会务工作千头万绪,要做好会务工作,应遵循如下原则:
一是细致周密的原则。要根据会议的内容、特点和领导要求,认真细致地做好各项会议准备工作,严密协调地组织好各项会议服务,使会议善始善终,达到预期目的和效果。当然,不同级别、种类的会议,会务工作的重点也不同。例如:一个大型的露天集会,工作的重点应该是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作;而一个报告会,重点是会场的选择,音响、投影仪等设备的调试,与报告人的沟通等。
二是综合协调的原则。由于会务工作涉及许多方面,造成有些大型会议的工作人员很多,包括秘书人员、服务人员、安保人员等。要保证会议的顺利进行,每一个环节都要组织得非常严密。各类工作人员应定人定岗、各负其责,还要密切配合,防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理,做好监督、检查和协调工作,及时发现问题、堵塞漏洞。
三是灵活机动的原则。俗话说,计划赶不上变化。由于种种原因,会议中难免出现一些特殊、突然的情况,组织人员应能够及时、灵活地加以处理。
四是热情礼貌的原则。从总体上说,会务工作属于服务性工作,组织人员应该待人热情礼貌,全心全意为领导和与会者服务,要不怕麻烦,耐心细致,热情周到,将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来,给与会者留下美好的印象。
三、会务的具体工作办会的具体工作,一般分为三个阶段:
1、会前准备阶段。在会前准备阶段,组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况,确定会议主题,明确会议目的;起草相关文件,组织发言文稿;确定与会者并发送通知;做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作:
(1)确定会议的名称和议题。
(2)确定会议的规模和规格,提出与会人员范围或人员名单。
(3)拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。
(4)做好会场的选择和布置工作,尤其注意仔细检查所需的音像设备。
(5)制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。
(6)拟定会议的后勤保障方案,按与会人数准备好所需物品。
(7)准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品(如表彰大会的奖品等)。
(8)制定会议的经费预算。
(9)制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。
2、会议召开阶段。主要有八项工作:
(1)会务人员