Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-05-26
Buyer: Hamburger Kunsthalle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 60100000 | 60410000: Scheduled air transport services | 60420000: Non-scheduled air transport services | 60423000 | 60600000
Submission deadline: 2021-06-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Hamburger Kunsthalle schreibt einen Rahmenvertrag über die Durchführung von Kunsttransporten aus.
Durchführung von Kunsttransporten. Die Kunstgegenstände sind von und nach Hamburg zu transportieren. Die Dienstleistung schließt die logistische Transportplanung sowie die Lagerung und Verpackung der Kunstwerke (u. a. empfindliche Gemälde und Skulpturen) durch ausgewiesenes Fachpersonal nach höchsten technisch-konservatorischen Qualitätsanforderungen (Museumsstandard) ein. Der Transport muss durch Fachpersonal, geeignete Transportmittel und spezielle für Kunsttransporte ausgestattete LKW (gesichert, klimatisiert, luftgefedert, für Kurierbegleitung geeignet) erfolgen.
Die Dienstleistung umfasst zudem die Organisation der Kurierreisen und -aufenthalte. Bei der logistischen Planung und Ausführung sind die besonderen Konditionen der Hamburger Kunsthalle bzw. der Leihgeber zu beachten. Die Dienstleistung beinhaltet ferner die Planung und Koordinierung von Transporten durch von Leihgebern ggf. vorgeschriebenen Fremdfirmen.
Der Auftraggeber kann den Rahmenvertrag einseitig einmal um 2 Jahre verlängern. Die Inanspruchnahme dieser Verlängerung wird dem Auftragnehmer spätestens 4 Monate vor Vertragsende schriftlich mitgeteilt.
Sollten nach Prüfung der Teilnahmeanträge mehr als 3 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen, so werden die Referenzen wie folgt bewertet:
Wenn das Projekt Kunsttransporte betraf, bei denen unter 40 Leihgeber mit unter 80 Leihgaben aus bis zu 3 Ländern beteiligt waren, erhält die Referenz 3 Punkte.
Wenn es Kunsttransporte betraf, bei denen 40 oder mehr Leihgeber mit 80 oder mehr Leihgaben aus 4 oder mehr Ländern beteiligt waren, erhält die Referenz 5 Punkte. Die 5 Bieter mit den meisten Punkten werden für die Angebotsphase berücksichtigt.
Die Vergabestelle behält sich vor, Referenzen unberücksichtigt zu lassen, deren Kunden sich mit der Leistung des Bewerbers unzufrieden gezeigt haben.
I. Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist.
III. Zuschlagskriterium Leistung: Die Leistung wird auf der Basis der nachfolgenden Konzepte und der wertenden Teststellung bewertet.
Für jedes Konzept kann der Bieter maximal bis zu 10 Punkte erhalten. Hierbei ist auf die Besonderheiten des Projekts einzugehen. Die Bieter haben darauf zu achten, dass das mit dem Angebot abzugebende Konzept konkret auf den vorliegenden Sachverhalt abstellt und nicht nur allgemein die Organisation ihres Hauses in ähnlich gelagerten Fällen beschreibt. In vergaberechtlicher Hinsicht ist es essentiell, dass das Konzept die konkrete Durchführung des Auftrages abbildet. Folgende Konzepte sind einzureichen:
1. Projektdurchführungskonzept: Wie werden die Anforderungen der Leistungsbeschreibung organisatorisch, inhaltlich und zeitlich umgesetzt? Ist ein Kunstlager in der Nähe vorhanden? Darstellung der Unternehmensstruktur des Bieters, Nennung von Anzahl und Sitz der Niederlassungen. Es muss erkennbar sein, dass der Bieter die Besonderheiten der Aufgabe erkannt hat und eine zielorientierte, fachlich fundierte und allumfassende Bearbeitung zu erwarten ist. Es ist zudem schlüssig darzulegen, wie der Auftraggeber eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sicherstellen will.
2. Personalkonzept: Darlegung des eingeplanten Personals inklusive Qualifikation (bspw. Verfügbarkeit/ Reaktionszeit/ Erfahrung/ Ausbildung/Schulungen). Wie im Rahmen von nicht vorgesehenen Personalausfällen innerhalb kürzester Zeit für adäquaten personellen Ersatz gesorgt wird. Es ist vor diesem Hintergrund zu jeder Zeit der Auftragsdurchführung sicherzustellen, dass die Leistungen zur Zufriedenheit des Auftraggebers erbracht werden. Er hat darüber hinaus zu gewährleisten, dass das zur Auftragsdurchführung eingesetzte Personal vollumfänglich den Anforderungen des Auftraggebers entspricht.
3. Sicherheitskonzept: Darlegung der geforderten Sicherheitsmaßnahmen gemäß den Anforderungen des Auftraggebers. Beschreibung von Software und Etikettierungsverfahren für die erforderliche elektronische Objekt- oder Packstückerfassung, elektronische Sendungsverfolgung. Wie werden externe Sicherheitsmaßnahmen integriert?
4. Nachhaltigkeitskonzept: Die Hamburger Kunsthalle legt besonderen Wert auf die Nachhaltigkeit ihres Handelns. Aus diesem Grunde werden die Dienstleister aufgerufen ihre Konzepte zur Nachhaltigkeit und dem zufolge der CO2 Reduktion darzulegen. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um den durchschnittlichen Dieselverbrauch bei Transporten zu reduzieren und welche Konzepte genutzt werden, um Leerfahrten zu vermeiden? Welche nachhaltigen Verpackungen werden verwendet? Wünschenswert ist für 90 % der zu transportieren Kunstwerke, dass der Anbieter wieder verwendbare Verpackungen bereitstellen kann, die weltweit auf Basis von Leihklimakisten zur Verfügung gestellt werden können. Alle Materialien, die verwenden werden, sind CO2 neutral (kein Plastik) bzw. weitgehende Reduktion von Plastik. Vermeidung und Vorsorge zur Schädlingsbekämpfung (Pest Management)?