Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-17
Buyer: SECURVITA Krankenkasse
Country: DE
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72313000: Data capture services
Submission deadline: 2026-01-05
Award criteria: quality, price

Technical requirements: § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959)
Extraktion von Daten aus Dokumenten (papierbasierten und digitalen Belegen) bzgl. Erstattungsleistungen der SECURVITA BKK. Zunächst PZR, Chiropraktik, Osteopathie, anthroposophische Heilmittel. Später auch Impfungen, Prävention und Arzneimittel der Naturheilkunde.
Eigenerklärung Referenzen: Mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum 01.01.2023 - laufend über gleichwertige Leistungen, Dienstleistung jeweils mind. 12 Monate. 
Die Vergabestelle behält sich vor, die vom Bieter gemachten Referenzangaben beim angegebenen Auftraggeber zu verifizieren, und hierzu bei Bedarf auch nach Angebotseingang um die Benennung eines persönlichen Ansprechpartners zu bitten, wobei wir eine von Ihnen ggf. gewünschte Vertraulichkeitserklärung dazu vorher unterzeichnen würden. Als gleichwertig werden Referenzen über folgende Leistung angesehen:
Extraktion von Daten aus Dokumenten für mind. eine der folgenden Erstattungsleistungen bereits für mind. eine andere gesetzliche Krankenkasse: PZR, Chiropraktik, Osteopathie,
anthroposophische Heilmittel. Mit Schnittstelle für die Entgegennahme der Dokumente durch den Bieter. Angabe zu Referenz(en) enthalten Folgendes: Die Extraktion von Daten aus Dokumenten für mindestens eine der folgenden Erstattungsleistungen: PZR, Chiropraktik, Chiropraktik, Osteopathie oder anthroposophische Heilmittel bei mind. einer anderen gesetzlichen Krankenkasse. Mit einer Schnittstelle für die Entgegennahme der Dokumente durch den Bieter. Kurze Darstellung des Referenzauftrags (insb: welche Erstattungsleistung): 
.............Dienstleistung im Zeitraum von ............. bis ................(mind.12 Monate)
Ggf. weitere Angaben: ............Auftraggeber (gesetzliche Krankenkasse) mit Name, Adresse, Ansprechpartner oder Telefonzentrale: ............
Entweder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn eine Software und KI eingesetzt werden, insb. für händische Nacharbeit beim Auftragnehmer: Mindestanforderung: 4 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen eine Software für die Extraktionsleistung ein:...Beschäftigte
(Mindestanforderung: 4 Beschäftigte)
Oder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn die Leistung von Hand erledigt wird: Mindestanforderung: 8 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen keine Software für die Extraktionsleistung ein....Beschäftigte (Mindestanforderung: 8 Beschäftigte)
Personaldecke (Unterauftragnehmer zulässig, siehe aber Abschnitt Eignungsleihe im Dokument Eignungs- und Zuschlagskriterien). Die Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl insgesamt, sowie der Fachkräfte für die Extraktionsleistung
durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des letzten Geschäftsjahres auf das 
Gesamtunternehmen bezogen...Beschäftigte

