Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-01-07
Buyer: Rundfunk Berlin-Brandenburg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48450000 | 72212400: Computer aided design software
Submission deadline: 2022-02-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts "Dienstreisen" die Auswahl und Implementierung eines End-to-End-Travel-Managementsystems eines Systemanbieters, d.h. aus einer Hand.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Systems, das einheitlich, standardisiert und automatisiert sowohl Buchungs-, Genehmigungs- als auch Reisekostenabrechnung ermöglicht - und zwar ohne Medienbrüche. Dadurch sollen die mit Dienstreisen verbundenen Verwaltungsvorgänge effizienter in der Bearbeitung und Genehmigung werden.
Angebunden werden soll das System durch Schnittstellen an die SAP S/4-HANA-Umgebung (HR-Stammdaten bzw. Ministamm und Ausgabe Buchungsdaten an SAP-FI und Archivdaten an SAP-FI sowie gehaltsrelevante Daten an SAP-HR). Die Schnittstellen sind bei der ARD über SAP PI realisiert, welche auftraggeberseitig vom Auftraggeber definiert werden.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist im Rahmen der SAP-Prozessharmonisierung der ARD die Beschaffung eines End-to-End-Systems für die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen für die teilnehmenden 11 Rundfunkanstalten (sowie ca. 30 verbundene kleinere Einheiten). Der Auftragnehmer (AN) muss zudem bei der Inbetriebnahme sowie bei den notwendigen Anpassungen an die ARD-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen fachgerecht durch Konzeption und Realisierung (Implementierung und Customizing) wie folgt mitwirken.
- die Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Dienstreisen inklusive Hosting
- Bereitstellung von Schnittstellen für SAP-PI bzw. der im Anforderungskatalog aufgelisteten Schnittstellen
- Optional: Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Auslagenerstattungen an Mitarbeiter
Nicht Teil der Ausschreibung sind Schulungsleistungen, die von einer ARD-Tochtergesellschaft eigenständig beschafft und geleistet werden. Hierfür sind im Rahmen dieser Ausschreibung lediglich die nötigen Grundlagen wie digitale Handbücher, Dokumentation zum Customizing sowie Testzugänge zur Verfügung zu stellen.
Die Vertragslaufzeit für die Nutzung des Travel-Management-Systems beträgt zunächst fünf Jahre mit Verlängerungsoptionen um jeweils zweimal zwei Jahre (max. neun Jahre). Sie beginnt mit dem Produktiv/Pilotstartstart (voraussichtlich 01.01.2024) und gilt für die Lizenz-/Nutzungsentgelte des Travel-Management-Systems sowie für Pflege und Wartung.
Falls ein Anbieter eine Private-Cloud-Lösung anbieten möchte, dann muss die Kostenschätzung für die Infrastruktur (Server) vom Anbieter dem Angebot beigefügt werden.
- Bestätigung, dass das System den gesamten Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung in einem System abbildet
1. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
2. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 10.000 Anwendern für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
3. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 100.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
4. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit der Abrechnung nach Bundesreisekostengesetz oder einem Landesreisekostengesetz abzubilden.

Eligibility requirements: Vorlage der unterschriebenen Eigenerklärung