För att möjliggöra att dialogen där ministern eller statssekreteraren deltar kan fokuseras på frågor av mer övergripande och strategisk karaktär samt säkerställa att utrymme skapas för det personliga planeringssamtalet bör det ansvariga departementsrådet och myndighetshandläggaren en tid innan det ordinarie mötet träffa representanter för Pliktverket .