Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-11-04
Buyer: armasuisse Purchase and cooperations CC WTO
Country: CH
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 39143110
Submission deadline: 2016-12-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: In the present invitation to tender, armasuisse wishes to procure bedding articles for equipping the armed forces' barracks and the premises of a number of other federal offices. ‘Bedding articles’ comprises three different sizes of foam mattresses with cover; a foam mattress (poorly flammable), complete; a pillow, a duvet; a pillow cover; a duvet cover; and a fitted sheet.
All companies with sufficient economic capacity, which meet the following criteria and proof of suitability acc. to para 3.8, are invited to submit a tender in CHF.
The proof of suitability listed below must be confirmed or enclosed and met without any limitation or modification together with the submission of the tender, otherwise the tender is not considered.
Extract from debt collection register and commercial register or equivalent recognised foreign document (no older than 3 months — the date of submission is decisive) stating that no taxes or social security contributions are owed.
Company profile with organisation chart, legal form, size, number of employed personnel, market position. This documentation must also be established for the main subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1). The production chain for all materials used must be transparent.
The tenderer confirms that it and its principal subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1) comply with the minimum wages applicable in the country of manufacture.
SC4: Compliance with provisions on working conditions, health and safety at work and equal pay for men and women
The tenderer confirms that it, as well as its mandated subcontractors and suppliers, will comply with the provisions on working conditions, health and safety at work and equal pay for men and women stipulated in Enclosure 1.1.1 in respect of work performed and paid for in Switzerland.
Tenderers and any first-level subcontractors that each have more than 50 employees must additionally demonstrate how their pay practices have been reviewed. Further information is available at www.logib.ch
Moreover, the tenderer confirms that it, as well as its mandated subcontractors and suppliers, will comply with the Core Conventions of the International Labour Organisation as set out in Enclosure 1.1.1 in respect of work performed and paid for outside of Switzerland.
The tenderer confirms that the manufacturer is certified in accordance with OHAS 18001 or complies with the points listed in the occupational health and safety checklist, Enclosure 1.3.
The tenderer is willing to allow itself and its partner companies in the production chain to be audited by an independent auditor (commissioned by the contracting authority) at the request of the contracting authority. The audit is intended in particular to ensure compliance with the ILO Core Conventions and compliance with the local provisions on working conditions and health and safety at work in line with the supplier's self-assessment.
The tenderer confirms that it is aware that the tender will be excluded from the competition if it fails to comply with one or more ILO Core Conventions or one or more work and industrial safety regulations.
Compliance with national legislation for all areas of environmental protection (air, water, etc.) in respect of all process steps of the tenderer and the principal subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1).
The tenderer confirms that it will assume overall responsibility for the present project, i.e. in particular that the tenderer is the sole contracting partner of the awarding authority. Possible participants must be listed with the roles assigned to them.

Eligibility requirements: Suitability criteria: All companies with sufficient economic capacity, which meet the following criteria and proof of suitability acc. to para 3.8, are invited to submit a tender in CHF. Required justifications: The proof of suitability listed below must be confirmed or enclosed and met without any limitation or modification together with the submission of the tender, otherwise the tender is not considered. SC1: Extracts from debt collection register and commercial register Extract from debt collection register and commercial register or equivalent recognised foreign document (no older than 3 months — the date of submission is decisive) stating that no taxes or social security contributions are owed. SC2: Supplier self-assessment. Company profile with organisation chart, legal form, size, number of employed personnel, market position. This documentation must also be established for the main subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1). The production chain for all materials used must be transparent. SC3: Compliance with minimum wages The tenderer confirms that it and its principal subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1) comply with the minimum wages applicable in the country of manufacture. SC4: Compliance with provisions on working conditions, health and safety at work and equal pay for men and women The tenderer confirms that it, as well as its mandated subcontractors and suppliers, will comply with the provisions on working conditions, health and safety at work and equal pay for men and women stipulated in Enclosure 1.1.1 in respect of work performed and paid for in Switzerland. Tenderers and any first-level subcontractors that each have more than 50 employees must additionally demonstrate how their pay practices have been reviewed. Further information is available at www.logib.ch Moreover, the tenderer confirms that it, as well as its mandated subcontractors and suppliers, will comply with the Core Conventions of the International Labour Organisation as set out in Enclosure 1.1.1 in respect of work performed and paid for outside of Switzerland. SC5: Occupational health and safety. The tenderer confirms that the manufacturer is certified in accordance with OHAS 18001 or complies with the points listed in the occupational health and safety checklist, Enclosure 1.3. SC6: Audit. The tenderer is willing to allow itself and its partner companies in the production chain to be audited by an independent auditor (commissioned by the contracting authority) at the request of the contracting authority. The audit is intended in particular to ensure compliance with the ILO Core Conventions and compliance with the local provisions on working conditions and health and safety at work in line with the supplier's self-assessment. The tenderer confirms that it is aware that the tender will be excluded from the competition if it fails to comply with one or more ILO Core Conventions or one or more work and industrial safety regulations. SC7: Environmental protection. Compliance with national legislation for all areas of environmental protection (air, water, etc.) in respect of all process steps of the tenderer and the principal subcontractors listed in clause 1.5 of the supplier self-assessment (Enclosure 1.1). SC8: Overall responsibility. The tenderer confirms that it will assume overall responsibility for the present project, i.e. in particular that the tenderer is the sole contracting partner of the awarding authority. Possible participants must be listed with the roles assigned to them. SC9: Single point of contact (SPOC). Evidence of a single point of contact for all business processes such as orders, payments, services. SC10: Quality management system The tenderer/manufacturer maintains a quality management system certified to ISO 9001:2008/2015 or equivalent. SC11: References. The tenderer must provide at least two references (with a minimum order volume of 1,000 units each) for whom it has manufactured and supplied at least two different products from the following article groups since 2014 (not more than one reference from armasuisse). — Mattresses; — Duvet and pillow; — Pillow and duvet covers. Provide details of company, address and contact person. SC12: Delivery dates. Readiness/available capacity to meet the required delivery dates. The tenderer confirms that it has the capacity to fulfil the terms of the bid submitted in their entirety, i.e. the tenderer must be able to handle all orders. In the event of non-compliance, the ordering party reserves the right to withdraw the awarding of the contract (Swiss Federal Act on Public Procurement Art. 11) and impose a contractual penalty. SC13: Acceptance of draft contract. The tenderer confirms that it accepts the accompanying draft framework conditions (Enclosure 5.0) for the manufacture of different bedding articles. SC14: Acceptance of the General Terms and Conditions The tenderer confirms that it accepts the General Terms and Conditions of the Swiss Confederation for the procurement of goods. http://www.ar.admin.ch/internet/armasuisse/en/home/themen/beschaffung/lieferant/agb.html SC15: Capacity. The tenderer confirms its readiness and capacity to produce and deliver approx. 1,000 finished articles per product as per the requirement specification from the production facility to the loading ramp at various delivery locations in Switzerland within a maximum of 10 weeks of order placement. SC16: Small quantities. The tenderer confirms that it is able to manufacture and deliver to various locations in Switzerland small quantities (200 finished articles per product as per the requirement specification) using the production chain specified in the supplier self-assessment (Enclosure 1.1) all year round and within a maximum of 3 weeks from order placement. SC17: Compliance with technical specifications The tenderer confirms that it is able to produce the bedding articles in accordance with the technical specifications enclosed with this tender documentation. SC18: Compliance with production chain. The tenderer confirms that it is able to manufacture and deliver the required articles to various locations in Switzerland using the respective production chain specified in the supplier self-assessment (Enclosure 1.1). SC19: Samples to accompany the bid. The tenderer confirms that it will send free samples of various items (as per the technical specifications) for the assessment of quality together with its bid. SC20: Quality control. Confirmation by the tenderer of the type of quality check applied by the manufacturer to the bedding articles produced.
Critères d'aptitude: Toute entreprise économiquement performante et en mesure de remplir les critères d'aptitude ci-après (chiffre 3.8) et de produire les justificatifs correspondants est invitée à soumettre une offre en CHF. Justificatifs requis: Les preuves de l'aptitude mentionnées ci-après doivent être fournis / jointes intégralement avec l'offre, sans restrictions ni modifications, sans quoi il ne sera pas entré en matière sur l'offre. E1: Extraits du registre des poursuites et du registre du commerce Extraits du registre des poursuites et du registre du commerce ou actes équivalents reconnus de l'étranger (datant de 3 mois au maximum; la date-limite de remise des offres sert de référence) prouvant qu'il n'existe pas de dettes fiscales ou concernant les charges sociales. E2: Déclaration spontanée du fournisseur Portrait de la firme, y compris l'organigramme et l'indication de la forme juridique, de la taille de l'entreprise, du nombre d'employés et de la position sur le marché. Cette documentation doit également être fournie pour les sous-traitants importants, conformément au chiffre 1.5 de la déclaration spontanée du fournisseur (annexe 1.1). La chaîne de production de tous les matériaux utilisés doit pouvoir être suivie. E3: Respect des salaires minimums Confirmation du soumissionnaire que lui-même et ses principaux sous-traitants selon le chiffre 1.5 de la déclaration spontanée du fournisseur (annexe 1.1) respectent les salaires minimums en vigueur dans le pays d'implantation de la production concernée. E4: Respect des conditions de travail et des dispositions relatives à la sécurité au travail, égalité des salaires pour le personnel masculin et féminin Pour les prestations fournies et rémunérées en Suisse, le soumissionnaire confirme le respect, par lui-même, ses sous-traitants et ses fournisseurs, des conditions de travail et des dispositions relatives à la sécurité au travail ainsi que l'égalité des salaires pour le personnel masculin et féminin, conformément à l'annexe 1.1.1. Les soumissionnaires et leurs sous-traitants du premier niveau employant plus de 50 collaboratrices et collaborateurs doivent prouver en plus la manière dont la pratique salariale a été contrôlée. Informations supplémentaires sous www.logib.ch. Pour les prestations fournies et rémunérées à l'étranger, le soumissionnaire confirme par ailleurs le respect, par lui-même, ses sous-traitants et ses fournisseurs, des conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail énumérées dans l'annexe 1.1.1. E5: Sécurité au travail et protection de la santé Le soumissionnaire confirme que le confectionneur est certifié selon OHAS 18001, ou qu'il remplit les points mentionnés dans la check-list « sécurité au travail et protection de la santé », annexe 1.3. E6: Audit Le soumissionnaire est prêt, sur demande de l'adjudicateur, à se faire auditer par un institut indépendant (mandaté par l'adjudicateur) à des fins de contrôle; l'audit inclut les entreprises partenaires de la chaîne de production. Le contrôle doit notamment porter sur le respect des conventions fondamentales de l'OIT et sur le respect des conditions locales concernant la protection des travailleurs et les conditions de travail conformément à la déclaration spontanée du fournisseur. Le soumissionnaire confirme avoir pris conscience du fait que l'offre sera exclue de la procédure en cas de non-respect d'une ou de plusieurs conventions fondamentales de l'OIT ou d'une ou de plusieurs conditions concernant la protection des travailleurs et les conditions de travail. E7: Protection de l'environnement Respect de la législation nationale dans tous les domaines relevant de l'environnement (air, eau, etc.) dans toutes les étapes des processus du soumissionnaire, ainsi que par les sous-traitants importants, conformément au chiffre 1.5 de la déclaration spontanée du fournisseur (annexe 1.1). E8: Responsabilité globale Confirmation du soumissionnaire qu'il assume la responsabilité générale du projet, c'est-à-dire notamment que le soumissionnaire est l'unique partenaire contractuel de l'adjudicateur. Les éventuels autres soumissionnaires participant à l'exécution du mandat doivent être énumérés avec l'indication de leur rôle. E9: Point de contact unique (SPOC) Preuve de l'existence d'une adresse unique de contact (Single point of contact) pour tous les processus d'affaires comme les commandes, le trafic des paiements, les prestations de services. E10: Système de management de la qualité Le soumissionnaire/fabricant dispose d'un système de gestion de la qualité selon ISO 9001:2008/2015 ou équivalent. E11: Références Le soumissionnaire doit indiquer au minimum 2 références (au maximum 1 référence portant sur Armasuisse) de livraisons effectuées depuis 2014 portant sur au moins 2 produits différents des groupes d'articles suivants (volume minimal de la commande: 1«000 pièces): — Matelas — Duvets / oreillers — Taies d'oreillers / fourres de duvets Indications requises: raison sociale de la firme, adresse et personne de contact. E12: Délais de livraison Disponibilité et capacité à respecter les délais de livraison fixés. Le soumissionnaire confirme qu'il dispose de la capacité à concrétiser intégralement l'offre présentée, c'est-à-dire que le soumissionnaire doit pouvoir donner suite à toutes les commandes. En cas de non-respect, l'adjudicateur se réserve le droit d'annuler l'adjudication (art. 11 LMP) et de faire valoir une peine conventionnelle. E13: Acceptation du projet de contrat Confirmation du soumissionnaire qu'il accepte le projet de conditions-cadres joint (annexe 5.0) pour la confection de linge de lit. E14: Acceptation des conditions générales Confirmation du soumissionnaire qu'il accepte les conditions générales de la Confédération pour les achats de biens (état en septembre 2016), disponibles sous http://www.ar.admin.ch/internet/armasuisse/de/home/themen/beschaffung/lieferant/agb.html E15: Capacité Confirmation du soumissionnaire qu'il est disposé à et capable de produire 1 000 pièces d'articles confectionnés par produit, conformément au cahier des charges, dans un délai maximum de 10 semaines à partir de la commande et de les livrer à la rampe à différents emplacements en Suisse à partir du lieu de production. E16: Petites quantités Confirmation du soumissionnaire de la capacité à produire pendant toute l'année, dans les 3 semaines au maximum à partir de l'octroi du mandat, de petites quantités (200 pièces d'articles de confection par produit conformément au cahier des charges) avec la chaîne de production correspondante indiquée dans la déclaration spontanée du fournisseur (annexe 1.1) et de les livrer à différents lieux de destination en Suisse. E17: Respect des spécifications techniques Confirmation du soumissionnaire qu'il est capable de produire le linge de lit conformément aux spécifications techniques jointes au présent appel d'offres. E18: Respect de la chaîne de production Confirmation du soumissionnaire qu'il est en mesure de produire et de livrer à différents lieux de destination en Suisse les articles de confection exigés, conformément au cahier des charges, avec chaque chaîne de production indiquée dans la déclaration spontanée du fournisseur (annexe 1.1). E19: Échantillons avec l»offre Le soumissionnaire confirme qu'il livrera gratuitement avec l'offre un échantillon de différents articles (conformes au cahier des charges) pour le contrôle de la qualité. E20: Contrôle de qualité Justificatif du soumissionnaire quant à la manière de contrôler la qualité du confectionneur pour le linge de lit produit.