Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: Danmarks Fængsler
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Other multiple
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services | 72261000: Software support services
Estimated value: 148000000 DKK
Submission deadline: 2026-01-07
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

Eligibility requirements: Det er et minimumskrav, at ansøger har en omsætning på minimum 150.000.000 kr. beregnet på baggrund af det seneste afsluttede regnskabsår. 

Ansøger skal indgive følgende oplysninger i ESPD afsnit IV.B.:
Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste afsluttede regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller 
finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, 
jf. nærmere herom i Bilag A - Egnethedsvurdering. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation 
til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de 
pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

I umiddelbar forlængelse af prækvalifikationen skal de ansøger, som ordregiver har til hensigt at prækvalificere, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Hvis virksomhedens regnskaber ikke er tilgængelig i en national database, vil virksomheden blive bedt om at fremsende årsregnskaber eller tilsvarende relevant dokumentation.
Det er et minimumskrav, at ansøger har en gennemsnitlig positiv egenkapital beregnet på baggrund af de seneste tre afsluttede regnskabsår. 

Ansøger skal indgive følgende oplysninger i ESPD afsnit IV.B.:
Ansøgers gennemsnitlig positiv egenkapital beregnet på baggrund af de seneste tre afsluttede regnskabsår. 

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller 
finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, 
jf. nærmere herom i Bilag A - Egnethedsvurdering. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation 
til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de 
pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

I umiddelbar forlængelse af prækvalifikationen skal de ansøger, som ordregiver har til hensigt at prækvalificere, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Hvis virksomhedens regnskaber ikke er tilgængelig i en national database, vil virksomheden blive bedt om at fremsende årsregnskaber eller tilsvarende relevant dokumentation.
Det er et minimumskrav, at ansøger har en soliditetsgrad større end 15 % i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal indgive følgende oplysninger i ESPD afsnit IV.B.:
Ansøgers soliditetsgrad i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller 
finansielle formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, 
jf. nærmere herom i Bilag A - Egnethedsvurdering. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation 
til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de 
pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

I umiddelbar forlængelse af prækvalifikationen skal de ansøger, som ordregiver har til hensigt at prækvalificere, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Hvis virksomhedens regnskaber ikke er tilgængelig i en national database, vil virksomheden blive bedt om at fremsende årsregnskaber eller tilsvarende relevant dokumentation.
Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere tre sammenlignelige referencer i de seneste 3 år. 

Med sammenlignelig reference menes reference vedrørende levering af konfiguration, videreudvikling eller support af løsninger baseret på projektets valgte tekniske platform, CRM eller lignende. Med de seneste 3 år menes, at virksomheden enten har påbegyndt og/eller afsluttet sammenlignelige aftaleforhold inden for de seneste 3 år.  

Virksomheden skal i ESPD angive en referenceliste med aftaleforhold af sammen-lignelig karakter. Som en del af referencelisten bør virksomheden for hver enkelt reference beskrive, hvorledes referencen har relevans og er sammenlignelig i forhold til den udbudte ydelse.

Der kan maksimalt angives fem referencer, uanset at virksomheden udgøres af en enkelt virksomhed, baserer sig på anden virksomheds formåen eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium). Hvis der angives mere end fem referencer, vil ordregiver alene vurdere egnetheden i forhold til de fem førstnævnte referencer.

Ansøger kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene, herunder til brug for udvælgelsen. Den/de aktør(er), der stiller 
sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i Bilag A - Egnethedsvurdering. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for referencer ud over evt. behov for præcisering eller supplering i henhold til de udbudsretlige regler herfor.
Ordregiver konstaterer indledningsvist, om ansøgning er modtaget korrekt, til tiden og indeholder den krævede dokumentation. Dernæst sikrer ordregiver, at virksomheden (samt evt. øvrige virksomheder der indgår i ansøgningen) ikke er omfattet af de obligatoriske og udvalgte frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder minimumskrav til egnethed. 

Er et eller flere ovenstående forhold ikke opfyldt, kan virksomheden risikere, at ansøgningen ikke tages med i evalueringen.

Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder minimumskrav til egnethed, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag mindst 3 og maksimalt 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Udvælgelsen af mindst 3 og maksimalt 5 ansøgere sker med udgangspunkt i de mest relevante referencer, der demonstrerer erfaring med udførelse af ydelserne svarende til den udbudte opgave.

