Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-09-09
Buyer: Strategische Neuausrichtung der IT-Struktur
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services
Estimated value:  EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Aufforderung zur Interessensbestätigung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Aufforderung zur Interessensbestätigung benannten Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
In Zeiten rapide fortschreitender Digitalisierung und stetig wachsender Sicherheitsanforderungen an IT-Systeme ist die strategische Neuausrichtung der IT-Infrastruktur - gerade in Einrichtungen wie der KZVB - von herausragender Bedeutung. Durch die vorliegend ausgeschriebenen Leistungen soll mittels IT-Beratungs- und Implementierungsmaßnahmen die bestehende IT-Landschaft der KZVB analysiert, bewertet und zukunftssicher transformiert werden soll. Ziel ist es, unter strenger Berücksichtigung gesetzlicher Bindungen, branchenspezifischer Anforderungen und betriebswirtschaftlicher Effizienzsteigerungen eine IT-Architektur zu realisieren, die sowohl höchsten Sicherheits- als auch Performance-Anforderungen gerecht wird.  Wesentliche Ziele der ausgeschriebenen Leistungen sind:  - Analyse und Bewertung der bestehenden IT-Systemlandschaft, der internen Prozesse, der IT-Organisationsstruktur sowie der aktuellen IT- und Cybersicherheitsmaßnahmen.  - Entwicklung eines strategischen Zielbilds zur Neuausrichtung der IT, welches den Einsatz von Standardlösungen (On-Premise und Cloud) und deren sinnvolle Integration mit bestehenden spezialisierten Anwendungen (wie z. B. der Software des Zentrums für Informationstechnologie GbR (kurz: "ZlT GbR").) ermöglicht.  - Erarbeitung von Handlungsoptionen und Varianten in Form eines Maßnahmenkatalogs, der konkrete Umsetzungsschritte, Priorisierungen und wirtschaftliche Bewertung der unterschiedlichen Szenarien enthält.  - Implementierung und Change Management unter Begleitung eines vor Ort präsenten Projektmanagements, das eine schrittweise Einführung der neuen Systeme in den laufenden Geschäftsbetrieb sicherstellt.
Das Formblatt ist mit dem  - auftragsbezogenen Konzept zur Herangehensweise an die IT-Serviceleistungen  des Bieters zusammen mit den übrigen Angebotsbestandteilen bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform einzureichen.  Der Auftraggeber erwartet hier eine nachvollziehbare Darstellung, die erkennen lässt, wie der Auftragnehmer die ausschreibungsgegenständlichen IT-Serviceleistungen auf Basis des Projektstandes ausführen wird, um die Ziele zu erreichen. Es wird erwartet, dass das Konzept dabei auf die projektspezifischen Besonderheiten eingeht, wie sie sich auch aus den Projektinformationen ergeben..  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Das auftragsbezogene Konzept darf 10 DIN-A-4-Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) nicht überschreiten.
Das Formblatt "Auftragsbezogenes Organisations- und Personalkonzept" ist mit dem  - auftragsbezogenen Organisations- und Personalkonzept  des Bieters zusammen mit den übrigen Angebotsbestandteilen bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform einzureichen.  Das Konzept muss einen - Personaleinsatzplan mit Darstellung der vorgesehenen Kapazitäten pro Mitglied des Projektteams, monatsweise über die Projektdauer, und Darstellung von Reserven (Ausfälle, Urlaube, zusätzliche Bedarfe), und - Darstellung der Zusammenarbeit und Koordination der Leistungen innerhalb des Projektteams und mit den anderen Projektbeteiligten (Auftraggeber, sonstige Planer, ausführende Firmen) beinhalten.  Der Auftraggeber erwartet hier eine nachvollziehbare Darstellung, die erkennen lässt, wie der Bieter im Auftragsfalle die Aufbau- und Ablauforganisation gestaltet, um die vertragsgegenständlichen Leistungen optimal zu erbringen. Dies beinhaltet auch, welche Aufgaben-, Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche die jeweiligen Mitarbeiter übernehmen werden, und wie Redundanzen und Vertretungen (Urlaub, Krankheit etc.) zur jederzeitigen reibungslosen und gleichbleibend qualitativen Auftragserfüllung abgebildet werden. Klargestellt wird, dass die Qualifikation und die Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter des Bieters/Mitglieder des Projektteams hier nicht bewertet werden; für diese gibt es ein eigenes Zuschlagskriterium.  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Das auftragsbezogene Konzept darf 5 DIN-A-4- Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) nicht überschreiten.
Zur Bewertung der für den Auftragsgegenstand einschlägigen Erfahrung der Projektteammitglieder erwartet der Auftraggeber eine nachvollziehbare Darstellung von je Projektteammitglied mindestens zwei (2) mit dem Angebot anzugebender persönlicher Referenzprojekte über nach Art, Inhalt und Umfang vergleichbare Leistungen aus dem Zeitraum vom 01.01.2020 bis zum Ablauf der Angebotsfrist, die erkennen lassen, wie das jeweilige Teammitglied vergleichbare Aufgaben in dieser Funktion in der Vergangenheit erfüllt hat, um prognostisch sicherzustellen, dass die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen bestmöglich erbracht werden.  Bewertet werden im Hinblick auf die Vergleichbarkeit Art, Inhalt und Umfang der jeweils erbrachten sowie mit der Aufgabenstellung vergleichbare Anforderungen des Referenzprojekts und wie diese vom Projektteammitglied jeweils im Sinne des Projekterfolgs adressiert worden waren.  Die vorgenannten Anforderungen haben bei der Bewertung eine identische Bedeutung. Der Auftraggeber wertet die Angebotsinhalte gesamthaft, auch im Vergleich der Angebote untereinander.  Die Darstellung darf 2 DIN-A-4-Seiten (Format word-docx, Arial, Schriftgröße 10, Seitenränder normal, Zeilenabstand 1,3, Schriftschnitt und Zeichenabstand normal, keine Abbildungen) je persönlichem Referenzprojekt nicht überschreiten.


Winner: Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns
Number of bids: 13