Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2023-03-07
Buyer: Vantaan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Vantaan kaupunki on kilpailuttanut vuonna 2019 Työvuorosuunnittelu- ja optimointijärjestelmän (jatkossa Aikajana) palveluna. Henkilöstöjohtaja on päätöksellään 11.2.2019 § 3/2019 valinnut palveluiden toimittajaksi Procomp Solutions Oy:n (jatkossa Visma Enterprices Oy) (VD/2624/02.08.00.00/2018).
Vantaan kaupungilla on tarve kehittää työajan seurantaa mm.mobiilileimauksella sekä liukuvalla työajalla.
Nyt tehtävän hankinnan kohteena on Aikajanan laajennus seuraavilla lisätoiminnallisuuksilla: liukuva työaika, mobiilileimaus sekä toimistotyöajan TES-tulkinnan kehitys. Laajennus sisältää liukuvan työajan käyttöönoton, laajennuksen ympäristöön ja pilvipalveluihin, laajennuksen palvelunhallinnan palveluihin, vaaditut parametroinnit, käyttötavan määrittelyn, laajennuksen käyttöönoton edellyttämät koulutukset, vaaditut uudet integraatiot ja muutokset olemassa oleviin integraatioihin.
Laajennusta valmisteltaessa on selvitetty muiden järjestelmien valmiuksia tarvittavientoiminnallisuuksien toteutukseen mm.markkinakartoituksella ja sitä kautta todettu, ettäliukuvan työajan ja mobiilileimauksen laajennuksen toteuttaminen Aikajanaan estää merkittävien päällekkäisten kustannusten sekä merkittävän päällekkäisen lisätyön tarpeen syntymisen. Päällekkäiset kustannukset johtuisivat erityisesti useiden uusien integraatioiden toteuttamisesta, päällekkäisistä määrittelyistä, sekä päällekkäisen seurannan ja raportoinnin toteuttamisesta. Päällekkäinen työ johtuisi edellä mainittujen lisäksi erityisesti manuaalisesti ylläpidettävien tietojen ylläpidosta useammassa järjestelmässä. Liukuvan työajan ja mobiilileimauksen kehittäminen Aikajanaan mahdollistaa yhdenmukaisen ja kaupunkitasoisen työsuoritteiden seurannan sekä siihen liittyvän sisäisen laskennan.
Vantaan kaupunki on kilpailuttanut vuonna 2019 Työvuorosuunnittelu- ja optimointijärjestelmän (jatkossa Aikajana) palveluna. Henkilöstöjohtaja on päätöksellään 11.2.2019 § 3/2019 valinnut palveluiden toimittajaksi Procomp Solutions Oy:n (jatkossa Visma Enterprices Oy) (VD/2624/02.08.00.00/2018).
Vantaan kaupungilla on tarve kehittää työajan seurantaa mm.mobiilileimauksella sekä liukuvalla työajalla.
Nyt tehtävän hankinnan kohteena on Aikajanan laajennus seuraavilla lisätoiminnallisuuksilla: liukuva työaika, mobiilileimaus sekä toimistotyöajan TES-tulkinnan kehitys. Laajennus sisältää liukuvan työajan käyttöönoton, laajennuksen ympäristöön ja pilvipalveluihin, laajennuksen palvelunhallinnan palveluihin, vaaditut parametroinnit, käyttötavan määrittelyn, laajennuksen käyttöönoton edellyttämät koulutukset, vaaditut uudet integraatiot ja muutokset olemassa oleviin integraatioihin.
Laajennusta valmisteltaessa on selvitetty muiden järjestelmien valmiuksia tarvittavientoiminnallisuuksien toteutukseen mm.markkinakartoituksella ja sitä kautta todettu, ettäliukuvan työajan ja mobiilileimauksen laajennuksen toteuttaminen Aikajanaan estää merkittävien päällekkäisten kustannusten sekä merkittävän päällekkäisen lisätyön tarpeen syntymisen. Päällekkäiset kustannukset johtuisivat erityisesti useiden uusien integraatioiden toteuttamisesta, päällekkäisistä määrittelyistä, sekä päällekkäisen seurannan ja raportoinnin toteuttamisesta. Päällekkäinen työ johtuisi edellä mainittujen lisäksi erityisesti manuaalisesti ylläpidettävien tietojen ylläpidosta useammassa järjestelmässä. Liukuvan työajan ja mobiilileimauksen kehittäminen Aikajanaan mahdollistaa yhdenmukaisen ja kaupunkitasoisen työsuoritteiden seurannan sekä siihen liittyvän sisäisen laskennan.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 136 § 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 § 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp) mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voitaisiin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä sanotussa momentissa luetelluissa tilanteissa. Muutos olisi sallittu 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa riippumatta siitä, täyttääkö muutos 1 momentissa määritellyt olennaisuuden tunnusmerkit. Lainkohdan 2 momentin 2 kohdan mukaan olennaisena sopimusmuutoksena ei pidetä muutosta, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Hankintalain 136 § 3 momentin mukaan 136 § 2 momentin kohdassa 2 tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.
Toimituksessa noudatetaan Vantaan kaupungin ja Visman välisen nykyisen sopimuksen ehtoja. Hankinnassa on kyse alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta. Lisäpalvelua ei voida muun ohella yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä hankkia muulta palveluntuottajalta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia järjestelmän käytössä sekä suhteettoman suuria päällekkäisiä työtarpeita.
Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 § 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta.
Edellä esitettyjen laajennusten hankinta on  Vantaan kaupungin kannalta välttämätöntä ja niiden hankinta nykysopimuksen laajennuksena säästää päällekkäisten kustannusten muodostumista.  Päällekkäiset kustannukset johtuisivat erityisesti useiden uusien integraatioiden toteuttamisesta, päällekkäisistä määrittelyistä, sekä päällekkäisen seurannan ja raportoinnin toteuttamisesta. Päällekkäinen työ johtuisi edellä mainittujen lisäksi erityisesti manuaalisesti ylläpidettävien tietojen ylläpidosta useammassa järjestelmässä. Liukuvan työajan ja mobiilileimauksen kehittäminen Aikajanaan mahdollistaa yhdenmukaisen ja kaupunkitasoisen työsuoritteiden seurannan sekä siihen liittyvän sisäisen laskennan.
Palveluntuottajan vaihtaminen aiheuttaisi lisäksi Vantaan kaupungille yhteensopimattomuutta, päällekkäisiä prosesseja ja kustannuksia sekä kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia toiminnan osalta.


Winner: Procomp Solution Oy