Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48311000 | 72212517 | 72262000: Software development services | 72400000
Submission deadline: 2026-02-04

Technical requirements: Vorliegen eines gesetzlich normierten Ausschlussgrunds:  Mit dem Teilnahmeantrag/Angebot  ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen folgende Erklärung einzureichen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie § 22 LkSG
Bewerber/Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung (Abgabe Teilnahmeantrag) gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).  Verstöße, die aufgrund von weiteren im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist, Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang die-ser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit gemäß § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, den Betrieb und die Pflege eines Kollaborations- und Dateispeicher-Systems ("KoDaS") als Software-as-a-Service (SaaS). Die Beschaffung erfolgt im Auftrag der govdigital eG für die Umsetzung der länderübergreifenden "Pädagogischen Cloud-Infrastruktur" (PCI). Die Lösung muss zwingend auf Open-Source-Technologie basieren und eine medienbruchfreie, integrierte Arbeitsumgebung für Schulen und Schulträger bereitstellen. Zu den Kernkomponenten gehören Dateiverwaltung, kollaboratives Online-Office, E-Mail-Client-Funktionalitäten sowie Kalender- und Kontaktverwaltung.
Der Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) hat folgende Unterlagen vorzulegen:  Berufs- oder Handelsregisterauszug: Nicht älter als sechs Monate  Eigenerklärung zu Sanktionsvorschriften: Erklärung zur Einhaltung von Sanktionsvorschriften (EU-Russland-Sanktionen) gemäß Anlage TWB 10  Unternehmensbeschreibung: Vorlage des Formblatts Unternehmensbeschreibung (Anlage TWB 4)  Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung: Bei Bewerbergemeinschaften ist eine Erklärung aller Mitglieder vorzulegen (Anlage TWB 3)  Beabsichtigt der Bewerber, sich bei der Erfüllung der Eignungskriterien der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so sind die entsprechenden Verpflichtungserklärungen (Anlage TWB 7) und das Formblatt Eignungsleihe (Anlage TWB 6) vorzulegen.
Umsatz: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung: Der Umsatz muss in jedem der drei Jahre jeweils mindestens 10.000.000,00 EUR betragen. Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze kumuliert. Sofern noch keine drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vorliegen, gelten die Angaben für die bisher abgeschlossenen Jahre.

Eligibility requirements: Der Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) hat folgende Unterlagen vorzulegen:  Berufs- oder Handelsregisterauszug: Nicht älter als sechs Monate  Eigenerklärung zu Sanktionsvorschriften: Erklärung zur Einhaltung von Sanktionsvorschriften (EU-Russland-Sanktionen) gemäß Anlage TWB 10  Unternehmensbeschreibung: Vorlage des Formblatts Unternehmensbeschreibung (Anlage TWB 4)  Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung: Bei Bewerbergemeinschaften ist eine Erklärung aller Mitglieder vorzulegen (Anlage TWB 3)  Beabsichtigt der Bewerber, sich bei der Erfüllung der Eignungskriterien der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so sind die entsprechenden Verpflichtungserklärungen (Anlage TWB 7) und das Formblatt Eignungsleihe (Anlage TWB 6) vorzulegen.
Umsatz: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Mindestanforderung: Der Umsatz muss in jedem der drei Jahre jeweils mindestens 10.000.000,00 EUR betragen. Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze kumuliert. Sofern noch keine drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vorliegen, gelten die Angaben für die bisher abgeschlossenen Jahre.
Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von mindestens 5.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3.000.000,00 EUR für Vermögensschäden. Die Ersatzleistung muss mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Versicherungsjahr betragen (2-fach maximiert).
