Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-02-03
Buyer: Heinrich-Böll-Stiftung e. V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72224100: Systems implementation planning services | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services | 72267100: Maintenance of information technology software
Submission deadline: 2016-02-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanzierte, gemeinnützige politische Stiftung mit dem Hauptsitz in Berlin und derzeitig 31 Auslandsbüros weltweit in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins. Die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. setzt seit etwa 13 Jahren das ERP-System MS Dynamics NAV (ehem. Navision) ein. Aktuell findet die Version NAV2009 R2 inkl. SQL-Serverdatenbank sowie das über eine Schnittstelle integrierte Dokumentenmanagement DocuWare in der Version 6.5 Verwendung. Dabei kommen etwa 85 NAV Professional Benutzerlizenzen sowie unbegrenzte DocuWare Benutzerlizenzen zum Einsatz. Diese Größenordnung wird auch zukünftig den Rahmen für das MS Dynamics NAV-System mit integriertem DMS bilden.
Zu (a) Das Finanzmanagement inkl. Zahlungsverkehr wird weitgehend im Standard genutzt. Wesentliche Anpassungen gibt es insbesondere im Bereich der Nutzung der Dimensionen. Im Rahmen des Finanzmanagements werden auch eine angepasste Spendenbuchhaltung sowie die Lagerbuchhaltung verwendet. Die Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung ist für die Erstellung der Verwendungsnachweise im Einsatz. Das Reporting findet durch Nutzung systemimmanenter Möglichkeiten und JetReports statt. In den Auslandsbüros steht eine auf den Bereich der Finanzbuchhaltung reduzierte Variante der im Inland genutzten Applikationen zur Verfügung. Über die Mandantenstruktur arbeiten sämtliche Auslandsbüros und die Zentrale auf einer Datenbank.
Zu (b) Im Rahmen des Adress- und Kontaktmanagements werden Profile, Verteiler und Segmente genutzt. Zudem gibt es Onlineportale für die Anmeldung zu Verteilern. Diese Anwendung soll zukünftig über eine spezifischere CRM-Software abgebildet werden. Über eine Schnittstelle sollen lediglich die Kontaktdaten synchronisiert werden.
Zu (c) Im Eventmanagement kommt eine Standardlösung der Firma applabs GmbH in Verbindung mit Individualprogrammierungen zum Einsatz. In diesem Bereich ist eine Online-Teilnahme-Anmeldung integriert.
Zu (d) Das Bewerbungs- und Stipendienmanagement umfasst eine umfangreiche Kontaktverwaltung sowie die Berechnung und monatliche Auszahlung von Stipendien entsprechend der Vorgaben unterschiedlicher Mittelgeber. In diesem Bereich sind eine Vorgangsbearbeitung auf der Basis von Aktivitäten, das DMS der Firma DocuWare mit der Integration der Software RecSolution der Firma Sattel Business Solutions für die elektronische Stipendienaktenführung sowie drei Online-Portale für Bewerbungen und deren externe Begutachtung integriert.
(1) 2nd-/3rd-Level-Support für das vorstehend skizzierte MS Dynamics NAV-System mit sämtlichen, auch noch zu realisierenden Erweiterungen und Anpassungen,
(3) Einführung eines elektronischen Rechnungslaufs inkl. Integration elektronischer Finanz- und Projektakten auf der Basis eines revisionssicheren DMS und einer integrierten Software-Lösung für OCR, Data Capturing, Klassifizierung, Workflowgestaltung und EDI,
(4) Aufbau eines passwortgeschützten und erweiterungsfähigen Self-Service-Portals für Stipendiat/innen,
Neben dem Support beabsichtigt die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. im Rahmen des Dienstleistungsvertrags, die Systemadministration des zukünftigen MS Dynamics NAV Systems inkl. SQL-Serverdatenbank und DMS-System im Vertretungsfall für definierte administrative Aufgaben auf den Dienstleister zu übertragen.
— Dreijähriger Support (2nd-/3rd-Level) für MS Dynamics NAV in der jeweils produktiv eingesetzten Version und eines geeigneten DMS-Systems inkl. integrierten Software-Lösung für OCR, Data Capturing, Klassifizierung, Workflowgestaltung und EDI mit einer zweimal einjährigen Verlängerungsoption.
— Beratung, Konzeption, Entwicklung und Anpassung für folgende Dienstleistungen im MS Dynamics NAV-Umfeld inkl. Beschaffung von Lizenzen:
Upgrade des aktuell genutzten Systems (ohne Adress- und Kontaktmanagement) auf die Version MS Dynamics NAV2016 oder höher,
Einführung eines elektronischen Rechnungslaufs inkl. Integration elektronischer Finanz- und Projektakten,
— Administrationsunterstützung für MS Dynamics NAV in der jeweils produktiv eingesetzten Version inkl. SQL-Serverdatenbank und DMS-System sowie für alle Systeme/Module, die im Zusammenhang mit dem MS Dynamics NAV-System stehen.
