Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-08-21
Buyer: Gemeente Mol
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48219300 | 72212450 | 75131100 | 79211110 | 79414000
Estimated value: 629151.17 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leveren en onderhouden van software voor het loon- en personeelsbeheer en HRM-processen met dienstverlening in gemengde service via sociaal secretariaat
Voorwerp van deze diensten: leveren en onderhouden van software voor het loon- en personeelsbeheer en HRM-processen met dienstverlening in gemengde service via sociaal secretariaat – selectiebestek voor gemeente en OCMW Mol.
De software voor HRM-processen (o.a. vorming, feedback en evaluatie, organogram) en een hieraan gekoppeld portaal voor de medewerker en leidinggevende, kan geleverd en onderhouden worden door:
— ofwel hiervoor een samenwerking met een partner aan te gaan en een geïntegreerd voorstel met deze partner op te nemen in de offerte.
Toelichting: deze opdracht omhelst het leveren en onderhouden van een loonmotor en een software voor personeelsbeheer (o.a. beheer van personeelsgegevens, contractbeheer, ziektekrediet, berekeningen van anciënniteiten, [...]). De software moet toelaten dat lonen en allerhande vergoedingen op een feilloze en vlotte manier worden berekend volgens de geldende regelgeving binnen het lokaal bestuur Mol en voor verschillende personeelscategorieën waaronder contractuele personeelsleden, statutaire personeelsleden, personeelsleden werkzaam via art. 60 van de organieke OCMW-wet, mandatarissen, gepensioneerde mandatarissen, jobstudenten, middagtoezicht, vergoedingen voor onderwijzend personeel. Het lokaal bestuur Mol telt ongeveer 800 personeelsleden waarvoor de volledige loonadministratie en personeelsbeheer dient te gebeuren, en ongeveer 200 personeelsleden van het gesubsidieerde onderwijs waarvoor allerhande vergoedingen dienen berekend te worden.
Met het oog op de integratie van gemeente en OCMW Mol moet de software toelaten dat de personeelsleden beheerd kunnen worden in één pakket waarbij rapportering de mogelijkheid biedt om over beide entiteiten gegevens te genereren uit de software.
Er moet hierbij een koppeling mogelijk zijn met de software voor tijdsregistratie van Syntegro (Genebroekstraat 97, 3581 Beringen, tel. +32 11260270) waardoor het mogelijk is prestaties en afwezigheden naar keuze te importeren van Syntegro naar de aangeboden software.
Er moet ook een koppeling mogelijk zijn met de financiële software New Horizon en Beo van Cevi-Logins (Bisdomplein 3, 9000 Gent, BELGIË, tel. +32 92640701), waarbij boekingsbestanden (in BBC 2020-vorm) feilloos kunnen worden geïmporteerd. De software van de aanbieder laat het toe om, op basis van de meest actuele gegevens, simulaties (individuele en globale) te maken met betrekking tot personeelsbudget en -meerjarenplanning.
De loonverwerking moet gebeuren in gemengde service, dus door het erkend sociaal secretariaat samen met het lokaal bestuur. Hiertoe krijgt de opdrachtgever een dossierbeheerder toegewezen die rechtstreeks tot haar beschikking staat en die instaat voor de maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse loonwerkzaamheden.
In dit verband wordt o.a. volgende dienstverlening gevraagd: berekening en verwerking van de lonen en andere vergoedingen, opmaken van diverse attesten en formulieren, parametrisatie van de software volgens de geldende regelgeving binnen lokaal bestuur Mol, diverse aangiften aan externe organismen, diverse rapporteringen, simulatie loonkosten werknemers, raming personeelskosten, juridische dienstverlening, [...].
Daarnaast omvat de opdracht een geïntegreerde oplossing voor HRM-processen (o.a. vorming, feedback en evaluatie, organogram) met een hieraan verbonden portaal voor medewerkers en leidinggevenden (ESS en MSS). De toepassing is voorzien van een web-based user interface. De user interface moet consulteerbaar zijn via de gangbare browsers (MS Internet Explorer, MS Edge, Firefox, Google Chrome). Het gebruik van SSL beveiliging in de software is verplicht (https).
Dit kan door ofwel de software hiervoor zelf aan te bieden, ofwel via een samenwerking met een partner die deze software aanbiedt. In dit la[...] (zie opdrachtdocumenten).
Leveren en onderhouden van software voor het loon- en personeelsbeheer en HRM-processen met dienstverlening in gemengde service via sociaal secretariaat


Winner: Cipal Schaubroeck nv
Award value: 629151.17
Number of bids: 3