Public procurement notice: Prior Information Notice Without Call For Competition
Published: 2025-12-09
Buyer: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Country: FI
Region: FI1B1
Contract type: Services
CPV classification: 48810000: Information systems | 79600000
Submission deadline: 2026-05-15

Technical requirements: TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue kartoittaa Toimittajien kiinnostusta rekrytointijärjestelmää koskevaan kilpailutukseen.  Hankinnasta kiinnostuneita Toimittajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa hankintaa kohtaan sähköpostitse. Kiinnostuksen ilmaiseminen tietopyyntöä kohtaan ei sido palveluntuottajaa/Toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle.

Tietopyynnön kohteena on rekrytoinnin järjestelmäkokonaisuus, joka tukee Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen rekrytointiprosessin kaikkia vaiheita ja mahdollistaa prosessin sujuvan läpiviennin. Järjestelmän tulee olla joustava, käyttäjäystävällinen ja helposti kehitettävissä tulevien tarpeiden mukaan. Sen avulla rutiinitehtävät ja kuntalain edellyttämä rekrytointiprosessin dokumentointi voidaan pitkälti automatisoida, ja järjestelmästä on mahdollista integraatioiden kautta siirtää tietoa sähköisesti muiden järjestelmien välillä.
 
Hakijoille halutaan tarjota hyvä hakijakokemus, ja järjestelmän tulee mukautua erilaisiin rekrytointitarpeisiin sekä kuvata rekrytointien eteneminen selkeästi. Sijaisrekrytointiin vaaditaan joustavat toiminnot, kuten sijaispooliin ilmoittautuneiden automaattinen kontaktointi sijaistarpeen julkaisuhetkellä sekä mahdollisuus automatisoituun hakijan valintaan ja informointiin.
 
1. Järjestelmän yleiskuvaus, myös työnhakijan roolissa.
 
2. Toiminnalliset ominaisuudet:
- Organisaation rakentaminen järjestelmään, eri tasoiset käyttäjäoikeudet, käyttöoikeuksien luominen (käyttöönottovaiheessa ”massa” luonti)
- Rekrytointiprosessin vaiheet (lupakäsittely, ilmoitukset, hakemukset, viestintä ja viestipohjat (hakijat, esihenkilöt, pääkäyttäjät), videohaastattelut, vertailut, raportointi/tilastointi, rekrytointien etenemisen seuraaminen, esihenkilöiden ja pääkäyttäjien   ”työpöytä” näkymät rekrytointeihin, asiakirjapohjat (mahdollisuus luoda erilaisia asiakirjapohjia)
- Sijaisrekrytoinnin vaiheet ja toiminnallisuudet (onko mahdollista siirtää tietoja sähköisesti työsopimuksen tekoa varten)
- Julkaisurajapinnat (esim. Työmarkkinatori, muut kanavat)
- Hakulomakkeiden muokattavuus
- Haastattelukalenterin kautta haastattelujen ajanvaraus, anonyymi rekrytointi, videohaastattelu, tekoälyn käyttömahdollisuudet, some
- YT-työkalu / moduuli, mikäli toimittajan ratkaisu toiminnallisuuden sisältää, toiminnallisuudella tarkoitetaan työn tarjoamiseen, uudelleen sijoittamiseen, takaisinottovelvollisuuteen ja lomautuksiin liittyvien velvollisuuksien organisointia ja automatisointia  
- Tekoälyn käyttömahdollisuudet rekrytointiprosessin eri vaiheissa
 
3. Tekniset vaatimukset:
- Selain- ja päätelaitetuki (PC, tabletti, mobiili; Chrome, Firefox, Edge)
- Monikielisyys (suomi, ruotsi, englanti)
- Käytettävyyden ja suorituskyvyn varmistaminen, virheenkestävyys
 
4. Toimitusprojekti ja koulutus:
- Toteutusaikataulu ja projektin hallintamalli
- Koulutuskokonaisuus
- Pääkäyttäjien tuki ja perehdytys
 
5. Tuki- ja neuvontapalvelut:
- Käyttäjien ja työnhakijoiden tukikanavat (puhelin, sähköposti, chat)
- Käyttäjähallinnan ja lupaprosessien tuki
- Palvelutasoraportointi ja häiriötilanteiden hallinta
 
6. Joustavuus ja laajennettavuus:
- Tuki järjestelmän jatkokehitykselle ja integraatioille esim. hr-järjestelmään, sähköiseen arkistoon ja asianhallintajärjestelmään.
 
7. Referenssit ja käyttökokemukset:
-Vastaavat toteutukset julkisella sektorilla
-Käyttöönottojen onnistuminen ja asiakastyytyväisyys

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue pyytää vastaamaan tietopyyntöön viimeistään 22.12 klo 12. Voitte halutessanne toimittaa esitteen/esityksen ratkaisustanne. Mahdolliset esitteet voitte liittää kohtaan "Muut liitteet". 

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee valitsemaan 4 Toimittajaa jatkokeskusteluihin.
Tulemme järjestämään erilliset keskustelut valittujen toimittajien kanssa tammikuussa 2026 viikoilla 4-6 (ajankohta tarkentuu) Teamsin välityksellä.