Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-08-07
Buyer: Zentrale Auftragsvergabestelle-Kreisausschuss des Landkreises Darmstadt-Dieburg
Country: DE
Region: DE711
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 48310000 | 48311100 | 48400000 | 48920000 | 48921000
Estimated value: 490000 EUR
Submission deadline: 2024-09-09
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB sowie § 17 HVTG
Das einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten Administration, aber auch im Hinblick auf die digitale Transformation des Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden zukünftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. Mitarbeitende werden die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen effizient und kontextbezogen auffinden, wodurch Anträge und Rechnungen schneller geprüft und freigeben werden können. 

Von der Workflow-Software erhofft sich das Da-Di-Werk neben der schnelleren Bearbeitung unterschiedlicher Anträge durch die Automatisierung von Arbeitsschritten auch die Vermeidung von Fehlern und die Reduktion überflüssiger Arbeitsschritte. Zudem sollen alle in den Workflow involvierten Mitarbeitenden automatisch stets über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert werden, um bspw. Doppelarbeiten zu vermeiden oder um Planungssicherheit zu erhalten. Prozesse, für die bisher Dokumente genutzt werden, sollen perspektivisch rein datensatzbasiert möglich werden. 

Die Erstellung von elektronischen Workflows soll dabei von geschulten Personen möglichst einfach zu realisieren sein, sodass die Prozessdigitalisierung vom Da-Di-Werk perspektivisch ohne Einbeziehung des Anbieters vorangetrieben werden kann. Die Nutzerfreundlichkeit der Workflow-Engine spielt daher eine wichtige Rolle. 

Folgende übergreifende Ziele sollen durch die Systemeinführung erreicht werden:

	Berechtigte Mitarbeitende in die Lage versetzen, selbst Workflows designen zu können; 
	Zusammenführung der Menschen, Systeme und Geräte im Da-Di-Werk als wesentliches Mittel zur Umsetzung der digitalen Transformation;
	Optimierung des kollaborativen Informationsaustauschs sowohl in Bezug auf die Menschen als auch auf die Systeme;
	Höchstmögliche Automatisierung von Prozess- und Prüfschritten;
	Einfache Möglichkeiten zur Skalierbarkeit des Systems;
	Flexible Prozessgestaltung zur Anpassung der Prozesse an die Gegebenheiten der verschiedenen Organisationseinheiten;
	Vermeidung von redundanter Vorgangsbearbeitung;
	Vermeidung von redundanter Datenspeicherung;
	Möglichkeit, sowohl dokumentenbasierte als auch rein vorgangsbasierte Workflows abzubilden;
	Ermöglichung der Integration externer Partner in Workflows;
	Ermöglichung des digitalen Signierens von Dokumenten;
	In der finalen Ausbaustufe sollen ca. 300 Personen Zugriff auf das System erhalten.

Die Details des Leistungsumfangs der geforderten Softwarelösung finden sich im separaten Anforderungskatalog. Darin sind die maßgeblichen funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen beschrieben. Der Anforderungskatalog nimmt dementsprechend eine zentrale Rolle bei der Bewertung der Leistungsfähigkeit ein.
Es werden nur Teilnahmeanträge von Bewerbern berücksichtigt, die die für die Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Auftrag erforderliche Eignung gemäß §§ 122 ff. GWB, 42 ff. VgV besitzen. Die Bewerber müssen ihre Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen. Bei Bewerbungen von Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen die geforderten Nachweise und Kriterien gemeinsam erfüllt sein (z.B. Zusammenrechnung der Referenzen); die Leistungsfähigkeit einzelner Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft reicht als Nachweis allerdings nur aus, sofern dieses Mitglied nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der relevanten Leistungen überwiegend zuständig sein soll. Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen entsprechend §§ 123 und124 GWB ist für jedes Mitglied der Bewerber-/ Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Beabsichtigt der Bewerber, sich zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit auf diejenige eines Dritten zu berufen (Eignungsleihe i.S.v. § 47 VgV; z.B. durch Berufung auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Nachunternehmer), so ist in diesen Fällen die Leistungsfähigkeit des Dritten durch Vorlage der entsprechenden Nachweise darzulegen. Darüber hinaus ist die Verpflichtungserklärung Nachunternehmer vorzulegen. Die Formblätter für die Bewerber-/Bietergemeinschaft und für die Eignungsleihe (Verpflichtungserklärung) sind zu unterschreiben und als Scan hochzuladen; die Vergabestelle behält sich vor, das Original ggf. nachzufordern. Ausländische Bewerber haben statt der etwa geforderten amtlichen Nachweise nach deutschem Recht gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften des Herkunftslandes vorzulegen. Auf die Möglichkeit der Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) als (vorläufiger) Nachweis der Eignung gemäß § 50 VgV wird hingewiesen. 
Es werden von den Bewerbern die folgenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise gefordert; im Übrigen wird auf die Auflistung der einzureichenden Unterlagen im Anschreiben verwiesen: Folgende allgemeine Eigenerklärungen sind auf den zur Verfügung gestellten Formblättern über die Vergabeplattform elektronisch hochzuladen (Unterschriften werden grundsätzlich ersetzt durch die ordnungsgemäße Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB; besondere Anforderungen auf einzelnen Formblättern sind zu beachten):
	Formblatt Teilnahmeantrag
	Verpflichtungserklärung Tariftreue-Mindestlohn (sofern nicht bereits in einem Präqualifikationsregister hinterlegt)
	Eigenerklärung EU-Russland-Sanktionen bei der Vergabe
	Bei Abgabe eines Teilnahmeantrags als Bewerbergemeinschaft: Formblatt „Bewerbergemeinschaft“
	Bei Abgabe eines Teilnahmeantrags mit Nachunternehmerleistungen bei Eignungsleihe: Formblatt „Verzeichnis Nachunternehmer/Eignungsleihe“, im Falle der Eignungsleihe zusätzlich das Formblatt „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“
Folgende weitere Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen insbesondere über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sind als gesonderte Anlagen beizufügen (s. Anschreiben und Bekanntmachung); Dokumente werden hochgeladen, Unterschriften werden durch die ordnungsgemäße Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB ersetzt: 
	Wenn vorhanden, Vorlage eines Präqualifizierungszertifikats
	Wenn keine Präqualifizierung vorliegt, Vorlage des Formblatts 124 Eigenerklärung einschließlich der Angaben zur Registerpflicht
Folgende weitere Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen insbesondere über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sind als gesonderte Anlagen beizufügen; Dokumente werden hochgeladen, Unterschriften werden durch die ordnungsgemäße Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB ersetzt:

	Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister
	Eigenerklärung über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft
	Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG)
	Eigenerklärung über die Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
	Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. § 123 GWB
	Ggf. Erklärung Bietergemeinschaft
	Ggf. Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe
	Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von mindestens 1.000.000 EUR für Sach- Personen- und Vermögensschäden
	Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen, Mindestanforderung: Der Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen muss in jedem Geschäftsjahr oberhalb von 1.500.000 Euro liegen. 

Hinweis: Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird der Teilnahmeantrag wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.
Folgende weitere Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen im Hinblick auf die besonderen Anforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind als gesonderte Anlagen beizufügen; Dokumente werden hochgeladen, Unterschriften werden durch die ordnungsgemäße Einreichung in Textform gemäß § 126b BGB ersetzt:
	Kurzdarstellung des Unternehmens/der Bewerbergemeinschaft 
	Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Mindestanforderung: Die Anzahl der Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen muss mindestens 20 betragen
	Anzahl der Mitarbeitenden im relevanten Geschäftsbereich. Mindestanforderung: Die Anzahl der Mitarbeitenden im relevanten Geschäftsbereich muss mindestens 10 betragen
	Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung
	Umsetzung eines Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar
	Vorlage vergleichbarer Referenzprojekte: Gefordert werden fünf einschlägige Referenzprojekte der letzten fünf Jahre, die in Leistung und Umfang mit dieser Ausschreibung vergleichbar sind. Die Implementierung der von Ihnen angebotenen Software muss beim jeweiligen Kunden bereits begonnen haben, ebenso die Anpassung auf den kundenspezifischen Bedarf. Mindestens zwei der beschriebenen Referenzen müssen sich auf öffentliche Auftraggeber beziehen. Werden mehr als fünf Referenzen beschrieben, werden seitens des Da-Di-Werks nur die ersten fünf Referenzen in die Bewertung einbezogen. Bei Missachtung von Pflichtangaben in Bezug auf einzelne Referenzen (z. B. Kontaktdaten des Ansprechpartners) werden diese Referenzen nicht berücksichtigt.
	Besondere Hinweise zum eingesetzten Personal: Das befasste Fachpersonal sollte über folgende Mindestqualifikationen verfügen: Rolle Projektleitung: Mindestens 5 Jahre einschlägiger Projekterfahrung im IT-Umfeld / beim Roll-out von Softwarelösungen, mindestens 3 Projektreferenzen zum Roll-out der konkreten Lösung. Rolle Projektmitarbeitende: Mindestens 3 Jahre einschlägiger Projekterfahrung im IT-Umfeld


Nach erfolgter Prüfung der eingereichten Bewerbungen anhand der nachfolgend beschriebenen Auswahlkriterien/Eignungskriterien sollen 3-5 Bewerber ausgewählt und zu Vergabegesprächen eingeladen werden. Die Auswahl erfolgt anhand einer vergleichenden Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge und den erfüllten Auswahlkriterien.
Auswahlkriterien für den Zugang zur nächsten Stufe. Nach erfolgter Prüfung der eingereichten Bewerbungen anhand der Eignungskriterien werden die Bewerber ausgewählt, die die Erfüllung der Eignungskriterien nachgewiesen haben, und zur Abgabe eines Erstangebots eingeladen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich den Zuschlag auf das Erstangebot vor, ohne in Verhandlungen einzutreten (§ 17 Abs. 11 VgV).

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben


Winner: Da-Di-Werk -Gebäudemanagement-