Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-09
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000 | 72222200: Information technology planning services | 72222300: Information technology services | 72224000: Project management consultancy services | 72254000: Software testing
Estimated value:  DKK
Submission deadline: 2021-07-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) ønsker med denne udbudsbekendtgørelse at udbyde projektkoordination til Forsvarets SAP-løsning DeMars.
Forsvaret består af en række værn, kommandoer, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (samlet Koncernen), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver. DeMars er et management- og ressourcestyringssystem, der anvendes til styring og forvaltning af alle disse forskelligartede forretningsmæssige opgaver. DeMars indgår således som en integreret del af Forsvarets opgaveløsning og muliggør bl.a., at der udarbejdes fælles ledelsesinformation til brug for prioritering af opgaver og tildeling af ressourcer for hele Forsvaret, herunder på alle ledelsesniveauer. Dette muliggøres ved, at systemet samler og behandler Forsvarets oplysninger om økonomi, personel og deres uddannelse, materiel, projektledelse, ledelsesinformation, kurser, indkøb, arbejdstid, tjenesterejser mv. DeMars anvendes til styring og forvaltning af alle typer af ovennævnte forretningsmæssige opgaver.
DeMars er baseret på SAP-teknologi, hvilket på udbudstidspunktet primært vil sige SAP Aerospace & Defence, SAP Discrete Industries & Mill. Products samt DFPS (Defense Forces Public Sector), hvortil der i et betydeligt omfang gennem 20 år er foretaget specialtilpasninger, der er udviklet og konfigureret specifikt til Koncernen. Omfanget af egenudvikling har medført et SAP landskab, der afviger betydeligt fra SAP standard.
Der er etablerede grænseflader fra DeMars til eksterne systemer, herunder Microsoft-baserede systemer og webapplikationer. I tilslutning til DeMars er der etableret en Enterprise Service Bus fra Oracle samt et antal støttesystemer, herunder støttesystemerne SAP Solution manager, SAP BI, SAP Business Object, SAP Netweaver Mobile (trådløse håndterminaler), SAP Access Control, SAP PI, SAP FIORI, etc. Samlet set består systemet af 75 virtuelle servere med en række virtuelle SAP-miljøer.
Koncernen anvender for nuværende SAP Solution Manager til dokumentation og driftsovervågning (SAP Operations Control Center) samt Redwood til afvikling af batchjob, herunder bl.a. dataarkivering. DeMars er ikke forbundet til internettet og tilgås alene via Forsvarets autoriserede terminaler/arbejdsstationer på FIIN som transmissionsmedie. FIIN-nettet er isoleret fra internettet.
Underliggende databaser er i 2018 konverteret til SAP HANA Database, og FMI har en forventning om at implementere SAP S/4 HANA i løbet af de kommende år.
DeMars er underlagt krav til sikkerhed i overensstemmelse med Forsvarets til enhver tid gældende ”Bestemmelse for den militære sikkerhedstjeneste” FKOBST 358-1, FMIBST 385-01 samt en særskilt SikkerhedsKravSpecifikation, hvori der stilles høje krav til it-sikkerhed, som leverandøren skal overholde. Leverandøren skal benytte sig af FMI’s hardware og software grundet sikkerhedskrav fra Forsvarets efterretningstjeneste. Dette bliver stillet til rådighed for leverandøren. Leverandøren, som skal bidrage til kontraktens opfyldelse, skal være sikkerhedsgodkendt, jf. punkt III.1.4). Kravet opstår først når kontrakten er tildelt, og ansøgere/tilbudsgivere skal således ikke sikkerhedsgodkendes som en del af udbudsprocessen.
Leverandøren skal bistå med at sikre et godt samarbejde mellem Forsvaret og de forskellige leverandører til bl.a. a) drift og teknisk vedligeholdelse samt b) applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling.
På tidspunktet for udbuddet har DeMars omkring 15 000 brugere fordelt på ECC (13 000), BW (1 300), Solution Manager (600) og Access Control (100). Brugerne kan dog være gengangere, så den samme bruger kan være oprettet på flere systemer. Desuden er der omkring 110 transporter på P01 (SAP ECC produktionsmiljø) på månedsbasis. Der kan i rammeaftalens løbetid ske en udvikling i antallet af brugere og omfanget af transporter mv.
I relation til udvikling af applikationer udgør DeMars en særdeles kompleks SAP-installation, hvor der løbende idriftsættes ny funktionalitet, bl.a. gennem nye SAP-moduler, der ofte undergår en betydelig konfigurering, tilpasning og/eller egentlig udvikling. Udviklingsopgaverne varierer i størrelse og omfang, idet der både kan være tale om funktionalitet på tværs af systemet, samt udvikling/konfigurering af funktionalitet som dækker de individuelle hovedområder enkeltvis (logistik, økonomi, HR og BI). Kombineret med de mange miljøer og brugere betyder det, at der er mange interessenter, som er involveret i projektkoordinationen.
FMI anvender som udgangspunkt Information Technology Infrastructure Library (ITIL) som rammeværk for levering af IT-serviceydelser, PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) og Statens It-Projekt Model (SIPMO) som rammeværk for projekter og Managing Successful Programmes som rammeværk for programmer. På sigt vil det nærmere rammeværk for agile projekter i FMI blive fastlagt. Forsvaret anvender NATO Architecure Framework som grundlag for Dansk Forsvars Overordnede Systemarkitektur.
FMI har en vision om, at modernisere og effektivisere den måde, hvorpå der leveres IT-ydelser i Forsvaret. FMI har et ønske om, at FMI flytter fokus fra at være ”plan driven” til i højere grad at være ”value driven”. Dette betyder bl.a., at FMI ønsker at have muligheden for at benytte sig af mere agile leverancemetoder, end det hidtil har været tilfældet i Forsvaret, herunder på sigt ved at kunne overgå til DevOps. Leverandøren forventes i den forbindelse at bidrage effektivt til Forsvarets transformation mod mere Agile Metoder og/eller DevOps.
— Kvalitetssikring af relevant systemteknisk og forretningsmæssig dokumentation knyttet til DeMars-projekter
— Omsætning og formidling af forretningsbehov for systemunderstøttelse til beskrivelse af de deraf afledte systemkrav i forhold til antal og konfiguration af DeMars-miljøer
— Bistand til gennemførelse af tekniske ad-hoc-projekter og analyse knyttet til anvendelsen af miljøer i DeMars, samt

Eligibility requirements: 1) Årsrapporter eller uddrag deraf eller anden dokumentation, der viser ansøgers soliditetsgrad (beregnet ved at dividere ansøgers egenkapital med ansøgers samlede aktiver (egenkapital/samlede aktiver x 100) ved udgangen af det seneste regnskabsår, for så vidt som disse oplysninger foreligger. Hvis ansøger baserer sig på en eller flere enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden ved at dividere summen af ansøgers og enhedens/enhedernes egenkapital med summen af ansøgers og enhedens/enhedernes samlede aktiver (summen af egenkapital/summen af samlede aktiver x 100) i det seneste regnskabsår. Det bemærkes, at ansøgeren kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og den enhed/enheder, som ansøger baserer sig på.
Ansøger skal have en positiv soliditetsgrad i det seneste regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes ved at dividere ansøgers egenkapital med ansøgers samlede aktiver (egenkapital/samlede aktiver x 100). Hvis ansøger består af en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, beregnes soliditetsgraden ved at dividere summen af alle deltageres egenkapitaler med summen af alle deltageres samlede aktiver (summen af egenkapital/summen af samlede aktiver x 100) i det seneste regnskabsår.