Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-04
Buyer: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Country: DE
Region: DE401
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72400000
Submission deadline: 2025-08-07
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 02)
Beschaffung eines Systemvertrags für Providerleistungen für alle Auslandsvertretungen des Auswärtigen Amts für eine Laufzeit von 6 Jahren zusätzlich zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr (max. Gesamtlaufzeit: 8 Jahre)
- Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 10) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.

- Angaben zu dem Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001.

Der Bewerber muss erläutern, ob er ein Umweltmanagementsystem aufgesetzt hat, betreibt und weiterentwickelt. Diese Angaben gelten auch für Partnerunternehmen (Bietergemeinschaft) und Nachunternehmen. 
Nachgelagerte Provider, die Teil einer Lieferkette zur Serviceerbringung sind, sind davon nicht betroffen. 

Wenn das bestehende Umweltmanagementsystem zertifiziert ist, ist ein Nachweis (Kopie des Zertifikates) erforderlich. 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um ein Bewertungskriterium im Rahmen der Eignungsprüfung. Die Bewertungsskala ist der Anlage "VV-2025-0100_Anlage 13_Eigungsbewertungsmatrix.xlsx" zu entnehmen. Es können maximal 5 Punkte erreicht werden.
Die Eigenerklärung Qualitätsmanagement (Anlage 08) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Gefordert wird ein Nachweis über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001.
Gefordert wird ein Nachweis über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Dies ist mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

Eligibility requirements: - Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 10) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.

- Angaben zu dem Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001.

Der Bewerber muss erläutern, ob er ein Umweltmanagementsystem aufgesetzt hat, betreibt und weiterentwickelt. Diese Angaben gelten auch für Partnerunternehmen (Bietergemeinschaft) und Nachunternehmen. 
Nachgelagerte Provider, die Teil einer Lieferkette zur Serviceerbringung sind, sind davon nicht betroffen. 

Wenn das bestehende Umweltmanagementsystem zertifiziert ist, ist ein Nachweis (Kopie des Zertifikates) erforderlich. 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um ein Bewertungskriterium im Rahmen der Eignungsprüfung. Die Bewertungsskala ist der Anlage "VV-2025-0100_Anlage 13_Eigungsbewertungsmatrix.xlsx" zu entnehmen. Es können maximal 5 Punkte erreicht werden.
Die Eigenerklärung Qualitätsmanagement (Anlage 08) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Gefordert wird ein Nachweis über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001.
Gefordert wird ein Nachweis über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Dies ist mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
Die fachliche Leistungsfähigkeit gilt als erwiesen, wenn mindestens zwei Referenzprojekte angegeben werden, die mit dem zu vergebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Falls es sich um ein abgeschlossenes Referenzprojekt handelt, darf das Projektende nicht vor dem 01.01.2022 liegen. 
 
Ein Referenzprojekt gilt als vergleichbar, wenn folgende Bereiche bei der Ausführung erbracht wurden:
a) Es handelt sich um weltweite Providerleistungen, welche mindestens zwei Kontinente umfassen 
b) Mindestumsatz des Auftrags beträgt 14 Mio. EUR/Jahr (netto)

Die formlose Darstellung des Referenzprojekts erfolgt auf max. zwei DIN-A4 Seiten.

Die Referenzen müssen neben der Beschreibung folgende Angaben enthalten:
- Kontaktdaten des Referenzgebers (Name des Referenzgebers, Straße und
   Hausnummer, PLZ und Ort, zuständiger Ansprechpartner,
   Telefonnummer und E-Mailadresse)
- Ausführungszeitraum
- Auftragsvolumen
- Anteil an der Referenz
- Angabe zu abgedeckten Bereichen des Leistungsgegenstands

Einzutragen im Teilnahmeantrag (Anlage 01) unter Ziffer 6 sowie (optional) in der Anlage VV-2025-0100_Anlage 12_FormblattReferenzprojekte
Für die letzten drei Geschäftsjahre muss für den Bereich Service vor Ort (Techniker/Servicepersonal), die in Störungsfällen zur Verfügung stehen, dargestellt werden, wie viele Personen für diese Tätigkeiten zur Verfügung standen.
Beim Einsatz von Bewerbergemeinschaften und/ oder Nachunternehmern sind die Summen aller Mitarbeiter der beteiligten Unternehmen anzugeben.

Anzugeben im Teilnahmeantrag (Anlage 01) unter Ziffer 5.
Bitte stellen Sie die Beschäftigtenzahl der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Service vor Ort (Techniker/Servicepersonal), die in Störungsfällen zur Verfügung stehen, dar.
Beim Einsatz von Bewerbergemeinschaften und/ oder Nachunternehmern sind die Summen aller Mitarbeiter der beteiligten Unternehmen anzugeben.

Anzugeben im Teilnahmeantrag (Anlage 01) unter Ziffer 5.
Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als
   Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche
   und finanzielle sowie die technische und berufliche
   Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in
   Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit
   dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen, Anlage 01
   Teilnahmeantrag -  Ziffer 2 sowie ggf. Anlagen 14-19).

Bitte stellen Sie zudem dar, wie Ihr Anbietermodell aussieht (Unternehmen, die an der Ausführung des Auftrages beteiligt sind sowie das Beteiligungsverhältnis (Umfang der Aufgaben in %-Anteilen)). 
Dabei muss aus der Darstellung eindeutig hervorgehen, dass der Bewerber 
- über ein eigenes (einem der Unternehmen der Bewerbergemeinschaft
   bzw. der  Bewerberkonstellation Generalauftragnehmer (GU) mit
   Nachunternehmer (NU)) weltweites Netz verfügt, 
- wie weit das eigene Netz verteilt ist und 
- wo Netze der Partnerunternehmen (Unternehmen der
   Bewerbergemeinschaft oder  Partnerunternehmen der Konstellation GU
   und NU) eingesetzt werden.

Maximaler Umfang dieser Darstellung: 2 DIN A4-Seiten

Bitte tragen Sie Ihre Darstellung im Teilnahmeantrag (Anlage 01) unter Ziffer 3 ein.
Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen (Anlage 10).


- Angaben zu dem Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001.

Der Bewerber muss erläutern, ob er ein Umweltmanagementsystem aufgesetzt hat, betreibt und weiterentwickelt. Diese Angaben gelten auch für Partnerunternehmen (Bietergemeinschaft) und Nachunternehmen. 
Nachgelagerte Provider, die Teil einer Lieferkette zur Serviceerbringung sind, sind davon nicht betroffen. 

Wenn das bestehende Umweltmanagementsystem zertifiziert ist, ist ein Nachweis (Kopie des Zertifikates) erforderlich. 

Hinweis: Hierbei handelt es sich um ein Bewertungskriterium im Rahmen der Eignungsprüfung. Die Bewertungsskala ist der Anlage "VV-2025-0100_Anlage 13_Eigungsbewertungsmatrix.xlsx" zu entnehmen. Es können maximal 5 Punkte erreicht werden.
Nachweis eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 
Ein Nachweis über die Zertifizierung des Qualitätsmanagement ist vorzulegen (Anlage 08).
Nachweis eines zertifizierten ISMS nach ISO 27001 oder vergleichbar (z.B. BSI IT-Grundschutz). Dies gilt für alle Partnerunternehmen (bei einer Bietergemeinschaft) und Subunternehmen (bei Konstellation Hauptauftragnehmer mit Subunternehmen) analog.

Die Erklärung zur IT-Sicherheit (Anlage 07) ist auszufüllen und dem
Teilnahmeantrag unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b
BGB) beizufügen.

Winner: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten