多个附件时的序号标点符号及页码标识不合规范
按照规定,公文如有附件,一定要在“附件说明”处标注公文附件的顺序号和名称。其位置在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ×××××” );附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。实践中,有些公文却没有按照规定去做,比如将附件名称加上书名号,是毫无必要的;或者在附件名称后加冒号抑或句号;或者多个附件的顺序号使用汉字数字;所标示附件名称和实际附件的名称不完全一致;“附件”二字后边的冒号和序号位置颠倒。如“附件:1. ×××××” ,却被标注为“附件1.×××××”或“附件一:×××××”,或者”附件1:×××××。”以及“附件:《×××××》”等的标注都是不规范的。还有就是当附件名称过长需要回行时,要注意应当与上一行附件名称的首字对齐。但有些公文却不是如此:
附件1.××××××××××××××××××××
正确的做法是:
附件:1.××××××××××××××××××××
附件与正文一起装订时页码的标识不合规范
页码是《条例》和《格式》中新增加的格式项目,用以表明公文页数的顺序号。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码,也就是说,页码只需标识到正文结束的那一页。同时,当公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。实践中有些公文却未能如此,而是将附件单独编排页码,这就造成了主件和附件分离的情况,使得附件没有成为公文的有机组成部分,显然是不规范的。