Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-06-03
Buyer: Kölner Verkehrs-Betriebe AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000 | 72200000
Submission deadline: 2022-07-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (KVB) ist eines der großen öffentlichen Verkehrsunternehmen der Bundesrepublik Deutschland.
Da die KVB umfangreiche Systeme der SAP SE im Einsatz hat und sich darunter ebenfalls ein SAP ERP 6.0 System befindet, sieht sich die KVB der Herausforderung gegenüber gestellt, dass die SAP SE für die bei der KVB im Einsatz befindliche Programmversion für das Jahr 2027 das Wartungsende (Ende der Mainstream-Wartung) angekündigt hat.
Mit SAP S/4HANA, welches als Folgeprodukt bereits seit einigen Jahren am Markt verfügbar ist (03.02.2015), handelt es sich nicht um einen klassischen Releasewechsel, sondern um eine im Kern komplett neu aufgebaute ERP Lösung inkl. neuer Datenbanktechnologie (HANA) und verändertem Funktionsumfang. Entsprechend ist eine vollständige Migration auf diese neue ERP Lösung notwendig.
Diesbezüglich besteht zum aktuellen Zeitpunkt eine wesentliche Aufgabe darin, die Erstellung und Bewertung potenzieller Zielszenarien als Vorbereitung für die notwendige Ablösung von SAP ERP durch SAP S/4HANA aufzusetzen.
Um das Ziel der medienbruchfreien Transformation über ein einheitliches SAP-System zu erreichen, wird das System parallel neu auf S/4HANA aufgesetzt. Der Auftraggeber hat sich strategisch für den Greenfield-Ansatz entschieden, sodass die Datenbankmigration sowie die System- und Modulmigration nicht in einzelne Projektphasen aufgeteilt werden, sondern das System neu aufgebaut wird.
Der Auftragnehmer ist in Abstimmung mit der KVB für die Umsetzung des Sollkonzeptes für die Transformation verantwortlich. Für die Erbringung dieser Leistungen wird ein externer Dienstleister gesucht, der die erforderlichen Vorarbeiten und die Migrationen selbst durchführt. Der Leistungsgegenstand umfasst damit die Vorbereitung und Durchführung der Migrationen bei den Kölner Verkehrs-Betrieben sowie ggf. betriebsunterstützende Dienstleistungen im Produktivbetrieb (z. B. zur Fehlersuche und -beseitigung).
Gegenstand der Leistung ist die Planung, Analyse, Vorbereitung, Abstimmung und Durchführung der Migration des SAP-Systems der Kölner Verkehrs-Betriebe AG auf eine einheitliche S/4HANA-Plattform – soweit technisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll - sowie ergänzende Service- und Support-Dienstleistungen in den ersten Wochen des Produktivbetriebs („Hypercare“).
Die folgenden Aufgabenbereiche sind Gegenstand dieser Ausschreibung und beschreiben die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen:
o	Programmmanagement, Unterstützung der Projektleitung und Schnittstelle zum PMO-Management o	Sichtung und ggf. Prüfung der bestehenden Vorabanalysen o	Erarbeitung der für die Umstellungen und Migrationen erforderlichen Konzeptionen und Feinspezifikationen inkl. der Schnittstellen zwischen SAP ECC 6.0 und von SAP zu Non-SAP-Systemen o	Analyse und Vereinheitlichung von Geschäftsprozess-bezogenen Implementierungen, dem Datenmodell und der IT-Infrastruktur o	Analyse, technische Konkretisierung und technische Implementierung des S/4HANA Business Blueprints für die unten genannten Fachbereiche und SAP Analytics Cloud o	Analyse, technische Konkretisierung und Implementierung der Schnittstelle zwischen S/4HANA und SAP Inhouse Cash (Add-on), entsprechend des Business Blueprints o	Analyse, technische Konkretisierung und Implementierung von Umsystemen der Fachbereiche mit S/4HANA samt Berechtigungsrollen (inkl. FIORI) und