Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-08-23
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312200: Optical character recognition services | 79520000
Submission deadline: 2018-09-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort, beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) ihren gesamten Buchbestand von 1945 bis 2012 am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen zu lassen und vorhandene Lücken durch die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse zu schließen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca.
— 2,7 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit rund 6 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie nach Kriterien,
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich.
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort, beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) ihren gesamten Buchbestand von 1945 bis 2012 am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen zu lassen und vorhandene Lücken durch die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse zu schließen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca.
— 2,7 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit rund 6 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie nach Kriterien
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich.
Das Projekt soll maximal 39 Monate dauern. Davon können die ersten 12 Wochen als Vorbereitungszeit bis zur Aufnahme des Routinebetriebes unter Volllast eingeplant werden.
Die ersten sechs Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund von Mängeln an der erbrachten Dienstleistung jederzeit möglich. Ab dem vierten Projektmonat ist der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes erforderliche kontinuierliche und gleichmäßige Durchsatz in der Größenordnung von ca. 7 500 überprüften Büchern und 3.750 Inhaltsverzeichnissen pro Tag zu erreichen.
Option: Die Auftraggeberin behält sich die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor.
Gegenstand des Projekts sind 5,2 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Insbesondere von Büchern der Zugangsjahre ab 1983 sind bereits zahlreiche Inhaltsverzeichnisse im Bestand der Auftraggeberin vorhanden, die nicht erneut zu digitalisieren sind. Je nach Signatursegment kann der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark variieren. So enthalten beispielsweise Notendrucke einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (<20 %) als Hochschulschriften (>90 % bei den jüngeren Jahrgängen).
Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf 3 Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 10 Prozent). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Sollten mehrere Bewerber an 6. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größte Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.
Die Auftraggeberin behält sich die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor.