Framför allt bör varje åtgärd vara lämplig , nödvändig och proportionell för att säkerställa efterlevnad av denna förordning , med beaktande av omständigheterna i varje enskilt fall , samt respektera varje persons rätt att bli hörd innan några enskilda åtgärder som påverkar honom eller henne negativt vidtas och vara utformad så att onödiga kostnader och alltför stora olägenheter för de berörda personerna undviks .