Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-10-21
Buyer: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000
Submission deadline: 2020-11-17
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH unterstützt die Bundesregierung dabei, ihre Ziele in der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung zu erreichen sowie bei der internationalen Bildungsarbeit.
Zur effizienten Nutzung der bereitgestellten Besprechungsräume soll über die Standorte hinweg ein einheitliches Raumbuchungsprogrammes als Selfservice eingeführt werden, durch welches die Planung und Buchung der Räume, sowie der benötigten Ressourcen ermöglicht wird.
Die Abteilungen Liegenschaften der GIZ bieten ca. 4 500 GIZ-Mitarbeiter*Innen einen einheitlichen, effizienten Raumbuchungsservice für Besprechungs- und Konferenzräume an den Standorten Berlin, Bonn und Eschborn an. Der Buchungsvorgang kann vom Nutzer jederzeit eingesehen sowie innerhalb der vorgegebenen Fristen geändert oder storniert werden. Vorhandene Ressourcen und Räume werden optimal genutzt. Durch verursachergerechte Kostenverrechnung wird der tatsächliche Bedarf transparent und der verantwortungsvolle Umgang mit der Ressource Fläche unterstützt. Durch die Integration in ein Terminmanagement System (Outlook) werden die gebuchten Termine automatisch zusätzlich im Kalender des jeweiligen Buchers/Teilnehmers aktualisiert.
Sämtliche Anforderungen im Rahmen der Raumbuchung an den Standorten Berlin, Bonn und Eschborn erfolgen, sowohl durch den Kunden wie auch durch die 3 jeweiligen Kundencenter, über ein einfach zu bedienendes System.
Das System ist skalierbar und erlaubt rollenbasiert, dynamisch die Anpassung bzw. Hinzunahme zusätzlicher Räume.
Raumbuchungen können über das Tool jederzeit unabhängig von Servicezeiten durch die Anwender vorgenommen werden.
Der aktuelle Buchungsstatus ist sowohl für den Kunden als auch für die Kundencenter jederzeit einsehbar und innerhalb vorgegebener Fristen editierbar.
Das Raumbuchungssystem soll einfach und selbsterklärend unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit zu bedienen sein.
Die Buchungen sowie das Anzeigen des Buchungsstatus sind auf unterschiedlichen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) intuitiv möglich. Der Datenabgleich zwischen den Systemen (Raumbuchungssystem <> Terminmanagementsystem erfolgt automatisiert. Alle Buchungen erfolgen in einem Tool.
Sämtliche Leistungen, die für eine Raumbuchung relevant sind, können innerhalb eines Buchungsvorgangs?gebucht bzw.?bestellt werden.
Auswertungen u. a. über Raumauslastung und weitere gebuchte Services im Rahmen der Raumbuchung sind durch verfügbare Reports im Tool für die Mitarbeiter der Kundencenter abrufbar.
Die für die verursachergerechte Verrechnung notwendigen Daten werden vom Raumbuchungssystem bereitgestellt und dem SAP System der GIZ zur Weiterbearbeitung übermittelt.
Dedizierte Anwender*innen können Anpassungen/Änderungen/Erweiterungen von Besprechungsräumen und Buchungsprozessen sowie Stammdaten selbständig im Tool vornehmen.
Die 3 Kundencenter haben die Möglichkeit, rollenbasiert Benutzer/Berechtigungen anzulegen und zu pflegen.
Zu einem späteren Zeitpunkt kann das System bei Bedarf auch um zusätzliche (internationale) Standorte, Räume,?Services erweitert werden.

Eligibility requirements: 1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands, 2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen, 3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bewerbergemeinschaften, 4. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend).