Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-24
Buyer: Toll Collect GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72250000: System and support services | 72267100: Maintenance of information technology software | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2021-03-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Toll Collect GmbH (im Folgenden „TC“) hat ein Projekt zur Ablösung des ERP-Systems für die Finanzprozesse aufgesetzt. Ziel des Projektes P1688 „Transition TC Finanzprozesse“ ist die Bereitstellung eines funktionsstarken ERP-Systems auf Basis von SAP S/4HANA. Mit dieser Ausschreibung soll ein Dienstleister gefunden werden, der ein S/4HANA-System als Service (Software-as-a-Service, SaaS-Dienstleister) anbietet und betreibt.
Die Dienstleistung beinhaltet die Bereitstellung der Infrastruktur, der Software SAP S/4HANA und den Betrieb dieser in dem in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Service-Level. Die Software wird durch den Dienstleister regelmäßig auf den aktuellen Release-Stand der SAP aktualisiert. Der Service soll in Abstimmung, aber nicht in Steuerung durch TC erbracht werden. Die Implementierung (Customizing) bis zur Nutzung im Regelbetrieb ist nicht Gegenstand des Auftrags.
Das derzeit eingesetzte SAP-System der TC wurde in wesentlichen Teilen noch vor dem Mautstart spezifiziert und entwickelt. Es unterstützt die finanziellen Geschäftsprozesse der Fachbereiche und umfasst mit dem Treuhandbereich (Maut) und dem Bereich Finanzen/Controlling 2 grundhaft getrennte Bereiche, die jedoch im SAP die gleichen Module nutzen.
Das bestehende System ist seit der Ausweitung der Maut auf Bundesstraßen und der damit verbundenen Erhöhung des Mengengerüstes in Teilen an Grenzen gestoßen. Die Abbildung der geschäftskritischen Mautprozesse im gleichen System wie die Finanzprozesse der TC stellt durch die hohen Anforderungen an den Nachweis der Funktionsfähigkeit eine erhebliche Beschränkung für die Anpassung der Finanzprozesse dar.
TC hat ein Projekt zur Ablösung des ERP-Systems für die Finanzprozesse aufgesetzt, innerhalb dessen auch die Beschaffung der Betriebsleistungen erfolgt. Ziel des Projektes P1688 „Transition TC Finanzprozesse“ ist die Bereitstellung eines funktionsstarken ERP-Systems (auf Basis von SAP S/4HANA). Dieses neue System dient allein den Bedarfen des Finanzwesens der TC, eine Abbildung von Mautprozesse ist auch perspektivisch nicht geplant. Das Alt-System SAP (ECC 6.0) wird bis zur Migration der bestehenden Mautprozesse weiter betrieben. Die Anpassungen oder Erweiterung der Finanzprozesse aus geänderten Bedarfen (z. B. Organisationsänderungen) oder aus der Erweiterung des Geschäftsbetriebes sind zukünftig projektunabhängig und ohne Rückwirkung auf die Mautprozesse möglich.
Unter Finanzprozessen sind die üblichen kreditorischen und debitorischen Prozesse, sowie die Prozesse des Einkaufs und Controllings eines mittelständischen Dienstleistungsunternehmens zu verstehen. Um eine gleichzeitige Ablösung der Maut- und Finanzprozesse aus dem bestehenden SAP-System zu vermeiden, sollen in einem ersten Schritt die Finanzprozesse aus dem bestehenden System herausgelöst und bereits ab dem 1.1.2022 (mit Beginn des neuen Geschäftsjahres) im neuen S/4HANA-System genutzt werden.
Mit dieser Ausschreibung soll daher ein Dienstleister gefunden werden, der ein S/4HANA-System als Service anbietet und betreibt. TC verfügt bei einem externen Dienstleister über eigene Rechenzentrumsstrukturen, in denen auch das aktuelle SAP-System in einer 3-Systemlandschaft betrieben wird. Die Aktualisierung der Infrastruktur, die Gewährleistung des Supports der eingesetzten Standardsoftware und Individual-Applikationen verursachen jedoch einen finanziellen und personellen Aufwand der perspektivisch reduziert werden soll. Für das neue Finanzsystem wurde die Einbindung eines Software-as-a-Service-Dienstleisters (SaaS-DL) als die kostengünstigste Lösung evaluiert.
Für standardisierte Prozesse sollen zukünftig auch standardisierte Systeme zum Einsatz kommen. Neben den in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen bestehen keine exklusiven Anforderungen an die Bereitstellung von Infrastruktur oder Software, die einen Betrieb in einer exklusiven RZ-Umgebung erfordern würden.
Die Dienstleistung beinhaltet die Bereitstellung der Infrastruktur, der Software SAP S/4HANA und den Betrieb dieser in dem in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Service-Level. Die Software wird durch den Dienstleister regelmäßig auf den aktuellen Release-Stand der SAP aktualisiert. Der Service soll in Abstimmung, aber nicht in Steuerung durch TC erbracht werden.
Eine automatische Verlängerung um zweimal jeweils 12 Monate gilt, sofern beide Vertragspartner nicht etwas anders kommunizieren, 3 Monate vor Vertragsende als vereinbart.
Ergänzender Applikationssupport: Ein Abruf dieser Leistung erfolgt frühestens nach Abschluss der Implementierungsphase. Die Leistungen umfassen beispielsweise: die Konfiguration des Produktes gemäß Vorgaben TC, das Einspielen von Konfigurationsdateien, das Anlegen von Usern, die Konfiguration von Jobs. Die Leistungserbringung muss spätestens 3 Monate nach Beauftragung beginnen. Bei Leistungsabruf muss ein dezidierter Ansprechpartner vom AN benannt werden.
Vorlage eines Handelsregisterauszugs oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft)
— Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben.
— Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung).
— Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.

Eligibility requirements: Vorlage eines Handelsregisterauszugs oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft) — Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. — Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). — Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.