Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-04-02
Buyer: Landeshauptstadt Wiesbaden — Der Magistrat — Dezernat für Soziales, Bildung, Wohnen und Integration
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72330000 | 72500000 | 72512000: Document management services | 72513000: Office automation services
Submission deadline: 2021-04-27
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Automatisierung eines bestehenden DMS-Systems mittels integrierter Prozesssteuerung (PSA) und automatisierter Klassifizierung.
Automatisierung eines bestehenden DMS-Systems mittels integrierter Prozesssteuerung und automatisierter Klassifizierung Mietsoftware.
Es soll ein TR RESISCAN konformes Gesamtsystem, welches aus dem bereits existierenden Dokumentenmanagementsystem "eAkte Basis Ausländerwesen" (nachfolgend "DMS"), einer automatischen Klassifizierung (nachfolgend "Klassifizierung") und einer integrierten Prozessteuerungsanwendung (nachfolgend PSA) als eine übergreifende Gesamtanwendung (nachfolgend zusammenfassend "Gesamtsystem") besteht, beschafft werden.
Der PSA kommt hierbei die Funktion zu, die digitalen Prozesse rund um die Verarbeitung der Dokumente weitgehend automatisiert zu steuern und in diesem Kontext die Zusammenarbeit zwischen dem DMS und den übrigen Softwarekomponenten (z. B. der Klassifizierung) mittels Hotfolder und XML-Steuerdateien (oder anderen Verfahren) zu koordinieren. Federführendes Verfahren ist daher in der Dokumentenverarbeitung die PSA sowie in der Sachbearbeitung das Fachverfahren LaDiVA.
Bereits vorhanden sind zwei Abteilungsscanner sowie das DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das DMS wird über eine Schnittstelle angesteuert, deren Spezifikation den Ausschreibungsunterlagen (Dokument A01-03) zu entnehmen ist.
Gesucht wird ein Gesamtsystem, welches künftig in allen Ämtern und Abteilungen des Dezernat VI der LHW (3 Ämtern mit insg. rd. 2.500 Mitarbeitenden und rd. 1.900 PC-Arbeitsplätzen) eingesetzt werden kann., Zunächst erfolgt die Einführung in der Abteilung "Ausländerbehörde" und eine Anpassung an das dort vorhandene DMS eAkte Basis Ausländerwesen. Das Gesamtsystem muss jedoch von vorneherein zwingend so konzipiert und dimensioniert werden, dass weitere Abteilungen des Dezernates VI integriert werden können und dass und eine Übertragung des Gesamtsystems auf andere DMS-Systeme (anderer Hersteller) bzw. dass eine nahtlose Skalierung bis zu der Zielgröße von 1.900 User möglich ist.
Unbeschadet dessen beschreibt die vorliegende Ausschreibung jedoch "nur" die Einführung des Gesamtsystems in der Ausländerbehörde des Amtes für Zuwanderung und Integration (Amt 33) mit rund 55 Mitarbeitenden an insgesamt 70 Arbeitsplätzen. Die sukzessive technische Anpassung des Gesamtsystems auf die übrigen Ämter und Abteilungen des Dezernates VI ist einer späteren Ausschreibung vorbehalten.
Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für rund 70 Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch eine verbindliche Option für die sukzessive Nachlizensierung auf bis zu 1.900 Arbeitsplätze beinhalten.
Die im Gesamtsystem zu implementierenden Verfahren und Prozesse sollen auf der Ebene der Endanwenderinnen und Endanwender einen möglichst hohen Nutzen erzeugen. Etwaige Digitalisierungsverluste sind daher an zentralen Stellen zu bündeln. Zur Sicherung dieses Zieles sollen bei der Modellierung und der Definition der konkreten Prozesse die Expertise der Endanwenderinnen und Endanwender im Rahmen eines zeitlich begrenzten Digitalisierungslabors einbezogen sowie deren Vorstellungen berücksichtigt werden. Zudem sollen von allen Systemen dauerhaft (d.h. auch nach Beendigung der Implementierungsphase) eine Entwicklungs- und Testumgebung (Sandkasten-Instanz) zur Verfügung zu stellen und das technische Personal umfangreich zu schulen.
Es wird um ein Angebot für eine Mietsoftware gebeten. Im Mietpreis inbegriffen sind die Lizenzen, alle im Mietzeitraum erscheinenden Updates und Releases sowie der Support. Die erste Mietperiode soll fünf Jahre umfassen. Für diesen Zeitraum sollen keine Mieterhöhungen statthaft sein. Nach Ablauf der ersten Mietperiode soll sich der Mietvertrag jeweils um ein Jahr verlängern, sofern er nicht mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird. Zudem soll auftraggeberseits die Option bestehen, den Mietvertrag nach Ablauf einer Mietperiode um jeweils fünf weitere Jahre verlängern zu können.
Das Angebot soll eine Aussage enthalten, in welchem Korridor der Mietpreis in der ersten fünfjährigen Verlängerungsperiode maximal steigen darf. Hierbei kann entweder für einen fixen (maximalen) Prozentsatz oder für die Kopplung an einen geeigneten Index des Statistischen Bundesamtes votiert werden. Sofern für einen Index votiert wird, ist im Preisblatt (siehe Abschnitt 4.6.2) das arithmetische Mittel der prozentualen Steigerung des Indizes der Jahre 2011-2020 einzutragen.
Das Angebot soll eine Lizensierung aller benötigen Softwarekomponenten für ein Gesamtsystem mit 70 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Gleichzeitig soll das Angebot jedoch verbindliche Option(en) für die sukzessive Nachlizensierung (im Sinne der Erweiterung des Mietvertrages) für ein Gesamtsystem mit bis zu 1.900 Endanwender-Arbeitsplätze enthalten. Zu diesem Zweck soll die Möglichkeit bestehen, jene Produkte, welche pro Endanwender-Arbeitsplatz lizensiert werden, jeweils in geeigneten Schritten nach zu lizensieren. Die Wahl der Größe der Schritte ist grundsätzlich frei.
1. einen durchschnittlichen Mindestumsatz der Kalenderjahre 2018, 2019 und 2020 von 600 000 EUR p.a.,
2. eine Mitarbeiterzahl von aktuell mindestens sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Deutschland, welche über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügen und Wertungskriterien zur Auswahl der Teilnehmer
1. Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten zur Einführung eines DMS-Systems in der öffentlichen Verwaltung mit einer integrierten automatisierten Klassifizierung mit einer Gewichtung von 55 %. Es werden maximal 3 Nachweise/Referenzen zugelassen.

Eligibility requirements: Zur Teilnahme am Teilnahmewettbewerb sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben: 1. Vorstellung des Unternehmens: Leistungsbereiche und Tätigkeitsfelder (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02) 2. In der Spalte "Anmerkungen des Anbieters" (ausgefülltes Formblatt Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Dokument I03)) 3. Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG (unterschriebenes Dokument I04) 4. Aussagefähige Referenzen (ausgefülltes und unterschriebenes Dokument I02, siehe auch Abschnitt 4.2 sowie 4.2.1, Nr. 3) 5. Weitere Anlagen nach Ermessen des Bewerbers Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben: 1. Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt "Angebotsabgabe Verhandlungsverfahren nach VgV" inkl. Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestentgelt nach HVTG sowie Erklärung bezüglich Zuverlässigkeit und Anerkennung der ABL (Dokument V01) 2. In der Spalte "Anmerkungen des Anbieters" ausgefülltes Formblatt Anforderungsprofil (Dokument A04). 3. Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt Preisblatt (Dokument A06) 4. Digitale Kopie des ausgefüllten Formblatts Preisblatt (Dokument A06) 5. Angaben zur Preistafel der Nachlizensierung (gem. Abschnitt 2.3) 6. Unterschriebener Zusatzvertrag Fernwartung (Dokument V03)1 7. Unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung DSGVO (Dokument V05)1 8. Eine digitale Fassung der Bieterpräsentation (gem. Abschnitt 4.4)