Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-29
Buyer: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-02-28
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Der Weiterbildungskatalog sowie die Anmeldung und Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen sollen künftig über ein modernes Learning Management System (LMS) verwaltet werden. Die aktuelle Lösung weist Einschränkungen in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit auf. Ziel ist die Einführung eines Systems, das automatisierte Prozesse ermöglicht, die Benutzerführung verbessert und erweiterte Analyse- sowie Auswertungsmöglichkeiten bietet.
Gemäß Bekanntmachung lautet die Mindestanforderung: Durch den Bieter sind mindestens zwei Referenzen über die Implementierung eines Learning Management Systems vorzulegen. Das Auftragsvolumen je Referenz muss mindestens 30.000,00 Euro/netto pro betragen.
Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des § 56 Abs. 2 und 3 VgV vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer
von der Vergabestelle gesetzten Einreichungsfrist (Nachfrist)
nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf
Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung von Unterlagen.
1. Preis Basisleistungen - 40%
Erläuterung: Bewertet werden die jährlichen Kosten (Pauschalpreis in EUR/netto) für die Basisleistungen gemäß Angabe im Preisblatt.
Wichtung: Preis Bestbieter/Preis Bieter x Gewichtung.

2. Preis optionale Leistungen 20%
Erläuterung: Bewertet werden die jährlichen Kosten (Pauschalpreis in EUR/netto) für optionale Leistungen gemäß Angabe im Preisblatt.
Wichtung: Preis Bestbieter/Preis Bieter x Gewichtung.
Konzept Funktionsumfang und Kompatibilität des System - 30%
Erläuterung: Durch den Bieter ist ein Konzept zur Umsetzung der Leistung (max. 20 Seiten DIN A4) einzureichen, welches erkennen lässt, wie gut das System die ausgeschriebenen Anforderungen erfüllt, insbesondere hinsichtlich:
Basisleistungen:
• Kursverwaltung: Erstellung und Organisation von Kursen, Lernpfaden und Inhalten; Unter-stützung verschiedener Formate (Videos, Texte, PDFs).
• Benutzerverwaltung: Verwaltung von Rollen, Berechtigungen, Lernaktivitäten und Fortschrit-ten.
• Integration: Anbindung an Unternehmenssoftware; API-Unterstützung.
• Datenschutz und Sicherheit: Einhaltung von DSGVO, Zugriffskontrolle, Datenverschlüsse-lung.
• Automatisierung: Automatische Anmeldungen, Erinnerungen, Workflow-Management.
• Lerninhaltsbereitstellung: Unterstützung vielfältiger Formate, API-kompatible Inhalte, Integra-tion externer Ressourcen.
Optionale Leistungen:
• Mobiles Lernen (Offline-Zugriff, mobile Optimierung).
• Gamification und motivierende Lernansätze.
• Assessment-Tools (Tests, Quizze, automatische Bewertungen).
• Interaktive Funktionen (Foren, Chats, Echtzeit-Kommunikation).
• Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung (Lernstatistiken, Zertifikate).
• Mitarbeitergespräche (Dokumentation, Auswertung). 

Qualitative Bewertung durch den Auftraggeber nach dem Schulnotenprinzip. Die Gewichtung erfolgt anhand der folgenden Formel linear:
Wichtung: ((Gewichtung-minimale Gewichtung) /(Note Bestbieter - 6 )) x Note Bieter + Gewichtung - ((Gewichtung - minimale Gewichtung)/(Note Bestbieter - 6)) x Note Bestbieter

Hinweis: Mit den vier besten Bietern, deren Angebote nach Auswertung der Zuschlagskriterien 1 - 3 zu den Aussichtsreichsten gehören, wird das Offene Verfahren bis zur Auswahl des wirtschaftlichsten Ange-bots fortgesetzt. Alle übrigen Bieter scheiden aus dem Verfahren aus.

Eligibility requirements: Gemäß Bekanntmachung lautet die Mindestanforderung: Durch den Bieter sind mindestens zwei Referenzen über die Implementierung eines Learning Management Systems vorzulegen. Das Auftragsvolumen je Referenz muss mindestens 30.000,00 Euro/netto pro betragen.
Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des § 56 Abs. 2 und 3 VgV vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer
von der Vergabestelle gesetzten Einreichungsfrist (Nachfrist)
nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf
Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung von Unterlagen.
1. Preis Basisleistungen - 40%
Erläuterung: Bewertet werden die jährlichen Kosten (Pauschalpreis in EUR/netto) für die Basisleistungen gemäß Angabe im Preisblatt.
Wichtung: Preis Bestbieter/Preis Bieter x Gewichtung.

2. Preis optionale Leistungen 20%
Erläuterung: Bewertet werden die jährlichen Kosten (Pauschalpreis in EUR/netto) für optionale Leistungen gemäß Angabe im Preisblatt.
Wichtung: Preis Bestbieter/Preis Bieter x Gewichtung.
Konzept Funktionsumfang und Kompatibilität des System - 30%
Erläuterung: Durch den Bieter ist ein Konzept zur Umsetzung der Leistung (max. 20 Seiten DIN A4) einzureichen, welches erkennen lässt, wie gut das System die ausgeschriebenen Anforderungen erfüllt, insbesondere hinsichtlich:
Basisleistungen:
• Kursverwaltung: Erstellung und Organisation von Kursen, Lernpfaden und Inhalten; Unter-stützung verschiedener Formate (Videos, Texte, PDFs).
• Benutzerverwaltung: Verwaltung von Rollen, Berechtigungen, Lernaktivitäten und Fortschrit-ten.
• Integration: Anbindung an Unternehmenssoftware; API-Unterstützung.
• Datenschutz und Sicherheit: Einhaltung von DSGVO, Zugriffskontrolle, Datenverschlüsse-lung.
• Automatisierung: Automatische Anmeldungen, Erinnerungen, Workflow-Management.
• Lerninhaltsbereitstellung: Unterstützung vielfältiger Formate, API-kompatible Inhalte, Integra-tion externer Ressourcen.
Optionale Leistungen:
• Mobiles Lernen (Offline-Zugriff, mobile Optimierung).
• Gamification und motivierende Lernansätze.
• Assessment-Tools (Tests, Quizze, automatische Bewertungen).
• Interaktive Funktionen (Foren, Chats, Echtzeit-Kommunikation).
• Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung (Lernstatistiken, Zertifikate).
• Mitarbeitergespräche (Dokumentation, Auswertung). 

Qualitative Bewertung durch den Auftraggeber nach dem Schulnotenprinzip. Die Gewichtung erfolgt anhand der folgenden Formel linear:
Wichtung: ((Gewichtung-minimale Gewichtung) /(Note Bestbieter - 6 )) x Note Bieter + Gewichtung - ((Gewichtung - minimale Gewichtung)/(Note Bestbieter - 6)) x Note Bestbieter

Hinweis: Mit den vier besten Bietern, deren Angebote nach Auswertung der Zuschlagskriterien 1 - 3 zu den Aussichtsreichsten gehören, wird das Offene Verfahren bis zur Auswahl des wirtschaftlichsten Ange-bots fortgesetzt. Alle übrigen Bieter scheiden aus dem Verfahren aus.
Präsentation - 10 %

Der Bieter präsentiert die wichtigsten Funktionen seines Systems und demonstriert vor Ort:
• die Navigation und Benutzerfreundlichkeit.
• spezifische Funktionen, die für den Auftraggeber besonders relevant sind (z. B. Reporting, Zertifikatsvergabe).
• die technische Integration und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
• die Reaktion auf mögliche Szenarien oder spezifische Anwendungsfälle.
• Umsetzungsplan (notwenige Unterlagen, Ansprechpersonen, Zeitplan).
Die Dauer der Präsentation beträgt 40 Minuten.
Bewertung: Die Präsentation wird nach Klarheit, Überzeugungskraft und Fähigkeit zur Problemlösung bewertet.
Die Bewertung der Präsentation erfolgt durch die am Vergabeverfahren beteiligten Personen des Auftraggebers nach dem Schulnotenprinzip. Die Gewichtung erfolgt anhand der folgenden Formel linear:
Wichtung: ((Gewichtung - minimale Gewichtung)/(Note Bestbieter - 6 )) x Note Bieter + Gewichtung - ((Gewichtung - minimale Gewichtung)/(Note Bestbieter - 6)) x Note Bestbieter.
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagenergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Der Weiterbildungskatalog sowie die Anmeldung und Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen sollen künftig über ein modernes Learning Management System (LMS) verwaltet werden. Die aktuelle Lösung weist Einschränkungen in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit auf. Ziel ist die Einführung eines Systems, das automatisierte Prozesse ermöglicht, die Benutzerführung verbessert und erweiterte Analyse- sowie Auswertungsmöglichkeiten bietet.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)