Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-04
Buyer: Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 66500000
Submission deadline: 2025-10-02

Technical requirements: Es dürfen keine Ausschussgründe gemäß §123 sowie §124 GWB vorliegen.
Beauftragung eines Unternehmens mit der Strukturierung und fachlichen, IT-gestützten Expertenprüfung von Angeboten und Rechnungen von Versicherungsschäden bis zu einer Höhe von 5.000 € (in Einzelfällen auch leicht darüber) im Bereich der Wohngebäudeversicherung. Mit über 72.200 Wohneinheiten im Bestand und einem Wachstumsziel von 82.200 Wohnungen bis 2026, verfolgt der Auftraggeber eine kontinuierliche Geschäftsentwicklung, welche durch digitale und automatisierte Prozesse unterstützt wird. Mit umfasst ist der Bestand der Tochtergesellschaften des Auftraggebers. Der vorgenannte Beschaffungsauftrag umfasst jährlich etwa  16.000 Schäden mit einer Beleganzahl von bis zu 20 Belegen pro Schaden, bestehend aus Angeboten und Rechnungen. Die Belege können von einem oder mehreren Schadensanierern stammen. Die Prüfungen des Auftragnehmers haben jeweils auf Grundlage des hierfür relevanten Bedingungswerks der einschlägigen Gebäudeversicherung des Auftraggebers zu erfolgen.
Der Bewerber/bei Bewerbergemeinschaften der bevollmächtigte Vertreter für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erklärt, dass • er/sie alle rechtlichen (insbesondere berufsrechtlichen) Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt/erfüllen, • über sein/ihr Vermögen weder das Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, • er/sie sich nicht in Liquidation befindet/befinden, • er/sie im Rahmen seiner/ihrer beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen hat/haben, die seine/ihre Zuverlässigkeit als möglichen Erbringer der ausgeschriebenen Leistungen entfallen lassen würde, • er/sie seine/ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates des Auftraggebers ordnungsgemäß erfüllt hat/haben, • keine der Personen, deren Verhalten ihm/ihnen zuzurechnen ist, aus einem der in § 123 GWB genannten Gründe rechtskräftig verurteilt worden ist, • er/sie sich bewusst ist/sind, dass eine falsche Angabe den Ausschluss aus dem Bewerberkreis zur Folge haben kann, • insbesondere die getätigten Angaben und Erklärungen zu den Eignungskriterien der Wahrheit entsprechen und • er/sie die Regelungen des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) zur Kenntnis genommen hat/haben und weder die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG noch die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG bzw. §98c AufenthG vorliegen, Die Gewobag behält sich vor, vor Zuschlagserteilung geeignete Nachweise von den Bewerbern/ den Bewerbergemeinschaften zu fordern, um die abgegebenen Eigenerklärungen überprüfen zu können. Legt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die geforderten Nachweise nach Aufforderung durch die Gewobag nicht, nicht fristgemäß oder nicht vollständig vor, wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Bei Bewerbern /Bewerbergemeinschaften aus dem EUAusland sind von der Gewobag geforderte Nachweise nach dem Recht ihres Heimatstaates zu erbringen. Soweit es um Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister geht, muss das Register Auskunft über nachfolgende Vorgänge erbringen: Verwaltungsentscheidungen (Gewerbeuntersagungen, Rücknahme von Erlaubnissen, Konzessionen etc.), Verzichte auf eine Zulassung zu einem Gewerbe oder einer sonstigen wirtschaftlichen Unternehmung während eines Rücknahmeoder Widerrufverfahrens, Bußgeldentscheidungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Ordnungswidrigkeiten sowie bestimmte strafgerichtliche Verurteilungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Straftaten. Sämtliche Nachweise, Bescheinigungen bzw. Erklärungen sind auf Verlangen des Auftraggebers auch für Nachunternehmer zu erbringen. Diese Anforderung gilt auch für Nachunternehmer von Bewerbern aus dem EUAusland.
Der Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft erklärt/erklären, dass er/sie in den letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahren die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben und dass er/sie in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit der zu verge-benden vergleichbar sind, die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben.

Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Beschreibung der Leistung im Leis-tungsverzeichnis.
Der Bieter erklärt, dass ein dediziertes Team von mindestens 5 Mitarbeitern, die sich ausschließlich mit Schnittstellenthemen zu seinen Kunden beschäftigt, damit immer eine schnelle Reaktionszeit ge-währleistet wird, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben.

Der Bieter erklärt, dass er mindestens 40 Handwerksexperten mit einer abgeschlossenen handwerkli-chen Berufsausbildung, damit eine Business Continuity gewährleistet ist, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben. 

Der Bieter erklärt, dass eine Abdeckung fachlicher Expertise durch seine Mitarbeiter z. B. in Form von Handwerksmeistern oder anderweitige Qualifizierung in folgenden Bereichen gegeben ist: Bodenbe-lags-, Dachdecker-, Klempner-, Elektroinstallations-, Fenster/Türen/Rollläden-, Fliesen-, Gerüstbau-, Sanitär-, Garten- und Landschafts-, Maler/Lackierer-, Mauer-/Betonbau-, Metallbau-, Fassadenbau-, Schreiner/Tischler-, Trockenbau-, Trocknungs- bzw. Leckageortungs- und Messtechnikarbeiten.

Eligibility requirements: Der Bewerber/bei Bewerbergemeinschaften der bevollmächtigte Vertreter für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft erklärt, dass • er/sie alle rechtlichen (insbesondere berufsrechtlichen) Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt/erfüllen, • über sein/ihr Vermögen weder das Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, • er/sie sich nicht in Liquidation befindet/befinden, • er/sie im Rahmen seiner/ihrer beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen hat/haben, die seine/ihre Zuverlässigkeit als möglichen Erbringer der ausgeschriebenen Leistungen entfallen lassen würde, • er/sie seine/ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates des Auftraggebers ordnungsgemäß erfüllt hat/haben, • keine der Personen, deren Verhalten ihm/ihnen zuzurechnen ist, aus einem der in § 123 GWB genannten Gründe rechtskräftig verurteilt worden ist, • er/sie sich bewusst ist/sind, dass eine falsche Angabe den Ausschluss aus dem Bewerberkreis zur Folge haben kann, • insbesondere die getätigten Angaben und Erklärungen zu den Eignungskriterien der Wahrheit entsprechen und • er/sie die Regelungen des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) zur Kenntnis genommen hat/haben und weder die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG noch die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG bzw. §98c AufenthG vorliegen, Die Gewobag behält sich vor, vor Zuschlagserteilung geeignete Nachweise von den Bewerbern/ den Bewerbergemeinschaften zu fordern, um die abgegebenen Eigenerklärungen überprüfen zu können. Legt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die geforderten Nachweise nach Aufforderung durch die Gewobag nicht, nicht fristgemäß oder nicht vollständig vor, wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Bei Bewerbern /Bewerbergemeinschaften aus dem EUAusland sind von der Gewobag geforderte Nachweise nach dem Recht ihres Heimatstaates zu erbringen. Soweit es um Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister geht, muss das Register Auskunft über nachfolgende Vorgänge erbringen: Verwaltungsentscheidungen (Gewerbeuntersagungen, Rücknahme von Erlaubnissen, Konzessionen etc.), Verzichte auf eine Zulassung zu einem Gewerbe oder einer sonstigen wirtschaftlichen Unternehmung während eines Rücknahmeoder Widerrufverfahrens, Bußgeldentscheidungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Ordnungswidrigkeiten sowie bestimmte strafgerichtliche Verurteilungen wegen bei oder im Zusammenhang mit der Gewerbeausübung begangener Straftaten. Sämtliche Nachweise, Bescheinigungen bzw. Erklärungen sind auf Verlangen des Auftraggebers auch für Nachunternehmer zu erbringen. Diese Anforderung gilt auch für Nachunternehmer von Bewerbern aus dem EUAusland.
Der Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft erklärt/erklären, dass er/sie in den letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahren die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben und dass er/sie in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit der zu verge-benden vergleichbar sind, die folgenden Netto-Gesamtjahresumsätze erwirtschaftet hat/haben.

Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Beschreibung der Leistung im Leis-tungsverzeichnis.
Der Bieter erklärt, dass ein dediziertes Team von mindestens 5 Mitarbeitern, die sich ausschließlich mit Schnittstellenthemen zu seinen Kunden beschäftigt, damit immer eine schnelle Reaktionszeit ge-währleistet wird, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben.

Der Bieter erklärt, dass er mindestens 40 Handwerksexperten mit einer abgeschlossenen handwerkli-chen Berufsausbildung, damit eine Business Continuity gewährleistet ist, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren beschäftigt zu haben. 

Der Bieter erklärt, dass eine Abdeckung fachlicher Expertise durch seine Mitarbeiter z. B. in Form von Handwerksmeistern oder anderweitige Qualifizierung in folgenden Bereichen gegeben ist: Bodenbe-lags-, Dachdecker-, Klempner-, Elektroinstallations-, Fenster/Türen/Rollläden-, Fliesen-, Gerüstbau-, Sanitär-, Garten- und Landschafts-, Maler/Lackierer-, Mauer-/Betonbau-, Metallbau-, Fassadenbau-, Schreiner/Tischler-, Trockenbau-, Trocknungs- bzw. Leckageortungs- und Messtechnikarbeiten.
Unter Beachtung der geforderten Mindestanforderungen macht der Bieter/die Bietergemeinschaft nachfolgende Angaben zu Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Den Maßstab für die Vergleichbarkeit der Leistungen bildet die Leistungsbeschreibung.

Mindestanforderungen (soweit hier gefordert): 

Referenzen mit Gebäudeversicherern:	
Der Auftragnehmer muss mindestens fünf positive Referenzen in aktueller Zusammenarbeit mit Ge-bäudeversicherern vorweisen können. 

Dabei muss nachgewiesen werden, dass es sich um eine feste Zusammenarbeit zwecks Schaffung von prozessualen Synergien in der Schadenabwicklung mit mindestens 5 der Top 10 Versicherer ge-mäß der von der BaFin bereitgestellten Daten: „Ausgewählte Kennzahlen der Schaden und Unfallversi-cherungsunternehmen 2023 in der selbst abgeschlossenen Feuer und Sachversicherung (Tabelle 5640)“ handelt. Diese Zusammenarbeit muss relevant/substanziell im Sinne der Anzahl der geprüften Belege sein. 

Eine relevante bzw. substanzielle Zusammenarbeit ist dann gegeben, wenn für den Versicherer min-destens 5.000 Belege p. A. im Bereich der Wohngebäudeversicherungen durch den Auftragnehmer geprüft werden. Es müssen min. 5.000 Belege je Versicherer vorliegen.

Eine feste Zusammenarbeit liegt vor, sofern ein Vertrag sowie eine ununterbrochene Zusammenarbeit in den Jahren 2023/2024 gegeben sind. 

Gegenüber den Versicherungen des Auftraggebers muss der Prüfprozess des Auftragnehmers volle Akzeptanz genießen. 


Referenzen mit Immobilienbestandshaltern:
Neben Gebäudeversicherern muss der Auftragnehmer auch mindestens zwei positive Referenzen zu Projekten mit Immobilienbestandshaltern (z. B. Wohnungsunternehmen, Retailern mit großem Filialnetz oder Property Managern etc.) aufweisen. 


Dabei sind Angaben zu nachfolgenden Punkten je Referenz zu machen:
- Bezeichnung Referenzprojekt       
- Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Unternehmen, das die Leistung erbracht hat (Firma des Einzelbieters oder des Mitglieds der Bietergemeinschaft oder des Unternehmens, dessen Fähigkeiten man sich bedient) 	          
- Auftraggeber (mit Adresse)       
- Auftraggeber ist Gebäudeversicherer: Ja/Nein
- Auftraggeber ist Immobilienbestandshalter: Ja/Nein
- Ansprechpartner beim Auftraggeber (mit Telefonnummer)          
- Volumen der eigenen erbrachten Leistung in EUR netto	          
- Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (von MM/JJ bis MM/JJ):
- Min. 5.000 Belege pro Jahr pro Versicherer:	Ja/Nein
- Gesamt Beleganzahl
Der Bieter/die Bietergemeinschaft erklärt gemäß § 46 Abs. 3 VgV bzw. § 33 UVgO dass er/sie zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über folgende spezielle Eignungsnachweise verfügt:
(mittels geeigneter Unterlagen nachzuweisen)
•	Zertifizierungen Compliance ISO 9001

