Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-07-11
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg – Justizbehörde
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48318000 | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2019-08-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Einführung der elektronischen Akte wird im Zeitraum 2019-2026 schrittweise in der Justiz Hamburg und Bayern erfolgen. Auch nach Einführung der elektronischen Aktenführung wird es Papiereingänge in der Justiz geben, die zur Weiterverarbeitung durch Scannen digitalisiert und an die elektronische Akte übergeben werden müssen. Insb. die gesetzlichen Anforderungen der Prozessordnungen und der TR RESISCAN sind zu berücksichtigen. Um das Scannen umzusetzen wurde im länderübergreifenden Entwicklungsverbund ein Scan-System entwickelt, das sich in die bestehende Software-Landschaft der Justiz (insb. das elektronische Integrationsportal eIP und die elektronische Kommunikationsplatform eKP) integriert und sich nahtlos in die von der Justiz benötigten Arbeitsabläufe einfügt. Hierzu beinhaltet das Scan-System spezielle Justiz-Scan-Prozesse, welche die Verwendung verschiedener Standardsoftwarekomponenten voraussetzen. Hierzu gehören die Produkte OpenText Captiva und Foxit Rendition Server.
In den Gerichten und Staatsanwaltschaften muss aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen bis spätestens 1.1.2026 die Verfahrensakte flächendeckend elektronisch geführt werden. In dem Entwicklungsverbund (ein Zusammenschluss) aus mehreren Ländern wurde gemeinsam das „elektronische Integrationsportal (eIP)“ entwickelt. Auch nach Einführung der elektronischen Aktenführung wird es Papiereingänge in der Justiz geben. Diese müssen zur Weiterverarbeitung durch Scannen digitalisiert und an die elektronische Akte übergeben werden. Zur Vermeidung einer doppelten Aktenführung hat dieses Scannen auf sicherem und standardisiertem Wege zu erfolgen, um einen verlässlichen und rechtssicheren Scan für die elektronische Akte zu erhalten. Hierbei sind insbesondere die gesetzlichen Anforderungen der Prozessordnungen und der TR RESISCAN zu berücksichtigen. Um im Rahmen der elektronischen Aktenführung mit eIP rechtssicher (d. h. ersetzend) scannen zu können, wurde im o.g. länderübergreifenden Entwicklungsverbund ein Scan-System entwickelt, das sich in die bestehende Software-Landschaft der Justiz (insbesondere das elektronische Integrationsportal eIP und die elektronische Kommunikationsplattform eKP) integriert und sich nahtlos in die von der Justiz benötigten Arbeitsabläufe einfügt. Hierzu beinhaltet das Scan-System spezielle Justiz-Scan-Prozesse, welche die Verwendung verschiedener Standardsoftwarekomponenten voraussetzen. Hierzu gehören insbesondere die Produkte OpenText Captiva und Foxit Rendition Server. Diese Lizenzen und die hierzu benötigten Pflege- und Supportleistungen sollen beschafft werden.
Ein Bieter gilt in diesem Vergabeverfahren als fachkundig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Zur Feststellung der Fachkunde werden die Angaben zum Eignungskriterium Unternehmensbeschreibung ausgewertet. Das Unternehmen oder die Bietergemeinschaft muss unter Berücksichtigung des ausgeschriebenen Leistungsgegenstandes insbesondere angeben, in welchem Umfang das Unternehmen eine besondere Fachkunde im Bereich der OpenText Captiva Scan-Lösung in Verbindung mit dem Foxit Rendition-Server hat.
Referenzangabe im Hinblick auf die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrung, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.
Mindestens ein Referenzprojekt muss angegeben werden, welches für die Justiz durchgeführt wird oder wurde. Darüber hinaus muss der Bieter mindestens über eine Referenz der Justiz hinaus ein vergleichbares Referenzprojekt, das der Bieter nach dem 31.12.2015 durchgeführt hat, angeben. Eine derartige Vergleichbarkeit ist gegeben:
— wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabe-unterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht,
— Insbesondere wird im Rahmen der Vergleichbarkeit berücksichtigt, in wieweit die Referenzprojekte mit dem Auftraggeber vergleichbare Referenzauftraggeber (das heißt u.a. auch, dass mindestens ein Referenzprojekt in der Justiz vorweisbar sein muss) beschreiben.
(ANLAGE Referenzprojekt, benannt werden muss ein Ansprechpartner aus dem Referenzprojekt und nicht von Bieterseite)
— Erklärungen zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG),
Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de/evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation (siehe Vergabeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ (28.5.2019) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Eligibility requirements: Ein Bieter gilt in diesem Vergabeverfahren als fachkundig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Zur Feststellung der Fachkunde werden die Angaben zum Eignungskriterium Unternehmensbeschreibung ausgewertet. Das Unternehmen oder die Bietergemeinschaft muss unter Berücksichtigung des ausgeschriebenen Leistungsgegenstandes insbesondere angeben, in welchem Umfang das Unternehmen eine besondere Fachkunde im Bereich der OpenText Captiva Scan-Lösung in Verbindung mit dem Foxit Rendition-Server hat.