Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-17
Buyer: Boligselskabet Sjælland
Country: DK
Region: DK022
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 31644000 | 38421100 | 38551000 | 38552000 | 38554000
Estimated value: 25000000 DKK
Submission deadline: 2025-11-19
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

Eligibility requirements: Den økonomiske aktørs gennemsnitlige årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:
-
Minimumskrav til omsætning - Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers omsætning for de seneste 3 disponible regnskabsår i gennemsnit er minimum 50.000.000 kr.
For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger:
-
Minimumskrav til egenkapital - Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers egenkapital (ultimo året) for de seneste 3 disponible regnskabsår er positiv.
Det forsikrede beløb i den økonomiske aktørs erhvervsansvarsforsikring er følgende:
-
Minimumskrav til forsikring - Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på 10.000.000 kr. for personskade og 10.000.000 kr. for tingskade.

Tilbudsgiver skal ligeledes have en gyldig forsikring, der dækker nøglehåndtering, herunder eventuelle tab eller skader, der er relateret hertil.
Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.
-
I forhold til teknisk og faglig formåen, jf. Udbudslovens § 143, skal Tilbudsgiver opfylde følgende:

Minimumskrav til referencers indhold - Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 2 sammenlignelige referencer inden for de seneste 3 år, udregnet fra datoen for tilbudsfristen. Referencen er sammenlignelig, når den vedrører levering af produkter og ydelser, på niveau med de udbudte, til en almen boligorganisation. Tilbudsgiver skal for hver reference oplyse følgende:
• Referencens navn
• Leverancens omfang og varighed hos referencen
• Beskrivelse af den tekniske integrationen mellem tilbudsgivers løsning med referencens EG Bolig-system, hvor data vedrørende forbrugsmålere udveksles enten automatisk eller semiautomatisk (hvilke moduler/systemer og hvilke data der udveksles) i mere end 5.000 lejligheder
• Beskrivelse af anvendelsen i relation til forbrugsmålere og forbrugsregnskaber
• Kontaktpersoner hos referencen og disses kontaktoplysninger (navn, e-mail og telefonnummer), som Ordregiver kan kontakte for verifikation.

Hvis tilbudsgiver er et konsortium,  eller baserer sig på andres tekniske /faglige formåen, for at overholde minimumskravet, er det tilstrækkeligt, at én af de medvirkende virksomheder overholder kravet vedr. referencer. Kravet kan også opfyldes i forening og det er ikke nødvendigt, at det er én og samme virksomhed, der tilvejebringer begge de krævede referencer. Den enkelte reference skal dog hos hver af konsortiedeltagerne under alle omstændigheder overholde ovenstående minimumskrav.
Tilbudsgiver skal følge instruksen i Bilag 2 - Tilbudsliste for dennes udfyldelse. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige gule felter i Bilag 2 - Tilbudsliste, herunder afgive priser for målere, service og restmontage, data og forbrugsregnskaber.

Tilbudsgivers afgivne priser i Bilag 2 - Tilbudsliste under faneblad Bilag 2b, tilbudsliste 2025 opsummeres i én samlet tilbudssum pr. tilbudsgiver under faneblad Bilag 2a, tilbudssum 2025. Fra den samlede tilbudssum pr. tilbudsgiver udregnes point, jf. afsnit 8.1 i udbudsbetingelserne, som derefter vægtes med 40 %, som er vægtningen for underkriteriet ”pris”.

Tilbudsgivers priser skal være ekskl. moms og indeholde alle nødvendige omkostninger til leverancens gennemførelse, herunder alle former for tillæg, afgifter, abonnementer, licenser, udlæg, service, garantier, administration, forsikringsudgifter, levering, pletmaling, kørsel, support, hosting og data samt hardware der, ud over fordelingsmålere, er nødvendige for leverancen.

Priserne skal indeholde samtlige gældende offentlige afgifter og gebyrer på tidspunktet for Kontraktens underskrift. Ordregiver vil ikke acceptere andre gebyr som f.eks. fakturagebyr, ekspeditionsgebyr og lignende, medmindre det kan dokumenteres, at der er tale om en afgift til det offentlige.
Ordregiver har valgt, at Underkriteriet ”Kvalitet” evalueres på elementer, som beskrevet i Delkriterium 1-3.
Tilbudsgivers besvarelser for Underkriteriet ”Kvalitet” skal angives i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse. Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har beskrevet en systematisk og pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering.

Delkriterium 1: Mennesket - Kommunikation, adfærd og tryghed i leverancen (Vægt: 40%)
Beboernes oplevelse i forbindelse med både installations- og regnskabsprocessen er af stor betydning for Ordregiver. Leverandøren skal sikre, at dennes medarbejdere og processer skaber en tryg, respektfuld og gennemsigtig oplevelse for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan og hvornår informeres beboeren om installation, regnskaber og eventuelle opfølgningstjenester?
• Hvordan sikres det, at Leverandørens medarbejdere optræder professionelt, med respekt for beboerens hjem og privatliv?
• Hvordan præsenteres regnskaberne på en måde, der er letforståelig for beboeren, og hvordan formidles information om forbrug?
• Hvordan håndteres beboernes spørgsmål om forbrug og regnskaber? Tilbudsgiver skal beskrive reaktions- og svartider for både telefoniske og skriftlige henvendelser samt tilbudsgivers tilgang til individuel behandling af spørgsmål og klager.

