通常我们使用透视表就是用来汇总数据啦,把字段一拖放,汇总数据的工作就已经完成了百分之八十,简直是太方便了!那今天我们就来处理剩下20%的工作吧~。
一、数据透视表排序
在如图所示的表格中,需要对数据进行统计,计算出每个部门每个人领取数量和金额的占比,并且可以按月进行筛选。相信看过前两篇教程的小伙伴都会操作了吧。
这里就不赘述了,透视表结果如下。
下面我们来学习剩下百分之二十的工作。
1.单个关键字段排序
现在需要将领取数量按照由高到低的顺序排列。在领取数量列中任意单元格单击右键,点击“排序”-“降序”。
则可以看到每个部门的汇总数量按照降序排列了,但是每个部门内人员的领取数量并没有按照降序排列。
右键单击岗位列任意单元格,选择“排序”-“其他排序选项”。
在弹出的对话框中,点击“降序排序”-“领取数量”。点击确定。
此时可以看到,每个部门内人员的领取数量也降序排列了。
2.多个关键字段排序
前面我们的需求仅仅是对领取数量进行排序,那如果领取数量相同时,需要按金额降序呢?
为了更直观地给大家展示,我们先取消分类汇总。点中透视表,点击浮动选项卡里的“设计”-“分类汇总”-“不显示分类汇总”。再删除“部门”和“岗位”字段。结果如下。
在领取数量列中单击右键,点击“排序”-“降序”。结果如下。
当领取数量相同,再按照金额降序排列,在金额列中单击右键,选择降序,结果如下。
大家会发现,这时金额是降序排列了,可是领取数量列顺序又打乱了。因为透视表每一次排序都会刷新,不会保存上一次排序的结果。
怎么办呢?在名字列中单击右键,选择“排序”-“其他排序选项”。在弹出的对话框中点击“其他选项”。
取消勾选“每次更新报表时自动排序”。点击确定。
这时再依次设置金额和领取数量为降序排列,就可以得到正确结果。如下所示,领取数量为降序排列,当领取数量相同时,按照金额降序排列。
3.手动输入排序
如下所示的表格,我们先创建一个数据透视表。
透视表如下所示,我们需要将部门列排序。
若直接右键升序排序,结果如下,中文文字的排序,是按照拼音升序排列的,并不是我们想要的结果。
其实,我们直接点中第一个单元格,输入“市场一部”后回车,部门列就排序好了。如下所示。<