Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-10-24
Buyer: Tilburg University / Universiteit van Tilburg
Country: NL
Region: NL412
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72513000: Office automation services
Estimated value: 1200000 EUR
Submission deadline: 2024-11-29

Technical requirements: Tilburg University is voornemens om middels een Europese niet-openbare aanbesteding te komen tot één raamovereenkomst met één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van de Opdracht.
Tilburg University heeft momenteel 15 geautomatiseerde processen door middel van 24 robots die ondergebracht zijn bij twee verschillende divisies:
 
Finance & Control (F&C): 14 processen geautomatiseerd door middel van 19 robots.
Academic Services (AS): 1 proces geautomatiseerd door middel van 5 robots.

Deze robots zijn ontwikkeld in UiPath en voeren terugkerend werk geautomatiseerd uit waardoor er werk uit handen van de werknemers genomen wordt. Er zijn ook enkele processen die zijn ingericht met behulp van Microsoft Power Automate.

Tilburg University heeft de ambitie om het aantal geautomatiseerde processen door middel van robots te vergroten. Tilburg University zoekt ondersteuning bij de procesanalyse en de optimalisering/hervorming van de processen. Samen met de leverancier wil Tilburg University ondersteuning en consult bij het toewijzen van geschikte processen om te automatiseren. Hierbij wordt gewerkt aan een backlog voor te robotiseren processen. Dit proces van toewijzing en consult wordt gestart op basis van verzoek van Tilburg University, er wordt niet verwacht dat de leverancier hier op eigen initiatief mee start. Op basis van de te realiseren backlog wordt het ontwikkelwerk op zich genomen door de leverancier in de vorm van ontwikkelblokken of sprints. Hiermee wordt voorkomen dat de ontwikkelaars de business analisten voorbijlopen en dat er geen processen klaarliggen om te robotiseren.

Hoofdzakelijk zullen deze processen bij F&C plaatsvinden, maar in de toekomst bestaat er de mogelijkheid dat er vraag voor doorontwikkeling van robots ontstaat bij de divisie AS of andere divisies.
Het beheer van de bestaande en de te realiseren robots komt bij de leverancier te liggen. Door middel van een support desk kan Tilburg University incidenten melden die door de leverancier worden opgepakt en verholpen.
Tilburg University wil toewerken naar een situatie waarin interne kennis wordt vergaard over RPA binnen de teams waar robots draaien. Hierdoor kan er in de toekomst mogelijk worden geholpen met het oplossen van incidenten, zodat deze efficiënter en effectiever opgelost kunnen worden. Tilburg University wil toegroeien naar een situatie waarin er binnen zes jaar ook intern robots worden ontwikkeld. In het traject richting het oplossen van incidenten en het ontwikkelen van robots zoekt Tilburg University begeleiding en training bij de leverancier.
De Aanbestedende Dienst zal gedurende tien (10) kalenderdagen na verzending van de
Selectiebeslissing door Opdrachtgever geen uitvoering geven aan die beslissing en niet tot
verstrekking van de Uitnodiging tot Inschrijving overgaan teneinde Aanmelders gedurende die
termijn gelegenheid te bieden een kort geding aanhangig te maken tegen de Selectiebeslissing
door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van de Aanbestedende Dienst.
De opschortende termijn vangt aan op de dag na de dag waarop het selectievoornemen is
bekendgemaakt en bedraagt tien (10) kalenderdagen. Genoemde termijn is een vervaltermijn; na het verstrijken ervan kunnen Geïnteresseerden/Gegadigde c.q. Aanmelder niet meer opkomen tegen het selectievoornemen.
De uitvoering van de raamovereenkomst is gepland in de periode vanaf het moment van
inwerkingtreding van de raamovereenkomst en is voorzien met ingang van 1 april 2025 tot en
met 1 april 2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de Aanbestedende dienst van twee
keer twee (2) jaar.