Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-07-12
Buyer: Landkreis Peine
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 864919 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Das JC Peine (JC) verwendet derzeit 2 Fachprogramme für die Erbringung der Leistungen im SGB II (comp.ASS-Klassik von Prosozial für die Eingliederungsleistungen und Open/Prosoz von Prosoz für die Leistungen zum Lebensunterhalt). Zudem erfolgt die elektronische Aktenführung mit Enaio von Optimal Systems.
Angesichts künftig steigender externer sowie interner Anforderungen an das JC und vor dem Hintergrund, dass prosozial die Einstellung des Supports für comp.ASS-Klassik angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens im Eingliederungsbereich notwendig.
Das JC beabsichtigt, das neue Fachverfahren von prosozial, comp.ASS-21 als Gesamtsystem zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS-21 inkl. Hosting über 3 Jahre.
Das JC Peine (JC) verwendet derzeit 2 Fachprogramme für die Erbringung der Leistungen im SGB II (comp.ASS-Klassik von Prosozial für die Eingliederungsleistungen und Open/Prosoz von Prosoz für die Leistungen zum Lebensunterhalt). Zudem erfolgt die elektronische Aktenführung mit Enaio von Optimal Systems.
Angesichts künftig steigender externer (z. B. OZG) sowie interner Anforderungen an das JC und vor dem Hintergrund, dass prosozial die Einstellung des Supports für comp.ASS-Klassik angekündigt hat, ist die Beschaffung eines neuen Fachverfahrens im Eingliederungsbereich notwendig. Diese Notwendigkeit soll zur Umstellung auf ein einheitliches Gesamtsystem genutzt werden, um den aus der Vielzahl der Anwendungen entstehenden Aufwand zu minimieren und die damit verbundenen Reibungsverluste zu vermeiden.
Das JC beabsichtigt, das neue Fachverfahren von prosozial, comp.ASS-21 als Gesamtsystem zu beauftragen. Die Beauftragung beinhaltet das Einführungsprojekt inkl. Projektmanagement sowie den anschließenden Betrieb von comp.ASS-21 inkl. Hosting über 3 Jahre.
Bei der Eintragung unter Ziffer V.2.1) handelt es sich um den Tag der internen Entscheidung beim AG über den beabsichtigten Vertragsschluss. Der Vertrag wird nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen.
Aus Sicht des JC erfüllt nur comp.ASS-21 (cA-21) die an ein neues Fachverfahren gestellten Anforderungen. Es liegen sachlich-technische Gründe für die Entscheidung vor, insb.:
— cA-21 ist das einzige Komplettsystem, das über ein integriertes DMS verfügt. Ein Komplettsystem reduziert Schnittstellen auf ein Minimum und dient daher der Betriebssicherheit. Das Risiko von Betriebsausfällen wird hierdurch auf ein Mindestmaß reduziert,
— Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags muss die differenzierte Datensammlung möglichst verlustfrei migriert werden. Dabei hat die vollständige Übernahme der Eingliederungsdaten Priorität ggü. der Übernahme
Der Leistungsdaten. Erstere sind von essentieller Bedeutung für die (künftige) kundengerechte Betreuung im Bereich der Arbeitsvermittlung. Auch müssen die Vermittlungsdaten in der Meldung zur BA-Statistik 12 Monate rückwirkend angegeben werden. Der Verlust dieser Daten würde die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags erheblich beeinträchtigen. Eine bei einem Anbieterwechsel erforderliche manuelle Datenübernahme birgt – anders als im Leistungsbereich – eine hohe Fehleranfälligkeit und wäre angesichts deren Umfangs mit dem vorhandenen Personal nicht zu bewältigen.
Nur prosozial kann die über Jahre ausgestaltete Datenstruktur im Aktivbereich sowie die Verknüpfungen der Daten untereinander im Bestandsprogramm erkennen und verlustfrei in sein neues Fachverfahren
Übertragen. Ein Anbieterwechsel führte dagegen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einem Verlust der erarbeiteten Datenbeziehungen. Da cA-21 denselben Strukturen folgt wie comp.ASS-Klassik, ist das diesbezügliche Risiko bei Beauftragung von prosozial gegen null reduziert. Die Übernahme der Daten im Leistungsbereich ist dagegen unabhängig vom Anbieter möglich.
— Nur mit cA-21 können die z.T. über Jahre gemeinsam mit prosozial entwickelten Programmfunktionen im Eingliederungsbereich erhalten bleiben (z. B. automatische Erstellung der EGV; Matching-Funktion AV-2.0, automatischer Fallabschluss, Online-Portal). Dies ist für einen reibungslosen Dienstbetrieb unerlässlich. Ein Anbieterwechsel hätte deren Verlust zur Folge, weil eine andere Software die Fortentwicklungen naturgemäß nicht bereits integriert hat. Zu deren Implementierung bedürfte es, falls überhaupt möglich, einer langjährigen Zusammenarbeit. Ohne die Übernahme wäre das JC gezwungen, sich organisatorisch neu aufzustellen und erfolgreich eingespielte Prozesse aufzugeben,
— Ein Systemwechsel führte zum Verlust der Arbeit der letzten Jahre und des dabei erworbenen Anwenderwissens der Mitarbeiter. Die betreffenden Funktionen könnten auch nicht in einer Leistungsbeschreibung vorgegeben werden, weil die Abläufe nicht ohne Systembezug abstrahiert und als Mindestanforderung definiert werden können,


Winner: Prosozial GmbH
Award value: 864919