浅谈如何做好书记员的工作
——民一庭书记员许冬冬
大家好,我是来自民一庭的书记员许冬冬,在雅安中院民一庭担任书记员工作已经一年多了,今天就如何做好书记员工作以及书记员工作中应注意的一些问题,和大家分享一点个人体会,供大家参考,希望对大家有所帮助。
书记员工作是人民法院审判工作的重要组成部分,书记员工作水平的高低,直接影响到案件审判质量。做好书记员工作,不仅需要具有较为扎实的法律专业知识,较强的文字表达能力,清晰的逻辑思维能力,还须具有严谨、敬业的工作作风。
一、明确书记员的基本职责
书记员工作从收案、审理到裁判文书送达以及案件的完结,贯穿诉讼活动的全过程。我今天与大家交流的重点是法庭审理阶段书记员的基本职责,其工作内容包括庭审活动和庭后工作两个大的部分以及平时的一些工作。下面我就开始从庭审活动开始给大家具体说一下。
(一) 庭前工作
开庭之前,书记员要提前阅读案卷材料,对当事人的姓名、诉讼地位、相互关系、专用名词术语、案件的基本事实和各方当事人的观点进行全面了解,并加强与审判人员的沟通,了解庭审重点、争议焦点,以及需要特别注意的环节等等,做到心中有数,为庭审工作做准备。在这里我建议大家在开庭前一天就把明天需
要的庭审笔录的格式做好,以免到时候让自己手忙脚乱,并且最好使用自己开庭时用的笔记本电脑去把笔录的格式做好,我们通常使用的是搜狗输入法,它现在是有词语记忆功能的,我们在做格式的时所打出的人名、特殊名称都会有记忆,这样在庭审时你打缩写就可以很快的显示出来。
(二)开庭审理阶段的工作
1、开庭时,书记员首先到审判法庭检查,检查内容主要有两项:(1)当事人及其它诉讼参与人是否已到庭;(2)检查法庭布置是否符合要求,法官、当事人、代理人、证人、鉴定人的座位牌是否摆放准确,旁听席的桌、椅摆放是否整齐,法庭卫生状况是否良好。
2、审判长决定按时开庭的,书记员应做好如下工作:要求出庭人员、旁听人员按照各自的位置坐好并安静后,宣布法庭纪律(或叫法庭规则);主持法官入庭仪式,宣布全体起立,请审判长、审判员入庭;审判长、审判员入庭后,向审判长报告当事人、代理人、证人、鉴定人等应到庭人员的到庭情况,请审判长开庭。
3、法庭审判活动中书记员的工作主要是庭审记录。其中包括法官的审判活动、当事人及代理人、证人、鉴定人出入庭及
发言情况、审判长对违反法庭纪律的人员的处理情况的记录。
(三) 庭后的工作
在庭审完毕之后,我们需要去打印室把本次开庭的笔录打印
出来,让双方当事人核对笔录有无错误和遗漏,如果有需要补充的地方,可以用黑色签字笔把内容补充上去,但是需要当事人在补充内容上盖上手印。双方当事人及其代理人需要在每页笔录上签名并且在最后一页附上时间。下面我给大家说一下我们需要使用的几种笔录。
(四)精心制作诉讼中的各种笔录
(一)庭审笔录。庭审记录是法庭审理活动的文字载体,庭审活动是审判活动最重要的环节,庭审记录是否全面、准确,直接关系到案件质量的优劣,甚至关系到裁判结果。庭审记录质量的高低,不仅体现书记员个人业务素质的高低,而且直接影响着案件审理的公正性,关系着法院的整体形象。一份好的庭审笔录,应该做到:忠实庭审活动的原貌,完整记录庭审全过程;准确、详实记录各方诉讼参与人的陈述、辩解、观点和意见;格式规范、页面整洁、清晰流畅、无错别字。要达到以上要求,应做好下列工作:
1、熟悉案情。
2、掌握记录技巧,作到详略得当。书记员不是录音机,不可能也没必要把庭审中的所有发言都毫无遗漏的记录下来。要善于分析判断诉讼参与人讲话的内容和真实意图,在尽量保持原貌的基础上对当事人的发言进行必要的归纳整理,对当事人重复的或与案件无关的发言要进行剔除。这就需要书记员熟悉案情,同时还须具有一定的文字表达能力和逻辑思维能力。对于实践
