Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-04-02
Buyer: Charité Universitätsmedizin Berlin
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 48100000 | 72268000: Software supply services
Estimated value: 338000 EUR

Technical requirements: Ex-ante-Transparenzbekanntmachung nach § 135 Abs. 3 GWB für die Erweiterung der vorhandenen Software zur Stunden-/Raumplanung, Prüfungsverwaltung und -organisation um die Funktionen zur Abbildung von pandemiebedingten Anforderungen bei der Fa. MathPlan GmbH, Bismarckstraße 10 – 12 in 10625 Berlin.
Für den Geschäftsbereich Studium und Lehre in der Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin, soll die sich bereits im Einsatz befindliche Software zur Stunden-Raumplanung und Prüfungsplanung der Fa. MathPlan GmbH um die nachstehenden Funktionen pandemiebedingten Funktionen erweitert werden. Stunden-, Raum,- und Prüfungsplanung sind existentielle Vorbedingungen zur Durchführung und Aufrechterhaltung des Forschungs- und Lehrbetriebs an der Charité, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen, die im Zuge des Krankenhausbetriebes notwendig sind.
Die Anforderungen bauen auf der sich im Einsatz befindlichen Softwarelösung „Moses“ der Fa. MathPlan GmbH auf, die im Jahr 2017 durch eine Ausschreibung (offenes Verfahren) beschafft wurde. Die Software „Moses“ ist eine sehr umfangreiche und hochkomplexe Software, für die Stunden-, Raum-, und Prüfungsverwaltung und –organisation für Dozierende und Studierende, pro Semester werden ca. 40 000 Termine für ca. 6 000 Studierende geplant. Die Software „Moses“ ist keine Open-Source Software, sondern gehört der MathPlan GmbH, sodass keine andere Firma die Erweiterungen durchführen kann. Im Gegensatz zu meta-heuristischen Lösungsansätzen arbeitet die Firma mit einer mathematisch-exakten Berechnung/Codierung der Software und der Stunden- und Raumpläne. Die Firma MathPlan GmbH erteilt Fremdanbietern generell keinen Zugriff auf den Quellcode der Planungssoftware Moses, um hier tiefe Eingriffe vorzunehmen.
Um folgende Funktionen muss die Software „Moses“ der Fa. MathPlan GmbH zur Stunden-Raumplanung erweitert werden:
1) Programmierung der Software zum Einsatz während des Semesterberiebs unter Pandemiebedingungen: Aufgrund der Entwicklung der Sars Cov II Pandemie werden einige neue (rechtliche) Anforderungen notwendig, die Umplanungen erfordern (bspw. Hygiene und Sicherheitsvorgaben). Es müssen die Funktionalitäten, die in der ursprünglichen Konzeption gesamthaft für ein Lehrformat oder Campus festgelegt wurden, komplett neu programmiert werden und auf einzelne Bereiche angepasst werden. Darüber hinaus muss programmiert werden, dass bei Notwendigkeit sofort auf ein digitales Format mit den entsprechenden Zugangscodes für Videosoftware oder die Berechtigungen für das Lern-Management-System umgestellt werden kann.
2) Programmierung der Funktionalität Personenimport aus mehreren Quellen und Schnittstellenprogrammierung. Um die Anforderungen von 1. zeitnah an die entsprechenden Personenkreise und in den verschiedenen Systemen umzusetzen und zu kommunizieren, muss der manuelle Personenimport automatisiert werden.
3) Programmierung der Erweiterung Hausarbeiten: Im Zuge der Pandemievorgaben müssen Kontakte weitestgehend eingeschränkt werden, weshalb eine Digitalisierung der Prozesse für die Hausarbeiten notwendig ist.
4) Weiterhin muss die Charité auf rechtliche Änderungen oder Vorgaben im Hochschul- oder Krankenhausbetrieb reagieren, was notwendige Anpassungen in der Planung des Semesterbetriebes nach sich zieht. Beispiel: Die rechtlich vorgeschriebene Kontaktverfolgung ist händisch in der aktuellen Situation personell nicht handhabbar.
Aus diesen Gründen besteht nur die Möglichkeit die Erweiterung der vorhandenen Software zur Stunden- /Raumplanung, Prüfungsverwaltung und -organisation um die Funktionen zur Abbildung von pandemiebedingten Anforderungen bei der Firma MathPlan GmbH, Bismarckstraße 10 – 12 in 10625 Berlin, zu beschaffen. Die Beauftragung wird nicht vor Ablauf der in § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB genannten Frist von 10 Tagen erfolgen.


Winner: MathPlan GmbH
Award value: 338000