Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-07-16
Buyer: HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2019-08-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Zielsetzung des Auftraggebers (= AG) HIL GmbH ist es, für vertraglich definierte Waffensysteme des Heeres einschließlich der darin befindlichen Baugruppen alle Materialerhaltungsmaßnahmen zu planen, zu steuern und durchzuführen und dabei die Verfügbarkeit der Systeme in der geforderten Höhe sicherzustellen. Die Planung, Steuerung und Durchführung der hierfür erforderlichen Management-, Reparatur- und Instandsetzungsleistungen ist die Kernkompetenz des Unternehmens. Hierzu stehen die Zentrale in Bonn, die Werke in Darmstadt, St. Wendel und Doberlug-Kirchhain ebenso zur Verfügung wie 5 Niederlassungen samt zugeordneter Stützpunkte sowie die Vertretung Auslandsunterstützung in Erfurt. Zusammen mit den Auftragnehmern aus der wehrtechnischen Industrie ist der AG somit in der Lage, für die Bundeswehr hochwertige Dienstleistungen aus einer Hand wirtschaftlich zu erbringen. Seit Februar 2013 ist der AG Inhouse-Gesellschaft des Bundes (BMVg).
— 5 Niederlassungen samt Stützpunkten (ca. 900 IT-Nutzer) Diese Organisationselemente des AG sind bundesweit auf derzeit 73 Standorte verteilt.
Hauptleistung des Auftragnehmers (= AN) ist die Übernahme der Betriebsverantwortung und der Betrieb aller definierten IT-Services der HIL GmbH für derzeit ca. 1 800 Anwender für den Zeitraum 1.1.2021 bis 31.12.2025, wobei die Transitionsphase und damit die Vertragslaufzeit planmäßig ab dem 1.3.2020 beginnt. Der Bund als alleiniger Gesellschafter der HIL GmbH hat Anfang 2016 beschlossen, die 3 Werke der HIL GmbH zu verkaufen. Derzeit ist nicht absehbar, ob und wann diese Abgabe stattfinden wird. Der AN hat sich darauf einzustellen, dass im Rahmen der Abgabe der Werke ein IT-Carve out durchzuführen ist und sich daraus eine signifikante Reduzierung der IT-Nutzer der verbleibenden HIL GmbH ergeben wird (auf ca. 1.250).
Alle weiteren Details werden dem AN nach erfolgter Qualifizierung im Teilnahmewettbewerb in der Leistungsbeschreibung als Bestandteil der Vergabeunterlagen dargestellt. Die geforderten Managed IT-Services umfassen unter anderem:
— Neuaufbau der IT-Infrastruktur für den AG in den Rechenzentren des AN und den Betrieb der Clients an den Standorten des AG,
— Betrieb der Citrix-Umgebung mit allen bestehenden Anwendungen in 2 räumlich getrennten, redundanten Rechenzentren; zu den bestehenden Anwendungen zählen u. a. ein SAP-System sowie ein Lotus Notes-Kommunikationsverbund samt eigenentwickelter Notes-Anwendungen,
— Bereitstellung der verwendeten Server-Hardware exklusiv für den AG. Die Übernahme der Betriebsverantwortung der betreffenden Systembereiche erfolgt im Rahmen einer vorgeschalteten,
— Durchführung der Transition (geplant: 1.3.2020 bis 31.12.2020) in enger Abstimmung mit dem AG und dem jetzigen IT-Dienstleister.
Crefo-Index 250 oder kleiner Geben Sie einen Nachweis Ihrer Bonität über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (z. B. Creditreform) oder einen gleichwertigen Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Bank aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist, ab, der eine mindestens „befriedigende bzw. noch gute Bonität“ bescheinigt (z. B. bei Creditreform würden die Risikoklasse I, II, III die Anforderungen erfüllen) und nicht älter als 6 Monate ist.
Die Abrechnung der Transitionssphase erfolgt entsprechend der Leistungserbringung in 4 Tranchen (Planung & Konzeption, Abnahme Migrationskonzepte, Testphase, Projektabschluss). Monatliche Abrechnung ab dem Beginn der Betriebsleistungen (geplant: 1.1.2021) mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen.
Ist die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt, haben die daran beteiligten Unternehmen einen Bevollmächtigten zu bestimmen, dessen Vollmacht mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen ist. Die Vollmacht kann durch eine Abschrift des Vertrages über die Zusammenarbeit der Bieter ersetzt werden. Inhaltlich muss die Vollmacht dem § 29 (7) VSVgV entsprechen; eine Liste aller Mitglieder ist beizufügen. Der Bevollmächtigte ist alleiniger Ansprechpartner der Vergabestelle. Bei Bietergemeinschaften sind die Teilnahmeanträge von jedem Bietergemeinschaftspartner gesondert auszufüllen.
