Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-11-17
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 30211000 | 30211200 | 50312100 | 72267000: Software maintenance and repair services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 215000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice") beabsichtigt den Abschluss eines OIO-Vertrags mit der IBM Deutschland GmbH (nachfolgend "IBM") mit folgenden Vertragsbestandteilen:
- IBM Dienstleistungspaket (Serviceleistungen insbesondere Abbau der Altsysteme, Migration, Verkabelung und Aufbau der Neusysteme an 3 Standorten).
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice") beabsichtigt den Abschluss eines OIO-Vertrags mit der IBM Deutschland GmbH (nachfolgend "IBM") mit folgenden Vertragsbestandteilen:
- IBM Dienstleistungspaket (Serviceleistungen insbesondere Abbau der Altsysteme, Migration, Verkabelung und Aufbau der Neusysteme an 3 Standorten).
Der Beitragsservice betreibt die für den Beitragseinzug zentrale Betriebsplattform bestehend aus IBM System z Maschinen und IBM DB2 z/OS als ausgelagerten Service in einem hybriden Betriebsmodell: der Beitragsservice stellt Hardware und Software zur Verfügung, ein Dienstleister stellt das notwendige Personal zur Durchführung der anfallenden Betriebsaufgaben.
Aufgrund des hohen Stellenwerts der Betriebs-/Ausfallsicherheit der zentralen Betriebssystemplattform für den Beitragseinzug ist es erforderlich, dass die Wartung und Serviceleistungen der System z im Verbund mit der Betriebssystemsoftware zOS und der Datenbankplattform DB2 z/OS durch einen einzelnen Wartungsgeber erbracht wird.
Andernfalls bestünde im Störfall die Gefahr, dass aufgrund der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten Zuständigkeiten nicht klar verteilt wären und Maßnahmen zur Wiederherstellung der Dienste nur mit erheblicher Zeitverzögerung zu erwarten wären.
Insbesondere im Fehler- und Störfall ist eine getrennte Zuständigkeit für die Wartung von fachlich eng verzahnten IT-Komponenten im Zusammenspiel mit einem ausgelagerten Systembetrieb am Kernsystem des Beitragseinzugs ein wesentliches Betriebsrisiko. Mit dem vollständigen Aufbau des Failsafe-Rechenzentrums erhöht sich zudem die Komplexität und damit auch das Betriebsrisiko (Schnittstellenprobleme im Störfall).
Der Beitragsservice hat im Vorfeld verschiedene Vertragskonstruktionen geprüft und ist zu dem Ergebnis gekommen, dass ein OIO-Vertrag neben erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen auch zu zusätzlichen Leistungsumfängen (z.B. TFP, CBA zusätzliche Supportkontingente) führen kann, die in dieser Konstellation wiederum ausschließlich durch den Hersteller erbracht werden können. Zudem sprechen nachfolgende positive Aspekte für den Abschluss eines OIO-Vertrags direkt mit der IBM GmbH:
• gleiche Quartalsrechnungen innerhalb eines Berechnungszeitraums, d.h. keine Rechnungsprüfung mehr erforderlich,
Der Beitragsservice hat sich vor diesem Hintergrund für den Abschluss eines OIO-Vertrags mit der IBM entschieden. Dem Beitragsservice ist von der IBM schriftlich bestätigt worden, dass der OIO-Vertrag ein exklusives Produkt der IBM ist, welches in der vorliegenden Kombination von Hardwarekauf, Hardwarewartung, Softwaremiete, Softwarepflege und Serviceleistungen nicht von Business Partnern angeboten werden kann.
Aus diesem Grund wird das Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren ohne vorherige Vergabebekanntmachung und ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb nur mit der IBM als Bieter gemäß § 17, 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV durchgeführt.
Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine sog. „Freiwillige ex-ante Bekanntmachung" im Sinne von § 135 Abs. 3 GWB. Mit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bekundet der Öffentliche Auftraggeber die Absicht, den hier beschriebenen Vertrag abzuschließen. Der Vertrag ist also noch nicht abgeschlossen, wie die Angabe unter Ziffer V.2.1 der Bekanntmachung suggeriert. Dieses Datum wurde dort nur aus technischen Gründen eingetragen, weil das System kein in der Zukunft liegendes Datum zulässt. Vielmehr wird der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung abgeschlossen (siehe § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Vor Abschluss des Vertrages binnen der vorgenannten Frist kann der beabsichtigte Vertragsschluss bei der unter Ziffer VI.4.1 genannten Stelle angegriffen werden, wobei der Nachprüfungsantrag dem Auftraggeber vor rechtmäßiger Erteilung des Zuschlags nach Ablauf der Wartefrist von zehn Kalendertagen zugestellt worden sein muss. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit  der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt. Eine Rüge allein ist jedoch nicht ausreichend; es wird auf die Frist gemäß § 135 Abs. 3 GWB hingewiesen. Vielmehr kann ohne vorherige Rüge ein Nachprüfungsantrag gestellt werden (vgl. § 160 Abs. 3 vorletzter Satz GWB).
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,


Winner: IBM Deutschland GmbH
Award value: 215000