Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2024-01-05
Buyer: Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 70000000 | 72253000: Helpdesk and support services
Estimated value: 1936999.87 EUR
Submission deadline: 2024-02-08
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
Gegenstand der Ausschreibung ist der Betrieb einer externen Service- und Rufzentrale für die außerhalb der Servicezeiten der AG-eigenen SLS Berlin auftretenden Stör- und Schadensmeldungen, Gefahren- und Notrufmeldungen sowie das Winterdienstmanagement der im Sonder- und Treuhandvermögen des Landes Berlin organisierten Immobilien.
Der AN ist für die Annahme, Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller objektbezogenen Meldungen von Kontakten per Telefon und E-Mail außerhalb der beschriebenen Servicezeiten der AG-eigenen SLS Berlin zuständig.
Der Bewirtschaftungsgegenstand des vorgenannten Immobilienportfolios umfasst über 4.000 Wirtschaftseinheiten unterschiedlicher Nutzungen, bspw. Gerichte, Finanzämter, Oberstufenzentren, Theater, Justizvollzugsanstalten, Polizei, Feuerwehr und Flüchtlingsunterbringungen.
Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärung gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 
GWB abzugeben. Die Besonderen Vertragsbedingungen Teile B und Teil C werden mit elektronischer 
Angebotsabgabe Vertragsbestandteil. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung 
(Teil B) sind mit Angebotsabgabe auszufüllen und werden ebenfalls Vertragsbestandteil. Das 
Verzeichnis der Nachunternehmer, die Eigenerklärung der Nachunternehmer, die 
Verpflichtungserklärung für Teilleistungen durch Nachunternehmer und die Bewerber-
/Bietergemeinschaftserklärung sind, wenn erforderlich, mit dem Angebot abzugeben (siehe 
"Checkliste"). Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise 
Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3). Der 
Auftraggeber behält sich vor, einen Handelsregisterauszug einzufordern
Eignungskriterien gemäß Auftrags-/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage "V-2023-000849_Selbstauskunft_20231214" vollständig ausgefüllt abzugeben.  Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung. 
I. Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV Mindestdeckungssummen für Haftpflichtversicherung: : Der AN ist verpflichtet, zur Absicherung sämtlicher Ansprüche des AG im Zusammenhang mit dem Vertrag eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von mindestens 5.000.000,00 € pauschal für Personen- und Sachschäden sowie 250.000,00 € für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz jeweils zweifach maximiert pro Jahr abzuschließen und während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Der AN wird das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung bis spätestens 14 Tage vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachweisen. Der AN ist darüber hinaus verpflichtet, einmal jährlich das Bestehen dieser Betriebshaftpflichtversicherung durch Vorlage einer Kopie des jeweils gültigen Versicherungsscheins nachzuweisen. Der Nachweis 
wird nur dann anerkannt, wenn der Versicherungsschein eine Restgültigkeit von 3 Monaten aufweist.  Erfüllt der AN diese Verpflichtung nicht, sind die AG berechtigt, nach Aufforderung und Fristsetzung gegenüber dem AN die entsprechenden Versicherungsleistungen zu Lasten des AN an Dritte zu vergeben. Der AN wird im Wege der Eigenerklärung in der Selbstauskunft verbindlich erklären, dass er im Fall der Auftragserteilung eine den Mindestanforderungen genügende Haftpflichtversicherung abschließt.
II. Gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV Mindestjahresumsatz: Der 
durchschnittliche Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 700.000 € netto betragen. Der AN wird durch Angabe in der Selbstauskunft Auskunft über die Gesamtumsätze seines Unternehmens in den Jahren 2020, 2021 und 2022 geben.
Eignungskriterien gemäß Auftrags-/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage "V-2023-000849_Selbstauskunft_20231214" vollständig ausgefüllt abzugeben.  Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.  I. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen:
Der Bewerber kann die nachfolgend benannten Anforderungen zum Qualitäts- und Umweltmanagement nachweisen und/oder verpflichtet sich zur Umsetzung der benannten Maßnahmen.
I.I. Nachweis zur Gewährleistung des Qualitätsmanagements mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat)- Zertifizierte Qualitätsmanagement-Standards (z.B. DIN EN ISO 9001:2008, Branchen spezifisches System, integriertes System oder gleichwertig) oder gleichwertige unternehmenseigene Standards sind vorhanden oder werden in den Auftrag eingebracht.
