Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-05-04
Buyer: AOK Baden - Württemberg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2022-06-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Auftraggeberinnen streben an, bisherige und künftige Anforderungen im Rahmen der Telematikinfrastruktur (TI) im Gesundheitswesen nachhaltig und standardisiert anzubieten. Gegenstand dieser Ausschreibung sind daher (1) die Überlassung und Entwicklung von ePA-Anwendungen und (2) der Betrieb von ePA-Anwendungen. Hinsichtlich der Überlassung und Entwicklung von ePA-Anwendungen wird eine Lösung angestrebt, die primär aus den am Markt bewährten Standardkomponenten besteht. Die Vergabe erfolgt in zwei Losen mit der Möglichkeit der Abgabe eines Kombinationsloses.
Die Abkürzung ePA meint dabei eine elektronische Patientenakte i.S.v. §§ 341 ff SGB V, die allen gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen, inkl. Anforderungen an die Zulassung, Rechnung trägt. Es handelt sich jeweils in wesentlichen Teilen um Rahmenvereinbarungen. Die Verträge werden jeweils mit Zuschlag wirksam und lösen unmittelbar einzelne Leistungspflichten aus (z.B. hinsichtlich Transition/Migration, Integration in die Systemlandschaft, Konzeptionsleistungen oder der Betrieb von Entwicklungs- und Testumgebungen). Abrufzeiträume für die rahmenvertraglichen Leistungen (Produktivsetzungen) sind für Los 1: 01.07.2023 bis 30.06.2027 (ePA-Anwendungen im Backend) und 01.01.2026 bis 30.06.2027 (ePA-Anwendungen im Frontend) und für Los 2: 01.07.2023 bis 30.06.2027, jeweils mit Verlängerungsoption(en) nach näherer Maßgabe der Vertragsbestimmungen bis maximal 30.06.2031.
Es besteht für diejenigen Unternehmen, die für beide Lose im Teilnahmewettbewerb erfolgreich sind, und für beide Lose jeweils isoliert in der späteren Verhandlungsphase ein indikatives und ein bindendes Angebot abgeben, nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen die Möglichkeit, ein separates (indikatives und bindendes) Angebot (zweites Hauptangebot) für die Kombination beider Lose abzugeben (§ 30 Abs. 3 VgV).
Los 1 umfasst die Überlassung und Entwicklung von ePA-Anwendungen im Frontend und Backend. Der künftige Auftragnehmer für Los 1 ("AN Los 1") muss alle technischen bzw. organisatorischen Maßnahmen zu deren Entwicklung und Umsetzung sicherstellen.
Der AN Los 1 ist verantwortlich für die Überlassung und Entwicklung der beauftragten ePA-Anwendungen. Damit muss der AN Los 1 den Entwicklungszyklus (Entwicklung, Tests, Dokumentation, organisatorische Aufgaben) für alle herzustellenden ePA-Anwendungen umsetzen und die Überlassung an den künftigen Auftragnehmer für Los 2 ("AN Los 2") gewährleisten. Die beauftragten Anwendungen umfassen hierbei sowohl ePA-Anwendungen im Frontend als auch ePA-Anwendungen im Backend.
Um den Zeitplan gemäß den Vergabeunterlagen einzuhalten, muss der AN Los 1 mit der Lieferung der ePA-Anwendungen im Backend (insbesondere ePA-Aktensystem und weitere TI-Backends) sowie mit deren Integration in die AOK-weiten Anwendungen im Backend (v.a. AOK Identity Provider (IDP), TI-Messenger (TIM)-HomeServer und Kontenverwaltungssystem [KVS]) direkt nach dem Zuschlag beginnen. Zudem muss der AN Los 1 spätestens zum 01.07.2023 die Anwendungen im Frontend des bisherigen Auftragnehmers Frontend an die von ihm bereitgestellten ePA-Anwendungen anbinden. Der AN Los 1 muss die von ihm bereitgestellten ePA-Anwendungen im Frontend zum 01.01.2026 produktiv stellen. Entsprechende Vorarbeiten müssen durch den AN Los 1 selbstständig im Vorfeld ausgeführt werden.
