Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-24
Buyer: Abwasserzweckverband Wipper-Schlenze
Country: DE
Region: DEE0A
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-07-21
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ablösung der Finanzbuchhaltungs- und Abrechnungssoftware durch Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) im Bereich der Abwasserentsorgung
Referenzen von mindestens 10 Auftraggebern im öffentlichen Wasser- und Abwassersektor
Bieter sollte die Möglichkeit haben, möglichst schnell am Auftragsort zu sein, um mögliche Fehler am System zu beheben. Je schneller der Bieter am Auftragsort sein kann, desto mehr Punkte erhält er.
Auftraggeber für das Projekt und die Projektabwicklung ist der AZV Wipper-Schlenze (06333 Hettstedt, Sanderslebener Str. 40).

Der AZV beabsichtigt, für eine qualitative und quantitative Verbesserung seiner Geschäfts-prozesse, eine zukunftsorientierte ERP-Lösung aufzubauen, die für den Abwasserbereich er-probt ist und sich mit dem im AZV vorhandenen DMS wirkungsvoll ergänzt. Das System hat die Erfordernisse, die sich aus dem Satzungswerk des AZV ergeben, zu bedienen.
 
Die zu vergebenden Leistungen betreffen sämtliche, für eine erfolgreiche Einführung des ERP zu erbringenden Dienstleistungen:

-	Das sind insbesondere die Erarbeitung von Prozessabläufen/Workflows im Handling mit der Software, die Feinkonzeption, die Systemlieferung und -einrichtung, die Vorbereitung und Durchführung der Migration mit anschließender Qualitätskontrolle sowie den Sys-temsupport einschließlich Schulung und Anwenderbetreuung nach Inbetriebnahme.
-	Ebenso gehören zum Leistungsumfang alle Schulungen und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Systemeinführung.
-	Im Umfang ist eine Datenbereinigung, welche automatisiert erfolgen kann und vor der Migration aus zeitlichen Gründen nicht sinnvoll vorzunehmen war, einzuplanen.

Das Projekt soll möglichst im 3. Quartal 2026 beginnen und erfolgt in zwei Schwerpunkten:

1. Der Systemwechsel der Finanzbuchhaltung auf das ERP-System erfolgt stichtagsbe-zogen zum 01.01.2027. Wünschenswert wäre bereits der Einsatz ab Dezember 2026, um mögliche Fehlerquellen ausloten und beheben zu können. Dem voraus gehen In-stallation, Feinspezifikation, Implementierung, Testphase und Erstschulung. Ein unter-jähriger Systemwechsel wird ausgeschlossen.

2.	Die Verbrauchs- als auch alle weiteren Abrechnungen einschließlich der Abschlags-zahlungen erfolgen ab 2027 über das ERP-System. Die Jahresverbrauchsabrechnung für das Jahr 2026 erfolgt letztmalig im 1. Quartal 2027 über die derzeit eingesetzte Ab-rechnungssoftware.

3.	Die Migration sollte möglichst in der Zeit von Juli bis September 2026 mit den Stich-tagsdaten zum 31.12.2026 erfolgen.

Das Projekt gilt nach dem vom Wirtschaftsprüfer bzw. dem Rechnungsprüfungsamt geprüf-ten und bestätigten Jahresabschluss für das Jahr 2027 als abgeschlossen.

Es gelten die Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen des AZV, das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) sowie die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) zur Lieferung von Systemen. Mit dem Bieter wird zudem ei-ne Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO, eine Vereinbarung zur Fernwartung sowie eine Abgrenzungsvereinbarung abgeschlossen.

Eligibility requirements: Referenzen von mindestens 10 Auftraggebern im öffentlichen Wasser- und Abwassersektor
Unterlagen werden gemäß § 56 VgV nachgefordert.
siehe LV ERP.pdf
Bieter sollte die Möglichkeit haben, möglichst schnell am Auftragsort zu sein, um mögliche Fehler am System zu beheben. Je schneller der Bieter am Auftragsort sein kann, desto mehr Punkte erhält er.
Der Preis ist ein Zuschlagskriterium.
Auftraggeber für das Projekt und die Projektabwicklung ist der AZV Wipper-Schlenze (06333 Hettstedt, Sanderslebener Str. 40).

Der AZV beabsichtigt, für eine qualitative und quantitative Verbesserung seiner Geschäfts-prozesse, eine zukunftsorientierte ERP-Lösung aufzubauen, die für den Abwasserbereich er-probt ist und sich mit dem im AZV vorhandenen DMS wirkungsvoll ergänzt. Das System hat die Erfordernisse, die sich aus dem Satzungswerk des AZV ergeben, zu bedienen.
 
Die zu vergebenden Leistungen betreffen sämtliche, für eine erfolgreiche Einführung des ERP zu erbringenden Dienstleistungen:

-	Das sind insbesondere die Erarbeitung von Prozessabläufen/Workflows im Handling mit der Software, die Feinkonzeption, die Systemlieferung und -einrichtung, die Vorbereitung und Durchführung der Migration mit anschließender Qualitätskontrolle sowie den Sys-temsupport einschließlich Schulung und Anwenderbetreuung nach Inbetriebnahme.
-	Ebenso gehören zum Leistungsumfang alle Schulungen und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Systemeinführung.
-	Im Umfang ist eine Datenbereinigung, welche automatisiert erfolgen kann und vor der Migration aus zeitlichen Gründen nicht sinnvoll vorzunehmen war, einzuplanen.

Das Projekt soll möglichst im 3. Quartal 2026 beginnen und erfolgt in zwei Schwerpunkten:

1. Der Systemwechsel der Finanzbuchhaltung auf das ERP-System erfolgt stichtagsbe-zogen zum 01.01.2027. Wünschenswert wäre bereits der Einsatz ab Dezember 2026, um mögliche Fehlerquellen ausloten und beheben zu können. Dem voraus gehen In-stallation, Feinspezifikation, Implementierung, Testphase und Erstschulung. Ein unter-jähriger Systemwechsel wird ausgeschlossen.

2.	Die Verbrauchs- als auch alle weiteren Abrechnungen einschließlich der Abschlags-zahlungen erfolgen ab 2027 über das ERP-System. Die Jahresverbrauchsabrechnung für das Jahr 2026 erfolgt letztmalig im 1. Quartal 2027 über die derzeit eingesetzte Ab-rechnungssoftware.

3.	Die Migration sollte möglichst in der Zeit von Juli bis September 2026 mit den Stich-tagsdaten zum 31.12.2026 erfolgen.

Das Projekt gilt nach dem vom Wirtschaftsprüfer bzw. dem Rechnungsprüfungsamt geprüf-ten und bestätigten Jahresabschluss für das Jahr 2027 als abgeschlossen.

Es gelten die Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen des AZV, das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) sowie die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) zur Lieferung von Systemen. Mit dem Bieter wird zudem ei-ne Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO, eine Vereinbarung zur Fernwartung sowie eine Abgrenzungsvereinbarung abgeschlossen.

Winner: Abwasserzweckverband Wipper-Schlenze