Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-11-10
Buyer: Agentschap Sport Vlaanderen
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72212610
Submission deadline: 2021-12-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Raamovereenkomst voor de ter beschikkingstelling (incl. onderhoud en doorontwikkeling) van een reservatie- en beheerssysteem voor gebruik in de Sport Vlaanderen-centra
Met deze selectieleidraad nodigt de Aanbesteder partijen uit om een aanvraag tot deelneming (kandidatuurstelling) voor de opdracht in te dienen.
De afdeling sportinfrastructuur van Sport Vlaanderen beschikt momenteel over 13 centra, verspreid in Vlaanderen. In al deze centra kan worden gesport in verschillende accommodaties, gaande van sporthallen, buitenterreinen, schaatsbanen tot paardenpistes en watersportbanen. Elkeen heeft zijn eigenheid en specifieke doelgroepen.
In onze centra werken een 150-tal mensen met de huidige software. Sommige zeer intensief, dagelijks, andere sporadisch of enkel raadpleging (via verschillende rechtengroepen). Al onze klanten komen rechtstreeks, of onrechtstreeks in contact met de reservatiesoftware.
Verschillende van onze activiteiten worden momenteel digitaal via dit softwaresysteem gestuurd. Klanten kunnen online inschrijven en betalen voor sportkampen en sportlessen en ze kunnen accommodaties reserveren. Aan de kassa kunnen er tickets gekocht worden voor een dagtoegang, artikels kunnen verhuurd en verkocht worden en men kan abonnementen kopen voor verschillende sporten en activiteiten. Back-office worden er dossiers opgemaakt voor grotere projecten zoals sportklassen, grote events en groepsreservaties. Ook zijn meervoudige (seizoens)reserveringen mogelijk.
Betalingen gebeuren online, cash of via facturatie achteraf. Herinneringsmails en ontvangsten worden automatisch opgevolgd via het systeem cfr. Onze algemene voorwaarden.
Heel dit systeem is gekoppeld met ons boekhoudprogramma dat dagelijks synchroniseert om alles up to date te houden. Ook werden koppelingen voorzien met het Burgerprofiel (inlog), betalingsplatformen en rapportage. De huidige verschillende onderdelen (inschrijvingen, reserveringen, dossiers, kassa, events) zitten in verschillende modules die doorheen de jaren veder ontwikkeld en aangepast zijn geweest. De verschillende onderdelen overlappen echter (bijv. Een dossier is ook een reservatie van een zaal of de aankoop van food) waardoor rapportage niet evident blijkt. Starten met een duidelijke, goede structuur zal de sleutel zijn om een goed nieuw en klantvriendelijk systeem op poten te zetten en hierover vlot te kunnen rapporteren.
Deze opdracht heeft als voorwerp het afsluiten van een meerjarige raamovereenkomst voor de ter beschikkingstelling van een softwarepakket, inclusief implementatie, opleiding, onderhoud, helpdesk en eventuele doorontwikkeling.
Sport Vlaanderen wil voor zijn 13 centra een (centraal gecoördineerd) beheerssysteem voor het administratief beheer en financiële afhandelingen van de inschrijvingen voor sportkampen, evenementen, sportlessen (met/zonder overnachting), reserveringen van sportinfrastructuur, verhuur van sportmateriaal (incl. voorraadbeheer) en de verkoop van artikels.
Om alles verder te stroomlijnen willen we dit reservatiesysteem koppelen aan specifieke hardware: kassasystemen, geautomatiseerde toegangen en eventueel in een latere fase videobewaking. Ook zijn er verschillende softwarekoppelingen nodig. Onder meer met het boekhoudsysteem van de Vlaamse overheid (momenteel Orafin), Mijn Burgerprofiel (https://burgerprofiel.vlaanderen.be/), de eigen personendatabank (PO-databank met eigen klantenbestand) en betalingsplatformen (momenteel POM). Deze verbindingen moeten geautomatiseerd, in real-time en via een single sign on-principe verlopen.
Al de data moeten vlot opengesteld kunnen worden aan onze Datawarehouse voor verdere rapportages en opvolgingen. Het rechtensysteem moet ervoor zorgen dat de centra zelfstandig kunnen werken, maar dat er centraal kan (bij)gestuurd worden.
Het geheel moet voldoen aan de regelgeving rond verwerkingen van persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet Verwerkingen Persoonsgegevens van 30 juli 2018, Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008, …). Hierdoor moet er een Data Protection Officer (DPO)/Functionaris Gegevensverwerkingen (FG) aanwezig zijn bij de aanbieder, dit omwille van het feit dat we deze als verwerker (zoals bepaald in artikel 4 AVG) aanschouwen.
Het systeem beschikt over verschillende onderdelen (reserveringen, inschrijvingen, verkoop en verhuur van artikelen,….) maar vormt één geheel, is intuïtief en zorgt voor een latere, vlotte rapportering.
Naast de technische vereisten en implementatie is het van groot belang dat er opleidingsmogelijkheden zijn en een vlot functionerende helpdesk wordt voorzien. Deze laatste moet gekoppeld kunnen worden aan ons eigen FMIS-systeem (ticketsysteem) om een vlotte doorstroom en opvolging van informatie te vergemakkelijken.
Het volledige softwarepakket en opleidingen moeten in het Nederlands zijn. Ook de medewerkers van het bedrijf moeten het Nederlands machtig zijn. Overige documenten (updates, handleidingen, helpdesk) zijn bespreekbaar.