中,书记员在庭审时漏记的内容,要善于利用宣读、出示证据等空闲时间予以补记。在笔录中应有体现法庭调查、法庭调查结束、法庭辩论、法庭辩论终结、最后陈述、组织双方当事人调解的字样,以体现程序的完整性,这些我们已经有固定的模板了。对于当事人陈述的利率标准、本金及利息金额这些关键的数字应准确记录,可以事先将已有的金额抄在空纸上,以便需要时可供提醒。如证据较多,刚开始记庭审笔录时,可以将证据清单复印一份,供需要时抄写。如果遇到实在是没有听清楚内容时及时向审判员汇报,让当事人把内容陈述清楚。
3、要提高语言文字水平,学会归纳、概括等技能。由于受法律知识、个人素质等因素的制约,许多当事人在庭审中多次重复同样的内容,或陈述意见时混乱、零散,在记录时予以一定的归纳总结很有必要,这就需要书记员具有一定的文字表达、逻辑思维能力。
4、要集中精力,进入状态。
5、要认真学习法律专业知识,掌握法言法语。书记员应掌握基本的法律术语,不应出现了低级性的失误,大家可以利用业余时间多看一些法律方面的书籍,既可以增长自己的知识,对自己的工作也有很大的帮助。
6、掌握法庭记录的规律性。庭审活动分为不同的阶段和环节,每一个阶段所要完成的诉讼目的是不同的。书记员要分清各个诉讼阶段的任务,有针对性的进行记录,做到有的放矢。如有
的当事人不懂法庭审理程序,在陈述阶段就迫不及待的发表辩论理由,这时书记员只记录该事实陈述,对该辩论理由可以不记录。随着诉讼程序的推进,该辩解理由会在法庭辩论阶段再次出现。
(二)调查笔录、告知笔录、接待笔录、询问笔录。在制作调查笔录时应写明时间、地点,调查人、记录人,被调查人的基本情况。进行调查时应向被调查人或单位出示工作证,记录时首先在笔录中明确阐述,我们是雅安市中级人民法院的工作人员,现针对于上诉人某某诉被上诉人某某××纠纷一案,有些情况向你(们)进行核实,希望你(们)如实阐述。每次调查笔录都有一个或多个目的,记录时一定要将调查人亟待知道的事实或需要解决的程序问题明确体现。笔录制作完后应交被调查人阅读,由被调查人和调查人签名或者盖章。调查笔录和后面几个笔录的格式基本上是差不多的。
(三)、合议庭(审委会)评议笔录。合议庭笔录在内网上有模板大家慢慢熟悉就知道了。在记录合议庭评议笔录时首先应将所有参加评议的人员名字、评议的时间、地点记录在头纸上。评议过程中的笔录要注意把握三个环节:(1)案件承办人汇报案情,这一部分,有一审判决书和审理报告,可以略记;(2)讨论经过,这一部分应注意记清每位参加合(评)议的成员的观点意见,如有庭长、院长参加评议的更应将他们的观点详细记录。如果有反对意见,一定要将反对意见写清楚;(3)讨论结果,评议结束后详细写好评议结论,并及时请合议庭成员逐一签字。审
委会笔录应明确各审委会成员的意见,并准确写明审委会最终确定的结论意见,并及时请审判委员会成员逐一签字。
五、庭后工作:网上办案系统及卷宗装订。
现在的卷宗有两种,一种是纸质卷宗,一个是电子卷宗。一般在开庭完毕之后,我们要及时把本次开庭的相关材料整理出来及时扫入网上办案系统内(扫描机大家可以慢慢熟悉,用的次数多了自然就会很流畅的)然后把扫入的内容及时转到电子卷宗内。
在审判员把判决书制作出来后,我们要对判决书进行认真仔细的核对、并去办公室把裁判文书加盖公章、核对无异章。这些工作虽然简单,但要特别细心,做到裁判文书字迹清晰、正确,印章要工整。在校对文书过程中,书记员应仔细校对文书是否存在错别字、标点符号使用是否错误、合议庭成员名字是否用错、案号是否正确、涉案的数据是否正确、诉讼费各项相加是否准确、如有保全费用是否在判决书中有体现等等。一份文书应多次校对,保证文书送达时没有错误。
裁判文书的送达:在判决书送达时要作送达回证。当事人在本地的直接电话通知送达,并让当事人在送达回证上签上名字以及收到判决书的时间;对于基层法院需要送达的裁判文书需要填写委托送达函,这里就涉及到退卷的事情了,我们是二审法院在二审案件完结之后需要把一审卷宗退回到基层法院,并委托他们送达相关的裁判文书,除了填写送达回证、委托送达涵、退卷函
