Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-24
Buyer: Bygningsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 44100000 | 44190000 | 45222300 | 50700000 | 55500000
Estimated value: 2275000000 DKK
Submission deadline: 2022-12-21
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Facility management opgaverne i en stor del af den danske stat samles hos Bygningsstyrelsen. Opgaverne udbydes i 3 bølger, hvor de daglige leverancer indenfor facility management vil blive varetaget af en ekstern leverandør i en integreret kontrakt for hver af de 3 bølger. Nærværende udbud vedrører bølge 3 og har en anslået værdi mellem 300 og 350 mio. kr. indenfor serviceområderne renhold, forplejning, intern service, indvendig vedligehold, vagt og sikkerhed, udearealer og affaldshåndtering. De omfattede institutioner er geografisk spredt i hele landet og der er forventet driftsstart i maj 2024.
Hvert serviceområde indeholder en række delservices og der henvises til udbudsmaterialet for detaljeret uddybning heraf, herunder også nærmere oplysninger om omfang og servicekrav.
Udover at samle opgaverne, der hidtil har været løftet dels via statens Indkøbsaftaler, andre tværstatslige samarbejdsaftaler og dels via lokale mindre serviceaftaler, foretages der en øget udlicitering særligt inden for serviceområde 3) Intern service. Udbuddet forventes at omfatte ca. 120 ejendomme i varierende størrelse fordelt på ca. 545.000 rengjorte m2, geografisk placeret over hele landet. Ikke alle tjenesteydelser,  udføres på samtlige institutioner; dette afhænger bl.a. af den pågældende institutions karakter og størrelse og af om ejendommen er ejet eller lejet af staten.
Bygningsstyrelsen ønsker at sikre, at leverancerne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos institutionerne og har derfor stort fokus på en skalérbar kontrakt, der eksempelvis kan favne indflytning i nye bygninger og fraflytning af andre. Desuden ønsker Bygningsstyrelsen, at leverandøren i kontraktperioden tager initiativ til at forbedre og effektivisere på de enkelte serviceområder og på tværs af aftalen, hvor dette findes fornuftigt.
Bygningsstyrelsen ønsker med udbuddet at finde en stærk samarbejdspartner, der har et vedvarende fokus på at optimere statens Facility Management indkøb og derigennem reducere de samlede omkostninger, uden at dette får betydning for det aftalte kvalitetsniveau, ligesom Bygningsstyrelsen ønsker en samarbejdspartner, der kan understøtte en statslig Facility Management løsning, hvor bæredygtighed og grønne løsninger spiller en stadig større rolle. Aftalen indeholder derfor også incitamentsmodeller, der skal understøtte dette. Opgaveløsningen skal løbende understøttes digitalt med henblik på at optimere forretningsprocesserne samt sikre god kundeservice. Bygningsstyrelsen stiller et IWMS system (Atrium) med dertilhørende Helpdesk til rådighed.
En række medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven vil overgå til den vindende leverandør ved driftsstart. Aftalen forventes indgået ultimo 2023 med en forberedelsesperiode frem til driftsstart 01.05.2023.
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, med prækvalificering af 4 ansøgere og forventeligt 1 forhandlingsrunde. Ordregiver kan efter hvert forhandlingstilbud, på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne, vælge at udelukke en Tilbudsgiver, fra den videre proces.
Medmindre Bygningsstyrelsen vælger at tildele opgaven med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne inviteres til parallelle forhandlingsmøder, som vil blive dokumenteret jf. udbudsbetingelserne. Fristerne for aflevering af tilbud fremgår af udbudsmaterialet.
Forhandlingsmøderne vil blive afholdt i uge 20-21 på adressen Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 København V. Forhandlingsmøderne er berammet til at foregå i tidsrummet kl. 9 til kl. 17. Formålet med forhandlingsmøderne er at sikre, at tilbudsgiverne er opmærksomme på, hvor deres tilbud bør forbedres. Bygningsstyrelsen vil derfor kommentere de allerede afgivne tilbud, hvor tilbudsgiverne ved forhandlingsmødet får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet, jf. også udbudsbetingelsernes bilag D.
I relation til punkt II.1.5) og II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid. Skønnet er baseret på det historiske forbrug. I den anførte kontraktsum er også indregnet brugernes direkte betaling til leverandøren.
Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet i sin helhed. Udbudsbetingelserne indeholder en nærmere beskrivelse af opgaven og udbudsforløbet, og det øvrige materiale indeholder en beskrivelse af opgavens omfang.
Såfremt Bygningsstyrelsen modtager mere end 4 egnede ansøgeres anmodning om deltagelse i udbuddet, vil Bygningsstyrelsen udvælge 4 ansøgere til at afgive tilbud.
Udvælgelsen vil ske på baggrund af en samlet vurdering af relevansen af de i punkt III.1.3) nævnte referencer i forhold til den udbudte opgave.
2. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med at løse opgaver der minder om den udbudte opgave i forhold til honorarstørrelse og viser erfaring med betjening af kunder på forskellige lokationer og alsidighed i kundesegment/opgavetyper
3. I hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med overtagelse og integrering af nye medarbejdere.

Eligibility requirements: Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, såfremt ansøger er omfattet af en eller flere af de i udbudslovens §§ 134a,135 og136 obligatoriske udelukkelsesgrunde og de i udbudslovens § 137 stk. 1, nr. 1-6 nævnte frivillige udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ansøger skal aflevere ESPD'et som en del af ansøgers ansøgning. ESPD'et indeholder ansøgers erklæring i henhold til de af Bygningsstyrelsen opstillede betingelser for deltagelse i udbuddet. Erklæringer som er givet på anden vis end via ESPD'et tages ikke i betragtning. Er ansøgeren en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal hver enkelt af disse også vedlægge et individuelt ESPD. Baserer en ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller teknisk og faglige formåen i henhold til punkt III.1.2) og punkt III.1.3) (fx en underleverandør), skal hver enkelt af disse også vedlægge et individuelt ESPD. Såfremt ansøgeren er en sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) eller ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen skal ansøgeren godtgøre, at ansøgeren råder over de pågældende ressourcer under et eventuelt kontraktforløb, jf. udbudslovens § 144, stk. 2. Derfor skal ansøgeren sammen med ESPD'et aflevere en støtte- og/eller konsortieerklæring (se punkt II.2.14)). Det vil ikke være muligt at udskifte de pågældende enheder uden den ordregivende myndigheds forudgående skriftlige tilladelse. Se desuden punkt VI.3) vedrørende indhentelse af dokumentation. Er ansøgeren en sammenslutning af økonomiske aktører, baserer ansøger sig på andres formåen og/eller har underleverandører opfordres ansøger til at uploade et supplerende dokument, hvor ansøger beskriver sammenhængen mellem de involverede virksomheder. Det vil sige, at det bør fremgå klart, hvem der er ansøger og hvem der er underleverandør, samt hvem ansøger baserer sig på både for så vidt angår økonomisk og finansiel formåen som teknisk og faglig formåen. Herudover kan ansøger med fordel beskrive, hvilke opgaver disse virksomheder forventes at varetage. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som dokumentation for opfyldelse af de valgte udelukkelsesgrunde i ESPD'et, vil følgende blive krævet af den vindende tilbudsgiver inden kontraktindgåelse: - Serviceattest eller tilsvarende dokumentation. Ansøger opfordres til at indhente disse i god tid. Serviceattesten bør ikke være ældre end 6 måneder. - Tro-og love erklæring

Award value: 2275000000