档案管理实行统一保管,不得分散保存。
二、归档范围
归档的文件材料应完整、系统。文件载体材料应能耐久保存。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。范围具体分为以下几类:
(一)行政类
1.公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等。
2.与省公司及其他单位往来发文、工作报告、请示、会议记录等。
3.合同、协议委托书等。
(二)人事类
员工入职档案、培训档案、工资绩效档案、离职档案等。
(三)企划类
公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等;询价报价、合作协议合同;年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等;市场调研方案、搜集的客户资料等。
(四)库管类
仓库管理方面的材料出入库登记等。
(五)工程类
包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、工程预决算、验收报告等。
(六)财务类
会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表,银行对账单等。
(七)营销类
有关营销促销活动方案、市场调研资料、与客户签订的协议等。
三、档案管理方式
在保证各项归档资料准确完整的情况下,按档案类别进行分类管理,具体方式如下:
(一)行政类
根据其相互联系分类整理,按年分装。证照单独保存。文件类应按其发生时间先后有序排列。填制文件编号,确保文件编号连续且唯一,设置《文件目录索引》(附件一),方便快速查找。
合同类按合同类别分别保存。
(二)人事类。对人事档案应按部门、入职时间分类编号归档,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。按在职人员、离职人员进行整理。在职员工的基本资料有变动时,对其相关资料复印件及时收集进行归档,原件当场查验,确保材料的真实性。工资表按月打印,按年分装,保存电子档表格。
(三)企划类。依照企划方向进行分类,按照发生时间有序保存。
(四)仓管类。同种单据单独保存,保证单据号连续不间断,按年度装订成册。
(五)工程类。填制工程编号,区分合作企业,同一工程项目档案单独文件盒保存。
(六)财务类。每年形成的财务档案,应当由财务人员负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门