Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-02-17
Buyer: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48421000 | 72000000 | 72200000 | 72210000: Software programming services | 72212000: Platform-specific software programming services
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar insbesondere durch Anbindung an das bestehende SAP-System der Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH für die Stadt Leverkusen sowie Systemservice für zunächst 4 Jahre. Die angebotene Software sowie die nach diesem Vertrag zugehörigen Leistungen des Auftragnehmers müssen auch darüber hinaus, mindestens für weitere 6 Jahre, verfügbar sein.
Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Verwaltungsgebäude und Wohnheime.
Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig.
Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. SAP), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Fachbereich Gebäudewirtschaft optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszyklus der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports
Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet.
Ergänzend zu den hauptvertraglichen 100 Concurrent User: 5 Erweiterungsoptionen zu je 10 weitere Concurrent User; Leistungen nach den B-Prozessen und C-Prozessen gem. Ziff. 1.2.2 und Ziff. 1.2.3 des Lastenhefts; optionale Stundenkontingente für bisher unvorhergesehenen Bedarf an Beratung, Projektbegleitung sowie Anpassungs- und Programmierarbeiten
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)