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2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》首次统一党的机关和行政机关公文处理规范标准,明确党政机关法定公文一共十五种。《条例》同时还规定了法定公文的标准格式及要素,明确一份法定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。值得注意的是,在实际的公文撰写中,上述要素并非都是必备的。本文将就每一公文格式要素是否必备、使用条件作一番梳理。
一、版头部分格式

要素使用条件是否必备
份号涉密公文应当标注份号否
密级、 保密期限涉密公文应当分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限否
紧急程度紧急公文应当分别标注“特急”“加急”否
发文机关标志发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字是
发文字号发文机关代字+年份+发文顺序号是
签发人上行文应当标注签发人姓名否

总的来说,版头部分的必备格式要素有:发文机关标志、发文字号。
二、主体部分格式

要素使用条件是否必备
标题发文机关+事由+文种 公文标题的名称和事由可以省略,但文种必须保留是
主送机关机关全称、规范化简称、同类型机关统称 周知性公文,如公告、通告、公报等经常不用主送机关否
正文公文主义和核心,用来表述公文的内容是
附件说明公文附件的顺序号和名称 有附件则有附件说明,无附件则无附件说明否
发文机关署名全称或者规范化简称否
成文日期署会议讨论通过或者发文机关负责人签发的日期是
印章公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章 有特定发文机关标志的普发性公文(如纪要)可以不加盖印章否
签名章版头标注签发人时,应加盖签名章否
附注公文印发传达范围等需要说明的事项 政府信息公开的公文应当在附注处注明公开属性否