Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-04-11
Buyer: Jyväskylän kaupunki
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48810000: Information systems | 72000000
Submission deadline: 2025-05-14
Award criteria: price

Technical requirements: Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.
Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.
Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Eligibility requirements: Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan taloudellinen tilanne voidaan katsoa riittäväksi, jos sen riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa on 1-3. Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 4 tai 5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4 tai 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle.
Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.
Tarjoajalla on kokemus kahdesta (2) onnistuneesta pysäköinninvalvonnan kokonaisratkaisun käyttöönotosta yli 65 000 asukkaan kaupungissa/kunnassa. Käyttöönoton hyväksynnän on tullut tapahtua viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjouksen antamisen määräajasta laskettuna. - Vähintään toisen käyttöönotoista on tullut sisältää onnistunut tietojen siirto Microsoft Access-pohjaisesta pysäköinninvalvonnan ratkaisusta (Helga tai vastaava), jonka aineisto on siirretty vähintään kuluvalta + viideltä edeltävältä vuodelta. - Vähintään toisen käyttöönotoista on tullut sisältää ajoneuvojen siirtojärjestelmän onnistunut käyttöönotto, sisältäen tiedon siirron Microsoft Access-pohjaisesta ajoneuvojen siirtojärjestelmän ratkaisusta (Siiri-järjestelmä tai vastaava). - Vähintään toisen referensseistä on tullut olla käyttöönoton jälkeen tuotantokäytössä vähintään yhden (1) vuoden ja on edelleen käytössä. - Tarjoajan on tullut toimia järjestelmän päävastuullisena tuottajana, vastata käyttöönotosta ja tukipalveluista ja palvelu on toteutettu sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Sellaisia referenssejä ei hyväksytä, jossa tarjoaja on tuottanut ainoastaan yksittäisen tai pienen osan kokonaistoteutuksesta. Tilaaja pidättää oikeuden arvioida referenssien tarjouspyynnönmukaisuus. - Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan henkilöt, jotka ovat olleet mukana esitetyissä referenssikohteissa ja vahvistaa että ovat edelleen töissä tarjoavassa yrityksessä ja käytettävissä tähän projektiin/palveluun.
Tarjouksen valintaperuste on halvin hinta
Jyväskylän kaupunki pyytää tarjouksia pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmästä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin käyttöön SaaS-pohjainen (Software as a Service) sovellus pysäköinninvalvontaan ja sovelluksen käyttöön liittyvät tukipalvelut sekä käyttöönottoprojekti sisältäen tietojen siirto nykyisestä järjestelmästä uuteen. Lisäksi hankintayksikkö voi sopimuskaudella hankkia asiantuntijapalveluja (esim. Palvelun jatkokehitys). Sovelluksen tulee kattaa seuraavat päätoiminnallisuudet tässä tarjouspyynnössä kuvatussa laajuudessa: • pysäköinninvalvonta • ajoneuvojen siirtojen hallinta • kotihoidon pysäköintitunnusten ja pysäköintilupien hallinta Järjestelmän käyttö tulee mahdollistaa ympäri vuorokauden (24/7/365). Järjestelmää käytetään pysäköinnintarkastajien työaikana pääosin klo 6.00–20.00 välillä (ma-su), mutta satunnaisesti myös klo 5.00–24.00 välillä (ma-su). Lisäksi toimistohenkilökunta käyttää järjestelmää pääsääntöisesti toimistotyöaikana (ma-pe) klo 7.00–18.00. Kokonaisuuden toimivuuden näkökulmasta järjestelmästä on saatava kattavasti toimintaan liittyvää raportointia, vaatimukset on esitetty kohdassa hankinnan kohteen kriteerit. Käyttöönottoprojektin osalta Tilaaja odottaa olemassa olevien tietojen siirron lisäksi