Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-01-27
Buyer: Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72413000: Website design services | 79200000 | 79421000 | 79952000
Submission deadline: 2016-03-11
Award criteria: Preis, Realisierungskonzept

Technical requirements: Preis
Realisierungskonzept
Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein beauftragt ein External Project Coordination Office (EPCO) mit dem Projekt- und Finanzmanagement sowie der Öffentlichkeitsarbeit für das INTERREG VB Baltic Sea Region (BSR) Projekt „Smart Blue Regions“ zum Thema „Smart Specialisation Strategies“ und „ Blue Growth“.
Smart Blue Regions ist am 20.11.2015 vom Begleitausschuss des Interreg Baltic Sea Region Programms (Interreg BSR Programm) genehmigt worden.
Das Hauptziel des Projekts ist es, die Wachstumspotentiale der beteiligten Partnerregionen im Bereich ihrer maritimen Wirtschaftszweige besser auszuschöpfen. Dafür sollen speziell die Kapazitäten der beteiligten Regionen im Bereich der „Smart Specialisation Strategies“ (RIS3) erhöht werden. Dieses neue Politikinstrument ist ab 2014 für Regionen verbindlich, die EFRE Strukturfondsmitteln im Bereich F&E sowie Innovation verwenden möchten.
Das Projekt besteht – wie aus Projektantrag (Anlage zu diesem Leistungsverzeichnis) ersichtlich – aus 4 Arbeitspaketen (Work Packages):
Im Projekt arbeiten 8 Partner aus 6 Ostseeanrainerstaaten mit (Polen, Lettland, Estland, Finnland, Schweden und Deutschland). Dazu kommen weitere assoziierte Partner. Es ist von März 2016 bis Februar 2019 angelegt und hat ein Budget von rund 1 836 000 EUR.
Das gemeinsame Projekt- und Finanzmanagement (unter WP1) und die Öffentlichkeitsarbeit (unter WP 2 – WP 4) und die Durchführung der Abschlusskonferenz (WP 4.3) sollen im Rahmen dieser Ausschreibung ab Anfang April 2016 extern an ein „External Project Coordination Office“ (EPCO) vergeben werden.
Die Ausschreibung findet unter dem Vorbehalt des Abschlusses des Zuwendungsvertrages (Grant Contract) der Programme Managing Authority mit dem Lead Partner statt. Im Falle des Nichtzustandekommens des Finanzierungsvertrages kann das Projekt nicht durchgeführt werden. Über eine Änderung dieser wesentlichen Finanzierungsbedingung werden alle am Verfahren Beteiligten umgehend informiert.
Das Ziel der Ausschreibung ist es, einen Vertragspartner zu gewinnen, der die ausgeschriebenen Leistungen erbringen kann.
Die Inhalte des Interreg Baltic Sea Region Project Smart Blue Regions sind den Vergabeunterlagen (einschließlich dem Projektantrag) zu entnehmen.
Die Aufgaben des für Smart Blue Regions extern zu vergebenden Projekt- und Finanzmanagements an ein External Project Coordination Office (EPCO) werden insbesondere in den Kapiteln des schriftlichen Projektantrages (Anlage zum Leistungsverzeichnis, ApplicationForm) zum Arbeitspaket / Work Package 1 (WP1) beschrieben. Der Aufgabenbereich der Öffentlichkeitsarbeit findet sich als Querschnittsthema in den WP 2 – WP 4 wieder. (Die Application Form wird nach Abschluss des Clarification Prozesses als „Project Data Form“ Teil des Zuwendungsvertrags/Grant Contracts).
Das EPCO für das englischsprachige Interreg BSR Programm VB Projekt „Smart Blue Regions “ soll den Lead-Partner, das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein, aber auch die anderen Projektpartner dabei unterstützen, die im Projektantrag aufgeführten Aktivitäten und Ergebnisse frist- und sachgerecht sowie inhaltlich und formal einwandfrei und qualitativ hochwertig zu erbringen. Dazu übernimmt der Auftragnehmer in enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Lead-Partner die Gesamtkoordinierung und das Gesamtmanagement sämtlicher Projektaktivitäten und -ergebnisse, die Fortschritts- und Finanzberichterstattung gegenüber den Programminstitutionen, sowie die Öffentlichkeitsarbeit. Eine detaillierte Übersicht über vom Projekt zu leistenden Aufgaben und die finanzielle Ausstattung ist dem Projektantrag (Anlage zu diesem Leistungsverzeichnis, Application Form) zu entnehmen.
