Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-12-11
Buyer: Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG)
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 183488 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Intercommunale Slib en Vuilverwijdering Antwerpse Gemeenten (ISVAG), Boomsesteenweg 1000 te 2610 Wilrijk
ISVAG is een organisatie met 55 werknemers, die als één van haar primaire doelstellingen heeft om de afvalverwerking en energierecuperatie verder uit te bouwen en te optimaliseren. Dit omvat verschillende korte en lange termijn projecten die een grote stroom aan ongestructureerde informatie en documentatie doorheen de organisatie zullen sturen. Tevens zijn er binnen de ISVAG organisatie verschillende afdelingen die in de loop der jaren tal van historische data en documenten hebben opgebouwd en op een ongestructureerde manier hebben weggeschreven, al dan niet op papier of digitaal. Ook wordt er momenteel zeer veel informatie opgeslagen in verschillende software applicaties, waardoor tal van documenten op verschillende plaatsen, met verschillende versies zijn opgeslagen.
Om hier een oplossing aan te bieden is er als eerste stap, voorafgaand aan deze opdracht, een informatieanalyse uitgevoerd. Dit heeft een goed beeld gegeven op de huidige documentstromen binnen de organisatie. Met de resultaten hiervan komen we tot het uitschrijven van deze opdracht.
Deze opdracht zelf omvat de introductie en inrichting van een Document Management Systeem (DMS), dat de verschillende stromen zal ondersteunen en kanaliseren. De uitdaging is om de informatie optimaal in te richten, te beheren en in te zetten in de juiste ISVAG processen, zodat ze beschikbaar wordt voor alle betrokken gebruikers op het juiste moment.
— Voor de toekomstplannen (aanleg warmtenet en bouw nieuwe afval-energiecentrale) zullen nieuwe projectdossiers opgevolgd moeten worden op een nauwgezette en efficiënte wijze. Ook moet het eenvoudig mogelijk zijn om samen te werken met externen aan deze dossiers,
— ISVAG heeft de ambitie een kwaliteitsbeheersysteem uit te werken om op termijn een ISO certificaat te halen. Het documentbeheersysteem moet het mogelijk maken dit proces volledig te bewaken,
— ISVAG gebruikt op vandaag Infor EAM, een Enterprice Recourse Planning (ERP) software dat haar in staat stelt de installatie op een gedegen manier te onderhouden en verschillende processen te bewaken, zoals o.a. het aankoopproces. Omdat bij het bedrijven en onderhouden van een afvalenergiecentrale zeer veel documenten komen kijken, moet er met de implementatie van dit documentbeheersysteem een koppeling verwezenlijkt worden die het mogelijk maakt documenten te koppelen met ERP data, in de vorm van tags, inkoopordernummers, werkordernummers, werkvergunningen, etc,
— Buiten Infor EAM zijn er nog tal van andere applicaties waar informatie wordt in opgeslagen. Ook hiermee dient een koppeling gemaakt te worden, zodat alle documenten op één centraal punt bewaard kunnen worden,
— Op dit moment bestaat de technische waarheid van de installatie voornamelijk op papier en dit in 4 versies. Aanpassingen worden grotendeels uitgewerkt op papier en als addendum toegevoegd (in 4-voud). Naar best vermogen wordt er gebruik gemaakt van standaarden en afspraken, maar dit wel steeds op papier. Het DMS zal enkel maar volledig zijn als ook al deze informatie daarin wordt opgenomen, maar dat ook wijzigingen daar kunnen worden bijgehouden,
— Een doelstelling is ook om de informatie richting een breder doelpubliek beschikbaar te stellen, maar ook actief betrekken van zowel frequent interne gebruikers als externe aannemers en leveranciers. Dit zal enkel mogelijk zijn, door een goede begeleiding, ondersteuning en het actief betrekken van de gebruikers tijdens de implementatie van deze projecten.
De roadmap van het project zal onderstaande fasering volgen, welke in detail is omschreven in de informatie-analyse (bijlage 2):


Winner: OpenSesame ICT BV
Award value: 183488
Number of bids: 2