Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-13
Buyer: Stadtwerke Düsseldorf AG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2021-09-12
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Der Konzern Stadtwerke Düsseldorf, bestehend aus der Stadtwerke Düsseldorf AG (SWD), der Netzgesellschaft Düsseldorf mbH (NGD), der Gesellschaft für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung mbH (AWISTA) und weiteren Gesellschaften, nutzt seit 2002 (seit der Umstellung von R\2 auf R\3) für seine wesentlichen betriebswirtschaftlichen Prozesse SAP R/3.
Die SAP Prozesse (werden in den nachfolgenden Losen näher spezifiziert) sollen nunmehr auf ein SAP S/4 implementiert werden. Im Rahmen von verschiedenen Vorstudien und einem Vorprojekt sind bereits Rahmenbedingungen und Leitlinien für das geplante S/4 Hana Hauptprojekt erarbeitet worden. Nach der aktuellen Planung soll das SAP S/4 Hana Hauptprojekt voraussichtlich im Februar 2022 starten. Die einzelnen Lose können später beginnen.
Aktuell befinden sich auf dem SAP System die Core Module (FI-GL (altes Hauptbuch), FI-AR, FI-AP, FI-AA, CO-OPA, CO-OM, EC-PCA, FI-SL, CO-PA, IM, PS, EC-CS, MM-PUR, MM-SRV(+ILES), WM,  QM, PM, SD, CS) IS-U und IS-Waste  incl. FI-CA auf einem gemeinsamen System mit zwei verschiedenen Mandanten (Netz und Vertrieb). HCM befindet sich auf dem gleichen System in einem separaten Mandanten. Darüber hinaus ist SRM, SAP BW und SAC im Einsatz.
Das S/4 Hana Implementierungsprojekt wird je Los in 2 Teilabschnitte   anhand der Projektphasen unterteilt: Der 1. Teilabschnitt umfasst die Projektphasen Prepare und Explore und der 2. Teilabschnitt umfasst die Projektphasen Realize/Build&Test, Deploy und Run. Im 1. Teilabschnitt erfolgt dabei die Festlegung des Umfangs und Zielsetzung des Projektes sowie die Konzepterstellung der detaillierten Prozess- und IT-Landschaft. Im Anschluss erfolgt dann im 2. Teilabschnitt die entsprechende Umsetzung inklusive entsprechender Testphasen im System, Training der Anwender, Cut-over, Go-live und Hypercare der produktiven Lösung. Der genaue Leistungsumfang für die Umsetzung des Projektes (2. Teilabschnitt) ist daher erst nach Abschluss des 1. Teilabschnitts bekannt; er kann von den hier getroffenen Festlegungen abweichen.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den 2. Teilabschnitt nicht an den Auftragnehmer, sondern im Rahmen einer neuen Ausschreibung ggfs. an einen abweichenden Anbieter zu vergeben. Dazu wird der Auftraggeber den Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Ablauf des 1. Teilabschnitts informieren.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, bis zum Ende des 1 Teilabschnitts zu entscheiden, ob die AWISTA insgesamt mit ihrem SAP Core Anteil & IS-Waste oder einzelne Lose aus dem S/4 Hana Implementierungsprojekt ausgenommen werden.
Die Beauftragung des Auftragnehmers erfolgt nur dann, wenn die zuständigen Gremien des AG dem S/4 Hana Implementierungsprojekt zustimmen. Der AN kann bei Versagung der Gremienzustimmung keinerlei Ansprüche, insbesondere keine Schadenersatzansprüche, gegen den AG geltend machen.
Scope des Loses "S/4 Hana Core inkl. Konsolidierung und BW/4Hana", ist es die sog. SAP Core Module (FI-GL (altes Hauptbuch), FI-AR, FI-AP, FI-AA, CO-OPA, CO-OM, EC-PCA, FI-SL, CO-PA, IM, PS, EC-CS, MM-PUR, MM-SRV(+ILES), WM, QM, PM, SD, CS) aus dem aktuellen System herauszulösen und ihre Prozesse (ggfs. mit abweichenden/neuen Modulen) auf ein neues S/4 Hana System (greenfield) in einen Mandanten zu implementieren. Die Verbindung zu dem bestehenden SAP R\3 System für die relevanten Prozesse zum IS-U und HCM Mandanten sollen über Schnittstellen hergestellt werden. Die Integration zu den Prozessen im IS-Waste  inkl. FI-CA (siehe Los 2), welches ebenfalls auf dem Core System implementiert wird sind zu gewährleisten.
Für die Konsolidierung wird eine neue Lösung benötigt, da EC-CS von SAP nicht weiterverfolgt wird. Aktuell in der Diskussion sind die Alternativen, die BCS/4Hana -Lösung des Mutterkonzerns (der EnBW Energie Baden-Württemberg AG), eine Stadtwerke-eigene BCS/4Hana-Lösung oder das SAP S/4 Hana Group Reporting zu nutzen. Nach Klärung und Entscheidung für eine Lösung, soll diese entsprechend implementiert werden.
Es soll eine Überführung im Sinne eines re-designs des heutigen BW on Hana in ein  BW4/Hana System vorgenommen werden.
Mit der Vergabe dieses Loses wird auch ein übergreifendes Projektmanagement vergeben, das für die Abstimmung der verschiedenen Lose verantwortlich ist, mit der Maßgabe, eine gesamtheitlich funktionsfähige Lösung sicherzustellen.
In dem Los "SAP S/4 Hana IS-Waste inkl. FI-CA" sollen gemeinsam mit den SAP Core Modulen (siehe Los 1) die IS-Waste incl. FI-CA Prozesse aus dem aktuellen SAP R/3 System herausgelöst und auf ein neues S/4 Hana System implementiert werden. Die Integration zu den Prozessen in den SAP Core Modulen (siehe Los 1) ist zu gewährleisten. Um die Erstellung der Gebührenbescheide für 2024 sicherzustellen, muss das System bereits im Dezember 2023 produktiv sein.
Hinsichtlich der Migration der Daten ist im Rahmen der Angebotsabgabe ein konkretes Vorgehensmodell vorzulegen.
Weiterhin sind in diesem Los alle sich bereits im Einsatz befindlichen mobilen Apps und Anbindungen an Kundenportal und Homepage der AWISTA zu berücksichtigen. Eventuelle Umstellungsnotwendigkeiten und Anpassungsbedarfe sind im Rahmen des 1.Teilabschnitts darzustellen.
Voraussichtlich ist im Rahmen der S/4-Implementierung auch eine Umstellung der Methodik zur Berechnung der Gebühren und ihrer Darstellung auf dem Gebührenbescheid für die Stadt Düsseldorf erforderlich. Eine entsprechende Machbarkeitsstudie liegt bereits vor.

Eligibility requirements: 1) aktueller Nachweis über die Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bewerbers (bei ausländischen Bewerbern gleichwertige Bescheinigung einer Behörde des Heimatlandes nebst amtlich anerkannter Übersetzung