Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-12-03
Buyer: Angebotsphase - Einführung und Bereitstellung einer Portallösung für eine medienbruchfreie Unterstützung der Bewerbungs- und Stipendiatenprozesse im Studienwerk
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48451000 | 72250000: System and support services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Estimated value: 290832 EUR
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).  Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:  (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.  (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.  (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit  1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nichtinnerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;  2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.  Bitte beachten Sie auch die Rechtsschutzhinweise der zuständigen Vergabekammer auf der oben angegebenen Website.
Das Vergabeverfahren dient der Einführung und Bereitstellung einer IT-Portallösung für eine medienbruchfreie Unterstützung des Bewerbungs- und Stipendienmanagements.
Beim Ausfüllen des Preisblattes sind folgende verbindliche Regeln einzuhalten: Eine zusätzliche Bereitstellung in einem anderen Format (z.B. PDF) ist zulässig. Eine Veränderung der Unterlagen selbst (Zeilen und Spalten einfügen, ändern oder löschen) ist unzulässig und führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.  Weitergehende Hinweise zum Ausfüllen des Preisblatts finden Sie in der Excel-Datei. Der Wertung im Zuschlagskriterium 1 (Preis) wird der im Preisblatt eingetragene Gesamtbewertungspreis (netto) zugrunde gelegt, der sich aus den initialen und den laufenden Kosten für einen Zeitraum von 48 Monaten zusammensetzt.  Hierzu wird der geschätzte Aufwand (PT) mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert. Darüber hinaus umfasst die Preisangabe die Lizenzkosten für die ausgeschriebene Portallösung.   Die Bewertung erfolgt folgendermaßen:  - 290 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotspreis (netto).  - 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten Gesamtangebotspreises (netto). Alle Angebote mit darüber liegenden Gesamtpreisen erhalten ebenfalls 0 Punkte.  - Die Punktermittlung für die dazwischenliegenden Gesamtangebotspreise (netto) erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma und einer kaufmännischen Rundung nachfolgender Formel:   P = 290 ? ((X - N) / N) x 290)  Dabei ist  1. P die zu ermittelnde Punktzahl pro Bieter*in  2. N der niedrigste Gesamtangebotspreis (netto)  3. X der zu wertende Gesamtangebotspreis (netto)
Für die Bewertung anhand des Zuschlagskriteriums 2 (Qualität) werden sowohl die Angaben zu den B-Kriterien des Lastenhefts als auch das eingereichte Konzept und die Bieterpräsentationen gewertet. 6.8.1 B-Kriterien des Lastenhefts Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.1 (B-Kriterien) hat der/die Bieter*in bei den in Spalte H mit BK gekennzeichneten Anforderungen Eintragungen vorzunehmen, die dann bei Erfüllung der jeweiligen Anforderung mit den in Spalte I verzeichneten Punkten bewertet werden.  6.8.2 Konzept zur Anwendungseinführung  Im Hinblick auf die Konzeptwertung hat der/die Bieter*in ein Konzept auf Grundlage der bestehenden Projektorganisation und des Zeitplans (siehe Anforderungsdokumentation) zur Anwendungseinführung einzureichen und dabei zwingend die nachfolgend genannten inhaltlichen Anforderungen zu erfüllen:  1. Ausführung zur Projektplanung und -organisation o Vorschlag zur Projektorganisation: Rollen, Verantwortlichkeiten und Zusammensetzung des Projektteams (inkl. Ansprechpersonen) o Einbindung und Zusammenarbeit mit der Stiftung 2. Technische Umsetzung o Skizzieren des Vorgehens zur technischen Umsetzung, Funktions- und Integrationstests: Technische Umsetzung und Customizing im System; sowie Durchführung und Dokumentation von Funktionstests, um die korrekte Umsetzung sicherzustellen. o Beschreibung von erforderlichen Zusatzentwicklungen und Programmanpassungen ausgehend von den Anforderungen aus dem Lastenheft (s. Anlage 1)) 3. Migration und Test o Skizzieren des Vorgehens zur Datenaufbereitung (Analyse der bestehenden Datenbestände zur Ableitung notwendiger Datenbereinigungsaktivitäten) o Skizzieren des beispielhaften Migrationsvorgehens  o Skizzieren des Testvorgehens im Rahmen des Migrationsvorgehens und der Datenübernahme: Definition von Testfällen und Erfolgskriterien; Maßnahmen zur Qualitätssicherung vor, während und nach der Migration. 4. Qualitätsmanagement o Beschreibung der Ansätze zur Sicherstellung der Qualität während der Projektlaufzeit (z. B. Tests, Abnahmen, Dokumentation) o Regelungen zur Einhaltung von Zeitplänen und Budgets 5. Durchführung von Systemschulungen Hinsichtlich der Schulungsleistungen gilt neben der Vertragsanlage Schulungsleistungen Folgendes: o Schulungsort: Online per zoom oder hybrid (mit Präsenz in den Räumen der Auftraggeberin) o Art und Inhalt der Schulungen - Schulung der Anwender*innen  - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 40 (ggf. aufzuteilen in Gruppen) - Schulungsumfang: Mind. 1 Tag - Bereitstellung von Schulungsmaterialien - Erweiterte Schulung für Key-User Stipendienmanagement (Fachliche Administration) - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 4 - Schulungsumfang: mind. 1 Tag - Schulung Systemadministration (Betriebsmanagement) - Zu schulende Mitarbeitende: ca. 2 - Schulungsumfang: mind. 1 Tag  6. Cut-Over, Produktivsetzung und Projektabschluss o Cut-Over und Produktivsetzung (Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien) o Projektabschluss und Nachbetreuung: Beschreibung zum Vorgehen zur Übergabe in den Regelbetrieb der Software an die Stiftung  Weitere Details zum einzureichenden Konzept ergeben sich aus der Bewertungsmatrix (dort Ziff. 2.2). Das Konzept darf keine allgemeine Unternehmensbroschüre sein, sondern muss sich auf den konkreten, aus den Vergabeunterlagen ersichtlichen Auftragsgegenstand beziehen. Es können bei dem Zuschlagskriterium Konzept insgesamt maximal 59 Punkte erreicht werden. 6.8.3 Bieterpräsentation Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums 2.3 (Bieterpräsentation) hat der/die Bieter*in  in einem nach Abgabe der schriftlichen Angebote stattfindenden Präsentationstermin mindestens folgende Anwendungsfälle vorzustellen:  - Vorstellung des Anwendungsfalls 1: Schriftliche Bewerbung bearbeiten - Vorstellung des Anwendungsfalls 2: Anträge zur Förderung bearbeiten - Vorstellung des Anwendungsfalls 3: Stipendienmitteilung erzeugen und übermitteln   Die Präsentation muss, soweit als möglich, live in einem Demo-System gezeigt werden, die aufgezeichnet wird. Soweit eine Präsentation eines Demo-Systems nicht möglich ist, kann die Präsentation ergänzend in PowerPoint erstellt werden. Diese ergänzende Präsentation ist als PDF 48 Std. vor der Bieter*innenpräsentation einzureichen und soll einen Umfang von 15 Seiten nicht überschreiten.   Der Termin wird den Bieter*innen rechtzeitig nach Angebotsabgabe mitgeteilt. Voraussichtlich werden die Termine vom 20.08.2025 bis 27.08.2025 vor Ort live stattfinden und 2 Stunden dauern.   Die Präsentation soll durch die Teammitglieder erfolgen, die zur Leistungserbringung mit dem Angebot vorgestellt werden. Diese Teammitglieder haben die Leistung auch tatsächlich zu erbringen. Es wird auf die vertraglichen Regelungen diesbezüglich verwiesen.  In den auf der Vergabeplattform bereit gestellten Vergabeunterlagen befindet sich das Dokument "Bewertungsmatrix", in dem für die Präsentation die entsprechenden Bewertungsmaßstäbe, Punkte und deren Gewichtung dargelegt sind. In dem Zuschlagskriterium Präsentation können maximal 90 Punkte erreicht werden.
Die hbs setzt seit etwa 18 Jahren das ERP-System MS Dynamics NAV (ehem. Navision) ein. Die Software kommt sowohl in der Berliner Stiftungszentrale zum Einsatz als auch in den derzeit über 35  Auslandsbüros im Rahmen der Finanzplanung und des -controlling. Ein ERP-System (sog. Enterprise Resource Planning) unterstützt Unternehmen - so auch die hbs - dabei, Geschäftsprozesse zu automatisieren und sie dadurch effizient zu planen, steuern und verwalten.  Derzeit ist das vorgenannte ERP-System auch im Studienwerk im Einsatz. Die Funktionen und Workflows dieser Teilgebiete basieren zum größten Teil auf Eigenentwicklungen und hbs-spezifischen Anpassungen der Software. Bis zum anstehenden Ende des herstellerseitigen Supportzeitraums Anfang 2027 muss das System erneuert sein. Vor diesem Hintergrund wurden die Anforderungen des Studienwerks an eine Fachanwendung erhoben. Leistungsgegenstände sind insbesondere die Projektbegleitung und Implementierung, sowie Produktivsetzung, Support und Lizenzbereitstellung (SaaS) der Portallösung.     IT-Lösung, die die Mindestanforderungen an die Software (s. Anlage 1) im Standard enthalten müssen und ohne Zusatzentwicklungen abbildet. Zudem beschreibt das vorliegende Dokument die Anforderungen an die zur Gesamtleistung gehörenden Dienstleistungen.


Winner: Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
Award value: 290832
Number of bids: 8