文件编号: CB-9D-C7-5A-19 库管员用电脑做报表 整理表 姓 名: 职业工种: 申请级别: 受理机构: 填报日期: A4 打印 / 修订 / 内容可编辑 第 1 页 共 22 页 文件编号: CB-9D-C7-5A-19 第 2 页 共 22 页 文件编号: CB-9D-C7-5A-19 1.1 采购相关业务 1.1.1 正常采购 应用场景 1. 企业根据目前的库存量以及销售预测和其他因素,制定采购计划; 2. 根据制定的采购计划,在系统中可以手工填制“采购订单”,也可以根据销售订单、 生成“采购订单”; 3. 主管审核“采购订单”; 4. 采购员将审核过的采购订单打印或导出文件,通过传真或电子邮件的方式传递给供 应商; 5. 若供应商有打完全款再发货的要求,到‘采购订单’统计表中查看‘预付款’字段, 查看是否打完款,没有的话继续准备款项。 6. 供应商按“采购订单”准备货物,并按照要求发货; 7. 企业核对并检验所采购的存货,验收入库(验收入库时,可采用扫描枪,扫描存货 的条码),货物收到后,供应商将开具发票或收据以确定进货价格; 8. 收到发票或收据以后,根据采购订单号,生成进货单; 9. 审核并打印“进货单”,签字后一份给供应商作结帐凭证,一份留底备查,一份财 务报销。 10. 企业人员将发票与“进货单”进行核对存货以及存货数量,核对正确以后采购员、 库管员在发票上签字,并把发票和进货单送到财务。 11. 采购过程中发生的运费,如果需要同采购单据同单显示的话,可以在采购单据上录 入‘劳务费用’属性的存货行,来记录运费。劳务费用行金额可正可负,支撑不同 的场景。订单上的劳务费用的存货可以带入到进货单上(退货类型的单据不带入), 当劳务有数量时流转完了就不再流转了,当劳务没有数量时随时可以流转到进货单 不作控制。 12. 配比采购的采购订单,可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存,以解 决自动将材料按默认供应商作采购。 解决方案 1. 采购订单 采购员在【采购管理】中手工录入采购订单,也可以引用销售订单生成采购订单,采购主 管审核采购订单。请购信息由不同的供应商供货的情况,可由采购订单的‘分单保存’处理。 订单上的订金可以手工在表头上录入,订金子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。 2. 进货单 当供应商送货到和开具的发票或收据时,库管员点验货物后,根据采购订单生成进货单, 如无采购订单,可以直接填写进货单。采购主管审核进货单,确认采购的实现,形成应付账款。 第 3 页 共 22 页 文件编号: CB-9D-C7-5A-19 结算方式为‘全额现结’时,表头的‘现结金额’自动计算(整单含税总额-使用预付), 而且可以手工在表头上录入,现结子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。 票据类型取当前单据上‘供应商 ‘最近一笔业务对应的票据类型值; 3. 付款单 实际付款时,财务人员在【往来现金】录入付款单,并选择进货单进行核销处理。 1.1.2 采购退货 应用场景 1. 企业针对使用或存放中发生质量问题的存货,以及商业企业中滞销商品,进行退货处理; 2. 与供应商协商退货,同意后准备退货; 3. 将退货存货发给供应商; 4. 供应商接收货物; 5. 企业填制并审核“采购退货单”或红字的进货单; 6. 打印“采购退货单”或红字的进货单,请供应商签字,一份给供应商作结帐凭证,一份 留底备查,一份财务做账; 7. 供应商根据实际情况开具红字采购发票,或者进行补货。 解决方案 1. 进货单 分两种情况: 1. 供应商根据退货情况开具的红字增值税发票或红字普通发票 当供应商同意退货时,收到供应商开具的红字增值税发票或红字普通发票时,采购员进入 【采购管理】内填制业务类型为“采购退货”的进货单,开具时可以参照采购订单同时进 行核算。采购主管审核进货单。 2. 供应商接收退货后直接送新货给企业 采购员进入【采购管理】内填制业务类型为“普通采购”的进货单,将退回的货物在进货 单上录入为红字记录,将换回的新货录入为蓝字记录;或者参照采购订单录入蓝字记录手工录 入红字记录;采购主管审核进货单。 2. 付款单 实际付款时,财务人员在【往来现金】录入付款单,并选择立账单据进行核销处理。 1.1.3 特殊业务 赠品管理、配比采购 现结采购 采购进货过程中如果直接付款,就在立账单据上填写现结金额。不仅实现全部现付,也可 以实现部分现付的处理。 现结金额超出当前单扣掉使用预付后的金额部分,自动转为预付款。 先进货后付款 如果是先进货后付款,立账单据上的现结金额就不要填,等到真正付款时,再填制付款单, 第 4 页 共 22 页 填制付款单会提示用户选择供应商未付款的进货业务。 文件编号: CB-9D-C7-5A-19 1.2 销售相关业务 1.2.1 正常销售 应用场景 1. 接到客户的订货要求; 2. 根据客户订货要求,查看库存以及生产能力,确定可发货数量及报价,并且和客户最终 确定; 3. 根据与客户最终确定的结果,编制并审核销售订单; 4. 有先全款后发货的企业,在订单的报表上查看‘预收款’字段,确定是否打完款,然后 再准备货物,进行配货。 5. 企业按照订单的发货要求制定销货单,并审核销货单; 6. 销货单传递到仓库,库管员发货;根据单据拣货装箱,最后需要清点捡完的单据总共有 装了多少箱。 7. 客户收货入库,返回签字的销货单一联;(视不同企业情况) 8. 企业根据客户实际收到货物及数量,为客户开具增值税发票或普通发票。部分企业会根 据开票金额来选销货单生单,数量不变,单价发生变化。 9. 企业收到客户的款项,填制收款单 10. 销售过程中发生的运费,如果需要同销售单据同单显示