Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-05-28
Buyer: Implementierung ERP-System und DMS (on-premises)
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Services
Procedure: Negotiated with prior call for competition
CPV classification: 72260000: Software-related services | 72263000: Software implementation services | 72268000: Software supply services
Submission deadline: 2025-06-26
Award criteria: cost, quality

Technical requirements: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Das Vergabeverfahren wird als europaweites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb auf der Grundlage der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind die Interessenten aufgefordert, einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber wird die frist- und formgerecht eingereichten Teilnahmeanträge im Hinblick auf die Erfüllung der jeweiligen Eignungsanforderungen prüfen. Die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, erfolgt anhand der nachfolgenden Kriterien: Umsatz, Anzahl der Beschäftigten und zusätzliche Referenzen. Es ist beabsichtigt, bei ausreichender Anzahl entsprechender Teilnahmeanträge die max. 6 Bieter mit der maximalen Punktzahl zur Angebotsabgabe aufzufordern. Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein frist- und formgerechtes Angebot eingereicht haben, das vollständig ist und den inhaltlichen Anforderungen entspricht, werden zur Angebotspräsentation eingeladen.  Mit diesen Bietern wird der Auftraggeber unmittelbar im Anschluss an die Präsentation über die Inhalte und ggf. gewünschte Optimierungen ihres Angebotes verhandeln.  Nach Abschluss der Angebotsverhandlungen werden die Bieter aufgefordert, finale Angebote einzureichen, die der abschließenden Bewertung anhand der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien unterzogen werden. Auf das Angebot, das die beste Bewertung erhält, wird der Zuschlag ohne erneute Verhandlungen erteilt. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf eines der Erstangebote zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aufzuheben, wenn kein wirtschaftliches Angebot vorliegt oder grundsätzliche Änderungen des Leistungsumfangs erforderlich werden.
Vergabe: Der Auftraggeber, die ASG Spremberg GmbH (folgend als ASG bezeichnet), beabsichtigt, die Implementierung einer ganzheitlichen Softwarestruktur in Form eines Enterprise Ressource Planning-Systems (ERP) inklusive eines integrierten Customer Relationship Management-Moduls (CRM) sowie eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Standardisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen. Die Installierung aller Systeme hat zwingend on-premises zu erfolgen.  Es handelt sich um die Vergabe eines Auftrags über IT-Leistungen, der neben der Beschaffung der Software-Lizenzen für insgesamt 82 Mitarbeiter die betriebsbereite Implementierung eines ERP-Systems und DMS gemäß den Anforderungen des Auftraggebers sowie weitere Serviceleistungen wie den Systemservice und Support der Software sowie Beratungsleistungen beinhaltet. Die Umsetzung der notwendigen Schritte zur Einführung der Systeme soll umgehend nach Auftragserteilung starten. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate zzgl. Verlängerungsoptionen.  Verfahren:  Dem eigentlichen Angebotsverfahren ist der Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs können sich interessierte Bewerber/Bewerbergemeinschaften um die Teilnahme am weiteren Verfahren bewerben. Es ist zu beachten, dass Angaben zu den Mindestanforderungen zwingend sind. Unvollständig ausgefüllte Formblätter führen zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern.   Der voraussichtliche Ablauf des Teilnahmewettbewerbs sieht wie folgt aus: 26.05.2025 Bekanntmachung über Vergabeportal Brandenburg 17.06.2025 letzter Tag um Fragen zum Verfahren zu stellen bzw. letzte Informationen einzuholen 26.06.2025, 12:00 Uhr Elektronische Übermittlung der Teilnahmeanträge mit den entsprechenden Anlagen   Folgende Unterlagen sind für den Teilnahmeantrag ausgefüllt und rechtsverbindlich einzureichen: - Anlage TN.1 Eigenerklärung zur Eignung - Anlage TN.1a Bewerbergemeinschaftserklärung - Anlage TN.1b Erklärung zu Unteraufträgen/Eignungsleihe - Teilnahmeantrag (Formular 2.4 EU) - Vereinbarung Mindestanforderungen BbgVergG (Formular 5.3 EU) - Vereinbarung Mindestanforderungen NAN BbgVergG (Formular 5.4 EU) - Eigenerklärung Sonderformular Russland-Embargo   Hinweis: Bieterfragen können bis einschließlich den 17.06.2025 ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg gestellt werden.  Dem Teilnahmewettbewerb folgt das Verhandlungsverfahren. Der voraussichtliche Ablauf des Verhandlungsverfahrens sieht wie folgt aus: 04.07.2025 Aufforderung zur Angebotsabgabe durch die ASG 28.07.2025 letzter Tag um Fragen zum Verfahren zu stellen bzw. letzte Informationen einzuholen  04.08.2025, 12:00 Uhr Elektronische Übermittlung der (Erst)-Angebote mit den entsprechenden Anlagen 18.08. - 05.09.2025 Usability Tests durch die ASG 22.09. - 26.09.2025 Angebotspräsentationen und -verhandlungen in den Räumen der ASG 02.10.2025 Aufforderung zur Abgabe von Folgeangeboten durch die ASG  20.10.2025, 12:00 Uhr Elektronische Übermittlung der finalen Angebote 30.10.2025 Zuschlagserteilung durch die ASG  Hinweis: Der Bieter hat sich bis zum 31. März 2026 an sein Angebot zu binden (Bindefrist).  Folgende Unterlagen sind für das Verhandlungsverfahren ausgefüllt und, wenn gefordert rechtsverbindlich unterschrieben, einzureichen: - Konzept  - Anlage V.2 Kriterienkatalog ASG - Anlage V.3 Lizenzübersicht ASG - rechtsverbindlich unterzeichnetes Angebot und Preisblatt (Anlage V.5) - Vertragsentwurf / Anlage V.6 EVB-IT Systemvertrag - Entwurf eines AV-Vertrages
