Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-09-06
Buyer: ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Μ.Α.Ε. (ΚτΠ ΜΑΕ)
Country: GR
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 79560000 | 79713000: Guard services | 79999100 | 80533100
Estimated value: 32225607.2 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Το αντικείμενο του έργου αφορά στην παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, που έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019.  Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου. Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως σε 5.760.000 φακέλους [παραγ. 1.3 και ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι (παραγ. Α.3) της Διακήρυξης].
Τόπος παροχής υπηρεσιών: έδρα & εγκαταστάσεις του Αναδόχου, έδρα της ΚτΠ ΜΑΕ ή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης & όπου αλλού απαιτείται βάσει αναγκών εντός Ελλάδας [παρ. A.5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ I].
Το αντικείμενο του έργου αφορά την παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, το οποίο έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.
Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως σε 5.760.000 φακέλους. Κατά τη διάρκεια των 2 αυτών ετών ο ανάδοχος δεν μπορεί να προβεί σε αλλαγές του χώρου φύλαξης ή να μετακινήσει τα αρχεία χωρίς ενημέρωση και έγκριση του φορέα παραγωγής – παράδοσης ή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ή της ΚτΠ ΜΑΕ για οποιοδήποτε λόγο. Σε κάθε περίπτωση το κόστος βαρύνει τον ανάδοχο. Για οποιαδήποτε μεταβολή στο νομικό ή λειτουργικό καθεστώς του αναδόχου θα υπάρχει ενημέρωση διότι η μη εξυπηρέτηση αιτημάτων πρόσβασης και ανάκτησης ενεργών δημόσιων αρχείων παρακωλύει δυνητικά την εύρυθμη λειτουργία των δημοσίων φορέων.
Η Πιλοτική υλοποίηση της πρότυπης τήρησης αρχείων για την ασφαλή αποθήκευση αφορά 1.440.000 κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως 5.760.000 φάκελοι του δημόσιου τομέα έχει ως σκοπό μια πιο αποτελεσματική δημόσια διοίκηση και στοχεύει στη μείωση του χρονικού κόστους παροχής των υπηρεσιών αυτών στο κοινό από τη δημόσια διοίκηση, ενώ η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται επίσης να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.
•	Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους).
•	Ανάπτυξη πλατφόρμαςγια την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοθέτησης.
•	Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου, κατόπιν έγκρισης των Γενικών Αρχείων του Κράτους που θα εξασφαλίζει ο εκάστοτε Δημόσιος Φορέας
•	Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
•	Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
Το παρόν έργο θα δρομολογήσει την τοποθέτηση του αρχειακού υλικού σε απολύτως ασφαλείς εγκαταστάσεις, διασφαλίζοντας την αρχειακή διατήρηση, την τυχόν αναγκαία  ψηφιοποίηση όταν και όποτε ζητηθεί, την άμεση ανάκτηση για χρήση ανά πάσα στιγμή χωρίς χρονικές καθυστερήσεις και φυσικά, τη διατήρηση αρχειακού υλικού για περαιτέρω αξιολόγηση, και ταξινόμηση για λόγους καταστροφής ή διατήρησης.
Πιο αναλυτικά, οι επιμέρους απαιτούμενες υπηρεσίες που θα παρασχεθούν στα πλαίσια στου παρόντος έργου, εξειδικεύονται στα αντικείμενα που αναφέρονται στις παραγράφους Α.3.1, Α.3.2, Α.3.3, Α.3.4, Α.3.5, Α.3.6, Α.3.7 και Α.3.8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ I της Διακήρυξης [παραγ. 1.3 και ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι (παραγρ. A.3) της Διακήρυξης].
Η αναθέτουσα αρχή διατηρεί το κάτωθι δικαίωμα προαίρεσης (σύμφωνο προαίρεσης Αστικού Κώδικα) το οποία δύναται να ασκήσει με μονομερή δήλωση κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της  σύμβασης και υπό την προϋπόθεση της έγκρισης χρηματοδότησης για την άσκησή του, συγκεκριμένα:
Μετά τη σύναψη της αρχικής σύμβασης, κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου και πριν την λήξη της σύμβασης η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αποφασίσει την άσκηση δικαιώματος προαίρεσης με αύξηση του φυσικού αντικειμένου του έργου έως 50 τοις εκατό (50%) του συμβατικού τιμήματος με βάση τις τιμές μονάδας της Οικονομικής Προσφοράς του Αναδόχου και με χρονοδιάγραμμα υλοποίησης έως δεκαοκτώ (18) μήνες  από την άσκησή του.
Η ενεργοποίηση του Δικαιώματος προαίρεσης δεν είναι δεσμευτική για την Αναθέτουσα Αρχή και σε καμία περίπτωση δεν υποχρεούται να ασκήσει το εν λόγω δικαίωμα, παρά μόνο εφόσον το κρίνει αναγκαίο.


Winner: NOVA TELECOMMUNICATIONS & MEDIA ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ A.E.
Award value: 32225607.2
Number of bids: 1