Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-09-30
Buyer: Helsingør Kommune
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48000000 | 48400000 | 72000000
Estimated value: 9253724 DKK
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ordregivers nuværende kontrakt om pladsanvisningssystem driftet af KMD udløber ultimo 2022, og dermed
skal der indkøbes nyt system til idriftsættelse senest pr. 01.11.2022 Kontraktens indhold omfatter følgende
hovedelementer: • Implementering af pladsanvisningssystem • Initialuddannelse • Drift og vedligehold •
Helpdesk og support Endvidere indgår optioner på: • Arkivering • Udtræk, validering og aflevering af data til
Danmarks Statistik • Levering af Ledelsesinformation • Exit (Overdragelse af data ved kontraktens ophør)
Ordregivers nuværende kontrakt om pladsanvisningssystem driftet af KMD udløber ultimo 2022, og dermed
skal der indkøbes nyt system til idriftsættelse senest pr. 01.11.2022 Kontraktens indhold omfatter følgende
hovedelementer: • Implementering af pladsanvisningssystem • Initialuddannelse • Drift og vedligehold •
Helpdesk og support Endvidere indgår optioner på: • Arkivering • Udtræk, validering og aflevering af data til
Danmarks Statistik • Levering af Ledelsesinformation • Exit (Overdragelse af data ved kontraktens ophør)
Kontrakten omfatter en standardoption på fremstilling og aflevering af data i en godkendt arkiveringsversion til et af Ordregiver anvist offentligt arkiv, jf. bilag 1. Leverandøren er forpligtet til at fakturere det antal timer, der konkret er brugt på at levere en arkiveringsversion, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for antallet af konsulenttimer, og dermed den maksimale pris, Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af en arkiveringsversion, idet leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenterede, anvendte timer. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren skriftligt redegøre for timeforbruget for levering af en arkiveringsversion. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til at opfylde arkivlovgivningens krav til aflevering af digitale data til offentligt arkiv. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter en standardoption på udtræk, validering og aflevering af data til Danmarks Statistik, jf. bilag 1. Leverandøren er forpligtet til at fakturere
det antal timer, der konkret er brugt på at levere dataene til Danmarks Statistik, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren dog angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for, hvor mange konsulenttimer og dermed den maksimale pris Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af en aflevering til Danmarks Statistik, idet Leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenteret anvendte timer. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren skriftligt redegøre for timeforbruget for levering af en aflevering til Danmarks Statistik. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til at udtrække, validere og aflevere data til Danmarks Statistik. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter en standardoption på udtræk og aflevering af ledelsesinformation til Ordregiver, jf. bilag 1 og bilag
9. Leverandøren er forpligtet til at fakturere det antal timer, der konkret er brugt på at levere et udtræk af ledelsesinformation, forudsat at beløbet ikke er ubilligt. I bilag 4 har Leverandøren dog angivet det maksimale antal konsulenttimer, og maksimale pris, pr. option, der således udgør den øvre grænse for, hvor mange konsulenttimer, og dermed den maksimale pris, Leverandøren er berettiget til at fakturere for levering af et udtræk af ledelsesinformation. På Ordregivers anmodning skal Leverandøren redegøre for timeforbruget for levering af en aflevering til Danmarks Statistik. Endvidere skal Leverandøren på Ordregivers anmodning dokumentere tilgangen til udtræk og aflevering af ledelsesinformation til Ordregiver, idet Leverandøren dog aldrig kan kræve et større vederlag end de reelt dokumenteret anvendte timer. Ordregiver og Leverandøren kan ved enighed aftale, at udtrækket skal afleveres i et andet format end angivet i bilag 1 og bilag 9. Ordregiver kan kræve, at standardoptionen udnyttes med en frekvens på 1 gang pr. uge eller med en lavere frekvens, jf. også bilag 1. Derudover kan Ordregiver frit kræve en højere frekvens for udnyttelse af standardoptionen, f.eks. daglig levering af ledelsesinformation. Ordregiver er frit stillet til ikke at udnytte standardoptionen. Kontrakten omfatter i Bilag 17 optioner som Ordregiver kan udnytte i forbindelse med Kontraktens ophør, og Leverandørens vederlag for disse optioner fremgår af bilag 4. Ordregiver kan således vælge at udnytte en option på exitproces og/eller opbevaring af Ordregivers data. Ved udnyttelse af optionen om exitproces giver Ordregiver Leverandøren Skriftlig meddelelse herom senest 5 Dage før Leverandøren senest skal iværksætte proceduren for at kunne afslutte denne inden Kontraktens ophør. Optio
Ordregiver modtog 1 tilbud i alt. Tilbuddet opfyldte ikke krav 32 og der var taget forbehold i databehandleraftale. I tilbuddet fremgik også en del upræcise sikkerhedsforanstaltninger.
Ordregiver vurderer, at krav 32 kan udgå uden at ændre på kredsen af potentielle bydende, da kravet er mere eller mindre irrelevant og er ikke angivet som mindstekrav.


Winner: KMD A/S
Award value: 9253724