# Planera för större organisationsförändringar

---

Sammanslagningar av myndigheter eller andra större organisationsförändringar kan ha stor påverkan på verksamheten. Här ger vi rekommendationer som kan underlätta planeringen av en sådan förändring.

En tydlig målsättning och ett tydligt ledarskap behövs för att driva igenom en sammanslagning av två myndigheter, eller för att lyckas med andra större organisationsförändringar. Cheferna har en nyckelroll i att driva förändringen och de behöver få stöd för att lyckas integrera olika organisationskulturer och arbetssätt, kommunicera målet med förändringen och driva igenom den.

För att stödja myndigheter som står inför större organisationsförändringar har Statskontoret tagit fram en checklista på förberedelser som kan vara en utgångspunkt för att planera förändringsarbetet och hantera utmaningar som kan uppstå under omställningen. Checklistan baseras på erfarenheter från Magnus Hagberg, överintendent Statens historiska museer, och hans lärdomar från att arbeta med sammanslagningen av två myndigheter.

[Mer om Hagbergs erfarenheter av ledarskapets betydelse vid organisationsförändringar](/verksamhetsutveckling/effektivitet/goda-exempel/tydligt-ledarskap-behovs-for-att-genomfora-omfattande-organisationsforandringar/)

## Checklista för större organisationsförändringar

1. Etablera en tydlig styrning och förändringsledningsstruktur

* **Inrätta en förändringsledningsgrupp** inklusive stabschef (eller motsvarande) och förändringsledare. Vid sammanslagningar av myndigheter bör gruppen bestå av representanter från alla de berörda myndigheterna.
* **Definiera en gemensam vision och målsättning** för förändringen. Vid en sammanslagning behöver myndighetsledningarna säkerställa att de har en enhetlig bild av vad sammanslagningen ska åstadkomma. Använd gärna [verktyget Tidsmaskinstestet](/globalassets/forandringsledning/tydlig-vision-och-malbild---tidsmaskinstestet.pptx)  för att ta fram en konkret och levande vision.
* **Sätt upp en realistisk tidplan** som tar hänsyn till att organisationsförändringar ofta tar längre tid än planerat. [Statskontorets analysverktyg](/globalassets/forandringsledning/esv-analysverktyg---bedom-omfattning-och-paverkan.xlsx) kan vara ett stöd för att bedöma komplexiteten i förändringsarbetet och hur stort behovet är av förändringsledning.

2. Stärk ledarskapets förmåga att hantera förändring

* **Utbilda och stötta chefer i förändringsledning** för att de ska kunna hantera osäkerhet, motstånd och kulturförändringar.
* **Skapa ett gemensamt ledarskapsforum** där cheferna arbetar med att utveckla en samlad ledningskultur och ett helhetsperspektiv på myndigheten.
* **Inrätta mentorskap och stödstrukturer** där erfarna chefer kan hjälpa kollegor att navigera i förändringsprocessen.

3. Skapa en transparent och inkluderande kommunikationsplan

* **Säkerställ tydlig och kontinuerlig kommunikation** i olika kanaler, som intranät, nyhetsbrev, stormöten och regelbundna avstämningar.
* **Skapa forum för dialog** där medarbetare får möjlighet att ställa frågor och bidra med sina perspektiv.
* **Tydliggör varför förändringen sker** och vilka långsiktiga fördelar den förväntas ge, samtidigt som risker och utmaningar kommuniceras ärligt.

4. Integrera organisationskulturer och arbetssätt

* **Kartlägg och jämför olika organisationskulturer** för att förstå likheter och skillnader. Det är särskilt viktigt vid sammanslagningar, men man kan behöva ta hänsyn till olika kulturer, till exempel mellan olika avdelningar, även vid andra typer av organisationsförändringar.
* **Utveckla en gemensam värdegrund och gemensamma arbetssätt** som balanserar det bästa från de verksamhetsområden eller myndigheter som berörs.
* **Använd förändringsledare för att aktivt arbeta med kulturintegration,** genom workshoppar, gemensamma aktiviteter och dialogmöten.

5. Stötta verksamheten under den operativa omställningen

* **Förbered verksamheten på en initial nedgång i produktivitet** och säkerställ att det finns resurser för att hantera det.
* **Ge extra stöd till stödfunktioner**, som HR, it och ekonomi, som ofta får en hög arbetsbelastning vid större organisationsförändringar.
* **Se över strukturer, system och processer tidigt,** för att undvika tekniska och administrativa hinder.

6. Följ upp och justera planen över tid

* **Ha en långsiktig plan för implementering** och var beredd på att förändringen kan ta flera år. Utgå gärna från [Statskontorets mall för att ta fram en förändringsplan](/globalassets/forandringsledning/forandringsplan-mall.docx) med stödjande aktiviteter.
* **Mät framsteg och anpassa planen** utifrån hur organisationsförändringen utvecklas.
* **Genomför regelbundna utvärderinga**r där ledning och medarbetare får ge feedback på förändringsprocessen.

Läs mer om olika uppföljningsmetoder på sidan [Genomföra förändringen](/verksamhetsutveckling/forandringsledning/genomfora-forandringen/).

Senast uppdaterad:
2025-03-03

Innehållet är granskat:
2025-09-25