Hvad vægtes:
• Klar og entydig kommunikation og information er essentiel. Det vægtes højt, at informationen er letforståelig, og at den sikrer, at alle beboere bliver informeret korrekt
• Leverandørens tilgængelighed og hurtige svartider på henvendelser fra både beboere og BOSJ-medarbejdere vægtes ligeledes højt
• Det vægtes også højt, at regnskaber er letforståelige, og at der gives individuel  rådgivning om forbrug, herunder forslag til reduktion af forbrug

Delkriterium 2: Hjemmet - Kvalitet, orden og respekt for beboerens hjem (Vægt: 40%)
Ordregiver ønsker, at alle installationer og regnskaber sker med størst mulig respekt for beboerens hjem. Kvaliteten og forudsigeligheden af leverancerne er væsentlige, og installationerne skal forårsage minimal gene i beboernes boliger. Leverandøren skal sikre, at arbejdet i og omkring beboernes hjem udføres med høj kvalitet og respekt for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan sikres en realistisk projektplan for installationsarbejdet, inkl. varsling af beboeren og håndtering af boliger, hvor der ikke blev givet adgang i første installationsrunde?
• Hvad er den forventede varighed for installationsopgaven - fra første installationsdag til data kan ses af beboeren i præsentationssoftwaren?
• Hvordan sikres oprydning efter installationen, beskyttelse af bolig samt minimal forstyrrelse under arbejdet?
• Hvad sker der, hvis beboer ikke har ryddet installationsstedet og har møbler foran måleren?
• Hvordan sikres korrekt opbevaring og returnering af boligernes nøgler?
• Hvordan sikres kvaliteten af installationsarbejdet, og hvordan udføres kontrol, observationstid og dokumentation af udført arbejde?
• Hvordan sikres kvalitet, struktur og rettidig aflevering af (fysiske) regnskaber?
• Hvordan sikres datavalidering og kvalitetssikring før udarbejdelse af regnskaber?

Hvad vægtes:
• Det vægtes højt, at tilbudsgiver præsenterer en realistisk projektplan, der sikrer, at installationen afsluttes hurtigt og effektivt med minimal forstyrrelse
• Det vægtes ligeledes højt, at installationer og regnskaber er systematisk kvalitetssikret for at minimere fejl. Desuden skal der være klare procedurer for håndtering af udfordringer under installationsarbejdet, som f.eks. manglende rydning af ”genstande” i installationsområdet.
• Fleksibilitet i installation og håndtering af beboerens hjem, samt at installationen forårsager minimal gene, vægtes også højt.

Delkriterium 3: Klimaet - Energibevidsthed og bæredygtige løsninger (Vægt: 20%)
Ordregiver prioriterer løsninger, der understøtter bæredygtighed, både i forhold til klima, energiforbrug og ressourcer. Leverandørens processer og tekniske løsninger skal bidrage til en energieffektiv og miljøvenlig boligdrift. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Ved installation af fordelingsmålere, hvordan sikres valide data, der giver et korrekt grundlag for energibesparelser?
• Hvordan bidrager digitaliseringen af regnskaber til at reducere papirforbrug?
• Hvordan optimeres logistik og ruteplanlægning for at minimere CO₂-aftrykket?
• Hvordan understøtter den tilbudte løsning beboernes energibevidsthed?
• Hvordan sikrer alarmer og notifikationer mod utilsigtet forbrug og hvad er reaktionstiderne fra f.eks. lækage opstår til alarm/notifikation meldes?
• Hvordan håndteres genbrug af materialer fra nedtagne målere, og hvordan sikres bæredygtig bortskaffelse?

Hvad vægtes:
Det vægtes højt
• at forbrugsdata er valide og baseret på faktiske aflæsninger (ikke skønnede data)
• at regnskaber fremover leveres digitalt, og dermed reducere papirforbruget
• at Leverandørens bilpark og ruteplanlægning optimeres for at minimere CO₂-aftrykket
• at Leverandøren sikrer genbrug af materialer og en bæredygtig bortskaffelse af udtjente målere

Besvarelsen for hvert delkriterium, Delkriteriet 1-3, må maksimalt være på 3 A4-sider (samlet 9 A4-sider) á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede begrænsning på 3 A4-sider per delkriterium. Sider og/eller tegn ud over begrænsningen vil ikke blive medtaget i evalueringen.
Tilbudsgivers besvarelser for underkriteriet ”IT Service” skal angives i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse. 

Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har dokumenteret en systematisk og pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering.

Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivers besvarelse af Underkriterie 3 i Bilag 4 – Løsningsbesvarelse skal danne baggrund for fælles udarbejdelse af dokumentet Bilag 3a – IT Service Level Agreement. Dette skal ske inden Kontraktens indgåelse, dog senest 5 hverdage efter udløbet af standstill-perioden, som beskrevet under afsnit 3.1 Betingelser i Udkast til Kontrakt. 

