周刊 对高校学籍档案的本质属性 与学籍档案管理分析 苗丽芹 摘 要:学籍档案是高校教育的重要组成部分,随着我国新课标的变革,越来越多 的 人 开 始 接 受 高 等 教 育,传 统 学 籍 档 案 管 理办法已经不能满足当代人们的需求,所以其管理方式亟需创新.本文先阐述了学籍 档 案 的 本 质 属 性,根 据 其 发 展 中 的 问 题 提 出 针 对 性 的 解 决 措 施 ,进 而 保 证 高 校 学 籍 档 案 管 理 工 作 有 效 进 行 . 关 键 词 :学 籍 档 案 ;本 质 属 性 ;档 案 管 理 近几年,为了响 应 国 家 在 教 育 方 面 的 号 召,各 大 高 校 普 遍进行扩招工作,使得高校在校生和毕业 生 的 数 量 大 幅 度 增 加.因此,对学籍档 案 管 理 工 作 提 出 了 更 高 的 要 求,各 高 校 只有确保学籍档案管理工作的有效进行,才 能 保 证 其 更 好 地 发展,所以如何管理好学籍档案成为了各 高 校 管 理 部 门 最 关 注的问题. 一 、学 籍 档 案 的 本 质 属 性 学籍档案大致有三个属性,一是 原 始 性,二 是 记 录 性,三 是历史性.原始性主要表现为在学生 入 学 阶 段,学 籍 档 案 会 随之产生,不能进行 修 改,并 且 学 籍 档 案 中 的 信 息 是 在 教 育 管理部门填写的,没 有 经 过 修 改,所 以 说 其 属 于 原 始 的. 记 录性是因为学籍档案中的一些信息会涉及学生所有的学习 阶段,高校会 不 定 期 将 有 关 学 生 个 人 重 要 信 息 进 行 填 写 记 录,最常见的就是成绩记录.历史性是 指 学 生 在 学 校 中 会 取 得一些成绩,这些成 绩 会 被 记 录 到 学 籍 档 案 中,能 够 较 为 完 整地体现出学生的优点,并且学籍档案的 历 史 性 也 符 合 学 籍 档案管理工作的需求. 二 、解 决 学 籍 档 案 管 理 的 有 效 措 施 (一 )利 用 现 代 化 技 术 转 变 学 籍 信 息 处 理 方 式 因为我国开始实行扩招制度,所以高 校 的 学 生 数 量 急 剧 上升,使得学籍档案 的 数 量 也 逐 渐 增 多,在 很 大 程 度 上 加 大 了学籍档案管理者的工作力度.原始的手工记录与查找方 法已经不能够满足当代高校的发展需求.即使档案管理人 员能够通过手工记录的方式将信息记录 在 册,在 查 找 上 也 会 十分麻烦,并且如果 不 能 将 学 籍 档 案 整 理 好,不 仅 会 降 低 查 找 速 度 ,还 会 对 整 个 学 籍 档 案 管 理 工 作 造 成 影 响 . 针对以上问题,要利用现代化技术转 变 学 籍 信 息 处 理 方 式对其进行解决.高校可以利用计算机网络技术将纸质学 籍档案转变为电子 学 籍 档 案,并 且 按 其 类 别 进 行 分 类 处 理, 在查找某一学生信息时,能够更加方 便 快 捷. 同 时 电 子 学 籍 档案的应用也反映了学籍档案管理工作已经与时代发展潮 流相融合,档 案 管 理 工 作 者 要 不 断 地 对 其 进 行 深 层 次 的 探 索,以便电子学籍档案能够可持续性 发 展. 电 子 学 籍 在 提 升 学籍档案管理工作效率的同时也带来了 一 些 问 题,因 为 电 子 档案可以随意修改,所以丧失了传统档案 管 理 的 原 始 性 与 记 录性.因此,在进行 录 入 电 子 学 籍 信 息 时,教 师 要 让 学 生 仔 细核对每个信息数据,并且要规定学生在 某 一 时 间 段 全 部 完 成,进而提高电子学籍信息的真实性 与 录 入 工 作 的 效 率. 除 此之外,学籍档案管理部门还要对学籍档 案 实 行 电 子 与 纸 质 双 重 保 护 ,进 而 减 少 学 籍 信 息 丢 失 、盗 用 等 状 况 . (二 )完 善 学 籍 管 理 的 有 关 制 度 由于一些高校对其学籍档案的保护 工 作 不 重 视,使 得 一 些学籍档案的真实性降低.比如:纸质 版 的 学 籍 档 案 格 式 不 同,会发生信息遗 漏 的 状 况. 因 为 书 写 工 具 的 不 同,经 过 长 14 时间的搁置,使得其字迹不清或消失. 或 者 是 在 采 集 学 籍 档 案信息时,教育管理者的疏忽,使得学 生 少 填、漏 填 或 不 按 照 规则填写学籍信息.除此之外,一些学 校 对 于 存 放 学 籍 档 案 的房间管理不到位,也 会 出 现 因 受 潮、发 霉 等 因 素 对 学 籍 档 案 造 成 破 坏 ,使 其 参 考 价 值 大 大 降 低 . 针对以上情况,学校有关部门要完善 学 籍 管 理 的 有 关 制 度.首先要对档案 登 记 进 行 规 范,完 善 其 相 关 制 度,档 案 管 理者要认真地对待登记、核查、整理、保 护 等 工 作. 在 完 成 录 入后,要让有关人员 多 次 对 信 息 数 据 进 行 核 查 并 签 字,以 确 保信息的准确性.其次,要建立健全有 关 采 集 和 查 阅 学 籍 信 息的制度,以此保证学籍档案具有完 整 性. 学 籍 管 理 人 员 要 定期分批次地对学籍所有人进行回访,进 而 及 时 对 其 学 习 信 息进行更新处理.并且要对学籍修改的时间及内容进行再 次 确 认 ,以 保 证 其 真 实 性 及 完 整 性 . (三 )重 视 对 学 籍 档 案 的 保 护 学校要重视对学籍档案的保护,提 高 对 其 保 护 力 度. 首 先,要使学籍管理者 提 高 其 对 学 籍 档 案 的 保 护 意 识,因 为 管 理人员的工作 态 度 会 对 学 籍 档 案 的 质 量 产 生 直 接 的 影 响. 只有让学籍管理人员意识到其管理工作具有重要性及紧迫 性,他们才会以认真 的 态 度 对 待 其 工 作,从 而 使 档 案 管 理 工 作能够有效地