Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-15
Buyer: CAFM-Tool
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48420000 | 48421000 | 72260000: Software-related services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2026-01-16

Technical requirements: Gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Das Vergabeverfahren wird in mehreren Phasen erfolgen:  1) Teilnahmewettbewerb (Auswahl der Bieter für das weitere Verfahren) Anhand der in Anlage E1 aufgeführten Eignungs- und Auswahlkriterien werden maximal 5 Bieter für das Verhandlungsverfahren ausgewählt. Bei Punktegleichstand erfolgt ein Losverfahren.  2) Verhandlung Die fünf im Teilnahmewettbewerb obsiegenden Unternehmen werden zur Abgabe eines initialen Angebotes aufgefordert. Zu einer ersten Verhandlungsgrunde werden alle Bieter aufgefordert, deren Angebote die Mindestanforderungen erfüllen. Auf die erste Verhandlungsrunde folgt eine weitere Angebotsrunde, in der alle Bieter aufgefordert werden, ein zweites, verbindliches Angebot einzureichen. Diese Angebote werden anhand der im Vorfeld veröffentlichten Wertungskriterien gewertet. Mit den Bietern der danach besten 3 Angeboten wird jeweils ein weiteres Verhandlungsgespräch durchgeführt. Die übrigen zwei Bieter werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Auf die zweite Verhandlung folgt dann eine dritte Aufforderung zur Angebotsabgabe. Eine weitere Verhandlung über das dritte Angebot ist derzeit nicht vorgesehen - kann zum jetzigen Zeitpunkt aber nicht ausgeschlossen werden.  Zum Gegenstand der Verhandlungen können insbesondere folgende Angebotsbestandteile gemacht werden:  - Schulungskonzept:  - Darstellung der Lizenzmetrik(en) - Preisblatt - Vertrag   Weitere Ausführungen siehe: Nr. 8 der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages.  Hinweis: Um die Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen, wird die TK dafür sorge Tragen, dass Anpassungen für alle Bieter gleichermaßen gelten - es wird beispielsweise daher keine unterschiedlichen Preisblätter geben. Sofern die TK einem Anpassungswunsch nach-kommt, gilt dieser gleichermaßen für alle Bieter.
Leistungsgegenstand ist die Einführung /Implementierung und Zurverfügungstellung einer CAFM Software als SaaS-Lösung.
Die Nutzung der SaaS Lösung erfolgt über das Bundesgebiet verteilt. Der Sitz der Unternehmenszentrale ist Hamburg.
Der Bieter hat in den letzten 3 Jahren (Stichtag ist der Ablauf der Angebotsfrist) mindestens 1 Projekt erfolgreich durchgeführt, welches nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar ist.   Dabei muss die in dem Projekt eingeführte Software seit mindestens einem Jahr betrieben werden.  Hinweis: Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad sind vergleichbar, wenn  - der Auftrag folgende Leistungen enthalten hat: Implementierung, Pflege und Wartung mehrerer Funktionalitäten (z.B. Funktionsmodule), mindestens aber Stammdaten, Flächen- und Instandhaltungsmanagement und - Das Referenzunternehmen ein Portfolio von mind. 10 Immobilien in der CAFM Software erfasst oder mindestens 50.000 m² Geschossfläche hat.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Eligibility requirements: Der Bieter hat in den letzten 3 Jahren (Stichtag ist der Ablauf der Angebotsfrist) mindestens 1 Projekt erfolgreich durchgeführt, welches nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar ist.   Dabei muss die in dem Projekt eingeführte Software seit mindestens einem Jahr betrieben werden.  Hinweis: Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad sind vergleichbar, wenn  - der Auftrag folgende Leistungen enthalten hat: Implementierung, Pflege und Wartung mehrerer Funktionalitäten (z.B. Funktionsmodule), mindestens aber Stammdaten, Flächen- und Instandhaltungsmanagement und - Das Referenzunternehmen ein Portfolio von mind. 10 Immobilien in der CAFM Software erfasst oder mindestens 50.000 m² Geschossfläche hat.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Bieter hat in den letzten 3 Jahren 3 Schulungsmaßnahmen in der Anwendung der CAFM Software in deutscher Sprache durchgeführt.  Dabei muss mindestens eine Schulung in Präsenz erfolgt sein und die Gruppe nicht mehr als 10 Personen umfasst haben. Eine weitere Schulung muss online erfolgt sein und die Gruppe mindestens 20 Personen umfasst haben.
Der Bieter hat in den letzten 3 Jahren bei einem Kunden eine Schnittstellenanbindung der CAFM Software an SAP zum Datenaustausch realisiert.  Dabei muss es sich um eine aktive Schnittstelle zum regelmäßigen und automatischen Datenaustausch handeln.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Bieter verfügt über mindestens 2 Rechenzentren (inkl. Sicherungsserver) im Gebiet der EU, EWG bzw. EFTA, auf denen die SaaS-Lösung betrieben wird.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Bieter verfügt über mindestens zwei Integrationsspezialisten.. Als Integrationsspezialisten sind Mitarbeiter zu verstehen, die in den letzten 3 Jahren (Stichtag ist der Ablauf der Angebotsfrist) bei der Einführung und Inbetriebnahme der angebotene CAFM Software von mindestens 2 Projekten Erfahrung gesammelt haben.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Bewerber verfügt über mindestens zwei Betriebsspezialisten. Als Betriebsspezialist sind Mitarbeiter zu verstehen, die in den letzten 3 Jahren (Stichtag ist der Ab-lauf der Angebotsfrist) Administrations- und Betriebserfahrung im Umgang und der Nutzung der an-gebotenen CAFM Lösung haben. Dabei muss der Betrieb mindesten 12 Monate begleitet worden sein.  Die Auswahlkriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Umsätze bezogen auf vergleichbare Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Gesamtumsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Mitarbeiterzahlen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Die Vergabestelle wird fehlende Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und nach billigem Ermessen nachfordern.