Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-09-20
Buyer: Erste Financial Services GmbH
Country: DE
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 66000000 | 72000000
Submission deadline: 2016-10-19
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand des Outsourcings sollen möglichst umfänglich sämtliche Dienstleistungen sein, die die EFS für ihre Kunden erbringt. Das Outsourcing erfolgt inklusive der Betriebsmittel (IT, Lizenzen und sonstige Assets) und des Personals.
Die Erste Financial Services GmbH (EFS) beabsichtigt, den Großteil ihrer Serviceleistungen an einen Dienstleister auszulagern. Die Serviceleistungen umfassen Wertpapier- und Derivate-Abwicklung, Kreditadministration, Risk &amp; Rating Services, Services für Regulatory Reporting, Finance-Services sowie Data/Information Management Services und Audit Services. Dazu zählen mit diesen Serviceleistungen zusammenhängende IT-Services, insbesondere das gesamte Anwendungsmanagement und der Anwendungsbetrieb sowie alle IT-Infrastrukturleistungen. Die Auslagerung umfasst auch alle für die Leistungserbringung erforderlichen Betriebsmittel und das Personal. Die Erste Abwicklungsanstalt AöR (EAA) und die Portigon AG (PAG) sind als derzeitige Hauptkunden die wesentlichen Abnehmer der Serviceleistungen.
Die EFS hat das Servicegeschäft, das dazugehörige Personal und die Infrastruktur Anfang 2014 von der PAG (ehemalige WestLB AG) übernommen. Inzwischen wurde die operative Plattform (Personal, Prozesse und IT), die ursprünglich auf die Bedarfe einer weltweit tätigen Großbank ausgerichtet war, auf die Anforderungen eines Dienstleisters in der Finanzbranche umgebaut, verschlankt und erneuert. Die moderne und leistungsfähige Plattform ermöglicht eine effiziente Leistungserbringung für die Bestandskunden und ist nunmehr auch skalierbar und mandantenfähig. Damit ist sie auf die Migration weiterer Kunden im Finanzdienstleistungssektor ausgerichtet.
Derzeit ist die Akquisition von nennenswertem Neugeschäft als Tochtergesellschaft der EAA aufgrund von geltenden Auflagen kaum möglich. Dennoch konnte die EFS Zusatzgeschäft mit neun weiteren Kunden akquirieren. Für die Zukunft sucht die EFS einen Outsourcing-Partner/Provider, um ohne diese Einschränkungen das Marktpotential heben zu können. Zur Erhaltung der operativen Stabilität im Rahmen der laufenden Verträge und zur Erreichung größtmöglicher Kosteneffizienz liegt eine derartige Weiterverlagerung auch im Interesse der Bestandskunden EAA und PAG.
Die Vereinbarung einer Verlängerungsoption ist möglich. Eine Gesamtvertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoption über den 31.12.2024 hinaus ist ausgeschlossen.
Netto-Jahresumsatz (für Kreditinstitute: Netto-Jahresertrag) des Bewerbers/des umsatzstärksten Mitglieds einer Bewerbergemeinschaft der letzten 3 vor dem Ablauf der Teilnahmefrist abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Anzahl der jahresdurchschnittlich festangestellten Mitarbeiter des Bewerbers/des größten Mitglieds einer Bewerbergemeinschaft der letzten 3 vor dem Ablauf der Teilnahmefrist abgeschlossenen Geschäftsjahre.
(max. 3 Seiten, DIN A4, Schriftgröße mind. 10; der Text, der über 3 Seiten hinausreicht, wird als nicht abgegeben bewertet).
— Zertifizierungen oder vergleichbare Belege für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagements (z. B. ISAE 3402, PS 951)
(max. 3 Seiten, DIN A4, Schriftgröße mind. 10; der Text, der über 3 Seiten hinausreicht, wird als nicht abgegeben bewertet).
Beschreibung der Grundsätze des Bewerbers/einer Bewerbergemeinschaft zur Sicherstellung einer vertragskonformen Leistungserbringung.
(max. 3 Seiten, DIN A4, Schriftgröße mind. 10; der Text, der über 3 Seiten hinausreicht, wird als nicht abgegeben bewertet).
Vorlage von Referenzen über erbrachte Leistungen in den letzten 3 Jahren vor dem Ablauf der Teilnahmefrist (abgeschlossen oder laufend; Angabe von Wert pro Geschäftsjahr, Thema und Anzahl übernommener Mitarbeiter), in welchen der Bewerber/die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft seine/ihre Erfahrungen im Bereich Kauf/Übernahme von Unternehmen/Unternehmenseinheiten/Prozessen (Transaktion) (BPO) im Finanzdienstleistungssektor darstellt/darstellen.
(pro Referenz max. 2 Seiten, DIN A4, Schriftgröße mind. 10; der Text, der über 2 Seiten pro Referenz hinausreicht, wird als nicht abgegeben bewertet).
Vorlage von Referenzen über erbrachte Leistungen in den letzten 3 Jahren vor dem Ablauf der Teilnahmefrist (abgeschlossen oder laufend), in welchen der Bewerber/die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft seine/ihre Erfahrungen in der Entwicklung und dem Aufbau von Neugeschäft mit Kunden in der Finanzdienstleistungsbranche (Eigen- und/ oder Fremdreferenz) darstellt/darstellen.

Eligibility requirements: 1. Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszuges (ab 1.1.2014) oder eines vergleichbaren Dokuments des Landes, in dem das jeweilige Unternehmen ansässig ist (bei Bewerbergemeinschaften: von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft). 2. Eigenerklärung des Bewerbers, jedes Mitglieds einer Bewerbergemeinschaft jedes Nachunternehmens und jedes sonstigen eignungsleihenden Unternehmens zum Nichtvorliegen der in §§ 123, 124 GWB genannten Ausschlussgründe sowie zum Nichtvorliegen von Einträgen im Gewerbezentralregister oder einem vergleichbaren Register des Landes, in dem die betreffende natürliche bzw. juristische Person ansässig ist. 3. Erklärung einer Bewerbergemeinschaft zur Vertretungsbefugnis und zur gesamtschuldnerischen Haftung von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft (soweit zutreffend). 4. Verpflichtungserklärung jedes Nachunternehmens und jedes sonstigen eignungsleihenden Unternehmens, dessen Leistungsfähigkeit und Fachkunde sich der Bewerber zum Nachweis seiner eigenen Leistungsfähigkeit und Fachkunde bedient (soweit zutreffend). 5. Erklärung zur Bereitschaft des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft zur Übernahme von Betriebsmitteln und Personal der EFS.