各省级招委、教育行政部门、邮政管理部门、邮政企业和高校要充分认识做好录取通知书寄递工作的重要意义,以对考生高度负责的态度,切实加强组织领导,周密安排部署,完善录取通知书寄递工作机制,制定专门工作方案,明确责任分工,加强协调配合,不断提升规范化管理水平,确保录取通知书寄递的安全、及时、准确。
二
规范寄递管理
高校要健全录取通知书寄递管理制度,完善与邮政企业的交接手续,严格寄递程序,规范操作流程,落实专项经费。录取通知书必须使用邮政特快专递等给据邮件方式寄递,确保寄递全过程可查询、可追溯和邮件安全,不得采用平信方式寄递。高校要在各省(区、市)相应批次录取结束后,严格按照经省级招办核准备案的录取新生名册,发放新生录取通知书,录取通知书须由校长签发并加盖学校公章。要根据省级招办提供的考生电子档案,会同邮政企业认真核对、准确填写新生录取通知书收件人、地址、邮编、联系电话等详情单信息。对于收件地址存在疑问的情况,要及时联系有关省级招办进行核实。
邮政企业要开辟高校录取通知书寄递“绿色通道”,优先处理、单独封袋,保证寄递时效。要事先与高校签订服务协议,明确双方权责义务。要成立专门服务团队,为高校制定个性化服务方案,按约定时间及方式协助高校做好邮件信息录入、详情单打印、邮件封装等辅助工作,提供专门的封装用品,做好防火、防潮措施,并在邮件封面给予特殊标记,及时收寄、及时发运。要进一步强化运营管理及质量控制,加强安全管控,确保高校录取通知书寄递安全,坚决杜绝录取通知书丢失、损毁等情况发生。要坚持公益原则,合理确定录取通知书寄递资费收取标准。
三
确保精准投递
邮政企业要严格高校录取通知书的投递签收流程,原则上坚持“本人当面签收”,不得投递至智能快件箱(信包箱)、代投自提点、物业或收发室等。对寄至农村地区或交通不便边远地区的录取通知书,邮政企业不得积压延误,不得做转投处理,要采取特殊措施,确保及时、精准送达。
投递时,要加强对录取通知书邮件收件人的身份核实,原则上须由收件人凭本人有效身份证件亲自签收,并做好相关信息记录。收件人因特殊情况无法及时签收的,可与邮政企业约定其他交接时间,也可由收件人授权委托第三方代收。
第三方代收时,邮政企业除要求代收人出示收件人的身份证件外,还须要求代收人提供其本人身份证件,并做好信息记录。
对因地址错误、地址变更、无法联系到收件人、不可抗力等特殊情形造成录取通知书无法正常投递的,邮政企业要及时与寄件高校联系,沟通反馈情况,并报告省级邮政管理部门。
确实无法投递的,要及时退回寄件高校,由寄件高校通过有关省级招办联系新生妥善处理,确保新生及时、准确收到录取通知书。
四
优化新生服务
高校要完善“绿色通道”入学制度,随录取通知书附送关于学生资助政策的详细介绍,不让一个新生因经济困难而放弃入学。高校要做好新生应征入伍宣传,在发放新生录取通知书时将《大学新生应征入伍宣传单》一并寄送所有录取新生。严禁高校、邮政企业在录取通知书邮件内夹寄、夹带与新生报到无关的商业广告等宣传材料,严禁夹寄其他不符合寄递要求的物品,严禁向新生收取录取通知书邮寄费用。
邮政企业要充分运用现代信息技术手段,全过程跟踪高校录取通知书邮件收发状态,为高校和新生提供录取通知书寄递信息查询服务。要及时上传相关生产环节的节点数据信息,逐件进行监控,确保高校和新生能够通过邮政企业或高校的官网、微信公众号邮件查询系统,及时获取录取通知书邮件的寄递过程信息,并将已经准确寄达新生的数据通报高校。
高校、邮政企业在寄出录取通知书邮件后,可通过发送手机短信等方式提醒新生注意查收。高校和邮政企业要畅通新生咨询方式,及时处理寄递过程中出现的问题。高校、邮政企业要做好高校录取通知书寄递详情单、签收凭据等业务资料的存档管理工作,相关资料和信息应妥为保管,保存期不少于3年。
五
做好防疫消杀
高校和邮政企业要严格落实所在地区和本单位新冠肺炎疫情防控常态化的工作要求,采取有效措施确保录取通知书制作、存放、运输、投递等环节安全,坚决避免录取通知书寄递过程中出现病毒传播。邮政企业要做好参与录取通知书寄递工作的有关车辆、人员的防疫消杀和邮件的污染防控工作,车辆要保证每日全面消杀一次,人员要每日测量体温、保证健康状态,收送邮件时必须佩戴口罩。
六
加强监督检查
省级教育行政部门要把高校录取通知书寄递工作纳入本地招生录取督查范围,会同邮政管理部门加大对高校、邮政企业寄递录取通知书工作的监督检查,督促相关单位落实主体责任,确保录取通知书寄递安全和新生个人信息安全。要指导高校、邮政企业及时妥善处理寄递过程中出现的异常情况,切实维护新生合法权益。对于寄递过程中出现违法违规行为的,要依法依规严肃追究有关人员责任,涉嫌犯罪的依法移送司法机关处理。
请各省级教育行政部门将本通知转发至属地2020年具有普通高等学历教育招生资格的各高校,将本通知相关要求通知到属地所有普通高中。