用友用友U8 U8协同办公平台解决方案 协同办公平台解决方案 用友软件股份有限公司唐山分公司 关于我们 行业案例 解决方案 服务保障 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 关于我们 行业案例 解决方案 服务保障 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 OA协同办公领域品牌 数据来源:CCID 2005-2008年度市场调查数据 中国最大的协同应 用管理软件供应商 中国协同应用管理软件市场连续四年占有率第一 中国软件行业协会 数据来源:中国软件行业协会2007年评选结果 中国协同应用管理软 件市场成功企业 2007-2008中国协同应用管理软件市场成功企业 数据来源:赛迪顾问 中国协同应用管理软 件市场创新产品 2007-2008中国协同应用管理软件市场创新产品 数据来源:赛迪顾问 北京十大应用创新成 2007信息北京十大应用创新成果数据来源:北京市信息化工作办公室、北京市 最佳协同管理解决方案提供商 关于我们 行业案例 解决方案 服务保障 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 典型客户 文化教育政府机关 金融商贸 食品饮料 医药卫生 机械汽车 化工冶金 在用友U8-OA产品的6000多家客户中,国资委下属企业 100余家,上市公司100余家,行业领导企业数百家…… 关于我们 行业案例 解决方案 服务保障 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 组织管理问题分析 组织管理现象 组织管理现象 管理问题分析 管理问题分析 组织管理问题 组织管理问题 1、无法及时了解工作进展 2、信息衰减、曲解现象严重 3、过程管控缺乏记彔,责任丌清 4、缺乏时间节点控制 5、缺乏高效的流程灵活变更管理 过程管控问题 1、我交办的事情办的如何了 2、我当时丌是这么交待的吧 3、工作中总是有很多推诿、 扯皮现象 4、交待的工作总丌能按时完成 5、工作流程变更导致效率明显 降低 1、制度丌常用,用时找丌到 2、制度太多,记丌住 3、制度执行缺乏强制性的约束 4、制度更新通知难 制度规范问题 1、采购办公设备找谁审批啊 2、公司的报销制度是怎样的 3、总是有越级审批的现象发生 4、制度变劢,没有人告诉我 1、信息存储分散,缺少集中的知识 沉淀、整理、归类管理手段 2、缺乏严密的知识授权体系 3、缺少管理过程型的知识,只是 对结果型知识归档 知识共享问题 1、资料分散保管,查找困难 2、资料分散保管,易造成企业 宝贵知识的流失 3、重要文档只允许浏览,丌 允许编辑、下载 4、去年的某个项目是怎样开展 的,执行过程是怎样的 1、文化建设对于时空要求高, 要求时效快,内容频度高 2、员工心态浮躁、向心力丌足 、缺乏归属感 3、缺乏互劢性沟通管道和手段, 员工被劢接受 4、缺乏员工自由交流平台,无法 及时了解民意 文化建设问题 1、公司角落贴满大字报 2、员工私下议事过多 3、对公司管理有建议丌敢跟 领导提 4、沟通丌足、信息缺乏对称 1、组织管理层次多,信息传递慢 2、内外协作丌顺畅,效率丌高 3、缺乏跨部门、跨组织的合理 组织方式 组织敏捷性问题 1、事情反映上去,过了很久才 回复,效率较低 2、某件突发的事情会产生职能 空白现象,需建立临时团队 1、传统的纸质审批、协作方式 2、传统的电话、口头、会议等沟通 方式成本高昂 3、人均事务处理数量少,效率丌 高,导致人力成本扩张 运营成本问题 1、这个月的纸张贶用又超支了 2、公司的会议多,差旅贶用高 3、公司业务机构遍及全国, 长途电话贶居高丌下 4、工作太多,又要申请加人了 企业在管理中遇到瓶颈 企业在管理中遇到瓶颈 怎么办? 怎么办? 统一办公门户 全程过程管控 辅助文化建设 制度规范执行 知识共享管理 用友协同办公系统解决方案 通过建立工作流引擎,将管理线路规范化、标准化和流程自动化,有 效提高业务运作效率,降低成本; 提供丰富的流程控制手段,满足日常灵活的管理需要; 全程管控,所有协作信息完整记录,事事有据可徇,有根可依; 图形化的流程及管理界面,简便易用; 搭建企业办公门户,内外网集成,实现门户的个性化、差异化展现; 集中部署,满足企业集中管理需要; 将符合企业管理规范的表单、流程固化到协同平台,制度转化为可见 的“管理行为约束”,保证制度执行的准确、高效、可跟踪及可追溯; 对企业长期业务经验积累、提炼、分类、共享;建立严密的知识采集、管理和可控的分享的体系; 提供基于网络的文化建设阵地,实现企业使命、愿景及文化的高效传 播;如企业精神宣传、精神文明建设、企业期刊、员工风采。。。 高效网络沟通 有效地支持异地、分时、跨部门和组织的沟通,通过协同工作、论坛、在线消息、GKE即时通讯、项目留言板等形式,建立企业扁平化 的高效网络沟通平台,提升企业内部沟通效率。 系统应用框架 一、简洁的企业办公门户 单位公共信息的统一推送 个人的办公桌面 主工作区 在连锁零售企业日常管理事务中,促销、人员调动、货品管理等大量的跨部门、跨区域的事 务,需要审批,需要协同。协同的过程中,需要明确流程,明确责任,明确结果,A6强大 的协同办公体系,让企业的流程管理变得轻松和方便。 在连锁零售企业日常管理事务中,促销、人员调动、货品管理等大量的跨部门、跨区域的事 务,需要审批,需要协同。协同的过程中,需要明确流程,明确责任,明确结果,A6强大 的协同办公体系,让企业的流程管理变得轻松和方便。 二、全面的流程审批中心 •流程变更:加、 减、会签、回退、撤销、转发、关联、预 归档等处理机 •创新的震荡回复机制 时间管理:限时、超时、提 监督机制:督办、督察 协同工作流工作流引擎 考核机制计算处理质量考核 流程统计流程数据统计 流程迁移和交换柔性流程 刚性流程 协同工具 跨组织选人,岗位,职务 扩展处理策略 流程统计 穿透查询 活动+ 处理者+ 交互协作+ 数据/ 传递+ 规则+ 状态+ 权限 提供工作流接口,实现流程导入 导出 为业务和协同的整合提供丰富的策略支持 完善、强大的工作流应用 管理员建立模板流程,严谨灵活,适合规范性管理流程,是规范组织制度、保障制 度执行的有效工具,适用于费用报销、合同审批、固定资产申购等规范管理流程 客户端自由发起流程,直观易学,适合随机性协作流程,是加强沟通与协作的有效 工具,适用于日常工作请示汇报、业务协调、意见征集、文件传递、简单沟通等 独创的二元化工作流应用 柔性流程 刚性流程 如何加强过程管控,提升执行力 书面授权,发起工作流程,确保授权的有效性书面授权,发起工作流程,确保授权的有效性 即时自动推送的信息提示机制,及时了解状态、获知结果即时自动推送的信息提示机制,及时了解状态、获知结果 图形化的流程跟踪催办,提升事务的跟踪控制能力图形化的流程跟踪催办,提升事务的跟踪控制能力 完善灵活的流程变更机制,满足流程异常处理的要求完善灵活的流程变更机制,满足流程异常处理的要求 流程节点处理时长设置,提升流程处理效率流程节点处理时长设置,提升流程处理效率 完整的过程管控记录保存,轻松地追溯,事事有根可查,有据可依完整的过程管控记录保存,轻松地追溯,事事有根可查,有据可依 可授权的流程绩效考核,辅助管理者对下级工作情况进行监督、考评可授权的流程绩效考核,辅助管理者对下级工作情况进行监督、考评 书面发起流程—灵活、易用 书面授权,降低 目标的传递衰减 或变形 用友U8-OA协同办公管理系统 授权对象,直接分配任务 对象和路径,确保执行资源 图形化的流程,建立可视 化的责任关系 待办事项处理—及时、高效 待办区 表单字段编辑支持权限控制 通过“待办事项”,随时了解自己工作事件, 轻重缓急一目了然,提高个人办公效率 流程可灵活变更 图形化的流程跟踪督办—轻松、可控 即时的信息提示 跟踪区 图形化的流程跟踪,及时查询事项进展, 进行催办 意见可振荡回复,反复沟通,确保执行效果 通过“跟踪事项”,随时掌控事务的进展情况, 增强事务计划的跟踪控制能力 流程限时预警、自动提醒 流程绩效管理 已授予的人员或部门权限, 默认显示自己 点击任意记录,如果当前登录人有查看内容的权限, 则提供相应内容的展现;否则,给出提示。 流程管理:辅助上级对下级的工作进行及时监控,对下级的工作处理情况进 行统计,对流程处理情况进行监控考核,以实现组织内更高效的管控 手写签名、电子签章 三、如何加强制度执行规范 将相关制度时时放在员工眼前,及时查询将相关制度时时放在员工眼前,及时查询 将制度变动内容针对性的及时准确地通知相关员工将制度变动内容针对性的及时准确地通知相关员工 将纸质制度转化为表单和流程,直接规范到员工行为将纸质制度转化为表单和流程,直接规范到员工行为 将制度的变更以公告的形式分类及时发布到系统上, 并且自动提醒相关人员查看 用友U8-OA 协同办公系统 用友U8-OA 协同办公系统 实时可见的制度 制度执行如何“落地” 纸制制度=文字权限+文字流程+数据标准 协同规范=系统权限+协同流程+系统表单 将制度流程、权限规范到协同模板 将制度表单规范到协同模板 管理制度落地—审批流程表单 财务制度 财务制度 普通发票申请 增值税发票申请 招待费用报销 差旅费报销单 借款申请单 市场费用管理 支票申请单 合同审批管理客户投诉处理 采购管理 固定资产管理 公务联络 办公用品管理 公章管理 客户接待管理 用车管理 日常制度类日常制度类 员工培训申请 部门用人申请 人员调劢申请 员工奖励审批 员工转正审批 加班申请 考勤汇总 出勤补登 请假申请单 人事制度人事制度 其他制度其他制度 实现办公业务单据 实现办公业务单据 •面向非IT人员,利用类似Excel表格操 作方式实现表单统计、查询样本的定义 •支持用户自定义表单统计、查询样式 •支持统计信息的穿透查询,能够使每 项统计数据均能定位到每一张原始单据 •支持多种授权方 式,如:部门、 组、岗位、角色、 人员 •表单制作面向非 IT人员,通过非 编程技术降低使 用和维护难度 •支持组织信息调 用,使表单在使 用过程中更加人 支持多种表单字段类型,如:枚举、数字、时间 智能表单智能表单 智能表单 表单定制 结果统计 授权管理 数据查询 流程定义 •图形化流程定义, 简化流程定义和 管理 •个性化流程节点 权限定义,实现 流转过程中每一 节点的操作权限 与实际业务权责 一致 •流程监控手段, 保证每项流程均 能有效运行 表单制作 输入框、选择框、复选框、文本域等字段插入 外部表单文件导入(html格式文件) 字段属性设置 表单流程绑定 表单流程绑定,固化、显性化组织制度,管理规范强制执行,有效提升管理水平 表单查询统计 四、如何建立统一的知识管理体系 建立企业统一的知识库,集中存储、管理企业知识文档建立企业统一的知识库,集中存储、管理企业知识文档 高效的知识协作,“推拉结合”,通过组织知识推送及个高效的知识协作,“推拉结合”,通过组织知识推送及个 人信息订阅,推动组织学习进程,辅助打造学习型组织 人信息订阅,推动组织学习进程,辅助打造学习型组织 通过严密而灵活的知识授权机制,根据工作管理需要授权通过严密而灵活的知识授权机制,根据工作管理需要授权 不同对象学习分享 不同对象学习分享 过程型知识沉淀,推动组织内隐形知识显性化,提升组织过程型知识沉淀,推动组织内隐形知识显性化,提升组织 创新能力 创新能力 以灵活的文档管理机制把单位、部门、项目及个人等文档、信息一体化 集成管理,并通过多级档案管理员设置和自由定义分类严密灵活的权限 体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理,实 现高效的知识传递、转移,是团队能力提升的新手段。 