Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-03-28
Buyer: Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72250000: System and support services | 92110000
Submission deadline: 2022-05-03
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Bereitstellung von Dienstleistungen für Medien und Konferenztechnik für das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz - Beauftragung einer externen Generalunternehmerin mit der Übernahme der vollständigen Betreuungsverantwortung für die Medien- Konferenz- und Veranstaltungstechnik des BMUV
Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (nachfolgend BMUV genannt) plant, eine/n externe/n Dienstleister*in als Generalunternehmer*in (GU) mit der Betreuung der Medien- Konferenz- und Veranstaltungstechnik (nachfolgend MKT genannt) zu beauftragen. Ziel der Ausschreibung ist die einheitliche und effiziente Betreuung der MKT an allen Liegenschaften des BMUV aus einer Hand.
Die Medien- und Kommunikationstechnik hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. So ist neben der klassischen Veranstaltungstechnik mit Beschallungen von Konferenzen und anderen Veranstaltungen sowie Videotechnik zu Projektionszwecken ein immer wichtigerer Anteil von IT-Technik zu bedienen und zu beherrschen, was sich in immer mehr zum Normalfall werdenden Hybridveranstaltungen niederschlägt. Darüber hinaus verschieben sich die Grenzen in Richtung von Leistungen, die neben der einfachen Bedienung von technischen Gerätschaften einen gewissen Grad gestalterischer Fähigkeiten erfordern, wie z.B. bei einem Kameramann oder Videoproducer.
Das neugeschaffene Produktionsstudio MediaLab am Berliner Standort steht in diesem Sinne beispielhaft für diese Entwicklung, da es durch die Konzentration von hochwertiger Audio- Video- und IT-Technik weitreichende Möglichkeiten zur Gestaltung von Online-Veranstaltungen und anderen modernen Medien ermöglicht.
Entsprechend weit müssen die Anforderungen an die Betreuung und den Betrieb der medientechnischen Einrichtungen und Gerätschaften im Referat Z III 2 zukünftig gefasst werden. Gleichzeitig ergeben sich durch das MediaLab deutliche Überschneidungen zu Aufgaben und Anforderungen anderer Referate. So finden für eine möglichst effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen insbesondere die Belange von PII1(Presse), PII2 (Öffentlichkeitsarbeit), PII3 (Bürgerkommunikation) und PII4 (Veranstaltung) in dieser Ausschreibung Berücksichtigung.
Die jeweiligen vom/von der künftigen Auftragnehmer/in zu erbringenden Dienstleistungen werden in der vorliegenden Leistungsbeschreibung beschrieben. Diese werden dabei unterteilt in Basisleistungen, die nach Aufwand vergütet werden (s. Kapitel 3 der Leistungsbeschrebung; Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen) und in weitere Dienstleistungen, für die eine Rahmenvereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung ebenfalls im Rahmen einer Aufwandsvergütung abgeschlossen werden soll (s. Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung; Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen).
Die Basisleistungen umfassen andauernd bzw. permanent zur Aufrechterhaltung des standardmäßigen Technik-Betriebs benötigte Dienstleistungen. Die weiteren Dienstleistungen umfassen optionale Leistungen, die bei Bedarf abgerufen werden. Diese Leistungen betreffen sowohl die mengenmäßige Aufstockung der Basisleistungen im Bedarfsfall, als auch die eingangs erwähnten erweiterten gestalterischen und/oder planerischen Kapazitäten für bestimmte Projekte bzw. Anforderungen.
Änderungen an den beauftragten Leistungen werden einem geordneten Change-Verfahren unterworfen (s. Vertrag, Dokument 11.02 der Vergabeunterlagen).
- Schaffung einer soliden Kalkulationsgrundlage für den/die künftige/n Auftragnehmer/in, um die Basisleistungen beziffern zu können,
- Sicherstellung einer stabilen, qualitätsgerechten MKT-Betreuung, für alle mengenmäßig aufzulistenden und kontinuierlich anfallenden Betreuungsleistungen,
- Nutzung von Abrufkontingenten für zusätzliche oder kurzfristig signifikant steigende Bedarfe an Dienstleistungen (Veranstaltungen und Videokonferenzen außerhalb der regelmäßigen Servicezeiten etc.), um hierbei die erforderliche Flexibilität zu erreichen,
- nahtlose Einfügung der neuen Produktions-Möglichkeiten durch das MediaLab in die Arbeitsabläufe der genannten Referate sowie die Erschließung erweiterter Kapazitäten für den/die künftige/n Auftragnehmer/in.
In Abgrenzung zu den Leistungen des/der externen Dienstleister/in werden die IT-Mitarbeiter*innen des BMUV u.a. die folgenden Aufgaben wahrnehmen:
Weitere Aufgaben des BMUV sind in den jeweiligen Abschnitten der Leistungsbeschreibung (Dokument 3.1 der Vergabeunterlagen) abgegrenzt.