Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-09-14
Buyer: Stadt Ellwangen
Country: DE
Region: Ostalbkreis
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72512000: Document management services
Submission deadline: 2016-10-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Rahmenvertrag zur Beschaffung der Einführung elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen der Stadt Ellwangen.
Rahmenvertrag zur Beschaffung der Einführung elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen der Stadt Ellwangen
— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate);
— Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung in Ellwangen oder einem Umkreis von 200 km, Anzahl an technischen
— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 000 000 für Sachschäden je Schadensfall
— Eigenerklärung zur Kenntlichmachung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen (Formblatt 3);
— Merkblatt für die Abgabe der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben
des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG)
— Unbedenklichkeitsnachweise der Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind;
— Erklärung über den Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre und des Umsatzes mit dieser Ausschreibung vergleichbarer Leistungen (Formblatt 7);
— Referenzliste: Benennung von mindestens drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen
Dokumentenmanagements in mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten
Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt
a. Arbeitsplätze/Sachgebiete im Kernbereich sowie in den Bereichen Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing;
— Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung(keine Vertriebszertifikate| Zertifizierungen gem.

Eligibility requirements: — Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate); — Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung in Ellwangen oder einem Umkreis von 200 km, Anzahl an technischen Mitarbeitenden an diesem Standort); — Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 000 000 für Sachschäden je Schadensfall Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit (Formblatt 2); — Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter als 6 Monate); — Eigenerklärung zur Kenntlichmachung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen (Formblatt 3); — Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (Formblatt 4); — Merkblatt für die Abgabe der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG) (Formblatt 5); — Verpflichtungserklärung Datenschutzgesetz (Formblatt 6). — Unbedenklichkeitsnachweise der Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind; — Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben; — Erklärung über den Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre und des Umsatzes mit dieser Ausschreibung vergleichbarer Leistungen (Formblatt 7); — letztverfügbarer Jahres- oder Geschäftsbericht. — Referenzliste: Benennung von mindestens drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt (Formblatt 8) Vergleichbarkeit: a. Arbeitsplätze/Sachgebiete im Kernbereich sowie in den Bereichen Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing; b. Serverbetriebssystem Linux — Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung(keine Vertriebszertifikate| Zertifizierungen gem. Anforderungen/z. B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens). Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise; — Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen, idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können – bis auf die vorgesehene Projektleitung – anonymisiert gemacht werden zur Antragsabgabe. Es ist verbindlich zu erklären, dass dieses Projektteam zum wettbewerblichen Dialog zur Verfügung steht. Diese Personen sind dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss; — Nachweis Projekterfahrung mit digitaler Signatur (nicht notwendig aus kommunalen Bereich).
— Unbedenklichkeitsnachweise der Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind; — Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben; — Erklärung über den Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre und des Umsatzes mit dieser Ausschreibung vergleichbarer Leistungen (Formblatt 7); — letztverfügbarer Jahres- oder Geschäftsbericht.
— Referenzliste: Benennung von mindestens drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in mindestens 3 kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt (Formblatt 8) Vergleichbarkeit: a. Arbeitsplätze/Sachgebiete im Kernbereich sowie in den Bereichen Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing; b. Serverbetriebssystem Linux — Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung(keine Vertriebszertifikate| Zertifizierungen gem. Anforderungen/z. B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens). Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise; — Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen, idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können – bis auf die vorgesehene Projektleitung – anonymisiert gemacht werden zur Antragsabgabe. Es ist verbindlich zu erklären, dass dieses Projektteam zum wettbewerblichen Dialog zur Verfügung steht. Diese Personen sind dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss; — Nachweis Projekterfahrung mit digitaler Signatur (nicht notwendig aus kommunalen Bereich).