Public procurement notice: Periodic Indicative Notice With Call For Competition
Published: 2025-09-12
Buyer: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72268000: Software supply services | 79211110 | 79631000
Submission deadline: 2025-09-19

Technical requirements: TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun.  Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palvelutuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmää, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta  - HRD –toimintoja ei ole käytössä. 

Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen toimittajan kanssa. 

Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: 
- Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta.  Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille.
- Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua.
- HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuki. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. 
- Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle.
- Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. 
- Integraatiot tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta
- Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. 

Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Alustava hankinnan aikataulu on:
- Hankintailmoituksen julkaiseminen syyskuun loppuun mennessä.
- Osallistumishakemukset lokakuun loppuun mennessä.
- Tarjoajien valinta lokakuun loppuun mennessä.
- Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsujen lähettäminen marraskuussa. 
- Kaksi neuvottelukierrosta, jotka ajoittuvat viikoille 48 ja 50.
- Lopullinen tarjouspyyntö viikolla 2-3/2026. 
- Hankintapäätös maaliskuussa 2026
- Käyttöönoton arvioitu aloitusaika huhtikuu 2026
- Palvelut ja järjestelmät tuotantokäyttöön 1.4.2027.

Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan 19.9.2025 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: hankinta@luvn.fi. Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “HR kokonaisratkaisun hankinta”. 

Ilmoittautumisessa tulee olla myös seuraavat tiedot:
-Osallistuvan yrityksen nimi
-Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
-Yrityksen tarjoaman ratkaisun nimi 

Markkinakartoitusilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. Markkinakartoitusilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintamenettelyn arvioitu aikataulu sekä muut tiedot ovat alustavia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja. Yritysten vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen hankintamenettelyyn osallistumista. Osallistumisesta ei makseta korvausta.  Hankintayksikkö käsittelee ilmoittautuneiden yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti, eikä yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista.