Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-10-18
Buyer: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72220000: Systems and technical consultancy services | 72221000: Business analysis consultancy services | 72224000: Project management consultancy services | 72240000
Estimated value: 4000000 EUR
Submission deadline: 2023-11-30
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Neuausrichtung und Modernisierung ("NEMO") der Fachämter der Bezirksämter der Freien und Hansestadt Hamburg - Rahmenvertrag für Digitalisierungsleistungen
Die Freie und Hansestadt Hamburg ("FHH") ist in sieben Bezirke aufgeteilt. In jedem Bezirk gibt es ein Bezirksamt, dem ein Bezirksamtsleiter vorsteht. Die Bezirksämter erledigen ortsnahe Verwaltungsaufgaben. Hierfür werden nicht nur Kundenzentren, sondern auch Fachämter (bspw. für Gesundheit, Personenstandswesen, Soziales, Verbraucherschutz, Gewerbe und Umwelt etc.) bei den Bezirksämtern eingerichtet.
Die FHH schreibt einen Rahmenvertrag mit (bis zu) drei Rahmenvertragspartnern für Beratungs- und Digitalisierungsleistungen für mehrere NEMO-Programme aus
"NEMO" ist das Akronym für Neuausrichtung und Modernisierung und soll die identifizierten Fachämter in den Bezirksämtern befähigen, effektiver, organisatorisch optimaler sowie digital zugänglich zu sein. Durch verschiedene NEMO-Programme sollen die beteiligten Fachämter in die Lage versetzt werden, durch eine aktive Befassung mit den Strukturen, Prozessen und Arbeitsmitteln
Bei dieser Neuausrichtung ("NE") der Fachämter wird die bisher vorwiegend fachliche Prozesssicht um den Blick auf die Kommunikations- und Steuerungsprozesse sowie um Digitalisierungspotenziale erweitert, um eine ganzheitliche Optimierung vorzunehmen.
Die Modernisierung ("MO") umfasst sowohl den Blick auf die qualitativen Aspekte von Regelungen und operativen Arbeitsmitteln als auch das Selbstverständnis und die interne Kultur der Fachämter, um diese auch für junge Nachwuchskräfte attraktiv aufzustellen.
Für die Digitalisierung der Bezirksämter sucht die FHH eine neue Form der Partnerschaft, die konkret auf die NEMO-Programme ausgerichtet ist. Dabei möchte die FHH auch von internationalen Erfahrungen profitieren und für die NEMO-Programme insgesamt (bis zu) drei Rahmenvertragspartner für die Dauer von bis zu vier Jahren unter Vertrag nehmen.
Alle künftigen NEMO-Programme sollen neben den in Ziff. II.1.4 beschriebenen Zielen folgende einheitliche Ziele vereinen:
- Erreichung einer langfristigen positiven Verwaltungserfahrung von Bürger:innen, Kund:innen, Mitarbeiter:innen sowie Bewerber:innen unter Einhaltung abgestimmter und einheitlicher Service Level Agreements (bspw. Erreichbarkeit/Verfügbarkeit).
- Umsetzung anwenderfreundlicher Lösungen unter Einhaltung und Berücksichtigung zeitkritischer rechtlicher und technischer Verpflichtungen.
- Pro-aktive und effektive Berücksichtigung des demografischen Wandels sowie des steigenden Fachkräftemangels.
Die Fachämter der Bezirksämter werden mit den NEMO-Programmen auf die jeweiligen wesentlichen Ziele der Verwaltungsorganisationen, Mitarbeiter:innen, Bürger:innen, Bewerber:innen und Kund:innen hin ausgerichtet. Dazu zählen: Wirtschaftlichkeit, Qualität, Mitarbeiterbindung, Bürger:innen-Zufriedenheit und Kundennähe. Die kommunikativen und steuernden Prozesse erlangen eine höhere Bedeutung in der täglichen Arbeit. Ein wesentlicher Beitrag ist dazu auch die Modernisierung von Arbeitsmitteln und organisatorischen Mitteln, um neben dem damit einhergehenden Effizienz- und Qualitätsgewinn Nachwuchskräfte für die Arbeit im Bezirksamt zu begeistern.
Die NEMO-Programme integrieren sich nahtlos in die Digitalisierungsvorhaben der FHH und schaffen digitale Vorbilder, die auch in anderen Anwendungsbereichen Nutzen stiften können. Dazu zählen:
- Das über ein reines Terminmanagement hinausgehende Digitale Anliegen-management, über das Anliegen von Bürgern verlässlich bedient werden.
- Eine zentrale Wissensdatenbank und nach neuesten Erkenntnissen aufgebaute Fachanweisungen, die die Arbeit der Sachbearbeitungen wesentlich erleichtert.

Eligibility requirements: Die Angebotsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3 genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Angebotsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziff. VI.5). Mit ihrem Angebot haben die Bieter folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen: PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bieters sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung. PL3. Eigenerklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der Ausschreibung. PL4. Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket (RUS-Sanktionen). Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft. Kann ein Bieter aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, der FHH für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die FHH auf gesondertes Verlangen vor.

Award value: 4000000