Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-10-22
Buyer: Kreisverwaltung Paderborn
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Estimated value: 80000 EUR
Award criteria: price

Technical requirements: Der Kreis Paderborn beabsichtigt zur Unterstützung des kompetenzorientierten Personalwesens eine Software zu beschaffen, die ein strukturiertes, transparentes und kompetenzorientiertes Personal- und Organisationswesen unterstützt. Derzeit werden getrennte Systeme für die Erstellung von der Stellenbeschreibung (und Bewertung), für das Erstellen des Anforderungsprofils, sowie für das Recruiting verwendet. Durch die Software soll zielführend - zeitlich als auch vom Prozessablauf her - eine Verschlankung des Ablaufs für alle am Prozess beteiligten Akteure herbeigeführt und ein Systemwechsel vermieden werden. 

Ein zentrales Element der Lösung ist die digitale Abbildung des Organigramms mit dem Stellenplan, einschließlich aller Stellenbeschreibungen. Gleichzeitig muss die Software bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Stellenausschreibungstexten sowie Interviewleitfäden für Vorstellungsgespräche unterstützen.

Am Ende des Projekts steht eine Softwarelösung, die das behördliche Organigramm mit dem Stellenplan vollständig digital abbildet – inklusive aller Stellen mit den dazugehörigen Informationen wie Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil, Kompetenzanforderungen und sowie weiteren relevanten Daten (z. B. organisationsbezogene IT-Zugriffsrechte). Die Lösung ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Pflege dieser Informationen. Eine integrierte Künstliche Intelligenz unterstützt diesen Prozess, indem sie eigenständig Vorschläge für Stellenbeschreibungen, Kompetenzanforderungen, Stellenausschreibungen und kompetenzorientierte Interviewleitfäden generiert. 

Die Lösung soll eine interaktive Darstellung des vollständigen Organigramms mit dem Stellenplan der Behörde ermöglichen. Dabei sind Organisationseinheiten, Stellen, Funktionen und Berichtswege abzubilden und verwaltbar zu machen. Jede Stelle muss mit spezifischen Informationen verknüpfbar sein, insbesondere mit frei definierbaren und kategorisierbaren Kernaufgaben, konkret zugeordneten Kompetenzprofilen (fachlich, methodisch, sozial, personal) sowie Qualifikationsanforderungen. Hierbei soll Künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um auf Basis der vorhandenen Stellencluster Vorschläge zur Strukturierung, Gruppierung oder Optimierung zu unterbreiten. 

Es ist die Hinterlegung des behördenspezifischen Kompetenzmodells der Kreisverwaltung erforderlich. Die Lösung muss eine Zuordnung von Kompetenzen zu einzelnen Stellen darstellen können. Sollten bereits Kompetenzen vorhanden sein, müssen diese in die Software übertragen und ggf. systemisch fortentwickelt werden.

Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten.

Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen.

Technische Alleinstellung:
Das zentrale Merkmal der gesuchten Anwendung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die Software muss in der Lage sein, Stellenbeschreibungen mit Kompetenzprofilen für neu definierte oder veränderte Stellen automatisch zu generieren, basierend auf vergleichbaren internen und externen Daten.
Auch die Erstellung von Stellenausschreibungen und kompetenzbasierter Interviewleitfäden – angepasst an die spezifischen Anforderungen der Stelle – muss durch die KI erfolgen. Der zugrundeliegende Algorithmus muss lernfähig sein und sich fortlaufend durch Nutzungsdaten und Feedback verbessern. Die KI muss gewährleisten, dass alle generierten Inhalte inhaltlich konsistent, präzise aufeinander abgestimmt und terminologisch einheitlich sind, sodass ein stimmiges Gesamtbild entsteht. Dies zeigt sich daran, dass sich innerhalb der Inhalte keine fachlichen Widersprüche finden, verwendete Begriffe durchgängig gleich definiert und angewendet werden und die einzelnen Textbausteine logisch aufeinander aufbauen.

Die durchgeführte Marktanalyse hat ergeben, dass ausschließlich die Colmeia GmbH eine Softwarelösung anbietet, die alle diese Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Andere in der EU ansässige erfüllen nicht sämtliche technischen und funktionalen Anforderungen. Eine Beauftragung eines anderen Anbieters würde die benötigten Funktionen nicht in dem erforderlichen Umfang abdecken.


Winner: Colmeia GmbH
Award value: 80000