Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2023-03-08
Buyer: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Country: DE
Contract type: Supplies
Procedure: Open procedure
CPV classification: 48000000 | 72000000
Submission deadline: 2023-04-05
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Die Deutsche Bundesbank beabsichtigt, eine Business Process Management Software (BPMS) als SaaS-Lösung zu implementieren und die dazu notwendigen begleitenden Services (Hosting, Support, Betriebsunterstützung, Schulungen, Unterstützungsleistungen) zu beziehen.
Zur Einführung und Nutzung einer BPMS in der Deutschen Bundesbank sollen folgende Leistungsteile mittels EVB-IT Cloudvertrag beschafft werden:
3. Bereitstellung, Konfiguration und voll funktionsfähige initiale Anbindung der Software an IT-Systeme der Deutschen Bundesbank,
6. Optionale Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Umsetzung und Realisierung von Anwendungsfällen zur Prozessautomatisierung/-ausführung mittels der produktimmanenten Process Engine.
Die detaillierten Leistungsmerkmale sind den Vertragsanlagen Leistungsbeschreibung (Dokument B2) und insbesondere der Bewertungsmatrix (Dokument C51) und dem Kriterienkatalog (Dokument C521) zu entnehmen.
Die Erbringung der vertraglichen Leistungen a) Bereitstellung des BPMS-Tools (Einrichtung etc., Schnittstellenanbindung, Herstellung der Betriebsbereitschaft) und b)  Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von initialen Schulungen beginnt ab Zuschlagserteilung. Davon abweichend beginnt der Vertrag für die Leistungen a) Lizenzen/Hosting/Support, Betriebsunterstützung, Wartung und Pflege, Dokumentation für die SaaS-Anwendung  und b) Optionale Leistungen mit dem Tag nach der Erklärung der Abnahme durch den Auftraggeber und hat eine Laufzeit von zunächst 48 Monaten (Mindestvertragsdauer).
Option: Vor Ablauf der Mindestvertragsdauer kann der Vertrag vom Auftraggeber einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden.
Optionale Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden auf Abruf nach Bedarf in Blöcken von mehreren zusammenhängenden Tagen oder auch einzeln in Tagen (1 Personentag = 8 h ohne Pause) erbracht. Sie sind grundsätzlich remote in den durch den Auftragnehmer festgelegten Räumlichkeiten innerhalb der EU zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten zu erbringen. Vor-Ort-Tätigkeiten an Standorten des Auftraggebers in- oder außerhalb Frankfurts werden nur in Ausnahmefällen erforderlich, der geschätzte Umfang hierfür beträgt maximal 10 % des Auftragsvolumens (in PT).
Der voraussichtliche Bedarf über die maximal mögliche Vertragslaufzeit wird auf rund 1.500 Personentage (Obergrenze) geschätzt (durchschnittlich 250 PT p. a.). Hierbei handelt es sich um eine kalkulatorische Annahme, die dem derzeitigen Planungsstand entspricht. Rückschlüsse auf tatsächliche Inanspruchnahmen lassen sich daraus jedoch nicht ableiten.
Nebenkosten, Reisekosten, Reisezeiten und/oder Materialkosten werden nicht gesondert vergütet. Reisezeiten gelten nicht als Leistungszeiten.
Das sich der formellen Prüfung anschließende Bewertungsverfahren ist zweistufig. Die Auswahl in der ersten Stufe findet unter Bildung eines Preis-Leistungs-Verhältnisses anhand der Auswertung der Erfüllung der Bewertungskriterien und des Angebotsvergleichspreises statt.
In der zweiten Stufe erhält die Auftraggeberin einen kostenfreien Testzugang auf das Produkt des Bieters für mindestens 15 Arbeitstage (Mo-Fr). Es werden zur Plausibilisierung/Verifizierung bieterseitiger Angaben Produktpräsentationen unter Umsetzung von Use Cases durchgeführt.
Die Produktpräsentation findet voraussichtlich als Vor-Ort-Termin im Zeitraum vom 07.06.2023 bis 16.06.2023 in Frankfurt am Main statt.
a) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer und des zuständigen Amtsgerichtes (gemäß Nr. 5 des Vordruckes 11078 II), ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EG)
b) Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt (gemäß Nr. 8 des Vordruckes 11078 II)

Eligibility requirements: a) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer und des zuständigen Amtsgerichtes (gemäß Nr. 5 des Vordruckes 11078 II), ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EG) b) Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt (gemäß Nr. 8 des Vordruckes 11078 II) c) Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (gemäß Nr. 9 des Vordruckes 11078 II) d) Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gemäß Nr. 10 des Vordruckes 11078 II)