Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-07-19
Buyer: Technische Universität München
Country: DE
Region: München, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 79340000 | 79341400 | 92310000
Submission deadline: 2016-08-16
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Technische Universität München („TUM“) feiert im April 2018 ihr 150-jähriges Gründungsjubiläum. In diesem Zusammenhang soll das Image der TUM als führender deutscher Technischer Universität weiter ausgebaut werden.
Hierzu ist beabsichtigt, einen Dienstleister zu beauftragen, der die wissenschaftlich-technischen Entdeckungen und Erfindungen der TUM identifiziert und wissenschafts-/technikhistorisch als Buch aufbereitet (Los 1).
Ein weiterer Dienstleister soll ab Auftragsbeginn eine Kommunikations- und Werbekampagne zum 150. Gründungsjubiläum der Technischen Universität München konzeptionell entwickeln, deren Umsetzung und Durchführung im Zeitraum zwischen dem 25. November 2017 (Kampagnenstart) und dem 31.12.2018 (Kampagnenende) koordinieren bzw. selbst vornehmen, die digitalen Bestandteile der Kommunikationskampagne umsetzen, die Kampagne nachbereiten sowie die Inhalte der Kampagne zur Nachnutzung durch die TUM an diese übergeben (Los 2).
Leistungsgegenstand in Los 1 ist eine wissenschafts- und technikhistorische Aufbereitung der wichtigsten Entdeckungen und Erfindungen der TUM in Buchform. Die Leistungen der TUM in Wissenschaft und Technik für die wissenschaftliche, technische und wirtschaftliche Entwicklung Münchens, Bayerns und Deutschlands sollen in ca. 40 bis max. 45 kurzen Beiträgen/Kapiteln eines Buches dargestellt werden. Die Kapitel sollen mit Blick auf die Erfinder/Entdecker geschrieben werden, wobei dennoch der wissenschafts- und technikhistorische Ansatz zentral sein soll. Die Inhalte der Kapitel sollen ein wichtiges Personen- und Faktengerüst für die weitere Kommunikationskampagne liefern (Los 2). Der Umfang des Buches soll 250 Seiten nicht übersteigen, es soll soweit wie möglich mit Bildern und Graphiken angereichert werden. Bilder und Fotos sind zu recherchieren und als Vorschlagsliste für den Auftraggeber aufzuführen (auch für eine weitere Verwertung und Bearbeitung, insbesondere online). Bildnachweise, Quellen – und Literaturverzeichnis sowie ein Sachregister (nach Themen) sind anzufertigen. Das Buch wird unter dem Namen des Autors veröffentlicht, jedoch hat der Auftraggeber das Recht, Korrekturen am Text zu verlangen, soweit diese nicht das Werk verfälschen, sowie die Inhalte für die Onlinekommunikation umzuschreiben. Das Buch wird auch ins Englische übersetzt (amerikanisches Englisch) und gedruckt. Der/die Autor/-in gibt die übersetzte und lektorierte Übersetzung zum Druck frei. Das Buch wird im TUM-eigenen Verlag „TUM University Press“ produziert. Layoutentwicklung, Design und Produktion des Buches sind daher nicht Gegenstand der zu erbringenden Leistung. Das Manuskript muss bis spätestens zum 30. November 2017 abgeschlossen und eingereicht werden. Hinsichtlich der Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
— Nachweis einer naturwissenschaftlichen oder technikwissenschaftlichen Ausbildung durch Vorlage entsprechender Zeugnisse.
— Nachweis spezieller Kenntnisse in den geforderten Bereichen Wissenschaftsjournalismus/ Wissenschaftsgeschichte in den Natur- und Technikwissenschaften und Nachweis praktischer Erfahrung in der Manuskripterstellung für die Buchproduktion durch Vorlage von mindestens einer und höchstens drei Referenzen sowie eines Schriftenverzeichnisses über entsprechende Buchprojekte im Zeitraum zwischen dem 1. Januar 1996 und dem Tag der Bekanntmachung dieser Ausschreibung im EU-Amtsblatt.
In den einzelnen Kriterien werden jeweils maximal 5 Punkte vergeben. (Hinsichtlich der Punktevergabe wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen). Die in einem Kriterium erzielten Punkte werden sodann mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung des Kriteriums (Hinsichtlich der Gewichtung wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen) multipliziert, um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl für das Kriterium zu ermitteln. Die in den einzelnen Kriterien gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert.
Der Auftraggeber wird mindestens 3 und höchstens 4 Bewerber, jeweils diejenigen mit der höchsten Gesamtpunktzahl, zur Teilnahme an Verhandlungen auffordern. Ergeben sich auf Basis der vorgenannten Punkteverteilung keine 3 Bewerber, die mehr Punkte haben als die anderen Bewerber (bspw. weil es auf Platz 3 zwei Bewerber mit gleicher Punktzahl gibt), erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid. Liegen weniger als 3 geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, das Verhandlungsverfahren mit den geeigneten Teilnehmern durchzuführen.
Der Leistungsgegenstand in Los 2 umfasst im Schwerpunkt (a) Kommunikations- bzw. Werbeagenturleistungen sowie (b) untergeordnete IT-Serviceleistungen, welche der Umsetzung, Pflege und Wartung der (digitalen) Agenturleistungen dienen.
