Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-08-18
Buyer: Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH
Country: DE
Region: DE725
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 79413000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2026-01-31
Award criteria: quality, price
EU fund: eu-funds

Technical requirements: Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg, Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH, Dienstleistung, Marketing Beratung
Qualität des Angebots, Aufgabenverständnis, erkennbare Ansätze, Lösungskompetenz
Bieter haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Siehe Leistungsbeschreibung.

Die für die Marktbearbeitung und Tourismusentwicklung zuständige Vulkanregion
Vogelsberg Tourismus GmbH (im Folgenden: VVT) schreibt Leistungen entsprechend dem vorliegenden Briefing aus.  
Gesucht wird eine Digital- und Kommunikationsagentur mit einschlägigen Erfahrungen und Referenzen in Bezug auf vergleichbare Aufgabenstellungen im Destinationstourismus sowie einer hohen Lösungskompetenz und Kreativität sowie idealerweise einer starken Identifikation mit der Destination Vogelsberg.

3 Leistungsbeschreibung
3.2 Überblick
Die Destination Vogelsberg möchte ihre Position als Reiseziel in Hessen und Deutschland ausbauen. Hierbei sollen die Vulkanregion Vogelsberg Tourismus GmbH (VVT) mit ihren Partnerinnen und Partnern in der Destination auf allen Ebenen durch digitale Prozesse und Tools unterstützt werden. Ein Digitalkonzept mit Kommunikationsstrategie für die Destination Vogelsberg soll hierbei den Rahmen vorgeben, um mit allen Partnerinnen und Partnern in der Destination auf allen Ebenen die touristische Marktbearbeitung effektiver und durch Verknüpfung der Aktivitäten miteinander effizienter umzusetzen.
a) Digitalkonzept
Das Digitalkonzept richtet sich nicht an den Endkunden, sondern wird für die
Leistungsanbieter, öffentliche Tourismusorganisationen sowie Städte und Gemeinden
erstellt. Es soll eine Verfahrensanleitung für das zukünftige Zusammenarbeiten in digitalen Prozessen über alle Ebenen definieren. Hervorzuheben sind dabei besonders die Interoperabilität von Systemen und die Kompatibilität von Daten sowie die Identifikation strategisch relevanter Schnittstellen für die Zusammenarbeit sowie strategische Ansätze für gemeinsame digitale Maßnahmen.
b) Kommunikationsstrategie
Die Kommunikationsstrategie beschreibt, wie die in der Tourismusstrategie definierten Marktbearbeitungsziele durch Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden sollen. Sie bestimmt, wie die Marke mit ihren Narrativen und Kernbotschaften an die in der Tourismusstrategie definierten Zielgruppen vermittelt werden soll und welche Kommunikationsinstrumente und -kanäle dafür genutzt werden.
Digitalkonzept und Kommunikationsstrategie sollen daher Orientierung bieten und somit die Bereitschaft fördern, Prozesse in den Tourismusorganisationen und in den Betrieben weiter zu digitalisieren und Inhalte abgestimmt miteinander in den Markt zu tragen. Sie sollen Potenziale von digitalisierten Prozessen und Tools der Marktbearbeitung aufzeigen, insbes. in den Bereichen KI und Datenmanagement.
Darüber hinaus sollen digitale Prozesse und Tools in den Unternehmensprozessen der VVT sowie in der Zusammenarbeit mit Tourismuspartnern in der Region verankert werden.

3.3 Aufgabenstellung
Aufgabe ist die Entwicklung eines straffen, klar und einfach formulierten Konzeptes,
dessen Inhalte von allen touristischen Akteuren umgesetzt werden können und welches eine richtungsweisende Ausrichtung für die digitale Marktbearbeitung nach innen und außen in der Destination vorgibt.
Durch eine einfache Kommunikation in Form von Grafiken und weiteren Mitteln zur
optischen Visualisierung sollen die Ergebnisse vermittelt werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass das Konzept nicht nur inhaltliche Impulse gibt, sondern auch praxisnahe Empfehlungen zur konkreten Umsetzung enthält.
Die im Folgenden aufgeführten Punkte sollen beachtet und geprüft werden. Der Fokus soll dabei auf digitalen Prozessen sowie den Vorteilen von zugänglichen Daten liegen.
Die nachfolgende Auflistung ist nicht erschöpfend und die Reihenfolge stellt keine
Gewichtung dar. Es handelt sich eine Zusammenstellung von Themen, die derzeit für die Destination relevant sind. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er diese Auflistung um weitere Punkte ergänzt.
• Online-Marketing und Social Media
• KI-Nutzung in der Praxis
• VR- und AR-Tools
• Besuchendenlenkung
• Buchungssysteme
• Cloud Computing für destinationsweite Prozesse
• Content Hubs und Schnittstellen zur Landesebene
• Datenbasiertes Marketing
• Digitale Barrierefreiheit
• Überprüfung und Optimierung der (digitalen) Kommunikationsinstrumente
der VVT
• Entwicklung eines konkreten Monitoring- und Controlling-Plans der
Kommunikation für Mitarbeitende und die Geschäftsführung
• ...
Für die Umsetzung des Digitalkonzeptes und der Kommunikationsstrategie werden
Vorschläge in folgenden Bereichen erwartet:
• Planung und Durchführung einer Kampagne zum "Roll Out" in der Region
• Information, Motivation und Qualifizierung der lokalen Ebene der Städte
und Gemeinden, der Leistungsanbieter sowie der Funktionalpartner, wie z.B.
Landkreisorganisationen, Wirtschaftsförderungsorganisationen, Schutzgebiete
• hierzu Durchführung von Workshops und Veranstaltungen
• Operative Unterstützung im digitalen Management, u.a.
Umsetzungsbegleitung Website-Relaunch, weitere Ausarbeitung
Datenmanagement und Content Management, digitale Kommunikation
Zu beachten ist, dass sämtliche Vorarbeiten und Rahmenbedingungen der Auftraggeberin zu beachten sind. Es gilt, bestehende Lösungen zu prüfen, zu ergänzen und ggf. anzupassen.
Eine Verknüpfung mit digitalen Tools und Konzepten auf Landesebene ist erforderlich. Die präferierte Nutzung in der Destination vorhandener Tools wird vorausgesetzt.


Winner: Saint Elmo's Tourismusmarketing GmbH
Number of bids: 3