Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-14
Buyer: Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 79100000
Submission deadline: 2023-08-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Unterstützungsleistungen bei der Überführung der schriftlich fixierten Ordnung in eine grafische Oberfläche und Umsetzung des prozessorientierten internen Kontrollsystems (IKS)
Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 800 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen – sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Unterstützungsleistungen.
Los 1: Bei der Überführung der schriftlich fixierten Ordnung (sfO) aus der Datenbank Lotus Notes in die BPNM-basierte grafische Oberfläche des Geschäfts-Prozess-Management-Tools BIC Design der Firma GBTEC Software + Consulting AG.
Unterstützungsleistungen bei der Überführung der schriftlich fixierten Ordnung (sfO) aus der Lotus Notes Datenbank in eine BPNM-basierte grafische Oberfläche in BIC Design.
Angefordert werden Leistungen zur Unterstützung bei der Aufnahme der bankweiten Prozesse der Bank (Gesamtbanksteuerungs- und Bereitstellungsprozesse). Die Kernprozesse der Bank (Kreditprozesse) wurden bereits in einem Vorgängerprojekt aufgenommen und in die Linie übergeben. Die Erarbeitung und Aufnahme der Prozesse beinhaltet neben der grafischen Darstellung der Prozesse in BIC auch die Auflösung des bisherigen Anweisungswesens aus der Lotus Notes Datenbank. Hierbei ist ein Vorgehen beim Modellieren und das Weiterentwickeln von Prozessen essentiell. Es erfordert eine gute Kommunikation und Transparenz für die Kolleg*innen durch einen Kommunikationsfahrplan. Eine vertrauensvolle und nachhaltige Zusammenarbeit ist zu jeder Zeit gegeben: Entsprechend wird verlässlich bereichsübergreifend mit den Kolleginnen und Kollegen der verschiedenen Fachbereiche zusammengearbeitet.
Die angeforderten Leistungen umfassen im Wesentlichen die Vorbereitung, die Durchführung, die Nachbereitung der Modellierungs-Workshops sowie das Changemanagement:
• Umfangreiche praktische Erfahrungen und Kenntnisse bei der (grafischen) Modellierung von Geschäftsprozessen in BPMN 2.0, idealerweise BIC Design.
• Strukturiertes und organisiertes Arbeiten in Bezug auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Modellierungsworkshops.
Das Auftragsvolumen beträgt gemäß einer Aufwandschätzung maximal 500 Personentage (2024: ca. 350PT und 2025: ca. 150PT). Die Personentage teilen sich abhängig vom Auftragsvolumen der Jahre 2024 und 2025 in mehrere Berater/innen auf. Idealerweise werden die Personentage von 2 Beratern/-innen für die 1,5 Jahre geleistet. Ein Anspruch auf die Abrechnung eines bestimmten Volumens besteht nicht. Für das abgerufene Volumen muss durch eine geeignete Vertreterregelung sichergestellt sein, dass dieses auch geleistet werden kann. Abgerechnet wird ausschließlich das tatsächlich geleistete Volumen.
Die Dienstleistung ist in dem Zeitraum vom 01.01.2024 bis 30.06.2025 zu erbringen. Als onsite/offsite Verhältnis wird 70% / 30% angesetzt.
Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte Technische und berufliche Leistungsfähigkeit, Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie für die Gestaltung der Teilnahmeunterlagen vergeben. Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden max. 4 Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 600 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 4 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 4. und 5. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung.
Die Teilnahme des geplanten Personals im Verhandlungsgespräch muss bei der Erstellung des Angebotes Berücksichtigung finden.
Die Terminabsprache für das Verhandlungsgespräch findet nach dem Teilnahmewettbewerb statt. Die Verhandlungsgespräche werde voraussichtlich in der 43. KW 2023 durchgeführt.
Angefordert werden Leistungen zu Unterstützung beim weiteren Ausrollen eines prozessorientierten Internen Kontrollsystems (IKS) in den Gesamtbanksteuerungs- und Bereitstellungsprozessen der Bank. Die Kernprozesse der Bank (Kreditprozesse) wurden bereits in einem Vorgängerprojekt aufgenommen und in die Linie übergeben.
• Breite Erfahrungen und Kenntnisse bzgl. Regulatorik/Gesetzgebung im (Förder-) Bankenumfeld (z.B. MaRisk)

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.