Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-02
Buyer: Municipiul Blaj
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 800900 RON
Submission deadline: 2020-10-30
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Servicii de digitalizare a documentelor din arhivă, în cadrul proiectului „Municipiul Blaj – administrație publică inteligentă și participativă”, cod SMIS 135372
Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372.
Necesitatea retro-digitalizarii documentelor din arhiva vine din urmatoarele nevoi identificate la nivelul administratiei publice locale:
— realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care sa faciliteze regasirea si valorificarea continutului documentelor;
— asigurarea protectiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultarii directe si a contactului fizic cu exemplarul original;
— evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor in procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanarii documentelor vechi (xerox obisnuit);
— eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic;
Se doreste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent: pregatire documente, scanare, indexare, creare baza de date.
Numarul de zile până la care ofertanții pot solicita clarificări înainte de data-limită de depunere a ofertelor: 16 zile. Autoritatea contractanta va raspunde, în mod clar și complet, tuturor solicitărilor de clarificare/informații suplimentare în a șasea zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Obiectul contractului este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
6. importul imaginilor scanate și a meta-descriptorilor asociați in aplicatia de arhivare electronică.
Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170 000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată.
Estimarea documentelor este volumetrică. Un dosar are ȋn medie două pag. A4 sau A3 şi două pag. de dimensiuni mai mari (adică șase pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.
Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, meta-datele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică pusă la dispoziție de către ofertant.

Eligibility requirements: Motive de excludere. Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016, cu exceptările prevăzute la art. 166 și art. 171. Informatii cu privire la neincadrarea in prevederile art. 59 si 60 din Legea nr. 98/2016. Informatiile solicitate pentru neincadrarea in prevederile art. 59 si 60 din Legea nr. 98/2016 sunt solicitate si subcontractantului si tertului sustinator, daca este cazul. Precizam ca persoanele care detin functii de decizie din cadrul autoritatii contractante, în ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire, sunt: Nr. crt., numele si prenumele, functia: 1. Rotar Gheorghe Valentin, primar; 2. Muresan Livia, viceprimar; 3. Stefanescu Sergiu Ion, secretar/manager proiect; 4. Ghinescu Cristina, director economic; 5. Aldea Toader Iacob, director administrativ; 6. Saratean Mihaila, sef Birou investitii; 7. Costea Manuela-Felicia, responsabil financiar; 8. Calin Virginia-Cristiana, manager proiect; 9. Lazar Marius Ioan, inspector Birou investitii/responsabil tehnic; 10. Comsa Alina Paula, inspector Birou achizitii/responsabil achizitii; 11. Moldovan Camelia, responsabil ethnic; 12. Canciu Alexandru-Cristian, avocat/consultant extern achizitii publice. Modalitatea de îndeplinire: se va completa DUAE în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, respectiv art. 202 alin. (1) din Legea 99/2016 si se va depune declaratia privind evitarea conflictului de interese – sectiunea „Formulare”. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității/entității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor și sunt: — certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante, cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) la momentul prezentării; — cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv; — după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; — alte documente edificatoare, după caz. În cazul în care în țara de origine sau țara în care este stabilit ofertantul/terțul susținător/subcontractantul nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167, autoritatea contractantă are obligația de a accepta o declarație pe proprie răspundere sau dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens. Nota: 1. Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă; 2. Se vor depune, odata cu DUAE, urmatoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare și/sau acordul de asociere, după caz si declaratia privind evitarea conflictului de interese – sectiunea „Formulare”. Nedepunerea acestora odată cu DUAE constituie temei pentru solicitarea de clarificări pentru eventualele inadvertențe de formă ale informațiilor cuprinse în secțiunile DUAE, atât ale ofertantului/candidatului, cât și ale subcontractantului/terțului susținător, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii de atribuire. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului. Modalitatea de indeplinire: completarea DUAE, urmand ca documentul justificativ, respectiv certificatul ONRC sau pentru ofertantii straini, documentul echivalent emis in tara de rezidenta, sa fie prezentat, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre operatorul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Nota: in cazul unei asocieri, formularele si/sau documentele solicitate mai sus vor fi prezentate de catre fiecare membru al asocierii, pt. partea din contract pe care o realizeaza. Pentru subcontractanti se aplica prevederile art. 51 alin. (2) din HG 395/2016. Se va completa in acest sens DUAE, urmand ca documentele justificative sa fie prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre operatorul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.

Award value: 800900