Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-12
Buyer: Ausschreibung über die Anschaffung eines Collection Management Systems und einer Online-Collection Funktion
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48610000: Database systems | 72320000
Submission deadline: 2025-03-12
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:  1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,  2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.  Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
A. Ablauf des Vergabeverfahrens:  Das Verhandlungsverfahren läuft in zwei Phasen ab: (1) Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern lediglich ein Teilnahmeantrag abzugeben. Dazu ist das auf der Plattform zur Verfügung gestellte Teilnahmewettbewerbsformular auszufüllen und nebst Anlagen elektronisch über das genannte Portal einzureichen (bei Bietergemeinschaften ist das Formular einschließlich Anlagen für jedes Mitglied einzureichen). Im Teilnahmewettbewerb wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerbenden geprüft. Die Auftraggeberin behält sich vor, sämtliche Angaben zu überprüfen und ggf. weitere Nachweise in aktueller Fassung einzufordern (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw). (2) Die geeigneten, im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbenden werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Angebotsabgabe erfolgt unter Abgabe eines gesonderten Angebotsformulars samt Preisblatt und Anlagen. Die Dokumente werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietenden rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt.  B. Allgemeine Verfahrensbedingungen:  - Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortforum elektronisch über die genannte Plattform zu stellen,  - Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die im Teilnahmeformular zur Bietergemeinschaft gemachten Angaben werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages, - Eine bestimmte Rechtsform von Bewerbern/Bietern ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist eine bevollmächtigte Vertretung, die die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch, - Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Es soll eine Softwarelösung für das Museum am Rothenbaum - Kulturen und Künste der Welt (MARKK) in Hamburg beschafft werden, die entweder als Standardsoftware gegen Einmalvergütung oder als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt wird. Die Software wird an die spezifischen Anforderungen des Museums angepasst, einschließlich möglicher Anpassungen auf Quellcodeebene. Es werden Altdaten übernommen und Migrationsleistungen erbracht, um die Datenkontinuität sicherzustellen. Die Installation erfolgt entweder auf den Servern des Dienstleisters Dataport oder in einer Cloud-Umgebung. Es werden 20 Nutzerlizenzen bereitgestellt, Schulungen für das Personal durchgeführt und ein gesonderter Wartungsvertrag nach Abschluss der Installation und Datenmigration vereinbart. Ein detaillierter Projektplan, Risikoanalyse, regelmäßige Kommunikation und Reporting, eine umfassende Testphase sowie kontinuierlicher Support und Updates sind ebenfalls Teil des Beschaffungsvorhabens.
Die Bewerbungsunterlagen (s. Teilnahmeformular) können auf der in Ziffer 5.1.11) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:  - Bewerber*in (genaue Bezeichnung);  - Ansprechpartner;  - Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Fax, Mail, Homepage);  - Gründungsjahr der Gesellschaft (sofern einschlägig);  - Sitz der Gesellschaft (sofern einschlägig);  - Hauptgesellschafter (mehr als 25% der Anteile der Stimmrechte, sofern einschlägig);  - Auszug Handelsregister (sofern einschlägig);  - Integritätserklärung;  - Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit.  Im Fall von Bewerber-/Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft. Mit der Abgabe des Teilnahme-/Angebotsformulars wird verbindlich erklärt, im Auftragsfall die in der Leistungsbeschreibung benannten Mindestanforderungen zu erfüllen.
- Bestätigung, dass Haftpflichtversicherungsdeckung in mit Bezug auf den Auftragsgegenstand angemessener, marktüblicher Höhe besteht;  - durchschnittliche Anzahl der festangestellten Mitarbeiter*innen der letzten drei Jahre (2022-2024);  - durchschnittlicher Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Falls der/die Bewerber*in noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.  Die Auftraggeberin behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den/die Bewerber*in einzuholen. Kann ein/e Bewerber*in aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er/sie seine/ihre Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der Auftraggeberin für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die Auftraggeberin für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bietende und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Eligibility requirements: Die Bewerbungsunterlagen (s. Teilnahmeformular) können auf der in Ziffer 5.1.11) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:  - Bewerber*in (genaue Bezeichnung);  - Ansprechpartner;  - Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Fax, Mail, Homepage);  - Gründungsjahr der Gesellschaft (sofern einschlägig);  - Sitz der Gesellschaft (sofern einschlägig);  - Hauptgesellschafter (mehr als 25% der Anteile der Stimmrechte, sofern einschlägig);  - Auszug Handelsregister (sofern einschlägig);  - Integritätserklärung;  - Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit.  Im Fall von Bewerber-/Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft. Mit der Abgabe des Teilnahme-/Angebotsformulars wird verbindlich erklärt, im Auftragsfall die in der Leistungsbeschreibung benannten Mindestanforderungen zu erfüllen.
