《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第九条规定,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料,对公文正文起说明、解释、补充、证实、参考作用。正确标注附件与附件说明,是公文格式规范化和结构完整性的客观要求。但在日常的公文处理中,一些单位存在附件与附件说明标注不准确、对附件概念不清、混淆主件与附件的界限等问题,应引起重视。
一、附件与附件说明的规范化标注
1.附件说明的标注
《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
因此,公文如有附件,必须有对应的附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。附件说明应以“附件”二字开头,不能只用“附”一个字。“附件”后应为附件的全称。当有两个或两个以上附件时,应在附件名称之前加上附件顺序号,附件说明的序号与名称应与附件一致。附件顺序号应上下对齐;附件顺序号用阿拉伯数字;附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号;当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。如下所示:
×××××××××××××。
×××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××××××××××。
附件:1.××××××××××××××
×××××
2.×××××××××
2.附件的位置和标注
《格式》规定,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
笔者认为附件的位置分为两种情况。一种情况是附件和公文正文装订在一起,附件应该位于公文主体与版记之间。不管前一面留有多少空白,附件都应该另起一面,不要直接接在主体之下。
另一种情况是附件与公文正文不能一起装订,附件单独装订,这时版记