如何编写信息简报 信息简报编写是办公室的一项经常性、基础性工作,也是办公室“以文辅政”的重要组成部分。信息简报的最大特征,就是形式上的简洁性、内容上的实在性、功能上的实用性。它的编写(包括采集、加工、编写、印制、报送等)工作也有着“真实、适用,简明、准确,及时、迅速”及“新、实、短,小、快、灵”等特点和要求。笔者曾在基层办公室从事或接触过多年的信息简报编写工作,深感兹事虽“小”,然司之不易,做好更难。可以说,它是做好办公室的“入门之作”和文秘人员写作修成“正果”的“必由之路”,也确实是提高文秘人员语言文字表达等综合能力的有效途径。现试结合工作实践,就其编写的几个要领和注意事项谈点粗浅看法。 一、明确编写宗旨 “小信息、大文章”,“小信息、大作用”。信息简报虽“小”,但却有着“窥一斑而知全豹”、“落一叶而知三秋”的功效。它主要是用以反映新情况、新动态,提出新问题、新做法,交流新经验、新成效等,为各级领导提供决策和推动工作服务的,在实际工作中往往起着辅助领导决策、协助领导管理、促进部门交流、指导基层实践、推动全局发展等方面的作用。因此其编写工作要紧紧围绕大(大事)、要(要事)、新(新情况、新问题、新做法、新成效)、急(突发性公共事件)、难(难事)、疑(苗头性、倾向性)、内(不宜公开报道,但需引起领导重视及关注的问题)等来进行,在思想内容上要保持前瞻性、预见性、典型性、代表性、针对性和指导性,在加工编写上要开门见山、直奔主题,不穿鞋、不戴帽;“一事一议”,直陈其事,不绕弯子、不兜圈子;语句凝炼,文从字顺,不疲软、不含糊。要做到“去同”(去除人云亦云部分)、存异(保留与众不同的内容,突出事实特色特点)、“不讲理”(不空发议论),坚持“五快”(快采、快编、快签、快印、快发)、“五不”(不迟报、不瞒报、不误报、不乱报、不漏报)制度。同时,还要遵循“去伪存真、去粗存精”、“多中选好、好中选优、优中选特、特中选精”等宗旨和原则。 二、熟悉采编渠道 一般来讲,基层单位信息简报的收集采编工作有以下几种常用渠道或办法。一是定期收集。在本地、本行业和系统有关单位设立固定的信息网络(主要是建立相对固定的电脑传输网络和定向信息员信息报送制度及联席会议制度等,实行定期、定向、定性的互动交流)。二是预约采编。即围绕一个时期上级党委政府的决策重点及本地贯彻实施的意见,提前给基层信息员出题目、拟观点、定要求,让他们有的放矢地编写上报。三是热点跟踪。围绕一个时期、一个阶段改革、发展、稳定的工作重心以及重点、热点、焦点、难点问题,密切关注相关领域的新动态、新进展,及时予以捕捉、跟进、了解、采编。四是重点“求索”。对综合性强、工作性质比较重要、“敏感”的部门或单位,采取经常走访、联系和沟通、询问的办法,从中索取更多的信息点、信息源、信息“面”。五是观察捕捉。随时留心观察经济社会生活中的动态动向,悉心体会身边的社情民意,及时从中获取有利用价值的各类动态、动向性信息。六是综合处理。即通过对相关会议、文件材料、领导讲话等的分析、判断、提炼,从信息简报工作的角度予加工整理,形成富有特色的信息。这也是最为常用的一种便捷方法。此外,还有阅读收听法、交换法、共享法、委托法、预测法、数据分析法以及上下延伸法、左右拓展法、内外挖掘法等等。 但无论采取何种渠道和办法,我个人认为从事这项工作的同志最重要的是要有“三心”。一是要“有心”。就是要自觉培养和提高信息意识和工作理念,在日常工作中牢牢把握领导的信息需求,切实做到“五勤”(即眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤),练就一双善于发现、挖掘有价值信息的“火眼金睛”。二是要“用心”。