本文是山东税务的电子发票,随着电子发票的流行,电子发票传递方便,客户可当天收到发票,且不需要邮寄,可以给公司省去运费。省去了销售方打印发票和盖发票章和邮寄的步骤。目前专票没有电子发票,只有普票可以。专票还需要纸质发票邮寄。
开票前准备:首先公司需要去税务局开通电子发票业务,并领一定的电子发票。税务局会让你注册51平台,咨询下开票软件的相关人员,他们也会帮你远程安装51平台。
开具电子发票:
安装51平台后,桌面上就有了两个快捷方式,一个是开票软件,一个是电子发票相关的,实际开票是在开票软件上的。
开票方法和普通发票开具一样,就是在发票填开的时候,会弹出两列,一个增值税普通发票填开,一个是增值税电子发票填开,选择电子发票,然后填写发票抬头税号等信息,最后点保存。(普通纸张发票是点打印,电子发票无打印按钮,直接点对应位置的保存就可以了)
电子发票交付给客户:
关闭开票软件,打开电子发票51平台相关的软件,在开票软件里开的电子发票会自动保存到这个51平台的相关软件上,右侧有操作一栏,找到对应的发票,点发票交付,会出现一个二维码,可以用微信扫描二维码,然后点进去,可以看到自己的发票,点进发票,点预览,可以预览到发票,预览下方有个发送到邮箱,填上需要交付的客户邮箱,该发票的pdf文件就通过邮箱发送到了客户那里,客户自己打印出来就可以了。
此外,51平台的发票查询那里,点开下方三角,也有个发送到邮箱,虽然都能下载到发票,但是邮件的内容不同。实际中,交付一栏是按照下方的那个,状态栏才会显示已交付。而实际上通过其他方式,已生成的其实也是已交付的。
交付方法有三种:
1.点51发票查询下方的三角,发送到客户邮箱,客户收到的是一张有pdf链接的邮件。(该操作后,会从已生成,变成已交付状态)
2.通过微信扫描二维码,找到那张发票,进入预览,发送到客户邮箱,客户收的是带有一个pdf附件的邮件。
3.通过发票代码等,直接在网页版51平台输入发票相关信息,自动获取到该发票,点该发票的发送到邮件。
PS:方法1和方法3不需要通过扫描二维码,不需要手机就可以用,当手机扫描上不显示时,可用方法1和3。
微信扫描二维码方式,可以在手机查看发票,不知道是不是手机的问题,出了点状况早上第一个电子发票的时候,电脑上已经显示了该发票,点交付后,用二维码扫描,发现列表里没出现这张发票,刷新了一下,也没有效果,反复扫了多次,都是以前的电子发票,不知道什么问题,后来,再又一次扫描中,这张发票又出现了,所以成功发了该发票到客户邮箱。
上午的时候又来了一张要电子发票,扫描后也是不显示,我以为和早上那张一样,有延迟,需要等一会才行,等了一会,刷新和重新扫描二维码都没有效果,时间比早上那张电子发票等待的时间长了,因为快下班了,问了问会计,会计让我重启手机,重启后扫描还是没有那张发票,而会计用手机一扫就扫上了,会计让我把前面的发票都删了试试,我删了一个,果然可以显示了。
电子发票二维码扫描不显示发票怎么办:
解决方法:删除前面的发票。
难道是显示有限额?应该和内存没有关系,刷新也刷新了,重启手机也重启了,重启手重新扫描也没有效果,这个问题比较奇怪,难道最多显示三张电子发票。
后来我又研究了一下电子发票,发现手机扫描后有个提示,可电脑登录某个地址,在电脑上操作,我试了一下,注册了账号,果然可以添加发票,而且在电脑上预览发票,也可以发送到客户邮箱,和手机上操作一样的。
解决方法2:当手机发票不显示的时候,可以在电脑上发送。
(可以输入发票信息,或直接拖动pdf文件,对于以前的发票,已经有pdf留存本,可以直接拖进去,该网页平台也会自动识别并添加)
总结一下两个方法:
1.在手机上删除前面的电子发票,就能显示出新的发票。
2.在电脑的51平台上登录,在电脑上预览发票,发送发票到客户邮箱。
解决方法3:手机和电脑网页版都有问题时,可以直接用方法1,方法1目前没出过错。
删除前面的一个电子发票,会显示出新发票并不是偶尔,是真的很有效果,当天下午又有一个要电子发票的,开完后手机扫描还是显示不出来。
正好我下午正登录着网页版的51平台,就填上发票号之类的,在51上把该发票发给了客户。
发完后,我想着试试删除前面发票的方法,又删了一个,一扫,果然又能扫出来的。
总之,这两个方法都很有效。后来又出现了网页版显示有问题,但是由于方法1目前没有出过任何错误。
交付邮件结果
方法1,交付给客户的邮件里,有个pdf的链接,客户点入链接查看和下载pdf。
方法2和方法3,交付给客户的邮件里,有个pdf的附件,客户需要下载邮箱里的附件后打印。
上面提到的三种交付方法,以目前经验看来,第一种最稳定。
第二种和第三种都可能有问题,第二种因为出过需要删除前面的才能显示的问题,所以个人之后几乎不用第二种了,也就是手机扫描二维码那种,发票多了,就可能显示不出来,需要删除前面的才能显示。
而且有时候手机点预览不显示预览,直接显示网页版的网址,估计是开发人员也想让人去网页版注册登录。
网页版51平台,注册后,可以管理自己的电子发票,比较方便,查询查看,发送个 客户也很方便。
