管理者的计划,无论是日常的还是具体的,包括工作计划、维持和发展的预算、工作分配等,都是其工作的组成部分。就连一些不常发生但很重要的事情也要被纳入计划之中。比如,饭店经理要提前一周为一次大型会议安排会场和提供食品、饮料,仓库管理员要为一年一度的盘点库存做计划。
如何制订一份内容完整、切实可行的计划呢?西方管理学者将计划工作的任务和内容扼要地概括为六个方面,即做什么(Whattodoit)、为什么做(Whytodoit)、何时做(Whentodoit)、何地做(Wheretodoit)、谁去做(Whotodoit)和怎么做(Howtodoit),简称为“5w1H”。这六个方面的具体含义如下。
(1)做什么
要明确计划工作的具体任务和要求,明确每一个时期的中心任务和工作重点。例如,企业生产计划主要是确定生产哪些产品、生产多少,合理安排产品投入和产出的数量及进度,在保证按期、按质和按量完成订货合同的前提下,使生产能力得到尽可能充分地利用。
(2)为什么做
要明确计划工作的宗旨、目标和战略,并论证其可行性。实践表明,计划工作人员对组织和企业的宗旨、目标和战略了解得越清楚、认识得越深刻,就越有助于他们在计划工作中发挥主动性和创造性。
(3)何时做
规定计划中各项工作的开始时间、进度和完成的时间,以便进行有效地控制,并使人力资源和能源得到平衡使用。
(4)何地做
规定计划的实施地点或场所,了解计划实施的环境条件和各种限制,以便合理安排计划实施的空间组织和布局。
(5)谁去做
计划不仅要明确规定目标、任务、地点和进度,还应规定由哪个主管部门负责。例如,开发一项产品,需要几个部门共同协作,因此计划中要明确规定产品开发各个阶段的主要负责部门,相互之间如何协作、交接,以及具体参加人员及审核方式等。
(6)怎么做
制订计划的实现措施及相应的规则,以便对资源进行合理分配和集中使用,平衡人力和生产能力,综合平衡各种派生计划。
如果计划不完善,就会出现工作漏洞。