浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理 [摘要]改革开放三十年,市场经济的建立、社会的变革、人才流动的加剧 及高等教育事业的蓬勃发展, 使得人们不再像计划经济时代那样由组织决定工作 单位,改革让人们有了更多的职业选择自由。而在这一过程中,原本深藏在高校 档案馆或教务处库房、院系资料室的高校学籍档案开始成为就业、出国、考研等 不可缺少的重要依据。 [关键词]高校 学籍档案 档案管理 证据价值 随着我国改革开放的不断深入,许多新兴行业急需人才充实,而有些传统行 业却面临转型和淘汰。 人才的培养和教育迫在眉睫。 近几年, 高校顺应历史潮流, 扩大招生规模, 以适应社会和经济的飞速发展。虽然大多数高中生实现了上大学 的愿望,但随着毕业生数量的急剧增加,就业问题日趋严重,成为摆在政府、单 位、毕业生及家长们面前的重要问题。为了出国、考研、考博、考各种资格证、 就业等需要,少数不法分子开始制造假文凭、假学历、假成绩欺骗用人单位,使 得用人单位和考核单位对应聘和应试人员的学历、资历更加审慎。毕业了几年甚 至十几年的学生出于各种需要, 返校查找在校时的高考检录表、 学习成绩、 学籍、 综合表现等档案以证明其学历的情况日益增多。学籍档案对人们择业、就业和各 种考试越来越重要。 一、高等学校学籍档案的本质属性 高校学籍档案是高校在教与学的活动过程中产生的。新生从入学到毕业离 校,形成了大量有查考价值的档案材料。按照原国家教委办公厅颁布的《高等学 校档案实体分类法》 ,学籍档案属于教学档案类。教学档案又分为 JX11、JX12、 JX13、JX14、JX15、JX16、JX17、JX18 八个二级类目,其中每年形成的 JX14 (学籍档案)占了相当大的比例。它包含新生入学登记表、学生学籍卡片、学生 成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、 退学) 、学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)和学生处分材料。由此 可见,学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”。“原始的历史记录”是学籍档案 的本质属性。 其一,学籍档案的原始性。“原始”的含义包括“最初的”“开始的”“第一手、未 经过开发的”。学籍档案的“原始性”是指学籍档案记载和反映了教学管理部门和 学生在教学过程中形成的初始的、第一手的、未开发的档案材料,如新生入学登 记表、学生学籍卡片、学生成绩表等。另一方面,在这些初始档案中,还留存着 大量学生、教师、管理人员的笔迹、图像等原始痕迹。学籍档案的“原始性”直接 关系到档案的“证据价值”,而正是这种“证据价值”使学籍档案在日后起到了凭证 作用。 其二,学籍档案的历史性。档案记载和反映的是过去的工作活动。学籍档案 的历史性是指对教学活动的发生、发展、结果等全过程进行全面、系统、完整的 记载和反映。 档案管理的基本任务之一就是要维护历史发展的真实面貌、再现历 史的本来面貌。只有充分发挥学籍档案的历史作用,才能满足单位、学校和学生 的需要。 其三,学籍档案的记录性。学籍档案是基于保管和利用的需要,有意识地通 过特定方式与方法形成和积累的。学校管理部门、教师、学生从新生入学伊始就 不断地以特定的有效方式积累教学过程中那些有价值的档案材料。如 “学生成绩 卡”记录了学生由入学到毕业每个学期、每门功课所取得的成绩。