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は、評価を再実施することとなります。これは、重大事故を発生させた評価実施機関が、当該事務のみならず、全体として特定個人情報の取扱いについて見直す必要があると考えられるためです。

☐ しかし、配送事故等には専ら配送業者の責任による事故など、評価実施機関の責めに帰さない事由によるものも想定され、これについては、評価実施機関において再発防止策を策定することは困難であると考えられます。そのため、評価実施機関の責めに帰さない事由によるものについては、重大事故の定義から除外することとしています。

○ ただし、配送業者による事故の場合であっても、（特定）個人情報や事務の性質等を踏まえ、より慎重な配送方法を選択することが求められるにもかかわらず、簡易な配送方法を選択したことにより事故が発生した場合など、評価実施機関が（特定）個人情報の取扱いに関してより慎重な措置を講じていれば事故の未然防止が図られたと考えられるものは重大事故に当たると考えられます。

○ 評価実施機関の責めに帰さない事故のその他の例としては、通常想定し難い規模の自然災害（大地震等）による（特定）個人情報の滅失、毀損等が考えられます。

なお、ネットワークによる（特定）個人情報の流出は、特定個人情報保護評価の対象となるシステムそのものに起因するものであり、大量の情報が瞬時に流出する場合や、一度拡散した情報を消去・修正することが困難な場合もあることから、評価実施機関においてそのリスクを把握して対策を講ずべきであり、一般的に、重大事故に該当すると考えられます。

また、パソコンや USB メモリ等の盗難等については、一般的に、評価実施機関の責めに帰す場合が多く、重大事故に該当する場合が多いと考えられます。ただし、例えば、評価実施機関が特定個人情報を外部のデータセンターに委託して保管し、評価実施機関が契約により当該データセンターを監督するとともに、当該データセンターが十分なセキュリティ対策を講じているにもかかわらず、何者かが当該データセンターに侵入し、当該データセンターの情報を保管しているサーバー等を持ち去るといったような盗難である場合には、評価実施機関の責めに帰さない事由によるものと考えられ、重大事故には該当しないと考えられます。

## Q第2の6−4

（特定）個人情報を取り扱う事務を委託している場合、重大事故には委託先での事故は含まれるのでしょうか。

(A)

○ 委託先での事故も含まれます。

行政機関個人情報保護法第6条第1項及び独立行政法人等個人情報保護法第7
条第1項に基づき、行政機関及び独立行政法人等は、保有個人情報について安全管理措置義務を負っていることから、個人情報を取り扱う事務を委託する場合においても、当然ながら、受託者に対し必要かつ適切な監督を行う義務を負うこととなります。また、個人情報保護法に規定された個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、個人情報保護法第22条に基づき、その委託した個人データの安全管理が図られるよう、受託者に対し必要かつ適切な監督を行う義務を負っています。

さらに、番号法では第11条において、特定個人情報に関する委託先の監督義務が規定されており、これらに基づき、重大事故には、委託先における（特定）個人情報の事故も含まれることとなります。

## Q第2の6−5

（特定）個人情報を取り扱う事務を委託している場合、「委託先の重大事故」には、委託している事務以外における事故も含まれるのでしょうか。

(A)

評価実施機関が安全管理措置義務を負うものに限定されるため、評価実施機関が委託した事務やその事務において取り扱う(特定)個人情報と無関係に発生した委託先の事故については、原則として、重大事故に含まれません。

## Q第2の9−1

## 特定個人情報の移転の考え方を教えてください。

(A)

○ 特定個人情報の移転とは、「第2定義」で示されているとおり、評価実施機関内において、特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を特定個人情報保護評価の対象となる事務以外の事務を処理する者の使用に供することを言います。一方、特定個人情報の提供とは、特定個人情報を評価実施機関以外の者に供与することを言います。具体例は次のとおりです。
☐ 番号法は機関単位での規制を想定しています。特定個人情報の提供とは、機関をまたいだ行為であるため、個人番号を含まない個人情報の提供は、特定個人情報の提供に該当しません。一方で、特定個人情報の移転は、機関の内部での行為です。個人番号を含まない個人情報を渡した場合においても、渡した先において当該個人情報が個人番号と紐付く場合には、機関として考えれば、渡した情報が移転先で個人番号と紐付けて利用されることを把握できるため、特定個人情報の移転と解します。例えば、次の場合が特定個人情報の移転に当たります。

