1 湖南中烟有限责任公司郴州卷烟厂 单点课教材 \ue000ONE POINT LESSON\ue001 部门 人力资源部 班组 编号 ——————●———————○——————○———————○——————○—---- 基础知识 改善事例 故障处理 清除六源 其他 题目\ue009运用 WORD 的邮件合并功能实现“文章套印”或“数据套打” 附实例\ue009运用邮件合并功能快速建立竞争上岗后大量员工的《员工岗位变动表》 作者\ue009 黄冬艳 审核\ue009 时间\ue009 2009 年 9 月 内容\ue009 \ue007可附页\ue008 一、邮件合并的基本概念和功能 “邮件合并”就是在邮件文档\ue00c主文档\ue00d的固定内容中\ue00e合并与发送信息相关的一组通信资料\ue00c数据源\ue00f如 Excel 表、Access 数据表等\ue00d \ue00e从而批量生成需要的邮件文档\ue00e因此大大提高工作的效率。 “邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外\ue00e还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 二、适用范围 需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分\ue00c比如打印信封\ue00e寄信人信息是固定不变的\ue00e而收信人信息是变化的部分\ue00d \ue00e变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。 三、基本的合并过程 邮件合并的基本过程包括三个步骤\ue00e一是建立主文档\ue00e二是准备数据源\ue00e三是将数据源合并到主文档中。其中第一个步骤和第 2 个步骤顺序互换不影响合并。 1、建立主文档 主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分\ue00e如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个 Word 文档一样\ue00e但要注意是\ue00f主文档考虑如何与数据源更完美地结合\ue00e满足你的要求\ue00c最基本的一点\ue00e就是在合适的位置留 2 下数据填充的空间\ue00d 。 2、准备数据源 数据源就是数据记录表\ue00e其中包含着相关的字段和记录内容。如 Excel 表格、Outlook 联系人或 Access 数据库。 但要注意的是\ue00f将 EXCEL 作为数据源时\ue00e应删除标题\ue00e留下以标题行\ue00c字段名\ue00d开始的一张 Excel 表格\ue00e因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。 3、将数据源合并到主文档中 利用邮件合并工具\ue00e我们可以将数据源合并到主文档中\ue00e得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。 四、应用示例 运用邮件合并功能快速建立竞争上岗后大量员工的《员工岗位变动表》 根据档案管理要求\ue00e员工岗位变动后应将岗位变动表存入员工个人档案\ue00e由于每次员工竞争上岗后\ue00e岗位变动的人数比较多\ue00e如一张张的表格输入或填写\ue00e工作量很大\ue00e且容易出现差错\ue00e利用邮件合并功能可以快速完成《员工岗位变动表》的输入\ue00e且准确性较高。