Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-08-07
Buyer: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311000 | 72000000
Submission deadline: 2020-09-04
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS) mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten E-Akte (Basis-Akte) sowie der Anbindung von Fachverfahren mit Fach-Akten. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Abschluss eines Vertrages zur Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems gemäß Vergabeunterlagen.
Bei der Stadt Dortmund soll ein neues DMS als flächendeckend nutzbares Basissystem, für die in vielen Bereichen der Verwaltung zu führenden elektronischen Akten und zur Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse, eingeführt werden. Die Einführung einer DMS-Lösung soll schrittweise erfolgen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens wird in den Ausschreibungsunterlagen ausführlich beschrieben.
Es ist nicht absehbar, wie schnell die Einführung des Dokumentenmanagementsystems tatsächlich umgesetzt werden kann.
Für Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ (Verfahrensbrief) verwiesen.
Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber: Vergleichbarkeit der Referenzen mit der für den Auftraggeber zu erfüllenden Aufgabe. Für die Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ verwiesen.
— Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens oder gleichwertiger Nachweis zur erlaubten Berufsausübung.
Falls die Leistungen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden sollen, müssen diese Nachweise separat vom federführenden Büro und von dem weiteren Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich eingereicht werden.
Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Nachvollziehbare (möglichst positive) Jahresabschlussbeträge (Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag).
Ein Nachweis zu Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht), mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen.
Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren
— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Der Nachweis wird über eine Liste der Kunden (Kundenname, Jahr des Projektstarts) für die Mindestzahl erbracht;
— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.
Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien bzw. vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen.

Eligibility requirements: — Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens oder gleichwertiger Nachweis zur erlaubten Berufsausübung. — Erklärung darüber, dass ein Ausschlussgrund nach §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegt. Falls die Leistungen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden sollen, müssen diese Nachweise separat vom federführenden Büro und von dem weiteren Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich eingereicht werden.