Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-31
Buyer: K4K eG - Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für Kommunale Jobcenter und Kommunen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72212314 | 72212512
Submission deadline: 2025-09-01
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Gemäß §§ 123, 124 GWB sowie § 22 Abs. 1 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Gemäß §§ 155 GWB: Es wird auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hingewiesen, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die K4K Kompetenz für Kommunale Innovation und Digitalisierung eG (im Weiteren: "K4K eG") plant die Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für Kommunale Jobcenter. Die K4K eG ist eine rein kommunale, mitgliedergeführte Genossenschaft, deren Mitglieder ausschließlich aus Gebietskörperschaften sowie öffentlich-rechtlichen Organisationen bestehen. Als zentrale Plattform für interkommunale Zusammenarbeit unterstützt die K4K ihre Mitglieder insbesondere bei der Planung, Koordination und Umsetzung gemeinsamer Digitalisierungsprojekte.  Insbesondere die kommunalen Jobcenter stehen vor der Herausforderung, trotz begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen eine bürgernahe, effiziente und moderne Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden sicherzustellen. Die zunehmenden Erwartungen an Servicequalität, Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit erfordern neue digitale Lösungen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten und zugleich das Kundenerlebnis deutlich zu verbessern. Zur Erfüllung dieser Anforderungen soll der Einsatz generativer KI in Form von Chat- und Voicebots vorangetrieben werden. Diese sollen als unterstützende Technologie in der externen Kommunikation eingesetzt werden - sowohl zur Informationsbereitstellung als auch zur fallunabhängigen Interaktion mit Kundinnen und Kunden der Jobcenter.  Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer technischen Plattformlösung zur Bereitstellung, Entwicklung, Verwaltung und dem Betrieb generativer KI-gestützter Chat- und Voicebots. Im Zentrum steht dabei nicht die Beschaffung einzelner Bots, sondern der Aufbau einer mandantenfähigen, skalierbaren KI-Plattform, die es den Mitgliedern der K4K eG - insbesondere derzeit den kommunalen Jobcentern - ermöglicht, sowohl eigenständig als auch gemeinschaftlich Chat- und Voicebots zu betreiben. Die Plattform soll es jeder beteiligten Organisation ermöglichen, einen eigenen Mandantenbereich zu erhalten, in dem individuelle Bots verwaltet, Inhalte gepflegt und Konfigurationen vorgenommen werden können. Zusätzlich muss die Plattform die Möglichkeit bieten, zentrale Standardbots und Module zu entwickeln, zu versionieren und mehreren Mandanten gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Die zentrale Verwaltung und Verteilung dieser übergreifenden Komponenten erfolgt durch die K4K eG als koordinierende Stelle.  Wesentliches Ziel ist es, Synergien durch gemeinsam genutzte Bot-Inhalte zu schaffen und gleichzeitig größtmögliche Flexibilität für die individuellen Bedarfe der einzelnen Organisationen zu gewährleisten. Die Plattform muss daher sowohl für gemeinschaftliche Vorhaben als auch für die eigenständige Nutzung durch einzelne Mitglieder geeignet sein.  Die Plattform soll außerdem technisch und organisatorisch so aufgebaut sein, dass sie schrittweise auf weitere Organisationseinheiten der Kommunen ausgeweitet werden kann. Perspektivisch soll sie über den aktuellen Einsatzkontext der kommunalen Jobcenter hinaus kommunal übergreifend zur Anwendung kommen können.  Unter der Rahmenvereinbarung soll die ausgewählte Chat- und Voicebot-Lösung auch durch andere Kommunale Jobcenter und Kommunen im Wege des sog. Inhouse-Privilegs abrufbar sein, wenn und soweit diese Mitglieder der K4K sind. Nach Abruf durch ein Kommunales Jobcenter oder eine Kommune zeichnet sich die K4K für die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme des betreffenden Chat- und Voicebots beim jeweiligen Kommunalen Jobcenter oder bei der jeweiligen Kommune verantwortlich. Zu Beginn des Projekts sollen zunächst zwölf Kommunale Jobcenter abrufberechtigt sein.   Die Grundlaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt zwei Jahre. Die K4K eG hat die Möglichkeit, diese bis zu zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Maximallaufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung beträgt damit vier Jahre.   Näheres siehe Vergabeunterlagen.
