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使用 Excel 进行数据分析占据了职场人士很多的工作时间。而在使用 Excel 的过程中,很多人摸不着头脑:
“我该做哪些操作才能完成数据分析?”Excel 提供了大量功能,但你不需要每一个都去学习,知识只要够用就可以了。要让 Excel 来成就你,而不是你去迁就 Excel。
一、你需要的是一目了然的数据
对成千上万行的数据进行分析,首先要做的就是让数据一目了然。
1、使用降序提高数据的“易读性”
在工作中,经常需要对数据进行排序,以便让杂乱无章的数据规则排列。当数据为数字时,例如金额、数量和年龄等,因为工作中通常都关心最大的数值,所以绝大部分的情况是将数字从大到小排序,也就是降序排列。
在本文案例中,需要对成本进行降序排列。首先,单击需要排序的列名“成本”,然后在“数据”选项卡中单击
按钮。
此时整张表格的数据都按照成本进行降序排列。
如果需要排序的数据是中文,例如性别、产品名称或者人名时,Excel 会根据中文拼音进行排序。而且根据习惯,大部分情况都是升序排列。例如将本文案例按照区域进行升序排列,得到的结果如下图所示。
Excel 会按照拼音首字母的升序进行排列。可“上海”和“深圳”都是“S”开头,Excel 会怎么排序呢?当第一个字母都是“S”时,Excel 会比较第二个字母,如果第二个字母相同,会比较第三个字母,以此类推,直到字母不同为止。
2、按照公司的规定进行排序
在实际工作中,数据不一定都按照升序或降序来进行排序。例如在案例中,公司的重点区域为北京,然后是上海、广州、深圳和武汉,希望在数据进行排序时,北京第一、上海第二、广州第三、深圳第四、武汉第五,而这种排序既不属于升序,也不属于降序。如何让 Excel 实现自定义排序呢?
首先,单击区域,找到“数据”选项卡,单击“排序”按钮。