切实地了解你办公需要的各种程序,像是谷歌文件或是Excel。在你有空的时候多看一看这些程序,并确保你在工作时间完全了解该怎么操作,以免自己陷入困境。学会热爱你的电脑。你应该完全了解如何让自己的电脑尽可能高效地运作。如果你很认真地对待电脑上的工作,你可以买第二个处理器,这被证实能够提高工作效率。成为你的电话的主人。你应当拥有一个无绳座机电话,来避免手机信号接收的任何潜在问题。学习如何用你的电话进行电话会议,还有如何使用最重要的消音键。熟悉你的打印机。知道如何打印,传真,快速扫描文件并时刻有足够的纸张储备。
让桌子时刻有条理。当你在家工作时,你的桌子应该同样整洁而井井有条。桌子上唯一的私人用品应该是几张你也会带到办公室书桌上的照片和备忘录。你的桌子应当有足够的空间,让你能够把电脑舒适地放在上面,并有地方放纸张和办公用品。在桌上放一个装钢笔和铅笔的笔筒。每个月,检查一下笔筒并丢掉写不出来的任何写字工具。要有很好的文件整理系统。不管你是把文件放在书桌柜子里还是桌子旁的文件柜里,你应该把所有重要的文件放在不同的地方并清晰地作上标记,让你能准确的找到文件在哪里。你可以在桌子上放一个文件盒,并把最重要的文件放在那里,但要确认在一天或一周工作结束后再把它们收好,以免影响你的工作效率。让办公文具方便取用。订书机,荧光笔,和便利贴都应该放在桌上或最上层的柜子里,这样你就不必花时间找它们。不要忘记根据人体工学打造更舒适的工作环境。如果你把所有的时间花在桌子旁,一定要让自己有张舒服的椅子来支撑背部,而键盘和鼠标不会伤到你的手腕。如果你整天都在打字,考虑买一个体工学侧面鼠标或分裂式键盘。方法3 的4:
要专业
在工作时间不要做私人的事情。尽管你在工作时可能会想去做别的家务事或杂事,甚至去安排一项私人约会,但把你的私事和真正的工作混在一起是不专业的 。你可能会觉得这能节省时间,但其实你是在浪费时间,因为试图同时完成所有的事情。如果你有杂事要去做,不要在工作的中途停下来去做。不可以在中午休息时间赶紧去做你的私事,例如去一趟邮局,就像你去上班时会做的那样。不要试图去清理房间。尽管你可能会想在电话会议的时候擦洗地板并放好你的盘子,这其实会让你在和同事交流,并听他们有什么话要说时分心。不要花一小时时间和最好的朋友讲电话,或在白天出去和朋友约会。你可以在短暂的午休时间去和朋友聊聊,但别花太多时间在社交上,不然你就偏离工作轨道了。你如果去办公室可不会花一小时时间和朋友聊天,对吗?别在工作时间和你的朋友互相发些好笑的短信。这会极大地降低你的工作效率。
通过电话和Skype维持专业的交流。当你在家工作时,要变得专业,你需要拥有一流的沟通技能。当你要开电话会议的时候,你应该比在办公室工作的同事准备得更加充分,积极发言,并让别人注意你说的话,确保人们知道你是谁,即便你是在家工作。当你和同事在电话上交流时,确保不要有什么干扰。去一个安静的地方,并确保你的孩子和家人不会打扰。设置一个适合用Skype的环境。你有可能会因为会议经常使用Skype,因此确保你的电脑放在一个光线充足的地方,背景简单,令人愉快。
不要让朋友和家人打乱你的工作计划。你的朋友和家人可能不能理解"在家工作" 意思是 "真正的工作" 。他们可能会在工作时间给你打电话来闲聊,或邀请你去吃个大餐,或甚至找你帮忙,因为它们不理解你真的需要呆在你的办公桌旁,并认真对待你的工作。首先,把你工作计划的重要性解释给你的朋友和家人听。告诉他们如果有重要的事情再给你打电话--就像你在办公室时他们会给你打电话一样。如果你有孩子,依据他们的日程来安排你的工作计划,这样你设定的工作时间中就不必去接送他们,给他们做饭,或哄他们睡午觉。不要试图在工作的同时去照顾家人。
