Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-01-13
Buyer: Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2023-02-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Für den Help Desk und den Support von Nutzer-Endgeräten, wie Smartphones, Tablets, Notebooks, stationären Arbeitsplatz-PC, Voice-over-IP-Endgeräte (VoIP) und dafür relevante Services benötigt das BMZ Unterstützungsleistungen eines externen Dienstleisters. Dies ist erforderlich für die nächsten drei Jahre, optional ergänzt um Verlängerungen von jeweils einem Jahr bis zu einer Gesamtdauer von möglicherweise fünf Jahren (3+1+1). Die Tätigkeiten orientieren sich an ITIL-Service-Definitionen gemäß aktuell gültiger Version (zurzeit mit Stand August 2022, ITIL 4). Die Leistung umfasst u. a. den Help Desk, das Service Level Management, das Incident Management, das Problem Management und das Service Request Management. Zu beachten ist, dass Tätigkeiten an den Standorten in Berlin und Bonn zu erbringen sind. Die Leistungen werden in der Regel vor Ort und in „remote“ durchzuführen sein.
Der Auftragnehmer unterstützt den Informations- und Kommunikationstechnik -Betrieb (IKT-Betrieb) des BMZ im Rahmen des Incident- Management und des Help-Desk und betreibt den „Single Point of Contact“ für Nutzer-Endgeräte, wie: Smartphones, Tablets, Notebooks, stationäre Arbeitsplatz-PC, Voice-over-IP-Endgeräte (VoIP) sowie gesonderte Geräte wie Drucker.
Eine weitere Aufgabe ist die Erstellung und Pflege von neuen oder geänderten Client-Images, sowie die Paketierung, das Testen und die Verteilung von Software und Software-Patches für die gesamte Frontend-Umgebung im Rahmen des Image- und Patch Managements. Weiterhin obliegen dem Auftragnehmer das technische Verwalten aller aufgeführten Geräte (Assets) im Rahmen des IT-Asset Managements und die Bestandsdokumentation.
Die vorausgehend beschriebenen Leistungen fallen in unterschiedlicher Ausprägung als Basisleistung an den Standorten Berlin und Bonn an.
Dazu kommen etwaige erweiterte Unterstützungsleistungen bei größeren Rollout-Aktivitäten von Hardware oder Software oder größere anwenderseitige Migrationsprojekte.
Die Vertragslaufzeit für die Betriebsphase ohne die Verlängerungsoptionen beträgt 36 Monate (3 Jahre) ab dem 01.08.2023 bis 31.07.2026. Der Gesamtvertragslaufzeit ohne Verlängerungsoptionen beträgt dementsprechend drei Jahre und voraussichtlich neun Wochen (Zeit des Onbaording soll bereits Mitte April beginnen).
Die AG ist einseitig berechtigt, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate bis 31.07.2027 bzw. 31.07.2028 zu verlängern. Die AG teilt dem AN spätestens sechs Monate vor dem jeweiligen Ablauf der Vertragslaufzeit am 31.07.2026 bzw. 31.07.2027 in Textform die gewünschte Verlängerung mit. Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht der AG. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung des Vertrages. Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf der letzten Verlängerungsoption, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Die Öffnung erfolgt elektronisch auf der eVergabe-Plattform des Bundes durch zwei Vertreter der zentralen Vergabestelle des BMZ.
Eine öffentliche Angebotsöffnung findet nicht statt, d.h. Bieter sind nicht zugelassen, § 55 Abs. 2 VgV.
Hinweis: Wir bitten Sie, Bieterfragen aufgrund der Anforderungen nach § 20 Abs. 3 VgV und einzuplanender Antwortzeiten möglichst bis zum 06.02.2023 bei der Auftraggeberin vorzulegen, damit eine rechtzeitige Beantwortung sichergestellt werden kann.
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber der öffentlichen Auftraggeberin.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt (§ 160 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)), ist der Verstoß fristgerecht, d. h. unbeschadet des Ablaufs der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), jedoch bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist bei der Auftraggeberin zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Das nach § 160 Abs. 2 GWB antragsbefugte Unternehmen kann einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer stellen und muss diesen dann unverzüglich begründen, § 161 Abs. 1 Satz 1 GWB. Die Begründung muss nach § 161 Abs. 2 GWB die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber der Auftraggeberin erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen. Zudem ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht (§ 160 Abs. 2 Satz 2 GWB).
Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Das gilt gem. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB auch für Bewerber, also Wirtschaftsteilnehmer, die sich um eine Aufforderung zur Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem Verhandlungsverfahren, einem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung, einem wettbewerblichen Dialog oder einer Innovationspartnerschaft beworben haben oder eine solche Aufforderung erhalten haben, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf gem. § 134 Abs. 2 GWB erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die Auftraggeberin geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Auftraggeberin; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an, § 134 Abs. 2 Satz 3, 2. Halbsatz GWB.

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=495389&criteriaId=28702