Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-09-18
Buyer: Goethe-Institut e.V. - Zentrale
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72200000 | 72220000: Systems and technical consultancy services | 72222200: Information technology planning services | 72224100: Systems implementation planning services | 72253200: Computer systems support services
Submission deadline: 2023-10-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Leistungsgegenstand sind die Konzeption, Planung und Realisierung der Transformation des aktuellen SAP-ERP-Systems des Goethe-Instituts auf eine einheitliche moderne SAP S/4 HANAPlattform sowie der sich daran anschließende Systemservice mit kontinuierlicher Weiterentwicklung des Gesamtsystems nach abgenommener Systemtransformation.
Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung befindet sich in Anlage T01 - Anhang - Auszug der Leistungsbeschreibung.
Mit der Einführung von SAP S/4 HANA wird das bisherige ERP-System des Goethe-Instituts auf eine neue, technologisch moderne Basis gehoben. Dabei sind die wesentlichen Geschäftsprozesse im
Projektverlauf neu zu konzeptionieren, zu optimieren, weitestgehend zu standardisieren und zu digitalisieren. Es ist eine integrierte Systemlösung aufzubauen, die eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung für die Geschäftsprozesse sicherstellt. Für alle Beschäftigungsgruppen werden die Prozesse gemäß ihrer zugeordneten Rolle weltweit nutzbar gemacht.
Zu den Erstellungsleistungen des Auftragnehmers gehören insbesondere die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems, einschließlich Installation, Customizing, Integration, Migration und Dokumentation, Projektmanagement, Changemanagement, Schulungen und sonstiger Leistungen.
Die erforderlichen Lizenzen der beigestellten Software werden durch den Auftraggeber bereitgestellt. Die Zielhardware (On Prem) ist bereits vorhanden und soll im Rahmen des Auftrages soweit
möglich in die Cloud umgezogen werden. Notwendige Erweiterungen und Anpassungen sind im weiteren Projektverlauf herauszuarbeiten und umzusetzen.
Der Beginn des Systemservices ist ab Abnahme der Erstellungsleistung geplant. Hierzu zählen insbesondere die Wartung, technischer Support und die Weiterentwicklung des Systems für einen Zeitraum von initial 4 Jahren mit der Option der zweimaligen Verlängerung um 2 Jahre.
1) Basisinformation zum Unternehmen des Bewerber (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten) bzw. zu den an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmen (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten, Leistungsanteil) (soweit zutreffend) (Anlage T03).
2) Eigenerklärung (soweit erforderlich) der Bewerbergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung und Benennung desjenigen, der die Bewerbergemeinschaft vertritt einschließlich Nachweis der Vertretungsmacht (Anlage T04).
3) Im Fall einer Eignungsleihe (soweit zutreffend): Eigenerklärung zur Eignungsleihe, einschließlich Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers/sonstigen Dritten. Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird (§ 47 Abs. 1 VgV) sowie eine Erklärung der gemeinsamen Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe (Anlage T05).
Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss folgende Erklärungen vorlegen:
a) Erklärungen, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage T08.);
b) Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. (Verwendung des entsprechenden Formblatts (soweit vorhanden) je nachdem, welche Eignung in Anspruch genommen werden soll). Auf § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV wird ausdrücklich hingewiesen. Erfüllt ein Unternehmen diejenigen Eignungskriterien nicht, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, kann der Auftraggeber vorschreiben, dass der Bieter das entsprechende Unternehmen ersetzen muss (§ 47 Abs. 2 VgV). Nimmt der Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des (jeweils) anderen Unternehmens entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV).
4) Erklärung zu Unterauftragnehmern: Nennung des Unterauftragnehmers inkl. Rechtsform und Firmensitz (Anlage T06)

Eligibility requirements: 1) Basisinformation zum Unternehmen des Bewerber (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten) bzw. zu den an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmen (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten, Leistungsanteil) (soweit zutreffend) (Anlage T03). 2) Eigenerklärung (soweit erforderlich) der Bewerbergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung und Benennung desjenigen, der die Bewerbergemeinschaft vertritt einschließlich Nachweis der Vertretungsmacht (Anlage T04). 3) Im Fall einer Eignungsleihe (soweit zutreffend): Eigenerklärung zur Eignungsleihe, einschließlich Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers/sonstigen Dritten. Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird (§ 47 Abs. 1 VgV) sowie eine Erklärung der gemeinsamen Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe (Anlage T05). Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss folgende Erklärungen vorlegen: a) Erklärungen, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage T08.); b) Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. (Verwendung des entsprechenden Formblatts (soweit vorhanden) je nachdem, welche Eignung in Anspruch genommen werden soll). Auf § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV wird ausdrücklich hingewiesen. Erfüllt ein Unternehmen diejenigen Eignungskriterien nicht, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, kann der Auftraggeber vorschreiben, dass der Bieter das entsprechende Unternehmen ersetzen muss (§ 47 Abs. 2 VgV). Nimmt der Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des (jeweils) anderen Unternehmens entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV). 4) Erklärung zu Unterauftragnehmern: Nennung des Unterauftragnehmers inkl. Rechtsform und Firmensitz (Anlage T06) 5) Eigenerklärung des Bieters, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage T08); 6) Angabe ob Sie die geforderten Leistungen von Ihrem Unternehmen aus anbieten 7) Angabe ob Sie Projekte in international verteilten Organisationen mit komplexen Prozessen/Strukturen durchgeführt haben 8) Angabe ob Sie SAP Projekterfahrung im deutschen öffentlichen Dienst bzw. vergleichbar, mit mind. 5 Jahren operativer Projekterfahrung haben 9) Angabe ob es mehr als ein Referenzprojekt gibt, das erfolgreich abgeschlossen wurde 10) Angabe ob es mehr als zwei Referenzprojekte gibt, die erfolgreich abgeschlossen wurden 11) Bei Bietergemeinschaft: Angabe ob Sie relevante Erfahrungen mit dem Partner/den Partnern haben, mit denen Sie gemeinsam für das ausgeschriebene Transformationsprojekt anbieten 12) Bei Nachunternehmer: Angabe ob Sie relevante Erfahrungen mit dem Partner/den Partnern haben, mit denen Sie gemeinsam für das ausgeschriebene Transformationsprojekt anbieten 13) Nachweis der Eintragung im Berufs- und Handelsregister, (höchstens 12 Monate alt) Es gelten folgende Ausschlusskriterien: 14) Angabe ob es mind. ein Referenzprojekt gibt, das erfolgreich abgeschlossen wurde 15) Projekterfahrung in SAP S/4 HANA Transformationsprojekten und SAP Optimierungsprojekten 16) Umsetzung von Projekten in einem vergleichbaren Auftragsgegenstand für Auftraggeber im öffentlichen Dienst in einem Land der EU / des EWR 17) Projekterfahrung im deutschen öffentlichen Dienst bzw. vergleichbar 18) Nachweis Ihrer Fachkunde für den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand anhand von Referenzen von umgesetzten bzw. laufenden SAP S/4 HANA-Transformationsprojekten (bis zu 3)