学籍补录申请及照片上传操作方法 一、学籍补录申请 1.申请方法 学校用户点击 学籍变动--学籍变动综合管理 进入页面后,点击 申请学籍变动 按钮,如图: 特别提醒:所有学籍变动申请均可由此开始 在弹出的窗口中输入身份证号,如果省库无学籍信息,选择申请 类型学籍补录即可申请;如果市系统没有该学生的学籍数据,系统会 提示新建学籍记录,录入学生数据,按系统提示操作即可。 系统会根据录入的学生数据,自动生成申请表,填写表单,上传 证明材料附件即可。 2.证明材料 根据苏教基﹝2014﹞19 号文第五条规定,新建补录学籍时须上传 相关纸质佐证材料。如图: 在申请单点击附件管理按钮,即可为申请上传佐证材料。 每个申请可上传 5 个附件材料,要求将相关纸质材料通过扫描或 照相制成电子图像格式上传。 二、上传照片 学校用户点击 学籍库管理--批量导入照片 进入页面后,按照页 面要求准备好的照片压缩包,导入系统即可,如图: 系统会智能分拣图片文件,并用学籍辅号与学生数据对应 注意事项: 压缩包或压缩的文件夹命名时请不要使用标点符号 (尤 其是单、双引号)或特殊制表符空格等,会造成上传失败。 有部分区一直把上传学生照片做为必须的学籍管理工作,比较有 经验,可以互相学习借鉴一下。 三、其他常见问题 1.如何确认省库已有学籍? 答:方法一:可通过 数据上报--学籍库身份证查询 功能查询,省库 市库都有学籍信息且数据一致即可。 方法二:点学生名字,在信息卡界面点 重新校验 按钮 系统返回信息中会包含与省库学籍的验证结果,例如“学生 XXX 于 XXXX 年 XX 月 XX 日与省库学籍信息比对一致!尚未认证取得全国学 籍号! ”如果省学籍库没有学籍或信息不一致,会有其他文字提示。 此方式特别适用于无户籍无证件号的学生。 2.跨省转学或跨省招生的学生在上报库怎么处理? 答:跨省转学或跨省招生申请时,系统要求录入的学生信息数据暂时 存放在上报库中,等转学或招生申请成功结束后,就会自动进入学籍 库,无需做任何处理;如果转学失败,需要修改信息的,可以在上报 库里直接修改后重新申请, 或者学生放弃转学了, 可以在上报库删除。 3.省内转学的学生在异常学籍库, 显示学校不符学籍辅号不符如何处 理? 答:省内转学申请也是需要四方审批才可以结束的,本地学校和区教 育局审批通过,成功提交转学申请后,应及时联系转出学校和区教育 局办理转出手续,四方都审批结束后,转学才会成功。 4.为何学生复学迟了 2 个月,复学年级的选择降了两级? 答:教育部学籍系统及省学籍系统都是以暑假作为学年跨年的,休学 的学生过了暑假后年级就会降一级, 暑假前休学到期的学生一定要在 暑假前复学,到 9 月开学才来办理复学手续,虽然只迟了 2 个月,但 是被认为休学两年。 5.跨省转学或跨省招生申请屡次失败,原因是什么? 答:查看相关申请单上的审批进度。 这里可以看到,每一步进度都有一个处理单位,我们作为转入方或招 生方,学校、区教育局都是以【江苏省】为处理单位,通常能够成功 上报到省学籍库的跨省申请,在【江苏省】为单位的处理步骤中都不 会出错,都能顺利上报给教育部系统。 【系统】指的是教育部系统,这里会根据申请的学生信息与全国学籍 号以及转出省份进行校验, 如果不符, 就会返回错误; 如果比对成功, 就会将此申请转发到对应省份的省级学籍系统去做转出处理。 后面的流程就是对应省份的处理过程。 因此,要根据各级处理单位反馈的信息来查找原因。 【系统】 (教育部系统)反馈的信息一般常见的有两种: 1.学生信息不符: 这里是教育部系统根据学生信息和全国学籍号找不 到匹配反馈的信息, 所以必须要按照原校当初注册全国学籍号时的学 生资料进行申请,姓名、身份证号等关键信息一个字都不能有差错。 2.学生存在未结束的学籍变动流程:此类问题比较复杂,因为学生学 籍还属于原来省份,因此只能去原省份查找原因并解决。 (可能的原 因是家长在其他省份也申请了转学,但是转学申请未结束) 【XXX 省系统】转出省份处理流程 如果教育部系统能够通过校验,后面的流程就是转出省份的操作了, 如果是转出学校或区教育局审批不同意的,请联系询问原因;如果是 对方省级学籍系统反馈错误的, 请对方学校联系省级学籍系统管理员 咨询并处理。