Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-07-31
Buyer: Investitionsbank Schleswig-Holstein
Country: DE
Region: DEF02
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48218000
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2029-07-31
Award criteria: price

Technical requirements: Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 850 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen - sucht einen Dienstleister für den Abschluss eines eigenen Konzernbeitritts (Enterprise Agreement) zum BMI-Konzernvertrag 2025 (neuer Konditionenvertrag ab 01.06.2025) inkl. Bezug von Softwarelizenzen der Firma Microsoft über einen vom Lizenzgeber autorisierten Handelspartner. 
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Beschaffungsgegenstand ist insbesondere die Lieferung / Bereitstellung von Softwarelizenzen für Microsoft 365 (siehe Auflistung im Leistungsverzeichnis) zur Nutzung durch die Mitarbeitenden und extern eingesetzten Beratenden der Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) durch einen geeigneten Handelspartner, einschließlich aller hierfür erforderlichen Nebenleistungen. Die konkret zu liefernden Softwareprodukte ergeben sich aus dem aktuellen Microsoft-Bundesvertrag und gemäß der u.s. Auflistung.
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Aufgrund der Vertraulichkeit der Microsoft Vertragsunterlagen sind diese dieser Ausschreibung nicht beigefügt. Als zertifizierter Microsoft Lizenzpartner (LSP) sind sie berechtigt, die Vertragsunterlagen direkt bei Microsoft anzufordern. Folgende Vertragsdokumente und Zusatzvereinbarungen sind vertraglich zu vereinbaren: • Microsoft Businessund ServiceVertrag (MBSA aus 2025), • Konzernvertrag zw. BMI u. Microsoft aus dem Jahr 2025, • Standardbeitritt zum Konzernvertrag 2025, • Zusatzvereinbarung „Verlängerungszeitraum“ ID N73, • Zusatzvereinbarung „Mehrinstanzfähige Registrierung“ ID M130, • Zusatzvereinbarung „Financial Services Amendment“ ID M399, • Zusatzvereinbarung „Financial Services Amendment“ ID M248, • Zusatzvereinbarung „Financial Services DORA Addendum“ M1186, • Anforderungen an Vertragsregelungen des Dienstleisters zur Umsetzung der Anforderungen gemäß Art.30 Digital Operational Resilience Act basierend auf der Zusatzvereinbarung M850, • Sämtliche weitere Formblätter samt Unterschriften, die für den Beitritt erforderlich sind
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Vertragspartnerin ist die Investitionsbank Schleswig-Holstein. Die Lizenzierung erfolgt anhand der für die IB.SH angegebenen Anzahl der Lizenzen im Preisblatt und gilt für die gesamte Einrichtung.
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Folgende Anforderungen sind durch den Dienstleister zu erbringen und bei Angebotsabgabe durch Eigenerklärung (Formblatt) verbindlich zu bestätigen. 
Folgende Anforderungen werden vorgegeben: 
1. Qualifikation Partner: Der Bieter muss nachweisbar über die Zertifikate "License Solution Partner" und "Enterprise Software Advisor" verfügen.
2.Qualifikation Status: Der Bieter muss mindestens in dem Microsoft Status "Gold" einkategorisiert sein.
3. Ansprechpartner: Der Bieter muss der IB.SH einen Hauptansprechpartner zur Verfügung stellen, der in der Lage ist, die IB.SH in Fragen der korrekten Lizenzierung, z.B. Auswahl der richtigen Vertrags- oder Lizenzart, unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen Aspekten zu beraten. Der Hauptansprechpartner für die IB.SH muss die deutsche Sprache gem. des GER auf Niveau B2 nachweisen können. 
4. Lizenz- und Lösungsberatung: Der Bieter verpflichtet sich, im Falle einer Beauftragung, eine vollumfängliche Beratung beim Erwerb und der Betreuung der Lizenzen zu gewährleisten. 
5. Unterstützung beim Vertragsmanagement: Der Bieter verpflichtet sich, im Falle einer Beauftragung, vollumfängliche Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Verträgen, Lizenzen und Online Services zu erbringen. 
6. Unterstützung bei der TrueUp Meldung: Der Bieter verpflichtet sich, im Falle einer Beauftragung, Unterstützung beim jährlichen TrueUp zu leisten. 
7. Lizenzgeberportal: Der Bieter muss bestätigen, dass er Zugang zu allen Microsoft Plattformen hat und dem Auftraggeber, im Falle einer Beauftragung, die entsprechenden Zugänge zur Verfügung stellt. 
8. Handelspartnerportal: Der Bieter muss über ein eigenes Internetportal verfügen und stellt der IB.SH, im Falle einer Beauftragung, den entsprechenden Zugang zur Verfügung. Folgende Funktionen müssen hierüber verfügbar sein: Vertragsinformationen, Lizenzbestände, Erwerb von Lizenzen, Buchung von Leistungen.
