Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-05-03
Buyer: Stadt Ellrich
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30210000 | 30211200 | 51610000 | 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services
Estimated value: 606000 EUR
Submission deadline: 2019-06-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung, Installation, Einführung, Wartung und Weiterentwicklung einer für das Bundesland Thüringen zertifizierten Kommunalsoftware für den „IT-Verbund Nordthüringen“ sowie Teilerneuerung von Hardware.
Der „IT-Verbund Nordthüringen“ hat seine Grundlage in der zwischen den Gemeinden Stadt Ellrich, Stadt Heringen/Helme, Werther und Kyffhäuserland bestehenden Zweckvereinbarung. Ziel der Zusammenarbeit der Kommunen ist die Vorbereitung, Abstimmung und Umsetzung von Maßnahmen im IT-Bereich. Auftraggeber ist die Stadt Ellrich. Es wird nach einer zukunftsfähigen und modernen Kommunalsoftware inkl. Wartung und Weiterentwicklung gesucht. Hierbei ist sowohl eine zentrale Lösung auf den Servern der ZV als auch eine Auslagerung der Kommunalsoftware in die Cloud des Anbieters möglich. Am 30.11.2019 muss die Software installiert und voll funktionsfähig sein. Ab dann müssen alle relevanten Daten aus dem Altsystem übernommen sein. Die Ausbildung der Mitarbeiter/-innen muss bis zum 31.12.2019 erfolgen. Es ist beabsichtigt, den EVB-IT Systemvertrag (Vers. 2.01) sowie die EVB-IT System-AGB (Vers. 2.0) zugrunde zu legen. Sie sind auffindbar unter https://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/EVB-IT-und-BVB/Aktuelle_EVB-IT/aktuelle_evb_it_node.html;jsessionid=4DEB00B1F40D81FE95C7AA557685505A.2_cid350. I. Wir benötigen eine Kommunalsoftware, die folgende Nutzung ermöglicht: Einwohnermeldewesen, Wahlen, Gewerbewesen, Haushalts- Kassen- Rechnungswesen (Kameralistik und Doppik), Kosten- Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, Kommunale Liegenschaften, Straßen- und Wegekataster, Steuern und Abgaben, kommunale Beiträge, Faktura, Bauverwaltung und Kasse. Die Schnittstellen zu den folgenden Fremdsoftware-Modulen müssen vorhanden sein, alternativ können andere Verfahren angeboten werden: Vocus (Lohn und Gehalt) bzw. Loga, Autista (Standesamt), Elfried (Friedhofsverwaltung), Avviso (Vollstreckung), Geoinformationssystem Caigos mit Globe. Sicherheit Firewalls (Hardware/Software) Optionale Zusatzsoftware, ggfs. mit Schnittstellen zur Kommunalsoftware: Vertragsverwaltung, Ordnungswidrigkeiten, Tourismusverwaltung, Personalverwaltung. II. Für den Betrieb von Virtuellen Maschinen (4 Terminalserver, 4 Datenserver, 1 Exchangeserver) ausgehend von 65 Arbeitsplätzen + 10 Reserve werden benötigt: 1 Storage-Server (iSCSI SAN) für das Cluster, 2 Nodes für Failovercluster, 1 Domain Controller, 1 Switch, Signaturpads (Mindestbedarfs von 10 Geräten), Datensicherung / USV, 2 Datensicherungsserver auf NAS-Basis (Nutzkapazität ca. 25 TB), 4 USV. Arbeitsplatzhardware EWO-Arbeitsplätze: 4 PC´s für Einwohnermeldeämter, 4 Pass- und Ausweisdrucker (mit Zulassung Bundesdruckerei). III. An Installationen sind zu erbringen: Sicherungen und Transfer, Konvertierungen, Migration, Übernahme bzw. Installationen, Einrichtung, Aufbau, Dokumentation, vollständige Umsetzung E-Government, digitaler Posteingang, Einrichtung und Umsetzung in allen Verwaltungen, Virtualisierung, Datensicherung, Antivirenschutz, USV, Drucker und Kopierer einrichten, Serverschrank, EWO-Arbeitsplätze, An- und Einbindungen, Anmietung, Ein- und Bereitstellung der Verbindungen vom Serverstandort zu allen angeschlossenen Verwaltungen, Anbindung von 4 Verwaltungen an den Serverstandort Ellrich, Einbindung der lokalen Internetzugänge in allen Kommunen (+ Hard- und Software), Sicherheit, Internetzugang am Serverstandort. IV. Sämtliche Lizenzen werden den Mitgliedsgemeinden durch die Vergabestelle zur Verfügung gestellt. Betriebssoftware Windows Server 2019. Angebot Erstschulung (nur bei Wechsel der Kommunalsoftware). Angebot Vor-Ort-Schulungspaket für Folgejahre. Angebot für ein Update- und Supportkomplett-Paket. Betreuungsvertrag (Support, Softwarenutzungs- und pflegekosten).
