在后台屏幕上,单击“工具”,然后从下拉菜单中选择“邮箱清理”。
在“邮箱清理”对话框中,单击“查看邮箱大小”。
“文件夹大小”对话框显示当前选定帐户中每个文件夹的大小。滚动查看哪些文件夹较大,您可能要在其中删除项目。完成后,单击“关闭”。
要查看“已删除邮件”文件夹的大小,请单击“查看已删除邮件大小”。
我们的已删除项文件夹并不大,但在压缩数据文件之前,无论如何都应该清空它。单击“关闭”。
您将返回到“邮箱清理”对话框。如果要从您的帐户中删除更多项目,请单击“关闭”返回到您的帐户。选择您不需要的任何电子邮件、日历、任务和便笺项目,然后按Delete。也可以按Shift+Delete永久删除所选项目,绕过已删除项目文件夹。
第二步:清空“已删除邮件”文件夹
在继续之前,您还需要清空垃圾箱或“已删除邮件”文件夹。如果“已删除邮件”文件夹中仍有项目,则有两种方法可以清空该文件夹。一种方法是单击“邮箱清理”对话框上的“空”(如果该对话框仍处于打开状态)。
此时将显示一个确认对话框,确保您要永久删除“已删除邮件”文件夹中的项目。单击“是”。
如果未打开“邮箱清理”对话框,还可以在“邮件”窗格上直接清空帐户中的“已删除邮件”文件夹。要执行此操作,请首先确保“邮件”窗格处于活动状态。如果没有打开邮件窗格,请按Ctrl+1组合键。然后,右键单击您要压缩的帐户中的已删除项目文件夹,并从弹出菜单中选择“空文件夹”。将显示与上图相同的确认对话框。
第三步:压缩Outlook数据文件
现在您已经删除了不需要的邮件并清空了“已删除邮件”文件夹,是时候压缩Outlook数据文件了。在Outlook主窗口中,再次单击“文件”选项卡。然后,确保帐户信息屏幕处于活动状态。如果没有,请单击左侧项目列表中的“信息”。单击“帐户设置”,然后从下拉菜单中选择“帐户设置”。
在“帐户设置”对话框中,单击“数据文件”选项卡。
在列表中选择要压缩的Outlook数据文件,然后单击“设置”。
如果当前选定的帐户是POP3帐户(.pst文件),则会显示以下对话框。单击“立即压缩”。
否则,如果所选帐户是IMAP帐户(.ost文件),您将看到以下对话框。单击“立即压缩”。
压缩Outlook数据文件时将显示以下对话框。