Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2020-05-22
Buyer: Universität Rostock
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 720000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Aufgrund der Neugestaltung des Hochschulzulassungsgesetzes und der damit verbundenen Änderung der Kriterien für Zulassungen zum Studium ist es notwendig, ab dem Wintersemester 2020/21 das für das Online-Bewerbungsverfahren eingesetzte IT-System entsprechend anzupassen. Derzeit werden an der Universität Rostock hierfür noch die sog. „Alt-Systeme“ der Hochschul-Informations-System eG (HIS) eingesetzt. Für die technische Abbildung des Bewerbungsverfahrens wird HISinOne APP der HIS eG eingesetzt. Ferner ist es notwendig, das Dialog-orientierte Serviceverfahren (DoSV) der Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) an der Universität Rostock für Bewerbungen um medizinische und NC-Studiengänge anzubinden. Für dieses Vorhaben soll auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden.
Da an der UR keinerlei Expertise bzgl. DoSV und HISinOne-APP vorhanden sind und sich diese auch nicht innerhalb der knappen Zeit aufbauen lassen, muss ein externer Dienstleister die Konfiguration von APP vornehmen. Dies beinhaltet eine grundlegende Einrichtung aller Studiengänge, für die eine Bewerbung möglich sein soll, die Anpassung an die Zulassungskriterien der UR sowie eine Anpassung an das Corporate Design der UR. Weiterhin sind die Schnittstellen zwischen APP und DoSV sowie zwischen APP und den lokal an der UR betriebenen HIS-Alt-Systemen notwendig. Letzteres wird benötigt, um nach Abschluss des Zulassungsverfahrens die einzuschreibenden Bewerber in das lokale HIS-System zu übernehmen.
Für die Leistungserbringung soll ein Vertrag über ein Kontingent von ca. 12 Personentagen/Monat abgeschlossen werden. Die Laufzeit des Vertrages ist gebunden an die Erfüllung des Auftrages zeitlich jedoch auf maximal 48 Monate begrenzt. Die Abrechnung erfolgt bedarfsgenau entsprechend der in Anspruch genommenen Personentage zu den vereinbarten Konditionen.
Die Vergabe des Auftrags kann nur an die Firma Gecko mbH erfolgen. Diese betreibt eine Entwicklungspartnerschaft mit der HIS eG und betreut bereits HISinOne-Systeme anderer deutscher Hochschulen. Somit sind hier die erforderlichen Kenntnisse zu HISinOne APP und DoSV vorhanden.
Mit der Firma Gecko gibt es im Bereich Dienstleistungen für die HIS-Altsysteme bereits seit Längerem eine Zusammenarbeit. Dadurch besitzt die Firma Gecko bereits Kenntnisse über die individuellen Abläufe und Systeme der UR, die insbesondere bzgl. der Schnittstellenproblematik unbedingt notwendig sind.
Da es keinen anderen externen Dienstleister im Bereich Campusmanagement gibt, der über die fachlichen und universitätsspezifischen Kenntnisse verfügt, kommt in Anbetracht der vorgegebenen extrem kurzen Einführungszeit keine andere Firma in Frage. Für eine Einarbeitung in die Problematik, die schätzungsweise mind. drei Monate benötigt, ist keine Zeit.
Zum anderen verlangen die IT-Sicherheit und der Datenschutz, dass in diesem hochsensiblen Bereich die Anzahl der Akteure möglichst klein gehalten wird. Deshalb ist es geboten, nicht noch einen weiteren externen Dienstleister zuzulassen.
Die HIS eG selbst bietet derartige Dienstleistungen bzgl. HISinOne derzeit nicht an und hat auf Nachfrage direkt an Gecko verwiesen.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages mit einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen Zu wollen, vergangen sind.


Winner: Gecko mbH
Award value: 720000