Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-09-07
Buyer: Landeshauptstadt Wiesbaden - Der Magistrat - Dezernat für Soziales, Bildung, Wohnen und Integration
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72330000 | 72500000 | 72512000: Document management services | 72513000: Office automation services
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Automatisierung eines bestehenden DMS-Systems mittels  integrierter Prozesssteuerung und automatisierter Klassifizierung  Mietsoftware Es soll ein TR RESISCAN konformes Gesamtsystem, welches aus dem bereits existierenden Dokumentenmanagementsystem "eAkte Basis Ausländerwesen" (nachfolgend "DMS"), einer automatischen Klassifizierung (nachfolgend "Klassifizierung") und einer integrierten Prozessteuerungsanwendung (nachfolgend PSA) als eine übergreifende Gesamtanwendung (nachfolgend zusammenfassend "Gesamtsystem") besteht, beschafft werden.  Der PSA kommt hierbei die Funktion zu, die digitalen Prozesse rund um die Verarbeitung der Dokumente weitgehend automatisiert zu steuern und in diesem Kontext die Zusammenarbeit zwischen dem DMS und den übrigen Softwarekomponenten (z. B. der Klassifizierung) mittels Hotfolder und XML-Steuerdateien (oder anderen Verfahren) zu koordinieren. Federführendes Verfahren ist daher in der Dokumentenverarbeitung die PSA sowie in der Sachbearbeitung das Fachverfahren LaDiVA. Bereits vorhanden sind zwei Abteilungsscanner sowie das DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das DMS wird über eine Schnittstelle angesteuert, deren Spezifikation den Ausschreibungsunterlagen (Dokument A01-03) zu entnehmen ist.  Gesucht wird ein Gesamtsystem, welches künftig in allen Ämtern und Abteilungen des Dezernat VI der LHW (3 Ämtern mit insg. rd. 2.500 Mitarbeitenden und rd. 1.900 PC-Arbeitsplätzen) eingesetzt werden kann.,  Zunächst erfolgt die Einführung in der Abteilung "Ausländerbehörde" und eine Anpassung an das dort vorhandene DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das Gesamtsystem muss jedoch von vorneherein zwingend so konzipiert und dimensioniert werden, dass weitere Abteilungen des Dezernates VI integriert werden können und dass und eine Übertragung des Gesamtsystems auf andere DMS-Systeme (anderer Hersteller) bzw. dass eine nahtlose Skalierung bis zu der Zielgröße von 1.900 User möglich ist.  Unbeschadet dessen beschreibt die vorliegende Ausschreibung jedoch "nur" die Einführung des Gesamtsystems in der Ausländerbehörde des Amtes für Zuwanderung und Integration (Amt 33) mit rund 55 Mitarbeitenden an insgesamt 70 Arbeitsplätzen . Die sukzessive technische Anpassung des Gesamtsystems auf die übrigen Ämter und Abteilungen des Dezernates VI ist einer späteren Ausschreibung vorbehalten.  Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für rund 70 Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch eine verbindliche Option für die sukzessive Nachlizensierung auf bis zu 1.900 Arbeitsplätze beinhalten. Die im Gesamtsystem zu implementierenden Verfahren und Prozesse sollen auf der Ebene der Endanwenderinnen und Endanwender einen möglichst hohen Nutzen erzeugen. Etwaige Digitalisierungsverluste sind daher an zentralen Stellen zu bündeln. Zur Sicherung dieses Zieles sollen bei der Modellierung und der Definition der konkreten Prozesse die Expertise der Endanwenderinnen und Endanwender im Rahmen eines zeitlich begrenzten Digitalisierungslabors  einbezogen sowie deren Vorstellungen berücksichtigt werden. Zudem sollen von allen Systemen dauerhaft (d.h. auch nach Beendigung der Implementierungsphase) eine Entwicklungs- und Testumgebung (Sandkasten-Instanz) zur Verfügung zu stellen und das technische Personal umfangreich zu schulen. Es wird um ein Angebot für eine Mietsoftware gebeten. Im Mietpreis inbegriffen sind die Lizenzen, alle im Mietzeitraum erscheinenden Updates und Releases sowie der Support. Die erste Mietperiode soll fünf Jahre umfassen. Für diesen Zeitraum sollen keine Mieterhöhungen statthaft sein. Nach Ablauf der ersten Mietperiode soll sich der Mietvertrag jeweils um ein Jahr verlängern, sofern er nicht mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird. Zudem soll auftraggeberseits die Option bestehen, den Mietvertrag nach Ablauf einer Mietperiode um jeweils fünf weitere Jahre verlängern zu können.  Das Angebot soll eine Aussage enthalten, in welchem Korridor der Mietpreis in der ersten fünfjährigen Verlängerungsperiode maximal steigen darf. Hierbei kann entweder für einen fixen (maximalen) Prozentsatz oder für die Kopplung an einen geeigneten Index des Statistischen Bundesamtes votiert werden. Sofern für einen Index votiert wird, ist im Preisblatt (siehe Abschnitt 4.6.2) das arithmetische Mittel der prozentualen Steigerung des Indizes der Jahre 2011-2020 einzutragen. Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für ein Gesamtsystem mit 70 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch verbindliche Option(en) für die sukzessive Nachlizensierung (im Sinne der Erweiterung des Mietvertrages) für ein Gesamtsystem mit bis zu 1.900 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Zu diesem Zweck soll die Möglichkeit bestehen, jene Produkte, welche pro Endanwender-Arbeitsplatz lizensiert werden, jeweils in geeigneten Schritten nach zu lizensieren. Die Wahl der Größe der Schritte ist grundsätzlich frei.  .
Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend am Dienstsitz des Auftraggebers Präsentationen (siehe Abschnitt 5.4) stattfinden. Hierzu werden alle Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
Nach den Präsentationen wird mit bis zu vier geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt. Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 6.2).
Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor. Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.
Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung A03 aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.
Das der Vergabe zu Grunde liegende Verhandlungsverfahren soll u.a. dazu dienen, gemeinsam mit dem Anbieter ein abgestimmtes Vorgehen zu erarbeiten, welches von Umfang und Leistung ein optimales System bietet. Weitergehende Überlegungen und Vorschläge des Bieters sowie konstruktive Kritik an den bestehenden Vorgaben aufgrund eigener Erfahrungen sind daher ausdrücklich gewünscht.
Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung eines Vertrages gemäß des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 5.2).
Anhand der von der LHW beschriebenen Anzahl der definierten Benutzer- und Anforderungen wird mit dem Angebot des Anbieters eine belastbare Schätzung der Rechnerleistung und des Speicherbedarfs für die Applikation, die Datenbank, File-Server, Backup und Historisierung ggfs. Archivierung erwartet.
Es wird darauf Wert gelegt, dass das bei der Landeshauptstadt Wiesbaden eingesetzte Beraterteam über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügt.
Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Präsentation seines Erst-Angebots und Lösungskonzepts beim Auftraggeber durchzuführen.
Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung (Dokumente A03 und Anlagen), darunter auch die Umsetzung des Zielbildes, eingegangen werden.
Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal vier Stunden zuzüglich Pausen vorgesehen. Die Präsentation muss genügend Raum für Rückfragen lassen, so dass ein Dialog und ggf. eine Diskussion mit dem Anbieter entstehen kann. Der eigentliche Vortrag des Anbieters soll daher nicht länger als zweieinhalb Stunden dauern.


Winner: X-NRW GmbH
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Number of bids: 1