许多人在看到这本教程之前,可能桌面上已经放满了文件。马上就教你如何手动管理文件,让桌面迅速清爽起来。
通过阅读这一章节的内容,你可以学到如何通过手动整理的方式,把你桌面上的文件进行分类。
适用人群:桌面上有大量文件的用户。
桌面很乱的人一般有两种,一种是因为忙,一种是因为懒。
桌面上通常有哪些图标?
就拿这个桌面举例,各种软件、文档、压缩包、未命名的文件,还有刚刚编辑完的文档、随手接收的文件、曾经草草整理后遗留下的「新建文件夹」……简直是一团糟。
想要厘清这些文件,只要跟着以下步骤进行操作,马上还你一个清爽的桌面。

第一步:网格对齐图标,取消自动排列

为了桌面的整洁,先将所有的图标网格对齐。
同时为了留下操作的空间,取消自动排列,图标不再会被自动排成一列,方便在桌面上摆放各种文件。
具体操作:
在桌面上右键→查看→ 关闭自动排列图标。在桌面上右键→查看→ 打开将图标与网格对齐。

第二步:保持工作状态,提取近期文件

因为工作是线性的,为了整理文件而中止手头的所有工作是不现实的。在进行整理期间,应该先把最近需要的文件先拿出来,避免被一同归档。
有的人感觉「整理完反而找不到东西」,就是因为把最近需要用到的文件一并整理了,反而影响了之前的工作状态。
具体操作:
如果你的桌面上有一些「新建文件夹」或者「新建 Microsoft Word 文档.docx」之类意义不明、无法通过名字看出意义的文件(夹)。建议你先将其重命名为自己看得懂的名称,以便整理完后依然能找到它。检阅一下桌面上的文件,看看有哪些是你最近需要用到的,称之为「近期文件」。选中这些文件 →新建一个文件夹 →命名为「近期文件」 → 把它们拖放进去。
实际上,在进行这一步操作时,大部分人都会意识到,其实最近需要用到的文件不会很多。桌面上有许多文件都是临时放一下,时间久了就不会再碰了。

第三步:用好排序,让文件一目了然

提取出了常用的文件,就要正式开始整理桌面了。
无论什么操作系统,文件排序都是基本功能。排序会让文件根据某个规则进行排列,显得一目了然。「排序」可以帮我们对桌面的文件做一个简单的分类。
具体操作:
思考一下你的工作是基于项目的,还是基于时间。如果是围绕项目完成的工作,可以按照「项目类型」排列。如果有着明显的时间顺序。可以按照「修改日期」排列。在桌面上右键→排序方式→项目类型或修改日期,桌面上的所有文件就会按照你选择的方式进行排序了。如果你有良好的文件命名习惯,也可以选择按名称排列。如果想要清理掉一些大文件,选择按大小排列即可。
这时桌面会出现一个较大的变动,显然比刚才更有条理一些。相同类型的文件被放在了一起。

第四步:分类整理,让文件听你的话

有的人习惯于在桌面积攒大量文件后,将所有文件直接塞进一个文件夹。虽然这样做简单粗暴,但是回看性极差。在不久的将来,除了一个一个点开文件夹,几乎无法知道这些文件夹里究竟有哪些文件。
其实,只需要多做一个步骤,就能让情况好转很多,那就是分类。
排列的目的是为了更方便地框选和拖放图标,经过上一步的排序,你可以很轻松的把文件分为几大类。
具体操作:
先将排在最后的「快捷方式类文件」放在一侧,它们通常是一些软件。将关联度高的文件放在一个区域内,比如「文档类文件」「素材类文件」放置在一起,在视觉上会显得更清晰。删除一次性的、不会再次使用的文件。
如果单纯按照文件类型排列,最终会得到类似于图中的结果。
还要注意一点,新增文件会自动放在最左侧,在整理时尽量避免在左侧放置文件,以便将来及时处理新增文件。

