Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-12-16
Buyer: AOK-Bundesverband GbR
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311100 | 72000000
Submission deadline: 2023-01-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Der ausgeschriebene Auftrag betrifft die Implementierung einer Software zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten des AOK-Bundesverbandes (Dokumentenmanagementsystem-DMS). Das Gesamtsystem umfasst die Überlassung von Standardsoftware mit unbeschränkter Nutzungsdauer, deren Einrichtung, Konfiguration, ggf. Anpassung und Umsetzungsbegleitung in den Räumlichkeiten und auf Geräten der Auftraggeberin zuzüglich Wartung und Pflege. Nach Implementierung des Dokumentenmanagementsystems ist in weiteren Ausbaustaufen die Erweiterung des Nutzungsumfangs (Anzahl der Nutzer) sowie die Abbildung von Geschäftsprozessen über das DMS vorgesehen.
Der ausgeschriebene Auftrag betrifft die Implementierung einer Software zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten des AOK-Bundesverbandes (Dokumentenmanagementsystem-DMS). Das Gesamtsystem umfasst die Überlassung von Standardsoftware mit unbeschränkter Nutzungsdauer, deren Einrichtung, Konfiguration und ggf. Anpassung in den Räumlichkeiten und auf Geräten der Auftraggeberin zuzüglich Wartung und Pflege. Nach Implementierung des Dokumentenmanagementsystems werden in weiteren Ausbaustufen die Nutzergruppen/Anzahl der Nutzer erweitert und Geschäftsprozesse mit entsprechenden Workflows darüber zukünftig abgebildet, insbesondere der Beschaffungsprozess. Im Rahmen der Einführung des DMS sowie der Ausbaustufen zur Abbildung von Geschäftsprozessen soll der Auftragnehmer die Auftraggeberin über den gesamten Umsetzungsprozess begleiten. Er soll sowohl Projektleitungsaufgaben übernehmen als auch Prozess- und Implementierungsberatung leisten, technische Einrichtungen, vor allem Customizing, Schnittstellenprogrammierung, Schulungen vornehmen und Dokumentation erstellen und bereitstellen. Die Leistungen der Ausbaustufen sind vertraglich als Optionen ausgestaltet. Die Laufzeit für den Systemservice für das Gesamtsystem inklusive der Erweiterung über Ausbaustufen beträgt längstens 60 Monate ab Vertragsschluss. Der Abruf der der optionalen Leistungen kann ebenfalls innerhalb der vorgenannten Laufzeit erfolgen.
Liegen Teilnahmeanträge von mehr als fünf geeigneten Bewerbern vor, werden die fünf Bewerber mit der höchsten Punktzahl aufgefordert, ein Angebot abzugeben und zu Verhandlungen zugelassen.
1. Gewertet werden drei Referenzen, die Kundenumgebungen umfassen, die die angegebenen Referenzmerkmale aktuell und im beschriebenen Umfang aktiv nutzen.
Die erste DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
Die zweite DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld Gesundheitswesen kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben sein.
Die dritte DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld politischer Verband oder Berufsverband kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
- Beschreibung der erbrachten  Dienstleistungen im Rahmen der Einführung des Produktes und ggf. des Ausbaus von Modulen/neuen Funktionen
Pro Referenz können 1000 Punkte erreicht werden. Die Abstufung in der Wertung ist dabei wie folgt vorgesehen:
100%, wenn vollständige Abdeckung und damit in großem Umfang mit den Hauptleistungen dieses Auftrages vergleichbar
2. Neben den drei zuvor beschriebenen Referenzen werden folgende Angaben gewertet, für die die Bieter insgesamt 1000 Punkte erreichen können:
- Projekt- und Implementierungserfahrung mit der/den voraussichtlich anzubietenden Produktlösung/en aus den letzten 5 Jahren (ausgehend vom Produktivstart)
- anteiliger Jahresumsatz für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die sich auf DMS-Softwarelösungen beziehen
- Anzahl Mitarbeiter ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte und -dienstleistungen zum 31.12.2021.

Eligibility requirements: (1) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet: Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen. (2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt. (3) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von "Russlandsanktionen" Der Bewerber erklärt, dass er nicht: a) russische(r) Staatsangehörige(r), in Russland ansässige natürliche Person oder in Russland niedergelassene juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, b) eine juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) eine natürliche oder juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt, d) Kapazitäten von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Unternehmen in Anspruch nimmt, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen. Weiter erklärt der Bieter, dass er den jeweiligen Auftraggeberinnen in allen Gebietslosen, in denen ihm ggf. ein Auftrag erteilt wird, unverzüglich Mitteilung machen wird, (1) sobald und soweit einer der vorstehend unter Buchstaben a) bis d) genannten Tatbestände aufgrund einer Änderung der Umstände nach Abgabe dieser Eigenerklärung auf ihn zutrifft und/oder, (2) sobald und soweit er zukünftig von "Russlandsanktionen", insbesondere solchen nach der VO (EU) Nr. 833/2014 (auch in zukünftigen Fassungen), betroffen sein sollte. Hinweis Bietergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft einzureichen. Hinweis Eignungsleihe: Im Fall der Eignungsleihe ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen: - Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer, - Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter . Hinweis Nachunternehmer: Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen: - Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer, - Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).