Exploration探索/ 2015.04 32如何做好档案数字化工作管理■ 邱淑玲　　广东粤电新丰江发电有限责任公司摘要:随着计算机技术的普及和应用,我国进入了一个信息化的时代,信息资源成为最有利的战略资源之一,其中,最重要的信息资源就是档案。档案数字化管理是结合计算机软件管理顺应时代产生的。本文分析了数字化工作管理的优点和缺点,提出如何做好档案数字化工作管理,从而发挥出档案数字化管理工作对社会的正面影响,并对弊端的解决提出系列改进措施。关键词:档案;信息化;数字化管理;措施引言现代社会是一个信息化的社会,整个国家都面临着信息化的变革,人们的工作方式已然发生了翻天覆地的改变,这就要求档案管理工作也要实现信息化数字化的突破。档案数字化需要使档案管理模式实现从档案实体保管为重点,向以档案实体管理利用作为主要形式、提供档案信息服务为重点的改变,以希望实现档案信息化管理。档案数字化管理使档案资料的形式趋向于数码形式,不仅能够完整地记录事情,还便于资料的存储。根据档案信息化建设实施纲要,档案工作要达到四方面的要求,即管理网络化、资源信息化、办公自动化、标准规范化。档案数字化管理成为现阶段主要的档案管理方式,如何做好档案数字化工作管理是一个需要解决的关键性问题。一、档案数字化工作管理的优点和弊端档案数字化管理作为信息时代的产物,是与高科技密切结合的,不仅利用了多媒体、通信和计算机技术,还采用不同时期、不同类别的档案信息库作为数据资源,所以,数字化管理的信息库有着海量的资源,能够满足不同情况下档案资料的需求。利用高科技技术可以实现档案的资源共享。档案数字化工作管理的具体优点有:(1) 数字化的档案信息有别于传统的纸质档案信息,它是以光盘、存储器等形式存储,可以极大地减小占地面积,减少成本。(2) 档案数字化管理后,查找、阅读资料非常便捷,只需要输入检索关键词,缩小搜索范围,就可以有效地获得所需要的内容和相似的资料。(3) 通过连接网络,能够及时地上传资料,实现资源的共享,减少资源的浪费。虽然档案数据化具有一系列的优点,但是,档案数字化管理也存在一些安全隐患,像电脑系统容易被黑客攻击,容易染上病毒等,这样就会使整个系统造成瘫痪,更有可能丢失珍贵资料。而且电子文件不能像纸质文件一样直接被读取,数据容易丢失。还有,档案数字化工作管理没有固定的工作规范,容易造成混乱,而且工作人员的自身素质参差不齐,这样就会影响工作效率。除此之外,还有系统工程不完善等一些别的弊端亟待解决。二、档案数字化工作的管理完善过程和措施( 一 ) 完善档案管理的安全体系档案室将文书及科技档案等资料扫描成电子图像,之后将影像数据和目录数据挂接起来,上传到正在使用的档案管理系统中,利用档案管理系统实现电子档案管理和利用,这样档案的检索过程就很全面并且阅读快捷。因此,电脑和档案管理系统在档案数字化工作的管理中占有重要地位,所以,一旦电脑系统或是档案管理系统故障,或者有病毒入侵就会使已保存的档案造成不可弥补的损失。为了规避上述风险,建立完善的档案安全体系就 Exploration 探索2015.04 / 33显得尤为重要。建立档案安全的管理体系一方面要建立完善的安全防范系统,如采用先进的计算机加密软件、使用照片修复技术、设置电脑和系统密钥等,对电脑设备等进行全方位的保护。另一方面要落实异地备份制度,防止重大灾难的突然发生对档案造成不可逆的损失,尤其是一些比较重要的资料和档案,应该单独存放在几个不同的位置,并且设置文件的访问权限,防止资料外泄和丢失。( 二 ) 制定标准的档案管理守则如果没有标准化的规则,就会影响档案工作人员的工作效率,造成资源的浪费,工作流程衔接性变差,工作效果还不一定好,像整理好的档案没有标准,通用性差等。所以,根据实际工作情况制定出标准的数字化档案工作管理守则是很有必要的。标准的档案管理守则是档案管理工作者的标准化程序,应该包括工作步骤、工作时间、工作要求等方面,从细节上规范工作的展开,这样能够提高整体的工作效率,不浪费时间,少走弯路。( 三 ) 提高档案管理工作者的职业素养档案工作管理的工作者是进行档案工作管理的主要操作者,他们的能力素养直接影响了档案工作管理的成效。要提高工作人员的职业素养,首先要从思想上纠正他们以前陈旧的管理理念,树立科学的工作思想。其次是通过培训等提高他们的职业技能。纠正档案数字化工作人员的理念,就是要使他们真正地从思想上接受有效的信息化数字化的科学管理模式,摒弃原来的陈旧的观念,档案管理人员的职业态度直接影响了他们的职业能力,观念的改变,有利于档案数字化工作的顺利进行。提高档案数字化工作人员的职业技能要从两方面着手,一方面要培训他们的电脑操作能力,使其能够熟练地利用电脑进行工作。这就要求建立良好而有益的培训制度,请计算机方面的操作能手对操作缓慢的工作人员和年纪偏大的工作人员进行培训,使其能够熟练地利用计算机进行网上的档案管理和文件的上传,从而提高工作效率。还可以引进优秀的人才,影响整个办公的气氛和工作环境,以保障数字化档案管理工作能够有效的进行。另一方面,要努力提高档案数字化工作管理的工作人员的保密意识,使其能够做到积极的维护档案的安全,大大提升档案资料的安全性。( 四 ) 完善数字化档案管理扫描工作扫描作为档案数字化工作的第一步,完善扫描工作能为接下来的工作顺利进行起到指引作用。扫描工作通俗来讲,就是将纸质档案信息转换为电子影像信息,通过专用软件将电子资料存入计算机的过程。完善扫描部分工作,就是要求工作人员认真对待完成两部分的内容,一是档案的接收,二是档案的整理。接收档案时,要在接收登记本和入库登记本上对档案资料进行详细登记,不能出现漏登记或重复登记的现象,并且需要两人以上对接收的档案资料进行反复核对和检查,与客户进行书面确认并且签字。整理档案时,将接收的档案进行起订,根据纸质确定扫描分类,确定采用高速扫描仪还是平板扫描仪。之后,填写扫描任务单移交。档案整理还需要检査资料的页码顺序、漏号和重号的现象,发现错误需要及时更换。( 五 ) 建立数字化档案管理系统工程由于不同的部门每日的工作内容是不一样的,都要进行文字档案的录入和保管,不能够及时的互通,就会造成信息的闭塞,资源的浪费。所以,完善建设系统工程就会有助于信息的共享。同时,为了提高资源的利用率,可以设置合适而方便的触屏查询系统,利用触屏系统查询并且将文档向网络上传是非常方便而有效的,以此可以达到资源共享的目的。三、结束语综上所述,数字化档案管理是档案管理的新途径,是满足信息化社会的要求。因此,做好档案数字化工作管理是非常有必要的,而且是迫在眉睫的。完善档案数字化管理可以从提高档案管理安全技术水平、制定切实有效的数字化档案管理规章制度、提升数字化档案管理工作人员自身的职业能力和素养等方面着手。只有做好档案数字化工作管理,才能够真正地发挥数字化档案管理的优点,使其更好地为社会所服务。