Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-14
Buyer: Högskoleservice i Jönköping AB
Country: SE
Region: SE211
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 30196000 | 48000000 | 48812000: Financial information systems
Estimated value: 13000000 SEK
Submission deadline: 2025-06-12

Technical requirements: Vidare kan en anbudssökare även komma att uteslutas om den omfattas av omständigheterna i 13 kap. 3 §  LOU. Motsvarande bestämmelser gäller för företag vars kapacitet åberopas eller eventuellt anlitade underleverantörer.
Anbudssökare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne eller företrädare för denne (om anbudssökaren är en juridisk person) faller inom uteslutningsgrunderna avseende brott i 13 kap. 1 §  LOU. Företag vars kapacitet åberopas eller eventuella anlitade underleverantörer eller någon av dess företrädare får heller inte vara föremål för uteslutningsgrunder enligt 13 kap. 1 §  LOU.

Vidare kan en anbudssökare även komma att uteslutas om den omfattas av omständigheterna i 13 kap. 3 §  LOU. Motsvarande bestämmelser gäller för företag vars kapacitet åberopas eller eventuellt anlitade underleverantörer, se upphandlingsdokumentet för mer information.
Anbudssökaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter enligt 13 kap. 2 § LOU. Köparen kommer kontrollera att anbudssökanden har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.

En utländsk anbudssökande ska kunna inkomma med motsvarande intyg inom 5 arbetsdagar från begäran. Om behörig myndighet i det egna landet inte utfärdar sådana bevis, kan istället en utsaga på heder och samvete från anbudssökanden tjäna som bevis.

Ovanstående krav gäller även företag vars kapacitet åberopas och eventuellt anlitade underleverantörer.
Köparen avser upphandla ett systemstöd för processerna budget och prognos med tillhörande support och underhåll. Systemet ska tillhandahållas som en molnbaserad tjänst (SaaS) där all drift och förvaltning sker externt hos leverantören.

Systemet ska stödja digitala och moderna arbetssätt samt säkerställa att våra chefer och medarbetare får ett användarvänligt och effektivt stöd för budget- och prognoshantering.

Budget- och prognossystemet ska så långt som möjligt baseras på en produkt som vid anbudstillfället ska vara utvecklat och driftsatt hos andra kunder.

Budget- och prognossystemet inklusive option på projektbudgetering kommer användas av hela koncernen Stiftelsen Högskolan i Jönköping som moderorganisation inklusive de sex helägda dotterbolagen: Hälsohögskolan, Högskolan för lärande och kommunikation, Internationella Handelshögskolan, Tekniska Högskolan, Högskoleservice och Jönköping University Enterprise.

Nedan beskrivs översiktligt de tjänster som efterfrågas. En mer detaljerad kravställning kommer att ingå i anbudsunderlaget som distribueras till de Anbudssökande som bjuds in att lämna anbud.

Upphandlingen av budget- och brognossystem omfattas av följande delar:

Ekonomisk budget- och brognos
Rapportering- och Uppföljning kopplat till budget och prognos
Integration eller informationsutbyte med för budget- och prognosprocessen viktiga system såsom ekonomisystem, tjänsteplaneringssystem, lönesystem med flera
Funktionalitet för projektbudgetering (option). Optionen är ej obligatorisk. Anbud gällande option skall lämnas om tillämpligt.
Upphandlingen kommer att omfatta implementation, support, underhåll och konfigurering av tjänsterna. Villkor för dessa delar kommer att redovisas i upphandlingens steg två (2).

Antal användare uppskattas vid tidpunkten för anbudsinbjudan till;

5-20 superanvändare
2-10 systemadministratörer
upp till 300 budget- och prognosanvändare
Bedömning kring antal användare kan komma att ändras. Annan licensmodell än användarbaserad kan bli aktuell.
Anbudssökaren ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden.

Anbudssökaren ska uppnå ett kreditbetyg om lägst 40, "Medel risk", enligt kreditmarknadsinstitutet Creditsafe eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut. Köparen kommer att kontrollera anbudssökandens rating i Creditsafe och därför behöver inte intyg om detta bifogas anbudet.

Har anbudssökanden lägre eller ingen riskklass/rating kan den ändå anses uppfylla kravet om anledningen till den lägre klassificeringen/ratingen inte är hänförlig till faktorer som inverkar på anbudssökanden ekonomiska stabilitet.

Anbudssökaren kan exempelvis åberopa andra företags ekonomiska kapacitet för uppfyllandet av krav på ekonomisk ställning. Anbudssökaren som önskar åberopa andra företags kapacitet ska inkomma med ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt visa att anbudssökanden förfogar över nödvändiga ekonomiska resurser när avtalet ska fullgöras. Åtagandet enligt ovan ska vara undertecknad av behörig företrädare och vara kopplat till åtagande enligt denna upphandling (fullgörandegaranti, moderbolagsgaranti, bankgaranti etc.).

Eligibility requirements: Anbudssökaren ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden.

Anbudssökaren ska uppnå ett kreditbetyg om lägst 40, "Medel risk", enligt kreditmarknadsinstitutet Creditsafe eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut. Köparen kommer att kontrollera anbudssökandens rating i Creditsafe och därför behöver inte intyg om detta bifogas anbudet.

Har anbudssökanden lägre eller ingen riskklass/rating kan den ändå anses uppfylla kravet om anledningen till den lägre klassificeringen/ratingen inte är hänförlig till faktorer som inverkar på anbudssökanden ekonomiska stabilitet.

