焦煤集团视频会议系统管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强焦煤集团视频会议系统的运行维护和管理,规范系统的操作规程, 保障视频会议系统稳定、 高效、 安全运行,依据国家有关法律法规和集团公司信息化相关规范制定本办法。 第二条 焦煤集团视频会议系统( 以下简称视频会议系统)是指上联河南煤化总部及下联所属基层单位的三级视频会议系统, 是河南煤化集团和焦煤集团召开视频会议的重要信息系统,该系统包括各主、 分会场的视频终端、 音响系统、 控制系统、 会议室及其相关设备等。 第三条 河南煤化总部为视频会议系统的一级会场; 焦煤集团为二级会场; 各矿( 厂) 为三级会场。 第四条 本视频会议系统为非涉密系统, 只能召开非涉密内容的会议。 第五条 本规定适用 于焦煤机关各处室及接入视频会议系统的各分会场所属单位。 第二章 管理机构和职责 第六条 视频会议系统的运行管理遵循“统一组织, 分级负责、 属地管理” 的原则。 各单位要理顺管理体制, 明确本会场的视频会议系统运行管理部门( 以下简称运行管理部门), 配备专门的技术人员 , 保障视频会议系统运行管理工作的顺利进行。 第七条 焦煤集团综合办公室负责焦煤集团内部视频会议的审批和组织协调工作, 主要职责是: 负责审批各会议组织部门提出的召开各类视频会议的申请和组织协调工作。 第八条 焦煤集团计讯处是焦煤集团所属的二、 三级会场的运行管理部门。 负责焦煤集团所属二、 三级视频会场的运行管理工作, 主要职责是: 制定视频会议系统相关运行管理制度; 负责焦煤集团视频会议系统软硬件设备的日 常维护; 负责视频会议召开时的保障工作; 负责焦煤集团所属各分会场的联调工作; 负责组织开展有关培训工作。 第九条 组织召开视频会议(含组织参加河南煤化集团视频会议)的各机关处室为视频会议组织部门, 其主要职责是: 负责确定视频会议主会场的地点、 会议召开时间、 会议内容和参会人员 ;负责印发会议通知并通知参会单位和人员 准时出席。 第十条 有视频会议分会场的各基层单位主要职责是: 根据具体情况制定适合本单位的视频会议系统相关运行管理制度; 负责本单位视频会议系统软硬件设备的日 常维护管理, 参加焦煤集团组织的联调工作, 负责本单位视频会议召开时的保障工作。 各基层单位要明确一名 单位行政责任人、 一名 技术管理责任人、 两名 以上技术管理人员 负责本单位视频会议系统的运行维护管理;负责完善和审核《焦煤集团视频会议系统会场信息登记表》 ( 见附件 1) 并报计讯处备案。 第十一条 各基层单位的网络管理部门负责视频会议的网络 保障工作。 第三章 会议准备 第十二条 视频会议由会议组织部门在会议召开前 1 天填写《焦煤集团视频会议系统使用申请表》( 见附件 2), 经焦煤集团综合办公室审批后抄送至计讯处备案, 同时通知相关参会人员 。 第十三条 在会议组织部门 确定主会场地点(一般主会场设在主办公楼 105 视频会议室)后, 主会场运行管理单位应在会前及时制定视频会议的会议方案和操作方法, 并提交会议组织单位核实。 主会场未设在焦煤集团机关时, 主会场运行管理部门应将审核后的会议方案和操作方法报计讯处备案。 第十四条 主会场运行管理部门负责组织、 协调会前联调;一般会议提前一天进行联调, 其它应急会议随时联调; 主会场未设在焦煤集团机关时, 由计讯处配合组织协调会前联调; 每分会场联调持续时间不得短于 30 分钟。 第十五条 各会场运行管理部门接到会议通知后, 要及时自查本会场的视频会议系统, 严格按照要求及时参加联调工作, 联调中服从主会场的指挥。 各分会场要观察会场声音图像是否正常,如有问题及时向主会场说明情况, 并在排除故障后再与主会场进行调试。 第十六条 各分会场会前联调时段会场如被占用, 行政责任人应进行协调, 保证联调顺利进行, 无故不按时参加统一联调的,不再单独进行联调, 如果因没有参加联调而发生影响视频会议者, 责任自 负。 第四章 会议保障 第十七条 会前, 各会场运行管理部门工作人员 应提前 1 小时到岗, 开启所有设备, 检查设备工作状态、 图像声音质量、 会议室灯光效果等情况, 统一服从主会场的指挥进行调试; 召开河南煤化集团三级视频会议前, 焦煤集团会场管理人员 应先将所辖范围内的参会会场呼进会议, 并完成内部会场的会议调试( 会场环境、 摄像头位置等检查工作) 后, 再加入河南煤化集团会议。 