Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-01-29
Buyer: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 48219300 | 48311000 | 48311100 | 48313000 | 48318000
Estimated value: 503500 EUR
Submission deadline: 2016-03-25
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (VBS) und entsprechenden Scankomponenten.
Die Übersteigung der regelmäßigen Rahmenvertragslaufzeit von vier Jahren ist aufgrund folgender Punkte erforderlich:
— die vollständige Migration der Altdaten der Auftraggeber vom alten DMS-System auf das neue DMS/VBS-System nimmt alleine ca. 2 Jahre in Anspruch;
— Aufgrund der Komplexität bei der hausweiten Einführung eines DMS/VBS-Systems für spezifische Prozesse in den Körperschaften, wird davon ausgegangen dass dies erst in 6-8 Jahren voll realisiert werden kann;
— die Kosten für die Einführung eines neuen DMS/VBS-Systems wird sich erst mit einer längeren Laufzeit amortisieren.
Die KommWis GmbH koordiniert im Auftrag kommunaler Körperschaften in Rheinland-Pfalz und des Zweckverbandes eGo-Saar die Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (im Folgenden DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (im Folgenden VBS) und entsprechenden Scankomponenten für die Länder Rheinland-Pfalz und Saarland (im Folgenden kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung). Ziel ist der Abschluss eines Überlassungsvertrages einer übertragbaren und nicht ausschließlichen Nutzungslizenz einer kommunalen DMS/VBS-Gesamtlösung mit daran angeschlossenen Support- und Wartungsleistungen.
— Unbefristete Überlassung übertragbarer, nicht ausschließliche Nutzungslizenz an der kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung mit den definierten Mindestfunktionen;
— Vollständige Migration der in den Verfahrensdokumentationen beschriebenen Altdaten der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;
— Vollständige Migration der in den Verfahrensdokumentationen beschriebenen Prozesse der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;
— Schulungsleistungen des Auftraggebers für die selbstständige Erbringung eines 1st- und 2nd-Level-Supports, sowie ggf. Schulungs- und Einführungsleistungen (u.a. Systemadministration, Fachadministration) und technisches Verfahrensmanagement (u.a. Update- und Release-Durchführung);
— Kostenlose Durchführung von Informationsveranstaltungen zu den Lizenzbedingungen, als auch den angebotenen Produkten und Dienstleistungen;
— Personelle Leistungen (u.a. Installationsleistungen, Konfigurationsleistungen, Entwicklungsleistungen, Beratungsleistungen, Vertriebsleistungen, Einführungsdienstleistungen und Projektmanagement);
— Softwarepflege und Softwarewartung (u.a. Fehlerbereinigung; Lieferung von Upgrades, Releases und Versionen);
— Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbar) mit Stand nach dem 01.11.2015 (siehe 1.1 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung Geschäftsgeheimnisse entsprechend GWB (siehe Nr. 4 Ausfüllformular und 1.5 Bewertungsmatrix);

Eligibility requirements: — Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbar) mit Stand nach dem 01.11.2015 (siehe 1.1 Bewertungsmatrix); — Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 6 EG VOL/A (siehe Nr. 1 Ausfüllformular und 1.2 Bewertungsmatrix); — Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 4 EG VOL/A (siehe Nr. 2 Ausfüllformular und 1.3 Bewertungsmatrix); — Eigenerklärung Schwarzarbeit (siehe Nr. 3 Ausfüllformular und 1.4 Bewertungsmatrix); — Eigenerklärung Geschäftsgeheimnisse entsprechend GWB (siehe Nr. 4 Ausfüllformular und 1.5 Bewertungsmatrix); — Tariftreueerklärung für Rheinland-Pfalz (siehe Nr. 5 Ausfüllformular und 1.6 Bewertungsmatrix); — Tariftreueerklärung für Saarland (siehe Nr. 6 Ausfüllformular und 1.7 Bewertungsmatrix); — Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLOG (siehe Nr. 7 Ausfüllformular und 1.8 Bewertungsmatrix). Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind diese Nachweise bzw. Eigenerklärungen von allen beteiligen Unternehmen einzureichen. Dies gilt nicht für die Tariftreueerklärungen, falls beabsichtigt wird, den öffentlichen Auftrag ausschließlich durch die Inanspruchnahme von Arbeitnehmern auszuführen, die bei einem Nachunternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässig sind. — DMS/VBS Mitarbeiterzahl im öffentlichen Bereich (I-Kriterium); — DMS/VBS Mitarbeiterzahl im kommunalen Bereich (I-Kriterium); — Prozentualer Anteil der Mitarbeiter (B-Kriterium; 5 %); — Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Abwicklung neuer Projekte“ (10 %); — Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Support“ (I-Kriterium); — Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Entwicklung“ (I-Kriterium); — Deutsche Sprache (A-Kriterium). — Verpflichtungserklärung Subunternehmen (A-Kriterium); — Einbindung von Subunternehmen und Bildung von Bewerbergemeinschaften ( A-Kriterium); — DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im öffentlichen Bereich (I-Kriterium); — Bewerberdarstellung (A-Kriterium); — DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im kommunalen Bereich (B-Kriterium; 10 %); — Prozentualer Anteil der DMS Projekte an den Gesamtaufträgen (50 %); — Prozentualer Anteil des DMS Jahresumsatzes an den Gesamtaufträgen (25 %). — Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (A-Kriterium); — Ablauf Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (I-Kriterium); — Lizenzrechte (A-Kriterium); — Beschreibung der grundlegenden Vorgehensweise bei einer DMS/VBS Einführung (I-Kriterium); — Art und Anzahl von Musterprozessen bei einer DMS/VBS Einführung (B-Kriterium; 18 %); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Fachverfahrens-Integrations-Projekten (B-Kriterium; 25 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Ersetzenden Scannen im HKR Bereich (B-Kriterium; 8 %); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“(B-Kriterium; 8 %); — Referenzen im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Frühes Scannen im HKR Bereich“ (B-Kriterium; 21 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Frühen Scannen im HKR Bereich (I-Kriterium); — Referenzen im Bereich: „Frühen Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ ( B-Kriterium; 12 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Posteingang/Postausgang/E-Akte (I-Kriterium); — Referenzen im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ (I-Kriterium); — Angaben zum Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (B-Kriterium; 8 %); — Referenzen im Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (I-Kriterium).
— Verpflichtungserklärung Subunternehmen (A-Kriterium); — Einbindung von Subunternehmen und Bildung von Bewerbergemeinschaften ( A-Kriterium); — DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im öffentlichen Bereich (I-Kriterium); — Bewerberdarstellung (A-Kriterium); — DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im kommunalen Bereich (B-Kriterium; 10 %); — Prozentualer Anteil der DMS Projekte an den Gesamtaufträgen (50 %); — Prozentualer Anteil des DMS Jahresumsatzes an den Gesamtaufträgen (25 %).
— Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (A-Kriterium); — Ablauf Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (I-Kriterium); — Lizenzrechte (A-Kriterium); — Beschreibung der grundlegenden Vorgehensweise bei einer DMS/VBS Einführung (I-Kriterium); — Art und Anzahl von Musterprozessen bei einer DMS/VBS Einführung (B-Kriterium; 18 %); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Fachverfahrens-Integrations-Projekten (B-Kriterium; 25 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Ersetzenden Scannen im HKR Bereich (B-Kriterium; 8 %); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“(B-Kriterium; 8 %); — Referenzen im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Frühes Scannen im HKR Bereich“ (B-Kriterium; 21 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Frühen Scannen im HKR Bereich (I-Kriterium); — Referenzen im Bereich: „Frühen Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium); — Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ ( B-Kriterium; 12 %); — Grundlegende funktionale Beschreibung vom Posteingang/Postausgang/E-Akte (I-Kriterium); — Referenzen im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ (I-Kriterium); — Angaben zum Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (B-Kriterium; 8 %); — Referenzen im Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (I-Kriterium).