Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-10-29
Buyer: DB FuhrparkService GmbH (Bukr 35)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 34110000: Passenger cars
Estimated value: 7000000 EUR
Submission deadline: 2019-11-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Lieferung von elektronische Fahrtenbüchern, sowie der dafür notwendigen Dienstleistungen, Hardware und Softwareanwendungen, für die Verwendung in PKW und Nutzfahrzeugen der Deutschen Bahn AG – auf Basis einer monatlichen Nutzungspauschale.
Zielsetzung der Vergabe ist die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuches zur Ablösung der bisher in Papierform genutzten Variante unter Einhaltung aller steuerrechtlichen Regelungen gem. § 6 EStG. Die Ausschreibung dient der Beschaffung einer rechtssicheren Lösung zur elektronischen Führung eines Fahrtenbuchs im Wege eines Mietvertrages und der Archivierung der generierten Daten. Die DB FuhrparkService GmbH (im Folgenden DB Fuhrpark oder Auftraggeber genannt) beabsichtigt, diese Leistungen in ihr Leistungsportfolio für Kunden im Konzern Deutsche Bahn sowie für externe Kunden aufzunehmen.
Die DB Fuhrpark GmbH fungiert als Auftraggeber und wird Vertragshalter und Rechnungsempfänger gegenüber dem Auftragnehmer sein. Die operative Abwicklung erfolgt jedoch zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden von DB Fuhrpark. DB Fuhrpark wird eigene Kundenangebote kalkulieren und eigene Preise mit ihren Kunden verrechnen.
Der abzuschließende Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren und kann zweimal jeweils um ein Jahr verlängert werden. Der Auftragnehmer hat die Daten zu den abgeschlossenen Fahrtenbüchern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz für einen Zeitraum von 10 Jahren je Fahrtenbuch zu archivieren.
Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.
Die von DB Fuhrpark betreute Flotte besteht aus ca. 18 500 Fahrzeugen. Für ca. 15 000 Fahrzeuge besteht die Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs – diese Fahrzeuge sind die potentielle Zielgruppe für ein elektronisches Fahrtenbuchsystem (unverbindliche Angabe). Die durchschnittliche Nutzungsdauer eines PKW liegt aktuell bei 30 Monaten, die eines Stadtlieferwagens/Transporters bei 50 Monaten.
Die in den Vergabeunterlagen genannten Mengenangaben sollen dem Bieter als Kalkulationshilfe dienen. Sie begründen keinen Anspruch auf Verbindlichkeit. Eine verbindliche Bestellmenge wird vom Auftraggeber nicht zugesagt.
Die Anzahl der zuzulassenden Bewerber wird gemäß § 45 Abs. 3 SektVO auf 5 begrenzt. Die Auswahl der Bewerber für eine Angebotsaufforderung erfolgt nach aufgestellten Kriterien in Kapitel III.1.3. Es werden die Bewerber ausgewählt, die die höchsten Punktzahlen aufweisen und danach auf den ersten 5 Plätzen liegen. Sollten mehrere Bewerber dieselbe Punktzahl aufweisen, entscheidet die Summe der Fahrzeuge in den angegebenen maximal 5 Referenzen.
1) Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB und zum ordnungsgemäßen Verhalten im geschäftlichen Verkehr gemäß Formular Bietereigenerklärung. Der Vordruck – Bietereigenklärung.doc – kann in der eVergabe Plattform des Auftraggebers heruntergeladen werden.
2) Vorlage eines gültigen Handelsregisterauszuges, soweit Eintragungspflicht besteht (nicht älter als 12 Monate seit Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung).
Die vorgenannten Dokumente sind bei einer Bewerbung einer Bietergemeinschaft/Kooperation für jedes Mitglied einzureichen. Für den Fall, dass der Bewerber Nachunternehmer im Wege der Eignungsleihe gemäß § 47 SektVO einsetzen will, sind die vorgenannten Dokumente auch für solche Nachunternehmer einzureichen.
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit eine Lieferantenselbstauskunft (Datei „Lieferantenselbstauskunft ") soweit für ihn zutreffend auszufüllen und mit den Bewerbungsunterlagen einzureichen. Anzugeben sind allgemeine Wirtschaftsdaten, Firmenprofil inkl. Handelsregister-Nr. (soweit Eintragungspflicht besteht), Informationen zur IT-Ausstattung und zum Qualitätsmanagement.
Erwünscht, aber nicht verpflichtend sind Angaben in der Lieferantenselbstaufkunft zur Mitgliedschaft in Verbänden, zu Unternehmens-/Produktionsstandorten, Produktspektren, die Aufschlüsselung der Unternehmens- und Finanzdaten, Angaben zur Anzahl der Beschäftigten, zum Produktangebot und allgemeinen Referenzkunden (S. 3 des Vordrucks) sind erwünscht, aber nicht erforderlich. Dasselbe gilt zu den Angaben bzgl. IT-Ausstattung, Umweltschutz, integrierte Produktpolitik und Herstellung/Leistungserbringung (S. 4-5 des Vordrucks).
1) Durchschnittlicher Jahres-Mindestumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren 950000 EUR netto.
2) Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (Kopie) mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Schadensereignis:

Eligibility requirements: 1) Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB und zum ordnungsgemäßen Verhalten im geschäftlichen Verkehr gemäß Formular Bietereigenerklärung. Der Vordruck – Bietereigenklärung.doc – kann in der eVergabe Plattform des Auftraggebers heruntergeladen werden. 2) Vorlage eines gültigen Handelsregisterauszuges, soweit Eintragungspflicht besteht (nicht älter als 12 Monate seit Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung). Die vorgenannten Dokumente sind bei einer Bewerbung einer Bietergemeinschaft/Kooperation für jedes Mitglied einzureichen. Für den Fall, dass der Bewerber Nachunternehmer im Wege der Eignungsleihe gemäß § 47 SektVO einsetzen will, sind die vorgenannten Dokumente auch für solche Nachunternehmer einzureichen.

Award value: 7000000