Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-06-25
Buyer: Gemeente Apeldoorn
Country: NL
Region: NL221
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 71000000 | 71300000 | 71314300: Energy-efficiency consultancy services
Estimated value: 1014000 EUR
Submission deadline: 2025-12-30
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Op basis van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure volgens de Aanbestedingswet 2012 wil de Aanbestedende dienst komen tot een raamovereenkomst voor woningadviezen met één opdrachtnemer, waarbij tijdens de contractperiode afzonderlijke (deel)opdrachten aan de gecontracteerde Opdrachtnemer kunnen worden verstrekt zonder daar afzonderlijke aanbestedingsprocedures voor te moeten doorlopen. De opdracht betreft het verstrekken van woningadviezen aan particuliere woningeigenaren in de wijk Kerschoten waarmee deze inzicht krijgen in de gevolgen van deelnemen aan het warmtenet of overstappen op een individuele oplossing zonder aardgas (all-electric).
U wordt gevraagd om bij inschrijving een plan van aanpak in te dienen, waarin minimaal in wordt gegaan op:
- Uw visie van op de opdracht (algemene beeld van Inschrijver op de uitvraag en waarom sluit dat aan bij wat de gemeente Apeldoorn zoekt);
- Uw visie op bewonerscommunicatie in het kader van deze opdracht en hoe u kunt bijdragen aan draagvlak voor de warmtetransitie;
- De wijze waarop u de kwaliteit van de berekeningen borgt en welke tools u daarbij inzet;
- Hoe u de afhandeling van de woningadviezen binnen de gestelde termijnen borgt en op welke wijze u kunt op- of afschalen.

Bij de beoordeling van dit onderdeel worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarin de inschrijver de uitvraag lijkt te doorgronden;
- De mate waarop het plan van aanpak aansluit bij de opdrachtomschrijving;
- De mate waarop het plan van aanpak aansluit bij het KEN communicatieplan;
- De mate waarin de inschrijver overtuigt een kwalitatief onderscheidende aanpak te kunnen creëren;
- De mate waarin de inschrijver duidelijk en concreet is in het plan van aanpak;
- De mate waarin de beantwoording volledig is (d.w.z. de mate waarin op alle aspecten uit de vraagstelling een antwoord is gegeven).

Het onderdeel Plan van Aanpak mag maximaal 10 pagina’s A4-formaat zijn in Calibri 10. Indien inschrijver meer dan 10 pagina’s A4 indient, zal opdrachtgever uitsluitend pagina 1 t/m 10 beoordelen en de rest terzijde leggen.
De opdracht dient te worden uitgevoerd door een deskundig en gekwalificeerd team dat aantoonbare kwaliteiten en ervaring heeft met de voor deze opdracht benodigde expertisegebieden en competenties. Hiervoor wordt verwezen naar de geschiktheidseisen t.a.v. de beroepsbekwaamheid en naar de opdrachtomschrijving.

U levert bij inschrijving een beschrijving aan van het volledige team dat wordt voorgesteld voor deze opdracht inclusief CV's en referentieprojecten. Uit de beschrijving moet het volgende duidelijk worden:
- De samenstelling van het team en rolverdeling inclusief de ervaring en competenties van de teamleden;
- Hoe inschrijver de continuïteit en de kwaliteit van het team gaat borgen gedurende de looptijd van de opdracht. Beschrijf hierbij ook hoe u omgaat in geval van vervanging.

Bij de beoordeling van dit onderdeel worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarin de beschrijving voldoet aan de opdrachtomschrijving;
- De mate waarin de teamleden ervaring hebben met de gewenste expertisegebieden;
- De mate waarin de referentieprojecten en CV’s van de teamleden aansluiten bij de opdracht en de genoemde expertisegebieden;
- De mate waarin de inschrijver concreet beschrijft hoe de continuïteit en kwaliteit van het team wordt geborgd;
- De mate waarin opdrachtgever overtuigd wordt dat de kwaliteit van het team gedurende de gehele looptijd van de opdracht gewaarborgd blijft.