Es ist vorgesehen, dass in Abstimmung mit dem Bieter bereits vor Beginn der Vertragslaufzeit eine Vorbereitungsphase noch in 2016 durchgeführt wird.

Eligibility requirements: (1) Unterzeichnete Erklärung des Bewerbers, in welcher er erklärt, dass – das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist (Gewerbeamt/Handelsregister, steuerliche Anmeldung bei Freiberuflern), — die Beiträge an die Berufsgenossenschaft ordnungsgemäß bezahlt werden, — die Steuern ordnungsgemäß bezahlt werden, — die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer/innen ordnungsgemäß bezahlt werden, (Vorlage kann bei unter I.1) genannter Kontaktstelle angefordert werden). (2) Unterzeichnete Erklärung des Bewerbers, dass auf sein Unternehmen keines der in § 6 EG (4) VOL/A bzw. § 6 EG (6) VOL/A genannten Ausschlusskriterien zutrifft, nach denen ein Bewerber von der Teilnahme ausgeschlossen werden kann. (Vorlage kann bei unter I.1) genannter Kontaktstelle angefordert werden). Die Auftraggeberin behält sich vor, für die Entscheidung über die Auswahl der zum Angebot aufzufordernden Bewerber die als Eigenerklärung geforderten Inhalte über entsprechende Kopien von den Bewerbern sowie ggf. zum Einsatz kommender Nachunternehmen kurzfristig anzufordern. Für den Fall sind diese Kopien in deutscher Sprache oder in beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen. (1) Eigenerklärung über das Vorliegen einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 500 000 EUR  sowie einer Betriebs-Haftpflichtversicherung (IT-Versicherung) mit Deckungssummen von mind. 3 000 000 EUR  jeweils für Personen- und Sachschäden; (2) Unterzeichnete Erklärung über den durchschnittlichen Jahresumsatz von mind. 500 000 EUR  für die Tätigkeitsbereiche IT-Beratung, Konzeption und Umsetzung von MS Dynamics NAV-Lösungen für die letzten 3 Geschäftsjahre oder für einen kürzeren Tätigkeitszeitraum, falls das Unternehmen noch nicht so lange besteht. Der Bewerber hat seine Eignung für den zu vergebenden Dienstleistungsauftrag durch Vorlage folgender Nachweise mit seiner Bewerbung zu belegen: (1) Zusammenstellung der in den letzten 3 Jahren erbrachten Dienstleistungen unter Angabe des Auftraggebers und des dortigen Ansprechpartners sowie der genauen Beschreibung der Art der erbrachten Dienstleistung mit: — mind. 3 Referenzprojekte mit mind. 30 Concurrent User-Lizenzen, die belegen, dass der Bewerber Erfahrungen mit dem 2nd – und 3rd -Level Support von MS Dynamics NAV in Zusammenhang mit Branchenlösungen und Zusatzprogrammierungen besitzt. — mind. 3 Referenzprojekte für das Upgrade einer MS Dynamics NAV-Lösung auf die Version 2013 oder höher mit einem Gesamtauftragswert von mind. 150 000 EUR. — mind. 3 Referenzprojekte für das Upgrade einer MS Dynamics NAV-Lösung mit der Realisierung von zusätzlichen Branchenlösungen bzw. Individualprogrammierungen mit einem Gesamtauftragswert von mind. 350 000 EUR, wovon mind. eine Referenz die Einführung eines DMS beinhaltet, eine Referenz einen öffentlich finanzierten Auftraggeber hat und eine Referenz eine Portallösung beinhaltet. Die Referenzen können sich in den verschiedenen Rubriken überschneiden. (Vorlage kann bei unter I.1) genannter Kontaktstelle angefordert werden). (2) Nachweise der beruflichen Befähigung der festangestellten Projektleitung inkl. einer Vertretungsmöglichkeit, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — die Angabe von 3 überprüfbaren Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Dienstleistung vergleichbar sind, wovon mind. eines die Implementierung eines DMS und eines die Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber beinhalten muss. — eine mind. 5-jährige Berufserfahrung als Projektleitung im Bereich MS Dynamics NAV; (3) Nachweise der beruflichen Befähigung von mind. 2 festangestellten IT-Fachkräften, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — eine mind. 4-jährige Berufserfahrung als IT-Fachkraft im Bereich MS Dynamics NAV; (4) Nachweise der beruflichen Befähigung von mind. 2 festangestellten IT-Fachkräfte für den 2nd- / 3rd-Level Support und die Administration von MS Dynamics NAV, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind und nicht mit den unter (3) genannten IT-Fachkräften identisch sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — eine mind. 4-jährige Berufserfahrung als IT-Fachkraft im Bereich MS Dynamics NAV; (5) Nachweis, dass der Bewerber bei Microsoft als MS Dynamics NAV-Partner registriert ist und den „Microsoft Gold Certified Partner“ Status besitzt sowie Erklärung, dass er diesen für den Zeitraum der Beauftragung aufrechterhalten wird. (6) Nachweis, dass der Bewerber mind. eine zertifizierte MS Dynamics NAV-Branchenlösung oder 2 MS Dynamics NAV-Branchenlösungen bzw. -Zusatzmodule selbst entwickelt hat, die aktuell am Markt angeboten werden.
