Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-09-11
Buyer: Personalmanagement-Software
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72263000: Software implementation services
Submission deadline: 2025-09-19
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB), - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB),  - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB),  - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Die SWP GmbH plant die Beschaffung und Implementierung einer neuen Personalmanagement-Software.  Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung und der Betrieb eines vollumfänglichen, cloudbasierten Personalmanagement-Systems (Software-as-a-Service). Das System soll es ermöglichen, die gesamte Personalverwaltung und -entwicklung abdecken, einschließlich u. a. Personalstammdaten, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Recruiting, Onboarding, Talent- und Leistungsmanagement sowie Learning-Management.  Die zu vergebende Leistung umfasst neben der Softwarebereitstellung auch die Implementierung und Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers (u. a. Customizing, Schnittstellenanbindung, Datenmigration, Rechte- und Rollenkonzept), die Bereitstellung erforderlicher Schulungsunterlagen sowie den Betrieb, Support und die Wartung der Lösung über die Vertragslaufzeit.
Umsatz: Durchschnittlicher Jahresumsatz des Bewerbers im Durchschnitt der vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Mitarbeiter:  Mindestens 50 festangestellte FTE im Bereich Entwicklung, Betrieb und Support von HR-Softwarelösungen im Durchschnitt der vergangenen 3 Geschäftsjahre.
Versicherung:  Nachweis einer Unternehmenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 2 Mio. EUR.

Eligibility requirements: Bonität:  Creditreform-Scoring unter 350 Punkten
Umsatz: Durchschnittlicher Jahresumsatz des Bewerbers im Durchschnitt der vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Mitarbeiter:  Mindestens 50 festangestellte FTE im Bereich Entwicklung, Betrieb und Support von HR-Softwarelösungen im Durchschnitt der vergangenen 3 Geschäftsjahre.
Versicherung:  Nachweis einer Unternehmenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 2 Mio. EUR.
Referenz:  Mindestens drei Referenzen (Leistungsende nicht länger als 24 Monate zurückliegend), mit einem Leistungsspektrum, welches mit dem in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsspektrum und der Anzahl der Tarifverträge vergleichbar ist.
Zertifizierung BSI C5 Typ 1 - Der Bewerber hat eine Zertifizierung gemäß BSI C5 Typ 1 oder eine gleichwertige Zertifizierung/Prüfung vorzulegen, die ein mit C5 vergleichbares Sicherheitsniveau im Cloud-Betrieb nachweist (z. B. SOC 2 Typ II in Verbindung mit ISO/IEC 27001).
Zertifizierung ISO/IEC 27001:2022
Rechenzentrum: Das System wird beim Auftragnehmer in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union gehostet. Gleiches gilt für das Backup-Rechenzentrum.
Nachweis zur Eintragung in das Handelsregister.
Insofern Implementierung nicht durch den HR-Software-Hersteller, sondern Partner erfolgt:  Partnerstatus des Herstellers - mindestens zweithöchster Partnerstatus des Softwareherstellers (Partner mit hoher Expertise und umfangreicher Erfahrung in der Implementierung der HR-Software).

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)