Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-10-01
Buyer: Messe Berlin GmbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72200000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2024-11-01
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Hauptziel der gegenwärtig im Einsatz befindlichen und bis heute im Entwicklungsstand befindlichen Softwareprodukte ist die Digitalisierung und damit die Unterstützung des Veranstaltungsgeschäftes der Messe Berlin für Präsenz-/Hybrid- und rein digitale Veranstaltungen, durch modulare Standardfunktionalitäten sowie gesondert buchbare und vermarktbare Komponenten für die Kunden und Besucher der Messe Berlin.
Die Digitale Eventplattform stellt hierfür Grundfunktionalitäten bereit, welche permanent und veranstaltungsübergreifend, digitale und hybride Veranstaltungslösungen ermöglichen. Ergänzend stehen veranstaltungsspezifische Produkt-Bausteine bereit, die dann modular als Zusatzlösung hinzugezogen und durch die Messe Berlin vermarktet werden können.
Dabei ist die stetige Weiterentwicklung der Digitalen Eventplattform und Ergänzung der Funktionen um kundenindividuelle Anforderungen der Messe Berlin ein integraler Bestandteil der Gesamtlösung und Herzstück der Digitalstrategie für das Veranstaltungsgeschäft.
Die Digitale Eventplattform löste den seit 2000 bei der Messe Berlin etablierten Virtual Market Place (VMP) im Verlauf des Jahres 2021 Stück für Stück ab. Ab 1.7.2021 wurden bereits zahlreiche VMPs durch die neue Digitale Eventplattform mit dem Produktnamen "Event Cloud" abgelöst, ab dem 1.12.2021 erfolgt die komplette Überführung aller Plattformen auf das neue Toolset. Hierfür wurden Funktionen evaluiert und aufgesetzt, die das neue Kernprodukt (MB-Standard) enthält und/oder die nun weiterentwickelt werden, wie u.a. die digitale Eventplattform (Event Guide), Aussteller- und Eventverzeichnisse zur Integration in die Website (Online Guide & Widgets) sowie eine native App (Mobile Guide). Zusätzlich im Einsatz sind Applikationen zur Pflege des Contents (Event Cloud Console Console inkl. Program Manager zur Pflege des Eventprogramms sowie dem Content Manager zur Pflege der Ausstellerprofile) sowie der Event Shop zur Steuerung der, im Ausstellerpreis inkludierten, Medienpakete und zum Erwerb von Zusatzleistungen durch Aussteller. Zusätzliche Funktionalitäten, wie z.B. ein interaktiver Hallenplan sind ebenfalls im Einsatz.

FUNKTIONALITÄT
Die derzeit eingesetzte Event Cloud ist ein Mix aus Standardprodukt mit einem hohen Anteil von kundenindividueller Weiterentwicklung, im Nachfolgenden werden die einzelnen bereitgestellten Produkte mit ihren Funktionalitäten kurz dargestellt:
Event Guide
Der Event Guide ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die ein digitales Veranstaltungsportal mit umfangreichen Streaming-, Audio/Video- und Screensharing-Optionen, Terminvereinbarungs- und Chat-Optionen für einzelne Teilnehmer und Gruppen, VoD für die Bereitstellung von aufgezeichneten Sessions im Programmverzeichnis, umfassende digitale Messeerfahrung für alle Teilnehmer online bereitstellt.

Online Guide
Der Online Guide ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die Aussteller-, Firmen-, Personen- und Terminverzeichnis online bereitstellt.

Widgets
Zur Einbindung auf Webseiten werden Widgets bereitgestellt, die es ermöglichen, Aussteller, Produkte, Veranstaltungen, Speaker etc. aus der Event Cloud auf Webseiten zu präsentieren. Im Unterschied zum Online Guide, sind die Widgets flexibel und getrennt voneinander auf unterschiedlichen Seiten einsetzbar. 
Widgets können separatkonfiguriert werden (u.a. verfügbar in Kachel- oder Listenansicht mit horizontalem oder vertikalem Scrollen, filterbar nach Kategorie).
Mobile Guide
Der Mobile Guide ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die Anwendungen für Messe- und Kongressbesucher auf mobilen Endgeräten bereitstellt. Der Mobile Guide wird in den jeweiligen App Stores bereitgestellt. Dazu lädt der gegenwärtige Auftragnehmer die Software in die App Stores (iOS und Android) der Messe Berlin hoch und konfiguriert die Bereitstellung entsprechend den Vorgaben der Messe Berlin. Der gegenwärtige Auftragnehmer begleitet die Bereitstellung bis zu einer abschließenden Veröffentlichung durch den App Store.
Die oben beschriebenen Funktionalitäten des Event Guides stehen ebenfalls im Mobile Guide zur Verfügung.

