体系结构一般是指体系文件的机构,而非行攻机构的层级。把质量管理体系文本化,从结构上看,一般通用的法有二层次、三层次和四层次三种。
二层次结构:第一层次文件为公司质量管理手册,第二层次为程序文件。可根据公司业务情况分为管理类和技术类,这种结构适合公司模小、业务单一的单位。
三层次结构:第一层次文件为公司质量管理手册,第二层次为管理性程序文件,第三层次为技术、操作性作业文件以及相关记录、图纸等。
这种结构最为中规中矩,适合公司有一定规模,且各部门职责非需明确,交又少的企业。
四层次结构:相比三层次结构,有的单位把记录、表单等放在第三层次作业文件下游,形成第四层次文件。笔者道行不够,亲身经历但并没有觉得有任何优点。
体系结构经过项目组讨论,領导拍板同意,就算搞定了。
四、职质分工
职分工也是一项非常重要的策划工作。它的主要内容是理顺、分清公司各部门的职责,各部门该干什么工作,具体负责什么事情。
从理论上来说,是全面理清公司运作所需要开展的所有工作,然后按部门功能分下去。但其实咱们没建立设质量管理体系的时候,公司已经运作起来了,基本上也都承担起相应职能了。
所以这个环节主要工作是梳理,发现职责分工中的不足,让整个组织更合理、更有效的运作起来。
比如有的单位把计量器具管理放在质量部,但其实质量部就两三个人,管着体系、检验、监督、内审、迎检等一堆事,你让他负责一些
没有国家标准的测量器具的校准,而相反技术部工作有技术能力,而且任务也不多,这就不合理了。
岗位职责是质量管理手册中的重要节,所以本阶段一定要理清公司各部门的职责分工,分工应确保合理、可行、全覆盖。
五、确立质量方针
策划阶段的最后一件事情,就是确立公司的质量方针。该工作也可放在质量管理手册编制的过程中实施。
但鉴于质量方针是一个公司的战略方向,由老总亲自发布。所以提前考虑也是应该的。
质量方针其实就是一个口号,应体现公司的核心产品、市场价值、质量意识、文化理念等。说他是企业的灵魂也不算过分。
质量方针不宜过长,一般偶数个短句,每句字数一样即可。如“优化产品、质量第一;强化意识、持续改进;优质服务、顾客满意等。
值得一提的是,质量方针里一定要体现“持续改进”的意思,这就是你的质量意识,人家标准就强调这思想。