Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-06-15
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Meldebuch ist eine webbasierte Software zum Management von Betriebsvorkommnissen und Betriebsstörungen in den Leitstellen, zur Erfassung und Anzeige von Danen, zur Bearbeitung von Aufzugstörungen, zur Unfallbearbeitung im Bereich BO und zur Ausgabe von Verkehrsstörungen an BVG.de sowie weitere Abnehmer. Durch die Integration weiterer Anwendergruppen und die kontinuierliche Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der BVG muss das Meldebuch ·regelmäßig gewartet werden. Die Fa. IT Service Omikron GmbH als Hersteller ist der Eigentümer des Programmcodes und hat alleinig Zugriff auf den Quellcode. Dieser steht keinen anderen Firmen zur Verfügung. Aus diesem Grund kann die Wartung ausschließlich durch die Fa. IT Service Omikron GmbH angeboten und vorgenommen werden.
Die BVG ist rechtlich verpflichtet, Betriebsvorkommnisse zu erfassen und eingeleitete Maßnahmen zu dokumentieren. Um Arbeitsprozesse bei Störungen und anderen betrieblichen Vorkommnissen zu optimieren, müssen die erfassten Daten anschließend in Statistiken und Berichten auswertbar sein. Die Software ist für den operativen Betrieb der BVG durch die Abbildung von kritischen Geschäftsprozessen wesentlich. Nur die Software Meldebuch BVG erfüllt die festgelegten Rahmenbedingungen, die auf nachvollziehbaren, objektivtechnischen und wirtschaftlichen Erwägungen beruhen und die diskriminierungsfrei und willkürfrei bestimmt worden sind. Bei der Software Meldebuch handelt es sich um eine Individualsoftware, die im Auftrag der BVG durch die Fa. IT Service Omikron GmbH entwickelt wurde. Sie ist speziell auf die Unternehmensbereiche der BVG und ihre Prozesse zugeschnitten. Grund für die Entwicklung einer Individualsoftware war gerade, dass es auf dem Markt keine vergleichbare Software gab und gibt. Durch diese Variantenvielfalt gab es keine übergreifenden Prozesse (Beispiel Schienenersatzverkehre), keine personellen Synergien (Bsp. BO und BS in gemeinsamer Leitstelle) und keine Prozessharmonisierung zur Hebung von Synergiepotenzialen über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Betriebsstörungen wurden mehrfach in den Bereichen erfasst und konnten nicht zusammenhängend bearbeitet werden. Das mit hohem Aufwand angepasste Standardprodukt, das durch das Meldebuch ab 2014 abgelöst wurde, war den Anforderungen der BVG nicht mehr gewachsen. Die Daten dieser Software ließen sich nicht migrieren, Ein Nachfolgeprodukt mit erweitertem Funktionsumfang ist nicht verfügbar. Die BVG beobachtet kontinuierlich den Markt für IT-Systeme für Verkehrsunternehmen. Eine vergleichbare Software, ist auf dem Markt nicht erhältlich. Die Fa. IT Service Omikron GmbH hat sowohl technisch, bezogen auf die von Ihr erstellte umfangreiche Software und deren Schnittstellen zu weiteren Systemen in der BVG, als auch sachlich in Bezug auf die abgebildeten bereichsübergreifenden Prozesse ein besonders hohes Know-how erworben. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen, da das mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für die BVG verbunden wäre. Bei einer Neuentwicklung würden die Kosten ca. 2 bis 3 Mio. EUR und eine Entwicklungszeit von ca. 1.2 Jahren veranschlagen. Wenn das Meldebuch der BVG nicht in seiner bisherigen Form zur Verfügung stände, könnte die Dokumentation on Betriebsvorkommnissen und den in diesem Zusammenhang eingeleiteten Maßnahmen nicht mehr ohne erheblichen Mehraufwand in den Bereichen durchgeführt werden. Die bestehenden Prozesse, die durch das Meldebuch abgedeckt werden, mussten durch neue, überwiegend manuelle Prozesse, ersetzt werden.
Die Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Verkehrsvertrag relevant sind, müssten angepasst werden. Dies würde zu erhöhtem manuellen Aufwand in den Bereichen führen. Mit dem geplanten Rahmenvertrag über zukünftige Anpassungsleistungen sollen zu kalkulierbaren Kosten Leistungen des Herstellers abrufbar sein. Schulungen für das Meldebuch finden in der Regelhausintern durch Multiplikatoren statt. Der Schulungs- und Einführungsaufwand für die ca. 1 000 Benutzer für eine neu zu entwickelnde Software liegt geschätzt bei je nach Vergütungsgruppe zwischen 300 EUR und 450 EUR pro Tag. Eine Umstellung vom Meldebuch auf eine andere, vergleichbare Software würde eine Neuentwicklung einer Individualsoftware bedeuten. Dabei ist mit Sicherheit mit erheblichen Migrations- und Kompatibilitätsproblemen zu rechnen, da z. B. die Anbindung an BVG-interne Schnittstellen und die Übernahme von Altdaten der Erfahrung nach immer zu Problemen führen, die meist nur mit hohem personellen und finanziellen Aufwand zu korrigieren sind.
Das unter Ziffer V. 2.1) eingetragene Datum entspricht dem Tag an dem entschieden wurde den Auftrag zu vergeben.
Nach der bisher ergangenen Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.5.2013 – VII-Verg 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 1.8.2012 – VII – Verg 10/12, SatWaS/MoWaS u. Beschluss vom 27.6.2012 – VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) sind vorliegend die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers eingehalten, da:
— vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,
An den vorstehenden Grundsätzen gemessen liegen objektiv schwerwiegende personelle, wirtschaftliche und technische Gründe für die getroffene Wahl vor.
Nach § 13 Abs. 2 Nr. 3 c SektVO nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann, aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich Rechten des geistigen Eigentums
Erläuterung: Der Beschaffungsbedarf kann nur von einem Unternehmen erbracht werden, da die Rechte am Einsatz des Quellcodes allein beim Nutzungsrechteinhaber liegen. Der Beschaffungsbedarf ist auch Bestandteil der Daseinsvorsorge der BVG und unerlässlich für die Aufrechterhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen der BVG. Der Vertragsschluss soll mit dem bereits in der Vergangenheit involvierten Unternehmen erfolgen, so dass keine Lücke in der Erbringung der Leistungen der Daseinsvorsorge erfolgt; und es werden nach § 13 Abs. 2 Nr. 5 SektVO zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereist erbrachter Leistungen bestimmt sind und ein Wechsel des Unternehmens dazu führt, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbart oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringt. Parallel wurde eine Markterkundung durchgeführt, die zum gleichen Ergebnis kam. Eigentümer der Software ist die Firma ITSO. Wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums kann nur die Firma die Wartung übernehmen
Die Auftraggeberin ist daher der Ansicht, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an den öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: Vergabekammer des Landes Berlin