2015全国计算机二级考试access复习重点:使用向导创建报表
创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中,需要选择在报表中出现的信息,并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是,用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段,这些字段可来自多个表和查询,向导最终会按照用户选择的布局和格式,建立报表。
新建报表:
选择表和字段
按学分分组:
按课程ID排序:
选择报表布局:
选择报表样式:
确定报表标题:
运行报表结果:
3. 自动创建报表及图表向导
⑴ 自动创建报表
报表向导提供的自动创建报表有两种格式:一种是纵栏式,另一种是表格式。
⑵ 自动创建图表
如果需要将数据以图表的形式表示出来,使其更加直观,就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大,提供了几十种图表形式供用户选择。
新建报表向导,选择图表向导,和数据来源表:
选择图表数据所在字段:
选择图表的类型:
指定图表的布局:
指定图表的标题:
运行图形报表,得到结果图:
4. 标签向导
标签向导的功能强大,它不但支持标准型号的标签,也支持自定义标签的创建。
5. 使用报表设计视图
下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例,创建报表。
启动【新建报表】:
报表设计工作区如下:
⑴ 向报表工作区添加控件:
报表中的每一个对象,都称为之为控件,控件分为三种:
绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时,Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起,包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。
非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值,不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。
计算控件 计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件,它不能更新字段值。
用户可以在设计视图中对控件进行如下操作:
通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。
通过按Del键删除控件。
激活控件对象,拖动控件的边界调整控件大小。
利用属性对话框改变控件属性。
通过格式化改变控件外观,可以运用边框、粗体等效果。
对控件增加边框和阴影等效果。
向报表中添加非绑定控件,可通过从【工具箱】中选择相应的控件,拖动到报表上即可。
向报表中添加绑定控件是一项重要工作,这类控件主要是文本框,它与字段列表中的字段相结合来显示数据。
在报表中创建计算控件时,可使用以下两种方法:如果控件是文本框,可以直接在控件中输入计算表达式。另,不管控件是不是文本框,都可以使用表达式生成器来创建表达式。
使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下:
在设计视图中打开报表。
创建或选定一个非绑定的【文本框】。
单击【报表设计】工具栏中的【属性】。
打开属性对话框中的【数据】标签,并单击【控件来源】。
单击表达式生成器按钮,弹出【表达式生成器】。
单击“=”按钮,并单击相应的计算按钮。
双击计算中使用的一个或多个字段。
输入表达式中的其他数值,然后【确定】。
⑵ 控件的更改和设置
更改控件的方法通常有两种:即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。
⑶ 在报表中添加节
为了使报表更易于理解,可将报表分成若干节,在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节:“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”,选择【视图】|【报表页眉/页脚】,可增加两个节:“报表页眉”、“报表页脚”。
报表的节也具有属性,不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色;但所有其他的属性,必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框,可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。
⑷ 属性设置
除了可以移动控件的位置和改变控件的.尺寸外,还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件,在弹出的快捷菜单中选择属性。
⑸ 保存报表
在对报表进行修改后,单击工具栏中的【保存】,就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称,然后单击【确定】按钮,就可以保存报表。
6. 用报表设计视图创建报表
下面通过实例说明设计报表的步骤:
⑴ 打开相应数据库,新建报表,选择【设计视图】、选择【订单】表。
⑵ 添加相应字段到报表设计主体区内。
⑶ 添加页面页眉和页面页脚
其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。
⑷ 保存运行得到结果
7. 报表属性
下面是报表的属性窗口,该对话框有五个选项卡,分别是:【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果没有用设计视图打开报表,而是选中一个报表后,单击工具栏上的【属性】按钮,则将会弹出另外一种报表属性对话框。
8. 使用报表快照
Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件,包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是,不需要照相复制和邮寄印制版本,接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。
为了查看、打印或邮寄一个报表快照,用户需要安装“快照取景器”程序,它是一个独立的执行程序,它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下,当用户第一次创建一个报表快照时,Access 2003就自动安装了“快照取景器”。
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