数据文件太大,有什么坏处?
一个数据文件太大的话(不管是.pst 还是.ost),Outlook 运行缓慢不说,还很容易出现运行错误,比如 Outlook 开不了或者管不了等等;万一文件崩溃,就更麻烦了。所以尽量保持每个数据文件在1G 以下。
如果目前数据文件已经很大了,如何拆分?
有些拆分软件可以帮助我们把一个大的数据文件拆成几个小的,不过不知道会不会损坏数据。下面介绍两种方法,利用 Outlook 自带的功能手动拆分文件:
将文件分别转移到多个.pst 数据文件中。
视数据文件的大小,新建几个.pst 文件。
打开数据文件。在导航窗格,右击一子文件夹,然后选择“移动文件夹”。
在“移动文件夹”对话框中,选择一新建的.pst 数据文件,然后按“确定”。
用同样的方法,慢慢将原来庞大的数据文件拆分成多个.pst 文件。
利用 Outlook 的存档(archive)功能,也可以达到拆分的目的。
打开“文件>信息”,在“清理工具”中,选择“存档”。
选中“将该文件夹及其子文件夹存档”,选定某一子文件夹,设置好存档条件、存档文件存放的路径,按“确定”存档。
(小易提示:在存档文件地址栏中,直接通过修改存档文件的文件名,即可新增文件夹。例如:默认存档文件为archive1.pst,若改为 archive2.pst 即等于新建了一个 archive2.pst 存档文件。 拆分到多个存档文件夹时,可以通过“浏览”按钮来切换不同的存档文件夹。)
怎样使用多个数据文件?
要避免产生庞大的数据文件,目前还是多建.pst 文件的办法比较实用。公司里,邮件多的员工,大都建议1年新建一个.pst 文件,管理级的都是半年一个,所以他们 Outlook 很壮观呀,.pst 文件一大排。
一起看看怎样把邮件存到新的.pst 数据文件中。
首先参考易宝典文章创建一个新的.pst 文件。
打开“文件>信息”,按一下“账户设置”按钮,选择“账户设置”。
在“电子邮件”选项卡中,选中目前正在使用的邮件账户,然后单击“更改文件夹”。
在邮件送达位置对话框,选中新建的数据文件,然后按“确定”。
现在,新邮件就会自动发送到这个新建的数据文件夹中了。以后,每隔一段时间记得换一个.pst 数据