Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-06
Buyer: Kreisverwaltung Mainz-Bingen, Fachbereich "Controlling/Organisation"
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 30216110 | 48318000 | 72212318 | 72224000: Project management consultancy services
Submission deadline: 2023-03-31
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Kreisverwaltung Mainz-Bingen beabsichtigt, einen Produktionsscanner zum Scannen und Sortieren offener/geschlossener Fallakten sowie der Eingangspost mit entsprechender Software und entsprechendem Service anzuschaffen.
Gegenstand des zu beauftragenden Vertrags ist die Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages und   soweit nachfolgend vereinbart   der Systemservice und die Weiterentwicklung des Gesamtsystems.
Leistungsgegenstand (Gesamtsystem) ist die Einrichtung eines modularen, individuell anpassbaren Systems zum Scannen und Sortieren von offenen und geschlossenen Fallakten sowie der Eingangspost (nachfolgend Scanstraße genannt). Die Modularität betrifft sowohl die Hardware als auch die Software. Die Ausgabefächer des Produktionsscanners (Hardware) müssen modular erweiterbar sein. Das Software-Paket muss neben einem Standard-Software-Teil durch Individualsoftware auch modular anpassbar sein.
Das Gesamtsystem besteht aus dem Kauf von Hardware und Software, die für den Betrieb der Scanstraße erforderlich sind sowie aus der Betreuung von Hard- und Software und der Schulung von Mitarbeitern des Auftraggebers.
Sämtliche Kommunikation (einschließlich Dokumentation, Schulung, Support und sonstiger Mitteilungen) erfolgt auf Deutsch. Die Kommunikation darf im Einzelfall nach vorheriger, begründeter Anfrage des Auftragnehmers und Freigabe durch den Auftraggeber auf Englisch erfolgen.
Die kontinuierliche Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems „Scanstraße“ bei durchgängig hoher Servicequalität zu gleichbleibenden Kosten ist das oberste Ziel des Auftraggebers. Aus diesem Grund werden sämtliche Leistungen und vor allem Hard- und Software des Produktionsscanners von einem einzelnen Auftragnehmer erbracht und betreut.
Bestandteil des Vertrags ist weiter u. a. die Herstellung der Funktionsbereitschaft aller Systeme, die Fehler- und Problembehebung, die Durchführung von Reparaturen inkl. Ersatzteilen, Gewährleistung der Betriebsbereitschaft und der Funktionalität der gelieferten Systeme, z.B. durch Bereitstellung und Installation von Software-Patches und -Updates, die Installation und die Betreuung der gelieferten Software, die Schulung der Mitarbeiter der Kreisverwaltung im Scan - Team und die Lieferung von Ersatz - und Verschleißteilen.
Die laufenden Arbeiten werden von vier Mitarbeitern der Kreisverwaltung durchgeführt, welche entsprechend in der Benutzung des Produktionsscanners und der damit verbundenen Software geschult werden.
Um dieses Ziel erreichen zu können, benötigt die Kreisverwaltung einen leistungsfähigen Partner, dessen Geräte und Software die hohen Anforderungen erfüllen. Referenzen und Erfahrungen des Partners in diesem speziellen Markt sind sehr wichtig und werden durch die Kreisverwaltung geprüft und bewertet.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung hinsichtlich sämtlicher Parameter erhalten die Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
— Wesentliche Referenzen Nachweis: Geeignete Referenzen des Bewerbers über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit folgenden Angaben (Gewichtungsfaktor 100%)
Folgende Unterkriterien werden bewertet, wobei mind. 1 Referenz je Unterereich vorgelegt werden muss. Es erfolgt eine quantitative Bewertung der Referenzen, wobei der Erfüllungsgrad 1 erreicht wird, sofern eine wertbare Referenz - je Unterkriterium - eingereicht wird. Der Erfüllungsgrad 3 wird erreicht wenn 5 oder mehr wertbare Referenzen eingereicht werden - je Unterkriterium. Werden 2-4 wertbare Referenzen eingereicht, erfolgt eine lineare Interpolation:
- Lieferung/Miete eines Scangeräts mit einer MIndestgescangeschwindigkeit von 300 Dokumenten pro Minute (Gewichtungsfaktor 15%)
- Kummulierungskriterium (die vorbenannten Kriterien werden mit einer Referenz erfüllt) (Gewichtungsfaktor 55%)
Soweit keine abweichende Regelung getroffen ist, werden Eigenerklärungen als ausreichend angesehen. Als vorläufiger Nachweis der Eignung für die zu vergebene Leistung kann mit dem Teilnahmeantrag eine Einheitlich Europäische Eigenerklärung abgeben werden.

Eligibility requirements: Soweit keine abweichende Regelung getroffen ist, werden Eigenerklärungen als ausreichend angesehen. Als vorläufiger Nachweis der Eignung für die zu vergebene Leistung kann mit dem Teilnahmeantrag eine Einheitlich Europäische Eigenerklärung abgeben werden. — Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB, — Selbstreinigungsmaßnahmen i.S.d. § 125 GWB (§ 125 GWB abzugeben, sofern einschlägig). — Bewerbergemeinschaftserklärung (§ 43 VgV)