Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2020-09-29
Buyer: Senaatti-kiinteistöt
Country: FI
Contract type: Supplies
CPV classification: 48000000 | 72000000

Technical requirements: Senaatti-kiinteistöissä on käynnissä projekti, jossa valmistaudutaan Puolustuskiinteistöt-tytärliikelaitoksen perustamiseen 1.1.2021 alkaen edellyttäen, että asiaa koskeva lainsäädäntö on vahvistettu eduskunnassa suunnitellusti.
Tästä syystä johtuen laajennetaan Senaatti-kiinteistöt liikelaitoksen käytössä oleva asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä osittain 1.1.2021 perustettavan Puolustuskiinteistöt-tytärliikelaitoksen käyttöön ja Senaatti-kiinteistöt liikelaitokseen siirtyville uusille henkilöille hankitaan tarvittavat lisälisenssit sekä asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmää kehitetään uuden konsernin tarpeisiin.
Aikataulupaineen, merkittävän kustannussäästön ja vaadittavan osaamisen vaativuuden vuoksi Senaatti-kiinteistöt on neuvottelemassa nykyisen sopimuskumppanin (Innofactor Software Oy:n) kanssa sopimuksen laajentamisesta siten, että nykyinen Senaatti-kiinteistöjen käytössä oleva asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä laajennettaisiin osittain tulevan Puolustuskiinteistöt-tytärliikelaitoksen käyttöön ja Senaatti-kiinteistöt liikelaitokseen siirtyville uusille henkilöille hankittaisiin tarvittavat lisälisenssit sekä asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmää kehitettäisiin uuden konsernin tarpeisiin. Siten 1.1.2021 käynnistyvällä Senaatti-kiinteistöt konsernilla olisi käytössään yksi (1) yhteinen asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä konsernitason asioiden käsittelyyn. Puolustuskiinteistöt- tytärliikelaitoksen muodostaminen liittyy käynnissä olevaan Puolustuskiinteistöt-tytärliikelaitoksen perustamista koskevaan valmisteluhankkeeseen. Ilmoituksen tekohetkellä laki Senaatti-kiinteistöistä ja Puolustuskiinteistöistä sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi, on käsittelyssä eduskunnassa (hankenumero VM135:00/2019).
Valmisteluhankkeen onnistuneen läpiviennin kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä saadaan otettua käyttöön perustettavan Puolustuskiinteistöt-liikelaitoksen osalta vuoden 2020 loppuun mennessä. Hankintayksikön näkemyksen mukaan vain ohjelmistokokonaisuuden nykytoimittaja voi suorittaa laajennuksen tässä aikataulussa. Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän laajentamisessa ja kehittämisessä tarvitaan laajaa ohjelmiston ja Senaatin toimintaympäristön tuntemusta, mitä ei ole mahdollista hankkeen tiukasta valmisteluaikataulusta johtuen perehdyttää toiselle toimittajalle. Huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida kyseistä puolustuskiinteistöjen valmisteluhanketta asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän kilpailutushetkellä.
Puolustuskiinteistöt-tytärliikelaitoksen toiminta käynnistyy täysimääräisesti 1.1.2021. Esitetty aikataulu perustuu oletukseen, että käsittelyssä olevat lait vahvistetaan tämän hetken aikataulutavoitteen mukaisesti.
Mikäli laajennuksen toteuttaisi muu palveluntuottaja, aiheutuisi siitä monimutkainen ja hankala vastuunjakotilanne, mikä aiheuttaisi merkittävää haittaa hankintayksikölle. Toinen palveluntuottaja, joka ei ole toteuttanut hankintayksiköllä käytössä olevaa asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmää, joutuisi perehtymään hankintayksikön tiedonohjaussuunnitelmaan, integraatioihin, toimintaprosesseihin ja toimintaympäristöön alusta alkaen, mikä viivästyttäisi asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoa konsernissa ja aiheuttaisi hankintayksikölle kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä.


Winner: Innofactor Software Oy