Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2022-11-25
Buyer: Kreis Pinneberg
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services | 75131000
Submission deadline: 2023-01-09
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Im Rahmen der Bundesförderung "Gesundheitsamt 2025" steigern wir den Digitalisierungsgrad des Gesundheitsamtes. Das Projekt verfolgt das Ziel einer Steigerung der digitalen Reife über die verschiedenen Dimensionen hinweg. Es setzt sich aus sieben Teilprojekten zusammen, die dimensionsübergreifende Entwicklungen ermöglichen und das Gesundheitsamt widerstandsfähiger gegenüber Krisen und den Herausforderungen der Digitalisierung aufstellen. Dabei steht stets auch die Verknüpfung und Anbindung zu den existierenden Strukturen der Kreisverwaltung Pinneberg als Gesamtes im Blickfeld. Zur Begleitung und Unterstützung bei der Umsetzung des Projektes wird eine externe Projektmanagementorganisation (PMO) eingesetzt werden, die die Teilprojekte koordiniert. Sie wird dabei von Mitarbeitenden aus dem Fachdienst Gesundheit, dem E-Government und der Organisationsabteilung der Kreisverwaltung Pinneberg unterstützt. Die hier ausgeschriebene Leistung deckt zwei Maßnahmen aus dem Gesamtprojekt ab.
Die Kernprozesse des Gesundheitsamtes, insbesondere des Infektionsschutzes, sollen systematisch dahingehend untersucht werden, ob und ggf. in welchem Maße sie sich für die Digitalisierung eignen. Hierfür sollen Kriterien entwickelt und ein Bewertungssystem etabliert und angewendet werden. Anhand des Bewertungssystems soll das Potential für die Digitalisierung analysiert und eine Priorisierung für die zu digitalisierenden Prozesse vorgenommen werden. Auch bei neu hinzukommenden Aufgaben, z.B. in Krisen, kann so eine initiale Bewertung von Prozessen im Hinblick auf das Digitalisierungspotential schnell erfolgen.
Die im Teilprojekt M2 identifizierten Prozesse, die sich für eine Digitalisierung eignen, sollen einheitlich nach einem Konzept mit Softwareunterstützung (IBO Prometheus) formal in BPMN 2.0 dokumentiert werden. Außerdem soll eine Prozesslandkarte erstellt werden zum übersichtlichen und anwendergerechter Einstieg in die Prozessdokumentationen. Eine regelhafte Überprüfung und Aktualisierung der Prozessdokumentation ist vorgesehen. Dabei stehen nicht nur die durch die Herausforderungen der Pandemie neu entstandenen Prozesse im Vordergrund, sondern alle identifizierten Prozesse mit Potential zur Digitalisierung in allen Bereichen des Gesundheitsamtes. Diese sollen mit den notwendigen Schnittstellen dokumentiert und auf Verbesserungen im Ablauf unter Nutzung digitaler Anwendungen und Schnittstellen untersucht werden. Entsprechende Anwendungen werden in die Prozesse integriert, so dass Fehler und Doppelarbeit vermieden und die Prozesse beschleunigt werden. Die entstandenen Dokumente werden den an den Prozessen beteiligten Mitarbeitenden auf einer online verfügbaren Plattform zur Verfügung gestellt und tragen auch zur besseren Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und zur Sicherstellung einheitlicher Abläufe bei. Die digitalisierten Prozesse sollen anhand von z. B. in Workshops entwickelten Kennzahlen evaluiert und hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz überprüft werden.
Bieterfragen sind bis zum 21.12.2022 zu stellen, damit eine Beantwortung vor Ablauf der Angebotabgabefrist gewährleistet werden kann. Eventuell kann es diesbezüglich zwischen dem 23.12.2022 bis 02.01.2023 zu Verzögerungen kommen.
Die Eintragung im Beruf- oder Handelsregister ist auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen einzureichen.
Folgende Unterlagen, sofern zutreffend,  sind auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen vom Bieter und ggf. Nachunternehmer einzureichen:
- Angabe des Umsatzes der letzten drei Geschäftsjahre mit folgenden zusätzlichen Nachweisen: Nachgewiesener Umsatz i.H.v. mindestens 600.000,- € je Geschäftsjahr;
- Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug und Eintragung in der Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. bei der Industrie- und Handelskammer;
- rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen Insolvenzplanes angegeben wurde);
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist;
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt,
Folgende Unterlagen, sofern zutreffend,  sind auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen vom Bieter und ggf. Nachunternehmer einzureichen:
- Nachweis der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren mit folgenden Mindestanforderungen: durchschnittliche Mindestbeschäftigtenanzahl: 15;
- Nachweis von mind. 3 nachprüfbaren und vergleichbaren Referenzen aus den letzten 3 Jahren. Eine Referenz gilt als „vergleichbar“, wenn Projekte zur Digitalisierung von Prozessen und Prozessanalyse für den öffentlichen Dienst oder dem Gesundheitswesen durchgeführt wurden.
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (DIHK). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf Verlangen nachzuweisen, dass die vorgesehenen Nachunternehmen präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen.

Eligibility requirements: Die Eintragung im Beruf- oder Handelsregister ist auf Verlangen der Zentralen Vergabestelle binnen von 6 Kalendertagen einzureichen.