实际工作中,你有可能遇到过这种情形:你制作了一个表,发给同事填写相关内容,所有人填完后你来汇总全部内容。
期间,你的同事可能增加了几行数据,或者修改了其中几个单元格,或者重新调整了数据顺序。
所以,在你直接复制粘贴数据前,对比新旧两列数据是很有必要的,否则不容易发现错误。今天介绍3种快速方法对比两列数据内容和顺序是否相同。
1 使用公式
为了对比两列中每一行内容和顺序都相同,我们可以使用公式逐行对比两个单元格。
例如,下图中需要对比每一行人员数据是否一致,在H列显示姓名不一致的单元格。在H3单元格输入以下公式,并向下复制到H11单元格:
=IF(B3=E3,"","不一致")
公式中,先用对比运算符「=」对比两个单元格,如果相同将返回TRUE,反之返回FALSE。然后使用 IF 函数,如果返回 FALSE,那么单元格显示「不一致」。
2 使用条件格式
使用条件格式不需要单独一列,可以直接在原有的数据列显示对比结果。
例如,下图中,将对比结果显示在E列。方法是:
选中E列对比的区域;
在条件格式菜单中,点击「新建规则」;
其中,选择最后一项,「使用公式确定要设置格式的单元格」;
在下方输入框中,输入以下公式「=NOT($E3=$B3)」;
点击下方「格式」按钮,设置一填充背景色;
最后点击确定完成。
条件格式中,核心原理是对符合条件的单元格设置特别的格式。如果使用公式,那么「符合条件」指的是公式返回「TRUE」结果。所以,公式中对比两个单元格后,使用NOT函数对对比结果求反,这样不同的单元格返回TRUE。
3 使用定位功能
Excel中定位功能有一个特别方便的方法可以对比两列数据,那就是「行内容差异单元格」。其原理是,定位两列数据中同一行内单元格不同的数据,之后可以设置格式显示不同的内容。
例如,还是以前面的数据为例,按以下步骤操作:
选中要对比的两列数据;
按下「Ctrl + G」快捷键,弹出定位菜单,点击左下角「定位条件」;
其中,选择「行内容差异单元格」,点击确定;
这时已经定位选中了不同的单元格,设置背景色,可以突出显示对比结果。
总结
本篇介绍了如何对比两列数据内容和顺序,需要两者同时满足。公式法和条件格