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Question: ¿Cómo hacer seguimiento de las facturas de mis clientes?

Answer: Puedes crear facturas para tus clientes directamente  en tu interfaz  (a través de la aplicación web Qonto o del teléfono), para recibir los pagos fácilmente.   Puedes ver fácilmente el estado de pago de las facturas de tus clientes desde la página principal de facturación.   El seguimiento del estado de pago de las facturas de tus clientes te ayudará a tener un mejor control del flujo de caja y a vigilar el vencimiento de las facturas, para que puedas enviar recordatorios a tus clientes si es necesario en el momento adecuado.   ¿Cómo supervisionar las facturas de mis clientes? Desde la pantalla  Facturación , podrás ver una lista con todas las facturas pagadas, pendientes de pago y canceladas. Cada línea corresponde a una de las facturas y muestra la fecha de emisión, la fecha límite, el estado y el importe. Haz clic en la factura en cuestión para ver más detalles, descargarla o volverla a compartir con tu cliente. Para simplificar aún más el seguimiento, puedes clasificar las facturas por fecha de vencimiento.   ¿Cómo se cancela una factura de un cliente? En algunos casos, puede que sea necesario cancelar una factura. Por ejemplo, si hay errores. Para cancelarla, haz clic en la factura en cuestión, y luego en el botón rojo  Cancelar factura . Aunque se haya cancelado, podrás descargártela desde la pestaña  Canceladas , en la parte superior de la pantalla principal. 💻 Cancelar y descargar facturas solo está disponible a través de la aplicación web.     ¿Cómo verificar el estado de pago de las facturas de mis clientes? ☝️ Importante en caso de cuentas múltiples:  Para que el pago se concilie con la factura, tu cliente debe realizar la transferencia al IBAN indicado en la factura.   Tienes dos opciones: Seguimiento automático : Qonto detectará el pago de la factura, si este tiene el mismo número de referencia. En ese caso, el estado cambiará automáticamente de  A cobrar  a  Pagada .   Seguimiento manual : También puedes cambiar el estado de tus facturas haciendo clic en la factura en cuestión y en el botón  Marcar como pagada .  Una vez marcada la factura como pagada, tienes la  posibilidad de asociarle una transacción  (haz clic  aquí  para saber cómo). Para cambiar el estado de la factura de  Pagada  a  Pendiente de pago , puedes hacer clic en el botón  Marcar como Pendiente de pago , que desvinculará todas las transacciones de la factura. Alternativamente, si primero desvinculas todas las transacciones de la factura, el estado de la factura cambiará automáticamente a  Pendiente .   El seguimiento manual está disponible a través de la aplicación web y aplicación móvil.
Question: ¿Qué información adicional debe incluir mi presupuesto de cliente?

Answer: Dependiendo de tu ubicación y forma jurídica, puede ser necesario que los presupuestos para tus clientes contengan cierta información adicional, además de los campos que debes rellenar al  crear presupuestos para clientes . Estos datos extra pueden estar relacionados con tu negocio, el producto o servicio que has proporcionado, tu cliente y/o las condiciones de pago.   Para ver los requisitos específicos de cada país, puedes consultar estas páginas para  Francia 🇫🇷  e  Italia 🇮🇹 .   Campos obligatorios El contenido del presupuesto puede variar en función de la especificidad del servicio previsto. Pero, como mínimo, debe contener: La fecha del presupuesto. El nombre y la dirección de la empresa. El nombre del cliente. La fecha de inicio y la duración del servicio, si procede. Un desglose detallado de cada servicio y producto, en cantidad y precio unitario. El coste de la mano de obra, si procede (tarifa por horas). Los gastos de desplazamiento, si procede. El importe total a pagar sin impuestos e incluyendo todos los impuestos. Indicación de la fecha de entrega del servicio o producto. Duración de validez del presupuesto. Algunos profesionales deben indicar su seguro de responsabilidad profesional. Puedes añadir fácilmente información adicional a tu presupuesto utilizando la sección denominada  Notas adicionales  situada en la parte inferior de la página « Crear un presupuesto» . La información que introduzcas aquí aparecerá en la parte inferior de tu presupuesto, y  la guardaremos automáticamente para que puedas reutilizarla fácilmente en tu próximo presupuesto si es necesario .   🎉 ¿Todo bien? Echa un último vistazo, haz clic en  Guardar presupuesto  para crearlo y envíaselo a tu cliente por email.
Question: ¿Cómo gestionar los presupuestos de tus clientes?

