下面介绍两种常用的数据分析、挖掘工具:数据分类汇总与数据透视表。要使用的示例数据如下:
呵呵…有点偷懒,还是使用上一篇博客的数据。
一、数据分类汇总
先来,数据分类汇总吧!在使用一项工具前,明白这个工具能干什么至关重要,总不能拿一把梅花的螺丝刀想去开一字的螺丝吧!?数据分类汇总,从其字面上就可以看出其功能,其作用是:在一堆的数据中,根据某个要求进行数据的归类后(归类其本质就是将相同的特征的数据放在一起,反应到Excel中具体就是排序),再对归类后的数据进行汇总操作,这种汇总操作可以是对分类后的数据求平均值、求和、求最大值的等等操作…
好吧,不喜欢看解释,没耐心的朋友,就让我们直接以例子来说明吧。
比如,现在要对上面给的数据进行分类汇总,具体要求:汇总每个部门每个月发出去的总的基本工资是多少?
从要求上理解,首先,得对部门进行汇总(也就是排序,将相同部门的放在一起),然后,再计算出汇总后的基本工资。其中,对部门进行汇总(就是排序),则部门就是分类汇总中的分类字段;对基本工资进行求总和,汇总方式就是求和,且汇总项就是基本工资。具体操作见如下图形分解:
(1)选中数据
(2)单击“数据”à“排序”
(3)在弹出的“排序”对话框中,主要关键字设置成“部门”,再点确定
(4)排序后数据如下:
(5)接着选择“数据”à“分类汇总”
(6)在弹出的“分类汇总”对话框中,设置如下:
按上面的需求分析,分类字段是“部门”,汇总方式是“求和”,汇总项是“基本工资”(选定汇总项中只选择“基本工资”,如果有要求其它一起汇总也可一起选择,如有一个“津贴”,也要求一起求每月总和,则“津贴”一起选)。下面的三个选项:替换当前分类汇总、每组数据分页、汇部结果显示在数据下方,可以不用设置。
(7)结果如下
点击上图左上角的123可以对数据进行折叠、展开。如点击了2,数据显示变成了如下,是不是一目了然,很方便的可以知道每个部门每个月要发的基本工资是多少呢!?
二、数据分类汇总操作总结
(1)数据分类汇总的主要是应用于:在一堆数据中,根据某个条件对数据进行归类后,再计算这一堆数据中某个列的值,计算方式有多种(求总和、求平均值、求最大值、求最小值等等)。
(2)在数据分类汇总前必须要做的一个步骤是: