Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-07-14
Buyer: Vergebener Auftrag - Relaunch des Web-Auftritts der Landeshauptstadt Potsdam - Verhandlungsverfahren
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72400000 | 72413000: Website design services
Estimated value:  EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Potsdam ist Landeshauptstadt und mit etwa 190.000 Einwohnern auch die größte Stadt Brandenburgs. Aufgrund der hohen Lebensqualität sowie der Nähe zu Berlin ist die Einwohnerzahl kontinuierlich steigend. Zahlreiche Weltkulturerbestätten und eine landschaftlich reizvolle Umgebung machen Potsdam attraktiv für jährlich Hunderttausende Touristen und Besucher. Weiterhin ist Potsdam international bekannter Standort für Wissenschaft, Forschung und Filmindustrie, sowie Universitätsstadt und hat zahlreiche Kultur- und Sportstätten zu bieten.  Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) übernimmt nicht nur die klassischen administrativen Funktionen, sondern gestaltet aktiv die Rahmenbedingungen für ein attraktives städtisches Leben. Im Zuge der Digitalisierung werden Bürgerdienstleistungen fortlaufend modernisiert, um den Zugang zu Informationen und Verwaltungsleistungen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, sodass sowohl Potsdamer als auch Besucher von einem zeitgemäßen und nutzerfreundlichen Service profitieren. Die Kommunikationskanäle der Stadtverwaltung sind breit aufgestellt. Sie richten sich an Einzelpersonen aber auch an Unternehmen, Vereine und wissenschaftliche Einrichtungen. Neben dem Aufgabenbereich Verwaltung und Dienstleistung werden zudem Informationen und Unterstützungsangebote kommuniziert, die zur Stärkung der lokalen Gemeinschaft und zur Förderung gesellschaftlichen Engagements beitragen. Indem die Stadtverwaltung kontinuierlich in die klassische sowie digitale Infrastruktur investiert, sorgt sie dafür, dass Potsdam ein moderner, anregender Ort für Bildung und Kultur und ein wirtschaftlich starker Standort bleibt. Bildungs- und Kultureinrichtungen und weitere kommunale Institutionen sowie Unternehmen werden unterstützt, ein Umfeld zu schaffen, das Innovation fördert und ein hohes Maß an Lebensqualität bietet.  Ausgangssituation Die Website potsdam.de steht als zentraler und wichtigster digitaler Kommunikationskanal im Zentrum der städtischen Online-Präsenz und wurde zuletzt im Jahr 2013 grundlegend erneuert. Sie bietet umfassende Informationen und Dienstleistungen zu einer breiten Themenpalette. Angefangen beim Bürgerservice über das Leben in Potsdam bis hin zu Tourismus, Kultur, Bildung und Wirtschaft werden die Interessen aller Zielgruppen bedient. Durch einfache Verknüpfungen bietet potsdam.de Zugang zum Kommunalportal für den Bürgerservice sowie zu externen Angeboten. Innerhalb der Verwaltung gibt es zahlreiche weitere digitale Projekte, die mit unterschiedlicher Priorität und Intensität bearbeitet werden, z.B. die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, das Aufsetzen eines KITA-Portals, das Aufsetzen einer Beteiligungsplattform sowie viele Projekte im Rahmen der Smart City Strategie. Um keine Insellösungen zu generieren, sondern eine bestmögliche Nutzererfahrung zu erreichen, sollen diese Projekte künftig auf der Basis von definierten Schnittstellen in potsdam.de integriert werden.  Technische Daten Technologisch basiert potsdam.de auf dem Content Management System (CMS) Drupal in der Version 10. Reichweite und Nutzung der Website werden durch die Analyse-Software Matomo dokumentiert, welche 2023 täglich rund 2.600 eindeutige Besucher und etwa 15.200 Seitenansichten erfasste. Mit mehr als 30.000 indexierbaren URLs bietet die Website eine immense Tiefe an Information und Ressourcen. Die Stadtverwaltung betreibt etwa 50 weitere spezialisierte Internetseiten, u.a. die Auftritte der Stadt- und Landesbibliothek, städtischer Museen und Kultureinrichtungen, die auf spezifische Interessen und Bedürfnisse ausgerichtet sind. Im Rahmen des Web-Relaunchs wird die Anzahl externer Angebote durch Integration zahlreicher Themen bzw. Abschaltung obsoleter Websites deutlich reduziert.
