一、编排公文表格是用Word还是Excel
对于一些办公条件较好的党政机关来说,公文排版有专门的定制软件,但对于更广大的基层机关单位来说,公文排版一般使用的还是Word,本文所述也仅针对以Word为工具的公文排版。
这就产生了一个问题,公文中如涉及表格,是应该使用Word还是Excel?《格式》中对此并未作出具体规定。但笔者认为,公文附件中如有表格,应首先使用Word操作。理由有二:
第一,从性质上讲,Word是文字处理软件,是展示最终文字结果的处理工具,而Excel是数据处理软件,其最主要功能在于数据的处理,包括数据加工计算、统计分析、图表制作、信息传递与共享,使用Excel的主要目的不是展示一成不变的视觉结果,而是实时操作展示不同的数据处理结果。就公文文字的确定性、打印纸张标准的唯一性来说,无疑适合于使用Word展示表格内容;
第二,从要求上讲,《格式》也有倾向性表达,《格式》在第三章中提到的“字”概念、“行”概念以及第五章提到的“一般每面排22行、每行排28个字”等等,这些概念都是Word中的概念。另外,根据中国公文写作研究会对“附件”的定义,“附件是附属于正文中的文字材料”,既然是文字材料,那表格也应该是文字性质的。因此,如果涉及表格,公文排版应该首选Word。当然,首选并不意味着必选,对于一些数据统计汇总表,可能Excel更为适合。这里仅就大多数情况而言,涉及表格,首选Word,这是其表格性质使然,也是公文要求使然,同时也有利于对版心、页码等公文格式要素的操作。
二、目前公文中横排表格的排版
一般而言,公文中的表格(包括横排表格)是作为附件的一部分编排于公文主体之后的,按照《格式》要求,其必须跟正文一起装订,一起编排页码。但基于文字排版和表格排版的大不相同,目前很多公文表格附件和正文主体的排版经常出现两个很大的差异:版心位置不同、页码位置不同。
(一)版心位置不同