正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心,如Long time no see。问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。邮件切忌大片大论,写清楚目的即刻。正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。信尾客套话常也很简明,常常只须一个词,如Thanks、Best、Cheers等。也可以写一小句话,如Waiting for your good news,Wishing you a happy New Year,With best regards等等。业务书信常用:Yours faithfully,Yours truly。在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给自己比较亲近的人,如自己的亲戚朋友可以写Love,All my love,Lovingly yours等。其他的直接写上自己的名字即可。最后一步,要在最末写上日期,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。