Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-01
Buyer: Gemeente Breda
Country: NL
Region: NL411
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48310000 | 72260000: Software-related services
Estimated value: 480000 EUR
Submission deadline: 2025-10-20
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Procedure
Aanbesteding middels de Europees openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda.  Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

De gemeente Breda gebruikt momenteel een applicatie voor het ondersteunen van het Planning en Control proces, het digitaal vervaardigen van de cyclische producten (en overige planning en control rapportages) en het publiceren ervan op een voor de burger toegankelijke website (genaamd ‘Het geld van Breda’). De stamgegevens en financiële gegevens hiervoor worden gegenereerd vanuit het door de gemeente gebruikte financiële systeem. 
 
De gemeente Breda gaat de applicatie van de Planning en Control cyclus opnieuw aanbesteden. De nadruk hiervan ligt naast financiën ook op de inhoud. Dit komt onder andere tot uitdrukking door geformuleerde doelstellingen en effect- en prestatie-indicatoren.  
 
De begroting en verslaggeving binnen de gemeentelijke structuur is gericht op de drie W-vragen, te weten:   
1.    Wat willen we bereiken 
2.    Wat willen we ervoor doen 
3.    Wat mag het kosten 
Deze drie W-vragen vertalen we naar de door de gemeente gebruikte structuur: programma, thema, product. Deze structuur schept een helder beeld tussen doel, activiteit en meetbare indicatoren. 
 
De applicatie maakt het mogelijk om in een gedeelde omgeving de documenten voor de gemeentelijke planning en control cyclus op te stellen, te muteren, vast te stellen en uiteindelijk te presenteren op de website www.hetgeldvanbreda.nl en middels een pdf-bestand (dit geldt ook voor de historie van voorgaande jaren). Het gaat daarbij om de voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportage en jaarstukken 
 
Het streven van de gemeente Breda is om de dienstverlening en de interne samenwerking zoveel mogelijk te digitaliseren en met elkaar te koppelen. Dit, zodat een efficiënte bedrijfsvoering mogelijk is.  Dat betekent dat processen en onderliggende systemen zoveel mogelijk gekoppeld worden en dat informatie in het proces zoveel mogelijk wordt gedigitaliseerd en digitaal wordt verwerkt. 
 
De gemeente Breda is een moderne organisatie waar plaats- en tijdonafhankelijk werken is geïmplementeerd. Dat betekent dat applicaties vanaf verschillende soorten werkplekken moeten kunnen worden benaderd. De applicatie van de planning en control cyclus benaderen we zowel vanaf stadskantoorwerkplekken, als vanaf thuiswerkplekken. De applicatie moet daarom web-based zijn met de mogelijkheid om de jaarstukken en begroting online te presenteren.

Common Ground
De gemeente Breda onderschrijft de informatiekundige visie Common Ground en streeft de onderliggende doelen van Common Ground na. Een slim, eenvoudig en snel ingerichte informatievoorziening waarmee we op een moderne en flexibele manier in kunnen spelen op de maatschappelijke opgaven.

Binnen de gemeente Breda zullen ontwikkelingen als Common Ground en cloud-transities de komende jaren leiden tot een hybride situatie, waarbij een geleidelijke overgang te zien zal zijn en daarmee in tijd gezien een wisselende samenstelling van het huidige (StUF-gebaseerde) en nieuwe (API-gebaseerde) vormen van data-uitwisseling.

De gemeente Breda ziet graag dat de nieuwe ICT-prestatie in de loop van de contractperiode waar mogelijk en van toepassing meebeweegt met deze ontwikkelingen.

De opdracht
De gemeente Breda is naast een applicatie op zoek naar een partner die visie en ervaring heeft op integraal planning en control management. Op basis van deze visie helpt deze partner de gemeente Breda bij de doorontwikkeling van een integrale planning en control cyclus in relatie tot financieel management en inhoudelijke doelstellingen.  
 
