会计档案的整理与归档方法 一、会计档案含义料归档范围 ??? 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。 二、会计档案材料归档范围 ??? 根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。??? (一)会计凭证:??? 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)??? 1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。??? 自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。??? 2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。??? 综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。??? (二)会计帐簿:??? 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种:??? 1、序时帐簿(又称日记帐)、出纳帐、银行帐;??? 2、分类帐簿:??? 分类帐簿分总帐和明细帐两种??? (1)总帐(总分类帐),即按总分类帐户分类登记的帐簿;??? (2)明细帐(明细分类帐),即按明细帐户分类登记的帐簿;??? 3、辅助帐(备查帐簿),还有固定资产明细帐(卡片)各种登记簿等都要归档,即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。??? (三)会计报表:??? 会计报表是用统一的货币计量单位,综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动,财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载,加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类,主要有:??? 1、从内容分:资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等;??? 2、从时间分:旬报、月报、季报、年报等;??? 3、从单位分:基层报表、汇总表等。(按各机关在编制会计报表时,所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。)??? (四)工资表:??? 工资表是按照“各尽所能,按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有:工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。??? (五)综合管理:??? 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷,但编案卷号时,可与报表一起编号,属永久卷排在决算报表的后面,属短期卷的排在月报表的前面。 三、会计档案立卷整理 ??? (一)会计档案材料保管期限鉴定:????会计档案分两个保管期限:即永久、短期。永久保管的档案,没有时间终止,永远保存。短期保管的档案,有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。??? 1、凭证保管期限:??? (1)涉及外事,对私资改造材料永久??? (2)关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管永久??? (3)建设银行凭证及附件 25年??? (4)一般凭证作短期 15年其整理模式如下(以下属类同样)D O 案卷号财务档案二级类目(属类)代号财会档案一级类目代号??? 2、帐簿保管期限:??? (1)预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年(2)总帐 15年(3)明细帐 15年(4)辅助帐 10年3、会计报表保管期限:??? (1)年终报表,各单位年度预决算报表永久(2)汇总报表及需要说明、分析的文字材料永久???? (3)旬报、月报、季报 15年(4)基层报表 3--5年??? 我区会计报表主要有下面几种:??? (1)向区财局报的各类报表;??? (2)向区统计局报的各类报表;??? (3)向上级有关主管部门报的各类报表。??? 4、工资表保管期限:??? (1)工资发放名册、卡片 25年??? (2)工资转移、证明、通知存根 25年??? (3)各种奖金发放名册、卡片 25年??? 5、综合管理材料保管期限:??? (1)上级有关财务会计工作的文件永久??? (2)本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复永久??? (3)会计档案移交保管、销毁清册永久??? (4)本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料短期??? 以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷,同属类又同保管期限的案卷,可同盒存放。??? (二)会计档案整理:????1、会计凭证整理每月入帐之后按记帐编号顺序订成册,装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录,分别装成两本档案目录,填盖要清楚,端正。案卷目录一式二份,一本交档案室,一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号,编至档案目录装满后方能断号,启用第二本档案目录时再从1号开始编案卷号。案卷套盒存放后,要填盖好案卷盒封面,案卷排列从左至右,从上至下装箱。??? 2、帐簿整理立卷??? 每年结束使用之后,按帐簿名称分类,一种帐簿立一卷,在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号(空白页不能编号),填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的,应将原封面去掉,再以三孔装订,然后用白纸(或牛皮纸)作封面。帐簿案卷编号,应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号,然后填盖卷盒和帐簿卡,装箱时按从左至右顺序排列。 ??? 3、会计报表整理??? 按报表名称:年报、季报(含月报、旬报)、基层报表分别整理立 .4.卷,然后按保管期限各编案卷流水号。每一案卷30至60页,按时间先后顺序排列,用号码机编页码,填盖卷内目录和案卷目录,卷内目录一式三份,一份装案卷首页,另两份同案卷目录装订成两本档案目录册,作查找索引。案卷以三孔装订,装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面,编盖案卷流水号(即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上,一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷,分别套装入盒,(每盒装三卷左右),装档案硬盒与装箱排列方法同前。??? 4、工资表立卷??? 工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。??? 5、综合管理材料整理??? 各种文字材料应按保管期限分开立卷,但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。??? (三)会计档案编目 ??? 会计档案整理、立卷后,按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录,分别各汇编二本档案目录册(报表和综合管理可组合一本目录。)一本交综合档案室,一本自留。这本目录,既是会计档案的保管册,又是查找利用档案的检索工具。 四、会计档案移交保管利用 ??? (一)档案移交 ??? 每个单位的会计档案由会计部门保管三年,期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。??? (二)档案保管??? 会计档案整理、归档后,原则上保持原卷的封装,不要随便打乱,不能拆卷,如特殊情况,必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订,但原封面不符合要求的,必须按规范要求重新加上封面,并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管,方便查找。财务部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、 .5.系统、准确,卷内材料排列、编号是否符合要求,凡不符合要求的案卷,档案室有权拒绝接收,并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。??? (三)利用??? 会计档案利用,主要有三方面:??? (1)会计分析利用档案;(2)会计检查使用档案;??? (3)日常查考利用档案。??? 利用、借阅会计档案,必须登记,阅后及时归还,利用者对档案不得污损、毁坏,违者要追究责任,情节严重的要依法追究法律责任,严肃处理。??? 五、鉴定、销毁??? (一)鉴定??? 会计档案鉴定分三步:??? 1、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查,提出销毁意见;??? 2、复查鉴定。在初步鉴定基础上,由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正;???? 3、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核,确定无保存价值的档案作出销毁结论。??? (二)销毁??? 销毁档案,要列销毁清册,并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁,要由本单位领导审核后,再报上一级主管部门批准。??? 对未了结的债权、债务的原始凭证,要单独抽出,另行整理立卷、编目,由本单位的档案室保存到债务结清为止。??? 附:《会计档案名词说明》??? 全宗号是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.??? 目录号是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案,共形成三本档案目录册,第一本目录册为第1号,第二本目录为第2号,第三本目录为第3号。如此类推。??? 案卷号是档案的总流水号。如:1989年有案卷51卷,案卷号就从1逐编到51号;1990年又立有20个案卷,案卷号从52开始,排到71号,以后每年案卷如此类推。??? 案卷目录是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位,将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。??? 卷内目录是登记卷内每份文件标题(内容)的目录。以一份文件为单位填盖在相应的卷内目录表格里。 