Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-08-19
Buyer: Alte Oper Frankfurt Konzert- und Kongresszentrum GmbH
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 79713000: Guard services | 79714000: Surveillance services | 79715000: Patrol services | 79992000
Submission deadline: 2025-09-15

Technical requirements: Die Alte Oper Frankfurt Konzert- und Kongress GmbH betreibt das Gebäude der Alten Oper Frankfurt (AOF) am Opernplatz in Frankfurt als Konzert- und Kongresshaus. Zum geordneten und sicheren Ablauf der Veranstaltungen in der AOF werden insbesondere Sicherheits- und Bewachungsdienste (inkl. Pfortendienst, der in seiner wichtigen Schnittstellenfunktion für das gesamte Haus u.a. sowohl Empfangs- als auch Sicherheits- und Bewachungsaufgaben übernimmt) sowie ein Ordnungsdienst benötigt. 

Neben den Eigenveranstaltungen der AOF wird das Haus auch zur Durchführung sog. Fremdveranstaltungen vermietet. Das Veranstaltungsspektrum reicht von Symphoniekonzerten, Liederabenden, Klavierrecitals, Chorveranstaltungen, Veranstaltungen für Kinder und Familien über Musicals, Popkonzerte, Kabarett bis hin zu großen internationalen Kongressen, Tagungen und Bällen.
Eigenerklärung zum Netto-Jahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, d.h. ausschließlich für die den unter Ziffer 5.1 der Vorinformation ausgeschriebenen Leistungen entsprechenden Tätigkeiten – bezogen auf die Niederlassung, die im Auftragsfall zuständig ist.

Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.

- Auswahlkriterien zur Reduzierung des Bewerberkreises - Netto-Jahresumsatz gemäß den vorstehenden Anforderungen (30 % / max. 9 Punkte):

Umsatz (pro Jahr) ≥ 3 Mio. €: 3 Punkte
Umsatz (pro Jahr) ≥ 2 Mio. €: 2 Punkte
Umsatz (pro Jahr) ≥ 1 Mio. €: 1 Punkt
Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenanzahl in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, d.h. ausschließlich für die den unter Ziffer 5.1 der Vorinformation ausgeschriebenen Leistungen entsprechenden Tätigkeiten – bezogen auf die Niederlassung, die im Auftragsfall zuständig ist. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards
- Nachweis über mindestens 50 betriebsangehörig beschäftigte Hostessen/Hosts (Ordnungsdienste) in der für den Auftrag zuständigen Niederlassung angemeldet in der Sozialversicherung des bewerbenden Unternehmens in jedem der genannten Jahre (Hinweis: Leiharbeiter auf Basis AÜG sind keine Betriebsangehörige.) - mindestens 10 davon müssen nach § 34a GewO zertifiziert sein und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsdienst ähnliche Position haben
- Nachweis über mindestens 50 betriebsangehörig beschäftigte Wachleute (Pfortendienste) in der für den Auftrag zuständigen Niederlassung angemeldet in der Sozialversicherung des bewerbenden Unternehmens in jedem der genannten Jahre (Hinweis: Leiharbeiter auf Basis AÜG sind keine Betriebsangehörige.) - mindestens 10 davon müssen nach § 34a GewO zertifiziert sein und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsdienst ähnliche Position haben

- Auswahlkriterien zur Reduzierung des Bewerberkreises (insgesamt 40 %)

• Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenanzahl gemäß den vorstehenden Anforderungen (20 % / max. 9 Punkte):

Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 250: 3 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 100: 2 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 50: 1 Punkt

• Durchschnittliche jährliche Anzahl von betriebsangehörig beschäftigten Ordnungsdiensten (Hostessen/Hosts) gemäß den vorstehenden Anforderungen (20 % / max. 9 Punkte):

Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 250: 3 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 100: 2 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 50: 1 Punkt
Aktueller Auszug (nicht älter als 90 Tage) aus dem Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung. Bei Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist stattdessen eine rechtsverbindliche Eigenerklärung zu Geschäftszweck und Vertretungsregelung vorzulegen. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.
Eigenerklärung zur bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherer bzw. Erklärung, dass im Beauftragungsfall eine Versicherung in geforderten Umfang und Höhe abgeschlossen wird. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.
Die Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung muss folgende Mindestdeckungs¬summen haben:
- für Personenschäden: 5 Mio. EUR 
- und Sach- und Vermögensschäden: 5 Mio. EUR
jeweils pro Versicherungsjahr zweifach maximiert.
(umfasst auch abhandenkommen bewachter Sachen und Schlüsselverlust)

Eligibility requirements: Eigenerklärung zum Netto-Jahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, d.h. ausschließlich für die den unter Ziffer 5.1 der Vorinformation ausgeschriebenen Leistungen entsprechenden Tätigkeiten – bezogen auf die Niederlassung, die im Auftragsfall zuständig ist.

Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.

- Auswahlkriterien zur Reduzierung des Bewerberkreises - Netto-Jahresumsatz gemäß den vorstehenden Anforderungen (30 % / max. 9 Punkte):

Umsatz (pro Jahr) ≥ 3 Mio. €: 3 Punkte
Umsatz (pro Jahr) ≥ 2 Mio. €: 2 Punkte
Umsatz (pro Jahr) ≥ 1 Mio. €: 1 Punkt
Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenanzahl in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, d.h. ausschließlich für die den unter Ziffer 5.1 der Vorinformation ausgeschriebenen Leistungen entsprechenden Tätigkeiten – bezogen auf die Niederlassung, die im Auftragsfall zuständig ist. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards
- Nachweis über mindestens 50 betriebsangehörig beschäftigte Hostessen/Hosts (Ordnungsdienste) in der für den Auftrag zuständigen Niederlassung angemeldet in der Sozialversicherung des bewerbenden Unternehmens in jedem der genannten Jahre (Hinweis: Leiharbeiter auf Basis AÜG sind keine Betriebsangehörige.) - mindestens 10 davon müssen nach § 34a GewO zertifiziert sein und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsdienst ähnliche Position haben
- Nachweis über mindestens 50 betriebsangehörig beschäftigte Wachleute (Pfortendienste) in der für den Auftrag zuständigen Niederlassung angemeldet in der Sozialversicherung des bewerbenden Unternehmens in jedem der genannten Jahre (Hinweis: Leiharbeiter auf Basis AÜG sind keine Betriebsangehörige.) - mindestens 10 davon müssen nach § 34a GewO zertifiziert sein und mindestens 5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsdienst ähnliche Position haben

- Auswahlkriterien zur Reduzierung des Bewerberkreises (insgesamt 40 %)

• Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenanzahl gemäß den vorstehenden Anforderungen (20 % / max. 9 Punkte):

Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 250: 3 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 100: 2 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 50: 1 Punkt

• Durchschnittliche jährliche Anzahl von betriebsangehörig beschäftigten Ordnungsdiensten (Hostessen/Hosts) gemäß den vorstehenden Anforderungen (20 % / max. 9 Punkte):

Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 250: 3 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 100: 2 Punkte
Beschäftigtenanzahl (pro Jahr) ≥ 50: 1 Punkt
Aktueller Auszug (nicht älter als 90 Tage) aus dem Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung. Bei Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist stattdessen eine rechtsverbindliche Eigenerklärung zu Geschäftszweck und Vertretungsregelung vorzulegen. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.
Eigenerklärung zur bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherer bzw. Erklärung, dass im Beauftragungsfall eine Versicherung in geforderten Umfang und Höhe abgeschlossen wird. Die vorstehend geforderte Eigenerklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit der Interessensbestätigung - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn und Verlustrechnungen.
Die Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung muss folgende Mindestdeckungs¬summen haben:
- für Personenschäden: 5 Mio. EUR 
- und Sach- und Vermögensschäden: 5 Mio. EUR
jeweils pro Versicherungsjahr zweifach maximiert.
(umfasst auch abhandenkommen bewachter Sachen und Schlüsselverlust)
Für die Sicherheitsdienste: Nachweis der Zertifizierung des Unternehmens gemäß DIN 77200 oder gleichwertig (jeweils gültig für die ausführende Niederlassung). Als „gleichwertig“ im Sinne der VgV gelten Bescheinigungen, wenn sie auf einschlägigen europäischen und internationalen Normen beruhen und von akkreditierten Stellen zertifiziert sind.

