Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-21
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48451000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-06-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A
Die Hamburger Friedhöfe beabsichtigen die unternehmensweite Umstellung ihres bestehenden ERP-Systems auf die aktuellste Version der SAP S/4HANA Public Cloud.
1. Nachweis der Zulassung für SAP-Vertrieb und Einführung
2. Mindestens 3 vergleichbare Referenzen bezogen auf die einzuführenden Prozesse inkl. Erläuterung der Vergleichbarkeit aus den letzten 10 Kalenderjahren. 
3. Bewerber müssen mindestens 50 Mitarbeitende haben
4. Deutschsprachiges Projektteam
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV,  Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Zuschlagskriterien	Gewichtung

(a)	Expertise und Erfahrung des einzusetzenden Projektteams:

1.	Projektleiter (max. 12 Punkte): 
•	Erfahrung in Jahren (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 10 Jahre
-	2 Punkte: 5–9 Jahre
-	1 Punkt: 2–4 Jahre
•	Qualifikation: Leitung komplexer SAP-Projekte (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Nachweis über Leitung mehrerer SAP-Projekte mit Integrationscharakter
-	1 Punkt: Leitung eines SAP-Projekts
-	0 Punkte: Kein Nachweis
•	Projektreferenzen (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 5 relevante Projekte im ähnlichen Kontext
-	2 Punkte: 2–4 Projekte
-	1 Punkt: 1 relevantes Projekt
•	Projektmanagement-Zertifizierung (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Zertifizierung vorhanden (z. B. PMP, PRINCE2, IPMA)
-	0 Punkte: Keine Zertifizierung
•	Leitung komplexer SAP-Projekte (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Nachweis über Leitung mehrerer SAP-Projekte mit Integrationscharakter
-	1 Punkt: Leitung eines SAP-Projekts
-	0 Punkte: Kein Nachweis

2.	SAP-Berater:innen: Erfahrung und Know-how (max. 12 Punkte)
•	Erfahrung in Jahren (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 8 Jahre
-	2 Punkte: 5–7 Jahre
-	1 Punkt: 2–4 Jahre
•	Projektreferenzen (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 5 SAP-Projekte
-	2 Punkte: 2–4 Projekte
-	1 Punkt: 1 Projekt
•	Modul-Know-how und technische Expertise (max. 6 Punkte)
-	6 Punkte: Tiefgreifendes Know-how in mehreren relevanten Modulen, inkl. technischer Integration
-	4 Punkte: Tiefes Know-how in einem relevanten Modul + technisches Verständnis
-	2 Punkte: Nur Basiskenntnisse oder nur ein Modul
-	0 Punkte: Keine nachvollziehbare Expertise

In Bezug auf die Lebensläufe gilt:
Aus allen einzelnen Bewertungspunkten der eingereichten Lebensläufe des Bieters wird ein Durchschnitt gebildet: Summe (Bewertungspunkte je Lebenslauf) / Anzahl (Lebensläufe).	20%

b)	Implementierungskonzeption:

•	1. Praktikabilität (effiziente und realitätsnahe Umsetzbarkeit)
-	5 Punkte: Umsetzung sehr effizient und realitätsnah, geringe Risiken
-	3 Punkte: Umsetzung grundsätzlich möglich, kleinere Risiken vorhanden
-	1 Punkt: Umsetzung nur schwer realisierbar oder riskant
•	Angemessenheit (zweck- und verhältnismäßige Umsetzung)
-	5 Punkte: Konzept ist vollständig zweckdienlich und verhält-nismäßig
-	3 Punkte: Konzept ist weitgehend angemessen, kleinere Über- oder Unterdimensionierungen
-    1 Punkt: Konzept ist nicht angemessen oder unverhältnismäßig
•	Vollständigkeit (Anforderungen vollständig berücksichtigt)
-	5 Punkte: Alle Anforderungen umfassend und nachvollzieh-bar umgesetzt
-	3 Punkte: Wesentliche Anforderungen umgesetzt, kleinere Lücken
-	1 Punkt: Viele Anforderungen fehlen oder sind unzureichend umgesetzt
•	Nachvollziehbarkeit (logische und verständliche Darstellung)
-	5 Punkte: Konzept vollständig logisch aufgebaut und leicht verständlich
-	3 Punkte: Konzept überwiegend logisch, kleinere Unklarheiten
-	1 Punkt: Konzept unlogisch oder schwer nachvollziehbar
•	Qualität (Durchdachtheit, Umsetzbarkeit, Zweckmäßigkeit)
-	5 Punkte: Konzept ist hochwertig, praxisnah und sehr gut umsetzbar
-	3 Punkte: Konzept ist solide, aber einzelne Schwächen vorhanden
-	1 Punkt: Konzept hat erhebliche Schwächen oder ist kaum umsetzbar
	20%

