Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-08-17
Buyer: Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Restricted procedure
CPV classification: 72300000 | 72310000: Data processing services | 72320000
Submission deadline: 2021-09-14
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Databased Fundraising Dienstleister für die Mailing-Aktivitäten des DRK. Der Dienstleister erbringt datenbankbasierte Adressdienstleistungen und strategische sowie analytische Beratungsleistungen zum Datenbestand.
Gesucht wird ein Dienstleister mit Erfahrung im Datenhandling für Fundraising-Aktionen, spezifisch für postalische Spendenbriefe (=Mailings). Es soll eine Rahmenvereinbarung über die Vorbereitung und Durchführung von Direktmarketingaktionen sowie Bestandsanalysen geschlossen werden.
Der gesuchte Vertragspartner leistet datenbankbasierte Adressdienstleistungen sowie strategische Beratungsleistungen. Hierzu zählen insbesondere die strategische Beratung zur Zielgruppengestaltung und Programmgestaltung, datenbankbasierte Adressdienstleistungen inkl. Portoptimierung für verschiedene Versanddienstleister, Bestandsanalysen der DRK-Spenderdatenbank, Beratung und Pflege des Adressbestandes, Adressabgleiche und Bereitstellen von definierten Adressdateien nach der Datenaufbereitung für ein Mailing, Entwicklung von Scoringmodellen, Reporting für einzelne Aktionen und allgemeine strategische Beratung zur Steigerung des Spendenaufkommens. Ein starker Fokus liegt auf der Analyse der Hausliste zur Optimierung des Spendenverhaltens und der operativen Abwicklung der Datenaufbereitung, um den Versand der postalischen Mailings (=Briefe) reibungslos zu ermöglichen. Der Versand selbst erfolgt dabei durch die von unserer Kreativagentur beauftragten variierenden Lettershops.
Der Dienstleister ist überdies in der Lage, angelieferte Fremdadresslisten abzugleichen und für den Versand aufzubereiten, unter Beachtung diverser Vorgaben des DRK zur Adressauswahl aus den Listen
Eine besondere Verantwortung kommt dem gesuchten Dienstleister bei der Aufbereitung der Daten zur Versendung der jährlichen Spendenquittung zu. Hierzu gibt es einen eigens abgestimmten Prozess.
Der Dienstleister erhält die notwendigen Daten, um seiner Tätigkeit nachkommen zu können, standardisiert wöchentlich.
Das DRK verfügt über langjährige Erfahrung im Dialogmarketing. In den Mailings des DRK werden unterschiedliche Aufgaben aus dem satzungsgemäßen Spektrum des DRK - sowie In- und Auslandsthemen - exemplarisch kommuniziert.
In den letzten Jahren hat das DRK Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich versendet. Die Gesamtauflage basiert grundsätzlich auf einer internen Strategie und externen Markteinflüssen. Die Auflagen je Mailing variieren dabei, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, den Zielgruppen und dem Versandzeitpunkt stark. Es werden über 65 Mailings im Jahr versandt.
Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmalig um weitere 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der regulären Vertragslaufzeit (spätestens zum 30.09.2024) schriftlich kündigt.
Zur Prüfung der Eignung sind vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (1.Phase) die unter Punkt 2.2 (Aufforderungsschreiben) geforderten Erklärungen und Angaben mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Nichtabgabe einer oder mehrerer Erklärungen und Angaben bis zum Ende der Teilnahmefrist kann zum Ausschluss des Bewerbers führen. Maßgebend für die Auswahl der erfolgreichsten Bewerber ist die unter Punkt 5 (Aufforderungsschreiben) aufgeführte Eignungsmatrix. Im Teilnahmewettbewerb ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die drei bis fünf bestplatzierten Bewerber. Bei gleicher Gesamtpunktzahl von Bewerbern bei Rang fünf werden maximal weitere zwei gleichplatzierte Bewerber zu Teilnehmern am Wettbewerb. Liegen mehr als insgesamt zwei Bewerber bei Rang fünf gleichauf entscheidet das Los.
Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Auftragnehmer hat insbesondere eine branchenübliche und ausreichende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung abgeschlossen und die ausstehenden Prämien bezahlt.
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:
b) Unternehmensreferenz(en) im Bereich "Zielgruppenbestimmung, Datenscoring und Datenaufbereitung von Hauslistmailings"
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis von mindestens einer vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.
Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):