[文件] 17800.doc [科目] [标题] 干部档案工作存在的问题及对策 [作者] 作者单位: 中共黑河市委组织部 [内容] 我市有专门管理干部档案单位 7 家, 管理干部档案 55418 卷, 其中在职干部档案 40938卷。 随着社会主义市场经济体制的建立和干部人事制度改革的不断深入, 干部档案工作得到了较大发展, 逐步走上了制度化、 规范化、 科学化管理轨道, 干部档案的作用也日益增大,1992 年全年接待查档 1160 人次, 提供利用档案 3240 卷次, 以后利用率逐年提高, 到 1998 年全年接待查档 1790 人次, 提供利用档案 5270 卷次, 利用率是 1992 年的 162.7%。 虽然干部档案工作得到了一定的发展, 但也存在一些不容忽视的问题。 一、 存在的问题及产生的原因 1.档案意识不强。 干部档案意识不强, 还有个别干部私自涂改、 伪造、 抽取档案材料情况。 究其原因, 对干部档案工作的宣传力度不够, 有的单位和领导对干部档案重视不够, 认为可有可无, “说起来重要, 排起来次要, 忙起来忘掉, 用起来需要” 的观念还没有完全摒弃, 个别人员为了个人利益, 置纪律和制度要求于不顾。 2.档案内容陈旧、 简单。 从干部档案内容看反映干部个人工资、 职称、 党团等材料比较齐全, 而反映干部个人业绩特点、 管理才能、 驾驭经济工作能力方面材料较少; 反映干部个人学习邓小平理论、 政治和业务知识方面材料较少; 档案中记载干部历史的材料较多, 现实材料不全, 还有一些材料不能及时归档, 有人为滞压现象。 而有一些具体鉴定、 考核等材料内容多是千篇一律, 参考价值不高。 归档材料形成还是传统模式化, 没有抓住时代特性和重点, 观念上还是注重档案中常项内容的补充, 怕影响干部的使用, 对干部特点认定和政绩评价材料有失公正。 3.无头档案增多。 近年来无头档案明显增多, 全市 1992 年时无头档案 345 卷, 现在无头档案达到 828卷。 产生的原因很多, 在社会主义市场经济建立过程中, 一些企业破产了, 还有一些企业实行减员增效, 很多企业干部下岗, 加之黑河是沿边开放城市, 边境贸易处于高潮时调入很多干部, 处于低谷时又有一部分干部人事关系及档案不要就到外地谋职去了, 这是产生无头档案的主要原因, 还有随着机构改革人员分流和部分干部自愿下海经商, 没有及时将档案送交档案管理部门和人才交流中心, 也产生了无头档案。 4.档案信息没有完全发挥作用。 目前干部档案为干部人事工作和经济建设服务是被动的提供信息, 查阅的大部分内容是自然情况、 简历、 职称、 工资等, 而利用档案发现人才, 推荐人才, 为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。 受传统观念影响, 提供利用档案主要方式是坐等上门服务, 缺泛主动参与意识。 5.利用计算机管理档案工作开展得不平衡。 各地干部信息管理系统都已经建立了, 档案信息也逐步输入系统, 但应用计算机进行服务还没有完全开展起来, 对干部的年龄结构、 知识结构、 专业结构等方面统计分析, 进行人才需求情况预测的作用还没发挥出来, 为经济建设、 干部人事工作和人事决策工作服务的效果不好。 还有的地方财政状况紧张, 投入资金不多, 硬件配备较差。 另外专业人员少, 微机员专业素质较低, 各级管档部门对开发计算机管理干部档案的重要性认识不够等也影响了此 项工作的开展。 6.干部档案管理人员的专业素质不高。 干部档案工作人员的政治素质都比较好, 但专业素质不高, 我市真正是学档案专业干部档案管理人员基本没有, 兼职人员较多, 因此, 不利于干部档案工作改革和向更高层次发展。产生上述问题的主要原因是在管档队伍建设上重政治轻业务。 二、 加强工作的重点和采取的措施 为了适应新时期干部人事工作和经济建设的需要, 从根本上解决干部档案工作中存在的问题, 应该加强对干部档案工作的领导, 加大资金投入, 采取切实有效措施。 1.加大干部档案工作宣传力度, 加快依法制档进程。 