业务经办人是本笔所付款 项的第一责任人,“付款通知单”上必须要有业务经办人签 字或补签字,如果此笔所付款项货物没有购回、余款没有退 回,业务经办人要担负全部经济责任。余款退回给出纳人员 后由出纳人员向业务经办人出具收款收据。 对于特殊业务需要“先款后货”但又不能提供“采购合 同”的情况下,凭“采购计划单”借款金额超过1000 由借款人出具“借条”,主管领导在“借条”上签字同意,会计审核后,出纳人员可以转其金额到借款人个人账户上。 “采购计划单”复印一份附“借条“后面。 4、对于公司挂账的往来欠款的支付,必须先填写“付 款通知单”,“付款通知单”由业务经办人、主管会计、主管 领导签字同意后出纳方能付款。 5、借给外单位或个人款,金额较小的实行简易手续, 办理三段式(第一段借条正本,第二段借款人身份证复印件、 借款利率和还款时间,第三段借款人承诺)“借条”,“借条” 由保证人(董事长同意不需要保证人的除外)和董事长签字 同意后出纳方能付款;金额较大借款,要办理正规的“借款 合同”,“借款合同”由公司集团公司主要负责人起草,经公 司法律顾问审核后,报董事长签字同意后,出纳人员按“借 款合同”的支付方式、支付金额和支付时间付款。借给外单 位或个人款项,出纳人员一律采取银行转账形式付款,付款 人和收款人单位全称一定要与“借款合同”、“借条”上的贷 款人和贷款人名称相一致(收款单位委托第三方单位或个人 收款除外),银行付款凭证是借给外单位或个人款项的重要 原始凭证。 6、对付款审批人出差,而公司急需支付的款项(指影响 企业生产经营或本公司信誉等),申请人必须与有审批权限 的领导电话汇报说明急需付款的内容,在领导同意后,告诉 负责付款的出纳人员和负责审核的会计人员,负责付款的出 纳人员和负责审核的会计人员用短信方式向有审批权限的 领导说明急需付款的内容和金额,在领导用短信方式回复同 意后,财务人员可以付款,待领导回公司后办理补签字手续。 三、报销单据的审核 1、对差旅费的审核和报销。业务人员出差回公司后, 根据公司“差旅费管理办法”规定和实际支出原始凭证粘贴 和填报“费用报销单”。“费用报销单”首先报本单位主管会 计人员审核,主管会计要根据业务人员出差时间、出差路线, 审查每张车票、过路费票、住宿费、业务招待费票、停车费 等票据与所出差的各个路段、各个时段的相符性,审查是否 存在将不合规的票据报销,是否存在超出“差旅费管理办法” 规定标准的开支费用,是否存在公款旅游现象,是否存在有 虚假发票、过期发票、作废发票、法律法规规定不允许报销 的发票报销现象,是否存在有与出差内容不相符的发票报销 现象;主管领导审核其出差时间和出差路线的合理性,费用 开支的合规性;出纳人员审核每张原始单据大小写是否相 符,数量乘于单价的金额计算是否正确,收款人的全称、开 户行、账号是否正确,审批签字手续是否齐全。 2、对采购小型物品、办公用品审核。业务人员或采购 内勤凭“购物计划单”、购物“发票”等单据填写“物品采 购报销单”。“物品采购报销单”(购物计划单必须为原件, 不接受复印件,下同);首先报采购负责人审核,采购负责 人主要审核其采购价格、付款金额、付款方式和余额处理方 式的合理性。而后报本单位主管会计人员审核,主管会计审 核其“购物计划单”是否填写内容完整,是否与购物“发票” 内容一致,购物计划单”签字手续是否齐全;审核购货“发票”的内容是否完整,业务内容是否与所开的“发票”使用 范围相符;接受“发票”的单位名称是否正确;“物品采购 报销单”分供应客户单独填报,要求将客户的单位全称、地址、电话、负责人在“物品采购报销单”上填写清楚,除特 别要求外,“物品采购报销单”出纳付款方式一般不采用现 金支付,采用转账方式支付应该填写收款人全称、开户行、 账号;审核“物品采购报销单”是否有物品采购员、验收员、 部门负责人签字;要求入库的物品,是否有入库单;入库单 上是否有保管员、交物人签字;入库的品种、数量是否与发 票、“购物计划单”一致。然后由物品使用单位负责人审核 签字,单位负责人主要对上述所审核范围进行整体审核。最 后一关是在报销前由出纳审核,出纳人员主要审核每张原始 单据大小写是否相符,数量乘于单价的金额计算是否正确, 审批签字手续是否齐全。采取转账方式向供应商直接付款 的,出纳人员需按“物品采购报销单”上注明的客户电话向 供应商负责人核实收款人的全称、收款人开户行、收款账号、 收款金额的正确性并告知收款人查收本笔转账款项。采取现 金方式或转账方式向业务人员付款的,出纳人员需按“物品 采购报销单”上注明的客户电话向供应商负责人告知本笔业 务款项我公司已经向业务人员支付。 3、大宗材料采购的审核。各单位每月会同集团采购中 心制定下月份“原材料采购计划”,“原材料采购计划”必须 注明每种原材料采购量、最高采购单价、原材料质量要求和 到货时间要求(各公司按原材料采购计划准备采购资金)。 