那个叫会务指挥官的,不知道你这个是哪里的报价了
这样吧,我们一般不按照价格来算,我们按照活动的规模和形式、内容来讨论。毕竟,20个人的超高端会议超过50万预算也不是没有。
我们先来说说筹备预留的时间吧
100人以内的规模,一天的会议,加前一天的接待和欢迎晚宴,加会议当天的晚宴,第二天的送机。这种类型的,如果会议就是纯室内活动,不用换场地。如果流程和相关制作不是特别复杂,请至少提前2周。
100-300人的规模,通常会用到比较大的场地了,搭建制作会相应复杂,如果流程还是和上面一样,那么至少预留1个月的时间出来进行准备。
300-1000人的规模,通常这样规模的会议是普通酒店能承接的极限了。再多人不是不可以,只是场地客房等方面会受限制了。流程如果依旧是接待,欢迎晚宴,会议,晚宴,送机的话,至少预留2个月的时间
1000人以上,我每年都会参加2次两千人以上规模的行业大会,虽然也是3天,第一天接待加晚宴,第二天一整天的会加晚宴,第三天半天会加晚宴。但是主办方依旧只用2个月的时间就能筹备完成。不过如果你是新手,对待1000人以上的大规模会议,还是请至少预留3个月的准备时间。
接下来是聊一下这些时间都用来干嘛?筹备的时候需要注意点啥?
顺便提一下,我这个都是按照比较高的会议要求来写的。所以会用很多内容,如果你们要求不高,有些可以自行忽略
我们按照时间顺序一个个来
1、场地(包含住宿、晚宴、会议)
场地预定,现场勘查在预算允许的情况下一定要做,如果有客房餐饮需求的话,一并都看了;
沟通内容里,主要就是费用和场地使用的细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等开房。
大型的会议还要确认是否在主会场旁边免费提供现场办公室,并配备打印机、网络等办公用品
如果是会议结束,翻台进行晚宴,翻台的细节都要和对方确认;时间多长,参会人员这段时间去哪里?要求高的会议,在翻台时,酒店工作人员翻台的时候一定是不能让参会人员看到的。(见过很多要求不高的会议,翻台的时候,嘉宾在门外等着,酒店服务生就搬着大圆桌从他后面走过,还嚷嚷着让VIP让一下)
要求如果很高的话,就要抠