经查,发件人系某州档案局职工李某,其好友印某和刀某以要写论文为由,向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便,在档案局系统中找到7份相关档案资料(其中包括2份秘密级国家秘密),并擅自导出至非涉密电脑,通过互联网电子邮箱传递给印某,随后印某转发给刀某,造成泄密。案件发生后,有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。
评析:上述案例一方面暴露出有的档案部门工作人员保密意识薄弱、责任心不强等问题,另一方面也能看出数字化档案资料易于复制和传播、且不容易被监控的缺陷。与传统纸质等其他介质的档案资料一样,涉密的数字化档案资料同样应该被严格控制知悉范围,很多别有用心的人正是利用其形式虚拟化的特点,非但不尽职尽责对数字化档案资料进行妥善保管,反而“监守自盗”,以为没有实体档案的流转,就不会留下“罪证”。同时也提醒档案部门要建立后台管理机制,数字化档案资料的使用要“有迹可循”,并严格控制工作人员相关权限,堵住非法复制、传播的口子。
档案数字化泄密案件反映出的问题
1.工作人员缺乏“两识”。一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识,档案管理部门认为外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作,仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题,未按要求对相关人员进行保密教育和提醒;外包公司人员则管理松懈,以追求利益最大化为目标。甲乙双方思想上的麻痹大意,直接为最终的泄密埋下隐患。二是认知偏差,数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的,具有形式虚拟的特点,同时,复制和传播数字化档案资料简单便捷,而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹,有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用,便“监守自盗”,造成国家秘密知悉范围扩大,最终导致泄密。
2.外包监管严重缺位。档案数字化工作一般外包给专业公司进行,有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查,当起了“甩手掌柜”,既不规定数字化工作的场所,也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管,甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查,使国家秘密处于危险境地,随时可能失控,自认为“高枕无忧”,实则“危机四伏”。
3.成果流转“予取予求”。一是档案数字化过程中对于原始档案的管理,出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续,也不逐卷核对是否一一对应,不仅会给“有心之人”提供可乘之机,也不利于数字化效率的提升。二是完成数字化的档案资料在使用过程中,有的人随意复制和打印,缺乏完善的后台管理机制,没有建立相关台账,出事后做不到对数字化档案的操作“有迹可循”,为违规和泄密行为留下实施空间。
对加强档案数字化保密管理的警示
1.开展档案数字化专项保密教育。