Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-12-19
Buyer: DFS Deutsche Flugsicherung GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2018-01-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Rahmenvertrag für die Konzeption, Umsetzung und Dokumentation eines workflow unterstützten Logging Systems „new Daily Log (nDL)“ auf Basis und als Erweiterung des beim Auftraggeber im Einsatz befindlichen ITSM Produkts helpLine des Herstellers Fa. helpLine GmbH (Arbeitspaket 1) und Erbringung von Konfigurationsleistungen zur Umsetzung des Konzepts nDL auf Basis des ITSM Produkts helpLine des Herstellers Fa. helpLine und Dokumentation der Umsetzung (Arbeitspaket 2). Konzeption und Umsetzung erfolgen iterative und in enger Abstimmung mit den zukünftigen Nutzern und Betreibern des nDL.
Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH (nachstehend DFS genannt) beabsichtigt ein workflow gestütztes neues Logging System (nDL, new Daily Log) für die Unterstützung des Flugsicherungsbetriebs in den Bereichen Technik und operative Flugsicherung einzuführen. Das nDL soll auf Basis des bei der DFS in der administrativen IT genutzten ITSM Tool helpLine umgesetzt werden. Das nDL soll an allen Center Standorten, an allen Tower Standorten, beim zentralen Flugberatungsdienst und bei der bundesweiten operativen Flugsicherungstechnik eingeführt werden. Es wird im Endausbau von über 3000 Mitarbeitern der Flugsicherungsdienste 24/7 genutzt. Die Nutzergruppenspezifischen Logeinträge müssen in Abhängigkeit ihrer Klassifizierung und Kritikalität per Workflow zu verschiedenen Bearbeitern weitergeleitet werden und sollen in Abhängigkeit ihres Bearbeitungsstatus mit zusätzlichen Informationen angereichert werden.Aufgrund der Komplexität und des engen Zeitrahmens werden für diese Beschaffungsmaßnahme zwei Arbeitspakete für zwei Skill-Profile ausgeschrieben. Arbeitspaket 1 für das Skill-Profil Senior Consultant: Erstellung eines übergreifenden Konzepts zur Umsetzung des new Daily Logs auf Basis des ITSM Tools helpLine. Aus diesem Konzept müssen fünf Teilkonzepte abgeleitet werden, die die individuellen Anforderungen der Nutzergruppen abdecken. Die Konzepte und die daraus entstehenden Workflows und Bearbeitungsmasken müssen in enger Zusammenarbeit mit dem Anforderungsmanagement nDL und Vertretern der zukünftigen Nutzergruppen sowie des Betreibers erfolgen. Arbeitspaket 1 beinhaltet auch Prozessberatung, die Dokumentation der Konzepte, die Planung der Umsetzung in enger Zusammenarbeit mit dem technischen Ansprechpartner der DFS, Implementierung und Konfiguration von helpLine zur Umsetzung des nDL, Dokumentation der Umsetzung und die Steuerung von weiteren Consultants (Arbeitspaket2) bei der Umsetzung, Test, Abnahme, Inbetriebnahme des nDL incl. der Erstellung der Inbetriebhaltungsdokumentation und Schulung der zukünftigen Nutzer und der Betreiber.
Arbeitspaket 2 für das Skill-Profil Consultant: Eigenständige Umsetzung der Konzepte nDL in enger Zusammenarbeit mit dem/den Senior Consultants, dem Anforderungsmanagement, den Nutzern und dem Betreiber des nDL. Die Umsetzung / Konfiguration (Workflows, Masken) von helpLine muss iterative unter Berücksichtigung des Gesamtkonzepts erfolgen. Dokumentation der Umsetzung, Test, Abnahme, Inbetriebnahme und Schulung. Für das nDL liegt ein Grobkonzept vor, dass allgemeine technische und funktionale Rahmenbedingungen beschreibt. Die Detailierung erfolgt mit dem Anforderungsmanagement und den Vertretern der Nutzergruppen, weshalb hier für beide Arbeitspakete nur Consultants zum Einsatz kommen können, die ausgeprägte Kenntnisse im Requirements Engineering haben und tiefgreifende Kenntnisse des Produktes helpLine besitzen und in der Lage sind in Form einer iterativen Herangehensweise die geforderten Teilkonzepte zu erarbeiten. Die Schwerpunkte hierbei sind die Gestaltung und Umsetzung komplexer Masken und die Umsetzung der Bearbeitungsprozesse der Logeinträge in Form von regelbasierten Workflows. Das nDL soll auf der schon seit langem im Einsatz befindlichen helpLine ITSM-Infrastruktur der administrativen IT implementiert werden ohne die dort schon genutzten Funktionen zu beeinflussen. Die DFS beabsichtigt, für die vorgenannten Lieferungen und Leistungen einen Rahmenvertrag abzuschließen. Im Auftragsfall verpflichtet sich der Auftragsnehmer, bis Ende 2018 bis zu 460 Personentage für die Erbringung der beschriebenen Leistung im Rahmen von Abrufen zum Rahmenvertrag vorzuhalten. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zum Abruf von Konfigurationsleistungen und zur Erteilung von Einzelaufträgen aus dem Rahmenvertrag besteht nicht. Für die Umsetzung des AP 1 werden ca 40 % der genannten Personentage, für das AP 2 ca. 60 % benötigt. Für das AP 2 sind optional 100 Personentage im Verhältnis 40 % zu 60 % vorgesehen.
Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der Befähigung zur Umsetzung von Projekten in der beschriebenen Art sowie der nachgewiesenen wirtschaftlichen / finanziellen und technischen /fachlichen Leistungsfähigkeit.
In die Bewertung der vorgelegten Teilnahmeanträge fließen die Ergebnisse der Bewertung der wirtschaftlichen /finanziellen Leistungsfähigkeit zu 40 % und die Ergebnisse der Bewertung der technischen / fachlichen Leistungsfähigkeit zu 60 % ein.
Bewertungskriterien und Gewichtung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (kaufmännische Bewertung) (Gesamtgewichtung 40 %):
1. Unternehmensdarstellung in Bezug auf die ausgeschriebene Leistungsart (Darstellung / Vorstellung des Unternehmens, u.a. Entwicklung, Organisation, Eigentums- und Beteiligungsstrukturen, Umsatz der letzten zwei Geschäftsjahre gesamt und bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart). Angabe der Anzahl der Mitarbeiter in den letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahren gesamt und der helpLine-Experten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart (geht zu 50 % in die kaufmännische Bewertung mit ein).
Bewertungskriterien und Gewichtung der Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit (fachliche Bewertung) (Gesamtgewichtung 60 %):
Inhaltliche Darstellung realisierter Aufträge in vergleichbarer Größenordnung und vergleichbarer Leistungsart (in Form von Referenzen mit detaillierter Projektbeschreibung) und Vorlage von Konzepten zu Design, Konfiguration/Integration, Lieferung und Installation von komplexen workflow gesteuerten Ticket bzw. Logging-Systemen auf Basis des Systems helpLine. Die vorgenannten Referenzen müssen sich auf Projekte beziehen, die in den vergangenen 2 Jahren abgewickelt wurden. Mindestens ein Referenzprojekt muss in der helpLine Version 6.3 umgesetzt worden sein. Zu den jeweiligen Referenzprojekten sollen die jeweiligen beteiligten Solution-Consultants incl. deren Rolle in den Projekten genannt werden und ob diese noch im Haus des Bewerbers arbeiten. Des Weiteren sind vom Bewerber noch Informationen zu den Unternehmen bei denen er die Projekte durchgeführt hat vorzulegen.
Bewertet wird die Vergleichbarkeit und Übereinstimmung der eingereichten Referenzen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistungsart und Größenordnung (geht zu 100 % in die technisch/fachliche Bewertung ein).
Hinweis zu Ziffer I.3: Nach Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt die Festlegung der Unternehmen, die.
III.1.1.1 Vorlage eines Handelsregisterauszuges, der bei Ablauf der Bewerbungsfrist nicht älter als 6 Monate sein darf. Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister eingetragen ist: Aussage des Teilnehmers in welchen sonstigen Berufsverbänden/Registern/Innungen/Kammern/etc. Eintragungen bestehen. Wenn möglich, Nachweis über die jeweiligen Eintragungen (ebenfalls nicht älter als 6 Monate). Sollte keine Eintragung bestehen: Der Teilnehmer hat im Teilnahmeantrag eine Begründung vorzulegen, warum keine Eintragung benötigt wird bzw. besteht.
III.1.1.2 Schriftliche Erklärung des Bewerbers, dass die in § 123 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) genannten Ausschlussgründe nicht zutreffen und dass die Voraussetzungen gemäß § 124 GWB nicht vorliegen.
