湘 钢ERP系统各业务模块的会计处理一般采取汇总方式向总账 模块传递会计信息,明细信息则保留在业务模块。以应收账款 为例,在总账模块只有所有客户的应收账款总数,不存在每个 客户的往来明细,分客户的往来明细只保留在应收模块,且非 常详尽。 1.物资采购。采购物资到货时,系统根据具体操作自动生 成会计分录: (1)完成接收操作后,系统根据接收选项中定义的接收库 存账户和采购选项中定义的AP应计账户自动生成分录: 借:物资采购(按订单价格计算) 万方数据 贷:应计负债(按订单价格计算) (2)完成接收入库操作后,系统根据接收选项中定义的接 录收库存账户和组织参数中定义的物料账户、采购价格差异账 户自动生成分录: 借:原材料(按标准成本计算) 借/贷:材料成本差异/订单差异 贷:物资采购(按订单价格计算) 2.应付核算。系统生成分录如下: (1)向供应商支付预付款时,需录入预付款发票,系统生 成分录: 借:预付账款(按供应商) 贷:应付账款(按供应商) (2)当收到供应商实际结算发票时,需录入发票,并与采 购订单、入库单进行匹配,系统生成分录: 借:应计负债(按订单价格计算) 应交税金/应交增值税/进项税额 借/贷:材料成本差异/发票差异 贷:应付账款(按发票价格计算) (3)录入发票时,如果供应商存在未核销的预付款,可核 销其预付款,核销生成如下分录: 借:应付账款(按供应商) 。贷:预付账款(按供应商) (4)向供应商付款时,需录入付款信息,系统生成分录: 借:应付账款(按供应商) 贷:银行存款 3.应收核算。系统生成分录如下: (1)收到客户款项,系统生成分录: 借:银行存款/现金 贷:预收账款(按客户) (2)客户订货,在订单管理模块完成发运后,系统可自动 导人销售发票,或者手工录入销售发票,系统生成分录: 借:应收账款(按客户) 贷:主营业务收入 应交税金/应交增值税/销项税额 (3)对客户收款和发票进行核销,系统生成分录: 借:预收账款(按客户) 贷:应收账款(按客户) 4.固定资产核算。系统生成分录如下: (1)新增固定资产,在资产模块增加固定资产后,系统生 成分录: 借:固定资产/资产分类科目 贷:固定资产/中转 根据新增资产的来源,在总账模块手工录入如下会计分 借:固定资产/中转 贷:资本公积、在建工程等科目 (2)资产报废,在资产模块作报废处理,系统生成分录: 借:固定资产清理 累计折ILl/资产分类科目 贷:固定资产/资产分类科目 (3)资产转移,在资产模块作转移处理,系统生成分录: 借:固定资产/资产分类科目(调入部门) 累计折IH/资产分类科目(调出部门) 贷:固定资产/资产分类科目(调出部门) 累计折IH/资产分类科目(调入部门) (4)计提折旧,在资产模块运行折旧,系统根据各资产的 属性按部门生成分录: 借:制造费用、管理费用、营业费用/折旧费 贷:累计折lf3/资产分类科目 5.存货与成本核算。系统生成分录如下: (1)推式生产物料的发放是根据已排产的生产任务(工 单)限额发放,拉式生产物料的发放是根据工单在发料工序间 移动或完工时自动冲减,系统生成分录: 借:基本生产成本/物料成本 贷:原材料、自制半成品等 (2)工单BOM物料退回,系统生成分录: 借:原材料、自制半成品等 贷:基本生产成本/物料成本 (3)工单完工入库,系统生成分录: 借:自制半成品或库存商品 贷:基本生产成本/物料成本 (4)工单关闭后,系统自动结转工单差异,生成分录: 借/贷:基本生产成本差异/工单差异 贷/借:基本生产成本/物料成本 (5)对外销售产品,在订单管理模块完成发运后,系统自 动完成出库,生成分录: 借:主营业务成本 贷:库存商品(按标准成本) (6)ERP系统还提供了杂项发放、杂项接收、账户别名发 放、账户别名接收、账户发放和账户接收六种杂项出、入库类 型,会计处理账户由操作员输入或在账户别名中定义。 三、总账模块会计处理 湘钢ERP系统的总账(GL)模块是一切账务系统的核心, 万方数据 是所有财务往来的汇集地,用以维护来自于各业务模块提供 的业务细节的最高层财务信息。湘钢ERP系统中的大部分会 计业务都是在业务模块自动完成的,未输入到业务模块的会 计业务可以采用输入日记账方式直接输入到GLrO。从形式上 看,总账模块的会计处理与人工会计处理非常接近,但其内在 机制仍然存在较大的区别。 1.总账模块的输入日记账与手工制作凭证类似。湘钢ERP 系统中的日记账与凭证的概念也类似,包括日记账头和日记 账行,相当于凭证头和凭证行,但采用了日记账批来管理日记 账。一个日记账批可以有多个日记账,但一个日记账必须隶属 于一个日记账批且只能隶属于一个日记账批。日记账行中不 是输入科目,而是输入或选择一个合法的账户。 2.系统不允许对过账后的日记账进行修改和删除。湘钢 ERP系统的设计完全遵从会计、审计制度和法规的要求,充分 考虑了系统的安全性,对于日记账的管理具有跟踪性,系统自 动记录日记账录入、审核、过账的人员和时间。人工录入的日 记账,未过账之前可以直接对El记账进行调整或删除,过账后 的日记账调整则保留了修改痕迹。有两种处理方法,一是对需 要调整的部分重新制作相应的调整日记账;二是将原有错误 的日记账进行红冲处理,产生相应的红冲日记账后再根据正 确的业务重新制作日记账。其他业务模块引入总账后发现的 错误,首先将业务调整正确,再引入总账。 3.在总账模块进行处理的会计业务。主要有:(1)费用报 销;(2)预提费用、待摊费用和坏账准备的核算;(3)在建工程 费用的归集和结转;(4)内部往来结算;(5)税金核算;(6)外币 核算;(7)预算管理与控制;(8)会计报表。 湘钢ERP系统的开发应用,取得了初步成效,实现了财务 会计与管理会计的有机结合,自动会计和账户的生成,给会计 人员的工作带来了全新的变革。只有深刻理解和掌握这套系 统的内涵与具体应用方法,才能得心应手地用好ERP系统,才 能不断提升工作水平。 作者简介 彭瑾:湘潭钢铁集团有限公司财务部,会计师 (上接第36页) 记录,要求账证一致或保持一定统驭关系 的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各 种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。 4.明确规定建立财产清查盘点制度。为了保证财产物资 的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,都 要实行永续盘存办法核对库存账实外,还要规定财产物资的 局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发 生的差错。又如现金出纳员除规定每El下班前要结账清点库 存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员还有经常检查 出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的 责任。 5.明确规定计算机财务管理系统操作权限和控制方法。 如:(1)电算化可以大大提高会计工作效率和会计工作的水 平,但不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控 制制度和管理制度,同时,还应加强对电算化系统的管理,这 是会计系统安全、正常运行的前提。要明确系统管理人员、维 护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直 接对数据库进行操作;程序设计人员还应对数据库采用加密 技术进行处理,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员, 健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的 处理流程不走样变型。(2)对会计电算化进行内部控制,主要 是对存取权限进行控制。设多级安全保密措施,系统密匙的源 代码和目的代码,应置于严格保密之下,从计算机系统处理方 面对信息提供保护,通过用户密码口令的检查,来识别操作者 的权限;利用数值项防用户利用合法查询推出该用户不应了 解的数据。操作权限(密级)的分配,应由财务负责人统一专 管,以达到相互控制的目的,明确各自的责任。 三、保证内部控制制度执行的主要措施 1.企业必须重视对内部控制制度管理人员的选用。内部 控制制度设计得再完善,若没有称职的人员来执行,也不能发 挥作用。企业的用人政策直接影响着企业能否吸收有较高能 力的人员来执行内部控制制度。要杜绝账户设置不合理、记录 不真实的情况,充实会计控制制度的职能作用,则必须重视对 内部控制制度管理人员的选用和培训,提高财会人员的素质, 定期进行考评,奖优罚劣。 2.企业必须发挥内部审计机构的作用。内部审计机构是 强化内部控制制度的一项基本措施,内部审计工作的职责不 仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度是否完 善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高 管理部门提出报告,从而保证企业的内部控制制度更加完善 严密。 作者简介 刘委:山东枣庄市地方税务局直属征收分局矿务局征收所, 会计师 万方数据 湘钢ERP系统会计处理方法简析 作者: 作者单位:湘潭钢铁集团有限公司财务部 刊名: 冶金财会 英文刊名: METALLURGICAL FINANCIAL ACCOUNTING 2004(3)本文链接:http://d.g..cn/Periodical_yejck200403019.aspx