档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技)
一、档案整理几个概念
(一)档案整理定义:在你的印象中整理档案是不是就是意味着好找、整齐。其实档案整理应以维护历史原貌为宗旨。档案整理理论是现代档案学理论体系的一个重要组成部分。在档案实践中,零散形成的文件只有经过档案整理的过程,建立起它们之间的历史联系,才能成为真正的档案。档案整理既是一个过程,又是一个体系。
一个成熟的理论体系应当拥有四个层次,即:实践理论、应用理论、基础理论和理论内核.。从档案整理的实践的角度说,档案的整理工作,就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列和编目,组成有序的体系。从基础理论的角度看,档案整理是利用文件实体及其历史联系的记录来记录历史的过程。这里,有必要说明历史联系的定义。经典档案学认为,历史联系来源于档案与文件之间的一维关系;而现代档案学认为,它来源于社会实践。由于档案的历史联系来源于构成档案的文件之间的历史关系,而文件是来源于社会实践的,文件之间的历史关系也就来源于社会实践,所以档案之间的历史联系也来源于社会实践。社会实践不是线性的结构,它是多维的。所以档案整理不应该是像经典档案学一样只注重实体整理,而是应该体现其多维性:即进行虚拟整理。
档案整理是构成档案理论内核的元素,是最富实践性的。因此,档案整理是档案理论内核的实践基础。只有从基础理论的角度认清档案整理,才能更好地指导实践工作。
按照上述所说将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。河南瑞鼎信息技术有限公司档案整理服务依据国家标准、行业标准以及客户要求,为客户提供档案整理服务。
(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存
(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理