Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-07-18
Buyer: Stiftung Lesen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48610000: Database systems | 63120000 | 64000000 | 72212610 | 72320000
Estimated value: 300000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lesestart 1-2-3: Logistik, Konfektionierung, Versand von 450 000 Material-Sets (Tasche + Buch) für 1-Jährige, Fulfillment/Versandservice, Onlinedatenbankservice, Callcenter-Betreuung
Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 450 000 Material-Sets für 1-Jährige sowie Ful-
Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Partner.
1) Warenannahme, Lagerung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.1.], insbes.: Warenannahme (insbes. qualitätsorientierte Eingangsprüfung) und Produkteinlagerung von ca. 600 Euro-Tausch-Paletten (Höhe maximal 140 cm) mit 3 unterschiedlichen Produktformen (1 Tasche, bis zu 5 verschiedene Pappbilderbücher, 1 Ratgeberbroschüre, Übernahme und fachgerechte, sortenreine Einlagerung (die unterschiedlichen Kinderbücher dürfen nicht vermischt werden), lückenloses Monitoring des Bestands anhand von Lagerbestandlisten sowie Artikellisten.
2) Kommissionierung, Konfektionierung, termingerechter Versand sowie Fulfillment und Versandservice für 450 000 Material-Sets für 1-Jährige, inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting
Jedes Materialset besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm), in die gepackt wird: ein Pappbilderbuch (es gibt 5 verschiedene Titel, die in der jeweiligen Auflage von 90 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), Format max. ca. 13-16,5 x 13-17 cm (BxH), Dicke ca. 1,9 cm, eine Broschüre A5, 58 Seiten (Gesamtgewicht pro Materialset: max. ca. 400 g), Konfektionieren von 450 000 Material-Sets (z.T. Just-in-Time) in Verpackungseinheiten je 15, 25 und 30 Stück, sortenreine Einlagerung der konfektionierten Sets (keine Vermischung der versch. Kinderbücher), vom Bieter gestellte versandfertige Umverpackungen, mit folgenden Mindestanforderungen: Faltkisten mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201, Qualität 2.30 BC; Verschlussart: laschengeklebt. Der Umfang der Set-Lieferungen kann nicht zuvor festgelegt werden, da anzahlgenaue Auslieferung je Kinder- und Jugendarzt nach Zahl der U6-Untersuchungen erfolgt, sukzessiver Versand bundeslandweise der (vor-)konfektionierten Versandeinheiten im Rahmen der Ausführungsfrist, Infoschreiben (nicht personalisiert) wird jedem Karton obenauf beigelegt, Erstellen eines Lieferscheins für jede Sendung, Erstellen und Aufspenden von Versandlabel, Versandkonditionen: Paketzustellung auf Kosten des Bieters, einzelne Nach- sowie Einzelversande nach Rückmeldung des Auftraggebers, Retouren-Management (insbesondere Reklamation, Retourenrückführung, Wareneingangsprüfung, Erfassen des Rücksendegrundes, Aufbereitung und Wiederverpackung, Wiedereinlagerung und Neuversand)
3) Aufbau, Ausbau und Pflege einer Onlinedatenbank, Datenverwaltung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.3. sowie Pflichtenheft „Projekt: Logistik für das Programm Lesestart 1-2-3“ Pkte. 1-6]
4) Callcenter-Betreuung: [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.4.], insbesondere Zielgruppen-Support per Telefon, E-Mail oder Fax, folgende Leistung müssen Inbound und Outbound übernommen werden:
5) Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an Lesestartpartner [siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 3.5.], der Auftragnehmer muss über das Know-How und die entsprechenden Kapazitäten verfügen, personalisierte Mailings (per Post/E-Mail) durchzuführen.
[siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 4.] Maßnahmen zur Gewährleistung der Liefersicherheit u. a. bei Engpässen und Ausfällen.
Je nach Projektverlauf behält der AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für 2020/2021 zu verlängern. Diese Option übt der AG bis spätestens 1.8.2020 aus. Die Vertragsverlängerung endet im Oktober 2021. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Der AN hält sich im Falle einer Optionsausübung und Verlängerung gebunden an seine Preise.
Die Änderungen betreffen insbesondere die Konfektionierung der Material-Sets, da sich hier das Format und das Gewicht des Pappbilderbuches wie folgt beschrieben minimal ändert. Außerdem wird statt eines Ratgebers eine Leseleiste (mehrseitiges Leporello im Postkartenformat 10 x 15 cm) Bestandteil der Sets sein. Ebenso kann sich die Anzahl der Adressaten der Sets ändern.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für das zweite Projektjahr 2020/21 vom 1.9.2020 bis 30.9.2020 angeliefert.
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
— 1 gebundenes Pappbilderbuch (es gibt bis zu fünf verschiedene Titel, die in der Auflage von je 90 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17-20 x 19-23 cm (B x H), Dicke ca. 1,9 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden,


Winner: atrikom fulfillment GmbH
Award value: 300000
Number of bids: 4