Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-03-16
Buyer: Caruna Oy
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 65300000: Electricity distribution and related services
Submission deadline: 2022-04-01
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Caruna Oy pyytää osallistumishakemuksia kilpailutukseen koskien lukitusten- ja avaintenhallintapalvelua, kattaen koko Carunan verkkoalueen (Caruna Oy ja Caruna Espoo Oy).
Suuret lukko-, avain- ja käyttäjämäärät luovat tarpeen keskitetylle avainten ja lukkojen hallinnalle.  Tämän hankinnan tarkoituksena on löytää Tilaajalle eli Carunalle Palveluntuottaja, joka pystyy toimittamaan palvelun turvallisesti ja kustannustehokkaasti, kokonaisvaltaisesti ja laadukkaasti. Palveluntuottajan on myös sitouduttava toiminnan kehittämiseen yhteistyössä Tilaajan kanssa.
Palveluntuottaja eli Toimittaja huolehtii Caruna Oy:n ja Caruna Espoo Oy:n (yhdessä Tilaaja) sähkönjakeluverkon ja siihen liittyvien kiinteistöjen avainten ja lukkojen hallinnasta. Palvelu tarjoaa Tilaajalle kokonaisvaltaisen paketin avainten hallinnasta lukkojen ylläpitoon sekä niiden kehittämiseen koko Tilaajan verkkoalueella.
Toimittajan tehtäviin kuuluu avainten- ja lukkojen hankinta ja hallinta, kuten säilytys ja luovutus, sarjoitus, asennus, kulkuoikeuksien- ja avainhallintarekisterin hallinta sekä avain- ja lukituspalveluiden tarjoaminen sovitussa ajassa Tilaajan henkilöstölle, asiakkaille ja Tilaajan Urakoitsijoille. Toimittaja tilastoi ja raportoi avainten- ja lukkojen hallintaa keskitetysti. Avainten luovutus ja kuittaukset hoidetaan alueellisten yhteyspisteiden toimesta. Avaimia, kulkuoikeuksia ja lukkoja luovutetaan ja vastaanotetaan vain kuittausta vastaan. Toimittaja dokumentoi lukitusten asennukset Tilaajan järjestelmään. Toimittaja dokumentoi luovutukset ja pitää näistä yllä rekisteriä, sekä esittää dokumentit pyynnöstä Tilaajalle. Toimittajalle kuuluu lukkoihin liittyvät selvitystyöt sekä lukkojen ja avainten tilaaminen valmistajalta.
Yllä oleva palvelu on kuvattu tarkemmin Avaintenhallinta palvelukuvauksessa, joka tullaan jakamaan tarjouspyynnön yhteydessä valituille tarjoajille.
Edellä mainittu kokonaismäärä koostuu suurimmaksi osaksi mekaanisista lukoista, näiden osuus yli 90 %.
Hankintaa ei ole jaettu erityisalojen hankintalain 79 §:ssä tarkoitetulla tavalla osiin, koska hankinnan kohde muodostaa luontevan hankintakokonaisuuden, jonka jakaminen tekisi hankinnan toteuttamisesta hankalaa.
Ehdokas ja Tarjoaja vastaa siitä, että sillä on asianmukainen suostumus henkilötietojen luovuttamiselle kaikilta sellaisilta luonnollisilta henkilöiltä, joita koskevia henkilötietoja se ilmoittaa Carunalle hankintaprosessin yhteydessä. Lisäksi Ehdokkaan ja Tarjoajan tulee huolehtia siitä että se ei syötä sähköiseen kilpailutusjärjestelmään sellaisia henkilötietoja, joita Caruna ei ole hankintaa koskevissa ilmoituksissa tai kilpailutusasiakirjoissa pyytänyt.
3 vuoden sopimuskauden jälkeen, sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, sopimuksessa mainitun irtisanomispykälän mukaisesti, tilaajalla oikeus purkaa sopimus 3 kk:n irtisanomisajalla.
Hankinnassa perustetaan puitejärjestely. Hankinnan tavoitteena on muodostaa Carunan ja toimittajan välinen erityisalojen hankintalain 45 § mukainen puitejärjestely. Puitejärjestelyyn valitaan parhaan tarjouksen tehnyt Tarjoaja.