Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-13
Region: DEB21
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48224000 | 72212224 | 72400000
Submission deadline: 2025-02-13
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV.
Als vorläufiger Nachweis der geforderten Angaben dient der Nachweis der Präqualifikation, das Formblatt 124 oder die einheitliche europäische Eigenerklärung sowie die Angaben im Teilnahmeantrag.
Die Stadt Trier plant die Migration des Internet-Auftritts www.trier.de und der sieben bestehenden 
Microsites auf ein anderes CMS. Die besondere Herausforderung liegt darin, dass die neuen 
Webseiten vor Weihnachten 2025 live geschaltet werden müssen. Der Aufbau der Webseiten mit den 
wesentlichen Funktionen muss dann abgeschlossen sein und sowohl www.trier.de als auch die 
Microsites müssen in ihren Grundzügen stehen. Die Daten müssen migriert, aber nicht alle Rubriken 
schon online sein. Eine wesentliche Funktion, die beim Livegang stehen muss, ist eine 
funktionierende Schnittstelle zu TSA, mittels derer die Verwaltungsleistungen der Stadtverwaltung auf 
www.trier.de dargestellt werden. Für das Design liegen Vorgaben vor, die auf die neue Plattform und 
ihre Templates angepasst werden müssen.  
Dazu werden in einem Verhandlungsverfahren folgende Leistungen ausgeschrieben: 
(1) Entwicklung eines angepassten Designs auf der Grundlage eines von der Stadt Trier 
vorgegebenen Corporate Designs mit Grob-/Feinkonzept sowie Vorstellung eines 
grafischen Entwurfs für die URL „trier.de“.  
(2) Programmiertechnische Umsetzung mittels eines CMS durch den Auftragnehmer (AN) 
unter Berücksichtigung des vom Auftraggeber (AG) ausgewählten Designs, barrierefrei 
nach der BITV 2.0 von 2019 (WCAG 2.1 AA) und responsiv mit Breakpoints für Handy 
hochkant, Tablet, Laptop und Desktop. 
(3) Aufbau und Customizing des CMS nach Vorgaben des AG 
(4) Migration der Daten vom alten in das neue System; das alte System ist XML-basiert, die 
Inhalte sind in einer SQL-Datenbank gespeichert und vom Layout getrennt, ein 
Datenbank-Dump wird gestellt; die Daten werden per Import-Skript so in das neue System 
überführt, dass die Zusammengehörigkeit von Seiteninhalten (Bilder und verknüpfte 
Medien) erhalten bleibt, ebenso das Medienarchiv 
(5) Integration verschiedener Drittsysteme, unter anderem einer aktuellen bidirektionalen 
TSA-Schnittstelle (XZufi) zur Darstellung der Dienstleistungen der Stadtverwaltung auf der 
Webseite und verschiedener Formulare und sonstiger Inhalte per JavaScript-Code 
(6) Installation des Systems auf Servern, die der AN bereitstellt bzw. ein Vertragspartner des 
AN 
(7) DSGVO-konformer Betrieb (Hosting) des Internetauftritts für fünf Jahre 
(8) Pflege und Support des Internet-Systems für fünf Jahre nach Abnahme 
Ort der Leistungserbringung ist Trier.
Die Stadt Trier betreibt seit 1998 unter der Domain www.trier.de ein Internet-Portal als Informationsplattform für ihre Bürgerinnen und Bürger. Auf die Homepage der Stadtverwaltung erfolgen im Durchschnitt 150.000 Zugriffe und ca. 400.000 Seitenaufrufe pro Monat. Außerdem betreibt die Stadt im gleichen Redaktionssystem wie www.trier.de sieben Microsites für städtische Institutionen, die zusammen zusätzlich 31.000 Seitenaufrufe im Monat verzeichnen. 
Die Stadt möchte ein neues Content Management System (CMS) für diese Webseiten einführen. Gesucht wird ein Dienstleister, der ein CMS bereitstellt, es auf die Bedürfnisse des Auftraggebers zuschneidet (Customizing), die Daten aus dem bestehenden in das neue System migriert, verschiedene Drittsysteme, unter anderem die TSA Infodienste, integriert und das Webdesign barrierefrei und responsiv anpasst. Vergeben werden außerdem der DSGVO-konforme Betrieb der Webseiten sowie die technische Pflege und Weiterentwicklung des Systems für fünf Jahre ab Livegang.
