Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-09-07
Buyer: Ulkoministeriö
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 48515000 | 72212515 | 72222200: Information technology planning services | 79932000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2018-10-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: PUTU-hankintaan perustuvassa hankinnassa puitejärjestely on mahdollista tehdä seitsemäksi (7) vuodeksi. Maksimiaikaa ei käytetä, mutta hankinnan luonteen vuoksi on välttämätöntä, että osapuolet ennättävät rakentaa ja toteuttaa sopimuskaudella toimivan yhteistyön, jossa Suomen kansalliset edut turvaten kehitetään edustustokentän rakennettua infrastruktuuria.
Puitesopimuksen piiriin kuuluvien sisustussuunnittelu- ja AV-suunnittelutoimeksiantojen kohteina ovat Suomen valtion omistamien ja vuokraamien edustustotoimitilojen ja virka-asuntojen sekä tilaajan ulkomailla hallinnoimien muiden kiinteistöjen selvitys-, kunnostus-, peruskorjaus-, tilamuutos- ja uudisrakennushankkeet sekä hankkeiden läpivientiprosesseihin liittyvät suunnittelu- ja kehitystehtävät. Virka-asuntojen koot vaihtelevat 250-1 200 htm
– Rakennushankkeen alkuvaiheeseen kuuluvat tarveselvitysvaiheen tilankäyttö-, työympäristö- ja sisustusselvitykset ja ehdotussuunnitelmat sekä päätöksenteon valmistelun edellyttämät mahdolliset kustannusarviot ja visualisoinnit sekä näiden tietojen liittäminen tarveselvitykseen tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
– Rakennushankkeen hankesuunnitteluvaiheeseen kuuluvat tilankäyttö-, työympäristö- ja sisustusselvitykset ja ehdotussuunnitelmat sekä päätöksenteon valmistelun edellyttämät mahdolliset kustannusarviot ja visualisoinnit sekä näiden tietojen liittäminen tarveselvitykseen tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
– Tarveselvitystä ja hankesuunnitelmaa varten laadittavat ehdotussuunnitelmat eivät ole jatkosuunnittelua sitovia eivätkä rajoita toimittajan valintaa, vaan ovat tukena hankkeen ohjelmoinnissa ja kustannusten arvioinnissa.
Sisustussuunnitteluun liittyvät tehtävät ulkoministeriön rakennushankkeissa toteutussuunnittelu- ja toteutusvaiheessa (tarvittaessa yhteistyössä Suomessa ja kohdemaassa paikallisesti osoitettujen rakennuttaja- ja suunnittelukonsulttien kanssa):
– Urakkatarjouspyyntöasiakirjat, työpiirustukset ja -selostukset (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti).
– Tarjouskilpailujen toteuttaminen tarvittaessa sisältäen tarjouspyynnön määrittelyt ja kokoamisen sekä tarjousten vertailun (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti).
– Kalusteasennusten valvontatehtävät (tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti).
– Rakennusaikaiset ja rakennuksen käyttöönottoon liittyvät tehtävät (muun muassa osallistuminen työmaakokouksiin, työmaan valvontaan ja tarkastuksiin sekä takuutarkastuksiin, tilaajan hankekohtaisesti määrittämän ohjeistuksen mukaisesti).
Suunnittelussa kalusteiden valinnan osalta tulee hyödyntää ulkoministeriön voimassa olevia sopimuksia. Tehtävien määrittelyssä käytetään tilaajan erikseen määrittämine tarkennuksineen pääsuunnittelun tehtäväluetteloa Sisustussuunnittelun tehtäväluetteloa SIS12 (RT 10-11192), Suomen maankäyttö- ja rakennuslakeja ja asetuksia sekä hankkeesta riippuen hankekohtaisen kohdemaan lakeja ja asetuksia.
AV-suunnittelu käsittää kaikki tarvittavat vaiheet, kuten muun muassa tarveselvitys, hankesuunnittelu, ehdotussuunnittelu, yleissuunnittelu, toteutussuunnittelu, rakentamisen valmistelu, rakentamisvaihe, käyttöönotto ja takuuaika. AV-järjestelmien uudistamista tehdään sekä yksittäisinä toteutuksina/saneerauksina, että osana kohteessa tehtävää muuta saneeraustyötä tai osana uusia tiloja koskevaa hanketta. Erityisesti Suomen ulkomaanedustustoissa AV-järjestelmien uudistaminen kytkeytyy hyvin usein kohteessa tehtävään tilojen laajempaan saneeraushankkeeseen tai uusia tiloja koskevaan hankkeeseen. Näissä hankkeissa AV-suunnittelija toimii osana muuta hankkeen suunnittelijaryhmää, jossa tyypillisesti on edustettuina arkkitehti-, rakenne-, sisustus-, sähkö- ja LVIA-suunnittelijat ja joissakin tapauksissa myös työyhteisökehittäjä. Näissä hankkeissa AV-suunnitelmat laaditaan useimmiten englanninkielellä, kuten hankkeen muutkin suunnitelmat. AV-suunnittelijan tehtävät vaihtelevat hankekohtaisesti hyvinkin paljon riippuen kohteena olevasta laajuudesta ja teknisestä vaatimustasosta. Suunnittelutyössä, dokumenttien tuottamisessa sekä suullisessa esityksessä käytetään suomea ja englantia. Suunnittelua tehdään hankkeesta riippuen yhteistyössä sekä suomalaisten että paikallisten eri alojen suunnittelijoiden kanssa. Suunnittelutyötä tehdään aina tilaajan ohjauksessa. Suunnitelmat laaditaan CAD-suunnitteluohjelmistolla, jonka on oltava yhteensopiva ulkoministeriöllä käytössä olevan AutoCAD-ohjelmiston kanssa. Joissakin tapauksissa tehdään myös 3D-mallinnuksia.
Ulkoministeriön tavoitteena ovat nykyaikaiset ja laadukkaat esitystekniset ratkaisut, jotka ovat käyttäjille helppokäyttöisiä ja varmatoimisia. Tavoitteena on myös yhdenmukaistaa ja tuotteistaa AV-järjestelmäratkaisuja sekä liittää AV-laitteita tietoverkon piiriin ja joissakin kohteissa myös taloteknisiin järjestelmiin valaistuksen ja jäähdytyksen/lämmityksen automatisoimiseksi auditorio-/kokoustilassa pidettäviä tilaisuuksia varten.
Vaikka hankinnan kohteena ovat myös kaikki Suomen ulkomaanedustustot, on kuitenkin todennäköistä, että sopimuskauden aikana suunnittelua koskevia toimeksiantoja ei kuitenkaan toteuteta kaikkiin edustustoihin. Ulkoministeriöllä on AV-laitehankintoja varten AV-puitesopimus, joka on voimassa syksyyn 2020 saakka. Ulkoministeriöllä on tällä hetkellä toimitiloja Helsingissä 15 rakennuksessa. Erilaisia kokous-, auditorio- ja neuvottelutiloja on tällä hetkellä yhteensä n. 60. Osa tiloista on edustustasoa olevia tiloja ja osa on tavanomaisia osasto- ja yksikkötason kokous- ja neuvottelutiloja. Osa tiloista sijaitsee suojelluissa kohteissa. Osa tiloista toimii myös ns. kriisitilana. Viidessä (5) tilassa on tällä hetkellä käytössä AV-ohjauslogiikalla ohjattavia AV-laitteita. Ministeriön kokoustilat on varusteltu projektori- tai näyttötekniikalla, ja isoimmissa tiloissa useampien neuvottelutiloille tyypillisten kuva- ja äänilähteiden lisäksi käytössä on erillisellä AV-ohjauslogiikalla ohjattavia laitekokoonpanoja.
Suomella on tällä hetkellä yhteensä 89 ulkomaanedustustoa. Tarkemmat tiedot maista ja kaupungeista, joissa Suomen ulkomaanedustustot sijaitsevat on nähtävissä ulkoministeriön internet-sivuilla www.um.fi. Edustustojen kokous-, auditorio- ja neuvottelutilat vaihtelevat edustuston koon mukaan. Suurimmissa edustustoissa on erilaisia auditoriotyyppisiä tiloja sekä tavanomaisia kokous- ja neuvottelutiloja. Pienemmissä edustustoissa on pääasiassa tavanomainen arviolta n. 10–20 hengen kokoustila. Audiovisuaalisten järjestelmien osalta tavoitteena laiteriippumaton ratkaisu.

Eligibility requirements: Määritellään kutsussa osallistumishakemuksille.