Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-07-26
Buyer: ekom 21 — Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 0.01 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der ausgeschriebenen Leistungen ist die Migration des bei ekom 21 eingesetzten ERP-Systems SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA einschließlich Implementierungs- und weiteren Dienstleistungen sowie Systemservice-Leistungen für das für ekom21 ausgeprägte SAP S/4HANA System.
Die ekom 21 ist ein als Körperschaft des öffentlichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versorgung der Kommunen, Landkreise sowie sonstigen öffentlichen Einrichtungen im Bundesland Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die ekom 21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Ferner besitzt die ekom 21 für wichtige Geschäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom 21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut. Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungskreise mit einem gemeinsamen Kostenrechnungskreis geführt („Abzulösendes System“). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kostenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen genutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10 750 Angebote, 52 800 Aufträge, 65 670 Rechnungen und 11 720 Bestellungen verarbeitet. Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom 21 erfolgen („Zielsystem“). Die Umstellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformationsprozess für die Erschließung von Optimierungspotentialen genutzt werden um die bisherige SAP-Nutzung neu und effizienter auszurichten. Ziel ist es unter anderem, alle relevanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen abzubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen System soll ein möglichst hoher Grad an Automatisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S 4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vorgängen die Geschäftsvorfälle der ekom 21 abzuwickeln. Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestandsaufnahme, Analyse, Bewertung und Optimierung von ausgewählten Kernprozessen erarbeitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom 21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstellung verfolgt. Das bedeutet für den öffentlichen Auftraggeber (ekom 21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchtigung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehende SAP-Systems ganz normal weiter.
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S 4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können.
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bisherigen Arbeitsweise.
— Daten sollen grundsätzlich - soweit es notwendig und sinnvoll ist - übernommen werden, die Prozesse jedoch neu eingestellt werden. Das Projekt soll in 2 Phasen durchgeführt werden: In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbereiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzuführen. Wesentliche Meilensteine sind: - 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktionalitäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes - 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funktionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA In Phase 2 sind die weiterführenden Funktionsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen. Ausgehend von den oben dargestellten Rahmenbedingungen schreibt die ekom 21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftragnehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R 3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verantwortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistungen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
— die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen möglicher Auftragsänderungen enthalten, insbesondere einem einseitigen Erweiterungsrecht als Mehrbedarf bis zu 20 % des veranschlagten Gesamtwerts,
— die dem Auftragnehmer ein ordentliches Kündigungsrecht zum 31.12.2021 und zum 31.12.2022 einräumen.
— zur Verlängerung der Rahmenvereinbarung (Fortsetzungsoption); vgl. dazu auch Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.


Winner: BTC Business Technology Consulting AG
Award value: 0.01
Number of bids: 1