质量管理体系文件的精简,使得组织可采用更灵活和有效的方式构造其质量管理体系,也使组织能以最少量的文件需求全面展示其对过程的有效策划、运行和控制,以及质量管理体系的有效性和持续改进的情况。
纵览2000版ISO9001标准的内容可以发现,标准突出了过程识别、对影响因素的控制、持续改进而后体系运行有效性四方面的要求。以过程模式为基础的质量管理体系,首要的问题使有效识别质量管理体系所保护哪的过程。作为先决条件,标准条款0.2过程方法表述了过程的基本特征,标准条款4.1a提出了对质量管理体系所包含过程进行识别的要求。
值得一提的是,过程识别须考虑的内容有:质量管理体系的应用范围、组织的功能和目标、组织的结构和质量管理活动。需考虑的特点有:过程伴随着输入和输出存在;过程可由一项或多项实现同一目标、具有不同功能的活动组合构成。
过程的划分可粗可细,粗划分的过程包含着若干细小的过程。标准对过程划分的粗细没有提出特定的要求,但标准提出的对过程实施有效控制的要求,将使得到细致划分的过程更能反映过程划分的优越性。