通俗地讲:财会上,通常用红颜色的数字表示负数,引申为亏本,支出大于收入等含义,比如「财政赤字」一词。
在税务发票的管理上,纳税人销售,开出发票上面的金额应该是黑色的,是纳税人的收入。
如果发生了退货,纳税人应该开出上面的金额应该是红色的发票,表示纳税人把之前的收入退了。
现在很少见手写的发票了,都是计算机机打的,通用的针式打印机一般只有黑色的。所以税务局的发票管理系统,把红字发票放在了软件中进行操作。
具体操作方法可以参见《关于全面推行增值税发票系统升级版有关问题的公告》中的「五、红字发票开具」部分。
开具红字发票行为,我们俗称「红冲」,意思是用红字发票进行冲账。比如我以前常在答案中说,「发票有误,当月作废,过月红冲」。