会务工作
通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和,其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务,使整个会议活动必可缺少的一部分,其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。
一、会务工作的特点
1.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性,会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以,会务工作也要讲政治性。
2.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的,它的一切活动,都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件,做好各项服务工作,保证会议顺利进行,达到会议预期目的。
3.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性,繁杂而琐碎然而,正是通过这些事务性工作,保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好,也可能影响整个会议活动的进程。
4.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门,有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作,要能够从全局出发观察和思考问题,具有高度综合的能力。
5.保密性。无论国家机关还是各类组织,许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定,所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而,许多会议的内容都有很强的机密性,保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。
6.时间性。会议活动本身具有很强的时间性,作为与会者要遵守时间,按时参加会议,作为会务人员更应有高度的时间观念,绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好,或记录人员还未到等现象。
二、会务工作的内容如果按照时间顺序划分,可以将其分为以下三个方面的工作:
第一,会议的组织协调工作。其中包括:安排会议的议程、日程和程序;确定会议名单、会议分组;会场的选择与布置;会议的报到、签到工作;会议的组织联络;等等。
第二,会议的文字材料工作。其中包括:制定会议通知、证件;撰写各种会议文件(如会议报告、会议须知、会议简报、会议纪要等);会议的现场记录;会议文件的清退、立卷归档工作;等等。
第三,会议的后勤保障工作。其中包括:会议的食宿安排,会议的接站、接待工作;会议的财务管理;会议的交通、保健、娱乐工作;会议的保卫、保密工作;等等。