(a) Kommunikations- bzw. Werbeagenturleistungen: Leistungsgegenstand der zu erbringenden Agenturleistungen ist die Erarbeitung, Umsetzung und Durchführung einer Konzeption für eine Kommunikations- und Werbekampagne zum 150jährigen Gründungsjubiläum der TUM. Der Anfangstermin der Kampagne ist der 25.11.2017, Endtermin der 31.12.2018. Ziel der Kampagne soll es sein, die führende Rolle der TUM als Technische Universität weiter zu festigen, ihre wissenschaftlich-technischen Erfolge einprägsam darzustellen, sowie die positiven Wirkungen der TUM auf Wirtschaft und Gesellschaft aufzuzeigen. Veranstaltungen, Feierlichkeiten, Ausstellungen sowie Veranstaltungen der Fakultäten und Studierenden sind nicht Gegenstand der zu erbringenden Leistungen, da sie an anderer Stelle in der TUM geplant und organisiert werden. Jedoch sollen sie als Teil der Kampagne kommuniziert und z.B. im digitalen Bereich abgebildet werden. Zielgruppe der Kampagne sind Angehörige der TUM mit ihren Studierenden, Alumni, Mitarbeitende, bereits aktive und künftige Förderer und Spender, Unternehmen und Verbände, die Bevölkerungen der Städte München, Freising, Garching, und die breite – auch internationale – Öffentlichkeit. Ziel ist im speziellen auch die Verbreitung der Kampagneninhalte über die TUM-Büros in Peking, Kairo, San Francisco, Sao Paulo, Singapur und Mumbai. Deswegen sind überwiegende Teile der Kampagne auch auf Englisch (amerikanisches Englisch) bereitzustellen. Für die Kampagne soll ein Jubiläums-Claim sowie ein an das geltende Corporate Design der TUM anschlussfähiges (leicht implementierbares) Design (z. B. Bildmarke) entwickelt werden (inkl. Entwicklung einer Bildsprache). Es werden ganzheitliche Kampagnenkonzepte gefordert, die digitale und analoge Anteile umfassen. Dies beinhaltet insbesondere die Vorlage eines gestalterischen Konzepts in Form einer Marketingidee unter Erläuterung der gestalterischen Intention, die Erstellung eines Konzepts für die Medienwerbung, die Erstellung eines Konzepts für die Öffentlichkeitskampagne und die Erstellung eines Konzepts für das Merchandising. Die Kampagne soll verschiedene Druckmedien, Online-Medien, Filme und Animationen/Bewegtbild beinhalten und nutzen (bspw. bundesweite Veröffentlichungen in überregionalen Tageszeitungen, Veröffentlichungen in diversen Online-Medien, 40 Filme (ausschließlich für TUM-eigene Kanäle). Für alle Medien soll das übergreifende Jubiläums-Design verwendet werden. Alle Maßnahmen der Kampagne sind grundsätzlich zweisprachig (deutsch und amerikanisches englisch) durchzuführen. Der Kampagne sollen die Leistungsinhalte aus Los 1 zugrunde liegen; diesbezüglich ist eine Abstimmung mit dem Autor des Werkes gemäß Los 1 vorzunehmen. Der Auftragnehmer holt im Bedarfsfall im Auftrag der TUM Nutzungsrechte für Bilder, Filme, Animationen, Grafiken etc. ein, so dass die TUM entsprechende Nutzungsvereinbarungen für die Dauer der Kampagne und darüber hinaus, aber mindestens bis 31.12.2019, abschließen kann (online und print sowie auch Soziale Medien).
(b) IT-Serviceleistungen: Leistungsgegenstand der zu erbringenden IT-Serviceleistungen in Los 2 ist die digitale Umsetzung (einschließlich Programmierung) der (digitalen) Agenturleistungen (a); im Einzelnen die technische Pflege/Wartung der Online-Präsenz während des Jubiläumsjahrs, die technische Umsetzung in enger Abstimmung mit TUM-internen und externen Einrichtungen (insb. auch Leibniz-Rechenzentrum LRZ, interne TUM-IT) und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Schnittstelle. Hinsichtlich der Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
— Erfahrung in der Umsetzung wissenschaftlicher Inhalte für Werbe- und Jubiläumskampagnen wie auch in der Kampagnenkonzeption und –Steuerung (Eigendarstellung);
— Erfahrung in der Umsetzung wissenschaftlicher Inhalte für Werbe- und Jubiläumskampagnen wie auch in der Kampagnenkonzeption und –Steuerung (Vorlage von mindestens einer und höchstens drei Referenzen);
— Erfahrung mit der digitalen Umsetzung (einschließlich Programmierung) von Werbe- und Jubiläumskampagnen (Eigendarstellung unter Benennung von mindestens einem und höchstens 3 Online-Projekten einschließlich Kurzbeschreibung).
In den einzelnen Kriterien werden jeweils maximal 5 Punkte vergeben (Hinsichtlich der Punktevergabe wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen).

Eligibility requirements: Mit dem Teilnahmeantrag sind abzugeben (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied): (1) Soweit der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft dort eintragungspflichtig ist: Auszug aus dem Handelsregister oder bei Bewerbern von außerhalb Deutschlands aus dem vergleichbaren Register des Herkunftslandes des Bewerbers, sowie Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, dass der (jeweilige) Auszug den aktuellen Eintragungsstand wiedergibt. (2) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1-3, 4 GWB. (3) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1-4, 7 GWB.