○参考人（後藤仁君）　後藤でございます。
　国会におきまして、特に現在はこの参議院におきまして国民を代表する議員の皆様によりまして情報公開法案の審議が進んでいることに私としては大変な期待を持っておりまして、敬意をあらわすものでございます。その審議の参考にということでこうして意見を述べる機会を与えられ、大変光栄に存じます。
　本日は、文書管理ということに焦点を合わせまして私の意見を申し上げたいと思います。なお、せっかく与えられた機会でございますので、多少我が田に水を引きまして、公文書館の仕組みについて触れさせていただきますが、お許しをいただければと思います。
　さて、情報公開をめぐります法律、そして法の制度ということと、もう一つ行政機関におきます文書管理の実務のシステムということとは車の両輪に位置するものと思います。もしこの両輪がうまくかみ合いませんと、この制度の趣旨は生きないということになります。情報公開法が成立すればいろんな効果と影響が予想されるわけですが、その最大のものの一つは、恐らくは政治の言葉と行政の仕事に対する市民、国民の不信が解消し、信頼が回復するということではないかと思われます。
　市民が行政当局へ参りまして、こういう文書を見たい、こういう情報を知りたいということで閲覧の請求をいたしますれば、行政機関の方はその開示請求にこたえまして、法に基づく義務としてこの開示を自分にとって都合の悪いものであってもしなければいけないというのが情報公開の法律、制度でございますが、そういうことになりますと市民の方は都合の悪い情報も出るということで信頼回復のきっかけになるわけです。
　ところが、そうやって請求に行きまして実際に請求権を行使する段階で、いや実はその文書はちょっと見当たりません、ございません、どうもなくしました、あるいは捨ててしまいましたという返事がもし続出するといたしますれば、これはかえって不信は増すわけでありまして、制度の趣旨とは反し逆の効果が生まれてしまう。どうしても開示請求にこたえるためには、その場になって急にではなくて常日ごろから文書の管理についてきちんとした仕組みをつくり上げ、機能させておかなければいけない、さもなければ制度は生きない、こういう関係になると思います。ということは、裏側から申しますと、日ごろから文書管理についてきちんとした制度をつくっておけば、いざ開示請求があったときに慌てないできちんと開示請求にこたえられるということでもあります。
　もともと文書というのは自分たちの仕事の、業務の記録でございますから、その業務の記録についてきちんと記録をとって、それを保存し、開示請求にこたえられるように整理をしておくということになりますと、それは結局仕事の進め方についても影響を与えるわけであります。説明がつく仕事をやっていく、市民とか国民に対して説明がつかない仕事については廃止したりあるいは改革を加えたりして公務の改革を進める、そういうきっかけにも、実は情報公開の法律の方が実務に影響を与えるというふうになると思います。
　そうしますと、市民は実際に開示請求権を行使しなくても、開示請求権というものを手中に確保していることによって行政の仕事の進め方について牽制を加える、あるいは制御を加える、コントロールをするということが可能になるわけで、これがまた積み重なってきますと、行政、政治、市民の間の信頼関係の構築に役立ってくる。こういうことで、うまく循環をしますと文書管理の仕組みと情報公開の法制度というものが非常に好循環でかみ合っていくわけでありますが、そのためにはやはりそれなりの努力をしなければいけない。文書管理の仕組みをきちんとこの段階で整えて、情報公開法の円滑な運営を助けていかなければいけないということが現段階の仕事ではないかと思われます。
　その文書管理の仕組みについて、三つほどポイントがあると思います。
　第一は、あらゆる情報の媒体、メディア、それから情報の表現形態を通じまして、すべての文書について統合したマネジメントのシステム、管理のシステムを考えなければいけないということだと思います。
　特に、これから電子政府ということで、電子情報、デジタルメディアに入りました情報が行政機関の仕事におきましても公務におきまして非常に大きな役割を果たすことになると思います。今度の法律案はその点で非常に配慮の行き届いた法律になっていると思いますが、この実務の仕組みとしても電子情報を含めたすべての情報メディアについて統合されたマネジメントシステムを考える、これが第一のポイントだろうと思います。
　第二は、全文書の全ライフサイクルということを考えた管理の仕組みが要るということでございます。
　文書も人間と同じように生涯というのがあるのでありまして、生まれまして、あるいは取得されまして仕事の過程でいろいろ手を加えられ、あるいは保存され、最後には使命を終えて保存期間が満了し、かなりのものは廃棄されるわけでございます。この生まれてからの文書の一生にわたって、全生涯にわたってやはり統合したマネジメントの仕組みを考える必要があるということでございます。
　第三に、あえて本日申し上げておきたいのは、現用を終えた非現用の文書につきましても、現用と一貫した管理の仕組みをぜひ考えていただきたいということでございます。
　といいますのは、その公務におきまして任務を終えた文書といいましても、それを全部すぐに捨てられると歴史が中断してしまいます。後世の世代に対する説明責任というものが果たせなくなるわけでありまして、私たちは失敗を犯すと思いますが、もし犯した失敗について誠実に記録を残しておけば、後世の人たちは少なくとも私たちと同じ失敗を犯す可能性が少なくなるわけです。もし私たちがそれを隠してしまいますと、後世の人が同じ失敗、過ちを犯す可能性が高くなります。そういうことで、自分たちの仕事の記録については、これを現在の世代の市民、国民に対して開示するだけではなくて、歴史的に重要なもの、自分たちの仕事として重要なものは後世に引き継いでいく必要がある。そうしますと、保存期間を過ぎた文書をすぐ捨ててしまわないで、あるものは後世に対する資料として残していかなくてはいけない。
　そのためにあるのが実は公文書館の制度でございます。国の方にも国立公文書館という制度が現在ございますが、これにつきまして何もかも情報公開法で一気に盛り込んでという欲張りなことを私は申し上げませんけれども、情報公開法というものが成立した曉には、この情報公開法というのは現在使っております文書についての法律になると思われますので、現用期間を過ぎて歴史のものになっていく非現用の文書についてはぜひ充実した公文書館制度を確立できますように、現在、公文書館の法律とそれから国立公文書館の設置法についてもお考えがあるようですが、それらのことでぜひいい制度をつくっていただければと思います。
　この歴史的な文書を残すということが、実は現用の公文書をきちんと管理する上でも大きな刺激になるといいますか、材料になるわけです。
　一般に、文書については三つの基準を区別して、かつ組み合わせて適用していかなければいけないと思います。
　その第一は、文書の保存基準といいますか、保存期限基準であります。
　仕事で使っている文書を、あるものは一年間、あるものは三年間、あるものは五年間、あるものは十年間、あるものは長期、三十年間というふうに一年、三年、五年、十年、三十年と期限を切りまして、その期間はきちんと保存する。しかし、その期限が切れたところでは文書を作成した当局から文書の管理権を一応取り上げまして、その後どういう文書を歴史的な扱いにするか公文書館制度で検討するということになるわけですが、そういう文書の保存基準というものをひとつはっきりさせる必要がある。
　ただし、この保存基準と全く同じでないのが開示の基準でありまして、開示、不開示という基準。一年の文書、短い文書、十年の文書、長い文書、三十年の文書、その保存期間の長短にかかわりなく、あるものは開示請求権に応じて開示しなければいけませんし、開示が原則ですが、しかしあるものについては原則不適用で不開示ということもあるわけです。開示基準というのは、直接に保存基準とイコールではありません。この区別をしていただくということが大事だと思います。
　次は、もう一つ基準がありまして、これは現用を終わったところで、保存期間が満了になったところで、これを歴史的に残すかそれとも廃棄するかという選別と廃棄の基準です。これも、一年だから全部捨てていいということにはなりません。一般に、長期保存の文書ほど歴史的にも価値あるものが多いと思いますが、一年保存のものでも残すべきは残すべきなのです。
　そのことを考えて、文書の保存基準、開示基準、そして選別基準というものを区別し、かつ組み合わせてぜひいい文書管理の仕組みというものを情報公開法を機会に国においても整備されることを私としては心から期待しているところでございます。それで、僣越ではございますが、あえてきょうはその点に絞って意見を申し上げたところでございます。
　どうもありがとうございます。