做好值班记录。一是记好值班电话记录。值班人员除接待来访人员外,相当一部分值班
工作都是靠电话来联系处理的,因此,必须认真记好值班电话记录。电话记录基本上有五个要
素:来电时间,来电单位、姓名和对方的电话号码;来电内容,简明扼要地记下主要精神,领
导批示和处理意见,记录人署名。对这五个要素,一定要记准确,记清楚。二是做好接待记
录。对外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位要一一登记清楚,以备查考。三是
做好值班日记,对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等,都要认真登记,使接班人员
保持工作的连续性。