Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-09-26
Buyer: Region Sjælland
Country: DK
Region: DK022
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72212311 | 72227000: Software integration consultancy services | 72250000: System and support services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 34637250 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud. 

Udelukkelse:
Ordregiver skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a, 135 og 136. Ordregiver vil også udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-5. Ordregiver vil dog ikke udelukke en ansøger, som har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. 

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud og således uden at indgå i eventuelle forhandlinger. Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at forhandlingsmøder gennemføres. 

Tilbudsgiver skal som led i udbudsforretningen gennemføre en løsningsdemonstration. Formålet med løsningsdemonstrationen er overordnet at supplere bestemte udvalgte dele af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse – og dermed ordregivers vurderingsgrundlag – gennem en demonstration af løsningens brugervenlighed set i forhold til udvalgte dele af den tilbudte funktionalitet. Løsningsdemonstrationen gennemføres umiddelbart efter tilbudsfristen og inden gennemførelse af forhandlingsmøder. 

Beskrivelse af eventuelt forhandlingsforløb: 
Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtigheds-princippet. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til yderligere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt. Under forhandlingsfasen kan ordregiver anmode om reviderede tilbud. Ved forhandlingsfasens afslutning opfordres tilbudsgiverne til at afgive reviderede eller endelige tilbud. Ordregiver vil tydeligt angive, hvorvidt der anmodes om reviderede eller om endelige tilbud. I det omfang ordregiver anmoder om reviderede tilbud, kan ordregiver efterfølgende vælge enten at tildele kontrakten på baggrund af de reviderede tilbud eller at gennemføre en yderligere forhandlingsfase med alle tilbudsgiverne. 

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af udbudslovens § 159, stk. 5. Ordregiver har således ikke angivet, at en konkret fejl eller mangel vil føre til, at tilbuddet afvises, jf. udbudslovens § 159, stk. 6. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag. 

Modtagne tilbud returneres ikke af ordregiver. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.
I. Baggrund for udbuddet
Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af:

a) Life-cycle-management af dokumenter
b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning)
c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse
d) Kompetenceregistrering og styring
e) Akkreditering.

Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov.

Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet.

Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. 

Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er:

a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp)
b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) 
c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående 
d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående
e) Integration/API til Kundens SendGrid
f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. 

Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet.

Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed.

II. Hovedydelser
Kontrakten omfatter følgende hovedydelser:
a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.)
b) Datamigrering og -konvertering
c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen
d) Optioner.

Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.
Bedømmes på baggrund af den samlede evalueringstekniske pris. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.
Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: 
(1) Procesunderstøttelse og funktionelle egenskaber, 
(2) Fremsøgning og præsentation af Data, 
(3) Brugergrænseflade og brugervenlighed og 
(4) Non-funktionelle krav. 

Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier samt underliggende del-delkriterier.
Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: 
(1) Tidsplan, 
(2) Leverandørens organisatoriske opsætning og 
(3) Uddannelse. 

Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier.


Winner: Infoland B.V.
Award value: 65076027
Number of bids: 2