Für die Ordnungsdienste: Nachweis der Zertifizierung des Unternehmens gemäß DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig oder DIN 77200 oder gleichwertig (jeweils gültig für die ausführende Niederlassung). Als „gleichwertig“ im Sinne der VgV gelten Bescheinigungen, wenn sie auf einschlägigen europäischen und internationalen Normen beruhen und von akkreditierten Stellen zertifiziert sind.
Angabe von mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren wertungsfähigen Referenzen 
-	für den Bereich Ordnungsdienste und 
-	für den Bereich Sicherheitsdienste inklusive Pfortendienste. 
Eine Referenz ist dann wertungsfähig und vergleichbar, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind: 
1.	Für den Bereich Ordnungsdienste
-	Der Abschluss der Referenz darf nicht länger als 4 Jahre zurückliegen. Bei noch nicht abgeschlossenen Leistungen muss die Leistung seit mindestens einem Jahr bereits erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge.
-	Die Einrichtung, in der die Leistung der Ordnungsdienste erbracht wurde, muss eine vergleichbare Komplexität des Gebäudes und seiner Nutzung aufweisen (Veranstaltungszentren, Kulturhäusern, große Kinocenter oder vergleichbare multifunktionale Einrichtungen)
Es sind zum Nachweis der Eignung mindestens 2 Referenzen einzureichen, die die vorgenannten Anforderungen erfüllen. 

2.	Für den Bereich der Sicherheitsdienste (inkl. Pforte)  
-	Der Abschluss der Referenz darf nicht länger als 4 Jahre zurückliegen. Bei noch nicht abgeschlossenen Leistungen muss die Leistung seit mindestens einem Jahr bereits erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge.
-	Die Einrichtung, in der die Leistung der Sicherheitsdienste (inkl. Pforte) erbracht wurde, muss eine vergleichbare Komplexität des Gebäudes und seiner Nutzung aufweisen (Veranstaltungszentren, Kulturhäusern, große Kinocenter oder vergleichbare multifunktionale Einrichtungen)
Es sind zum Nachweis der Eignung mindestens 2 Referenzen einzureichen, die die vorgenannten Anforderungen erfüllen.  Davon muss mindestens eine Referenz sein, die einen 24 h- Tages- und Nachpfortendienst zum Inhalt hat.

Bei Bewerbergemeinschaften müssen die Referenzen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft nur für die Teilleistung erbracht werden, für deren Erbringung das jeweilige Unternehmen nach der von der Bewerbergemeinschaft vorgesehenen Aufgabenteilung vorgesehen ist.

Für jede Referenz sind folgende Angaben abzugeben:
•	Angabe einer Kurzbeschreibung über Einsatz- und Tätigkeitsfeld
•	Auftraggeber und dortiger Ansprechpartner der Leistung 
•	Auftragsort mit Anschrift
•	Zeitraum Dauer der Leistungserbringung (mit Angabe MM/JJJJ - MM/JJJJ)  

Referenzen, die beide Bereiche abdecken, können verwendet werden, sofern die erforderliche Anzahl der Referenzen aus den Bereichen Ordnungsdienstleistung und Sicherheitsdienstleistung eingereicht wurde. 
Es werden maximal die besten 4 Referenzen der Auswahlentscheidung zu Grunde gelegt. Bei der Ermittlung der besten wertungsfähigen Referenzen werden alle eingereichten Referenzen bewertet.

- Auswahlkriterien zur Reduzierung des Bewerberkreises (30 % / max. 12 Punkte):

Referenzschreiben des Auftraggebers zu Qualitäten gemäß den vorstehenden Anforderungen
Die Aussagen im Schreiben zur Leistungserbringung im Rahmen der Referenz sind in Bezug auf die Vergleichbarkeit der Inhalte sowie die Qualität der Leistungserbringung positiv: 3 Punkte
Die Aussagen im Schreiben zur Leistungserbringung im Rahmen der Referenz sind in Bezug auf die vorgenannten Punkte neutral: 1,5 Punkte
Die Aussagen im Schreiben zur Leistungserbringung im Rahmen der Referenz sind in Bezug auf die vorgenannten Punkte negativ oder das Schreiben fehlt: 0 Punkte
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte 
unternehmensbezogenen Unterlagen bzw. fehlende oder unvollständige rein 
leistungsbezogene Unterlagen können vom Auftraggeber von allen 
betroffenen Bewerbern/Bewerbergemeinschaften unter Setzung einer Frist 
gemäß § 56 Abs. 4 VgV nachgefordert werden.
Das eingesetzte Personal muss über folgende Sprachkenntnisse verfügen: 

•	der eingesetzte Objektmanager muss über hinreichende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1 (deutsch)/B2 (englisch) Sprachniveau nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen) verfügen
•	1 Pfortendienstarbeiter, der im Einsatz ist, muss über hinreichende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1 (deutsch)/B2 (englisch) Sprachniveau nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen) verfügen
•	die eingesetzten Sicherheitsdienstmitarbeiter müssen über hinreichende mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 (deutsch)/B2 (englisch) Sprachniveau nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen) verfügen
•	die eingesetzten Hostessen/Hosts müssen über hinreichende mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 (deutsch)/B2 (englisch) Sprachniveau nach dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen) verfügen
Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist 
ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (1) der Antragsteller den geltend 
gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des 
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb 
einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 
Absatz 2 bleibt unberührt, (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund 
der Vorinformation erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der 
Vorinformation benannten Frist zur Interessensbestätigung oder zur 
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3) Verstöße gegen 
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht 
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Interessensbestätigung oder zur 
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4) mehr als 15 
Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht 
abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf 
Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 
134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Alte Oper Frankfurt Konzert- und Kongress GmbH betreibt das Gebäude der Alten Oper Frankfurt (AOF) am Opernplatz in Frankfurt als Konzert- und Kongresshaus. Zum geordneten und sicheren Ablauf der Veranstaltungen in der AOF werden insbesondere Sicherheits- und Bewachungsdienste (inkl. Pfortendienst, der in seiner wichtigen Schnittstellenfunktion für das gesamte Haus u.a. sowohl Empfangs- als auch Sicherheits- und Bewachungsaufgaben übernimmt) sowie ein Ordnungsdienst benötigt. 

Neben den Eigenveranstaltungen der AOF wird das Haus auch zur Durchführung sog. Fremdveranstaltungen vermietet. Das Veranstaltungsspektrum reicht von Symphoniekonzerten, Liederabenden, Klavierrecitals, Chorveranstaltungen über Musicals, Popkonzerte, Kabarett bis hin zu großen internationalen Kongressen, Tagungen und Bällen.
Neben der AOF als Betreiber des Gebäudes gibt es verschiedene Dauermieter sowohl im Gebäude, als auch für Veranstaltungen.
Ziele der Ausschreibung bzw. Vergabe der Leistungen sind:
	–	Gewährleistung der Sicherheit bei Veranstaltungen
–	Sicherstellung der Servicequalität und damit Zufriedenheit von Besuchern und Mitarbeitern AOF, Dienstleistern, Fremdfirmen etc.
–	Werterhalt der Gebäude und deren Einrichtungsgegenstände
–	Prozessoptimierung durch Nutzung von Synergien
–	Laufende Aktualisierung des Sicherheitskonzepts in Abstimmung mit dem AG

Winner: Alte Oper Frankfurt Konzert- und Kongresszentrum GmbH