即使邮件与你无关或发送错误,也要回复对方,让他们知道自己找错了人。
回电子邮件时使用专业的称谓。电子邮件通常比信息或电话更正式。回电子邮件时,抬头应该写“你好”或“嗨”,再接对方的姓名,然后另起一行,空几格,开始写邮件正文。[17]如果你回复的人喜欢某种称谓,或者让你直呼他们的姓名,就按照对方的要求去做。比如,如果对方希望你称呼他们的时候,省略姓氏,写“大伟”,而不是“刘大伟”,就如对方所愿。
少用感叹号。你回的电子邮件应该没有语法、拼写和标点符号上的错误。不过,过多地使用感叹号,或让你显得不真诚或过于兴奋。只在适当的时候,使用这种标点符号。[18]感叹号很适合用来祝贺某人或表达兴奋之情,但是过度使用,会让它们失去作用。
写电子邮件时,不要使用古怪的字体。始终使用传统字体,让自己的电子邮件显得比较专业。回邮件时,不要使用彩色字体或漫画字体。[19]比较传统的选择是10号或12号字,以及宋体或Times New Roman字体。
注意你的回复要抄送给哪些人。在回邮件的时候,抄送是一个很有用的功能,可以让其他人也加入到讨论之中。不过,在不必要的情况下抄送上司或同事,会让对方感到不快或愤怒。[20]