Anbudssökaren kan exempelvis åberopa andra företags ekonomiska kapacitet för uppfyllandet av krav på ekonomisk ställning. Anbudssökaren som önskar åberopa andra företags kapacitet ska inkomma med ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt visa att anbudssökanden förfogar över nödvändiga ekonomiska resurser när avtalet ska fullgöras. Åtagandet enligt ovan ska vara undertecknad av behörig företrädare och vara kopplat till åtagande enligt denna upphandling (fullgörandegaranti, moderbolagsgaranti, bankgaranti etc.).
Anbudssökande ska ha en årsomsättning som uppgår till minst 15 mnkr under senaste godkända räkenskapsåret. Om räkenskapsåret varit längre än 12 månader ska omsättning för de senaste 12 månaderna räknas. Köparen kommer att kontrollera anbudsgivarens årsomsättning. Anbudssökanden behöver således inte själv inkomma med årsredovisning.
other
Anbudssökaren ska vid anbudslämnandet och under hela avtalstiden inneha dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås, antingen i form av gällande ISO-9001-certifiering eller i form av eget dokumenterat kvalitetssystem. Kopia av giltigt certifikat med tillhörande statement of applicability ska bifogas i anbud i det fall anbudssökande innehar certifikat. Av anbudssökandens egna dokumenterade kvalitetssystem ska åtminstone framgå:

kvalitetspolicy
rutiner för internrevision eller egenkontroll
hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa
beskrivning över hur man systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet
Anbudssökande ska uppvisa giltigt ISO/IEC 27001-certifikat alternativt en redogörelse av eget ledningssystem för informationssäkerhet. Kopia av giltigt certifikat med tillhörande statement of applicability ska bifogas i anbud i det fall anbudssökande innehar certifikat.

Anbudssökande ska inneha och kunna uppvisa ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete i former av informationssäkerhetsstandarden ISO/IEC 27001, eller jämförbart arbetssätt som minst innefattar;

att säkerhetskritiska administrativa och tekniska processer ska dokumenteras och vila på en formell grund, där roller, ansvar och befogenheter finns tydligt definierade.
en process för riskhantering som på ett ändamålsenligt sätt, kontinuerligt eller minst var tolfte månad, analyserar hot och sårbarheter och som genom införande av säkerhetsåtgärder balanserar riskerna till acceptabla nivåer.
en process för incidenthantering som systematiskt säkerställer kvaliteten i leveransen, former för vidarerapportering och att lämpliga reaktiva och preventiva åtgärder vidtas för att lindra eller förhindra skada till följd av sådana händelser.
att upprätta och testa en kontinuitetsplan som tillgodoser Köparens tillgänglighetskrav, och att regelbundet utvärdera informationssäkerhetsskyddet och införa förbättringsåtgärder i ledningssystemet och säkerhetskontroller.
Anbudssökare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne eller företrädare för denne (om anbudssökaren är en juridisk person) faller inom uteslutningsgrunderna kopplade till sanktionerna som EU har beslutat om mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina. Företag vars kapacitet åberopas eller eventuella anlitade underleverantörer eller någon av dess företrädare får heller inte vara föremål för uteslutningsgrunder kopplade till sanktionerna som EU har beslutat om mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina.

Anbudssökare ska intyga att varken anbudssökaren eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt, omfattas av sanktionerna.

Anbudssökaren ska intyga att anbudssökaren inte kommer att använda sig av underleverantörer med mera som omfattas av sanktionerna, eller åberopa kapaciteten hos sådana aktörer i upphandlingen.

Anbudssökaren ska intyga att anbudssökaren inom ramen för avtalsförhållandet inte kommer att medverka till köp, import eller transport av sådana produkter och tjänster som omfattas av EU:s importrestriktioner.

Anbudssökare ska intyga att varken anbudssökare eller i förhållande till en anbudssökare tillhör någon av följande kategorier:

a) ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer som är etablerade i Ryssland
b) juridiska personer, enheter eller organ vars äganderätter till mer än 50 % direkt eller indirekt ägs av någon som avses i a)
c) fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en enhet som avses i a) eller b)

, för mer info se upphandlingsdokumentet
Anbudssökare ska intyga att den omedelbart kommer att upplysa köparen om det finns anledning att misstänka att förhållandena enligt 1.22.3 sanktioner ändras, inkluderat om nya sanktioner beslutas av EU som direkt eller indirekt omfattar anbudssökaren eller parternas avtalsförhållande.

Anbudssökare ska dessutom intyga att den:

omedelbart ska upplysa köparen om anbudssökarens rättsliga status, ägarförhållanden eller representation innebär, eller förändras på ett sådant sätt, att den omfattas av sanktionerna
omedelbart ska upplysa köparen om det finns anledning att misstänka att förhållandena är sådana att en underleverantör eller ett åberopat företag omfattas av sanktionerna
fullt ut kommer samarbeta i frågor som rör efterlevnaden av sanktionerna och tillhandahålla uppgifter som är nödvändiga i detta avseende, för mer info se upphandlingsdokumentet
Anbudssökare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldigheter i aktiebolags-, handels-, stiftelseregister eller motsvarande register. Anbudssökaren ska inneha F-skattsedel eller motsvarande.

Köparen kommer att, som en del i prövningen av kraven på anbudssökanden i upphandlingen, kontrollera att anbudssökanden har fullgjort sina skyldigheter avseende registrering samt att F-skattsedel innehas.

Utländska anbudssökande ska kunna komma in med bevis som styrker att anbudssökanden och/eller eventuella utländska företag vars kapacitet åberopas fullgjort sina åligganden avseende registrering i det egna landet samt innehar motsvarigheten till F-skattsedel.

Ovanstående krav gäller även företag vars kapacitet åberopas och eventuellt anlitade underleverantörer.