如果你觉得你的大部分时间都被会议占据了,你不是一个人。根据会议科学家约瑟夫·艾伦博士的说法,经理们在大流行前的工作日中花了75%的时间准备、组织和参加会议——然而超过一半的会议被评为糟糕的会议。
当会议有目的、有计划、运行良好时,它可以成为一个强大的工具,但往往被视为无效或不必要。那么,为什么我们总是开糟糕的会议呢?我们怎样才能使它们变得更好?
艾伦在《Zoomtopia 2020》上与罗技公司的尼科尔·贝尔和菲利普·德巴伦斯一起回答了这些问题。观看他们的“精心安排会议的技巧”,或下载我们的方便清单,以改善您的组织的会议文化。
预备预备
问问自己:“这个会议有必要吗?”
快速浏览一下这些问题,来评估你们是否需要见面:
我的会议是否有一个明确的目的/目标?协作和公开讨论对于实现目标是必要的吗?我需要讨论复杂或敏感的信息吗?
如果你的回答是肯定的,那么会议可能是你达到目的的佳形式——如果不是,考虑是否应该使用电子邮件、即时通讯或快速电话。
整理你的与会者名单
邀请名单上的每个人是否都对实现会议目标起到了积极的作用?如果目的是协作,尽量坚持五到七个人——否则,你的结果是很多人都在打电话,但只有少数人参与。
创建并分发议程
议程可以使谈话保持在正轨上,并使会议更有成效。提前准备好议程,发给所有与会者,让他们清晰地表达自己的想法,加快讨论当前话题的进度。
长度要合适
尽量把会议控制在45分钟以内,避免把会议安排在一个接一个,给人们时间来恢复。如果你需要花费超过一个小时的时间(比如一个计划会议),那就算上短暂的休息,这样大家就可以放松和充电。
保持正确的心态
当你的会议提醒弹出时,停止你当前的工作,花几分钟让你的头脑准备好,专注于即将到来的会议。喝一杯水、冥想、听音乐或四处走走——任何能给你能量、让你不受干扰地参与的活动都可以。
会议小贴士
从闲聊开始
花时间建立个人联系通常会让会议更有效率。