Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-01-28
Buyer: Landeshauptstadt München, it@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72251000: Disaster recovery services | 72253200: Computer systems support services | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services
Estimated value: 1710000 EUR
Submission deadline: 2017-02-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leistungsgegenstand ist die Beschaffung einer Standardsoftware mit einem Fachverfahren Ausländerwesen (ALW) für die Sachbearbeitung in der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt München, einer leichtgewichtigen ALW-Auskunft (Webanwendung) als Hauptkomponenten und der ggf. nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des ALW-Fachverfahrens an die Anforderungen der LHM. Weitehin gehören auch die Schaffung der notwendigen Schnittstellen zu städtischen Fachverfahren und zum städtischen DMS zur eAktenführung, die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, die Migration der kompletten Fachdaten aus dem IDA DMS in das neue ALW-Fachverfahren, die Schulung der ca. 400 Nutzer, Service und Wartung über einen Zeitraum von 5 Jahren mit der Möglichkeit zur optionalen Verlängerung um weitere 5 Jahre, Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse und die Erstellung von Handbüchern für die unterschiedlichen Arten an Usern zum Auftragsgegenstand.
Die Ausländerbehörde (ABH) der Landeshauptstadt München ist Deutschlands größte kommunale Ausländerbehörde. Insgesamt betreut die ABH ca. 400.000 Ausländerinnen und Ausländer und fast eine Million Datensätze. Im Jahr 2015 kam es zu ca. 300 000 persönlichen Vorsprachen in der ABH. Weitere 40.000 Kontakte erfolgten per E-Mail. Es erfolgten über 100.000 Erteilungen (Aufenthaltstitel, Fiktionsbescheinigungen, Duldungen und Gestattungen). Darüber hinaus findet ein ständiger Datenaustausch mit internen (z. B. Einwohnermeldebehörde) wie externen Stellen (Ausländerzentralregister, Bundesdruckerei, Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, andere Ausländerbehörden und weitere Ämter) statt.
Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines neuen IT-Fachverfahrens für die ABH im KVR zur optimierten Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich ALW anfallen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichtaufgaben. Der Auftragnehmer (AN) muss sicherstellen, dass Anpassungen der Software in Bezug auf zukünftig ergehende gesetzliche Änderungen, vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit umgesetzt und zur Verfügung gestellt werden. Ferner muss eine steigende Zahl von Geschäftsvorfällen in der Fachanwendung bearbeitet werden können.
— leichtgewichtige ALW-Auskunft (lesende Auskunft, mittels Webanwendung oder Clientinstallation mittels Java).
b) Produkterweiterungen/-anpassungen: die ggf. nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des ALW-Fachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (AG) gemäß Leistungsbeschreibung.
c) Schaffung der notwendigen Schnittstellen: Neben den allgemeinen Schnittstellen zu anderen Behörden und Organisationen sind weitere Schnittstellen zu städtischen Fachverfahren und zum städtischen DMS zur eAktenführung bereitzustellen bzw. neu zu erstellen.
— Unterstützung (auch vor Ort beim AG) von Installation und Konfiguration des ALW-Fachverfahrens bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim AG;
— Installation und Konfiguration auf mehreren Umgebungen (Test-, Migrations-, Produktiv- und Schulungsumgebungen);
— Integration in die vorhandene Systemlandschaft des AG, sowohl des serverseitigen Anteils in der Infrastruktur von it@M als auch des clientseitigen Anteils im KVR;
e) Datenmigration: Migration der kompletten Fachdaten aus dem IDA DMS in das neue ALW-Fachverfahren. Diese Tätigkeit erfordert eine Unterstützung vor Ort (it@M und KVR) und umfasst schwerpunktmäßig:
— Erstellung einer Mapping-Tabelle auf Feldebene zwischen dem Fachdatenmodell von IDA und dem neuen ALW-Fachverfahren;
— Die Migration der elektronischen Akten aus IDA in das städtische DMS ist jedoch nicht Teil des Auftragsgegenstands.
f) Schulung: Schulung der ca. 400 Nutzer, davon ca. 30 Spezial-Sachbearbeiter und fachliche Administratoren, des neuen, für den AG angepassten Verfahrens sowie von ca. 30 IT-Servicemitarbeitern in München;
g) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für die ALW-Fachanwendung, welche durch den AG gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG und laufen fünf Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um weitere 5 Jahre;
h) Dienstleistungskontigent über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 50 Personentagen pro Jahr;

Eligibility requirements: Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen www.muenchen.de/vgst3 -> ALW 3.0. Der Link gilt auch für III.1.2 und III.1.3.

Award value: 1710000