Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-14
Buyer: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72268000: Software supply services | 79211110 | 79631000
Estimated value: 15500000 EUR
Submission deadline: 2025-10-27
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta toteutetaan hankintalain 36 §:n ja 37 §:n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen. Tarkempi hankintamenettelyn kulku on kuvattu liitteessä 2.

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, ja hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita. 

Ehdokkaiden soveltuvuudelle asetetut vaatimukset sekä soveltuvuuteen liittyvät tarkastettavat selvitykset on kuvattu ESPD-lomakkeessa ja sitä täydentäen tässä osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä. 

Osallistumishakemuksensa jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan neuvotteluun enintään kolme (3) ehdokasta, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluvaiheeseen osallistuviksi ehdokkaiksi päätetään valita, saadut osallistumishakemukset järjestetään ehdokkaan hakemuksessaan esittämien tietojen perusteella paremmuusjärjestykseen. Osallistumishakemukset asetetaan paremmuusjärjestykseen aiempaan toimituskokemukseen liittyvien pakollisten referenssien pisteiden perusteella ehdokkaiden määrän karsimiseksi. Pisteytyksen perusteet on kuvattu liitteessä 3. Pisteiden mennessä tasan, ehdokkaan valinta tapahtuu arpomalla. Arvontatilanteessa jokainen tasapisteissä oleva ehdokas saa yhden arvan. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee tarjoajien valinnasta erillisen viranhaltijapäätöksen.

Hankintamenettelyn vaiheet ja alustava aikataulu on seuraava:
• Osallistumishakemukset 27.10.2025 klo 12 mennessä.
• Tarjoajien valinta lokakuun loppuun mennessä.
• Neuvottelukutsun lähettäminen marraskuussa.
• Kaksi neuvottelukierrosta, jotka ajoittuvat viikoille 48 ja 50. 
• Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu viikolla 2-3/2026. 
• Hankintapäätös maaliskuussa 2026 
• Käyttöönoton arvioitu aloitusaika huhtikuu 2026 
• Palvelut ja järjestelmät tuotantokäyttöön 1.4.2027.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin erikseen myös "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Hankinnan kohteen sisältö, rajaukset ja tarkemmat vaatimukset tarkentuvat hankintamenettelyn aikana. 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmään, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta – HRD-toimintoja ei ole käytössä.

Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen Toimittajan kanssa.  Hankinnan kohde tulee käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstön tarpeisiin pois lukien sosiaalipalkat (esim. omaishoitajat).

Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden tulee olla valmisohjelmisto. Hankittavalta kokonaisuudelta edellytetään sujuvaa integraatiota kansallisiin järjestelmiin sekä muihin Tilaajan järjestelmiin. 

Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia:  
• Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. 
• Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. 
• HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuen. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus.  
• Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. 
• Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen.  
• Integraatiot Tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta 
• Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan.  

Hankinnassa haetaan yhtä (1) päävastuullista Toimittajaa, joka vastaa kokonaisratkaisusta ja siihen liittyvistä palveluista. Lisäksi hankinnassa valitaan yksi (1) varatoimittaja. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön liitteissä. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.
Lopullisen tarjouspyynnön hinnan painoarvojen vaihteluvälit ovat 25-40%.
Lopullisen tarjouspyynnön laadun painoarvojen vaihteluvälit ovat 60-75%.
Hankinnassa ja muutoksenhakumenettelyssä noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), hankintalaki).