Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-03-08
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services | 79520000
Estimated value: 2700000 EUR
Submission deadline: 2021-04-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d.h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten.)
Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten.
Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II.
Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.
Gegenstand des Projekts sind rund 2,8 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre. So sind es in den 1940er-Jahren rund 20 000 Bücher und in den 2010er-Jahren nahezu 135 000 Bücher je Jahrgang. Außerdem variiert der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark. So enthalten beispielsweise Bildbände einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (< 20 %) als Hochschulschriften (> 90 %). Dies gilt insbesondere bei jüngeren Jahrgängen.
Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf 3 Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 2 %). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),
— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann (2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr < 1 %),
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.
Die Auftragnehmerin erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten. Auf diesen Listen befinden sich alle relevanten Angaben zur Bearbeitung des Bestandes, neben der Signatur z. B. auch die IDN (=Katalog-Identifier der DNB, bestehend aus 9 oder 10 Zahlen und Buchstabe) und der Kurztitel des Buches (siehe Anlage 1). Zeilen, die keine IDN enthalten, sind nur zur Information aufgeführt; diese Werke sind nicht zu bearbeiten. Die Listen bilden die Grundlage der auszuführenden Arbeiten:

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806&criteriaId=11552

Award value: 2700000