# Ledningssystemets form och uppbyggnad

---

Ett ledningssystem kan ha flera delar och kan beskrivas genom att visa hur delarna hänger ihop och interagerar med varandra i ett system. Här beskriver vi formerna för ett ledningssystem som är uppbyggt utifrån en cykel för att planera, genomföra, följa upp och utveckla verksamheten.

Myndighetschefen sköter den löpande verksamheten och inom en styrelsemyndighet enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Det gör det möjligt för myndighetens ledning (exempelvis en styrelse) att ansvara för verksamheten utan att själv behöva delta i beslut/fastställande eller beredning/handläggning. Ledningssystemet gör detta möjligt.

Det gäller även för myndighetens chef när hen är myndighetens ledning och sedan för varje led av chefer som inte själva deltar i beslut och beredning.

## Består av flera delar

Ett ledningssystem består av flera olika delar. Med utgångspunkt från statlig styrning går det exempelvis att ha ledningssystem för myndighetens

* finansiering (med anslag, avgift och kapitalförsörjning)
* redovisning (med löpande bokföring)
* riskhantering
* återrapportering (med årsredovisning och budgetunderlag).

Gemensamt för dessa delar av ett ledningssystem är att de kan beskrivas med en cykel eller ett flöde i fyra steg

* planera  för verksamheten
* genomföra verksamheten
* följa upp (eller övervaka) verksamheten
* utveckla (eller förbättra) verksamheten.

En myndighets ledningssystem fungerar oavsett om verksamheten avser handläggning av ärenden eller annan förvaltningsverksamhet. Det som går att styra och kontrollera kan inordnas i ledningssystem.

## Planera genom att upprätta ordning och reda

Ett ledningssystem för verksamhetsstyrning (ibland kallat planering och uppföljning) kan ta sin början med att planera och organisera för myndighetens verksamhet med utgångspunkt i myndighetens uppgifter som är ändamålet för vilket myndigheten exempelvis disponerar anslag. Därtill kommer även uppdrag och mål från regeringen.

Det förekommer att myndigheten därutöver formulerar mål (eller liknande) för verksamheten. Det gör ledningssystemet mer komplext men kan tjäna ett syfte för myndigheten.

Steget planera kan sammanfattas med att ta fram den styrning som behövs för att ha kontroll över verksamheten.

### Ta fram verksamhetsplan och arbetsordning

Planeringen kan resultera i en verksamhetsplan, som beskriver myndighetens uppgifter, och en arbetsordning med regler och rutiner för hur uppgifterna ska utföras. Detta gäller enligt 4 § 1–4 myndighetsförordningen.

Verksamhetsplanen kan sägas vara inriktad på att förutse vilka aktiviteter som ska genomföras utifrån rådande förutsättningar. Men myndigheten måste  kunna upprätthålla förmågan till verksamhet även under förhållanden som inte går att förutse. Den senare behöver inte innebära resurssatta aktiviteter (och kan hanteras som krisberedskap).

En verksamhetsplan kan gälla tillsvidare eller för en viss period.

I arbetsordningen beslutas de närmare interna föreskrifter som behövs för att genomföra verksamheten. Det handlar exempelvis om regler och rutiner för

* organisering
* arbetsfördelning
* delegering av beslutanderätt
* handläggning av ärenden och annan förvaltningsverksamhet
* former i övrigt för verksamheten.

## Genomföra genom att införa och tillämpa

I det andra steget omsätter myndigheten verksamhetsplan och arbetsordning till verksamhet. I praktiken handlar det om att genomföra aktiviteterna i verksamhetsplanen enligt regler och rutiner i arbetsordningen, för att på så sätt utföra myndighetens uppgifter och nå myndighetens mål enligt de krav som följer av ansvaret för verksamheten.

I verksamheten kan ledningssystemet uppfattas som den interna miljön, som bland annat omfattar vad som anses vara god förvaltning. Myndigheten upprätthåller en god intern miljö genom att bland annat

* se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten
* skapa goda arbetsförhållanden
* ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet.

Läs mer på sidan [Intern miljö](/styrning/intern-styrning-och-kontroll/intern-miljo/).

Detta gäller enligt 1 kap. 2 § regeringsformen, 5 § förvaltningslagen samt 8 § 2–3 och 13 § första stycket myndighetsförordningen.

## Följa upp genom att övervaka och granska

I det tredje steget följer myndigheten upp resultatet av verksamheten och dess genomförande. Uppföljningen kan i praktiken sammanfattas som att övervaka och granska hur verksamhetsplanen genomförs och hur arbetsordningen efterföljs. Uppföljningen kan också inkludera att bedöma resultatet av verksamheten.

### Följa vad myndigheten presterat

Myndigheten kan övervaka och granska verksamheten på olika sätt. Ett är att följa upp genomförandet av verksamheten via ärenden. Det handlar exempelvis om antal, handläggningstid, styckkostnad och kvalitet. Genom att följa upp på detta sätt kan avvikelser fångas från hur det är tänkt att ledningssystemet ska fungera.

### Följa effekterna av verksamheten

Ett ledningssystem hanterar verksamheten från inflöde genom omvandling till utflöde av prestationer. När det gäller verksamhetens påverkan på ett samhällsproblem, alltså effekten, är det svårare att se det som något som är under myndighetens styrning och kontroll. Det kan bättre beskrivas med verksamhetslogik och effektkedja. Läs mer på under [Verksamhetslogik](/styrning/resultatstyrning/resultatredovisning/verksamhetslogik/).

### Internrevisionsmyndigheternas uppföljning

Myndigheter som omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll ska systematiskt och regelbundet följa upp och bedöma den interna styrningen och kontrollen. Det avser dels förutsättningarna för en väl fungerande process dels själva processen för intern styrning och kontroll. Detta gäller enligt 5 § förordningen om intern styrning och kontroll.

Myndighetsledningen ska även lämna en bedömning av den interna styrningen och kontrollen. Det gäller enligt 2 kap. 9 § första stycket förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Myndighetsledningen får för sin bedömning även resultatet av internrevisionens granskning av om den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Det gäller enligt 4 och 9 § internrevisionsförordningen.

## Utveckla genom att underhålla och förbättra

En myndighet ska fortlöpande utveckla verksamheten. Och det är det som ligger i fokus i det fjärde steget i ett ledningssystem för verksamhetsstyrning. Här utgår myndigheten från den information som samlades in under uppföljningen i det tredje steget för att underhålla och förbättra verksamheten. Det blir också underlag för att revidera myndighetens arbetsordning och verksamhetsplan vid behov.

Men en myndighet behöver både arbeta med ständiga förbättringar och anpassa ledningssystemet till förändrade förutsättningar. För att utveckla ledningssystemet, och i förlängningen själva verksamheten, behöver myndigheten därför även följa sådana förhållanden utanför myndigheten som har betydelse för verksamheten. Detta gäller enligt 6 § myndighetsförordningen.

Senast uppdaterad:
2023-02-23

Innehållet är granskat:
2025-08-11