Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2021-06-21
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versicherungen, Sachgebiet VIII d2
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Für die MPG erfolgte die Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die IT-Organisationseinheit der Generalverwaltung (IKT), insbesondere für das Referat IXa im Umfeld der Unified Communications Services mit VoIP Telefonie-, Web- und Videokonferenzsystemen. Zu diesem Zweck wurde eine Rahmenvereinbarung dem (1) Wirtschaftsteilnehmer geschlossen.
Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen IT-Beratungs- und Unterstützungsleistung bestand darin, das interne Serviceteam hinsichtlich der Steuerung, Qualitätssicherung, Kommunikation und Beschaffung zu unterstützen sowie Online-Veranstaltungen zu begleiten. Der Vergabegegenstand setzte sich aus folgenden Leistungskomponenten (Rollen) zusammen:
1) Rolle „Technischer Berater“: Technisches Consulting zur fachlichen Unterstützung der Konzeption und dessen Umsetzung durch externe Dienstleister sowie zur Qualitätssicherung.
2) Rolle „Konzept-Berater“: Konzeptionelle Unterstützung der technischen Leistungsbeschreibung bei Vergabeverfahren sowie Unterstützung bei der Weiterbeauftragung externer Dienstleister für die Lieferung von Systemkomponenten und Dienstleistungen für die konkrete Projektumsetzung einzelner Institute. Darüber waren lösungsspezifische Betriebsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die erforderlichen Beratungsleistungen umfassten ein weites Spektrum von der Unterstützung auf strategischer und steuernder Ebene bis hin zur Lösung konkreter IT-technischer Fragestellungen in den beiden Technologiebereichen VoIP und Videokonferenzen.
Für die MPG erfolgte die Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die IT-Organisationseinheit der Generalverwaltung (IKT), insbesondere für das Referat IXa im Umfeld der Unified Communications Services mit VoIP Telefonie-, Web- und Videokonferenzsystemen. Zu diesem Zweck wurde eine Rahmenvereinbarung dem (1) Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen IT-Beratungs- und Unterstützungsleistung bestand darin, das interne Serviceteam hinsichtlich der Steuerung, Qualitätssicherung, Kommunikation und Beschaffung zu unterstützen sowie Online-Veranstaltungen zu begleiten. Der Vergabegegenstand setzte sich aus folgenden Leistungskomponenten (Rollen) zusammen:
1) Rolle „Technischer Berater“: Technisches Consulting zur fachlichen Unterstützung der Konzeption und dessen Umsetzung durch externe Dienstleister sowie zur Qualitätssicherung.
2) Rolle „Konzept-Berater“: Konzeptionelle Unterstützung der technischen Leistungsbeschreibung bei Vergabeverfahren sowie Unterstützung bei der Weiterbeauftragung externer Dienstleister für die Lieferung von Systemkomponenten und Dienstleistungen für die konkrete Projektumsetzung einzelner Institute. Darüber waren lösungsspezifische Betriebsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die erforderlichen Beratungsleistungen umfassten ein weites Spektrum von der Unterstützung auf strategischer und steuernder Ebene bis hin zur Lösung konkreter IT-technischer Fragestellungen in den beiden Technologiebereichen VoIP und Videokonferenzen.
Von folgender Anzahl an minimalen und maximalen Personentagen wurde ausgegangen: Konzept-Berater – geschätzte Personentage für 12 Monate: min. 20/max. 80. Technischer Berater: geschätzte Personentage für 12 Monate: min. 30/max. 120
In der Generalverwaltung der MPG gab es nun ab April 2020 – mit Beginn der Covid19-Situation – einen sprunghaften Anstieg von verschiedensten Onlineformaten in diversen Aufgabenbereichen. Dazu mussten massiv z. B. Webex, weitere Online-Kommunikationsplattformen, eine Cloudlösung uvm. sehr rasch eingeführt werden. Somit wurde die Anzahl der für beide Rollen vorgesehenen max. 200 Personentage/Jahr (=800 PT/4 Jahre Auftragsvolumen) vor Vertragsende erreicht.
Der Vertrag wurde bereits schnellstmöglich gekündigt zum 31.12.2021. Des Weiteren wird der Vertrag einvernehmlich zum 30.9.2021 aufgelöst. Die Leistungen des aktuellen Vertrages werden mit der aktuellen Beschaffung um weitere 400 PT erweitert und bis zum 30.9.2021 abgerufen.
Dazu ist ein neues Vergabeverfahren bereits in der Konzeption und die Bekanntmachung über den zu vergebenen Auftrag ist noch für Juni 2021 geplant über die Vergabeplattform tender24 veröffentlicht zu werden.
Da die epidemische Lage nationaler Tragweite anhielt und noch anhält, dieses auch jeweils kurzfristig und in kurzen Zeitabständen über den BUND aktualisiert wurde/wird, haben wir hier für die MPG eine Situation, die trotz aller Sorgfaltspflicht vom Auftraggeber, nicht vorhergesehen und nur schwierig abgeschätzt werden konnte und kann. Desweiteren zogen die immer wieder kurzfristigen Regelungen einen regelrechten Overrun an Bedarf nach sich – in wirklich vielen verschiedenen Aufgabenfeldern und auch teilw. Aussenwirkung – für die hier der Überblick behalten werden muss. Im aktuellen Fall werden somit weitere Vertragsleistungen, die aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die der AG auch mit ALLER Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, beauftragt (Erweiterung der Vertragsleistungen um 400 PT). Die abgerufenen Leistungen liegen im Rahmen der beauftragten Leistung des Vertrags v. 2018.


Winner: DOK Systeme GmbH