Enligt artikel 12.4 ska en behörig myndighet utse den personal som är ansvarig för handläggning av rapporter och i synnerhet för att a ) förse intresserade personer med information om förfarandena för rapportering , b ) ta emot och följa upp rapporter , samt c ) hålla kontakt med den rapporterande personen i syfte att lämna återkoppling och begära ytterligare information när så är nödvändigt .