Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-06-19
Buyer: Land Mecklenburg-Vorpommern, Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72230000: Custom software development services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 1284000 EUR
Award criteria: Lowest price
EU fund: ESF

Technical requirements: Der Auftraggeber betreibt seit dem Jahr 2000 das Informationssystem für die Arbeitsmarktpolitik (ISAP) zur Verwaltung der Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF). Die Verwaltung der Fördermittel umfasst die Antragstellung, Bewilligung, Auszahlung, Schlussrechnung, Verwendungsnachweisprüfung gegenüber dem Zuwendungsempfänger, die Abrechnung gegenüber der Europäischen Kommission sowie das Monitoring. ISAP ist eine Individuallösung, die auf einer Oracle Datenbank basiert und in Oracle Forms and Reports programmiert wurde. Es existieren Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen (z. B. ISAP-iDE, P-Info, ProFiskal). Für die aktuelle Förderperiode 2014-2020 gibt es weiteren Anpassungsbedarf hinsichtlich der Programmierung am EDV-System ISAP. Zudem müssen die Wartung und Pflege für das Gesamtsystem erfolgen.
Die Beschaffung bezieht sich auf die Programmierung, Wartung und Pflege der Individualsoftware ISAP. Spätere Auftragsgegenstände sind insbesondere:
— Programmierung von Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen wie ISAP-iDE, P-Info und ProFiskal,
— Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems, gegenwärtig DOMEA (für gesamte Landesregierung eingeführt), zur Bearbeitung und Verwaltung der in ISAP erzeugten Dokumente sowie Integration der Dokumentenvorlagen,
— Implementation des LUCOM-Formularservers (für gesamte Landesregierung eingeführt) für die zentrale Bereitstellung und Einreichung von Formularen im Zuge der Antragstellung und Berichterstattung,
— Implementierung neuer elektronischer Übertragungswege zwischen Antragsteller und Verwaltung entsprechend den eCohesion-Anforderungen unter Einbeziehung von Signaturverfahren wie DE-Mail und/oder eID,
— Programmierung von Standardantragsmasken in ISAP für alle Förderinstrumente, ggf. ergänzt um förderpunktspezifische Ergänzungsmasken,
— Ergebnisdarstellung der Vor-Ort-Kontrollen und Belegprüfungen in Form statistisch auswertbarer Fehlerkategorisierungen,
— Schaffung eines Steuerungsinstrumentes, mit dem es möglich ist frühzeitig zu erkennen, bei welchen Förderinstrumenten es einen Handlungsbedarf gibt, um die Einhaltung n+3-Regelung sicherstellen zu können,
Ergibt sich während der Vertragslaufzeit ein Mehrbedarf an Personentagen für die in der Anlage Änderungsbedarf beschriebenen Leistungen, kann der Vertrag vom Auftraggeber einmalig einseitig um bis zu 100 Personentage aufgestockt werden. Der Auftraggeber kann die Aufstockung nur zum Beginn des folgenden Monats erklären.
Der Auftrag kann wegen seiner technischen Besonderheiten nur von der Proximity Technology GmbH ausgeführt werden. Die technischen Besonderheiten liegen in einem Spezialwissen, welches nicht durch Ausbildungsgänge erworben werden kann. Es hat sich durch die langjährigen Erfahrungen im Rahmen der Vorarbeiten innerhalb von 18 Jahren herausgebildet. Es bezieht sich auf die Zusammenhänge und Wirkungsweisen der Individualsoftware ISAP. Mit dem Auftrag soll unmittelbar nach Zuschlagserteilung begonnen werden. Einen Übergangs- oder Einarbeitungszeitraum gibt es nicht. Dass sich ein anderes Unternehmen die in über 18 Jahren erworbenen Kenntnisse bis zum Leistungsbeginn aneignen kann, erscheint nicht als realistisch. Das Risiko von Fehlfunktionen in ISAP muss vermieden werden, um die Abrechnungsfähigkeit der EU-Mittel gegenüber der Kommission nicht zu gefährden. Die Abrechnung ist nur innerhalb eines engen Zeitrahmens möglich. Es geht um die wesentliche Verringerung von Risikopotentialen im Interesse der Systemsicherheit und Funktion von ISAP. Die Programmierung einer neuen Software scheidet aus, da ISAP ausläuft und nur noch in den verbleibenden Jahren der Förderperiode 2014 bis 2020 eingesetzt werden soll. Hintergrund ist ein Modernisierungsbedarf wie eine Anpassung an neue Technologien. Die Vorbereitungen für die Erstellung einer fondsübergreifenden gemeinsamen Software in der nächsten Förderperiode laufen bereits. Die Einführung einer neuen Individualsoftware bedarf jahrelanger Vorbereitung. Ein sofortiger Übergang, so wie hier gefordert, ist mit einer neuen Individualsoftware nicht möglich. Der Erwerb einer Standardsoftware scheidet aus, da auf dem Markt eine solche nicht angeboten wird. Zudem müsste bei einer Neuanschaffung eine Umstellung von Anfang an erfolgen, d. h. alle schon in ISAP bestehenden Funktionalitäten, auf denen aufgebaut werden soll, müssten neu eingerichtet werden. Dies ist mit einem deutlichen Mehraufwand, auch finanzieller Art, verbunden, als das bestehende System ISAP weiterzuentwickeln. Der Umstieg auf ein gänzlich anderes System ist dem Auftraggeber nicht zumutbar. Bei der durchgeführten europaweiten Markterkundung (incl. Teststellung) konnte kein bis zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung leistungsbereites Unternehmen gefunden werden.
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist;
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: Proximity Technology GmbH
Award value: 1284000
Number of bids: 1