在组织内部知识的6 种形式中,存在于员工头脑中的个人知识是最富于创造力的,对组织而言最为重要。以往把知识划分为显性知识和隐性知识两类,但这种划分只能反映知识的转移特性,无法反映员工向他人转移知识的意愿或程度。为了说明员工之间的知识共享,可将员工头脑中的个人知识划分为如下两类:
(1)、共享知识:个人已向他人清晰地表述、完整地转移的知识;个人向他人完整地转移知识的过程就是知识的共享化。
(2)、隐藏知识:个人尚未向他人清晰地表述、完整地转移的知识。它又包括两种类型:一是个人能够与他人共享但因某种原因未能转移的知识;二是个人不能够与他人共享的知识,不能共享的原因有多种,如无法清晰地表述或本人的个人知识尚属模糊等。
显性知识包括共享知识和第一类隐藏知识,隐性知识即第二类隐藏知识。共享知识和隐藏知识之间的区别不是绝对的,在一定条件下,第一类隐藏知识很容易转化为共享知识,第二类隐藏知识可以转化为第一类隐藏知识。
一、组织知识共享的基本方式
知识共享是指员工彼此之间相互交流的知识,使知识由个人的经验扩散到组织的层面。这样在组织内部,员工可以通过查询组织知识获得解决问题的方法和工具。反过来,员工好的方法和工具通过反馈系统可以扩散到组织知识里,让更多的员工来使用,从而提高组织的效率。
从组织中知识的来源看,组织知识的最主要的原始来源是个人知识,而个人知识的隐性化程度最高,所以个人知识的共享最不容易。个人之间有两种交流知识的形式:文档交流和直接交流。Hansen等人认为,根据个人知识不同的交流方式,组织知识的共享可以分为两种:编码化方法和个人化方法。
(1)、编码化方法指组织通过内部的管理机制和沟通渠道,将个人知识复制成较为显性的知识表现方式,如工作流程,或进一步表达成数据库的形式。这种方法中,信息技术将发挥重要的作用,用以存储编码化的信息。作为一种员工与知识进行交流的工具,编码化方法的基本思想是将解决问题所需的知识标准化。
各个组织都或多或少地利用了知识编码方法来提高效率,而方便员工使用的知识编码体系是编码化知识共享成功的基础。在编码化的方法中,知识共享的编码体系可以有两种形式:工作流程和数据库。组织可以根据知识的可编码程度,以及知识本身的性质,将知识编码成工作流程或数据库的形式。编码化的工作流程将知识嵌入到组织的业务流程、信息流程等