Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-12-23
Buyer: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48710000: Backup or recovery software package

Technical requirements: Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer 1.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer Vl.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. Vl.4.1 )). Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Gegenstand des Verfahrens ist die vertragliche Vereinbarung zur Weiterführung des Archivsystems AVP 8 der Firma DMI als zentrales Archivsystem des UKJ.
Das UKJ (Universitätsklinikum Jena) ist auf Grund der Dokumentationspflicht für Ärzte dazu verpflichtet, die medizinischen Eingriffe zu dokumentieren. Dies ergibt sich seit Einführung des Patientenrechtegesetzes aus § 630 f BGB und weiterer Regelungen wie z. B. § 11 der Bundesärzteordnung. Hinzu kommen steuerrechtliche (§ 147 AO) und handelsrechtliche (§ 253 HGB) Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die es erfordern, dass die durchgeführten Leistungen nachvollziehbar und belegbar sind. Im Hinblick auf § 195 BGB ist eine Aufbewahrungs-Dauer von 30 Jahren erforderlich. Darüber hinaus gelten die Anforderungen an ein Haus der kritischen Infrastruktur und in dem Zusammenhang die Richtlinien BSI TR 03138 und BSI TR 03125. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss das UKJ daher über ein adäquates Archivsystem für die medizinischen Dokumente verfügen. Dieses muss in das bestehende KIS von SAP integrierbar sein. Weiterhin soll es alle Dokumente aufnehmen, also sowohl die elektronisch erzeugten Dokumente als auch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Um letzteren Typ von Dokumenten zu archivieren, werden Papierdokumente eingescannt, klassifiziert, zugeordnet und dann digital archiviert. Dies erfolgt durch einen zertifizierten Scandienstleister, aktuell die Firma DMI. Zurzeit werden am UKJ zwei Archivsysteme, das "easy archive" von Easy Software AG und das "AVP 8" von DMI betrieben. Hinzu kommen noch Datenbestände im Archiv von Intersystems. Es wurde entschieden, sämtliche Archive zusammen zu führen und nur ein Archivsystem zu betreiben. Nach technischer und wirtschaftlicher Bewertung fiel die Entscheidung auf das AVP 8. Es erfolgt bereits aktuell ein Migrationsprozess der Daten vom "easy archive" und "Intersystems" in das AVP 8. Dieser Prozess ist aufgrund sehr großer Daten- und Dateivolumina personal- und zeitaufwändig und noch nicht vollständig abgeschlossen.


Winner: Universitätsklinikum Jena