Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-12-16
Buyer: Studierendenwerk München Oberbayern
Country: DE
Region: DE212
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 306540 EUR
Submission deadline: 2025-01-27
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. 
Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients.
Gesucht wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden zudem das externe Hosting sowie Betrieb der Gesamtlösung. 
Alle benötigten Komponenten und Leistungen für die Realisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sind zu berücksichtigen. Ebenso die erforderliche Projektbetreuung und Planung der Infrastruktur sowie Zeitplanung. Ebenso Schulungen für Key-User.
Eigenerklärung über den spezifischen Umsatz des Unternehmens im Bereich Dokumenten Management System (DMS) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Soweit er andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei Gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen).
Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden.
https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine dem Auftragsrisiko angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (branchenüblich) im Auftragsfall abzuschließen und diese für die Dauer des Auftragsverhältnisses aufrecht zu erhalten. Die Deckungssummen der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung müssen mindestens betragen:
— für Sach- und Vermögensschäden je  mindestens 1,5 Mio. EUR, mindestens zweifach im Jahr zur Verfügung stehend.
Die Deckungssummen sind dem Studierendenwerk München Oberbayern auf Verlangen vorzulegen.
Ein Nachweis kann zunächst mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) nachgewiesen werden. Im Falle einer Bietergemeinschaft, muss jedes Mitglied einen gesonderten Nachweis erbringen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden.
https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Vorlage von mindestens drei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte (=abgeschlossene Implementierungsphase beim Auftraggeber) Referenzen mit vergleichbaren Leistungen aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich eines elektronischen Rechnungsworkflows bei Referenzkunden mit mindestens 100 Benutzern.
https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind und dass die für die Ausführung
der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen mittels des mit den  Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung unter mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden.
https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500