Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-07-12
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Gegenstand dieser Vergabe ist die Unterstützung der IT-Organisationseinheit der GV mit Leistungen für den Service und Support des u.g. Unified Communication Systems (UC) der Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft.
Generalverwaltung München (Vertragshoheit), Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft sowie weitere rechtlich selbständige Organisationseinheiten. Eine Aufzählung der bestellberechtigten Institute und Einrichtungen (Hinweis: lediglich die hier genannten rechtlich unselbstständigen) entnehmen Sie bitte folgender Website: Deutschland: https://www.mpg.de/institute_karte SOWIE International: https://www.mpg.de/institute_karte?world=1 (außer USA und Luxemburg)
Der Abruf von Leistungen nach Leistungsart unterschiedlich und wird durch unterschiedliche Bedarfsträger ausgelöst.
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!  Gegenstand dieser Vergabe ist die Unterstützung der IT-Organisationseinheit der GV mit Leistungen für den Service und Support des u.g. Unified Communication Systems (UC) der Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft. Der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschrie-benen Software und Leistung wird an einen Auftragnehmer ("AN") vergeben.  Der Abruf von Leistungen nach Leistungsart unterschiedlich und wird durch unterschiedliche Bedarfsträger ausgelöst. Zum Ablauf der Bestellung (Abruf der konkreten Einzelaufträge) wird auf Kapitel 5.2.7 verwiesen. Alle Kap. u. Anlagenverweise beziehen sich auf die VU.  Die gegenständlich ausgeschriebenen Leistungen beinhalten Dienstleistungen auf der Ebene eines 3rd-Level-Supports im IT-Service-Management (ITSM) des in dieser Vergabeunterlage beschriebenen Unified Communications Systems, bestehend aus VoIP- (OnPrem-basiert) und Webex-Infrastruktur (Cloud-basiert) des Auftraggebers und der Bestellberechtigten (ITSM-Prozesse gem. Kapitel 5.3).   Des Weiteren sind vom Auftragnehmer Kontingente für Installations- und Konfigurationsleistungen bei Rollout von Unified Communications Systemen vorzuhalten, die abgerufen und auf Basis der tatsächlichen Leistungen nach werkvertraglicher Abnahme abgerechnet werden.  Der Vergabegegenstand dieser Ausschreibung umfasst die folgenden Aufgaben, die in den angegebenen Kapiteln der Vergabeunterlage näher beschrieben sind:  • Für die Erfüllung der Vertragsleistungen sind Rahmenbedingungen gegeben, die der Auf-tragnehmer zu berücksichtigen hat (vgl. Kapitel 5.2). • Die Erbringung von ITSM Leistungen (vgl. Kapitel 5.3), worunter unter Anderem fällt: o Service Desk o Incident Management  o Request Fulfillment o Release Management o Change Management o Problem Management o Monitoring und Event Management o Service Level Management • Installations- und Konfigurationsleistungen für Anbindung zusätzlicher Standorte zum Festpreis (vgl. Kapitel 5.4) • IMAC Request bzw. Service Requests, zum Festpreis (vgl. Kapitel 5.5): o IMAC Positionen für Anbindung neuer VK-Anlagen ("VK-Projekte") und o Sonstige IMAC-Positionen an bestehenden UC Standorten. • Die Übernahme der Leistungsinhalte (Service Transition)  o Zu Beginn des Vertragsverhältnisses (vgl. Kapitel 5.7.1), sowie  o Zur Übergabe an einen neuen Auftragnehmer bei Beendigung des Vertragsverhält-nisses (Beendigungsunterstützung) (vgl. Kapitel 5.7.2)  • Die Erbringung von zusätzlichen Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis nach Bedarf und Absprache (vgl. Kapitel 5.8) Für die vorgenannten Leistungen gelten die in Kapitel 5.9 genannten Service Levels. Abgrenzung des Umfangs Kap. 1.3.2  Umfang: Der Auftraggeber geht beim voraussichtlichen Bedarf der nächsten Jahre von ungefähr folgendem gesamten Beschaffungsvolumen (= hier Basislaufzeit 24 Monate) aus, das insgesamt mit dem Auftrag-nehmer