Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-07-05
Buyer: medius Kliniken gemeinützige GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72212190 | 80410000 | 80420000
Submission deadline: 2017-08-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Learning-Management-System zur Führung einer elektronischen Fortbildungsakte und Qualitätsüberwachung.
Inkl. e-Learning, Präsenzschulungsverwaltung, Teilnehmer-, Dozenten- und Sponsorenverwaltung, Raumverwaltung, Webshop, diversen Schnittstellen zu krankenhausspezifischer Software (Personal, Medizinprodukte, Abrechnung, etc.), Bewerbermanagement und Wissensmanagement. Abläufe und Prozesse (z. B. Genehmigungsprozess) sollen damit papierlos abgebildet werden.
Die Software soll gleichermaßen für interne Mitarbeiter und für externe Teilnehmer zu benutzen sein und trotzdem den Sicherheitsanforderung der Klinik genügen.
Die medius Kliniken gGmbH vergibt den Auftrag für eine Software zu einem Learning-Management-System (LMS) für die Akademie der medius Kliniken zur Führung einer elektronischen Fortbildungsakte und Qualifikationsüberwachung. Dies beinhaltet die Implementierung, sowie die organisatorische und inhaltliche umfassende Begleitung des hausinternen Learning-Management-Systems (LMS). Dies umfasst insbesondere:
Je nach Rolle und Rechtevorgaben sollen Mitarbeiter Einsicht in die gesamten Fortbildungsdaten (interne und externe) ihres Teams oder nur in ihre persönlichen Daten erhalten. Teilweise soll eine Eingabe bzw. Bearbeitung, z. B. bei externen Fortbildungen mit Erfassung der Zertifikate, möglich sein. Erfasst und darüber hinaus angeboten werden sollen über das System „alle“ Präsenzveranstaltungen, Blended Learnings, e-Learning Einheiten (SCORM kompatibel) und Qualifikationen/Skills mit dem jeweiligen Ablaufdatum und automatisierter Wiederholungsaufforderung an die betroffenen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in einfacher Form seine Fortbildungsmaßnahmen selber auswählen können und/oder vom Vorgesetzten zugewiesen bekommen. Der Vorgesetzte soll eine Planung sowohl zeitlich als auch finanziell mit dem System durchführen und anhand des Bedarfs seiner Abteilung und/oder der Klinik abstimmen können. Der Genehmigungsprozess zur Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme soll papierlos mit diesem System abgebildet werden.
Die Akademie bietet ihre Dienstleistungen für die eigenen Mitarbeiter und auch für Mitarbeiter anderer Gesundheitseinrichtungen an (externe Teilnehmer). Beides muss in diesem System verwaltet und abgerechnet werden können (Rechnungserstellung, SEPA-Lastschriften, Kalkulationen, Verwaltung und Überwachung von Kosten). Die Fortbildungsplanung der Akademie soll zukünftig über das LMS ablaufen (Checklisten, Termine, Dozentenauswahl, etc.). Ebenso sollen mit diesem System die Dozenten und Sponsoren verwaltet, organisiert und abgerechnet werden. Eine Medien- und Raumverwaltung runden das Produkt ab. Der Mitarbeiter soll unkompliziert für eine „kleine“ Besprechung die Örtlichkeit und Zeit auswählen und die Reservierung der Medien und Räume beantragen können.
Druckmedien werden über eine Schnittstelle zu Word / Excel / Indesign erstellt, um dortige Vorlagen für Kursbuch, Flyer, Newsletter, etc. zu befüllen. Ein Webshop auf der Internetseite, der in einer DMZ getrennt vom internen Hauptserver arbeitet, ermöglicht die Onlinebuchung von Mitarbeitern und externen Teilnehmern. Ein möglichst papierloser Ablauf von der Buchung bis zur Abrechnung soll ebenso Ziel des Projektes sein. Damit ist ein Datenaustausch mit HYDMedia Business Workflow DMS der Firma Iquadrat im Optimalfall nötig.
Weitere Schnittstellen zu krankenhausspezifischer Software (Personal, Medizinprodukte, Abrechnung, Fortbildungspunkte von Ärzte und Pflegepersonal, etc.) sollen die Daten synchron halten. Speziell bei der Hersteller- und Geräteeinweisung ist bei Bedarf eine Schnittstelle zur Software waveware der Fa. Loy & Hutz umzusetzen, damit die Einweisungen entsprechend dokumentiert werden und abrufbar sind.
Für neue Mitarbeiter ist ein Bewerbermanagement vorgesehen, damit der Einstellungsprozess elektronisch unterstützt werden kann und die Daten bei Anstellung gleich entsprechend übernommen werden können. Schnittstellen zu Jobbörsen, Social Media Plattformen, Recruting-Websites und Print sollen den Ablauf vereinfachen.
Zum Aufbau einer Wissensdatenbank / Wissensmanagement, z. B. im ärztlichen Bereich, ist eine einfache Erstellung von e-Learning Einheiten elementar. Ziel ist die Schaffung eines „Nachschlagewerks“ für die unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik, so dass neue Mitarbeiter schnell auf den erforderlichen Wissenstand (teilweise durch Selbststudium) der jeweiligen Abteilung kommen können.
Die näheren Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, welche den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt werden.
Stufe 1: Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.
Stufe 2: Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.
Stufe 3: Schließlich wird anhand der vorgelegten Referenzen (vgl. Ziffer III.1.3 der EU-weiten Bekanntmachung) beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll.
Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen.

Eligibility requirements: Vorbemerkung: Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen. Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend. (1) Name, Sitz, Rechtsform der Gesellschaft, kurze Unternehmensbeschreibung. (2) Auszug aus dem Gewerbezentralregister, nicht älter als 3 Jahre. Ausländische Bieter eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes. (3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLOG). (4) Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Siehe auch Teilnahmeformulare.