Answer: Una vez creados tus presupuestos en Qonto, podrás encontrarlos en tu página principal de Presupuestos. Desde allí puedes gestionar y realizar un seguimiento de todos ellos, para un mejor control y visibilidad de tus negociaciones. Cada línea corresponde a un presupuesto y muestra su fecha de emisión, fecha de vencimiento, estado e importe. Los presupuestos muestran 3 estados diferentes, visibles en la lista: Pendiente : Estado por defecto para los presupuestos que acaban de crearse y que aún no se han modificado. Aceptado : Presupuesto marcado como aprobado en Qonto. Cancelado : Presupuesto marcado como cancelado en Qonto. Haz clic en un presupuesto para ver más detalles, gestionar el estado, descargarlo o compartirlo de nuevo con tu cliente.   💻  La gestión de tus presupuestos solo está disponible a través de la aplicación web.    ¿Cómo editar el presupuesto de un cliente? Editar un presupuesto puede ser necesario a la hora de negociar con tus clientes, por ejemplo, para modificar los términos de la oferta. Para realizar cambios en un presupuesto, haz clic en él en la lista. Luego, haz clic en el botón «Editar» para abrir el panel de edición y modificar la información. Después ya puedes  Guardar  tu presupuesto con la nueva información y compartirlo otra vez con tu cliente. ⚠️ Solo los presupuestos que están  Pendientes  pueden ser editados. Una vez aceptados, ya no se pueden modificar. Un presupuesto  sigue siendo editable  hasta que ha sido aceptado. Si un presupuesto «Pendiente» expira, puedes editarlo y ampliar la fecha de vencimiento. Editar un presupuesto puede ser necesario cuando negocias con tus clientes, por ejemplo para modificar los términos de la oferta.   ¿Cómo marcar un presupuesto como Aprobado? Para cambiar un presupuesto de  Pendiente  a  Aceptado , puedes hacer clic sobre él al abrir el panel de presupuestos. En la lista, haz clic en el botón  Marcar como aceptado .   ☝️ Importante:  No es posible revertir el estado de un presupuesto que ha sido Aceptado o Cancelado.   Una vez aceptado, la cotización asume el valor de un contrato legalmente vinculante con tu contraparte. Cualquier modificación no puede ser realizada unilateralmente y deberá ser acordada con el cliente.   ¿Cómo marcar un presupuesto como Cancelado? También puedes cancelar un presupuesto  Pendiente . Para eso, haz clic en un presupuesto para abrir el panel. En la lista, haz clic en  Cancelar presupuesto . Una vez cancelado el presupuesto, podrás seguir descargándolo, pero no podrás compartirlo con tu cliente.   ¿Cómo crear una factura a partir de un presupuesto? Para ayudarte a cobrar de forma más rápida y fácil, puedes crear una factura a partir de un presupuesto que haya sido  Aceptado. Para crear una factura, puedes hacer clic en un presupuesto  Aceptado  desde la página de presupuestos. A continuación, selecciona  Crear factura , y esto generará automáticamente un borrador de factura autocompletado con la información de tu presupuesto. Una vez que hayas confirmado la información del borrador de factura, haz clic en  Crear factura  para enviarla a tu cliente.
Question: ¿Cómo configurar la numeración automática de los documentos contables?

