Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-30
Buyer: Wojewódzkie Centrum Szpitalne Kotliny Jeleniogórskiej
Country: PL
Region: PL515
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48461000 | 72221000: Business analysis consultancy services | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2025-11-05
Award criteria: cost
EU fund: eu-funds

Technical requirements: 4. Istotne informacje dotyczące postępowania: 
1. Działając na podstawie dyspozycji art. 257 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że może unieważnić niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie całości zamówienia lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. Zamawiający informuje, że ubiega się o dofinansowanie realizacji niniejszego zamówienia w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Obecnie wniosek o przyznanie dofinansowania znajduje się na etapie oceny. Ostateczna decyzja o przyznaniu lub odmowie przyznania środków finansowych nie została jeszcze podjęta. Orientacyjny termin rozpatrzenia wniosku: III Kwartał 2025 r. W związku z powyższym, Zamawiający będzie mógł udzielić zamówienia publicznego, tj. zawrzeć umowę z wykonawcą, dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu ww. wniosku oraz po zawarciu umowy o dofinansowanie ze środków KPO. Wobec powyższego, Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na podstawie art. 257 Pzp, w przypadku nieprzyznania środków publicznych przeznaczonych na sfinansowanie całości lub części zamówienia do czasu zakończenia postepowania o udzielnie zamówienia publicznego.
2. Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zastosowana tzw. "odwrócona kolejność oceny ofert", o której mowa w art. 139 ustawy PZP. Zamawiający stosując powyższą procedurę w pierwszej kolejności dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. 
3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy PZP. 
4. Zamawiający nie przewiduje skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy PZP.
5. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia, o których mowa  w art. 442 ustawy PZP.
6. Zamawiający nie przewiduje w niniejszym postępowaniu wyboru najkorzystniejszej oferty 
z zastosowaniem aukcji elektronicznej, o której mowa w art. 227 ustawy PZP.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 
Uzasadnienie: Przedmiot zamówienia, ze względu na swoją specyfikę jest niepodzielny, stanowi spójną całość. W ocenie Zamawiającego jest to zamówienie niepodzielne, ze względów merytorycznych, wykonawczych oraz racjonalnego wydatkowania środków publicznych. Brak dopuszczenia składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu nie grozi ograniczeniem konkurencji i nie stanowi utrudnienia do składania ofert dla małych i średnich przedsiębiorców.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, o których mowa w art. 92 ustawy PZP.
9. Postępowanie nie jest prowadzone w celu zawarcia umowy ramowej.	
10. Zamawiający przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, o których mowa w art. 95 ustawy PZP. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy co najmniej przez okres realizacji umowy Kierownika Zespołu Wdrożeniowego wykonującego czynności w zakresie realizacji zamówienia określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz w Projekcie umowy dostawy, stanowiącym Załącznik Nr 3 do SWZ, tj. czynności polegające na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.). Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę ww. wymagań oraz sankcji z tytułu ich niespełnienia określają zapisy w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ. Zamawiający nie przewiduje wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP.
11. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy PZP.
12. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Koszty udziału w postępowaniu, a w szczególności koszty sporządzenia oferty, pokrywa Wykonawca.
13. Zamawiający wymaga wniesienia wadium. Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały zawarte w pkt 13 SWZ.
14. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
15. Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą wyłącznie z uwzględnieniem waluty polskiej.
5. Informacja dotycząca wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz udziału podwykonawców
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia składając wspólną ofertę, w takim przypadku ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
2. Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia mogą być:
• spółka cywilna – w rozumieniu przepisów art. 860-875 k.c.,
• wykonawcy, którzy zawarli porozumienie w celu wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, nie będący spółką cywilną w rozumieniu przepisów k.c. np.:
tak zwane „konsorcjum” dwóch lub więcej Wykonawców.
3. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o zamówienie, ustanawiają „Pełnomocnika” do:
• reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, albo
• reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
W ofercie należy złożyć oryginał pełnomocnictwa lub notarialnie potwierdzoną kopię.
