三是要遵守司法礼仪。司法礼仪是指司法活动主体在司法活动中应当遵守的礼节、仪式以及行为态度和方式。司法礼仪在司法活动中有着特殊意义,它是司法活动的外在形象,体现书记员的职业素养和职业文明,有助于提高司法公信力,提升法院形象。同时,可以强化司法活动的神圣性,体现司法的权威和尊严。如果书记员在审判活动中不拘小节、随心所欲,不仅会影响自己形象,还会影响法院形象、司法权威和公正。遵守司法礼仪包括以下内容:
1、举止文明,仪表得体。文明举止和良好仪表能给当事人发出一种司法公正的信息,使他们对裁判过程和结果产生信服。
2、礼貌对待当事人和其他诉讼参与人。这不仅反映出书记员个人素质的高低,更体现了司法活动的文明程度。
3、遵守法庭规则。法庭是司法活动的主要场所,所有参加庭审活动的人都应遵守法庭纪律和规则,书记员当然不得例外。
四是要谦和自信。书记员在工作中要积极主动与审判人员配合,在接待当事人时要态度谦和,不急不躁,把工作尽量做细做到位,平息当事人的急躁情绪。为人要诚实谦逊,勤奋学习,努力提高综合素质。在处理问题时要有自信心,要不卑不亢,坚持原则,在工作中遇到的压力和困难时,要有良好的心理素质,心态平稳,沉着应对,积极寻求解决问题的办法。
二、书记员的职责
诉讼,是一个案件从“收案”经“审理”到“执行”的完整活动过程,是依法进行的。在整个诉讼过程中,书记员担负着十分重要的工作任务。
(一)书记员诉讼中的八项基本工作任务为:
第一,协助审判员做好立案审查,认真办理收案的各种手续,把好诉讼的第一道关。立案是否准确,直接影响到案件的审理和结果的处理。立案审查,尤其是民事和行政诉讼案件,要按照《民事诉讼法》和《行政诉讼法》的相关规定,一要审查原、被告的主体资格,二要审查是否有明确的诉讼请求,三要审查其诉讼请求和事实理由有无基本证据支持,四要审查该案件本院有无管辖权,五要审查该案件是否属法院主管。法律规定有明确起诉期限的案件,还要审查是否超过起诉期。
第二,做好开庭前的准备工作。一个案件经过收案的审查之后,一旦确定审理,书记员就要依法完成开庭前的大量事务性构成工作。如向被告发送应诉通知书、举证通知书、诉讼须知、诉状副本、开庭传票等。如是合议庭审理,还要填发合议庭组成人员通知书,公开审理的要张贴开庭公告。在案件事实方面,要熟悉当事人的诉讼请求,核查当事人双方的举证,了解基本案情,掌握案件涉及的时间、地点、人员、金额、专用术语等,做到对全案基本情况心中有数。另外,对案情较复杂、证据多的案件,书记员还要协助审判人员召集双方当事人进行庭前证据交换,组织质证,确定争议焦点。这些开庭前的准备工作与开庭审理紧密联系,关系到审判案件是否合法、及时、顺利。
第三,审判阶段的中心环节即开庭中的工作。开庭前,书记员要宣布法庭纪律,核对当事人及诉讼参与人的到庭情况。开庭中要将法庭的全部审判活动完整、如实地记录下来,这是整个诉讼活动的重中之重。
第四,开庭后的工作。这是休庭或闭庭后诉讼活动的延续,书记员要将笔录交当事人阅看无异议后签字,因笔误或当事人有异议而改动的地方应有当事人捺印;协助审判员处理庭后各项事务,整理证据材料,查询法律条文等。合议庭评议案件时,书记员还要认真记录合议庭评议情况,如实记载每一位合议庭成员的意见,疑难复杂的案件提交审判委员会讨论时,书记员还要详细做好审委会讨论记录。此外,还要做好裁判文书的校对工作。
第五,做好宣判与送达工作。一个案件经过依法审理后,依法作出的判决、经主持调解所制作的调解(裁定)书等都具有法律的严肃性,书记员应当协助审判人员做好判决书的宣判、调解书(裁定书)的送达等工作。
