Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-05-30
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72230000: Custom software development services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2028-06-30

Technical requirements: § 14 Absatz 4 VgV:
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio vergibt die Migration, den Betrieb und die Weiterentwicklung seines Informations- und Wissensmanagement-Portals NEON im Wege der Direktvergabe an die SNTL PUBLISHING GmbH & Co. KG.
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend „Beitragsservice“) führt als nicht rechtsfähige öffentlich-rechtliche Verwaltungsgemeinschaft für die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und Deutschlandradio den Einzug des Rundfunkbeitrags durch. 
In diesem Kontext werden rund 46,1 Millionen Beitragskonten (von natürlichen wie auch juristischen Personen) verwaltet. Der Beitragsservice steht dabei im Dialog mit den (potentiellen) Beitragskontoinhabern, um deren Daten und Anliegen entgegenzunehmen und eine effiziente Bearbeitung sicherzustellen. 
Um die Kommunikation mit den (potentiellen) Beitragskontoinhabern einheitlich und fachlich fundiert zu gestalten, wurde das Informations- und Wissensmanagement-Portal NEON seit 2007 im Beitragsservice aufgebaut und genutzt. Dieses basiert auf dem freien Open Source Content Management System ZMS, welches die SNTL PUBLISHING GmbH & Co. KG (nachfolgend „SNTL“) federführend erstellt hat. Das ZMS System wurde im Beitragsservice on-premise in Betrieb genommen und über Jahre durch SNTL betreut und entsprechend den Anforderungen des Beitragsservice ergänzt und weiterentwickelt. SNTL verfügt somit über detaillierte Kenntnisse des Systems hinsichtlich Anforderungen, Aufbau und Anpassungen, die in der Vergangenheit vorgenommen wurden. 
Der Beitragsservice lagert den Betrieb und die Weiterentwicklung des Informations- und Wissensmanagement-Portals NEON aus und beabsichtigt, die SNTL hiermit zu beauftragen.
Das ZMS-Portal NEON verfügt über einen hohen Anteil an individuell entwickelten Content-Objekten und Funktionen. Im Rahmen der Auslagerung mit anschließendem Betrieb und Hosting ist eine Migration auf die aktuelle Version des ZMS sowie die Weiterentwicklung einzelner Bestandteil des Informations- und Wissensmanagement-Portals NEON erforderlich.
Die benötigten Dienstleistungen können aus den nachfolgenden technischen Gründen nur von SNTL erbracht werden:
SNTL hat als Entwickler des Open Source Systems ZMS ein Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt. ZMS hat sich zu einem Nischenprodukt für Publishing-Server-Lösungen entwickelt und basiert auf der Basis-Technologie Python/ZMS.
Seit der Einführung wurde das Portal in Zusammenarbeit mit SNTL im Beitragsservice technisch weiterentwickelt, um spezifische Funktionalitäten für den Redaktionsprozess und die Sachbearbeitung des Beitragsservice zu realisieren. Diese wären bei einem Wechsel der System-Plattform nicht mehr verfügbar.
Die Publishing-Server-Lösung in der Content-Verwaltung und -Organisation wird in Kombination mit folgenden geforderten technischen Aufgaben nur von SNTL angeboten:
•	Setup und Migration des vorhandenen Systems auf einen Cloud-Server, inkl. geeigneter Suchmaschine,
•	Hosting/Betriebs-Leistung (SaaS) inkl. Systemaktualisierung, Support, Fehlerbehebung sowie
•	Weiterentwicklung der ZMS-basierten Content-Objekte.
Der Beitragsservice hat vor der beabsichtigten Direktvergabe eine umfassenden Marktsichtung auf europäischer Ebene durchgeführt. Im Ergebnis konnte kein anderes Unternehmen identifiziert werden, welches die vorliegend zu vergebenden Leistungen ebenfalls erbringen könnte.
Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine sog. "ex-ante Transparenz-Bekanntmachung" im Sinne von § 135 Abs. 3 GWB. Mit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bekundet der öffentliche Auftraggeber die Absicht, den hier beschriebenen Vertrag abzuschließen. Der Vertrag ist also noch nicht abgeschlossen. Vielmehr wird der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung abgeschlossen (siehe § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Vor Abschluss des Vertrages binnen der vorgenannten Frist kann der beabsichtigte Vertragsschluss bei der Vergabekammer Rheinland angegriffen werden, wobei der Nachprüfungsantrag dem Auftraggeber vor rechtmäßiger Erteilung des Zuschlags nach Ablauf der Wartefrist von zehn Kalendertagen zugestellt worden sein muss. 
Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. 
Eine Rüge allein ist jedoch nicht ausreichend; es wird auf die Frist gemäß § 135 Abs. 3 GWB hingewiesen. Vielmehr kann ohne vorherige Rüge ein Nachprüfungsantrag gestellt werden (vgl. § 160 Abs. 3 vorletzter Satz GWB). 
§ 135 Unwirksamkeit 
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber  
1. gegen § 134 verstoßen hat oder 
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. 
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. 
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen. 
Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff., 135 ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.


Winner: SNTL Publishing GmbH & Co. KG