Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-06-03
Buyer: HOFOR Fjernvarme P/S
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 42511110 | 45232141 | 45232142 | 71248000 | 71310000
Estimated value: 6710000 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: På baggrund af de modtagne tilbud vil HOFOR gennemføre en evaluering af hvert tilbud. 
HOFOR forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af denne, første evaluering. 
Processen for forhandlingsrunder er uddybet nedenfor. HOFOR forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt. Processen beskrevet nedenfor vil da gentages.
Ved en forhandlingsrunde, inviteres de prækvalificerede tilbudsgivere til individuel forhandling efter evalueringen af det første tilbud. 
Forhandling/forhandlingsmøder er ikke begrænset til kun at ske ved fysisk fremmøde. HOFOR oplyser nærmere om forløbet for gennemførelse af forhandling efter evaluering af tilbud. Orientering om forhandlingsforløbet udsendes inden afholdelse, og invitation, dagsorden, dato og tidspunkt udsendes inden eventuelle forhandlingsmøder. 
Ved et forhandlingsmøde, gives tilbagemelding på tilbuddet og der kan stilles afklarende spørgsmål. Der forventes at være dialog om forhold, hvor HOFOR vurderer, at tilbuddet med fordel kan forbedres. HOFOR er dog ikke forpligtet til at oplyse alle observationer eller påpege alle uklarheder mv. i et tilbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre, at et tilbud er konditionsmæssigt. 
Eventuelle rettelser til udbudsmaterialet efter en forhandlingsrunde vil blive offentliggjort for tilbudsgiverne efter forhandlingsrunden. HOFOR udarbejder referat efter et eventuelt forhandlingsmøde, som dokumentation for indholdet på mødet, men HOFOR er ikke forpligtet til at fremsende referatet til tilbudsgiver. 
På baggrund af den 1. forhandlingsrunde vil hver tilbudsgiver få lejlighed til at afgive et revideret tilbud (2. tilbud). På baggrund af 2. tilbud vil HOFOR gennemføre en ny evaluering. Såfremt vi vurderer, at kvaliteten af 2. tilbud er tilfredsstillende, vil HOFOR herefter tildele kontrakten.
HOFOR forventer, at kontrakttildeling vil ske efter 1. forhandlingsrunde.
Hvis HOFOR imidlertid anser det for nødvendigt, vil der blive gennemført en 2. forhandlingsrunde. På baggrund af 2. forhandlingsrunde vil tilbudsgivere få lejlighed til at afgive et revideret (3. tilbud). Hvis HOFOR vurderer, at kvaliteten af 3. tilbud er tilfredsstillende, vil vi herefter tildele kontrakten.
HOFOR forbeholder sig ret til at gøre brug af tilbudsgivernes tidligere tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb, hvis dette viser sig nødvendigt. Tilbudsgiver er således ikke frigjort fra sine tidligere tilbud ved deltagelse i forhandlingerne. 
Shortlisting
HOFOR forbeholder sig ret til at reducere antallet af tilbudsgivere inden en eventuel forhandlingsrunde. Udvælgelse vil da ske på baggrund af tildelingskriterierne i pkt. 6.1. 
Som angivet ovenfor kan tilbudsgiver ikke være sikker på at få lejlighed til at afgive et revideret tilbud, hvorfor HOFOR opfordrer tilbudsgiverne til at sikre, at deres første tilbud er komplette og konditionsmæssige.
Kontrakten omhandler levering af rådgivning til opførelse af en ny varmecentral (SMC). Anlægget skal opføres på ”bar mark” og der stilles krav til det arkitektoniske udtryk på den nye bygning. Bygningen skal placeres på den gamle kulplads, nord for Svanemølleværket. Bygningens volumen er givet på forhånd, samt den overordnede indretning. Den samlede anlægssum er estimeret til 1.250 MDKK. Ressource omkostninger (eksterne og interne time omkostninger) er ikke medregnet i anlægssummen. Rådgiveropgaverne (dette udbud) omhandler teknisk rådgivning og bistand i alle faser, jf. HOFORs Projektmodel ”PPL – Professionel projektledelse”. Rådgivningen udbydes som delt rådgivning med projekteringsansvar, hvor der er tale om dels ”sædvanlig rådgivning” og ”ressourceindlån”, afhængig af delaftalen. HOFOR’s baggrund for udbud af delt rådgivning er, at der sammensættes et Projektteam med de bedste samarbejdspartnere på markedet til gennemførelse af projektet.
Rådgivningsydelserne er i alt opdelt i 11 delaftaler, der hver udbydes som et selvstændigt udbud.

Delaftalen for varmeakkumulatoren omfatter levering af teknisk rådgivning til specifikation, indkøb, fagtilsyn og idriftsættelse på maskinsiden med én delprojektleder, samt én fagspecialist som primære nøglepersoner. Delprojektlederen vil referere til projektlederen i hele perioden.
Der skal kalkuleres med et tæt samarbejde med arkitekten mht. facadeløsninger og andre synlige anlægsdele (trappetårn, rør osv.). De valgte facadeløsninger skal indarbejdes i udbudsmaterialet.
Ydelser og ansvar under Delaftalen er følgende:

• Rådgiver har ansvaret for at HAZOP bliver udført for det samlede gaskedelanlæg, har koordineringsansvaret i forhold til øvrige Rådgivere i forbindelse med udarbejdelse af HAZOP. Deltage i Projektteamets møder samt øvrige projektrelevante møder.
• Ansvarlig for Detailprojektering og kvalitetssikring, ressourcetilpasning, kompetencer, samt support og fagtilsyn, fra og med Designfasen og til og med Afslutningsfasen.
• Delprojektlederne er ansvarlige for udarbejdelse og vedligeholdelse af Detailtidsplan baseret på Leverandørernes udarbejdede Arbejdsplaner. Delprojektlederne skal sikre overholdelse af Hovedtidsplanen.
• Fastlægge innovativt og optimalt procesdesign/teknologivalg i samarbejde med Projektleder.
• Bidrage med udarbejdelse af evalueringskriterier for teknik og kvalitet i leverancerne.
• Rådgiver skal udarbejde oplæg til kvalitetsplan for de enkelte delaftaler. 
• Udarbejde tekniske kravspecifikationer til Udbud og deltage i forhandlinger samt evaluering af tilbud til entreprisen. Rådgiver er ansvarlig for evaluering af den tekniske del af udbuddene.
• Delprojektlederne gennemfører risikoanalyse og -styring i hele projektforløbet med månedlige rapporteringer til Projektledelsen.
• Koordinering og afstemning med leverandører omkring udveksling af projektdata og koordinering af byggeplads.
• Rådgiver skal levere månedlig statusrapport til Projektleder, indeholdende S-kurve for timer, realiserede og disponerede omkostninger samt estimat for den samlede økonomi. 
• Parallelprojektering af leverancer og bygningsleverancen, og Rådgiver skal derfor løbende koordinere sit design mod andre delprojekter, samt proaktivt søge denne koordinering.
• Rådgiver skal sikre at der indarbejdes functional safety.
• Løbende koordinering i forbindelse med montagearbejder, herunder koordinering med leverandører omkring byggeplads, kraner, tidsplaner, montagekrav o.lign. 
• Deltage i bygge- og idriftsættelsesmøder på byggepladsen, herunder løbende bidrage til opfølgning på fremdrift, tekniske ændringer, kvalitet, økonomi, HSE, FAT, SAT, fejl og mangler, samt evt. afvigelser.
• Ansvar for kontraktopfølgning, herunder indhentning af garantistillelser, sikre at forudsætning for betalinger er opfyldt, håndhævelse af dagbøder, eventuelle tillægsordrer etc.
• Vurdere leverandørkrav, ændringer samt tillægsordrers indflydelse på økonomi, tid og kvalitet.
Timepriser for de tilbudte ressourcer udfyldes i tilbudslisten faner ”Priser delaftaler” jf. også fanen Specifikation af kategorier.

De angivne timeantal er udelukkende udtryk for en forventning til fordeling af indsatsen hos de tilbudte ressourcer og ikke et udtryk for en forventning til det reelle antal timer der forbruges på delaftalen. 

I tilbudslisten udfyldes også delaftalens Budgetramme.

I prislisten skal der pr. kategori angives timepriser på ”øvrige timepriser rådgivere”, som anvendes ved brug af andre ressourcer end de tilbudte ressourcer samt ved ekstra arbejder. 

”Øvrige timepriser rådgivere” indgår i evalueringen med et estimat angivet til brug for evalueringen. Det samlede forbrug af timer på sædvanlig rådgivning inkl. ”øvrige timer” skal kunne afholdes indenfor den tilbudte budgetramme.  

Formalia:
Tilbudslisten afleveres i et Excel og PDF-format


6.1.1.1 Pris - Evaluering 

Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere timepriser med de tilhørende ”estimerede” mængder og summere den totale sum.

