Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-03
Buyer: FMS Wertmanagement AöR (Anstalt öffentlichen Rechts)
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-05-02

Technical requirements: Die Ausschlussgründe im Detail sind den Vordrucken D.3 und D.5 zu entnehmen.
The detailed reasons for exclusion can be found in forms D.3 and D.5.
Portfoliomanagementsystem (PMS) als Software as a Service
Portfoliomanagement System (PMS) as Software as a Service
Bitte tragen Sie soweit vorhanden die Handelsregister-Nummer des Bewerbers/Bieters bzw. einen vergleichbaren Nachweis von Gesellschaften mit Sitz im Ausland im Vordruck D.3, Feld C15 ein. Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7 und E.2 zu entnehmen.

Eligibility requirements: Bitte tragen Sie soweit vorhanden die Handelsregister-Nummer des Bewerbers/Bieters bzw. einen vergleichbaren Nachweis von Gesellschaften mit Sitz im Ausland im Vordruck D.3, Feld C15 ein. Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7 und E.2 zu entnehmen.
If available, please enter the commercial register number of the applicant or the members of the consortium of applicants or comparable proof of companies based abroad in field C15.
All suitability criteria are also to be taken from the forms D.3, D.7 and E.2.
Der Bewerber muss mindestens 5 Referenzen zu bereits ausgeführten oder noch laufenden Aufträgen des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft benennen, die mit der ausge-schriebenen Leistung vergleichbar sind. Die ausgeschriebene Leistung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung gemäß Vordruck B.1. Zu beachten ist, dass die Referenzen nur dann wertbar sind, wenn der Referenzgeber nicht mit dem Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft gesellschaftsrechtlich verbunden ist.

Jeder der folgenden Leistungsbereiche (1.-4.) sollte mit einer Referenz belegt werden. Der Nachweis kann mit einer einzelnen Referenz für alle Leistungsbereiche oder mit mehreren Refe-renzen erfolgen, die einen oder mehrere Leistungsbereiche abdecken. 

Jede eingereichte Referenz muss Bezug zu mindestens einem der folgenden Leistungsbereiche (1.-4.) haben. Die Leistungsbereiche sind dabei so zu verstehen, wie sie in der Leistungsbe-schreibung gemäß Vordruck B.1 ausgeschrieben werden.

Leistungsbereiche:

1.	Kreditgeschäft, insbesondere Prozesse der Marktfolge/Kreditweiterbearbeitung
2.	Handel und Handelsabwicklung
3.	Risikomanagement (insbesondere Prozesse aus den MaRisk oder sonstigen finanzmarktregulatorischen Vorgaben)
4.	Back Office Operation (trade confirmation, collateral management, general workflow capabilities, payments processing, reconciliation process)

Mindestens 2 Referenzen müssen sich auf den Betrieb einer Software as a Service (SaaS) zur Unterstützung und Begleitung von regulatorisch determinierten Prozessen im Finanzsektor, also bei Banken bzw. Kreditinstituten, Wertpapierinstituten oder sonstigen Finanzdienstleistern, ggf. auch Fonds, KAGen oder FinTechs, mit einem Leistungsabnehmer aus dem Raum der EU, Schweiz oder UK beziehen, aber davon mindestens 1 Referenz aus dem Raum der EU. 

Der Leistungsabnehmer muss nicht notwendigerweise deckungsgleich sein mit dem Referenzgeber. Die Leistung muss aber dem Referenzgeber zugutekommen (z.B. Auslagerungs-Service-Provider des Referenzgebers ist der Leistungsabnehmer). 

Die Referenzaufträge dürfen nicht vor dem 1.1.2022 geendet haben. Ein noch laufender Vertrag kann nur dann herangezogen werden, wenn der Leistungszeitraum auf mindestens 36 Monate angelegt ist. Die Leistung unter diesem Vertrag muss in diesem Fall seit mindestens 6 Monaten erbracht werden.

Jede der Referenzen muss mindestens eine Anwenderanzahl von 10 erreichen. Mindestens eine der einzureichenden Referenzen muss mindestens eine Anwenderanzahl von 50 erreichen.

Sofern mehr als 10 Referenzen eingereicht werden, sind diese vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft in eine Reihenfolge zu bringen, da dann nur die 10 erstgenannten Referenzen zur Bewertung herangezogen werden. 

Zu jeder Referenz sind die in diesem Vordruck D.7 Erklärung Referenz vorgesehenen Eintragungen vorzunehmen. 

Die Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft können den Namen und die Kontaktangaben des Referenzgebers und Leistungsabnehmers - sofern notwendig - anonymisieren. Die FMS-WM ist berechtigt, die von den Bewerbern vorgelegten Referenzen zu überprüfen. Sofern die FMS-WM eine Referenz zu überprüfen beabsichtigt, wird sie den Bewerber im Falle der Anonymisierung auffordern, den Namen des Auftraggebers sowie die Kontaktdaten einer Kon-taktperson beim Referenzgeber anzugeben. Sofern im Falle einer solchen Aufforderung die Re-ferenz durch den Auftraggeber nicht überprüft werden könnte, wäre sie nicht wertbar.
Tragen Sie bitte die Referenzen im Vordruck D.7 ein. Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7 und E.2 zu entnehmen.
The applicant must name at least 5 references to orders already completed or still in progress by the applicant or the consortium of applicants that are comparable with the tendered service. The tendered service is specified in the service description in accordance with form B.1. It should be noted that the references are only valid if the reference provider is not affiliated with the applicant or the applicant group under company law.

