Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-30
Buyer: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72413000: Website design services | 72421000
Estimated value: 820000 EUR
Submission deadline: 2023-06-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Der zu vergebende Auftrag umfasst die technische Betreuung, Weiterentwicklung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft sowie den Support der visitBerlin-B2B-Websites convention.visitBerlin.de und about.visitBerlin.de sowie der visitBerlin-B2C-Website berlin-health-excellence.com. Als unverbindliche Eventualität soll auch die technische Betreuung, Weiterentwicklung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft sowie der Support der visitBerlin-B2C-Website q.berlin mit beauftragt werden. Dabei besteht seitens des Bieters kein Anspruch auf Exklusivität bei visitBerlin.
Die offizielle Unternehmenswebseite visitBerlins ist das digitale B2B-Aushängeschild des Unternehmens und beantwortet die Fragen: Was macht visitBerlin? Welche Aufgaben hat das Unternehmen, welche Kooperationsangebote und Weiterbildungsmöglichkeiten für Berlins touristische Unternehmen gibt es und wer sind die Ansprechpartner:innen. Für verschiedene Zielgruppen stehen im Bereich "Wir für Sie" alle relevanten Informationen zur Verfügung. Außerdem gibt es unter einem eigenen Menüpunkt  Materialien zum Download - von Fotos über Videos bis hin zu diversen PDFs wie Infografiken.
Hintergrund: visitBerlin unterhält ein großes Netzwerk in der Stadt und weltweit und arbeitet eng mit verschiedenen Partner:innen aus der Tourismuswirtschaft, der Hotellerie, der Kultur sowie der Wirtschaft und Politik zusammen. Um diesen Partner:innen ebenso wie Medienvertreter:innen, Bewerber:innen und weiteren Interessierten einen guten Service zu bieten, hat das Unternehmen 2017 mit about.visitBerlin.de eine Homepage an den Start gebracht, die alle Informationen für Partner:innen aus Tourismus- und Reiseindustrie bündelt. Auf about.visitBerlin.de/jobs-und-ausbildung präsentiert sich visitBerlin als Arbeitgeber und veröffentlicht aktuelle Stellen.
Die Website ist in zwei Sprachen verfügbar (Deutsch und Englisch), in Drupal 9 aufgesetzt und enthält neben der Standardinstallation 13 individuell im Quellcode dokumentierte Custom Module. Die Website about.visitBerlin.de enthält über 1.500 aktive Seiten und verzeichnete 2022 rund 60.000 Besucher:innen, 185.000 Seitenaufrufe sowie monatlich 800 - 1.000 Downloads. Monatlich sind es demnach durchschnittlich 5.000 Besucher:innen mit über 15.400 Seitenaufrufen (Quelle: Google Analytics). Gelegentlich, beispielsweise bei der Veröffentlichung von Pressemitteilungen, verzeichnet die Webseite gesteigerte Seitenzugriffe. Seit 2019 konnten so max. 9.500 Seitenzugriffe pro Tag gemessen werden. Dies entspricht einer kampagnenabhängigen Streubreite von Faktor 19 im Vergleich zu den üblichen Seitenzugriffen pro Tag. Die Dokumente im Downloadbereich haben eine direkte Schnittstelle zu einem Medienverwaltungssystem, in dem die Dokumente gepflegt werden. Es gibt noch eine weitere Schnittstelle zum DVTP Vergabeportal für die Ausschreibungen und Zuschlagserteilungen, bei der Informationen zum Status der Ausschreibung abgefragt werden. Verwendet werden auf der Website auch Webformulare (Formularsystem Webforms) - aktuell rund 200 aktive Formulare - für diverse Anwendungsfälle, so zum Beispiel Anmeldungen für Veranstaltungen, Verteiler, Bestellungen für die Berlin WelcomeCard etc. Über eine direkte Link-Einbindung eingebunden sind darüber hinaus Webformulare von Formcycle. Es gibt des Weiteren Formulare mit Schnittstellen zu Optimizely. Es gibt zwar auf Unternehmensseite einen zentralen Ansprechpartner für die Website, der im Austausch mit der betreuenden Websiteagentur steht. Grundsätzlich wird die Seite aber von zahlreichen visitBerlin-Kolleg:innen entsprechend ihrer fachlichen Expertise gepflegt: Derzeit sind 52 aktive Nutzer:innen registriert, darunter zehn Power-User:innen die regelmäßig die Website pflegen. Insofern kommt der betreuenden Agentur auch die Aufgabe der Nutzerdatenverwaltung zu. Gehosted ist das System mit drei Systemen (Produktiv, Stage, Standby) bei Hetzner. Zur Webanalyse sind die Dienste Google Analytics und Matomo eingebunden. Als Betriebssysteminstanz ist ein Debian 11 und als Datenbank MariaDB 10.6, Webserver Apache 2.4 sowie PHP 7.4 im Einsatz.
