Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2020-12-11
Buyer: Aalborg Kommune
Country: DK
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72000000 | 72200000 | 72227000: Software integration consultancy services | 72230000: Custom software development services | 72250000: System and support services
Submission deadline: 2021-01-12
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Nærværende udbud vedrører en kontrakt med levering af en løsning til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) i Aalborg Kommune.
Aalborg Kommune udbyder kontrakt om et ESDH-system (herefter kaldet Løsningen) til erstatning for 2 nuværende ESDH-systemer.
Det ene nuværende system er eDoc fra Fujitsu. eDoc anvendes til den brede og tværgående administrative sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt borgersager på helt specifikke fagområder.
Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen til borgersager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre fagsystemer.
Derfor er det Aalborg Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.
Aalborg Kommune ønsker, at Løsningen, som en servicebureauløsning (en SaaS/Cloud-løsning), kan understøtte den administrative sagsbehandling på tværs af alle kommunens forvaltninger.
Løsningen skal kunne understøtte sagsbehandlingen i alle typer af sager og på alle sagsområder. Både generelle administrative sager, alle former for borgersager, personalesager, sager til den politiske behandling og sager med udgangspunkt i ejendomme og arealer.
Løsningens funktionalitet skal bygge på et fundament, som – udover at understøtte kravene i kravspecifikationen - generelt tager afsæt i den strategi, som Aalborg Kommune har valgt for indkøbet og som i kort form er beskrevet i bilag 2 - kravspecifikationen i afsnit 1.1.3.
Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning, anvendelse, drift samt udtrædelse af løsningen, herunder bl.a.:
— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og teknologisk udvikling
— Implementering af løsningen, herunder evt. specialtilpasning til Aalborg Kommunes IT-miljø, opsætning af løsningen, projektledelse, rådgivning, uddannelse af undervisere, superbrugere og evt. specialister (fx dagsordenredaktører), afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen
— Nødvendigt basissoftware og 3. partslicenser til afvikling af løsningen (dog på nær brugerlicenser til Microsoft Office, som fremgår af bilag 2A).
Blandt de ansøgere, som er konditionsmæssige, vil ordregiver udvælge fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Såfremt antallet af konditionsmæssige ansøgninger er lavere end fire (4), vil ordregiver vurdere om antallet af egnede ansøgere skaber tilstrækkelig konkurrence og opfordre disse til at afgive tilbud, hvis det er tilfældet.
Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer. Vurderingen sker på baggrund af ansøgernes referencer, jf. pkt. 4.1, del IV, pkt. C – Teknisk og faglig formåen.