Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-12-10
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 6561000 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
In der MHH wurde SAP R/3 im Jahr 1998 als ERP-System (betriebswirtschaftlichen Module FI/ FI-AA/ CO/ MM/ PM/ HR/SD/ PSM) eingeführt. Im Jahr 2007 kamen die Module IS-H = Industry Solutions Healthcare für die Patientenadministration und -abrechnung und i.s.h.med = medizinischer Arbeitsplatz hinzu. Das System ist nach über 20 Jahren veraltet und muss ersetzt werden. Bis zum Auslaufen der Softwareprodukte zu Ende 2030 wird der Support (ab 2027 aufpreispflichtig) gewährleistet, die Weiterentwicklung wird sich auf rudimentäre Funktionen beschränken (z.B. für gesetzliche Vorgaben).

Als Nachfolgelösung entscheidet sich die MHH für die von SAP neu im Markt platzierte ERP-Umgebung/ Plattform SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition. Diese soll für die Abbildung der kaufmännischen und administrativen Prozesse in der MHH die alte Software SAP R/3 ablösen.

Um eine zeitgemäße und prozessorientierte Organisation zu erreichen, sind alle Aufgaben und Zuständigkeiten der Wirtschaftsführung und Administration der Medizinischen Hochschule Hannover auf Basis der SAP-Plattformtechnologie (Release S/4HANA) als Ende-zu-Ende Prozesse abzubilden. Die Realisierung soll nach dem Best-Practice-Ansatz erfolgen. Damit verbunden ist neben der technologischen auch eine entsprechend dem gewählten Prinzip organisatorische Transformation erforderlich.

In der 2021 verabschiedeten Digitalstrategie der MHH ist die Erforderlichkeit eines neuen ERP-Systems in den Zielen und Handlungsfeldern verankert. Dies ist nicht nur für die effiziente und rechtskonforme Gestaltung der administrativen Prozesse von großer Bedeutung, sondern bestimmt auch zunehmend die Attraktivität der Arbeitsplätze und wirkt aktuell nachhaltig auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA bietet jetzt die Chance für die MHH, ihre Prozesse neu zu denken und Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

Für die Umsetzung wurde eine separate Stabstelle eingerichtet, die direkt dem Vorstand für Wirtschaftsführung und Administration unterstellt ist, die eng mit der MHH Information Technology abgestimmt zusammenarbeitet. Das Projekt soll durch eine Doppelspitze aus IT- und Fachbereichs-Experten oder Expertinnen geführt werden. Eine IT- und Prozessgovernance ist im Rahmen der Umsetzung zu definieren.

Mit diesem Vergabeverfahren wird der Technologie-Partner für die Prozess- und Technologietransformation gesucht. 

Dieser wird die SAP S/4HANA Migration von der technischen Ist-Analyse, der Neu-Konzeptionierung von Prozess & Technologie bis hin zur Implementierung durchführen.,

Damit verlagert sich der Konzeptionsaufwand und die Strukturen und Organisationselemente der MHH sind aufgefordert, die Best Practices zu adaptieren. Es entsteht ein Veränderungsdruck auf die Organisation und die Strukturen der betroffenen Fachabteilungen, deren Auswirkungen durch ein professionelles Change-Management (Change Begleiter) begleitet werden soll.

Das Gesamtprojekt teilt sich in drei Phasen: 

- Phase 1 Analyse, 
- Phase 2 Fachliche und technische Feinkonzepte und 
- Phase 3 Implementierung & Hypercare. 

Ein Vorgehen nach SAP Activate-Methode soll als Grundlage dienen. Der Technologie-Partner muss zusätzlich zu den SAP Best-Practice-Prozessen noch Healthcare-spezifische Best-Practice-Prozesse mitbringen. Jede Phase endet mit einem Quality Gate als Abnahme und Übergang zur jeweils nächsten Phase.

Die MHH plant aktuell den Go Live spätestens zum Jahreswechsel vom 31.12.2027 auf den 01.01.2028. Dies erfordert einen unverzüglichen Projektstart nach Auftragserteilung. Das Zieldatum für den Go Live wird in der Phase 1 validiert und als essentieller Bestandteil im Projektplan verbindlich dokumentiert.

Über die zu erbringenden Leistungen wird ein Projektvertrag geschlossen, der teilweise dienstvertragliche, teilweise werkvertragliche Elemente aufweist. Dem Auftraggeber steht zu den jeweiligen Quality Gates ein Sonderkündigungsrecht zu.
Die Bieter haben in dem Preisblatt (Anhang V2 zum IT-Projektvertrag) die Vergütungssätze einzutragen. 

Die Tagessätze der Angebote werden zueinander ins Verhältnis gesetzt, indem zunächst folgende Gewichtung vorgenommen wird:
- Projektleitung x 0,15 
- Senior Consultant x 0,3 
- Junior Consultant x 0,4 
- Entwickler/in x 0,15
Diese Gewichtung wird für die Bewertung herangezogen. Im Rahmen der konkreten Projektausführung kann es zu Abweichungen kommen.
Bewertung gemäß den Angaben in Anlage A07 Mitarbeiterprofil, Technologie-Partner - Projektleitung und die Anlage A08 Mitarbeiterprofil, Technologie-Partner - stellvertretende Projektleitung
Phase 1: Analyse (Discover/Prepare)

Alle zur Transformation von SAP S/4HANA notwendigen Handlungsstränge sind zu validieren, auszuarbeiten und zu ergänzen. 

