Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-12-16
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000 | 72221000: Business analysis consultancy services | 72222300: Information technology services | 72227000: Software integration consultancy services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 18000000 DKK

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)
Aftaletillæg om forlængelse af kontrakt om drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) af KESDH (Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem)
FMI har behov for at indgå aftale om at forlænge varigheden af den eksisterende kontrakt med KMD A/S (herefter ”KMD”) vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse, videreudvikling mv.) af Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystem (herefter KESDH) med 10 måneder med option på forlængelse i yderligere to måneder.
Som følge heraf påtænkes indgået aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til Forsvarets ESDH-system benævnt KESDH.
FMI’s eksisterende kontrakt om drift og applikationshåndtering af KESDH er indgået efter gennemført udbud i medfør af Forsvars- og Sikkerhedsdirektivet, jf. udbudsbekendtgørelse 2014/S 165-295520 af 29. august 2014. Kontrakten blev tildelt KMD A/S, jf. bekendtgørelse om indgået kontrakt 2015/S 245-445962. Denne bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed indrykkes, idet FMI har besluttet at forlænge den indgåede aftale i en periode på 10 måneder med option på forlængelse i yderligere to måneder, det vil sige fra den 1. januar 2023 til 31. oktober 2023 og med option på forlængelse frem til 31. december 2023.
Forlængelsen af KESDH-kontrakten er nødvendig for opretholdelse af et operativt fungerende forsvar. KESDH er Forsvarets ESDH-system, der anvendes af Forsvarsministeriets Departement og alle underliggende styrelser og enheder. Der er tale om en helt afgørende it-system i Forsvaret, der er kritisk for Forsvarets virke. En manglende opretholdelse af KESDH vil have alvorlige konsekvenser for Forsvaret som helhed; både økonomisk og driftsmæssigt, men også operationelt og sikkerhedsmæssigt for Forsvaret og Forsvarets IT infrastruktur.
FMI har igangsat en proces om genanskaffelse af ydelserne omfattet af KESDH-kontrakten. Gennemførelse af proces for genanskaffelse af ydelserne samt nødvendig transition kan som følge af udefrakommende uforudsete omstændigheder ikke være afsluttet inden udløb af den eksisterende KESDH-kontrakt. Processen er bl.a. påvirket af den helt ekstraordinære sikkerhedssituation samt ligeledes omstændigheder relateret til levering af den nødvendige infrastruktur i form af hardware mv.
Henset til den helt ekstraordinære situation grundet den foreliggende ændrede sikkerhedssituation for Danmark, omstændighederne i relation til levering af den nødvendige infrastruktur samt det yderligere forhold, at forlængelsen sker under nøje iagttagelse af proportionalitetsprincippet, er det FMI’s samlede vurdering, at forlængelsen af kontrakten udgør en nødvendig forlængelse under tvingende omstændigheder. Som følge heraf er det FMI's vurdering, at aftaletillægget ikke udgør en ændring af grundlæggende elementer i kontrakten, og at forlængelsen derfor kan foretages inden for de udbudsretlige rammer for ændringer af kontrakter.
Aftaletillæg om forlængelse af kontraktkompleks vedrørende drift og applikationshåndtering (vedligeholdelse og videreudvikling mv.) i relation til Forsvarets ESDH-system benævnt KESDH
Datoen angivet i bekendtgørelsens pkt. V.2.1) er datoen for beslutningen om at tildele aftaletillægget direkte og ikke datoen for aftaletillæggets indgåelse. Aftaletillægget vil ikke blive indgået/underskrevet, før udløbet af en periode på 10 dage fra offentliggørelse af denne bekendtgørelse, jf. yderligere pkt. VI.4.3).
Værdien angivet i pkt. II.1.7) og V.2.4) er den estimerede værdi af aftaletillægget, og er således ikke udtryk for aftaletillæggets endelige værdi, ligesom FMI ikke herved har forpligtet sig til at foretage anskaffelser svarende til denne værdi.
FMI følger proceduren i klagenævnslovens § 4 (lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud, tilgængelig på www.retsinformation.dk). Aftaletillægget vil ikke blive indgået før udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor denne bekendtgørelse er offentliggjort, jf. klagenævnslovens § 4, stk. 1, nr. 2.
I henhold til klagenævnslovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsreglerne har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, i tilfælde hvor en ordregiver har fulgt proceduren i § 4, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i den nævnte periode, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.


Winner: KMD A/S
Award value: 18000000