Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-07-04
Buyer: SWE Service GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Geplant ist die Ablösung von einer aktuellen Zwei-Mandantenlösung, der beiden heutigen Mandanten (001 und 002) im SAP R/3, und die Transformation auf eine Ein-Mandantenlösung SAP S/4HANA Enterprise Management. Die Einführung des SAP-Systems stellt ein komplexes Vorhaben dar, bei dem verschiedene Einflussfaktoren, Abhängigkeiten und Auswirkungen berücksichtigt werden müssen. Aufgrund der Komplexität einer solchen Transformation beschäftigen sich die beiden Shared Service Gesellschaften der SWE Gruppe bereits seit 2019 mit dem Thema SAP S/4HANA. Sie starteten im April 2019 mit der Teilnahme am Adoption Starter Engagement der SAP. Ziel war es, die vorhandene Systemlandschaft der SWE Gruppe zu analysieren und einen Überblick über die von einer Transformation zu dem ERP Nachfolger S/4HANA betroffenen Komponenten zu erhalten. Aufbauend auf den erzielten Ergebnissen hat die SWE Service GmbH 2020 eine Vorstudie in Auftrag gegeben, mit dem Ziel, die im Einsatz befindlichen SAP ERP 6.0-Anwendungen vor dem Hintergrund einer Migration nach SAP S/4HANA gesamthaft analysieren und ein entsprechendes Vorgehensmodell erstellen zu lassen. Im Fokus der Vorstudie stand das aktuelle SAP R/3 ERP mit seinen fachspezifisch ausgeprägten Prozessen. Im Rahmen der Vorstudie wurde (aus-schließlich für die Prozesse der SWE Service GmbH) eine fachliche und technische Ist-Analyse sowie Soll-Konzeptionierung der Migration nach SAP S/4HANA durchgeführt. Ergänzt wurden diese durch Analysen zur Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation bzw. -struktur sowie Verantwortlichkeiten.
Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration auf das SAP-System dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Um die speziellen Anforderungen des Auftraggebers an das neue SAP-System detailliert zu identifizieren und festzuhalten sowie um zu dokumentieren, wie diese Prozesse im neuen SAP-System abgebildet werden können, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und unter Anwendung der Vorgaben von SAP Activate entsprechende Analysen vornimmt und ein Feinkonzept erstellt, in dem wie bei einem sogenanntes Business Scenario Design Document dargestellt wird, wie das neue SAP-System eingestellt und angepasst werden muss, um den Anforderungen des Auftraggebers zu entsprechen.
Das ausgeschriebene Projekt umfasst darüber hinaus die Installation der SAP-Standardsoftware sowie die Anpassung und Implementierung eines voll funktionsfähigen, integrierten SAP-Systems auf der Basis der SAP-Standardsoftware konform zu den Anforderungen an ein SAP Customer COE einschließlich der benötigten Schulungen; hierfür übernimmt der Auftragnehmer die Gesamtprojektverantwortung. Die notwendigen Nutzungsrechte für das SAP-System (Lizenzen) stellt der Auftraggeber bei, sie liegen nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers. Der Auftraggeber beabsichtigt, den Auftragnehmer mit der Transformation des bestehenden SAP R/3 der Stadtwerke Erfurt Gruppe zum SAP S/4HANA -System zu beauftragen.
Der Auftraggeber sucht zur Erbringung dieser Leistungen ein hochqualifiziertes SAP-Systemhaus/ Beratungshaus mit dem SAP-Partnerstatus „Silber“ (oder höher), welches über langjährige Erfahrungen in der IT- und Prozessberatung verfügt sowie Branchenkenntnisse im öffentlichen Sektor und der Versorgungswirtschaft vorweisen kann.
Projektbeginn: geplant 13.07.2023 Projektende: geplant zum 30.06.2025 (inkl. Hypercare-Phase) Zwischentermin: 31.12.2024 (Abschluss Transformation nach Inbetriebnahme- und Testphase)


Winner: Nagarro ES GmbH