Método sistémico de control y mejora organizacional

El “Método sistémico de control y mejora organizacional”, es una herramienta de gestión que busca en primer lugar alcanzar el control de los procesos más relevantes de la organización, y luego basado en ello, el segundo objetivo es iniciar las tareas de mejora de los procesos a través de procedimientos sistémicos, sustentados en las denominadas “Bases para el control y la mejora organizacional”.

Marco teórico. 

En 2010, el ingeniero Luciano Luján Antonietti, luego de elaborar un conjunto de cursos de gestión, desarrolló un método de administración en el cual propone a través de un fuerte sustento en capacitación y adiestramiento del personal en temas relacionados con la administración, buscar controlar las actividades relevantes de la organización, para luego iniciar los procesos de mejora de la misma.

Este método de gestión, se asienta sobre un grupo de conceptos llamados “Bases” las cuales son pilares fundamentales para la aplicación del mismo y el buen funcionamiento de los equipos de trabajo. Integrando estas de forma sistémica a través de procesos estandarizados y bien definidos, es que se logra fortalecer las principales características de las organizaciones.

Las Bases tomadas como ejes de estudio, fueron los puntos de partida de los cursos de capacitación, producto de encontrar falencias similares en las organizaciones, como lo suelen ser la descoordinación de tareas, la indefiniciones de responsabilidades, el uso inadecuado de las capacidades del personal, el deficiente uso de los indicadores de control de gestión, solo por nombrar alguno de ellos. 

Finalmente, en el año 2016, luego de un largo período de desarrollo y edición, dicho método junto con los cursos de gestión perfeccionados, fueron publicados en el libro “Gestión sólida y exitosa”.

Bases para el control y mejora organizacional.

Control organizacional (tableros e indicadores). 

El control organizacional son un conjunto de tareas destinadas a realizar las correcciones necesarias para ejecutar las actividades de la manera más aproximada a los planes previamente elaborados.
Una de las herramientas más apropiadas para esta función son los tableros de control, los cuales están formados por un conjunto de indicadores de gestión (KPI por sus acrónimo en inglés Key Performance Indicator), los cuales deben brindar la información necesaria para complementar la toma de decisiones.

Planificación. 

Los planes de trabajo son la base fundamental donde se centra el eje funcional de la organización, permiten prever condiciones futuras y predecir inconvenientes en función de las tareas a ejecutar, recursos a utilizar y el tiempo a emplear en cada una de ellas. Además permiten visualizar las relaciones existentes entre diversas tareas, la influencia de una con otras y detectar el camino crítico.
Uno de los eruditos más reconocidos en este tema es Henry Laurence Gantt, quien dentro de sus estudios, desarrollo una forma de representar las tareas de los planes en función del tiempo.

Procedimientos (protocolos). 

Los procedimientos o protocolos, son herramientas que permiten hacer el seguimiento y control de trabajos previamente determinados. En general están representados por flujogramas o diagramas de flujo, que permiten identificar fácilmente información sobre las tareas a realizar, quienes son los responsable, quien toma las decisiones, que datos complementan las actividades, etc.

Una de las particularidades más importante de los procedimientos, además de estandarizar la forma de realizar las actividades, es que permiten interconectar las tareas entre diversos equipos de trabajo, cumpliendo la función de los dientes en los engranajes que forma el reloj organizacional.

Trabajo en equipo. 

Trabajar en equipo es realizar las actividades de forma organizada y colaborativa, donde priman los intereses del grupo sobre los personales, los integrantes se complementan entre sí, y predomina el consenso.
Esta forma de trabajo es una de las principales fortalezas que debe desarrollarse y sostener dentro de una organización para que esta pueda perdurar en el tiempo, ya que no solo incrementa el rendimiento y eficiencia de los equipos, sino que permite superar las crisis de manera más sólida.

Liderazgo y conducción de personal. 

