Public procurement notice: Prior Information Notice With Call For Competition
Published: 2017-05-05
Buyer: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS), endverteten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD)
Country: DE
Region: HESSEN
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2017-06-06

Technical requirements: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen.
Das Land Hessen modernisiert den DMS-Einsatz. Zur Optimierung der elektronischen Verwaltungsarbeit ist die flächendeckende Einführung der E-Aktenführung inkl. Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung vorgesehen. Sie soll in 2018 bis 2024 an ca. 24.600 potentiellen Büroarbeitsplätzen sowie an weiteren ca. 13.600 Arbeitsplätzen im Bereich Fachanwendungen erfolgen. Neben der hier nicht gegenständlichen Beschaffung von produktfernen DMS-Dienstleistungen benötigt das Land ein DMS-Produkt auf der Grundlage einer Rahmenvereinbarung. Gegenstand des zu vergebenden Auftrags werden u.a. ein auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes DMS-Standardprodukt, Lizenzen, die Erstellung von Feinkonzeptionen für DMS-Masterdienst, Integration und Betriebsvorbereitung, die Testdurchführung, Unterstützung von Piloten, und Datenmigration sowie die Beschaffung produktnaher Dienstleistungen v.a. für Erstinstallation, Customizing, softwarebezogene Entwicklungsleistungen und Betriebsvorbereitung.
Die Laufzeit der beabsichtigten Rahmenvereinbarung kann höchstens zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden. Die Möglichkeit der Laufzeitverlängerung ist sachlich notwendig, weil die Modernisierung des DMS voraussichtlich erst in den Jahren 2022-2024 abgeschlossen sein wird.
Unternehmen, die ihr Interesse bekunden wollen, wird empfohlen, sich freiwillig auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (www.vergabe.hessen.de) zu registrieren, da über die Vergabeplattform den Bewerbern der Zugriff auf die Vergabeunterlagen ermöglicht wird. Bei den registrierten Firmendaten ist ausschließlich diejenige E-Mail-Adresse einzutragen, die in der Interessensbekundung genannt wird.
Die Vergabestelle weist gemäß § 7 Hessisches Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014 (GVBl. S. 354) bereits an dieser Stelle darauf hin, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) sowie Unternehmen, die ihnen Arbeitskräfte überlassen (§ 8 Abs. 1 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen nach § 4 Abs. 1 bis 5HVTG (Tariftreueerklärung), § 6 HVTG (Mindestentgelterklärung) und § 8 Abs. 2 HVTG mit Einreichung des Angebots (nicht mit der Interessenbekundung) abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärungen beziehen sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Zu Abschnitt IV.2.2): Die Interessensbekundung ist nur per E-Mail mit dem Betreff: „Interessensbekundung DMS Produkt, Vergabe-Nr.: VG-3000-2017-0008“ bei der Vergabestelle (E-Mail-Adresse: vergabestelle@hzd.hessen.de) einzureichen. Die Interessensbekundung muss die Unternehmensdaten (v.a. Name, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse) enthalten.
Der Auftrag wird ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben (§ 38 IV VgV). Der Auftraggeber wird nur die Unternehmen, die eine Interessenbekundung form- und fristgerecht einreichen, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auffordern. Mit dieser Aufforderung wird der Teilnahmewettbewerb eingeleitet.
Nach Aufforderung zur Interessensbestätigung kann der Bewerber nur mit seinem zur E-Mail-Adresse gehörigen Account die auf der Vergabeplattform eingestellten Vergabeunterlagen herunterladen.
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in der Bundesrepublik Deutschland hat einen Empfangsbevollmächtigten in der Bundesrepublik Deutschland zu benennen. Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten nennen. Der Antrag ist grundsätzlich unzulässig, soweit:
(1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
(2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.