Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-12-17
Buyer: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) - VÖBB-Servicezentrum
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Other multiple
CPV classification: 48160000 | 48224000 | 72000000 | 72200000 | 72212160
Submission deadline: 2026-01-20

Technical requirements: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 bis 126 GWB
Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 97 Abs. 2, 124 bis 126 GWB
Fakultative Ausschlussgründe nach §§ 124 Abs. 2 bis 126 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, §§ 15, 17 Abs. 3 BerlAVG
Diese Vorinformation dient als Aufruf zum Wettbewerb. Interessierte Unternehmen werden mit dieser Vorinformation aufgefordert, ihr Interesse mitzuteilen (Interessensbekundung). Für das Vergabeverfahren ist keine weitere Auftragsbekanntmachung vorgesehen.
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Aufgrund dieser Vorinformation ist zunächst nur eine Interessensbekundung verlangt; ein Teilnahmeantrag oder Angebot ist jetzt noch nicht (!) vorzulegen, sondern erst nach gesonderter Aufforderung im weiteren Vergabeverfahren. Die Unternehmen, die ihr Interesse bekundet haben, werden von der Vergabestelle gesondert zur Einreichung einer Interessensbestätigung (= Teilnahmeantrag) aufgefordert. Die Einzelheiten zum Inhalt des Teilnahmeantrags werden den Interessenten in der Aufforderung zur Interessensbestätigung (= Teilnahmeaufforderung) mitgeteilt.
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Die zunächst einzureichende Interessensbekundung ist per E-Mail in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher Sprache unter Bezeichnung des Auftrags bzw. der Vergabenummer ZLB-2025-0023 an die Vergabestelle ( vergabe@langwieser.de ) zu senden. Die Interessensbekundungen müssen noch keine (!) Unterlagen oder Nachweise enthalten. Die Interessensbekundung muss ein bestimmtes interessiertes Unternehmen (Interessent) erkennen lassen und eine aktive E-Mail-Adresse enthalten oder benennen, über die der Interessent im weiteren Verfahren erreichbar ist. In der Interessensbekundung soll eine verantwortliche Ansprechperson mit weiteren Kontaktdaten (Telefon) benannt werden. Mit der Interessensbekundung ist noch keine verbindliche Festlegung dahingehend verbunden, ob und welches Unternehmen als Bewerber/Bieter am weiteren Verfahren teilnehmen wird. Die Interessensbekundung dient dem Zweck, von der Vergabestelle über die Möglichkeit zur weiteren Teilnahme am Verfahren informiert zu werden. Das weitere Verfahren erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung gemäß § 38 Abs. 4 VgV. Die Vergabestelle wird frühestens 35 Kalendertage nach Absendung dieser Vorinformation die Interessenten zur Bestätigung ihres Interesses an der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren auffordern (= Teilnahmeaufforderung). 
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Für die Einreichung ihrer Interessensbekundungen sind die interessierten Unternehmen verantwortlich. Ihnen obliegt es, ihre Interessensbekundung frühzeitig zu übermitteln. Die in Ziffer 5.1.12 genannte Frist für den Eingang der Interessensbekundungen ist keine Ausschlussfrist, sondern der Zeitraum binnen dessen eine Berücksichtigung der rechtzeitig eingegangenen Interessensbekundungen gewährleistet ist. Bei der Aufforderung zur Interessensbestätigung  (Teilnahmeaufforderung) wird die Vergabestelle alle bis zur Absendung dieser Aufforderung eingegangenen Interessensbekundungen berücksichtigen. Danach eingehende Interessensbekundungen wird die Vergabestelle bis vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Interessensbestätigungen (Teilnahmeanträge) noch berücksichtigen; eine Verlängerung der Frist zur Interessensbestätigung wird dabei allerdings nicht gewährt. Später eingehende Interessensbekundungen bleiben unberücksichtigt.
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An dem anschließenden Verhandlungsverfahren werden nur diejenigen Unternehmen beteiligt, die (nach der gesonderten Teilnahmeaufforderung) form- und fristgerecht eine ordnungsgemäße Interessensbestätigung (Teilnahmeantrag) eingereicht und damit ihre Eignung nachgewiesen haben. Eine Auswahl gemäß Ziffer 5.1.9 für den Fall einer mehr als ausreichenden Anzahl an geeigneten Bewerbern bleibt vorbehalten. Weiterführende Informationen und Bedingungen werden den Interessenten bzw. Bewerbern mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung (Teilnahmeaufforderung) mitgeteilt.

