三、怎样使考评资料条目清晰便于检索
按照考评标准整理出的参评资料数量是非常庞大的,需要一条简洁、清晰的索引,以便考评组查阅资料及参评单位整理资料,资料目录整理好,起到纲举目张的作用。步骤如下:
搭建树型目录框架。依据就是考评标准,一级目录就是大厦九项、小区八项这些大项。大项可将标准内容的项目名称列上,如“1·基础管理”。二级目录即为每一个大项所包含的几个内容,如“1·1按规划要求建设、房屋及配套设施投入使用”。一般来说,目录到第三级就是我们迎检资料名称,但特殊情况下还会出现四级目录。当然,参评单位也可根据自身情况建立更细的目录。资料填充。将框架搭建好后,根据需要填充资料。修改框架。目录框架不可能一次搭好,必须在资料填充过程中不断修改,拆开重建,发现新的有价值而无目录的资料时,需要将结构再调整,增加新目录,有些资料可能不再适用于当前需要,则要删减。定型。资料全部填充金目录框架中之后,即可定型打印。
四、如何保证考评资料的一致性
物业管理是一项不断发展的新兴行业,参评单位的工作也处于发展中,而整理资料者又不可能全面了解各职能部门的运作,因此,收集资料时往往会收入一些已失去失效的资料。那么参评单位需要保证五个“一致”
迎检资料与实际工作一致。把整理好的资料交给参评单位各职能部门审核,换下目前不再执行的表格、纪录、规程等,修正资料中与目前操作不相符的地方。同时,各职能部门还可根据实际情况,补充新的资料。迎检资料与所存文件档案一致。将迎检资料与公司及各职能部门档案内存的资料相互核对,修正迎检资料或本部门档案,要保证两者的一致性。参评资料一致。如前所述,参评资料包括迎检资料、原始备查资料、现场翻阅资料,这三类都有可能被仔细检查,需注意文字、数据、表格,认真校核。参评资料与挂墙制度一致。