黑龙江档案2012 年第 1 期总第 190 期 工 作 指 浅谈如何做好档案数字化工作 ◇ 王爱萍 档案 数 字化 是档 案 信息 化 发 展 的客 观要 求 ,对 于 促 进 档 案 工 作 由传 统 管理 模 式 向现 代 管 理 模 式 转 变 , 由传 统利 用模 式 向现 代 利用 模式 转 变 具有 十 分 重要 的 作 用 。但 是 , 档 案 数字化 建设 也 面临 着安 全保 密 和数字 档 案 真 实 性 、 完 整 性 、 可读 性 维 护 等 方 面 的 风 险 , 需 要 投 入 大 量 的 人 力 、 物 力 , 如果 建 设 不 当 , 不 仅 达不 到预 期 效 果 , 造成 巨大 的浪 费 , 还会 出现档 案 实体 和信 息安 全 等 一 系列 隐忧 。因此 , 全 面 、 客 观地 认 识档 案 数 字化 面 临 的风 险 , 积 极做 好应 对 风 险 的准备 , 并采 取 有效 措 施 做 好 风险 防控 工作 ,对 于顺 利 推进 档 案数 字 化 工作 具 有 十分 重要 的作 用 。 1. 提高风 险 意识 , 积极 做好 应对 档案 数 字化 风 险 的 准备 。杨 冬 权局 长在 全 国档案 安 全体 系建设 工 作会 议 上 的讲话 指 出 : “档 案安 全体 系建设 的首 要任 务 在 于加 强人 的安 全 思想 建设 ,提 高人 们 特别 是 档案 人 的 安全 意识 , 把 安 全第 一 当作 档案 事业 的一 项重 要 战 略 , 把档 案安 全 上升 到 战略 的高 度来 认 识 ,为档 案安 全 构筑 起 坚 固的思 想 防线 ”。因此 , 积 极 开 展档 案 数字 化 风 险教 育 ,提 高管 理 者及 档案 数字 化 相 关人 员 的风 险 意识 最 为关 键 。让他 们 了解档 案数 字化 的风 险 因素及 其 后果 , 正确 认识 档 案数 字化 风 险 的客 观 性 、不 确定 性 和危 害 性 , 积极 做好 应 对档 案 数- 7 -~ N,险 的 思想 、 知 识 、 技 术 、 人 才 、 资金 、 标 准 、 制度 等方 面 的准 备 , 可 以从 根 本 上保 证 档 案数 字化 风 险控 制策 略的 正确制 定 和有效 实施 。 2。 统筹 规划 , 将 风险 防控纳 入档 案数 字 化 建设 的各 个方 面 。档 案数字 化建 设是 一项 复 杂 的系统工 程 , 牵涉 到 法规 、 政策 、 标 准 、 管 理 、 技 术 等方 方 面 面 , 必须 统 筹 规 划 , 精 心设 计 , 严 格 管 理 , 确 保 安全 , 有 计 划 、 分 步 骤 地进 行 。在 档 案数 字化 建设 的规 划 、 立项 上 , 必 须 将档 案 数 字化 风 险 防 控 作 为 一个 重要 内容 加 以科 学 论 证 , 做 足 经费 预算 。 在 档案 数字 化信 息 系统 的设计 上 , 一是 确保 系 统平 台的前 瞻性 、 兼 容性 、 安全 性 、 可 扩 展性 , 包 括安 全稳 定 的操 作 系统 、 功 能 强大 的数据 库 管 理软 件 、 超 强 的数据 容错 能 力 、 稳定 可靠 的数 据存 储 系统 、 实 时 的备 份 系统 和科 学 的备 份 策 略等 ;二 是 确保 档 案 管理 系统 开 发 、设计 要符 合 有关 档 案 工作 和 计算 机 信 息 系 统 管 理 的法 律法 规 和业 务技 术 标 准 的要 求 ,具 有 安全 性 、 开 放 性 、 兼 容 性 、 可 扩 展 性 、 可移 植 性 和 易 操 作 性 , 具 备 严 格 的权 限管 理和 完备 的操 作 日志 记 录 ,对 于机 密级 以上 数 字化 档案 信 息还 应 加 密存 储 、 传 输 ; 三 是确 保档 案数 字 化信 息系 统环境 的安全 。要 注意机 房 选址 , 涉密 档 案数 字 化信 息系 统 机房 、主机 应 采取 电磁 泄漏 防护 措施 ,进 口计算 机 及数 字 化 转换 设 备在 使 用前 应 进 行 安 全保 密检查 。 3. 建立 和健 全风 险管 理制 度 , 将 风 险管 理 贯穿 于档 案 数 字化 建 设 的各个 环 节 ,确 保 档案 原 件 和数 字 化档 案信 息 的安 全 。档 案数 字 化风 险 管理 制 度 主要 包 括人 员 管 理制 度 , 主要是 建 立档 案数 字 化 各 岗位 责 任制 , 将 维 护 数 字档 案 的真 实性 、完 整 性 和准 确性 要 求 纳入 各 岗位 人 员职 责 ,并 签订 保 密责 任 书 ;档 案交 接 登记 制 度 , 主要 明确 档 案数 字 化 各环节 。 