Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2023-05-31
Buyer: Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.
Country: DE
Contract type: Services
CPV classification: 48411000 | 72230000: Custom software development services

Technical requirements: Um die jährlich zur Verfügung stehenden Ressourcen nachhaltig für Großinvestitionen nach strategischen, fachlichen, wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten einzusetzen, erfolgt die Beantragung von Großinvestitionen im DLR nach einem zweistufigen Auswahlverfahren: Der Prozess ist durch ein externes Qualitätsmanagement zertifiziert und damit nicht veränderbar. Gesucht wird eine flexible Software, die innerhalb der Prozessregeln den Prozessbeteiligten eine Reduktion des Arbeitsaufwandes bietet, die Beschleunigung der Abläufe und die Senkung der Fehleranfälligkeit des Verfahrens ermöglicht.
•	Das Aufrufen der Software muss über die Browser Microsoft Edge und Mozilla Firefox erfolgen können (mit VPN-Verbindung auch von zu Hause).
•	Der Bieter hat Lizenzpreise anzugeben und auszuweisen. Es werden ca. 500 Lizenzen benötigt, davon 400 aktive (Schreiben, Lesen und Kommentieren) und 100 passive Lizenzen (Lesen und Kommentieren). Weitere Lizenzen sollen jederzeit erworben werden können.
•	Rechte und Rollen der Anwender müssen individuell mit dem CoMet-System (zentrales Identity Management System des DLR auf Basis LDAP; das DLR bietet darüber u.a. für alle zentral betriebenen Anwendungen ein Single Sign-on an) verknüpfbar sein.
•	Es muss ein Workflow möglich sein für die parallele Unterzeichnung der entsprechenden Anträge im System von unterschiedlichen Personen. Dieser muss auch eine Vorprüfung anderer Personen sowie Rückfragen ermöglichen. In diesem Zuge sind individuelle Kommentare an unterschiedliche Adressaten sowie in öffentlich und vertraulich differenziert benötigt.
•	Es muss zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit bestehen, den Status des Workflows aller Anträge abfragen zu können.
•	Die Benutzeroberfläche muss in deutscher Sprache sein (optional: zusätzlich in englischer Sprache).
•	Möglichkeit des parallelen Arbeitens mehrerer Anwender (insbes. am gleichen Vorgang) gleichzeitig muss gegeben sein.
•	Ausgewiesenes Versionsmanagement: Dies beinhaltet die Archivierung, die Protokollierung von Änderungen, der Wiederherstellung älterer Dateiversionen und der Zugriffskoordination.
•	Geplant ist, dass die Software eine Microsoft-Office Schnittstelle (inkl. Outlook) aufweisen soll. Export- und Importfähigkeiten von eingegebenen Daten zu und aus Word-, Excel- und pdf- und Text-Formaten müssen zu jedem Zeitpunkt vorhanden sein. Die Schnittstelle zu Outlook soll dazu dienen, den automatisierten E-Mailverkehr abzuwickeln, der dazu dient, Sender und Empfänger über Neuigkeiten bzgl. der eingereichten Daten zu informieren.
•	Geplant ist, dass die Software eine SAP-Schnittstelle aufweisen soll (für Import und Export von Daten)
•	Geplant ist, dass die Software zum DLR-eigenen Wiki eine Schnittstelle aufweisen soll (für Import und Export von Daten aus Wiki).
Es müssen unterschiedliche Rechte und Rollen vergeben werden können, die in unterschiedliche Befugnisse resultieren. Es wird unterschieden zwischen aktiven Nutzern und passiven Nutzern. Aktive Nutzer sollen schreiben, lesen und kommentieren können. Passive Nutzer sollen lesen und kommentieren können.
Die Antragstellenden sollen drei unterschiedliche Formulare bedienen können, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess an den Prozessinhaber übermittelt werden müssen. Verlinkungen und automatische Datenübernahme zwischen den Formularen sollen möglich sein. Ebenso eine Ablage für einen späteren Zugriff sowie die Beifügung von Anlagen.
Die Großinvestitionsplanung beinhaltet zeitliche und inhaltliche Regeln, deren Einhaltung mittels des bereitgestellten Programms in Form eines Prozessablaufs gewährleistet werden muss.