Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-01-13
Buyer: Hämeenlinnan kaupunki
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48515000 | 72000000 | 72200000 | 72600000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne etähoivaan tarkoitetusta järjestelmästä ja siihen sopivista asiakkaiden laitteista liittymineen tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintayksikkö / tilaaja on 1.1.2023 alkaen Kanta-Hämeen hyvinvointialue.
Etähoivapalvelu (etähoitopalvelu) ja siihen soveltuvat asiakkaiden laitteet liittymineen koskevat vähintään Hämeenlinnaa, mutta Kanta-Hämeen hyvinvointialueella on oikeus sopimuskaudella hankkia palvelua ja/tai siihen soveltuvia asiakkaiden laitteita liittymineen myös muualle Kanta-Hämeen maakunnan alueelle. Palvelua ja laitteistoa hankitaan tarpeeseen, eikä hyvinvointialue voi ennalta sitoutua tarkkoihin ostomääriin. Tarjoajien tulee myös huomioida, että sopimuskaudella tarve palvelulle ja laitteille voi vaihdella sekä ylös- että alaspäin, esimerkiksi väestön ikärakenteesta, tekniikan kehittymisestä, hyvinvointialueen sisäisten prosessien kehittämisestä, tms. seikasta johtuen.
Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on arvio, joka ei sido Hämeenlinnan kaupunkia eikä Kanta-Hämeen hyvinvointialuetta. Kokonaisarvo riippuu osittain saatavista tarjouksista. Arvio on laskettu seuraavasti ja se koskee Hämeenlinnaa:
- Hintaliitteen mukaisilla määrillä vuotuiset käyttömaksut voisivat olla noin 100 000 - 200 000 euroa. Käyttöönoton kiinteä hinta voisi olla noin 0 - 50 000 euroa. Näin ollen neljän vuoden kokonaiskustannus voisi olla noin 400 000 - 850 000 euroa (alv 0 %).
Jos hyvinvointialue päättää käyttää hankinnassa olevan option koskien myös muuta Kanta-Hämeen maakunnan aluetta, voisi neljän vuoden kokonaiskustannus olla noin 600 000 - 1 700 000 euroa (alv 0 %). Arvio on laskettu siten, että jos Hämeenlinnassa laitetarve olisi noin 200 laitetta, niin koko maakunnassa se voisi olla noin 300-400 laitetta.
Hankintayksikkö korostaa sitä, että hankinnan arvioitu kokonaisarvo on arvio, joka voi vaihdella alas- tai ylöspäin. Hankinnan arvo voi vaihdella myös sopimuskauden aikana eri vuosien välillä. Tarjoajien tulee huomioida tämä tarjousta tehdessään.
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).
Etähoivapalvelu (etähoitopalvelu) ja siihen soveltuvat asiakkaiden laitteet liittymineen koskevat vähintään Hämeenlinnaa, mutta Kanta-Hämeen hyvinvointialueella on oikeus sopimuskaudella hankkia palvelua ja/tai siihen soveltuvia asiakkaiden laitteita liittymineen myös muualle Kanta-Hämeen maakunnan alueelle. Tällä hetkellä etähoivapalvelun laitteita on maakunnassa arviolta seuraavasti: Hämeenlinna noin 100, Riihimäki noin 65, Loppi noin 20, Hausjärvi noin 10 ja Forssan seutu noin 50. Kyse on tämänhetkisestä tilanteesta, joka ei sido tilaajaa.
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella on mahdollisuus ottaa kilpailutuksen perusteella valittavan palveluntuottajan palvelut ja laitteet käyttöön koko maakunnan alueella. Palvelua ja laitteistoa hankitaan tarpeeseen, eikä hyvinvointialue voi ennalta sitoutua tarkkoihin ostomääriin. Yksiköt siirtyvät käyttämään kilpailutuksen kautta valittavan palveluntuottajan laitteita ja palveluita sitä mukaa, kun aikaisemmin tehdyt sopimukset muiden palveluntuottajien kanssa päättyvät. Etähoivan laitteiden ja palveluiden tarve voi kasvaa tai vähentyä sopimuskauden aikana. Tarjoajien tulee myös huomioida, että sopimuskaudella tarve palvelulle ja laitteille voi vaihdella sekä ylös- että alaspäin, esimerkiksi väestön ikärakenteesta, tekniikan kehittymisestä, hyvinvointialueen sisäisten prosessien kehittämisestä, tms. seikasta johtuen.
Kokonaisuus hankitaan palveluna. Hankinnan kohteeseen sisältyvät järjestelmän ja laitteiden käyttöoikeus sopimuskaudella sekä järjestelmän käyttöönoton ja käytönaikaisiin palveluihin liittyvät asiantuntijatyöt.
Hankinnan kohteena olevan palvelun tulee olla käytettävissä kahden kuukauden sisällä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta sopimusluonnoksen mukaisesti.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle.
Hankinnan tavoitteena on Kanta-Hämeen hyvinvointialuetta erinomaisesti palveleva etähoivapalvelu (etähoitopalvelu) ja siihen yhteensopivat asiakaslaitteet liittymineen. Sekä palvelun että laitteiden tulee olla luotettavasti toimivia. Laitteiden tulee olla helppokäyttöisiä ja erityisesti ikääntyneiden käyttöön soveltuvia. Palvelua kehitetään aktiivisesti kaikkia järjestelmän ja laitteiden käyttäjiä ajatellen siten, että yleisestä kehitystyöstä ei veloiteta erikseen.