Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-27
Buyer: Kantonspolizei Bern
Country: CH
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2016-10-10
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Kantonspolizei Bern beabsichtigt die Ablösung der Systemlandschaft für die polizeiliche Vorgangsbearbeitung, da diese das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hat. Die informations-technische Plattform zur polizeilichen Vorgangsbearbeitung umfasst insbesondere die Lösungen zur Journalführung, Geschäftskontrolle und Rapportierung sowie für die Bewirtschaftung von fachspezifischen Daten. Auch eine größere Anzahl an Schnittstellen für den Datenaustausch mit kantonalen und eidgenössischen Umsystemen ist Bestandteil davon. Ziel ist es, die bestehende Plattform zur polizeilichen Vorgangsbearbeitung durch eine neue zu ersetzen.
Im Projekt ist auch die Staatsanwaltschaft des Kantons Bern vertreten, da mit Ausnahme einiger weniger Spezialitäten die Prozesse von Kapo und Staatsanwaltschaft viele Gemeinsamkeiten aufweisen und somit gut auf einer gemeinsamen Plattform mit getrennten Mandanten verarbeitet werden könnten.
Die bernischen Justizbehörden bestehen gemäß dem Gesetz über die Organisation der Gerichtsbehörden und der Staatsanwaltschaft (GSOG; BSG 161.1) einerseits aus den Gerichtsbehörden (vgl. Art. 2 GSOG) und der Staatsanwaltschaft (vgl. Art. 3 GSOG) vertreten durch die Generalstaatsanwaltschaft. In organisatorischer Hinsicht kann die Staatsanwaltschaft in ihrer Funktion als Bindeglied zwischen den Polizeibehörden und der eigentlichen Justiz bezeichnet werden, hat diese im Rahmen der Strafverfolgung Weisungsbefugnis gegenüber den Polizeibehörden und führt das Ermittlungsverfahren, hat andererseits jedoch durch die Möglichkeit des Strafbefehls andererseits auch justizielle Funktionen. Durch vorliegende Ausschreibung sollen die Polizei und die Staatsanwaltschaft ein einheitliches System mit unter-schiedlichen Mandanten erhalten.
Die Kapo und die Generalstaatsanwaltschaft haben sich entschlossen, gemeinsam eine „Allgemeine Vorgangsbearbeitung mit drei Mandanten“ (nachfolgend als „Vorgangsbearbeitungssystem“ bezeichnet) auszuschreiben und damit die Grundlage zu schaffen, die Zusammenarbeit und den Austausch von Daten effizienter zu gestalten.
Die rechtlich geforderte Trennung soll durch Mandanten und die getrennte Datenhaltung sichergestellt werden.
Die Justiz verfügt heute über dasselbe System wie die Staatsanwaltschaft. Letztere soll durch vorliegende Ausschreibung ein neues und zeitgemäßes System erhalten. Um eine einheitliche und kongruente Bearbeitung und Übergabe von Fällen innerhalb der bernischen Strafverfolgungsbehörden zu garantieren, ist eine Option um Erweiterung von Mandanten „Gerichtsbehörden“ vorgesehen. Sollte die Option ausgelöst werden, wird diese inhaltlich analog den Mandanten Kapo und Staatsanwaltschaft geführt.
Ergänzend soll es anderen Strafverfolgungs- und Gerichtsbehörden (auch außerkantonal) möglich sein, das ausgeschriebene System zu betreiben, bzw. sofern gewünscht, den Betrieb desselben der Kapo zu übertragen. Voraussetzung hierfür ist die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben durch die Drittbehörde, insbesondere der submissions- und datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie das Einverständnis der Lieferantin zur Erstellung eines solchen zusätzlichen Mandanten. Die Lieferantin kann die Erstellung solcher, zusätzlicher Mandanten, dabei nur aus wichtigem Grund verweigern.
Subunternehmer: Die Lieferantin agiert als Generalunternehmerin, Subunternehmerinnen sind zugelassen. Die vollständige Weitergabe des Auftrages an Dritte ist unzulässig. Subunternehmerinnen müssen offen gelegt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers gewechselt werden. Die Haftung bleibt in jedem Fall beim Anbieter. Der Großteil des gelieferten Systems muss durch die Lieferantin erbracht werden, Subunternehmerinnen sind nur für spezifische Funktionalitäten erlaubt. Der Auftraggeber behält sich vor, einzelne Subunternehmerinnen aus wichtigen Gründen abzulehnen.
Die allgemeinen Ausschreibungsunterlagen können auf www.simap.ch bezogen werden. Um die detaillierten Prozessdokumentationen und Schnittstellendokumentationen zu erhalten, muss die in Beilage B.3 beiliegende Geheimhaltungserklärung unterzeichnet und an die aus-schreibende Stelle (Adresse siehe Kapitel 1.2) retourniert werden. Nach Erhalt der Geheimhaltungserklärung wird dem Anbieter ein Datenträger mit den entsprechenden Dokumenten zugestellt, welcher zusammen mit dem Angebot retourniert werden muss.