- Bestätigung, dass Haftpflichtversicherungsdeckung in mit Bezug auf den Auftragsgegenstand angemessener, marktüblicher Höhe besteht;  - durchschnittliche Anzahl der festangestellten Mitarbeiter*innen der letzten drei Jahre (2022-2024);  - durchschnittlicher Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Falls der/die Bewerber*in noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.  Die Auftraggeberin behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den/die Bewerber*in einzuholen. Kann ein/e Bewerber*in aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er/sie seine/ihre Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der Auftraggeberin für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die Auftraggeberin für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bietende und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs überprüft die Auftraggeberin die Eignung der Bewerbenden hinsichtlich Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit sowie technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Referenzen über Leistungen einzureichen,  - die in den letzten fünf Jahren durchgeführt und abgeschlossen wurden,  - und die dem hier zu vergebenden Auftrag hinsichtlich Inhalt und Umfang ähneln insbesondere mit der Einführung und dem Betrieb von einer Sammlungsmanagementsoftware für museale Einrichtungen. Anzugeben sind für jede Referenz jeweils:  - Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistungen  - Referenzgeber mit Ansprechperson und Telefonnummer  - Auftragsjahr  - Auftragsvolumen  - Etwaige Beteiligung der für diese Ausschreibung vorgesehenen Ansprechperson sowie der Vertretung am Referenzprojekt.  Die Referenzen sind im Teilnahmeformular in den dort vorgesehenen Feldern anzugeben. Sofern die dort verfügbaren Felder nicht ausreichen, sind die zusätzlichen Referenzen auf gesonderten Blättern darzustellen. Sämtliche Angaben werden von der Vergabestelle vertraulich behandelt. _________________________________________________________________________________________________ Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber*innen, die zum Angebot aufgefordert werden: Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt 5.1.9) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Sollten mehr als 5 Teilnahmeanträge geeigneter Bewerbender form- und fristgemäß eingehen, nimmt die Auftraggeberin eine Bewertung anhand des jeweiligen Referenzpools vor. Grundsätzlich noch geeignete Bewerbende erhalten 4 Punkte. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerbende erfolgreich Projekte über Leistungen erbracht hat, welche mit den gegenständlichen Leistungen vergleichbar sind, erhält der Bewerbende die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte). Maßstab für die Vergleichbarkeit sind insbesondere Art, Umfang und Komplexität der aus den Referenzprojekten erkennbaren Leistungen. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerbende erfolgreich Projekte über Leistungen erbracht hat, welche mit den gegenständlichen Leistungen vergleichbar sind und gleichzeitig entweder eine größere Komplexität aufweisen, oder solche im Auftrag von musealen Auftraggebern gewesen sind, erhält der Bewerbende die Bewertung "Sehr gut" (7-8 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerbende erfolgreich Projekte über Leistungen erbracht hat, welche mit den gegenständlichen Leistungen vergleichbar sind und gleichzeitig eine größere Komplexität und solche im Auftrag von musealen Auftraggebern gewesen sind, erhält der Bewerbende die Bewertung "Hervorragend" (9-10 Punkte). Die geeigneten Bewerbenden mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb. Die Auftraggeberin wird nur maximal fünf Bewerbende zur Abgabe eines Angebots auffordern. Bei Punktgleichstand entscheidet das Zufallslos. Bei dem Rückzug eines Bieters aus dem laufenden Angebotsverfahren behält sich die Auftraggeberin zudem das Recht vor, den nächstgeeigneten Bewerber*innen aus dem Teilnahmewettbewerb vor Ablauf der Angebotsfrist zur Angebotsabgabe nach zu nominieren. Dies steht im Ermessen der Auftraggeberin.
Die Auftraggeberin behält sich vor, sämtliche Angaben zu überprüfen und ggf. weitere Nachweise in aktueller Fassung einzufordern (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw).
Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase: I. Preis und Leistung werden nach der Formel "Leistung-durch-Preis" (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten "Z" aufweist.  II. Zuschlagskriterium Preis: Die Berechnung des Wertungspreises ergibt sich aus dem Angebotsformular.
III. Zuschlagskriterium Leistung: Die Leistung wird auf der Basis einer wertenden Teststellung sowie dem Anforderungskatalog bewertet. (1) Teststellung: Ein Demo Zugang ist der Auftraggeberin bereits zwei Wochen vor den Verhandlungen zur Verfügung zu stellen. Die Teststellung dient zum einen - soweit in diesem Produktstadium möglich - der Überprüfung der Mindestkriterien gem. Leistungsbeschreibung. Sofern dabei bereits sicher festgestellt werden kann, dass Mindestkriterien nicht erfüllt sind bzw. werden können, erfolgt der Ausschluss des betroffenen Bieters/Angebots aus dem Verfahren. Zum anderen unterliegt die Teststellung der qualitativen Wertung. Bewertet wird die Benutzerfreundlichkeit der vorgestellten Softwarelösung. Die Benutzerfreundlichkeit bewertet die Auftraggeberin nach Augenschein. Bewertet wird die Bedienbarkeit der vorgestellten Nutzeroberfläche.  Lässt sie sich nicht oder kaum intuitiv bedienen, weil die Darstellung bzw. Nutzerführung unübersichtlich oder missverständlich sind, erhält sie 154 Punkte (= mäßig).  Lässt sie sich aus seiner Sicht intuitiv und leicht bedienen (insbesondere Bedienbarkeit mit wenigen Klicks, Drag&Drop-Funktionen u.ä.), erfolgt eine Bewertung mit 308 Punkten (= gut).  Lässt sie sich besonders intuitiv bedienen, weil Darstellung und Nutzerführung besonders klar, verständlich bzw. eingängig sind, erhält sie 615 Punkte (= hervorragend).
(2) Anforderungskatalog: Der/Die Bieter/*in kann pro gewünschter Anforderungen an das Collection-Management-System sowie das Online-Collection Modul Punkte von der Auftraggeberin erhalten.  Die zu erreichende Punktzahl hängt vom Zielerfüllungsgrad ab. Beim Collection-Management-System wird unterschieden zwischen 2 Zielerfüllungsgraden (0 Punkte = nicht erfüllt bzw. 3 Punkte = vollständig erfüllt) oder 3 Zielerfüllungsgraden (0 Punkte = nicht erfüllt, 1 Punkte = teilweise erfüllt, 3 Punkte = vollständig erfüllt). Das Online-Collection Modul hat für die Kriterien 2 Zielerfüllungsgrade (0 Punkte = nicht erfüllt bzw. 3 Punkte = vollständig erfüllt). Die zu erzielenden Punkte ergeben sich aus den jeweiligen Anforderungskatalogen.