Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2021-06-18
Buyer: Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen – RWTH Aachen University
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72212400: Computer aided design software | 72212451

Technical requirements: Auf einem bestehenden SAP-System (FI, FI-AA, FI-TV, PSM, PS, CO, OM, MM, HCM und BI) sollen die Institute in die elektr. Rechnungseingangs-, Reiseantrags- und -abrechnungsbearbeitung eingebunden werden. Hierfür sollen diese mit einem komfortablen und ergonomischen Verwaltungs-Desktop, basierend auf SAP-Technologien, ausgestattet werden, über den die administrativen Aufgaben workflowgesteuert und effizientabgebildet werden. Diese Lösung soll eine lokale Installation (OnPremise, keine Cloud) auf den Systemen der RWTH sein. Es können bis zu 3 000 Mitarbeiter betroffen sein, die in die Prozesse einbezogen werden. Es sollen einheitliche Oberflächen zum Einsatz kommen, da z. B. Projektverantwortliche eine Freigabe sowohl in der Rechnungs- als auch in der Reisekostenbearbeitung zu verantworten haben.
— differenzierte Berechtigungen einzelner Workflowaufgaben auf Basis von Rollen aus dem RWTH-eigenen-Identity-Management und/oder aus SAP,
Rechnungen gehen zentral ein, werden an die Verantwortlichen zur Prüfung und Vorkontierung weitergeleitet und zur Buchung an die zentrale Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Zukünftig sollen diese Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert werden.
— Verarbeitung gescannter Papierrechnungen mit Leerseiteneliminierung, automatisierte Rechnungstrennung usw. sowie fortgeschrittene OCR-Erkennung,
— Erkennung und Zuordnung von Rechnungsinhalten in die SAP-(Vor)Erfassungstransaktionen und intelligente Unterstützung von verbundenen Geschäftsvorfällen z. B. Anlegen eines Kreditors in SAP in einer ergonomischen Softwareoberfläche,
— Abbildung von Workflows zur Ergänzung von fehlenden Buchungsinformationen z. B. PSP-Element und Freigabeschritte durch definierte Personen,
Mitarbeiter der dezentralen Einrichtungen sollen ihre Dienstreiseanträge elektr. stellen und genehmigen lassen. Anschließend soll die Reisemittelbeschaffung elektr. unterstützt erfolgen und die Kosten hierfür workflowgesteuert bei der zentralen Reisekostenstelle geltend gemacht und von dort automatisiert in SAP ausgezahlt werden. Reisekostenbelege sollen dem digitalen Antrag zugeordnet werden können.
— Reiseantrags- und Abrechnungsworkflow mit dezentralen Freigabeoptionen und zentraler Freigabe mit Zuordnung und Übermittlung einer SAP-Reisenummer,
— Verknüpfung von Buchungsprozessen für Reisemittel gängiger Reiseanbieter bzw. deren Buchungsportale (Bahn, Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenanbieter usw.) mit der Reisenummer und Integration in Verwaltungsdesktop,
— Belegzuordnung (z. B. Lieferscheine) über Partner gebuchter und zentral bezahlter Reisemittel aus SAP-Kreditkarten-Clearing zur Reise bzw. deren Abrechnung anhand verschiedene Erkennungsmerkmale.
Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Erhöhung der Leistungen nach Aufwand aufgrund nicht vorsehbarer Anpassungen der Module. Es handelt sich um die erste Anpassung dieses Zuschlags.
Alle SAP Module und Erweiterungen wurden mit der Fa. Scheer eingeführt. Seit der Einführung galt es, insbesondere die zahlreichen Besonderheiten der RWTH, wie z. B. das „Girokontenmodell“ (d. h. die Existenz voneinander unabhängiger Girokonten zur getrennten Buchung von Einnahmen und Ausgaben im hoheitlichen und im wirtschaftlichen Bereich), über die Software abzubilden. Dies konnte nur gelingen, indem an vielen Stellen Abweichungen vom Standard vorgenommen wurden. Sie konnten vielfach nicht durch einfaches Customizing sondern mussten durch gesonderte und komplexe Programmierungen umgesetzt werden, die allesamt von der Fa. Scheer umgesetzt wurden. Ein anderer Auftragnehmer (AN) müsste in diese Abweichungen umfangreich eingearbeitet werden. Der geschätzte Aufwand für diesen Know-how-Transfer liegt bei 70 Personentagen, jeweils auf Seiten des AN und Auftraggebers. Dieser Aufwand ist unverhältnismäßig zur Auftragsänderung. Zudem: Vermeidung von Zuordnungsproblemen bei der Fehlerbehebung.


Winner: Scheer GmbH