Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-16
Buyer: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2023-09-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Ausschreibungsgegenständlich ist eine Software für eine datenbasierte Kodierunterstützung und -analyse.
Die stationären Fälle bei Vivantes, sowohl im somatischen Bereich (DRG) als auch in der Psychiatrie (PEPP) werden nach Fallpauschalen abgerechnet. Die Ermittlung der Fallpauschalen erfolgt auf Basis der medizinischen Dokumentation, indem die für den Fall wesentlichen Diagnosen und Prozeduren durch ihre Kodes im Krankenhaus-Informations-System (KIS - hier Orbis von Dedalus) verschlüsselt werden. Aus diesen Kodes und den soziodemo-graphischen Daten der Patient*innen (bspw. Alter) ermittelt eine Groupersoftware die Fall-gruppe aus DRG bzw. als optional angebotenes Modul auch PEPP. Wenn die Kodierung eines Falles unvollständig oder fehlerhaft ist, führt dies in den meisten Fällen dazu, dass ein falsches Groupingergebnis ermittelt wird und damit eine falsche Fallpauschale abgerechnet wird. Die Aufenthaltsdaten, Diagnosen und Prozeduren eine*r Patient*in und die ermittelten Fallpauschalen werden nach seiner Entlassung vom Krankenhaus an die Krankenkasse zur Abrechnung des Falles übermittelt. Diese überprüft (ggf. unter Berücksichtigung der ihr vor-liegenden Informationen über vorhergehende abgerechnete Behandlungen des*der Patient*in), ob die vom Krankenhaus übermittelten Daten plausibel sind und die Abrechnung korrekt ist. Hat die Kasse Zweifel an der Plausibilität der Daten, leitet sie gemäß PrüfVV das Vor-verfahren mit dem Krankenhaus ein oder beauftragt den Medizinischen Dienst (MD) mit dem Prüfverfahren. Dieser kann dann die Daten unter Hinzuziehung der medizinischen Dokumentation überprüfen. Wurde der Fall falsch abgerechnet, weil sich kodierte Diagnosen oder Prozeduren nicht durch die medizinische Dokumentation belegen lassen, kann die Kasse die Bezahlung der Fallpauschale verweigern. Daher führt eine Falschkodierung immer zu Erlösverlusten und der latenten Unterstellung, das Krankenhaus würde nicht erbrachte Leistungen abrechnen. Wenn bei der Kodierung Informationen aus der medizinischen Dokumentation vergessen worden sind, führt dies i.d.R. zur Ermittlung einer Fallpauschale, die niedriger ist, als die Fallpauschale bei korrekter Kodierung. Ziel der Kodierung muss also immer sein, einen Fall fehlerfrei und umfassend zu kodieren, damit die erbrachten Leistungen auch angemessen und vollständig abgerechnet werden. Hier setzt die auszuschreibende Software an und unterstützt den Kodierprozess zu einer möglichst korrekten und vollständigen Kodierung und damit Abrechnung der tatsächlich erbrachten Leistung auf Basis der vorliegenden Dokumentation und Datenlage.
Die Vivantes Strategie 2030 definiert in sechs strategischen Handlungsfeldern konkrete Ziele und Maßnahmen, die dazu beitragen, Vivantes fit für die Zukunft zu machen. Das Handlungsfeld "Prozesse" legt hierbei den Fokus auf die Optimierung, Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen.
Mit der konzernweiten Einführung eines Software-Werkzeuges zur Kodierunterstützung und - analyse, und seiner effizienten Nutzung, muss die korrekte und vollständige Abrechnung von Leistungen sichergestellt werden. Der Kodierprozess wird dabei für alle an der Kodierung beteiligten Mitarbeitenden standardisiert und optimiert. Für den Prüfprozess des MD und der Kostenträger wird die Korrektheit der Kodierung und Begründung der Verweildauer umfassend und nachvollziehbar dargestellt.
Im Folgenden werden die Teilziele, welche mit dem Kodierwerkzeug umzusetzen sind, benannt. Das Kodierwerkzeug beinhaltet Komponenten, welche die Messung der Zielsetzung unterstützen.
Das Kodierwerkzeug bietet eine systemunterstützte Sicherstellung der Abrechnung von erbrachten und dokumentierten Leistungen. Dies führt durch das Aufzeigen von bisher nicht kodierten Komplikationen, Diagnosen und Prozeduren ggf. zu  einer Steigerung des CMI und somit zu einer Erhöhung der Fallschwere.
Das Kodierwerkzeug ermöglicht es, Automatisierungspotenzial zu identifizieren und zu heben, unter anderem für die standardisierte Fälle wie "Geburten" und "Hernie", um die Effizienz des Kodierprozesses zu steigern.
Das Kodierwerkzeug ermöglicht eine Performance- und Qualitätsverbesserung im MD-Prozess, durch eine automatische Überprüfung der dokumentierten Nachweise von Leistungen in der Patientenakte. Das Kodierwerkzeug führt zu einer messbaren Reduzierung von vermeidbaren Strafen und negativen Konsequenzen im Zusammen-hang mit dem MD-Prozess. Das Kodierwerkzeug stellt sicher, dass erbrachter Auf-wand für kodierrelevante Diagnosen und Prozeduren nach aktueller Gesetzgebung und Abrechnungsbestimmungen abgerechnet werden kann. Außerdem ermöglicht es eine korrekte Abbildung von Steigerungen nach "Grad der Komplikationen und Komorbiditäten" (CCL).
Das Kodierwerkzeug bietet die Möglichkeit zur fallbegleitenden Kodierung, wodurch eine Fallsteuerung im Sinne einer Verweildauersteuerung von Patient*innen ermöglicht wird.
Für Einzelheiten wird auf die II.3_Leistungsbeschreibung und den II.2.4_ANforderungskatalog verwiesen.
Die Laufzeit dieses Vertrages verlängert sich nach der Grundlaufzeit um jeweils weitere 12 Monate, wenn der Auftraggeber nicht drei Monate vor dem Ende des laufenden Vertragsjahres den Vertrag kündigt ("Verlängerungsoptionen"). Für die Kündigung bedarf es keines Grundes. Sollte der Vertrag wegen Kündigung nicht verlängert werden, stehen dem Auftragnehmer keinerlei Ersatzansprüche zu. Einzelheiten zur Laufzeit ergeben sich aus dem EVB-IT Systemvertrag.
(1) Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden, wird begrenzt, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Es ist geplant, drei bis fünf Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Es werden die Bewerber aufgefordert, die im Ergebnis der nachstehenden Auswahlkriterien die höchste Punktzahl erreichen.
(2) Der Auftraggeber wählt die Bewerber, die er zur Angebotsabgabe auffordert, aufgrund des nachfolgenden objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriteriums aus:
Jede Referenz wird gesamthaft anhand der hierzu eingereichten Erklärungen und Nachweise bewertet. Für die Höchstpunktzahl sind je Referenz folgende Kompetenzen in den auftragsgegenständlichen Leistungsbereichen nachzuweisen:

Eligibility requirements: - Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, der nicht älter als drei Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist sein darf. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. - Alternativer Nachweis: Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung).