# Hur bedöma effektivitet?

---

Myndigheten ska kunna följa upp arbetet och behöver ha en tydlig bild av vad som ska uppnås. Därför ska myndigheten mäta verksamheten.

Effektivitet handlar om att nå sina mål eller resultat med god kvalitet och till en rimlig kostnad. För att myndigheten ska kunna följa upp arbetet behöver man ha en tydlig bild av vad myndigheten vill uppnå. Därför behöver myndigheten sätta upp mätbara mål för de planerade insatserna. Här ger vi förslag på mått för att bedöma resultat, kvalitet och produktivitet.

Det är ofta svårt att veta om en verksamhet är effektiv eller inte, särskilt om det inte finns jämförbar verksamhet i eller utanför myndigheten.

## Målen för en effektiviseringsinsats

Målen för en effektiviseringsinsats ska bygga på hur myndigheten vill förändra verksamheten, framför allt ur perspektiven kostnad samt resultat och kvalitet. För att man ska kunna följa upp insatserna måste målen vara kopplade till någon form av mätbarhet.

Effektivisering behöver därför som regel mätas som en förändring över tid. För att kunna mäta en sådan förändring behöver:

* resultatet vara definierat i mätbara mått/indikatorer
* kvaliteten vara definierad i mätbara mått/indikatorer
* resultat och kvaliteten vara kopplad till en kostnad.

## Mått för att bedöma resultat

Resultat kan vara svårt att mäta, och för att spegla hur resultatet utvecklas eller uppnås kan ni behöva ta fram indikatorer. Börja med att ställa tre frågor:

* Vad ska indikatorerna fokusera på i förhållande till målet?
* Vilka aspekter ska mätas av tillståndet som ska förändras?
* Vilka är mottagarna av informationen?

För att besvara dessa frågor kan ni använda er av metoden.

Vid val av indikatorer är det bra att tänka på att de bör vara

* definierade och tydliga i vad de mäter
* relevanta och belysa ett område som är viktigt för verksamheten att förbättra
* påverkbara, det vill säga att aktiviteter på myndigheten ska kunna påverka riktningen på indikatorn
* komplettera och balansera varandras effekter
* hållbara över tid
* inte för många.

## Mått för att bedöma kvalitet

Att bedöma kvalitet är komplicerat då det är en egenskap hos en tjänst eller vara, och kan betraktas på olika sätt beroende på var i processen man befinner sig. Professionen kan ha ett perspektiv, men som kund eller medborgare kan kvalitet uppfattas på ett annat sätt. Till stor del handlar det om organisationens förmåga att tillfredsställa förväntningar som är angivna, underförstådda eller obligatoriska och som ställs av en organisation, dess kunder eller andra intressenter. Det kan gälla till exempel rättsliga krav, professionella metodkrav eller tekniska krav.

För att bredda perspektivet kan en utgångspunkt i kvalitetsarbetet vara förvaltningslagen  grunder för god förvaltning:

* legalitet
* objektivitet
* proportionalitet
* service
* tillgänglighet
* samverkan.

### Exempel på hur man kan dela upp kvalitet:

* **Resurskvalitet** (påverkbara förutsättningar för verksamheten). Det kan handla om personalens tillgänglighet, kompetens och nätverk till samverkande aktörer, lokaler, tillgång till utrustning, digitala lösningar och aktuell information eller arbetets organisation.
* **Processkvalitet** (kvalitet i arbetssätt), alltså de aktiviteter som utförs och sättet de utförs på för att tillgodose behov och ställda krav på arbetet.
* **Produktkvalitet** (kvalitet i resultat) som uppnås genom arbetet. Mått på produktkvalitet kopplar till utfallet från arbetet för den aktuella målgruppen.

## Mått för att bedöma produktivitet

Produktivitet är ett mått på hur mycket som produceras för en given resursmängd eller under en viss tid. Det är en kvot och uttrycker ett förhållande mellan två komponenter. Täljaren kan uttryckas i antal, vikt, volym eller kronor. Nämnaren kan uttryckas exempelvis som kostnader eller tid.

*Produktivitet = (Prestationer/volym) / (Kostnad eller tid)*

Omvänt kan produktivitet uttryckas som en styckkostnad:

*Styckkostnad = (Kostnad/tid) / (Prestation/volym)*

Eftersom produktivitet och styckkostnad är relativa mått är de intressanta först vid

* jämförelser över tid
* jämförelse med en liknande prestation eller volym på till exempel en annan enhet eller organisation.

För att få en rättvis jämförelse är det viktigt att ni utför kostnadsberäkningarna på samma sätt.

Senast uppdaterad:
2023-02-23

Innehållet är granskat:
2024-10-22