中国有句古话,叫做巧妇难为无米之炊。同样道理,要写好公文,首先要取得材料。获取材料,既要讲究方式方法,善于总结确实有效的获取材料的方法,又要理解公文材料构成的特点,特别是材料内容范围,这样收集和积累材料才能做得更精准,更有的放矢! 一、要理解收集和积累材料的类别 材料可以从不同的角度分类,这里仅从材料的使用用途来分类。 收集积累材料分平时一般性积累的材料的和为完成某专项任务而准备的材料。 (一)平时一般性积累的材料 。也就是指作为一名文秘人员或所在岗位所应当了解和掌握的材料,并能用于转化为自身的理论武装、业务知识、专业技能,材料数据等。这种材料形成的知识,主要作为你所在岗位工作应该具备的素材储备。这种材料的构成具有如下一些特点。 1、开发性。 是指材料获取不是由具体的指派任务而形成,而是日常工作和学习中,发挥自身的主观能动性,进行收集和积累。获取的数量和质量完全取决于你本人努力程度,以及方式方法。 2、广泛性 。这类材料,往往涉猎的范围广,纬度宽,材料结构呈现跨界的状态。甚至不能局限于某一方面的知识。 3、长期性 。作为一个文秘人员,要想写好公文,材料的积累是一个长期的过程,呈现是一个边写边积,边积边写的交织过程。你只有积累到一个程度,才能够拿起笔就能写,写就能学好的得心应手、驾轻就熟的状态。 4、知识性 。一般性材料积累的过程,就是知识转化的过程。我们不能为了收集材料而收集材料。尽量积累那些具有较长时间使用价值的材料,当然,任何的信息材料,经过一段时间以后,时效性过了,也没有使用价值了,所以要不断的更新。通过收集、分析、分类,综合、判断,使用,最后转化为知识能力。 讲到底,通俗来说,善于平时积累。不能平时不烧香,临时抱佛脚!作为一名称职的文秘人员,可能365天大脑都应该处于“开放”状态,随时接收各种可能用得上的各种信息材料。要做个“有心人”,我们身边那些令人羡慕的“笔杆子”,几乎没一例外,都有“这一招”。学习和工作都是积累材料的过程,为什么说文秘人员会比较累?就是说平时也要积累材料,琢磨材料。应急时就往往能派上用场。 二、专项任务的材料收集 所谓专项任务的材料收集是指为了完成某项写作任务而进行的收集工作。这个也很容易理解。比如单位要搞一个年终总结,你接受了起草年终工作总结这个任务,那么你就是要收集单位一年来的工作情况。 专项任务的材料特点 1、定向性 。专项任务写作相当于中小学生的“命题作文”。老师出了作文题目,学生当然要按照命题作文的写作要求和范围去写作。评判命题作文写得好坏的一个依据就是是否“扣题”,也就是不能“离题”。这点与公文写作是相通的。只不过你在单位写公文,布置命题作文的“老师”变成了“领导”而已。因此你所收集的材料也必须是定向的材料。 2、目的性。 公文写作目的性很强,要很明确。你所收集的材料,一定要利于表现主旨的需要。也就是说要围绕着主旨来收集材料,如果材料本身与表现主旨不能相关的、关联不大的,都没有必要放到写作中去。 3、典型性 。这是由专项写作任务的目的性所决定的,为了表现主旨的需要,你所想的材料一定要有典型性、代表性,不能把搞材料拼凑,不能搞材料罗列,也就是一定要选择具有典型性、代表性的材料,关键是要收集到足够的材料,材料收集越丰富,越广泛,越典型,就越容易写作。 4、真实性 。真实性是公文写作材料一个最基本的要求,也是一个根本的要求。如果说运用的材料不真实,公文的权威性就失去了支撑,发文单位当然也失去了公信力。不要说公文拿来办事和指导工作了!所以为了达到这个目的,作为一名文秘人员,对收集到的材料,一定要有个粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里的写作过程。 二、材料收集和积累的内容范围(实用,请收藏) 1、上级各项路线、方针、政策,法规性文件 。这个不管你是哪一个行业,都是需要知晓和掌握的。当然,不同的工作性质,不同的行业和部门掌握的程度和要求不一样,这一点,各级机关中,越往上,掌握得就应该越透彻,越全面,越系统。 2、上级机关、有关部门、业务主管部门发布的各种具体的政策、法规,工作指导性文件,比如指示、批复、决定、决议等。 3、本单位和行业系统内部发布的各种规范性文件、会议精神、规章制度、领导讲话、工作计划和工作总结。 4、本单位性质、职能、目标、任务和基本情况,以企业为例,包括组织性质,经营行业、经营目标、经营规模、公司实力,经营的状况。涉及人、财、物、产、供、销等均要做了解。 5、同行业、或者本单位本行业业务相近、相关,竞争对手的一些基本情况。 6、本行业本单位最新的科技成果,改革成果,创新成果,以及相应的经验做法,反面教训等等。 7、某行业或某项工作的过去、现在和未来状况。 三、范文举例。 对专项任务写作,还得作进一步细分和具体确定定向材料。 例如,如果你在某地机关农业部门工作,领导吩咐你起草一份关于如何培养“新农民”的行动方案,你可能涉及到要收集积累材料大概有 1 、国家和地方有关培养“新农民”的政策、规定和有关做法。 2 、X年计划培养多少“新农民” 启动农民科学素质提升行动设想有关基本材料。 3 、基本形成农村科普框架体系(包括科学文化素质、掌握现代农业科技、具备一定经营管理能力的新型职业农民)等任务相关材料。 4、 某地区农村居民科学素质比例,处于全国公民什么水平位置。因此,实施乡村振兴战略和全民科学素质行动计划离不开农民素质,尤其是农民科学素质的提升,所以这方面的材料也要找。 5 、该行动将加强农村哪些重点人群的科学素质培训培育,如小农户群体、乡村科技人才、农村学校科技辅导员和农村妇女?等材料。 6 、该行动是否还将提升农民科普信息化服务水平?完善科普惠农服务条件?建设优质科普资源的智慧农民网络平台?建设流动科技馆巡展和科普大篷车活动?充分发挥手机“新农具”的科普作用,建设完善科普中国APP、云上智农APP等手机移动端传播体系?现代信息技术、信息平台、移动客户终端等有关“新农民”行动计划的材料统统要考虑进去。 可见,只有既有平时的材料收集积累,又有定向的落实专项任务的写作材料的收集积累,能够形成写好一篇公文就不是什么难事。