编辑导语:OA审批,是利用通信技术和网络技术把日常办公所需内容整合进一个平台中,实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。利用OA审批流程的好处是可以简化办公程序,规范员工行为,实现内部有效分工、规范员工岗位职责,也有助于增强团队之间的协作能力。接下来,本文作者就为我们分享了如何设计OA审批。随着社会节奏日渐加速,越来越多的企业加入了自动化办公OA(Office Automation)的大军,疫情期间更是让企业办公软件钉钉一度冲上了各大软件平台的榜首。
在企业办公中较为常见的场景有考勤打卡、出差报销和请假审批等,那么今天我们就来分享一下如何为ToB企业设计OA审批功能。
本次的设计链路主要分为3个环节:
问题&场景→需求:问题还原至场景,并对应提炼出需求;需求→功能:需求翻译成功能及解决方案;功能→问题&场景:线后反向追踪验证功能是否解决了问题。
一、问题(场景) → 需求
凡是需要多人分工协作的企业,无可避免都需要进行审批。既然钉钉、企业微信等各大办公软件上的审批功能都已经十分成熟了,为什么我们B端客户还需要自己做审批呢?原因有三:
不同公司审批流程难以趋同,中大型公司更是很难因为适应一款审批软件而调整自己的流程;部分审批含有该行业/该公司的一些特色业务表单,钉钉难以打通审批和业务表单数据;核心数据存在保密性质,企业不愿通过第三方办公软件来审批一些机密数据表单。
因此,虽然OA审批已经是一个相对成熟的业务模块,但仍旧因行业和互联网化程度不同等原因而存在大量的特异化需求和市场。那么,不同公司的审批场景和需求有什么不同呢?
因为笔者面向的都是某一细分行业的客户,故此处我们先忽略行业性质,简单地来从规模上进行区分讨论。就自身经历而言,笔者既待过数十个人的小公司,也待过上千人的上市公司,对二者的审批流程区别有十分深刻的体会:
小公司往往审批决策路径短、流程和形式都较为简洁,但缺乏规范性和保障:例如,当我需要出差时,往往只需要当面和leader说一句就ok了,从流程上来看确实效率很高,但假若在出差期间出了什么意外,口头审批并不能给予发起人充分的后续保障。大公司往往决策路径极长,流程和形式都十分复杂,但在一定程度上能够规范多部门多人员协作下的审批流程,保证工作的正确性和安全性。例如,以前每次出差报销都要填写3