III.1.1.3 Vorlage der Nachweise einer bestehenden Haftpflichtversicherung (z.B. Unternehmenshaftpflichtversicherung, Produkthaftpflichtversicherung) unter Angabe der Deckungssummen.
III.1.1.4 Erklärung des Bewerbers, ob er beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen. Wenn ja: Aussage für welche Leistungen Unteraufträge eingesetzt werden sollen. Wenn nein: Aussage, dass er nicht beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen.

Eligibility requirements: III.1.1.1 Vorlage eines Handelsregisterauszuges, der bei Ablauf der Bewerbungsfrist nicht älter als 6 Monate sein darf. Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister eingetragen ist: Aussage des Teilnehmers in welchen sonstigen Berufsverbänden/Registern/Innungen/Kammern/etc. Eintragungen bestehen. Wenn möglich, Nachweis über die jeweiligen Eintragungen (ebenfalls nicht älter als 6 Monate). Sollte keine Eintragung bestehen: Der Teilnehmer hat im Teilnahmeantrag eine Begründung vorzulegen, warum keine Eintragung benötigt wird bzw. besteht. III.1.1.2 Schriftliche Erklärung des Bewerbers, dass die in § 123 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) genannten Ausschlussgründe nicht zutreffen und dass die Voraussetzungen gemäß § 124 GWB nicht vorliegen. III.1.1.3 Vorlage der Nachweise einer bestehenden Haftpflichtversicherung (z.B. Unternehmenshaftpflichtversicherung, Produkthaftpflichtversicherung) unter Angabe der Deckungssummen. III.1.1.4 Erklärung des Bewerbers, ob er beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen. Wenn ja: Aussage für welche Leistungen Unteraufträge eingesetzt werden sollen. Wenn nein: Aussage, dass er nicht beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen. III.1.1.5 Angabe zu gültigen Unbedenklichkeitsbescheinigungen in Form von Zuverlässigkeitsüberprüfungen gemäß § 7 Luftsicherheitsgesetz bzw. Signalisierung der Bereitschaft zur Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen. III.1.1.6 Vorlage der Bonitätsbewertung durch die Fa. Creditsafe. Sollte ein Teilnehmer nicht bei Creditsafe gelistet sein, so muss eine positive Bonitätserklärung der Hausbank mit dem Teilnahmeantrag mit eingereicht werden (die Überprüfung ob ein Teilnehmer gelistet ist, hat durch das teilnehmende Unternehmen vorab selbst zu erfolgen). Geforderter Mindeststandard: Die Bonitätsbewertung durch die Firma Creditsafe muss mindestens ein Bonitätsindex Score von 3,4 aufweisen. III.1.1.7 Vorlage von mindestens 6 Skill-Profilen (zertifizierte helpLine Solution Consultants; 2 Senior Consultants für Arbeitspaket 1 und 4 Consultants für Arbeitspaket 2) die das entsprechende Know How in den Bereichen Design, Engineering, Support, Troubleshooting, Produktschulung, Installation, Integration und Konfiguration komplexer helpLine basierter Workflow Ticketing / Logging System. Vorlage von mindestens einem Skill-Profil eines Projektleiters mit Erfahrungen in der Abwicklung von Projekten in ähnlicher Ausprägung. III.1.1.8 Um Ausfälle wie Urlaub und Krankheit kompensieren zu können und zur Abdeckung von Ressourcenspitzen während der Projektlaufzeit muss der Bewerber über die jeweilige gesamte Projektlaufzeit in 2018 und 2019 mindestens vier Consultants (2 Senior Consultants für Arbeitspaket 1 und 2 Consultants für Arbeitspaket 2) und mindestens einen Projektleiter für 2018 und mindestens einen Consultant und mindestens einen Projektleiter für 2019 zur Umsetzung des Projekts zur Verfügung stellen können. Der Bewerber hat hierzu im Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abzugeben. III.1.1.9 helpLine - Hersteller Partnerzertifizierungen (Art und Status). Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass im Rahmen des Auftrags über Hersteller-Partnerzertifizierungen für das Produkt helpLine verfügt. III.1.1.10 Vorhandensein eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 oder Vorhandensein eines vergleichbaren Verfahrens welches angewendet wird. Das Unternehmen hat hierzu im Teilnahmeantrag eine Erklärung abzugeben. Allgemeiner Hinweis: Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen in Ziffer VI.3 (Zusätzliche Angaben). Geforderte Mindeststandards: Siehe oben unter den Punkten III.1.1.1 - III.1.1.10.