第六,案件宣判后,当事人对判决不服上诉的、检察院抗诉的或者依法需要报请上级法院审核的案件,书记员要及时整理好卷宗,办好送交上级法院审理的移送手续。
第七,诉讼中的最后程序——执行。这也是很关键的工作,书记员除了认真办理有关执行的手续外,还应当积极协助执行员完成生效裁判文书的执行任务,做好执行笔录、发放执行款物、整理案卷材料。
第八,诉讼文书的立卷、装订与归档工作。这样,一个案件全部诉讼活动结束。
(二)办理其他工作事项
“其他的有关诉讼的事项”包括:外出办案时带齐有关案件材料和诉讼文书;群众来信、来访的接待、处理;司法统计;法律文书的上网;内勤管理工作;在法官指导下调处轻微的刑事纠纷和简易的民事纠纷,调查较为简单的案件事实等。
三、如何做好书记员工作
要做好法院书记员工作,我认为必须具备以下素质。即一种“精神”,两种“心理素质”,三种“能力”,四种“意识”。
一种精神,就是要有吃苦耐劳,乐于奉献的精神。常言道:“干一行,爱一行,专一行”,既然从事了书记员职业,就要爱岗敬业,就要给自己定好位,珍惜自己的岗位,服从党组工作安排,树立不怕辛劳,乐于奉献的精神,不计较个人得失,甘当配角,任劳任怨,勤奋工作。
两种心理素质:一是在工作辛苦、工作遇到压力或困难时,要自我调节心理,要有舒展的胸怀,用平常的心态对待,不能急性焦躁,怨气十足,甚至牢骚满腹,心态失衡。二是在工作中遇到突发事件时,要心态平稳,不慌阵脚,沉着冷静应对,要有应对处理问题的自信心,积极配合审判(执行)人员灵活稳妥控制处理事态。
三种能力:
第一,要有善于学习的能力。一方面是加强政治理论学习,树立正确的政治观念指导工作。在庭审中要保持中立态度,树立公正意识,确保庭审记录的客观真实,不能掺杂个人感情。虽然书记员不直接审理案件,但所作的记录是作为定案依据使用的,所以记录的客观真实与否,直接影响案件的最后判决。所以要具备良好的思想品德。另一方面是加强法律知识的学习。只有熟练掌握法律知识,懂得法律术语,才能保证记录的“快、准、全、细”,才能为法官的正确评判提供可靠的第一手材料。同时,书记员还要不断向身边的老同志虚心求教,以身边业务骨干为榜样,边干边学,做到手勤、嘴勤,遇到问题要做到勤问、勤学、勤思。同时还要学习地方语言,熟知地方语言。
第二,要有语言文字综合能力。记录工作是一门科学。要想做好这项工作,首先要记录时不失原意,不能以个人意愿任意取舍。在这个基础上,又要力求语言简练,文理通顺。书记员要有分辨说话重点和高度概括的能力。开庭时,因当事人文化素质各异,有的当事人陈述事实,往往条理不清,甚至语无伦次,这就要靠书记员进行提炼综合,掌握重点记录,所以要求书记员必须加强文字功底的修炼,提高书面表达能力和分析概括能力。
第三,要有速记速录能力。这是书记员的基本技能,也是最重要的一项技能。具体地讲,我认为应达到四个字的要求,即“快、准、全、细”。一要快。书记员在记录中速度一定要快,要有连续记忆的能力。二要准。记得准,能准确反映案件审理的过程。三要全。不管是开庭审理,还是调查询问,记录要全面反映整个工作过程,全面反映每个人的动态。既要忠于原貌,同时又要注意灵活,不该记的绝对不能记。记录要全,凡是案件细节方面的不能遗漏,喜怒悲乐都要记下来。四要细。书记员工作要细,特别涉及到的数据、时间等一定要写准,笔录中不能有错字、别字。
四种意识:
