具体的步骤和方法如下\ue00f 1、 建立主文档 在 WORD 中\ue00e将员工岗位变动表的样表建好\ue00e建表时要考虑每处填表位置的大小\ue00e保证有足够的空间。如图一 2、 准备数据源 竞争上岗完后\ue00e我们将员工姓名、性别、出生年月、原部门、原岗位、原岗位性质、现部门、现岗位、现岗位性质等信息的表作为数据源。此实例中的《岗位变动情况表》是模拟表\ue00e非实际表格。 3、 邮件合并 \ue00c将数据源合并到主文档中\ue00d 图一 3 打开主文档\ue00e点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并\ue00e在 Word 工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单\ue00e我们还可以选择显示邮件合并工具栏\ue00e方便操作。 ①首先需要选择文档的类型\ue00e使用默认的“信函”即可\ue00e之后在任务窗格的下方点击“下一步\ue00f正在启动文档” \ue010 ②由于主文档已经打开\ue00e选择“使用当前文档”作为开始文档即可\ue00e进入下一步\ue010 ③选择收件人\ue00e即找到数据源。我们使用的是现成的数据表\ue00e选择“使用现有列表” \ue00e并点击下方的“浏览” \ue00e选择数据表\ue00c 《岗位变动情况表》 \ue00d所在位置并将其打开\ue00c如果工作簿中有多个工作表\ue00e选择数据所在的工作表并将其打开\ue00d 。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中\ue00e我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序\ue00e具体操作方法与 Excel 表格类似\ue00e这里不赘述。我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步\ue00e将多余的记录删除。完成之后进入下一步\ue010 4 ④撰写信函\ue00e这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块” 、 “问候语” 、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见\ue00e是我们常用到的一些文档规范\ue00e我们可以将我们自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段\ue00e从而实现自动按规范进行设置。不过\ue00e更灵活的做法是当然是自己进行编排。在这个例子中\ue00e我们选择的就是“其他项目” 。 将光标放在需要填写的空白处\ue00e点击任务窗格的“其他项目” \ue00e在弹出的“插入合并域”对话框中\ue00e选择“姓名”这个字段\ue00e并选择“插入” \ue00e继续选择“性别”这个字段并插入。重复这些步骤\ue00e将“出生年月”和原岗位情况、现岗位情况的相关信息填入。我们可以看到\ue00e合并之后的文档中出现了几个引用字段\ue00e他们被书名号“包围”了。我们可以像编辑普通文字一样编辑这些引用字段\ue00e因此在插入字段的过程中\ue00e其实我们也可以一次性把需要的所有字段取出\ue00e再将他们放到合适的位置。看起来很简单\ue00e下面我们进入下一步来看一下成果\ue010 ⑤预览信函\ue00e可以看到一封已经填写完整的表格。如果在预览过程中发现了什么 5 问题\ue00e还可以进行更改。完成之后进入最后一步。 ⑥如果其中有一些表格\ue00e你觉得还需要再加一些个性化的内容\ue00e那么你可以单击“编辑个人信函” \ue00e它的作用是将这些信函合并到新文档\ue00e你可以根据实际情况选择要合并的记录的范围。 之后可以对这个文档进行编辑\ue00e 也可以将它保存下来留备后用。 现在我们已经将所有岗位变动人员需入档的《岗位变动情况登记表》全部自动填写完成\ue00e可以将这些表格打印出来\ue00e直接按档案号分别存入档案中\ue00e节省一张张填写的时间外\ue00e还可以节省一张张查找档案号的时间\ue00e提高工作效率。