tukea pääkäyttäjille sekä loppukäyttäjille kirjallisten ohjeiden ja järjestelmän käyttökoulutusten muodossa. HANKINNAN TAUSTA Tällä hetkellä Jyväskylän kaupungilla on käytössä pysäköinninvalvonnassa Fujitsu Finland Oy:n toimittama Helga ja Helgapark.net -järjestelmät sekä ajoneuvojen siirroissa Siiri-järjestelmä. Pysäköinnintarkastajien puhelimissa käytetään Helga-mobiiliohjelmistoa. Helga- ja Siiri -järjestelmät toimivat Microsoft Access-pohjalla ja ne ovat teknisesti vanhentuneet. Järjestelmät eivät myöskään täytä kaikkia kaupungin tarpeita nykyisessä muodossaan eikä niihin voi liittää tarvittavia lisäominaisuuksia. Helgaa täydentää osittain käytössä oleva Helgapark.net-pilvipalvelu, jonka kautta hoidetaan myös kotihoidon pysäköintitunnukset. Kolmen eri järjestelmän käyttö aiheuttaa päällekkäisyyttä ja siinä on paljon työtä vaativia manuaalisia työvaiheita, jotka hankittavassa uudessa järjestelmässä ovat automatisoituja. Nykyisen pysäköinninvalvontajärjestelmän datan migraatio tulee osaksi uuden pysäköinninvalvontajärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa, koska nykyisen järjestelmän tietokannan tuki on päättymässä. KÄYTTÄJÄT JA VOLYYMIT Tällä hetkellä nykyistä järjestelmää käyttää erityisesti seuraavat käyttäjäroolit kuvatuin tavoin: • pysäköinnintarkastajat 9 hlöä, Käyttö pääosin mobiilisti matkapuhelimella (erillinen mobiilisovellus) • toimistohenkilökunta 5 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • asiakaspalveluhenkilöt 3 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • pysäköinninvalvoja (juristi), selaimella • pysäköintivirheen saaneet asiakkaat käyttävät heille tarkoitettua erillistä portaalia (portaalissa näkymä heidän omiin tietoihinsa). Nykyisten tietojen valossa käyttäjämäärät pysyvät lähitulevaisuudessa edellä kuvatussa kokoluokassa. Käyttövolyymit (luvut arvioita vuositasolla): • pysäköintivirhemaksuja määrätään noin 18 000 – 21 500 kpl ja portaalissa tehdään noin 1500 oikaisuvaatimusta • kirjallisia huomautuksia noin 600 - 1000 kpl • maksuvaatimuksia noin 5000 – 7000 kpl • ulosottoja noin 2000 – 2500 kpl • ajoneuvojen siirtoja noin 100 kpl • ajoneuvojen siirtokehotuksia noin 150 - 200 kpl • kotihoidon pysäköintitunnuksia ja -lupia noin 1400 kpl (lisäksi muutoksia kotihoidon pysäköintitunnuksiin) HANKINNAN RIIPPUVUUDET Hankittavan järjestelmässä tulee olla rajapinnat muihin Tilaajan tarvitsemiin järjestelmiin ja palveluihin kuten ulosotto, Ropo Capital Oy (maksuvaatimukset ja muut vaatimusmäärittelyssä mainitut postitukset), mobiilimaksuoperaattorit ja mm. Traficomin ajoneuvojärjestelmät. Lisäksi Tilaaja on tunnistanut, että seuraavissa kokonaisuuksissa Tilaajalla saattaa olla muista kaupungeista poikkeavia toimintamalleja erityisesti siten, että osa palvelu- tai toimintaketjuun liittyvistä asioista toteutetaan kolmansien osapuolten toimesta: • kotihoidon pysäköintitunnuksiin liittyvät käytännöt • ajoneuvojen siirtourakoitsijan rooli • ajoneuvojen säilytysurakoitsijan rooli • jäämien käsittely HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan päätavoite on työn tehokkuuden lisääminen erityisesti vähentäen käsin tehtävää työtä, jolloin voidaan keskittyä itse asiaosaamiseen. Työtehtävien päällekkäisyys vähenee, kun kolmen nykyisen järjestelmän käytöstä pystytään luopumaan ja integroimaan kaikki nykyiset tarpeet ja toiminnallisuudet yhteen järjestelmään. Uudella järjestelmällä tulee voida tehdä pysäköintivirhemaksun kirjaamisesta kaikki vaiheet aina tilastointiin asti. Hankittavalta järjestelmältä haetaan toimintavarmuutta ja nykyaikaista järjestelmän käytettävyyttä. Järjestelmältä haetaan myös manuaalisten työvaiheiden automatisointia, jolla saavutetaan tehokkuutta työntekoon ja työajan säästöä.