一个学术演讲所遵循的结构应该和一篇学术论文的结构大致相同,首先要介绍你的主要观点,支持观点的证据,然后给出一个简短的结论。对于商业演讲,Guy Kawasaki(一个著名的商业顾问、营销大师)认为标准的演讲结构是这样的[1]:问题你的解决方案商业模式相关技法/技术营销和销售竞争团队预测和里程碑状态和时间表总结和呼吁
专家提示
Maureen Taylor
企业传播顾问
Maureen Taylor是美国旧金山市湾区企业传播公司SNP Communications的首席执行官和创始人。她帮助各行各业的领导、创始人和革新者改善消息传播已经超过25年。
Maureen Taylor
企业传播顾问
利用幻灯片来强调你所表达的意思。SNP Communications的创始人兼首席执行官Maureen Taylor说:“PowerPoint就是用来增强演示效果的。当画面出现时,要首先告诉读者他们看到的是什么,比方说,‘这是一张损益表。’这样就让观众有时间来处理新的信息,然后再告诉他们这有多重要。接下来,在点击下一张幻灯片之前,要进行过渡铺垫。比如,您可以说:‘好吧,现在我们来谈一谈有多少员工会让这种努力成为实现。’接下来再点击显示下一张幻灯片,然后再次告诉他们所看到的内容。”方法2 的3:
使用格式
简化文字。当你使用PPT幻灯片,你希望它们实际上可以帮助提高你的演讲质量,而不是简单地把它们放在一起。最好的方法是确保你的幻灯片不仅仅是重复你正在说的东西,你不应该照着念你的幻灯片。实际上,你的幻灯片PPT包含的文字要尽可能少。阅读文本会无意识地分散听众的注意力,他们会把注意力从你讲的东西上面转移到PPT里的文字上。因此,你需要把你的文本压缩,并且让它以一个观众容易阅读的方式呈现,比如用项目符号列表。
分发讲义。所以,如果你不能把所有的信息都加入到幻灯片中,你应该如何告诉你的听众那些不能展示出来的东西呢?讲义!制作一到两页的讲义,让讲义包含每一页幻灯片的内容或者你演讲的部分,给每个受众都分发一份。在讲义里面,你可以添加一些额外的信息或者你演讲中的重要信息。
使用信息图。图形使一个PPT变得真正吸引人。这些图形可以给你的读者提供一个新的视角来看待你要告诉他们的东西,它们可以提供那些难以用言语表达的信息,比如图标和图形。然而,你需要确定它们是的的确确辅助你的演讲,而不是仅仅让观众分心。
减少不必要的声音和视觉效果。由于上面已经说了,你需要保证你的PPT里面不要包含不必要的视觉效果或音频。例如过渡动画、剪辑艺术、声音效果、杂乱的模板或背景图像。这些东西会使得幻灯片演示无聊、过时、没有意义。[2]它们会分散观众的注意力,对于演讲没有任何帮助。它们甚至会阻碍观众获取信息的能力。方法3 的3:
明确你的演讲
练习。在演讲之前你需要花许多时间练习。确保你的演讲和幻灯片合拍。你也需要确保如何安排你的时间,特别是你想自动地放映PPT,这样你就不用停下来重新调整换播放幻灯片。
假装现在没有幻灯片了。不要把你的幻灯片作为你的精神支柱。它们应该是你的演讲的添加部分,而不是沿着它们来讲。如果你假装现在没有任何幻灯片,而作为一个有魅力,有激情的演讲者,你的听众会沉迷其中,并且会久久地记住你的演讲。
说到点子上。不要东拉西扯,不要包括你不需要的信息。告诉听众他们需要知道的东西,不要东拉西扯浪费时间。记住,演讲不应该超过20分钟。如果你是一个老师,你会有多余的时间,那么就用一些小活动来暂时中断演讲。听演讲超过20分钟会让人精力不再集中,这也不是你想看到的结果。
富有激情。找到激发你听众的方法。你想要给他们一个情感链接,让它们关注到你正在展示的东西上面。这将会使它们更加专注于这些信息,而且更准确也更为长久地记住这些信息。热情投入到你的演讲中,并且让观众知道为什么它重要。光对别人说你的信息很重要,这是不够的,你必须让你的观众意识到它很重要。让他们明白为什么应该关心这个问题。比如,你不要做一个关于历史的演讲并且指望学生会关心。你需要向他们展示历史是如何直接关系到现在的时局,又是如何影响到他们的生活。寻找相似之处,寻找直接把你的信息和你的听众联系起来的纽带。小提示
向幻灯片大师们学习,看哪些方法是有效的,哪些不是。Steve Jobs是一个著名的演讲者,TED演讲也是一个做得很好的例子。记住10/20/30原则——不要超过10页幻灯片,不超过20分钟,不小于30点的字体。每个办公软件包都有一些新功能,花哨的图形和动画。不要落入这个陷阱,不要试图把它们都用在你的PPT里来显示你的实力。更多地要专注于内容,这会对你的PPT展示很有帮助。如果你使用的是Flickr Creative Commons图像,确保你署明每张图片的所有者是谁(你可以在演讲末尾做一个图片所有者名单)。不要使用别人的图片,除非你确定你有使用权限。警告
不要逐字逐句地读你的幻灯片。有的时候使用投影仪会有问题。要有耐心,并且让相关的管理人员处理。“不要咒骂或者流汗”,它已经发生了!然后,一旦问题解决了,你可以用一个微笑或者短笑话过渡继续开始,如果修理花费了很长的时间,那就从头开始。即使你错过了一页幻灯片或者错过了一个话题,不要试图去找到它。继续说下去,只是在最后的时候,说明由于刚才的疏漏跳过了某页幻灯片,你需要补充某些重要的东西,然后寻找到那页PPT弥补缺漏。这样的话观众就不会认为你对你的PPT很不负责。熟能生巧。做完你的PPT之后,大声地说出来。再试一次,直到你把它“确定下来”。