Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-11-30
Buyer: Universitätsklinikum Heidelberg
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 48613000 | 72210000: Software programming services
Estimated value: 260000 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) wird eine elektronische Personalakte für die Beschäftigten geführt. Diese basiert technologisch auf dem SAP RM und ist vollständig in das bestehende SAP HCM-System integriert.
Von Seiten der SAP wird die Weiterentwicklung des Records Management (RM), bereits seit einigen Jahren nicht mehr voran getrieben. Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt daher die Ablösung und den Ersatz der bestehenden elektronischen Personalakte.
c) Genehmigungsprozesse (z.B.: Arbeitszeitänderungen, Termine und Fristen) sollen aus der Personalakte direkt gestartet werden können
d) Unter Einhaltung der Datenschutz- Compliance-Richtlinien und deutsche, arbeitsrechtliche Gesetze f. öffentliche Arbeitgeber
Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt die Ablösung und den Ersatz der bestehenden elektronischen Personalakte. Die Beschaffung enthält die notwendigen Software + Lizenzen und den dazugehörigen u.g. Dienstleistungen:
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV können Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Aufgrund der Anforderungen können nur Firmen mit den besonderen Kenntnisse der deutschen, arbeitsrechtlichen Besonderheiten für öffentliche Arbeitgeber diese Leistung erbringen. Weiter müssen die Strukturen eines Universitätsklinikums der Firma bekannt sein. Nur die Firma XFT GmbH kann derzeit alle Anforderung (Kriterien a-e) erfüllen. Das System der Firma XFT ist aus diesem Grund derzeit als einziges System in der Lage, den Beschaffungsbedarf zu decken.
Im Sinne der Öffnung des Wettbewerbs haben wir alle Alternativen bzw. Ersatzlösungen geprüft. Unter Berücksichtigung aller zwingend notwendigen Anforderungen, kann die Leistung nur von XFT GmbH erbracht werden.
Somit steht fest, dass es für den geforderten Einsatzzweck derzeit keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt. Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. denn die oben genannten technischen und vorausgesetzten Anforderungen sind grundlegende Bestandteile für die Integrierbarkeit und Funktionalität der neuen elektronischen Personalakte für das Gesamt-Universitätsklinikum Heidelberg.
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach
den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und


Winner: XFT GmbH
Award value: 260000