[摘要]改革开放三十年,市场经济的建立、社会的变革、人才流动的加剧及高等教育事业的蓬勃发展,使得人们不再像计划经济时代那样由组织决定工作单位,改革让人们有了更多的职业选择自由。而在这一过程中,原本深藏在高校档案馆或教务处库房、院系资料室的高校学籍档案开始成为就业、出国、考研等不可缺少的重要依据。
[关键词]高校 学籍档案 档案管理 证据价值
[作者简介]陆苏榕(1962- ),女,江苏靖江人,九江学院档案馆员,研究方向为高校档案管理。(江西九江332005)
[中图分类号]G637[文献标识码]A [文章编号]1004-3985(2008)27-0190-01
随着我国改革开放的不断深入,许多新兴行业急需人才充实,而有些传统行业却面临转型和淘汰。人才的培养和教育迫在眉睫。近几年,高校顺应历史潮流,扩大招生规模,以适应社会和经济的飞速发展。虽然大多数高中生实现了上大学的愿望,但随着毕业生数量的急剧增加,就业问题日趋严重,成为摆在政府、单位、毕业生及家长们面前的重要问题。为了出国、考研、考博、考各种资格证、就业等需要,少数不法分子开始制造假文凭、假学历、假成绩欺骗用人单位,使得用人单位和考核单位对应聘和应试人员的学历、资历更加审慎。毕业了几年甚至十几年的学生出于各种需要,返校查找在校时的高考检录表、学习成绩、学籍、综合表现等档案以证明其学历的情况日益增多。学籍档案对人们择业、就业和各种考试越来越重要。
一、高等学校学籍档案的本质属性
高校学籍档案是高校在教与学的活动过程中产生的。新生从入学到毕业离校,形成了大量有查考价值的档案材料。按照原国家教委办公厅颁布的《高等学校档案实体分类法》,学籍档案属于教学档案类。教学档案又分为JX11、JX12、JX13、JX14、JX15、JX16、JX17、JX18八个二级类目,其中每年形成的JX14(学籍档案)占了相当大的比例。它包含新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、退学)、学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)和学生处分材料。由此可见,学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”。“原始的历史记录”是学籍档案的本质属性。
其一,学籍档案的原始性。“原始”的含义包括“最初的”“开始的”“第一手、未经过开发的”。学籍档案的“原始性”是指学籍档案记载和反映了教学管理部门和学生在教学过程中形成的初始的、第一手的、未开发的档案材料,如新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩表等。另一方面,在这些初始档案中,还留存着大量学生、教师、管理人员的笔迹、图像等原始痕迹。学籍档案的“原始性”直接关系到档案的“证据价值”,而正是这种“证据价值”使学籍档案在日后起到了凭证作用。
其二,学籍档案的历史性。档案记载和反映的是过去的工作活动。学籍档案的历史性是指对教学活动的发生、发展、结果等全过程进行全面、系统、完整的记载和反映。档案管理的基本任务之一就是要维护历史发展的真实面貌、再现历史的本来面貌。只有充分发挥学籍档案的历史作用,才能满足单位、学校和学生的需要。
其三,学籍档案的记录性。学籍档案是基于保管和利用的需要,有意识地通过特定方式与方法形成和积累的。学校管理部门、教师、学生从新生入学伊始就不断地以特定的有效方式积累教学过程中那些有价值的档案材料。如“学生成绩卡”记录了学生由入学到毕业每个学期、每门功课所取得的成绩。学籍档案的记录性保证了整个教学过程历史材料的有机联系。
二、学籍档案的本质属性与学籍档案管理
根据学籍档案的本质属性,如何保证每个学生学籍档案的完整、准确,维护档案原始的历史记录性,适应个体和单位的需求,这对日常学籍档案工作提出了要求和挑战。随着学籍档案利用的日益增多,高校对学籍档案的管理越来越重视。而高校在学籍档案管理中容易忽略的问题,笔者认为有以下几个方面:
其一,对教学管理人员进行学籍档案重要性的教育。在新生入学时,有些高校教学管理人员主要忙于新生报到、安排教室、确定专业、布置教学计划、接待学生家长及进行新生入学教育等繁杂工作,容易忽略对教学管理人员进行档案意识教育。或者在制订新生入学教育计划时,有学籍管理教育,但缺少学籍档案重要性的教育,表现为教学部门强调不够;学籍材料形成了,但管理不善;学生档案材料收集不全;填写信息不够准确等情况。
