Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-28
Buyer: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3
Country: DE
Region: DEUTSCHLAND
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72265000: Software configuration services | 72267000: Software maintenance and repair services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2017-01-24
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines entwicklungsfähigen ERP-Systems zur Unterstützung der Ressourcenprozesse, um die personellen, materiellen und finanziellen Bedarfe für Forschung und Lehre effizient zu decken.
Die Universität Bonn hat zum 1.1.2017 ihr Rechnungswesen in ihrem abzulösenden, kameral geprägten Hochschulinformationssystem in Entsprechung des Hochschulgesetzes NRW provisorisch auf die Regeln der doppischen Hochschulrechnungslegung angepasst.
Das neue ERP-System soll mit einer führend nach kaufmännischen Grundsätzen erfolgenden Buchführung ausgeprägt werden, gleichwohl für Zwecke der Budgetierung, Haushaltsteuerung und Verwendungsnachweisführung parallel eine zahlungsorientierte Sicht auf den Ressourcenverbrauch abbilden. Insbesondere die Bedienung zahlungsorientierter Nachweispflichten gegenüber Drittmittelgebern muss dabei weiterhin gewährleistet bleiben.
Im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen ERP-Systems beabsichtigt die Universität Bonn ihre Prozesse der Ressourcenverwaltung bis zum Jahr 2020 schrittweise weiterzuentwickeln, um zukünftigen Chancen und Herausforderungen gut vorbereitet entgegen sehen zu können.
— Bereitstellung einer Systemlandschaft für den ersten Abschnitt der Projektphase bis voraussichtl. zum 30.4.2018;
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer nordrhein-westfälischen Hochschule abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, eine kaufm. Rechnungswesen sowie zahlungsorientierte Haushalts- und Berichtsanforderungen umzusetzen.
Als Produktivstart ist für alle einzuführenden Module der 1.1.2019 vorgesehen. Die diesbezüglichen Arbeiten zur Implementierung des ERP-Systems sollen im Juli 2017 beginnen. An den Produktivstart zum 1.1.2019 soll sich eine Projektphase der Weiterentwicklung anschließen, die eine schrittweise Weiterentwicklung der Prozesse der Ressourcenverwaltung bei gleichzeitiger Ausprägung weiterer, bis zum Produktivstart noch nicht implementierter Funktionalitäten der einzuführenden Module des ERP-Systems zum Inhalt hat.
Der Auftrag schließt die Lieferung von Hardware nicht ein. Der Auftragnehmer schuldet jedoch die Spezifikation der für die zu liefernden Systeme benötigten Hardware sowie Unterstützungsleistungen bei deren Konfiguration.
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dies gilt nicht, sofern weniger als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 5 Bewerbern zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 5 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
(1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.4).
(2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen.
(4) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2) nicht älter als 6 (sechs) Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.
(1) Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich Implementierung von ERP Systemen im Hochschulbereich, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Vordruck A.6).
(2) Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Haftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 10 000 000 EUR für Personen-/ Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr. Falls eine Versicherung mit dieser Deckungshöhe derzeit nicht besteht, genügt die Vorlage von (a) einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen und (b) die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber bereit ist (Vordruck A.7).
(3) Nachweis der Einstufung der Bonität des Unternehmens (Rating/Grading) durch eine Wirtschaftsauskunftei (zum Beispiel Hermes, Creditreform oder vergleichbare Anbieter). Die Vorlage des Nachweises in nicht beglaubigter Kopie ist zulässig. Die Bonitätsauskunft darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein.

Eligibility requirements: (1) Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon-und Telefaxnummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung (Vordruck A.4). (2) Darstellung des Unternehmens (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen. (3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Vordruck A.5). (4) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist gem. Ziff. IV.2.2) nicht älter als 6 (sechs) Monate (Kopie ausreichend). In Ermangelung eines solchen, kann eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers vorgelegt werden (Kopie ausreichend). Diese ist zwingend ins Deutsche zu übersetzen.