例如把估价清单、装订好的企划书、提案书发送给对方的时候,是否感觉不想用传真呢?这些都是盖了公司印章(红色官印)的文件,是正式代表公司的文件。而传真机只能把郑重盖上的红色图章变黑,而且发送过去的文件质量也不是很好。当然,如果快递的话质量虽然较好,但也必须认识到在时间就是金钱的时代,即使耽误一两天也可能会造成致命的损失。如果直接发送给对方的是正规格式的文件,那一定会给对方留下良好的印象。富士通ScanSnap S1500扫描仪可以为你实现:把盖有红色印章的文件装好,按下扫描按钮。只需这样操作,就能制作成PDF文件并使红色印章和文字清晰地重现出来。把这个文件以邮件附件的形式进行发送,不仅比传真发送的质量好,而且比使用传真的成本低。
这种方法同样适合于稿件的校正:用传真发送,校对的彩色文字就变成了黑体字,往往会使收件人难以分辨校对过的地方。而扫描过的图像保持了校正部分的色彩,通过邮件发送,就可以明确地让对方明白修改的意图。此外,对发送带有彩照和彩色插图的资料产生的效果就更不用说了。
使用富士通ScanSnap S1500扫描仪是一种提升自己给收件方的好印象的方法。这样一来,就可以减少使用电话确认是否收到、避免传真重新传送的麻烦,不会影响工作效率,可以放心地进入下一项工作中去了。
(1) 只要把盖了印章的文件和校对过的稿件(图片)装好,按下扫描按钮即可
(2)保存成PDF格式文件后通过邮件进行发送。
红色印章和校对的文字都可以通过扫描按照原样保存到PDF文件中。
传真不能传送彩色资料!
左边是原稿,右边是传真传送后收到的稿件,包含彩照和彩色插图的资料是典型的不适合传真的资料。重要的图片和插图被变成黑色的,几乎没什么用处。所以像这样的资料请立刻扫描用邮件进行发送。
扫描取代彩色复印,也能大大节省时间和成本!
彩色的文件和杂志页面等都不用彩色复印,直接扫描就可以了。这也是我们推荐的常用又有效的富士通ScanSnap S1500扫描仪使用方法。制作成PDF格式保存起来,在需要使用的时候进行彩色打印即可,也不需要花费多余的成本和时间。这将成为以后的商业常识。