第一,要有主动服务的意识。对书记员最基本的工作要求就是要有服务意识,一是工作要主动,不能拖沓,主动为审判工作搞好服务。二是要和法官紧密配合,做好工作。书记员与法官之间的配合是否融洽默契,直接影响到案件审理的质量与效率。审判员的判决书都是根据庭审笔录来写的。记录不好,判决书就写不好,如果记录错误的话,就会造成错判,后果非常严重。送达也很重要,如果没有送达或是送达不及时、不合法,就会造成不能开庭或是审判程序不合法,致使办案质量和效率大打折扣。三是案件审理结束后,要及时整理卷宗归档。装卷作为最后一个环节,不能不引起足够重视,因为卷宗关系到法院的形象。一个案子办到最后就是形成一本本的卷宗,是我们的劳动成果,别人看你办案质量就是通过这本卷宗来看。而且卷宗要归档,要保存几十年,甚至有的案卷是永久保存,形成历史档案。所以,卷宗的整理、归档一点不能马虎:这些日常性的工作,都要求书记员要有一种主动服务的意识才能圆满完成。
第二,要有创新意识。树立创新意识,是指工作思路、工作方法的创新,不是违反法律程序和工作要求的创新,是以精简不必要的工作程序,达到提高工作效率为目的的创新。所以,要求我们一是要加强法律法规的学习,不断更新知识,二是要不断总结工作经验,用于指导具体工作,三是要善于学习别人工作中的特长,补充自己的工作不足之处, 四是要寻求灵活多样的工作方法,提高工作效率。
第三,要有保密意识。书记员在审判工作中,始终接触到案件的处理全过程,包括合议庭对案件的评议,审委会对案件的讨论等,还包括很多个人稳私、商业秘密或国家机密等,如果书记员保密意识不强,随意放置案卷材料,将案卷或诉讼材料借给无阅卷权的人查看,在不应当谈论案件的场所谈论案件事实或处理结果,在案件处理结果下达前将处理意见透露给当事人或诉讼代理人等,这些审判秘密一旦泄露,都将给他人和审判工作带来不良影响,甚至会造成严重后果,损害法院形象。所以,要求书记员必须增强保密意识,高度重视保密工作,妥善保管案卷材料。同时,要谨言慎行,不该议论的不议论,不该打听的不打听,不向当事人或其他无关人员泄露审判秘密。
第四,要有责任意识。虽然书记员不对案件的裁判负责,但其工作质量的高低与案件的质量和效率紧密联系。比如一张传票的开庭时间或地点填写错误就会导致不能如期开庭,甚至带来工作麻烦,不及时送达就会造成程序不合法,不认真如实记录则使法官难以裁判,还影响到当事人的合法权益。特别是现在各级法院都在狠抓质效考评,如果工作一步不到位就会影响到下一步工作开展。因此,作为书记员,在工作中一定要有责任意识,要认真细致,不能马虎,不能粗心大意,不能只投完成工作任务了事。
四、人民法院常用的笔录及制作要求
人民法院在办案中常用的笔录有:开庭笔录、询问(讯问)笔录、调查笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论案件笔录、现场勘验笔录、证据交换笔录、查封扣押笔录、调解笔录、宣判笔录、接待笔录、执行笔录等。重点讲一下开庭笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论案件笔录、调解笔录和执行笔录的制作要求。
(一)开庭笔录。是人民法院依法审理各类案件时,书记员对庭审全过程所作的书面记录。
具体制作要求:
1、在宣布开庭阶段应记明:开庭时间、地点、宣布法庭纪律、审判长(或独任审判员)核对当事人、宣布案由、宣布合议庭组成人员(独任审判员)和书记员、其他诉讼参与人、告知当事人的诉讼权利义务、询问当事人是否提出回避申请等内容。
2、在法庭调查阶段应记明:①原告的诉讼请求;②被告的答辩意见;③双方当事人的补充陈述;④审判人员对案件有关事实进一步询问核实情况。
3、在法庭质证阶段应记明:双方当事人举证、质证过程,包括各自提供证据的名称及要证明的事项,对方当事人对该项证据所发表的质证意见。
4、审判员概括总结案件事实及争议焦点阶段,要记明案件争议的焦点。
