Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2022-11-28
Buyer: Gemeente Den Haag
Country: NL
Contract type: Services
Procedure: Contract award without prior publication
CPV classification: 72000000
Estimated value: 1290000 EUR

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Juridische Zaken van de gemeente Den Haag maakt gebruik van Octopus als ondersteunend softwaresysteem bij onder meer het bezwaarproces (registratie, workflow) en interne adviesaanvragen. Leverancier van Octopus is het bedrijf Truelime B.V.
JZ neemt de software momenteel middels levering van licenties af, waarbij de applicatie on-premises bij de gemeente zelf wordt gehost. Deze client-server applicatie is end of life, hetgeen inhoudt dat de leverancier geen nieuwe ontwikkelingen meer doorvoert c.q. nieuwe releases uitbrengt. JZ wenst de applicatie, die zij ter ondersteuning van haar primaire processen gebruikt, toekomstbestendig te maken en te houden. Daarom wenst Den Haag over te stappen naar Octopus in de cloud. Zie voor meer informatie en de procedure bijgevoegd document.
Juridische Zaken (hierna afgekort als JZ) van de gemeente Den Haag maakt gebruik van Octopus als ondersteunend softwaresysteem bij onder meer het bezwaarproces (registratie, workflow) en interne adviesaanvragen. Leverancier van Octopus is het bedrijf Truelime B.V.
JZ neemt de software momenteel middels levering van licenties af, waarbij de applicatie on-premises bij de gemeente zelf wordt gehost. Deze client-server applicatie is end of life, hetgeen inhoudt dat de leverancier geen nieuwe ontwikkelingen meer doorvoert c.q. nieuwe releases uitbrengt. JZ wenst de applicatie, die zij ter ondersteuning van haar primaire processen gebruikt, toekomstbestendig te maken en te houden.
Na gedegen marktonderzoek is het gemeente Den Haag gebleken dat Truelime B.V. de enige partij is die een standaard ingericht juridisch zaaksysteem levert. Bezwaar- en beroepprocessen en de door de gemeente Den Haag beoogde wijze van uitvoering hiervan zijn dermate ingewikkeld dat deze niet passend kunnen worden ondergebracht in een generiek zaaksysteem of workflow managementsysteem. De hierboven beschreven processen en functionaliteiten zijn in het toegepaste juridische zaaksysteem Octopus standaard ingericht en er is sprake van een bewezen functionaliteit, die eenvoudig beschikbaar is voor de gebruikers.
Op basis van deze technische redenen acht de gemeente het gerechtvaardigd om conform artikel 2.32 lid 1 sub b onder 2 Aanbestedingswet 2012 gebruik te maken van de procedure van onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking. Bezwaar- en beroepprocessen zijn zo ingewikkeld dat dit niet in een generiek systeem past. Zaken als “Clusterverwerking”, “Zitting ondersteuning” en omgaan met diverse rollen bij een zaak is uniek in Octopus ingericht.
Na gedegen marktonderzoek is het gemeente Den Haag gebleken dat Truelime B.V. de enige partij is die een standaard ingericht juridisch zaaksysteem levert. Bezwaar- en beroepprocessen en de door de gemeente Den Haag beoogde wijze van uitvoering hiervan zijn dermate ingewikkeld dat deze niet passend kunnen worden ondergebracht in een generiek zaaksysteem of workflow managementsysteem. De hierboven beschreven processen en functionaliteiten zijn in het toegepaste juridische zaaksysteem Octopus standaard ingericht en er is sprake van een bewezen functionaliteit, die eenvoudig beschikbaar is voor de gebruikers.
Op basis van deze technische redenen acht de gemeente het gerechtvaardigd om conform artikel 2.32 lid 1 sub b onder 2 Aanbestedingswet 2012 gebruik te maken van de procedure van onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking. Bezwaar- en beroepprocessen zijn zo ingewikkeld dat dit niet in een generiek systeem past. Zaken als “Clusterverwerking”, “Zitting ondersteuning” en omgaan met diverse rollen bij een zaak is uniek in Octopus ingericht.


Winner: Truelime BV
Award value: 1290000