Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-07-05
Buyer: ONTRAS Gastransport GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72222200: Information technology planning services | 72262000: Software development services | 72265000: Software configuration services
Submission deadline: 2023-08-18
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
ONTRAS setzt zur Unterstützung kaufmännischer Geschäftsprozesse die Module FI, FI-AA, CO, MM, PM, IM, PS, SD, CS eines SAP ERP-Systems (Releasestand ERP 6.0 EhP8) in einer dreistufigen Systemlandschaft und das SAP Document Management System ein.
Gegenstand der Vergabe sind alle erforderlichen Leistungen zur zeit- und fristgerechten Durchführung des Projekts SAP S/4HANA inkl. Konzeption der Transformation des bestehenden ERP-Systems nach SAP S/4HANA, der Implementierung des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems auf Basis der Transformation des bestehenden SAP ERP-Systems sowie der Produktivsetzung und Betreuung des neuen Systems im Rahmen einer zeitlich befristeten Hyper-Care-Phase.
Weitere Informationen zu den Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens sind der Ausschreibungsunterlage "Kurzfassung Lastenheft" (siehe Link in Abschnitt I.3) zu entnehmen. Die weiter detaillierte Leistungsbeschreibung wird ausschließlich den zur Angebotsphase ausgewählten Bietern bereitgestellt.
Die ONTRAS Gastransport GmbH) wurde als 100%-ige Tochter der VNG AG  gegründet, die als Fernleitungsnetzbetreiber mit ca. 400 Mitarbeitern das rund 7.700 km umfassende Fernleitungsnetz sowie ca. 450 Netzkopplungspunkte betreibt.  Die ONTRAS Gastransport GmbH hat verschiedene Aufgaben für das Management der Netze und der Anlagen an ihre 100%-igen Tochtergesellschaften GDMcom GmbH sowie INFRACON Infrastruktur Service GmbH & Co. KG übertragen. Zu diesem Zweck nutzen diese die bestehenden SAP ERP-Systeme der ONTRAS Gastransport GmbH, ebenso wie die 100%-ige Tochtergesellschaft GEOMAGIC GmbH. Aus diesem Grund sind die GDMcom, die INFRACON und die GEOMAGIC im Scope des Vergabeverfahrens. Des Weiteren sind in dem bestehenden ERP-System der ONTRAS Buchungskreise für die Beteiligungsgesellschaften ONTRAS Service Gesellschaft mbH, GDMcom Netze GmbH, lictor GmbH, IBZ Neubauer GmbH und Weishaupt Planungen GmbH abgebildet. Auch diese Gesellschaften sind im Scope des Vergabeverfahrens. Wenn in den Vergabeunterlagen oder der Bekanntmachung die Bezeichnung "ONTRAS" gewählt wird, bezeichnet dies im Kontext dieser Ausschreibung die gesamte ONTRAS-Unternehmensgruppe. Die Gesellschaften, die im Scope des Vergabeverfahrens sind, sind in den Schutzbereich der Leistungen des zukünftigen Auftragnehmers inhaltlich und rechtlich einbezogen.
Die ONTRAS setzt zur Unterstützung kaufmännischer Geschäftsprozesse die Module FI, FI-AA, CO, MM, PM, IM, PS, SD, CS eines SAP ERP-Systems (Releasestand ERP 6.0 EhP8) in einer dreistufigen Systemlandschaft sowie das SAP Document Management System ein. Gegenstand des Vergabeverfahrens sind alle erforderlichen Leistungen zur zeit- und fristgerechten Durchführung des Projekts zur Konzeption und Umsetzung der Transformation des bestehenden Systems nach SAP S/4HANA inkl. der Implementierung des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems sowie zur Produktivsetzung und zur Betreuung des neuen Systems im Rahmen einer zeitlich befristeten Hyper-Care-Phase. Leistungen für das Housing, Hosting oder das Application Service Providing des neuen SAP S/4HANA-Systems nach dessen Produktivsetzung sind nicht Gegenstand der ausgeschriebenen Leistungen. Diese Leistungen werden durch einen externen Auftragnehmer erbracht, der derzeit das Housing, Hosting und Application Service Providing für die bestehenden ERP-Systeme erbringt. Die Planung und Steuerung der erforderlichen Mitwirkungsleistungen dieses externen Auftragnehmers verantwortet die ONTRAS, wobei der zukünftige Auftragnehmer dafür verantwortlich ist, die notwendigen Mitwirkungsleistungen umfassend und zutreffend zu spezifizieren, um der ONTRAS die Beistellung der erforderlichen Mitwirkungen (zeitlich und inhaltlich) zu ermöglichen. Darüber hinaus stellt die ONTRAS die erforderlichen SAP-Lizenzen bereit, deren Nutzung / Verwendung im Rahmen des Projekts insoweit in der Verantwortung des zukünftigen Auftragnehmers liegen wird, als hierdurch bestehende Nutzungsrechte etc. (qualitativ und quantitativ) durch die Leistungen des Auftragnehmers und das Projekt nicht eingeschränkt und/oder beeinträchtigt werden dürfen.
Weitere Informationen und Vorgaben für die Teilnahme und die Durchführung dieses Vergabeverfahrens sind den ausgegebenen Vergabeunterlagen, die unter dem Link in Abschnitt I.3) dieser Bekanntmachung zur Verfügung stehen, insb. den Vergabeunterlagen "Bewerberinformation", "Kurzfassung Lastenheft", "Bewerbungsbogen Bewerber" und "Eignungsbewertungsmatrix" zu entnehmen. Die darin enthaltenen Vorgaben sind jederzeit zwingend zu beachten. Jede Abweichung und/oder jeder Verstoß gegen Vorgaben aus dieser Bekanntmachung sowie Inhalte der ausgegebenen und insb. vorgenannten Vergabeunterlagen kann zum direkten Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
Wenn mehr als 5 Bewerber - unter Einhaltung der in dieser Bekanntmachung sowie in Kapitel 4. der Vergabeunterlage "Bewerberinformation" (siehe Link Abschnitt I.3) dieser Bekanntmachung)   definierten Teilnahmeregeln und -kriterien - die in nachfolgenden Abschnitten III.1.1), III.1.2), III.1.3) und III.1.4) in Verbindung mit den dort spezifizierten Vergabeunterlagen genannten Nachweise und Erklärungen vollständig, frist- und formgerecht einreichen und die in dieser Bekanntmachung in Verbindung mit den ausgegebenen Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen erfüllen, werden auf Basis von Eignungsbewertungskriterien voraussichtlich 5 Bewerber für die Teilnahme an der folgenden Angebotsphase ausgewählt. Innerhalb der Angebotsphase ist es geplant, die Zahl der Anbieter anhand von Zuschlagskriterien, die in den Vergabeunterlagen genannt werden, weiter stufenweise bis zur Auftragsvergabe zu reduzieren. Die definierten Eignungsbewertungskriterien beziehen sich auf neun Oberkriterien (O1 bis O9) in den unten genannten relativen Gewichten
Die maximal erreichbare Bewertung eines Teilnahmeantrags beträgt 100 Prozentpunkte. Die Bewertung der Oberkriterien und inhaltliche Details für die bewertungsrelevanten Angaben der Bewerber sind in der Vergabeunterlage "Eignungsbewertungsmatrix" (  https://www.ontras.com/sites/default/files/inline-files/ONTRAS%20HANA%20Eignungsbewertungsmatrix%20V2.0%2020230627.xlsx  )  dargestellt und werden in Kapitel 4.12 der Vergabeunterlage "Bewerberinformation" weitergehend erläutert. Die Vergabeunterlage "Eignungsbewertungskriterien" enthält für jedes der genannten Oberkriterien eine Tabelle und drei Tabellen Referenz 1, Referenz 2 und Referenz 3 für die Angabe von drei verschiedenen Referenzen zur Bewertung der Oberkriterien O7 bis O9. Die Gesamtbewertung der Eignung eines Bewerbers ergibt sich als Summe der erreichten Prozentpunkte für alle Oberkriterien. Die 5 Bewerber mit der höchsten Gesamtbewertung werden für die Angebotsphase ausgewählt. Insbesondere ist daher mit einem Teilnahmeantrag die vollständig und entsprechend den Vorgaben dieser Bekanntmachung und der Vergabeunterlage "Bewerberinformation" ausgefüllte Vergabeunterlage "Eignungsbewertungsmatrix" als Excel-Datei bei der Vergabestelle fristgerecht einzureichen. Zudem sind die einzelnen Tabellenblätter der Excel-Datei vollständig als PDF-Dateien zu speichern und ebenfalls bei der Vergabestelle einzureichen. Jeder Bewerber hat sicherzustellen, dass die PDF-Dateien und die Excel-Datei inhaltlich übereinstimmen. Im Falle etwaiger widersprüchlicher Inhalte / Angaben kann dies zum unmittelbaren / direkten Ausschluss des Bewerbers aus dem Vergabeverfahren führen.
- die geforderten Nachweise und Erklärungen vollständig, frist- und formgerecht eingereicht haben UND
- zudem zwei oder mehr der verbleibenden Bewerber ein identisches Bewertungsergebnis nach Maßgabe der oben dargestellten Bewertungskriterien erzielen UND
erfolgt die Auswahl zwischen diesen bewertungsgleichen Bewerbern auf Platz 5 nach Maßgabe des besseren summierten Bewertungsergebnisses in den Oberkriterien O7 bis O9 der Referenzen 1 bis 3 als so genanntes "Stichkriterium ". Sofern auch die Berücksichtigung des Stichkriteriums zu keinem Stichergebnis führt, entscheidet das Los zwischen den betreffenden Bewerbern.
Der Auftraggeber weist auf sein Entschließungsermessen gem. § 51 (2) SektVO, ob er fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordert, hin. Die weiteren Inhalte und Vorgaben nach Maßgabe der ausgegebenen Vergabeunterlagen sind ergänzend zu den Inhalten dieser Bekanntmachung zwingend jederzeit zu beachten.
e) Erklärung zur Einhaltung aller relevanten deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien insbesondere des BDSG und der EU-DSGVO
f) Erklärung dazu, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen a) Eigenerklärung zu § 123 GWB b) Eigenerklärung zu § 124 GWB c) Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes d) Erklärung zur Einhaltung des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0 e) Erklärung zur Einhaltung aller relevanten deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien insbesondere des BDSG und der EU-DSGVO f) Erklärung dazu, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen g) Erklärung, dass der Auftraggeber unverzüglich schriftlich darüber informiert wird, falls sich die in Eigenerklärungen betreffenden Umstände nach Einreichung der Bewerbungsunterlagen oder nach Bestätigung der Präqualifizierung ändern sollten h) Erklärung, dass die Teilnahme- und Angebotsbedingungen sowie die Vergabeunterlagen als allein maßgeblich für die Beteiligung am Ausschreibungsverfahren anerkannt werden i) Erklärung, dass keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung im Verfahren abgegeben werden 2. Eigenerklärung zur Eintragung in das Handelsregister Es ist die Erklärung über die Eintragung in das Handelsregister (bei Bewerbung einer Kapitalgesellschaft oder in das Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft) abzugeben. Mit dem Antrag auf Teilnahme ist eine aktuelle Kopie (nicht älter als 12 Monate) des Auszugs aus dem Handelsregister vorzulegen. Von ausländischen Bewerbern/Federführern einer Bewerbergemeinschaft ist eine gleichwertige Bescheinigung des Herkunftslandes einzureichen. Ein fehlender Nachweis insb. nach einer etwaigen Nachforderung führt zum Ausschluss aus dem weiteren Vergabeverfahren. Eingereichte Nachweise, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden durch ONTRAS nicht akzeptiert. Die abzugebenden Eigenerklärungen sind durch vollständiges Ausfüllen und fristgerechtes Einreichen in den Vergabeunterlagen "Bewerbungsbogen Bewerber" (siehe Link Abschnitt I.3) dieser Bekanntmachung) und (sofern zutreffend im Falle von Bewerbergemeinschaften) "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" sowie (sofern zutreffend im Falle einer Eignungsleihe) "Verpflichtungserklärung Eignungsleiher" zu bestätigen und nachzuweisen. Weitere Spezifizierungen und Konkretisierungen bezogen auf die Mindestanforderungen an die Bewerber / Bewerbergemeinschaft hinsichtlich deren Befähigung zur Berufsausübung und den vonseiten der Vergabestelle aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung sind der Vergabeunterlage "Bewerbungsbogen Bewerber" (siehe Link Abschnitt I.3) dieser Bekanntmachung) zu entnehmen. Jede fehlende Erklärung / Bestätigung / Unterlage insb. gemäß dieses Abschnitts III.1.1) sowie den Inhalten der ausgegebenen Vergabeunterlagen kann insb. nach einer etwaigen Nachforderung zum direkten Ausschluss aus dem weiteren Vergabeverfahren führen.