Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-01-15
Buyer: Klief
Country: BE
Region: BE255
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72261000: Software support services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-02-13
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: De Aanbestedende Overheid is op zoek naar een partner voor de levering, implementatie, ondersteuning en het structureel onderhoud en ontwikkeling van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier. Naast de scope van het huidige opdracht is het belangrijk dat het softwarepakket, naast het elektronisch patiëntendossier,  optioneel kan voorzien in de nodige integratiemogelijkheden en koppelingen met andere bestaande en toekomstige pakketten binnen onze organisatie. Dit luik komt aan bod in de technische bepalingen van het bestek.

De Aanbestedende Overheid stelt voorop dat het geïntegreerd softwarepakket gekenmerkt is als zijnde een moderne, innovatieve en progressieve oplossing dat communicatie binnen de organisatie faciliteert. Hierbij is patiëntenparticipatie binnen het zorgproces primordiaal, en wordt een portaal vereist om dit om een gebruiksvriendelijke manier mogelijk te maken. Tevens vrijwaart de partner dat het geïntegreerde softwarepakket ten allen tijde beantwoordt aan alle relevante regelgeving, normeringen en wetgeving van toepassing op de organisatie van de Aanbestedende Overheid.
VoertaalMinimumeisen: De inschrijver is in staat om alle communicatie met alle stakeholders voor deze opdracht in het Nederlands te laten verlopen.
Een lijst van minimaal 3 succesvol afgewerkte referentieprojecten in België voor minimaal dezelfde schaalgrootte en binnen een volwaardige ziekenhuisomgeving, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Hierbij is het een grondvoorwaarde dat de inschrijver over de nodige ervaring beschikt van minimaal 3 soortgelijke projecten in België in een volwaardige ziekenhuisomgeving, en waarbij de projecten gekenmerkt worden door minimaal dezelfde schaalgrootte als de schaalgrootte waaruit deze opdracht bestaat. Aan de aanvraag tot deelname voegt de inschrijver een lijst toe van de referentieprojecten met de naam van de instantie, contactpersoon van de instantie voor bijkomende inlichtingen, de projectstappen met doorlooptijd en een korte inhoudelijke omschrijving van de projectstap. Naast de lijst wordt ook een beschrijvende nota toegevoegd aan de aanvraag waarin minimaal aangegeven wordt waarom elk referentieproject relevant is als referentie voor de uitvoering van deze opdracht, welke scope er geldt, welke methodiek werd gehanteerd, en welke personeelsleden er aan hebben meegewerkt. De inschrijver dient in de beschrijvende nota aan te tonen voldoende vertrouwd te zijn met de werkprocessen van volwaardige ziekenhuizen en revalidatieziekenhuizen, alsook met alle relevante wetgeving en regelgeving inzake revalidatieziekenhuizen in Vlaanderen, België.
Een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar.Minimumeisen: Het is van primordiaal belang dat de inschrijver over een afdoend personeelsbestek beschikt dat dedicated kan toegewezen worden aan deze overheidsopdracht om een succesvolle, volledige en tijdige verwezenlijking te bereiken. Hierbij wordt ook aandacht geschonken of er voldoende personeel kan worden vrijgemaakt in functie van softwareontwikkelingen en de incrementele verbetering gedurende de opdracht. Er wordt minimaal verwacht dat het implementatie- en supportteam ten allen tijde beschikbaar is, en dat volgende rollen ingevuld worden 1 projectleider, 1 projectmanager, 1 EPD consultant, 1 ontwikkelaar. De nodige back-ups en opschaalmogelijkheden moeten aanwezig zijn in functie van de doorlooptijd voor implementatie en in functie van structurele ondersteuning en ontwikkeling.
De studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener.Minimumeisen: De inschrijver voegt een algemene voorstelling van de onderneming bij zijn aanvraag tot deelneming met een lijst van inzetbaar personeel en hun bekwaamheden. Aanvullend voegt de inschrijver een specifieke voorstelling van het team toe dat met de opdracht wordt belast. In essentie dient de inschrijver ter goeder trouw aan te tonen dat de personeelsleden over de nodige kennis en competenties beschikken om deze opdracht te vervullen. Naast de studie- en beroepskwalificaties wordt gevraagd dat de deelname van de personeelsleden, die met de opdracht worden belast, aan referentieprojecten aangetoond wordt. Een relevante ervaring van de personeelsleden die aan de opdracht worden toegewezen met software implementatie in de revalidatieomgeving van eenzelfde schaalgrootte of waarde is vereist.