Each of the following service areas (1.-4.) should be documented with a reference. Proof can be provided with a single reference for all service areas or with several references covering one or more service areas.

Each reference submitted must relate to at least one of the following service areas (1.-4.). The service areas are to be understood as they are described in the service description in accord-ance with form B.1.

Service areas:

1.	Lending business, in particular back office/loan processing processes
2.	Trading and trade settlement
3.	Risk management (in particular processes from MaRisk or other financial market regulatory requirements)
4.	Back office operations (trade confirmation, collateral management, general workflow capabilities, payments processing, reconciliation process)

At least 2 references must relate to the operation of software as a service (SaaS) for the support and monitoring of regulatory processes in the financial sector, i.e. at banks or credit insti-tutions, securities institutions or other financial service providers, possibly also funds, investment management companies or FinTechs, with a service customer from the EU, Switzerland or the UK, but at least 1 of these references must be from the EU.

The service recipient does not necessarily have to be the same as the reference provider. However, the service must benefit the reference provider (e.g. the reference provider's outsourcing service provider is the service recipient).

The reference contracts must not have ended before January 1, 2022. A contract that is still running can only be used if the service period is at least 36 months. In this case, the service un-der this contract must have been provided for at least 6 months.

Each of the references must have at least 10 users. At least one of the references to be submitted must have at least 50 users.

If more than 10 references are submitted, they must be ranked by the applicant or the consortium of applicants, as only the first 10 references will be used for evaluation.

The entries provided for in this form D.7 Declaration of reference must be made for each reference.

Applicants or the consortium of applicants may anonymize the name and contact details of the reference provider and service recipient if necessary. FMS-WM is entitled to check the ref-erences submitted by the applicants. If FMS-WM intends to check a reference, it will request the applicant to provide the name of the client and the contact details of a contact person at the ref-erence provider in the event of anonymization. If, in the event of such a request, the reference could not be checked by the client, it would not be valuable.
Please enter the references in form D.7. All suitability criteria are also to be taken from the forms D.3, D.7 and E.2.
- Betriebshaftpflichtversicherung: Bitte geben Sie die derzeitige Deckungssumme Ihrer Betriebshaftpflichtversicherung im Feld C 17 an. Bitte bestätigen Sie, dass für Ihr Unternehmen eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut mit einer Deckungssumme in angemessener Höhe besteht. Die Auftraggeberin behält sich vor, den entsprechenden Nachweis vor Erteilung des Zuschlags anzufordern. 
- Creditreform-Rating: Bitte weisen Sie nach, dass Sie als Bewerber bzw. als Bewerbergemeinschaft mindestens die Anforderungen erfüllen, die in der Creditreform-Ratingmap an die Einstufung in Risikoklasse III gestellt werden. Die Ratingmap "Zuordnung des Bonitätsindex in die Bewertungsklassen der Finanzdienstleister" ist zu finden unter https://www.creditreform.de/ratingmap (Stand vom 31.12.2024, zuletzt abgerufen am 18.03.2025). Alternativ kann ein vergleichbarer Nachweis erbracht werden. Bitte legen Sie ein aktuelles Rating bzw. einen aktuellen vergleichbaren Nachweis mit dem Teilnahmeantrag vor.
- Umsatz: Von dem Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft ist ausschließlich der in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags und insoweit nur mit SaaS-Lösungen erzielte Umsatz (in TEUR netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Tragen Sie bitte die Umsätze im Vordruck D.8 ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7 und E.2 zu entnehmen.
- Business liability insurance: Please confirm that your company has a business liability insurance policy with a liability insurer or credit institution licensed in the EU with an appropriate level of cover. The client reserves the right to request the relevant proof before awarding the contract. Please state the current sum insured of your business liability insurance in field C 17.
- Creditreform rating: Please prove that you as an applicant or as a consortium of applicants meet at least the requirements set out in the Creditreform rating map for the classification in risk class III. The rating map "Assignment of the credit rating index to the rating classes of financial service providers" can be found under https://www.creditreform.de/ratingmap (as of 31.12.2024, last accessed on 18.03.2025).  Alternatively, a comparable proof can be provided.
- Turnover: The applicant or the consortium of applicants must state only the turnover (in EUR thousand net) achieved in the area of activity of the tendered contract and in this respect only with SaaS solutions in the last three completed financial years.
All suitability criteria are also to be taken from the forms D.3, D.7 and E.2.
Die Angaben zu einer möglichen Nachforderung zum Teilnahmeantrag sind den Verfahrensbedingungen (Vodruck A.0-1) zu entnehmen.

Winner: FMS Wertmanagement AöR (Anstalt öffentlichen Rechts)