Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-23
Buyer: Studentenwerk Würzburg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72268000: Software supply services
Estimated value: 280000 EUR
Submission deadline: 2023-09-21
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Das Studentenwerk Würzburg beabsichtigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitszeitdokumentation ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2029 zu vergeben. Die Erfassung aller personalrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten soll zukünftig in einem System integriert sein.
Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarelösung auch Zeiterfassungsterminals incl. eines 5-jährigen Dienstleistungsvertrages.
Des Weiteren werden fünf optionale Anwendungen, die für die Auftragserteilung nicht zwingend vorgeschrieben, aber vorteilhaft für die Zuschlagserteilung sind, mit aufgeführt:
Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, soweit dieser von keiner Vertragspartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Eine Verlängerung ist max. dreimal möglich. Die ersten 12 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Probezeit gekündigt werden. Die Probezeit beginnt mit der Echtabrechnung ab 01.01.2025.
Die  genannten Preise sind bis zum Ende der Laufzeit gültig, sofern während der Laufzeit keine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises eintritt.
Eine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises tritt ein, sobald der Lohnindex des Folgejahres bzw. der Folgejahre, ermittelt vom Statistischen Bundesamt mehr als 5 % steigt gegenüber dem Basisjahr 2024. Der Jahrespreis für die Leistungserbringung wird in diesem Fall prozentual um den Anteil erhöht der 5 % Zuwachs gegenüber Basisjahr 2024 übersteigt. Die Preiserhöhung wird rückwirkend wirksam, sobald dieser Schwellenwert erreicht ist. Die Preiserhöhung wird jedoch nur wirksam durch schriftliche Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber.
-sowie der Preis für Wartung, Pflege und Programmierung von Aufträgen des Auftraggebers, die zu Beginn des Leistungszeitraums nicht Gegenstand der
1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweisdarf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;
5) Vorlage einer Versicherungspolice über eine Personen- Sach- und Vermögenschadenversicherung, die auch Schäden deckt, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten entstehen. Die Haftsumme muss mindestens 1 Mio. Euro betragen oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine Haftpflichtversicherung mit der vorgenannten Deckungssumme im Auftragsfall abzuschließen.
6) Nachweis über einen mindestens fünfjährigen erfolgreichen Einsatz des angebotenen Softwareprogramms in der öffentlichen Verwaltung unter Anwendung des TV-L
2) Angabe des Nettoumsatzes des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen (Personalabrechnungssoftware) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Angaben der personellen Kapazität des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren aufgegliedert nach:
In den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022/2021/2020) müssen im Durchschnitt mind. 2 Programmierer tätig gewesen sein.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bewerberfragen und/ oder notwendigen Änderungen an den

Eligibility requirements: 1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweisdarf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein; 2) Eigenerklärungen, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen; 3) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz; 4) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung, 5) Vorlage einer Versicherungspolice über eine Personen- Sach- und Vermögenschadenversicherung, die auch Schäden deckt, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten entstehen. Die Haftsumme muss mindestens 1 Mio. Euro betragen oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine Haftpflichtversicherung mit der vorgenannten Deckungssumme im Auftragsfall abzuschließen. 6) Nachweis über einen mindestens fünfjährigen erfolgreichen Einsatz des angebotenen Softwareprogramms in der öffentlichen Verwaltung unter Anwendung des TV-L

Award value: 280000