Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-09-01
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 71311300 | 72000000 | 72100000 | 72253200: Computer systems support services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 187021000 DKK
Award criteria: Pris, Transition, Kvalitet, Samarbejde

Technical requirements: Pris
Transition
Kvalitet
Samarbejde
Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) har med udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2022/S 086-234523 af 3. maj 2022 udbudt drift og teknisk vedligeholdelse af Forsvarets Koncernfælles Sags- og Dokumenthåndteringssystem (KESDH).
Forsvaret består af en række værn, kommandoer, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (samlet Koncernen), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver.
KESDH drives på Forsvarets Integrerede Informationsnetværk (FIIN) og tilgås fra autoriserede arbejdspladser.
KESDH er Forsvarets koncernfælles ESDH-system til sags- og dokumenthåndtering, hvori alle relevante ind- og udgående dokumenter og interne notater registreres, dvs. såvel fysiske som elektroniske dokumenter og e-post korrespondance. KESDH udgør en fælles platform for lagring, fremfinding, understøttelse af processer herunder afsendelse og modtagelse af digital post og behandling af informationer, som i et vist omfang er klassificeret, jf. Justitsministeriets Sikkerhedscirkulære, CIR nr. 10338 af 17. december 2014, dog højest til klassifikationsgraden Til Tjenestebrug (TTJ).
Koncernens myndigheder er omfattet af lovgivningen og retningslinjerne for god forvaltningsskik, herunder reglerne om journaliseringspligt og notatpligt, hvilket tilsiger fyldestgørende registrering. Det indbefatter bl.a., at følgende dokumenter registreres i KESDH:
-	Alle hændelser, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar mv.
Der skal desuden registreres med henblik på at genfinde og videndele relevant data og information. Det er op til den enkelte sagsbehandler at afgøre hvilke elementer, der skal registreres på den enkelte sag, ud over det materiale, som forvaltningsmæssige love og regler samt god forvaltningsskik foreskriver. KESDH anvendes af sagsbehandlere til at dokumentere al information, der ligger til grund for en afgørelse / beslutning. Alle interne dokumenter af betydning for en sags afgørelse tilknyttes og arkiveres på sagen.
KESDH er baseret på applikationen WorkZone fra KMD og består således af standard software samt moduler. Det indbefatter bl.a. WorkZone Content Server, WorkZone Services, WorkZone Client, WorkZone for Office, WorkZone Process (både Basis og udvidet pakke), WorkZone SmartPost, Masseforsendelse, Masseopret, WorkZone PDF, KESDH ServerSkan til Captia og Serverscan Klient. Herudover er der enkelte Forsvarsspecifikke tilpasninger i KESDH.
KESDH integrerer til andre af Koncernens systemer, herunder til den koncernfælles skabelonløsning samt WordEngine fra OmniDocs, der tilgås via Microsoft Office produkterne. KESDH har derudover integration til DeMars, som er Koncernens ERP-system baseret på SAP. FMI har centraliseret vedligeholdelse af CPR data for egne medarbejdere, og via egen integration broker stilles disse data til rådighed for sagsbehandlere via KESDH brugergrænsefladen. Af øvrige integrationer kan nævnes NgDP (Digital Post), DPR (CPR oplysninger), Active Directory samt WZ Interact (via RPA/UiPath).
Derudover består KESDH af en forudsætningsskabende infrastruktur, som omfatter FMI’s hardware (netværkforbindelser, netværksudstyr, servere, SAN/storage, backup robot mv.), og FMI’s software, som er baseret på teknologier fra Microsoft, Oracle, Netbackup, Virtualisering, Management og overvågning, Antivirus, Sikkerhedslogning mv.


Award value: 187021000
Number of bids: 2