Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-01-11
Buyer: Københavns Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000
Estimated value: 8131975 DKK
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Udbuddet vedrører en kontrakt, der omfatter et IT-system, som skal understøtte tilskudsområdet i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). IT-systemet skal anvendes til håndtering af tilskud inden for flere tilskudsområder, puljer og ordninger i KFF og skal kunne bruges af både sagsbehandlere, ledere, ansøgere/tilskudsmodtagere i tilskudsprocessen fra ansøgningen sendes til opfølgning og endeligt udbetaling. IT-systemet skal basere sig på en allerede eksisterende løsning hos Leverandøren (standardsystem) med konfiguration og tilpasning til KFFs behov og krav. Efter implementering af IT-systemet skal Leverandøren stille sit driftsmiljø til rådighed i forbindelse med leveringen af IT-systemet og sine services. Leverancen omfatter desuden konfiguration, uddannelse og oplæring af Ordregivers interne medarbejdere.
Med et skriftligt varsel på seks måneder til udgangen af kontraktperioden, kan Kunden kræve Kontrakten forlænget på uændrede vilkår med 2 x 24 måneder for 24 måneder ad gangen.
Ordregiver udbetaler ikke vederlag til Ansøgere/Tilbudsgivere for deres omkostninger forbundet med at deltage i udbudsprocessen, herunder omkostninger forbundet med udfærdigelse af ansøgning, afgivelse af tilbud samt deltagelse i forhandlinger.
Forhandlingen vil tage udgangspunkt i udbudsmaterialet og Tilbudsgivers indledende tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud i hver runde.
Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i udbudsmaterialet og det indledende tilbud, bortset fra grundlæggende elementer, mindstekrav samt kriterier for tildeling.
Medmindre et teknisk eller kontraktuelt forhold er identificeret som mindstekrav eller i øvrigt udgør et grundlæggende element, er Ordregiver indstillet på at drøfte, forhandle og ændre vilkåret, herunder også at frafalde et sådant vilkår, hvis det findes hensigtsmæssigt.
Ordregiver skal gøre opmærksom på, at denne forbeholder sig retten til at tildele Kontrakten på baggrund af det indledende tilbud.
Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre. Ordregiver kan fx vælge at gennemføre flere eller færre forhandlingsrunder eller at gennemføre forhandlingerne på skriftligt grundlag.
Forhandlings- og tilbudsfasen begynder med, at Leverandørerne indsender et indledende tilbud på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale.
Såfremt der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Leverandørerne til i bilag F (Forhandlingsdokument) at beskrive disse uhensigtsmæssigheder allerede i forbindelse med indsendelsen af det første indledende tilbud. Leverandørerne opfordres ligeledes til at beskrive elementer i udbudsmaterialet, som Leverandørerne anser for unødvendigt strenge krav eller unødvendigt fordyrende for anskaffelsen, allerede ved indsendelsen af det første indledende tilbud.
I den sammenhæng opfordrer Ordregiver til, at Leverandørerne fremsender konkrete forslag til indholdet af eventuelle ændringer til udbudsmaterialet. Leverandørerne bedes formulere sig på en måde, så det klart fremgår, at fremhævelsen af en uhensigtsmæssighed i udbudsmaterialet eller et forslag til en ændring ikke er et forbehold. Leverandørerne opfordres til alene at angive sådanne uhensigtsmæssigheder eller forslag til ændringer i Forhandlingsdokumentet (bilag F), således at Tilbudsgiver undgår at skabe uklarhed om, hvorvidt der er tale om et forslag til ændring, en angivelse af en uhensigtsmæssighed eller et forbehold.
Ordregiver kan afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. Alle Leverandører får i det tilfælde tilbudt det samme antal forhandlingsmøder.
Ordregiver foretager ikke i løbet af forhandlingerne en begrænsning i antallet af tilbud, der skal forhandles.


Winner: cBrain A/S
Award value: 8131975
Number of bids: 3