Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-12-23
Buyer: Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie - Państwowy Instytut 
Badawczy Oddział w Krakowie
Country: PL
Region: PL213
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48311100 | 48422000 | 72000000 | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2026-01-02
Award criteria: price
EU fund: eu-funds

Technical requirements: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Obiegiem Dokumentów wraz z zapewnieniem integracji z systemami Zamawiającego oraz objęcie Systemu Opieką Serwisową i Nadzorem Autorskim - szczegółowo opisana w załączniku 1, 1a i 3 do SWZ.
1. Zamawiający informuje, że na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Na podstawie art. 138 ust. 4 ustawy Pzp, Zamawiający skraca termin składania ofert o 5 dni, ze względu na składanie ofert wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Zdolność techniczna lub zawodowa
O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące  zdolności technicznej lub zawodowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał przynajmniej:
a)	dwa (2) zamówienia obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wraz z integracją z systemem finansowo–księgowym, z których:
- jedno o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica lub AMMS;
- drugie o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica lub AMMS. 
Wykonawca na potwierdzenie warunku nie może przedłożyć dwóch zamówień z tym samym systemem, czyli np.:
1) jedno o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica;
- drugie o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica. 
lub
b) jedno (1) zamówienie obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wraz z integracją z systemem finansowo–księgowym, o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto.
Jednocześnie warunek zostanie spełniony jeżeli zamówienie będzie obejmowało dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica oraz AMMS.
(Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu)
Przez pojęcie jednego (1) zamówienia należy rozumieć jedną umowę z Wykonawcą. 
Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Oświadczenia określonego w pkt. 9.1.1 treści SWZ i jeśli dotyczy pkt. 10.1.1, 10.1.2 treści SWZ.
Oświadczenia określonego w pkt. 10.2.2.1 treści SWZ.
Zdolność techniczna lub zawodowa
O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące  zdolności technicznej lub zawodowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował najpóźniej w chwili rozpoczęcia realizacji zamówienia następującymi skierowanymi do realizacji zamówienia osobami:
a)	Kierownik Projektu - minimum 1 osoba – posiadająca doświadczenie związane z samodzielnym kierowaniem całości prac wdrożeniowych i integracyjnych systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów w co najmniej dwóch projektach obejmujących dostawę i wdrożenie systemu  zarządzania elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją z systemem Finansowo-Księgowym,
b)	Specjaliści ds. wdrożeń: minimum 2 osoby wyznaczone do realizacji zamówienia (każda z tych osób) posiada wykształcenie wyższe informatyczne, oraz uczestniczyła w co najmniej dwóch projektach wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów.
Zamawiający informuje, iż dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną ww. funkcję.
Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Oświadczenia określonego w pkt. 9.1.1 treści SWZ i jeśli dotyczy pkt. 10.1.1, 10.1.2 treści SWZ.
Oświadczenia określonego w pkt. 10.2.2.2 treści SWZ.
1. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ustawy Pzp oraz w art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. 
2. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514). 
3. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 2025/2033 z dnia 23 października 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na na Ukrainie. 
Do oferty należy dołączyć: 
1. Jednolity europejski dokument zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ; 
2. Przedmiotowe środki dowodowe określone w pkt 11.1 SWZ; 
3.Pełnomocnictwo – jeśli dotyczy; 
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby - załącznik nr 8 do SWZ (jeśli dotyczy);
5.Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, składane na podstawie art. 117 ust. 4 Pzp – załącznik nr 12 do SWZ (jeśli dotyczy). 
Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego: 
1. Wykaz dostaw/usług – załącznik nr 6 do SWZ; 
2. Wykaz osób - załącznik nr 7 do SWZ;
3. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego. 
4. Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. 
5. Zaświadczenie z ZUS lub KRUS. 
6. Oświadczenie Wykonawcy o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ. 
7. Oświadczenie o aktualności informacji – załącznik nr 4 do SWZ. 
Dotyczy podmiotów zagranicznych: 
1. Informacja z odpowiedniego rejestru lub inny równoważny dokument. 
2.Dokument potwierdzający niezaleganie z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne

Eligibility requirements: Zdolność techniczna lub zawodowa
O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące  zdolności technicznej lub zawodowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał przynajmniej:
a)	dwa (2) zamówienia obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wraz z integracją z systemem finansowo–księgowym, z których:
- jedno o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica lub AMMS;
- drugie o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica lub AMMS. 
Wykonawca na potwierdzenie warunku nie może przedłożyć dwóch zamówień z tym samym systemem, czyli np.:
1) jedno o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica;
- drugie o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto - zamówienie ma obejmować dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica. 
lub
b) jedno (1) zamówienie obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wraz z integracją z systemem finansowo–księgowym, o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto.
Jednocześnie warunek zostanie spełniony jeżeli zamówienie będzie obejmowało dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją jednocześnie z systemami InfoMedica oraz AMMS.
(Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu)
Przez pojęcie jednego (1) zamówienia należy rozumieć jedną umowę z Wykonawcą. 
Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Oświadczenia określonego w pkt. 9.1.1 treści SWZ i jeśli dotyczy pkt. 10.1.1, 10.1.2 treści SWZ.
Oświadczenia określonego w pkt. 10.2.2.1 treści SWZ.
Zdolność techniczna lub zawodowa
O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące  zdolności technicznej lub zawodowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował najpóźniej w chwili rozpoczęcia realizacji zamówienia następującymi skierowanymi do realizacji zamówienia osobami:
a)	Kierownik Projektu - minimum 1 osoba – posiadająca doświadczenie związane z samodzielnym kierowaniem całości prac wdrożeniowych i integracyjnych systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów w co najmniej dwóch projektach obejmujących dostawę i wdrożenie systemu  zarządzania elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją z systemem Finansowo-Księgowym,
b)	Specjaliści ds. wdrożeń: minimum 2 osoby wyznaczone do realizacji zamówienia (każda z tych osób) posiada wykształcenie wyższe informatyczne, oraz uczestniczyła w co najmniej dwóch projektach wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów.
Zamawiający informuje, iż dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną ww. funkcję.
Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Oświadczenia określonego w pkt. 9.1.1 treści SWZ i jeśli dotyczy pkt. 10.1.1, 10.1.2 treści SWZ.
Oświadczenia określonego w pkt. 10.2.2.2 treści SWZ.
1. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ustawy Pzp oraz w art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. 
2. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514). 
3. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 2025/2033 z dnia 23 października 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na na Ukrainie. 
Do oferty należy dołączyć: 
1. Jednolity europejski dokument zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ; 
2. Przedmiotowe środki dowodowe określone w pkt 11.1 SWZ; 
3.Pełnomocnictwo – jeśli dotyczy; 
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby - załącznik nr 8 do SWZ (jeśli dotyczy);
5.Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, składane na podstawie art. 117 ust. 4 Pzp – załącznik nr 12 do SWZ (jeśli dotyczy). 
Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego: 
1. Wykaz dostaw/usług – załącznik nr 6 do SWZ; 
2. Wykaz osób - załącznik nr 7 do SWZ;
3. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego. 
4. Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. 
5. Zaświadczenie z ZUS lub KRUS. 
6. Oświadczenie Wykonawcy o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ. 
7. Oświadczenie o aktualności informacji – załącznik nr 4 do SWZ. 
Dotyczy podmiotów zagranicznych: 
1. Informacja z odpowiedniego rejestru lub inny równoważny dokument. 
2.Dokument potwierdzający niezaleganie z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne
1. Składając ofertę, Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 22 000,00 zł (słownie: dwadzieścia dwa tysiące złotych 00/100). 
1). Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: 1) w pieniądzu - przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna „Pekao S.A.” 39 1240 4722 1111 0000 4849 4805 z dopiskiem „Wadium ZP.261.52.2025” przed upływem terminu składania ofert tak, aby przed upływem tego terminu wadium znajdowało się na ww. rachunku; 
2) w gwarancjach bankowych; 
3) w gwarancjach ubezpieczeniowych; 
4 ) w poręczeniach: bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j. Dz. U. z 2025 r. r. poz. 98).
2. Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji należy załączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji oraz powinno zawierać:
wskazanie Beneficjenta poręczenia lub gwarancji, którym musi być Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie - Państwowy Instytut Badawczy Oddział w Krakowie, Garncarska 11, 31-115 Kraków; 
a) nazwę i adres siedziby Wykonawcy; 
b) kwotę i termin ważności gwarancji/poręczenia; 
c) bezwarunkowe zobowiązanie wystawcy poręczenia lub gwarancji do zapłaty kwoty wadium, na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp. 
3. Zamawiający zwróci wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1-5 ustawy Pzp. 
4. W przypadku, gdy Wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium, w przypadku o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp.
5. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, wystąpi odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.
Szczegółowa regulacja warunków realizacji umowy: Wzór umowy - załącznik nr 3 do SWZ
Opis sposobu obliczenia ceny zgodnie z pkt 22 i 23 treści SWZ.
Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w art. 505 – 590 ustawy Pzp.
Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem platformy, działającej pod adresem: www.e-propublico.pl zgodnie z instrukcją określoną w pkt. 21 treści SWZ.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Obiegiem Dokumentów wraz z zapewnieniem integracji z systemami Zamawiającego oraz objęcie Systemu Opieką Serwisową i Nadzorem Autorskim - szczegółowo opisana w załączniku 1, 1a i 3 do SWZ.

Winner: Publications Office of the European Union