在日常工作生活中,你可能经常会遇见这种情况:
处理的文件主要内容基本都是相同的,只是有些具体数据有变化而已。在大量填写这类相同格式时,只要修改少数相关内容就好,在其他文档内容不变时,其实我们可以灵活运用Word邮件合并功能,这样不仅操作简单快捷,而且还可以设置各种格式、打印出的效果也好,如此一来就可以满足许多不同客户的不同需求了。
有人可能好奇就问邮件合并是什么?word怎么邮件合并?
在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。—来自百度百科的解释
从定义可以看出,邮件合并有两个关键点:文件准备+变量插入,而整个邮件合并的操作逻辑是:将Excel数据源链接到Word主文档的指定位置,实现变量部分的自动、批量插入,合并成一个新的Word文档。
word怎么邮件合并?
以word2016版的邮件合并操作为例子:
第一步
把需要进行邮箱合并的文件准备好,就是主档文件和数据源文件;
第二步
依次打开你的【主档文件】【邮件】【开始邮件合并】【邮件合并分步向导】:
第三步
这一步只要记住:点3下!
右下角点击【开始文档】
【选择收件人】
【撰写信函】
随后将弹出【选取数据源】的对话框:
第四步
接上一步弹出的【选取数据源】找到【数据源文件存放点】选中并打开【数据源文件】弹出【选择表格】对话框
点击【确定】弹出【邮件合并收件人】对话框记住需要插入【主文档】中的【变量部分(姓名)】所在列的【列标(F2)】,点击【确定】:
第五步
鼠标光标放到需插入变量的位置,
【撰写信函】【其他项目】【插入合并域】对话框,选择【F2】点击【插入】,可看到光标位置已插入【