Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-07-02
Buyer: Gemeente Tervuren
Country: BE
Region: BE242
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 71540000: Construction management services | 71541000: Construction project management services
Submission deadline: 2024-09-03
Award criteria: quality, cost

Technical requirements: De uit te voeren opdracht betreft: 
• een volledige studie- en ontwerpopdracht voor het bouwproject De Fonkel 2.0, bouw van een kleuter- en lagere school en verbouwing van een deel van de bestaande sporthal op de site:
- ruimtelijke studie van de volledige site;
- studie architectuur met inbegrip van de coördinatie van alle verder opgesomde studies;
- studie stabiliteit;
- studie klimaat en technieken ; hvac, sanitair, elektriciteit, telefonie, data, branddetectie en preventie, inbraakbeveiliging en toegangscontrole, geluid en videofonie, gebouwenbeheersystemen, tijdsregistratie en liften;
- de volledige studie van de akoestiek van de geluidsisolatie naar de buren, de buitengeluiden, de ruimten onderling, de andere publieke en niet publieke ruimten en het geluidsniveau in de lokalen;
- de studie van de energieprestatie, inclusief de haalbaarheidsstudie voor alternatieve energiesystemen;
- de EPB verslaggeving;
- studie omgevingsaanleg ; de studie van de inrichting van de buitenruimte en de groenaanleg;
- studie van de binneninrichting en vaste uitrusting; 
- de organisatie van de procedure voor het aanstellen van de veiligheidscoördinator.
• de organisatie en uitvoering van het vooronderzoek:
- het volledig opmeten en analyseren van de bestaande toestand van het bouwterrein met zijn bestaande bebouwingen, terreinprofielen, hoogtemetingen, onderzoek van de perceelsgrenzen;
- overleg met de opdrachtgever, de advies verlenende instanties, de gebruikers en de lokale stakeholders. De lokale vragen en noden worden in kaart gebracht en vertaald in een behoeften-analyse die uitgewerkt kan worden in een voorontwerp, het beoordelingskader van Agion decreet open scholen geldt mede als richtlijn;
- globale visie inzake de inrichting van de site en zijn bestemmingen in de vorm van een vlekkenplan;
- de opmaak van voorontwerpen van het bouwproject en de bijhorende omgevingsaanleg in de vorm van plannen en volumestudies, inclusief een budgetraming.
• de opmaak van een definitief ontwerp en samenstelling van de aanvraag tot het bekomen van een omgevingsvergunning, inclusief de administratieve opvolging van het vergunningsdossier en inclusief de noodzakelijke overlegmomenten met de betrokken stedenbouwkundige diensten, de brandweer en Inter, project-MER ,…
• de studie, opmaak, opvolging van alle documenten voor de aanvraag van een eventuele milieuvergunning;
• de opmaak van het aanbestedingsdossier ; uitvoeringsplannen, technische lastenboeken, grondverzet , detailmeetstaten, detailraming, detailtekeningen bouwknopen en vast meubilair;
• de samenstelling van de in te dienen dossiers volgens vormvereisten bij AGION  ; geactualiseerde ontwerpdossier ,motivering openstellen schoolinfrastructuur, gunningsdossier;
• het technisch begeleiden van de aanbestedings- en gunningsprocedures, voorstellen van fasering van de werken en opsplitsing in percelen, het nazicht en de analyse van de offertes, het prijsonderzoek en het opmaken van het gunningsverslag aan de hand van een gemotiveerd advies;
• de opmaak van een uitvoeringsplanning;
• de controle op de uitvoering van de aannemingswerken, het leiden van de werfvergaderingen en het verzorgen van de bijhorende verslaggeving;
• het nazicht en het verbeteren van de ingediende vorderingsstaten;
• het verstrekken van advies betreffende voorgestelde wijzigingen en ingediende verrekeningen in min of in meer, alsmede andere tijdens de uitvoering van de aannemingswerken gerezen technische aangelegenheden;
• budgetcontrole;
• het verlenen van bijstand bij de voorlopige en definitieve oplevering van de aannemingswerken. 

Het ontwerpteam zal één architect als gesprekspartner aanduiden die optreedt als projectcoördinator en tot wie het opdracht gevend bestuur zich tijdens het bouwproces bij alle problemen kan wenden. 
De architect is de eindverantwoordelijke van het door hem uitgekozen en samengesteld ontwerpteam en voert alle communicatie tussen de eventuele onderaannemers, zorgt voor de verslaggeving van elk overleg.

