Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-04-18
Buyer: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
CPV classification: 72000000
Submission deadline: 2024-10-01

Technical requirements: Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö tai hankintailmoitus, eikä tämän ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua.

Helsingin Kaupungin kaupunkiympäristöllä on tavoitteena hankkia kattava pysäköinninvalvonnan toiminnanohjausjärjestelmä, joka kattaa sekä nykyisten että uusien toiminnallisuuksien ja teknisten vaatimusten täyttämisen. Hankinta sisältää järjestelmän toiminnallisuuksien tarkan kartoituksen, mukaan lukien käyttöliittymien ja prosessien virtaviivaistamisen, tietokantojen migraation, verkkotopologian ja palomuurisääntöjen määrittelyn sekä uuden palvelumuotoilun.

Teknisellä puolella keskitytään palvelinresurssien, TCP/IP-verkkojen, palomuurien ja tietoturvaohjelmistojen määrittelyyn, käyttöjärjestelmän ja tietoturvan päivityskäytäntöihin, tietokannan hallintaan ja optimointiin, sekä varmistus- ja katastrofipalautusjärjestelmien suunnitteluun.

Toiminnalliset vaatimukset kattavat valvonnan hallinnan, pysäköinnin maksamisen hallinnan, työn-ohjauksen, asian käsittelyn, asiakirjojen ja rekisterien hallinnan, laskutuksen, maksuvalvonnan, järjestelmän hallinnan ja käyttäjäkokemuksen optimoinnin. Hankintaan sisältyy myös mobiilisovellusten kehittäminen valvontaa ja siirtokeskustoimintoja varten.

Yhteyksien määrittely sisältää integraatiot eri sidosryhmien ja palveluntarjoajien järjestelmiin, kuten pysäköintioperaattorien datan hallintaan ja mobiilimaksujen käsittelyyn. Käyttöliittymän suunnittelu perustuu Single Page Application -arkkitehtuuriin ja Helsinki Design System -suunnitteluperiaatteisiin.

Laajennuksien, lainsäädännön noudattamisen, koulutuksen, dokumentoinnin ja tukipalveluiden määrittely varmistaa, että järjestelmä on kestävä, helposti ylläpidettävä ja käyttäjäystävällinen. Lisäksi suunnitelma sisältää nykyisen PASI-järjestelmän hallitun alasajon ja siirtymisen uuteen järjestelmään.

Hankinnassa painotetaan modulaarisuutta, tietoturvaa, käyttäjäkokemusta ja järjestelmän pitkän aikavälin kestävyyttä.

Tietopyynnön tarkoituksena on kerätä kattavasti tietoja markkinoilla olevista tuotteista sekä kartoittaa toimittajien kiinnostusta ja kyvykkyyksiä hankintamenettelyn valmistelua varten. 

Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Kaikki asiakirjat on esitetty luonnoksina. Hankintayksikkö ei sitoudu tässä ilmoituksessa tai sen liitteissä ilmoitettuihin tietoihin, vaan valmistelun edetessä hankinnan kohde ja vaatimukset voivat muuttua. 

Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Tietopyynnön avulla saatu aineisto voi vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan ja mitä hankintamenettelyä tullaan käyttämään. 

Markkinakartoitusta varten laadittu tietopyyntölomake on saatavissa sähköpostitse osoitteesta kymp.icthankinnat@hel.fi. 

Markkinakartoitukseen osallistuvan tulee ensin pyytää lomake edellä mainitusta sähköpostiosoitteesta. Sähköpostin otsikkoon tulee merkitä "Pirkko – Pysäköinninvalvonnan Toiminnanohjausjärjestelmä”. 

Hankinnasta kiinnostuneita pyydetään vastaamaan markkinakartoituksen tietopyyntölomakkeessa esitettyihin kysymyksiin ja palauttamaan lomake siinä annettujen ohjeiden mukaisesti. 

Vastaukset pyydetään palauttamaan 6.5.2024 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kymp.icthankinnat@hel.fi. Sähköpostin otsikkoon tulee merkitä "Pirkko – Pysäköinninvalvonnan Toiminnanohjausjärjestelmä, Vastaukset tietopyyntöön". 

Tietopyynnössä annetut vastaukset eivät ole toimittajaa sitovia, eikä vastaaminen ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.

Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. 

Markkinakartoitukseen osallistuville voidaan varata mahdollisuus kommentoida myöhemmin laadittavia tarjouspyyntöasiakirjojen luonnoksia ja osallistujien kanssa voidaan järjestää tarvittaessa tapaamisia.
The City of Helsinki's Urban Environment Division aims to acquire a comprehensive parking control resource management system that covers both existing and new functionalities and technical requirements The procurement includes a detailed inventory of the system's functionalities, including streamlining interfaces and processes, database migration, defining network topology and firewall rules, and new service design.

On the technical side, the focus will be on defining server resources, TCP/IP networks, firewalls and security software, updating policies for the operating system and security, database management and optimisation, and designing backup and disaster recovery systems.

The functional requirements include enforcement management, parking payment management, task management, case handling, document and registry management, billing, payment control, system administration and user experience optimisation. Furthermore, the procurement will include the development of mobile applications for enforcement and vehicle removal centre functions.

The definition of connections will include integrations with the systems of various stakeholders and service providers, such as managing parking operators' data and processing mobile payments. The interface design must be based on Single Page Application architecture and Helsinki Design System design guidelines.

The definition of extensions, compliance with legislation, training, documentation and support services will ensure that the system is sustainable, easy to maintain and user-friendly. Additionally, the design will include a controlled decommissioning of the current PASI system and a transition to the new system.

The procurement will emphasise modularity, data security, user experience and long-term sustainability of the system.

The purpose of this request for information is to gain a comprehensive understanding on the services available on the market and their suppliers, as well as to assess suppliers' interest in and capabilities for making preparations for the procurement process. 

However, the Procurement Unit does not commit to carrying out a procurement process. All the documents have been presented as drafts. The Procurement Unit does not commit to the information provided in this notice or its appendices, as the scope and requirements of the procurement may change as the preparations progress.

The purpose of the request for information is to identify potential suppliers. The material obtained through the request may influence the procurement criteria and chosen procedure.

The information request form for the market survey is available upon request via email from kymp.icthankinnat@hel.fi. Please indicate 'Pirkko – Parking Control Resource Management System' in the subject line of the message.

We kindly ask you to answer the questions and submit your responses to the Procurement Unit (kymp.icthankinnat@hel.fi) by 6 May 2024. 

Please indicate 'Pirkko – Parking Control Resource Management System, Responses to Information Request' in the subject line of the message.

The responses to the request for information are not binding on the supplier, and responding is not a prerequisite for participating in the actual tendering later on. In other words, responding or not responding to the information request will not affect a potential supplier's success in the actual tendering.

No compensation will be provided for responding to the request for information. 

The Procurement Unit may also hold oral discussions with suppliers who have registered for the market dialogue, and later present clarifying questions and send preliminary drafts of the procurement documents for suppliers to comment on before the official invitation to tender is published.