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什么是办公管理

办公管理也称为办公室管理、“行政管理”“办公行政管理”等,是指研究办公管理的理论和技术以提高企业和组织办公管理效率和效能的一门学科。是一种与企业或组织的领导和决策关系密切的专门性管理活动。包括企业中的“办公室”、“行政部”、“综合管理部”、“行政办公室”等不同名称的部门。

办公管理的研究内容

办公管理作为管理科学的一个分支学科,它以办公管理为研究对象。其研究内容主要包括:
(1)研究办公室职能。办公室是企业或组织的综合枢纽和核心,承担着秘书性工作和行政事务性工作两大职能。其中,秘书性工作分为文字秘书工作、机要秘书工作、文书整理工作、业务档案工作四种。其政策性和专业性很强,为领导者和决策者的工作提供直接性服务。行政事务性工作主要分为勤务工作、财务管理工作和打字复印工作三种。它们相对比较琐碎与繁杂,为领导者和决策者的工作提供勤杂性服务。
(2)研究办公管理的特点。了解办公管理的特点是搞好办公管理的前提。办公管理是企业或组织管理有机整体的二部分,但它又不同于其它部门的管理,具有综合性、辅助性、服务性等特点。首先,办公管理涉及到企业或组织的各个方面,处理各种各样的事务,所以是一项综合性的管理活动。其次,办公管理是间接为企业或组织的目标服务的,它的成效往往是通过整个企业或组织的效能发挥出来,在企业和组织中只起辅助性作用。最后,办公管理的一个重要任务就是直接为企业或组织的领导和职能部门服务,使其集中精力完成本职工作,因而又具有服务性的特点。
(3)研究办公管理的内容。办公管理的内容一般有会议管理、文书档案管理、信访管理、后勤管理四个方面。这四者是办公室职能的具体铺展,是办公管理特点的集中表现。它们在企业或组织管理中的地位和作用不尽相同,各自客体不相一致,因而对管理人员的素质要求也彼此相异。
(4)研究办公管理的程序和方法。办公管理程序的合理与否,直接影响到办公管理效率的高低。办公管理各项内容在程序上都有自己的规律性。例如,文书处理工作从收文、登记、送阅到拟办,业务档案管理工作从收集、整理、鉴定、保管到提供利用,均须依序而行。此外,科学的管理方法也可以使办公管理收到事半功倍之功效。办公管理除传统的管理方法外,还应引进和采用运筹学、经济学、工程学、信息论、控制论和系统论等学科的最新知识和方法,来促进自身的规范化和最优化。
(5)研究办公技术现代化。办公技术现代化是提高办公管理效益和效能的客观前提,也是实现办公管理现代化、科学化的物质保证。办公技术现代化又称办公自动化,就是以机器代替人力,以电脑辅助人脑,运用电子计算机技术和现代通信技术等先进的科学技术,将办公管理的有关事务交由文字信息处理机、高速多功能复印机、电子传真机等现代化的办公设备来完成,进而建立起科学的人机一体化的办公管理机制。

办公管理的定位

企业办公管理主要定位于服务和协调。服务对象主要是企业领导层。如果用一句话来概括企业的行政管理或办公室管理,那就是“办公室就是服务好领导”。服务职能包括文书管理(文字秘书、档案整理、公文处理)、会务管理(组织、协调会议)、后勤管理(迎来送往的接待、公司车辆的管理、办公耗材管理、办公设施设备、公司食堂的管理等);协调职能主要是协调内部各领导层、各部门之间的工作,达到高效运转。另外还包括对外公共关系的维护,包括媒体联络、法务联络等。不同企业的定位略有不同,内涵和外延也在变化,但基本的职能就是服务和协调。

办公管理学的发展

办公管理学是伴随着管理科学的诞生和发展而创立起来的。在20世纪初,办公管理学便开始逐渐形成为一个独立的学科。1906年,英国学者迪克西出版了《办公组织和管理》专著,第一次使用了“办公管理”这一名称,并明确地提出办公管理是一种专门的管理职能。美国学者舒尔茨和利芬威尔对办公管理学的创立起到了关键作用。舒尔茨1911年出版的《美国的办公》是总结美国办公管理理论最早的著作之一。1919年,他又出版了《办公管理》一书,对办公管理学理论作了进一步的阐述。利芬威尔作为办公管理学的奠基人,他在1925年出版了《办公管理:理论与实践》这一传世名著,标志着办公管理学最终成为一门独立学科。此后,国外办公管理学大体经历了60年代前的传统办公管理理论和60年代后的现代办公管理理论两个发展阶段,前者在理论结构上依照企业的经营过程而分为办公的组织、计划与协调,后者在前者的基础上,吸收了先进的管理技术和经验,突出了以决策论为基石的信息生产理论和技术。我国学者在80年代初开始进行办公管理学的探讨和研究,并相继出版和发表了不少著作和论文,如杨润生同志主编的《办公自动化教程》便是其中的一部代表性著作。
办公管理学自形成之日起便是一门应用性的科学。办公室作为企业或组织的综合枢纽和核心,现已广泛存在于社会与政治、经济、科技、文化等各个领域。办公管理已成为企业或组织的一项专门的管理职能,构成了人类管理活动的一个极其重要的组成部分。
研究和发展办公管理学,将有助于提高办公管理的效率和效能,进而增加企业和组织管理活动的效益。目前,办公管理学体系在国内外均还不够成熟,它要求办公管理学一方面应紧密联系办公管理的活动现实,另一方面也应从实践中走出来,形成自己的十分完善的学科体系,进而为人类管理活动的科学化和管理科学的繁荣作出更大贡献。