Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-04-12
Buyer: Gemeente Schagen
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: quality

Technical requirements: Gemeente Schagen is op zoek naar één erkende reseller die zich onderscheidt op de markt door een prestatiegerichte en proactieve houding en die tijdens de contractperiode zorg draagt voor levering van standaard software licenties inclusief aanverwante diensten. De aanleiding van deze Europese aanbesteding is daarnaast ook gelegen in het feit om doelmatiger om te gaan met de behoefte aan standaard software.
1.1 Proces indienen van een aanvraag:
Op welke wijze (zorgplicht) zorgt u ervoor dat u gelijk bij aanvang beschikt over de juiste informatie om een offerte uit te kunnen brengen die het beste aansluit bij de situatie van opdrachtgever? De aanbestedende dienst wenst voor elke uitvraag advies in te winnen bij de Inschrijver over aantallen en licentievormen om de gewenste functionaliteit te verkrijgen. Zeker bij complexere softwarelicenties (bv. VMware, Microsoft) dient er een gedegen advies te worden gegeven, rekening houdend met de (gewenste) omgeving van de aanbestedende dienst.
Welke indieningswijze geniet uw voorkeur en waarom?
Hoe waarborgt u een snelle doorlooptijd van de aanvraag en welke doorlooptijden kunt u garanderen?

1.2 Proces na het indienen van de aanvraag tot en met het uitbrengen van een offerte:
Hoe verloopt dit proces? Ga hierbij in op tenminste de volgende punten:
Hoe zorgt u ervoor dat er geen vertraging ontstaat in het proces;
Hoe vindt kwaliteitsborging plaats op het proces;
Hoe ziet het escalatieproces eruit?
Hoe wordt opdrachtgever proactief op de hoogte gehouden van de voortgang van het proces?
Hoe zorgt u ervoor dat de uitgebrachte offerte foutloos is (o.a. juist opslagpercentage, juiste software, juiste aantallen)?
Welke beheersmaatregelen treft u hiervoor en welke kpi’s (inclusief prestatienorm en sanctie) stelt u voor om op te nemen in de overeenkomst om dit te waarborgen?

1.3 Proces facturatie:
Hoe zorgt u ervoor dat er sprake is van een foutloze facturatie, waarbij de uitgebrachte offerte aansluit op de factuur?
Om de versnippering van contracten, looptijden en mogelijk verschillende licentierechten, als ook ten behoeve van budgetteerbaarheid, te voorkomen, heeft gemeente Schagen de wens om zoveel mogelijk looptijden en contracten van een Producent gelijktijdig te laten eindigen.
Dit synchronisatie proces bevordert licentie-management en budgetteerbaarheid, als ook een beter inzicht in de geldende software-rechtenstructuur. U dient te beschrijven hoe u hier invulling aangeeft.
De aanbestedende dienst wenst proactief op de hoogte te worden gesteld bij het verlopen van licenties en veranderende licentiemodellen.
Geef in uw beschrijving aan hoe u hier invulling aan geeft en hoe u ervoor zorgt dat de aanbestedende dienst hierbij zoveel mogelijk ontzorgd wordt.
In het programma van eisen hoofdstuk D. Prijs en facturering, is onder punt 5 de volgende eis opgenomen:
“Opdrachtgever is bevoegd om op elk door hem in redelijkheid gewenst moment, naar verwachting maximaal 1 keer per jaar, tijdens de uitvoering van de Raamovereenkomst op zijn kosten een controle te laten uitvoeren door een registeraccountant teneinde te doen vaststellen of afgegeven prijzen voldoen aan het bepaalde in de Raamovereenkomst. Opdrachtgever wijst de onafhankelijke registeraccountant aan.
Opdrachtnemer is verplicht aan dit onderzoek kosteloos zijn medewerking te verlenen.”

Mocht deze situatie zich voordoen, welke documenten overhandigt u dan pro-actief aan de registeraccountant om dit aan te tonen?


Winner: OnnIT B.V.
Number of bids: 4