所谓偶合法,即根据账簿记录差错中最常见的规律,根据差错的情况来推测差错原因进而查找差错的一种查找方法。主要用来查找带有规律性原因造成的差错。 如出纳员推测可能是漏记、重记的差错,可用“差数法”,即根据核对不相符的差额进行查找。如日记账余额比总账余额少300元,出纳员推断可能是漏计了一笔300元的凭证,则可以查找金额为300元的凭证。如多300元,出纳员推测属于重记,则同样可查找是否将金额为300元的凭证重复登记。 如出纳员推测可能是记反方向,则账簿中反映的错误差额必定是偶数,可用“二除法”即用不相符的差数除以2,如被除尽,然后根据商数从账簿记录中去查找差错。如果发现现金少记了164元,出纳员推测可能是记反方向,则将164除以2得出82,从账簿记录中去找金额为82的账目进行核对即可。 如果出纳员推测可能是数字位置颠倒或数字位数移位造成的差错,可用“九除法”,即用不相符的差数除以9,如被除尽,然后根据商数,检查是否有相同数字移位,如无相同数则考虑为相邻两个数字颠倒。
(1)数字移位的查找方法。 数字移位是指记账时以小写大或者以大写小造成的错误,如将40元误记为400元,错位的差异数为360,使其原数扩大了9倍,将差数除9为40就是移位数。或将600元错记为60元,差数为540元,差数为540,除9得60就是移位数。计算出移位数后,就要分析:如果是账上多记,则要在凭证上查是否与移位数相同的数,并看其是否记错;如果是账上少记,则要在账上查是否有与错位数相同的数,并看其是否记错。 如推测可能是移动两位数字造成的差错,比如将10写成了l000或者将1000写成10,可用“九九除法”,即以不相符的差数除以99,如能除尽,然后根据商数去查找。
(2)数字颠倒的查找方法。 记账时往往会将某一组数字的几个数字颠倒,如将12345误记为12354,差额为9,或将12345误记为12435,差额为90.数字错误的特征是:①差数是9的倍数;②差额数码相加之和是9;⑧被颠倒的两个数码之差,是差额除以9所得的商。如果发现上述情况,说明数字可能颠倒。再根据差额数字分析数字颠倒的可能性,有目的地对某些数字进行重点查对。两位数字颠倒只有45种情况。 如果差额数是10倍,即90,则数字颠倒错误发生在百位和十位之间,只要在数字的百位和十位之间检查有无颠倒即可,并以上类推。
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