著录会计档案信息 按pc地址登录到E6系统,使用中**邮箱和密码进入E6生产环境,界面上的菜单项有工作助理、收集整理、档案利用。著录前检查自己的身份与会计档案所属全宗是否相符,如果身份是**公司的,所著录的会计档案就是属于**公司的;如果身份是**公司的,所著录的会计档案就是属于**公司的。 1、会计凭证的著录 收集整理—归档整理—会计凭证I01—新建卷,经过上述操作步骤,进入著录项信息界面。其中带*号的为必录项。 全宗号:**公司JLSH.8、**公司JLSH.68,根据著录人的身份系统自动录入。 类别号:I01,系统自动录入。 题名:由全宗名称+机构名称+年度+月份+会计档案名称组成。如:“****公司精细化学品厂2019年度1月份会计凭证”。 保管期限:按照会计档案保管期限表填写会计凭证的保管期限为15年。 起日期、止日期:填写会计凭证案卷内文件形成的最早、最晚日期,输入起日期时,系统会自动录入相同的止日期,必要时做相应的修改。 年度:为标识档号的必选要素,系统默认填写会计凭证形成的年度。 密级、保密期限:按照《**公司秘密信息分级保护目录》填写会计凭证的密级为**商密,保密期限为10年。 载体类型:纸质,系统自动录入。 归档单位:根据著录人的身份系统自动录入。 起、止凭证号:填写本卷会计凭证的起、止凭证号。完全照录,字母、数字要录全。 凭证类别:在下拉选项中选择会计凭证所属类别,即记账凭证。 临时序号:总册数是我公司会计凭证的特殊标识,在E6系统中没有设置这个著录项,只能把总册数录入到“临时序号”里。 本条信息录入完毕后,点击“保存并著录下一条”。注意在使用“保存并著录下一条”的时候,系统会自动把上一条信息带到下一条,在录入下一条的时候一定要做相应的修改。 著录完毕后,点击“保存并返回”,选择要归档的条目进行归档移交。接着由档案部门在“档案整理”中生成档号。会计档案的档号由全宗号、会计档案类别号、年度号、机构代号和案卷号组成,如JLSH.68-I01-2019-01-0001。 档案部门把生成档号的条目退回给著录人,由著录人在归档整理的“待移交条目(已生成档号)”界面进行拆装盒。因为A4幅面的会计凭证实体已经装完盒并粘贴好脊背,所以在E6系统中进行拆装盒是为了编写盒号、选择盒厚,盒号从“1”开始编。小凭证不装盒,不进行拆装盒操作。 会计凭证拆装盒操作完毕后,打印企业档案目录及档案交接文据。选中要打印的条目,点击打印企业档案目录。在打印档案交接文据时,会弹出一个对话框,应填写机构(归档单位)名称及编号,点击确定即可。 在归档整理的“未移交盒”中选择条目再次进行归档移交,待档案部门在“档案整理”中检查后,进行归档办结,完成会计凭证的移交。 2、会计账簿的著录 收集整理—归档整理—会计账簿I02—新建卷,经过上述操作步骤,进入著录项信息界面。 全宗号:系统自动录入。 类别号:I02,系统自动录入。 题名:由全宗名称+机构名称+年度(月份)+会计档案名称(科目)组成。如:“****公司精细化学品厂2019年度1-12月份现金日记账”。 保管期限:按照会计档案保管期限表填写,现金日记账、银行存款日记账及银行余额调节表、银行对账单保管期限为25年,其他会计账簿为15年。 起日期、止日期:填写会计账簿案卷内文件形成的最早、最晚日期。 总页数:填写本案会计账簿的总页数。注意会计账簿的总页数要填写实际使用的页数,后面的空白页不算在内。 年度:系统默认填写会计账簿形成的年度。 密级、保密期限:按照《**公司秘密信息分级保护目录》填写会计账簿的密级为**商密,保密期限为10年。 载体类型:纸质,系统自动录入。 归档单位:根据著录人的身份系统自动录入。 临时序号:将会计账簿排列后的顺序号录入到“临时序号”里。 著录完毕后的操作过程与会计凭证相同,只是在拆装盒操作时,要根据实际装盒的具体情况进行操作,因为一个档案盒可以装若干卷会计账簿,注意不同保管期限的会计账簿不应装入同一个档案盒。盒号接着本机构会计凭证最后一个档案盒排列。有小凭证的机构(归档单位),会计账簿的档案盒从“第1盒”开始排列。 会计账簿装盒操作完成后,打印脊背,脊背的厚度要选择比档案盒实际厚度小1CM的打印。如3CM盒厚选择打印2CM的脊背。一个档案盒装若干卷会计账簿的, 3、财务报告的著录 收集整理—归档整理—财务报告I03—新建卷,经过上述操作步骤,进入著录项信息界面。 全宗号:系统自动录入。 类别号:I03,系统自动录入。 题名:由全宗名称+机构名称+年度(月份)+会计档案名称组成。如:“****公司2019年度12月份财务会计报告”。 保管期限:按照会计档案保管期限表填写,年度财务报告、工资表、奖金表的保管期限都为永久。 密级、保密期限:按照《**公司秘密信息分级保护目录》填写工资表、奖金表的密级为**商密,保密期限为10年。年度财务报告无密级。 临时序号:将财务报告类会计档案排列后的顺序号录入到“临时序号”里。 其他著录项与会计账簿的录入方法相同。 著录完毕后的操作过程与会计账簿相同,进行拆装盒操作时,盒号接着本机构会计账簿的最后一个档案盒排列。 六、归档 会计档案在会计年度终了后,暂由财务部门保管一年,期满后,于次年一季度末之前向档案部门移交。会计档案移交时,要编制详细的移交清册一式两份,档案部门验收合格后,双方在移交清册上签字并各执一份。 档案中心按全宗号、机构代号的顺序接收会计档案实体归档,即按**公司,**公司,基金管理中心的顺序接收,在每个全宗内按机构代号的顺序接收。具体接收归档时间以交接双方商定后的时间表为准。