依据《党政机关公文处理工作条例》的规定,附件“是指公文正文的说明、补充或者参考资料。”附件并不是每份公文都有,但如果带有附件,由于它是对正文内容起着重要说明、补充或者引证参考的功能,因此又往往显得十分必要,是加强公文内容的理解以及贯彻执行环节不可缺少的构成部分,因此在实际拟制过程中必须注意讲究规范,确保不出现不应有的差错。
一、将“附件”与“附件说明”和“附注”混为一谈
这3个要素均是公文主体部分的格式项目,但各自的含义和用途有所不同。按照《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)的规定,“附件说明”指的是公文如有附件,要在正文下一行左空2字处标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件后不加标点符号。附件如有多份,要有序号,使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。“附件”则是指公文主件所应附的公文附件,即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力。“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围,使用时需要注意的事项加以说明的文字,例如“此件发至县团级”“此件可见报”“此件可登党刊等,它通常标识于成文日期的左下方。附注不是对公文的内容作出解释和注释,对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法加以解决,为此,使用附注时要加以注意。
二、附件位置及装订方式不正确
附件主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等,这些内容如果穿插在公文正文中,往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便,在这种情况下需要将其从公文正文中抽出来而作为公文的附件单独表述,既可以补充完善正文,又可使正文的内容简洁连贯。那么,附件应当处在公文的什么位置呢?根据《格式》国家标准的规定,附件应当置于正文之后,版记之前,并与主件一起装订。而且公文的附件需要另面编排,也就是说无论前一面留有多少空白,都需要另起一面。实践中不少机关把公文的版记置于公文主件之后,附件之前,形成主附分离,这是不正确的。也就是说,无论附件的页数有多少,都一定要置于版记的前面,并且无极特殊情况要与主件一起装订。这是在际操作中容易忽视的一点。如果在版记之后编排装订附件,由于版记是公文结束的标志,附件就不能视为公文的组成部分了。
三、附件的标识方法不合规范
按照规定,附件都要另起一面单独编排,具体的编排方