选择会场时应首先思考以下几个问题:(1)会议室是否足以容纳所有的出席者并且设备齐全?(2)会议室是否有充足的通风和照明设备?(3)会议室是否受室外活动的干扰?(4)会议室的设施是否能满足会议的要求和时间的长短?(5)会议室地点是否对所有出席者都方便?(6)会议室的费用是否可以承受?(7)会议室在需要时是否有空?会场选定后,接着布置会场。会议的气氛在一定程度上要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排,或庄重肃穆,或郑重宏大,或热烈欢快。例如,人民代表大会的会场要布置得隆重庄严,庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈,纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅,业务洽谈会、看样订货会、经验交流会的会场要布置得和谐亲切。