第十八条 会前三十分钟, 主会场运行管理部门将对参会各级会场进行点名 , 并将点名 结果上报相关参会领导; 点名 完毕后未能加入会议的, 本次会议将不再予以呼入; 会前调试结束后,严禁对系统进行任何调整操作。 第十九条 会议正式开始后, 各会场运行管理工作人员 必须坚守岗位, 实时监控本会场声音、 图像效果和设备运行状况, 及时按规程调整镜头和麦克风, 随时与主会场保持联系。 发生故障时, 要听从主会场运行管理部门的统一指挥和协调, 及时启动应急预案, 尽快排除故障, 严禁违规操作。 第二十条 会议召开期间, 视频会议系统模式建议采用主席控制模式, 各分会场显示图像为当前发言者会场图像, 主会场显示所有会场图像( 或轮巡显示), 当前发言者会场图像居屏幕中间显示。 主会场可对各分会场图像进行浏览、 点名 发言和自 由讨论 等特殊操作。 第二十一条 会议结束后, 首先由主会场运行管理部门断开整个视频会议系统, 各分会场确认系统断开后, 方可关闭本会场相关设备, 并做好相关文档记录工作; 严禁各分会场擅自 退出视频会议系统; 主会场运行管理部门工作人员 应按要求完成会议实况的录制、 存档和文档记录工作。 第五章 会议室与设备管理 第二十二条 各会场运行管理部门应指定技术管理人员 对视频会议系统设备及会议室设施进行维护和管理, 按照要求统一制作、 摆放单位标识。 第二十三条 各会场运行管理部门负责做好会场会议环境的保障工作, 主要包括: 会议室颜色建议采用浅色色调; 会议室光源要避免自 然光源, 尽量采用人工 “三基色” 光源, 灯光布置成多回路, 使光照充分均匀; 会议室采用隔音吸音材料和双层玻璃等隔音装置保证声音效果。 第二十四条 各会场运行管理部门要加强视频会议系统的日常维护管理, 妥善保管系统设备, 做好设备的防雷、 防潮、 防晒、防尘等事项; 各技术管理人员 要定期对设备进行维护保养, 及时排除故障隐患; 严禁在视频设备上安装与该系统无关的软件或者设备, 严禁其他无关人员 操作该系统设备。 第二十五条 各会场运行管理部门应加强视频会议系统设备 的权限控制和设备参数配置管理, 各会场所有网络设备须划分独立的 VLAN ; 所有设备采用的路由、 IP 地址、 设备名 称等技术参数配置不得擅自 更改, 如需修改, 必须书面上报计讯处审批后方可修改, 如若擅自 更改, 严肃处理相关责任人; 所有设备的账号密码须定期更改并做好记录。 第二十六条 各会场运行管理部门更换或新增视频会议系统设备, 应保证与现有系统互连互通, 设备选型须与原系统设备兼容, 并将有关情况及时上报计讯处备案。 第六章 技术档案和资料管理 第二十七条 视频会议室技术档案和资料要求如下: 1、 会议室布线系统图, 包括传输电缆、 外围设备与主机的连接、 电力及照明等各种布线系统图; 2、 设备的说明书、 维护手册、 原理图、 接线图以及保修卡等; 3、 各种维护规章制度, 包括维护规程、 维护指标体系、 责任制度、 工作细则、 操作方法等, 以及关于上述规章制度修改补充内容; 4、 会议室设备及仪表的台账; 5、 其它工具书籍和技术文件等。 第二十八条 视频会议室的原始记录要求如下: 1、 各种设备安装、 调试的工作日 志; 2、 各种会议的会前联调和召开情况的记录; 3、 各种设备故障分析处理记录; 4、 设备有单独房间的, 应做好外来人员 进出操作间的记录; 5、 设备搬迁、 更新的有关资料和记录。 第二十九条 视频会议室其它资料要求如下: 1、 视频会议系统相关负责人的联系电话; 2、 相关部门的联系电话, 含外部专家; 3、 会场平面图。 第三十条 视频会议室技术档案和资料的管理规定如下: 1、 专柜存放, 专人兼管, 定期检查整理, 妥善保存; 2、 不得随意将技术资料和图纸携带出会议室, 如确因需要临时借出, 应经过有关领导同意, 由技术主管登记, 按时归还; 3、 资料使用时应珍惜爱护, 不得抽页、 涂写, 有破损时应立即修补; ⒋ 设备调动时, 原随机的技术资料应随机转移, 使用过程中建立的资料, 可择其重要者予以复制, 一并列出清单, 随机转移。 第三十一条 用户 原始资料、 各项会议记录、 故障处理分析报告、 定期联调记录等均应妥善保管三年, 集中处理。 第七章 保障措施 第三十二条 本系 统实行分级属地管理原则, 各级会场的运行管理部门要积极筹措和落实系统运行维护经费。 