Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-05-27
Buyer: Gemeente Grimbergen
Country: BE
Region: BE241
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2024-06-25
Award criteria: quality

Technical requirements: Het lokaal bestuur Grimbergen wenst een sociaal secretariaat aan te stellen, of een sociale dienstverlener met full service pakket, dat voorziet in een geïntegreerd systeem voor de loon- en personeelsadministratie (volledige loonmotor), incl. koppeling met tijdsregistratie- en planningssysteem, en de boekhoudsoftware.

Juridisch gezien zijn gemeente en OCMW twee aparte rechtspersonen en werkgevers. Het is echter belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met en te navigeren tussen de gegevens van de twee rechtspersonen.

Deze opdracht omvat:
•	Het leveren, inregelen en in dienst stellen van de software loon- en personeelsadministratie, inclusief:
o	Gegevensmigratie
o	Het voorzien van de nodige koppelingen.
o	Opleiding voor de beheerders en de gebruikers.
•	Het onderhouden van de software en het voorzien in helpdesk;
•	Diensten op gebied van sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) (op vlak van loonadministratie bij lokale overheden, sociaaljuridische wetgeving);
•	Juridische ondersteuning.

De opdracht zal bestaan uit twee (2) onderdelen (dit zijn onderdelen van onderhavige opdracht en géén afzonderlijke percelen):
•	Implementatiefase;
o	Inregeling software voor loon- en personeelsadministratie
o	Fase voor de connectie met externe systemen (tijdsregistratiesysteem, planningssysteem en boekhoudsoftware);
•	Onderhoudsfase 

De Go-live van de software dient alleszins op 1 januari 2026 plaats te vinden. Dit vormt een absolute deadline

De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar (basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar). Er wordt ingeschat dat de implementatiefase eind 2025 afgerond kan worden.
Referentielijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste drie (3) jaar werden verricht.Minimumeisen: Exact drie (3) referenties mét elk een attest van goede uitvoering die de implementatie van een loonmotorpakket voor een lokaal bestuur (gemeente / OCMW) aantonen. De attesten bevatten het bedrag van de dienst (incl. btw), het tijdstip van de dienst, de plaats van uitvoering ervan en de coördinaten van een contactpersoon bij de desbetreffende opdrachtgever. Deze getuigschriften geven ook duidelijk weer of de diensten naar behoren werden uitgevoerd, zowel met betrekking tot de wijze van uitvoering als met betrekking tot het resultaat.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om zelf contact op te nemen met de betrokken publiekrechtelijke instantie aangeduid als opdrachtgever teneinde een en ander te verifiëren.  
Indien de kandidaat méér dan 3 referenties voorlegt, worden slechts de eerste 3 referenties door de aanbestedende overheid in aanmerking genomen voor de selectie (en, zo dit niet mogelijk is, worden de 3 referenties – voorafgaand aan de beoordeling ervan – op willekeurige wijze gekozen door de aanbestedende overheid).
Passende recente bankverklaring waaruit een gezonde financiële toestand blijkt.Minimumeisen: Attest zoals gevoegd in bijlage E dient ondertekend te worden door een financiële instelling en het attest mag niet ouder zijn dan twaalf (12) maanden op de uiterste datum van indiening van de aanvraag tot deelneming.
Een beëdigde verklaring, opgesteld door een boekhouder of bedrijfsrevisor, betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: De kandidaat moet tijdens de laatste drie (3) boekjaren een omzet hebben gerealiseerd van € 350.000,00 excl btw per jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de opdracht die in de selectieleidraad worden beschreven.
De financiële gezondheid van de kandidaat wordt beoordeeld d.m.v. analyse van de meest recente en door de NBB aanvaarde jaarrekening. Voor de berekening van de ratio's zal de definitie van de NBB gehanteerd worden. (https://www.nbb.be/doc/ba/nbbstat/definitie_ratio_vennootschappen.pdf) 



Minimumeisen: Om geselecteerd te kunnen worden, is een gunstig resultaat noodzakelijk voor volgende criteria:
◦ Criterium 1: solvabiliteit > 20%
◦ Criterium 2: liquiditeit in ruime zin > 1
◦ Criterium 3: positief eigen vermogen


Winner: Raad van State