将物品信息编码制作成下拉列表,以来可以免去多余的手动输入,及手动输入可能带来的填写错误,二来既省力又规范,见下图操作:
下拉列表选择,不仅避免了错误而且非常高效
简单三步后,一份完整的物品出入库记录表就顺利制作完成了。实际应用的过程中,选择物品编码自动显示物品信息,非常方便。如下图操作:
/ 03.实现库存统计 /
接着,我们继续对表格进行升级!每个登记在册的物品信息后面,增加出库数、入库数、当前库存,均实时显示!
在「物品信息表」后部再增加以下几个内容:
1、“前期结转”,表格在新启用时可以登记仓库物品原有库存;
2、累计出库、入库数量
3、当前仓库库存量
增加的内容,利用函数可以自动化生成
虽然新增了统计项目,但累计出库、累计入库可利用SUMIF函数从「出入库记录表」中获取,并没有增加工作量,见以下教程:
函数公式:
=SUMIF(出入库流水!$C:$C,$B3,出入库流水!$G:$G)
函数解析:
第一个参数出入库流水!$C:$C表示条件列;
第二个参数$B3表示前面条件列应该满足的条件(对应该行物品编码);
第三个参数出入库流水!$G:$G表示对满足条件的在此列求和。
同样的方法将第三个参数出入库流水!$G:$G换成出入库流水!$H:$H得到累计入库数量:
接下来,我们就可以利用简单的求和公式,实现当前库存自动填入:当前库存=前期结转+累计入库-累计出库,见下图教程:
/ 04.制作库存告警 /
实际工作当中,我们常常需要对物品的库存进行监控,假如A物品需要保有的安全数量为500,低于500有影响生产的风险,低于500时醒目颜色提示存量告警,并显示当前欠数,以便及时发现提前做采购计划。
因此,继续对表格进行升级!在「物品信息表」后面继续增加“安全库存”、“是否紧缺”和“欠数”,如下图:
新增安全库存、是否紧缺、欠数信息。
库存告警要好用,表格需要做到以下两点:
1、库存足够时显示不紧缺;
2、库存小于“安全库存”时显示紧缺,并标出欠数,紧缺的用黄颜色提示:
是否紧缺函数公式:
=IF(J3='','',IF(J3>I3,'是','否'))
函数解析:
表示“安全库存”中不设置,则不做后面的提示;“安全库存”中设置了数量,则紧缺时显示“是”,不紧缺时显示“否”。
欠数函数公式:
=IF(K3='是',J3-I3,'')
函数解析:
表示如果紧缺显示欠数,不紧缺(或不需提示)时显示为空。
通过调整后,只要设置了物品的安全库存,就可以自动进行提醒及限时欠数,能够提前对物品的补货及采购进行计划,非常直观。效果如下图:
/ 05.报表优化及其他 /
到这里,一个自动统计的出入库表就能够轻松实现了!有了这个工具再也不用担心上千个物品的仓库库存算错了,库存一紧张就告诉采购去买,效率也提高了!另外,还有4个升级优化的小tips,可根据自己的实际情况进行调整:
1、对于空行函数返回错误值或0值的,可用上面所讲到的IF(A=””,””,B)来优化;
2、需要计算“金额”,则每个数量后增加“单价”和“金额”,金额里公式=数量*单价,即可;
3、物品编码具有唯一性,在录入时应防止重复,可以选中编码所在列(B列),点击“数据”--“拒绝录入重复项”,来规范录入,输入重复编码时表格将阻止录入;
4、公式保护:选中含有公式的单元格,点击“审阅”保持“锁定单元格”处于激活状态,而其他需要用来填写的单元格保持非激活状态。 然后点击“保护工作表”,在弹出的对话框中取消第一个“选定锁定单元格”前面的勾,确定即可。
/ 06.出入库模板下载 /
通过教程,大家可以制作适合自己的出入库表格,小编也整理了3份超实用的出入库存表,提供给大家使用。