Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-10-29
Buyer: Technische Universität München
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 790041.18 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Die Corporate Website der Technischen Universität München ("TUM") stellt das Selbstbild der TUM und ihre Aktivitäten auf zentralen strategischen Feldern nach innen und außen dar. Die Corporate Website und die Corporate Identity sind entscheidende Vermittlerinnen der Marke TUM. Sie begleitet und unterstützt den Transformationsprozess auch der "TUM Agenda 2030", indem sie das Selbstverständnis und die Aktivitäten der TUM auf ihren zentralen strategischen Feldern für die Zielgruppen der Universität nach innen und außen darstellt. Wegen der strategischen Entwicklungen und Transformationsprozesse hat sich das Corporate Communications Center ("CCC") der TUM dazu entschieden, die Corporate Website strukturell, inhaltlich, im Design und technisch neu aufzusetzen. Die Rolle der TUM als globaler Tauschplatz des Wissens, ihre Innovationskraft, Inspiration, die Vorreiterrolle und unternehmerische Gedanken sollen auf der neuen Website ganzheitlich zum Ausdruck gebracht und verstanden werden - national wie international. Die TUM hat sich ebenso dazu entschieden, nach dem Umsetzungsprojekt, den Betrieb und Support sowie die laufenden Entwicklungen der Corporate Website auszulagern. Das Beschaffungsvorhaben ist in zwei Lose aufgeteilt:
- Los 2: Technische Planung, Umsetzung und Durchführung des Relaunches auf der Grundlage des in Los 1 entwickelten Designs und Konzepts sowie Betrieb und Pflege der (neuen) der Website www.tum.de.
Das Projekt wird in zwei Phasen, welche beide Lose betreffen, geteilt: In der ersten Phase wird eine Website mit bestimmten Mindestanforderungen im März 2022 gelauncht. In einer zweiten Phase werden ggf. weiter benötigte Funktionalitäten über ein optionales Stundenkontingent der jeweiligen Lose entwickelt.
Detaillierte Informationen zum Leistungsgegenstand können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.
Der zentrale Leistungsgegenstand in Los 1 ist die Entwicklung des Designs und Konzepts der (neuen) Corporate Website www.tum.de.
Der Auftragnehmer in Los 1 hat im Rahmen der Projektarbeit für die unter Ziffer 3.1 der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen Designleistungen zu erbringen. Die zu designende Webseite soll in ein modernes, minimalistisches aber auch zeitloses Design gebracht werden, das international auf hohem Niveau erkannt und verstanden wird. (Micro-)Interaktive Elemente sollen dazu einladen tiefer in die Seite einzusteigen und mehr zu erfahren. Sie sollen die Seite lebendig und sympathisch wirken lassen. Die Innovationskraft und Vorreiterrolle der TUM muss klar im Design ersichtlich sein.
Die neue Gestaltung der Website soll nach dem Atomic Webdesign Prinzip entwickelt werden und auch dazu dienen, Ableitungen für die Weiterentwicklung und Erneuerung der Markenidentität der TUM über alle Bereiche zu definieren. Das neue Design soll schnellstmöglich, unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, auch in anderen Bereichen Anwendung finden. Der Relaunch der Website dient als Grundlage, das CD der TU München neu- und weiterzuentwickeln. Der Auftragnehmer soll die TU München in der Kommunikation des Change-Prozesses unterstützen. Die Typografie soll verändert und dazu genutzt werden einen optimalen Userflow herzustellen, eine zielgruppengerechte Ansprache und Schreibweise ermöglichen und das Scannen von Texten erleichtern um relevante Inhalte und Keywords prominent zu platzieren; auch auf großen Seiten mit vielen Informationen. Die aktuelle Seite ist in zwei Sprachen verfügbar. Da die Internationalisierung der TUM weiter voranschreitet muss die Möglichkeit weiterer Sprachversionen bereits jetzt im Design angedacht werden. Wegen der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist beim Design auch darauf zu achten, dass große Teile des Bestandscontents einfach übertragbar sein sollen und automatisiert migriert werden können. Der detaillierte Leistungsumfang kann der Leistungsbeschreibung entnommen werden.
Im Rahmen des Projektes kann es erforderlich werden, dass vom Auftragnehmer zusätzliche Leistungen erbracht werden müssen, deren Notwendigkeit und/oder Umfang vorab nicht absehbar bzw. planbar gewesen ist. Derartige Leistungen werden durch den Auftraggeber als sog. optionale Leistung abgerufen. Es besteht diesbezüglich keine Abnahmepflicht Seitens des Auftraggebers.
Im Falle der Ausübung einer Option durch den Auftraggeber erfolgt der Abruf durch explizite einseitige Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer in Schrift- oder Textform (bspw. E-Mail). Der Auftraggeber wird sich bemühen, optionale Leistungen frühzeitig, spätestens jedoch vier Wochen im Voraus anzukündigen und abzurufen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d.h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. Der Auftragnehmer sollte daher zur (etwaigen) Ausführung der optionalen Leistungen personelle und technische Kapazitäten vorhalten oder deren Aktivierung zumindest einplanen. Der Auftragsgeber wird bei Bedarf als optionale Leistung zusätzliche IT-Dienstleistungen im Zusammenhang mit der in diesem Los der Leistungsbeschreibung dargestellten (zwingend zu erbringenden) Hauptleistungen abrufen.
1) Die TUM behält sich vor, nach dem Relaunch als optionale Leistungen Weiterentwicklungen i. S. d. Ziffer 3.2 der Leistungsbeschreibung im Umfang von maximal 1.500 Stunden  abzurufen.
In Los 2 hat der Auftragnehmer zum einen die technische Planung, Umsetzung und Durchführung des Relaunches der Website auf der Grundlage des in Los 1 entwickelten Designs und Konzepts durchzuführen; zum anderen zählen Betrieb, Wartung, Pflege und Support der (neuen) der Website zu den Leistungspflichten. Zusammen mit dem Auftragnehmer aus Los 1 und der TUM werden zum Relaunch in zweiwöchentlichen Sprints die, unter Ziffer 3.1 der Leistungsbeschreibung genannten Module, Seitentypen und Funktionen iterativ entwickelt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich alle unter Kapitel 3.1 genannten Modulen bzw. Seitentypen, spätestens 3 Monate nach Zuschlagserteilung pflegbar im neuen CMS bereit zu stellen. Im Anschluss an den Relaunch wird in einen wöchentlichen Sprint für Weiterentwicklungen und Anpassungen gewechselt. Finale Designs werden vom Auftragnehmer aus LOS 1 zur Verfügung gestellt. Die Formate der Designs werden als JPGs und Icons als SVG bereitgestellt. In Absprache kann auch ein weiteres Format (z. B. Adobe XD) ausgeliefert werden, falls für die Umsetzung hilfreich. Die Entwicklung hat, so weit möglich, modular nach dem Atomic Web Design Prinzip zu erfolgen und die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu berücksichtigen, auch in Bezug auf Migrationsleistungen und zukünftige Datenbankanbindungen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Website gemäß den jeweils aktuell geltenden rechtlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit zu programmieren (z.B. W3C, BGG, BITV 2.0, WCAG 2.1, WCAG-EM 1.0). Die detaillierten Leistungspflichten des Auftragnehmers können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.
Im Rahmen des Projektes kann es erforderlich werden, dass vom Auftragnehmer zusätzliche Leistungen erbracht werden müssen, deren Notwendigkeit und/oder Umfang vorab nicht absehbar bzw. planbar gewesen ist. Derartige Leistungen werden durch den Auftraggeber als sog. optionale Leistung abgerufen. Es besteht diesbezüglich keine Abnahmepflicht Seitens des Auftraggebers.
Im Falle der Ausübung einer Option durch den Auftraggeber erfolgt der Abruf durch explizite einseitige Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer in Schrift- oder Textform (bspw. E-Mail). Der Auftraggeber wird sich bemühen, optionale Leistungen frühzeitig, spätestens jedoch vier Wochen im Voraus anzukündigen und abzurufen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d.h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. Der Auftragnehmer sollte daher zur (etwaigen) Ausführung der optionalen Leistungen personelle und technische Kapazitäten vorhalten oder deren Aktivierung zumindest einplanen. Der Auftragsgeber wird bei Bedarf als optionale Leistung zusätzliche IT-Dienstleistungen im Zusammenhang mit der in diesem Los der Leistungsbeschreibung dargestellten (zwingend zu erbringenden) Hauptleistungen abrufen.
1) Die TUM behält sich vor, nach dem Relaunch als optionale Leistungen Weiterentwicklungen i. S. d. Ziffer 3.2 der Leistungsbeschreibung im Umfang von maximal 3.500 Stunden abzurufen.


Winner: in2code GmbH
Award value: 790041.18
Number of bids: 2