Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-28
Buyer: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz, diese vertreten durch die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamtes
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72312100: Data preparation services
Estimated value: 6667183.81 EUR
Submission deadline: 2025-09-25
Award criteria: price

Technical requirements: Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB, vgl. insbesondere ergänzende Datei "Eigenerklärung & Angebotsschreiben"
Datenaufbereitung und Herstellung patentamtlicher Schriften. Der Auftrag
umfasst insbesondere alle Leistungen ab Bereitstellung der Unterlagen, 
Dokumente und Daten durch das DPMA, von der Eingangsbearbeitung bis hin zur Lieferung der zu lieferenden Datenpakete nach den Vorgaben des DPMA.
Die Vergabeunterlagen fordern für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtumsatz von mindestens 1.126.000 Euro für Los 1 und von mindestens 527.000 Euro für Los 2. Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn die drei vom Bieter angegebenen Jahresumsätze im Durchschnitt mindestens dem für das jeweilige Los angegeben Wert entsprechen. Bewirbt sich ein Bieter für beide Lose und soll er auf Grundlage der Angebotsbewertung tatsächlich den Zuschlag für beide Lose erhalten, sind die angegebenen Mindestjahresumsätze zu addieren. Eine ausführliche Darstellung findet sich im Abschnitt "Eigenerklärung & Angebotsschreiben", dort Kapitel 4.1.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Das DPMA fordert die Angabe von mindestens einer geeigneten Referenz über einen früher ausgeführten Dienstleistungsauftrag bzw. über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge der letzten drei Kalenderjahre. Es werden auch Referenzen berücksichtigt, die bis zu fünf Kalenderjahre zurückliegen.
Voraussetzung für die Geeignetheit einer Referenz ist, dass der Referenzauftrag mit dem ausgeschriebenen Auftrag nach Art und Umfang vergleichbar ist. Die Produktion von patentamtlichen Schriften unterscheidet sich von der Produktion anderer Schriften und Dokumente insbesondere durch
•	die vom Gesetz vorgegebenen strengen Fristen für die Publikation,
•	die zeichencodierte Wiedergabe von unterschiedlichsten technischen Fachbegriffen,
•	die zeichenkodierte Wiedergabe von Tabellen und mathematischen sowie einfachen chemischen Formeln,
•	die vielen verschiedenen Titelseiten der Schriften, deren Form und Inhalt jeweils von den bibliografischen Daten abhängt, und 
•	die zum Teil starken Mengenschwankungen an zu verarbeitenden Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche.
Diese Anforderungen treten bei der Produktion von patentamtlichen Schriften kombiniert auf. Dies führt zu einem hohen Schwierigkeitsgrad der Produktion. Ob der Referenzauftrag mit dem ausgeschriebenen Auftrag nach Art und Umfang vergleichbar ist, entscheidet sich insbesondere am Vorliegen der genannten Punkte.
Voraussetzung für die Geeignetheit der Referenz ist außerdem, dass die vom Bieter im Referenzauftrag erbrachte Leistung eine oder mehrere der nachfolgend beschriebenen Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) abdeckt. Eine Referenz muss dabei nicht alle der nachfolgend beschriebenen Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) abdecken. Jedoch müssen sämtliche Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) durch die vom Bieter benannten Referenzen abgedeckt sein. 
•	Leistungsbereich Nr. 1 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, auf Verlangen des DPMA zu jedem Zeitpunkt den genauen Fertigungsstatus angeben zu können.
•	Leistungsbereich Nr. 2 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer durch das DPMA bekannt gegebenen Zurückziehung von Publikationen bis zwei Wochen vor dem jeweiligen Publikationsdatum die entsprechenden Dokumente aus dem Produktionsprozess entfernen zu können.
•	Leistungsbereich Nr. 3
o	Bei einem Angebot für Los 1 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 60.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.750.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
o	Bei einem Angebot für Los 2
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 17.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 450.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
o	Bei einem Angebot für Los 1 und Los 2 sofern auf Grundlage der Angebotsbewertung der Zuschlag tatsächlich für beide Lose auf das entsprechende Angebot erteilt werden soll
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 78.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 2.250.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
•	Leistungsbereich Nr. 4 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer zeichencodierten Wiedergabe von Text mit technischen Inhalten mindestens 99,98 % der Zeichen richtig wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 5 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, das Layout von Tabellen sowie die Inhalte der Tabellenfelder zeichencodiert wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 6 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, komplexe mathematische Formeln, welche verschachtelte Hoch-/Tiefstellungen oder Summen-, Intergral- oder Produktzeichen enthalten, zeichencodiert wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 7 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, Anpassungen an DTD/xsd-Dateien vornehmen zu müssen und XML-Taggings gemäß einer DTD durchzuführen.
•	Leistungsbereich Nr. 8 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, eine große Menge von Daten auto-matisiert entsprechend vorgegebener Layout-Anforderungen mit Hilfe von elektroni-schen Hilfsmitteln (z.B. Programme) anzuordnen.
•	Leistungsbereich Nr. 9 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, zu einer Schrift eine PDF-Datei und eine XML-Datei zu erzeugen, die inhaltlich identisch sind und deren Layout sich in weiten Teilen entsprechend der Layout-Anforderungen ähnelt (z.B. Dokumentenstruktur, Seitenzähler, Absatzzähler, Tagging von Bezugszeichen und Figurangaben, Layout von Zusatztexten).
Zu jeder Referenz sind die geforderten Angaben erforderlich. Insbesondere muss sich die Vergleichbarkeit nach Art und Umfang des Referenzauftrags mit dem vorliegenden Auftrag aus der Beschreibung der im Referenzauftrag erbrachten Leistungen ergeben. 
Eine Referenz ist zudem nur dann geeignet, wenn der Referenzauftrag vertragsgemäß ausgeführt wurde und der Referenzauftraggeber bei einer etwaigen Überprüfung der angegebenen Referenz die vertragsgemäße Leistungserbringung bestätigen kann. 
Der Bieter verpflichtet sich, auf Anforderung des DPMA innerhalb von fünf Werktagen einen Ansprechpartner des jeweiligen Referenzauftraggebers mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu benennen. Der Bieter erklärt sich mit einer Nachfrage des DPMA bei den jeweiligen Referenzauftraggebern einverstanden.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Erforderliche Ausrüstungen und Maßnahmen:

