在国际社交活动中,人们之间的交际、事务联系往往借助电话、电报、传真等现代通讯技术,但鉴于费用、篇幅及涉及隐私等因素,书信往来仍然是进行对外联系的一种重要手段。在对外交往日趋频繁的今天,我们有必要准确地了解和掌握私人和事务两种书信的行文方法和书写格式。这里同步穿插介绍一些英文书信的常用套语。
私人书信的涵义、格式和写作要求
私人书信是指那些涉及私事,告知自己近况的家信,以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函(电)等。
1.私人书信的格式
私人书信通常由下列五部分组成:
信头(含发信人地址、发信日期)、称呼(对收信人的尊称)、正文(发信人要说的内容)、结尾(发信人对收信人的谦称或致敬语)和签名(发信人姓名签字)。如上图所示。
2.私人书信的写作要求
信头的写法:
信头位于信笺的右上角(如上图),包括发信人地址和发信日期,通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信,可以不写地址,只写日期。有的信笺上已经印好地址,就不必再写。
信纸上的地址写法应与信封上的写法一样,每一行末应该用逗号,在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点,但行中省(州)名与国名、省名与市、县名之间,均需用逗号。
在地址下面紧接着写日期,信首日期须按July 1s,1995或15th July,1995的写法。7/15/95或7-15-95之类的写法不用在信头,只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。
称呼的用法:
称呼是对收信人的尊称语,通常写在信纸的左边,大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中,除了Mr.、Mrs.、Miss等称号外,熟人和亲友之间通常以教名(或昵称)相称。下面是私人书信中常用的称呼(接亲密程度顺序排列):
Dear Anna亲爱的安娜
My Dear Anna我亲爱的安娜
Dearest Anna最亲爱的安娜
My Dearest Anna我最亲爱的安娜
My Dearest我最亲爱的
Darling Anna亲爱的安娜(夫妻之间的称呼)
Mg Darling我亲爱的
My very own darling我最亲爱的
写给同龄的友人,通常在朋友名字的前面冠以“亲爱的”或“我亲爱的”。如果你朋友的姓名是鲍伯·威廉,就写“亲爱的鲍伯”或“我亲爱的鲍伯”。
写给长者或熟人,比如是给一位亚当·戴维斯教授写信,恰当的称呼是“亲爱的戴维斯教授”。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字,你也可以写“亲爱的亚当”。
写给兄弟、姐妹或堂(表)兄弟(姐妹),在“亲爱的”之后加上他(她)的名字。假如你的堂(表)兄弟的名字叫亨利·哈里森,那就写“亲爱的亨利”。
写给家庭中比你年长的其他成员,如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等,就写亲属关系的名称,如“亲爱的妈妈”、“亲爱的叔叔”等等。
正文:
信的正文应该在称呼下面一行开始,信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛,可不拘形式,语言随意。
结尾套语:
私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组,接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写,最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。
私人书信中一般常用的结尾语是:
With best wishes,致以最良好的祝愿
All the best,但愿诸事如意
With kind regards,致以亲切的问候
With kindest regards,顺致最亲切的问候
Kind regards,此致亲切的问候
With all good wishes,祝万事顺利
Best regards,顺致敬意
All my love,致以衷心的爱
With undying love,但愿友谊长存
Yours,你的朋友
Yours ever,你的莫逆之交
Ever yours,你的莫逆之交
Yours as ever,永恒的朋友
Yours sincerely,你忠实的朋友,你真诚的
Your devoted friend, 你的挚友
Sincerely yours,忠实于你的,你的忠诚的
Yours very sincerely,你最忠诚的朋友,你最忠诚的
Yours affectionately,你的亲密的
Love,爱你的
签名:
在结尾下面空开一点,略偏右的地方签上姓名。如果是打字的,习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然,不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中,写信人为了表示对收信人的亲密和尊重,一般不应将自己的职务或职衔写上。
事务书信的涵义、格式和写作要求
事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。
1.事务书信的格式
事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。
2.事务书信的写作要求
信头:
信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。
如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。
日期:
事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)April,1995;美式April 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。
收信人名称及地址:
信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。
收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。
敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,Mr.
(Mister)冠于男子姓氏前。