收信 者和写信者的邮编均不必写。 不同的信函封文除了上述不同的格式要求外,还有许多普遍的规范和要求,基层公务员应当严格遵守。 一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜;横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信 函,当使用素色信封。 二是封文字体。封文字体的书写,可用钢笔、圆珠笔、毛笔等,但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳,忌用红色、绿色 等彩色笔书写。写给长辈的信,应以端正的字体书写,以表尊敬。 三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用,因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、 “同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的,但切勿采用表 示亲友、辈分关系的称呼,如“姥爷”、“四叔”等。 四是邮编邮票。为便于邮局作业,寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整,一字一格。 直式信封的邮票应粘于信封的左上角,横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正,给人以尊重、踏实之感。寄航 空、挂号等信函时,需加贴标签。标签应粘贴端正。 对于公务信函的发送者而言,重要的是信函的撰写;而对于公务信函的接收者而言,重要的则在于信函的回复和管理。 使用公务信函必然是有事要谈,有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中,是发信者最牵挂的事。因此, 基层公务员在收到公务信函后,务必要以适当的方式予 1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复,切不可拖拖拉拉、懒散对待,甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官 僚主义和不尊重他人的表现,导致发信者忧心忡忡,公务也不能 及时办理。 2.回复方式。公务信函的回复应遵循“照旧”原则,即以函复函。如果因故改变回复方式,应向对方道明原因。为尽早消除对方的 担忧之情,可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到, 然后再及时复函。 复函时除对对方的提议、要求作详实答复外,还应告之所收到的是何时所发的信函,我方又是何时收到的。这是为了防止有的 信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁,更 有必要这么做。如告诉对方:“您于 日发出的信函,我在11 日收到了。” 3.解释延误。基层公务员在收到公函后,如果当时确实无法及时回复,则必须先电告对方,并致以歉意,向对方解释原因,然后 再抽时间予以回复。 如果在回函时遇到困难,例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围,切不可不予理睬、束之高阁,甚至在日后与对方见面 时表示“并未收到”。即使帮不了忙,也应尽早答复,并致以歉意。 要表现出坦诚的态度,以便早让对方另做安排。 每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料,即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此,基层 公务员必须加强对公函的管理。 1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理,妥善保存于安全之处。按照常规,未经允许或批准,基层公务员不得 将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函,更应严 格管理,不得随意进行口头扩散或书面引用。 2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函,基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定,销毁信函应经过鉴别和主管领导批准, 并应登记在册。销毁时应有专人在场监督,保证不丢失、不漏销。 销毁应当完全、彻底,不遗漏。 切勿将信函随便当作垃圾扔掉,或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用,如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。 除了上述一般的公务信函之外,基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函,例如祝贺信、感谢信、 慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用 要求,基层公务员应当予以严格遵守。 祝贺函简称贺信,即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。 1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺 单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。 祝贺信函 的正文由三部分构成:一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺, 写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容,即所贺之事的 重大意义。三是发函者的希望和祝愿。