(本文章内容及举例以 Excel 2016 为例。)
很多职场人都会有这样的一些困惑,例如以下场景:
场景一:当你提供相关的数据资料及表格给对方确认、补充或修改,当再回收回来的时候,已被“装修”或“折腾”得面目全非,特别是当资料内容特别多的时候,当对方一顿猛修改后又不告诉你改了哪些的时候,如果你不再一一核对,有可能会出现灾难性的后果,但是如果要一一核对,你想死的心都有。
场景二:上司拿了一份Excel数据表出来,要求你进行核对及修改,并且要在 Excel 表格中保留修订记录,即在Excel表格中要能非常清晰地看到修改前,和修改后的数据,而且时间很紧急。
是不是很头大?但其实超级强大的 Microsoft Office 已经帮我们预想到了这些情况,而这个强大的功能就是——共享工作簿及突出显示修订。
比如,我们有以下的数据表格,需要提供给他人查阅及修订补充,如何设定共享及突出修订的功能呢?
打开 Excel,在菜单栏的“审阅”里面,就可以看到“保护并共享工作簿”及“修订”的功能。
点击“保护共享工作簿”,在打开的窗口,选择“以跟踪修订方式共享”,再自行输入一个密码,或者不输入直接点击确定,就可以为此份工作簿加密共享了。
或者也可以选择“允许用户编辑区域”,就可以自定义编辑权限,但是,这个设定一定是得在设定“保护工作簿”之前,也就是得设定了“允许用户编辑区域”,再设定“保护共享工作簿”,这样才能让用户按照你给予的权限操作。
在我们打开“允许用户编辑区域”后,通过“新建”选择区域,这里我们选了这个工作表。
然后在打开的“保护工作表”里面,就可以自定义允许操作的功能,比如允许“插入列”就在“允许插入列”前面打勾“√”,如果不允许“删除列”及“删除行”,就不打勾,最后输入密码,再点击确定,即可完成设定。
设定之后,就可以实现你需要的功能,比如以下,已经实现了我们需要的不能删除行和列的功能。
设定完之后,基本就大功告成了,如果有人编辑了工作表,那么就可以通过“修订”里面的“突出显示修订”,再选择修订的时间,比如“全部”,以及显示的方式,比如“在屏幕上突出显示”和“在新工作表上显示修订”,点击确定,就可以查看工作表被修改了哪些内容。
比如以下,就是新建了一个历史记录的工作表,便于我们清楚知道有哪些内容被修订了。
同样的,在原始的工作表里面,也可以很清楚地看到哪些区域及单元格有被修改过的痕迹,一目了然。
当然,要进行审阅共享及修订功能,工作表必须是区域的样式,而不能是超级表,如果是超级表,得通过以下两种方式来变更为区域。
方式1是选定超级表的一个单元格,点击右键,选择“表格”=>“转换为区域”。
方式2是选定超级表的一个单元格,点击工具栏的“设计”=>“转换为区域”。
不过 Excel 对共享就修订状态的工作簿做了许多功能限制,可以说到了几乎不能正常使用的程度,被限制(不能正常使用)的功能有以下情形:
· 插入单元格;
· 删除工作表;
· 合并或拆分单元格:
· 改变条件格式或数据有效性;
· 创建图表:
· 插入图形对象、超链接、数据形式;
· 使用自动分类汇总;
· 使用数据透视表;
· 记录和修改宏;
· 输入CSE或矩阵公式;
· 使用超级表。