Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-12
Buyer: Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 79995100 | 79999100
Submission deadline: 2023-06-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Aus Gründen der Bestandserhaltung und zur Erleichterung der Nutzung soll ausgewähltes, unikales Archivgut der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), das bisher beim Bundesarchiv in Koblenz (BArch) aufbewahrt wurde, digitalisiert werden. Die DFG hat in der Vergangenheit Förderakten der frühen 70er bis 00er Jahre dem BArch übergeben, um sie dort der historischen Wissenschaftsforschung zugänglich zu machen. Die Akten sollen nun im Verfahren des ersetzenden Scannens digitalisiert werden. Vertragsgegenstand ist es im Kern, etwa 210.000 Förderakten der DFG zu digitalisieren. Darüber hinaus sind Aufgaben der Logistik (Transport der Akten) sowie der Aufbereitung, Lagerung und der abschließenden Vernichtung der Akten Vertragsgegenstand.
1. Unternehmensdarstellung: Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. Gründungsjahr, Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten.
2. Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
Sollten für die Leistungserbringung Unterauftragnehmer eingesetzt werden, z. B. für die Transportleistungen, muss der Versicherer bestätigen, dass auch die Tätigkeiten, die der Unterauftragnehmer für den Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung für den Auftraggeber erbringt, von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers umfasst sind.
Andernfalls muss das von ihm beauftragte Transportunternehmen über eine geeignete Transportversicherung in o. g. Höhe verfügen.
zu Eignungskriterium 2: Die Versicherungssumme muss mindestens 3.000.000,00 € für Personen- und Sachschäden sowie den Verlust der Sache betragen.
5. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG: Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er unabhängig von der Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 1 MiLoG das Recht hat, jederzeit zusätzliche Auskünfte des Wettbewerbsregisters anzufordern (§ 19 Abs. 3 MiLoG). Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 € netto fordert der Auftraggeber in jedem Fall für die Bieterin oder den Bieter, die oder der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister an.
6. Referenzen: Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden (inkl. Angabe der Ansprechpartner und Kontaktdaten).
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistungserbringung innerhalb des Dreijahreszeitraums liegt und Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
Vergleichbar ist eine Referenz, wenn sie sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten bezieht, die in Form von Akten vorgelegt wurden. Besonders einschlägig wären Referenzen auf Projekte des ersetzenden Digitalisierens, die also auch Leistungspakete wie Lagerung und anschließende Vernichtung der Akten umfassen.
7. Auftragsverarbeitung: Aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer ist zwischen der DFG und dem Unternehmen, das den Zuschlag erhält, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) abzuschließen. Dies geschieht auf Grundlage des beiliegenden Entwurfs (Anhang C1). Die darin genannten datenschutzrechtlichen Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Hierfür sind folgende Angaben in den Anlagen zum Auftragsverarbeitungsvertrag zu machen und mit dem Angebot einzureichen:
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 3 (Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1). Alle die DFG-Akten betreffenden Daten und deren Datenverarbeitung und Datenspeicherung sind ausschließlich nur im Rechtsraum der Europäischen Gemeinschaft (Anwendungsbereich der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG) zulässig.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4 (Ansprechpartner und Weisungen des Verantwortlichen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1).
Vorlage eines Datenschutzkonzepts, das gemäß Art. 28 DSGVO hinreichende Garantien dafür bietet, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet ist. Dies beinhaltet auch die Vorlage eines IT-Sicherheits- sowie Transportsicherheitskonzepts, das den Anforderungen des Art. 32 DSGVO zum Schutz von schützenswerten Daten und personenbezogenen Daten genügt.

Eligibility requirements: 1. Unternehmensdarstellung: Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. Gründungsjahr, Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten. Die Unternehmensdarstellung sollte max. zwei DIN A4 Seiten umfassen.