Deze niet-limitatieve lijst  wordt  in de huidige selectiefase bij wijze van inlichting meegegeven zodat de ontwerpteams zich een beeld kunnen vormen van de inhoud van de opdracht.
De gedetailleerde omschrijvingen van de dienstenopdracht per fase, looptijd en bijhorende ereloonpercentages worden in het bestek van de tweede fase ( de gunningsfase) bezorgd aan de geselecteerde kandidaten ,  waar ze contractueel deel uitmaken van de opdracht.
De architecten die deel uitmaken van het ontwerpteam moeten ingeschreven zijn bij de Orde van Architecten van België of het bewijs leveren dat zij in de lidstaat van de EU waar zij gevestigd zijn, het beroep van architect mogen uitoefenen.Minimumeisen: De inschrijver voegt een door de Orde van Architecten van België te viseren attest of een voor eensluidend verklaard afschrift van maximum 1 jaar oud.
Het ontwerpteam dat de opdracht daadwerkelijk uitvoert, bestaat minstens verplicht uit: 
- Een architect (alsook projectcoördinator) met minimum 10 jaar werkervaring en affiniteit met stedenbouw. 
- Een burgerlijk of industrieel ingenieur-bouwkunde voor de stabiliteitsstudie met minimum 10 jaar werkervaring.
- Een burgerlijk of industrieel ingenieur gespecialiseerd in klimaat en technische uitrustingen van gebouwen met minimum 10 jaar werkervaring.
- Een burgerlijk of industrieel ingenieur gespecialiseerd in bouwakoestiek, zaalakoestiek en omgevingsakoestiek met minimum 5 jaar werkervaring.
- Een bachelor landschapsarchitectuur met minimum 5 jaar werkervaring.
- Een EPB-verslaggever waarvan het bewijs wordt geleverd dat die is geregistreerd bij het Vlaams Energieagentschap, met minimum 5 jaar werkervaring. 
- Een erkend energiedeskundige type D.
De kandidaat mag het ontwerpteam uitbreiden met andere disciplines indien hij dit nodig acht voor de opdracht. Een lid van het ontwerpteam kan verschillende functies op zich nemen indien hiervoor de gevraagde kwalificaties kunnen voorgelegd worden.Minimumeisen: De inschrijver voegt een vaardigheidsnota toe die informatie geeft over:
- de leden van het ontwerpteam;
- de bureaus waaruit het team is samengesteld;
- het totaal aantal werknemers in dienst van de betrokken partijen;
- hun technische specificaties;
- hun ervaring binnen scholenbouw of de openbare sector. 
Deze beschrijving mag niet meer dan 2 A4 pagina’s (enkelzijdig) per (studie)bureau bedragen. De samenwerkingsmethode tussen de leden van het ontwerpteam en de verschillende disciplines zal beschreven worden in maximum 2 A4 pagina’s (enkelzijdig) met behulp van een organogram.
Indien de kandidaat zich laat ondersteunen door externe partners in onderaanneming voor bepaalde onderdelen van de opdracht, zal er een verbintenis, ondertekend door deze partners, tot samenwerking voor deze opdracht worden toegevoegd.
De inschrijver geeft minstens drie en maximum vijf referenties uit de openbare sector op, waarvan minstens twee in het kader van nieuwbouw- of renovatieopdrachten voor scholen. Deze twee referenties van scholen bevinden zich minstens in de fase van voorlopige oplevering, betreffen de afgelopen 10 jaar en de bouwkost van elk ervan bedroeg minstens € 2.000.000.excl. BTW en excl. erelonen.
Indien geen referenties van scholen beschikbaar zijn, geeft de kandidaat een grondige
motivering waarom hij van mening is om in aanmerking te komen voor de opdracht.Minimumeisen: Bij elke referentie voegt de inschrijver een projectfiche (max. 5 A4 pagina’s (enkelzijde) per projectfiche) met minimaal de volgende elementen:
- naam van het project, de plaats, totale vloeroppervlakte, bouwperiode en beknopte omschrijving van het bouwprogramma;
- korte omschrijving met de kerngegevens betreffende de stedenbouwkundige en architecturale visie op het project;
- de visie over het multifunctioneel gebruik van het gebouw;
- de functionaliteit van het ontwerp (toegankelijkheid en leesbaarheid);
- het opdrachtgevend bestuur + contactgegevens;
- de raming of vooropgesteld budget + de effectieve kostprijs van het project;
- de uitvoeringstermijn van het ontwerp en de effectieve werken;
- de inbreng van het ontwerpteam/lid van het ontwerpteam en de omvang daarvan in de totale kostprijs;
- enkele foto’s van het project of verwijzing naar internetadressen.
Uit de projectfiches van de referenties moet de technische bekwaamheid blijken van het ontwerpteam voor de totaliteit van de opdracht en van elk van de leden van het ontwerpteam voor het onderdeel van het project dat aan hen is toevertrouwd.
Indien de ingenieur stabiliteit, technieken, akoestiek, de landschapsarchitect, de EPB-verslaggever of energiedeskundige geen deel uitmaakten van het ontwerpteam van de hierboven vermelde referenties van de architect, dient er voor elk van deze bureaus minimum één projectfiche worden gevoegd van een referentie met betrekking tot een nieuwbouw- of renovatieopdracht voor scholen die voorlopig werd opgeleverd de afgelopen 10 jaren en waarvan de bouwkost minstens € 2.000.000.excl. BTW en excl. erelonen bedroeg.
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij over:
- voldoende financiële capaciteit heeft om dergelijke opdrachten uit te voeren;
- voldoende verzekerd is tegen beroepsrisico's.
Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dient de inschrijver deze verklaringen te staven.Minimumeisen: De inschrijver voegt een verklaring op eer toe.


Winner: Raad van State