Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-05
Buyer: MEDINOS Kliniken des Landkreises Sonneberg GmbH
Country: DE
Region: DEG0V
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30000000 | 30210000 | 30213000 | 50300000 | 51610000
Submission deadline: 2025-12-17
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG. Nachweisdokumente: Hierzu ist das in den Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG“ zu verwenden und vollständig ausgefüllt zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Eigenerklärung zum Verbot von Auftragserteilungen an russische Unternehmen gemäß den EU-Sanktionen gegen Russland. Nachweisdokumente: Hierzu ist das in den Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022“ zu verwenden und vollständig ausgefüllt zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Die bestehende IT-Ausstattung ist veraltet und basiert auf Zero-Clients.

Durch die vorliegende Ausschreibung sollen die Voraussetzungen geschaffen werden, einheitliche Standards und nachhaltige Strukturen im Bereich der Arbeitsplatzsysteme zu etablieren. 

Hierzu werden 
(i) Mini-Desktop-Systeme, 
(ii) Laptops, 
(iii) 27‘‘ Bildschirme, 
(iv) 27‘‘ Bildschirme als Erweiterungsmonitor, 
(v) Konferenzsysteme (Kamera & Audio), 
(vi) Security-Dienstleistung, 
(vii) Support-, Servicemanagement und Gerätemanagement sowie 
(viii) Roll-out, Rückbau und Entsorgung benötigt.
Nachweis (Kopie) auf gesonderter Unterlage über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate alt sein. Oder – sofern zutreffend – Eigenerklärung des Bieters/Mitglied der Bietergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landesrechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind.

Nachweisdokumente:
Hierzu ist das in den Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister“ zu verwenden und vollständig ausgefüllt mit dem erforderlichenfalls einzureichenden Handelsregisterauszug zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Der Bieter muss je angebotenes Los mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (vor Ablauf der Angebotsfrist) nachweisen, die die technische und berufliche Leistungsfähigkeit für den gegenständlichen Leistungsbestandteil des jeweiligen Loses belegen. Zu jeder Referenz erforderliche Angaben: 
• Auftraggeber mit Kontaktstelle, 
• Größe des Auftraggebers (Mitarbeiterzahl),
• Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung zum Nachweis der 
Vergleichbarkeit)
• Angabe der erfüllten Kriterien
• Leistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)

Nachweisdokumente:
Zur Angabe der Referenzprojekte ist das in dem Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Referenzformblätter“ für das jeweils angebotene Los zu verwenden und je Referenz vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Aus der Referenzobjektbeschreibung muss die Vergleichbarkeit des angegebenen Referenzobjektes mit der ausgeschriebenen Leistung hervorgehen sowie erkennbar sein, welche Leistungsteile der Bieter/ das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft hierbei selbst ausgeführt hat und welche Teile durch Unterauftragnehmer erbracht wurden. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenzauftraggeber ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Referenzen beim Referenzgeber zu überprüfen. Mehrfachverwendung von Referenzen ist im oben angegeben Umfang zulässig, soweit diese als Nachweis für mehrere Kriterien geeignet sind.

Konkretisierung der Referenzanforderungen:
1. Lieferung von mindestens 100 Mini-Desktop-Systemen oder vergleichbaren 
kompakten Arbeitsplatzsystemen in einem Projekt
2. Einsatz im professionellen Umfeld (z.B. Gesundheitswesen, öffentliche 
Verwaltung, Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern)
3. Bereitstellung von Systemen mit modernen Schnittstellen (USB-C/Thunderbolt-
Anbindung für Peripherie)

Eligibility requirements: Nachweis (Kopie) auf gesonderter Unterlage über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate alt sein. Oder – sofern zutreffend – Eigenerklärung des Bieters/Mitglied der Bietergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landesrechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind.

