Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2018-06-09
Buyer: EANDIS System Operator cvba, werkende in opdracht en voor rekening van Gaselwest, IMEA, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek en Sibelgas die allen als aanbestedende overheid voor de opdracht dienen te worden beschouwd
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Negotiated procedure
CPV classification: 72253000: Helpdesk and support services
Submission deadline: 2018-07-09
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Dit aankoopdossier betreft het opstellen van een raamovereenkomst voor de lokale ondersteuning van de interne en externe medewerkers van de aanbesteder bij het gebruik van de aan hen ter beschikking gestelde hardware en softwareapplicaties (support en beheer). Het team van medewerkers zal tevens activiteiten van de hulplijn (servicedesk) op zich moeten nemen. De uitvoering zal gebeuren onder verantwoordelijkheid van de dienst Lokale Support.
De inschrijver garandeert de gevraagde bezetting betreffende lokale ondersteuning per site gedurende de werkdagen van de aanbesteder. De gebruikers van de hardware en softwareapplicaties van de aanbesteder zijn verspreid over heel Vlaanderen en dienen lokaal ondersteund te worden op basis van de tot heden gekende (ca.16) Eandis/Infrax-locaties. Dit kan in de toekomst uiteraard nog wijzigen, wat dan ook gevolgen heeft voor de bemanning. Er kunnen sites wegvallen of andere kunnen toegevoegd worden. Verplaatsingen naar klantenkantoren in de buurt van de sites moeten steeds mogelijk zijn.
Concreet schatten we op vandaag dat dit de support en het beheer zal betreffen van ca. 8.000 toestellen en ca. 450 softwareapplicaties, dit gedurende de werkdagen van de aanbesteder, ingeschat op ca. 250 dagen op jaarbasis. De aanbesteder schat dit in op ongeveer 15 FTE op jaarbasis voor lokale support on site. Deze cijfers zijn inschattingen, louter informatief en niet bindend.
De raamovereenkomst zal afgesloten worden als een middelenverbintenis voor een periode van 4 jaar. Na deze initiële periode van 4 jaar is de raamovereenkomst optioneel jaarlijks verlengbaar tot een maximale contractduur van 8 jaar.
Indien de inschrijver werkt met een onderaannemer dient deze bijlage eveneens voor de situatie van de onderaannemer opgegeven te worden.
Indien de inschrijver werkt met onderaanneming, dient iedere onderaannemer punt 1, 2, 3, 4 en 5van de vragenlijst volledig in te vullen en elektronisch ondertekend bij de kandidatuurstelling van de hoofdaanbieder toe te voegen. Elk punt dient beantwoord te worden (desgevallend “niet van toepassing” vermelden). Een niet beantwoord punt wordt beschouwd als een ontbrekend element.
De gegevens betreffende financiële en economische draagkracht van de laatste 3 boekjaren zullen door de opdrachtgever gecontroleerd en geëvalueerd worden. Hiervoor zal gebruik gemaakt worden van de rapporten die bij financiële gegevensverstrekkers worden opgevraagd. Indien noodzakelijk zal nadien nog bijkomende informatie opgevraagd worden bij de inschrijver zelf.
• De inschrijver voegt bij zijn kandidatuurstelling minimum 3 recente (van de laatste 3 jaar) en relevante referenties (voor minimum 1000 werkplekken en gerelateerde servicedesk dienstverlening) waarvoor hij vergelijkbare diensten heeft uitgevoerd. Deze referenties zijn gestaafd door getuigschriften van goede uitvoering.
Met de opgave van de referenties geeft de inschrijver ook de toestemming om de referenties te contacteren indien gewenst.
Opdrachten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/bedrijven van de onderaannemers zijn uitgesloten als referentie.
• De inschrijver verklaart op eer (datum, naam, handtekening van de gemachtigde) dat de mensen die op deze opdracht ingezet (HR-potentieel) zullen worden, een goede actieve beheersing van het Nederlands hebben om alle interacties met de Eandis/Infrax-eindgebruikers in de Nederlandse taal te kunnen voeren. Inschrijvers die dit niet kunnen garanderen, worden niet geselecteerd.
Een volledig ingevulde vragenlijst waarbij bovenstaande criteria zijn opgenomen dient de kandidatuur te vergezellen. De vragenlijst is uitsluitend te verkrijgen door opvragen via e-mail naar aankoop.ict@eandis.be ter attentie van Charlot Maenhaut.
Om een geldige kandidatuurstelling in te dienen, dient er een vragenlijst ingevuld te worden conform alle gevraagde inlichtingen in de aankondiging van deze opdracht. Deze vragenlijst kan enkel bekomen worden door een aanvraag via e-mail aankoop.ict@eandis.be ter attentie van Charlot Maenhaut.
De kandidatuur dient eveneens vergezeld te zijn van het UEA: Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een openbare aanbestedingsprocedure. Het is in alle EU-talen beschikbaar en wordt als voorlopig bewijs gebruikt dat aan de vereiste voorwaarden van openbare aanbestedingsprocedures in de hele EU wordt voldaan.
Dankzij het UEA hoeven de inschrijvers niet langer het volledige bewijsmateriaal en de verschillende formulieren te verstrekken die vroeger voor overheidsopdrachten in de EU werden gebruikt, en dat betekent een aanzienlijke vereenvoudiging van de toegang tot grensoverschrijdende overheidsopdrachten. De inschrijver dient de ingevulde versie van het UEA (response) over te maken in XML- en pdf-formaat. Evenzeer dient dit te worden overgemaakt wanneer de inschrijver zich beroept op de draagkracht van een onderaannemer.

Eligibility requirements: Identificatie van de inschrijver (in te vullen in de vragenlijst). Vertegenwoordiging en relaties in het kader van deze gunning (in te vullen in de vragenlijst). Indien de inschrijver werkt met een onderaannemer dient deze bijlage eveneens voor de situatie van de onderaannemer opgegeven te worden. Indien de inschrijver werkt met onderaanneming, dient iedere onderaannemer punt 1, 2, 3, 4 en 5van de vragenlijst volledig in te vullen en elektronisch ondertekend bij de kandidatuurstelling van de hoofdaanbieder toe te voegen. Elk punt dient beantwoord te worden (desgevallend “niet van toepassing” vermelden). Een niet beantwoord punt wordt beschouwd als een ontbrekend element.