数据透视表就比分类汇总相对来说难理解一些了。想了解数据透视表,就要先明白什么是二维表,什么是交叉表?
二维表就像上面使用示例的数据一样,所有的标题都放在最上面一行,且标题没有再分更小的标题,数据一行一行的,这种称为二维表。交叉表则是第一行有标题、第一列也有标题,数据则放在除第一行、第一列以外的其它单元格中,数据可以从行方向(横向)、列方向(纵向)进行解读与分析。
数据透视表的作用就是把以二维表表示的数据转化成以交叉表的方式进行表示。
什么时候会用到交叉表呢?当面对一张二维表时,想从二维表两列的特性一起分析数据的时候就要用到交叉表,就要使用数据透视表工作制作交叉表。还是以实例来说明会更加容易理解一些。
例如:要对上面的二维表进行分析,想知道每个部门每种职称每个有要发出总计多少的基本工资。分析:首先,要把按每个部门进行一次归类,然后,再在每个部门里按职称进行归类,最后再把符合这两个条件的基本工资加在一起。其中,可以将部门作为行的标题、将职称作为列的标题,也可以将职称作为行的标题、部门作为列的标题。这就要看实际需要或个人喜好了。具体操作如下:
(1)选择数据
(2)单击“插入”à“数据透视表”打开创建数据透视表对话框,
其中,“请选择要分析的数据”在上一步已选择了,这里不用再操作。“选择放置数据透视表的位置”有两种方式:一种是“新工作表”,另一种是“现有工作表”。“新工作表”会将创建的数据透视表放在一张新的工作表中,“现有工作表”则要在当前工作表中指定一个位置放置,我们这里就指定从j2单元格开始放置,直接选中“现有工作表”在“位置”的文本框中上输入“j2”,点击“确定”。
(3)“确定”后,打开了“数据透视表字段列表”这个对话框,在Excel的右边,如下图:
(4)把“部门”用左键抓到“行标签”,把“职称”用左键抓到“列标签”(这里行标题设置为“部门”,列标题设置为“职称”,当然如果需要或个人喜好也可以对调下),把“基本工资”用左键抓到“数值”,设置完如下图:
其中,单击下图中圆圈的标记,
会弹出一个菜单,选择最后一项“值字段设置”可以修改汇总方式,会打开如下对话框
默认是“求和”,除了“求和”,还有计数、平均值、最大值等等,我们这个例子使用默认就可以了。
(5)完成操作后,在以j2单元格开始的