Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-10-31
Buyer: IKK classic
Country: DE
Region: DEG01
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48611000: Database software package
Estimated value:  EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist

•	Bereitstellung einer Softwarelösung für Vertragsmanagement und Qualitätsprüfungen Pflege gegen Einmalvergütung (Unternehmenslizenz-Kauf),
•	Installation der Software und Hosting erfolgt im externen Rechenzentrum der Auftraggeberin,
•	Konfiguration und Implementierung der Softwarelösung, d.h., Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
•	Projektmanagement
•	Beratung und Unterstützung der Administratoren und Anwender der Auftraggeberin im Rahmen der Einführungsprojekt (Implementierungsphase),
•	Übernahme von Daten und andere Migrationsleistungen,
•	Schulungen, 
•	Systemservice und Softwarepflege,
•	Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems,
•	Schnittstellenprogrammierung,
•	Unterstützung bei der Datensicherung während der Vertragslaufzeit.

Hierzu schließt die Auftraggeberin mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Gegenstand der zu erbringenden Leistungen ist die Überlassung einer Standardsoftware auf Dauer (Verkauf) - Software zur Erfassung, Pflege und Verwaltung von Verträgen mit Leistungserbringern der Pflege nach dem SGB XI und Häuslichen Krankenpflege sowie weiteren pflegenahen Themen nach dem SGB V und/oder deren Verbände im Corporate Design der Auftraggeberin. Die Nutzung einer Vertragsmanagementsoftware im Bereich der Pflege- und Krankenversicherung stützt sich auf verschiedene gesetzliche Grundlagen, insbesondere auf § 35 SGB I, der die Speicherung von Sozialdaten nur dann erlaubt, wenn sie zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist – was auch Vertragsdaten im Rahmen der Pflegeversicherung einschließt. Ergänzend dazu fordern die §§ 72, 75, 84 und 85 SGB XI sowie §§ 132a, 275 und 294 SGB V die schriftliche Ausgestaltung, nachvollziehbare Dokumentation und Prüfbarkeit von Verträgen, wodurch sich die Notwendigkeit einer strukturierten, revisionssicheren und datenschutzkonformen Verwaltung dieser Verträge in einer digitalen Lösung ergibt. Die Vertragsmanagementsoftware ermöglicht die Erfassung von Stammdaten der Leistungserbringer, die Migration von Daten aus bestehenden Anwendungen der Kranken- und Pflegekassen sowie deren Landesverbände sowie den Import und Export von Daten an definierte Beteiligte im Vertragswesen.

Die Vertragsmanagementsoftware ermöglicht die Anlage einer Fallakte mit Ablage aller relevanten Unterlagen für einen Leistungserbringer unter anderem zur Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen, zur Vorbereitung von Vertragsverhandlungen sowie zur Nutzung der Daten für Abrechnungszwecke.

Die Hinterlegung und die Darstellung von Rahmenverträgen, Versorgungsverträgen und Vergütungsvereinbarungen erfolgt in unterschiedlichen Hierarchien der Vertragsmanagementsoftware. Aufgreifkriterium dabei ist der jeweilige Leistungserbringer und nicht der einzelne Vertrag. Im Rahmen von Verhandlungen unterstützt die Vertragsmanagementsoftware die Auswertung von Vergütungen und ermöglicht regionale Vergleiche. 

Die Vertragsmanagementsoftware unterstützt bei der Aufgabenwahrnehmung im Verwaltungsverfahren der Qualitätssicherung durch Dokumentation der Ergebnisse von Qualitätsprüfungen sowie bei der Erstellung von Anhörungsschreiben und Maßnahmenbescheiden. Darüber hinaus erfolgt die Erfassung von heimaufsichtsrechtlichen Prüfergebnissen, die für das Vertragsverhältnis von Relevanz sind. 

Die Vertragsmanagementsoftware soll in der IT-Infrastruktur der IKK classic gehostet und betrieben werden.
Der Auftraggeberin steht die Option zu, bis drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer den Vertrag einmalig, um weitere 24 Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit sechs Jahre. 
Die Leistungserbringung beginnt nach Zuschlagserteilung mit der Bereitstellung und Implementierung (Einführungs- und Umsetzungsphase) der vom Auftragnehmer gekauften Softwarelösung Vertragsmanagement und Qualitätsprüfungen Pflege.
Zu den Meilensteinen der Leistungserbringung siehe Ziffer 7.2 der Leistungsbeschreibung.


Winner: GAI NOVACON GmbH
Award value: 1400025
Number of bids: 1