1. 收集环节。 收集环节是档案工作的首要环节,这一环节主要包括三方面内容:一是收集对象的确定,即收集谁的信息,干部档案的对象即在党政机关工作的“ 干部”;二是收集内容的确定, 即收集哪些方面的内容,《 干部档案工作条例》( 以下简称《 条例》)规定,档案内容主要包括履历材料、自传材料、奖励和处分等十大类,可概括为个人经历、工作表现和政治思想与品德三方面;三是收集主体的确定,即谁来收集,干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制, 县级以上的干部按照干部权限集中统一管理,县级以下的干部由县委集中管理,或由县委、县人事局相对集中管理; 不具备保管条件或档案较少的单位,由上一级负责管理。 干部档案的收集工作一般交由其管理部门来负责,即坚持谁管理谁收集的原则。2. 审查环节。 审查环节的关键性任务是保证收集资料的真实性、完整性和规范性。 真实性包括两种含义:一是档案信息的真实性,近年来, “ 三龄两历一身份”的造假现象不断出现,所以需要甄别材料真伪,判定其是否具有保存价值,然后为其建档;另一个是档案信息的数字化,即依靠现代化的办公设备将原始档案经扫描、录入、拍照等方式转化为数字档案时须有效保证档案信息的原样输入。 完整性即包含规定的所有档案信息,剔除不必要的信息,保留重要的信息。 规范性即档案的用纸大小、文档的格式等符合统一的标准和样式,从而确保档案的全面、真实、可靠、规范。3. 管理环节。 管理环节是收集与利用环节之间的桥梁。 传统的档案管理主要针对纸质版材料,其主要步骤包括收集、审核档案信息,通过审核将进行排序和编目、复制与技术加工、装订和验收入库。 随着现代计算机技术的发展,传统的纸质档案管理逐渐向数字档案管理转变,档案管理呈现无纸化发展趋势,管理变得更加便捷,但是也对档案管理人员的素质和组织部门的管理水平提出了更高的要求。4. 利用环节。 干部人事档案并非为了记载而记载,而是为了进一步利用档案,即为干部的选用和考察提供依据,真正地发挥干部档案的生命力。 在我国,档案的利用主要是符合规定的单位按照严格的程序查阅和借用档案,个人不得查阅、借用和修改本人及亲属档案,档案具有保密性和封闭性。5. 传递环节。 一般分两种情况:一种是因为工作调动、辞职或其他原因离开原单位,需坚持“ 一人一档,人走档走”的原则,将档案转递到新单位;第二是离退休或者死亡以后,按照相关规定将不同级别干部交由不同部门保管或移交。 档案管理工作中应严格按照相关规定执行传递制度,避免“ 无头档案”的出现,保证档案工作有条不紊地进行。二、干部档案在实践中存在的问题目前,干部档案管理已取得丰硕的成果,例如:建立了干部人事档案管理体制,业务管理取得很大进展,管理人员数量明显增多等等,与此同时也出现了一些问题。