Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-10-16
Buyer: Medizinischer Dienst Saarland
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 232239 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Auftrag umfasst die Bereitstellung des Personalmanagementsystems als Software-as-a-Service im Datacenter als P&I Private Cloud sowie Supportleistungen und Leistungen zur kundenindividuellen Einrichtung (Aktivierung zeitwirtschaftlicher HR-Prozesse und Downloadfunktionen in P&I Loga3, Schnittstellenaktivierung inkl. Auswertungsgenerator) sowie Beratungs- und Schulungsmaßnahmen sowie weitere einmalige Leistungen im Zusammenhang mit dem Upgrade von P&I Loga auf P&I LogaHR inkl. der Aktivierung des P&I LogaHR-Systems. Der Nutzungsumfang beträgt 225 Abrechnungsfälle zzgl. 25 Fälle Betriebsreserve. Bei dem Auftrag handelt es sich um einen unbefristeten Vertrag mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Erreichung der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Vertragsjahr, sofern keine Vertragspartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich kündigt.
Der MD Saarland nutzt derzeit die on-premise-Variante der Personalsoftware P&I Loga. Diese soll mit dem jetzt geschlossenen Vertrag durch Leistungen zur Transition auf die cloudbasierte Software P&I LogaHR umgestellt werden. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung des Personalmanagementsystems als Software-as-a-Service im Datacenter als P&I Private Cloud sowie Supportleistungen und Leistungen zur kundenindividuellen Einrichtung (Aktivierung zeitwirtschaftlicher HR-Prozesse und Downloadfunktionen in P&I Loga3, Schnittstellenaktivierung inkl. Auswertungsgenerator) sowie Beratungs- und Schulungsmaßnahmen sowie weitere einmalige Leistungen im Zusammenhang mit dem Upgrade von P&I Loga auf P&I LogaHR inkl. der Aktivierung des P&I LogaHR-Systems. Der Nutzungsumfang beträgt 225 Abrechnungsfälle zzgl. 25 Fälle Betriebsreserve. Bei dem Auftrag handelt es sich um einen unbefristeten Vertrag mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Erreichung der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Vertragsjahr, sofern keine Vertragspartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich kündigt.
Die in II.1.7) Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) sowie in V.2.4) Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.) der Freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung gemachten Angaben zum Wert werden hiermit korrigiert. Es handelte sich bei der ursprünglichen, falschen Angabe um ein Büroversehen.
Der MD Saarland benötigt zum 01. Januar 2024 eine neue Personalmanagement-Software. Dabei hat sich der MD Saarland für einen Wechsel zu einer Cloudbasierten Lösung entschieden. Aus Gründen der Minimierung technischer und juristischer Risiken in datenschutzrechtlicher Sicht sowie einer Minimierung des technischen und organisatorischen Aufwands bedarf es einer in sich geschlossenen Gesamtlösung in einer abgesicherten Private Cloud mit SaaS, die den jeweils geltenden Cybersicherheitsstandards genügt. Aus Gründen des Datenschutzes kommt für den MD Saarland zudem nur ein Ein-Kunden-System in Frage.
Dem genügt das von der P&I AG angebotene Upgrade auf die P&I LogaHR, das eine All-in-One-Lösung als Private Cloud in einem Ein-Kunden-System darstellt.
Ein Wechsel zu einer Personalsoftwarelösung eines anderen Anbieters als die P&I AG würde dazu führen, dass ein komplett neues Verfahren umgesetzt werden müsste. Dies würde für den MD Saarland, insbesondere aufgrund der erforderlichen Übernahme aller Stammdaten, der dann erforderlichen Neuentwicklung von Schnittstellen, der Neueinrichtung von Konfigurationen und Steuerungen sowie dem Schulungsbedarf zu erheblichen Zeitaufwänden, beträchtlichen Zusatzkosten und erheblichen Risiken führen. Insbesondere bestünde bei einem Systemwechsel das Risiko eines Datenverlustes, wohingegen bei einer Migration von P&I Loga zu P&I LogaHR durch den Hersteller P&I AG eine Kontinuität der Datenhaltung durch eine 1:1 Datenübernahme gewährleistet ist.
Hinzu kommt, dass die P&I AG als einziger Anbieter der Software P&I zur Vervollständigung und zur Überprüfung der kundenspezifischen Parametrierung ein Expertensystem zur Einsichtnahme und zum Download bereitstellt. Diese technische Eigenschaft führt zu einer erheblichen Verringerung der internen und externen Aufwände bei der Vervollständigung der erforderlichen Parametrierung.
Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: P&I Personal & Informatik AG
Award value: 232239
Number of bids: 1