Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-09-30
Buyer: Ministerie van Defensie
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 34000000 | 34200000 | 34900000 | 50000000 | 50111000: Fleet management and maintenance services
Estimated value: 3810000 EUR
Submission deadline: 2024-11-15
Award criteria: quality

Technical requirements: De Aanbestedende dienst nodigt u uit om in te schrijven op een Europese Aanbesteding voor het beheer van het wagenpark van het getrokken materieel. Een betrouwbare coördinatie van preventief en correctief onderhoud is essentieel voor een efficiënt beheer. De Opdrachtnemer is, in overleg met de Opdrachtgever, verantwoordelijk voor het volledige onderhoudsproces. Dit omvat onder andere het tijdig inschakelen van gespecialiseerde onderhoudspartijen door Opdrachtnemer, het plannen en organiseren van preventief, correctief onderhoud inclusief bandenvervanging en schadeherstel, het waarborgen van de kwaliteitscontrole tijdens het hele proces en het afhandelen van de facturatie. Door een nauwe samenwerking met gespecialiseerde dienstverleners en een zorgvuldige planning, wordt de continuïteit en veiligheid van het materieel gewaarborgd. Het getrokken materieel wordt uitsluitend ingezet op het (veilige) Europese wegennet ten behoeve van intern transport voor de vredesbedrijfsoperaties.
U moet ingeschreven staan in het beroeps- of handelsregister en wanneer de Aanbestedende dienst daarom vraagt,
moet u binnen 10 werkdagen na dit verzoek het bewijs van inschrijving indienen.
Referenties
U moet aantonen dat u over de volgende (kern-)competentie beschikt om de onderhavige opdracht uit te kunnen voeren:

1. De Inschrijver dient aantoonbare ervaring te hebben met het beheer van een wagenpark bestaande uit minimaal 40 getrokken voertuigen, zoals benoemd in het Programma van Eisen (PvE) of vergelijkbaar. 

2. De Inschrijver dient aan te tonen dat hij beschikt over een functioneel online serviceportal ten behoeve van het wagenparkbeheer dat reeds in gebruik is bij klanten.
Voor de uitvoering van dit project is het cruciaal dat de Aanbestedende dienst samenwerkt met een betrouwbare partner die bewezen expertise heeft binnen het vakgebied wagenparkbeheer en dit kan onderbouwen middels een gedegen Plan van Aanpak. Het succes van deze aanbesteding hangt af van de keuze van een partij die niet alleen de benodigde technische kennis en ervaring in huis heeft of hiervoor derden kan inschakelen, maar ook daadkrachtig handelt en strategisch meedenkt. Hieronder beschrijft de Aanbestedende dienst de verwachtingen om te waarborgen dat wij met een Inschrijver in zee gaan die een diepgaand begrip heeft van de uit te voeren werkzaamheden en met vertrouwen richting het gewenste eindresultaat kan werken.

De Aanbestedende dienst verwacht daarbij:

- Een samenwerking waarbij de leverancier proactief en strategisch betrokken is bij het beheer van onze vloot en onderhoud per voertuig. Dit houdt in dat wij een partij zoeken die in staat is om een real-time vlootlijst te bieden en effectief onderhoud te beheren via real-time systemen.

- Een daadkrachtige aanpak voor het uitvoeren van passend en effectief (correctief) onderhoud, waarbij een nauwkeurige afstemming met de oorspronkelijke opdracht essentieel is. Passend en effectief wil zeggen dat het voertuig dusdanig wordt onderhouden dat het fuctioneel en veilig werkt en daarmee overbodige handelingen worden nagelaten.

- Verantwoordelijkheidsbesef met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden en de verhouding tot de kosten. Wij verwachten dat de leverancier verantwoordelijkheid neemt voor zowel de kwaliteit van het werk als de daarmee gepaarde kosten.

Het Plan van Aanpak dient de onderstaande punten helder te adresseren, met onderbouwing waar van toepassing:

1. Kostenbeheersing: Op welke wijze ondervangt de Inschrijver dat de Opdrachtgever niet onevenredig veel betaalt voor de uitgevoerde werkzaamheden zoals omschreven in het Programma van Eisen (PvE)? Omschrijf op welke wijze dit pro-actief zal worden gemanaged en welke maatregelen worden getroffen om deze risico's te verminderen.
2. Kostenbesparingen: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor kostenbesparingen op het gebied van (correctief) onderhoud en schadeherstel voor de Opdrachtgever?
3. Handelsperspectief bij Disproportionele Kosten of Werkzaamheden: Wat is het handelsperspectief indien de Inschrijver vaststelt dat de kosten van het correctieve onderhoud of schadeherstel niet proportioneel zijn en niet in verhouding staan tot de opdracht naar aanleiding van bijvoorbeeld een steekproef door de Opdrachtgever? Indien uit een steekproef blijkt dat de uitgevoerde werkzaamheden overbodig zijn hetzij niet in verhouding staan tot de kosten. Omschrijf op concrete en transparante wijze hoe de Inschrijvende partij zal handelen. Geef hierbij aan welke maatregelen zullen worden getroffen en wat hiervan de gevolgen zijn.
4. Contractuele Waarborgen: De Inschrijver dient een voorstel in waarin wordt toegelicht op welke wijze zij contractueel zullen waarborgen dat de kosten in relatie tot de (onderhoud- en schadeherstel) werkzaamheden reëel zijn, en zal tevens de gevolgen uiteenzetten voor de Inschrijver indien deze (onderhouds)kosten niet reëel blijken te zijn of indien onnodige werkzaamheden zijn uitgevoerd aan het getrokken materieel. Deze contractuele voorwaarde zal worden - met wederzijds goedvinden - toegevoegd aan de overheidsopdracht na gunning.
5. Onderhoudsplanning en -opvolging: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor een optimale onderhoudsplanning, afstemming en opvolging?
6. Garantieclaims: Op welke wijze draagt de Inschrijver zorg voor de juiste afwikkeling van garantieclaims in het geval van nieuwe voertuigen?
7. Ondersteuning bij Strandingen: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor optimale ondersteuning in het geval van (inter)nationale strandingen?
8. Doorlooptijd Optimalisatie: Op welke wijze bewaakt en optimaliseert de Inschrijver de doorlooptijd in het geval van onderhoud, bandenvervanging, schadeherstel, correctief onderhoud en vergelijkbare zaken?
9. Online Portal: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor een optimaal werkend online portal waarin voor de Opdrachtgever alle relevante informatie, zoals benoemd in het PvE, 24/7 beschikbaar is?
10. Differentiatie op de Markt: Op welke wijze onderscheidt de Inschrijver zich ten opzichte van de markt op het gebied van wagenparkbeheer?
11. Aanvullende Dienstverlening: Welke dienstverlening biedt de Inschrijver aan die niet eerder benoemd is door de Opdrachtgever maar wel binnen de management fee valt?
12. Beheer Basisinformatie: Op welke wijze beheert de Inschrijver de basisinformatie (kenteken, merk, type, leeftijd, fabrieksdocumentatie, foto's, etc.) en hoe zorgt de Inschrijver ervoor dat deze informatie up-to-date blijft?

Aandachtspunten waarop beoordeeld wordt:
De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) bijdragen aan het bereiken van de doelstelling.
De mate waarin het aanbod SMART gemaakt is.
De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) onderbouwd zijn.

Uitleg:

Het rapport dient duidelijk, concreet en volledig te zijn. De beoordelingscriteria zijn een limitatieve opsomming en ze staan niet in volgorde van belang. De criteria als gesteld zullen allemaal en als geheel worden overwogen. 

Omschrijf in het rapport zo concreet mogelijk de bovengenoemde criteria. De onderdelen van dit subgunningscriterium dienen beschreven te worden op maximaal vijf (5) pagina's A-4. Wanneer meer dan vijf (5) pagina's A-4 worden ingediend, zullen enkel de eerste vijf (5) pagina's A-4 worden beoordeeld. De documenten dienen geanonimiseerd (zonder bedrijfslogo, bedrijfsnaam en/of adres)  ingeleverd te worden.
De inschrijver dient inzichtelijk te maken welke risico's zij identificeert met betrekking tot het wagenparkbeheer en de uitvoering van de werkzaamheden en op welke wijze deze risico's worden gemitigeerd door middel van concrete maatregelen en beheersplannen.

Aandachtspunten waarop beoordeeld wordt:
De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) bijdragen aan het bereiken van de doelstelling.
De mate waarin het aanbod SMART gemaakt is.
De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) onderbouwd zijn.

Uitleg:

Het rapport dient duidelijk, concreet en volledig te zijn. De beoordelingscriteria zijn een limitatieve opsomming en ze staan niet in volgorde van belang. De criteria als gesteld zullen allemaal en als geheel worden overwogen. 

Omschrijf in het rapport zo concreet mogelijk de bovengenoemde criteria. De onderdelen van dit subgunningscriterium dienen beschreven te worden op maximaal twee (2) A-4. Wanneer meer dan twee (2) pagina's A-4 worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (2) pagina's A-4 worden beoordeeld. De documenten dienen geanonimiseerd (zonder bedrijfslogo, bedrijfsnaam en/of adres)  ingeleverd te worden.