Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-07-31
Buyer: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Country: DE
Region: DEF02
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 79421000
Estimated value:  EUR
Submission deadline: 2031-12-31
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) nimmt die staatlichen Bauherren- und Planungsaufgaben für Land und Bund in Schleswig-Holstein wahr. Zudem ist sie zuständig für die Bewirtschaftung der vom Land genutzten Liegenschaften und für die Beschaffung von Material und Leistungen für die Landesbehörden. In dieser umfassenden Ausrichtung bietet sie Ihre Leistungen auch sonstigen Trägern der öffentlichen Verwaltung an. Die fortschreitende Digitalisierung der Hauptprozesse Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen sowie der individuellen Arbeitsumgebungen erfordern die elektronische Verfügbarkeit von Unterlagen und Dokumenten sowie die Möglichkeit einer rechtssicheren digitalen Erstellung, Bearbeitung und Verwahrung. Diese Anforderungen sollen mit der Einführung einer elektronischen Akte auf Basis des Extended Enterprise Content Management (xECM) der Firma OpenText erfüllt werden. In mehreren Vorprojekten wurde bereits eine Sandbox aufgebaut und im Rahmen einer Pilotierung mehrere Aktentypen umgesetzt. Das vorliegende Dokument beschreibt die Anforderungen an zukünftige Auftragnehmer, die der GMSH Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Einführung der elektronischen Akte auf Basis des xECM der Firma OpenText bereitstellen. Die Aufgaben umfassen Einführung, Konfiguration, Wartung und Weiterentwicklung des xECM sowie systemseitige Beratungsleistung. 
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Die GMSH strebt perspektivisch die Wartung und Weiterentwicklung der lokalen xECM Anwendungen im Wesentlichen durch eigene Kapazitäten an. Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens beauftragt die GMSH externe methodische, fachliche und technische Unterstützung für die Einführung der elektronischen Akte auf Basis der Anwendung xECM von OpenText für weitere Geschäfts- und Unterstützungsbereiche aus. Hierbei soll die Unterstützung die gesamte Bandbreite der notwendigen Arbeiten von vollständiger externer Übernahme bis hin zu Coaching des Teams der GMSH reichen. Die GMSH strebt daher eine kontinuierliche partnerschaftliche und erfolgreiche Zusammenarbeit für die gesamte Vertragslaufzeit an. Wichtige Voraussetzungen dafür sind Integrität, Flexibilität, Vertrauen, Zuverlässigkeit und Termintreue eines zukünftigen Auftragnehmer. 
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Die GMSH setzt derzeit folgende Lösungen zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse ein: • ERP 6.0: Frontend SAP-Gui, NWBC, Fiori mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SD, PSM, REFX, Workflow, CPM (Commercial Project Management), • ArchiveLink / Opentext: ArchiveLink, mit Daten und Dokumentenarchivierung, VIM (Opentext), Opentext Dokulink, Opentext Scan Client, • Solutionmanager: TestSuite und Beratung, Nutzung weiterer Funktionen für die Betriebsoptimierung • pitFM • PlanNet und StepFM von WeltWeitBau • RIB iTwo-Vergabe • Microsoft Office 2016 Aktuell läuft die Vorbereitung der Umstellung auf SAP S/4 HANA. Diese Umstellung ist bei der Integration von xECM und den entsprechenden elektronischen Akten angemessen zu berücksichtigen. 
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Für das 1. und 3. Los wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Für das 2. Los wird eine Rahmenvereinbarung mit zwei Wirtschaftsteilnehmern geschlossen. Die Leistungen werden nach dem Kaskadenprinzip gem. § 21 Abs. 4 Nr. 1 VgV vergeben. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt somit ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb und gemäß der erzielten Platzierung der erfolgreichen Bieter. Sollte das Unternehmen mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Einzelauftrag ablehnen (fehlende Kapazitäten), wird der nächstplatzierte Bieter beauftragt.
Qualität der Konzepte. Die konkrete Bewertung der einzelnen Unterkriterien ist der Bewertungsmatrix zu entnehmen. Im Rahmen der Angebotsabgabe ist ein Dienstleistungskonzept sowie eine Darstellung zur Durchführung vorzulegen gem. der Bewertungsmatrix.
Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals. Die konkrete Bewertung der einzelnen Unterkriterien ist der Bewertungsmatrix zu entnehmen. Im Rahmen der Angebotsabgabe ist die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des konkret für die Durchführung des Auftrags vorgesehenen Personals/Projektteams gem. der Bewertungsmatrix nachzuweisen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Die Basisanwendungen ArchiveServer und xECM werden perspektivisch durch einen Verfahrensverantwortlichen geführt und verwaltet. Die Aufgabe eines Auftragsnehmers besteht hier in der Übernahme der Aufgaben für Betrieb und Wartung des jeweiligen Systems auf der Grundlage eines gesondert abzuschließenden EVBIT Dienstvertrages. 1. Archivserver Anpassung und Konfiguration des OpenText ArchiveServers nach Abstimmung auf der vorhandenen Plattform. Planung, Abstimmung und Umsetzung von Softwareaktualisierungen des ArchiveServers. Analyse der Auslastung und des Nutzungsprofils und Vorschläge zur weiteren Entwicklung des Produktes im Kontext der zusätzlichen Nutzung als Storage Provider für das xECM. 2. xECM Installation und Konfiguration der Basiskomponenten eines xECM nach Abstimmung auf der bereitgestellten Hardwareplattform. Planung, Abstimmung und Umsetzung von Softwareaktualisierungen des xECM. Analyse der Auslastung und des Nutzungsprofils und Vorschläge zur weiteren Entwicklung des xECM im Kontext der wachsenden Nutzerzahl im Verlauf des Projektes.


Winner: CONVOTIS AG
Award value: 7700000
Number of bids: 4