Answer: Puedes gestionar la numeración de tus documentos desde la página  Configuración .   Para acceder a la página, puedes hacer clic en el botón  Configuración  desde la página de facturas o presupuestos, o directamente desde el panel de creación de tus documentos.   💻 La gestión de la numeración de tus documentos sólo está disponible a través de la aplicación web.   Configurar la numeración automática de las facturas Desde la sección de Facturación o Presupuestos, haz clic en  Configuración  en la parte superior de la pantalla. Aparecerá una página de  Configuración  para configurar automáticamente la numeración de sus documentos.   Si está creando el primer documento o si estás cambiando a Qonto desde otro proveedor, sólo tendrás que activar la  numeración automática  e insertar el patrón de numeración que desees para facturas y presupuestos. A continuación, generaremos automáticamente todos los números de tus próximos documentos. En caso de que ya estés utilizando Qonto para emitir tus facturas, detectaremos automáticamente tu último número de factura y generaremos el siguiente.   Haz clic en  Guardar cambios  y la configuración habrá finalizado. Ahora generaremos una numeración única y secuencial para tus facturas, presupuestos y notas de crédito, para que no tengas que preocuparte más por esto.   ⚠️ Por motivos de conformidad, te recomendamos que numeres tus facturas de forma secuencial y cronológica. No debe haber duplicados ni saltos en la secuencia de numeración. Seleccionar la numeración automática puede ayudarte a cumplir la normativa y a crear documentos profesionales.    Vinculación de las facturas con los cobros Si quieres  relacionar tus facturas con los pagos recibidos  utilizando números de factura, tu número de factura debe seguir un patrón determinado: Prefijos reconocidos Patrones de facturación completos reconocidos FA PREFIX-año-número FAC PREFIX-(año)-número FACT PREFIXañonúmero Facture PREFIX(año)número RE PREFIXaño-númber INV PREFIX-número Invoice PREFIX-año-mes-número QON PREFIX(año)mes-número QTO añonúmero FQ año-número N año-mes-número   año/número   añomes/número Numeración manual de facturas En caso de que necesites introducir un número de factura específico o la automatización no se ajuste a tus necesidades, puedes seleccionar la numeración manual de la factura en cualquier momento:   Haz clic en  Configuración  y  desactiva la numeración automática . Haz clic en  Guardar cambios  y la configuración habrá finalizado.   Ahora puedes introducir el código que desees. Si deseas volver al sistema automático, puedes hacerlo fácilmente desde la sección de Configuración.
Question: ¿Cómo se aplica el tipo de IVA y las etiquetas personalizadas a un proveedor?

Answer: Si tienes un plan Smart, Premium, Essential, Business o Enterprise puedes añadir el tipo de IVA y etiquetas personalizadas al añadir a un nuevo beneficiario. También puedes añadir esta información cada uno de tus proveedores existente desde el espacio  Proveedores  de la sección  Herramientas  de tu aplicación. Esta sección te permite añadir esta información de una manera más eficaz para así mejorar tu reporte financiero.   El hecho de añadir esta información te hará ganar tiempo, ya que evitarás tener que añadirla en cada transacción. Las etiquetas personalizadas y el tipo de IVA de tus proveedores te permitirá gestionar fácilmente tus finanzas y preparar la contabilidad.   ¿Cómo funciona? Al realizar una transferencia para un nuevo beneficiario, se te requerirá añadir el tipo IVA y el tipo de etiqueta personalizada a ser aplicada.   ¿Necesitas cambiar esta información? El espacio  Proveedores  recopila todos tus beneficiarios. Encontrarás la siguiente información sobre cada uno de ellos: El número de transacciones realizadas El tipo de IVA que se aplica a sus transacciones Las etiquetas personalizadas que se la han atribuido Además, puedes utilizar los filtros especiales de esta sección para encontrar rápidamente los beneficiarios en los que aún no se ha añadido la información.   ¿Cómo se añade el tipo de IVA a un proveedor? Para que añadir el IVA sea aún más simple, con esta funcionalidad podrás añadir tipo de IVA directamente a un proveedor en concreto. Haz clic en la línea del proveedor en el que quieres añadir un tipo de IVA Selecciona el tipo de IVA que se aplica a ese proveedor. Si no sabes cuál es, puedes verlo en tus presupuestos o facturas Haz clic en  Actualizar  par aplicar los cambios Cuando el tipo de IVA se haya aplicado, se tendrá en cuenta automáticamente en todas las transferencias enviadas a ese mismo beneficiario. Si fuera necesario, podrá ajustarse en cada transacción.   ☝️ Si ha habido un error en la aplicación del IVA, o no quieres indicarlo con antelación, haz clic en la opción  No aplicar el IVA automático para este proveedor.   ¿Cómo se añade una etiqueta personalizada a un proveedor? Del mismo modo, puedes asociar etiquetas personalizadas a un proveedor en concreto. El procedimiento es similar al del IVA. Haz clic en la línea del proveedor al que quieres asociar una etiqueta personalizada. En la sección de detalles del proveedor, hay dos posibilidades: Si todavía no has creado etiquetas personalizadas, puedes hacerlo desde la sección de etiquetas personalizadas siguiendo  estos pasos Si ya has creado tus etiquetas personalizadas, selecciona las etiquetas que quieres asociar a un proveedor en concreto (hasta 3 por proveedor). También puedes editar tus etiquetas haciendo clic en  Configurar , en el menú a partir del icono de los tres puntos. Haz clic en  Actualizar  para aplicar los cambios Para más información sobre las etiquetas personalizadas, consultar  este artículo .
Question: ¿Cómo agregar el IVA?

