2。建立供应商档案以及准人制度对企业的正式供应商可以建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,所有供应商档案应经严格的审核才能归档。 企业的采购应该在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并由专人管理。同时应当建立供应商准人制度。重点材料的供应商必须经质检、物流、财务等部门联合考核后才能进人,如有可能必须实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,达到标准者才可以成为归档供应商。 3。建立价格档案企业采购部门要对所有采购商品建立价格档案,对每一批采购物品的报价,必须首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。要是无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,不然要做出详细地说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评审组,定期收集有关的供应价格信息,进行分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。 这种评议可一季度或半年进行一次。4。建立商品的标准采购价格财务部对重点监控的材料应按照市场的变化和产品标准成本定期制定标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格还可以与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本减少任务的采购人员,分析原因,确定对其奖惩的措施。 通过以上四个方面的工作,虽然无法完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,还是有较大的成效的。