1. 制作一张表头内容如图 1 所示的工作表, 并将其命名为“评分表 1” 。 图 1 2. 在 A2 中输入“1” , A3 中输入“2” , 选中 A2 和 A3 两个单元格, 并将鼠标置于被选中的两个单元格右下角的“十” 字(即填充柄) 上, 按住鼠标左键向下拖动到 A11, 这样就快速地输入了参赛选手的序号。 选手越多, 这种自动填充方法的优势越明显。 3. 在 J2 单元格输入“=(SUM(B2: I2) -MAX(B2: I2) -MIN(B2: I2) ) /6” 。 该公式的作用是: 按照一般的比赛规则, 去掉一个最高分、 去掉一个最低分, 剩余分数的平均分作为选手的最后得分。 为使结果显示格式一致和精确度更高, 可使最后得分比每个评委所给的分数多一到两位小数。 例如, 可以要求评委的打分统一为一位小数, “最后得分” 则保留两位小数。 4. 在 K2 单元格中输入“=RANK(J2, $J$2: $J$11) ” 。 该公式的作用是算出J2 单元格的数值在 J2 到 J11 各个单元格中的排序, 即 1 号选手在所有选手中的名次。 注意: K2 中输入的单元格区域必须采用绝对引用(如果不是采用键盘直接输入, 而是采用粘贴函数输入, 可在要求指定区域参数时, 用鼠标拖过从 J2到 J11 的所有单元格后, 在显示“J2: J11” 时, 将其选中后按下 F4 键, 就会转化成“$J$2: $J$11” ) , 否则就会出现错误。 5. 选中 J2 和 K2 两个单元格, 将鼠标置于被选中的两个单元格的右下角填充柄上, 按住鼠标左键向下拖动到第 11 行, 这样就可以算出所有选手的最后得分和名次。 二. 用 Excel 巧做电子计分册 现在许多学校都建起了校园网, 过去很多费时费力的工作, 现在放在校园网中都可以轻松地解决。 今天我们来看看学校中的成绩处理工作是如何在校园网中完成的。 建立电子计分册 要建立各班各科的成绩计分册, 首先应该与教务处以及校园网的网管联系,取得学生的学籍数据备用。 如果没有, 那就只有“自己动手, 丰衣足食” 了, 呵呵。 图 1 1、 建立工作表组 打开 Excel, 新建一“学生成绩处理” 工作簿, 根据开设的学科数量 N 插入N+1 张工作表, 并分别命名为“语文” 、 “数学” 、 “英语” 等科目表和“总分表” , 同时选中所有工作表, 形成一个工作表组。 然后打开学生学籍表, 从学籍表中分别复制“学号” 和“姓名” 数据到 A、 B 两列, 在名次列(D2) 输入计算公式: “=RANK(H2, (C: C, H: H) ) ” , 拖动 D2 单元格的填充柄至最后一行, 其他各列按照图 1 进行设计。最后, 单击“总分” 工作表, 将表头中的“成绩” 改为“总分” , 然后在总分栏 C2 单元格输入“=SUM(语文: 英语!C2) ” , 拖动 C2 单元格的填充柄向下填充至最后一行。 2、 页面设置 选择“文件→页面设置” , 根据打印要求, 设置好页面大小和文字的格式。为了使打印时每页都有一个表头, 同时下方注明页号, 选取“页眉/页脚” 标签,首先设置“页眉” 如图 2 所示: 在“左(L) ” 框中输入两次回车后, 输入“科目: ” (注意其后的“&&[标签名]” 不能直接由键盘输入, 而应该点击上方的最后一个按钮) , 然后在“中(C) ” 框中输入表头(显示不下的自动换行) 内容。全选此框中所有文字, 点击上方的第一个按钮, 设置表头的字体、 字号等。 这样, 所打印出来的计分册已经包含了这些格式信息, 无需重复进行设置。 右框中的文字按原样输入即可, 对于页脚的设计, 只需在每页的下部中央处插入页号。 图 2 最后来设置页边距, 这一项很重要, 因为在页眉处设计有三行文字, 因此需要将上边距加大一些, 否则就可能导致页眉与正文打印时互相重合。 我们可以在打印预览窗口中(如图 3) 拖动相应的虚线至合适位置即可。 同时, 为了使打印效果美观, 还可以设置打印时水平居中, 方法是: 在图 3 中, 点击“页边距” ,复选其中的“水平居中” 即可。 小提示: 不要复选“垂直居中” , 因为最后一页可能不能打印一整页。 图 3 共享工作簿 计分册的基本制作已经完毕, 待考试结束之后, 各任课教师只需将本学科的学生成绩如实录入到计分册中, 总分、 名次等统计工作都会自动完成了。 可这张计分册怎样让各任课教师看到并使用呢? 那就靠我们的校园网了, 考虑到数据的安全性(各任课教师不能随意修改其他任课教师的成绩) , 我们可以给每个工作表设置一个密码, 再把工作簿设置为“共享” 。 1、 设置/取消密码 单击“语文” 工作表标签, 选中“语文” 工作表, 单击“工具” 菜单, 选择“保护……→保护工作表” , 输入密码后确定。 依次选中其他各科的工作表, 如法炮制。 2、 共享工作簿 单击“工具” 菜单, 选择“共享工作簿” , 在出现的“共享工作簿” 窗口中,复选“允许多用户同时编辑, 同时允许工作簿合并” , [确定]即可。 如果想给共享后的工作簿也设置一个保护密码, 可单击“工具” 菜单, 选择“保护……→保护并共享工作簿” , 复选“以追踪修订方式共享” , 并设置密码即可。 三. 建立分期付款查询系统 如今, 分期付款的销售方式越来越普遍, 如果有一个能够自动计算首付、 月按揭的查询系统就好了。 下面笔者就以一个分期付款购买汽车的自动查询系统(如图1) 为例, 给大家介绍一下设计过程。 搭建查询界面框架 新建“购车自动查询系统” 工作簿, 并将“Sheet1” 工作表重命名为“查询系统” 。 在 B2、 B3、 B4、 B5、 B6 单元格中分别输入: 汽车品名及总价款(百元) 、首期支付金额(百元) 、 欠款金额(百元) 、 支付月份、 每月须支付金额(百元) 。 将 B2: D6 区域单元格格式中的“垂直对齐” 设置为“居中” 方式。 设置 D6单元格“货币” 格式“小数位数” 为 2, “货币符号” 为￥, “负数” 为“￥-1234. 10” 。 将 B 列和 D 列中的字符的字号都设置为 14, 第 2, 3, 4, 5, 6各行的行高设置为 52, A 列宽度设为 3, B 列的宽度设置为 30, C 列的宽度设置为 28, D 列的宽度设置为 20, E 列的宽度设置为 3。 在 H、 I 列中输入如图 2 所示的汽车品名和总价款(百元) 。 这里假设有 100个品牌的汽车, 以汽车 1、 汽车 2、 汽车 3……来代表具体的名称, 实际运用时用具有实际意义名称即可。 设置控制按钮 点击“视图” “工具栏” “窗体” , 单击“窗体” 工具栏中的“列表框” 按钮, 鼠标光标变为十字状, 在图 3 所示的 C2 单元格位置画一个矩形框。 用鼠标右击刚画出的列表框, 在打开的快捷菜单中选择“设置控件格式” 命令(如图 4) , 进入“控制” 选项卡。 在“数据源区域” 录入框中输入$H$2: $H$101; 在“单元格链接” 录入框中输入$J$2; 确认“选定类型” 为“单选” , 勾选“三维阴影” 选项。 在“窗体” 工具栏中选择“微调项” 按钮, 当鼠标光标变为十字状时在 C3 单元格画一个矩形框, 用鼠标右键单击它, 在打开的快捷菜单中选择“设置控件格式” 命令,再在打开的对话框中选择“控制” 选项卡, 将最小值定义为 200(这里假设首期支付金额起点为 200 百元, 即 20000 元) , 最大值定义为 30000, 步长为 10, “单元格链接” 框中录入$D$3, 启用“三维阴影” 。 用同样方法在 C5 单元格设置“微调项” 按钮, 控件格式为: 最小值定义为1, 最大值为 36(这里假设最长还款期限为三年, 即 36 个月) , 步长为 1, 单元格链接栏中录入$D$5。 定义公式实现查询功能 在 D2 单元格中输入公式“=INDEX(I2: I101, J2) ” , 以实现对 I2: I101 中数值的引用。 在 D4 单元格中输入“=D2-D3” 。 其意义为欠款金额 (百元) =汽车总价款 (百元) -首期支付金额(百元) 。 在 D6 单元格中输入“=-PMT(0. 4%, D5, D4) ” , D6 单元的结果即每月支付金额。 这里, 0. 4%表示月利率, D5 代表偿还的月份数, D4 代表须偿还金额的现值。 