Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-07-22
Buyer: AOK Rheinland – Pfalz/Saarland – Die Gesundheitskasse
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48921000 | 72246000 | 72512000: Document management services
Submission deadline: 2019-08-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die AOK RPS hat im Jahr 2013 mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems begonnen. Die Eingangspost wird an 2 Logistikzentren größtenteils zentral angeliefert und von hier an die einzelnen Standorte verteilt. Für die Postverteilung werden derzeit Kurierfahrer eingesetzt. Im Rahmen einer neu aufgebauten Abteilung Automatisierung/Digitalisierung soll nun die Digitalisierung der Eingangspost zu einem höheren Reifegrad ausgebaut werden, um alle GKV-Prozesse umzusetzen. Der Grad der Automatisierung soll unter Zuhilfenahme aller Kommunikationswege ausgeschöpft werden. Ebenso ist der Ausbau der Outputsysteme im Rahmen der Umstellung auf die Software im Text umzusetzen, da der Input auch maßgeblich vom Output abhängig ist.
Um die Strategie der Herangehensweise, das Projektmanagement und die mit der Umstellung verbundene Kommunikation an die Endanwender (Mitarbeiter der Krankenkasse im Kundenservice) optimal gestalten zu können soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine Beratung eingekauft werden.
— Priorisierung der Digitalisierungsprozesse ausgerichtet am möglichen Automatisierungsgrad bzw. Nutzen im Unternehmen,
— Die automatisch in elektronischen Akten strukturierte Sicherung und Bereitstellung aller Dokumente zur weiteren Bearbeitung durch die berechtigten Mitarbeiter und Überführung in Documentservices,
— Bereitstellung von Informationen, damit eine nachhaltige Kommunikation des Changeprozesses an die Endanwender herangetragen werden kann,
Die Auftraggeberin hat das Recht, diese Rahmenvereinbarung durch einseitige Erklärung zu gleichbleibenden Konditionen einmalig um ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Vertragsverlängerung muss 3 Monate vor Ablauf des ersten Vertragsjahres schriftlich durch die Auftraggeberin angezeigt werden. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens am 31.12.2021.
Bewertet werden die Referenzen des Bewerbers aus den letzten 3 Jahren über mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Leistungen. Die Referenz muss das Handlungsfeld Digitalisierung/Automatisierung/Robotisierung umfassen. Das Beratungsende eines Referenzprojektes darf nicht vor Dezember 2015 liegen. Jede Referenz muss mindestens 250 Beratertage umfassen. Ist die Referenz noch nicht abgeschlossen, müssen mindestens 250 Beratertage bereits erbracht worden sein. Die Referenz umfasst einen Mindestumsatz von 500 000 EUR.
3 der einzureichenden Referenzen müssen den Nachweis von umfangreichen Kenntnissen über Prozesse und Dokumente im GKV-Umfeld der gesetzlichen Sozialversicherung und in der Prozessanalyse enthalten.
Der Bewerber kann mit jeder Referenz maximal 13 Punkte erreichen. Es werden die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Wertung berücksichtigt, mithin können insgesamt 65 Punkte erreicht werden.
Bewertet wird die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Jahren (2016, 2017, 2018). Die Anzahl der sozialpflichtig beschäftigten Mitarbeiter bezieht sich auf Vollzeitkräfte, wobei Teilzeitkräfte so wie in Ziffer 2 angegeben berücksichtigt werden.
Die genaue Ausgestaltung der einzelnen Wertungskriterien sowie die jeweiligen zu erzielenden Punkte sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.
1) Soweit vorhanden und/oder zur Eintragung verpflichtet: Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt
1) Angabe des jeweils innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre erwirtschafteten Jahresumsatzes des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft.
2) Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung, dass der Bieter über eine aktuelle und gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens – 3 000 000,00 EUR für Sachschäden (je Schadensfall) und – 3 000 000,00 EUR für Personenschäden (je Schadensfall) sowie 500 000,00 EUR für Vermögensschäden (je Schadensfall) verfügt.

Eligibility requirements: 1) Soweit vorhanden und/oder zur Eintragung verpflichtet: Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen. 2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt