Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-02-13
Buyer: Udenrigsministeriet
Country: DK
Region: DK011
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 34100000 | 34110000: Passenger cars | 34115000 | 34115200
Estimated value: 18000000 DKK
Submission deadline: 2025-02-28
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud.

Udbudsproceduren er opdelt i (1) en tilbudsfase og (2) en tildelingsfase.

Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, som afgiver tilbuddet med den bedste kvalitet til prisen, jf. udbudsbetingelserne.
Udenrigsministeriet udbyder herved kontrakt om tilrådighedstillelse af køretøjer til (basis-flåde og basis plus-flåde) i forbindelse med det danske EU-formandskab i 2025.

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. 

Kontrakten omfatter Leverandørens tilrådighedstillelse af en basisflåde af VIP-biler, følgebiler og armerede køretøjer samt en basis plus-flåde bestående af følgebiler. 

Som beskrevet i udbudsmaterialet, skal Leverandøren stille tre typer køretøjer (A, B og C) til rådighed. Der er tale om følgende kategorier:

• Køretøjstype A (35 køretøjer i basis-flåden) skal anvendes som VIP-biler, 
• Køretøjstype B (35-55 køretøjer i basisflåden og 35 køretøjer i basis plus-flåden) skal anvendes som følgebiler, 
• Køretøjstype C (2 køretøjer i basis-flåden) skal være armerede køretøjer. 

Der er tale om en basis-flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 23. juni til 7. november, dog skal 20 type A køretøjer være til disposition senest den 27. marts 2025 med henblik på træningskørsler. Ét type C køretøj skal være leveret til Udenrigsministeriet senest den 25. maj 2025.

Hertil kommer en basis-plus flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 13. juli 2025 til 5. oktober 2025.

Halvdelen af de tilbudte Type A og B Køretøjer skal køre på el, hybrid-benzin, brint og/eller gas. De øvrige tekniske specifikationer for køretøjerne fremgår af udbudsmaterialet.

Kontrakten omfatter udover tilrådighedsstillelse af de i udbudsmaterialet nævnte Køretøjer også serviceydelser i forbindelse med tilrådighedsstillelsen. Herunder skal Leverandøren kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere og øvrigt relevant personale, som uden særskilt vederlag stilles til rådighed for leverandørens køretøjer omfattet af denne aftale. Serviceenheden skal ifm. mødeaktivitet være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og skal i tilfælde af behov for reparation af et køretøj kunne stille omgående, der hvor køretøjet befinder sig. Udenrigsministeriet informerer leverandøren minimum 30 dage før afholdelse af et møde om den præcise lokation for mødet.
Mødeaktiviteterne vil foregå i Storkøbenhavn og Jylland. Leveringsstedet for køretøjerne er Storkøbenhavn (NUTS-kode DK01), dog skal de 20 Type A køretøjer til levering d. 27. marts 2025 leveres i Midtjylland (NUTS-kode DK04). Kunden meddeler Leverandøren den præcise lokalitet senest d. 1. april 2025, dog senest ved kontraktindgåelse for de 20 Type A køretøjer til levering senest den 27. marts.
Oplysningskrav:
Tilbudsgiver/ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. 

Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 1,5 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Oplysningskrav:
Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

− Tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. 

Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Eligibility requirements: Oplysningskrav:
Tilbudsgiver/ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. 

Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 1,5 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Oplysningskrav:
Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

− Tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og/eller finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. 

Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af kravene til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Minimumskrav:
Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Se udbudsbetingelserne
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Mekanikere samt øvrige relevante medarbejdere fra leverandøren, som skal medvirke til opfyldelsen af denne kontrakt, skal kunne sikkerhedsgodkendes til det niveau, som danske sikkerhedsmyndigheder stiller krav om. Udenrigsministeriet vil umiddelbart efter kontraktindgåelse oplyse, hvilke medarbejdergrupper og hvilket sikkerhedsniveau det vil dreje sig om. Alle relevante medarbejdere skal i forbindelse med kontraktindgåelse orienteres om dette og give deres skriftlige accept i henhold til Udenrigsministeriets anvisninger.
Udenrigsministeriet udbyder herved kontrakt om tilrådighedstillelse af køretøjer til (basis-flåde og basis plus-flåde) i forbindelse med det danske EU-formandskab i 2025.

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. 

Kontrakten omfatter Leverandørens tilrådighedstillelse af en basisflåde af VIP-biler, følgebiler og armerede køretøjer samt en basis plus-flåde bestående af følgebiler. 

Som beskrevet i udbudsmaterialet, skal Leverandøren stille tre typer køretøjer (A, B og C) til rådighed. Der er tale om følgende kategorier:

• Køretøjstype A (35 køretøjer i basis-flåden) skal anvendes som VIP-biler, 
• Køretøjstype B (35-55 køretøjer i basisflåden og 35 køretøjer i basis plus-flåden) skal anvendes som følgebiler, 
• Køretøjstype C (2 køretøjer i basis-flåden) skal være armerede køretøjer. 

Der er tale om en basis-flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 23. juni til 7. november, dog skal 20 type A køretøjer være til disposition senest den 27. marts 2025 med henblik på træningskørsler. Ét type C køretøj skal være leveret til Udenrigsministeriet senest den 25. maj 2025.

Hertil kommer en basis-plus flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 13. juli 2025 til 5. oktober 2025.

Halvdelen af de tilbudte Type A og B Køretøjer skal køre på el, hybrid-benzin, brint og/eller gas. De øvrige tekniske specifikationer for køretøjerne fremgår af udbudsmaterialet.

Kontrakten omfatter udover tilrådighedsstillelse af de i udbudsmaterialet nævnte Køretøjer også serviceydelser i forbindelse med tilrådighedsstillelsen. Herunder skal Leverandøren kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere og øvrigt relevant personale, som uden særskilt vederlag stilles til rådighed for leverandørens køretøjer omfattet af denne aftale. Serviceenheden skal ifm. mødeaktivitet være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og skal i tilfælde af behov for reparation af et køretøj kunne stille omgående, der hvor køretøjet befinder sig. Udenrigsministeriet informerer leverandøren minimum 30 dage før afholdelse af et møde om den præcise lokation for mødet.

Winner: Mercell Holding ASA