Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-11-30
Buyer: BG-Phoenics GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 470000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Auftraggeber ist satzungsgemäß der IT-Dienstleister ihrer Gesellschafter Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU), Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) und Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI). Der Auftraggeber betreibt eine Branchenlösungs-Software („phoenics“), in der die Geschäftsprozesse der Gesellschafter zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben abgebildet sind. In phoenics werden alle Dokumente und Akten in elektronischer Formgeführt. Für eingehende Dokumente wird ein Posteingangssystem betrieben, in dem sämtliche Eingangspost der Kunden gescannt und elektronisch zur Verfügung gestellt wird. Zur Verarbeitung der Scans wird unteranderem die Software PROSAR-AIDA des Herstellers Paradatec eingesetzt.
Der Auftraggeber hält eine Unternehmenslizenz von PROSAR-AIDA, mit der die benötigte Anzahl von Servern und das benötigte Seitenvolumen abgedeckt sind, nebst einigen zusätzlichen Modulen von Paradatec zur Nutzung weiterer Features zur Verarbeitung der Scans.
Für diese Lizenzen besteht ein aktiver Wartungsvertrag, der zum 31.12.2021 ausläuft. Zur Gewährleistung desweiterführenden Systembetriebs soll die Wartung für diese Lizenzen bis 31.12.2024 verlängert werden.
Des Weiteren sind innerhalb der nächsten drei Jahre Konsolidierungen für die Server geplant, auf denen PROSAR-AIDA im Einsatz ist, was in der Folge möglicherweise weniger Serverlizenzen erfordert. Der Hersteller hat BGP angeboten, unterjährig eine Reduzierung der Anzahl der Serverlizenzen vorzunehmen, so dass sich der Wartungsbetrag bereits für das laufende Wartungsjahr reduziert.
Gemäß Hersteller ist der Abschluss eines Wartungsvertrages mit dieser Option nur direkt beim Hersteller Paradatec selbst möglich.
Die Verarbeitung aller Dokumente in elektronischer Form ist ein elementares Merkmal von phoenics. Das Scannen sämtlicher in Papierform eingehender Dokumente ist dafür eine unverzichtbare Voraussetzung. Ein Wechsel auf eine alternative Software zur Verarbeitung von Posteingangs-Scans würde einen Neuentwurf der EDV-Infrastruktur im Scanbereich nach sich ziehen, um das Zusammenspiel zwischen der Scanner-Hardware und phoenics sicherzustellen. Außerdem müssten die entsprechenden Prozesse und Verarbeitungsschritte für das Scannen und Verarbeiten der Eingangspost komplett überarbeitet werden. Dies würde einen hohen Mehraufwand bedeuten, der im Rahmen des aktuellen Budgets und des aktuellen Personalbestands derzeit nicht zu bewältigen ist.
Der in Abschnitt V.2.1. angegebene Tag ist der Zeitpunkt der Vergabeentscheidung. Der Auftrag wird 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Auftragsbekanntmachung erteilt.
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.


Winner: Paradatec GmbH
Award value: 470000