Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-06-07
Buyer: Kreis Minden-Lübbecke
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72313000: Data capture services | 72314000: Data collection and collation services
Submission deadline: 2021-07-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: FM-gerechte Bestandsdatenerfassung von Daten zu bauwerkstechnischen Anlagen und Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung und Implementierung der Daten in ein CAFM-System – Erfassungsdienstleistungen.
Der Kreis Minden-Lübbecke betreibt zur Wahrnehmung und Erfüllung ihrer kommunalen Aufgaben eine Vielzahl von Liegenschaften mit unterschiedlichen Nutzungen. Das operative Gebäudemanagement erfordert naturgemäß eine sehr komplexe Datenverwaltung. Auch die stark im Fokus stehenden Anforderungen an eine sorgfältige Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sowie die eigengetriebene Weiterentwicklung im Gebäudemanagement bedingen die Ermittlung, Vorhaltung und Pflege aller relevanten Daten und Informationen an zentraler Stelle und in einer auswertbaren Form. Sie ist die wesentliche Grundlage um die Aufgaben im Gebäudemanagement zu erfüllen. Da beim Auftraggeber, bedingt durch die Historie und durch die große Menge an Liegenschaften und Objekten ein sehr heterogener und dezentraler Datenbestand in unterschiedlicher Form vorliegt, soll nun eine anforderungsgerechte und professionelle Bestandsdatenerfassung erfolgen. Durch die Bestandsdatenerfassung soll insbesondere die Transparenz über den Datenbestand (Auskunftsfähigkeit) geschaffen, eine fortlaufende und pflegeleichte Aktualisierung gewährleistet und die Abwicklung der Aufgaben im Gebäudemanagement vereinfacht werden. Der Auftraggeber beabsichtigt, seinen Gebäudebestand vollständig zu dokumentieren. Die Gebäudebestandsdokumentation, für die der Auftraggeber das CAFM-System „IMSWARE“ sowie das CAD-Programm ALLPLAN (Version 2020) der Firma Nemetschek nutzt, soll durch die Bestandsdatenerfassung der Daten der technischen Anlagen von ausgewählten Gebäuden vervollständigt werden. Bei den zu erfassenden Gebäuden handelt es sich überwiegend um Schulen, Schulersatzbauten, Turnhallen, Kindertagesstätten, Hausmeisterdienstwohnungen/-häuser, Verwaltungsgebäude, Rettungswache und Betriebshöfe mit einer geschätzten Bruttogeschossfläche (BGF) von insgesamt circa 127 000 qm.
Zur Ermittlung des Bieterkreises von maximal 3 Bietern wird eine Beurteilungsmatrix eingesetzt. Grundlage dieser Matrix bilden nachfolgende Auswahlkriterien:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag mit dem Teilnahmeantrag zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
— Kontaktdaten Bieter/Bietergemeinschaft (Firmenbezeichnung, Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Adresse, Zuständiger Sachbearbeiter mit Name, Durchwahl, E-Mail-Adresse),
— Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB),
— allgemeiner und spezifischer Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsahre (losspezifisch auf unterschiedliche Leistungen bezogen),
Getätigte Eigenerklärung sind auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer angemessenen Frist durch objektive Nachweise vom Bewerber zu belegen.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag mit dem Teilnahmeantrag zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
— Eigenerklärung zur bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden geforderten Mindestdeckungssummen (pro Schadensfall):
Bzw. eine Absichtserklärung mit der erklärt wird, dass im Zuschlagsfall die Versicherungssummen auf die Mindestdeckungssummen angepasst werden.
— Verpflichtungserklärung des Dritten zur Eignungsleihe der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungfähigkeit.
Getätigte Eigenerklärung sind auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer angemessenen Frist durch objektive Nachweise vom Bewerber zu belegen.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag mit dem Teilnahmeantrag zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
— mindestens 2 Eigenerklärungen zu Referenzen nicht älter als 3 Jahre (Benennung des Referenzgebers, der Anschrift des Unternehmens, eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten, Kurzbeschreibung des Auftrages mit Art und Umfang, Anzahl der Objekte in denen Daten erfasst wurden, Nutzungsarten der aufgenommenen Objekte, Bruttogeschossfläche gesamt der aufgenommenen Objekte in qm, Zeitraum der Zusammenarbeit, Datum der Abrechnung, Erfassung mit Hilfe der CAFM-Software „IMSWARE/iTwo fm“),

Eligibility requirements: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag mit dem Teilnahmeantrag zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 03_Formblätter_Bewerbereignung_TN-Antrag stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert: — Kontaktdaten Bieter/Bietergemeinschaft (Firmenbezeichnung, Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Adresse, Zuständiger Sachbearbeiter mit Name, Durchwahl, E-Mail-Adresse), — Eigenerklärung zur Befähigung zur Berufsausübung/Eintragung Berufs- und Handelsregister, — Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB), — Eigenerklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG, — allgemeiner und spezifischer Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsahre (losspezifisch auf unterschiedliche Leistungen bezogen), — Eigenerklärung zum Unternehmen, — Eigenererklärung zur Bewerber-/Arbeitsgemeinschaft, — Angaben zum Nachunternehmereinsatz (Beschreibung der Teilleistungsbereiche sowie den Umfang), — Eigenerklärung über Eignungsleihe (Benennung der Aspekte auf die sich die Eignungsleihe bezieht), — Weitere Eigenerklärungen zur Leistungserbringung, — Eigenerklärung zur Selbstreinigung. Getätigte Eigenerklärung sind auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer angemessenen Frist durch objektive Nachweise vom Bewerber zu belegen.