Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-02-16
Buyer: Keva
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72224000: Project management consultancy services
Estimated value: 600000 EUR

Technical requirements: Suorahankinnan kohteena on Kevan uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän (Emma) toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen välttämättä tarvittavat hankepäällikköpalvelut hankkeen päättymiseen saakka.
Kesällä 2021 läpiviedyn hankepäällikköpalveluita koskeneen kilpailutuksen voittanut Alvaco Oy on yllättäen ja hankintayksiköstä riippumattomista syistä irtisanonut hankepäällikköpalveluita koskevan sopimuksen päättymään 1.3.2022.
Hankepäällikkö toimii hankkeessa Kevan edustajana. Hankepäällikön rooli on erittäin keskeinen näin laajassa, aikataulu- ja liiketoimintakriittisessä monitoimittajahankkeessa. Tämän vuoksi on ehdottoman välttämätöntä hankkeen suunnitelman mukaisen etenemisen ja valmistumisaikataulun turvaamiseksi, että hankkeesta 1.3.2022 irtautuvan hankepäällikön tilalle saadaan uusi hankepäällikkö ilman viivästystä ja että tällä suorahankinnalla tehdään hankepäällikköpalveluita koskeva sopimus koko loppuhankkeen ajalle.
Suorahankinnan kohteena on Kevan uuden eläkkeiden maksatusjärjestelmän (Emma) toteutuksen loppuunsaattamiseen ja järjestelmän käyttöönottamiseen välttämättä tarvittavat hankepäällikköpalvelut hankkeen päättymiseen saakka.
Uusi maksatusjärjestelmä piti olla käyttöönotettavissa vuodenvaihteessa 2019 – 2020. Hanke on kuitenkin viivästynyt ja tämänhetkinen hankkeen tavoiteltu valmistumisajankohta on alkuvuosi 2024.
Maksatusjärjestelmän toteutuksen kilpailutuksesta erillään Keva on kilpailuttanut hankepäällikköpalvelut. Hankkeessa on ollut hankepäällikkö vuodesta 2019 alkaen. Hankepäällikköpalvelut on hankkeen viivästymisen vuoksi jouduttu kilpailuttamaan uudelleen kesällä 2021 edellisen määräaikaisen sopimuksen päättymisen vuoksi. Tämän kilpailutuksen voitti Alvaco Oy, jonka kanssa tehtiin määräaikainen sopimus päättymään 30.6.2024 tai kunnes Emma-hanke on päättynyt. Nyt kuitenkin Alvaco Oy on yllättäen irtisanonut sopimuksen päättymään 1.3.2022 Kevasta riippumattomista syistä.
Koska edellä mainitun, kesällä 2021 tehdyn kilpailutuksen hankintapäätöksestä on kulunut yli 90 päivää, ei hankintalain mukaista hankintaoikaisua ole enää mahdollista käyttää (hankintalaki 133 §) ja valita palveluntuottajaksi tarjouskilpailussa toiseksi tullut.
Hankepäällikkö toimii hankkeessa Kevan edustajana. Hankepäällikön rooli on erittäin keskeinen näin laajassa, aikataulu- ja liiketoimintakriittisessä monitoimittajahankkeessa. Tämän vuoksi on ehdottoman välttämätöntä hankkeen suunnitelman mukaisen etenemisen ja valmistumisaikataulun turvaamiseksi, että hankkeesta 1.3.2022 irtautuvan hankepäällikön tilalle saadaan uusi hankepäällikkö ilman viivästystä.
Suorahankinnan perusteena on, että sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi (Hankintalaki 1397/2016, 40 § 2 momentti 4-kohta).
