Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-12-24
Buyer: Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant VZW
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2020-01-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leveren en implementeren van planningssoftware met interfaces naar andere softwarepakketten zoals loonadministratie, datawarehouse en het planningspakket van de zorgen.
Deze opdracht handelt in het kader van een raamovereenkomst met 1 ondernemer alle voorwaarden bepaald en waarbij iedere deelopdracht het voorwerp uitmaakt van een afzonderlijke intake gebaseerd op deze raamovereenkomst.
Binnen WGK Vlaams-Brabant willen we een planningssoftware aanschaffen en implementeren in de bestaande omgeving. De medewerkers van WGK Vlaams-Brabant worden vandaag ingepland door de afdelingsverantwoordelijke, een centrale planner of via zelfroosteren (momenteel in testfase. De intentie is om dit verder te ontwikkelen en te integreren. Dit verder onderzoeken maakt deel uit van de voorliggende opdracht). De modaliteiten, vrijheidsgraden en andere functionele en technische kenmerken vindt u in document 'Planningssoftware - Functionele en technische vereisten' in bijlage 1.
Wij verwachten in de toekomst voor het plannen van onze medewerkers, dat we de mogelijkheid hebben om te kunnen zelfroosteren, centraal en op afdelingsniveau te kunnen plannen. Dit voor interne medewerkers en voor de planning van externen (interim personeel) die is geïntegreerd in de planning van de afdeling. Wij verwijzen naar dezelfde bijlage voor verdere duiding.
WGK Vlaams-Brabant verwacht aldus van de aanbieder een gedegen en structureel partnerschap waarbij er in dialoog, alsook tijdens de ganse looptijd van de opdracht, voortdurend kritisch gefocust wordt op de betrouwbare en efficiënte functionele werking van de software waarbij planning via het zelf roosteren centraal staat, zonder af te doen aan de mogelijkheden van centraal plannen of het plannen door de afdelingsverantwoordelijke. Cruciaal is ook de efficiëntie van de onderliggende processen met beheersing van de werklast, de optimale integratie in de bestaande ICT architectuur via goedwerkende interfaces en de financiële haalbaarheid en dit vanuit het aanbod van innovatieve oplossingen.
De opdracht wordt volgens onze eigen inzichten verder toegelicht in de bijlage B (functioneel en technisch), waarin de behoeften en de krijtlijnen van de opdracht beschreven worden. Wij wensen via deze procedure maximaal op de (innovatieve) inzichten van de aanbieders beroep te doen om een optimale oplossing (gebaseerd op de gunningscriteria) naar voor te schuiven.
De bevraging, onder de vorm van een concurrentiedialoog (zie toelichting infra), heeft dan ook tot doel dat de kandidaten 1 of meerdere oplossingen voorstellen teneinde aan de behoeften van de opdrachtgever te voldoen.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de structurering van het project nader te verfijnen tijdens het verdere verloop van de gunningsprocedure.
De opdrachtgever houdt zich uitdrukkelijk het recht voor om te dialogeren over de transparantie, haalbaarheid en draagwijdte van de aangeboden oplossing(en). Om deze reden behoudt de opdrachtgever zich uitdrukkelijk het recht voor om in de loop van de dialoog iedere oplossing dieper te kunnen bekijken of al dan niet tijdelijk niet verder te weerhouden voor verder onderzoek.
Zie in dit kader ook de mogelijkheid om deelopdrachten binnen deze raamovereenkomst te lanceren in de andere WGK afdelingen.
Plaats van dienstverlening: hoofdzetel van de aanbesteder (cf. infra). Zie evenwel infra ook de mogelijkheid om deze opdracht toepasbaar te maken voor de andere WGK afdelingen.
Start van de opdracht: de huidige streefdatum voor opstart van het deeltraject in WGK Vlaams-Brabant is 3.7.2020. De definitieve datum zal echter pas bij gunning kenbaar gemaakt worden.
— in het onderdeel 'Selectie' mag u 'Nee' antwoorden op de vraag 'Wilt u de selectiecriteria van A tot en met D gebruiken?' In dit geval wordt u een algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria gevraagd,
— zodra het volledige formulier ingevuld is, klikt u op 'Overzicht' onderaan de pagina. Het door u ingevulde UEA wordt weergegeven en kan worden gedownload in pdf- en/of xml-formaat zodat deze op elektronische wijze bij uw offerte kan worden gevoegd.
Ondernemers kunnen het reeds in een vorige overheidsopdrachtenprocedure gebruikte UEA opnieuw gebruiken, mits zij bevestigen dat de daarin opgenomen gegevens nog steeds correct zijn.

Eligibility requirements: Richtlijnen bij het invullen van het UEA: — ga naar de website https://uea.publicprocurement.be en kies uw taal, — op de vraag 'Wie bent u' antwoordt u 'Ik ben een ondernemer', — op de vraag 'Wat wilt u doen' antwoordt u 'Een antwoord aanmaken', — selecteer uw land en klik op 'Volgende', — doorloop het formulier en antwoord op de vragen in de onderdelen 'Procedure' en 'Uitsluiting', — in het onderdeel 'Selectie' mag u 'Nee' antwoorden op de vraag 'Wilt u de selectiecriteria van A tot en met D gebruiken?' In dit geval wordt u een algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria gevraagd, — geef aan of je voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria, — zodra het volledige formulier ingevuld is, klikt u op 'Overzicht' onderaan de pagina. Het door u ingevulde UEA wordt weergegeven en kan worden gedownload in pdf- en/of xml-formaat zodat deze op elektronische wijze bij uw offerte kan worden gevoegd. Ondernemers kunnen het reeds in een vorige overheidsopdrachtenprocedure gebruikte UEA opnieuw gebruiken, mits zij bevestigen dat de daarin opgenomen gegevens nog steeds correct zijn. De inschrijver voegt wel bij zijn offerte een voldoende recent (max. 3 maand) uittreksel uit het Strafregister (van de inschrijvende rechtspersoon). Zie voor meer informatie inzake het opvragen van een uittreksel uit het strafregister der rechtspersonen: https://justitie.belgium.be/nl/themas_en_dossiers/documenten/documenten_aanvragen/uittreksel_strafregister