Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-02-13
Buyer: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72500000 | 79995100 | 79999100
Submission deadline: 2023-03-20
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen zur Digiatlisierung von Eingangsrechnungen und Posteingängen für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale (VOEK 200-22)
Erbringung von Dienstleistungen zur Digitalisierung (ersetzendes Scannen) von Eingangsrechnungen sowie sonstigen Posteingängen (digitaler Posteingang)
- die Digitalisierung (ersetzendes Scannen) von papierhaften Eingangsrechnungen und allgemeinen Posteingängen,
- die strukturierte Datenerfassung und -Extraktion (OCR) von digitalisierten Eingangsrechnungen und allgemeinen Posteingängen sowie von digital eingehenden Eingangsrechnungen,
- die vollständige und gesicherte Bereitstellung der erfassten Dokumente (Eingangsrechnungen sowie sonstige Posteingänge) und Metadaten an die BImA,
- die Sicherstellung der dokumentierten Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb.
Eingangsrechnungen bestehen durchschnittlich aus fünf Seiten, allgemeine Posteingänge aus drei Seiten.
- Mindestabnahmemenge OCR-Extraktion (Mindestabnahmemenge Digitalisierung + digitale Rechnungen): 7.776.350
Die Laufzeit des Vertrages verlängert sich automatisch zweimal um je weitere 12 Monate, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von sechs Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform nach § 126b BGB widerspricht. Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf der zweiten 12-monatigen Verlängerungsdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Der Bieter muss in den letzten drei Jahren 2020, 2021 und 2022 durchschnittlich mindestens 5 Millionen Seiten im Jahr im Sinne des Ausschreibungsgegenstandes digitalisiert bzw. verarbeitet haben.
b.) muss mindestens ein Auftragsvolumen in Höhe von 2 Millionen Seiten insgesamt digitalisiert bzw. verarbeitet worden sein.
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grds. der als Anlage B-03 beigefügte Vordruck „Bieterauskunft Eignungskriterien“ zu verwenden. Der Bieter kann alternativ zur „Bieterauskunft Eignungskriterien“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gem. § 42 Abs. 1 VgV i.V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gem. § 125 GWB ergriffen hat. Werden von der Auftraggeberin Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z.B. eine Eigenerklärung zu mindestens drei vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren. Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Die Aufraggeberin holt i.R.v. Stichproben Informationen bei einer Wirtschaftsauskunftei über Bieter ein, deren Angebot für einen Zuschlag in Frage kommt. Sollten Informationen oder sonstige Merkmale vorliegen, die auf eine überdurchschnittliche Ausfallwahrscheinlichkeit des Unternehmens hindeuten, wird die Auftraggeberin dem Bieter i.R.d. Aufklärung Gelegenheit geben, die Angaben auf ihre sachliche Richtigkeit zu überprüfen und ggf. Einwände und Korrekturen darzulegen. Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der Auftraggeberin festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Bieterauskunft Eignungskriterien“ (Anlage B-03) zusammen mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Die Teilnehmer werden gebeten, Anfragen bis spätestens 08.03.2023 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können. Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die Teilnehmer haben sich zudem selbstständig und regelmäßig bis zum Ablauf der Angebotsfrist über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Teilnehmer werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z. B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Ende der Angebotsfrist in Textform darauf hinzuweisen.
Die Auftraggeberin behält sich vor, Bieter zur Verifikation der Angebotsinhalte vor der Zuschlagserteilung zu einer Angebotspräsentation einzuladen. Eine Bewertung der Angebotspräsentation findet nicht statt.

Eligibility requirements: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=499267&criteriaId=29602