Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-02-15
Buyer: Landkreis Osterholz
Country: DE
Region: Osterholz
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72310000: Data processing services | 72311200 | 72319000: Data supply services | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2017-03-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit digitalen Baugenehmigungsakten. Bis 31.12.2019 müssen alle noch bestehenden Papierakten (ca. 114 000 Akten) digitalisiert, elektronisch archiviert und vernichtet werden. Die Digitalisierung und Archivierung haben dabei so zu erfolgen, dass alle Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt werden und dass alle digitalisierten Papierakten, die nicht aus rechtlichen oder historischen Gründen im Original aufzubewahren sind, vernichtet werden. Eine Besonderheit stellt das Scannen von großen Plänen dar.
Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen. Der Bieter hat eine Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8) einzureichen.
Es erfolgt eine Bewertung der Angaben nach folgenden Kriterien: Es sind drei Referenzprojekte vollständig mit dem Formblatt aufzuführen. Mehr als drei Projekte haben keine Bedeutung für die Bewertung. Die Referenzen werden in die nachfolgenden Kategorien eingeordnet. Es können maximal 9 Punkte erreicht werden.
A. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000 Akten bezogen auf Baugenehmigungsakten vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Referenzprojekt 3 Punkte. Es können also max. 9 Punkte hierbei erreicht werden.
B. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000 Akten (keine Baugenehmigungsakten), in denen Pläne in der Größe größer DIN A 3 gescannt wurden, vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Referenzprojekt 2 Punkte. Es können also max. 6 Punkte hierbei erreicht werden.
C. Kann eine Projektreferenzen zur Digitalisierung von mindestens 20 000 Akten (keine Baugenehmigungsakten, keine Pläne größer DIN A3) vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Referenzprojekt 1 Punkt. Es können also max. 3 Punkte hierbei erreicht werden.
Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl und würde damit die Zahl der aufzufordernden Unternehmen 5 übersteigen, ist bei den Bewerbern mit gleicher Punktzahl zunächst die Menge der gescannten Baugenehmigungsakten (A) der 3 aufgeführten Referenzprojekte ausschlaggebend für die Auswahl der Unternehmen, die in die engere Wahl kommen. Im zweiten Schritt ist die Menge der gescannten Akten mit Plänen in der Größe größer DIN A 3 (B) maßgebend.
— Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung, Anzahl an technischen Mitarbeitenden
— Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 000 000 für Sach- und 3
Mindestumsatz in Höhe von 2 000 000 EUR/Jahr verlangt /§ 45 I Nr. 1 VgV). Der Mindestumsatz kann auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. mit Nachunternehmen gemeinsam erbracht werden.
Eine einheitliche Europäische Eigenerklärung zu den vorgenannten Eignungsanforderungen wird als vorläufiger Beleg der Eignung akzeptiert (§§ 48, 50 VgV).
— Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8);
— Nachweis, dass das Schriftgut gemäß DIN ISO 66 399-3 nach Sicherheitsstufe 3 oder 4 vernichtet wird;
— Eigenerklärung (Formblatt), dass alle Projektmitarbeitenden nach BDSG (Verpflichtungserklärung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes zur Wahrung des Datengeheimnisse) verpflichtet werden und im Fall der Auftragserteilung bereit sind, diese Verpflichtung auch nach NDSG vorzunehmen;
— Nachweis eines firmeneigenen Kurierdienstes oder Vorlage einer entsprechenden Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft für den Transport bzw. zur Beauftragung eines Nachunternehmens für den Transport der Akten;

Eligibility requirements: — Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister (nicht älter als 15.3.2016), — Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung, Anzahl an technischen Mitarbeitenden an diesem Standort), — Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit (Formblatt 2), — Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 000 000 für Sach- und 3 000 000 für Personenschäden je Schadensfall (Formblatt 3), — Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 15.9.2016), — Eigenerklärung zu § 123 GWB (Formblatt 4), — Eigenerklärung AentG (Formblatt 5),