Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-02-06
Buyer: Humboldt-Universität zu Berlin
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2018-03-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Implementierung und Betrieb einer SAP S/4 HANA Systemlandschaft für die Humboldt-Universität zu Berlin. Es soll ein an die Anforderungen des Hochschulbetriebes der Humboldt-Universität angepasstes SAP S/4 HANA System implementiert werden. Weiter soll der Bieter im Rahmen der Projektphase den Betrieb des Systems vollverantwortlich übernehmen und sicherstellen. Die notwendigen SAP Lizenzen wurden vom Auftraggeber bereits erworben.
Es soll ein vorhandenes SAP S/4 HANA System für die Humboldt-Universität zu Berlin implementiert werden. Das System muss Prozesse aus dem Haushalts- und Rechnungswesen (intern, extern) verarbeiten und dabei insbesondere die spezifischen gesetzlichen Vorgaben in Berlin beachten. Weiter muss es Prozesse aus dem Berichtswesen, Personal, Beschaffung und Objektmanagement verarbeiten. Ziel ist es, dadurch auf operativer Ebene die Administration bereichsübergreifender Prozesse besser zu strukturieren und zu erleichtern. Auf strategischer Ebene sollen die Voraussetzungen für eine vereinfachte Bereitstellung steuerungsrelevanter Informationen und Daten beschafft werden. Drittsysteme sollen mit Schnittstellen an das ERP System SAP S/4 HANA so angebunden werden, dass Vorgänge und Daten zwischen den Systemen automatisiert übergeben werden.
Zusätzlich soll die SAP S/4 HANA Systemlandschaft während der gesamten Projektphase bis einschließlich Juni 2022 betrieben werden, inklusive der Übernahme aller administrativen Aufgaben.
Unternehmen, die sich mit einem Teilnahmeantrag am Verfahren beteiligen wollen, müssen die Bewerberinformationen zur Kenntnis nehmen und bei der Erstellung des Teilnahmeantrags beachten. Um die Bewerberinformationen zu erhalten, müssen sich die Unternehmen bei der Kontaktstelle unter Ziffer I.1) registrieren und eine entsprechende E-Mail-Kontaktadresse benennen.
a. Anschreiben mit Unternehmensdarstellung insbesondere mit Bezug zu den nachgefragten Leistungen sowie Umsatzangaben;
a. Angabe der Gesamtumsätze sowie der Umsätze mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (im Anschreiben anzugeben, siehe Ziffer III.1.1)a)
b. Aktuelle Bescheinigung einer Geschäftsbank über die wirtschaftlichen Verhältnisse (z.B. Dauer der Geschäftsbeziehung), zur Kreditwürdigkeit (z.B. erkennbare Überschuldung) und zur Zahlungsfähigkeit (z.B. Angabe von Krediten);
c. Aktuelle Bescheinigung einer Versicherung über die Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgender Mindestdeckung: EUR 1 Mio. pro Schadenfall (2-fach maximiert pro Jahr) für Sach-, Personen und Vermögensschäden; ersatzweise (vom Bewerber zu begründen) eine aktuelle Bescheinigung der Versicherung, dass ein derartiger Versicherungsschutz im Auftragsfall für den Bewerber bestehen wird
a. Unterschriebene Eigenerklärung über Referenzen über nach dem 1.1.2011 durchgeführte und mindestens bis zum Abschluss der Integrations-Testphase fortgeschrittene Projekte im Bereich Implementierung von SAP ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung der Hochschule, der Anzahl der Studierenden der Hochschule (mindestens 2 500 Studierende),des Auftraggebers des Projektes, des Leistungszeitraums, des Datums, zu dem die Integrationstests abgeschlossen waren, des (geplanten) Datums der Produktivsetzung, der im Projekt implementierten SAP ERP-Module/Komponenten, der Auftragssumme, des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten sowie Angabe zum Status des aufgeführten Projekts (laufend, abgeschlossen, produktiv);
b. Unterschriebene Eigenerklärung unter Verwendung des bei der Auftraggeberin erhältlichen Formulars zu Referenzen über nach dem 1.1.2011 durchgeführte Projekte für SAP S/4 HANA Implementierungen in vergleichbarer Komplexität, im Bereich der temporären Bereitstellung und den Betrieb einer SAP S/4 HANA Systemlandschaft für die Projektphase und anschließender Überführung derselben in eine Systemlandschaft des Kunden, unter Benennung des Auftraggebers, des Leistungszeitraums, der implementierten SAP S/4 HANA ERP-Module/Komponenten, der Auftragssumme, des Ansprechpartners unter Benennung der Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten;
c. Unterschriebene Eigenerklärung unter Verwendung des bei der Auftraggeberin erhältlichen Formulars zur Qualifikation und fachbezogenen Erfahrungen des vorgesehenen Projektleiters unter Angabe der Berufserfahrung des Projektleiters im Bereich Implementierung von SAP ERP Systemen und SAP S/4HANA ERP Systemen, der Referenzen des Projektleiters im Bereich Implementierung von SAP ERP Systemen im Hochschulbereich unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes und der Projektrolle und der Projektleitungserfahrung im Bereich Implementierung von SAP ERP Systemen mit Branchenfokus öffentlicher Sektor unter Benennung des Auftraggebers und des Leistungszeitraumes.
b. Erklärungen/Nachweise zu III.1.1) Bekanntmachung, dann jeweils hintereinander zu b), c), d) und e);
c. Erklärungen/Nachweise zu Ziffer III.1.2) Bekanntmachung, dann jeweils hintereinander zu a), b) und c);
d. Erklärungen/Nachweise zur Ziffer III.1.3) Bekanntmachung, dann jeweils hintereinander zu a) und b);
a. Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als 6 Monate rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Angebotsfrist;

Eligibility requirements: Siehe hierzu die allgemeinen Erläuterungen unter Ziffer VI.3) Bekanntmachung. a. Anschreiben mit Unternehmensdarstellung insbesondere mit Bezug zu den nachgefragten Leistungen sowie Umsatzangaben; b. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; c. Eigenerklärung zur Tariftreue; d. Eigenerklärung zur Frauenförderung; e. Aktueller Handelsregisterauszug.