如何编写信息简报 信息简报编写是办公室的一项经常性、基础性工作,也是办公室以文辅政的重要组成部分。信息简报的最大特征,就是形式上的简洁性、内容上的实在性、功能上的实用性。它的编写(包括采集、加工、编写、印制、报送等)工作也有着真实、适用,简明、准确,及时、迅速及新、实、短,小、快、灵等特点和要求。笔者曾在基层办公室从事或接触过多年的信息简报编写工作,深感兹事虽小,然司之不易,做好更难。可以说,它是做好办公室的入门之作和文秘人员写作修成正果的必由之路,也确实是提高文秘人员语言文字表达等综合能力的有效途径。现试结合工作实践,就其编写的几个要领和注意事项谈点粗浅看法。 一、明确编写宗旨 小信息、大文章,小信息、大作用。信息简报虽小,但却有着窥一斑而知全豹、落一叶而知三秋的功效。它主要是用以反映新情况、新动态,提出新问题、新做法,交流新经验、新成效等,为各级领导提供决策和推动工作服务的,在实际工作中往往起着辅助领导决策、协助领导管理、促进部门交流、指导基层实践、推动全局发展等方面的作用。因此其编写工作要紧紧围绕大(大事)、要(要事)、新(新情况、新问题、新做法、新成效)、急(突发性公共事件)、难(难事)、疑(苗头性、倾向性)、内(不宜公开报道,但需引起领导重视及关注的问题)等来进行,在思想内容上要保持前瞻性、预见性、典型性、代表性、针对性和指导性,在加工编写上要开门见山、直奔主题,不穿鞋、不戴帽;一事一议,直陈其事,不绕弯子、不兜圈子;语句凝炼,文从字顺,不疲软、不含糊。要做到去同(去除人云亦云部分)、存异(保留与众不同的内容,突出事实特色特点)、不讲理(不空发议论),坚持五快(快采、快编、快签、快印、快发)、五不(不迟报、不瞒报、不误报、不乱报、不漏报)制度。同时,还要遵循去伪存真、去粗存精、多中选好、好中选优、优中选特、特中选精等宗旨和原则。 二、熟悉采编渠道 一般来讲,基层单位信息简报的收集采编工作有以下几种常用渠道或办法。一是定期收集。在本地、本行业和系统有关单位设立固定的信息X络(主要是建立相对固定的电脑传输X络和定向信息员信息报送制度及联席会议制度等,实行定期、定向、定性的互动交流)。二是预约采编。即围绕一个时期上级党委政府的决策重点及本地贯彻实施的意见,提前给基层信息员出题目、拟观点、定要求,让他们有的放矢地编写上报。三是热点跟踪。围绕一个时期、一个阶段改革、发展、稳定的工作重心以及重点、热点、焦点、难点问题,密切关注相关领域的新动态、新进展,及时予以捕捉、跟进、了解、采编。四是重点求索。对综合性强、工作性质比较重要、敏感的部门或单位,采取经常走访、联系和沟通、询问的办法,从中索取更多的信息点、信息源、信息面。五是观察捕捉。随时留心观察经济社会生活中的动态动向,悉心体会身边的社情民意,及时从中获取有利用价值的各类动态、动向性信息。六是综合处理。即通过对相关会议、文件材料、领导讲话等的分析、判断、提炼,从信息简报工作的角度予加工整理,形成富有特色的信息。这也是最为常用的一种便捷方法。此外,还有阅读收听法、交换法、共享法、委托法、预测法、数据分析法以及上下延伸法、左右拓展法、内外挖掘法等等。 但无论采取何种渠道和办法,我个人认为从事这项工作的同志最重要的是要有三心。一是要有心。就是要自觉培养和提高信息意识和工作理念,在日常工作中牢牢把握领导的信息需求,切实做到五勤(即眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤),练就一双善于发现、挖掘有价值信息的火眼金睛。