Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-20
Buyer: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48421000 | 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72212000: Platform-specific software programming services
Submission deadline: 2023-03-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar insbesondere durch Anbindung an das bestehende SAP-System der Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH für die Stadt Leverkusen sowie Systemservice für zunächst 4 Jahre. Die angebotene Software sowie die nach diesem Vertrag zugehörigen Leistungen des Auftragnehmers müssen auch darüber hinaus, mindestens für weitere 6 Jahre, verfügbar sein.
Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Verwaltungsgebäude und Wohnheime.
Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig.
Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. SAP), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Fachbereich Gebäudewirtschaft optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszyklus der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports
Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet.
a) Es werden mindestens vier und höchstens sechs Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.
b) Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten:
c) Maßgeblich ist der Grad der Vergleichbarkeit der angegebenen Referenzleistungen zu dem Leistungsspektrum des ausgeschriebenen Auftrages. Die Vergleichbarkeit wird nach folgenden Merkmalen (Angabe mit Gewichtung) beurteilt, die einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters im Hinblick auf die hier ausgeschriebenen Leistungen ermöglichen:
d) Jede angegebene Referenz wird zu jedem vorgenannten Merkmal mit den Punktwerten 1, 2 oder 3 anhand ihrer Vergleichbarkeit bewertet. Dabei bedeutet die Formulierung "vergleichbar" nicht "gleich" oder gar "identisch", sondern, dass die Leistungen im technischen bzw. organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad hatten (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 27.04.2022, Verg 25/21). Maßgeblich für die Referenzwertung sind die Referenzerläuterungen im Vordruck 03.
Einen Punkt erhält eine Referenz, wenn sie hinsichtlich des technischen bzw. organisatorischen Schwierigkeitsgrades lediglich die in Ziff. III.1.3) der Auftragsbekanntmachung dargelegten Mindestanforderungen erfüllt. Zwei Punkte erhält die Referenz, wenn sie diese Mindestanforderungen in technischer bzw. organisatorischer Hinsicht übertrifft. Drei Punkte werden vergeben, wenn die Mindestanforderungen in technischer bzw. organisatorischer Hinsicht weit übertroffen werden.
Die pro Merkmale erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert. Bei der Bewerberauswahl werden nur geeignete Referenzen berücksichtigt. Sind mehr als die geforderte Mindestanzahl an Referenzen eingereicht, werden die geeigneten Referenzen in der vom Bewerber angegebenen Reihenfolge berücksichtigt, bis die geforderte Mindestanzahl erreicht ist.
Die Punktzahlen dieser Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet.

Eligibility requirements: (1.) Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. (2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Auftragsbekanntmachung sein. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.