via ausgeschriebener Rahmenvereinbarung gedeckt werden soll. Die Aufteilung der geschätzten Mengen für die Bildung des Wertungspreises auf die verschiedenen Preispositionen erfolgt in Kapitel 4.3.2  Aufgrund der noch anhaltenden Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Lieferschwierigkeiten und sonstigen Einschränkungen, sind verminderte Abnahmebedarfe, kurzfristige Terminabsagen oder -verschiebungen, Personalengpässe, Projektverschiebungen, länger dauernde Roll-outs nicht auszuschlie-ßen und können Einfluss auf die nachfolgend aufgeführten Volumina haben.  1. Dienstleistung Service Transition, einmalig im 1. Jahr  2. Dienstleistung ITSM Prozesse VoIP, zu denen unter anderem 3rd Level Support und die Durchfüh-rung von Service Requests zählen:  Nomenklatur Kurzbezeichnung/Beschreibung/(Min/Schätzwert/Max) Anm: Schätzwert ist mengenmäßig im Preisblatt hinterlegt und berücksichtigt einen geschätzten Zuwachs von 3.000 Teilnehmern   Teilnehmer/Anzahl der Teilnehmer zu Beginn der Betriebsleistung/(7500/8000/8800) Incidents/vorqualifizierte Incidents für 3rd Level Support bis Ende 1. VJ/(32/40/44) Service Requests/Service Requests bis Ende 1. VJ./(16/20/22) Teilnehmer/Anzahl der Teilnehmer zum Ende 2. VJ/(9900/11000/12100) Incidents/vorqualifizierte Incidents für 3rd Level Support bis Ende 2. VJ/(40/50/55) Service Requests/Service Requests bis Ende 2. VJ./(24/30/33)  3. Dienstleistung ITSM Prozesse Webex, zu denen unter anderem 3rd Level Support und die Durch-führung von Service Requests zählen: Kurzbezeichnung/Beschreibung/(Min/Schätzwert/Max) Anm: Schätzwert ist mengenmäßig im Preisblatt hinterlegt und berücksichtigt einen geschätzten Zuwachs von 1.400 Webex Gastgebern  Webex Gastgeber/Anzahl der Webex Gastgeber zu Beginn der Betriebsleistung/(3000/3600/3930) Incidents/vorqualifizierte Incidents für 3rd Level Support bis Ende 1. VJ/(8/10/11) Service Requests/Service Requests bis Ende 1. VJ./(4/5/6) TAC Cases/Cisco TAC Cases inkl. Incident-induzierte TAC Cases bis Ende 1. VJ/(16/20/22) Webex Gastgeber/Anzahl der Webex Gastgeber zum Ende 2. VJ/(4165/5000/5500) Incidents/vorqualifizierte Incidents für 3rd Level Support bis Ende 2. VJ/11/14/16) Service Requests/Service Requests bis Ende 2. VJ./(5/7/8) TAC Cases/Cisco TAC Cases inkl. Incident-induzierte TAC Cases bis Ende 2. VJ/(24/30/33)   Ein Webex Gastgeber ist ein Nutzer, der auf der MPG Produktiv Webex-ORG über eine kosten-pflichtige Lizenz verfügt. Dies schließt die Lizenzbestandteile Advanced Messaging, Advanced Space Meetings und Meetings Suite ein. Aufgrund dessen, dass die Bereitstellung des Betriebes durch den Hersteller direkt erfolgt und nicht durch den Dienstleister erbracht wird, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, höhere Schwankungen hinsichtlich der Webex Nutzer (ggf. unter den Minimalwert) vornehmen zu können.  Eine nicht näher bezifferbare Menge an Mitarbeitern der MPG, die über einen kostenfreien Webex-Account im Control Hub auf der MPG Produktiv ORG verfügen, jedoch kein Webex Gastgeber im Sinne dieser Vergabeunterlage sind, sind ebenfalls berechtigt Tickets und Service Requests zu er-öffnen. Im Rahmen der Onlinemeeting- Begleitung und Support sind auch Dritte berechtigt, auf die Support-Leistungen zurückzugreifen.  4. Pauschale Installationsleistungen für "Rollout Projekte" im Bereich Voice  Kurzbezeichnung/Beschreibung/(Min/Schätzwert/Max) Anm: Schätzwert ist mengenmäßig im Preisblatt hinterlegt   Standorte/Auszurollende Standorte für die Basislaufzeit/(6/10/12)  5. Zusätzliche Leistungen auf Tagessatzbasis über alle Skill-Level (vgl. 5.8 ) Kurzbezeichnung/Beschreibung/(Min/Schätzwert/Max) Anm: Schätzwert ist mengenmäßig im Preisblatt hinterlegt   Leistungen Skill Level/Zusätzliche Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis über alle Skill-Level für die Basislaufzeit/(200/600/660).
