采用年度——组织机构分类的优越性:其一, 移交档案按年度(也就是目录号)划段,就可以移交了,每年一个流水号,有多少 案卷,很容易统计。对档案室来说,无论从哪年划段移交,留下来的档案总是以 目录为单位,案卷起止非常完整,只是目录号的一年一变,有利于档案室的保管、 利用;其二,档案分段移交后,档案的装具留下的是整块空间,甚至是整个库房, 有利于其后形成档案的合理排架、科学保管,并充分利用有限的档案装具乃至档 案库房。 采用年度——组织机构分类在档案馆体现出的优越性 1、有利于档案入库排架。 采用年度——组织机构分类的优越性为:其一,此分类与档案按时间移交入库相一致。一个时期的档案分为一段,然后按每 个全宗先后排列,入同一间库房(或几间库房),这样有利于档案库房的整体布局 和档案科学管理;其二,无需顾及档案卷号前后牵连的困扰。 2、有利于档案长期保管。 接收档案进馆,是丰富馆藏的主要途径,也 是档案馆业务工作的开始。档案接收频繁,档案数量就越大,档案分类的统一就 更为重要:其一,统一档案分类,有利于档案的科学保管; 其二,一般不会出现目录号空缺,而且有利于档案有规律排放保管。 3、有利于档案信息资源开发。 档案馆提供利用的实践证明,采用年度 ——组织机构分类,是利用者最基本的使用方式。比如机关具体工作的材料查找、 经验总结、编写机关大事记、领导人年谱、重要档案汇集等,都是根据时间为主 要线索利用的。当然我们也要看到,确实也有按别的条件为线索查找档案的,但 只要我们做好检索工具,采用现代科技手段,并不影响高速的查阅和利用。