Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-03-05
Buyer: Bundesamt für Strahlenschutz
Country: DE
Region: Salzgitter, Kreisfreie Stadt
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48300000 | 71243000 | 71541000: Construction project management services | 72250000: System and support services
Estimated value: 235000 EUR
Submission deadline: 2016-05-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Bereitstellung eines extern gehosteten Planmanagementsystems in der Betriebsform „Software as a Service“ (SaaS).
Nach Paragraph 9a Abs. 3 des Atomgesetzes (AtG) richtet der Bund Anlagen zur Sicherstellung und zur Endlagerung radioaktiver Abfälle ein. Das Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) ist gemäß § 23 AtG zuständig für die Errichtung und den Betrieb von Anlagen des Bundes zur Sicherstellung und zur Endlagerung radioaktiver Abfälle.
Im Projekt Errichtung Endlager Konrad werden hierzu derzeit die Pläne und ergänzende Unterlagen in Papierform eingereicht und durchlaufen dann den Prüfprozess im BfS, ggf. auch unter Einbeziehung von externen Sachverständigen. Die Kernziele der Einführung eines elektronischen Planmanagementsystems definieren sich wie folgt:
Die Projektmanagementsoftware soll spätestens 2 Monate nach Zuschlagserteilung im BfS lauffähig und die betreffenden Mitarbeiter eingearbeitet und geschult sein.
Der Beginn der SaaS-Lizenzzahlungen beginnt nach schriftlicher Bestätigung des BfS über die vertragsgemäße Einrichtung des Planmanagementsystems und Durchführung der Schulungen zum nächsten ersten des Folgemonats.
Die Zahlung erfolgt binnen 30 Tage nach Rechnungsstellung. Die Rechnungsstellung erfolgt nach Abschluss der Leistungserbringung. Eine Vorausleistung ist aufgrund gesetzlicher Vorgaben (§ 56 BHO) nicht möglich.
Bei der Aktivierung von Lizenzen gilt zur Abrechnung folgende Vereinfachungsregelung: Erfolgt die Anmeldung einer Lizenz in der ersten Monatshälfte, wird dieser Monat zu 100 % – ansonsten nur zu 50 % – des Monatsentgeltes für eine Lizenz berechnet.
Der AG hat das Recht, Lizenzen welche nicht benötigt werden, bis zum 15.-ten eines Monats zum Monatsende abzumelden. Erfolgt die Deaktivierung nach dem 15.-ten eines Monats, so endet die Berechnung zum Ende des Folgemonats.
Die Vertragserfüllung seitens des AG steht im vierten und fünften Jahr unter Haushaltsvorbehalt. Sollten dem AG trotz erfolgter Mittelbeantragung nicht ausreichend hohe Finanzmittel zur Verfügung gestellt werden, ist der AG berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Die Leistungen zur nachfolgenden Archivlieferung bleiben hiervon unberührt.
Das Formular der Vergabeunterlagen „Selbstauskunft des Bieters“ (u.a. über die Erfüllung der Pflichten zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Abgaben sowie darüber, dass keine Ermittlungen wegen illegaler Beschäftigung vorliegen) muss unter Angabe der Handelsregisternummer (oder vergleichbar) ausgefüllt vorliegen.
Nachweis über den Abschluss einer branchenüblichen Versicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden mit einer aktuellen Gültigkeit.
Nachweis von drei Referenzen über große Infrastrukturprojekte (Gesamtvolumen je Maßnahme i.H.v. 50 000 000 EUR brutto) in welchen das elektronische Planmanagementsystem in den letzten 5 Jahren angewendet wurde.
Das BfS geht davon aus, dass der Auftragnehmer weitere Aufträge neben der Tätigkeit für das BfS ausübt, d.h. das der Auftragnehmer durch diesen Auftrag nicht in finanzielle Abhängigkeiten vom BfS gerät.
Für die im Rahmen dieses Auftrages zu erbringenden Leistungen sind bestimme Voraussetzungen zu erfüllen (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue). Weitere Einzelheiten diesbezüglich sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Bieter hat eine Eigenerklärung über einen deutschen Betriebsstandort der leistungserbringenden Hardware (Hosting) zu erbringen.

Eligibility requirements: Das Formular der Vergabeunterlagen „Selbstauskunft des Bieters“ (u.a. über die Erfüllung der Pflichten zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Abgaben sowie darüber, dass keine Ermittlungen wegen illegaler Beschäftigung vorliegen) muss unter Angabe der Handelsregisternummer (oder vergleichbar) ausgefüllt vorliegen. Nachweis über den Abschluss einer branchenüblichen Versicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden mit einer aktuellen Gültigkeit. Die jeweiligen Ansprechpartner des AN müssen in Wort und Schrift der deutschen Sprache mächtig sein. Nachweis von drei Referenzen über große Infrastrukturprojekte (Gesamtvolumen je Maßnahme i.H.v. 50 000 000 EUR brutto) in welchen das elektronische Planmanagementsystem in den letzten 5 Jahren angewendet wurde. Aussagekräftige Nachweise/Eigenerklärungen zur Eignung/Wertung gemäß der Vergabeunterlagen. Das BfS geht davon aus, dass der Auftragnehmer weitere Aufträge neben der Tätigkeit für das BfS ausübt, d.h. das der Auftragnehmer durch diesen Auftrag nicht in finanzielle Abhängigkeiten vom BfS gerät. Für die im Rahmen dieses Auftrages zu erbringenden Leistungen sind bestimme Voraussetzungen zu erfüllen (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue). Weitere Einzelheiten diesbezüglich sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Bieter hat eine Eigenerklärung über einen deutschen Betriebsstandort der leistungserbringenden Hardware (Hosting) zu erbringen. Der Bieter muss ein Notfall-Management in Kopie nachweisen; vorzugsweise basierend auf dem BSI-Standard 100-4 oder der Norm ISO 22301. Der Bieter hat eine ausreichende Informationssicherheit durch Zertifizierungsnachweis gemäß der Norm ISO 27001 in Kopie nachzuweisen. Der Bieter hat eine Eigenerklärung über die Realisierbarkeit der Dienstleistung der Archivlieferung nach Beendigung des Dienstvertrages gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringen.
Nachweis von drei Referenzen über große Infrastrukturprojekte (Gesamtvolumen je Maßnahme i.H.v. 50 000 000 EUR brutto) in welchen das elektronische Planmanagementsystem in den letzten 5 Jahren angewendet wurde. Aussagekräftige Nachweise/Eigenerklärungen zur Eignung/Wertung gemäß der Vergabeunterlagen. Das BfS geht davon aus, dass der Auftragnehmer weitere Aufträge neben der Tätigkeit für das BfS ausübt, d.h. das der Auftragnehmer durch diesen Auftrag nicht in finanzielle Abhängigkeiten vom BfS gerät.
Für die im Rahmen dieses Auftrages zu erbringenden Leistungen sind bestimme Voraussetzungen zu erfüllen (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue). Weitere Einzelheiten diesbezüglich sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Bieter hat eine Eigenerklärung über einen deutschen Betriebsstandort der leistungserbringenden Hardware (Hosting) zu erbringen. Der Bieter muss ein Notfall-Management in Kopie nachweisen; vorzugsweise basierend auf dem BSI-Standard 100-4 oder der Norm ISO 22301. Der Bieter hat eine ausreichende Informationssicherheit durch Zertifizierungsnachweis gemäß der Norm ISO 27001 in Kopie nachzuweisen. Der Bieter hat eine Eigenerklärung über die Realisierbarkeit der Dienstleistung der Archivlieferung nach Beendigung des Dienstvertrages gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringen.