Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2020-12-14
Buyer: Landeshauptstadt München, IT-Referat, it@M, Geschäftsleitung
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48100000 | 72253000: Helpdesk and support services | 72260000: Software-related services | 72310000: Data processing services | 72416000: Application service providers
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ermöglichung der Nutzung einer Standardsoftware in Form einer SaaS-Fachanwendung zur Bearbeitung von Anträgen nach dem BAföG, BayAföG und AFBG.
a) Ermöglichung der Nutzung einer Standardsoftware in Form einer SaaS-Fachanwendung (einschließlich des notwendigen Speicherplatzes für die Anwendungsdaten), in welcher die Sachbearbeitungen des Amtes für Ausbildungsförderung (AfA) online und schriftlich gestellte Anträge verarbeiten, Förderungen berechnen und Bescheide erstellen sowie Auszahlungsanweisungen und Rückforderungen im Rahmen der Förderung von Schülerinnen und Schülern, Studierenden sowie von an Weiterbildungen Teilnehmenden gemäß der gesetzlichen Bestimmungen abwickeln. Diese muss eine Schnittstelle zum Upload-Portal für Online-Anträge für Förderleistungen nach BAföG/BayAföG und AFBG bieten sowie auch über die Schnittstellen zu anderen Behörden und Organisationen verfügen, welche für die Abwicklung der Aufgaben des AfA im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind.
b) Lizenzen für 60 Anwender/innen (concurrent user), von denen 10 nur einen lesenden Zugriff auf das IT-Fachverfahren benötigen. Die Nutzungsdauer dieser Lizenzen beträgt 10 Jahre nach der Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftraggeber (AG). Außerdem muss es die Möglichkeit während der gesamten Laufzeit des Vertrags geben, ca. 20 weitere Lizenzen (concurrent user; lesender und schreibender Zugriff) einzeln zu erwerben (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Die Nutzungsdauer dieser zusätzlichen Lizenzen beginnt jeweils mit Bereitstellung nach deren Abruf (jedoch nicht vor Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den AG) und läuft bis zur Beendigung des Gesamtvertrags. Die Lizenzen beinhalten außerdem den Service und die Pflege, wie im Anhang Support Prozesse und Service Levels für die Vergabe von SaaS-Fachanwendungen beschrieben. Im Rahmen des Services und der Pflege muss der Auftragnehmer (AN) alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den AG von sich aus zur Verfügung stellen.
c) Migration der kompletten Daten aus dem bestehenden System in das neue IT-Fachverfahren. Diese Tätigkeit umfasst schwerpunktmäßig:
d) Schulung der ca. 60 Nutzer im IT-Fachverfahren inklusive der Erstellung der erforderlichen Schulungsunterlagen (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme).
e) Unterstützungskontingent (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Für die gesamte Vertragslaufzeit stellt der AN ein Kontingent von ca. 20 Personentagen pro Jahr für mögliche Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen nach Vorgaben des AGs zur Verfügung. Das Unterstützungskontingent ist für die gesamte Vertragslaufzeit im Sinne des § 3 des Vertrags anzubieten.
g) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems: Der AN ist für die Betriebsbereitschaft verantwortlich. Diese umfasst schwerpunktmäßig:
a) optionaler Nachkauf von ca. 20 weiteren Lizenzen (concurrent user; lesender und schreibender Zugriff) inkl. Service und Pflege während der gesamten Vertragslaufzeit (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. b)
b) Schulung der ca. 60 Nutzer im IT-Fachverfahren inklusive der Erstellung der erforderlichen Schulungsunterlagen (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. d)
c) weitere Unterstützungsleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit für Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen im Umfang von ca. 20 Personentagen pro Jahr (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. e)
Diese optionalen Leistungen sind vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.