Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2017-05-27
Buyer: f & w fördern und wohnen AöR
Country: DE
Region: Hamburg
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72221000: Business analysis consultancy services | 72222000: Information systems strategic planning services | 72224100: Systems implementation planning services
Estimated value: 50000 EUR
Submission deadline: 2017-06-23
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Servicios de planificación y revisión estratégica de sistemas de información o de tecnología de la información
Információs rendszer és technológia stratégiai felülvizsgálatával és tervezésével kapcsolatos szolgáltatások
Usługi w zakresie systemów informacji lub strategicznej analizy technologicznej oraz usługi w zakresie planowania
Serviços de planeamento e de análise estratégica em matéria de sistemas ou de tecnologias da informação
F & w fördern und wohnen AöR („f&w“) ist als soziales Dienstleistungsunternehmen u. a. mit der öffentlich rechtliche Unterbringung („örU“) in der Freien und Hansestadt Hamburg („FHH“) betraut.
Für obdach-und wohnungslose Menschen, Flüchtlinge und Asylbewerber betreibt f&w an rund 130 Standorten Unterkünfte. Dort leben insgesamt ca. 35.000 Menschen. Die im Zusammenhang mit der Unterbringung zu erbringenden Leistungen werden zurzeit mit einem System erfasst und abgerechnet, welches f&w im Jahre 1999 eingeführt und seitdem kontinuierlich weiter entwickelt hat. Es stößt jetzt jedoch an seine Leistungsgrenzen. f&w benötigt deshalb Beratung bei der Einführung eines neuen Systems zur Erfassung und Abrechnung ihrer Leistungen im Bereich der Wohnunterkünfte.
Im Rahmen dieser Beratung ist eine systemunabhängigen Bedarfsanalyse durchzuführen, auf deren Grundlage f&w feststellen kann, welche Anforderungen an das zukünftige System zu stellen sind.
F&w betreibt für die Erfassung und Abrechnung ihrer Leistungen im Bereich der Wohnunterkünfte ein EDV-System. Mit Hilfe des Systems werden insbesondere Daten von Bewohnern erfasst und verwaltet und die von f&w gegenüber diesen Bewohnern erbrachten Leistungen dokumentiert und gegenüber den zuständigen Stellen abgerechnet. Zudem dient das System zur Erstellung von Reports. Das System wurde 1999 nach Vorgaben von f&w für f&w entwickelt und ist seitdem regelmäßig gewartet und zum Teil erweitert worden.
Inzwischen erfüllt es die aktuellen, u.a. aufgrund stark gestiegener Bewohnerzahlen veränderten Anforderungen von f&w nicht mehr vollständig. f&w prüft deshalb, ob die Anforderungen von f&w zukünftig mit dem vorhandenen, ggfs. erweiterten und modernisierten System erfüllt werden können oder ob das System durch ein leistungsfähigeres und besser auf die Anforderungen von f&w zugeschnittenes Produkt ersetzt werden muss. Um diese Entscheidung auf einer fundierten Grundlage treffen zu können, will f&w die an ein solches System bestehenden Anforderungen im Detail durch einen externen Dienstleister ermitteln und dokumentieren lassen. Der Dienstleister soll die bei f&w bestehenden und zukünftig durch das System unterstützten Arbeitsstrukturen und Arbeitsabläufe ermitteln und dokumentieren und daraus die Anforderungen an das zukünftige System definieren und beschreiben. Die Ergebnisse sollen in einem Dokument festgehalten werden, das dann im Rahmen einer eventuell folgenden Ausschreibung als Leistungsbeschreibung für das zu beschaffende zukünftige System dienen kann, und auf dessen Grundlage potentielle Anbieter Angebote für die Lieferung eines entsprechenden Systems abgeben können.
Die ausgeschriebenen Leistungen bestehen ausdrücklich nicht in der Lieferung des neuen Systems oder in der Analyse des aktuell verwendeten Systems, sondern in der Durchführung einer systemunabhängigen Bedarfsanalyse, auf deren Grundlage f&w feststellen kann, welche Anforderungen an das zukünftige System zu stellen sind.
Durchführung einer Bestandsaufnahme der aktuellen und für das zukünftige System relevanten organisatorischen Strukturen, Arbeitsabläufe, Datenflüsse, Schnittstellen und Berichtspflichten bei f&w.
Hierzu werden Aufbaustrukturen, Arbeitsabläufe, Informationsflüsse und Schnittstellen in allen betroffenen Bereichen „Wohnen“ (bis auf die PRV/ Mietwohnen) bei f&w vom Anbieter analysiert und dokumentiert. Dies geschieht im Wesentlichen auf der Grundlage von durch f&w zur Verfügung gestellten schriftlichen Informationen, in Workshops und ggfs. Einzelinterviews mit den betroffenen Bereichen von f&w.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden auf Plausibilität und Effizienz geprüft und es wird in Abstimmung mit f&w ermittelt, ob sie in unveränderter Form in dem zukünftigen System abgebildet werden können, oder ob eine Optimierung/Änderung der Strukturen und Arbeitsabläufe notwendig oder sinnvoll ist, um Risiken zu kontrollieren oder die Anforderungen an das zukünftige System zu reduzieren bzw. an im Markt verfügbare Lösungen anzupassen und damit die Beschaffung des Systems zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Sodann wird eine ausführliche Beschreibung der Anforderungen an Leistungen und Funktionen des zukünftigen Systems erstellt, die im Rahmen einer ggfs. folgenden Ausschreibung potentiellen Anbietern als Grundlage für ihr Angebot dienen kann. F&w erwartet hier keine EDV-fachliche Feinspezifikation, aber ein Dokument, auf dessen Grundlage potentielle Teilnehmer einer Folgeausschreibung die Anforderungen an das zu liefernde System verstehen und den zu dessen Erstellung/Lieferung notwendigen (insbesondere zeitlichen und personellen) Aufwand abschätzen und ein Angebot unterbreiten können.
Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 30 % (Leistungsfähigkeit) zu 70 % (Fachkunde). Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3) (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden (Punkte-)Skala/Notenstufen. Pro Eignungskriterium (Leistungsfähigkeit und Fachkunde) werden bis zu 10 Bewertungspunkte vergeben:

Eligibility requirements: Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5)). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen: PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 48 VgV i.V.m. §§ 123, 124 GWB. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten. PL2. Eigenerklärung mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen, Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung. PL3. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes und von einer Krankenkasse (diejenige, bei der die meisten Mitarbeiter des Bewerbers versichert sind), dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß beigekommen ist (Nachweise; Kopien sind ausreichend, auch wenn die Gültigkeit der Bescheinigung auf das Original beschränkt ist; das Ausstellungsdatum darf nicht älter als sechs Monate sein), ggf. Bescheinigung für das beherrschende Unternehmen. Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft. Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von f&w für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Award value: 50000