Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-18
Buyer: Sicherheitsdienst/Rezeptionsdienst
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 79700000 | 79714000: Surveillance services
Submission deadline: 2025-03-24

Technical requirements: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)§ 160 Antrag

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1.
    der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
    Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
    Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
    mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Für den Sicherheits- und Rezeptionsdienst in der FAH werden folgende Dienstleis-tungen benötigt:

2.1. Rezeptionsdienst und Nachtwache
Eine Person, Arbeitszeit Montag - Freitag täglich 19:00 - 07:00 Uhr;
Samstag, Sonntag (bis Montag 07:00 Uhr) und an Feiertagen ganztägig; 
Ganzjährig, Jahresleistung voraussichtlich 5.760 Stunden, davon 2.900 Stunden zwi-schen 22:00 und 06:00 Uhr und 1.512 Stunden an Sonn- und Feiertagen:
Aufgaben:
- Schließdienst
- Öffnungsdienst
- Kontrollgänge
- Ein- und Ausgangskontrolle, Überwachung / Bedienung von technischen Anlagen (Brandmelde-anlagen, Alarmanlagen, Spülmaschinen, Kühlhaus, Telefonanlage)
- Rezeptionsdienst (Ein- und Auschecken von Seminarteilnehmern und Dozenten, Herausgabe von Equipment an Dozenten, Ansprechpartner bei Problemen der Gäste, Führen von Anwesenheits- und Schlüssellisten usw.)
- Führen eines Wachbuches
- Erster Ansprechpartner bei Problemen während Veranstaltungen im Hause
- Abnahmeprotokoll bei Veranstaltungen im Bürgersaal erstellen
- Diverse Serviceaufgaben wie z. B. Mülltonnen herausstellen usw. 
- Übernahme von Hausmeistertätigkeiten außerhalb der zuvor definierten regulären Geschäftszeiten der FAH
- Winterdienst (ab 6:00 Uhr Erhaltung eines Mindeststandards an Verkehrssicherheit bis der reguläre Winterdienst eintrifft)
Die zuvor dargestellten Einsatzzeiten können durch organisatorische Änderungen beim Auftraggeber variieren. Es ist sowohl ein Mehrbedarf als auch ein Minderbedarf an Personal möglich. Solche Änderungen werden mindestens 14 Kalendertage im Voraus durch den Auftraggeber schriftlich, per E-Mail oder telefonisch angekündigt.

In diesem Zusammenhang ist auch zu berücksichtigen, dass bei krankheitsbedingten Ausfällen des Personals des Auftraggebers und bei Sonderveranstaltungen in der Akademie eine zusätzliche Personalgestellung durch den Auftragnehmer kurzfristig sicherzustellen ist.
Die zusätzliche Personalgestellung hat schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von 12 Stunden zu erfolgen.
Dem Auftraggeber wird die Option eingeräumt, das Vertragsverhältnis um ein weiteres Kalenderjahr zu verlängern. Von diesem Recht hat er spätestens sechs Monate vor dem vorgesehenen Vertragsende Gebrauch zu machen
Der Auftragnehmer muss die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch folgenden Dokumente nachweisen: 

- Nachweis über einen jeweils jährlichen Mindestumsatz von 2 Mio. EUR in den drei Geschäftsjahren 2021 bis 2023, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind 

- Nachweis über eine Betriebs- und Haftpflichtversicherung s. § 45 VgV i.V.m. § 14 Abs. 1 und 2 BewachV: Die Versicherung nach § 34a Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 der Gewerbeordnung muss bei einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherungsunternehmen abgeschlossen werden; die Mindestversicherungssumme beträgt je Schadensereignis 1. für Personenschäden 1 000 000 Euro, 2. für Sachschäden 250 000 Euro, 3. für das Abhandenkommen bewachter Sachen 15 000 Euro und 4. für reine Vermögensschäden 12 500 Euro. 

- Aktuelle SCHUFA-Auskunft oder vergleichbar
Daneben ist das Formblatt "Zusicherung Personaleinsatz" ausgefüllt und unterschrieben samt Anlagen dem Angebot beizufügen. Dieses Formblatt enthält u.a. folgende Vorgaben: 

- Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer oder deren vertretungsberechtigten Personen keiner verbotenen Organisation angehören 

- Benennung eines zuständigen besonders qualifizierten Einsatzleiters mit Leitungserfahrung (Meister für Schutz und Sicherheit / Werkschutzmeister IHK oder vergleichbares) und Nachweis der Qualifikation 

- Vorhandensein einer 7/24 Stunden erreichbaren Einsatzzentrale 

- Angabe und Zusicherung der Länge der einhaltbaren Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Aufforderungen durch den Auftraggeber (Selbsteinschätzung)
 
- Der Auftragnehmer hat sein Personal mind. gemäß den jeweils aktuell geltenden Bestimmungen des Tarifvertrages für Sicherheitsdienstleistungen in NRW zu entlohnen und dieses durch entsprechende Unterlagen nachzuweisen. Der Nachweis ist bei der Angebotsabgabe einzureichen. 

