Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2022-08-12
Buyer: Landeshauptstadt Düsseldorf, Der Oberbürgermeister, Rechtsamt
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 72232000: Development of transaction-processing software
Estimated value: 350000 EUR

Technical requirements: Dienstleistung der Weiterentwicklung, Implementierung, Hosting und erweiternder Lizenzierung für das Formularwesen der Landeshauptstadt Düsseldorf.
Landeshauptstadt Düsseldorf, Der Oberbürgermeister, Dezernat 04, Digitalisierungsbeauftrager, Herr Smolianitski, Schadowstr. 57
Aufgrund der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung, nicht zuletzt beschleunigt wegen pandemiebedingter organisatorischer Veränderungen im Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern, steht die Verwaltung vor einem weitreichenden Umbau der Kontaktschnittstellen.
Die Landeshauptstadt (LHD) führt daher eine neue Software zum Formularmanagement ein, um das bestehende Formularwesen auf den Stand der Technik zu bringen und die Investitionen in eine Vereinheitlichung der Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürgern zu sichern. Aus einem Vergleich möglicher Produkte, konnte die Software "form.io" die grundlegend erforderlichen Kriterien einer Großstadt an ein Formularwesen, wie u.a. Unabhängigkeit von Dienstleistern, modulare Erweiterbarkeit, offline-Funktionalitäten oder einfache Bedienbarkeit, am besten erfüllen. Da es für diese Anforderungen keine allgemeingültigen Standardlösungen gibt, aber auch die vorhandenen Systeme zur Beibehaltung der Transparenz für die Bürgerinnen und Bürger nicht gänzlich verändert werden sollten, war die Auswahl für eine neue Plattform unter Berücksichtigung der bisherigen Dienstleister und Softwareentwickler im Wege eines Verhandlungsverfahrens zu treffen. Grundlage für die Durchführung des Verfahrens ist § 14 (4) Ziff. 2 lit. b) VgV. Nach umfassender Marktsichtung kommt für die Anforderungen der Landeshauptstadt Düsseldorf unter Berücksichtigung des vorgenannten Sachverhaltes nur eine Firma für die Auftragsausführung in Betracht.
Für die Einführung und den Betrieb der Software soll die Firma Publicplan GmbH, Düsseldorf, beauftragt werden. Die Entscheidung für diesen Anbieter wurde getroffen, da aktuell kein weiteres Unternehmen identifiziert werden konnte, dass die geforderten Leistungen im notwendigen Umfang zum aktuellen Zeitpunkt erbringen könnte.
Aufgrund der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung, nicht zuletzt beschleunigt wegen pandemiebedingter organisatorischer Veränderungen im Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern, steht die Verwaltung vor einem weitreichenden Umbau der Kontaktschnittstellen.
Die Landeshauptstadt (LHD) führt daher eine neue Software zum Formularmanagement ein, um das bestehende Formularwesen auf den Stand der Technik zu bringen und die Investitionen in eine Vereinheitlichung der Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürgern zu sichern. Aus einem Vergleich möglicher Produkte, konnte die Software "form.io" die grundlegend erforderlichen Kriterien einer Großstadt an ein Formularwesen, wie u.a. Unabhängigkeit von Dienstleistern, modulare Erweiterbarkeit, offline-Funktionalitäten oder einfache Bedienbarkeit, am besten erfüllen. Da es für diese Anforderungen keine allgemeingültigen Standardlösungen gibt, aber auch die vorhandenen Systeme zur Beibehaltung der Transparenz für die Bürgerinnen und Bürger nicht gänzlich verändert werden sollten, war die Auswahl für eine neue Plattform unter Berücksichtigung der bisherigen Dienstleister und Softwareentwickler im Wege eines Verhandlungsverfahrens zu treffen. Grundlage für die Durchführung des Verfahrens ist § 14 (4) Ziff. 2 lit. b) VgV. Nach umfassender Marktsichtung kommt für die Anforderungen der Landeshauptstadt Düsseldorf unter Berücksichtigung des vorgenannten Sachverhaltes nur eine Firma für die Auftragsausführung in Betracht.
