Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2022-01-21
Buyer: "Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken in coöperatief verband met uitsluiting van aansprakelijkheid (U.A.)"
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72513000: Office automation services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Het doel van het aanbestedingsproject is het selecteren en contracteren van één Opdrachtnemer die samen met de fusieorganisatie Bevolkingsonderzoek Nederland een uniform landelijke Kantoorautomatisering omgeving met IT infrastructuur kan realiseren, waarbij de Organisaties (gefaseerd) worden gemigreerd (de Migratie) naar deze nieuwe omgeving en de Opdrachtnemer het complexe beheer op zich neemt. Onder het complexe beheer vallen alle beheertaken die uitgevoerd moeten worden in verband met uitvoering van de Opdracht, met uitzondering van die beheertaken die Opdrachtgever zelf worden uitgevoerd.
OPTIE: Opdrachtgever kan Opdrachtnemer opdragen om koppeling van de (SaaS) Applicaties aan de Kantoorautomatisering omgeving uit te voeren en deze te ontsluiten via het Portaal.
De Opdrachtgever roept deze optie in indien een Applicatie bedrijfsbreed wordt aangeboden en ontsloten moet worden, waarvoor Opdrachtgever zelf geen capaciteit heeft. Het gaat om o.a. het personeel informatie-, financiële informatiesystemen en planningsysteem. De tarieven voor deze werkzaamheden moeten in lijn liggen met de door Inschrijver aangeboden tarieven op het prijzenblad of het overzicht van standaardtarieven. Het inroepen van deze optie is geen wezenlijke wijziging.
OPTIE: Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gedurende de duur van de Overeenkomst de samenwerkfunctionaliteit door te laten groeien als vervanging van de vaste telefonie, eventuele werkzaamheden hiervoor worden uitgevoerd door de Opdrachtnemer. Door inroepen van deze optie, wordt de samenwerkfunctionaliteit en het datagebruik daarvan, in omvang hoger. Omdat de uitvraag uitgaat van een pay per use model, valt deze verhoging binnen de scope van de aanbesteding. De werkzaamheden die Opdrachtnemer voor uitvoeren van deze optie moet verrichten, worden door Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen. De tarieven voor deze werkzaamheden moeten in lijn liggen met de door Inschrijver aangeboden tarieven op het prijzenblad of het overzicht van standaardtarieven. Deze optie wordt ingeroepen indien het gebruik van de vaste telefonie zo laag is, dat het voor BVO NL niet meer rendabel is de infrastructuur en abonnementskosten te betalen.  Het inroepen van deze optie leidt niet tot een wezenlijke wijziging
Na beoordeling van binnengekomen inschrijvingen heeft Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken (FSB) moeten vaststellen dat ongeldige inschrijvingen zijn ingediend en dat niet tot gunning van de opdracht kan worden overgegaan. FSB heeft zich beraden over de ontstane situatie en heeft besloten de aanbesteding in te trekken. Aan dit besluit liggen verschillende overwegingen ten grondslag.
Een analyse van de aanbestedingsstukken en de ontvangen inschrijvingen liet zien dat er verschillende onduidelijkheden in de aanbestedingsstukken zaten. Ook blijken bepaalde begrippen in de aanbestedingsstukken onvoldoende nauwkeurig gedefinieerd en toegelicht te zijn, waardoor inschrijvers deze verschillend hebben geïnterpreteerd. Dit heeft ertoe geleid dat de biedingen naar het oordeel van FSB onderling niet vergelijkbaar zijn, en FSB met de huidige opzet van de aanbesteding niet heeft weten te bereiken wat zij aanvankelijk voor ogen had.
Bij het opstellen van de nieuwe opdracht zal uiteraard rekening worden gehouden met de bevindingen met betrekking tot de (ingetrokken) aanbesteding. De opdracht zal daardoor niet alleen beter aansluiten bij de (veranderde) behoeften van FSB, maar ook onduidelijkheden wegnemen.