用Excel分类汇总功能操作分为对选定字段汇总,复制汇总结果,对汇总结果排序及删除。有时分类汇总会遇到,排序和分类汇总都呈灰色不可用,这是什么原因?下面从此问题开始进行分类汇总的探讨。
一、Excel分类汇总、排序与筛选为什么呈灰色不可用
1、单击列号 H,选中 H 列,选择“数据”选项卡,排序、筛选和分类汇总都呈灰色不可用;框选 H 列有内容的区域,排序和筛选都可用了,但分类汇总仍然不可用;演示如图1所示:
图1
2、解决方法。右键表格其中一个单元格,在弹出的菜单中依次选择“表格”→ 转换为区域,弹出一个询问“是否将表格转为普通区域”,单击“是”,则表格转为区域,排序、筛选和分类汇总都可用了;操作过程步骤,如图2所示:
图2
二、Excel分类汇总怎么用
(一)按一个字段汇总
假如要按部门分类汇总,统计每个部门的应发工资,操作方法如下:
1、排序。单击列号 B,选中 B 列,选择“数据”选项卡,单击“升序(A→Z)”图标,打开“排序提醒”窗口,选择“扩展选定区域”,单击“排序”,则B列按升序排列,相同的部门都连在了一起,这样便于汇总同一部门;操作过程步骤,如图3所示:
图3
2、分类汇总。选中表格任意一个单元格,按住 Alt,依次按一次 A 和B(或选择“数据”选项卡,单击屏幕右上角的“分类汇总”),打开“分类汇总”窗口,“分类字段”选择“部门”,“汇总方式”选择“求和”,勾选要汇总的项“应发工资”,其它的保持默认设置,单击“确定”,则汇总出各部门的“应发工资”;操作过程步骤,如图4所示:
图4
“替换当前分类汇总”用于已经分类汇总过再次分类汇总把之前的分类汇总替换为当前分类汇总。
“汇总结果显示在数据下方”指把汇总结果显示在每类数据的下方,如演示中把汇总结果显示在每个部门下方;如果不勾选,则汇总结果显示在每类数据的上方。
“每组数据分页”指把每组数据显示在一页;例如按“部门”分类汇总,把每个部门的数据显示在一页,演示如图5所示:
图5
提示:如果分类汇总时提示“Microsoft Office Excel 无法确定当前列表或选定区域的哪一行包含列标签,因此不能执行此命令。”,是因为表格标题行有合并单元格,把合并的单元格拆分即可。
(二)按两个字段汇总