Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-07-13
Buyer: ITEBO GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72252000: Computer archiving services | 72300000 | 72512000: Document management services | 75131000 | 79995100
Submission deadline: 2020-08-11
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die ITEBO GmbH plant die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.
— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte);
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung verlängert sich max. zweimal um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht bis zu einem jeweils festgelegten Datum vom Auftraggeber gekündigt wird. (Verlängerungsoption)
Die Bewerber müssen die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen. Sollten mehr als 5 Bewerber die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen, erfolgt eine Auswahl der Bewerber zunächst anhand von folgenden Auswahlkriterien:
— Mindestumsatz von 3 Mio. EUR (für Scandienstleistungen) in jedem einzelnen der abgeschlossenen Geschäftsjahre 2017 bis 2019.
— Mindestens eine weitere Referenz über Scandienstleistungen für eine Kommune oder öffentliche Institution in Deutschland unter Beücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten (inkl. Belegerkennung/Belegindexierung). Die anzugebende Referenz (Eigenerkärung) muss diesbeüglich püffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein.
Die Auswahlkriterien müssen beide erfüllt sein, damit eine vorrangige Berücksichtigung der Bewerber erfolgt.
Sofern mehr als 5 Bewerber auch die gesetzten Auswahlkriterien erfüllen, erfolgt eine Auswahl von 5 Bewerbern durch eine Losentscheidung gemäß § 75 Abs. 6 VgV.
— Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 3,0 Mio. EUR und für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 0,2 Mio. EUR unter Angabe der/des Versicherungsunternehmen/-s;
— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017 bis 2019) für jedes einzelne dieser Geschäftsjahre (Mindestbedingung 2 Mio. EUR).
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen unter Berücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten in jeder Referenz (im Format DIN A 5 – DIN A 0). Die Referenzen müssen diesbezüglich prüffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein;
— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente in Deutschland (Einhaltung der Anforderungen der DIN ISO 15489-1).
— Verbindliche Erklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände;
— Bewerber, welche die geforderten Nachweise gemäß III.1.2) und III.1.3) nicht vollständig vorlegen, werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt.
1) Durchgeführt wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Im Teilnahmewettbewerb werden auf der Grundlage der Teilnahmeanträge diejenigen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist noch kein Angebot, sondern nur ein Teilnahmeantrag abzugeben.