Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-01-06
Buyer: Patentti- ja rekisterihallitus
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000
Estimated value: 82080 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) päätti 27.12.2022 antamallaan päätöksellä hankkia PRH EPTOS -järjestelmien tukipalvelun suorahankintana QoS Technology Finland Oy:ltä. Suorahankinnan perusteena on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohta. Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo ylittää hankintalain 25 §:n mukaisen kansallisen kynnysarvon. Hankinta on tarkoitus toteuttaa vuosien 2023 ja 2024 aikana. PRH on hankkinut PRH EPTOS -järjestelmien tukipalvelua samalta toimittajalta myös aiempina vuosina. Laskettaessa hankintojen yhteisarvo niin, että mukaan luetaan myös vuosille 2021 ja 2022 tehdyt hankinnat, ylittää arvo kokonaisuudessaan myös hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon.
PRH päätti 27.12.2022 antamallaan päätöksellä hankkia PRH EPTOS -järjestelmien tukipalvelun suorahankintana QoS Technology Finland Oy:ltä.
Hankinta on hankintalain 40 §:n mukainen suorahankinta. Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2  kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
EPTOS oli Euroopan Patenttiviraston (jäljempänä EPO) yhteistyöohjelma jäsenmaiden kanssa vuosien 2006–2011 ajalle. EPTOS-yhteistyöohjelma tuotti ohjelmistoja patenttiprosessin ja palveluiden hallintaan seuraavasti: sähköinen asiointi (eOLF), dokumenttiarkisto (ePhoenix), patenttidiaari (Soprano-legacy), patenttijulkaisujärjestelmä (EPO Publication server), informaatiopalvelu (Espacenet) ja julkinen hakemuskansio (Register+). PRH on ottanut käyttöön kaikki EPTOS-ohjelman kautta tarjotut sovellukset ja palvelut.
PRH:n ICT-tuotantopalvelu vastaa EPTOS-järjestelmän käyttöpalveluista, käyttäjätuesta ja tapahtumahallinnasta. EPO puolestaan vastasi EPTOS-infrastruktuurin ja -ohjelmistojen käyttöönottotuesta, keskitetystä muutoshallinnasta ja yhteistyöohjelman rahoituksesta. PRH on hankkinut EPTOS-sovellusten vaativan paikallisen ylläpitotuen QoS Technology Finland Oy:ltä.
EPTOS-ohjelma sen alkuperäisessä muodossa päättyi vuoden 2011 lopussa ja ylläpitovastuiden siirto kansallisille virastoille toteutettiin vuoden 2012 aikana. EPTOS-ohjelmistoista EPO:n ylläpidossa jatkuu eOLF, Phoenix ja Espacenet, jotka ovat myös EPO:n tuotantosovelluksia.
PRH:lla on ollut vuodesta 2016 alkaen käynnissä uudistusprojekti patenttien käsittelyjärjestelmän (PAIBO) uudistamiseksi EUIPO:n tavaramerkkien teknologiaratkaisulle. Projektin, ja samalla myös EPTOS-ohjelmistojen ylläpitotarpeen, arvioitiin alun perin päättyvän vuonna 2019. Projekti on viivästynyt ja siten EPTOS-ohjelmistojen ylläpitoa joudutaan jatkamaan edelleen uuden PAIBO-järjestelmän käyttöönottoon saakka. Järjestelmän käyttöönoton arvioidaan tapahtuvan vuoden 2023 aikana.
EPTOS-järjestelmien tukipalvelua tarvitaan lisäksi PAIBO-järjestelmän käyttöönoton jälkeen eOLF-tukeen, kunnes FO-uudistus saadaan vietyä läpi. eOLF-tuen tarve jatkuu näin ollen mahdollisesti vielä myös PAIBO-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, vuoden 2024 puolelle asti.
EPTOS-järjestelmät ovat olleet tuotannossa yli 15 vuotta, ja ne on toteutettu ohjelmointitavoilla, joille on vaikea löytää tukea Suomen markkinoilta. eOLF sähköinen asiointi on toteutettu EPO:n omalla ohjelmointikielellä EBL (European Business Language). Esimerkiksi ePhoenix kuva-arkisto sisältää myös EPO:n teknologiaa sisäisen integraation toteutukseen (Jini services). Lisäksi ohjelmistorajapintojen toteutukset ovat myös osittain ei-standardeja toteutuksia. EPTOS-ohjelmistot on toteutettu aikana, jolloin sovellusarkkitehtuuria ei ohjannut kokonaisarkkitehtuurin viitekehys, vaan sovelluskehitysprojektin määrittelemät tarpeet. Lopputuloksena on, että kaikki EPTOS-ohjelmistot ovat erilaisia, jolloin niiden syvällinen osaaminen on vaativa ja aikaa vievä tehtävä.
QoS Technology Finland Oy on tuottanut virastolle EPTOS-ohjelmistojen ylläpitoa vuodesta 2003 asti ja hankkinut samalla syvällisen osaamisen EPTOS-/EPO-ohjelmistoista (eOLF, ePhoenix, Soprano, Federated register, EPO-julkaisupalvelin, Epoguenet).
Tarjouskilpailun järjestäminen laajan infrastruktuurin ja ohjelmistokokonaisuuden ylläpidosta viimeiselle vuodelle ja mahdollisesti tarpeelliselle optiovuodelle ei ole teknisesti mahdollista, koska EPTOS-sovelluskokonaisuuden ohjelmointitason haltuunotto kestää vuosia. EPTOS-järjestelmät poistuvat käytöstä uuden patenttijärjestelmän (PAIBO) käyttöönoton yhteydessä.
QoS Technology Finland Oy on ainoa toimittaja, joka voi teknisesti toteuttaa EPTOS-ohjelmistojen syvällisen (kooditason) teknisen tuen tapahtumahallintaa ja poikkeustilanteita varten, eikä korvaavia toimittajia ole.
Edellä esitetyin perusteluin teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Suorahankinnalle on näin ollen hankintalain mukaiset edellytykset.


Winner: QoS Technology Finland Oy
Award value: 82080