Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-20
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71300000 | 71318000: Lighting engineering services | 71340000 | 71356000 | 71630000
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der FAIR/GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die FAIR/GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).


Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die
Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags (und später ggf. seines Angebots), die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhal-ten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Verga-bestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bewerber / Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Best-immungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bewerber / Bieter durch Nichtbeach-tung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).

Teilt die GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). 
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalender-tagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentli-chung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Die Bewerber werden auf den rechtlichen Bedeutungsgehalt des § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, Abs. 3 GWB, insbesondere dessen Nr. 4:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
1. Vorbemerkung
Die Organisationseinheit Facility Management und Campusentwicklung (FAM) betreibt, war-tet und plant die GSI und wird künftig die Gebäude und technischen Anlagen auf dem Cam-pus GSI/FAIR betreiben. 
FAM betreibt die Anlagen bis zu den Schnittstellen des Beschleunigers. Der Beschleuniger-betrieb (ACC) betreibt den Beschleuniger (hoch komplexe Anlage) damit die Wissenschaft (RED) entsprechende Experimentaufbauten aufbauen und betreiben kann. Diese Schnitt-stellen sind im Rahmen des Betreiberkonzeptes zu berücksichtigen.
Das zu erstellende Betreiberkonzept ist im Rahmen des Fachbereichs FAM abzubil-den.
Für die zukünftig zusammengeführten Liegenschaften der GSI (Bestand) / FAIR (Neubau) soll ein gesamtheitliches Betreiberkonzept für die benötigten Facility Services durch FAM entwickelt werden, um die erforderliche, langfristige Betriebsbereitschaft der Gebäude und Anlagen sicherzustellen.
Das Modell ist vor dem Hintergrund eines rechtssicheren (u.a. Betreiberverantwortung), ökonomischen (u.a. Lebenszyklusbetrachtung) und nachhaltigen (u.a. ESG) Betriebs aus-zurichten. Für das Betreiberkonzept ist eine hohe Anlagenverfügbarkeit für den wis-senschaftlichen Betrieb und die begrenzten Zugriffszeiten auf Anlagen, insbesondere während des Strahlbetriebs, zu berücksichtigen. 
Als Ergebnis ist ein Betreiberkonzept zu entwickeln, das den Aufwand für Personal, Material und sonstige Kosten für die erarbeiteten Organisationsformen der Facility Services darstellt.
Das Konzept soll unabhängig vom Status Quo die Kernprozesse, Betriebsabläufe und die benötigten Services darstellen und klar beschreiben. 
Auch werden Angaben darüber erwartet, ob die Leistungen intern erbracht oder extern ein-gekauft werden können/sollen und wie dies koordiniert wird. 
Beim Einkauf von externen Leistungen ist das notwendige interne Management zu be-schreiben, zu quantifizieren und zu qualifizieren (Eignung der notwendigen MA). 
Beim Outsourcing geht zudem der rechtssichere Betrieb und die Anlagenverfügbarkeit vor einer wirtschaftlichen Lösung

2. Kurzportraits GSI / FAIR 
siehe Vergabeunterlage Leistungsbeschreibung

3. Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung

3.1 Vertragliche Rahmenbedingungen Ausgeschrieben wird ein Beratervertrag mit einem aktuell geplanten Vertragsbeginn zum 01.04.2024. Der Leistungsbeginn erfolgt spätestens 4 Wochen mit Zuschlag und endet mit der finalen Freigabe / Abnahme des Betreiberkonzeptes. Eine Fertigstellung der Leistung hat bis zum 01.06.2025 zu erfolgen. Aufgrund des agilen Prozesses bei der Erstellung des gewünschten Betreiberkonzeptes kann der Vertrag optional bis auf max. 4 Jahre erweitert werden. Dieses Optionsrecht obliegt ausschließlich dem Auftraggeber und wird dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Vertragsende angezeigt. Das bezuschlagte maximale Stundenkontingent als Obergrenze ändert sich dabei nicht. LeistungsAbrufe erfolgen je nach Projektabschnitt, ggf. Leistungsbaustein (LB) durch die Fachseite.

3.2 Leistungsumfang 
Ausgeschrieben wird die Erstellung eines Betreiberkonzeptes für GSI und FAIR für den zu-künftig geplanten gemeinsamen Betrieb für die benötigten Facility Services am Standort der GSI (Bestand) und der FAIR (Neubau). 
Das Betreiberkonzept soll u.a. folgende Leistungsbausteine entahlten
- LB 1: Grundlagenermittlung 
- LB 2: Analyse und Identifikation sämtlicher Services 
- LB 3: Betreiberkonzept 
- LB 4: Qualitäts- und Leistungsvereinbarungen / Service Level Agreement (SLA)

