本方案以设施管理为基础,实现“由整体到局部,层次递进”的管理方式,旨在通过任务明确、业务精细化、管理动态化。
2) 快速的业务抽象,实现现有平台内业务全部监管;
3) 在完善的业务功能下,实现业务监管,提供完善的各类业务报表查询,总部实时管控;
4) 建设设备设施台账,实现数字化台账管理、打通线上业务链条,让一切数据联通起来、监督一线员工作业,实时跟踪作业状态,从而建设一套科学、严密、高效、实用的设施设备管理信息管理平台,
5) 通过设施设备管理系统与相关管理系统的无缝隙对接,使设施设备管理者可以完全通过设施设备系统处理日常工作,为设施设备管理者提供一站式服务;
6) 打通整个线上业务链,保证一线员工日常工作都可以在线上实现,不留业务盲点,让设施设备员工日常工作统一归口于 “设施设备APP”管理,从原来的传统的纸质打印凭据、手写凭据,转变为APP线上实现。让一线作业变得简单、规范、可监督;
7) 通过收、支数据统计、分析,并逐级追踪查询,实现有效成本管理控制,并为决策分析提供依据;
8) 通过设施设备运维的移动化管理,进一步提升公司设施设备管理水平,规范业务流程,提高任务作业管理效率。
9) 进一步完善设备监控及维修体制,实现设备异常的及时处理,降低设备故障对设施设备日常工作的影响,简化设备维修保养等工作的人工成本。
3.设计原则
在系统规划实施中,应该考虑如下原则:
Ø 系统独立性原则
设计信息管理系统与其它业务系统是相对独立的两个系统,系统间通过应用集成接口互联实现信息共享,独立性的目的是设计信息管理系统不影响原应用系统运行,与业务系统协同运作。
Ø 系统开放性原则
采用产业标准技术,采用可扩展的系统架构,开放式语言,保证系统可在异构的平台系统间方便移植。
Ø 可扩展性原则
系统可以方便的增加系统服务器组、工作流服务器和其他设计信息管理核心模块,使其适应扩展后的大业务处理量,以适应未来业务量、非结构化数据种类和业务流程的扩展;经过扩容的设计信息管理平台,应当保持统一的非结构化文档及信息库, 统一管理界面,统一的安全控制机制,统一的开发接口标准。
Ø 安全第一原则
本系统兼顾开放与安全相结合,遵循安全性第一的设计原则,在企业级环境下,保证数据管理和应用、信息以及影像资料传输和处理的安全性,提供完整的多级权限管理模式,降低客户通过网络进行工程设计文档数据查询利用等应用的风险性。
Ø 业务适应性原则
能够适应各种业务流程的应用,通过配置支持由于政策法规、业务规则以及组织结构变化带来的流程和处理方式的变化。
Ø 符合国际标准的原则
本系统为方便与其它系统的集成,在设计过程中遵循IFMA、WFMC等国际标准、ODMA开放式文档管理接口及各种图像采集、处理国际规范。
4.业务系统架构
设施设备管理平台面向三类使用用户:客户、员工,以及分设施设备经理。信息终端分为:PC网页与手机APP应用。
设施设备管理平台通过基础数据管理主要用来维护组织层级划分,各类人员基本档案资料,人事管理的职务、职称级别,以及设施设备管理手册要求。结合设施设备管理将地区、项目上拥有的固定设施设备有效明确的进行管理,准确的设施设备价值台账能够为领导提供有利的决策,以及设施设备生命周期中不断的事物处理,也能够提供简单、快捷、清晰的规范业务处理能力。在基础数据管理、设施设备管理等几大块固定设施设备的基础上,提供设施设备客服管理、提高客户满意度的业务功能。
客户通过APP应用扫描设施设备二维码,直接调取设施管理系统中该设施设备的属性信息及保养记录,并根据需要读取其他数据;员工通过APP应用获取设施系统任务,执行并反馈,同时可以根据工作需要查询相关信息,如知识库、工程设备信息等
5.信息化与设施设备管理的有机融合
(一)信息化管理体现了设施设备管理现代化的发展方向
设施设备管理本身涉及面广,政策性强,技术应用复杂.日常管理工作量大,随着设施设备管理市场化、规模化、集约化进程的不断加快.设施设备公司的管理结构日益庞大,成本控制、内部沟通、管理难度与日俱增。如果继续沿用传统的人工管理手段,不仅难以满足业主日益增长的服务新需求,还将大大增加管理成本。这迫切需要通过信息化管理,提升资源的共享利用率,提高设施设备管理效率。
(二)信息化管理顺应了设施设备发展的新潮流
随着城市建设步伐的不断加快,消费者对住宅网络与智能化的依赖越来越强,信息化管理的呼声越来越高,无公、电子货币服务、社区网络服务等陆续推出,不仅简化了信息化设施设备管理服务的手段,也拓展了设施设备公司的发展空间。因此,构建以传统社区服务为基础,以多媒体社区服务信息网为依托,以互联网为纽带的新型社区设施设备管理信息系统,将为设施设备公司带来新的增长点和可持续发展的空间。
(三)信息化管理满足了家庭网络化消费的新需求
随着一个个智能化小区的纷纷崛起,强大的社区信息网络体系逐渐形成。庞大的信息服务业方兴未艾,同时,随着住宅建设现代化,人们对居住环境要求更高。居室不仅仅是一个居住中心,而且也是教育中心、交流中心,这就要求设施设备公司把信息化服务延伸到业主一端,为客户提供方便、迅捷的个性化服务和定制信息.
