Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-10-20
Buyer: Server & Storage 2025
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48820000: Servers | 72317000: Data storage services
Submission deadline: 2025-11-28
Award criteria: price

Technical requirements: § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959)
§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 2 + 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 4 + 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
§ 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 122 Abs. 1, 123 Abs. 1 Nr. 6 - 9 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

Eligibility requirements: Angabe von Referenzen gem. Dok 18.1, Dok 18.2 oder Dok 18.3 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): I. Angabe von Referenzkunden
- Bei Angeboten pro Los: Angabe von je 3 Referenzkunden.
- Bei Angeboten auf die Gesamtvergabe: Angabe von 3 Referenzkunden, die die Anforderungen aus Los 1 erfüllen und 3 Referenzkunden, die die Anforderungen aus Los 2 erfüllen. Oder Angabe von 4 Referenzkunden, die die Anforderungen aus Los 1 und Los 2 insgesamt erfüllen.
Die Referenzen müssen alle unter Ziffer 1 - 6 aufgeführten Mindestanforderungen erfüllen:
1) Bitte benennen Sie Referenzkunden innerhalb der Europäischen Union, an die Sie im Zeitraum 2022 bis 2024
- bei Angeboten zu Los 1
- mind. 100 Stück x64-Serversysteme in mind. einem der o.g. Kalenderjahre
- bei Angeboten zu Los 2
- mind. 5 Storage-Systeme, die mind. 150 TB RAW Speicherkapazität haben, in mind. einem der o.g. Kalenderjahre
- bei Angeboten auf die Gesamtvergabe
- mind. 100 Stück x64-Serversysteme in mind. einem der o.g. Kalenderjahre und
- mind. 5 Storage-Systeme, die mind. 150 TB RAW Speicherkapazität haben, in mind. einem der o.g. Kalenderjahre
ausgeliefert haben. Es ist zulässig, wenn Sie einen Kunden nennen, den Sie mit allen Geräteklassen beliefert haben.
2) Die Vertragsgegenstände dieser Referenzen müssen nicht Produkte des gleichen Herstellers sein, wie die in dieser Ausschreibung geforderten Produkte.
3) Für diese Referenzkunden müssen mind. 2 Jahre Sachmängelhaftung oder 2 Jahre Service auf Basis eines Herstellerservicevertrages* für die von Ihnen gelieferten Systeme jeweils vor Ort beim Kunden erbracht werden. Das heißt, Sie bessern beim Kunden nach oder holen das defekte System beim Kunden ab und bringen ihm ein Ersatzgerät.
4) Kunden, die eine bring-in-Verpflichtung Ihnen ggü. haben, können nicht als Referenz berücksichtigt werden.
5) Mit einer Vor-Ort-Reaktion inkl. Technikereinsatz bis zum nächsten Arbeitstag, falls bei der Analyse der Mängelmeldung eine Erforderlichkeit dafür festgestellt wird.
6) Die Referenzen müssen mit folgenden Angaben benannt werden:
- Name des Kunden,
- Ansprechpartner beim Kunden mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
- Anschrift des Kunden

Die RWTH behält sich vor, die Referenzen zu überprüfen. Die Angaben werden vertraulich behandelt. Der Bieter wird gebeten, das Einverständnis der angegebenen Referenzkunden vor Ablauf der Angebotsfrist einzuholen. Nicht überprüfbare Referenzen werden ausgeschlossen.
Dok 2.1 Eigenerklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Dok 2.2 Stellungnahme Umweltschutz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Dok 2.3 Eigenerklärung-NRW-Sanktionen-EU (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Eigenerklärung in Dok 3 über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung (in Dok 3) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Dazu sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:

Die RWTH fordert eine Mindestdeckung kumuliert auf alle Schadensfälle pro Jahr:
Für Los 1 und 2 jeweils:
für Sachschäden 5 Mio. Euro,
für Personenschäden 5 Mio. Euro
für Vermögensschäden 1 Mio. Euro

Für die Gesamtvergabe:
für Sachschäden 6 Mio. Euro,
für Personenschäden 6 Mio. Euro
für Vermögensschäden 2 Mio. Euro


Die RWTH fordert eine Mindestdeckung jeweils pro Schadensfall:
Für Los 1 und 2 jeweils:
für Sach- und Personenschäden je 3 Mio 
für Vermögensschäden 0,5 Mio. Euro.