## くケース $ ^{①} $ >

☐ 下図のケース $ ^{①} $ は次のようなケースを表しています。

住民税事務で保有する地方税情報については、宛名番号と紐付けて、国民年金事務に渡すことになっています。

国民年金事務においては、宛名番号を通じて宛名システムにアクセスし、個人番号を参照することになっています。このため、渡された地方税情報は、個人番号と紐付くことになります。

このケースの場合、地方税情報は、宛名番号を通じて個人番号と紐付くことになります。このため、住民税事務において地方税情報を国民年金事務に渡す行為は、特定個人情報の移転に当たります。
## くケース $ ^{②} $ >

☐ 下図のケース②は次のようなケースを表しています。

住民税事務で保有する地方税情報については、宛名番号と紐付けて、宛名システムに渡すことになっています。宛名システムにおいては、地方税情報が個人番号と紐付くことになります。

国民年金事務においては、宛名番号を通じて宛名システムにアクセスし、地方税情報を入手します。

このケースの場合、地方税情報は宛名システムにおいて個人番号と紐付くことになります。このため、住民税事務において地方税情報を宛名システムに渡す行為は、特定個人情報の移転に当たります。
Q第2の11−1

「システム用ファイル」と「その他の電子ファイル」との違いはどのようなものでしょうか。

(A)

○ 指針では、特定個人情報保護評価の実施時期を明確にするため、システム用ファイルとその他の電子ファイルとで定義を別にし、それぞれについて実施時期を定めることとしています。具体的には、システムにおいて取り扱われる特定個人情報ファイルについては、プログラミング開始前に実施することが求められるのに対し、システムにおいて取り扱われない特定個人情報ファイルについては、プログラミングが行われないことから、プログラミング開始前ではなく、それに相当する事務処理の検討段階で特定個人情報保護評価を実施するものとされています。

システム用ファイルとその他の電子ファイルとの違いは、要件定義、基本設計、詳細設計、プログラミング及びテストの段階を経て運用に供されるシステムにおいて取り扱われる特定個人情報ファイルか否かという点にあります。

その他の電子ファイルとは、表計算ソフトウェア、データベースソフトウェアその他の事務処理に用いられる一般的なソフトウェアを用いて作成され、パソコン等で取り扱われる特定個人情報ファイルであって、システム用ファイル以外のものをいいます。例えば、事務を処理するに当たり、システムを用いることなく、パソコンにおいて一般的な表計算ソフトウェアなどで対象者管理を行っている場合における特定個人情報ファイルなどをいいます。
## 第3 特定個人情報保護評価の実施主体

1 特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる者

次に掲げる者のうち、特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者は、この指針に基づき、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる。

（１）行政機関の長

（２）地方公共団体の長その他の機関

（3）独立行政法人等

（4）地方独立行政法人

（５）地方公共団体情報システム機構

（6）情報連携を行う事業者（番号法第19条第7号に規定する情報照会者及び情報提供者のうち、上記（1）から（5）までに掲げる者以外のも

のをいう。下記第4の4（1）力において同じ。）

## (解說)

行政機関の長、地方公共団体の長その他の機関、独立行政法人等及び地方独立行政法人については、その公的性格から、特定個人情報ファイルをどのように取り扱い、個人のプライバシー等の権利利益の保護にどのように取り組んでいるかについて、自ら公表し、国民・住民の信頼を確保することが求められます。

そのため、情報提供ネットワークシステムを使用するか否かにかかわらず、その公的性格に鑑み、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられることになります。

地方公共団体情報システム機構については、市町村長によって指定される個人番号を生成するという、その番号制度における職務の重大性から、事後的対応ではない積極的な事前対応が求められ、また国民・住民の信頼を確保することが求められます。

そのため、情報提供ネットワークシステムを使用するか否かにかかわらず、その職責に鑑み、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられることになります。

上記以外の者、すなわち事業者は、主に、源泉徴収義務等のために個人番号を取り扱うことが予定され、事業目的で個人番号を利用するものではないと考えられるため、このような事業者に特定個人情報保護評価の実施が義務付けられることは適当ではありません。

一方、情報提供ネットワークシステムを使用した情報連携を行う事業者は、源泉徴収義務等にとどまらず、事業のために個人番号を取り扱うものであり、番号制度への関与の程度が深く、その特定個人情報ファイルの保有が個人に対して与える影
響も大きいものと考えられます。

また、情報提供ネットワークシステムを使用して情報連携を行う場合は、源泉徴収義務等のために個人番号を利用する場合と比べ、個人番号を保有する目的や個人番号の取扱い方法が本人から見て分かりづらいものとも考えられます。

以上の理由から、事業者については、情報提供ネットワークシステムを使用した情報連携を行う者に対してのみ、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられることになります。

なお、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない事業者が、任意の判断で特定個人情報保護評価を実施することは妨げられるものではなく、むしろ望ましいことといえます。

また、情報提供ネットワークシステムは、総務大臣が設置及び管理する（番号法第21条第1項）ため、情報提供ネットワークシステム運営機関は行政機関の長に該当します。

## Q第3の1−1

「行政機関の長」とはどのようなものを指すのでしょうか。

(A)

○ 「行政機関」とは、行政機関個人情報保護法第2条第1項に規定する行政機関をいい（番号法第2条第1項）、具体的には同法第2条第1項各号において下記の機関を指します。

行政機関の長とは、当該機関の長を指します。(平成26年3月現在)

① 第1号に規定される機関

「内閣に置かれる機関（内閣府を除く。）」とは、内閣官房、内閣法制局、復興庁、国家安全保障会議等の各種会議、高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部等の各種本部を指します。「内閣の所轄の下に置かれる機関」とは人事院を指します。

② 第2号に規定される機関

内閣府、宮内庁、公正取引委員会、国家公安委員会、特定個人情報保護委員会、金融庁、消費者庁を指します。

③ 第3号に規定される機関

総務省、公害等調整委員会、消防庁、法務省、公安審査委員会、公安調査庁、外務省、財務省、国稅庁、文部科学省、文化庁、厚生労働省、中央労働委員会、農林水産省、林野庁、水産庁、経済産業省、資源エネルギー庁、特許庁、中小
企業庁、国土交通省、運輸安全委員会、観光庁、気象庁、海上保安庁、環境省、原子力規制委員会、防衛省を指します。

④ 第4号に規定される機関

警察庁を指します。

⑤ 第5号に規定される機関

検察庁を指します。

⑥ 第6号に規定される機関会計検査院を指します。

Q第3の1−2

「地方公共団体の機関」とはどのようなものを指すのでしょうか。一つの地方公共団体の中に複数の「地方公共団体の機関」がある場合、「地方公共団体の機関」ごとに特定個人情報保護評価を実施する必要があるのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる「地方公共団体の機関」とは、執行機関（都道府県知事、市町村長、教育委員会、公安委員会等）のほか、執行機関の附属機関（審査会、審議会等）及び議会も含まれます。

したがって、これらの機関が特定個人情報ファイルを保有しようとする又は保有するときは、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられますが、指針第3の2にあるとおり、特定個人情報ファイルを取り扱う事務が、一つの地方公共団体内における複数の機関において行われている場合は、特定個人情報ファイルの取扱いの実態やリスク対策を把握し、記載事項に責任を負う立場にある機関が特定個人情報保護評価の実施を取りまとめることも可能です。

## Q第3の1−3

「独立行政法人等」とはどのようなものを指すのでしょうか。

(A)

○ 「独立行政法人等」とは、独立行政法人等個人情報保護法第2条第1項に規定する独立行政法人をいいます（番号法第2条第2項）。

具体的には、独立行政法人（平成26年4月1日現在98法人）のほか、独立行政法人等個人情報保護法別表に掲げる法人（日本私立学校振興・共済事業団、日本年金機構、国立大学法人、日本銀行等の法人（平成26年4月1日現在103法人）をいいます。
Q第3の1－4

「情報連携を行う事業者（番号法第19条第7号に規定する情報照会者及び情報提供者のうち、上記（1）から（5）までに掲げる者以外のものをいう。）」とはどのようなものを指すのでしょうか。

