Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-04-18
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services | 72225000: Systems quality assurance services
Submission deadline: 2018-05-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Es handelt sich um qualifizierte Projektkoordinierungsdienstleistungen für die Projektleitungen der BGW selbst und der Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) zur Einführung eines neuen Formularmanagementsystems. Weitere Berufsgenossenschaften und die BG Phoenics GmbH sind abrufberechtigt. Die internen Projektleitungen der BGW und VBG werden bisher von Projektkoordinatoren der Firma „brainsphere infomationsworks GmbH“ unterstützt. Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer berät und begleitet die Projektleitungen der BGW und VBG im Rahmen der bereits laufenden Projekteinführung des neuen Formularmanagement- und Output-Systems Inspire der Firma quadient Germany GmbH. Das Vorgehen ist jeweils fachbereichsbezogen, d. h. einzelne Fachbereiche werden nacheinander auf das neue Formularmanagementsystem (FMS) umgestellt. Dabei verstehen wir unter einem FMS sowohl das Output-Management als auch die prozessgesteuerte Erstellung der unterschiedlichen Dokumente.
Bundesweit, überwiegend im Hause der BGW, Pappelallee 33/35/37, 22089 Hamburg, und der VBG, Massaquoipassage 1, 22305 Hamburg
Die gemeinsame Projektkoordination soll durch 2 qualifizierte Personen eines Beratungsunternehmens erfolgen. Eine vollumfängliche gegenseitige Vertretung in beiden Häusern wird durch diese Personen gewährleistet. Über die gesamte Vertragslaufzeit stehen die Personen als Projektkoordinatoren zeitlich und örtlich flexibel zur Verfügung. Ggf. kann weiteres Personal zur Unterstützung der Projektkoordination, z. B. der Vor- und Nachbereitung von Workshops oder Protokollarbeiten, eingesetzt werden.
Die/Der Auftragnehmende erbringt ganzheitliche Fachberatungsleistungen zu Themen der Projektumsetzung, des Projektvorgehens und der Einbindung der Fachbereiche. Die Projektkoordination muss in der Lage sein, die Ergebnisse der verschiedenen Projekte zu verbinden.
Die/Der Auftragnehmende unterstützt die Projektleitungen in der Durchführung von Projektplanungen, Fortführung und Aufbereitung des Projekt-Controllings sowie durch die Vorbereitung, Moderation und transparente Dokumentation von Workshops.
Die umzusetzenden Prozesse und Formulare müssen durch die Projektkoordination auf ihre Qualität bezüglich der Umsetzungsmöglichkeiten des Produktes Inspire überprüft werden und ggf. Optimierungsvorschläge erarbeitet werden.
Projektergebnisse sind in Form von Präsentationen und Ergebnisdokumenten für Entscheidungsgremien vorzubereiten. Der Einsatz von zielgruppenspezifischen Präsentationstechniken wird erwünscht.
Die/Der Auftragnehmende muss die Einheitlichkeit der Systeme stets zum Ziel haben und entsprechende Empfehlungen in den beiden Häusern geben und bildet daher die Klammer beider Teilprojekte. Daher ist eine durchgängige Projektkoordination in beiden Häusern unabdingbar.
g. Priorisierung der einzelnen Arbeitspakete und Aufgaben in Abstimmung mit der hauseigenen Projektleitung;
c. Optimierungsmöglichkeiten durch das Formularmanagement- und Output-System Inspire der Firma quadient Germany GmbH aufzeigen, Empfehlungen aussprechen und diskutieren;
f. Vorbereitung des Betriebs in der Linie 3. Assistenztätigkeiten sind a. Unterstützung bei der Planung, Koordination und Organisation von Terminen und b. Unterstützung bei der Anfertigung von Protokollen und Präsentationen.
Bei Bedarf an zusätzlichen Beratungsdienstleistungen nach der Umstellung der entsprechender Systeme bei der Auftraggeberin oder Abrufberechtigten um jeweils 6 Monate bis zur maximalen Vertragslaufzeit von 48 Monaten verlängert werden.
Die Bewertung der gemäß Ziff. IV.2 des Teilnahmeantrags angegebenen Qualifikation der Fachkräfte erfolgt im Hinblick auf die Vergleichbarkeit zum hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand. Die Bewertung der dargestellten Qualifikation geht insgesamt mit 30 von 100 in die Bewertung ein. Die BGW vergibt bei der Bewertung Rohpunkte, die sich wie folgt abstufen: max. 10 Punkte bei vollständiger oder weit überwiegender Übereinstimmung, maximal 7 Punkte bei mehr als der Hälfte Übereinstimmung und maximal 4 Punkte bei weniger als der Hälfte der Übereinstimmung und maximal 2 Punkte bei Übereinstimmung in nur einem Kriterium der angegebenen Qualifikation.
Die Auftraggeberin wertet die gem. Ziff. IV.5 des Teilnahmeantrags angegebene Anzahl der Projekte mit insgesamt 10 von 100 Punkten. Die BGW vergibt bei der Bewertung Rohpunkte, die sich wie folgt abstufen: max. 10 Punkte bei mehr als 5 Projekten, maximal 7 Punkte bei 5 Projekten und maximal 4 Punkte bei weniger als 2 Projekten.
Die Bewertung der gem. Ziff. IV.6 des Teilnahmeantrags angegebenen Referenzprojekte erfolgt im Gesamtüberblick im Hinblick auf die Vergleichbarkeit zum hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand. Die Bewertung der abgegebenen Referenzen geht insgesamt mit 60 von 100 in die Bewertung ein. Die BGW vergibt bei der Bewertung Rohpunkte, die sich wie folgt abstufen: max. 10 Punkte bei vollständiger oder weit überwiegender Übereinstimmung, maximal 7 Punkte bei mehr als der Hälfte der Übereinstimmung und maximal 4 Punkte bei weniger als der Hälfte der Übereinstimmung und maximal 2 Punkte bei Übereinstimmung in nur einem Kriterium der angegebenen Referenz.

Eligibility requirements: Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von der Bewerberin/dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen vorzulegen (die Kriterien „K…“ beziehen sich auf die Eignungsmatrix, Anlage 3 der Aufforderung zur Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags): K E3: Die Bewerberin/der Bewerber legt je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem sie/er niedergelassen ist, einen Auszug (eine Kopie) aus dem Handels- bzw. Berufsregister oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz und sonstige wichtige Rechts- und Vertretungsverhältnisse des Unternehmens nach Maßgabe der Bestimmungen des Herkunftslandes der Bewerberin/des Bewerbers/jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft vor. Der jeweilige Nachweis ist zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate. Als im Handelsregister nicht eingetragene bzw. ausländische Bewerberin/nicht eingetragener bzw. ausländischer Bewerber legt die Bewerberin/der Bewerber vergleichbare, gleichwertige Nachweise vor; die Gleichwertigkeit weist sie/er gleichzeitig mit der Vorlage nach und bestätigt, dass der jeweilige, dem Teilnahmeantrag beigefügte Auszug bzw. Nachweis den aktuellen Eintragungsstand wiedergibt.