requirements: Gesamtumsatz der letzten drei Jahre
Es sind zwei Mindestreferenzen gefordert: (1) Der Auftragnehmer verfügt über mindestens eine aktive Referenz von KRITIS-Betreibern gemäß BSIG. Die aktive Zusammenarbeit darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Beendigung des Vertrags nicht vor dem 30.06.2022) und muss sich auf die Dienstleistung "Bereitstellung, Beratung und Verwaltung von M365 Lizenzen und/oder Azure Ressourcen von Microsoft"  beziehen.  (2) Der Auftragnehmer verfügt über mindestens ein weitere Referenz bei der die aktive  Zusammenarbeit nicht länger als 3 Jahre zurückliegt (Beendigung des Vertrags nicht vor dem 30.06.2022) und sich auf die Dienstleistung "Bereitstellung, Beratung und Verwaltung von M365 Lizenzen und/oder Azure Ressourcen von Microsoft" beziehen muss.
Die Vergabestelle sieht vor, die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, zu begrenzen. Sofern eine entsprechende Anzahl an geeigneten Bewerbern vorliegt, werden die besten drei bis fünf Bewerber der Eignungsprüfung zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Bei den Referenzen werden Punkte vergeben (vgl. Dokument III). Die Eignungsbewertungsergebnisse aller Bewerber werden zur Bildung einer Rangfolge der Bewerber verwendet. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los über die Rangfolge.    Bewertet werden zwei Referenzen (Referenz (1) und (2)) und deren Ausprägungen , die vergleichbar mit dem Ausschreibungsgegenstand sind. Dieser Referenzkunde muss die Bereitstellung von MS 365 Lizenzen und MS Azure Subscriptions, die Verwaltung und die Beratung im Leistungsumfang beauftragt haben.  Die Angabe des Unternehmens inkl. eines Ansprechpartners ist Voraussetzung für die Anrechnung der Referenz.  Gesamtpunktzahl pro Referenz: Max. 1.000 Punkte Gesamtpunktzahl des Bewertungskriteriums: Max. 2.000 Punkte  Für den bewerberübergreifenden Vergleich sind für beide Referenz nachfolgende Kriterien maßgeblich (vgl. auch Dokument III):  1) Art/Sektor der Referenz.  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte) - Kritische Infrastruktur (nach BSIG) = 100% - Energieversorger = 90% - Öffentlicher Sektor = 70% - Betriebe anderer Branchen = 50%  2) Zeitraum der Zusammenarbeit mit dem Kunden als CSP-Partner.  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte) - seit 2020 = 100% - seit 2021 = 90% - seit 2022 = 80%   - seit 2023 = 60%                                          - seit 2024 = 50%  3) Tenant-Komplexität (Funktionsbreite der Microsoft-365-Nutzung)  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte)  Anzahl aktiver Workloads  - gleich/ mehr als 5 aktive Workloads = 100 % - 3-4 aktive Workloads = 75 % - 1-2 aktive Workloads = 50 %  Weitergehende Erläuterungen zu diesem Kriterium:  Ziel:  Bewertung der Komplexität und Funktionsbreite des Microsoft-365-Tenants beim Referenzkunden, um die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers im Umgang mit komplexen Lizenz- und Serviceumgebungen zu erfassen.  Nachweis: Administrativer Nachweis über die aktiven Workloads aus dem Microsoft 365 Admin Center oder vergleichbaren offiziellen Microsoft-Reports. Als aktive Workloads gelten alle Microsoft-365-Dienste, für die im Referenz-Tenant mindestens 80 % der lizenzierten Nutzer eine aktive Nutzung aufweisen (Definition "aktiv" gemäß Microsoft-Usage-Reports).  Akzeptierte Nachweisformen: - Screenshot oder PDF-Export aus dem Admin Center ("Active Users by Service") - Offizieller Lizenz- und Nutzungsreport aus Microsoft 365 Usage Analytics (Power BI) - Vom Kunden bestätigte Übersicht der aktiven Workloads (mit Unterschrift/Stempel)  Definition "Workload" (zählt als eigener Dienst): Microsoft Teams SharePoint Online Exchange Online Microsoft Intune Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) Microsoft Defender for Office 365 / Microsoft 365 Defender   4) Anteil aktiv genutzter Lizenzen  Bewertungshinweis: (Max. 250 Punkte)  Anzahl aktive Benutzer - gleich/ mehr als 80 % aktive User = 100 % - 50-79 % aktive User = 75 % - 30-49 % aktive User = 50 %  Weitergehende Erläuterungen zu diesem Kriterium:  Ziel: Bewertung der tatsächlichen Nutzung der bereitgestellten Microsoft-365-Lizenzen durch Endanwender.  Nachweis: Nutzungsauswertungen aus den Microsoft-Adminportalen (z. B. Microsoft 365 Admin Center, Teams Admin Center, SharePoint Admin Center) oder Auswertungen aus dem "Microsoft 365 Usage Analytics"-Power-BI-Template oder gleichwertige, verifizierbare Nutzungsstatistiken. Die Daten müssen aus den letzten 12 Monaten stammen und den Gesamtbestand der lizenzierten Benutzer umfassen.  Begründung: Dieses Kriterium stellt sicher, dass nicht nur Lizenzen bereitgestellt, sondern diese auch aktiv und regelmäßig genutzt werden. Damit wird die Qualität der Einführung, die Anwenderakzeptanz und der tatsächliche Projekterfolg messbar und vergleichbar gemacht.
Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Für Bewerbergemeinschaften gilt: Es gibt keine Vorgabe hinsichtlich der Rechtsform. Erforderlich ist die Einreichung einer von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft unterzeichneten Erklärung folgenden Inhalts: (1) plausible Darstellung der Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft, (2) Benennung des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft, (3) Erklärung, dass dieser Vertreter die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft während des gesamten Verfahrens rechtsverbindlich vertritt, (4) Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen, (5) Erklärung, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften.
Nähere Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen in Verfahrensstufe 2.
Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Die Stadtwerke Stuttgart GmbH (SWS) schreibt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Cloud Solution Partner, welcher MS 365 Produkte und Azure Ressourcen vertreibt, aus. Neben der Beschaffung der Cloud Lizenzen und Cloud Computing Ressourcen soll die Rahmenvereinbarung die strategische Beratung, Bereitstellung und Verwaltung der benötigten Produkte umfassen.  Aufgrund dessen schreibt die SWS eine Rahmenvereinbarung aus, bei der unter anderem die laufenden Lizenzen und Subskriptionen weiter in Anspruch genommen werden sollen, sowie eine Höchstmenge an möglichen erweiternden bzw. anzupassenden Produkten abgerufen werden können. Die SWS wird maximal 1.500 Microsoft 365-Lizenzen abrufen. Bei den Azure-Ressourcen wird die maximale Höhe auf 2.000.000 EUR für das Jahr 2026 festgelegt und unterliegt einer dynamischen Anpassung gemäß den Preisanpassungen von Microsoft für die Folgejahre. Nähere Informationen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Zugunsten des Auftraggebers bestehen zwei Verlängerungsoptionen für jeweils zwei Jahre.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)