Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-02-23
Buyer: Municipiul Blaj
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 599990 RON
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servicii de digitalizare a documentelor din arhivă, în cadrul proiectului „Municipiul Blaj – administrație publică inteligentă și participativă”, cod SMIS 135372
Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372
Necesitatea retrodigitalizarii documentelor din arhiva, vine din urmatoarele nevoi identificate la nivelul administratiei publice locale:
— realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care sa faciliteze regasirea si valorificarea continutului documentelor;
— asigurarea protectiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultarii directe si a contactului fizic cu exemplarul original;
— evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor in procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanarii documentelor vechi (xerox obisnuit);
— eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic;
Se doreste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent: pregatire documente, scanare, indexare, creare baza de date.
Numarul de zile până la care ofertanții pot solicita clarificări înainte de data-limită de depunere a ofertelor: 16 zile. Autoritatea contractanta va raspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificari/informații suplimentare în a 6-a zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Obiectul contractului este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform Nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
6. importul imaginilor scanate și a meta-descriptorilor asociați in aplicatia de arhivare electronică.
Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170 000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată.
Estimarea documentelor este volumetrică. Un dosar are ȋn medie doua pag. A4 sau A3 şi doua pag. de dimensiuni mai mari (adică sase pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.
Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică pusă la dispoziție de către ofertant.


Winner: Zipper Services
Award value: 599990
Number of bids: 4