Eine besondere Herausforderung liegt darin, dass die neuen Webseiten vor Weihnachten 2025 live geschaltet werden müssen. Der Aufbau der Webseiten mit den wesentlichen Funktionen muss dann abgeschlossen sein und sowohl www.trier.de als auch die Microsites müssen in ihren Grundzügen stehen. Die Daten müssen migriert, aber nicht alle Rubriken schon online sein. Eine wesentliche Funktion, die beim Livegang stehen muss, ist eine funktionierende Schnittstelle zu TSA, mittels derer die Verwaltungsleistungen der Stadtverwaltung auf www.trier.de dargestellt werden.
Folgende Angaben bzw. Nachweise sind vorzulegen (die Ziff. beziehen sich auf den TNW-Fragebogen):
 A 1.2 Gründungsjahr ja / nein Angaben erforderlich (Ausschlusskriterium)
 A 1.3 Angaben zum rechtlichen Status ja / nein Angaben erforderlich (Ausschlusskriterium)
 A 1.4 Eintrag im Handelsregister ist anzukreuzen (Ausschlusskriterium)
 A 1.7 Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern: Beteiligungsverhältnisse / Verbindungen ja / nein von Bewerbe-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern auszufüllen (Ausschlusskriterium)
 B 1.8 Stellen Sie Ihr Unternehmen unter Berücksichtigung des ausgeschriebenen Leistungsgegenstandes und der beabsichtigten Bewerbung dar. Geben Sie die Anzahl und Orte der Niederlassungen in Deutschland bzw. außerhalb 
Deutschlands an und geben Sie an, von welchem Standort aus Sie den Auftraggeber betreuen würden. Bewertet wird, wie spezialisiert das Unternehmen auf die Anforderungen an kommunale Webseiten ist und die Nähe des den Auftraggeber betreuenden Standorts (Reisedauer für persönliche Treffen). 
B 1.9 CMS, Lizenz-/Kostenmodell Bewertet werden die Verbreitung des CMS unter deutschen Kommunen (falls bezifferbar) und wie passend und flexibel das CMS und das Lizenzmodell für die Stadt Trier ist, die mit einem kleinen Admin-Team und mehreren Dutzend Redakteur/innen im System arbeiten muss. Darunter fällt, ob zum Beispiel einmalige oder wiederkehrende Lizenzzahlungen fällig werden, es ein benutzerspezifisches Lizenzmodell gibt (Admins, Redakteure) oder Lizenzen für bestimmte Funktionen.
Folgende Angaben bzw. Nachweise sind vorzulegen (die Ziff. beziehen sich auf den TNW-Fragebogen):
A 1.5 Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden ja / nein
Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung müssen 
gemacht und per Versicherungsbestätigung belegt werden 
A 1.6 bei Sitz des Unternehmens im Ausland: Bescheinigung Versicherungsträger ja / nein eine der beiden Optionen muss angekreuzt sein, bei Angabe von "ja" muss die geforderte Versicherungsbescheinigung beigelegt werden 
(Ausschlusskriterium)
A 2.1 Bestätigen Sie, dass Sie fachlich, technisch, wirtschaftlich und personell in der Lage sind, die ausgeschriebene Leistung, wie sie dem Vergabeverfahren zugrunde liegen, über den geforderten und derzeit geplanten Zeitraum zu leisten.
