Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-27
Buyer: Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 15000000 DKK
Submission deadline: 2023-03-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.
Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform, som Tilbudsgiver skal stille til rådighed for Københavns Kommune, til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.
Formålet med den digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister er, at denne skal imødekomme to forskellige brugergruppers behov ifm. booking af faciliteter i Københavns Kommune.
Den digital bookingportal skal anvendes til at understøtte folkeoplysende foreningers og aftenskolers bookinger af faciliteter på Københavns Kommunes idrætsanlæg, svømmehaller, boldbaner, folkeskoler, selvejende institutioner m.fl., jf. Folkeoplysningsloven. Endvidere skal private borgere i Københavns Kommunen eller andre brugere via en selvbetjent webshop-bookingløsning kunne booke de pågældende faciliteter, såfremt der er kapacitet hertil på de enkelte faciliteter.  De forskellige private brugertyper skal kunne oprette sig som bruger i en webshop og brugerne skal kunne foretage booking og betaling for leje af ledige tider i henhold til Kundens prisstruktur. Løsningen skal endvidere kunne udstede bookingbevis med relevante data vedrørende bookingen eller seriebookingen samt information om fx adgangskoder eller regler gældende for private brugeres leje af faciliteten.  En privat bruger skal herudover via webshoppen kunne annullere en eksisterende booking indenfor en given tidsfrist med en automatisk refusion af betalingen og med udstedelse af en e-mail til brugeren inkl. Kreditnota. Den digitale løsning skal derudover kunne anvendes af Kunden som et forenings- og anlægsregister.
Efter udvikling og implementering af IT-platformen i henhold til Københavns Kommunes behov, skal Leverandøren forestå hosting, drift og vedligeholdelse af løsningen i kontraktperioden.
I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 oplyses, at den udbudte kontrakt ikke opdeles i delkontrakter, idet Ordregiver har vurderet, at det af tekniske grunde ikke er muligt at have flere leverandører af ydelserne omfattet af kontrakten.
Ordregiver har to (2) Optioner på forlængelse af Kontraktperioden. Hver Option omfatter forlængelse med 12 måneder, hvorved den samlede forlængelse maksimalt kan udgøre 24 måneder. Forlængelse af kontraktperioden finder sted på uændret vilkår i henhold til Aftalens og dennes Bilag.
Ordregiver vil udvælge (prækvalificere) fire (4) ansøgere, der inviteres til at afgive indledende tilbud, såfremt der er flere end 4 egnede ansøgere, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene og som opfylder minimumskravene til egnethed.
Ordregiver foretage udvælgelsen af de fire (4) ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud, på grundlag af en helhedsvurdering af hvilke ansøgere, der ved referencer har dokumenteret den mest relevante erfaring med sammenlignelige projekter, udført indenfor de seneste 3 år.
Ordregiver vil ved udvælgelsen af ansøgere lægge vægt på ansøgernes mest relevante referencer af sammenlignelige projekter ud fra nedenstående forhold. Ved vurdering af om en reference omfatter sammenlignelige projekter, som den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger, 80 aftenskoler samt 70.000 private brugere på 200 anlæg i Københavns Kommune), lægges vægt på, i hvor høj grad den konkrete reference har en størrelse og kompleksitet svarende til den udbudte kontrakt, hvor følgende forhold vil indgå i vurderingen:
a.	Antal anlæg/lokationer i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører en sammenhængende opfyldelse af behovet for facilitetsbooking på mange anlæg/lokationer,
b.	Antal brugere i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører opfyldelse af behovet for facilitetsbooking for mange foreninger og aftenskoler,
c.	Antal ansøgninger og bookinger, idet det vægter højere, at en reference vedrører en tilsvarende datamængde, som den udbudte kontrakt,
I jo højere grad en reference er sammenlignelig med den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger, 80 aftenskoler samt 70.000 private brugere på 200 anlæg i Københavns Kommune) og omfatter flere/alle kategorier af ydelser, jf. litra a - d ovenfor, desto mere positivt vil Ordregiver bedømme referencen.


Award value: 15000000