Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2018-08-02
Buyer: Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Tämä asiakirja ei ole tarjouspyyntö tai hankintailmoitus, vaan markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tarkoitus on selvittää tarjolla olevia valmistuotepohjaisia suun terveydenhuollon resurssienhallinnan tietojärjestelmiä, niiden toiminnallisuuksia, käyttöönotto-, koulutus-, konsultointi-, tuki-, ylläpito- ja kehityspalveluita sekä selvittää muita kysymyksiä, kuten järjestelmien tarjoajien saatavuutta, integrointikyvykkyyttä, hintaa ja hinnoitteluperiaatteita. Tietopyyntö koskee tietojärjestelmää ja sen käyttöönottoon ja jatkuvaan tukeen liittyviä palveluita. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen kilpailutukseen osallistumiselle. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla, ja se voi jättää tarjouskilpailun kokonaan toteuttamatta. Mahdollisesta kilpailutuksesta laaditaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta vastaamisesta tai esittelytilaisuuksiin osallistumisesta.
Tietojärjestelmä tulee Eksoten hammashuollon tulosyksikön käyttöön Etelä-Karjalassa. Vastaanottohuoneita on seitsemänkymmentäseitsemän (77) kolmessatoista (13) toimipisteessä. Järjestelmä otettaisiin käyttöön alkuvaiheessa Lappeenrannan keskushammashoitolassa, jossa on seitsemäntoista (17), ja Imatran hammashoitolassa, jossa on kuusitoista (16) hoitohuonetta. Järjestelmä otetaan käyttöön kummassakin hoitolassa kahdeksassa (8) huoneessa. Asiakas voi valita, mistä toimipisteestä ja millaisella vastaanottomallilla suun terveydenhuoltoa suoritetaan.
Järjestelmän toimitus on avaimet käteen -periaatteella. Keskeisin toiminnallinen tavoite liittyy siihen, että Eksote voi tarjoata ja järjestää resurssit reaaliaikaisesti (henkilökunta, välineet, tilat, potilasvirta) optimaalisimmalla tavalla, jotta asiakkaille voidaan tarjota mahdollisuus saada suun terveys kuntoon yhdellä käynnillä. Järjestelmän avulla on tarkoitus hoitaa aikuisia ja lapsia. Muut toimipisteet jatkavat perinteisellä vastaanottomallilla.
Tietopyyntö liitteineen on saatavilla 24.8.2018 klo 16:00 saakka osoitteesta: eksote.hankinnat@eksote.fi Sähköpostiviestin aihekenttään kirjoitetaan "Suun terveydenhuollon resurssienhallinnan tietojärjestelmän tietopyynnön liitteineen tilaus”. Tietopyyntö liitteineen lähetetään tarjoajan pyynnössään käyttämään lähetysosoitteeseen. Vaatimusmäärittely on luonnos, ja sisältö muuttuu mahdollisen hankintaprosessin edetessä. Tarjoajia pyydetään vastauksessaan ottamaan kantaa erityisesti seuraaviin tietojärjestelmän ominaisuuksiin:
– toiminnalliset, ei-toiminnalliset ja tekniset vaatimukset: tarjoajia pyydetään täyttämään ja lähettämään tietopyyntöön liittyvät vastaukset liitteessä A, Vertailtavat vaatimukset;
– hinnoitteluperiaatteet ja kustannustaso: tarjoajia pyydetään täyttämään ja lähettämään vastaukset liiteellä B, Suun terveydenhuollon resurssienhallinta tietojärjestelmän hinnoittelu;
– tarjoajan tarjoamat tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut tietojärjestelmän käyttövaiheessa ja niiden kustannustaso;
Olemme kiinnostuneita muistakin tarjoajien tärkeinä pitämistä ominaisuuksista tietojärjestelmässään. Tavoitteena on saada kattavasti ko. tietojärjestelmäkokonaisuutta ja siihen liittyviä palveluja koskevaa tietoa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen.
Tietojärjestelmä tulee toimimaan osana Eksoten muuta tietojärjestelmää. Se täytyy integroida ainakin Eksoten käyttämään potilastietojärjestelmään, käyttäjähallintaan ja todennäköisesti kansalaisen sähköisen asioinnin järjestelmään ja Eksoten talousjärjestelmään. Potilastietojärjestelmänä toimii Tieto Healthcare & Welfare Oy:n tuottama terveysEffica, joka ollaan päivittämässä vuonna 2019 uuteen tuoteversioon nimeltään Lifecare. Potilastietojärjestelmä on suun terveydenhuollon (ja muiden terveydenhuollon ajanvarauksien) isäntäjärjestelmä. Käyttäjähallinnan isäntäjärjestelmänä käytetään Microsoftin Active Directory (AD) -hakemistoa. Kansalaisen sähköiseen asiointiin käytetään www.hyvis.fi- palvelualustaa ja soveltuvin osin terveysEffican yhteyteen hankittuja lisäosioita.
Tietopyyntöön liittyvät kysymykset toimitetaan viimeistään 24.8.2018 klo 16:00 sähköpostitse osoitteeseen eksote.hankinnat@eksote.fi Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa "Kysyttävää tietopyynnöstä Suun terveydenhuollon resurssienhallinnan tietojärjestelmä”. Hankintayksikkö koostaa kysymyksistä vastausyhteenvedon. Kysymyksiä esittäneitä tarjoajia ei ilmoiteta. Koosteet toimitetaan 31.8.2018 kaikille määräaikaan mennessä tietopyynnön liitteineen tilanneille tarjoajille.
Tarjoajien vastaukset tietopyyntöön, esitteet ja muu materiaali tulee toimittaa hankintayksikölle viimeistään 14.9.2018 kello 16:00 osoitteeseen eksote.hankinnat@eksote.fi Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa "Vastaus tietopyyntöön Suun terveydenhuollon resurssienhallinnan tietojärjestelmä”. Vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Mikäli katsotte vastauksenne sisältävän liike- tai ammattisalaisuuksia, pyydämme yksilöimään po. aineiston merkinnällä ”liikesalaisuus”.
Tietopyyntöön annettujen vastauksien perusteella voidaan mahdollisesti järjestää esittelytilaisuuksissa viikoilla 39–40 / 2018. Tilaisuuden sisältö liittyy tietojärjestelmän esittelemiseen ennalta sovitun mukaisesti (esimerkiksi käyttötapauspohjainen esittely). Hankintayksikkö lähettää harkintansa mukaan kutsut mahdollisiin esittelytilaisuuksiin 20.9.2018 mennessä.
Osallistuminen esittelytilaisuuteen tai siitä kieltäytyminen, ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Esittelytilaisuudet eivät vaikuta tarjoajien asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.