Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-29
Region: DE600
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 221000 EUR
Submission deadline: 2026-03-31
Award criteria: price

Technical requirements: Im Zuge der Pflege und Weiterentwicklung unterstützt IQDoQ die aktuelle Systemumgebung mit aktuellen Lieferungen von neuen Produktreleases und Versionen, auch bei Systemwechsel der Betriebsumgebung o.ä. und ohne Einschränkung der Plattform. HyperDoc unterstützt dabei auch die jeweilige Kundenumgebung, in diesem Fall die Umgebung des Kunden. Das HyperDoc ClientPlugIn ermöglicht die Archivierung von EMails durch den Anwender aus Microsoft Outlook heraus. Diese wurde durch den Kunden im Jahr 2016 beauftragt und ist seit 01.01.2017 als Firmenlizenz unter Wartung. In der DMSplus (Anwendungsentwicklungsumgebung) Systemumgebung des Kunden sind aktuell neben den HyperDoc Produktkomponenten weitere Softwarekomponenten in Betrieb. Im Jahr 2017 wurden diese Komponenten durch Anpassung um weitere SWKomponenten erweitert. Mit dieser Beschaffung soll der Wartungsvertrag für die Plattform DMSplus verlängert werden und ein Dienstleistungskontingent für die Individualanpassung der Software auf die Kundenwünsche beauftragt werden. Die DMSplus Systemumgebung besteht aus diversen, speziell für den Kunden entwickelten, Softwarekomponenten. Diese werden fortlaufend im Rahmen von Individualprojekten des Kunden weiterentwickelt. Der wiederkehrende Aufwand zur Individualisierung der Komponenten wird mit dieser Beschaffung für die Laufzeit des Wartungsvertrages zusammengefasst. Der Wartungsvertrag wurde im April 2020 für 44 Monate verlängert und als Verhandlungsverfahren o. Teilnahmewettbewerb EUweit bekannt gegeben (2020/S 083196937). Die Bitmarck darf zur Beschaffung der Wartungs- und Dienstleistungen für das beim Kunden im Einsatz befindliche Produkt HyperDoc und der dazugehörigen individualprogrammierten Softwarekomponenten einschl. der dazugehörigen Dienstleistungsunterstützung ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV durchführen, da die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und für bestimmte Leistungen ein Schutz von ausschließlichen Rechten vorliegt. Eine weitere Verlängerung um drei Monate erfolgte im Dezember 2023 im Wege eines 2. Nachtrags mit einer Laufzeit bis einschließlich 31.03.2024. Der bestehende Wartungsvertrag soll nun um weitere 24 Monate plus zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate (Maximallaufzeit 48 Monate) erneuert werden. Bei der Beschaffung handelt es sich um die Verlängerung der Softwarewartung einer bereits bestehenden und tief in den Betriebsablauf der Bitmarck und deren Kunden integrierten Softwarekomponente. Die zu verlängernde Wartungsleistung ist zwingende Voraussetzung für den Betrieb der Software und kann nur von einem Unternehmen erbracht werden. Der bezuschlagte Bieter ist der Hersteller und Lieferant des Produktes HyperDoc und Entwickler der zusätzlichen Softwarekomponenten. Es gibt keinen weiteren Anbieter auf dem Markt für die Wartung des aktuell bei der Bitmarck im Einsatz befindlichen HyperDoc Systeme einschl. der dazugehörigen, eigens für den Kunden weiterentwickelten Softwarekomponenten. Ein Wettbewerb hinsichtlich dieser Wartungsverlängerungen ist daher nicht vorhanden und es bestehen eindeutige technische Besonderheiten, aus denen nur die Firma IQDoQ als Lieferant in Frage kommt. Auch die Dienstleistungen können aufgrund der geforderten Weiterentwicklungs- und Betriebsunterstützungsleistungen im Zusammenhang mit der Wartung nur vom Hersteller und damit IQDoQ erbracht werden. Ein dritter Anbieter wäre allein aus Gründen der Ausschließlichkeit, aber auch technischen Gründen aufgrund des fehlenden technischen Einblicks in die eingesetzte und speziell für den Kunden zusammen mit dem Hersteller weiterentwickelte HyperDocSoftwarekomponenten mit ihren Schnittstellen und Umsysteme nicht in der Lage, die Leistung zu erbringen. Der Einsatz einer anderen Software würde zur Entwertung aller, über Jahre getätigten Investitionen sowie der vollständigen Änderung der Betriebsabläufe im Hinblick auf das Dokumentenmanagementsystem sowohl bei Bitmarck als auch beim Kunden und damit einhergehenden, erheblichen Neuinvestitionen, personellen und zeitlichen Aufwänden und Risiken führen, die in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zu der vorliegenden Beschaffung stünden. Ein solches Vorgehen wäre für den Auftraggeber wirtschaftlich und betrieblich nicht zumutbar. Der angegebene Auftragswert ist fiktiv. Der tatsächliche Auftragswert liegt über dem maßgeblichen Schwellenwert (Oberschwelle). Die Veröffentlichung des tatsächlichen Auftragswertes unterbleibt gemäß § 39 Abs. 6 VgV.
Zuschlagskriterium aus technischen Gründen angegeben. Aus technischen Gründen/Ausschließlichkeitsrechten kommt nur die IQDoQ GmbH zur Leistungserbringung in Betracht.
§ 135 GWB: (1): Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Award value: 221000