对于应届生来说,通过投递简历、面试及复试进入公司当然是件非常值得高兴的事。但是我们自己必须非常清楚,进入心仪的公司只是开始,如何在工作中快速成长,全面展现自己的能力,进而在新公司站稳脚跟,并获得发展的机会,才是更重要的事。
天下大事必做于细,每个人留给他人的职场印象都是从点滴细节中体现出来,应届生可以称得上是职场小白,本身就很稚嫩,表现的机会也少,所以一定要想办法通过工作细节给周围的同事带来好印象。今天我们就谈谈每天都要接触的内容——电子文档。
随着人们生活水平的提高,现在的大学生很早就有条件接触电脑,但是未必养成了良好的电脑使用习惯。尤其是进入新公司,每家公司都有自己的计算机使用规范,这也是入职培训的内容之一,务必记住公司的规范优先,自己的个性必须服从公司的共性。此外,电脑使用还要注意一些细节,比如,不要把文件都放在电脑桌面,虽然访问起来方便,但是不利于备份。而且一旦系统崩溃需要重装,桌面上文件就很难找回来了。所以建议在系统盘之外单独新建一个工作文件夹,如果公司没有备份策略,就自己定期备份,也可以使用各种云盘服务,随时随地可以访问最新版本的文档。
电子文档规范
电脑中的软件,我们最常接触的就是微软的Office套件,包括Excel、Word和PowerPoint。在使用Office套件制作电子文档的过程中,建议遵循以下规范:文档的名字应该能概括文档的内容。千万不要贪图省事使用软件默认的“工作簿1”、“工作簿2”或是“Doc1”、“Doc2”这样的文件名,对于电脑来说,最强大的功能之一就是搜索,而这样的文件名在搜索时毫无帮助。必要时还可以在文档上注明日期或版本号,这样就能从文件名上看出来哪个文件是最新的版本;保持文档内的数据即时有效、确定不再使用的文档即时删除或存档,90%数据准确的文档就等同于不准确,因为你无法一眼看出来哪些数据有用哪些数据无用,从而导致整篇文档没有价值;字体统一。我们经常遇到文档内的文本从各处复制而来的情况,这时候请务必保持字体及大小一致,只要使用格式刷就可以轻松完成这项工作;尽量使用常规字体,这样可以保证在不同的操作系统和设备上都能兼容,不影响显示效果。用字号及缩进来突出重点,少用粗体、斜体及下划线,以减少文件的大小;慎用红、蓝、黄等鲜艳颜色作为背景色或字体颜色,过多使用这样的颜色易造成阅读者的视觉疲劳;可能需要打印的文