Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-07-01
Buyer: Stadt Bergisch Gladbach
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311100 | 72260000: Software-related services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2022-08-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stadt Bergisch Gladbach ist als Kreisstadt mit seinen rund 110.000 Einwohnern das Zentrum des Rheinisch-Bergischen Kreises und gehört zum Regierungsbezirk Köln. Wie viele andere Kommunen auch, hat die Stadt einige Herausforderungen "zu meistern". So kämpft die Kreisstadt z. B. mit einem Fachkräftemangel und dem demographischen Wandel, der sich auch auf die Personalsituation auswirkt. Ein signifikanter Teil der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung wird demnach in den nächsten Jahren in den Ruhestand eintreten. Darüber hinaus haben sich die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger im Zuge digitaler Technologien verändert und Auf-gaben der Mitarbeitenden nehmen an Komplexität und Quantität zu, wie Untersuchungen im Rahmen der E-Government-Strategie zeigten. Eine weitere Herausforderung sind die veränderten, rechtlichen Vorgaben, denen sich die Stadtverwaltung gegenübersieht. Das Onlinezugangsgesetz gibt vor, dass kommunale Verwaltungen einen Großteil ihrer Dienstleistungen digital zur Verfügung stellen müssen. Auch das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen beinhaltet Anforderungen, die die Stadtverwaltung zusätzlich zu ihrem ohnehin breiten Aufgabenspektrum zu bewältigen hat.
Eine moderne Verwaltung sollte in diesem Umfeld agil, flexibel und effizient agieren, um das Wachstum zu begleiten und den skizzierten Ansprüchen gerecht zu werden. Flexibilität und Zielorientierung sind notwendig, um mit den Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten. Um Arbeitsprozesse dahingehend zu optimieren, sollen in der Stadtverwaltung Bergisch Gladbach ganzheitliche E-Government-Lösungen entwickelt werden, die nicht nur für einzelne, sondern für eine Vielzahl von Abteilungen und ihre jeweiligen Fachanwendungen nutzbar sind.
Die Stadt Bergisch Gladbach möchte ihre Verwaltung mithilfe digitaler Technologien modernisieren. Damit möchte die Stadt den genannten Herausforderungen wie dem demografischen Wandel, rechtlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und veränderten Anforderungen seitens der Bürgerinnen und Bürgern begegnen. Zu diesem Zweck wurde eine E-Government-Strategie entwickelt, die das Leitbild, die Ziele und Maßnahmen inkl. einer Umsetzungs-Roadmap für die Digitalisierung der Verwaltung in den nächsten Jahren definiert. Die Stadt Bergisch Gladbach erhofft sich durch die Einführung eines DMS eine Beschleunigung der internen Arbeitsprozesse. Zugriffe auf Informationen und Dokumente sollen durch eine bessere Auffindbarkeit vereinfacht werden. Zusätzlich soll ein zentrales DMS eine möglichst medienbruchfreie Prozessbearbeitung ermöglichen und den Bürgerservice verbessern.
Hardwarekomponenten sind nicht Gegenstand des Vergabeverfahrens. Diese werden von der Auftraggeberin nach Vorgabe bereitgestellt.
Ebenso sind Dienstleistungen zur Unterstützung in der Betriebsphase nicht Gegenstand des Vergabeverfahrens.
Die Wertung des Teilnahmeantrages erfolgt anhand des in der Anlage "Teilnahmewettbewerb" dokumentierten Bewertungsschemas.
Die unter II.2.5 genannten Zuschlagskriterien dienen der Bewertung der Angebote im Rahmen des Verhandlungsverfahrens.
Die Bewertung der Erstangebote umfasst den Preis, das Lösungskonzept und den Leistungskatalog/ Anforderungskatalog.
Der Leistungs- / Anforderungskatalog enthält KO-Kriterien (Ausschlusskriterien), die auf jeden Fall erfüllt werden müssen. Angebote, die nicht alle KO-Kriterien erfüllen, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen.
Die als Bewertungskriterium gekennzeichneten Anforderungen werden nach definierten Bewertungsmaßstäben (Zielerfüllungsgrade) und einem Punktesystem (Bewertungspunkte mit Gewichtung) bewertet. Die einzelnen Bewertungskategorien werden folgendermaßen gewichtet:
Die weiters konkrete Umsetzung der hier beschriebenen Vorgehensweise bei der Bewertung ist in Anlage "Bewertung Beispielrechnung" nachvollziehbar dokumentiert.
Alle mit A gekennzeichneten Kriterien sind Ausschlusskriterien und führen bei Nichteinhaltung zum Ausschluss des Bewerbers.
Umsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre getrennt nach Gesamtumsatz und DMS spezifischer Umsatz.
Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.
Zum weiteren Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, werden die Bewerber aufgefordert, mindestens drei gültige Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, betreffend die Implementierung von DMS-Lösungen, einzureichen

Eligibility requirements: Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Eintragung in ein Präqualifikationsverzeichnis; Eintragung im Handelsregister des Amtsgerichts; Eintragung in sonstiges Berufsregister; Keine Verpflichtung zu einer solchen Eintragung; Eintragung bei der Handwerkskammer; Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer; Gewerbeanmeldung; Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft.