所谓商务信函是企事业单位的工作人员因对外交往和工作需要而撰写的各种文书。商务信函不仅可以明确地传达发问者的意图;说明情况;避免出现不必要的纠纷;可以作为以后的凭证和证据材料,对于保证和促进各种交流和经贸活动的顺利进行发挥重要的作用。对外交往中,商务信函大致可分为社交信函和经贸函电两大类。社交信函主要有(问候信、函告信、祝贺信、邀请信、推荐信、介绍信)等;经贸函电则是围绕经贸活动的各个环节撰写的业务联系信函,主要有(资信调查信、交易提议信、询盘、发盘、还盘、成交、合同、船运、结算、投诉、道歉、索赔)等。