Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-12-19
Buyer: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48421000 | 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72212000: Platform-specific software programming services
Submission deadline: 2023-01-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar insbesondere durch Anbindung an das bestehende SAP-System der Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH für die Stadt Leverkusen sowie Systemservice für zunächst 4 Jahre. Die angebotene Software sowie die nach diesem Vertrag zugehörigen Leistungen des Auftragnehmers müssen auch darüber hinaus, mindestens für weitere 6 Jahre, verfügbar sein.
Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Verwaltungsgebäude und Wohnheime.
Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig.
Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. SAP), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Fachbereich Gebäudewirtschaft optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszyklus der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports
Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet.
Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten:
- Passgenauigkeit der eingereichten Referenzen zu dem Leistungsspektrum des ausgeschriebenen Auftrages, insbesondere:
o Referenzen zu Implementierungen zu Integration des CAFM-Systems mit SAP-Systemen für öffentliche Auftraggeber im Sinne von §§ 98, 99 GWB (Hohe Bedeutung)
o Referenzen zu Implementierungen aller gemäß Lastenheft vorgesehenen Prio-A-Prozesse (Mittlere Bedeutung)
Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Eignungsanforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden gleichrangigen Bewerbern durch Los getroffen werden.
Ergänzend zu den hauptvertraglichen 100 Concurrent User: 5 Erweiterungsoptionen zu je 10 weitere Concurrent User; Leistungen nach den B-Prozessen und C-Prozessen gem. Ziff. 1.2.2 und Ziff. 1.2.3 des Lastenhefts; optionale Stundenkontingente für bisher unvorhergesehenen Bedarf an Beratung, Projektbegleitung sowie Anpassungs- und Programmierarbeiten
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)

Eligibility requirements: (1.) Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. (2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Auftragsbekanntmachung sein. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.