(A)

☐ 番号法第19条第7号に規定する情報照会者及び情報提供者のうち、上記（1）から（5）までに掲げる者（行政機関の長、地方公共団体の長その他の機関、独立行政法人等、地方独立行政法人、地方公共団体情報システム機構）以外の者とは、全国健康保険協会、健康保険組合（平成26年3月現在約1,400組合）、国民健康保険組合（平成26年3月現在約160組合）、共済組合、社会福祉協議会等、番号法別表第二に掲げる者を指します。
2 実施が義務付けられる者が複数いる場合等の特定個人情報保護評価

上記1に掲げる者が特定個人情報保護評価を実施する際に、特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者が複数存在する場合は、特定個人情報ファイルの取扱いの実態やリスク対策を把握し、記載事項に責任を負う立場にある者が特定個人情報保護評価の実施を取りまとめる。

また、特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者以外に特定個人情報ファイルに関わる者が存在する場合は、その者は、特定個人情報保護評価が適切に実施されるよう協力するものとする。

## (解說)

番号法第27条では、行政機関の長等は、特定個人情報ファイルを保有しようとするときは特定個人情報保護評価を実施するものとされており、すなわち、特定個人情報ファイルの保有者が特定個人情報保護評価を実施することとなります。

行政機関個人情報保護法にいう「保有」とは、当該個人情報を事実上支配している（当該個人情報の利用、提供、廃棄等の取扱いについて判断する権限を有している）ことをいうものとされています。個人情報保護法上も、「保有個人データ」は、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有するものをいいます（同法2条5項）。

したがって、通常の場合であれば、特定個人情報ファイルを取り扱う事務を所管する機関が、特定個人情報ファイルの保有者であり、評価実施機関として特定個人情報保護評価を実施することになります。

一方で、他の機関に権限の委任が行われている場合など、一つの事務において特定個人情報ファイルの保有者すなわち評価実施機関が複数存在する場合があります。

このような場合については、個々のケースに応じて検討する必要がありますが、基本的な考え方としては、特定個人情報ファイルの取扱いの実態やリスク対策を把握し、当該特定個人情報ファイルの取扱いに関する記載事項に責任を負う立場にある評価実施機関が特定個人情報保護評価書の作成を取りまとめます。その際、特定個人情報保護評価を主体的に実施する評価実施機関では責任を負えない評価項目については、他の評価実施機関から情報の提供を受けて記載することとなります。

また、意見聴取・第三者点検も、特定個人情報ファイルの取扱いの実態やリスク対策を把握し、記載事項に責任を負う立場にある評価実施機関が実施しますが、その際、特定個人情報保護評価書を主体的に作成する評価実施機関では責任を負えない事項について質問や意見があった場合には、他の評価実施機関からその回答に当たって必要となる情報の提供を受けて対応することが考えられます。
この場合、特定個人情報保護評価書の表紙に記載する「評価実施機関名」には、取りまとめを行う評価実施機関の名称のみ記載し、他の評価実施機関の名称は「他の評価実施機関」の欄に記載することとなります。

また、特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者以外に、システムやアプリケーションの設計・開発等の調達を実施する者が存在するなど、特定個人情報ファイルに関わる者が存在する場合があります。

このような場合についても、個々のケースに応じて検討する必要がありますが、基本的には、特定個人情報ファイルの保有者が特定個人情報保護評価を実施し、特定個人情報ファイルの保有者では変更することのできないシステムやアプリケーションの仕様などに関わる部分については、システムやアプリケーションの設計・開発等を行った者が、特定個人情報保護評価が適切に実施されるよう協力します。

協力の具体的な内容としては、システムやアプリケーションの仕様などについて、特定個人情報保護評価書を作成する際に必要となる情報を特定個人情報ファイルの保有者に提供することが考えられます。さらに、意見聴取や第三者点検においてシステムやアプリケーションの仕様などについて質問や意見があった場合には、その回答についての情報を特定個人情報ファイルの保有者に提供することが考えられます。

この場合、基本的には、特定個人情報保護評価書の表紙に記載する「評価実施機関名」には、特定個人情報ファイルの保有者である評価実施機関の名称のみ記載し、協力する機関の名称は記載しないこととなります。

## Q第3の2−1

特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者が複数存在する場合とは、どのような場合が考えられるのでしょうか。

(A)

☐ 例えば、行政機関が特定個人情報を取り扱う個人番号利用事務に係る権限を法令に基づき他の行政機関に委任している場合や、都道府県が権限を法令に基づき市町村に委任している場合に、特定個人情報ファイルを保有しようとする者又は保有する者が複数存在する場合があると考えられます。

○ なお、請負契約や準委任契約などの委託によって他の機関に事務の一部を実施させている場合には一般的に、委託元において特定個人情報ファイルを保有していると考えられますので、委託元が特定個人情報保護評価を実施し、特定個人情報保護評価書の委託に関する項目の中に、当該委託について記載をすることとなります。
## Q第3の2−2

特別地方公共団体については、特定個人情報保護評価の実施主体はどのようになるのでしょうか。

(A)

○ 一部事務組合や広域連合等の特別地方公共団体は、普通地方公共団体の事務を共同処理するために組織されます。特別地方公共団体と普通地方公共団体のどちらが、特定個人情報保護評価を実施すべきかについては、原則として、事務の実施権限を有する特定個人情報ファイルの保有者がどちらであるかによることとなります。

☐ 例えば、後期高齢者医療広域連合が、番号法第9条第1項・別表第一の59の項の事務（高齢者の医療の確保に関する法律による後期高齢者医療給付の支給又は保険料の徴収に関する事務であって主務省令で定めるもの）を実施するために、特定個人情報ファイルを保有する場合のように、特別地方公共団体が事務を実施する権限を有する場合は、原則として、特別地方公共団体が、特定個人情報保護評価を実施することとなります。

## Q第3の2−3

地方公共団体は中間サーバーを用いて情報連携を行う予定ですが、これについてはどのように特定個人情報保護評価を行うのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報保護評価の対象は、システムやサーバーそのものではなく、それらを用いて特定個人情報ファイルを取り扱う事務です。このため、システムやサーバー単独で評価するのではなく、事務ごとに作成する特定個人情報保護評価書の中において、特定個人情報の提供や移転等の方法として、地方公共団体における中間サーバーについての評価を記載することになります。

○ ただし、地方公共団体における中間サーバーのソフトウェアは、総務省が一括開発しますので、ソフトウェアに関する特定個人情報保護評価書の記載内容については、総務省が特定個人情報保護委員会の了承を得た上で、各地方公共団体に対して特定個人情報保護評価書の作成の際に必要となる情報を提供することとしています。さらに、総務省は、住民等の意見聴取及び第三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。

○ また、ハードウェアについて、「中間サーバー・プラットフォーム（仮称）」を地方公共団体が活用する場合は、当該プラットフォームに関する特定個人情報保護評価書の記載内容については、総務省が特定個人情報保護委員会の了承を得た上で、各地方公共団体に対して特定個人情報保護評価書の作成の際に必要となる情報を提供することとしています。さらに、総務省は、住民等の意見聴取及び第
三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。

＜地方公共団体における中間サーバーについての特定個人情報保護評価のイメージ＞

## Q第3の2−4

番号制度関連システム、既存住基システム、住基ネットＣＳ（コミュニケーションサーバー）、住基ネット都道府県サーバーについては、地方公共団体はどのように特定個人情報保護評価を行うのでしょうか。

○ 特定個人情報保護評価の対象は、システムやサーバーそのものではなく、それらを用いて特定個人情報ファイルを取り扱う事務です。このため、システムやサーバー単独で評価するのではなく、

① 市町村は、住基事務の特定個人情報保護評価書の中において、既存住基システム及び住基ネットCSについての評価を記載し、

② 都道府県は、住基事務の特定個人情報保護評価書の中において、住基ネット都道府県サーバーについての評価を記載することになります。

○ ただし、住基ネット CS 及び住基ネット 都道府県サーバーのアプリケーションは、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）（※）が通常一括開発しますので、アプリケーションに関する特定個人情報保護評価書の記載内容については、J-LIS が
特定個人情報保護委員会の了承を得た上で、各地方公共団体に対して特定個人情報保護評価書の作成の際に必要となる情報を提供することとしています。さらに、J-LISは、住民等の意見聴取及び第三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。

