(十一)批复。适用于答复下级机关请示事项。批复属下行文。
(十二)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用,属下行文;向有关单位告知某些事项时(如告知办公地点变更等),也可作平行文使用。
(十三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。
(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函和答复函、请求批准函和答复审批函、告知函。函属平行文,有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。
(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
函的写作格式
一、函概念:
函,即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。
二、函类型:
按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。
三、函用法:
1.下级机关向上级机关询问一般事宜,或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
2.平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜。
3.用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时,也常用公函。
4.向上级机关请示较小事宜也常用函。
四、函格式
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
(一)首部
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
11 1.标题。XXX关于XXX的函(2号小标宋体) 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2.主送机关。(标题下一行顶格,3号仿宋)
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(二)正文
X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字),其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1.开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入