Answer: Las empresas con un plan  Smart,   Premium ,  Essential, Business y Enterprise  pueden beneficiarse de nuestra detección automática del IVA. El importe de la transacción y el tipo de IVA aplicado se detectan automáticamente gracias a nuestro algoritmo, el cual debes confirmar. ​ 💡 Nota: Si se aplican varios tipos de IVA a una transacción, puedes hacer clic en "añadir IVA" y añadir hasta 8 tipos de IVA en una transacción. ​   ¿Qué puedo hacer en caso de que falte el IVA? En caso de que falte un tipo de IVA para una transacción, tienes dos opciones para completar la información: puedes rellenar la información que falta a nivel de la transacción o a nivel del proveedor.     ¿Cómo añadir el tipo de IVA a nivel de transacción? Para completar datos del IVA que faltan, dirígete al historial de transacciones y aplica el filtro de IVA faltante: Haz clic en Filtros Seleccionar el IVA como valor, elegir "incluye" y "sin adjuntar" como criterios   Selecciona una transacción e introduce los datos del IVA en la sección derecha de tu interfaz.   Recopilar el IVA para preparar la contabilidad Teniendo en cuenta la carga de trabajo de todo el equipo, la detección e introducción automatizada del IVA supone un gran ahorro de tiempo para tu empresa.   💡  Consejo : Puedes automatizar la configuración de tu tipo de IVA adjuntando un tipo único por proveedor, dentro de la pestaña  Proveedores  de la sección  Compras . ¡Descubre cómo hacerlo en 👉  este artículo !
Question: ¿Cómo funciona la detección automática del IVA?

Answer: Para facilitar y asegurar la introducción de datos del IVA, las empresas con un plan  Smart ,  Premium  o  Pymes y Startups  pueden beneficiarse de nuestra detección automática del IVA.   💡 ¡La detección automática del IVA también funciona utilizando la funcionalidad  reenvío de justificantes !    La detección automática del IVA, ¿cómo funciona? Escanee el recibo de la transacción con su smartphone después del pago o adjunte el archivo correspondiente (JPEG o PDF) desde su ordenador. ​ Nuestro algoritmo detecta el importe de la transacción y los tipos de IVA aplicados. A continuación, la información se rellena automáticamente en la interfaz. ​ Para evitar errores, todos los datos sobre el IVA rellenados automáticamente por el algoritmo deben ser siempre confirmados por el usuario. Aunque es poco probable que se produzca un error en la detección automática del IVA, el paso de confirmación te permite evitar cualquier error contable relacionado con una falsa detección del IVA. Los datos del IVA no se extraerán en el CSV o en sus herramientas de contabilidad conectadas por API si los usuarios no han confirmado el tipo y el importe.   👆 Es bueno saberlo: Si falta el IVA en una de tus transacciones, echa un vistazo  aquí , te explicamos cómo rellenar un IVA que falta.     Una vez confirmado el IVA o introducido manualmente, los usuarios pueden modificarlo en cualquier momento en caso de error y seleccionar los tipos de IVA correctos correspondientes a la transacción.
Question: ¿Cómo funciona la aplicación del IVA que se añade al coste de tu plan mensual Qonto?

