Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-11
Buyer: Klinikum Würzburg Mitte gGmbH
Country: DE
Region: DE263
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48814000: Medical information systems
Submission deadline: 2024-08-09
Award criteria: price, quality
EU fund: eu-funds

Technical requirements: Der Bewerber / das jeweilige Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat unter Verwendung des Formblatts „Eigenerklärung zur Eignung“ eine Erklärung zu dem Vorliegen bzw. Nichtvorliegen der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe, abzugeben.
Das Klinikum Würzburg Mitte beabsichtigt mittels dieses Vergabeverfahrens Fördermittel gem. des Fördertatbestands 2 "Patientenportale", §19 Abs. 1 Nr. 2 KHSFV, ein Cloud-basiertes Patientenportal einzuführen.
Ziel ist es:
-die Patienten frühzeitig und nachhaltig aktiv in Ihre Behandlung einbeziehen (digitale Beteiligung, Patientenrechte stärken)
-die Kommunikation mit den Partnern & Patienten optimieren
-für die Mitarbeitenden & Patienten Medienbrüche reduzieren (Einwilligungen,
etc.)
Weitere Informationen zum Auftragsgegenstand sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der dazu gehörenden Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis der Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als sechs Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die 
Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des 
Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist) Verwenden Sie hierzu das Formblatt "KWM-PP-TNWB_3. Eigenerklärung zur Eignung".

Des Weiteren sind Bieterangaben zur Abfrage des Wettbewerbsregisters zu tätigen. Hierfür ist das Formblatt „KWM-PP-TNWB_5. Abfrage_Wettbewerbsregister“ zu verwenden.
1. Der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft muss den nachfolgend angegebenen Mindestjahresumsatz 
für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 2021, 2022 und 2023 nachweisen. Zum Nachweis 
des geforderten Mindestjahresumsatzes und zum Umsatz im Tätigkeitsbereich hat der Bewerber / die 
Bewerbergemeinschaft eine entsprechende Eigenerklärung nach dem Formblatt "KWM-PP-TNWB_3. Eigenerklärung zur Eignung“ 
vorzulegen.
2. Der Bewerber/Bieter muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder 
Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden je Schadensfall sowie für Sach- und Vermögensschäden 
verfügen. Zum Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist neben der 
Erklärung gemäß Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ ein entsprechender Versicherungsschein oder ein 
Nachweis in Gestalt einer unwiderruflichen Deckungszusage eines Versicherers, dass im Falle des Zuschlags 
eine Versicherung mit den genannten Mindestsummen abgeschlossen wird, vorzulegen.
Folgende Haftungsdeckungssummen in Höhe von mindestens EUR 2.500.000,00 (in Worten: zweieinhalb 
Millionen) für Personenschäden je Schadensfall sowie in Höhe von mindestens EUR 2.000.000,00 (in Worten: 
zwei Millionen) für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall müssen abgedeckt sein.
Im Rahmen der Referenzbewertung erfolgt die Bewertung der im Formblatt "KWM-PP-TNWB_6. Formblatt Referenzen UseCases" angegebenen drei Referenzen wie folgt:
Anzahl der Installationen / Referenzen	= 3					
										
Abdeckung von UseCase je Installation	= 5 = 40 Punkte je Installation	
Abdeckung von UseCase je Installation	= 4 = 30 Punkte je Installation	
Abdeckung von UseCase je Installation	= 3 = 10 Punkte je Installation	
Abdeckung von UseCase je Installation	< 2 = 0 Punkte je Installation	
										
Bei der Benennung von Installationen mit einem anderen Klinikinformationssystem werden 10 Punkte der vergebenen Punktzahl abgezogen.										maximale Punktzahl = 120 Punkte		



Die hierzu bewerteten UseCases lauten wie folgt: 
Use Case 1 - Analog zum Patientenportal										
Der im KIS und im Beschaffungsgegenstand nicht bekannte Patient fragt per E-Mail über das Sekretariat einen Termin in der Neurologie an. Bitte beschreiben Sie den Prozess um den Patienten nun digital seine Terminbestätigung über den Beschaffungsgegenstand zukommen zu lassen. Im Weiteren müssen beim Patienten Dokumente nachgefordert werden. Bitte beschreiben Sie den digitalen Prozess wie der Patient zur Nachreichung der fehlenden Dokumente aufgefordert wird und wie das Klinikpersonal aktiv eine Info erhählt, sobald die Dokumente über das Beschaffungsgegenstand hochgeladen wurden. Die hochgeladenen Dokumente sollen erst nach Freigabe ins KIS übertragen werden.                                                                                                                                                                           										

