Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-03-28
Buyer: IKK Südwest
Country: DE
Region: Saarland
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311000 | 48329000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2017-04-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Abschluss eines Rahmenvertrages für die Beschaffung einer Softwarelösung für eine elektronische Akte mit Postkorb- und Archivkomponente.
Im Zuge des Projektes „dIKKital 2020“ (Einführung eines ECM-Systems) soll für die IKK SW eine elektronische Aktenlösung (inkl. Migration, Workflowsteuerung, Archivkomponente und Postkorbfunktionalität) zur zentralen Bearbeitung und Verwaltung von digitalen Dokumenten beschafft und implementiert werden. Die Aktenlösung soll die zentral digitalisierte Eingangspost (inkl. elektr. Eingangskanäle wie Fax und E-Mails) und die für die Verarbeitung notwendigen Daten/Informationen der Sachbearbeitung über einen elektr. Postkorb zur Verfügung stellen. Dabei ist die enge Integration in das genutzte Kernsystem iskv_21c (perspektivisch erweitert um 21c|ng) von zentraler Bedeutung. Dies gilt sowohl in Bezug auf eine Vereinheitlichung der Sachbearbeiter-Findung und -Benachrichtigung (Postverteil-Regelwerke, Postkörbe, Aufgabenlisten, E-Mail-Posteingänge) als auch für eine möglichst nahtlose Integration von Akten- und Kernsystem auf Anwendungsebene.
— Mehr Komfort in der Erledigung der alltäglichen Arbeit (z. B. Konsistenz der Dokumente, elektronische Weiterleitung und Workflows);
Die Lösung muss im Rechenzentrum der IKK Südwest unter CITRIX lauffähig sein. Weitere Details zu den vorgenannten fachlichen Anforderungen sowie zur IT-Infrastruktur können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.
Die IKK Südwest hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag zwei Mal um jeweils 36 Monate und nochmal um weitere 24 Monate zu verlängern (vgl. hierzu weitere Ausführungen unter VI.3.5).
Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 3 Teilnehmer herbeigeführt. Neben den (A)usschlusskriterien werden dazu die (B)ewertungskriterien im Eignungskriterienkatalog sowie die dort definierten Bewertungsraster für die Bestimmung der 3 am besten geeigneten Bewerber herangezogen.
Diese 3 Bewerber werden auf Basis der Leistungsbeschreibung, des Kriterienkatalogs Software sowie des Preisblatts zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Die Bieter, die alle (A)usschlusskriterien erfüllen, werden zu einem Verhandlungsgespräch geladen, in dem neben der Präsentation des Angebots sowie der angebotenen Software anhand ausgewählter Szenarien die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Speziell sollen hier von den Bietern die zur Kalkulation der Ablösung der Altarchive notwendigen Informationen abgefragt werden.
Am Ende der Verhandlung werden die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots (best-and-final-offer) aufgefordert.
Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bieter mit dem besten Wert aus Kriterienkatalog, Angebotspräsentation und Preis.
1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate).
2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen.
Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
1. Bankerklärung (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate) – Die jeweilige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden.
2. Fremdnachweis einer Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zum Abschluss einer Industriehaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der Industriehaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: Sachschäden mindestens 2.000.000 EUR je Schadensereignis, Personenschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis, daraus resultierende Vermögensschäden mindestens 2 000 000 EUR je Schadensereignis (Vordruck in Teilnahmeunterlagen).

Eligibility requirements: 1. Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- bzw. Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (bei Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate). 2. Nachweis über die Bereitschaft der Unterzeichnung des entsprechenden EVB-IT-Vertrags. Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen EVB-IT-Vertrag abzuschließen. Nachweis muss vom jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.