Für die Erstellung der ePA-Anwendungen im Frontend für mobile und stationäre Endgeräte muss der AN Los 1 auf Aufforderung die Integration in weitere AOK-weite Lösungen herstellen. Zusätzlich muss der AN Los 1 auf Aufforderung Anwendungen oder Dienste Dritter in das Frontend integrieren. Dies können Anwendungen oder Dienste auf Basis der TI-Lösungen oder spezifische AOK-Eigenentwicklungen sein.
Zusätzlich zur Überlassung der beauftragten ePA-Anwendungen muss der AN Los 1 Betriebsunterstützung für den AN Los 2 leisten.
Innerhalb des Teilnehmerwettbewerbs wird festgelegt, welche Bewerber für die Verhandlungsphase zugelassen werden. Die Bewertung der Bewerber erfolgt anhand von harten Eignungskriterien (d.h. Mindestanforderungen) und von weichen Eignungskriterien.
Es werden diejenigen 4 Bewerber zugelassen, die die harten Eignungskriterien erfüllen und zugleich die höchsten Punktzahlen erzielen. Die Bepunktung dient dazu, die Bewerber nach Ihrer Eignung zu staffeln, und sich für die Verhandlungsphase für die bestgeeigneten Bewerber zu entscheiden.
Zum Nachweis der ausgewiesenen Mindestanforderungen wird mindestens eine aussagekräftige Referenz aus den letzten drei Jahren (also nicht älter als aus 2019) angefordert. Für die weichen Eignungskriterien bzgl. der Referenzen werden jeweils zwischen 0 und 3 Punkte vergeben, je nachdem wie viele der - pro Unterkriterium maximal 3 - wertungsfähigen Referenzen das Unterkriterium erfüllen. Diese Punkte werden mit Gewichtungsfaktoren multipliziert. Die Summe aus den Produkten der erzielten Punkte je weichem Eignungskriterium mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor ergibt die Gesamtpunktzahl. Das Nähere ergibt sich aus den Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb.
Los 2 umfasst den Betrieb der ePA-Anwendungen gemäß den gematik-Spezifikationen und darüber hinaus den spezifizierten Service Level Agreements. Der künftige AN Los 2 muss den Aufbau einer Betriebs-, Test- und Wartungslandschaft samt zugehöriger Organisation sicherstellen.
Der AN Los 2 ist verantwortlich für den Betrieb der vom AN Los 1 bereitgestellten ePA-Anwendungen im Backend sowie für die Erfüllung der von den Auftraggeberinnen an ihn delegierten gematik-Anforderungen. Hierzu muss der AN Los 2 die entsprechende Infrastruktur beschaffen, aufsetzen und selbstständig betreiben. Dies beinhaltet neben der Hardware auch die betriebsnotwendigen sowie ggf. auch fakultative Softwarebestandteile für alle benötigten Umgebungen. Darüber hinaus muss der AN Los 2 Anbindungen an die TI sowie an externe Dienste und Komponenten sicherstellen. Außerdem ist der AN Los 2 maßgeblich für die Durchführung der Betriebsprozesse für die ePA-Anwendungen im Frontend und Backend verantwortlich und wird hierbei vom AN Los 1 unterstützt. Hierzu gehören insbesondere das Change- und Releasemanagement, das Incident- und Problemmanagement sowie die übergreifende Koordinierung aller Support Levels.
Innerhalb des Teilnehmerwettbewerbs wird festgelegt, welche Bewerber für die Verhandlungsphase zugelassen werden. Die Bewertung der Bewerber erfolgt anhand von harten Eignungskriterien (d.h. Mindestanforderungen) und von weichen Eignungskriterien.
Es werden diejenigen 4 Bewerber zugelassen, die die harten Eignungskriterien erfüllen und zugleich die höchsten Punktzahlen erzielen. Vorrangig zu der erzielten Gesamtpunktzahl gilt ein Stichkriterium hinsichtlich der Mindestanforderungen an die vorzulegenden Referenzen. Die Bepunktung und das Stichkriterium dienen dazu, die Bewerber nach Ihrer Eignung zu staffeln, und sich für die Verhandlungsphase für die bestgeeigneten Bewerber zu entscheiden.