(1) Eigenerklärung über das Vorliegen einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 500 000 EUR  sowie einer Betriebs-Haftpflichtversicherung (IT-Versicherung) mit Deckungssummen von mind. 3 000 000 EUR  jeweils für Personen- und Sachschäden; (2) Unterzeichnete Erklärung über den durchschnittlichen Jahresumsatz von mind. 500 000 EUR  für die Tätigkeitsbereiche IT-Beratung, Konzeption und Umsetzung von MS Dynamics NAV-Lösungen für die letzten 3 Geschäftsjahre oder für einen kürzeren Tätigkeitszeitraum, falls das Unternehmen noch nicht so lange besteht.
Der Bewerber hat seine Eignung für den zu vergebenden Dienstleistungsauftrag durch Vorlage folgender Nachweise mit seiner Bewerbung zu belegen: (1) Zusammenstellung der in den letzten 3 Jahren erbrachten Dienstleistungen unter Angabe des Auftraggebers und des dortigen Ansprechpartners sowie der genauen Beschreibung der Art der erbrachten Dienstleistung mit: — mind. 3 Referenzprojekte mit mind. 30 Concurrent User-Lizenzen, die belegen, dass der Bewerber Erfahrungen mit dem 2nd – und 3rd -Level Support von MS Dynamics NAV in Zusammenhang mit Branchenlösungen und Zusatzprogrammierungen besitzt. — mind. 3 Referenzprojekte für das Upgrade einer MS Dynamics NAV-Lösung auf die Version 2013 oder höher mit einem Gesamtauftragswert von mind. 150 000 EUR. — mind. 3 Referenzprojekte für das Upgrade einer MS Dynamics NAV-Lösung mit der Realisierung von zusätzlichen Branchenlösungen bzw. Individualprogrammierungen mit einem Gesamtauftragswert von mind. 350 000 EUR, wovon mind. eine Referenz die Einführung eines DMS beinhaltet, eine Referenz einen öffentlich finanzierten Auftraggeber hat und eine Referenz eine Portallösung beinhaltet. Die Referenzen können sich in den verschiedenen Rubriken überschneiden. (Vorlage kann bei unter I.1) genannter Kontaktstelle angefordert werden). (2) Nachweise der beruflichen Befähigung der festangestellten Projektleitung inkl. einer Vertretungsmöglichkeit, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — die Angabe von 3 überprüfbaren Referenzprojekten, die mit der ausgeschriebenen Dienstleistung vergleichbar sind, wovon mind. eines die Implementierung eines DMS und eines die Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber beinhalten muss. — eine mind. 5-jährige Berufserfahrung als Projektleitung im Bereich MS Dynamics NAV; (3) Nachweise der beruflichen Befähigung von mind. 2 festangestellten IT-Fachkräften, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — eine mind. 4-jährige Berufserfahrung als IT-Fachkraft im Bereich MS Dynamics NAV; (4) Nachweise der beruflichen Befähigung von mind. 2 festangestellten IT-Fachkräfte für den 2nd- / 3rd-Level Support und die Administration von MS Dynamics NAV, die für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen sind und nicht mit den unter (3) genannten IT-Fachkräften identisch sind, durch: — einen geeigneten (Fach-)Hochschulabschluss oder entsprechende Microsoft-Zertifikate, — eine mind. 4-jährige Berufserfahrung als IT-Fachkraft im Bereich MS Dynamics NAV; (5) Nachweis, dass der Bewerber bei Microsoft als MS Dynamics NAV-Partner registriert ist und den „Microsoft Gold Certified Partner“ Status besitzt sowie Erklärung, dass er diesen für den Zeitraum der Beauftragung aufrechterhalten wird. (6) Nachweis, dass der Bewerber mind. eine zertifizierte MS Dynamics NAV-Branchenlösung oder 2 MS Dynamics NAV-Branchenlösungen bzw. -Zusatzmodule selbst entwickelt hat, die aktuell am Markt angeboten werden.