Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-17
Buyer: Proxmox Supportleistungen, ECA-2025-069
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-08-26
Award criteria: price

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB  Hierzu legen die Bieter mit dem Angebot   a) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen"   und  b) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Bieterselbstauskunft" unter zwingenden Angaben insbesondere zu Unternehmenssitz, Steuernummer und Umsatz-Steuer-Ident-Nummer, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter und Höhe der Gesellschafteranteile, wirtschaftlich Berechtigte und Konzernstruktur  vor.   Stellt der Auftraggeber das Vorliegen zwingender Ausschlussgründe fest, wird der betroffene Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Stellt der Auftraggeber das Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe fest, wird der Auftraggeber unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes über den Ausschluss des bietenden Unternehmens entscheiden.   Der Auftraggeber ist außerdem verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter vorliegen, an den der Auftrag vergeben werden soll, um zu prüfen, inwiefern für diesen Bieter Gründe für den Ausschluss vom Vergabeverfahren bestehen. Der Auftraggeber wird deshalb hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister abfordern. Hierbei handelt es sich mithin nicht um einen durch die Bieter einzureichenden Nachweis. Ebenso behält sich der Auftraggeber vor, hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO abzufordern und zu prüfen, inwiefern Gründe zum Ausschluss des Bieters vorliegen. Diese Nachweise sind nicht durch die Bieter vorzulegen.
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung von Supportleistungen für Open Source Software-Produkte der Proxmox Server Solutions GmbH. Über die zu schließende Rahmenvereinbarung wird der AG sowohl die Beschaffung von Proxmox Support Subscriptions als auch produktbezogene Dienstleistungen sowie 24/7 Support für Proxmox Software-Produkte beziehen. Nähere Informationen zum konkreten Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zum Vertragsdokument) entnommen werden.
Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei Monate (bezogen auf den Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist) ist.
Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zum Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.

Eligibility requirements: Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei Monate (bezogen auf den Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist) ist.
Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zum Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.
Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben insbesondere zu   a) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer;  b) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen.  Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und und die Erbringung von Supportleistungen in komplexen KVM-basierten Virtualisierungsumgebungen darstellen.   Mindestanforderung:  Die Anzahl der durchschnittlich im Unternehmen des Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, welche mit zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen, muss in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils pro Kalenderjahr mindestens zwanzig (20) betragen haben.  Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.
Nachweis gemäß "Referenzerklärung" von mindestens drei (3) Referenzprojekten aus den letzten drei (3) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist , welche mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, unter Angabe:   - der Bezeichnung und Beschreibung der erbrachten Leistung(en) (Aufgabenstellung, Leistungsinhalte und Tätigkeiten),  - des Auftraggebers der Referenz (nebst den geforderten Angaben im Dokument "Formblatt Referenzerklärung"), des ungefähren Auftragsvolumens (Umsatz),  - des Leistungszeitraums und des Leistungserbringers.   Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und die Erbringung von Supportleistungen in komplexen KVM-basierten Virtualisierungsumgebungen darstellen.  Mindestanforderungen:  Es sind mindestens drei (3) mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen. Mindestens zwei (2) der Referenzen müssen Beratungsleistungen im Sinne der in der Leistungsbeschreibung dargestellten produktbezogenen Dienstleistungen umfassen. Mindestens eine (1) Referenz muss Support-Leistungen im Sinne des in der Leistungsbeschreibung dargestellten 24/7-Supports umfassen.  Referenzerklärungen sind grundsätzlich unter Nutzung des Formblattes "Referenzerklärung" und unter Benennung der geforderten Angaben zum Auftraggeber (Name und Anschrift, Branche/Bereich des Auftraggebers und Ansprechpartner nebst Kontaktdaten) nebst den weiteren geforderten Angaben zur erbrachten Leistung einzureichen. Auf die konkrete Benennung des Auftraggebers sowie des Ansprechpartners kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diesen Angaben eine Vertraulichkeitsverpflichtung des Bieters gegenüber dem Referenzauftraggeber entgegensteht.  Eigenerklärung gemäß Bieterselbstauskunft, dass der Bieter autorisierter Reseller-Partner des Herstellers Proxmox Server Solutions GmbH für die vergabegegenständlichen Support-Produkte ist.
Eigenerklärung zur Informationssicherheit durch Ausfüllen des Fragebogens "Supplier Management - Information Security Assessment" und Nachweis über das Vorhandensein einer Zertifizierung gem. ISO27001, ISO27001 auf Basis IT-Grundschutz, TISAX, VdS10000, CISIS12, ISO14298 / CWA15374 / INTERGRAF15374, wobei eine der vorgenannten Zertifizierungen ausreichend ist. Alternativ Nachweis über das Vorhandensein einer zu den vorgenannten Zertifizierungen gleichwertigen Zertifizierung oder Darstellung der Umsetzung gleichwertiger Maßnahmen im Unternehmen als Eigenerklärung mittels Beantwortung der Kontrollfragen zur Informationssicherheit im Fragebogen "Supplier Management - Information Security Assessment". Im Falle einer Bietergemeinschaft ist dieser Nachweis durch jedes Mitglied zu führen.
Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern.
Die Bieter verpflichten sich, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens über die Verhältnisse des Auftraggebers bekannt werden, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen.  Die den Unterlagen beiliegende Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (AVV) gilt mit Angebotsabgabe als vollumfänglich akzeptiert.  Zur Prüfung des Nichtvorliegens eines Russland-Bezugs wird von dem Bieter, dessen Angebot für den Zuschlag vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) gefordert. Diese Eigenerklärung kann bereits mit dem Angebot eingereicht werden. Wird das Vorliegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Art. 5k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 festgestellt, wird der Zuschlag auf das betroffene Angebot nicht erteilt.  Der Auftragnehmer versichert, dass er bei Ausführung der unter diesem Vertrag geschuldeten Tätigkeiten die geltenden Exportkontroll- und Zollbestimmungen beachtet.
Für die Wirtschaftlichkeit ist zu 100 % der Preis maßgeblich. Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotswertungspreis gemäß Preisblatt erhält den Zuschlag.
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Bieter sind gemäß § 55 VgV Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.