Die Leistungserbringung soll sowohl vor Ort (beim Auftraggeber) als auch am Standort des Auftragnehmers erfolgen. Vom Auftragnehmer wird eine regelmäßige, kontinuierliche und umsetzungsbegleitende Beratung und Abstimmung erwartet. Diese kann vom Sitz des Auftragnehmers aus oder vor Ort beim Auftraggeber erfolgen. Für Letzteres kann dem Auftragnehmer - sofern erforderlich - ein Arbeitsplatz an folgendem Standort bereitgestellt werden:  Landeshauptstadt Potsdam Edisonallee 5-9 14473 Potsdam  Die Zusammenarbeit soll weitestgehend unter Nutzung digitaler Möglichkeiten erfolgen. Eine regelmäßige Präsenz vor Ort wird nur in Ausnahmefällen, etwa für Gremiensitzungen oder zur Moderation von Workshops, erwartet. Die Projektsprache ist Deutsch.
Bei der Wertung des Preises wird der Preis in Punkte umgerechnet und mit 30% gewichtet. Dabei erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 100 Punkte und ein Angebot mit einem Preis in Höhe des Doppelten des niedrigsten Angebotspreises 0 Punkte. Die Ermittlung der Punkte für die anderen Angebote erfolgt an Hand folgender Formel: Preispunkte = 100 - 100 x (Angebotssumme Bieter - Angebotssumme niedrigstes Angebot) / Angebotssumme niedrigstes Angebot) Ergibt sich bei der Berechnung der Preispunkte ein Minusergebnis, erhält dieses Angebot auch 0 Punkte. Die ermittelte Punktzahl für die Ersteinrichtung wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet.  Es können maximal 100 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält 100 Preispunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet und anschließend mit dem Faktor von 0,3 gewichtet.
Die Wertung der Leistungsqualität erfolgt durch die bieterseitigen Eingaben im Bewertungskatalog (Anhang A) in der Spalte "Umsetzungsmöglichkeit" sowie die Angaben in der Anlage 4.7. Referenzen Beschäftigte sowie durch die Angaben im Angebot zur Lösung der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben und Anforderungen, inklusive erste Designumsetzungsideen (2.10). Der Bewertungskatalog gliedert sich in neun Aspekte, die unterschiedlich gewichtet werden, mit den jeweils maximal erreichbaren Punktzahlen: 2.1 Navigation/Nutzerführung (2 Unterkriterien, max. 8 Punkte, Gewichtung:10% ) 2.2 Backend allgemein (19 Unterkriterien, max. 76 Punkte, Gewichtung: 20%) 2.3 Strukturierte Daten (4 Unterkriterien, max. 16 Punkte, Gewichtung: 10%) 2.4 Veranstaltungen ( 4 Unterkriterien, max. 16 Punkte, Gewichtung: 4%) 2.5 Karten ( 4 Unterkriterien, max. 16 Punkte, Gewichtung: 5%) 2.6 Suchfunktion ( 4 Unterkriterien, max. 16 Punkte, Gewichtung: 15%) 2.7 Formulare ( 4 Unterkriterien, max. 16 Punkte, Gewichtung: 3%) 2.8 SEO ( 5 Unterkriterien, max. 20 Punkte, Gewichtung: 3%) 2.9 Schnittstellen / Externe Plattformen ( 7 Unterkriterien, max. 28 Punkte, Gewichtung: 10%) Die erreichten Punkte (max. erreichbare Punkte 212) werden für jeden Aspekt entsprechend der Anzahl der Kriterien dividiert und mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert, um die gewichteten Wertungspunkte zu erhalten. Die Wertung der Berufserfahrung und Qualifikation des eingesetzten Personals im Projektteam erfolgt mit einer maximalen Punktzahl von 4 Wertungspunkten, die dann mit der Gewichtung 20% multipliziert werden, um die gewichteten Wertungspunkte zu erhalten. Somit ergibt sich für die Bewertung der Leistungsqualität eine Maximalpunktzahl von 4,00 Wertungspunkten, die erreicht werden kann. Der Bieter mit der höchsten Wertungspunktzahl erhält 100 Leistungspunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Dies ergibt für jeden Bieter die erreichte Leistungspunktzahl für das Kriterium Leistungsqualität. Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet und anschließend mit dem Faktor von 0,7 gewichtet.
