使用电子邮箱给政府部门或者行业机构发电子邮件,需要规范邮件的格式,下面小编就给大家讲解下邮件的格式是什么?
邮箱的地址 邮箱地址的格式由三部分组成:邮箱名+标识符@+邮箱域名。在发送一些正式的电子邮件时,邮箱地址要使用代表自己的英文或者拼音作为邮箱名,即使邮箱名被占用,也不要增加多余的字母或数字,可以使用下划线或连字符来表现差异。
邮件的主题 简短明确的邮件主题有助于对方判别邮件内容的重要性,进行优先级确认。如果邮件主题含糊不清或者空白,将很容易被忽略,甚至被标记为垃圾邮件。
邮件的称谓 邮件开头要表示自己的敬意,使用对收件方的尊称,如“尊敬的X经理,您好”。
邮件的表述 邮件内容不宜铺垫太多,表明自己的身份后,就可直接表述邮件目的,条理要清晰,以便对方更快理解邮件内容。
邮件的附件 如果邮件需要添加重要的附件,一定要在邮件正文中提及,向对方说明附件并提醒对方查看。
邮件的发送 完成邮件所有编辑工作后,务必对每个环节进行审核(包括:发信人地址,收件人地址,邮件主题,邮件称谓,邮件正文,邮件附件等),确认无误后即可点击【发送】按钮。