Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2021-07-02
Buyer: Sarastia Oy
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Sarastia Oy toteuttaa tarjouskilpailun, jonka tarkoituksena on hankkia kataloginhallinnan ja ostamisen prosessoinnin järjestelmäratkaisu. Hankittava ratkaisu on tarkoitettu Sarastian itsensä sekä Sarastian asiakkaiden käyttöön. Näin ollen järjestelmää hyödynnetään kahdella (2) tavalla: 1) osana Sarastian itsensä tuottamaa materiaalihallinnan palvelua, jolloin valittava palveluntuottaja järjestelmäratkaisuineen myy palvelua Sarastialle sekä 2) suoraan Sarastian asiakkaalle myytävänä järjestelmäratkaisuna, jolloin järjestelmän varsinaisena tilaajana on Sarastian asiakas.
Hankittavan järjestelmäratkaisun tulee soveltua useiden eri sidosryhmien välisten hankintasopimusten sekä niiden sisäisten ostotransaktioiden hallintaan. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien hankintayksikön / järjestelmää käyttävän organisaation myymien ja kilpailuttamien tavaroiden ja palveluiden asiakasostot voidaan toteuttaa järjestelmän kautta. Järjestelmä tarjoaa siten yhtenäisen tilaamisen ja ostamisen alustan eri sopimustoimittajien myymille tavaroille ja palveluille. Järjestelmän tulee tukea asiakaskohtaista kataloginhallintaa, joka mahdollistaa taustasopimuksiin ja niiden kilpailutuksiin peilaavan asiakaskohtaisten tuotevalikoimien ja hintojen ylläpidon. Järjestelmän tulee siis kyetä asiakasnäkymiä tuottaessaan ja ostotransaktioita läpiviedessään huomioida määrätyn käyttäjän hankittavissa olevat tavarat ja palvelut sekä yksittäisten tilaajien ja sopimustoimittajien väliset sopimustiedot (hinnat, tilausehdot yms.). Hankittavan järjestelmäratkaisun tulee tukea hankinnasta maksuun -prosessia, jolloin myös laskujen ohjaaminen on osa hankittavaa kokonaisuutta.
Järjestelmät toimitetaan selainkäyttöisinä ja SaaS-toimintamallin mukaisesti. Lopullinen hankintasopimus allekirjoitetaan yhden (1) palveluntuottajan kanssa. Sopimus on voimassa toistaiseksi siitä alkaen, kun se on sopijapuolten välillä allekirjoitettu.
Sarastia Oy:n hankkima kataloginhallinnan ja ostojen prosessoinnin järjestelmäratkaisu ylläpitää loppuasiakas-, sopimus- ja toimittajakohtaisia tuote- ja palvelukatalogeja, joiden perusteella Sarastian asiakkaat voivat tehdä tilauksia ja ohjata hankintasopimusten alaista ostamistaan. Lisäksi järjestelmäkokonaisuuteen hankitaan helpdesk-palvelua, joka liittyy tilaaja- ja toimittajakohtaisten katalogien hallintaan. Hankintasopimusten alaiset nimikkeet ovat monipuolisesti kategorisoitavissa, ryhmiteltävissä ja luvitettavissa tilaavan organisaation ja/tai käyttäjän mukaan. Ostojen tekemisen lisäksi järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa tilaaja-, toimittaja-, tuote- sekä tuotekategoriakohtaisen ostodatan keräämisen ja raportoinnin. Hankittava ratkaisu yhdistyy järjestelmäintegraatioiden kautta osaksi hankintasopimusten elinkaarenhallintaa ja taloushallintoa.
Lisenssihinnoiteltava materiaalihallinnan järjestelmäratkaisu hankitaan osaksi Sarastian omaa ohjelmistoliiketoimintaa. Hankittava ratkaisu on tarkoitettu Sarastian omistaja-asiakkaiden käyttöön välillisesti siten, että kokonaisratkaisun myy Sarastia Oy. Näin ollen järjestelmää hyödynnetään osana Sarastian asiakkailleen tuottamaa materiaalihallinnan kokonaispalvelua, jolloin valittava palveluntuottaja järjestelmäratkaisuineen myy palvelua Sarastialle.
Sarastia Oy:n hankkima kataloginhallinnan ja ostojen prosessoinnin järjestelmäratkaisu ylläpitää loppuasiakas-, sopimus- ja toimittajakohtaisia tuote- ja palvelukatalogeja, joiden perusteella Sarastian asiakkaat voivat tehdä tilauksia ja ohjata hankintasopimusten alaista ostamistaan. Lisäksi järjestelmäkokonaisuuteen hankitaan helpdesk-palvelua, joka liittyy tilaaja- ja toimittajakohtaisten katalogien hallintaan. Hankintasopimusten alaiset nimikkeet ovat monipuolisesti kategorisoitavissa, ryhmiteltävissä ja luvitettavissa tilaavan organisaation ja/tai käyttäjän mukaan. Ostojen tekemisen lisäksi järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa tilaaja-, toimittaja-, tuote- sekä tuotekategoriakohtaisen ostodatan keräämisen ja raportoinnin. Hankittava ratkaisu yhdistyy järjestelmäintegraatioiden kautta osaksi hankintasopimusten elinkaarenhallintaa ja taloushallintoa.
Toteumaperusteisesti hinnoiteltava verkkokaupparatkaisu hankitaan Sarastian hankintapalveluiden (yhteishankintayksikkö) käyttöön. Hankittava kokonaisuus on yhteishankintasopimusten alaisten ja yhteishankintayksikön myymien tuotteiden verkkokaupparatkaisu. Osakokonaisuus eroaa lisenssihinnoiteltavasta ratkaisusta siinä, että hinnoittelu ei perustu käyttäjämääriin, vaan Sarastian hankkiman järjestelmäratkaisun käyttäjämäärät (= asiakkaat) voivat kasvaa vapaasti. Sen sijaan palveluntuottajan ansainta perustuu osin kiinteään ylläpitomaksuun ja osin toimitettavan järjestelmäratkaisun kautta tapahtuvien ostotransaktioiden mukaiseen komissioon. Ydintarkoitus on prosessoida kaikkien yhteishankintayksikön kilpailuttamien yhteishankintasopimusten alaiset ostot. Tämän osakokonaisuuden mukaista ratkaisua ei määritellä ja mukauteta yksittäisten asiakaskäyttöönottojen mukaisesti, vaan kyseessä on yksi (1) Sarastialle toimitettava kokonaisuus, johon Sarastian hankintapalveluiden asiakkaat saavat käyttöoikeuden asiakasroolissa.