Evaluering af prisen (Tilbudssummen) vil udgøre 50% af den tilbudte tilbudssum for delaftalen inkl. øvrige kategoripriser samt 50% af den tilbudte budgetramme. Jf. også Tilbudslisten af 20. maj 2025.
Der er tale om delt rådgivning, hvilket stiller krav til de tilbudte ressourcers evne til at kunne samarbejde i en organisation der omfatter HOFOR samt rådgivere/ressourcepersoner fra egen organisation og fra andre organisationer. Der forudsættes et proaktivt, løsningsorienteret, ærligt og åbent samarbejdsmiljø, der bidrager til videndeling og innovation ved projektering, samt effektiv opførelse af varmecentralen alt i henhold til HOFORs interesser.

Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan de tilbudte ressourcer vil indgå i et konstruktivt og åbent samarbejde, både med de øvrige Rådgivere, Ressourcepersoner, HOFOR, leverandører og entreprenører i hele projektperioden. 

Derudover beskrives, hvordan de tilbudte ressourcer forventes at ville bidrage til at minimere konflikter og tilgå konfliktløsning. 

Formalia: 
Beskrivelsen må maksimalt fylde 1 (en) A-4 sider.  Sider udover det tilladte maksimum vil ikke indgå i evalueringen.

 
6.1.2.1 Samarbejde – evaluering  

Der gives point ud fra, i hvor høj grad HOFOR vurderer, at de tilbudte ressourcer vil kunne bidrage til det gode samarbejde.

Det vægter positivt:

• at det kan udledes, at de tilbudte ressourcer vil have en proaktiv og løsningsorienteret tilgang til samarbejdet. 
• at der vurderes at der udvises god forståelse for minimering og håndtering af konflikter.
Der skal vedlægges CV’er på de tilbudte ressourcer på:

Delaftale 8: Varmeakkumulator (sædvanlig rådgivning)   Kategori jf. tilbudslisten
1 Delprojektleder, kategori 3
1 Varmeakkumulatorspecialist, kategori 4

Der kan maksimalt vedlægges et CV på hver efterspurgte ressource (nøgleperson) der tilbydes til en delaftale. 

Hvert CV må max. fylde 2 (to) A4-sider.  

Sider udover det tilladte maksimum vil ikke indgå i evalueringen.
 
CV’er bør som minimum inkludere:  
 
• Fornavn og efternavn  
• Uddannelse inklusiv relevant efteruddannelse  
• Erfaringer inden for området for den udbudte opgave med angivelse af:
o erfaringer fra tidligere projekter 
o medarbejderens rolle i projekterne 
o opgaver medarbejderen har udført med relevans for den delaftale der bydes på 
o ca. antal timer ressourcen har brugt på de oplyste opgaver 
o projekternes varighed og anlægssum   
o evt. bygherren for projekterne

6.1.3.1 Kompetencer - evaluering  
 
(Fagspecialist og Delprojektleder)
Der ønskes rådgivere (nøglepersoner), som kan fremvise relevante uddannelser og erfaringer samt kompetencer på det ønskede niveau som beskrevet i Projekt-, Opgave- og Ydelsesbeskrive afsnit 9 og underafsnit 9.8.

Der gives point ud fra, i hvor høj grad de tilbudte CV’er vurderes at kunne dokumentere de ønskede krav til kompetencer, uddannelser og erfaringer jf. afsnit 9 og underafsnit 9.8.
 
CV’er på de efterspurgte rådgivere vægter ens. 

Det vægter positivt: (for delprojektleder)

• at der kan dokumenteres stor og relevant ledelseserfaring 
• at der kan dokumenteres erfaring samt kendskab til varme- og forsyningsområdet. 
• at der kan dokumenteres mindst 3 reference-projekter på CV’et, hvor rådgiveren har bestridt en lignende rolle, herunder koordinere og sammenfatte opgaver der udarbejdes inden for den delaftale de repræsenter og samarbejde med øvrige projektdeltagere omkring koordinering af projektet.
• at erfaringer kan dokumenteres indenfor de seneste 3 år fra tilbudstidspunktet.

Det vægter positivt: (for fagspecialist)

• at der kan dokumenteres erfaring samt kendskab til varme- og forsyningsområdet. 
• at der kan dokumenteres mindst 3 reference-projekter på CV’et, hvor medarbejderen har bestridt en lignende rolle.  
• at erfaringer kan dokumenteres indenfor de seneste 3 år fra tilbudstidspunktet.
• at der kan dokumenteres stor og relevant erfaring og fagteknisk indsigt på det udbudte fagspeciale.


Winner: Mercell Holding ASA
Number of bids: 0