Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-12-20
Buyer: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72261000: Software support services
Estimated value: 291372.4 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Onderhoud en diensten: software voor het berekenen van lonen en vergoedingen en gelinkte toepassingen
Naar aanleiding van de overgang naar het Personeelsloket van de Vlaamse Overheid (Vlimpers traject) worden de lonen van het VDAB-personeel sinds 1.1.2019 beheerd en berekend door de Vlaamse Overheid. Dit betekent dat belangrijke delen van de functies die door Easypay software werden uitgevoerd en diensten die door het Sociaal Secretariaat van Easypay werden uitgevoerd, overgedragen werden naar de Vlaamse overheid.
Om ervoor te zorgen dat de overeenkomst met betrekking tot de resterende software en diensten die bij Easypay afgenomen worden de realiteit reflecteert, heeft VDAB besloten hiervoor een nieuwe overeenkomst af te sluiten. Deze overeenkomst behandelt het software-onderhoud en de diensten m.b.t. de herberekeningen van het loon van personeelsleden, het software-onderhoud mbt de overblijvende toepassingen voor de ondersteunende diensten en de personeelsdienst, het software-onderhoud voor de toepassing werkplekleren, het software-onderhou[...] (zie opdrachtdocumenten).
Sinds 1.1.2019 worden de lonen van het VDAB-personeel berekend door de Vlaamse Overheid. In de Easypay-software zitten nog steeds alle historische data van voor 1.1.2019. Voor herberekeningen, met betrekking op een periode voor 1.1.2019 moeten deze met de Easypay software nog steeds kunnen worden uitgevoerd. De overeenkomstige aangiften dienen uiteraard ook door het sociaal secretariaat te worden uitgevoerd.
Het softwareonderhoud m.b.t. de overblijvende toepassingen voor de ondersteunende diensten en de personeelsdienst
De Easypay software ondersteunt ook andere VDAB functies. Deze software staat op VDAB servers. In de loop van de volgende jaren zullen een aantal functies mogelijk anders worden ingevuld qua software. Het is voor VDAB belangrijk om elke functionaliteit apart te kunnen afzetten en daarom voor elk van deze onderdelen de eventuele onderhoudskost te kennen.
Werkplekleren is de software die voorzien is voor VDAB om de berekeningen te doen van maandelijkse betaal- en loonfiches voor klanten (wijkwerken, IBO), om de nodige interfaces te voorzien (o.a. naar de boekhouding) en om de gerelateerde fiscale aangiften te doen (maandelijks en jaarlijks - belcotax, 281.xx, 325.xx en individuele jaarrekeningen). De operationele software is voorzien om de periodieke aangiften (maandelijkse en jaarlijkse) te kunnen uitvoeren. Deze software is grotendeels operationeel, maar moet onderhouden worden. Dit houdt in dat tijdig aan wettelijke wijzigingen wordt tegemoet gekomen en dat er periodiek changes moeten worden uitgevoerd.
VDAB gebruikt de software cursisten voor het berekenen en uitbetalen van de vergoedingen van cursisten en om betaalfiches, interfaces naar de boekhouding en de bijbehorende documenten (281.xx, 325.xx, individuele rekeningen, diverse statistieken en rapporten) aan te leveren.
Deze toepassing is aan vernieuwing toe en het VDAB-proces dat van deze toepassing gebruik maakt zal binnen afzienbare tijd overgaan in een proces dat gebruik maakt van de toepassing werkplekleren (zie perceel 3). Totdat de toepassing cursisten overgaat in werkplekleren gebeurt het software-onderhoud volgens de bepalingen van dit perceel.
In het kader van de toepassing Werkplekleren en de toepassing cursisten moeten er 2 diensten uitgevoerd worden:
— enerzijds het uitvoeren van de betaling en het opstellen van betaaldocumenten en loonfiches van klanten,
— anderzijds het aangeven van de fiscale gegevens (de maandelijkse aangiften (274) en de jaarlijkse verwerkingen (aangifte Belcotax, 281.xx, 325.xx en de individuele rekeningen).
1) VDAB maakt sinds 1.1.2019 gebruik van VLIMPERS – de toepassing voor loonadministratie van de Vlaamse overheid. Voor eventuele herberekeningen van lonen voor 1.1.2019 kan VDAB enkel een beroep doen op de historische loonberekeningssoftware van Easypay en de daaraan gerelateerde diensten;
2) In de loop der jaren is de Easypay software meer en meer aangepast aan de specifieke noden van VDAB. Naast de personeelsadministratie omhelst dit ook de verwerking van de betalingen van de Raad van Bestuur, de juryleden en de leden van de HeroverwegingsCommissie;
3) De Easypay software wordt ook gebruikt als basis voor het uitvoeren van verschillende toepassingen van de ondersteunende diensten die er volledig mee geïntegreerd zijn. Die toepassingen kunnen dus niet zomaar worden losgekoppeld en kunnen dus voorlopig alleen bij Easypay worden afgenomen. VDAB werkt voor elke toepassing een toekomststrategie uit;


Winner: Easypay nv
Award value: 291372.4
Number of bids: 1