Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-02-11
Buyer: Region Sjælland
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30196100 | 72000000
Submission deadline: 2020-03-09
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Anskaffelse af en løsning til et nyt mødebooking- og forplejningsbestillingssystem til ansatte i Region Sjælland med det formål, at det skal være let at foretage daglige mødebookinger og bestillinger af mødeforplejning. Løsningen skal herudover sikre mulighed for administration og håndtering af relaterede funktioner som opdatering og vedligeholdelse af mødeforplejning og økonomidata.
Udvælgelse af ansøgere vil ske på grundlag af de op til 10 referencer som ansøgerne skal angive i ESPD-formularens del IV C.
- Option 1: Levering af en e-learningløsning, der kan tilgås af Region Sjællands brugere via Region Sjællands intranet,
Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, da immaterielle rettigheder til den leverede løsning er en forudsætning for at kunne opfylde den efterfølgende vedligeholdelsesforpligtelse.
Ansøgeren skal i de seneste 3 afsluttede regnskabsår have en positiv soliditetsgrad beregnet ud fra følgende formel: ((Egenkapital Ultimo/Aktiver ultimo) x 100). Soliditetsgraden bedes angivet i ESPD-formularen Del IV B.
Liste indeholdende op til 10 referencer, hvor der inden for de seneste 3 år enten er foretaget levering af et mødebooking- og/eller forplejningssystem, eller har været ydet vedligehold af et tidligere leveret mødebooking- og/eller forplejningssystem.
Ansøger skal have minimum 1 reference, hvor der inden for de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen angivet i pkt. IV.2.2 i indeværende bekendtgørelse, har været kontraktstart på en kontrakt vedrørende levering af en løsning, der både inkluderer håndtering af mødebooking og bestilling af mødeforplejning, til en kunde med mere end 500 brugere.
Forhandlingsforløbet forventes at være 1 - 2 fysiske møder i forlængelse af de indledende tilbud, hvor ordregiver og tilbudsgiver vil drøfte muligheder for at optimere løsningens udformning. I forlængelse af forhandlingerne vil ordregiver forventeligt foretage tilpasninger af udbudsmaterialet, og efterfølgende fremsende dette udbudsmateriale til tilbudsgiverne, med henblik på tilbudsgivernes afgivelse af et endeligt tilbud. Ordregiver vil ikke reducere antallet af tilbudsgivere efter gennemført prækvalifikation. Ordregiver forbeholder sig ret til at initiere yderligere forhandlings- og tilbudsrunder.
De obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde, i udbudslovens § 137 finder anvendelse i nærværende udbud.
Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt denne er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 - 136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, medmindre udelukkelse kan undlades på grundlag af udbudslovens øvrige bestemmelser, herunder § 138.
Bemærk at ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD-formularens del III vedrørende de for udbuddet gældende udelukkelsesgrunde, samt oplysninger afgivet i ESPD-formularens del IV på baggrund af nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. III.1.2 og III1.3. For danske virksomheder vil dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del III bestå i en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen mindre end 6 måneder før tilbudsfristen. Dokumentation for en udenlandsk tilbudsgiver afhænger af mulighederne i det pågældende land. For oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del IV B på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2 vil en revisorpåtegnet erklæring eller et uddrag af et afsluttet godkendt regnskab kunne udgøre gyldig dokumentation. Bemærk at oplysningerne, der afgives af tilbudsgiver i ESPD-formularens del IV C, på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3, i udgangspunktet udgør dokumentation for opfyldelse af mindstekravet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3 og, at oplysningerne endvidere indgår i vurderingen, der lægges til grund for ordregivers begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte den eller de angivne referencer, med henblik på verificering af oplysningerne.
Dokumentation skal i absolutte udgangspunkt være ordregiver i hænde senest 21 dage fra ordregivers fremsendelse af anmodning til den relevante tilbudsgiver.
Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.
Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.