Det innebär bl.a. att personuppgifter i minnesanteckningar , utkast och koncept som en befattningshavare vid någon av de aktuella myndigheterna har skrivit med hjälp av ett ordbehandlingsprogram och som inte tas om hand för arkivering , i allmänhet skall rensas ur datorsystemet eller avidentifieras så snart de inte längre behövs i verksamheten .