Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-08-01
Buyer: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Country: DE
Region: DE300
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-08-28
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es gelten die Ausschlussgrunde nach §§ 123 und 124 GWB.
Die WBM (Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH) wird ihr bestehendes ERP-System, Wodis Sigma, bis zum 31. Dezember 2027 ablösen, da das System vom Hersteller Aareon aus der Wartung genommen wird. Daher soll ein neues, innovatives und im Bereich Wohnungswirtschaft anpassbares ERP-System ausgeschrieben und implementiert werden. Start der Implementierung ist für Mai 2026 vorgesehen, um einen reibungslosen Übergang des Altsystems auf das neue System zum 01.01.2028 zu gewährleisten.
Das neue ERP-System - ERP-System SAP S/4HANA - soll die WBM langfristig und zukunftsgerichtet aufstellen. Es wird angestrebt, durch den Einsatz modernster Technologien und innovativer Ansätze die Effizienz und Flexibilität der Unternehmensprozesse zu steigern. Neben gängigen Standards, offenen Schnittstellen und leistungsstarken Datenstrukturen soll zukünftig auch die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) Beachtung finden.
Bei der Auswahl des neuen Systems müssen sämtliche Belange einer kommunalen Wohnungsbaugesellschaft in Berlin berücksichtigt werden. Dies umfasst sowohl die spezifischen Anforderungen an die Verwaltung von Wohnraum und Gewerbe als auch vor allem die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, die für die WBM zwingend oder von Bedeutung sind.
Zusätzlich sind Konzepte für folgende Sachverhalte zu erstellen und anzubieten:
o Steuerliche Optimierung
o Interessentenverwaltung
o Mieterportal
o Anbindung eines Kleinreparaturmanagements
o Datenmigration
o Schulungen
o Konzept zur BeKo-Abrechnung im Übergangsjahr
o Konzept zur Einhaltung der GoBD und einer ordnungsgemäßen Buchführung sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich (§§ 145 bis 147 AO / §§238ff. sowie 257 HGB)
Neben der Erstellung des Pflichtenheftes und der Implementierung sind maßgeblich Schulungen und die System- und Anwenderdokumentation Inhalt der Beauftragung.
1.1 Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
1.2 Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung
bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, sind die folgenden Nachweise beizufügen: Gewerbeanmeldung, Bescheinigung Krankenkasse und Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen
Erklärung über den Dienstleistungsumsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Betrieb im Bereich des angebotenen ERP-Systems) aus den letzten drei Geschäftsjahren.

Mindestbedingungen:
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz für die Dienstleistungen (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft von mindestens 12.000.000 EUR/Jahr (Beratung, Schulung, Support/Betrieb) in Projekten der Immobilienwirtschaft zu dem angebotenen ERP-System
Mindestreferenzen: 
Angaben über die Beauftragung /Ausführung von Leistungen in den letzten (bis zu fünf) abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, mit Angabe der erbrachten wesentlichen Leistungen, des Auftragswertes, des Leistungszeitraums sowie des Auftraggebers.

Es werden zwei Referenzen verlangt, welche die benannten Mindestbedingungen erfüllen. Die Mindestbedingungen sind auf dem Bewerberbogen anzugeben.

Bewerber, die Projekte aufführen, die nicht diesen Kriterien entsprechen oder weniger als zwei Projekte aufzeigen, werden von der weiteren Teilnahme ausgeschlossen.

Mindestbedingungen:
Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungs-Projekt (mit Greenfield-Ansatz) des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen, welches mindestens 5.000 Wohneinheiten sowie eine Anzahl von Gewerbeeinheiten hat. Das Referenzprojekt muss mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support/Betrieb sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert.

Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): 
- Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt)
- Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System 
- Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet 
- Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems
- Referenz ist ein öffentliches/kommunales Unternehmen

Zusatzreferenzen:
Zusätzlich werden max. 3 weitere Referenzen bewertet.
Hier können die Angaben in Form einer Liste über: 
- ausgeführte Leistungen der Referenzprojekte 
- Auftragswert 
- Leistungszeitraum 
- Kunden aufgeführt und bewertet werden.

Zusatz-Referenzen sind geeignet, wenn diese in den letzten (bis zu zehn) abgeschlossenen Kalenderjahren durchgeführt und mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind sowie wenigstens drei der Mindestbedingungen erfüllen und den Mindestauftragswert übersteigen. 

Mindestbedingungen:
Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungsprojekt des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen und mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert.

Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): 
- Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt)
- Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System 
- Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet 
- Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems 
- Referenz hat sowohl Wohnungen als auch Gewerbeeinheiten als Bestand; die Anzahl der Wohneinheiten muss wenigstens 1.000 Wohneinheiten betragen 
- Referenz ist ein öffentliches /kommunales Unternehmen

Bonuspunkte:
Bonuspunkte können erreicht werden, wenn zu den abgefragten Referenzprojekten bestimmte Sachverhalte zutreffen. 

Diese sind nicht direkt für das Implementierungsprojekt relevant, tragen jedoch zu einer erhöhten Sicherheit in der Durchführung des auszuschreibenden Projektes bei, da die Sachverhalte die Gesamteignung des Bewerbers noch besser widerspiegeln.

Bewertet wird neben der passgenauen Übereinstimmung der Referenzprojekte zum auszuschreibenden Projekt (alle Bewertungskriterien sind vollständig erfüllt) auch der Bezug zu der Anbindung eines Data Warehouse sowie der Anbindung eines Interessentenverwaltungs-Tools.

Eligibility requirements: 1.1 Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
1.2 Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung
bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, sind die folgenden Nachweise beizufügen: Gewerbeanmeldung, Bescheinigung Krankenkasse und Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen
Erklärung über den Dienstleistungsumsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Betrieb im Bereich des angebotenen ERP-Systems) aus den letzten drei Geschäftsjahren.

Mindestbedingungen:
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz für die Dienstleistungen (netto) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft von mindestens 12.000.000 EUR/Jahr (Beratung, Schulung, Support/Betrieb) in Projekten der Immobilienwirtschaft zu dem angebotenen ERP-System
Mindestreferenzen: 
Angaben über die Beauftragung /Ausführung von Leistungen in den letzten (bis zu fünf) abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, mit Angabe der erbrachten wesentlichen Leistungen, des Auftragswertes, des Leistungszeitraums sowie des Auftraggebers.

Es werden zwei Referenzen verlangt, welche die benannten Mindestbedingungen erfüllen. Die Mindestbedingungen sind auf dem Bewerberbogen anzugeben.

Bewerber, die Projekte aufführen, die nicht diesen Kriterien entsprechen oder weniger als zwei Projekte aufzeigen, werden von der weiteren Teilnahme ausgeschlossen.

Mindestbedingungen:
Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungs-Projekt (mit Greenfield-Ansatz) des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen, welches mindestens 5.000 Wohneinheiten sowie eine Anzahl von Gewerbeeinheiten hat. Das Referenzprojekt muss mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support/Betrieb sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert.

Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): 
- Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt)
- Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System 
- Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet 
- Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems
- Referenz ist ein öffentliches/kommunales Unternehmen

Zusatzreferenzen:
Zusätzlich werden max. 3 weitere Referenzen bewertet.
Hier können die Angaben in Form einer Liste über: 
- ausgeführte Leistungen der Referenzprojekte 
- Auftragswert 
- Leistungszeitraum 
- Kunden aufgeführt und bewertet werden.

Zusatz-Referenzen sind geeignet, wenn diese in den letzten (bis zu zehn) abgeschlossenen Kalenderjahren durchgeführt und mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind sowie wenigstens drei der Mindestbedingungen erfüllen und den Mindestauftragswert übersteigen. 

Mindestbedingungen:
Jede geeignete Referenz muss sich auf ein Implementierungsprojekt des angebotenen ERP-Systems für ein Wohnungsunternehmen beziehen und mindestens einen Projektauftragswert (netto) von 1.000.000 Euro haben. Als Auftragswert ist der für das Projekt bezuschlagte Umfang für Dienstleistung, Schulung, Support sowie Lizenzverkauf /-vermietung definiert.

Aus den folgenden Anforderungen sind wenigstens drei zutreffend (es ist anzugeben, welche): 
- Konzeption, Implementierung, Systemrelease und Customizing, Coaching und Schulung des angebotenen ERP Systems (Implementierungsprojekt)
- Betreuung bei Betrieb und Support für das angebotene ERP System 
- Bei der Referenz ist die Konzernstruktur (d.h. es bestehen ein oder mehrere rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterunternehmen, die organisatorisch eingebunden sind) im angebotenen ERP-System abgebildet 
- Beschaffung von Lizenzen für Kauf oder Miete des angebotenen ERP-Systems 
- Referenz hat sowohl Wohnungen als auch Gewerbeeinheiten als Bestand; die Anzahl der Wohneinheiten muss wenigstens 1.000 Wohneinheiten betragen 
- Referenz ist ein öffentliches /kommunales Unternehmen

Bonuspunkte:
Bonuspunkte können erreicht werden, wenn zu den abgefragten Referenzprojekten bestimmte Sachverhalte zutreffen. 

