Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2019-05-10
Buyer: Landkreis Rostock
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72512000: Document management services
Estimated value: 337940 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Kernstück der „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock“ ist die Implementierung eines DMS in der Kreisverwaltung als technische Basis für die Einführung der elektronischen Aktenführung, die nach einer Testphase in Pilotämtern schrittweise in der gesamten Kreisverwaltung erfolgen soll.
Parallel zur Einführung der E-Akte soll die elektronische Vorgangsbearbeitung mithilfe des DMS in der Verwaltung des Landkreises Rostock Einzug halten, und zwar am Beispiel von vorher definierten Verwaltungsprozessen, die in eigenen Projekten für die Umsetzung als digitaler Workflow bearbeitet werden.
In der gemeinsamen Nutzung von Informationen sieht der Landkreis Rostock einen der wesentlichen Vorteile eines DMS. Daher soll im DMS eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten vor Veraktung auch für räumlich getrennte Organisationseinheiten an allen Standorten der Kreisverwaltung möglich sein.
Das DMS muss in die bestehende IT-Infrastruktur des Landkreises (Intranet, MS-Office, diverse Fachverfahren usw.) integriert werden. Altdokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sind ersetzend aus bestehenden Systemen in das neue DMS zu migrieren und dieses als zentrales System verwaltungsweit zu etablieren.
Bewerber und Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein an dem Auftrag interessierter Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. Angebotegegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und Nr. 3 GWB).
Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird oder bleibt er untätig, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.
Sich noch im Verfahren befindende Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertragenach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.


Winner: PDV GmbH
Award value: 337940
Number of bids: 3