Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-10-10
Buyer: Universiteit Leiden
Country: NL
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000
Estimated value: 660000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: De Universiteit Leiden is voornemens om voor het data gedreven continu verbeteren van haar bedrijfsvoering gebruik te gaan maken van de toepassing RealtimeMonitor. Deze toepassing bevat een unieke combinatie van functies die nodig is om data uit bedrijfsvoeringsystemen te analyseren en te controleren. En om met de controleresultaten gericht te werken aan de continue verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering van de universiteit. Dat ook RealtimeMonitor zelf continu verbetert door nauwe samenwerking met gebruikers (waaronder andere universiteiten en instellingen in het hoger onderwijs), maakt dat de toepassing de universiteit in staat stelt om nu en in de toekomst optimaal hieraan te blijven werken. De Universiteit Leiden gunt deze opdracht om technische redenen aan Realtime, vanwege unieke eigenschappen die noodzakelijk zijn voor de opdracht.
De volgende combinatie van essentiële functies, die allen nodig zijn voor de ondersteuning van de universitaire processen, maken RealtimeMonitor uniek. RealtimeMonitor stelt de universiteit met de RealtimeAnalytics module in staat om data uit systemen die in de bedrijfsvoering worden gebruikt, te ontsluiten en de analyseren. Analyses bestaan uit controles (al dan niet op basis van machine learning algoritmes) op risico’s die zich in de bedrijfsvoering voor kunnen doen, als ook op kansen om de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. De analyseresultaten zijn in RealtimeMonitor in de vorm van opvolgacties beschikbaar, waarbij ze direct toegewezen kunnen worden aan teams en/of individuen die verantwoordelijk zijn voor de opvolging. De toepassing stelt de universiteit ook in staat om analyseresultaten die uit andere analysesystemen komen, zoals Python, direct als opvolgactie in te lezen. De toepassing biedt vervolgens een veelheid aan handige functies voor gebruikers verantwoordelijk voor opvolging, zoals het kunnen opvolgen van meerdere acties in één keer, het kunnen inzien van en filteren op voor de controle relevante gegevens zonder te hoeven schakelen naar detailgegevens in de bronsystemen, het kunnen bijvoegen van bijlagen, het automatisch vastleggen van de opvolging in een audit trail, het kunnen betrekken van bij de controleresultaten betrokken collega’s die niet zelf een gebruikersaccount in RealtimeMonitor hebben, waarbij ook die communicatie integraal in de audit trail beschikbaar is, een workflow om efficiënt met meerdere mensen en/of teams aan opvolging te werken, de optie om acties expliciet te laten reviewen door een specifiek team (bijvoorbeeld de interne auditafdeling) of een specifieke individu (zoals een teamleider bij het inwerken van een nieuwe medewerker), voorgedefinieerde labels en voorgedefinieerde opvolgacties om sneller te kunnen werken en managementinformatie uit RealtimeMonitor bruikbaarder te maken, et cetera. Alle in de toepassing vastgelegde data – zowel de controle resultaten zelf als de data die bij de opvolging wordt vastgelegd – is beschikbaar om gericht te werken aan continue verbetering. Dit in de vorm van management dashboards en management rapportages. Ook is er een API beschikbaar, waarbij de universiteit zelf in staat is om de ruwe data te analyseren in applicaties als Python. Andere modules in RealtimeMonitor, zoals RealtimeProcesses stellen de universiteit in staat om integraal de data van processen te analyseren. RealtimeProcesses geeft hierbij inzicht in de verspilling die in de processen plaats vindt op basis van de LEAN methodiek, als ook op de uitzonderingen die met de RealtimeAnalytics module zijn gevonden. Met deze module kan de universiteit heel gericht en specifiek werken aan vermindering van verspilling in de processen – en dus verbetering van de efficiëntie – en vermindering van gevonden uitzonderingen – en dus verbetering van de effectiviteit. RealtimeActions stelt de universiteit in staat om efficiënt periodieke of specifieke acties die in de bedrijfsvoering plaats moeten vinden, uit te voeren en daarbij gebruik te maken van eerder genoemde functionaliteit, zoals de audit trail. Denk hierbij aan periodieke steekproeven en dossiervorming op steekproeven ten behoeve van interne of externe audits. RealtimeMonitor is een standalone SaaS-oplossing met integratiemogelijkheden voor single sign on (SSO) via SURFConext, ULCN en/of SAML inclusief MFA, data uitwisseling (waaronder Azure, SAP EC/BW/BO en PowerBI). De toepassing kan zonder performance verlies enkele honderden gebruikers aan, ook als die gelijktijdig aan het werk zijn met grote hoeveelheden data.


Winner: Realtime BV
Award value: 660000
Number of bids: 1