# Personalkostnader

---

Handledningen om personalkostnader riktar sig i första hand till er som önskar svar på redovisningsfrågor om personalkostnader, men kan naturligtvis vara till hjälp även för andra användare.

I begreppet personalkostnader ingår förutom lön, källskatt och sociala avgifter även kostnader för exempelvis semester, tjänstepension och vissa förmåner. Andra begrepp som ofta förknippas med myndighetens personal är avgångsvederlag, årsarbetskrafter, medelantal anställda och sjukfrånvaro.

I handledningen finns redovisningsexempel med konteringar (inklusive S-koder) som kan vara till hjälp i den löpande redovisningen och i samband med bokslut. Handledningen innehåller även information och vägledning om bland annat lagstadgade sociala avgifter, avtalade sociala avgifter, delpension, avsättningar vid omstruktureringar, avgångsvederlag och beräkning av årsarbetskrafter och medelantal anställda.

Notera att handledningens hänvisningar till ESV:s föreskrifter och allmänna råd utgår från den tidigare strukturen för myndighetens regler. Från och med den 1 januari 2023 publiceras föreskrifterna i den nya serien Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA). Det betyder att regelhänvisningar i publikationer som publicerats före detta datum inte stämmer med den nuvarande strukturen.

Vissa benämningar i handledningen har ändrats och andra har tillkommit. Exempelvis är Ålderspension Flex nytt avseende avtalade sociala avgifter. Storleken på myndigheters årliga avsättning för lokalt omställningsstöd har också ändrats och ska från och med 1 januari 2024 uppgå till 0,2 procent (tidigare 0,3 %).

**Publikationsnummer:** ESV 2015:1

**Publiceringsdatum:**2015-02-11

## Ladda ner handledningen

[Personalkostnader (pdf)](/globalassets/handledningar-pdf/personalkostnader-esv-2015-1.pdf)

---

## Frågor och svar om personalkostnader

[Hur ska en semesterlöneskuld som överförs till en annan myndighet bokföras?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

När en anställd övergår från en statlig myndighet till en annan utbetalas normalt den anställdes sparade semesterdagar. Det händer dock att semesterlöneskulden för den anställde överförs till den övertagande myndigheten, exempelvis i samband med större verksamhetsövergångar eller när det finns en överenskommelse mellan myndigheterna. En överföring av semesterlöneskulden kan också ske till följd av ett särskilt regeringsbeslut.

Vid överföring av en semesterlöneskuld mellan två myndigheter gäller följande:

* Semesterdagar som intjänats 2008 och tidigare ska ingå i överföringen av semesterlöneskulden tillsammans med en motsvarande fordran på statsverket. Den avlämnande myndigheten ska inte göra någon betalning till den övertagande myndigheten.
* Semesterdagar som intjänats 2009 och senare ska ingå i överföringen av semesterlöneskulden och den avlämnande myndigheten ska även göra en betalning med motsvarande belopp till den övertagande myndigheten.

## **För anslagsfinansierade myndigheter**

### *Semesterdagar intjänade 2008 och tidigare*

Semesterdagar som är intjänade 2008 och tidigare har inte redovisats mot anslag eftersom staten gick över till kostnadsmässig redovisning mot anslag först från och med 1 januari 2009. Det betyder att den övertagande myndigheten ska redovisa kostnader för dessa semesterdagar och belasta anslaget i den period semesterdagarna nyttjas av den anställde och utbetalning sker. Det följer av punkt 2 i [övergångsbestämmelsen till anslagsförordningen (2011:223)](/ea-regelverket/finansiering/anslagsforordningen/#k-overgangsbestammelser).

### *Semesterdagar intjänade 2009 och senare*

Semesterdagar intjänade 2009 och senare har redovisats mot anslag i den period de intjänades (enligt 12 § anslagsförordningen). I praktiken redovisas kostnaden för semesterdagar mot anslag när semesterdagarna tas ut och månadslönen bokförs eller när semesterlöneskulden beräknas och förändringen av skulden bokförs under året. Beräkning och bokföring av semesterlöneskulden kan göras varje månad eller minst en gång om året. Vid en överföring från en myndighet till en annan bör den avlämnande myndigheten säkerställa att redovisning mot anslag har gjorts för värdet på samtliga semesterdagar som ingår i överföringen.

