项目团队(Project Team)

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什么是项目团队

有关项目团队的定义很多,每种定义的角度各不相同。
按照现代项目管理的观点,项目团队是指“项目的中心管理小组,由一群人集合而成并被看作是一个组,他们共同承担项目目标的责任,兼职或者全职地向项目经理进行汇报”。
从项目管理过程来对项目团队进行定义:“项目团队包括被指派为项目可交付成果和项目目标而工作的全职或兼职的人员,他们负责:理解完成的工作;如果需要,对被指派的活动进行更详细的计划;在预算、时间限制和质量标准范围内完成被指派的工作;让项目经理知悉问题、范围变更和有关风险和质量的担心;主动交流项目状态,主动管理预期事件。项目团队可以由一个或多个职能部门或组织组成。一个跨部门的团队由来自多个部门或组织的成员,并通常涉及组织结构的矩阵管理。”
此外,广义的项目团队还包括项目利益相关者,如项目业主、项目发起人、客户等等。本文所指的项目团队是具体从事项目全部或某项具体工作的组织或群体,是由一组个体成员为实现项目的一个或多个目标而协同工作的群体。

项目团队的特征

项目团队的特征有:
1、项目团队具有一定的目的
项目团队的使命就是完成某项特定的任务,实现项目的既定目标,满足客户的需求。此外项目利益相关者的需求具有多样性的特征,因此项目团队的目标也具有多元性。
2、项目团队是临时组织
项目团队有明确的生命周期,随着项目的产生而产生,项目任务的完成而结束,即可解散。它是一种临时性的组织。
3、项目经理是项目团队的领导
4、项目团队强调合作精神
5、项目团队成员的增减具有灵活性
6、项目团队建设是项目成功的组织保障

项目团队的发展阶段

项目团队从组建到解散,是一个不断成长和变化的过程,一般可分为五个阶段:组建阶段、磨合阶段、规范阶段、成效阶段和解散阶段。在项目团队的各阶段,其团队特征也各不相同,如下表所示:
1、组建阶段
在这一阶段,项目组成员刚刚开始在一起工作,总体上有积极的愿望,急于开始工作,但对自己的职责及其他成员的角色都不是很了解,他们会有很多的疑问,并不断摸索以确定何种行为能够被接受。在这一阶段,项目经理需要进行团队的指导和构建工作。
应向项目组成员宣传项目目标,并为他们描绘未来的美好前景及项目成功所能带来的效益,公布项目的工作范围、质量标准、预算和进度计划的标准和限制,使每个成员对项目目标有全面深入的了解,建立起共同的愿景。
明确每个项目团队成员的角色、主要任务和要求,帮助他们更好地理解所承担的任务
与项目团队成员共同讨论项目团队的组成、工作方式、管理方式、一些方针政策,以便取得一致意见,保证今后工作的顺利开展。
2、磨合阶段
这是团队内激烈冲突的阶段。随着工作的开展,各方面问题会逐渐暴露。成员们可能会发现,现实与理想不一致,任务繁重而且困难重重,成本或进度限制太过紧张,工作中可能与某个成员合作不愉快。这些都会导致冲突产生、士气低落。在这一阶段,项目经理需要利用这一时机,创造一个理解和支持的环境。
允许成员表达不满或他们所关注的问题,接受及容忍成员的任何不满;做好导向工作,努力解决问题、矛盾;依靠团队成员共同解决问题,共同决策 。
3、规范阶段
在这一阶段,团队将逐渐趋于规范。团队成员经过震荡阶段逐渐冷静下来,,开始表现出相互之间的理解、关心和友爱,亲密的团队关系开始形成,同时,团队开始表现出凝聚力。另外,团队成员通过一段时间的工作,开始熟悉工作程序和标准操作方法,对新制度,也开始逐步熟悉和适应,新的行为规范得到确立并为团队成员所遵守。在这一阶段,项目经理应:
尽量减少指导性工作,给予团队成员更多的支持和帮助;在确立团队规范的同时,要鼓励成员的个性发挥;培育团队文化,注重培养成员对团队的认同感、归属感,努力营造出相互协作、互相帮助、互相关爱、努力奉献的精神氛围。
4、成效阶段
在这一阶段,团队的结构完全功能化并得到认可,内部致力于从相互了解和理解到共同完成当前工作上。团队成员一方面积极工作,为实现项目目标而努力;另一方面成员之间能够开放、坦诚及时地进行沟通,互相帮助,共同解决工作中遇到的困难和问题,创造出很高的工作效率和满意度。在这种一阶段,项目经理工作的重点应是:
授予团队成员更大的权力,尽量发挥成员的潜力;帮助团队执行项目计划,集中精力了解掌握有关成本、进度、工作范围的具体完成情况,以保证项目目标得以实现;做好对团队成员的培训工作,帮助他们获得职业上的成长和发展;对团队成员的工作绩效作出客观地评价,并采取适当的方式给予激励。

