Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-06-29
Buyer: Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/ Materialwirtschaft
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72310000: Data processing services
Submission deadline: 2022-07-26
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Los1: Produktion, Personalisierung und Versand von Plastikkarten als VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S an anspruchsberechtigte Personen sowie optional Betrieb eines Webportals als Antragsstrecke
Los 2: Digitalisierung von analogen Formularen und Fotos und Bereitstellung der Daten in digitaler Form zur Beantragung von VBB-Kundenkarten Berlin-Ticket S als Ersatz für den BerlinPass
Produktion, Personalisierung und Versand von Plastikkarten als VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S an anspruchsberechtigte Personen sowie optional Betrieb eines Webportals als Antragsstrecke
Die Berliner Verkehrsbetriebe AöR ("BVG") sind das größte kommunale Nahverkehrsunter-nehmen Deutschlands. Als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und elektronischer Fahrausweise für hilfebedürftige Berliner*innen wird die BVG in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales den anspruchsberechtigten Personen eine VBB- Kundenkarte Berlin-Ticket S als neuen Nachweis zur Berechtigung zum Kauf und zur Nutzung des Berlin-Ticket S zur Verfügung stellen. Diese VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S soll als Plastikkarte ausgegeben werden. Die Karte soll über keinerlei Datenspeicherfunktion verfügen, d.h. es handelt sich nicht um eine "intelligente Chipkarte"; vielmehr sind alle Informationen der Karte visuell auf der Karte aufgebracht.
Die BVG möchte den anspruchsberechtigen Personen die Möglichkeit bieten, die VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S inklusive Upload des Berechtigungsnachweises, eines Fotos und der Kopie eines offiziellen Ausweisdokuments online zu beantragen, bei Antragstellenden unter 16 Jahren genügt anstelle des offiziellen Ausweisdokuments ein Schülerausweis.
Mit dieser Ausschreibung wird für Los 1 ein Dienstleister gesucht ("AN"), der eine Webportallösung (Option) für eine solche online-Antragstrecke bis zum 30. November 2022 zur Verfügung stellt, hostet und wartet (Option) und der ab dem 01.12.2022 bis zum 31.12.2023 die online-Antragsstrecke betreibt, eine Plausilibisierungsprüfung durchführt, die VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S produziert und an die Berechtigten postalisch versendet. Die BVG wird die Option erhalten, den Vertrag mit dem AN jeweils für die Kalenderjahre 2024, 2025 und 2026, also maximal bis zum 31.12.2026, zu verlängern.
Nach den aktuellen Prognosen der BVG werden jährlich zwischen 300.000 und 680.000 (maximal jedoch ca. 750.000) Anträge auf Erhalt einer VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S erwartet, das heißt grundsätzlich pro Monat zwischen 25.000 und 57.000 Anträgen. In den ersten beiden Monaten ist jedoch mit einem erhöhten Antragsvolumen zu rechnen, und zwar mit bis zu insgesamt 400.000 Anträgen in den ersten zwei Monaten (Dezember 2022 und Januar 2023). Das maximale Auftragsvolumen beträgt jährlich 750.000 Anträge und kann zudem im Wege der Vertragserweiterung um 200.000 Anträge erweitert werden.
Digitalisierung von analogen Formularen, Dokumenten und Fotos und Übergabe der Daten an den Dienstleister Los 1
Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) sind das größte kommunale Nahverkehrsunternehmen Deutschlands. Als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und elektronischer Fahrausweise für hilfebedürftige Berliner*innen wird die BVG in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales den anspruchsberechtigten Personen eine VBB- Kundenkarte Berlin Ticket S als neuen Nachweis zur Berechtigung zum Kauf und zur Nutzung des Berlin-Ticket S zur Verfügung stellen. Diese VBB-Kundenkarte Berlin Ticket S soll als Plastikkarte ausgegeben werden. Die Karte soll über keinerlei Datenspeicherfunktion verfügen, d.h. es handelt sich nicht um eine "intelligent Chipkarte"; vielmehr sind alle Informationen der Karte visuell auf der Karte aufgebracht.
Die BVG möchte den anspruchsberechtigen Personen die Möglichkeit bieten, die VBB-Kundenkarte Berlin Ticket S inklusive Upload des Berechtigungsnachweises, eines Fotos und der Kopie eines Ausweisdokuments online zu beantragen. Anspruchsberechtigte Personen sollen alternativ hierzu aber auch die Möglichkeit haben, Anträge für die VBB-Kundenkarte Berlin Ticket S nicht online zu beantragen, sondern Anträge über Briefkästen, die sich an unseren BVG Kundenzentren befinden werden, oder postalisch einzureichen (analoge Beantragung).
Für die Digitalisierung dieser analogen Anträge einschließlich aller Unterlagen/Dokumente und für die Bereitstellung von digitalen Dateien an den Dienstleister Los 1 , wird ein Dienstleister ("AN") für Los 2 für den Zeitraum vom  01.12.2022 - 31.12.2023 gesucht. Die BVG wird die Option erhalten, den Vertrag mit dem AN jeweils für die Kalenderjahre 2024, 2025 und 2026, also maximal bis zum 31.12.2026, zu verlängern.
Nach den aktuellen Prognosen der BVG werden jährlich zwischen 300.000 und 680.000 (maximal jedoch ca. 750.000) Anträge auf Erhalt einer VBB-Kundenkarte Berlin-Ticket S erwartet, das heißt grundsätzlich pro Monat zwischen 25.000 und 57.000 Anträgen. In den ersten beiden Monaten ist jedoch mit einem erhöhten Antragsvolumen zu rechnen, und zwar mit bis zu insgesamt 400.000 Anträgen in den ersten zwei Monaten (Dezember 2022 und Januar 2023). Das maximale Auftragsvolumen beträgt jährlich 750.000 Anträge und kann zudem im Wege der Vertragserweiterung um 200.000 Anträge erweitert werden.
8. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im Wettbewerbsregister des Bundes i.S.d. § 2 WRegG  vorliegt.
9. Eigenerklärung, dass weder der Bieter selbst, noch eine mittelbar an der Auftragsausführung beteiligte Person bzw. Unternehmen unter das Verbot des Art. 5k Abs. 1 VERORDNUNG (EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren fällt
Hinweise: Für die Angaben sind grundsätzlich die von der BVG zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.

Eligibility requirements: Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Eignungsleihgeber an der Ausschreibung teilnimmt, hat folgende Unterlagen /Erklärungen vorzulegen: 1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis (z.B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als drei Monate ist. 2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens. 3. Eigenerklärung, dass von allen an dem Projekt mitwirkenden Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) "Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen eingeholt wurde bzw. spätestens bis zum Vertragsbeginn eingeholt wird. 4. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt. 5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) nicht vorliegen. 6. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht vorliegen. 7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen. 8. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im Wettbewerbsregister des Bundes i.S.d. § 2 WRegG  vorliegt. 9. Eigenerklärung, dass weder der Bieter selbst, noch eine mittelbar an der Auftragsausführung beteiligte Person bzw. Unternehmen unter das Verbot des Art. 5k Abs. 1 VERORDNUNG (EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren fällt Hinweise: Für die Angaben sind grundsätzlich die von der BVG zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der AG Angaben der Bieter zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.