添加发票有两种方式,一种是用发票代码,发票号码,校验码,日期,然后51平台会自动获取到这张发票并显示出来。另一种是直接拖动pdf文件拖进去,自动添加发票。(方法1交付的时候,除了给客户邮箱发一份,可以再给自己发一份,自己接收pdf文件,然后拖进去。)
但是因为需要自己进入自己邮箱,还要下载pdf文件拖进去,需要的时间有点长,所以直接输入信息添加发票这个方式也挺好的,因为领的一份发票中,发票代码是一样的,发票号码是顺序的,日期可以选今天,就是需要输入校验码,在51电子发票平台上预览下发票,就可以看到校验码。如果输入有误,会有提示找不到发票,可再输一次。
网页版的51平台很好用,但是偶尔也会出点小问题,出现问题后等一会就好了,此外还可以反复预览这张发票,有时候这张发票突然好了,有时候又变成了没有盖章的那种样式。
目前出现过的问题有两种:
1.提示异常票,发票是空的。
解决方法:等一会,刷新下页面,或者删除这张异常票,过会再添加一次,就正常了。
2.预览发票不提示异常票,但是预览发票是没有盖章的状态。
解决方法:反复预览几次,之后就正常了。
不用担心会把没有盖章发票的给客户,因为预览是这种状态的时候,上面的发送到邮箱的按钮就会消失,变为上传pdf文件,所以出问题的时候是无法给客户发邮箱的。
总之,这两个错误都是临时的,等一会就可以了,可能发票刚开出来,平台需要反应时间等问题有关。
51平台上有打印发票的按钮,但是这个调用的浏览器自带的pdf打印功能,打印出来会不是很清晰。还有个下载pdf文件功能,可以下载后用其他pdf软件打印,也可以尝试lodop目前发布的测试版pdf打印功能,还未正式发布。
电子发票虽然发送给客户报销的,但是开发票的公司也需要备份,51平台的点打印,调用的是网页的pdf打印功能,但是网页的pdf功能不是特别清晰,不要使用,建议用其他pdf软件进行打印。
电子发票由于是在A4纸上打,可以当电子发票数量累计到双数时进行打印,打印一张,然后再反方向打印另一张,从中间裁剪开,就可以了,也就是一次至少打两张发票,避免浪费纸张。
发票打印,由于是每月上交发票给财务,电子发票交付给客户的是电子版,因此自己打纸质备份的时候,可以分批打。
对于有纸盒的的打印机,可以累积到双数的时候再进行打,如8张,10张等,当月最后,如果有单数残留,再打单数,如果双数正好打完。
使用的是Lenovo M7400 Printer,比如要打8张,先不断打4张,然后把纸取出来,有内容的在上面,正向放入(测试过,内容正向正面放入,打出来的后面的是反向反面的),然后再打后4张,最后就得到了一张A4纸两张电子发票,每张背后都是白纸,用剪刀裁剪成两张,一张一个电子发票,正好浪费纸张。
如果当月最后是单数,则会浪费半张A4纸,如果当月是双数,则不会浪费纸张。
裁剪的时候,由于刚开通电子发票不久,都是手折叠后撕开的,但是边缘不整齐,所以后期需要修剪,正确的做法是在裁剪的时候就用剪刀,这样不会有毛边。
如何上交和整理发票带电子发票最新:
开通电子发票后,由于电子发票是用半张A4纸打的,所以和普通纸质发票的大小不一样,如果按照原方法,对公一叠,订单一叠,那么发票会大小不一,因为有的对公的也会要电子发票,有的订单的也会要纸质发票。
由于之前解决纸质发票的卡纸问题【解决篇】映美FP-530K+打印发票卡纸,色带安装问题,因此纸张发票不会作废了,电子之前的月份只作废过一张,就是后来又改要专票导致的作废,不得不说,还是电子发票更便捷且准确。
月末的发票整理和统计:
之前的博文是只有纸质普票的,月末的时候需要打两张月度统计,一张电子发票的,一张普通发票的。
在整理上交的时候,上个月对公都是纸质的,订单都是电子发票,没费心思整理,直接一叠对公,一叠订单,但是这个月,竟然有对公的开了电子发票,也有订单的要纸质发票的,虽然当月没有作废没有冲红,但是由于纸张大小不一,整理起来不是很舒服。
最后还是挑出对公发票,在发票用铅笔写上对公,然后对公一叠,订单一叠,以前都是每一叠微折一下,分成部分区分,对公和订单。
但是之前的都是纸质发票,两叠都是同样大小的,后来的订单开的都是电子发票,对公都是要的纸质的,因为需要合同。这次出现订单中有纸质,对公中有电子发票,所以这样一叠里纸质大小不一。
我是先把纸质的放前面,电子的放后面。
由于是A4纸张,折一下比较硬,和前面的纸张发票不融合,后来还是这样交给财务了,财务也觉得很乱,让我仔细点,给我看了看,财务是用回形针固定的,但是由于速度太快,没看出来是怎么整理的。
或许是分成四叠,一叠纸质发票的对公,一叠电子发票的对公,一叠纸质发票的订单,一叠电子发票的订单。
也就是把对公拆开,用回形针固定的方法,因为以前上交发票没用回形针固定过,只是邮寄的时候固定顺丰贴纸和发票或合同,以后知道该怎么整了。
不过看上去没有用这么多回形针。也可能还是两叠发票,对公一叠,然后不在使用折一下方式,改为回形针固定,也就是回形针固定两叠,一叠对公,一叠纸质,替换掉旧的折一下方式。
虽然上交了发票,但是离开的时候,我看到折一下的电子发票A4硬质展开了,因为纸张太硬,所以一定要使用其他固定方(如回形针)区分对公和订单发票。