Het uitgangspunt is dat de inschrijver kennis heeft van de gemeentelijke planning en control cyclus, bekend is met de door gemeenten gehanteerde begrippen (denk aan BBV) en bekend is met een bestuurlijke organisatie. Tevens is ervaring vereist met het implementeren van een integrale planning en control cyclus bij (meerdere) gemeentelijke instanties. Voor een beeld van de begroting, jaarstukken en bestuursrapportage wordt verwezen naar de website van de gemeente Breda: www.hetgeldvanbreda.nl

De Gemeente Breda heeft de volgende doelstellingen geformuleerd welke zij wil bereiken met het project aanbesteding Planning & Control applicatie:
1.    Kwaliteitsverbetering
2.    Minder administratieve handelingen
3.    Grotere gebruikerstevredenheid

Ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van dit project gaat de gemeente Breda over tot de aanschaf, installatie en onderhoud van een Planning & Control applicatie, primair gericht op de creatie en publicatie van de volgende documenten: 
•    voorjaarsnota 
•    begroting 
•    bestuursrapportage 
•    jaarstukken 
Tevens bestaat er de wens om door de applicatie (thema)indicatoren en kengetallen te laten produceren (fase 2). 

De datum voor het operationeel zijn van de oplossing is 1 april 2026, ten behoeve van de opstelling van de begroting 2027 (fase 1). Fase 2 (het ondersteunen van de productie van de (thema)indicatoren en kengetallen door de applicatie) zal dan vanaf de opstelling van de begroting 2028 geïmplementeerd kunnen worden (1 april 2027).

Percelen
Deze opdracht is niet verdeeld in percelen.

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.
De inschrijver dient ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.
Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid:
Kerncompetentie

De vereiste competentie voor inschrijvers is:
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht waarin u een opdracht heeft uitgevoerd waarin succesvol een Planning- en Control applicatie (P&C-applicatie) bij een gemeente met ten minste 50.000 inwoners geleverd, geïmplementeerd en onderhouden heeft, gericht op de creatie en publicatie van de volgende documenten: Voorjaarsnota, Begroting, Bestuursrapportage en Jaarstukken.
Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid:
- Geldige certificering conform ISO 27001 met een passende verklaring van toepasselijkheid.
Ten behoeve van het beoordelen van de aangeboden kwaliteit heeft de Opdrachtgever fictieve (maar realistische) praktijkcasussen opgesteld. Gunningcriteria Usecases 1 tot en met 6 worden opgesteld aan de hand van deze praktijkcasussen. Voor de inhoud van de usecases wordt verwezen naar Mercell.

De demonstratie van de usecases 1 tot en met 6 dient "live" plaats te vinden; dat wil zeggen niet vooraf opgenomen. Om de beoordelingen objectief, transparant en goed vergelijkbaar te laten verlopen wordt per Inschrijver hetzelfde programma doorlopen. Ook krijgen alle Inschrijvers per onderdeel evenveel tijd. De maximale tijdsduur voor de demonstratie is zes (6) uur waarbij iedere usecase maximaal  één (1) uur besproken wordt. De definitieve planning en tijdstip ontvangt de leverancier na inschrijving. De data (in week 45, 2025) staan in het tabblad Planning van Mercell. Inschrijver dient beschikbaar te zijn gedurende deze periode.

De demonstraties vinden plaats op locatie van de gemeente Breda.  De aanbestedende dienst stelt voor iedere demonstratie een ruimte beschikbaar met een WIFI-internetverbinding, een presentatiescherm, geluidsinstallatie en flipovers. De Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het meebrengen van een computer en eventuele verloopstekkers voor het aansluiten van zijn of haar apparatuur. 

De gemeente Breda is voornemens de demonstratiedag op locatie Riethil 11 te Breda plaats te laten vinden. De demonstratiedag zal duren van 9.30 uur – 16.00 uur. De indeling van deze dag wordt bij uitnodiging via Mercell bekendgemaakt.

In de beoordeling van de usecases zal de beoordelingscommissie letten op de bijdrage die de ICT prestatie levert aan de doelstellingen van het project:
- Kwaliteitsverbetering
- Minder administratieve handelingen
- Grotere gebruikerstevredenheid
In sommige usecases kan het mogelijk zijn dat aanvullende, verduidelijkende vragen worden gesteld.

