《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》,所用的文种都是错误的,应为《关于解决××活动经费的函》。
(四)滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位,代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种,市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面,或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件,中央、省委文件也极少用“决定”文种。
三、版头使用中的常见问题
(一)版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“××(
)”的版头。
(二)使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是:格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
(三)使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见问题
(一)年号不全。如:将“2007”省略为“07”。
(二)括弧不对。发文应用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“()”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。
(三)位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如:将“×发〔2007〕×号”错为“〔2007〕×发×号”。
(四)序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
(五)一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。
(六)一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。
(七)跳号。没有按自然数的顺序依次排列,中间出现跳号现象。
(八)字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前,不用“第”;前面用“字”,后面用“第”;前面无“字”,后面就不应有“第”。常见的错误是:有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法,如:×委〔2007〕×号。
(九)滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。
(十)自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见问题
(一)上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。
(二)下行文标注了