数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录,源数据不会改变,也不会被隐藏;数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录隐藏起来,只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方法有:记录单查找、自动筛选和高级筛选。
下面结合实例说明各种查找方法的具体应用。
【例2—11】图2-37为某公司的部分商品销售记录清单。
图2-37 某公司的商品销售明细清单
根据图2-37中的有关资料,可以分别采用记录单查找、自动筛选或高级筛选的方式查找或选择所需要的信息,如下所述:
2.3.2.1 记录单查找
记录单是查找和编辑数据的最简单的方法,利用记录单,不仅可以查找数据记录,还可以修改和删除记录、添加新的数据记录等。
1.查找数据记录
利用记录单查找数据记录的步骤如下:
(1)用鼠标单击数据清单或数据库中的任一非空单元格。
(2)单击【数据】菜单,选择【记录单】项,则系统弹出如图2-38所示的记录单。
图2-38 记录单
(3)单击记录单中的【条件】按钮,则弹出记录单条件对话框,如图2-39所示。
图2-39 记录单条件对话框
(4)输入条件,比如要查找“张三”的销售记录,则在【销售人员】栏中输入“张三”,然后单击【上一条】按钮或【下一条】按钮,系统就逐次显示满足条件的记录行。
还可以使用多个条件联合查找记录,此处不再叙述。
2.修改或删除记录
在图2-38所示的记录单中,即可对某一记录的各字段进行修改。若要删除显示的记录,只需单击记录单上的【删除】按钮即可。
3.添加新的记录
在图2-38所示的记录单中,单击记录单上的【新建】按钮,则出现各字段均为空白的新建记录单,在记录单中输入各字段的值,输入完毕后,单击【新建】按钮,即完成添加新记录。
2.3.2.2自动筛选与自定义筛选
1.自动筛选
记录单检索数据每次只能显示一个数据行,当查询的数据较多,或要把查询的结果汇总成表时,就需要使用筛选工具了。