Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2025-11-03
Buyer: Beschaffung eines ERP-Systems
Country: DE
Region: DEA22
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48451000 | 72260000: Software-related services
Submission deadline: 2025-12-02
Award criteria: price, quality

Technical requirements: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die für interessierte Unternehmen sowie Bewerber/Bieter und Bewerber-/Bietergemeinschaften bestehenden Rügeobliegenheiten und die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs. 3 GWB lautet:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 10 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
Die Vergabestelle weist zudem ausdrücklich auf § 134 Abs. 1 und 2 GWB hin. § 134 Abs. 1 und 2 GWB.
Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines browserbasierten ERP-Systems zur umfassenden Unterstützung der Verwaltungs- und Steuerungsprozesse der Organisation.
Die Datenmigration von Bewegungsdaten und Rechnungsarchiv sind Bestandteile der zu erbringenden Leistung.
Zertifizierung ISO 27001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Zertifizierung ISO 9001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Technische Leistungsfähigkeit - - Zugriffstechnologie
Die Anwendung muss vollständig webbasiert sein und über aktuelle Standardbrowser ohne lokale Client-Installation nutzbar sein.
Nachweis: Eigenerklärung

- Nutzerrollen im Einkauf
Das System muss es ermöglichen, dass alle Nutzer der Kategorien 2 und 3 bestimmte Einkaufsprozesse durchführen können (z.?B. Bedarfsmeldung, Angebots-vergleich).
Nachweis: Funktionsbeschreibung

-Finanzintegration / eGECKO-Kompatibilität
Es muss möglich sein sämtliche Bewegungsdaten inkl. der Archivdaten (bspw. Rechnungsarchiv) in das neue System zu übernehmen. Wichtig ist, dass die jeweiligen Rechnungen auch aus dem jeweiligen Projektmanagement zugänglich sind. 
Nachweis: Eigenerklärung

Excel-Webimport und Massenänderungen
Die Lösung muss eine webbasierte Excel-Importfunktion bereitstellen, mit der strukturierte Datenimporte zur Massendatenänderung durchgeführt werden können. Vor dem Import müssen Validierungsprüfungen erfolgen.
Nachweis: Eigenerklärung

Mobile Erfassungsmöglichkeiten
Die Lösung muss eine mobile Zeiterfassung über Webbrowser oder App auf mobilen Geräten ermöglichen.
Nachweis: Eigenerklärung

Deutschsprachiger Support ist zwingend erforderlich
Nachweis: Eigenerklärung

Benutzergeführte Prozessunterstützung
Das System muss eine integrierte Funktion zur geführten Bearbeitung von Geschäftsprozessen bereitstellen, die den Benutzer prozessabhängig durch Bearbei-tungsschritte führt, Eingaben prüft und relevante Inhalte oder Eingabemasken dynamisch steuert.
Nachweis: Eigenerklärung

Die Systemeinführung als Werkvertrag
Die Systemeinführung wird als Werkvertrag angeboten. Dies bedeutet der Auftragnehmer ist innerhalb des Werkvertrages dafür verantwortlich, dass das System über die geforderten Systemeigenschaften, definierten Auswertungsmöglichkeiten etc. gem. Ausschreibung verfügt. Die Datenpflege obliegt dem Auftraggeber. Aus-nahme hiervon sind die aus dem Altsystem zu migrierenden Daten. Sofern sich innerhalb des Projektes Änderungen auf Grund neuen Anforderungen des Auftraggebers ergeben oder der Auftraggeber im Projektverlauf auf Grund mangelnder Termintreue Mehrarbeit für den Auftragnehmer verursacht, ist dieser berechtigt mit vorheriger Ankündigung (durch ein Nachtragsangebot, welches auf Basis des Ursprungangebotes kalkuliert wurde) Mehrkosten zu verlangen. 
Nachweis: Eigenerklärung

Eligibility requirements: Zertifizierung ISO 27001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Zertifizierung ISO 9001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Technische Leistungsfähigkeit - - Zugriffstechnologie
Die Anwendung muss vollständig webbasiert sein und über aktuelle Standardbrowser ohne lokale Client-Installation nutzbar sein.
Nachweis: Eigenerklärung

- Nutzerrollen im Einkauf
Das System muss es ermöglichen, dass alle Nutzer der Kategorien 2 und 3 bestimmte Einkaufsprozesse durchführen können (z.?B. Bedarfsmeldung, Angebots-vergleich).
Nachweis: Funktionsbeschreibung

-Finanzintegration / eGECKO-Kompatibilität
Es muss möglich sein sämtliche Bewegungsdaten inkl. der Archivdaten (bspw. Rechnungsarchiv) in das neue System zu übernehmen. Wichtig ist, dass die jeweiligen Rechnungen auch aus dem jeweiligen Projektmanagement zugänglich sind. 
Nachweis: Eigenerklärung

