Public procurement notice: Contract Award Notice
Published: 2024-03-08
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72250000: System and support services
Estimated value:  EUR
Award criteria: quality, price

Technical requirements: Mit dem Ziel, dem kulturellen Reichtum Nordrhein-Westfalens zu einer stärkeren Wahrnehmung zu verhelfen und das Land im Wettbewerb der Europäischen Regionen deutlicher zu profilieren, hat die Landesregierung in 2010 ein bilderstarkes und service-orientiertes Kulturportal "www.kulturkenner.de" geschaffen. Die Plattform wurde zunächst als Basisversion konzipiert und dann kontinuierlich weiterentwickelt, um neuen Anforderungen in der medialen Nutzung gerecht zu werden und stets eine zeitgemäße Benutzererfahrung anbieten zu können. Das Portal ist als responsive Version für alle verfügbaren Endgeräte (inkl. Tablet, Mobile) konzipiert. Das Portal existiert aktuell in einer deutschen und inhaltlich reduzierten englischen Version. Zukünftig ist eine sprachliche Ausweitung aller Inhalte und Funktionen mittels KI in alle Nutzer- Sprachen (englisch, französisch, spanisch, italienisch, türkisch, niederländisch, polnisch etc.) vorgesehen. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin wird die Leistungen der Partner/der Partnerinnen unter Berücksichtigung der Vorstellungen des Auftraggebers in technischer und organisatorischer Hinsicht koordinieren.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin kann im Rahmen einer Vertragsverlängerungsoption damit beauftragt werden, die vereinbarten Leistungen gemäß Ziffer 1 (Grundvertrag) und für die Leistungen gemäß Ziffer 2 (Ausweitungsoption) zu den gleichen Bedingungen für weitere 24 Monate vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2027 zu erbringen. 
Die Beauftragung zu Ziffer 1 und Ziffer 2 im Rahmen der Verlängerungsoption steht unter dem Vorbehalt, dass der Haushaltsgesetzgeber des Landes Nordrhein-Westfalen entsprechende Haushaltsmittel bereitstellen wird. 
Sofern der Auftraggeber die optionalen Leistungen gemäß Ziffer 1 beauftragen möchte, wird er dies dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin bis zum 31.08.2024 mitteilen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Verlängerung des Leistungszeitraums innerhalb von 14 Tagen nach dem Zugang der Mitteilung des Auftraggebers in Schriftform abzulehnen.
Sofern der Auftraggeber die optionalen Leistungen gemäß Ziffer 2 beauftragen möchte, wird er dies dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin jeweils 4 Wochen vor Quartalsbeginn mitteilen.
Gesucht wird ein Auftragnehmer/eine Auftragnehmerin, der/die folgenden Leistungen erbringt: 
1. Weiterentwicklungskonzepte Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur kontinuierlichen technischen und inhaltlichen Weiterentwicklung in enger Zusammenarbeit mit der Redaktion und dem Auftraggeber. Es finden monatliche Statusmeetings mit beiden Stellen in Duüsseldorf statt. (Geschätzter Arbeitsaufwand: 4 Personentage/Monat). 
2. Konzepte zur Optimierung der Nutzerzahlen Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur Erhöhung der Nutzerzahlen und der Nutzungsdauer durch den Einsatz sozialer Medien, neue technische Features, Weiterentwicklung der Empfehlungsmechanismen (Teilen von Inhalten) sowie SEO- und Performance Marketing Maßnahmen. (Geschaätzter Arbeitsaufwand: min. 6 Personentage/Monat) Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen: 
a) Wöchentliche Meetings mit der Redaktion zur Abstimmung der Strategie, möglicher neuer Funktionen und Inhalte sowie die Performanceanalyse der aktuellen reaktionellen Inhalte. 
b) Wöchentliche Abstimmung und Beratung zu technischen Fragestellungen, die mit dem Portal und seinen Social Media Aktivitäten in Verbindung stehen wie beispielsweise Rückfragen, Bugs und neue Funktionsanforderungen im Content Management System sowie Technische Hilfestellung für Redakteure beim Anlegen von Seiten und Einpflegen von Inhalten. 
c) Monatliche Traffic-Analyse mit dem Auftraggeber. Alle Besprechungen finden in Düsseldorf statt. 
3. Support für 
a) externe Institutionen, die im Kulturkenner Daten einpflegen (Tanzhaus NRW, LWL, etc.) 
b) externe Partner, die eine eigene technische Anbindung an den Kulturkenner nutzen (API, dh. Schnittstelle zur automatischen Ein- und Ausgabe von Daten, die z.B. von Tourismus NRW und dem OWL-Portal genutzt wird) zentrale Projektorganisation und Projektmanagement 
Es sind folgende Leistungen zu Ziffer 1.3. a) und b) zu erbringen: Kompetente und serviceorientierte inhaltliche und technische Beratung für Partnerzugänge und technologische Fragestellungen in deutscher Sprache, wie z.B. Einrichtung von Zugängen, Änderungen von Stammdaten und Passwörtern, Umgang mit bestehenden Daten seitens der anbietenden Kulturinstitutionen verschiedenster Größe; Beachtung bestehender und sich ggf. ändernder Datenschutzregelungen auch im Hinblick auf soziale Netzwerke. Unterstützung bei der Dateneingabe, Support bei Marketingmaßnahmen und Koordination bestehender Marketingpartner hinsichtlich der Einstellung von Bildern, Texten, Videos, Übernahme der Größen-, Format- und Textlängenanpassung an die technischen und ästhetischen Anforderungen des Portals. (Geschätzter Arbeitsaufwand: 5 Personentage/Monat). 
4. Technische Übernahme der gesamten Infrastruktur, seiner Schnittstellen, Zugänge und bestehenden Inhalte. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin übernimmt den gesamten Stand der derzeitigen Programmierung, dh. die bestehende Applikation inkl. Frontend und Administrationsbereich für Redaktion und Partner, alle Schnittstellen sowie sämtliche Inhalte aus dem Content Management System und Zugänge für Redakteure und Partner. Das Portal basiert im Kern auf Ruby on Rails. Es handelt sich nicht um ein Standard-CMS, sondern um eine vollständige Eigenentwicklung in Ruby on Rails mit Angular JS, HTML5, CSS3, MySQL- und PostgreSQL Datenbanken sowie Hosting innerhalb einer Linux Umgebung. Die aktuellen Version dieses Portals soll im Zuge der Übernahme von (Ruby 2.6.6 and Rails 5.1.7) auf die Versionen Ruby (ab 3.2.Z) on Rails (ab 7.0.Z) überführt werden. Die Applikation, Quellcodes, Datenbanken einschließlich Datenbankstrukturen und die redaktionellen Inhalte und Zugänge inkl. Partnerzugänge werden dem künftigen Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und können von diesem weiterverwendet werden. 
5. Kontinuierliche technische Weiterentwicklung des Portals: Dies ist eine dauerhafte Position mit monatlichem Aufwand. Das Portal und sein Administrationsbereich sollen, wie bisher, in Funktionalität und Optik kontinuierlich weiterentwickelt werden, um Veränderungen im Nutzungsverhalten und dem Feedback von Partnern und Nutzern gerecht zu werden. Für die Weiterentwicklung soll ein monatliches Kontingent von 16 Personentagen eingeplant werden. Die Konzepte für diese Weiterentwicklungen werden in den monatlichen Statusmeetings (siehe 1.1.) erarbeitet. Beispiele: Entwicklung neuer Funktionen, Layoutänderungen, Anpassung von Schnittstellen, Erweiterung der Administrationsbereiche auf Basis der bestehenden Technologie ( Ruby on Rails mit Angular JS, HTML5, CSS3, MySQL, PostgreSQL, Linux-Environment ) (zur Umsetzung siehe 1.4.) 
6. Hosting & technischer Support Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin stellt folgende Hosting Leistungen zur Verfu?gung: Mindestanforderungen: Server (8GB Ram, 4x146GB Harddisc, 15.000 GB Traffic, 100MBit/s Anbindung), Servermanagement, Firewall, Monitoring des Servers und der Website, 24/7 Hardwarekomponententausch, ta?gliche Backups aller Dateien, Übernahme aller diesbezüglichen Kosten inklusive ggfs. Lizenzgebühren. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin erbringt des weiteren folgende technische Support Leistungen im Kontext des Hostings: Backups, Monitoring des Servers und seiner Dienste. Dauerhafte Bereitstellung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin zur Beratung bei technischen Problemen. Garantierte Verfügbarkeit 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche.


Winner: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Number of bids: 2