Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-26
Buyer: RV Managed Service SAP Basis & AMS
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 2200000 EUR
Submission deadline: 2025-10-29
Award criteria: price, quality

Technical requirements: 1. Vorbemerkung a) Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. b) Ein Bewerber kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1 bis III.1.3 hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungsanforderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Anforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bewerber das Unternehmen ersetzt. Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache einzureichen. Zertifikate und Urkunden, die zum Nachweis der Eignung einzureichen sind, dürfen hiervon abweichend auch in englischer Sprache eingereicht werden.
Auftragsgegenstand ist ein Rahmenvertrag über die Erbringung eines SAP Managed Service unserer SAP S/4 HANA-Umgebung im Vollservice (volles DL-Portfolio), im Betrieb als auch für Projekte, die innerhalb der gesamten SAP-Umgebung während der Vertragslaufzeit anfallen können. Der Auftragsgegenstand umfasst folgende Bestandteile des, in einer kombinierten On-Premise und Cloudumgebung, betriebenen SAP-Portfolios.  Im Auftragsgegenstand enthalten sind:  1. Betrieb von SAP Fiori-Launchpad  2. Im Einsatz befindliche SAP-Module und Komponenten  - FI/FI-AA/FIN-FSCM-CM (Cash Management) - CO/PS - PM+SAM - MM - SD/CS - CATS  3. Schnittstellen zu unseren SAP-Systemen:  (Diese sind gemeinsam mit den spezifischen Schnittstellendienstleistern zu betreuen und weiterzuentwickeln.)  a) AFI - Digitale Workprozesse zur Bearbeitung und Dokumentation von Rechnungen b) DocuWare - Archivierung und Anzeige von Dokumenten in SAP c) DocuSign - Signierungsprozesses von Dokumenten d) Gas-X - Transportrechnungen über Entgelte zum zentralen Geschäft e) SAP HCM / komm.one - Separates SAP-HCM-System f) SAP Concur - Reisekosten- & Reisemanagement g) Marbeho - Elektronischen Katalogsystem zur Bestellung von relevanten Gütern h) Aktuell ist noch S-FIRM im Einsatz, wird derzeit jedoch durch Cash Management (FIN-FSCM-CM) ersetzt.  i) BTP SAM - SAP Service and Asset Manager j) GISA X-Rechnung - Elektronische Rechnungsformate erstellen und abspeichern  4. Dienstleistungsunterstützung inkl. Weiterentwicklungen im Rahmen eines Application Management Services (AMS) für die benannten SAP-Module.  5. Betrieb der HANA DB  6. Projektunterstützung:  Über den reinen Managed Service Betrieb hinaus, sollen über den Rahmenvertrag auch mögliche Projekte beauftragt werden können.  Mögliche Projektthemen sind:  - Versionsupgrades - und Updates mit Funktionserweiterungen - Haupt- und Nebenreleases der HANA-Datenbank - Haupt- und Nebenreleases der Applikationsumgebung - Implementierung und Erweiterung von BTP-basierten SAP / Non-SAP-Services  - Anpassung/Erweiterung von vorhandenen und Einrichtung neuer Schnittstellen von und zu unserer SAP-Umgebung - Implementierung und Erweiterung von cloudbasierten SAP (z.B. Analytics Cloud...).
Referenzen:  Die Referenzen für die Referenzgruppe 1 müssen planmäßig aktiv sein, mit einem Vertragsbeginn am 01.01.2025 oder früher. Die Referenzprojekte für die Referenzgruppe 2 müssen innerhalb der letzten 5 Jahre (Projektbeginn nach dem 01.01.2020) erbracht worden sein. Die Referenzen sind bei Bewerbergemeinschaften insgesamt nur einmal vorzulegen.  Referenzgruppe 1:  Eigenerklärung zu zwei (2) Referenzen über noch laufende Managed Service Verträge (Support/Betrieb) von SAP S4-Plattformen inkl. aller Basistätigkeiten und eines Application Management Service (AMS) für die in Punkt 1 benannten Fachmodule.  Dabei müssen beide Referenzen jeweils jeden der folgenden Punkte erfüllen:  1. SAP S/4HANA Managed Service - Betrieb und Weiterentwicklung für folgende  Fachmodule: a) FI / FI-AA / FI-CM (Cash Management) b) CO / PS c) PM + SAM (Mobile Assetmanagement) d) MM   e) SD / CS f) CATS  2. SAP Managed Service für alle genannten Technologien in einer OnPremise Umgebung mit Anbindung zu Cloudkomponenten.  a) Solution Manager b) Business Technology Platform (BTP) c) HANA  d) FIORI-Gateway  e) SAP Mobile Services (Smartphone Apps werden terranets-intern betreut).   3. Managed Service einer S4/HANA Kundenumgebung mit Single Point of Contact (Service-Desk/Hotline, etc.).  