Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2016-07-21
Buyer: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Country: PL
Region: Miasto Warszawa
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72262000: Software development services | 72267000: Software maintenance and repair services

Technical requirements: Świadczenie usług dostosowawczych i serwisowych dla systemu kadrowo-płacowego PERSON, znak BDG.741.028.2016.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług dostosowawczych i serwisowych Systemu kadrowo-płacowego PERSON opracowanego i wdrożonego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych na podstawie umowy nr 93/96/PM z 24.12.1996 zawartej pomiędzy MSZ, a Computer Systems for Business International S.A. (CSBI).
System PERSON ma dla Zamawiającego krytyczne znaczenie. Obejmuje swoim zakresem m.in.: kadry, płace Centrali MSZ i placówek zagranicznych, delegacje, umowy cywilne, transmisję danych do ZUS i NBP oraz świadczenia socjalne. Charakterystyka ministerstwa sprawia, że ów zintegrowany system, uwzględniający powiązania organizacyjne z jednostkami podległymi Ministrowi Spraw Zagranicznych, jest unikalny i z konieczności bardzo rozbudowany. Korzyści z eksploatacji systemu wynikają ze spójności i wiarygodności danych, ich współdzielenia przez całą instytucję, integracji danych pomiędzy modułami systemu, szybkości wykonywania list płac i przekazu płatności do ZUS, urzędów skarbowych, banków, lepszej współpracy z placówkami, możliwości wykonywania niestandardowych raportów itd. System PERSON, jako podstawowe źródło danych kadrowych, stanowi ważny element architektury systemów informatycznych Zamawiającego. Prace nad systemem PERSON, stanowiącym autorskie, dedykowane rozwiązanie, zakończyła w 2002 r. firma ComputerLand (następca prawny CSBI). Obecnie, w wyniku przekształceń własnościowych, następcą prawnym CSBI i ComputerLand jest spółka Sygnity S.A. Na podstawie umów wiążących strony od 1996 roku, pomimo przekazania przez autora oprogramowania kodu źródłowego systemu, Zamawiający nie nabył jakichkolwiek autorskich praw majątkowych do systemu PERSON ani do oprogramowania użytkowego oraz narzędziowego wchodzącego w jego skład. Przekazanie przez Wykonawcę kodów źródłowych systemu nie upoważnia Zamawiającego do przekazania tych kodów jakiemukolwiek podmiotowi trzeciemu oraz dokonywania samodzielnych zmian w systemie w zakresie wykraczającym poza uprawnienia wynikające z art. 75 (w szczególności z art. 75 ust. 2 pkt 3) ustawy z 4.2.1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. 2006 nr 90, poz. 631 z późn.zm.). Posiadanie przez Wykonawcę Sygnity S.A. wyłącznych praw autorskich do systemu PERSON oraz konieczność, w ramach realizacji usług dostosowawczych, ingerencji w jego kod źródłowy, uzasadnia przesłankę zastosowania trybu z wolnej ręki, o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych. Wyłączność w zakresie autorskiego prawa majątkowego do utworu, jakim jest „System Kadrowo-Płacowy PERSON”, została potwierdzona oświadczeniem wiedzy przedstawionym przez Wykonawcę Sygnity S.A. Ciąg dalszy w sekcji VI.2) Informacje dodatkowe.
Konieczne do wykonania zmiany w oprogramowaniu determinujące prawidłowe działanie systemu w zmieniającym się środowisku wewnętrznym (np. zmiany przepisów wewnętrznych, organizacyjne i technologiczne) i zewnętrznym (np. zmiany prawa) oraz potrzeba zapewnienia współpracy z nowym lub zmodyfikowanym, funkcjonującym u Zamawiającego oprogramowaniem, wymagają posiadania wyjątkowej, specjalistycznej wiedzy, doświadczenia, biegłości oraz zaplecza technicznego (m.in. aktualnej kopii systemu czy wyspecjalizowanych w systemie programistów), które można było uzyskać wyłącznie podczas pracy nad tworzeniem i ulepszaniem systemu PERSON.Wiedza o systemie, który został zbudowany na indywidulane zamówienia MSZ, szczególnie o bardzo skomplikowanych powiązaniach pomiędzy bibliotekami, poszczególnymi procedurami, funkcjami i triggerami, była przekazywana pomiędzy programistami Wykonawcy obsługującymi ten system przez szereg lat. Dodatkowo należy wskazać, że system PERSON napisany jest w przestarzałej, obecnie niszowej technologii. W związku z powyższym nikt inny, prócz pracowników firmy Sygnity S.A., nie posiada niezbędnej wiedzy o systemie i powiązaniach pomiędzy jego poszczególnymi modułami, w tym technologii jego wykonania, aby system ten utrzymywać i rozwijać. Z powyższych powodów, ze względu na specyfikę oprogramowania wytworzonego i modyfikowanego przez Wykonawcę Sygnity S.A. pod kątem indywidualnych potrzeb Zamawiającego, w przedmiotowym zamówieniu znajdzie również uzasadnienie przesłanka określona w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a) ustawy Pzp, ponieważ żaden inny podmiot nie posiada technicznych możliwości świadczenia usług zarówno dostosowawczych, jak i serwisowych systemu Person.