三龄即“年龄、工龄、党龄”,两历即“学历、工作经历”,一身份即“干部身份”。目前贵阳市正在实施的“数据铁笼”计划[4],就是探讨运用大数据技术将权力关在笼子里,其对防范干部档案造假也有重要意义。笔者从干部人事档案管理者的角度,梳理出干部档案任前审核工作中的几个突出问题,分析问题产生的原因并有针对性地提出了几点建议和对策,初步提出基于“数据铁笼”的大数据理念实施干部人事档案审核的思路。
1 干部人事档案审核中凸显的问题及原因
1.1 姓名、民族成分填写不一致及原因分析。干部人事档案中姓名填写不一致的情况虽然不多,但会给管档部门和组织人事部门的工作造成一些不必要的麻烦。同一个人档案材料中甚至出现了多达几个以上不同的名字;民族成分填写不一致的也不少,前期材料是汉族,后期材料是少数民族。姓名不一致的原因分为几种情况:一是有些材料比如年度考核登记表,是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时,请别人代填,导致填写姓名时同音不同字的错误;二是本人填写时比较随意,为了图方便,写简化字造成同音不同字;三是改名后没有相关的说明材料,或者错装非本人的材料;四是有些材料是组织填写的,因工作人员的疏忽而导致填写姓名时同音不同字。民族成分不一致的原因,一般是为了享受民族优惠政策而将汉族改填为少数民族。
1.2 “三龄”填写不一致及原因分析。“三龄”即“年龄、工龄、党龄”,档案材料中年龄、工龄填写不一致的情况也较为普遍,特别是年龄,出现了相差几个月至几年的情况。有些档案中因入党材料缺失而无法确定入党时间,入党材料是确定干部入党时间的重要依据,但有的党员档案材料中虽填写为党员却无入党志愿书等材料。
年龄填写不一致的原因:一是农历和公历两种填法;二是非本人所填,有些材料比如年度考核登记表,是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时,单位代填,不注意核实年龄而随手填写导致;三是为了某种目的把年龄填小,还有为了某种目的把年龄填大的情况,这种情况较少;四是直接在材料上涂改。
工龄填写不一致的原因:一是组织上填写错误,比如工资表、干部任免表等表格;二是本人新参加工作时,一般要填写干部履历表,由于不了解应以报到时间还是人事管理部门批复的时间为准而填写错误;三是有些职工曾经有过短暂的临时工作经历,填写为正式参加工作时间。
党龄填写不一致的原因:组织上未经核实或个人记忆不准确都可能造成入党时间填写不一致。党龄的依据是《入党志愿书》等入党材料,但有些档案中入党材料缺失。原因是入党时所在单位党组织未将入党材料归入个人档案,但因年代久远,机构发生变动,查找困难而造成缺失。
1.3 学历学位材料缺失及原因分析。学历学位材料即学籍材料,即就读本专科、硕士、博士期间所应产生并归档的包括入学、学习期间、毕业、取得学位各个阶段的原始记录,这些材料构成了完整的学习经历,是学习经历真实性的有力依据。学历学位材料缺失的情况也较为普遍。具体又分为几种情况,有缺少某一学习阶段学籍材料的,如缺失本科或硕士或博士阶段学籍材料;有每个学习阶段的学籍材料都有,却又不齐全的,如没有成绩登记表、报考登记表、毕业生登记表等;还有国外学历却缺少国外学历学位认证书的。档案中学籍材料缺失或部分缺失有以下原因:由于工作疏忽,原就读的学校未将部分或全部学籍材料归入学生档案,故毕业后未随档案转入工作单位;审核学籍材料时,一般是以组织部制定的学籍材料构成标准为依据,但实际情况是,由于各高校的具体情况不同以及历史的原因,各高校产生或者归入学生档案的学籍材料也不完全相同。比如本科学籍材料,组织部规定的标准是必须有:报考登记表、高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学士学位决定。“高校学生登记表”是进校后填的第一份表,但是有些高校却没有组织学生填写;“授予学士学位的材料”,有些高校是每个毕业生制作一份材料装入学生档案,有些高校是以文件的形式下发,所有的学生在一个文件上,故不能装入学生个人档案,而放在了学校文书档案里。又比如在职研究生的学籍材料,按审核标准应有“答辩系列表”,但有些高校会将“答辩系列表”归入学生个人档案,有些高校却放在学校综合档案里。2006年以后,硕士研究生报考开始实行网报,有些高校未下载学生报名表归入学生档案,造成了很多档案中缺失研究生报考登记表,这也是学籍材料缺失的一种突出情况。 1.4 工作经历、干部身份的材料缺失及原因分析。反映工作经历和任职经历的材料也有不同程度的缺失,有的任职经历材料不齐全,有的进入现单位前几年甚至十几年的材料全部缺失。有的工人转干、或者转干后提拔任职的,无转干材料。任职经历材料不?R全,是由于组织人事部门在提拔干部、人事调动时手续不规范甚至提拔程序不规范或者未将材料归入个人档案造成。有的档案中,进入本单位前几年甚至十几年的材料全部缺失,原因是曾经有一个时期,有些单位为了引进人才,而原单位又不放,引进人员的档案也调不出,引进单位就采取重新建档的方式来解决。造成这类引进人员档案缺失严重。
2 针对干部人事档案存在问题的补充完善措施
干部人事档案审核中存在的问题,有些可能是客观原因导致的,而有些却是主观造假。针对相关问题,组织人事部门和档案管理部门要在分析原因的基础上,具体问题具体处理。下面是笔者根据自己的工作经验提出的一些具体措施。
2.1 姓名填写不一致的处理方法。在档案中,因填写简化字造成的姓名不一致可以不处理,视为一致。若姓名有同音不同字的情况,可分为两种方法处理:如果是组织填写的,由组织部门在干部履历表的审核栏作出说明;如果是本人填写的,必须由组织部门核实,经本人确认后,出具姓名认定材料。若是不同音不同字的情况,首先看材料的基本信息是否都一致,鉴别是否属于错装。如果基本信息一致,只有名字不同,有可能是改名,必须提供个人申请、户籍机关审批意见,组织人事部门说明等材料。
2.2 民族填写不一致的处理方法。档案中若有民族成分填写不一致的情况,须提供20世纪80年代到1996年以前干部所在地县级民宗委出具的《民族成分证明书》《民族成分认定书》等证明材料,如果找不到上述证明材料则需按有关规定到省民族事务委员会进行民族成分认定。
2.3 “三龄”填写不一致的纠正或认定方式。年龄填写不一致情况,可分三种情况处理:(1)农历和公历两种填法,可换算验证,如果相符可视为一致,不作处理。(2)工资表、任免表这些组织上填写的表格错误,本人填写的所有材料都一致,可由组织部门重新制作或校正后盖章确认。如果是本人填写不一致,就要由组织人事部门调查核实后,出具出生日期认定材料,然后将认定材料的附件(包括上级批复、调查报告、主要依据与证明材料)一起装入档案。(3)出生日期有涂改,要分为两种情况。一般情况下在出生年的十位数上涂改,比如1953年的“5”字有涂改,有可能是笔误,改出生年月一般不会改小或改大10年;如果是个位数上的“3”字有涂改,有可能是恶意涂改,这时就必须由组织上调查核实,并根据调查核实情况按规定对相关责任人进行处理。
若有参加工作时间填写不一致情况,需由组织人事部门根据工龄认定政策出具认定材料并附认定的原始依据材料。比如认定知青的工龄须附《上山下乡知识青年证书》,认定民办教师的工龄须附上《民办教师证明》或《民办教师、代课教师批准文件》等。
对于党龄问题的认定,以《入党志愿书》为准。《入党志愿书》缺失的,先尽量查找原始材料,实在找不到的,补填《入党志愿书》。补填的程序是:由干部现在单位党组织调查核实干部入党情况是否属实,干部原入党时所在单位党组织提供证明材料。补填《入党志愿书》时,填写“个人基本情况”等栏目后,干部现在单位党组织依据调查核实情况,在“备考栏”注明情况和原因,提出承认其党员资格的意见,并报现单位党组织的上级组织审查确认其党员身份后,将《入党志愿书》连同原单位党组织的有关证明材料一起装入干部本人档案。
2.4 学历学位材料缺失的补充途径。若档案里缺失部分学籍材料,比如缺失“报考登记表”,可到原就读的学校档案馆复印相关证明材料,如“入学三联单”“新生录取名册”等,写上“原件复印”字样,盖学校档案馆公章。缺失“答辩系列表”,可到原就读的学校档案馆复印“答辩系列表”,写上“原件复印”字样,盖学校档案馆公章。