对于刚入职场的财务小白们,碰到报销是不是很头疼?本文详细地介绍了一些费用的报销流程,给各位新手提供一些建议,扫扫盲。
—
一、员工费用报销规定有哪些?
1、任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。
2、报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误),由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。
3、报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。
4、对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。
5、签名的规定:
① 所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。
② 所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。
6、财务复核结果视情况做下列处置:
① 退回报销单(注明退回原因)。
② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。
③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。
④ 交出纳付(汇)款。
7、每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。
8、每周汇员工报销款后,差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。
9、在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。
二、差旅费的报销手续具体流程
1、提供合法的票据。索取住宿票据时,应要求对方将票据内容填写完整,填写内容包括:单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。
2、填报“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括:姓名、前往地点及乘坐交通工具、