Ziele des Projekts - Potsdam.de neu gedacht: Das wichtigste Ziel des Web-Relaunchs ist die signifikante Verbesserung der Zugänglichkeit und Nutzerfreundlichkeit des digitalen Angebots der Landeshauptstadt Potsdam. Dazu wurden die gesamte Portalinfrastruktur sowie alle Inhalte aus der Perspektive der Nutzer und auf der Basis der Analysephase neu bewertet und zusammengesetzt. Im Ergebnis ist ein Konzept für einen umfassenden und übersichtlichen neuen Web-Auftritt der Stadt Potsdam entstanden, der alle Zielgruppen berücksichtigt, auf mehr als 30 externe Websites verzichtet und wesentlich mehr ist als nur der Bürgerservice: Ein Stadtportal! Darüber hinaus ist eine zeitgemäße visuelle Neugestaltung vorgesehen, die sich am neuen Corporate Design orientiert und die Website optisch modern und ansprechend präsentiert. Besonderer Wert wird auf Barrierefreiheit gelegt, um sicherzustellen, dass alle Nutzer ungehindert auf die Informationen und Dienste zugreifen können, weiterhin auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, um den Schutz persönlicher Daten zu gewährleisten.  Technologische Erneuerung Technologisch soll die Website auf eine neue Basis gestellt werden, die ein intuitives Content Management System (CMS) umfasst. Es soll ein Open Source CMS sein, das angepasst und customized wird. Das CMS soll den aktuellen redaktionellen Anforderungen gerecht werden und eine effiziente Pflege sowie Content-Erstellung inkl. Unterstützung durch KI-Technologie ermöglichen. Zudem wird ein sicheres und skalierbares Hosting angestrebt, um auch bei steigenden Besucherzahlen und wachsendem Informationsumfang eine hohe Verfügbarkeit und Performance der Website zu garantieren.  Zielgruppen Die Hauptzielgruppen der Website der Landeshauptstadt Potsdam sind: - Menschen mit Lebensmittelpunkt in Potsdam - Potenzielle Neubürger: Menschen aus dem In- und Ausland, die sich für ein Leben, Lernen und Arbeiten in Potsdam interessieren - Besucher, Touristen: Menschen, die Potsdam besuchen - Jobsuchende: Menschen, die sich für einen Job in der Verwaltung interessieren - Vertreter von Unternehmen, Vereinen, Verbänden und Organisationen, Institutionen mit oder ohne Sitz in Potsdam - Investoren - Presse und Medien   Auf Basis der Verhandlungsgespräche wurden die Ausschreibungsunterlagen wie folgt angepasst:  Leistungsbeschreibung: - Entwurf von 2 Design-Routen anstelle von 2 Design-Richtungen - Verdeutlichung der Definitionen von Themenwelt, Themenwelt+ sowie der Seitentypen Startseite und Landingpage (inkl. Anhang Themen-Kategorien) - Schnittstelle Allris geändert von Reverse Proxy Inhaltseinbindung auf nur Suchschnittstelle per XML-API (inkl. Anhang Schnittstellen allgemein und Schnittstellen-Allris) - Tests des Prototyps durch das Projektteam kontinuierlich während der Sprint Phase, Usability Test mit 5 Szenarien und 10 externen Teilnehmern zum Ende der Konzeption & Design-Phase; Umsetzung der durch die Tests gewonnenen Erkenntnisse mit einkalkulieren - Mehrsprachiges CMS: Zum Start der neuen Website beschränken sich die Sprachen auf Englisch und Leichte Sprache (neben Deutsch). - Zusätzliche Leistungen Nr. 28 (KI-Übersetzung Einrichtungskosten) und 28a (KI-Übersetzung Betriebskosten für 4 Jahre) angepasst auf 2 Sprachen (neben Deutsch): Englisch und Leichte Sprache; Texte werden direkt ins System eingefügt ohne manuelles Kopieren (siehe auch Preisblatt) - Zusätzliche Leistungen Nr. 27 (KI-Textassistent Einrichtungskosten), Nr. 27a (KI-Textassistent Betriebskosten für 4 Jahre) sowie Nr. 29 (Service und Support für 48 Monate: Störungsannahme und Bearbeitung an Samstagen, Sonn- und Feiertagen) gestrichen (siehe auch Preisblatt) - Verschiebung der Anforderungen eines Anmeldemanagements im Veranstaltungskalender in den Bereich der Leistungen auf Abruf - Leistungen auf Abruf Preisblatt Nr. 30: Erweiterung auf 100 Personentage (siehe auch Preisblatt) - Störungsannahme und -behebung: Wenn die Applikation nicht nutzbar bzw. erheblich beeinträchtigt ist, wird die Lösungszeit von 1 Std. auf 4 Std. erhöht (siehe auch Kriterienkatalog zum Cloudvertrag)


Winner: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement