如何当好办公室主任 办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特 殊位置,具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战, 如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作 “大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色?在此,本人谈 一些看法和体会。 一、加强学习锻炼,提高综合素质 办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质 等方面,加强自身学习和岗位锻炼,不断提高综合素质。一要政 治可靠,做到理想信念坚定,在思想、行动上与上级保持高度一 致,在大是大非面前保持坚定立场,不该说的话不说,不该做的 事不做。二要品德优良,做到光明磊落,忠实老实;服从组织, 顾全大局;关心他人,助人为乐;公道正派,谦虚谨慎;严以律 已,廉洁奉公。三要心理过硬,做到急而不躁,怒而不形,喜而 不亢;随和而不盲从,自信而不固执,忍让而不献媚,直率而不 粗暴,多思而不多疑,谨慎而不圆滑。四要知识渊博,做到熟知 邓小平理论和“三个代表”重要思想等的理论知识, 掌握科学发 展观的思想内涵和精神实质;具有办公室工作的专业知识,成为 一个“行家里手”;了解法律法规、经济、科学知识等的基础知 识,使自己成为一个知识宽广的人。 二、认真履行职能,讲究工作艺术 办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正 确执行服务,大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。 办公室主任应在认真履行职能的过程中,讲究艺术技巧,注重方 式方法。 (一)参谋超前。 参谋职能指办公室主任在辅助领导决策过程 中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中, 要找准位置,不以言轻而金口难开,不以位低而随声附和,不以 好恶而固执己见,不以阴晴而见风使舵,不以理直而气壮如牛, 不以无关而沉默寡言,做到到位而不越位、尽职而不失职。 一要把握宗旨,谋之有为。一是谋大事,不要搞“鸡毛蒜 皮”。谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键,围绕中 心,善于站在全局的高度认识问题、分析问题,提出建设性的、 切实可行的、领导感兴趣的建议。如果事无巨细,大事小事都参 谋,整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨,就会事倍功半,甚至 影响领导的工作。二是围绕领导意图,不要我行我素。只有紧紧 围绕领导意图,才能做到参在点子上,谋在关键处。要有超前意 识,留心观察领导所关注的问题,力求做到领导未谋即有所思; 要努力贴紧领导的思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,抓 住领导关注的问题出主意、想办法。如果离开领导决策意图,固 执己见,我行我素,参谋活动就会背离正常的轨道,就会导致失 败。 二要出于公心,谋之有度。一是出好主意,不要人云亦云。 办公室主任要经常为领导献上策,出良谋,不能人云亦云,泛泛 而谈。要加强调查研究,善于分析形势,增强参谋工作的预见性 和科学性; 要充分发挥办公室的集体智慧, 广开言路, 集思广益, 提高参谋工作的整体效能;要学会比较,遇事常思多种可能,准 备几种方案,做到多算于前,少失于后。二是敢于直言,不要察 颜观色。 做好参谋工作要做到坚持原则、 实事求是, 不掩盖矛盾、 回避问题,做到服从不盲从。对于领导同志尚未意识到或者认识 不尽完善的情况和问题,就要及时提醒或提出建议;当领导决策 明显失误时,就要以对党和人民高度负责的态度,勇于“犯颜直 谏”。三是做到“慎言”,不要掺杂私人感情。参谋工作的出发 点应是对工作、对发展有利,对领导、对同志有利,切忌从个人 的好恶或小团体利益出发,带着私心杂念观察分析问题。特别是 在对人的看法上,不能搞远近亲疏,更不能泄私愤、图报复,趁 给领导出主意的机会“奏一本”。 三要掌握分寸,谋之有方。一是因人而异。在出主意、提建 议时,对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导,一般应运用 “提纲式”方法,宜粗不宜细;对于新任职或者思维比较缜密的 领导,应采取“方案式”方法,把情况尽量说得细一些;对善于 倾听下属意见的领导, 要畅所欲言, 大胆提出自己的观点和主张; 对于特别有主见的领导,则要多提供背景材料,供领导参考。二 是选择时机。在出主意、提建议时,需要捕捉到一个恰到好处的 时机。 当决策者处于冷静状态的时候, 正在思考相关问题的时候, 在和自己闲聊的时候,都可视为是“恰到好处”的时机。三是讲 究方法。在出主意、提建议时,要态度诚恳,语言委婉,讲究一 定的方法和艺术,既不为让领导接受建议而“言”高盖主,也不 因领导不采纳建议而灰心丧气。 (二)服务到位。服务职责指办公室主任为领导、基层和群众 服务方面所应有的职能和应尽的责任。 办公室主任在履行服务职 能中,应细致周到,抓住重点、分清主次,又要统筹考虑、兼顾 一般, 做到侧重不失重, 在被动中求主动, 忠心耿耿为领导服务, 使领导更加信任;诚心诚意为基层服务,使基层更加满意;真心 实意为群众服务,使群众更加亲近。 一要正确处理“两个关系”。开展好服务工作,需要处理好 两个关系。一是处理好全面服务与重点服务的关系。办公室服务 工作繁杂琐碎,大体上可分为政务服务与事务服务。办公室主任 要把主要精力放在政务服务上,抓大事,努力在为领导当好参谋 助手上下功夫。同时,在加强办公室工作的计划性上做文章,落 实责任制,发挥办公室整体功能,以实现工作的“零差错”为目 标,高标准、严要求地处理好每一件事情。二是处理好对上服务 与对下服务的关系。为领导服务是办公室主任义不容辞的责任, 领导交办的事不仅要不折不扣地完成,并且要为其分忧解难。但 是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务, 这就要求办公 室主任多与基层、群众接触,加强调研与督查,发现问题及时分 析,超前预测,为领导决策发挥参谋作用,也为领导服务群众提 供更加有利的条件。 二要当好“三种角色”。为了提供优质服务,办公室主任在 工作中要增强服务意识,创新服务方式,当好“三种角色”。一 是当好主动不被动的角色。各项工作都要主动谋划,超前介入, 化被动为主动。对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办 事项的服务,事前重点在调查研究上下功夫,掌握工作主动权; 事中重点在分解立项、督办落实上下功夫,增强工作的针对性、 实效性;事后在及时反馈上下功夫,做到事事有着落,件件有结 果。对为基层和群众的服务,大力发扬主动协调、主动配合、主 动服务的工作作风,改变那种坐家等服务,为走出去有重点、有 目的地进行跟踪服务,全面、准确、实事求是地向上反映“下 情”,设身处地为基层和群众着想,急基层和群众之所需,办基 层和群众之所盼。此外,组织办公室人员在信息、文稿起草、重 要会议、重要活动工作中提前筹划,及时上报,努力避免被动应 付。二是当好用权不越权的角色。要善于运用赋予的权力去开展 工作,不能左顾右盼、缩手缩脚。但是,也要注意自己的职权范 围, 做到用权不越权, 不能随意干涉其它部门的工作, 更不能“拿 着鸡毛当令箭”,动辄颐指气使、盛气凌人。三是当好果断不武 断的角色。对日常性、周期性及规律性工作,要严防事无巨细、 面面俱到的做法;对突发性、临时性的工作,要培养自己快速反 应的能力,当发生突发性事件需要紧急处理,领导又不在时,应 当机立断, 不能有丝毫的犹豫和含糊, 否则就会贻误工作。 但是, 这种决断必须建立在符合客观实际的基础上, 不是脱离现实的武 断。 (三)管理有方。 管理职能指办公室主任在对行政事务进行管 理方面所应有的职能和应尽的责任。 办公室主任在履行管理职能 中,应提高“两种艺术”,努力使管理有方、工作顺畅。 一要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本 能,包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性 等方面的艺术。一是注意处理好与领导之间的关系。对领导要做 到尊敬和服从,积极主动,尽量随叫随到,承办领导交代的事情 要适当超前,对领导要多请示、多汇报、多反馈,千万不要遗忘 领导交代的事项,千万不要主动与领导套近乎,千万不要在领导 之间传闲话。二是注意处理好与下属的关系。要关心下属,经常 过问下属的政治进步、生活待遇等情况,该解决的问题要及时解 决,暂时有困难的要创造条件解决,该向上反映的问题要向上反 映。要爱护下属,对下属出现一些差错,不应一味求全责备,而 要肯定其工作积极性和成绩, 对问题善意指出, 并提出改进办法, 使下属心悦诚服。要培养下属,对下属品德上要严格要求,业务 上要悉心指导,着力提高下属的综合素质,为党的事业、社会主 义事业造就可用之材。要信任下属,对下属要给予充分信任,多 肯定少批评,以增强下属的自信心,放胆放手干工作。要激励下 属,善于运用表扬这一手段调动下属的积极性,使下属经常以一 种昂扬向上的精神状态投入工作。 二要提高处理事的艺术。处理事是办公室主任的本职,包括 统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定 操作规程、建立责任制度等方面的艺术。一是善于化繁为简。在 众多的工作和矛盾面前,要通过分析、比较,抓住重点,理清思 路,有所为而有所不为,才能获收纲举目张、以简御繁之效。二 是勇于删繁就简。要切实端正工作指导思想,围绕重实际、求实 效抓工作、搞服务,删掉“花架子”、“虚套子”,对于上级和 领导部署的各项工作,把精神实质与办公室的实际情况结合起 来,把多项工作统一起来,把工作重心明晰起来,把具体措施简 洁起来,在统筹兼顾中抓出特色、成效,保证上级安排和领导要 求的真正落实。三是坚持众繁我简。要完善制度规范事,明确责 任,分解任务,逐级负责,分工合作,形成众人挑重担的工作格 局。要优化机制使用人,量才用人,放手用人,做到抓大局放小 节、抓原则放具体、抓结果放过程。 (四)协调有术。协调职能指办公室主任在联系内外关系、沟 通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。 办公室主任在履 行协调职能中,应把握原则,讲求方法和艺术,使协调工作取得 实效,各方面关系理顺,达到事半功倍的效果。 一要把握原则,找准综合协调的切入点。要把握“三个结 合”:一是指令性与协商性相结合,要立足于领导的权威,明示 领导的意图,向协调对象交代清楚;同时,要以商量为主,态度 要谦和,语言要平和,讲究说话的技巧,努力创造一个宽松和谐 的环境。二是原则性与灵活性相结合,一方面要以大局为重,按 党的方针政策办事,按规章制度办事。另一方面,要灵活善变, 讲究策略,广泛听取各方面的意见特别是反面意见,并从中汲取 其合理的意见和要求;根据新的情况,善于修正原有的设想。三 是程序性与时效性相结合。一般按固定程序去搞好协调,但是可 以简化程序,对能办得通的事的协调,能简化尽量简化,以保证 时效;可以逆程序而行,对那些特别紧急事项的协调,因找不到 或来不及向领导请示,可以根据情况进行妥善处理,然后再将处 理结果和事件动态向领导报告。 二要掌握方法, 找准综合协调的着力点。 一是掌握会议协调、 走访调研协调、口头或书面沟通式协调、转单阅签式协调、计划 安排式协调等协调方法,提高协调效果。二是找准综合协调工作 的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调,对上要尊重而不 盲从、服务而不奴婢,待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上,对 外求支持协作,待内求团结向上,既敢于牵头,当好主角,又善 于协作,当好配角。特别要搞好领导成员之间的协调,当班子中 意见不一致、甚至出现对立状况时,多做促进统一认识的工作, 切忌火上浇油或拨弄是非;要搞好单位或部门之间的协商,当遇 到发生“扯皮”的情况时,应全面了解情况,找有关人员进行协 商,将意见汇集、归纳,呈报给领导,以利于主要领导作正确的 决定,保证工作的正常运转。其次在处置事务中出现一些超出预 见、难以料理的事情时,要讲品质,在关键时刻,就应该代领导 冲锋陷阵;要讲艺术,既讲原则,又讲灵活,不能一个面孔、一 个腔调、一种方法;要讲精神,敢碰硬,否则协调苍白无力、处 事优柔寡断,什么事也办不成。 三、坚持内外兼修,树立良好形象 办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外,还应从外 在形象和内在形象方面,加强自身修养,树立良好形象。一要注 重“外美”。讲究行为美,做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎 人情,尊重别人,决不能高傲自大、粗暴蛮横,或者卑躬屈膝、 阿谀奉承。讲究语言美,做到讲话文明、简洁、有情感,切忌庸 俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。讲究仪表美,做到衣 着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂,不 要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。二要体现“内 秀”。对事业有春天般的热情,做到爱岗敬业,任劳任怨,尽心 奉献。对他人有大海一样的胸怀,做到容人胜己,不嫉贤妒能, 助人为乐,甘为他人做嫁衣。对名利像湖水那样平静,做到不为 名所累、不为利所缚、不为欲所惑,经得住诱惑,守得住清贫, 始终保持一颗平常心。对自己像旁观者一样清醒,做到不断反省 自我,扬长避短,取长补短,战胜自我。 总之,要当好办公室主任,必须适应形势和任务的要求,内 强素质, 外树形象, 出色地履行基本职能, 以坚定的信念激励人, 以高尚的人格感染人,以良好的作风凝聚人,以模范的行为带动 人,把班带好,把人用活,把事办实,把家管好。 (作者是市委常委、秘书长、办公室主任) 由于工作关系,本人曾在办公室工作过较长时间,各种酸甜苦辣 都尝过,在此谈点体会及看法,但愿起到抛砖引玉之功效。 办公室是企业的综合系统,承担着企业的承上启下、连接左右、 服务全局的重任。办公室的职责主要是:参与政务、管理事务、 搞好服务。 办公室是保证企业工作正常运转和日常运转的日常办 事机构,是协助领导及其他科室处理政务、管理事务、搞好服务 的综合职能部门,处于四面八方的中枢地位,办公室工作能否正 常、 高效、 关系到领导决策和工作部署是否落实, 政令是否畅通, 关系到搞好“三个服务”的质量, 关系到企业的形象和威信, 因此, 办公室主任必须具有以下素质和能力: 1、技术能力,必备的专业知识。有效把专业知识适用到工作实 践中。 2、人文能力,也就是处理人事关系的能力。在工作实践中,善 于理解和体谅他人,善于领会他人意图,并善于以对方能够接受 的方式把自己的意见传达给别人, 动员群众为实现组织目标努力 工作。 3、观念能力,就是以抽象思维和从全局出发问题的能力。即进 行分析、综合、推理、概括的能力和用整体的观点、发展变化的 观点看问题的能力。 4、掌握时间的能力。要精心为领导安排时间、日程、使时间的 浪费减少到最低限度,这也是提高工作效率的关键之所在。 5、要把握两种领导艺术的能力:一是处理人的艺术。领导工作 的好坏,关键在于人的积极性和作用能不能得到充分发挥,要知 人善任,用人不疑,放手下面,敢于承担责任,提高领导艺术, 充分调动员工的积极性和创造性,实现人尽其才,才尽其用。