4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。
装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。
在每页的右下角(背页的左下角)编页码。
各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害。
4.2凡文件尺寸大于a4纸规格的,要按a4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制。
4.3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。
5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1),并填写有关栏目的内容。
6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为a。
期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。
年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。
机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。
件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。
6.3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
7、装盒7.1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写“档号”。
(样式见附图3)。
每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。
7.2填写盒内文件备考表。
盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。
整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。
日期:填写归档的年、月、日。
8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。
8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由