Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-02-04
Buyer: Deutscher Olympischer Sportbund (DOSB)
Country: DE
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 60000000 | 60400000: Air transport services
Submission deadline: 2017-03-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Personentransport der Deutschen Olympiamannschaft zu den Olympischen Winterspielen in PyeongChang 2018.
Die Olympischen Winterspiele 2018 werden zwischen dem 9. und dem 25.2.2018 in PyeongChang/Südkorea stattfinden. Den feierlichen Rahmen bilden die Eröffnungsfeier (am 4.2.) und die Schlussfeier (am 25.2.).
Der DOSB wird abhängig von der jeweiligen Nominierung der deutschen Athleten/innen bzw. Teams mit einer Olympiamannschaft von etwa 500 Personen dort vertreten sein. Für den Personentransport der deutschen Olympiamannschaft und -delegation per Flugzeug von Deutschland nach Seoul, Incheon International Airport/Südkorea (inkl. Zubringer- und Anschlussflüge) und zurück sucht der DOSB eine geeignete Airline.
Der Weitertransport vom Flughafen in Seoul zu den jeweiligen Unterkünften, ins Olympische Dorf und zu den Wettkampfstätten nach PyeongChang obliegt der Verantwortung des Organisationskomitees und erfolgt mit dem Zug/Expressway bzw. Bussen. Dieser Weitertransport ist nicht Bestandteil der Ausschreibung.
Gesucht wird eine Airline, kein Reisebüro, welches im nachfolgend beschriebenen Zeitraum und zu den beschriebenen Konditionen ausreichend Flugkontingente zur Verfügung stellen kann.
Die Airline stellt in dem in der Anlage D ausgewiesenen Zeitraum für den Hin- und Rückflug nach Seoul (ICN) ausreichende (Sitzplatz-) Kontingente zur Verfügung, deren genaue Aufteilung noch variieren wird.
Von folgenden Flughäfen müssen Zubringer- bzw. Anschlussflüge möglich sein: Frankfurt, München, Stuttgart, Düsseldorf, Dresden, Leipzig, Nürnberg, Berlin und Hamburg. Die Bereitstellung von Zubringerflügen von den oben genannten Flughäfen kann auch durch eine Partnerfluglinie/Bietergemeinschaft/Nachunternehmer sichergestellt werden. Wichtig ist ein reibungsloser Ablauf auch bei Namensänderungen, Umbuchungen und Stornierungen. Das Gepäck muss „durchgecheckt“ werden können.
— Die Mitnahme von Übergepäck bzw. Sperrgepäck muss möglich sein, wenn auch nicht notwendigerweise gebührenfrei.
— Namensänderungen, Umbuchungen und Stornierungen müssen vor und nach der Ticketausstellung möglich sein. Bitte geben Sie per Eigenerklärung (Konzept zur Flexibilität) an, bis zu welchem Zeitpunkt und bis zu welcher Anzahl diese Änderungen gebührenfrei möglich sind.
— Die Airline verpflichtet sich im Falle eines Streiks am geplanten Abflughafen und im Falle eines Streiks der Airline alle Anstrengungen zu unternehmen, den rechtzeitigen Personentransport der deutschen Olympiamannschaft und –delegation nach Seoul zu gewährleisten.
— Ein erfahrener, hauptverantwortlicher Projektleiter (m/w) muss dem Auftraggeber durchgehend ab Auftragserteilung bis zum Projektabschluss zur Verfügung stehen (sog. „single point of contact“). Dieser Projektleiter darf nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des DOSB ausgetauscht werden. Der Projektleiter kann/sollte durch ein Team von Mitarbeiter/innen unterstützt werden.
— Die Airline muss die erforderlichen personellen Ressourcen für die Planung, Koordination, und Betreuung bereitstellen. Für den DOSB muss ab Oktober 2017 von Montag bis Freitag eine tägliche Erreichbarkeit des Projektleiters bzw. seines Teams mindestens von 8:00 Uhr bis 20:00 Uhr gewährleistet sein, ab 15.1.2018 eine 24-stündige Erreichbarkeit, auch am Wochenende (samstags und sonntags).
Flexibilität: Die genauen Informationen über die einzelnen Passagiere (inkl. Abflugort) werden der Airline vom DOSB jeweils unmittelbar nach den Nominierungsentscheidungen sukzessive zur Verfügung gestellt. Das Ende des internationalen Qualifikationszeitraums und damit die die letzte Nominierungsentscheidung ist am 21.1.2018. Dieser Termin liegt nur wenige Tage vor dem Beginn der Olympischen Winterspiele. Aus diesem Grund wird von der Airline ein hohes Maß an Flexibilität (hinsichtlich der personellen Ressourcen ab Mitte Januar 2018 und hinsichtlich kurzfristiger Inanspruchnahme von Flügen aus dem Gesamtkontingent, Umbuchungen etc.) gefordert.
— aktueller (d. h. im Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellter) Berufs- oder Handelsregisterauszug oder ein vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung nach Maßgabe der Bestimmungen des Herkunftslandes des Bewerbers/Bieter bzw. jedes Mitglieds der Bewerber/Bietergemeinschaft.
Allgemeiner Hinweis: Für die erforderten Erklärungen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt mit der Bezeichnung „Eigenerklärung zur Eignung“ zu verwenden.

Eligibility requirements: — aktueller (d. h. im Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellter) Berufs- oder Handelsregisterauszug oder ein vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung nach Maßgabe der Bestimmungen des Herkunftslandes des Bewerbers/Bieter bzw. jedes Mitglieds der Bewerber/Bietergemeinschaft.