Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-15
Buyer: Stadt Delbrück
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 256000 EUR
Submission deadline: 2022-01-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stadt Delbrück beabsichtigt für ihr Bauordnungsamt das bestehende analoge Bauaktenarchiv zu digitalisieren. Im Zuge des digitalen Arbeitsprozesses werden die erzeugten digitalen Daten in die bereits vorhandene Fachanwendung PROSOZ Bau
(ehemals ProBauG) von der Firma Prosoz importiert bzw. verwaltet. Darüber hinaus wird der Datenbestand in ein Dokumentenmanagement-System = DMS (Codia d.3) überführt.
Stadt Delbrück Marktstraße 6 33129 Delbrück Der Werkunternehmer holt die zu digitalisierenden Akten aus dem Gebäude "Marktstraße 6, 33129 Delbrück" ab und transportiert sie in die Räumlichkeiten seines Unternehmens.
Um die Qualität bewerten zu können, muss der Bieter drei Konzepte (Anlage E - 2a - 2b - 2c) zu den einzelnen Unterkriterien der "Qualität" (siehe Anhang 3 der Bewerbungsbedingungen) erstellen. Hierfür ist zwingend die Anlage E zu verwenden - hier sind auch die genauen Anforderungen an die Konzepte beschrieben.
Bei der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes steht nicht die Leistungsfähigkeit der Bieter im Focus, die diese alle in gleicher Weise haben müssen, sondern es geht dem Besteller um die Darstellung der Leistungserbringung in konzeptioneller Hinsicht.
Die Bewertung der Konzepte erfolgt anhand von 0 bis 4 Bewertungspunkten. Es wird ein Produkt aus den jeweiligen Bewertungspunkten und den Gewichtungspunkten pro Unterkriterium gebildet. Die so ermittelten Ergebnisse je Unterkriterium werden summiert. Als Gesamtpunktzahl können maximal 600 Punkte erreicht werden.
Dem Besteller bleibt die Vergabe vorbehalten, sollte sich dieses Projekt als gesamt-wirtschaftlich nicht darstellbar bzw. finanzierbar erweisen.
Dem Werkunternehmer obliegt zur Gewährleistung der Qualität eine verifizierende Teststellung zu erbringen.
Die Digitalisierung von analogen Bauakten erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und leistungsstarken Geräten beim Werkunternehmer. Folgende allgemeine Anforderungen
- Vor der Projektvergabe sind realistische Arbeitsproben mit Originalakten aus dem Bauarchiv der Stadt Delbrück zu digitalisieren und das Ergebnis zu erläutern.
- Vor Beginn der Arbeiten sind ein verantwortungsvoller Projektleiter/in und Vertreter/in zu benennen. Die Erreichbarkeit zu den ortsüblichen Geschäftszeiten muss sichergestellt sein.
- Der Werkunternehmer hat nachzuweisen, dass er ein Qualitätsmanagement - System führt. Wünschenswert sind Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001:2008.
- Pläne größer als DIN A3 sind in der Multipage-Datei an ihrer ursprünglichen Position einzufügen und im geforderten Transfervermerk dokumentiert werden.
- Der Werkunternehmer hat über die gesamte Projektzeit an 365 Tagen im Jahr dafür Sorge zu tragen, dass ein digitaler Zugriff auf die Bauakten innerhalb von 3 Stunden gewährleistet ist, wenn vertretbare plausible Gründe (wie z.B. ein dringender notwendiger Zugriff auf Aktenmaterial bedingt durch Polizeieinsätze,
Feuerwehr- und Rettungseinsätze) vorliegen. Sollte ein digitaler Zugriff nicht möglich sein, hat der Werkunternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die Akte dem Besteller innerhalb von 3 Stunden analog zur Verfügung gestellt wird.

Eligibility requirements: Die Digitalisierung von analogen Bauakten erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und leistungsstarken Geräten beim Werkunternehmer. Folgende allgemeine Anforderungen werden dazu an den Werkunternehmer gestellt: - Vor der Projektvergabe sind realistische Arbeitsproben mit Originalakten aus dem Bauarchiv der Stadt Delbrück zu digitalisieren und das Ergebnis zu erläutern. - Vor Beginn der Arbeiten sind ein verantwortungsvoller Projektleiter/in und Vertreter/in zu benennen. Die Erreichbarkeit zu den ortsüblichen Geschäftszeiten muss sichergestellt sein. - Der Werkunternehmer hat nachzuweisen, dass er ein Qualitätsmanagement - System führt. Wünschenswert sind Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001:2008. - Der Werkunternehmer muss eine Mitgliedschaft im PDF/A Competence Center nachweisen. - Benennung von Referenzprojekten. - Pläne größer als DIN A3 sind in der Multipage-Datei an ihrer ursprünglichen Position einzufügen und im geforderten Transfervermerk dokumentiert werden. - Es ist ein geeigneter PDF-Compressor nach dem Stand der Technik zu verwenden. - Beachtung der technische Richtlinie BSI TR Resiscan. - Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation (in Abstimmung mit dem Besteller). - Der Werkunternehmer hat über die gesamte Projektzeit an 365 Tagen im Jahr dafür Sorge zu tragen, dass ein digitaler Zugriff auf die Bauakten innerhalb von 3 Stunden gewährleistet ist, wenn vertretbare plausible Gründe (wie z.B. ein dringender notwendiger Zugriff auf Aktenmaterial bedingt durch Polizeieinsätze, Feuerwehr- und Rettungseinsätze) vorliegen. Sollte ein digitaler Zugriff nicht möglich sein, hat der Werkunternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die Akte dem Besteller innerhalb von 3 Stunden analog zur Verfügung gestellt wird. - Wird eine analoge Akte, die sich beim Werkunternehmer befindet, nur inhaltlich benötigt, wird diese vom Werkunternehmer gescannt und als Vorabzug über ein miteinander abgestimmtes Austauschverfahren innerhalb von 24 Stunden während der Geschäftszeiten kostenfrei zugesandt. Die betroffene Bauakte wird jedoch nochmals mit der endgültigen Lieferung der Charge geliefert.

Award value: 256000