-6- 总台帐务软件管理操作程序 第1/3页 总台帐务软件管理操作程序 1、总台管理软件系统操作简述 1.1 通过输入基本客情资料,即客情、签单、意见表三方面的基 本资料实施对客服务的管理(主要涉及船岸交接、客人意见 统计及分析、宾客查询等) 、对客帐务的管理(主要涉及客人 帐单的打印及电脑收银、客人消费汇总、帐单汇总及消号、 客人消费结构分析等)以及内部对员工的量化管理(主要通 过对宾客意见表的记分和意见归纳予以量化考核) 1.2 软件系统分为“前端”“后端”两部分,前、后端结合起来 、 操作,前端系操作界面,一般是不作变动的,大小约 13 兆, 后端系数据,是可变的,大小约 5 兆,如需备份或移走,仅 仅将“后端”予以拷贝就可。 1.3 因各船结构不一样,故各船的电脑程序不能互换使用。 2、操作程序概述 2.1 开机状态进入界面 2.1.1 进入界面操作需要密码,但密码可以修改。 2.1.2 界面所显示的即为“前端” ,在任何界面情况下,均不能实 施打印,必须进入“后端”的报表状态下:如点击 X 报表 进入报表状态下才能实施直接打印或设置打印。 2.1.3 我们在界面操作的主要内容有:前台客情、宾客帐务、意 见表统计、地接交接、报表分析。 2.1.4 在使用过程中,为提高操作速度,应尽量少使用鼠标,代 之以使用快捷键或输入数字让程序自行选择,有些选择可 按“空格键”予以转换。 2.2 进入客情资料界面 2.2.1 一般来讲,输入应在中、英文状态下进行。输入基本客情, 尤其是客人的姓名及房间号码是一切操作的基础,因此必 须完全准确、详尽,否则将造成一系列的错误操作。特别 特别 提示的是,一旦发生客人换房的情况, 提示的是,一旦发生客人换房的情况,必须在客人入住确 认后,及时地更新电脑中的客情资料。 认后,及时地更新电脑中的客情资料。 2.2.2 输入时必须从始到终------依“航次号、团队名、客情”等 逐项有层次地填入,不得跳跃。 2.2.3 客人的国籍、组团社等可以在电脑中选择,电脑中没有的 可以进行添加或更改,但必须注意 3 个问题:一是更改或 添加后必须“刷新”或“覆盖”一次后方能生效;二是添 加时(例如双击“旅行社”即可实施添加)必须按号码顺 -6- 总台帐务软件管理操作程序 第2/3页 序顺位进行;三是一旦发生更改或添加,必须同时予以记 录并及时通知公司及其他游船同时操作,以便保持数据的 完整和一致。 2.2.4 “备注”内应写明客人的特殊要求。 2.2.5 关于输入房号: 每一个号码就是一个床位, 101A、 如: 101B, 101C 系加床,若出现输入错误或重复输入,应连房号墨黑 后整体删除,否则是无法重新输入的。房号输入完毕后, 应进入“用房查看”栏内予以确认。 2.2.6 关于日期、生日等年、月、日的输入------均采用 2 位一组 的输入方法(如:03 01 05 六个数字输入后回车) ,一旦 输入后若要更改即必须从“年”开始全部重新输入。 2.2.7 关于“修改记录”和“锁定记录”-------一般情况下是默认 的“锁定” ,因此必须点击“修改记录” ,进入“修改记录” 的前提下才能修改。 2.2.8 在输入客人意见表时,请注意程序对某具体员工的姓名是 以三个字为默认值的。具体而言:若客人对某员工有具体 意见,应一并输入,但此时,若该员工的名字只有两个字, 则名字中间应予空一格。 2.3 进入财务管理界面 2.3.1 关于客人帐单的输入-----输入客人签单如同输入客情资料 一样是最基本的,因此一定不能出错。从界面右下角的“查 找帐页”进入,按客人房号、姓名输入其签单的金额和帐 单号。帐单输入完毕后,应点击进入“记帐查询”以便在 结帐前初步核对。防止出现严重失误。 2.3.2 关于折扣在输入帐目的页面上不会反映出来,但在打印给 客人的帐单上会反映出来以便收银。 2.3.3 报表的形成-----除进入报表状态打印常规报表外,为归纳 分析的需要,还可按所需的方式形成报表:按鼠标右键选 项,可按航次、按类别等或根据金额大小进行升序降序的 排列报表。也可按客人名字的字母先后排序。 2.3.4 关于“记帐平衡”-----用于考核总收银金额与帐务是否 符合:将已收到的现金、支票、信用卡金额分别以负数“-” 的形式输入,对应电脑内的现金、支票、信用卡金额,若 最后为“0” ,则说明帐目正确。 3、 软件的计算和分析功能 3.1 在基本数据准确输入的基础上,该软件可以自行实施精确的 计算功能,进而形成关于客情管理、财务管理和员工管理的 -6- 总台帐务软件管理操作程序 第3/3页 规范报表。 软件具有强大的分析功能, 结合各项分析需要所形成的报表 可以对我们的工作予以指导并提前做好下一步的工作。 3.2.1 具体体现在:通过对客人意见的统计和分析及时纠正工作 中的不足并及时对具体员工作出处理; 3.2.2 通过对套房销售情况分析、客人消费按国籍分析、客人消 费按组团社分析的报表提前做好有针对性的促销工作; 3.2.3 通过帐单消号、记帐错误查询等实施财务监督。 3.2