Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-17
Buyer: IT-Supportservice für die Schulen in städtischer Trä-gerschaft 2025-2029
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2025-03-17
Award criteria: price, quality

Technical requirements: IT-Supportservice für die Schulen in Trägerschaft der Stadt Neckarsulm
Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. den Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 01.03.2023)  Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit des Unternehmens, zuständige Niederlassung, Anzahl an technischen Mitarbeitenden an diesem Standort)  Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit   Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall   Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht äl-ter als 12 Monate)  Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt Nach den Richtlinien für die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind bevorzugte Bewerber Spätaussiedler, Vertriebene, Sowjetzonen-Flüchtlinge, Verfolgte, Evakuierte sowie Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten (Bevorzugten-Richtlinien - öABevR).  Eigenerklärung zu § 123 GWB   Eigenerklärung AentG   Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt  Merkblatt für die Abgabe der Verpflichtungserklärung zur Tarif-treue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG)
Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (mit Formblatt VHB 124_LD)
Referenzliste Vorstellung von drei vergleichbaren Referenzprojekten hinsichtlich Serviceumfang, die über einen Zeitraum von mindestens vier Jahren liefen oder noch laufen und deren Abschluss innerhalb der letzten drei Jahre liegt. Dabei sind die erbrachten Leistungen detailliert zu beschreiben sowie eine Ansprechperson mit Telefonkontakt zu benennen. Mindestens eine Referenz muss IT-Support für Schulen mit mindestens 7 Schul-Standorten umfassen.  Je Referenz sind auf Formblatt 8 folgende Kategorien zu beschreiben: 1. Umfang und Komplexität der betreuten IT-Systemlandschaft (z. B. Anzahl der Schulen und betreuten Endgeräte, Netzwerkstruktur, Server- und Netzwerkmanagement). 2. Erfüllung und Einhaltung von Service Level Agreements (Wiederherstellungszeiten). 3. Implementierung und Betrieb von Managed Services (z. B. proaktives Monitoring, Server-Updates, Lifecycle-Management). 4. Erfahrungen mit der Integration und Unterstützung von MNSpro und/oder IServ. 5. Schulung und Betreuung der Anwendergruppen (Lehrkräfte, Verwaltung, Schüler).  Hinweis: Die Vorstellung von mehr als drei Referenzen wird nicht berücksichtigt.  Vorstellung des vorgesehenen Betriebsteams inkl. Qualifikationen der Techniker - 2nd & 3rd Level Support Die Bieter stellen ein vollständiges, kompetentes Team vor, das mind. folgende Rollen umfasst (inkl. Vertretung bei TAM und Onsite-Service): - Technischer Account Manager (TAM) - Nachweis von mind. 5 Jahren Erfahrung im Bereich IT-Strategie und Infrastrukturplanung. - Onsite-Service-Techniker - Mindestens Fachinformatiker-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation und mind. 1 Jahr Erfahrung mit IT-Support in schulischer Umgebung. - Fachspezialisten - Nachweis von Zertifizierungen oder Schulungsnachweisen/Projekterfahrung für die betreuten Technologien (mind. Hyper-V, Ubiquiti, Intune).  Die Qualifikation ist namentlich auf die Techniker bezogen, welche die Dienstleistung im Wesentlichen ausführen werden. Hinweis: Für die Rollen des TAM und des Onsite-Service kann die erforderliche Vertretung zunächst aufgebaut oder eingestellt werden. Dies ist per Eigenerklärung zu bestätigen.  Pädagogische Netzwerkmanagement-Lösung Zertifizierung von Mitarbeitenden und/oder nachgewiesene Erfahrungen im Umgang mit MNSpro und IServ, mindestens zwei Jahre. Eigenerklärung, dass die Mitarbeiter mit dieser Erfahrung auch für diesen (Rahmen-)Vertrag eingesetzt werden.   Zertifizierung bei Technologiewechsel Eigenerklärung, dass der Dienstleister bei einem Technologiewechsel (z. B. von Firewall WatchGuard zu Fortigate) die erforderlichen   Zertifizierungen erwirbt, sofern diese nicht bereits vorhanden sind. Einhaltung der Servicelevel / Onsite-Service Die Techniker*innen müssen in der Lage sein, im Rahmen des Vor-Ort-/Onsite-Services alle Schulen in der Stadt Neckarsulm innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens anzufahren. Hierfür sind ein gültiger Führerschein sowie ein einsatzbereites Fahrzeug zwingend erforderlich. Der Hauptstandort des Bieterunternehmens darf maximal 45 Minuten Fahrzeit bzw. einen Radius von 75 Kilometern von Neckarsulm entfernt liegen. Alternativ ist der Nachweis zu erbringen, dass der vorgesehene Onsite-Service-Techniker einschließlich Vertretung dauerhaft in der Lage ist, innerhalb von 45 Minuten nach Neckarsulm zu gelangen (z. B. durch Wohnort, Niederlassung oder vergleichbare Gegebenheiten). Es ist eine Eigenerklärung abzugeben, dass diese Voraussetzung hergestellt wird.  Eigenerklärung zur Teilnahme des TAM und eines kaufmännischen Verantwortlichen am Verhandlungsgespräch.
