随着时代的发展和社会经济的进步,企业的规模越来越大,办公室已经成为企业中非常重要的机构,它有着十分巨大的作用。
一、办公室管理工作的特点
综合性:办公室是企业重要的运营枢纽,办公室的管理工作需要对全局进行掌控,有着十分强的综合性,它对企业的各个方面都有涉及,是决策正常实施的重要保证,对于企业的发展决策也有着十分重要的作用。
协调性:办公室需要有效的进行信息的沟通,协调好各方面之间的关系,在通常情况下,企业内部和外界之间进行信息沟通都是通过企业办公室来实现的。企业办公室可以对企业中出现的各种矛盾关系进行有效的调整和改善,这样就可以让工作环境更加和谐,从而促进企业更好更快地发展。
辅助性和服务性:办公室管理工作既是对相关领导工作的协助,又可以服务于企业的发展,因此,具有辅助性和服务性。
二、目前在企业办公室管理工作方面存在的问题
办公室管理工作在体制方面存在着问题。现代企业管理制度改革在逐步地深化,企业的管理考核机制已经日趋成熟和完善,但是办公室管理制度却存在着很多的问题,作为一个重要的服务性机构,需要引起人们足够的重视,采取一系列的措施,不断完善办公室管理制度。
重大突发问题的处理能力还有待于进一步提升。企业要想更好更快地发展,就需要一个稳定和谐的运行环境,而办公室管理十分重要的一项职责就是保证企业能够稳定的发展。市场形势复杂多变,企业在发展过程中,难免会遇到各种各样的突发事件,但目前企业办公室在应对这些突发事件时办法不多,措施不强,一定程度上影响了企业的发展和壮大;因此,就需要采取一系列的措施来有效地提升企业办公室重大突发问题的处理能力。
企业档案管理工作还存在着一些问题。档案管理工作对于企业的健康发展,有着十分重要的影响。档案可以作为企业领导决策的依据,从而保证企业朝着正确的方向发展,虽然大部分的办公室管理人员都认识到了档案的重要性,但是仍然会出现一些松垮懈怠的现象,在管理企业档案时,有时还在采用传统落后的手段和方法,这样就不能将档案管理的作用给充分的发挥出来。
三、新形势下加强办公室管理的几点措施
制定和健全制度体系,让管理变得更加规范。一是建立健全相关的工作制度和管理制度,保证在办公室管理的全部过程中,不管哪一个方面,比如会议、接待、车辆管理、保密等;不管哪一个环节,哪一个岗位,都要做到有章可依。在此基础上,还要确定相关的标准和程序,这样相关岗位的工作人员在进行管理时,明白具体的要求,保证工作的质量。二是建立健全监督制度,将一些重大的会议精神和领导指示牢牢的贯彻下去,保证能够顺利的执行上级精神和领导决策;三是建立健全考核制度,在采用定性考核的基础上,进行量化考核,对以前建立的考核制度进行健全和完善,同时,还要有一套科学合理的考核标准,选择正确的考核方法,建立一个科学的评价体系。将量化考核作为首要选择,能够量化考核的,尽量不要定性考核;如果确实不能够使用量化考核的方式,那么就要在相关标准要求的基础上,进行定性考核。四是建立健全奖惩制度,选择合适的奖惩措施,奖惩时,需要充分的考虑监督和考核的结果,充分发挥奖惩制度的作用。
持之以恒地学习。只有持之以恒地学习,才能够不断适应时代发展的要求,从而保证办公室工作的质量;要对相关的理论和政策进行努力的学习,要知道,理论和政策指导着我们的工作;办公室工作人员应该将国家法律法规的学习作为每天的工作任务,同时,还需要紧跟时势,了解党最先颁布的方针和政策等。要想提高认识问题、分析问题以及解决问题的能力,首先就需要提高自身的理论素养和政策水平,只有这样,才能够在正确理念的指导下,保证办公室管理工作的质量,同时,进行大力地创新和发展。其次,还要学好办公的基本知识,提高自己的动手操作能力,掌握一些必要的基本技能,比如计算机操作、报表统计、OA系统办公操作流程等。
运用现代化办公管理手段。随着科技的不断发展,在办公管理中,要积极采用现代化的技术和手段,实现办公现代化。要充分的利用先进的网络技术,将其用于办公管理中。在档案管理方面也需要实现现代化,采用先进的科学技术来利用和保存档案资源。
四、结语
本文简要分析了新形势下加强办公室管理的几点措施,希望可以提供一些有价值的参考意见。
(作者单位: 中石化华北石油工程有限公司录井分公司)
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