Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-09-01
Buyer: Freie Hansestadt Bremen - Senatorin f. Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung, Wohnungsbau
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor) gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch einen externen Dienstleister begonnen. Etwa 1.700 Kartons mit insgesamt etwa 20.000 Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca. weitere 150 Kartons mit 2.500 Bauakten. Die Digitalisierung der restlichen Bauakten soll über einen Zeitraum von 2 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/2 des Aktenbestandes von ca. 25.000 Akten zu digitalisieren. Dieser Aktenbestand muss ab Vertragsbeginn, den 01.09.2021 auch verwahrt werden.
Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare PDF/A-2u-Datei gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch einen externen Dienstleister begonnen. Etwa 1.700 Kartons mit insgesamt etwa 20.000 Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca. weitere 150 Kartons mit 2.500 Bauakten. Die Lagerung der Akten ist zu übernehmen. Der Rahmenvertrag wird für 2 Jahre geschlossen.
Bezüglich der Leistung wird mit Angebotsabgabe ein durch den Bieter einzureichender Probescan abgefordert.
Der Bieter hat sein Interesse an der Ausschreibung dem Auftraggeber über die Bieterkommunikation bis zum 23.06.2021 anzuzeigen, damit ihm die Testakte zum Scannen zeitgerecht übersandt werden kann. Hierbei hat er die erforderlichen Angaben zu machen, damit die Testakte an den richtigen Ansprechpartner übermittelt werden kann (z.B. Firma, Ansprechpartner, Adresse, ggf. Firmenzusatz).
Der Probescan ist gemäß dem Leistungsverzeichnis zu scannen und mit Angebotsabgabe im Zielformat der Leistungsbeschreibung (vgl. die dortigen Ziffern 5.4 und 5.5 der Leistungsbeschreibung) einzureichen.
Die Zeit für die postalische Übermittlung, die der Auftraggeber benötigt, hat der Bieter mit in die Erstellung der Angebotsunterlagen einzukalkulieren.
Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer 4.1.3.).
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ (14.07.2021) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen.
Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.


Winner: Rosenberger GmbH & Co.KG
Award value: 1
Number of bids: 2