Erklärungen und Nachweise zur Eignung der Unternehmen

Eligibility requirements: Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. den Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 01.03.2023)  Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit des Unternehmens, zuständige Niederlassung, Anzahl an technischen Mitarbeitenden an diesem Standort)  Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit   Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall   Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht äl-ter als 12 Monate)  Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt Nach den Richtlinien für die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind bevorzugte Bewerber Spätaussiedler, Vertriebene, Sowjetzonen-Flüchtlinge, Verfolgte, Evakuierte sowie Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten (Bevorzugten-Richtlinien - öABevR).  Eigenerklärung zu § 123 GWB   Eigenerklärung AentG   Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt  Merkblatt für die Abgabe der Verpflichtungserklärung zur Tarif-treue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG)
Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (mit Formblatt VHB 124_LD)
Referenzliste Vorstellung von drei vergleichbaren Referenzprojekten hinsichtlich Serviceumfang, die über einen Zeitraum von mindestens vier Jahren liefen oder noch laufen und deren Abschluss innerhalb der letzten drei Jahre liegt. Dabei sind die erbrachten Leistungen detailliert zu beschreiben sowie eine Ansprechperson mit Telefonkontakt zu benennen. Mindestens eine Referenz muss IT-Support für Schulen mit mindestens 7 Schul-Standorten umfassen.  Je Referenz sind auf Formblatt 8 folgende Kategorien zu beschreiben: 1. Umfang und Komplexität der betreuten IT-Systemlandschaft (z. B. Anzahl der Schulen und betreuten Endgeräte, Netzwerkstruktur, Server- und Netzwerkmanagement). 2. Erfüllung und Einhaltung von Service Level Agreements (Wiederherstellungszeiten). 3. Implementierung und Betrieb von Managed Services (z. B. proaktives Monitoring, Server-Updates, Lifecycle-Management). 4. Erfahrungen mit der Integration und Unterstützung von MNSpro und/oder IServ. 5. Schulung und Betreuung der Anwendergruppen (Lehrkräfte, Verwaltung, Schüler).  Hinweis: Die Vorstellung von mehr als drei Referenzen wird nicht berücksichtigt.  Vorstellung des vorgesehenen Betriebsteams inkl. Qualifikationen der Techniker - 2nd & 3rd Level Support Die Bieter stellen ein vollständiges, kompetentes Team vor, das mind. folgende Rollen umfasst (inkl. Vertretung bei TAM und Onsite-Service): - Technischer Account Manager (TAM) - Nachweis von mind. 5 Jahren Erfahrung im Bereich IT-Strategie und Infrastrukturplanung. - Onsite-Service-Techniker - Mindestens Fachinformatiker-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation und mind. 1 Jahr Erfahrung mit IT-Support in schulischer Umgebung. - Fachspezialisten - Nachweis von Zertifizierungen oder Schulungsnachweisen/Projekterfahrung für die betreuten Technologien (mind. Hyper-V, Ubiquiti, Intune).  Die Qualifikation ist namentlich auf die Techniker bezogen, welche die Dienstleistung im Wesentlichen ausführen werden. Hinweis: Für die Rollen des TAM und des Onsite-Service kann die erforderliche Vertretung zunächst aufgebaut oder eingestellt werden. Dies ist per Eigenerklärung zu bestätigen.  Pädagogische Netzwerkmanagement-Lösung Zertifizierung von Mitarbeitenden und/oder nachgewiesene Erfahrungen im Umgang mit MNSpro und IServ, mindestens zwei Jahre. Eigenerklärung, dass die Mitarbeiter mit dieser Erfahrung auch für diesen (Rahmen-)Vertrag eingesetzt werden.   