Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-01-05
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000
Estimated value: 0.01 EUR
Submission deadline: 2024-02-08
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß § 123, 124 GWB, § 31 Abs. 2 UVgO und § 16 VOB/A
Gegenstand der Vergabe ist ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung eines Flottenmanagementsystems als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung sowie weitere IT-Dienstleistungen.

Mit der Ausschreibung wird eine modulares Flotten System gesucht, welche das aktuell vorhandene System ablösen kann. 

Die wesentlichen Leistungsinhalte sind hier in dieser Übersicht dargestellt: 
•	Bereitstellung der Flottenmanagement-Software in der vereinbarten Qualität als Software as a Service, d.h. der Betrieb der Softwarelösung erfolgt durch den Auftragnehmer inklusive der benötigten IT-Infrastruktur für den Betrieb der SaaS-Lösung sowie inklusive
•	Support zur SaaS-Lösung und fortlaufende Weiterentwicklung der Standard SaaS-Lösung
•	Dienstleistungen im Rahmen des Einführungs- und Integrationsprojektes (z.B. Customizing der SaaS-Lösung, Anbindung / Integration von Umsystemen, Konfiguration, Migration, Schulungen)
•	und weitere IT-Dienstleistungen (z.B. Beratung, Training, Anpassungsleistungen)	
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind   möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.

Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-19 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren (KO-Kriterien).
Erklärungen 
1)	Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
2)	Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
3)	Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
4)	Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
5)	Erklärung zur Sanktionsliste, Embargo- und Außenwirtschaftsvorschriften und EU-Blocking Verordnung.

6)	Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
7)	Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
8)	Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention
9)	Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
10)	Erklärung zu §§122-124 GWB
11)	Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens
12)	Erklärung zu schweren Verfehlungen
13)	Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen
14)	Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner
15)	Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn
16)	Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen

Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1-16 mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab (KO-Kriterium - EK_1 gemäß Eignungsmatrix). Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt. 
17. Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate  (KO-Kriterium – EK_2 gemäß Eignungsmatrix)
18. Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages  (KO-Kriterium – EK_3 gemäß Eignungsmatrix)
19. Abgabe der unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung  (KO-Kriterium – EK_5 gemäß Eignungsmatrix)
20. Abgabe der ausgefüllten Antwortvorlage „Bietereigenerklärung zum Datenschutz“  (KO-Kriterium – EK_6 gemäß Eignungsmatrix)
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 21+22 handelt es sich um eine zwingende Anforderung. Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.

21. Abgabe des vollständig ausgefüllten Dokuments "Lieferantenselbstauskunft“  (KO-Kriterium – EK_4 gemäß Eignungsmatrix)

22.) Der Bewerber muss glaubhaft nachweisen, dass er in den vergangenen 3 Jahren ab Bekanntmachungsdatum einen durchschnittlichen Gesamtumsatz von mindestens 3,5 Mio. € pro Jahr mit Leistungen im Beschaffungsgegenstand (d.h. Fleetmanagement-Software und zugehörigen Dienstleistungen zu Integration, Support und Weiterentwicklung)  erzielt hat. 
Weiter erklärt der Bieter, wie hoch der Umsatzanteil dieser Leistungen am Gesamtumsatz des Unternehmens pro Jahr war. (KO-Kriterium – EK_9 gemäß Eignungsmatrix)
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 23+24 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.


23.)  Der Bewerber muss glaubhaft nachweisen, dass er in den letzten 4 Jahren ab Bekanntmachungsdatum mindestens 3 Referenzen zum Thema "Bereitstellung einer Flottenmanagementlösung für einen Kunden" in einem dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt bzw. Leistungsumfang in der EU durchgeführt hat oder aktuell durchführt (KO-Kriterium - EK_8 gemäß Eignungsmatrix)

Grundanforderungen an eine einzelne Referenz
- Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz des Flottenmanagementsystems beim Kunden, beträgt mindestens 12 Monate
- Der Umfang der erbrachten Referenzleistung muss mindestens bei 20.000 in der Lösung gemanagter Fahrzeuge liegen.
- Es müssen 3 der 4 Module Fahrzeugbestellung, Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugkonfigurator, Schadenmanagement abgedeckt werden
- In der Referenz muss das Flottenmanagementsystems zum Einsatz gekommen sein, welche im Rahmen dieser Vergabe angeboten wird (vorherige Versionen sind möglich)
- Die Referenz muss für einen Kunden in EU erbracht worden sein

Über alle Referenzen übergreifend müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt werden:
- Bei mindestens einer der drei Kundenreferenzen muss der Umfang der erbrachten Leistungen mindestens 25.000 in der Lösung gemanageter Fahrzeuge betragen.
- In Mindestens zwei der Kundenreferenzen muss die SW-Lösung zum Flottenmanagementsystems als SaaS-Lösung bereitgestellt worden sein 
- Es müssen alle 4 Module Fahrzeugbestellung, Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugkonfigurator, Schadenmanagement abgdeckt werden
- Bei mind. einer der drei Referenzen muss der Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz des Flottenmanagementsystems (als SaaS-Lösung) beim Kunden, mindestens 24 Monate betragen

Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:
- Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land / Ggf. Ansprechpartner beim Kunden
- Laufzeit der Referenz
- Angabe Gesamtumfang der Leistung in Anzahl gemanagter Fahrzeuge
- Benennung der Flottenmanagement-Lösung und Darstellung der Kerneigenschaften der eingesetzten Lösung und der zur Anwendung gekommenen Module (Fahrzeugbestellung, Fahrzeugverwaltung, Fahrzeugkonfigurator, Schadenmanagement)
- Darstellung der Anzahl und Inhalte der implementierten Schnittstellen der SaaS-Lösung beim Kunden
- Beschreibung des Betriebsmodells des Flottenmanagementsystems im Rahmen der Referenz (SaaS oder OnPrem)
- Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts / Nutzungsweise der Software beim Kunden
- Zielstellung des Kunden beim Einsatz des Flottenmanagementsystems und Angaben zur Zielerreichung
- Erbrachte Dienstleistungen im Rahmen der Integration der Software beim Kunden

24.) Der Bewerber verfügt über ein Informationssicherheits-Management-System (ISMS) entsprechend DIN ISO 27001 oder vergleichbar.
Der Bewerber muss dies durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder alternativ in einer Beschreibung in seinen wesentlichen Grundsätzen (IT-Sicherheitskonzepte/-vorgaben/-prozesse) belegen. Aus dieser Beschreibung muss dann hervorgehen, dass das Information Security Management Systems (ISMS) die maßgeblichen Anforderungen der ISO 27001 oder einer vergleichbaren Norm erfüllt. (KO-Kriterium – EK_7 gemäß Eignungsmatrix)