一、逻辑顺序方法
从某种意义上讲,信息管理就是对信息资源进行管理。对企业来说,信息管理的主要任务是将企业内外的信息资源调查清楚,并根据类别加以分析研究,以便找出那些对本企业的生存和发展有促进作用的信息资源。所以,在这里把信息资源的管理划分为信息调查、信息分类、信息登记、信息评价四个基本步骤。第一步,进行切实的调查以及摸清信息资源的情况是信息管理的基础。因为信息资源涉及的范围非常广泛,所以必须从使用者的需求出发,了解企业对信息方面的需求情况,做到心中有数。信息资源调查的主要目的是不仅要调查清楚目前的明显的信息资源,而且更主要的是发现对企业未来有重要意义的潜在的信息资源。第二步,信息分类是信息资源管理的一个最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多种多样的,专门人员对信息实质内容的把握要清晰,所以有必要做好信息分类。分类不宜过多、过细,要便于分析和综合。目前还没有统一的信息分类原则,主要是根据企业的实际情况来考虑信息分类问题。第三步,信息登记是一项具体而又繁琐的工作。
调研人员应该亲自将调查所收集到的企业信息资源的情况进行归纳和整理,登记在信息资源表上。然后,按信息资源分类将登记表编出目录,并按照部门编出索引,以便迅速查找。、第四步,信息研究的目的是为了更好地使用信息资源。企业在信息资源方面的投入就是为了取得效益。这就需要研究每一项信息资源的供应、管理和使用情况,找出现有信息资源不能满足今后需要的问题,并采取积极有效的措施。并不是所有的信息都是资源,只有对企业的发展目标和现实生产有意义的信息资源才是企业的宝贵资源。
二、物理过程方法
信息与世界上所有的其他事物一样,都有其发生、发展、成熟和死亡的过程。信息生命周期是信息运动的自然规律。从信息的产生到最终被使用发挥其价值,一般可以分为信息的收集、传输、加工、存储、维护这几个阶段。信息管理的主要任务是识别使用者的信息需要,对数据进行收集、加工、存储,对信息的传递加以计划,将数据转化为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织的各级主管人员以及其他相关人员。在生命周期的每一个阶段都有其具体工作,需要相应的管理。这里将信息生命周期的管理概括为以下四个方面:
(1)信息需求与服务。一方面,这是信息规划的问题,目的是明确信息的用途、范围和要求。另一方面,就是要为用户提供信息,让他们利用信息进行管