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今天,如椽巨笔1为大家推荐的是如椽巨笔整理的“秘闻录”系列文章的第71期。本系列文章计划共享400余期。(“秘闻录”系列文章№1—57期下载请点击这里)
“秘闻录”即秘书见闻录,秘亦有秘密之意,讲述体制内的秘密。主要是分享有过党政机关秘书工作经历或对秘书工作有一定研究的领导干部(一般为县处级以上)所撰写的关于秘书工作的心得体会文章。
很多文友,特别是新进入机关的文友,“书生”意气和“愤青”情怀比较浓,对体制内的人情世故“不感冒”,有时会不自觉地出现“智商”较高,“情商”不足的问题。虽然很多领导干部都有“宰相肚里能撑船”的气量和风度,但是,如果因为文友的一个小纰漏和小问题,而导致“满盘皆输”的大错误;或是多次触犯“规则”,屡屡踏入“雷区”,不免会令人心生芥蒂,容易被打入“冷宫”。
以人为鉴,可以知得失。为了使文友“5+2”“白+黑”的努力不付之东流,如椽巨笔收集到了一些关于如何做好秘书工作的好文章。这些“过来人”往往兼备“小聪明”和“大智慧”,在办事前是“明眼人”,能够预判和规避“雷区”;在“栽跟头”后,善于吸取教训,并能化不利为机遇,最终达到“两岸猿声啼不住,轻舟已过万重山”的事业前景和人生境界。
这些在“摸爬滚打”中提炼出的经验弥足珍贵,我们可以从中汲取智慧和力量,更好地适应机关工作,实现快速成熟进步。是为荐。
苦练三招功夫做好秘书工作
一、要练好调查研究的功夫
调查研究是务实与务虚的最佳结合点,也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。毛泽东同志讲:“没有调查就没有发言权”。江泽民同志讲:“没有调查就没有决策权”,“没有调查就没有领导权”。对于从事秘书工作的同志来说,没有调查就没有参谋权。因此,秘书人员要切实练好调查研究基本功,将自己所学所思与实践碰撞,做到理性与感性交融。要加强与基层的密切联系,经常下基层广泛深入地调查研究,从宏观角度研究深层次的问题,推动理论与实践结合的创新;要把调查研究的重点放在为领导科学决策参谋服务上,切实弄清形势发展需要什么,真正做到上下贯通。只有这样才能在提供给领导的文字材料中体现出真正的问题,为领导的决策发挥正确的参考作用。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效,应从以下几个方面加强。
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一是勤学多想,能够从大量的文件资料中捕捉调研信息。秘书人员每天都要收到大量文件资料,有条件广泛地接触这些文件资料,这是我们的优势。但是,有些同志对如何充分利用文件资料没有引起足够的重视,对文件资料钻得不深,分析得不透,往往只看标题,不看内容,即使是十分重要的文件,有的也没有花功夫去去读、去琢磨,更谈不上联系实际进行思考。因此,对上级十分关注的重大问题,对下级反映强烈的问题,对外地解决比较好的问题,有的同志知之甚少,心中无数。江泽民同志多次指出,端正学风必须坚持理论联系实际的原则,以改革开放和现代化建设的实际,以我们正在做的事情为中心,着眼于马克思主义理论的运用,着眼于对实际问题的理论思考,着眼于新的实践和新的发展。只要这样去做,我们就能从上情、外情和下情的结合上捕捉到大量的新情况、新问题。
二是统筹兼顾,善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题。现在的社会已经在一定程度上成为信息社会,信息社会有两大显著特征:一是信息技术,特别是传输手段十分发达;二是信息资源空前丰富。大量原始信息是做好调研工作的基础,但是原始信息具有零碎、动态、浅层次的特点,其深层次的信息价值还有待于进一步开发。只有经过鉴别、筛选、提炼、综合、加工等环节,只有通过深入调研,经过一番沙里淘金、集零为整、变缺为全、化浅为深的功夫,才能从动态性中把握规律性,从苗头性中发现倾向性,从偶然性中提示必然性,从而提炼出对领导决策具有参考价值的情况、观点、意见和建议。
三是深入一线,善于从群众呼声中发现问题。人民群众是实践的主体,是获得正确认识的唯一源泉。了解真实情况和实际问题,必须迈开双腿,深入到基层群众中去,这是发现问题的重要途径。从县域范围来看,当前群众反映的热点问题,大多是“三农”和发展中显露出的深层次问题,如农村产业结构调整、就业和再就业问题、社会治安问题、干群关系问题、各种利益问题等,这些问题大都关系到人民群众的切身利益,也是各级党委、政府需要致力解决的问题。秘书人员更需要多深入基层、深入群众,体察民情、倾听呼声,将广大群众反映强烈、迫切要求解决问题的答案,为科学决策和指导工作提供参考。
