Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Country: DE
Region: DE401
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48100000 | 72000000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2026-01-12
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 03)
Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS) für 2 Jahre zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate (max. Vertragslaufzeit 4 Jahre)
Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 06) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.
Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre liegen (gemessen ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Ausschreibung). Ein Referenzprojekt muss dabei aus dem öffentlichen Sektor oder bei einer politischen Stiftung stammen.

Jede der folgenden Tätigkeiten muss mindestens einmal durch eine Referenz nach-gewiesen werden:
- Installation und initiale Konfiguration des VMS
- Service- und Support-Leistungen des VMS während des laufenden Betriebs

Pro Referenz müssen zwingend folgende Referenzdaten angegeben werden: 
- Name des Referenzgebers,
- Kontaktdaten des Referenzgebers (Straße, Nr., PLZ, Ort), 
- Ansprechpartner(in) (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse), 
- Ausführungszeitraum, 
- Auftragsvolumen in Euro (netto)
- welche Tätigkeit durch die Referenz abgedeckt ist und
- vertragliche Bindung (ggf. Anteil des Bieters/Bietergemeinschaft an der Referenz).

Bitte tragen Sie die Angaben zu den Referenzen im Abschnitt 5 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" ein.
Bitte geben Sie in die durchschnittliche Gesamtanzahl an fest angestellten Mitarbeitenden als Vollzeitäquivalente in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) an.

Die jeweiligen Mitarbeiterzahlen müssen in Abschnitt 4 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.

Eligibility requirements: Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 06) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.
Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre liegen (gemessen ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Ausschreibung). Ein Referenzprojekt muss dabei aus dem öffentlichen Sektor oder bei einer politischen Stiftung stammen.

Jede der folgenden Tätigkeiten muss mindestens einmal durch eine Referenz nach-gewiesen werden:
- Installation und initiale Konfiguration des VMS
- Service- und Support-Leistungen des VMS während des laufenden Betriebs

Pro Referenz müssen zwingend folgende Referenzdaten angegeben werden: 
- Name des Referenzgebers,
- Kontaktdaten des Referenzgebers (Straße, Nr., PLZ, Ort), 
- Ansprechpartner(in) (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse), 
- Ausführungszeitraum, 
- Auftragsvolumen in Euro (netto)
- welche Tätigkeit durch die Referenz abgedeckt ist und
- vertragliche Bindung (ggf. Anteil des Bieters/Bietergemeinschaft an der Referenz).

Bitte tragen Sie die Angaben zu den Referenzen im Abschnitt 5 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" ein.
Bitte geben Sie in die durchschnittliche Gesamtanzahl an fest angestellten Mitarbeitenden als Vollzeitäquivalente in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) an.

Die jeweiligen Mitarbeiterzahlen müssen in Abschnitt 4 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter
Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche
und finanzielle sowie die technische und berufliche
Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in
Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit
dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen, "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" - Ziffer 2 sowie ggf. Anlagen 13-18).
Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des
Umweltmanagements vorzulegen (Anlage 06).
Erklärung zur IT-Sicherheit (Anlage 10) ist auszufüllen und dem
Angebot unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b
BGB) beizufügen.
Bitte weisen Sie durch eine Kopie des Versicherungsscheins das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für jeweils 
> Personenschäden,
> Sachschäden und 
> Vermögensschäden 
nach. 

Der Höchstbetrag muss mindestens einmal jährlich zur Verfügung stehen. 

(Falls keine entsprechende Berufs- oder Be-triebshaftpflichtversicherung in Höhe der geforderten Deckungssumme existiert, verpflichtet sich der Bieter / die Bietergemeinschaft bei Zuschlag zum Abschluss einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. In diesem Fall ist der Versicherungsschein erst vor Zuschlagserteilung vorzulegen.)

Bitte machen Sie Ihre Eintragung hierzu in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx".
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr allgemeiner Netto-Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde, durchschnittlich mindestens 500.000 Euro (netto) beträgt. 

Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Netto-Jahresumsatz im Leistungsbereich der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde und der mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar ist (siehe Leistungsbeschreibung), durchschnittlich mindestens 250.000 Euro (netto) beträgt. 

Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw. (mit dem
Angebot mittels Eigenerklärung in den Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx", Ziffer 1. vorzulegen).

Winner: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten