Public procurement notice: Additional Information
Published: 2022-05-13
Buyer: SSRMLIRCR 1945-1989
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72252000: Computer archiving services
Submission deadline: 2022-05-16
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retro-digitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Pentru a-și demonstra capacitatea tehnică și/sau profesională în funcție de experiență și pentru a evita riscul de neîndeplinire a contractului din cauza lipsei capacității tehnice și profesionale, se solicită din partea ofertantului demonstrarea faptului că dispune de experiență similară în domeniu, respectiv prestarea unor servicii similare în ultimii 3 ani. Ofertanții vor prezenta o lista a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, calculați prin raportare la data limita de depunere a ofertelor din care să rezulte că prestatorul are experiență în prestarea de servicii de arhivare computerizată.