Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2019-06-03
Buyer: Landkreis Vorpommern-Rügen, Der Landrat
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 72200000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 2600000 EUR

Technical requirements: Zur Erbringung der Leistungen im Zusammenhang mit der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGBII verwendet das Jobcenter derzeit das Fachverfahren comp.ASS classic der Firma prosozial. Angesichts künftig steigender Anforderungen an das Jobcenter und vor dem Hintergrund, dass prosozial Weiterentwicklungen für das Bestandssystem zurückfährt und die Einstellung des Supports angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens notwendig. Insbesondere wegen fehlender Raumkapazitäten des Jobcenters für weitere Aktenhaltungen muss das Jobcenter über ein leistungsfähiges (elektronisches) DMS verfügen („papierloses“ Büro).
Das Jobcenter beabsichtigt, das neue Fachverfahren der Firma prosozial, comp.ASS 21, zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS 21 inkl. Hosting in einem zertifizierten und kommunalen Rechenzentrum über 4 Jahre.
Zur Erbringung der Leistungen im Zusammenhang mit der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGBII verwendet das Jobcenter derzeit das Fachverfahren comp.ASS classic der Firma prosozial. Angesichts künftig steigender Anforderungen an das Jobcenter und vor dem Hintergrund, dass prosozial Weiterentwicklungen für das Bestandssystem zurückfährt und die Einstellung des Supports angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens notwendig. Insbesondere wegen fehlender Raumkapazitäten des Jobcenters für weitere Aktenhaltungen muss das Jobcenter über ein leistungsfähiges (elektronisches) DMS verfügen („papierloses“ Büro).
Das Jobcenter beabsichtigt, das neue Fachverfahren der Firma prosozial, comp.ASS 21, zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS 21 inkl. Hosting in einem zertifizierten und kommunalen Rechenzentrum über 4 Jahre.
Bei der Eintragung unter Ziffer V.2.1) handelt es sich um den Tag der internen Entscheidung beim AG über den beabsichtigten Vertragsschluss. Der Vertrag wird nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen.
Aus Sicht des AG erfüllt nur comp.ASS-21 die an ein neues Fachverfahren gestellten Anforderungen. Es liegen sachlich-technische Gründe für die Entscheidung vor, insb.:
— comp.ASS 21 ist das einzige Komplettsystem, das über ein integriertes DMS verfügt. Ein Komplettsystem reduziert Schnittstellen auf ein Minimum und dient daher der Betriebssicherheit. Das Risiko von Betriebsausfällen wird hierdurch auf ein Mindestmaß reduziert,
— zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags und für eine erfolgreiche Systemumstellung ist unbedingt die verlustfreie Migration der differenzierten Datensammlung des AG sicherzustellen. Ein Datenverlust könnte u.a. zu Verzögerungen und Ausfällen bei der Auszahlung der Leistungen an die Leistungsberechtigten führen. Angesichts der Bedeutung der Sozialleistungen für die Leistungsempfänger muss das diesbezügliche Risiko soweit wie möglich minimiert werden. Nur prosozial kann die über Jahre ausgestaltete Datenstruktur sowie sämtliche Verknüpfungen der Datenuntereinander (referentielle Integrität) im Bestandsprogramm erkennen und verlustfrei in sein neues Fachverfahren übertragen. Ein Anbieterwechsel führt dagegen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem Verlust der erarbeiteten Datenbeziehungen. Da comp.ASS 21 denselben Strukturen folgt wie die Bestandssoftware, ist das diesbezügliche Risiko bei einem Verbleib bei prosozial gegen null reduziert,
— nur mit comp.ASS 21 kann die Vielzahl der über Jahre gemeinsam mit prosozial entwickelten Programmfunktionen erhalten bleiben. Ein Anbieterwechsel hätte deren Verlust zur Folge, weil naturgemäß ausgeschlossen ist, dass eine andere Software die betreffenden Fortentwicklungen bereits integriert hat. Zu deren Implementierung bedürfte es, falls überhaupt möglich, einer langjährigen Zusammenarbeit,
— ein Systemwechsel führt zum Verlust der Arbeit der letzten Jahre und des dabei erworbenen Anwenderwissens der Mitarbeiter. Die betreffenden Funktionen können auch nicht in einer Leistungsbeschreibung vorgegeben werden, weil die Abläufe nicht ohne Systembezug abstrahiert und als Mindestanforderung definiert werden können,
— der Umstellungsaufwand für die Mitarbeiter wird bei comp.ASS 21 auf das Nötigste reduziert. Erlernte Strukturen, Routinen und Abläufe bleiben weitestgehend erhalten. Dieser Erfahrungsschatz würde bei Umstellung auf ein anderes Fachverfahren größtenteils obsolet. Die Mitarbeiter müssten vollständig neue Strukturen erlernen und bis zur Systemumstellung zwei völlig verschieden strukturierte Systeme gleichzeitig beherrschen. Dies ist angesichts der Arbeitsbelastung nicht umsetzbar,
— ein Anbieterwechsel dürfte auch zu Mehrkosten im Vergleich zu einer Beauftragung von prosozial führen. Insbesondere im Hinblick auf die erforderlichen Schulungen dürfte der Aufwand bei comp.ASS 21 angesichts der Ähnlichkeiten mit dem Bestandssystem, vor allem bei den Grundfunktionen, deutlich geringer sein.Ebenso dürfte der Aufwand der Implementierung eines neuen Systems zeitlich und damit auch finanziell höher sein als bei Einführung der Weiterentwicklung des Bestandssystems, insbesondere, weil prosozial die interne Infrastruktur und Organisation des AG bereits kennt.Zusammenfassend gewährleistet nur die Beauftragung von comp.ASS 21 eine größtmögliche Sicherheit für eine reibungslose Systemumstellung ohne Verlust vorhandener Datenstrukturen sowie ohne spürbare Auswirkungen für Mitarbeiter und Leistungsempfänger.Es bestehen keine alternativen, gleichgeeigneten Möglichkeiten. Der AG hat umfassende Informationen über die am Markt vorhandenen Systeme eingeholt. Die Informationen wurden u. a. im Selbststudium, teilweise im Gespräch mit Anbietern und auf Infoveranstaltungen eingeholt. Insbesondere für die Datenmigration (Stammdaten 100 %; sonstige Daten 90 %) und für die Festlegung auf ein Komplettsystem gibt es aus Sicht des AG keine gleichwertige Alternative.


Award value: 2600000