Excel报表数据的录入一般有两种方法,一种是手动录入,另一种是有选项可以点选录入。如果面对大量的数据录入且带有重复性,相信大家都会想选择后者。
通过点选录入,不仅可以提高录入数据的效率,还会减少数据录入的错误率。如何实现点选录入,下拉菜单就是其中一个很好的选择。
今天与大家分享(复习)一下Excel中下拉菜单的制作方法。先看下具体的实现效果吧:
二级下拉菜单实现效果https://www.zhihu.com/video/1124707555846516736
看了小视频是不是完全没有陌生感?平时在很多系统填报,经常会遇到这种下拉菜单,用Excel实现这样的效果也是so easy,具体怎么操作呢?
我们最常用的是一级下拉菜单,相信很多朋友都不陌生。例如,“性别”的下拉菜单制作。
操作步骤:
选中需要添加下拉菜单的单元格区域,【数据】——【数据有效性】——允许(序列),来源(女,男)。如下图:
单元格输入效果如下图:
接下来开始我们今天的重点,什么是二级下拉菜单?二级下拉菜单怎么制作呢?
所谓二级下拉菜单,就是随着一级下拉菜单选项变化,展示的二级下拉菜单项也相应变化的联动效果。如视频中,“部门”选择后,“职务”下拉菜单会显示相应部门所有的职务选项。
操作步骤:
1.设置数据源区域
整理“部门职务表”如下图格式(部门在第一行),每个部门对应有不同职务,存放的位置随意。
部门职务表
2.设置一级下拉菜单,“部门”列
前边我们已经回忆过一级菜单的制作,其中“来源”项不仅可以手动录入,还可以插入数据表信息。
如此例,选中需要添加下拉菜单的单元格区域“部门”列,点击【数据】——【数据有效性】——允许(序列),来源(选取“部门职务表”的第一行,即所有的部门数据)。如下图:
效果如下:
3.定位条件
选中“部门职务表”的所有数据(包括多余的空白单元格),按F5或者Ctrl+G调出定位对话框。选择左下角的【定位条件】
如下图,选则【常量】,并点击【确定】按钮。这样,所有的非空单元格被选中。
后续如果还需要添加新的职务,空白处可以直接添加,下拉菜单也会对应显示。
4.根据所选内容创建
依然选中“部门职务表”的所有数据(包括多余的空白单元格)选择