Der Hallenplan ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die als Erweiterung interaktive Hallenpläne für den Event-, Online Guide und Mobile Guide bereitsteht.

Event Shop ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die einen Online Shop bzw. Ausstellerportal für den Vertrieb und Konfiguration von Leistungen bzw. Services an Aussteller bereitstellt. 

Event Program Manager ist der Produktname einer konfigurierbaren Standardsoftware, die ein Programm-Planungssystem für Kongress- und Veranstalter bereitstellt

Event Guide Backend (oder auch nur Backend) ist der Produktname einer Standardsoftware, die den Betrieb der benötigten Datenbanken und Webservices für die verschiedenen Produkte bereitstellt.

Event Cloud Console ist der Produktname einer Standardsoftware, die online eine Administrationsoberfläche für den Lizenznehmer bereitstellt. Der Lizenznehmer kann dabei selbstständig diverse Services innerhalb der Console bedienen.

Service und Support
Die AG wünscht die Möglichkeit des 1st-Level- und 2nd-Level Support. 

BETRIEBSMODELL
Das derzeit im Einsatz befindliche Softwareprodukt "Event Cloud" ist ein Mix aus Standardsoftwareprodukten und kundenindividuellen Konfigurationen und Weiterentwicklungen. Einige Weiterentwicklungen sind noch im Entwicklungsprozess. Die Firma Corussoft beliefert seit 2020 die Messe Berlin mit Software-Lizenzen und Software-Lösungen und betreibt verschiedene Applikationsdienste in diesem Zusammenhang.
Mit dem Produkt "Event Cloud" geht die entgeltliche Nutzung der lizenzierten Software (verschiedene Softwaretypen), die Gewährung von Nutzungsrechten, die Bereitstellung und Inbetriebnahme der Software, der Betrieb von entsprechenden Diensten sowie die Wartung- und Pflege aller beteiligten Software und Systeme einher.
Ziel ist der Abschluss eines Vertrag
1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach
Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär). 
2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen Eigenerklärung des Bewerbers: 
- dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein
vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, - dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, 
- dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Integrität des
Unternehmens in Frage stellt, wie z. B, 
- wirksames Berufsverbot (§70 StGB), wirksames vorläufiges Berufsverbot (§132a StGB), wirksame Gewerbeuntersagung (§35 GewO) oder, 
- rechtskräftige Verurteilung innerhalb der letzten 2 Jahre von Mitarbeitern mit
Leitungsaufgaben wegen Betrugs (§ 263 StGB), Subventionsbetrugs (§267 StGB), Untreue (§266 StGB), Diebstahls (§242 StGB), Unterschlagung (§246 StGB), Urkundenfälschung (§267 StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen (§298 StGB), Bestechung (§334 StGB), Vorteilsgewährung (§333 StGB), Baugefährdung (§319 StGB), Gewässer-und Bodenverunreinigung (§§324, 324a StGB) und wegen unerlaubter Umgangs mit gefährlichen Abfällen (§326 StGB), 
- dass in den letzten 2 Jahren keine Freiheitsstrafen von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder das
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und auch keine Bußgelder von wenigstens 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verhängt worden sind, 
- dass wegen der in §123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten weder eine rechtskräftige Verurteilung einer Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach §123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, vorliegt noch gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach §30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist, 
- dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden, 
- dass das Unternehmen sich darüber bewusst ist, dass wissentlich falsche Angaben in Bezug auf die Ausschlussgründe, die Fachkunde und Leistungsfähigkeit den Ausschluss aus der Lieferantenliste der Messe Berlin und die Meldung an das Korruptionsregister Berlin zur Folge haben kann. 
3. Nachweis einer Versicherungsgesellschaft, dass im Zuschlagsfall eine
entsprechende Versicherung besteht - nicht älter als 6 Monate 
4. Nachweis über die Zahlung von Abgaben an die Sozialversicherungsträger (Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen) - nicht älter als sechs Monate 
5. Nachweis über die Zahlung von Steuern (Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) - nicht älter als sechs Monate 
6. Schriftliche Zusicherung über die Einhaltung der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), insbesondere der Vorgaben für Auftragsdatenverarbeiter und Nennung eines Datenschutzbeauftragten
7. evtl. Erklärung der BewGe/BiGE bzw. Arbeitsgemeinschaft (ErklARGE) 
8. evtl. Nachunternehmerverzeichnis (NUNVerz) / Nachunternehmerverpflichtungserklärung (NUNVErkl) 
9. Vertraulichkeitserklärung 
10. Tariftreueerklärung 
11. Bestimmungen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes sind zu beachten und einzuhalten.

