Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-03-19
Buyer: Ιερά Αρχιεπισκοπή Αθηνών
Country: GR
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 79999100
Estimated value: 645160 EUR
Submission deadline: 2021-04-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Αντικείμενο της σύμβασης είναι η περαιτέρω ψηφιοποίηση του αρχείου γάμων και διαζυγίων, για τις περιόδους 1951-1991 και 1920-1955, αντίστοιχα, και της εισαγωγής των στοιχείων αυτών στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Σ.Η.Δ.) της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών, καθώς πολλά αιτήματα των πολιτών που προσέρχονται στο Γραφείο Γάμων και Διαζυγίων αφορούν σε περιόδους προγενέστερες του 1992 για τους γάμους και του 1956 για τα διαζύγια, για τις οποίες δεν υπάρχουν ψηφιοποιημένα αρχεία, και συνεπώς, η απαιτούμενη πληροφορία δεν είναι εύκολα και γρήγορα ανακτήσιμη, με συνέπεια τον αυξημένο χρόνο εξυπηρέτησης των πολιτών. Το προς ψηφιοποίηση μέρος του φυσικού αρχείου γάμων και διαζυγίων προσδιορίζεται σε 570.000 εγγραφές γάμων της περιόδου 1951-1991 και 20.000 εγγραφές διαζυγίων της περιόδου 1920-1955.
Αντικείμενο της σύμβασης είναι η περαιτέρω ψηφιοποίηση του αρχείου γάμων και διαζυγίων, για τις περιόδους 1951-1991 και 1920-1955, αντίστοιχα, και της εισαγωγής των στοιχείων αυτών στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Σ.Η.Δ.) της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών, καθώς πολλά αιτήματα των πολιτών που προσέρχονται στο Γραφείο Γάμων και Διαζυγίων αφορούν σε περιόδους προγενέστερες του 1992 για τους γάμους και του 1956 για τα διαζύγια, για τις οποίες δεν υπάρχουν ψηφιοποιημένα αρχεία, και συνεπώς, η απαιτούμενη πληροφορία δεν είναι εύκολα και γρήγορα ανακτήσιμη, με συνέπεια τον αυξημένο χρόνο εξυπηρέτησης των πολιτών.
Το προς ψηφιοποίηση μέρος του φυσικού αρχείου γάμων και διαζυγίων προσδιορίζεται σε 570.000 εγγραφές γάμων της περιόδου 1951-1991 και 20.000 εγγραφές διαζυγίων της περιόδου 1920-1955.
Ο μέσος όρος του πλήθους των πεδίων που απαιτούνται να ψηφιοποιηθούν ανά είδος εγγραφής, είναι ως εξής:
β) στην καταχώριση όλων των πεδίων ανά εγγραφή, με τη χρήση κατάλληλης φόρμας εισαγωγής και με την εφαρμογή διπλής παράλληλης καταχώρισης. Για τον σκοπό αυτόν, θα πρέπει στο πλαίσιο του έργου να αναπτυχθεί κατάλληλη εφαρμογή.
Τέλος, περιλαμβάνεται η μετάπτωση και ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων της ψηφιοποίησης στο υποσύστημα γάμων και διαζυγίων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών.
Η υλοποίηση της εν λόγω σύμβασης αναμένεται ότι θα συμβάλλει στη δραστική εξοικονόμηση του χρόνου και τη βελτίωση τής ποιότητας εξυπηρέτησης των πολιτών, αναφορικά με αιτήματα που σχετίζονται με πιστοποιητικά γάμου και διαζυγίων, καθώς με την ολοκλήρωσή της εκτιμάται πως θα επιτευχθεί η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των σχετικών αιτημάτων των πολιτών σε ποσοστό σχεδόν 100 %, σε χρόνο απόκρισης μόλις λίγων λεπτών, έναντι αρκετών ωρών που απαιτούνταν στο παρελθόν.
Δραστηριότητα 2: Ανάπτυξη εργαλείου καταχώρισης δεδομένων, προμήθεια και εγκατάσταση δικτυακού χώρου αποθήκευσης δεδομένων (storage area network).
Η σύμβαση περιλαμβάνεται στο υποέργο 1 της Πράξης: «Ψηφιοποίηση αρχείου γάμων και διαζυγίων της Ιεράς Αρχιεπισκοπής Αθηνών», η οποία έχει ενταχθεί στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα 2014 - 2020» με την υπ' αριθ. πρωτ. 363/9.3.2021 της Ε.Υ.Δ.Ε. Τ.Π.Ε., και έχει λάβει κωδικό MIS 5070781.
Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο τής σύμβασης, ήτοι να περιλαμβάνεται στο αντικείμενο δραστηριοτήτων τους η ψηφιοποίηση εγγράφων.
Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος - μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα, που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού, για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου, σχετικά με την άσκηση τού συγκεκριμένου επαγγέλματος.
Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος - μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.) ή σε τρίτες χώρες που έχουν προσχωρήσει στη Σ.Δ.Σ. ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση, σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα.
Οι εγκατεστημένοι στην ΕΛΛΑΔΑ οικονομικοί φορείς, θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον κατά την κείμενη νομοθεσία απαιτείται η εγγραφή τους, για την υπό ανάθεση υπηρεσία.
Οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ελάχιστο ετήσιο κύκλο εργασιών για τις 3 προηγούμενες του έτους του διαγωνισμού οικονομικές χρήσεις, για τις οποίες έχουν δημοσιευθεί ισολογισμοί (2017, 2018, 2019), ίσο ή μεγαλύτερο από το 200 % του προϋπολογισμού της παρούσας σύμβασης χωρίς ΦΠΑ, ήτοι 1 290 320,00 EUR μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστημα μικρότερο των 3 οικονομικών χρήσεων, θα πρέπει να πληροί το ελάχιστο ως άνω επίπεδο χρηματοοικονομικής επάρκειας για όσες κλεισμένες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιείται, συναρτήσει της έναρξης των δραστηριοτήτων του.
Διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση που ο υποψήφιος ανάδοχος είναι ένωση ή κοινοπραξία προσώπων, οι ανωτέρω προϋποθέσεις αρκεί να πληρούνται αθροιστικά από τα μέλη της ένωσης ή κοινοπραξίας.

Eligibility requirements: Οι οικονομικοί φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης της παρούσας σύμβασης, απαιτείται να ασκούν δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο τής σύμβασης, ήτοι να περιλαμβάνεται στο αντικείμενο δραστηριοτήτων τους η ψηφιοποίηση εγγράφων. Οι οικονομικοί φορείς που είναι εγκατεστημένοι σε κράτος - μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε ένα από τα επαγγελματικά μητρώα, που τηρούνται στο κράτος εγκατάστασής τους ή να ικανοποιούν οποιαδήποτε άλλη απαίτηση ορίζεται στο Παράρτημα XI του Προσαρτήματος Α΄ του ν. 4412/2016. Εφόσον οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να διαθέτουν ειδική έγκριση ή να είναι μέλη συγκεκριμένου οργανισμού, για να μπορούν να παράσχουν τη σχετική υπηρεσία στη χώρα καταγωγής τους, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να τους ζητεί να αποδείξουν ότι διαθέτουν την έγκριση αυτή ή ότι είναι μέλη του εν λόγω οργανισμού ή να τους καλέσει να προβούν σε ένορκη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου, σχετικά με την άσκηση τού συγκεκριμένου επαγγέλματος. Στην περίπτωση οικονομικών φορέων εγκατεστημένων σε κράτος - μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.) ή σε τρίτες χώρες που έχουν προσχωρήσει στη Σ.Δ.Σ. ή σε τρίτες χώρες που δεν εμπίπτουν στην προηγούμενη περίπτωση και έχουν συνάψει διμερείς ή πολυμερείς συμφωνίες με την Ένωση, σε θέματα διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, απαιτείται να είναι εγγεγραμμένοι σε αντίστοιχα επαγγελματικά μητρώα. Οι εγκατεστημένοι στην ΕΛΛΑΔΑ οικονομικοί φορείς, θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο οικείο επαγγελματικό μητρώο, εφόσον κατά την κείμενη νομοθεσία απαιτείται η εγγραφή τους, για την υπό ανάθεση υπηρεσία.

Award value: 645160