每个公司都有印章,每个印章的作用各不相同,但是都代表着公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加强印章保护工作非常重要。
公司章主要有5枚,分别是公章、财务章、合同章、发票章、法人代表人名章。
需要注意的是,除法人章外,其它4个章需要根据相关规定到工商、公安、开户银行备案或预留印鉴。
1、公司公章
公司效力最大的一枚章,是法人权利的象征。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件。
使用范围:凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
保管者:一般来说,公章的掌管者应该是公司创业者或其最信任的人,例如:董事长或总经理。
2、财务章
使用范围:通常与银行打交道的时候会用到,比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。
保管者:一般由企业的财务人员管理,可以是财务主管或出纳等。
3、合同章
使用范围:单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,在合同上加盖合同专用章,单位需承受由此导致的权利义务。
一般来说,创业初期可以直接用公章盖合同,减少一枚公章可以减少风险(比如遗失、公章私用等)。
保管者:可以是公司法务人员、合作律师或行政部门等。
4、发票章
企业、单位和个体工商户在购买和开发票时,需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。
根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
注:盖在发票上,或盖在发票领用簿才有效。
保管者:一般由财务部门的发票管理员保管
5、法人代表人名章
使用范围:法人章主要用于公司有关决议,以及银行有关事务办理的时候用。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。通常用在注册公司、企业基本户开户、支票背书的用印。
保管者:一般是法人自己,也有让公司财务部门出纳人员管理的情况。(注:印章的保管者没有特定的法律规定,可依公司情况设定保管者。)
公司各种印章的权限不一,所有文件加盖印章都必须得到重视。所以说公司印章的保管工作必须要引起重视。
公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。
一般来说,公司印章的保管具体可以采用以下措施:
1、印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任公司可以要求印章保管或管理者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。
在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定,如:明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定期检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。
2、印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表
公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者要遵守公司的印章使用规定。