Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-10
Buyer: FMS Wertmanagement AöR (Anstalt öffentlichen Rechts)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 600000 EUR
Submission deadline: 2025-12-12

Technical requirements: Die Ausschlussgründe im Detail sind den Vordrucken D.3 und D.5 zu entnehmen.
Die Ausführungen zum Vergabegegenstand sind der Leistungsbeschreibung (Vordruck B.1) zu entnehmen.
Erlaubnis zur Berufsausübung
Bitte tragen Sie die Handelsregister-Nummer des Bewerbers/Bieters als Nachweis der rechtlichen Existenz der Gesellschaft bzw. einen vergleichbaren Nachweis von Gesellschaften mit Sitz im Ausland im Feld C19 ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Von dem Bewerber/Bieter bzw. der Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ausschließlich der in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags erzielte Umsatz (in TEUR netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben (bitte in der Tabelle die jeweiligen Geschäftsjahre benennen). 
Die in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags erzielten Umsätze von Mitgliedern einer Bieterge-meinschaft werden hierfür addiert. Umsätze von Unterauftragnehmern oder sonstigen Dritten werden nur hinzuaddiert, wenn eine Verpflichtungserklärung gemäß Vordruck D.4 vorgelegt wird (sog. Eignungsleihe). 
Der Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in jedem der maßgeblichen Geschäftsjahre mindestens 1 Mio.€ netto betragen haben (Mindestanforderung). 
Tragen Sie bitte die Umsätze im Vordruck D.8 Erklärung Umsatz ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Bitte bestätigen Sie, dass für Ihr Unternehmen eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung in einer dem Ausschreibungsgegenstand angemessener Höhe bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut besteht. Die Auftraggeberin behält sich vor, den entsprechenden Nachweis vor Erteilung des Zuschlags anzufordern.
Bitte legen Sie den Nachweis auf Anforderung der Vergabestelle vor.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Eligibility requirements: Erlaubnis zur Berufsausübung
Bitte tragen Sie die Handelsregister-Nummer des Bewerbers/Bieters als Nachweis der rechtlichen Existenz der Gesellschaft bzw. einen vergleichbaren Nachweis von Gesellschaften mit Sitz im Ausland im Feld C19 ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Von dem Bewerber/Bieter bzw. der Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ausschließlich der in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags erzielte Umsatz (in TEUR netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben (bitte in der Tabelle die jeweiligen Geschäftsjahre benennen). 
Die in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags erzielten Umsätze von Mitgliedern einer Bieterge-meinschaft werden hierfür addiert. Umsätze von Unterauftragnehmern oder sonstigen Dritten werden nur hinzuaddiert, wenn eine Verpflichtungserklärung gemäß Vordruck D.4 vorgelegt wird (sog. Eignungsleihe). 
Der Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in jedem der maßgeblichen Geschäftsjahre mindestens 1 Mio.€ netto betragen haben (Mindestanforderung). 
Tragen Sie bitte die Umsätze im Vordruck D.8 Erklärung Umsatz ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Bitte bestätigen Sie, dass für Ihr Unternehmen eine Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung in einer dem Ausschreibungsgegenstand angemessener Höhe bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut besteht. Die Auftraggeberin behält sich vor, den entsprechenden Nachweis vor Erteilung des Zuschlags anzufordern.
Bitte legen Sie den Nachweis auf Anforderung der Vergabestelle vor.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Creditreform-Rating
Bitte weisen Sie nach, dass Sie als Bewerber bzw. als Bewerbergemeinschaft mindestens die Anforderungen erfüllen, die in der Creditreform-Ratingmap an die Einstufung in Risikoklasse III gestellt werden. Die Ratingmap "Zuordnung des Bonitätsindex in die Bewertungsklassen der Finanzdienstleister" ist zu finden unter https://www.creditreform.de/ratingmap (Stand vom 31.12.2024, zuletzt abgerufen am 18.03.2025). Alternativ kann ein vergleichbarer Nachweis erbracht werden.
Bitte legen Sie ein aktuelles Rating bzw. einen aktuellen vergleichbaren Nachweis mit dem Angebot vor.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Zu den Anforderungen siehe Vordruck D.7.
Zum Nachweis der Eignung des Bewerbers/ Bieters bzw. der Bewerber-/ Bietergemeinschaft werden in diesem Vergabeverfahren Referenzen über vergleichbare Leistungen verlangt: 

Der Bewerber muss mindestens 3 Referenzen zu bereits ausgeführten oder noch laufenden Aufträgen des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft benennen, die mit der ausge-schriebenen Leistung vergleichbar sind. Die ausgeschriebene Leistung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung gemäß Vordruck B.1. Zu beachten ist, dass die Referenzen nur dann wertbar sind, wenn der Referenzgeber nicht mit dem Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft gesellschaftsrechtlich verbunden ist.