Der Auftragnehmer muss außerdem sicherstellen, dass bei Bedarf und auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb von maximal 24 Stunden 
- auch an Ausnahmetagen (siehe Ziffer 2.3 der Leistungsbeschreibung) oder 
- in Einzelfällen auch mit zwei oder mehreren Personen pro Schicht 

die Aufgaben wahrgenommen werden können. Maßgeblich sind dann die angegebenen Einheitspreise im Preisfragebogen.

Eligibility requirements: Der Auftragnehmer muss die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch folgenden Dokumente nachweisen: 

- Nachweis über einen jeweils jährlichen Mindestumsatz von 2 Mio. EUR in den drei Geschäftsjahren 2021 bis 2023, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind 

- Nachweis über eine Betriebs- und Haftpflichtversicherung s. § 45 VgV i.V.m. § 14 Abs. 1 und 2 BewachV: Die Versicherung nach § 34a Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 der Gewerbeordnung muss bei einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherungsunternehmen abgeschlossen werden; die Mindestversicherungssumme beträgt je Schadensereignis 1. für Personenschäden 1 000 000 Euro, 2. für Sachschäden 250 000 Euro, 3. für das Abhandenkommen bewachter Sachen 15 000 Euro und 4. für reine Vermögensschäden 12 500 Euro. 

- Aktuelle SCHUFA-Auskunft oder vergleichbar
other
Daneben ist das Formblatt "Zusicherung Personaleinsatz" ausgefüllt und unterschrieben samt Anlagen dem Angebot beizufügen. Dieses Formblatt enthält u.a. folgende Vorgaben: 

- Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer oder deren vertretungsberechtigten Personen keiner verbotenen Organisation angehören 

- Benennung eines zuständigen besonders qualifizierten Einsatzleiters mit Leitungserfahrung (Meister für Schutz und Sicherheit / Werkschutzmeister IHK oder vergleichbares) und Nachweis der Qualifikation 

- Vorhandensein einer 7/24 Stunden erreichbaren Einsatzzentrale 

- Angabe und Zusicherung der Länge der einhaltbaren Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Aufforderungen durch den Auftraggeber (Selbsteinschätzung)
 
- Der Auftragnehmer hat sein Personal mind. gemäß den jeweils aktuell geltenden Bestimmungen des Tarifvertrages für Sicherheitsdienstleistungen in NRW zu entlohnen und dieses durch entsprechende Unterlagen nachzuweisen. Der Nachweis ist bei der Angebotsabgabe einzureichen. 

Der Auftragnehmer muss außerdem sicherstellen, dass bei Bedarf und auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb von maximal 24 Stunden 
- auch an Ausnahmetagen (siehe Ziffer 2.3 der Leistungsbeschreibung) oder 
- in Einzelfällen auch mit zwei oder mehreren Personen pro Schicht 

die Aufgaben wahrgenommen werden können. Maßgeblich sind dann die angegebenen Einheitspreise im Preisfragebogen.
Es wird verlangt, dass der Auftragnehmer je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweist.
Der Auftragnehmer muss jederzeit die gemäß § 34 a Gewerbeordnung (GewO) in Verbindung mit der Bewachungsverordnung (BewachV) jeweils für ihn geltenden Vorschrif-ten und Vorgaben erfüllen und diese auf Verlangen des Auftraggebers durch Vorlage entsprechender Schriftstücke oder Eigenerklärungen nachweisen. 
Dies gilt im Besonderen für das Vorliegen einer Gewerbeerlaubnis nach § 34 a Abs. 1 GewO, die den Umfang der vertraglich zu erbringenden Leistungen abdeckt. 

Ebenfalls müssen die Anforderungen an die Zuverlässigkeit und Sachkunde gemäß § 34 a GewO beifolgenden Personen jederzeit erfüllt sein: 
- die Person des Auftragnehmers selbst, 
- die Person oder Personen, die Organe bzw. gesetzliche Vertreter des Auftragnehmers sind, sowie 
- die beim Auftragnehmer beschäftigten und eingesetzten verantwortlichen Leitungspersonen. 