El liderazgo y la conducción forma otra de las bases esenciales de los sistemas de administración, dado que los responsables de los equipos de trabajo deben tener la capacidad y cualidades para dirigir adecuadamente a su personal, y hacer que estos a su vez interactúen eficientemente con los demás grupos que forma la organización.    
Por su importancia para el buen desempeño y coordinación de los equipos de trabajo, es uno de los primeros talantes a fortalecer en los responsables de equipo, buscando siempre destacar los valores éticos y morales necesarios para que la organización perdure en el tiempo.

Capacitación y adiestramiento. 

El método sistémico propone como punto de partida una fuerte capacitación del personal en temas de gestión como lo son las bases planeadas, aunque sin dejar de lado la capacitación propiamente específica de cada integrante según su función dentro de la organización.
Además, esta base se complementa con el adiestramiento, el cual busca que las personas adquieran las habilidades prácticas necesarias que requiere una organización para que esta funcione eficientemente.

Mejora organizacional. 

El concepto de mejora organizacional, plantea optimizar de forma contante la realización de las tareas de los equipos que forman parte de la organización, para ello, este proceso se sustenta en retroalimentación existente entre la base de planificación y la base de capacitación y adiestramiento, a través métodos sistémicos de trabajo. 
Esta actividad se desprende del concepto de mejora continua planteado por William Edwards Deming en su conocido Círculo de Deming o Ciclo PDCA (por su siglas en inglés: Plan-Do-Check-Act), donde primero se realiza un plan, luego este se lleva a la práctica, posteriormente se chequea su ejecución, para finalmente actuar a fin de corregir las desviaciones del plan.

Método sistémico de control y mejora organizacional. 

Para comenzar desarrollo del método, iniciaremos planteado el camino de los qué necesitaría la organización para tener el control de los procesos más relevantes de la misma:

 1) El método inicia con el planteo de que: si queremos tener el control de la organización, primero debemos tener planificadas las tareas a controlar.

 2) Ahora para que los planes sean controlables, deben ser sustentados por procedimientos claros, eficientes y cumplibles en la realidad.

 3) Luego para que los procedimientos sean aplicables en la realidad, deben ser consensuados trabajando en equipo.

 4) Asimismo para que los equipos trabajen armoniosamente se necesita buenos líderes y conductores que los guíen.

 5) Finalmente para que la organización logre una gestión sólida, necesita capacitar y adiestrar al personal en temas de gestión.

Una vez planteado lo que necesita la organización, iniciaremos el camino de lo qué debiera hacer la organización para alcanzar el control de los procesos relevantes:

 1) Sabiendo lo que necesita la organización, comenzamos formando al personal en capacitación y adiestramiento.

 2) Luego debemos capacitar y adiestrar al personal en liderazgo y conducción de equipos de trabajo.

 3) Fortalecidas las capacidades de los líderes y conductores, debemos capacitar al personal para trabajar en equipo.

 4) Con el personal trabajando en equipo, es necesario capacitarlos en el desarrollo de procedimientos.

 5) Con los procedimientos desarrollados, se capacita al personal en la elaboración de planes de trabajo y proyectos.

 6) Finalmente, se debe capacitar al personal en el desarrollo de indicadores y armado de Tableros de control.

Es en este momento que podemos decir que se tiene el “Control de la organización”, aunque ello no implica que esta funcione bien o mal.

Repitiendo cíclicamente este proceso se obtiene la “Mejora organizacional”, ya que mejorando la capacitación se mejora la planificación y viceversa.

Otro aspecto relevante es que siguiendo los caminos de lo que se necesita la organización y lo que debemos hacer para mejorarla, ambos se cruzan en el Punto 3 “Trabajo en equipo”, indicando la importancia de este aspecto para la buena aplicación del método y el correcto funcionamiento del sistema o grupos de trabajo.

Véase también. 

 William Edwards Deming
 Henry Gantt 
 Círculo de Deming
 Planificación
 Administración
 Management

Referencias

Enlaces externos 

  “Gestión sólida y exitosa – Bases para el control y la mejora organizacional”.

 PRESENTACIÓN DEL LIBRO “GESTIÓN SÓLIDA Y EXITOSA”.

  “Diagrama de Flujo de una Empresa: Mucho más que una representación gráfica.”.

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