各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局,中央管理企业的档案部门:
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号,以下简称《规定》)已于2013年2月1日起实施。为做好《规定》的学习、宣传、贯彻和实施工作,现将有关事项通知如下。
一、深刻理解贯彻实施《规定》的重要意义
当前,我国社会主义市场经济体制建设进入新的历史发展时期,企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强。为适应市场经济体制完善、法规一致性要求,国家档案局制定《规定》,以进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限,使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的坚实基础,成为满足国家和公众对企业依法经营进行监督管理的重要依据,成为有效服务企业各项活动、承载企业发展历程的真实记录。
《规定》是一部新的形势下企业档案业务建设的重要规章,是改革开放以来我国企业档案工作实践的新成果,是企业科学界定文件材料归档范围,准确划定档案保管期限的行动指南。《规定》的贯彻实施,对企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表,推动企业和国家档案资源建设具有重要意义。
二、认真学习把握《规定》基本内容与要求
《规定》是在我国档案工作实践的基础上,借鉴我国有关企业档案工作的规章和规范性文件以及国外档案工作经验,对企业文件材料归档范围和档案保管期限进行规范。《规定》与以往有关企业文件材料归档范围和档案保管期限表的文件相比,在形式和内容上都有较大的变化。一是改革企业档案保管期限划分方法,将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”,“定期”中再实行标时制,一般分为30年、10年。二是根据当前我国企业的发展趋势与特点,充实了一批文件材料并突出了某些档案管理;进一步细化并突出股东大会、董事会、监事会等企业治理过程形成文件的管理;对资本经营管理文件重新分类,其条目设置按照资本经营工作的内容;突出了合同、协议等契约文件材料的管理;突出了审计、风险控制、社会责任等职能工作形成文件的管理;对信息化工作进行单列条目;将职工培训文件纳入人力资源管理文件;在“党务工作”中增加了“三重一大”文件归档的内容。三是对一些档案的保管期限