文档编号方式 对外发文编号采用如下格式予以编号:A-B-C-D 表示项目:按项目名称分类,如:CRLANDSH表示上海公司,BS1表示上海滩 花园项目一期;具体参见《收发文登记表》内置编号执行. 表示部门:采用一位字母数字代码:(A、B、C、……Z),具体参见《收发文登记表》内置编号执行。 C表示文档分项:号码采用两位字母数字代码,根据子目录内容不同进行分类, 具体参见《收发文登记表》内置编号执行。 D由“流水号”表示。流水号以四位数计如“0001、0002”等,此号为系统生成的大流 水号(即序号)。 其他内容:日期、文件名称、收文发文等内容供查询、存档参考,不作为编号编 写依据。 举例: 上海滩一期项目设计部发的设计变更,为公司第20 个收发文件,则编号为BS1- C-CK-0020 上海滩二期项目市场部收广告公司发广告企划方案,是第一百个需要收编的文, 编号为BS2-D-DC-0100 合同编号方式 合同编号采用用如下格式予以编号:A-B-C 表示项目:按项目名称分类,如:CRLANDSH表示上海公司,BS1表示上海滩 花园项目一期;具体参见《合同登记表》内置编号执行. 表示主办部门:采用一位字母数字代码:(A、B、C、……Z),具体参见《合同登记表》内置编号执行。 C由“流水号”表示。流水号以四位数计如“0001、0002”等,此号为系统生成的大流 水号(即序号)。 其他内容:日期、合同名称、对方单位等内容供查询、存档参考,不作为编号编 写依据。 举例: 华润置地(上海)有限公司的房屋租赁,由人事行政部主办为公司第12 个收发文 件,则编号为CRLANDSH-A- 0012 上海滩二期项目刊登广告合同,由市场部主办,是第300 个需要收编的文,编号 为BS2-D-0300 规章制度及表单编号方式 按管理体系文件的层次对规章进行分类: 作业文件(包括细则、规章、工作流程、岗位职责等);c)表单 规章制度文号: 作业文件以“WI-部门-编号”格式编写,具体参见《规章制度登记表》;c)表单以“FM-部门-编号”格式编写,具体参见《规章制度登记表》; d)其他内容:文件名称、实施日期、废止日期等内容供编号、查询、存档参考,不作 为编号编写依据; e)所有规章制度编号须由人事行政部统一编写登记,各部门按需要求人事行政部提供 规章制度编号。 公司文档命名方式 公司电子文档命名一般应以“文件名称+时间”的方式命名,中间用“-”隔开,如有必 要可在最后加版本号。其中时间用“年月日”表示。 如:2003 年10 月20 日市场部发的例会会议纪要:市场部例会会议纪要- 2003.10.21 文档备份 每周一由行政部指定人员备份上周《收发文登记表》电子文档并打印上周文件清 单存档。 附件:公文种类及格式 常用的公文种类 决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。 通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;发布 规章;传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项; 员工的职务任免和聘用。 通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级 机关的询问,不得夹带请示事项。 请示:适用于向上级机关请求指示、批准,要求一文一事。 批复:适用于答复下级单位请示事项。 函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。 会议纪要:适用于记载和传达会议情况的议定事项。 公文格式及字体规则 编号:五号 宋体 签发人:五号 宋体 标题:三号 仿宋GB2312 居中 称呼:四号 黑体 正文:小四号宋体 并通过调整字间距,尽量避免“此页无正文”和 段落最后一个字另起一行,以保证页面充实、完整、美观。 正文中的结构层次序数为,第一层为“1”,第二层为“1.1”,第三层 为“1.1.1”,第四层为“1.1.1.1”。 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 附件:正文之后, 成文时间之前,注明顺序和名称。 发文单位及成文时间:小四号 仿宋GB2312 以领导签发日期为准印章:除会议纪要及部门文档外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。 抄报、抄送:小四号 仿宋GB2312 与正文齐 用纸:公文用纸统一采用国际标准A4 型(长297mm 、宽210mm),左侧装 订。