Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-11-18
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2024-12-17

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
In der MHH wurde SAP R/3 (betriebswirtschaftliche Module FI/FI-AA/CO/MM/PM/HR/SD/PSM) im Jahr 1998 als ERP-System eingeführt. Im Jahr 2007 kamen die Module IS-H = Industry Solutions Healthcare für die Patientenadministration und -abrechnung und i.s.h.med = medizinischer Arbeitsplatz hinzu.

Das System ist nach über 20 Jahren veraltet und muss ersetzt werden. Bis zum Auslaufen der Softwareprodukte zu Ende 2030 wird der Support (ab 2027 aufpreispflichtig) gewährleistet, die Weiterentwicklung wird sich auf rudimentäre Funktionen beschränken (z.B. Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben).

Als Nachfolgelösung entscheidet sich die MHH für die von SAP neu im Markt platzierte ERP-Umgebung/Plattform SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition. Diese soll für die Abbildung der kaufmännischen und administrativen Prozesse in der MHH die alte Software SAP R/3 ablösen.

Um eine zeitgemäße und prozessorientierte Organisation zu erreichen, sind alle Aufgaben und Zuständigkeiten der Wirtschaftsführung und Administration der Medizinischen Hochschule Hannover auf Basis der SAP-Plattformtechnologie (Release S/4HANA) als Ende-zu-Ende Prozesse abzubilden. Die Realisierung soll nach dem Best-Practice-Ansatz erfolgen. Damit verbunden ist neben der technologischen auch eine entsprechend dem gewählten Prinzip organisatorische Transformation erforderlich.

In der 2021 verabschiedeten Digitalstrategie der MHH ist die Erforderlichkeit eines neuen ERP-Systems in den Zielen und Handlungsfeldern verankert. Dies ist nicht nur für die effiziente und rechtskonforme Gestaltung der administrativen Prozesse von großer Bedeutung, sondern bestimmt auch zunehmend die Attraktivität der Arbeitsplätze und wirkt aktuell nachhaltig auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA bietet jetzt die Chance für die MHH, ihre Prozesse neu zu denken und Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

Für die Umsetzung wurde eine separate Stabstelle eingerichtet, die direkt dem Vorstand für Wirtschaftsführung und Administration unterstellt ist, die eng mit der MHH Information Technology abgestimmt zusammenarbeitet. Das Projekt soll durch eine Doppelspitze aus IT- und Fachbereichs-Experten oder Expertinnen geführt werden. Eine IT- und Prozessgovernance ist im Rahmen der Umsetzung zu definieren.

Zielsetzung:

Mit diesem Vergabeverfahren wird der Change-Begleiter adressiert, der eng verzahnt mit dem Technologieprojekt S/4HANA für die Konzeptionierung und Implementierung der organisatorischen Änderungen verantwortlich ist.

Das Changemanagement soll sicherstellen, dass die technologischen und prozessualen Änderungen von den Mitarbeitenden verstanden, akzeptiert und erfolgreich umgesetzt werden. Dabei ist auch die organisatorische Umstrukturierung, die aus der Einführung von SAP S/4HANA resultiert, zu begleiten und zu unterstützen.

Es entsteht ein Veränderungsdruck auf die Organisation und die Strukturen der betroffenen Fachabteilungen, deren Auswirkungen durch ein professionelles Changemanagement begleitet werden soll.

Die Zielorganisation hat eine effiziente dem Primat von Ende-zu-Ende-Prozessen folgende Struktur aufzuweisen. Die Prozessvorgaben werden aus dem Technologieprojekt S/4HANA zur Verfügung gestellt. 

Der Change-Begleiter wird die erforderlichen Maßnahmen zur Anpassung der Strukturen und Organisationselemente der MHH konzeptionell ableiten und umsetzen. 

Der Change-Begleiter muss über ausgeprägte Kenntnisse im Aufbau und der Funktionsweise von Universitätskliniken verfügen als auch die Fähigkeit mitbringen, ein Geschäftsprozessmanagement (einschließlich des Aufbaus einer durchgängigen Geschäftsprozesslandkarte für die Administration) im Zusammenhang mit der Einführung von SAP S/4HANA zu realisieren. Gleichermaßen wichtig ist eine hervorragende Qualifikation des Partners in den Methoden des modernen Changemanagements. 

Die Unterstützungsleistung erfolgt parallel zum eng verzahnten Technologieprojekt S/4HANA mit dem Schwerpunkt auf die organisatorische Transformation.
1) Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (z. B. 2021-2023) (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung).

2) Angaben über den jeweiligen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Organisationsberatung, Change- & Prozessberatung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (z. B. 2021-2023) (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung)

3) Angaben der Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage A01 Eigenerklärung zur Eignung) mit Vorlage Nachweis Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Nachweis Versicherung, bei Bedarf Eigenerklärung Mindestdeckungssummen)

4) Erklärung Tariftreue und Mindestentlohnung (NTVergG) (Anlage A03 Erklärung zum NTVergG).

5) Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen (Anlage A03a Erklärung zum NTVergG)

Bei Bedarf:
6) Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft (Anlage A04 Erklärung der Bewerber-Bietergemeinschaft) - falls erforderlich seitens Bieter
7) Verpflichtungserklärung von eingebundenen Drittunternehmen (Eignungsleihgeber) (Anlage A05 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen) - falls erforderlich seitens Bieter.

Geforderte Mindeststandards (Nichterfüllung führt zum Ausschluss):
zu 2) Mindestjahresumsatz im Bereich Organisationsberatung, Change- & Prozessberatung in Höhe von durchschnittlich 600 TEUR (netto) in den letzten drei Geschäftsjahren (K.O.-Kriterium).

Zu 3)  Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen: 
3,0 Mio. EUR für Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung (Sach- und Personenschäden), jeweils 2-fach maximiert je Versicherungsjahr 
3,0 Mio. EUR für Vermögensschäden, jeweils 2-fach maximiert je Versicherungsjahr
Sofern der Nachweis nicht bereits mit dem Angebot in der geforderten Höhe erbracht werden kann, reicht zunächst die schriftliche Zusage des Bieters (Eigenerklärung), dass im Auftragsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe erfolgt.
Der Nachweis des Versicherungsunternehmens muss vor Zuschlagserteilung vorgelegt werden.
Zur Beschreibung der sonstigen Eignungsbedingungen wird verwiesen auf das Dokument "2024-750-7794 VergabeInfos Ablauf Bedingungen Bewertung VgV.pdf".

Eligibility requirements: other


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