Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2019-02-20
Buyer: degewo AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Serviceleistungen für das enaio blue line System (Archivsystem) von Optimal Systems GmbH, Schnittstellen und Scandienstleistungen, Nutzung Softwarekomponenten, Bedarfsleistungen & Erweiterungen des enaio blue line Systems, der Schnittstellen und Scandienstleitungen
Im Jahr 2011 wurde im Rahmen eines EU-weiten Verfahrens die Lieferung, Installation und Implementierung des Archivsystems auf Server Dell Blade M600/M610 ausgeschrieben. Bestandteil der Beauftragung war die Integration in die bestehende Systemlandschaft und Ausführung der Systemserviceleistungen (Pflege), Einführung der elektronischen Mieterakte Aufbereitung und Scannen von vorhandenen Papiermieterakten, laufende Scanns Postein- und -ausgang und verschiedene damit verbundene Teilleistungen. Optional wurden die Migration der Altarchive, elektronische Personalakte, Bildarchivierung, Vertragsmanagement, Erweiterung Archivnutzung workflowgestützte Bearbeitung von Geschäftsprozessen ausgeschrieben. Der Vertrag hatte eine Laufzeit von 5 Jahren mit einer optionalen Verlängerung von 2 Jahren. Das System des Auftragnehmers ist eingeführt und wurde sukzessiv erweitert.
Das System soll in den kommenden Jahren im Unternehmen weiter genutzt werden. Dazu sind Serviceleistungen für das enaio blue line System (Archivsystem) von Optimal Systems GmbH, Schnittstellen und Scandienstleistungen, Nutzung Softwarekomponenten, Bedarfsleistungen & Erweiterungen des enaio blue line Systems, der Schnittstellen und Scandienstleitungen notwendig.
Das eingeführte Archivsystem eniao© von Optimal Systems wird nur direkt durch den Hersteller angeboten und daher kann der Auftrag für die Supportleistungen nur direkt an den Hersteller Optimal Systems erfolgen. Hier kommen die Ausschließlichkeitsrechte gem. § 149 GWB zum tragen.
Eine erneute Ausschreibung eines Archivsystems würde ehebliche Kosten und Ressourcen im Unternehmen verursachen, die nicht vertretbar sind.
Die Sicherstellung der Verfügbarkeit, Nutzung & Erweiterung des Archivsystems (Mieterakte, Eigentümerakte, Mietobjektakte, SAP Geschäftspartnerakte, E-Akte Recht, Grundbücher & Wirtschaftseinheit) ist nur gewährleistet, wenn das Archivsystem weiterhin genutzt und erweitert wird.
Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Hierbei ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedesUnternehmen antragsbefugt, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen,dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schadenentstanden ist oder zu entstehen droht.
Die Regelung des § 160 Abs. 3 GWB zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
Nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungs verfahren festgestellt worden ist.
Nach § 135 Abs. 2 kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie in einem Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im
Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist;
2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat,mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen. Bei der vorliegenden Ex-ante-Transparenzbekanntmachung handelt es sich um eine solche Bekanntmachung.


Winner: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Award value: 1