Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-08-12
Buyer: Bundesstiftung Gleichstellung
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2022-09-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Bundesstiftung Gleichstellung ist eine rechtsfähige bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Der Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland.
Das doppelköpfige Direktorium ist zum 01.11.2021 bestellt worden. Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.
Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.
Die zu liefernde Software betreffend das Buchhaltungssystem muss über folgende Tools (Leistungsmerkmale) verfügen:
- Anwendbarkeit auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kameralistik und Möglichkeit zur Erweiterung auf Doppik sowie Nutzbarkeit in verschiedenen Geschäftsbereichen (ideell/wirtschaftlich)
- Anzahl der User: fünf Personen mit Vollzugriff und bis zu 45 Personen mit unterschiedlichen Rollenverteilungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung
- Die Software muss uneingeschränkt kompatibel mit dem IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung sein (siehe Anlage IT-System Bundesstiftung). Das IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung befindet sich derzeit im Aufbau, so dass Änderungen nicht ausgeschlossen sind. Die Bundesstiftung wird die Bieter*innen bzw. nach Zuschlagserteilung den*die Auftragnehmerin über etwaige Änderungen unterrichten, die im Rahmen der Leistungserbringung zu berücksichtigen sind.
Die Bereitstellung und Installation der Software (d.h. die Herstellung der Betriebs-bereitschaft) hat so schnell wie möglich nach Zuschlagserteilung, spätestens aber bis zum 01.11.2022 zu erfolgen. Eine einvernehmliche Anpassung des Liefertermins ist möglich, der*die Auftragnehmer*in darf die Zustimmung zu einer Verlegung des Liefertermins nicht unbillig verweigern.
Die Bereitstellung und Installation der Software hat zunächst in der BAFzA-Liegenschaft Berlin-Halensee, Berlin Global Village in Berlin Neukölln, den vorübergehenden Dienstorten der Bundesstiftung Gleichstellung (Juli-Oktober 2022) bzw. auf den Dienstrechnern der Mitarbeiter*innen zu erfolgen. Nach Umzug und Installation der gesamten IT-Infrastruktur in die endgültige Liegenschaft, zentral in Berlin, voraussichtlich ab November 2022 bis spätestens 15.12.2022, ist die Software ggf. erneut bereitzustellen und zu installieren.
Zu den geschuldeten Leistungen gehören ferner der Support und die Wartung der Software. Hierzu gehört die Bereitstellung einer Hotline mit Ticketsystem zu den Geschäftszeiten der Bundesstiftung Gleichstellung von derzeit Montag bis Freitag, 08.00 h bis 17.00 h.
Die geltenden rechtlichen Vorgaben für Bundeseinrichtungen, insbesondere Datenschutz und -sicherheit müssen berücksichtigt und umgesetzt werden.
Der Support und die Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem ist ab Bereitstellung und Installation der Software vorbehaltlich der vertraglichen Regelungen fortlaufend bis zum 31.10.2026 zu erbringen. Die Bundesstiftung Gleichstellung hat die Option, den Vertrag zweimal um jeweils vierundzwanzig (24) Monate zu verlängern.
oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird (Vordruck Angebot)
5) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang Nachunternehmer*innenleistungen (die namentliche Bennung der Nachunternehmer*innen und die Abgabe von Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer*innen muss erst auf Verlangen der Auftraggeberin erfolgen)

Eligibility requirements: 1) Kurze Darstellung des Unternehmens (Vordruck Angebot) 2) Nennung der für das Unternehmen verantwortlichen Personen (Vordruck Angebot) 3) Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Vordruck Angebot) 4) Erklärung über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen: - EUR 5 Mio. für Personenschäden - EUR 5 Mio. für sonstige Schäden - Die Ersatzleistung beträgt mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Kalenderjahr oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird (Vordruck Angebot) 5) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang Nachunternehmer*innenleistungen (die namentliche Bennung der Nachunternehmer*innen und die Abgabe von Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer*innen muss erst auf Verlangen der Auftraggeberin erfolgen) 6) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang einer Eignungsleihe 7) - sofern einschlägig - Bieter*innengemeinschaftserklärung 8) Gewerbezentralregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 MiLoG nicht vorliegen (Vordruck Angebot) 9) Erklärung Einhaltung Mindestlohn MiloG (Vordruck Angebot) 10) Eigenerklärung Sanktionen