Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2023-11-24
Buyer: Robert Koch-Institut (RKI)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 85100000: Health services
Estimated value: 183618.63 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Das Robert Koch-Institut (RKI) plant, die Durchführung einer Mixed-Mode-Befragungsstudie in 2023 für den Aufbau eines Teilnehmenden-Pools des Online-Access-Panels „RKI Panel – Gesundheit in Deutschland“ und die aktive Feldbetreuung von fünf weiteren Erhebungswellen bis Ende 2024, an einen Dienstleister zu vergeben. Ein Offenes Verfahren wurde bereits durchgeführt. Der Auftrag soll jetzt minimal erweitert werden.
Der initiale Auftrag beinhaltet die Kontaktierung von ca. 190.000 zufällig ausgewählter Personen in Deutschland mit dem Ziel, dass sich ca. 30.000 Teilnehmende im RKI Panel als wiederkontaktierungsbereit registrieren. Die Änderung beinhaltet eine Aufstockung der zu kontaktierenden Personen im Raum Berlin, um weitere 12.600 Personen mit dem Ziel, dass sich ca. 2.100 von diesen im RKI Panel als wiederkontaktierungsbereit registrieren.
Im ursprünglichen Auftrag wurde angestrebt insgesamt ca. 192.000 Personen (Bruttostichprobe) im Alter ab 16 Jahren aus ganz Deutschland zur Teilnahme an der initialen Befragungsstudie einzuladen. Insgesamt soll erreicht werden, dass sich mindestens 32.000 Personen gleich im Anschluss an die initiale Befragung als Panel-Teilnehmende registrieren. Dabei wird auch eine ausgewogene Stichprobenzusammensetzung angestrebt.
Es werden die gleichen Leistungsbestandteile (Einladungsschreiben, Erinnerungsschreiben 1 + 2, Incentives etc.)wie im initialen Auftrag gefordert, mit der Änderung, dass die Leistung des Auftragnehmers auf weitere 12.600 zu kontaktierenden Personen spezifisch aus dem Raum Berlin ausgeweitet werden soll.
In einem offenen Verfahren wurde der Anbieter Infas GmbH für die Panel Befragungsstudie gewonnen. Der initiale Auftrag beinhaltet die Kontaktierung von ca. 190.000 zufällig ausgewählter Personen in Deutschland mit dem Ziel, dass sich ca. 30.000 Teilnehmende im RKI Panel als wiederkontaktierungsbereit registrieren.
Die Änderung beinhaltet eine Aufstockung der zu kontaktierenden Personen im Raum Berlin, um weitere 12.600 Personen mit dem Ziel, dass sich ca. 2.100 von diesen im RKI Panel als wiederkontaktierungsbereit registrieren. Es werden die gleichen Leistungsbestandteile wie im initialen Auftrag gefordert, mit der Änderung, dass die Leistung des Auftragnehmers auf weitere 12.600 zu kontaktierenden Personen spezifisch aus dem Raum Berlin ausgeweitet werden soll. Der Nachfolgeauftrag beträgt ca. 5% des ursprünglichen Auftrags.
Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht erfolgen kann und wäre mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten für das RKI verbunden:
- Das geplante Rekrutierungsvorhaben (Kontaktierung von ca. 190.000 zufällig ausgewählter Personen in Deutschland mit dem Ziel, dass sich ca. 30.000 Teilnehmende im RKI-Panel als wiederkontaktierungsbereit registrieren) wird nach einem hoch standardisierten Verfahren durchgeführt. In einem mehrwöchigen Prozess wurden Vereinbarungen und Regelungen mit dem Dienstleister bzgl. Prozesssteuerung, Datenschutz, IT-Sicherheit, Monitoring und technischen Umsetzungsmöglichkeiten definiert, implementiert und erfolgreich getestet.
- Ein Wechsel des Auftragnehmers würde bedeuten, dass erneute umfangreiche Vorbereitungen und Abstimmungen stattfinden müssten. Dies wäre nur durch einen erheblichen zeitlichen, sowie einen zusätzlichen finanziellen Aufwand möglich.
-Der bereits durchgeführte Testprozess mit dem aktuellen Dienstleister trägt dazu bei, das Risiko von Problemen oder Ausfällen zu minimieren. Ein Anbieterwechsel könnte unvorhergesehene Herausforderungen mit sich bringen und die Wahrscheinlichkeit von Unregelmäßigkeiten erhöhen.
Aus Gründen der Kontinuität und Stabilität ist es wichtig, den bestehenden Auftragnehmer für die Integration der Berlin-Stichprobe in die Rekrutierungsstudie zu nutzen. Nur so ist ein reibungsloser Betrieb und vor allem auch ein (technisch) einheitlich standardisierter Ablauf zu gewährleisten.
Außerdem konnte das RKI diesen neuen Bedarf nicht vorher wissen. Das Land Berlin ist mit dem Bedarf erst an das RKI angetreten als die ursprüngliche Ausschreibung bereits stattgefunden hat. Das Land Berlin konnte noch keine verbindlichen Aussagen hinsichtlich ihres zur Verfügung stehenden Budgets (und damit zur anvisierten Stichprobengröße) geben. Da die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die das RKI nicht vorhersehen konnte, und sich aufgrund der Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert erfolgt die Vergabe auch unter § 132, Satz2, Nr.3 GWB
Durchführung einer Mixed-Mode-Befragungsstudie für die Panel-Infrastruktur "RKI Panel - Gesundheit in Deutschland" - Aufstockung Berlin


Winner: infas Institut für angewandte Sozialwissenschaft GmbH
Award value: 183618.63