Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-09-07
Buyer: Technische Universität München ("TUM")
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2022-10-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Technische Universität München ("TUM") benötigt eine Softwarelösung zur Verwaltung aller Prozesse hinsichtlich der Abwicklung des Deutschlandstipendiums (siehe  www.deutschlandstipendium.de). Vom Auftragnehmer ist ein bestehendes Produkt an die Anforderungen der TUM anzupassen und zu implementieren. In Betracht kommt auch das Customizing einer bestehenden Softwarelösung oder das Anbieten einer Standardsoftware (sofern letztere alle Anforderungen der Leis-tungsbeschreibung bereits erfüllt). Den Bietern steht es frei, eine Kauf- oder Miet-Lösung sowie eine Cloud-basierte oder On-Premise-Lösung anzubieten. Des Weiteren sind der Betrieb, die Wartung und Pflege sowie der Support durch den Auftragnehmer sicherzustellen. Auch das Reporting und die Dokumentation der Leistungserbringung gehören zum Leistungsumfang des Auftragnehmers.
Die Technische Universität München ("TUM") benötigt eine Softwarelösung zur Verwaltung aller Prozesse hinsichtlich der Abwicklung des Deutschlandstipendiums (siehe  www.deutschlandstipendium.de). Vom Auftragnehmer ist ein bestehendes Produkt an die Anforderungen der TUM anzupassen und zu implementieren. In Betracht kommt auch das Customizing einer bestehenden Softwarelösung oder das Anbieten einer Standardsoftware (sofern letztere alle Anforderungen der Leis-tungsbeschreibung bereits erfüllt). Den Bietern steht es frei, eine Kauf- oder Miet-Lösung sowie eine Cloud-basierte oder On-Premise-Lösung anzubieten. Des Weiteren sind der Betrieb, die Wartung und Pflege sowie der Support durch den Auftragnehmer sicherzustellen. Auch das Reporting und die Dokumentation der Leistungserbringung gehören zum Leistungsumfang des Auftragnehmers. Hinsichtlich der Einzelheiten des Leistungsumfangs wird auf die detaillierte Darstellung in der funktionalen Leistungsbeschreibung verwiesen.
Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 2 Jahren und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, sofern der Auftraggeber diesen nicht mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartalsende kündigt. Der Vertrag endet indes automatisch (spätestens) nach dem Ablauf von vier Jahren, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf, so dass die maximale Vertragslaufzeit insgesamt maximal vier Jahre beträgt.
Der Auftraggeber wählt (nur) drei Bewerber, die alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, aus. Sollten mehr als drei Bewerber alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, werden diejenigen drei Bewerber ausgewählt, welche die höchste Gesamtpunktzahl nach dem nachfolgenden dargestellten Maßstab (Teilnahmeauswahlkriterien) erreichen. Die geeigneten Referenzprojekte, welche die Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der Teilnehmerauswahl anhand des nachfolgend dargestellten Maßstabs bepunktet. Voraussetzung für eine Bepunktung ist, dass die Bewerber bezüglich der nachfolgend genannten Auswahlkriterien mit ihrem Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abgeben haben.
-Das Referenzprojekt ist in vollem Umfang mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar = 2 Punkte.
-Das Referenzprojekt ist nur teilweise mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar = 1 Punkt.
-Das Referenzprojekt ist nicht mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar (Mindestanforderung nicht erfüllt!) = 0 Punkte.
-Bei dem Referenzgeber handelt es sich um eine Hochschule / Universität oder um einen (sonstigen) öffentlichen Auftraggeber (bspw. Behörde, Verwaltung) = 2 Punkte.
Je Referenzprojekt können also bis zu 8 Punkte erreicht werden, für die maximal 3 zulässigen Referenzprojekte also insgesamt maximal 24 Punkte (maximal 3 Referenzprojekte x maximal 8 Punkte = maximal 24 Punkte). Ergeben sich auf Basis der Teilnahmeauswahlkriterien keine drei Bewerber, die mehr Punkte haben als die anderen Bewerber (z. B. weil es auf Platz 3 zwei Bewerber mit gleicher Punktzahl gibt), erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid. Liegen weniger als drei geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, das Verhandlungsverfahren mit den/dem geeigneten Teilnehmer(n) durchzuführen.
