Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-19
Buyer: Gemeente Heerenveen
Country: NL
Region: NL126
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48333000 | 48810000: Information systems
Estimated value: 530000 EUR
Award criteria: price

Technical requirements: De aanbestedende dienst is voornemens een Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf toe te passen en een overeenkomst aan te gaan met Decos Software Engineering B.V. 

De gemeente heeft behoefte aan een digitaal zaak- en documentmanagementsysteem voor haar informatievoorziening. Op dit moment maakt de gemeente Heerenveen gebruik van de applicatie Decos Join via Centric. Deze overeenkomst expireert per 15 maart 2024. Per 16 maart 2024 wil de gemeente Heerenveen een nieuwe raamovereenkomst met Decos Software Engineering B.V. sluiten voor vier (4) jaren voor de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. Om de kwaliteit en continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen, dient de gemeente gebruik te blijven maken van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. Op basis van vrijwillige transparantie vooraf zijn wij voornemens onderhands een opdracht te gunnen. De opdracht is de applicatie voor het zaak- en documentmanagementsysteem. Dit is een zeer kritische bedrijfsapplicatie en noodzakelijk voor de wettelijke archieftaak en digitale dienstverlening van de gemeente. De applicatie is het archief en technische hart van de digitale dienstverlening naar
de inwoners toe en wordt naar alle tevredenheid gebruikt. De huidige situatie
beoordelend, heeft de gemeente ervoor gekozen om met Decos Software Engineering B.V. een nieuwe overeenkomst aan te gaan. Hiermee creëren wij voor deze opdracht (en haar uitgaven) de meest maatschappelijke waarde. Het opnieuw aanbesteden zal tot aanzienlijk ongemak leiden voor de gemeente en haar inwoners, omdat dit de huidige ontwikkeling van de kwaliteit in dienstverlening stagneert en een risico is voor de gegevensintegriteit. Daarnaast brengt het opnieuw aanbesteden plus de bijbehorende implementatieperiode aanzienlijke kosten met zich mee, wat zich niet in waarde terugvindt in de kwaliteit.

Deze aankondiging wordt gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze vooraf
bekend te maken aan de markt, met als doel belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om
eventuele bezwaren kenbaar te maken. De voorgenomen gunning betreft het afsluiten van een overeenkomst met betrekking tot levering van het zaak- en documentmanagementsysteem Decos Join. 

Als belanghebbenden, ondanks genoemde motivering, bezwaar wensen aan te tekenen tegen bovengenoemd voornemen, dienen zij binnen een termijn van 20 kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging een met reden omkleed bezwaar tegen de voorzetting van deze procedure in te dienen. Dit kan door een bericht te versturen via de berichtenmodule in TenderNed. Als er gedurende deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, vervallen de rechten van ondernemingen om nog op te komen tegen de voorgenomen procedure. Deze termijn is een vervaltermijn en eindigt op 14 maart 2024 om 10:00 uur.
De opdracht omvat de levering van een zaak- en documentmanagementsysteem voor de gemeente Heerenveen. Met de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem willen wij continuïteit in de bedrijfsvoering behouden met geen of zo weinig impact op medewerkers en inwoners van gemeente Heerenveen. Het zaak- en documentmanagementsysteem moet naadloos aansluiten op de bestaande huidige applicatie- en technisch landschapsarchitectuur, zodanig dat de bedrijfsvoering niet stagneert. € 530.000
De opdracht omvat de levering van een zaak- en documentmanagementsysteem voor de gemeente Heerenveen. Met de levering van het zaak- en documentmanagementsysteem willen wij continuïteit in de bedrijfsvoering behouden met geen of zo weinig impact op medewerkers en inwoners van gemeente Heerenveen. Het zaak- en documentmanagementsysteem moet naadloos aansluiten op de bestaande huidige applicatie- en technisch landschapsarchitectuur, zodanig dat de bedrijfsvoering niet stagneert.


Winner: Decos Software Engineering B.V.
Award value: 530000
Number of bids: 1