I.2. Nachweis zur Gewährleistung des Umweltschutzes mittels Eigenerklärung - Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (ggf. ergänzendes Zertifikat) oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz die das Unternehmen während der Vertragslaufzeit anwendet. 
II. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV Beschreibung der personellen Ausstattung des Unternehmens: Angabe der personellen Ausstattung des Unternehmens am betreuenden Standort/ der Niederlassung bezogen auf die letzten 3 Jahre in den benannten Berufsgruppen gem. Anforderungsprofil des Betreiberkonzepts mittels Eigenerklärung. Mindestforderung: Die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter in den jeweiligen Berufsgruppen bezogen auf die letzten 3 Jahre muss im Mittel die geforderten Mindestanzahlen betragen (Projektleitung mind. 1 MA; Einsatzleiter mind 1 MA in einer Schicht; Mitarbeiter Werktags mind. 5 MA in einer Schicht; Mitarbeiter Sonn- u. Feiertags mind. 3 MA in einer Schicht).
III. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV Angaben zur Qualifikation des eingesetzten Personals: Bestätigung mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat), 
- dass die eingesetzte Projektleitung über eine abgeschlossene Hochschulausbildung im Bereich Gebäudetechnik oder gleichwertiger Wissensstand oder ein abgeschlossenes technisches Studium oder vergleichbar und über mind. 5 Jahre Berufserfahrung im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich verfügt. 
- dass die eingesetzte Einsatz-/Schichtleitung sowie die sonstigen eingesetzten Mitarbeiter der Rufzentrale über eine abgeschlossene handwerkliche oder technische Ausbildung und über mind. 2 Jahre Berufserfahrung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und einer vergleichbaren Tätigkeit im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich verfügen.
Der AG behält sich vor die Leistungstiefe über geeignete Nachweise belegen zu lassen. 
IV. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV Nachweis der technischen Ausstattung: 
Bestätigung durch Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat)
- dass die eingesetzte Rufzentrale über eine Zertifizierung nach VdS 2153 oder gleichwertig oder eine NSL (Notruf- und Serviceleitstelle) mit Zertifizierung nach DIN EN 50518 oder gleichwertig verfügt. 
- dass die eingesetzte Service- und Rufzentrale über eine Telefonanlage mit Multiplexanschluss verfügt und die geforderten Leistungs- und Verfügbarkeitswerte sicherstellt bzw. im Auftragsfall vor Leistungsbeginn nachgerüstet wird und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht. 
- dass ein eigenes Alarmmanagementsystem/ Havarieportal zur revisionssicheren Meldungsverfolgung und Verarbeitung sowie Dokumentation der eingehenden Stör- und Schadensmeldungen, Gefahren- und Notrufmeldungen zur Datenverarbeitung unsere Wahl eingesetzt wird, die das erforderliche Berichtswesen digital abbildet und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht.
- dass die eingesetzte Software (Alarmmanagementsystem/ Havarieportal) vollumfänglich selbst administriert und bedient werden kann, sodass Änderungen im System kurzfristig umsetzbar sind und Systemprotokolle, Auswertungen zu Störmeldestatistiken, etc. zeitnah bereitgestellt werden können.
- dass zur Verarbeitung und Dokumentation der Winterdienstmangelmeldungen eine Software zur Datenverarbeitung seiner Wahl eingesetzt wird, die das erforderliche Berichtswesen digital abbildet und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht.
V. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Referenzen: Bei Leistungen für öffentliche Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter (vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigung) von den Bietern, die nach der Angebotswertung in der engeren Wahl sind, vorlegen zu lassen.
Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, welche jeweils vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung (Service- und Rufzentrale zum Störmelde- und Havariemanagement mit technischen Immobilienbezug/Winterdienstmanagement) sein müssen.
Das Vertragsende einer Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zum Ende der Angebotsfrist zurückliegen. Aktuelle Referenzen müssen eine bisherige Leistungserbringung von mindestens 12 Monaten zum Ende der Angebotsfrist aufweisen.
Von den einzureichenden Referenzen müssen:
- mind. eine Referenz Leistungen der Service- und Rufzentrale zum Störmelde- und Havariemanagement mit technischen Immobilienbezug,
- mind. eine Referenz Leistungen des Mängelmanagements, vorzugsweise im Bereich Winterdienst berücksichtigen sowie
- mind. eine Referenz einen bearbeiteten Umfang von 250 Meldungen p.a. in vergleichbarer Tätigkeit [Service- und Rufzentrale mit technischen Immobilienbezug] aufweisen.


Winner: Beschaffungsamt des BMI