1. 档案材料不齐全、不规范
(1) 在实际工作中会发现缺少学历材料,尤以在职教育学籍材料为多,如没有报考登记表、成绩登记表、毕业生登记表、学历学位证书等。如有的干部在职就读国外大学,虽有学历却没有国外学历学位认证书的。学籍材料部分或全部缺少的原因不外乎学校工作人员疏忽,未将部分或全部学籍材料寄送给所在单位。
(2) 干部考察材料缺少的较多,比如没有正科或副处的任免文件、干部履历不延续等,主要原因是组织人事部门在提拔干部时手续不全甚至程序不规范,相关部门未将考察材料及时移交档案管理部门归档。个人荣誉材料缺失的也不少。
2. 档案材料不真实、不准确
(1) 出生日期涉嫌造假。
①涉嫌涂改造假:主要是涂改最早形成材料的出生日期等。
②涉嫌材料造假:主要是伪造虚假的记载出生日期的最早形成材料、户籍证明、出生证明等。
(2) 出生日期不一致。
有些干部人事档案中的出生年月有好几个,身份证、人党时间、人团时间、学籍卡上的时间和《干部任免审批表》都不一样,阳历、阴历交叉填写,最多的能差好几年。
3. 原因
(1) 有些材料不准确、不真实是由于本人当时在外挂职或其他事由无法亲自填写,由别人代填,代填者不注意核实年龄而随手填写。
(2) 有人故意为之,按对自己有利的填写,以致出生时间越填越早,参加工作时间也越填越早。
(3) 有些档案中因人党材料缺失而无法核实人党时间,有的党员档案中虽填写为党员却没有人党志愿书等材料。原因可能是人党时所在学校或单位党组织未将人党材料归档,且年代久远,很多机构已发生变化,因查找困难而缺失甚至无法弥补。