运用 Excel 轻松实现多条件下的数据统计 在日常对数据的统计过程中, 我们经常会遇到指定条件的数据统计问题, 用公式或分类汇总 可以满足我们的需要,但对于复杂条件的数据统计,不少初学用户觉得非常棘手,其实用好 Excel 自带的“条件求和”功能,这些问题就可以迎刃而解了。 图 1 为某单位职工数据表, 我们以统计二车间的高级工程师中男性的人数为例, 介绍一 下如何利用“条件求和”功能实现多条件限制下的数据统计过程。 1. 依次选择“工具→向导→条件求和”菜单命令, 在弹出的“条件求和向导-4 步骤之 1”界面中, 确认条件求和的数据区域为整个表格(只需单击表格内的任一单元格再执行该命 令,系统会自动选中整个表格区域),单击“下一步”按钮。 2. 在“条件求和向导-4 步骤之 2”界面中选择“求和列”为“性别”,将限制的条件 “岗位=二车间、职称=高级工程师、性别=男”逐条选择并添加到条件列表中,单击“下一 步”按钮(如图 2)。 3. 在“条件求和向导-4 步骤之 3”界面中选择统计结果的显示方式为“复制公式及条 件”,单击“下一步”按钮。 4. 最后要选择目标数据存放的单元格,本例中依次选择 C18、D18、E18、F18 单元格, 并在每次选择后单击“下一步”按钮, 直到最后单击“完成”按钮。 此时在 F18 单元格中就 会出现我们要统计的数据结果。 在本例中,我们可以看出,如果是简单条件的数据统计其实也可以用公式来实现,如统 计“二车间”每月计发的工资总额, 可以用公式“=SUMIF(E2∶E15,"二车间",F2∶F15)”来 实现, 当然也可以使用分类汇总命令来实现。 但对于复杂条件的数据统计用公式就显得有些 难度了, 特别是对于不熟悉函数的读者, 而用“条件求和”功能则可以很方便地实现我们的 统计需求。 Cico 提示:初次使用“条件求和”功能必须先安装。单击“工具”菜单中的“加载 宏”,在“加载宏”对话框中勾选“条件求和向导”复选框,单击“确定”按钮,此时系统 会自动安装该功能。 图 1 单位职工数据表? 图 2 指定条件数据 Excel 条件格式公式应用四例 我们知道, Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式, 它为 Excel 增色不少的同时,还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用,则可以发 挥更大的威力, 下面提供几个在“条件格式”中使用公式的应用实例, 希望能给读者朋友带 来一些启发。 一、 判别输入是否正确 在输入如身份证等有固定位数的号码, 出现位数不正确的情形时, 我们希望 Excel 能够 给出提示。虽然可以使用“数据有效性”设置实现,但是当输入出错时,Excel 总会弹出一 个提示的对话框, 有朋友可能觉得这样“唐突”的提醒有点影响心情, 那就让“条件格式” 来“温和”的提醒吧。 1、创建“条件格式”的公式 创建“条件格式” 假设我们通过“条件格式”, 把符合位数(15 位或 18 位)的号码所在单元格的填充色设 置为绿色,输入完成后,通过查看单元格的填充色是否变为绿色,就可以知道输入的正确性 了。 由于身份证号码数据是属于“文本”类型的,先选中需要存放身份证号码的 A2:A52 单 元格区域,将它们的数字格式设置为“文本”。然后在 A2:A52 单元格区域处于被选中的状 态下,选择菜单“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框,单击“条件 1”下方 的下拉箭头,在弹出的下拉列表中选择“公式”(图 1)。 接着在其右边的文本框中输入公式“=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)”,然后单击“格 式”按钮, 在打开的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡, 选择绿色作为符合条件 的单元格的填充色(图 2)。 设置好后单击“确定”按钮, 返回“条件格式”对话框, 检查无误再次单击“确定”就 完成了条件格式的设置(图 3)。 小提示:上面的操作,先选中了一个单元格范围 A2:A52,然后为这个单元格范围设置 条件格式的公式。在这种情况下,公式中应使用选择范围中左上单元格的引用,此例中为 A2。公式输入完成后,可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式,如 A8 单元 格,为“=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)”,这是由于上面的引用为相对应用,它会根据单元 格的实际偏移量自动改变,从而得到适合其它单元格的公式。 2、实现的具体效果 现在来测试一下上面设置可以实现的效果, A2: 在 A52 区域的单元格中输入一些身份证 号码,当位数是 18 位或 15 位时,所在单元格的填充色自动变为“绿色”,而位数不对的身 份证号码, 所在单元格的填充色不发生任何改变(图 4), 从是否变色我们就可以判断输入的 正确性了。 全部输入并确认正确后, 如果需要删除单元格条件格式, 则先选中 A2:A52 单元格区域, 然后打开“条件格式”对话框, 单击如图 3 中的“删除”按钮, 在打开的“删除条件格式” 对话框中勾选“条件 1”复选框,单击确定即可(图 5)。 二、 找出销售额的前三名 如图 6 中的 B2:B12 单元格中存放着销售额数据,要找出其中的前三名,让它们以蓝色 字体显示。 先选中 B2:B12 单元格,打开如图 1 所示的对话框,输入公式 “=B2>LARGE($B$2:$B$12,4)”然后将符合条件的字体格式设置为蓝色即可。实现的具体效 果如下图(图 6)。 说明:虽然可以对“销售额”数据列排序找出前三名,但是,可能我们希望以日期为顺 序排列,这时“条件格式”就可以做到“两全其美”了。 三、 让符合特殊条件的日期突出显示 有时, 我们可能希望符合特殊条件的日期所在的单元格突出显示, 比如星期六或星期天。 这时我们可以先选中日期所在的单元格,如图 6 中的 A2:A12,然后打开如图 1 所示的单元 格, 输入公式“=OR(WEEKDAY(A2,2)=6,WEEKDAY(A2,2)=7)”, 然后设置符合条件的单元格填 充色为阴影即可。 小提示:函数 WEEKDAY(serial_number,return_type)的功能为返回某日期为星期几, Serial_number??表示一个顺序的序列号, 代表要查找的那一天的日期。 当参数 return_type 为 2 时,函数返回数字 1(星期一)到数字 7(星期日)之间的整数。 四、 让工作表间隔固定行显示阴影 当单元格数据行较多, 我们为了让显示效果更加醒目, 可以让工作表间隔固定行显示阴 影,效果如下图所示(图 7)。 上面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”,如果要间隔两行显示阴影则用公式 “=MOD(ROW(),3)=0”,其余依次类推。 小提示: 小提示:函数 MOD(number,divisor)返回两数相除的余数,其中 Number 为被除数, Divisor 为除数。函数 ROW(reference)返回引用的行号。其中 Reference??为需要得到其行 号的单元格或单元格区域, 如果省略 reference, 则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。 “条件格式”与公式结合还有非常多的应用,感兴趣的朋友不妨再研究研究哦