Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-10-14
Buyer: Miasto Bydgoszcz
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72611000: Technical computer support services
Estimated value: 4617073.17 PLN

Technical requirements: Wykonywanie asysty technicznej i konserwacji oprogramowania Zintegrowanego Systemu OTAGO obejmującego Urząd Miasta Bydgoszczy i jednostki organizacyjne w okresie 24 miesięcy
Postępowanie zostało wszczęte w dniu 9.10.2019 r., natomiast decyzja o udzieleniu zamówienia zostanie podjęta po negocjacjach z wybranym wykonawcą i zawarciu z nim umowy.
W 1995 r. w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego został zakupiony system informatyczny Ratusz (Otago). System dostarczył Zakład Usług Informatycznych Otago Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Heweliusza 11. Od 4.1.2016 r. wykonawca jw. został członkiem grupy spółek pod nazwą Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Żwirki i Wigury 15, 81-387 Gdynia, POLSKA (zmiana adresu od 1.8.2017 r. ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia, POLSKA).
W związku z jw. Zakład Usług Informatycznych Otago Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, przestała istnieć, a jej następcą prawnym została Asseco Data Systems S.A. (ADS) z siedzibą w Gdyni.
Proces połączenia został dokonany na podstawie art. 506 w związku z art. 492 § 1 pkt 1 oraz art. 515 § 1 i art. 516 § 6 Kodeksu Spółek Handlowych. Na podstawie art. 494 § 1 Kodeksu spółek Handlowych, ADS S.A. wstąpiła z dniem 4.1.2016 r. we wszystkie prawa i obowiązki Spółki z o.o. Zakład Usług Informatycznych Otago z siedzibą w Gdańsku wynikające z zawartych przed powstaniem Spółki Asseco umów. Wobec powyższego ADS S.A. stała się stroną wszystkich umów zawartych przez Zakład Usług Informatycznych Otago Sp. z o.o. Obecnie system informatyczny Otago wykorzystywany jest w większości wydziałów UMB oraz jednostek organizacyjnych Zamawiającego. W skład systemu Otago wchodzi 36 aplikacji obsługujących strategiczne dla urzędu obszary. Wszystkie aplikacje korzystają ze wspólnej bazy danych zapewniając integrację danych i przepływ informacji pomiędzy wydziałami urzędu. Stopniowo dodawane są nowe aplikacje i powiększana jest liczba stanowisk obsługiwanych przez system Otago. W chwili obecnej z systemu korzysta 1428 użytkowników. System Otago rozwijany i utrzymywany jest przez firmę ADS S.A., jako jedynego właściciela praw autorskich. Firma jw. jest jednocześnie jedynym podmiotem na rynku udzielającym licencji na zintegrowane oprogramowanie Otago. Konieczność ciągłych modyfikacji systemu wynika zarówno ze zmieniających się przepisów prawa regulujących funkcjonowanie poszczególnych komórek urzędu, jak też rosnących potrzeb w zakresie informatycznego wsparcia prac wydziałów.
Zamawiający nie wdraża nowych rozwiązań informatycznych, lecz ze względu na znaczne koszty inwestycyjne (czas, zasób osobowy i finansowy, procedury i procesy biznesowe, zmiany organizacyjne) – utrzymuje bieżące rozwiązanie systemu Otago. Obecnie nie ma możliwości świadczenia usług serwisowych oprogramowania Otago przez inne firmy działające na rynku, bowiem żaden inny podmiot nie posiada majątkowych praw autorskich i tym samym nie jest w stanie świadczyć usług związanych z naprawianiem błędów oraz rozwojem Systemu Otago.
Dodać należy, że zarówno w 2004 r. jak i w 2005 r. Zamawiający uzyskał zgodę na zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „Konserwację oraz rozbudowę zintegrowanego systemu obsługi UM– Ratusz” (decyzje Prezesa UZP nr nr ZT/5397/04, ZT/3096/05).
Umowy zostały zawarte z Zakładem Usług Informatycznych Otago Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Heweliusza 11. Przedmiot wspomnianych umów, co do których Prezes UZP uznał zasadność zastosowania trybu z wolnej ręki jest tożsamy z przedmiotem niniejszego postępowania.


Winner: Asseco Data Systems S.A.
Award value: 4617073.17