Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-12-11
Buyer: Miasto Łódź – Urzad Miasta Łodzi
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72611000: Technical computer support services
Estimated value: 8130081.3 PLN
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Utrzymanie „Systemu zarządzania finansami placówek oświatowych nadzorowanych przez Miasto Łódź” wraz  z  rozszerzeniem funkcjonalności systemu
Przedmiotem zamówienia jest utrzymanie obecnie funkcjonującego u Zamawiającego „Systemu zarządzania finansami placówek oświatowych nadzorowanych przez Miasto Łódź ”oraz rozszerzenie funkcjonalności systemu.
Uzasadnienie trybu z wolnej ręki zgodnie z art.213 i art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Prawo zamówień publicznych.
Od kilkunastu lat obsługa jednostek edukacyjnych w Łodzi realizowana była za pomocą oprogramowania firmy Vulcan Sp. z o.o. Z uwagi na strukturę organizacyjną funkcjonowania tych jednostek oraz wcześniej realizowane projekty z obszaru IT, poszczególne moduły oprogramowania składające się na system, były zakupione przez różne jednostki organizacyjne miasta. W tym roku została podjęta decyzja o finalizowaniu projektu utworzenia Centrum Usług Wspólnych Oświaty. Ostatecznie do końca 2023 r. wszystkie jednostki edukacyjne w Łodzi, będą obsługiwane przez Centrum Usług Wspólnych Oświaty. Tym samym zaistniała potrzeba uporządkowania sposobu realizacji zadań w zakresie obsługi wsparcia IT odnośnie obsługi finansów, budżetu, księgowości oraz osobowego tych jednostek. Do chwili obecnej żadna z jednostek nie posiadała kodów źródłowych do zakupionych modułów oprogramowania firmy Vulcan, które umożliwiałby wybór dowolnej firmy na wsparcie techniczne wykorzystywanego oprogramowania. Dodatkowo oprogramowanie firmy Vulcan jest udostępnione na zasadach usługi SaaS. Mając na uwadze zmiany organizacyjne oraz sposób użytkowania systemów do obsługi finansowo-księgowej placówek edukacyjnych, podjęto decyzję o próbie wyłonienia wykonawcy nowego systemu pozwalającego na obsługę finansową, księgową, budżetową oraz kadrową jednostek edukacyjnych. W tym celu przygotowano dokumentację przetargową opisującą wymagania dla nowego oprogramowania. Po przygotowaniu dokumentacji, Wydział Informatyki w Departamencie Zdrowia i Spraw Społecznych Urzędu Miasta Łodzi zwany dalej Wydziałem Informatyki dokonał oszacowania planowanego zamówienia publicznego na zakup i wdrożenie systemu dla placówek edukacji w Łodzi. Zapytanie zostało wysłane do wiodących dostawców tego typu oprogramowania w Polsce. W odpowiedzi Wydział Informatyki otrzymał ofertę (oszacowanie) od jednej firmy. Była to oferta firmy Vulcan, czyli dotychczasowego dostawcy oprogramowania obecnie wykorzystywanego. Wartość szacunkowa został określona przez firmę Vulcan
w wysokości 19 631 407,62 zł. brutto (dla zamówienie podstawowego). Kwota ta była znacznie większa od kwoty jaką Wydział Informatyki kalkulował na podstawie dotychczasowych kosztów ponoszonych na zakupy dostępu do wykorzystywanych modułów oprogramowania. W związku z powyższym Wydział Informatyki dokonał analizy wymagań dla oprogramowania oraz sposobu realizacji zadania. Wówczas dokonana została zmiana zakresu zamówienia. Jednocześnie mając na uwadze zwiększenie konkurencyjności utrzymania zakupionego systemu i w przyszłości mieć możliwość obsługi systemu przez różne podmioty, Wydział Informatyki postanowił dokonać dodatkowo wyceny przekazania praw autorskich do systemu, który planuje się zakupić. Mając to wszystko na uwadze, Wydział Informatyki dokonał odpowiednich zapisów w dokumentacji opisującej wymagania dla systemu oraz wystąpił do Wykonawców o wycenę szacunkową przekazania praw autorskich do oprogramowania. Prośba o wycenę wysłana została ponownie do wiodących dostawców tego tupu oprogramowania. Odpowiedź, tak jak poprzednio, udzieliła jedynie firma Vulcan. Pozostałe firmy nie wykazywały żadnego zainteresowania, chociażby poprzez zadawanie dodatkowych pytań czy też próbę jakiegokolwiek kontaktu w sprawie wyceny.
Ciąg dalszy uzasadnienia trybu z wolnej ręki zgodnie z art.213 i art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Prawo zamówień publicznych z Załącznika D1
1)	na skutek zmian zakresu zamówienia (zmniejszenie wymagań dla oprogramowania) wartość zamówienia wynosi 14 208 269,97 zł. brutto (dla zamówienie podstawowego);
2)	firma Vulcan nie przewiduje możliwości przekazania kodów źródłowych do oprogramowania i umożliwia korzystanie z niego wyłącznie na zasadach usług SaaS;
3)	firma Vulcan, nie podejmie się stworzenia oprogramowania dedykowanego, tożsamego z obecnie oferowanym, dla którego mogłaby udostępnić kody źródłowe;
4)	wycena utrzymania dotychczas działającego rozwiązania z uwzględnieniem możliwości wprowadzenia modyfikacji zgodnych z zakresem wymagań opisanych w dokumencie przesłanym do wyceny, została oszacowana na kwotę 10 333 086,09 zł. brutto (dla zamówienie podstawowego).
1)	tylko jeden Wykonawca: firma Vulcan - dotychczasowy dostawcy oprogramowania obecnie wykorzystywanego przez Zamawiającego, jest realnie zainteresowana zaoferowaniem rozwiązania w wymaganym przez Wydział Informatyki zakresie;
2)	z uwagi na uwarunkowania rynkowe, nie jest możliwy zakup kodów źródłowych do planowanego oprogramowania; postawienie takiego wymagania doprowadziłoby do braku ofert w postępowaniu;
3)	firma Vulcan, określając wartość zamówienia, którego wykonawca zostałby wyłoniony w trybie przetargu nieograniczonego, szacuje koszty i ryzyko jego wykonania na wyższym poziomie, co przekłada się na znacznie wyższą kwotę wdrożenia nowego oprogramowania w porównaniu do kontynuowania utrzymania obecnie używanego (wdrożonego) już rozwiązania zmodyfikowanego do potrzeb jednostek edukacyjnych
4)	utrzymanie dotychczasowego oprogramowania autorstwa firmy Vulkan z rozszerzeniem funkcjonalności dla potrzeb placówek edukacji w Łodzi, wydaje się być rozwiązaniem najkorzystniejszym ekonomicznie i funkcjonalne;


Winner: VULCAN Sp. z o.o.
Award value: 8130081.3
Number of bids: 1