Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-07-14
Buyer: AOK-Bundesverband GbR
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM.
Die AOK-Gemeinschaft besteht aus elf selbstständigen AOKs, ihren IT-Dienstleistern und dem AOK-Bundesverband. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologien soll die Funktionalität, Qualität und Effizienz im SAP HCM im Personalmanagement sichergestellt werden. Die AOK-Gemeinschaft hat einen AOK HCM-Master aufgebaut, der den einzelnen AOKs verschiedene Systeme einheitlich zur Nutzung anbietet. Basis ist die Anwendung SAP HCM, die von allen AOKs zur Umsetzung der Kerngeschäftsprozesse eingesetzt wird.
Für die Umsetzung der DSGVO nutzt die AOK-Gemeinschaft die SAP-Komponente "Information Lifecycle Management" (ILM) als Lösungsansatz für das Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten in SAP-HCM. ILM ergänzt damit produktive SAP-HCM Komponenten um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver Daten aufgrund von Regeln bzw. mit Regelwerken zu verwalten. Im Regelwerk werden die definierten Aufbewahrungsfristen in das SAP-System übernommen und analog zum Löschkonzept abgebildet.
In der Praxis zeigt sich, dass das Löschen im SAP ILM komplex und vielschichtig ist. Änderungen müssen in jedem der über 70 zur Verfügung gestellten Archivierungsobjekte vorgenommen werden. Für die AOK stellt das SAP ILM somit aus technischer und prozessualer Sicht keine ganzheitliche Lösung dar, mit der insbesondere die wiederkehrenden Jahreswechseltätigkeiten durchgeführt werden können.
Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung wird somit basierend auf SAP ILM eine Software zur Datenlöschung als ergänzendes Tool gesucht, welches aus technischer und prozessualer Sicht eine ganzheitliche Lösung bietet und so die Anforderungen aus der DSGVO sicherstellt.
Der SAP AOK HCM-Master ist das zentrale Entwicklungssystem und basiert auf dem SAP Standard für den öffentlichen Dienst. Die Entwicklungen für die AOK-Gemeinschaft werden von der AOK Systems GmbH darüber umgesetzt und allen AOKs, dem AOK-Bundesverband und deren IT-Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Über den AOK-Master werden ebenfalls die Support Packages der SAP bereitgestellt. Dazu stehen jährlich 4 fest definierte Releasetermine zur Verfügung. Zusätzlich werden notwendige Anpassungen über monatliche Feature-Release (Transporte) ausgeliefert.
Das Software-Systemhaus der Auftraggeberinnen ist die AOK Systems GmbH. Die AOK Systems entwickelt und pflegt die SAP-HCM-Systemlandschaft der AOK-Gemeinschaft so-wie weitere IT-Anwendungen. Für die Implementierung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen ist ihre Mitarbeit in Bezug auf Softwarebereitstellung und alle weiteren technischen Fragen unerlässlich.
Jede AOK, der AOK-Bundesverband und die IT-Dienstleister halten eigene Systeme vor (Vorproduktion, Produktions- und ggf. Sandboxsystem). Die AOKs nehmen die kassenindividuellen Erweiterungen und Customizing in eigener Verantwortung vor. Die Software des AOK-Masters wird durch Produkte einzelner SAP Partner ergänzt, zum Teil auch kassen- (AOK-) individuell.
Gegenstand des EVB-IT Überlassungsvertrages ist die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer (Verkauf)
und, soweit vereinbart, die Pflege der Standardsoftware nach der Lieferung (z.B. Lieferung von Updates).


Winner: Empleox GmbH
Award value: 1
Number of bids: 2