Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2021-12-14
Buyer: Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH (BGE)
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72260000: Software-related services
Estimated value: 463312 EUR
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems mit integrierter Vorgangsbearbeitung in der BGE mbH
Die Beschaffung beinhaltet die Projektleitung, Unterstützung und Implementierung einer Software für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem mit E-Akte und integrierter Vorgangsbearbeitung sowie individuellen Programmieranpassungen.
Die BGE sucht einen Softwareanbieter, der sowohl die elektronische Aktenführung (E-Akte) und das Dokumentenmanagement (DMS) zur Verwaltung von Dateien und Dokumenten, als auch die elektronische Vorgangsbearbeitung (medienbruchfrei) aus einer Hand anbietet. Hierbei sollen am Markt existierende Softwaremodule durch individuelle Programmierung auf die Bedürfnisse der BGE angepasst werden. Ziel ist es, der BGE zu ermöglichen, selbständig, transparent, effizient und flexibel das System zu administrieren und weiterzuentwickeln. Dabei haben die Gebrauchstauglichkeit und Bedienerfreundlichkeit (Usability) einen hohen Stellenwert. Zur Abbildung des vollständigen Lebenszyklus einer Akte gehören sowohl der digitale Postlauf als auch das ersetzende Scannen, die Langzeitspeicherung sowie die Migration von Altdaten. Neben den organisatorischen und technischen Anforderungen an das zentrale System müssen auch die Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit berücksichtigt, konzipiert und umgesetzt werden.
An ein bei der BGE einzuführendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden fachliche Anforderungen gestellt, die sowohl den organisatorischen Aufbau, den Ablauf elektronischer Geschäftsprozesse und die zentrale Ablage zur Verwaltung von Unterlagen über deren ganzen Lebenszyklus berücksichtigen müssen. Dies ergibt sich aus den konkreten Aufgaben aus dem Atomgesetz (§ 9a Abs. 3 S. 2 AtG) sowie dem Standortauswahlgesetz (Stand-AG).
Um der Verpflichtung zur Transparenz für z. B. die Aufsichtsbehörden, den Gesellschafter und der allgemeinen Öffentlichkeit nachzukommen, ist es erforderlich, Entscheidungsprozesse und die dazugehörigen Geschäftsgänge dauerhaft recherchierbar und gerichtsfest festzuhalten. Eine Ablage in strukturierter Form gewährleistet, entscheidungsrelevante Unterlagen und deren anhängenden Prozesse in einem elektronischen System nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies stellt sicher, auch für spätere Zeiträume die Entscheidungsfindung weiterhin zur Verfügung stellen zu können. Es gibt aus dem Planfeststellungsbeschluss für die Errichtung des Endlagers Konrad und den strahlenschutzrechtlichen Genehmigungen für die Schachtanlage Asse II erhöhte Anforderungen an die Dokumentation, diesen muss die BGE nachkommen. Die Umsetzung der Gesamtheit dieser Anforderungen soll das einzuführende DMS ermöglichen.
Eine intuitive, ergonomische und benutzerfreundliche Bedienung ist Grundlage dafür, dass der Schulungsaufwand für die Benutzer gering ist und diese ihrer verantwortungsvollen Aufgabe technisch möglichst ohne Anstrengung nachkommen können. Nur so kann Akzeptanz für das neu einzuführende und in der täglichen Arbeit zu benutzende System erzeugt werden. Daneben ist eine hohe Verfügbarkeit des Systems im Livebetrieb, eine unkomplizierte Updatefunktionalität und eine flexible Konfigurierbarkeit der Anwendung zu gewährleisten, um die hohen Anforderungen im Endlagerbereich einzuhalten.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen AuftragoderderKonzessionhatund eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht.
Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften einschaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind,nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.


Winner: Materna Information & Communications SE  Voßkuhle 37  44141 Dortmund
Award value: 463312
Number of bids: 3