Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-06-25
Buyer: AZ Sint-Jan Brugge AV
Country: BE
Region: BE251
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2034-07-14
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: De opdracht omvat het digitaliseren van het planningsproces van onze medewerkers (incl. derden zoals interims, stagiairs, consultants, …) op alle diensten. Dit wordt gerealiseerd door het implementeren van een gebruiksvriendelijke, digitale softwaretoepassing die leidinggevenden, planners en medewerkers van de personeelsdienst eenvoudig en interactief kunnen gebruiken om hun medewerkers (incl. derden) van hun dienst te plannen. De aangeboden oplossing zorgt ervoor dat de tijdsregistratie en planning geïntegreerd worden in één toepassing. De inschrijver vervangt de bestaande hardware tijdsregistratieterminals door nieuwe hardware tijdsregistratieterminals. 

Het digitale planningsysteem toetst de opgemaakte planning af met de van toepassing zijnde Belgische en Europese wetgeving (o.a. sociale recht, publiek recht, …) alsook de van toepassing zijnde eigen interne regelgeving (o.a. arbeidsreglement, rechtspositieregeling, …) op het moment dat de planning opgemaakt wordt. Het digitale planningssysteem meldt eventuele fouten en geeft aan welke acties er ondernomen kunnen worden om conform de Belgische en Europese wetgeving en de interne regelgeving te zijn. De inschrijver onderhoudt de aangeboden oplossing en voert de nodige aanpassingen tijdig uit indien de Belgische of Europese wetgeving of de interne regeling wijzigt. 

Het digitaliseren van het planningsproces moet er o.a. voor zorgen dat de leidinggevenden en planners efficiënter kunnen werken alsook dat medewerkers meer betrokken worden in het planningsproces door bv. zelfroosteren waarbij de medewerker zelf hun gewenste (verlof)planning kunnen aangeven. Elke medewerker kan eenvoudig de persoonlijke planning raadplegen alsook een overzichtelijke samenvatting opvragen van de verschillende tellers (bv. verlof) die van toepassing zijn voor desbetreffende medewerker De digitale planningstool is ook mobiel beschikbaar voor alle medewerkers van het ziekenhuis. Deze mobiele applicatie moet stelselmatig uitgerold kunnen worden. 

Voor de leidinggevenden, planners, medewerkers van de personeelsdienst en administrators voorziet de digitale planningstool vlotte en gebruiksvriendelijke rapportering van alle belangrijke informatie en parameters inzake planning en tijdsregistratie. Deze rapportering moet bestaan uit enerzijds het exporteren naar veelgebruikte bestandstypes zoals .pdf, .xlsx, ... alsook uit de mogelijkheid om te connecteren a.d.h.v. een API en raadplegen van de database vanuit een business intelligence toepassing van onze eigen organisatie. 

De digitale planningstool moet eenvoudig, foutloos en vlot gekoppeld worden met ons personeelspakket (Zorgi - HRM) om bv. het opgenomen verlof door te sturen. De koppeling moet naast met het huidig ook met andere personeelspakketten tot stand kunnen gebracht worden. 

De digitale planningstool moet minstens 4.000 medewerkers (incl. derden zoals interims, stagiairs, consultants, …) kunnen ondersteunen. Een uitbreiding van het aantal medewerkers mag geen enkele negatieve invloed hebben op de software prestaties en de aangeboden functionaliteiten. 

Het uitrollen van het digitaal planningssysteem moet stapsgewijs gebeuren en moet rekening houden met de wensen/noden van elke specifieke ziekenhuisdienst. Wij verwachten ondersteuning bij de uitrol en de nodige opleiding binnen onze organisatie voor het gebruik van deze tool.
Implementatie en onderhoud van een digitaal, geïntegreerd tijdsregistratie- en planningssysteem voor personeel


Winner: Raad van state
Number of bids: 2