Use Case 2 - Zuweiser										
"Der Hausarzt als vorgelagerter Leistungserbringer möchte einen Termin für seinen Patienten in der Fachabteilung der Kardiologie für ein EKG in der Klinik vereinbaren und eine Überweisung mit allen wichtigen Vorbefunden (Medikationsplan, Diagnoseliste) anordnen. 
Szenario a: Der Patient ist weder im Beschaffungsgegenstand noch im KIS bekannt.
Szenario b: Der Patient ist im KIS aber nicht im Beschaffungsgegenstand bekannt.  
Bitte beschreiben Sie den Prozess wie der Patient seine Terminbestätigung erhält und der Überweisungsschein in die Klinik übermittelt wird.                                                                                                                                                                                                                                     

Use Case 3										
"Die Patientin war vor zwei Jahren schon einmal zur Untersuchung in der Gynäkologie. Dementsprechend ist die Patientin mit allen Daten im KIS bekannt. Nun benötigt Sie einen neuen Termin und stellt eine Terminanfrage über den Beschaffungsgegenstand.
Bitte beschreiben Sie wie die Terminanfrage, mit der im KIS bekannten Patientin und deren Fallnummer verknüpft wird und das Klinikpersonal eine Info über den zurückliegenden Aufenthalt erhält."										

Use Case 4 - Behandlungsmanagement										
Der Patient ist ambulant aufgenommen und hat einen Untersuchungstermin in der Pneumologie. Bitte beschreiben Sie wie der Patient 30 Minuten vorher eine Erinnerungsfunktion erhält. Zusätzlich soll dem Patienten ein Aufklärungsvideo speziell für seine Untersuchung bereitgestellt werden. Die bisherigen in der Klinik erstellten Befunde, Laborergebnisse, radiologische und nicht radiologischen Bilder sollen dem Patienten im Beschaffungsgegenstand angezeigt werden. Bitte beschreiben Sie wie der Patient Zugang zu den geforderten Anforderungen erhält und diese downloaden kann. Zeigen Sie ggf. die maximale Anzahl an Bildern auf, die zur Verfügung gestellt werden können.                                                                                                                                                                                 										

Use Case 5 - Terminkette										
"Der Patient war noch nie in der Klinik. Der Patient erhält eine Einweisung des Hausarztes und meldet sich telefonisch/per Patientenportal zur Terminvereinbarung. Die Anfrage wird erfasst und der Patient erhält über das Patientenportal die Aufforderung, alle Vorbefunde hochzuladen. 
Nach Erhalt der Vorbefunde, wird die Anfrage intern mit dem zuständigen Oberarzt bzgl. der Dringlichkeit abgestimmt und die Termine durch das interne Belegungsmanagement oder die jeweilige Fachabteilung vereinbart.
Der Patient erhält über das Portal alle vereinbarten Termine (z.B. ÖGD, Kolo, sonogr. Leberpunktion, Funktionsdiagnostik, vorstationärer Aufenthalt sowie stationärer Einweisungstermin). Gleichzeitig erhält der Patient wichtige Formulare, wie z.B. stationärer Behandlungsvertrag, ggf. WL-Vereinbarung, Datenschutzvereinbarung, OP-Aufklärung, etc.
Bitte zeigen Sie auf, wie der Patient die vielen aufeinanderfolgenden (und voneinander abhängigen) Termine erhält, wie er die Möglichkeit hat, diese zu bestätigen/abzulehnen/andere Termine vorzuschlagen, und wie die Klinikmitarbeiter wiederrum die Rückmeldung des Patienten erhalten. 
Zeigen Sie außerdem auf, wie der Patient die übermittelten Formulare erhält, diese ausfüllen und an das Krankenhaus zurücksenden kann.


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