Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-04-06
Buyer: Stadt Rheinau
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48219300 | 48311100 | 72230000: Custom software development services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2022-05-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.
Für Details zu den Kriterien wird auf die beigefügte Anlage Stadt Rheinau_Teilnahmewettbewerb DMS verwiesen.
- Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular „Anlage 1 - Erklärung Eignung“ zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Anlagen 2 – 4) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).
- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus dem Bereich der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet. Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage: „Stadt Rheinau_Teilnahmewettbewerb DMS“ zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Stadt_Rheinau_Verfahrensbrief_DMS-Ausschreibung) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb). Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 27.04.2022 12:00 Uhr und ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen.
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

Eligibility requirements: - Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular „Anlage 1 - Erklärung Eignung“ zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen. - Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Anlagen 2 – 4) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen. - Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend). - Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.