MINDESTKRITERIEN für die Zulassung zum Teilnahmewettbewerb 
Bereitstellung des Softwareproduktes "event Cloud" samt Applikationsdiensten einschließlich der Gewährung von Nutzungsrechten, Bereitstellung und Inbetriebnahme der Software sowie Wartungs- und Pflegevertrag

Die AG behält sich vor, weitere Unterlagen beizusehen bzw. zu verlangen. Werden die o. g. Erklärungen und Nachweise nicht eingereicht, kann ein Ausschluss wegen fehlender Eignung erfolgen. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind auch vom Unterauftragnehmer bzw. Bietern der Bietergemeinschaft beizubringen. Teilnahmeanträge, die keine vollständigen Erklärungen enthalten, können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Das Interessenbekundungsformular der AG ist vom Bewerber ausgefüllt und signiert in Textform gem. 126b BGB elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Andernfalls führt es zwingend zum Ausschluss.
Die nachstehenden Angaben / Erklärungen / Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen NU vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen / Angebote ist nicht ausreichend. Erklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz (netto)
des Unternehmens zur vergebenden Leistung in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Die Umsatzangaben sind für jedes Jahr separat anzugeben.
Die vorstehend genannten Erklärungen sind sowohl von dem Bewerber als auch allen Mitgliedern einer BewGe zu tätigen. Die Umsätze von Mitgliedern einer BewGe sind für die Erfüllung der Mindestanforderung zu addieren. Sofern der Bewerber/die BewGe zur Erfüllung der Mindestanforderungen auf Angaben/Daten von Dritten/Nachunternehmern/ konzernverbundenen Unternehmen verweisen will (Eignungsleihe), sind die obigen Angaben/Nachweise/Erklärungen auch für den 
Dritten/Nachunternehmer/konzernverbundene Unternehmen vorzulegen. Außerdem ist eine Erklärung des Dritten/Nachunternehmers/konzernverbundenen Unternehmens vorzulegen, wonach dieser/s bereit ist, Leistungen, finanzielle Mittel und/oder Ressourcen für dieses Projekt zu erbringen bzw. bereitzustellen (Verpflichtungserklärung).
Angabe des Umsatzes des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Für den Fall, dass der Bieter in die engere Wahl kommt, sind auf Verlangen der Messe Berlin GmbH eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen vorzulegen. Ferner sind Angaben zur wirtschaftlichen Entwicklung im laufenden Geschäftsjahr und der Personalentwicklung in den 3 vergangenen und im laufenden 
Geschäftsjahr zu machen.
Die vorgenannten Nachweise sind in der Phase der Interessenbekundung nicht abzugeben.
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: 
Angabe der Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.
Der Bewerber hat in seinen Angaben zur Leistungsfähigkeit Hinweise zu liefern, dass er mit dem vorhandenen Personal eine termingerechte Ausführung der Leistungen mit entsprechend qualifiziertem Personal erbringen kann:
-Angaben von einer Referenz in vergleichbarem Leistungsumfang

ZUSÄTZLICHE INFORMATION:
Es ist in diesem Zusammenhang zu beachten, dass im Rahmen des Ist-Standes beim Auftraggeber auf den bestehenden kundenindividuellen Entwicklungen aufzusetzen bzw. technisch anzuknüpfen ist und noch nicht abgeschlossene Entwicklungen fortzuführen sind.
Für die Nachforderung der Unterlagen gelten die Bestimmungen des § 56 VgV. Eine Nachforderung des Teilnahmeantragsformulars bzw. Angebotsformulars ist ausgeschlossen.


Winner: Messe Berlin GmbH