自动筛选提供了快速检索数据清单或数据库的方法,通过简单的操作,就能筛选出需要的数据。利用自动筛选查找数据的步骤如下:
(1)用鼠标单击数据清单或数据库中的任一非空单元格。
(2)单击【数据】菜单,选择【筛选】项,在【筛选】子菜单中选择【自动筛选】,则系统自动在数据清单的每列数据的标题旁边添加一个下拉列标标志,如图2-40所示。
图2-40 自动筛选的下拉列表标志
(3)单击需要筛选的下拉列表,系统显示出可用的筛选条件,从中选择需要的条件,即可显示出满足条件的所有数据。例如,要查找所有彩电的销售记录,单击“商品”右边的下拉列表,从中选择“彩电”项,则所有的彩电销售记录就显示出来,而其他的数据则被隐藏,如图2-41所示。
图2-41 彩电销售清单的筛选结果
如果有关彩电的销售记录很多,超过了10个,当需要只显示10个记录时,可单击“单价”、“数量”、“金额”等右边的下拉列表中的“前10个”项,系统弹出【自动筛选前10个】对话框,如图2-42所示。这里,在【显示】下拉列表中“最大”表示最大(最好)的前10个记录,“最小”表示最小(最差)的前10个记录。中间的编辑框中的数值表示显示的记录行数,系统默认值为10,但可以修改,根据需要输入数值即可。
图2-42 【自动筛选前10个】对话框
若要恢复所有的记录,则单击“商品”右边的下拉列表中的“全部”项。若要取消【自动筛选】状态,则单击【数据】菜单,选择【筛选】项,在【筛选】子菜单中再次选择【自动筛选】。
2.自定义筛选方式
当在图2-40所示的下拉列表中选择“自定义”项时,则会弹出【自定义自动筛选方式】对话框,如图2-43所示,用户可根据具体条件对各栏进行设置。如要查找销售金额大于或等于“150000”且小于或等于“200000”的所有记录,则单击左上角的下拉箭头,选择“大于或等于”,右上角的条件值输入“150000”,单击左下角的下拉箭头,选择“小于或等于”,右下角的条件值输入“200000”,单击【确定】按钮,并选择“与”条件,则满足这些条件的所有记录就显示出来了,如图2-44所示。
图2-43 【自定义自动筛选方式】对话框
图2-44 【自定义自动筛选方式】筛选的结果
2.3.2.3 高级筛选
高级筛选可以使用较多的条件来对数据清单进行筛选,这些条件既可以是与条件,也可以是或条件,或与条件,与或条件的组合使用,还可以使用计算条件。
1.一般情况下的高级筛选
利用高级筛选对数据清单进行筛选的步骤如下:
(1)首先应建立一个条件区域。在条件区域中,同一行中的条件是与条件,也就是这些条件必须同时满足;不同行中的条件是或条件,也就是这些条件只要满足其一即可。如需要查找张三销售彩电的所有记录,则建立条件区域如图2-45所示。
图2-45 建立条件区域
(2)单击数据清单或数据库中的任一非空单元格,然后单击【数据】菜单,选择【筛选】子菜单中的【高级筛选】项,则系统弹出如图2-46所示的【高级筛选】对话框。
图2-46 【高级筛选】对话框
(3)一般情况下,系统将自动给出了数据区域,用户只需在【条件区域】栏中输入条件区域(本例中为B19:C20,也可以用鼠标拾取单元格区域,此时在条件区域中将显示“销售明细清单!$B$19:$C$20”。
(4)高级筛选结果可以显示在数据清单的原有区域中,也可以显示在工作表的其他空白单元格区域,系统默认的方式是在数据清单的原有区域中显示结果。若需要在工作表的其他空白单元格区域显示结果,则在【方式】项中选中“将筛选结果复制到其他位置”,并在【复制到】栏中输入需要显示筛选结果的单元格(开头的一个单元格即可)。图2-47为在原有区域显示的高级筛选结果。
图2-47 在原有区域显示的高级筛选结果
当需要显示原始的全部数据时,可以单击【数据】菜单,选择【筛选】子菜单中的项目,在【筛选】子菜单中选择【全部显示】即可。
同样的方法可以进行建立或条件、与条件与或条件的组合使用情况下的高级筛选。
2.计算条件情况下的高级筛选
在有些情况下,筛选的条件不是一个常数,而是一个随数据清单中数据变化的计算结果,此时无法直接利用高级筛选进行数据筛选。不过,我们可以通过计算条件的方法解决。以例2-20为例(见图2-37),这里要找出销售额大于平均销售额的所有记录。步骤如下:
(1)在数据清单以外的任一空单元格内输入平均值计算公式,比如在单元格H20中输入公式“=AVERAGE(E3:E16)”,这里要特别注意的是存放平均值计算公式的单元格的列标不能与数据清单的任一列标相同,如图2-48所示。
图2-48 计算条件情况下的高级筛选
(2)设置条件区域,条件区域的列表可以是除数据清单中数据标题以外的任何文本,而筛选条件可在单元格B20中输入“=E3>$H$20”,这里要特别注意:必须以绝对引用的方式引用销售额平均值,以相对引用的方式引用数据清单中的数据。
(3)按照前面介绍的步骤进行高级筛选,其中高级筛选的数据区域为$A$2:$G$16;高级筛选的条件区域为$B$19:$C$20,则筛选结果如图2-48所示。