档 案交 接双 方 所 应履 行 的档 案 清点 、 登 记 和签 字 手续 , 确 保 档 案运 转 各 环节 的可追 溯 性 ; 图像 处 理制 度 , 规 范 图像 去 污 、 拼接 、 裁 切 等 处理 过 程 中所应 遵 循 的操 作 准则 ,防 范 因人 为 的 图 像 处理 操 作 而导 致 图像失 真 或 档案 信 息 内容 缺 失 而不 能正确 反 映档 案原 貌 ; 数 据校 验 制 度 , 通 过档 案 实体 和 数 字化 档 案 的一致 性 比对 和 修 正可 以有 效确 保 数字 档 案 的准确 性 和完 整性 ; 机 房 管理 制 度 , 以确保 机 房 的 安 全 、 整 洁及 信 息 安 全 为 原 则 , 通 过 规 范 人 员 进 出 , 加 强 机 房钥 匙 、 设 备 、 文件 管理 及 采 取机 房值 日等 措施 来 防 范 安 全保 密 风险 ; 系 统管 理 制度 , 针 对 系 统安 全 而 制定 的 系统 操 作 规 范 , 可 以采 取 双 人 负责 制 、 双 人 密码 制 、 系统操 作 登记 等措 施 来 防范 系统 操 作 风 险 ; 备 份 制 度 , 明确 数据 备 份 的责任 者 、 内容 、 时间 、 方 式 、 套 数 及备 份 数 据 的保 管 和管理 要 求 等 内容 ,以应 对 档案 数 字化 信 息 系 统 因设备 故 障 、突然 断 电 、计 算 机 病毒 发 作或 地 震 、 火 灾 等突 发事 件 而引 发 的数 据 丢失 风 险 ; 数 字档 案 利 用 制度 , 规 范数 字 化档 案利 用 程 序 和行 为 , 防范非 法 访 问 、 修 改和 擅 自拷 贝 、 留存 、 传 播 数字 档 案 资 源 ; 档 案 数 字 化设 备 维修报 废 制 度 ,规 范档 案 数字 化 相 关设 备 维 修报 废 行 为 ,防控 设 备维 修 报废 过 程 中有 可 能 产生 的信息 安 全风 险 。 4. 建立 完 备 的 风 险监 控 体 系 , 做 好 风 险监 测 、 排 查 和分 析评估 工作 , 采 取有 效措 施及 时应 对 。一 是建 立 自 动 化 的消 防 、 技 防 系统 。有 条件 的单位 应在 档案 数 字化 场 所 配备 自动灾 火 系 统 、 门禁 系统 、 电 视 监 控 系统 、 防 盗 报警 装 置 等消 防 系统 或设 备 。二是 建 立全 面的数 字 化 档 案信 息 安全 监测 系 统 , 具 有 计算 机 病 毒 检测 、 入 侵 检 测 、 防火 墙 、 漏 洞 扫 描 、 网 络监 控 、 安 全 审计 等 功 能 , 并 及 时更 新 杀毒 软件 病 毒库 和 安装 操 作 系统 、应用 软 件 漏洞 补 丁程序 , 阻止非 法访 问 和网 络攻击 行 为 。三是 做 好档 案 数字 化 日常的 安全 保 密管 理 和定 期 的 安全 保 密检 查 ,特 别是 要确 保 涉密 档 案数 字 化 信息 系 统 与互 联 网物 理 隔离 , 发现 问题 , 及 时处 理和 上报 。 5. 选 用技 术成 熟和 质量 可靠 的存 储介 质 和设 备 , 并 适 时做 好 载体更 新 、 数据 迁移 和异 质 异地备 份 工作 。一 是 在 档 案 数 字 化 信 息 系 统存 储 介 质 和 设 备 的选 用 上 , 应 选 用 主 流 的 技 术 成 熟 和 质 量 可 靠 的 存 储 介 质 和 设 备 。二是 做好 技 术 跟踪 与存 储 介质 、 设 备 定 期检 测 、 更 新 , 在技 术 升级 、 载 体 老 化 等情 况 发 生 时 , 应 及 时做 好 数 据迁 移 和 载体 更新 工作 , 避 免 存储 介 质 和设 备 过 时 、 老化失 效 或格式 被 淘 汰的风 险 。同 时 。 加强 对 载体更 新 与数据 迁 移 的管 理 与监 督 ,并 对转 换 后 的档 案 信息 进 行 检验 , 以核 实其 内容 、 结构 、 背 景 信息 是 否 确 已完 整 、 准确地 被转 换 , 维护 数字 档 案 的完 整 性 与真实 性 。三是 定 期 备份 并 异地 保存 。做好 定 期 备份 并 实施 异 地保 存 是 防 范天 灾人 祸 等重 大 突发 事 件 对数 字 档案 造 成毁 灭 性 破 坏 的最有 效 方法 , 对于 特别 重 要 或珍 贵 的 档案 , 有 条 件 的应 利用 不 同的软 硬件 、介 质及 格 式 实施 异 质 异 地 备份 保存 。 (作 者单 位 : 哈 同公 路管理 处 ) 【 责编 : 刘彤 】 一6l一 万方数据 浅谈如何做好档案数字化工作浅谈如何做好档案数字化工作作者:王爱萍作者单位:哈同公路管理处刊名:黑龙江档案英文刊名:HEILONGJIANG Archives年,卷(期): 引用本文格式:王爱萍 浅谈如何做好档案数字化工作[期刊论文]-黑龙江档案 2012(1)2012(1)