Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-01
Buyer: Web-Redesign der Universität Münster
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72413000: Website design services
Submission deadline: 2025-08-04

Technical requirements: § 135 Absatz 2 GWB
Die Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrags kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. 
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

§ 160 Absatz 3 Nummern 1 bis 4 GWB
Der Antrag zur Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit 
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
523 EU Eigenerklärung Sanktionspaket 5 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Ausgefüllte Erklärung (Formular 523 EU) zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 1 der VO (EU) Nr. 833/2014 i. d. F. des Art. 1 Ziff. 15 der VO (EU) 2022/1269 des Rates v. 21.07.2022 (Russland-Sanktionspaket)
Diese Erklärung ist auch von allen Mitgliedern einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie von allen Nachunternehmen vorzulegen.
Bewerbungsformular - Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Bitte nennen Sie min. 4 bis max. 6 Referenzprojekte aus den letzten max. 7 Kalenderjahren (es zählt der Go-live-Termin) idealerweise als Link zur Live-Seite oder als Case-Study (PDF o. Ä., oder Link zur Agentur-Website), bitte nennen Sie zu jeder Referenz das Jahr des Go-live. Bitte benennen Sie mindestens eine barrierefreie Referenz (gem. BITV 2.0) und machen diese kenntlich - z. B.: "Universität Musterstadt, 2019, barrierefrei". Sie dürfen auch mehr als 6 Referenzen angeben - in diesem Fall priorisieren Sie diese bitte.

Wichtig: Bitte weisen Sie uns explizit darauf hin, wenn Konzept (z. B. Informationsarchitektur), Design und/oder Frontend-Code einer Referenz nicht durch Ihre Agentur, sondern durch Dritte entwickelt wurde. Etwa: "Universität Musterstadt, 2019, barrierefrei, Konzept und Webdesign durch Agentur XY".

Bitte füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Bewerbungsformular - Personal (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Personalstärke je Disziplin numerisch/in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) - Agentur gesamt: Bitte beziffern Sie die aktuelle Anzahl festangestellter Mitarbeiter*innen - bitte sowohl numerisch als auch in VZÄ (ein VZÄ = Wochenarbeitszeit von 40h) je nach folgenden Positionen/Disziplinen:
o Beratung, Strategie/Konzept, Informationsarchitektur o. Ä. mit Schwerpunkt Digital/Websites
o UX/UI-Design
o Entwicklung (hier nur mit Erfahrung in der Frontend-Entwicklung und/oder Full-Stack)
o Projektmanagement
o Wichtig: Es zählen hier weder Mitarbeitende anderer Disziplinen (z. B. Officemanagement, Personalwesen, IT-Administration etc.) noch Freelancer o. ä. dritte Dienstleister/Nachunternehmer. Sofern festangestellte Mitarbeitende mehrere Aufgaben (z. B. Beratung und Projektmanagement oder UX und UI-Design) übernehmen, sind diese nur als eine Position zu zählen.

Größe und Berufserfahrung des designierten Projektteams: Bitte nennen Sie die Anzahl an Mitarbeitenden je Position/Disziplin, die Sie für unser Projekt einsetzen werden. Bitte nennen Sie ebenso die Anzahl an Berufsjahren in der benannten Position/Disziplin - z. B.: "UX/UI-Design: 2 Mitarbeitende; 8 Jahre, 5 Jahre".

Bitte füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Bewerbungsformular - Umsätze (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Umsätze der letzten drei Jahre: Bitte machen Sie Angaben zu den Umsätzen des Unternehmens, je Jahr, mindestens für 3 Jahre.

Füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.

Eligibility requirements: 523 EU Eigenerklärung Sanktionspaket 5 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Ausgefüllte Erklärung (Formular 523 EU) zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 1 der VO (EU) Nr. 833/2014 i. d. F. des Art. 1 Ziff. 15 der VO (EU) 2022/1269 des Rates v. 21.07.2022 (Russland-Sanktionspaket)
Diese Erklärung ist auch von allen Mitgliedern einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie von allen Nachunternehmen vorzulegen.
Bewerbungsformular - Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Bitte nennen Sie min. 4 bis max. 6 Referenzprojekte aus den letzten max. 7 Kalenderjahren (es zählt der Go-live-Termin) idealerweise als Link zur Live-Seite oder als Case-Study (PDF o. Ä., oder Link zur Agentur-Website), bitte nennen Sie zu jeder Referenz das Jahr des Go-live. Bitte benennen Sie mindestens eine barrierefreie Referenz (gem. BITV 2.0) und machen diese kenntlich - z. B.: "Universität Musterstadt, 2019, barrierefrei". Sie dürfen auch mehr als 6 Referenzen angeben - in diesem Fall priorisieren Sie diese bitte.

Wichtig: Bitte weisen Sie uns explizit darauf hin, wenn Konzept (z. B. Informationsarchitektur), Design und/oder Frontend-Code einer Referenz nicht durch Ihre Agentur, sondern durch Dritte entwickelt wurde. Etwa: "Universität Musterstadt, 2019, barrierefrei, Konzept und Webdesign durch Agentur XY".