Folgende Bedingungen müssen dabei erfüllt sein:  a) Service-Desk mit Erstlösungsrate von 30% oder mehr. b) SLA mit Reaktionszeiten von 24 Stunden oder weniger. c) Mittlere Lösungszeit von Tickets unter 96 Stunden oder weniger (First- & Second Level Support).  Referenzgruppe 2:  Eigenerklärung über mindestens drei (3) Referenzen über SAP-Projekte.  Projekte die im Rahmen eines Managed Service Vertrages erbracht wurden sind erwünscht, aber nicht erforderlich.  Die Referenzobjekte müssen die Anforderungen gem. der Punkte 1, 2. und 3. mindestens einmal erfüllen. 1. Nachweis über die Implementierung von SAP Fiori-Launchpad und Mobilisierung über IOS. 2. SAP S4/HANA Einführung im Greenfield-Ansatz 3. Implementierung einer BTP basierten Infrastrukturanbindung von SAP- oder Non-SAP-Services
Mitarbeiterdisposition Die Mitarbeiterdisposition für den Start ist innerhalb von 6 Wochen nach Vertragsunterzeichnung möglich. (1 Punkt)
Kommunikationssprachen  Sie beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift. (1 Punkt)

Eligibility requirements: Referenzen:  Die Referenzen für die Referenzgruppe 1 müssen planmäßig aktiv sein, mit einem Vertragsbeginn am 01.01.2025 oder früher. Die Referenzprojekte für die Referenzgruppe 2 müssen innerhalb der letzten 5 Jahre (Projektbeginn nach dem 01.01.2020) erbracht worden sein. Die Referenzen sind bei Bewerbergemeinschaften insgesamt nur einmal vorzulegen.  Referenzgruppe 1:  Eigenerklärung zu zwei (2) Referenzen über noch laufende Managed Service Verträge (Support/Betrieb) von SAP S4-Plattformen inkl. aller Basistätigkeiten und eines Application Management Service (AMS) für die in Punkt 1 benannten Fachmodule.  Dabei müssen beide Referenzen jeweils jeden der folgenden Punkte erfüllen:  1. SAP S/4HANA Managed Service - Betrieb und Weiterentwicklung für folgende  Fachmodule: a) FI / FI-AA / FI-CM (Cash Management) b) CO / PS c) PM + SAM (Mobile Assetmanagement) d) MM   e) SD / CS f) CATS  2. SAP Managed Service für alle genannten Technologien in einer OnPremise Umgebung mit Anbindung zu Cloudkomponenten.  a) Solution Manager b) Business Technology Platform (BTP) c) HANA  d) FIORI-Gateway  e) SAP Mobile Services (Smartphone Apps werden terranets-intern betreut).   3. Managed Service einer S4/HANA Kundenumgebung mit Single Point of Contact (Service-Desk/Hotline, etc.).  Folgende Bedingungen müssen dabei erfüllt sein:  a) Service-Desk mit Erstlösungsrate von 30% oder mehr. b) SLA mit Reaktionszeiten von 24 Stunden oder weniger. c) Mittlere Lösungszeit von Tickets unter 96 Stunden oder weniger (First- & Second Level Support).  Referenzgruppe 2:  Eigenerklärung über mindestens drei (3) Referenzen über SAP-Projekte.  Projekte die im Rahmen eines Managed Service Vertrages erbracht wurden sind erwünscht, aber nicht erforderlich.  Die Referenzobjekte müssen die Anforderungen gem. der Punkte 1, 2. und 3. mindestens einmal erfüllen. 1. Nachweis über die Implementierung von SAP Fiori-Launchpad und Mobilisierung über IOS. 2. SAP S4/HANA Einführung im Greenfield-Ansatz 3. Implementierung einer BTP basierten Infrastrukturanbindung von SAP- oder Non-SAP-Services
Mitarbeiterdisposition Die Mitarbeiterdisposition für den Start ist innerhalb von 6 Wochen nach Vertragsunterzeichnung möglich. (1 Punkt)
Kommunikationssprachen  Sie beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift. (1 Punkt)
Projektmethoden Sie haben Erfahrung in agilen Projektmethoden (z.B. Scrum oder SAP Activate). (1 Punkt)
Rechenzentren Rechenzentren, auf die im Laufe der Vertragslaufzeit ggf. zugegriffen wird, sind zertifiziert nach DIN EN 50600. (1 Punkt)
Schnittstelle Rechungsworkflow Erfahrung mit der Schnittstelle für den Rechnungseingangsworkflow der Firma AFI-Solutions. (1 Punkt)
Aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.
Eigenerklärung über das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von jeweils mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden oder Eigenerklärung des Bewerbers, im Auftragsfall einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe zu stellen.
Aktueller Nachweis eines eingeführten und durch betriebliche Anweisungen umgesetzten, international anerkannten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) entsprechend der ISO/IEC 27001, zertifiziert durch eine DAkkS- oder gleichwertig akkreditierte Zertifizierungsstelle
Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen.