Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-12-19
Buyer: Helsingin kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72212920
Submission deadline: 2023-01-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Helsingin Kaupunginkanslia (myöhemmin myös ”Tilaaja”) hankkii tilavarausjärjestelmän ja sitä koskevat ylläpito-, asiantuntija-, ja kehityspalveluita sekä mahdollisia toteutukseen sisältyvää datamigraatiota ja integraatiota kokonaispalveluna toimittajan tarjoamassa ympäristössä.
Helsingin Kaupunginkanslia (myöhemmin myös ”Tilaaja”) hankkii tilavarausjärjestelmän ja sitä koskevat ylläpito-, asiantuntija-, ja kehityspalveluita sekä mahdollisia toteutukseen sisältyvää datamigraatiota ja integraatiota kokonaispalveluna toimittajan tarjoamassa ympäristössä vaatimusluettelossa (Liite 3) olevien vaatimusten mukaisesti.
Toimittajan on kyettävä toimittamaan, ylläpitämään, tukemaan ja jatkokehittämään mm.  integrointeja ja toiminnallisuuksien konfigurointia Helsingin Microsoft-ympäristön sisällä: Microsoft Outlook, Sharepoint/Teams,
**Toimittaja seuraa esim. Microsoftin päivityksiä ja tukee Tilaajaa näiden päivityksissä järjestelmän osalta. Toimittaja arvioi päivitysten vaikutuksia Tilaajalle sovitettuun asiakaskohtaiseen järjestelmään esim. parametroinnin, raporttien, hakujen, tietojen ja integraatioiden pysyvyys päivityksessä. Toimittaja seuraa asetettujen vaatimusten ja erityisehtojen säilyvyyttä päivityksissä.
** Toimittaja ylläpitää jatkuvasti osana tuki- ja ylläpitotyötä riittävää ja kattavaa dokumentaatiota ilman eri veloitusta. Tämä dokumentaatio on myös Tilaajan saatavissa ajantasaisesti.
* Tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta tilata jatkuvaa palvelua täydentäviä asiantuntijapalveluja Toimittajan resurssien puitteissa.
* Muut tilavarausjärjestelmään, sen käyttöön ja järjestelmään liittyvään toimintaan liittyvät asiantuntijapalvelut
Järjestelmän mahdollisesti edellyttämiä Microsoft-lisenssejä tai käyttöoikeuksia ei hankita tällä hankintasopimuksella. Toimittajan tulee kuitenkin tarjouksessa huomioida myös mahdolliset muut tarvittavat lisenssit.
Tällä hankinnalla hankittavan tilavarausjärjestelmän arvioitu kokonaiskäyttäjämäärä on tälä hetkellä noin 1400 henkilöä (enintään 2000). Tilavarausjärjestelmää voidaan käyttää sekä kotimaassa että ulkomailla kannettavilla tietokoneilla, kuin myös tableteilla ja älypuhelimilla mobiiliversiolla tai responsiivisesti.
Tilavarausjärjestelmällä korvataan Kaupunginkansliassa oleva nykyinen järjestelmä. Käyttöönoton aikana pitää varmistaa tilojen varaamisen keskeytyksetön toiminta, kun nykyinen järjestelmä poistuu. Järjestelmä otetaan kerralla käyttöön kaikkien kaupungin keskustakortteleiden kokoustilojen osalta n. 50 kpl ja muissa pisteissä n. 200 kpl. Seuraavassa vaiheessa järjestelmään pitää pystyä lisäämään, muuttamaan ja poistamaan tilaajan toimesta työpistetasolla olevien kohteita ja niiden varausmahdollisuuksia.
Käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa tammi- helmikususa 2023 tai 3 kk lainvoimaisesta hankintapäätöksestä.
Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes sopimuksen kohdan 4.3 (6) mukaisesta käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta, ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin.

Eligibility requirements: Vaatimukset esitetään ESPD -osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.