Public procurement notice: Additional Information
Published: 2016-02-09
Buyer: Folkekirkens It
Country: DK
Region: Byen København
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72000000 | 72250000: System and support services | 72260000: Software-related services | 72266000: Software consultancy services | 72300000
Submission deadline: 2016-02-29
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Folkekirken anvender lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.
Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster, forudløn til tjenstemandsansatte og bagudløn til overenskomstansatte samt efterregulering indenfor den aktuelle overenskomstperiode.
Den udbudte opgave vil omfatte forvaltning og drift af lønsystemet, hvor Leverandøren har det totale drifts- og vedligeholdelsesansvar.
Fase 1: Initial overtagelse af vedligeholdelses- og driftsansvaret for det eksisterende lønsystem (FLØS) samt
Fase 2: Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet herunder optimering og relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser
Den Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet i fase 2 kan ske på baggrund af to modeller:
A. Med udgangspunkt i det eksisterende FLØS-lønsystem, hvortil udbyder har adkomst til den relevante kildekode. FLØS afvikles i et Cobol-miljø på en central DB2-mainframe. Front-end-løsningen baseres på .NET i et HPC-miljø.
B. Med udgangspunkt i et af leverandøren tilbudt lønsystem, hvorved der samtidig sker en helt eller delvis udfasning af det nuværende FLØS-lønsystem.
Ved valg af model B er det således ikke et krav, at Leverandøren i fase 2 baserer sin service på FLØS. Leverandøren vil derfor kunne tilbyde, at opfylde kontrakten ved i Fase 2 at fortsætte systemunderstøttelsen af Folkekirkens Lønservice med det nuværende FLØS-lønsystem eller ved at basere systemunderstøttelsen på et af leverandøren tilbudt lønsystem.
Folkekirkens Lønservice har indtil 2014 været placeret i 10 stiftsadministrationer, som hver især har betjent menighedsråd og andre institutioner i stiftet. Med virkning fra 1. januar 2015 er lønadministrationen af ca. 4.000 præster, stiftsansatte samt ansatte ved Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, 3 kirkemusikskoler samt Folkekirkens It blevet varetaget af ét løncenter. I perioden fra februar til april 2016 samles lønadministrationen af ca. 26.000 kirkefunktionærer og løst tilknyttede medarbejdere i et andet løncenter.
I kontraktperioden, som skal påbegyndes den 1. september 2016, vil omlægningen af Folkekirkens Lønservice til 2 løncentre være teknisk tilendebragt. Den organisatoriske implementering og i den forbindelse implementeringen af en inddateringsportal, som Leverandøren skal tilbyde at levere, forventes at strække sig ind i 2017 og evt. 2018.
Leverandøren forventes således at overtage det samlede ansvar for FLØS den 1. september 2016. Fase 2 forventes at kunne påbegyndes når omlægningen til jfr. ovenstående er fuldstændig tilendebragt.
Månedligt udbetales der løn til ca. 30.000 medarbejdere. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS aflønnes årligt op mod 100.000 forskellige personer.
1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.
2) I henhold til pkt. I.1, bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.