Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-04-18
Buyer: Universität der Bundeswehr München (UniBw M)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services
Estimated value: 331000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Für das Forschungsprojekt SeRANIS beauftragte die UniBw M ein auf Raumfahrt spezialisiertes Projektmanagement-Büro mit Projektmanagement-Leistungen mit einem Stundenkontingent von 7.000 Stunden. Aufgrund der hohen Komplexität des Projektes und von außen verursachten Verzögerungen muss die UniBw M das zunächst geplante Stundenkontingent aufstocken. Um die Leistungen weiter wirtschaftlich zu beauftragen, wird sie zudem eine Vergütungsstufe (Tätigkeitskategorie) in den Vertrag einbeziehen, die sich zwischen dem vereinbarten niedrigen und hohen Stundensatz befindet.
Die UniBw M beauftragte nach Abschluss eines europaweiten Vergabeverfahrens (Bekanntmachung vom 24.12.2020, Az. 2020/S 251-630765) am 25.03.2021 s3 Schwartz & Partner (im Folgenden: s3) mit der Projektmanagementunterstützung im dtec.Bw Forschungsprojekt SeRANIS.
Der Auftrag umfasste drei Tätigkeitskategorien, Projektmanagement Office, Projektmanagement und Raumfahrtprozessbegleitung.
a) die Wissenschaftler, die Projektleitung sowie die Projektmanager operativ bei ihrer Arbeit unterstützen, indem es beispielsweise
- administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination oder Ressourcensteuerung und -überwachung übernimmt,
d) die Durchführung des Projekts nach einem zuvor vereinbarten Projektmana-gementstandard sicherstellen und umsetzen;
j) den ECSS Raumfahrtprozessstandard in Zusammenarbeit mit der Projektleitung auf das Projekt zuschneiden (tailoring) / ein documenttree erarbeiten;
k) Dokumente nach dem ECSS Raumfahrtprozessstandard erstellen bzw. raumfahrtunerfahrene Wissenschaftler hierzu anleiten; und
Die UniBw M schätzte aufgrund der Vielzahl ihrer Erfahrungen mit anderen komplexen Projekten zwar, dass für die Leistungen ein Kontingent von 7000 Stunden ausreicht. Die UniBw M musste das Projekt und die SeRANIS-Mission jedoch in mehrfacher Hinsicht anpassen, so dass sich der Aufwand des Auftragnehmers (s3) erhöhte. Der zusätzliche Aufwand beruhte insbesondere auf den folgenden Umständen, die die UniBw M nicht vorhersehen konnte:
1. Durchführung der ursprünglich nicht vorgesehenen "SeRANIS xfounders" Startup-Challenge mitsamt Wettbewerbsverfahren;
2. Unvorhergesehener Personalmangel, sodass der Auftraggeber geplante Stellen nur mit Verzögerungen und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil ersetzen konnte;
3. Deutlich erhöhter Aufwand bei der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens aufgrund einer Vielzahl von Bieterfragen und (unbegründeter) Rügen.
Schließlich sind Schätzungen bei komplexen Forschungsprojekten ohnehin Unwägbarkeiten unterworfen und s3 setzt für die Abwicklung eigene, urheberrechtlich geschützte Software ein.
Für die finale Projektabwicklung ist die UniBw M darauf angewiesen, s3 mit insgesamt 2.700 Zeitstunden zusätzlich zu beauftragen. s3 benötigt weitere 100 Stunden für das PMO, 1.000 Stunden für das PM und 600 Stunden für die RPB.
In Anbetracht der Komplexität des Projekts möchte die UniBw M außerdem eine weitere Tätigkeitskategorie in den Auftrag integrieren. Zum Tätigkeitsprofil dieser neuen Kategorie zählen:


Winner: s3 Schwartz & Partner beratende Betriebs- und Volkswirte
Award value: 331000