Att den avlämnande myndigheten även behöver göra en utbetalning till den övertagande myndigheten motsvarande storleken på den semesterlöneskuld som överförs beror på att myndigheten har fått anslagsmedel till räntekontot (normalt en tolftedel per månad) som motsvarar tilldelat anslag. När myndigheten redovisar kostnaden för de intjänade semesterdagarna mot anslag ”reserveras” samtidigt motsvarande belopp på räntekontot för en kommande utbetalning. Om dessa semesterdagar överförs till annan myndighet utan att motsvarande belopp dras från räntekontot uppstår en differens mellan myndighetens behållning på räntekontot och redovisning mot anslag i posten Avräkning med statsverket. Differensen kommer att kvarstå till dess att saldot på räntekontot minskas med motsvarande belopp.

Vid överföring av en semesterlöneskuld är det också viktigt att den övertagande myndigheten får information om hur respektive anställds semesterdagar fördelas mellan de två olika kategorierna.

I följande redovisningsexempel sker överföring av en semesterlöneskuld mellan två anslagsfinansierade verksamheter.

### *Exempel:*

Hos den avlämnande myndigheten ska värdet för *semesterdagar som har intjänats 2008 och tidigare* minska myndighetens semesterlöneskuld samt minska fordran med statsverket med motsvarande belopp enligt följande:

Debet / S2714 Upplupen semesterlöneskuld
Debet / S2715 Skuld för sociala avgifter på upplupen semesterlöneskuld
Kredit / S1780 Ingående balans, fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag

Värdet av *semesterdagar som är intjänade från 2009 och senare* ska betalas till mottagande myndighet. Semesterdagarna har redovisats mot anslaget, men utbetalningen har ännu inte gjorts. Redovisningen sker enligt följande:

Kredit / S1910 Räntekonto
Debet / S2714 Upplupen semesterlöneskuld
Debet / S2715 Skuld för sociala avgifter på upplupen semesterlöneskuld

Beroende på myndigheternas olika lönesystem och avstämningsrutiner är det i vissa fall inte möjligt att bokföra dessa transaktioner direkt mot balanskonton. I dessa fall kan bokföring ske via relevanta kostnadskonton i resultaträkningen, exempelvis S-koderna S4115, S4123 och S4125. Då debiteras dessa konton för att i nästa steg krediteras när minskningen av semesterlöneskulden bokförs med de uttagna och utbetalda semesterdagarna.

Den mottagande myndigheten tar över och bokför transaktionerna precis som i exemplet men med motsatt tecken.

## **För avgiftsfinansierade myndigheter**

Om överföring av en semesterlöneskuld sker till eller från en avgiftsfinansierad verksamhet ska transaktionerna redovisas enligt samma princip som för *semesterdagar intjänade 2009 och senare*.

2019-03-04

[Hur beräknas en årsarbetskraft mer i detalj?](#)
[Kopiera länk](#)

**Svar**

Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön, eller annan ersättning, för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult) trots att denna i vissa fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars löner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen.

Huvudregeln vid beräkning av årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbetstid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels utifrån anställningens aktuella omfattning. Två halvtidstjänstgörande personer, som arbetat under hela räkenskapsåret, blir således en årsarbetskraft. Vid beräkning av ordinarie arbetstid ska ingen korrigering göras för vare sig intjänad eller uttagen kompensationsledighet, mertid eller övertid som tas ut i ledighet. Däremot bör övertid som tas ut i pengar läggas till i beräkningen av ordinarie arbetstid.

**När ni beräknar ordinarie arbetstid gör avdrag för**

* föräldraledighet med föräldrapenning
* tjänstledighet utan lön (till exempel tjänstledighet för studier eller annan anställning)
* sjukfrånvaro som överstiger 14 dagar
* frånvaro för delpension.

**Ni gör däremot inte avdrag för**

* betald semester
* frånvaro för vård av barn (med tillfällig föräldrapenning)
* kort sjukfrånvaro (som understiger 15 dagar)
* annan betald tjänstledighet.

Denna metod att beräkna årsarbetskrafter bör användas. Myndigheter som har stora svårigheter att ta fram uppgifter om de anställdas specifika arbetstider kan använda en förenklingsregel vid beräkning av årsarbetskrafter.

Förenklingsregeln kan användas om myndigheten bara har uppgift om totalt arbetat tid under räkenskapsåret. Årsarbetstiden för en heltidsanställd person som arbetat hela året kan då schablonmässigt antas vara 1 920 timmar. Schablonen motsvarar en arbetstid på 40 timmar per vecka och inkluderar betald semester och avdrag för ledighet vid helgdagar.

Hur en årsarbetskraft beräknas går att läsa om i handledningen om [personalkostnader](/redovisning-och-finansiering/personalkostnader/), avsnitt 6.1.

2019-03-04

Senast uppdaterad:
2025-06-12

Innehållet är granskat:
2025-06-12