Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-01-24
Buyer: PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services | 79811000 | 79820000 | 79823000 | 79824000
Submission deadline: 2022-03-01
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Wizualizowanie, drukowanie i kopertowanie dokumentów oraz przekazywanie korespondencji do operatora pocztowego w latach 2022 – 2024 z opcją przedłużenia
Przedmiotem zamówienia jest usługa odbierania przez Wykonawcę przysłanych drogą elektroniczną za pomocą bezpiecznego łącza i WebService plików wymiany z dokumentami, a następnie ich wizualizowanie, drukowanie, kopertowanie i przekazywanie korespondencji do operatora pocztowego według określonych w SWZ i załącznikach do SWZ zasad. Wykonawca realizował będzie druk i kopertowanie materiałów informacyjnych do przesyłek fakturowych i dodatkowych w tym ich wysyłkę e-mail. Ponadto wykonawca cyklicznie będzie realizował druk i dostawę wskazanych materiałów akcydensowych do lokalnych Jednostek Terenowych Zamawiającego. Wykonawca przygotuje i udostępnieni w wersji produkcyjnej i testowej portal produkcyjno-raportujący wraz z archiwum wizualizowanych dokumentów oraz z systemem ich wyszukiwania, pobierania i druku.
Opis przedmiotu zamówienia określony został we Wzorze Umowy, który stanowi Załącznik nr 2 do SWZ oraz załącznikach do Wzoru Umowy
Przedmiotem zamówienia jest usługa odbierania przez Wykonawcę przysłanych drogą elektroniczną za pomocą bezpiecznego łącza i WebService plików wymiany z dokumentami, a następnie ich wizualizowanie, drukowanie, kopertowanie i przekazywanie korespondencji do operatora pocztowego według określonych w SWZ i załącznikach do SWZ zasad. Wykonawca zgodnie ze zleceniami otrzymywanymi od Zamawiającego realizował będzie druk i kopertowanie materiałów informacyjnych do przesyłek fakturowych i dodatkowych w tym ich wysyłkę e-mail. Ponadto wykonawca cyklicznie będzie realizował druk i dostawę wskazanych materiałów akcydensowych do lokalnych Jednostek Terenowych Zamawiającego. Wykonawca przygotuje i udostępnieni w wersji produkcyjnej i testowej portal produkcyjno-raportujący zgodnie z funkcjonalnościami opisanymi w SWZ wraz z archiwum wizualizowanych dokumentów oraz z systemem ich wyszukiwania, pobierania i druku. Za utrzymywanie i prawidłowe funkcjonowanie portalu produkcyjno-raportującego oraz archiwum odpowiedzialny będzie Wykonawca.
Opis przedmiotu zamówienia określony został we Wzorze Umowy, który stanowi Załącznik nr 2 do SWZ oraz załącznikach do Wzoru Umowy.
Szczegółowe informacje dotyczące rodzaju i ilości zamawianych usług zostały określone w SWZ i załącznikach do SWZ.
1. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w okolicznościach związanych ze zwiększeniem potrzeb w zakresie wydruków – w szczególności w związku ze zmianami prawnymi, zmianą ilości odbiorców, zmianami w zakresie struktury odbiorców, zmianami w zakresie organizacji pracy lub struktury Zamawiającego lub innymi zmianami zewnętrznymi lub wewnętrznymi skutkującymi zwiększeniem ilości lub/oraz wydłużeniem czasu realizacji zamówienia - w następujący sposób:
1) Przed upływem okresu obowiązywania Umowy, określonego zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 1.1. ppkt 1.1.1 albo ppkt 1.1.2 Umowy, Zamawiający ma prawo do skorzystania z prawa opcji poprzez złożenie Wykonawcy, pod rygorem nieważności, pisemnego oświadczenia o zleceniu świadczenia usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1.1 i 1.8 – 1.10 Umowy, na zasadach i za wynagrodzeniem określonym Umową maksymalnie przez okres 12 miesięcy. Umowa w zakresie objętym prawem opcji realizowana będzie począwszy od dnia, w którym wyczerpana zostanie maksymalna wartość zobowiązania Zamawiającego wskazana w § 9 ust. 2 Umowy albo od dnia, w którym wygaśnie okres na jaki została zawarta zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 1.1. ppkt 1.1.1. Umowy, do dnia określonego zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 1.2 Umowy. Oświadczenie Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji może zostać złożone najpóźniej na 14 dni przed zakończeniem okresu trwania umowy podstawowej, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 1.1.1. albo wyczerpaniem kwoty maksymalnego zobowiązania Zamawiającego określonego w § 9 ust. 2 Umowy.
2) Zamawiający ma prawo do jednokrotnego skorzystania z prawa opcji poprzez złożenie w dniu podpisania umowy Wykonawcy, pod rygorem nieważności, pisemnego oświadczenia przez Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego, o zleceniu świadczenia usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1.11. Umowy (Faktura 1.0), na zasadach i za wynagrodzeniem określonym w § 9 ust. 1 pkt 1.1 ppkt 1.1.3 lub 1.1.4, w zależności od wybranego przez Zamawiającego Systemu Bilingowego (ISOOG lub CC&B albo oba systemy). Wybrany przez Zamawiającego System Bilingowy zostanie wskazany w ww. oświadczeniu Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji Umowy w zakresie objętym prawem opcji w szczególności zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1.20 Umowy.
2. W ramach zam. podstawowego w okolicznościach związanych ze zmniejszeniem potrzeb w zakresie wydruków – przykładowo - związanych ze zmianą organizacji pracy lub struktury Zamawiającego, zmniejszeniem ilości odbiorców, elektronizacją procedur lub innymi przyczynami skutkującymi zmniejszeniem potrzeb w zakresie wydruków – Zamawiający może dokonać zmniejszenia liczby usług w zakresie określonym w pkt 3 i 4 poniżej.
3. W przypadku zmniejszenia liczby usług w ramach poszczególnych typów usług wskazanych w Tabeli 1 i Tabeli 2 oraz Tabeli 6 i Tabeli 7 Załącznika nr 4 do Umowy gwarantowane jest zamówienie usług o wartości co najmniej 60% poszczególnych sum cen całkowitych, określonych odrębnie dla ww. tabel w załączniku nr 4, z zastrzeżeniem postanowień § 8 ust. 2 Umowy. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie o realizację usług w ilościach wskazanych w Tabeli 1 i Tabeli 2 oraz Tabeli 6 i Tabeli 7 Załącznika nr 4 do Umowy, a w przypadku zmniejszenia nominalnej liczby usług stosownie do zdania poprzedniego, Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie o realizację co najmniej 60% każdego z typów usług wskazanych w Tabeli 1 i Tabeli 2 oraz Tabeli 6 i Tabeli 7 Załącznika nr 4.
4. Zamawiający może dokonać, pod rygorem nieważności, pisemnego oświadczenia o zmniejszeniu liczby usług, o którym mowa w ust. 3 i 4, w terminie:
1) 20 miesięcy od dnia rozpoczęcia okresu, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 1.1.1. Umowy – dla zakresu zamówienia, określonego w Tabeli 1 i Tabeli 2 Załącznika nr 4 do Umowy;
2) 10 miesięcy od dnia rozpoczęcia okresu, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 1.2. ppkt 1.2.1. Umowy – dla zakresu zamówienia, określonego w Tabeli 6 i Tabeli 7 Załącznika nr 4 do Umowy.
1) Szczegółowy opis kryterium oceny ofert znajduje się w rozdziale 15 SWZ (Kryteria oraz sposób oceny ofert).

Eligibility requirements: Zamawiający nie formułuje warunku w tym zakresie.