Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-02-19
Buyer: Luonnonvarakeskus
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72250000: System and support services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2024-05-01

Technical requirements: YLEISTÄ HANKINNASTA

Luonnonvarakeskus suunnittelee sähköisen säilytys- ja tiedonohjausjärjestelmän hankintaa ja haluaa kartoittaa markkinoilta löytyviä toimittajia ja ratkaisuja. 

Hankinnan kohteena on alustavasti ratkaisun:
- käyttöoikeudet/lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut
- käyttöönottoprojekti sisältäen konfiguroinnit, migraatiot ja pääkäyttäjäkoulutukset
- käyttöön liittyvät erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut ja ylimääräiset pääkäyttäjäkoulutukset

Luonnonvarakeskus on kiinnostunut valmisratkaisuista SaaS-palveluna. Järjestelmältä vaaditaan SÄHKE2-sertifiointia. Lisäksi arvostetaan laajoja konfigurointimahdollisuuksia ratkaisun sovittamiseksi Luonnonvarakeskuksen tarpeisiin. Järjestelmässä säilytetään ja käsitellään sellaisia sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, joiden fyysisen sijainnin tulee olla Suomi ja joita ei saa käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella.

Järjestelmää käyttävät kaikki Luonnonvarakeskuksen työntekijät ja vierailevat asiantuntijat (enimmillään 2000 henkilöä) asioiden, toimenpiteiden ja käyttötarkoitukseensa valmiiden asiakirjojen tietojen hakemiseen ja lukemiseen Luken intranetissa, muissa tietojärjestelmissä tai järjestelmän omassa käyttöliittymässä. Asioiden ja toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedot ja tiedostomuodossa olevat asiakirjat siirretään säilytysjärjestelmään pääasiallisesti dokumentoidun REST API-rajapinnan kautta muista tietojärjestelmistä. Lisäksi näiden kohteiden tietoja voi tallentaa ja ylläpitää säilytysjärjestelmässä manuaalisesti noin 10 henkilöä. Osa asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedoista periytyy SÄHKE2-suosituksen mukaisesti tietojen elinkaarenhallintaa ohjaavasta tiedonohjausjärjestelmästä.

Kaikki tässä ennakkotietoilmoituksessa esitetyt tiedot ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja ja ne saattavat muuttua valmistelun edetessä. Tavoitteena on, että lopullinen tarjouspyyntö julkaistaan toukokuussa 2024.

ILMOITTAUTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN

Pyydämme hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä ilmoittautumaan markkinakartoitukseen pe 1.3. klo 12.00 mennessä seuraavalla lomakkeella: https://forms.microsoft.com/e/Eizt5izVBE

Ilmoittautumislomakkeella on myös joitain ennakkokysymyksiä, joihin Luonnonvarakeskus toivoo näkemyksiänne ilmoittautumisen yhteydessä.

Markkinakartoituksen tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla keskustelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä sekä kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja ja niiden kyvykkyyksiä. Ilmoittautuneille yrityksille tullaan lähettämään kilpailutuksen luonnosmateriaalia maalis-huhtikuun aikana kommentointia varten. Markkinakartoitukseen osallistuminen ei sido hankinnasta kiinnostunutta toimijaa osallistumaan myöhemmin toteutettavaan tarjouskilpailuun.
Järjestelmässä säilytetään ja käsitellään sellaisia sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, joiden fyysisen sijainnin tulee olla Suomi ja joita ei saa käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella.