对于 Excel 初学者,及职场中只需要一般功能的人来说,可能根本用不到上述功能,甚至从来没有用过,但是会对有一定 Excel 应用水平,及需要更多数据处理及分析的用户来说,会比较麻烦,且目前还没有解决办法。
所以,非必要,建议建议大家慎用此共享及修订功能。
当然,其实也并不是完全没有应对的方式,以下简单介绍三种:
分法一:使用函数及公式。
在修订模式下,函数及公式是可以使用的,所以可以考虑使用函数来进行简单的数据统计分析。
比如因为数据透视受限,如果正常的时候,使用数据透视,就可以很快速拉出我们需要的统计结果或图表,在这样的情况下,其实可以考虑使用公式,因为函数及公式是不受限的,为了尽可能地与数据透视相近,也是可以用公式将不重复的统计项目引用出来,再使用条件函数做结果统计。
以下根据 Data 表格数据而编写的公式,可以自动更新。
上图的函数及公式:{=IFERROR(INDEX(Data!$C$3:$C$5600,MATCH(0,COUNTIF($B23:B$23,Data!$C$3:$C$5600),0),1),"")},往下拉可以复制。
上图的函数及公式:{=IFERROR(INDEX(Data!$D$3:$D$5600,MATCH(0,COUNTIF($B$23:B23,Data!$D$3:$D$5600),0),1),"")},往右边拉可以复制。
上图的函数及公式:{=SUMIFS(Data!$F$2:$F$56,Data!$C$2:$C$56,Summary!$B24,Data!$D$2:$D$56,Summary!C$23)},往下及右边拉可以复制。
当然,也可以使用日期的方式,如下图所示:
以上函数公式是为了自动输出才使用了数组(shift+ctrl+enter),如果已经有固定的项目,或者只需要简单的统计,那么可以考虑函数公式,因为函数公式有很显著的特点:编写公式很麻烦、运行很缓慢、变更结果显示需要再重新设定公式。
所以,如果是需要较复杂及较多的结果输入,函数公式建议不要做首选。
分法二:用超链接或者 Power Query 的方式合并数据,在另外的表格中使用。
其实这种方法也很好理解,也就是相当于将数据克隆到另外一个工作簿里面,新的工作簿因为没有设定修订功能,所以不影响 Excel 功能的使用。
使用数据透视功能也很顺畅了,不过如果原始的数据有更新,也要注意看“克隆”的文件是否有及时更新到。
当然,这种方法也有弊端,那就是不能在一个工作簿里面体现,如果要发给他人的话,要同时发送两个文件,但是两个文件如果换了不同的存储位置,链接有可能会中断,如果中断,又得重新手动处理。
分法三:数据透视表和原始工作表分开为独立工作文件。
数据透视表和原始工作表是可以不在同一个文件里面的,所以,这样又可以让我们突破修订的受限。
首先,要在设定修订及共享功能之前,需要依次操作“插入”=>“数据透视表”=>“新工作表“=>“移动或复制”,将透视表整个移动或复制出来为单独的文件,这样就可以进行数据透视工作了。
当然,这样的方式也会有和第二种方式一样的弊端,只不过会比第二种少了几个步骤而已。
所以,方式方法都不是唯一的,而且都是有利有弊的,只有根据实际情况选择及使用相对更好的哪一种,才是正确的方式。