Eligibility requirements: De inschrijver dient ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.
Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid:
Kerncompetentie

De vereiste competentie voor inschrijvers is:
- U dient minimaal 1 referentie te overleggen met een vergelijkbare opdracht waarin u een opdracht heeft uitgevoerd waarin succesvol een Planning- en Control applicatie (P&C-applicatie) bij een gemeente met ten minste 50.000 inwoners geleverd, geïmplementeerd en onderhouden heeft, gericht op de creatie en publicatie van de volgende documenten: Voorjaarsnota, Begroting, Bestuursrapportage en Jaarstukken.
Opdrachtgever stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid:
- Geldige certificering conform ISO 27001 met een passende verklaring van toepasselijkheid.
Ten behoeve van het beoordelen van de aangeboden kwaliteit heeft de Opdrachtgever fictieve (maar realistische) praktijkcasussen opgesteld. Gunningcriteria Usecases 1 tot en met 6 worden opgesteld aan de hand van deze praktijkcasussen. Voor de inhoud van de usecases wordt verwezen naar Mercell.

De demonstratie van de usecases 1 tot en met 6 dient "live" plaats te vinden; dat wil zeggen niet vooraf opgenomen. Om de beoordelingen objectief, transparant en goed vergelijkbaar te laten verlopen wordt per Inschrijver hetzelfde programma doorlopen. Ook krijgen alle Inschrijvers per onderdeel evenveel tijd. De maximale tijdsduur voor de demonstratie is zes (6) uur waarbij iedere usecase maximaal  één (1) uur besproken wordt. De definitieve planning en tijdstip ontvangt de leverancier na inschrijving. De data (in week 45, 2025) staan in het tabblad Planning van Mercell. Inschrijver dient beschikbaar te zijn gedurende deze periode.

De demonstraties vinden plaats op locatie van de gemeente Breda.  De aanbestedende dienst stelt voor iedere demonstratie een ruimte beschikbaar met een WIFI-internetverbinding, een presentatiescherm, geluidsinstallatie en flipovers. De Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het meebrengen van een computer en eventuele verloopstekkers voor het aansluiten van zijn of haar apparatuur. 

De gemeente Breda is voornemens de demonstratiedag op locatie Riethil 11 te Breda plaats te laten vinden. De demonstratiedag zal duren van 9.30 uur – 16.00 uur. De indeling van deze dag wordt bij uitnodiging via Mercell bekendgemaakt.

In de beoordeling van de usecases zal de beoordelingscommissie letten op de bijdrage die de ICT prestatie levert aan de doelstellingen van het project:
- Kwaliteitsverbetering
- Minder administratieve handelingen
- Grotere gebruikerstevredenheid
In sommige usecases kan het mogelijk zijn dat aanvullende, verduidelijkende vragen worden gesteld.
Doelstelling:
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de visie op de ontwikkeling van uw Planning & Control Systeem naar de toekomst. 

Maatstaf: 
Hoe duidelijker de productvisie beschreven wordt en hoe meer deze op de toekomst gericht is, hoe hoger inschrijver scoort. Dit dient SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te worden beschreven.

Benodigde informatie in de inschrijving:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van:

In de Productvisie gaat inschrijver tenminste in op de volgende onderdelen:
- Productontwikkeling in de toekomst;
- Visie op Planning & Control nu en in de toekomst;
- Gebruik van AI-tools;
- Roadmap voor toekomstige ontwikkelingen.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
Maximaal drie (3) pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10. Schema's, tabellen, bijlagen, voorpagina's inhoudsopgaven e.d. worden meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina's wordt overschreden, worden alleen de eerste drie (3) pagina's beoordeeld.
Doelstelling: 
Aan de Inschrijver wordt gevraagd een implementatieplan op te stellen waarin de Inschrijver in gaat op twee aspecten:
1.    Aanpak van de implementatie;
2.   Plan realiseren koppelingen.
waarmee opdrachtgever hier inzicht in krijgt.

Maatstaf: 
Continuïteit van de bedrijfsvoering, volledigheid, toepasbaarheid, risico’s en inspanningen spelen hierbij een grote rol. Hoe meer de gemeente ontzorgd wordt en des te meer zekerheden geboden worden, hoe hoger inschrijver scoort. Ook moet de leverancier verwoorden op welke wijze een eventuele overgang naar zijn applicatie kan plaatsvinden als ervan wordt uitgegaan dat de opstelling van de Begroting 2027 in de aanbestede applicatie plaatsvindt met behulp van cijfers uit de nieuwe financiële applicatie (ERPx), terwijl de vergelijkende cijfers uit de oude financiële applicatie komen (Key2Financiën). Dit dient SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te worden beschreven.

