Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-08
Buyer: UZ Leuven
Country: BE
Region: BE242
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71330000 | 72253000: Helpdesk and support services | 85112000: Hospital support services
Submission deadline: 2025-08-04
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: UZ Leuven is een universitair ziekenhuis waar patiënten kunnen rekenen op gespecialiseerde zorg en innovatieve behandelingen, gecombineerd met humane aandacht en respect voor elke persoon. Dagelijks leveren 10.000 gepassioneerde medewerkers de best mogelijke zorg op maat. Als pionier in klinisch onderzoek draagt het ziekenhuis ook bij aan de toekomstige patiëntenzorg.
Om deze gespecialiseerde zorg te blijven garanderen zullen de komende jaren nog meerdere bouwprojecten starten op de site van Gasthuisberg. Om deze bouwprojecten vlot te laten verlopen wenst UZ Leuven een raamovereenkomst voor coördinatie van de tijdelijke materiaal- en aannemershub af te sluiten. 

Meer bepaald voor de operationele sturing van de materiaal- en aannemershub op de site te Gasthuisberg zijn wij op zoek naar een dienstverlener die instaat voor de dagelijkse bemanning en opvolging hiervan.
Naar schatting zullen dagelijks 2 coördinatoren aanwezig dienen te zijn tijdens de daguren tussen 5u30 en 19u00 en zij zullen instaan voor een combinatie van taken waaronder (niet limitatief):
a) Planning en organisatie
- Onthaal en registratie van de leveranciers en aannemers die zich aanmelden
- Uitwerken van het aanmeldproces en -procedures voor leveranciers en aannemers
- Afstemmen van de planning van leveringen en aannemers over de verschillende werven, met de respectievelijke werfleiders
- Aannemers en werfleiders informeren over noodzakelijke aanpassingen in de planning
- Openen / sluiten van de contractorhub
 
b) Registratie en administratie
- Administratieve opvolging en beheersen van een registratiesysteem en aanmeldprocedure(s)
- Verzekeren dat aannemers correct worden geregistreerd en dat de documentatie compleet is
- Safety inductie opstellen, organiseren en afname verzekeren (op termijn automatiseren)

c) Communicatie
- Communicatie verzekeren tussen leveranciers/aannemers en werfleiders of interne teams
- Wegwijs maken van leveranciers op de campus
- Informeren van (nieuwe) aannemers over procedures, deadlines en vereisten

d) Mobiliteit en Veiligheid
- Organisatie van de parking, en aan de in-/uitrit van de materiaal- en aannemershub, met oog op veilig manoeuvreren en tijdelijk parkeren, en een vlotte veilige doorstroming te garanderen
- Werfverkeer coördineren en doorsturen in functie van verkeerssituatie op de campus

e) Controle en kwaliteitsopvolging
- Opvolging van de na te komen veiligheidsafspraken binnen de materiaal- en aannemershub én op de route tussen contractorshub en de betrokken werf
- Controleren en registreren of de aannemers en ingediende documenten voldoen aan de eisen
- Signaleren en oplossen van knelpunten in het aanmeldproces

f) Rapportage en evaluatie
- Rapporteren over het aantal aanmeldingen, doorlooptijd, coördinatie met de werfleiders, aannemers niet in regel en eventuele problemen 
- Actief evalueren van het aanmeldproces en verbeterpunten aanreiken
- Meedenken voor het ontwikkelen en optimaliseren van de infrastructuur en software voor de verdere uitbouw van de contractorhub, met oog op toenemende of wisselende activiteit en intensiteit
- Mee bouwen aan een veiligheidscultuur binnen de campus

De coördinatoren zullen op regelmatige basis rapporteren aan een projectverantwoordelijke. Deze accountmanager zal in periodiek contact staan met bevoegde personen van UZ Leuven. 

Het uiteindelijke doel is een veilige, nette en vlot gecoördineerde materiaal- en aannemershub van waaruit leveranciers op een simpele maar duidelijke manier wegwijs gemaakt worden richting de eindbestemming op de site van Gasthuisberg. 

De totale looptijd van deze raamoveréénkomst is afhankelijk van de duur van de werken en bedraagt naar schatting 120 maanden.
Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Ondernemingsrechtbank - afdeling Leuven


Winner: FPS Policy and Support