Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-01
Buyer: STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2026-01-06
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgründe, insbesondere die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 123 oder § 124 GWB.
Zur Auswahl der bzw. des Auftragnehmers wird ein 2-stufiges Vergabeverfahren durchgeführt. 
Das Vergabeverfahren wird über die Vergabeplattform zur Veröffentlichung versendet. Die Vergabeunterlagen für die erste Phase des gegenständlichen Vergabeverfahrens stehen allen interessierten Unternehmen freizugänglich und ausschließlich auf der Vergabeplattform des Landes Berlin zur Verfügung. In der ersten Stufe sind durch die interessierten Wirtschaftsteilneh-mer die Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform einzureichen. 
Anhand der eingereichten Teilnahmeanträge sowie der veröffentlichten Eignungskriterien werden in der 1. Stufe die geeigneten Bewerber ausgewählt, die in der 2. Stufe auf Basis der Leistungsbeschreibung//des Kriterienkataloges zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes aufgefordert werden. 
Eine Begrenzung der Zahl der geeigneten Bieter, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollen, ist nicht vorgesehen. Es werden alle geeigneten Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Die STADT UND LAND behält sich j vor, den Bieterkreis nach der Wertung der Erstangebote anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien (Preis, Erfüllung der Anforderungen gemäß Kriterienkatalog) zu beschränken. Die STADT UND LAND wird dabei – soweit möglich – maximal fünf Bieter zur Bieterpräsentation/Verhandlung einladen. Die übrigen Bieter erhalten eine Zwi-scheninformation. Die STADT UND LAND behält sich vor, anstelle eines Ausschlusses die betreffen-den Bieter als Reservebieter weiterhin am Verfahren zu beteiligen. Sie werden jedoch nur und erst dann wieder nach der Reihenfolge der Rangfolge in das Verfahren einbezogen, wenn die Bieterpräsentation/Verhandlung mit den bevorzugten Bietern nicht (mehr) erfolgversprechend sind. 
Mit den Bietern, deren Angebote nach Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote durch die Auftraggeberin zu den aussichtsreichsten gehören, wird das Verhandlungsverfahren bis zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots fortgesetzt. Die STADT UND LAND behält sich vor, den Bieterkreis nach der Wertung der optimierten Angebote anhand der Zuschlagskriterien weiter zu beschränken.
Die aussichtsreichsten Bieter werden zu Verhandlungsgesprächen eingeladen, in welchen die Ver-handlungsparteien Verfeinerungen der zu erbringenden Leistung erörtern und die vor allem der weite-ren Präzisierung und Optimierung des Angebots und der Abgabe letztverbindlicher Angebote dienen. Die Verhandlungen enden mit der Aufforderung, ein optimiertes Angebot abzugeben. Alle nicht weiter am Verhandlungsvergabe/ Verhandlungsverfahren beteiligten Bieter erhalten nach den jeweiligen Phasen des Verfahrens eine Zwischeninformation.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, Implementierung und Wartung einer Projektmanagement-Software mit einer Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten als cloudbasierte Lösung auf Basis des EVB-IT-Cloud-Vertrages.

Die STADT UND LAND Wohnbauten Gesellschaft mbH ist eine der großen städtischen Wohnungsbaugesellschaften Berlins. Sie bewirtschaftet im Verbund mit Ihren Tochterunternehmen ca. 55.000 Wohnungen im eigenen Bestand, etwa 12.000 weitere Wohnungen im Auftrag Dritter sowie über 850 eigene Gewerbeobjekte und über 200 Gewerbeobjekte im Auftrag Dritter. Seit vielen Jahren arbeitet die STADT UND LAND erfolgreich an der Digitalisierung ihrer Ab-läufe. In den letzten Jahren wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf benötigte Informationen zugreifen können. Im Fokus standen die Bereitstellung einer leistungsfähigen Netzinfrastruktur und mobiler Arbeitsumgebungen, die Einführung von SAP S/4 HANA, die umfassende Nutzung des Microsoft-Produktportfolios für Bürokommunikationsaufgaben (einschließlich Telefonie) sowie die Umstellung der Rechenzentrumsinfrastrukturen auf cloudbasierte Services. In diese IT-Infrastruktur (Microsoft Azure Umgebung) muss das zukünftige Projektmanagementsystem mit der Möglichkeit Daten revisionssicher auszutauschen integrieren.

Mit der Einführung einer zentralen Projektmanagementsoftware soll unternehmensweit die Projektarbeit einheitlicher, transparenter und effizienter werden. Durch die stetig steigendenden Anforderungen an die Projektarbeit bei der STADT UND LAND ist die Implementierung einer modernen und medienbruchfreien Lösung erforderlich.
Die Projektmanagementsoftware soll die vollständige Abwicklung der gängigen Projektmanagementmethoden unter Berücksichtigung der nachfolgenden Vorteile ermöglichen:
•	Einführung einer cloudbasierten Lösung auf Basis des EVB-IT-Cloud-Vertrages
•	Benutzerfreundliche und intuitive Bedienung
•	Optimierung der Projektplanung
•	Verbesserung der Zusammenarbeit
•	Revisionssichere Datenhaltung
•	Erhöhung der Transparenz
•	Automatisierung von Prozessen und Workflows 
•	Integration in bestehende Systeme (z. B. Microsoft Teams)
Zusätzlich sollte die zukünftige Projektmanagementsoftware auch für die Umsetzung von komplexen Bauprojekten geeignet sein und die Anforderungen dieser Projektart auch unterstützen. Des Weiteren muss ein revisionssicherer und effizienter Datenaustausch mit externen Dienstleistern gewährleistet sein, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Das System soll zudem in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können, insbesondere in gängige Kollaborationstools wie Microsoft Teams, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Darüber hinaus ist eine Schnittstellenfähigkeit erforderlich, sodass die Software problemlos mit anderen Systemen und Anwendungen interagieren kann. Die Implementierung umfasst sowohl die technische Einrichtung als auch die Schulung der Mitarbeitenden, um eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
1. Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
2. Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Erklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen die mit der gegenständlichen Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. 

Mindestanforderung:
Nachweis von drei geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllt. Dabei ist zu beachten: Die Mindestanforderungen gemäß 1., 2. und 3. müssen jeweils mit jeder der drei Referenzen nachgewiesen werden. Die Mindestanforderung gemäß 4. kann kumulativ über diese drei Re-ferenzen (in einer, über zwei oder über drei) nachgewiesen werden.

1.	Der Leistungszeitraum jeder Referenz lag innerhalb der letzten fünf Jahre. Dabei muss die Projektmanagement-Software innerhalb des genannten Zeitraums implementiert worden sein.

2.	Jede Referenz umfasste die Implementierung eines Projektmanagement-Systems mit modula-rem Aufbau, und zwar mindestens mit den Modulen: Projektplanung, Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement, Berichtswesen und Dashboards, Portfoliomanagement, Change und Anforderungsmanagement

3.	Jede Referenz umfasste die Gewährleistung der revisionssicheren Datenhaltung.

4.	Nachweis der Realisierung folgender Schnittstellen: Microsoft Entra, Microsoft Teams, Micro-soft SQL-Server (ggf. PowerBI). 

Eine Referenz, die auch nur eine der angegebenen Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist nicht geeignet und kann nicht berücksichtigt werden. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eligibility requirements: 1. Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
2. Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Erklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen die mit der gegenständlichen Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. 

Mindestanforderung:
Nachweis von drei geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllt. Dabei ist zu beachten: Die Mindestanforderungen gemäß 1., 2. und 3. müssen jeweils mit jeder der drei Referenzen nachgewiesen werden. Die Mindestanforderung gemäß 4. kann kumulativ über diese drei Re-ferenzen (in einer, über zwei oder über drei) nachgewiesen werden.

1.	Der Leistungszeitraum jeder Referenz lag innerhalb der letzten fünf Jahre. Dabei muss die Projektmanagement-Software innerhalb des genannten Zeitraums implementiert worden sein.

2.	Jede Referenz umfasste die Implementierung eines Projektmanagement-Systems mit modula-rem Aufbau, und zwar mindestens mit den Modulen: Projektplanung, Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement, Berichtswesen und Dashboards, Portfoliomanagement, Change und Anforderungsmanagement

3.	Jede Referenz umfasste die Gewährleistung der revisionssicheren Datenhaltung.

4.	Nachweis der Realisierung folgender Schnittstellen: Microsoft Entra, Microsoft Teams, Micro-soft SQL-Server (ggf. PowerBI). 

Eine Referenz, die auch nur eine der angegebenen Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist nicht geeignet und kann nicht berücksichtigt werden. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Nachweis einer für das Unternehmen geltenden ISO 27001 Zertifizierung oder gleichwertigen Zertifizierung.  Der Nachweis ist dem Teilnahmeantrag beizufügen. Der Nachweis ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Die Vergabestelle behält sich vor im Verfahren fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nach den Regelungen des § 56 VgV nachfordern.
Auftragsdatenverarbeitung einschließlich Anlagen 
Angabe zur Firma
Besonderen Vertragsbedingungen gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz
Gewichtung 60%
Der Wertungspreis ergibt sich aus dem Preisblatt. Die Wertung erfolgt prozentual abgeschichtet, wobei der niedrigste Preis gegenüber dem Angebotspreis ins Verhältnis gesetzt wird. Der niedrigste Ange-botspreis wird mit der entsprechenden Gewichtung bewertet. Die Wertung der höheren Angebotsprei-se erfolgt nach der Formel: Niedrigster Preis/Angebotspreis x Gewichtung
Leistung		Gewichtung: 25%
Dieses Kriterium hat eine Gewichtung von insgesamt 25%. Bestbieter ist der Bieter, der nach Auswertung der Erfüllung der Anforderungen gemäß Kriterienkatalog die höchste Punktzahl erzielt hat.

Bieterpräsentation	Gewichtung: 15%
Dieses Kriterium hat eine Gewichtung von insgesamt 15% Bestbieter ist der Bieter, der nach Auswertung der Bieterpräsentation die höchste Punktzahl gemäß Punkteskala erzielt hat.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, Implementierung und Wartung einer Projektmanagement-Software mit einer Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten als cloudbasierte Lösung auf Basis des EVB-IT-Cloud-Vertrages; weiter siehe Beschreibung  in Abschnitt Verfahren / Register Zweck / Gruppe Beschreibung (Feld BT-24-Procedure)
Der Vertrag wird für eine Mindestlaufzeit von vier Jahren (48 Monate), beginnend ab Zuschlagserteilung, geschlossen. Der Vertrag verlängert sich anschließend um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 10 Jahre und endet spätestens am 31.12.2036.

Winner: Vergabekammer des Landes Berlin