依据《党政机关公文处理工作条例》的规定,附件“是指公文正文的说明、补充或者参考资料。”附件并不是每份公文都有,但如果带有附件,由于它是对正文内容起着重要说明、补充或者引证参考的功能,因此又往往显得十分必要,是加强公文内容的理解以及贯彻执行环节不可缺少的构成部分,因此在实际拟制过程中必须注意讲究规范,确保不出现不应有的差错。
一、将“附件”与“附件说明”和“附注”混为一谈
这3个要素均是公文主体部分的格式项目,但各自的含义和用途有所不同。按照《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)的规定,“附件说明”指的是公文如有附件,要在正文下一行左空2字处标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件后不加标点符号。附件如有多份,要有序号,使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。“附件”则是指公文主件所应附的公文附件,即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力。“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围,使用时需要注意的事项加以说明的文字,例如“此件发至县团级”“此件可见报”“此件可登党刊等,它通常标识于成文日期的左下方。附注不是对公文的内容作出解释和注释,对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法加以解决,为此,使用附注时要加以注意。
二、附件位置及装订方式不正确
附件主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等,这些内容如果穿插在公文正文中,往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便,在这种情况下需要将其从公文正文中抽出来而作为公文的附件单独表述,既可以补充完善正文,又可使正文的内容简洁连贯。那么,附件应当处在公文的什么位置呢?根据《格式》国家标准的规定,附件应当置于正文之后,版记之前,并与主件一起装订。而且公文的附件需要另面编排,也就是说无论前一面留有多少空白,都需要另起一面。实践中不少机关把公文的版记置于公文主件之后,附件之前,形成主附分离,这是不正确的。也就是说,无论附件的页数有多少,都一定要置于版记的前面,并且无极特殊情况要与主件一起装订。这是在际操作中容易忽视的一点。如果在版记之后编排装订附件,由于版记是公文结束的标志,附件就不能视为公文的组成部分了。
三、附件的标识方法不合规范
按照规定,附件都要另起一面单独编排,具体的编排方法是首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字,使用3号黑体字,如果有多个附件,后面必须紧跟附件顺序号,顺序号后无需加冒号。附件标题编排在首页第三行居中位置,附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一致。附件标题以及附件中行、字、段落等的编排与主体部分相应格式要素的要求完全一致。但在具体行文过程中,我们发现有的机关或单位的公文附件没有另面编排,而是直接印制在“生效标志”之后;也有的在附件的左上角一遗漏“附件”二字,即使有也不是使用3号黑体字,而是仿宋体字;或者当有多个附件时,附件顺序号使用汉字数字并加注冒号等等,这些显然都是不合规范的做法。
四、 采用复体行文方式时对“附件”的理解失之偏颇
如前所述,附件是附属于公文正文的其它文字、图表、图形等材料,对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用,但在公文处理实践中,有一种复体行文的方式,其表现形式是“以文载文”“文后有文”。具体是指法定公文的15个文种,由于它们是党和国家公文法规中所明确规定使用的,因此具有相应的法律地位,可以单独行文;而在机关单位的行文实践中,除了这15个法定文种以外,还有一个相当庞大的文书组群,包括计划体公文如纲要、规划、方案、安排、设想、打算、预案等等;总结体公文,包括总结、调查报告、典型材料、述职报告、述廉报告等等;法规体公文,包括章程、条例、规定、办法、细则、制度、规程、规范、守则等等;礼仪体公文,包括欢迎词、答谢词、欢送词、悼词、唁电、贺信(词)等等;书信体公文,包括表扬信、感谢信、慰问信、倡议书、公开信、告人民书等等;会议体公文,包括开幕词、主持词、大会工作报告、闭幕词、会议简报等等;凭证体公文,包括典型材料、组织鉴定、干部人事考察材料、大事记、协议书、合同等等。