Nachweisdokumente:
Hierzu ist das in den Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister“ zu verwenden und vollständig ausgefüllt mit dem erforderlichenfalls einzureichenden Handelsregisterauszug zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Der Bieter muss je angebotenes Los mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (vor Ablauf der Angebotsfrist) nachweisen, die die technische und berufliche Leistungsfähigkeit für den gegenständlichen Leistungsbestandteil des jeweiligen Loses belegen. Zu jeder Referenz erforderliche Angaben: 
• Auftraggeber mit Kontaktstelle, 
• Größe des Auftraggebers (Mitarbeiterzahl),
• Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung zum Nachweis der 
Vergleichbarkeit)
• Angabe der erfüllten Kriterien
• Leistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)

Nachweisdokumente:
Zur Angabe der Referenzprojekte ist das in dem Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Referenzformblätter“ für das jeweils angebotene Los zu verwenden und je Referenz vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Aus der Referenzobjektbeschreibung muss die Vergleichbarkeit des angegebenen Referenzobjektes mit der ausgeschriebenen Leistung hervorgehen sowie erkennbar sein, welche Leistungsteile der Bieter/ das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft hierbei selbst ausgeführt hat und welche Teile durch Unterauftragnehmer erbracht wurden. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenzauftraggeber ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Referenzen beim Referenzgeber zu überprüfen. Mehrfachverwendung von Referenzen ist im oben angegeben Umfang zulässig, soweit diese als Nachweis für mehrere Kriterien geeignet sind.

Konkretisierung der Referenzanforderungen:
1. Lieferung von mindestens 100 Mini-Desktop-Systemen oder vergleichbaren 
kompakten Arbeitsplatzsystemen in einem Projekt
2. Einsatz im professionellen Umfeld (z.B. Gesundheitswesen, öffentliche 
Verwaltung, Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern)
3. Bereitstellung von Systemen mit modernen Schnittstellen (USB-C/Thunderbolt-
Anbindung für Peripherie)
Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der Auftraggeber diskriminierungsfrei darüber entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht. Wird eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle betroffenen Bewerber/Bieter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Unterlagen auffordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt. Es besteht keine Berechtigung der Bewerber/Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen. Konkretisierung siehe Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen. Bedingungen für die Ausführung des Auftrags (mit dem Teilnahmeantrag zu erklären): Eigenerklärung zum Verbot vonAuftragserteilungen an russische Unternehmen gemäß den EU-Sanktionen gegen Russland. Nachweisdokumente: Hierzu ist das in den Teilnahmeantragsvordrucken enthaltene Formular „Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022“ zu verwenden und vollständig ausgefüllt zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. 

Weitere Konkretisierung siehe Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen.
Die Vergabestelle prüft zunächst je Los, ob der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Angebote, bei denen auch nach entsprechender Nachfrage/Überprüfung durch die Vergabestelle der Preis ungewöhnlich niedrig im Verhältnis zur angebotenen Leis-tung ist oder in einem offenbaren Missverhältnis zur Leistung steht, kommen für einen Zuschlag nicht in Betracht und werden – vorbehaltlich einer Preisaufklärung gem. § 60 Abs. 1 VgV – für das betroffene Los ausge-schlossen. Dies gilt auch für Angebote, die aufgrund einer nicht regelmäßigen staatlichen Beihilfe ungewöhnlich niedrig sind (§ 60 Abs. 4 VgV).

Die Wertung des Kriteriums Preis erfolgt in den Losen 1-5 i.H.v. 80% und ist wie folgt festgelegt: Basis der Preiswertung ist je Los die Anlage VU-03 Preismatrix, in der die verbindlichen Preisangaben des Bieters enthalten sind. Aus diesen wird je Los der zuschlagsrelevante Gesamtpreis PAngebot in Euro ermittelt. Der Preisterm PTAngebot wird errechnet, indem der niedrigste Angebotspreis Pniedrigster durch den zu wertenden Angebotspreis PAngebot dividiert und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird: PTAngebot = (Pniedrigster / PAngebot) * 100.
Basis der Qualitätsbewertung je Los ist die zu den je Los festgelegten Qualitätskriterien erreichten Qualitätspunkte (= QTAngebot). Maximal kann ein Angebot je Los 100 Qualitätspunkte erzielen. Für die Qualitätswertung je Los gelten folgende Qualitätskriterien:

Vorzeitige Lieferung (Lose 1 bis 5)
Anforderung und Bewertungsgegenstand:
Die Lieferung der Hardware gemäß dem jeweiligen Los 1 bis 5 hat zwingend innerhalb von 28 Kalendertagen (4 Wochen) nach Zuschlagserteilung zu erfolgen. Dies stellt die Maximalfrist dar, die nicht überschritten werden darf. Da der Auftraggeber die Geräte schnellstmöglich benötigt, wird im Rahmen der Qualitätswertung positiv bewertet, wenn ein Bieter die Hardware früher als innerhalb der Maximalfrist liefern kann.

