Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-08-07
Buyer: Istekki Oy
Country: FI
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on sairaaloiden, terveyskeskusten ja palvelutalojen hoitajakutsu- ja henkilökunnan turvajärjestelmäkokonaisuus sisältäen yhtenäisen, toimintavarman ja turvallisen ratkaisun, jonka avulla henkilökunta voi tuottaa laadukasta ja oikea-aikaista hoitotyötä. Hankinnan tavoitteena on tilaajan tarpeisiin soveltuva ja sopimuskauden aikana tilaajan tarpeisiin  mukautuva kokonaisuus.
Kyseessä on puitejärjestely. Tilaaja valitsee viisi (5) toimittajaa, joiden kanssa se tekee sopimuksen. Mikäli tarjouspyynnön pakolliset vaatimukset täyttäviä tarjouksia on alle viisi kappaletta, puitejärjestelyyn valitaan kyseiset tarjoajat. Hankintasopimusta tulee käyttämään ainoastaan Istekki Oy ja syntyvän sopimuksen osapuolina ovat ainoastaan Istekki Oy ja valittu toimittaja. Selvyyden vuoksi todetaan, että Istekin asiakkaat eivät ole tämän kilpailutuksen tai sen perusteella tehtävän pääsopimuksen ja alisopimusten sopijapuolia.
Istekillä on yli 60 asiakasomistajaa, lisätietoja: https://www.istekki.fi/fi/web/guest/asiakasomistajamme. Toimimme 15 hyvinvointialueella sekä HUS-yhtymän alueella. Hankinnan tavoitteena on luoda sellainen puitejärjestely, jossa on mukana useita eri järjestelmiä ja niihin soveltuvia laitteita.
Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.
Hankinnan tavoitteena on muodostaa puitejärjestely, jonka sisällä Istekki voi tarjota monipuolisesti palvelua omille asiakasomistajilleen.  Asiakkailla on useita olemassa olevia kutsujärjestelmiä käytössään. Näitä ei ole tarkoitus vaihtaa välittömästi, vaan niiden käyttö jatkuu edelleen. Uusia kutsujärjestelmien käyttöönottoja tehdään vaiheittain tarpeen mukaan esimerkiksi osastoittain vanhan järjestelmän elinkaaren päässä, rakennusten remonttien yhteydessä tai uudisrakennuskohteissa. Tilaajan tavoitteena on, että sopimuskaudella voidaan ostaa uusi järjestelmä laitteineen ja palveluineen; taikka tukea, ylläpitoa ja laajennuksia asiakasorganisaatiolla jo olemassa olevaan järjestelmään. Asiakaskohtaiset käyttöönotot ja laajennukset tehdään toimitusprojekteina sisältäen mahdolliset konsolidoinnit, migraatiot ja konversiot. Asiakaskohtaisista käyttöönotoista sovitaan erikseen.
Hankinta sisältää sekä järjestelmätuotteen että turvallisuuteen ja valvontaan liittyviä tuotteita ja palveluita, joista muodostetaan sopimuskaudella erilaisia ja eri kokoisia palveluratkaisuja osana Tilaajan omaa palvelutuotantoa yhteistyössä valittujen toimittajien kanssa.
- järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelu versiopäivityksineen (Istekki toimii loppuasiakkaiden ensimmäisen tason palvelupisteenä)
Sopimuskaudella voidaan ostaa (i) uusia järjestelmiä, laitteineen ja palveluineen; (ii) tukea, ylläpitoa ja laajennuksia Istekin asiakkailla jo olemassa oleviin järjestelmiin; (iii) järjestelmän jatkokehitystä; (iv) lisälaitteita Istekin asiakkaan olemassa olevaan laitekantaan; ja/tai (v) huoltopalveluja asiakkaan olemassa oleviin laitteisiin.
Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat voidaan tehdä suoraan valitulta toimittajalta. Uuden Järjestelmän ja sen kanssa yhteensopivien Laitteiden ja Palveluiden hankinnasta tehdään kevennetty kilpailutus. Huoltoa, tukea, ylläpitoa ja laajennuksia asiakkaalla jo käytössä olevaan järjestelmään hankitaan etusijajärjestykseen perustuen. Etusijajärjestys muodostuu tarjouspyynnön vertailuperusteiden mukaisesti siten, että tarjouspyynnön hinta-laatuvertailussa parhaat yhteispisteet saanut tarjoaja on etusijajärjestyksessä ensimmäinen toimittaja, toiseksi parhaat yhteispisteet saanut tarjoaja ensimmäinen varatoimittaja, kolmanneksi parhaat yhteispisteet saanut tarjoaja toinen varatoimittaja ja niin edelleen. Mikäli etusijajärjestyksessä ensimmäisenä oleva toimittaja ei pysty toimittamaan tarjoamaansa järjestelmää, laitteita, huoltoa, tukea, ylläpitoa, laajennuksia ja muita tarvittavia palveluja, siirrytään etusijajärjestyksessä varatoimittajiin, kunnes yhteensopivat laitteet, tarvittava tekninen osaaminen ja toimituskyky löytyvät. Etusijajärjestys voi muuttua sopimuskaudella hinnanmuutoksista johtuen.
Mikäli kävisi niin, että puitejärjestelyyn ei tule mukaan jonkin Istekin asiakkaalla jo käytössä olevan järjestelmän ja/tai laitteiden laajentamiseen, huoltoon, tukeen ja ylläpitoon kykenevää toimittajaa, Istekki voi tehdä tämän puitejärjestelyn lisäksi rinnakkaisen sopimuksen kolmannen osapuolen kanssa.
Mikäli toimittaja kehittää uusia toiminnallisuuksia tai muutoin jatkokehittää järjestelmäänsä,  tilaaja voi ottaa käyttöön tällaiset uudet ominaisuudet tai kehitystulokset sopimalla siitä erikseen kirjallisesti toimittajan kanssa. Kilpailutukseen kuuluvat laitteet ja laitemallit voivat vaihtua sopimuskauden aikana, ja tilaaja voi ottaa käyttöön myös näitä uudempia laitteita.
Kestoltaan pidemmän puitejärjestelyn voimassaolon perustelut "Hoitajakutsu- ja henkilöturvajärjestelmä sekä siihen kytkeytyvät laitteet ja palvelut" -hankinnassa:
Toimittajavaihdos on hankintayksikön kannalta paljon resursseja ja aikaa vievä projekti, joka pitää suunnitella huolellisesti, koska Hoitajakutsu- ja henkilöturvajärjestelmä sekä siihen kytkeytyvät laitteet ja palvelut kokonaisuuteen liittyvä tuotanto ilman katkoksia on turvattava kaikissa olosuhteissa. Toimittajavaihdoksen yhteydessä näiden vaihto on logistisesti vaativa toimenpide, josta ei saa tulla katkoksia edellämainittuihin järjestelmiin tai palveluihin. Istekin tarjoamien laajojen hyvinvointialueita ja muita omistaja asiakkaita koskevien kokonaisuuksien osalta on arvioitu, että toimittajavaihdoksen toteuttaminen vie normaalitapauksessa 6-18 kuukautta. Täten tarjouspyynnössä on otettu huomioon toimittajavaihdokseen tarvittava ylimenokausi hankintakauden alussa ja lopussa.