这些文种在公文学界一般将其称为“事务文书”,因为它们文不属于公文法规中所规定的文种范畴,即没有相应的法律地位,虽然其中很多文种的使用频率往往要比法定公文文种还要高,但不具有独立行文的资格,而要行文,必须从15个法定文种中找出一个文种来载运着它行文,此种行文方式即属于“复体行文”。被找出来的文种称之为“文件头”,其主要有报告(上行时)和“命令(令)”“通知”(下行时)来担任。过去,人们多数将采用复体行文方式行文其“文件头”之后所附的“总结”“方案”“领导讲话”“条例”“方案”等等称之为公文的“附件”,是不尽妥当的,因此批转、转发、印发、发布类公文,被批转、转发、印发和发布的内容(诸如工作要点、工作总结、实施方案、领导人的讲话等)不属于公文的附件,这样在公文正文中不能加附件说明,而应直接另面编排,所附内容首页也不标注“附件”二字,其它格式方面的要求与正文一致。
五、 与正文不一起装订时对“附件”的标识不合规范
如果附件不能与公文正文一起装订,按照《格式》规定,则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件的顺序号。例如正文中的附件标识为“附件:1.2018年度国家标准制修订计划项目”,在与正文不一起装订的附件左上角应顶格标注“国标委〔2018〕215号附件1”。在实践中,有些公文没有这样做,而是在附件首页版心左上角直接写上附件的名称,多个附件行文的也没有标注顺序号,让人很难弄清究竟是哪一份文件的附件,给公文的阅读和使用造成极大不便,应当严加注意和规范。
六、 有多个附件时的序号标点符号以及页码的标识不合规范
按照规定,公文如有附件,一定要在“附件说明”处标注公文附件的顺序号和名称。其位置在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ×××××” );附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。实践中,有些公文却没有按照规定去做,比如将附件名称加上书名号,是毫无必要的;或者在附件名称后加冒号抑或句号;或者多个附件的顺序号使用汉字数字;所标示附件名称和实际附件的名称不完全一致;“附件”二字后边的冒号和序号位置颠倒。如“附件:1. ×××××” ,却被标注为“附件1.×××××”或“附件一:×××××”,或者”附件1:×××××。”以及“附件:《×××××》”等的标注都是不规范的。还有就是当附件名称过长需要回行时,要注意应当与上一行附件名称的首字对齐。但有些公文却不是如此:
附件1.××××××××××××××××××××
正确的做法是:
附件:1.××××××××××××××××××××
七、 附件与正文一起装订时页码的标识不合规范
页码是《条例》和《格式》中新增加的格式项目,用以表明公文页数的顺序号。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码,也就是说,页码只需标识到正文结束的那一页。同时,当公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。实践中有些公文却未能如此,而是将附件单独编排页码,这就造成了主件和附件分离的情况,使得附件没有成为公文的有机组成部分,显然是不规范的。