Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-11
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72221000: Business analysis consultancy services
Submission deadline: 2025-08-11
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Fördern & Wohnen beabsichtigt, eine Zeitmanagement-Software zu beschaffen und einzuführen. Die Software soll eine effiziente, transparente und digitale Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstplänen ermöglichen. Zudem ist eine nahtlose Integration mit SAP sicherzustellen. Ziel ist es, die bestehenden Prozesse zu optimieren, die Compliance mit gesetzlichen und tariflichen Vorgaben sicherzustellen und die Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende, Führungskräfte und Verwaltung zu verbessern. Die aktuelle Zeiterfassung und die Bereitstellung von Dienstplänen findet in Excel in einem Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber statt.
1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw.
Betriebshaftpflichtversicherung in für den Auftragsgegenstand angemessener
und marktüblicher Höhe 2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des
Bewerbers innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), 3)
Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter: Der Bieter
gibt mit dem Teilnahmeantrag die Erklärung ab, die über die
durchschnittliche Mitarbeiterzahl (Vollzeitäquivalent) und – separat
ausgewiesen – die durchschnittliche Anzahl von Projektleitern innerhalb
jedem der letzten drei (3) Jahre (2022, 2023, 2024) Auskunft gibt. Die
Eigenerklärungen sind über die Formularfelder im Vergabeportal abzugeben
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei
der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu
bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese
Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen
bestehenden Verbindungen, jeweils die Eigenerklärungen über die
Formularfelder im Vergabeportal abzugeben. Sämtliche Angaben und
Erklärungen sind verbindlich
Die Bewerber müssen Referenzen (mindestens 3 Referenzen) über bereits abgeschlossene bzw. laufende Projekte (mindestens 2 Jahre) der letzten 3 Jahre vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind.
Anzugeben sind für jede Referenz jeweils:
o	Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistungen
o	AG mit Ansprechpartner und Telefonnummer
o	Leistungszeitraum
o	Auftragsvolumen
o	Beteiligung des für diese Ausschreibung vorgesehenen Projektleitenden sowie der Projektmitarbeitenden an dem Referenzprojekt
Die Referenzen sind in den Eignungskriterien in den dort vorgesehenen Feldern anzugeben. Sofern die dort verfügbaren Felder nicht ausreichen, sind die zusätzlichen Referenzen auf gesonderten Blättern darzustellen. Sämtliche Angaben werden von der Vergabestelle vertraulich behandelt.
Sollten danach mehr als 3 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen und die Mindestanforderungen erfüllen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von
ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte:
Auf Grundlage ihres Referenzpools grundsätzlich noch geeignete Bewerber erhalten 4 Punkte, wenn mindesten drei (3) vergleichbare Projekte zu dem der AG nachgewiesen werden können. Vergleichbar sind Referenzen die mindestens /insbesondere folgende Leistungsbestandteile beinhalten:
•	der Einführung und Implementierung eines Zeitmanagementsystems inklusive Dienstplanung 
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich ähnliche Referenzprojekte durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte). Für die Beurteilung wird besonderen Wert gelegt auf:
•	Bereitstellung als SaaS
•	Unterstützung von Single Sign-On
•	Mobile Nutzung über App und Web-Oberfläche
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte mit größerer Komplexität durchgeführt hat, ODER Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält der Bewerber die Bewertung "sehr gut"
(7-8 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt UND zusätzlich Referenzprojekte, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung „Hervorragend“ (9-10 Punkte).
Bei einer der drei Referenzen muss es sich um eine erfolgreiche Einführung und Implementierung eines Zeitwirtschaftstools inklusive Dienstplanung eines öffentlichen Auftraggebers mit mehr als 500 Mitarbeitenden handeln. 2) Profil der für den vorliegenden Auftrag vorgesehenen
Projektleitung 3) Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des
vergaberechtlichen Mindestlohnes; 4) Integritätserklärung einschließlich der
Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den §§
123, 124 GWB; 5) Verfehlungen und Eintragungen in das Register zum
Schutz fairen Wettbewerbs. ___ Die Eigenerklärungen sind über die
Formularfelder im Vergabeportal abzugeben Für den Fall, dass die
Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des
Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag,
Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des
rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, jeweils die
Eigenerklärungen über die Formularfelder im Vergabeportal abzugeben.
Sämtliche Angaben und Erklärungen sind verbindlich
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsdurchführungskonzept (Implementierungskonzept, Teamkonzept, Servicekonzept)

Eligibility requirements: 1) Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw.
