大多数会议进行的方式有许多问题,其中之一就是邀请名单。决定要邀请哪些人与会,可能有些困难,但太多领导者的预设做法,就是让所有人参加。为了不让任何人觉得受到排挤,他们不自觉降低了会议品质。斯坦福大学组织行为学教授罗伯特·萨顿(Robert Sutton)检视许多有关团队人数多寡的研究之后,得到以下的结论:只有五到八个人开会时,会议的成效最高。为何如此?原因在于,超过某个转折点之后,对话的品质就会开始逐渐降低。 当立意良善的领导者,对邀请与会的人过于宽松时,会发生下列情况: ● 没有足够的时间,无法让每个人都参与谈话; ● 肤浅的评论,会取代内容丰富的反复讨论; ● 资讯分享和了解现况都会造成分心,而没有去处理更优先的议题; ● 人们会变得更谨慎、较不坦诚; ● 困难的议题和决定,都不会列入议程,而是私底下再处理。 结果,人们往往不会尊重那次会议,导致准备、参与和行动都相对较少。这可能会变成向下沉沦的恶性循环。 另一方面,人数较少的团体,有助于建立一种亲密感,能促进有意义的坦诚交流。较少人与会,表示会有更多时间倾听,并考虑每位团队成员的观点。这么一来,就会有清楚的观点,以及坦诚的态度。接下来,彼此就能调和一致。 首先,告诉你的团队,你要做出改变。 行事要透明。让他们知道,未来你的会议规模会变得比较小,好让会议更有成效。你知道每个人在会议上投入多少时间和精力,而且,你想要推行能产生最佳结果的策略。告诉他们,研究显示,较少人开会,可以有更丰富的讨论,以及更好的决策。虽然这么做可能需要一些时间,但你想要针对会议参加人数多寡进行实验,并根据这个理论来进行测试。 审慎考虑你的邀请与会名单。 为确保能让合适的人参加会议,你必须清楚知道要处理的议题。准备一份清楚的议程,确保分配给每一项讨论主题足够的时间。接下来请自问:要有哪些人出席,讨论才能产生结果?有哪些人如果不能参加,你会为了他们取消会议吗?从这群核心人员开始思考。只有当你认为某些人可以提高会议中对话的价值,或是那些人可能因为出席会议,而获得价值的时候,才让这些人参加会议。 为了避免混淆,你应告诉团队,你用什么标准来决定邀请名单。 解释这项标准是基于: ● 谁最了解会议要讨论的主题; ● 谁会与实际执行有很大的关系; ● 谁会直接受到影响; ● 谁可能会因为参与会议而学到东西。 如果你的团队犹豫不决,下列这些做法,可能有助于他们