出库和入库流水可以分开在两张表里来记,也可以合在一张表,看实际使用的方便程度。这里以后者来示例:
表格包含:物品信息,及每次出入库的日期、数量。
第一步,创建查找函数。产品属性信息在「物品信息表」中都是登记过的,这里我们希望记录时通过选择编码后,自动生成名称、型号、单位。只要在后面对应属性单元格分别使用VLOOKUP查找函数就可以实现,见以下动图教程:
利用VLOOKUP函数,自动得到了与前面编码对应的信息。
函数公式:
=VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0)
函数解答:
第一个参数$C3表示想要查找的内容;
第二个参数物品信息表!$B:$E表示要查找的区域(物品信息区);
第三个参数2表示返回的内容为查找区域的第几列,最后一个参数0表示精确查找。
公式中($)符号代表该公式所引用(指向)的单元格在拖拽填充时不会发生行或列的移动。
第三个参数是指定返回内容,那么在“型号/规格”、“单位”对应单元格中将上述VLOOKUP函数的2分别改为3、4就可以实现型号和单位的查找了:
可以看到第一条记录在编码确定之后,通过在“物品名称”的D3单元格中使用VLOOKUP函数就自动得到了与前面编码对应的信息。
第二步,优化函数公式,避免错误值。如果物品信息为空,那么出入库表后面对应的VLOOKUP函数返回了错误值#N/A,这时候我们用IF函数进行优化。
优化公式,避免表格出现错误值#N/A
函数公式:
=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0))
函数解答:
若查找单元格为空时返回空,为物品编码时返回该编码对应名称、型号、单位。
第三步,将编码做成下拉列表选择。