“后,弹出数据验证窗口,点击”设置“选项卡,如图。接下来要做的主要是调整“验证条件”下的“允许”与“数据”的参数。
3、再在“允许”下的下拉选择框内选择你需要限定的数据类型,这里以选择“整数”为例。你可以多尝试各种参数有什么不同,这里就不一一举例了。
4、选择“整数“后,再在”数据“下的下拉选择框内选择规定数据范围的方式。因为一般“整数”比较常用,所以这里以整数为例。
5、输入所要规范的数值范围,这里以“介于”0~10的范围为例。设置完成后点击确定。因为选了“整数”,所以是没有办法输入小数的,当你输入小数按确定时,会有提示窗提示不能输入小数。
6、如图,可以看到,输入规定的0~10时不会弹出提示框,当输入的数值不在规定的范围时,弹出警告提示框,以此来避免人为输入的错误发生。

Excel数据验证使用扩展技巧

在往Excel中录入数据时,有时会遇到大量的重复数据,比如有这么一个工作表,第一列显示任务名,第二列显示任务执行者,第三列显示执行者的性别,其中任务执行者为固定的几个人交替执行,性别显然不是男就是女,也是重复性的。遇到类似这种情况,就可以通过Excel数据有效性的设定,既可避免重复输入,又能确保不会出错。
首先将光标移到“性别”一列的顶部,这时光标变成向下的箭头,此时点击将全选这一整列。
切换到“数据”选项卡,点击其中的“数据验证”,从下拉菜单中继续点击“数据验证”。
在弹出的数据验证对话框中,将验证条件中“允许”设置为“序列”,并在来源中直接输入“男,女”(不含外侧引号,中间以英文逗号隔开)。
现在在输入性别时,不用一个一个手动输入,只需要点击下拉按钮,然后从下拉项中直接选择就可以了。
扩展技巧1:
除了上述直接输入可选项外,还有一种方法,就是在Excel表格的某处先行输入各选项。然后同上操作,全选“执行者”这一列,并调出数据验证对话框,设置验证条件为“序列”。
在“来源”一项中,此处不再直接手工输入,而是点击其右侧的彩色按钮,然后选中表格中已经录入好的数据项,这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中,再次点击其右侧的彩色按钮确认,返回到数据验证完整对话框中,点击“确定”即可。
此时在“执行者”,不需要一个一个输入执行者姓名,点击下拉按钮然后进行选择就可以啦。
扩展技巧2:
如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值,系统就会弹出警告,指数据验证不匹配,以确保输入的正确。
如果觉得上述提示框中的警告过于生硬,其实你还可以定制自己的提示语。在数据验证对话框中,切换到“出错警告”,可以选择警告的样式,也可以随意设置警告提示语。