Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-05-17
Buyer: Sotkamon kunta
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 48812000: Financial information systems
Submission deadline: 2023-05-31
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Hankinnan kohteena on talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuus Sotkamon kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa sekä palkanlaskentaa varten SaaS palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.
Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa Sotkamon kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskenta järjestelmäratkaisun seuraavasti:
-Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi
-Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi
-Käyttöönottoprojekti: käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, käyttökoulutus ja kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio)
-Optiona tilaaja voi hankkia lainmukaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun myöhemmin täsmennettävien tarpeiden mukaan.
Tarjotun ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet.
Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on palkkojen osalta käytössään Personec F ja kirjanpidon osalta Intime.
Tilaaja tekee erilliset päätökset ja sopimukset henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta.
Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmä tulee olla tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmä 1.1.2024 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi.
Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.
Käyttöönottosopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Palvelusopimus (1. Palkat ja HR sekä 2. Talous) on voimassa määräaikaisena 48 kuukautta sopimuksen kohteen tuotantokäytön alkamispäivästä lukien (varsinainen sopimuskausi).
Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen palvelusopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.
Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 57 §:n mukaisella nopeutetulla avoimella menettelyllä.
Hankintalain 56 § mukaisia normaaleja avoimen menettelyn määräaikoja ei voida tässä hankinnassa noudattaa, koska käyttöönottoprojektin tulee olla toteutettuna ja henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmän viimeistään 1.1.2024 alkaen. Lähestyvän kesälomakauden vuoksi käyttöönottoprojekti tulee aloittaa mahdollisimman pian hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, jotta edellä mainitussa aikataulussa pysytään ja järjestelmät saadaan suunnitellusti käyttöön.

Eligibility requirements: Valintaperusteet hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritellyn mukaisesti.