# Att beräkna kostnaderna

---

Utgångspunkten för att beräkna avgifter är myndighetens långsiktiga självkostnad för verksamheten. Här beskriver vi hur kostnader kan beräknas och fördelas.

Om det ekonomiska målet för verksamheten är full kostnadstäckning ska avgiften beräknas så att den täcker hela verksamhetens självkostnad, sett på några års sikt. Vid andra ekonomiska mål ska eller får hela eller delar av självkostnaden täckas av intäkterna.

[Mer om ekonomiska mål för avgiftsbelagd verksamhet.](/redovisning-och-finansiering/avgifter-och-andra-ersattningar/forutsattningar-for-avgifter-i-staten/ekonomiskt-mal-for-avgiftsbelagd-verksamhet/ "Mer om ekonomiska mål för avgiftsbelagd verksamhet.")

## Självkostnadskalkylen är grunden för att beräkna avgiftsnivån

Det är viktigt att en myndighet bygger sin prissättning på så noggranna kalkyler som möjligt över de totala kostnaderna för sina produkter, för att undvika att bli misstänkt för att ta ut ett pris som inte täcker självkostnaden.

En självkostnadskalkyl fångar upp alla kostnader som direkt eller indirekt kan föras till varan eller tjänsten.

### Direkta och indirekta kostnader

Direkta kostnader är kostnader som förs direkt till en viss prestation eller en kostnadsbärare, utan att schabloner eller fördelningsnycklar behöver användas. Exempel på direkta kostnader är direkt lön med tillhörande sociala kostnader. Ett annat exempel är kostnader för resor för de personer som arbetar direkt med den avgiftsbelagda verksamheten.

Indirekta kostnader är kostnader som är gemensamma för flera produkter eller tjänster, exempelvis kostnader för lokaler, ledning och för administrativa funktioner. Dessa kostnader fördelas till verksamheten med hjälp av en så kallad fördelningsnyckel, till exempel arbetstid, lönekostnad eller årsarbetskrafter.

Vad som betraktas som direkt respektive indirekt kostnad kan variera mellan olika myndigheter.

### Fördela ut kostnaderna

En bra fördelningsgrund eller fördelningsnyckel bör uppfylla två krav. Den bör så långt som möjligt uttrycka ett samband mellan respektive verksamhet och de indirekta kostnader som ska fördelas, samt vara administrativt enkel att hantera.

Olika slag av verksamheter utnyttjar ofta gemensamma produktionsresurser. I redovisningen är det därför viktigt att hålla isär kostnaderna för de olika verksamheterna.

Den struktur myndigheten väljer för att kalkylera och redovisa intäkter och kostnader är beroende av

* hur det ekonomiska målet är formulerat
* omfattningen på den avgiftsbelagda verksamheten
* andra faktorer, till exempel produktions- och marknadsförhållanden samt utformningen av resultatansvaret inom myndigheten.

## Tidredovisning en förutsättning för att beräkna kostnader

Lönekostnader är i regel en stor del av myndighetens kostnader. Det är därför viktigt att myndigheten har någon form av tidredovisning för att kunna fördela lönekostnaderna mellan olika verksamheter. Den myndighet som helt avstår från tidredovisning väljer bort ett relativt enkelt och någorlunda rättvisande instrument för såväl löpande styrning som kalkylering och uppföljning av verksamheten.

Det som är avgörande för myndighetens utformning av tidredovisningen är faktorer som exempelvis den avgiftsbelagda verksamhetens ekonomiska tyngd och struktur samt produktionsförhållanden.

Om myndigheten endast producerar en typ av tjänst kan tidsåtgången uppskattas med hjälp av stickprov för att klarlägga förhållandet mellan debiterbar tid och indirekt tid. Debiterbar tid är den tid som är direkt hänförbar till den utförda tjänsten, medan exempelvis egen utbildning är att se som indirekt tid.

En del myndigheter kan behöva ha ett system som registrerar hur mycket en anläggningstillgång utnyttjas för olika prestationer. Men oftast använder man en schablon för att fördela kostnader för anläggningstillgångar till prestationerna.

## Kartlägg myndighetens kostnadsstruktur

När en myndighet bedriver både anslags- och avgiftsfinansierad verksamhet kan det vara svårt att avgränsa kostnaderna för respektive verksamhet. Det gäller särskilt när verksamheterna är organisatoriskt eller funktionellt förenade och helt eller delvis nyttjar samma personal eller utrustning.