B 2.2.1  Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens insgesamt in Euro an, jeweils bezogen auf die letzten drei Kalenderjahre 2021, 2022 und 2023. Die Jahresumsätze der Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft werden addiert. Jahresumsatz über 3 Mio. Euro = 3 Punkte, Jahresumsatz zwischen 1 Mio. und 3 Mio. Euro = 2 Punkte, Jahresumsatz über 500.000 und 1 Mio. Euro = 1 Punkt, Jahresumsatz unter 500.000 Euro = 0 Punkte
B 2.2.2 Geben Sie den Jahresumsatz in Euro in ausgeschriebenen Leistungsbereich an, jeweils bezogen auf die letzten drei Kalenderjahre (2021, 2022, 2023). Jahresumsatz über 2 Mio. EUR = 3 Punkte, Jahresumsatz zwischen 1 Mio. und 2 Mio. Euro = 2 Punkte, Jahresumsatz zwischen 500.000 und 1 Mio. Euro = 1 Punkt, Jahresumsatz unter 500.000 Euro = 0 Punkte
B 2.3.1  Durchschnittliche Gesamtzahl fest angestellter Mitarbeiter in den letzten drei Jahren insgesamt. Mehr als 20 Vollbeschäftigte = 3 Punkte, 11 bis 20 Vollbeschäftigte = 2 Punkte, 4 bis 10 Vollbeschäftigte = 1 Punkt, weniger als 4 Vollbeschäftigte = 0 Punkte
B 2.3.2 Durchschnittliche Gesamtzahl fest angestellter Mitarbeiter in den letzten drei Jahren im ausgeschriebenen Leistungsbereich. Mehr als 10 Vollbeschäftigte = 3 Punkte, 6 bis 10 Vollbeschäftigte = 2 Punkte, 2  bis 5 Vollbeschäftigte = 1 Punkt, weniger als 2 Vollbeschäftigte = 0 Punkte

Eligibility requirements: Folgende Angaben bzw. Nachweise sind vorzulegen (die Ziff. beziehen sich auf den TNW-Fragebogen):
 A 1.2 Gründungsjahr ja / nein Angaben erforderlich (Ausschlusskriterium)
 A 1.3 Angaben zum rechtlichen Status ja / nein Angaben erforderlich (Ausschlusskriterium)
 A 1.4 Eintrag im Handelsregister ist anzukreuzen (Ausschlusskriterium)
 A 1.7 Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern: Beteiligungsverhältnisse / Verbindungen ja / nein von Bewerbe-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern auszufüllen (Ausschlusskriterium)
 B 1.8 Stellen Sie Ihr Unternehmen unter Berücksichtigung des ausgeschriebenen Leistungsgegenstandes und der beabsichtigten Bewerbung dar. Geben Sie die Anzahl und Orte der Niederlassungen in Deutschland bzw. außerhalb 
Deutschlands an und geben Sie an, von welchem Standort aus Sie den Auftraggeber betreuen würden. Bewertet wird, wie spezialisiert das Unternehmen auf die Anforderungen an kommunale Webseiten ist und die Nähe des den Auftraggeber betreuenden Standorts (Reisedauer für persönliche Treffen). 
B 1.9 CMS, Lizenz-/Kostenmodell Bewertet werden die Verbreitung des CMS unter deutschen Kommunen (falls bezifferbar) und wie passend und flexibel das CMS und das Lizenzmodell für die Stadt Trier ist, die mit einem kleinen Admin-Team und mehreren Dutzend Redakteur/innen im System arbeiten muss. Darunter fällt, ob zum Beispiel einmalige oder wiederkehrende Lizenzzahlungen fällig werden, es ein benutzerspezifisches Lizenzmodell gibt (Admins, Redakteure) oder Lizenzen für bestimmte Funktionen.
Folgende Angaben bzw. Nachweise sind vorzulegen (die Ziff. beziehen sich auf den TNW-Fragebogen):
A 1.5 Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden ja / nein
Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung müssen 
gemacht und per Versicherungsbestätigung belegt werden 
A 1.6 bei Sitz des Unternehmens im Ausland: Bescheinigung Versicherungsträger ja / nein eine der beiden Optionen muss angekreuzt sein, bei Angabe von "ja" muss die geforderte Versicherungsbescheinigung beigelegt werden 
(Ausschlusskriterium)
A 2.1 Bestätigen Sie, dass Sie fachlich, technisch, wirtschaftlich und personell in der Lage sind, die ausgeschriebene Leistung, wie sie dem Vergabeverfahren zugrunde liegen, über den geforderten und derzeit geplanten Zeitraum zu leisten.
