# Stöd för att utveckla processen för planering och uppföljning

---

Som stöd för arbetet med planering och uppföljning har Statskontoret tagit fram ett antal frågor som ni kan reflektera över och diskutera. Frågorna kan användas i planeringsprocessen eller som ett stöd för att utveckla den.

Genom att tillhandahålla ett antal frågor vill Statskontoret underlätta för myndigheter att fånga upp olika perspektiv som kan vara relevanta för att utveckla ert arbete med planering och uppföljning. Frågorna kan också användas som en grund för att skapa en självskattningsenkät inom den egna organisationen.

Frågorna kopplar an till de olika delarna i stödet och kan användas separat kopplade till de olika områdena eller tillsammans utifrån ett helhetsperspektiv.

Håll samman processen

* Upplevs processen för planering och uppföljning som sammanhållen?
* Upplever alla att de har nytta av arbetet med och resultatet av er planering och uppföljning?
* Är den information ni använder er av
  + tillförlitlig
  + lättillgänglig
  + kostnadseffektiv?
* På vilket sätt kan ni använda verksamhetslogik, systemperspektiv eller andra strategiska verktyg stödja arbetet i planerings- och uppföljningsprocessen?
* Fungerar styrnings- och uppföljningsstrukturen bra för
  + den interna styrningen
  + regeringens behov av information?
* Upplevs regeringens mål som tydliga och relevanta?
* Utgår ni från ett målgrupps- eller kundperspektiv i arbetet?

Integrera kraven på verksamheten

* Hur ser er inventering av krav ut?
* Vilka krav är mest centrala för er?
* Omfattar myndighetens planering och uppföljning rätt krav?
* Fångar processen tillräcklig information om kärnverksamhetens behov av stöd?
* Hur ska verksamheten balansera krav på leverans mot till exempel ekonomi-, arbetsmiljö-, jämställdhets-, hållbarhets- och informationssäkerhetskrav eller nyttorealiseringsbehov?

Skapa engagemang och delaktighet

* Upplevs processen för planering och uppföljning som stödjande av verksamheten?
* Är era mål tydligt formulerade?
  + Har ni rätt ambitionsnivå i förhållande till era behov?
  + Hanterar ni eventuella målkonflikter på ett bra sätt?
* Förstår alla sin roll i processen och hur viktiga de är?
* Är processen accepterad och förutsägbar?
* Hur illustrerar ni processen?
* Har ni kreativa metoder i processens olika steg?
* Vilka berättelser har ni som förstärker er målbild?

Inriktning och omfattning

* Tar VP-direktivet vid där den strategiska planeringen avslutades – finns det en röd tråd
* Möter VP-direktivet de olika verksamheternas behov så att de kan ta sitt ansvar enligt arbetsordningen?
* Upplevs myndighetens lednings ställningstaganden om verksamhetens inriktning som tydliga och relevanta?
* Har verksamhetsuppföljningen fångat kunskap som bidrar till inriktningen för kommande år?
* Finns det större glapp mellan myndighetsmålgruppernas förväntningar och behov och verksamhetens möjligheter att tillgodose dessa?
* Stämmer fortfarande antaganden om målgrupp och omgivning som legat till grund för den strategiska planen?
* Skapar processen ett ändamålsenligt utrymme för samplanering mellan olika funktioner
* Är omvärldsbevakningen ett stöd för att ta fram den årliga inriktning och omfattningen som utgångspunkt för verksamhetsplaneringen?

Verksamhetsplanering

* Fungerar målen styrande för verksamheten?
* Fångar nuvarande process för verksamhetsplanering (från VP-direktiv till VP) nödvändiga delar?
* Ger tidsplaneringen utrymme för planering på alla nivåer?
* Har myndigheten en planeringsprocess som får chefer att ta gemensamt ansvar för helheten och inte suboptimera mot egna intressen?
* Ger verksamhetsplaneringen förutsättningar för genomförande och uppföljning?
* Stödjer ekonomimodell planeringen och uppföljningen?
  + Är vår objekt- och redovisningsplan utformad så att vi kan följa upp i enlighet med de externa och interna kraven?
  + Är vår tidredovisning ändamålsenlig eller bör den förbättras?
* Har ni en uppfattning om vilka förväntningar myndighetens kunder eller målgrupper har på myndighetens verksamhet och använder ni insikter eller antaganden om kunder eller målgrupper i planeringsarbetet?

Genomförande och uppföljning

* Finns det en budgetmedvetenhet inom myndigheten?
* Finns det en kostnadsmedvetenhet inom myndigheten?
* Lyfts rätt frågor till rätt nivå?
* Finns mandat för förändringar på rätt nivå i organisationen?
* Hur får ni en verksamhetsuppföljning som stödjer gemensamt ansvarstagande, flexibilitet och omplanering på alla nivåer?
* Hur följer ni upp mål och aspekter så som verksamhet (produktion, kvalitet, och utveckling), ekonomi, jämställdhet, arbetsmiljö, infosäkerhet, miljö med mera?
* Ska ni förändra i verksamhetsplanen eller ligger den kvar?
* Gör ni justeringar löpande under året eller inte?
* Hur ser er uppföljningsplan ut?
* Vilka ska involveras i uppföljningen?

Årlig uppföljning

* Hur kan arbetet med årsredovisningen underlättas genom en utveckling av processen för planering och uppföljning?
* Hur får ni en utvärdering, resultatredovisning eller uppföljning som stödjer förbättringar och verksamhetsutveckling?
* Hur integrerar ni budgetunderlaget i arbetet?
* Hur bedömer ni att planering och uppföljning fungerar och leder det till att verksamhetens mål uppnås effektivt?
* Finns det behov att genomföra ytterligare korrigerande och förebyggande åtgärder?

Senast uppdaterad:
2023-09-21

Innehållet är granskat:
2025-06-03