Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-23
Buyer: Stadt Bielefeld, Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen
Country: DE
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48000000 | 48219300 | 48311100 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services
Submission deadline: 2016-04-26
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit elektronischer Archivierung sowie Postkorb-Workflow-Funktionen und mobilem Zugriff.
Die Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einführung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u.a. Bauamt, Rechnungsprüfungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.
Die Einführung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Ämter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Württemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden.
— First- und Second-Level-Support wird vollständig über das hier bietende Unternehmen für die DMS-Basisfunktionalitäten (Archiv-, elektronische Dokumenten-/Versions- und Aktenverwaltung) angeboten.
— Support der DMS-Lösung wird gegenüber dem Auftraggeber vollständig in deutscher Sprache gewährleistet.
First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind für deren vollständige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zuständig und bearbeitet weitestgehend selbstständig.
Second-Level-Support: Der Second-Level-Support unterstützt den First-Level-Support und übernimmt die Bearbeitung komplexerer technischer Anfragen und deren Abarbeitung.
— Alle angebotenen Softwarekomponenten inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation müssen durchgängig in deutscher Sprache verfügbar sein.
— Das DMS muss im Basissystem über Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfügen oder über ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfügung stellen (z. B. Unterstützung der Anlage/ des Imports/ und das Ändern von Standard Aktenplänen oder individuellen Aktenplänen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blättern durch eine elektronische Akte etc.).
— Für die digitale Aktenbearbeitung müssen sich Aktenmodelle/-pläne als Vorlagen in der Aktenanwendung definieren lassen (z. B. einen verwaltungsangepassten KGST-Aktenplan).
— Das DMS muss über eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfügen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch über einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden.
— Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul über eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfügen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden können, welche Personen das betreffende Dokument freigeben müssen. Beim Auslösen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden können.
— Das System muss über eine Renditionfunktion (Konvertierfunktion) verfügen, die das automatische Konvertieren von abgeschlossenen Dokumenten in PDF/A erlaubt.
— Metadatensuchen müssen über logische Operatoren (und, oder etc.) miteinander verknüpft werden können.

Eligibility requirements: Ausschlusskriterien: — Name und Anschrift des Bewerbers, — Eigenerklärung zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Angaben über Eintragung in ein Berufs-/ Handelsregister, kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares geregeltes Verfahren eröffnet, beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden, Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation, es liegen keine Ausschlussgründe von der Teilnahme am Wettbewerb nach § 6 EG Abs. 4 VOL/A oder gemäß § 6 Abs. 6 Buchstabe c VOL/A vor, Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung wurden ordnungsgemäß abgeführt und eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme von 1 500 000 EUR wird spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen oder der Bewerber verfügt bereits jetzt über eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme.). Bewertungskriterien: — Der anteilige Jahresumsatz des bewerbenden Unternehmens (in EUR) für die letzten 4 Geschäftsjahre (ab 2011), für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Projekte bezogen werden können. — Darstellung des Jahresabschlussbetrages für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen. Ausschlusskriterien: — Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen mindestens die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. — eine Referenz (ab 2013) aus der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände) mit > 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens 1 Fachverfahren integriert hat. Bewertungskriterien: — Projekt und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren. — Erklärung, welche Stellung die angebotenen DMS-bezogenen Dienstleistung(en) im Leistungsportfolio des Bieters einnehmen. — Anzahl Mitarbeiter des Bieters ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. — Beschreibung des Personalprofils – Projektleiter. — Beschreibung des Personalprofils – Experte DMS-Anwendung. — Darstellung, ob und wie das vorgesehene Projektpersonal über die Vertragslaufzeit fortqualifiziert wird, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen. — Beschreibung, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird. — drei weitere Referenzen aus dem Behörden-/Verwaltungsumfeld.
Bewertungskriterien: — Der anteilige Jahresumsatz des bewerbenden Unternehmens (in EUR) für die letzten 4 Geschäftsjahre (ab 2011), für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Projekte bezogen werden können. — Darstellung des Jahresabschlussbetrages für die letzten 3 Geschäftsjahre nach Steuern. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen.
Ausschlusskriterien: — Alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter müssen mindestens die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. — eine Referenz (ab 2013) aus der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise bzw. kommunale Verbände) mit > 500 Beschäftigten im Verwaltungsbereich, die mindestens 1 Fachverfahren integriert hat. Bewertungskriterien: — Projekt und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren. — Erklärung, welche Stellung die angebotenen DMS-bezogenen Dienstleistung(en) im Leistungsportfolio des Bieters einnehmen. — Anzahl Mitarbeiter des Bieters ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. — Beschreibung des Personalprofils – Projektleiter. — Beschreibung des Personalprofils – Experte DMS-Anwendung. — Darstellung, ob und wie das vorgesehene Projektpersonal über die Vertragslaufzeit fortqualifiziert wird, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen. — Beschreibung, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird. — drei weitere Referenzen aus dem Behörden-/Verwaltungsumfeld.