Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2019-04-03
Buyer: Kansaneläkelaitos
Country: FI
Contract type: Services
Procedure: Competitive dialogue
CPV classification: 72000000 | 72230000: Custom software development services
Submission deadline: 2019-05-06
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη
Hankinnan kohteena on ohjelmistopalveluna tuotettava asianhallintaratkaisu, sen tukipalvelu, toimitusprojekti sekä erikseen tilattavat asiantuntijatyöt. Ratkaisu hankitaan SaaS-palveluna. Hankittava asianhallintaratkaisu sisältää asianhallinnan, asiakirjahallinnan, sopimustenhallinnan, tiedonohjauksen ja sähköisen arkistoinnin. Lisäksi asianhallintaratkaisu kattaa työnkulkujen hallinnan, hakupalvelut, raportoinnin, sähköisen puollon ja hyväksynnän sekä käyttäjäryhmien ja -roolien hallinnan. Asianhallintaratkaisu on tarkoitettu Kelan hallinnollisten asioiden ja asiakirjojen käsittelyyn ja arkistointiin. Kansaneläkelaitos (Kela) on uudistamassa hallinnollisen asiakirjahallinnan toimintatapoja ja välineitä. Uudistuksella tavoitellaan kustannustehokkuutta ja laadullisia hyötyjä digitalisoimalla asian- ja asiakirjahallinnan prosesseja.
Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Hankintayksikkö on asettanut hankinnan kohteelle pakollisiksi vähimmäisehdoiksi vähimmäisvaatimuksia, jotka kaikkien tarjousten tulee täyttää ja joista hankintayksikkö ei neuvottele. Hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset (pakolliset vähimmäisehdot) on ilmoitettu tämän osallistumishakemuspyynnön liitteessä 12 Vähimmäisvaatimukset. Alustava kuvaus hankinnan kohteena olevasta asianhallintaratkaisusta, hankittavaan ratkaisuun liittyvät alustavat vaatimukset sekä muuta alustavaa tarjouspyyntömateriaalia on tämän osallistumishakemuspyynnön liitteenä. Näiden liitteiden sisältö voi muuttua ja tarkentua neuvotteluiden perusteella (poislukien asetetut vähimmäisvaatimukset). Sopimusluonnokset ovat myös neuvottelujen kohteena, joten niihin voi tulla muutoksia menettelyn aikana. Tarjoajan tulee sitoutua vasta lopulliseen tarjouspyyntöön.
Sopimusehdoista keskustellaan neuvotteluiden aikana ja lopullinen sopimus tarkennettuine sopimusehtoineen kuvataan lopullisessa tarjouspyynnössä. Lähtökohtaisesti määräaikainen sopimuskausi on 48 kk, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarjouskilpailu toteutetaan kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen. Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankintayksikkö on arvioinut, että hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen ja oikeudelliseen muotoon liittyvistä erityisistä syistä sekä niihin liittyvien riskien vuoksi se ei voi tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita. Hankintayksikkö on arvioinut, että neljä (4) toimijaa mahdollistaa riittävän kilpailun hankintamenettelyssä. Neuvottelujen toteuttaminen rajoittamattomalla ehdokasmäärällä vaikeuttaisi hankintaprosessin läpivientiä.
Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta ehdokkaille tai tarjoajille korvausta.
Jos osallistumishakemuksen jättää ryhmittymä tai ehdokas käyttää voimavarayksiköitä tarjoajaa koskevien vaatimusten täyttämisessä, tulee jokaisesta ryhmittymän jäsenestä tai voimavarayksiköstä täyttää oma, erillinen ESPD-lomake.
Huomioi, että ESPD-lomake lähetetään ryhmittymän jäsenille ja voimavarayksiköille Hanki-palvelun kautta. Ehdokkaan tulee liittää osallistumishakemukseensa oma ESPD-lomake jokaiselta em. talouden toimijalta. Osallistumishakemusta ei voi lähettää, ennen kuin kaikkien ryhmittymän jäsenten tai voimavarayksiköiden ESPD-lomakkeet on liitetty osallistumishakemukseen. Varaa vaiheeseen riittävästi aikaa.