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公文份号标注要规范
份号即公文印制的顺序号,涉密公文标注份号有利于加强公文的管理,便于掌握公文的去向。按照《条例》规定,公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位,一般标四至六位,如果是两位数的文件共20号,则从0001号开始编码,一直编排到0020号;如果是四位数的文件共2012号,则从000001号开始编码,一直编排到002012号。
2
密级和保密期限标注要规范
高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便,因此要本着实事求是、利于保密的原则,合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角,用阿拉伯数字标注。例如:秘密1年、机密3年、绝密长期。
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紧急程度标注要规范
这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报的公文,不急的公文却标注了紧急程度,缓急程度标注过高,给上级领导机关增加了压力,带来了不必要的麻烦。
4
发文机关标志要规范
这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,此类文件是机关或部门的大头文件,一般是指上报或下发的政策性文件;文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称,文号编在版头下方红线以下,一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式,例如:××××厅(通知)、××××局(批复)等,统一采用发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范化简称形式,再根据文件内容确定使用的文种。
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发文字号标注要规范
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时,使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问题:有的是发文机关代字概括不准确,要么机关代字太长,要么提炼概括不够准确;有的是发文字号标注不规范,要么年份标注不正确,如,将2013年标注为〔13〕,要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等,要么发文顺序号编虚位,如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009号”,要么年份前面加“字”、后面加“第”等,如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××字〔2013〕第9号”;有的是发文字号的标注位置错误,上行文的发文字号要么排在居中位置,要么在左侧顶格书写,等等