Jeder der folgenden Leistungsbereiche (1.-3.) sollte mit einer Referenz belegt werden. Der Nachweis kann mit einer einzelnen Referenz für alle Leistungsbereiche oder mit mehreren Refe-renzen erfolgen, die einen oder mehrere Leistungsbereiche abdecken. 

Jede eingereichte Referenz muss Bezug zu mindestens einem der folgenden Leistungsberei-che (1.-3.) haben und als „Software as a Service“ (SaaS) erbracht worden sein. Die Leistungs-bereiche sind dabei so zu verstehen, wie sie in der Leistungsbeschreibung gemäß Vordruck B.1 ausgeschrieben werden.

Leistungsbereiche:

1.	Produktiver Betrieb einer HRM-Software inkl. Personalstammdatenverwaltung und DATEV-Schnittstelle mit Übertragung von Stamm- und Bewegungsdaten aus dem HR-System an DATEV 
2.	Produktiver Betrieb einer HRM-Software inkl. Personalstammdatenverwaltung und DATEV-Schnittstelle mit Übertragung von Zahlungsdaten von DATEV an das HR-System
3.	Durchführung einer Datenmigration aus anderen HR- oder Payroll-Systemen

Referenzen aus dem Finanzsektor, insbesondere von Banken, Kreditinstituten, Wertpapierinsti-tuten oder sonstigen Finanzdienstleistern, ggf. auch Fonds, KAGen oder FinTechs, mit einem Leistungsabnehmer aus dem Raum der EU, werden bei der Bewertung positiv berücksich-tigt.

Der Leistungsabnehmer muss nicht notwendigerweise deckungsgleich sein mit dem Re-ferenzgeber. Die Leistung muss aber dem Referenzgeber zugutekommen (z.B. Auslagerungs-Service-Provider des Referenzgebers ist der Leistungsabnehmer). 

Die Referenzaufträge dürfen nicht vor dem 1.1.2025 geendet haben. Ein noch laufender Vertrag kann nur dann herangezogen werden, wenn dieser nicht auf die Erbringung einer einzel-nen konkreten Leistung, sondern auf die andauernde Erbringung einer Leistung (z.B. mit weitem Leistungskatalog oder sich wiederholenden Tätigkeiten) ausgerichtet ist.

Jede der Referenzen muss mindestens eine aktive Nutzerzahl von 100 erreichen. Die Mindestzahl bezieht sich dabei auf User, die aktiv mit dem System arbeiten können (kun-denseitige Enduser, d.h. Administratoren sowie Mitarbeiter und Führungskräfte über das ESS/MSS-Portal), nicht auf im System vorhandene passive Datensätze.

Sofern mehr als 5 Referenzen eingereicht werden, sind diese vom Bewerber bzw. der Be-werbergemeinschaft in eine Reihenfolge zu bringen, da dann nur die 5 erstgenannten Referen-zen zur Bewertung herangezogen werden. 

Zu jeder Referenz sind die in diesem Vordruck D.7 Erklärung Referenz vorgesehenen Eintragungen vorzunehmen. 

Die Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft können den Namen und die Kontaktangaben des Referenzgebers und Leistungsabnehmers - sofern notwendig - anonymisieren. Die FMS-WM ist berechtigt, die von den Bewerbern vorgelegten Referenzen zu überprüfen. Sofern die FMS-WM eine Referenz zu überprüfen beabsichtigt, wird sie den Bewerber im Falle der Anonymisierung auffordern, den Namen des Auftraggebers sowie die Kontaktdaten einer Kon-taktperson beim Referenzgeber anzugeben. Sofern im Falle einer solchen Aufforderung die Re-ferenz durch den Auftraggeber nicht überprüft werden könnte, wäre sie nicht wertbar.

Tragen Sie bitte die Referenzen im Vordruck D.7 ein.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8  und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Fachliche und technische Mindestanforderungen gemäß Vordruck B.1
Bitte bestätigen Sie, dass Sie als Bewerber bzw. als Bewerbergemeinschaft die Mindestanforderungen ("Must have") gemäß Vordruck B.1, Arbeitsblatt "Must-Have-Eignungsanforderungen" erfüllen. Bestätigung erfolgt durch Vorlage des Vordrucks D.3 mit dem Angebot.
Alle Eignungskriterien sind im Übrigen den Vordrucken D.3, D.7, D.8 und E.2 zu entnehmen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Die Angaben zu einer möglichen Nachforderung zum Teilnahmeantrag sind den Verfahrensbedingungen (Vodruck A.0-1) zu entnehmen.
Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Dieser lautet: 

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. 

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.  

Das Verfahren zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen das Vergabeverfahren richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. GWB. Zuständig sind die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt: 

Bundeskartellamt 

Vergabekammern des Bundes 

Villemombler Str. 76 

53123 Bonn
Die Ausführungen zum Vergabegegenstand sind der Leistungsbeschreibung (Vordruck B.1) zu entnehmen.

Winner: FMS Wertmanagement AöR (Anstalt öffentlichen Rechts)