Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-24
Buyer: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1250000 EUR
Submission deadline: 2021-01-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der ausgeschriebenen Leistungen ist die Migration des bei ekom21 eingesetzten ERP-Systems SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA einschließlich Implementierungs- und weiteren Dienstleistungen sowie Systemservice-Leistungen für das für ekom21 ausgeprägte SAP S/4HANA System.
Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffentlichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versorgung der Kommunen, Landkreise sowie sonstigen öffentlichen Einrichtungen im Bundesland Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Ferner besitzt die ekom21 für wichtige Geschäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.
Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungskreise mit einem gemeinsamen Kostenrechnungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kostenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen genutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verarbeitet.
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Umstellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformationsprozess für die Erschließung von Optimierungspotentialen genutzt werden um die bisherige SAP-Nutzung neu und effizienter auszurichten. Ziel ist es unter anderem, alle relevanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen abzubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen System soll ein möglichst hoher Grad an Automatisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vorgängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 abzuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestandsaufnahme, Analyse, Bewertung und Optimierung von ausgewählten Kernprozessen erarbeitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstellung verfolgt. Das bedeutet für den öffentlichen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchtigung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehende SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bisherigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es notwendig und sinnvoll ist – übernommen werden, die Prozesse jedoch neu eingestellt werden.
In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbereiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzuführen. Wesentliche Meilensteine sind:
In Phase 2 sind die weiterführenden Funktionsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rahmenbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftragnehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verantwortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistungen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer verlangen, dass dieser seine Leistungen gemäß der Rahmenvereinbarung trotz deren Beendigung für eine bis zu 6 monatige Übergangszeit ganz oder in Teilenweiter erbringt. Während des Übergangszeitraums gelten die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung einschließlich der Regelungen zur Vergütung fort.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der in Abschnitt II.2.9) der Bekanntmachung angegebenen Höchstzahl liegt, führt der Auftraggeber das Vergabeverfahren fort, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung zur Auftragsausführung verfügen. Sind mehr als die in Abschnitt II.2.9) der Bekanntmachung angegebene Höchstzahl der Bewerber zur Auftragsausführung geeignet, (also wertbare, formal und qualitätsmäßig mangelfreie Teilnahmeanträge), führt der Auftraggeber das Vergabeverfahren fort, indem er die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert und für das weitere Verfahren eingeladen werden, auf die in der Bekanntmachung angegebene Höchstzahl begrenzt. Für die Auswahlentscheidung erstellt der Auftraggeber eine Rangfolge der geeigneten Bewerber anhand der nachstehend genannten Kriterien und Gewichtungen:

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung des Unternehmens, über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) [Eigenerklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung]. 2. Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB [Eigenerklärung zu Ausschlussgründen]. Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zwingend zu verwenden sind. Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. Die weiteren Einzelheiten zu den Bedingungen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Award value: 1250000