Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-09
Buyer: Rahmenvereinbarung Databased Fundraising für das DRK-Mailingprogramm
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72300000 | 72310000: Data processing services | 72320000
Estimated value: 1680672.27 EUR
Submission deadline: 2025-10-06
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.  Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:  Deutsches Roten Kreuz e.V. Team Recht / Compliance Carstennstraße 58 12205 Berlin
Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.
Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Databased Fundraising Dienstleister für die Mailing-Aktivitäten des DRK. Der Dienstleister erbringt datenbankbasierte Adressdienstleistungen und strategische sowie analytische Beratungsleistungen zum Datenbestand.
1.1 Berufserfahrung der Projektleitung: 0 Jahre = Ausschluss; >= 1 bis < 2 Jahre = 8 Pkt.; >= 2 bis < 3 Jahre = 12 Pkt.;  >= 3 bis < 4 Jahre = 16 Pkt.; >=4 Jahre = 20 Pkt.
1.2 Berufserfahrung des Data Analytics Consultants: 0 Jahre = Ausschluss; >= 1 bis < 2 Jahre = 8 Pkt.; >= 2 bis < 3 Jahre = 12 Pkt.;  >= 3 bis < 4 Jahre = 16 Pkt.; >=4 Jahre = 20 Pkt.

Eligibility requirements: 1.1 Berufserfahrung der Projektleitung: 0 Jahre = Ausschluss; >= 1 bis < 2 Jahre = 8 Pkt.; >= 2 bis < 3 Jahre = 12 Pkt.;  >= 3 bis < 4 Jahre = 16 Pkt.; >=4 Jahre = 20 Pkt.
1.2 Berufserfahrung des Data Analytics Consultants: 0 Jahre = Ausschluss; >= 1 bis < 2 Jahre = 8 Pkt.; >= 2 bis < 3 Jahre = 12 Pkt.;  >= 3 bis < 4 Jahre = 16 Pkt.; >=4 Jahre = 20 Pkt.
1.3 Größe des Projektteams: < 1 Fachkraft = Ausschluss; 1 Fachkraft = 3 Pkt.; 2 Fachkräfte = 6 Pkt.; 3 Fachkräfte = 9 Pkt.; 4 Fachkräfte = 12 Pkt.; >= 5 Fachkräfte = 15 Punkte
2.1 Anzahl der Referenzaufträge im Bereich "Zielgruppenbestimmung, Datenscoring und Datenaufbereitung von Hauslistmailings": 0 Unternehmensreferenzen = Ausschluss; 1 Unternehmensreferenz = 3 Pkt.; 2 Unternehmensreferenzen = 6 Pkt.; 3 Unternehmensreferenzen = 9 Pkt.; 4 Unternehmensreferenzen = 12 Pkt.; >= 5 Unternehmensreferenzen = 15Pkt.
2.2 Referenzaufträge aus dem Bereich "Datenaufbereitung und -verwaltung von Fremdadressmailings": 0 Unternehmensreferenzen = Ausschluss; 1 Unternehmensreferenz = 3 Pkt.; 2 Unternehmensreferenzen = 6 Pkt.; 3 Unternehmensreferenzen = 9 Pkt.; 4 Unternehmensreferenzen = 12 Pkt.; >= 5 Unternehmensreferenzen = 15Pkt.
2.3 Referenzaufträge aus dem Non-Profit-Bereich: 0 Unternehmensreferenzen = 0 Pkt.; 1 Unternehmensreferenz = 5 Pkt.; 2 Unternehmensreferenzen = 10 Pkt.; >= 3 Unternehmensreferenzen = 15 Pkt.
Unternehmensbezogene Unterlagen und Erklärungen können nachgefordert werden. Die Nachforderung von Unterlagen ist unzulässig, sobald diese die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen.
Die Bewertung des Angebotspreises erfolgt auf Basis des Feldes "Gesamtpreis aller Positionen abzgl. Rabatt (brutto)" des Preisblatts, welches der Summe der Angaben des Bieters entspricht. Dabei hat der Bieter Angaben zu allen geforderten Preisangaben (brutto) zu machen.
Mit diesem Unterkriterium wird die Darstellung des Databased-Fundraising-Spektrums beurteilt.  Maßgeblich für die Bewertung sind die nachvollziehbaren und transparenten Erläuterungen dazu, wie der Bieter sämtliche mit der Erbringung der Leistung verbundenen Leistungskomponenten koordiniert. Es soll ausführlich aufgezeigt werden, wie die internen Arbeitsprozesse und Möglichkeiten zum datenbankbasierten Fundraising sind. Besonders positiv wird bewertet, wenn Zielgruppenbestimmung, Scoring, Selektion, Datenaufbereitung und Reporting schlüssig dargestellt werden können. Zudem wird eine Erläuterung im Umgang mit Fremdadressmailings sowie Datenanalyse positiv bewertet. Eine ausführliche Erläuterung über bestehende Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Schnittstellen wie Kreativagenturen oder Lettershops wird hierbei positiv bewertet. Negativ bewertet wird ein Leistungsspektrum, das nur Selektionen umfasst und in dem keine Schnittstellenerfahrung dargestellt werden kann. Zudem wird eine nicht im geforderten Umfang leistbare Katastrophenbereitschaft negativ bewertet.
Mit diesem Unterkriterium wird die Qualität der geplanten Herangehensweise und Zusammenarbeit beurteilt.   Maßgeblich für die Bewertung sind die Erläuterung der Herangehensweise an Zielgruppencluster und deren kontinuierliche Überprüfung, die Erläuterung der Vorstellungen zum Austausch der Daten zwischen DRK und Bieter, um die Aufgaben erfüllen zu können (technische Lösung), die Vorstellung und Erläuterung der Schnittstellenerfahrung und Vernetzung zu Fulfillment-Unternehmen, die Erläuterung der Reportingansätze und deren Einflussnahme auf die Zielgruppenauswahl und die Erläuterung der Vorstellungen einer Jahresplanung.   Zeigt die Herangehensweise an die oben genannten Themen eine außerordentliche Auseinandersetzung mit dem Themengebiet und den Bedürfnissen des DRK, führt dies zu einer positiven Bewertung. Eine nachvollziehbare und ausführliche Erläuterung und Darstellung werden vorausgesetzt.   Ein versierter Umgang mit Scoring-Modellen und der Aufbereitung der Daten für die weitere Verarbeitung wird positiv bewertet. Zudem fließt positiv in die Bewertung ein, wenn der Umgang mit Großproduktionen bei Lettershops, der Datenanalyse und Auswertung von Aktionen umfangreich dargestellt werden kann. Es ist aus den Unterlagen ersichtlich, dass komplexe Datenaufbereitungen mit diversen Parametern gesteuert werden können. Eine passgenaue Ausführung zur Beratung der Zielgruppensegmentierung wird ebenfalls positiv bewertet. Erscheinen die Ausführungen zum Handling der Datenaufbereitung für Fremdadressmailings, inklusive sämtlicher Dubletten- und Adressprüfungen, als umfangreich und passgenau, führt dies zu einer positiven Bewertung.   Es erfolgt eine negative Bewertung, wenn die Ausführungen zu Fremdadressmailings und Scoring nur rudimentär und/oder mangelhaft dargestellt sind.  Zudem erfolgt eine negative Bewertung, sofern bisher noch nie Daten für eine Spendenbescheinigung aufbereitet wurden. Ein nicht schlüssig durchgängig nachvollziehbares Datenschutzkonzept führt ebenfalls zu einer negativen Bewertung, ebenso wie eine nicht leistbare Katastrophenbereitschaft im geforderten Umfang.     Erscheint das Konzept hinsichtlich der oben genannten Themen nur stark rudimentär, weist es keinen Bezug zu dem Themengebiet und den Bedürfnissen des DRK auf, führt dies zu einer negativen Bewertung. Eine mangelhafte Erläuterung und Darstellung werden ebenfalls negativ bewertet.