在分工与协作越来越发达的数字时代,会议仍然是协调公司内部运作与外部合作的核心,如何发起、协调、组织一场高效而富有成果的会议,也就成了领导者们极为重要的一课。 在文山会海把你公司的员工淹没之前,不妨重新审视一下你对开会这件事的理解是否恰当。会议进行得是否流畅?员工的反馈是否积极?会议的决定能否顺利落实?我们可以从类似问题出发,重新思考自己是否真的会开会。 辗转于电话会议之间,从头脑风暴到情况报告,你的时间和精力被消耗殆尽。 如果你在读这篇文章,这是因为你的目的和我一样:不想浪费时间和精力。 大多数高管把40%到50%的工作时间花在了开会上。而大多数专业人士都认为,其中至少有一半开会时间被浪费了。 会议不是问题——多余且糟糕的会议才是问题。 协作会议是推动项目向前发展的关键,对产品开发、市场营销、设计和创新等领域至关重要,这些领域都依赖于跨部门的团队合作。 那么,该如何设计并促成参与度高且富有成效的会议呢? 1.会议是我们做事的方式 Antony Jay在《如何组织会议》(How to organize Meeting)一书中写道,我们对工作场所的依恋是建立在社会互动的基础上的。如果没有会议,我们对公司的投入就会大大减少。 我们是社会性动物,我们要尽最大努力与他人合作,而非单打独斗。 低效、糟糕的会议是对时间的浪费。富有成效的会议才是团队协作的基础。会议应该帮助我们完成任务,而不是阻碍我们的日程安排。 换句话说,我们应该在会议进行过程中完成任务,而不是在会后。 2.达到会议效果的5个关键 a.目标 开会的目的不是议程,而是既清晰又令人兴奋的愿景。简单地说,除了会议没有其他办法能帮我们完成预期目标。 b.心态 正确的心态能改善情绪、注意力和参与度。 任何人都不该在创新会议上评判他人的想法。这会让人产生防御心理,不利于鼓励创造性。 c.成果 有效的会议注重结果。不要在没有明确结果的情况下离开会议室。 d.参与者 不是每个项目或团队的人都应该参加每次会议。邀请那些能提供独特洞察、视角或信息的人参加。 e.促成 这是最关键的部分。高效的会议不是偶然发生的,而是有意安排的。要根据能力而不是头衔来选择会议协调人。 一个好的协调人会让会议过程清晰且专注,比起流程,好的协调人更关心会议的“健康状态”。 一个熟练的协调人不需要是相关主题的专家,而是要让会议变得有思想、有凝聚力、参与度高,