Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-03-17
Buyer: Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 72512000: Document management services | 75131000 | 79999100
Estimated value: 500000 EUR
Submission deadline: 2025-04-15
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Die Rügefrist richtet sich nach dem Wortlaut des § 160 GWB. -----------Information über die Überprüfungsfristen:  (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder  2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.  (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.  (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn  1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,  2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und  3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Das Vergabeverfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens führt der Landkreis Emsland einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch und fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf.  Die Teilnahmefrist ist der Bekanntmachung zu entnehmen. Auf Basis der in der Bieterinformation genannten Kriterien werden 3-5 Unternehmen ausgewählt, die die geforderten Eignungen und Mindestkriterien (Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Zertifikate) nachweisen. Erfüllen mehr als fünf Unternehmen die geforderten Kriterien, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der Qualitäten der nachgewiesenen Referenzprojekte. In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens werden die ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines indikativen Erstangebotes auf (Angebotsphase) aufgefordert. Es wird dann eine detaillierte Leistungsbeschreibung der Scandienstleistung zur Verfügung gestellt. In der anschließenden Verhandlungsphase wird mit den Bietern unter Beachtung der Gebote von Transparenz und Gleichbehandlung verhandelt. Den Ablauf der Verhandlungsgespräche (Termine, Agenda) wird den Bietern rechtzeitig bekanntgeben. Ziel der Verhandlungsgespräche ist, die Angebote inhaltlich zu verbessern. In der Verhandlungsphase kann über Leistungsinhalte, Preise und das vertragliche Regelwerk verhandelt werden. Der Landkreis behält sich vor, Änderungen am Leistungsbild für die Einholung der finalen Angebote vorzunehmen. Nach den Verhandlungsgesprächen werden die Bieter um Abgabe eines verbindlichen, finalen Angebotes gebeten. Der Landkreis Emsland behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Ebenso ist es möglich, dass mehr als eine Verhandlungsrunde durchgeführt wird.
Der Landkreis Emsland beabsichtigt im Rahmen von laufenden Digitalisierungsprojekten die Vergabe von Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen. Zielsetzung ist die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Service für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen aus diversen Bereichen der Verwaltung. Bezugsvolumen ist der Aktenbestand und das Schriftgut aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung des Landkreises Emsland. Umfang und Struktur aller zu digitalisierenden Akten ist je Aktenbestand unterschiedlich, der gesamte Belegumfang der einzuscannenden Akten und Dokumente beträgt ca. 7 Mio. Belege, er ist überschlägig ermittelt und entsprechend geschätzt worden. Einen deutlichen Schwerpunkt in der Menge der zu scannenden Bestände bilden Akten des Jugendamtes sowie der Ausländerbehörde. Die Terminierung für die Bereitstellung der Dienstleistung erfolgt je Aktenbestand nach Leistungsabrufen in Teilprojekten, die Bearbeitungszeit wird projektbezogen nach Relevanz und Dringlichkeit zwischen dem Landkreis Emsland als Auftraggeber und dem Auftragnehmer entschieden. Die Digitalisierung hat an einem Standort in Deutschland zu erfolgen, der im Angebot anzugeben ist. Die Realisierung soll über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem technisch und fachlich versierten Scan-Dienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer soll Erfahrungen in der Scanverarbeitung von verschiedenen Aktenbeständen einer Kommunal-, Landes- oder Bundesbehörde haben. Die Rahmenvereinbarung soll mit Beginn 01.09.2025 für eine Laufzeit von zwei Jahren bis zum 31.08.2027 ausgeschrieben werden, eine zweimalige Vertragsverlängerung für jeweils ein Jahr ist möglich. Grundlage des abzuschließenden Rahmenvertrages sind neben den Angebotsunterlagen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B) in der aktuellen Fassung und ergänzend die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) des Landes Niedersachsen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen in der Fassung von 01.2020.
Eigenerklärung gemäß Formblatt 124 LD  Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerberinformation.

Eligibility requirements: Eigenerklärung gemäß Formblatt 124 LD  Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerberinformation.
Eigenerklärung gemäß Formblatt 124 LD  Eigenerklärung Umsatz, Mitarbeitende Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerberinformation.
Eigenerklärung Zertifikate - --Zertifizierung nach DIN ISO 9001-- --Zertifizierung nach ISO/IEC 27001-- --Zertifizierung Erfüllung der Technischen Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicher-heit in der Informationstechnik (BSI)---  Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerberinformation.
Eigenerklärung Referenzen  =Mindestkriterium Nachweis von drei mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Referenzen (=ähnliches Belegvolumen, vergleichbare Aktenbestände) über die Durchführung von Scandienstleistungen in den letzten fünf Jahren für eine Kommunal-, Landes oder Bundesverwaltung mit mindestens folgenden Angaben: Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum.  Nachgewiesene Referenzprojekte zu Scanaufträgen von Akten einer Ausländerbehörde und Jugendamtsakten werden höher gewichtet, womit Bewerber ihre Bewertung im Fall eines notwendigen Rankings während des Teilnahmewettbewerbs verbessern können.  Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerber/Bieterinformation.
Eigenerklärung Lagerkapazität für Akten  Eigenerklärung über eine in Deutschland vorhandene Lagerkapazität für die zur Zwischenlagerung vorgesehenen Aktenbelege.  Weitere Informationen enthält die mit dieser Bekanntmachung zur Verfügung gestellte Bewerber/Bieterinformation.
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1. Unabhängig davon, ob sich mehrere Unternehmen als Bietergemeinschaft bewerben oder für einen Teil der Leistungen Nachunternehmer beauftragt werden sollen, sind die im Folgenden dargestellten Nachweise und Erklärungen für jeden Bewerber abzugeben.  - Im Falle einer Bietergemeinschaft ist eine Vollmacht für den bevollmächtigten Vertreter der Gemeinschaft vorzulegen, der die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und zur Entgegennahme der Zahlungen mit befreiender Wirkung berechtigt ist.  - Die Mitglieder der Bieter-/ Arbeitsgemeinschaft haften als Gesamtschuldner gegenüber dem Auftraggeber. --------- 2. Die Bewerber können entsprechende Nachweise und Erklärungen nach § 48 VgV auch über ein Präqualifikationsverzeichnis oder mit dem Formular der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nachweisen. Hierzu sind die entsprechenden Registriernummern im Formblatt Teilnahmeantrag anzugeben. ------- 3. Sollten mehr Bewerber die Mindestbedingungen erfüllen, erfolgt eine weitere Auswahl der Bewerber nach den nachfolgenden Eignungskriterien, die gemäß Auswahlmatrix bewertet werden.-------   - Bevorzugte Berücksichtigung von Bewerbern, deren Umsatzgrößen der mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Jahren die der Mitbewerber deutlich übersteigt.-- - Bevorzugte Berücksichtigung von Bewerbern mit nachgewiesenen Referenzprojekten zu Scanaufträgen von Akten einer  Ausländerbehörde und/oder Jugendamtsakten. Diese Referenzen können auch innerhalb der drei mindestens nachzuweisenden Referenzprojekte aufgeführt sein.---- - Bevorzugte Berücksichtigung von Bewerbern mit dem Nachweis einer vom BSI anerkannten Prüfstelle erbrachten Zertifizierung bzw. einer durch einen BSI-zertifizierten Auditor durchgeführten Zertifizierungsprüfung über die Erfüllung der Technischen Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen" (TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).