Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-07
Buyer: Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd, Abteilung Verwaltung und IT
Country: DE
Region: DE221
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services | 75000000 | 75310000
Submission deadline: 2025-03-20
Award criteria: price

Technical requirements: Es gelten die zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB. Das Nichtvorliegen ist in der Regel durch Eigenerklärungen zu belegen.
Es gelten die zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB. Das Nichtvorliegen ist in der Regel durch Eigenerklärungen zu belegen. Es gelten die zwingenden bzw. falkultativen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB. Das Nichtvorliegen ist in der Regel durch Eigenerklärungen zu belegen.
Beihilfeabrechnungssoftware in Form von Software as a Service
III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):

Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes 
Bei Einsatz von anderen Unternehmen ist auf gesondertes Verlangen die "Eigenerklärung zur Eignung - NU" auch für diese abzugeben ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
innerhalb der gesetzten angemessenen Frist durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
- Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer.

Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):

Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- Bestätigung einer Betriebshaftpflichtversicherung im geforderten Umfang sh. Abschnitt B Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, § 45 VgV; Ziffer 3 der Eigenerklärung zur Eignung
- Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliche geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
- Erklärung, dass keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen mit anderen Unternehmen getroffen wurden,
- Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, aufgrund derer das Unternehmen nach § 123 GWB zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss,
- Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen.
- Erklärung zur Einhaltung der tarifvertraglichen und öffentlichrechtlichen Bestimmungen bei der Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen.
- Angabe, dass sich das Unternehmen bei Berufsgenossenschaft angemeldet hat
- Verpflichtungserklärung, dass alle Änderungen, die sich zu den Inhalten der abgegebenen Erklärungen während der Vertragslaufzeit ergeben, unverzüglich dem Auftraggeber angezeigt werden.

Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.

Eligibility requirements: III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):

Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes 
Bei Einsatz von anderen Unternehmen ist auf gesondertes Verlangen die "Eigenerklärung zur Eignung - NU" auch für diese abzugeben ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
innerhalb der gesetzten angemessenen Frist durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
- Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer.

Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):

Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- Bestätigung einer Betriebshaftpflichtversicherung im geforderten Umfang sh. Abschnitt B Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, § 45 VgV; Ziffer 3 der Eigenerklärung zur Eignung
- Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliche geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
- Erklärung, dass keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen mit anderen Unternehmen getroffen wurden,
- Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, aufgrund derer das Unternehmen nach § 123 GWB zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss,
- Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen.
- Erklärung zur Einhaltung der tarifvertraglichen und öffentlichrechtlichen Bestimmungen bei der Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen.
- Angabe, dass sich das Unternehmen bei Berufsgenossenschaft angemeldet hat
- Verpflichtungserklärung, dass alle Änderungen, die sich zu den Inhalten der abgegebenen Erklärungen während der Vertragslaufzeit ergeben, unverzüglich dem Auftraggeber angezeigt werden.

Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):

(1) Angabe, dass U. über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können. Bei Lieferaufträgen, für die Verlege- oder Installationsarbeiten erforderlich sind, sowie bei Dienstleistungsaufträgen auch Fachkunde, Effizienz, Erfahrung und Verlässlichkeit.
(2) Berufliche Leistungsfähigkeit kann verneint werden, wenn festgestellt ist, dass Bieter/Bewerber Interessen hat, die mit der Ausführung des öffentlichen Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten.
(3) Als Beleg der erforderlichen technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers oder Bieters können (in Abhängigkeit des Auftragsgegenstandes) ausschließlich  verlangt werden:
1. Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste (letzte höchstens drei Jahren erbrachte Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers; soweit erforderlich, Liefer- oder Dienstleistungen, die mehr als drei Jahre zurückliegen),
2. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die zur Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, insbesondere die mit Qualitätskontrolle beauftragt sind, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, 
3. Beschreibung technische Ausrüstung, Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens,
4. Angabe des Lieferkettenmanagement- und Lieferkettenüberwachungssystems, zur Vertragserfüllung,
5. bei Leistungen komplexer Art oder bei Leistungen, die ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen sollen, eine Kontrolle, die vom öAG oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle im Niederlassungsstaat des Unternehmens durchgeführt wird;
6. Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens, sofern nicht als Zuschlagskriterium bewertet,
7. Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, während der Auftragsausführung,
8. durchschnittliche jährlichen Beschäftigtenzahl, Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren,
9. Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung für die Ausführung des Auftrags,
10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt,
11. bei Lieferleistungen:
a) Muster, Beschreibungen oder Fotografien der zu liefernden Güter, wobei die Echtheit auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers nachzuweisen ist, oder
b) Bescheinigungen, mit denen bestätigt wird, dass die durch entsprechende Bezugnahmen genau bezeichneten Güter bestimmten technischen Anforderungen oder Normen entsprechen.

Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.
Nur elektronisch, mit dem AI Bietercockpit auf der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund, eingereichte Angebote werden gewertet. Das Leistungsverzeichnis ist elektronisch auszufüllen.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gegenstand des Vertrages ist die Einführung einer modernen Beihilfeabrechnungssoftware in Form von "Software as a Service" (SaaS) für die nachfolgenden Träger der Deutschen Rentenversicherung:

- Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd
- Deutsche Rentenversicherung Nordbayern
- Deutsche Rentenversicherung Schwaben
- Deutsche Rentenversicherung Rheinland-Pfalz
- Deutsche Rentenversicherung Hessen
- Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg
- Deutsche Rentenversicherung Saarland
- Deutsche Rentenversicherung Berlin-Brandenburg

Das Gesamtsystem umfasst die gemietete Beihilfebearbeitungssoftware incl. Inputmanagement und Beihilfe-App in der Systemumgebung.

Diese Softwarelösung soll die Bearbeitung und Dokumentation von Beihilfeanträgen automatisieren und optimieren. Sie wird die bisherigen trägerindividuellen Softwareprodukte ablösen.

Ziel der Vergabe ist es, eine SaaS-Lösung bereitzustellen, die den Anforderungen der Rentenversicherungsträger (siehe hierzu Anlage "Leistungsbeschreibung") und dem jeweils gültigen aktuellen Beihilferecht entspricht sowie alle geltenden Verwaltungsvorschriften, Regelungen zu Höchstwerten, Eigenanteilen und Kostendämpfungspauschalen berücksichtigt.

Die Software soll die Erfassung und Bearbeitung von Beihilfeanträgen und die Erstellung von Beihilfebescheiden unterstützen, einschließlich eines Input-Management-Systems zur Digitalisierung und Auswertung von Anträgen, Belegen und sonstigen Dokumenten. Dokumente werden gescannt, relevante Informationen wie Personendaten, Diagnosen und Gebühren werden erkannt und in die Bearbeitungsmaske übernommen.
gemäß Anlage 2 Leistungsbeschreibung Ziffer 2.1 Vertragslaufzeit (vgl. Nr. 4.4.1 EVB-IT-Systemvertrag).

Winner: Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd, Abteilung Verwaltung und IT