其二,对学生进行学籍档案重要性的教育。高校学生从入学到毕业,会形成大量有关在校学习、生活表现的材料。这些档案材料有学生自己填写的,也有教学管理部门、教学管理人员、学生管理部门、学生管理人员及党、团组织、社团组织填写的。例如,学校在新生入学时都会发放《学籍登记表(卡)》等反映学生基本情况的表格,有的学校对学生如何高质量地填写各类表格缺乏教育和要求。如《学籍登记表(卡)》大多数由学生自己填写,由于新生入学时间不长,对要求填写的各类表格不够重视,常常会出现内容填写不全、书写不够规范、随意涂改等现象,影响档案的准确性和美观性。
其三,对教学过程中形成的档案材料进行整理。高校一般比较重视收集学生入学前及毕业时所形成的档案,而容易忽略收集和整理学生在教学过程中形成的档案材料,认为有的材料存不存档无所谓,缺了可以日后再补。如学生获奖、参加社会活动的材料等。而有关学生转学、休学、复学和退学的档案材料常出现纸张规格不一、用易褪色的墨水书写等现象,影响档案的质量。还有的教学管理部门人员频繁变动、档案意识不强、业务不熟,弄不清哪些材料应该收集、整理,并作为档案保存。诸如此类的例子都给日后学籍档案的管理带来了隐患。
三、保证高校学籍档案原始记录性的措施
档案承载的信息具有原始记录性,记载和描述了最直接、最原始的运动状态、运动过程,它是真实的,具有突出的凭证价值。如何使学籍档案真实、全面地反映学生在校期间的学习情况,维护学籍档案的原始记录性,充分发挥学籍档案的证明作用?笔者认为,从学校层面来讲,学籍档案管理应从源头抓起。学生学籍档案的形成与积累是一个渐进的过程,在这个过程中,要按照一定的流程收集、整理学籍档案,把档案工作的标准化、规范化融入管理工作中去,做到科学管理学籍档案,方能保证学籍档案的齐全、完整。具体而言有以下几个方面:
其一,每个新学年开始后,学校在布置教学任务的同时,由分管档案工作的领导向各院、系办公室主任、教务科科长(或教务秘书)下达形成反映学生在校学习、活动情况的档案材料的任务。与此同时,对教学管理人员宣传《档案法》,进行学籍档案重要性的教育,使教学管理人员明确做好学籍档案工作是对学校负责,替学生着想的重要体现。
其二,在对新生进行入学教育、学籍管理教育时,将档案知识贯穿其中,增强新生的档案意识,使他们认识到认真填写档案材料是对自己的过去和未来负责。
其三,学校教务部门或档案管理部门向各院、系发放统一的,符合有关档案工作规范和标准的《学籍登记表(卡)》《成绩登记表(卡)》《综合成绩登记表》《毕业生登记表》等表格。具体操作时,也可由计算机生成全校统一的、符合规定的各类表格。做到定期整理学籍档案,保证关键材料无遗漏。
其四,学生学籍档案管理部门与产生学籍档案的部门建立工作联系。明确学籍档案管理人员,责任到人,保证学籍档案的连续性、完整性。每学期末各有关部门、院、系应将一学期形成的学生材料进行分类、整理、归档,并集中保管。
其五,归档的学生材料必须是原件,且格式统一、字迹清晰。文字必须是利于永久保存的墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸等易褪色的书写材料与书写工具。形成的档案材料应杜绝随意涂改。
其六,档案馆(室)应随时了解学校各部门、院、系学籍档案整理、管理情况,督促、检查院系档案工作,发现问题及时指出和解决。针对专(兼)职档案员岗位变动较频繁的情况,采取多种形式进行档案业务技术培训,增强档案工作人员的责任感和使命感。
档案的价值是指档案的利用价值,是档案满足社会需求的有用性。学籍档案的原始记录性决定了它的证据价值,这是其他文献无法比拟的。因此,做好学籍档案管理工作,保证学籍档案的真实和完整,提升学籍档案的证据价值,满足用人单位和高校学生的利用需求,对高校档案工作来讲具有重要的现实意义。
[参考文献]
原国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范(教办[1993]429号)[Z].1993-11-16.
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