Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-26
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2023-05-22
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "AG" genannt).
Gegenstand der vom Beitragsservice ausgeschriebenen Leistungen ist die Vergabe des Betriebs der M365-Plattform als Managed Services mit einer Festlaufzeit von 2 Jahren ab dem 01.08.2023 sowie zwei Verlängerungsoptionen zu gleichen Konditionen um jeweils 12 Monate.
Im Sinne der Aufrechterhaltung einer leistungsfähigen und modernen IT-Landschaft sucht der AG für die M365-Umgebung einen kompetenten und erfahrenen "Managed Services"-Dienstleister (nachfolgend "AN" genannt). Wenngleich die Hoheit über die IT-Systeme beim AG verbleibt, besteht die Erwartung an den AN, die beauftragten Serviceprozesse mit einem Höchstmaß an Fachkunde, Eigenverantwortung sowie proaktivem und lösungsorientiertem Handeln zu erbringen und somit den AG verlässlich zu unterstützen.
Unter dem Begriff "Managed Services" versteht der AG die gesamtheitliche technische und inhaltliche Betreuung eines IT-Services unter Einbindung des AN als externen Servicepartner. Darunter fallen auch Anforderungen, die sich aus Datenschutz und Informationssicherheit ergeben, wie beispielsweise eine datenschutzfreundliche und sichere Konfiguration der IT-Services ("Privacy by Default" und "Security by Default"). Der für "Managed Services" eingebundene AN agiert in diesem Zusammenhang vollumfänglich selbständig und kann sich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen frei zwischen den internen administrativen Bereichen sowie anderen externen Managed Servicespartnern bewegen und kommunizieren. Das AG-seitig eingesetzte Personal hat unter Einbindung eines internen Servicemanagers die Verwaltungs-, Organisations- sowie Entscheidungshoheit, realisiert jedoch administrative Tätigkeiten nur in geringem Umfang.
Der AN betreibt die von ihm verantworteten Dienste vollumfänglich selbst, setzt dazu ausschließlich qualifiziertes Personal ein und hält, wenn nötig, den direkten Kontakt zu den im jeweiligen Service-Systembetrieb tätigen Abteilungen (z. B. für den Betrieb des M365-Tenants sowie z. B. der Netzwerkinfrastruktur).
Die zu verantwortenden Systeme sind so zu betreiben, dass Ausfälle proaktiv vermieden oder durch geeignete Maßnahmen auf ein Minimum reduziert werden. Dies gilt insbesondere auch für im Rahmen von Wartungsprozessen oder Störungsbeseitigungen für den nutzenden Endnutzer erkennbare Auswirkungen oder funktionale Einschränkungen. Sofern diese im Vorfeld erkennbar sind, muss das geplante Vorgehen kommuniziert und mit den Verantwortlichen abgestimmt werden.
Der AN erbringt dabei alle Tätigkeiten, die zum Betrieb und zur Entstörung der M365-Services erforderlich sind, und führt diese so weit wie möglich selbstständig und vollständig durch. Er hat die Verantwortung im Rahmen definierter Rollen für die Funktionalität der M365-Services für den in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungsumfang zu übernehmen. Bei der Leistungserbringung wird der AN den jeweils etablierten aktuellen Stand der Technik sowie die geltenden Qualitätsstandards, Arbeitsmethoden und die Vorgaben des AG anwenden. Die reine Abwicklung und Aufrechterhaltung der Services des Betriebes ist die Basis zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Services und der Implementierung neuer Technologien und Lösungen. Aus diesem Grund ist eine Partnerschaft notwendig, in der sich die Partner regelmäßig über mögliche Potentiale zur Effizienzsteigerung durch technologische Weiterentwicklung austauschen.
Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen sind den Vergabeunterlagen (insbesondere der Leistungsbeschreibung (Teil B.)) zu entnehmen.
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice Freimersdorfer Weg 6 50829 Köln Die Leistungen müssen nur bei Bedarf vor Ort erbracht werden.
Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "AG" genannt).
Gegenstand der vom Beitragsservice ausgeschriebenen Leistungen ist die Vergabe des Betriebs der M365-Plattform als Managed Services mit einer Festlaufzeit von 2 Jahren ab dem 01.08.2023 sowie zwei Verlängerungsoptionen zu gleichen Konditionen um jeweils 12 Monate.