5、法庭辩论阶段要记明:①原告及诉讼代理人发表的辩论意见;②被告及其诉讼代理人发表的辩论意见;③第三人及其诉讼代理人发表的辩论意见或答辩;④相互辩论的新观点。
6、最后陈述阶段要记明各方当事人最后陈述意见。
7、法庭调解阶段应记明:各方当事人提出的调解意见,能够达成调解协议的记清楚达成协议的内容,如不能达成协议的,应写明“因双方不能达成调解协议,法庭不再主持调解或建议当事人作考虑后再行调解”内容。
8、宣布“休庭”或“闭庭”阶段,应记明:当事人在规定时间内有查阅庭审笔录、申请补正的权利、当事人在庭审笔录上签字的要求。
另,在记录中,要记清合议庭成员是谁的提问,当事人、代理人中是谁的发言意见。
(二)合议庭评议笔录。是合议庭组成人员在案件审理中,对涉及案件的请示汇报,有关事项的裁定,整个案件事实的认定、法律适用、处理意见等进行讨论时,书记员对讨论、评议的具体内容所作的书面记录。
具体制作要求:
1、时间、地点、合议庭组成人员、书记员、评议××案件(或事项)等内容是最基本的要求。
2、开庭审理和评议案件必须由同一合议庭进行。
3、由案件承办人介绍案情。当事人的姓名(名称)、案由、当事人的诉辩意见、双方为支持自己的主张各自提供了哪些证据,经过法庭质证,承办人认为哪些证据可以采信,理由是什么,不采信的证据亦应说明理由;根据诉辩意见和采信的证据,承办人认为可以认定的事实,法律依据是如何处理等。
4、详细记录合议庭其他成员的发言。
①对当事人提供的证据的意见。哪些证据可采信及理由,不采信的证据及理由,最终作为定案依据的证据有哪些。
②对案件事实认定的意见。根据采信的证据,可以认定的案件事实,根据认定的案件事实,是否能作出结论。
③案件性质如何确定,法律依据。
④具体处理意见,“同意”与“不同意”都要说明理由。
5、记明评议结果。承办人及其他成员发表意见后,审判长要进行归纳,如果意见统一,统一意见就是评议结果。如果意见不统一,按照少数服从多数的原则,多数人意见就是最终评议结果。根据案件情况,尽管多数人意见一致,须报请审委会讨论的,以审委会讨论意见为最终结果,评议结果要记明事实认定、案件定性、适用法律和处理意见四项内容,除了记明多数人意见外,少数人的不同意见及理由也必须记明。
6、尾部要求。合议庭成员及书记员在笔录上签名。
(三)审判委员会讨论案件笔录。
审判委员会讨论案件笔录是提交审判委员会讨论的涉及审判业务的重要事项或者对疑难案件进行讨论并作出处理决定的文字记录。
具体制作要求:
1、记明讨论“×××事项”或“×××案件”名称。
2、记明案件来源和案件的基本情况以及合议庭对该案提出的疑难问题。
3、记明审委会讨论的过程和各委员发言的内容(重点)。
4、记明审委会的决议事项,包括对案件事实和案件性质的确认,责任的承担,法律依据及处理结果等。如有不同意见,也应如实记录。
5、笔录尾部由各审委会委员签名。
(四)调解笔录。是人民法院在对民事案件、刑事自诉案件、刑事附带民事诉讼案件的民事部分,以及行政案件的侵害赔偿诉讼进行调解时,由书记员对调解过程和内容所作的文字记录。
具体制作要求:
1、必须遵循当事人自愿的原则,不得强迫。
2、达成的调解协议内容不得违反法律规定,不得损害国家、集体、第三人利益以及社会公共利益。
3、协议内容表述要用规范用语,且与有关法律规定相一致。
4、调解笔录尾部要有双方当事人、审判人员、书记员签名,并注明调解日期。如果法院在调解时,邀请了有关单位或个人的协助,被邀请的人员也应在笔录上签名。
(五)执行笔录。是人民法院依法强制执行被执行人的财产,强制交付财物,强制迁出房屋或者退出土地、拆除建筑物等执行活动的文字记录。
