Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-08-01
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services | 79630000
Submission deadline: 2024-09-02
Award criteria: price

Technical requirements: Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.
Der WDR beabsichtigt im Rahmen dieses Verfahrens, Verträge über die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen (Los 1) sowie die Verarbeitung von Trennungsgeld (Los 2) abzuschließen. Das Verfahren ist in zwei Lose aufgeteilt:  Los 1: Verarbeitung von jährlich rund 35.400 Reisekostenabrechnungen im WDR-eigenen Reisesystem cytric Travel & Expense sowie im vom Bieter zur Verfügung zu stellenden Reisekostenabrechnungssystem (nachfolgend RK-Tool genannt).   Bei den Reisekostenabrechnungen wird unterschieden zwischen Reisekostenabrechnungen:  - von Festangestellten und freien Mitarbeitenden - entweder digital in cytric Travel & Expense des WDR oder auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in cytric Expense geprüft bzw. erfasst und abgerechnet werden.  - von Gremienmitgliedern, von Reisen in Personalvertretungsangelegenheiten und Reisen der Schwerbehindertenvertretung - auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in einem vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tool erfasst und abgerechnet werden.  Zu den Aufgaben gehören auch  - der postalische Versand der Reisekostennachweise - Informations- und Aufklärungsgespräche mit den Mitarbeitenden zur Klärung von Abrechnungsfragen,  - Abstimmungsarbeiten mit dem Reise- und Umzugsmanagement sowie der Finanzabteilung des WDR. - Erstellung von Auswertungen der Reisekosten in den vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tools.  Los 2: Bereitstellung und Betrieb eines Systems (nachfolgend TE-Tool genannt) zur Erfassung und Verarbeitung der für Trennungsgeld im Inland erforderlichen Daten durch WDR-eigenes Personal für rund 200 Trennungsentschädigungsmaßnahmen p.a. (= 410 Perioden).    Für die Prüfung, Genehmigung und Abrechnung von Trennungsgeld im Inland soll ein TE-Tool vom Bieter zur Verfügung gestellt werden, in dem WDR-Mitarbeitende Trennungsentschädigungsmaßnahmen nach den gesetzlichen Vorgaben der Verordnung über das Trennungsgeld bei Versetzungen und Abordnungen im Inland (Trennungsgeldverordnung - TGV) erfassen, genehmigen und abrechnen können. Dabei soll auch die Zahlung von Vorschüssen möglich sein.  Pro Los soll jeweils ein Vertrag mit einem Bieter geschlossen werden. Die Laufzeit der Verträge beträgt jeweils 24 Monate, wobei der WDR das Recht hat, die Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Vertragsbeginn ist geplant ab 01.01.2025.
Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.
1. Betriebshaftpflichtversicherung Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat bzw. im Falle der Auftragserteilung unverzüglich abschließen wird:  - Personenschäden 2.000.000,00 EUR - Sachschäden 1.000.000,00 EUR - allg. Vermögensschäden 100.000,00 EUR  und, dass die vorgenannten Mindestdeckungssummen mit jeweils mindestens einer zweifachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen. 2. Umsatz des Unternehmens Der Bieter hat den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz aus Leistungen, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung inhaltlich vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2021 bis 2023 bzw. 2020 bis 2022, sofern die Umsatzzahlen aus 2023 noch nicht vorliegen), anzugeben. 3. Unternehmensstruktur / Betriebsstätte des Bieters Der Bieter hat Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Dies umfasst unter anderem die Organisationsstruktur, den Umfang der Dienstleistungspalette und die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens.
Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw. Erklärungen abzugeben. Referenzen Dem Angebot sind pro Los geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens drei Jahren beizufügen; soweit es zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs erforderlich ist, wird der WDR auch entsprechende Aufträge berücksichtigen, die länger als drei Jahre zurückliegen. Für Los 1 sind zwei vergleichbare Referenzen einzureichen. An die Vergleichbarkeit werden für Los 1 folgende Kriterien gestellt: - Abwicklung von Reisekostenabrechnungen in cytric oder Abwicklung von Reisekosten in einem vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tool mit SAPSchnittstellen. - mindestens 10.000 Reisekostenabrechnungen p.a. Für Los 2 hat der Bieter nachzuweisen: - dass das angebotene TE-Tool für die Abrechnung von Trennungsgeld von mindestens zwei Kunden erfolgreich über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr genutzt wurde. Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Auftraggebers bzw. Kunden - Auftragswert/Umsatz in TEUR - Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz); - Möglichst Angabe eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen. Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten. Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll. Nachweis Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 27001 - Eigenerklärungen (mit Angebotsabgabe vorzulegen) Der Bieter hat zu erklären, dass er über eine Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 27001 verfügt. Die Erklärung ist in einer selbst zu erstellenden Anlage zu machen, die dem Angebot beizufügen ist. - Zertifikat (nach separater Aufforderung vorzulegen) Der WDR behält sich vor, den Bieter, der nach Abschluss der Angebotsprüfung den Zuschlag erhalten soll, aufzufordern, die Zertifizierung in Kopie vorzulegen. Für ausländische Bieter gilt eine gleichwertige Zertifizierung aus dem Herkunftsland. Ausländische Bieter haben der Vergabestelle die Gleichwertigkeit nachzuweisen.