第四步 将行动措施落实为具体任务
有了行动措施是不是就一定能够保证执行下去?不一定。行动措施一定要落实到具体任务,并且设定期限,才能保证执行,并且避免偏差。具体任务指的是对行动措施的具体描述,行动措施的执行步骤,能够让人知道如何去做,有点类似于日程安排。 例如:
在团队中,每一项具体任务必须要下达到团队的成员,为了避免团队成员在执行过程中产生疑惑或误解,确保执行,可以使用"6W3H"工具进行任务的下达。
WHO(谁)	——谁来执行
WHOM(对谁)	——执行的对象是谁
WHEN(何时)	——执行工作的时间期限
WHERE(何地)	——执行工作的场所
WHAT(做什么)	——具体的任务内容
WHY(为什么)	——为什么要做这件事
HOW(怎样)	——用什么方法、手段
HOW MANY(多少个)	——执行的工作要达到什么数量
HOW MUCH(多大程度)	——结果要做到什么程度
第五步 落实具体任务的执行情况
具体任务的落实情况必须在实施过程中进行验证,不能等到行动措施验证的时候进行。如果在实施阶段具体任务没有落实到位或出现了偏差,将对整个行动措施造成影响,等到阶段性的验证时已经浪费了许多的时间。具体任务的验证最好是每天进行,比如可以早上列出当天的任务情况,在白天选一个时间对任务的执行情况进行检查,如果任务进展缓慢,则想办法提高效率。
在制定具体任务的时候,我们可能至制定出非常多的任务,那么就需要进行取舍,依照前面介绍的三个指标(整体效果、所需时间、轻松参与)进行评估,对任务进行排序,在整体效果优先的情况下,从优先顺序较高的任务做起,优先顺序低且不容易解决的工作,暂时搁置。
在实施阶段,面对众多的任务,时间管理会是我们需要掌握的技术。时间管理有三大原则:割舍、替换、压缩。
1、割舍
在时间管理中,优先要考虑应该是割舍,这是最简单有效的方法,对现有的行动措施和工作任务进行盘点,将那些不需要花力气推进和费时但对目标达成并无作用的措施和任务(即整体效果低,所需时间长),能割舍尽量割舍,腾出时间。
2、替换
利用“时间管理矩阵图”可以帮助我们梳理工作任务,确定要替换的工作。