Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-02
Buyer: Angebotsphase - Lizenzbereitstellung, Implementierungsleistungen sowie Betrieb und Support einer Eventmanagement Anwendung
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48451000 | 72250000: System and support services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 199494.72 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).  Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:  (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.  (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.  (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nichtinnerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;  2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.  Bitte beachten Sie auch die Rechtsschutzhinweise der zuständigen Vergabekammer auf der oben angegebenen Website.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens sind Implementierungsleistungen sowie die Nutzung der Lizenzen und der dazugehörigen Dienstleistungen (SaaS) sowie die Sicherstellung des laufenden Betriebs der Plattform nach Produktivsetzung der Lösung - Dienstmodell ist Cloud Computing SaaS.
Beim Ausfüllen des Preisblattes sind folgende verbindliche Regeln einzuhalten: Eine zusätzliche Bereitstellung in einem anderen Format (z.B. PDF) ist zulässig. Eine Veränderung der Unterlagen selbst (Zeilen und Spalten einfügen, ändern oder löschen) ist unzulässig und führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.  Weitergehende Hinweise zum Ausfüllen des Preisblatts finden Sie in der Excel-Datei. Der Wertung im Zuschlagskriterium 1 (Preis) wird der im Preisblatt eingetragene Gesamtbewertungspreis (netto) zugrunde gelegt, der sich aus den initialen und den laufenden Kosten für einen Zeitraum von 48 Monaten zusammensetzt.  Hierzu wird der geschätzte Aufwand (PT) mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert. Darüber hinaus umfasst die Preisangabe die Lizenzkosten für die ausgeschriebene Portallösung.
Für die Bewertung anhand des Zuschlagskriteriums 2 (Qualität) werden sowohl die Angaben zu den B-Kriterien des Lastenhefts als auch die eingereichten Konzepte und die Bieterpräsentationen gewertet. 6.8.1 B-Kriterien des Lastenhefts Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.1 (B-Kriterien) hat der/die Bieter*in bei den in Spalte H mit BK gekennzeichneten Anforderungen Eintragungen vorzunehmen, die dann bei Erfüllung der jeweiligen Anforderung mit den in Spalte I verzeichneten Punkten bewertet werden.  6.8.2 Konzept zur Anwendungseinführung  Im Hinblick auf die Konzeptwertung hat der/die Bieter*in ein Konzept auf Grundlage der bestehenden Projektorganisation und des Zeitplans (siehe Anforderungsdokumentation) zur Anwendungseinführung einzureichen: Konzeptumfang auf maximal 6 Seiten, Schriftgröße 11, Zeilenabstand einfach oder 2000-2500 Wörter (Hinweis: Das jeweilige Konzept wird nicht besser bewertet, wenn mehr Seiten erreicht werden, sondern es kommt auf die Qualität des Konzepts gem. den in der Bewertungsmatrix genannten Bewertungsmaßstäben an). Das Konzept zur Anwendungseinführung hat dabei zwingend die inhaltlichen Anforderungen gemäß dem Dokument Verfahrensbedingungen einzuhalten. Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.3 (Bieterpräsentation) hat der/die Bieter*in  in einem nach Abgabe der schriftlichen Angebote stattfindenden Präsentationstermin mindestens folgende Anwendungsfälle vorzustellen:  - Vorstellung des Anwendungsfalls 1: Reservierung: Raumbuchungskalender - Vorstellung des Anwendungsfalls 2: Planung: Veranstaltungsplanung - Vorstellung des Anwendungsfalls 3: Planung und Vorbereitung: Personal/Einsatzplanung und schriftliche Briefings/Ablaufpläne  Die Präsentation muss, soweit als möglich, live in einem Demo-System gezeigt werden, die aufgezeichnet wird. Soweit eine Präsentation eines Demo-Systems nicht möglich ist, kann die Präsentation ergänzend in PowerPoint erstellt werden. Diese ergänzende Präsentation ist als PDF 48 Std. vor der Bieter*innenpräsentation einzureichen und soll einen Umfang von 15 Seiten nicht überschreiten.
Die hbs setzt seit etwa 18 Jahren das ERP-System MS Dynamics NAV (ehem. Navision) ein. Die Software kommt sowohl in der Berliner Stiftungszentrale zum Einsatz als auch in den derzeit 35 Auslandsbüros im Rahmen der Finanzplanung und des -controlling. Ein ERP-System (sog. Enterprise Resource Planning), unterstützt Organisationen - so auch die hbs - dabei, Geschäftsprozesse zu automatisieren und sie dadurch effizient zu planen, steuern und verwalten. Derzeit ist das vorgenannte ERP-System auch im Eventmanagement und im Studienwerk im Einsatz. Die Funktionen und Workflows dieser Teilgebiete basieren zum größten Teil auf Eigenentwicklungen und hbs-spezifischen Anpassungen der Software. Bis zum anstehenden Ende des herstellerseitigen Supportzeitraums Anfang 2027 muss das ERP System erneuert sein. Vor diesem Hintergrund wurden die Anforderungen des Eventmanagements an ein neues System erhoben. Zur Abbildung der Eventmanagement-Prozesse wird eine neue Anwendung für eine ganzheitlich digitale und medienbruchfreie Unterstützung im Eventmanagement eingeführt.


Winner: Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
Award value: 199494.72
Number of bids: 3