物业服务费用本身就是用于小区的正常运转和发展,也是小区赖以存在和正常运转的物质基础。物业收费工作是业主和物业企业都十分关心的物业收费的问题,物业收费工作的顺利进行,直接影响着物业公司的经济状况和服务质量,也影响着小区业主的居住体验,所以建立高效的物业收费工作流程尤为重要。下面介绍一下物业收费流程,物业公司怎样收取物业费。
1、制定费用收取计划
本项目物业管理费按季度收取,管家部每收费季度前一个月制定费用收取计划,入伙费用的收取方式详见《入住管理程序》,物业公司于每季度首月5号向业主发出《付款通知单》,业主在收到通知书20日内到接待中心缴纳或电话告知管家上门收取,特约有偿服务费执行各有偿《物业流程》;
2、收费工作的实施
财务部于收费季度前一个月10日前负责编制《付款通知单》转至管家部,管家部于每季度首月5号向业主发出《付款通知单》,业主按管理费账单上注明的缴费日期缴费;
3、定期汇总收费情况上报
财务部负责根据收费情况编制《付款情况汇总表》上报总经理,区域管家根据客户拒缴费原因每月编制并更新《客户欠费原因分析表》上报管家部经理,管家部经理汇总后上报总经理助理和总经理;
4、制定相应利于催缴的措施
总经理负责组织相关部门根据《客户欠费原因分析表》中所述问题进行分析,采取相应措施利于催缴工作,或者予以客户一定的优惠,总经理助理每周以会议形式听取管家部催款汇报,并安排落实具体催缴措施;
5、实施利于催缴的措施
管家部采取电话沟通,传真、上门催缴等形式进行费用的催收并形成《催款跟进记录》,每月根据实际情况予以更新,超过《付款通知单》上规定的缴费时间的,管家部将向客户发放《催款函》,并要求业主在催款函复印件上签收,并知会业主从逾期之日起每日加收应缴费用的千分之几作为违约金;逾期三个月不缴纳者,由管家部经理、总经理助理亲自与客户商谈并进行催缴;逾期半年不缴纳者管理公司将向客户发放《催款律师函》,并要求业主在《催款律师函》复印件上签收,管理公司可采取必要的法律手段追缴管理费,;
6、催缴工作
当管家接到客户付款信息时,通知财务部收费,必要时由财务部或管家部上门收费;
7、记录存档
(1)财务部和管家部将账单、收费单、凭证分别收入业主档案;
(2)管家部每月将《客户欠费原因分析表》及《催款跟进