Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-01-30
Buyer: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 71248000 | 71541000: Construction project management services | 72224000: Project management consultancy services | 79418000 | 79613000
Submission deadline: 2020-02-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Flächenoptimierung sowie Beratung und Planung bei Umzügen von Gruppen, Abteilungen und Bereichen um aktuelle Anforderungen der Nutzer in der Entwicklung von Raumkonzepten zu gewährleisten. Hierzu soll eine projektbezogene Begleitung von Maßnahmen für die Standorte Eschborn, Berlin, Hamburg, Magdeburg, Düsseldorf, Saarbrücken und München erbracht werden. An diesen Standorten sind derzeit ca. 2 800 Mitarbeiter beschäftigt.
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Dag-Hammarskjöld-Weg 1-5, 65760 Eschborn
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Reichpietschufer 20, 10785 Berlin
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Schellingstraße 3, 39104 Magdeburg
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Von-der-Rann-Straße 2a, 80539 München
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Mecklenburgring 1, 66121 Saarbrücken
Die Zielsetzung ist, dass die Bestandsflächen mit einer maximalen Anzahl an Nutzern umweltverträglich, wirtschaftlich, nutzergerecht und inklusiv genutzt werden können.
Abstimmung der Projektziele, Methoden, Vorgehensweisen und Kommunikationswege (Kick-Off-Meeting), Bildung eines Projektteams und Regelung der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten; Konzepterstellung der Gebrauchtmöbelverwertung ggf. Verwertung von gebrauchter IT- und Medienhardware; Ablaufplanung der Umzüge nach terminlichen Vorgaben und in Abstimmung mit den beteiligten Gewerken im Projekt. Koordination der aufeinander folgenden Umzugsbewegungen auf Basis des vorhandenen Grobterminplans; Ermittlung der Aufwände und Umzugs-Massen, Erstellung eines ausschreibungsfähigen Leistungsverzeichnisses und fachliche Begleitung des Ausschreibungsprozesses; Steuerung und Monitoring des beauftragten Umzugsdienstleisters; Steuerung der Neumöbelanlieferungen zur Vollmöbilierung gemäß Belegungsplanung in Abstimmung mit den beteiligten Gewerken und dem Umzugsprojektplan. Unterstützung bei Möbelanlieferung und Inventarisierung; Steuerung der IT-Hardwareauslieferungen (neu/Bestand) zur Ausstattung der neuen Standardarbeitsplätze und Meeting-Möglichkeiten gemäß Belegungsplanung/Bestellung des Fachbereichs in Abstimmung mit den beteiligten Gewerken und dem Umzugsprojektplan; Regelmäßige Teilnahme an den Projektsitzungen, sowie berichten über den Umzugsprojektstatus mit entsprechender Dokumentation, sowie je nach Bedarf Präsenz beim Kunden; Bedarfserfassung und Erfassung des Ist-Zustandes anhand vorhandener Belegungspläne, Flächennutzung und Bestandsmobiliar (ca. 90 000 m2); Erfassung des Ist-Zustandes anhand vorhandener Flächennutzung und bestehender IT-Hardware (Arbeitsplatz- und Meetingraumausstattung, Medientechnik); Überleitung in den künftigen Soll-Zustand (nach Umzug in die neuen Flächen) aufgrund der vorhandenen Planung zur Belegung der neuen Flächen; Überprüfung u. ggf. Aktualisierung bereits vorhandener Bestandsdokumentationen der einzelnen umziehenden Einheiten (je nach Veränderungen auf Tagesbasis); Durchführung aller nötigen organisatorischen Maßnahmen zur Vorbereitung der Umzüge (Vorbereitung alter/neuer Flächen für den Umzug mit einem Wegeleitsystem. Festlegen eines Kennzeichnungssystems (Umzugsaufkleber) für das Umzugsgut einschl. Vorbereitung/Druck. Bekleben des Mobiliars und Umzugsgutes mit den Umzugsaufklebern erfolgt durch Umzugsunternehmen und Mitarbeiter*innen); Erstellung eines mit allen Beteiligten abgestimmten Feinterminplans mit Ablaufplanung der einzelnen aufeinander folgenden Umzüge nach terminlichen und funktionalen Vorgaben; Erstellung von Umzugshandbüchern, angepasst an die jeweiligen Organisationen; Laufende Betreuung der umziehenden Einheiten vor, während und nach dem Umzug; Laufender Soll-Ist-Abgleich zur zeitnahen Einleitung korrigierender Maßnahmen bei Zielabweichungen; Koordination der Räumung der alten Flächen und Umsetzung der Gebrauchtmöbel- sowie ggf. IT-Hardwareverwertung; Begleitung Mängelbeseitigung und Dokumentation.
Die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs erfolgt unter den Bewerbern, die nicht nach §§123 ff. GWB ausgeschlossen wurden und fachkundig sowie leistungsfähig sind, anhand der nachstehenden Kriterien:
Vergleichbarkeit der angegebenen Referenzprojekte mit dem Auftragsgegenstand. Hierbei werden insbesondere folgende Aspekte bewertet:
1) Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands;
1) Mindestens 3 Referenzprojekte im Fachgebiet Flächenoptimierung und mindestens 3 Referenzprojekte im Fachgebiet Umzugsmanagement aus den letzten 3 Jahren;
2) Mindestens 3 Referenzprojekte, welche sowohl das Fachgebiet Flächenoptimierung als auch das Fachgebiet Umzugsmanagement beinhalten, aber nicht als Referenzprojekte für die separaten Fachgebiete (Ziffer 1) angeführt wurden, aus den letzten 3 Jahren;
3) Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte im Fachgebiet Flächenoptimierung (Ziffer 1): je 10 000 EUR;
4) Mindestauftragsvolumen der Referenzprojekte im Fachgebiet Umzugsmanagement (Ziffer 1): je 5 000 EUR;

Eligibility requirements: 1) Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands; 2) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen; 3) L 1314 Bewerbergemeinschaft(0416) (falls zutreffend); 4) L 235 Verzeichnis der LeistKap anderer Unternehmen(1217) (falls zutreffend).