Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-12-28
Buyer: Valtioneuvoston kanslia
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72232000: Development of transaction-processing software
Estimated value: 333500 EUR

Technical requirements: Valtioneuvoston kanslia toteutti VN sovelluskehitystiimin hankinnan kilpailuttamalla kehittäjätyön asiantuntijatyönä IT-konsultointi 2018-2022 (DPS) puitejärjestelyn sekä dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Tarjouskilpailussa sopimustoimittajaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen perusteella Ambientia Oy.
Sopimuksen perustetuilla ostetuilla asiantuntijapalveluilla on hankittu kehitystyötä, jolla korvataan valtioneuvoston PäätöksenTekoJärjestelmä (PTJ), EU-asioiden valmistelujärjestelmä (EUTORI) ja asiakirjan hallintajärjestelmä (ASKI)  osana VAHVA- hankkeen vaihetta 3. VAHVA on valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä.
VAHVA-hankkeen aikataulua on jouduttu muuttamaan sopimuksen solmimisen jälkeen useampaan otteeseen. Sopimusta solmittaessa suunniteltu käyttöönottoaikataulu ulottui kesään 2021, jolloin sopimuskausi ja työmäärä olisivat riittäneet tehtävän hoitamiseen. Käyttöönottoaikataulua on kuitenkin pidennetty viimeksi siten, että käyttöönotot toteutuvat vasta elokuussa 2022. Kehitystyö on edelleen keskeneräinen. Monitoimittajaympäristössä tämän sopimuksen mukaisesti hankitut asiantuntijat ovat voineet vaikuttaa kehityksen edistymiseen vain omalta osaltaan, ja riippuvuudet toisiin toimijoihin ovat lisänneet työmäärää. Aikataulun muututtua ja kehitystyön ollessa edelleen kesken on aiheutunut tarve jatkaa tehtäviä alkuperäistä sopimuskautta pidempään vuoden 2022 loppuun ja tästä aiheutuu lisäkustannuksia, joiden suuruudeksi on arvioitu 333 500 euroa ilman arvonlisäveroa.
Kyse on hankintalain 136 §:n mukaisesta sallitusta sopimusmuutoksesta, joka tehdään Hanselin dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen eikä varsinaisesta suorahankinnasta. Ilmoituspohjana on kuitenkin pakko käyttää valittua pohjaa, sillä dynaamiseen hankintajärjestelmän perusteella tehdyistä sopimuksista tulee Hilma-teknisistä syistä johtuen tehdä sopimusmuutosilmoituksen sijasta suorahankintailmoitus, jossa hankintayksikkö yksilöi, että kyse on sopimusmuutoksesta, joka tehdään dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen. Tämä siitä johtuen, jotta ilmoitettava muutos kohdistuisi nimenomaan asiakkaan tekemään yksitäiseen hankintasopimukseen eikä koko dynaamiseen hankintajärjestelmään.
Valtioneuvoston kanslia toteutti VN sovelluskehitystiimin hankinnan kilpailuttamalla kehittäjätyön asiantuntijatyönä IT-konsultointi 2018-2022 (DPS) puitejärjestelyn sekä dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Tarjouskilpailussa sopimustoimittajaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen perusteella Ambientia Oy. Hankintapäätös (VN/5327/2020-VNK-3) on tehty 29.4.2020.
Hankintasopimus (sopimus VN/5327/2020-VNK-4) Valtioneuvoston kanslian ja Ambientia Oy:n kesken on tehty 26.5.2020. Sopimuksen kohteena on resurssihankintana tehty asiantuntijatyö koskien erikseen nimettyjen asiantuntijoiden henkilötyötä.
VN sovelluskehitystiimin asiantuntijat vastaavat valtioneuvoston asianhallinnan kokonaisratkaisuun sisältyvien sovellusten kehittämisestä. Kehitettävät sovellukset liittyvät valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään täydentäen valmistuoteratkaisua. Kehitettävät sovellukset ovat edellytys VAHVA EU-valmistelun käyttöönotolle ja EUTORI-järjestelmän korvaamiselle sekä VAHVA Päätöksenteon käyttöönotolle ja PTJ-järjestelmän korvaamiselle. Toteutus tapahtuu valtioneuvoston kanslian ohjauksessa ja monitoimittajaympäristössä.
