有个概念上的误区影响了我好几年。
从前我一直以为邮件是个正式的交流方式,只有组织好想法、写出完整段落才可以发邮件,就像写信一样。
等我进入主要用邮件交流的环境里读书、工作,才明白邮件其实更像短信,最重要的功能是告知对方你的进度(managing expectations,即“管理对方的预期”)。越是依赖邮箱的环境,邮件就越像短信,需要即时、简洁,传达要求和任务完成情况,而文字并不用客气、漂亮。
一开始没理解这个概念,犯了不少错。
比如勤快干活却被误会:
早上老板邮件通知我写一份报告的初稿。我埋头就开始做,想下班前给老板发个提纲,请他提意见。我想,老板那么忙,我发邮件肯定得慎重,那就等提纲写好再发吧。
可是下午,老板走到我身边问,你一早上在做什么呢,查查邮箱,我布置任务给你了。
我连忙解释说他邮件刚发出我就看了,现在提纲已经快写完。
老板说,那你要回我邮件啊,不然我怎么知道你已经开始做了。今天下午我有会,没时间看提纲,你明天直接把初稿给我吧。
再比如同时被不同的人布置很多任务,没有发邮件,结果耽误进度:
过去几天我一直在做老板 A 布置的任务,可有一天早上,老板 B 发邮件布置了新任务。我想,邮件里跟老板 B 肯定解释不清,而且显得我能力不足。反正我手头上的事最多再有半天就做完了,那时候我再回复老板 B 吧。
结果不巧,剩下那些 A 布置的活比我预期的要难,我花了一天才做完。
晚上,刚准备留下做老板 B 的活,就收到他的邮件,问我做的怎么样了。我急忙打电话向他解释了情况。他说,那你应该早点告诉我,我这个今晚就要。早知道你在做别的事,我就安排其他人了。
上面两种情况都是我缺乏主动沟通,错以为发邮件会“打扰”到工作繁忙的老板或者显得我不会处理事情。其实,他们最想要的是我即时的回复,告知他们我是否能完成任务、预计何时能完成、需要哪些帮助。
所以要说“拯救英文邮件”,那就必须得是下面这些短句。且只需要这些短句就够了,邮件里不需要 “Dear XYZ”,“Hi ABC”,“Regards” 这类同陌生人里邮件必要的寒暄客套。另外,在发件人可以看到收件人是否已读邮件的工作环境里,你也需要这样的简短回复,告知进度。
如果你给人做事:
Will do. 好的,我会去做。
On it