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Die Erfüllung der o.g. Anforderungen ist anhand des Formblattes „Eigenerklärung zur Erfüllung der Anforderungen“ verbindlich zu bestätigen. Das Formblatt ist den Vergabeunterlagen dieser Ausschreibung beigefügt.  _________________________________________________________________________________________________
Der LSP hat eine Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten der IB.SH (Mo.-Fr., 09:00 - 17:00 Uhr) sicherzustellen.
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11. Ausgefülltes Preisblatt (Formblatt) mit Angabe der Gesamtkosten der aufgeführten Lizenzen (M365 E5, Teams Enterprise EEA Sub, Visio P2, Entra ID P2)
11. Ausgefülltes Preisblatt (Formblatt) mit Angabe der Rabatte auf optionale Leistungen während der Vertragslaufzeit (siehe Erklärung zum Ausfüllen im Leistungsverzeichnis und Preisblatt).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Leistungen des Handelspartners: Im Falle eines Zuschlags obliegen dem Handelspartner die jeweils notwendigen vertrags-organisatorischen Maßnahmen (Bereitstellung der notwendigen Vertragsunterlagen, Abwicklung der Beitrittserklärung, inkl. Zusatzvereinbarungen /Amendments für die Bereitstellung der Lizenzen in den Tenant-Umgebungen des AG, etc.). Eine gesonderte Vergütung dieser Maßnahmen erfolgt nicht.
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Umfang der Bereitstellung: Für einen definierten Personenkreis des Auftraggebers wird ein Online-Tool – beispielsweise in Form einer Website, eines Webportals oder Dashboards – bereitgestellt. Dieses Tool stellt automatisiert aufbereitete Lizenzinformationen zur Verfügung und bietet eine Exportfunktion in gängige Formate wie CSV, Excel o. ä.
Damit erhält der Auftraggeber jederzeit einen aktuellen Überblick über den Bestand der über den Auftragnehmer erworbenen bzw. bereitgestellten Lizenzen, einschließlich etwaiger Lizenznachkäufe. Die Darstellung umfasst dabei u. a. folgende (nicht abschließend definierte) Details: Artikel, Produktbeschreibung, SKU, Preis, Menge sowie Erwerbs- bzw. Bereitstellungsdatum.
Die IB.SH geht derzeit für die erstmalige Beschaffung der Lizenzen und weitere, mögliche TrueUps im Rahmen der Vertragslaufzeit für M365 E5, Teams Enterprise EEA, Visio P2 und Microsoft Entra ID P2 von einem Auftragswert i.H.v. 3.500.000,00 € netto aus. Die IB.SH behält sich vor, weitere Leistungen, wie beispielhaft unter „optionale Leistungen während der Vertragslaufzeit“ aufgeführt, bis zu einem Höchstwert von 1.100.000,00 € netto abzurufen. Hieraus ergibt sich im besten Fall ein Höchstwert des Vertrages in Höhe von 4.600.000,00 € netto über die gesamte Vertragslaufzeit.
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Zu lizenzierende Produkte der erstmaligen Beschaffung: M365 E5 FUSL EEA no Teams Sub Per User = 1.000 Stück, Teams Enterprise EEA Sub Per User = 1.000 Stück, Visio P2 Sub Per User = 40 Stück, Microsoft Entra ID P2 = 40 Stück . Die IB.SH behält sich vor, die aufgeführte Anzahl an Lizenzen während der Vertragslaufzeit nach Bedarf (z.B. durch personelle Zu- oder Abgänge) zu variieren. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf weiterer Lizenzen besteht nicht. Die Abrufe erfolgen ausschließlich nach schriftlicher Einzelabrufbestätigung durch den Auftraggeber. Die Nachlizenzierung erfolgt zu den gleichen Konditionen, wie sie bei Vertragsabschluss vereinbart wurden. Eine Preisanpassung der o.g. Produkte erfolgt auch bei Nachlizenzierung z.B. durch TrueUps im Rahmen der Vertragslaufzeit nicht.
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Optionale Leistungen während der Vertragslaufzeit:  Zusätzlich behält sich die IB.SH vor, während der Vertragslaufzeit noch weitere Lizenzprodukte über den BMI Konditionenvertrag zu beschaffen (siehe Beispiele in der Leistungsbeschreibung). Es handelt sich hierbei um Leistungen, die nicht in der Kernleistung des Vertrages enthalten sind, die IB.SH diese jedoch im laufenden Vertrag zusätzlich beauftragen kann. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf weiterer Lizenzen besteht nicht. Für den Auftragnehmer ergeben sich aus einem nicht erfolgten Abruf keine Ansprüche, insbesondere nicht auf Vergütung für nicht erbrachte Leistungen, Entschädigung oder Schadensersatz. Die Abrufe erfolgen ausschließlich nach schriftlicher Einzelabrufbestätigung durch den Auftraggeber.


Winner: Crayon Deutschland GmbH
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