Sovelluskehitys on käynnissä ja lisäviivytysten välttämiseksi kehityksen on voitava jatkua keskeytyksettä. Teknisestä syystä ei ole tosiasiallisesti mahdollista vaihtaa kehitystyön toteuttajaa hankkeen loppumetreillä. Kehityksen lopputuotteena syntyvien sovellusten ylläpitäjäksi on valittu erillisen kilpailutuksen perusteella sama toteuttaja Ambientia Oy, mikä on lisäperuste varmistaa kehityksen jatkuminen samalla kehitystiimillä myös ylläpitoon siirtymisen helpottamiseksi.
Selvyyden vuoksi todetaan, että kyse on hankintalain 136 §:n mukaisesta sallitusta sopimusmuutoksesta, joka tehdään Hanselin dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen eikä varsinaisesta suorahankinnasta. Ilmoituspohjana on kuitenkin pakko käyttää valittua pohjaa, sillä Dynaamiseen hankintajärjestelmän perusteella tehdyistä sopimuksista tulee Hilma-teknisistä syistä johtuen tehdä sopimusmuutosilmoituksen sijasta suorahankintailmoitus, jossa hankintayksikkö yksilöi, että kyse on sopimusmuutoksesta, joka tehdään dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen. Tämä siitä johtuen, jotta ilmoitettava muutos kohdistuisi nimenomaan asiakkaan tekemään hankintasopimukseen eikä koko dynaamiseen hankintajärjestelmään.
Perustelut sopimusmuutoksella ovat seuraavat: Alkuperäisen sopimuksen perusteella hankittavat asiantuntijapalvelut liittyvät kiinteästi VAHVA-hankkeeseen. VAHVA-hankkeen aikataulua on jouduttu muuttamaan Ambientia Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen solmimisen jälkeen useampaan otteeseen. Sopimusta solmittaessa suunniteltu käyttöönottoaikataulu ulottui kesään 2021, jolloin sopimuskausi ja työmäärä olisivat riittäneet tehtävän hoitamiseen. Käyttöönottoaikataulua on kuitenkin pidennetty viimeksi siten, että käyttöönotot toteutuvat vasta elokuussa 2022. Kehitystyö on edelleen keskeneräinen. Monitoimittajaympäristössä tämän sopimuksen mukaisesti hankitut asiantuntijat ovat voineet vaikuttaa kehityksen edistymiseen vain omalta osaltaan, ja riippuvuudet toisiin toimijoihin ovat lisänneet työmäärää. Aikataulun muututtua ja kehitystyön ollessa edelleen kesken on aiheutunut tarve jatkaa tehtäviä alkuperäistä sopimuskautta pidempään ja laajemmin.
Sovelluskehitys on käynnissä ja lisäviivytysten välttämiseksi kehityksen on voitava jatkua keskeytyksettä. Teknisestä syystä ei ole tosiasiallisesti mahdollista vaihtaa VN kehitystiimin henkilöitä. Kehityksen lopputuotteena syntyvien sovellusten ylläpitäjäksi on valittu erillisen kilpailutuksen perusteella Ambientia Oy, mikä on lisäperuste varmistaa kehityksen jatkuminen samalla kehitystiimillä myös ylläpitoon siirtymisen helpottamiseksi.
Edellä mainittujen perusteluiden vuoksi hankinnan jatkaminen ja laajentaminen ovat tarpeellisia toimenpiteitä ja sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Hankintalain 136 §:ssä on määritelty, minkälaisia muutoksia hankintasopimukseen voidaan tehdä sopimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta.
Hankintalain ko. pykälän 2 momentin 2) kohdan mukaan muutos on sallittu, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Samaisen hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan pykälän 2 momentin kohdassa 2 tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.


Winner: Ambientia Oy
Award value: 333500