Der zukünftige IT-Dienstleister muss die im Folgenden aufgeführten Grundanforderungen erfüllen. Entsprechende Nachweise sind dem Teilnahmeantrag beizufügen. Hinweis: Nachweise (Zertifikate etc.) müssen zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung gültig sein. Alle weiteren Erklärungen und Bestätigungen dürfen nicht älter sein als 6 Monate! Bestätigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern sind die folgenden Anforderungen für jedes Unternehmen gesondert zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass das Fehlen/Nichterfüllen von geforderten Unterlagen/Nachweisen den Ausschluss aus dem Verfahren zur Folge haben kann.
2) Eigenerklärung dahingehend, dass zur Auftragsdurchführung ausschließlich Personal eingesetzt wird, für das ein europäisches Führungszeugnis ohne Eintrag vorgelegt werden kann und das die Bereitschaft aufweist sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung (Ü1 bzw. Ü2) zu unterziehen. Dies gilt auch für Personal, das ggf. durch Unterauftragnehmer eingesetzt werden soll.
3) Bestätigung, dass für alle mit der Ausführung und Leitung beauftragten Personen eine VS-Belehrung durchgeführt wird sowie Verpflichtungen auf das Datengeheimnis und die Vertraulichkeit nach der DSGVO vorliegen.

Eligibility requirements: Der zukünftige IT-Dienstleister muss die im Folgenden aufgeführten Grundanforderungen erfüllen. Entsprechende Nachweise sind dem Teilnahmeantrag beizufügen. Hinweis: Nachweise (Zertifikate etc.) müssen zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung gültig sein. Alle weiteren Erklärungen und Bestätigungen dürfen nicht älter sein als 6 Monate! Bestätigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern sind die folgenden Anforderungen für jedes Unternehmen gesondert zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass das Fehlen/Nichterfüllen von geforderten Unterlagen/Nachweisen den Ausschluss aus dem Verfahren zur Folge haben kann. 1) Eigenerklärung gemäß beigefügtem Vordruck (Anlage 7 – Eigenerklärung) oder von den zuständigen Behörden des betreffenden Mitgliedsstaates ausgestellte Bescheinigung, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist. 2) Eigenerklärung gemäß beigefügtem Vordruck (Anlage 7 – Eigenerklärung), dass das Unternehmen / der Generalunternehmer / alle Mitglieder der Bietergemeinschaft eine industrieübliche Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden, Sachschäden, Vermögensschäden und Tätigkeitsschäden in Höhe von mindestens 1,5 Millionen EUR pro Schadensfall besitzt / besitzen. 3) Detaillierte Darstellung des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweigs des Unternehmens. Die Unternehmensdarstellung dieses Geschäftszweiges muss mindestens die folgenden Angaben enthalten: a) Standort/Hauptsitz und Struktur des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweigs des Unternehmens; b) Umsatz- und Personalentwicklung der letzten 3 Jahre des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweiges in Deutschland. Vorzulegende Nachweise: Detaillierte Darstellung des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweigs des Unternehmens; Die Unternehmensdarstellung dieses Geschäftszweiges muss mindestens die folgenden Angaben enthalten: a) Standort/Hauptsitz und Struktur des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweigs des Unternehmens; b) Umsatz- und Personalentwicklung der letzten 3 Jahre des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftszweiges in Deutschland.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von 1,5 Mio pro Schadensfall; Vorlage einer Versicherungspolice in Kopie über den Abschluss einer Industrieüblichen Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden, Sachschäden, Vermögensschäden und Tätigkeitsschäden in Höhe von mindestens 1,5 Millionen EUR pro Schadensfall.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung
Siehe oben.
