Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-05-27
Buyer: Stichting ROC Midden Nederland
Country: NL
Region: NL350
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72200000 | 72210000: Software programming services
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2029-12-31
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De opdracht betreft een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden. ROC Midden Nederland is op zoek naar een zoveel mogelijk standaardoplossing en geen maatwerk, waarbij ROC Midden Nederland wel in staat moet zijn om de Financiële en HRM-processen zelf aan te kunnen passen waar dat noodzakelijk is. Daarnaast dient het softwarepakket over een cloudoplossing te beschikken zodat het systeem 24/7 beschikbaar is en cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen automatisch kunnen worden geïnstalleerd. 1,0
Kwaliteit- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
Prijs- Geïntegreerd softwaresysteem E-HRM en Finance
ROC MN is op zoek naar een op elkaar afgestemde oplossing voor de Financiële- en HRM administratie waarbij het volgende gerealiseerd dient te worden:

•	Financiële administratie  
o	Integratie met andere modules zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA). 
o	Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals het Gegevens Uitwisselings Platform (= GUP, het Operationele Data Store-systeem van ROCMN), Spend Cloud (voor processen van bestellen tot betalen en contractbeheer), Eduarte (studenten informatiesysteem) en SURFConext (voor ‘single sign on’ inloggen). 
o	Rapportagemogelijkheden voor financiële analyses en budgettering. 
o	Geautomatiseerde terugkerende financiële processen. 
o	Ondersteunen van meerdere verbijzonderingsdimensies (en vrije velden). 
o	Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten (grootboekadministratie inclusief grootboek en alle dimensies). 
o	UBD Aangifte (IB47) aanmaken, controleren en rechtstreeks doorsturen naar de Belastingdienst. 
o	Voldoen aan de laatste (fiscale) wet- en regelgeving. 
 
•	HRM  
o	Intuïtieve gebruikersinterface met een zelfservice-optie voor zowel medewerkers) als managers om zelf gegevens te beheren en aanvragen in te dienen. 
o	Tools voor prestatiebeoordelingen en talentontwikkeling. 
o	Mogelijkheid tot exporteren naar Excel vanuit de hoofdfunctionaliteiten. 
o	Voldoen aan (laatste) arbeidswetgeving en privacyregels.  
o	Automatisch doorsturen van de verschillende wettelijke HRM-gerelateerde aangiftes, zoals loonheffing, pensioen, etc. 
o	Dashboardmogelijkheden voor HRM-gerelateerde analyses, zoals verzuim en de wettelijk verplichte CO2-registratie. 
o	Mogelijkheden voor koppeling met andere systemen zoals StudyTube (een leerplatform voor medewerkers), Applicant Tracking System (ATS), arbodienst, etc. 
o	Automatische installering van cao-updates, nieuwe versies, patches en wettelijke wijzigingen. 
 
•	Payroll 
o	Betrouwbare en nauwkeurige salarisverwerking. 
o	Gedetailleerde salarisrapportages en analyses  
o	Koppeling met HRM-systeem en Financiële administratie. 
o	Geautomatiseerde controles als gevolg van fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. 
o	Voldoen aan fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. 
 
•	CRM 
o	Effectief beheer van relaties met studenten, medewerkers en externe partners. 
o	Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. 
o	Inzicht in klantgedrag en -behoeften. 
o	Dossiervastlegging, inclusief vastlegging van dossier gekoppeld vanuit declaraties modules van intern personeel en externen. 
 
•	Workflows en AI 
o	Automatiseren van administratieve processen en workflows, inclusief ingerichte goedkeuringsworkflows. 
o	Integratie met andere modules, zoals Human Resource Management (HRM), Payroll en Materiële vaste activa (MVA).  
 
•	Dashboards 
o	Realtime inzicht in belangrijke prestatie-indicatoren. 
o	Mogelijkheid om dashboards aan te passen aan de behoeften van verschillende gebruikers. 
o	Eenvoudige navigatie en visualisatie van gegevens. 
 
•	Documentenbeheer 
o	Veilige opslag en beheer van documenten. 
o	Gemakkelijke toegang tot documenten voor bevoegde gebruikers. 
o	Koppeling met andere modules zoals HRM en Projecten. 
o	Voldoen aan regelgeving omtrent gegevensbescherming. 
 
•	Projecten 
o	Tools voor projectplanning en -beheer. 
o	Gedetailleerde projectrapportages en voortgangsanalyses. 
o	Koppeling met financiële en HRM-systemen. 
o	Faciliteren van samenwerking tussen projectteams. 
 
•	Organisatiestructuur 
o	Duidelijke visualisatie van de organisatiestructuur. 
o	Eenvoudig beheer en bijwerken van het organigram. 
o	Koppeling met HRM-systemen voor actuele gegevens. 
o	Intuïtieve interface voor het beheren van de organisatiestructuur. 1,0


Winner: Afas Software B.V.
Award value: 1