Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-07-29
Buyer: Stiftung Universität Lüneburg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72250000: System and support services | 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 650000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung und Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECMS) Bzw. Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Die Leuphana Universität Lüneburg plant vor dem Hintergrund der Verwaltungsmodernisierung die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. In mehreren Projektstufen soll die papierbasierte Aktenhaltung in allen Verwaltungsbereichen der Universität abgelöst werden. Ziel des Projektes ist es, dass das gesamte aktenrelevante Schriftgut mit Hilfe eines DMS digital gespeichert, bearbeitet, weitergegeben und später an ein Archivsystem überführt wird.
Die genannten Pilotbereiche sollen bis Ende 2025 produktiv gesetzt werden. Eine Ausweitung des Systems auf andere Einsatzbereiche soll im weiteren Zeitverlauf erfolgen.
Das DMS soll perspektivisch breit in der Universität eingesetzt werden. Daher soll eine Organisationslizenz beschafft werden, sodass allen Beschäftigten und Studierenden bedarfs-gerecht grundlegende Funktionen zur Aktennutzung bzw. Akteneinsicht zur Verfügung gestellt werden können. Die Organisationslizenz soll darüber hinaus leichte Schwankungen der Nutzerzahlen (Verwendungskorridor) berücksichtigen, ohne dass eine Nachlizensierung erforderlich ist.
Wartungs-, Pflege- und Betriebsdienstleistungen sollen mehrstufig angeboten werden. In jedem Fall soll die Stufe 1 dieser Leistungen zur Organisationslizenz sowie zu den weiteren zu beschaffenden Lizenzen beauftragt werden. Stufe 2 oder 3 sollen als Option während der Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren für eine initiale Beauftragung oder einen späteren Wechsel zur Verfügung stehen. Dieses erfolgt in Abhängigkeit der verfügbaren Kapazität der Leuphana in Bezug auf diese zusätzlichen Leistungen.
Stufe 1 - Wartungs- und Pflegevertrag zur Software: Hierunter fallen die folgenden üblichen Leistungen, u. a.:
Stufe 2 - zusätzliche Übernahme des Betriebs auf Hardware der Leuphana: In dieser Stufe übernimmt der Auftragnehmer zusätzlich die DMS-bezogenen Aufgaben des Betriebs, u. a.:
Stufe 3 - zusätzliche Übernahme der Bereitstellung der Infrastruktur als private Cloud: In dieser Stufe stellt der Auftragnehmer auch die erforderliche zentrale Infrastruktur zum Betrieb der Server zur Verfügung. Dabei übernimmt er zusätzlich die hierzu üblichen Aufgaben, u.a.:
In diesen Rahmenvertrag fallen neben der Einführungsunterstützung in den genannten Pilot-bereichen auch die Schulungen der Anwender, Entwickler und Administratoren. Weitere Beratungs- und Programmierleistungen sollen jederzeit aus dem Rahmenvertrag beauftragt werden können. Es wird mit einem voraussichtlichen Volumen von rd. 120 Personentagen zzgl. der Schulungstage für den Rahmenvertrag geplant (voraussichtlich gleichmäßig verteilt über den Zeitraum).
Es ist davon auszugehen, dass aufgrund der sukzessiven Einführung des DMS in ausgewählten Pilotbereichen und der weiteren Ausweitung in den ersten Jahren noch keine organisations-weite Nutzung des DMS erfolgen wird. Deshalb sollen sich die Kosten entsprechend der geplanten Nutzungszahlen entwickeln. Hierzu werden in der Angebotsphase Nutzerzahlen und erforderliche Funktionen in der Leistungsbeschreibung konkretisiert. Eine Nachjustierung kann in der Verhandlungs-phase erfolgen. Die Beschaffung von Hardware ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Die genaue Beschreibung des Umfangs erfolgt in den Unterlagen der Angebotsrunde. Diese Informationen dienen lediglich der ersten Orientierung zur Einschätzung des Angebotsumfangs.
Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB sowie die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) hin.


Winner: d.velop public sector GmbH
Award value: 650000
Number of bids: 2