原就读的学校档案馆无法提供的材料,可到原就读学校的教务部门或研究生培养部门出具学历证明。部分档案中的学籍材料按照标准实在无法补充齐全,就要先审核是否包含了入学、在读、毕业这三个阶段的材料,如果材料虽不齐全,但却包含了三个阶段的材料,可要求本人到教育部学历学位认证中心出具“学历学位认证书”归入档案即可。国外学历一般没有审核标准规定的学籍材料,但必须有教育部学历学位认证中心出具的“学历学位认证书”。
2.5 工作经历、职务任免材料缺失的补救措施。对于调动工作的干部,若缺失原单位工作期间档案的,由现单位组织人事部门与原单位组织人事部门商讨解决。若档案中缺失任职材料、调动材料、转干材料的,先由组织人事部门尽量查找,实在找不到的可用相关证明材料代替。如干部任免审批表缺失,实在找不到的,可用当时的任职文件代替。相关证明材料也找不到的,由组织人事部门调查核实后出具证明材料。
3 防范干部人事档案失真的相关对策
干部档案任前审核对于防范干部“带病提拔”起到了重要作用,但对于档案失真问题来说,这只是事后补救的一种手段。从干部人事档案管理工作者的角度来看,笔者认为应采取有效措施,从材料形成的源头抓起,筑就一道道档案失真的“防火墙”,阻断各种造假制假渠道,保证干部人事档案的完整性、真实性、公信力。
3.1 多部门齐抓共管,加强档案材料审核。干部人事档案的管理机制多元化,一些单位是由组织人事部门直接管理,一些单位是由档案部门管理。档案材料的真实准确要由多部门齐抓共管,即由组织人事部门和档案管理部门合力把好档案材料的“入口”关。组织人事部门要严格审核新进人员所填信息的真实性,将“三龄两历一身份”信息作为审核的重中之重。档案管理部门归档时要严格把关,审核新归档的材料填写的信息是否与档案里的其他材料填写一致,发现不一致要与本人和组织人事部门沟通,协同解决。
3.2 加快干部人事档案信息化建设,遏制涂改造假。干部人事档案信息化管理,可以提高工作质量和效率,加强对纸质档案的保管保护,解决纸质档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题。查阅数字档案可使查档人员避免与纸质档案接触,而且,由于数字档案都是扫描的图像,通过图像加密锁定等技术手段对数字档案进行处理后,除了黑客攻击,普通查档人员一般不能对档案进行涂改、抽取、撤换、添加档案材料等,有效遏制了涂改造假,确保了干部人事档案信息的真实性。
3.3 利用大数据分析技术识别干部人事档案造假。要全面清查干部档案材料是否齐全完整、准确真实,对于手工审核来说,工作量大,任务重,如何利用档案信息化、互联网、大数据和云计算对干部人事档案进行审核,是一个值得探讨的方向。干部人事档案记载了每一个干部的成长经历,其出生时间、工作时间、入党时间、学习经历、工作经历及家庭成员和重要社会关系等信息,某种程度上形成了一种固有的信息链,并与诸如交通信息、医疗信息、征信信息和社交网络等其他社会活动也形成了某种特定的关联。鉴于干部人事档案的这种特征,为开展大数据技术在干部人事档案中的审核运用提供了基础和可行性。