Excel-Webimport und Massenänderungen
Die Lösung muss eine webbasierte Excel-Importfunktion bereitstellen, mit der strukturierte Datenimporte zur Massendatenänderung durchgeführt werden können. Vor dem Import müssen Validierungsprüfungen erfolgen.
Nachweis: Eigenerklärung

Mobile Erfassungsmöglichkeiten
Die Lösung muss eine mobile Zeiterfassung über Webbrowser oder App auf mobilen Geräten ermöglichen.
Nachweis: Eigenerklärung

Deutschsprachiger Support ist zwingend erforderlich
Nachweis: Eigenerklärung

Benutzergeführte Prozessunterstützung
Das System muss eine integrierte Funktion zur geführten Bearbeitung von Geschäftsprozessen bereitstellen, die den Benutzer prozessabhängig durch Bearbei-tungsschritte führt, Eingaben prüft und relevante Inhalte oder Eingabemasken dynamisch steuert.
Nachweis: Eigenerklärung

Die Systemeinführung als Werkvertrag
Die Systemeinführung wird als Werkvertrag angeboten. Dies bedeutet der Auftragnehmer ist innerhalb des Werkvertrages dafür verantwortlich, dass das System über die geforderten Systemeigenschaften, definierten Auswertungsmöglichkeiten etc. gem. Ausschreibung verfügt. Die Datenpflege obliegt dem Auftraggeber. Aus-nahme hiervon sind die aus dem Altsystem zu migrierenden Daten. Sofern sich innerhalb des Projektes Änderungen auf Grund neuen Anforderungen des Auftraggebers ergeben oder der Auftraggeber im Projektverlauf auf Grund mangelnder Termintreue Mehrarbeit für den Auftragnehmer verursacht, ist dieser berechtigt mit vorheriger Ankündigung (durch ein Nachtragsangebot, welches auf Basis des Ursprungangebotes kalkuliert wurde) Mehrkosten zu verlangen. 
Nachweis: Eigenerklärung
Zertifizierungen - Zertifizierung Informationssicherheit
Der Anbieter muss über eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 verfügen.
Nachweis: Zertifikat

Zertifizierung Qualitätsmanagement
Der Anbieter muss über eine gültige Zertifizierung nach ISO 9001 verfügen.
Nachweis: Zertifikat
Betriebsstruktur und Supportkapazitäten - Supportnähe
In dringenden Notfällen, sofern durch Fernzugriff eine Problemlösung nicht möglich ist, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass entsprechend fähiges sowie deutschsprachiges Personal innerhalb von maximal vier Stunden am Standort des Auftraggebers ist.
Nachweis: Standortnachweis mit Entfernungskalkulation.
Fehlen geforderte Unterlagen werden diese vom Auftrageber nachgefordert. Werden die nachgeforderten Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen.
Einzureichende Unterlagen:
- 324_Angebotsschreiben ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte vollständig ausfüllen und einreichen
- 521_Eigenerklärung_Ausschlussgründe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte mit dem Angebot einreichen.
- 522_Eigenerklärung_Mindestlohngesetz ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte mit dem Angebot einreichen.
- Preisblatt ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung des Bieters zur Geltung der Vergabeunterlagen ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Schulungskonzept ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Konzept zur Projekteinführung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Standortnachweis mit Entfernungskalkulation ( mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Funktionsbeschreibung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Das System muss es ermöglichen, dass alle Nutzer der Kategorien 2 und 3 bestimmte Einkaufsprozesse durchführen können (z.B. Bedarfsmeldung, Angebotsvergleich).
- Eigenerklärung zur Eignung des Bieters ( mittels Eigenerklärung
Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
- Kundenorientierung (max. 2 Punkte möglich)

- Hybride Schulungen inkl. Erlaubnis zur Aufnahme (max. 4 Punkte möglich)

- Unterlagen auf Deutsch und Englisch (max. 1 Punkt)

- Anzahl der direkt durch den Auftragnehmer geschulten Personen (max. 1 Punkte)

- Anzahl der Schulungstermine (hochgerechnet in Zeitstunden, max. 2 Punkte)

Maximal können insgesamt 10 Punkte für das Schulungskonzept vergeben werden.
- Kundenorientierung (max. 3 Punkte)

- Zusicherung für Starttermin zur Projekteinführung im Februar 2026 (7 Punkte) - Mindestens ein Terminvorschlag im Februar 2026 und zwei Alternativvorschläge bis Ende März 2026 sind im Konzept erhalten.

- Maximal können insgesamt 10 Punkte für das Konzept zur Projekteinführung vergeben werden.