2015 年 7 月 下 浅谈协 同办公 系统在焦煤集 团的应 用 贾贺祥(焦煤集团计讯处,河南焦作454000) 【摘 要】协同办公系统(OA )是一个将现代办公思想和计算机、网络、通讯等现代化工具集成在一起的办公应用产品。焦煤集团协同办公系统 在应用 中规范 公文 及工作 流程 ,快速有效地 处理 公司内部的办公业务 ,及 时有效 的发布集 团相 关信息 ,使 焦煤集 团办 公 自动化 、网络化 、无纸 化 ,达到协同工作 的 目的。 【关键词】协同办公:应用:办公自动化 【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】A 【文章编号】1006—4222(2015 )14—0202—02 1 概 述 焦煤集 团是河 南能 源化 工集 团主要 成 员企业之 一 至今 已经具有一 百多年的开采历 史。矿 区地处河南省西北部 .横跨 洛阳、济源、焦作 、新 乡四个地市 .是我 国六大无烟煤生产基地 之 一 ,也 是 全 国 最 早运 用现 代 技 术 开采 的 四大 煤 矿 之 一 。焦煤 集 团作 为一家大型煤炭企 业在 发展过程 由于层级 比较 多、地 域分散 、信 息上传下达不够流畅 、集团 内部的业务流程效 率很 低 ,所以需要 用信 息化 手段提升 沟通 效率 .从而提 高办公效 率 ,这也是 焦煤集 团 2011 年 开始建设协 同办公 系统的原 因。 焦煤 集 团协 同办公 系统 于 2011 年 11 月开始 建设 并 于 2012 年 6 月 正 式投 入 运行 。该 系统 由信 息 管理 、公 文 管 理 、工 作 流 程 、内部 邮 件 和 个人 办公 等 五 大模 块 组 成 ,整合 焦 煤 集 团 系统 资源 .构建灵活 、高效的协 同3- 作平 台,协调 和推进公 司 日常工作并督促 落实 ,保证政 令畅通 ,实现 高效的协 同管理 、 灵活 的业务流程整合 、有 效的信 息管理和及时的 内部通讯 ,提 升 决策支撑能力 ,强化信 息枢 纽能力 ,加 强统筹协调 能力。最 终 实现 公 司 系统 协 同 办公 的 统 一 管理 .构 筑 覆 盖 公 司 总部 、基 层 单位 的 一体 化 综 合 办公 管 理 及 业 务 应 用 集 成 平 台 。 2 对协同办公系统实施过程的体会 2.1 领导重视 ,建立新的管理理念 这 次协 同办公 系统的业务应 用,在 集团公 司的统一要 求 和统一部署下 ,得到 集团公 司领导的 高度重视 .投 入资金提 高 了硬件环境 。在 实际实施过程 中,集 团公 司领导提 出了非常 宝 贵 的意见和建议并 带头参加培训 。从 集 团层面专 门下发红 头 文件并对 系统的组织 、实施 、保 障等方面提 出具体 的要 求。通 过 培 训 和 应 用 。促 使 公 司 职 工 队 伍 素 质 的 全 面提 高 .建 立 了新 的管理理念 ,实现 办公 无纸化、信 息 资源化 、传输 网络 化和 决 策科 学化 。 2.2 建立安全可靠的网络平台 为 了信 息 安 全 考 虑 .焦 煤 集 团 将 内 、外 网 进 行 物 理 隔 离 。 公 司 内网 通过 防 火墙 、路 由 器 与 集 团 公 司 连接 IP 地 址 按 集 团 公 司统一规 划,并且制定 了公 司信 息网络安全等有 关制度 ,对 外 部接 入 、信 息机 房 管理 进 行 严 格 规 定 。 这 样 ,为 协 同 办公 业 务 应 用 创 造 良好 的硬 件 环 境 和 内 、外 网 隔 离前 相 比 ,维 护 量 大 大减 少 隔 离之前 。虽然有防 火墙和防病毒 的保护 ,但往往 某些 员工不 自觉的下载 文件 ,致使木马和 少量病毒 的侵扰 ,给 在移动数据 事务处理 当中.将会对移动设备 中关于分布 式数据事务的执行 策略 、处理调度等进 行应 用。嵌入 式实时数 据库能够对脱机移动事务处理进行 支持 。在设计过程 中,应 当 对其可靠性加以重视 ,从 而提 升事务处理的效率和效果 ,提 高 移动事务处理技术的安全性。在嵌入式 实时数据库的前端,可 以适 当的 简化事务处理。不过 ,在事务处理控制 当中,还应 当 与 系统 中的计算环境特征相结合。 ( 5) 安 全认 证 在 嵌 入 式 系统 中 .嵌 入 式 实 时数 据 库 的安 全 性 十 分 重要 , 其 中存储 着大量的个人 隐私和敏感信息 。由于工作环境不 固 定 、设 备移动性较 强、无线网络的 应用等 因素 ,很 容 易发 生数 据丢失或破 坏的情况。因此 ,在嵌入 式实时数据库 当中,应 当 充 分 重 视 安 全 认 证 技 术 的 应 用 。 对 此 ,可 以 首 先 建 立 MC 库 , 用 于 系统 安 全认 证 .然后 利 用 无 线 网络 加 密技 术 进行 加 密 。此 外 .还 应 对 终 端 合 法 性 验 证 进 行 强化 。 同 时 加 密 无 线 网络 通 信 .全面提高嵌入式实时数据库的应用安全 。 3 结 论 嵌 入 式 实 时数 据 库 是 当前 社 会 诸 多领 域 当 中应 用 十分 广 泛的一种先进技术 。在其运行 当中,需要很 多关键技 术进行 支 持 。 对 于这 些 关键 技 术 ,应 当进 行 不 断 的研 究 ,对 其 进 行 更加 深入的了解.从 而促进嵌 入式 实时数据库 日后 更高的发展和 更 为 广 泛 的 应 用 。 参考文献 f11王亚辉,迟学芬,周仁贵 ,张 胤.嵌入式 实时视频 通信 系统设计与 关 键技术研 究『j1.吉林大学学报 ( 信息科 学版) ,2014 ,03 :241~246. 『21马新娜,樊金生 ,段 淑凤 ,雷 宇.嵌入式 实时数 据库 系统的研 究与设 计『J].微计算机信息 ,2012 ,23 :92~93+112. [3】古天龙 ,蔡 国永 ,庞建雄.嵌 入式 实时 系统及 其相 关问题⋯ .电子 科 技 导报 .20 l 2 .12 :l 2~16. 【41廖 国琼,刘云生 ,王丽娜 ,王 洪庭.嵌入式 实时数 据库 ARTs- EDB 事 务调度 实现技术 计 算机 工程 ,2013,16:37- 39. 收稿 日期:2015—7—15 镬 每攀罨I 2015 年 7 月 下 协 同办公 系统 的信 息安 全、保 密性 带来 了严峻的挑战 。因此, 内、外 网隔离和建 立完善 的信息 网络安全 管理 制度 是协 同办 公 系统 业务 应 用 的 可 靠保 证 。 2-3 建立标准、规范并符合要求的办公业务流程 协 同办公 系统 业务 应 用的 办公 室主管人 员应 熟 悉公 司 收、发文等有 关办公业务 流程 ,熟悉公司组织机构并 明确每位 员工的职位 及承担 的角 色,了解《党政机 关公 文格 式》国家标 准应用指 南 建 立集团公 司工作 需要 的流程 、表单、模板 、文号 和机关代字 集团公 司层 面共 建立了 4 种发 文流程 ,有焦煤 集 团发 文、焦煤明电、焦煤 集团会议 纪要 、焦煤集 团收文 ,基 层单 位层 面每个单位专 门设 立 了系统管理 员和文 书并 建立 了各 单 位的发 文和收 文流程 通过引入 电子签章 系统,使 得每一个发 文在 生成正式 文件 的时候 能够通过 电子签章 系统加 盖签章 , 保证 了公 文的安全性 每 一个流程都建立 了发文模板 ,模板格 式 按 照《党 政 机 关 公 文 格 式 》(GB/'19 704—20 12) 统 一 标 准要 求 , 并建立 了表 单、文号和机关代 字 ,实现 了公 司发 文、收 文的标 准化 、规范化。集 团的发 文可以分发给基层单位 阅办,基层单 位 的请 示可以上传到集团公司审批 ,大大提 高了工作效率。 2.4 实行集团公司全员培训 协 同办公 系统业务应 用.不是一个人的事 ,是公 司全 员的 职 责 。协 同 办公 ,就 是 公 司 员工 共 同协 作 办公 。在 集 团公 司层 面共组织 了各基层单位 办公 室主任 培训 、各基层 系统 管理 员 和文书培训 、集团公 司机 关文 书培训 .集 团公 司领导专 门一 对 一培 训等四场培训 .各基层单位 系统管理员给本单位人 员进 行培训。通过培训 学习,员工进一步更新 了管理理念和熟悉操 作程序 .