“有心”是根本,“用心”是关键。“用心”就是不停留于被动、表面的信息收集与编发,而是要本着积极、主动的态度,养成及时、准确、持续、广泛收集和编写信息简报的工作习惯,提高深入挖掘、分析、甑别和系统运用信息简报素材的工作能力。“用心”离不开“细心”。“细心”贵在责任,贵在具体。只有养成“心细如发”、缜密思考、周全办事的良好习惯和作风,才能在编写工作中应付自如、应对得体,减少失误率,实现“无差错”。三是要“耐心”。对信息需求的判断、对信息价值的评估、对材料的取舍、对编写角度的选择等等,都有赖于实践经验的积累,这种积累往往有个从“量变”到“质变”的过程,需要极大的耐心,因为有时候可能是“高投入、低产出”的。这就特别需要我们发挥办公室的“三平”(平凡之中的伟大追求、平静之中的满腔热血、平常之中的强烈责任感)精神,兢兢业业、扎扎实实做好本职工作。通过坚持推进一个时段,必能渐入佳境,收到实效,得成“正果”。 三、注重编写方法 一是平中寻“亮”。就是对于语言平淡、层次不高但又有其可取利用之处的“基层来稿”,要通过仔细阅读、分析和判断,找出其中的亮点,施以“去粗存精”式的内容调整、文字加工和润色,使其合乎规范,又具新意。二是浅者掘深。对内容浅显但尚具可用、可读性的“问题性”信息,可采取“热点跟踪、难点透视、实地调查”等方式予以进一步挖掘,增加份量,提高档次。三是狭者拓宽。对观点新颖、事例典型,但范围较狭窄的信息点,要站在全局的高度,通过分析、综合、提炼,从中找出带有规律性、普遍性和代表性的东西,以拓宽其内涵和外延。四是陈者换新。对于那些看似普通平凡但仍有借鉴意义的信息源,可采取另辟蹊径如换位思考、逆向思维、“旧瓶装新酒”等办法,从全新的角度加工出富有新意的信息,则能收到“横看成岭侧成峰”之效。五是零者备储。对于一些内容单一、零碎、貌似残缺不全,暂时好像用不上的信息,要“多长个心眼”,及时予以“备储”,以便需要时“化零为整”所用。六是深度加工。对多视点、内容宽、含量重又普遍性和指导意义的信息,还可通过“顺藤摸瓜”、解剖“麻雀”等进一步调查研究的办法,由表及里、由点及面地进行拓展、延伸,使其上升为有份量的调查报告,以指导和推动实际工作。 四、几点注意事项 (一)坚持“六原则”。一是真实性原则。真实准确是信息简报的生命,而失真、“存伪”则是其“大敌”、大忌。作为提供领导决策依据的信息简报,编写工作一旦失去真实性,不仅信息本身会失去价值,而且会造成管理、决策上的失误,并产生不良甚至严重的后果。因此在加工编写工作中一定要把“去伪存真”、保持信息简报内容的真实性、准确性作为首要原则、铁的纪律。二是时效性原则。政务信息具有强烈的时间性要求。一条有价值的信息,如果不及时收集、整理、编发和传递,就会变成昨日“黄花”、旧时“新闻”,失去其价值和意义。所以我们做信息简报的加工编写工作,一定要养成闻风而动、积极主动、快速果断、敏捷行事的习惯;否则,就无法把握稍纵即逝的“战机”,难以胜任本职岗位工作。三是层次性原则。信息虽然具有共享性,但编发传递却必须讲究层次性。实践工作中,因领导者职级层次的不同,对信息掌握的层次也不同。比如,对县级领导有用的信息,对市级领导可能就未必适用;在本地适用的信息,到异地就未必适用等等。必须根据不同层次的领导(包括部门)来收集、编发和传递不同层次的信息,才能保持信息工作的实用有效性,使信息服务工作发挥最大的效益。四是适度性原则。信息的突出作用,在于帮助各级领导排除各种不确定性。因此,为领导收集、编写、发送信息,必须适度,做到“适销对路”。一要适量。也就是因时因地因事“制宜”,适度适量,除非特殊情况,在数量(期数)上不能过多过滥。二要适用。