Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-12-13
Buyer: Klinik-Kompetenz-Bayern eG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72221000: Business analysis consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 79400000 | 79418000
Submission deadline: 2019-01-08
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe einer Rahmenvereinbarung im Sinne von § 21 VgV für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken an ein geeignetes und leistungsfähiges Unternehmen als langfristigen Kooperationspartner (sog. Ein-Partner-Rahmenvereinbarung). Auftraggeberseitig sind die Klinik-Kompetenz-Bayern eG sowie die sich an dieser Ausschreibung beteiligenden Mitglieder mit krankenhauseigen betriebenen Apotheken abrufberechtigt. Nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind Einkaufsdienstleistungen in den Bereichen medizinischer und pflegerischer Sachbedarf, diese sind vielmehr Gegenstand einer anderweitigen Rahmenvereinbarung, die derzeit ausgeschrieben wird. Ebenfalls nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind rechts- oder steuerberatende Dienstleistungen.
Leistungsorte sind der Sitz der Klinik-Kompetenz-Bayern eG sowie die Standorte der klinischen Einrichtungen der betreffenden Mitglieder der Klinik-Kompetenz-Bayern eG im Freistaat Bayern.
Die Klinik-Kompetenz-Bayern eG („KKB“) ist ein freiwilliger Verbund, dem derzeit ins-gesamt 32 Träger mit 62 leistungsstarken kommunalen und freigemeinnützigen Kliniken sowie Medizinischen Versorgungszentren („Mitglieder“) im Freistaat Bayern angehören. Die in der KKB zusammengeschlossenen Mitglieder betreuen derzeit rund 11 400 akut stationäre Betten sowie 383 Reha Betten mit insgesamt ca. 1,5 Mio. Patienten pro Jahr. Das Gesamtbeschaffungsvolumen im Bereich pharmazeutische Produkte und Apothekenbedarf der sich an dieser Ausschreibung beteiligenden neun krankenhauseigen betriebenen Apotheken beträgt derzeit rund 60 Mio. EUR (netto) pro Jahr. Dem Beschaffungswesen im klinischen Bereich kommt ein sehr hoher wirtschaftlicher sowie strategischer Stellenwert zu. Neben der Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsmaßnahmen an sich ist für eine nachhaltige Effizienzsteigerung auch eine klinikspezifische Optimierung der beschaffungsrelevanten Organisationsstrukturen, Prozesse und Einkaufsstrategien sowie die Klärung damit zusammenhängender Aufgabenstellungen erforderlich. Dabei ist auch die zunehmende Digitalisierung im klinischen Beschaffungswesen zu berücksichtigen. Mit der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung sollen daher nicht lediglich Einkaufsdienstleistungen, sondern auch zusätzliche Dienstleistungen zur fachlichen Beratung der KKB und deren Mitglieder zu beschaffungsrelevanten Themen abgerufen werden können. Darüber hinaus ist im Bereich der Arzneimittel, der apothekenpflichtigen Medikalprodukte und dem Apothekenbedarf insgesamt die Sicherstellung der Versorgung von ganz wesentlicher Bedeutung für den unterbrechungsfreien Klinik- bzw. Krankenhausbetrieb.
Vor diesem Hintergrund beabsichtigen die KKB und deren Mitglieder mit der vorliegenden Ausschreibung einen entsprechend geeigneten und leistungsfähigen Kooperationspartner für die sich an dieser Ausschreibung beteiligenden Klinikapotheken auszuwählen.
(1) Fachliche Beschaffungsunterstützung (Vorbereitung, Verhandlung und Abschluss von Dienstleistungs- und Lieferaufträge sowie Rahmenvereinbarungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber) im klinischen Bereich bezogen auf Arzneimittel, apothekenpflichtige Medikalprodukte und Apothekenbedarf; sowie
(2) Weitere fachliche Unterstützungsleistungen zur Durchführung, Optimierung und Fortentwicklung von Beschaffungsprozessen in den betreffenden Bereichen.
Nach Erteilung des Auftrages (Zuschlag) ist beabsichtigt, in einem ersten Schritt zunächst die Vorbereitung und Durchführung der Leistungsübernahme durch den Auftragnehmer für die KKB und sämtliche betreffenden Mitglieder zu realisieren (Transitionsphase), um dann in einem zweiten Schritt zum 1.1.2020 die auftragsgegenständlichen Leistungen unterbrechungsfrei und vollumfänglich für die KKB und deren betreffende Mitglieder mit krankenhauseigen betriebenen Apotheken erbringen zu können.
