Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-03-31
Buyer: Landkreis Havelland
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48450000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 620000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Der Landkreis Havelland beabsichtigt das Upgrade der bisherigen Personalmanagementsoftware  auf die neue cloudbasierte Plattform P&I LogaHR zu beauftragen.
Der Landkreis Havelland arbeitet seit 1998 mit der Personalsoftware P&I Loga. Das Softwareprogramm wurde über den Nutzungszeitraum immer umfangreicher, wobei die bisher erfassten Daten einen erheblichen Stellenwert einnehmen. Auf diese Daten muss auch weiterhin zurückgegriffen werden können.
Da die bisher genutzte Software in der jetzigen Form aber zum Ende des Jahres 2023 ausläuft, bietet die Herstellerfirma P&I das Upgrade auf die neue cloudbasierte HR-Plattform an. Diese bildet die Prozesse der modernen Personalarbeit und des strategischen Personalmanagements auf intuitive, effiziente und skalierbare Weise ab.
Wie bereits oben erwähnt, läuft die bisher genutzte Software zum Ende des Jahres aus. Für ein Nachfolgeprodukt ergeben sich daher vor allem folgende Anforderungen:
Diese Anforderungen können nur durch das Folgeprodukt bzw. Upgrade der bisherigen Software auf die cloudbasierte Plattform P&I LogaHR erfüllt werden.
Schlussfolgernd kommt für die Leistungserbringung (Software-Upgrade) nur die Herstellerfirma - in diesem Fall P&I Personal & Informatik AG - in Betracht.
Der Landkreis Havelland arbeitet seit 1998 mit der Personalsoftware P&I Loga. Das Softwareprogramm wurde über den Nutzungszeitraum immer umfangreicher, wobei die bisher erfassten Daten einen erheblichen Stellenwert einnehmen. Auf diese Daten muss auch weiterhin zurückgegriffen werden können.
Da die bisher genutzte Software in der jetzigen Form aber zum Ende des Jahres 2023 ausläuft, bietet die Herstellerfirma P&I das Upgrade auf die neue cloudbasierte HR-Plattform an. Diese bildet die Prozesse der modernen Personalarbeit und des strategischen Personalmanagements auf intuitive, effiziente und skalierbare Weise ab.
Gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn der Auftrag wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann - dies kommt insbesondere bei der Beschaffung von IT-Leistungen zur Anwendung.
Computerprogramme einschließlich des Entwurfsmaterials unterliegen dem Urheberschutz, wenn sie individuelle Werke im Sinne einer eigenen geistigen Schöpfung des Urhebers sind (§ 69a UrhG). Erfüllt nur eine spezifische Software die Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers und kann diese nur von einem spezifischen Unternehmen beschafft werden, so ist § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV einschlägig (siehe entsprechende Kommentierung zu  § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV > s. a. unter "Vermerke" dieser VMS-Akte)
Wie bereits oben erwähnt, läuft die bisher genutzte Software zum Ende des Jahres aus. Für ein Nachfolgeprodukt ergeben sich daher vor allem folgende Anforderungen:
Diese Anforderungen können nur durch das Folgeprodukt bzw. Upgrade der bisherigen Software auf die cloudbasierte Plattform P&I LogaHR erfüllt werden.
Schlussfolgernd kommt für die Angebotsaufforderung und anschließende Leistungserbringung (Software-Upgrade) nur die Herstellerfirma - in diesem Fall P&I Personal & Informatik AG - in Betracht.
Auch wenn ein Wettbewerb durch die Darlegung der o. g. Begründung nicht eröffnet werden kann, geht mit der hier gewählten Verfahrensart - Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb und damit ohne EU-Bekanntmachung - die Abschottung eines Auftrags gegenüber anderen Unternehmen und somit auch die Gefahr eines nachträglichen Antrags auf Feststellung der Unwirksamkeit des erteilten Zuschlags einher.
Um dem entgegenzuwirken, bietet das EU-Vergaberecht die Möglichkeit einer sog. freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung. Diese mit der Reform der EU-Rechtsmittelrichtlinie 2007 eingeführte Möglichkeit ist nunmehr in § 135 Abs. 3 GWB umgesetzt. Danach tritt die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB nicht ein, wenn der Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Vergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im EU-Amtsblatt zulässig ist, die beabsichtigte Zuschlagserteilung in einem solchen Verfahren vorab freiwillig im EU-Amtsblatt ankündigt und den Zuschlag nicht vor Ablauf von zehn Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung im EU-Amtsblatt erteilt.


Winner: P&I Personal & Informatik AG
Award value: 620000