Såfremt antallet af konditionsmæssige ansøgninger er lavere end 3, vil ordregiver vurdere om antallet af egnede ansøgere skaber tilstrækkelig konkurrence og opfordre disse til at afgive tilbud, hvis det er tilfældet.

Ved udvælgelsen lægges der særligt vægt på ansøgerens erfaring med levering af ydelser, som svarer til den udbudte opgave. Her lægges vægt på sammenligneligheden i:

1. Kundens sammenlignelighed med ordregiver
2. Projektets ydelser og anvendte tekniske platform 
3. Kompleksitet
4. Anvendt metode
5. Risikostyring
6. Dokumentation
7. Allokerede ressourcer
8. Økonomi
9. Leverancefaser
10. Medarbejderes relevante certificeringer

Referencer, der enten selv eller tilsammen dækker sammenlignelighed inden for samtlige ovenstående områder, vægtes mere positivt end referencer, der tilsammen er sammenlignelige med enkelte af områderne ovenfor.

Det er væsentligt for vurderingen, at referencerne beskriver de konkrete leverancer herunder kvaliteten af disse leveret i referencen. Det bemærkes i forlængelse heraf, at de dele af en referencebeskrivelse, som blot måtte have karakter af en ren opremsning af ydelser, ikke vurderes som tilstrækkeligt konkret, og derfor ikke vil blive tillagt positiv betydning ved vurderingen af referencen.

Såfremt der er flere end 3 ansøgere med relevante referencer, kan ordregiver udvide antallet af ansøgere op til 5. Ved udvælgelsen af de op til 2 yderligere ansøgere, vil det i tillæg til udvælgelseskriteriet om de mest relevante referencer blive tillagt særlig positiv vægt, at ansøger er en SMV, for at understøtte et bredt funderet konkurrencefelt, medmindre feltet allerede indeholder en eller flere SMV’er. 
”SMV” skal forstås i henhold til Kommissionens henstilling 2003/361/EF af 6. maj 2003 om definitionen af mikrovirksomheder, små og mellemstore virksomheder. Ansøger skal i ESPD’et oplyse og begrunde, hvis ansøger mener at falde ind under definitionen heraf.

Alle vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilke virksomheder, der er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud.
Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Der henvises til Bilag B - Tilbudsevaluering
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister: 

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. 
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4. 

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbuds-lovens § 185, stk. 2. 

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt under-rette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgi-vet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. 

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk. 

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Det er et krav at medarbejder, som skal arbejde med kontrakten, sikkerhedsgodkendes.
Nærværende udbud vedrører indgåelse af en kontrakt om udvikling af en ny Klientløsning. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud. 
 
Formålet med udbuddet er at skabe et kvalitetsløft i Danmarks Fængslers kerneforretning ved at implementere et nyt klientsystem sammen med en ny integrationsplatform og dataplatform. I det nye systemkompleks vil alle relevante og opdaterede informationer være tilgængelige for de rette medarbejdere.
Den nye klientløsning skal erstatte det eksisterende Klientsystem i Danmarks Fængsler, samt sikre en effektiv, korrekt, lovmedholdelig, dataunderstøttet og sikker klientadministration og sagsbehandling med effektive arbejdsgange og bedre datakvalitet.
 
Danmarks Fængsler har Microsoft CRM licenser, som løsningen skal bygges på. Med nærværende udbud ønskes en leverandør til konfiguration, videreudvikling, support og vedligehold, samt rådgivning ift. driftsforberedelse og idriftsættelse af en ny Klientløsning bygget på Microsoft Dynamics Customer Engagement 9.1 (on premise) version 9.1.  Udover CRM applikationen, som vil være ”system of record” i forbindelse med klientadministration, skal leverandøren konfigurere, videreudvikle, vedligeholde og supportere en integrationsplatform og en dataplatform, der vil være fælleskomponenter i det omgivende systemkompleks, der servicerer Klientløsningen.
 
Danmarks Fængslers samlede systemkompleks omkring Klientløsningen består af en række komponenter, som alle er baseret på on premise hosting. Alle dele af det samlede systemkompleks bliver dermed hostet i Kundens datacentre.
 
Løsningsdesignet for Klientløsningen skal overholde en traditionel lagdelt opbygning, samtidig med at der skal sikres at kunne høste fordelene ved et CRM-standard system.

Winner: Mercell Holding ASA