Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-28
Buyer: Kreis Paderborn
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 75130000 | 75131000 | 79400000
Submission deadline: 2023-04-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Los 1: Für die ca. 2000 Prozesse der Kreisverwaltung Paderborn (das Gesundheitsamt ist hierbei ausgenommen) soll eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregister auf-gestellt und erste Prozesse modelliert werden.
Los 2: Zur Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) sollen im Gesundheits-amt der Kreisverwaltung Paderborn unter Beachtung der Förderbestimmungen des ÖGD-Paktes alle ca. 350 Prozesse registriert und modelliert werden, um anschließend optimiert und digitalisiert zu werden.
Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind.
Los 1 - Prozessmanagementeinführung in der allgemeinen Verwaltung der Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt)
Für die allgemeine Verwaltung Paderborn soll für die ca. 2000 Prozesse eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregis-ter aufgestellt und erste Prozesse modelliert werden.
Die Einführung des Prozessmanagements soll in Phasen erfolgen. In einer ersten kurzen Phase (ca. ein Monat) soll die Projektplanung erfolgen, eine Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn erstellt werden, welche einen strategischen Überblick und den Rahmen für Detailinformationen bietet.
Des Weiteren soll ein Kommunikationskonzept entwickelt werden und Informationsveranstaltungen – gezielt für Führungskräfte – durchgeführt werden.
Kerninhalt der zweiten Phase ist die Erstellung eines vollständigen Prozessregisters. Hier erfolgt die Durchführung von Screening-Interviews, die Feststellung der vorhandenen Prozesse und die Erstellung der Prozesssteckbriefe. Diese Phase sollte möglichst nur wenige Monate andauern (max. 6 Monate). Erwartet wird hierzu die Zurverfügungstellung von Referenzinformationen in Form einer Referenzliste, um die Fertigstellung des Prozessregisters zu vereinfachen, zu beschleunigen und die beteiligten Mitarbeitenden / Führungskräfte des Kreises Paderborn bestmöglich zu unterstützen. Diese Referenzliste sollte möglichst alle in einer Kreisverwaltung von vergleichbarer Größe zugeordneten und anfallenden Prozesse enthalten, so dass lediglich ein Abgleich mit den tatsächlich vorliegenden Prozessen erfolgen muss. Für die Erfassung der Metadaten und Attribute als Inhalte der Prozesssteckbriefe soll die bei der Kreisverwaltung Paderborn bereits ausgearbeitete Screening-Liste  herangezogen werden.
Im Anschluss beginnt mit der dritten Projektphase die Prozessmodellierung. In Interviews / Workshops werden die Prozessabläufe gemein-sam mit den Prozessdurchführenden (den Fachexperten des Kreises Paderborn, die mit den Prozessen arbeiten) aufgenommen und im Nachgang nach den vorhandenen Standards in der Plattform modelliert. Die Begleitung der Interviews und Workshops durch den Auftraggeber und Unterstützung bei der Modellierung gestaltet sich in unterschiedlichem Umfang (siehe unten folgende Auflistung). Für die Pro-zessmodellierung werden weitere Mitarbeitende durch den Auftraggeber geschult und als Multiplikatoren eingebunden, so dass die externe Unterstützung des Bieters hier auf ca. 15 % gesenkt werden kann.
Die abschließende Qualitätssicherung der Prozesse erfolgt im Zentralen Prozessmanagement der Kreisverwaltung Paderborn.
a)	in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentrales Prozessmanagements -1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) – Beteiligung des Auftragnehmers 50%:
	Erstellung eines vollständigen Registers der ca. 2000 Prozesse unter Heranziehung der durch den Auftragnehmer zur Verfü-gung gestellten Referenzliste
	Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Screening-Interviews zur Erfassung der Prozesse für das Prozessregister (pro Interview ca. 1,5 Tage)
b)	in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentralen Prozessmanagements - 1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) - Beteiligung des Auftragnehmers ca. 15%:
Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung (vsl. Mai 2023). Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für

Eligibility requirements: -Vorlage eines Existenznachweises des Bieters entweder in Form eines aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als 6 Monate, in Kopie) oder durch vergleichbaren Nachweis; - Erklärung zur Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (Anlage 3); -Erklärung zum Einsatz von Nachunternehmern (Anlage 2)