Benodigde informatie in de inschrijving:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van:

Ad 1. Inschrijver beschrijft op welke wijze hij het project wil aanpakken en besturen. In dit onderdeel van het implementatieplan gaat inschrijver tenminste in op de volgende onderdelen: 
- Scope van de implementatie (inclusief opleidingsplan);
- Eventuele migratie aanpak vanuit huidige systeem (Pepperflow);
- Projectfases, planning en mijlpalen;
- Welke voorwaardelijkheden en risico’s zijn er voor dit project;
- De samenstelling van het projectteam;
- Nafase na oplevering;
- Welke activiteiten uitgevoerd moeten worden door Opdrachtgever en welke door inschrijver.

Ad. 2. Inschrijver beschrijft op welke wijze hij de koppelingen wil realiseren waarbij nadrukkelijk rekening gehouden dient te worden met de functionele eisen en technische (on)mogelijkheden van de Opdrachtgever zoals beschreven in deze aanbesteding en alle bijlagen. In dit onderdeel van het implementatieplan gaat inschrijver tenminste in op de volgende onderdelen:
- Stapsgewijze beschrijving van de aanpak voor het realiseren van de koppelingen;
- Welke risico’s de inschrijver in deze aanpak ziet;
- Welke technische randvoorwaarden noodzakelijk zijn;
- Welke activiteiten uitgevoerd moeten worden door Opdrachtgever, welke door inschrijver en welke door een derde partij;
- Welke resource capaciteit inschrijver ziet voor derde partijen en/of de Opdrachtgever (kennis en kunde en indicatie van de tijdsbesteding).

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
De aanpak van de implementatie beslaat maximaal vier (4) pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10;
Het plan realiseren koppelingen beslaat maximaal twee (2) pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10.
Schema's, tabellen, bijlagen, voorpagina's inhoudsopgaven e.d. worden meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina's wordt overschreden, worden alleen de eerste vier (4) respectievelijk twee (2) pagina's beoordeeld.
Doelstelling: 
Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in hoe indicatoren en kengetallen in uw applicatie ingevoerd en eruit gedistilleerd kunnen worden.

Maatstaf: 
De wijze waarop thema-indicatoren (vooral bedoeld om mee te sturen) en kengetallen (weergegeven in infographics aan het begin van ieder begrotingshoofdstuk) onderdeel zijn van uw applicatie. Dit dient SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te worden beschreven.

Benodigde informatie in de inschrijving:
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van:

Aan de Inschrijver wordt gevraagd minimaal aan te geven: 
- Hoe deze indicatoren en kengetallen onderdeel uitmaken van uw applicatie;
- De hoeveel handwerk dat moet geschieden om de kengetallen en indicatoren op te nemen in de P&C-producten;
- De hoeveelheid technische kennis die nodig is om de kengetallen en indicatoren op te nemen in de P&C-producten;
- Hoe deze in fase 2 geïmplementeerd kunnen worden, waarbij gedurende fase 1 (het eerste begrotingsjaar) nog gebruik wordt gemaakt van de huidige (handmatige) werkwijze.

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen:
Maximaal drie (3) pagina's A4 enkelzijdig in lettertype Arial 10. Schema's, tabellen, bijlagen, voorpagina's inhoudsopgaven e.d. worden meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina's wordt overschreden, worden alleen de eerste drie (3) pagina's beoordeeld.
De Opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de 'Economisch Meest Voordelige Inschrijving', op basis van de Inschrijving met de 'Beste Prijs Kwaliteit Verhouding' door het toepassen van de methode gunnen op waarde.

Per kwalitatief subgunningscriterium kan een meerwaarde worden aangeboden. Aan deze meerwaarde wordt een maximale fictieve financiële waarde toegekend. De door het beoordelingsteam gegeven score per subgunningscriterium bepaalt hoeveel van de maximale fictieve waarde als aftrek van de inschrijfsom wordt gehaald. Hierdoor ontstaat de fictieve inschrijfsom.

De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom is de beoogd winnaar van de aanbesteding. Bij een gelijke fictieve inschrijfsom prevaleert de inschrijving met de kwalitatief hogere inschrijving boven de laagste inschrijfsom. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt.
Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de opdrachtgever nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland - West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding via Mercell.

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee(2) weken na de uitspraak.
Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.
De opening van de kluis is niet openbaar.