Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-04-18
Buyer: Huoltovarmuuskeskus
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72200000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 400000 EUR
Submission deadline: 2023-05-15
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Huoltovarmuuskeskus (jäljempänä "HVK" tai "Hankintayksikkö) järjestää HVK:n tilannekuvan digitalisoinnista tarjouskilpailun.
kyseessä on puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain 5 §:n 2 momentin kohdan 3 mukainen turvallisuushankinta (turvallisuushankintoja ovat hankinnat, jotka koskevat  rakennusurakoita tai palveluita, jotka on tarkoitettu käytettäväksi turvallisuustarkoituksiin ja joiden hankinnan toteuttamiseksi annetaan, laaditaan tai muutoin käsitellään turvallisuusluokiteltuja asiakirjoja).
HVK kokoaa huoltovarmuuden yleistilannekuvaa elinkeinoelämän ja maan hallituksen päätöksenteon tueksi. Tilannekuva pitää sisällään yleiskuvan eri toimialojen toimintakyvystä ja niiden mahdollisista haasteista. Yhdessä Huoltovarmuusorganisaation (HVO) kanssa koottava yleistilannekuva tarkastelee toimintaympäristön haasteita useista näkökulmista (ks. julkinen versio Huoltovarmuuden tilannekuva: Työtaistelutoimien vaikutukset seurannassa - Huoltovarmuuskeskus).
HVK:ssa on tunnistettu tarve uudistaa ja digitalisoida tilannekuvan kokoamiseen ja raportointiin liittyviä ratkaisuja. Tilannekuvan digitalisaatiolla pyritään helpottamaan ja yhtenäistämään huoltovarmuuden tilaan liittyvän tiedon kysymistä, keräämistä, tallennusta ja analysointia ja vahvistamaan tilannetietoisuutta luomalla helppolukuinen, reaaliaikainen ja interaktiivinen näkymä huoltovarmuuden tilasta.
Tavoitteena on uudistaa tilannekuvan 1. tuottamisen ja keräämisen, 2. koostamisen ja käsittelyn ja 3. raportoinnin työkaluja. Tavoitteena on hankkia/toteuttaa uudet ratkaisut edellä mainittuihin seuraavasti: 1. kyselytyökalu, jolla HVK luo lomakkeita tilannetiedon ilmoittamista varten ja johon (lomakkeisiin) sidosryhmät voivat tilannetietoa ilmoittaa; 2. tietovaranto, johon tieto varastoidaan ja 3. data-analytiikkaratkaisut, jolla kerättyä tietoa voidaan visualisoida ja esittää helppolukuisesti. Kerättävä ja esitettävä tieto on sekä laadullista että numeerista. Ratkaisun suunnittelussa on otettava huomioon myös tulevaisuuden tarpeita, kuten toimintaympäristötiedon lisääminen tilannekuvaan ja kehittyneen analytiikan soveltaminen (kuvaileva ja ennustava analytiikka). Toteutuksen arvioitu aikataulu on elokuu 2023-maaliskuu 2024.
Tavoitteena on toteuttaa 1. versio vuoden 2023 loppuun mennessä ja saada käyttövalmius vuoden 2024 alkuun.
Tilannekuvan digitalisoinnin määrittelyvaihe on tehty alkuvuonna 2023. Määrittelyssä on kuvattu tilannekuvan nykytilan kuvaus, siihen liittyvät prosessit, roolit ja arkkitehtuurikuvaukset sekä tilannekuvan tavoitetilan kuvaus ja siihen liittyvät prosessit, roolit ja käsitteet sekä tietomallit ja arkkitehtuurikuvaukset. Tarvittaessa niitä tarkennetaan toteutusvaiheen aikana. Neuvottelujen aikana tarjoajille luovutetaan edellä mainittuja tietoja hankintayksikön asettamien salassapitovaatimusten mukaisesti (mm. erillisen salassapitosopimuksen allekirjoitus) ja selvennetään tarkemmin, mikä on toteutuksen laajuus ja siihen liittyvät vaatimukset (ml. hallinnollinen turvallisuus ja tietoturva) sekä millaiseen it-ympäristöön ratkaisut toteutetaan. Tavoitetilan toiminta-arkkitehtuurissa ja rooleissa ei ole tunnistettu merkittäviä muutoksia nykytilaan verrattuna.
Hankintaa koskevat tarpeet ja alustavat vaatimukset on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä 1. Liitteessä 1 on listattu hankittavan toteutuksen olennaisimman vähimmäisvaatimukset (pakolliset vaatimukset). Tarjoajaa pyydetään täydentämään tiedostoon, pystyykö tarjoaja toteuttamaan vaatimuksen annetussa aikataulussa. Tiedosto liitetään osallistumishakemuksen liitteeksi. Yksityiskohtaisempi ja kattavampi vaatimuslista käydään läpi neuvotteluissa ja liitetään osaksi lopullista tarjouspyyntöä.
Toteutuksen, ylläpidon/käyttötuen ja kehitystyön työkielenä tulee olla suomi. Toteutettavien ratkaisujen tulee olla vähintään englanninkielinen ja lisänä mahdollisesti suomenkielinen versio. Ohjeiden tulee olla suomenkielisiä.
Toteutuksen, ylläpidon/käyttäjätuen ja jatkokehityksen sopimuskausi on 2 vuotta + toistaiseksi voimassaoleva. Lisäksi hankinnassa on optiona lisenssihankinnat, joiden käytöstä ilmoitetaan jo ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Optiona lisenssihankinnat. Optioiden toteutuessa sen sopimuskausi on 2 vuotta + toistaiseksi voimassaoleva. Lopulliseen tarjouspyyntöön tullaan täsmentämään sopimuskausi.
Ehdokkaiden rajaamisella varmistetaan, että neuvotteluihin valikoituu toimittajat, joilla on parhaat edellytykset toteuttaa hankintayksikön hankinnalle asettamat tavoitteet ja tarjouskilpailu saadaan vietyä läpi tarkoituksenmukaisesti sekä mahdollisimman kustannustehokkaasti hankintayksikön mitoittamat resurssit huomioiden.

Eligibility requirements: kt. hankinta-asiakirjat.

Award value: 400000