Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-02-03
Buyer: Stadt Amberg, Zentrale Vergabestelle
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 215000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die Stadt Amberg beabsichtigt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb die Migration des IT-Verfahrens OK.JUG auf OK.JUS (ebenfalls betrieben von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)) umzustellen
Das Jugendamt der Stadt Amberg benötigt eine moderne für die Verwaltung und Bearbeitung der Klienten nach den gesetzlichen Vorschriften (SGB VIII), die Ausgabe- und Einnahmeverwaltung sowie für Auswertung, Controlling und gesetzlicher/individueller Statistikabfragen.
Die vorhandene Jugendamtssoftware – OK.JUG – wird von Seiten der Betreiberfirma (AKDB) nicht mehr weiterentwickelt.
Es ist daher die Umstellung auf ein neues Programm erforderlich. Nach umfassender, europaweiter Markerkundung erfüllt nur die Jugendamtssoftware der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) alle zwingenden Anforderungen der Stadt Amberg.
Es soll daher im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb eine Umstellung auf die Fachsoftware der AKDB - OK.JUS - erfolgen.
Das aktuell IT-Verfahren OK.JUG wird bei der Stadt Amberg im Bereich des Jugendamtes eingesetzt und im eigenen Rechenzentrum betrieben.
Auf Grund gestiegener sicherheitstechnischer Anforderungen und der Verbreitung von Heimarbeitsplätzen wird das Verfahren OK.JUG abgelöst und in ein neues Bandbreitenschonendes Verfahren wieder im Rechenzentrum der AKDB überführt.
Nach umfassender Recherche wurde festgestellt, dass ausschließlich die Jugendamtssoftware der AKDB alle Anforderungen der Stadt Amberg erfüllt. Aus technischen Gründen ist daher kein Wettbewerb vorhanden. Aus Gründen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten kann diese Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden; § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) und c) Vergabeordnung (VgV)
Die Stadt Amberg hat das Verfahren OK.JUG im Jahr 1999 von der AKDB erworben. Die AKDB ist Hersteller und Direktanbieter der Software OK.JUG. Nur dieses Unternehmen kann eine schnelle Bereitstellung der Daten und die Migration dieser in das neue Verfahren OK.JUS anbieten.
Dabei können nach dem Import der Falldaten aus dem Altverfahren diese Sachbearbeiter bezogen zur Übernahme bereitgestellt und bei Bedarf von den jeweiligen Fachkräften in das Verfahren übernommen werden.
Daraus resultiert eine vereinfachte Bewältigung des Parallelbetriebes von Alt- und Neuverfahren, der in jedem Fall erforderlich ist.
Der Auftraggeber verfügt für die anfallenden Verwaltungstätigkeiten über einen begrenzten Mitarbeiterstamm, für den die zukünftige Nutzung eines Upgrades nur mit einem geringen, die zukünftige Nutzung eines anderen Softwareprodukts dagegen mit einem erheblichen, auch finanziell belastenden, Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umstellungsmehraufwand verbunden wäre.
Die Komplexität einer vollständigen Ersetzung bisheriger Anwendungen birgt ein enormes Risikopotential für Fehlbedienung, die insbesondere die sensiblen Daten erheblichen und nicht vorhersehbaren Gefahren, aussetzen würde.
Des Weiteren ist das Verfahren der AKDB für weitere Bereiche über die Kernbereiche hinaus, flexibel konfigurier- und einsetzbar (z.B. JAS, KoKi, KIWO…).
OK.JUS ist aktuell das einzige Verfahren, welches eine automatisierbare Personalbemessung mit Auswertungsmöglichkeiten enthält. Eine organisations-bereichsbezogene Personalkapazitätsberechnung, die eine Personalunter- oder überdeckung auswertet, ist automatisch für einen beliebigen Zeitraum von 1 bis 12 Monaten Dauer möglich.


Winner: Anstalt für kommunale Datenverarbeiten in Bayern (AKDB)
Award value: 215000