Zertifizierung bei Technologiewechsel Eigenerklärung, dass der Dienstleister bei einem Technologiewechsel (z. B. von Firewall WatchGuard zu Fortigate) die erforderlichen   Zertifizierungen erwirbt, sofern diese nicht bereits vorhanden sind. Einhaltung der Servicelevel / Onsite-Service Die Techniker*innen müssen in der Lage sein, im Rahmen des Vor-Ort-/Onsite-Services alle Schulen in der Stadt Neckarsulm innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens anzufahren. Hierfür sind ein gültiger Führerschein sowie ein einsatzbereites Fahrzeug zwingend erforderlich. Der Hauptstandort des Bieterunternehmens darf maximal 45 Minuten Fahrzeit bzw. einen Radius von 75 Kilometern von Neckarsulm entfernt liegen. Alternativ ist der Nachweis zu erbringen, dass der vorgesehene Onsite-Service-Techniker einschließlich Vertretung dauerhaft in der Lage ist, innerhalb von 45 Minuten nach Neckarsulm zu gelangen (z. B. durch Wohnort, Niederlassung oder vergleichbare Gegebenheiten). Es ist eine Eigenerklärung abzugeben, dass diese Voraussetzung hergestellt wird.  Eigenerklärung zur Teilnahme des TAM und eines kaufmännischen Verantwortlichen am Verhandlungsgespräch.
Erklärungen und Nachweise zur Eignung der Unternehmen
Das Angebot mit den niedrigsten Gesamtkosten erhält als Punktewert den Wert 10, die doppelte Summe erhält als Punktewert den Wert 0. Alle anderen Angebote werden interpoliert nach der Formel:  Punktewert = -10 / (niedrigste Kosten) * Kosten + 20 Angebote mit negativem Ergebnis (mehr als die doppelte Summe) erhalten den Punktewert 0.  Der erreichte Punktwert wird mit 50 % gewichtet.
Mit dem Angebot ist eine Dienstleistungskonzeption zu den gemäß Leistungsverzeichnis geforderten Einzelpositionen vorzulegen. Diese kann textlich als gesonderte Anlage erstellt werden oder innerhalb der Anlage 3, Spalte ´Erläuterungen`.  Es ist jeweils darzustellen, wie die Aufgabenstellung angegangen wird. Im Preisblatt (Anlage 2) ist auf dieser Basis der Aufwand dafür anzugeben. Wird die Konzeption als gesonderte textliche Darstellung oder einer Präsentation vorgetragen, ist in der Excelübersicht der Anlage 3 eindeutig auf Kapitel der textlichen bzw. Präsentationsdarstellung zu verweisen. Die Konzeptionen werden einzeln bewertet wie folgt: Anforderungen des Leistungsverzeichnisses werden erfüllt ohne weitere Begründung   1 Punkt Anforderungen des Leistungsverzeichnisses werden erfüllt und dafür wer-den konkrete Abläufe, Strukturen, Zeitplanungen und Ressourcen vorge-stellt 5 Punkte Anforderungen des Leistungsverzeichnisses werden erfüllt und dafür wer-den konkrete Abläufe, Strukturen, Zeitplanungen und Ressourcen vorge-stellt. Sie werden gesichert durch vorgestellte Prozesse, Zertifikate usw. 7 Punkte  Das Angebot mit der höchsten Summe der Leistungspunktzahlen erhält als Bewertungspunktewert den Wert 10, die Hälfte der Summe erhält als Bewertungspunktewert den Wert 0. Alle anderen Angebote werden interpoliert nach der Formel: Bewertungspunktewert = 20 / (höchste Summe der Leistungspunkte) * (Leistungspunkte des Angebots) - 10. Negative Faktoren werden als 0 angegeben. Der erreichte Punktwert wird mit 50 % gewichtet.
Die Zielsetzung dieser Ausschreibung liegt in der Fortführung und weiteren Etablierung eines zuverlässigen und effizienten IT-Betriebs für die Schulen der Stadt Neckarsulm, der durch ein modernes Managed-Services-Konzept sowie klar definierte Service Level Agreements (SLAs) gestützt erreicht werden

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)