二是要用心。有心是根本,用心是关键。用心就是不停留于被动、表面的信息收集与编发,而是要本着积极、主动的态度,养成及时、准确、持续、广泛收集和编写信息简报的工作习惯,提高深入挖掘、分析、甑别和系统运用信息简报素材的工作能力。用心离不开细心。细心贵在责任,贵在具体。只有养成心细如发、缜密思考、周全办事的良好习惯和作风,才能在编写工作中应付自如、应对得体,减少失误率,实现无差错。三是要耐心。对信息需求的判断、对信息价值的评估、对材料的取舍、对编写角度的选择等等,都有赖于实践经验的积累,这种积累往往有个从量变到质变的过程,需要极大的耐心,因为有时候可能是高投入、低产出的。这就特别需要我们发挥办公室的三平(平凡之中的伟大追求、平静之中的满腔热血、平常之中的强烈责任感)精神,兢兢业业、扎扎实实做好本职工作。通过坚持推进一个时段,必能渐入佳境,收到实效,得成正果。 三、注重编写方法 一是平中寻亮。就是对于语言平淡、层次不高但又有其可取利用之处的基层来稿,要通过仔细阅读、分析和判断,找出其中的亮点,施以去粗存精式的内容调整、文字加工和润色,使其合乎规范,又具新意。二是浅者掘深。对内容浅显但尚具可用、可读性的问题性信息,可采取热点跟踪、难点透视、实地调查等方式予以进一步挖掘,增加份量,提高档次。三是狭者拓宽。对观点新颖、事例典型,但范围较狭窄的信息点,要站在全局的高度,通过分析、综合、提炼,从中找出带有规律性、普遍性和代表性的东西,以拓宽其内涵和外延。四是陈者换新。对于那些看似普通平凡但仍有借鉴意义的信息源,可采取另辟蹊径如换位思考、逆向思维、旧瓶装新酒等办法,从全新的角度加工出富有新意的信息,则能收到横看成岭侧成峰之效。五是零者备储。对于一些内容单一、零碎、貌似残缺不全,暂时好像用不上的信息,要多长个心眼,及时予以备储,以便需要时化零为整所用。六是深度加工。对多视点、内容宽、含量重又普遍性和指导意义的信息,还可通过顺藤摸瓜、解剖麻雀等进一步调查研究的办法,由表及里、由点及面地进行拓展、延伸,使其上升为有份量的调查报告,以指导和推动实际工作。 四、几点注意事项 (一)坚持六原则。一是真实性原则。真实准确是信息简报的生命,而失真、存伪则是其大敌、大忌。作为提供领导决策依据的信息简报,编写工作一旦失去真实性,不仅信息本身会失去价值,而且会造成管理、决策上的失误,并产生不良甚至严重的后果。因此在加工编写工作中一定要把去伪存真、保持信息简报内容的真实性、准确性作为首要原则、铁的纪律。二是时效性原则。政务信息具有强烈的时间性要求。一条有价值的信息,如果不及时收集、整理、编发和传递,就会变成昨日黄花、旧时新闻,失去其价值和意义。所以我们做信息简报的加工编写工作,一定要养成闻风而动、积极主动、快速果断、敏捷行事的习惯;否则,就无法把握稍纵即逝的战机,难以胜任本职岗位工作。三是层次性原则。信息虽然具有共享性,但编发传递却必须讲究层次性。实践工作中,因领导者职级层次的不同,对信息掌握的层次也不同。比如,对县级领导有用的信息,对市级领导可能就未必适用;在本地适用的信息,到异地就未必适用等等。必须根据不同层次的领导(包括部门)来收集、编发和传递不同层次的信息,才能保持信息工作的实用有效性,使信息服务工作发挥最大的效益。四是适度性原则。信息的突出作用,在于帮助各级领导排除各种不确定性。因此,为领导收集、编写、发送信息,必须适度,做到适销对路。一要适量。也就是因时因地因事制宜,适度适量,除非特殊情况,在数量(期数)上不能过多过滥。二要适用。就是要有明确的目的性和针对性,合乎适宜,不盲目而为。三要适中。要分清轻、重、缓、急,在篇幅上要做到长短结合,宜详(长)则详(长),宜短则短,保持灵活、生动性;编发上,要做到快慢结合,该快的快,该慢的慢(一般都要快,也有个别特殊情况),力求恰到好处。五是创新性原则。创新是信息简报编写工作的灵魂,也是做好办公室一切工作的动力。信息简报加工编写,实际上也是一种创新性实践活动。这就要求我们在解放思想、实事求是的前提下,积极更新观念,不断以新的思维方式,从新的角度研究和分析问题。要根据形势任务的要求,结合工作需要,捕捉难以听到、不易看到和意想不到的新情况、新苗头,找出解决问题的新视角、新思路、新方法,加工编写出有新意、有创意、有价值、有份量、有生命力的信息简报,才能更好地发挥参谋、助手、喉舌、耳目的作用(二)做到四个要。一是标题要醒目。标题是文章的眼睛,好标题能起到画龙点睛的作用。一篇好的信息简报稿(除了简讯、一句话短讯等外),应当通过标题来很好地传达信息的内容,在标题里就直指要害。所以标题要做到越醒目越好、越提神越好。有时候标题实际上就是一条信息或新闻。标题要醒目,重点要做到题文一致、一语道破、简洁明快和准确干净。二是主题要集中。主题是一篇信息的中心。意多必乱。一般而言,一篇信息只能突出一个主题。因此对于分散或游离主题的内容,要象鲁迅先生说的那样:写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜!三是内容要新鲜。信息的价值首则在新,思想新、内容新、角度新、时段新,事实新、经验新、问题新、办法新,理念新、认识新、见解新、结论新,等等。事实上,办公室一切文稿要体现其创新性,都莫不如此。四是篇幅要简短。篇幅简短是建立在结构简单、语言简洁、文风简约、开门见山、直奔主题等基础之上的。这一点,我们在前面已经提到,就不再展开赘述。 (三)把握三关系。一是质与量的关系。数量是基础,质量是关键;数量反映的是工作热情,质量反映的是工作水平。信息简报编写,既要有数量更要有质量。如果只满足于路不平、灯不明、车乱停及四季歌、编者按之类,势必难以引起领导的重视和发挥其应有的作用。实践工作中要特别注重三突出:一要突出重要性。要站在改革、发展、稳定的高度,紧紧围绕当地党委政府和本机关单位的工作中心和重点来做好采、编、发。二要突出建议性。不仅要反映表象,更要反映本质;不仅要提出问题,更要出谋献策,特别是要针对矛盾和问题的症结,提出相应的思路办法或可操作性的意见和建议。三是突出警示性。要抓住经济社会生活中带苗头性、倾向性的问题,认真思考,深入挖掘,力求编发出有前瞻性、预见性、参照性的信息简报,使领导或有关部门、基层单位以从中获得启发和收益。二是喜与忧的关系。喜指的是好的做法、成功的经验、取得的成绩和正面的典型,忧指的是失败的教训、存在的问题和反面的事例。报喜不报忧是信息简报编发工作常见的误区。个人认为,在不违反信息简报编发工作制度和要求的前提下(也就是遵守编、发审核程序,不能随意擅自趱越;特别是对突发性、重要性事件的报送工作更要如此),应该坚持喜忧并重,有喜报喜、有忧报忧。报喜时实事求是,恰如其分;报忧时敢字当头,抓住要害。只有这样,才能更好地体现信息简报编写的作用和意义。三是热与冷的关系。亮点固然是信息简报编写的主流,但冷点(难点、疑点、盲点)问题也不能忽视和放过。在处理热与冷的关系上,关键是要做到热的题材冷静写,冷的题材热心写,才能抓住根本,准确行文。