Bitte füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Bewerbungsformular - Personal (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Personalstärke je Disziplin numerisch/in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) - Agentur gesamt: Bitte beziffern Sie die aktuelle Anzahl festangestellter Mitarbeiter*innen - bitte sowohl numerisch als auch in VZÄ (ein VZÄ = Wochenarbeitszeit von 40h) je nach folgenden Positionen/Disziplinen:
o Beratung, Strategie/Konzept, Informationsarchitektur o. Ä. mit Schwerpunkt Digital/Websites
o UX/UI-Design
o Entwicklung (hier nur mit Erfahrung in der Frontend-Entwicklung und/oder Full-Stack)
o Projektmanagement
o Wichtig: Es zählen hier weder Mitarbeitende anderer Disziplinen (z. B. Officemanagement, Personalwesen, IT-Administration etc.) noch Freelancer o. ä. dritte Dienstleister/Nachunternehmer. Sofern festangestellte Mitarbeitende mehrere Aufgaben (z. B. Beratung und Projektmanagement oder UX und UI-Design) übernehmen, sind diese nur als eine Position zu zählen.

Größe und Berufserfahrung des designierten Projektteams: Bitte nennen Sie die Anzahl an Mitarbeitenden je Position/Disziplin, die Sie für unser Projekt einsetzen werden. Bitte nennen Sie ebenso die Anzahl an Berufsjahren in der benannten Position/Disziplin - z. B.: "UX/UI-Design: 2 Mitarbeitende; 8 Jahre, 5 Jahre".

Bitte füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Bewerbungsformular - Umsätze (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Umsätze der letzten drei Jahre: Bitte machen Sie Angaben zu den Umsätzen des Unternehmens, je Jahr, mindestens für 3 Jahre.

Füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Bewerbungsformular - Softwareausstattung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - für Webdesign: Bitte nennen Sie die Software, mit der Sie die Web-Layouts und/oder Click Dummys im Paket "Webdesign" (Kap. 5 Leistungsbeschreibung) erstellen.

- für Korrekturrunden: Bitte nennen Sie die Software, mit der wir gemeinsam browserbasiert Korrekturrunden (siehe Kapitel 7 Leistungsbeschreibung) strukturiert erfassen und abarbeiten können, je für ...
o das Paket "Webdesign" (Kap. 5)
o das Paket "Entwicklung" (Kap. 6)

Bitte füllen Sie das "Bewerbungsformular Stufe 1" entsprechend aus.
Liquiditätserklärung / Kreditwürdigkeitserklärung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Vorlage einer aktuellen (max. 6 Monate alt zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist) Liquiditätserklärung / Kreditwürdigkeitserklärung durch die Hausbank / Kreditinstitut auf Geschäftsbogen des Instituts; es werden ausdrücklich keine konkreten Kontoinformationen (wie z. B. Kontostände, Kreditlinien usw.) gefordert, sondern das Institut bestätigt die Bankverbindung und geht allgemein auf diese ein (seit wann besteht die Bankverbindung, werden Verbindlichkeiten bedient usw.). Auch von allen Mitgliedern einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie bereits bekannten Nachunternehmen vorzulegen.
Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): aktueller (max. 12 Monate alt zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist) und gültiger Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung: Aus dem Nachweis müssen die versicherten Schadensarten und vereinbarten Deckungssummen hervorgehen. Liegt eine solche Versicherung nicht vor, so kann alternativ eine Bestätigung einer Versicherung vorgelegt werden, dass im Zuschlagsfalle eine solche Versicherung abgeschlossen werden kann und der Bieter bestätigt, dass er eine solche Versicherung dann im Zuschlagsfalle für die gesamte Dauer der Zusammenarbeit auch abschließen wird.

Bei Bieter-/Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn ein Mitglied der Bieter-/Bewerbergemeinschaft die Versicherung nachweist aufgrund der gesamtschuldnerischen Haftung. Bei dem Einsatz von Nachunternehmen muss der Nachweis vom Teilnehmer / Bieter selbst stammen (Ausnahme: Bei Eignungsleihe, wenn gesamtschuldnerische Haftung vereinbart und in Formular 534b EU entsprechend angekreuzt wurde).
Siehe Leistungsbeschreibung Kap. 9.2.

Bitte beachten Sie, dass es neben den Bewertungskriterien auch Ausschlusskriterien (erfüllt / nicht erfüllt) bei den Eignungskriterien gibt! - Referenzen
Für den Fall fehlender, unvollständiger oder sonst fehlerhafter Teilnahmeanträge / Angebote bzw. Bestandteile davon behält sich die Vergabestelle vor, die betroffenen Bewerber / Bieter unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und des Wettbewerbs aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Vergabestelle hierzu nicht verpflichtet ist und das Fehlen geforderter Unterlagen oder Angaben zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrages / Angebots führen kann. 

Die Vergabestelle behält sich vor, nur von den Bewerbern / Bewerberinnen Unterlagen nachzufordern, die Aussicht auf Aufnahme in Stufe 2 (Angebotsphase) des Vergabeverfahrens haben.
Einzureichende Unterlagen:
- 521 EU Eigenerklärung Ausschlussgründe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): 521 EU Eigenerklärung Ausschlussgründe: 
Bestätigung, dass keine Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB vorliegen. Dafür ist das Formblatt 521 EU zu verwenden. Bei Bieter-/Bewerbergemeinschaften ist es von allen Mitgliedern der Bieter-/Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ebenso ist es von allen Unterauftragnehmern vorzulegen.
- 531 EU Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): 531 EU Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung: 
Nur im Falle von Bewerber-/Bietergemeinschaften einzureichen.
- 534b EU Erklärung Eignungsleihe und Haftungserklärung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): 534b EU Erklärung Eignungsleihe und Haftungserklärung:
Nur im Falle von Eignungsleihe einzureichen.
- 533b EU Nachweis Unterauftragnehmer ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): 533b EU Nachweis Unterauftragnehmer: 
Nur im Falle vom Einsatz von Nachunternehmen einzureichen.

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