Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-04-22
Buyer: Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000 | 79411100
Estimated value: 1500000 EUR
Submission deadline: 2022-05-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Hankinnan kohteena on monipuolinen sote-palvelujen palvelumuotoiluosaaminen kehittämistyön tueksi puitejärjestelynä avoimella menettelyllä sopimusajalle 1.6. - 31.12.2023, optiot ajalle 1.1.2024-31.12.2024 ja 1.1.2025-31.12.2025.
Hankinnan tavoitteena on saada Siun soten käyttöön monipuolista muotoiluosaamista, jolla pystytään ratkomaan moninaisia sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan ja toimintaympäristöön liittyviä usein hyvin monimutkaisia haasteita. Tavoitteena on entistä asiakaslähtöisempi, vaikuttavampi ja strategisempi kehitystyö. Hankinnalla tavoitellaan ulkopuolisen asiantuntijaosaamisen löytymistä kehittämistyöhön kulloinkin kyseessä oleva kehityskohde ja -kokonaisuus huomioiden. Palvelun tavoite on vahvistaa sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön osaamista toimia aidosti asiakaslähtöisen palvelukehityksen periaatteiden mukaisesti.
Palvelumuotoiluhankinnan kohteena on monipuolinen sote-palvelujen palvelumuotoiluosaaminen kehittämistyön tueksi. Muotoiluosaamisen tarve syntyy mm. muuttuvasta toimintaympäristöstä, uusien palvelukonseptien tarpeesta, asiakkaan palvelutarpeiden ja -preferenssien muutoksista sekä digitalisaatiosta. Muotoiluosaamista tarvitaan projektien tueksi sekä Siun soten henkilöstön muotoiluosaamisen vahvistamiseksi. Tehtävissä toimeksiannoissa palvelumuotoilun tarpeet liittyvät projekteihin, joissa kehitetään asiakaskokemusta, kerätään ja analysoidaan asiakasymmärrystä, tehdään palvelukonsepteja ja toimintasuunnitelmia, kehitetään asiakkaan palvelupolkuja ja testataan palveluja. Palvelumuotoilua tarvitaan myös digitaalisten ratkaisujen edistämiseksi ja kehittämiseksi.
Puitesopimuksen kokonaisarvo ajalle 2022-2025 on arviolta yhteensä 1,5 miljoonaa euroa. Lopulliseen kokonaisarvoon vaikuttavat rahoituspäätökset, joista näillä näkymin päätetään toukokuun aikana. Tilaaja tilaa jokaisen toteutettavan palvelumuotoiluprojektin (toimeksiannon) erikseen sitoutumatta tilausmääriin.
Hankinnassa on kaksi osa-aluetta: Palveluiden ja organisaation muotoilu (arvioitu arvo n. 900 000 €), johon valitaan 10 puitesopimustoimittajaa sekä Digitaalinen palvelumuotoilu  (arvioitu arvo n. 600 000 €), johon myös valitaan 10 puitesopimustoimittajaa.
Sopimuskaudella tehtäviin toimeksiantoihin valitaan toimittaja minikilpailutuksella tai alle 60 000 euron toimeksiannot voidaan kilpailuttaa tai hankkia tarpeen kannalta soveltuvimmalta palveluntuottajalta, jolloin valintaan vaikuttavat mm. toimeksiannon vaatima palvelumuotoilun osaaminen sekä erityisosaaminen, hinta, aikataulu ja referenssit. Valintaa tehdessä hyödynnetään tarjouspyynnön liitteenä toimitettuja palvelukuvauksia, palveluesitettä, referenssejä sekä asiantuntijoiden kokemusta ja osaamista
Hankintaan tarvittavan määrärahan saaminen varmistuu osittain huhtikuussa 2022 ja päätöksiä hankinnoista ei ole tehty, vaan hankinnat tehdään tilaajan tarpeiden mukaan. Mahdolliset ensimmäiset palvelumuotoiluprojektit alkavat alkukesästä 2022.
