Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2025-04-22
Buyer: IVAGO
Country: BE
Region: BE234
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Estimated value: 316275 EUR
Submission deadline: 2035-04-15
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: IVAGO wenst gebruik te maken van een softwareplatform voor routering dat de dienst routingbeheer optimaal ondersteunt bij het herschikken en routeren van routes, de planner-opvolger ondersteunt bij de opvolging op de baan en de chauffeurs ondersteunt tijdens het afrijden van hun route. 
Daarnaast wensen we ook dat dit platform ondersteuning biedt om de communicatie onderling te optimaliseren tussen de verschillende diensten en IVAGO is hierbij op zoek naar een langdurige en duurzame oplossing voor een periode van 10 jaar.

Vandaag worden routes binnen het werkgebied van IVAGO voor het grootste gedeelte manueel verdeeld en opgebouwd met ondersteuning van een aantal vooraf gedefinieerde taken in ArcGIS Pro. 
De voorafgaande analyses worden gemaakt op basis van inzameldata uit SAP en geïntegreerd in exceltabellen en een GIS-project. 
De huidige werkwijze heeft als gevolg dat in geval van grote aanpassingen, zoals bijvoorbeeld de invoering van wijkmobiliteitsplannen of de frequentie-aanpassing van een bepaalde afvalfractie maanden voorbereidend werk vereisen. 
Naast deze arbeidsintensieve grote aanpassingen, zijn er op quasi dagelijkse basis ook de kleinere aanpassingen noodzakelijk, zoals nieuwe straten, verandering van de rijrichting of wegenwerken.

Voor deze beide situaties, occasionele grote en frequente kleine aanpassingen inzake herschikken en routeren van routes, is IVAGO op zoek naar een efficiënt softwareplatform voor routering.
Het is de wens en bedoeling om de huidige manuele manier van werken zoveel als mogelijk om te schakelen naar een geautomatiseerde digitale werkomgeving.
Momenteel worden aanpassingen van routes omgezet in een stratenlijst, een uitgebreide routering en een kaart met een kleurenlegende voor de verschillende types ophaling. 
Deze bestanden worden vervolgens afgedrukt en meegegeven aan de chauffeurs, die op basis van deze instructies hun routes naar best vermogen afrijden. 

Een overzicht van alle straten met de bijhorende rondes voor de verschillende fracties wordt bijgehouden in een excel-document (de zg. 'alfastratenlijst').
Dit bestand wordt door verschillende diensten geraadpleegd en geüpload naar SAP. 
Daarnaast hebben we ook een kopie van deze lijst in GIS, zodat we deze informatie ook kunnen visualiseren. 
Daardoor moet IVAGO wel aanpassingen tweemaal invoeren.

Dit zal IVAGO vernieuwen gelijklopend met de opstart van de nieuwe routesoftware afgestemd met de nieuw gekozen software zodat we een vereenvoudiging kunnen doorvoeren waarbij aanpassingen slechts eenmaal moeten toegevoegd worden. 
In de informatiefiche kan er een screenshot terug gevonden worden van de alfastratenlijst in excel ter illustratie.

Het is de bedoeling en verwachting van IVAGO dat een software (of online toepassing) wordt aangeboden die op het vlak van efficiëntie zoveel mogelijk positief effect teweeg brengt.
Naast de prijs (50punten), zal daarom ook het belangrijke aspect van de kwaliteit van de aangeboden software (of online toepassing) (40punten) worden onderzocht en meegenomen in de beslissing tot gunning.
Tenslotte zal de aangeboden software (of online toepassing) bijkomend worden beoordeeld op het vlak van opleiding, documentatie en nazorg (10punten).

Na de selectieprocedure, zullen de weerhouden kandidaten worden uitgenodigd een offerte in te dienen - een demonstratie van de software (of online toepassing) maakt verplicht deel uit van de procedure en de offerte zal het voorwerp uitmaken van navolgende onderhandeling(en).
De technische bepalingen worden opgedeeld in drie grote groepen:
-	Algemene bepalingen belangrijk voor volledig IVAGO
-	Bepalingen voor de dienst routingbeheer
-	Bepalingen voor operaties (dispatch + chauffeurs)
Deze onderdelen worden verder opgesplitst in minimale vereisten en overige functionaliteiten.
Als bijlage aan het bestek wordt een algemene informatiefiche toegevoegd, met bijkomende toelichting over IVAGO in het algemeen en over de opdracht in het bijzonder.
Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: IVAGO


Winner: Jewel software
Award value: 316275
Number of bids: 10