Public procurement notice: Modification Of A Contract/Concession During Its Term
Published: 2023-05-15
Buyer: Puolustusministeriö
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Asiantuntijaresurssien hankinta puolustusministeriön ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköisen asiointijärjestelmän toteuttamiseen, sopimusmuutosilmoitus
Vuoden 2020 alussa tuli voimaan säädöskokonaisuus valtion kokonaisturvallisuuden parantamiseksi kiinteän omaisuuden siirroissa. Säädösmuutoksen myötä viranomaisilla on mahdollisuus valvoa nykyistä paremmin valtion turvallisuuden kannalta keskeisiä kiinteistönomistuksia, ehkäistä ennakolta kansallisen turvallisuuden näkökulmasta arveluttavaa kiinteistönomistusta sekä tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin kansallisen turvallisuuden näkökulmasta tarpeellisten alueiden lunastamiseksi valtiolle.
Hankinnan kohde on edellä mainittuihin viranomaistehtäviin liittyvä sähköinen asiointijärjestelmäkokonaisuus. Järjestelmä mahdollistaa sähköisen asioinnin niin asiakkaan kuin käsittelijänkin näkökulmasta. Lisäksi tulevaisuudessa tavoitteena on viranomaistiedon vaihtaminen turvallisesti taustaselvitysten osalta järjestelmää hyödyntäen. Järjestelmä on uusi ja vastaavaa järjestelmää ei ole ollut aikaisemmin käytössä, eikä sellaista ole saatavissa valmiina ratkaisuna. Tähän asti viranomaistyötä on tehty perinteisesti manuaalityönä ilman erillistä käsittelyyn soveltuvaa järjestelmää.
Järjestelmän kehittäminen toteutetaan ketterän kehittämisen menetelmällä, jossa suunnittelu- ja kehittämistyötä tehdään yhtä aikaa, järjestelmän toteuttajan ja käyttäjien yhteistyössä. Hankinnan kohteena on tästä syystä erikseen määritellyn tuotteen sijaan kehittämisen ja toteutuksen edellyttämät asiantuntijaresurssit. Toteutustapaa ja resurssien arvioitua tarvetta on selvitetty ennakkoon teknisen vuoropuhelun avulla yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa.
Järjestelmän kehittäminen on tarkoitus toteuttaa vuoden 2022 aikana ja sopimuskausi kattaa vuodet 2022 – 2024, sisältäen myös ylläpito-, tuki- ja jatkokehittämis-tehtäviä. Sopimus sisältää myös optiomahdollisuuden järjestelmän jatkokehittämiseksi. Työ toteutetaan puolustusministeriön kiinteistö- ja ympäristöyksikön sekä tietohallintoyksikön ohjauksessa.
Hankintasopimus; Asiantuntijaresurssien hankinta ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköisen asiointijärjestelmän toteuttamiseen
Ulkomaalaisomisteisen kiinteistönvalvonnan sähköisen asiointijärjestelmä -hankkeen lisäresurssien hankinta  tietojärjestelmän 1. vaiheen loppuun saattamiseksi.
Hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi kohdan 3 mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi hankintalain 136 § 3 momentissa todetaan, että ”edellä 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen.”
Nykyinen järjestelmätoimittaja Twoday Oy on tehnyt tarjouksen asiantuntijaresurssien lisähankinnasta ja vaadittavasta työmääräarviosta 1-vaiheen loppuunsaattamiseksi. Työmääräarvio 1-vaiheen loppuunsaattamiseksi on 750 htp, joka on 550,00 euron htp:n keskihinnalla laskettuna yhteensä 412500,00 euroa (alv. 0%) Huomioon ottaen hankinnan kokonaisarvo, sopimus- ja optiokausi yhteensä, 825.000,00 euroa (alv. 0%), hankintasopimuksen muutoksen arvo 412.500,00 euroa (alv. 0%) on 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.
Ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköinen asiointijärjestelmä –hanke on osoittautunut moniulotteisemmaksi ja laajemmaksi kokonaisuudeksi, kuin mitä hankkeen kilpailu-vaiheessa työmääräarvioksi määritettiin. Hankintasopimuksella sovittu (v. 2022-2024) työmääräarvio 900 henkilötyöpäivää tulee täyteen huhtikuussa 2023. Tietojärjestelmän rakentaminen on vielä kesken ja sähköinen asiointipalvelu ei ole käyttöönotettavissa keväällä 2023.
Integraatioiden ja rajapintojen rakentaminen on vaatinut tiivistä yhteistyötä sidosryhmäorganisaatioiden kanssa. Integraatioiden rakentaminen on ollut mittava prosessi ja työn eteneminen edellyttänyt laajaa perehtymistä kunkin integraation toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin vaatimuksiin. Lisäksi rajapintojen rakentamisessa ja teknisten riippuvuuksien yhteensovittamisessa on mennyt huomattavasti ennalta arvioitua enemmän aikaa ja projektille määritellyssä työmääräarviossa ei olla pysytty. Hanke on ollut myös riippuvainen sidosryhmien aikataulusta ja joutunut mukauttamaan omaa toteutustaan sen mukaisesti.
Toiminnallisia määrittelyjä eli käyttötapauskuvauksia on jouduttu projektin edetessä tarkentamaan, kun palvelupolussa tai toiminnallisuuksissa on huomattu puutteita. Toiminnallisten määrittelyjen lisäykset ja niistä aiheutuneet tekniset ratkaisut ovat osaltaan vaatineet projektitiimiltä lisätyötä.


Winner: Twoday Oy