Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-06-30
Buyer: Erneuerung Hotline Telefonie
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000
Estimated value: 1 EUR
Submission deadline: 2025-07-11
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Im Offenen Verfahren werden eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Ab-gabe eines Angebots auffordert. In der Leistungsbeschreibung wird auf die Datei "Technische Rahmenbedingungen Schaubilder" hingewiesen, welche zusätzliche Informationen hinsichtlich verwendeter Bestandsführungssysteme sowie eines Zielbilds enthalten. Diese Informationen werden als vertraulich eingestuft. Daher werden diese Informationen in der Datei "Technische Rahmenbedingungen Schaubilder" nur nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitserklärung herausgegeben. Möchten Sie diese Datei erhalten, senden Sie die unterzeichnete Vertraulich-keitserklärung bitte über DTVP zurück an die BVK. Zur Bewertung gehört eine wertende Teststellung. Zu dieser werden die drei Anbieter mit den höchsten Punktzahlen (Bewertung von Eignung (35%), Leistung (35%) und Preis (30%)) einge-laden.
Ausschreibung eines Systems für die Hotline Telefonie (gemeinsame Lösung für alle Hotlines in der BVK ungeachtet ob sie derzeit Voxtron nutzen oder Teams) als Cloudsystem.
Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). wurden vorgelegt  Ausschlusskriterium   Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration).  240 "240 -  mindestens eine von drei Referenzen  im öffentlichen Sektor   120 - mindestens drei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK 0 - sonst"
Nachweis über DSGVO-Konforme Datenverarbeitung  Ausschlusskriterium  Nachweis über Erfahrung mit Cloud Integrationen und SaaS Lösungen  90 "90 - ISO- oder Cloud-Anbieter-Zertifikat liegt vor 0 - sonst"   Expertise in der Integration von Schnittstellen (z.B. Anbindung von CRM Systeme) und der Einführung von (generativer) künstlicher Intelligenz im Bereich Customer Support 90 "90 -liegt vor 0 - sonst"   Die Cloud ist DSGVO-konform. Der Anbieter stellt die Datenverarbeitung in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sicher.  Ausschlusskriterium  Der Anbieter kann für den verwendeten SaaS-Basis-Dienstleister ein gültiges C5-Testat (alternativ SOC 2 Typ II) vorweisen.  Ausschlusskriterium  Die Lösung ist Microsoft Teams-zertifiziert. Ausschlusskriterium

Eligibility requirements: Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). wurden vorgelegt  Ausschlusskriterium   Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration).  240 "240 -  mindestens eine von drei Referenzen  im öffentlichen Sektor   120 - mindestens drei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK 0 - sonst"
Nachweis über DSGVO-Konforme Datenverarbeitung  Ausschlusskriterium  Nachweis über Erfahrung mit Cloud Integrationen und SaaS Lösungen  90 "90 - ISO- oder Cloud-Anbieter-Zertifikat liegt vor 0 - sonst"   Expertise in der Integration von Schnittstellen (z.B. Anbindung von CRM Systeme) und der Einführung von (generativer) künstlicher Intelligenz im Bereich Customer Support 90 "90 -liegt vor 0 - sonst"   Die Cloud ist DSGVO-konform. Der Anbieter stellt die Datenverarbeitung in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sicher.  Ausschlusskriterium  Der Anbieter kann für den verwendeten SaaS-Basis-Dienstleister ein gültiges C5-Testat (alternativ SOC 2 Typ II) vorweisen.  Ausschlusskriterium  Die Lösung ist Microsoft Teams-zertifiziert. Ausschlusskriterium
Der geforderte Mindestjahresumsatz beträgt: EUR 10 Mio
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung zur Deckung von: Personenschäden (für die einzelne Person) in Höhe von mindestens  1 000 000 EUR je Schadensereignis, Sachschäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensereignis, Vermögensschäden in Höhe von mind. 100 000 EUR je Schadensereignis.
Nachweis der Plattformverfügbarkeit  90 "90 -liegt vor 0 - sonst"  Erläuterung der genutzten Projektmanagementmethoden  90 "90 - Erläuterung liegt vor 0 - sonst"
Anforderungskatalog Informationssicherheit liegt ausgefüllt vor Ausschlusskriterium Anforderungskatalog Informationssicherheit des Anbieters ergibt mindestens Wertung B Ausschlusskriterium Ausrichtung an den Normen 27017 (IT-Sicherheit im Cloud Computing) und 27018 (Datenschutz im Cloud-Umfeld) Ausschlusskriterium Es liegt eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 einschließlich für den beauftragten Cloud-Dienst vor. Ausschlusskriterium
Sollten essenzielle Unterlagen fehlen, wird die Vergabestelle auf Sie zukommen und diese einfordern.
Die Wertung des Preises erfolgt durch ein relatives Bewertungssystem. Die volle Punktzahl wird dem Bieter mit dem niedrigsten Gesamtpreis gegeben.  Beispiel: Preis Bieter A: 600.000EUR  Preis Bieter B: 920.000EUR  Preis Bieter C: 960.000EUR    Berechnung der Punktzahlen für den Preis: Bieter A: (600.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 600 Punkte Bieter B: (920.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 391 Punkte Bieter C: (960.000EUR / 600.000EUR) × 600 entspricht 375 Punkte
Die Bewertung der Leistung ergibt sich aus den Punkteangaben für die Leistungskriterien im Anforderungskatalog. Insgesamt sind 600 Punkte erreichbar.  Die Bewertungsskala entnehmen Sie der Spalte G des Anforderungskataloges der Anlage 2 (Anforderungskatalog Version 3 vom 28.05.2025 ) bzw. den unteren Punkten:  Leistung 2.2.1 - Unterschiedliche Hotlines 1 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 2 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 3 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 4 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 5 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 6 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 7 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 8 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 9 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 10 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 11 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 12 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 13 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 14 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 15 30 "30 - Connect Modell 15 - Extend Modell" Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 16 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 17 25 "25 - wie links beschrieben (min. 30 Shortcuts) 20 - min. 30 Shortcuts nur für die Vermittlung " Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 18 25 "25 - wie links beschrieben (in Archiv außerhalb der Telefonie-Software) 10 - wie links beschrieben (in Hotline-Software mit Kopiermöglichkeit)" Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 19 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 20 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.2.2 - Barrierefreiheit und Bedienbarkeit 21 5 "5 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 22 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 23 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 24 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 25 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 26 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 27 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 28 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 29 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 30 25 "25 - Notizen werden automatisch mit weitergeleitet 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 31 30 "30 - wie links beschrieben umsetzbar, Name, Mitglieds-/Versichertennummer und Anliegen des Anrufers wird mitgegeben 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 32 30 "30 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 33 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 34 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.1 - Call-Steuerung 35 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.2 - Ansagen 36 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.2 - Ansagen 37 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.2 - Ansagen 38 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.2 - Ansagen 39 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.2 - Ansagen 40 25 "25 - wie links beschrieben 10 - bis 2000 Zeichen bzw. 3:00 Minuten" Leistung 2.3.2 - Ansagen 41 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.2 - Ansagen 42 30 "30 - vollautomatisch 15 - hotlinespezifisch durch Administratoren zu konfigurieren" Leistung 2.3.2 - Ansagen 43 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.3 - Rollen und Berechtigungen 44 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.3 - Rollen und Berechtigungen 45 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.3 - Rollen und Berechtigungen 46 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.3 - Rollen und Berechtigungen 47 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.3 - Rollen und Berechtigungen 48 25 "25 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.4 - Monitoring 49 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.4 - Monitoring 50 30 "30 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 51 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 52 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 53 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 54 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 55 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 56 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 57 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 58 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 59 30 "30 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 60 30 "30 - Berichte können durch den Nutzer selbst  und mit wenigen einfachen Klicks zusammengestellt werden 20 - Nach einer Schulung sind Nutzer in der Lage, selbst Berichte zusammenzustellen 10 - Berichte können durch die Administratoren auf Kundenseite zusammengestellt werden." Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 61 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 62 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.5 - Berichte und Auswertungen 63 5 "5 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.3.6 - Zentrale Telefonvermittlung 64 Ausschluss-kriterium  Leistung 2.3.6 - Zentrale Telefonvermittlung 65 10 "10 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 3.2 - Betrieb des Systems 70 Ausschluss-kriterium  Leistung 3.2 - Betrieb des Systems 72 30 "30 - erfüllt 0 - sonst" Leistung 2.5 - Support  30 "30 - erfüllt 0 - sonst"
Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 40 % (240 Punkte) Technisches Know-How und Nachweise 30 % (180 Punkte) Nachweis zu organisatorischen Kriterien 30 % (180 Punkte) Die Bewertungsskala entnehmen Sie der Spalte G des Anforderungskataloges der Anlage 2 (Anforderungskatalog Version 3 vom 28.05.2025 ) bzw. den unteren Punkten: Eignung 3.2 - Betrieb des Systems 66 Ausrichtung an den Normen 27017 (IT-Sicherheit im Cloud Computing) und 27018 (Datenschutz im Cloud-Umfeld) Ausschlusskriterium  Eignung 3.2 - Betrieb des Systems 67 Es liegt eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 einschließlich für den beauftragten Cloud-Dienst vor. Ausschlusskriterium  Eignung 3.2 - Betrieb des Systems 68 Die Cloud ist DSGVO-konform. Der Anbieter stellt die Datenverarbeitung in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sicher. Ausschlusskriterium  Eignung 3.2 - Betrieb des Systems 69 Der Anbieter kann für den verwendeten SaaS-Basis-Dienstleister ein gültiges C5-Testat (alternativ SOC 2 Typ II) vorweisen. Ausschlusskriterium  Eignung 3.2 - Betrieb des Systems 71 Die Lösung ist Microsoft Teams-zertifiziert. Ausschlusskriterium  Eignung Anforderungskatalog Informationssicherheit  Anforderungskatalog Informationssicherheit liegt ausgefüllt vor  Ausschlusskriterium  Eignung Anforderungskatalog Informationssicherheit  Anforderungskatalog Informationssicherheit des Anbieters ergibt mindestens Wertung B Ausschlusskriterium  Eignung Referenzen  Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). wurden vorgelegt Ausschlusskriterium  Eignung Referenzen  Mindestens drei erfolgreich umgesetzte Projekte mit vergleichbaren Anforderungen innerhalb der letzten drei Jahre, vorzugsweise für Kunden mit ähnlicher Größe und Komplexität (Nutzerzahl, Cloud-Integration). 240 "240 -  mindestens eine von drei Referenzen  im öffentlichen Sektor   120 - mindestens drei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK 0 - sonst" Eignung Zertifizierungen und Nachweise  Nachweis über DSGVO-Konforme Datenverarbeitung Ausschlusskriterium  Eignung Zertifizierungen und Nachweise  Nachweis über Erfahrung mit Cloud Integrationen und SaaS Lösungen 90 "90 - ISO- oder Cloud-Anbieter-Zertifikat liegt vor 0 - sonst" Eignung Zertifizierungen und Nachweise  Expertise in der Integration von Schnittstellen (z.B. Anbindung von CRM Systeme) und der Einführung von (generativer) künstlicher Intelligenz im Bereich Customer Support 90 "90 -liegt vor 0 - sonst" Eignung Organisatorische Kriterien  Nachweis der Plattformverfügbarkeit 90 "90 -liegt vor 0 - sonst" Eignung Organisatorische Kriterien  Erläuterung der genutzten Projektmanagementmethoden 90 "90 - Erläuterung liegt vor 0 - sonst"