企业高管是否重视,将直接影响公司上下是否可以凝心聚力、部门间是否可以通力配合,共同完成认证项目。从某种意义上看,AEO就是企业的CEO工程,企业高层重视、背书与参与是AEO认证工作成功与否的组织保证。
由于海关企业认证标准涉及企业的人事、关务、财务、物流、仓储、信息、行政等多个部门,以及大量的资料整理工作,企业需要成立AEO专项小组,科学筹划,将涉及的部门相关人员纳为组员,由组员各司其职,负责认证材料的制作和搜集,确保每条认证标准能够有专人落实。法定代表人或高级管理人员负责做好协调,对跨部门标准的落实,厘清部门间的工作关系,避免出现推诿扯皮情事,影响整体进展。
第三步,要抓住核心,梳理材料。
围绕《海关企业认证标准》,抓好“两个匹配”,即“企业制度与认证标准匹配、留存记录与企业制度匹配”。
AEO认证过程中,企业需要对应《海关企业认证标准》1+N项中的每一个细类标准,提供企业对应的制度文件及相应记录,汇总成申请认证材料;海关将在实地认证中检查制度的书面文件、面谈和询问相关人员,以及抽查落实的记录。
(一)企业制度必须与认证标准匹配
企业在整理认证材料时,可以结合《海关认证企业标准指南》,对照标准对企业内部制度开展全面细致的梳理,主要包括:企业的基础制度,如企业的培训制度,企业的场所安全、人员车辆出入、硬件设施、门禁、钥匙等管理制度,员工入职、离职停职管理制度,内部审计制度,责任追究制度,财务基本制度,数据管理制度,信息安全管理制度等);进出口业务专项制度:如进出口活动的流程管理制度,单证管理制度,单证复核或纠错制度,集装箱、运输工具管理制度,企业的仓库进、存、销、异常处置等制度,商业伙伴供应链安全管理制度,危机管理和应急预案等。
(二)留存记录必须与企业制度匹配
企业必须提供在落实制度过程中完整的、真实有效的记录。在该类材料提供过程中,企业一般容易存在两个误区,一是认为过程文件无须保留,特别在单证复核中,复核的过程记录无留存,导致虽有制度但无法提供记录佐证;二是认为需要提供完美制度,忽略自身实际或制度本身的可执行性,导致实际操作记录和制度不吻合。
(三)用足用好认证标准企业指南版
为帮助企业充分理解并掌握海关认证企业标准,如何准确提交材料,海关总署企管司组织编写了《海关认证企业标准指南》,详细列明了各类企业申请认证企业需要准备的相关制度、记录以及如何配合海关认证人员工作等内容,企业可以自行从“中国海关信用管理”微信公众号政策栏目中下载获取,该公众号还提供政策咨询和答疑解惑等功能,企业可积极关注,以便获取信用管理第一手政策咨询和最专业的AEO政策解答。
最后在整个认证过程,企业应当主动与当地海关认证部门保持密切联系,及时请教解答疑难,条件成熟时申请精准辅导,为顺利做好申请认证企业工作起到事半功倍的作用。中国海关欢迎更多诚信守法的企业加入AEO认证企业的行列,尽享通关便利,助力企业“走出去”,共同营造诚信有序的进出口营商环境。
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