Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-22
Buyer: RV Chatbots für Kommunen & Landkreise
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000
Submission deadline: 2026-01-20
Award criteria: price, quality

Technical requirements: 1) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG)  2) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB 3)Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 124 (1) GWB  4) Eigenerklärung im Zusammenhang mit Russland-Sanktionen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Das Verfahren wird in zwei Phasen durchgeführt: Phase 1 Teilnahmewettbewerb Interessierte Unternehmen sind in der derzeit stattfindenden Phase 1 zur Teilnahme am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage der im Teilnahmeformular dargestellten Kriterien werden unter den grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs maximal fünf Bewerber ausgewählt und zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert.   Phase 2  Angebots- und ggf. Verhandlungsverfahren:  Die Vergabeunterlagen werden allen zur Abgabe eines ersten Angebots aufgeforderten Teilnehmern zeitgleich zur Verfügung gestellt. Der geforderte Inhalt der Angebote ist in den Vergabeunterlagen dargestellt, die den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten und zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerbern zugehen werden. Das Erstangebot ist als verbindliches Angebot einzureichen. Die Vergabestelle wird die Erstangebote auf Grundlage der mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe dargestellten Zuschlagskriterien bewerten und damit den Bestbieter sowie eine Bieterreihenfolge ermitteln. Die Vergabestelle behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.  Falls die Vergabestelle nicht bereits auf das bestplatzierte Erstangebot den Zuschlag erteilt, wird sie mit allen Bietern in Verhandlungen treten und diese zur Überarbeitung und Ergänzung ihrer Angebote auffordern.  Nach Durchführung der Verhandlungen sowie Prüfung und Wertung der finalen Angebote wird dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot der Zuschlag erteilt.
Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung von Chatbots als Software -as-a-Service (SaaS) für Kommunen und Landkreise.
Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.

Eligibility requirements: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.
Angaben zum Umsatz (in EUR) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Eigenerklärung über das jährliche Mittel der bei dem Unternehmen Beschäftigten und die Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung qualifizierten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Kommunen und Landkreise in Deutschland; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weniger als 3 Kommunen 5 Punkte: 3 Kommunen alle unter 250.000 Einwohner 10 Punkte: 3 Kommunen und mind. 1 über 250.000 Einwohner
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von Large Language Modells (LLM); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung von LLMs 5 Punkte: Verwendung älterer LLMs (> 3 Monate) 10 Punkte: Verwendung modernerer LLMs (< 3 Monate)
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Optionen für datenschutzkonforme LLM-Nutzung; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung datenschutzkonformer LLMs 5 Punkte: Verwendung eines datenschutzkonformen LLMs 10 Punkte: Verwendung einer Auswahl datenschutzkonformer LLMs
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von RAG, alternativ Verwendung eines Realtime RAGs; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weder RAG noch Realtime RAG 5 Punkte: RAG oder Realtime RAG 10 Punkte: RAG & Realtime RAG
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Quellenangabe vorhanden und korrekt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Quellenangaben werden unvollständig oder ohne Links dargestellt  5 Punkte: Quellenangaben werden vollständig und mit anklickbaren Links dargestellt  10 Punkte: Quellenangaben werden vollständig mit korrekten und anklickbaren Links sowie einer passenden, kompakten Quellenüberschrift dargestellt
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Referenz mit Voiceboteinführung vorhanden; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: kein Voicebot eingeführt 5 Punkte: mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN) 10 Punkte: Mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN und Audio-OUT)
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Umsetzung der Feedbackfunktion (negative und positive Bewertung); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Feedbackfunktion  2 Punkte: Sterne-Funktion oder Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren  5 Punkte: Sterne-Funktion und Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren