Public procurement notice: Prior Information Notice With Call For Competition
Published: 2020-05-28
Buyer: Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg (LUBW)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48000000 | 72263000: Software implementation services | 72265000: Software configuration services | 72267100: Maintenance of information technology software
Estimated value: 1345000 EUR
Submission deadline: 2020-07-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die LUBW beabsichtigt ein neues Laborinformations- und Managementsystem (LIMS) für 5 Laborbereiche sowie die zentrale Probenahmelogistik an den Standorten Karlsruhe und Langenargen zu beschaffen und das derzeit in bereits 2 Laboren genutzte, überalterte LIMS abzulösen. Die Leistungen für den laufenden Betrieb (Support, Wartung, etc.) sind ebenfalls Gegenstand des Vergabeverfahrens zur Implementierung eines neuen iLIMS-Systems und werden dabei als Option für einen Zeitraum von einmal 5 Jahren und einer weiteren Option, die die Verlängerung um weitere 5 Jahre umfasst, mitberücksichtigt (nähere Angaben siehe unter II.2.4) Beschreibung der Beschaffung).
Der unter II.1.5) geschätzte Gesamtwert und unter II.2.6) geschätzter Wert setzt sich wie folgt zusammen:
— Implementierung, Inbetriebnahme, Schulung, erforderliche Dokumentationen und Anleitungen etc. des LIMS: ca. 925 000,00 EUR netto;
Diese Bekanntmachung ist ein Aufruf zum Wettbewerb. Die Aufträge werden ohne spätere Veröffentlichung eines Wettbewerbs vergeben; Interessenbekundung d. Wirtschaftsteilnehmer siehe II.2.14).
Die Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg (LUBW) erhebt im Auftrag der baden-württembergischen Landesregierung Daten für die Umweltüberwachung und den Verbraucherschutz. Dazu betreibt sie 5 Laboratorien in den Bereichen Wasser, Boden, Luft, stofflicher Verbraucherschutz, Biologie und Marktüberwachung, eine Geräteuntersuchungsstelle sowie eine zentrale Einheit, die Messnetze betreibt und Teile der Probenahme übernimmt. In den o. g. Bereichen sind ca. 130 der insgesamt 550 Mitarbeiter der LUBW beschäftigt. Pro Jahr werden ca. 47 000 Proben auf ca. 930 verschiedene Parameter untersucht und ca. 770 000 Messwerte erfasst. Die zukünftige Anzahl der Nutzer wird sich auf ca. 60 Personen (ca. 40 „concurrent user“) belaufen. Des Weiteren sind ca. 20 Read-Only-Lizenzen erforderlich. Mit dem Neubau der LUBW am Standort Karlsruhe und der damit verbundenen überwiegend räumlichen und organisatorischen Zusammenfassung der o. g. Organisationseinheiten plant die LUBW die Beschaffung eines einheitlichen, leistungsfähigen LIMS, welches die einzelnen Referate optimal unterstützt, um langfristig eine effiziente und ökonomische Durchführung der Aufgaben und Tätigkeiten sicherzustellen. Das LIMS soll den gesamten Bearbeitungsworkflow der Probenuntersuchung abdecken — von der Probenplanung, -voranmeldung und -nahme über den Eingang im Labor, die Unterstützung bei der Untersuchungsdurchführung bis zum Datenmanagement und der Berichtserstellung für externe Stellen – sowie die geforderten Aspekte des Qualitätsmanagements gemäß ISO 17025 berücksichtigen. Das neue LIMS soll zudem bezüglich des Datentransfers der Untersuchungsergebnisse an die bereits bestehenden Fachinformationssysteme innerhalb der LUBW angebunden werden sowie flexibel und mit geringem Aufwand an sich häufig ändernde Rahmenbedingungen rechtlicher und organisatorischer Art anpassbar sein. Der zu vergebende Auftrag umfasst die Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Inbetriebnahme sowie u. a. auch eine Prüfmittel-, Chemikalien-, Rückstellproben- und Dokumentenverwaltung, eine Anbindung der Analysengeräte zum Zwecke des Datenaustausches sowie Schulungen, die erforderlichen Dokumentationen und Anleitungen und Systemserviceleistungen. Nach Abnahme des Systems durch die LUBW (Gewährleistung 2 Jahre) soll ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden können, der im Rahmen des Vertrags ohne Zusatzkosten Releases und Updates inkl. der Nutzungsrechte durch die LUBW umfasst sowie kostenfreie Fehlerbeseitigung beinhaltet. Die Leistungen für den laufenden Betrieb (Support, Wartung etc.) werden als Option für einen Zeitraum von einmal 5 Jahren und einer weiteren Option, die die Verlängerung um weitere 5 Jahre umfasst, mitberücksichtigt.
