在第二行,写出公司或者机构名(如果合适的话)。在第三行写出街道地址,第四行写城市,省份以及邮政编码。这些对于电邮来说是不需要的。在稍微正式一点或者日常的信件里,这些也是不必要的。在信封写上名字和地址就足够了。如果你写信是做调查并且没有联系人,简单的写上公司或者机构名和它的地址就可以了。
以称呼为开头。你用的称呼将取决于你和收信人的关系,正式的信件也一样。下面是一些可能的情况:如果你没有特定的联系人,但是你知道收信人群的性别(男女),你就多了一点选择。你可以写“亲爱的先生们”,“亲爱的女士们”,或者“亲爱的先生女士们”。但要特别注意这一点—在(他/她)阅读或者打开你信件之前你并不想冒犯他们。如果你写的一封正式的信件并且你有特定的联系人,可以使用最保险的称呼是“亲爱的、或者我的…..”如果你觉得这太亲密的话,你最好不要用,你可以简单礼貌的称呼收信人的名字,以逗号(,)结束(比如“张女士,…”).如果你写的是一封稍微正式一点的信件,你可以用“亲爱的”或者“您好”作为寒暄。如果你写的日常信件,你可以用“亲爱的”或者“您好”,又或者更随意的问候如“你好”或“嗨”。
在称呼后面写上收信人的名字。如果是正式的信件,用礼貌的尊称如先生,女生,博士,或者其他军衔或者其他政府头衔,然后再写上收信人的姓。