采购付款和报帐规定 为维护公司利益,规范采购程序,就采购所涉及的问题规定如下: 一、付款方式: 付款方式 1、一次性付款 800.00 元以下的用现金支付。 2、一次性付款 800.00 元以上的(含 800.00 元) ,开具银行票据付款,特 殊情况需用现金支付的,须经总经理签字批准。 二、付款原则及付款人职责: 付款原则及付款人职责: 1、坚持采购与付款分离的原则,即采购人不付款、付款人不采购。 2、供应转正人员从财务办完借款手续后,所借款项交财务付款人保管,由 财务付款人给供应借款人打借条。依据购物申请及比价表外出采购时,必须 有财务付款人跟随,质优价廉方可付款,并负责索要发票和收款收据。 3、购物回公司后,及时将剩余款项退给出纳,出纳给原借款人打收据。并 由财务付款人签字证明,财务付款人向原借款人要回借条。另将发票复印,采 购人、付款人、税务会计一同在发票复印件上签字后交给采购人办理入库、报 帐手续 ,发票原件暂由税务会计保存,并做好签收记录。待采购人将报帐单据 整理完毕后, 由初审人员负责从财务会计手中将发票原件取回附于报帐单据后, 并做好签字记录。 4、供应科签电汇购物合同时,在约定事项中应写明“将 17%增殖税发票送 或邮寄本公司税务会计(人名)收” ,否则,财务不予办理付款手续。收到发票 后,其管理办法同第 3 项,对已生效合同发票未到者以传真形式通知厂家,要 求将发票寄给税务会计。 5、供应内勤对所有合同复印件要集中、分类管理,并对合同的履行情况 跟踪记录,确保公司利益不受损坏。 三、入库、报帐周期 入库、 1、采购人购回物品后,凭购物申请实物及签字齐全的发票复印件和合同 1 复印件,及时交质检人和仓保员办理质检和入库手续,小件物品确保在 1~2 个 工作日内办完,大件及品种较多的物品最迟不超过 3 个工作日办完。否则,质 检或仓保员要向采购人写出书面理由。 2、采购人自购回物品至填写好合格的报销单据交给初审人员最多不超过 1 周。 3、对超过 1 个报帐周期而未能上报者,出纳书面文件催促采购人员抓紧时 间整理,对超过 10 天未能报帐者,出纳有权拒绝其再借款。 采购报销流程: 四、 采购报销流程: 第一步:采购人整理单据; 第二步:供应内勤核实签字; 第三步:供应主管核实签字; 第四步:财务付款人核实签字; 第五步:审计科进行审计并签字; 第六步:副总经理核实签字; 第七步:总经理核实签字。 2