Het onderdeel Samenstelling adviesteam mag maximaal 2 pagina’s A4-formaat zijn (exclusief CV’s) in Calibri 10. Indien inschrijver meer dan 2 pagina’s A4 indient, zal opdrachtgever uitsluitend pagina 1 t/m 2 beoordelen en de rest terzijde leggen.
De schriftelijke adviesrapporten voor de woningeigenaar zijn het belangrijkste product van de opdracht. Om een goed beeld te krijgen van de samenstelling en de kwaliteit wordt van de inschrijver gevraagd om een voorbeeld adviesrapportage aan te leveren. De voorbeeldrapportage is voor Opdrachtgever van belang om een oordeel te kunnen vormen over de wijze waarop de woningeigenaar bij uitvoering van de opdracht van een passend advies wordt voorzien waarbij de verschillende gevraagde onderdelen op begrijpelijke wijze worden toegelicht. Het rapport bevat bovenbeschreven onderdelen en een bijlage met (fictieve) berekeningen ter onderbouwing van de in de rapportage opgenomen cijfers.

We vragen u de voorbeeld adviesrapportage op te bouwen met informatie op basis van een woning met bewoners  met de volgende kenmerken:
- een voor de wijk kenmerkende hoekwoning met twee woonlagen, een schuine kap, met voor- en achtertuin. U kunt hiervoor als uitgangspunt een standaard woning uit de RVO publicatie gebruiken (‘Voorbeeldwoningen 2022 bestaande bouw’, type 6.3: rijwoning hoek, gebouwd in periode 1965-1974).
- In deze situatie gaat het om een gezin bestaande uit een vader, moeder en drie pubers. In het gesprek heeft één van de hoofdbewoners de volgende zaken aangegeven:
*in de badkamer wordt het onvoldoende warm;
*interesse in infrarood panelen en zonnepanelen.

Bij de beoordeling van de voorbeeldrapportage worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarop de rapportage aansluit bij de opdrachtomschrijving;
- De mate waarin de rapportage de bewoner als het ware bij de hand neemt en daarmee tot inzicht leidt;
- De mate waarin het voorbeeldrapportage begrijpelijk en overzichtelijk is, te denken aan:
*Verhouding tussen tekst en afbeeldingen/ grafieken
*Begrijpelijk taalgebruik
*Consistentie, geen tegenstrijdigheden in de tekst
- Op welke wijze de inschrijver omgaat met de persoonlijke wensen van een bewoner.

De omvang van het rapport (exclusief omslag, inhoudsopgaaf, samenvatting, bijlagen) bedraagt maximaal 8 zijden tekst A4 formaat (standaard lettertype Calibri 10 punt). Indien inschrijver meer dan 8 pagina’s A4 indient, zal opdrachtgever uitsluitend pagina 1 t/m 8 beoordelen en de rest terzijde leggen.
Inschrijvers moeten een presentatie verzorgen aan de beoordelingscommissie van maximaal 45 minuten. De presentatie bestaat uit vier onderdelen:
- Voorstelronde (circa 5 minuten);
- Presentatie/ toelichting plan van aanpak (circa 15 minuten);
- Behandeling casus (circa 15 minuten);
- Beantwoording vragen vanuit beoordelingscommissie (circa 10 minuten).

Inschrijver dient voor de presentatie de twee personen te sturen, die tevens daadwerkelijk de opdracht gaan uitvoeren. Het interview vindt plaats op dinsdag 25 januari 2021 op het gemeentehuis in Apeldoorn. Inschrijvers ontvangen ter zijner tijd een uitnodiging met daarin de benodigde informatie.

Inschrijvers dienen een korte en bondige toelichting te geven op het plan van aanpak. Naderhand kunnen er vragen worden gesteld door de beoordelingscommissie over het plan van aanpak. De te behandelen casus wordt aansluitend op de presentatie aan Inschrijver verstrekt. Deze casus is vooraf door de Aanbestedende dienst opgesteld.

Bij de beoordeling van de presentatie worden de volgende criteria in acht genomen:
- De mate waarin de toelichting op het plan van aanpak en/of antwoorden die worden gegeven aansluiten op de ingediende offerte en de voorliggende opdracht;
- De mate waarin de Inschrijver consistent is met hetgeen in het plan van aanpak is beschreven (dus geen tegenstrijdigheden);
- De mate waarin proactief en professioneel gereageerd wordt op vragen van de beoordelingscommissie;
- De mate waarin de Inschrijver verschillende gesprekstechnieken kan toepassen tijdens de casus;
- De mate waarin de Inschrijver de (achterliggende) wensen en zorgen van de woningeigenaar kan beoordelen tijdens de casus;
- De mate waarin de inschrijver technisch ingewikkelde zaken eenvoudig en begrijpelijk weet uit te leggen tijdens de casus.


Winner: De WarmteTransitieMakers B.V.
Number of bids: 4