Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-01-21
Buyer: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72230000: Custom software development services
Estimated value: 3994822.5 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Auf der Grundlage der Ausschreibung wurde ein Dienstleister gesucht, der mit der agilen Erstellung und Wartung seiner Software zur Verwaltung und Steuerung festivalrelevanter Daten und Prozessen beauftragt werden soll. Die Software sollte insbesondere die folgenden Bereiche abdecken: Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern), Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotelbuchungen, Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe), Terminverwaltung etc.
In unterschiedlichen Bereichen wie z.B. der Kontaktpflege und Kommunikation, dem Gästemanagement, dem Vertrieb und der Veranstaltungsorganisation muss auf einen gemeinsamen Stamm an Daten zurückgegriffen werden können, der fortlaufend modifiziert werden kann. Der Auftraggeber ist davon ausgegangen, dass ein Großteil der Leistungen durch Individualsoftware zu erbringen ist. Der Einsatz von Standardsoftware war jedoch erwünscht und möglich.
Die Internationalen Filmfestspiele Berlin – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – sind ein jährlich wiederkehrendes internationales Filmfestival mit angeschlossenem Filmmarkt und zahlreichen Initiativen im Bereich Filmwirtschaft und Nachwuchsförderung.
Es sollte ein zentrales IT-System zu entwickelt werden, welches die Internationalen Filmfestspiele Berlin fit für die kommenden Jahre macht (BerlinalX). Kernstück des Systems soll die Verwaltung von Personen, Firmen und Veranstaltungen und ihren Verbindungen zu festivalrelevanten Prozessen. Darauf aufbauend sollten u.a. die folgenden Bereiche inkludiert werden:
Organisatorisches Ziel war die Zusammenführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ähnliche Arbeitsschritte und Datenbestände sollten in einen gemeinsamen, zentralen Datenbestand münden. Dazu wird eine leistungsstarke, übergreifende Softwarelandschaft benötigt, die die Arbeit der unterschiedlichen Festivalbereiche und ihre diversen Aufgabenbereiche unterstützt. Die Mitarbeitenden müssen in unterschiedlichen Bereichen wie Kontaktpflege und Kommunikation, Gästemanagement, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb auf einen gemeinsamen, zentralen Stamm an Daten zurückgreifen und diesen fortlaufend modifizieren. Aufgrund der hohen Datenmengen und engen Zeitfenster sind automatisierte Teilprozesse unabdinglich.
Eine zentrale Rolle spielt der Festivalcharakter: Zahlreiche Prozesse eskalieren jährlich zu jedem Festival, weshalb eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit der Anwendung sichergestellt sein müssen. Die Software muss ganzjährig betrieben werden, um Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Festivals zu unterstützen. Teilbereiche werden nur in bestimmten Zeitfenstern aktiv genutzt.
Externes Ziel ist eine Erweiterung des Service-Angebots für Teilnehmer*innen der Internationalen Filmfestspiele Berlin. Teilnehmer*innen sollen online auf Daten und Leistungen zugreifen und gezielt Änderungen vornehmen können. Eine Stärkung im Kundenservice soll durch optimierte Bestellprozesse sowie kundenfreundliche Zahlungs- und Stornierungsvorgänge erreicht werden. Interne Verwaltungsvorgänge sollen reduziert werden und Kund*innen schneller Zugriff auf benötigte Online-Services erhalten.
Die Fachprozesse der Internationalen Filmfestspiele Berlin sind untereinander stark verflochten. Dies betrifft alle Sektionen und Abteilungen sowie die Industry Cluster (u.a. European Film Market, Berlinale Co-Production Market, Berlinale Talents) und ggfls. Dritten. Dieselben Personen und Firmen treten in verschiedenen Bereichen auf - oft mit unterschiedlichen Funktionen. Eine 360-Grad-Sicht muss Querverbindungen sichtbar machen, um inhaltliche und organisatorische Synergien nutzen zu können.
Die Software sollte über weit ausgebaute Standard-Schnittstellen verfügen, die die Integration anderer Anwendungen einfach ermöglichen, um die Zukunftsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Ausgewählte Bestandssysteme und Anwendungen Dritter müssen angeschlossen werden können. Schnittstellen müssen die folgenden Bereiche abdecken:
Nach Abnahme der Leistungen gegebenenfalls ergänzend notwendige Programmier- und Entwicklungsleistungen und/oder Erweiterungen auf zusätzliche Anwendungen sollen - ceteris paribus - optional in Anspruch genommen werden können, wenn sie nicht mehr als 50% des ursprünglichen Auftragsvolumens umfassen und vom Gegenstand der unter Ziff. II.2.4) dieser Bekanntmachung umschriebenen Leistungen nicht grundlegend abweichen. Eine Verpflichtung zur Ausübung dieser Option soll nicht begründet werden.
Zu Ziff. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote - vergleiche hierzu den beigefügten Verfahrensbrief.
1) Die insbesondere in Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben sollen unter Verwendung der vom Auftraggeber gestellten Formblätter gemacht werden. Bei den Formblättern handelt es sich um interaktive PDF-Dateien zum maschinellen Ausfüllen, die heruntergeladen werden können. Die Formblätter sind - in deutscher/englischer Sprache gut lesbar – vollständig auszufüllen, Anlagen dazu können auch nur in englischer Sprache verfasst sein. Eine Unterschrift ist bei elektronischer Bewerbung nicht erforderlich. Der Name des Erklärenden/der bevollmächtigten Person sowie der Name der vertretenen Gesellschaft/Bewerbergemeinschaft  sind anzugeben. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Angaben für die Bewerbergemeinschaft vorzunehmen, sofern nicht individuelle Angaben/Erklärungen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gefordert sind. Je Bewerbung ist nur ein Teilnahmeantrag zugelassen. Bewerbergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter als zentralen Ansprechpartner.
2) Die Bewerbungsunterlagen (Teilnahmeantrag) sind elektronisch unter Nutzung des sog. Bietertools auf der Vergabeplattform subreport (siehe Ziff. I.3) bis zu der in Ziff. IV.2.2 genannten Frist einzureichen. Nicht form- und fristgerecht eingereichte Bewerbungen werden ausgeschlossen. Der ausgefüllte Teilnahmeantrag nebst Anlagen ist im PDF-Format hochzuladen. Da Formularmuster in einem bearbeitbaren PDF-Format vom AG zur Verfügung gestellt werden, sind die ausgefüllten Formulare zunächst in ein nicht mehr bearbeitbares PDF umzuwandeln, um die Eintragungen zu schützen. Soweit separate Anlagen beigefügt werden, sind diese einzuscannen und ebenfalls im PDF-Format beizufügen.
3) Die Nichtvorlage bzw. die Vorlage nicht vollständiger Unterlagen, Erklärungen und Nachweise hat den Ausschluss vom weiteren Verfahren zur Folge. Es bleibt vorbehalten, fehlende, unvollständige Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen etc. nachzufordern, vgl. § 56 Abs. 2 VgV. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
4) Die Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.


Winner: WPS - Workplace Solutions GmbH
Award value: 3994822.5
Number of bids: 3