Public procurement notice: Periodic Indicative Notice Without Call For Competition
Published: 2022-07-13
Buyer: EDF SA
Country: FR
Contract type: Services
CPV classification: 48810000: Information systems | 72268000: Software supply services | 92512000

Technical requirements: Dans le cadre de la refonte des SI du service Archives du groupe EDF, le métier a identifié 3 besoins, sur 3 périmètres distincts avec des fonctionnalités spécifiques sur chacun des périmètres :
L'objectif est d'avoir 3 solutions et 3 soumissionnaires différents,  de revenir aux standards de gestion d'archives physiques et électroniques et de respecter les normes.
Il s’agit de la gestion des archives au format papier, cartes et plans, photos et films, microfilms et d’éventuels autres formats,  gérées sur les sites EDF à Paris et BURE, et chez des prestataires. Le besoin est axé sur le versement, la localisation, les éliminations, les communications des versements, dossiers et pièces d’archives,  la description et la recherche, selon les normes du Conseil International des Archives : ISAD-G, RIC… et les recommandations du SIAF ( s’agissant notamment d’archives publiques) Ainsi que la gestion des référentiels de conservation ( plans de classement, tableaux de gestion). Il pourrait s’agir d’une solution en SAAS. Il y aura une reprise de données, le service d’archives étant déjà doté d’une solution
Le présent avis n'est publié qu'à titre d'information dans le cadre d'un programme d'intentions d'achat dont l'objet est défini à l'article II.2.4 du présent avis. EDF souhaite initier par la publication de cet avis une réflexion qui pourra donner lieu à la publication d'un avis de marché à fin 2022.
o	15,5 kilomètres linéaires d'archives physiques gérées dans le système actuel, correspondant à 117000 versements, pour 1 640 000 d'articles
La gestion des documents et archives électroniques court terme, avec valeur probante (norme NFZ42013 et certification NF461)
Ce besoin concerne la gestion de documents et d’archives avec valeur probante pour des durées comprises entre 1 an et 10-15 ans. Ce besoin arrive en amont du cycle de vie, principalement dédié aux MOAs, pour la gestion de leurs données et documents à valeur probante ou opérationnelle , éventuellement dans leurs systèmes métiers : gestion de référentiels, gouvernance et protection des données, gestion de la valeur probante selon le cadre légal et les normes NFZ42013 ( ISO 14641), certification NF461, signature et/ou cachet électroniques… ainsi que la gestion des référentiels de conservation (analyse des processus, tableaux de gestion…). Il y aura une reprise de l’existant, le service Archives étant doté d’une solution certifiée NF461. Cette solution devra offrir des possibilités de paramétrage des flux par les administrateurs EDF. Il pourrait s’agit d’une solution SAAS à héberger dans un cloud souverain secure.
Le présent avis n'est publié qu'à titre d'information dans le cadre d'un programme d'intentions d'achat dont l'objet est défini à l'article II.2.4 du présent avis. EDF souhaite initier par la publication de cet avis une réflexion qui pourra donner lieu à la publication d'un avis de marché fin 2022.
Ce lot correspond à la fourniture d’une solution d’archivage électronique Long Terme selon le modèle OAIS, destiné à pérenniser les données et documents à conserver par EDF sur de longues durées (supérieures à 10 – 20 ans ). L’archivage à long terme doit garantir principalement la pérennité et l’intégrité des données et documents natifs numériques (incluant leur valeur probante, si elle est acquise lors de leur versement). Il pourra intervenir en relais des systèmes GED ou SAE, ou en relais des systèmes métiers. Il devra inclure la gestion des référentiels de conservation (tableaux de gestion).
Le présent avis n'est publié qu'à titre d'information dans le cadre d'un programme d'intentions d'achat dont l'objet est défini à l'article II.2.4 du présent avis. EDF souhaite initier par la publication de cet avis une réflexion qui pourra donner lieu à la publication d'un avis de marché au cours du premier semestre 2023
Suite à la publication du présent avis et jusqu'à la date d'une éventuelle seconde publication qui fera référence au présent avis, EDF se réserve le droit d'initier une phase de dialogue technique avec tout ou partie des sociétés qui auront manifesté leur intérêt à la suite de la publication du présent avis.
L'ensemble de ces dialogues permettra de recueillir des avis de la part de chaque société qui aura accepté de participer à cette phase de dialogue, avis qui pourront être utilisés par l'entité adjudicatrice pour la rédaction d'un éventuel second avis au JOUE ou pour l'établissement du cahier des charges dans le cadre d'une éventuelle consultation.
Cette phase sera soumise à des règles de modalités de déroulement du dialogue, modalités qui feront l'objet d'un protocole d'accord qui devra être signé par chaque participant.
Ce protocole sera fourni en pièce jointe du message d'invitation qui indiquera la date respective de ce dialogue technique avec chaque société qui sera invitée.
Toute société qui recevra une invitation est en droit de décliner cette invitation, ce qui ne remettra pas en cause son aptitude à répondre à une publication qui pourrait suivre à la suite de cette première publication.