秘书们很忙,分公司主管们常常不愿意自己的秘书上来参加培训。 原因嘛,一是她们一出来,好像就把原来的工作落下来了;二来,其他人一时接不上手, 用起来不习惯。——真应了美国秘书界那句名言:优秀秘书只有在她离开时才会感觉到 她的价值! 艾经理接下来的介绍让我感觉到某种震撼,她说,“我们公司最近新开张了一个业态,是生鲜超市,老总是从深圳引进的徐总,他在部门经理会上明确提出来,说:‘我知道大家 都很忙、都很辛苦,不过,我不允许任何部门经理使用秘书,但我不反对你们聘用行政 助理,而且你们聘用助理时可以聘多名。’” 我感到震撼的缘由有二,一是这位徐总对秘书的定位相当前卫,非常符合这一职业的发展趋势;二是徐总的话语中似乎含有某种世俗的偏见。 案例分析 2.该公司的秘书人士能不能换一种更积极的态度?如果能,预计对实际工作将产生怎样的影响? 明确:这是一种革命性变革,是秘书个人、秘书群体的福音,是秘书职业化的基本标志,将有助于秘书职业的良性发展。 相关知识 但是,要从学术意义上给秘书下一个定义的话,则到目前为止还是一件较麻烦的事。正如学界前辈常崇宜先生所言,“秘书”的定义是秘书学界的“珠穆朗玛峰”。 在古代,秘书是巫、史、祝,是辅臣。在朝称“帝师”、“国师”;民间称“师爷”。 在社会组织的最小单元——家庭——中,“内当家”是一种朴实的称谓。但朴实中往往 蕴含着深刻:秘书就是“内当家”。 秘书,是一定组织系统管理者的助理,通过协助管理者处理事务等工作手段辅助管理者实施管理行为,或为实施具体管理行为创造条件的人或职业。 2.中国秘书含义与秘书职位的演变 在我国,“秘书”一词最初的含义是指宫廷里秘藏的书籍、典籍,也指带有神秘色彩的图书。指物而不指人,也不指职业。 汉桓帝设“秘书监”一人,“以其掌图书秘记,故曰秘书”(《文献通考》)。“秘书”的含义开始由指物变为了指人,掌管的是朝廷的图书典籍,相当于国家图书馆馆长。 曹操为魏王时,在魏王府不设与汉王朝一致的“中书令”,而改为设立“秘书令”。但这一“秘书令”其实与汉王朝中央政府典型的秘书职位“中书令”职责相同。既掌管“图 书秘记之事”,又增加了“草拟奏章、发布政令”的职能。后一种职能与现代秘书含义基 本相同。但“秘书令”存在时间非常短暂,到曹丕即位时,“置中书令,典尚书奏事;而 秘书改令为监”(《晋书百官志》),又恢复到汉桓帝时秘书监只掌管图书典籍了。 中国历朝历代,在行政管理序列承担现代意义上秘书工作人不同朝代各有不同的称谓,大体上有巫、史、士、御史大夫、尚书、中书、仆射、郎、翰林学士、判官、主簿、军 机章京等等,有些朝代设置的丞相近似于皇帝的“秘书长”。 孙中山中华民国临时政府使秘书一词做到了“名副其实”。南京临时政府实行总统制,总统府设秘书处,秘书处设有秘书长一名,秘书若干名;政府各部则设立了秘书室、秘书 科;各省都督府也设有秘书。这时“秘书”就是现代意义上的秘书。 3.外国秘书含义与职位的演变 在英语中,与“秘书”一词对应的是secretary。意为能保守秘密的人(thekeeper secret)。罗马帝国恺撒大帝和奥古斯都及其他贵族都设置了这样的“速写员”,他们操作机要事务,有学问,通晓几种不同的语言,并且接受过通才教育,类似今天的智囊、 顾问,均为男性。 西方商业逐渐发达后,有权势、富贵的商人需要能保密、办事稳妥的代理人来处理往来机密函件,文艺复兴时期他们开始有自己的“秘书桌”处理档案文件。十五、十六世纪 国际贸易出现后,秘书地位得到显著提升。十九世纪八十年代末“打字机”的发明,工 业革命使女性可以操作“电话”、“计算机”一类科技产品;女性开始进入秘书学校,二 十世纪三十年代后,女性慢慢取男性而代之,使秘书成为一个女性优先的职业。 individualwho possesses officeskills, demonstrates assumeresponsibility without direct supervision, exercises initiative makesdecisions within assignedauthority. 译成汉语就是,“所谓专业秘书,乃是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内,不必经过直接的督管,就能利用办公室内的工具设备,从事该主管指定之行政 性任务。 该会1998年8月更名为“国际行政专业协会”,秘书改称为行政专员。原因是经过多年的调查和研究,他们认为秘书这一头衔已经不再符合时代的实际需要,秘书职责职能不断 与时俱进,传统秘书抄抄写写的职业角色已经被更广泛的工作、更复杂的环境、更宽广 的发展空间所取代。 之所以说秘书职业是众多职业的基础,是因为很多职业都需要良好的秘书职业技能。在当代社会,秘书不仅仅是一个独立的职业工种和独立的行业,而且秘书职业技能渗透于 众多职业和众多行业。这是因为: 正因为如此,越来越多的高校在非秘书类专业中开始开设秘书类课程,秘书职业资格证也成为最受市场追捧的职业资格证书之一。 (三)秘书的分类 通过弄清楚秘书的分类问题,我们可以进而明确秘书职能,培养科学的职业角色意识,明确个人定位,为职业生涯奠定发展方向,为个体发展打好基础。 