一套完整的会议流程需要依托会前、会中、会后这三部分进行有规划的展开,并在最短的时间内达到会议目的,这样才算是一个高效成功的会议。反之如果是一套冗长低效的会议则不仅会浪费大家很多时间,还会耗费会议组织者的大量精力,以下五个步骤可以作为一套高效的会议流程的参考:
会前确认会议目的
有时候会议是由我们自己组织发起的,有时候是由领导交办的。无论那种情况,在我们组织的会议之前,需要问一个问题:为什么需要开会?也就是在组织会议前明确会议的目标:需达到什么效果,解决什么问题。如果会议目标不明确就会导致会议过程没有方向,从而让会议变成没有主题的无效沟通。
会前做好会议筹备
会议开始之前可能只是一个人的投入,会议一旦开始就会是一群人参与其中,因此我们需要进行周密的会议筹备工作。在会议开始之前需要准备的工作内容如下:
1. 明确会议主题
2. 会议实现的目标或产生的结果
3. 参会者都有谁
4. 会议日期、时间、地点
5. 会议将持续多长时间
6. 会议控制人员:支持人、决策者、记录员
7. 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务
8. 会议所要讨论的每个议题
9. 筹备阶段所需的材料
10. 确认会议需要的场所和工具满足会议要求
会前明确会议通知
接下来,我们需要给相关参会人员发送会议通知。会议通知主要包括如下内容:
1. 会议主题
2. 会议实现的目标或产生的结果
3. 参会者都有谁
4. 会议日期、时间、地点
5. 会议将持续多长时间
6. 与会者在这个会议中分别承担什么任务
发送会议通知最好使用公司内部的办公系统或者是公司邮箱,或者使用QQ、微信、钉钉等即时通讯工具。发送会议通知后一定要确认参会者都收到会议通知。对于特别重要的参会人员,可以在会议通知发送之后,再通过电话进行会议送到确认。
会中做好主持和控制
会议开始之后,会议主持人可以根据如下的会议过程主持会议:
1. 宣布会议的主题和目的
2. 根据会议议程提出议题,然后征求与会者的意见
3. 给与每个人阐述观点的机会
4. 针对争论的问题展开全面的讨论,以便把会议引向深入
5. 针对不同见解加以概况澄清,分析造成分歧的因素,以便达成共识或做出决策
6. 偏离议题或纠缠于不必要细节时,及时引导回会议主题
7. 遵守预定时间,不要拖延
8. 会议结束时,对已取得结果进行概况
9. 将有必要进一步讨论的问题纳入下次会议,确定下次会议议题和时间。
以上会议过程可以根据实际的需要进行删减。