Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-23
Buyer: Aalborg Universitet
Country: DK
Region: DK050
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000 | 72224000: Project management consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services | 72243000 | 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 7100000 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven §§ 56-57 (Lov nr. 116 af 03/02/2025 med senere ændringer). 

Betingelser for afgivelse af tilbud fremgår af udbudsbetingelserne afsnit 11. Bestemmelser om tildeling fremgår af udbudsbetingelserne punkt 12. 

Omkostninger i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning er AAU uvedkommende, herunder også hvis AAU måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen for en eller flere af delaftalerne uden tildeling af kontrakt. 

AAU er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud.
Dette udbud vedrører udbud af en implementeringspartner til HR System baseret på Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Human Resources.  

AAU har identificeret et strategisk behov for at udskifte det nuværende personalesystem, der i sin nuværende form ikke understøtter universitetets krav til moderne og effektive HR-processer. Aalborg Universitet har i forbindelse med en markedsanalyse afprøvet Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Human Resources (omtales Dynamics HR) og har besluttet at gå videre med Dynamics HR som platform til et nyt HR-system. Afprøvningen omfattede demonstrationer og test af udvalgte HR-processer i samarbejde med HR-medarbejdere, ledere og ansatte fra udvalgte pilotinstitutter og -afdelinger. Efterfølgende er der lavet en evaluering, som viste, at Dynamics HR i høj grad matcher universitetets behov og tekniske forudsætninger, herunder eksisterende erfaringer med Microsofts Power Platform og øvrige Microsoft Dynamics-løsninger. 

AAU ønsker med dette udbud et samarbejde med en implementeringspartner med dokumenteret erfaring og stærke kompetencer inden for konfiguration, udvikling og implementering af HR-systemer baseret på Microsoft Dynamics 365 F&O HR. Leverandøren skal kunne indgå som en aktiv og kvalificeret samarbejdspartner igennem projektet og bidrage til en effektiv og sikker overgang fra det nuværende Oracle-baserede HR-system til den nye HR-platform. 

Det er derfor afgørende for AAU, at tilbudsgiverne i deres tilbud fokuserer på at bidrage med en høj kvalitet samtidigt med, at der tilbydes en attraktiv pris.
Parterne drøfter og planlægger mødefrekvens og mødeformen (fysisk eller virtuelt) for de løbende møder i forbindelse med implementeringsfasen. Frekvens og lokation på møderne vil variere afhængig af mødetype og hvilken fase projektet er i. Fysiske møder afholdes som udgangspunkt på Kundens lokation i Aalborg, hvor Kunden stiller passende lokaler til rådighed. Begge parter kan frembringe krav om afholdelse af fysisk møde. Hver af parterne pådrager sig egne udgifter til afholdelse af fysiske møder, herunder også transportomkostninger.
Underkriteriet ”Pris” vurderes relativt. Tilbuddene vurderes dermed i forhold til de øvrige indkomne tilbud.   

 

I forbindelse med den endelige evaluering vil der blive anvendt en pointmodel, hvor priser omregnes til point, som så kan sammenvægtes med point for kvalitative kriterier i en samlet vurdering. Ordregiver vil ved prisevalueringen anvende den lineære betragtning:  

Point for tilbud = 10 – (10 x ((TP – LP) / (HP – LP))) 

TP = Tilbudte pris ("Samlet Tilbudssum") 

LP = Laveste pris (laveste "Samlet Tilbudssum") 

HP = 50 % højere end LP  

  

Metoden tildeler det billigste tilbud maksimumpoint, på en skala fra 0 til 10, mens øvrige tilbud tildeles maksimumpoint med et fradrag, der svarer til deres afgivelse fra det billigste tilbud.   

Der forventes en maksimal spredning på de indkomne tilbud på 50 %, jf. definition af HP. 

Det forventes, at den hermed anvendte hældningsgrad vil kunne rumme de indkomne tilbud. Hvis der mod forventning indkommer tilbud, der er mere end 50 % dyrere end laveste tilbudte pris, vil det eller disse tilbud blive tildelt 0 point for prisen, men vil stadig indgå i den samlede evaluering. 

Denne metode vil blive anvendt i de tilfælde, hvor spredningen i de indkomne priser ligger på mellem 0 % og 100 %.
De indkomne tilbud vurderes efter de uddybende besvarelser i kravspecifikationen.  

Det kvalitative underkriterium ’kvalitet’ vil blive evalueret efter en absolut evalueringsmodel. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af, hvor godt tilbuddene opfylder kravene knyttet til de enkelte delkriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point.  

Ordregiver vil evaluere tilbudsgivers besvarelse af underkriteriet ’kvalitet’ ud fra delkriterierne angivet i udbudsbetingelsernes afsnit 9.2.

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet ’kvalitet’ anvendes pointskalaen angivet i udbudsbetingelsernes afsnit 9.2.


Winner: Mercell Holding ASA
Number of bids: 2