Eligibility requirements: Eigenerklärung Referenzen: Mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum 01.01.2023 - laufend über gleichwertige Leistungen, Dienstleistung jeweils mind. 12 Monate. 
Die Vergabestelle behält sich vor, die vom Bieter gemachten Referenzangaben beim angegebenen Auftraggeber zu verifizieren, und hierzu bei Bedarf auch nach Angebotseingang um die Benennung eines persönlichen Ansprechpartners zu bitten, wobei wir eine von Ihnen ggf. gewünschte Vertraulichkeitserklärung dazu vorher unterzeichnen würden. Als gleichwertig werden Referenzen über folgende Leistung angesehen:
Extraktion von Daten aus Dokumenten für mind. eine der folgenden Erstattungsleistungen bereits für mind. eine andere gesetzliche Krankenkasse: PZR, Chiropraktik, Osteopathie,
anthroposophische Heilmittel. Mit Schnittstelle für die Entgegennahme der Dokumente durch den Bieter. Angabe zu Referenz(en) enthalten Folgendes: Die Extraktion von Daten aus Dokumenten für mindestens eine der folgenden Erstattungsleistungen: PZR, Chiropraktik, Chiropraktik, Osteopathie oder anthroposophische Heilmittel bei mind. einer anderen gesetzlichen Krankenkasse. Mit einer Schnittstelle für die Entgegennahme der Dokumente durch den Bieter. Kurze Darstellung des Referenzauftrags (insb: welche Erstattungsleistung): 
.............Dienstleistung im Zeitraum von ............. bis ................(mind.12 Monate)
Ggf. weitere Angaben: ............Auftraggeber (gesetzliche Krankenkasse) mit Name, Adresse, Ansprechpartner oder Telefonzentrale: ............
Entweder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn eine Software und KI eingesetzt werden, insb. für händische Nacharbeit beim Auftragnehmer: Mindestanforderung: 4 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen eine Software für die Extraktionsleistung ein:...Beschäftigte
(Mindestanforderung: 4 Beschäftigte)
Oder Angabe: Anzahl der Beschäftigten, die für die Extraktionsleistung eingesetzt werden, wenn die Leistung von Hand erledigt wird: Mindestanforderung: 8 Beschäftigte, um auch Vertretung bei Urlaub und Krankheit sicherzustellen. Wir setzen keine Software für die Extraktionsleistung ein....Beschäftigte (Mindestanforderung: 8 Beschäftigte)
Personaldecke (Unterauftragnehmer zulässig, siehe aber Abschnitt Eignungsleihe im Dokument Eignungs- und Zuschlagskriterien). Die Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl insgesamt, sowie der Fachkräfte für die Extraktionsleistung
durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des letzten Geschäftsjahres auf das 
Gesamtunternehmen bezogen...Beschäftigte
Betriebshaftpflichtversicherung Schadensart	Vermögens-
Schäden, Angabe von:  Name der Versicherung...,	Versicherung läuft bis 
(Datum): ..., die Haftungsobergrenze je Schadensfall beträgt:... (Mindestanforderung: 
100.000 € im Schadensfall), Nachweis laufender Versicherung: Bitte als Kopie/
Scan mit Angebot beifügen. Sofern der Bieter keine aktuell bestehenden entsprechenden Versicherungen abgeschlossen hat, genügt die Eigenerklärung, bei welcher/welchen Versicherung/en er im Auftragsfall diese Haftpflichtversicherungen abschließen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen durch die Bestätigung der Haftpflichtversicherung/en, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Eigenerklärung zum Umsatz 
Gesamtumsatz der letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahre bei einer dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren Leistung: 
ExtraktioEntwicklung/Bereitstellung von Digitalisierungssoftware bzw. händische Extraktion von Daten aus Dokumenten, Mindestens 900.000 Euro / Jahr, Angabe jeweils Geschäftsjahr von ... bis ...€ ...
Handelsregisterauszug
Eigenerklärung, ggf. auch Nachweis zu Eintragung ins Handelsregister oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung für Bieter aus anderen EU-Staaten 
Eintragung ins Handelsregister, soweit eine Eintragungspflicht besteht	Bitte machen Sie hier folgende Angaben zu Ihrer Eintragung ins Handelsregister: 
Registergericht: ...Registernummer: ...
Die SECURVITA BKK behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, auch eine Kopie eines Handelsregisterauszugs anzufordern, der nicht älter ist als 6 Monate.
oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung für Bieter aus anderen EU-Staaten. Eigenerklärung zu der Eintragung in einem Register in einem anderen EU-Mitgliedstaat, das im Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU aufgeführt ist, oder überprüfbare Darlegung, wie die Erlaubnis der Berufsausübung in dem anderen EU-Mitgliedstaat geregelt ist und dass diese Voraussetzung erfüllt ist. Das Register wird bei folgender Institution geführt:...Der Bieter hat dort folgendes Aktenzeichen, über das seine Eintragung abgerufen werden kann: ...
Umsatzsteuer-ID Bitte geben Sie hier auch Ihre Umsatzsteuer-ID an, soweit vorhanden, um uns eine Abfrage beim Wettbewerbszentralregister zu erleichtern: ...
Es sind weitere Eigenerklärungen unterzeichnet einzureichen, insb. zu Russland-Sanktionen und Compliance.
Leistungsbeginn

Ab dem 01.04.2026 erbringt der Auftragnehmer die vertraglichen Leistungen (Produktivsetzung) für die Leistungsarten: 
-	PZR
-	Chiropraktik
-	Osteopathie
-	anthroposophische Heilmittel

Bis spätestens 01.06.2027 erbringt der Auftragnehmer die vertraglichen Leistungen (Produktivsetzung) zusätzlich für die Leistungsart:
-	Impfungen

Bis spätestens 01.10.2027 erbringt der Auftragnehmer die vertraglichen Leistungen (Produktivsetzung) zusätzlich für die Leistungsarten: 
-	Prävention und 
-	Arzneimittel der Naturheilkunde
...zur Entgegennahme der bereitgestellten Dokumente von itsc GmbH, Hannover
...zu atacama / GKV-Suite (Modul DEL) gemäß Ziffer 6 des Vereinbarungstextes

Winner: SECURVITA Krankenkasse