导读:为对食堂采购与供应进行有效控制管理,有必要事先进行规划,也就是食堂采购工作计划的制定,包括:采购方式、供应商、价格方面、数量方面、验收方面都制定一个总的规则,使具体负责的人员有章可循。
食堂采购工作计划是指食堂根据销售预测、生产计划、日常供应情况计划所需食品原料的数量;根据菜肴制作要求来确定原料的品种、规格、质量;根据用料的时间来确定采购时间和到货时间。其具体流程可分为如下两步:
1、进行采购分析
一般而言,食堂在采购之前首先进行采购分析,以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在进行采购分析中,主要对采购可能发生的直接成本、简介成本、采购评标能力等进行分析比较,并决定是否从单一的供应商或从多个供应商处采购所需的全部或部分货物。
2、采购计划编制
根据采购分析的结果编制采购计划,说明如对采购过程进行管理。具体包括:合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等;根据项目需要,食堂采购管理制度可以是正式、详细的,也可以是非正式、概括的。

食堂采购方式

对于食堂采购方式也要以文件的形式规定下来,具体确定原则如下:
1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原料可选择供货商送货的方式;
2、对于使用频率低、不容易集中采购的货物可由采购人员采购;
3、对于一些特殊的原料可由外地发货,按计划定期采购。
1、供货商的确定
对于原材料供货商的选定,要按照工作程序集体讨论确定,流程如下:
1)初选供货商:要深入细致地进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考擦。在考察中要重点了解供货商的实力、专业化程度、规模、经营时间、货物来源、价格、质量及商业信誉;
2)使用供货商:同类商品须由两家供应商同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行试用比较;
3)确定供货商:在试用两个月的基础上,由经理、财务人员、厨师长、采购人员组成评审小组,以民主表决的方式集中投票表决来确定供应商;
4)签订购货合同:确定供货商后,由经理与供货商签订食堂采购合同;
5)供货商的更换与续用:在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同,由集体讨论决定是否更换。
2、食堂采购定价
价格是一个关键的因素,价格关乎食堂经营的成本,因此必须高度重视。具体原则如下:
1)食堂采购商品定价:认真调查市场、货比三家,同等质量取低价位;根据市场变化,对同一商品采购价格可不定期进行调整。
2)食堂采购定价程序:经理与采购人员一道,根据市场调查的结果,与供货商议定价格,再由总经理、采购人员签字,以书面形式告知保管,财务部门执行。
3)采购价格管理原则:对于供货商价格实行最高限价制。
4)在春节、国庆等节假日期间,以及灾害性天气持续时间较长的月份,供货价格波动大,其定价原则可适当放宽。
3、食堂采购数量
为提高经济效益、降低成本、减少资金占用,应根据“勤进快销、按单采购”的原则来确定日常的采购数量。
1)鲜货、蔬菜的采购
鲜货蔬菜原料需要每日采购,一般由供货商直接送货或采购员到农贸市场自行采购。上述原材料的使用部门每日营业结束前,根据存货情况、储存条件及供货时间,提出次日的采购数量。
2)库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、低值易耗品等)采购
库存物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因素,根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量,最低不得低于1天的用量。库存量的计算公司为:最低库存量=每日需用量×发货天数。
4、食品验收标准
验收是食品原料采购质量和数量管理的重要一环。为此,应规定验收标准、验收人员及食品验收工作程序。
1、验收的质量标准:根据食堂采购与供应双方事先确定的“质量标准”进行验收;
2、验收的数量标准:根据食堂采购人员当日采购申请单上的数量进行验收;
3、采购验收的人员:采购人员、保管人员、领用部门负责人、监督员4人共同验收;
4、食堂采购验收程序:由保管员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”,注明所收物品的数量、单价、金额。入库单填写完后,由食堂采购人员、货物领用部门负责人、保管员签字生效。签字后的入库单或验收单一式三联:第一联由保管员自己留存;第二联交财务作为记账凭证;第三联交供货商作为结账凭证。