公司在对账函(对账单)的处理上,如果缺乏配套的制度、规范的程序来控制,要求对账的单位(以下简称发出方)会利用确认单位(以下简称核对方)制度的不配套、程序的不规范,人为设置一些法律陷阱,将核对方置于不利境地,给核对方带来诸多风险。

1发出方设置管辖陷阱,将管辖法院约定到已方所在地法院。

发出方为了节省诉讼成本、提高胜诉率,便于判决后的执行等目的,往往会设置管辖陷阱,诱骗核对方上当。
主要有两种方式:①将对账单上的备注栏空着,一旦核对方人员不在该空着的备注栏注明“无”或者画一斜“/”,对方就会在核对方盖章后,单方在空白的备注栏内添加改变管辖的约定,将管辖法院约定到核对方所在地的法院管辖。②发出方提前在对账单上添加备注内容,将管辖法院约定到核对方所在地的法院管辖,同时为了避免引起注意,故意将内容的字体设置很小,核对方人员注意点在金额上,对备注内容往往疏忽,轻易就盖章确认。
发出方一旦设置管辖陷阱成功,马上就会向自己所在地法院提起诉讼,核对方此时才会如梦实醒,立即向一审法院提出管辖异议,但一般不会成功,往往会被裁定驳回异议,再对驳回异议的裁定进行上诉,但成功率非常小。原因是核对方已经盖章,对账函(对账单)上体现的内容已经被确认,无法更改。

2核对方经办人员一旦在对账函(对账单)上签字确认,即使核对方不盖章也并不影响欠款数额的确定。

在确认欠款方面,核对方对业务经办人员缺乏制度约束,也没有很必要的审核程序,发出方派人员携对账函(对账单)到核对方处,要求盖章确认,但由于种种原因(如质量问题、逾期交贷等),双方产生纠纷,核对方此时并不愿盖章确认欠款数额,但发出方人员会通过一些手段,让核对方经办人员在对账函(对账单)上签字确认。这种签字确认的行为,法院一般会认定其具有代理权,签字确认的行为代表核对方的行为(原因是经办人员在合同、到货单、邮件等证据中,都能体现出其具有代理权,而发出方收集这些证据并不困难)。

3核对方将已过诉讼时效的欠款盖章确认,开庭时主张诉讼时效无法得到法院支持。

核对方财务人员往往对诉讼时效制度不太了解,发出方往往将已过诉讼时效的欠款与未过诉讼时效的欠款打包一并列入到对账函(对账单)上,财务人员往往只看数额情况,根本未考虑到部分欠款已经超过诉讼时效(有的甚至超过好几年),不假思索地直接盖章确认,一旦进入诉讼,律师发现该盖章确认的行为已经中断了诉讼时效,主张诉讼时效已过无法得到法院支持,本可挽回的利益无法挽回,实在是可惜。
律师建议
首先,对账函(对账单)的盖章确认属于公司经营中的重大行为,公司应建立配套制度和程序,规范对账函(对账单)的确认行为,尤其对账函(对账单)必须经财务部门、法务部门和经办部门三方核对无误后才能盖章确认。
其次,公司应组织财务部门、法务部门和经办部门的相关人员进行法律知识培训,哪些可为,哪些不可为,避免不当行为引发法律风险。
最后,要建立责任追究机制,对私自盖章确认或签字确认欠款数额的行为进行惩戒,杜绝乱确认的现象。
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