近年来人们对干部档案意识有一定提高, 但宣传工作力度还不够, 应该让人们特别是领导干部充分认识到干部档案工作是干部人事工作一个重要组成部分, 是一个人的历史与现实全貌的反映, 能为干部人事工作和人事决策工作提供重要信息依据, 能为国家积累历史资料,是事在当代、 利在千秋的事业。 真正树立档案意识, 建立完善干部档案工作制度, 形成一整套查阅、 转递、 材料收集、 清理、 整理等制度体系, 使干部档案工作有法可依, 有章可循。对不遵章守法或私自伪造、 涂改档案材料者应进行严肃处理, 并追究有关领导责任, 使干部档案工作走上制度化轨道。 2.以适应新时期干部人事工作和经济建设需要为切入点, 加强干部档案内容建设,提高档案的使用价值。 加强干部档案内容建设, 不断补充新材料, 提高干部综合服务能力, 是干部档案工作中迫切需要解决的问题。 建立健全干部档案材料收集网络, 根据材料形成规律和特点采取定时收集、 定向收集、 跟踪收集、 补充收集等方法, 确保归档材料及时收集归档。 同时, 加强归档材料收集工作宣传力度, 制定切实可行的规章制度, 采取必要的措施做保证。 还要加强重点材料的收集工作, 一是根据目前缺少熟悉经济工作干部的情况, 注重收集反映适应市场经济, 参与国内、 国际竞争能力方面材料。 二是根据目前有大量考核、 考察材料没有及时归档的情况, 重点收集反映干部的政治素质, 贯彻执行党的路线、 方针、 政策的表现, 反映干部品德、 情操、 作风等方面材料。 三是重点收集反映干部学习领会马列主义、 毛泽东思想、 邓小平理论, 解放思想, 开拓进取, 善于打开工作局面等方面材料。 四是重点收集反映干部业务能力、 专业特长、 科研能力等方面的材料。 五是完善干部履历、 自传等记载干部经历方面的材料, 使干部档案能全面、 真实、 细致地反应出干部的全貌。 3.加大协调力度, 建立完善管理机制, 实行动态管理。 根据无头档案形成特点, 掌握形成无头档案规律, 实行动态管理。 管档部门要与组织、人事、 劳动就业、 人才交流中心等部门建立经常性联系制度, 掌握人才流动、 就业安置的实际情况, 及时将档案转到有关部门, 避免人档脱节现象发生。 对发现的无头档案要跟踪管理,查清产生原因和人员去向, 按有关规定及时进行处理。 上级主管部门要尽快建立和完善新形势下由于下岗、 分流、 自动离职等原因产生的无头档案管理办法和制度, 以便工作中有所遵循。 4.改变服务方式, 提高服务质量, 注重服务实效。 建立干部档案的目的是开发档案信息资源, 为经济建设、 干部人事工作和人事决策工作服务。 在服务工作中要树立超前意识, 档案管理部门应分门别类建立各种人才信息库, 动态掌握各种用人信息, 及时为有关部门和领导提供信息, 推荐人才。 在服务观念上要变以往的被动服务方式为主动服务, 掌握用档信息, 在干部工资改革、 集中调整干部、 机构改革等集中用档期间, 积极参与, 主动上门服务。 各级档案管理部门还要利用档案统计出在职干部的年龄结构、 专业知识结构等不同的信息, 及时为领导做决策提供依据。 5.加强计算机开发利用工作, 逐步实现干部档案微机化管理。 科学技术的发展和电子计算机开发应用, 为干部档案管理工作提供了新的手段。 争取有关部门和领导的重视, 加大人力、 财力的投入, 建设先进的硬件系统; 配备专业操作员, 上级部门要有计划地对下级和基层的微机员进行干部档案管理系统专门培训, 而管档部门也要加大力度选送微机员到一些高等院校进行深造, 使他们真正掌握计算机开发知识, 实现全面利用计算机管理干部档案。 6.加强对管档人员的教育培训, 努力建设一支高素质的管档队伍。 加强对干部档案管理人员进行政治思想教育, 使之成为能严格遵守各项规章制度, 认真按照组织原则办事, 具有不怕苦、 不怕累, 不争名、 不夺利的奉献精神。 特别要重视对档案员进行业务培训, 因为当前管档人员专业人员少, 专业素质较低, 制约干部档案管理工作向更高层次发展, 各管档单位要加大投入, 制定培训计划, 选送比较优秀的干部档案管理人员到专业院校进行学习, 同时选调专业素质比较好的人员充实到干部档案队伍中来。