End谢谢各位! End 谢谢各位! TIME \@ "yy.M.d" 20.2.19 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020 DATE \@ "HH:mm" 21:16 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 在一个崇高的目的支持下,不停地工作,即使慢,也一定会获得成功。 人只有为自己同时代人的完善,为他们的幸福而工作,他才能达到自身的完善。 如果你希望成功,以恒心为良友,以经验为参谋,以小心为兄弟,以希望为哨兵。 爱你的员工吧,他会百倍地爱你的企业。 TIME \@ "EEEE年O月A日" 二〇二〇年二月十九日 用他,就要信任他;不信任他,就不要用他。 DATE \@ "MMM-yy" Feb-20 DATE \@ "HH:mm" 21:16 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020 沟通再沟通。 一个人在科学探索的道路上,走过弯路,犯过错误,并不是坏事,更不是什么耻辱,要在实践中勇于承认和改正错误。 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020 DATE \@ "HH:mm" 21:16 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 教孩子学走路,学说话的方法,是人世间教育孩子的最好方法。 授权并信任才是有效的授权之道。 质量等于利润。 企业即人。 TIME \@ "EEEE年O月A日星期W" 二〇二〇年二月十九日星期三 顾客是重要的创新来源。 创造性模仿不是人云亦云,而是超越和再创造。 盖茨运用的管理风格既不是美国的个人主义式,也不是日本的共识主义式,而是独树一帜的达尔文式 TIME \@ "yyyy年M月d日星期W" 2020年2月19日星期三 DATE \@ "M/d/yyyy h:mm am/pm" 2/19/2020 9:16 PM 把一件简单的事做好就不简单,把每一件平凡的事做好就不平凡。 一个人要发现卓有成效的真理,需要千百万个人在失败的探索和悲惨的错误中毁掉自己的生命。 DATE \@ "yyyy-MM-dd" 2020-02-19 DATE \@ "M/d/yy" 2/19/20 DATE \@ "h:mm:ss am/pm" 9:16:30 PM 管理就是把复杂的问题简单化,把混乱的事情规范化。 企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。 员工培训是企业风险最小,收益最大的战略性投资。 人们所认识到的是成功者往往经历了更多的失败,只是他们从失败中站起来并继续向前。 DATE \@ "HH:mm" 21:16 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 犹豫不决固然可以免去一些做错事的可能,但也失去了成功的机会。 用人不在于如何减少人的短处,而在于如何发挥人的长处。 只要不是相当重要的商品,不是稳健踏实地行商,迅速发展就等于迅速破产,只有使多种商品不间断地相继配合上市,才能使迅速发展的事业稳步前进。 人生没有彩排,每一个细节都是现场直播。 有信念不一定成功,没信念一定会失败。 可持续竞争的惟一优势来自于超过竞争对手的创新能力。 我知道什么是劳动:劳动是世界上一切欢乐和一切美好事情的源泉。 对产品质量来说,不是100分就是0分。 TIME \@ "h时m分s秒" 9时16分30秒TIME \@ "yyyy年M月" 2020年2月TIME \@ "yyyy年M月d日星期W" 2020年2月19日星期三 以爱为凝聚力的公司比靠畏惧维系的公司要稳固得多。 当你在事业上遇到挫折,有"打退堂鼓"的念头时,你应该加以注意,这是最危险的时候! DATE \@ "M/d/yyyy h:mm:ss am/pm" 2/19/2020 9:16:30 PM DATE \@ "dddd, MMMM d, yyyy" Wednesday, February 19, 2020 选择?选择这个词对我来说太奢侈了。 只有家族服务于企业,企业与家族才能同时生存发展;假如企业的运营是以服务于家族为原则,则企业与家族必两败俱伤。 质量是维护顾客忠诚的最好保证。 21世纪,没有危机感是最大的危机。 TIME \@ "yy.M.d" 20.2.19 TIME \@ "yy.M.d" 20.2.19 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 DATE \@ "HH:mm" 21:16 办企业有如修塔,如果只想往上砌砖,而忘记打牢基础,总有一天塔会倒塌。 对人才的运用,仅仅限于收罗是远远不够的,重要的是对人才不仅要善于识别其长处,而且要敢于大胆地使用,以让其充分显示自己的才能。 战略越精炼,就越容易被彻底地执行。 TIME \@ "EEEE年O月A日星期W" 二〇二〇年二月十九日星期三 幸运之神会光顾世界上的每一个人,但如果她发现这个人并没有准备好要迎接她时,她就会从大门里走进来,然后从窗子里飞出去。 等待。我将要在这三块基石上建立我成功的金字塔。 TIME \@ "EEEE年O月A日" 二〇二〇年二月十九日 建立目标是一种平衡:在企业成果与遵循人们所相信的原则之间的平衡,在企业当前需要与长远需要之间的平衡,在期望的结果与可用的资源之间的平衡。 人之所以能,是相信能。 管理关系就是人的关系。 如果有一个项目,首先要考虑有没有人来做。如果没有人做,就要放弃,这是一个必要条件。 人生是尊贵的。大家重新励志,努力奋斗,为时应犹未晚。。 DATE \@ "HH:mm" 21:16 DATE \@ "HH:mm:ss" 21:16:30 DATE \@ "M.d.yyyy" 2.19.2020