# Vad menas med effektivitet i staten?

---

Ökad effektivitet innebär att en verksamhet utförs till en minskad kostnad med oförändrad kvalitet, eller att kvaliteten ökar till samma kostnad. I denna del förklarar vi hur Statskontoret ser på effektiviteten och definierar ett antal begrepp som vi rekommenderar att ni fundera på när ni arbetar med frågor kring effektiviteten på er myndighet.

Statskontoret definierar effektivitet som en relation mellan kostnad och kvalitet. I denna relation tas hänsyn till både den inre och yttre effektiviteten. Ökad effektivitet innebär att en verksamhet utförs till en minskad kostnad med oförändrad kvalitet, eller att kvaliteten ökar till samma kostnad. Det optimala är om myndigheten kan öka kvaliteten i verksamheten till en minskad kostnad samt att förändringen leder till ökad måluppfyllelsen och/eller realiseringen av de förväntade effekterna.

I vårt stöd för effektivisering understryker vi betydelsen av att en sådan process måste utgå ifrån syftet med en viss verksamhet. Det blir ingen effektivisering när verksamheten blir billigare ifall den samtidigt blir sämre på att uppnå sitt mål eller syfte, eller att kostnaderna bara flyttas till någon annan aktör i systemet.

*I filmen beskriver vi hur myndigheter kan mäta effektiviteten i verksamheten utifrån relationen mellan kostnad och kvalitet. Filmen spelades in när myndigheten hette Ekonomistyrningsverket.*

## Effektivisering förutsätter att man analyserat verksamheten

Det sätt som beskrivs här kan användas av myndigheter för att genomföra verksamhetsanpassade effektiviseringar. Det förutsätter att myndigheterna inledningsvis gör en nulägesanalys där den enskilda myndigheten kartlägger syftet med effektiviseringen. Till exempel kan analysen visa att en myndighet har behov av att minska kostnaderna för verksamheten. Det blir då viktigt för myndigheten att i effektiviseringen säkerställa att man kan bibehålla eller eventuellt öka kvaliteten i verksamheten.

Ett annat exempel kan vara att en myndighet i sin analys upptäcker brister i kvaliteten i verksamheten och därför ser behov av att öka kvaliteten. I det fallet blir det viktigt för myndigheten att säkerställa att kostnaderna är stabila eller minskar. En effektivisering förutsätter med andra ord att en myndighet ser relationen mellan kostnader och kvalitet i verksamheten. För att veta om det har skett en effektivisering krävs det att myndigheterna följer upp verksamheten utifrån såväl kostnader som kvalitet.

## Effektivitet kan betraktas ur ett yttre eller inre perspektiv

### Yttre effektivitet

Yttre effektivitet handlar om ifall resultatet blev som önskat.

* Uppfylldes målen?
* Inträffade den önskade förändringen?
* Visar tidsserien med utfallsdata att utvecklingen går i rätt riktning?

Även hur myndigheten genomför verksamheten hör ihop med yttre effektivitet, eftersom det bidrar till resultatet.

### Inre effektivitet

Den inre effektiviteten handlar om [resurseffektivitet i genomförandet](/verksamhetsutveckling/effektivitet/krav-pa-myndigheter-for-att-effektivisera/).Kan verksamheten bedrivas till en minskad kostnad men med bibehållen eller ökad kvalitet? När myndigheten har ändrat en process eller teknik som förväntas medföra väsentligt minskade kostnader bör ni synliggöra för den ändringen. Det som är värt att tänka på är att den inre och yttre effektiviteten samspelar med varandra. Utgångspunkten måste alltid vara måluppfyllelse för myndigheten.

Effektivisering är den process eller det förlopp som leder till en ökad effektivitet, något som ofta är kopplat till att en myndighet utvecklar sin verksamhet. I samband med en effektivisering förflyttar sig myndighetens effektivitetsnivå.

## Effektiviseringsmatris

Matrisen illustrerar olika typsituationer för en relation mellan kvalitet och kostnad utifrån effektivitetsperspektivet.

![Effektiviseringsmatris](/contentassets/160278666d784b79b0dbafd0585bcbd7/effektiviseringsmatris-statskontorets-farger.png)

| Begrepp | Förklaring |
| --- | --- |
| **Verksamhetsförbättrande besparing** | Det optimala resultatet, verksamhetsförbättrande besparing, är en effektivisering där man både får bättre kvalitet och minskade kostnader. |
| **Besparing** | Besparing innebär att samma kvalitet till en minskad kostnad uppnås. Detta innebär effektivisering av verksamheten. |
| **Ineffektiv besparing** | En besparing som går ut över kvalitén. Det kan vara motiverat om kvalitén från början varit omotiverat hög och man hellre vill satsa resurserna på någon annan verksamhet. Det kan vara en omprioritering som innebär större effektivitet totalt i systemet. |
| **Samma** | Utgångsläge – oförändrat tillstånd. |
| **Kvalitetshöjning** | Att nå bättre resultat med samma resurser, det vill säga en effektivisering av verksamheten. |
| **Kvalitetssänkning** | Sämre kvalitet till samma resurser = mindre effektivitet än tidigare. Man behöver analysera vad det beror på. Är sämre kvalitet motiverat på grund av till exempel ökad komplexitet i ärendena, ”inflödet” eller omvärlden? Eller har man tappat kompetens eller försämrat arbetssätten? |
| **Finansierad verksamhets- och prestations-förbättring** | Bättre resultat men till högre kostnad. En ambitionshöjning som kan behövas för att öka måluppfyllelsen och leva upp till kraven på verksamheten. Detta kan innebära en prioritering men inte nödvändigtvis en effektivisering. |
| **Kostnadsökning** | Samma kvalitet till ökad kostnad. Mindre effektivt än tidigare. Detta kan bero på kostnadsökningar i omvärlden och/eller otillräcklig verksamhetsutveckling. |
| **Felsatsning** | Det minst eftersträvansvärda utfallet där resultatet är sämre än att inte göra något alls. Det kan dock innebära lärdomar som kan komma till nytta i andra sammanhang. |

Det optimala resultatet är verksamhetsförbättrande besparing där verksamheten både får bättre kvalitet och minskade kostnader. Även att klara att leverera samma kvalitet till lägre kostnader, eller att höja kvaliteten med befintlig budget är eftersträvansvärt. Beroende på utgångsläget kan även en förflyttning till de vitfärgade fälten vara motiverat. Ibland hamnar man i de orange eller till och med det röda fältet. Då gäller det att analysera situationen, lära sig av eventuella misstag ifall det är det som orsakat försämringen, och försöka hitta sätt att återställa relationen mellan kvalitet och kostnad.

[Läs mer under området resultatredovisning](/styrning/resultatstyrning/resultatredovisning/)

## Onödig efterfrågan är ett tecken på ineffektivitet

Onödig efterfrågan är sådan efterfrågan som beror på att verksamheten underlåtit att göra något eller gjort något fel ur kundens perspektiv. Frågor om hur det går i ärendet, varför det tar så lång tid eller hur myndighetens information ska tolkas är exempel på onödig efterfrågan. Men det kan också vara handlingar som måste kompletteras eller uppgifter som ska rättas till.

Den onödiga efterfrågan är ett uttryck för att verksamheten inte förstår vad som är viktigt för kunden och därför inte agerar på ett effektivt sätt sett ur kundens perspektiv. Samtidigt som detta medför onödig efterfrågan skapar det också onödigt merarbete i verksamheten. Den verkliga efterfrågan speglar i sin tur kundens bakomliggande behov. Ju bättre verksamheten blir på att förstå och hantera kundens verkliga efterfrågan och eliminera onödig efterfrågan, desto högre värde skapar myndigheten i samspelet med kunden.

Senast uppdaterad:
2024-06-20

Innehållet är granskat:
2024-10-22