Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-26
Buyer: SAP S/4 HANA Transformation
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-07-28

Technical requirements: Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Die Stadtwerke Detmold stehen vor der Notwendigkeit, die aktuell eingesetzten, veralteten R/3 SAP-Systeme, die bis Ende 2027 aus der Wartung laufen, durch den Umstieg auf SAP HANA (S/4 HANA) zu ersetzen, da diese Lösung für die Stadtwerke erforderlich ist. Für die Abwicklung ihrer kaufmännischen und technischen Prozesse suchen die Stadtwerke Detmold eine wirtschaftliche, hochfunktionelle und integrierte Gesamtlösung für die Zukunft.  Vom zukünftigen Softwarelieferanten / IT-Dienstleister wird erwartet, dass er in seinem SAP HANA (S/4 HANA) - Template alle erforderlichen gesetzlichen und marktlichen Anforderungen abdeckt und darüber hinaus die stetige Weiterentwicklung und Systemwartung garantiert.
Die Bieter haben folgende Erklärungen abzugeben bzw. über die Präqualifikation nachzuweisen: - Bieterangaben (Name/Anschrift/Rechtsform/Eintrag Handels-/Berufsregister, Ansprechpartner mit Kontaktdaten), - über das Vermögen des Unternehmens wurde nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder der Antrag mangels Masse abgelehnt nach den Bestimmungen des Landes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat, - unser Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation, - keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, ist rechtskräftig verurteilt worden, wegen: a) § 129 des Strafgesetzbuches (StGB) (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen), §129b StGB (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), b) § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen, c) § 261 StGB (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), d) § 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, e) § 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, f) § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen), g) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern), h) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete), i) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder j) den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a des Strafgesetzbuches (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung). Einem Verstoß gegen diese Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen entsprechende Strafnormen anderer Staaten. Ein Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist einem Bewerber oder einem Bieter zuzurechnen, wenn sie für diesen Bewerber oder Bieter bei der Führung der Geschäfte selbstverantwortlich gehandelt hat oder ein Aufsichts- oder Organisationsverschulden gemäß § 130 des Gesetzes gegen Ordnungswidrigkeiten dieser Person im Hinblick auf das Verhalten einer anderen für den Bewerber oder Bieter handelnden, rechtskräftig verurteilten Person vorliegt. - Unser Unternehmen kommt seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben gemäß den Teilnahmebedingungen oder - Bestimmungen des Landes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat, ordnungsgemäß nach. Zudem haben die Bieter die Sanktionserklärung Russland mit dem Angebot abzugeben. - Unser Unternehmen verfügt über eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe von mindestens 5,0 Mio. EUR bei jeweils zweifacher Maximierung pro Jahr und Vermögensschäden in Höhe von mindestens 2,5 Mio. EUR bei jeweils zweifacher Maximierung pro Jahr, alternativ zu vorstehender Erklärung, - Unser Unternehmen wird im Auftragsfall die bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung gemäß der vorstehenden Vorgaben zu den Versicherungssummen aufstocken. - Bruttoumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre.
Detaillierte Kenntnisse über Standard - Geschäftsprozesse in Unternehmen der Energie- und Versorgungswirtschaft (Strom, Erdgas, Wärme, Wasser) insbesondere im Zusammenwirken von technischen und kaufmännischen Anforderungen. Angebote in deutscher Sprache. Software und Dokumentation in deutscher Sprache. Der überwiegende Teil der Softwarelösungen bzw. des Portfolios sind branchenspezifisch für die Energie- und Versorgungswirtschaft ausgeprägt. Weitgehender Einsatz von Webservices bei Schnittstellen.  Folgende Referenzen werden benötigt (Referenzen für die Durchführung einer SAP S/4 HANA-Implementierung, ein Ansprechpartner je Unternehmen mit Rufnummer und E-Mail je Referenz).  Mindestanforderungen an als Referenzen angegebene Projekte: Es handelt sich um ein SAP S/4 HANA Projekt im Sinne einer Transformation. Zertifizierte SAP-Partnerschaft des Anbieters mindestens SAP Advanced Partner Level (Zertifikat ist vorzulegen). Anzahl Kunden in der Energie- und Versorgungswirtschaft gesamt. Nachweisbare Referenzprojekte vergleichbarer Unternehmen mit ähnlicher Aufgabenstellung. Diese müssen mindestens der Anzahl von 3 Unternehmen entsprechen und dürfen dabei nicht älter als 5 Jahre alt sein. Nachweisbarer Erfahrung mit der Transformation von SAP R/3-Produkten (ERP) nach SAP S/4 HANA bei mindestens 3 Versorgern. Nachweisbare Erfahrung mit der Anbindung von SAP S/4 HANA (Finanzbuchhaltung) an Non-SAP-Kundenabrechnungssysteme bei mindestens 3 Versorgern. Nachweisbare Erfahrung mit dem Betrieb des Systems und der Weiterentwicklung des Templates im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud.
Die Anfrage umfasst:  1. SAP S/4 HANA-Template für die kaufmännischen und technischen Prozesse.  2. Durchführung der Analysephase für die S/4 HANA Implementierung (Projektinitiierung sowie detaillierte Ist-Analyse, Erarbeitung der Migrationsstrategie, Definition von einer Roadmap für die S/4 HANA Implementierung inklusive erforderlichen Meilensteinen, Durchführung von Workshops unter Beteiligung der Fachbereiche um eine Ist-Aufnahme von Geschäftsprozessen sowie technischen und fachlichen Systemanforderungen zu erarbeiten).  3. Definition sowie Umsetzung der Implementierungsphase inkl. Test und Cutover sowie Umsetzung der Konzepte, Migration historischer Daten, Integrations-, Schnittstellen- und Berechtigungstests etc.  4. Begleitung der Hypercare-Phase inkl. System Go Live, Delta Analyze, Abschluss Datenmigration, Post Go Live Support.  5. Betrieb des Systems und stetige Begleitung der Systemfortführung und Weiterentwicklung des Templates.

