Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-07-30
Buyer: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72250000: System and support services
Submission deadline: 2025-08-29
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Seit 2021 wird in der WBM die Software enaio© von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell befindet sich die Version 9.10 im Einsatz. Lizenziert sind ca. 150 Nutzer: innen, die organisationsübergreifend die Lösung anwenden.
Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit dem Dienstleister über die Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing, Service & Support, Schulung / Einweisung nähert sich dem Ende. Weil weiterer Unterstützungsbedarf besteht, soll über die vorliegende Ausschreibung ein neuer Vertragspartner gefunden werden, der der WBM DMS-Expert: innen mit dem geforderten Fachknowhow anbieten kann.
Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
Erklärung, dass eine gültige Haftpflichtversicherung vorliegt: Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.

Eligibility requirements: Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
Erklärung, dass eine gültige Haftpflichtversicherung vorliegt: Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.
Es sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind: 
-	einen enaio-Experten (Senior Level) und
-	einen enaio-Fachmann (Consultant Level). 

Mindestanforderungen für den enaio-Experten: 
-	Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung 
-	Mind. 5 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten 
-	Nachweis von tiefgreifenden enaio©-Kenntnissen durch zwei Referenzprojekte. Die wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio-Experte in folgenden Themengebieten Erfahrungen aufweisen kann: 
o	Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
o	Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schrän-ke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
o	Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio© bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software 
o	Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio©
-	Nachweis technischer enaio© Weiterbildungen im Bereich DMS (z.B. © © Essentials, enaio© Advanced, enaio© Systemdiagnose, API, Rest API)
-	Gute Windows-Server Kenntnisse (mind. Windows Server 2019)
-	Kenntnisse im Bereich von Fachverfahren, die an eine DMS-Software angebunden werden, wie ERP, CAFM und elektronischer Rechnungseingang
-	Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft 
-	Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement 
-	Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS


Mindestanforderung für den enaio-Fachmann (Consultant Level): 

-	Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung 
-	Mind. 3 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten 
-	Nachweis von grundlegenden enaio©-Kenntnissen durch mind. ein Referenzprojekt. Die wahrgenomme-nen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebe-nen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen: 
o	Umsetzung/Modellierung der enaio© DMS-Software
-	Windows-Server Basiskenntnisse (mind. Windows Server 2019) 
-	Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft 
-	Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement 
-	Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS
Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio.
EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit
mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von
Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR zu erbringen.
Der Preis wird mit 60 % bewertet.
Das Konzept wird mit 40 % bewertet.
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)