Hauptaktivitäten der Phase 1:
Identifizierung der Stakeholder; Veranschaulichung des Look & Feel mit Hilfe eines vorkonfigurierten Testsystems;
Initiierung des Projekts, 
Erstellung von Projektplänen, Zeitplänen;
Klärung von Verantwortlichkeiten (Projekt-Geschäftsordnung);  
Aufsetzen einer IT- und Prozess- und Projektgovernance; 
Projekt KickOff;
Vorbereitung der Fit-to-Standard-Workshops;
Erstellen einer Integrations- und Schnittstellenliste sowie
Vorbereitung von Plänen für die technische Architektur auf hoher Ebene.

Die Phase 1 Analyse (Discover/Prepare) endet mit dem Quality Gate 1, zu dem die Handlungsempfehlungen für die kommenden Phasen, die konkrete Projekt- und Budgetplanung, die Auswahl von ergänzenden Softwarelizenzen und die nötigen Konsolidierungsprojekte (Geschäftspartnerumstellung, Datenbereinigungen, Datenübernahmen, Systemstilllegungen, Archivierung, etc.) vorliegen müssen.


Phase 2: Fachliche und technische Feinkonzepte (Explore)

Der Zweck der Phase 2 ist die Entwicklung von Detailplänen für alle Arbeitsabläufe der Implementierung, die in der Phase 3 ausgeführt werden sollen. 

Hauptaktivitäten der Phase 2:
Durchführung der Fit-to-Standard-Workshops;
Bestätigung der Soll-Geschäftsprozesse mit Prozessmodellen;
Identifizierung von Stammdaten und organisatorischen Anforderungen;
Bei Abweichungen vom Standard und Design-Dokumenten (Best Practice) muss eine Freigabe vom Auftraggeber vorliegen;
Abstimmung mit dem Change Begleiter:
Identifizieren der Schulungsbedarfe und Erstellen der Schulungsinhalte ("Train the Trainer"); 
Einrichten/Anpassen von Projektmanagement, Nachverfolgung und Berichterstattung für die Phase 3.

Die Phase 2 Fachliche und technische Feinkonzepte (Explore) endet mit dem Quality Gate 2, zu dem ein Zielprozessdesign inklusive der abgenommenen Feinkonzepte vorliegen muss. Die Feinkonzepte müssen kongruent mit der Ziel-Organisationsstruktur sein. 


Phase 3: Implementierung bis Hypercare (Realize/Deploy/Run)

Ziel ist unter Berücksichtigung des im Quality Gate 1 festgelegten Transformationsansatzes die Durchführung der Systemimplementierung. Dies bedeutet eine starke Ausrichtung nach "SAP Best Practices" und die Nutzung der neuesten SAP Standards. Hierdurch sollen der höchste Nutzen, eine erhöhte Effizienz und Flexibilität durch schlankere SAP-unterstützte Prozesse und Bereinigung von Altlasten geschaffen werden.

Der Zweck der Realisierungsphase besteht darin, alle in der Phase 2 erstellten und abgezeichneten Pläne umzusetzen. Die Mitarbeitenden werden auf die Umstellung vorbereitet, die Endbenutzerschulung wird durchgeführt. Die Produktivumgebung wird für die Umstellung vorbereitet. In der Deploy-Phase wird die Umstellung auf das Produktionssystem durchgeführt.

Der Hybridansatz in der Implementierungsphase wird mit vier Iterationen umgesetzt werden: 

- Grund-Funktionalitäten, 
- erste Integrationstests, 
- umfassender Integrationstest und 
- zum Schluss ein umfassender Benutzerakzeptanztest ("UAT - User Acceptance Test"). 

Nach dem GoLive wird das Projekt durch eine intensive Hypercare-Phase den laufenden Betrieb begleiten, unterstützen und sicherstellen, dass die Umstellung erfolgreich umgesetzt wird.

Hauptaktivitäten der Phase 3:

Realize
Implementierung der Lösung in der Entwicklungsumgebung in zeitlich begrenzten Iterationen;
Durchführung umfassender End-to-End-Tests der Lösung im Konsolidierungssystem;
Konfigurieren, Erweitern und Integrieren der Produktionsumgebung;
Vorbereitung der Datenmigration und potenzielle Datenarchivierung;
Durchführung von Schulungen für das Projektteam und die Key-User sowie
Fertigstellung von Schulungsmaterialien und Dokumentation für Endbenutzer in EnableNow.

Deploy
Durchführen der Migrationspläne unter Berücksichtigung der organisatorischen Änderungen;
 Datenübernahme in Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern;
System GoLive;
Durchführung der geplanten Endbenutzerschulungen;
Identifizieren und Dokumentieren aller Probleme, die bei der Umstellung auf die neue Lösung aufgetreten sind und Abstimmung der Handlungsbedarfe mit dem Auftraggeber und dem Change Begleiter
Überprüfung der Ergebnisse von Geschäftsprozessen und der Produktionsumgebung während der Hypercare-Phase.

Run
Fortschreibung eines Governance-Modells;
Erkennen von weiteren Innovationsmöglichkeiten und kontinuierliches Lernen und Verbessern.

Die Phase 3 Implementierung (Realize/Deploy/Run) endet mit dem Quality Gate 3, welches zugleich die Endabnahme darstellt. Die Hypercare-Phase endet 3 Monate nach dem Go Live und stellt gleichzeitig den Projektabschluss dar.


Winner: Medizinische Hochschule Hannover
Number of bids: 2