行政工作内容
一、行政办公管理模块:
(一)、环境卫生的保持和检查,植物的维养工作
工作流程:1、每天早上打扫并检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;2、对办公区域的所有植物进行定期维养。
(二)、接待——面试、客户来访
工作流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;3、如有必要,安排来访者前往前台前面的会议桌稍坐片刻;4、准备招待茶水饮料;5、通知相关工作人员有人来访;6、如有需要,每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;
(三)、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理
工作流程:1、每天早上到工位后开启并且检查打印机、一体机、传真机,并及时补充所需的纸张;2、负责公司日常的打印、复印:打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时填写《设备报修单》并联络办公设施维护人员进行检查维修;4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。
注意事项:1、熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸;2、完成公司日常的打印、复印工作,做到节约资源;3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行维修。4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸,特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用;5、节约资源,爱惜纸张;6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档.
(四)、文档资料管理:
工作流程:1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等,还需要求收/发件人签字;2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字;3、对于需要行政部存档的,前台应复印1份存档,原件交给相应收件人;4、前台将原件交档案管理员存档,并要求档案管理员签字确认;5、发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类保管好。
(五)、淘宝信息录入
(六)、公司临用品管理(详见:公司临用品一览表)
定期检查临用品数量,做好备注,合理采购。
(七)、公司固定资产维护与管理,做好定期检查工作(详见:公司固定资产一览表)
(八)、定期盘点仓库
(九)、领导交待其他事宜
二、行政人事模块:
(一)考勤统计
工作流程:1、8:30采集数据制作当日考勤表,未到的同事致电问明情况(可询主任),如有员工请假,需提前或在请假后24小时之内到前台填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数、职务代理人;2、熟练操作门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;3、如有员工未打卡,请24小时内到前台填写《未打卡说明单》;4、每月1日—3日内前台制作完成上月考勤报表,将门禁考勤统计数据备份并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤,签字后交主管审核签字。
注意事项:1、考勤统计数据备份,综合外出登记统计考勤,签字后交主管审核签字;2、考勤统计作为核工资的依据,应做到实事求是,一视同仁。
(二)人员外出登记
工作流程:1、所有外出人员应提前在登记本上注明姓名、外出事由、去程、回程时间;2、特殊情况,外出前未登记,应提前电话告知相关负责人及前台。3、如果下班前不能回公司的人员,应提前电话告知前台做好登记,并在24小时内到前台填写《未打卡说明表》;4、考勤人员及时将未打卡详情录入电子文档,便于月底考勤数据汇总。
注意事项:1、外出前的准备并与对方联系;2、在登记本上及时提前做好详细记录外出办事情况;3、前台人员负责提醒并督促完成,并做出统计。