摘要:干部人事档案是组织人事工作的信息库和知人的渠道之一,它直接影响到干部工作的效率和质量。各级组织、人事部门要切实担当起干部档案管理工作的督促和指导责任,加强领导,增强认识,建立健全档案管理制度,规范档案内容,实现档案管理现代化、科学化。
关键词:干部档案 问题 对策
干部人事档案是干部人事管理实践活动的产物,是对干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作成绩等的记载,服务于组织人事工作,也服务于当事人,是组织人事工作的信息库和知人的渠道,干部人事档案工作做得好不好,直接影响到干部工作的效率和质量。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,干部人事档案工作也面临新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,是现阶段档案工作的重心。但在日常工作中,我们感到,干部档案在使用和管理中还存在一些比较突出的问题,应当引起足够的重视。
一、干部人事档案工作存在的问题
(一)对干部档案工作的重视度不够
①少数单位领导缺乏档案意识,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。在工作中,他们重中心工作,轻档案工作。在选拔干部时,凭自己的个人印象、主观意志,不调阅档案,从而对干部的德、能、勤、绩分析不够客观全面,不能很好地发挥干部档案在识人用人上的作用。②档案管理人员对干部档案工作也不够重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。很多单位没有专职的管档人员,档案管理人员身兼数职,疲于应付,没有足够时间和精力从事档案管理工作,再加上专业程度普遍偏低,不能主动学习业务,在查借阅手续上不严格按程序办事,不主动向领导汇报情况,缺乏争创一流的敬业精神。③各级管档部门对档案管理员的专业知识培训不及时。新的人事制度下,岗位人员调整频繁,档案管理员也不例外,刚刚熟悉业务,又被调到其他岗位,新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。如果各级管档部门对档案管理员的专业知识培训不及时,新的档案管理人员业务不熟,难以适应干部档案管理工作。④群众档案意识淡泊。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无;还有的同志认为干部档案工作是干部档案工作人员的事情,与己无关。因此使得干部人事档案归档不及时、不完整。
(二)档案管理制度不健全
①档案的收集归档、保管、查借阅、转递、保密等规章制度不够健全,没有建立规范的干部档案管理台帐。②有的虽建立了一些管理制度,却流于形式,执行不严。如档案资料收集不全,丢失严重;收集后又堆积如山,整理不及时;提供查借阅时,不能很好地进行监督,仍然存在极少数私自涂改的问题;移交档案时,手续不到位,甚至不加密封便让本人自己提走,个别人钻空子,抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等,为自己谋利,严重影响了档案的真实性和利用价值。③对违反规章制度的行为缺乏有力、有效的处理办法。
(三)干部档案立卷不规范,案卷质量不高
一是档案材料收集不齐,特别是一些重要的材料,如入党材料、考察材料、干部任免材料等没有收集齐全;表彰和处分材料散失较多。二是纸张不统一,表格不规范。档案材料要求统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,致使有的表格印制超过装订线。即使是16开办公用纸,也与原来的档案纸张大小不同,材料形成过程中,大的要切,小的要糊,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,如各种证书原件和复印件,而应该归档的零散材料却没有及时归档,有些材料还因此造成永久的遗失。四是档案材料内容填写混乱,前后不一。特别是年龄越填越小,甚至还有涂改的现象;参加工作时间越填越早;文化程度越填越高。另外,传统人事制度下形成的干部人事档案中的陈旧信息内容已不能满足社会的需要,如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、专业水平、科研成果等方面的内容少,这些都会直接影响档案的质量和利用率。
(四)档案管理的集约化、信息化程度有待提高
我国现行干部档案管理存在着“多头分散”的管理现象。参加干部人事档案管理的社会组织有本单位、上级主管单位、人才服务机构等,造成了人事档案隶属混乱,人事档案极为分散,给管理带来了困难。
