Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-27
Buyer: Zentrum für Psychiatrie Emmendingen
Country: DE
Region: DE133
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48450000 | 72200000 | 72211000: Systems and user software programming services | 72212450
Submission deadline: 2025-04-28
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Ausschreibung Personalmanagementsystem (PMS)

Das ZfP Emmendingen beabsichtigen die Digitalisierung des Personalmanagements weiter voranzutreiben und die bestehende Systemlandschaft um ein modernes Personalmanagementsystem zu erweitern.
Zum Nachweis der Befähigung wird zusätzlich die Vorlage folgender aktueller Unterlagen verlangt:
• Eigenerklärung: Unternehmensdarstellung (Name, Firma, Anschrift, Rechtsform, Kommunikationsdaten, Leistungsbereiche, Umsatzsteueridentifikationsnummer)
• Eigenerklärung: Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, IHK, HWK
• Registerauszug (z.B. HRA, HRB, GnR, PR, VR)
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerber, die aus Rechtsgründen nicht über vorgenannte Unterlagen bzw. Erklärungen verfügen (z.B. mangels Eintragungspflicht), haben vergleichbare Nachweise zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung vorzulegen und/oder durch eine Eigenerklärung zu erklären, dass entsprechende Eintragungspflichten nicht bestehen.
Bewerbergemeinschaften haben die Nachweise für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit werden folgende Erklärungen und Unterlagen verlangt:

Betriebshaftpflichtversicherung (ANLAGE 2)
• Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Versicherungsfall
- für Sachschäden und Vermögensschäden i. H. v. je 2.000.000 EUR,
- für Personenschäden i. H. v. 1.000.000 EUR
je zweifach maximiert

durch
- Vorlage Kopie Versicherungsschein oder
- Vorlage einer Versicherungsbestätigung, dass im Falle der Zuschlagserteilung ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird.

Hinweis:
Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend. Es sind neben der Anlage 2 die benannten Versicherungserklärungen vorzulegen.
Bei Versicherungsverträgen mit Pauschaldeckungen ist eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erforderlich, dass alle Schadenskategorien im Auftragsfall nebeneinander mit den geforderten Deckungssummen abgesichert sind.
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerbergemeinschaften können den Nachweis über die Betriebshaftpflichtversicherung entweder für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft oder für die Bewerbergemeinschaft erbracht werden (Nachweis der Haftung der Bewerbergemeinschaft).

Jahresumsatz (ANLAGE 3)
Eigenerklärung über den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahre (2022 - 2024).
Der Umsatz im Bereich Personal-Management-Software ist anzugeben.
Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis für die Bewerbergemeinschaft insgesamt zu erbringen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden folgende Erklärungen und Unterlagen verlangt:

Mitarbeiter (ANLAGE 4)
• Eigenerklärung zur Anzahl der Mitarbeiter mit Angaben zur aktuellen Mitarbeiterzahl in Vollzeitäquivalenten (ohne Praktikanten, Azubi, fachfremde Mitarbeiter) (Jahre 2022-2024).
Diese muss im Jahresdurchschnitt in den Jahren 2022 - 2024 jeweils mindestens 10 betragen.
Ergänzend gilt für Bewerbergemeinschaften:
Bei Bewerbergemeinschaften ist die Erklärung für jeden Bewerber gesondert vorzulegen. Die Angaben zur Mitarbeitendenzahl sind zusammengefügt darzustellen. Die Mitarbeiterzahl eines einzelnen an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens, kann unter der geforderten Mindestmitarbeiterzahl liegen. Die Mindestmitarbeiterzahl, die der Bewerbergemeinschaft insgesamt zur Verfügung steht, muss mindestens zehn betragen. Die Verfügbarkeit ist zu versichern.
Der Anbieter muss über einen, zur Erfüllung der beschriebenen Aufgaben, ausreichenden Bestand an festangestellten Mitarbeitern (u.a. Projektleiter, Programmierer, Support-Mitarbeitende) verfügen und stellt dabei sicher, dass die auszuführenden Tätigkeiten aufgrund von Personalausfällen infolge von Krankheit, Urlaub usw. nicht beeinträchtigt werden.
Unternehmen mit weniger als 10 festangestellten Personen in einem oder mehreren der angegebenen Jahre werden vom Verfahren ausgeschlossen.

Referenzen (ANLAGE 5)
• Eigenerklärung über die Erbringung von mindestens 2 Referenzen vergleichbaren Leistungen aus den Kalenderjahren 2022 -2024.
Es gelten folgende Mindestanforderungen an die Referenzen
- mindestens 2.500 aktive Personalfälle
Die Angaben sind in einer Referenzliste aufzuführen.
In der Referenzliste sind zu benennen:
Art der Leistung, Leistungsumfang, Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungsjahr, Anzahl der verwalteten aktiven Personalfälle
Der Auftraggeber behält sich vor, eine Bestätigung des Referenzgebers einzufordern.
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen.
Nicht deutschsprachige Nachweise sind in als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerbergemeinschaften haben die Nachweise in Summe für die Bewerbergemeinschaft zu erbringen.
Es wird auf §§ 155 ff. GWB und insbesondere auf das grundsätzliche Erfordernis einer vorherigen Rüge hingewiesen. Der Auftraggeber weist ferner ausdrücklich darauf hin, dass im Fall der Nichtabhilfe einer von einem Bieter erhobenen Rüge ein entsprechender bei der Vergabekammer eingereichter Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). 

 § 160 Einleitung, Antrag 

 (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 

 (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. 

 (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  

 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags 

erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 

 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur 

Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 

3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. 

Auf das Hinweisblatt der Vergabekammer Baden-Württemberg, abrufbar unter: 

https://rp.baden-wuerttemberg.de/fileadmin/RP-Internet/Karlsruhe/Abteilung_1/Referat_15/DocumentLibraries/Documents/15_vk_merkblatt.pdf 

wird hingewiesen.

Eligibility requirements: Zum Nachweis der Befähigung wird zusätzlich die Vorlage folgender aktueller Unterlagen verlangt:
• Eigenerklärung: Unternehmensdarstellung (Name, Firma, Anschrift, Rechtsform, Kommunikationsdaten, Leistungsbereiche, Umsatzsteueridentifikationsnummer)
• Eigenerklärung: Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, IHK, HWK
• Registerauszug (z.B. HRA, HRB, GnR, PR, VR)
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerber, die aus Rechtsgründen nicht über vorgenannte Unterlagen bzw. Erklärungen verfügen (z.B. mangels Eintragungspflicht), haben vergleichbare Nachweise zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung vorzulegen und/oder durch eine Eigenerklärung zu erklären, dass entsprechende Eintragungspflichten nicht bestehen.
Bewerbergemeinschaften haben die Nachweise für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen.
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit werden folgende Erklärungen und Unterlagen verlangt:

Betriebshaftpflichtversicherung (ANLAGE 2)
• Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Versicherungsfall
- für Sachschäden und Vermögensschäden i. H. v. je 2.000.000 EUR,
- für Personenschäden i. H. v. 1.000.000 EUR
je zweifach maximiert

durch
- Vorlage Kopie Versicherungsschein oder
- Vorlage einer Versicherungsbestätigung, dass im Falle der Zuschlagserteilung ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt wird.

Hinweis:
Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend. Es sind neben der Anlage 2 die benannten Versicherungserklärungen vorzulegen.
Bei Versicherungsverträgen mit Pauschaldeckungen ist eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erforderlich, dass alle Schadenskategorien im Auftragsfall nebeneinander mit den geforderten Deckungssummen abgesichert sind.
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen. Die Nachweise sind als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerbergemeinschaften können den Nachweis über die Betriebshaftpflichtversicherung entweder für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft oder für die Bewerbergemeinschaft erbracht werden (Nachweis der Haftung der Bewerbergemeinschaft).

Jahresumsatz (ANLAGE 3)
Eigenerklärung über den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahre (2022 - 2024).
Der Umsatz im Bereich Personal-Management-Software ist anzugeben.
Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis für die Bewerbergemeinschaft insgesamt zu erbringen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden folgende Erklärungen und Unterlagen verlangt:

Mitarbeiter (ANLAGE 4)
• Eigenerklärung zur Anzahl der Mitarbeiter mit Angaben zur aktuellen Mitarbeiterzahl in Vollzeitäquivalenten (ohne Praktikanten, Azubi, fachfremde Mitarbeiter) (Jahre 2022-2024).
Diese muss im Jahresdurchschnitt in den Jahren 2022 - 2024 jeweils mindestens 10 betragen.
Ergänzend gilt für Bewerbergemeinschaften:
Bei Bewerbergemeinschaften ist die Erklärung für jeden Bewerber gesondert vorzulegen. Die Angaben zur Mitarbeitendenzahl sind zusammengefügt darzustellen. Die Mitarbeiterzahl eines einzelnen an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens, kann unter der geforderten Mindestmitarbeiterzahl liegen. Die Mindestmitarbeiterzahl, die der Bewerbergemeinschaft insgesamt zur Verfügung steht, muss mindestens zehn betragen. Die Verfügbarkeit ist zu versichern.
Der Anbieter muss über einen, zur Erfüllung der beschriebenen Aufgaben, ausreichenden Bestand an festangestellten Mitarbeitern (u.a. Projektleiter, Programmierer, Support-Mitarbeitende) verfügen und stellt dabei sicher, dass die auszuführenden Tätigkeiten aufgrund von Personalausfällen infolge von Krankheit, Urlaub usw. nicht beeinträchtigt werden.
Unternehmen mit weniger als 10 festangestellten Personen in einem oder mehreren der angegebenen Jahre werden vom Verfahren ausgeschlossen.

Referenzen (ANLAGE 5)
• Eigenerklärung über die Erbringung von mindestens 2 Referenzen vergleichbaren Leistungen aus den Kalenderjahren 2022 -2024.
Es gelten folgende Mindestanforderungen an die Referenzen
- mindestens 2.500 aktive Personalfälle
Die Angaben sind in einer Referenzliste aufzuführen.
In der Referenzliste sind zu benennen:
Art der Leistung, Leistungsumfang, Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Leistungsjahr, Anzahl der verwalteten aktiven Personalfälle
Der Auftraggeber behält sich vor, eine Bestätigung des Referenzgebers einzufordern.
Bewerber, die ihren Sitz nicht innerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, haben vergleichbare Nachweise zu erbringen.
Nicht deutschsprachige Nachweise sind in als amtliche Übersetzungen in deutscher Sprache vorzulegen.
Bewerbergemeinschaften haben die Nachweise in Summe für die Bewerbergemeinschaft zu erbringen.
Produktpräsentation
Es wird auf §§ 155 ff. GWB und insbesondere auf das grundsätzliche Erfordernis einer vorherigen Rüge hingewiesen. Der Auftraggeber weist ferner ausdrücklich darauf hin, dass im Fall der Nichtabhilfe einer von einem Bieter erhobenen Rüge ein entsprechender bei der Vergabekammer eingereichter Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). 

 § 160 Einleitung, Antrag 

 (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. 

 (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. 

 (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  

 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags 

erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 

 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur 

Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 

 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 

3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. 

Auf das Hinweisblatt der Vergabekammer Baden-Württemberg, abrufbar unter: 

https://rp.baden-wuerttemberg.de/fileadmin/RP-Internet/Karlsruhe/Abteilung_1/Referat_15/DocumentLibraries/Documents/15_vk_merkblatt.pdf 

wird hingewiesen.
Das ZfP Emmendingen mit Tochterfirma zfp-Haus Tecum und das ZfP Calw (nachfolgend Auftraggeber) beabsichtigen die Digitalisierung des Personalmanagements weiter voranzutreiben und die bestehende Systemlandschaft um ein modernes Personalmanagementsystem zu erweitern, zur ressourcenschonenden Verbesserung der Dienstleistungsorientierung. Aktuell werden vom Auftraggeber ca. 3.500 aktive Personalfälle verwaltet (Tendenz steigend).

Zweck des Verfahrens ist es einen leistungsfähigen Lieferanten und Partner zu gewinnen, der die gewünschte Software liefern, einführen und den Cloud-Betrieb sicherstellen kann.

Winner: Zentrum für Psychiatrie Emmendingen