Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-04-11
Buyer: Lokaal bestuur Wetteren
Country: BE
Region: BE232
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-05-13

Technical requirements: Het lokaal bestuur Wetteren (Gemeente, OCMW en AGB) wenst over te gaan tot de implementatie van een softwaresysteem voor zaalverhuur, ticketing en inschrijvingen voor vrijetijdsdiensten. We wensen één geïntegreerd SAAS oplossing waarbij op een vlotte en gebruiksvriendelijke manier de volgende zaken vervat zitten: *verhuren van zalen, zowel aan particulieren als aan verenigingen; *inschrijvingen voor sportkampen, evenementen, buitenschoolse kinderopvang, speelpleinwerking, ...; *verkoop van tickets waarbij er voor culturele manifestaties via een zaalplan een plaats kan gereserveerd worden; *verkopen van diverse zaken zoals maaltijden, wandelkaarten, ...  De uitvoering van de opdracht verloopt gefaseerd waarbij de ene dienst en module vroeger geïmplementeerd wordt dan de andere dienst. Voor de dienst buitenschoolse kinderopvang zou dit reeds op 1 januari 2026 moeten volledig operationeel zijn. Dit zal na de gunning in samenspraak met de leidend ambtenaar in detail afgesproken worden.  Juridisch gezien zijn de gemeente, het OCMW en het AGB drie aparte juridische entiteiten en werkgevers. Het is voor de opdrachtgever erg belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met, en te navigeren tussen de gegevens van de drie organisaties. De gemeente Wetteren fungeert in deze overheidsopdracht als aanbestedende overheid voor de drie entiteiten.
Om ontvankelijk te zijn moet het beroep binnen een termijn van 15 kalenderdagen ingediend worden na ontvangst van niet gunning bij een vordering tot schorsing. Bij een vordering tot vernietiging moet het beroep binnen een termijn van 60 kalenderdagen ingediend worden na ontvangst van niet gunning.
Het lokaal bestuur Wetteren (Gemeente, OCMW en AGB) wenst over te gaan tot de implementatie van een softwaresysteem voor zaalverhuur, ticketing en inschrijvingen voor vrijetijdsdiensten.
We wensen één geïntegreerd SAAS oplossing waarbij op een vlotte en gebruiksvriendelijke manier de volgende zaken vervat zitten:
*verhuren van zalen, zowel aan particulieren als aan verenigingen;
*inschrijvingen voor sportkampen, evenementen, buitenschoolse kinderopvang, speelpleinwerking, ...;
*verkoop van tickets waarbij er voor culturele manifestaties via een zaalplan een plaats kan gereserveerd worden;
*verkopen van diverse zaken zoals maaltijden, wandelkaarten, ...

De uitvoering van de opdracht verloopt gefaseerd waarbij de ene dienst en module vroeger geïmplementeerd wordt dan de andere dienst. Voor de dienst buitenschoolse kinderopvang zou dit reeds op 1 januari 2026 moeten volledig operationeel zijn. Dit zal na de gunning in samenspraak met de leidend ambtenaar in detail afgesproken worden.

Juridisch gezien zijn de gemeente, het OCMW en het AGB drie aparte juridische entiteiten en werkgevers. Het is voor de opdrachtgever erg belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met, en te navigeren tussen de gegevens van de drie organisaties.
De gemeente Wetteren fungeert in deze overheidsopdracht als aanbestedende overheid voor de drie entiteiten.