Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-02
Buyer: Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft e.V.
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72221000: Business analysis consultancy services | 72223000: Information technology requirements review services
Estimated value: 400000 EUR
Submission deadline: 2024-07-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Es soll eine Rahmenvereinbarung geschlossen werden, aus der bezugsberechtigte Leibniz-Einrichtungen während der Laufzeit jeweils nach ihrem eigenen Bedarf individuelle Beratungsprojekte zur konzeptionellen, technischen oder organisatorischen Vorbereitung der eigenen Organisation auf ein Forschungsinformationssystem bzw. zur Planung, Anschaffung / Beschaffung und Einführung eines Forschungsinformationssystems bzw. zur Verbesserung des Betriebs eines Forschungsinformationssystems beauftragen können. Jeder Auftrag aus der Rahmenvereinbarung wird separat durch die jeweils zu beratende Leibniz-Einrichtung ausgelöst, wird individuell abgerechnet und nach Dauer, Inhalt und Umfang von ihr bestimmt.

Der Zuschlag soll an bis zu drei Auftragnehmer als gleichwertige Wirtschaftsteilnehmer erteilt werden. Das finale Angebot (Letztangebot) mit dem besten bzw. das mit dem zweit- und gegebenenfalls dem drittbesten Preis-Leistungsverhältnis kann den Zuschlag erhalten. In der Leistungsbewertung muss dafür mindestens der Schwellenwert von 40 (der maximal 60 leistungsbezogen vergebenen) Punkte erreicht werden. Zuschlagskriterien sind Preis und Leistung im Verhältnis 40% zu 60%.

Das Angebot soll Konzepte für insgesamt drei Beratungsmodule enthalten und dafür jeweils einen Pauschalpreis (Festpreis) für die vollständige Durchführung einschließlich aller Reise- und sonstigen Nebenkosten angeben:

*	Ein Beratungsmodul im Umfang von 3 bis 5 Personentagen für Einrichtungen, die in Bezug auf das Forschungsinformationsmanagement bzw. die Nutzung eines Forschungsinformationssystems noch am Anfang stehen und keine oder nur wenig Erfahrung damit haben (die z.B. noch kein professionelles CRIS im Einsatz haben, die womöglich eine grundsätzliche Entscheidung dafür noch gar nicht getroffen haben).

*	Ein Beratungsmodul im Umfang von 3 bis 5 Personentagen für erfahrenere Einrichtungen, die sich grundsätzlich schon für die Einführung eines Forschungsinformationssystems entschieden haben und nun nach einer geeigneten Lösung (dem für sie passenden Programm oder dem für sie passenden Weg zu seiner Einführung) suchen und so ihr bestehendes Forschungsinformationsmanagement professionalisieren möchten.

*	Ein Beratungsmodul im Umfang von 3 bis 5 Personentagen für fortgeschrittene Einrichtungen, die ein professionelles Forschungsinformationsmanagement bereits betreiben und dazu auch ein Forschungsinformationssystem im Einsatz haben und sich im Betrieb weiter verbessern möchten oder die z.B. über den Wechsel zu einem anderen CRIS nachdenken.

Im Rahmen jedes Beratungsmoduls soll der spezifische Bedarf der jeweils zu beratenden Leibniz-Einrichtung in Bezug auf ein professionelles Forschungsinformationsmanagement genauer identifiziert werden. Die Ansatzpunkte mit der größten Hebelwirkung für eine gezielte Weiterentwicklung der Organisation etwa in den Bereichen Technik/Infrastruktur, Aufbau- und Ablauforganisation, Workflows, personelle Ressourcen usf. sollen ermittelt werden. Im Ergebnis soll eine einrichtungsspezifische „Problemlandkarte“ entstehen, die den gegenwärtigen Standort der Einrichtung und identifizierte Potentiale und Hemmnisse in Bezug auf die Wege zum Ziel „Einführung und / oder professioneller Betrieb eines Forschungsinformationssystems“ darstellt. Im Rahmen abschließender schriftlicher Handlungsempfehlungen sollen jeweils nächste Schritte der Organisation hin zu einer stärkeren Professionalisierung des Umgangs mit Forschungsinformationen und der Nutzung entsprechender Software angegeben werden.

Die konkrete Auftragsvergabe erfolgt im strikten Wechsel und geht von der bezugsberechtigten Einrichtung aus. Sie findet in Koordination mit der Initiative „Stärkung von CRIS“ in der Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft statt, die das Wechselgebot durchsetzt.

