Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2016-02-23
Buyer: Stadt Passau
Country: DE
Region: Passau, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value:  EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Offenes Verfahren nach § 3 EG Abs. 1 VOL/A – Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems und elektronische Langzeitarchivierung.
Die Stadt Passau beschafft ein Dokumentenmanagementsystem mit elektronischer Langzeitarchivierung. Ziele für die Einführung eines DMS/Archivsystems sind:
In der Stadtverwaltung gibt es ca. 500 PC Arbeitsplätze, die langfristig alle eingebunden werden sollen. Die Einführung eines DMS bei der Stadt Passau erfolgt schrittweise. Sie beginnt mit definierten Startprozessen. Softwarelizenzen, etc. werden zunächst nur in der benötigten Anzahl beschafft. Je nach erfolgreicher Einführung, Ausbau und Zielerreichung wird die Einführung sukzessive vorangetrieben und nach Bedarf weiter beschafft. Die Stadt behält sich die Einstellung des Projektes vor, insbesondere wenn das beschaffte Produkt im realen Einsatz die Anforderungen nicht im gewünschten Maß erfüllt, der Anbieter den Anforderungen an Service (Termineinhaltung, Zielerreichung, Zuverlässigkeit, etc.) erfüllt oder die Haushaltsmittel nicht mehr bereitgestellt werden können.
Der weitere Ausbau erfolgt nach erfolgreicher Einführung der Startprozesse in geeigneten Arbeitsbereichen. Angebotsprüfung und – wertung:
Die Angebotsprüfung und –wertung erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt erfolgt eine unternehmensbezogene formale Prüfung entsprechend den Eignungskriterien gem. III.2.1) bis III.2.3) auf Vollständigkeit der geforderten Eignungsnachweise. Im zweiten Schritt erfolgt eine auftragsbezogene Wertung gem. Ziff. IV.2.1) „Zuschlagskriterien“:
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die nachfolgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
(1) Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglichen Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs bei dem betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (...).
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist dar zulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (...).
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
Ergänzender Hinweis: Die Rügefrist des § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB beträgt nach der Rechtsprechung im Regelfall nur wenige Tage. Jedenfalls eine mehr als 14 Tage nach Kenntnis des Vergaberechtsverstoßes erhobene Rüge ist sowohl nach der vergaberechtlichen Rechtsprechung als auch nach der Rechtsprechung zu § 121 Abs. 1 S. 1 BGB nicht mehr "unverzüglich".


Winner: codia Software GmbH
Number of bids: 7