Answer: ¿Tu empresa está registrada en Francia? El IVA que se aplica al precio del plan mensual Qonto es un impuesto indirecto que las empresas recaudan a nombre del Estado. ​ El 20 % que se añade a tu plan mensual puede deducirse del IVA que tú recaudas, también a nombre del Estado, a través de las ventas de tu negocio. ​ Te aconsejamos guardar todas las facturas de Qonto. Te harán falta cuando tengas que hacer el siguiente cálculo:  IVA recaudado - IVA deducible = IVA a abonar     ¿Tu empresa está registrada en España, Italia o Alemania? Algunas empresas que no están matriculadas en Francia pueden estar exentas del IVA francés. Para eso, necesitamos tu número de IVA intracomunitario.     Ponte en contacto con nosotros , para que te podamos ayudar. ​ No somos asesores fiscales, por supuesto (para eso ya hay expertos en la materia), pero queremos que tengáis en cuenta cualquier recurso que os sirva para ahorrar, aunque solo sea unos cuantos euros. Todo suma. 💪🏼 ​
Question: ¿Cómo crear una nota de crédito en Qonto?

Answer: Una nota de crédito es un documento de un vendedor a un comprador que  reduce el importe pendiente  por un producto o servicio. Puede ser por importes totales o parciales, y varias notas de crédito pueden referirse a una misma factura.   Entre los motivos para emitir una nota de crédito se incluyen las devoluciones de productos o la información incorrecta de la factura.   💡 Por ley, las facturas no pueden modificarse ni borrarse una vez emitidas. Una nota de crédito es crucial para anular una factura parcial o totalmente, permitiendo una nueva y actualizada.     ¿Cómo puedo crear una nota de crédito?   Si tu factura está sin pagar: Accede a la sección  Facturación , en Qonto, en un ordenador de escritorio. Elige la factura, haz click en  Cancelar con nota de crédito . Introduce los datos solicitados: ◦  Número de nota de crédito:  si has configurado la numeración automática de las facturas, tus notas de crédito también tendrán numeración automática. Para los números de factura manuales, asigna los números de nota de crédito manualmente.   💡 Si estás utilizando numeración manual y has emitido notas de crédito en otro sitio anteriormente, asegúrate de que las notas de crédito de Qonto están numeradas secuencialmente. Por ejemplo, si tu última nota en otro sitio fue CN-1, tu primera nota en Qonto debería ser CN-2. Personaliza los números de las notas de crédito en Configuración utilizando la numeración manual al crear una factura.   Fecha de expedición Información adicional  (opcional) ​ 💡 Las notas de crédito emitidas a partir de facturas impagadas, la sección  Conceptos  se rellenará automáticamente y no podrá modificarse.   No es posible anular parcialmente una factura impagada.     Si la factura ya está pagada: Elige la factura y pulsa en Crear nota de crédito. Introduce los datos necesarios: Número de nota de crédito  (manual/automática) Fecha de emisión Conceptos:  Enumere los artículos a anular. Ajustar cantidad, precio, IVA para  abonos parciales Información adicional  (opcional) Cuando esté listo, haz click en  Crear nota de crédito . Una vez creadas, las notas de crédito no se pueden cancelar. Puedes compartirla por correo electrónico o mediante un enlace.   💡Si por error realizas una nota de crédito con un importe inferior, crea una segunda. Una  nota de crédito completa  anula el estado de una factura, tanto si estaba pagada como impagada. Las facturas pagadas con una  nota de crédito parcial  quedan como  pagadas .   Las facturas con notas de crédito aparecen con un pequeño icono de nota de crédito. Para verlo, abre la factura y haz click en  Nota de crédito  en la sección  Documento(s) relacionado(s) .   ¿Puedo crear notas de débito en Qonto? Ahora mismo sólo puedes hacer notas de crédito en Qonto. Si has facturado menos de lo que se debe, crea una nueva factura por el importe restante. También puedes añadir una breve explicación en el campo opcional "Términos, condiciones y avisos legales" de la factura si es necesario.
Question: ¿Qué es el Área contable y cómo funciona?

