近年来,档案数字化工作在党政机关推进较快,在发挥积极作用的同时,也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现,部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作,导致失泄密案件时有发生。
档案数字化工作中常见的失泄密环节
档案数字化工作按流程可以分为
生成、流转、存储、利用4个环节,
其中存在很多共性的失泄密隐患。
生成环节:违规外包扫描
案例1:2014年10月,有关部门检查发现,某部档案管理系统服务器上存有大量涉密文件扫描件,档案室1台连接互联网的计算机存有该部涉密档案扫描文件。
经查,2014年4月,承担该部档案数字化工作的甲公司工作人员何某,因担心以前由乙公司(在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作)扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取遇到问题导致数据损坏,便私自将全部原始数据备份保存在了档案服务器的D盘上,准备运行正常后删除。
2014年4月档案管理软件系统升级后,系统中的图片文件命名需重新进行统一后才能正常使用,何某在帮助修改涉密扫描件文件名时,违规在连接互联网计算机上操作,且修改完成后忘记及时删除,导致泄密。案件发生后,有关单位对何某予以辞退,甲公司项目负责人王某调离数字化项目组,职务降为副职,扣发3个月奖金;对该部保密办主任某通报批评,并取消当年评优资格。