Für die Gesamtvergabe:
für Sach- und Personenschäden je 4 Mio 
für Vermögensschäden 1 Mio. Euro.
Eigenerklärung in Dok 3 über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (in Dok 3) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung in Dok 3 über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (in Dok 3) oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bieter ansässig ist, abzugeben.
Handelsregisterauszug (nicht älter als vom 01.04.2025) (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Nennung der Anzahl des Fachpersonals, das in Ihrem Unternehmen für die zu erbringenden Serviceleistungen im Rahmen der 2-jährigen Sachmängelhaftung beauftragt werden soll. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Dabei sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen: 
Für den Hotline-Support müssen Sie unternehmensweit über mindestens sechs deutsch- oder englischsprachige Vollzeit-Beschäftigte verfügen und für den Vor-Ort-Service über mindestens zwölf deutsch- oder englischsprachige Vollzeit-Beschäftigte.
Mit Vollzeitbeschäftigten sind Mitarbeiter(innen) mit einem Arbeitsvertrag mit einer wöchentlichen Arbeitsleistung von 40 h gemeint. Bei Teilzeitbeschäftigten sind deren Arbeitszeiten zu einem Äquivalent von 40 h zu addieren. Mit deutschsprachig sind fließende Kenntnisse in Wort und Schrift gemeint.
Nachweis einer Herstellerautorisierung als Vertriebspartner (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Dazu sind jeweils folgende Mindestanforderungen zu Los 1 und/oder Los 2 zu erfüllen: 
- Der Bieter muss für alle angebotenen Produkte in den Produkt-Gruppen über eine zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültige Autorisierung/Zertifizierung als Vertriebspartner durch den jeweiligen Hersteller verfügen.
- Die Autorisierung/Zertifizierung muss den Vertrieb der Produkte im Leistungsgebiet sowie die Anerkennung von Garantie- und Supportansprüchen durch den Hersteller für durch den Bieter gelieferte Produkte umfassen.
- Die Autorisierung/Zertifizierung muss produktbezogen sein und sich auf die konkret angebotenen Produktlinien/-serien beziehen.
Nachweisführung (alternativ, eines der folgenden):
- Aktuelles Partnerzertifikat des Herstellers (mit Namen des Bieters, Partner-ID, Gültigkeitszeitraum und ausgewiesenen Produkt-/Lösungsbereichen).
- Herstellerbestätigung/Letter of Authorization (nicht älter als 12 Monate), aus der die Autorisierung für die angebotenen Produktkategorien hervorgeht.
- Verifizierbarer Eintrag im offiziellen Partnerverzeichnis des Herstellers (URL und Screenshot) mit Ausweisung der Autorisierung für die relevanten Produktbereiche.
Darstellung eines ausführlichen Service- und Logistikkonzeptes (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Beantworten Sie auf gesonderter Anlage schlüssig und nachvollziehbar die folgenden Fragen und fügen ggf. Nachweise zu Mindestanforderungen bei:
1. Arbeitet Ihr Servicepersonal für die Sachmängelhaftung vor Ort von zu Hause aus?
2. Ist Ihre Firma ein vom Hersteller der angebotenen Produkte zertifizierter Servicepartner zur Reparatur der Systeme?
Wenn Sie Serviceleistungen selbst übernehmen, muss eine Kopie des Herstellerzertifikats, aus der Sie oder Ihr Nachunternehmer als Servicepartner für die Reparatur der Systeme hervorgeht, beigefügt werden.
3. In welchen zeitlichen Abständen werden Ihre Servicemitarbeiter weitergebildet?
4. Für welche Produktgruppen werden Ihre Servicemitarbeiter weitergebildet?
5. Von wem werden Ihre Servicemitarbeiter weitergebildet?
6. Beschreiben Sie die produktgruppenspezifische Weiterbildung und in welchen Abständen diese erfolgt.
7. Nennen Sie Standorte und Größe der Warenlager, wo die angebotenen Produkte bevorratet werden.
8. Wie stellen Sie sicher, dass die Reaktionszeit nächster Werktag und die Wiederherstellungszeit am fünften, auf die Störungsmeldung folgenden Werktags bis 17:00 Uhr, spätestens aber 10 Werktage nach Eingang der Störungsmeldung bis 12:00 Uhr, je nach Störungsmeldung eingehalten wird?