Im Sinne der Aufrechterhaltung einer leistungsfähigen und modernen IT-Landschaft sucht der AG für die M365-Umgebung einen kompetenten und erfahrenen "Managed Services"-Dienstleister (nachfolgend "AN" genannt). Wenngleich die Hoheit über die IT-Systeme beim AG verbleibt, besteht die Erwartung an den AN, die beauftragten Serviceprozesse mit einem Höchstmaß an Fachkunde, Eigenverantwortung sowie proaktivem und lösungsorientiertem Handeln zu erbringen und somit den AG verlässlich zu unterstützen.
Unter dem Begriff "Managed Services" versteht der AG die gesamtheitliche technische und inhaltliche Betreuung eines IT-Services unter Einbindung des AN als externen Servicepartner. Darunter fallen auch Anforderungen, die sich aus Datenschutz und Informationssicherheit ergeben, wie beispielsweise eine datenschutzfreundliche und sichere Konfiguration der IT-Services ("Privacy by Default" und "Security by Default"). Der für "Managed Services" eingebundene AN agiert in diesem Zusammenhang vollumfänglich selbständig und kann sich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen frei zwischen den internen administrativen Bereichen sowie anderen externen Managed Servicespartnern bewegen und kommunizieren. Das AG-seitig eingesetzte Personal hat unter Einbindung eines internen Servicemanagers die Verwaltungs-, Organisations- sowie Entscheidungshoheit, realisiert jedoch administrative Tätigkeiten nur in geringem Umfang.
Der AN betreibt die von ihm verantworteten Dienste vollumfänglich selbst, setzt dazu ausschließlich qualifiziertes Personal ein und hält, wenn nötig, den direkten Kontakt zu den im jeweiligen Service-Systembetrieb tätigen Abteilungen (z. B. für den Betrieb des M365-Tenants sowie z. B. der Netzwerkinfrastruktur).

Eligibility requirements: Die Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, der Unterauftragnehmer oder der Eignungsverleiher haben/hat zum Nachweis ihrer/seiner Eignung sämtliche geforderten Eignungsunterlagen mit ihrem/seinem Angebot einzureichen. Die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen müssen aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Sollten sich während des Verfahrens Änderungen insbesondere an den mit dem Angebot eingereichten Eigenerklärungen ergeben, ist der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich über die Änderungen zu informieren und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen abzugeben. Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese Änderungen bei der Prüfung der Eignung des Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, zu berücksichtigen. Bewerber-/Bietergemeinschaften steht es frei, die in den Anlagen zum Angebot geforderten Eigenerklärungen zum Nachweis ihrer Eignung jeweils entweder - von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft separat oder - einheitlich für alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft - die Leistung oder Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftrag) oder - für den ausgeschriebenen Auftrag im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle (§ 45 VgV) bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (sog. Eignungsleihe), so sind die geforderten Eignungsnachweise auch für diese Drittunternehmen einzureichen, soweit dies erforderlich ist (vgl. Teil A. Vergabebedingungen). Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen. Zum Nachweis seiner/ihrer Befähigung zur Berufsausübung hat der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher (Anlage A6 "Eigenerklärung - Allgemeine Eignungsanforderungen" der Vergabeunterlagen) folgende Eigenerklärungen abzugeben: a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in § 123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde oder gegen uns als Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetztes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist; b) dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig nachgekommen ist und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige Verwaltungsentscheidung vorliegt bzw. unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen ist, dass wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten haben und zukünftig ordnungsgemäß nachkommen werden und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung keine fälligen Rückstände bestehen; c) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen haben; d) dass wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat; (Sofern ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit belegen.) e) dass wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen haben, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt; f) dass wir als Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen haben die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken; g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu beeinträchtigen vermag; h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist; i) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht haben; j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu übermitteln; k) dass ich/wir als Unternehmen - nicht versucht habe(n), die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, - nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), - nicht fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu übermitteln, l) dass wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfüllen und nicht gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoßen oder verstoßen haben und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht vorliegen, d.h. unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23 AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist; m) dass wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem wir ansässig sind, vorgeschrieben ist bzw. dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist; n) dass unser Unternehmen nicht im Gewerbezentralregister eingetragen ist und gegen unser Unternehmen eine solche Eintragung auch nicht droht: o) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung aller öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die "Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren" vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetzen. Der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher hat außerdem weiterhin zu erklären, dass im Fall des Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen wurden und erläutert diese in seiner Eigenerklärung (Anlage A6 "Eigenerklärung - Allgemeine Eignungsanforderungen" der Vergabeunterlagen).