(一)、报销人应提供真实的、合规合理的单据且手续齐备方可报销 ,具体要求为 :
1 、合规合理的票据是指由税务部门或相关主管部门批准的国家正规发票等。发票上要加盖财务专用章,填写清楚。每张发票应注明经手人、证明人及用途。如确无法取得正规发票的,由经办人书面证明,按报销审批权限范围,由有关领导签署意见、验收手续齐全后方可报销。
2 、采购成批或贵重物品,要事先将采购合同交财务处备案。
3 、支付工程进度款要事先交合同协议及工程预算书和工程进度审批表。新增项目要有经分管领导批准的新增项目通知书及招标相关资料。
4 、购办公用品、金额较大的资料打印、图书采购、集中订刊、印刷及数量较大的采购等应提供销货清单。
5 、设备仪器及批量采购需提供采购合同;维修改造工程、实验室建设工程应提供工程决算书及审计报告。
6 、低值易耗品、固定资产、图书报销需先办理验收入库手续、出库领用手续。入库手续应由采购、验收保管、物资记帐、部门负责人等人签字(注明财产代码及分类),固定资产出售、报废等应先由使用单位或主管部门提出减值原因,报二级管理机构,价值万元以上的须经分管院长同意。
7 、凡领取个人(包括校外、科研)劳务收入应提供个人领款收条,主管部门负责人签字方可由经办人办理报销。
(二)、报销人应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上,完整规范填写相应的报销单。具体要求为:
1 、费用报销单:按事类逐项逐件填写内容摘要,写清大小写金额;所附单据附件张数,有借款记录需要在报销时冲帐的应注明借款人姓名、金额及时间;
2 、差旅费报销单:按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等合规的费用,因出差发生的费用填在旅费报销单中 “ 其它 ” 费用项上,注明出差事由,随行人员及借款情况。
3 、补助费等费用报销单:应详细填写何项补助费用,及其所属期间、所属部门、费用标准、制表人签名。
4 、上述费用报销时若有事先借款,应在报销单上注明。
(三)、报销审批的具体要求为:
1 、部门审批原则:坚持 “ 一支笔 ” 审批原则。
2 、省外出差应先由部门负责人审批,再经分管院领导审批。
3 、报销金额在 5000 元以上的,须经分管院长审批;在5000 元以下的,须经部门负责人签字审批。
4 、凡报销金额超过 5000 元的均需经财务处负责人签字。
5 、学生活动费一般不予借款。报销时应由学生干部本人领款,辅导员可配合证明,不得直接办理(除下点实习生)。
(四)、报销人在出纳柜台办理业务的具体要求为:
1 、报销人须持复核人员签字后的记帐凭证到出纳柜台领取现金或开具支票。
2 、报销人须在记帐凭证 “ 收款人 ” 处签名。
3 、凡报销金额在 500 元以上(含500 元)的,一律开具支票。
4 、报销人须在开具支票存根联上签名。
5 、报销人领取现金,请在柜台处当面点清,离柜台后责任自负。
6 、报销人办理转帐或电汇所提供的收款单位名称、帐号及开户银行,一定要准确无误。因报销人提供的数据有误,造成退汇等情况,第二次汇出时由责任人自付汇兑费用。
7 、报销人持以出纳人员开据的转帐支票、电汇单等银行结算票据,原则上由出纳人员送达银行。
8 、凡发放各种津贴等的发放清单,由各部门指定专人(一般为秘书)签字领取,并负责发放。事后要即时交还出纳人员,以便能按时装订成册存档。逾期不交作为挪用处理,于下月起按清单数据从工资中扣除,并处以 1% 的滞纳金。
(五)、用款数额较大者应事前告之,具体要求为:
为保证各部门计划用款,部门如一次性需经费数额较大,必须事先向财务处报用款计划,以免影响工作。其中一次性需 10 万元以上用款,应提前 5 个工作日报用款计划, 10 万元以下 5 万元以上用款,应提前 3 个工作日报用款计划, 5 万元以下用款,应提前 1 个工作日报用款计划。
(六)、招待费报销:
1 、招待费报销严格按莆学( 2003 )号文件的有关规定办理。
2 、报销来宾用餐费用,需附经批准的公务接待审批单。
3 、一次性招待费用超过 5000 元,由分管院领导审批。
(七)、报销时间:
1 、每天报销截止时间为:上午 11 : 00 ,下午 5 : 00 。
2 、每周二下午为学习时间,原则上不报销。
3 、每月发放离退休人员工资及月末结帐的当天不报销。
4 、需集中办理的特殊工作期间一般不报销(如迎新收费、年终决算等)。