Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-13
Buyer: Universiteit Leiden
Country: NL
Region: NL337
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 35120000: Surveillance and security systems | 42961100 | 45312200 | 72261000: Software support services
Estimated value: 4500000 EUR
Submission deadline: 2025-06-27
Award criteria: quality, price

Technical requirements: De Universiteit Leiden heeft voor de toegang tot gebouwen en het signaleren van ongeoorloofde toegang (inbraak, diefstal) onder andere een Nedap AEOS systeem in gebruik. Het gaat hierbij onder andere om elektronische deursloten, toegangspoortjes die met een geautoriseerd pasje geopend kunnen worden, paslezers, bewegingsmelders en deurmagneten waarmee gedetecteerd kan worden of deuren ongewenst geopend worden.
De universiteit neemt de apparatuur en de dienstverlening voor bovenstaande voorzieningen van verschillende leveranciers af. Om de voorzieningen te continueren en/of uit te breiden is het noodzakelijk om periodiek nieuwe overeenkomsten af te sluiten. Dit zijn overeenkomsten voor de levering van apparatuur, beheer van de voorzieningen, installatiewerkzaamheden, licenties en dienstverlening voor systemen waarmee de voorzieningen worden aangestuurd en gemonitord. Hierbij kan het voordelig en effectief zijn om met een beperkt aantal leveranciers overeenkomsten af te sluiten voor combinaties van (geïntegreerde) producten en dienstverlening.
Gebouwen van de Universiteit Leiden in 's-Gravenhage (Den Haag).
Inschrijver verklaart in de Eigen Verklaring dat haar onderneming voor minimaal € 3.500.000 is verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en tegen beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid in het geval de Opdracht aan zijn onderneming wordt gegund.
Kerncompetentie 1: Onderhouden en Beheren van een AEOS-omgeving  
Kerncompetentie 2: Realiseren, Uitbreiden en/of Wijzigen van een AEOS-omgeving
De AEOS-omgeving omvat:
• Een centrale server met AEOS-software (test-, acceptatie- en productieomgeving).
• AEPU’s op locatie, die de veldcomponenten aansturen.
• Veldcomponenten zoals sloten, kaartlezers en PIR’s.

Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het jaarlijks (of bij geconstateerde kwetsbaarheden) voorzien van de AEPU’s en, indien van toepassing, de aangesloten veldcomponenten van de meest recente AEOS-softwareversie. Opdrachtnemer draagt zorg voor een volledige en werkende oplevering. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het upgraden van de AEOS-software op de centrale server, met ondersteuning van Opdrachtnemer.

Bij het uitvoeren van upgrades is het essentieel dat de hinder voor gebruikers van de gebouwen minimaal is. Van Opdrachtnemer wordt een actieve, leidende rol verwacht bij het plannen en implementeren van de updates.

Eligibility requirements: Inschrijver verklaart in de Eigen Verklaring dat haar onderneming voor minimaal € 3.500.000 is verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en tegen beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid in het geval de Opdracht aan zijn onderneming wordt gegund.
Kerncompetentie 1: Onderhouden en Beheren van een AEOS-omgeving  
Kerncompetentie 2: Realiseren, Uitbreiden en/of Wijzigen van een AEOS-omgeving
De AEOS-omgeving omvat:
• Een centrale server met AEOS-software (test-, acceptatie- en productieomgeving).
• AEPU’s op locatie, die de veldcomponenten aansturen.
• Veldcomponenten zoals sloten, kaartlezers en PIR’s.

Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het jaarlijks (of bij geconstateerde kwetsbaarheden) voorzien van de AEPU’s en, indien van toepassing, de aangesloten veldcomponenten van de meest recente AEOS-softwareversie. Opdrachtnemer draagt zorg voor een volledige en werkende oplevering. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het upgraden van de AEOS-software op de centrale server, met ondersteuning van Opdrachtnemer.

Bij het uitvoeren van upgrades is het essentieel dat de hinder voor gebruikers van de gebouwen minimaal is. Van Opdrachtnemer wordt een actieve, leidende rol verwacht bij het plannen en implementeren van de updates.
Voor Opdrachtgever is het essentieel dat zij na het indienen van een wijzigingsaanvraag (realiseren, uitbreiden, wijzigen van de AEOS-omgeving) binnen een redelijke termijn een offerte ontvangt. Na opdrachtverlening dient de uitvoering en oplevering eveneens tijdig plaats te vinden.
Voor Opdrachtgever is het van groot belang dat Opdrachtnemer aantoonbare ervaring heeft met het ontwerpen van AEOS-omgevingen voor toegangscontrole en inbraakmelding. Ter toetsing wordt in dit onderdeel een fictief multifunctioneel gebouw geschetst, met diverse gebruikers. Inschrijver wordt gevraagd een eerste ontwerp op hoofdlijnen op te stellen, waarbij AEOS als toegangscontrole- en inbraakmeldsysteem wordt ingezet.
Opdrachtgever wil (steeds) in een zo vroeg mogelijk stadium zo veel mogelijk duidelijkheid hebben over de kosten van de producten en diensten die onder deze aanbesteding vallen gedurende de te contracteren periode. Opdrachtgever wil tevens voorkomen dat er buiten de aanbesteding extra kosten gemaakt moeten worden die ook in de aanbesteding opgenomen hadden kunnen worden.
Opdrachtgever wil dat Opdrachtnemer, behalve dat deze bekwaam is en kwalitatief hoogwaardige oplossingen en diensten levert, zich op alle niveaus (van strategisch tot operationeel) als een daadwerkelijke partner opstelt.