Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-08
Buyer: Bereitstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Leistungen des Systemservices für das Gesamtsystem
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311100 | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2587250 EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Vergabeverfahren werden von der zuständigen Vergabekammer nur auf Antrag überprüft. Zulässig ist ein Nachprüfungsverfahren nur in den Fällen, in denen  - der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der Auftraggeberin innerhalb von zehn Tagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits in der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Angebotsfrist gegenüber der Auftraggeberin gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, innerhalb der Angebotsfrist gegenüber der Auftraggeberin gerügt hat, - nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ergänzend hierzu wird auf die §§ 160 ff GWB verwiesen.
Die Vergabe wird europaweit im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 1 VgV durchgeführt.  Der mittlerweile abgeschlossene Teilnahmewettbewerb diente der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen.  Anschließend wurden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben.
Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit einem Schwankungsbereich von 10 % verwendet. Die nachfolgenden Informationen zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ist in diesem Sinne zu verstehen. Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog enthält einige grundlegende Anforderungen, welche als Ausschlusskriterien (Muss-Kriterium) gekennzeichnet sind. Bei Nichterfüllung dieser Muss-Kriterien bzw. beim Nichtvor-handensein der in den Muss-Kriterien beschriebenen Funktionalitäten zum Zeitpunkt der indikativen Angebotsphase wird der Bewerber aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die dazugehörigen Akzeptanzkriterien hingegen müssen nicht erfüllt sein Der Anforderungskatalog ist in mehrere Reiter aufgeteilt, um die definierten Anforderungen zu strukturieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Behandlung und Ausfüllung des Anforderungskatalogs findet sich im ersten Reiter des Anforderungskatalogs. Die Anforderungen sind in Form von User Stories dokumentiert und werden aus Nutzersicht beschrieben, ohne auf eine technische Umsetzung einzugehen. Sie enthalten neben der Beschreibung der jeweiligen Anforderungen und der mit dieser Anforderung verbundenen Zielstellung auch Akzeptanzkriterien. Neben den Muss-Kriterien gibt es noch Anforderungen die als Soll- Prio-1-Kriterium oder Soll-Prio-2-Kriterium gekennzeichnet sind. Zu diesen Kriterien ist pro Anforderung inklusive der Akzeptanzkriterien der jeweilige Erfüllungsgrad in Prozent anzugeben. Die maximal pro Einzelanforderung erreichbaren Leistungspunkte werden in Abhängigkeit des Erfüllungsgrades zu 100%, zu 50% oder zu 0% vergeben. Es können maximal 5.000 Punkte erreicht werden.
Der Auftraggeber bewertet die mit dem finalen Angebot eingereichten Konzepte einzeln unter Ausübung des ihr zustehenden Beurteilungsspielraums im Hinblick auf die Frage, ob und inwieweit die vom Bieter eingereichten Konzepte eine möglichst termin- und kosten- und anforderungsgerechte Ausführung des Auftrags erwarten lassen. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber pro Konzept folgende Prozentwerte: - Konzept lässt eine sehr gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 80 bis 100%. - Konzept lässt eine gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 60 bis 79%. - Konzept lässt eine befriedigende Erfüllung des Auftrags erwarten = 40 bis 59% - Konzept lässt eine ausreichende Erfüllung des Auftrags erwarten = 20 bis 39% - Konzept lässt eine mangelhafte bzw. ungenügende Erfüllung des Auftrags erwarten = 0 bis 19%. Die so vergebenen Prozentwerte pro Konzept werden mit den oben in der Tabelle pro Konzept genannten Maximalpunktzahlen multipliziert. So wird für jedes Konzept eine Punktzahl ermittelt. Es können maximal 2.000 Punkte erreicht werden.


Winner: Deutsche Sporthochschule Köln
Award value: 1862400
Number of bids: 3