接待是指个人或单位以主人的身份招待客人,以达到某种目的的社会交往方式。无论是单位或个人在接待来访者时,都希望客人能乘兴而来,满意而归,为达到这一目的,在接待过程中要遵守一定的工作原则,即平等、热情、友善、礼貌。在社会交往过程中,朋友不计高低贫富、地位异同,单位不计大小、级别,都应一视同仁、以礼相待、热情友善,只有这样才能赢得来访者的尊敬和爱戴,才能达到交流信息、交流感情、广交朋友的目的。如若对上级笑脸相迎,对下级视而不见,对地位高的阿谀逢迎,对地位低的怒目相向,不但达不到公关目的,而且还会使过去的友谊毁于一旦,失去朋友,造成社交的失败。
1、了解情况 :
接待的准备工作是为接待好客人而做的。要想使接待工作做好,须事先详细了解客人的情况。这主要是要弄清客人来访的目的、性别比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。客人来访都是有目的而来、有备而来的,要事先了解客人来访的目的是什么,以便于做好充分的准备工作。弄清客人的人数和性别比例,是否有夫妇同行,安排交通工具和食宿作好准备;了解客人的职务级别,也便于安排接待规格。
2、 掌握时间:
作为接待者,无论是因公接待,还是接待自己的朋友,事先一定要弄清、记住客人来访的具体日期和时间。然后在客人来访前做好各方面的准备工作。如果客人事先没有通知而“不期而至” ,作为主人,无论工作多么繁忙也要停止手中的工作,热情接待客人。如果室内卫生需要整理,可以请客人在门外稍候,陪对方说几句话,并道歉,不要冷冷地下逐客令。
3、布置场所 :
接待场所就是通常所说的会客室。在客人到达前,要根据不同情况,把会客室精心布置一番。一般情况下,应先打扫卫生,整理摆放桌椅,适当准备一些水果、饮料、茶具、香烟等。如果是商业或其他公务会谈,还要准备一些文具用品和可能用得上的相关资料,以及电话、传真等,还要检查卫生设施是否能正常使用,同时,还可以在会客室里摆上一些鲜花。主人的精心、周到,能给客人以宾至如归的感觉。如果会客室物品乱放乱堆,不讲卫生,给人的第一印象就是心不诚、办事不认真。
4、交通、食宿:
在客人到来之前,要事先了解客人是乘什么交通工具来的,如果是带车来访,只要在门口作好准备即可;如果是乘火车、轮船、飞机、汽车而来,要作好接站的准备。另外,还要安排好客人的吃住。其原则是:一方面要尽可能招待得好一些;另一方面