Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-28
Buyer: Groep Hasselt (Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt)
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72222300: Information technology services | 72262000: Software development services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-08-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Oproep tot aanvraag tot deelneming - Aankoopcentrale Stad Hasselt - Digitalisering en automatisering Vrije tijd en Toerisme
In de stad en de regio van Hasselt vinden bewoners en bezoekers, ongeacht hun afkomst, geaardheid, leeftijd, kunde of beperking, een duurzaam en kwaliteitsvol vrijetijdsaanbod.
Het vrijetijdsaanbod speelt vooral in op de snel wijzigende leefpatronen van onze burgers, bezoekers & verenigingen.
Daarnaast willen we als lokaal bestuur daarbij eveneens stappen zetten om niet enkel dit aanbod uit te breiden en afstemmen op veranderende noden, maar evenzeer de manier waarop we dit aanbod naar onze bewoners/bezoekers brengen optimaliseren. Door te zorgen voor een vlotte, efficiënte en gedigitaliseerde toenadering van ons vrijetijdsaanbod, zullen we als organisatie een grote stap voorwaarts zetten in onze klantgerichtheid.
De nieuwe software moet Q3/2022 operationeel zijn, met een analyse en gefaseerde opstart vanaf Q1/2022.
De scope van dit perceel is om reservatieprocessen (gidsen, zwembadbeurten, museumbezoeken, sportinfrastructuur, sportkampen, speelpleinen, ...) en ticketverkoopte ondersteunen door een toekomstbestendige digitale oplossing die inzetbaar is binnen meerdere diensten van de directie Vrije Tijd en Toerisme, met inbegrip van noodzakelijke koppelingen met andere platformen van Groep Hasselt (voor boekhouding, aankoop- en voorraadbeheer, relatiebeheer,,...)
De oplossing zal voorzien in een generiek proces van zoektocht naar info, (inloggen,) reserveren/inschrijven, betalen, bevestigen, (annuleren,) tot effectief plaatsvinden van de vrijetijds-activiteit met personalisaties specifiek aan de dienst, waar nodig.
De stad zet duidelijk in op digitalisering. Dit moet enerzijds de serviceverlening naar de burger ten goede komen, in dit geval alles wat met vrije tijd te maken heeft. Anderzijds moet het proces in de backoffice zo eenvoudig en makkelijk verlopen, met een centralisatie van gegevens in 1 systeem en maximale automatisatie.
• Koppelingen vanuit de nieuwe software naar de bestaande applicaties voor boekhouding, aankoop- en voorraadbeheer, relatiebeheer, website&stadsapp, rapportering, Notula, ...
De overeenkomst wordt afgesloten telkens voor een periode van 12 maanden, bepaald bij de toewijzing van de opdracht door het college van burgemeester en schepenen.
De scope van dit perceel is om ook het evenementenbeheer van de aanbestedende overheid te ondersteunen door een toekomstbestendige digitale oplossing die flexibel is en inzet op een vlotte samenwerking tussen alle betrokken partijen in de organisatie van een evenement (dienst Vrije Tijd, interne en externe adviesverlenende diensten, CBS, ..), met inbegrip van noodzakelijke koppelingen met andere platformen van Groep Hasselt (voor boekhouding, meldingen en werkorders, GIPOD / Spotbooking,...)
De evenementen-applicatie zal ertoe dienen om evenementendossiers in zijn volledigheid te kunnen afhandelen. Startend vanuit de aanvraag door de klant tot en met het plaatsvinden van het evenement.
• Welke adviezen zijn nodig? Dan worden die automatisch doorgestuurd naar de betrokken dienst of externe partij
• Vervolgens kan alles met één druk op de knop overgezet worden naar E-besluit voor goedkeuring door CBS (en/of GR)

Eligibility requirements: Document 1: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.