Public procurement notice: Voluntary Ex Ante Transparency Notice
Published: 2021-08-04
Buyer: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Country: DE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated without a prior call for competition
CPV classification: 72211000: Systems and user software programming services
Estimated value: 250000 EUR
Award criteria: Lowest price

Technical requirements: Beschaffung einer integrierten Softwarelösung für den Bereich behördliches Abschussmanagement für die Themenfelder Abschussplan, Streckenliste und Auswertungen, um die Nutzung durch die hessischen Jagdbehörden, die Jagdausübungsberechtigten und weitere Beteiligte (zusammen „Nutzer“), unter Einbeziehung der verfügbaren Jagdverwaltung, vereinfachen zu können.
Für das Abschussmanagement sind u.a. im Kontext der OZG-Vorhaben die Themenfelder Abschussplan, Streckenliste und Auswertungen für eine erweiterte Digitalisierung identifiziert worden um diese Prozesse für die hessischen Jagdbehörden, die Jagdausübungsberechtigten und weitere Beteiligte (zusammen „Nutzer“) vereinfachen zu können. Zur Umsetzung dieser Zielsetzung erwägt die ekom21 die Beschaffung einer integrierten Softwarelösung, die in einer homogenen Lösung folgende Themenbereiche und Aspekte der vorgenannten Prozesse mittels einer Portal-Lösung realisiert und umsetzt:
- Internet-Sachdatenerfassung für die Vorgänge Abschussplan und Streckenlisten durch die Jagdausübungsberechtigten
- Einbindung weiterer beteiligter Personen (Sachkundiger, Leiter der Hegegemeinschaft etc.) über das Internet.
- Automatisierte Überführung der erfassten Sachdaten in das für die Jagdverwaltung eingesetzte Fachverfahren
Die beabsichtigte Beauftragung umfasst die Beschaffung, Anpassung und Erstellung der integrierten Softwarelösung, deren Lizenzierung sowie die spätere Softwarepflege und ggf. weitere Dienstleistungen.
Die ekom21 erwägt, den Auftrag für die gewünschten Leistungen an den in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung benannten Auftragnehmer („vorgesehene Auftragnehmer“) zu vergeben.
Die ekom21 hat festgestellt, dass die Besonderheiten der beabsichtigen Auftragsvergabe dazu führen, dass nur ein Unternehmen die Anforderungen an die zu beschaffende Softwarelösung zu dem benötigten Zeitpunkt erfüllen kann, nämlich der in Abschnitt V.2.3) der Bekanntmachung benannte Auftragnehmer. Dies beruht im Wesentlichen auf folgenden Erwägungen:
Aus technischen Gründen und aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten einschließlich Rechten des geistigen Eigentums (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV) kann nur der vorgesehene Auftragnehmer die benötigen Leistungen erbringen. Es gibt auch keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung und der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter (§ 14 Abs. 6 VgV).
Der vorgesehene Auftragnehmer ist Hersteller der Fachsoftware WorkOffice „Jagdverwaltung“. Diese wird mit einer Ausnahme von allen Unteren Jagdbehörden (UJB) in Hessen zur Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen im Bereich des Jagdrechts genutzt. Um die mit der beabsichtigten Beschaffung verfolgte Intensivierung und Erweiterung der Digitalisierung im Abschussmanagement zu erreichen, ist eine enge technische Verzahnung und größtmögliche Interaktion mit dieser Fachsoftware unabdingbar. Die zu beauftragende Softwarelösung muss mit der bei den UJB eingesetzten Fachsoftware technisch gekoppelt werden, weil die damit verwaltete Datenbasis für alle Prozesse der zu beschaffenden Softwarelösung zwingend benötigt wird. Ferner ist ein Datenaustausch zwischen der eingesetzten Fachsoftware und der benötigten Softwarelösung über eine bidirektionale Datenschnittstelle zwingend notwendig. Ziel der beabsichtigen Auftragsvergabe ist die Entwicklung möglichst „komplett durchdigitalisierter“ Prozesse. Immer dann, wenn dies möglich ist, sollen die über das Online-Frontend erfassten Daten automatisiert in die Fachsoftware übernommen werden können und Auswertungen medienbruchfrei und tagesaktuell bereitgestellt werden. Ferner müssen im Rahmen der Funktionalität „Bescheid-Erstellung/-Zustellung“ Abhängigkeiten zur Fachsoftware berücksichtigt werden, insbesondere um die Doppelt-Ausstellung von Bescheiden zu verhindern. Aus diesen Gründen müssen die geplanten Funktionalitäten auf die Logik und technische Umgebung der Fachsoftware hin entwickelt werden.
Ein Zugriff von Drittsystemen bzw. Softwarekomponenten auf die Fachanwendung ist derzeit nur für den Hersteller der bei den UJB eingesetzten Fachanwendung möglich, da nur dieser Schnittstellen und Datenformate kennt. Standardisierte vom Hersteller freigegebene und dokumentierte Schnittstellen, über die die Fachsoftware von Drittkomponenten angesprochen werden könnte, existieren derzeit nicht. Der Hersteller der Fachsoftware hat sich nicht bereit erklärt, offene Schnittstellen zu nicht von ihm implementieren Fremdsystemen zu erstellen. Die Schutzrechte an der Fachanwendung liegen ausschließlich beim Hersteller der Fachanwendung. Aufgrund dessen ist nur dieser berechtigt, die hier erforderlichen Anpassungen und Schaffung von (bidirektionalen) Schnittstellen vorzunehmen.
Hinzu kommt aber auch, dass im Rahmen Koppelung mit der bei den UJB eingesetzten Fachsoftware Gefahren und Risiken, z.B. von Fehlfunktionen und Kompatibilitätsproblemen, auftreten können, wenn der Auftrag nicht vom Hersteller der Fachanwendung ausgeführt würde, sondern von einem Dritten.
1. Es handelt sich vorliegend um eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung mit der der Auftraggeber seine Absicht zum Vertragsabschluss mit dem vorgesehenen Auftragnehmer bekundet. Ein Vertragsschluss ist daher noch nicht erfolgt.
2. Der Abschluss des Vertrages erfolgt gemäß § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Es wird daher darauf hingewiesen, dass es sich bei dem in Abschnitt V, Nr. 2.1) der Bekanntmachung angegebenen Datum um das heutige handelt, da technisch keine späteren Termine zugelassen werden.
3. Die in Abschnitt II, Nr. II.1.7) und Abschnitt V, Nr. V.2.4 angegebenen Werte entsprechen nicht den tatsächlichen Werten. Die Angaben erfolgen nur, weil das Eingabeformular dort zwingend eine Eintragung verlangt. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekanntgemacht, weil die berechtigten geschäftlichen Interessen des vorgesehenen Auftragnehmers betroffen sind und die Veröffentlichung den lauteren Wettbewerb zwischen Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde (vgl. Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU).


Winner: Condition – Integrierte Softwarelösungen GmbH
Award value: 250000