本文来自太平洋电脑网
做过行政的小伙伴几乎都遇到这种情况,将一个 Excel 空表发给同事,结果收上来却填写得乱七八糟。除了后期繁重的统计分析外,改错也要浪费很多时间,怎样才能解决掉这个难题呢?
1。 数据有效性
“数据有效性”可以规避掉很多前端录入不规范的问题。以 “年龄”为例,首先选中要处理的单元格,点击 “数据”→“数据工具”→“数据验证”,将 “允许”值修改为 “整数”,再将 “最小值”和 “最大值”分别设为 “0”和“100”(即考虑年龄永远不会超过这两个数)。点击确定后,该字段就会只接收 0~100 之间的数字,其它数值无法输入。类似的,日期、时间、固定长度文本(如手机号录入,避免用户漏输个别数字)等,也可以利用这项功能来规范。
设置“数据有效性”
2。 善用 “序列”
如果要输入的内容重复率高,且比较统一(比如部门、职务等),那么就可以考虑 “序列”功能。依旧先选择要处理的单元格,点击 “数据”→“数据工具”→“数据验证”。将 “允许”值修改为 “序列”,再将默认选项依次填写到下方 “来源”区(以英文逗号分隔)。经此处理后,除了能规避掉不规范的输入所带来的种种错误,还能在输入时自动生成下拉菜单,提高用户的录入体验。
通过“序列”功能,除了降低输入错误,还能生成一个小菜单
3。 预设字段格式
输入日期时,有人会习惯 “2021/02/04”这样的标准格式,当然更多的人会采用看上去更简单的 “2-4”。想让字段看起来更整齐,只要先将单元格类型修改为 “日期”,然后再挑选一个日期样式。后期无论哪种输入习惯,Excel 都会自动统一到预设好的样式。除了日期格式外,我们也会利用这项功能约束金额格式,比如是否添加货币符?小数点后保留几位?便是日常中比较常见的几种做法。
预设字段格式
4。 保护公式
如果没有为公式添加保护,要么公式被覆盖,要么被无意间篡改,进而产生很多奇怪的错误。解决方法是:Ctrl+A 全选整个表格,右击 “设置单元格格式”→“保护”,取消 “锁定”前面的复选框。接下来只选中带公式的单元格,再次右击 “设置单元格格式”→“保护”,勾选 “锁定”前面的复选框。这一取一勾之间,便设好了带公式单元格的只读属性。最后点击 “审阅”→“保护”→“保护工作表”→“确定”,使设置生效,后续