Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-09-01
Buyer: Braunschweig – FB Bauordnung und Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30124520 | 72252000: Computer archiving services | 79995100 | 79999100
Submission deadline: 2020-09-28
Award criteria: Mixed

Technical requirements: Scan-Dienstleistungen und Digitalisierung von Akten der Bereiche Personalbetreuung und -kostenabrechnung sowie Steuern.
Die Stadt Braunschweig (Auftraggeber), hat rund 250 000 Einwohnerinnen und Einwohner. Sie ist eine kreisfreie Stadt und der KGSt-Größenklasse 2 zugehörig. Bis zum Jahr 2026 sollen alle Fachbereiche und Referate der Stadtverwaltung auf die elektronische Aktenbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems umgestellt werden. Um den Weg zu einer digitalen Kommune konsequent zu gehen, sollen alle laufenden Papierakten digitalisiert werden. Ziel dieser Ausschreibung ist ein Vertrag für die Digitalisierung von Papierakten in den Pilotbereichen der Stadt Braunschweig. Die Pilotbereiche sind die Abteilungen 10.1 (Personalbetreuung und -kostenabrechnung) und 20.3 (Steuern). Die Stadt Braunschweig benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet den Gesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d. h. die Aktenvorbereitung, deren softwaregestützte Belegerkennung und Indexierung, Abholung beim Auftraggeber, Zwischenlagerung beim Auftragnehmer sowie der Rücktransport. Die Digitalakten sollen anschließend in ein Dokumentenmanagementsystem überführt werden. Dabei sollen ca. 993 laufende Meter Akten, das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 5,4 Mio. Blatt, verarbeitet und digitalisiert werden. Der Auftrag soll in 2 Losen vergeben werden. Die im Leistungsverzeichnis genannten Mindestanforderungen an die zu liefernden Leistungen sind zu erfüllen. Jedes Angebot, das die ausgewiesenen Mindestanforderungen nicht erfüllt, scheidet aus. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung sowie der beigefügten Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung.
Mit Abgabe des Angebots ist zu erklären, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommen wird, die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erfüllt werden, eine Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft besteht und kein Insolvenzverfahren anhängig ist.
Mit dem Angebot ist von Bietern, welche die Stadt Braunschweig in den letzten 3 Jahren nicht beliefert haben, eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre, vorzulegen. Die Eigenerklärung kann durch die Vorlage von Eignungsnachweisen erbracht werden, welche durch Präqualifizierungsmaßnahmen erworben worden sind.
Mit dem Angebot ist von allen Bietern eine Referenzliste über die wesentlichen, in den letzten 2 Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber einzureichen. Die Referenzliste kann durch die Vorlage von Eignungsnachweisen ersetzt werden, welche durch Präqualifizierungsmaßnahmen erworben worden sind.
1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Eligibility requirements: Mit Abgabe des Angebots ist zu erklären, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommen wird, die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erfüllt werden, eine Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft besteht und kein Insolvenzverfahren anhängig ist.