Die Rahmenvereinbarung soll mit einer Laufzeit von mindestens 24 bzw. optional bis zu 48 Monaten vom Zeitpunkt des Vertragsschlusses an und mit einer Wertgrenze von maximal 400.000 € geschlossen werden.
An dem beabsichtigten Rahmenvertrag sind Einrichtungen aus allen fünf Sektionen der Leibniz-Gemeinschaft beteiligt: (a) Geisteswissenschaften und Bildungsforschung; (b) Wirtschafts-, Raum- und Sozialwissenschaften; (c) Lebenswissenschaften; (d) Mathematik, Natur- und Ingenieurwissenschaften; (e) Umweltwissenschaften – weitere Details zur Sektionsgliederung sind unter https://www.leibniz-gemeinschaft.de/institute/leibniz-institute-nach-sektion zu finden.

Die Standorte der Leibniz-Einrichtungen sind über ganz Deutschland verteilt. Im Angebot ist deshalb auch auf das Verhältnis von Präsenzterminen und virtueller Beratung (z.B. per Videokonferenz oder mittels anderer kollaborativer Tools) einzugehen. Der eigene Ansatz, die eingesetzten Instrumente und geeignete Einsatzszenarien sind zu beschreiben.
Für die Eignungsbeurteilung sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Unterlagen mit näheren Angaben zum Beratungsunternehmen einzureichen (insgesamt maximal 3 Seiten):
•	allgemeines Unternehmensprofil, 
•	Unternehmensstruktur, 
•	Rechtsform, 
•	Gründungsjahr, 
•	Jahresumsätze der letzten drei Jahre, 
•	Beschäftigtenzahl aus den letzten drei Jahren, 
•	Beschreibung des eigenen Beratungsansatzes.

Im Unternehmensprofil ist auch auf die Unterschiede und besonderen Eigenschaften von Open Source-Systemen und kommerziell entwickelten Forschungsinformationssystemen einzugehen. Können Einrichtungen systemunabhängig zu CRIS beraten werden oder hat die Beratung einen Produktfokus?

Im Rahmen des Teilnahmeantrags sollen außerdem Angaben zur allgemeinen Charakteristik ihres Feldwissens gemacht werden. Neben spezifischer inhaltlicher Expertise sind beispielsweise vorliegende Erfahrungen mit Non-Profit-Einrichtungen oder ein bereits vorhandener Fokus auf einen bestimmten Typ von Einrichtung (etwa Bibliotheken oder Museen) wissenswert. Da Einrichtungen aus allen fünf Sektionen der Leibniz-Gemeinschaft (Geisteswissenschaften und Bildungsforschung; Wirtschafts-, Raum- und Sozialwissenschaften; Lebenswissenschaften; Mathematik, Natur- und Ingenieurwissenschaften; Umweltwissenschaften – weitere Details zur Sektionsgliederung sind unter https://www.leibniz-gemeinschaft.de/institute/leibniz-institute-nach-sektion zu finden) an der Rahmenvereinbarung beteiligt sind, soll der Auftragnehmer im Rahmen der Eignungsprüfung nachweisen, inwieweit er geeignet ist, fachlich unterschiedlich ausgerichtete Einrichtungen ähnlich gut zu beraten. Sollte umgekehrt aufgrund bisheriger Erfahrungen oder aufgrund eigener Expertise ein Zugang bzw. gegebenenfalls eine Affinität zu bestimmten wissenschaftlichen Fachgebieten vorliegen, ist das im Unternehmensprofil ebenfalls anzugeben.

Im Rahmen des Teilnahmeantrags sollen die Erfahrungen bzw. die Expertise der Interessenten angegeben werden. Die Interessenten sollen auf einer Skala von 1 (= sehr geringe Kenntnisse) bis 5 (= sehr gute Kenntnisse) selbst bewerten, wie gut sie sich für eine Beratung auf den folgenden Felder gerüstet sehen (diese Selbsteinschätzung wird nicht bewertet, aber im Rahmen der konzeptionellen Bieterpräsentation geprüft):