Betriebshaftpflichtversicherung in für den Auftragsgegenstand angemessener
und marktüblicher Höhe 2) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des
Bewerbers innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), 3)
Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter: Der Bieter
gibt mit dem Teilnahmeantrag die Erklärung ab, die über die
durchschnittliche Mitarbeiterzahl (Vollzeitäquivalent) und – separat
ausgewiesen – die durchschnittliche Anzahl von Projektleitern innerhalb
jedem der letzten drei (3) Jahre (2022, 2023, 2024) Auskunft gibt. Die
Eigenerklärungen sind über die Formularfelder im Vergabeportal abzugeben
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei
der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu
bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese
Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen
bestehenden Verbindungen, jeweils die Eigenerklärungen über die
Formularfelder im Vergabeportal abzugeben. Sämtliche Angaben und
Erklärungen sind verbindlich
Die Bewerber müssen Referenzen (mindestens 3 Referenzen) über bereits abgeschlossene bzw. laufende Projekte (mindestens 2 Jahre) der letzten 3 Jahre vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind.
Anzugeben sind für jede Referenz jeweils:
o	Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistungen
o	AG mit Ansprechpartner und Telefonnummer
o	Leistungszeitraum
o	Auftragsvolumen
o	Beteiligung des für diese Ausschreibung vorgesehenen Projektleitenden sowie der Projektmitarbeitenden an dem Referenzprojekt
Die Referenzen sind in den Eignungskriterien in den dort vorgesehenen Feldern anzugeben. Sofern die dort verfügbaren Felder nicht ausreichen, sind die zusätzlichen Referenzen auf gesonderten Blättern darzustellen. Sämtliche Angaben werden von der Vergabestelle vertraulich behandelt.
Sollten danach mehr als 3 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen und die Mindestanforderungen erfüllen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von
ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte:
Auf Grundlage ihres Referenzpools grundsätzlich noch geeignete Bewerber erhalten 4 Punkte, wenn mindesten drei (3) vergleichbare Projekte zu dem der AG nachgewiesen werden können. Vergleichbar sind Referenzen die mindestens /insbesondere folgende Leistungsbestandteile beinhalten:
•	der Einführung und Implementierung eines Zeitmanagementsystems inklusive Dienstplanung 
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich ähnliche Referenzprojekte durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte). Für die Beurteilung wird besonderen Wert gelegt auf:
•	Bereitstellung als SaaS
•	Unterstützung von Single Sign-On
•	Mobile Nutzung über App und Web-Oberfläche
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte mit größerer Komplexität durchgeführt hat, ODER Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält der Bewerber die Bewertung "sehr gut"
(7-8 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt UND zusätzlich Referenzprojekte, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung „Hervorragend“ (9-10 Punkte).
Bei einer der drei Referenzen muss es sich um eine erfolgreiche Einführung und Implementierung eines Zeitwirtschaftstools inklusive Dienstplanung eines öffentlichen Auftraggebers mit mehr als 500 Mitarbeitenden handeln. 2) Profil der für den vorliegenden Auftrag vorgesehenen
Projektleitung 3) Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des
vergaberechtlichen Mindestlohnes; 4) Integritätserklärung einschließlich der
Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den §§
123, 124 GWB; 5) Verfehlungen und Eintragungen in das Register zum
Schutz fairen Wettbewerbs. ___ Die Eigenerklärungen sind über die
Formularfelder im Vergabeportal abzugeben Für den Fall, dass die
Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des
Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag,
Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des
rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, jeweils die
Eigenerklärungen über die Formularfelder im Vergabeportal abzugeben.
Sämtliche Angaben und Erklärungen sind verbindlich
Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO,  § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsdurchführungskonzept (Implementierungskonzept, Teamkonzept, Servicekonzept)
Fördern & Wohnen beabsichtigt, eine Zeitmanagement-Software zu beschaffen und einzuführen. Die Software soll eine effiziente, transparente und digitale Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstplänen ermöglichen. Zudem ist eine nahtlose Integration mit SAP sicherzustellen. Ziel ist es, die bestehenden Prozesse zu optimieren, die Compliance mit gesetzlichen und tariflichen Vorgaben sicherzustellen und die Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende, Führungskräfte und Verwaltung zu verbessern. Die aktuelle Zeiterfassung und die Bereitstellung von Dienstplänen findet in Excel in einem Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber statt.