Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-06-29
Buyer: Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt
Country: DE
Region: BAYERN
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2016-07-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Es ist geplant für die bisher parallel geführten Rechnungslegungen von Universität und Stiftung ein einheitlichen ERP-Systems einzuführen.
Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt wird getragen von einer kirchlichen Stiftung des öffentlichen Rechts und ist eine staatlich anerkannte nichtstaatliche Hochschule im Sinn des Bayerischen Hochschulgesetzes.
Sie beschäftigt 800 Mitarbeiter in Wissenschaft und Verwaltung, davon 120 Professoren. Derzeitig sind rund 5 000 Studierende in der Universität eingeschrieben. Die KU ist an zwei Standorten vertreten. In Eichstätt sind sieben Fakultäten angesiedelt, in Ingolstadt hat die
Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt finanziert sich über institutionelle Zuwendungen aus dem bayerischen Staatshaushalt sowie den bayerischen Bistümern und unterliegt sowohl dem Haushaltsrecht des Freistaates Bayern als auch den Regelungen einer eigenen Stiftungshaushaltsordnung.
Dies bedingt, dass nicht nur die kameral geprägten bayerischen Haushaltsregelungen zu berücksichtigen sind, sondern zugleich eine Buchführung und Bilanzierung nach kaufmännischen Grundsätzen zu erfolgen hat. Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt plant die Einführung eines einheitlichen ERP-Systems und damit verbunden die Ablösung von bisher in ihren beiden für die Universität und die Stiftung bestehenden Verwaltungseinheiten bisher autonom bzw. redundant eingesetzten Altverfahren.
Das neue einheitliche ERP-System soll eine führend nach kaufmännischen Grundsätzen erfolgende Buchführung unter paralleler Zuordnung der erfassten Geschäftsvorfälle zu kameral geprägten Haushaltsstrukturen sowie zu einer kaufmännisch orientierten Rechnungslegung unterstützen. Die Bedienung kameraler Berichtspflichten gegenüber den Mittelgebern muss dabei grundsätzlich weiterhin gewährleistet bleiben.
— Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr und Belegarchivierung;
— Erstellung von Technischen Konzepten auf Grundlage vom Auftraggeber bereitgestellter fachlicher Grobkonzepte;
— Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen;
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen;
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer staatlich anerkannten bayerischen Hochschule sowie einer kirchlichen Stiftung des öffentlichen Rechts abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, eine kaufmännische Buchführung und Bilanz sowie kamerale Haushalts- und Berichtsanforderungen umzusetzen.
Der Auftrag schließt die Lieferung von Hardware nicht ein. Der Auftragnehmer schuldet jedoch die Spezifikation der für die zu liefernden Systeme benötigten Hardware sowie Unterstützungsleistungen bei deren Konfiguration.
— Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr, Haushalt- und Drittmittelmanagement, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling): 50
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dies gilt nicht, sofern weniger als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 5 Bewerbern zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 5 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
(1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.5).

Eligibility requirements: (1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.5). (2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen. (3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 1 GWB (Vordruck A.6). (4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB (Vordruck A.7). (5) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB (Vordruck A.8). (6) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2) nicht älter als 6 [sechs] Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.