第三十三条 各会场的行政责任人、 技术责任人、 技术管理人员 应相对固定, 若有变动应及时将有关情况( 责任人姓名 、 职务、 职称、 工作电话、 手机号码、 电子邮件等) 报计讯处备案。 第三十四条 计讯处每月 至少组织一次所有会场参加的日 常联调。 联调中如发现设备故障、 线路故障等影响视频会议系统正常运行的因素, 应及时处理并备案。 第三十五条 各会场运行管理部门应采取有效措施保证视频会议系统的网络信道通信质量和带宽, 会前应及时联系本单位网络管理员 在会议期间对线路进行保障维护, 注意加强局域网病毒防治和流量控制, 防止病毒爆发等问题对视频会议系统的影响。 第三十六条 各会场运行管理部门技术管理人员 要做好会前联调和会议记录等有关统计工作; 各参会会场应于当日 将《焦煤集团视频会议系统会议记录单》( 见附件 3) 报综合办公室; 综合办公室每季度汇总一次《焦煤集团视频会议系统运行月 报告单》( 见附件 4) 并报相关领导。 第三十七条 各会场运行管理部门要建立视频会议系统管理制度, 规范操作流程, 制定应急预案, 加强应急预案演练。 第三十八条 各会场运行管理部门要加强视频会议系统技术培训工作, 焦煤集团每年至少组织一次所管辖基层单位视频会议技术管理人员 培训。 第八章 注意事项 第三十九条 会议期间, 各分会场应严格遵守会议议程, 不得随意挂断会议或者呼叫 其他会场, 因分会场故障而影响会议正常进行时, 主会场应立即中断该分会场的连接, 待故障解决后,由主会场将该分会场重新呼入会议, 严禁分会场主动呼叫 主会场。 第四十条 会议期间, 严禁将未经联调的全向麦克风接入视频会议系统, 各分会场的声音均要关闭, 若有需要发言的分会场,主会场提前 20 秒钟将其声音打开, 发言完毕后及时关闭。 第四十一条 会议期间, 严禁随意调动摄像头, 如会议安排分会场发言, 分会场管理人员 可切换至提前设置好的预设位, 快速定位摄像头, 提高会议的效率和质量。 第四十二条 会议期间, 未经主会场运行管理部门允许严禁发送 PC 双流和双路视频信号。 如因会议需要, 须严格按顺序发送双流, 严禁提前发送。 第四十三条 会议期间, 严禁无关人员 进入视频会议系统操作间, 视频会议系统遥控器应存放在安全位置, 避免人为原因导致会议中断。 第四十四条 各会场运行管理部门工作人员 应注意保密, 未经许可不得泄露会议内容。 第九章 运行质量检查 第四十五条 由综合办公室和计讯处不定期根据《焦煤集团视频会议系统检查评分标准(暂行)》 (见附件 5)对视频会议系统运行质量情况进行检查。 第四十六条 检查过程中, 发现的重大安全隐患必须限期整改, 逾期不改者, 给予严肃处理。 第四十七条 检查结果通过焦煤集团协同办公系统进行通报。 第十章 附 则 第四十八条 对于违反本管理办法, 对会议造成严重影响的单位或个人, 给予严肃处理。 第四十九条 各级单位应根据工作实际需要, 制定相应的视频会议系统运行管理细则。 第五十条 本办法由河南煤业化工集团焦煤集团负责解释。 第五十一条 本办法自 颁布之日 起施行。 附件: 1、 焦煤集团视频会议系统会场信息登记表 2、 焦煤集团视频会议系统使用申请表 3、 焦煤集团视频会议系统会议记录单 4、 焦煤集团视频会议系统运行月报告单 5、 焦煤集团视频会议系统检查评分标准(暂行) 附件 1: 焦煤集团视频会议系统会场信息登记表 单位名称 行政责任人 姓 名 职 务 电 话 手 机 技术责任人 姓 名 职 务 电 话 手 机 技术管理 人员 姓 名 电子邮件 电 话 手 机 主要电子 设备情况 设备名称 型 号 IP 地址 网 关 会议室情况 固定电话 容纳人数 会议桌布局 备注 附件 2: 焦煤集团视频会议系统使用申请表 会议名称 申请单位 参会人员 主会场 分会场 会议联系人 联系电话 会议时间 年 月 日 时至 日 时 综合办公室 审核意见 签名: 年 月 日 计讯处 落实意见 签名: 年 月 日 技术管理人员 落实意见 签名: 年 月 日 附件 3: 焦煤集团视频会议系统会议记录单 单位名称: 年 月 日 会议名称 主办单位 运行管理部门 开始时间 结束时间 会场地点 参会人数 参会单位 会议运行情况说明 建 议 备 注 技术管理人员签字: 附件 4: 焦煤集团视频会议系统运行月 报告单 单位名称: 年 月 日 序号 会议名称 会议日期 分会场数量参会人数 会议情况 1 2 3 4 5 6 注: 会议情况栏填写包括是否发生故障、 是否意外中断会议等信息。 附件 5: 焦煤集团视频会议系统检查评分标准(暂行) 序号 检查项目检查标准 检查方法标准分 评分办法 自查得分 考核得分 1 组织机构和职责 明确有本单位一名矿处级领导负责该系统的管理和协调工作 现场检查5 无明确领导负责, 不得分 2 明确有管理该系统的科室和技术管理责任人, 并配备不少于2名技术人员 现场检查5 无明确部门扣3分, 无技术管理责任人扣2分,少一名技术人员扣1分 3 明确有本单位的网络管理部门, 并配备不少于2名技术人员 现场检查5 无明确部门扣3分, 少一名技术人员扣1分 4 建立合理、 科学的视频会议系统相关各岗位的岗位职责 现场检查5 少一项岗位职责扣1分 5 规章制度建立本单位的视频会议系统管理制度或者管理办法 现场检查5 无管理制度, 不得分 6 制定合理、 科学的视频会议相关各岗位的操作规程 现场检查5 少一项岗位操作规程扣1分 7 制定合理、 科学的应急预案以及定期演练 现场检查5 无应急预案扣5分, 有预案无演练扣3分 8 技术资料管理 管理办法中第27条中规定的技术档案和资料齐全 现场检查4 少一个文档扣0. 5分, 不符合规程一处扣0. 5分 9 管理办法中第28条中规定的原始记录齐全 现场检查4 少一项原始记录扣1分, 不符合要求一处扣0. 5分 10 管理办法中第29条中规定的其它资料齐全 现场检查4 少一项资料扣1分, 不符合要求一处扣0. 5分 11 视频会议室相关资料的管理和保管情况 现场检查3 根据现场检查情况, 酌情扣分 12 会议室 环境 会议室地面、 桌面以及墙面的整洁情况 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 13 会议室灯光照明效果情况 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 14 会议室地面、 墙面、 天花板以及桌面的颜色搭配情况 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 15 会议室隔音效果情况 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 16 单位标识制作和摆放情况以及效果 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 17 设备操作间环境 操作间整洁情况 现场检查3 根据现场检查情况, 酌情扣分 18 操作间设备和线缆布置是否整齐、 合理, 是否有标签且可读性强 现场检查4 根据现场检查情况, 酌情扣分 19 操作间设备维护保养情况 查验记录2 根据现场检查情况, 酌情扣分 20 操作间设备防雷、 防潮、 防晒、 防尘情况 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 21 操作间所有网络设备须划分独立的 VLAN 现场检查2 无独立 VLAN, 不得分 22 操作间所有设备采用的 IP 地址等技术参数配置修改记录 查验记录4 根据现场检查情况, 酌情扣分 23 更换或新增设备须与集团公司设备兼容 现场检查2 根据现场检查情况, 酌情扣分 25 操作间安装有固定电话且保持畅通 现场检查1 无电话扣1分, 不通一次扣0. 5分, 可为负数 26 会议管理按要求填写《视频会议系统会场信息登记表》并及时更新、 存档 现场检查5 根据现场检查情况, 酌情扣分 27 各单位在每次会前联调中的配合情况 查验记录6 根据现场检查情况和各次联调记录, 酌情扣分 28 每次召开视频会议时, 各单位实际效果和配合情况 查验记录6 根据现场检查情况和各次会议记录, 酌情扣分 29 会议相关管理人员和技术人员须做好会议相关内容的保密工作 现场检查1 有泄密情节, 不得分 30 参与视频会议系统培训情况 现场检查2 根据培训记录, 酌情扣分; 缺席一次不得分 31 扣分项 视频会议召开和联调期间, 技术管理人员无故脱岗、 迟到、 早退 查验记录0 无故脱岗、 迟到、 早退一次, 扣5分 32 人为原因导致视频会议中断 查验记录0 中断一次扣5分; 中断20分钟以上扣10分