— Organisation des gesamten Projektablaufs im vorgegebenen Zeitrahmen des Arbeitsprogramms unter Berücksichtigung der Verpflichtungen, die sich gemäß Projektantrag aus den genehmigten Mitteln ergeben,
— Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses zwischen den Projektpartnern zu allen für das Projekt relevanten Aspekten,

Eligibility requirements: Bedingungen für die Einreichung des Angebotes: Das gesamte Angebot ist vollständig in Papierform abzugeben, wenn dieses nicht über das e-Vergabesystem der GMSH eingereicht wird. Wird das Angebot in Papierform abgegeben, dann ist dieses zusätzlich digitalisiert auf einer CD einzureichen. Grundsätzlich sind Nachweise in Form von Eigenerklärungen (formlos) abzugeben, wenn nicht anders gefordert. Die nachfolgend aufgezählten Nachweise und Erklärungen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle einzureichen und müssen aktuell (nicht älter als 12 Monate, außer Diplom-Urkunden etc.) und noch gültig sein. Die geforderten Unterlagen sind bei Bietergemeinschaften für jedes einzelne Mitglied vorzulegen, wobei jedes Mitglied seine Eignung für den Leistungsbestandteil nachweisen muss, den es übernehmen soll; die Aufteilung der Mitglieder der Bietergemeinschaft zu den Leistungsbestandteilen ist anzugeben. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft beabsichtigt Nachunternehmer zur Auftragsdurchführung einzusetzen, hat dieser die von dem jeweiligen Nachunternehmer zu erbringenden Leistungen nach Art und Umfang zu benennen sowie die entsprechenden Erklärungen bzw. Nachweise auch für den jeweiligen Nachunternehmer einzureichen. Darüber hinaus hat der Bieter/die Bietergemeinschaft gegenüber der Vergabestelle spätestens vor Zuschlagserteilung nachzuweisen, dass ihm/ihr die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel (personelle und technische Ressourcen) des jeweiligen Nachunternehmers zur Verfügung stehen werden. Dieser Nachweis kann insbesondere durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers geführt werden. Hierzu erfolgt ggf. eine Aufforderung durch die Vergabestelle. Der Auftraggeber behält sich die Forderung von weiteren Unterlagen von Nachunternehmern vor. Ausländische Bewerber können an Stelle der nachfolgenden Eignungsnachweise auch vergleichbare Eignungsnachweise vorlegen. Sie werden anerkannt, wenn sie nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, erstellt wurden. Bestätigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollten die geforderten Nachweise unvollständig oder unzureichend sein, kann der Bewerber nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt; das Recht hierzu behält sich der Auftraggeber jedoch vor. Das Format der Unterlagen darf DIN A4 nicht überschreiten. Die einzureichenden Unterlagen sind deutlich sichtbar mit Ziffern und Buchstaben in der geforderten Reihenfolge zu kennzeichnen. Das Angebot und zugehörige Unterlagen werden nicht zurückgesandt. Präqualifikation: Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in die PQ-VOL-Datenbank (www.pq-vol.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen. 1) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung: (Name, Anschrift, Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten, Rechtsform, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Niederlassungen, Standorte in Deutschland und möglicher Kunden-Betreuungsstandort, Historie) auf max. 4 DIN A 4 Seiten 2) Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Eigenerklärungen: — dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen, — dass keine Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 4 lit. a bis lit. g VOL/A vorliegen, — ich/wir meinen/unseren Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen bin/sind, — ich/wir in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 21 Abs. 1 i. V. m. § 23 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes mit einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden bin/sind, — ich/wir die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfülle(n). 3) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist. 4) Eigenerklärung über Kenntnis und Nachweis eigener Arbeiten im Interreg-Ostsee-IVb-Programm, 5) Eigenerklärung über Vorerfahrung in der Durchführung der gesamten Organisation eines Interreg-IVb-Ostseeprogramm-Projektes: a) Partnertreffen organisieren und moderieren, b) Partner zur Einhaltung des Zeitplans „mahnen“, c) Kommunikation zu Interreg Baltic Sea Region Managing Authority/Joint Secretariat, unter den Partnern und gegenüber der Öffentlichkeit, d) Aufbau eines internetbasierten Kommunikationsmediums (Website mit internem Bereich), e) Durchführung größerer internationaler Veranstaltungen (200-300 Teilnehmer) im Ostseeraum einschl. aller Teilbereiche wie Einladungsmanagement, Programmerstellung, Dokumentation, Organisation vor Ort, Catering, Realisierung der Präsentationen, Diskussionen. 6) Eigenerklärung über Kenntnis und Nachweis eigener Arbeiten im Rahmen des EU-Konzepts „Blue Growth“ und der „EU Strategy for the Baltic Sea Region“ 7) Eigenerklärung über die finanzielle Abwicklung des Projektes entsprechend den Interreg-Vorschriften und mitgliedstaatlichen Rechtsnormen 8) Eigenerklärung über Fähigkeiten in den Hauptkommunikationssprachen Englisch und Deutsch fließend, Kommunikationsmöglichkeit auch in mindestens einer weiteren Muttersprache der Projektbeteiligten (Schwedisch, Finnisch, Estnisch, Lettisch oder Polnisch), 9) Eigenerklärung über Reaktionszeiten, für zeitkritische Entscheidungen muss ein physisches Treffen mit dem Lead-Partner MWAVT S-H innerhalb folgender Fristen ermöglicht werden: — bei Information an einem schleswig-holsteinischen Werktagvormittag (0-12 Uhr): Treffen noch am selben Tag, — bei Information an einem schleswig-holsteinischen Werktagnachmittag oder -abend (12-24 Uhr) oder am Wochenende (Samstag, Sonntag) oder an einem schleswig-holsteinischen Feiertag: Treffen am nächsten schleswig-holsteinischen Werktagvormittag (bis 12 Uhr).
3) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist.
4) Eigenerklärung über Kenntnis und Nachweis eigener Arbeiten im Interreg-Ostsee-IVb-Programm, 5) Eigenerklärung über Vorerfahrung in der Durchführung der gesamten Organisation eines Interreg-IVb-Ostseeprogramm-Projektes: a) Partnertreffen organisieren und moderieren, b) Partner zur Einhaltung des Zeitplans „mahnen“, c) Kommunikation zu Interreg Baltic Sea Region Managing Authority/Joint Secretariat, unter den Partnern und gegenüber der Öffentlichkeit, d) Aufbau eines internetbasierten Kommunikationsmediums (Website mit internem Bereich), e) Durchführung größerer internationaler Veranstaltungen (200-300 Teilnehmer) im Ostseeraum einschl. aller Teilbereiche wie Einladungsmanagement, Programmerstellung, Dokumentation, Organisation vor Ort, Catering, Realisierung der Präsentationen, Diskussionen. 6) Eigenerklärung über Kenntnis und Nachweis eigener Arbeiten im Rahmen des EU-Konzepts „Blue Growth“ und der „EU Strategy for the Baltic Sea Region“ 7) Eigenerklärung über die finanzielle Abwicklung des Projektes entsprechend den Interreg-Vorschriften und mitgliedstaatlichen Rechtsnormen 8) Eigenerklärung über Fähigkeiten in den Hauptkommunikationssprachen Englisch und Deutsch fließend, Kommunikationsmöglichkeit auch in mindestens einer weiteren Muttersprache der Projektbeteiligten (Schwedisch, Finnisch, Estnisch, Lettisch oder Polnisch), 9) Eigenerklärung über Reaktionszeiten, für zeitkritische Entscheidungen muss ein physisches Treffen mit dem Lead-Partner MWAVT S-H innerhalb folgender Fristen ermöglicht werden: — bei Information an einem schleswig-holsteinischen Werktagvormittag (0-12 Uhr): Treffen noch am selben Tag, — bei Information an einem schleswig-holsteinischen Werktagnachmittag oder -abend (12-24 Uhr) oder am Wochenende (Samstag, Sonntag) oder an einem schleswig-holsteinischen Feiertag: Treffen am nächsten schleswig-holsteinischen Werktagvormittag (bis 12 Uhr).