Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2016-10-08
Buyer: Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Country: DE
Region: Segeberg
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2016-11-17
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Dataport bietet Landes- und Kommunalbehörden Scandienstleistungen auf Kofax-Basis an. Für die bereits bestehenden Kunden und für zukünftige Projekte wird ein Kofax-Dienstleister mit mindestens Kofax Partnerstatus Gold gesucht. Der Dienstleister muss in der Lage sein, Lizenzen zu liefern, Softwarewartung und -pflege sowie Beratung zu Kofax-Modulen zu leisten. Darüber hinaus müssen die bestehenden Softwarewartungs- und Pflegeverträge übernommen werden.
Zu den von Dataport angebotenen Diensten gehört eine zentrale Scaninfrastruktur „dDocuScan“, die Funktionalitäten zum Scannen, Erkennen und Verteilen von Papier- sowie elektronischen Dokumenten bietet. Die Klassifikation, Extraktion und Weiterverarbeitung erfolgt ausschließlich auf der zentral bereitgestellten Infrastruktur im Dataport-Rechenzentrum RZ2. Das Digitalisieren erfolgt dezentral vor Ort beim Kunden. Die dDocuScan-Infrastruktur bietet eine asynchrone Schnittstelle zu den externen Scan- und Verarbeitungsstandorten. Sie wird mit Kofax Capture betrieben und von mehreren Fachverfahren produktiv genutzt.
Durch den Aufbau einer skalierbaren zentralen Infrastruktur und die gemeinsame Nutzung eines Dienstes durch mehrere Mandanten werden Synergiegewinne erlangt. Ziel des Unternehmens Dataport ist die Etablierung des dDocuScan-Dienstes als einen Standard für Scan-Lösungen. Zur Erreichung dieses Ziels wird ein leistungsfähiger und kompetenter Partner gesucht, der das geplante Wachstum mit seiner Dienstleistung unterstützen kann.
— Pflege- und Supportleistungen sowie Entwicklungsarbeiten (z. B. Einrichtung neuer Stapelklassen, Mandanten, Export Connectors) am System;
Für neue Einführungsprojekte und Kunden werden einzelne Lizenzen und/oder Lizenzpakete nach Bedarf beim Bieter abgerufen.
Aufgrund der geplanten Geschäftsentwicklung im Vertragszeitraum bis 2020 rechnet Dataport mit einem Gesamtbedarf von ca. 70 000 000 Seiten im System. Dies entspricht, basierend auf dem bereits eingekauften Volumen von 30 000 000 Seiten, einem jährlichen Neukaufvolumen von rd. 10 000 000 Seiten.
Pro Jahr sollen elf Kunden hinzugewonnen werden. Bei einer konservativen Schätzung von mindestens zwei benötigten Scan-Arbeitsplätzen pro Kunde gehen wir von einem jährlichen Bedarf an mindestens 22 Lizenzen für Concurrent Stations aus. Bei einer vierjährigen Vertragslaufzeit belaufen sich die neu zu beschaffenden Station-Lizenzen auf insgesamt 88 Stück.
Weitere Add On-Lizenzen sowie KTM-Lizenzen und VRS-Lizenzen sind kundenspezifisch zu beschaffen und können daher nicht vorher geplant werden.
Der Bieter muss nach Eingang der Bestellung durch Dataport den Lizenzschlüssel in Form einer Lizenz-Datei innerhalb von maximal fünf Arbeitstagen bereitstellen. Dataport akzeptiert keine Online-Lizenzierung oder Online-Updates. Alle Lizenzlieferungen müssen Offline zur Verfügung gestellt werden.
Alle o. g. Lizenzen sind bereits in unterschiedlichen Kundensituationen im Einsatz. Der Bieter muss die bestehenden Lizenzschlüssel in einen neuen Wartungsvertrag übernehmen und die Pflege weiter gewährleisten. Detaillierte Aufstellung gemäß der Vergabeunterlagen.
Es wird eine Rahmenvereinbarung über 4 Jahre geschlossen. Die genannten Mengenangaben sind Schätzwerte auf Grundlage von Erfahrungswerten des Auftraggebers und stellen keine Mindestabnahmemengen dar. Die vereinbarten Einheitspreise sind für die Laufzeit verbindlich. Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung erfolgen auf Abruf des Auftraggebers nach Bedarf. Die Bedarfsmengen können sowohl nach unten als auch nach oben variieren.
Der Bieter benennt in der Anlage Referenzen im Wesentlichen vergleichbare Referenzprojekte, die er nach dem 31.12.2012 erfolgreich abgeschlossen hat oder die jetzt noch erfolgreich erbracht werden. Sind die Referenzprojekte noch nicht erfolgreich abgeschlossen, müssen diese gemessen vom Tag des Ablaufs der Antragsfrist dieser Vergabe seit mindestens 6 Monaten bestehen, um hier berücksichtigt werden zu können.
Bei jeder eingereichten Referenz muss der Bieter jede der in der Anlage Referenzen gestellten Fragen durch Ankreuzen beantworten.
Jede der gestellten Fragen muss in mindestens einer eingereichten Referenz positiv beantwortet werden. Anderenfalls wird die technische und berufliche Leistungsfähigkeit verneint.
Voraussetzung für die Bewertung einer Referenz ist die Benennung eines Ansprechpartners des Referenzkunden (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Fehlt diese Angabe, so wird die betreffende Referenz bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es wird in diesem Fall auch keine weitere Referenz nachgefordert.

Eligibility requirements: Anlage Unternehmensbeschreibung.