Der zukünftige IT-Dienstleister muss die im Folgenden aufgeführten Grundanforderungen erfüllen. Entsprechende Nachweise sind dem Teilnahmeantrag beizufügen. Hinweis: Nachweise (Zertifikate etc.) müssen zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung gültig sein. Alle weiteren Erklärungen und Bestätigungen dürfen nicht älter sein als 6 Monate! Bestätigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern sind die folgenden Anforderungen für jedes Unternehmen gesondert zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass das Fehlen/Nichterfüllen von geforderten Unterlagen/Nachweisen den Ausschluss aus dem Verfahren zur Folge haben kann. 1) Der Betrieb muss in 2 redundant aufgebauten, eigenständigen Rechenzentren durchgeführt werden. Der Mindestabstand der beiden Rechenzentren muss mindestens 2 000 Meter (Luftlinie vom jeweiligen Mittelpunkt) betragen und innerhalb eines Stromnetzsegmentes der obersten Netzebene (380 kV-Netz) darf sich maximal eines der beiden Rechenzentren befinden. Die beiden Rechenzentren sind so zu synchronisieren, dass bei einem Ausfall eines RZ der Betrieb auf der Ausweichanlage in vollem Umfang unverzüglich fortgeführt werden kann. Beschreiben sie detailliert die RZ-Infrastruktur und das Fail-Over-Verfahren. 2) Maßnahmen zur Ausfallsicherheit der entsprechend Tier 3 (gem. TIA-942) ausgelegten Rechenzentren, insbesondere: — redundante Zuleitung / Versorgung (2 Hauswegeinführungen) oder eigene, exklusiv genutzte Stromnetzanbindung, — Notstromaggregat ist vorhanden (Dieselgenerator oder ähnlich), — USV zur Überbrückung kurzzeitiger Stromausfälle oder Aufrechterhaltung der Stromversorgung, so dass ein geordnetes Herunterfahren angeschlossener Rechner möglich ist, — Brandschutzmaßnahmen, — Datennetzanbindungen, — Kühlsystem. Beschreiben sie detailliert die Maßnahmen zur Ausfallsicherheit und Maßnahmen zur Notfallvorsorge. Hinweis: Es muss vor Wirkbetriebsaufnahme ein Notfallmanagement entsprechend dem BSI-Standard 100-4 implementiert werden 3) Mindestens 3 in Bezug auf Leistungsanforderung und Größe vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (mindestens 1000 betreute Nutzer, Implementierung und Betrieb einer Citrix-basierten Arbeitsumgebung XenApp / XenDesktop unter Anwendung von XenApp / XenDesktop ab Version 7). Die Referenzen müssen sich auf unterschiedliche Auftraggeber beziehen. a) Name und kurze Beschreibung der Behörde oder Organisation bzw. Unternehmen; Vermittlung eines Ansprechpartners des Referenzobjektes b) Dauer und Umfang der Leistungserbringung; Detaillierte Beschreibung des Leistungsumfanges, Aufgabenschwerpunkte. Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter, Größe des Projektteams. c) Größe der Installation/Nutzeranzahl/Server, Vorgehensweise im Rahmen der Installation, Administration und Betrieb d) Detaillierte Beschreibung des Vorgehens / der Methodik hinsichtlich der Leistungserbringung. Wurde die Leistung mit eigenem Personal erbracht oder wurde UAN-Unterstützung benötigt? e) Welche Hardware- und Software-Produkte wurden in diesen Objekten betreut? Eingesetzte Technologien? Verwenden Sie hierzu das beigefügte Muster „Referenz“ zur Beschreibung der Referenzprojekte (Anlage 3). 4) Erfahrungen im Bereich Hosting und Verarbeitung von Finanzdaten und Personaldaten mit SAP aus den letzten 3 Jahren (mindestens 1000 betreute Nutzer unter Anwendung von XenApp / XenDesktop ab Version 7). Beschreiben Sie diese in Form mindestens einer Referenz mit den oben genannten Angaben. Verwenden Sie hierzu das beigefügte Muster „Referenz“ zur Beschreibung der Referenzprojekte (Anlage 3). 5) Erfahrungen in der Transition von IT-Services (Übernahme der vom bisherigen IT-Dienstleister wahrgenommenen Aufgaben des IT-Betriebes durch den neuen Dienstleister) aus den letzten 5 Jahren. Beschreiben Sie Ihr übliches Vorgehen in der Transition in Form von Referenzen mit den oben genannten Angaben. Verwenden Sie hierzu das beigefügte Muster „Referenz“ zur Beschreibung der Referenzprojekte (Anlage 3). 6) Für die Transition ist ein Projektleiter mit mindestens folgender Qualifikation einsetzen: a) Projektmanagement Zertifikat (z. B. Prince2 Practitioner, PMI-PMP, IPMA Level B) b) 3 Jahre Projektleitungserfahrung in vergleichbaren Projekten. Dies ist durch ein aussagekräftiges Personalprofil nachzuweisen. 7) Erfahrungen im CarveOut (Herauslösen von Teilen eines bestehenden IT-Betriebes und Übertragen auf einen neuen Dienstleister) aus den letzten 5 Jahren. Beschreiben Sie Ihr übliches Vorgehen im CarveOut in Form von Referenzen mit den oben genannten Angaben. Verwenden Sie hierzu das beigefügte Muster „Referenz“ zur Beschreibung der Referenzprojekte (Anlage 3). 8) Betrieb eines eigenen SAP CCoE; weisen Sie dies durch ein entsprechendes Zertifikat nach. Beschreiben sie die Arbeitsweise. 9) Organisation der Betriebsprozesse zum IT-Betrieb in Anlehnung an ITIL oder ISO/IEC 20000. Beschreiben Sie Ihre an ITIL bzw. ISO/IEC 20000 angelehnten Betriebsprozesse. Fügen Sie einen Nachweis zu einer ITIL-Zertifizierung bzw. ISO/IEC 20000 bei. 10) Nachweis der fachlichen Qualifikation der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter und ihrer jeweiligen Vertreter anhand von Qualifikationsprofilen, Zertifikaten und bisherigen Arbeitsschwerpunkten in Bezug auf die zu betreuenden Systeme (z. B. Certificate in IT Service Management (ITIL), Projektmanagementmethoden wie z. B. V-Modell XT, PRINCE2, PMI/PMP, Konzeption moderner IT-Systeme, Kenntnisse zur Konzeption und Umsetzung von IT-Integrationsarchitekturen, Microsoft-, Citrix-, Lotus Notes-, SAP-Basis- und andere Zertifizierungen, Kenntnisse zu Standards und Architekturen). 11) Zu den folgenden Services müssen jeweils mindestens 3 Personalprofile mit den vorstehend geforderten Nachweisen der Qualifikationen vorgelegt werden. Die zu benennenden Mitarbeiter müssen jeweils über Fähigkeiten zur konzeptionellen Weiterentwicklung der Services verfügen. Dies ist anhand von Referenzprojekten zu belegen: a) Monitoring-Service; b) Backup/Restore-Service; c) Virenschutz-Service; d) Patch-Management-Service; e) Active Directory-Service; f) Citrix-Service; g) File-Service; h) Print-Service; i) Server Service; j) Storage Service; k) Database Service; l) Desktop Service; m) Messaging Service (Notes); n) SAP-Service; o) Helpdesk-Service; p) Corporate-Network Service – beinhaltet: I) LAN; II) Firewall & Kryptobox; III) Reverse Proxy; IV) Bandbreitenmanagement; V) Mobile User / VPN; VI) WLAN, Internet. q) Application Hosting Service. 12) Eigenerklärung dahingehend, dass nur den Personal- und Qualifikationsprofilen entsprechende Mitarbeiter mit Transition und Betrieb der Services (sowie ggf. Carve Out) betraut werden und personelle Kontinuität gewährleistet wird. Die noch zu benennenden Mitarbeiter dürfen im Projekt nur aus wichtigem Grund und nach Zustimmung durch den Auftraggeber gegen mindestens fachlich gleich gut geeignete Mitarbeiter ausgetauscht werden. 13) Bestätigen Sie, dass der Helpdesk aus Deutschland in deutscher Sprache erbracht wird. Vorzulegende Nachweise: Referenzprojekte; 1. Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren mit Bezug zu den angeforderten Leistungen/dem geforderten Leistungsumfang, möglichst aus dem Bereich der wehrtechnischen Industrie. Die Referenzprojekte sind mit Angaben zu Art der durchgeführten Leistungen, Umfang, Dauer, technisches Umfeld, etc. zu beschreiben. a) Name und kurze Beschreibung der Behörde oder Organisation bzw. Unternehmen; Benennung eines Ansprechpartners des Referenzobjektes mit Kontaktdaten. Wir behalten uns vor, die angegebenen Referenzen stichprobenartig zu überprüfe; b) Art der durchgeführten Leistungen, Dauer und Umfang der Leistungserbringung; c) Detaillierte Beschreibung des Vorgehens hinsichtlich der Leistungserbringung; d) Darstellung des technischen Umfeldes: welche Hard- und Software-Produkte wurden in diesen Projekten betreut?; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung Mitarbeiterquaklifikation; Nachweis der fachlichen Qualifikation der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter an Hand von Qualifikationsprofilen, Zertifikaten und bisherigen Arbeitsschwerpunkten in Bezug auf die zu betreuenden Systeme: SAP R/3, SAP Solution Manager, IXOS (Dokumentenmanagementsystem), sowie der eingesetzten SAP-Module BC, HR, FI/CO/IM, MM/WM, CS/PM/PP/PS, QM, SD.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung.