鄂襄大政[2013]40 号 关于加强对物品采购和财务结算工作 管理的规定 集团各单位: 一、 总则 1、为了加强集团采购资金的管理,明确各单位的经济 责任,规范采购业务行为,集团在采购中心建立财务部,采 购中心财务部在集团财务部和采购中心总经理双重领导下, 进行会计核算、实行会计监督。 2、集团对外采购业务实行“一个口径、一支笔”,所有采 购业务由集团采购中心统一集中采购,货款由采购中心财务 统一支付,各下属企业一般不再设应原材料采购方面的“应付 账款会计科目”。 3、 杜绝采购业务人员多头借款、多头报销,采购业务 人员办理业务所支借资金,只能向采购中心财务部借款,业 务办理后只有在采购中心财务部办理结算手续。 4、对各单位过去发生的应付账款的余额,由各单位财 务全部移交给集团采购中心,各单位不再直接向供应商支付 往来欠款或货款,各单位应支付供应商的往来欠款或货款直 接支付到集团采购中心财务部由集团采购中心财务部对外 支付。各单位在移交应付账款余额时,凭“转入采购中心应付 账款明细名单”必须将等额的资金也移交到集团采购中心财 务部,采购中心收到其款项后开具“收款收据”。 5、企业与采购中心的资金结算不允拖欠,一律实行现 款现货。因此各单位要加强对库存物品的管理,合理的制定 材料、燃料、物品库存计划,合理资金占用,降低产品成本, 提高资金使用效率。如果企业在合理库存情况下资金仍然不 够,可向总公司借款并向总公司支付资金占用费。 6、集团采购中心要加强对采购资金的管理,用小钱、 办大事,在合理采购价格的情况下保障各企业采购供应。合 理按排货款支付时间,利用好“应付账款”结算资金,为集团 创造更大的经济效益。 二、借款、付款手续 1、预借资金:对公司业务人员的差旅费和金额不超过 1000 元以内小型物品采购,可向公司预借现金。由借款人 出具“借条”,会计审核,主管领导在“借条”上签字同意后,出 纳人员可以用现金支付。一般情况要求通过银行转账方式将 借款直接支付到借款人个人账户上,由借款人支取后用于支 付其差旅费和小型物品采购费用。 2、对于超过 1000 元限额外的公司采购业务,原则上规 定“先货后款”,货物购回办理完验收、签批手续后出纳才能付 款。如果主管领导批准部分付款的“报销单”,出纳人员必须按 领导批准部分付款的金额付款,其余款项待“报销单”传给会 计挂往来账。对于主管领导批准不付款业务的“报销单”,由经 手人或采购内勤直接将“报销单”交主管会计挂往来账,同时 主管会计向交“报销单”的经手人出具“收款收据”,“收款收据” 上注明收到某某单位、某某内容的报销单据多少张,单据金 额多少元。 3、对于特殊业务需要“先款后货”,必须先填写“付款通知 单”,“付款通知单”由采购内勤填写,“付款通知单”一式二联,采 购内勤自存一联,另一联会计记账,“付款通知单”按公司与客 户“合同”付款方式、付款金额、收款人全称、开户行、账号 填写,“付款通知单”由主管会计和主管领导签字同意后出纳 方能付款。业务经办人是本笔所付款项的第一责任人,“付款 通知单”上必须要有业务经办人签字或补签字,如果此笔所付 款项货物没有购回、余款没有退回,业务经办人要担负全部 经济责任。余款退回给出纳人员后由出纳人员向业务经办人 出具收款收据。 对于特殊业务需要“先款后货”但又不能提供“采购合 同”的情况下,凭“采购计划单”借款金额超过 1000 元时,由 借款人出具“借条”, 主管领导在“借条”上签字同意,会计审 核后,出纳人员可以转其金额到借款人个人账户上。“采购计 划单”复印一份附“借条“后面。 4、对于公司挂账的往来欠款的支付,必须先填写“付款 通知单”,“付款通知单”由业务经办人、主管会计、主管领导签 字同意后出纳方能付款。 5、借给外单位或个人款,金额较小的实行简易手续, 办理三段式(第一段借条正本,第二段借款人身份证复印件、 借款利率和还款时间,第三段借款人承诺)“借条”,“借条”由保 证人(董事长同意不需要保证人的除外)和董事长签字同意 后出纳方能付款;金额较大借款,要办理正规的“借款合同,” “借款合同”由公司集团公司主要负责人起草,经公司法律顾 问审核后,报董事长签字同意后,出纳人员按“借款合同”的 支付方式、支付金额和支付时间付款。借给外单位或个人款 项,出纳人员一律采取银行转账形式付款,付款人和收款人 单位全称一定要与“借款合同”、“借条”上的贷款人和贷款人名 称相一致(收款单位委托第三方单位或个人收款除外),银行 付款凭证是借给外单位或个人款项的重要原始凭证。 6、对付款审批人出差,而公司急需支付的款项(指影响 企业生产经营或本公司信誉等),申请人必须与有审批权限的 领导电话汇报说明急需付款的内容,在领导同意后,告诉负 责付款的出纳人员和负责审核的会计人员,负责付款的出纳 人员和负责审核的会计人员用短信方式向有审批权限的领 导说明急需付款的内容和金额,在领导用短信方式回复同意 后,财务人员可以付款,待领导回公司后办理补签字手续。 三、报销单据的审核 1、对差旅费的审核和报销。业务人员出差回公司后, 根据公司“差旅费管理办法”规定和实际支出原始凭证粘贴和 填报“费用报销单”。“费用报销单”首先报本单位主管会计人员 审核,主管会计要根据业务人员出差时间、出差路线,审查 每张车票、过路费票、住宿费、业务招待费票、停车费等票 据与所出差的各个路段、各个时段的相符性,审查是否存在 将不合规的票据报销,是否存在超出“差旅费管理办法”规定 标准的开支费用,是否存在公款旅游现象,是否存在有虚假 发票、过期发票、作废发票、法律法规规定不允许报销的发 票报销现象,是否存在有与出差内容不相符的发票报销现 象;主管领导审核其出差时间和出差路线的合理性,费用开 支的合规性;出纳人员审核每张原始单据大小写是否相符, 数量乘于单价的金额计算是否正确,收款人的全称、开户行、 账号是否正确,审批签字手续是否齐全。 2、对采购小型物品、办公用品审核。业务人员或采购 内勤凭“购物计划单”、购物“发票”等单据填写“物品采购报销 单”。“物品采购报销单”(购物计划单必须为原件,不接受复印 件,下同);首先报采购负责人审核,采购负责人主要审核 其采购价格、付款金额、付款方式和余额处理方式的合理性。 而后报本单位主管会计人员审核,主管会计审核其“购物计划 单”是否填写内容完整,是否与购物“发票”内容一致,购物计 划单”签字手续是否齐全;审核购货“发票”的内容是否完整, 业务内容是否与所开的“发票”使用范围相符;接受“发票”的单 位名称是否正确;“物品采购报销单”分供应客户单独填报,要 求将客户的单位全称、地址、电话、负责人在“物品采购报销 单”上填写清楚,除特别要求外,“物品采购报销单”出纳付款 方式一般不采用现金支付,采用转账方式支付应该填写收款 人全称、开户行、账号;审核“物品采购报销单”是否有物品 采购员、验收员、部门负责人签字;要求入库的物品,是否 有入库单;入库单上是否有保管员、交物人签字;入库的品 种、数量是否与发票、“购物计划单”一致。然后由物品使用单 位负责人审核签字,单位负责人主要对上述所审核范围进行 整体审核。最后一关是在报销前由出纳审核,出纳人员主要 审核每张原始单据大小写是否相符,数量乘于单价的金额计 算是否正确,审批签字手续是否齐全。采取转账方式向供应 商直接付款的,出纳人员需按“物品采购报销单”上注明的客 户电话向供应商负责人核实收款人的全称、收款人开户行、 收款账号、收款金额的正确性并告知收款人查收本笔转账款 项。采取现金方式或转账方式向业务人员付款的,出纳人员 需按“物品采购报销单”上注明的客户电话向供应商负责人告 知本笔业务款项我公司已经向业务人员支付。 3、大宗材料采购的审核。各单位每月会同集团采购中 心制定下月份“原材料采购计划”,“原材料采购计划”必须注明 每种原材料采购量、最高采购单价、原材料质量要求和到货 时间要求(各公司按原材料采购计划准备采购资金)。采购 中心按“原材料采购计划”组织原材料采购,首先组织采购员 向供应商询价,根据询价结果向供应商签定“供货合同”,“供货 合同”中必须载明供应商全称、佯细地址、营业证照或身份证 号、法定代表人姓名、经办人姓名、联系电话、开户行、账 号、原材料规格、型号、品种、名称、数量、质量、单价、 金额、交货地点、包装方式、运输方式、交货时间、付款方 式、付款时间等内容。每批次原材料采购入库后采购内勤凭 原材料购货发票、附“入库单”或“六联单”、“供货合同”交公司主 管会计审核,主管会计主要审核该笔业务的“入库单”或“六联 单”、“购货发票”、“供货合同”的填写内容是否完整、合规,规定 应该由各个责任人、负责人、领导签字的内容是否都签字齐 全,各单据之间品种、数量、质量、单价、交货地点、包装 方式、交货地点等内容是否存在不一致现象;应该向供应商 扣除的水份、杂质、包装物等是否都按规定扣除;审核各个 原始凭证计算是否正确,上述一切无误后,主管会计向采购 内勤出具“收款收据”;“收款收据”上必须要有交单据人、主管 会计双方签字;“收款收据”上注明收到某某单位、某某时间、 某某内容的报销单据多少张,单据金额多少元。会计人员凭 上述凭证挂客户往来账,同时采购中心会计人员凭“收款收据 “和”采购中心银行帐号“及“原材料六联单第二联”向货物使用 企业全额收取本批次购进的原材料款。 4、零星收购农户自产自销的农副产品的审核。对农业 生产者将自己生产的农副产品直接销售给公司按“零星户”进 行账务处理,每批次原材料验收入库后分管采购内勤凭原材 料 “六联单”、“出售人身份证复印件”、“出售人银行账号复印 件”、“付款通知单”交主管会计审核。主管会计主要审核该笔业 务“六联单”结算的品种、规格、质量、单价是否与公司公布 的“原材料采购公告”的内容一致;“六联单”、“付款通知单”是否 填写完整、合规;规定应该由各个责任人、负责人、领导签 字的内容是否都签字齐全;应该向供应商扣除的水份、杂质、 包装物等是否都按规定扣除;“六联单”和“付款通知单”与“出 售人身份证复印件”和“出售人银行账号”户名是否一致;出纳 人员将分管采购内勤报送来的“付款通知单”、“六联单”第二 联、“出售人身份证复印件”、“出售人银行账号复印件”进行最 后审核,出纳人员审核数量金额计算是否正确、签字手续是 否齐全、“付款通知单”、“六联单”、“出售人身份证复印件”、“出售 人银行账号复印件”是否一致、在付款前按“付款通知单”上注 明的客户电话向出售人核实收款人的全称、收款人开户行、 收款账号、收款金额是否正确,而后转款,同时并告知收款 人查收本笔转账款项。对月底前没有支付货款的原材料“六联 单”,每月期末由分管采购内勤进行分类、分户汇总,列成“未 付款零星户原材料清单”,与原材料接收单位主管会计核对无 误后签字作为双方会计人员挂“应付账款—零星户”的记账依 据。 5、房屋建筑物等固定资产购置,企业进行房屋建筑物 等固定资产投资和建设,建设前必须会同专业技术人员进行 调研,对所需要建设房屋建筑物等固定资产进行规划、定型、 设计、预算,选定建设单位,与建设单位签订“建安合同”,“建 安合同”中必须载明建设商全称、佯细地址、营业证照或身份 证号、法定代表人姓名、经办人姓名、联系电话、开户行、 账号,合同标的物名称、规格、型号、规模和生产能力、数 量、质量、价格、执行定额标准、竣工时间、违约责任、质 量保证金比例、金额、付款方式、付款时间、安装费用等内 容。完工后由使用单位专业技术人员、负责人办理“竣工验收 报告”,验收合格后集团“预决算中心”出具“决算报告”,建设单 位按“决算报告”金额到税务机关圆票后报公司本合同经办人 开具“付款通知书”,所有签字手续办完后将上述结算资料报公 司主管会计审核。主管会计主要审核“发票”、“合同”、“竣工验收 报告”、“决算报告”、“付款通知书”的填写内容是否完整、合规、 计算是否正确、签字手续齐全、保证金是否按规定比例扣除, 前期所支借的资金、预付款是否在结账时扣除,上述一切审 核无误后报出纳人员。出纳人员主要审核每张原始单据大小 写是否相符,数量乘于单价的金额计算是否正确,审批签字 手续是否齐全。采取转账方式向客户直接付款的,出纳人员 需按“付款通知书”和“合同”上注明的客户电话向供应商负责 人核实收款人的全称、收款人开户行、收款账号、收款金额 的正确性并告知收款人查收本笔转账款项。 5、机器设备购置,企业购置固定资产和机器设备,购 置前必须会同专业技术人员进行调研,对所需要购置的固定 资产和机器设备定型,向生产设备商或经销商询价,签订“供 货合同”,“合同”中必须载明生产商或经销商全称、佯细地址、 营业证照或身份证号、法定代表人姓名、经办人姓名、联系 电话、开户行、账号,合同标的物名称、规格、型号、数量、 技术指标、单价、金额、交货地点、包装方式、运输方式、 交货时间、付款方式、付款时间、安装费用等内容。