Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-25
Buyer: Aalborg Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72200000
Estimated value: 50000000 DKK
Submission deadline: 2022-12-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Nærværende udbud omhandler en kontrakt vedrørende levering af en IT-løsning til administration og opgaver inden for pladsanvisning, dagpleje, skolepersonale- og elevadministration til Aalborg Kommune.
Børn og Unge Forvaltningen i Aalborg Kommune ønsker at anskaffe en IT-løsning (SaaS) til at understøtte kommunens opgaver på Pladsanvisnings-, Dagpleje og det Skoleadministrative område. Den udbudte kontrakt skal omfatte brugsret til Løsningen for de relevante brugere i Aalborg Kommune, herunder brugere placeret i kommunens forvaltninger og institutioner.Den samlede løsning skal være klar til drift pr. 01.03.2024. Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én hovedleverandør om en samlet leverance. Kontrakten skal omfatte en standardløsning med mindst muligt behov for udvikling frem imod driftsstart.Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning og drift af løsningen, herunder: Brugsret til løsningen - Drift og support - Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og teknologisk udvikling.-	Implementering af løsningen, herunder projektledelse, konvertering, rådgivning, uddannelse (inkl. slutbrugeruddannelse), afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen.-	Integration og snitflader til/fra andre systemer.-	Levering og vedligeholdelse af dokumentation-	Konvertering af data fra nuværende løsning-	Udlæsning af data til Business Intelligence (BI).&nbsp;<br>
Kontraktperioden kan af Ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 2x12 måneder. Dermed er Ordregiver berettiget til at forlænge kontrakten for kortere perioder end 12 måneder. Såfremt Ordre-giver ønsker at gøre brug af retten til forlængelse, skal dette meddeles Kontrakthaver skriftligt senest 3 måneder før kontraktens ophør.
Blandt de ansøgere, som er konditionsmæssige, vil Ordregiver udvælge tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.
Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en vurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer vedrørende levering af en SaaS løsning af pladsanvisning og skole-administration. Vurderingen sker på baggrund af ansøgernes referencer, jf. Ubudsbetingelsernes pkt. 4.1, Del IV, pkt. C – Teknisk og faglig formåen.
Ved vurderingen af relevante referencer vil der blive lagt vægt på, om referencen omhandler en lignende levering, som den ovenfor beskrevne. Det vægtes positivt at:
•	Referencekommunens størrelse. Jo større referencekommunen er, jo mere positivt vurderes det. Ordregiver foretager vurdering på baggrund af referencekommunens indbyggertal:
Såfremt referencen bygger på flere referencekontrakter, vil referencekommunens størrelse være gennemsnittet af indbyggertallene i referencekontrakternes kommuner.
•	Antallet af referencer. Jo flere der kan fremvises (dog maksimalt 3), jo mere positivt vurderes det.
Option 1 (obligatorisk): Forlængelse af kontraktperioden i op til 2*12 måneder: fra d. 01.07.2029 til d. 30.06.2030 samt fra d. 01.07.2030 til d. 30.06.2031
Option 2 (obligatorisk): Exit: Exitprocessen skal sikre, at Aalborg Kommune kan foretage en transition fra Løsningen til en anden løsning af it-understøttelse af Pladsanvisning samt det skoleadministrative område, f.eks. fra en anden leverandør. Exitprocessen skal sikre, at kommunen kan indlæse sine data fra Løsningen i en ny løsning. Exitprocessen skal også give kommunen mulighed for at foretage hel eller delvis nedlukning af Løsningen.
Option 3 (obligatorisk): Opbevaring og kiggeadgang til data: Leverandøren skal opbevare Aalborg Kommunes data, der er i Leverandørens besiddelse ved ophør af kontrakten, i op til 3 år efter kontraktens ophør, og under hensyntagen til gældende lovgivning.
Option 4 (obligatorisk): Booking: Aalborg Kommune overvejer at supplere ’klassisk’ pladsanvisning med Booking, hvor forældrene kan booke deres plads til dagpleje, vuggestue, børnehave, integreret institution, indmeldelse ift. DUS eller klubtilbud blandt de pasningstilbud, som de bliver præsenteret for.
Option 5 (frivillig): Udtræk til BI i realtid: Leverandøren har mulighed for at tilbyde at sætte frekvensen på det daglige udtræk op, fra dagligt til realtid.
I forhold til udregning af den evalueringstekniske sum (til evaluering af tildelingskriteriet "pris"), vil priser på de obligatoriske optioner indgå i udregningen men en evalueringsteknisk faktor, som afspejler sandsynligheden for, at den pågældende option vil tages i brug (vurderet på nuværende tidspunkt (november 2022)).


Award value: 50000000