为了确保会计资料的安全、完整,《规范》第五十四条和第五十五条分别对会计凭证的传递及保管作了具体规定。
(一)会计凭证的传递
《规范》第五十四条规定:“各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理,具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。”会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效进行的前提,科学合理的传递程序应能保证会计凭证在传递过程中的安全、及时、准确和完整。在确定传递程序时,应该结合本单位的具体情况,如核算工作量的大小、机构及职责设置的繁简、会计内部分工及职能分割的粗细,等等。要反对无序传递,也要注意防止形式化。只做点表面文章,对提高和保证会计核算的质量是不会有实际作用的。
(二)会计凭证的保管
《规范》第五十五条对会计凭证的保管,规定得十分具体。
1.传递。会计凭证应当及时传递,不得积压。及时是会计凭证传递中的要旨之一。及时传递不仅对及时进行会计核算是必要的,而且对会计凭证获得必要的保管也是十分关键的。传递不及时,会计凭证散失的可能性就会加大。
2.分类和编号。会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。分类和编号是保管会计凭证的重要方法和手段,也是方便检索的有效措施,否则会计核算很难顺利进行。
3.装订。记帐凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,按期装订成册并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签处签名或者盖章。
对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类,同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。
各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记帐凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
4.复制。原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
5.遗证。从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主 管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。