Answer: Mantén toda la contabilidad de tu empresa en un solo lugar, solicita cualquier documento en unos pocos clics y recupera todos los datos en la plataforma de contabilidad que sueles usar.     ¿Quién puede acceder al Área contable? Todas las cuentas con al menos un rol de Contable tienen acceso al  Área contable . Esto significa que todos los roles pueden potencialmente acceder. Sin embargo, la información que se muestra, difiere según el rol: Los roles de  Admin ,  Owner  y  Contable  tienen acceso completo. Los roles de  Manager  y  Colaborador  tienen acceso limitado. Si tienes un rol de  Manager  o  Colaborador  y quieres acceso completo, solicita al  Owner  o  Admin  de la cuenta que actualice tu rol.   👆Si tus cuentas Qonto tienen diferentes direcciones de correo electrónico asociadas, puedes  agrupar los diferentes accesos  en la misma dirección de correo electrónico.     ¿Cómo accedo al Área contable? Después de iniciar sesión, llegarás directamente al  Área contable . Si haces clic en una empresa y luego deseas volver al  Área contable , utiliza el menú desplegable en la parte superior izquierda de tu pantalla.     👆 El  Área contable  solo está disponible desde el ordenador.     ¿Cómo analizo las transacciones de un vistazo? Cuando seleccionas una empresa, tienes acceso a cada una de las 10  vistas personalizadas  que se pueden configurar en la página  Transacciones . Haz clic en la  vista personalizada  que deseas ver y te redirigirá a la página  Transacciones . También puedes ir directamente a la pestaña  Transacciones  haciendo clic en «Ver todo».   Consulta esta otra  página de preguntas frecuentes  para obtener más información sobre las  vistas personalizadas .   👆  Consejo:  Pide todos los recibos faltantes de una sola vez. Configura una  vista personalizada  de transacciones con los recibos que faltan en la página de Transacciones de la empresa. Selecciona todas las transacciones  marcando la casilla en la esquina superior izquierda de la tabla de transacciones. Haz clic en « Solicitar recibos»  en el lado derecho de tu pantalla y luego en « Aplicar»  - Qonto hará el resto.     ¿Cómo recupero los extractos de cuenta de forma autónoma? Accede a los extractos de cuenta de una empresa específica para todas tus cuentas actuales y cerradas. Puede descargar el último extracto de cuenta directamente haciendo clic en él. Si deseas ver más extractos de cuenta, haz clic en « Ver todo ».       ¿Cómo exportar transacciones y documentos necesarios? Haz clic en « Impulsa tu productividad » para instalar una integración con el software que prefieras (Quipu, Holded, Google Drive y otras cinco plataformas más). Consulta esta otra página de  preguntas frecuentes  para obtener más información sobre cómo instalar cada integración.     ¿Puedo revocar mi acceso a una cuenta Qonto? Los usuarios con el rol  Contable  no pueden revocar el acceso a su cuenta de forma independiente. Para hacerlo, deberás contactar al  Owner  o  Admin  de la cuenta. Esta política garantiza que la información financiera de una empresa se mantenga segura y confidencial.
Question: Necesito una carta de circularización

Answer: Si tu auditor te envía una carta de circularización que debe ser completada por tu banco, simplemente envíanosla en formato .PDF.   Nos encargaremos de completarlo 😊   Para ello, he aquí las diferentes opciones que tienes a tu disposición:   💬 Contacta con nosotros a través del chat entrando en tu espacio Qonto.