问:学生档案由哪个部门管理?
答:学生档案由学校档案馆学生档案室负责管理,办公地点在文科楼B栋104室,联系电话027-59750765。
问:学生档案重要性在哪?
答:学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料,也是学生就业后人事档案的重要组织部分。其主要内容包括高中档案、高考档案、大学学习成绩、学业证书、学年鉴定、入党入团材料、奖惩材料等,是社会用人单位聘用毕业生的重要参考,也是学生就业后工资定级、晋资、晋职的重要依据,凡正规用人单位,均需要将毕业生档案从学校转递到专门的档案保管部门。
问:毕业生档案能否自己携带?
答:学生档案原则上不能由毕业生自带。
问:毕业生档案转递的方式有哪些?
答:按照规定,学生档案必须以机密件由机要通信方式(机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道,其主要服务对象是县级以上党政军和国有企事业单位。)转递到毕业生报到单位。凡机要通信方式无法投递的单位,由学校派专人送到或用人单位人事部门派专人来校领取。
问:毕业生档案何时转递?
答:毕业生档案通常在七月中旬左右发出,一般2-4周内可送达。
问:怎样保证毕业生档案转递安全无误?
答:毕业生在离校时领取《全国普通高等学校本专科毕业生报到证》后,应首先核对姓名、性别是否有误,再核对“全国普通高等学校本专科毕业生报到证”下方下划线处打印的单位名称是否与自己填写的《全国普通高等学校毕业生就业协议书》档案单位栏内容一致,若不一致,则会影响毕业生档案准确转递,请速与学校招生与就业指导处联系更正。
问:毕业生填写《毕业生就业协议书》用人单位信息时应注意什么?
答:毕业生填写《全国普通高等学校毕业生就业协议书》用人单位信息时,为保证毕业生档案能准确转递到用人单位,需要注意:
1、单位名称不得使用简称。
2、注意单位、单位隶属及档案转寄详细地址三者之间关系:
⑴凡能通过机要通信的方式投递档案的(县以上党政军和国有企事业或由当地政府人事厅局专门指定档案管理权限的单位、如深圳华为技术有限公司),应提供报到单位的全称和详细地址(信箱无效)。此情况忽略单位隶属。
⑵按规定不能通过机要通信的方式投递档案,但具有人事档案管理权限的,应填写报到单位所属上级单位的全称和详细地址,由上级单位代转;如果直属上级单位仍不能通过机要通信的方式投递档案,还需进一步填写更高一级上级单位的全称和详细地址,直至通过机要通信投递能到达为止。
⑶报到单位不符合机要通信投递范围,且无人事档案保管权限的(通常为民营、外资、合资、个体企业),应提供其专门指定的符合机要通信范围并有人事档案保管权限的档案转递单位(人事代理机构)全称和详细地址,如:联想集团的档案转递单位是中科院人才交流中心;五羊-本田摩托(广州)有限公司的档案转递单位是广州市人才交流中心。对于没有专门指定档案托管单位(人事代理机构)的用人单位,建议毕业生将档案委托保管至家乡所在地市州人才交流中心。
⑷凡报到单位与上级主管单位不在同一城市的,有的指定档案转递到异地的上级主管部门,有的指定档案转递到本地具有人事档案保管权限的单位,填写时应问清楚档案转递去向单位的名称和详细地址。如:深圳亚奥实业有限公司北京分公司,其档案转递到北京北辰人才交流服务中心;上海中闻实业发展有限公司,其档案转递到人民日报社华东分社。
3、武汉市生源的毕业生,在无存档权的“三资”(合资、外资、独资)或私企就业的,如单位集体在人才交流中心开户的,档案转寄详细地址填写人才交流中心地址。就业单位允许,毕业生也可与武汉市人才交流中心或湖北省人才开发交流中心联系档案保管事宜。
如果由于毕业生信息填写不清、未报到而造成档案退回学校滞留的,学校按规定收取档案保管费,本人负担档案再转递费用。
问:为这么有的毕业生档案会退回学校?
答:90%以上毕业生档案退回的原因都是因为毕业生没有弄清“档案接受单位”和“档案转寄详细地址”的含义并准确填写,故需毕业生细心落实。
问:毕业生毕业后怎样查询自己的档案?
答:一般在毕业后两个月,应向本人所填“档案转递详细地址”处询问,如有疑问,及时与学校档案馆学生档案室联系(电话号码:027-88016361)。通过武汉市机要局转递的档案,机要局只提供一年内的有效查询,毕业生可查询并记住自己档案机要号及档案转递时间,凭此在档案接收单位查询。
问:考研究生的本科毕业生的档案怎样处理?
答:持拟录取学校调档函到档案馆学生档案室办理调档手续。