Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-07-07
Buyer: Dataport AöR
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2018-08-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Mit der Einführung eines gemeinsamen Customer Relation Management Systems für Kulturbetriebe sollen Synergieeffekte im Bereich Kundenmanagement sowie Marketing/Vertrieb geschaffen werden. Eine mandantenfähige CRM-Software soll unter Einbeziehung von Wirtschaftlichkeitsaspekten einen kundenzentrierten Ansatz zur Bearbeitung der Beziehung zwischen Kultureinrichtung und Besucher sowie die Ausrichtung der Kommunikations-, Distributions- und Angebotspolitik an den Besucherbedürfnissen ermöglichen und alle zusammenhängenden Prozesse standardisieren. Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens werden folgende Leistungen vergeben:
— Erbringung von Projektleistungen zur Anpassung der CRM-Software an die fachlichen und technischen Anforderungen des Auftraggebers und der nutzenden Institutionen,
Mit der Einführung eines gemeinsamen Customer Relation Management Systems (im Folgenden CRM-Software genannt) für alle am Projekt beteiligten nutzenden Institutionen sollten Synergieeffekte im Bereich Marketing und Vertrieb bzw. Kundenmanagement geschaffen werden. Ein mandantenfähige CRM-Software mit erweiterten Mailingfähigkeiten sollte unter Einbeziehung von Wirtschaftlichkeitsaspekten eine individuelle, proaktive Kundenansprache erleichtern, bestehende Kundenbeziehungen vertiefen, Neukundengewinnung intensivieren sowie alle damit zusammenhängenden Prozesse standardisieren und optimieren. Die Einführung ermöglicht einen kundenzentrierten Ansatz zur Bearbeitung der Beziehung zwischen Kultureinrichtung und Besucher sowie die Ausrichtung der Kommunikations-, Distributions- und Angebotspolitik an den Besucherbedürfnissen.
Es wird eine Standardsoftware (nachfolgend CRM-Software genannt) ausgewählt, beschafft und eingeführt werden, welche die Anforderungen an ein Customer Relationship Management System erfüllt und bereits bei mindestens einem zu nennenden Referenzkunden produktiv im Einsatz ist. Ferner muss die Anpassung an die Bedarfe der nutzenden Institutionen und die Integration in die technische Infrastruktur von Dataport bis zur Erteilung der Freigabe zur Produktivsetzung gemäß der Freigabe-Richtlinie der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) erfolgen. Die Pflege und Wartung der CRM-Software muss durch den Hersteller gewährleistet und übernommen werden. Der Erfüllungsort der Leistungen richtet sich nach den Erfordernissen im Projekt. Wenn nicht anders beschrieben, kommen, je nach Gewerk (Schulungen, Serverinstallationen, ...), die Standorte der nutzenden Institutionen und von Dataport sowie die Geschäftsräume des Bieters in Frage.
Der Vertrag zur Customer Relation Management Software wird in Form eines Rahmenvertrages als EVB-IT Systemlieferungsvertrag vergeben und sollte für eine Laufzeit von 4 Jahren abgeschlossen werden.
Unabhängig von der Laufzeit des Rahmenvertrags kann der Auftraggeber unter den Bedingungen des Rahmenvertrags einen Vertrag für Wartung, Support und Pflege beziehen.
Der Auftraggeber hat eine sorgfältige Bedarfsschätzung vorgenommen. Die tatsächlichen Bedarfe können sowohl nach unten als auch nach oben variieren. Die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Bedarfszahlen stellen jedoch keine Abnahmeverpflichtung dar. Derzeit ist noch kein verbindlicher Leistungsabruf möglich. 5 Kultureinrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg haben derzeit ihr Interesse an einer CRM-Software bekundet. Außerdem geht der Auftraggeber davon aus, dass weitere Interessenten während der Vertragslaufzeit, auch aus anderen Trägerländern von Dataport, folgen werden. Der Auftraggeber wird für jeden Bedarf einen separaten Abruf tätigen.
2) Erbringung von Projektleistungen zur Anpassung der CRM-Software an die fachlichen und technischen Anforderungen des Auftraggebers und der nutzenden Institutionen;
Der Auftraggeber hat verschiedene Mindest- und Bewertungskriterien zur Überprüfung der Bereiche Fachkunde, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit festgelegt. Diese sind unter III. ausführlich und in den Vergabeunterlagen abschließend dargestellt.
Optional werden die Umsetzung von Schnittstellen und weitere Unterstützungsleistungen im Bereich Projektmanagement, Projektassistenz, Systemarchitektur, Systemberater Applikation, Softwareentwickler, Administrator und Business Analyst beauftragt.
Für den Nachweis der Eignung hat der Bewerber mehrere Unterlagen auszufüllen und einzureichen. Diese sind Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Als fachkundig ist nur derjenige Bewerber anzusehen, der über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung verfügt, um den zu vergebenden Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen.
Ein Bewerber gilt in diesem Vergabeverfahren als fachkundig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Bei Bewerbergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmerschaften gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens bzw. eines privilegierten Unterauftragnehmers für die Beurteilung des Teilnahmeantrags in dieser Hinsicht.
Zur Feststellung der Fachkunde werden die Angaben zum Eignungskriterium Unternehmensbeschreibung ausgewertet.
Es wurden folgende Mindestkriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:

Eligibility requirements: Als fachkundig ist nur derjenige Bewerber anzusehen, der über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung verfügt, um den zu vergebenden Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen. Ein Bewerber gilt in diesem Vergabeverfahren als fachkundig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Bei Bewerbergemeinschaften oder privilegierten Unterauftragnehmerschaften gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens bzw. eines privilegierten Unterauftragnehmers für die Beurteilung des Teilnahmeantrags in dieser Hinsicht. Zur Feststellung der Fachkunde werden die Angaben zum Eignungskriterium Unternehmensbeschreibung ausgewertet.