串号管理操作指南 1. 概述 对于手机、 电脑、 数码相机等行业来说, 由于单品价值高、 使用周期长等特点, 必须满足国家 3C 标准, 厂家在生产每个独立的产品时就给产品标识一个身 份证—“串号”, 也叫序列号。 从渠道流通的角度来看, 产品串号的管理流程主要包括: 采购入库、 返厂维修、 销售出库、 销售退货、 零售核销、 零售退货、 换货、 调价、 返利。 流程是一环紧扣一环的, 比如说,一个串号要销售出库, 之前就必须经过采购入库这个环节。 下面简要介绍每个业务流程: (P1) 采购入库: 串号的管理流程从采购入库开始, 通常是从厂家采购一批货物, 每个单品有一个全局唯一的串号。 (P2) 返厂维修: 从经销商或零售商销售退货的、 顾客换货的产品串号由于质量原因,需要退回厂家进行返厂维修。 (P3) 销售出库: 货物采购入库后, 必须经过销售出库给经销商和零售商产生利润, 实现企业经营的本质。 (P4) 销售退货: 由于重大产品质量问题, 产品从经销商或零售商销售退货回来。 (P5) 零售核销: 产品从零售商场销售给最终顾客。 (P6) 零售退货: 在可以退货的条件下, 产品因质量问题, 比如说 7 天之内, 顾客在商场零售退货。 (P7) 换货: 顾客使用产品一段时间后, 产品有质量问题到经销商换货; 也可以是经销商或零售商到省代理换货。 (P8) 调价: 当产品调价时, 需要返给流通渠道的差价金额, 就是由相对应的、 合法的、未零售核销的产品串号数量来决定, 并随时用于抽检, 预防渠道在调价上报时造假。 (P9) 返利: 做为奖励, 上游渠道会给那些零售到最终顾客手上的产品串号, 根据收集回来的保卡数量, 验证串号的合法性、 有效性后, 给予下游渠道或导购员一定的提成返利金额。 串号做为单个产品的身份证, 所以通常给定一个串号, 需要知道这个产品当前的去向、全程跟踪到这个串号经过了哪些流程, 从而辨别该产品是否合法或者窜货。 串号管理的好处非常多, 但是流程也比较复杂, 一环紧扣一环, 工作量非常大, 所以在实施串号管理时, 要循序渐进, 长期坚持; 只要掌握了流程和方法, 实施起来就水到渠成。 2. 串号管理流程图 3. 串号采购入库 公司串号入库单是指从厂家采购入库。 有两种方法录入公司串号入库单: 一种是盘点机Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入公司串号入库单。 盘点机 Excel 大批量导入方法是: 采用盘点机先把要入库的产品串号全部扫描, 然后导入到 Excel 文件, 再从 Excel 文件大批量、 快速录入到系统。 ⑴Excel 文件格式如下: ⑵在公司串号入库单界面, 单击按钮, 如下图所示: 省代理 厂家 经销商 零售商 P1 采购入库 P2 返厂维修 P3 销售出库 P4 销售退货 顾客 P7 换货 P6 零售退货 P5 零售核销 P7 换货 P8 调价 P9 返利 ⑶选择要导入的串号采购入库文件, 单击按钮, 如下图所示: ⑷单击按钮, 如下图所示: ⑸单击按钮, 保存到数据库, 完成串号采购入库单大批量导入到系统。 小批量的、 手工录入公司串号入库单是: 在手工录入公司串号入库中, 入库的数量是系统根据实际录入的串号的数量自动计算的。 下面介绍手工录入公司入库单的步骤。 ⑴选择菜单, 如下图所示: ⑵单击按钮, 先录入入库单表头内 容, 其中为选择按钮, 然后单击按钮, 保存表头生成入库单号。 如下图所示: ⑶然后在入库单明细表格里, 把光标定位在这个单元格, 直接输入产品编码, 同时按 Alt-Z 键盘, 从后台取出产品信息如下图所示, ⑷或者把光标定位在这个单元格, 单击鼠标右键, 如下图所示: ⑸单击弹出式菜单, 弹出产品筛选窗口, 如下图所示: ⑹可以在产品编码里输入要查找的 产品编码、 产品名称或产品类别, 单击按钮, 查询要选择的产品结果列表, 然后选择要入库的产品(可以按 Shift 连续选择 或 Ctrl间隔选择, 选中的行边蓝色), 选中产品后, 单击按钮, 如下图所示: ⑺在对应的型号下面录入对应的串号, 入库时默认 “是否入库”打钩。 然后单击按钮即可 4. 串号返厂维修 串号返厂维修也是在公司串号入库单录入。 与采购入库唯一不同的是在入库单明细串号表里,“是否入库” 不打勾。 同样提供两种方法录入: 一种是盘点机 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入公司串号入库单。 手工录入方法请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍串号返厂维修要导入的 Excel 文件格式: 如上图所示, 串号返厂维修要导入的 Excel 文件格式中“是否入库” 列为“否”。 下图是最终录入到单据里的样式: 5. 串号销售出库 产品串号销售发货到经销商、 零售商、 零售店铺, 在客户店铺串号送货单录入。 有两种方法录入客户店铺串号送货单: 一种是盘点机 Excel 大批量导入方法录入到系统;另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号送货单。 在销售出库时, 盘点机支持选择客户编码, 然后大批量扫描。 手工录入方法请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍串号销售出库要导入的 Excel 文件格式, 有两种 Excel 格式: 一种是简易导入, 另一种是复杂导入。 根据您的需要选择对应的格式: ⑴简易导入销售出库 Excel 文件格式如下: ⑵复杂导入销售出库 Excel 文件格式如下: 如上图所示, 串号销售出库要导入的 Excel 文件格式中“是否送货” 列为“是”。 下图是最终录入到单据里的样式: 6. 串号销售退货 串号销售退货也是在客户店铺串号送货单录入。 与销售出库唯一不同的是在送货单明细产品串号表里,“是否送货” 不打勾。 同样提供两种方法录入: 一种是盘点机 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号送货单。 手工录入方法请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍串号销售退货要导入的 Excel 文件格式: 如上图所示, 串号销售退货要导入的 Excel 文件格式中“是否送货” 列为“否”。 下图是最终录入到单据里的样式: 7. 串号零售核销 零售终端促销员(也叫导购员) 销售产品给顾客时, 要保留保修卡给公司做零售核销。 串号零售核销在促销员串号销售日 记帐录入。 系统提供三种录入方式: 促销员发短信完成串号核销; 一种是扫描枪扫保修卡到 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入促销员串号销售日记帐。 手工录入促销员串号销售日 记帐请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 促销员发短信完成串号核销格式如下: 报表格式名称 短信格式 短信示范内容 串号核销 #串号: 金额# #357358012367752: 799# 下面主要介绍串号零售核销要导入的 Excel 文件格式, 有两种 Excel 格式: 一种是简易导入, 另一种是复杂导入。 根据您的需要选择对应的格式: ⑴简易导入零售核销 Excel 文件格式如下: ⑵复杂导入零售核销 Excel 文件格式如下: 如上图所示, 串号零售核销要导入的 Excel 文件格式中“是否销售出库” 列为“是”。 下图是最终录入到单据里的样式: 8. 串号零售退货 串号零售退货也是在促销员串号销售日记帐录入。 与零售核销唯一不同的是在促销员销售日记明细产品串号表里, “是否销售出库” 不打勾。 同样提供三种录入方式: 促销员发短信完成串号零售退货; 一种是扫描枪扫保修卡到Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入促销员串号销售日记 帐。 手工录入促销员串号销售日 记帐请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 促销员发短信完成串号零售退货格式如下: 报表格式名称 短信格式 短信示范内容 串号零售退货 #串号: -金额# #357358012367752: -799# 下面主要介绍串号零售退货要导入的 Excel 文件格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 9. 串号换货 串号换货是串号管理流程中最复杂的流程, 有多种情况需要考虑。 换货的几种处理方法: 代理拿串号 A 回来换 B(串号 B 必须在公司仓库) 1) 如果 A 的去向是产品串号不符,建议做法如下: 把 A 串号做公司串号入库单和客户店铺送货单,日 期都为当天;再做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后 代理可以拿 B 回来核销. 2) 如果 A 的去向是在代理那里,建议做法如下: 直接做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后代理可以拿 B 回来核销. 3) 如果 A 的去向是代理已核销,并且代理当时用串号 C 换给顾客,建议做法如下: 先在促销员串号销售日 记帐做 A 退货,C 核销;再做串号换货单(单据里的客户店铺为代理名称);以后代理可以拿 B 回来核销. 4) 如果 A 的去向是代理已核销,并且代理没有说明用哪个串号换给顾客,建议做法如下: 直接做串号换货单(单据里的客户店铺为空),以后代理不可以拿 B 回来核销. 5) 如果 A 的去向显示在公司仓库,建议做法如下: 把串号 B 做公司串号调整单(是否入库不打勾);再把串号 B 做客户店铺串号调整单(是否入库打勾), 以后代理可以拿B 回来核销. 