「关于附件」
能够贴在正文里面的附件,请都贴出来!
让收件人进行繁琐的操作,才能查看到的邮件,都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时,如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看,他还得需要先下载相关软件,才能看到你附件里的内容,这其实是减分项。
表格里的内容,其实可以用系统自带的截图工具,导出图片,贴到正文里面;如果是 PDF 的文档,也可以通过导出图片等形式,贴到正文。
收件人可以一目了然,根据需要再考虑,是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是,这一点不是必须的,因为你会发现很多人的邮件里,其实并没有做到这一点,如果你做到了,Nice!
「其它若干细节」
写好邮件一定要,检查!检查!检查!重要的事情说三遍。
检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。
检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。
收到邮件及时的回复,这是对于发件人的尊重,也是一种基本的职场礼仪。
分清楚「回复」与「回复全部」的差异,什么时候什么内容该「回复全部」,需要额外小心。
入乡随俗,不同的公司,可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求,包括使用哪种字体、默认字号等,所以到了新的地方之后,先了解一下这个细节,并且在之后的邮件写作中注意。
如果是经常会和邮件打交道的人,或者是有多个邮箱的人,推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端,可以节省很多时间以及提高效率,这点用过的人都知道。比如,我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等,用一个邮件客户端,第一次绑定之后,每天打开客户端,即可查收到所有绑定邮箱的邮件。
抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧,把里面的每一栏都去看看,同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。
一般来说,邮件的签名档可以设置多个,所以可以根据自己不同的场景需要,先配置常用的几个签名档,在发送邮件时,根据情况选择。
试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则,可以减少花在每天查找邮件上的时间。
一次性码完,应该会存在错别字、语句不通之处,请勿在意。也还存在颇多需要补充的点,欢迎大家指出。
其实邮件里提到的某些点,我目前都还没有完全做到,不过我也会尽量的规避一些常见的错误,努力的把每一封从自己邮箱里