Eligibility requirements: - Angabe des vollständigen Namens (Firmierung) der Bewerber/Bieter/Bewerbergemeinschaften (im Folgenden: "Bewerber"), deren Anschrift, Zeichen, Telefon/Telefax  sowie Namen eines Bevollmächtigten/Ansprechpartners des Bewerbers sowie ggf. auch des Vertreters einer Bewerbergemeinschaft und Angaben zum Nichtbestehen von "Russland-Sanktionen" nach Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb. Alle Bewerber werden außerdem gebeten, sich auf www.dtvp.de so zu registrieren, dass ihre Erreichbarkeit über die dort hinterlegte E-Mail-Adresse für die gesamte Dauer des Vergabeverfahrens gegeben ist. - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gem. § 123 GWB / § 124 GWB nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb (jeweils gesondert für Los 1 und Los 2) abzugeben. - Als vorläufiger Beleg des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird auch eine ausgefüllte und unterzeichnete Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) akzeptiert, § 48 Abs. 3 VgV. - Bestätigung, dass der Bewerber in den einschlägigen Berufs- oder Handelsregistern seines Niederlassungsstaates verzeichnet ist. Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag einen aktuellen Nachweis der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister vorzulegen. Für ausländische Bewerber entsprechender Ausdruck/Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ansässig sind. - Im Fall von Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend: "Bewerbergemeinschaft") ist eine Erklärung über die Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb abzugeben (jeweils gesondert für Los 1 und Los 2). - Bewerbergemeinschaften haben zudem die in der Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gem. § 123, § 124 GWB verlangten Erklärungen mit ihrem Teilnahmeantrag abzugeben. Zusätzlich fordern die Auftraggeberinnen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gem. § 123, § 124 GWB. - Bewerber können im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn sie jeweils nachweisen, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden (§ 47 Abs. 1 Satz 1 VgV; Eignungsleihe). Der Einstufung als Eignungsleihe steht es nicht entgegen, wenn das Drittunternehmen ein mit dem Bewerber/ der Bewerbergemeinschaft bzw. einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft verbundenes Unternehmen i. S. des Konzernrechts ist ("andere Unternehmen" i. S. v. § 138 Abs. 2 GWB). - Eignungsverleiher sind zudem im Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer als Drittunternehmer einzutragen, das nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb (jeweils gesondert für Los 1 und Los 2) von den Bewerbern mit dem Teilnahmeantrag einzureichen ist. Der Bewerber hat den Auftraggeberinnen außerdem mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel bei der Erfüllung des Auftrags zur Verfügung stehen, indem er nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb - erstens eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorlegt (vgl. § 47 Abs. 1 Satz 1 VgV) und - zweitens eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gem. § 123, § 124 GWB dieses Unternehmens mit dem Teilnahmeantrag vorlegt. - Der Einsatz von Nachunternehmern (bzw. "Unterauftragnehmern" beide Begriffe sind in den Vergabe- und Vertragsunterlagen synonym zu verstehen) ist zulässig. Nachunternehmer in diesem Sinne ist, wer nicht schon im Rahmen der Eignungsleihe als Drittunternehmen (s.o.) vom einem Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft einbezogen worden ist, wesentliche Teilleistungen hinsichtlich des Auftragsgegenstandes erbringt und nicht lediglich als Lieferant oder Hilfskraft einzustufen ist. Die Wesentlichkeit der Teilleistung ist nicht zwangsläufig vom prozentualen Anteil an der Gesamtleistung abhängig. Nachunternehmer sind - sofern bei der Abgabe des Teilnahmeantrags schon bekannt - im Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer als Nachunternehmer einzutragen. Erst von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bewerber fordern die Auftraggeberinnen auch für Nachunternehmer entsprechende Verpflichtungserklärungen sowie die Eigenerklärungen zu den Ausschlussgründen nach § 123,124 GWB gemäß den Vergabeunterlagen.