Public procurement notice: Contract Notice
Published: 2021-12-29
Buyer: Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens - Informatikdienst
Country: BE
Contract type: Services
Procedure: Competitive procedure with negotiation
CPV classification: 72222000: Information systems strategic planning services | 72266000: Software consultancy services | 72267100: Maintenance of information technology software
Submission deadline: 2022-02-02
Award criteria: The most economic tender

Technical requirements: Vergabe eines öffentlichen Dienstleistungsauftrags über Wartung, Pflege und Erweiterung der Software „SucessFactors“
Die Deutschsprachige Gemeinschaft arbeitet seit vier Jahren mit SuccessFactors Recruiting, das bei der Mitarbeitersuche von verschiedenen Behörden der Deutschsprachigen Gemeinschaft eingesetzt wird. Zurzeit wird das SuccessFactors Recruiting von drei verschiedenen Personaldiensten als eigenständige Marke mit eigenem Prozess verwendet. Im Laufe der nächsten Jahre, werden höchstwahrscheinlich weitere Behörden der Deutschsprachigen Gemeinschaft hinzukommen, die ebenfalls eine eigene weitere Markenumgebung benötigen.
Für die Wartung, Pflege und Erweiterung der Software während der kommenden vier Jahre wird ein Partner gesucht, der die Verfügbarkeit der Lösung sicherstellt, anstehende Pflege- und Erweiterungsarbeiten übernimmt und die verantwortlichen Nutzer bei der Entwicklung des Systems berät (Los1).
Mit diesem Partner soll ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden, in dem die gesuchten Leistungen beschrieben und ihre Erbringung zugesichert wird.
Zusätzlich prüft die Deutschsprachige Gemeinschaft die Nutzung weiterer SuccessFactors-Module. Dies bedingt die Einführung von Employee Central, deren Machbarkeit und Kosten in einer Studie aufzuzeigen sind. Für die Deutschsprachige Gemeinschaft sind verschiedene Punkte zu beleuchten, um zu beurteilen, ob die Einführung von Employee Central innerhalb der nächsten vier Jahre sinnvoll ist.
Die Deutschsprachige Gemeinschaft arbeitet seit vier Jahren mit SuccessFactors Recruiting, das bei der Mitarbeitersuche von verschiedenen Behörden der Deutschsprachigen Gemeinschaft eingesetzt wird. Zurzeit wird das SuccessFactors Recruiting von drei verschiedenen Personaldiensten genutzt. Für sie wurden eigenständige Marken mit eigenem Einstellungsprozess eingerichtet. Im Laufe der nächsten Jahre werden höchstwahrscheinlich weitere Behörden der Deutschsprachigen Gemeinschaft als Nutzer hinzukommen, die eine eigene Markenumgebung benötigen.
Für die Wartung, Pflege und Erweiterung der Software während der kommenden vier Jahre wird ein Partner gesucht, der die Verfügbarkeit der Lösung sicherstellt, anstehende Pflege- und Erweiterungsarbeiten übernimmt und die verantwortlichen Nutzer bei der Entwicklung des Systems berät (Los1).
Mit diesem Partner soll ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden, in dem die gesuchten Leistungen beschrieben und ihre Erbringung zugesichert wird.
Zurzeit nutzt die Deutschsprachige Gemeinschaft eine Nutzerlizenz SFSF Recruiting für 1.400 Benutzer. Die jetzige Lizenzperiode endet am 15.10.2022.
Je nach Entwicklung im Laufe der kommenden Jahre kann es sein, dass ein Lizenzupgrade für über 2000 Benutzter nötig sein wird. Der Anbieter ist aufgefordert für verschiedene Tranchen Preisangebote anzugeben.
Die Koordination der Wartung geschieht in Zusammenarbeit mit den Projektbetreuern des Ministeriums der Deutschsprachigen Gemeinschaft, die als Point of Contact zu dem Partner fungieren.
Als Kommunikationsplattform stellt das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft ein Microsoft Teams zur Verfügung. Über dieses Teams könnte ebenfalls eine Fehlerverfolgungssystem gepflegt werden, wobei Kommunikationswerkzeuge des Partners genutzt werden können, wenn sie eine effizient Arbeitsweise ermöglichen.
Einfachere Konfigurationsarbeiten, werden von den Projektbetreuern selbst übernommen. Das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft ist bereit, dass der Anteil an Arbeiten, die von seinen Mitarbeitern übernommen wird, wächst, und erwartet entsprechende Unterstützung von seinem Partner.
Es wird erwartet, dass mindestens ein geeigneter Mitarbeiter ständig zur Verfügung steht und dass bei Ausfall ein Backup ähnlicher Qualifikation unmittelbar einspringen kann.
Die Pflege und Wartung kann auf andere SuccessFactors-Module wie Employee Central nach ihrer Einführung erweitert werden.