Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-01-06
Buyer: Stiftung Schloss Friedenstein Gotha
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72252000: Computer archiving services | 79995100 | 79999100
Estimated value: 967057.96 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha möchte die graphischen Sammlungen des Schlossmuseums digitalisieren, inhaltlich erschließen und archivieren. Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist die Erstellung und Ausarbeitung von hochauflösenden ca. 22.500 Aufnahmen als 2D-Digitalisate beabsichtigt. Aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 ist die Digitalisierung von ca. 31.365 weiteren Aufnahmen optional anzubieten.
Stiftung Schloss Friedenstein Gotha Schlossplatz 1 99867 Gotha Die Digitalisierung der graphischen Sammlungen des Schlossmuseums muss aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten des Schlosses in 99867 Gotha erfolgen. Zur Digitalisierung der graphischen Sammlungen werden zwei Räume zur Verfügung gestellt. Weitere Angaben zum Haupterfüllungsort sind der Vergabeunterlage "Leistungsbeschreibung" und dem als Anlage beigefügtem Lageplan zu entnehmen.
Als kulturelle Einrichtung von nationaler Bedeutung ist die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha (SSFG) im Verbund mit weiteren Einrichtungen in Gotha und im Umland ein einzigartiges Bau-, Garten- und Sammlungsensemble der europäischen Residenzkultur. Sie besteht aus insgesamt vier Museen: dem Schlossmuseum, dem Historischen Museum, dem Museum der Natur sowie dem Herzoglichen Museum. Im Eigentum der Stiftung befinden sich über 1 Million Objekte, verteilt auf über 80 historisch gewachsene Sammlungsbereiche. Im Rahmen eines von der Europäischen Union, der Bundesrepublik Deutschland und des Landes Thüringen geförderten Vorhabens "Gotha transdigital" beabsichtigt die SSFG den Sammlungsbestand digital verfügbar zu machen und darüber hinaus alle Arbeits- und Vermittlungsprozesse unter der Prämisse der Digitalität zu transformieren. In einem ersten Schritt wurde ein Dienstleister mit der Digitalisierung der numismatischen Sammlung beauftragt. Mit der gegenständlichen Ausschreibung wird nun ein Dienstleister gesucht, der die Erstellung und Ausarbeitung von hochauflösenden Lichtbildern (2D-Digitalisate) der graphischen Sammlungen des Schlossmuseums übernimmt.
Der Dienstleister hat die graphischen Sammlungen des Schlossmuseums bestehen aus Druckgraphiken, Zeichnungen und gebundenen Werken des Kupferstichkabinetts (ca. 35.000 Werke) und der Sammlung Moderne (ca. 8.000 Werke) möglichst originalgetreu digital zu reproduzieren (digitalisieren). Zukünftig sollen qualitativ hochwertige Digitalisate der Forschung und Wissenschaft orts- und zeitunabhängig als Referenz- und Belegmaterial dienen. Die herzustellenden Bilder sollen mit wissenschaftlichen Informationen angereichert und über die Online-Sammlung der Stiftung zugänglich gemacht werden. Der Export an weitere Kultur- und Fachportale (z.B. Kulthura, Graphikportal, Deutsche Digitale Bibliothek, Europeana) ist ebenfalls angedacht.
Die Digitalisierung der graphischen Sammlungen muss aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten des Schlosses in 99867 Gotha erfolgen. Die Umsetzung der Digitalisierung soll unmittelbar nach Erteilung des Zuschlages beginnen (geplant für Mitte/Ende Dezember 2022). Die ersten 4 Wochen sind als Erprobungsphase eingeplant (vsl. Januar 2023). Sie dient für die Einrichtung der Räumlichkeiten sowie erste Probeaufnahmen mit unterschiedlichen Graphiken, Zeichnungen und gebundenen Werken. Ziel ist die Feinabstimmung des Digitalisierungskonzepts und der Arbeitsabläufe sowie die Ausarbeitung eines Styleguides, der die Mindeststandards der Digitalisierung reproduzierbar dokumentiert. Die eigentliche Digitalisierung erfolgt dann ab ca. Februar 2023.
