Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2022-03-04
Buyer: Landeshauptstadt Düsseldorf, Der Oberbürgermeister,Rechtsamt
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 72318000: Data transmission services
Estimated value: 450000 EUR

Technical requirements: Erweiterung eines bestehenden Vertrags für Lizenzen und Wartung zur Kommunikation mit Gerichten u.a. im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs über das besondere Behördenpostfach (beBPo) mit der Fa. procilon GmbH, Leipziger Straße 110, 04425 Taucha bei Leipzig.
Der bestehende Vertrag der ITK Rheinland zum Betrieb des beBPo der Landeshauptstadt Düsseldorf soll erweitert werden für die restlichen kommunalen Mitglieder der ITK Rheinland.
Gemäß des Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten sind die Kommunen ab 01.01.2022 grundsätzlich verpflichtet, die Kommunikation mit den Gerichten über einen gesicherten elektronischen Weg abzuwickeln. Hierzu wurde das "besondere Behördenpostfach" zur Verfügung gestellt. Eine Abwicklung über einen De-Mail Zugang ist aus organisatorischer und zukunftsorientierter Sich nicht mehr sinnvoll, dieser Service ist bereits abgekündigt.
Pro Kommune gibt es nur ein beBPo, um eine eindeutige und fristgerechte Zustellung der Mails zu ermöglichen. Die Landeshauptstadt Düsseldorf hat im Jahr 2021 eine umfassende Marksichtung durchgeführt und aufgrund der zwingend zu erfüllenden Vorgaben das Verfahren ProGOV der Fa. Procilon für das beBPo ausgewählt und eingeführt.
Das Verfahren ProGOV ermöglicht es, Mails an die richtigen Fachämter und Ansprechpartner zu verteilen sowie Ausgangsmails mit Schriftsätzen an die korrekten Gerichte zuzustellen.
Die Landeshauptstadt Düsseldorf als größtes Verbandsmitglied der ITK Rheinland hat zunächst als einziges Verbandsmitglied das Verfahren ProGOV beschafft, da es innerhalb des Zweckverbands zu keiner einheitlichen Vorgehensweise kam und die Landeshauptstadt Düsseldorf sowohl die Dringlichkeit als auch die Bedeutung eines solchen Gateways für Emails im Rechtsverkehr gesehen hat. Erst am Anfang des Jahres 2022 und nach Einführung und Bewährung in der Praxis bei der Landeshauptstadt Düsseldorf wurde die Notwendigkeit bei den übrigen Verbandsmitgliedern erkannt und die ITK Rheinland bindend beauftragt, die bestehenden Anforderungen umzusetzen. Da die Verbandsmitglieder eigenständig handeln, war der tatsächliche Bedarf für die ITK Rheinland zum Zeitpunkt der Beschaffung für die Landeshauptstadt Düsseldorf nicht vorhersehbar.
Die ITK Rheinland als Zweckverband ist durch seine Satzung verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln und Synergieeffekte durch die Einhaltung der Einproduktstrategie zu erzielen. Aus diesem Grund ist beabsichtigt den bestehenden Vertrag der Landeshauptstadt Düsseldorf um die Lizenzen und verbundenen Dienstleistungen für die übrigen Verbandsmitglieder zu erweitern.
Die Kosten für die Einführung und den Betrieb des Verfahrens ProGOV bei der Landeshauptstadt Düsseldorf betrug ca. 70.000 EUR und war daher nicht EU-weit auszuschreiben. Der Gesamtbetrag für die übrigen Verbandsmitglieder beträgt bei einer Laufzeit von 4 Jahren ca. 450.000 € netto.
Mit der Erweiterung/Erhöhung des Vertrags für Lizenzen und Wartung wird der geltende Schwellenwert von 215.000 EUR netto nun überschritten.
Gemäß § 132 (1) Ziff. 3 GWB ist ein Vergabeverfahren erforderlich, wenn "mit der Änderung der Umfang des öffentlichen Auftrags erheblich ausgeweitet wird".
Gemäß § 132 (2) Ziff. 2 GWB ist ein neues Vergabeverfahren nicht erforderlich, wenn z.B. "zusätzliche Liefer-, ... oder Dienstleistungen erforderlich geworden sind, die nicht... vorgesehen waren" und ein Wechsel des Auftragnehmers aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen kann
Das Verfahren ist bereits im Verbandsgebiet der ITK Rheinland eingesetzt und jedes zusätzliche neue Verfahren würde zu erheblichen technischen Schwierigkeiten und damit zu beträchtlichen Zusatzkosten führen. Des Weiteren ist das Erfordernis des §132 (2) 3 GWB erfüllt, nach dem die Änderung aus den o.g. Gründen nicht vorhersehbar war und die Auftraggeberin die ITK Rheinland ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen ist.
Bei der Durchführung eines unabhängigen eigenständigen Vergabeverfahrens, könnte die Beschaffung weiterer unterschiedlicher Produkte erforderlich werden, für die eine zusätzliche technische Umgebung bei der ITK Rheinland beschafft und betrieben werden müsste.
Ferner entsteht hierdurch ein erheblicher Betreuungsaufwand (Technik, Service, Wartung, Personal, Aus- und Fortbildung).
Dies führt zu einer Verdopplung der Aufwände bei der ITK Rheinland sowohl im organisatorischen und personellen Bereich und damit auch in der finanziellen Auswirkung


Award value: 450000