数据排序、筛选、分类 汇总、数据透视表 数据排序 排序是将工作表中的数据按照某种顺序重新排列。在 Excel中,可以按照文字或数字从小到大或从大到小进 行排序。 (1)按单一字段的升序或降序排列 单击排序关键字段,单击“递增”或“递减”按钮。 (2)按多个字段进行排序 将光标移到数据范围内,数据:排序,出现排序 对话框,按要求选择主、次、第三关键字的递增或递 减顺序,最后单击“确定“按钮。 自定义序列排序 1、建立一个新序列 1. 选中数据清单中任意单元格。 2. 单击【数据】菜单中【排序】菜单项。 3.从“主要关键字”下拉列表中选择“基本工资” , 单击【递增】按钮。 4.单击【选项】按钮,在“自定义排序次序”下拉 表中选择自定义序列。 5. 单击【确定】按钮返回【排序】对话框,再单击 【确定】。 注意:如果Excel没能够正确地进行排序,可能是因 为它没有正确地获取排序区域。特别应该注意的 是,排序区域中不能够包含已合并的单元格。 数据筛选 数据筛选:是把符合条件的数据资料集中显 示在工作表上,不合要求的数据暂时隐藏在 幕后。 数据筛选有“自动筛选”和“高级筛选” 方法:数据→筛选,然后单击:自动筛选 (按单字段)或高级筛选(按多字段)。 自动筛选 将光标放到数据范围内,数据→筛选,单击“自动筛 选”,此时每个字段名旁都多了一个下拉显示箭头, 可在某一字段栏的下拉箭头按一下,选择符合要求的 值,或选“自定义”选择在某一范围的值,此时符合 记录将被列出来,而不符合要求的记录将被隐藏起来。 可将筛选结果进行打印或复制到其它地方。 利用“自动筛选”建立的查询器可实现的操作: ①可筛选出某个具体数值对应的行; ②可筛选出值最大的前几行; ③可筛选出值最小的后几行; ④可自行定义筛选条件; ⑤可以使用多个条件同时查询。 “自动筛选”的优缺点: 优:基本上可以解决我们常规的查询需要; 自动筛选 缺:“查询条件”不能保存下来,条件写起来也 比较复杂,“查询结果”与“原始数据”混在一 取消自动筛选: 块。 执行菜单命令:“数据”→“筛选”→把“自动筛选” 前面的“√”去掉,这时工作表中的倒三角形全部消失, 自动筛选全部消失。 高级筛选:针对于“自动筛选”所存在的弊端,我们 用“高级筛选”能解决。 要求设立一个条件区域,在其中输入各条件的字段名 和条件值。具体结构如下。 条件区: 字段名1 字段名2 字段名3…… 字段名 条件1 条件2 条件行 条件3…… 条件行 注:条件行在同一行的为逻辑“与”的关系,不同行 为逻辑“或”的关系。 “高级筛选”操作说明: ①“方式”若选为“在原有数据区域显示筛选结果”, 则表示“筛选”出的结果数据放在原始数据的位置上, 原始数据暂时隐藏起来。 ②“方式”若选为“将筛选结果复制到其他位置”, 则须指明存放结果数据的起始单元格,表示不与原始 数据争地盘。 ③“数据区域”是指原始数据区域,“条件区域”是 指查询条件存放的区域,必须使用绝对地址。 ④同一行中的条件,彼此之间是“与”运算,需同时 成立,不同行中的条件,彼此之间是“或”运算,不 必同时成立 。 取消“高级筛选”: ①如果查询结果放在原有数据区域内,取消方法: 单击菜单栏中的“数据”→单击菜单项“筛选”→ 单击“全部显示” ②如果查询结果与原不数据区域是分开存放的,取 消方法:选中“结果区域”,再按Delete键。 数据分类汇总 分类汇总是将工作表中的数据按类别进行合计、统计、 取平均数等汇总处理。 “分类汇总”它先根据关键字, 对工作表进行分类,然后根据主关键字(只能根据一个 关键字进行汇总)汇总。 也就是先分类(排序),后汇总。 分类汇总的操作方法: 菜单栏菜单操作法:“数据”菜单中的“分类汇总”菜 单命令项。 在弹出的对话框中,确定“分类字段”、“汇总方式”、 “汇总项目”等;“汇总方式”中,有“求和、求平均、 求最大值、求最小值、计数、乘积”等;“汇总项目” 中可以选择多个项目进行汇总;但“分类字段”只能选 择一个。 分类汇总的操作说明: 1、取消分类汇总:单击“分类汇总”对话框中的 “全部删除”按钮。 2、查看“分类汇总”结果,单击最工作表中最左边 的“-”号可屏蔽明细数据而剩下合计数,单击“+” 号可显示出所有的明细数据与汇总数据。 3、在“分类汇总”对话框中,把复选框”替换当前 分类汇总”不勾上,则每汇总一次,其新结果均显 示在工作表中,可同时体现多种汇总结果。 4、在“分类汇总”对话框中,把复选框“汇总结果 显示在数据下方”不勾上,则汇总结果显示在数据 的上方,与习惯不符。 数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交 叉列表的交互式表格。在数据透视表中,可以显 示不同的选项卡来筛选数据,还可以根据需要显 示区域中的明细数据或者建立图表及进行简单的 趋势分析。其效果与分类汇总很类似,分类汇总 按一个字段汇总,透视表是按主次两个字段分类 汇总,并以特殊格式显示其结果。 透视表的作用: 1、可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果; 2、可以显示不同页面以筛选数据; 3、还可以根据需要显示区域中的明细数据。 透视表与分类汇总的异同: 同:透视表所产生的效果与分类汇总很类似; 异:分类汇总按一个字段汇总,透视表是按主次两个 字段分类汇总,并以特殊的格式显示其结果。 创建数据透视表: 利用“数据透视表向导”,可以对已有的数据清单、 表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行交叉 制表和汇总,然后重新布置并立即计算结果。 对话框1: ④在对话框1中单击“下一步”,单击“版式”按 钮,出现如下对话框2,在对话框2中将进行如下设 置: 将“金额”拖到“数据区” 将“油品名称”拖到“列”的位置 将“销售方式”拖到“行”的位置 将“加油站”拖到“页”的位置 ⑤单击“确定”,在出现的对话框中选择“数据表 显示位置”。 ⑥单击“完成”。 对话框2: 设置“透视表”中字段的汇总方式 汇总方式有:求和、求平均、求最大值、求最小值、计 数、求乘积、求方差等等。 选择“透视表”中以不同的页面显示数据:在“透视表” 中,可从“加油站”列表中选择显示不同的加油站,可 从“油品名称”列表中选择显示不同的油品名称,从 “销售方式”列表中选择显示不同的销售方式。 注:将“油品名称”拖到“列”的位置,表示各 种油品名称将水平排在这一“行”中,各油品从 左到右分布在一行中。 将“销售方式”拖到“行”的位置,表示各销售 方式将垂直排在这一“列”中,各销售方式从上 到下,依次排在同一列中。