Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-01-21
Buyer: Aarhus Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2019-02-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Aarhus Kommune, Børn og Unge, ønsker at anskaffe et nyt værktøj til arbejdstidsplanlægning i kommunens pædagogiske institutioner (dagtilbud og fritidstilbud) som et væsentligt bidrag til den fortsatte digitalisering og effektivisering af opgaverne i Børn og Unge.
Som et middel til at opnå en mere effektiv ressourceudnyttelse peger en række nationale, kommunale og lokale digitaliseringsstrategier på digitalisering. Udviklingen af et nyt planlægnings- og ledelsesværktøj til institutionerne i Aarhus Kommune vil således medvirke til at realisere disse strategiers visioner ved at effektivisere planlægningsprocessen i institutionerne.
Med henblik på at hjælpe planlæggeren med udarbejdelse af planen og sikre den mest effektive mødeplan ud fra de givne rammer ønsker Aarhus Kommune, at planlægningsværktøjet baseres på algoritme-baseret vagtplanlægning og machine learning med automatisering af manuelle arbejdsgange, bedre udnyttelse af medarbejderressourcer og planlægning.
Aarhus Kommune, Børn og Unge, ønsker at anskaffe et nyt værktøj til arbejdstidsplanlægning i kommunens pædagogiske institutioner (dagtilbud og fritidstilbud) som et væsentligt bidrag til den fortsatte digitalisering og effektivisering af opgaverne i Børn og Unge.
Et nyt planlægningsværktøj skal imødekomme den udfordring, at især dag-institutioner og vuggestuer er sårbare i forhold til planlægningsopgaven, og de nuværende administrative processer er tidskrævende og præget af manuelle processer.
Kommunen har ikke i dag en samlet, effektiv løsning, der til fulde kan understøtte arbejdsgangene omkring planlægning og administration af medarbejdernes arbejdstid. Der findes data for børnenes fremmøde, og den enkelte leder ved, hvor mange medarbejderressourcer der er til rådighed, men der er ikke mulighed for at kombinere disse oplysninger på en enkel måde i èn arbejdsgang.
Som et middel til at opnå en mere effektiv ressourceudnyttelse peger en række nationale, kommunale og lokale digitaliseringsstrategier på digitalisering. Udviklingen af et nyt planlægnings- og ledelsesværktøj til institutionerne i Aarhus Kommune vil således medvirke til at realisere disse strategiers visioner ved at effektivisere planlægningsprocessen i institutionerne. Dels ved at understøtte en bedre udnyttelse af de medarbejderressourcer, der er til rådighed, så der skabes mest mulig voksentid sammen med børnene. Ved at sikre, at der undgås ekstra lønudgifter til overarbejde eller vikarer, og ved at der bruges mindre tid på planlægningsopgaven, og den løbende administration af medarbejdernes arbejdstid.
Med henblik på at hjælpe planlæggeren med selve udarbejdelse af planen og sikre den mest effektive mødeplan ud fra de givne rammer ønsker Aarhus Kommune, at planlægningsværktøjet baseres på algoritme-baseret vagtplanlægning og machine learning.
4) Bedre planlægning og frigørelse af ressourcer så der skabes mere tid, hvor de pædagogiske medarbejdere er sammen med børnene.
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).
Tilbudsgiveren vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, såfremt tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de i udbudslovens § 135-136 obligatoriske udelukkelsesgrunde og den i udbudslovens § 137 stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrund. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.
Tilbudsgiver skal erklære, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 eller i den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 4 eller 5. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at del III, D, om Rent nationale udelukkelsesgrunde ikke kræver udfyldelse.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et ”Nej”.Tilbudsgiver behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C, medmindre Tilbudsgiver er omfattet af en af udelukkelsesgrundene.
Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § § 135-136, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på denne baggrund, hvis Ordregiver har meddelt tilbudsgiveren, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og tilbudsgiveren herefter ikke, inden for en passende frist, fremlægger tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed (self-cleaning).

Eligibility requirements: Tilbudsgiveren vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, såfremt tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de i udbudslovens § 135-136 obligatoriske udelukkelsesgrunde og den i udbudslovens § 137 stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrund. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren. Tilbudsgiver skal erklære, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 eller i den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 4 eller 5. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at del III, D, om Rent nationale udelukkelsesgrunde ikke kræver udfyldelse. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et ”Nej”.Tilbudsgiver behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C, medmindre Tilbudsgiver er omfattet af en af udelukkelsesgrundene. Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § § 135-136, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på denne baggrund, hvis Ordregiver har meddelt tilbudsgiveren, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og tilbudsgiveren herefter ikke, inden for en passende frist, fremlægger tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed (self-cleaning). For en uddybning af hvilke tiltag der betragtes som tilstrækkelig dokumentation henvises til Udbudslovens § 138, stk. 3.