Die Rahmenvereinbarung kann von der KKB und den betreffenden Mitgliedern zweimalig um jeweils weitere 12 Monate durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweils geltenden Vertragslaufzeit verlängert werden (einseitiges Optionsrecht). Damit ergibt sich eine mögliche Maximallaufzeit der Rahmenvereinbarung bis zum Ablauf des 31.12.2026.
Öffentliche Aufträge sind gemäß § 122 Abs. 1 GWB an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen zu vergeben, die zudem nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Vom Auftraggeber ist beabsichtigt, gemäß § 51 VgV mindestens 3 und höchstens 5 geeignete Unternehmen auszuwählen und im nächsten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern. Für den Fall, dass mehr als 5 Unternehmen die erforderliche Eignung nachweisen, wird in analoger Anwendung des § 75 Abs. 6 VgV eine Losentscheidung herbeigeführt.
Im ersten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, ob Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB einschlägig sind bzw. – falls dies der Fall sein sollte –, ob wirksame Selbstreinigungsmaßnahmen nach Maßgabe von § 125 GWB durchgeführt und nachgewiesen sind oder ob die Höchstfristen für einen Ausschluss nach § 126 GWB überschritten sind;
Im zweiten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren – die Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung. Solche Anforderungen sind in der Bekanntmachung des Auftraggebers im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union ausdrücklich als „Mindestanforderung“ gekennzeichnet. Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung führt zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren;
Im dritten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. und 2. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren –, den Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem Auftragsgegenstand. Bei diesem Wertungsvorgang werden die Grundsätze zur Wertung von Referenzen im Rahmen der Eignungsprüfung nach aktuellen Entscheidungen in der vergaberechtlichen Rechtsprechung berücksichtigt (vgl. z.B. VK Bund, Beschl. v. 30.10.2017 – VK 2-114/17). Wesentliche Kriterien für diese Auswahl sind, ob ein Bewerber über besser vergleichbare, das heißt nach der Aufgabenstellung (Art, Umfang Komplexität) näher an dem zu vergebenden Auftrag liegende Referenzen verfügt, wobei auch die Qualität der Leistung nach (vom Auftraggeber abgefragter) Aussage der Referenzgeber sowie die Anzahl solcher Referenzen in jüngster Vergangenheit von Bedeutung sein können. Besonders positiv gewertet werden solche Referenzen, die eine Leistungserbringung für Apotheken von Krankenhäusern bzw. Kliniken im Verbund belegen.
Es ist eine einseitige Option zugunsten der KKB und deren betreffende Mitglieder zur Verlängerung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung vorgesehen (siehe bereits Ziffer II.2.7) dieser Bekanntmachung).
Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von vollständigem Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners nebst Kontaktdaten (Telefon, Telefax und E-Mail);

Eligibility requirements: Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: (1) Angabe von vollständigem Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners nebst Kontaktdaten (Telefon, Telefax und E-Mail); (2) Bewerbergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Teilnahmeantrag muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung gem. § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden: (a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist; (b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist; (c) in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt; (d) in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften; (e) in der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird. Wird diese Bewerbergemeinschaftserklärung nicht mit dem Teilnahmeantrag eingereicht, wird der Teilnahmeantrag der Bewerbergemeinschaften zwingend ausgeschlossen. Mehrfachbewerbungen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss. Mehrfachbewerbungen stellen auch Teilnahmeanträge unterschiedlicher Niederlassungen eines Bieters bzw. Bewerbers sowie mehrerer Mitglieder ständiger Arbeitsgemeinschaften dar; (3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von § 123 und § 124 GWB vorliegen; (4) Der Bewerber (bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft) erklärt zudem, dass: (a) er die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt; (b) er Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat; (c) er unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls der Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentral- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung); (d) er nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und (e) er den Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben; (5) Einverständniserklärung zur Speicherung und Verarbeitung mitgeteilter personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren; (6) Falls sich der Bewerber (bzw. die Bewerbergemeinschaft) hinsichtlich seiner Eignung für dieses Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Nachunternehmer) und Bestätigung, dass der Bieter/die Bietergemeinschaft auf Verlangen der Vergabestelle bzw. des Auftraggebers unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorlegt, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung; (7) Vertraulichkeitserklärung des Bewerbers bzw. jedes Mitglieds einer Bewerbergemeinschaft.