贸易部农产品采购管理办法 1.0目的 优化农产品采购流程,保证国内所需农产品可以及时采购,保证本部门该项业务的正常开展,并完善采购的一系列流程,包括谈判、采购、合约签订、货款申请、流程管理等,以其达到本部门费用控制及管理优化 2.0职责划分 贸易部物资采购划分为两个层级,农产品采购为第二层级: 2.1贸易物资:包括采购农产品和其他可供贸易的物资 3.0采购流程 3.1申请采购物资前需要些农产品或其他贸易产品调查报告,除获得样品外,需要就该目标农产品的价格、数量、品质、产地等详细说明,详见《农产品调查报告》 3.2以电话或者邮件的形式与客户进行邀约谈判,并以每日汇报的形式获得有效信息并备案 备案内容包含交易方式、付款方式等信息 3.3采购合同 3.3.1采购合同的采用统一格式,详见《合同》 3.3.2采购合同的编号规则为:PT(PRORICH TRADING)年月日合同排号,例如:2016年11月1日签订的第二份合同,则编号为P3.4付款申请 3.4.1按照财务要求填写付款申请单,付款单上需写明收款人信息、数量、价格、品名等信息 3.4.2 复印好合同后,作为依据附在付款申请单后 3.5合同的批准 3.5.1合同制定好后,需要将草稿交总经理审阅,审阅完毕后打印并交总经理签字 3.6货物追踪 3.6.1货物追踪需要由贸易部尼日利亚分部派人去追踪,原则上大量的货物需要派人现场监装确认货物品质、数量、装车情况及确认发车和到达时间并报总经理知晓 3.6.2 货物在起运前,相关提箱、装箱需要拍照并回传给总经理,装箱单、提单信息需要经总经理确认,提单正本需要寄回国内总经理处