Public procurement notice: Additional Information
Published: 2020-05-15
Buyer: Verlängerung Rahmenvertrag mit der Firma ITSO für das Meldebuch der BVG
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72000000

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Das Meldebuch ist eine webbasierte Software zum Management von Betriebsvorkommnissen und Betriebsstörungen, die seit 2011 in der BVG bereichsübergreifend u. a. in den Leitstellen, den Unternehmensbereichen und nachgelagerten Bereichen zum Einsatz kommt.
Derzeit habe ca. 1 000 Benutzerinnen und Benutzer Zugriff auf über 4 Millionen Meldungen. Etwa 50 000 automatisch und manuell erfasste, geplante und ungeplante Betriebsstörungen kommen jeden Monat neu hinzu. (z. B. Verkehrsstörungen, Unfälle, Falschparker, Demonstrationen, Dienstanordnungen usw.)
Durch die Integration weiterer Anwendergruppen und die kontinuierliche Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der BVG soll das Meldebuch BVG auch zukünftig angepasst werden. Beim Beschaffungsgegenstand handelt es sich also um Anpassungsleistungen an einer bestehenden Software.
Die BVG ist rechtlich verpflichtet, Betriebsvorkommnisse zu erfassen und eingeleitete Maßnahmen zu dokumentieren. Um Arbeitsprozesse bei Störungen und anderen betrieblichen Vorkommnissen zu optimieren, müssen die erfassten Daten anschließend in Statistiken und Berichten auswertbar sein. Die Software ist für den operativen Betrieb der BVG durch die Abbildung von kritischen Geschäftsprozessen wesentlich. Nur die Software Meldebuch BVG erfüllt die festgelegten Rahmenbedingungen, die auf nachvollziehbaren, objektiv technischen und wirtschaftlichen Erwägungen beruhen und die diskriminierungsfrei und willkürfrei bestimmt worden sind. Bei der Software Meldebuch handelt es sich um eine Individualsoftware, die im Auftrag der BVG durch die Fa. IT Service Omikron GmbH entwickelt wurde. Sie ist speziell auf die Unternehmensbereiche der BVG und ihre Prozesse zugeschnitten. Grund für die Entwicklung einer Individualsoftware war gerade, dass es auf dem Markt keine vergleichbare Software gab und gibt. Durch diese Variantenvielfalt gab es keine übergreifenden Prozesse (Beispiel Schienenersatzverkehre), keine personellen Synergien (Beispiel BO und BS in gemeinsamer Leitstelle) und keine Prozessharmonisierung zur Hebung von Synergiepotenzialen über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Betriebsstörungen wurden mehrfach in den Bereichen erfasst und konnten nicht zusammenhängend bearbeitet werden. Das mit hohem Aufwand angepasste Standardprodukt, das durch das Meldebuch ab 2014 abgelöst wurde, war den Anforderungen der BVG nicht mehr gewachsen. Die Daten dieser Software ließen sich nicht migrieren, ein Nachfolgeprodukt mit erweitertem Funktionsumfang ist nicht verfügbar. Die BVG beobachtet kontinuierlich den Markt für IT-Systeme für Verkehrsunternehmen. Eine vergleichbare Software, ist auf dem Markt nicht erhältlich. Die Fa. IT Service Omikron GmbH hat sowohl technisch, bezogen auf die von Ihr erstellte umfangreiche Software und deren Schnittstellen zu weiteren Systemen in der BVG, als auch sachlich in Bezug auf die abgebildeten bereichsübergreifenden Prozesse ein besonders hohes Know-how erworben. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen, da das mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für die BVG verbunden wäre. Bei einer Neuentwicklung würden die Kosten ca. 2 bis 3 Mio. EUR und eine Entwicklungszeit von ca. 1.2 Jahren veranschlagen. Wenn das Meldebuch der BVG nicht in seiner bisherigen Form zur Verfügung stände, könnte die Dokumentation von Betriebsvorkommnissen und den in diesem Zusammenhang eingeleiteten Maßnahmen nicht mehr ohne erheblichen Mehraufwand in den Bereichen durchgeführt werden. Die bestehenden Prozesse, die durch das Meldebuch abgedeckt werden, mussten durch neue, überwiegend manuelle Prozesse, ersetzt werden.
Die Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Verkehrsvertrag relevant sind, müssten angepasst werden. Dies würde zu erhöhtem manuellen Aufwand in den Bereichen führen. Mit dem geplanten Rahmenvertrag über zukünftige Anpassungsleistungen sollen zu kalkulierbaren Kosten Leistungen des Herstellers abrufbar sein. Eine Abnahmeverpflichtung seitens der BVG besteht nicht. Schulungen für das Meldebuch finden in der Regel hausintern durch Multiplikatoren statt, Der Schulungs- und Einführungsaufwand für die ca. 1000 Benutzer für eine neu zu entwickelnde Software liegt geschätzt bei je nach Vergütungsgruppe zwischen 300 EUR und 450 EUR pro Tag. Eine Umstellung vom Meldebuch auf eine andere, vergleichbare Software würde eine Neuentwicklung einer Individualsoftware bedeuten. Dabei ist mit Sicherheit mit erheblichen Migrations- und Kompatibilitätsproblemen zu rechnen, da z. B. die Anbindung an BVG-interne Schnittstellen und die Übernahme von Altdaten der Erfahrung nach immer zu Problemen führen, die meist nur mit hohem personellen und finanziellen Aufwand zu korrigieren sind.
Die Software ist für den operativen Betrieb der BVG durch die Abbildung von kritischen Geschäftsprozessen wesentlich. Nur die Software Meldebuch BVG erfüllt die festgelegten Rahmenbedingungen, die auf nachvollziehbaren, objektivtechnischen und wirtschaftlichen Erwägungen beruhen und die diskriminierungsfrei und willkürfrei bestimmt worden sind. Bei der Software Meldebuch handelt es sich um eine Individualsoftware, die im Auftrag der BVG durch die Firma entwickelt wurde. Sie ist speziell auf die Unternehmensbereiche der BVG und ihre Prozesse zugeschnitten.
Die BVG beobachtet kontinuierlich den Markt für IT-Systeme für Verkehrsunternehmen. Eine vergleichbare Software, ist auf dem Markt nicht erhältlich .Die Firma sowohl technisch, bezogen auf die von Ihr erstellte umfangreiche Software und deren Schnittstellen zu weiteren Systemen in der BVG, als auch sachlich in Bezug auf die abgebildeten bereichsübergreifenden Prozesse ein besonders hohes Know-how erworben. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen, da das mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für die BVG verbunden wäre. Bei einer Neuentwicklung würden hohe Kosten und eine Entwicklungszeit von ca. 1.2 Jahren veranschlagen. Wenn das Meldebuch der BVG nicht in seiner bisherigen Form zur Verfügung stände, könnte die Dokumentation von Betriebsvorkommnissen und den in diesem Zusammenhang eingeleiteten Maßnahmen nicht mehr ohne erheblichen Mehraufwand in den Bereichen durchgeführt werden. Die bestehenden Prozesse, die durch das Meldebuch abgedeckt werden, mussten durch neue, überwiegend manuelle Prozesse, ersetzt werden.
Zusätzliche Schulungs- und Implementierungsaufwände würden anfallen. Eine Umstellung vom Meldebuch auf eine andere, vergleichbare Software würde eine Neuentwicklung einer Individualsoftware bedeuten. Dabei ist mit Sicherheit mit erheblichen Migrations- und Kompatibilitätsproblemen zu rechnen, da z. B. die Anbindung an BVG-interne Schnittstellen und die Übernahme von Altdaten der Erfahrung nach immer zu Problemen führen, die meist nur mit hohem personellen und finanziellen Aufwand zu korrigieren sind. Hier ist Eigentümer der Software die Firma, sodass § 13 Abs. 2 Nr. 3 c SektVO greift. Wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums kann nur die Firma die Wartung übernehmen.