Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-03-07
Buyer: Magistrat der Stadt Bremerhaven - Stadtkämmerei
Country: DE
Region: DE502
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2024-04-08
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Der Magistrat der Stadt Bremerhaven sucht eine moderne, leistungsstarke und zukunftsfähige Finanzsoftware. Die Software soll nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein.

Die gesuchte Finanzsoftware ist auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen ausgerichtet und wird zeitnah an gesetzliche Änderungen angepasst. Die Software wird stetig weiterentwickelt und somit den aktuellen Anforderungen gerecht. Ein guter Support und die kompetente, schnelle und unbürokratische Hilfe im Fehlerfall wird vom zukünftigen Anbieter ebenfalls erwartet. Details sind im EVB-IT Systemvertrag zu vereinbaren.

Die gesuchte Finanzsoftware muss in anderen Bundesländern erfolgreich als kommunale Finanzsoftware eingesetzt werden. Ein entsprechender Nachweis muss erbracht werden. Zudem muss die Finanzsoftware über eine Zertifizierung / Zulassung der SAKD, gpaNRW oder des TÜV IT für andere Bundesländer oder über eine Bescheinigung nach IDW - Standard PS 880 verfügen.

Die Umstellung auf die neue Finanzsoftware soll zunächst unter Beibehaltung der Kameralistik erfolgen. Später soll jedoch innerhalb des Systems ein Wechsel auf die staatliche Doppik möglich sein. Dieser Wechsel soll durch den AN in einem separaten Projekt begleitet werden, ist aber nicht Gegenstand der hier vorliegenden Ausschreibung.
Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass die Anlage 2 "Eigenerklärungen zur Eignung", sowie die erforderlichen ausgewiesenen Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweise, vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) eingereicht werden.
Es werden nur vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahmeanträge (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) von Bewerbern, die die erforderlichen ausgewiesenen Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweise und die damit verbundenen Erfahrungen enthalten akzeptiert und entsprechend in die Wertung einbezogen. Bei Nichterfüllung führt dies zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Mit Abgabe des Teilnahmeantrages (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) ist anzugeben, ob Nachunternehmer zur Leistungserbringung eingesetzt werden, oder ob der Bewerber/Bieter sich bei der Leistungserbringung der Kapazitäten Dritter bedient - sog. Eignungsleihe.

Bei dem Einsatz von Nachunternehmern werden abgrenzbare Teile des Auftrags vom AN durch Unteraufträge an einen oder mehrere Dritte (Nachunternehmer) vergeben. Der Bewerber/Bieter ist verpflichtet, bereits bei Abgabe des Teilnahmeantrages (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) den Nachunternehmer sowie die Teile der Leistung zu benennen, die er an Nachunternehmer zu vergeben beabsichtigt (Formblatt 233). 

Im Fall der Eignungsleihe wird der Auftrag von dem AN ausgeführt, wobei ihm Dritte die für die Ausführung des Auftrages erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen (bspw. durch Geräte- oder Fachpersonalausleihe, Hilfeleistung durch Beratung und Unterstützung, etc.). Hier sind von dem Bewerber/Bieter bereits bei Abgabe des Teilnahmeantrages (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) die Unternehmen zu benennen, die ihm die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen (Formblatt 235).

Bei einer Bietergemeinschaft schließen sich mehrere (natürliche oder juristische) Personen bzw. Unternehmen im Hinblick auf ein Vergabeverfahren zusammen, indem sie sich gemeinschaftlich zur Leistungserbringung verpflichten. Im Falle von Bietergemeinschaften ist bereits mit Abgabe des Teilnahmeantrages (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) die vollständig ausgefüllte Erklärung einzureichen.

Zusätzlich muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 2 "Eigenerklärungen zur Eignung) mit dem Teilnahmeantrag (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) abgeben.

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen.
(Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 3)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500,00 Euro belegt worden ist. (Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 3)

Eigenerklärung, dass für Ihr Unternehmen ein Ausschlussgrund gemäß § 124 GWB vorliegt.
(Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 3)

Eigenerklärung, dass zwar für Ihr Unternehmen ein Ausschlussgrund gemäß § 123 GWB vorliegt, Sie jedoch für Ihr	 Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen haben, durch die für Ihr Unternehmen die Zuverlässigkeit wiederhergestellt wurde. (Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 3)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. 
Mit dem Teilnahmeantrag werde(n) ich/wir eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. eine Bescheinigung in Steuersachen vorlegen (nicht älter als 3 Monate).
(Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 4)



Eigenerklärung, dass ihr Unternehmen Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist.
(Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 4)

Eigenerklärung, dass Ihrem Unternehmen für die Ausführung der Leistungen erforderlichen
Beschäftigten zur Verfügung stehen. (Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung, Seite 4)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder zur Eintragung 
in das Handelsregister nicht verpflichtet ist. (Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 5)

Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 5) 

Eigenerklärung, dass ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde und dass auf Verlangen dieser vorgelegt wird. (Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 5)
Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass die Anlage 2 "Eigenerklärungen zur Eignung", sowie die erforderlichen ausgewiesenen Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweise, vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) eingereicht werden.
Eigenerklärung zum Umsatz Ihres Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. (Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 3)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: Personen- und Sachschäden: 3.000.000 Euro pro Schadensfall und Person
Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten): 250.000 Euro pro Schadensfall 
Mit dem Teilnahmeantrag werde(n) ich/wir eine aktuelle Bescheinigung des für 
mich/uns zuständigen Versicherungsträgers vorlegen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 4)
oder 
Eigenerklärung, dass das Unternehmen im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen wird, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: Personen- und Sachschäden: 3.000.000 Euro pro Schadensfall und Person
Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten): 250.000 Euro pro Schadensfall 
Eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen, werde ich/ werden wir mit dem Teilnahmeantrag einreichen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 5)
Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass die Anlage 2 "Eigenerklärungen zur Eignung", sowie die erforderlichen ausgewiesenen Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweise, vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular)) eingereicht werden.
Eigenerklärung, dass dem Unternehmen für die Ausführung der Leistungen die erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. (Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 4)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen über einen Nachweis verfügt, dass die Finanzsoftware in Kommunalverwaltungen anderer Bundesländer als kommunale Finanzsoftware eingesetzt wird 
und über eine Zertifizierung / Zulassung der SAKD, gpaNRW oder des TÜV IT für andere Bundesländer oder über eine Bescheinigung nach IDW - Standard PS 880 verfügt (Formblatt 1) 

Die Zertifikate müssen mindestens bis 12/22 gültig gewesen sein und eine Rezertifizierung muss bereits beantragt sein. Die entsprechenden Zertifikate/Nachweise bzw. die Auftragsbestätigung der Rezertifizierung sind mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 5 und 6)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Anforderungen nach DIN EN ISO 9001 erfüllt
Der Nachweis (Zertifizierung oder Bestätigung des Vorliegens einer Zertifizierung bei Auftragsbeginn durch eine akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle) ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 6)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Anforderungen nach DIN EN ISO 14001 erfüllt
Der Nachweis (Zertifizierung oder Bestätigung des Vorliegens einer Zertifizierung bei Auftragsbeginn durch eine akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle) ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 6)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen in den letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2018 - 2022) die 
3 angegebenen Referenzen mit der Beschaffung, Einführung und dem Betrieb einer (neuen) Finanzsoftware bei der Stadtkämmerei des Magistrats Bremerhaven gem. der u. g. Mindestanforderungen vergleichbar sind, u. a. unter Angabe des Auftragswertes und der Leistungsart. 

Um eine Vergleichbarkeit herstellen zu können, müssen die Referenzen die folgenden geforderten Mindestanforderungen erfüllen:

Die Software innerhalb der genannten Referenzen befindet sich nicht mehr im Pilotstatus

• Bei einer Referenz muss ein Wechsel von der Kameralistik hin zum doppischen 
Rechnungswesen, entweder innerhalb der bestehenden Finanzsoftware oder durch die 
Implementierung einer neuen Finanzsoftware, realisiert worden sein.
• Eine Referenz muss eine Gebietskörperschaft mit mindestens 100.000 Einwohnern in 
Deutschland sein, die das angebotene HKR-System doppisch im Wirkbetrieb nutzt (Betrieb der Software).
• Eine Referenz im deutschsprachigen Raum muss das angebotene HKR-System kameral 
im Wirkbetrieb nutzen (Betrieb der Software)

Hinweis: Ohne Nennung von Referenzen kann Ihre Eignung nicht überprüft werden. Es obliegt Ihnen als Bieter, die Einwilligung zur Weitergabe der Kontaktdaten Ihrer Referenzen einzuholen. Ein Verweis auf die DSVGO entbindet Sie nicht von Verpflichtung Referenzobjekte anzugeben. Ohne Referenzen kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag nicht gewertet werden.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 8)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen eine adäquate Dienstleistung sicherstellt, indem das geplante Fachpersonal für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung durch separate Eigenerklärungen/Vita belegt wird.

• Das vorgesehene Projektteam und die Projektleitung ist zu benennen und ihr fachlicher Hintergrund (z. B. Ausbildungsgang, Studienabschlüsse) aufzuführen.
• Die Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in vergleichbaren Projekten ist für die Projektleitung darzulegen.
• Angaben zur Mitarbeiterzahl, aufgeteilt nach Entwicklung, Betreuung für das Projekt, DB-Administration, Verwaltung und Vertrieb für die letzten 3 Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) sind zu machen.
• Ein Nachweis über die Erfahrung in der Projektbegleitung beim Wechsel bzw. bei der Neueinführung einer Finanzsoftware ist vorzulegen.

Ein Nachweis der Qualifikation der benannten Person ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
(Anlage 2 - "Eigenerklärungen zur Eignung", Seite 11)
Mit dem zuvorstehenden Satz "Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen." ist gemeint, dass der Auftraggeber bestimmte "fehlende Bieterunterlagen" nicht nachfordern wird, wenn diese mit dem Teilnahmeantrag bzw. mit dem jeweiligen Angebot gefordert worden sind und fehlen.

Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der 
Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende oder unvollständige unternehmensbezogene 
Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, 
nachzureichen oder zu vervollständigen oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (vgl. § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV).

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote 
anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 56 Abs. 3 VgV).


Winner: Magistrat der Stadt Bremerhaven - Stadtkämmerei