•	Produktionsprozesse, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 3 der jeweiligen Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 3.3 (Zeitplan) – sicherstellen.
•	Produktionsüberwachung mit einer Schnittstelle, durch die für das DPMA tagesaktuell zu erkennen ist, in welchem Status der Produktion jedes einzelne Dokument sich befindet (nach Dokumentennummer und Status sortierbar)
•	Ausfallsystem zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung der zu produzierenden Dokumente gemäß Leistungsbeschreibung bei Ausfall der für die Produktion notwendigen Technik und/oder Mitarbeiter (z.B. Pandemien, Streik, etc.)
•	Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem zur Gewährleistung der Datensicherheit
•	Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem

Das DPMA behält sich vor, von Bietern, die zur Zuschlagserteilung in Frage kommen, einen Nachweis über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem sowie einen Nachweis über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem zu verlangen. In diesem Fall hat der Bieter diese Nachweise innerhalb von fünf Werktagen einzureichen.

Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn der Bieter angibt, über die genannten Ausrüstungen und Maßnahmen zu verfügen, den Nachweis ggf. fristgerecht nachreicht und die Prozessbeschreibung die Qualitätsanforderungen sicherstellt.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.

Eligibility requirements: Die Vergabeunterlagen fordern für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtumsatz von mindestens 1.126.000 Euro für Los 1 und von mindestens 527.000 Euro für Los 2. Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn die drei vom Bieter angegebenen Jahresumsätze im Durchschnitt mindestens dem für das jeweilige Los angegeben Wert entsprechen. Bewirbt sich ein Bieter für beide Lose und soll er auf Grundlage der Angebotsbewertung tatsächlich den Zuschlag für beide Lose erhalten, sind die angegebenen Mindestjahresumsätze zu addieren. Eine ausführliche Darstellung findet sich im Abschnitt "Eigenerklärung & Angebotsschreiben", dort Kapitel 4.1.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Das DPMA fordert die Angabe von mindestens einer geeigneten Referenz über einen früher ausgeführten Dienstleistungsauftrag bzw. über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge der letzten drei Kalenderjahre. Es werden auch Referenzen berücksichtigt, die bis zu fünf Kalenderjahre zurückliegen.
Voraussetzung für die Geeignetheit einer Referenz ist, dass der Referenzauftrag mit dem ausgeschriebenen Auftrag nach Art und Umfang vergleichbar ist. Die Produktion von patentamtlichen Schriften unterscheidet sich von der Produktion anderer Schriften und Dokumente insbesondere durch
•	die vom Gesetz vorgegebenen strengen Fristen für die Publikation,
•	die zeichencodierte Wiedergabe von unterschiedlichsten technischen Fachbegriffen,
•	die zeichenkodierte Wiedergabe von Tabellen und mathematischen sowie einfachen chemischen Formeln,
•	die vielen verschiedenen Titelseiten der Schriften, deren Form und Inhalt jeweils von den bibliografischen Daten abhängt, und 
•	die zum Teil starken Mengenschwankungen an zu verarbeitenden Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche.
Diese Anforderungen treten bei der Produktion von patentamtlichen Schriften kombiniert auf. Dies führt zu einem hohen Schwierigkeitsgrad der Produktion. Ob der Referenzauftrag mit dem ausgeschriebenen Auftrag nach Art und Umfang vergleichbar ist, entscheidet sich insbesondere am Vorliegen der genannten Punkte.
Voraussetzung für die Geeignetheit der Referenz ist außerdem, dass die vom Bieter im Referenzauftrag erbrachte Leistung eine oder mehrere der nachfolgend beschriebenen Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) abdeckt. Eine Referenz muss dabei nicht alle der nachfolgend beschriebenen Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) abdecken. Jedoch müssen sämtliche Leistungsbereiche (Nr. 1 bis einschließlich Nr. 9) durch die vom Bieter benannten Referenzen abgedeckt sein. 
