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到一位朋友的公司参观,参加了一次他们车间的早会。这是全车间的一个例行的早会,即每天都要开的早会。
这次早会上,一位员工提出一个问题,车间负责人针对这个具体的问题进行分析并试图解决,同时向这位员工解释一些东西。
整个早会持续了近二十分钟,其中有一段时间似乎是他和这位员工的辩论对话。
会后,我问他,你们早会常规流程是怎么样的,每天都这样需要二十分钟吗?
车间负责人说,早会规定是5-10分钟,常规流程是先点名,再就上一班的问题进行说明,
然后本班的任务安排,最后是员工反馈问题环节。如果有新员工,在点名之后做新员工介绍。
还有员工反馈问题的环节,这个早会流程看起来是够完善的。
我问他,这早会天天开,规定5-10分钟,那在5分钟结束的有多少,10分钟结束的有多少,10分钟以上结束的有多少?
车间负责人想了想,多数可以在10分钟这内完成,员工天天讲天天提也没那么多问题。
但有时遇到一些繁琐或纠结的问题,往往会超过半小时,甚至有两次超过了一个小时。
他们这个车间近三十号人,半小时到一小时在开早会,我有点难以置信,也难以理解。
车间例行的早会,其主要目的是对上一日工作的简短总结,当日的工作任务安排和注意事项说明,以及相关信息的上传下达等。
如遇特殊情况,必要时可以在早会上鼓舞士气。
早会是整个班组(车间)的人参加,早会需要简短,否则耽误的是全体人员的时间。
如果参加早会的人是20人,耽误10分钟,就等于耗用了一个人半天的工时,也就是半个人力。
所以,车间开早会,需要有所侧重,需要有所取舍,也需要,有一定的方法。
基于这些,我提出车间开早会的三要和三不要,供这位车间负责人和我的朋友参考。
(注:本文所说的早会只针对制造型企业生产车间的早会。)
01
车间早会的三不要
1、不要试图在早会上解决问题。
不要在早会上解决问题,这是最重要的。
因为,要解决问题,得要先弄明白到底是什么问题,再进行调查和分析,找到原因,然后采取方法或措施,进行处理和解决。
过程中或许还需要一些讨论,甚至争论。这些,都是时间的杀手,都不是在一个早会应该做的事。
可能有人会说,有些问题很简单呀,一两句话就可以解决了。这要么只是看似解决了,会有不少后患;
要么,根本就没解决,只是你自认为解决了。
因为,问题可以很简单,解决问题也可以很简单,但这个问题确定去如何解决,不简单,至少,这不是在早会上可以快速确定的。
可能有人还会说,如果有问题怎么办,员工提出了问题怎么办,哪道不管吗?
我们当然要管,但我们不要急于在早会上管。
我们可以告诉员工,这个问题提得好,但我们不要浪费大家的时间,这个问题我会后专门找你解决。
2、不要让员工在早会上提问题。
在早会上不要设置员工提问的环节,这是造成在早会上解决问题的最主要的原因,没有之一。
首先,绝大部分问题只和一小部分人甚至只和提问的人相关,所以,有问题,会后提,单独或少数几个人沟通解决,不要耽误和浪费全体人员的时间。
其次,更重要的是,我们要考虑或者自问,员工为什么会在早会上提问题?
恐怕没有别的原因,原因就是公司有早会上提问题的习惯,在早会上提更有效果。于是,平常不提,专门等到在早会上提。
所以,我们要做的不是在早会上让员工提问题,我们要做的不是在早会上解决问题,而是告诉和要求员工,有问题,不要等待,
即时反馈,即时提出,我们即时解决。做了这三个即时,早会上有还会有问题吗?
很多人反感开单向会,反对开会搞一言堂,但我觉得,对于车间来说,车间早会就是单向会,就是一言堂。
3、不要让早会超过5分钟。
一般车间都是很忙的,任务也紧,过长时间的早会,耽误的是生产进度,耽误的是生产效率,提升的是生产成本。
可能有的企业让员工提前上班的方式开早会以避免对生产的影响,比如八点上班,要求员工七点五十开早会。
这种情况,能不能真正避免对生产影响先不说,我们先在做的是更不能让早会超过5分钟,我们可以七点五十五开早会。
因为,节省员工的时间,是对员工最大的尊重。
怎么让早会不超过5分钟,我提三条建议。
首先,早会不是讨论会,不要反复纠结于一件事某一个人,凡只牵扯个别或少数几个人的,一律不要在早会上提出。
其次,车间早会不要打鸡血,也不要搞什么形式主义,讲什么使命愿景价值观。这些特别耗时间,但意义不大。
当然,偶尔为之,根据实际需要而为之,没什么问题。
最后,早会上点名是多余的。早会上点名没有意义,人少,一眼看到头,不用点。
人多,点名就特别耗时间,不值得点。人到没到齐,我们有其它若干种办法确定,没必要非得在早会上进行。
02
车间早会的三要
上面说了车间早会的三不要,可能有人会说,这不要那不要,那就早会干脆不用开了。
不,对生产车间来说,早会有其相当的价值和作用,我们利用好了早会会对我们的生产管理带来很大的帮助。
所以,我建议车间早会做到三要。
1、早会要做准备。
早会做准备是指的车间管理人员,即早会主持人。
早会为什么要做准备呢?因为,请相信我,五分钟的早会并不简单。
当然,管理者个人能力强的,早会不准备,也能开好。
但有这种能力的人一般不会天天在车间开早会,因为,他们早到更重要的职务上去了。
早会如何准备?我建议以下三点。
第一,提前到车间,确定人机料法环等各种现场管理资源(提前上班,
这是生产现场管理人员必须承受之痛,因为,谁让你选择做生产现场管理人员呢?)。
第二,查看各种信息,如交接班记录、值班记录、生产计划、生产任务单等。
这第一第二的两点,目的都是对问题、对当班任务、对注意事项事先了然于胸。
第二,梳理斟酌自己在早会准备讲的内容,也可以先在头脑中先预演一遍,为正式早会做好准备。
2、早会要有既定的套路。
套路,或者说流程,车间要开好五分钟早会,利用好五分钟早会,除了要提前准备以外,我们还得要有既定的套路。
早会上最好只谈结果的东西或安排,简明扼要,具体原因不解释,涉及到的困难不解释。
(是指不在早会上解释,并不是一直不解释。)
车间早会的一般套路如下。
首先,相关信息传达,新制度和公司要求概要介绍。
其次,前一天或上班的工作总结或问题说明,穿插表扬或批评。有重大问题,必要时,可以动动怒,发发火,但不要成为常态。
再次,当天或本班的工作生产任务以及强调相关注意事项,比如安全和质量关注点等。
最后,这时可以直接散会,也可以打打气,鼓舞鼓舞员工士气,让大家有一个好的心态开始一天的工作。
这里要注意的是,打气,鼓舞士气不是打鸡血,生产车间,讲究实际一点的东西。
3、早会要站着。
早会就五分钟,要站着,至少,早会主持人要站着。这点,不需要我多费口舌了。
最后,做个总结。
车间早会看似一件小事,但如果真正发挥功效,对生产管理将带来无穷的好处。
早会是基层人员的管理工具,早会也是最能锻炼基层管理人员、生产现场管理人员的方式之一。
车间开好早会,我们不要试图在早会上解决问题,不要让员工在早会上提问题,不要让早会超过5分钟。
我们开早会要做好准备,开早会要有既定的套路,开早会要站着
资料来源:许栩原创之供应链计划