证件管理规定一、目的 为加强我公司证件的管理工作,有效地保护和利用各种证件,防范风险,维 护公司的合法权益,特制定本规定。 二、范围 本规定适用于公司资质升级、招标、投标、报建等所有有效证件。本规定所 称的证件是指职称证、建筑业各种岗位证等(以下简称“证件”)。 三、职责 (一)各子公司、各部门员工均有保护证件的责任和义务。 (二)人力资源部负责证件的办理、年审、变更、延期、注册、整理、保管、 登记、备案、催还、存档等工作;同时组织人员参加继续教育、培训等工作,全 面做好证件的管理,保证证件的有效性。 四、管理流程 (一)整理办法 1、收集与保管:人力资源部对公司证件进行统一收集保管,公司新员工入职 需将职称证、岗位证等交人力资源部统一管理,离职时到人力资源部签领。 2、由公司组织统一申报办理的证件,符合申报条件员工在接到人力资源部通 知时,必须配合人力资源部提供办证所需的相关材料。 3、分类及归档:根据证件类型、类别进行分类归档,并扫描存档。 4、证件的年审、重新确认、继续教育、年度培训均针对在职持证者。离职后, 公司不再对其证件进行后续相关手续的办理。 (二)借用程序 1、员工不得随意外带公司重要证件的原件,因工作需要必须借用证件原件的, 应填写《证件借用申请单》(附件 1),经人力资源部主管签批同意后方可借用, 并在承诺归还日期内归还;到期不能归还的,需重新续签《证件借用申请单》(附2、若证件需长期使用,须经人力资源部经理签批。(三)被借用的证件由人力资源部在《证件借领登记表》(附件2)进行登记, 注明借用证件的名称、借出日期持证人姓名、证件名称/编号、借用人签字、借用 人单位、联系电话、归还日期等。 (四)销毁:如需对有效期满无效的证件、员工劳动关系解除后长期未领走 的证件,需由人力资源部报公司领导审批后方能进行销毁。销毁时由工程技术部 派人员到现场负责监督,相关人员需在《证件销毁清单》(附件3)上签字。 五、证件津贴及证件归还 (一)证件津贴发放 1、津贴发放以证件是否使用为标准。 (1)由公司负责统一办理,所需费用由公司承担的,有效且用于公司资质升 级和年审、建筑工程报建至工程竣工期间可享受相应证件津贴。 (2)由个人自行办理,所获证件由来宾市职改办确认有效且用于公司资质升 级和年审、用于建筑工程报建至工程竣工期间的,公司给予相应的证件津贴。 2、安全员