Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-04-30
Buyer: Luftfahrt-Bundesamt
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72262000: Software development services | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 4818000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Gegenstand des Vertrages sind Serviceleistungen für das JCF-Framework und sonstige notwendige technische Anpassungen und Updates aufgrund einer Monatspauschale und Änderungs- und Entwicklungsleistungen für JCF-basierte Verfahren aufgrund gesetzlicher Änderungen oder sonstiger fachlicher Anforderungen nach gesondertem Einzelabruf
Verlängerung der dreijährigen Laufzeit um 4 Mal 6 Monate, sofern nicht eine Vertragspartei den Vertrag zuvor mit einer Frist von 6 Monaten zum jeweiligen Monatsende schriftlich kündigt.
Sollte sich die Folgebeschaffung bzw. die Produktivsetzung verzögern, können die Vertragsparteien zusätzlich zur o. g. Verlängerungsoption die Laufzeit des Vertrages um 12 Monate verlängern. Die Vereinbarung sieht eine Kündigungsmöglichkeit von einem Monat vor, um einen frühestmöglichen Übergang zum nachfolgenden Auftragnehmer zu ermöglichen.
Das LBA betreibt eine Fachapplikation für die Erteilung und Verwaltung der Genehmigungen und Erlaubnisse für Akteure der Luftfahrt (Personen, Organisationen). Technische Basis ist das sogenannte Java Communication Framework (JCF), das für den Aufbau der graphischen Benutzeroberfläche und die Kommunikation der Anwendungslogik mit der Datenbank genutzt wird. Die Software der Firma Fa. evodion IT GmbH (evodion) deckt den Großteil des Aufgabenspektrums des LBA ab und ist die zentrale und geschäftskritische Komponente eines komplexen Gefüges von Fachapplikationen im LBA. Teile der Entwicklung sind nicht oder nur unvollständig dokumentiert. Eine kurzfristige Weiter- oder Neuentwicklung der Fachapplikation ist daher technisch nicht möglich.
Zunächst war vorgesehen, dass die Software im Rahmen der IT-Konsolidierung auf das IT-Bund übergeht. Nachdem diese Planung in 2020 verworfen wurde, steht das LBA vor der Herausforderung, die IT-strategischen Anforderungen neu zu überdenken sowie die Folgebeschaffung in eigener Zuständigkeit durchzuführen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die vorhandene Software in Teilen am Ende ihres Lebenszyklus angekommen ist. In den nächsten Jahren bedarf es im LBA zudem zahlreicher technischer Veränderungen, welche eine umfangreiche und langfristige Vorbereitung erfordern. Darüber hinaus birgt eine ggfs. erforderlich werdende Systemumstellung technische Unwägbarkeiten und Risiken. Ausfälle sind zwingend auszuschließen, um die Handlungsfähigkeit des LBA nicht zu riskieren. Aus diesem Grund hat das LB entschieden,
2. das Ergebnis des Vergabeverfahrens, d. h. die wirtschaftlichste Lösung technisch umzusetzen einschließlich
Dieses technisch, rechtlich und wirtschaftlich sinnvolle Vorgehen war/ist nicht bis zum Vertragsende (30.6.2021) umzusetzen. Ebenso war/ist es unrealistisch, für eine kurze Übergangzeit die komplizierte Fachapplikation durch das Produkt eines anderen Bieters zu ersetzen. Das LBA schätzt den Zeitbedarf für das Vergabeverfahren (Nr. 1) auf 12 bis 18 Monate, den Zeitbedarf für die Umsetzung (Nr. 2) auf 24 bis 36 Monate und hat deshalb entschieden, die Weiterentwicklung und Pflege der Software zur Aufrechterhaltung des Systems bis zum Abschluss der o.g. geplanten Ausschreibung für einen (Interims-)Zeitraum von drei Jahren im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens nach § 14 Abs. 4 VgV an den bisherigen Auftragnehmer (evodion) zu vergeben. Dabei möchte das LBA den Auftragsgegenstand nicht dem Wettbewerb entziehen, sondern im Gegenteil die Fachsoftware in absehbarer Zeit in einem ergebnisoffenen Wettbewerb vergeben. Die Vorbereitungen dieses Wettbewerbsfür das Folgeverfahren wurden parallel zu diesem vorliegenden Vergabeverfahren bereits im September 2020 aufgenommen. Derzeit befindet sich das LBA im Rahmen einer umfangreichen Bedarfsanalyse zur Vorbereitung der Markterkundung und späteren Vergabekonzeption.
Die technischen Hindernisse aufgrund der lückenhaften Dokumentation und aufgrund der engen Zeitplanung, welche nicht durch das LBA selbst verschuldet, sondern auf das Scheitern der IT-Konsolidierung zurückzuführen ist, sowie die Verzögerungen durch die Corona-Pandemie waren bestimmende Parameter für die Wahl des Verhandlungsverfahrens.
Die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nummer 2 b, 3 und 5 VgV liegen vor. Das LBA beabsichtigt, die Laufzeit der Interimsvergabe auf 3 Jahre zu beschränken.
Die Zuschlagserteilung/Vertragsschluss ist für den 17.5.2021 vorgesehen in V.2.1) wurde nur der Tag der LBA-internen Zuschlagsentscheidung benannt.
Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Hierbei ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen antragsbefugt, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schadenentstanden ist oder zu entstehen droht.
Die Regelung des § 160 Abs. 3 GWB zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
Nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Nach § 135 Abs. 2 kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie in einem Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist;


Winner: evodion Information Technologies GmbH
Award value: 4818000