从你表述看,你应该没有专业的财务会计人员,说明你是个小公司。
一般来讲,小公司应该适用《小企业会计准则》,在《小企业会计准则下》,你取得这些发票并支付款项时,全部计入当期的销售费用和管理费用即可。
至于说明细科目,根据你数据需要设置就行了。