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可在单元格使用下拉列表,帮助用户更高效地使用工作表工作。 下拉列表允许用户从你创建的列表中选取项目。
在新工作表中,键入要显示在下拉列表中的条目。 理想情况下,列表项会在Excel 表格中出现。 如果没有,则可以选择区域中的任何单元格并按Ctrl+T,快速将列表转换为表格。
注意:
为什么应将数据放入表格中? 如果数据在表格中,当在列表中添加或删除项目时,基于该表格的任何下拉列表将自动更新。 无需执行任何其他操作。
在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。
转到功能区上的“数据”选项卡,然后转到“数据验证”。
注意:如果无法单击“数据验证”,则表明工作表可能受保护或处于共享状态。解锁受保护工作簿的特定区域或停止共享工作表,然后再重试步骤 3。
在“设置”选项卡的“允许”框上,单击“列表”。
单击“源”框,然后选择列表区域。 我们将列表区域置于名为“城市”的工作表上的区域 A2:A9。 请注意,我们忽略了标题行,因为我们不希望该行成为选择选项:
如果可以让单元格留空,请选中“忽略空值”复选框。
选中“提供下拉箭头”复选框。
单击“输入信息”选项卡。
如果希望在单击单元格时弹出信息,请选中“选定单元格时显示输入信息”复选框,并在框中键入标题和信息(最多可键入 225 个字符)。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。
单击“错误警报”选项卡。
如果希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息,请选中“输入无效数据时显示错误警报”框,在“样式”框中选择一个选项,然后键入标题和信息。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。
不确定在“样式”框中选择哪个选项?
若要显示一条信息,但该信息不会阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“信息”或“警告”。 “信息”将显示一条带图标
的信息,“警告”将显示一条带图标
的信息。
若要阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“停止”。
注意:如果没有添加标题或文本,则标题的默认内容是“Microsoft Excel”,信息的默认内容是:“输入值非法。 其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

使用下拉列表

创建下拉列表后,请确保它能按要求工作。 例如,你可能希望通过检查了解是否更改列宽和列高来显示所有条目。
如果下拉列表的条目列表在另一个工作表上,而您想要防止用户看到它或进行更改,请考虑隐藏和保护该工作表。 有关如何保护工作表的详细信息,请参阅锁定单元格以对其进行保护。
要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表。

下载我们的示例

可下载一个示例工作簿,内附诸如本文示例的众多数据验证示例。 可沿用已有数据验证方案或自行创建。