采购中心按“原材料采购计划”组织原材料采购,首先组织 采购员向供应商询价,根据询价结果向供应商签定“供货合 同”,“供货合同”中必须载明供应商全称、佯细地址、营业 证照或身份证号、法定代表人姓名、经办人姓名、联系电话、 开户行、账号、原材料规格、型号、品种、名称、数量、质量、单价、金额、交货地点、包装方式、运输方式、交货时 间、付款方式、付款时间等内容。每批次原材料采购入库后 采购内勤凭原材料购货发票、附“入库单”或“六联单”、“供 货合同”交公司主管会计审核,主管会计主要审核该笔业务 的“入库单”或“六联单”、“购货发票”、“供货合同”的填 写内容是否完整、合规,规定应该由各个责任人、负责人、 领导签字的内容是否都签字齐全,各单据之间品种、数量、 质量、单价、交货地点、包装方式、交货地点等内容是否存 在不一致现象;应该向供应商扣除的水份、杂质、包装物等 是否都按规定扣除;审核各个原始凭证计算是否正确,上述 一切无误后,主管会计向采购内勤出具“收款收据”;“收款 收据”上必须要有交单据人、主管会计双方签字;“收款收 据”上注明收到某某单位、某某时间、某某内容的报销单据 多少张,单据金额多少元。会计人员凭上述凭证挂客户往来 账,同时采购中心会计人员凭“收款收据“和”采购中心银 行帐号“及“原材料六联单第二联”向货物使用企业全额收 取本批次购进的原材料款。 4、零星收购农户自产自销的农副产品的审核。对农业 生产者将自己生产的农副产品直接销售给公司按“零星户” 进行账务处理,每批次原材料验收入库后分管采购内勤凭原 材料“六联单”、“出售人身份证复印件”、“出售人银行账号 复印件”、“付款通知单”交主管会计审核。主管会计主要审 核该笔业务“六联单”结算的品种、规格、质量、单价是否 与公司公布的“原材料采购公告”的内容一致;“六联单”、 “付款通知单”是否填写完整、合规;规定应该由各个责任 人、负责人、领导签字的内容是否都签字齐全;应该向供应 商扣除的水份、杂质、包装物等是否都按规定扣除;“六联 单”和“付款通知单”与“出售人身份证复印件”和“出售 人银行账号”户名是否一致;出纳人员将分管采购内勤报送 来的“付款通知单”、“六联单”第二联、“出售人身份证复 印件”、“出售人银行账号复印件”进行最后审核,出纳人员 审核数量金额计算是否正确、签字手续是否齐全、“付款通 知单”、“六联单”、“出售人身份证复印件”、“出售人银行账 号复印件”是否一致、在付款前按“付款通知单”上注明的 客户电话向出售人核实收款人的全称、收款人开户行、收款 账号、收款金额是否正确,而后转款,同时并告知收款人查 收本笔转账款项。对月底前没有支付货款的原材料“六联 单”,每月期末由分管采购内勤进行分类、分户汇总,列成 “未付款零星户原材料清单”,与原材料接收单位主管会计 核对无误后签字作为双方会计人员挂“应付账款—零星户” 的记账依据。 5、房屋建筑物等固定资产购臵,企业进行房屋建筑物 等固定资产投资和建设,建设前必须会同专业技术人员进行 调研,对所需要建设房屋建筑物等固定资产进行规划、定型、 设计、预算,选定建设单位,与建设单位签订“建安合同”, “建安合同”中必须载明建设商全称、佯细地址、营业证照 或身份证号、法定代表人姓名、经办人姓名、联系电话、开 户行、账号,合同标的物名称、规格、型号、规模和生产能 力、数量、质量、价格、执行定额标准、竣工时间、违约责 任、质量保证金比例、金额、付款方式、付款时间、安装费 用等内容。完工后由使用单位专业技术人员、负责人办理“竣 工验收报告”,验收合格后集团“预决算中心”出具“决算 报告”,建设单位按“决算报告”金额到税务机关圆票后报 公司本合同经办人开具“付款通知书”,所有签字手续办完 后将上述结算资料报公司主管会计审核。主管会计主要审核 “发票”、“合同”、“竣工验收报告”、“决算报告”、“付款通 知书”的填写内容是否完整、合规、计算是否正确、签字手 续齐全、保证金是否按规定比例扣除,前期所支借的资金、 预付款是否在结账时扣除,上述一切审核无误后报出纳人 员。出纳人员主要审核每张原始单据大小写是否相符,数量 乘于单价的金额计算是否正确,审批签字手续是否齐全。采 取转账方式向客户直接付款的,出纳人员需按“付款通知书” 和“合同”上注明的客户电话向供应商负责人核实收款人的 全称、收款人开户行、收款账号、收款金额的正确性并告知 收款人查收本笔转账款项。 5、机器设备购臵,企业购臵固定资产和机器设备,购 臵前必须会同专业技术人员进行调研,对所需要购臵的固定 资产和机器设备定型,向生产设备商或经销商询价,签订“供 货合同”,“合同”中必须载明生产商或经销商全称、佯细地 址、营业证照或身份证号、法定代表人姓名、经办人姓名、 联系电话、开户行、账号,合同标的物名称、规格、型号、 数量、技术指标、单价、金额、交货地点、包装方式、运输 方式、交货时间、付款方式、付款时间、安装费用等内容。 按装验收合格后由使用单位专业技术人员、负责人出具“验 收报告”,验收合格后生产商或经销商开具“发票”,报公司 本合同经办人开具“付款通知书”,所有签字手续办完后将 上述结算资料报公司主管会计审核。