4. W przypadku, gdy upełnomocnienie osoby (lub osób) działającej w imieniu Wykonawców
wspólnie ubiegających się o zamówienie wynika z treści umowy zawartej pomiędzy
Wykonawcami wspólnie ubiegających się o zamówienie, w ofercie składa się oryginał umowy lub notarialnie potwierdzoną kopię.
5.  W zakresie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Wykonawcy wspólnie ubiegający się  o zamówienie składają dokumenty w taki sposób, aby przy ich ocenie wspólnie spełniali w/w warunki.
6. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.
Rozbudowa systemu HIS oraz digitalizacja dokumentacji medycznej dla Wojewódzkiego Centrum Szpitalnego Kotliny Jeleniogórskiej
Wojewódzkie Centrum Szpitalne Kotliny Jeleniogórskiej, ul. Ogińskiego 6, 58-506 Jelenia Góra
Wymagania Zamawiającego dotyczące wadium
1. Wykonawca zobowiązany jest wpłacić wadium w kwocie określonej dla danego pakietu, (przed upływem terminu składania ofert), na cały okres związania ofertą od upływu terminu składania ofert: Nr Pakietu - Kwota wadium: 1: 132 000,00 zł.
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
a) w pieniądzu: przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: BANK MILLENNIUM S.A, nr rachunku: 21 1160 2202 0000 0004 7256 1728 z dopiskiem: Wadium do postępowania pn.: Rozbudowa systemu HIS oraz digitalizacja dokumentacji medycznej, NR REFERENCYJNY: ZP/PN/51/09/2025;
b) gwarancjach bankowych;
c) gwarancjach ubezpieczeniowych;
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 462, 1672 ze zm.).
3. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym Zamawiającego, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
4. Zamawiający zaleca, aby dla:
a) Wadium wniesionego w pieniądzu – przelewem – dołączyć do oferty dokument potwierdzenia dokonanego przelewu (w formie elektronicznej), lub wygenerowane z systemu bankowości elektronicznej potwierdzenie przelewu.
b) Wadium wniesionego w pozostałych przypadkach - należy dołączyć oryginał dokumentu wystawionego na rzecz Zamawiającego, który zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważniona do jego wystawienia;
5. Koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 Ustawy PZP;
Z treści gwarancji/poręczenia winno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 Ustawy PZP.
6. Zamawiający wymaga, aby wadium wniesione w formie innej niż pieniężna spełniało następujące warunki:
1) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;
2) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert); 
3) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;
4) powinno wskazywać podmiot będący beneficjentem poręczenia lub gwarancji;
5) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (na podstawie art. 58 ustawy PZP), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
7. Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności: upływu terminu związania ofertą, zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin jego wniesienia, z wyjątkiem  Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem art. 98 ust. 6 Ustawy PZP.
8. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
9. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez Wykonawcę: który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, którego oferta została odrzucona, po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego odwołania. 
10. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP zostanie odrzucona.
11. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
12. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium. 
13. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt. 2-4, wystąpi odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli: 
a) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub w art. 128 ust. 1 ustawy PZP, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej
b) Wykonawca, odmówił podpisania umowy
c) Zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi rozbudowy systemu HIS oraz usługi digitalizacji dokumentacji medycznej dla Wojewódzkiego Centrum Szpitalnego Kotliny Jeleniogórskiej w Jeleniej Górze
Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
Etap I - Rozbudowa systemu HIS – dostawa licencji – do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r.,
Etap II - Wdrożenie rozbudowy systemu HIS – do 15.05.2026 r.,
Etap III - Przeprowadzenie szkoleń Eskulap – do 15.05.2026 r.,
Etap IV – Dostawa licencji Eskulap Digitalizacja Dokumentacji Medycznej – do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r.,
Etap V - Wdrożenie licencji Eskulap Digitalizacja Dokumentacji Medycznej wraz ze szkoleniem i 3-letnim utrzymaniem – do 15.05.2026 r.,
Etap VI - Dostawa licencji Interfejs PUI Medycznej – do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r.,
Etap VII - Wdrożenie licencji Interfejs PUI wraz ze szkoleniem i 3-letnim utrzymaniem – do 15.05.2026 r.,
Całość zadania musi zostać zrealizowana nie później niż do 15.05.2026 r.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do SWZ.


Winner: Publications Office of the European Union