Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-07-19
Buyer: Agentschap Sport Vlaanderen
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72415000: Website hosting services | 79822500
Submission deadline: 2021-08-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Raamovereenkomst voor het hosten en weergeven van de routestructuren ‘Sporten in de natuur’ en app met routeplanner, het grafisch uitwerken van kaart- en promotiemateriaal en het aanbieden van een probleemmeldingssysteem
Sport Vlaanderen wil voor het aanbieden van haar sport- en beweegroutes op een platform werken dat volgende functies aanbiedt voor de gebruiker:
— de bestaande sport- en beweegroutes kunnen raadplegen en downloaden in verschillende formaten, zowel via desktop als via een app,
Ook de lay-out van het promotiemateriaal voor nieuwe of gerenoveerde routes en vervolgens het publiceren van dit materiaal op het platform behoort tot de opdracht. Vanuit het aangeboden systeem moet snel/vlot/flexibel een afdrukbare kaart gecreëerd kunnen worden voor de verschillende kaartproductienoden van Sport Vlaanderen.
Sport Vlaanderen wil zelf een rechtstreekse link in de database zodat we zelf over de gebruikerscijfers kunnen beschikken.
Als laatste willen we nog een performant, overzichtelijk probleemmeldingssysteem, zodat gebruikers een probleem op de route snel kunnen melden zodat de verantwoordelijken voor de route deze kunnen verhelpen.
Het hosten van de routes op een website, het aanbieden in de app en het ontwikkelen van een routeplanner alsook het grafisch uitwerken van het kaart- en promotiemateriaal (flyer en startbord)
Sport Vlaanderen wil voor het aanbieden van haar sport- en beweegroutes op een platform werken dat volgende functies aanbiedt voor de gebruiker:
— de bestaande sport- en beweegroutes kunnen raadplegen en downloaden in verschillende formaten, zowel via desktop als via een app,
Ook de lay-out van het promotiemateriaal voor nieuwe of gerenoveerde routes en vervolgens het publiceren van dit materiaal op het platform behoort tot de opdracht. Vanuit het aangeboden systeem moet snel/vlot/flexibel een afdrukbare kaart gecreëerd kunnen worden voor de verschillende kaartproductienoden van Sport Vlaanderen.
Sport Vlaanderen wil zelf een rechtstreekse link in de database zodat we zelf over de gebruikerscijfers kunnen beschikken.
De kandidaten zullen uitgenodigd worden om hun kandidaatstelling toe te lichten tijdens een online pitch via Microsoft Teams of in realtime op het hoofdkantoor in Brussel (afhankelijk van de geldende Covid-maatregelen). Deze pitches worden in overleg ingepland en gaan bij voorkeur (onder voorbehoud) door op 19.8.2021 of 25 augustus (back up datum). Een exact moment zal met de kandidaten worden afgesproken via de contactpersoon van dit project. Dit online pitchmoment zal mee in rekening genomen worden bij de scoring van de kandidaatstellingen.
We willen een online meldingssysteem om de verschillende problemen op de route te kunnen melden en op te volgen. Deze problemen kunnen de volgende zijn (niet limitatief): verdwenen pijl of signalisatie; fout traject, zwerfvuil, situatie onduidelijk, andere. Het melden moet kunnen gebeuren op elke route en moet eveneens op een kaart aan te duiden zijn. De melding moet zowel mobiel als via de website mogelijk zijn, en de gebruiker moet de kans krijgen om met een foto de melding te specifiëren en zijn emailadres achter te laten. Een melding moet vlot en efficiënt kunnen gebeuren, zodat gebruikers aangespoord worden om effectief meldingen te doen via het systeem.
De meldingen moeten bezorgd worden aan de verantwoordelijken van de route en aan Sport Vlaanderen en moet via een ‘opvolgingsstatus’ te volgen zijn. Bovendien moet het ook mogelijk zijn om een overzicht van deze meldingen per provincie te kunnen raadplegen en te dispatchen.
De meldingen mogen per jaar zichtbaar blijven. Na een jaar mogen de meldingen gearchiveerd worden, maar moeten wel raadpleegbaar blijven.