第一章:行政统筹管理的定位
1.什么是行政?
2.行政的5大职能
3.行政管理工作的特点 — 协与调的艺术
4.重新认识行政管理工作内容
5.基层、中层、高层行政管理工作的重点
第二章:行政统筹综合管理
1.办公室管理制度的建立与推行
A.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
B.如何制定具体的管理制度:5大要素
案例:《固定资产管理制度》
2.办公室环境管理
A.办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
B.5S管理
互动:《现场5S管理》
C.办公室布置原则:规范与美观的平衡
案例:《这样的办公室,能做得更好些吗?》
3.办公文档、办公设施与日常用品的管理
A.不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等
B.办公设备和公共设施的日常管理
C.文具等办公用品的采购和预算
D.固定资产管理
4. 后勤岗位员工管理
难有亮点却容易有纰漏的工作节点:前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
5.公共关系管理
A.如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化
B.如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后
C.面对突发公关事件的软处理与硬处理
第三章:专业秘书/助理人际沟通技巧
1、DISC沟通风格及其优势和局限
诊断测试:《我是哪种沟通风格?》
A.DISC之D型:驾驭型/老虎型
B.DISC之I型:表达型/孔雀型
C.DISC之S型:亲和型/考拉型
D.DISC之C型:分析型/猫头鹰型
案例:《在期限内发送重要文件》
小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》
E.分析及总结四种风格沟通策略
2、如何与上司沟通
A. 只有懂领导才能帮领导
案例:《部长的杯子》,《郭总的工作计划》,《气头上的邮件》
B. 如何取得上司的信任
a. 保持主动和良好的沟通
案例:《视觉型、听觉型、感觉型的领导》
b. 对主管的地位和能力表示敬意
情景演练:《请假》
C. 如何领会上司的意图
D. 如何提建设性意见:站在领导的位置想问题
情景练习:《新的北方大区总经理》,《谁该去德国?》
E. 多领导沟通技巧
3、如何与同事沟通
A. 发展“人际联盟”
案例:《新宁的推荐信》,《欠我的人越多,帮我的人越多》
B. 避免政治性错误
案例:《姚明的退役演讲》
C. 实力是最坚固的权力基础
a. 忠诚比能力更重要
b. 累积专业实力,创造自身价值
案例:《没有上下级关系,如何让各部门配合》
情景演练:《跨部门沟通之质检部与研发部》
4、如何与下属沟通
A. BEST STEP反馈法
B. 正面反馈:赞美法
C. 负面反馈:建设性批评
案例:《遥控开车》,《杰克韦尔奇的纸条》
5、如何与客户沟通
A. 记住客户的名字
B. 关键时刻的关心
C. 站在客户的角度
情景正反演练:《我需要那个配件》
第四章:企业实用公文写作
1.公文写作概述
A.公文的类别和行文关系
B.公文写作四大原则
C.公文写作六大步骤
a. 制定行动目标:主动目标与被动目标
b. 决定正式程度:公文正式程度由什么来体现?
c. 设定总体风格:公文的游说矩阵
d. 选择层次结构:连贯式、并列式、分析问题式等
e. 列出大纲:提纲法和辐射法
f. 撰写初稿
D.公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
案例:《常见错误解析》
2.企业常用公文的写作
8类不同公文的性质和作用
A.通知:《国务院通知》
B.请示与报告:
a)相同之处 b)不同之处
C.批复:具体的答复意见
D.函:
a)邀请函 b)感谢函 c)复函等
E.会议纪要:
a)摘要记录 b)详细记录
F.工作总结:《外商协会工作总结》的巧妙之处
G.工作计划:
a)目标 b)措施 c)步骤
H.演讲稿:开头、主体和结尾
3.简洁有效地使用电子邮件
A.书写原则:KISS
B.书写技巧:发送对象、标题、内容、签名栏
C.电子邮件沟通礼仪
4.制作专业的工作简报(PPT)
A.明确目标、分析听众
B.设定逻辑:金字塔写作原则
C.如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩
D.演示PPT:开场白和结束语
E.巧妙帮助上司熟悉PPT
第五章:有效的会议/活动管理
1.导致会议低效的原因
A.长期以来我们都是怎么开会的?
案例:“开会比较烦”的小王
B.企业会议常见的问题:参而不议,议而不决,决而不行,行而无果
C.原因如下:认识不到,重视不够,准备不足,组织不好,技巧不佳,落实不力
2.高效会议前的准备工作
A.是否需要开会?
a. 不需要开的“五种会”
b. 必须要开的“五种会”
案例:生产车间着火了要开什么会?
B.准备工作的重要性
a.会议准备的5W1H
b.会议准备内容核对单
c.会场布置的准备
d.主持人4个准备工作
3. 成功会议中的五大策略
A.如何做开场白
情景模拟:主持人的开场白
B.如何分配发言时间
C.如何掌握议事进度
D.如何达成会议决策
a.彼德·德鲁克决策法
b.4种群体决策:权威、少数服从多数、共识、无异议
c.4种团队决策法
案例分析:《工艺重组的讨论会》
E.如何圆满结束会议
4、如何成为优秀的会议主持人
A.把控好会议的三个阶段
a.开始阶段 – 热身、b.进行阶段 – 热炒、c.收尾阶段 – 热心
B.如何应对会议中发生的意外
C.如何对付与会群体中的“刺儿头”
情景模拟:《公司活动筹备会议》
5、会议记录与会后跟进
A.会议记录者的功能和胜任条件
B.对会议记录的建议
C.如何进行会后跟进
D.自我评定
E.如何提高下次会议质量
6、项目性活动的管理
A.项目管理内容
B.大型活动的关键节点控制
C.常规活动如何推陈出新
讨论:《那些年我们组织过的活动》
第六章:情绪与压力管理
1、情商是什么?
2、工作情商的18项能力
心理测试:《你的情商高不高?》
3、如何提高自我情绪觉察力
A. 辨识情绪:情绪来自于想法
案例分析:《开会迟到了》
B. 情商高手的沟通黄金法则:先处理心情,再处理事情
讨论:《你遇到过的情商高手》
4、 如何处理工作上的负面情绪
A. 愤怒管理的秘诀
情景练习:《SCC法则》
B.如何管理压力
心理测试:《你的压力指数》
情景练习:《大脑SPA》
5、遇到挫折,如何自我激励
A. 如何建立乐观思维
情景练习:《乐观三部曲》
B. 心情愉快的行政人员带来高效团队业绩
第七章:结束语
1. 分享与回顾
2. 行动计划