Eligibility requirements: VoertaalMinimumeisen: De inschrijver is in staat om alle communicatie met alle stakeholders voor deze opdracht in het Nederlands te laten verlopen.
Een lijst van minimaal 3 succesvol afgewerkte referentieprojecten in België voor minimaal dezelfde schaalgrootte en binnen een volwaardige ziekenhuisomgeving, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Hierbij is het een grondvoorwaarde dat de inschrijver over de nodige ervaring beschikt van minimaal 3 soortgelijke projecten in België in een volwaardige ziekenhuisomgeving, en waarbij de projecten gekenmerkt worden door minimaal dezelfde schaalgrootte als de schaalgrootte waaruit deze opdracht bestaat. Aan de aanvraag tot deelname voegt de inschrijver een lijst toe van de referentieprojecten met de naam van de instantie, contactpersoon van de instantie voor bijkomende inlichtingen, de projectstappen met doorlooptijd en een korte inhoudelijke omschrijving van de projectstap. Naast de lijst wordt ook een beschrijvende nota toegevoegd aan de aanvraag waarin minimaal aangegeven wordt waarom elk referentieproject relevant is als referentie voor de uitvoering van deze opdracht, welke scope er geldt, welke methodiek werd gehanteerd, en welke personeelsleden er aan hebben meegewerkt. De inschrijver dient in de beschrijvende nota aan te tonen voldoende vertrouwd te zijn met de werkprocessen van volwaardige ziekenhuizen en revalidatieziekenhuizen, alsook met alle relevante wetgeving en regelgeving inzake revalidatieziekenhuizen in Vlaanderen, België.
Een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar.Minimumeisen: Het is van primordiaal belang dat de inschrijver over een afdoend personeelsbestek beschikt dat dedicated kan toegewezen worden aan deze overheidsopdracht om een succesvolle, volledige en tijdige verwezenlijking te bereiken. Hierbij wordt ook aandacht geschonken of er voldoende personeel kan worden vrijgemaakt in functie van softwareontwikkelingen en de incrementele verbetering gedurende de opdracht. Er wordt minimaal verwacht dat het implementatie- en supportteam ten allen tijde beschikbaar is, en dat volgende rollen ingevuld worden 1 projectleider, 1 projectmanager, 1 EPD consultant, 1 ontwikkelaar. De nodige back-ups en opschaalmogelijkheden moeten aanwezig zijn in functie van de doorlooptijd voor implementatie en in functie van structurele ondersteuning en ontwikkeling.
De studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener.Minimumeisen: De inschrijver voegt een algemene voorstelling van de onderneming bij zijn aanvraag tot deelneming met een lijst van inzetbaar personeel en hun bekwaamheden. Aanvullend voegt de inschrijver een specifieke voorstelling van het team toe dat met de opdracht wordt belast. In essentie dient de inschrijver ter goeder trouw aan te tonen dat de personeelsleden over de nodige kennis en competenties beschikken om deze opdracht te vervullen. Naast de studie- en beroepskwalificaties wordt gevraagd dat de deelname van de personeelsleden, die met de opdracht worden belast, aan referentieprojecten aangetoond wordt. Een relevante ervaring van de personeelsleden die aan de opdracht worden toegewezen met software implementatie in de revalidatieomgeving van eenzelfde schaalgrootte of waarde is vereist.
Een verklaring welke de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener voor het verlenen van de opdracht beschikt.Minimumeisen: De inschrijver biedt de oplossing aan als SAAS (Software as a Service). De inschrijver dient de verbinding met deze service redundant op te kunnen zetten via minstens 2 technologisch verschillende kanalen (vb. fiber, vdsl, 4G) zodat de beschikbaarheid maximaal wordt gegarandeerd. De inschrijver kan via een SLA (Service Level Agreement) aantonen dat een marktconform niveau van beschikbaarheid van zijn service wordt bereikt (vb. meerdere datacenters ,etc.). De inschrijver kan garanderen dat de data voldoende beveiligd is tegen misbruik van derden of tegen verlies door calamiteiten. Alle extra soft- en hardware, nodig om gebruik te maken van de service maken deel uit van de aanbesteding. De inschrijver geeft een indicatie van de te verwachten impact van het gebruik van de oplossing op het interne netwerk wat de bandbreedte betreft.
HelpdeskMinimumeisen: De inschrijver dient over een inhouse servicedesk te beschikken die beschikbaar is in het Nederlands voor de eindgebruikers van het softwarepakket.
Doorlooptijd en hypercare periodeMinimumeisen: De inschrijver dient in staat te zijn om de doorlooptijd voor de volledige, correcte en succesvolle implementatie te voorzien op een go live voor het volledige softwarepakket met alle nodige koppelingen en berichtenstroom; uiterlijk op dinsdag 1 december 2026. 

Hierbij zijn alle afgesproken stappen binnen het programma volledig en met wederzijds akkoord succesvol doorlopen en getest. De inschrijver kan voorzien in een hypercase of nazorg periode van minstens 3 kalendermaanden na go live datum waarbij de kortst mogelijke reactietijd geldt voor ondersteuning en probleemoplossing.
IntegratiemogelijkhedenMinimumeisen: De inschrijver voorziet een softwarepakket voor een elektronisch patiëntendossier dat naast de basisfunctionaliteiten ook voorziet in de integratie van vooropname, laboresultaten en dergelijke. Het dient optioneel te zijn om een integratie van het apotheekpakket uit te werken; dit is geen onderdeel van deze opdracht, mogelijks wel op termijn.
RapporteringMinimumeisen: De inschrijver moet een geïntegreerd softwarepakket aanbieden dat voorziet in de nodige KPI en dashboard rapportering om een ziekenhuisorganisatie te leiden inzake patiënt- en beddenbeheer. Dit kan worden gedemonstreerd.

Winner: FPS Policy and Support