•	Zertifizierungen Informationssicherheit ISO 27001

•	Zertifizierungen / Auszeichnungen Soziales 
-	TÜV Rheinland: Zertifizierter Experte für die Bewertung von Gebäudeschäden
-	Charta der Vielfalt 

•	Zertifizierungen Umwelt 
Auszeichnung für Servicestarker und Nachhaltiger Schadensdienstleister
Der Bieter erklärt, dass sämtliche Daten in Deutschland oder in der EU gespeichert werden.
Der Bieter erklärt, dass er seit mindestens 3 Jahren über eine F&E Abteilung verfügt. Dabei muss folgen-des Know-How zwingend vorhanden sein: 
•	Umfangreiche Erfahrung in LDM (large document model) basierter Belegdaten Extraktion. Dies beinhaltet zudem die erfolgreiche Entwicklung von Modellen, die Belegdaten aus gängi-gen Angeboten und Rechnungsdokumenten extrahieren können. (Large) Document Models (LDM) sind Sprachmodelle, die nicht nur die semantische Bedeutung des Textes, sondern auch Informationen zum Layout des Dokuments berücksichtigen. Darüber hinaus muss das LDM so konzipiert sein, dass die Zahlen als echte Zahlen und nicht nur als symbolische Re-präsentationen von Zahlen behandelt werden. Im Vergleich zu offen verfügbaren Sprachmo-dellen muss das LDM anhand von deutschen Handwerksdokumenten trainiert werden, was ein besseres, tieferes Verständnis dieser Dokumente ermöglicht. 

•	Umfangreiche Erfahrungen im Erstellen und Betreiben kundenspezifischer KI-Modelle für die teilautomatisierte Regulierung von Prüfvorgängen, welche bereits seit mindestens 2 Jahren bei Kunden im Bereich Wohnungsunternehmen im Regelbetrieb laufen.

•	Der Bieter hat bereits umfangreiche Daten bzgl. Frequenzschäden eines großen Wohnungsun-ternehmens mit mind. 70.000 Wohneinheiten aufbereitet und ausgewertet. 

•	Auf Grundlage dieser Datenbasis hat der Bieter bereits spezielle KI-Modelle für das Woh-nungsunternehmen konzipiert und trainiert und bereits einen automatisierten Prüfprozess auf die speziellen Gegebenheiten des Wohnungsunternehmens angepasst und etaliert. 

•	Der Bieter beherrscht oder hat Erfahrung mit modernsten MLOps (machine learning operati-ons)-Methoden, die gewährleisten, dass alle KI-Modelle stabil laufen.
Der Bieter erklärt, dass er unabhängig gegenüber Versicherungskonzernen ist und keine gesellschafts-rechtlichen Verknüpfung besteht.
siehe §56 VgV
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, sofern der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich nach Ablauf von 10 Tagen nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2n GWB).
Beauftragung eines Unternehmens mit der Strukturierung und fachlichen, IT-gestützten Expertenprüfung von Angeboten und Rechnungen von Versicherungsschäden bis zu einer Höhe von 5.000 € (in Einzelfällen auch leicht darüber) im Bereich der Wohngebäudeversicherung. Mit über 72.200 Wohneinheiten im Bestand und einem Wachstumsziel von 82.200 Wohnungen bis 2026, verfolgt der Auftraggeber eine kontinuierliche Geschäftsentwicklung, welche durch digitale und automatisierte Prozesse unterstützt wird. Mit umfasst ist der Bestand der Tochtergesellschaften des Auftraggebers. Der vorgenannte Beschaffungsauftrag umfasst jährlich etwa  16.000 Schäden mit einer Beleganzahl von bis zu 20 Belegen pro Schaden, bestehend aus Angeboten und Rechnungen. Die Belege können von einem oder mehreren Schadensanierern stammen. Die Prüfungen des Auftragnehmers haben jeweils auf Grundlage des hierfür relevanten Bedingungswerks der einschlägigen Gebäudeversicherung des Auftraggebers zu erfolgen.

Winner: Vergabekammer des Landes Berlin