Weiterhin ist ein Terminplan für die jeweils beauftragen Teilleistungen zu hinterlegen. Die fachlichen Abstimmungen erfolgen unter Mitarbeit des AG, die Grundinformationen werden durch den AG im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens zur Verfügung gestellt Der Bieter hat die Pflicht sich mit den speziellen Aufgaben von GSI/FAIR, den Gegebenhei-ten, Einrichtungen, der Bestands- sowie zukünftigen Anlagen- und Gebäudestruktur des AG intensiv vertraut zu machen und dies in der Erstellung des Konzeptes zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet auf alternative Vorgehensweisen und Lösungsansätze hinzuweisen und diese vorzustellen, um eine rasche Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Zur Leistungserbringung stellt der Auftragnehmer ein Team von mindestens 3 Personen (Schlüsselpersonal), welche die geforderten Beraterebenen (Junior Analyst, Senior Consul-tant, Projektleiter) abdecken, vgl. Punkt 3.4 in dieser Leistungsbeschreibung. Der Anbieter verpflichtet sich, die benannten oder mindestens gleich qualifizierten Berater im Projekt in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzusetzen. Einarbeitungsaufwände für neue Mitarbeiter fallen zu Lasten des Auftragnehmers. Die angebotenen Profile (CVs) der tätigen Berater sind Bestandteil des Vertrags; ab dem Zeitpunkt der ersten Tätigkeit für GSI/FAIR wird seitens des Auftragnehmers eine Verweil-dauer von mindestens einem Jahr für jeden Berater zugesichert (Ausnahmen sind Kündi-gung, langfristige Krankheit oder Tod). Die Leistungserbringung erfolgt sowohl remote als auch Vor-Ort je nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Eine konkrete Regelung der Präsenztage wird nach Vereinbarung ge-troffen. Eine Leistungserbringung vor Ort über die gesamte Vertragslaufzeit wird dabei nur auf ca. 30% geschätzt. Dies ist in der Angebotskalkulation positiv zu berücksichtigen.

3.3 Prognose
Der prognostizierte Aufwand kann und wird aller Voraussicht nach projektabhängig variie-ren. Insofern ist eine sehr hohe Flexibilität und kurze Reaktionszeit bei der Bereitstellung und Zuordnung der auftragsausführenden Personen geschuldet. 
Der AG schätzt, dass die gesamte Leistungserbringung ca. 600 Personentage anfallen werden. Abrufe darüber hinaus werden nicht stattfinden. Eine Abrufverpflichtung der ge-nannten Personentage besteht für den Auftraggeber nicht.
Die Angaben zu den Kapazitäten sind eine unverbindliche Schätzung, die somit nicht als Prognose, Zusicherung, Abnahmegarantie o.ä. zu verstehen ist.

Weitere Details siehe Vergabeunterlage Leistungsbeschreibung
Ausgeschrieben wird ein Beratervertrag mit einem aktuell geplanten Vertragsbeginn zum 01.04.2024. 
Der Leistungsbeginn erfolgt spätestens 4 Wochen nach Zuschlag und endet mit der finalen Freigabe / Abnahme des Betreiberkonzeptes. 
Eine Fertigstellung der Leistung hat bis zum 01.06.2025 zu erfolgen. 
Aufgrund des agilen Prozesses bei der Erstellung des gewünschten Betreiberkonzeptes kann der Vertrag optional bis auf max. 4 Jahre erweitert werden.
Wertungspreis = Summe aller Regelleistungen gemäß "02_Anhang zur Anlage 2 Angebotsformblatt_Cost Breakdown_Bieterkalkulation.xlsx
1. Technische Erläuterungen zum Angebot = 80 %

Das Gesamtkonzept soll einen Umfang von 10 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten und teilt sich in folgende Kriterien auf:

1.1 Terminplanung - 20 %
1.2 Team - 30 %
1.3 Konzeptionelle und Innovative Herangehensweise an die geforderte Leistungserbringung - 50 %



2. Anpassungsbedarf zum Vertrag = 20 %

Im Folgenden wird erläutert, wie mögliche Änderungsvorschläge zu den Vertragsbedingungen bewertet werden: Bei den Änderungsvorschlägen zu den Vertragsbedingungen ist dem Auftraggeber besonders wichtig, dass die Bieter zielorientierte und konstruktive Änderungsvor-schläge machen und diese plausibel und nachvollziehbar begründen. Einseitige Änderungsvorschläge zu Lasten des Auftraggebers werden negativ bewer-tet und führen zu Abzügen (solche Änderungsvorschläge sind Mängel im Sinne der Bewertungsmaßstäbe). Demgegenüber werden ausgewogene Vorschläge zu einer besseren Bewertung führen, insbesondere, wenn sie die Position des Auftraggebers verbessern (solche Kriterien erhöhen die Erfüllung dieses Kriteriums in der Bewer-tung). Vorschläge, die juristisch fehlerhaft sind oder zu Inkonsistenzen im Vertragswerk insgesamt führen, sind Mängel im Sinne der Bewertungsmaßstäbe und führen zu Abzügen.


Winner: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Number of bids: 8