System-Schnittstellen, samt Schnittstellendokumentation o	Konfiguration, Anpassung, Customizing und SW-Entwicklung o	Erstellung eines Testkonzeptes, Test und Durchführung der Migrationen und Vorbereitung des Produktivbetriebs; Integrationstests samt Erstellung eines Integrationstestkataloges o	Durchführung von dokumentierten Funktionstests für die technische Implementierung o	Definition Anwendertestkatalog und Anwendertestfälle, Unterstützung der Fachabteilungen bei der Durchführung der Tests und bei der Definition von Schulungsinhalten, Schulungsdurchführung o	Sicherstellung eines produktiven Betriebs ohne Beeinträchtigung durch die einzelnen Projekte und Migrationsschritte o	Überführung der migrierten Systeme in den Produktivbetrieb und bedarfsweise Unterstützung o	Erstellung eines Schulungskonzeptes, Schulung und Einweisung der Fachbereiche o	Erbringung betrieblicher Unterstützungsleistungen im Rahmen eines Hypercare-Supports nach GoLive (Aufnahme des Wirkbetriebs) o	Beratung hinsichtlich technischer, regulatorischer und sicherheitsbezogener Fragestellungen in Bezug auf die zukünftige SAP-Systemlandschaft o	Erstellung eines Debitorenkonzeptes o	Erstellung eines Sicherheitseinbehaltenkonzeptes (u. a. bei Baumaßnahmen) o	Erstellung eines Konzeptes zur Freigabe von Gutschriften und anschließende Auszahlung über den Debitor o	Erstellung eines Konzeptes zur integrierten Planung (Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozessabläufe, Planungsebenen); Dabei soll eine Integration der Bilanz- und Cash-Flow Rechnung mit der Planung erfolgen o	Erstellung eines Konzeptes für maschinelle Budgetüberträge in SAP (unter Beibehaltung jahresbezogener Budgets) o	Erstellung eines Konzeptes für die Chargenverwaltung und Definition entsprechender SAP-Prozesse o	Erstellung eines Konzeptes für eine digitale Erstellung und Nutzung von Transportaufträgen im Lager o	Erstellung eines Konzeptes zur Einführung eines neuen Selbstentnahmelagers auf Basis des Prinzips einer Packstation o	Erstellung eines Konzeptes für einen digitalen Verschrottungsprozess, der den aktuellen SharePoint Prozess ablöst o	Erstellung eines Konzeptes zur Nutzung von mobilen Lagern mit zusätzlichen Handlagerbeständen und der Materialentnahme aus diesen mobilen Lagern per Materialentnahme-App, Analyse der einzuführenden mobilen Lagerorte und Handlager o	Erstellung eines Konzeptes für die Verbuchung von Trommelware in x Längeneinheiten anstelle von einer Mengeneinheit um die systemische Wiedereinbuchung angebrochener Trommelware (z. B. nach Fertigstellung eines Instandhaltungsauftrags) zu ermöglichen o	Erstellung eines Konzeptes für die Kapazitätsplanung und -Steuerung mit SAP o	Unterstützung bei der Harmonisierung der SAP PM Arbeitsplätze o	Unterstützung bei der Umsetzung des Konzeptes für die Kapazitätsplanung in SAP o	Unterstützung bei der Umsetzung des Konzeptes zur Rundgangsplanung o	Unterstützung bei der Harmonisierung der SAP PM Meldungsarten, Berichtsschemata, Statusschemata und Auftragsarten o	Unterstützung bei der Umsetzung einer Vorgangskontierung für SAP PM Instandhaltungsaufträge o	Erstellung eines Konzeptes für eine zielgerichtete und vollständige Stundenrückmeldung für Instandhaltungsprozesse unter Berücksichtigung der Soll-Zeiten auf Instandhaltungsaufträgen o	Erstellung eines Konzeptes für die Verwendung von SAP PM Messpunkten und Zählern im SAP für die zustandsabhängige Instandhaltung o	Erstellung eines Konzeptes für die Verwendung von Schichtnotizen und Schichtberichten (Rollen und Verantwortlichkeiten, Informationsgehalt, zeitliche Planung) o	Unterstützung bei der