南方某服装进出口公司T公司于2002年10月—12月间先后向美国某贸易公司P公司出口儿童服装,累计出运金额40万美元。应付款日后,P公司未依照贸易合同的规定向T公司支付货款。在T公司的一再敦促下,P公司陆续支付了约15万美元的货款,其后便拒绝支付任何款项,导致T公司25万美元的货款无法收回。由于T公司此前曾向中国出口信用保险公司(以下简称保险人)投保了出口信用保险,出现拖欠后,T公司随即依照保险合同规定向保险人通报了可能损失,并委托保险人向P公司追讨欠款。
保险人在收到T公司委托后,即通过其在美国的律师就拖欠货款一事与P公司联系。P公司对此则采取回避态度,拒绝与保险人的律师进行接触。律师在多次努力无果的情况下,建议保险人对P公司提起诉讼。考虑到P公司一直采取不合作态度,保险人经与T公司协商,同意对P公司提起诉讼。律师于2003年1月代表T公司向美国加州某地方法院递交了起诉书。
起诉书送达后,P公司提交了答辩状,辩称T公司提供的部分产品存在质量问题,双方开始了庭前证据开示活动。2003年3月,律师得到法院通知将在8月举行审前会议,其后将开庭审理,法院将在开庭前指定仲裁员进行仲裁,时间安排在6月;但仲裁并非诉讼必经程序,如当事人不同意,可直接等候开庭审理。
根据加州法律,在正式开庭前法庭一般会定仲裁员进行仲裁,其实质是和解会议,类似于我国民事诉讼中的调解程序,通过仲裁双方可达成和解协议,如一方拒绝执行协议,另一方可直接向法院申请强制执行。考虑到仲裁具有时间短,程序相对灵活的特点,保险人建议尝试进行仲裁,并希望T公司熟悉贸易过程的人员赴美国参加仲裁。由于根据保险合同的约定,如被保险人损失在保险人责任范围内,追讨费用由保险人与被保险人按保险合同约定进行分摊,考虑到诉讼过程中可能出现多次反复派员出庭的情况,T公司担心费用过高,且提出存在签证方面的困难。为解决这一难题,保险人与律师进行了协商,律师建议向法庭申请争取采取电话会议的方式进行仲裁。在律师的积极努力下,法庭最终同意通过电话进行仲裁。由于中、美存在时差问题,为方便双方当事人,仲裁被安排在北京时间早晨7点。
由于此前未曾尝试电话仲裁,为确保仲裁的顺利进行,保险人进行了周密的计划和准备。由于T公司总部位于厦门市,为节约费用,方便T公司人员出席,电话会议的会场安排在保险人厦门营业部会议室,保险人理赔部门