Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-28
Buyer: Pflegekammer Nordrhein-Westfalen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72300000 | 72310000: Data processing services | 72312000: Data entry services | 72312100: Data preparation services | 72312200: Optical character recognition services
Estimated value: 1025000 EUR
Submission deadline: 2023-09-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: - Alle Pflegefachpersonen, die in Nordrhein-Westfalen wohnen und/oder arbeiten sind Pflichtmitglieder der Pflegekammer Nordrhein-Westfalen.
- Im Rahmen der Mitgliederregistrierung und Datenerhebung sollen im Zeitraum 01.10.2023 bis spätestens 31.03.2024 mindestens 220.000 Pflegefachpersonen in einem Pretest (ca. 5.000 Anschreiben) und fünf bis sechs weiteren Wellen angeschrieben werden. Der Beginn soll spätestens bis Ende November 2023 gestartet sein.
- Die Mitglieder haben mit der Versendung der Meldebögen und der Aufforderung zur Registrierung die Möglichkeit, sich zwischen einer Registrierung im Onlineverfahren oder über die Registrierung durch den postalischen Rückversand des Meldebogens zu entscheiden. Bei dem postalischen Rückversand wird der Meldebogen sowie ggf. weitere Dokumente (z.B. die Urkunde des Mitglieds) zurückgesendet.
- Bei dem oben genannten geplanten Versand kann mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % gerechnet werden.
- Während des Versands vom 01.10.2023 bis 31.03.2024 plant die Pflegekammer weitere Anschreiben an die Pflichtmitglieder zu versenden, die neu an die Pflegekammer gemeldet werden. Hierbei werden durchschnittlich 2.000 Anschreiben pro Monat mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % angenommen.
- Sämtliche erforderlichen, bereitgestellten und eingesetzten Systeme zur Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Daten im Zusammenhang mit der Mitgliederdatenerfassung müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Störungen an den bereitgestellten Systemen sind unverzüglich zu beheben, damit der Projektablauf sowie Fristen nicht gefährdet werden.
- Die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) die aus der europäischen Datenschutzgrundverordnung sowie dem deutschen Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetzes NRW hervorgehen müssen nachweislich getroffen sein. Eine Dokumentation der TOM ist als Anlage zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) dem Angebot beizulegen.
- Der Vertrag startet zwei Wochen nach Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf sechs Monate nach Vertragsstart mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024.
Darüber hinaus legt der Auftraggeber die weiteren inhaltlichen Vorgaben des Meldebogens fest. (2 - 4 Seiten)
o Der bestehende Meldebogen muss hinsichtlich der neuen Meldeordnung und den Vorgaben des Auftraggebers durch den Auftragnehmer angepasst werden.
o Der Meldebogen muss den Anforderungen für einen späteren Scan-Vorgang entsprechen und mittels OCR-Software lesbar sein.
o Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister (Gewinner von Los 4) stellt dem Auftragnehmer für den Meldebogen die geeigneten Druckdaten zur Verfügung z.B. in Form eines Data-Matrix-Codes, sodass der Meldebogen validiert werden kann.
Für die Erstellung der Druckdateien werden dem Auftragnehmer Mitgliederdaten (Anrede, Titel, Vorname. Name, Adresse, Mitgliedsnummer, Benutzername, Passwort) zur Personalisierung der Anschreiben vom Auftraggeber übermittelt.
Der Auftragnehmer stellt einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 2) für den Druck alle notwendigen Datensätze der Dokumente zur Verfügung:
- Bereitstellung einzelner Druckdatei pro Mitglied (PDF-Dateien) an einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 4) jeweils mit einem vom Auftraggeber definierten Dateinamen z.B.: Bezeichnung-Mitgliedsnummer-Versanddatum

Eligibility requirements: - Die Bieter müssen mindestens 3 Jahre am Markt bestehen. - Der Geschäftssitz muss in der europäischen Union liegen. - Die Datenverarbeitung darf ausschließlich innerhalb der europäischen Union stattfinden. Diese Vorgaben sind jeweils durch Eigenerklärungen nachzuweisen.

Award value: 1025000