Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-08-23
Buyer: VNG Handel & Vertrieb GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48200000 | 48310000 | 48330000 | 48510000 | 48600000
Estimated value: 13200000 EUR
Submission deadline: 2019-09-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die VNG AG unterhielt bis Ende Jahr 2011 eine eigene IT-Abteilung. Im Zuge der Umsetzung des 3. Energiebinnenmarktpakets wurde die IT-Abteilung der VNG AG an einen unabhängigen IT-Dienstleister outgesourct. Die benötigten IT-Dienstleistungen wurden seitdem über einen IT-Dienstleistungsvertrag bezogen und seitens der VNG AG über die Abteilung „IKT-Infrastruktursteuerung“ bewirtschaftet, sowie an verbundene Unternehmen abgegeben. 2018 wurden das Großhandelsgeschäft sowie die IT- und Dienstleistungssteuerung in die VNG Handel & Vertrieb GmbH ausgegliedert und die Dienstleistungsbeziehungen entsprechend geändert. Aufgrund dieser und weiterer organisatorischer Entwicklungen (z. B. Erwerb von Beteilungen) sowie Veränderungen im Anforderungsprofil (v. A. weniger Infrastrukturbezug, mehr Serviceorientierung) ist der 2011 geschlossene IT-Dienstleistungsvertrag nicht mehr zeitgemäß. Das jetzt folgende 2nd Generation Outsourcing im Jahr 2019 soll den geänderten Anforderungen gerecht werden.
Das übergeordnete Ziel ist es, den Auftraggeber durch einen Vertragsabschluss mit einem externen IT-Dienstleister in die Lage zu versetzen, die Geschäftsanforderungen an die IT-Leistung vollumfänglich zu erfüllen und sich diesbezüglich im Gleichklang mit dem Geschäft des Auftraggebers entwickeln zu können bzw. dessen Entwicklung durch die Bereitstellung geeigneter IT-Lösungen zu unterstützen. Der Auftraggeber verfolgt mit dieser Vergabe ebenso als Ziel, eine langfristige und strategische Partnerschaft mit dem Dienstleister aufzubauen. Für die zukünftige Steuerung des Dienstleisters ist eine entsprechende Organisationseinheit auf Seiten des Auftraggebers etabliert. Der Auftraggeber beabsichtigt, im Rahmen des / der abzuschließenden Vertragsverhältnisse(s) weitere Ziele zu erreichen: – Optimierung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich der IT-Kosten sowie Realisierung von Kostenreduktionen – Erreichung einer hohen Leistungsqualität und -stabilität – Transparente Gestaltung sowie verursachungsgerechte Verrechnung und Abrechnung des Leistungsspektrums (Benchmark-fähig) – Erhöhung der Flexibilität, insbesondere hinsichtlich XaaS- / Cloud-Lösungen – Vorantreiben der Standardisierung und Automatisierung der IT-Leistungen – Verbesserung der IT-seitigen Unterstützung des Business Continuity Managements – Bedarfs- und anforderungsgerechte IT-Leistungen. Die Sicherstellung von Informationssicherheit und Datenschutz stellt für den Auftraggeber eine wesentliche Anforderung dar, deshalb kommen als Standorte für Rechenzentren des Dienstleisters ausschließlich Staaten der Europäischen Union (mit Ausnahme des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland) in Frage. In der Wahl der Standorte der Betriebsteams sind die Bewerber/Bieter frei, insofern die Einhaltung gesetzlicher, quasi-gesetzlicher und Auftraggeber-seitiger Vorgaben sichergestellt wird, insbesondere in Hinsicht auf die Informationssicherheit und den Datenschutz, so dass sich diese auch innerhalb der Staaten der Europäischen Union (mit Ausnahme des Vereinigten Königreichs und Nordirland) befinden sollten. Geteilte Umgebungen wie Virtualisierung oder Private Cloud können grundsätzlich zum Einsatz kommen, solange die Abgrenzung, Integrität und Sicherheit der Systeme und Daten von denen anderer Kunden des jeweiligen Dienstleisters vollumfänglich gewährleistet werden. Es wird angestrebt, im Rahmen der Standardisierung verstärkt Cloudbasierte IT-Services abzurufen, um insbesondere die Flexibilität und (kurzfristige) Skalierbarkeit nutzen zu können. Es wird deshalb großer Wert daraufgelegt, IT-Dienstleister zu finden, die eine hohe Flexibilität und Innovationsfähigkeit, insbesondere hinsichtlich Microsoft Enterprise Cloud und moderner IT-Arbeitsplätze, bieten sowie über ein hinreichendes IT-Sicherheitsniveau verfügen, um diese Anforderungen gemeinsam umzusetzen. Durch den Dienstleister sollen die entsprechenden Voraussetzungen seinerseits für eine vertrauensvolle, partnerschaftliche Zusammenarbeit geschaffen werden. Dies ist aus Sicht des Auftraggebers nicht zuletzt eine Frage der Kultur bzw. Augenhöhe zwischen Kunde und Dienstleister. Gemäß § 2 Abs. 11 Nr. 2 SektVO wird der Auftragswert auf Basis des 48-fachen des Monatswert berechnet. Daraus ergibt sich ein Auftragswert i. H. v. 13 200 000 EUR.
Die geplante Rahmenvereinbarung soll über 60 Monate fest geschlossen werden, zuzüglich von 3 Verlängerungsoptionen von jeweils 12 Monaten.
In Ergänzung zu Punkt EU II.2.3 „Erfüllungsort“: Weitere Erfüllungsorte (In- und Ausland) sind in der Anlage B003 (Liste der Leistungsempfänger) explizit aufgeführt.
(1) Nachweis über aktuelle Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) oder ähnliches (2) Nachweis über Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft
Rechtsgültig unterschriebene Eigenerklärung, dass ausreichender Versicherungsschutz (z. B. Haftpflicht-, Betriebsversicherung) zum Start des Leistungszeitraums vorliegen wird (Alternativ Nachweis über vorhandenen Versicherungsschutz); Versicherungshöhe: min. 15 Mio. EUR, Abdeckung auch grober Fahrlässigkeit und indirekter Schäden. Nachweis einer gültigen ungekündigten Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung für alle Schadensfälle von 30 Mio. EUR durch Vorlage der Kopie des Versicherungsscheins. Sofern der Bewerber noch nicht über eine derartige Versicherung verfügt, ist der entsprechende Nachweis innerhalb einer Frist von 10 Tagen für Zuschlagserteilung nachzuweisen.
Rechnungen sind 60 Kalendertage nach Rechnungseingang zur Zahlung ohne Abzug fällig. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber die Rechnungen wie folgt zur Verfügung zu stellen:
— jede Rechnung muss elektronisch an die benannte Empfängeradresse nach Maßgabe des Auftraggebers geschickt werden,
— zu jeder Rechnung ist spätestens am 5. (fünften) Werktag des auf den Rechnungszeitraum folgenden Monats ein, durch den Auftragnehmer, geprüfter Vorababzug zur Prüfung durch den Auftraggeber zur Verfügung zu stellen,
— jeder Rechnung und jedem Vorababzug ist eine elektronische Anlage der Kostenaufteilung gemäß Vorgabe des Auftraggebers beizufügen,
— jede Rechnung und jeder Vorabzug muss eine verursachungsgerechte Aufschlüsselung der Serviceobjekte zum zugeordneten Endnutzer (sofern vorhanden) sowie zur jeweiligen gesellschaftsspezifischen Kostenstelle aufweisen,
Die Bedingungen für die Teilnahme sind unter Ziff. 15 im Teilnahmeantrag (Dokument T001) aufgeschlüsselt
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Eligibility requirements: (1) Nachweis über aktuelle Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (nicht älter als 3 Monate) oder ähnliches (2) Nachweis über Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft

Award value: 13200000