根据美国劳动部的定义,工作分析是指“通过观察和研究,确定关于某种特定职工的性质的确切情报和向上级报告的一种程序”。也就是指通过观察、访谈、问卷调查、专家评估等一系列方法,把职工担任的每个工作职务的内容加以分析,清楚的确定该工作职务的固有性质和组织内职务之间的相互关,*1 和特点,并确定操作人员在履行工作职务时应具备的技术、知识、能力。人事管理学家从人事管理的角度,提出工作分析的基本内涵为7W: 即Who (谁来完成) 、What (工作内容) ,When (工作时间) 、Where (工作地点及环境) 、Why (工作目的) ,How(如何完成) , For Whom(为谁服务) 。
工作分析的结果记录在一定的专门文件中,最终一般形成两个文件,即“工作描述(职务描述)”和“职位要求”,两者分别对工作职务和任职者做出规定,并可以合称为“工作说明书”或“职务说明书”。通过工作分析,将特定工作职务的名称、在组织中所处的位置、职责范围、权限关系、工作流程、人际交往、管理状态、工作环境、任职资格条件、薪酬标准等信息以文字形式记录下来,可以为人力资源管理者招聘合适员工、进行人力资源的有效配置、员工评价考核、编制人才发展规划、设计薪酬体系及标准等工作提供重要依据。