Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-07
Buyer: Helsingin kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2021-01-07
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin käyttöön hankittava digitaalinen säilytysjärjestelmä, joka on muista pakettijärjestelmistä riippumaton valmisohjelmisto. Säilytysjärjestelmän tulee mahdollistaa digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttäminen niille ennalta määritellyn säilytysajan sekä digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen voimassa olevien julkishallintoa koskevien lakien, asetusten ja määräysten mukaisesti. Digitaalisen säilytysjärjestelmän osana hankitaan siirrettävän tiedon muuntamista varten tarvittavat valmistelutoiminnallisuudet. Säilytysjärjestelmää tulevat hyödyntämään Helsingin kaupungin toimialat ja liikelaitokset sekä muut kaupunkiin kuuluvat toimijat erikseen sovittavalla tavalla. Järjestelmä tullaan asentamaan Helsingin kaupungin konesaliympäristöön.
Hankinnan kohteena on säilytysjärjestelmä, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaissäilyttämisen tähän soveltuvissa rakenteissa ja tiedostoformaateissa sekä tiedon eheyden, alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden turvaamisen tähän vaadittavine varmistusmenettelyineen. Hankittavan säilytysjärjestelmän tulee sisältää valmistelun, säilytyksen ja asiakaskäytön mahdollistavat toiminnallisuudet. Valmistelutoiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamisen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan rakenteeseen ja soveltuviin tiedostoformaatteihin. Rakenteen tulee täyttää SÄHKE2-metatietomallissa ja/tai JHS191-suosituksessa esitetyt vaatimukset, ja valmistelun yhteydessä tulee voida hyödyntää tiedonohjauksen metatietoja. Niin säilytys- kuin valmistelutoiminnallisuuksien on tuettava uusien pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien standardoitujen rakenteiden ja tiedostoformaattien käyttöä. Asiakaskäytön toiminnallisuuksien tarkoituksena on mahdollistaa aineistojen käyttö organisaation ulkopuolisille tahoille, millä varmistetaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen toteutuminen sekä muut lainsäädännön mahdollistamat käyttötarkoitukset.
Hankinnan kohteena oleva säilytysjärjestelmä on muista pakettijärjestelmistä riippumaton valmisohjelmisto, johon voidaan tehdä tarvittavia asiakaskohtaisia konfigurointeja ja parametrointeja. Helsingin kaupunki edellyttää, että valmisohjelmisto täyttää tarjoushetkellä kaikki pakolliset toiminnalliset vaatimukset, tai kyseiset vaatimukset on oltava toteutettavissa käyttöönottoprojektissa valmisohjelmiston konfigurointien ja parametrointien avulla. Konfiguroinniksi tai parametroinniksi ei katsota uusien toiminnallisuuksien lisäämistä järjestelmään uuden ohjelmistokoodin avulla. Valmistelutoiminnallisuudet tarvitaan pääsääntöisesti käyttöön lähdejärjestelmistä ja tiedostopalveluista siirrettävän tiedon muuntamista varten. Joissakin tapauksissa pitkäaikaissäilytykseen soveltuva siirtopaketti voidaan kuitenkin tuottaa lähdejärjestelmässä tai jossakin muussa järjestelmässä. Säilytysjärjestelmän tulee voida ottaa vastaan sekä valmistelutoiminnallisuuksien avulla valmisteltu aineisto että muussa järjestelmässä valmisteltu aineisto, joka on pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa rakenteessa ja soveltuvissa tiedostoformaateissa. Säilytysjärjestelmän tulee voida hyödyntää Helsingin kaupungin tiedonohjausjärjestelmän metatietomalleja. Säilytysjärjestelmä tullaan asentamaan On-Premise-ratkaisuna kaupungin itse kilpailuttaman konesalipalvelutoimittajan palvelimille. Tähän liittyvien mahdollisten erillishankintojen (alustapalvelut, säilytysjärjestelmä) tulee tapahtua synkronisesti siten, että säilytysjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön aikataulun mukaisesti kesällä 2021.
Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa 24 kk ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin.

Eligibility requirements: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.