Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-21
Buyer: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Country: BE
Region: BE234
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48200000 | 48300000 | 48400000 | 48500000
Estimated value: 160571589 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: De aanbesteder wenst een raamovereenkomst te sluiten voor “Software Broker & SAM Consultancy”. Onderhavig aankoopdossier behelst o.a. volgende activiteiten om deze objectieven te kunnen realiseren: • Het verwerven van de benodigde software met bijhorende services.  • Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); zorgen dat Fluvius beschikt over de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • Verwerven van SAM (Software Asset Management) expertise. In scope zijn volgende elementen: • Perpetual software en licenties, met inbegrip van de bijhorende maintenance en support contracten; • Software gebaseerd op subscriptions (huur van software en licenties) met inbegrip van de bijhorende services; • Software welke kadert binnen een SAAS context (Software As A Service), met inbegrip van de bijhorende services; • Cloudproducten en -services (o.a. Azure, Oracle OCI,…).  Voornoemde software- en licentietypes zijn niet beperkt tot een bepaalde IT-infrastructuur, en kunnen dus zowel handelen over onpremise software als Cloud-gebaseerde software en/of -licenties. Dit aankoopdossier bestaat uit 2 percelen: 1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden.  Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.   2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en  hulp bij interne - en externe audits.  Om deze objectieven te kunnen realiseren is het absoluut noodzakelijk dat de inschrijver op de hoogte is van: • de  historische, actuele en aangekondigde licentiemodellen en -contracten van de software-fabrikanten; • benchmarking-informatie op vlak van prijsvorming  van licentieproducten en beheersprocessen.
De score die aan de prijs wordt toegekend is berekend volgens het lineariteitsprincipe.
Aan de laagste bieding met prijs=P0 wordt het maximum van de score toegekend.
Een finale offerte met een bieding waarvan de prijs meer dan P0+50% bedraagt, wordt als substantieel onregelmatig verklaard. De offerte wordt dan verworpen.  
De score voor de biedingen tussen P0 en P0 + 50% bekomt men door lineaire interpolatie.
Het gunningscriterium ‘kwaliteit’ wordt beoordeeld door de uitgebreidheid van het softwareportfolio, de beschikbare kennis van de licentiemodellen van de softwarefabrikanten, de antwoordtijden voor offertes, de levertijden voor licenties (en de daarbij horende zaken zoals proof of entitlements en license keys), de mate dat de voorgestelde service beter licentiemanagement kan ondersteunen (inclusief aangeboden team, de partnerships met softwarefabrikanten en gebruikte tools) en de SLA.
1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden.  Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en  hulp bij interne - en externe audits.


Winner: SoftwareONE BE
Award value: 161179817
Number of bids: 5