Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-02-08
Buyer: BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72513000: Office automation services
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die seit 2020 im Einsatz befindliche und mitbestimmte Software Quentic, muss für eine flächendeckende
Die Quentic GmbH ist Hersteller und Entwickler der gleichnamigen Software Quentic, einer integrativen
Die Software soll auch in anderen Bereichen als Mangementsoftware (Bsp. Energiemanagement) genutzt und
somit weitere Softwareanschaffungen vermieden werden. Des Weiteren soll der Nutzungsumfang der Quentic
Gemäß §132 Abs. 2 Nr. 2 a) und b) ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn zusätzliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen erforderlich geworden sind, die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren, und ein Wechsel des Auftragnehmers
mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden wäre,
Die seit 2020 im Einsatz befindlichen Software Quentic, muss für eine flächendeckende Nutzung das bestehende Lizenzpaket erweitert werden (Quentic­ Lizenzen und -Module werden ausschließlich über die Quentic GmbH vertrieben). Die Software soll auch in anderen Bereichen als Mangementsoftware (Bsp.Energiemanagement) genutzt und somit weitere Softwareanschaffungen vermieden werden. Des Weiteren soll der Nutzungsumfang der Quentic Software um zwei weitere Module "Nachhaltigkeit" und "Umweltmanagement" erweitert werden, um Themen wie
z.B. UMS, Klimamanagement oder Nachhaltigkeitsberichterstattung (EU-Taxonomie) softwareseitig zu bearbeiten. Eine Erweiterung des Speicherplatzes, sowie die Einrichtung einer Schnittstelle ins IPW sind ebenfalls für die flächendeckende und umfängliche Nutzung und damit die Digitalisierung zahlreicher Prozesse im Arbeits­, Brand- und Umweltschutz nötig.
Ein Wechsel des Auftragnehmers kann ausfolgenden wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen:
Der Betrieb und die Wartung/Support des bisherigen Systems kann wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums nur durch die Firma Quentic erbracht werden, da diese die Rechte am Quellcodes der Software besitzt.
Ein Wechsel des Auftragnehmers wäre mit erheblichen Schwierigkeiten oder mit beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden, weil zwei Systeme miteinander abgestimmt werden müssten und weitere Schnittstellen erforderlich wären.  Die Nutzung zweier unterschiedlicher Systeme führt zu zusätzlichen Aufwänden insbesondere bei Nutzerschulungen, Implementierungsleistungen und Abstimmungsbedarfen. Des Weiteren können technische Komplikationen beim Support und der Wartung der beider Systeme entstehen.
Ein Wechsel des kompletten Systems (Neuausschreibung), um diese Erweiterung zu realisieren, wäre damit unwirtschaftlich.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: Vergabekammer des Landes Berlin