Eligibility requirements: Die Bieter haben folgende Erklärungen abzugeben bzw. über die Präqualifikation nachzuweisen: - Bieterangaben (Name/Anschrift/Rechtsform/Eintrag Handels-/Berufsregister, Ansprechpartner mit Kontaktdaten), - über das Vermögen des Unternehmens wurde nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder der Antrag mangels Masse abgelehnt nach den Bestimmungen des Landes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat, - unser Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation, - keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, ist rechtskräftig verurteilt worden, wegen: a) § 129 des Strafgesetzbuches (StGB) (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen), §129b StGB (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), b) § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen, c) § 261 StGB (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), d) § 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, e) § 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, f) § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen), g) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern), h) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete), i) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder j) den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a des Strafgesetzbuches (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung). Einem Verstoß gegen diese Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen entsprechende Strafnormen anderer Staaten. Ein Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist einem Bewerber oder einem Bieter zuzurechnen, wenn sie für diesen Bewerber oder Bieter bei der Führung der Geschäfte selbstverantwortlich gehandelt hat oder ein Aufsichts- oder Organisationsverschulden gemäß § 130 des Gesetzes gegen Ordnungswidrigkeiten dieser Person im Hinblick auf das Verhalten einer anderen für den Bewerber oder Bieter handelnden, rechtskräftig verurteilten Person vorliegt. - Unser Unternehmen kommt seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben gemäß den Teilnahmebedingungen oder - Bestimmungen des Landes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat, ordnungsgemäß nach. Zudem haben die Bieter die Sanktionserklärung Russland mit dem Angebot abzugeben. - Unser Unternehmen verfügt über eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe von mindestens 5,0 Mio. EUR bei jeweils zweifacher Maximierung pro Jahr und Vermögensschäden in Höhe von mindestens 2,5 Mio. EUR bei jeweils zweifacher Maximierung pro Jahr, alternativ zu vorstehender Erklärung, - Unser Unternehmen wird im Auftragsfall die bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung gemäß der vorstehenden Vorgaben zu den Versicherungssummen aufstocken. - Bruttoumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre.
Bruttoumsätze der letzten drei Geschäftsjahre
Detaillierte Kenntnisse über Standard - Geschäftsprozesse in Unternehmen der Energie- und Versorgungswirtschaft (Strom, Erdgas, Wärme, Wasser) insbesondere im Zusammenwirken von technischen und kaufmännischen Anforderungen. Angebote in deutscher Sprache. Software und Dokumentation in deutscher Sprache. Der überwiegende Teil der Softwarelösungen bzw. des Portfolios sind branchenspezifisch für die Energie- und Versorgungswirtschaft ausgeprägt. Weitgehender Einsatz von Webservices bei Schnittstellen.  Folgende Referenzen werden benötigt (Referenzen für die Durchführung einer SAP S/4 HANA-Implementierung, ein Ansprechpartner je Unternehmen mit Rufnummer und E-Mail je Referenz).  Mindestanforderungen an als Referenzen angegebene Projekte: Es handelt sich um ein SAP S/4 HANA Projekt im Sinne einer Transformation. Zertifizierte SAP-Partnerschaft des Anbieters mindestens SAP Advanced Partner Level (Zertifikat ist vorzulegen). Anzahl Kunden in der Energie- und Versorgungswirtschaft gesamt. Nachweisbare Referenzprojekte vergleichbarer Unternehmen mit ähnlicher Aufgabenstellung. Diese müssen mindestens der Anzahl von 3 Unternehmen entsprechen und dürfen dabei nicht älter als 5 Jahre alt sein. Nachweisbarer Erfahrung mit der Transformation von SAP R/3-Produkten (ERP) nach SAP S/4 HANA bei mindestens 3 Versorgern. Nachweisbare Erfahrung mit der Anbindung von SAP S/4 HANA (Finanzbuchhaltung) an Non-SAP-Kundenabrechnungssysteme bei mindestens 3 Versorgern. Nachweisbare Erfahrung mit dem Betrieb des Systems und der Weiterentwicklung des Templates im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud.
Sind den Ausschreibungsunterlagen zur entnehmen.
Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Die Anfrage umfasst:  1. SAP S/4 HANA-Template für die kaufmännischen und technischen Prozesse.  2. Durchführung der Analysephase für die S/4 HANA Implementierung (Projektinitiierung sowie detaillierte Ist-Analyse, Erarbeitung der Migrationsstrategie, Definition von einer Roadmap für die S/4 HANA Implementierung inklusive erforderlichen Meilensteinen, Durchführung von Workshops unter Beteiligung der Fachbereiche um eine Ist-Aufnahme von Geschäftsprozessen sowie technischen und fachlichen Systemanforderungen zu erarbeiten).  3. Definition sowie Umsetzung der Implementierungsphase inkl. Test und Cutover sowie Umsetzung der Konzepte, Migration historischer Daten, Integrations-, Schnittstellen- und Berechtigungstests etc.  4. Begleitung der Hypercare-Phase inkl. System Go Live, Delta Analyze, Abschluss Datenmigration, Post Go Live Support.  5. Betrieb des Systems und stetige Begleitung der Systemfortführung und Weiterentwicklung des Templates.
Der Vertrag kann zweimal um jeweils fünf Jahre verlängert werden.