Eligibility requirements: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag allgemeine Unternehmensdaten (u.a. Bezeichnung, Rechtsform, Sitz, ggf. verantwortliche Niederlassung, Ansprechpartner, Kontaktdaten) anzugeben. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zu erklären, dass sie die rechtlichen Voraussetzungen zur Ausführung der zu vergebenden Leistungen erfüllen, insbesondere die notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung besitzen. Mit dem Teilnahmeantrag haben die Bewerber einen aktuellen Auszug aus dem für sie einschlägigen Handels- oder Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) sowie im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) auch für die persönlich haftenden Gesellschafter (jeweils soweit mit Rücksicht auf die Rechtsform vorhanden) oder (bei fehlender Registerpflicht) eine Unternehmensdarstellung mit Angaben zur Rechtsform, den Inhabern/Gesellschaftern und den gesetzlichen Vertretern vorzulegen.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zum Gesamtjahresumsatz und zum spezifischen Jahresumsatz mit vergleichbaren IT-Dienstleistungen (Softwareentwicklung und/oder Systemintegration im Bibliotheks- und/oder Bildungsbereich) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren zu machen. Es werden ein Gesamtjahresumsatz in Höhe von mindestens 300.000 Euro (im Durchschnitt pro Jahr) und ein spezifischer Jahresumsatz mit vergleichbaren IT-Dienstleistungen (s.o.) in Höhe von mindestens 150.000 Euro (im Durchschnitt pro Jahr) gefordert. Die Berechnung des Umsatzes erfolgt ohne Umsatzsteuer (netto). Bei der Berechnung des Umsatzes kann das Jahr 2025 auch dann zugrunde gelegt werden, wenn ein Jahresabschluss noch nicht vorliegt.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung zu machen. Es wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen je Schadensfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von 1 Mio. Euro, mindestens zweifach maximiert pro Versicherungsjahr, gefordert. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist eine entsprechende Projektversicherung oder eine Versicherung für alle Mitglieder nachzuweisen. Im Falle einer Unterauftragsvergabe muss sich die Versicherung auch auf die Unterauftragnehmer erstrecken, andernfalls ist eine entsprechende Versicherung der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Die Vergabestelle behält sich vor, hierfür Nachweise (z.B. Versicherungspolice oder Bestätigung des Versicherers, nicht des Maklers) vor Vertragsschluss zu verlangen.
Allgemeine Referenzvorgaben: Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag detaillierte Angaben zu Referenzen zu machen, um damit fundierte berufliche Kenntnisse und Erfahrungen durch vergleichbare erbrachte Leistungen (Referenzen) nachzuweisen. 
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Der Nachweis erfolgt durch nachvollziehbare Angaben über erbrachte vergleichbare Leistungen gemäß den nachstehend geforderten Mindestreferenzen. Berücksichtigt werden nur solche Referenzleistungen, die ab dem 01.01.2018 ausgeführt und bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist abgeschlossen (abgenommen) wurden. Berücksichtigt werden darüber hinaus nur solche Referenzleistungen, mit denen ein konkretes Projekt realisiert wurde; bloße Einzelleistungen oder untergeordnete Arbeiten (z.B. Zuarbeiten) genügen nicht. Die nachstehend verlangten Mindestreferenzleistungen können (müssen aber nicht) durch ein und denselben Referenzauftrag erbracht worden sein. Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird nach pflichtgemäßem Ermessen anhand der nachstehenden Mindestanforderungen (Mindestreferenzen) und den hierzu von den Bewerbern geforderten Referenzangaben beurteilt. Die verlangten Referenzangaben können insbesondere umfassen: die Bezeichnung und eine Kurzbeschreibung des Projektes, den Auftraggeber (inkl. Ansprechperson und Kontaktdaten), die Projektlaufzeit, die im eigenen Unternehmen erbrachten Leistungen, die eingesetzten oder verwendeten Technologien und das Abrechnungsvolumen (in EUR und Leistungszeit). Soweit in den Mindestreferenzen nichts anderes vermerkt ist, müssen die Referenzleistungen vom Bewerber im eigenen Unternehmen erbracht worden sein (andernfalls ist eine Eignungsleihe erforderlich). Sofern Teilleistungen oder gemeinsam mit anderen Unternehmen erbrachte Leistungen (auch) im Unternehmen des Bewerbers erbracht wurden, sind die jeweiligen Leistungsanteile nachvollziehbar darzustellen. Die Vergabestelle behält sich vor, darüber hinaus weiteren Angaben zu den Referenzen zu verlangen. 
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Über die nachstehend verlangten Mindestreferenzleistungen hinaus können die Bewerber weitere vergleichbare Referenzleistungen (gemäß den vorstehenden allgemeinen Referenzvorgaben) benennen und/oder die benannten Referenzleistungen hinsichtlich der dabei gewonnenen beruflichen Erfahrungen ausführlicher beschreiben. Sofern eine mehr als ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbern zur Verfügung steht, kann unter diesen für das weitere Vergabeverfahren eine Auswahl anhand der jeweils nachgewiesenen beruflichen Erfahrungen getroffen werden.