好何构建高效项目团队

组建一支基础广泛的团队是建立高效项目团队的前提,在组建项目团队时,除考虑每个人的教育背景、工作经验外,还需考虑其兴趣爱好、个性特征以及年龄、性别的搭配,确保团队队员优势互补、人尽其才。
项目经理要为个人和团队设定明确而有感召力的目标,阐明实现项目目标的衡量标准,让每个成员明确理解他的工作职责、角色、应完成的工作及其质量标准。设立实施项目的行为规范及共同遵守的价值观,引导团队行为,鼓励与支持参与,接受不同的见解,珍视和理解差异,进行开放性的沟通并积极地倾听,充分授权,民主决策。营造以信任为基础的工作环境,尊重与关怀团队成员,视个人为团队的财富,强化个人服从组织、少数服从多数的团队精神。根据队员的不同发展阶段实施情境领导,正确地运用指导、教练、支持与授权四种领导形态,鼓励队员积极主动地分担项目经理的责任,创造性地完成任务以争取项目的成功。
2、鼓舞项目团队士气
项目团队的士气依赖队员对项目工作的热情及意愿,为此,项目经理必须采取有效措施激发成员的工作热情与进一步发展的愿望,创造出信任、和谐而健康的工作氛围,让每个成员都知道,如果项目成功了,每个人都是赢家,个人的价值也得到了实现,否则便是双输,而且,任何人都没有比团队等聪明、更有战斗力。鼓励成员相互协调、彼此帮助,开诚布公地表达自己的思想,设身处地地提供反馈来帮助自己和队员与项目一道成长。提倡与支持不断学习的气氛,使团队成员有成长和学习新技术的机会,能够获得职业和人生上的进步。庆祝团队达到的里程碑,肯定与赏识个人与团队的成功。
灵活多样而丰富多采的团队建设活动,如组织项目队员周末聚会、室外拓展、团队旅游等,是培养和发展个人友谊、鼓舞团队士气的有效方式。另外,通过定期召开项目团队会议,也能充分讨论关于建设高效团队的有益话题,比如:作为一个项目团队,我们应该怎样工作?哪些因素防碍团队工作?如何克服?怎样改进才能使团队工作更有效等。
建设高效项目团队的最终目的是提高团队的工作效率,项目团队的工作效率依赖于团队的士气和合作共事的关系,依赖于成员的专业知识和掌握的技术,依赖于团队的业务目标和交付成果,依赖于依靠团队解决问题和制定决策的程度。高效项目团队必定能在领导、创新、质量、成本、服务、生产等方面取得竞争优势,必定能以最佳的资源组合和最低的投入取得最大的产出。加强团队领导,鼓舞团队士气,支持队员学习专业知识与技术,鼓励队员依照共同的价值观去达成目标,依靠团队的聪明才智和力量去制定项目计划、指导项目决策、平衡项目冲突、解决项目问题,是取得高效项目成果的必由之路。
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