归口学院办公 室管理,收文管理包括以下内容:
1.签收。投递到收发室的收文,由收发员签收;到上级机关领取收文,由领取人签收; 上级机关或外单位专人送来的收文, 由院办人员签收。 签收人应将收件及时移交院办秘书科。
2.拆封。拆封由秘书科办理,其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件,应交领导人自己办理。绝密件由院办主任拆封。
3.登记。由秘书科设立专门登记簿,按收文的登记范围和收文处理的内容要求,逐件 进行登记。
4.分办。登记后的收文由秘书科根据办公室主任的拟办意见,及时送有关领导批示。
5.批办。由学院各主管领导根据收文的内容和要求,用钢笔或毛笔作出批示。
6.传阅。对于非承办性的收文,应送有关领导及部门负责人传阅,传阅范围由学院主 管领导确定,文管人员按确定的传阅范围组织传阅工作。领导之间不可相互传递文件,文件 阅办完毕后放阅文室,供副处级以上干部查阅。
7.承办。对于需要承办的收文,文管人员负责及时督促承办部门办理。
8.注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。
9.归档。注办后的文件要及时交回秘书科,需归卷的文件由档案室负责归档。
(二)发文
以学院名义发出的文件、电报、信函和其他文字材料属发文。