Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-09-02
Buyer: IVAGO
Country: BE
Region: BE234
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2024-10-01
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: IVAGO wenst gebruik te maken van een softwareplatform voor routering dat de dienst routingbeheer optimaal ondersteunt bij het herschikken en routeren van routes, de planner-opvolger ondersteunt bij de opvolging op de baan en de chauffeurs ondersteunt tijdens het afrijden van hun route. 
Daarnaast wensen we ook dat dit platform ondersteuning biedt om de communicatie onderling te optimaliseren tussen de verschillende diensten en IVAGO is hierbij op zoek naar een langdurige en duurzame oplossing voor een periode van 10 jaar.

Vandaag worden routes binnen het werkgebied van IVAGO voor het grootste gedeelte manueel verdeeld en opgebouwd met ondersteuning van een aantal vooraf gedefinieerde taken in ArcGIS Pro. 
De voorafgaande analyses worden gemaakt op basis van inzameldata uit SAP en geïntegreerd in exceltabellen en een GIS-project. 
De huidige werkwijze heeft als gevolg dat in geval van grote aanpassingen, zoals bijvoorbeeld de invoering van wijkmobiliteitsplannen of de frequentie-aanpassing van een bepaalde afvalfractie maanden voorbereidend werk vereisen. 
Naast deze arbeidsintensieve grote aanpassingen, zijn er op quasi dagelijkse basis ook de kleinere aanpassingen noodzakelijk, zoals nieuwe straten, verandering van de rijrichting of wegenwerken.

Voor deze beide situaties, occasionele grote en frequente kleine aanpassingen inzake herschikken en routeren van routes, is IVAGO op zoek naar een efficiënt softwareplatform voor routering.
Het is de wens en bedoeling om de huidige manuele manier van werken zoveel als mogelijk om te schakelen naar een geautomatiseerde digitale werkomgeving.
Momenteel worden aanpassingen van routes omgezet in een stratenlijst, een uitgebreide routering en een kaart met een kleurenlegende voor de verschillende types ophaling. 
Deze bestanden worden vervolgens afgedrukt en meegegeven aan de chauffeurs, die op basis van deze instructies hun routes naar best vermogen afrijden. 

Een overzicht van alle straten met de bijhorende rondes voor de verschillende fracties wordt bijgehouden in een excel-document (de zg. 'alfastratenlijst').
Dit bestand wordt door verschillende diensten geraadpleegd en geüpload naar SAP. 
Daarnaast hebben we ook een kopie van deze lijst in GIS, zodat we deze informatie ook kunnen visualiseren. 
Daardoor moet IVAGO wel aanpassingen tweemaal invoeren.

Dit zal IVAGO vernieuwen gelijklopend met de opstart van de nieuwe routesoftware afgestemd met de nieuw gekozen software zodat we een vereenvoudiging kunnen doorvoeren waarbij aanpassingen slechts eenmaal moeten toegevoegd worden. 
In de informatiefiche kan er een screenshot terug gevonden worden van de alfastratenlijst in excel ter illustratie.

Het is de bedoeling en verwachting van IVAGO dat een software (of online toepassing) wordt aangeboden die op het vlak van efficiëntie zoveel mogelijk positief effect teweeg brengt.
Naast de prijs (50punten), zal daarom ook het belangrijke aspect van de kwaliteit van de aangeboden software (of online toepassing) (40punten) worden onderzocht en meegenomen in de beslissing tot gunning.
Tenslotte zal de aangeboden software (of online toepassing) bijkomend worden beoordeeld op het vlak van opleiding, documentatie en nazorg (10punten).

Na de selectieprocedure, zullen de weerhouden kandidaten worden uitgenodigd een offerte in te dienen - een demonstratie van de software (of online toepassing) maakt verplicht deel uit van de procedure en de offerte zal het voorwerp uitmaken van navolgende onderhandeling(en).
De technische bepalingen worden opgedeeld in drie grote groepen:
-	Algemene bepalingen belangrijk voor volledig IVAGO
-	Bepalingen voor de dienst routingbeheer
-	Bepalingen voor operaties (dispatch + chauffeurs)
Deze onderdelen worden verder opgesplitst in minimale vereisten en overige functionaliteiten.
Als bijlage aan het bestek wordt een algemene informatiefiche toegevoegd, met bijkomende toelichting over IVAGO in het algemeen en over de opdracht in het bijzonder.
Een referentielijst:
- met vermelding van naam en adres van het referentiebedrijf 
- met vermelding van naam, mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon die binnen het referentiebedrijf het project opvolgtMinimumeisen: Minimaal 3 referenties van gelijkaardige opdrachten en projecten.
Deze werden bij voorkeur binnen de overheidssector uitgevoerd, doch dit laatste wordt niet als minimumeis opgelegd.
ISO-certificaat of attest van een gelijkwaardig kwaliteitssysteemMinimumeisen: De inschrijver toont aan dat hij voldoet aan de vereisten gesteld volgens de norm ISO 27.001.
Goedgekeurde jaarrekeningen 2022 en 2023.Minimumeisen: Minimumeisen: De financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van een bewijs dat de inschrijver in 2022 en 2023 een totale omzet bereikte van minimaal tweemaal het offertebedrag.

Dit bewijs bestaat uit een goedgekeurde jaarrekening 2022 en 2023. 
Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor.

Indien de inschrijver zich beroept op de draagkracht van een andere entiteit, overeenkomstig artikel 73 van het koninklijk besluit van 18 april 2017, dan dient de inschrijver een verbintenis van deze entiteit voor te leggen waarin deze zich ertoe verbindt om de inschrijver alle voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen.
Het UEA, waarmee de ondernemer op eer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
De bepalingen inzake de corrigerende maatregelen zoals opgenomen in artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing.
De inschrijver zal dan ook o.a. op eigen initiatief de maatregelen bewijzen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks een toepasselijke uitsluitingsgrond.


Winner: Raad van State