今天我们来谈一谈企业内控管理的资金管理模块。
资金管理尤其资金的支付管理是内控管理的核心,可以说对于企业内控,“得”资金管理者“得”内控管理。资金管理重要但又非常琐碎,其中最大的风险,就是把本不该付出去的钱付出去了,所以必须有详细严密且落地的内控制度和流程来管企业的资金。
银行账户管理
公司所有银行网银U盾都要有制单和复核两级。新网银U盾的初次授权、权限变更、权限取消、权限代理都要由申请人在OA(办公自动化软件,后同)审批流程中提交申请,经财务负责人、总经理批准后生效(批准人可以根据公司规模性质的不同设置为不同的岗位,后同)。需要注意的是:1.申请U盾权限代理时要在OA备注中注明代理的期限;2.所有银行U盾实物的移交,交接双方要确认OA审批流程已经审批完毕,接收方要通过OA的发信息确认收到银行U盾实物并且在第一时间修改密码。
公司出纳要按月复核所有银行账户的状态,维护银行账户信息汇总表(包括但不限于公司全称/账号/开户行全称/是否正常使用/U盾使用情况及U盾保管人姓名/汇款限额情况/账户性质/开户时间/银行联系人及联系方式/法人及银行预留经办人员联系方式/账户余额/备注),并按月通过OA审批流程发送给财务负责人,根据需要可抄送给总经理,财务负责人在OA里进行审核批准,财务负责人应该重点关注职责分离的情况并进行随机抽查(即针对同一家银行,一个员工不能即控制制单U盾又控制复核U盾)。如果一个银行账户有空白的支票、汇票、本票,出纳需要在银行账户信息汇总表的备注栏中进行登记。
银行付款管理
公司所有付款都要依据公司财务管理制度(详见上一篇文章《浅谈企业内控制度-财务管理制度》)在OA系统中获得所有审批。对于中小企业,财务负责人可以根据公司的实际情况与总经理沟通当日需要支付的重要款项,财务经理根据沟通结果对照OA中已经审批完毕且需要付款的付款凭证原件,在财务系统中做过账处理然后进行核销,并生成会计凭证,通常会计分录为借:预付账款或其他应收款或应付账款或其他应付款,贷:银行存款,对于员工的临时备用金或有欠款的供应商,要优先考虑做相应抵扣,除非有特殊原因并获得总经理批准。该笔会计分录将自动更新财务系统出纳模块的数据,出纳可以使用财务系统直接维护现金银行日记账,不要再通过Excel手工单独维护一套现金银行日记账,但大部门中小企业基本没有很好地使用