B 2.2.1  Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens insgesamt in Euro an, jeweils bezogen auf die letzten drei Kalenderjahre 2021, 2022 und 2023. Die Jahresumsätze der Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft werden addiert. Jahresumsatz über 3 Mio. Euro = 3 Punkte, Jahresumsatz zwischen 1 Mio. und 3 Mio. Euro = 2 Punkte, Jahresumsatz über 500.000 und 1 Mio. Euro = 1 Punkt, Jahresumsatz unter 500.000 Euro = 0 Punkte
B 2.2.2 Geben Sie den Jahresumsatz in Euro in ausgeschriebenen Leistungsbereich an, jeweils bezogen auf die letzten drei Kalenderjahre (2021, 2022, 2023). Jahresumsatz über 2 Mio. EUR = 3 Punkte, Jahresumsatz zwischen 1 Mio. und 2 Mio. Euro = 2 Punkte, Jahresumsatz zwischen 500.000 und 1 Mio. Euro = 1 Punkt, Jahresumsatz unter 500.000 Euro = 0 Punkte
B 2.3.1  Durchschnittliche Gesamtzahl fest angestellter Mitarbeiter in den letzten drei Jahren insgesamt. Mehr als 20 Vollbeschäftigte = 3 Punkte, 11 bis 20 Vollbeschäftigte = 2 Punkte, 4 bis 10 Vollbeschäftigte = 1 Punkt, weniger als 4 Vollbeschäftigte = 0 Punkte
B 2.3.2 Durchschnittliche Gesamtzahl fest angestellter Mitarbeiter in den letzten drei Jahren im ausgeschriebenen Leistungsbereich. Mehr als 10 Vollbeschäftigte = 3 Punkte, 6 bis 10 Vollbeschäftigte = 2 Punkte, 2  bis 5 Vollbeschäftigte = 1 Punkt, weniger als 2 Vollbeschäftigte = 0 Punkte
Folgende Angaben bzw. Nachweise sind vorzulegen (die Ziff. beziehen sich auf den TNW-Fragebogen):
A 3.1 Bei Bietergemeinschaften bzw. Unterauftragnehmerschaft: Stellen Sie die vorgesehene Aufgabenteilung der beteiligten Unternehmen dar. Von Bewerbe-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern auszufüllen (Ausschlusskriterium)
A 3.2 Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmerschaft: Stellen Sie die Teilleistungen dar, die Ihr Unternehmen erbringt. Von Bewerbe-/Bietergemeinschaften und Nachunternehmern auszufüllen (Ausschlusskriterium)
B 3.3 Machen Sie Angaben zur Unternehmensorganisation, Projektstruktur (Anzahl und Rollen vorgesehener Mitarbeitender) und Qualitätssicherung (Zeitplanungs-, Kostenüberwachungs-, Controlling-System), insbesondere vor dem Hintergrund unseres knappen Zeitplans. Bewertet wird die Beschreibung der geplanten Projektstrukturen im Hinblick auf eine klare Rollen Verteilung, die Größe des Projektteams und die Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Je klarer definiert die Projektstruktur ist, desto mehr Punkte werden vergeben. Auch die vorgesehene Zahl der Mitarbeitenden fließt in die Bewertung ein.
A 3.4 Stellen Sie Ihr Hosting-Modell dar. Angaben erforderlich (Ausschlusskriterium)
A 3.5 Haben Sie in den vergangenen drei Jahren Webseiten von Städten über 50.000 Einwohner aufgebaut oder betrieben? es werden nur Bewerber zum Verfahren zugelassen, die diese Frage bejahen können (Ausschlusskriterium)
B 3.6 Ausgeführte vergleichbare Referenzprojekte der letzten drei Jahre. Es müssen mindestens drei Referenzen angegeben werden (Ausschlusskriterium). Bewertet werden insbesondere sehr schnelle Umsetzungen von Relaunches städtischer Webseiten, besonders bei Systemwechseln und mit Datenmigration, sowie der Aufbau und der Betrieb von städtischen Webportale, die die folgenden Funktionalitäten bereithalten: zertifizierte API zu TSA für 
die Darstellung von Verwaltungsdienstleistungen, News Bereich mit Newsletter, Suchfunktion, Mehrsprachigkeit, 
Rollen- und Rechtesystem im Backend, barrierefreie und responsive Umsetzung, DSGVO-konformer Betrieb. Drei 
vergleichbare Referenzen bedeuten 3 Punkte, drei nur in Teilen vergleichbare Referenzen erhalten 1 bis 2 Punkte.
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Grundkosten Relaunch + Grundkosten Betrieb und Pflege
Wertung gemäß Bewertungsmatrix_Lastenheft und Bewertungsbogen_Präsentation_CMS (siehe Ausschreibungsunterlagen):
Aufbau des Systems: 24 Pkt.
Customizing des CMS: 34 Pkt.
Design, Struktur und Aufbau Webseiten: 9 Pkt.
Schnittstellen und Dritt-Inhalte: 24 Pkt.
Betrieb: 67 Pkt.
Schulungen und Dokumentation: 4 Pkt.
Summe Leistungspunkte gem. Lastenheft: 162 Pkt.
Nach § 160 GWB gelten nachfolgende Vorgaben und Fristen für Rechtsbehelfe:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung die Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt