Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-06-02
Buyer: Universität Bielefeld
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 48311100 | 72000000
Submission deadline: 2018-07-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.
Die Universität Bielefeld beabsichtigt, in den nächsten Jahren stufenweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit Fachverfahren u. a. in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Beschaffung, Finanzcontrolling, Personalmanagement, Facility Management und Campusmanagement folgende Ziele zu realisieren:
— Ressourcensparende, weil gleichartige und einfache Bearbeitung von Vorgängen in digitalen Teamräumen,
— Schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen durch prozessorientierte Strukturierung.
Im Zuge der stufenweisen Einführung soll die Aktenführung und Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS digitalisiert werden:
Darüber hinaus ist eine Nutzung des DMS als Archivsystem für Dokumente aus SAP-Fachverfahren (z.B. Rechnungen, Reisekostenbelege etc.) vorgesehen.
Nach Abschluss des auf insgesamt 2 Jahre angelegten DMS-Projekts wird die Entscheidung über die weitere Einführung getroffen. Daher umfasst diese Ausschreibung zusätzlich die Option, den Vertrag um ein weiteres Jahr und ggf. noch ein weiteres Jahr zu verlängern.
Der öffentliche Auftraggeber wird von den geeigneten Bewerbern mindestens drei, höchstens jedoch acht Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und damit zum Bieterwettbewerb zulassen. Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Die Auswahlkriterien umfassen die Angaben zum Umsatz (4/41), die Angaben zu den Mitarbeiterzahlen (4/41) sowie die Angaben zu den Referenzen (33/41). Diese Auswahlkriterien finden sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welche weitere Erläuterungen enthält.
1.) Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)
Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt.
2.) Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und Vergaberegister NRW: Eigenerklärung Ausschlussgründe. Das Formular im Anhang 521 EU DMS ist zu verwenden.
1.) Erklärung über den durchschnittlichen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Der Anhang „Unternehmerfragebogen“ ist zu verwenden.
Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener Unterlagen belegen.

Eligibility requirements: 1.) Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen) Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt. 2.) Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und Vergaberegister NRW: Eigenerklärung Ausschlussgründe. Das Formular im Anhang 521 EU DMS ist zu verwenden.