Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-12-04
Buyer: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
Country: DK
Region: DK012
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72000000 | 72100000 | 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72227000: Software integration consultancy services
Estimated value: 150000000 DKK
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Der anvendes ikke successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles. Efter forhandlingerne kan ordregiver udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på et yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud. 

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på grundlag af det indledende tilbud eller eventuelle efterfølgende indledende tilbud.

Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag til tilbudsgiverne.

Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne.
Udbud vedrørende Kontrakt om drift, support, vedligeholdelse samt videreudvikling og modernisering af HJV.DK.

I) Baggrund og formål:
HJV.DK er et internetbaseret planlægnings- og administrationsværktøj til brug for Hjemmeværnets ansatte og frivillige medlemmer (Brugerne). På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er der ca. 43.000 ansatte og frivillige (hovedsageligt frivillige). Et tal, der forventes at stige i Kontraktens løbetid. HJV.DK benyttes endvidere som website for Hjemmeværnets 19 myndigheder og ca. 270 underafdelinger (på tidspunktet for kontraktindgåelse i alt 43.000 Brugere, hvoraf ca. 15.000 Brugere er aktive). 

HJV.DK giver Brugerne funktionaliteter som f.eks. aktivitetsplanlægning, mulighed for at se uddannelsesstatus og planlægning, mulighed for at foretage afregning af fx rejser, udlæg og vederlag, samarbejdssites, dokumentdeling, nyhedsformidling, booking, adressebog, digital forvaltning mv. Hertil kommer en komplet mailløsning til både frivillige og ansatte samt mulighed for afholdelse af online møder.

HJV.DK er jf. FKOBST 358-1 et "Ikke klassificeret system".

HJV.DK hostes eksternt på ordregivers Tenant i IaaS Azure Cloud. I HJV.DK indgår en række standardsoftware, f.eks. SharePoint, Exchange, SQL, Windows Server, Skype for Business samt en væsentlig mængde egenudviklede applikationer og kode. Derudover indgår bl.a. også et antal systemtjenester, der er nødvendige for HJV.DK's funktion. Det eksistende HJV.DK er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.

Ordregiver har en vision om, at det eksisterende HJV.DK skal moderniseres og effektiviseres i løbet af 2025-2026. Moderniseringen indebærer bl.a. et ønske om at overgå fra IaaS til PaaS og SaaS. Leverandøren skal således have en bred vifte af kompetencer, herunder både kompetencer til at drive HJV.DK i det eksisterende IaaS set-up samt specialiserede kompetencer til gennemførelse af den forventede modernisering af HJV.DK.

II) Udbuddet omfatter følgende hovedydelser:
A. Indledende Ydelser (Transition Ind)
Leverandøren skal i Transition Ind overtage HJV.DK, som det består på tidspunktet for Kontraktens indgåelse (1:1). Leverandøren skal i tilknytning hertil etablere en række Støttesystemer, der skal understøtte de Løbende Ydelser. 

B. Løbende Ydelser (Drift, support og vedligeholdelse)
Leverandøren skal fra Transitionsdagen som Cloud Solution Provider (CSP) sikre den løbende drift af HJV.DK.  Leverandøren skal endvidere levere løbende support og vedligeholdelse af HJV.DK. Vedligeholdelsen omfatter bl.a. løbende og forebyggende vedligeholdelse, herunder i form af levering af nye Releases og Patches. Support omfatter teknisk support i form af 1st, 2nd og 3rd level support. Leverandørens løbende rådgivning er en del af Leverandørens Løbende Ydelser. Leverandørens Løbende Ydelser omfatter både HJV.DK samt alle relevante Støttesystemer. 

C. Bestillingsydelser:
Leverandøren skal på ordregivers anmodning levere Bestillingsydelser bestående af f.eks. modernisering, videreudvikling, konfiguration, visionsopgradering, uddannelse samt specifik rådgivning mv., der har en naturlig tilknytning til Ydelserne omfattet af Kontrakten.  Bestillingsydelserne omfatter desuden Leverandørens bistand til aflevering af data til Rigsarkivet. Bestillingsydelserne leveres som konsulentydelser.
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af kla-gen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Den anslåede varighed af den udbudte kontrakt er inklusive option på forlængelse. 5 år udgør aftalens ordinære løbetid, mens de resterende 3 år udgør aftalens forlængelsesperiode. Ordregiver kan forlænge Kontrakten op til 3 gange med 12 måneder ad gangen.


Winner: Netcompany A/S
Award value: 216745343.6
Number of bids: 2