Mit der medizintouristischen Initiative "Berlin Health Excellence" möchte visitBerlin die Stadt Berlin als eine der wichtigsten deutschen Medizindestinationen stärken und international bewerben. Die Rolle von visitBerlin besteht dabei in der Vermarktung gesundheitspolitischer Produkte und Dienstleistungen in ausgewählten arabisch-, russisch- und chinesischsprachigen Zielmärkten und Polen. Das Partner:innennetzwerk  umfasst  Vertreter:innen medizinischer Dienstleister:innen, der Beherbergungsbetriebe, des Tourismus und des Handels.
Zentrale Plattform und globales Kompetenzschaufenster stellt die im März 2017 gelaunchte und gemäß der Zielmärkte auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Russisch, Chinesisch und Polnisch aufgesetzte B2C-Website berlin-health-excellence.com dar, auf der die Partner:innen ihr Leistungsspektrum aufzeigen. Der/die interessierte Auslandspatient:in kann sich hier umfänglich über das medizinische und touristische Angebot in Berlin informieren und erhält zusätzlich Informationen zur praktischen Vorbereitung seiner/ihrer Reise.
Die Seite ist in Drupal 9 aufgesetzt, enthält neben der Standardinstallation 9 individuell im Quellcode dokumentierte Module.  Die 6-sprachige Website enthält ca. 1.400 aktive Seiten und verzeichnet durchschnittlich 17.000 Besuche pro Monat mit steigendem Trend, und kampagnenabhängiger Streubreite von Faktor 5. Zur Webanalyse ist ein von der Auftraggeberin betriebenes System von Matomo eingebunden. Gehosted ist das System mit drei Systemen (Produktiv, Stage, Standby) bei Hetzner. Als Betriebssysteminstanz ist ein Debian 11 und als Server sind Apace 2.4, MariaDB 10.6 und PHP 7.4 im Einsatz.
Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) führt seit 2017 jährlich die Gesellschaftskonferenz Q BERLIN durch.
Die Konferenz schafft an herausragenden Orten Berlins einen Austausch und Diskurs zwischen internationalen Expert:innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Gesellschaft zu den drängendsten Fragen unserer Zeit. Die Q BERLIN gilt als innovatives Konferenzformat und präsentiert Berlin als internationale Kongressmetropole sowie Plattform für einen freien Dialog.
Die Website q.berlin ist neben den Social Media Kanälen das zentrale Marketing-Tool der Konferenz. Sie dient der Ansprache potenzieller Konferenzteilnehmer:innen und Partner:inne
Der Bieter versichert, über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 500.000,00 Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nach-weis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend).
Im Rahmen der Eigenerklärungen sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden
Von diesen Referenzen muss mindestens eine Referenz das Thema technisches SEO umfassen, mindes-tens eine Referenz muss eine Mobiloptimierung umfassen und mindestens eine Referenz muss eine die Beachtung der Richtlinien zur digitalen Barrierefreiheit (BITV/WCAG Kenntnisse) beinhalten.
Die benannten Ansprechpartner:innen und sämtliche Mitarbeiter:innen, die mit der Auftraggeberin kommunizieren, z. B. beim Telefon- und Emailsupport, müssen deutsche Muttersprachler sein oder andernfalls die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen.

Eligibility requirements: - Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB - Erklärung über die Eintragung im Handelsregister

Award value: 820000