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工作之中,经常会遇到一些事情,需要给领导发短信请示。有哪些小细节需要注意呢,今天小编结合工作的经验跟大家分享一下心得。
工作短信和微信要讲究结构
1.称谓恰当礼貌
称谓要表达清楚接收方的身份,并体现礼貌原则。如果是给同事发工作短信微信,最好称呼具体人名,如“×××女士/男士”,以示诚意和尊重;如果是给上级领导发会议通知,称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位,如“李主任”。称谓恰当,沟通和传递信息的效果才会更好。
2.首句反映主题
在首句中即反映出主题,旨在帮助接收方及时高效地读取信息。主题归纳得当,并在首句中说明主题,便于接收方迅速知晓大体内容,如“市场部××项目讨论会通知”,然后告知会议时间和地点,如“8月5日上午9:00,701会议室”。
3.内容简洁条理
工作短信微信的正文可以参照事务性通知的写作模式,第一部分说明背景及目的,第二部分说明具体事项。
在内容表述上应当做到以下两点:一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息,减少短信往来次数。如果需要传递的信息有多项,宜分点阐述。
二是条理清楚。例如,某单位领导发短信给他的秘书小赵:“明天上午10点你去车站接一下李主任,另外把去年的工作总结给我看一下。署名:陈主席。”有三年工作经验的小赵是这样回复的:“陈主席,来信收到。①明天上午9:30我到车站接李主任,接到后短信通知您;②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿,您要注意腿部保暖。署名:小赵”。
4.尾语按需设置
如果是比较重要的事情,可在结尾处注明“收到请回复,谢谢!”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收到回复,有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的工作短信比如通知,应使用专用尾语“特此通知”,以示规范和严谨。
5.署名明确勿漏
工作短信微信较为正式和规范,结尾处必须署名。若短信末尾没有署名,接收方又没有保存过发送方的号码,他就无从得知发送方是谁,也就失去了用短信传递信息的价值。
公务短信和微信要注意用语
发送工作短信和微信时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。
1.礼貌
开头应先致问候,一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送工作短信微信