人事档案与人事档案管理 人事档案是组织、 人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的, 关于个人经历和德才表现, 并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。 它具有专指性、真实性、 全面性、 动态性和保密性的特点, 可划分为学生档案、 工人档案、 干部档案、军人档案四个部分。 本文以干部档案为重点, 对人事档案的收集、 鉴别、 整理和利用等工作进行了论述, 对著名人物、 流动人员和下落不明人员等特殊人员档案的管理进行了介绍, 对人事档案管理与人力资源开发的关系以及新的形势下人事档案工作改革等问题进行了探讨。 第一节人事档案概述 一、 人事档案的定义 人事档案产生于人事管理活动。 自从有了 国家政权, 有了对人的管理, 就有了 对人进行记录和管理的人事档案。 西周时期, 产生了记录王室、 官员世袭的家谱, 这成为我国后来人事档案的雏形。 隋唐时期, 确立了 三省六部制度, 建立了官员的任命、 考核和管理的比较严密的制度, 并进而形成了专门记录官员姓名、 职务、 履历、 业绩的文件——“甲历” 以及专门保管“甲历” 的库房——“甲库”。 对官员进行管理的这种方式为后世所继承, 并在明清时期有了 进一步的发展。 中国现代人事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争之中, 建立于新中国成立以后。 目前, 人事档案制度初步建立, 人事档案的管理工作逐步规范化、 标准化、 科学化, 全国规模的人事档案工作体系基本形成。 与此同时, 我国也开展了人事档案工作的理论研究, 尤其是 20 世纪 80 年代以后, 档案界对人事档案进行了理论研究,出版了 一系列有关人事档案工作的专著。 如王法雄的《人事档案管理概论》 (湖北人民出版社, 1984 年)、 劳动人事部人事教育局和安徽省人事局组织编写的《人事档案管理》(劳动人事出版社, 1987 年), 邓绍兴的《人事档案学》 (中国青年出版社, 1990 年)、 朱玉媛主编的《现代人事档案管理》 (中国档案出版社, 2003 年)等。 除了这些以人事档案工作为主题的专著, 有关人事管理和档案管理的许多著作也把人事档案工作作为其中的内容之一进行了专门的论述, 如陆国泰主编的《人事行政学》 (高等教育出版社, 1991年)、 和宝荣主编的《机关档案工作》 (高等教育出版社, 1994 年)、 中国档案出版社出版 的《专门档案管理问答(第二辑)》 (中国档案出版社, 1996 年)等。 此外, 我国有关部门还发布了 一些有关人事档案管理的行政规章, 如《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、 《关于干部人事档案材料收集归档规定》、 《干部档案整理工作细则》等, 在对人事档案工作作出具体规定的同时, 也对人事档案的一些理论问题作出了具体规定。 这些理论著作和规章制度对人事档案概念进行研究和规定的要点如下: (1)人事档案是专门档案中的一种。 (2)人事档案是干部档案、 工人档案和学生档案的总称。 (3)人事档案产生于人事管理活动, 由组织、 人事或劳动部门形成。 (4)人事档案反映的是一个人的经历和德才表现。 将上述要点综合起来, 人事档案可以定义为: 人事档案就是组织、 人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的, 关于个人经历和德才表现, 并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。 根据这样的定义, 个人履历, 自传, 学历, 参与学习和工作等活动的鉴定、 考核材料, 政治历史、社会关系情况的审查材料, 加入党派的材料, 任免、 录用、 聘用、 奖惩材料, 工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以是人事档案中的材料。 二、 人事档案的特点 人事档案是以人为中心的专门档案, 因此, 人事档案在具有一般档案属性和特点的同时, 还具有其自身的属性和特点。 (1)人事档案是个人成长经历的记录, 其内容具有专指性。 人事档案是机关、 组织为了实现人事工作知人、 用人的目 的, 围绕着一个人而产生的, 其内容反映的是一个人的经历和德才表现。 此外, 人事档案的立卷方式也与其他档案的立卷方式有所不同, 它一般都是按照一个人的姓名特征来对案卷进行组织。 无论是在内容上还是在形式上, 人事档案都具有明显的个人专指性。 (2)人事档案材料是经过组织认可的个人材料, 其内容具有真实性。 人事档案是记录一个人经历和德才表现的个人材料, 但是记录一个人的经历和德才表现的个人材料并不都是人事档案, 那些能够真实记录本人情况的个人材料, 经过组织认可之后才能转化成为一个人的人事档案(有的时候, 有些记录本人情况的个人材料只有经过了 本人的认可后才能成为一个人的人事档案)。 (3)人事档案是有关一个人德智体各方面情况的记录, 其内容具有全面性。 人事档案 是正确地了解人和使用人的工具, 其内容不但反映本人的历史, 而且还反映本人的现实;不但反映本人的业务, 而且还反映本人的思想; 不但反映本人的专长, 而且还反映本人的不足; 不但反映本人的贡献, 而且还反映本人的错误。 一个完整的人事档案可以客观地反映一个人的全部情况。 (4)人事档案是变化发展的, 具有动态性。 人事档案是反映一个人整体面貌的文件材料, 是一个人社会实践活动的记录。 人的社会活动是不断进行的, 因而有关一个人的人事档案也会在社会实践活动中不断地产生, 这也就会使得有关一个人的人事档案的内容会不断得到充实和丰富。 此外, 一个人一生中会在不同的单位里工作, 或者一个人的社会地位随着个人的发展而有所变化(例如职务的升迁), 这些变化都会使一个人的人事档案不可能固定在一个单位里保管, 而是要随着本人的流动而流动, 要保管在不同的单位。 (5)人事档案的保密性。 由于人事档案涉及人员本身的自然情况、 工作学习情况和身体健康等方面的内容, 其中必然涉及当事人经历的重大事件、 工作失误及家庭和个人隐私等内容, 所以人事档案在相当长的时期内是保密的, 处于封闭状态, 不对外开放。 按照《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》, 党政机关干部人事档案的密级划分为绝密级、 机密级和秘密级三个密级。 三、 人事档案的划分 人事档案是围绕着一个人而形成的专门档案。 社会中的人由于其工作和活动都有不同的性质和职能, 据此可以分成不同的种类, 相应地, 人事档案也就产生了不同的类别。最近一些年来人们一直把人事档案分为学生档案、 工人档案和干部档案三大类别。 实际上, 这三个类别不可能包容所有的人事档案, 例如中国人民解放军和武装警察部队的人员也都有人事档案, 把这些军人档案归入以上哪一个门类都是不合适的。 因此, 把人事档案划分为学生档案、 工人档案、 干部档案和军人档案四大类别较为适宜。 学生档案是学生在校学习过程中形成的、 能反映学生成长情况的材料。 学生档案是学校对学生进行了解、 培养、 管理的记录和依据, 为学生升学或参加工作等提供情况。