Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2025-04-14
Buyer: Universität Siegen
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Award criteria: quality

Technical requirements: Die Universität Siegen hat nach Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens im Jahr 2022 das Hosting sowie den Support der SAP ERP Systeme an den IT-Dienstleister Gisa GmbH für die Laufzeit von 6 Jahren (bis 30.09.2028) vergeben.
Im Jahr 2023 hatten im Rahmen einer NRW-weiten Projektierung durch das Land NRW - koordiniert von DH.NRW (Digitale Hochschule NRW, eine Kooperationsgemeinschaft von 42 Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW) - die Technische Universität Dortmund sowie die Universität Münster als Vorreiter die Entwicklung eines SAP-NRW Hochschulmasters an die GISA GmbH und die Best Practice Consulting GmbH als Bietergemeinschaft vergeben. Dieser neue SAP-NRW Hochschulmaster wurde speziell für die NRW-Hochschulen erstellt und steht für eine Implementierung an den NRW-Hochschulen als konsolidierte Basis zur Verfügung. Auch die Universität Siegen beabsichtigt, den neuen Hochschulmaster einzusetzen. Mit der Implementierungsabsicht geht das Erfordernis einher, dass eine solche im Jahr 2026 abgeschlossen sein muss, da das aktuelle ERP-System SAP ECC6.0 System Ende 2026 aus der SAP-Wartung fällt. Als Nachfolge ERP-System wird SAP-S/4 zum Einsatz kommen – auch dieses muss implementiert werden und vom Implementierenden Unternehmen muss eine Betriebssicherstellung (für 2 Jahre) erbracht werden, so dass der Dienstbetrieb uneingeschränkt fortgeführt werden kann und gleichzeitig unser ERP-SAP-System keinesfalls aus der Wartung fällt . Des Weiteren beabsichtigt die Universität Siegen, das Produkt easyBanf (Modul Beschaffung) des SAP NRW Masters mit einzuführen.

Zusammengefasst soll im vorliegenden Fall die Vergabe der Einführung des DH.NRW-SAP Masters in Kombination mit der easyBanf und der Umstellung auf SAP-S/4 und der Betriebssicherstellung (2 Jahre) erfolgen.
Sonstige Begründung: 
Der Auftrag ist gem. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) ii) RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VGV) im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung zu vergeben, da der Auftragnehmer alleiniger Lieferant der vertragsgegenständlichen – in dieser sehr komplexen Form an besondere Anforderungen geknüpften - Leistungen ist. Nur aufgrund dieser Alleinstellung kann die Universität Siegen objektiv den essentiellen Dienstbetrieb der Hochschule mit allen seinen Bereichen und damit den Teil der Daseinsfürsorge des Bildungsauftrages aufrechterhalten – mithin wurde keine künstliche Einschränkung der Auftragsvergabeparameter vorgenommen und es gibt keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung i.S.v. Art. 32 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 lit b) Satz 2 RL 2014/24/EU (§ 14 Abs. 6 VGV).

Die Einführung des DH.NRW-SAP Masters sowie die Umstellung auf das ERP-System SAP-S/4 können nur vom bestehenden Hostings-Dienstleister erbracht werden; dieser muss aufgrund der eklatanten Systemkenntnisse gleichzeitig mit der Betriebssicherstellung beauftragt werden. 
Im Einzelnen:                
1.	Aktuell ist die GISA GmbH seit 2022 von der Universität Siegen mit Support und Hosting bis 2028 unter Vertrag (s. Ziff. 2.1). 
2.	Der SAP-NRW Master wurde durch die unter Ziff. 2.1 genannte Bietergemeinschaft GISA GmbH und BPC GmbH vertretend für das Land NRW über DH.NRW erstellt. 
3.	Gleichzeitig führt die GISA GmbH aktuell ein Vorprojekt zum SAP-NRW Master an der Universität Siegen durch.
4.	Für die Universität Siegen ist zudem dabei insbesondere die in Frage kommende Umstellung auf die Easy BANF (Produkt der Firma GISA GmbH) kritisch, da es sich hierbei um ein neues Produkt handelt.

Die Verzahnung sämtlicher hochkomplexer technischen und verfahrensorganisatorischen Anforderungen erfordert es, dass das Paket zu 1., 2. und 3. von der Universität Siegen an die GISA GmbH vergeben wird. Nur die GISA GmbH ist zum einen mit den Prozessen an der Universität Siegen bereits integrativ vertraut und kann allein aufgrund der unerlässlichen Erfahrungen aus dem landesweiten SAP-NRW Masterprojekt die Anforderungen direkt bei uns umsetzen. Zusätzlich dazu muss eine Implementierung bis Ende 2026 erfolgen – hier ist kein Raum für zeitliche Experimente. Insbesondere hat der Bieter GISA den Vertrag über das Hosting über den vorgenannten kritischen Zeitpunkt hinaus inne. Kein anderer Bieter kann die Umstellung auf S/4 vornehmen. Das Projekt zur Umstellung wird mit 1,5 Jahren angesetzt. Der Vertragswechsel des Hostings würde daher in der kritischen Phase der Projektumsetzung oder des GO-Lives stattfinden. Aus diesem Grund ist auch der Hosting-Vertrag um weitere zwei Jahre – zur Betriebssicherstellung – zu verlängern. Die Ausschreibung des vollständigen Systems erfolgt dann zum 30.06.2030
Der Vertrag wird frühestens 10 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen werden (§ 135 Abs. 3S. 1 Nr. 3 GWB).


Winner: GISA GmbH