Public procurement notice: Additional Information
Published: 2020-12-01
Buyer: Municipiul Iași
Country: RO
Contract type: Services
Procedure: Open procedure
CPV classification: 30216110 | 48222000 | 48311000 | 48311100 | 48318000
Submission deadline: 2020-12-22
Award criteria: The most economic tender
EU fund: ESF

Technical requirements: Sistem de arhivare electronică a documentelor aferent proiectului „Îmbunătățirea capacitații de planificare prin actualizarea documentelor strategice și creșterea calității serviciilor furnizate de municipiul Iași”, cod POCA/661/2/1MySMIS2014 136247
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării fondului arhivistic (FA) existent și viitor. Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționeze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului. Perioada de durabilitate reprezintă perioada post-implementare de minimum cinci ani de la data finalizării implementării proiectului. În cazul în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi, se va decala proporțional și perioada de durabilitate. Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva autorității contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea baza de date aferentă FA – în scopul gestionării și consultării acestuia.
— echipamente hardware necesare funcționării sistemului: 3 servere (server web, server content și server storage), 1 scaner format A3, pana la formate A0+ (planșe si hărți) și 5 scanere format A4;
— servicii de retro-digitalizare a minimum 120 000 de documente existente în arhiva PMI-Direcția Generala Economica si Finanțe Publice Locale, activitatea de Taxe și impozite locale (un document poate conține mai multe pagini cu acte justificative, exemplu: „Declarația fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădiri Anexa 2 model ITL 001” poate conține următoarele acte justificative: actul de dobândire, carte de identitate/buletin proprietar, certificat de performanță energetic, schița construcției/releveu, împuternicire în original sau în formă legalizată în situația în care se prezintă pentru înregistrare o altă persoană decât proprietarii, raport de evaluare în cazul clădirilor nerezidențiale, certificatul de urbanism, autorizație de construire, proces-verbal de recepție a construcției, polița de asigurare împotriva dezastrelor naturale PAD, etc.), servicii ce se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal);
— serviciile de instruire a 3 persoane – pentru gestionarea nomenclatorului arhivistic (NA) și fondului arhivistic (FA), respectiv utilizarea aplicației informatice și a echipamentelor hardware ce vor fi furnizate;
— aplicația informatică de gestionare și consultare a FA – pentru 1 administrator, minimum 3 utilizatori ce vor gestiona FA și un număr de 110 de utilizatori ce vor consulta FA – în funcție de drepturile acordate;
3. servicii de indexare = utilizare a min. 5 categorii de informații pentru fiecare dosar: anul documentului; direcția/serviciul/biroul/compartimentul; numele petentului/autorului actului; indicativul dosarului; cuvinte cheie de căutare în document;
4. servicii dezvoltare, implementare, training și suport post-implementare pentru: software aferent acestuia.
Termenul-limita in care autoritatea contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: în a 11-a zi înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data-limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.
Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării fondului arhivistic (FA) existent și viitor.
Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționeze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului.
Perioada de durabilitate reprezintă perioada post-implementare de minimum cinci ani de la data finalizării implementării proiectului.
În cazul în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi, se va decala proporțional și perioada de durabilitate.
Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva autorității contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea baza de date aferentă FA – în scopul gestionării și consultării acestuia.
— echipamente hardware necesare funcționării sistemului: 3 servere (server web, server content și server storage), 1 scaner format A3, pana la formate A0+ (planșe si hărți) și 5 scanere format A4;