Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-04-26
Buyer: European X-Ray Free-ElectronLaser Facility GmbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 72000000
Estimated value: 214000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (XFEL) mit Sitz in Schenefeld ist eine multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Seit 2018 betreiben hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen. XFEL beschäftigt inzwischen mehrere hundert Mitarbeiter*innen.
Zur Verwaltung der stetig wachsenden Zahl an Mitarbeiter*innen benötigt XFEL ein neues integriertes Personal Management System, das als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt werden soll.
Das integrierte Personal Management System soll durch den Auftragnehmer als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung bereitgestellt werden. Alle Funktionalitäten sind für die Nutzer in englischer und deutscher Sprache verfügbar. Der Zugriff auf das System erfolgt über ein Login mit Passwort. Es muss gewährleistet sein, dass Nutzern auch eingeschränkte Rechte eingeräumt werden können, bspw. nur Zugriff auf ausgewählte Teilbereiche des Systems. Sämtliche Zugriffsberechtigungen können je Benutzer festgelegt werden.
Alle Daten müssen vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sein. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur innerhalb der EU entsprechend der Vorgaben der DSGVO zulässig. Dies gilt auch für den Support (First level/second level and third level). Mit dem Auftragnehmer wird zu diesem Zweck (zusätzlich zum Leistungsvertrag) ein von XFEL mit den Vergabeunterlagen bereitgestellter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
Das System soll Daten vom Abrechnungsdienstleister (Lohndirekt) importieren sowie Daten mit einem Zeiterfassungs- und Schichtplansystem (dieses wird parallel ausgeschrieben) austauschen können.
Weitere Einzelheiten zur Leistung sowie zu den benötigten Schnittstellen enthält die "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen", die bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus erhalten die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs gemäß Ziff. II.2.9 dieser Bekanntmachung ausgewählten Bieter die vollständigen Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung inkl. Schnittstellenliste / Lastenheft). Zu den Vergabeunterlagen gehört auch das Vertragswerk. Es ist beabsichtigt, dieses Vertragswerk auf Grundlage der EVB-IT (Überlassung Typ B bzw. Service) zu erstellen.
Der Vertrag, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird, enthält weitere Einzelheiten zur Vertragsverlängerungsoption (vgl. Ziff. II.2.7).
Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV (zusätzliche Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers) bleiben ausdrücklich vorbehalten.
Zu Ziff. II.1.6: XFEL schreibt zeitgleich mit diesem Vergabeverfahren die Einführung eines neuen Zeitwirtschafts- und Schichtplanungssystems im Wege eines europaweit bekannt gemachten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus. Sofern in der soeben genannten und in dieser Ausschreibung derselbe Auftragnehmer ausgewählt wird, behält XFEL sich vor, die Verträge mit dem Abschluss der Vergabeverfahren miteinander zu verbinden. Weitere Einzelheiten hierzu enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
Zu Ziff. II.1.7 und V.2.4: Der Auftragswert liegt über die Vertragslaufzeit über dem maßgeblichen Schwellenwert in Höhe von EUR 214.000.
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,


Winner: HR4YOU AG
Award value: 214000
Number of bids: 2