Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-22
Buyer: Fuhrparkmanagement
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 34100000 | 48000000 | 48100000 | 50111000: Fleet management and maintenance services | 50111100
Submission deadline: 2025-06-19

Technical requirements: Das Hauptziel dieses Projekts ist die digitale und damit aufwandsärmere Verwaltung des Fuhrparks des Landkreises Bergstraße. Dies umfasst den Überblick über den jeweiligen Fahrzeugzustand, die Digitalisierung des Fahrtenbuchs, Informationen zu anstehende Wartungen und zu Neuanschaffungen sowie die vereinfachte Kontrolle über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Für die Umsetzung dieses Projekt wird ein Auftragnehmer (kurz AN) gesucht.
Es müssen mindestens 3 nach Art und Umfang vergleichbare Referenzen eingereicht werden. Vergleichbar ist das Projekt, wenn es sich mit der Einführung eines Fuhrparkmanagementsystems im privaten oder öffentlichen Sektor beschäftigt. Der Abschluss der Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen. Bei noch nicht abgeschlossenen Leistungen muss die Leistung seit mindestens einem Jahr bereits erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Angebote. Werden nicht mindestens 3 Referenzen eingereicht, die diese Mindeststandards erfüllen, wird der Auftraggeber den Bieter vom Verfahren ausschließen. Für jede wertungsfähige Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name des Unternehmens / des Mitglieds der Bietergemeinschaft, das die Projektleistungen erbracht hat Bezeichnung des Projektes und Beschreibung der erbrachten vergleichbaren Leistungen. Zeitraum der Leistungserbringung Auftraggeber Benennung einer erreichbaren Kontaktperson beim Auftraggeber mit Telefonnummer Bestätigung, dass die Referenz ein nach Art und Umfang vergleichbares Projekt mit Tätigkeit im Bereich von IT-Dienstleistungen ist. Auftragswert der o.g. erbrachten Leistungen in EUR netto.
Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenanzahl in den letzten drei ab-geschlossenen Geschäftsjahren. Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren betrug jeweils mind. 20. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft werden die jährlichen Beschäftigtenzahlen der einzelnen Bietergemeinschaftsmitglieder kumuliert.
Eigenerklärung zum Netto-Gesamtjahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beträgt mindestens 432.000,00 EUR. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft wird der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für die Erfüllung der Mindestanforderung kumuliert.
Der Bieter/die Bietergemeinschaft erklärt, dass im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe jeweils mindestens EUR 2,5 Mio. (jeweils 2-fach/Jahr) sowie mindestens EUR 500.000 (2-fach/Jahr) für Vermögensschäden besteht.

Eligibility requirements: Es müssen mindestens 3 nach Art und Umfang vergleichbare Referenzen eingereicht werden. Vergleichbar ist das Projekt, wenn es sich mit der Einführung eines Fuhrparkmanagementsystems im privaten oder öffentlichen Sektor beschäftigt. Der Abschluss der Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen. Bei noch nicht abgeschlossenen Leistungen muss die Leistung seit mindestens einem Jahr bereits erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Angebote. Werden nicht mindestens 3 Referenzen eingereicht, die diese Mindeststandards erfüllen, wird der Auftraggeber den Bieter vom Verfahren ausschließen. Für jede wertungsfähige Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name des Unternehmens / des Mitglieds der Bietergemeinschaft, das die Projektleistungen erbracht hat Bezeichnung des Projektes und Beschreibung der erbrachten vergleichbaren Leistungen. Zeitraum der Leistungserbringung Auftraggeber Benennung einer erreichbaren Kontaktperson beim Auftraggeber mit Telefonnummer Bestätigung, dass die Referenz ein nach Art und Umfang vergleichbares Projekt mit Tätigkeit im Bereich von IT-Dienstleistungen ist. Auftragswert der o.g. erbrachten Leistungen in EUR netto.
Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenanzahl in den letzten drei ab-geschlossenen Geschäftsjahren. Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren betrug jeweils mind. 20. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft werden die jährlichen Beschäftigtenzahlen der einzelnen Bietergemeinschaftsmitglieder kumuliert.
Eigenerklärung zum Netto-Gesamtjahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beträgt mindestens 432.000,00 EUR. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft wird der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für die Erfüllung der Mindestanforderung kumuliert.
Der Bieter/die Bietergemeinschaft erklärt, dass im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe jeweils mindestens EUR 2,5 Mio. (jeweils 2-fach/Jahr) sowie mindestens EUR 500.000 (2-fach/Jahr) für Vermögensschäden besteht.
Aktueller Auszug (d.h. im Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellt) aus dem Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung.
Unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen (§ 56 Abs. 2 bis 5 VgV analog) nachzufordern.
Tariftreueerklärung HVTG
Das angebotene Fuhrparkmanagementsystem muss die Funktion eines digitalen Fahrtenbuchs beinhalten, welches von Finanzbehörden anerkannt wird. Hierzu sind Start- und Endzeitpunkte sowie Start- und Zielort von Fahrten automatisiert festzuhalten, ohne eine dauerhafte Standortüberwachung zu nutzen.  Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, anfallende Bußgeldbescheide den jeweiligen Mitarbeitenden zuzuordnen. Das System erinnert an anstehende Fahrzeugrückgaben, damit die Bestellung von neuen Fahrzeugen rechtzeitig erfolgen kann und bietet die Möglichkeit den aktuellen Lieferstatus von Bestellungen zu überwachen.  Es  muss einen Überblick über anstehende Wartungen von Fahrzeugen liefern können, indem Hinweise bei anstehenden Wartungen von Fahrzeugen in Form von Benachrichtigungen in der Lösung ausgegeben werden. Bei Verzögerungen in der Durchführung von notwendigen Wartungen muss die Fuhrparkmanagementsystem ebenfalls Hinweise senden. Die Fahrzeugführenden der Fahrzeuge müssen Informationen über entstandene Schäden direkt in dem System einreichen können. Bei Fahrzeugreparaturen kann die gesamte Reparaturdokumentation in der Lösung in einer digitalen Schadenakte dokumentiert werden.  Darüber hinaus müssen Informationen aus der Zulassungsbescheinigung I und II der jeweiligen Fahrzeuge angezeigt werden können  Außerdem müssen Informationen zu Kauf- und Leasingverträgen, zu HU/AU Belegen, zu sämtlichen das Fahrzeug betreffende Rechnungen und zu Abrechnungen von Tank- und Ladekarten angezeigt werden können. Des Weiteren muss es eine Möglichkeit geben, Informationen zur Abteilungszugehörigkeit es jeweiligen Fahrzeugs zu hinterlegen und anzuzeigen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, Daten für Auswertungen in Dateiformaten wie xslx, XML, CSV, JSON oder vergleichbar zu exportieren. Explizit müssen Auswertungen zu den Themen Fahrzeugkosten, wie z.B. Kaufpreis bzw. Leasingraten, die hinterlegten Stammdaten, dem allgemeinen Leasing und Kaufstatus, die Einhaltung von Fahrzeugwartungen und zur Auslastungen der Fahrzeuge möglich sein. Das Fuhrparkmanagementsystem muss an Führerscheinkontrollen automatisch erinnern und dem Kreis Bergstraße einen Überblick über die Einhaltung von Vorgaben gem. Anlage 1 der §§ 2 und 6 SaubFahrzbeschG bieten.  Als Landkreis unterliegt der Kreis Bergstraße strikten Datenschutzvorgaben. Daher muss die Lösung die Erfüllung der Bestimmungen der NIS2-Richtlinie sowie der KRITIS-Verordnung unterstützen. Außerdem  muss das System DSGVO-konform agieren. Zudem muss das Unternehmen welches für das Hosting zuständig ist, ISO 27001 zertifiziert sein.