# Åtgärd med anledning av uppföljningens resultat

---

Ifall den rättsliga kvalitetsuppföljningen visar på otillfredsställande resultat eller i övrigt identifierar ett område med förbättringspotential är det naturligt för myndigheten att vilja vidta någon form av åtgärd.

Nedan följer en bred palett av åtgärder för både långsiktiga förbättringar av myndighetens arbetssätt (framåtblickande) och mer direkt hantering av upptäckta brister i enskilda ärenden (bakåtblickande).

En viktig förutsättning för att kunna besluta om åtgärder med anledning av en rättslig kvalitetsuppföljning är att det är tydligt, och gärna förutbestämt, vem på myndigheten som ansvarar för att detta sker.

## Åtgärder för förbättrad kvalitet framöver

Nedan listas några exempel på åtgärder som myndigheter kan vidta för att förbättra sina processer och handläggning på sikt. Vilka åtgärder som är lämpliga för ett visst område eller myndighet beror exempelvis på orsakerna till den bristande kvaliteten och vilka möjligheter (inklusive resurser) myndigheten har.

| Alternativ | Kommentar |
| --- | --- |
| ■ a) Diskussion om granskningens resultat hos berörda chefer och medarbetare. |  |
| ■ b) Case- eller dilemma-diskussion mellan handläggare kring dilemman/svåra tolkningar. |  |
| ■ c) Utbildning för handläggarna. | Antingen i myndighetsövergripande regelverk och i statstjänstemannarollen eller specifikt i den lagstiftning eller kunskapsområde som rör den aktuella ärendetypen. |
| ■ d) Återkommande ärendegenomgångar med handläggare. |  |
| ■ e) Mentorer för nyanställda. |  |
| ■ f) Sprida goda exempel. |  |
| ■ g) Förändring av rutiner eller andra styrdokument. | Nya eller förändrade beskrivningar av hur man ska göra eller vad som gäller. |
| ■ h) Förändring i handläggningssystemets utformning. | Till exempel:   * förbättrat gränssnitt/flöde * uppdatering (eller införande) av stödtexter integrerat i handläggningssystemet * inbyggda varningar/spärrar för vanliga fel * AI-stöd som reagerar på ifall något verkar avvika mot förväntat utfall * avidentifiering av namn, kön, ålder etcetera på den ärendet gäller. |
| ■ i) Datadriven analys/övervakning. | Genererar statistik till grund för analyser. |
| ■ j) Nya/förändrade rättsliga stödtexter. | Till exempel hjälp med tolkningar, exempel, fördjupning och bakgrund. Case-beskrivningar som stöd för tolkning. |
| ■ k) Utökade kontakter mellan handläggare och rättsavdelning. | Till exempel tillgång till personligt stöd vid behov. |
| ■ l) Ökad inblick för cheferna i syfte att coacha bättre. | Skuggning, medlyssning eller liknande (eller fler aktgranskningar). |
| ■ m) Förändring i e-tjänst. | Till exempel att den enskilde får upp varningar ifall systemet misstänker att hen är på väg att skicka in felaktig information |
| ■ n) Automatisering. | Kan minska inmatningsfel. |
| ■ o) Förändring av informationen till den enskilde. | Kan förändras både vad gäller innehåll och hur, var och med vilken intensitet det kommuniceras. Till exempel på webbsidan, integrerat i en e-tjänst, i kampanj, i reklam, media eller sociala medier. |
| ■ p) Förslag till förändrad lagstiftning. | Till exempel be om ökad tydlighet/ minskat bedömningsutrymme eller ökat informationsutbyte (få rätt att ta del av fler uppgifter från den enskilde eller annan aktör). |
| ■ q) Begäran om ytterligare underlag från den enskilde eller utbyte av data med annan aktör. | Inom ramen för det befintliga lagutrymmet. |
| ■ r) Ny och fördjupad uppföljning/analys av en företeelse som blivit känd genom kvalitetsuppföljningen. |  |
| ■ s) Dubbel-beslut av två oberoende handläggare /Peer-review i samband med (viss andel) beslut. | Kostsamt om det görs i stor skala. |
| ■ t) AI-stöd som hjälper till med klassificering eller kontroll av information. |  |

Flera av åtgärderna ovan kan implementeras även i förebyggande syfte – oavsett om en rättslig kvalitetsuppföljning har gjorts på området eller ej, och oavsett vad resultatet från en sådan uppföljning visar. Åtgärderna kan alltså ses som brus- och bias-reducerande (och därmed kvalitetshöjande) mekanismer i det löpande arbetet med själva besluten. (Rubriken [Metoder för minimering av oönskad variabilitet i granskningen](/verksamhetsutveckling/kvalitet/rattslig-kvalitetsuppfoljning/metod-for-granskning/#metoder-for-minimering-av-oonskad-variabilitet-i-granskningen "Metoder för minimering av oönskad variabilitet i granskningen") handlade om brus- och bias-reducering i kvalitetsuppföljningsprocessen).

I den mån åtgärderna är kostsamma och den förmodade kvaliteten för ärendetypen redan är god kan dock riskanalyser och resultaten från rättsliga kvalitetsuppföljningar vara till hjälp i prioriteringen för när och var åtgärderna ska sättas in.

## Brister i enskilda ärenden som behöver hanteras

Avsnittet ovan handlar om åtgärder som kan leda till bättre rättslig kvalitet framåt, men vid vissa fel kan det vara aktuellt med någon typ av åtgärd direkt relaterad till en felaktig hantering i ett enskilt ärende. Detta ligger egentligen utanför själva syftet och definitionen av rättslig kvalitetsuppföljning, men blir i praktiken ändå något myndigheten behöver förhålla sig till när den genom kvalitetsuppföljningen får information om allvarliga brister.

För att kunna vidta den här typen av åtgärder behövs det tydliga rutiner för hur grova fel ska hanteras på ett korrekt sätt och vem som är ansvarig för vad. I det ingår en tydlig beskrivning av granskarens roll och mandat, för att göra rollen förutsägbar och för att bidra till en förståelse från verksamheten och dem som granskas. Myndighetens arbetsordning eller motsvarande bör tjäna som en grundläggande vägledning så att den chef som har det övergripande verksamhetsansvaret för de påvisade bristerna också ges möjlighet att ta sitt ansvar och bestämma vilka åtgärder som ska vidtas och hur.

| Alternativ | Kommentar |
| --- | --- |
| ■ a) Omprövning/nytt beslut i ärendet | I vilka fall beslut kan ändras och inte finns reglerat bland annat i förvaltningslagen 36–38 §§. |
| ■ b) Vidareförmedling av information | Till exempel en uppgift som behöver göras känd för en annan avdelning eller myndighet. (Också omgärdat av regler för när det får göras och inte, till exempel offentlighets- och sekretesslagen.) |
| ■ c) Direktkontakt med ursäkt till drabbade | I särskilt allvarliga fall kan det finnas anledning att direkt kontakta enskilda vars ärenden har hanterats felaktigt och framföra en ursäkt. Det bör vara genomtänkt vem som ska ta kontakten. Det är sannolikt den del av verksamheten som ansvarade för beslutet och handläggningen. |
| ■ d) Disciplinpåföljd för handläggare | Om det framkommer att en enskild medarbetare gjort grova och/eller upprepade övertramp kan direkt kontakt och eventuell påföljd för hen övervägas. En konkret åtgärd som ibland används är indragen beslutsdelegation under en period samtidigt som medarbetaren får i uppdrag att genomföra utbildningar, arbeta med stöd av en mentor eller liknande. Ett annat alternativ är anmälan till personalansvarsnämnden. |
| ■ e) Anmälan av person som lämnat felaktiga uppgifter eller dylikt | Ifall en kvalitetsuppföljning uppdagar felaktigt lämnade uppgifter eller annat missbruk kan det i vissa fall vara aktuellt med en brottsanmälan eller liknande av den enskilde. |

Vad som är möjligt av ovanstående beror också på uppföljningens syfte och hur personuppgifter utifrån det får hanteras.

## Följs åtgärderna upp?

Om organisationen beslutat om en åtgärd till följd av resultatet i en rättslig kvalitetsuppföljning kan den också ha en rutin/process för att följa upp åtgärden och/eller dess effekter. Det kan ske antingen via processen för rättslig kvalitetsuppföljning (genom att man granskar samma område igen ett tag efter att man infört åtgärderna) eller inom ramen för andra, befintliga uppföljningsprocesser alternativt som en separat aktivitet.

| Alternativ | Kommentar |
| --- | --- |
| ● a) Åtgärderna följs inte upp alls | Varken ad-hoc, i annan uppföljningsprocess eller inom ramen för ny kvalitetsuppföljning. |
| ■ b) Genomförandet av åtgärderna följs upp | Man följer upp att åtgärderna faktiskt har genomförts. |
| ■ c) Effekten av åtgärderna följs upp | En första nivå är att se ifall kvaliteten blivit högre efter att åtgärderna vidtagits. En andra nivå är att försöka påvisa ett kausalt samband mellan åtgärd och förbättrad rättslig kvalitet. Det senare är dock ofta svårt att få till i praktiken eftersom myndigheter sällan kan jobba med kontrollgrupper eller liknande för att isolera effekten av själva åtgärden från övriga orsaker till kvalitetsförändringar. Även förändringen i sig kan vara svår att mäta på ett tillförlitligt sätt. |

Senast uppdaterad:
2023-02-23

Innehållet är granskat:
2025-10-13