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什么是秘书工作

秘书工作是指秘书人员所承办的各项事项的总称。

秘书工作的内容

秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常所说的秘书业务工作。
广义的秘书工作,其主要内容归纳起来有以下几方面:第一类是事务性工作,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复E-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、差旅安排;第二类是管理性工作,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等;第三类是沟通支援性工作,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其他主管临时交办的事项。
以上是广义的秘书工作内容,也即秘书部门的工作内容。当然,并非每一个秘书人员都要承担这些工作。层次较高的机关、单位,秘书部门工作量大、责任重,人员也多,分工就细一些;基层单位的秘书部门,人员少、工作面广,秘书人员便样样要干、样样要管。另外,工商企业单位、文化科研机关、学校、军队、社会团体的秘书工作也各有自己的特点和不同的侧重面。
目前,层次较高的机关、单位,有些属于广义的秘书工作已从秘书业务部门(秘书科、秘书处、秘书局)划分出去,另立工作部门。如档案部门专门负责档案管理工作,信访部门专门负责人民群众来信来访工作,总值班室专门负责值班和部分事务工作等。这样一来,剩下的起草文件、处理文电、办理会务、收集信息、调查研究、查办催办、印信管理等,就成了秘书业务部门(秘书科、处、局)和秘书人员的基本工作,即狭义的秘书工作。

秘书工作的特点

秘书工作的性质与任务,决定了秘书工作具有下列特点。
1.从属性
从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。这是因为:第一,秘书工作不能脱离领导而独立存在,秘书工作总是围绕领导工作而开展的,领导工作涉及到哪里,秘书工作的范围就必须延伸到哪里;第二,秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张、自行其是;第三,秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议,与领导者共同研究各种有关问题,但秘书人员在会上只有发言权,而无表决权。
秘书工作的从属性,是与领导者的“主导性”相对而言的。领导是决策管理的中心,处于主导地位;秘书机构是协助决策管理中心的辅助机构,处于从属地位。因此,秘书人员应听命于领导,不折不扣地完成领导交办的事务。但是,秘书人员听命于领导,并不等于对领导者只能唯唯诺诺地一味盲从,而应本着对工作负责的精神,多思考、多作调查研究,一旦发现工作中存在的问题,就应及时向领导提出改进工作的合理化建议;对于领导者的某些失误与疏漏,也应及时予以提醒,并提出纠正与补救的办法,供领导者参考。这就是说,秘书人员在工作中应把“听命”与“劝谏”结合起来,即当助手,又当“谏官”。只有这样,才能真正起到辅助领导工作的作用。
2.被动性
秘书机构的辅助地位,决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为:第~,秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的,是受领导活动的制约和支配的。秘书人员虽然也有自己的工作计划或安排,不能脱离领导,但必须以领导的活动的目标为中心,并根据领导工作的需要来订计划和作安排,不能脱离领导工作活动的需要而另搞一套。第二,秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件,接昕电话,接待内、外宾,以及处理某些突发事件等),往往预先估计不到,只能随机应变,来了什么文件就处理什么文件,遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作,大都是被动的,却又是秘书人员非干不可的。
秘书工作虽然具有被动性的特点,但这并不意味着秘书人员对工作只能消极应付,无所作为。其实,秘书工作的被动性也是相对的。秘书人员只要充分发挥自己的主观能动性,就能在常规工作中寻找到主动出击的突破口,及时向领导提供有价值的工作建议,在被动中争取到主动。譬如,秘书人员可以将深入基层调查研究所获得的重要信息,及时提供给领导,成为领导者进行工作决策的依据;秘书人员可以将从群众来信来访中发现的带有普遍性的问题,及时向领导反映,帮助领导纠正工作中的某些偏差;秘书人员还可以在认真分析、掌握规律的基础上,通过对下一步工作所进行的预测,及早提出工作中可能出现的问题,使领导者思想上有所准备,工作上统筹安排,做到防患于未然。总之,秘书工作在许多方面仍然有发挥秘书人员主观能动性的广阔天地;秘书人员也只有充分发挥自己的主观能动性,在被动中争取主动,才能当好领导的参谋、助手。
3.事务性
秘书工作绝大多数都是具体的事务工作,如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等,虽然很琐碎、很繁杂,但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。
秘书工作的事务性与思想性是对立的统一。从秘书工作的局部而言,具有很强的事务性,繁、杂、细、忙是其特点;从秘书工作的整体而言,则具有很强的思想性,因为它在协助各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任。而且,秘书工作的事务性与思想性是互相渗透、相辅相成的。在平凡、琐碎的事务性工作中,往往蕴含着内在的思想性。只有搞好事务工作,使本单位内部的秩序井然,与外单位联系的架遁畅通,才骺便钡导机关的工作正常运转,便钡导者从日常事务工作中摆脱出来,集中时间和精力想大事、干大事。因此,秘书人员要正确对待事务性与思想性的对立统一,充分认识事务性的意义,踏踏实实地做好每一件事务工作。
4.综合性
由于秘书机构是综合性办事机构,秘书工作也就具有明显的综合性。秘书工作的综合性具体表现在以下三方面:第一,秘书工作的内容纷繁复杂,且涉及到本机关的全部工作。机关、团体、部队或企事业单位的每个职能部门(如组织、人事、宣传、保卫、财会等),都只担负某一方面的工作,各司其职;而秘书部门则必须在全局范围内为领导者提供帮助和服务,凡是领导抓的工作,秘书人员都要了解、辅助。第二,秘书部门处于机关的枢纽地位,担负着沟通上下、联系左右之责。秘书人员经常要按照领导者的指示并在领导者授权下出席各种会议或进行各方面的协调工作(如协调本单位各职能部门之间的关系、协调本单位与外单位的关系等)。第三,秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时,必须对各方面情况进行综合,才能有效地为领导者提供帮助和服务。
譬如,根据领导者的意图草拟公文,不能只是简单地照搬领导者口授的每一句话,而应该在忠实于领导行文意图的前提下,综合各方面情况(包括上级或下级发来的有关文件内容、受文单位的实际情况等),并按照行文的规则下笔;再如,为领导提供各种信息,就需要对所收集的原始信息素材进行加工处理、综合分析,以便去伪存真、去粗取精,确保信息的真实性、准确性和全面性。至于处理各种日常事务性工作,也要先进行综合分析,然后按照其轻重缓急分别予以处理,才能做到及时,稳妥,有条不紊。

