Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-06-20
Buyer: Algemeen Ziekenhuis Sint-Maria vzw
Country: BE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48329000 | 72000000 | 72200000 | 79995100
Estimated value: 371900.82 EUR
Submission deadline: 2022-08-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: In een ziekenhuis ontstaan heel wat documenten met medische, en dus vertrouwelijke gegevens over patiënten. Voor een efficiënte werking van het ziekenhuis dienen deze elektronisch raadpleegbaar te zijn.
Het AZ Sint-Maria vzw werkt vandaag met een centraal Elektronisch Patiëntendossier (EPD) : C2M van CEGEKA.
In 2019 werd reeds beslist om nieuwe patiëntendossiers niet meer in papiervorm te bewaren doch onmiddellijk te digitaliseren en het historisch medisch archief in papieren versie te stockeren.
De ruimte waarin het historisch papieren medisch archief wordt bewaard heeft  een andere bestemming gekregen waardoor ook de historisch medische dossiers op korte termijn dienen gedigitaliseerd te worden.
Voor het digitaliseren van de nieuwe medische dossiers wordt beroep gedaan op iGuana dms. Het is niet de bedoeling van het ziekenhuis om een extra softwarepakket voor digitalisatie binnen het ziekenhuis te introduceren doch om het historisch medisch archief te digitaliseren mits import in iGuana dms. Voor meer informatie  mbt de  documentatie rond het formaat van export dat nodig is , verwijzen we naar het document betreffende de datatransmissie in bijlage. Eventueel bijkomende vragen kunnen gesteld worden aan Veerle Rogiest - aankoop@sintmaria.be
Het AZ Sint Maria vzw wenst  beroep te doen op een externe partij om het historisch medisch archief te indexeren, op te halen en tijdelijk te stockeren  alvorens te digitaliseren en te integreren in iGuana dms.
Na kwaliteitscontrole en mits uitdrukkelijk akkoord van het AZ Sint-Maria vzw dienen de gescande papieren dossiers op vertrouwelijke wijze vernietigd te worden.
Het project zal verlopen in 2 fasen. In fase 1 dient ongeveer 1000 lopende meter dossier gescand te worden, in fase 2 ongeveer 750 lopende meter. In totaal gaat het over 91.000 dossiers met een totaal van 7.000.000 bladzijden. Dit zijn vermoedelijke hoeveelheden.
Het is vereist dat het indexeren, ophalen en stockeren van de dossiers met betrekking tot  fase 1  uitgevoerd wordt voor het einde van maart 2023.
Indien hiervoor onvoldoende garantie kan geboden worden heeft het ziekenhuis het recht om de inschrijving als onregelmatig te beschouwen en niet verder te beoordelen.
De opdracht loopt over een totale looptijd van maximaal 4 jaar en kan indien nodig verlengd worden met een aanvullende opdracht. Deze mogelijke aanvullende opdracht zal  voornamelijk betrekking hebben op de historische administratieve en boekhoudkundige dossiers waarvan de omvang op vandaag niet bepaald kan worden.
* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.
1. Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de laatste vijf jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.
2. Certificatie van de aangeboden oplossing als digitaal archief systeem waarin de nodige technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om via het CIA-prinicipe (vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid) de data correctheid te waarborgen.
De offertes kunnen alleen elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/.

Eligibility requirements: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.

Award value: 371900.82