注意: 如果串号 B 在公司维修库, 要先把串号 B 在公司串号调拨单从公司维修库调拨到串号 A 送货到门店去的时候的出库仓库(如公司仓库); 然后再做串号换货单, 从隶属公司选择公司仓库; 最后做公司串号调拨单(从公司仓库调拨到公司维修库)把串号 A 调进公司维修库。 最终确保串号 A 从公司维修库换出, 换进串号 B 到公司维修库 串号换货目前只提供手工录入方法, 在“串号换货单” 录入。 录入的界面如下图: 10. 串号调价 串号调价在客户店铺串号调价单录入。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号返利单。 手工录入客户店铺串号调价单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 11. 串号返利 串号返利在客户店铺串号返利单录入。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号返利单。 手工录入客户店铺串号返利单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 12. 公司串号调拨 对于有分支机构的公司来说, 产品串号先采购入库到总公司仓库, 然后发到分公司仓库,在公司串号调拨单录入。 公司串号调拨在公司串号调拨单录入。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入公司串号调拨单。 手工录入公司串号调拨单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 13. 公司串号调整 由于公司仓库的某个产品串号遗失了, 可以做公司串号调整单, 减少库存, 核销该串号,“是否入库” 不打勾; 当然由于盘赢某个串号, 可以做公司串号调整单, 增加库存, “是否入库” 打勾。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入公司串号调整单。 手工录入公司串号调整单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 14. 客户店铺串号调拨 有时侯, 需要在终端之间互相调货, 在客户店铺串号调拨单录入。 客户店铺串号调拨在客户店铺串号调拨单录入。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号调拨单。 手工录入客户店铺串号调拨单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 15. 客户店铺串号调整 由于客户店铺的某个产品串号遗失了, 可以做客户店铺串号调整单, 减少库存, 核销该串号, “是否入库” 不打勾; 当然由于盘赢某个串号, 可以做客户店铺串号调整单, 增加库存, “是否入库” 打勾。 系统提供两种录入方式: 一种是 Excel 大批量导入方法录入到系统; 另一种方法是小批量的、 手工录入客户店铺串号调整单。 手工录入客户店铺串号调整单请参阅“串号采购入库” 章节中的 小批量的、 手工录入公司串号入库单。 下面主要介绍 Excel 文件导入格式: 下图是最终录入到单据里的样式: 16. 串号全程跟踪 串号全程跟踪就是: 通常给定一个串号, 全程跟踪到这个串号经过了哪些流程。 17. 串号去向追踪 系统提供大批量串号跟踪方法, 以了解这批串号当前的去向。 18. 促销员提成核算 通常使用串号来管理进销存的企业, 终端促销员每月的销售提成是根据收回的保修卡上的产品串号、 结合产品型号的提成单价来计算提成的。 保修卡的核销体现在本系统里的促销员串号销售日记帐。 对于客户买断的机型, 系统不给终端促销员计算提成。 首先在产品信息表里定义每个产品机型的提成单价, 如下图所示: 系统提供两个提成统计表: 1)产品串号提成数据统计汇总表, 如下图所示: 2)产品串号提成数据明细表, 如下图所示: 19. 其他串号管理报表 系统还提供了各种串号管理报表, 包括: ⑴产品串号销售明细时段报表 ⑵产品串号进货明细时段报表 ⑶未售产品串号统计表 ⑷产品串号对帐表 ⑸串号送货/销售/调价/返利/结款关联明细时段报表 ⑹客户店铺串号进销存收款汇总时段报表 ⑺产品串号退货明细时段报表 ⑻产品串号换货明细时段报表 ⑼产品串号调拨明细时段报表