Nachweisdokument:
Zur Angabe der verbindlichen Lieferfrist ist das Formular „VU-04 Erklärung Vorzeitige Lieferung“ zu verwenden und je angebotenes Los vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen.
Der Bieter hat darin anzugeben, innerhalb wie vieler Kalendertage nach Zuschlagserteilung er die vollständige Lieferung der Hardware gemäß dem jeweiligen Los verbindlich zusagen kann.

Wichtige Hinweise:
•	Die angegebene Lieferfrist ist verbindlich und wird Vertragsbestandteil.
•	Die Lieferfrist darf maximal 28 Kalendertage betragen. Angebote mit längeren Lieferfristen werden ausgeschlossen.
•	Die Lieferfrist muss mindestens 1 Kalendertag betragen.
•	Angaben sind in ganzen Kalendertagen zu machen.

Bewertungsmethodik:
Für dieses Zuschlagskriterium können maximal 100 Qualitätspunkte vergeben werden.
Der Bieter mit der kürzesten Lieferfrist erhält die maximale Punktzahl von 100 Punkten.
Der Bieter mit der längsten Lieferfrist (maximal 28 Kalendertage) erhält 0 Punkte.
Alle anderen Bieter erhalten eine Punktzahl, die mittels linearer Interpolation zwischen diesen beiden Werten berechnet wird.

Berechnungsformel:
Die Qualitätspunkte für das Kriterium "Vorzeitige Lieferung" werden für jeden Bieter wie folgt berechnet:
QTAngebot = 100 × (LFmax - LFBieter) / (LFmax - LFmin)

Dabei gilt:
•	LFBieter = Lieferfrist des zu bewertenden Bieters in Kalendertagen
•	LFmin = Kürzeste angebotene Lieferfrist aller Bieter in Kalendertagen
•	LFmax = Längste angebotene Lieferfrist aller Bieter in Kalendertagen
Sonderfall: Sollten alle Bieter die identische Lieferfrist anbieten (LFmax = LFmin), erhalten alle Bieter 100 Punkte für dieses Kriterium.

Berechnungsbeispiel:
Angenommen, für Los 1 geben drei Bieter folgende Lieferfristen an:
•	Bieter A: 10 Kalendertage
•	Bieter B: 18 Kalendertage
•	Bieter C: 25 Kalendertage

Dann gilt:
•	LFmin = 10 Kalendertage (Bieter A)
•	LFmax = 25 Kalendertage (Bieter C)

Berechnung der Qualitätspunkte:
•	Bieter A: Qualitätspunkte = 100 × (25 - 10) / (25 - 10) = 100 × 15 / 15 = 100 Punkte
•	Bieter B: Qualitätspunkte = 100 × (25 - 18) / (25 - 10) = 100 × 7 / 15 = 46,67 Punkte
•	Bieter C: Qualitätspunkte = 100 × (25 - 25) / (25 - 10) = 100 × 0 / 15 = 0 Punkte

Rundung:
Die errechneten Qualitätspunkte werden auf zwei Dezimalstellen kaufmännisch gerundet.
Die Bewerber/Bieter sind verpflichtet, die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Vergabeunterlagen unmittelbar nach deren Herunterladen von der Vergabeplattform zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unvollständigkeiten, Ungenauigkeiten, Unklarheiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bewerber/Bieter die Vergabestelle unverzüglich darauf hinzuweisen, damit der Vergabestelle ausreichend Zeit und Gelegenheit verbleibt, angemessen auf die Anzeigen und Hinweise zu reagieren, dies allen Bewerbern/Bietern im Wege der gebotenen Verfahrenstransparenz und Gleichbehandlung mitzuteilen und so die Möglichkeit zu geben, diese Aspekte bei der Teilnahmeantrags oder Angebotserstellung rechtzeitig zu berücksichtigen. 

