Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-27
Buyer: Ammattiopisto Luovi Oy
Country: FI
Region: FI1D9
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 48450000 | 48812000: Financial information systems | 72000000 | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2025-12-08
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Tarjoajan tulee käyttää tarjousta jättäessään 26.11.2025 korjattuja versioita tarjouspyynnön liitteistä 1, 1.1 ja 2.
Ammattiopisto Luovi Oy kilpailuttaa henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmäkokonaisuutensa. Ammattiopisto Luovi Oy on yleishyödyllinen yhteisö.

Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen, joista tehdään omat hankintapäätökset. Toimittaja voi tarjota yhtä tai molempia osa-alueita. Kunkin osa-alueen tarjoukset arvioidaan erikseen. Mikäli toimittaja tarjoaa useampaa osa-aluetta, tarjouksia ei saa kytkeä mitenkään toisiinsa hinnan tai muidenkaan ehtojen suhteen. 

Hankintayksikkö pyytää tarjousta seuraavista järjestelmä- ja palvelukokonaisuuksista:

• Osa-alue A: Taloushallinnon järjestelmä sisältäen mm. kirjanpidon, myynti- ja ostolaskutuksen sekä -reskontrat ja talouden suunnittelun ja seurannan sekä näihin liittyviä optioita.

• Osa-alue B: HR- ja palkanlaskentajärjestelmä sisältäen matkanhallinta- ja kululaskutoiminnallisuudet sekä näihin liittyviä optioita.

Kyseessä olevien osakokonaisuuksien tarkemmat tiedot ja tarjousvaatimukset löytyvät tarjouspyynnön liitteestä 1, jossa on ilmoitettu tarjottavien palveluiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Osa-aluetta pienempiä osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajan tulee täyttää liitteen 1 yleiset vaatimukset sekä tarjoamiaan osa-alueita koskevat erilliset välilehdet (A-B.) Tarjottavien palveluiden hinnat tulee ilmoittaa liitteellä 2 kyseistä osa-aluetta koskevalla välilehdellä.

Hankinnassa noudatetaan hankintalakia. Menettelytapana on EU kynnysarvon ylittävä avoin menettely. 

Palvelut hankitaan määräaikaiselle viiden vuoden sopimusajalle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat suomen kielellä ja tarjous tulee antaa suomen kielellä.
Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin sekä täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Ehdon täyttyminen todennetaan toimittajaksi valitun tarjoajan toimesta ennen sopimuksen allekirjoitusta.
Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavassa ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä (A).
Tarjoajan tulee ilmoittaa kustakin tarjoamastaan osa-alueesta vähintään kaksi (2) yksilöityä referenssiä, referenssiorganisaation henkilöstömäärän tulee olla yli 300 henkilöä.

Eligibility requirements: Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin sekä täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Ehdon täyttyminen todennetaan toimittajaksi valitun tarjoajan toimesta ennen sopimuksen allekirjoitusta.
Toiminnan vastuuvakuutus 1M€
Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavassa ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä (A).
Tarjoajan tulee ilmoittaa kustakin tarjoamastaan osa-alueesta vähintään kaksi (2) yksilöityä referenssiä, referenssiorganisaation henkilöstömäärän tulee olla yli 300 henkilöä.
Laatupisteet määräytyvät vaatimukset täyttävien tarjoajien keskinäisistä laatueroista. Laadullisesti pisteytettävät kohdat on merkitty liitteessä 1 hakasulkeisiin maksimipistemäärän kera.
Soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävän tarjouksen jättäneille tarjoajille järjestetään tarjousten jätön jälkeen käyttötapausdemot, jotka arvioidaan laadullisesti Tilaajan toimesta. Käyttötapaukset arviointiperusteineen on esitetty tarjouspyynnön liitteillä 5.1-5.6. Käyttötapausten arviointiajat ovat 12.12. klo 8–11.30 ja 15.12. klo 12–16.
Kokonaistaloudellisuusvertailussa kustannukset huomioidaan tarjoajan hintalomakkeella (liite 2) ilmoittamilla hinnoilla.
Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. 

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.  

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.  

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on 
vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä 
tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.  

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi 
saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
Osa-alue A: Taloushallinnon järjestelmä sisältäen seuraavat toiminnallisuudet:

- kirjanpito, tilinpäätös, kirjanpidon raportointi ja ALV
- käyttöomaisuus
- myyntilaskutus ja -reskontra
- ostolaskutus ja -reskontra
- talouden suunnittelu, seuranta ja raportointi
- integraatiot

Optioina pyydetään tarjoamaan: Hankintajärjestelmä (pakollinen optio) ja maksuliikenne (vapaaehtoinen optio).

Osa-alueen tarkemmat tiedot ja tarjousvaatimukset löytyvät tarjouspyynnön liitteestä 1, jossa on ilmoitettu tarjottavien palveluiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset.  Tarjoajan tulee täyttää liitteen 1 – vaatimusmäärittely yleiset vaatimukset sekä osa-aluetta A. koskevat vaatimukset erillisellä välilehdellä (A. Talous). Palveluiden hinnat tulee ilmoittaa Liitteen 2 – hintaliite osa-aluetta A. koskevalla välilehdellä.
Ammattiopisto Luovi Oy toimii valtakunnallisesti.

Winner: Hansel Oy (Hilma)