保持联系。尽管你在家工作,你还是需要了解你的同事,并与他们建立职业关系。这会让你在与他们共事的时候更容易,在工作时你也会更加兴奋。这里有些你可以尝试的事情,让你在家工作时也能保持联络:确保随时都能容易地联系到你。尽可能频繁地检查你的电子邮件和工作聊天程序(如果你有),如果你常常使用Skype软件,并需要外出,就在电话上保持Skype在线。你的同事应该觉得联系你就和联系坐在隔壁房间的人一样容易。如果可以,时不时地拜访你的办公室,让人们知道你是谁。花时间来认识你电话沟通过的人,并让他们知道你多感谢他们。如果你经常去办公室参加会议,通过提出好的想法和问问题让自己被了解。
区分职业生活和家庭生活。在家工作不利的一个方面是所有你工作需要用的东西都有。这就意味着如果你想,可以每时每刻都在工作。但是,如果你想保持心智健全,就应该设定好工作时间,并决心不要在晚上和清晨,本应和家人度过的时间花在工作上。如果你在一天工作结束后想起还有什么事要做,把它写在待办清单上并留给明天去做。为了建立这样的区别,你可以在工作完成后换下工作服,穿上日常或休闲的衣服,这样你就不会那么想花更多时间在办公上了。方法4 的4:
保持专注
改变你的环境,避免干扰。如果你从事的工作是只要有电脑,绝对可以在任何地方办公,那么一星期中找一天去咖啡店办公,看看感觉如何。如果你在这种工作环境下更专注更有条理,并比较不容易想去做别的事或给朋友发短信,那么也许这里相较于你家来说是更好的办公环境。在咖啡店,图书馆,或其他别人也在工作的环境中工作,也会对你的精神状态有好处。你会觉得没那么孤独,更像一个工作社区中的一部分。
别花太多时间浏览网页。虽然你一天的工作都在上网,但不要因为经常查看你的电子邮件, 社交网站,最喜欢的新闻站点或其他喜爱的网站而分心。虽然你可能并不觉得每5分钟去点击一下你最喜欢的5个网站并没有失去多少时间,但这时间不仅会累计,而且会让你不会全神专注于你的工作任务上。通过允许自己每隔一小时浏览一下网页来奖励自己,当你需要休息一下的时候。如果你真的需要在工作时让电子邮件保持联通,那就把它开着,不过如果你没有紧急的邮件,就每半小时或一小时再查看一下。不要在工作的时候和你的朋友聊天。这会迅速降低你的效率。
避免同时做几件事。尽管你可能认为一心多用能帮你完成更多事项并让工作时间早点结束,但如果你一次做一种工作能够更加专注。一次做一件待办事项清单上的任务,你会惊讶的发现这比尝试同时做四项任务要快多了。如果你在一心多用,你永远不能全身心地投入一件事中,并更有可能分心并犯错误。
间歇性地休息。时不时地休息一下能帮你保持专注。让我们正视吧--没有人能在办公室8小时不停地工作,你也不应该这样。你应当每隔一小时做点别的事来休息一下,不管是啃个苹果,还是散个小步,或者只是在你的走廊上看看,并呼吸一点新鲜空气。休息会让你在回来工作的时候更加专注。[3]尽可能多的出去吃午饭或者出去买午餐。尽管你可能会为午餐花更多钱,但这样做会帮你恢复精神并分割开工作时间。制定目标,一天至少离开房子一次。如果你完全不离开房子,会患幽居病的。让你的眼睛休息。如果你一整天都盯着屏幕,至少休息5分钟来避免眼睛变形或患头疼。小提示
如果你在家工作,你应该买套符合人体工效学的办公设备。记住在家工作并不适合每个人。如果你很容易被家庭杂事分心,或在工作时受到家人的干扰,那么在办公室工作更适合你。