就是要有明确的目的性和针对性,合乎适宜,不盲目而为。三要适中。要分清轻、重、缓、急,在篇幅上要做到长短结合,宜详(长)则详(长),宜短则短,保持灵活、生动性;编发上,要做到快慢结合,该快的快,该慢的慢(一般都要快,也有个别特殊情况),力求“恰到好处”。五是创新性原则。创新是信息简报编写工作的灵魂,也是做好办公室一切工作的动力。信息简报加工编写,实际上也是一种创新性实践活动。这就要求我们在解放思想、实事求是的前提下,积极更新观念,不断以新的思维方式,从新的角度研究和分析问题。要根据形势任务的要求,结合工作需要,捕捉难以听到、不易看到和意想不到的新情况、新苗头,找出解决问题的新视角、新思路、新方法,加工编写出有新意、有创意、有价值、有份量、有生命力的信息简报,才能更好地发挥参谋、助手、“喉舌”、“耳目”的作用老秘网 (二)做到“四个要”。一是标题要醒目。标题是文章的“眼睛”,好标题能起到“画龙点睛”的作用。一篇好的信息简报稿(除了简讯、一句话短讯等外),应当通过标题来很好地传达信息的内容,在标题里就直指要害。所以标题要做到越醒目越好、越“提神”越好。有时候标题实际上就是一条信息或“新闻”。标题要醒目,重点要做到题文一致、一语道破、简洁明快和准确“干净”。二是主题要集中。主题是一篇信息的中心。“意多必乱”。一般而言,一篇信息只能突出一个主题。因此对于分散或游离主题的内容,要象鲁迅先生说的那样:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜!”。三是内容要新鲜。信息的价值首则在“新”,思想新、内容新、角度新、时段新,事实新、经验新、问题新、办法新,理念新、认识新、见解新、结论新,等等。事实上,办公室一切文稿要体现其创新性,都莫不如此。四是篇幅要简短。篇幅简短是建立在结构简单、语言简洁、文风简约、开门见山、直奔主题等基础之上的。这一点,我们在前面已经提到,就不再展开赘述。 (三)把握“三关系”。一是质与量的关系。数量是基础,质量是关键;数量反映的是工作热情,质量反映的是工作水平。信息简报编写,既要有数量更要有质量。如果只满足于“路不平”、“灯不明”、“车乱停”及“四季歌”、“编者按”之类,势必难以引起领导的重视和发挥其应有的作用。实践工作中要特别注重“三突出”:一要突出重要性。要站在改革、发展、稳定的高度,紧紧围绕当地党委政府和本机关单位的工作中心和重点来做好“采、编、发”。二要突出建议性。不仅要反映表象,更要反映本质;不仅要提出问题,更要“出谋献策”,特别是要针对矛盾和问题的症结,提出相应的思路办法或可操作性的意见和建议。三是突出警示性。要抓住经济社会生活中带苗头性、倾向性的问题,认真思考,深入挖掘,力求编发出有前瞻性、预见性、参照性的信息简报,使领导或有关部门、基层单位以从中获得启发和收益。二是喜与忧的关系。“喜”指的是好的做法、成功的经验、取得的成绩和正面的典型,“忧”指的是失败的教训、存在的问题和反面的事例。“报喜不报忧”是信息简报编发工作常见的误区。个人认为,在不违反信息简报编发工作制度和要求的前提下(也就是遵守编、发审核程序,不能随意擅自趱越;特别是对突发性、重要性事件的报送工作更要如此),应该坚持喜忧并重,有喜报喜、有忧报忧。报喜时实事求是,恰如其分;报忧时“敢”字当头,抓住要害。只有这样,才能更好地体现信息简报编写的作用和意义。三是热与冷的关系。“亮点”固然是信息简报编写的主流,但“冷点”(难点、疑点、盲点)问题也不能忽视和放过。在处理“热”与“冷”的关系上,关键是要做到热的题材冷静写,冷的题材热心写,才能抓住根本,准确行文。 (作者单位:福建省松溪县劳动和社会保障局范作惠 应用写作)