Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-08
Buyer: TeeSe Botnia Oy Ab ("Tilaaja")
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 500000 EUR
Submission deadline: 2022-08-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
TeeSe Botnia Oy Ab pyytää yhteishankintayksikkönä tarjouksia toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatusti.
TeeSe Botnia Oy on tällä hetkellä tiedossa oleva loppuasiakas. Järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Järjestelmäkokonaisuus taloushallinnon osalta on oltava käyttöönotettavissa Q1/2023 aikana siten, että TeeSe Botnia Oy Ab:n tilikausi 2023 (1.1.2023-31.12.2023) alkaa järjestelmässä. Mahdollisten optioiden käyttöönotto vaiheittain vuoden 2023 aikana.
Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka koostuu seuraavista osa-alueista
Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää kaikki seuraavat osakeyhtiön taloushallinnon osa-alueet: kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra – sisältäen laskujen kierrätyksen, edelleenlaskutus liitteineen (ostojen sekä työtuntien edelleenlaskuttaminen lisättynä määritellyllä katteella), budjetointi ja raportointi.
Osa-alue sisältää kaikki varastotoimintoon vaadittavat toiminnallisuudet sekä verkko-kauppa¬toiminnot sisäisille ja ulkoisille asiakkuuksille. Järjestelmässä voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksuun. Myyntitapahtumat siirtyvät automaattisesti laskutukseen.
Hankittavan järjestelmän avulla hallitaan TeeSe Botnia Oy Ab:n talous- ja materiaalihallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten ja mobiiliskaalautuvien käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Ohjelmasta tulee saada raportteja hankinnan johtamiseksi ja mittaamiseksi. Prosessin tulee myös toimia SaaS-periaatteella ja siinä tulee olla mobiilitoiminnot vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastus- ja hyväksyntäominaisuuksille.
Hankittavan järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden TeeSe Botnian järjestelmien kanssa siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella.
Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä palveluväyläratkaisua. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi.
Mikäli hankittava järjestelmä koostuu erillisistä ratkaisuista, on näiden keskusteltava tarvittavilta osiltaan keskenään. Maksatusaineisto tulee voida siirtää ulkoiseen maksatusjärjestelmään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällytettävä käyttöönoton hintaan. Erikseen hinnoiteltava integraatiot nykyisiin lähdejärjestelmiin, mm.  Aromi14, CleanNet, Cloudia ja LogiApps.
Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma, huomioiden TeeSen projektiaikataulun sekä palvelukuvaus, joka sisältää myös rajapinta- ja integraatio-kuvauksen.
Toiminnanohjausjärjestelmä voidaan myöhemmin ottaa käyttöön myös muilla TeeSe Botnia Oy:n omistaja-asiakkailla (loppuasiakkailla). Lisätiedot TeeSe Botniasta ja sen asiakkaista on tarjouspyynnön kohdassa "Muut tiedot - Hankintayksikön esittely".
Tilaaja ja loppuasiakkaat varaavat mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan sopimuksen kohteen toteuttamiseksi tarpeellisia palveluita, ohjelmistoja, ohjelmistopäivityksiä ja laitteita sekä jatkokehitystä, koulutusta, konsultointia ja muita sopimuksen kohteeseen liittyviä asiantuntijapalveluita.
Tarjouspyynnön liitteen 2 Toiminnanohjausjärjestelmä - Vaatimusmäärittelyt välilehdellä 1. Hinnoittelu, tarjoajan on hinnoiteltava jatkokehittämisen ja koulutuspalveluiden hinnat sekä muut liitteellä kysytyt tarjoajan tarjoamat optiot. Myöhemmin voidaan ottaa käyttöön myös optiona materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus.
Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka koostuu seuraavista osa-alueista

Eligibility requirements: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti

Award value: 500000