工作分析的目的是为了解决以下六个重要的问题:①员工完成什么样的体力和脑力活动?②工作将在什么时候完成?③工作将在哪里完成?④员工如何完成此项工作?⑤为什么完成此项工作?⑥完成工作需要哪些条件?三种情形下才需要进行工作分析:第一、当新组织建立,工作分析首次被正式引进时;第二、当新的工作产生时;第三、当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时。在工作性质发生变化时,最需要进行工作分析。在准备工作说明、工作规范时需要用到工作分析中的有关信息。工作分析对于整个人力资源管理活动甚至对整个公司的管理活动的意义非常明显。这主要表现在以下几个方面:(一)通过工作分析可以使管理者明确目前和将来一段时间的工作量,从而明确人力资源需求的数量以及需要填补的岗位,为人力资源规划提供依据;(二)企业哪些岗位空缺,需要招聘什么人,招聘多少人等信息都依赖于工作分析的过程与结果,即工作说明书中的要求;(三)如何开发有效的、合法的测试和面试,才能从大量后选者当中遴选出最适合岗位要求的人。通过工作分析所得到的人员任职资格,即胜任岗位的人应该具备的知识、能力、经验等都可以作为开发人员遴选方法的标准;(四)员工工作表现如何只能根据工作内容标准来考核,通过工作分析能够得到员工履行每一项工作的期望标准,这样建立的考核标准才称得上科学和合法;(五)哪些人需要培训?培训什么?如何培训?通过工作分析得到各岗位胜任所需要的知识与技能,岗位任职者的能力与岗位要求有大的差异,就不会带来高的绩效,这些人需要培训以提高技能;(六)根据工作分析得到各岗位在工作任务繁简、承担责任大小、岗位要求人员资格高低等信息的差异,可以做出科学的工作评价,从而明确各岗位对组织的相对价值,为岗位工资的建立奠定基础;(七)工作说明书明确了特定工作岗位的上级岗位和下级岗位以及同级岗位的关系,为员工明确了晋升和发展的路径以及相依相应资格条件,有力地促进了职业发展在激励员工方面所发挥的作用;(八)通过工作分析,还能够发现一些妨碍工作效率进一步提高的因素(技术的或管理的),并通过组织对工作进行再设计,使工作内容更加丰富化,提高员工工作的满意度;(九)有时,通过细致的工作分析还可以得到员工工作数量和工作定额方面的信息,为组织的定岗定员提供依据;(十)通过工作分析得到的员工工作所处于的一些特殊工作环境如高温、高噪音等因素,可以为组织提供特定岗位员工津贴或劳动与安全保护措施提供依据和支持;企业在做职务分析时,应遵循如下六个步骤:(1)确定职务分析信息的目的企业在使用职务分析之韧,就必须明确职务分析所获得的信息将用于何种目的。这是因为:通过职务分析所获得的信息直接决定了企业需要搜集什么类型的信息,以及使用什么技术来搜集这些信息。有些技术对于编写工作说明书、为空缺的工作岗位甄选员工就是非常有效的。比如,同在工作岗位上的员工进行面谈,让他们自己说出自己所从事的工作的任务是什么,以及他们自己所负有的责任有那些。相反,另一些职务分析技术就不能提供上面所需要的那种描述性信息,因此而无法满足编写工作描述这一任务的需要。但它所提供的信息却有利于对每一种工作进行量化排序。(2)搜集与工作相关的背景信息在这一步,我们不妨先看看那些可得到的与工作有关的背景信息,例如组织团、工作流程图和工作说明书等。组织图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系,以及它在整个组织中处于一种怎样的地位。组织团不仅确定了每一职位的名称,而且用相互联结的直线明确表明了谁应当向谁汇报工作,以及工作的承担者将同谁进行信息交流等。在组织图中只能简单地获知工作流动的方向,而工作流程图则提供了与工作有关的更为详细的信息。当然,如果有现成的工作说明书的话,它将是你审查并重新编写工作说明书的一个不错的起点。(3)选择典型的工作进行分析当需要分析的工作有许多但它们被此又比较相似的时候,比如,对流水线上的工人所做的工作进行分析,倘若我们对他们所做的工作一个一个地进行分析,必定会浪费很多时间。因此,选择典型工作进行分析显然是非常必要的,同时也是比较合适的。(4)搜集职务分析的信息按集职务分析的信息,就是搜集有关工作活动、工作对员工的自身条件及其行为的要求、工作条件等方面的信息,用以进行切实有效的职务分析。(5)同承担工作的人员共同审查所搜集到的工作信息职务分析给我们提供了很多与工作的性质和功能相关的信息。将这些信息与从事相应工作的人员以及他们的直接主管进行核对,才能保证信息的准确性和完整性,同时也有利于确定这些信息能否被相关人员所理解。除此之外,由于工作描述是反映工作承担者的工作活动,所以这一审查步骤实际上还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会.而这肯定会有利于赢得大家对所搜集到的职务分析资料的认可。(6)编写工作说明书和工作规范一般情况下,在完成职务分析之后都要编写工作说明书和工作规范。