致社团负责人书——社联会员权益部 各社团负责人: 大家好! 为了加强社团之间、社联和社团之间的联系,为了增进学生干部对社团和社联工作的了 解;为了促进社联和社团之间的合作以及社团之间经验的交流;为了实现学生社团的良性发 展,更好地丰富校园文化,社联会员权益部于2009 月22日和23 日开展了“阳光校园 行”系列活动之“同舟共济”篇---社团交流会。 本次交流会在文理学部教三楼召开,根据各类社团的特点,交流会以丰富多彩的方式展 开,如实践类社团采取了“面对面”形式,艺术类社团采取了风采展示的形式。这次交流会 中,各个社团负责人进行了积极的发言,提出了一些社团日常工作和活动中所遇到的问题和 困难,针对一些可以解答的问题,我们会员权益部和秘书处、纪律检查部的部分工作人员予 以了简单的解答。下面我们就各个社团所提出的频率较高的问题给大家进行详细的回复。 场地问题解析 社团使用活动场地一般情况下至少提前一周向社联提出书面申请,由社联根据活动内 容、性质、规模等有关情况做出统一审批、协调及安排。未经审批擅自占用场地开展活动者, 所造成的后果由社团自行负责,严重者将追究有关当事人的责任并做出相应的处罚。 特别要注意的是: 1.当社团借用文理学部教五楼文化素质教育报告厅、信息学部大学生活动中心、工学 部大学生活动中心各场所、文理学部樱顶大学生俱乐部、文理学部梅园小操场等场地时,应 首先登陆未来网(http://www.future.org.cn/)“大学生活动中心使用平台”查询场地是 否空闲。如空闲可用,则在平台上填写“活动申报”,之后下载并填写《武汉大学大学生活 动中心使用审批表》送交社联秘书处审批。 场地如果最终得到批准,团委会以书面批条的形式反馈给相关社团,然后由社团提前送 交相关场地的管理员进行备案。具体程序即: (社团)上网查询(社团)填写申请表(社团)向社联递交活动方案及申请表社 联审批(社联)交文书记审批(社团)胡向宇老师处拿最终批条(社团)将批条送交 相关场地管理员 2.社团借用其它教室时,要用A4 正规抄写纸向社联提出借用申请,同时上交活动详细 策划方案,由社联向教务部统一申请。教室是否最终得到教务部批准以是否得到社联反馈的 “教室使用通知单”为准。 借用教室参考例文: 教务部:**协会因举办**活动的需要,拟于****年**月**时至**时借用**教**人规模的教室。(不 /需要)使用多媒体。 望批准! *****协会 联系人***电话*** 3.凡借用活动场地,必须同时提交相关活动详细方案,包括活动的名称、目的、内容、 方式、时间、地点及组织负责人联系方式等。如举办讲座,另须详实说明讲座人的基本情况 和讲座内容。 黑白,彩色打印可以报销吗?答:黑白没问题,彩的一般不能报销。 举办活动的经费如何报销?答:写在策划里(报销一部分)。 可以为社团提供固定的可报销打印点吗?答:必须事前向社联提出申请,按要求提供相关材料的电子文本并填写《打印申请单》, 经批准后方可持《打印申请单》到指定印刷厂(小观园旁)印刷。 解析 1.社团举办活动如需向学校申请经费资助,必须在活动开展前由社团负责人向学生社 团联合会递交书面活动申请以及活动详细预算方案。经相关老师签字审批同意后,社团方可 按照预算方案开展活动和使用经费(特别提醒:社团负责人须谨慎保管好签字后的预算报告 或其复印件,以备报销时作为凭证)。经费一般由社团先自行垫付,活动结束后再给予报销。 2.社团应本着节约、有效的原则使用活动经费,并自觉接受学生社团联合会的监督。 3.社团应在活动结束一周内,凭正规发票到学生社团联合会如实报销。(正规发票带 有明显水印,并须加盖售货单位财务专用章或发票专用章。)其他票据无效。 4.发票的背后需注明经手人和证明人的姓名。 5.打印物品需事前申请,然后持《打印申请单》到指定地点打印,自行打印不予报销。 6.餐饮发票、的士票、话费充值卡等费用不予报销。