一位读者朋友给我留言,说了一件有意思的事情,我想或许可以和大家探讨一下:⬇
听了小琪的倾诉,我一时也没反应过来,觉得领导似乎有点小题大作,直到她把写的联系函和回函发给我之后,我才彻底了解问题出在哪里。
联系函的内容大概是这样的⬇:
然后一级机构的回函也挺有意思的⬇:
我想大家看到这里,其实应该大约都明白问题出在哪里了。
一、拎不清对象的公文
虽然企业在函件往来方面,没有像体制内的公务机构或者行政单位要求那么严格,但是基本的常识礼节还是应该具备。
什么是工作联系函?主要用于什么场合?
所谓“工作联系函”,主要是用于平行机构、或者不相隶属的单位之间询问或者协调沟通事情,所以,这是万万不能用于上下级单位之间。说白了,这是一种平行公文,并不是上行文。
试想一下,你如果是上级单位,收到下级机构的“工作联系函”,要求你必须2个小时之内处理,处理完之后,还得邮件通知他,你内心是什么感受?
在工作中我也听不少同事吐槽过,现在好多年轻的小朋友都不太能够拎得清情况,看到上级单位给自己下个“通知”、“指令”,或者平级机构给自己发个“函件”,也有样学样地,动不动给上级部门也来个同样地函件或者通知,实在让人哭笑不得。
所以,我们可以稍微简单地了解一下在日常工作中可能会用到的一些公文类型。(体制内的朋友可以忽略了,因为我是在一本正经地胡说八道)
一般来说,上下级单位或平行机构之间,最常用到的公文主要分为三类:上行文、平行文、下行文。
顾名思义:
上行文,是下级单位上报给上级机构的,比如“请示”、“报告”。
正常情况下,
“请示”主要是用于下级单位无权限处理某一件事情时,向上级单位申请授权或指示,是需要上级单位做出批示或回复。比如,上文提到的,小琪所在单位应该向一级机构发出“请示”,而非“函件”。当然,既然是“请示”,那么在用词方面就不得不注意一点了,比如像“2个小时之内必须处理”、“感谢配合”之类的用词就明显不适用于这类公文的语境。
而“报告”,则是下级单位发生了某些比较重要的事情,需要上级单位知悉,或者上级单位下发了询问函,需要对其做出回复的,就可以用“报告”的形式,多数情况下,是对已经发生了的事情进行说明和解释。
平行文,是平级机构或者不互相隶属地单位之间地沟通往来,比如本文中提到的