Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-10-20
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 50000000 | 72212317 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services
Estimated value: 1525000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Beitragsservice setzt derzeit die Textverarbeitungssoftware/-lösung "DOPiX" ein, die er infolge von zwei europaweiten Vergabeverfahren erworben hat. Diese Textverarbeitungssoftware/-lösung wird beim Beitragsservice sowohl zur Erzeugung von Massenbriefen als auch in der Online-Textverarbeitung eingesetzt. Die weitere Entwicklung von DOPiX wurde von der Quadient Germany GmbH (vormals ICON Systemhaus GmbH) eingestellt, weshalb sich die Notwendigkeit zur Beschaffung einer speziell für DOPiX-Umgebungen entwickelten Zusatzkomponente ergeben hat, um die zukünftige Nutzung einer Textverarbeitung als Kernsystem des Outputmanagements des Beitragsservice sicherzustellen. Daneben ist der Abschluss der erforderlichen Wartungs-/Supportverträge erforderlich.
Der Beitragsservice hat vor der Zuschlagserteilung eine ex-ante Transparenz-Bekanntmachung veröffentlicht und die Wartefrist eingehalten.
Der Beitragsservice setzt derzeit die Textverarbeitungssoftware/-lösung "DOPiX" ein, die er infolge von zwei europaweiten Vergabeverfahren erworben hat. Diese Textverarbeitungssoftware/-lösung wird beim Beitragsservice sowohl zur Erzeugung von Massenbriefen als auch in der Online-Textverarbeitung eingesetzt. Die weitere Entwicklung von DOPiX wurde von der Quadient Germany GmbH (vormals ICON Systemhaus GmbH) eingestellt, weshalb sich die Notwendigkeit zur Beschaffung einer speziell für DOPiX-Umgebungen entwickelten Zusatzkomponente ergeben hat, um die zukünftige Nutzung einer Textverarbeitung als Kernsystem des Outputmanagements des Beitragsservice sicherzustellen. Daneben ist der Abschluss der erforderlichen Wartungs-/Supportverträge erforderlich.
Der Beitragsservice hat vor der Zuschlagserteilung eine ex-ante Transparenz-Bekanntmachung veröffentlicht und die Wartefrist eingehalten.
Die Textverarbeitung als Kernsystem des Outputmanagements (OPM) des Beitragsservice (auch "Auftraggeberin") verwendet sowohl zur Erzeugung von Massenbriefen als auch in der Online-Textverarbeitung diverse DOPiX-Softwarekomponenten der Firma Quadient Germany GmbH (vormals ICON Systemhaus GmbH). Die weitere Entwicklung von DOPiX wurde von der Firma Quadient eingestellt, obwohl die Auftraggeberin seit langem mit dem Produkt arbeitet und weiter gearbeitet hätte. Im Rahmen einer umfassenden Analyse des Bedarfs hat die Auftraggeberin den Bedarf wie folgt definiert: Der Bedarf umfasst nicht die Beschaffung einer komplett neuen OPM-Lösung, sondern nur eine speziell für DOPiX-Umgebungen entwickelte Zusatzkomponente. Denn dieser (reduzierte) Bedarf ermöglicht es, dass statt eines kompletten Systemtausches als „Minus“ nur ein Systemkerntausch erfolgt, ohne dass bestehende Systemschnittstellen und die kompletten Umgebungssysteme angepasst werden müssen. Diese Ermittlung des Bedarfs beruht im Wesentlichen darauf, dass dadurch bestehende immense Risiken von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen abgewendet werden können, weil alle aktuell bestehenden Schnittstellen bestehen bleiben und nicht angepasst werden müssen. Die im Betrieb der bestehenden Lösungen implementierten Schnittstellen sind nicht
hinreichend detailliert dokumentiert, um diese für eine sichere Migration zu nutzen. Das hat zur Folge, dass eine eingehende Analyse des Altsystems erforderlich wäre. Hierfür müssten interne Fachexperten vom Beitragsservice im engen Austausch mit einem Lösungsanbieter zusammenarbeiten.
Dies hätte enorme zeitliche und personelle Aufwände zur Folge. Dies kann vom Beitragsservice nicht geleistet werden. Zudem bergen nicht hinreichend dokumentierte Schnittstellen bei der Bestandslösung selbst bei einer eingehenden Analyse im Vorfeld immer auch technische Risiken. Probleme im Rahmen der Migration können – auch bei einer im Vorfeld erfolgenden Analyse der Altsysteme – nie ganz vermieden werden. Dies ist umso problematischer bei einer geschäftskritischen Anwendung. Trotz Vorsorge in der Planungsphase lassen sich Fehler, die zum potentiellen Komplettausfall der Systeme mit gravierenden Folgen führen können, nicht sicher ausschließen. Im schlimmsten Fall ist der vorübergehende Stillstand und der Verlust der Arbeitsfähigkeit des Beitragsservice zu befürchten. Im Bereich termin- und geschäftskritische Dokumente (beispielsweise Vollstreckung) können demnach enorme rechtliche Probleme sowie finanzielle Verluste auftreten. Hinzukommen weitere Probleme (höherer Ressourcenaufwand bei mehrfacher sowie das Risiko von Fehlfunktionen). Um dies zu verhindern sind enormen Aufwände im Rahmen der Migration vonnöten. Verbleibende Restrisiken technischer Art lassen sich dennoch nicht sicher ausschließen. Das muss unbedingt vermieden werden. Im Interesse der Systemsicherheit muss jedwedes Risikopotential ausgeschlossen und der zuverlässigste Weg gewählt werden. Zudem wird durch die Beschaffung auch ein deutlich höherer Zeit- und Kostenaufwand vermieden, was in Kombination mit den technischen Risiken die Bestimmung des Bedarfs Entscheidung rechtfertigt. Der Bedarf kann aber nur durch eine Direktvergabe an die Firma Quadient umgesetzt
werden; ein Wettbewerb ist nicht möglich. Denn nur die Firma Quadient bietet als Hersteller die Zusatzkomponente sowie den Abschluss eines Wartungs-/Supportvertrag an. Der Vertragsschluss mit der genannten Firma ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV gerechtfertigt.
Der Beitragsservice hat am 02.10.2023 eine ex-ante Transparenz-Bekanntmachung veröffentlicht (Versanddatum: 27.09.2023) und den Zuschlag erst nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 135 Absatz 3 lit. 3 GWB erteilt.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,


Winner: Quadient CXM Germany GmbH
Award value: 1525000
Number of bids: 1