Nähere Informationen und Detailanforderungen in Bezug auf die LIMS-Funktionalitäten aus Benutzersicht und hinsichtlich der Informationstechnik sowie der Projektdurchführung können im Verlauf des Vergabeverfahrens den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung und dem Lastenheft, entnommen werden.
Ein grober Zeitplan für das Vergabeverfahren, die Implementierung des LIMS-Systems an der LUBW und den Einsatz des LIMS-Systems im Echtbetrieb ist nachfolgend dargestellt:
1) ab Mai 2020: Veröffentlichung der Vorinformation und Entgegennahme der Interessenbekundung der Unternehmen,
4) ggf. ab ca. September/Oktober 2020: Verhandlungsgespräche, Präsentationen/Teststellungen, erneute Angebotsabgabe usw.,
8) nach erfolgter Abnahme: Option: Wartung- und Support bis mindestens Juni 2028 ggf. weitere Verlängerung bis ca. Mitte 2033.
Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben ohne in Verhandlungen einzutreten.
30 Monate Implementierung, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Inbetriebnahme, Schulung, Anfertigung und Übergabe der erforderlichen Dokumentationen und Anleitungen, Abnahme des Systems.
Die Optionen umfassen Systemserviceleistungen. Nach Abnahme des Systems durch die LUBW soll ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden können, der im Rahmen des Vertrags ohne Zusatzkosten Releases und Updates inkl. der Nutzungsrechte durch die LUBW umfasst sowie kostenfreie Fehlerbeseitigung beinhaltet. Die Leistungen für den laufenden Betrieb (Support, Wartung, etc.) werden als Option für einen Zeitraum von einmal 5 Jahren und einer weiteren Option, die die Verlängerung um weitere 5 Jahre umfasst, berücksichtigt.
Alle Unternehmen, die auf diese Vorinformation eine Interessenbekundung an die unter I.1) genannte E-Mail-Adresse: diane.fuegel@lubw.bwl.de an die LUBW (Auftraggeber) übermittelt haben, werden zur Interessenbestätigung aufgefordert. Damit wird der Teilnahmewettbewerb des Verhandlungsverfahrens eingeleitet. Die Vergabeunterlagen (Auftragsunterlagen) werden mit der Aufforderung zur Interessenbestätigung unter der in I.3) Kommunikation genannten URL (aktuell) zur Verfügung gestellt; Registrierung erforderlich. Genauer Ablauf und Zeitrahmen des Vergabeverfahrens, Anzahl der Verhandlungsrunden, Kriterien zur weiteren Abschichtung der Bieter, Zuschlagskriterien mit Gewichtung, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung, etc. werden in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Seit dem 1. Juli 2013 dürfen nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) öffentliche Auftraggeber in Baden-Württemberg Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 20 000 EUR (netto) nur an Unternehmen vergeben, die bei der Angebotsabgabe eine schriftliche Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung abgegeben haben. Die Verpflichtungserklärungen sind den Vergabeunterlagen als Anlage 4 beigefügt. Das LTMG, die Besonderen Vertragsbedingungen der LUBW zur Erfüllung des LTMG und das Merkblatt für die Abgabe der Verpflichtungserklärung können bei Bedarf bei der LUBW angefordert oder im Internet unter www.lubw.baden-wuerttemberg.de (Geschäftsbedingungen) eingesehen werden. Dem Angebot ist die auf Sie zutreffende unterschriebene Erklärung hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass die Verpflichtungserklärung auch für Nachunternehmen und Verleihunternehmen vorzulegen ist, sofern der Auftragswert, den das Nachunternehmen oder Verleihunternehmen erbringt, 10 000 EUR (netto) übersteigt. Verpflichtungserklärung gemäß dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz LTMG (siehe Anlage 4). Diese Verpflichtungserklärung ist von jedem einzelnen Mitglied/Unternehmen der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unterauftragnehmer/Eignungsleihe vorzulegen.

Eligibility requirements: a) Nachweis der Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, sofern eine Eintragungspflicht besteht. Besteht keine Eintragungspflicht, genügt ein schriftlicher Hinweis / Eigenerklärung. Weitere Bedingungen sind in diesem Abschnitt III Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben sowie in Abschnitt VI Weitere Angaben enthalten. Zuverlässigkeit des Bieters Die Zuverlässigkeit des Bieters kann vor der Vergabe des Auftrages bei der Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren abgefragt werden, die auch von einem Ausschluss von der Teilnahme am Wettbewerb informiert werden müsste. Vor Zuschlagserteilung wird durch den Auftraggeber vom Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert. Einträge können zum Ausschluss führen. Die hierfür erforderlichen Angaben sind vom Bieter auf Anforderung durch den Auftraggeber (LUBW) bekanntzugeben. Enthält diese Vorinformation Fragen oder Unklarheiten etc., dann wenden Sie sich bitte unverzüglich per E-Mail an die unter I.1) genannte E-Mail-Adresse der Kontaktstelle.

Award value: 1345000