Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-02-13
Buyer: Maakuntien tilakeskus Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 30000000 EUR
Submission deadline: 2018-03-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Maakunnat saavat vastuun palveluiden järjestämisestä ja niihin kuuluvasta kiinteistöomaisuudesta vuonna 2020. Maakuntien tilakeskus Oy (jatkossa Tilakeskus) on sote- ja maakuntauudistuksen osana vuonna 2017 perustettu valtakunnallinen palvelukeskus, jonka tehtävänä on huolehtia kaikista tulevien maakuntien tarvitsemista tiloista.
Tilakeskus käynnistää tilahallintajärjestelmän hankinnan. Järjestelmän kautta Tilakeskuksen vuokralaisilla ja tilojen käyttäjillä on yhtenäinen tietopohja tilankäytöstä ja tilakustannuksista sekä vuokrasitoumuksista. Yhteiset mittarit ja yhtenäinen tietopohja mahdollistavat vertailtavuuden maakunnan sisällä ja eri maakuntien välillä.
Käyttöönoton jälkeen jatkuvat palvelut tulee turvata perustason tuki- ja ylläpitopalvelulla. Järjestelmän pitää toimia tietoturvallisesti (ST IV -vaatimustasolla). Tietojen tulee sijaita EU-alueella poislukien Iso-Britannia.
Tilahallintajärjestelmä on tarkoitettu Tilakeskuksen vuokralaisten ja tilojen käyttäjien käyttöön, oman toiminnan suunnitteluun, toimitilajohtamiseen, kehittämiseen ja optimoimiseen yhdessä Tilakeskuksen kanssa. Järjestelmä integroidaan useisiin Tilakeskuksen ja mahdollisesti myös vuokralaisten järjestelmiin. Arvion mukaan järjestelmällä on 5 000–10 000 käyttäjää ja rakennuksia on 10 000 (10,5M brm2).
Tilahallintajärjestelmään tuodaan vuokrausjärjestelmästä kohde-, huoneisto- sekä vuokrasopimustiedot. Tilat sidotaan järjestelmässä pohjakuviin. Loppukäyttäjä tekee pohjakuvaliittymän kautta tilatietojen rikastamista ja lähtötietojen tarkistamista. Tilakustannukset tuodaan järjestelmään Tilakeskuksen taloushallintojärjestelmästä sekä osittain esimerkiksi palveluiden (siivous, vartiointi) vuokralaisten järjestelmistä.
Sopimuskohtaiset tilakustannukset jyvitetään tilakohtaisesti järjestelmässä tilojen luokitukseen perustuen ja edelleen kohdistetaan kustannukset tilojen käyttäjille.
Hankittavaa järjestelmää voidaan laajentaa myöhemmin myös muihin kuin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattuihin toimintoihin.
Alustavat tarjouspyyntöasiakirjat tulee pyytää osoitteesta hankinnat@maakuntientilakeskus.fi. Pyydämme merkitsemään sähköpostin otsikkokenttään "Tilahallinta-asiakirjat".
Osallistumishakemus liitteineen toimitetaan osoitteeseen hankinnat@maakuntientilakeskus.fi 15.3.2018 klo 12:00 mennessä. Myöhässä saapuneita osallistumishakemuksia ei käsitellä.
Ehdokas voi esittää kysymyksiä osallistumista koskevista vaatimuksista ja osallistumishakemuksen sekä alustavien tarjouspyyntöasiakirjojen sisällöstä. Kysymykset laaditaan suomen kielellä ja lähetetään sähköpostilla osoitteeseen hankinnat@maakuntientilakeskus.fi 28.2.2018 klo 12:00 mennessä. Pyydämme merkitsemään otsikkokenttään "Tilahallinta – kysymys".
Kaikki vastaanotetut kysymykset ja niiden vastaukset toimitetaan samanaikaisesti ja samansisältöisinä kaikille, jotka ovat pyytäneet osallistumishakemusasiakirjat. Kysymyksiin vastataan 2.3.2018.

Eligibility requirements: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti.

Award value: 30000000