Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-10-16
Buyer: Danish Ministry of Defence Acquisition and Logistics Organisation
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000
Estimated value: 65000000 DKK
Submission deadline: 2023-11-13
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Tjenesteydelserne skal udføres på lokationer efter Kundens anvisning, dog som udgangspunkt i Storkøbenhavn.
Aftalen vedrører konsulentbistand til drift, vedligeholdelse og udvikling af KESDH. Konsulentydelserne omfatter projektledelse, testledelse, sagsbehandling, rådgivning og vejledning.
Forsvaret består af en række værn, kommandoer, styrelser, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (i det følgende benævnt "Koncernen"), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver. KESDH udgør Forsvarets Koncernfælles Sags- og Dokumenthåndteringssystem (i det følgende benævnt ”Applikationen”). Applikationen anvendes til sags- og dokumenthåndtering, hvori Køberens relevante ind- og udgående dokumenter og interne notater registreres, dvs. såvel fysiske som elektroniske dokumenter og e-post-korrespondance. Applikationen udgør en fælles platform for lagring, fremfinding, understøttelse af processer, herunder afsendelse og modtagelse af digital post og behandling af informationer, som i et vist omfang er klassificeret, jf. Justitsministeriets Sikkerhedscirkulære, CIR nr. 10338 af 17. december 2014, dog højest til klassifikationsgraden Til Tjenestebrug (TTJ).
Koncernen er omfattet af lovgivningen og retningslinjerne for god forvaltningsskik, herunder reglerne om journaliseringspligt og notatpligt, hvilket tilsiger fyldestgørende registrering. Det indbefatter bl.a., at følgende dokumenter registreres i Applikationen:
•	Alle hændelser, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar mv.
Registrering sker endvidere med henblik på at kunne genfinde og videndele relevante data og informationer. Det er op til den enkelte sagsbehandler at afgøre hvilke elementer, der skal registreres på den enkelte sag, ud over det materiale, som forvaltningsmæssige love og regler samt god forvaltningsskik foreskriver. Applikationen er baseret på standard ESDH-systemet WorkZone fra KMD. WorkZone omfatter funktionalitet til understøttelse af Køberens forretningsmæssige opgaver vedr. elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering, herunder i et forvaltningsmæssigt øjemed. Herudover er der over tid udviklet funktionalitet specifikt til Køberen til understøttelse af Køberens særlige behov og processer.
•	Muligheden for at sikre, at kvaliteten i ydelser og leverancer er høj og overholder de nødvendige aftaler og servicemål, både af hensyn til forretningsmæssig og sikkerhedsmæssig kritikalitet,
•	Forbedret adgang til fornødne kompetencer fra eksterne specialister samt et styrket samarbejde mellem Køberen og KESDH-leverandørerne,
•	Øget kontraktfleksibilitet for at undgå at blive fastlåst til én leverandør og med mulighed for hjemtagning og skalérbarhed ift. ressourcer og kompetencer,
•	Øget leverancehastighed på udviklings- og vedligeholdelsesopgaver, herunder smidigere transition til idriftsættelse og hurtigere ibrugtagning af ny teknologi,
•	Muligheden for på sigt at ibrugtage eller udnytte cloud-relaterede teknologier i driften af Systemet,
•	Muligheden for på sigt at overgå til anvendelse af Linux som operativsystem på databaseservere, samt
Leverandøren vil skulle indgå i et flerleverandør-setup, hvor øvrige KESDH-leverandører vil forestå den Teknisk Vedligehold af Systemet samt Applikationsvedligehold. Leverandøren vil derfor ud over samarbejdet med Køberen skulle indgå i et samarbejde med Øvrige Leverandører i relation til Systemet. Leverandøren skal i den forbindelse deltage i en fælles samarbejdsorganisation med Køberen og Køberens øvrige Leverandører.
Samarbejdsmodellen operationaliseres gennem en række samarbejdsfora såsom samarbejdsforum, applikationsgruppemøde, arkitekturkoordination, KESDH Change Advisory Board (CAB) og Problem og (parent) Incident-møde m.fl., hvor Køberen har den styrende rolle. Køberen varetager selv den overordnede serviceintegrator-funktion, hvilket bl.a. indbefatter, at Køberen har ansvaret for at sikre et tværgående samarbejde mellem de respektive leverandører og Køberens egen it-organisation. Ud over den tekniske vedligehold af systemet og applikationsvedligehold gennemføres der løbende mindre eller større vedligeholdelses- og udviklingsprojekter. Forsvarets Styrelser gennemgår løbende mindre eller større reorganiseringer.

Eligibility requirements: Årsrapporter eller uddrag deraf eller anden dokumentation, der viser ansøgers soliditetsgrad (beregnet ved at dividere ansøgers egenkapital med ansøgers samlede aktiver) ved udgangen af de seneste 3 (tre) regnskabsår, for så vidt som disse oplysninger foreligger.
Ansøger skal have en positiv soliditetsgrad i hvert af de seneste 3 (tre) regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes ved at dividere ansøgers egenkapital med ansøgers samlede aktiver. Hvis ansøger består af en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, beregnes soliditetsgraden ved at dividere summen af alle deltageres egenkapitaler med summen af alle deltageres samlede aktiver i hvert af de seneste 3 (tre) disponible regnskabsår. Hvis ansøger baserer sig på en eller flere enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden ved at dividere summen af ansøgers og enhedens/enhedernes egenkapital med summen af ansøgers og enhedens/enhedernes samlede aktiver i hvert af de seneste 3 (tre) disponible regnskabsår. Det bemærkes, at ansøgeren kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og den enhed/enheder, som ansøger baserer sig på.
Ansøger skal vedlægge en liste over de væsentligste sammenlignelige leverancer (referencer), jf. pkt. II.1.5), udført inden udløbet af fristen for anmodning om deltagelse (ansøgningsfristen). Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for ansøgningsfristens udløb, vil indgå i vurderingen af, hvilken ansøger, der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer, jf. pkt. IV.1.2). Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af ydelserne, der er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af ydelserne ikke er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang) af en løbende leverance (reference), der er udført. Listen bør indeholde en kort beskrivelse af alle leverancer. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en tydelig angivelse, hvilke konkrete dele af leverancerne der ligner de ydelser, der er beskrevet i pkt. II.1.5. Beskrivelsen bør også indeholde oplysninger om ansøgers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancerne. Beskrivelsen bør endvidere indeholde oplysninger om dato for leverancerne, leverancernes størrelse/mængde/omfang og værdi samt modtagerne af leverancerne (konkrete navne/lande foretrækkes, men er ikke nødvendige; hvis der ikke anføres lande-specifikke oplysninger, bedes ansøger angive så mange generiske oplysninger som muligt om leverancen). Ved angivelse af dato for leverancerne, bedes ansøger anføre dato for leverancernes start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi den pågældende leverance er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancerne anføre, hvordan datoen er angivet. Listen må maksimalt indeholde 5 (fem) tidligere leverancer (referencer), uanset om ansøger er en enhed, udgør en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, eller baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen. Hvis listen indeholder flere end 5 (fem), vil FMI kun tage de første 5 (fem) leverancer på listen i betragtning. Leverancer derudover vil ikke blive taget i betragtning. Det bemærkes, at ansøgeren kan basere sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og den/de enhed/enheder, som ansøgeren baserer sig på.

Award value: 65000000