•	Leistungsbereich Nr. 1 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, auf Verlangen des DPMA zu jedem Zeitpunkt den genauen Fertigungsstatus angeben zu können.
•	Leistungsbereich Nr. 2 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer durch das DPMA bekannt gegebenen Zurückziehung von Publikationen bis zwei Wochen vor dem jeweiligen Publikationsdatum die entsprechenden Dokumente aus dem Produktionsprozess entfernen zu können.
•	Leistungsbereich Nr. 3
o	Bei einem Angebot für Los 1 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 60.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 1.750.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
o	Bei einem Angebot für Los 2
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 17.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 450.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
o	Bei einem Angebot für Los 1 und Los 2 sofern auf Grundlage der Angebotsbewertung der Zuschlag tatsächlich für beide Lose auf das entsprechende Angebot erteilt werden soll
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, die zeichencodierte Wiedergabe von Schriften mit insgesamt 78.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Woche und insgesamt 2.250.000 Seiten an Publikationsunterlagen pro Jahr zu bewerkstelligen.
•	Leistungsbereich Nr. 4 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, bei einer zeichencodierten Wiedergabe von Text mit technischen Inhalten mindestens 99,98 % der Zeichen richtig wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 5 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, das Layout von Tabellen sowie die Inhalte der Tabellenfelder zeichencodiert wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 6 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, komplexe mathematische Formeln, welche verschachtelte Hoch-/Tiefstellungen oder Summen-, Intergral- oder Produktzeichen enthalten, zeichencodiert wiederzugeben.
•	Leistungsbereich Nr. 7 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, Anpassungen an DTD/xsd-Dateien vornehmen zu müssen und XML-Taggings gemäß einer DTD durchzuführen.
•	Leistungsbereich Nr. 8 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, eine große Menge von Daten auto-matisiert entsprechend vorgegebener Layout-Anforderungen mit Hilfe von elektroni-schen Hilfsmitteln (z.B. Programme) anzuordnen.
•	Leistungsbereich Nr. 9 
Geeignete Referenz bezüglich der Anforderung, zu einer Schrift eine PDF-Datei und eine XML-Datei zu erzeugen, die inhaltlich identisch sind und deren Layout sich in weiten Teilen entsprechend der Layout-Anforderungen ähnelt (z.B. Dokumentenstruktur, Seitenzähler, Absatzzähler, Tagging von Bezugszeichen und Figurangaben, Layout von Zusatztexten).
Zu jeder Referenz sind die geforderten Angaben erforderlich. Insbesondere muss sich die Vergleichbarkeit nach Art und Umfang des Referenzauftrags mit dem vorliegenden Auftrag aus der Beschreibung der im Referenzauftrag erbrachten Leistungen ergeben. 
Eine Referenz ist zudem nur dann geeignet, wenn der Referenzauftrag vertragsgemäß ausgeführt wurde und der Referenzauftraggeber bei einer etwaigen Überprüfung der angegebenen Referenz die vertragsgemäße Leistungserbringung bestätigen kann. 
Der Bieter verpflichtet sich, auf Anforderung des DPMA innerhalb von fünf Werktagen einen Ansprechpartner des jeweiligen Referenzauftraggebers mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu benennen. Der Bieter erklärt sich mit einer Nachfrage des DPMA bei den jeweiligen Referenzauftraggebern einverstanden.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Erforderliche Ausrüstungen und Maßnahmen:

