Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-01-21
Buyer: Landeshauptstadt München, IT-Referat, it@M, Geschäftsleitung
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72267000: Software maintenance and repair services
Estimated value: 4800000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Leistungsgegenstand sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystem (RIS) der LHM mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).
Leistungsgegenstand ist die Ausschreibung der Rahmenvereinbarung "Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystem (RIS)" mit einer Laufzeit von 48 Monaten. Inhalt dieser Rahmenvereinbarung sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS der LHM, ergänzt um geplante Neuerungen für 2022, sowie der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).
Leistungsgegenstand der abzuschließenden Rahmenvereinbarung sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems (RIS) für 48 Monate, ergänzt um geplante Neuerungen für 2022. Damit verbunden ist der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).
Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Schnittstellen, laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Schädigung des Ansehens der LHM bei rechtswidrig gefassten Beschlüsse in Folge von fehlerhaften Ladungen) entschieden, die sich seit Jahren beim AG im Einsatz befindliche Fachapplikation, welche nach den Vorgaben des AG angepasst wurde, weiter zu betreiben, zu pflegen und weiter zu entwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen.
RIS ist eines der größten IT-Gesamtsysteme der LHM, wird auch weiterhin dringend benötigt und soll zukunftssicher betrieben werden. Documentum wird grundlegend für den Aufbau des RIS verwendet, wurde entsprechend angepasst und mit weiteren RIS-Komponenten verknüpft.
Die Leistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS können nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen, sondern nur von T-Systems International GmbH erbracht werden, da das Unternehmen Ausschließlichkeitsrechte am Quellcode hat.
Der Eigentumserwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum), kann ebenfalls nur bei T-Systems erfolgen, da das RIS nur mit der Software Documentum betrieben werden kann und eine Anpassung auf eine andere Software einen Quellcodeeingriff seitens des Herstellers bedarf. Die Quellcoderechte liegen in diesem Fall ebenfalls bei T-Systems und nicht bei der LHM.
Alternativen zur Beschaffung der genannten Dienstleistungen und dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen bei anderen Unternehmen in einem Wettbewerb bestehen nicht.
T-Systems hält sowohl die Quellcoderechte der Software und teilt diese auch nicht mit Dritten. Hinsichtlich des Zukaufs von Lizenzen, wäre zwar der erforderliche Parallelbetrieb einfacher zu bewältigen und weniger risikobehaftet, als bei einem vollständigen Austausch aller benötigten Funktionalitäten. Allerdings würde sich dadurch ein deutlich erhöhter Mehraufwand für den Zeitraum der Datenmigration bzw. Umstellung ergeben, wodurch weitere Risiken entstehen.
Der komplette Austausch des bereits beschafften Produkts RIS ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Die LHM hat nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung für RIS vor dem Hintergrund der vom Stadtrat beschlossenen Änderung der Kosteneinsparungen der LHM-IT und des anstehenden Technologiewechsels.
Auch ein Umstieg auf eine mögliche Eigenentwicklung eines neuen Systems durch die LHM erscheint aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten nicht als vernünftige Alternative. Es würden dieselben Probleme/Risiken auftreten, wie bei der Alternative kompletter Austausch.
Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit T-Systems im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und Ausschließlichkeitsrechten des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt.
Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann.
Aufgrund der geschilderten Tatsachen liegen die Voraussetzungen der § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vor. Es wird daher beabsichtigt, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma T-Systems International GmbH zu vergeben.
Das unter Ziffer V.2.1) der Bekanntmachung angegebene Datum (Pflichtfeld mit dem Hinweis, dass das Datum vor dem aktuellen Datum liegen bzw. diesem entsprechen muss) entspricht dem Tag der (internen) Zuschlagsentscheidung, also dem Tag, an dem sich der öffentliche Auftraggeber entschieden hat, diese Vergabe durchzuführen. Dies betrifft somit nicht den Tag, an dem der Vertrag geschlossen wurde. Der Vertrag wird zukünftig erst noch geschlossen werden bzw. der Zuschlag wird erst noch erteilt werden.


Winner: T-Systems International GmbH
Award value: 4800000