Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-07
Buyer: FernUniversität in Hagen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72230000: Custom software development services | 72260000: Software-related services | 72500000
Submission deadline: 2022-01-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Auftraggeber ist die einzige staatliche Fernuniversität im deutschsprachigen Raum. Aktuell sind über 79.000 Studierende eingeschrieben, während 80% davon berufstätig sind. Seit über 40 Jahren ist die FernUniversität die Anlaufstelle für alle diejenigen, die eine vollwertige akademische Ausbildung anstreben, sich jedoch nicht an einer Präsenzuniversität einschreiben wollen oder können. Fünf Fakultäten bieten vielfältige Studienmöglichkeiten auf Bachelor- und Masterstufe sowie die Möglichkeit zur Promotion und Habilitation. Außerdem werden Teilstudien für die berufliche oder persönliche Weiterbildung angeboten.
Die Außenstellen der FernUniversität in Form von Regional- und Studienzentren sind hauptsächlich über Deutschland verteilt. Es gibt 13 deutsche Regionalzentren, die in einigen Regionen durch Studien- oder Informations- und Beratungszentren unterstützt werden. Unterlagen werden weltweit versandt, so dass ein Studium auch aus dem Ausland aufgenommen werden kann. Zentren zur Unterstützung des Auslandsstudiums befinden sich in der Schweiz, Österreich und Ungarn.
Das Zentrum für Digitalisierung und IT (ZDI) stellt die gesamten IT-Services für die FernUniversität bereit. Der Betrieb des künftigen Campus-Management-Systems wird im ZDI verortet sein. Das ZDI ist in drei KompetenzCenter (KC) strukturiert - das KC Rechenzentrum (Zentrale Services und Infrastruktur), das KC Software (Softwaretechnik sowie Webportal- und Serveranwendungen) sowie das KC SAP (Entwicklung und Betrieb).
Der Student Lifecycle wird an der FernUniversität durch eine Vielzahl größerer und kleinerer Systeme unterstützt, die teils auch über komplexe Schnittstellen miteinander verbunden sind.
Um ihren Studierenden zukünftig ein besseres Studienerlebnis anbieten zu können, sucht die FernUniversität eine moderne, serviceorientierte und performante Softwarelösung, um den kom-pletten Student Lifecycle von der Information bis zur Exmatrikulation und ein anschließendes Netzwerken als Alumni  abbilden zu können. Neben dem Lehr- soll auch das Weiterbildungsangebot in der neuen Lösung abgebildet werden können und die Veranstaltungs- und Prüfungsplanung (weltweit) soll vollumfänglich möglich sein. Die gesuchte Softwarelösung soll die Konzepte des Blended Learnings unterstützen, was bedeutet, dass nach fachspezifischen und didakti-schen Erfordernissen Bausteine der Online- und Präsenzlehre miteinander kombiniert werden.
Der Auftraggeber unterscheidet sich von anderen Hochschulen nicht nur im Hinblick auf die Möglichkeit des Studiums aus der Ferne. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass im Studium Gebühren anfallen, die auf curricularer Ebene erhoben werden, also in Abhängigkeit von den belegten Modulen. Das neue Campus-Management-System muss diese Besonderheiten abbilden.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Erstellung des Campus-Management-Systems bis zu fünf Jahre in Anspruch nehmen wird. Diese Phase des Vertrags ist dienstvertraglicher Natur und es ist beabsichtigt, das System in agiler Projektmethodik zu errichten. Die Vergütung erfolgt auf Basis des Zeitaufwandes. Dieser ist vom Auftragnehmer vor jedem Sprint vorab zu schätzen. Die tatsächlichen Kosten der Sprints und der Erstellungsphase insgesamt werden vom  Auftraggeber engmaschig kontrolliert. Der Auftrag ist in der Erstellungsphase für den Auftraggeber jederzeit mit kurzer Frist kündbar.
Die im Campus-Management-System verwendete Standardsoftware wird dem Auftraggeber auf Zeit ("Miete") überlassen. Die Überlassung hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.
Im Produktivbetrieb hat der Auftragnehmer den Systemservice zu übernehmen. Dieser besteht aus den Teilleistungen "Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft", "Wiederherstellung der Be-triebsbereitschaft" und "Bereitstellung neuer Programmstände". Die Vergütung erfolgt auf Basis einer Pauschale, die nach Zeitabschnitten bemessen ist. Der Systemservice hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.
Darüber hinaus ist erkennbar, dass der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit weitere Leistungen benötigen wird, welche insbesondere die Weiterentwicklung des Systems betreffen können. Der Auftragnehmer soll diese Leistungen auf Basis eines Rahmenvertrags übernehmen.
Sämtliche genannten Leistungen sind in einen einheitlichen Vertragsentwurf integriert. Hierbei handelt es sich nicht um einen EVB-IT Systemvertrag, denn dort ist die Erstellung des Systems werkvertraglich ausgestaltet. Der Vertragsentwurf orientiert sich aber an dem Muster des EVB-IT Systemvertrags. Dies gilt auch für die verwendete Terminologie.
Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben.
Sollten bis zu drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Sollten mehr als drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber drei Teilnahmeanträge aus. Die Auswahl erfolgt anhand des folgenden Kriteriums:
Im Rahmen der Auswahlentscheidung wird nur der Referenzauftrag betrachtet, den der Bieter in Ziffer 3.4 der Anlage "Referenzen" bezeichnet hat.

Eligibility requirements: Anlage Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen