Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-01-06
Buyer: Danske Spil A/S
Country: DK
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000 | 72240000 | 72250000: System and support services | 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 4200000 DKK
Submission deadline: 2023-02-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Danske Spil A/S udbyder kontrakt om standardsoftware i form af et lønsystem med dertilhørende out-sourcet lønadministrationsfunktion. Kontrakten vedrører således både lønsystemet og lønadministrationen. Systemet skal være implementeret og i drift d. 1. juli 2023. Lønsystemet skal, i samme løsning, kunne håndtere flere selskaber. Danske Spil koncernen består for nuværende af Danske Spil A/S, Danske Lotteri Spil A/S, Danske Licens Spil A/S, Det Danske Klasselotteri A/S og Elite Gaming A/S (samlet Danske Spil koncernen). Lønsystemet skal være og kunne opdateres i overensstemmelse med gældende lovgivning på området, samt ændringer heri, herunder, men ikke begrænset til, ferieloven, bogføringsloven samt relevant lovgivning på skatteområdet eksempelvis krav vedr. registrering af p-numre for lønmodtagere. Danske Spil A/S varetager lønkørsel/udbetaling for alle selskaber i koncernen. Danske Spil A/S er derfor alene kontraktpart samt ordregiver i dette udbud.
Som anført i bekendtgørelsens pkt. II.1.4) vedrører udbuddet en kontrakt om lønsystem og lønadministration til Danske Spil koncernen. Lønudbetalingen mv. varetages af Danske Spil A/S. Danske Spil koncernen består på nuværende tidspunkt af cirka 500 ansatte, som er fordelt på månedslønnede, timelønnede, deltidsansatte, direktion uden ferie, elever med fritvalgsordning og flere forskellige vagtordninger, hvor alle er bagudlønnet. Da antallet af ansatte er dynamisk, skal systemet være skalerbart både i op- og nedadgående retning. Systemet skal tilrettelægges, så fejllister undgås. Der skal derfor være en høj grad af strakskontrol ved indberetningen, så fejl kan rettes, inden indberetningen sendes. Alle nødvendige fejllister skal være digitalt tilgængelige for centrale og decentrale brugere. It-understøttelsen skal indrettes således, at afvigelser fra de normale udbetalinger minimeres. Danske Spil har behov for, at der efter den månedlige lønkørsel leveres følgende:
Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter af følgende årsag: Lønsystemet og de dertilhørende ydelser vedrørende lønadministration, support mv. vurderes at være så nært tilknyttet, at kontrakten ikke meningsfuldt kan opdeles, samt at ordregiver ved at gennemføre udbud af én samlet kontrakt, kan opnå stordriftsfordele.
En sammenlignelig leverance jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år inden tilbudsfristen.
Kun referencer, der vedrører leverancer som er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om minimumskravet til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, som vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af leverancens indhold, samt tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen.  Endvidere bedes referencen indeholde dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 1 reference, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 1 reference, vil der alene blive lagt vægt på den nyeste reference ved vurderingen af, om minimumskravet til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilken reference, der er den nyeste reference, vil referencen blive udvalgt ved lodtrækning.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3).
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.
Tilbudsgiver skal have udført mindst en (1) kontrakt om levering af lønsystem og varetagelse af lønadministration i løbet af de sidste 3 år inden tilbudsfristen. Kravet kan ikke opfyldes ved to forskellige referencer, hvor en reference særskilt vedrører et lønsystem og en anden særskilt vedrører lønadministration.  Kravet skal således opfyldes ved en samlet reference omfattende både levering af lønsystem samt varetagelse af lønadministration
Kontrakten stiller krav om overholdelse af gældende lovgivning på området, samt ændringer heri, herunder, men ikke begrænset til, ferieloven, persondatalovgivningen, bogføringsloven, relevant lovgivning på skatteområdet eksempelvis krav vedr. registrering af p-numre for lønmodtagere samt Danske Spils Code of Conduct.
Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via det elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.


Award value: 4200000