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ovat moninaisia. Palvelumuotoilun keinoin näitä palveluja ja niihin liittyvää asiakaskokemusta kehitetään käyttäjälähtöisesti sekä konseptoidaan ja tuotteistetaan. Palveluiden kehittämisessä saattaa olla tarve kokonaisvaltaisemman palvelu-uudistuksen ohella myös yksittäisistä palvelun osista, kuten esimerkiksi asiakaspalvelusta. Palvelumuotoilulla kehitetään myös organisaation omaa toimintaa, prosesseja, sisäisiä palveluja ja henkilöstökokemusta. Muotoiluprojekteilla ja -koulutuksella tuetaan sote-sektorin toimintakulttuurin uudistamista ja asiakaslähtöistä ajattelua. Muotoilulla tuetaan johdon päätöksentekoa, strategista suunnittelua, ennakointia ja tiedolla johtamista.
Tavoitteena on uudistaa rakenteita ja parantaa toiminnan tuottavuutta kustannusvaikuttavasti. Muotoilun keinoin ratkotaan systemaattisia haasteita sekä kehitetään toimialueiden rajoja ylittäviä palvelumalleja ja tulevaisuuden kestäviä ratkaisuja. Kehittämistyössä hyödynnetään koko muotoilun työkalupakkia ja tuplatimanttimallia asiakastutkimuksessa ideoinnin kautta testaukseen ja toteutukseen. Muotoilun keinoin luodaan visioita, tiekarttoja ja työkaluja toiminnan uudistamiseen. Tärkeä osa muotoilutoimintaa on kehittämistyön näkyväksi tekeminen viestinnän ja visualisoinnin keinoin. Yksittäisten muotoiluprojektien ja -konsultoinnin ohella voidaan puitekumppaneilta ostaa muotoiluresursseja sote-sektorin eri tiimeihin ja hankkeisiin pidemmäksi aikaa.
Digitaalinen palvelumuotoilu on nopeassa kasvussa oleva muotoilun osa-alue sote-sektorilla, koska tarpeita sähköisten palvelujen käyttöönotolle ja kehittämiselle on yhä enemmän. Sote-palveluja käyttävien kansalaisten ja toisaalta myös sote-ammattilaisten valmius hyödyntää etäratkaisuja yhteydenpidossa on kasvanut merkittävästi viime vuosina. Kansallisella tasolla tavoitteena on, että noin puolet sote-kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein (puhelin, chat, etäpalvelut). Digitalisaatio haastaa organisaatiota kehittymään osaamisen ja kulttuurin muutoksessa sekä palvelujen uudistamisessa. Sote-palvelujen suunnittelussa ja kehittämisessä on ymmärrettävä kokonaisuuksia, joihin liittyy digitaalisia palveluita, tiedonhallintaa, tiedolla johtamista kuin palvelumuotoilua.
Digitaaliseen muotoiluun kuuluvia tarpeita ovat mm. palvelumuotoilu, asiakasviestintä, käyttöliittymäsuunnittelu, sisältömuotoilu ja asiakastutkimus. Palvelujen kehittämisessä olennaista on huomioida sote-sektorin moninaisuus ja yli toimialueiden ylittävä asiakaslähtöinen lähestymistapa. Asiakasymmärryksen ja osallisuuden lisäksi on huomioitavaa alueen asukkaiden erilaiset ja eriaikaiset palvelun ja hoidon tarpeet sekä digiosaaminen. Asiakasymmärryksen lisäksi yhtenäinen visuaalinen konsepti mm. verkkosivujen ja digitaalisiin palvelujen osalta lisää hyvää asiakaskokemusta.
Toimeksiannon tavoitteena on ratkaista haaste: miten voisimme parantaa kansalaisen mahdollisuuksia huolehtia omasta terveydestään ja elämästään omatoimisesti ja ammattilaisen tukemana. Haastetta tulee tarkastella ja ymmärtää kokonaisvaltaisesti, eikä tavoite yksinomaan kohdistu digitaalisiin ratkaisuihin mutta ovat osa kokonaisuutta. Tämä ei poissulje sitä, että ratkaisuna ei voisi syntyä myös konsepti digitaalisesta ratkaisusta.


Award value: 1500000