Nachweis zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung nach § 44 VgV:  a) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie § 22 Abs. 1 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie ggf. zur Selbstreinigung und zum Zeitraum für Ausschlüsse nach den §§ 125, 126 GWB   b) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung, unter Angabe von Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens; kurze Beschreibung des Tätigkeitsbereichs (Arbeitsbereiche, Leistungsspektrum), Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung   c) Aktueller Nachweis der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist oder gleichwertiger Nachweis   d) Erklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreugesetz (HVTG)   e) Erklärung Russlandsanktionen   f) Bei Bewerbergemeinschaft und / oder Eignungsleihesituation: Aussagekräftige Darstellung (structure chart) der beabsichtigten Bewerber- / Bieterstruktur mit (Teil-)Leistungsbereichen.
Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit nach § 45 VgV:   a) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar (insbesondere die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für kommunale Organisationen) sind, jeweils in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024).   b) Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 500.000 für Vermögensschäden. Der Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen oder durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen   c) Nachweis ausreichender Bonität durch Vorlage einer aktuellen Wirtschaftsauskunft einer Ratinggesellschaft, wie z.B. Creditreform oder einer vergleichbaren Wirtschaftsauskunft, in Bezug auf die Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit.

Eligibility requirements: Nachweis zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung nach § 44 VgV:  a) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie § 22 Abs. 1 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie ggf. zur Selbstreinigung und zum Zeitraum für Ausschlüsse nach den §§ 125, 126 GWB   b) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung, unter Angabe von Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens; kurze Beschreibung des Tätigkeitsbereichs (Arbeitsbereiche, Leistungsspektrum), Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung   c) Aktueller Nachweis der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist oder gleichwertiger Nachweis   d) Erklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreugesetz (HVTG)   e) Erklärung Russlandsanktionen   f) Bei Bewerbergemeinschaft und / oder Eignungsleihesituation: Aussagekräftige Darstellung (structure chart) der beabsichtigten Bewerber- / Bieterstruktur mit (Teil-)Leistungsbereichen.
Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit nach § 45 VgV:   a) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar (insbesondere die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für kommunale Organisationen) sind, jeweils in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024).   b) Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 500.000 für Vermögensschäden. Der Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen oder durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen   c) Nachweis ausreichender Bonität durch Vorlage einer aktuellen Wirtschaftsauskunft einer Ratinggesellschaft, wie z.B. Creditreform oder einer vergleichbaren Wirtschaftsauskunft, in Bezug auf die Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit.
Nachweise zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit nach § 46 VgV:   a) Angaben über die Erbringung von einschlägigen Leistungen in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) sowie des laufenden Jahres, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar (insbesondere die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Chat- und Voicebots für kommunale Organisationen) sind (Referenzliste), unter Angabe - je Referenz - von: - Art des Auftraggebers (privat oder öffentlich), - der Leistungszeit (Beginn/Ende), - Auftragsvolumen, - Art und Umfang der Leistungserbringung, insbesondere ob die Leistung unter Einbindung von Nachunternehmen erbracht worden sind, - Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefon-Nr.   b) Erklärung zur Anzahl der in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Softwareentwickler / -ingenieure, KI / Machine-Learning-Experten, IT-Projektmanager, UX-/UI-Designer, Systemadministratoren / DevOps-Spezialisten und Support- und Schulungspersonal c) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Auf der Grundlage der gemäß Abschnitt 5.1.9. vollständig eingereichten Unterlagen erfolgt die Auswahl der Teilnehmer durch Bewertung der Qualität und Güte der im Teilnahmewettbewerb vorgelegten vergleichbaren Referenzprojekte. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen.
Gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV: Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Einhaltung der Vorgaben gemäß dem Hessischen Vergabe- und Tariftreugesetz (HVTG).  Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 500.000 für Vermögensschäden.
Fiktives Brutto-Honorar des Angebots
Güte und Qualität der angebotenen technischen Lösung / Grad der Erfüllung des Lastenhefts
Güte und Qualität des Konzepts zur Herangehensweise an die Leistungserbringung / Implementierungskonzept
Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)