Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2020-12-07
Buyer: Gemeente Breda
Country: NL
Contract type: Supplies
CPV classification: 48330000 | 72000000

Technical requirements: De gemeente Breda is voornemens om in de nabije toekomst de opdracht betreffende de aanschaf van een project- en portfolio management systeem middels een (Europese) aanbestedingsprocedure in de markt te zetten. Als onderdeel van de voorbereiding hiervan is deze marktverkenning georganiseerd.
Deze marktverkenning heeft als doel om kennis en ervaring op te doen over de markt met betrekking tot de uitvoering van deze behoefte en de markt uit te dagen om te komen tot efficiënte en innovatieve oplossingen, die onze opdracht kunnen specificeren, ons meer inzicht verschaffen en zorgen dat de juiste randvoorwaarden worden gesteld. Door de aanbestedende dienst is de keuze gemaakt voor een schriftelijke marktverkenning met potentiële leveranciers.
Alle geïnteresseerde deelnemers worden uitgenodigd om hier een schriftelijke reactie op te geven. De input die marktpartijen geven kan de gemeente Breda gebruiken in de voorbereiding van de aanbesteding.
De sturing op projecten en het portfolio is op dit moment voornamelijk ad hoc en informeel en project-, programma- en portfolio-management zijn nog niet gestructureerd en eenduidig gesitueerd in de organisatie.
Dat maakt dat we als projectorganisatie onvoorspelbaar zijn naar de organisatie toe en andersom. Het is bijvoorbeeld niet duidelijk wanneer projecten starten/opgeleverd worden en wanneer er bijgeschakeld moet worden op het gebied van middelen, financiën en/of resources.
Om die voorspelbaarheid te creëren en strategisch sturing te kunnen geven aan de richting van de ontwikkelingen is integraal inzicht nodig in de status en voortgang van projecten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om inzicht in hoe de bemensing van projecten zich ontwikkelt. Zijn er wel genoeg resources om lopende en nieuwe projecten te bemensen of moet er ingegrepen worden? En hoe verhoudt dit zich tot de bemensing van het regulier werk? Wanneer er ineens in verhouding meer regulier werk verzet moet worden door calamiteiten, dan heeft dat impact op de te besteden tijd aan projecten. Om te kunnen bepalen hoe groot de impact is en op welke projecten er impact gaat zijn, moet algemene en actuele informatie over projecten beschikbaar zijn. Deze informatie helpt dan bijvoorbeeld bij het bijsturen van (de prioritering) van projecten.
Ook kunnen klanten dan tijdig worden geïnformeerd over deze maatregelen, zodat de klant hierin kan anticiperen. De informatie over projecten (lopende en aankomende) is op dit moment verwerkt in een Excel-sheet. Hierin is de meest basic informatie met betrekking tot projecten beschreven. Informatie die nodig is, wordt bij de betrokken projectleider of informatie-adviseur opgehaald, maar de manier waarop gerapporteerd wordt, is per persoon verschillend. De opgehaalde informatie wordt vervolgens door de portfolio manager in het overzicht verwerkt, wat veel tijd kost. Daarnaast kost het nu veel tijd om de vastgelegde informatie in een dashboard of rapportage te presenteren, omdat het nu handmatig gebeurt.
De gemeente Breda wil graag een voorspelbare en flexibele project-/veranderorganisatie worden. De gemeente wil initiatieven kunnen vastleggen en een portfolio aan projecten kunnen prioriteren, opstellen, plannen en bijsturen op basis van actuele en kwalitatieve informatie, op zo’n wijze dat projecten worden geselecteerd en uitgevoerd die voortvloeien uit de strategische doelen van de organisatie.
Actuele project- en resource gegevens kunnen door de medewerkers zelf ingevoerd worden, zodat we altijd kunnen beschikken over de meest actuele informatie. Dat betekent ook dat daar met een druk op de knop door bijvoorbeeld een manager de relevante rapportages getoond kunnen worden, zodat tijdig bijgestuurd kan worden als dat nodig is.
Daarnaast wil de gemeente Breda ook projecten en de risico’s die hiermee gepaard gaan kunnen managen. De gemeente Breda is op zoek naar een partij die een softwarepakket kan leveren en ondersteuning kan bieden m.b.t. het project- en portfoliomanagement proces.
In de loop van volgend jaar wenst de gemeente Breda gebruik te kunnen maken van een geïmplementeerd project- en portfoliomanagement systeem. Het softwarepakket is geen vervanger voor een huidig project
Deze marktverkenning ten behoeve van de komende aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online plaatsvinden gebruik makende van het Negometrix platform (www.negometrix.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de vragenlijsten.