Verhandlungen: Gemäß Art. 27 VÖB sind Abgebotsrunden – d.h. Verhandlungen über Preise, Preisnachlässe und Änderungen des Leistungsinhalts – unzulässig. Betreffend Ablauf des Beschaffungsverfahrens siehe Ziffer 4.8.
Verfahrensgrundsätze: Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge nur an Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten. Das kantonale beco Berner Wirtschaft erteilt Auskunft über die am Ort der Ausführung geltenden Arbeitsschutzbestimmungen. Die Lieferantin verpflichtet sich, die geforderten Minimalanforderungen bezüglich Verfahrensgrundsätze gemäß Artikel 24 ÖBV vollumfänglich zu erfüllen.
Sonstige Angaben: Der Anbieter verpflichtet sich zur Geheimhaltung aller Tatsachen und Daten, die ihm im Zusammenhang mit diesem Projekt bekannt werden. Ausgenommen sind Informationen, die offensichtlich öffentlich oder allgemein zugänglich sind. Im Zweifelsfall sind Informationen und Daten als vertraulich zu behandeln. Alle Dokumente und Daten, die dem Anbieter für die Einreichung der Offerte zur Verfügung gestellt werden, bleiben Eigentum des Auftraggebers und dürfen nur für die Erstellung des Angebots resp. im Rahmen des Projektes verwendet werden. Sie sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte, auch nach Projektende, ist unzulässig. Zusätzlich gelten die Vorschriften der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung. Die Anbieterin und die Auftraggeberin verpflichten sich, alle erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Korruption zu ergreifen, so dass insbesondere keine Zuwendungen oder andere Vorteile angeboten oder angenommen werden. Bei Missachtung der Integritätsklausel hat die Anbieterin der Auftraggeberin eine Konventionalstrafe zu bezahlen. Diese beträgt 10 % der Vertragssumme, mindestens 3 000 CHF pro Verstoß. Die Anbieterin nimmt zur Kenntnis, dass ein Verstoß gegen die Integritätsklausel in der Regel zur Aufhebung des Zuschlags sowie zu einer vorzeitigen Vertragsauflösung aus wichtigen Gründen durch die Auftraggeberin führt. Gemäß Art. 27 VÖB sind Abgebotsrunden – d. h. Verhandlungen über Preise, Preisnachlässe und Änderungen des Leistungsinhalts – unzulässig. Der Vertrag wird inklusive seiner Anhänge nicht verhandelt. Vorbehalten bleiben Bereinigungsrunden. Zu diesen werden jene Anbieter eingeladen, die eine reelle Chance auf den Zuschlag haben (Stand vor Bereinigung) und welche die Eignungskriterien gemäß Ziffer 3.7 erfüllen. Die Kantonspolizei Bern weist die Anbieter daher ausdrücklich an, von Beginn weg das beste Angebot einzureichen. Durch den Zuschlag entsteht kein Anspruch auf Vertragsabschluss. Insbesondere erfolgt der Vertragsabschluss nur, sofern das finanzkompetente Organ die Ausgabenbewilligung erteilt. Der Auftraggeber behält sich vor die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen. Alle Unterlagen werden absolut vertraulich behandelt. Weitere Angaben gemäß Ausschreibungsunterlagen, siehe insbesondere Beilage A „Rahmenbedingungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie weitere Informationen“.
Rechtsmittelbelehrung: Gegen diese Verfügung kann gemäß Artikel 14 des Gesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BSG 731.2; ÖBG) innerhalb von 10 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde bei der Polizei- und Militärdirektion des Kantons Bern, Kramgasse 20, 3011 Bern, erhoben werden. Eine allfällige Beschwerde muss einen Antrag, die Angaben von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Die angefochtene Ausschreibung und greifbare Beweismittel sind beizulegen. Einer allfälligen Beschwerde kommt grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung zu (Art. 14 Abs. 3 ÖBG).
Schlusstermin / Bemerkungen: Die Angebote müssen bis spätestens Montag, 10.10.2016 bis 12:00 Uhr bei der Adresse unter Ziffer 1.2 eingetroffen sein. Zu spät eingegangene Angebote werden nicht mehr berücksichtigt. Das Angebot ist zwingend verschlossen und mit dem expliziten Vermerk „Angebot ‚Neue Vorgangsbearbeitung‘ – darf nicht geöffnet werden“ zu versehen.
Bedingungen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Die allgemeinen Ausschreibungsunterlagen können auf www.simap.ch bezogen werden. Um die detaillierten Prozessdokumentationen und Schnittstellendokumentationen zu erhalten, muss die in Beilage B.3 beiliegende Geheimhaltungserklärung unterzeichnet und an die aus-schreibende Stelle (Adresse siehe Kapitel 1.2) retourniert werden. Nach Erhalt der Geheimhaltungserklärung wird dem Anbieter ein Datenträger mit den entsprechenden Dokumenten zugestellt, welcher zusammen mit dem Angebot retourniert werden muss.