查询机构要对所有查询相关的纸质和电子档案资料整理归档。档案资料按照一事一档,编号管理的原则进行。档案资料包括查询申请人提供的查询申请书、有效身份证件复印件、委托人授权委托书、司法部门签发的个人信用报告协查函或介绍信、查询申请登记表等。查询机构要安排专门的档案柜存放信用报告查询的相关档案,并做好对档案存放地的防火、防潮、防虫、防鼠等“八防”安全措施。档案资料的借阅应当严格限定范围,无查询机构主管的审批,任何人不得擅自查询、借阅和复制档案资料。查询机构要按业务档案管理规定对档案资料(包括相关文件)进行管理。信用报告查询相关档案资料保管期限为三年,到期可对档案资料进行销毁。