3、与客户随工进行了对接测试预沟通,存在XX资源未到位的问题,已单独发送邮件跟踪,请XX重点关注。
明日计划:
1、根据XX项目计划,启动XX联调,已提前和干系人沟通。
2、跟踪XX问题的解决进展。
……
大家可以看到,日报的几个重要注意事项:
1、文字表述要足够清晰,不说废话,避免长篇大论。
2、避免偷懒,该有的关键信息不能少,要给全。
3、不仅要说明白自己做了什么,还要介绍和你有关系的任务目前是什么进展。
4、你是否遇到了问题,问题的进展如何。
优秀日报范例中,提到了《任务推进表》和《问题跟踪表》。
实际上,这些表格是工程项目日报的重要组成部分。每一个项目经理,手上都会有这样的表格。之所以我在个人日报中也有提到,其实就是希望每个人把手头上的工作当作“子项目”来看待,用项目管理的态度来对待。
在日报中合理使用附件表格,或者将表格直接粘贴在日报中,是一种非常有效的内容表现形式。
正所谓“字不如表,表不如图”。适当使用图表,会让日报更加引人注目。不是为了好看,而是为了让关键人物能够更高效地看到关键信息。
以《问题跟踪表》为例。
我们每天的工作都会遇到大量的问题,有的是技术问题,有的是资源协调问题。这些问题大部分都有专门的邮件进行跟踪。如果所有邮件都直接抄送领导,一是会打扰领导的日常工作,二是会被领导无意中忽视。
在日报中进行汇总整理和报告,显然更为合适。
汇总跟踪,也方便项目经理和项目团队成员及时识别潜在的项目风险。
除了表之外,还有图。大家如果学过项目管理的话,应该知道,项目一般都有一个甘特图。在项目日报中,都会附上这个甘特图。它主要是采用条状图来显示项目进度,非常直观。个人日报其实也是可以考虑增加甘特图等示意图的。
甘特图
日报还有一个小技巧:当你的日报内容较多的时候,为了突出关键信息,建议对重点文字进行加粗标红。这样可以方便阅读者第一时间看到重要的内容。
或者,你干脆可以在邮件的最开头,加上一个“重点关注”板块,把所有需要关注的内容,写一个摘要,放在这个板块,也可以起到吸引领导和干系人关注的作用。
说来说去,你的目的在于,如何让阅读者能够快速捕捉到你想展示的重要信息。
除了工作相关的内容之外,日报还可以附加其它内容。
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