Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-04-14
Buyer: Grundstücks- und Gebäudewirtschafts-Gesellschaft m.b.H.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48421000 | 48451000 | 72224100: Systems implementation planning services | 72231000: Development of software for military purposes | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2018-05-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Migration, Pflege und Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Gesamtsystems (Nachfolge GES)
Lieferung/Bereitstellung, Installation, Parametrierung und Customizing sowie permanenter Betrieb eines wohnungswirtschaftlichen ERP-Systems samt Begleitsoftware zur Ablösung von GES inkl. Dokumentation, Vorabeiten sowie Datenmigrations-, Schulungs- und Betreuungsleistungen, Schnittstellenanpassung, Softwarepflegeleistungen und Rechenzentrumsbetrieb im Full- Service- Modus (ASP- Betrieb)
Aufgrund der Komplexität und der gewünschten Funktionalitäten des anzuschaffenden ERP-Gesamtsystems wird der Auftrag auf die Lieferung von Produkten der Aareon AG Mainz, konkret „Wodis Sigma“ oder gleichwertiger Produkte anderer Hersteller beschränkt. Damit soll die Abbildung und Modernisierung der bereits bestehenden und über die Jahre gewachsenen ERP-Landschaft einschließlich deren Schnittstellen zum Zahlungsverkehr der Aareal Bank (BK01/XL) sowie zur Schadensabwicklung (Bausecura) gewährleistet werden. Gleichzeitig soll damit vor dem Hintergrund wirtschaftlicher und personeller Gesichtspunkte sichergestellt werden, dass bestehende Prozesse nicht wesentlich neu definiert werden müssen. Diese Vorgehensweise wurde nach einer 2-jährigen Markterkundung gewählt.
a) Bereitstellung einer funktional ausgereiften, wohnungswirtschaftlichen Standard ERP-Software zum Management der Immobilien und des sonstigen Geschäftsbetriebes des GGG Konzerns (Neubau, Sanierung, Kauf, Verkauf, Vermarktung und Fremdverwaltung von Wohn- und Gewerbeeinheiten einschließlich Buchführung);
b) Standardsoftware, die über eine Verbreitung in der deutschen Wohnungswirtschaft verfügt, sodass der Funktionsumfang bezogen auf diese Branche bereits in der Standardanwendung umfassend und ausgereift ist;
c) Anpassung der Standardsoftware an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten ohne Entwicklung einer unternehmensspezifischen Individualprogrammierung sowie Einbindung und Anpassung systemtechnisch bedingter Komponenten sowie ergänzender Fremdsoftware, wie
d) Bereitstellung der ERP-Software im Full-Service-Betrieb in einem Rechenzentrum (ASP Betrieb). Unter „ASP“ versteht der Auftraggeber, dass alle vom Anbieter bereitgestellten Komponenten (z. B. Rechenzentrumsinfrastruktur, Hardware und insbesondere die Software) im Eigentum des Anbieters oder eines Dritten verbleiben und durch den Auftraggeber lediglich gegen Gebühr dazu genutzt werden, um die eigenen Daten verarbeiten zu können. Ein Lizenzkauf ist nicht beabsichtigt. Das Rechenzentrum muss sich in Deutschland befinden und der EU-DSGVO entsprechen;
e) Schulung des Anwenderprojektteams sowie aller Benutzer (ca. 150 Personen) durch in der Software erfahrene Trainer;
f) Projektsteuerung und planung, Einführungsunterstützung, Protokollierung und Dokumentation des Systemwechsels;
g) Service, Wartung und ständige Anpassung der gelieferten Software-Komponenten an geänderte rechtliche, branchentypische und systemtechnische Gegebenheiten grds. für die Vertragslaufzeit mit Verlängerungsoption;
h) Betrieb des angebotenen ERP-Systems in integrierter Zusammenarbeit mit EASY oder Angebot einer mindestens gleichwertigen Alternative zu EASY mit vollständiger Überführung der bereits in EASY hinterlegten Dokumente in das angebotene alternative Archiv.
Gesamtpunktzahl bzgl. der Eignungskriterien, die entsprechend dem festgelegten Kriterienkatalog bewertet werden. Die Punkte werden addiert und ergeben eine Rangfolge der Bewerber. Der Auftraggeber wird aus dem Kreis der geeigneten Bewerber die vorstehend genannte Anzahl von Teilnehmern zur Abgabe von Angeboten auffordern, die am besten geeignet scheinen. Die Summe der Eignungspunkte ergibt eine Rangfolge der Bewerber. Falls die Höchstzahl der Bewerber überschritten wird, scheiden die jeweils nachrangigen Bewerber aus.
— Eigenerklärung im Original über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB,
— Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist (nicht älter als 6 Monate nach Ablauf der Angebotsfrist),
— Auszug Handelsregister (nicht älter als 12 Monate ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung),

Eligibility requirements: — Eigenerklärung im Original über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB, — Nachweis durch Bescheinigung des Finanzamtes (Kopie), dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachgekommen ist (nicht älter als 6 Monate nach Ablauf der Angebotsfrist), — Auszug Handelsregister (nicht älter als 12 Monate ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung), — Vorlage des Berichtes und Softwarebescheinigung gemäß dem IDW Prüfungsstandard IDW PS 880 „Prüfung von Softwareprodukten“, — Vorlage des Berichtes zur Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des eingerichteten dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems in ausgewählten Bereichen der Informationstechnologie (Prüfung nach IDW PS 951 n.F. Typ 2).