Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-13
Buyer: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems | 42961100 | 50000000 | 72263000: Software implementation services | 98395000
Estimated value: 1460000 EUR
Submission deadline: 2025-12-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Hankintamenettelynä käytetään 2-vaiheista rajoitettua menettelyä. 
Alla on kuvattu menettelyn keskeiset vaiheet ja alustava aikataulutus.

1. VAIHE (OSALLISTUMISVAIHE)

Hankintailmoituksen lähettäminen julkaistavaksi  11.11.2025
Lisätietokysymysten jättöaika                                  24.11.2025
Lisätietokysymysten vastaukset                  28.11.2025
Osallistumishakemusten jättö                                    15.12.2025
Hakemusten vertailu                                                  15.-18.12.2025
Valinta ja päätös                                                          18.12.2025 
Muutoksenhakuaika 14 pv                                          18.12.2025-2.1.2026

Osallistumisvaiheen hakemusten käsittely ja päätöksenteko, ks. kohta "Muut tiedot" ja "Päätöksenteon perusteet".

2. VAIHE (TARJOUSVAIHE)
 Tarjouspyynnön lähettäminen julkaistavaksi          15.1.2026
Lisätietokysymysten jättöaika                                  22.1.2026 Lisätietokysymysten vastaukset                          29.1.2026 Tarjousten määräaika                                                  16.2.2026 Tarjousten käsittely                                          16.-18.2.2026
Hankintapäätös ja tiedoksianto                          19.2.2026 Muutoksenhakuaika                                                  19.2.-5.3.2026 Sopimuksen allekirjoitus viimeistään                  15.3.2026
Käyttöönottovaihe ja palvelun alkaminen                15.3.-15.4.2026

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) sopimuskumppani per osa-alue.
OSALLISTUMISPYYNTÖ JA HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena on VTT:n fyysisen pääsynhallinnan järjestelmien, kulunvalvonnan, lukituksen sekä sähköisen Traka-avainkaappijärjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut sekä näiden järjestelmälaajennukset ja uusien, olemassa oleviin järjestelmiin yhteensopivien laitteiden hankinnat. Perusperiaatteeltaan järjestelmät ovat yksi yhtenäinen kokonaisuus per järjestelmä, joilla on keskitetty hallinta ja ne kattavat VTT:n kohteet valtakunnallisesti. Järjestelmät sisältävät eri kokoisia ja ikäisiä laitekokonaisuustoteutuksia. Huom. Tarkemmat järjestelmä- ja laitetiedot annetaan tarjoajille salatulla sähköpostilla salassapitosopimusta vastaan, kun tarjouspyyntö on julkaistu. 

Osallistumispyyntö koskee hankintakokonaisuutta (Fyysisen pääsynhallinnan järjestelmien huolto- ja ylläpitopalvelut sekä asennus- ja toimituspalvelut -kokonaisuus), johon kuuluu seuraavat osa-alueet 1-3:


1. Kulunvalvontajärjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut sekä toimitus- ja asennuspalvelut
a) Optio (pakollinen): Fyysisten turvallisuuden järjestelmien datan analysoinnin työkalu
2. Lukituksen ja Traka-järjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut sekä toimitus- ja asennuspalvelut
3. Optio (valinnainen): Sähköisen avainkaappijärjestelmän kokonaisuudistus

Ehdokas voi jättää osallistumishakemuksensa joko yhteen tai useampaan osa-alueeseen. Osa-alueiden sisäiset osatarjoukset (hakemukset) eivät ole sallittuja.

Osa-alue 1 koostuu kahdesta osasta, pääasiallinen palvelukokonaisuus 1 ja pakollinen optio 1a.  Osa-alue 1 on yksi hankintakokonaisuus, jolla tavoitellaan VTT:lle option tuottamiseen kyvykästä ja laadukasta sopimuskumppania, kun datan analysoinnin työkalun pääasiallinen tietolähde on kulunvalvontajärjestelmä. 

Osa-alueet, niiden sisältö ja vaatimukset on tarkemmin kuvattu tämän dokumentin osissa ja liitteissä. Vaatimuksia voidaan vähäisiltä osin tarkentaa menettelyn 2. vaiheessa (tarjousvaihe).

ENNAKOITU ARVO

VTT on arvioinut hankinnan ennakoiduksi arvoksi, ml. kaikki optiot, sopimuskautena 1,46 M EUR (alv 0 %) (sopimuskauden pituus: 3 + 1 vuotta).

Ennakoitu arvo (eur/ilman alv) on osa-alueittain seuraava:

Osa-alue 1: 860 000 euroa (sis. optio 60 000 euroa)
Osa-alue 2: 450 000 euroa
Osa-alue 3: 150 000 euroa

Koko hankinnan ennakoitu enimmäisarvo sopimuskautena on siten 1,46 M EUR.


OSALLISTUMINEN

VTT pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimittajia jättämään osallistumishakemuksensa hankintamenettelyyn. Hankinta toteutetaan kaksivaiheisena rajoitettuna hankintamenettelynä siten kuin on jäljempänä kuvattu. Tarjousvaiheeseen hyväksytään enintään viisi (5) ehdokasta per osa-alue (ks. kohta "Muut tiedot" -> "Päätöksenteon perusteet").

Ehdokas voi jättää yhden (1) osallistumishakemuksen, joka koskee yhtä tai useampaa osa-aluetta. Hankintamenettely, sen vaiheet ja päätöksenteko on kuvattu tarkemmin tarjouspalvelun kohdassa "Muut tiedot".
Osa-alueiden sisäiset osahakemukset ja myöhemmin osatarjoukset eivät ole sallittuja. 

Tarjouspyyntö tullaan osoittamaan niille toimittajille, jotka hyväksytään osallistumisvaiheesta tarjousvaiheeseen.
Tämä osallistumispyyntö koskee hankintakokonaisuutta, johon kuuluu osa-alueet 1-3 (Ks. Liite 1 Palvelun kuvaus)

Hankintakokonaisuuteen valitaan lopullisten tarjousten perusteella yksi (1) sopimustoimittaja per osa-alue.
Alustava kuvaus osallistumispyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet" sekä liite 2. Tarkennetaan tarjouspyyntöön
Alustava kuvaus osallistumispyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet". Tarkennetaan tarjouspyyntöön
Osa-alue 1 koostuu varsinaisesta palvelukokonaisuudesta sekä pakollisesta optiosta 1A (Datan analysoinnin työkalu). 

Ks. Liite 1 Palvelun kuvaus, Osa-alue 1 Kulunvalvontajärjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut sekä toimitus- ja asennuspalvelut sekä Optio 1a (pakollinen) Fyysisten turvallisuuden järjestelmien datan analysoinnin työkalu.

Osa-aluejako voidaan teknisesti toteuttaa toisin tarjouspyynnössä, eikä se vaikuta vertailuun.
Jokaiselle osa-alueelle valitaan yksi (1) sopimuskumppani.

Osa-alueen yksi (1) alakokonaisuuksista ei hyväksytä osatarjouksia, vaan se on yksi hankintakokonaisuus, jolla tavoitellaan VTT:lle kokonaisedullista fyysisen pääsynhallintakokonaisuuden laadukasta sopimuskumppania. Osa-alueen sisäiset osahakemukset ja osatarjoukset eivät ole sallittuja.