# Konsekvenser för effektiviteten i statsförvaltningen

---

Statlig verksamhet ska eftersträva hög effektivitet och god hushållning. Det innebär att statsförvaltningen inte ska använda mer resurser än vad som behövs för att uppnå önskade resultat. Varje myndighet ska eftersträva hög effektivitet i den egna verksamheten men också beakta statens samlade effektivitet. Det framgår av budgetlagen och myndighetsförordningen.

Effektivitet i staten handlar ytterst om måluppfyllelse. Att få så mycket värde, eller resultat, som möjligt för de insatta resurserna. Det går att effektivisera verksamheter på två sätt. Dels att göra något till en lägre kostnad med bibehållen kvalitet, dels att göra något med högre kvalitet, eller högre ambitionsnivå, utan att kostnaderna ökar.

Varje utredning bör därför analysera hur ett förslag påverkar statsförvaltningens effektivitet. Som stöd i analysen kan utredningen teckna den berörda verksamhetens verksamhetslogik, det vill säga verksamhetens förutsättningar, genomförande och förväntade resultat i form av prestationer och effekter. Med hjälp av den kan utredningen analysera hur ett förslag påverkar förutsättningarna att nå resultat och ställa det i relation till satsade resurser. Kan resurserna användas på andra sätt för att nå bättre resultat? Eller kan motsvarande resultat uppnås på ett mindre resurskrävande sätt?

När vi analyserar konsekvenser för effektiveten av ett förslag i en del av statsförvaltningen kan vi ofta också behöva analysera hur förslaget påverkar effektiveten i andra delar av förvaltningen eller statsförvaltningen som helhet. Exempelvis kan konsekvenser av förslag som berör Polismyndigheten sannolikt också medföra konsekvenser för andra myndigheter i rättskedjan. Utredningen bör också beakta hur effektiviteten påverkar samhället som helhet, inklusive andra delar av offentlig sektor.

För att kunna värdera olika förslag mot varandra kan utredningen tidigt i utredningsarbetet behöva ta ställning till vilka mått och beräkningar som behövs. Det kan exempelvis handla om mått på prestationer såsom antal handlagda ärenden eller antal korrekta beslut och styckkostnad (kostnad per prestation) eller den samlade kostnaden för en verksamhet. Måtten kan användas för att analysera vad som händer om inget görs eller om ett visst förslag genomförs. Det är till nytta för att beskriva exempelvis hur stor en effektivisering är, och nödvändigt för att en mottagare av förslagen ska kunna ta ställning till om ett förslag är värt att genomföra. Ett stöd i analysen kan vara att göra jämförelser med kostnader och effekter av andra liknande förslag.

Frågor att ställa sig för att avgöra om det är relevant att analysera konsekvenser för statsförvaltningens effektivitet

Berör förslaget vad förvaltningen ska göra, på vilket sätt den arbetar, organiseras eller finansieras så behöver utredningen analysera konsekvenser för förvaltningens effektivitet. Frågorna nedan kan vara vägledande för om det är relevant att analysera effektivitet:

* **Berör förslaget myndigheters uppgifter, exempelvis uppgifternas innehåll, utformning eller mål?**Om myndigheter får fler, färre eller förändrade uppgifter kan det påverka både hur myndigheten kan använda sina resurser och vilka resultat som myndigheten uppnår och därmed effektiviteten i verksamheten. Det gäller också om uppgifter flyttas mellan myndigheter, eller mellan myndigheter och andra offentliga eller privata aktörer.
* **Berör förslaget statsförvaltningens organisation?**Inrättandet av nya myndigheter, förändrad organisationsform för befintlig statlig verksamhet eller avveckling av statlig verksamhet påverkar relationen mellan resurser och resultat och därmed är det relevant att analysera förslagets effekter på statsförvaltningens effektivitet.
* **Berör förslaget på vilket sätt myndigheter kan eller får utföra sina uppgifter?**
  Även om förslaget inte direkt berör statsförvaltningens uppgifter eller organisation kan det ändå påverka myndigheternas förutsättningar att omvandla resurser till resultat genom att på olika sätt reglera hur myndigheterna kan och får arbeta.
* **Berör förslaget hur myndigheter finansieras?**Både resurserna storlek och formen för finansiering (anslag, avgifter, bidrag) påverkar förvaltningens effektivitet. Både för mycket och för lite resurser kan minska effektiviteten i förvaltningen. Formen för finansieringen påverkar hur myndigheter kan använda sina resurser, och kan också skapa olika incitament till effektivitet.
* **Leder förslaget till att det uppstår oavsiktliga effekter och kostnader hos statliga myndigheter och verksamheter?**

Potentiella fallgropar

* Om förslaget innebär nya åtaganden för staten behöver utredningen först ta ställning till och motivera varför uppgiften bör vara ett statligt åtagande, och inte hanteras av någon annan offentlig eller privat aktör. Regeringen har exempelvis i den förvaltningspolitiska propositionen slagit fast att statliga myndigheter bör som regel inte sälja varor och tjänster på en marknad.
* Effektivt ska inte förväxlas med billigt. Om sänkta kostnader uppnås till priset av att kvaliteten i verksamheten inte längre är tillräcklig, är inte verksamheten effektiv. Myndigheternas strävan att vara effektiva måste också vägas mot andra grundläggande värden såsom rättssäkerhet, tillgänglighet och service.
* Var uppmärksam på att olika delar av statsförvaltningen påverkar varandra. Förslag som rör en del av statsförvaltningen kan få konsekvenser även för andra delar av statsförvaltningen. Analysen behöver ta hänsyn till den samlade nyttan och effektiviteten för staten som helhet. Det kan också vara relevant att beakta konsekvenser för övrig offentlig sektor och samhället i stort.
* Glöm inte vad som är engångskostnader/besparingar och vad som är bestående effekter. Nya regler kan skapa kostnader och besparingar som påverkar effektiviteten på kort och lång sikt. Analysen behöver särskilja vilka kostnader som är initiala och vilka som är bestående över tid.
* Det kan också ta tid att genomföra nya förslag. När är det rimligt att effektivitetsvinster kan realiseras? Analysen behöver inkludera de förutsättningar som behöver finnas på plats för att genomföra förslaget.
* Beakta risken att antagandena om effekter och kostnader är felaktiga. Ofta finns en rad antaganden om olika skeenden utan att de egentligen prövas. Ett förslag kan exempelvis antas leda till olika effekter och bidra till effektivisering. En prövning av de antaganden som ligger till grund för effektiviseringen kan visa att det är helt andra faktorer som bidrar till en effekt. En insats kanske därmed inte alls är effektiv utan endast kostsam.

Senast uppdaterad:
2025-03-03