Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2024-06-19
Region: DEA22
Contract type: Services
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72212100: Industry specific software programming services | 72220000: Systems and technical consultancy services
Estimated value: 1153317 EUR
Submission deadline: 2027-09-30

Technical requirements: Das bestehende ERP-System der Universität Trier fällt 2027 (resp. 2030) aus der Wartung des Herstellers, da die SAP auf S4Hana umstellt.  SAP hat Support und Weiterentwicklung des bei uns im Einsatz befindlichen Systems  zum Ende 2027 abgekündigt (end of life). Gleichzeitig enden Support und Weiterentwicklung für das in Betrieb befindliche integrierte Portal.  Im Zuge einer EU-weiten Ausschreibung 2014/2015 hatte die Uni Trier den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Bestandteil des mit dem Dienstleister geschlossenen EVB-IT Systemvertrags war der Betrieb des Systems. Die Laufzeit für den Betrieb durch GISA erstreckte sich auf maximal sechs Jahre ab Produktivsetzung des Systems im Dezember 2017. Die sechs Jahre laufen zum 17.12.2024 aus.  Ziel ist die Fortführung des Betriebs unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen der Universität sowie strategischer Aspekte.
Bzw. Erfüllungsort = Sitz der GISA GmbH  Leipziger Chaussee 191 a 06112 Halle (Saale)
Um den eingangs geschilderten Projektanforderungen gerecht werden zu können, muss die Universität Trier auf den aktuellen Dienstleister, die GISA GmbH, zurückgreifen.  Die Universität will die Abkündigung des Systems nutzen, um aufgrund der Erfahrungen aus sechs Jahren Produktivbetrieb mit einem SAP-System die Anforderungen für ein Nachfolgesystem zu definieren. Dabei werden Einführungs- und Lebenszykluskosten eines Nachfolgesystems eines von mehreren zu definierenden Entscheidungskriterien sein. Die Einführung des Nachfolgesystems soll u.a. genutzt werden, die Kosten des Betriebs neu zu verhandeln und idealerweise zu senken. Die Universität verfügt nicht über die Personalkapazitäten und Finanzmittel, um in kurzem Abstand im selben Thema zwei europaweite Ausschreibungen und Vergabeverfahren zu verkraften. Bereits im Zuge der Projektierung des aktuell betriebenen und nun abgekündigten Systems war eine Prämisse, dass ein ERP-System eine maximale Nutzungsdauer von 10 - 15 Jahren hat und dann aufgrund von technischer Entwicklung und Geschäftspolitik der Hersteller bei proprietären Anwendungen ersetzt werden müssen. Das aktuelle System ist gerade sechs Jahre in Betrieb. Eine Reinvestition zu einem so früheren Zeitpunkt verbietet sich aus wirtschaftlichen Gründen. Weiterhin sind aktuell zahlreiche Tickets (kleinere und größere Änderungs- oder Entwicklungsprojekte) offen und werden bis Ende des Jahres nicht abgeschlossen werden können. Ein Parallelbetrieb zweier unterschiedlicher Dienstleister oder eine Übernahme nicht abgeschlossener Projekte ist undenkbar und aus technischen Gründen auch nicht umsetzbar.  Eine Weiterführung des Betriebs durch den aktuellen Dienstleister GISA GmbH ist alternativlos, sowohl unter technischen wie auch unter strategischen Gesichtspunkten.   Der Angebotspreis für den Weiterbetrieb des stark auf die Anforderungen der Universität Trier angepasste SAP-Systems ist angemessen und kann trotz zwischenzeitlich massiver Preissteigerungen im Markt (Inflationseffekt, Preissteigerungen Material/ Energie und Personal infolge massiv gestiegener Energiekosten durch den Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine und ho-her Tarifabschlüsse, u.a. getrieben durch den zunehmenden Fachkräftemangel, etc., signifikanter Anstieg der Preisindizes) aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen deutlich unter der all-gemeinen Preisentwicklung gehalten werden. Ein Wechsel des IT-Dienstleisters hätte einen Preisanstieg mindestens auf zwischenzeitlich erreichtes Marktpreisniveau zur Folge. Zudem müsste ein anderer IT-Dienstleister erheblich höhere Anlaufkosten kalkulieren, weil weder System noch Prozesse der Universität bekannt sind. Gleichzeitig würden über den Vertrag nicht inkludierte Zusatzkosten für Beendigung und Rückbau bei GISA entstehen, die die Universität tragen müsste. Damit ergibt sich für die Universität Trier mit der Fortführung des Betriebs durch den bisherigen Dienstleister GISA GmbH auch eine vorteilhafte Gelegenheit. So können erheblich Einsparungen von Personal- und Sachkosten erreicht werden - Einarbeitungszeit und Rolling-Out Kosten entfallen. Auch die offenen Entwicklungen werden mit einer Vertragsfortsetzung nicht gefährdet. Vor dem Hintergrund des end of life für das aktuell betriebene System bauen die IT-Dienstleister zudem stark ihre Kapazitäten für Beratung, Betrieb und Support  ab, um das aktuelle SAP S/4 HANA zu vermarkten und zu betreiben. Damit wird verfügbares know how bei den IT-Dienstleistern knapper und teurer.   Aus o.g. Gründen beabsichtigt die Universität Trier eine Vergabe  ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union an den bisherigen Dienstleister: GISA GmbH Leipziger Chaussee 191 a 06112 Halle (Saale)  Der Vertrag wird nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen.


Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)