文|写赢职场2020
你好,这里是写赢职场2020,我是吕小赢。
随着微信的普及,越来越多的单位部门建立了工作微信群。
有以单位部门为单位,有以各单位部门办公室主任为成员的,还有某项单项工作比如宣传信息的。
据不完全统计,目前,小赢加了大大小小50多个微信群。
而且,这个数字随着新任务的推进,还在进一步增长。
越来越多工作微信群的建立,给我们带来了一个新的工作任务,那就是如何在微信群里高效发送各类通知。
今天,小赢就结合自身经历,来和大家一起探讨一下这个问题。

01 微信群通知与一般性通知的区别和联系

我们先来看共同点,首先,不论是发在微信群里的通知,还是一般的纸质版、电子版通知,其本质都是通知,所以也遵循通知写作的一般原则。
我们对于通知的基本认知是:拟写通知是为了沟通相关情况,在某些情况下需要收集反馈。
为了达到沟通与反馈的效果,通知就包括了抬头、依据、事件、时间地点议程、反馈方式等方面的内容。
这是所有的通知都应当具备的要素。
下面,我们再来看不同点,微信群通知的主要特点是发送途径不同。
不得不吐个槽哈,虽然无纸化办公推了这么多年,但是纸质版通知在体制内的使用还是非常广泛。
与之相对应的,微信群通知往往依托各类工作群发送,有的时候是配合纸质版通知,有的时候就是独挑大梁。
而且,由于微信群通知发送的便利性,只发送微信群通知的情况越来越多。
小赢所在的地级市,比如区委常委会、区政府常务会议等全区性会议的通知,就只通过微信群发送。由于内容重要,每个群成员都恨不得天天盯着看,生怕错过重要信息。
微信群通知的另一个特点是反馈便捷,在群里反馈一个“收到,***参加”,总共用不到三秒钟,发送通知的人员就可以快速收到相关信息,这也是即时通讯工作带来的巨大便利。
虽然微信群通知有很大的便利性,但也存在一些问题,比如信息容易被刷屏、造成相关人员错过重要内容,各个微信群此起彼伏、相互争夺注意力等等,经常出现晚上甚至半夜刷屏的情况、模糊工作生活界限等。
这些特点,让微信群成为了一把双刃剑。
那么,我们如何让这把剑更好为我所用,提高沟通和反馈效率呢?
结合日常工作实践,小赢总结出了以下四个原则供大家参考:

02 发送微信群通知的四个原则

原则一:明确通知目的

我们在做任何一件事情之前,都必须明确好目标任务。
拟写通知前,我们必须明确好发送通知的目的。
比如会议活动类通知,是要请相关人员参加并完成一定任务事项。
比如材料报送类通知,则是要明确材料报送要求及报送截至期限。
再比如专项工作通知,就需要各单位部门完成某项工作。
还有训练营里一位学员,问了如何拟写关于规范钉钉考勤打卡的通知,这个通知的目的就是为了提醒大家上班及时打卡。

原则二:精炼概括表达

虽然微信群消息没有字数限制,但一般来说,超过200字就会出现刷屏效果。
所以,微信群通知的表达要做到精炼和概括。
我们要提取抬头、依据、事件、时间地点议程、反馈方式等的要素内容,突出相关人员、工作要求、时间节点等,也就是说,微信群通知往往是一个略缩精华版。
这里小赢要提醒下大家,如果篇幅实在有限,那么在通知的要素内容中,最可以舍弃的往往是依据和议程,可以考虑采用发送附件的方式告知。
切忌长篇大论、让人摸不着头脑。

原则三:选择合适时间

除了像办公室主任群这种本身自带高关注度、且任何时间发通知大家都不会有怨言的群之外,大部分情况下,我们都需要选择合适的时间来发送通知。
比如,早上9:00左右,此时大部分微信群还没来得及开启狂轰滥炸模式,而且大家刚投入工作状态,对此时收到的通知也会格外关注,沟通效果也就更好。
除此之外,中午上班后也是不错的时间。
关于时间的选择,还有一点需要注意的是,一个群里可能会有好几个人发通知,要注意相互避让、避免撞车。
否则容易出现反馈A会议的变成了反馈B会议,引起不必要的误解。
一般比较有经验的同志都会在群内广而告之反馈截止时间,如果不是特别着急,建议在前一个通知的反馈截止时间之后再发第二个通知。

原则四:确认沟通反馈

之前,我们已经讨论过通知的目的了。
很多情况下,发送了通知之后,还需要去收集参会情况等反馈信息。
最便捷的就是请大家在群内反馈,剩下的漏网之鱼再通过私信、电话确认即可。
当然,有些比如报送材料的通知是没法在群内直接反馈的。
这个时候,还是要注重好反馈收集,记录好反馈情况,对于逾期未反馈的,及时提醒。
否则,如果这次通知发了,没反馈的单位没被提醒到。
那下次,很容易出现发了通知没人理的尴尬情形。
以上,就是小赢关于在工作微信群发送通知的一些思考和建议,希望对大家有用哟!
如果大家有什么好的经验做法,欢迎留言讨论。
写赢职场2020,8年资深公文写作人士,清华本硕,多次获地市级调研、信息各类奖项。我会跟你分享从公文写作小白到单位笔杆子的进阶之路,同时也会和你一起学习公文写作经典书籍,打磨好公文写作核心竞争力,助你写赢职场。