Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-10-31
Buyer: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72413000: Website design services | 79416000 | 79416100 | 79416200 | 92110000
Submission deadline: 2018-11-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Rahmenvereinbarung für die Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Bundesprogrammes „Demokratie leben!“
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Agentur zur Unterstützung der Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit für das Bundesprogramm „Demokratie leben!“. Der Vertrag soll zunächst für 2 Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich das Optionsrecht einer Vertragsverlängerung um 2 weitere Jahre vor.
Gegenstand des Rahmenvertrages ist die Unterstützung bei der Umsetzung der Maßnahmen im Bereich der zielgruppenadäquaten, programmübergreifenden und politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit des Bundesprogrammes „Demokratie leben!“.
Aufgrund der hohen politischen Sensibilität werden zudem die Bereitschaft und das Verständnis für einen erhöhten Abstimmungsaufwand zwischen Auftragnehmerin/Auftragnehmer, BAFzA und BMFSFJ erwartet.
Gesucht wird eine Full-Service-Agentur, die vor dem Hintergrund tagesaktueller gesellschaftspolitischer Diskussionen in der Lage ist, folgende Leistungen zu erbringen:
— Entwicklung eines Kommunikationskonzepts für das Bundesprogramm „Demokratie leben!“, inkl. Erarbeitung konkreter Vorschläge für Maßnahmen und ggf. Umsetzung derselben. Benötigt wird eine jährliche Evaluation der Maßnahmen und Fortschreibung des Konzepts,
— Erstellung eines Konzepts zur Produktion von Informations- und Imagefilmen über das Bundesprogramm, hauptsächlich für die Verwendung auf der Programmwebsite und auf Veranstaltungen sowie die Erstellung der entsprechenden Filme, inkl. Bereitstellung barrierefreier Zusatzinhalte (Untertitel; Textdeskription),
— Konzipierung von Maßnahmen zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit der geförderten Projekte und ggf. Umsetzung dieser Maßnahmen derselben,
— (Weiter-)Entwicklung des Messeauftritts des Bundesprogramms und individuelle Anpassung für die einzelnen Messeauftritte, inkl. Produktion und Beschaffung der notwendigen Ausstattung,
— Vorbereitung, Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen des Bundesprogrammes sowie die abschließende Dokumentation der Veranstaltung (insbesondere bundesweite Kongresse, Fachaustausche, Vernetzungsveranstaltungen),
— Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit (unter Beachtung des Styleguides der Bundesregierung),
— Bereitstellung barrierefreier PDFs und offener Druckvorlagen für den Druck von Flyern, Broschüren und sonstiger Infomaterialien,
— Neukonzeptionierung und Gestaltung der Website des Bundesprogrammes nach Maßgabe der gesetzlichen Grundlagen (z. B. Neugestaltung Startseite, Inhaltsstruktur, Grafik, Benutzerfreundlichkeit, Newsletter-Layout, Optimierung für mobile Geräte, Vorbereitung für optionale Einbindung sozialer Medien) inkl. Verfassen und Redaktion von Texten für die Website und Bildbearbeitung,
— Bereitstellung eines Pools von Fotos, Druckvorlagen, Grafiken für die Verwendung durch die geförderten Projekte,

Eligibility requirements: Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen. Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden. Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen. a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 – Seite); b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Person(en); c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB (Die Eigenerklärungen sind vorformuliert den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt). Der Bewerber/ Die Bewerberin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllte Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhalten, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine/ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat; d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen