Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-08-08
Buyer: Województwo Mazowieckie
Country: PL
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 22100000 | 22462000 | 39294100 | 55120000 | 55400000
Submission deadline: 2023-09-04
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji, której motywem przewodnim będzie hasło „Czy warto się dziś rozwijać?” w ramach projektu pn. „Plan Działań Pomocy Technicznej UMWM na lata 2019-2023 w zakresie zapewnienia monitoringu, ewaluacji i aktualizacji regionalnej strategii inteligentnych specjalizacji w ramach RPO WM”, nr RPMA.11.01.00-14-0003/18-00. Usługa będzie obejmować organizację i przeprowadzenie konferencji w zakresie merytorycznym i organizacyjnym (w tym technicznym) oraz zapewnienie usługi cateringowej. Konferencja przewidziana jest dla 150 osób.
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji, której motywem przewodnim będzie hasło „Czy warto się dziś rozwijać?” – zgodnie postanowieniami i wymaganiami opisanymi w dalszej części OPZ.
3. Przewidywana liczba uczestników konferencji wyniesie między 100 a 150 zarejestrowanych osób. Udział w wydarzeniu będzie bezpłatny.
4. Grupą docelową konferencji będą przedstawiciele jednostek naukowych, badawczo-rozwojowych, instytucji otoczenia biznesu, administracji samorządowej, przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą na terenie województwa mazowieckiego w obszarach zgodnych z inteligentną specjalizacją województwa mazowieckiego wskazaną w Regionalnej Strategii Innowacji dla Mazowsza do 2030 r. (https://innowacyjni.mazovia.pl/dzialania/ris-mazovia/dokumenty.html) oraz członkowie Mazowieckiej Rady Innowacyjności, członkowie Forum IOB, członkowie grup roboczych ds. inteligentnej specjalizacji, partnerzy regionalni UMWM.
5. Ramowy zakres prac Wykonawcy obejmuje kompleksową organizację i przeprowadzenie konferencji w zakresie merytorycznym i organizacyjnym (w tym technicznym) oraz zapewnienie usługi cateringowej.
SWZ–Specyfikacja Warunków Zamówienia udostępniona na stronie https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował min. 2 zamówienia, polegające na organizacji konferencji, każda dla min. 100 osób o minimalnej wartości 200 000,00 zł każda. Przy czym realizacja każdego z zamówień obejmowała: przygotowanie merytoryczne konferencji, przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjno-informacyjnej, przygotowanie i realizacja procesu rekrutacji uczestników, aranżacja przestrzeni eventowej, zapewnienie cateringu dla uczestników, zapewnienie obsługi technicznej konferencji, przygotowanie gadżetów promocyjnych, stworzenie podstrony internetowej konferencji, zapewnienie tłumaczenia symultanicznego wraz z wymaganą infrastrukturą; 2) wykaże, że dysponuje bądź będzie dysponował osobą, pełniącą rolę specjalisty ds. organizacji wydarzeń -  event managerem, który posiada doświadczenie w organizacji co najmniej 2 konferencji o wartości minimum 150 000,00 złotych każda.
2.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia; w tym przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.
4. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 i 109 ust. 1 pkt 4 PZP oraz Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z 31.07.2014 r. dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
6. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia: a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, b) oświadczenia Wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, c) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, d) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w złożonym wraz z ofertą oświadczeniu JEDZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia ww. dokumentów zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu).
2) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu: 1) wykazu usług wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane należycie; 2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego.
7. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
1) zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego – składa informację z odpowiedniego rejestru (rejestr sądowy, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania),