这里有一个判断原则,那就是电子邮件的内容万一被人公开或上报了,是否会让双方蒙羞或遭遇损失,如果是,那么就不要使用电子邮件(至少得取得双方同意)。总之,千万要搞清楚状况,不要误以为每家公司使用电子邮件的态度都和自己一样,特别是写信给不同文化的外国客户,更是要小心。
商务往来的电子邮件,标题主旨最好清楚,问候语要适当(不要装熟,也不要过于生疏/姓名加职称与问候语,是不错的起头,例如某某经理您好),内容最好简单扼要且直接(陌生客户要先自我介绍,接着简要说明来信目的,再展开信件内容),不要闲聊、废话与工作无关的琐事或八卦(一方面不礼貌、二方面会留下“证据”),以文字为主,尽量避免图片的使用(可以附加档外挂方式处理,别直接在文章中穿插太多图片),书写文法与格式必须正确,避免火星文与自以为幽默的开玩笑,寄出前要检查错字与标点符号的使用,留下可以让对方找到你的Email、电话与地址。如果是你收到对方来信/回复,尽速回复,别让对方等候超过一个工作天。
电子邮件是你与客户互动的重要工具,想让客户对你留下专业与深刻的印象,就不要随便利用电子邮件传送无聊的转寄信或笑话文,更不要投寄大量且没有用的资讯(特别是很可能让对方中毒,或打开很花时间的附加档),千万不要投递让对方连看都不看就删除的信件,除了商务往来,不另作其他目的使用。
记得,所有商务往来的Email都要备份,万一将来职场合作出现争议时,有迹可循,保护自己也保护公司,免于蒙受不必要的损失。
网际网络与电子邮件虽然便利,不过,使用的基本逻辑,其实仍和蜗牛邮件时代的书信写作一样,有必须严格遵守的规范和礼仪,千万不要误以为电子邮件提高了人们互动沟通的速率,就可以将基本的礼貌和规矩全抛在脑后不顾。