Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-22
Buyer: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72246000
Submission deadline: 2021-02-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die GSI GmbH nutzt seit dem Jahr 1999 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Controlling, Einkauf, Personal, Facility Management, Campusentwicklung, Rechte & Patente, Administrative IT sowie den Stabsabteilungen Innenrevision, Qualitätsmanagement & Organisation, Datenschutz, IT-Sicherheit, Technologietransfer, SAP-Projekt mit insgesamt ca. 300 Mitarbeitern.
Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO, SRM/MM und LE für Finanzen, Controlling, Einkauf und Lager eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM) und zum Gebäudemanagement (PM)Anwendung. Die SAP Module für Versand (SD), Identity Management (Idm) und Organisationsmanagement (HCM) befinden sich aktuell in Planung bzw. in Einführung.
Des Weiteren werden verschiedene NON-SAP-Anwendungen innerhalb der SAP-Umgebung wie z. B. zu Personalabrechnung, Business Intelligence, Katalogsoftware etc. genutzt.
Mit Gründung der FAIR GmbH wurde das bestehende SAP-System um einen eigenen Buchungskreis erweitert. Die FAIR GmbH nutzt die Module FI, CO/PS, SRM/MM. Das SAP-System der FAIR GmbH wird durch die GSI GmbH bereitgestellt.
Das SAP Projekt ist im Jahr 2018 mit den Projektzweck gestartet, die Restrukturierung der Finanzmodule sowie die Einführung des SAP Organisationsmanagements durchzuführen. Die vollumfängliche Restrukturierung war nur für die GSI GmbH vorgesehen, die FAIR GmbH wurde aber in der Analyse mitbetrachtet. Dies wurde begleitet durch verschiedene SAP-organisatorische Maßnahmen, wie z.B. die Einführung des SAP-Solution Managers für Change und Test Management. Mit Abschluss der Bestandaufnahme von Daten, Prozessen, IT-System und NON-SAP-Anwendungen sowie Rollen und Berechtigungen wurde im Sommer 2019 ein Change Request freigegeben, der den Projektumfang um die Umstellung auf S/4 HANA erweitert. Dadurch müssen auch die weiteren Module MM, PM sowie PLM-Funktionalitäten vollumfänglich ins Projekt eingebunden werden; dies war bisher nur im Sinne der End-to-End-Betrachtung der Prozesse der Fall. Ebenso sind weitere SAP-Funktionalitäten wie FIORI und die SAP Module SD und RE-FX sowie HCM-PA bzw. gegebenenfalls SuccessFactors im Projektkontext neu eingeplant. Ebenso muss die SAP-Umgebung der FAIR GmbH miteinbezogen werden. Aufgrund der SAP-Struktur sind neben dieser vollumfänglichen Ausdehnung auf alle SAP-Module ebenso alle relevanten NON-SAP-Anwendungen miteinzubeziehen. Ein SAP Readiness Check wurde bereits erstellt. Nach der Genehmigung des S/4 HANA Changes wurde im zweiten Halbjahr 2019 eine S/4 HANA-Vorstudie und im Frühjahr 2020 eine Grobkonzeption gestartet, die ein HANA-Scoping (Soll-Skizze) zum Ergebnis hatte. Neben den fachlich-inhaltlichen und technischen Themen entlang der Soll-Skizze sind ebenso verschiedene Projektschnittstellen von GSI/FAIR zu berücksichtigen. Die Realisierung von Workflows/Automatisierungen sind im Projektkontext besonders zu prüfen; Digitalisierungsmaßnahmen sind ebenfalls denkbar.
Für die Projektdurchführungsphase des SAP S/4 HANA Projekts wird bis Projektabschluss nun eine SAP Beratung für das SAP S/4 HANA Projekts gesucht.
Im Rahmen der bisherigen Projektarbeit wurde seitens GSI entschieden, dass eine Systemumstellung (Conversion) die richtige Transformationsmethode für die GSI ist. Der Anbieter hat diese Methodik bei seinem Angebot zu hinterlegen und entsprechend zu bepreisen.
GSI wird nach Ablauf der Abgabefrist für die Teilnahmeanträge diese auf Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen sowie auf die Erfüllung eventuell in der Bekanntmachung festgelegter Min-destanforderungen überprüfen. Auch nach einer eventuellen Nachforderung noch unvollständige Teilnahmeanträge, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Informationen zur Wertung der Angebote entnehmen Sie bitte unter dem Punkt „Sonstige Informationen für Bieter/Bewerber" der Bekanntmachung.
Es werden mindestens 3 und maximal 8 Anbieter mit den besten Referenzbewertungen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, wenn alle anderen Eignungskriterien erfüllt sind.
Sollte Verhandlungsbedarf bestehen und daher der Zuschlag nicht bereits auf die Erstangebote erteilt werden, wird der Auftraggeber anschließend über die Erstangebote und eventuelle Folgeangebote mit den besten 3 Bietern verhandeln (nur nicht über die Mindestbedingungen und die Zuschlagskriterien), je nach Bedarf in einer oder mehreren Runden.
GSI behält sich vor, die Verhandlungen nur mit den 3 Bietern zu führen, deren Erstangebote im Rahmen der vorläufigen Bewertung die höchste Punktzahl erhalten haben.
Im Rahmen des auszufüllenden Anforderungskatalogs hat der Anbieter seinen Aufwand bezüglich der zu erfüllenden Arbeitspakete anzugeben. Hierbei ist bereits eine Zuordnung von Leistungen in originäre und optionale Bestandteile gem. der Zuordnung in der Leistungsbeschreibung vorzunehmen.
— 03 Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach §§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen — GSI Formblatt.
— 01 Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): mit Angabe der auf dem GSI Formblatt abgefragten Daten, wie z.B. Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, etc.

Eligibility requirements: Einzureichende Unterlagen: — 03 Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach §§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen — GSI Formblatt. — 01 Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): mit Angabe der auf dem GSI Formblatt abgefragten Daten, wie z.B. Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, etc. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formblätter sind — in Abhängigkeit vom Teilnahmeantrag — vollständig auszufüllen. Die Nichtvorlage bzw. unvollständige Vorlage der geforderten Unterlagen sowie wissentlich falsche Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers von der Teilnahme am Wettbewerb führen. GSI behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 56 VgV vor. Die Bewerber können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV). Sollten in der 1. Phase des Verfahrens (Teilnahmewettbewerb) bereits Angebote eingereicht werden, kann dies zum Ausschluss des Bewerbers führen.