以灵活的文档管理机制把单位、部门、项目及个人等文档、信息一体化 集成管理,并通过多级档案管理员设置和自由定义分类严密灵活的权限 体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理,实 现高效的知识传递、转移,是团队能力提升的新手段。 知识管理方案 树形目录知识库, 可按部门、业务等分类存储 知识文档 多级目录,多级管理员 界面按权限显示 安全的共享 方便、快速的文档查询 知识管理方案 知识协作、共享 通过严格的授权体系,满足 每一份文档的安全性需要 文档的个人消息订阅, 文档更新自动信息提示 组织知识推送,发送到个人 或单位知识栏目 过程型知识 文档型知识 实现过程信息存储 五、如何辅助企业文化建设 通过协同平台,为员工安置虚拟的“家”,从而提高员工的满足度,增 通过协同平台,为员工安置虚拟的“家”,从而提高员工的满足度,增 强企业凝聚力 强企业凝聚力 建立统一信息发布平台,公告、新闻等公共信息及时传递,提升信息发 建立统一信息发布平台,公告、新闻等公共信息及时传递,提升信息发 布效率 布效率 通过发起调查,在企业范围内广泛进行民意搜集,协助管理者对企业进 通过发起调查,在企业范围内广泛进行民意搜集,协助管理者对企业进 行有效把控 行有效把控 通过论坛,建立电子沟通平台,轻松展开互动探讨,增强组织成员参与 通过论坛,建立电子沟通平台,轻松展开互动探讨,增强组织成员参与 的兴趣,提升组织沟通效率 的兴趣,提升组织沟通效率 通过员工自主接受及自发交流,从长期、反复的沟通、宣导过程中统一 通过员工自主接受及自发交流,从长期、反复的沟通、宣导过程中统一 意志、集思广益,促进企业文化发展 意志、集思广益,促进企业文化发展 文化建设的要点在于组织的信息发布,组织使命、愿景和文化的传播都要 通过信息的发布和送达起作用 文化建设平台 发起人即时查看 公告浏览情况 重要公告保证通知效果 即时、快捷 的覆盖性 公告 通过个性化调查栏目自定义和每 通过个性化调查栏目自定义和每 项调查的用户完全自定义,满足 项调查的用户完全自定义,满足 企业内部互动调查的需要 企业内部互动调查的需要 广泛 高度参与的 自由讨论 单位首页:组织公共信息统一推送平台,各 种各样的公告、调查、讨论区自定义栏目, 形成组织文化建设的高效阵地 用友U8-OA协同管理系统 六、正式协作工具—公文管理 公文流转全周期过程管理 符合纸质公文应用习惯 继承文档管理功能,符合公文档案管理要求 全面支持WORD、WPS文本格式,痕迹保留及安全电子签章 七、即时沟通平台—在线呼叫系统 在线呼叫系统:快速定位身处协同的每一个用户,展开即时沟通, 大大提高沟通效率,增强企业凝聚力 GKE即时通讯插件 支持多达5人 同时进行网 络视频会议 组织机构同步 系统间单点登录 可以通过手机, 直接回复短信 基于团队的项目共享协作空间 ,提供海量的文件共享方式。 关于我们 行业案例 解决方案 服务保障 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 U8 U8--OA OA 协同 协同 办公 办公 平台 平台 UFIDA科学的实施方法论作为支撑和保障 系统运行管理制度 建立内部支持体系 应用环境的准备 权限划分、编码设计 最终用户培训 组建项目小组 内部工作交接 制定项目主计划 召开项目启动会 用友U8-OA产品 安装 关键用户培训 业务需求分析 初步实施方案 实施方案实现 静态数据准备 系统集成测试 客户化开发/配置 实施方案验收 标准操作手册制作 整体规划咨询 解决方案设计 静态数据录入 动态数据转换 上线运行支持 项目总结/验收 持续服务支持 实施方法论 规范的实施体系+成熟的实施方法=高成功率 阶段 内容 结果