⒈健全移交和转递制度。明确规定各部门在日常工作活动中形成的属于干部档案范围的材料,都应及时地移交给干部档案管理部门,以便干部档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间及移交的整理要求。对于调动工作离开原单位的人员,干部档案管理部门应及时填写干部档案转递通知单,并通过机要交通转递或派专人送达,将其干部档案材料转递至新的单位,以防丢失和散乱。对新调入的人员要及时填写干部档案收文登记表。
⒉催要制度。干部档案管理部门在日常工作中不能坐等有关单位或部门呈送材料,应做到口勤、脚勤,善于联系,沟通信息渠道,与形成材料的有关单位或部门建立主动递交干部档案材料收集制度,把被动收集变主动收集,使干部档案内容能够及时地得到补充。
⒊检查制度。干部档案管理部门应每半年或一年对干部档案进行"地毯式"全面检查,将不符合归档要求的材料,退回形成单位或部门重新制作或补办手续。同时剔出不属于干部档案归档范围的材料,并退回原单位处理。发现缺少的材料,对缺少材料一式两份登记成册,发放到相应单位收集。对由于历史原因造成的确实收集不到的档案材料,由所在单位说明原因,为以后查找缺少材料铺平道路。
⒋随时补充材料制度。干部档案管理部门应根据档案材料的短缺情况,不定期地统一布置填写履历表、登记表、自我鉴定、年度考核表等。同时重点收集补充反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面材料。做好上述几条,就能使干部档案内容新颖、实用,又能及时反映个人的现实状况。