Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-07
Buyer: Wartung und Weiterentwicklung SAP/Abakus
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 72267000: Software maintenance and repair services
Submission deadline: 2025-08-04

Technical requirements: Gegen diese Vergabeentscheidung können Sie nach Maßgabe der §§ 160 ff. GWB einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Zuvor ist ein etwaiger Vergabeverstoß unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer geltend macht. Nach Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung beträgt die Wartefrist 10 Kalendertage.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. §§ 119 Abs. 5 GWB, 17 VgV. Es wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Diejenigen Unternehmen, die nach Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot einreichen. Es werden mindestens drei Bewerber / Bieter zur Teilnahme an der Angebotsphase / am Verhandlungsverfahren zugelassen. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien.  Sofern der Auftraggeber den Zuschlag nicht auf Grundlage der Erstangebote vergibt, ohne in Verhandlungen einzutreten, wird nach Prüfung und Wertung der Erstangebote eine Verhandlungsphase durchgeführt. Nach Abschluss der Verhandlungsphase fordert die Vergabestelle die Bieter zur Abgabe verbindlicher Angebote auf. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln und die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).
2. Zu erbringende Leistungen  Die NBank - nachfolgend Auftraggeber genannt - betreibt ein SAP ERP 6.0 System auf der EHP Version 8 und Netweaver 7.5 mit den Modulen FI, FI-AA, FS-CML, CO, CFM, TRM sowie ABAKUS. Dieses System ist gegliedert in eine dreistufige System-Struktur (Entwicklung, Konsolidierung, Produktion). Das SAP-System empfängt und beliefert über Schnittstellen weitere externe Systeme. Zu diesen vor- und nachgelagerten Systemen gehören u.a.  KfW-Rating, Aryza, KfW-Belegungsmeldung, Opti-mal Systems enaio (Wissens- / Dokumentenmanagement), Marktdaten und ABADOC (Dokumentenausgabe / Schriftverkehr). Darüber hinaus kommt ein SAP Solution Manager 7.2 zum Einsatz. Weiterhin ist ein Kundenportal als Cloudanwendung auf Basis des CREALOGIX Digital Banking Hub (DBH) angebunden. Die DBH-Architektur ist Microservices-basierte Technologie, die sich über REST-Services zu anderen Komponenten und dem SAP-Backend integriert. Die einzelnen Module (z.B. Admin oder Wohnungs-bau und Förderungen) werden in Container-Technologie in einer Kubernetes-Umgebung betrieben. Folgenden betriebsrelevanten Technologien des CREALOGIX Digital Banking Hubs werden für die einzelnen Module in der Zielarchitektur für einen zentralen Betrieb verwendet: - HTML5 / CSS3 / Foundation (Frontend) - HTTP(S) / JSON (Datenaustausch) - REST als Kommunikationsprotokoll - Java (Business-Logik) - Oracle (Datenhaltung), optional PostgreSQL - Container-Technologie (z.B. Kubernetes, Docker) für den Betrieb eines Microservice (optional) - Application Server JBoss - Redhat Enterprise Linux   Beim ABAKUS handelt es sich um eine ABAP-basierte Eigenentwicklung der ABAKUS-Bankenkooperation (BKO) (Anmerkung: Die Bankenkooperation ist ein Zusammenschluss aus diversen Förderbanken in Deutschland. Die Zielsetzung dieser Kooperation ist eine Kostenreduzierung durch Vereinheitlichung der SAP/ABAKUS-Abläufe). Über den ABAKUS wird z.Zt. die komplette Wirtschafts- und Arbeitsmarktförderung, der überwiegende Teil der Infrastrukturförderung sowie die Wohnungsbau- und Städtebauförderung abgewickelt. Für die genannten Systeme wird ein Dienstleister gesucht, der Wartung im 2nd- und 3rd-Level Support sowie Weiterentwicklung übernehmen kann. Der Dienstleister hat die Leistung nach dem aktuellen Stand der Technik zu erbringen.   Die eingesetzten Ressourcen sollen in der Regel über mehrjährige Erfahrung im Beratungsumfeld der ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Nähere Anforderungen an die Qualifikation und Nachweispflichten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen. Es wird hiermit klargestellt, dass es sich weder um ein Arbeitsverhältnis noch um eine Arbeitnehmerüberlassung handelt, sondern als eine im Wesentlichen weisungsfreie Dienstleistung zu klassifizieren ist.
Die Leistung kann generell remote erbracht werden. Für Projektarbeiten, Workshops, o.ä. kann eine Anwesenheit in Hannover notwendig sein. Standort der Leistungserbringung Die vertraglich vereinbarte (auch durch Subdienstleister/ Unterauftragnehmer zu erbringende) Leistungserbringung (einschließlich der Speicherung und/oder Verarbeitung von Daten) hat innerhalb des EWR zu erfolgen. Der Auftraggeber ist vorab zu benachrichtigen, wenn der Auftragnehmer eine Änderung des Standorts beabsichtigt. Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des § 2 der Anlage 05 der Vergabeunterlagen.
2.1.1 Bewerber-/Bietergemeinschaft  Sofern der Teilnahmeantrag / das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden, Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).  2.1.2 Dritte (nur bei Einsatz von Dritten vorzulegen) Sofern der Einsatz von Dritten/ Subunternehmern/ Nachunternehmern/ konzern-verbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/ Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen.  Von jedem einzusetzenden Dritten sind folgende Nachweise und Erklärungen zu erbringen: Anlage 03 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgrün-den, Anlage 04 - Verpflichtungserklärung Datenschutz, Mindestentgeltserklärung i.S.v. Ziffer 5.8 der Anlage 02a der Vergabeunterlagen, Handelsregisterauszug, An-lage 08 - Eigenerklärung Russland-Sanktionen.  Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vor-zulegen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Teilnahmeantrag anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden (Anlage 02a und Anlage 07/07a der Vergabeunterlagen).  2.1.3 Änderung von Bewerber-/Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmereinsatz Änderungen an gebildeten Bewerber- / Bietergemeinschaften und / oder am beabsichtigten Unterauftragnehmereinsatz (einschl. Eignungsleihe) während des Vergabeverfahrens hat der Bewerber / Bieter gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen. Der Auftraggeber ist grundsätzlich gehalten, die Zulässigkeit der konkreten Änderung im Einzelnen unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls zu prüfen und zu bewerten. Diese Prüfung erfolgt insbesondere dahin-gehend, ob durch die Änderung ein Verstoß gegen Vergabevorschriften vorliegt. Abhängig von den konkreten Umständen des Einzelfalls kann eine Änderung verschiedene Konsequenzen haben, ggf. sogar den zwingenden Ausschluss des betroffenen Bewerbers / Bieters. Bewerber / Bieter sind daher aufgefordert, bei jeder Entscheidung über Änderungen an gebildeten Bewerber- / Bietergemeinschaften und / oder am beabsichtigten Unterauftragnehmereinsatz (einschl. Eignungsleihe) während des Vergabeverfahrens zu prüfen, ob und inwieweit die beabsichtigte Änderung zulässig

Eligibility requirements: 2.1.1 Bewerber-/Bietergemeinschaft  Sofern der Teilnahmeantrag / das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden, Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).  2.1.2 Dritte (nur bei Einsatz von Dritten vorzulegen) Sofern der Einsatz von Dritten/ Subunternehmern/ Nachunternehmern/ konzern-verbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/ Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen.  Von jedem einzusetzenden Dritten sind folgende Nachweise und Erklärungen zu erbringen: Anlage 03 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgrün-den, Anlage 04 - Verpflichtungserklärung Datenschutz, Mindestentgeltserklärung i.S.v. Ziffer 5.8 der Anlage 02a der Vergabeunterlagen, Handelsregisterauszug, An-lage 08 - Eigenerklärung Russland-Sanktionen.  Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vor-zulegen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Teilnahmeantrag anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden (Anlage 02a und Anlage 07/07a der Vergabeunterlagen).  2.1.3 Änderung von Bewerber-/Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmereinsatz Änderungen an gebildeten Bewerber- / Bietergemeinschaften und / oder am beabsichtigten Unterauftragnehmereinsatz (einschl. Eignungsleihe) während des Vergabeverfahrens hat der Bewerber / Bieter gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen. Der Auftraggeber ist grundsätzlich gehalten, die Zulässigkeit der konkreten Änderung im Einzelnen unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls zu prüfen und zu bewerten. Diese Prüfung erfolgt insbesondere dahin-gehend, ob durch die Änderung ein Verstoß gegen Vergabevorschriften vorliegt. Abhängig von den konkreten Umständen des Einzelfalls kann eine Änderung verschiedene Konsequenzen haben, ggf. sogar den zwingenden Ausschluss des betroffenen Bewerbers / Bieters. Bewerber / Bieter sind daher aufgefordert, bei jeder Entscheidung über Änderungen an gebildeten Bewerber- / Bietergemeinschaften und / oder am beabsichtigten Unterauftragnehmereinsatz (einschl. Eignungsleihe) während des Vergabeverfahrens zu prüfen, ob und inwieweit die beabsichtigte Änderung zulässig
