无论你什么时候打算发一封重要的电子邮件,你都得考虑这个问题。每天你的客户可能收到几百封邮件,你得确保你的信息突出。BI采访了一些专家,了解他们能够写出完美电子邮件的秘诀。
以下是一些歪果仁常用的写邮件主题的方法及案例。
1. Always write a subject line
记得写主题
专家说,有些人甚至忘记写邮件主题,这是个致命的错误。因为邮件主题通常能决定收件人是否打开邮件以及如何回复。
如果没有的话,那么它很可能直接被删除,甚至帐号被拉黑。
有些专业人士表明,他们喜欢在邮件正文写好后,准备点击“send”之前再写邮件主题。但Top Resume的Amanda表示,最好在开始写正文之前写好主题,因为这样就为你的内容定了基调,而且你也不会忘记。
2. Keep it short
简洁
Augustine说,标准的收件箱显示的电子邮件主题大概是60个字符,而手机最多只显示25-30个字符。
因此最好是简明扼要的用6-8个字来说明重点。
3. Place the most important words at the beginning
把最重要的单词放在开头
电子邮件管理服务副总裁Daneri Leonov表示,他们曾经做过一个调查,有50%的电子邮件是在手机上阅读的。因为机型不同,所以大部分人并不确定在智能手机上看到的主题有多少。
因此,请将最重要的信息放在开头。否则,你的邮件很可能就被忽略了。
4. Eliminate filler words
消除填充词
主题行尽量不要有“废话”,比如“hello”“nice to meet you”以及“thanks”这类完全可以在正文中表明的词语。
很多人觉得没人这样写,但我们的调查显示这样的发件人不胜枚举。
5. Be clear and specific about the topic of the email
邮件主题清楚明确
主题行应该准确地传达电子邮件的内容,以便收件人可以优先考虑电子邮件的重要性而无需打开它。
Augustinus说,比如你写一句“Do you have a sec?”这句话非常模糊,因为读者必须打开电子邮件或回复才能知道你的意图。
所以不管你的收件对象是谁,请明确写出重点。
6. Use logical keywords for search and filtering
使用逻辑关键字进行搜索和过滤
Leonov表示,如今很多专业人士都会设置过滤器和文件夹来管理他们的电子邮件。因此当他们第一次收到你的邮件时时,可能会直接忽略你的信息。
这就是为什么在邮件主题中要包含关键字,都是为了之后方便搜索,这样可以大量节省客户的时间。
7. Indicate if you need a response
表明是否需要回复
当收件人看到很多封邮件的时候,他们首先要判断的是,是否需要打开阅读,是否需要回应。如果你需要回复,请在主题行说明“please reply” 或者 “thoughts needed on X topic”。
如果没有,只需以“Please read”开头,或者在结束时加上 “no reaponse needed” 或“FYI”。
8. Set a deadline in the subject line
在主题行中设置截止日期
专家们表示,主题中包含截止日期会成倍增加收件人反馈的几率,尤其是邮件中包含很多重要信息的时候。
例如:你可以写:“Please reply by EOD Friday.”
9. If someone referred you, be sure to use their name
如果有中间人,请务必使用他们的名字
如果你被一位熟人推荐,请不要留到正文中再提及,请放在主题中,这样可以立刻引起收件人的注意。
此外,建议以推荐人的全名开头。
10. Highlight the value you have to offer
突出显示你必须提供的价值
如果向你潜在客户发送电子邮件,Bodnar说:“你需要一个表明价值的主题,并传达他们将要获得的信息,”通过向他们提供有用的东西来激发读者的兴趣。
无论您是提供折扣还是服务,请在主题栏中明确说明其中的内容。
11. Personalize it with the recipient's name or company name
使用收件人的姓名或公司名称对其进行个性化
你必须知道你要向谁发送电子邮件,而对方得认识到这是关于他们或他们感兴趣的主题。使用客户的名字或公司名称是最好的方法之一,这使收件人更有可能打开电子邮件。
比如:
Increase Company's sales by 25%
John, see how you compare to competitors
12. Make sure you reread the subject line
确保重读主题行
这里还要提醒的是,请勿直接复制黏贴。有时,当销售群发电子邮件时,他们会忘记不同的采购商名称或者需求不一样,并最终在主题行输入错误的标题。
这很好解决,只需要在点击“send”之前将标题再读一遍就可以了。
13. Don't put words in ALL CAPS
不要在所有大写字母中加入单词
用全文大写的方式来吸引客户的方法,真的是错误的。
国际商业演说家Michael Kerr表示,这其实是很不可取的做法,但偏偏总有人去干。全文大写的做法让客户看到,就仿佛是一头失智大喊的野兽。
作为发件人,应该尽可能的让收件人阅读“简单”的电子邮件,而不是看到之后感觉很焦虑。此外,在表明想法或其他意思时,可以使用破折号或者冒号等,但尽量不要使用感叹号等。
14. Don't just type a string of punctuation
不要只输入一串标点符号
标点符号不能做电子邮件主题。“?????” 和“!!!!!” 看起来很有侵略性,而且并未传达任何有效信息,也未提供任何有效服务。
歪果仁最爱的电子邮件主题行的示例(供参考):
For an interview follow up:
John Smith Following Up on Sales Position
约翰史密斯销售岗位跟进
Marketing Manager interview follow up
营销经理面试跟进
For a work request:
Requesting Project X idea submissions — Due Jan 15
申请项目方案提交 - 截止日期为1月15日
Employee Survey: Please take by EOD Friday
员工调查:请在星期五之前通过
For a meeting invitation:
Meet about social media strategy Tuesday
周二社交媒体营销会
Free to catch up over coffee next week
下周一起喝杯咖啡
For an introduction:
An Introduction: Ed Wingfield Meet John Smith
简介:Ed Wingfield与John Smith会面
Potential collaboration on TV marketing plan
关于电视营销的合作计划
For a marketing pitch:
Mastering Digital Media Webinar — Register Today
掌握数字媒体网络研讨会 - 立即注册
John, see how you compare to competitors
约翰,看看你与竞争对手比较如何
For requesting information:
Inquiring about your design services
咨询设计服务
Request for information on NY venue
请提供有关纽约场地的信息
邮件的主题对于客户是否愿意打开你的邮件至关重要,可以将这14条作为参考哦。