Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-02-04
Buyer: VBL – Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48421000 | 72212421 | 72227000: Software integration consultancy services | 72260000: Software-related services | 72314000: Data collection and collation services
Submission deadline: 2019-03-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sind die Lieferung und Einführung einer strategischen Instandhaltungssoftware für die Zustandsbewertung des Immobilienbestands der VBL und die Ableitung von Instandhaltungsmaßnahmen, die Überlassung (Miete) dieser Software einschließlich Pflege für einen Zeitraum von 60 Monaten sowie Leistungen der Bestandsdatenerfassung und Zustandsbewertung.
Ein Teil des Kapitalvermögens der VBL ist in Immobilien (Direktanlage und Fonds) angelegt. In der Direktanlage handelt es sich um ca. 12 500 Wohnungen, 285 Gewerbeeinheiten und 5 410 Garagen und Stellplätze, die sich bundesweit auf Ballungszentren verteilen. Die Abteilung Immobilienmanagement verantwortet das Portfolio- und Asset Management, das operative Property Management ist an 4 externe Hausverwalter an 7 Standorten in Deutschland ausgelagert. Zur Unterstützung des Immobilienmanagements in seiner Steuerungsverantwortung, soll ein geeignetes Immobiliencontrolling prozessual und IT-technisch implementiert werden. Für eine systemisch gestützte Erfassung und Zustandsbewertung des Immobilienbestands sowie zur Identifikation und Ableitung von Instandhaltungsmaßnahmen und -kosten als Basis für die Objekt-Renditeplanung soll eine darauf ausgerichtete Software eingesetzt werden. Der zu vergebende Auftrag umfasst folgende Leistungen:
a) Miete der Software inklusive Pflege über einen Zeitraum von 60 Monaten und Schulungsleistungen auf Basis eines EVB-IT Überlassungsvertrages Typ B;
c) fachliche und technische Unterstützung im Umfang von geschätzt 90 Personentagen sowie Konzeption und Implementierung SAP Schnittstellen auf Basis eines EVB-IT Dienstvertrages;
d) Bestandsdatenerfassung (vor Ort) und Zustandsbewertung innerhalb von 3 Monaten nach Auftragserteilung.
a) Erfahrung in der Entwicklung und Bereitstellung eines softwaregestützten Verfahrens für ein Strategisches Instandhaltungsmanagement, nachgewiesen durch Referenzen über bereits erbrachte Leistungen vergleichbarer Art;
b) Verfügbarkeit von Personal, das sich um die Weiterentwicklung und Wartung der strategischen Instandhaltungssoftware kümmert und die Kunden betreut.
a) Der Bieter muss einen Schwerpunkt in der Entwicklung und Bereitstellung eines softwaregestützten Verfahrens für ein Strategisches Instandhaltungsmanagement haben und mindestens 3 Jahre im Markt auf diesem Gebiet tätig sein (Bestätigung durch Eigenerklärung);
b) Der Bieter muss über Mitarbeiter verfügen,die sich um die Weiterentwicklung und Wartung der strategischen Instandhaltungssoftware kümmern und die Kunden betreuen (Bestätigung durch Eigenerklärung);
c) Der Bieter muss für den Zeitraum ab 01/2012 mindestens 2 Referenzen nachweisen können, welche jeweils sämtliche folgende Anforderungen erfüllen:
— Einführung eines softwaregestützten Verfahrens für ein Strategisches Instandhaltungsmanagement mit einem Zustandsbewertungs-Tools (ZBT), welches mindestens 3 der folgenden vier Komponenten aufweist:
1) Implementierung Software ZBT (d.h. Erstinstallation, die Konfiguration des ZBT sowie die Schnittstellenanbindung);
— Ersteinführung der Software wurde im Zeitraum 01/2012 bis 07/2018 komplett abgeschlossen und die Software ist mind. 6 Monate erfolgreich in Betrieb.
Im Auftragsfall sind ausschließlich deutschsprachige Berater einzusetzen. Siehe im Übrigen die Vergabeunterlagen.
Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Verfahrensbeteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das unter Ziff. I.3 genannte Vergabeportal. Am Auftrag interessierte Unternehmen werden daher darum gebeten, sich auf dem Vergabeportal zu registrieren und im eigenen Interesse die dort für diese eingerichteten