会计凭证装订是每一个会计必备的一项计能,装订的范围包含了原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单等。使用计算机的企业,还需要将转账凭证清单装订在内。单一的凭证如何装订成册是会计人员值得学习的一个内容。
一、工具、原料
锥子、专门用于装订凭证的针(一般情况下用回形针、大头针)、线、胶水、对角纸(会计装订时专用的)。
二、会计装订工作
1、会计凭证的装订:一般每个月装订一次,装订好的凭证按年、月妥善保管归档。(会计档案的装订主要包含会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订)。
2、会计账簿装订:各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿需要按时整理立卷。
3、会计报表装订:会计报表编制完成后及时报送,留存的报表按月装订成册谨防丢失,小企业可以按季度装订成册。
三、会计凭证装订前的工作
1、分类整理,按顺序排列,检查日数,编号是否齐全。
2、按凭证汇总日期整理
3、摘除凭证内的金属物(比如,订书针、大头针、回形针),对大的张页或附件需要折叠成同记账凭证大小,且需避开装订线,以边翻页时数字的完整。
4、整理检查凭证顺序号,不能有颠倒、缺号
5、记账凭证上有关人员(比如,财务主管、复核、记账、制单等)印章是否齐全。
四、会计凭证装订时的方法。
第1步:将凭证封面和封底裁开,分别附在凭证的前面和后面,再用一张质地相同的纸放在封面上角,做护角线。
第2步:在凭证的左上角画一张长为5cm的等腰三角形,用夹子夹住,再用装订机在底线上分布均匀打两个眼。
第3步:用大针引线穿过这两个眼,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中间穿过并夹紧。
第4步:线绳在凭证中端系上。
第5步:将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后用胶水粘上。
第6步:向后折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘牢。
第7步:晾干后在凭证本上的侧面写上“哪年哪月第几册、共几册”的字样。装订人在装订线封处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证、转账凭证顺序依次编号。
第8步:装订凭证厚度一般为1.5cm,才可保证装订牢固且美观。
五、会计凭证装订后需要注意的内容
1、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签字盖章。
2、在封面上编写卷号,按编号顺序入柜,在显露处标明凭证种类编号,以便日后查阅。
六、活页账簿装订要求
1、保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质量好的牛皮纸做封面、封底后装订成册。
2、多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,需要按同类业务、同类帐页装订在一起。
3、在账本的封面上填写好账目的种类,编写好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签字盖章。
七、账簿装订好后的要求
1、会计账簿应牢固、平整,不能有折角、缺角、错页、掉页、空白纸的现象。
2、会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章
3、封面需齐全、平整,注明所属年度及账簿名称、编号(一年一编),编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明星帐。
4、会计账簿按保管期限分别编制卷号。
八、会计报表如何装订
第1步:会计报表装订前需按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角。
第2步:会计报表的装订顺序:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。
第3步:按保管期限编制卷号。