以外,我们还要在专门的退卷本上把退回去的卷宗数量、裁判文书的数量等内容写明清楚,以便日后查询方便,在周二周五及时将需要退回的卷宗交到法警队以便及时送达到基层法院。对这些常规性的工作,书记员要积极主动去做,对委托送达的送达回证及公告送达材料,要及时与受托法院联系,请他们尽快返回,注意收集刊登公告的报纸入卷。
5、诉讼文书的立卷、装订与归档工作。事实上立卷是从诉讼活动一开始就进行了的,随着诉讼活动的进行,各种诉讼书面材料都应随时整理。诉讼活动一结束,就应当装订与归档。凡已结案的卷宗,在材料齐备的情况下应及时装订。整理卷宗时发现有小于A4纸张的材料要粘贴到A4纸上,所有入卷的材料均要求为A4纸张大小。材料上的回形针、大头针、订书针均要取出,卷宗中不能有这些东西,否则会损伤卷宗。卷宗封面要工整、内容齐全,并且保证卷宗的美观。我们每年要交两次卷宗,在交卷宗的时候并持相应的案件登记簿到档案室归档,档案室档案员在移送的登记表上签名,做到交接清楚。我最开始的时候装订速度很慢,对于装订的顺序也是搞不清楚,我就就把请教老书记员时讲给我的记咋本子上,没事的时候就拿来看,然后再去装订,慢慢的熟悉了就很容易了,俗话说得好,熟能知巧。这些我给大家先大概讲讲,具体的操作大家可以慢慢熟悉和实践。下面说几点我这一年来的一点感受。
六、几点个人感受
要做一名称职的书记员,除具备良好的职业道德、娴熟的业务技能外,还应保持“四种心态”,树立“三种意识”。
(一)保持四种心态
一要热心。作为法院的一名工作人员,书记员的工作作风和工作态度如何,将影响到法院的整体形象。因此,我在这方面特别注意,不论自己多忙多累,和审判员一起接待、询问当事人时耐心解答他们提出的问题。
二要细心。书记员的工作比较琐碎,特别是在民一庭担任书记员,但法庭工作无小事因此,任何一点疏漏都可能带来难以想象的后果。一个办案能力再强的法官,一个审理得再好的案件,如果因为书记员记录不仔细,笔录出现多处错误,如果因为送达的因素考虑不周全,程序上出现一点瑕疵,都可能使我们的审判工作成果功亏一篑,因此,在工作中一定要做到仔细、仔细再仔细。在送达工作上,尤其涉及时限、期间和签收方面的问题,一定不能马虎。在作各类笔录方面,不仅要做到记录详细,更重要的是,听记要细心,做到心、脑、手合一,认真领会审判员问话的宗旨,围绕审判员的问话,提取当事人回答的意思。在文书校对上,要逐字逐句地校对。
三要有责任心。责任心是做好本职工作的基础,一个人哪怕再有才能,如果对于自己所从事的工作没有责任心,就不可能把工作做好,取得好的工作成绩。书记员工作是琐碎的,特别是笔录工作是人民法院行使国家审判权的具体体现,它将接受历史
的检验,来不得半点马虎,这些都要求书记员必须要有高度的责任心。
四要多问,我觉得这是最重要的一点。人生下来不是什么都会的,我在刚到法院时也是什么都不会,几乎是一无所知,因此我们要多向审判员、老书记员学习,不懂的地方就去咨询他们,他们都会耐心指导我们的。案件处理是一个很严肃的事情,我们虽然只是书记员,但是在卷宗收交、裁判文书送达等等方面一定不能出错误,因此我们在遇到不懂的地方的时候一定要多问,这样也会使我们进步的更快。
(二)树立三种意识
一是团队意识。世上没有完美的个人,只有完美的团队。书记员工作同样如此,它要求书记员在工作中摒弃自以为是、居功自傲的作风,在工作中讲大局、协作配合,互相帮助,共同提高。 二是服务意识。书记员工作中最核心的就是有服务意识,做好审判辅助工作。书记员与法官之间的配合是否融洽默契直接影响到案件审理的质量与效率,这就要求书记员眼疾手快,反映敏捷。
三、是自律意识。法院是国家审判机关,在案件的处理过程中书记员经常会接触到审判秘密,这就要求书记员首先要增强保密意识,重视保密工作;在庭审中,书记员要保持中立态度,不能歪曲事实,主观臆断,确保庭审记录的客观真实。