Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-12-18
Region: DEA23
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Award criteria: price
EU fund: eu-funds

Technical requirements: Die AG beabsichtigt im Rahmen dieses Vergabeverfahrens die Funktionserweiterung der Software epias ED in den Notfallambulanzen der drei Standorte mit einer anfänglichen Festlaufzeit von drei Jahren umzusetzen, wobei zu beachten ist, dass die Maßnahme durch Mittel aus dem Krankenhauszukunftsfonds finanziert wird. Insofern ist festzustellen, dass zur Erreichung der Förderfähigkeit mindestens eine der funktionalen Anforderungen zu dem betreffenden Fördertatbestand 1 erfüllt sein muss. Über die anfängliche Festlaufzeit hinaus steht der AG eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 5 Jahren, verlängern. 
Die Auftragnehmerin (AN) soll nach Maßgabe der Vergabeunterlagen einschließlich der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung mit der abnahmereifen, d.h. im Wesentlichen mangelfreien, sowie einer mit der gegenwärtigen IT-Landschaft kompatiblen Erweiterung des vorhandenen Notaufnahmeinformationssystem „epias ED” beauftragt werden. Insofern sind nach Maßgabe der funktionalen Leistungsbeschreibung von der Projektierung und Planung der Erweiterung des vorhandenen Notaufnahmeinformationssystem „epias ED” über die Installation und Inbetriebnahme bis hin zum Support & Service alle erforderlichen Leistungen zu erbringen. 

Die geplanten Erweiterungsmaßnahmen des komplexen Notaufnahme-Informationssystems können nur durch die epias GmbH erbracht werden, da nur diese eine vollständige und sichere Integration der benötigten weiteren Leistungsfunktionen, in die bereits seit 2016 vorhandene Software „epias ED” gewährleisten kann. Insoweit ist es zulässig, im Interesse der Systemsicherheit und Funktion jedwedes Risikopotenzial, das die Verbindung verschiedener und komplexer IT-Systemkomponenten mit sich bringen, auszuschließen und den zuverlässigsten Weg der Ein-Hersteller-Strategie zu wählen.
Gerade bei der Anamneseerhebung bzw. der Patientendokumentation handelt es sich um extrem kritische Behandlungsschritte, bei denen es zu keinem Informationsverlust oder -verfälschung kommen darf. Bei einer fehlerhaften Datenübergabe kann es zu falschen Behandlungsentscheidungen und damit zu einer unmittelbaren Schädigung des Patienten kommen (wenn z.B. Allergieinformationen aus einem Anamneseformular aufgrund einer fehlerhaft programmierten Schnittstelle falsch übergeben werden). Zudem muss und will die AG zur Gewährleistung der Patientensicherheit das Risiko eines zeitweiligen Systemausfalls durch die fehlerhafte Umsetzung einer individuell programmierten Schnittstelle ausschließen. Daher ist die Vorgabe von „epias ED” schon aus diesem Grund gerechtfertigt.

Darüber hinaus ist anerkannt, dass der parallele Betrieb unterschiedlicher Betriebssysteme einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordert, der einen sachlichen Grund zur Vorgabe des in der vorhandenen IT-Struktur bereits implementierten Systems darstellt.
Auch der bei einer Beschaffung einer Drittsoftware zu erwartende Verwaltungsmehraufwand für die AG rechtfertigt die Vorgabe von „epias ED”. Der zur Implementierung einer Drittanbieter-Software erforderliche personelle Aufwand wird auf 30 Manntage geschätzt. Weiterhin bedarf es der Schulung von ca. 180 Pflegekräften und 800 ärztlichen Kolleg*innen. Dies ergibt einen Mehraufwand von 490 Manntagen (980 Personen*4 Stunden pro Schulung/8 Stunden pro Manntag). Ungeachtet des durch den zusätzlichen Aufwand von insgesamt 520 Manntagen erzeugten Finanzbedarfs würde der Verwaltungsmehraufwand eine deutliche Qualitätseinschränkung in der Patientenversorgung zur Folge haben, woraus eine akute Gefährdung für den Patienten entstehen kann. Dementsprechend ist es auch aus diesem Grund gerechtfertigt zur Umsetzung der Funktionserweiterung des vorhandenen Notaufnahme-Informationssystems das Produkt „epias ED” vorzugeben.
Wartungsleistungen können nur von der epias GmbH erbracht werden, da nur diese über die Quellcodes verfügt.


Winner: Kliniken der Stadt Köln gGmbH
Number of bids: 1