担任职务:就是现在自己的工作在什么位置。
职务:指组织内具有相当数量和重要性的一系列职位的集合或统称。是一组重要责任相似或相同的职位。各行各业职位的称呼。主要介绍做何种工作,例如:办公室助理、会计部职员等。
职务分析是一项技术性很强的工作,需要周密的准备,同时还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学操作程序。
(一)准备阶段。职务分析的准备阶段主要是确定职务分析的目的,组建工作小组等,具体内容如下:
1.明确职务分析的目的。职务分析的目的不同,具体的信息收集内容及其组合也不同。因此,进行职务分析首先要明确目的,有的放矢。
2.建立职务分析小组。小组成员通常由分析专家组成,所谓分析专家,是指具有分析专长,并对组织内各项职务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后,赋予他们进行分析活动的权限,以保证分析工作的协调和顺利进行。
3.明确分析对象。为保证分析结果的正确性,应该选择有代表性、典型性的职务,如果在次要、无代表意义的职务上纠缠不清,必然浪费大量财力、物力和时间。
4.建立良好的工作关系。为了搞好职务分析,还应该做好员工的心理准备工作,建立起友好的合作关系。
(二)信息收集阶段。职务分析的大量活动是收集相关信息,这些信息是后两个阶段工作的依据,应全面、客观、准确,具体要求有:
1.选择正确的信息来源。信息的收集是多方面的,不同层次的信息源提供的信息存在可信度上的差别,职务分析人员应该站在公正的角度听取不同信息,不能事存偏见,确保信息的真实性。
2.灵活运用各种方法。职务分析方法多种多样,有观察法、面谈法、实验法、问卷法、参与法等等。这些技术方法各有优缺点,在实际职务分析中,应结合调查对象加以选择,既可采用其中一种方法,也可以多种方法并用。
3.详细编制调查提纲和问卷。包括职务内容,职务责任,职务经验,适合年龄,学历等,内容上应具有综合性和典型性。
4.广泛收集与职务相关的各种信息,无论直接相关,还是间接,全面收集。
(三)分析阶段。分析阶段是整个职务分析的核心,其主要工作是对第二阶段中收集到的各项数据进行全面深入的分析判断和归纳,具体步骤有:
1.审核。甄选收集到的各种信息,去粗取精,去伪存真。
2.分析。对比各条信息,挑选出其中具有关键性的部分。
3.归纳。总结挑选出的重要信息,为职务分析报告的形成准备资料。
从其分析的内容来看有:职务名称是否明确,雇用多少人员才合适,职务的组织位置,职务权限,职务责任大小,工作知识高低,教育和培训的多少等等。
(四)描述阶段。仅仅研究分析一组工作,并未完成职务分析,分析专家必须将获取的信息予以整理并写出职位说明书。通常,职务分析所获得信息以下列方式整理:
1.文字说明。将所获相关的资料用文字方式表述,列举职务名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。
2.职务列表及问卷。把职务加以分析,以职务的内容和活动分项排列,由实际从事的人员加以评判,以表格或问卷的形式列出。
3.活动分析。把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举,然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有职务加以分析,所得资料作为教育及培训参考。
4.决定因素法。把完成某工作的几项重要行为,在积极方面说明工作本身特别需要的因素,在消极方面说明亟待排除的因素。
(五)运用控制阶段。这一阶段的主要工作是培训职务分析人员,制定和不断调整各种具体的职务分析文件,确定正确的部分,修改不适应的部分。