当你面前摆着一堆工作要做时,应问问自己,哪些最重要,对它们做优先处理。如果你听任自己让紧急的事情左右,你的工作中就会充满危机。
1.四象限工作管理方法概述
判断工作的轻重缓急,合理安排工作的优先顺序,在行动时可分为四个层次:
(1)重要但不紧急。我们工作之中,大多数真正重要的事情都不是急的,可以现在或稍
后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度,可以分辨出一个人办事有没有效率。正确的方式是:要把这类工作作为第一优先的事情。只有当你把主要精力用在“重要而不紧急”的事上,你才能从容应对。记住一个原则:把最重要的事做到最好,不值得做好的事,就不值得去做!
【对策】计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
(2)重要又紧急。这些事情看上去比任何事情都要优先,似乎必须立刻去做。而这样的结果是:你会嗜急成瘾,永远忙忙叨叨。其实,最好的时间管理,就是让这类事越少越好。
【对策】马上做,如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
(3)不重要但紧急。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但客观而冷静地分析一下,我们就可以把它们列入次优先工作中去,或者,让别人去做。
【对策】授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
(4)既不重要也不紧急。我们常常在做重要的事情前先做它们,这是本末倒置。因为这些事情会让你分心,它们给你一种有事可做和有成就的感觉,使你有借口把重要的工作向后拖延。
【对策】减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。
我们大多数重大目标无法达成的主因,就是因为把大多数时间都花在次要的事情上。所以,我们必须学会根据自己的核心价值,建立起优先顺序,然后坚守这个原则,并把这些事项安排到自己的例行工作中。
2.组织工作方法的具体阐述
我们要学会分清工作的主次。首先把那些无关紧要的工作放一边去,接着再排除那些你认为以后再干也不要紧的工作。对于那些必须目前就干的工作,也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条,既可以单独使用其中的一条,也可以互相配合使用。
(1)同时综合进行多项工作。办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,同时综合进行几项工作,这样效率就会大大提高。
(2)把若干步骤结合起来。有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决,这样就能节省时间。
(3)改变步骤的顺序。考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。
(4)改变工作方法。改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,对现行的手段、方法认真仔细地加以分析,从中找出存在的问题加以改进,使之与实现目标的要求相适应。一种是“独创改善方式”,不受现行的手段、方法的局限,在明确目的的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
(5)尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战。如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。
(6)把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话代替出访。
(7)作业标准化。