过去那种主管与秘书合穿一条裤子的不正常的现象,因人事管理制度的更臻完善,基本上被杜绝了。此与中央集权化程度的不断提高形成互动,也是坚持推行科举制度、倡导文官治国的成果。由所谓唐宋八大家的文学成就可以知道,现在我们所见到的名臣奏议等编集,基本上都出自各级领导自己的手笔。元朝虽然也举办科举,但进士入仕的比例很低,所以地方领导自聘秘书的情况又一度出现。《续文献通考》卷四五称:“是时不独诸投下及两广诸行省许自选辟,其他幕僚亦多自辟,如东平严实辟孟祺掌书记……”但是到了皇权抬升到极致的明清,这种情形很快便被纠正:“明制,凡内外大小官除授迁转,皆吏部主之,间有抚按官以地方事多,奏请改调升擢者,亦下吏部复议再奏允行,无辟举之例”(同上)。其实当时各级地方政府主官的责任,比唐宋时大得多,行政司法,文化教育,经济财税,都要统抓,甚至兼领军务,事实上存在添置秘书相帮办理各种文书乃至机要事务的需求。惟囿于再“无辟举之例”的体制,自己增加设置绝无可能,在现有干部内奏请选调则必须经过“吏部复议再奏允行”的程序,范围有限而障碍极多,各部门现有的官吏又不一定为自己所赏识和信任。于是就有了从体制外寻求助手的办法,讲白了就是自己掏钱聘请私人秘书,主要是佐理公务,有时也相帮办理私人事务,如撰拟书信等。《明史》卷二四七中讲到有一个江西人岳凤,在陇川一带经商,“骁桀多智,为宣抚多士宁记室”。稍知元明官制的人都知道,此记室显然不是藩府编制的记室,而是多士宁在编制外的设置。再如闽浙总督胡宗宪督剿倭寇海匪时,自聘落第举子徐渭(即徐文长)为记室并参与军务谋划,也属于这个性质。后来徐渭还把他代胡总督撰写的文章编进自己的文集内。