秘书工作的作用

在现代社会中,由于人们社会活动的范围越来越扩大,现代管理工作日趋复杂,因而秘书工作的作用比过去显得更加突出。现代秘书工作的作用,归纳起来,主要有以下几方面。
1.枢纽作用
在现代社会中,各级各类机关的秘书部门,都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置,是领导进行管理的中介环节和中枢机构。因此,现代秘书工作具有沟通上下左右、联系四面八方的枢纽作用。
现代秘书工作的枢纽作用,具体表现在纵向与横向两个方面。从纵向上说,秘书工作起到了承上启下、上传下达的作用。这是因为,秘书部门是上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地。上级的指令大都通过秘书部门下达,下级的意见大都通过秘书部门上报,各方面的信息也大都在秘书部门加工处理,并通过秘书部门周转。总之,秘书部门是文件吞吐、信息集散、内外联系的总渠道。
从横向上说,秘书工作起到了平衡、协调内外各种关系的作用。秘书人员常常在领导的授权之下,运用各种有效的方式和手段,在单位与单位、部门与部门、个人与个人之间。进行联络、沟通、平衡、协调,使彼此之间消除隔膜、化解矛盾、密切合作。这种对内对外进行平衡、协调所获得的良好效果,正是由于发挥了秘书工作的枢纽作用。
2.参谋助手作用
领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时.既要为领导办事,当领导的助手,又要为领导出谋划策,当领导的参谋。因此。秘书工作既有助手作用,又有参谋作用。
秘书工作的参谋助手作用,贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。
具体说来,主要体现在以下几方面:第~,秘书人员要为本单位某一时期的重点工作、重要会议或重大活动制定出具体的措施、步骤,供领导参考;第二,秘书人员要将各种重要信息提供给领导,作为领导进行决策的依据;第三,秘书人员要经常主动协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令;第四,凡是需要领导批示的文件,秘书人员不仅要及时呈送给领导,而且要事先提出一种或几种参考性韵处理意见,供领导选择;第五,秘书人员在替领导办事时,为了把事情办得更好,常常要提出一种或几种办理的方案,供领导定夺。
3.形象作用
人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”,是指在一个机关里,秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”,是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等,大都由秘书部门出面办理。人们从秘书部门工作态度的好坏、办事效率的高低,大致可以看出一个单位领导机关工作作风的优劣及领导水平的高低。这就是说,秘书工作能使人“窥一斑而知全豹”,具有门面作用。因此,秘书人员一定要牢记自己是代表本单位领导办事的,必须时时处处注意自己的一言一行,应以良好的工作作风和办事的高效率、高质量,为本单位树立良好的形象,真正全心全意为广大人民群众服务。
随着新技术革命的到来,秘书工作将发生巨大的变化,新技术革命将把电子计算机和现代化的文字处理机、现代化的通讯技术、现代化的音像设备结合起来,迅速有效地传播、存储、处理各种信息以及处理各种文字工作,新技术革命将对秘书工作的作用产生巨大的影响。

秘书工作的基本原则

秘书工作的基本原则,就是准确、迅速、求实、保密。
1.准确
准确,是对秘书工作质量的要求。秘书工作的准确性,涉及的方面很多,概括地说,就是:办文要准确,办事要稳妥,情况要属实,主意要慎重。秘书人员无论是为领导提供信息或向领导反映其他情况,还是协助领导起草文稿、审核文稿,都必须力求准确,数字要准确,时间要准确,概念要准确,名称要准确,不能使用“可能”、“大概”、“大约”、“差不多”之类字眼;抄写、打印、登记文件,都应反复校对、核实;处理和传递文件,也不能写错、投错。有时一字之差,或者一个标点符号用错,便会造成严重后果。如果差错出在关键之处,影响就更大了。所以,干秘书工作这一行,必须具有认真的态度,踏实、细致的工作作风。由于秘书工作是领导工作的重要组成部分,因而秘书工作的准确性,也在很大程度上保证了领导工作的准确性;也保证了领导工作的正常运转。
2.迅速
迅速,是对秘书工作效率的要求。秘书工作应及时、高效,无论是办文、办事,绝不允许拖拉。凡是能在当天完成的,绝不拖到明天;凡是能在一小时内办完的,绝不延至一小时以后。领导已经作出的决定,要及时传达下去;下面反映的情况、意见,要迅速向领导部门反映。
秘书人员是秘书工作的主体。秘书工作若要做到迅速,首先,秘书人员必须具有很强的工作责任心,要坚决反对拖拉、懒散的工作作风;其次,要建立科学的工作制度,合理地安排各项工作,尽量减少环节,简化程序。此外,还要改善工作手段,尽可能使用先进的技术设备,提高工作效率。
3.求实
求实,是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实,不仅不能脱离社会实际,而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。秘书工作是为领导决策提供依据,必须做到实事求是,否则就会造成领导工作的失误,甚至严重损害党和国家的声誉。
求实的要求是:一是一,二是二,老老实实,不夸大,不缩小;切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况;不能夹杂个人情感,报喜不报忧,甚至捏造事实。
4.保密
保密,既是对秘书人员的要求,也是秘书工作的基本原则。秘书人员经常接触党和国家的一些机密文件,经常参加一些重要会议,了解不少重要机密,包括秘密文件、资料、机要电文以及领导人的重要活动安排等,如不注意保密,一旦泄露,就会造成严重的损失。因此,秘书人员一定要遵守保密纪律,认真做好保密工作。
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