Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-02-06
Buyer: Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48613000 | 72210000: Software programming services | 72260000: Software-related services | 72267100: Maintenance of information technology software
Submission deadline: 2020-03-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung einer Rahmenvereinbarung zur Einführung einer Software für die elektronische Aktenführung
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Einführung einer Software für die elektronische Aktenführung für die öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeiten in der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) vor dem Hintergrund des E-Government-Gesetzes (EGovG). Im Einzelnen sind dies Softwareüberlassungs- und Softwarepflegeleistungen sowie Dienst- und Werkleistungen, die im Rahmen des Aufbaus bzw. der Konfigurationen und Anpassungen der einzurichtenden elektronischen Aktenführung innerhalb der Organisation des Auftraggebers erforderlich werden.
Hierfür werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens u. a. folgende Leistungsbereiche von den Bietern erwartet:
— Bereitstellung einer Software zur Führung der elektronischen Akte (E-Akte), insbesondere inklusive folgender Softwaremodule: Dokumentenmanagementsystem, Workflowsteuerungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung, Scansoftware und Signatursoftware,
— Leistungen im Rahmen des initialen Aufbaus sowie der initialen Konfigurationen bzw. Anpassungen der einzurichtenden Software inkl. konzeptioneller Arbeiten,
— Leistungen für den zukünftig geplanten Ausbau der Softwarefunktionen und der Ausdehnung der elektronischen Aktenführung innerhalb der Organisation des Auftraggebers inkl. konzeptioneller Arbeiten sowie Einzelleistungen z. B. zur Unterstützung bei Updatearbeiten.
Der Auftraggeber plant die Einführung der elektronischen Aktenführung zunächst für 4 Pilotprozesse aus unterschiedlichen organisatorischen Bereichen. Parallel zur Einführung der Software für die E-Akte sollen die notwendigen organisatorischen Rahmenvorgaben und -prozesse für die elektronische Aktenführung erarbeitet und etabliert werden.
Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.
Der Auftraggeber beabsichtigt, maximal 4 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sollten mehr als 4 Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber die eingereichten Referenzen prüfen und bewerten. Hierbei müssen von 900 maximal erreichbaren Punkten mindestens 690 Punkte erreicht werden. Teilnahmeanträge, die die erforderliche Punktzahl nicht erreichen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber werden entsprechend der erreichten Punktzahl (vgl. Dokument 03 – Eignungsbewertungsmatrix) in eine Rangfolge gebracht. Es ist beabsichtigt, soweit eine hinreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorliegt, die 4 geeigneten Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl zur Angebotsabgabe aufzufordern.
Belegen 2 (oder mehrere) geeignete Bewerber mit Punktgleichstand den vierten Platz in der ermittelten Rangfolge, entscheidet das Los.
— Scansoftware für zentrales Scannen von Posteingängen im Stapel und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Scansoftware (Lizenz) je Client,
— Signatursoftware für das Erstellen und Prüfen von qualifizierten elektronischen Signaturen und die jährlichen Pflege- und Supportkosten der Signatursoftware (Lizenz) je Client.
Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen bzw. einzureichen:

Eligibility requirements: Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen bzw. einzureichen: 1) Eigenerklärung (Vordruck 1 im Teilnahmeantrag): Angaben zum Bewerber bzw. ggf. der Bewerbergemeinschaft: Nachweis der Vertretungsmacht desjenigen, der den Bewerber vertritt (z. B. durch Vollmacht). Bewerbergemeinschaften haben mit der Bewerbung eine Erklärung vorzulegen über die Bildung der Bewerber-/Bietergemeinschaft (im Auftragsfall einer Arbeitsgemeinschaft) und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft auch über die Auflösung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft hinaus. Sie benennen in der Erklärung einen bevollmächtigten Vertreter und dessen Handlungsbefugnis. Weiterhin haben sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Erklärung der Bewerbergemeinschaft darzulegen, dass die Bildung einer Bewerbergemeinschaft keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben; 2) a) Eigenerklärung (Vordruck 2 im Teilnahmeantrag), dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nicht vorliegen. Der Bewerber hat zu erklären, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften bei dem Bewerber vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen; b) Eigenerklärung (Vordruck 3 im Teilnahmeantrag), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen.