Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-03-20
Buyer: Consiliul Județean Călărași
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 585150 RON
Award criteria: Lowest price
EU fund: ESF

Technical requirements: Servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călărași”, SIPOCA 569/MySMIS nr. 126537
Se va incheia un contract de servicii avand ca obiect servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călărași”, SIPOCA 569/MySMIS nr. 126537.
Numar de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data-limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 15.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari in a 10-a zi inainte de data-limita stabilita pentru depunerea ofertelor.
— arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al prestatorului, precum și cu echipamente specializate, de producţie ale prestatorului, automat sau manual, în funcţie de starea fizică a documentelor;
— indexarea/asocierea unor informaţii/metadate copiilor electronice ale documentelor, în scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale și ataşarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare;
— identificarea metadatelor se va face, ulterior, printr-un proces de analiză a arhivei, ce implică definirea tuturor elementelor de catalogare, relaţiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informaţiilor, scheme de indexare şi validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către prestator, asistat de un responsabil al autoritatii contractante. Facem menţiunea că la selectarea celor 415 ml de arhivă vor fi respectate condiţiile prevăzute de ghidul solicitantului pentru Programul Operaţional Capacitate Administrativă, referitoare la retro-digitalizarea arhivei, din punct de vedere al faptului că se va ţine cont de următoarele aspecte:
—— să se creeze o arhivă de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent;
—— nu vor fi supuse procesului de digitalizare documente ce fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub patru ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
—— digitalizarea documentelor mai vechi de 10 ani va fi justificată prin argumentarea nevoii operaţionale actuale;
—— copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte.
Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfășura în locaţia autorităţii contractante.
„Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călărași”, SIPOCA 569/MySMIS nr. 126537.
Contract servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călărași”


Winner: Delta Cart Educational S.R.L.
Award value: 585150
Number of bids: 5