I artikel 12.4 anges att medlemsstaterna ska säkerställa att de behöriga myndigheterna utser personal som är ansvarig för handläggningen av den externa rapporteringen för att bl.a. ta emot och följa upp rapporter och hålla kontakt med rapporterande personer i syfte att lämna återkoppling och begära eventuell ytterligare nödvändig information .