2.1.4 Referenzen Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mit dem Teilnahmeantrag vier (4) geeignete und zu bewertende Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge aus der DORA regulierte Finanzbranche zu benennen, die inhaltlich und im Umfang mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind und innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht wurden. Dabei ist der Auftraggeber, eine jeweilige Kurzbeschreibung der Leistung sowie der Leistungszeitraum und Leistungsumfang zu benennen.  Es sind mindestens zwei (2) Referenzen für ein SAP -Projekt, mindestens eine (1) Referenz für ein Projekt im Change-Management und mindestens ein (1) Projekt im Testmanagement zu benennen, die allesamt den genannten Anforderungen entsprechen. Vergleichbar sind solche Referenzen, die in Art und Umfang der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung entsprechen. Auf Anfrage des Auftraggebers muss der Bieter innerhalb von 3 Werktagen (vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe) fähig sein, nähere Informationen zum jeweiligen Auftraggeber inkl. namentlicher unter Nennung eines Ansprechpartners sowie dessen Rufnummer zur Verfügung zu stellen.  Der Bieter ist frei mehr als vier Referenzen anzugeben. Sollte der Bieter mehr als vier Referenzen angegeben, hat dieser die vier Referenzen zu benennen, welche vorrangig in die Bewertung der Eignung (Ziffer 2.6.1.) einfließen sollen. Bitte nutzen Sie das beigefügte Formular (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).
2.2.1 Verpflichtungserklärung zum Datenschutz Mit dem Teilnahmeantrag ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen (Anlage 04 der Vergabeunterlagen).
2.3.1 Mindestjahresumsatz und Bilanzen Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre anzugeben (Anlage 02a der Vergabeunterlagen). Sollten Ihnen die Zahlen für 2024 noch nicht vorliegen, tätigen Sie die Angaben bitte für die letzten drei Jahre. Es wird ein Mindestjahresumsatz in Höhe von 20. Mio. EUR gefordert. Als Beleg können Bankerklärungen, Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen dienen.  Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind mit dem Teilnahmeantrag die Jahresabschlüsse (Bilanz/GuV) der letzten 2 Jahre (2024 und 2023) sowie vorliegende Zwischenberichte aus 2025 (bspw. Halbjahres- und Quartalsberichte) der Bewerber vorzulegen (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).
2.3.2 Versicherungen Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist anzugeben, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 5 Mio. EUR für Sach- und Personenschäden und diese Beträge pro Versicherungsjahr 3-fach zur Verfügung stehen (nachzuweisen durch eine Versicherungsbestätigung der Versicherung).  Darüber hinaus verpflichtet sich der Bieter im Fall der Bezuschlagung, eine IT-Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 3 Mio. EUR pro Versicherungsfall (soweit noch nicht vorhanden) für die nach der Leistungsbeschreibung geforderten Leistung abzuschließen. Diese Versicherung muss geeignet sein, branchenspezifische Risiken aus der Erbringung von IT-Dienstleistungen im Finanz- und Bankenumfeld abzusichern. Ins-besondere muss die Deckung Folgendes umfassen:  - Tätigkeiten der Systementwicklung und -programmierung (z. B. ABAP, Java) - Konfigurationsfehler, fehlerhafte Schnittstellen und Datenmigrationen - Schäden durch fehlerhafte Testautomatisierung und Releasewechsel - Verzögerungen und Mangelfolgeschäden aus Systemausfällen Die Mindestdeckungssumme beträgt 3 Mio. EUR pro Versicherungsfall für Vermögensschäden. Eine Jahreshöchstleistung ist zulässig, sofern diese mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Schadensfall beträgt. Die Versicherung muss über die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich etwaiger Verlängerungsoptionen bestehen. Mit der Teilnahmeantrag, ist eine entsprechende Erklärung abzugeben (Anlage 02a der Vergabeunterlagen; oder entsprechender Versicherungsnachweis). Der Auftragnehmer bestätigt zusätzlich, dass die genannten Versicherungen mit den genannten Versicherungssummen für die Dauer des Auftrags fortbestehen wird (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).
