Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-02-02
Buyer: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung gGmbH Bonn
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72210000: Software programming services | 72211000: Systems and user software programming services | 72212610 | 72230000: Custom software development services | 72262000: Software development services
Submission deadline: 2018-03-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) führt im Auftrag und mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) das Programm "Weiterbildungsstipendien" durch. Die aktuelle EDV-Lösung ist dezentral und hat ein hohes Optimierungspotenzial. Teilweise kommen individuelle Insellösungen zum Einsatz.
Neu zu erstellen ist ein zentrales, über das Internet komfortabel zu bedienendes Programm, mit dem rund 280 zuständige Stellen und etwa 18 000 Stipendiaten (jährliche Fluktuation: ca. 6 000 Stipendiaten) arbeiten werden. Stipendiaten sollen Maßnahmen und Dokumente einreichen und herunterladen können; Mitarbeiter sollen Bewerber aufnehmen, eingereichte Maßnahmen bewilligen, Zahlungen verwalten, Nachrichten einsehen sowie Dokumente managen können. Auswertungen sollen möglich sein. Altdaten sind sukzessive zu migrieren; das System soll auf einem von der SBB gemieteten Server gehostet und ein Support sichergestellt werden.
Es ist eine internetbasierte, individuelle Softwarelösung zu realisieren, die auf einem von der Auftraggeberin nach Rücksprache mit dem Auftragnehmer gemieteten Server installiert werden soll. Interessierte Personen sollen sich über ein Onlineportal bewerben, aufgenommene Bewerber (Stipendiaten) online Anträge zusammen mit entsprechenden Anlagen einreichen können. Zuständige Sachbearbeiter von ca. 280 zuständigen Stellen müssen Anträge bearbeiten, eingereichte Dokumente bewerten, Dokumente erstellen/drucken und zum Download bereitstellen sowie Nachrichten (E-Mail, intern) mit den Stipendiaten und Bewerbern austauschen können. Weiterhin sind Zahlungen anzuweisen, zu verbuchen und Jahresabschlüsse zu erstellen. Das System muss es ermöglichen, umfangreiche Auswertungen für Reports anfertigen zu können. Viele Prozesse sind Massenvorgänge, für die das System den Nutzern entsprechende Unterstützungen anbieten soll. Weiterhin sind sukzessive die Bestandsdaten der zuständigen Stellen in das neue System zu migrieren. Das System soll "schlüsselfertig" bereitgestellt und ein Support für Wartung, Pflege, Update und Fehlerbehebung sichergestellt werden.
Nach der initialen Laufzeit von zwei Jahren (24 Monate) soll eine zweimalige Verlängerungsoption von jeweils einem Jahr vereinbart werden.
1. Durchschnittlicher Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (IT-Lösung, Datenbankerstellung und Datenmigration, technische Systembetreuung) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Anzugeben sind bis zu drei einschlägige Referenzen des Projektleiters. Für jede Referenz können bis zu 10 Punkte erreicht werden.
4. Anzahl der zum Einsatz vorgesehenen den Mindestanforderungen genügenden qualifizierten Mitarbeiter
5. Durchschnittliche Berufserfahrung der qualifizierten Mitarbeiter in den Bereichen Datenbankadministration, Softwareentwicklung, IT-Sicherheit sowie (barrierefreies) Web-Design.
Der Nachweis der Kenntnis/Erfahrung erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
b) Kenntnisse/Erfahrung im Bereich Datenmigration. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
c) Kenntnisse im Umgang/Erfahrung mit MS-Office/VBA. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung (Formblatt 9) unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters
d) Besondere Kompetenz eines zum Projektteam zählenden Mitarbeiters im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung unter Angabe der einschlägigen Berufserfahrung und/oder Ausbildung im IT-Sicherheitsbereich.
Der Nachweis der Kenntnis/Erfahrung erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
Der Bewerber kann insgesamt 5 Referenzen angeben (3 sind zwingend). Diese Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
3. Status des Projekts (bei Beendigung: reguläres Ende oder Abbruch; im Falle eines Abbruchs der Grund für den Abbruch)

Eligibility requirements: Bewerber müssen über die erforderliche Befähigung zur Berufsausübung verfügen. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage eines Auszugs aus dem Berufs- oder Handelsregister, der zum Zeitpunkt der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge (12.3.2018) nicht älter als 6 Monate ist. Bei ausländischen Bewerbern können entsprechende Bescheinigungen aus dem Herkunftsland vorgelegt werden. Konkretisierungen enthalten die Bewerbungsbedingungen (Bestandteil der Vergabeunterlagen).