Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-07-07
Buyer: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services
Estimated value: 2290300 EUR
Submission deadline: 2020-08-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt).
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozess-optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr).
Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:
Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der DMS-Lösung in einem Pilot- und 3 Umsetzungsprojekten gemacht werden:
— Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung – FB61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.
Die Reihenfolge der o. g. Pilot- und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der Ausschreibung präzisiert.
Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des Bieters beigefügte Projektplan soll auf „Best-Practice“ Erfahrungen des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.
Hintergrund der Pilot- und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.
Die Mindestdauer des EVB-IT Systemvertrages inkl. Systemserviceleistung wird für 48 Monate vereinbart. Die Systemserviceleistung verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, falls diese nicht mit einer Frist von 12 Monaten Ablauf eines Kalenderjahres gekündigt wird.
Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden. Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des DMS-Anbieters und der angebotenen DMS-Lösung abgefragt. Ziel ist es, diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.
Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgt nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).
Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien): — Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen. — Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 — Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Award value: 2290300