Ordregivers IT-afdeling har bl.a. til opgave at sikre, at enhver leverandør af Software as a Service (SaaS) produkt til Ordregiver lever op til minimumskrav omkring specifikke IT-tekniske behov såvel som ikke funktionelle behov/NFR (Non Functional Requierement).

Som besvarelse på dette underkriterie, skal Leverandøren redegøre for et samlet dokumentationskompleks, hvor dokumenttyper og indholdsfortegnelser er på plads.

Tilbudsgiver skal i sin beskrivelse tydeligt vise, at tilbudsgiver generelt lever op til såvel danske som EU-krav herunder Persondatasikkerhed og IT-sikkerhed inkl. dataopbevaring. Beskrivelsen skal bl.a. omfatte nedenstående punkter: 
• Hvordan Single Sign On etableres omkostningsfrit for Ordregiver 
• Hvordan To-faktor login (Multi Factor Authentication (MFA)) kan styres, og hvordan oplæring i det tænkes gennemført uden omkostninger for Ordregiver. Der skal endvidere beskrives et eksempel på faktisk bruger, hvor to-faktor login er etableret.
• I Application Programming Interface (API) skal være beskrevet, hvordan de krævede data kan skrives og læses. Beskrivelsen må gerne forfattes på engelsk. 
• Hvordan løsningen er sikret mod datalæk, og cyber trusler herunder hacker-angreb 
• Kræver løsningen udveksling af data til 3. part, skal det fremgå af beskrivelsen inkl. Software- producent, samt hvilke data der udveksles
• Brugerstyring skal beskrives tydeligt, og der skal være logning af logins med brugernavn og logintidspunkt. Afhængig af behov forventes mulighed for administrator adgang, så Ordregiver kan få adgang til brugerstyring og logindata.
• De krævede konceptuelle roller skal beskrives med formål og rettigheder
• Svartider, normalt omgående svartider på udfyldelse af skærmbilleder og maksimalt to sekunders svartider efter udfyldelse af skærmbilleder plus latency. Dvs. såfremt der er længere svartider skal det tydeligt beskrives, hvor dette kan forventes. 
• Skalering, både i datamængder og brugerantal. Dvs. evt. begrænsninger skal tydeligt beskrives 
• Hensyn til miljø skal beskrives – det er en parameter hos Ordregiver at der tænkes på bla. energiforbrug
• I forhold til adgang til support, skal det beskrives hvordan support kan kontaktes samt hvornår? 
• Det forventes også, at procedure for fejl- og supporthåndtering er beskrevet supportmål: Forventede reaktionstider på forskellige kategorier af support skal være beskrevet, og såfremt det er kritiske produkter, der leveres til Ordregiver, skal den forventede løsningstid også være beskrevet.
• Hvor/ hvordan kan aktuel driftsstatus og planlagte servicevinduer ses skal også være beskrevet
• Hvordan fås adgang til dokumentation af oppetid?

Hvad vægtes:
• Den samlede beskrivelse vægtes højt i forhold til pointgivningen specielt, hvad angår inlogning, dataudveksling via API, data der kan skrives og læses, data sikring, adgang til support og oppetider
• Det vægtes ligeledes højt, at beskrivelsen er egnet til at indgå i Bilag 3a - IT Service Level Agreement
• Særligt lægges der vægt på, at der i beskrivelsen er oplyst en evt. tidsfrist, hvis der skal ske færdigudvikling/-implementering af software af en API, så Leverandøren kan levere det krævede

Besvarelsen for Underkriteriet 3 må maksimalt være på 6 A4-sider á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede begrænsning på 6 A4-sider. Sider og /eller tegn ud over begrænsningen vil ikke blive medtaget i evalueringen.
I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.
Dette udbud vedrører levering og installation af forbrugsmålere (varme-, vand-, el- og energimålere), opsamling, dataudveksling via API og validering af forbrugsdata, udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt håndtering af forbrugsklager for Boligselskabet Sjælland. Den udbudte kontrakt omfatter afdelingerne og boligerne i følgende områder af Ordregivers organisation: Roskilde, Viby, Ølstykke, Borup, Køge, Ringsted, Glumsø, Vordingborg, Solrød, Tølløse og Holbæk. Kontrakten omfatter også afdelingerne for boligselskabet BoliGrøn og Hvalsø Boligselskab, som Ordregiver administrerer.Sammensætningen af boligafdelinger samt antallet af disses lejemål kan evt. skifte i kontraktperioden, fx ifm. nybyggeri, nedlægning af boliger og afdelinger ol. Leverandøren skal acceptere sådanne ændringer.Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år med option på forlængelse i 1 x 1 år på uændrede vilkår.Kontraktens forventede værdi er 25 mio. kr. ekskl. moms og er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet.
Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år med option på forlængelse i 1 x 1 år på uændrede vilkår.

Winner: Mercell Holding ASA