Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2023-08-07
Buyer: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 72000000
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Beschaffung von SAP Beratungs- und Unterstützungsleistung im Umfeld ARBEITSSICHERHEIT für die IT-Organisationseinheit der GV der MPG  in Form eines EVB-IT Systemvertrages.
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!  Beschaffung von SAP Beratungs- und Unterstützungsleistung im Umfeld "Arbeitssicherheit" für die IT-Organisationseinheit der GV in Form eines EVB-IT Systemvertrages.  Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Aufbau und Anpassung eines SAP EHS on S/4HANA Systems (Umsetzungszeitraum, siehe auch Kapitel 5.3 VU), der Umstieg (Migration) von einem bestehenden SAP EHS Classic System auf ein neues SAP EHS on S/4HANA System sowie der Betrieb des neu aufgebauten EHS on S/4HANA Systems (After-Go-Live-/Wartungszeitraum, siehe auch Kapitel 5.4). Der Umsetzungszeitraum beinhaltet den Aufbau, die Konfiguration, und die Anpas-sung eines EHS on S/4HANA On-Premises und eines SAP-Instandhaltung (Plant Main-tenance - PM) on S/4HANA On-Premises Systems. Weitere Inhalte sind Softwareer-stellung/Programmierung sowie Beraterleistung, um die Systeme an die Bedürf-nisse der MPG anzupassen (siehe dazu Kapitel 1.6.2). Der After-Go-Live/Wartungszeitraum beinhaltet die Wartung des neu aufgebauten EHS on S/4HANA On-Premises, sowie des SAP-Instandhaltung (PM) on S/4HANA On-Premises Systems. Diese reichen von der Unterstützung des Betriebsteams in allen Belangen, über den Support der Anwender, das Einspielen von SAP-Releases und Security Pat-ches, bis hin zur Implementierung neuer Eigenentwicklungen.  Der vorliegende Leistungsgegenstand ist eingebettet in ein Portfolio weiterer IT-Dienstleistungen, die die MPG an externe Dienstleister vergeben hat und die ausdrück-lich nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens sind (siehe VU Kapitel 1.3).  Der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschriebenen Leistungen wird an einen Auftragnehmer ("AN") vergeben, in Form eines EVB-IT Systemvertrag (nachfolgend auch "Vertrag" - vgl. Anlage 1).  Insgesamt in Basislaufzeit sind für 9 unterschiedliche Rollen insgesamt 20 Mitarbeiterprofile sowie in Optionslaufzeit für 6 unterschiedliche Rollen insgesamt 8 Mitarbeiterprofile vorzulegen.  Gem. Kap. 1.6.2 VU kann über die Basis-Vertragslaufzeit von zwei (2) Jahren für die Kalkulation von einem geschätzten Beratungsvolumen von mind. 1550 Personentagen PT und max. 3100 PT insgesamt ausgegangen werden (voraussichtlich ca. 60% Vor-Ort/40% Remote). Der Schätzwert liegt bei 2790 Personentagen. Für die weitere Vertragslaufzeit von zweimal zwölf (12) Monaten kann für die Kalkulation von mind. 200 PT bis max. 400 PT für die 2 Jahre gesamt (voraussichtlich ca. 20% Vor-Ort/80% Remote) an Beratungsvolumen ausgegangen werden (Schätzwert hier bei 360 PT).
Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 14.08.2023.   Es ist Nummer 17.7 der Anlage 1 (EVB-IT Systemvertrag) anwendbar. Zur Information: Die Parteien verzichten circa 24 Monate ab Leistungsbeginn bis zum 31.08.2025. auf ordentliche Kündigungsrechte gem. Ziffer 16.2 EVB-IT System-AGB (aktuell § 648 BGB) (Mindestvertragslaufzeit).  Die Vertragslaufzeit gliedert sich in zwei (2) wesentliche Zeiträume. Zum einen in den Umsetzungszeitraum (siehe auch Kapitel 5.3) und zum anderen in den Af-ter-Go-Live-/-Wartungszeitraum (siehe auch Kapitel 5.4). Der Umsetzungszeitraum beträgt ca. zwei (2) Jahre und zwei Wochen gerech-net ab dem Leistungsbeginn am 14.08.2023. Der Umsetzungszeitraum endet so-mit am 31.08.2025. Der After-Go-Live-/Wartungszeitraum beträgt zwei (2) Jahre, beginnt ab dem 01.09.2025 und endet mit dem Vertragsende am 31.08.2027. Wird der Vertrag nicht zum Ende des Umsetzungszeitraum gekündigt verlängert er sich um 12 Monate. Er kann im After-Go-Live-/Wartungszeitraum mit Kün-digungsfrist von sechs (6) Monate jeweils zum 31.08. des Jahres gekündigt wer-den.   Die maximale Vertragslaufzeit beträgt ca. 4 Jahre und zwei Wochen gerechnet ab dem 14.08.2023. Der Vertrag endet damit spätestens mit Ablauf des 31.08.2027.  Ggf. Transition-Out von ca. v. 01.06.2027 bis 31.08.2027 (s. auch Kap. 5.8).
Teile der Vergabeunterlage werden den interessierten Bietern nur gegen Übersen-dung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 09) übersendet. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwin-gend notwendig. Durch schriftliche Abnahme sichert der künftige Auftragnehmer zu, sich an die definierten Vorgaben zu halten.
Der Bieter hat die unterzeichnete Erklärung "Anlage 09 Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" als PDF-Dokument wie folgt zu übersenden:
Nach Erhalt und Prüfung der Erklärung, werden die o. g. vertraulichen Informationen (Anlage 10 a-u sowie Anlage 11 a,b) elektronisch ebenso über das Vergabeportal übermittelt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertraulichen Anlagen (Nr. 10 und 11) nicht vorlagen, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden!
Aufgrund der unter anderem in Kapitel 4.3.3.1 der Vergabeunterlagen beschriebenen Wichtigkeit (dies zeigt sich nicht zuletzt schon an der - im Vergleich zu den anderen Rollen - mit deutlich höheren Anzahl der in den Wettbewerb gestellten Personentage) der Tätigkeit des/der Applikationsentwick-ler*in SAP EHS on S/4HANA sowie des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA, macht der Auftrag-geber im Hinblick auf eben diese Tätigkeitsfelder und damit auf das gesamte Aufgabenspektrum des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA von der Möglichkeit des § 47 Abs. 5 VgV Gebrauch. Somit schreibt der Auftraggeber vor, dass die Rollen des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA stets vom Bieter selbst oder im Falle einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmenden der Bietergemeinschaft ausgeführt werden muss.
Es sind hierbei kritische Aufgaben zu erledigen, für den/die Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA sind diese unter anderem das Entwickeln und Customizen der geforderten Anforderungen sowie im After-Go-Live-/Wartungszeitraum das Einspielen von Development und Customizing Transporte in ein laufendes Produktivsystem. Mittels Einspielen der Transporte werden eventuelle Fehler/Störungen im System behoben. Um hierfür schnelle Reaktions- und Problembehebungszeiten, und eine direkte Koordination zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu gewährleisten, wird die Rolle des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA aus Eigenleistung des zukünftigen Auftragnehmers gefordert. Für den/die Berater*in SAP EHS on S/4HANA sind diese unter anderem die Funktion als Schnittstelle zwischen Fachseite/Fachwissen und des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA. Um das System rechtssicher aufzubauen wird für diese Rolle eine direkte Koordination zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gefordert. Der zukünftige Auftragnehmer kommt ferner mit personenbezogenen Daten in Kontakt und hat mit diesen entsprechend umzuge-hen. Da es sich hierbei um Aufgaben handelt, die über das übliche Maß bei entsprechenden Aufgaben hinaus besonders kritisch sind, ist der Ausschluss der Eignungsleihe in diesem Fall durch § 47 Abs. 5 VgV gerechtfertigt.
Das Vergabeverfahren wird nach § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV aus folgendem Grund aufgehoben: es ist kein Angebot eingegangen, das den Bedingungen entspricht.
Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabe-vorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen An-trag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.