通过定期库存盘点,不仅可以发现操作中的失误,还可以确认工作的效率和效果,同时也方便盘活资金,提高经营资金的利用率,为下一步工作计划和实施提供依据。那么,如何盘点库存?本文为大家介绍一下库存盘点的正确步骤。
步骤一:制定盘点计划
很多中小企业的盘点主持人,由于缺乏经验,没有做好盘点计划,因此乱成一团,尤其是没有针对预盘阶段做出深入计划,以致到了复盘时仓储仍乱的不可收拾,因此拖延复盘时日,令参与者怨声载道。一般而言,盘点计划多在复盘日期的一个月前就要具体拟订而且发布。
步骤二:确定盘点时间
一般来说为保证帐物相符,货物盘点次数愈多愈好,但盘点需投入人力、物力、财力,有时大型全面盘点还可能引起生产的暂时停顿,所以,合理的确定盘点时间非常必要。引起盘点结果盈亏的关键原因在于出入库过程中发生的错误,出入库越频繁,引起的误差也会随之增加。
决定盘点时间时,既要防止过久盘点对公司造成的损失,又要考虑配送中心资源有限,商品流动速度较快的特点,在尽可能投入较少资源的同时,要加强库存控制,可以根据商品的不同特性、价值大小、流动速度、重要程度来分别确定不同的盘点时间,盘点时间间隔可以从每天、每周、每月、每年盘点一次不等。如A类主要货品每天或每周盘点一次;B类货品每两三周盘点一次;C类不重要的货品每月盘点一次即可。另外必须注意的问题是,每次盘点持续的时间应尽可能短,全面盘点以2-6天内完工成为佳,盘点的日期一般会选择在:
1.财务结算前夕。通过盘点计算损益,以查清财务状况;
2.淡季进行。因淡季储货较少,业务不太繁忙,盘点较为容易,投入资源较少,且人力调动也较为方便。
步骤三:确定盘点方法
因盘点场合、要求的不同,盘点的方法也有差异,为满足不同情况的需要,尽可以快速准确地完成盘点作业,所决定的盘点方法要对盘点有利,不至于盘点时混淆。
(1)账面盘点法帐幕面盘点法是将每一种商品分别设立”存货帐卡”然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在账面上,逐笔汇总出账面库存结余量。
(2)现货盘点法现货盘点法是对库存商品进行实物盘点方法。按盘点时间频率的不同,现货盘点又分为期末盘点和循环盘点。
a.期末盘点法
期末盘点是指在会计计算期末统一清点所有商品数量的方法。由于期末盘点是将所有商品一次点完因此工作量大、要求严格。通常采取分区、分组的方式进行。分区即将整个储存区域划分成一个一个的责任区,不同的区由专门的小组负责点数、复核和监督,因此, 一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单,复查 数量并登记复查结果,第三人核对前二次盘点数量是否一致,对不一致的结果进行检查。等所有盘点结束后,再与计算机或账册上反映的账面数核对。
b.定期盘点法
又称闭库式盘点,即将仓库其他活动停止一定时间,对存货实施盘点。一般采用与会计审核相同的时间跨度。
c.循环盘点法
循环盘点是指在每天、每周销点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次的方法。循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少。循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可以采用专门的循环盘点单登记盘点情况。
d.抽样盘点
由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。
e.临时盘点
因为特定目的对特定料件进行的盘点等。要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,可以采限账面盘点与现货盘点平等的方法,以查清误差出现的实际原因。
步骤四:培训盘点人员
盘点人员的培训分为两部分:一是针对所有人员进行盘点方法及盘点作业流程的训练,让盘点作业人员了解盘点目的、表格和单据的填写\ufe54二是针对复盘与监盘人员进行认货品的训练,让他们熟悉盘点现场和盘点商品,对盘点过程进行监督,并复核盘点结果。
步骤五:清理盘点现场
盘点作业开始之前必须对盘点现场进行整理,以提高盘点服务业的效率和盘点结果的准确性,清理工作主要包括以下几个方面的内容:
1.盘点前对已验收入库的商品进行整理归入储位,对未验收入库属于供货商的商品,应区分清楚,避免混淆;对残次品,应进行清理、归类放齐;对退货商品应及时处理,暂无法退货的应进行标识;对赠品,则进行清理并单独存放加以标识。
2.盘点场关闭前,应提前通知,将需要出库配送商品提前做好准备;
3.帐卡、单据、资料均应整理后统一结清以便及时发现问题并加以预防;
4.预先鉴别变质、损坏商品,及时从店铺中清理出报废品。对储存场所堆码的货物进行整理,特别是对散乱货物进行收集与整理,以方便盘点时计数。在此基础上,由商品保管人员进行预盘,以提前发现问题并加以预防。
5.整理内仓、货架上的商品陈列。
6.清除店铺内的死角。
步骤六:盘点
1.预盘
预盘不限于仓库人员,而应该扩大到生产现场,因为生产现场难免仍有在制品,原则上,半成品、余料以及成品,在盘点前最好已经回缴仓库(但是有些工厂则仍留在现场待盘点),当然也在一些“生财器具同样要盘点”。此外,采购与托外加工主办人员也不可能置身事外,因为很可能仍有一些模具等生财器具在外。当然,也有一些料品送出托外加工,仍留在托外工厂内,这也是我方的资产,同样列入盘点范围。
2.复盘
预盘既已完成就绪,就可进入复盘阶段。复盘工作多由盘点主持人指派与被盘点部门权责比较不相干的部门人士所担任。例如物料仓库,大多由人事、营业、设计等部门人员去担任乘坚策肥工作,而不会由采购或品管去担任,因为后两者与物料仓库关系较为密切,有“瓜田李下”之嫌。
复盘工作较为单纯,是根据预盘阶段的“盘点单”去复查。复盘者可以要求被盘者逐项将料品卸下,深入清点,再记入实际状况,填入“复盘”有关字段内。平常是撕下“盘点单”一联,回报予盘点主持人。
更负责任的复盘人员,还会更进一步复查料品的质量状况(甚至存置时间呆料状况),呈报反应,这当然值得鼓励。
步骤七:查清差异原因
盘点会将一段时间以来积累的作业误差,及其它原因引起的帐物不符暴露出来,发现帐物不符,而且差异超过容许误差时,应立即追查产生差异原因。
一般而言,产生盘点差异的原因主要有如下几个方面:
1.计帐员素质不高,登录数据时发生错登、漏登等情况;
2.帐务处理系统管理制度和流程不完善,导致货品数据不准确;
3.盘点时发生漏盘、重盘、错盘现象,导致盘点结果出现错误;
4.盘点前数据数据未结清,使账面数不准确;
5.出入作业时产生误差;
6.由于盘点人员不尽责导致货物损坏、丢失等后果。
步骤八:盘点结果处理
查清原因后,为了通过盘点使账面数与实物数保持一致,需要对盘点盈亏和报废品一并进行调整。除了数量上的盈亏,有些商品还将会通过盘点进行价格的调整,这些差异的处理,可以经主管审核后,用下表所示的更正表进行更正。
步骤九:盘点改善与提升管理绩效
盘点不应该仅只限于资产的结算及财务报表的用途,而应该有更高层次的目标,那就是改善物料管理问题,提升物料管理水准;尤其“实地盘点”劳师动从,产销活动甚至不得不停下来,没有精打细算是不行的。