Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: Regionalverband Saarbrücken - Zentrales Vergabemanagement (ZVM)
Country: DE
Region: DEC01
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72200000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-12-19
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Beschaffung einer Softwarelösung auf Basis einer künstlichen Intelligenz für die Sachbearbeitung Wohngeld und Postbearbeitung des Sozialamtes (inklusive der Wohngeldstelle)
Der Anbieter muss mindestens drei Kunden aus der öffentlichen Verwaltung als Referenzen nennen, in denen die Software bereits seit mindestens sechs Monaten zur Unterstützung der Wohngeldsachbearbeitung produktiv eingesetzt wird. Die Referenzkunden müssen mindestens eine vergleichbare Anzahl an jährlichen Wohngeldanträgen wie der Regionalverband Saarbrücken verarbeiten. Als vergleichbar wird eine Größe von mindestens 9.000 Antragsfälle/Jahr akzeptiert.
Sollte die Software bei den genannten Referenzkunden weniger als sechs Monate im Produktiveinsatz sein, so muss der Anbieter den Nachweis erbringen, dass seine Lösung fachlich und im benötigten Umfang für den geforderten Einsatzzweck einsetzbar ist.
Alternativ können auch drei Referenzkunden genannt werden, bei denen eine vergleichbare Softwarelösung in ähnlichem Umfang zur Bearbeitung von Anträgen aus anderen Fachgebieten der Verwaltung eingesetzt wird. Der Anbieter hat auch in diesem Fall den Nachweis zu erbringen, dass seine Lösung fachlich und im benötigten Umfang für den geforderten Einsatzzweck einsetzbar ist. 
Der Nachweis der Referenzen ist ein Eignungskriterium und führt bei Nicht-Erfüllung der Mindestanforderungen zum Ausschluss.
Funktionsumfang und Technik gemäß Leistungsverzeichnis
Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gerügt werden,3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gerügt werden, oder4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Beschaffung einer Softwarelösung auf Basis einer künstlichen Intelligenz für die Sachbearbeitung Wohngeld und Postbearbeitung des Sozialamtes (inklusive der Wohngeldstelle).
Teilbereich "Sachbearbeitung Wohngeld":
Die Wohngeldbehörde bearbeitet derzeit insgesamt ca. 10.000 Wohngeldfälle pro Jahr (davon ca. 9.000 Fälle in Form von Mietzuschüssen).

Teilbereich "Postbearbeitung Sozialamt":
Das geschätzte jährlich zu verarbeitende Postaufkommen des Regionalverbandes Saarbrücken beläuft sich im Bereich des Sozialamtes (inklusive der Wohngeldbehörde) auf ca. 750.000 Blatt (Duplex-Scan, inklusive 5 Leerseiten).

Eligibility requirements: Der Anbieter muss mindestens drei Kunden aus der öffentlichen Verwaltung als Referenzen nennen, in denen die Software bereits seit mindestens sechs Monaten zur Unterstützung der Wohngeldsachbearbeitung produktiv eingesetzt wird. Die Referenzkunden müssen mindestens eine vergleichbare Anzahl an jährlichen Wohngeldanträgen wie der Regionalverband Saarbrücken verarbeiten. Als vergleichbar wird eine Größe von mindestens 9.000 Antragsfälle/Jahr akzeptiert.
Sollte die Software bei den genannten Referenzkunden weniger als sechs Monate im Produktiveinsatz sein, so muss der Anbieter den Nachweis erbringen, dass seine Lösung fachlich und im benötigten Umfang für den geforderten Einsatzzweck einsetzbar ist.
Alternativ können auch drei Referenzkunden genannt werden, bei denen eine vergleichbare Softwarelösung in ähnlichem Umfang zur Bearbeitung von Anträgen aus anderen Fachgebieten der Verwaltung eingesetzt wird. Der Anbieter hat auch in diesem Fall den Nachweis zu erbringen, dass seine Lösung fachlich und im benötigten Umfang für den geforderten Einsatzzweck einsetzbar ist. 
Der Nachweis der Referenzen ist ein Eignungskriterium und führt bei Nicht-Erfüllung der Mindestanforderungen zum Ausschluss.
Funktionsumfang und Technik gemäß Leistungsverzeichnis
Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gerügt werden,3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gerügt werden, oder4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Beschaffung einer Softwarelösung auf Basis einer künstlichen Intelligenz für die Sachbearbeitung Wohngeld und Postbearbeitung des Sozialamtes (inklusive der Wohngeldstelle).
Teilbereich "Sachbearbeitung Wohngeld":
Die Wohngeldbehörde bearbeitet derzeit insgesamt ca. 10.000 Wohngeldfälle pro Jahr (davon ca. 9.000 Fälle in Form von Mietzuschüssen).

Teilbereich "Postbearbeitung Sozialamt":
Das geschätzte jährlich zu verarbeitende Postaufkommen des Regionalverbandes Saarbrücken beläuft sich im Bereich des Sozialamtes (inklusive der Wohngeldbehörde) auf ca. 750.000 Blatt (Duplex-Scan, inklusive 5 Leerseiten).

Winner: Regionalverband Saarbrücken - Zentrales Vergabemanagement (ZVM)