Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2018-02-22
Buyer: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72268000: Software supply services
Estimated value: 209000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Ziel der Maßnahme war der Abschluss eines Vertrages über die Nutzung und die Pflege von Softwareprodukten sowie die Neulizenzierung von Softwareprodukten der Firma IBM. Bislang bestand für Softwareprodukte der Firma IBM ein Enterprise Software & Service Vertrag zwischen dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio und der IBM Deutschland GmbH, der am 31.12.2017 endete. Durch den geschlossenen Vertrag sind alle eingesetzten Softwareprodukte des Herstellers IBM für die anschließende Laufzeit vom 1.1.2018 bis zum 31.12.2020 lizenziert worden. Die Softwareprodukte lassen sich grundsätzlich in 3 Kategorien der Lizenzierung einteilen: MLC‐Produkte „Monthly License Charge“, OTC‐Produkte „One Time Charge“ und PA-Produkte „Passport Advantage“.
— Nutzungsvertrag über die vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio ausgeschriebenen IBM Softwareprodukte (OTC, MLC, PA). Möglichkeit der Aufnahme weiterer Miet‐ und/oder Kauflizenzen zu den dort genannten Konditionen bzw. Möglichkeit der Herausnahme von Miet- und/oder Kauflizenzen für IBM Standardsoftware aus dem Vertrag,
— Möglichkeit der Anhebung von Softwareprodukten auf neuere Versionsstände während der Vertragslaufzeit,
Unter Subscription & Support wird sowohl die Bereitstellung der neuesten Softwareversionen (Subscription) als auch die Softwarepflege inkl. technischer Unterstützung (Support) verstanden. Der Begriff Support umfasst darüber hinaus die Berechtigung des Kunden bei dem Auftreten eines Fehlers jederzeit (24x7) auf verschiedene technische Unterstützungsleistungen des Herstellers zuzugreifen. Diese Unterstützungsleistungen umfassen zum Beispiel telefonische Unterstützung, unbegrenzte Anzahl von Störungsmeldungen, Zugriff auf die Software Support Internetseite des Herstellers mit der Möglichkeit Störungsmeldungen aufzugeben und zu verfolgen sowie Zugriff auf den Software Support Guide des Herstellers. Eine Gesamtliste aller vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio benötigten Produkte wurde dem Bieter im Vergabeverfahren mit Hilfe der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Für die Produkte, die lizenziert sind, aber nicht Teil der Vergabeunterlagen (bspw. Leistungsbeschreibung) sind, wird kein Subscription & Support (S&S) bzw. keine Wartung benötigt. Weitere Angebotsoptionen, wie z.B. Unterstützungsleistungen für die Einführung von neuen Produkten oder Produktversionen konnten im Vergabeverfahren angeboten werden. Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio erwartete, dass der Bieter entweder im Verhandlungstermin oder im Rahmen des Erstangebots erläutert, inwieweit auch während der Vertragslaufzeit Änderungen am Produktportfolio bzw. am Lizenzumfang (Zu‐ und Abmeldung von Softwareprodukten) vorgenommen werden können und welche wirtschaftlichen Auswirkungen eine Abkündigung von Produkten hat. Durch den Bieter war zu gewährleisten, dass die Erstellung und Aktivierung des Vertrages bis spätestens zum 1.1.2018 erfolgt.
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio hat eine Voruntersuchung durchgeführt. In diesem Rahmen hat sich herausgestellt, dass zur Sicherstellung des Produktionsumfeldes für den Beitragseinzug und zur Minimierung des Ausfallrisikos bei einem Einsatz von unterschiedlichen Wartungsgebern ein Wartungsvertrag direkt mit der IBM Deutschland GmbH abgeschlossen werden muss. Da vor allem der Lizenzbedarf der zentralen Datenbankplattform, die den Kern des Produktionsumfeldes für den Beitragseinzug darstellt, sich sowohl auf MLC-Produkte als auch auf OTC-Produkte erstreckt, ist es aus fachlicher Sicht zur umgehenden Wiederherstellung des Produktionsbetriebes im Fehlerfall unbedingt notwendig, dass im Rahmen des Supports für die Produkte eines Herstellers nicht verschiedene Wartungsgeber zuständig sind. Andernfalls bestünde im Störfall die Gefahr, dass aufgrund der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten Zuständigkeiten nicht klar verteilt wären und Maßnahmen zur Wiederherstellung der Dienste nur mit erheblicher Zeitverzögerung zu erwarten wären.
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio hat im Vorfeld mit externer Unterstützung verschiedene Vertragskonstruktionen geprüft und ist zu dem Ergebnis gekommen, dass ein ESSO-Vertrag neben erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen auch zu zusätzlichen Leistungsumfängen (z.B. CBA, zusätzliche Supportkontingente) führen kann, die in dieser Konstellation wiederum ausschließlich durch den Hersteller erbracht werden können.
Zudem sprechen nachfolgende positive Aspekte für den Abschluss eines ESSO-Vertrages direkt mit der IBM GmbH:
— gleiche Quartalsrechnungen innerhalb eines Berechnungszeitraums (BRZ), d. h. keine Rechnungsprüfung mehr erforderlich,
Aufgrund der mit dem Abschluss eines ESSO verbundenen erheblichen Vorteile im hat sich der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio letztlich für den Abschluss eines ESSO entschieden. Dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio ist von der IBM schriftlich bestätigt worden, dass der ESSO ein exklusives Produkt der IBM ist, welches nicht von Business Partnern angeboten werden kann. Aus diesem Grund wurde das Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren ohne vorherige Vergabebekanntmachung und ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb nur mit der IBM GmbH als Bieter gemäß § 17, 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b.) VgV durchgeführt.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des geschlossenen Vertrags 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union beträgt (vgl. § 135 Abs. 2 S. 2 GWB).


Winner: IBM Deutschland GmbH
Award value: 209000
Number of bids: 1