Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-04-02
Buyer: BVVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72500000
Submission deadline: 2020-05-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die BVVG privatisiert als Unternehmen des Bundes für den Bund land- und forstwirtschaftliche Flächen in den 5 neuen Bundesländern. Mit dem Privatisierungsauftrag im Zusammenhang stehende Prozesse, wie Rechnungswesen, Controlling und Personalwirtschaft werden in einem bereits betriebenen SAP ERP-System mit den Modulen FI, AA, PSM, CO und HCM mit dem Release SAP ERP 6.0 als integriertes System sowie einer ESS-Portalanwendung (nachfolgend auch SAP ERP-System der BVVG genannt) abgebildet. Die BVVG selbst ist Inhaber der dafür erforderlichen Lizenzen, lässt das SAP ERP-System jedoch von einem Dienstleister betreiben, warten, betreuen und weiterentwickeln. Die vorstehend beschriebene Dienstleistung soll zum Stichtag 28.9.2020, 6.00 Uhr, neu vergeben werden und bedingt bei einem Wechsel des DL die vorausgehende Migration des bestehenden SAP ERP-Systems.
Der Dienstleister (DL) übernimmt ab dem Stichtag den Betrieb, die Wartung und Betreuung sowie die Weiterentwicklung des bestehenden SAP ERP-Systems der BVVG mit den Modulen FI, AA, PSM, CO und HCM mit dem Release SAP ERP 6.0 als integriertes System sowie die ESS-Portanwendungen. Im Laufe des Vertragszeitraums nimmt der DL gegebenenfalls die Implementierung von EHP-/Releasewechseln im Auftrag und in Zusammenarbeit mit der BVVG vor. Die Termine werden von der BVVG in Abstimmung mit dem DL vorgegeben. Der DL wird sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung von EHP-/Releasewechseln die BVVG zudem beratend unterstützen. Im Rahmen des Betriebes des SAP ERP werden vom Dienstleister folgende Leistungen erbracht:
— Bereitstellung und Betrieb der für die Funktionen des SAP ERP-Systems der BVVG erforderlichen Hard- und Software-Komponenten;
— Aufnahme des Betriebs dieses SAP ERP-Systems der BVVG ab dem 28.9.2020 um 6.00 Uhr (Online-Betrieb);
— Beratung der BVVG und Weiterentwicklung des SAP ERP-Systems der BVVG nach Auftragserteilung durch die BVVG.
— Beratung, ggf. Vorbereitung und Durchführung von SAP-Releasewechsel. Zum Nachweis der Anforderungen zur Informationssicherheit ist ein gültiges Zertifikat nach ISO 27001 auf Basis der IT-Grundschutzes des BSI oder vergleichbare Zertifikate notwendig. Für die Qualität der Wartung, Pflege und Weiterentwicklung ist ein gültiges Zertifikat „SAP Certified Partner Center of Expertise“ nachzuweisen. Der ordnungsgemäße Betrieb der SAP-Systeme ist durch ein gültiges Zertifikat „SAP-Certified Provider of Hosting Operations“ zu belegen.
Feste Vertragslaufzeit bis zum 30. September 2022, automatische Verlängerung um jeweils ein weiteres Vertragsjahr, wenn die Auftraggeberin nicht mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf kündigt, Vertrag endet spätestens am 30. September 2025.
Für den Fall, dass sich bei Beendigung des Vertrages, gleich aus welchem Grund, ein erneutes Vergabeverfahren oder aus sonstigen Gründen die Überführung der vertragsgegenständlichen Leistungen auf den nachfolgenden Dienstleister über das Vertragsende hinaus verzögert, verpflichtet sich der Auftragnehmer, die vertragsgegenständlichen Leistungen solange gegen Zahlung der vereinbarten Vergütung weiterhin zu erbringen, bis eine erfolgreiche Überführung auf den neuen Dienstleister abgeschlossen ist. BVVG geht von einem Zeitraum von höchstens 6 Monaten nach Vertragsende aus.
Die Leistungsbeschreibung wird zum Schutz der Vertraulichkeit erst nach Rücksendung der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung versandt, § 41 Abs. 3 VgV.
a) Angaben zum Umsatz und der Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, die dem Bereich SAP-Dienstleistungen zuzuordnen sind,
Mit dem Angebot einzureichen: a) Nachweis einer aktuellen Zertifizierung nach ISO 27001 gem. Pkt. 1 Seite 4 der LB; b) Zertifikat „SAP-Certified Provider of Hosting Operations" gem. Pkt. 1 Seite 4 der LB; c) verbale Beschreibung vergleichbarer abgeschlossener Projekte; d) Beschreibung der technischen Ausrüstung des Unternehmens; e) Beschreibung der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität; f) Angaben über die technische Leitung oder die technischen Stellen, unabhängig davon, ob sie dem Unternehmen angeschlossen sind oder nicht, und zwar insbesondere über diejenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind; g) Angabe von 3 Referenzen zu gleichwertigen Leistungen und zu vergleichbaren Projekten aus den letzten 3 Jahren in anonymisierter Form; Auf Anforderung binnen 6 Kalendertagen nachzureichen sind:
b) Nachweise über die beruflichen Qualifikationen des für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters und eines Vertreters (anonymisierte Einzelprofile) unter Angabe von deren beruflichen Qualifikationen (mindestens abgeschlossenes Hochschulstudium in der IT-Branche) einschließlich solcher Nachweise für die zum Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter von Nachunternehmern gem. Pkt. 1 Seite 4 der LB,
c) Nachweise über die beruflichen Qualifikationen und Sicherung einer fortlaufenden fachspezifischen Weiterbildung (anonymisierte Einzelprofile) der vorgesehenen Ansprechpartner für betriebswirtschaftliche/buchhalterische, steuerliche und sozialversicherungspflichtige Belange zu den aktuellen, in Deutschland geltenden Rechtsvorschriften einschließlich solcher Nachweise für die zum Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter von Nachunternehmern gem. Pkt. 1 Seite 4 der LB;
d) 3 Referenzen (Referenzliste) für den Bieter über in den letzten 3 Jahren durchgeführte vergleichbare Leistungen mit Angaben zur Art und zum Umfang der Leistungen mit Angabe der jeweiligen Ansprechpartner und Telefon-Nummer.
— Konzept zum Betrieb mit Beschreibung der Hardware der Datenbank und des Betriebssystems sowie des Sicherungsregimes;

Eligibility requirements: a) Kopie des Handelsregisterauszuges nicht älter 6 Monate, b) Eigenerklärung gem. § 48 VgV.