会计凭证的保管,是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证是记账的依据,是重要的经济档案和历史资料,所以对会计凭证必须妥善整理和保管,不得丢失或任意销毁。 会计凭证的保管,既要做到会计凭证的安全和完整无缺,又要便于凭证的事后调阅和查找。会计凭证归档保管的主要方法和要求是: 1.每月记账完毕,要将本月各种记账凭证加以整理,检查有无缺号和附件是否齐全。然后按顺序号排列,装订成册。为了便于事后查阅,应加具封面,封面上应注明:单位的名称所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数、总计册数等,并由有关人员签章。为了防止任意拆装,在装订线上要加贴封签,并由会计主管人员盖章。 2.如果在一个月内,凭证数量过多,可分装若干册,在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多,也可以单独装订保管,但应在其封面及有关记账凭证上加注说明,对重要原始凭证,如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时,应编制目录,并在原记账凭证上注明另行保管,以便查核。 3.装订成册的会计凭证应集中保管,并指定专人负责。查阅时,要有一定的手续制度。 4.会计凭证的保管期限和销毁手续,必须严格执行会计制度的规定。任何人无权自行随意销毁,具体规定见附录。