VVIP和VIP的车,一车一司机,司机服装必须统一(要求高点就是西装领带加白手套),司机必须提前培训相关接待话术,接待流程。
VVIP和VIP的车辆路线,这个是很少有人会做的,如果你要把你的会议做高端,会议体验做好,这部分一定要做,提前到会议所在城市,进行路线彩排。从机场到酒店、酒店到会场(如有需要)、会场到机场的开车路线,在嘉宾用车的差不多的时间段,分别挑出最短路线和最不拥堵的路线。彩排的时候每车上跟一个人,记录下每个路口怎么走,总共用时。回去以后选出最佳路线,然后制作路线图,作为 VVIP和VIP的车辆司机的培训资料。每位司机必须按照路线行驶,这样车辆和嘉宾在路上的时间就非常容易掌控了。做细致的话,包括酒店停车场到酒店正门的路线所需时间这些都要做。
上面这些看着容易,其实很复杂,需要租车公司的人配合完成线路彩排,我们之前经常花一周的时间就用来做路线彩排,挑出最佳路线和备用路线。这是一个需要动脑子,且繁琐的工作。
Shuttle bus,接送普通嘉宾和媒体的车,要分开,一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了,有钱就上奔驰、沃尔沃,没钱就大宇、全顺。必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间,嘉宾及媒体抵达时间,确定shuttle bus数量了,所以机票的安排很重要。
安排不好就会出现一辆大巴就运一个人的情况。。。。。
那么这里做完,你就会有新的活儿要干了
首先是嘉宾接待表要加上接车的内容了,VVIP及VIP的接待车辆的车牌、颜色、司机姓名、电话、shuttle bus的车牌、司机姓名、电话
然后是会议场地或酒店,确认停车位并且提前给司机培训!!!!!大巴有时候真的挺难搞的
车接到人,之后就到酒店了。之前酒店说过了,VVIP VIP要提前和酒店沟通拿到房卡,他们一来就直接进房间。这些级别的老大,他们的房间必须提前准备,通常酒店会有一份小的欢迎礼物,需要和酒店确认,不行的话让他们换,或者就只上卡片,礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花!!!让酒店准备房间里的鲜花,必须每天换新鲜的,直到贵宾退房。
普通宾客,我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台,提前将所有房卡拿到,嘉宾和媒体