För att en kalkyl ska kunna bilda underlag för en framtida avgiftssättning måste den spegla de framtida kostnaderna. Kostnadsutfallet för den senast kända resultatperioden kan vara en utgångspunkt.

Varje kostnadspost bör ifrågasättas och myndigheten bör ta ställning till följande:

* Är det rätt ambitionsnivå på de olika varorna och tjänsterna som tillhandahålls?
* Är kvaliteten den rätta, det vill säga varken för hög eller för låg i förhållande till de betalandes behov?
* Se över metoderna för att producera tjänsten och se om det går att göra på ett enklare och billigare sätt?
* Går det att identifiera och kostnadsberäkna varje led i produktionen för att ytterligare minska kostnaderna?

Myndigheten bör även överväga om efterfrågan på producerade varor och tjänster kommer att vara oförändrad under den kommande perioden. Överväg även om eventuella kostnadsförändringar kan bli aktuella framöver, exempelvis på grund av löneökningar, omförhandlade hyreskontrakt eller ny utrustning.

## Analysera vilka kostnader som ska ingå i avgiftsunderlaget

Myndigheten bör analysera vilka kostnader som har bäring på den avgiftsbelagda verksamheten. De direkta kostnaderna är ofta enkla att identifiera men det är inte alltid självklart vilka indirekta kostnader som ska ingå i avgiftsunderlaget.

När det gäller offentligrättsliga avgifter bestämmer riksdagen vilka kostnader som ska ingå i avgiftsunderlaget, såvida inte detta framgår av en EU-förordning. Det är därför viktigt att myndigheten analyserar vilka kostnader som ska eller får ingå för den specifika avgiftsbelagda verksamheten Vilka direkta kostnader får ingå? Ska indirekta kostnader ingå och finns det i så fall någon begränsning av vilka? Genom en sådan analys kan myndigheten säkerställa att avgifterna är beräknade i enlighet med regleringen.

I det följande ger vi exempel på kostnader för funktioner eller aktiviteter som vid avgiftssättningen oftast, ibland eller sällan betraktas som gemensamma för avgifts- och anslagsfinansierad verksamhet. Exemplen är framförallt tänkta utifrån en myndighet som i huvudsak är anslagsfinansierad och som även bedriver uppdragsverksamhet med full kostnadstäckning som ekonomiskt mål. Men exemplen kan också fungera som en utgångspunkt i myndigheter som är organiserade på andra sätt.

En myndighet som bara bedriver avgiftsfinansierad verksamhet måste beräkna avgifterna så att de täcker myndighetens samtliga kostnader.

### Kostnader som normalt ingår i avgiftsunderlaget

Kostnader som oftast ska belasta både den anslagsfinansierade och den avgiftsfinansierade uppdragsverksamheten är till exempel gemensamma kostnader för:

* ledning
* administrativt stöd/staber
* lokaler
* it-tjänster
* bibliotek
* kapitalkostnader (avskrivningar och räntor)
* personalvård.

Avgifterna ska normalt beräknas så att de täcker en rättvisande andel av dessa kostnader.

### Kostnader som ibland ingår i avgiftsunderlaget

Beroende på hur bemyndigandet är formulerat kan en andel av kostnaderna för följande aktiviteter komma att belasta den avgiftsbelagda uppdragsverksamheten:

* allmän metodutveckling
* forskning
* utvecklingsarbete.

Bemyndigandet till myndigheten att ta ut avgiften kan till exempel vara utformat så att det framgår att avgiften ska bidra till att täcka en andel av kostnaderna för forskning eller utveckling. Inga kostnader för forskning eller utveckling inom den anslagsfinansierade verksamheten ska vanligtvis belasta den avgiftsbelagda verksamheten, om inte regeringen har bestämt att de ska det.

Om däremot utvecklingsarbetet har en direkt bäring på den avgiftsbelagda verksamheten ska avgiften beräknas så att den täcker kostnaderna för arbetet. Det är då fråga om en direkt kostnad.

### Kostnader som sällan ingår i avgiftsunderlaget

En myndighet som bedriver anslagsfinansierad verksamhet ska normalt inte ta med en andel av kostnaderna i uppdragsverksamheten för följande arbeten i avgiftsunderlaget:

* remisser
* EU-arbete
* överklaganden
* arbete med föreskrifter och allmänna råd
* allmän rådgivning och information.

Senast uppdaterad:
2025-06-04

Innehållet är granskat:
2025-09-26