Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-02-15
Buyer: Deutsche Nationalbibliothek
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72312000: Data entry services | 72312200: Optical character recognition services | 79520000
Estimated value: 2200000 EUR
Submission deadline: 2021-03-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in zwei Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).
Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.
Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.
Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.
Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.
— Regalweise Entnahme der zu bearbeitenden Medien aus den Magazinregalen und Transport in den zur Verfügung gestellten Arbeitsraum mittels Bücherwagen (siehe auch Anlage 1),
— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen, siehe Anlage 1. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen. Im Bedarfsfall kommen Buchaufnahmesysteme mit 45
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,
| Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem
| Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin
| Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort)
Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option).
Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt wenn mindestens 500 000 Seiten pro Jahr digitalisiert wurden.

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845&criteriaId=11133

Award value: 2200000