具体制作要求:
1、必须准确、完整地写明所依据的法律文书的名称、编号、生效日期和应执行内容。
2、提起执行的原因和方式。
3、执行标的和措施。
4、对执行过程,要真实、客观记录,尤其是在执行中发生的意外情况,如案外人对执行标的提出异议,被执行人妨碍执行等,要清楚详细记录。
5、尾部由执行人员、记录人、被执行人和在场人签字。
6、如果遇到被执行人或在场人拒绝签字时,应将情况如实记入笔录。
其他几种常用笔录的运用:
调查笔录:是人民法院在办案过程中,为了查清案件,对当事人因客观原因不能自行收集证据或人民法院认为审理案件需要的证据,派出人员进行调查取证时所作文字记录使用的笔录。
询问笔录:是人民法院为了进一步查清案件事实,就某些事项对当事人进行询问所作文字记录时使用的笔录。
现场勘验笔录:是人民法院审理各类案件时对本案有关的物品或者现场进行勘查、检验时所作文字记录时使用的笔录。
接待笔录:是人民法院接待当事人(来访者)听取其反映问题或诉求时所作文字记录使用的笔录。
谈话笔录:是人民法院就某些事项向当事人作出解释说明或交谈沟通时所作文字记录使用的笔录。
讯问笔录:是审判人员提审刑事被告人讯问有关情况时所作文字记录使用的笔录。
总之,无论是制作哪种笔录,首先必须要记明时间、地点、参加的审判(执行)人员和记录人员等;二是记录中要交待审判人员和书记员的身份,要求当事人实事求是地陈述事实或反映问题;三是记录应客观、真实、详细,要突出重点内容;四是如果按照法律规定,涉及到当事人权利的,一定要交待清楚;五是尾部要有审判人员、书记员和当事人签名,有在场人的也一定要签名。
五、卷宗整理、归档问题
(一)目前卷宗、整理、归档存在的问题。
1、材料收集不全面,如律师、法律工作者作为代理人(辩护人)出庭,没有出庭函,被告是公司或其他法人的,没有相关部门登记的信息资料,通过程序审理的案件无开庭公告附卷等;
2、填充式文书填写不完整,如开庭传票附卷联,只写审判员和书记员的姓,不写名,执行通知书附卷存根只写执行标的总金额,没有分项填写金额等;
3、裁判文书出现错、漏别字;
4、材料装订顺序颠倒;
5、补充填写的诉讼文书内容、时间不符合程序逻辑;
6、卷宗装订不规范,材料不整齐;
7、卷宗封面不整洁,内容填写不完整,出现错别字。比如,在“一审法院栏”没有填写内容,离婚案件判决结案的在“一审结果”栏中只填了“判决”没有填写是否准予离婚,“检察院”填写为“检查院”等。
(二)整理、归档卷宗应注意的问题。
总的要求是按照最高人民法院、国家档案局颁布的关于《人民法院诉讼文书立卷归档办法》和《人民法院诉讼文书材料立卷规范》的要求,按规定顺序排列诉讼材料装订归档。根据我院诉讼档案整理归档时,还应特别注意以下具体问题:
1、要有工作责任心,要做到认真、细致、及时;
2、要全面收集相关材料,一人提交的重复材料要剔除;
3、要规范、完整填写填充式的法律文书;
4、补充填写的法律文书相关内容和时间一定要符合诉讼中的程序逻辑;
5、卷宗装订一定要规范、整齐,按顺序要求装订;
6、一定要正副卷分离;
7、封面要整洁,填写字迹要工整,内容填写要完备,报送评查、归档要及时。
六、结束语
作为法院书记员,一要爱岗敬业,乐于奉献,主动服务;二要加强学习,熟知法律,提高综合技能;三要遵守审判纪律,保守审判秘密;四要在树立大局观的前提下,忠诚于法律;五要严于律己、廉洁奉公。
总之,要在法院大家庭里不断丰富自己,磨炼自己,使自己不断成长。
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