Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-06-02
Buyer: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 7094901.62 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Servicedesk ist die zentrale Stelle zur Annahme aller Ereignisse (Bestellanforderungen, Störungen, Service- bzw. Informationsbedarf etc.) bezüglich der durch den IT-Betrieb der BGW bereitgestellten Leistungen. Die wesentlichen Aufgaben des Servicedesks sind die schnelle Behebung bzw. Weiterleitung von Störungen sowie Koordination und Überwachung von Serviceanforderungen. Für jede eingehende Meldung wird ein Ticket (Aufzeichnung der Meldung bis zur Erledigung) eröffnet. Der/Die AN stellt während der Servicezeiten die durchgängige qualifizierte und eingearbeitete Besetzung sicher. Die Auftraggeberin erwartet insgesamt eine möglichst geringe personelle Fluktuation bei dem eingesetzten Personal.
Ziel der BGW ist, den Beschäftigten und im Bereich der online-Angebote auch den Kunden der BGW eine funktionierende, serviceorientierte und kompetente Anlaufstelle für den Leistungsbereich Servicedesk (Call-Annahme, -Bearbeitung, Anwendersupport, Beschaffungsunterstützung und Zugang zu den Online-Angeboten) und im Leistungsbereich Endgerätemanagement (Desktop-Support, IMAC/R-Leistungen, Desktop-Management sowie Client-Management) zur Verfügung zu stellen. Der Servicedesk steht alle Beschäftigten zur Verfügung (E-Mail, Telefon, persönlich). Der Servicedesk erbringt seine Arbeit in der Hauptverwaltung in Hamburg. Er ist arbeitstäglich zwischen 6.00-18.30 Uhr besetzt, wobei die Besetzung im Schichtbetrieb bedarfsgerecht zu erfolgen hat. Die telefonische Erreichbarkeit beträgt min. 80 % bei Rufannahme binnen 30 Sekunden. Es stehen insgesamt 14 Servicedeskarbeitsplätze zur Verfügung. Aus der Erfahrung können ca. 6.200 Eingängen/Monat für den Servicedesk und weiter ca. 620 lokale Anwenderunterstützungen/Monat mitgeteilt werden, wobei damit keine Verbindlichkeit verbunden ist. Für die Leistungserbringung werden im Schichtbetrieb 13 Vollzeitäquivalente zzgl. Teamleitung eingesetzt. Die Auftraggeberin verwendet künftig als ITSM-Software Valuemation der USU GmbH. Der Servicedesk orientiert sich an den Good Practice Ansätzen nach der Information Technology Infrastructure Library – ITIL v3.
Der/Die AN übernimmt im Endgerätemanagement Leistungen zu mindestens zu folgenden Clientbetriebssystemen mit mindestens folgenden technischen Kompetenzen:
—— Konfiguration und Wartung einer Konfigurationsmanagement-Infrastruktur inkl. Anwendung und Verwaltung;
—— Bereitstellen und Pflegen von Betriebssystemen mit dem Konfigurationsmanager sowie Erweiterung des Verwaltungsumfangs Der/Die AN wird, zusätzlich zum vorhandenen Informationsportal für Servicedesk-Beschäftigte, ein gesondertes Informationsportal/Service-Portal auf Basis von Atlassian Confluence oder Valuemation für alle Beschäftigten aufbauen und pflegen. Die Beschäftigten sollen dadurch befähigt werden, bspw. eigenständig nach Lösungen zu akuten Problemstellungen zu suchen, eigenständig Passwörter zurück setzen zu können, Standardanfragen automatisiert absenden zu können uvm.
Der/Die AN wird rechtzeitig vor Leistungsbeginn die Abläufe und Informationen ausreichend erheben und das für den Einsatz vorgesehene Personal vorab schulen und einweisen. Das aktuell eingesetzte Personal des derzeitigen Dienstleisters ist nicht bei der AG beschäftigt. Die AG stellt dem/der AN zur Leistungserbringung auch künftig kein Personal zur Verfügung. Es obliegt allein der Einschätzung des/der AN, ob vor diesem Hintergrund ein sog. Betriebsübergang nach § 613a BGB vorliegt. Einzelheiten zu Art u. Umfang der Leistung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
1. Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VgV durchgeführt. Der durch diese Bekanntmachung eingeleitete Teilnahmewettbewerb ist Teil des Verhandlungsverfahrens und dient der Eignungsprüfung und -bewertung. Zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Anforderungen gemäß Ziffern III. 1), III. 2) und VI. 3) nachzuweisen. Erst Ihre erfolgreiche Auswahl nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs führt zur Aufforderung zur Angebotsabgabe.
3. Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Einreichung Ihrer Bewerbung, dass wir die von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens verarbeiten werden, um unserer rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung nachzukommen.
4. Fragen und Hinweise sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Bitte beachten Sie, dass wir Antworten und Auskünfte ebenfalls auf der Plattform bei subreport-ELViS hochladen. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nur, wenn Sie sich dort für dieses Verfahren registriert haben.
5. Die Vergabeunterlagen können Sie unter dem in Ziffer I. 3) dieser Bekanntmachung angegebenen Link herunterladen. Dort erhalten Sie auch Vorlagen für Erklärungen zu Abschnitten II und III. dieser Bekanntmachung. Bitte beachten Sie die Unterlage Verfahrensbedingungen mit weiteren Hinweisen zum Verfahren und dessen Ablauf.
6. Ein Bewerber kann sich, auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritte/Unterauftragnehmende/Konzernunternehmen; nachfolgend „Dritte(n)“) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Bei Eignungsleihe hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft – den Umfang der Eignungsleihe sowie die Dritten mit seinem/ihrem Teilnahmeantrag zu benennen und
— alle unter Ziffer III.1.1), III.1.2), dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise für jeden Dritten vorzulegen;
— die gemäß Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind für jeden Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der/die Bewerbende bzw. die Bewerbergemeinschaft auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten bezieht;
— Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Dritten auch die Angaben gemäß Ziffer III. 2) dieser Bekanntmachung vorlegen;
— Mit dem Teilnahmeantrag ist zudem von jedem dieser Dritten eine Erklärung vorzulegen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, dass der/die Bewerbende bzw. die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall auf die erforderlichen Mittel dieses Dritten in dem benannten Umfang vollumfänglich zugreifen kann (z. B. Verpflichtungserklärung).


Winner: Bechtle GmbH
Award value: 7094901.62
Number of bids: 1