Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-05
Buyer: AGB - stadsontwikkeling Bilzen-Hoeselt
Country: BE
Region: BE223
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2026-01-05
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Het bestuur wil een nieuw software-pakket aankopen voor de afdeling Vrije Tijd.
* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
* Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
  a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd;
  b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
* Een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten.
 Minimumeisen: * Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
  a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd;
  b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
* Een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten.
Het doel van dit proces is het digitaal, gebruiksvriendelijk en efficiënt beheren van het volledige traject rond zaal- en ruimteverhuur. Dit traject omvat: 

- Aanvraag en reservatie door burgers, verenigingen, scholen of interne medewerkers  
-  Bevestiging, opvolging en communicatie over aanvragen  
- Automatische toewijzing van werkposten of meldingen (poets, techniek, zaalwachter, toegangscontrole)  
-  Prijsberekening, toekenning van juiste tarieven of vrijstellingen  
-  Koppeling met toegang, planning en boekhouding  
-  Facturatie of directe betaling, met opvolging van annulaties of uitzonderingen  
-  Gebruiksvriendelijke rapportering en beleidsopvolging  

Het proces streeft naar een minimale manuele tussenkomst, tenzij de dienst of het bestuur expliciet kiest om bepaalde stappen bewust manueel te houden. Verder is het gericht op een duidelijke rolverdeling en maximaal hergebruik van data (zoals profielen, beschikbaarheden of reservatiehistoriek), zodat zowel de burger als de interne werking optimaal ondersteund worden.
Het doel van het proces "Inschrijvingen en deelnamebeheer" is het digitaal beheren van inschrijvingen voor activiteiten, cursussen, uitstappen of evenementen georganiseerd door de vrijetijdsdiensten. 
Dit omvat zowel betalende als gratis activiteiten en geldt voor verschillende doelgroepen (burgers, verenigingen, scholen...).

Het systeem moet: 

- gebruikers in staat stellen om eenvoudig in te schrijven, eventueel voor meerdere deelnemers of sessies;  
- deelname opvolgbaar maken per activiteit of deelnemer;  
- administratie en betalingen automatisch laten verlopen;  
- rapportering mogelijk maken over inschrijvingen, deelnamegraad en doelgroepbereik.

Eligibility requirements: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
* Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
  a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd;
  b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
* Een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten.
 Minimumeisen: * Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
  a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd;
  b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
* Een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten.
Functionele dekking van het bestek
Integraties en openheid
Gebruiksvriendelijkheid
Implementatieaanpak
SLA, ondersteuning en nazorg
Het doel van dit proces is het digitaal, gebruiksvriendelijk en efficiënt beheren van het volledige traject rond zaal- en ruimteverhuur. Dit traject omvat: 

- Aanvraag en reservatie door burgers, verenigingen, scholen of interne medewerkers  
-  Bevestiging, opvolging en communicatie over aanvragen  
- Automatische toewijzing van werkposten of meldingen (poets, techniek, zaalwachter, toegangscontrole)  
-  Prijsberekening, toekenning van juiste tarieven of vrijstellingen  
-  Koppeling met toegang, planning en boekhouding  
-  Facturatie of directe betaling, met opvolging van annulaties of uitzonderingen  
-  Gebruiksvriendelijke rapportering en beleidsopvolging  

Het proces streeft naar een minimale manuele tussenkomst, tenzij de dienst of het bestuur expliciet kiest om bepaalde stappen bewust manueel te houden. Verder is het gericht op een duidelijke rolverdeling en maximaal hergebruik van data (zoals profielen, beschikbaarheden of reservatiehistoriek), zodat zowel de burger als de interne werking optimaal ondersteund worden.
Het perceel 1 bevat vier verlengingen.
Het doel van het proces "Inschrijvingen en deelnamebeheer" is het digitaal beheren van inschrijvingen voor activiteiten, cursussen, uitstappen of evenementen georganiseerd door de vrijetijdsdiensten. 
Dit omvat zowel betalende als gratis activiteiten en geldt voor verschillende doelgroepen (burgers, verenigingen, scholen...).

Het systeem moet: 

- gebruikers in staat stellen om eenvoudig in te schrijven, eventueel voor meerdere deelnemers of sessies;  
- deelname opvolgbaar maken per activiteit of deelnemer;  
- administratie en betalingen automatisch laten verlopen;  
- rapportering mogelijk maken over inschrijvingen, deelnamegraad en doelgroepbereik.

Winner: FPS Policy and Support