一、像Excel 一样玩选择录入。如果表格中的某个项目只有几个重复的选项,比如人事表格中的性别一栏有“男”或“女”的选择,这里就可以将这两项数值制作成下拉列表的形式,输入时只要点击选择就可以了,免去重复输入的麻烦,并且不易出错。
在Excel 中,我们一般通过“数据→有效性”菜单命令来实现,而在Word 中,我们则可以通过下面的方法来实现类似效果:
1、根据实际情况设计好表格,并输入相关数据。
2、执行“视图→工具栏→窗体”菜单命令调出窗体工具栏。点击“性别”下面的单元格,然后单击窗体工具栏上的“下拉型窗体域”按钮,这时单元格中将出现一个灰色块,这就是窗体域了。
3、双击单元格中的窗体域调出“下拉型窗体域选项”窗口,在“下拉项”中入“男”,再点击“添加”按钮将其加入右侧的项目列表中,接着输入“女”,也添加到项目列表中。选中“启用下拉列表”项,最后点击“确定”返回。默认情况下,下拉列表总是显示第一项,所以我们最好将第一项设置为空格,这样在你没有作出选择时,单元格中不会出现文字。另外,下拉列表中的项目数是可以随意添加的,比如这个员工简表中的“学历”,就可以有“初中”、“高中”、“大专”、“大本”等等多个项目。通过右侧的上下箭头按钮,可以调整下拉列表的项目顺序。
4、选中刚才设置好的窗体域,复制后粘贴到“性别”栏其他的单元格中。以同样方法来设置“学历”、“部门”等其他类似的栏目。插入好所有窗体域后,接下来点击窗体工具栏上的“保护窗体”按钮即可使下拉列表生效了。如图3 所示,在输入这些栏的内容时,直接点击选择下拉列表中的项目即可。
二、表格快速一分为二有时候需要把一个表格一分为二,变成两个独立的表格,可通过下面的方法快速实现:假设你要从表格的第10 行开始分隔表格,可将光标定位在第10 行的任一单元格中,再按下Ctr l+Shift+ 回车键,表格便会从此处断开了。如果想把这两个表格分别放到不同的页面中分页打印,可按Ct rl + 回车键即可轻松实现。
三、在表格上面加空行有时候因为心急,没来得及加上标题就插入了表格,等再想为表格添加标题时,才会发现,当表格顶在页面最上端时,不管怎么样也不能将光标定位在表格之前,从而也就无法直接按回车键在表格上面加空行了。其实,只要将光标定位在表格第一个单元格的最前面,再按回车键即可让表格下降一行了