在HR日常工作中,每当有员工离职时,需给员工开具离职证明。
员工离职后,持该证明去下家单位入职,下家单位能够准确清晰地了解到该员工在上家单位的相关信息,作为是否录用的依据之一。
如果是非本人意愿离职的,持此证明去人社部门进行失业登记,可按规定领取失业保险金。
从法律层面上讲,给离职员工开具离职证明,是用人单位的法定义务。
《劳动合同法》第五十条第一款规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明……,《劳动合同法实施条例》第二十四条规定,用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。
前者规定的开具离职证明是用人单位的法定义务,后者规定的是用人单位所开具的离职证明应当载入的内容。
那么,根据上述法律法规规定,HR如何写好一份标准的离职证明呢?我做了一个参考样本,我们先来看一下。
首先,离职证明代办必须载有法律法规定规定的必备内容。
上述这份离职证明参考样本,符合法律法规规定,同时,除法定内容以外,还包含了离职原因、离职性质、在职期间工作表现基本评价、离职手续已办完、保密和竞业限制协议签订情况等内容。
法定内容是必须载入的,其他内容可以视具体情况而增加。
其次,有必要载明离职原因或离职性质。
关于员工的离职原因和离职性质,虽然法律法规没有硬性规定为必备内容,但还是有必要写入离职证明内,有利于下家单位更清晰地了解该员工的从业信息。
另外,根据我国失业社会保险相关规定,对非本人意愿中断就业的失业人员,可以向人社部门办理领取失业保险金,如何判断员工是否非本人意愿离职,离职证明上的离职原因则是人社部门判断依据之一。
当然,如果员工是被单位解雇的,而该员工又很介意在离职证明上载明其是被解雇,HR在开具该证明时,则可以模糊之。
再次,建议载明保密协议和竞业限制协议的签订情况。
根据《劳动合同法》第二十四条第一款规定,竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。
对于签订了保密协议和竞业限制协议的员工,在解除或终止劳动合同时,应当在离职证明中注明,以便下家单位能够清楚地了解到这方面的信息,规避由此引发的劳动纠纷。