项目经理需要的6种提高管理效率的方法:
1.第克泰特法
第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。长期操纵着世界经济的犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信息、传真、E-mail等全部回复,用手机或者电脑打好并发出,或者用电话回复。现在是“第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”。我们的项目经理不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。
2.二八分割法
“美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么?他们的生存和发展之道,就是始终坚持犹太人经商的“二八定律企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时,头一个月仅挣了160美元。此后,他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”,分析了自己的销售图表,发现他的80%收益的确来自20%的客户,但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间这就是他过去失败的主要原因。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法,连续九年从不放弃这一法则,这使他最终成为了凯利穆尔油漆公司的主席。
3.限制手机法
手机虽然在人们日常生活和工作中越来越重要,但作为双刃剑,它又是浪费管理者时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,经常浪费人们大量的时间。用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止手机干扰有哪些办法呢?一是分析一下你手机的使用时间分布,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的时间消耗;二是减少一些非紧急消息提醒;三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;四是让别人知道什么时间你的工作安排。
4.授权借时法
授权借时,是指管理者根据职能原理,授予下属一定的权力,委托其在一定权限内,自主地处理工作,主动完成任务,从而把自己从事务堆中解脱出来,集中精力考虑更重大的事情,解决更紧要的问题。在授权时,要贯彻以下几项原则:一是视能授权原则,切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”;二是用人不疑原则,领导者应做到用人不疑,疑人不用;三是例行规范原则,领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作,授权处理的主要是面广和量大的前者;四是逐级授权原则,越级授权,必然会打乱正常工作秩序,不但不能节约时间,而且还要为此产生内耗,空耗时间。项目经理在管理项目时也需要从中解决和参考。
5.时间隔离法
这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发: 爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过经10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。一连16天没有出门,当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。 效率专家杜拉克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无论什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种方法却大大提高了他的时间利用率。
6.会议节时法
为了节省会议时间,应采取的措施和有效办法是: 会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”; 联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”; 权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”; 发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”; 讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”; 不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”; 不开与议题无关人员的“陪坐会”; 不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。 总之,要做到可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开。