Der Antrag auf Nachprüfung ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
250 Stück Mini-Desktop-Systeme für Office-Tätigkeiten, lange Lebensdauer, mit Thunderbolt-Anschluss für Monitor/Netzwerk/Strom über ein Thunderbolt-Kabel
Der Bieter muss je angebotenes Los mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (vor Ablauf der Angebotsfrist) nachweisen, die die technische und berufliche Leistungsfähigkeit für den gegenständlichen Leistungsbestandteil des jeweiligen Loses belegen. Zu jeder Referenz erforderliche Angaben: 
• Auftraggeber mit Kontaktstelle, 
• Größe des Auftraggebers (Mitarbeiterzahl),
• Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung zum Nachweis der 
Vergleichbarkeit)
• Angabe der erfüllten Kriterien
• Leistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)

Nachweisdokumente:
Zur Angabe der Referenzprojekte ist das in dem Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Referenzformblätter“ für das jeweils angebotene Los zu verwenden und je Referenz vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Aus der Referenzobjektbeschreibung muss die Vergleichbarkeit des angegebenen Referenzobjektes mit der ausgeschriebenen Leistung hervorgehen sowie erkennbar sein, welche Leistungsteile der Bieter/ das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft hierbei selbst ausgeführt hat und welche Teile durch Unterauftragnehmer erbracht wurden. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenzauftraggeber ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Referenzen beim Referenzgeber zu überprüfen. Mehrfachverwendung von Referenzen ist im oben angegeben Umfang zulässig, soweit diese als Nachweis für mehrere Kriterien geeignet sind.

Konkretisierung der Referenzanforderungen:
1. Lieferung von mindestens 30 Business-Laptops in einem Projekt
2. Einsatz im professionellen Umfeld (z.B. Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern)
3. Bereitstellung mobiler Arbeitsplatzsysteme mit professionellen Sicherheitsmerkmalen (z.B. TPM, Verschlüsselung)
50 Stück Laptops (mit entspiegelten/matten Display) für Office-Tätigkeiten, lange Le-bensdauer, mit Thunderbolt-Anschluss für Monitor/Netzwerk/Strom über ein Thunder-bolt-Kabel.
Der Bieter muss je angebotenes Los mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (vor Ablauf der Angebotsfrist) nachweisen, die die technische und berufliche Leistungsfähigkeit für den gegenständlichen Leistungsbestandteil des jeweiligen Loses belegen. Zu jeder Referenz erforderliche Angaben: 
• Auftraggeber mit Kontaktstelle, 
• Größe des Auftraggebers (Mitarbeiterzahl),
• Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung zum Nachweis der 
Vergleichbarkeit)
• Angabe der erfüllten Kriterien
• Leistungszeitraum (Monat/Jahr bis Monat/Jahr)

Nachweisdokumente:
Zur Angabe der Referenzprojekte ist das in dem Angebotsvordrucken enthaltene Formular „Referenzformblätter“ für das jeweils angebotene Los zu verwenden und je Referenz vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Aus der Referenzobjektbeschreibung muss die Vergleichbarkeit des angegebenen Referenzobjektes mit der ausgeschriebenen Leistung hervorgehen sowie erkennbar sein, welche Leistungsteile der Bieter/ das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft hierbei selbst ausgeführt hat und welche Teile durch Unterauftragnehmer erbracht wurden. Die Einreichung einer Bescheinigung der Referenzauftraggeber ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Referenzen beim Referenzgeber zu überprüfen. Mehrfachverwendung von Referenzen ist im oben angegeben Umfang zulässig, soweit diese als Nachweis für mehrere Kriterien geeignet sind.

Konkretisierung der Referenzanforderungen:

1. Lieferung von mindestens 150 professionellen Monitoren (Bildschirmdiagonale mindestens 24 Zoll) in einem Projekt
2. Einsatz im professionellen Umfeld (z.B. Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern)
3. Bereitstellung von Monitoren mit integrierten Docking-Funktionen (USB-Hub, Netzwerkanbindung oder Power Delivery)