Messrs.(Messiears)是英语 Mr.的复数,相当于Gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用Messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用Messrs.。例如:Messrs. Lake Kane& Co.,Ltd;Mrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,Mrs. Judd;Miss为未婚女子,其复数为Misses;Dr.(Doctor)冠于博士姓名前;Rev(Reverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres,教授姓名前用Prof.
信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有No.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:
Mr. Clark Cooper
No.8,Queen Victoria Street
London,E.C.2
England
注:E.C.2指伦敦东区2。
称谓:
事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:Sirs。公司行号等商业书信多用Dear sirs,英国人在其后还要加上逗号;美国人多数用Gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,Gentleman和Dear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数Sir,而要在Sir前面加上Dear,即Dear Sir。也可写上姓,如“Dear Sir Lewes:”。
正文:
正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格);段落之间空双行。正文的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。正文在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。
结尾套语:
结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写,并加逗号。较常见的有:Yours truly,Yours very truly,Truly yours,Very truly yours,Yours faithfully,Faithfully yours。如果收信人是个人,则可用:Yours sincerely,Sincerely yours。
签署:
签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者,所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认,一般事务书信,常在结尾语下面空五行处签名,然后将发信人的姓名用打字形式打出,也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下:
签名者代表公司、行号名义时,应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称,然后再签署。
女性签名时,为便于回信人正确使用称呼,应在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。
当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上by、for或perpro字样。
其他事项:
其他事项包括:注意事项、事由、备查、附件、附言等。
注意事项(Attention,缩写:Attn),这是发信人要求特定的人注意时用的,谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面,或与称谓同一行之右边。
事由(Subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容,它位于正文的上方,以提醒阅信人注意。
备查,为明确责任,便于日后查考,在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多,发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。
附件(Enclosure,缩写为Encl),在“发信人及打字员姓名首字”下面,应附注表明有几个附件,以方便收信人查点。如:Encl.:One check(指附有一张支票);Encl,a/s(指附件如信中所述,a/s即As stated)。
附言(Postscript的缩写P. S.)。“附言”要用得合理,一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时,或信文写完后,又有新情况而又必须通知对方时,才能使用。它通常用P.S.开头,写在信的最后一行,附件下一行处。
私人书信和事务书信的区别
事务书信通常是打字,一式两份,正本寄对方,副本留底;私人书信则一般用手写,以示亲切,但也有打字的。
在称呼上,事务书信除了较熟悉的业务往来可以用Mr.或Miss外,通常称呼:Dear Sir,Dear Madam,Mesdames(缩写为Mmes.),Gentlemen,Ladies and Gentlemen;私人书信则除了Mr. Mrs. Miss外,熟人和亲人之间通常以教名(或昵称)相称。
在签字习惯上,事务书信一般签全名,而且须用打字机在手签的名字下面打上签字人姓名,以便辨认;私人书信则一般签教名,但不太熟悉的人之间则签全名。
约会书信的写法
约会书信行文必须婉转、恳切和有礼。要强调如约会给对方带来不便,则可推迟或取消。文字则要简短,只须简单说明请求安排约会的理由,并提出一个合适的时间和地点,请求对方同意。
接到约会书信后应及时回复。复信有二种:一是同意安排约会,可对约会时间或地点要求商榷;二是拒绝安排约会。为不伤害对方感情,语气要婉转,说明不能赴约的理由,否则容易失礼。
介绍信的写法
介绍信分为两种:私人介绍信、正式介绍信。
私人介绍信是写信人向亲友介绍第三者,语气亲切随便,格式随意。正式介绍信则是写信人因公把自己的同事或业务关系介绍给某单位或个人。这类介绍信,语言、格式较规范严谨,篇幅不要长。一般有以下内容:
简单介绍一下被介绍人身份、情况;
说明事由,并要求对方给予被介绍人某种帮助;
对对方的帮助预作感谢;
如对方是老朋友或老关系,可附带询问工作近况或问候一下对方。
两种介绍信既可邮寄,也可由被介绍人面交。
请帖和邀请书的写法
在国际交往中,我们常会碰到写请帖或邀请信的情况。如邀请外国朋友出席宴会、酒会和某项仪式等较正式的活动。而邀请出席非正式场合则一般通过面邀或电话等口头方式。
请帖的格式较固定,没有信头、称呼和结尾套语,甚至没有签名。可在印好的贴子上用手填写或打字。如要求被邀请人回复,则应在请贴上注明R. S. V. P.字样(此系法语Respondz Sil Vous Plait的缩写,意谓“请答复”)。也有用please reply或Regrets only字样的。如果对被邀请人在着装方面有所要求,应注明Formal(着礼服)或informal(着便服)。
邀请信一般较简短,但要写得热情,并把有关邀请事项(如邀请对象、活动时间、地点)交待清楚,以免出差错。主要内容如下:
向被邀请人表示一下简短的问候;
请对方出席什么活动及邀请原因;
活动的具体安排;
如有必要,请对方确认能否参加。
接受邀请书信的写法
受邀请而及时答复,是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式邀请,通常用第三人称答复,不用签名,文字简短;对非正式邀请,作书面答复时,通常用第一人称,要签名,而且要有一个较大段落,或分成几小段。包括:
感谢对方的邀请;
愉快地接受对方的邀请;
表示期待应邀赴约的心情。
婉拒(邀请)书信的写法
这种书信总的要求是要写得简洁明了而婉转,不给人被拒绝的感觉。对于正式邀请的谢绝,一般用第三人称写,或由秘书代写,不必签字;对于非正式邀请的谢绝,一般由第一人称写,并要签名。其内容包括:
首先感谢对方盛情邀请,并对不能应邀赴约表示遗憾;
再简单陈述不能应邀的理由;
最后表示相信今后一定会有机会见面,或向邀请人致以问候。
感谢信的写法
在应邀赴宴、收到礼品或得到帮助之后,出于惯例和礼貌,应及时给对方写一封感谢信。
感谢信不必过长,或说得过份,否则会使人觉得言不由衷,但也不能太简单,否则使人觉得缺乏诚意。当你对对方不甚满意时,出于礼貌,还是要写信感谢,使对方不至于太难堪。其内容包括:
对对方提供的帮助,给予的接待或赠送的礼品表示衷心感谢;
说明对方的帮助所起的作用或赠送的礼品非常好;
再次表示感谢或问候对方。
问候健康书信的写法
这类书信用于当亲友身体不适时,写信表示问候。要求写得简短,但要表达真挚的关切之情。内容包括:
对对方患病表示同情;
表示愿在某些方面尽力提供帮助;
祝对方早日恢复健康。
被问候人一般应亲自或请自己的亲人及时回信,表示感谢。
节日问候、祝贺和送礼书信的写法
在对外交往中,每逢圣诞节、新年等节日或生日、婚礼等场合,我们应及时给外国朋友写信问候、祝贺或赠送礼品。