Transition: Der Zuschlagserteilung schließt sich ab Leistungsbeginn am 01.08.2022 eine ca. zweimonatige Transitionsphase an, in welcher sich der Auftrag-nehmer auf die Hauptleistungserbringung vorbereiten muss (01.08.2022 - 30.09.2022). Die Tätigkeiten in dieser Transitionsphase sind in Kapitel 5.7 enthalten.  Die Transitionsphase wird als einmalige Pauschale vergütet. Nach Abschluss der Transition geht die Verantwortung für die Leistungen auf den Auftragnehmer über.  Hauptleistung: Leistungsbeginn der Hauptleistung ist am 01.10.2022.   Basisvertragslaufzeit: Mit dem Zeitpunkt des Hauptleistungsbeginns (01.10.2022) beginnt die sog. Basisvertragslaufzeit. Diese beträgt 24 Monate und endet zum 30.09.2024.  Gesamtlaufzeit: Die maximale Gesamtvertragslaufzeit beträgt insgesamt maximal 50 Monate, d.h. 48 Monate ab dem Zeitpunkt des Hauptleistungsbeginns (01.10.2022). Der Vertrag endet damit spätestens am des 30.09.2026, 24:00 Uhr..  Kündigung: Kündigungsrechte und der Verzicht auf Kündigungsrechte ergeben sich aus § 15 der Anlage 1 (Vertrag). Erstmals besteht das Kündigungsrecht des Auftrag-gebers zum Ablauf der Basisvertragslaufzeit zum 31.03.2024.  Weitere Angaben sind der VU zu entnehmen.
Eine Ausnahme im Hinblick auf die Möglichkeit der Eignungsleihe besteht jedoch für die gegenständlichen Dienstleistungen, die für "kritische CIs" gemäß CI-Liste in Kapitel 5.2.3.1 und 5.2.3.2 anfallen. Bei der Leistungserbringung für diese CIs handelt es sich
•	Zum einen hinsichtlich Funktionalität um eine kritische Komponente, da sie eine Kernfunktionali-tät des UC Systems darstellen, und damit entscheidend für den Gesamterfolg dieses Systems für die Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft sind.
•	Zum anderen um eine kritische Abwicklung hinsichtlich Servicefällen, die eine erhöhte Sensi-bilität beinhalten als andere unkritische Komponenten. Für diese CIs ist ein direkter Ansprechpart-ner für MPG unerlässlich zur Sicherstellung der Servicequalität und Einhaltung der Service Levels.
•	Schließlich hinsichtlich Datensicherheit um kritische CIs, da durch sie Zugang zu sensiblen Infor-mationen wie Passwörter, Routing Pläne, oder personenbezogenen Daten möglich ist.
Die für diese CIs auszuführenden Dienstleistungen stellen aufgrund dieser Besonderheiten kritische Aufgaben im Sinne des § 47 Abs. 5 VgV dar, die direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer Bieterge-meinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft ausgeführt werden müssen (Selbstausfüh-rungsgebot für bestimmte kritische Aufgaben, § 47 Abs. 5 VgV).
Achtung - Das Preisblatt ist sowohl als xls-Datei als auch als pdf-Datei mit dem Angebot einzureichen - für die Angebotsauswertung hat die pdf-Datei Gültigkeit!
Anm: Schätzwert ist mengenmäßig im Preisblatt hinterlegt und berücksichtigt einen geschätzten Zuwachs von 3.000 Teilnehmern



Winner: Damovo Deutschland GmbH & Co. KG
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