Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-04-28
Buyer: Deutsches Nationaltheater und Staatskapelle Weimar GmbH – Staatstheater Thüringen
Country: DE
Region: Weimar, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2017-05-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsches Nationaltheater und Staatskapelle Weimar GmbH – Staatstheater Thüringen – verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke.
Das neue ERP-System soll führend den kaufmännischen Grundsätzen folgen, gleichwohl soll es für Zwecke der internen Budgetierung und Verwendungsnachweisführung gegenüber den Zuwendungsgebern parallel eine zahlungsorientierte Sicht auf den Ressourcenverbrauch abbilden.
— Erstellung von Technischen Fachfeinkonzepten auf Grundlage vom Auftraggeber bereit gestellter fachlicher Grobkonzepte;
— Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen;
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen (Besucherservice, Personal- und Gästeabrechnung);
Als Produktivstart ist der 1.1.2018 mit effektiver Projektlaufzeit von 20 Monaten vorgesehen. Die diesbezüglichen Arbeiten zur Implementierung des ERP-Systems sollen im September 2017 beginnen. Das Projekt gliedert sich in 3 Phasen: Phase 1 (1.9.17 bis 1.1.18) Implementierung des ERP-Systems in den ausgeschriebenen Modulen:
— Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr und Belegarchivierung (DMS),
Phase 2 (31.3.18 bis 31.8.18) Implementierung der Schnittstellen Gästelohnbuchhaltung und Kartenverkauf Besucherservice und Phase 3 (1.1.19 bis 30.6.19) Konzipierung und Implementierung des Beschaffungsworkflows des elektronischen Bestellsystems.
Der Auftrag schließt die Lieferung von Hardware nicht ein. Der Auftragnehmer schuldet jedoch die Spezifikation der für die zu liefernden Systeme benötigten Hardware, Betriebssystemsoftware und Datenbank sowie Unterstützungsleistungen bei deren Konfiguration.
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 5 Bewerbern zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 5 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
Ergeben sich auf dieser Basis der Punkteverteilung keine 5 Bewerber, die mehr Punkte haben als andere Bewerber – gleicher Punktwert nach Auswertung, erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid (d. h. die Teilnehmer die bezogen auf den Wertungsplatz die gleiche Punktzahl erlangen, werden bis zur Erlangung von max. 5 Teilnehmern durch Losentscheid ermittelt). Liegen weniger als 3 geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, das Verhandlungsverfahren mit den geeigneten Teilnehmern durchzuführen.
(1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.4)
(2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen.
(4) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.3.4 nicht älter als 6 [sechs] Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.
(1) Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Bereich gemeinnütziger deutscher Unternehmen, jeweils bezogen auf die drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Vordruck A.6)

Eligibility requirements: (1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.4) (2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen. (3) Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Vordruck A.5) (4) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.3.4 nicht älter als 6 [sechs] Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.