分省院机关实施公务卡结算暂行办法 为了进一步深化国库集中收付制度改革, 规范财政财务管理, 提高公务支出透明度, 控制现金流量与现金风险, 根据陕西省财政厅、 陕西省监察厅、 陕西省审计厅、 人民银行西安分行印发“关于省级公务卡改革扩大试点工作有关事项的通知”及“关于进一步推进我省公务卡制度改革的实施意见”精神, 结合分省院机关财务管理和资金结算实际, 制定本暂行办法。 一、 公务卡的概念和结算方式 1、 公务卡是金融机构为我院在职职工( 以下简称职工)以个人名义开立的具有一定透支额度与透支免息期的贷记卡, 职工个人作为持卡人并承担相应法律责任。 2、 公务卡结算方式是指财务部门与职工之间的结算方式。 是财务部门将职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,或者职工因公借款, 通过单位零余额账户或基本户账户向发卡银行划入职工公务卡的方式。 二、 公务卡的用途和消费使用的范围 ( 一) 公务卡可用于公务活动的刷卡透支消费, 接收财务部门划转职工垫付现金的公务消费报销资金, 以及因 公借款的划转资金。 ( 二) 公务卡使用范围: 公务卡在公务消费中主要用于银行转账限额以下( 1000元 以下) 的零星购置、 差旅费的支付等。 如支付办公费、 印刷费、 差旅费、 会议费、 招待费、水费、 电费、 交通费、 劳务费等零星费用。 陕西省省级公务卡结算强制消费目 录如下: 1、 办公费: 指单位购买按财务规定不符合固定资产确认标准的日 常办公用品、 报刊杂志等支出。 ( 1) 日 常办公用品支出: 指笔、 墨、 纸张、 复印纸等日 常办公用品。 ( 2) 办公设备维护支出: 指计算机、 打印机、 复印机等维修维护。 2、 差旅费: 指单位工作人员因出差支付的住宿费、 旅费等支出。 差旅费中的其他支出项目 具备用卡条件的, 也应用公务卡支付 ( 1) 住宿费: 指单位人员出差入住宾馆、 招待所费用 ( 2) 旅费: 指飞机票、 车船票费用。 3、 会议费: 指单位主办会议中按规定开支的房租费、 餐饮费以及文件资料印刷费、 会议场地租用费等支出。 4、 印刷费: 指零星印刷支出 5、 公务招待费: 指单位按规定开支的餐饮费、 住宿费等 支出。 6、 水电费: 指单位支付的水电费支出 7、 交通费: 指公务外出支付的交通费用 对于省级公务卡结算强制消费目 录规定的公务卡支出项目 , 原则上持卡人必须按规定使用公务卡结算, 并按规定完成财务报销手续。 持卡人未使用公务卡刷卡消费的, 单位财务部门应拒绝持卡人财务报销申请, 特殊情况下不能使用公务卡结算的, 须经单位财务部门批准。 因无法刷卡等特殊情况必须以现金支付的公务消费款项, 单位财务部门审核后,应将报销款项划入公务卡, 不再使用现金结算。 三、 公务卡使用中的有关规定 1、 持卡人不得通过公务卡透支提取现金。 因透支提取现金而产生的手续费、 利息等一切费用由持卡人自行承担。 2、 公务卡实行免费开卡、 免收年费、 到期免费换卡。 3、 公务卡具有一定的透支额度。 根据省财政厅有关规定, 确定的公务卡透支额度为厅级干部5万元, 处级干部3万元, 一般干部2万元。 4、 公务卡具有20—50天的透支免息期和固定还款日 期。透支免息期和固定还款日 期按照发卡银行相关规定执行。 5、 公务卡的卡片和密码均由职工个人负责保管。 公务卡遗失或损坏, 由职工个人及时到单位财务部门提出申请, 由财务部门通知发卡行补办。 四、 公务卡消费结算的基本程序 1、 职工使用公务卡进行公务消费是, 可在具备刷卡结算的商家购买商品和服务, 并取得正式发票和消费交易凭条( 即银联小票) 作为会计原始凭证入账。 2、 职工在使用公务卡消费之后,持正式发票和银联小票,及时到财务部门办理报销手续。 审批手续仍然执行现行实施的财务报销程序。 3、 财务部门按规定对公务卡消费凭证进行审核, 对经审核同意报销的公务消费信息, 由财务人员通过国库集中支付系统编制“还款明细表”汇总表, 加盖单位财务章, 提交给发卡银行。 同时, 在公务卡的免息还款期之前, 按相同支出预算科目 汇总生成授权支付令, 提交零余额账户开户行, 将资金划入发卡银行。 发卡银行收到“还款明细表”和资金后, 再分解到各个职工公务卡。 4、 发卡银行在收到我院划拨资金和“还款明细表”信息的当日 , 将资金分解到公务卡账户, 并将分解划款的明细和汇总表回执盖章后, 送我院财务部门作为记账、 对账的依据, 同时将划款信息通过手机短信告知收款职工。 五、 职工借款、 现金结算管理 1、 实行公务卡结算方式后, 财务原则上不再办理现金 借款。 单位职工因公务原因确需临时借款的, 须经主管院领导审批, 由财务部门将借款划入职工的公务卡, 并按照公务卡消费流程和期限办理报销手续或还款手续。 2、 不能实行公务卡刷卡消费和转账结算的公务支出,可向财务部门借款支付。 3、 实行公务卡结算方式后, 一般情况下不再使用现金结算。 但属于下列情况的, 经主管院领导审批, 财务部门审核后, 可以继续使用现金结算: 1) 确需用现金发放给非本单位职工, 单笔金额在1000元以下的劳务费、 会议补助费等一次性费用 2) 确需用现金支付给单位临时聘用人员的费用 六、 公务卡结算报销中应注意的事项 1、 一项经济业务中, 如果同时有转账结算、 现金结算和公务卡结算, 应根据不同的结算方式, 分别填制报销凭证审批报销, 以便于财务部门、 职工与银行对账和账务处理。 2、 职工在财务部门交付报销凭证时, 应办理报销凭证登记手续, 注明现金消费、 因公借款或刷卡消费及刷卡消费的时间, 以明确责任, 便于提示划款和查询资金到账情况。 3、 职工使用公务卡结算的各项公务支出, 必须每月 在5日 前到财务部门报账, 银行规定每月 24号为账单日 ( 银行结账日 )财务部门在规定的免息还款期内,即次月 14日 前, 将报账的钱分解到各个职工公务卡上。 七、 实行公务卡结算方式后的财务管理 1、 实行公务卡结算方式不改变本单位的现行财务管理制度与报销基本流程。 2、 单位职工使用公务卡消费结算的各项支出, 在单位财务部门审核报销之前属于个人消费行为, 报销时, 单位财务部门应按照现行财务管理制度对持卡人的刷卡消费行为进行合规性审核, 对符合报销条件的部分予以报销; 不符合报销条件的部分, 由持卡人自行偿还。 3、 职工使用公务卡应树立良好的信用意识, 在免息期内按时报销还款, 如因报账不及时, 超过了还款日 期而产生的罚息, 由职工本人承担。 4、 因调离、 退休等原因离开本单位, 应按单位要求清理公务卡项下债权债务, 停止公务卡的使用。 八、 本办法自公布之日 起执行。 中科院西安分院 陕西省科学院 2011.8.8