PMT 是 EXCEL 中的一个函数, 其功能是计算在固定利率下的贷款(或投资或欠款) 的等额分期偿还额。 随着公式定义的完成, D 列中有关数据会相应出现。 修饰查询界面 选定 H 列至 J 列的内容, 右击所选范围, 在打开的快捷菜单中选择“隐藏”命令, 隐藏所选范围。 选定 H 列至 J 列的内容, 右击所选范围, 在打开的快捷菜单中选择“隐藏”命令, 隐藏所选范围。 使用时, 只须选择所要购买的汽车、 首付金额和偿还期限, 便可立即知道自己每期需要支付的金额数, 非常方便。 四. 制作关联课程表 插入新的工作表, 在表中制作课程表, 调整使其正好填满一张 A4 或 B5 纸。 然后向下复制, 个数与任课教师人数相同, 其中第二行第一个单元格为任课教师标识。 比如要制作高一年级一、 二班数学任课教师的授课表。 首先, 在标识单元格内输入“数学 1-2” 。 然后, 选中一班星期一第一节单元格, 在编辑栏输入“=IF(高一各班课程表!B3="数学", "1", IF(高一各班课程表!B14="数学", "2", "") ) ” , 该授课表星期一第一节就设置完毕。 最后, 将该单元格用填充柄复制到星期二至星期六, 用相同的方法把第一节复制到最后一节。则高一年级一、二班数学任课教师的授课表就设置完成了。 如果年级课程表中有数据, 则会在授课表中反映出来。 在编辑栏输入的公式可以表述为: 如果高一各班课程表的 B3 为“数学” ,则本单元格显示为 1, 如果不是就进入下层。 如果高一各班课程表的 B14 为“数学” , 则本单元格显示为 2, 如果不是本单元格为空。 为了避免出错, 也可以用如下方法来做: 选择“插入函数” 对话框, 在“选择函数” 中选中“IF” 。 单击[确定]按钮后, 出现“函数参数” 对话框, 光标指针在 logical-test 行。 单击高一各班课程表, 再单击一班星期一第一节对应的单元格, 输入“=数学” 。 把指针移到 value-if-true 行, 输入“1” 。 再把指针移到 value-if-false 行, 在编辑栏左边选中函数“IF” 。 这时再进入“函数参数” 对话框。 下面的操作与上面相同, 只是将“1” 改为“2” , 单击[确定]按钮即可。 其他任课教师的授课表设置方法也与上面相同, 只是改变对应的学科和班级。 如果任课多于两个班, 则 IF 函数的嵌套层数与任课班数相同。 下面是高一年级一至六班历史任课教师授课表的设定公式“=IF(高一各班课程表!B3="历史", "1", IF(高一各班课程表!B14="历史", "2", IF(高一各班课程表!B25="历史", "3", IF(高一各班课程表!B36="历史", "4", IF(高一各班课程表!B47="历史", "5", IF(高一各班课程表!B58="历史", "6", "") ) ) ) ) ” 。 试中 B3、 B14、 B25、B36、 B47、 B58 分别表示一至六班的星期一第一节对应的单元格。 五. 建立合并计算 一个公司内可能有很多的销售地区或者分公司, 各个分公司具有各自的销售报表和会计报表, 为了对整个公司的所有情况进行全面的了解, 就要将这些分散的数据进行合并, 从而得到一份完整的销售统计报表或者会计报表。 在 Excel 中系统提供了合并计算的功能, 来完成这些汇总工作。 所谓合并计算是指, 可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。 Microsoft Excel 提供了两种合并计算数据的方法。 一是通过位置, 即当我们的源区域有相同位置的数据汇总。 二是通过分类, 当我们的源区域没有相同的布局时, 则采用分类方式进行汇总。 要想合并计算数据, 首先必须为汇总信息定义一个目的区, 用来显示摘录的信息。 此目标区域可位于与源数据相同的工作表上, 或在另一个工作表上或工作簿内。 其次, 需要选择要合并计算的数据源。 此数据源可以来自单个工作表、 多个工作表或多重工作簿中。 在 Excel 2000 中, 可以最多指定 255 个源区域来进行合并计算。 在合并计算时, 不需要打开包含源区域的工作簿。 11. 1. 1 通过位置来合并计算数据 通过位置来合并计算数据是指: 在所有源区域中的数据被相同地排列, 也就是说想从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同的相对位置上。 这种方式非常适用于我们处理日常相同表格的合并工作, 例如, 总公司将各分公司的合并形成一个整个公司的报表。 再如, 税务部门可以将不同地区的税务报表合并形成一个市的总税务报表等等。 下面我们以一个实例来说明这一操作过程, 建立如图 11-1 所示的工作簿文件。 在本例中我们将对工作表济南、青岛进行合并操作, 其结果保存在工作表天津中,执行步骤如下: (1) 为合并计算的数据选定目的区, 如图 11-2 所示。 (2) 执行“数据” 菜单中的“合并计算” 命令, 出现一个如图 11-3 的对话框。 (3) 在“函数” 框中, 选定我们希望 Microsoft Excel 用来合并计算数据的汇总函数, 求和(SUM) 函数是默认的函数。 (4) 在“引用位置” 框中, 输入希望进行合并计算的源区的定义。 如果想不击键就输入一个源区域定义, 先选定“引用位置” 框, 然后在工作表选项卡上单击“济南” , 在工作表中选定源区域。 该区域的单元格引用将出现在“引用位置” 框中, 如图 11-4 所示。 (5) 按下“添加” 按钮。 对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。可以看到合并计算对话框如图 11-5 所示。 最后按下“确定” 按钮。 我们就可以看到合并计算的结果, 如图 11-6 所示。 (6) 对于合并计算, 我们还可以将保存在不同工作簿中的工作表进行合并操作,其操作步骤是在我们执行上述步骤 2 时, 如果需要的工作表没有被打开, 选择“浏览” 按钮, 之后出现一个如图 11-7 的浏览对话框, 我们可以从中选定包含源区域的工作簿。 当我们选择了“确定” 按钮后, Microsoft Excel 将在(引用位置) 框中插入文件名和一个感叹号(!) 。 下一步我们可以键入单元格引用或源区域的名字,也可以为源区域键入全路径, 工作簿名字和工作表名字。 然后在工作表名字后面键入一个感叹号(!) , 并键入单元格引用或源区域的名字。 如果不能确定单元格引用区域, 也可以先将该工作簿文件打开, 然后利用“窗口” 菜单, 选择该工作簿文件, 按上例中的步骤 3 完成选定工作。 重复上例中的步骤 2 到 5, 最后按下“确定” 按钮完成合并计算的工作。 图11-8 显示了一个引用不同工作簿的实例。 11. 1. 2 通过分类来合并计算数据 通过分类来合并计算数据是指: 当多重来源区域包含相似的数据却以不同方式排列时, 此命令可使用标记, 依不同分类进行数据的合并计算, 也就是说, 当选定的格式的表格具有不同的内容时, 我们可以根据这些表格的分类来分别进行合并工作。 举例来说, 假设某公司共有两个分公司, 它们分别销售不同的产品,如图 11-9 的显示, 总公司要得到完整的销售报表时, 就必须使用“分类” 来合并计算数据。 下面我们就以汇总这两个分公司的销售报表事例来说明这一操作过程。 在本例中我们将对工作簿 XS1、 XS2 进行合并操作, 其结果保存在工作簿 XS3 中, 执行步骤如下: (1) 为合并计算的数据选定目的区。 执行“数据” 菜单中的“合并计算”命令, 出现一个合并计算对话框。 在“函数” 框中, 选定用来合并计算数据的汇总函数。 求和(SUM) 函数是默认的函数。 (2) 在“引用位置” 框中, 输入希望进行合并计算的源区的定义。 如果想不击键就输入一个源区域定义, 先选定“引用位置” 框, 然后在“窗口” 菜单下,选择该工作簿文件, 在工作表中选定源区域。 该区域的单元格引用将出现在“引用位置” 框中。 对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。 如果源区域顶行有分类标记, 则选定在“标题位置” 下的“首行” 复选框。