第三章 会议准备 第十二条 视频会议由会议组织部门在会议召开前1 天填写 《焦煤集团视频会议系统使用申请表》(见附件 2),经焦煤集团 综合办公室审批后抄送至计讯处备案,同时通知相关参会人员。 第十三条 在会议组织部门确定主会场地点(一般主会场设 在主办公楼105 视频会议室)后,主会场运行管理单位应在会前及 时制定视频会议的会议方案和操作方法,并提交会议组织单位核 实。主会场未设在焦煤集团机关时,主会场运行管理部门应将审 核后的会议方案和操作方法报计讯处备案。 第十四条 主会场运行管理部门负责组织、协调会前联调; 一般会议提前一天进行联调,其它应急会议随时联调;主会场未 设在焦煤集团机关时,由计讯处配合组织协调会前联调;每分会 场联调持续时间不得短于30 分钟。 第十五条 各会场运行管理部门接到会议通知后,要及时自 查本会场的视频会议系统,严格按照要求及时参加联调工作,联 调中服从主会场的指挥。各分会场要观察会场声音图像是否正常, 如有问题及时向主会场说明情况,并在排除故障后再与主会场进 行调试。 第十六条 各分会场会前联调时段会场如被占用,行政责任 人应进行协调,保证联调顺利进行,无故不按时参加统一联调的, 不再单独进行联调,如果因没有参加联调而发生影响视频会议者, saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections optimized责任自负。 第四章 会议保障 第十七条 会前,各会场运行管理部门工作人员应提前1 时到岗,开启所有设备,检查设备工作状态、图像声音质量、会议室灯光效果等情况,统一服从主会场的指挥进行调试;召开河 南煤化集团三级视频会议前,焦煤集团会场管理人员应先将所辖 范围内的参会会场呼进会议,并完成内部会场的会议调试(会场 环境、摄像头位臵等检查工作)后,再加入河南煤化集团会议。 第十八条 会前三十分钟,主会场运行管理部门将对参会各 级会场进行点名,并将点名结果上报相关参会领导;点名完毕后 未能加入会议的,本次会议将不再予以呼入;会前调试结束后, 严禁对系统进行任何调整操作。 第十九条 会议正式开始后,各会场运行管理工作人员必须 坚守岗位,实时监控本会场声音、图像效果和设备运行状况,及 时按规程调整镜头和麦克风,随时与主会场保持联系。发生故障 时,要听从主会场运行管理部门的统一指挥和协调,及时启动应 急预案,尽快排除故障,严禁违规操作。 第二十条 会议召开期间,视频会议系统模式建议采用主席 控制模式,各分会场显示图像为当前发言者会场图像,主会场显 示所有会场图像(或轮巡显示),当前发言者会场图像居屏幕中间 显示。主会场可对各分会场图像进行浏览、点名发言和自由讨论 等特殊操作。 焦煤集团视频会议系统管理办法 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections 第二十一条会议结束后,首先由主会场运行管理部门断开 整个视频会议系统,各分会场确认系统断开后,方可关闭本会场 相关设备,并做好相关文档记录工作;严禁各分会场擅自退出视 频会议系统;主会场运行管理部门工作人员应按要求完成会议实 况的录制、存档和文档记录工作。 第五章 会议室与设备管理 第二十二条 各会场运行管理部门应指定技术管理人员对视 频会议系统设备及会议室设施进行维护和管理,按照要求统一制 作、摆放单位标识。 第二十三条 各会场运行管理部门负责做好会场会议环境的 保障工作,主要包括:会议室颜色建议采用浅色色调;会议室光 源要避免自然光源,尽量采用人工 “三基色”光源,灯光布臵成 多回路,使光照充分均匀;会议室采用隔音吸音材料和双层玻璃 等隔音装臵保证声音效果。 第二十四条 各会场运行管理部门要加强视频会议系统的日 常维护管理,妥善保管系统设备,做好设备的防雷、防潮、防晒、 防尘等事项;各技术管理人员要定期对设备进行维护保养,及时 排除故障隐患;严禁在视频设备上安装与该系统无关的软件或者 设备,严禁其他无关人员操作该系统设备。 第二十五条 各会场运行管理部门应加强视频会议系统设备 的权限控制和设备参数配臵管理,各会场所有网络设备须划分独 立的VLAN ;所有设备采用的路由、IP 地址、设备名称等技术参 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections optimized数配臵不得擅自更改,如需修改,必须书面上报计讯处审批后方 可修改,如若擅自更改,严肃处理相关责任人;所有设备的账号 密码须定期更改并做好记录。 第二十六条 各会场运行管理部门更换或新增视频会议系统 设备,应保证与现有系统互连互通,设备选型须与原系统设备兼 容,并将有关情况及时上报计讯处备案。 第六章 技术档案和资料管理 第二十七条 视频会议室技术档案和资料要求如下: 1、会议室布线系统图,包括传输电缆、外围设备与主机的连 接、电力及照明等各种布线系统图; 2、设备的说明书、维护手册、原理图、接线图以及保修卡等; 3、各种维护规章制度,包括维护规程、维护指标体系、责任 制度、工作细则、操作方法等,以及关于上述规章制度修改补充 内容; 4、会议室设备及仪表的台账; 5、其它工具书籍和技术文件等。 第二十八条 视频会议室的原始记录要求如下: 1、各种设备安装、调试的工作日志; 2、各种会议的会前联调和召开情况的记录; 3、各种设备故障分析处理记录; 4、设备有单独房间的,应做好外来人员进出操作间的记录; 5、设备搬迁、更新的有关资料和记录。 焦煤集团视频会议系统管理办法 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections 第二十九条视频会议室其它资料要求如下: 1、视频会议系统相关负责人的联系电话; 2、相关部门的联系电话,含外部专家; 3、会场平面图。 第三十条 视频会议室技术档案和资料的管理规定如下: 1、专柜存放,专人兼管,定期检查整理,妥善保存; 2、不得随意将技术资料和图纸携带出会议室,如确因需要临 时借出,应经过有关领导同意,由技术主管登记,按时归还; 3、资料使用时应珍惜爱护,不得抽页、涂写,有破损时应立 即修补; 设备调动时,原随机的技术资料应随机转移,使用过程中 建立的资料,可择其重要者予以复制,一并列出清单,随机转移。 第三十一条 用户原始资料、各项会议记录、故障处理分析 报告、定期联调记录等均应妥善保管三年,集中处理。 第七章 保障措施 第三十二条 本系统实行分级属地管理原则,各级会场的 运行管理部门要积极筹措和落实系统运行维护经费。 第三十三条 各会场的行政责任人、技术责任人、技术管理 人员应相对固定,若有变动应及时将有关情况(责任人姓名、职务、职称、工作电话、手机号码、电子邮件等)报计讯处备案。 第三十四条 计讯处每月至少组织一次所有会场参加的日常 联调。联调中如发现设备故障、线路故障等影响视频会议系统正 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections optimized常运行的因素,应及时处理并备案。 第三十五条 各会场运行管理部门应采取有效措施保证视频 会议系统的网络信道通信质量和带宽,会前应及时联系本单位网 络管理员在会议期间对线路进行保障维护,注意加强局域网病毒 防治和流量控制,防止病毒爆发等问题对视频会议系统的影响。 第三十六条 各会场运行管理部门技术管理人员要做好会前 联调和会议记录等有关统计工作;各参会会场应于当日将《焦煤 集团视频会议系统会议记录单》(见附件3)报综合办公室;综合 办公室每季度汇总一次《焦煤集团视频会议系统运行月报告单》 (见附件4)并报相关领导。 第三十七条 各会场运行管理部门要建立视频会议系统管理 制度,规范操作流程,制定应急预案,加强应急预案演练。 第三十八条 各会场运行管理部门要加强视频会议系统技术 培训工作,焦煤集团每年至少组织一次所管辖基层单位视频会议 技术管理人员培训。 第八章 注意事项 第三十九条 会议期间,各分会场应严格遵守会议议程,不 得随意挂断会议或者呼叫其他会场,因分会场故障而影响会议正 常进行时,主会场应立即中断该分会场的连接,待故障解决后, 由主会场将该分会场重新呼入会议,严禁分会场主动呼叫主会场。 第四十条 会议期间,严禁将未经联调的全向麦克风接入视 频会议系统,各分会场的声音均要关闭,若有需要发言的分会场, 焦煤集团视频会议系统管理办法 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections 主会场提前20秒钟将其声音打开,发言完毕后及时关闭。 第四十一条 会议期间,严禁随意调动摄像头,如会议安排分 会场发言,分会场管理人员可切换至提前设臵好的预设位,快速 定位摄像头,提高会议的效率和质量。 第四十二条 会议期间,未经主会场运行管理部门允许严禁发 PC双流和双路视频信号。如因会议需要,须严格按顺序发送 双流,严禁提前发送。 第四十三条 会议期间,严禁无关人员进入视频会议系统操 作间,视频会议系统遥控器应存放在安全位臵,避免人为原因导 致会议中断。 第四十四条 各会场运行管理部门工作人员应注意保密,未 经许可不得泄露会议内容。 第九章 运行质量检查 第四十五条 由综合办公室和计讯处不定期根据《焦煤集团 视频会议系统检查评分标准(暂行)》(见附件5)对视频会议系统运 行质量情况进行检查。 第四十六条 检查过程中,发现的重大安全隐患必须限期整 改,逾期不改者,给予严肃处理。 第四十七条 检查结果通过焦煤集团协同办公系统进行通报。 第十章 第四十八条对于违反本管理办法,对会议造成严重影响的 单位或个人,给予严肃处理。 saturation roadnetwork vastmajority sectionsbelow 0.8, higher levels fewvery high saturation road,xufu, rongzhou road saturation morethan servicevery poor. majorintersection service level crossing importantpart urbanroad network, whether entireroad network speed efficiencyplays keyrole. Yibin city, someintersections optimized