在大多数情况下,本节应该包含一个介绍性段落,并列明你得出的结论。以下是结论可能的呈现方式:“1.我们的人口正在老龄化,所以客户会面临更多的健康风险。”进度报告不必描述任何结果或提出任何结论。但是你应该在介绍后面那一节列出自己取得的成就或完成的任务。你还可以在本节中简单地写一段话,只用包含2到4句。但是,一个列表通常就足够了。你可以列出“筹集1000元购买庆典帐篷”,“与A公司签订合约,请他们管理庆典方案”,以及“调查了1500名居民,收集公众意见”。[14]
提出后续建议。你的建议应该说明未来会发生什么。解释你的解决方案将解决什么问题,以及它们和你的结论之间有什么关系。写完说明后,把建议列成带编号的清单,每个建议以动词开头。按照重要程度为你的建议排序。[15]比如,你可以写:“1.培训所有员工学习心肺复舒。”写进度报告时,你应该列出自己在下一个工作周期中打算完成的工作或目标。比如,你可以写“为庆典寻找供应商”,“批准庆典设计”,以及“订购宣传海报”。[16]
详述你得出结论的论证过程和方法。说明你是如何处理这个主题、问题或困难的。报告你的发现,然后说明你是怎样根据它们而形成建议的。把你的论述分成几个不同的部分,为每个部分拟定标题,告诉读者该部分包含什么内容。[17]这包括对你研究和评估的详细论述。这一部分应该是报告中篇幅最长的。如果你写的是进度报告,可以略过这一部分。代替它的内容应该是你在项目中面临的困难,以及你是如何克服它们的。[18]你可以写:“很多居民没有寄回调查表,因为它没有预付邮资。之后,我们为调查表支付了邮资,同时让居民可以选择在网上填写。”
列出你在写报告时使用的所有参考资料。参考资料可能包括期刊文章、新闻报道、访谈、调研、问卷调查、统计结果和其他相关信息。把它们列在报告结尾,并在页面标明“参考资料”。[19]除非另有要求,否则业务报告应该使用APA格式。如果你写的是进度报告,可以略过这一部分。
把调研、问卷调查或电子邮件等资料放进附录。有些工作报告不需要附录。但是,如果你想让读者知道你参考了哪些资料,或者想提供一些额外的信息,以帮助读者更好地了解主题或你的发现,那么你可以利用附录。为每个附录赋予一个字母编号。[20]