Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-11
Buyer: Einführung eines ARD Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 4497985 EUR
Submission deadline: 2025-08-12

Technical requirements: Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Rahmen des ARD-Projekts "Digitale Erneuerung" wird ein zukunftsfähiges, leistungsstarkes und integriertes Softwaresystem zur Distribution von Audio- und Videoinhalten ausgeschrieben. Ziel ist die Einführung eines Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM), das als zentrale technische Plattform für die plattformgerechte Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung aller digitalen Medieninhalte der ARD dient. Dies umfasst Inhalte für die eigenen Ausspielkanäle der Landesrundfunkanstalten, die ARD-Mediathek und -Audiothek sowie für externe Plattformen (z. B. YouTube, Spotify).
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bewerber erklärt, dass zur Sicherung etwaiger Schadensansprüche des MDR gegen den Auftragnehmer eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen  entweder bereits besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Auf gesonderte Anforderung erklärt sich der Bewerber bereit, dies durch eine entsprechende Versicherungsbestätigung nachzuweisen.
Er verpflichtet sich, diesen Versicherungsschutz mindestens für die Dauer der Vertragsdurchführung sicherzustellen, aufrechtzuerhalten und die Prämien rechtzeitig zu entrichten.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe der technischen Fachkräfte (Mitarbeiteranzahl):
Bitte geben Sie an, wie viele Fachkräfte Stand jetzt  in Ihrem Unternehmen dauerhaft im Geschäftsbereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen tätig sind.

Mindestanforderung:
Im betreffenden Geschäftsbereich muss dauerhaft auf mindestens 18 Fachkräfte (Entwickler und technische Spezialisten) zurückgegriffen werden können. Bitte fügen Sie eine strukturierte Übersicht oder eine Eigenerklärung zur personellen Fachkräftestruktur bei. Stellen Sie darin die berufliche Erfahrung der eingesetzten Fachkräfte in den Kategorien 0-5 Jahre, 5-10 Jahre und über 10 Jahre dar.

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zum Umsatz des Unternehmens:
Umsatz des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Als vergleichbar gelten Umsätze bezogen auf Leistungen im Bereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen.

Mindestanforderung(en): 
Das Unternehmen muss dabei einen Gesamtumsatz für die besondere Leistungsart in Höhe von 1,7 Mio. EUR netto pro Jahr vorweisen, um die Eignungsanforderung zu erfüllen.

Auf Nachfrage sind dem MDR geeignete Nachweise (z.?B. Jahresabschlüsse, testierte Bilanzen oder entsprechende Bestätigungen eines Steuerberaters) vorzulegen.

Eligibility requirements: Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bewerber erklärt, dass zur Sicherung etwaiger Schadensansprüche des MDR gegen den Auftragnehmer eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen  entweder bereits besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Auf gesonderte Anforderung erklärt sich der Bewerber bereit, dies durch eine entsprechende Versicherungsbestätigung nachzuweisen.
Er verpflichtet sich, diesen Versicherungsschutz mindestens für die Dauer der Vertragsdurchführung sicherzustellen, aufrechtzuerhalten und die Prämien rechtzeitig zu entrichten.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe der technischen Fachkräfte (Mitarbeiteranzahl):
Bitte geben Sie an, wie viele Fachkräfte Stand jetzt  in Ihrem Unternehmen dauerhaft im Geschäftsbereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen tätig sind.

Mindestanforderung:
Im betreffenden Geschäftsbereich muss dauerhaft auf mindestens 18 Fachkräfte (Entwickler und technische Spezialisten) zurückgegriffen werden können. Bitte fügen Sie eine strukturierte Übersicht oder eine Eigenerklärung zur personellen Fachkräftestruktur bei. Stellen Sie darin die berufliche Erfahrung der eingesetzten Fachkräfte in den Kategorien 0-5 Jahre, 5-10 Jahre und über 10 Jahre dar.

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zum Umsatz des Unternehmens:
Umsatz des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Als vergleichbar gelten Umsätze bezogen auf Leistungen im Bereich Entwicklung, Integration oder Betrieb von Media-Asset-Management-Systemen.

Mindestanforderung(en): 
Das Unternehmen muss dabei einen Gesamtumsatz für die besondere Leistungsart in Höhe von 1,7 Mio. EUR netto pro Jahr vorweisen, um die Eignungsanforderung zu erfüllen.

Auf Nachfrage sind dem MDR geeignete Nachweise (z.?B. Jahresabschlüsse, testierte Bilanzen oder entsprechende Bestätigungen eines Steuerberaters) vorzulegen.
Anlage TW2 EE-Eignung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zu Referenzen (Mindestanforderung): 
Der Bewerber wird aufgefordert, mindestens eine Referenzinstallation oder ein System, das er im Kundenauftrag betreibt und das in Umfang und Funktionalität mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar ist, zu benennen.
Zum Nachweis seiner Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen muss eine entsprechende Referenz vorgewiesen werden. Um als geeignete Referenz zu gelten, müssen die in der Vergangenheit erbrachten Leistungen mindestens mit denen des hier gegenständlichen Auftrages vergleichbar sein. Eine Vergleichbarkeit mit dem Vertragsgegenstand ist für die Referenz nur dann gegeben, wenn:

- Das betreffende System wird für die Veröffentlichung und/oder Verteilung von Inhalten genutzt. Gewertet werden insbesondere die bidirektionale Anbindung von Drittplattformen mit eigener Datenhaltung, wie YouTube, TikTok, den Social-Media-Plattformen von Meta, Spotify, Twitch oder, im Falle von Content-Vertriebsunternehmen, auch anderweitig angebundene Kundenportale mit Video- und/ oder Audio-Inhalten.
- Die Installation erfolgte im Auftrag eines Broadcasters, eines Streaming-Anbieters oder eines sonstigen Content-Vertriebsunternehmens.
- Es werden mindestens 1.000.000 Media-Assets zeitgleich im System verwaltet.
- Im System sind mindestens 300 aktive Nutzer registriert, bei regelmäßig mindestens 60 gleichzeitigen Nutzern (concurrent user).
- Die Referenz muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens drei Jahre alt sein (maßgeblich ist das Datum des produktiven Systemstarts).

Die genannten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss des Bewerbers.

Der Nachweis über die Referenz wird vom Bieter durch Ausfüllen/ Ankreuzen der in Anlage TW2 aufgeführten Tabelle erbracht. Sollte der Platz für die Beschreibung nicht ausreichen, fügen Sie der Liste bitte eine separate Anlage bei.

Nachweis von mindestens einer geeigneten Referenz über vergleichbare Leistungen, in denen folgende Angaben zu machen sind:
- Name und Anschrift des Unternehmens (Auftraggeber)
- Ansprechpartner/ Telefonnummer/Mailadresse für Rückfragen des MDR bezüglich der angegebenen Referenz
- Projekt/ Titel
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Mindestanforderungen
Im Teilnahmeantrag fehlende und daher nachgeforderte Angaben/ Unterlagen sowie erst auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegende Angaben/ Unterlagen müssen innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt werden. Der Teilnahmeantrag wird ausgeschlossen, wenn die Angaben/ Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht/vorgelegt werden.
Einzureichende Unterlagen: - Ausschlussgründe nach § 123 GWB und § 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): 1 Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB bzw. dass in Bezug auf zwingende Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nach §125 GWB erfolgt ist (siehe Anlage TW1) 2 Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB bzw. dass in Bezug auf fakultative Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nach § 125 GWB erfolgt ist (siehe Anlage TW1) - Mindestlohngesetz (MiLoG) (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung bestätigt): Eigenerklärung zum Mindestlohngesetz (MiLoG) (siehe Anlage TW7) - Eigenerklärung Russlandbezug (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung bestätigt): Eigenerklärung Russlandbezug (siehe Anlage TW8)
Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Rahmen des ARD-Projekts "Digitale Erneuerung" wird ein zukunftsfähiges, leistungsstarkes und integriertes Softwaresystem zur Distribution von Audio- und Videoinhalten ausgeschrieben. Ziel ist die Einführung eines Distribution Media Asset Management Systems (D-MAM), das als zentrale technische Plattform für die plattformgerechte Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung aller digitalen Medieninhalte der ARD dient. Dies umfasst Inhalte für die eigenen Ausspielkanäle der Landesrundfunkanstalten, die ARD-Mediathek und -Audiothek sowie für externe Plattformen (z. B. YouTube, Spotify).

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung eines am Markt bereits eingeführten und produktiv erprobten Softwaresystems im Rahmen eines Software-Mietvertrags. Dieses bildet den Kern des zukünftigen D-MAM. Darüber hinaus umfasst der Auftragsgegenstand Dienstleistungen zur Integrationsunterstützung in die bestehenden Systemlandschaften sowie die fortlaufende Unterstützung durch einen 3rd-Level-Support. Das System wird vom Mitteldeutschen Rundfunk (MDR)  für alle aktuellen und zukünftigen Landesrundfunkanstalten der ARD (zurzeit Bayerischer Rundfunk, Hessischer Rundfunk, Mitteldeutscher Rundfunk, Norddeutscher Rundfunk, Radio Bremen, Rundfunk Berlin-Brandenburg, Saarländischer Rundfunk, Südwestrundfunk, Westdeutscher Rundfunk) und Deutsche Welle sowie für alle aktuellen und zukünftigen Gemeinschaftseinrichtungen (z.B. ARD-aktuell, Sportschau und Kinderkanal) und Tochterunternehmen betrieben.

Das System wird in der (Cloud-) Infrastruktur des Auftraggebers betrieben und durch eigene Entwicklungsteams um weitere Komponenten und Integrationen ergänzt und konfiguriert. Eine offene Schnittstellenarchitektur und hohe Flexibilität sind daher zwingend erforderlich. Die Systemanforderungen wurden im Vorfeld durch den Mitteldeutschen Rundfunk (MDR) spezifiziert und im Rahmen eines Proof-of-Concepts evaluiert.

Die folgenden technischen Anforderungen - im nachfolgenden als [AAA]-Kriterien bezeichnet -  bilden eine Auswahl systemprägender Anforderungen und sind nicht verhandelbar und müssen durch das angebotene System vollumfänglich erfüllt werden. Ein Nichterfüllen führt zum Ausschluss aus dem Verhandlungsverfahren. Alle Anforderungen müssen bereits Bestandteil bzw. Merkmal des Softwaresystems sein und in produktiven Installationen erprobt worden sein. Weitere [AAA]-Kriterien folgen im weiteren Verfahren.

Zwingende Anforderung 1 - [AAA]-Kriterium:
Nachweislich vollständig Cloud-agnostische System-Architektur, welche sowohl in Cloudumgebungen (weltweite Hyperscaler oder europäische Anbieter) als auch On-Premise betrieben werden kann. Mindestens eine produktive Installation in der Google Cloud (GCP).

Zwingende Anforderung 2 - [AAA]-Kriterium:
API-first Ansatz (Swagger/OpenAPI-dokumentiert) zur Implementierung von weiteren Systemen und Workflows des Auftraggebers, sowie der Möglichkeit zur vollständigen Substitution der Standard-Oberflächen des Anbieters durch eigens entwickelte UI-Module. 
 
Zwingende Anforderung 3 - [AAA]-Kriterium:
Eine Software-Architektur die mittels Kubernetes einen unterbrechungsfreien Betrieb (Zero Downtime) bei Deployments, Wartungsmaßnahmen und skalierungsbedingten Änderungen ermöglicht.

Das Vergabeverfahren erfolgt als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Es gliedert sich in die folgenden Phasen Teilnahmewettbewerb, indikative Angebotsphase, Verhandlungsphase, finale Angebotsabgabe und Zuschlagserteilung. 

Die maximale Laufzeit des Vertrages beträgt insgesamt sechs (6) Jahre. Der Vertrag wird zunächst für eine Laufzeit von vier (4) Jahren geschlossen. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag um einmalig zwei (2) Jahre zu verlängern.
Der Vertrag beginnt am 01.01.2026 und endet nach einer Laufzeit von 48 Monaten am 31.12.2029. Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption wird bis spätestens drei Monate vor Ende der Mindestlaufzeit per Schriftform mitgeteilt.