Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-20
Buyer: Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Country: BE
Region: BE234
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48200000 | 48300000 | 48400000 | 48500000
Estimated value: 160571589 EUR
Submission deadline: 2025-03-31

Technical requirements: De aanbesteder wenst een raamovereenkomst te sluiten voor “Software Broker & SAM Consultancy”. Onderhavig aankoopdossier behelst o.a. volgende activiteiten om deze objectieven te kunnen realiseren: • Het verwerven van de benodigde software met bijhorende services.  • Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); zorgen dat Fluvius beschikt over de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • Verwerven van SAM (Software Asset Management) expertise. In scope zijn volgende elementen: • Perpetual software en licenties, met inbegrip van de bijhorende maintenance en support contracten; • Software gebaseerd op subscriptions (huur van software en licenties) met inbegrip van de bijhorende services; • Software welke kadert binnen een SAAS context (Software As A Service), met inbegrip van de bijhorende services; • Cloudproducten en -services (o.a. Azure, Oracle OCI,…).  Voornoemde software- en licentietypes zijn niet beperkt tot een bepaalde IT-infrastructuur, en kunnen dus zowel handelen over onpremise software als Cloud-gebaseerde software en/of -licenties. Dit aankoopdossier bestaat uit 2 percelen: 1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden.  Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.   2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en  hulp bij interne - en externe audits.  Om deze objectieven te kunnen realiseren is het absoluut noodzakelijk dat de inschrijver op de hoogte is van: • de  historische, actuele en aangekondigde licentiemodellen en -contracten van de software-fabrikanten; • benchmarking-informatie op vlak van prijsvorming  van licentieproducten en beheersprocessen.
Voor perceel 1 Softwarebroker:
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven hoe hij een vergelijkbare dienstverlening georganiseerd heeft met een minimale jaarlijkse  omzet van 5 miljoen euro bij één opdrachtgever. Meer specifiek dient in deze referenties volgende zaken aangetoond te worden:
o	Het verwerven van benodigde licenties en subscriptions met bijhorende services;
o	Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); beheer van de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d.
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven van één klant waarmee hij een Microsoft EA (Enterprise Agreement) heeft afgesloten en ook Azure diensten aan levert met in totaal een minimale jaarlijkse waarde van € 3.000.000 bij die eindklant.
Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden.  Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
Voor perceel 2 SAM Consultancy:
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft.  Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	advies en ondersteuning verstrekt met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen en inrichting. 
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft.  Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	ondersteuning bij licentiecontracten, tijdens de levensduur van een licentie (gaande van de onderhandelingen, aankoop, benchmarking tot end-of-life);
o	ondersteuning verstrekt bij externe audits door één van de softwarefabrikanten uit de top 10 aangevuld met Oracle, SAP en ESRI.
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	Aanpak en verstrekte ondersteuning in een geval, waarbij de softwarefabrikant zijn licentiemodel en/of distributiekanaal sterk aanpast (in concrete denken wij o.a., doch niet gelimiteerd tot VMWare by Broadcom, Oracle Java,  Adobe,  …).

Eligibility requirements: Voor perceel 1 Softwarebroker:
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven hoe hij een vergelijkbare dienstverlening georganiseerd heeft met een minimale jaarlijkse  omzet van 5 miljoen euro bij één opdrachtgever. Meer specifiek dient in deze referenties volgende zaken aangetoond te worden:
o	Het verwerven van benodigde licenties en subscriptions met bijhorende services;
o	Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); beheer van de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d.
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven van één klant waarmee hij een Microsoft EA (Enterprise Agreement) heeft afgesloten en ook Azure diensten aan levert met in totaal een minimale jaarlijkse waarde van € 3.000.000 bij die eindklant.
Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten
1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden.  Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
Voor perceel 2 SAM Consultancy:
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft.  Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	advies en ondersteuning verstrekt met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen en inrichting. 
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft.  Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	ondersteuning bij licentiecontracten, tijdens de levensduur van een licentie (gaande van de onderhandelingen, aankoop, benchmarking tot end-of-life);
o	ondersteuning verstrekt bij externe audits door één van de softwarefabrikanten uit de top 10 aangevuld met Oracle, SAP en ESRI.
•	De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden:
o	Aanpak en verstrekte ondersteuning in een geval, waarbij de softwarefabrikant zijn licentiemodel en/of distributiekanaal sterk aanpast (in concrete denken wij o.a., doch niet gelimiteerd tot VMWare by Broadcom, Oracle Java,  Adobe,  …).
2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en  hulp bij interne - en externe audits.