当好领导秘书需要四种思维
秘书群体内部分工不同,服务岗位各异,但思维却有许多共同特点。从纷繁的秘书工作思路中总结出共性的思维模式(或方法),对提高秘书的服务意识和工作质量,对秘书工作的科学化、规范化、现代化发展,对指导年轻的秘书人员做好本职工作,都有非常积极的意义。考察秘书的思维特征,主要有以下四种:
服务为先的仆从思维
李欣同志在总结秘书工作的规律时,提出了著名的“追靠理论”,即领导工作有条需求线,秘书工作有条追靠线,秘书们要尽量让自己的追靠线贴近领导的需求线。“追靠理论”形象地说明了领导与秘书思维之间的关系。但追靠是一种意识,无法上升到思维层面,因为互动着的思维是双向变化、游移不定的,无法保持随时接近;只有将两种思维中的某一种加以定位,才能有追靠的起点。
在这里,我们引用西方管理学中的“仆从领导理论”,将秘书定位为“仆从”,那么秘书思维的主要特征便是仆从思维。近代中国也有与仆从领导思维相近的理论。如孙中山提出领导实为“人民公仆”,后来的革命领导人无不继承这一理念。根据这一理念,从属于领导工作的秘书工作,顺理成章也成了“仆从”(公仆的从属),后来的“三服务”思想最直接的思维转化,就是仆从思维。
应当指出,将“仆从思维”视作秘书工作中最主要的思维特征,并不是要求秘书在思维上低人一等,将自己降低为“奴仆”,而是要在工作中要保有服务领导和服务大局的意识。因为秘书工作与领导工作上的“一致性”,是建立在同事间互相尊重、人格平等的基础之上的。领导和秘书的主次之分,只是分工不同、主次有别而已。
遵循规则的在场思维
“场”是法国人文学者布尔迪厄社会学理论的一个核心概念。布尔迪厄认为,人一旦进入某个场域,就必须表现出与该场域相符合的行为,并且使用该场域中特有的表达代码。场域的概念意在指出,外在客观条件常常以习惯发挥作用后的结果来影响习惯,在这种内在性外化的过程中,会逐渐形成场域的“游戏规则”。
场域理论在秘书工作中表现得非常明显。秘书平时和领导在一起,就是一种特殊的场域,在这个场里,领导的思维方式、行为准则、个人风格都是正当的游戏规则,秘书要在以领导为中心的场里开展活动。即便不在领导身边,领导的“气场”依然有着重要的影响。而领导决策和管理的各种场合,又是不同的“场”,秘书要据此确定自己的位置,协调各种不同的关系,遵守相应场域所必须遵守的规则,表现出与众人相适应的行为。
在秘书职场,有这样一段顺口溜:“领导没来我先来,看看谁坐主席台;领导没讲我先讲,拍拍话筒响不响;领导说话我鼓掌,带动台下一片响。”其实在秘书的头脑里,时刻都要有一种“场”的概念,即使自己并未出现在领导将要到的地方,秘书也要有一种“在场”感,设身处地思考将会有什么样的事情发生,应该做好哪些方面的准备,充分发挥“在场思维”的妙用。
收放自如的发散思维
秘书的发散思维,是指秘书在工作中让思维呈一种扩散状态,具体表现为视野广阔,多向发展,就像一架收音机的无线接收器一样,各方的讯号均可收到,同时又能将它们聚合在一点,提出最佳的方案。发散思维如表现在参谋决策中,将会起到更为关键的作用。秘书人员应把工作范畴看作一个有机的系统,在辅助领导决策中全面地认识全局,着重考虑各部门之间的联系、关系、相互作用,运用发散思维对形势作正确的预判。
《易经》里有句名言:“穷则变,变则通,通则久。”运用到秘书工作实际中,是指秘书人员在意想不到的情况下,不能停留在窘迫状态,而是要设法摆脱困境,使事态转向有利的局面。在新时期,秘书的参谋助手作用愈来愈重要,秘书要多用发散思维来激荡头脑,给领导决策提供更有效的服务。
发散性思维也是一种创造性思维,这种思维活动不是单向的,而是多向的;不是线性的,而是矩阵式的;不是平面的,而是立体全方位的。实践证明,秘书工作者只有运用这样的思维方式,才能产生出供领导有选择有比较的多种对策方案。
勇于探索的创新思维
创造性思维是运用新颖、独特的方式和方法解决问题的一种积极主动的思维活动,也是人们为追踪某一目标,在经过一番考量后偶然受到某个因素刺激或某一事物的启发,对情况和问题产生了一种突如其来的领悟的思维方法。这一思维方式表现在秘书工作的各个领域,尤其在公文写作的美学价值上表现突出。
秘书的创新思维主要表现在三个方面:第一是工作观念创新,改变以前传声筒、保管员的观念,充分发挥桥梁、助手、参谋和后勤部长的作用;第二是工作方法创新,领会文件精神,明确工作规定,严格照章办事,形成组织管理的规范化、制度化,理清头绪,分清层次,集中汇报,重点处理;第三是工作手段创新,信息化和网络化作业,实现办公自动化。创新是现代社会发展的重要推动力,秘书也不例外,应该跳出以往的思维定式,进行观念创新、方法创新和手段创新。
秘书工作以“书”(文字文书工作)、“办”(办文办会办事)、“谋”(参谋助手作用)、“管”(辅助管理)为主,其中每一项工作因内容、特点不同,应以不同的思维方式为主导,辅以其他思维方式,如文字和管理工作多用逻辑思维,办事多用经验思维,发挥参谋助手作用常运用灵感思维等。但总的来说,科学的思维方式必须遵守三个基本原则,就是在形式上要求严密的逻辑性,达到归纳和演绎的统一;在方法上,要求辩证分析和系统归纳两种思维方法,达到深刻性和全面性的统一;在体系上,要实现逻辑与历史的一致,达到理论与实践的具体的历史的统一。当然,在实际工作中,培养良好的思维习惯,形成良好的思维品格,方法各种各样,本文只是起步,更多的科学方式还要在秘书工作实践中逐步丰富和完善。