第五步:按照实际情况作调整

每个人的情况不尽相同。经过前几步的排序和整理,已经筛选出了「近期文件」「软件快捷方式」,并将无用文件删除。文件夹的内容比较复杂,整理起来基本思路相同,先排序,后归类。如果很杂乱,也可以把它们全部拖到桌面,重新进行归类。
在最后一步中,需要结合自身情况,将文件的排列调整到自己最适应的状态。
现在,你的桌面文件是不是清晰多了?
做到这一步,整理桌面的工作已经完成大半。这时如果你觉得这样不够美观,下一节就会教你如何利用归档让桌面保持整洁。

(二)合理归档,让桌面时刻整洁

单次整理,通常只能维持一小段时间,如果没有一个长期有效的规则,仅靠心血来潮的整理是远远不够的。学习维持桌面整洁的方法,并在日常使用中履行才是长久之计。
通过阅读这一章节的内容,你可以在分类文件的基础上,进行文件归档。在文件不断增加的同时,让历史文件也能有一个属于自己的地方。让桌面始终保持整洁的状态。
适用人群:有分类意识、想让桌面更整洁的用户。
喜欢简洁的人,会把桌面清理到什么都不剩。事务繁忙的人,认为「我自己找得到就行」,将图标铺满桌面。前者过于追求美观,后者又过于凌乱。
如何在保证实用性的前提下,让桌面时刻保持整洁,才是最值得思考的问题。

桌面应该怎么用

桌面之所以被微软命名为「Desktop」,就是希望用户有一个自由摆放文件的地方。你也会发现,除了桌面,文件夹中通常是不允许图标随意摆放的。如果不好好加以利用,实在是对桌面的浪费。
在使用电脑时,会产生很多文件。为了避免桌面逐渐被各种文件侵蚀,我的建议是——
将桌面当做工作台,将硬盘作为仓库。
在桌面上完成大部分工作,完成后将完成的文件归档进硬盘。这些归档起来的文件仅供将来查看使用。
桌面上的文件,应该只有即将用、正在用和经常用这几种。硬盘则用于存放历史文件、软件本体、系统文件等。
回想一下在生活中处理文件,是不是也是这么一个流程?

哪些文件值得留在桌面?

桌面上的文件,应该只有即将用、正在用和经常用的文件。
即将用的文件:有点类似 GTD 的收集箱,刚刚下载、刚刚接收、即将处理的文件都属于即将用的文件。把桌面作为新文件的第一位置,有利于进一步加工处理。例如:上级发给的资料、下载了还没看的电影。正在用的文件:正在处理的一些文件。工作往往是长期的,一段时间内需要用到的文件,都属于正在用。例如:周末之前要完成的表格、需要发送给其他人的压缩文件。经常用的文件:这部分文件经常需要使用,不要把它们放在文件夹里,以便随时随地快速调用。如果放进文件夹反而会影响效率。例如:软件快捷方式、需要反复使用的 LOGO 图标。

哪些文件需要归档?

需要及时分类并归档的是历史文件。
历史文件是指那些根据工作周期,超出一定时间都没有再次打开过的文件。例如:已完成的表格、不再需要更新的清单、已完成的项目、已看完的电影。
上一节内容中已经为杂乱的桌面做了大致的划分,接下来要将这些文件中的历史文件进行归档1 。
为什么要对过时的文件进行归档,而不是删除呢?
有的人认为,很多文件用了一次就不会再用第二次,直接把文件删除了。
一时不会有什么影响,但在将来的某一天需要用到「两个月以前同事发给你的一份名单」时,问题就来了。查看 QQ 的文件传输记录,才发现文件早已过期;翻找回收站,昨天才清空的回收站空空如也;让别人帮忙找一找,文件只此一份……
但是在这一系列麻烦中,一定会后悔当初没有做好文件归档工作。
我就经常碰到「你上次发给我的文件重新发一下」的情况,我有自信在短时间内找到近两年任意一个历史文件并发送。能做到这一点,文件归档功不可没。
我相信不仅是文职工作者,很多设计师、程序员都会需要在历史的素材库、代码库中寻找一些以前的素材,稍加修饰又可以焕发新的生机。归档不仅可以让文件更易检索,也能让桌面更清爽。这就是文件归档的好处。
更何况,文件归档并不复杂。

马上对桌面文件进行归档

上一节内容中,我们把桌面分割为几大块,让文件的用途更为清晰。其实归档只需要在此基础上多做一步就够了。
具体操作:
把这些历史文件重命名为易于识别的名称,最好可供将来进行关键词搜索。新建一个以日期为开头的文件夹,比如 。把同类型、相关的文件拖放到该文件夹中。将该文件夹剪切到D盘目录下。
进行这几步简单的操作,对这类文件的归档就已经完成了。
桌面上还有「素材类文件」「照片类文件」……对它们依次进行操作。最后一并存放到 D 盘中。
直到桌面上只剩下寥寥无几的值得留在桌面上的文件时,就宣告这段时间的文件归档已经完成了,是不是要比想象中的简单得多?
至此,桌面已经整理完毕。你可以倒上一杯咖啡,点上一首 Animals,继续你的工作了。
这种简单的归档方式追求的是简单高效可执行,很适合整理桌面文件。如果你有耐心,也可以继续对文件进行细分。关于硬盘文件的归档、备份等操作,会在后面的章节中具体阐述。

如何保持整洁的状态

完成整理和归档工作只是一时的。在日常使用中,很多人依然会随手将新的文件放在桌面上。时间久了又会回归到最初的状态。
那么,如何才能保持长期整洁的状态呢?
这和使用习惯息息相关,没有步骤可循。如果你不想经常大动干戈整理桌面,建议你养成以下几个小习惯。
几个小习惯:
随手命名:下载文件到桌面时,随手给它们起一个看得懂的名字。从源头上解决文件名问题。关联文件:把相关的文件放在一起,便于处理事务和及时归档。不乱开文件夹:宁愿等有空整理,也不要把所有文件塞进一个新建文件夹,这只会更难找到历史文件。
请反复查看这几个小习惯。在养成习惯的初期,建议用 Windows 10 自带的便利贴(开始菜单中名为 Sticky Notes 的软件)把它们贴在桌面上,一定会有效果的。
此外,还有一些注意点,对桌面整洁一定有好处:
几个注意点:
不要把巨大的文件(数GB 的文件)放在桌面上,这很占用 C 盘的空间,不仅不容易移动,还难以管理,平添了许多麻烦。(Desktop 实际上是 C 盘的一个目录,桌面文件越大,占用 C 盘的空间就越多。)当确信一个临时使用的文件不会再使用时,可以不用归档直接删除。但别急着清空回收站,起码留下一次吃后悔药的机会。你可能需要换一张干净的桌面壁纸,干净利落的壁纸能让桌面整洁不少。比如在Unsplash 搜索 Wallpaper 就能找到很多不错的壁纸。

题外话:了解桌面上的固定图标

原版系统安装完毕后,桌面上通常只有一个回收站,此电脑图标是默认隐藏的。有的人会选择拖一个快捷方式到桌面,这样会有一个丑丑的快捷方式小箭头。
其实在 Windows 10 中,打开桌面图标的正确方式应该是这样的——
具体操作:
右键底部的任务栏→任务栏设置→主题→桌面图标设置。在桌面图标设置界面,可以调整是否显示桌面自带的五个图标,还可以更换它们的图标。勾选此电脑、回收站,使其显示在桌面上。点击确定即可。
如果希望桌面不显示任何图标,可以把回收站设为隐藏,桌面就彻底干净了。
这两章的内容,是在不使用任何第三方软件的情况下,通过手动整理让桌面保持整洁的方法。
如果实在不愿意动手整理,下一节就会为你推荐一个桌面整理神器:Fences。

