Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-12-07
Buyer: Post CH AG / F41 / Corporate Procurement
Country: CH
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72224100: Systems implementation planning services | 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2017-01-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Im Rahmen des Projektes „BOP 2020“ sollen geeignete Anbieter evaluiert werden, welche die Anforderungen der Post CH AG gemäß detailliertem Pflichtenheft als auch dem Kriterienkatalog zu bestmöglichen wirtschaftlichen Bedingungen erfüllen.
Mit der übergreifenden Beschaffungsorganisation sollen insbesondere die folgenden Ziele erreicht werden:
— Einführung einer zentralen zukunftsfähigen Plattform / Zugang für sämtliche Beschaffungen, damit Beschaffungen zentral überwacht / gesteuert und ausgewertet werden können;
— Prozesse und IT-Lösungen sollen die Anwendung von kollaborativen Szenarien unterstützen. Unter kollaborativen Szenarien werden ein Lieferantenmanagement (Selbstregistration durch den Lieferanten) sowie ein Stammdatenmanagement subsumiert.
Die Post verfolgt mit der Beschaffung der E-Procurement Solution einen Best of Suite Ansatz. Daher ist die Lösung bzw. sind die Produkte eines Anbieters, welche folgende Funktionen abdeckt / en Gegenstand der Beschaffung:
— Lieferantenmanagement inkl. Performancemanagement, Riskmanagement (inkl. Audit) und Claimmanagement;
Es ist geplant, dass die noch nicht explizit ausgeschriebenen Bestandteile des Purchase – to – Pay-Prozesses zunächst auf dem bestehenden SAP SRM-System abgewickelt werden. Es ist jedoch möglich, dass der Prozess zu einem späteren Zeit-punkt ebenfalls auf der E-Procurement Solution abgewickelt werden soll.
Es ist geplant, dass ein Spendmanagement zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls über die E-Procurement Solution abgewickelt werden soll.
Durch das Spendmanagement soll es ermöglicht werden, Rechnungen ohne Bestellbezug auszuwerten. Dafür müssen die Rechnungsdaten direkt aus den jeweils zugrundeliegenden ERP-Systemen konsolidiert und möglichst weitgehend automatisiert strukturiert aufbereitet werden. Insbesondere soll eine Zuordnung zu Lieferanten, Warengruppen und Organisationseinheiten sowie eine gemeinsame Darstellung mit bestellbezogenen Daten möglich sein.
Die Post CH AG weist mit Nachdruck darauf hin, dass es sich bei den Mengenangaben um Richtmengen handelt, die den Anbietern als Angebotsgrundlage dienen sollen. Sie behält sich Anpassungen dieser Mengen ausdrücklich vor. Weiter behält sich die Post CH AG während der gesamten Vertragsdauer die Erhöhung oder Reduktion der User
Zahlungsbedingungen: 60 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung vorausgesetzt.
Geschäftsbedingungen: – Informationstechnologie – Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Analyse, Konzeption, Realisierung und Einführung von Informatik-Gesamtsystemen bzw. Individualsoftware (IT, AGB/G, Ausgabe Oktober 2016) – Informationstechnologie – Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Wartung von Hard- und die Pflege von Software (IT AGB/W, Ausgabe Oktober 2016) – Informationstechnologie – Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Beschaffung von Standardsoftware AGB für die Beschaffung (IT, AGB/SW, Ausgabe Oktober 2016) – Allgemeine Geschäftsbedingungen für Dienstleistungen (IT, AGB/DL, Ausgabe Oktober 2016).
Verfahrensgrundsätze: Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten. Als Arbeitsbedingungen gelten die Gesamtarbeitsverträge und die Normalarbeitsverträge und, wo diese fehlen, die tatsächlichen orts- und berufsüblichen Arbeitsbedingungen. Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der Anbieter zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO-Kernübereinkommen) nach Anhang 2a der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB; SR 172.056.11) einzuhalten.
Sonstige Angaben: Die Anbieter können für die Ausarbeitung des Angebots keine Entschädigung beanspruchen. Zugelassene Anbieter: Zur Angebotsstellung sind sämtliche Unternehmungen zugelassen, auch wenn sie in früheren Projektphasen oder im Nachgang zu anderen Beschaffungen bereits für die Post CH AG tätig waren bzw. es aktuell sind. Als vorbefasst würden Unternehmungen gelten, die an der Vorbereitung der Unterlagen der vorliegenden Submission derart mitgewirkt haben, dass sie die Vergabe zu ihren Gunsten beeinflussen könnten. Die Post CH AG versichert, keine potenziellen Anbieter in diesen Prozess einbezogen zu haben. Die Post CH AG wird gestützt auf das Ergebnis der Bewertung im Rahmen der Feinevaluation mit allen Anbietern, die noch eine reelle Chance auf den Zuschlag haben, eine Präsentation des Angebots und der offerierten Lösung durchführen. Die Post CH AG behält sich vor, die Angebote zu verhandeln. Zu den abschließenden Verhandlungen werden nur noch diejenigen Anbieter eingeladen, deren Angebote noch eine reelle Chance auf den Zuschlag haben (Stand vor Verhandlungen) und welche die Eignungskriterien gemäß Ziffer 3.7 sowie die Technischen Spezifikationen gemäß Anforderungskatalog erfüllen. Die Post weist die Anbieter daher ausdrücklich darauf hin, von Beginn weg das preislich günstigste Angebot einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen. Die Verhandlungssprache ist deutsch. Als Projektsprache sind für die Implementierung sowie den späteren Support Deutsch und Englisch zugelassen. Die E-Procurement Solution muss in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zur Verfügung stehen. Projektarbeiten, bei denen eine Teilnahme seitens Post erforderlich ist, finden in Bern am Sitz von Post CH AG statt. Die Anbieter werden gebeten, die Fragen zu den Anforderungen im Online-Evaluationstool „DecisionAdvisor“ zu beantworten. Die Beantragung eines Zugangs (Benutzername und Passwort) auf den „DecisionAdvisor“ erfolgt gemäß der Anleitung, welche im simap.ch als Anhang Nr. 04 publiziert ist. Geheimhaltungsverpflichtung: Alle Unterlagen sind absolut vertraulich zu behandeln. Die Dokumente dürfen weder kopiert noch in irgendeiner Form an Dritte weiter gegeben werden. Falls die Dokumente zwecks Einreichung eines Angebotes zwingend Dritten vorgelegt werden müssen, so sind auch diese zur strikten Wahrung der Vertraulichkeit anzuhalten. Im Übrigen verpflichten sich der Anbieter, dessen Mitarbeiter und allfällige Subunternehmer / Unterlieferanten, über alle Informationen und Tatsachen, die ihnen im Rahmen des vorliegenden Beschaffungsverfahrens zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt sowohl während der Angebots- und allfälligen Vertragsdauer als auch nach Beendigung des entsprechenden Vertragsverhältnisses. Verzichtet ein Unternehmen auf das Einreichen eines Angebotes oder kommt es zu keinem Vertragsabschluss, sind alle Ausschreibungsunterlagen der Post CH AG zu vernichten. Die Post CH AG beabsichtigt, mit dem Zuschlagsempfänger einen Vertrag über 4 Jahre abzuschließen, mit Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils max. 24 Monate. Weitere Angaben gemäß Ausschreibungsunterlagen.
Rechtsmittelbelehrung: Gegen diese Publikation kann gemäß Art. 30 BöB innerhalb von 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.