Neben den o.g. Punkten sind noch Referenzen vorzulegen, deren Anforderungen im Folgenden näher beschrieben werden (gemäß Formblatt "Referenzen"): 

Unternehmensreferenzen 
Zum Nachweis der Fachkunde sind vom Bieter oder der Bietergemeinschaft mindestens je eine Referenz aus den letzten drei Jahren (seit 01/2022) über den Leistungszeitraum von mindestens einem Jahr zu jedem folgenden Eignungskriterium vorzulegen: 
1. Erfahrung im Empfangs- und Pfortendienst 
2. Erfahrung in der sicherheitsdienstlichen Betreuung von Veranstaltungen 
3. Erfahrung in bewachungsdienstlichen Aufgaben 
Die geforderten Referenzen zu den vorstehenden Ziffern 1 bis 3 müssen unter Angabe der Leistungszeit, des inhaltlichen Umfangs und der Tätigkeit sowie des Auftraggebers mit Ansprechpartner im Formblatt "Referenzen" benannt werden und die nachstehenden Mindestanforderungen vollständig erfüllen. 

Mindestanforderungen an die Unternehmensreferenzen: 
Alle Bieter müssen mindestens jeweils eine Referenz aus den letzten drei Jahren (seit 01/2022) über die Erbringung von vergleichbaren Dienstleistungen nach den vorstehen-den Ziffern 1 - 3 einreichen. Insgesamt müssen 3 Referenzen vorgelegt werden, die jeweils einen Leistungszeitraum von mindestens 1 Jahr haben, also mindestens seit einem Jahr ab Abgabe des Angebots in der Ausführung sind. Dabei ist es zu-lässig, auch weniger als drei Referenzen einzureichen, wenn mit einer Referenz mehr als nur eine vergleichbare Dienstleistung der vorstehenden Ziffern 1 - 3 abgedeckt werden kann. In diesem Fall kann dieselbe Referenz mehrfach in das Formblatt eingetragen werden. 
Ferner müssen die Referenzen folgende Mindestanforderung erfüllen: Referenzobjekte mit einer Mitarbeiter- und/oder Besucheranzahl von 300 Personen, die zeitgleich im Objekt anwesend sind, und mit dem sicherheitsrelevanten Aspekt einer Behörde werden als vergleichbar zu der hier ausgeschriebenen Leistung angesehen. Unter sicherheitsrelevanten Aspekten ist zu verstehen, dass es in bestimmten Fällen zu Demonstrationen vor der Haustür, Staatsmännischen Besuchen oder eingeschränkten Zutrittsmöglichkeiten bei dem Referenzobjekt kommen kann, die entsprechend zu händeln sind. 

Anzahl der Beschäftigten und Führungskräfte 
Der Auftragnehmer hat das Formblatt "Anzahl Beschäftigte und Führungskräfte" mit dem Angebot ausgefüllt vorzulegen, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren 2022 - 2024 ersichtlich ist. Dabei ist nach fest angestelltem und befristet angestelltem Personal zu unterscheiden.
Das Fehlen der angeforderten Unterlagen führt zum Ausschluss der Teilnahme am Vergabeverfahren.
- Festanstellung 
- Ständiger Wohnsitz in den Staaten der Europäischen Union. 
- Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (vergleichbar Sprachniveau B2) und sicherer Umgang mit Microsoft-Office (Word / Excel). 
- Aktuelle unbeschränkte Auskunft aus dem Bundeszentralregister ohne Eintragungen gemäß § 34a Abs. 1 a Satz 3 i.V.m. Abs. 3 GewO sowie § 41 Abs. 1 Nr. 9 BZRG. 
- Erfüllung der Vorgaben des § 9 BewachV. Bescheinigung über die Unterrichtung nach § 34a Abs. 1a Nummer 2 GewO i. V. m. §§ 1 bis 5 BewachV
- Durch Dienstausweis und entsprechende Dienstkleidung als Beschäftigte des Auftragnehmers erkennbar sein.  
- Zusatzqualifikationen als Ersthelfer und Evakuierungshelfer 
- Kontinuierliche Aus- und Fortbildung des Personals zumindest in den Bereichen Brandschutz, Erste Hilfe, Evakuierungshelfer, interkulturelle Kompetenz und Deeskalationstrainigung
Ausdrücklich ausgeschlossen ist der Einsatz von Praktikanten oder Auszubildenden vor Abschluss des 2.Ausbildungsjahres.