(三)Fences:栅栏化管理桌面

看完了上面两章,觉得麻烦?没有时间?懒得整理?没事,整理桌面这种麻烦事交给 Fences 管理去吧。
通过阅读这一章节的内容,你可以学习到如何利用 Fences 这款软件,对桌面进行自动整理。
适用人群:不介意安装第三方软件的用户,不愿意花太多时间手动整理的用户。
我的文件之间相互联系,不容易做分类。
培养时刻整理桌面的习惯需要一段时间,我做不到自觉整理。
我懒……
如果看了前两节的内容无动于衷,觉得非常麻烦,发出了以上的感慨。那么你可能需要一个助手来替你完成这些操作。
这里为大家推荐的是一款极具代表性的桌面整理软件:Fences。
Fences 3 目前已官方支持简体中文。

如何获取 Fences

通过 Steam 购买
你可以下载 Steam,在Steam 中搜索 Fences,即可购买正版。(目前正在打折)
Steam 只起到购买、安装激活的作用,日常使用 Fences 时无需打开 Steam。
通过官网购买
你也可以在Stardock 官网购买 Fences或者免费试用。
Steam 价格比官网价格便宜一些。

安装 Fences 时的注意点

考虑到本书的读者具有平均以上的电脑使用水平,本书中的安装部分不会进行手把手教学,只提出一些值得注意的地方。
Fences - Steam 版本
只需要保持网络连接,在Steam 中点击「安装 Fences」,然后一路安装,安装结束后它会自动进行激活。
如果此时仍然提醒需要输入激活码,可能需要检查你的网络,卸载后在 Steam 中重新安装,通常可以解决问题。
需要注意的是,Steam 版本不会提供激活码,意味着你每一台设备在安装 Fences 之前都需要先安装 Steam 才能顺利激活(日常使用时不需要 Staem)。如果介意这一点,建议在官网购买。
Fences - 官网正式版 官网试用版
你可以在官网点击 Download 下载安装包。
下载后保持联网,输入购买时的激活码即可进行激活。

Fences 入门

Fences 最基础的功能就是把桌面分区划分为多个区块进行管理。
成功激活 Fences 后,它会自动将目前的桌面图标按文件类型分为一些「桌面分区」(fences),默认的栅栏会将桌面文件划分为「程序」「文件夹」「文件」三种。

创建「桌面分区」

创建是最基本的操作,可以在桌面上绘制多个「桌面分区」。
具体操作:
按住鼠标左键并拖动,点击在此处创建桌面分区。输入分区名称。

调整分区内排列方式

可以为每个分区选择不同的排列方式,以适应不同类型的文件。
具体操作:
鼠标移动到桌面分区的左上角,选择桌面分区排列方式。根据文件需求,选择排列方式。

进行更多设置

每个分区的名称都可以根据自己需要进行重命名。分区也支持拖放、拖动调整大小。操作直观,很容易上手。
如果不喜欢分区的颜色、透明度,都可以进行设置。
具体操作:
在桌面任意位置右键→配置桌面分区,可以对 Fences 进行更多设置。
Fences 提供了不少实用的功能,接下来我会挑选几个常用的功能进行介绍,更多的使用技巧可以自己发掘。

Fences 进阶

把整个目录都放到桌面上

文件夹快捷入口不同于普通的分区,相当于是把文件夹直接打开在了桌面上,你对它做的任何操作,都是直接对硬盘中的文件进行操作。还可以在这个窗口中打开第二级文件夹、移动文件。就像一个迷你版的文件资源管理器。
这样做最大的好处,就是既保证了桌面不会积压太多文件,又给了一个窗口直接联系到硬盘中。如果你觉得每次都要打开文件夹找文件很麻烦,这个功能说不定很适合你。
具体操作:
方法一: 在任意一个文件夹上右键→在桌面上显示此文件夹,就可以在桌面上创建一个文件夹快捷入口。
方法二:在任意一个文件夹上左键→ 按住Alt 键→拖放到桌面。
方法三:直接在桌面上拖动鼠标左键,选择创建一个文件夹快捷入口。