2.4.1 Befähigung / Erlaubnis zur Berufsausübung Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ist das beigefügte Formular auszufüllen und zu unterzeichnen und der entsprechende Nach-weis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister zu erbringen (Anlage 02a der Vergabeunterlagen).
2.6.2. Leistungsfähigkeit", 50 %   Für die Auswahl entscheidend ist zu 50 % die ermittelte Leistungsfähigkeit anhand der gemachten Angaben in der Anlage 02b - Leistungsfähigkeit. Zu beachten ist, dass alle Leistungen, die als "A"-Kriterien klassifiziert werden, vom Bieter zumindest teilweise erbracht werden müssen. Soweit die Leistung "nicht möglich" ist, stellt dieses einen direkten Ausschlussgrund dar.
2.5.8 Anforderungen ISM  Zur Gewährleistung eines hohen Niveaus der Informationssicherheit sind vom Auftragnehmer geeignete Maßnahmen zu treffen und gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen. Mit dem Teilnahmeantrag ist ein entsprechender Nachweis in Form eines Zertifikats durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle zu erbringen (mindes-tens Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertige Nachweise (z. B. TISAX, BSI IT-Grundschutz-Zertifikat, C5-Testat, ISAE 3402 Typ II)). Das vorgelegte Zertifikat muss die folgenden Anforderungen erfüllen:  - das ISMS umfasst den gesamten Leistungsbereich dieser Ausschreibung,  - die relevanten Assets, Prozesse und Standorte sind vollständig einbezogen, - es bestehen keine sicherheitsrelevanten Ausschlüsse (Exclusions), - das Zertifikat beruht auf einem vollständigen und belastbaren Geltungsbereich (Scope Statement), das vorzulegen ist.  Ein entsprechender Geltungsbereich (Scope Statement) ist vorzulegen. Der Auf-traggeber behält sich vor, die Angemessenheit und Reichweite der Zertifizierung zu bewerten und - bei berechtigten Zweifeln an der Gleichwertigkeit - zusätzliche Maßnahmen oder Nachweise zu verlangen). Der Auftraggeber weist darauf hin, dass unmittelbar nach Zuschlagserteilung ein Abgleich der operativen Ausgestaltung des Sicherheitsniveaus des Auftragnehmers mit den Anforderungen des Auftraggebers erfolgt. Hierzu werden die internen Vorgaben des Auftraggebers dem Auftragnehmer mitgeteilt, abgeglichen und final abgestimmt.  Der vorzunehmende Abgleich ist regelmäßig, aber zumindest einmal jährlich, sowie ad hoc bei Änderungen der Sicherheitsstandards des Auftraggebers durchzuführen. Die Parteien verpflichten sich zur zügigen Abstimmung der erforderlichen Maßnahmen. Die entstandenen Aufwendungen trägt jede Partei selbst.
2.5.3 Mindestentgelterklärung Mit dem Teilnahmeantrag ist die unterzeichnete Mindestentgelterklärung einzu-reichen (Anlage 02a der Vergabeunterlagen). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
2.4.2 Regulatorik Durch den Dienstleister ist sicherzustellen, dass er über die für die NBank relevanten regulatorischen Anforderungen informiert ist und diese im System abgebildet werden können. Hier zu nennen sind beispielhaft die aufsichtsrechtlichen Regelungen wie KWG, DORA, DSGVO, MaRisk, GWG, CRRIII sowie die Anforderungen aus dem EU-Geldwäschepaket, welches bis zum Jahr 2027 umgesetzt sein müssen. Darüber hinaus sind auch förderspezifischen Regelungen für die Umsetzung der Förderprozesse in der NBank wie z.B. die LHO, VV LHO zu berücksichtigen. Mit der Teilnahmeantrag, ist eine Erklärung abzugeben, dass der Bewerber / Bieter diese bankenregulatorischen Anforderungen vollumfänglich erfüllen kann (Anlage 02a der Vergabeunterlagen

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