随着WPS和offic兼容性的逐步提高,WPS也逐渐被大家认可作为主流的办公学习软件,相比于offic,大家可能开始使用WPS时不太熟悉,那么今天小编就先教大家如何通过WPS表格快捷录入数据的方法,主要分为四个步骤。
①制作成绩表
第一步我们首先打开WPS表格制作一张成绩记录表,然后我们在成绩记录表右侧另外增加4列(J:M),并按图1所示输入列标题。接下来我们选中J1单击菜单“数据/有效性”这一个选项,并在“数据有效性”窗口的“设置”选项卡下,通过用鼠标单击“允许”的下拉列表选择“序列”,在“来源”中输入公式=$C$1:H$1,按下"确定"完成设置。选中K列右击选择“设置单元格格式”选项,在“设置单元格格式”窗口的“数字”选项卡“分类”中选择“文本”,确定将K列设置为文本格式,到此第一步工作完成。
图1
②设置公式
第二步我们选中J2单元格,输入公式=IF(ISERROR(vlookup(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))(这个公式表示按A2的学号在L:M查找并显示相应的分数,当没找到出错时显示为空)。在L2输入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3))(公式用于提取K2数据左起三位数并在前面加上2007,然后转换成数值)。我们不难发现同班学生学号前面部分一般都是相同的,为了加快输入速度我们设置为只输入学号的最后三位数,然后L2公式就会自动为提取的数字加上学号前相同的部分“2007”显示完整学号,如果需要也可设置为只输入两位学号。接着在M2输入公式=VALUE(MID(K2,4,5)),提取K2数据从第4位以后的5个数字(也就是分数)并转成数值。如果学号后数字不足5位,电脑系统只会提取实际那几位。最后选中J2:L2单元格区域,拖动其填充柄向下复制填充出与学生记录相同的行数。具体如图2所示。
PS:VALUE函数用于将提取的文本转成数值。如果学号中有阿拉伯数字以外的字符,比如2007-001或LS2007001,则学号就自动变成了文本格式,这时候的L2的公式就不必再转成数值了应该改成="LS2007"&LEFT(K2,3),否则VALUE函数会出错。
图2
③预防输入错误
第三步我们在进行大量数据输入的时候不免会有输入错误,所以为了解决这个问题,我们