四是善抓要领,善于从纷繁复杂的事物中找准问题。任何事物都有现象和本质两个方面,因此研究问题时,就不能单观一面之物、单听一面之词、单想一面之理,否则就会一叶障目,不见泰山,甚至得出错误的结论。要学会去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里。在纷纷复杂的事物中,秘书人员必须学会全面地、辩证地、发展地看问题,善于透过现象看本质,在个性中找共性,在现象中找本质。真正把事物的主观与客观、主要与次要、正面与反面、原因和结果等问题弄清楚,这样才不会被事物的假象所迷、表象所掩,从而对事物作出正确的判断。
二、要练好领会意图的功夫
秘书工作千头万绪,作为参谋,其核心是贯彻领导意图。协助领导形成工作意图是秘书工作的起点,在领导意图形成之后,迅速、准确地领会领导意图是做好秘书工作的前提,坚定不移地贯彻领导意图是秘书工作的根本职责。领导意图规定着秘书工作的方向,秘书人员要适应领导者的辅助要求,就必须以领导意图为导向开展工作,任何时候都不能偏离这个方向。如果对领导的意图缺乏领会,是绝对做不好工作的。因此,秘书人员在文稿撰写过程中,要紧跟领导思路,贴近领导决策,准确领会领导意图。
一是事前早作准备。秘书人员平时要学习好党和国家的路线、方针、政策、法律和重要规划,了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现,因此把握住这个方面就能把握住领导意图的总体。在领会、把握领导意图问题上,一定要积极主动,不能坐等。要经常、主动地去思考、琢磨与领导工作有关的各种问题,时刻处于有所准备的状态之中。只有经常琢磨领导者是怎么想的,有什么打算,具体意见是什么,才能在领导者一旦流露出某种意图时,就能很快地、准确地理解、领会。如果平时毫无准备,坐等领导来授予意图,即使领导人具体谈了对某项工作、某个问题的某种意图,也往往理解不到位。有些秘书人员之所以抓不住领导的意图,其原因就在这里。
二是事中积极参与。秘书人员要尽可能多参加一些会议,了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、原则、要求、措施,掌握领导层的活动意向和动态。因为领导的行政活动是领导意图的具体体现形式,了解了领导活动动态,有助于加深对领导意图的理解,同时有利于把领导意图具体化。还要主动捕捉机会参与领导常谈论一些问题,了解领导者思考的热点问题,掌握领导日常谈论的重要思路和观点,并对其连贯思索,这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施,对一些模糊问题要及时予以澄清。
三是事后及时总结。对秘书人员来说,草拟的文稿所涉及的工作内容,某些时候是比较陌生的,时间、人手等因素,难以在第一时间水落石出,一目了然。这时总结的作用就可以发挥了。在初稿形成后,并不要急于“交差”,而要对领导的思维方式、工作方法和讲话习惯等进行归纳总结,努力摸索其中带有规律性的东西,“关起门来当领导”,跟领导同步思维,互换角色。通过这种方式使文稿拔高层次、增加份量,让人感到文稿是“在其中”与“在其外”的完美结合,是来自现实又高于现实的集中体现。
囿于
三、要练好文字表达的功夫
秘书人员必须具备较高的语言文字素养,不论古代、现代概莫能外。“看似寻常最奇崛,成如容易却艰辛。”要当一个成功的秘书的确不容易。一些高学历的人员进入党政办公室后,之所以最终没能适应文字综合岗位,究其原因,更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具,“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外,在具体写作实践中,要从三个方面入手锻炼文字表达的能力。
一是在大型会议文稿撰写过程中,采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式。坚持在拟定提纲时,通过集中讨论,准确把握领导思路、表现领导主张、体现领导要求,做到“文如其人”;在分头起草时,各位秘书坚持大量搜集资料,各自在观点、格式、语言上创新,集思广益,形成初稿;文章雏形定型后,就由一名语言综合能力较强的秘书进行串联,通过加工、提炼、归纳,使文章前后浑然一体,具有“真、实、准、启”的特点,让大家听后或看后能受到教育和启迪。
二是在日常文稿的起草过程中,采取“一带一”的方式。由一名经验丰富的秘书与一名新进同志结对子,通过优势互补,既扩充了知识的全面性,又讲求了文章的系统性,提高了文章的表达能力,达到了彰显合力的目的。
三是在文稿修改过程中,采取“校读”的方式,力求文章表达准确。在文稿初步形成以后,通常采取“校读”的方式,由一人作为演讲者,其他人员作为听众,进行现场演讲,通过身临其境的模拟,对文章的语句顺序、词语组合搭配进一步进行调整,增强文稿的感染力,使其表达的领导意图更为准确、精辟。