Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2018-03-13
Buyer: Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72319000: Data supply services

Technical requirements: Das Land NRW hat zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW ein Programm etabliert, in dessen Rahmen alle Landesbehörden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Fristen vollständig auf die elektronische Kommunikation und Verwaltungsarbeit umgestellt werden sollen. Zur Erreichung dieses Ziels sollen alle Geschäftsprozesse in der Landesverwaltung identifiziert, nach Querschnitt-, Standard- und Fachprozessen klassifiziert und für eine Durchführung von Projekten zur Geschäftsprozessoptimierung (GPO-Projekte) priorisiert werden. Aufgrund gesetzlicher Umsetzungsfristen sowie der in Abhängigkeit zum GPO-Projekt stehenden weiteren Projekten ist die Aufgabe, alle Verwaltungsabläufe des Ministeriums des Innern NRW (IM NRW) und der 59 Behörden im Geschäftsbereich des IM NRW zu identifizieren und die 16 Pflichtangaben je Prozess bisi Ende Juli 2018 zu ermitteln und bis Oktober 2018 umzusetzen.
Eine zeitgerechte Prozessidentifikation und Gesamtkonsolidierung ist nur möglich, wenn der personelle Aufwand für die Identifikation und Benennung der eigenen Prozesse anhand von vordefinierten Musterprozessen aus einer Prozessbibliothek reduziert wird. Hierdurch wird erreicht, dass die Organisationseinheiten weitgehend selbstständig die Prozesse identifizieren können und die Prozesse anhand der einheitlichen Benennung auf der Basis der Musterprozesse mit geringerem Aufwand übergreifend zusammengeführt werden können. Vom Auftragnehmer sind daher folgende Leistungen zu erbringen:
— Bereitstellung einer Datenbank mit Prozessmodellen insbesondere aus Landesverwaltungen, die eindeutig benannt sind bis Ende Juli 2018,
— Schulung der für Organisation zuständigen Beschäftigten vor Ort für die Nutzung der Datenbank und Erläuterung der Prozessmodelle
Bedingt durch die gesetzliche zeitliche Vorgabe ist eine zeitgerechte Prozessidentifikation bis Ende Juli 2018 und Gesamtkonsolidierung nur möglich, wenn der personelle Aufwand für die Identifikation und Benennung der eigenen Prozesse anhand von vordefinierten Musterprozessen aus einer Prozessbibliothek reduziert wird. Hierdurch wird erreicht, dass die Organisationseinheiten weitgehend selbstständig die Prozesse identifizieren können und die Prozesse anhand der einheitlichen Benennung auf der Basis der Musterprozesse mit geringerem Aufwand übergreifend zusammengeführt werden können. Auf Basis einer Marktschau, die an 26 einschlägige Anbieter von Beratungsleistungen und / oder technischen Lösungen gerichtet wurde, wurde als einziger Anbieter einer Datenbank (Prozessbibliothek), die bereits über einschlägige Prozesse von Landesverwaltungen verfügt, die Fa. Picture GmbH identifiziert. Darüber hinaus werden vom Unternehmen auf Grundlage bereits mit Landesbehörden bestehender Vertragsverhältnisse Leistungen erbracht, welche die für die Prozessidentifikation erforderlichen Leistungen bereits beinhalten. Insofern können dort bereits erhobene Prozesse für das Projekt genutzt werden können und somit Synergien und Kostenvorteile erreicht werden. Es verfügen keine weiteren Anbieter auf dem Markt über eine umfangreiche vorausgefüllte Prozessbibliothek der öffentlichen Verwaltung. Der Neuaufbau einer Prozessbibliothek kommt aus zeitlichen Gründen und wirtschaftlichen Gründen nicht in Betracht.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag dieser Bekannmachung, gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingehen.