# Hur kan myndigheter samverka?

---

Samverkan kan exempelvis handla om att myndigheter och andra aktörerna verkar i gemensam riktning för att uppnå ett visst syfte eller gemensamma åtgärder som syftar till att skapa större nytta än vad som kan produceras av en organisation själv. Det kan också avse handlingar som främjar koordination av olika verksamheter.

Myndigheter kan samverka för att effektivisera verksamheten genom att:

* tydliggöra ansvarsfördelningen mellan olika myndigheter vars verksamhet överlappar varandra
* överbygga glapp mellan offentliga aktörers verksamheter som drabbar målgruppen ur ett livshändelseperspektiv
* med ett gemensamt erfarenhetsutbyte dela på eller tydliggöra ansvaret för kostnader och andra resurser för att nå gemensamma mål
* underlätta informationsinhämtning mellan varandra eller från målgrupperna, för att göra det lättare att lämna information till myndigheterna
* driva gemensamma utvecklingsprojekt, till exempel digitala möten.

## Ta fram en gemensam målbild

När det finns gemensamma frågor som ingen aktör själv kan lösa, öppnas möjligheten för att effektivisera genom samverkan. En förutsättning för en bra samverkan är att det är tydligt vad man ska samverka om. Börja med att ta fram en gemensam målbild. Sammanför representanter för olika myndigheter, och i vissa fall tvärfunktionella kompetenser, för att nå en samsyn om nuläge och börläge.

Ett vanligt hinder för samverkan är när någon av de inblandade myndigheterna måste gå utanför sin vanliga roll eller uppgift. Man måste se sin verksamhet ur ett nytt perspektiv och ta ett övergripande ansvar för den enskilde, eller för samhället i stort. En av framgångsfaktorerna i de fall Statskontoret har granskat, har varit att samhällsnyttan, och inte det egna uppdraget, har blivit vägledande för de olika aktörerna. Genom att identifiera problem, se vilka andra aktörer som berörs och påbörja samtal om problemen, finns stora möjligheter till effektivisering.

Det är lättare för de ingående parterna i ett samverkansprojekt att enas och söka konstruktiva lösningar om de diskuterar en fråga utifrån medborgarens eller målgruppens perspektiv. Det kan till exempel göras med en [livshändelseanalys](/verksamhetsutveckling/effektivitet/tillvagagangssatt/malgruppsorientering/).

## Upprätta en överenskommelse

I ett samverkansprojekt är det bra att skapa en överenskommelse för den övergripande styrningen. Där kan ni beskriva det gemensamma syftet/målet, förtydliga ansvarsfördelningen, finansieringen och vem som utför olika uppgifter på respektive myndighet. Ni kan även beskriva uppgifterna och sammansättningen för projektets styrgrupp, arbetsgrupp och referensgrupp. En sådan överenskommelse hjälper till att skapa en bild av samverkan som ett gemensamt åtagande.

Ett vanligt problem vid samverkan är finansieringen. Några frågor som ofta dyker upp:

* Vem eller vilka av aktörerna i en samverkan ska avsätta medel?
* Ska olika aktörer avsätta olika mycket?
* Får myndigheten avsätta anslag för samverkan?
* Hur ska den fortsatta förvaltningen finansieras?

Om kostnaderna och nyttan fördelas olika mellan de samverkande aktörerna kan det leda till problem med finansieringen av samverkansprojekt, även om nyttan för den gemensamma målgruppen kan vara stor. De flesta myndigheter har till uppgift att samarbeta med myndigheter och andra för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Det är därför viktigt att se staten som en helhet där samverkan kan leda till ökad effektivitet.

Checklista som kan användas för samverkan

Statskontoret har tillsammans med andra myndigheter tagit fram en checklista som kan vara användbara vid samverkan. Den speglar andra myndigheters erfarenheter av samverkan och kan förhoppningsvis ge inspiration.

1. Mål och syfte med samverkan
   * Tydliggör vilken målgrupp samverkan är till för, och hur den förväntas bidra till deras behov och mål.
   * Utgå från uppdragsgivarens och kundens perspektiv vid utformningen av samverkan.
2. Uppdrag och återrapportering
   * Skapa tydlighet kring uppdraget och hur det ska återrapporteras.
   * Utveckla styrande dokument för samverkan.
3. Tidsramar och förväntningar
   * Identifiera nuläge och målbild för samverkan.
   * Specificera tidsramar och förväntningar för samverkan.
4. Olika former av samverkan
   * Beskriv olika former av samverkan och välj rätt verktyg för rätt syfte.
   * Identifiera vilka aktörer som kan ingå eller medverka i samverkan.
5. Gemensamma mål och vinster
   * Definiera tydliga och realistiska mål för samverkan.
   * Identifiera den gemensamma vinsten och hur den kan uppnås.
6. Roller och ansvar
   * Definiera vilka som tar lead i samverkansuppdraget och är huvudansvarig.
   * Utveckla en plan för hur samverkan ska ledas och drivas.
7. Kommunikation och dokumentation
   * Skapa en strategi för hur kommunikation ska bedrivas och hur dokumentation ska ske.
   * Använd ett gemensamt språk och ensade begrepp för att uppnå samsyn och ökad tydlighet.
8. Relevanta kompetenser
   * Lyft in relevanta kompetenser i ett tidigt skede för att medvetandegöra om målet för samverkan.
   * Se till att gruppen inkluderar lösningsorienterade personer.
9. Projektledning
   * Fundera och planera för arbetsformer och ansvarsfördelning.
   * Hantera nya representanter och säkerställ kontinuitet i projektet över tid.
10. Hinder och risker
    * Identifiera hinder och risker som behöver hanteras i samverkan.
    * Ha en strategi för konflikthantering.
11. Helhetsperspektiv
    * Se till helheten och förstå varandras verksamheter.
    * Skapa den gemensamma bilden.
12. Uppföljning och lärande
    * Följ upp samverkan och dra nytta av lärdomar och förbättringar.
    * Dokumentera samverkan i överenskommelser.

Senast uppdaterad:
2023-02-23

Innehållet är granskat:
2024-10-01