Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-01-31
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 32584000 | 72252000: Computer archiving services | 72313000: Data capture services | 79999100
Submission deadline: 2020-03-03
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: — ca. 3 000 Stunden Vorbereitungsarbeiten (Schätzwerte, d. h. Umfang nicht garantiert); Option auf einen 20 % höheren Umfang.
Option auf die Beauftragung eines zusätzlichen Umfangs von bis zu 20 % der geschätzten Mengen (Digitalisierung und Vorbereitungsarbeiten), sofern die tatsächliche Menge über der geschätzten Menge liegt.
Als Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist die Bestätigung des Vorliegens einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers seitens des Versicherers vorzulegen.
— dass nach derzeitigem Stand der Dinge der Versicherungsschutz auch den Zeitraum der Gewährleistungsfrist umfasst.
Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmer eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch die Tätigkeiten, die der Unterauftragnehmer für den Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung für den Auftraggeber erbringt, von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers umfasst sind.
Sofern ein solcher Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung spätestens vor Zuschlagserteilung nachgewiesen wird.
Die Versicherung muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3 000 000,00 EUR für Personenschäden, mindestens 3 000 000,00 EUR für Sachschäden und mindestens 3 000 000,00 EUR für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar (in Form einer Eigenerklärung).
— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss nachvollziehbar hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt werden kann, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Eine Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.
Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für Scanner, bei denen es sich nicht um eines der Scannermodelle Zeutschel OS Q, Zeutschel OS 14000, Microbox book2net Ultra oder i2S CopiBook Open System handelt, ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Scanners bei, aus dem bzw. denen ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Soweit aus diesen Angaben nicht ersichtlich, stellen Sie zusätzlich dar, wie der Papiertransport und der Scan unter einer Glasplatte (wie in der Leistungsbeschreibung unter Abs. 2.4.4 gefordert) realisiert werden.
Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Umsetzung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung.
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
— Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung – gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist),
— als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: Digitalisierung handschriftlicher oder gedruckter Dokumente/Originale aus Archivgut-Beständen (Aktenbände, Amtsbücher, Urkunden o. ä.) in der in diesem Verfahren geforderten Qualität und Funktionalität,