2.3.3数据的分类与汇总

在对数据进行分析时,常常需要将相同类型的数据统计出来,这就是数据的分类与汇总。在对数据进行汇总之前,应特别注意的是:首先必须对要汇总的关键字进行排序。
2.3.3.1 进行分类汇总
例如,在例2-11中,要按地区进行自动分类汇总,其步骤如下:
(1)首先对“地区”进行排序,排序方法见前面所述。
(2)单击数据清单或数据库中的任一非空单元格,然后单击【数据】菜单,选择【分类汇总】项,系统弹出如图2-49所示的【分类汇总】对话框。
图2-49 【分类汇总】对话框
(3)在【分类汇总】对话框中,【分类字段】选项下选择“地区”,【汇总方式】选项下选择“求和”,【选定汇总项】选项下选定“数量”和“金额”,单击【确定】按钮,则分类汇总的结果如图2-50所示。
图2-50 按地区分类汇总结果
在图2-50中,左上角有3个按钮,按钮1表示1级汇总,显示全部的销售数量和销售金额汇总;按钮2表示2级汇总,显示各地区的全部销售数量和销售金额汇总;按钮3表示3级汇总,显示各地区的销售数量和销售金额的汇总明细及汇总额(即图2-50所示的汇总结果)。
图2-50中,左边的滑动按钮
为隐藏明细按钮,单击此按钮,则将隐藏本级的明细数据,同时
变为显示明细按钮
,再单击
按钮,则将显示本级的全部明细数据,同时
变为
。
在上述自动分类汇总的结果上,还可以再进行分类汇总,例如再进行另一种分类汇总,两次分类汇总的关键字可以相同,也可以不同,其分类汇总方法与前面的是一样的,此处不再介绍。
2.3.3.2 分类汇总的撤消
如果不再需要分类汇总结果,可在图2-49所示的【分类汇总】对话框中单击【全部删除】,即可撤消分类汇总。

2.3.4数据透视表

数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格,用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总,也可以通过显示不同的页来筛选数据,还可以显示所关心区域的数据明细。通过对源数据表的行、列进行重新排列,使得数据表达的信息更清楚明了。
2.3.4.1 建立数据透视表
以例2-11的数据为例,建立数据透视表的步骤如下:
(1)首先,要保证数据源是一个数据清单或数据库,即数据表的每列必须有列标。
(2)单击数据清单或数据库中的任一非空单元格,然后单击【数据】菜单,选择【数据透视表和图表报告】项,则系统弹出【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】对话框,如图2-51所示,根据待分析数据来源及需要创建何种报表类型,进行相应的选择,然后单击【下一步】按钮,系统弹出【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】对话框,如图2-52所示;
图2-51 【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】对话框
图2-52 【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】对话框
(3)默认情况下,系统自动将选取整个数据清单作为数据源,如果数据源区域需要修改,则可直接输入“选定区域”,或单击【浏览】按钮,从其他的文件中提取数据源。确定数据源后,单击【下一步】按钮,系统弹出【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】对话框,如图2-53所示。
图2-53 【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】对话框
(4)在【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】对话框中,单击【版式】按钮,出现【数据透视表和数据透视图向导—版式】对话框,如图2-54所示。
(5)【数据透视表和数据透视图向导—版式】对话框中,再根据需要,将右边的字段按钮拖到左边的图上,这里,将“销售人员”拖到“行(R)”图上,将“商品”拖到“列(C)”图上,将“数量(台)”和“金额(元)”拖到“数据(D)”图上,如图2-55所示。
图2-54 【数据透视表和数据透视图向导—版式】对话框
图2-55 设置数据透视表的版式
(6)设置好版式后,单击【确定】按钮,则系统就返回到图2—44所示的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】对话框,然后单击【完成】按钮,数据透视表就完成了,如图2-56所示。
这样,通过图2-56的数据透视表,即可看出每个销售人员所销售商品的种类、数量、销售额及其合计数,从而以此为基础可很方便地对每个销售人员的销售业绩进行评价。
图2-56 各个销售人员销售商品的数据透视表
2.3.4.2 数据的透视分析
在图2-56所建立的数据透视表上,可以很方便地进行多角度的统计与分析。比如要了解李四所销售商品的情况,可在“销售人员”下拉列标中只选中“李四”,然后单击“确定”按钮,则李四的销售情况如图2-57所示。
图2-57 李四的销售情况汇总
还可以建立透视图,方法是:单击数据透视表中的任一单元格,单击鼠标右键,在快捷菜单中选择【数据透视图】项,则系统自动显示出数据透视图,从而得到每个销售人员的更为直观的销售情况。