Eligibility requirements: 1. Nachweis der Zulassung für SAP-Vertrieb und Einführung
2. Mindestens 3 vergleichbare Referenzen bezogen auf die einzuführenden Prozesse inkl. Erläuterung der Vergleichbarkeit aus den letzten 10 Kalenderjahren. 
3. Bewerber müssen mindestens 50 Mitarbeitende haben
4. Deutschsprachiges Projektteam
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV,  Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Zuschlagskriterien	Gewichtung

(a)	Expertise und Erfahrung des einzusetzenden Projektteams:

1.	Projektleiter (max. 12 Punkte): 
•	Erfahrung in Jahren (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 10 Jahre
-	2 Punkte: 5–9 Jahre
-	1 Punkt: 2–4 Jahre
•	Qualifikation: Leitung komplexer SAP-Projekte (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Nachweis über Leitung mehrerer SAP-Projekte mit Integrationscharakter
-	1 Punkt: Leitung eines SAP-Projekts
-	0 Punkte: Kein Nachweis
•	Projektreferenzen (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 5 relevante Projekte im ähnlichen Kontext
-	2 Punkte: 2–4 Projekte
-	1 Punkt: 1 relevantes Projekt
•	Projektmanagement-Zertifizierung (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Zertifizierung vorhanden (z. B. PMP, PRINCE2, IPMA)
-	0 Punkte: Keine Zertifizierung
•	Leitung komplexer SAP-Projekte (max. 2 Punkte)
-	2 Punkte: Nachweis über Leitung mehrerer SAP-Projekte mit Integrationscharakter
-	1 Punkt: Leitung eines SAP-Projekts
-	0 Punkte: Kein Nachweis

2.	SAP-Berater:innen: Erfahrung und Know-how (max. 12 Punkte)
•	Erfahrung in Jahren (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 8 Jahre
-	2 Punkte: 5–7 Jahre
-	1 Punkt: 2–4 Jahre
•	Projektreferenzen (max. 3 Punkte)
-	3 Punkte: ≥ 5 SAP-Projekte
-	2 Punkte: 2–4 Projekte
-	1 Punkt: 1 Projekt
•	Modul-Know-how und technische Expertise (max. 6 Punkte)
-	6 Punkte: Tiefgreifendes Know-how in mehreren relevanten Modulen, inkl. technischer Integration
-	4 Punkte: Tiefes Know-how in einem relevanten Modul + technisches Verständnis
-	2 Punkte: Nur Basiskenntnisse oder nur ein Modul
-	0 Punkte: Keine nachvollziehbare Expertise

In Bezug auf die Lebensläufe gilt:
Aus allen einzelnen Bewertungspunkten der eingereichten Lebensläufe des Bieters wird ein Durchschnitt gebildet: Summe (Bewertungspunkte je Lebenslauf) / Anzahl (Lebensläufe).	20%

b)	Implementierungskonzeption:

•	1. Praktikabilität (effiziente und realitätsnahe Umsetzbarkeit)
-	5 Punkte: Umsetzung sehr effizient und realitätsnah, geringe Risiken
-	3 Punkte: Umsetzung grundsätzlich möglich, kleinere Risiken vorhanden
-	1 Punkt: Umsetzung nur schwer realisierbar oder riskant
•	Angemessenheit (zweck- und verhältnismäßige Umsetzung)
-	5 Punkte: Konzept ist vollständig zweckdienlich und verhält-nismäßig
-	3 Punkte: Konzept ist weitgehend angemessen, kleinere Über- oder Unterdimensionierungen
-    1 Punkt: Konzept ist nicht angemessen oder unverhältnismäßig
•	Vollständigkeit (Anforderungen vollständig berücksichtigt)
-	5 Punkte: Alle Anforderungen umfassend und nachvollzieh-bar umgesetzt
-	3 Punkte: Wesentliche Anforderungen umgesetzt, kleinere Lücken
-	1 Punkt: Viele Anforderungen fehlen oder sind unzureichend umgesetzt
•	Nachvollziehbarkeit (logische und verständliche Darstellung)
-	5 Punkte: Konzept vollständig logisch aufgebaut und leicht verständlich
-	3 Punkte: Konzept überwiegend logisch, kleinere Unklarheiten
-	1 Punkt: Konzept unlogisch oder schwer nachvollziehbar
•	Qualität (Durchdachtheit, Umsetzbarkeit, Zweckmäßigkeit)
-	5 Punkte: Konzept ist hochwertig, praxisnah und sehr gut umsetzbar
-	3 Punkte: Konzept ist solide, aber einzelne Schwächen vorhanden
-	1 Punkt: Konzept hat erhebliche Schwächen oder ist kaum umsetzbar
	20%
Die Hamburger Friedhöfe beabsichtigen die unternehmensweite Umstellung ihres bestehenden ERP-Systems auf die aktuellste Version der SAP S/4HANA Public Cloud.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)