红字发票是用来冲销已开出的正常发票的
具体如下:
一. 符合作废条件的(同时符合以下条件),发票注明作废,开票软件注明作废.
(一) 收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月;
(二) 销售方未抄税并且未记账;
(三) 购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。
二. 不符合作废条件:
1. 购货方已认证由购货方填写申请单
(1) 认证通过: 　　① 向主管税务机关填写申请,税务机关返回通知单(一式三联,一联购货方留方,一联由购货方给销货方,一联税务留存) 　　② 将通知单交给销货方,根据销货方的红字发票和通知单作进项税额转出。
(2) 认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”: 　　①《申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。其他同上。 　　②将通知单交给销货方,进项税不得抵扣,也不做进项税额转出。
2. 购买方未认证且所购货物不属于增值税扣税项目范围,由购货方填写申请单: 　　在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,主管税务机关审核后出具通知单。购买方不作进项税额转出处理。
3. 购货方未认证,由销售方填写申请单: 　　(1)销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单,在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料,主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。
销货方申请
由销货方申请开具负数发票的情况(前提是发票未认证,发票在180天的认证期内),具体情况如下:
1、因开票有误购买方拒收专用发票的,销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单,并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料,主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。
2、因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的,销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单,并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,同时提供由销售方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料,主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。 　　发生销货退回或销售折让的,除按照《通知》的规定进行处理外,销售方还应在开具红字专用发票后将该笔业务的相应记账凭证复印件报送主管税务机关备案。
购买方申请
1、已经由购货方认证的增值税发票,发生退货或发票开具错误需要开具负数发票的,由购货方申请开具负数发票。
2、因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的,由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》,并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,主管税务机关审核后出具《开具红字增值税专用发票通知单》。购买方不作进项税额转出处理。
3、购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围,取得的专用发票未经认证的,由购买方填报申请单,并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息,主管税务机关审核后出具通知单。购买方不作进项税额转出处理。
有关法规
《开具红字增值税专用发票通知单》的开具
一、业务概述
对于一般纳税人在取得增值税专用发票后,发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的,或者因销货部分退回及发生销售折让的,购买方应填报《开具红字增值税专用发票申请单》,由购买方主管税务机关审核后,出具《开具红字增值税专用发票通知单》,销货方凭购买方提供的《开具红字增值税专用发票通知单》开具红字发票;对于销货方提出申请的,可由销货方主管税务机关直接根据纳税人填报的《开具红字增值税专用发票申请单》开具《开具红字增值税专用发票通知单》。销货方在防伪税控系统中以销项负数开具,红字专用发票应与《开具红字增值税专用发票通知单》一一对应。税务机关为小规模纳税人代开专用发票需要开具红字专用发票的,比照一般纳税人开具红字专用发票的处理办法,《开具红字增值税专用发票通知单》第二联交代开税务机关。
二、法律依据
《国家税务总局关于修订<增值税专用发票使用规定>的通知》(国税发〔2006〕156号) 　　 《关于修订增值税专用发票使用规定的补充通知》(国税发〔2007〕18号)
三、纳税人应提供主表、份数
《开具红字增值税专用发票申请单》,1份
四、纳税人应提供资料
1.因开票有误购买方拒收专用发票的,销售方须提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料
2.因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的,提供由销售方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料
五、纳税人办理业务的时限要求
1.因开票有误购买方拒收专用发票的,销售方须在专用发票认证期限内(自专用发票开具之日起180日)向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。
2.因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的,销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。
六、税务机关承诺时限
提供资料完整、填写内容准确、各项手续齐全,符合条件的当场办结。
七、工作标准和要求
1.受理审核
(1)主管税务机关应根据此下四种情况审核购买方或销售方填报的《开具红字增值税专用发票申请单》以及书面材料: 　　①因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的,审核购买方填报的《开具红字增值税专用发票申请单》中填写的具体原因以及相对应的蓝字专用发票信息。 　　②购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围,取得的专用发票未经认证的,由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》中填写的具体原因以及相对应的蓝字专用发票信息。 　　③因开票有误购买方拒收专用发票的,销售方向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》的,主管税务机关应审核《开具红字增值税专用发票申请单》中销售方填写的具体原因以及相对应的蓝字专用发票信息,同时审核购买方提供的书面材料。 　　④因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的,销售方向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》的,主管税务机关应审核《开具红字增值税专用发票申请单》中销售方填写的具体原因以及相对应的蓝字专用发票信息,同时审核销售方提供的书面材料。
(2)审核发现报送的资料不完整不齐全,存在疑点,未按照规定加盖印章,或者填写内容不符合规定等情况应当场一次性告知纳税人补正。
2.核准
审核无误的,主管税务机关当场出具《开具红字增值税专用发票通知单》,税务机关为小规模纳税人代开专用发票需要开具红字专用发票的,比照一般纳税人开具红字专用发票的处理办法,《开具红字增值税专用发票通知单》第二联交代开税务机关。
3.资料归档