随着科学技术的进步,计算机及网络技术在管理中广泛运用,管理手段也不断进步。但真正运用计算机及网络技术管理干部档案的单位却很少,干部人事档案信息管理系统没有普遍采用,基本还是手工收集、检索档案资料。传统的手工管理方法费时、费力,效率低,同时信息量小,不利于档案的收集、利用和开发,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应,使工作人员没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值。其次,有的单位档案室建设不标准、不规范,档案保管条件简陋。更重要的是档案管理队伍文化程度和专业素质与新时期的档案管理工作的需要不相适应,特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
二、做好新时期干部人事档案工作的几点思考
(一)加强领导,增强认识,提高管理队伍人员素质
①组织、人事部门要切实担当起干部档案管理工作的督促和指导责任,加大档案管理员的培训力度,定期或不定期地组织管理人员接受业务培训,使他们系统深入掌握相关的最新技术和方法。②各单位领导要把档案管理工作列入每年的工作计划、考核目标,在配备档案专兼职人员时,要选择政治思想好、事业心强、能熟练掌握档案专业知识的人担任,并注意保持人员的相对稳定。③档案人员应努力学习,拓宽视野,优化知识结构,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,努力使自己成为一专多能的档案管理人才。
(二)健全档案管理制度,规范工作程序
建立完善的档案管理制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。①为了避免档案的丢失、改动,各科(处)室应明确责任,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标。对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等不断进行完善,建立接收干部人事档案材料登记簿、查阅档案审批表、借阅档案登记簿、转出档案登记簿、转递材料通知单、销毁档案材料登记簿等。②要在进档材料的鉴别上,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档,为干部考察任用时提供真实、准确的个人信息。③针对体制改革、人员流动等新情况、新问题,制订一些新的制度。如《档案材料上交登记制度》、《干部人事档案联络员职责》等,并要求严格执行。
(三)规范档案内容,提高档案整体质量
中组部《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》是干部档案管理工作规范的基本依据,档案管理人员要认真学习,严格贯彻落实。在实际工作中,档案管理人员要做到“三勤”,即嘴勤、腿勤、手勤,快速及时地收集档案材料,不断充实档案内容,要坚持“标准化”整理装订干部档案,力求做到材料加工精、材料切订好,有助于保持档案的美观。在材料鉴别归类上要力求准确,做到材料填写无漏填、错填,要在组织部门审查盖章或本人签字后,才能归档,要确保档案材料的真实性,特别是“三龄一历”无涂改、无修补。在新人事制度下,应建立干部能力、业绩档案,重点收集个人专业水平、继续教育、科研成果以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的材料,及时将干部的工作情况、业绩和在重大活动、重要工作中的表现情况收入档案。把档案建设成为反映干部面貌的镜子,记录干部成长的录像,以便组织部门对干部进行全面了解,使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。
(四)加快档案管理现代化,实现档案资源的最大效益
为了能很好地将人事信息资源共享,有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值,我们应加快干部档案管理专业化、集约化、信息化的步伐。首先,以县市为单位建立人事档案中心,集中统一管理全县市的干部人事档案,并提供“一站式”专业服务。从根本上改变目前干部档案多头管理、分散保存的状况,做到干部档案管理集约化。同时全面实现干部档案管理信息化:第一、建立干部电子名片。通过干部个人电子档案系统,将干部人事基本信息(如干部履历信息)输入微机,制成电子卡片,以便社会公众查阅浏览,促进人才流动。第二、建立干部档案数据库。通过干部信息库,使干部基本情况信息的查阅、维护、打印、上报实现“一键通”,切实提升了干部基本信息管理的科学化水平,为选人用人的科学决策奠定了坚实的基础。第三、建立干部人事档案网络化管理体系。通过局域网之间的相互联结,实行干部档案的网络化管理,为方便、快捷地查阅、维护档案信息提供平台,使各级领导可以随时调阅所需档案资料,提高信息的利用效率。同时,利用计算机技术做好领导干部信息的综合分析,为各级领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料。第四,加强电子档案的日常维护和定期更新,保障档案信息安全。由专人负责档案资料的变动、完善;增强档案管理工作的主动性,对每月形成的档案材料,实行索要制度;使档案数据库中的内容更加符合干部的成长。
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