Referenzprojekte  Für die zu vergebende Leistung benennt der Bewerber min-destens ein von ihm (ggfs. auch in Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern) durchgeführtes Referenzprojekt (siehe Vorlagen in Anlage TWB 5 (Formblatt Referenzen), die hier-zu Verwendung finden müssen).   Die Abfrage der Referenzen erfolgt zunächst über Aus-schlusskriterien (A). Anschließend werden bestimmte Eigenschaften der Referenzen als Bewertungskriterien (B) zusätz-ich mit Eignungspunkten (EP) bewertet.  Es kann mehr als eine Referenz eingereicht werden, wobei für jedes Bewertungskriterium insgesamt nur einmal die im Kriterium angegebene Höchstpunktzahl erreicht werden kann. Hierdurch kann durch verschiedene Referenzen in Summe die Erfüllung der Bewertungskri-terien nachgewiesen werden, wobei die zu erreichende Gesamtpunktzahl unverändert bleibt. Voraussetzung für die Berücksichtigung ist, dass die weiteren Referenzen ebenfalls sämtliche Ausschlusskriterien erfüllen.  Für jede Referenz ist eine eigene Kopie dieses Formblattes Referenzen zu verwenden.  Es sind insgesamt maximal 90 Eignungspunkte (EP) über die Referenzen zu erreichen.  Die konkreten Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien, gekennzeichnet durch (A) sowie die Bewertungskriterien (gekennzeichnet durch (B) und deren Bewertungsmaßstäbe) ergeben sich aus Anlage TWB 5.  Zusammenfassung der Mindestanforderungen:    -  Bereitstellung und Betrieb einer Enterprise File Sync & Share (EFSS) Lösung auf Open-Source-Basis als SaaS  - Integration folgender Funktionalitäten: Dateisynchronisation (Desktop/Mobile Apps), Kalender- und Kontaktverwaltung (CalDAV/CardDAV), Online-Office-Lösung zur gemeinsamen Bearbeitung im Browser  - Bereitstellung mehrerer Mandanten mit vollständig separierter Datenhaltung (Mandantentrennung)  - Mindestens 10.000 aktive Nutzer im Projekt  Die Nichterfüllung dieser Kriterien führt zum Ausschluss.  Zusammenfassung der Bewertungskriterien:  Anzahl aktiver Nutzer:  < 25.000 Nutzer: 0 Punkte   25.000 bis < 50.000 Nutzer: 10 Punkte  50.000 oder mehr Nutzer: 20 Punkte  Skalierbarkeit (jeweils 20 Punkte pro Feature, max. 60 Punkte):  "Pay as you go" für Nutzer   "Pay as you go" für Speicherplatz  Automatische Provisionierung weiterer Instanzen  Anbindung IDM-Systeme:  Anbindung an unterschiedliche (mind. 2) IDM-Systeme: 10 Punkte
Der Bewerber verfügt über eine gültige Zertifizierung seines Informationssicherheitsmanagements (ISMS) nach ISO 27001 und legt einen entsprechenden Nachweis vor.
Die Nachforderung von Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV bleibt vorbehalten. Ein genereller Anspruch auf Nachforderung besteht für die Bewerber/Bieter jedoch nicht. Fordert der Auftraggeber Unterlagen nach, sind diese in gleicher Form wie das Angebot einzureichen.
1. Einhaltung von Datenschutz und Verschwiegenheit   Der Auftragnehmer hat eine Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz abzugeben. Dies ist notwendig, da der Auftraggeber den Zuschlag nur erteilt, wenn er wichtige Belange gewahrt sieht.  2. Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen   Der Auftragnehmer muss eine Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen vorlegen.
Bewerber/Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung (Abgabe Teilnahmeantrag) gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).  Verstöße, die aufgrund von weiteren im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist, Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang die-ser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit gemäß § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Die govdigital eG beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Beschaffung eines zentralen Kollaborations- und Dateispeicher-Systems (KoDaS) zur Unterstützung der Digitalisierung an Schulen. Die Leistung umfasst die Bereitstellung einer skalierbaren SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) inklusive Hosting, Betrieb, Wartung und Support.  1. Leistungsgegenstand:   Gefordert wird eine voll integrierte Plattform, die folgende Funktionsbereiche nahtlos und medienbruchfrei miteinander verknüpft:   a) Zentrale Dateiverwaltung (Filehosting & Sharing) mit differenziertem Rechtemanagement. b) Kollaborative Office-Lösung zur gleichzeitigen Bearbeitung von Text-, Tabellen- und Präsentationsdokumenten im Browser. c) Personal Information Management (PIM): Kalender- und Kontaktverwaltung (persönlich und teambasiert). d) Integrierter E-Mail-Client zur Bündelung externer Kommunikation.  Die Komponenten müssen über eine einheitliche Benutzeroberfläche und eine zentrale Benutzerverwaltung zugänglich sein. Eine Anbindung an vorhandene Identitätsmanagement-Systeme (IdM) der Länder ist erforderlich.  2. Zwingende Technologievorgabe (Open Source):   Zur Sicherstellung der digitalen Souveränität, der dauerhaften Verfügbarkeit und der Exit-Fähigkeit ist zwingend eine Lösung auf Basis von Open-Source-Software gefordert. Der Quellcode der wesentlichen Komponenten muss unter einer von der OSI (Open Source Initiative) anerkannten Lizenz stehen, die dem Auftraggeber und den Bedarfsträgern umfassende Nutzungs-, Anpassungs- und Weiterentwicklungsrechte einräumt.  3. Nutzungsumfang: Abrufberechtigt sind primär die Länder Berlin, Bremen, Hamburg, Hessen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie deren Schulträger und Schulen. Die Rahmenvereinbarung umfasst zudem die Option, weitere Bundesländer und deren Bildungseinrichtungen als Bedarfsträger aufzunehmen.  4. Laufzeit: Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von maximal 48 Monaten ab Zuschlagserteilung.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)