Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-05-22
Buyer: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72246000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die GSI GmbH nutzt seit dem Jahr 1999 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO und SRM/MM für Finanzen, Controlling und Einkauf eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM) und zum Gebäudemanagement (PM) Anwendung.
Die technische SAP-Beratung soll das Projektteam bei der SAP-Projektdurchführung bis zum -abschluss unterstützen. Dabei sind Daten, Prozesse, IT-System und NON-SAP-Anwendungen sowie Rollen und Berechtigungen unter S/4 HANA zu bewerten.
— Controlling: SAP Modul CO-OM (Gemeinkosten-Controlling), EC-PCA (Profit-Center-Rechnung) und PS (Projektsystem);
— Finanzen: SAP Modul FI-GL/-AR/-AP/-AA (Hauptbuch-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung), FI-travel (Reisekosten), SAP Concur;
— SAP-Basis: Customizing, Rollen- und Berechtigungswesen, embedded analytics, SAP Report Writer, SAP Queries, SAP Anforderungs-, Change- und Test-Management mit SAP SolMan, SAP Transportwesen, Anbindung von NON-SAP-Systemen, FIORI;
— SAP-Entwicklung (standard- und kundenspezifische Entwicklungen): SAP Workflows, SAP Formulare, ABAP Programmierung, FIORI;
— Customizing und ggf. Anpassungen von Software auf Quellcodeebene (Entwicklung im Sinne kundenindividueller Anpassungen) bis zur finalen Abnahme vor Go Live durch den Auftraggeber;
— Anforderungsmanagement sowie SAP Change und Testmanagement unter Verwendung des SAP Solution Managers;
— Bewertung von Changes und bei Genehmigung von Changes: Unterstützung bei notwendigen Anpassungen der Projektmanagement-Dokumente im Hinblick auf die technische Umsetzbarkeit;
— Koordination, Analyse und Bearbeitung der für die Umstellung auf S/4 HANA notwendigen Tätigkeiten wie z. B. Fit-Gap-Analyse, Datenbereinigung und -archivierung, Testing, Anpassung bzw. Implementierung von SAP Workflows und Formularen, SAP Programmierung von ABAP-Reports etc., Schnittstellenanalyse & -anpassungen, Datenmigration vom Quell- in das Zielsystem (inkl. Testmigrationen) etc.;
Für die Umsetzung soll es sich bei den externen Spezialisten um SAP Anwendungsberater mit einer mindestens 5-jährigen operativen Projekterfahrung für die jeweiligen Module handeln; für die Module PS, SD und LE ist eine mindestens 3-jährige Berufserfahrung ausreichend. In diesem Kontext müssen für die SAP Anwendungsberater analoge Berufserfahrungen im Customizing innerhalb des Einsatzgebiets beim Auftraggeber vorgewiesen werden. Die SAP Architekten müssen eine mindestens 5-jährige operative SAP Projekterfahrung in diesem Themenbereich vorweisen. Sie weisen selbst eine mindestens 5-jährige operative Projekterfahrung in der SAP-Entwicklung (hier v.a. ABAP, Workflows, Formulare) auf oder es sind zusätzlich eigene SAP-Entwickler im Team zu ergänzen, um Entwicklungsbedarfe bei GSI/FAIR innerhalb dieses Leistungsumfangs abzudecken. Ebenso sind Experten für Tätigkeiten der SAP Basis mit mindestens 5-jährige operative Projekterfahrung im Bereich SAP Betrieb erforderlich.
Die technische SAP-Beratung arbeitet in Arbeitspaketen mit oder übernimmt entlang der Bedarfe des Auftragsgebers auch Arbeitspaketverantwortungen. Sofern eine Arbeitspaketverantwortung übernommen wird, berichtet die SAP-Beratung regelmäßig der dem Arbeitspaket zugehörigen Teilprojektleitung des SAP S/4 HANA Projekts. Die Arbeitspaketleitung koordiniert die Aktivitäten des Arbeitspakets grundsätzlich entlang der Arbeitspaketbeschreibung. Im Rahmen dessen finden Abnahmen der Arbeitspakete entlang der Kriterien der Projekt-Qualitätssicherung statt.
Zur besseren Koordination der Tätigkeiten ist beim Auftragnehmer für die SAP-Projektleitung ein koordinativer Ansprechpartner vorzuhalten. Für diesen Ansprechpartner ist eine Projektmanagement-Expertise durch Referenzen zu einer mindestens 5-jährigen operativen Berufserfahrung als Projektleiter in SAP-Projekten nachzuweisen. Für dieses Profil ist ein zweites, stellvertretendes Profil mit einzureichen, das dem Hauptprofil hinsichtlich der Qualifikationen entspricht. Eine Projektleitung des Auftragnehmers vor Ort wird nicht als zwingend notwendig angesehen.
Weitere detailliertere Angaben zu folgenden Punkte: Aufgabenbereiche, Themenbereiche, Profilanforderungen sowie Bedarf und Optionen sind aufgrund der begrenzten Eingabemöglichkeiten (hier in diesem Feld) dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.
OPTIONAL: wird ein vorkonfigurierter S/4 HANA Prototyp entlang SAP-Standard zur Bereitstellung sowie zum Projektbetrieb bis Produktivsetzung (Go Live) der 2. Projektphase in 02/2023 in einem Sandbox-System angefragt. Dieser Prototyp hat die Anforderungen, entlang der SAP-Bausteine aufgebaut, releasesicher sowie frei von Modifikationen zu sein. Vorkonfiguration meint, dass der Prototyp bereits mit Standard-Datenmodell, -Prozessen sowie -Systemarchitektur aufgesetzt ist. Dabei sollte die bestehenden SAP Modullandschaft von GSI/FAIR sowie die geplanten Modulen SD und HCM bereits Berücksichtigung finden. Zusätzliche Unterstützung wird durch Informationen bzw. Dokumente für ein Betriebshandbuch erwartet, z. B. durch Geschäftsprozesslisten und -abläufe, eine Referenzarchitektur, einen Konfigurationsleitfaden sowie Entwürfe für Test- und Betriebskonzepte.