进一步 了解协 同办公 系统所分 配的使 用权 限( 公 司领 导 、办公 室 主 任 、文 书 、一 般 员 工 以 及 系统 管 理 员 在 OA 中都 有 自己的角 色和权 限 ) ,进一 步规范管理 ,养成每 天上 班就打 开 办公 系统 查 看 信 息 、处 理 公 文 和 工作 流程 .下班 之 前 再 次 查 看 的 习惯 ,同 时 ,员工 也 形 成 了信 息 安 全 意 识 和 自觉保 护公 司 的 信 息 资 产 2.5 在实施过程中及时与软件开发商沟通 任何 一个应 用系统都有 不完善 的地方 。尤其在软件应 用 的初期。协 同办公业务流程在 应用初期可能 出现这样或 那样 的 问 题 ,一 旦 发 现 问题 ,协 同 办公 系统 实 施人 员即 与 软 件 开发 商沟通建议修正 ,直至符合要 求。有时 ,一 个机 关代 字的错误 . 或发文模板 的缺 失,或组 织机构 的问题 ,等等 ,都有 可能影 响 协 同办公 系统的应用效果 。软件 系统和设备运行一样 .在 开始 阶段 易 出现 问题。所 以在应 用初期 ,协同办公 实施人 员耐心 细 致 地 与 软 件 开 发 商 沟 通 ,不 断 测 试 ,不 断 发 现 问题 .不 断 修 正 问题 ,通 过 这 样 ,使 得 协 同办 公 系统 的 得 以 深 化 应 用 3 对协同办公系统实际应用的体会 3.1 分级管理 ,提高系统管理效率 焦煤 集团作为一 家大型煤炭企 业.下辖基层单位近五 十 余个,很跨 焦作 、新 乡、洛 阳等地 ,为使 系统办公 系统能够得到 最大化 的有效应用,为此 ,各基层单位设 立 了系统管理 员和 文 书,并 为各单位 系统 管理管理 员和 文书设置 了相应权 限 .使得 各单位 系统管理员和文 书能够且 只能对本单位的公文 、工作 流程 、信息等进行 管理 。集 团公 司 系统管理 员具有 分配各基层 单位 管理 员相应权 限以及查 看和管理 焦煤集 团所 有公 文 、工 作流程和信息的权限 ,各基层 单位 系统管理员和文书的更换 需经集团公 司系统 管理 员备案 并对新的基层单位 系统管理 员 和文书进行培训方可对本单位的系统办公系统进行管理和维护 3.2 定期培训 ,持续提高运维能力 为使 焦煤 集团协 同办公 系统持续 高效运行 ,很有 必要对 各基层 单位 管理 员和 文书记性定期培训。 焦煤集 团计讯 处作 为 系统办公 系统的技 术主管部 门,每半年定期组织各基层 单 位 系统管理员和文书的培训。每次培训通过通报各基层单位 协 同办公 系统的使用情况和存在 问题 、讲 解系统 常见问题及 处 理 方 法 、进 行 经 验 交流 和 安 排 下 阶段 重 点 工 作 等 内容 .使 各 基层单位 系统管理 员和文 书有相互 交流学习的机会 .也使得 集 团公司 系统管理 员及时掌握各基层单位在使 用过程 的问题 和 好 的 运 维 经 验 3-3 定时检查,确保用户规范使用 焦煤集 团协 同办公 系统现共 注册人数 为 5019 人 .平时在 线在 l50o 人 左右 ,为 了确保 协 同办公 系统能够正 常运行 ,必 须保 证 各 使 用 用户 严 格 按 照 《焦煤 集 团协 同 办 公 系统 运 行 管 理 办 法 ( 暂 行 ) 》的 规 定 ,用 户 电脑 在 操 作 系统 、OFFICE 软 件 版 本 、浏览器版 本及 杀毒 软件 等方面严格按照规定进行安装 .在 使 用过程 中禁止伪造公 文、泄露机 密信 息、盗用他人账号和 密 码 、在发 邮件和处理公 文是传播病毒 文件 和随意更改计算机 终端 IP 地址等信 息。并为此综合 办公 室和计讯 处定 时对各单 位协 同办公 系统应 用情 况进行检 查和督 导 ,并将考核结果进 行 网上 通 报 参考文献 (1】丁彦英.浅析协 同办公 系统 的 实施 与运 行『J I.现代 企 业教 育 ,2010 (O1). 【2]冷 楠 .企业 实施 协 同 办公 系统的 可行 性研 究lJJ.企业 管理 ,2011 (05 ) . [3IN 春燕.办公 自动化应用[M】.中央广播 电视 大学出版社 ,2009. [41吕晓 阳,朱小珑 ,谭 共志.办公 自动化 方法与应用[M].清 华大学 出版 社 .2O1O. 收稿 日期:2015—6—18 罐 簪