Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-16
Buyer: Humboldt-Universität zu Berlin
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72212300: Document creation software programming services | 72212311
Submission deadline: 2026-01-16

Technical requirements: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin
Aktueller Handelsregisterauszug; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB sowie den Russland-Sanktionen unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung
Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation unter Verwendung des
Formblatts „Eigenerklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des
Teilnahmeantrags
Referenzangaben unter Verwendung des Formblatts „Referenzen“; einzutragen sind Auftraggeber samt Adresse und Name der Ansprechpartner*in mit Mailadresse sowie Telefonnummer samt Durchwahl, Leistungszeit innerhalb der letzten 5 Jahre, Anzahl der aktiven Benutzer*innen samt Inhalt der konkreten Nutzung sowie Angaben zu HISinOne, S/4HANA und/oder der elektronischen Vertragsverwaltung gemäß den laut Formblatt "Referenzen" geforderten Angaben; Rechenzentren werden nicht als Referenz gewertet; Produktiv bedeutet Nutzung der DMS-Lösung von Endnutzern für die Durchführung realer Geschäftsabwicklungen; Referenzen im Wissenschaftsbereich sind wünschenswert: Mindestanforderungen: es muss mindestens eine Referenz vorgelegt werden, die mindestens eine Integration in HISinOne und SAP zeigen, falls diese Kompetenz nur in zwei Referenzen abgebildet werden kann (also entweder HISinOne oder SAP), müssen zwei entsprechende Referenzen genannt werden; für die Bewertung von zusätzlich mindestens zwei weiteren Referenzen muss der Produktivstart der Referenz innerhalb der letzten 5 Jahre liegen, eine Anzahl von > 500 aktiven Benutzern*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen nutzen, Anwender*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen nutzen; zur Bewertung siehe auch Ziffer 2 der zusätzlichen Angaben; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

Eligibility requirements: Aktueller Handelsregisterauszug; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB sowie den Russland-Sanktionen unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung
Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation unter Verwendung des
Formblatts „Eigenerklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des
Teilnahmeantrags
Referenzangaben unter Verwendung des Formblatts „Referenzen“; einzutragen sind Auftraggeber samt Adresse und Name der Ansprechpartner*in mit Mailadresse sowie Telefonnummer samt Durchwahl, Leistungszeit innerhalb der letzten 5 Jahre, Anzahl der aktiven Benutzer*innen samt Inhalt der konkreten Nutzung sowie Angaben zu HISinOne, S/4HANA und/oder der elektronischen Vertragsverwaltung gemäß den laut Formblatt "Referenzen" geforderten Angaben; Rechenzentren werden nicht als Referenz gewertet; Produktiv bedeutet Nutzung der DMS-Lösung von Endnutzern für die Durchführung realer Geschäftsabwicklungen; Referenzen im Wissenschaftsbereich sind wünschenswert: Mindestanforderungen: es muss mindestens eine Referenz vorgelegt werden, die mindestens eine Integration in HISinOne und SAP zeigen, falls diese Kompetenz nur in zwei Referenzen abgebildet werden kann (also entweder HISinOne oder SAP), müssen zwei entsprechende Referenzen genannt werden; für die Bewertung von zusätzlich mindestens zwei weiteren Referenzen muss der Produktivstart der Referenz innerhalb der letzten 5 Jahre liegen, eine Anzahl von > 500 aktiven Benutzern*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen nutzen, Anwender*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen nutzen; zur Bewertung siehe auch Ziffer 2 der zusätzlichen Angaben; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Erklärung über Umsätze unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung
Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Die Humboldt-Universität zu Berlin möchte ein DMS einführen. Das DMS muss folgende wesentliche Anforderungen erfüllen:
Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten 
Elektronische Akten- und Schriftgutverwaltung
Elektronische Vorgangsbearbeitung/ Workflow
Integration in SAP-Anwendungen
Integration in das Campus Management System HISinOne
In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 300 Anwender*innen mit der DMS-Lösung arbeiten. Im Endausbau sollen ca. 6.000 Beschäftigte das System nutzen. Insgesamt ist in der ersten Ausbaustufe von ca. 110.000 jährlich neu im DMS zu erfassenden Dokumenten für die Anwendungen in der DMS-Einführungsphase auszugehen. 
Die weiteren Anforderungen an die DMS-Lösung sind dem Lastenheft zu entnehmen.
Nach Option der Auftraggeberin mehrfach um jeweils ein Jahr.