Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2018-04-24
Buyer: Monetra Oy hankintapalvelut
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkoilmoitus ja tietopyyntö arkistointijärjestelmän hankintaa varten. Monetra Oy suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena olisi arkistointijärjestelmän hankinta Monetra Oy:n omaan käyttöön.
Monetra Oy on kasvava yritys, jonka sähköisen arkistonnin tarpeet tulevat lisääntymään huomattavasti. Tiedot arkistojärjestelmään siirretään useista eri palvelutuotannon järjestelmistä. Arkistoitavien dokumenttien määrä on suuri, arvio on vuositasolla 3 miljoonaa dokumenttia. Tiedot on esitetty tarkemmin Lisätiedot-kohdassa.
Vuoropuhelulla pyritään kartoittamaan toimijoiden mahdollisuuksia hoitaa suuria arkistointijärjestelmiä. Saatuja tietoja käytetään ainoastaan hankinnan valmistelussa. Tietopyyntöön vastaaminen ja vuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdollisesti myöhemmin toteutettavaan kilpailutukseen osallistumiseen eikä sido ketään siihen osallistuvaa tahoa.
Arkistoitavia dokumentteja tuottavia järjestelmiä on useita, ja järjestelmiin tulee luoda linkit tietojen siirtoa varten uuteen arkistointijärjestelmään. Uuden arkistointijärjestelmän käyttöönottovaiheessa pitää siirtää myös nykyisestä arkistointijärjestelmästä aineistot mahdolliseen uuteen järjestelmään. Lisäksi on huomioitava, että arkistoitavien dokumenttien määrä tulee kasvamaan, kun uusia kuntia tulee Monetran asiakkaiksi.
Monetran tietopyyntöilmoituksessa ilmoitetut tiedot hankinnasta tai hankintamenettelystä eivät ole hankintayksikköä sitovia mahdollisessa hankintamenettelyssä. Tietopyyntö ei myöskään sido hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa.
Taustaa Monetrasta: Monetra Oy on voittoa tavoittelematon kuntaomisteinen in-house-osakeyhtiö, jonka palveluvalikoima tarjoaa ratkaisun kuntien tukipalveluiden tuottamiseen. Huolehdimme asiakkaidemme puolesta talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut, hallinto-, hankinta-, rekrytointi-, painatus-, tulkki-, sekä asiakirja- ja tietosuojapalvelut. Monetran toimipisteet sijaitsevat Oulussa, Sodankylässä, Haapavedellä ja Jyväskylässä. Monetra kasvaa jatkossa, mm. Tampereen kaupunki, Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Jyväskylän kaupunki, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ja Kuopion kaupunki tulevat mukaan.
Monetra on kiinnostunut kuulemaan vuoropuhelun avulla markkinoilla toimivien yritysten mahdollisuuksista toimittaa arkistointijärjestelmä Monetran kasvaviin tarpeisiin. Olennaisia vuoropuhelutilaisuudessa käsiteltäviä asioita ovat esimerkiksi sovellusarkkitehtuuri, säilytysaikojen hallinta, referenssit mahdollisista isoista asiakkaista sekä hinnoittelumallit. Hankintayksikkö haluaa kartoittaa, pystyvätkö toimijat vastaamaan koko hankinnan tarpeeseen ja montako toimijaa hankinnan toteuttamiseen tulisi kilpailutuksessa valita.
Hankintayksikkö on suunnitellut pitävänsä tekniset vuoropuhelut viikoilla 20 ja 21. Hankinnasta kiinnostuneiden markkinatoimijoiden tulee ilmoittautua 4.5.2018 klo 15:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@monetra.fi (sähköpostiotsikoksi "Sähköinen arkisto vuoropuhelu/yrityksen nimi").
Ilmoittautumisten perusteella hankintayksikkö valitsee enintään viisi (5) markkinatoimijaa suullisiin vuoropuhelutilaisuuksiin. Mikäli ilmoittautumisia tulee enemmän kuin viisi (5), valinta vuoropuheluihin tehdään sen perusteella, minkä markkinatoimijan palvelu hankintayksikön arvion mukaan parhaiten vastaa hankinnan kohteelle asetettuja alustavia vaatimuksia.
Muiden kuin suulliseen vuoropuheluun valittujen markkinatoimijoiden kanssa on mahdollista hankintayksikön tarpeen mukaan käydä kirjallista vuoropuhelua. Hankintayksikkö sopii teknisten vuoropuhelujen tarkemman aikataulun ja paikan valittujen toimijoiden kanssa ilmoittautumisajan päätyttyä.
Ennakkoilmoituksen perusteella suoritettava tekninen vuoropuhelu käydään Monetran tiloissa Oulussa. Vuoropuhelu koostuu keskusteluosiosta sekä yrityksen/palveluratkaisun esittelystä. Mikäli ilmoittautumisenne sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää aineistoa, pyydämme teitä yksilöimään ja merkitsemään ao. tiedot selvästi ilmoittautumiseenne.
Vuoropuhelu ei sido siihen osallistuvia yrityksiä tarjouksen tekemiseen mahdollisessa tarjouskilpailussa, eikä toisaalta vuoropuheluun osallistumatta jättäminen estä tarjouksen tekemistä mahdollisessa hankintamenettelyssä. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta.

Eligibility requirements: Tarkemmat tiedot ilmenevät tulevasta tarjouspyynnöstä.