•	Spezifische Expertise in Bezug auf bestimmte, entweder kommerziell entwickelte oder Open Source-CRIS unter Nennung der einzelnen Programme,
•	Einrichtung von Schnittstellen,
•	Integration eines Forschungsinformationssystems mit anderen Systemen,
•	Konzeption und Weiterentwicklung von Workflows für Dateneingabe und Qualitätssicherung,
•	Konzeption und Erweiterung von Datenmodellen,
•	Ausrichtung an bzw. Verwendung von existierenden Digitalisierungsstandards,
•	Kenntnisse der und Vertrautheit mit den Prinzipien von Open Science,
•	Kenntnisse der und Vertrautheit mit den Prinzipien von FAIR Data,
•	Fragen des Datenschutzes,
•	Entwicklung eines Löschkonzepts,
•	Erfahrungen mit Non-Profit-Einrichtungen,
•	Erfahrungen mit Einrichtungen aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung,
•	Zugang bzw. Affinität zu bestimmten wissenschaftlichen Fachgebieten, nämlich ________________.
Zur Eignungsbeurteilung sind mit dem Teilnahmeantrag fünf Referenzen aus den letzten fünf Jahren jeweils unter Nennung des Beratungsauftrags und des Auftragsvolumens einzureichen. Die Referenzen sollen Erfahrungen mit einem oder mehreren der nachfolgend genannten Schwerpunkte belegen. Bitte benennen Sie zu jeder Referenz auch eine Kontaktperson mit Telefonnummer und / oder E-Mail-Adresse.

Das Leistungsportfolio des Beratungsunternehmens sowie Erfahrungen und Schwerpunkte der eigenen Beratungstätigkeit sind entlang der Referenzen im Rahmen eines Kompetenzprofils darzustellen. Geeignete Beratungsunternehmen sollten durch Referenzen nachgewiesene Expertise in einem oder mehreren der folgenden Felder haben (inhaltliche Eignungskriterien in absteigender Wichtigkeit):

* Beratung bei der Konzeption, der Auswahl, der Einführung, beim Betrieb oder beim Wechsel von Forschungsinformations- oder anderen Informationsmanagementsystemen = 3 Punkte
* Strategieberatung = 3 Punkte
* Beratung zur Digitalisierung von Prozessen = 2 Punkte
* IT-Beratung / Softwareberatung (auch Open Source), insbesondere Maßnahmen zur Vorbereitung und Durchführung der Anschaffung bzw. Beschaffung von Software = 2 Punkte
* Organisationsberatung / Beratung zur Organisationsentwicklung = 1 Punkt
* Beratung im Projektmanagement = 1 Punkt

Die Referenzen werden außerdem formal nach dem folgenden Raster bewertet:

* Referenz aus dem Bereich der Privatwirtschaft = 1 Punkt
* Referenz aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung = 2 Punkte
* Referenz aus dem Bereich Wissenschaft und Forschung allgemein = 3 Punkte
* Referenz aus dem Bereich außeruniversitärer Forschung = 4 Punkte
* Referenz aus dem Bereich der Leibniz-Gemeinschaft = 5 Punkte

Die Referenzen werden außerdem formal nach dem folgenden Raster bewertet:

* Referenz beruht auf der Einführung von Software allgemein = 1 Punkt
* Referenz beruht auf der Einführung von Software zur Informationsverwaltung und zum Informationsmanagement = 3 Punkte
* Referenz beruht auf der Einführung eines generischen Forschungsinformationssystems = 5 Punkte
Vom Auftragnehmer ist erfahrenes Personal einzusetzen, welches über praktische Kenntnisse und Expertise auf den für die spätere Leistungserbringung erforderlichen Gebieten verfügt. Die später eingesetzten Personen sind im Angebot zu benennen. Auf Art und Umfang von deren Expertise ist im Rahmen der konzeptionellen Bieterpräsentation einzugehen.

Falls durch Personalwechsel oder eine veränderte zeitliche Auslastung während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung die benannten Personen nicht oder nicht immer bzw. nicht in vollem Umfang zur Verfügung stehen, kann nach vorheriger Information der ausschreibenden Stelle ersatzweise auch eine andere, gleichwertig qualifizierte Person gemäß den Kriterien dieser Ausschreibung zum Einsatz kommen; das Vorliegen der geforderten Qualifikationen ist für diese ebenfalls zu belegen.

Der Nachweis der Qualifikation des eingesetzten Personals kann durch gültige Zertifikate, Lebensläufe, überprüfbare Referenzen und andere geeignete Unterlagen erfolgen.

Eligibility requirements: other