第一章编制说明
第一条编制目的
为使我校档案工作适应现代化管理的需要,统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范,根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》精神,结合我校档案工作实际情况,特编制本办法。
第二条编制原则
(一)我校档案分类以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
(二)在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
(三)档案类目的设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。
(四)档案的类目排列、档号的结构确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。
第三条类目设置
学校档案按照档案的规模分为专门业务类档案、综合业务类档案、特殊载体档案三大类。
01:专门业务类档案(简称专门档案或专档),主要包括学生人事档案、干部职工档案、教学业务档案、科技项目(包括学术课题)档案、基建项目档案、大型设备档案、招标项目档案、财务会计档案等。
02:综合业务类档案(简称综合档案或综档),主要包括除专门档案外的综合文书档案、人物档案、涉密档案、学生社团档案、学生班级档案等。
03:特殊载体类档案(简称特载档案),如实物档案、声像档案等。
(一)一级类目的划分、标识、整理排序和排架顺序。
1、专门档案的简称和排序:
01学生人档:学生人事档案简称。
02干职人档:干部职工人事档案简称。
03教学业务:教学业务档案简称。
04科技项目:科技项目(含学术课题)档案简称。
05基建项目;基建项目(含改、扩、修等)档案简称。
06大型设备:单件价格10万元及以上的大型设备(含软件)档案简称。
07招标项目:招标项目档案简称。
08学科项目:学科建设项目档案简称。
09审计项目:审计项目档案简称。
10财务会计:财会类报表、账簿和凭证档案的简称。
2、综合文书档案简称采用“单位名称简称”+“文书”来区分,排架可由档案馆自行排序,也可不进行排序而按照