•	Produktionsprozesse, die die Erfüllung der Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kapitel 3 der jeweiligen Leistungsbeschreibung – insbesondere Kapitel 3.3 (Zeitplan) – sicherstellen.
•	Produktionsüberwachung mit einer Schnittstelle, durch die für das DPMA tagesaktuell zu erkennen ist, in welchem Status der Produktion jedes einzelne Dokument sich befindet (nach Dokumentennummer und Status sortierbar)
•	Ausfallsystem zur Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung der zu produzierenden Dokumente gemäß Leistungsbeschreibung bei Ausfall der für die Produktion notwendigen Technik und/oder Mitarbeiter (z.B. Pandemien, Streik, etc.)
•	Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem zur Gewährleistung der Datensicherheit
•	Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem

Das DPMA behält sich vor, von Bietern, die zur Zuschlagserteilung in Frage kommen, einen Nachweis über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder einem gleichwertigen Qualitätssicherungssystem sowie einen Nachweis über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO 9000 ff oder einem vergleichbaren Qualitätssicherungssystem zu verlangen. In diesem Fall hat der Bieter diese Nachweise innerhalb von fünf Werktagen einzureichen.

Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn der Bieter angibt, über die genannten Ausrüstungen und Maßnahmen zu verfügen, den Nachweis ggf. fristgerecht nachreicht und die Prozessbeschreibung die Qualitätsanforderungen sicherstellt.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Der Bieter wird Kontrollen gestatten, die seine Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie die von ihm für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen betreffen.
Anhand des Formblatts „Eigenerklärung & Angebotsschreiben“ hat der Bieter das Angebot zu erstellen. Dieses Formblatt muss der Bieter bei der Angebotsabgabe einreichen.
In der Eigenerklärung sind insbesondere Angaben zum Bieter, zu den Ausschlussgründen sowie zu den Eignungskriterien zu machen.
Unterlagen können in den Grenzen des § 56 Abs. 2 VgV nachgefordert werden.
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs.2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Diese Regelungen zur Unzulässigkeit gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Erstellung von A-, T- und U-Schriften. Datenaufbereitung und Herstellung patentamtlicher Schriften. Der Auftrag
umfasst insbesondere alle Leistungen ab Bereitstellung der Unterlagen, 
Dokumente und Daten durch das DPMA, von der Eingangsbearbeitung bis hin zur Lieferung der zu lieferenden Datenpakete nach den Vorgaben des DPMA.
Erstellung von Erstellung von B- und C-Schriften. Datenaufbereitung und Herstellung patentamtlicher Schriften. Der Auftrag
umfasst insbesondere alle Leistungen ab Bereitstellung der Unterlagen, 
Dokumente und Daten durch das DPMA, von der Eingangsbearbeitung bis hin zur Lieferung der zu lieferenden Datenpakete nach den Vorgaben des DPMA.

Winner: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz, diese vertreten durch die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamtes