Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-03-29
Buyer: European X-Ray Free-ElectronLaser Facility GmbH (XFEL)
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48451000 | 72200000 | 72212451
Estimated value: 209001 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (European XFEL GmbH) mit Sitz in 22869 Schenefeld ist eine im Aufbau befindliche multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Ab dem Jahr 2018 werden hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen betreiben können. Die XFEL GmbH beschäftigt ca. 300 Mitarbeiter. Das Unternehmen setzt derzeit kein ERP-System ein. Mit dem Beginn der Betriebsphase kommen auf die European XFEL GmbH neue Anforderungen zu, welche mit den gegenwärtig genutzten Software-Lösungen nicht mehr abzudecken sind. Der Großteil der verwendeten Lösungen soll nach Möglichkeit durch ein ERP-System ersetzt werden. Einige Lösungen, partiell Eigenentwicklungen, werden in Zukunft für den Betrieb benötigt. Hierfür sind Schnittstellen zu entwickeln.
Die derzeitige Annahme ist, dass das einzuführende ERP-System integriert oder mit Partnerprodukten folgende Funktionsbereiche umfasst:
— Wareneingang, Lagerwirtschaft (unter Berücksichtigung von Zollanforderungen, sowie den Bestimmungen zur Behandlung gefährlicher Güter, wie Chemikalien, Gasen, radioaktiven und biologischen Substanzen),
— Finanz- und Rechnungswesen (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung und Liquiditätsmanagement),
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Systemen durch Schnittstellen (inkl. externer Partner),
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer öffentlich finanzierten privatrechtlichen Forschungseinrichtung abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, zuwendungsrechtliche Berichtsanforderungen umzusetzen. Der Anbieter soll als Generalunternehmer die erforderliche Software und die entsprechenden Dienstleistungen bis zum erfolgreichen Echtbetrieb anbieten und erbringen. Der Anbieter soll durch eine bewährte Einführungssystematik den lückenlosen Übergang auf die neue ERP-Lösung sicherstellen.
Abhängig vom Umfang der realisierten Optionen (siehe dazu unter II.2.11) umfasst das Projekt zwischen ca. 30 und 40 Volluser-Lizenzen sowie bis zu 260 Workflow- und Infouser-Lizenzen (z.B. für die Initiierung und Genehmigung von Bestellanforderungen, Reise- und Urlaubsanträgen sowie andere Genehmigungsworkflows und für den Abruf von Reports).
Der Beginn des Implementierungsprojekts ist für das 4. Quartal 2017 geplant. Die Inbetriebnahme des Systems soll im 4. Quartal 2018 erfolgen.
Das Projekt wird grundsätzlich in deutscher Sprache durchgeführt. Für die Einbindung fremdsprachiger Mitarbeiter setzen wir praxiserprobte mündliche und schriftliche Englischkenntnisse bei den eingesetzten Beratern voraus. Selektiv sind auch Projektergebnisse in englischer Sprache abzuliefern.
— Entgeltabrechnung (für interne Brutto-Entgeltabrechnung, die Netto-Entgeltabrechnung erfolgt extern),
— Kundenauftragsabwicklung (zur Unterstützung der Abrechnung von Kosten an Gastwissenschaftler sowie im Fall von Auftragsforschung),
— Gästemanagement (Abbildung von Check-in und Check-out Prozessen für Gastwissenschaftler sowie andere Gäste).
Zu II.1.7 und V.2.4: Der maßgebliche Schwellenwert für die Leistung ist überschritten. Der Auftragswert wird nicht veröffentlicht.
— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:


Winner: Infor (Deutschland) GmbH
Award value: 209001
Number of bids: 2