「关于主题」
一定要写!
提取所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道,这封邮件值不值得看,是否为垃圾邮件!
如果不写的话,一般会默认为「无主题」,对于经常看邮件的人来说,这是非常糟糕的体验。
如投简历的时候,主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。
「关于正文」
简明扼要!
对于收件人的尊称要有,以及在正文末加上类似于「以上,谢谢!」内容,会让收件人觉得你很礼貌。
正文的要求是「说人话」,除非一些特殊的情况外,尽量化繁为简,一句话能说清楚的不用两句话。
「关于签名档」
不是必须要,但有最好!进入职场的人,基本都是有的!
当你是第一次给某人发邮件时,你的签名档算是你的个人名片,收件人可以在签名档里知道你的基本信息,如果有进一步的沟通,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。
补充一句,应该会有人不知道什么是邮件的签名档,以及该如何去设置,这里不科普了,欢迎百度。
「关于邮箱昵称」
这其实是个细节问题!
收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人,可能都有体会,因为这些邮件里的邮箱昵称,如果没有设置过的话,大都源自你的 QQ 昵称,所以你懂的。
对于已经进入职场的人,要额外注意这个细节,把邮箱的昵称进行修改一下,以符合你现在的工作场景需要,即使用的不是 QQ 邮箱。
别弄个英文名,别人看了半天也不知道是谁,建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。
「关于抄送」
发送和抄送别弄混了!
所写邮件,应该发送给哪些人,应该抄送哪些人,需要搞清楚喔,不然会很尴尬,尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。
关于邮件的抄送是有点学问的,这里不细说,在初入职场时,如果有不明确的,及时问上级,沟通确认之后,再进行下一步操作。
「关于附件命名」
其重要性和邮件主题一样!
永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。
如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件,当他们下载之后,在一个文件夹里都出现各种「新建」时,估计他要疯的。附件的命名,也是需要根据关键词,简明扼要的写,如果是公司的一些文档,最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。