在随后弹出的 “邮件合并收件人”对话框中,我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,具体操 作方法与Excel 表格类似,这里不赘述。我们也可以在准备数据源的过程中直接完成 这一步,将多余的记录删除。完成之后进入下一步; 撰写信函,这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见, 是我们常用到的一些文档规范,我们可以将我们自己的数据源中的某个字段映射到标 准库中的某个字段,从而实现自动按规范进行设置。不过,更灵活的做法是当然是自 己进行编排。在这个例子中,我们选择的就是“其他项目”。 将光标放在需要填写的空白处,点击任务窗格的“其他项目”,在弹出的“插入合 并域”对话框中,选择“姓名”这个字段,并选择“插入”,继续选择“性别”这个 字段并插入。重复这些步骤,将“出生年月”和原岗位情况、现岗位情况的相关信息 填入。我们可以看到,合并之后的文档中出现了几个引用字段,他们被书名号“包围” 了。我们可以像编辑普通文字一样编辑这些引用字段,因此在插入字段的过程中,其 实我们也可以一次性把需要的所有字段取出,再将他们放到合适的位置。看起来很简 单,下面我们进入下一步来看一下成果; 预览信函,可以看到一封已经填写完整的表格。如果在预览过程中发现了什么 问题,还可以进行更改。完成之后进入最后一步。如果其中有一些表格,你觉得还需要再加一些个性化的内容,那么你可以单击 “编辑个人信函”,它的作用是将这些信函合并到新文档,你可以根据实际情况选择 要合并的记录的范围。之后可以对这个文档进行编辑,也可以将它保存下来留备后用。 现在我们已经将所有岗位变动人员需入档的《岗位变动情况登记表》全部自动填 写完成,可以将这些表格打印出来,直接按档案号分别存入档案中,节省一张张填写 的时间外,还可以节省一张张查找档案号的时间,提高工作效率。