Im Rahmen des Projektes kann es erforderlich werden, dass vom Auftragnehmer zusätzliche Leistungen erbracht werden müssen, deren Notwendigkeit und/oder Umfang vorab nicht absehbar bzw. planbar gewesen ist. Derartige Leistungen werden durch die TUM als sog. optionale Leistung abgerufen. Es besteht diesbezüglich keine Abnahmepflicht der TUM. Im Falle der Ausübung einer Option durch die TUM erfolgt der Abruf durch explizite einseitige Erklärung der TUM gegenüber dem Auftragnehmer in Schrift- oder Textform (bspw. E-Mail). Die TUM wird sich bemühen, optionale Leistungen frühzeitig, spätestens jedoch vier Wochen im Voraus anzukündigen und abzurufen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d.h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. Der Auftragnehmer sollte daher zur (etwaigen) Ausführung der optionalen Leistungen personelle und technische Kapazitäten vorhalten oder deren Aktivierung zumindest einplanen. Die TUM wird bei Bedarf als optionale Leistungen zusätzliche IT-Dienstleistungen im Zusammenhang mit den unter Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung dargestellten (zwingend zu erbringenden) Hauptleistungen abrufen.
1) Betrieb weiterer Systeme: Seitens der TUM kann der Bedarf entstehen, dass der Auftragnehmer als optionale Leistung neben dem geforderten produktiven System für die TUM weitere Systeme betreibt. Dies könnte z.B. ein Testsystem zur Abnahme von Softwareständen vor der Produktivsetzung sein. Die Vergütung erfolgt zu dem vom Auftragnehmer im Preisblatt angebotenen Pauschalpreis pro System und Monat (siehe Preisblatt).
2) Schulungen: Im Bereich der Anwenderunterstützung wird es gegebenenfalls erforderlich sein, als optionale Leistungen bis zu vier Anwenderschulungen mit jeweils max. 10 Teilnehmer/innen in den Räumlichkeiten der TUM durchzuführen. Die Vergütung erfolgt zu dem vom Auftragnehmer im Preisblatt angebotenen Pauschalpreis pro Schulung (siehe Preisblatt).
3) Stundenkontingent: Der Auftraggeber hat die Möglichkeit für die Ausführung verschiedenster Aufgaben in der Systemumgebung als optionale Leistung ein Stundenkontingent in Höhe von bis zu 1000 Stunden pro Jahr abzurufen. Die Aufgaben können die Weiterentwicklung des Bestandssystems, das Hinzufügen von neuen Funktionen, die Wartung und Überprüfung des Systems beinhalten. Ebenso verschiedenste Aufgaben, die mit der Bereitstellung der Software zusammenhängen und für den reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sorgen. Die Vergütung erfolgt nach dem tatsächlich angefallenen Zeitaufwand zu dem vom Auftragnehmer im Preisblatt angebotenen Stundensatz.
4) Verknüpfung der Finanzierung der Stipendiaten mit SAP: Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, als optionale Leistung die Implementierung einer Verknüpfung der Finanzierung der Stipendiaten mit SAP abzurufen. Mittels einer, durch den Anbieter bereitgestellten SAP-Schnittstelle, überwacht die Software automatisch die Zahlungsausgänge an die Stipendiaten und zeigt diese an. Der Zahlungsstatus bezieht sich auf das ausgewählte Förderjahr (siehe Filter Förderjahre). Das System soll die tatsächlich ausbezahlte Summe über SAP mit dem des eingegebenen Förderzeitraumes vergleichen und die Differenz anzeigen. Der Mitarbeiter muss am Ende des Förderjahres kontrollieren können, ob die Auszahlungszeiträume korrekt angegeben und ausbezahlt wurden. Die Vergütung erfolgt zu dem vom Auftragnehmer im Preisblatt angebotenen Pauschalpreis.

Eligibility requirements: I) Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB, II) Soweit der Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft eintragungspflichtig ist/sind: Auszug/Auszüge aus dem Handelsregister oder bei Bietern von außerhalb der Bundesrepublik Deutschland aus dem vergleichbaren Register des Herkunftslandes des Bieters. Eigenerklärung des Bieters/der Bietergemeinschaft, dass der/die vorgelegte(n) Auszug/Auszüge den aktuellen Eintragungsstand wiedergibt/wiedergeben.