Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-02
Buyer: Universität des Saarlandes - Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste
Country: DE
Region: DEC01
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72200000 | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2024-05-31
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Implementierung einer KI-Software zur Unterstützung von (IT-)Serviceleistungen.
Es wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen
3.1.1 Referenzen
Der Bewerber muss bereits über Erfahrungen in der Umsetzung von KI verfügen. Der Nachweis ist durch mindestens 2 Referenzprojekte zu erbringen. Dabei muss es sich zwingend um abgeschlossene Projekte handeln, d.h. die implementierten Anwendungen müssen erfolgreich und produktiv im Einsatz sein. Noch laufende Projekte können nicht gewertet werden. 
Durch die Referenzprojekte ist nachzuweisen, dass 
•	eine auf einem verbal kommunizierenden menschlichen Avatar (als reale Person dargestellt) basierende KI implementiert und angewendet wurde
•	Erfahrung in der Umsetzung von Projekten vergleichbarer Größe und Komplexität (Anzahl an Datensätzen mit denen die KI im Jahr durchschnittlich trainiert wurde: mind. 300.000) zu der hier ausgeschriebenen Leistung besteht 

Die Referenzen müssen hinreichend benannt und beschrieben sein.

3.1.2 Personal
Der Bewerber muss über ausreichend Fachpersonal mit ausgewiesener Qualifikation und Erfahrung zur Umsetzung der ausgeschriebenen Leistung verfügen.  Der Nachweis ist anhand eines Personaleinsatzplan zu erbringen. Folgende Informationen sind zu den Personen, die die UdS bei der Projektumsetzung betreuen, einzureichen: 
•	Name, Vorname 
•	Für die ausgeschrieben Leistung relevante Berufserfahrung in Form eines Lebenslaufes 
•	Konkrete Projekterfahrungen vergleichbarer Projekte
•	Sonstige für die ausgeschriebene Leistung relevante Qualifikationen/Zertifikate/Fortbildungen 
•	Zusätzlicher Nachweis Projektleitung: Projektleiterrolle (oder vergleichbar) von 2 vergleichbaren Projekten in den letzten 3 Jahren 

3.1.3 Einfaches Umsetzungskonzept
Der Bewerber muss in Hinblick auf die vorliegend auszuführende Leistung ein einfaches Konzept zur Umsetzung der hier ausgeschriebenen Leistung am Beispiel des Hochschul-IT-Zentrums (siehe 2.4.2 und 2.5.2) einreichen. Folgendes ist dabei zu erfüllen:
•	Vorschläge und Ideen zur konkreten Umsetzung 
•	Herausstellen von Funktionen und Mehrwerte für die Universität des Saarlandes
•	Aufzeigen potentieller Schwierigkeiten und mögliche Lösungsansätze an der Universität des Saarlandes

Das einfache Umsetzungskonzept ist verständlich und nachvollziehbar als Präsentation (Power Point) auf maximal 20 Folien bereitzustellen. 


Qualifikation anhand der eingereichten Referenzen

Mindestens 2 Referenzen sind einzureichen. Es werden max. 4 Referenzen gewertet.
Die Bewertung erfolgt nach dem folgenden Schema:
2 Referenzen: 1 Punkte 
3 Referenzen: 2 Punkte 
4 Referenzen: 3 Punkte
Die einzureichenden Referenzen müssen die Anforderungen unter Punkt 3.1.2 erfüllen.

Qualifikation anhand der eingereichten Personalnachweise

Max. 3 Punkte: Der Personaleinsatzplan erscheint sowohl quantitativ, qualitativ als auch zeitlich am Bedarf des Projektes ausgerichtet.
o Trifft voll und ganz zu (3 Punkte)
o Trifft eher zu (2 Punkte)
o Trifft kaum zu (1 Punkte)
o Trifft überhaupt nicht zu (0 Punkte)

Qualifikation anhand des eingereichten einfachen Umsetzungskonzepts

Es wurden konkrete Vorschläge hinsichtlich der Umsetzung, unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Hochschul-IT-Zentrums be-schrieben (max. 3 Punkte):
o	Trifft voll und ganz zu (3 Punkte)
o	Trifft eher zu (2 Punkte)
o	Trifft kaum zu (1 Punkte)
o	Trifft überhaupt nicht zu (0 Punkte)

Die Funktionen und Mehrwerte für die Universität wurden beschrieben (max. 3 Punkte):
o	Trifft voll und ganz zu (3 Punkte)
o	Trifft eher zu (2 Punkte)
o	Trifft kaum zu (1 Punkte)
o	Trifft überhaupt nicht zu (0 Punkte)

Potenzielle Schwierigkeiten und dazu passende Lösungsansätze an der Universität wurden aufgezeigt (max. 3 Punkte):
o	Trifft voll und ganz zu (3 Punkte)
o	Trifft eher zu (2 Punkte)
o	Trifft kaum zu (1 Punkte)
o	Trifft überhaupt nicht zu (0 Punkte)
Die Vergabestelle wird im Rahmen der Angebotsprüfung von Ihrem Ermessen Gebrauch machen und auf der Grundlage des § 56 VgV entsprechend nachfordern bzw. von einer Nachforderung absehen.
Frist zur Einlegung von  Rechtsbehelfen:
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: 
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. 

Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. 
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oderelektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
gemäß 1.8 der Leistungsbeschreibung -  Ausweitung der Leistung
Sollte die Einführung der Künstlichen Intelligenz (KI) während der Pilotphase den spezifizierten Anforderungen entsprechen und sich als erfolgreich erweisen, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, eine Ausweitung der hier ausgeschriebenen Leistung auf weitere Bereiche der Universität des Saarlandes zu beauftragen. Die Erweiterung der Leistung wird den Themenschwerpunkten und Anforderungen der in der Pilotphase erbrachten KI-Leistung entsprechen. Für evtl. Erweiterungen gelten die zu diesem Zeitpunkt  vertraglich gültigen Preise und Vertragsbedingungen.


Winner: Universität des Saarlandes - Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste