Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-08-22
Buyer: BELGOPROCESS NV
Country: BE
Region: BE213
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72212450
Estimated value: 3613920 EUR
Submission deadline: 2024-08-29
Award criteria: cost

Technical requirements: Deze overheidsopdracht omvat het installeren, implementeren en onderhouden van (cloud first) software voor toegangsbeheer. 

Ter volledige vervanging van het huidige verouderde toegangsbeheersysteem zoeken wij naar een partner die zal instaan voor de implementatie en het onderhoud van een COTS-software pakket (Commercial Off The Shelf) voor toegangsbeheer op de sites van Belgoprocess en NIRAS. 

De opdracht bestaat uit 5 fases (geen afzonderlijke percelen):
1)	Installatiefase
2)	Implementatiefase: de fase waarin de softwaretoepassing volledig zal geïmplementeerd worden. 
3)	Testfase: aansluitend op de implementatiefase zal een testfase volgen. Er zal nagegaan worden of de software voldoet aan de technische bepalingen en de werking ervan zal getest worden tijdens een testfase. Pas na de goedkeuring van de implementatiefase en de testfase kan er overgegaan worden tot de oplevering van de implementatiefase. 
4)	Onderhoudsfase: de fase waarin de softwaretoepassing succesvol is geïmplementeerd en getest. Deze fase omvat het opvolgen, onderhouden, up-to-date houden van de softwaretoepassing. Deze fase omvat eveneens het garanderen van een continuïteit van de software en de connectie met evt. overige zaken. 
5)	Transitiefase: op het einde van de opdracht kan er desgevallend ook een transitiefase worden voorzien. Tijdens de transitiefase dient de opdrachtnemer kosteloos – en naast het blijvend naleven van zijn verplichtingen inzake de onderhoudsfase – (mee) in te staan voor het mogelijk maken van de transitie / digitale overgang naar de software van de opdrachtgever / een (nieuwe) opdrachtnemer.

De software moet geïntegreerd worden in het huidige applicatielandschap van de aanbestedende overheid. Als onderdeel van deze opdracht zal de opdrachtnemer voor elk van de integraties een voorstudie moeten doen om de kosten en impact te bepalen. De beslissing omtrent de uitvoering van de integraties zal op basis van de voorstudies gebeuren en kan aan de opdrachtnemer gevraagd worden om uit te voeren. 

Er moet rekening gehouden worden met onderstaande zaken:
•	Een hoge graad van bescherming aangaande Cybersecurity is noodzakelijk;
•	Communicatie moet mogelijk zijn met alle bestaande systemen die momenteel (nog) aanwezig zijn bij de aanbestedende overheid: 
-	Fysieke toegang
-	HR personeel software
-	Dosimetrie software
-	Opleidingen/Testen
•	De software dient zodanig ‘open’ te zijn dat er gemakkelijk informatie kan worden uitgewisseld met andere softwaretoepassingen. De inschrijver moet dit kunnen aantonen d.m.v. een “proof of concept” op basis van een Gap Analyse;
•	De opdrachtgever (Belgoprocess/Niras) moet zelf op een eenvoudige manier wijzigingen kunnen aanbrengen aan instellingen van de software. Door middel van opleidingen moet het mogelijk zijn om zelf het systeem aan te passen, te updaten, wijzigingen aan te brengen, gebruikers en autorisaties toe te voegen en instellingen te wijzigen.
Knowhow, efficiëntie, ervaring, betrouwbaarheid (Art. 68, §2, 1)Minimumeisen: 1) Bij zijn indiening van de aanvraag tot deelneming moet de kandidaat minimaal het hieronder beschreven bewijsstuk toevoegen, dat conformiteit aantoont op vlak van organisatie en op vlak van personeel voor diegenen die met dit dossier in aanraking komen, en dient hij de aanbestedende overheid toe te laten dit te auditeren.  
Volgende documenten leveren voldoende bewijs:
•	Instructie of procedure voor het werken met geclassificeerde/gecategoriseerde documenten, minimaal op het niveau beperkte verspreiding (NUC) (Zie bijlage C)

2) Een geldig ISO 27001 certificaat, of een verklaring of bewijzen inzake gelijkaardige maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging.
De kandidaat dient aan te tonen te beschikken over een deugdelijk systeem voor informatiebeveiliging of dat hij voldoende maatregelen treft op het gebied van informatiebeveiliging. 
Een ISO-certificaat (ISO 27001) kan hiervoor gebruikt worden.
Als een inschrijver hierover niet beschikt, dient hij aan de hand van een handboek en/of procedures aan te tonen te beschikken over gelijkaardige werkwijzen op volgende domeinen:
	aantonen dat er aan de strenge normeisen, wetten en regelgeving rondom informatiebeveiliging voldaan kan worden;
	verkleinen van informatiebeveiligingsrisico’s en incidenten voorkomen;
	garanderen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot informatie en de daarmee verbinden middelen wanneer dit nodig is;
	waarborgen van de accuraatheid en volledigheid van informatie en informatieverwerkingsmethoden.
Namen, studie- en beroepskwalificaties van personen belast met de uitvoering (Art. 68, §2, 2° en  §4, 6°)Minimumeisen: De kandidaat dient een erewoordverklaring te bezorgen die vermeldt over hoeveel consultants de kandidaat zelf, of via gecertifieerde partners, jaarlijks gemiddeld beschikt voor de implementatie, het onderhoud en de ondersteuning van het voorgestelde softwarepakket en dit gedurende de 3 laatste jaren. Onder gecertificeerde partners wordt verstaan dat deze door de softwareleverancier gemachtigd zijn om hiermee te mogen werken.
Bij de indiening van de aanvraag tot deelneming dienen:
-	gemiddeld 3 of meer consultants per jaar beschikbaar te zijn.
-	de consultants elk meer dan 2 jaar praktijkervaring met het aangeboden platform te hebben (op basis van hun cv).
-	minimaal 2 van bovenvermelde consultants zowel de Nederlandse als Franse taal te kunnen spreken (op basis van hun cv).
Werkt de kandidaat via gecertifieerde partners op het Belgisch grondgebied dan dient hij de lijst en bewijzen van certificering van de partners die actief zijn op het Belgisch grondgebied toe te voegen aan zijn aanvraag tot deelneming.
Referenties en ervaring (Art. 68, §4, 1°)Minimumeisen: De kandidaat bezorgt bij het indienen van zijn aanvraag tot deelneming een lijst van de belangrijkste soortgelijke diensten, uitgevoerd in de voorbije drie jaar, van de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken. Hij verstrekt hiertoe ten minste de volgende inlichtingen:
-	een korte beschrijving van de uitgevoerde leveringen en diensten (met opgave gebruikte software, implementatiemethode, infrastructuur beschrijving, te bereiken doelstelling en functioneel implementatiedomein);
-	de start- en einddatums van de opdracht/de overeenkomst;
-	de volledige gegevens (contactpersonen, adres, telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer) van de (publiek- of privaatrechtelijke) instanties waarvoor zij bestemd waren.
Er dient te worden aangetoond dat de kandidaat gedurende minimaal 2 jaar continu instond voor de levering, implementatie en het onderhoud van toegangsbeheersystemen voor een organisatie van een vergelijkbare grootte als de aanbestedende overheid (minimum 450 gebruikers). 
-	Er dienen minimaal 2 referenties in een industriële context te worden gedocumenteerd. 
-	Er dient exact 1 referentie in een kritische context(bvb. niveau beperkte verspreiding NUC of vergelijkbaar) te worden gedocumenteerd.
Jaarrekeningen
De aanbestedende overheid zal de jaarrekeningen van de kandidaten in detail analyseren met behulp van Companyweb. De kandidaat voegt hiertoe de 3 recentste afgesloten of neergelegde jaarrekeningen toe aan zijn aanvraag tot deelneming. In toepassing van artikel 73§4 wet overheidsopdrachten dient de Belgische kandidaat de jaarrekening niet bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen.
Minimumeisen: De kandidaat dient aan volgende criteria te beantwoorden:
-	De verhouding tussen de geraamde waarde van de opdracht, in het eerste jaar waarbij de implementatie moet gebeuren (€ 500.000,00), ten opzichte van de totale omzet van de kandidaat in de laatst goedgekeurde jaarrekening mag niet hoger zijn dan 50%. 
-	Het rendement van het totaal vermogen dient in de laatste goedgekeurde jaarrekening positief te zijn. Indien negatief, dient dit rendement gemiddeld positief te zijn over de drie laatste goedgekeurde jaarrekeningen. Indien negatief, dient de kandidaat in de laatst goedgekeurde jaarrekening te beschikken over een eigen vermogen dat groter is dan de helft van het kapitaal van de onderneming;
-	De operationele cashflow dient hetzij in de laatste neergelegde jaarrekening van het recentste afgesloten boekjaar positief te zijn, hetzij over de drie laatste neergelegde jaarrekeningen van de recentste 3 boekjaren gemiddeld positief te zijn. Onder de operationele cashflow wordt de berekeningswijze verstaan zoals opgenomen in het handboek ‘Financiële analyse van de onderneming’ door Hubert Ooghe, Heidi VanderBauwhede en Charles Van Wymeersch). De exacte berekeningswijze kan u indien nodig opvragen bij de aanbestedende overheid.;
-	De verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen dient hetzij in de laatste goedgekeurde jaarrekening positief te zijn, hetzij over de drie laatste goedgekeurde jaarrekeningen gemiddeld positief te zijn.

Enkel kandidaten met voldoende financiële en economische draagkracht, die voldoen aan deze vier criteria, zullen weerhouden worden.


Winner: RECHTBANK EERSTE AANLEG