Zur Reduzierung der Bewerberzahl für die Angebotsabgabe werden folgende Kriterien und Gewichtungen im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit angewandt:
1) wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: die Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, die nachgefragte Leistung gesichert über einen längeren Zeitraum zu erbringen, wird auf der Basis der mitgeteilten Umsätze wie folgt bewertet:
a) Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Jahre; bis zu einem Umsatz von 1 Mio. EUR 0 Punkte, ab 1 Mio. EUR bis 10 Mio. EUR für jeden weiteren darüber hinausgehenden Umsatz von vollen 100 000 EUR je 1 Punkt;
b) Durchschnittlicher Umsatz der letzten 3 Jahre im Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist, bis 1 Mio. EUR Umsatz 0 Punkte; ab 1 Mio. EUR bis 4 Mio. EUR für jeden weiteren darüber hinausgehenden Umsatz von vollen 100 000 EUR je 1 Punkt. 2. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
a) Beurteilung inwieweit der Bewerber die nachgefragte Leistung in vergleichbarer Form bereits erbracht hat. Der Anbieter ist aufgefordert, 3 Referenzen zu nennen und zu beschreiben, die diesen Ansprüchen am ehesten entsprechen. Die Darstellung der Referenzen muss Angaben zu folgenden Einzelpunkten enthalten:
1) Sachliche Nähe (max. Punktzahl: 100). Bei diesem Kriterium wird anhand der Referenzangaben zu aa) bis dd) bewertet, wie weit die vorgelegte Referenz inhaltlich mit der nachgefragten Leistung übereinstimmt;
2) Projektgröße (max. Punktzahl: 60). Bei diesem Kriterium wird die Systemgröße anhand der Anzahl der betroffenen Arbeitsplätze (Refenzangabe zu ee)) beurteilt.
b) Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems mit Bezug zur Informationstechnologie und Vorliegen einer entsprechenden Zertifizierung einer benannten/notifizierten Stelle. (Punktzahl: 60)
Optionale Verlängerung der Laufzeit der Systemleistung um 1 Jahr, Schulungen (bei Wechsel der Kommunlsoftware) und für Folgejahre, Optionale Zusatzsoftware, ggfs. mit Schnittstellen zur Kommunalsoftware: Vertragsverwaltung, Ordnungswidrigkeiten, Tourismusverwaltung, Personalverwaltung
Nachweis Berufs- oder Betriebshaftpflichtverischerung mit einer Mindestdeckungssumme von 1 Mio. EUR für Sach- und Vermögensschäden,  250 000 EUR für Personenschäden und 50 000 EUR Obhutsschäden. Angabe des Gesamtumsatzes und des Umsatzes für den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist, jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre. Akt. Jahresabschluss (sofern deren Veröffentlichung gesetzlich vorgeschrieben ist). Erklärung des Nichtvorliegens von Auschlussgründen nach § 42 VgV i. V. m. §§ 123, 124 GWB durch Eigenerklärung.
Nachweis der Erfahrung in der Erstelllung von Kommunalsoftware, Installation, Einführung, Wartung und Weiterentwicklung eines IT-Systems nebst Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems durch 3 Referenzen der letzten 3 Jahre. Nachweis der technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbrinung eingesetzt werden sollen (auftragsrelevante Kapazitäten). Angabe der Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter des Bieterunternehmens in den letzten 3 Jahren. Angabe zur beabsichtigten bzw. absehbaren Weitergabe von Leistungsanteilen an Unterauftragnehmer.
1) Die Bildung von Bewerber- und Bietergemeinschaften ist nur bis zum Ablauf der Teilnahmefrist möglich. Die Vorlage einer von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft rechtsverbindlich unterschriebenen Erklärung über die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall und die Benennung des bevollmächtigten Vertreters erfolgt mit dem Teilnahmeantrag. Eine gleichzeitige Bewerbung als Einzelbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft ist unzulässig;
2) Bewerber oder Bieter, die sich zur Erfüllung des Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen, ggbfls. auch als Mitglieder einer Bietergemeinschaft bedienen, haben nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel der Beteiligten/Drittunternehmen zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserkärung dieser Unternehmen erbracht werden. Diese Nachweise sind zur Prüfung der Leistungsfähigkeit bereits mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen;

Eligibility requirements: Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister

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