Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-08-03
Buyer: TraveKom GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value: 511935.6 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Hansestadt Lübeck und ihre Schulen möchten in Zusammenarbeit mit der TraveKom eine lernförderliche IT-Infrastruktur in einem geeigneten Rechenzentrum aufbauen. Der Fachbereich der Hansestadt hat mit verschiedenen Dienstleistern sowohl Pilot- als auch Produktiv-Infrastrukturen für zentrale Dienste aufgebaut. Diese Dienste sollen nun im Rahmen der Zentralisierung und Konsolidierung der Lübecker Schul-IT zur TraveKom migriert und neu aufgebaut werden.
Die ProxMox-Infrastruktur soll primär für die Dienste Open-Xchange (OX) inkl. Mail-Stack und Univention Corporate Server (UCS; UCS@school) eingesetzt werden.
Die Gastsysteme sollen im finalen System im Hochverfügbarkeits-Betrieb auf einer Hyper-Converged-Infrastructure (hochverfügbar und erweiterbar) gehosted werden.
Aktuell wird von ca. 20.000 Nutzer:innen ausgegangen. Dies ist beim gemeinsamen Sizing der Infrastruktur zu beachten. Die Planungen sehen bisher folgende Node-Konfiguration vor:
Die benötigte IaaS / high converged infrastructure (HCI) muss mit einer geeigneten OpenSource Lösung aufgebaut werden, die durch die TraveKom und ggf. auch andere, jederzeit selbst betrieben werden kann. Nach Einschätzung und Erfahrung der TraveKom kommt ausschließlich die Software "Proxmox" in Frage, da keine weiteren Alternativen auf dem Markt bekannt sind.
- Auftragnehmer: Aufgrund der Komplexität von CEPH möchte die TraveKom die Einrichtung und den Betrieb der Infrastruktur und der Hypervisor komplett an den Auftragnehmer abgeben. Vorzunehmende Wartungen sind zwischen AN und AG abzustimmen.
- Auftraggeber: Die TraveKom benötigt auf Hypervisor-Ebene beispielweise die Möglichkeit, VLANs / VMs zu verwalten, Snapshots zu erstellen und wiederherzustellen. Die TraveKom verwaltet die Gastsysteme.
Vertragsmodalitäten: Die Hardware soll der TraveKom zur Miete bereitgestellt werden inkl. der kompletten Hosting-Dienstleistung (inkl. Klimatisierung, Strom, Hardwareersatz, Internetanschluss etc.). Es wird eine Vertragslaufzeit von 3 Jahren angestrebt. Es besteht eine Verlängerungsoption um weitere 12 Monate (bis max. 4 Jahre Gesamtlaufzeit).
Die Übergabe des aufgebauten idealen Zielsystems oder eines Interims-Systems, welches die Anforderungen an Computer Power und Storage erfüllt, muss in KW28-29/2022 erfolgen. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall ebenfalls ein Migrations-Konzept samt Migrations-Roadmap einzureichen.
Gegebenenfalls kann aufgrund von langen/unsicheren Lieferfristen und der kurzfristigen Projekt-Realisierung vom idealen Zielsystem (siehe Cluster Beschreibung oben) abgewichen werden - die Gründe für diese Abweichung müssen schriftlich dargelegt werden.
Bei diesem Verhandlungsverfahren mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb handelt es sich um ein beschleunigtes Verfahren gem. § 17 Abs. 3 und 8 VgV. Die Frist für den Teilnahmewettbewerb wird auf 15 Tage und die Angebotsabgabefrist auf 10 Tage reduziert. Die erforderliche Fristverkürzung wird mit der Dringlichkeit der Projektrealisierung begründet, welche nicht bei der TraveKom selbst liegt, sondern seitens des TraveKom-Auftraggebers vorgegeben wird. Die Umsetzung des Projektes und somit der Aufbau sowie die Migration der Schulportaldienste müssen schnellstmöglich realisiert werden. Der dafür zur Verfügung stehende Zeitrahmen beschränkt sich auf schulfreien Tage (Schulferien), da die Migration ohne die Beeinträchtigung des Schulbetriebes erfolgen muss. Die formale Angebotsannahme seitens des TraveKom-Auftraggebers erfolgt erst am 17.05.2022, was zusätzlich den entsprechenden Zeitrahmen für die Projektrealisierung verknappen lässt.
Die Vergabekammer leitet gem. § 160 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei
ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit:
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: caplog-x GmbH
Award value: 511935.6
Number of bids: 2