# Exempel på rutin för återbetalning och återkrav

---

Hela exempeltexten är ett ordagrant utdrag ur Socialstyrelsens (SOS) rutin för återbetalning och återkrav. För frågor om rutinen kan du vända dig till SOS, ange diarienummer 1.3-114320-2023.

## Genomförande

### Återbetalning och återkrav

#### **Aktivitet**

**Obs!** Det ska finnas tydlig information om att Socialstyrelsen kommer att kräva bidraget tillbaka om kompletta underlag inte inkommer i rätt tid i de fall det är aktuellt.

Om inte kompletta underlag kommer in i rätt tid ska utredaren för de begärda underlagen följa rutinen för återkrav, se nedan. Information om återkrav framgår i Äldreomsorgslyftets regeringsbeslut (för åren 2020-2023).

Utredaren kräver in underlagen, tar emot dessa och vidtar nödvändiga åtgärder beroende på dess karaktär och omfång.

En kommun kan på egen begäran återbetala medel till Socialstyrelsen. Ska icke förbrukade medel återbetalas gå vidare till ”Fakturering av medel” nedan.
Upptäcks däremot fel användning av medel, enligt grunderna nedan gå vidare till ”Återkrav av medel – enligt regeringsbeslut nedan.

### Återkrav av medel enligt regeringsbeslut och RRF-förordningen

Socialstyrelsen kan besluta att kräva tillbaka hela, eller delar, av bidraget (återkrav) om inte bidragsmottagaren fullgjort sina skyldigheter.

Återkravsgrunder:

Generellt gäller de återkravsgrunder som framgår av regeringsbesluten som fattats avseende Äldreomsorgslyftet och sker även med stöd av RRF-förordningen. Vid granskning av underlagen gällande RRF är följande de mest förekommande:

* Medel som har använts för ändamål som inte angetts i regeringsbeslutet eller i anvisningar för bidraget.
* Försummar bidragsmottagaren sin skyldighet att lämna delredovisning av verksamheten, ekonomisk delredovisning eller slutrapport kan bidragsgivaren kräva tillbaka hela eller delar av bidraget.
* Försummar bidragsmottagaren sin skyldighet att återbetala outnyttjade medel kan bidragsgivaren kräva tillbaka hela eller delar av bidraget.
* Om bidragsmottagaren ej inkommer med begärda underlag för Socialstyrelsens måluppfyllnad inom utsatt tid.

#### **Aktivitet**

**Felaktig bidragsanvändning.** Om det framgår tydligt av inkomna underlag att bidragsmottagaren använt medlen felaktigt, alternativt visar sådan brist att inte utredaren kan godkänna medelsanvändningen, ska EC informeras.

* Utredaren tar fram underlag för ”Tillfälle till yttrande” (för det år det gäller).

**Otydlig bidragsanvändning.** Utredaren begär in eventuella kompletteringar om det inte framgår tydligt att bidragsmottagaren använt medlen till avsedda ändamål (använd främst mejl och i andra hand telefonsamtal med tjänsteanteckning som diarieförs).

**Om** utredaren efter påminnelse/komplettering bedömer att medelsanvändningen är acceptabel, går myndigheten inte vidare med ärendet. Detta gäller även om uteblivna underlag inkommer i efterhand mellan perioden då yttrandetiden gått ut och återkravet skapas.

**Om** det efter påminnelse/komplettering tydligt framgår att bidragsmottagaren använt medlen felaktigt, eller det visar sådan brist, att inte den bidragsansvarige utredaren kan godkänna medelsanvändningen skapar utredaren att yttrande.

**Om** det visar sig efter påminnelse/komplettering att det kvarstår oklarheter i bidragsmottagarens medelsanvändning tas frågan primärt upp för diskussion i produktionsteamet för att hitta en lösning. Kvarstår oklarheter tas frågan vidare till EC. Eventuellt tas frågan upp med Rättsavdelningen för vidare vägledning.

Återkravets storlek baseras utifrån hur stor andel av kommunens deltagare som ej uppfyller kriterierna vid redovisningen för att kunna godkännas. Fullt återkrav görs för de kommuner vars efterfrågade underlag uteblir helt efter påminnelse. Uteblir ett visst antal deltagares underlag görs avräkning mot 1) det belopp som kommunen erhållit (se över eventuell återbetalning), 2) det totala antalet deltagare (oavsett om de påbörjat eller fortsatt en utbildning det berörda året). Har kommunen endast uppgivit schablonsummor för de studerande görs ett avdrag utifrån det i yttrandet och blir gällande om återkravet träder i kraft såvida kommunen inte inkommit med exakta siffror.

* EC kan fatta beslut om en särskild granskning, begäran om återbetalning, anmälan om åtal eller att ej återkräva medel. EC ska samråda med chefsjurist innan ett beslut om åtgärd fattas. Vid åtal följer Socialstyrelsen det stöd som är framtaget av SEFI-rådet.
* När bidragsmottagaren yttrat sig fattar den bidragsansvarige utredaren beslut om återkrav eller ej återkrav efter dialog med EC i enlighet med Handläggnings- och beslutsordning. Vid behov stäms ärendet av med jurist. Mallar för ”Beslut återkrav” eller ”Beslut ej återkrav” finns i Word, se under fliken 360.
* Vid beslut om återkrav ska det framgå om beslutet är överklagningsbart och blanketten *besvärshänvisning* med instruktioner samt överklagningstid (3 veckor från delgivningsdatum) ska bifogas. Beslutet ska skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis. Den bidragsansvarige utredaren tar hjälp av administratören för diarieföring och utskick.
* Om mottagaren hämtar det rekommenderade brevet skickas ett underskrivet mottagningsbevis in till myndigheten som diarieförs i ärendet.
* Om inte mottagaren hämtar det rekommenderade brevet med beslutet diarieförs notering om det och ärendet hanteras enligt delgivningslagen (2010:1932).
* Om bidragsmottagaren överklagar ska Socialstyrelsen skicka samtliga dokument till förvaltningsrätten i Stockholm via e-post, enligt rutiner och mallar för överklaganden. Följ överklagandeprocessen som har en egen rutin: Handläggning av överklaganden, inklusive ändringar enligt 37–39§§ förvaltningslagen samt rättidsprövning.

### Överblick hålltider för denna handläggningsprocess:

1. Information om begäran av uppgifter går ut till kommun. (1+14 dagar)
2. Påminnelse om begärda uppgifter (fem arbetsdagar)
3. Eventuell komplettering på inkomna uppgifter (en vecka eller efter behov längre tid)
4. Påminnelse om komplettering på begärda uppgifter (fem arbetsdagar)
5. Tillfälle till yttrande/kommunicering inför ett eventuellt återkrav (1+14 dagar)
6. Eventuellt beslut om återkrav

### Fakturering

#### **Aktivitet**

Vid återbetalning och återkrav ska utredaren tillsammans med administratör fylla i faktureringsunderlag enligt *Mall - Faktureringsunderlag för filinläsning*. Underlaget sparas i en särskild mapp för återbetalning för det specifika statsbidraget kopia, läggs i delad mapp 398, i en undermapp som heter Nya faktureringsunderlag 20xx och administratören skickar en notifiering till *ekonomi.statsbidrag@socialstyrelsen.se.*

**OBS!** Fakturerar vi aktuellt års medel samma år som det betalas ut ska vi skriva den kod vi använder för att betala ut så att medlen går tillbaka till anslaget.

V/EE hanterar faktureringen enligt *Rutin för hantering av kundfaktura.*

När fakturering skett skrivs kontering samt fakturanummer i faktureringsunderlaget och lägger till ”Färdig-” först i filnamnet. V/EE bevakar att betalning sker inom utsatt tid.

Efter förfallodatumet kontrollerar administratören i Agresso att betalningar skett och markerar detta i faktureringsunderlaget. Administratören på BST/STB kopierar det färdiga faktureringsunderlaget till en särskild mapp för det specifika statsbidraget och tar bort den ursprungliga filen när samtliga mottagare betalat. Först när alla fakturor är betalda kan ärendena avslutas av den bidragsansvarige utredaren och skickas till Registraturen för arkivering.

När V/EE skickat 3 påminnelser (efter sista betalningsdag) på återkravet så ska V/EE lämna över ärendet för indrivning genom Kammarkollegiet, enligt *Rutin för hantering av kundfaktura*.

Senast uppdaterad:
2024-04-29

Innehållet är granskat:
2024-07-09