不管作者对参考文献书目做多少次修改,正文中引用文献的标注--如“Smith和Jones(2005)”--不受影响。如果引用Smith和Jones在2005年发表的两篇论文,那么只要做简单变动即可,即第一篇标注为“Smith and Jones(2005a)”,第二篇标注为“Smith and Jones (2005b)”。这种格式的缺点是对读者和出版商不方便。当读者阅读论文时,特别是在阅读论文的导论部分时,会发现一个段落甚至一个句子里大量引用参考文献,这导致读者经常要跳过多行引用文献的标注才能继续阅读下面的正文。接连引用几个参考文献会对读者阅读和理解论文造成一定干扰。对出版商来说这种格式的缺点很明显,就是增加印刷成本。如果“Smith,Jones,and Higginbotham(2005)”可用简单的引用文献标注“(7)”来代替,那么出版商就可以降低印刷成本。
由于一些论文的署名作者人数太多,很多采用著者姓名-出版年参考文献格式的期刊都采纳了“et al.”(等)的规则,这个规则是这样使用的:如果所引用的论文作者人数只有一到两位时,引用文献就标注成“Smith(2005)”或“Smith and Jones(2005)”;如果所引用的论文有三位作者,在第一次引用该论文时应该标注成“Smith,Jones,and McGillicuddy(2005)”,以后在文中再引用到该论文时就可标注成“Smith et al.(2005)”这样的简短形式;如果所引用的论文有四位或四位以上的作者,在第一次引用该论文时就应该用“Smith et al.(2005)”来标注。在参考文献部分,有些期刊要求把文献的所有作者都列出来(不管有多少名作者);有些期刊仅将文献的第一作者列出,并在第一作者后注明“et al.”。对于按照“Uniform Requirements for Manus Submitted to Biomedical Journals,(International Committee of Medical Journal Editors, 2004)准备的论文,International Committee of Medical Journal Editions (2003)指出,如果参考文献的作者人数超过六名,要将前六名作者姓名全都列出来,之后的作者一律用“et