行政助理(administrative assistant)
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什么是行政助理
行政助理是指具有一定行政管理知识或能力,正在或准备受聘于企事业单位协助部门负责人处理各种行政事务与人员关系的一般行政管理人员,英文缩写EA。可对应的具体职位,包括而不限于企业一般行政工作人员、行政管理干事等的初级管理职位。
行政助理的作用[1]
一、助手作用
行政助理是协助领导工作的助手。这是行政助理工作的本质,任何地方、任何时候都不会改变。我们知道,每个单位的领导都有很多行政事务工作需要处理,而领导又不可能每件事情都亲自去办理。这时候,行政助理必须协助领导处理大量的日常行政事务工作,按照领导的指示,为领导办实事,解决各种繁琐的问题。
二、参谋作用
行政助理是领导的参谋和左右手。行政助理只有先当好领导的助手,才有可能成为领导的参谋。行政助理给领导当参谋,是领导对行政助理高度信任的表现,也是对行政助理提出的更高要求。行政助理应当扮演好这个参谋的角色,才能深得领导的信任,进一步成为领导的左右手,为领导解除后顾之忧。
三、枢纽作用
在现代企业中,行政助理起着沟通上下、协调左右的枢纽作用。行政助理的枢纽作用是一种承上启下、上传下达的作用,也是一种平衡和协调各种内外关系的作用。行政助理常常在领导的授权下,运用各种有效的方式和手段,实现承上启下、上传下达的作用,实现部门与部门、个人与个人之间的联络、沟通、协调,从而化解矛盾、加强合作,实现领导的意图。
四、反馈作用
行政助理能够协助领导,对重要、有用的信息进行反馈,为领导开展工作提供更多、更全面的信息。行政助理要对各种情况、资料、函件、信息做出迅速的反应,为上级领导搜集信息,将各种重要信息提供给领导,作为领导进行决策的依据,同时行政助理要协调上下、内外之间的联系。
行政助理的职责
1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;
2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;
3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理;
4、依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息,协助招聘工作;
5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;
6、及时办理相关证件的注册