Identifikation von Baugruppen, die sich nicht für eine Serialisierung eignen o	Erstellung eines Konzeptes zur Verwendung von QR-Codes auf Objekten zur Unterstützung der mobilen Instandhaltung und Unterstützung bei der Umsetzung der QR-Code gestützten mobilen Instandhaltung o	Erstellung eines Konzeptes für Kontrollmaßnahmen zur Einhaltung IST-Stundenerfassung im Instandhaltungsbereich o	Unterstützung bei der Überarbeitung der Sender-Leistungsarten für die Abrechnung von Instandhaltungsleistungen für Dritte (z. B. Materialgemeinkosten); SAP CS soll für Erstellung von Ausgangsrechnungen genutzt werden o	Erstellung eines Konzeptes für die zukünftige Anwendungsbetreuung des S/4HANA-Systems durch die KVB IT (Rollen und Verantwortlichkeiten Mitarbeit SAP-Projekte, Prozesse für Wartung und Weiterentwicklung S/4HANA-Systemlandschaft und Schnittstellen, Prozesse für End-User-Support, Prozesse für Vertragsadministration, Lizenzverwaltung und Systemvermessung) o	Unterstützung des IT-Fachbereichs beim Aufbau einer S/4HANA-Systemlandschaft bestehend aus Test-, Qualitäts- und Produktivsystem; Unterstützung bei der technischen Implementierung von SAP PO, des Basis-Customizings und -Einstellungen im S/4HANA sowie des SAP Solution Managers und Anbindung an S/4HANA o	Technische Implementierung der Schnittstelle zwischen S/4HANA und easy DMS (für Archivierung mittels Archive Link), Interactive Forms und Anbindung an S/4HANA o	Technische Implementierung der Schnittstelle zwischen System SAP HCM und S/4HANA o	Erstellung eines S/4HANA Business Blueprints unter Berücksichtigung,
o	als Grundlage der technischen Implementierung. Der Business Blueprint soll dabei ebenfalls den Einsatz der Vor- und Nebensysteme, wie z. B. die SAP Analytics Cloud und das BW/4HANA, abdecken o	Unterstützung bei der Ausschreibung und Beschaffung von Leistungen im Rahmen der Transformation (z. B. weitere Implementierungspartner, Lizenzen, Hardware, etc.) o	Qualitätssicherung der technischen Umsetzung, der Anwendertestphase und der Schulungsphase o	Definition der Migrationsobjekte für die Datenmigration o	Definition notwendiger Transformationsschritte für die Quelldaten zur Überführung auf das SAP-Zielformat und Unterstützung bei der Datenaufbereitung o	Steuerung und Qualitätssicherung der Cut-over-Aktivitäten (inkl. Validierung der Datenmigration auf Vollständigkeit und Richtigkeit, auch der Projektabschlussdokumentation) o	Begleitung der Fachabteilungen während einer „Hypercare“-Phase o	Erstellung eines Konzeptes für den Umgang mit Altdatenbeständen in Form einer revisionssicheren Archivierung o	Dokumentation
-	Anzahl im Unternehmen beschäftigter SAP S4/HANA-Experten innerhalb der EU mit entsprechenden SAP S4/HANA Zertifikaten (15%)
-	Anzahl von SAP-Analyse- und Migrationsprojekten – insbesondere von SAP S/4HANA-Projekten – in den letzten fünf Jahren mit Angabe der Branche und des Auftraggebers (15%)
-	Angaben (entsprechend dem Formblatt A3) zu drei vergleichbaren Referenzprojekten im Bereich SAP S/4HANA Migration im Umfeld Verkehrsbetriebe, ÖPNV oder Logistik in vergleichbarer Größenordnung (70%)
•	Unternehmensvorstellung (Eigenerklärung) •	Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation der Firma sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte (Eigenerklärung) •	Anzahl im Unternehmen beschäftigter SAP S4/HANA-Experten innerhalb der EU mit entsprechenden SAP S4/HANA Zertifikaten (Eigenerklärung) •	Anzahl von SAP-Analyse- und Migrationsprojekten – insbesondere von SAP S/4HANA-Projekten – in den letzten fünf Jahren mit Angabe der Branche und des Auftraggebers (Eigenerklärung)