Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2023-03-03
Buyer: Folkekirkens It
Country: DK
Contract type: Services
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services | 72254100: Systems testing services | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72265000: Software configuration services
Estimated value: 120000000 DKK
EU fund: ESF

Technical requirements: Folkekirken anvender i dag lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2.000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2.000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.
Aftalen på det nuværende lønsystem udløber i 2026, hvilket betyder, at Folkekirkens IT skal have indgået en aftale om en løsning samt gennemført implementering inden 2026.
Folkekirkens IT inviterer leverandører af relevante lønsystemer på området til at tilmelde sig markedsdialogen (”RFI”). RFI-dialogmøder forventes afholdt d. 29. eller 30. marts 2023.
Folkekirken anvender i dag lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til Folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2.000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2.000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.
Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster og 10-15 særligt forhandlede overenskomster, herunder forudløn til tjenestemandsansatte og bagudløn til verenskomstansatte samt efterregulering foruden at det understøtter den folkekirkelige struktur og organisation.
Det ene — Stifternes løncenter for menighedsråd — fungerer som lønadministration for cirka 1.900 menighedsråd, kirkegårde og provstiudvalg, som er ansættelsesmyndighed for kirkefunktionærerne. Løncentret har afdelinger i Haderslev, Ribe og Roskilde stifter.
Det andet — Fællesfondløncentret — fungerer som lønadministration i forhold til præster og øvrige medarbejdere, som er aflønnet af fællesfonden, der er folkekirkens fælles ”kasse. Løncentret har afdelinger i Fyens og Lolland-Falsters Stifter.
Månedligt udbetales der løn til ca. 28.000 medarbejdere. I 2022 blev der kørt ca. 264.000 lønsedler igennem FLØS alene på A-indkomst. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS, aflønnes årligt op mod 40.000 forskellige personer.
Levering af lønsystem som en service, herunder løbende lønrelaterede ydelser og support samt etablering af et supplerende Arbejdsgivermodul (option) og Lønmodtagermodul (option) samt Uddannelse (option), der understøtter det lønadministrative arbejde, løbende forvaltning samt videreudvikling af den leverede lønsystemservice, herunder optimering og levering af relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser.
Folkekirkens IT påtænker at anskaffe en standardløsning, som leverandøren har ansvaret for at implementere og tilpasse/konfigurere til lokale forhold, som leveres efter en servicebaseret kontraktform (SaaS-produkt), hvor vedligeholdelse, drift og løbende support indgår som en del af en service.
Folkekirkens IT ønsker at gennemføre en markedsundersøgelse for at opnå en bedre forståelse for tilgængelige løsninger og ydelser på markedet samt at indsamle relevante input til tilrettelæggelse af anskaffelses- og implementeringsforløbet. En central del af markedsundersøgelsen er invitation til denne markedsdialog (RFI), som er målrettet leverandører af IT-løsninger på området.
1) Tilmelding – leverandører tilkendegiver deres interesse i at deltage i RFI’en gerne inden fredag d. 10. marts 2023 kl. 12:00 ved at sende en mail til majg@implement.dk.
2) Introduktionsmøde – Folkekirkens IT gennemfører et kort individuelt introduktionsmøde i uge 11 med de leverandører, der har meldt sig senest fredag d. 10. marts 2023 kl. 12:00.
3) RFI-materiale og besvarelse - Folkekirkens IT udsender RFI-materiale inkl. spørgsmål og leverandørerne opfordres til at udarbejde en kort skriftlig besvarelse, som leverandøren præsenterer på dialogmøde i marts 2023 og deler med Folkekirkens IT efterfølgende.
4) RFI-dialogmøder – Folkekirkens IT gennemfører 1-til-1 møder af ca. 2,5 times varighed med hver leverandør, der har udarbejdet en skriftlig besvarelse, for at få en bedre forståelse af markedet og markedsaktørernes perspektiver. Folkekirken forventer, at RFI-dialogmøder vil blive afholdt d. 29. eller 30. marts 2023 fysisk på Folkekirkens IT's adresse på Rådhusstræde 2 i København. På baggrund af indledende RFI-dialogmøder vurderer Folkekirkens IT behovet for opfølgende møder.


Award value: 120000000