Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-12-23
Buyer: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72265000: Software configuration services | 72266000: Software consultancy services
Submission deadline: 2026-01-28

Technical requirements: Vorinformation verbunden mit einem Aufruf zur Interessenbekundung gemäß§ 38 Absatz 4 VgV dar. Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung nach§ 37 Absatz 1 VgV vergeben. Der Auftraggeber fordert alle Unternehmen, die auf die Veröffentlichung dieser Vorinformation nach§ 38 Absatz 4 VgV hin eine lnteressensbekundung übermittelt haben, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auf (Aufforderung zur lnteressensbestätigung). Mit der Aufforderung zur lnteressensbestätigung wird der Teilnahmewettbewerb nach§ 16 Absatz 1 und § 17 Absatz 1 eingeleitet (§ 38 Absatz 5 VgV).
Das UKJ ist eine Einrichtung der Grund-, Regel- und Maximalkrankenversorgung für über 1 Million Bürger in der Region. Zu der Patientenbetreuung und –behandlung in den Kliniken und Polikliniken kommt der Zweig der Forschung und Lehre. Dafür gibt es 25 wissenschaftliche Institute. Dort durchgeführte Forschungen spiegeln sich in über 1.100 wissenschaftlichen Publikationen wider, die hier jährlich veröffentlicht werden.
Als Unternehmen der kritischen Infrastruktur unterliegt das UKJ den KRITIS Vorgaben.
Für die Unterstützung der ERP-Prozesse sowie das Patientenmanagement und die Patientenabrechnung betreibt das UKJ eine hochverfügbare, mehrstufige SAP Systemlandschaft mit den einschlägigen ERP-Modulen und dem Branchenmodul SAP IS-H sowie ish-med. 
Das Universitätsklinikum Jena beabsichtigt die Dienstleistungen für die SAP Basis sowie die Applikationsbetreuung für die Standard ERP-Module neu zu vergeben und möchte im Rahmen der hier bekanntgemachten Interessenbekundung das aktuelle Marktinteresse erfassen.
Mit diesem Verfahren sollen die nachfolgend benannten und derzeit im Einsatz befindlichen Softwarekomponenten betreut werden:

System	Version	Stack
SAP ERP 6.0               	EHP7	ABAP
SAP BW	7.5	ABAP/ JAVA
SAP NETWEAVER                 	7.4	ABAP
SAP NETWEAVER             	7.5	ABAP / JAVA
SAP SOLUTION MANAGER         	7.2	ABAP / JAVA
SAP FIORI FRONTEND SERVER 	6.0	ABAP
SAP HANA DATABASE    	2.0	

Darüber hinaus die weiteren Softwarekomponenten:
•	SAP BUSINESS CONNECTOR 4.8.1
•	SAP WEBDISPATCHER
•	SAP TREX 7.10
•	SAP Cloud Connector
•	SAP PO
•	SAP ADS
Die einzelnen SAP Module werden im GB IT des Universitätsklinikum Jena durch mehrere IT-AnwendungsbetreuerInnen betreut. Die genutzten Module umfassen die Standard ERP-Module (FI, CO, MM, PM, PS, SD, PSM, RE-FX), die Branchenlösung IS-H (Healthcare), ish*-med und verschiedene Zusatzmodule. Bei Bedarf sollen externe SAP-Unterstützungsleistungen für die benannten Modulen abgerufen werden können, wenn Anforderungen nicht mit SAP-Standard-Lösungen und dem Wissen der IT-AnwendungsbetreuerInnen alleine gelöst werden können.  Die Applikationsbetreuung der Branchenlösung IS-H (Healthcare) und i.s.h.med ist dabei nicht Gegenstand dieses Verfahrens.