快速隐藏所有图标

快速隐藏是Fences 默认开启的一个功能,可以隐藏桌面上的所有图标。
还可以设置为不使用桌面时自动隐藏图标+使用桌面时自动显示图标,既美观又实用。
具体操作:
双击桌面任意位置,就可以隐藏桌面上所有的图标。再次双击桌面任意位置,可以恢复桌面上所有的图标。

自动组织新图标

Fences 的自动组织功能相当独特。可以自动将桌面的图标分门别类地放进不同的分区。
你可以选择直接按照文件类型分类。比如rar、zip、iso等格式的压缩文件,这些文件需要解压后才能进一步处理,可以自动分类到待解压分区中。
你也可以制定一个基于时间的规则,把工作日创建的文件默认放在工作分区中,把周末创建的文件默认放在生活分区中。便于将生活文件和工作文件分离。
可以制定基于名称的规则,可以把文件名中带有财务的文件默认放置在财务分区中。
通过自动组织分类不仅省时省力,也更易于理清工作思路。
具体操作:
首先在桌面上创建一些分区,以自己的标准进行分类。进入设置,设定在默认状况下的分类标准,针对的是那些不符合任何条件的文件。比如我设置为放进文件-收集箱。进行文件细分,根据自己的需求调整规则。比如选中文件夹,将新增的文件夹自动归类到文件夹-收集箱。

让桌面像手机一样分页

如果工作文件确实多到一定程度,你可能会希望桌面能像手机一样可以翻页。Fences 可以做到。
在桌面页面中启用,桌面就可以像手机一样,整屏整屏地移动。鼠标在桌面的最右侧往左滑动,或是使用键盘快捷键都可以切换图标屏幕。如果你的电脑有触摸屏,还可以设置为双指拖动切换页面,相当方便。
具体操作:
启用桌面页面。设置习惯的触发方式,比如拉动边缘切换页面。

自定义 Fences 的更多玩法

创建多重规则归类

当你需要对大规模的桌面文件进行简单分类的时候,可以利用 Fences 的规则进行分类。
比如我想把桌面上 5 月份的文件都放到一个分区中。我可以通过多个规则的制定,可以把文件按实际需求进行分类、排序。
具体操作:
打开排序和组织的设置页面,点击根据自定义规则组织图标。把以「2017.05 的文档文件」为开头的文件和其他带有「5 月」二字的所有文件都放在同一个分区中。

满足 GTD 的桌面分区法

需掌握创建和排序,已经足够日常使用了,如何划分区域、如何使用就可以根据具体需要和想象力来调整了。
下图是我目前的桌面,我利用 Fences 建立了自己的文件处理流程。采用了类似于 GTD 的桌面分区方式,所有的新增文件放入 Inbox 中,文件夹放入文件夹的 Inbox 中。
需要处理的文件放入「待完成」,着重处理「进行中」的文件,最后将「已完成」的文件归档,放入右侧的「常用库」中。
这样的桌面分区方法,让我可以轻松地看到有多少文件还需要处理,并可以及时归档。

为什么选择 Fences

目前管理桌面的软件有很多。比较知名的有腾讯的Q+ 桌面、360 的360 软件管家自带了桌面管理,也有提供大量桌面组件的酷鱼桌面、轻巧的柠檬桌面和许多其他的桌面管理软件,它们各有自己的优势,各位都可以自行比对后选择使用。
而我推荐 Fences 的最大原因,是它着眼于对桌面图标的整理,相比同类软件更为专注。
反观国内的许多桌面管理软件,自动换壁纸、不需要的菜单、动态天气、桌面插件、推荐热门资讯……已经在这些华而不实的功能上越走越远,而Fences 从第一代开始就是一款专注图标管理的软件。使用体验上更接近系统原生桌面,实用性也远超其它软件。
好好利用 Fences,它一定能让桌面长久的干净下去。