Hankintalain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan esitöiden (HE 108/2016 vp s. 135) mukaan kiireen tulee ensinnäkin johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä, joten hankintayksiköstä johtuva syy ei voi olla peruste suorahankinnan tekemiseen. Perusteen on lisäksi oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida. Säännöksen tarkoittamaksi kiireeksi ei siten voida katsoa hankintayksikön viivyttelyä hankinnan toteuttamisessa. Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle on lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä. Säännöksen vetoavan hankintayksikön on kyettävä näyttämään toteen poikkeamisperusteen soveltumisen edellytysten täyttyminen.
Nykyinen sopimuskumppani Alvaco Oy on ennalta arvaamatta irtisanonut hankepäällikköpalveluita koskevan sopimuksen päättymään 1.3.2022. Sopimuksen yllättävä hankintayksiköstä riippumaton päättyminen on aiheuttanut hankintayksikölle välittömän hankintatarpeen. Keva hankintayksikkönä ei ole voinut ennalta varautua siihen, että toimittaja irtaantuu sopimuksesta.
Hankepäällikön palvelut ovat ehdottoman välttämättömiä, jotta hanke etenee suunnitelman mukaisesti ja valmistumisaikataulussaan. Kevassa ei ole henkilöä, jonka olisi mahdollista ottaa hankepäällikön tehtävät hoitaakseen. Hankkeen jatkuvuuden ja hankkeeseen osallistuvien henkilöiden luottamuksen säilyttämiseksi on tärkeää, että hankepäällikön rooliin kiinnitetään nopeasti korvaaja. Hankkeen eteneminen on ehdottoman välttämätöntä, jotta maksatusjärjestelmä saadaan valmiiksi aiotussa aikataulussa ja eläkkeiden maksaminen voidaan varmistaa myös vuodesta 2024 eteenpäin.
Hankkeen laajuuden ja kriittisyyden vuoksi on välttämätöntä tehdä tällä suorahankinnalla sopimus koko loppuhankkeen ajalle, jolle edellinen kesällä 2021 kilpailutettu sopimuskin oli tehty. Kyseessä on vaativa, laaja-alainen ja liiketoiminnallisesti kriittinen hanke. Hankkeen kaikkiin osa-alueisiin perehtyminen vie aikaa kuukausia. Suorahankintaa ei ole hankkeen etenemistä vaarantamatta mahdollista rajata vain sille ajalle, joka tarvittaisiin uuden hankepäällikön kilpailuttamiseen. Hankepäällikön vaihtuminen uudestaan kilpailutuksen jälkeen väistämättä viivästyttäisi hankkeen etenemistä johtuen muun muassa edellä kuvatusta uuden hankepäällikön perehtymiseen välttämättä varattavasta ajasta.
Hanke, jossa hankepäällikkö tulee työskentelemään, on alkuperäisestä aikataulustaan myöhässä. Hankepäällikön rooli on keskeinen asioiden eteenpäin viemisessä ja hankkeen aikataulun toteutumisen varmistamisessa. Siten hankkeen luonteen vuoksi hankepäällikön palveluiden olisi jatkuttava keskeytyksettä. Mikäli uutta hankepäällikköä ei saada kiinnitettyä jo helmikuun 2022 aikana, vaarantuu hankkeen eteneminen ja jo muutoinkin tiukassa aikataulussa pysyminen.
Kesällä 2021 tehty hankepäällikön kilpailutus kesti tarjouspyynnön julkaisusta hankintapäätökseen yli kolme kuukautta ja sopimuksen solmimiseen yli neljä kuukautta. Uuden hankepäällikön kilpailutuksessa voitaisiin hyödyntää aiemmin laadittua tarjouspyyntömateriaalia, mutta lakisääteisiä vähimmäisaikoja on noudatettava sekä varattava aikaa tarjousten vertailuun ja päätöstentekoon. Siten hankintaprosessiin kuluisi Kevan arvion mukaan vähimmilläänkin 3 - 4 kuukautta. Tämä aiheuttaisi merkittävän riskin hankkeen etenemiselle aikataulussaan.


Winner: Vincit Oyj
Award value: 600000