Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-12-29
Buyer: Europa-Kommissionen
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 63510000 | 63516000
Estimated value: 17700000 EUR
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Kontrakten omfatter alle former for rejsebureautjenester i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer og -agenturer (herefter benævnt »Institutionerne«) forbundet med dette udbud.
Kontrakten omfatter alle former for rejsebureautjenester, herunder levering af et værktøj til onlinereservation i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra Institutionerne, uanset deres geografiske placering. Det drejer sig især om delegerede (herunder formanden for Det Europæiske Råd, formanden og medlemmerne af Europa-Kommissionen, inkl. Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik og vicepræsidenten for Europa-Kommissionen), eksperter, ansøgere der har bestået udvælgelsesprøver og ansøgere.
Ydelserne skal udføres i kontrahentens lokaler, som er beregnet hertil. Eftersom størstedelen af forretningsrejserne foretages fra Belgien, skal kontrahenten placere en funktionel enhed i Belgien med henblik på at tage hensyn til kravet om nøje koordinering, hurtig indgriben i tilfælde af haste- eller krisesituationer, overvågning og kontrol i tæt samarbejde med Institutionerne, der for størstedelens vedkommende er placeret i Belgien. Rejsebureauet skal ligeledes stille en medarbejder til rådighed, der skal arbejde i Europa-Kommissionens lokaler som kontaktperson. Denne person vil få plads i lokalerne for Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder, der er ansvarlig for forvaltning af kontrakten i Bruxelles (Belgien).
— 80 000 hotelreservationer (hvoraf ca. 93% foretages direkte af den rejsende på overnatningsfaciliteter og reservationssites).
Svarende til i alt cirka 134 000 forretningsrejser fordelt på 24 000 rejsende. I 2017 var Europa-Kommissionens brug af onlinebooking-værktøjet (OBT) på ca. 7%. Det resterende antal svarer til reservationer per telefon og e-mail.
Dette udbud er organiseret på et interinstitutionelt grundlag. Den ordregivende myndighed med ansvar for proceduren er Europa-Kommissionen. Kommissionen, som repræsenterer institutionerne, tager en enkelt tildelingsbeslutning på alles vegne. Derefter bliver en interinstitutionel rammeaftale underskrevet af Europa-Kommissionen, som repræsenteres af direktøren for PMO. Europa-Kommissionen er den primære kontrahent med ansvar for ledelsen af rammeaftalen og repræsenterer på dette område alle deltagende ordregivende myndigheder. De driftsmæssige aspekter af rammeaftalen vil tilfalde hver deltagende ordregivende myndighed, som agerer helt autonomt.
Denne rammeaftale gælder for alle de institutioner, der er udpeget som ordregivende myndigheder nedenfor, og som har givet bemyndigelse i dette øjemed. Denne liste vil ikke blive ændret, medmindre der oprettes eller anskaffes en finansielt selvstændig institution efter offentliggørelsen af denne udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I sådanne tilfælde kan den nye institution også få gavn af ydelserne i rammeaftalerne på betingelse af på den ene side at være bemyndiget af Europa-Kommissionen på baggrund af oplysninger om dens juridiske personlighed og juridiske oprettelsesbaggrund, og på den anden side af at værdien af eventuelle fremtidige kontrakter ikke vil overstige 10% af kontraktens omfang (alle Europa-Kommissionens institutioner, organer og agenturer sammenlagt). Tilføjelsen, som sætter denne nye institution i stand til at deltage i kontrakten, vil blive underskrevet og ledet af Kommissionen.
I estimeringen af kontraktens omfang indgår ligeledes en reserve på 10% til uforudsete behov og tjenesteydelser. (En fuld beskrivelse er tilgængelig via det link, som er omtalt i punkt I.3).
II..2.6: ydelsernes samlede værdi inklusive udgifterne til reservationer, bureauets provision og forbeholdene nævnt i punkt II.2.4).
Kontrakten omfatter koordinerede ydelser i forbindelse med Institutionens tilrettelæggelse af møder og arrangementer samt alle former for rejsebureautjenester i forbindelse med forretningsrejser for enhver person, i givet fald uden for den organiserende Institution, der rejser på vegne af eller efter anmodning fra af denne, uanset deres geografiske placering.
Ydelserne skal udføres i kontrahentens lokaler, som er beregnet hertil. Eftersom størstedelen af forretningsrejserne foretages fra Belgien, skal kontrahenten placere en funktionel enhed i Belgien med henblik på at tage hensyn til kravet om nøje koordinering, hurtig indgriben i tilfælde af haste- eller krisesituationer, overvågning og kontrol i tæt samarbejde med Institutionerne, der for størstedelens vedkommende er placeret i Belgien.
Dette udbud er organiseret på et interinstitutionelt grundlag. Den ordregivende myndighed med ansvar for proceduren er Europa-Kommissionen. Kommissionen, som repræsenterer institutionerne, tager en enkelt tildelingsbeslutning på alles vegne. Derefter bliver en interinstitutionel rammeaftale underskrevet af Europa-Kommissionen, som repræsenteres af direktøren for PMO. Europa-Kommissionen er den primære kontrahent med ansvar for ledelsen af rammeaftalen og repræsenterer på dette område alle deltagende ordregivende myndigheder. De driftsmæssige aspekter af rammeaftalen vil tilfalde hver deltagende ordregivende myndighed, som agerer helt autonomt.
Denne rammeaftale gælder for alle de institutioner, der er udpeget som ordregivende myndigheder nedenfor, og som har givet bemyndigelse i dette øjemed. Denne liste vil ikke blive ændret, medmindre der oprettes eller anskaffes en finansielt selvstændig institution efter offentliggørelsen af denne udbudsbekendtgørelse.
I sådanne tilfælde kan den nye institution også få gavn af ydelserne i rammeaftalerne på betingelse af på den ene side at være bemyndiget af Europa-Kommissionen på baggrund af oplysninger om dens juridiske personlighed og juridiske oprettelsesbaggrund, og på den anden side af at værdien af eventuelle fremtidige kontrakter ikke vil overstige 10% af kontraktens omfang (alle Europa-Kommissionens institutioner, organer og agenturer sammenlagt). Tillægget, som sætter denne nye institution i stand til at deltage i kontrakten, vil blive underskrevet og ledet af Kommissionen.


Winner: Global Business Travel BVBA
Award value: 17700000
Number of bids: 2