Für die Einführung und den Betrieb der Software soll die Firma Publicplan GmbH, Düsseldorf, beauftragt werden. Die Entscheidung für diesen Anbieter wurde getroffen, da aktuell kein weiteres Unternehmen identifiziert werden konnte, dass die geforderten Leistungen im notwendigen Umfang zum aktuellen Zeitpunkt erbringen könnte.
Der Anbieter zeichnet sich durch seine besondere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungen in Deutschland aus. Die wichtigsten Referenzen, die diesen Ausführungen zu Grunde liegen, sind dabei Tätigkeiten für weitere Kommunen - z.B. die Landeshauptstadt München - und öffentliche Einrichtungen, die ähnliche Leistungen vom Anbieter beziehen, wie z.B. das Wirtschaftsministerium des Landes Nordrhein-Westfalen. Damit kennt der Anbieter die unterschiedlichsten Herausforderungen und Komplexitäten, die sich, während einer solchen Software-Einführung bei einer Kommunalverwaltung, ergeben können. Der Anbieter konnte in anderen ähnlich großen Projekten bereits unter Beweis stellen, dass bei der Projektumsetzung stets die komplexen Arbeits- und Entscheidungsprozesse in einer öffentlichen Verwaltung berücksichtigt wurden. Dazu zählt auch die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit kommunalen IT-Dienstleistern. Diese strukturelle und organisatorische Herausforderung ergibt sich aus dem Umstand, dass die IT Aufgaben der LHD durch das kommunale Rechenzentrum, Zweckverband, IT-Kooperation Rheinland, Hammfelddamm 4c, 41460 Neuss erbracht werden. Diese Erfahrungen sind zentrale Bedingungen, um eine solche Maßnahme erfolgreich - in einem festgelegten zeitlichen und finanziellen Rahmen - bei der LHD durchführen zu können.Die mehrjährige Erfahrung der Firma Publicplan mit und deren fundiertes Wissen über die einzuführende Software "form.io" sind weitere Gründe, weshalb eine Zusammenarbeit mit der Firma Publicplan GmbH angestrebt ist. Die einzuführende Software wird zentraler digitaler Berührungspunkt von Bürger*innen mit der Stadtverwaltung sein, so dass ein reibungsloser Betrieb zwingend erforderlich ist. Das Unternehmen betreibt bereits selbständig die Software, so dass eine kurzfristige Inbetriebnahme sowie ein störungsfreier Tagesbetrieb von "form.io" für die LHD sichergestellt werden kann. Das Unternehmen hat zudem bereits tiefgehende Kenntnis in der Entwicklung von Systemerweiterungen für "form.io". Damit kann der Anspruch an Qualität und Funktion der Anpassungen an die besonderen Bedürfnisse der LHD gewährleistet werden. Der enge Kontakt des Unternehmens zum Hersteller von "form.io" bringt zudem den Vorteil, dass im Falle gravierender Softwareprobleme eine schnelle Problemlösung erwartet werden kann.
Die Firma Publicplan GmbH vereint die notwendigen Kompetenzen zur erfolgreichen Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungen mit der Erfahrung die Software zu betreiben und weiterzuentwickeln. Diese Kombination ist für die LHD ausschlaggebendes Entscheidungskriterium und zum aktuellen Zeitpunkt Alleinstellungsmerkmal der Fa. Publicplan GmbH, Kennedydamm 24, 40476 Düsseldorf auf dem Anbietermarkt.
Der Termin für den voraussichtlichen Tag der Veröffentlichung (II.3) wird hier benutzt für die Darstellung des voraussichtlichen Vertragsschlusses (Frist 15 Tage gem. § 135 (3) GWB, da es kein automatisiertes Formular der EU im Vergabemanagementssystem gibt.


Award value: 350000