其他问题:

Q:一个激活码可以激活多少设备?
A:Fences 的个人授权限制为「 5 台设备同时使用」,已经足够个人用户使用了。可以在这个页面 看到相关说明。
Q:Fences 是否有优惠?
A:Fences 曾经推出过一折特价活动,如果你觉得价格较贵,可以去万能的淘宝看看有没有价格较低的激活码。但是很不建议这么做,每个人都有能力支持正版软件。
此外,Stardock 公司还出品了 Start 10,这款软件可以为 Windows 10 提供类似于 Windows 7 的开始菜单。如果在 Steam 中购买 Fences 和Start 10 的合集包会有优惠。

(四)Dock 栏,给软件找一个归宿

干净整洁的 Dock 栏,一直都是 Mac 的独特标志之一。那么在 Windows 中,在不使用任何第三方软件的情况下,我们能否做到类似的效果呢?当然是可以的。
只要利用好「工具栏」,Windows 也能用上原生 Dock 栏。
通过阅读这一章节的内容,可以在不安装任何软件的情况下,为你的 Windows 电脑手动添加一个 Dock 栏。
适用人群:想让桌面保持干净,希望快速启动各种软件的用户。
先来看看效果图——
在下方的开始菜单上,我添加了一条 Dock 栏。不同于左侧正在使用的软件,这条 Dock 栏上可以放置任意文件、文件夹、软件。还可以对文件本身进行拖放、复制等操作。
跟着下面的步骤,你也可以用上这样的 Dock 栏。

第一步:准备快捷方式

首先在电脑的任意一个目录中,新建一个文件夹,名称随意。
把常用的一些软件的快捷方式复制进这个文件夹中。
常用文件夹的快捷方式、依赖于 Chrome 浏览器的网页版应用(例如 Todoist 、Trello 等)都可以放进去。

第二步:为菜单栏添加「工具栏」

右键最下方的菜单栏,选择工具栏中的新建工具栏。
选择第一步中创建的文件夹并确认,你会发现在右下角的位置多出了文件夹名,点击旁边的小箭头可以看到文件夹中的内容。
为了让它更接近我们脑海中 Dock 栏的模样,还需要接着对它进行一些设置。

第三步:实现类似 Dock 栏的效果

先右键任务栏 → 取消锁定所有任务栏,才能对它进一步调整。
按住右下角的||向左移动,为图标预留出一些位置。右键||,依次取消显示文本、显示标题,再选择查看→大图标。拖放图标,调整图标的位置,就可以达成图中的效果了。最后重新锁定所有任务栏,左侧的||也会消失。

第四步:准备一些图标,进行美化

你可以准备一些统一风格的图标,对它们进行替换。注意一定用要 ico 格式的文件。
右键快捷方式 →属性→快捷方式→更改图标→浏览→选择图标→确定,即可更换图标。

最终效果

这是我自己电脑的 Dock 栏,我把 Word、Photoshop、Chrome 等常用的软件,Todoist、Trello 等网页版应用,以及一些常用的文件夹放在了这里。
通过这样实现的 Dock 栏并不是中看不中用的花瓶。至少在实用性方面都已经不输给 Mac 的Dock 栏了。相比通过软件实现的 Dock 栏,不会占用额外的系统资源,也不用考虑兼容性问题,只需要做一些简单的操作就可以实现。
在日常使用中,我可以把文件拖到 Chrome 图标上,实现用Chrome 打开;可以把文件拖进文件夹,实现复制到文件夹中;也可以把它当成临时的文件中转站,桌面上也可以不用再放多余的东西了。
相比一味模仿 Mac 的软件,这才是真正属于 Windows 的Dock 栏。
本文是少数派付费栏目「每个人都应该学会正确管理文件」的限时免费试读章节,如果你想知道更多关于管理文件的技巧,你可以订阅 该付费栏目解锁所有教程。