摘要:文件夹资料册可以用以盛装各类纸质的文件资料,还可以收纳票据、邮件等。资料夹使用时一般需要将内页的薄膜打开,平整的放入资料,收纳完成后在资料册的侧面标签上写好文件类别、备注等,下面一起来详细了解一下文件夹资料册使用的相关知识吧。
一、文件夹资料册怎么用
资料册属于文件夹的一种,文件夹包括单强夹、双强夹、资料册、两寸夹、三寸夹、不同规格的双开夹、单页夹(又叫L型文件夹)、多页夹。资料册用于保管较为珍贵的图片及文件资料(商务办公用),如可用于合同、剪报、乐谱等资料的管理,材料是由PP材料制成。其规格按页数分包括10页、20页、30页、40页、60页、80页、100页(再包含分无内衬纸与有内衬纸)。文件夹资料册使用方法如下:
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1、打开一份新的资料册。
2、打开后,资料册中每张塑料膜袋都是独立的。
3、在塑料膜袋的顶端用手指轻搓,可以将开口搓开。
4、搓开后,手伸进去将整个袋子都分离开,形成一个类似档案袋似的空间,此时将需要保存的文件从顶端放入里面即可。
5、将文件全部分装进每个袋子后,形成册,即可随时查找使用。
二、资料册的标签怎么贴
在平时的档案管理工作中,大家会整理一些档案合同,那么为了便于档案的管理,同时也为了快速查找文件档案,大家会给档案盒做标签。下面为大家介绍资料册标签怎么做,以及资料册的标签怎么贴。
1、用尺子测量好档案盒标签框的长和宽。
2、使用电脑打开word文档,插入一个“竖型”矩形框。方法如下: 点击“插入”——“文本框”——“竖排”。
3、在文本框内输入你要的标签内容。标签内容应该尽量简洁、概括一些。根据不同需要,除主要内容外,有些会加上档案时间段。
4、将标签内容选择字体、字号 、间距等,字体加粗效果会更好。一般来说一页纸上做几个标签。
5、最后用打印机打印出来,用小刀或剪刀沿边框裁下就好啦。
6、如果大家觉得用word做比较麻烦,也可以直接用白纸写标签。注意控制字体大小,在裁好的纸上工整地写上就完美啦。
7、长标签插入档案盒时一定要特别注意,对好方向,动作要慢,否则标签很容易损坏。