Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-02-04
Buyer: Grafik
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 51410000 | 51611000 | 72100000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72260000: Software-related services
Estimated value: 1 EUR
Award criteria: price

Technical requirements: Das UKM (Universitätsklinikum Münster) steht für Spitzenmedizin in der deutschen Krankenhauslandschaft und gehört bundesweit zu den erfolgreichsten Maximalversorgern. Bei uns erhalten alle Patientinnen und Patienten Zugang zu moderner Diagnostik und Therapie. Im Jahr 2022 wurden im UKM etwa 50.000 Patient:innen stationär versorgt, ambulant gab es rund 520.000 Behandlungen. Durch unser persönliches Engagement gewährleisten wir den hohen Standard medizinischer Versorgung und ausgezeichneter Pflege.

Derzeit verfügt das UKM über 1.513 Betten und mehr als 42 Kliniken sowie zahlreiche Institute und Zentren. Mit rund 12.000 Mitarbeitern ist die UKM-Gruppe einer der größten Arbeitgeber und Ausbildungsbetriebe in der Region.

Das UKM sucht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einen Dienstleister für Planung, Beratung, Konzeption, Durchführung, Erstellung, Kontrolle und Archivierung von Grafik- und Designleistungen im Bereich der Unternehmenskommunikation. Grundlage aller Arbeiten ist das bestehende Corporate Design des UKM. Zu den Aufgaben des zukünftigen Auftragnehmers zählen außerdem die Aktualisierung, Steuerung und konsequente Weiterentwicklung des Corporate Designs, die Koordination und Abwicklung von Veranstaltungen sowie die Übernahme von Nebenleistungen, wie etwa Transportdienste bzgl. Printprodukten.

Eine erste Leistungsbeschreibung der Vergabe ist der Anlage 1 dieser Vergabeunterlagen zu entnehmen. Es wird darauf hingewiesen, dass für den öffentlichen Auftraggeber (AG) im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens die Möglichkeit besteht, die Leistungsbeschreibung zu modifizieren.
Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst zwei Jahre. Der Vertrag verlängert sich anschließend höchstens zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit durch den AG gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre
Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Der Auftraggeber vergibt eine Rahmenvereinbarung im Sinne von § 21 VgV ohne abschließende Festlegung des Auftragsvolumens. Als erste Stufe des Vergabeverfahrens führt der AG einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch, um geeignete Bewerber zu finden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden keine Angebote abgegeben. Nach Einreichen des Teilnahmeantrages werden mindestens drei geeignete Unternehmen auswählt und zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert. Auf dieser zweiten Stufe wird es den Bietern ermöglicht, ein Erstangebot abzugeben und ihr Unternehmen im Rahmen der Verhandlung(en) zu präsentieren sowie ihr Erstangebot vorzustellen und zu erläutern.

Die Verhandlungen dienen auch dazu, die von den Bietern als Bestandteil des Erstangebots zu erarbeitenden Lösungsansätze zu erörtern. Hierbei haben die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung sowie das geforderte Konzept zur Auftragsausführung im Rahmen der Verhandlung in Form einer PowerPoint-Präsentation zu erfolgen. Die mit dem Erstangebot einzureichende PowerPoint-Präsentation ist auch im Rahmen des Verhandlungstermins zu verwenden.

Nach derzeitigem Planungsstand gilt für die Verhandlungsgespräche folgender zeitlicher Rahmen: Für jedes Verhandlungsgespräch ist insgesamt eine Dauer von drei Stunden eingeplant. Für die Präsentation (Pitch) ist ein zeitlicher Rahmen von maximal einer Stunde einzuhalten. Dabei soll der Fokus auf der Vorstellung des Angebots und dem erarbeiteten Konzept zur Auftragsausführung liegen. In der verbleibenden Zeit nach der Präsentation können Fragen zur Planung, zum Angebot bzw. zum Leistungsumfang geklärt und ggf. über die Angebote verhandelt werden. Der AG ist berechtigt, die vorstehend dargestellten zeitlichen Rahmen auszudehnen, insbesondere bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Nach Beendigung der Verhandlungsgespräche bittet der AG nach derzeitiger Planung um Abgabe der finalen Angebote. Mit Abgabe des finalen Angebots ist der unterschriebene Rahmenvertrag in zweifacher Ausfertigung (2 Originale) vorzulegen. Der Vertrag ist - zweifach - von dem Bieter an den dafür vorgesehenen Stellen auszufüllen und zu unterschreiben. Bis zur finalen Angebotsabgabe kann im Rahmen der Verhandlungsphase über Vertragsinhalte verhandelt werden. Der AG behält sich vor, unter Berücksichtigung der Verhandlungen, Änderungen am Leistungsgegenstand und dem Rahmenvertrag vorzunehmen. 

Ferner behält sich der AG vor, das Erstangebot zu bezuschlagen. 

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Angebote unter Berücksichtigung der bekanntgemachten Zuschlagskriterien abschließend gewertet und eine Rangfolge der Bieter gebildet. 

Der AG wird dem Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag erteilen.


Winner: Universitätsklinikum Münster
Award value: 1
Number of bids: 6