Diese sind nicht direkt für das Implementierungsprojekt relevant, tragen jedoch zu einer erhöhten Sicherheit in der Durchführung des auszuschreibenden Projektes bei, da die Sachverhalte die Gesamteignung des Bewerbers noch besser widerspiegeln.

Bewertet wird neben der passgenauen Übereinstimmung der Referenzprojekte zum auszuschreibenden Projekt (alle Bewertungskriterien sind vollständig erfüllt) auch der Bezug zu der Anbindung eines Data Warehouse sowie der Anbindung eines Interessentenverwaltungs-Tools.
Vorlage von gültigen Zertifikaten zum Unternehmen:
Bewertet werden alle für die IT relevanten Unternehmens-Zertifikate. 
Davon werden die drei wichtigsten mit zwei Punkten und jedes weitere mit einem Punkt bewertet. Maßgeblich für die Beachtung des Zertifikates ist die allgemeine Gültigkeit in Bezug auf IT-Management oder Projektmanagement.

Folgende zwei Hauptzertifikate werden bepunktet: 
- ISO/EN 27001 
- IDW PS 951

Weitere einschlägige IT Unternehmens-Zertifizierungen im Zusammenhang mit IT-Beratung und -Betrieb (max. 4) fließen in die Bewertung mit ein.
Erklärung zur Befähigung der Mitarbeiter*innen /Berater*innen

Es ist ein Nachweis zu erbringen, dass wenigstens 4 Mitarbeiter*innen die Eignung zur gesamtverantwortlichen Leitung des Projektes haben. Hierzu sind Zertifizierungen über erfolgreich abgeschlossene Projektleiter-Ausbildungen nach PMI oder PRINCE2 oder vergleichbaren Ausbildungen zu erbringen.

Für alle Berater und Senior-Berater sind Nachweise zu erbringen, dass die Mitarbeiter*innen ausreichend in dem angebotenen ERP-System geschult sind. Darüber hinaus verfügen alle Erfahrung im Real-Estate-Bereich. Für alle Mitarbeiter*innen muss mindestens ein Sprachniveau von B2/C1 vorliegen.

Der Nachweis muss nicht mit eingereicht, jedoch auf Anfrage der WBM vorgelegt werden.

Mindestbedingungen:
- First-Level Support hat mindestens-Sprachniveau Level C1
- Mindestens 30 Mitarbeiter*innen der Berater*iinnen des Anbieters haben mindestens-Sprachniveau Level B2
- Mindestens 2 der vorgesehene Projektleiter*in haben mindestens-Sprachniveau Level C1
- Mindestens 30 der Senior-Berater haben mindestens-Sprachniveau Level C1
- Wenigstens zwei der 4 vorgedachten Mitarbeiter*innen haben eine Projektleiterzertifizierung nach PMI (PMP oder PMI-ACP), IPMA (mind. Level D) oder PRINCE2 (PRINCE2 oder PRINCE2 Agil mit Practitioner Level)
- Mindestens 20 Mitarbeiter*innen des Anbieters haben eine oder mehrere Zertifizierungen in dem angebotenen ERP-System.
Finanzielle Sicherheit des Unternehmens (Eigenkapitalquote; Fremdfinanzierung; Beteiligungen)
Mindestbedingungen:
Die Eigenkapitalquote muss wenigstens 20% betragen.

Beziehungsstatus zum Hersteller der angebotenen ERP-Software. Der Bewerber muss nachweisen, dass er im Namen und für den Hersteller berechtigt ist, Lizenzen zu vermieten oder veräußern. Er muss wenigstens "Gold-Status" oder vergleichbares im Partnerprogramm des Herstellers besitzen.
Mindestbedingungen:
Partnerstatus "Gold" (oder vergleichbares) oder Anbieter ist Hersteller der angebotenen ERP-Software
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren und aktuell ersichtlich ist.
Im Unternehmen sind aktuell mindestens 200 Mitarbeitende beschäftigt.
Nachforderungen gemäß § 56 Abs. 2 VgV.
Anforderungskatalog 25 %
Gesamtkonzept 10 %
Proof of Concept	10 %
Bieter-Präsentation 5 %
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist
von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der
Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf
der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1,
2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird,
kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g.
Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die
Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail)
der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)