Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-05
Buyer: Bayerische Versorgungskammer
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2019-05-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Dokumentenmanagementsystem - Einkauf von Lizenzen für eine ECM/DMS-Lösung inkl. Customizing, Implementierung, Schulung und Wartung.
Das Ressort Kapitalanlagen-Immobilienmanagement der Bayerischen Versorgungskammer möchte ein neues ECM-System mit gängigen Funktionalitäten inklusive einer Langzeit-Archivierungskomponente beschaffen. Der Prozess beginnt mit der Posteingangsverarbeitung, über die automatische Verteilung, bis hin zur Archivierung in der elektronischen Akte. Im Zuge dessen soll die bestehende, im Jahr 2011 eingeführte, elektronische SAP-Aktenlösung sowie der Scan Posteingangsworkflow abgelöst werden. Die aktuell im Einsatz befindliche Lösung basiert auf den Funktionalitäten des SAP Records Management. Aktuell geht der AG von einem Nutzungsumfang des Dokumentenmanagementsystems durch 150 User und 10 Administratoren in der Phase der Einführung der Immobilienakte im Jahr 2019 aus. Diese Zahl kann sich in späteren Ausbaustufen und hinsichtlich der Mandantenfähigkeit erhöhen. Das ECM wird vorrangig für die elektronische Archivierung und Verwaltung beliebiger Informationen (verschiedenster Dokumentenarten und Formate) benötigt. Dokumente und Informationen müssen dem Mitarbeiter aktuell, vollständig und kontextbezogen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Das Programm muss eine vollständige Zusammenfassung aller für die tägliche Arbeit relevanten Dokumente in einem elektronischen Vorgang ermöglichen. Mit Hilfe einer zeitnahen und vollständigen Verfügbarkeit der benötigten Dokumente und Informationen soll die Arbeitseffizienz nachhaltig verbessert werden. Da die Mitarbeiter des Immobilien Property Managements (kaufmännisches Management der Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch das Baumanagement sowie der Verwaltungsservice) jeweils sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen nachgehen, wird ein flexibles marktverfügbares Standardprogramm erwartet, welches ohne viel Aufwand vom IT-Personal des Auftraggebers an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Einfache Bedienung, möglichst geringer Schulungs-, Betreuungs- und Administrationsaufwand, eine offene Architektur zur Integration der vorhandenen sowie der geplanten IT-Landschaft sind wesentliche Leistungskriterien.
Der Auftraggeber wählt anhand der geforderten und mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen unter den Bewerbern, die den Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entsprechen, diejenigen aus, die er auffordert, ein Angebot einzureichen.
Als vorläufigen Beleg des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach § 42 VgV akzeptiert der Auftraggeber die Erklärungen im Vordruck des Auftraggebers "Eigenerklärung zur Eignung".
Unter den verbliebenen, grundsätzlich geeigneten Bewerbungen werden nach objektiven, diskriminierungsfreien Gesichtspunkten diejenigen Bewerber ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl der Bieter, die für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in Betracht kommen, erfolgt durch eine Bewertungsjury des Auftraggebers in vergleichender Bewertung auf der Grundlage der eingereichten Teilnahmeunterlagen.
a) Referenzprojekte, die in den letzten höchstens drei Jahren erbracht wurden und inhaltlich, wertmäßig sowie zeitlich mit der geplanten Leistung vergleichbar sind (50 %)
b) Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren (3 %)
c) Technische Fachkräfte, die im Auftragsfall eingesetzt werden sollen sowie Nachweise zu deren Qualifikation (3 %)
d) Berufserfahrung der vorgesehenen Projektmitarbeiter bei Projekten mit vergleichbaren Leistungen (15 %)
e) Beschreibung von Nachqualifizierungsverfahren von neuen Mitarbeitern im Falle des Austauschs von maßgeblichen Projektmitarbeitern (5 %)
Für die Punktevergabe werden die vorgelegten Bewerbungsunterlagen durch eine Bewertungsjury des Auftraggebers nach Art, Umfang und dem Schwierigkeitsgrad im Zusammenhang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand bewertet, dabei sind maximal fünf Punkte pro Eignungskriterium zu erreichen (Erfüllungsgrad).
5 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung erfüllen die Anforderungen an das jeweilige Bewertungskriterium vollständig und uneingeschränkt
4 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums vereinzelt bzw. geringfügige Defizite und Schwächen auf.
3 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums mehrere bzw. nicht lediglich geringfügige Defizite und Schwächen auf.
2 Punkte: Die Inhalte der Bewerbung weisen im Verhältnis zu den Anforderungen des jeweiligen Bewertungskriteriums weiterreichende bzw. gewichtige Defizite und Schwächen auf oder die Bewerbung enthält zum jeweiligen Kriterium nur wenige wertungsfähige Aus-sagen.

Eligibility requirements: Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV (Eignungsleihe) verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben: a) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt/vorliegen. b) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt/vorliegen. c) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. d) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG nicht vorliegen. Die Eigenerklärungen sind Teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb (Eigenerklärung zur Eignung), die für die Abgabe des Teilnahmeantrages verwendet werden müssen. Bewerber sowie Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben jeweils einzeln die vorstehend aufgeführten Nachweise und Erklärungen mit ihrer Bewerbung vorzulegen. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam "andere Unternehmen", vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der geplante Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung der Eignungsleiher beifügen, aus der hervorgeht, dass die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen.