我们除了可以使用批注功能来说明对文档的注释和修改内容外,还可以使用文档的修订功能,直接在原文档中对文档内容进行修改,并以修订标注的形式显示修改的内容,从而方便用户的查看。我们可以对word文档修订的标注格式进行设置,也可以在审阅窗格中查看文档中所有修订内容,并设置接受或拒绝文档的修订。
一、修订文档
在使用修订功能时,首先需要确定文档处于修订状态下,下面介绍大家如何对word文档进行修订处理。
1、切换到“审阅”选项卡下,单击“修订”组中的“修订”按钮。
2、在展开的列表中单击“修订”选项。
图1
3、此时文档处于修订状态,删除文档中的文本内容时,将以删除线标记。
图2
4、当我们为文档添加文档内容时,添加的内容标记显示下划线加以区分。
图3
5、当我们对word文档中文本内容的字体格式进行设置时,将以批注框的形式显示设置的格式内容。
图4
二、设置修订选项和用户名
当word文档内容进行修订时,将在文档中以标注的形式显示修订的相关内容,可以根据需要对显示的批注框及修订格式进行重新设置,从而使文档中显示的修订标记按我们的要求进行显示,下面介绍其具体的操作设置方法。
1、在“修订”组中单击“修订”按钮。
2、在展开的列表中单击“修订选项”选项。
图5
3、打开“修订选项”对话框,单击“删除内容”下拉列表按钮,设置其为“双删除线”。
4、单击“批注”下拉列表按钮,在展开的列表中设置其批注颜色为“鲜绿”。
图6
5、在“批注框”区域中单击“边距”下拉列按钮,设置其为“靠左”,并勾 选“显示与文字的连线”复选框。
6、设置完成后单击“确定”按钮。
图7
7、返回到文档中,此时可以看到批注框显示在文档左侧,并且文档中的修订内容按设置的格式效果进行重新显示,我们可以根据需要自行设置修订选项内容,从而使标注内容按指定的格式进行显示。
图8
8、单击“修订”组中的“修订”按钮。
9、在展开的列表中单击“更改用户名”选项。
图9
10、打开“Word选项”对话框,自动切换到“常用”选项卡下,在“缩写”文本框中输入需要更改的信息,设置完成后单击“确定”按钮。
图10
11、在文档中插入批注内容时,默认的批注框