Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-26
Buyer: ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ
Country: GR
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48613000 | 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 463225.81 EUR
Submission deadline: 2022-09-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες ψηφιοποίησης αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και προμήθειας συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης ψηφιοποιημένου αρχείου
Αντικείμενο της σύμβασης είναι η παροχή υπηρεσιών ασφαλούς ψηφιοποίησης του αρχείου της Κ.Υ. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.
Η παρούσα διακήρυξη αφορά ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, το οποίο περιλαμβάνεται σε δύο χιλιάδες εξακόσια είκοσι κιβώτια (2.620) κιβώτια, ενδεικτικού μεγέθους 30Χ40Χ26 εκ.. Ο αριθμός των σελίδων που εμπεριέχονται σε αυτά ανέρχεται - κατόπιν εκτίμησης – περίπου σε  τέσσερα εκατομμύρια πεντακόσιες χιλιάδες (4.500.000) εικόνες και αναλύεται ως εξής:
Το προς ψηφιοποίηση αρχείο, βρίσκεται αποθηκευμένο στις εγκαταστάσεις εξωτερικού Συνεργάτη, βάσει σχετικής σύμβασης που αφορά στην παροχή υπηρεσιών φύλαξης του εν λόγω αρχείου. Ο Ανάδοχος του έργου ψηφιοποίησης θα παραλάβει τα προς ψηφιοποίηση αρχεία, σε πέντε (5) τμηματικές παραλαβές, από τις εγκαταστάσεις όπου φυλάσσονται, κατόπιν συνεννόησης και προγραμματισμένης επίσκεψης στους χώρους του εξωτερικού Συνεργ.
Η παρούσα διακήρυξη αφορά ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, το οποίο περιλαμβάνεται σε δύο χιλιάδες εξακόσια είκοσι κιβώτια (2.620) κιβώτια, ενδεικτικού μεγέθους 30Χ40Χ26 εκ.. Ο αριθμός των σελίδων που εμπεριέχονται σε αυτά ανέρχεται - κατόπιν εκτίμησης – περίπου σε  τέσσερα εκατομμύρια πεντακόσιες χιλιάδες (4.500.000) εικόνες και αναλύεται ως εξής:
Το προς ψηφιοποίηση αρχείο, βρίσκεται αποθηκευμένο στις εγκαταστάσεις εξωτερικού Συνεργάτη, βάσει σχετικής σύμβασης που αφορά στην παροχή υπηρεσιών φύλαξης του εν λόγω αρχείου. Ο Ανάδοχος του έργου ψηφιοποίησης θα παραλάβει τα προς ψηφιοποίηση αρχεία, σε πέντε (5) τμηματικές παραλαβές, από τις εγκαταστάσεις όπου φυλάσσονται, κατόπιν συνεννόησης και προγραμματισμένης επίσκεψης στους χώρους του εξωτερικού Συνεργάτη, τουλάχιστον δέκα (10) ημέρες πριν την προγραμματισμένη παραλαβή. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ψηφιοποίησης τα αρχεία θα πρέπει να επιστραφούν με δαπάνη που θα βαρύνει αποκλειστικά τον Ανάδοχο, στις εγκαταστάσεις φύλαξης. Κατά την παραλαβή και την επιστροφή των προς ψηφιοποίηση αρχείων θα συντάσσεται σχετικό πρωτόκολλο παραλαβής μεταξύ του εξωτερικού Συνεργάτη αποθήκευσης και του Αναδόχου ψηφιοποίησης. Το σύνολο του προς ψηφιοποίηση αρχείου θα πρέπει να έχει ψηφιοποιηθεί και να έχει επιστραφεί στις εγκαταστάσεις φύλαξης εντός του χρόνου ισχύος της σύμβασης.
Επίσης, στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η προμήθεια συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα βρίσκεται εγκατεστημένο στις υποδομές του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και δεν θα υπάρχει δικαίωμα πρόσβασης απευθείας από τους χρήστες παρά μόνο μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (βάσει των δικαιωμάτων των χρηστών και των μεταδεδομένων των εγγράφων).
Οι παρεχόμενες υπηρεσίες κατατάσσονται στους ακόλουθους κωδικούς του Κοινού Λεξιλογίου δημοσίων συμβάσεων (CPV) : 72252000-6 (Υπηρεσίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης) και 48613000-8 (Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων).
Η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης ανέρχεται στο ποσό των τετρακοσίων εξήντα τριών χιλιάδων διακοσίων είκοσι πέντε ευρώ και ογδόντα ένα λεπτών ( 463.225,81 €) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 24%, ήτοι πεντακόσιες εβδομήντα τέσσερις χιλιάδες τετρακόσια ευρώ (574.400,00 €) ευρώ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%, (ΦΠΑ 111.174,19 €) και για την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου του έργου και την καταβολή της αμοιβής στον Ανάδοχο, είναι απαραίτητη η ψηφιοποίηση του συνόλου των κιβωτίων στην υπό ανάθεση σύμβαση, ήτοι δύο χιλιάδες εξακόσια είκοσι κιβώτια (2.620) κιβώτια καθώς και η παράδοση και εγκατάσταση του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης των εγγράφων.
Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε έως  τρεις (3) μήνες από την υπογραφή της σύμβασης με τον Ανάδοχο.
Αναλυτική περιγραφή του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της σύμβασης δίδεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι της παρούσας διακήρυξης.
Η  συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από  αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής, ύστερα από σχετικό αίτημα του  αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου . Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτ
Για την έγκυρη συμμετοχή στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, κατατίθεται από τους συμμετέχοντες οικονομικούς φορείς (προσφέροντες), εγγυητική επιστολή συμμετοχής , οκτώ χιλιάδων (8.000,00€) ευρώ . Στην περίπτωση ένωσης οικονομικών φορέων, η εγγύηση συμμετοχής περιλαμβάνει και τον όρο ότι η εγγύηση καλύπτει τις υποχρεώσεις όλων των οικονομικών φορέων που συμμετέχουν στην ένωση.
Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της σύμβασης.
Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα ή εμπορικά μητρώα  που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου σχετικά με την άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος.

Eligibility requirements: Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της σύμβασης. Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα ή εμπορικά μητρώα  που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου σχετικά με την άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος. Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος μέλους του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ) ή σε τρίτες χώρες που προσχωρήσει στη ΣΔΣ, ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα. Οι εγκατεστημένοι στην Ελλάδα οικονομικοί φορείς θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον, κατά την κείμενη νομοθεσία, απαιτείται η εγγραφή τους για την υπό ανάθεση υπηρεσία.

Award value: 463225.81