Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-07-05
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren.  Der Vertrag wird verlängert, weil die Erbringung der Leistung mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Optionale Leistungen werden beauftragt.
Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen. Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im "Lenkwerk", Am Stadtholz24 in Bielefeld. Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen. Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen. Als Ausnahme gelten ca. 10.000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten.


Winner: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Number of bids: 4