当你完成了第一步,知道这件额外的任务,不会与自己的本职工作以及部门的利益和原则产生冲突;然后你又完成了第二步,明确了那些你力所能及,又符合对方期望的事项。接下来就是第三步了,把你与对方商定的事情变成协议。
所谓“定协议”,不是让你正儿八经地与对方签一份合同,而是发一封邮件给对方。这封邮件的内容是一个action plan,告诉对方你打算如何完成这个任务。这样做不但看起来顺理成章,而且显得你做事既负责又细致。聪明的你自然会明白,这是用白纸黑字的方式把双方商定的各种要素确定下来。对于你来说,这是一种自我保护机制。
如果把任务交给你的人是你的上司,把这封邮件发给他就行了;如果对方是一个同事,不管他与你是不是在同一个部门,你都要把这封邮件抄送给你的直线上司。这样做不单是表达对直线上司的尊重,也是对你的一种保护机制。上司成了这个协议的见证人,对方想变卦也没那么容易了。
即便像前面的案例那样,对方突然对完成时限的要求发生了变化,作为知情人的上司也可以帮助进行调剂。假如发生了什么意外状况的话,说不定上司还可以给你额外的指导或帮助呢。
当别人把额外任务塞给你的时候,你可以试试这三步:一、明确界限;二、管理期望;三、达成协议,从而过滤掉那些不该接的活儿,并且在那些该接的活儿上设置有效的自我保护机制。
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