# Myndigheters bokföring

---

Myndigheterna i den statliga redovisningsorganisationen är bokföringsskyldiga. Här går vi igenom vad bokföringsskyldigheten innebär och var den regleras.

De bokföringsskyldiga myndigheterna ska

* löpande bokföra alla ekonomiska händelser
* se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter
* se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik
* avsluta den löpande bokföringen varje räkenskapsår med en årsredovisning
* bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen.

## Vilka är bokföringsskyldiga enligt förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring?

Myndigheterna i den statliga redovisningsorganisationen är bokföringsskyldiga. Du kan hitta myndigheterna i den statliga redovisningsorganisationen i [SRO-registret](https://www.statskontoret.se/kunskapsstod-och-regler/rapportering/myndighetsregistret/ "SRO-registret") på statskontoret.se. Där finns även mer [information om den statliga redovisningsorganisationen](https://www.statskontoret.se/kunskapsstod-och-regler/rapportering/myndighetsregistret/om-den-statliga-redovisningsorganisationen/ "information om den statliga redovisningsorganisationen").

## Regler som styr myndigheternas bokföring

Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) innehåller regler om myndigheters bokföring. Reglerna liknar bestämmelserna i Bokföringslagen (1999:1078) som gäller för bland andra privata företag. FBF är dock anpassad för den statliga verksamheten och innefattar bland annat bestämmelser om myndigheternas rapportering till statsredovisningen.

[Statskontoret beslutar om föreskrifter och allmänna råd](https://www.statskontoret.se/kunskapsstod-och-regler/regelverk/foreskrifter/ "Statskontoret beslutar om föreskrifter och allmänna råd") till förordningen i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring. Statskontoret publicerar [förordningen med föreskrifter och allmänna råd enligt förordningens struktur under EA-regelverket](/ea-regelverket/redovisning/myndigheters-bokforing/).

## God redovisningssed är centralt för bokföringen

Begreppet god redovisningssed är centralt för både myndigheternas bokföring och deras upprättande av årsredovisning. Enligt FBF ska bokföringsskyldigheten "fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed". Den anger också att "härvid skall de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen och Statskontoret meddelar iakttas".

Vad som ger uttryck för god redovisningssed framgår i ESV:s allmänna råd till 6 § FBF. Där framgår även att i de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten så kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet.

---

## Frågor och svar om myndigheters bokföring

[Hur går en myndighet tillväga när den ska upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Statskontoret har inte någon handledning eller annat stöd för upprättandet av systemdokumentation och behandlingshistorik.

Rådet för Kommunal Redovisning har en idéskrift, [Dokumentation av redovisningssystem](http://www.rkr.se/dokument/ideskrifter/), som ger stöd i upprättande av dokumentation som även kan vara ett stöd för en statlig myndighet. Se särskilt kapitel 7.

2019-03-04

[Vad kan motsvara namnteckningsprov när det gäller behörighet att förfoga över myndighetens medel?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Det som motsvarar namnteckningsprov kan till exempel vara en elektronisk underskrift eller elektronisk stämpel. Det ska utgöra samma kontrollmekanism som kontrollen av en fysisk underskrift.

Ordet "motsvarande" till namnteckningsprov har använts i syfte att öppna upp föreskrifterna för den tekniska utvecklingen. Vägledning om elektroniska underskrifter finns hos Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska dokumenteras i en förteckning eller motsvarande, som ska förses med namnteckningsprov eller motsvarande på förordnade tjänstemän. Det gäller enligt 32 § Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring.

2022-03-03

[Vad är systemdokumentation och behandlingshistorik?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Enligt 18 § i förordning (2000:606) om myndigheters bokföring så är myndigheter skyldiga att upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik.

### **Systemdokumentation**

Systemdokumentation ska omfatta en beskrivning som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt och hänger samman. Dokumentationen utgörs normalt av en **samlingsplan** och en **redovisningsplan** (kontoplan). För att förbättra överblicken och för att förstå bokföringen kan dessa behöva kompletteras genom att behandlingsregler och **verifieringskedjor** beskrivs. I detta sammanhang kan översiktliga beskrivningar över informationsflöden, t ex hjälpbokföringar eller försystem, och hur dessa påverkar bokföringen vara värdefulla. Beskrivningar kan också erfordras när det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifter eller skapar helt nya bokföringsposter.

En **samlingsplan** utgörs av en dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad där sambanden mellan bokföringssystemets olika delar bör framgå och där det även ska finnas en beskrivning över de tekniska bearbetningarna.

Om myndigheten använder **baskontoplanen** för statliga myndigheter så räcker det att i systemdokumentationen hänvisa till den och beskriva eventuella avvikelser och egna anpassningar. Om informationen som presenteras i resultatredovisningen byggs upp från olika konteringsdimensioner måste dessa beskrivas.

Det är väsentligt att beskriva bokföringssystemet så att verifieringskedjan kan följas. Detta innebär att det ska vara möjligt att identifiera enskilda bokföringsposter utifrån räkenskapsmaterialet.

### **Behandlingshistorik**

Med behandlingshistorik avses den dokumentation som gör att man i efterhand kan följa vilka behandlingsregler, exempelvis konteringsregler och automatkonteringar, som har tillämpats för olika bokföringsposter vid olika tidpunkter. Beskrivningar ska också upprättas över behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifter eller skapar helt nya bokföringsposter.

Utöver den dokumentation som visar läget vid årets slut ska förändringar under löpande år kunna följas. Behandlingshistoriken fyller sitt syfte när den hålls aktuell och utformas så att man vid behov på ett enkelt sätt kan konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler mm som gällde vid en viss tidpunkt. Dokumentationen av förändringar bör avse beskrivning av förändringen och tidpunkten för dess införande. Man bör också beskriva hur **arkivering** av räkenskapsmaterialet sker. Både systemdokumentation och behandlingshistorik utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter ([RA-FS 2018:10](https://riksarkivet.se/rafs?item=150)).

Varje modul (del av bokföringssystemet), som t ex leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsredovisning och lönesystem, måste beskrivas var för sig. Beskrivningen ska omfatta hur **registrering/bokföring/betalning** sker i modulen och hur informationen överförs till grundbokföringen (huvudboken), vilka **behandlingsregler** som tillämpas och hur **verifieringskedjan** mot bokslut ser ut.

Mer om systemdokumentation och behandlingshistorik finns att läsa i [Bokföringsnämndens vägledning om bokföring](http://bfn.se/sv/informationsmaterial/vagledningar#Bokforing).

2019-03-04

[När är brytdagen för årsbokslut?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Brytdagen är den 5 januari. Om det är en lördag eller söndag är brytdagen närmast föregående vardag.

Detta framgår av föreskrifterna till 10 § i förordningen om myndigheternas bokföring.

Den 5 januari är alltid trettondagsafton. Den infaller alltid dag före röd dag men betraktas inte som en lördag. Om trettondagsafton infaller på en vardag är brytdagen den 5 januari. Om trettondagsafton infaller på en lördag är brytdagen den 4 januari och om trettondagsafton infaller på en söndag är brytdagen den 3 januari.

2019-03-04

[Vart kan jag vända mig med frågor om arkivering, bevarande och gallring av räkenskapsmaterial?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Det är [Riksarkivet](https://riksarkivet.se/radgivning-for-myndigheter) som ansvarar för frågor som rör arkivering, bevarande och gallring.

I bokföringsförordningens 1 § framgår att bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Det är Riksarkivet som utfärdar föreskrifter till arkivförordningen (RA-FS).

I [EA-regelverket](/ea-regelverket/) under sidan Relaterade regler finns länkar till arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10). I bilaga till föreskrifterna finns Vägledning Bevarande och gallring av räkenskapsinformation.

2019-02-28

Senast uppdaterad:
2023-02-23

Innehållet är granskat:
2025-10-30