采用不同的分类标准,可以将秘书分为不同的类型。详见右表。世界500 强企业秘书任职资格分类表 (四)秘书学科理论 2.秘书学科理论的发展——与管理科学联姻;三大标志:开办秘书专业、秘书类学术期刊、秘书专业网站 .展望:一个独立的学科门类,首先应该有自己的理论基础。秘书学科的理论基础是什么?这是一个有待探索的课题。本课程从行为科学的角度进行思考。 (五)秘书事务所与秘书市场化 市场上出现与秘书职业领域相关的市场化、专门化的秘书服务公司,有的直接命名为“秘书事务所”,有的以“咨询公司”、“会展公司”、“庆典公司”、“速记公司”、“展示中心” 命名,经营范围均与秘书业务有关。 具有市场主体地位、能独立承担法定责任与义务,可将其视为国内秘书与国外秘书接轨的基本标志。 第一,作为独立存在的市场主体,秘书事务所具有明确的经营范围,解决了该干什么、不该干什么的问题;第二,秘书事务所制订了与市场业绩挂钩的薪酬计算标准,解决了 秘书工作内容与工作质量量化难的问题;第三,为了达到让顾客满意的最佳效果,秘书 事务所内部分工明确,形成了各自的主攻方向,也就造就了具有“专才”型知识结构、 能力结构、素质结构的新型秘书从业人士,解决了秘书人才被讥为“万金油”的问题; 第四,文科类大学毕业生普遍产生过的学了三、四年却好像什么也没有学会的慨叹与不 满,应该也会因此而少许多——因为检验他们学习效果的市场化的标准更客观、更实在、 更具体、更科学了。 从生理学角度分析,人类行为起源于人脑神经交互作用整合形成的精神状态,即意识;当神经系统的意识表现为动作时,就形成了行为。 意识是一种内在行为,动作则是一种外在行为。2.行为的特点 (二)行为科学的概念与研究对象、内容 (1)不同国家、不同民族、不同地域文化差异对人类行为存在的影响,自然人是如何转变成社会人的? (2)生理、心理因素对人类行为的影响。主要包括个体行为是如何受认识、情感、意志、气质、性格、态度、价值观等支配的心理过程及其特征、影响,同时揭示产生这些心理 过程和特征的心理机制。 (3)研究社会因素对人类行为的影响。包括人际关系、组织环境、身份地位、权力、冲突、领导作风对个体行为的影响。 (三)行为科学的产生和发展 (2)约法尔的管理理论(管理分为五要素:计划、组织 、指挥 、协调 、控制 企业存在着“非正式组织”。“正式组织”与“非正式组织”有重大的区别,在“正式组织”中以效率的逻辑为重要标准,而在“非正式组织”中则以情感的逻辑为重要标准。 相互依存,对生产效率的提高有很大的影响。 (3)勒温(KurtLewin, 1890-1947)的群体动力理论 广义的秘书行为包括从业秘书职场内外的所有行为,狭义的秘书行为则指秘书职业行为,是行为主体即职业秘书在辅助管理活动中所有履行职责职能行为的总和。 按秘书行为的影响与评价标准,可将秘书行为分为良性秘书行为、瑕疵秘书行为、错误秘书行为。 按秘书行为牵涉面的大小可将秘书行为分为宏观辅助管理秘书行为、微观事务处理秘书行为 根据秘书行为主体特征或数量分为秘书个体行为和秘书群体(组织)行为。(二)秘书行为标准与职业资格证制度 上海市独立开发的秘书职业资格证书等。(三)现代秘书行为学的概念与特点 现代秘书行为学是运用现代行为科学基本原理以现代视角研究秘书近身辅助管理与事务处理行为特征及行为规律的应用学科。 行为科学的研究迄今只有六十余年,现代秘书行为学研究则刚刚起步,许多问题仍处于探索与争鸣阶段,尚处草创时期。 (1)现代性10 (5)发展性(四)秘书行为学的研究范畴 主要研究秘书宏观辅助管理行为、秘书微观辅助管理行为、秘书履职瑕疵行为规律。(五)建构现代秘书行为学的意义与研究方法 建构现代秘书行为学的理由要从研究秘书行为的价值与意义谈起。研究现代秘书行为学的价值在于能够利用秘书行为产生、发展、变化的规律来预测、引导、控制、激励现实 秘书职业行为。 (1)对职业秘书个体而言,认识并掌握秘书行为规律可以提高辅助管理工作效率,更好地完成秘书岗位职责,实现自我人生价值;从秘书行为规律方面反省自身行为,也能培 养一种科学的自我批判精神,增强职业秘书思考力。职业秘书“学会思考、学会做人” 与“学会知识、学会技能”是同等重要、不可或缺的。 (2)对秘书群体而言,研究秘书行为与秘书活动规律,有利于规范秘书行业标准和秘书行为标准,使秘书服务形成一个更科学的规范体系——秘书行为标准体系。 (3)对社会而言,提高各级各类社会组织辅助管理水平,有利于减少决策失误成本,提高办事效率,提高管理效能。 (4)对秘书专业建设而言,以现代秘书行为学基本原理为指导建构科学可行的秘书行为标准体系,在得到院校秘书专业、秘书理论界以及政府、企事业秘书实务界的广泛认同 后,院校按标准培养,实务界用起来方便,既节约了企业内训成本,又能提高秘书专业 办学效率,培养适销对路的高素质秘书专业人才。 (1)理论概括法:(2)逻辑分析法:(3)案例分析法:(4)经验分析法:(5)定性法:11 (6)定量法:(7)文献资料法:(8)借鉴移植法:(9)社会测量法: (5)与管理学作业: 出使辽国封王12