Darüber hinaus ist die umfängliche Basisbetreuung der benannten SAP-Systeme am UKJ sicherzustellen, da am UKJ keine Inhouse SAP Basisbetreuung vorhanden ist.  Dies umfasst sämtliche Aufgaben wie die Systemadministration, Konfiguration, das Management von Datenbanken, die Installation von Software-Updates und Patches sowie die Überwachung der Systemleistung und –integrität einschließlich den Verbindungen zwischen der Anwendungssoftware, den Datenbanken und dem Betriebssystem. Der Basis-Betrieb ist zusätzlich auch für das SAP BW System abzusichern.
Neben der Sicherstellung des reibungslosen Betriebsablaufs, einschließlich der Identifizierung und Behebung von Fehlern, Problemen oder Ausfällen in den SAP-Systemen, stehen derzeit wichtige Aktivitäten im SAP-Basis-Bereich an, die im Rahmen der bevorstehenden Transformationsprojekte anfallen. Das UKJ bereit derzeit die Transformation der administrativen SAP Systeme (ECC und BW) auf SAP S/4HANA bzw. SAP BW4 (jeweils On-Premise) vor. Die jeweiligen Transformationsprojekte starten voraussichtlich ab April 2026 und sollen bis zum ersten Quartal 2028 beendet sein.
Bedingt durch den Einsatz der Branchenlösung IS-H sowie i.s.h.med sind mindestens 6 Wartungen pro Jahr notwendig. Diese sind durch den Dienstleister in geeigneter Weise vorzubereiten und durchzuführen. 
Die Datenbank und Applikationsserver des ERP und HCP SAP Systeme werden in einer HPE Serviceguard Cluster Umgebung betrieben. Hieraus ergeben sich für die eingesetzten Mitarbeiter besondere Belehrungs- und Dokumentationspflichten, die gemäß den Vorgaben des UKJs zwingend einzuhalten sind.
Die Unterstützung betrifft sowohl Beratungs-, Support- als auch Entwicklungsleistungen und die Betreuung der technologischen Grundlagen der SAP Systeme am UKJ (Dienstleistungen im Bereich SAP Basis).
•	Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen
•	deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können
•	mind. 1 Referenz für den vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim Auftraggeber 
•	Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM)
•	Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP-Systembetreuung
•	Zusicherung, mindestens 20 Tage OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten
• Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen 
• deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können 
• mind. 1 Referenz für vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim AG 
• Mind. 1 Referenz für die umfassende Betreuung als externer SAP Dienstleister für Anwendungsbetreuung im Krankenhaus
• Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM) 
• Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP Systembetreuung 
• Zusicherung, mindestens 20 Tage/Jahr OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten
• Nachweis von mindestens 5 Mitarbeitern im SAP Consulting mit mindestens 5 Jahren Erfahrung im SAP Projektgeschäft
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die in Ziffer ORG001 genannte Vergabestelle zu richten.
Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist als ORG003 benannt.
Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Eligibility requirements: •	Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen
•	deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können
•	mind. 1 Referenz für den vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim Auftraggeber 
•	Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM)
•	Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP-Systembetreuung
•	Zusicherung, mindestens 20 Tage OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten
• Berater müssen deutsche Sprachkenntnisse mindestens verhandlungssicher (C1) nachweisen 
• deutschsprachiger Support muss gewährleistet werden können 
• mind. 1 Referenz für vollständigen SAP Basis Betrieb als externer Dienstleister bei einem Supramaximalversorger ohne Inhouse-SAP Basis Expertise beim AG 
• Mind. 1 Referenz für die umfassende Betreuung als externer SAP Dienstleister für Anwendungsbetreuung im Krankenhaus
• Nachweis von mindestens 5 Basis-Beratern für SAP S/4HANA System Administration (C_TADM) 
• Nachweis von mindestens 5 Jahren Erfahrungen in der SAP Systembetreuung 
• Zusicherung, mindestens 20 Tage/Jahr OnSite Verfügbarkeit am UK Jena zu gewährleisten
• Nachweis von mindestens 5 Mitarbeitern im SAP Consulting mit mindestens 5 Jahren Erfahrung im SAP Projektgeschäft
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die in Ziffer ORG001 genannte Vergabestelle zu richten.
Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist als ORG003 benannt.
Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Interessenbekundung formlos per Mail an Kontaktstelle: vergabestelle@med.uni-jena.de mit Ausweisung der Kontaktdaten und idealer Weise Vorlage von Nachweisen und Referenzen
Für die Unterstützung der ERP-Prozesse sowie das Patientenmanagement und die Patientenabrechnung betreibt das UKJ eine hochverfügbare SAP Systemlandschaft mit den einschlägigen ERP-Modulen und dem Branchenmodul SAP IS-H sowie ish-med. 
Das Universitätsklinikum Jena beabsichtigt die Dienstleistungen für die SAP Basis sowie die Applikationsbetreuung neu zu vergeben und möchte im Rahmen der hier bekanntgemachten Interessenbekundung das aktuelle Marktinteresse erfassen.

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)