Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-28
Buyer: OFA IKS
Country: NO
Region: NO092
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72200000 | 72212000: Platform-specific software programming services | 72245000 | 72268000: Software supply services
Estimated value: 50000000 NOK
Submission deadline: 2026-01-05
Award criteria: price, quality

Technical requirements: OFA IKS is Norway's largest municipal procurement cooperation and covers all of Agder. OFA needs to procure a modern and well-functioning system for KGV and KAV for ourselves, our owners and several participating entities. It is particularly important that the system will contribute to simplifying and making the purchasing function more efficient for all of OFA ́s owners. The system's simplicity, an option for adaptation and the company ́s possibility to facilitate and further develop, will be important in this procurement. There is also a need for integration possibilities with other trade systems and a system that supports simplification, standardisation and efficiency.
Krav:Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.Dokumentasjonskrav:Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige.
Krav:Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre avtalen.Påkrevd økonomisk kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet.Dokumentasjonskrav:Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering av leverandøren. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomiMerk:Dersom leverandøren har saklig grunn, kan de dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge annen relevant dokumentasjon.
Krav:Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.Dokumentasjonskrav:• Norske selskaper: Firmaattest• Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.
Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling eller kvalifikasjonskrav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyder vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA § 16-10 (2). Mal for dette er vedlagt i konkurransegrunnlagets del I.Videre skal ESPD-skjema for underleverandører/samarbeidspartnere leveres samt dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle.

Eligibility requirements: Krav:Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.Dokumentasjonskrav:Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se Skatteetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige.
Krav:Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre avtalen.Påkrevd økonomisk kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet.Dokumentasjonskrav:Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering av leverandøren. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomiMerk:Dersom leverandøren har saklig grunn, kan de dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge annen relevant dokumentasjon.
Krav:Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.Dokumentasjonskrav:• Norske selskaper: Firmaattest• Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.
Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling eller kvalifikasjonskrav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyder vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA § 16-10 (2). Mal for dette er vedlagt i konkurransegrunnlagets del I.Videre skal ESPD-skjema for underleverandører/samarbeidspartnere leveres samt dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle.
Dokumentasjon:
Selskapet skal besvare dette punktet på inntil 3 sider i Word. Det er ønskelig med skriftstørrelse 12, standard marg og linjeavstand 1,5

Redegjør for hvordan selskapet jobber strategisk med å ta i bruk dagens teknologi på en hensiktsmessig måte, med tanke på digitalisering, bruk av KI, fornyelse og kontinuerlig teknisk utvikling.


Evaluering:
Vil evalueres utfra selskapets andel av ressurser brukt til formål beskrevet i dette kriteriet, vedtatte mål/ strategier eller annen dokumentasjon som underbygger uttalelser gitt i svaret.
Konsise og tydelige besvarelser med høy grad av relevans vil få positiv uttelling.

Vi forbeholder oss retten til å be om ytterligere dokumentasjon og/eller avklaringer knyttet til dette kriteriet
Dokumentasjon: 
Selskapet skal besvare dette punktet konsist på inntil 3 sider i Word. Det er ønskelig med skriftstørrelse 12, standard marg og linjeavstand 1,5 

Redegjør for ressursbruk, både arbeidstimer, kostnader internt og eksternt, og tid brukt fra en ide om utvikling oppstår, til løsningen er i produksjonsmiljø. Redegjør for hvordan teknisk «grunnplattform» tilrettelegger for eller begrenser effektivitet. Vi ber om at det redegjøres for to viktige funksjoner og/eller moduler/løsninger. 


Evaluering: 
Grad av effektivitet og måloppnåelse knyttet til aktuell funksjonalitet. Vi vil premiere dokumenterbare og objektive suksessparameter knyttet til dette kriteriet. Med effektivitet menes i all hovedsak produksjon av funksjonalitet målt i tid fra oppstart til ferdigstillelse. 
Konsise og tydelige besvarelser med høy grad av relevans vil få positiv uttelling

Vi forbeholder oss retten til å be om ytterligere dokumentasjon og/eller avklaringer knyttet til dette kriteriet
Dokumentasjon: 
Selskapet skal besvare dette punktet konsist på inntil 2 sider i Word. Det er ønskelig med skriftstørrelse 12, standard marg og linjeavstand 1,5 

Redegjør for tilgjengelig menneskelig og teknisk kapasitet, kompetanse og erfaring knyttet til oppstart, implementering og drift og som er av relevans til den forestående kontrakten.

Evaluering:
Vi vil evaluere kriteriet utfra selskapets besvarelse og relevansen denne har sett opp mot denne kontrakten.
Konsise og tydelige besvarelser med høy grad av relevans vil få positiv uttelling. 

Vi forbeholder oss retten til å be om ytterligere dokumentasjon og/eller avklaringer knyttet til dette kriteriet
Documentation: Completed Annex 6 - Total price and price terms.

Evaluation: The evaluation sum
Documentation:
1 - Demo user for the offered system with all the functionalities offered in the competition.
2 - brief description of the offered system and fulfilment of the award criteria, up to approx. 2 pages in Word. We would like font size 12, the default margin, and line spacing 1.5. 

The tenderer describes the most important functions of the system. Systems that are only planned should be presented explicitly with an expected date for completion. Which modules/functionality are not included in the tender?
 
Evaluation:
KGV streamlining: The experienced degree of a concise, efficient and professional system. We will evaluate the possibility of efficiency gains through how the system facilitates, passively and actively, that the competition is apt and satisfactory with as few human resource use as possible. 

KGV: Intuitive system 
Experienced degree of intuitive system. We will evaluate the criteria on how easily different functionalities are found, how the functionality can be used, where and how the functionality will be displayed when updates and innovations are available. We will test the demo accesses to the system on both experienced and inexperienced buyers.    

The evaluation of the entire criteria will be based on the procurement judgement and the perceived value from all the perspective in question in this competition, see annex 1, point 2. Definitions. 
 
This will give a positive rating if the responses are clear and binding.
Documentation:
1 - Demo user for the offered system with all the functionalities offered in the competition.
2 - brief description of the offered system and fulfilment of the award criteria, up to approx. 2 pages in Word. We would like font size 12, the default margin, and line spacing 1.5. The tenderer describes the most important functions of the system. Systems that are only planned should be presented explicitly with an expected date for completion.
 
Evaluation:
KAV streamlining: Experienced degree of concise, efficient and professional system. We will, among other things, evaluate the possibility of efficiency gains through how the system facilitates, passively and actively, that the competition is apt and satisfactory with as few human resource use as possible.

KAV: Intuitive system 
Experienced degree of intuitive system. We will, among other things, evaluate the criteria on how easy it is to find different functionality, how the functionality can be used and where and how new functionality will be apparent when updates and innovations are found. We will test the demo accesses to the system on both experienced and inexperienced buyers.    

The evaluation of the entire criteria will be based on the procurement judgement and the perceived value from all the relevant perspectives in this competition, see annex 1, point 2. Definitions. 
 
This will give a positive rating if the responses are clear and binding.