(四)信息化管理适应了智能化配套的服务需求
随着越来越多的三表远程抄送、消防自动控制、自动巡逻、停车场IC卡管理、红外线安防等智能化配套系统 进入社区。不同的智能化设施直接关系到设施设备公司中不同部门和人员的监控管理工作,同时又与每一业主日常生活息息相关。这就要求设施设备管理实现信息化管理.以达到设备的应用管理、人的管理和业主服务的高效统一。同时,通过信息网络化管理的设施设备公司完全可以与外面的配套取得联系,甚至将周边的生活配套视为自己的资源以补充自身配套的不足,有了信息化的管理手段,设施设备公司甚至可以同其它传统销售业达成合作.利用自身优势贏得一定的中介服务市场,,
(五)信息化管理反映了精细化发展的必然要求
提高设施设备精细化管理水平,信息化管理是关键性的支撑,现在多数设施设备公司比较关注六个问邂:
一是客户服务。充分利用呼叫中心,数字化社区、网站、短信平台等信息化技术,可进一 步提升服务品质。
二是工程管理。就写字楼、商业中心、大型住宅小区等设施设备服务对象而言.其附属的设备类型多样,数量众多,设施设备管理企业亟需建立全面的设备档案,根据设备的技术参数制定维修、保养和检测计划,并监控保证执行.这些都涉及工程管理。离开了信息化管理,工程管理很难实现精细化。
三是收费管理。设施设备公司主要靠设施设备租货、菅理费、以及部分有偿服务和经营等收入。由干业主数量众多,而且存在多项收费,收费工作非常复杂, 在缺乏信息化手段的情况下,工作效率低下,容易产生错误和遗漏,不可避免地会给公司带来损失。
四是预算管理„ 设施设备管理行业属于微利行业,成本控制对于提高企业经济效益至关重要,通过信息化系统对公司的各个收入和成本项目进行全面预算管理.可实时监控顸算计划数和执行数的偏差,能有效控制各类成本.从而保证企业实现经营绩效目标.
五是采购管理和仓库管理。设施设备公司日常备品备件消耗量大面广,在缺乏信息化的条件下,企业难以实现备品备件的集中采购管理.无法有效控制和管理供应商和采购价格。同时,也无法有效跟踪备品备件的实际消耗情况.难以避免备品备件的浪费和管理漏洞等经济损失。
六是人力资源管理。设施设备公司是人力密集型企业.人力成本一般占公司总成本的50%左右。需要通过信息化对人力资源和薪酬菅埋等业务进行精细化管理。
6.设施设备管理
设施设备基础信息包括设备编码、设备名称、设备规格、设备类型、分类编码、型号、制造厂商,设备位置的定义包含所属项目、所属围合、所属楼栋、所示楼层、所属房间,以及正常运行各项参数
7.设备运行管理
设施设备管理维管理已工单执行为主线,工单管理分为两种模式分别为:临时工单(应急工单、临时工单),责任人接单方式分为:抢单与派单,工单执行完毕后可统计工时、备品备件消耗。
8.工单管理
用户可以查看到历史阶段中计划任务和临时性任务已经完成的工单记录,以及每个工单对应的具体:维修问题类型、问题描述、操作人员,备件耗材,以及使用工具等信息明细,
9.工时管理
统计工单所需工时,以及设施设备维护所耗工时,如图所示。查看历史设施设备维护所耗工时作为参考依据,可设定计划性任务和临时性任务工单的标准工时,保证维修技工的工作高效、有序进行
10.设备巡检、维修、保养管理
结合设备及设备台帐的具体情况,设备维保计划应包含日计划、月计划、季度计划和年度计划,定义及查看设备巡检、计划性维修、临时性维修信息,
按系统设定规则生成计划,具体时间可在规则内灵活调整,联动“工单系统”生成任务工单计划工单,
基础数据配置:配置计划工单程序步骤以及各步骤中需要的资源包括工种、工具、备件等。
计划工单生成:根据计划工单程序与设备设施映射关系以及周期频率设施,系统后台自动生成计划工单,
11.设备盘点管理
支持按区域位置、设施设备部门打印盘点表,核对设施设备状态、使用人、使用部门、存放部门、数量等信息与系统中是否一致,设施设备盘点涉及范围如下:
可盘点前海工厂内设备设施备件的在库数量、被领用数量、可用数量,以及设备的列表明细;
可盘点前海工厂内建筑设备设施数量,可根据设备分类、创建时间范围、状态、使用地点、责任人等参数,显示并导出设备台账明细结合设备设施分类盘点;
可盘点前海工厂内家具数量;
支持物理盘点、周期盘点等;
通过库存管理可对工厂内的设备设施、备件及家具的库存时时监控,可使库管员可随时进行备品备件、家具的库存的补充,保证工作所需备品备件的充足。
结合盘点结果,可维护信息如下:
1. 信息不一致 — 根据盘点实际情况维护设施设备相关数据,并记录变更原因。
2. 盘盈盘亏 — 通过集成接口将盘盈、盘亏的设施设备信息、处理原因、设施设备价值等内容传至财务管理系统,形成财务凭证。
12.备品备件管理
能够新建、修改、删除、查询任意层级的备品备件分类,可根据备品备件种类、材料、用途等划分,构建分类层次,方便用户对备品备件的整体结构了解
包括所属备品备件分类、编码、名称、品牌、规格、型号、价格等信息,备品备件管理人员可方便地维护和管理备品备件台帐。
13.仓库管理
库存管理能帮助仓库管理人员对仓储备品备件的入库、出库(领料)、移动、盘点、退库、退货、补充订货、过期产品管理(具有预警功能)等操作进行全面的控制和管理。