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Erfahrungen im Bereich der hier gegenständlichen Aufgabenstellung Referenzen über vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten fünf Jahre einzureichen.  Die Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen: 1. Mindestens drei Referenzen über durchgeführte Aufträge zur Lieferung und Implementierung eines ERP-Systems und DMS.  2. Die eingereichten Referenzen müssen Aufträge beinhalten, die: a) für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern erbracht wurden.  b) den Anschluss von mindestens 30 Nutzern zum Gegenstand hatten. 3. Das in den Referenzprojekten implementierte ERP-System und/oder DMS muss seit mindestens 6 Monaten im Produktivbetrieb sein.  Die Anzahl vergleichbarer Referenzen die den o.g. Anforderungen entsprechen, ist zugleich Aus-wahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Eignung zur Berufsausübung die durchschnittliche Anzahl der ständig Beschäftigen, aufgeteilt nach den Berufsgruppen Leitungspersonal, Softwarespezialist/IT-Berater, Support und Sonstige, für die Jahre 2022, 2023 und 2024 anzugeben.   Die Gesamtanzahl der ständig beschäftigten Fachkräfte der letzten drei Jahre (im Mittel) ist zugleich Auswahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.

Eligibility requirements: Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Erfahrungen im Bereich der hier gegenständlichen Aufgabenstellung Referenzen über vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten fünf Jahre einzureichen.  Die Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen: 1. Mindestens drei Referenzen über durchgeführte Aufträge zur Lieferung und Implementierung eines ERP-Systems und DMS.  2. Die eingereichten Referenzen müssen Aufträge beinhalten, die: a) für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern erbracht wurden.  b) den Anschluss von mindestens 30 Nutzern zum Gegenstand hatten. 3. Das in den Referenzprojekten implementierte ERP-System und/oder DMS muss seit mindestens 6 Monaten im Produktivbetrieb sein.  Die Anzahl vergleichbarer Referenzen die den o.g. Anforderungen entsprechen, ist zugleich Aus-wahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer Eignung zur Berufsausübung die durchschnittliche Anzahl der ständig Beschäftigen, aufgeteilt nach den Berufsgruppen Leitungspersonal, Softwarespezialist/IT-Berater, Support und Sonstige, für die Jahre 2022, 2023 und 2024 anzugeben.   Die Gesamtanzahl der ständig beschäftigten Fachkräfte der letzten drei Jahre (im Mittel) ist zugleich Auswahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit den Gesamtumsatz für die Jahre 2022, 2023 und 2024 anzugeben.  Der jährliche Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (im Mittel) ist zugleich Auswahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat die Nummer anzugeben, unter der das Unternehmen im Handelsregister angemeldet ist.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat eine Eigenerklärung(-en) über das Vorliegen einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung bzw. über die Bereitschaft zum Abschluss spätestens zum Zeitpunkt der Auftragserteilung abzugeben.
Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat Nachweise/Angaben über ein internes Qualitätsmanagement im Unternehmen zu erbringen.
Es gelten die Vorgaben des § 56 VgV.
Der Wertungspreis wird für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes hergezogen. Der Wertungspreis setzt sich aus einer Festpreisvergütung, dem Pauschalfestpreis, und einer aufwandsbezogenen Vergütung zusammen.  Im Pauschalfestpreis sind folgende Positionen zu berücksichtigen: 1.) Anschaffungskosten ERP-System inkl. Wartung (3 Jahre) gem. Lizenzübersicht 2.) Anschaffungskosten DMS inkl. Wartung (3 Jahre) gem. Lizenzübersicht 3.) Kosten für Dienstleistungen im Rahmen von a.) Projektmanagement b.) Implementierung c.) Schulungen  Über eine aufwandbezogene Vergütung werden folgende Positionen abgerechnet: 4.) Kosten für Systemservice und Support (Stundensatz nach Aufwand) 5.) Kosten für sonstige Serviceleistungen (Consulting, Configuration und Customizing - Stundensatz nach Aufwand)
Die Leistungskriterien setzen sich zusammen aus den: 1.) Technischen Anforderungen 2.) Funktionalen Anforderungen ERP-System  3.) Funktionalen Anforderungen DMS 4.) Nicht-funktionale Anforderungen
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Winner: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)