Weitere Digitalisierungsleistungen im Rahmen des Digitalisierungsprojektes "Gotha transdigital 2027" sollen in absehrbarer Zeit in gesonderten Vergabeverfahren vergeben werden, wozu - soweit vergaberechtlich erforderlich - gesonderte Veröffentlichungen erfolgen.
Wegen weiterer Einzelheiten - auch hinsichtlich des Digitalisierungsworkflows und der Anforderungen an die Digitalisate und das Colormanagement - wird auf die Vergabeunterlagen - insbesondere die Vergabeunterlage "Leistungsbeschreibung" nebst Anlagen - verwiesen.
Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist die Erstellung und Ausarbeitung von hochauflösenden ca. 22.500 Aufnahmen als 2D-Digitalisate beabsichtigt. Ab 2024 sind ca. 31.365 weiteren Aufnahmen anzufertigen, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten sind.
Das Projekt wird von der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien (BKM) und dem Freistaat Thüringen zusammen mit der EU kofinanziert, namentlich durch Zuwendungen aus dem Europäischen Fond für regionale Entwicklung (EFRE).
Das gesamte Vergabefahren wird als 2-stufiges Verhandlungsverfahren mit vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb vollständig elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) als Vergabeplattform abgewickelt. Die geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) sind gem. § 53 VgV ausschließlich elektronisch in Textform über DTVP an die Vergabestelle zu übermitteln.
Es wird darauf aufmerksam gemacht, dass der Bieter mit seinem Angebot verifizierende Teststellungen vorzulegen hat. Diese dienen der Prüfung, ob die von dem Bieter angebotene Leistung den in der Leistungsbeschreibung oder sonstigen Unterlagen geforderten technischen Ansprüchen genügt. Die Teststellungen werden im Rahmen des Zuschlags nicht gewertet. Sofern die Teststellung nicht den gem. Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen entspricht, gilt die Teststellung als "nicht erfüllt". Das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
Eine freiwillige Registrierung auf DTVP wird zur uneingeschränkten Teilnahme am Vergabeverfahren ausdrücklich empfohlen, insbesondere, um Informationsdefizite im Rahmen der späteren Bewerber-/Bieterkommunikation zu vermeiden, welche im Falle einer fehlenden Registrierung zu Lasten des Bewerbers/Bieters gehen. Bewerber-/Bieterfragen können über DTVP bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge gestellt werden, damit gewährleistet ist, dass erbetene Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen. Diese Frist ist jedoch keine Ausschlussfrist. Die Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen erfolgt anonymisiert an alle Bewerber/Bieter. Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied die vom Bewerber gemäß den Vorgaben des Bewerberbogens geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) mit dem Teilnahmenantrag jeweils für sich vorzulegen. Soweit der Bewerber den Einsatz von Nachunternehmern beabsichtigt, sind für diese die Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) gemäß den Vorgaben des Bewerberbogens mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
Die Auftraggeberin behält sich vor, von ihrem Nachforderungsrecht gemäß § 56 VgV Gebrauch zu machen. Werden Unterlagen auf einmalige Nachforderung unter Fristsetzung nicht bzw. nicht wie gefordert nachgereicht, wird der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot ausgeschlossen.
Der Auftrag wird unter Berücksichtigung der Vorgaben des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) vergeben und ausgeführt. Die Bieter (und soweit vorgesehen, deren Nachunternehmer) haben auf gesonderte Aufforderung der Auftraggeberin hierzu entsprechende Verpflichtungserklärungen abzugeben.
Bei der Auftragsbearbeitung sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere diejenigen der EU-Datenschutzgrundverordnung, einzuhalten.


Winner: Julius Fröbus GmbH
Award value: 967057.96
Number of bids: 1