Mindestreferenz 1: Gemäß den allgemeinen Referenzvorgaben (s.o.) ist mindestens ein Referenzauftrag  über Leistungen der Konzeption und Umsetzung moderner Web-Architekturen (z.B. webbasierte Client-Server-Systeme) unter Integration von Authentifizierungsverfahren (z.B. Single Sign-On) und standardisierter Schnittstellen (z.B. REST-APIs, SOAP) nachzuweisen.
Mindestreferenz 2: Gemäß den allgemeinen Referenzvorgaben (s.o.) ist mindestens ein Referenzauftrag nachzuweisen, der auf fundierte Technologie- und Systemerfahrung durch den Einsatz von Content Management Systemen für Webseiten schließen lässt.
Mindestreferenz 3: Gemäß den allgemeinen Referenzvorgaben (s.o.) ist mindestens ein großer und komplexer Referenzauftrag  über Leistungen der Entwicklung und/oder Anpassung eines Discovery-Systems (Recherchesystem) auf der Basis des bibliothekarischen Suchsystems „VuFind“ nachzuweisen. Die erbrachten Referenzleistungen müssen vier (Mindest-)Anforderungen erfüllen: 
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[1] Fachkunde: Die erbrachten Leistungen müssen auf fundierte, softwarespezifische Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf „VuFind“ schließen lassen (z.B. Anpassung von Solr-Konfigurationen und Indexierung, Theme-/Template-Entwicklung, Integration von ILS und Vufind über Schnittstellen, Entwicklung von VuFind-Modulen oder Erweiterungen). 
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[2] Projektgröße: Die erbrachten und abgerechneten Leistungen müssen mindestens 150 Personentage umfassen.
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[3] Komplexität: Der Referenzauftrag muss eine erhöhte Komplexität aufweisen, z.B. in Form einer Mehrmandantenfähigkeit des erstellten/angepassten Systems (wie bei Verbundkatalogen) oder in Form von Multisite-Strukturen.
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[4] Daten: Die erbrachten Leistungen müssen auf fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit großen, heterogenen bibliothekarischen Datenmengen (mindestens 500.000 Medieneinheiten) schließen lassen.
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Die Mindestanforderungen [3] und [4] können durch denselben Referenzauftrag oder durch zwei verschiedene Referenzaufträge nachgewiesen werden, solange jeder der beiden Referenzaufträge jeweils alle anderen Anforderungen (insbesondere [1] und [2]) erfüllt. Das Projekt muss bzw. die Projekte müssen erfolgreich abgeschlossen worden sein (Go-Live und laufender Produktivbetrieb).
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) mit dem Teilnahmeantrag zu versichern, dass für die Ausführung des ausgeschriebenen Auftrags ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um die Leistung auszuführen. Zu einem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt haben die Bewerber/Bieter konkrete Angaben zu den technischen Fachkräften zu machen, die für die Auftragsausführung zur Verfügung stehen. Gefordert sind als Mindestanforderung:
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- mindestens eine verfügbare Person mit Leitungsbefugnissen (Projektleitung) mit deutschen Sprachkenntnissen auf mindestens verhandlungssicherem Niveau (C1 GER) und mindestens drei Jahren fundierter praktischer Berufserfahrung in der Leitung von großen und komplexen IT-Softwareentwicklungsprojekten. 
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- mindestens zwei verfügbare Personen mit Projektverantwortung (Kern-Entwicklungsteam) mit jeweils mindestens zwei Jahren fundierter praktischer Berufserfahrung in tragender Funktion bei der Umsetzung von großen und komplexen IT-Softwareentwicklungsprojekten. 
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Darüber hinausgehende, im Zuge der Auftragsausführung einzuhaltende Anforderungen an das zur Auftragsausführung einzusetzende Personal und den Personaleinsatz können sich aus den Vertragsbedingungen und der Leistungsbeschreibung ergeben. Solche (über die Mindestanforderungen hinausgehenden) Anforderungen können auch im Rahmen der Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.
Die Bewerber haben (nach gesonderter Aufforderung) im Teilnahmeantrag anzugeben, ob und welche Teilleistungen sie an Unterauftragnehmer weiter zu vergeben beabsichtigen. Die Angabe dient zunächst (im Teilnahmewettbewerb) nur der Plausibilisierung; eine Änderung im Zuge der Angebotsbearbeitung ist möglich, soweit keine Eignungsleihe vorliegt. Bei der Heranziehung von Unterauftragnehmern zur Eignungsleihe sind die Teilnahmebedingungen zur Eignungsleihe vorrangig zu berücksichtigen.
Weiterführende Informationen und Bedingungen zur Teilnahme und zum Ablauf werden den beteiligten Unternehmen in den jeweiligen Stadien des weiteren Verfahrens mitgeteilt.

Winner: Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) - VÖBB-Servicezentrum