（※）平成26年4月1日に、財団法人地方自治情報センター（LASDEC）が、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）に移行。

○ なお、番号制度関連システム（住基ネット全国サーバー、個人番号付番システム及びカード発行管理システム）については、J-LISが特定個人情報保護評価を実施することとなります。

く市町村、都道府県、J-LISの事務についての特定個人情報保護評価のイメージ>
## 第 4 特定個人情報保護評価の対象

## 1 基本的な考え方

特定個人情報保護評価の対象は、番号法、番号法以外の国の法令又は番号法第9条第2項の規定に基づき地方公共団体が定める条例の規定に基づき特定個人情報ファイルを取り扱う事務とする。

## (解說)

特定個人情報ファイルを取り扱う事務には、番号法第9条第1項及び別表第一に掲げる事務、番号法第9条第2項の規定に基づき地方公共団体が条例で定める事務、番号法第9条第3項から第5項までの規定に基づき特定個人情報ファイルを取り扱う事務、番号法第14条第2項等の規定に基づき地方公共団体情報システム機構が機構保存本人確認情報の提供を行う事務、住民基本台帳法に基づく住民票に関する事務等があります。

なお、特定個人情報ファイルを取り扱う事務であっても、指針第3の1に定める特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる者以外の者（例えば、源泉徴収義務のみのために特定個人情報ファイルを取り扱う事業者）が行う事務や、指針第4の4（1）に定める事務については、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられません。
## 2 特定個人情報保護評価の単位

特定個人情報保護評価は、原則として、法令上の事務ごとに実施するものとする。番号法の別表第一に掲げる事務については、原則として、別表第一の各項の事務ごとに実施するものとするが、各項の事務ごとに実施することが困難な場合は、1つの項に掲げる事務を複数の事務に分割して又は複数の項に掲げる事務を1つの事務として、特定個人情報保護評価の対象とすることができる。別表第一以外の番号法の規定、番号法以外の国の法令又は地方公共団体が定める条例に掲げる事務についても、評価実施機関の判断で、特定個人情報保護評価の対象となる事務の単位を定めることができる。

## (解說)

特定個人情報保護評価は、原則として、番号法の別表第一に掲げる事務ごとに実施するものとしますが、行政機関等のシステムや事務の執行状況等によっては、別表第一の項ごとでは特定個人情報保護評価書の記載が困難な場合や、別表第一の複数の項をまとめて記載した方が分かりやすい場合などが考えられます。

そのため、別表第一の事務を分割又は統合した事務で一つの特定個人情報保護評価書を作成することを可能にしています。

## Q第4の2−1

一つのシステムで多くの事務を実施している場合、事務を統合して特定個人情報保護評価を実施することは可能でしょうか。

## (A)

○ 一つのシステムで多くの事務を実施している場合においても、事務をまとめて作成した方が分かりやすい場合などは、評価実施機関の判断で、事務を統合して特定個人情報保護評価を実施することができます。

また、別表第一以外にも、番号法第9条第2項に基づき地方公共団体が条例で定める事務などで特定個人情報ファイルを保有する場合も同様です。
## Q第4の2−2

別表第二に掲げる事務や特定個人情報については特定個人情報保護評価を実施しなくてもよいのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報保護評価は、特定個人情報ファイルを取り扱う事務を対象とします。

○ 別表第二に掲げる情報提供ネットワークシステムを用いて行う特定個人情報の照会・提供は、原則として別表第一を根拠として実施する事務において実施することとなります。つまり、別表第二に掲げる情報の照会・提供をする事務は別表第一に掲げられており、提供する特定個人情報は、原則として別表第一を根拠として保有することとなります。

☐ したがって、特定個人情報保護評価は別表第二を評価単位として評価する必要はなく、別表第一を基本とした単位で評価を実施し、その中で別表第二の情報の入手・提供について評価することとなります。

## Q第4の2−3

同一機関内における共通システムの評価の単位は、どのようになるのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報保護評価は、事務ごとに実施することとされており、同一機関内における共通システムについても、それぞれの事務の一部として特定個人情報保護評価を実施することとなります。

○ 共通システムについては、地方公共団体における宛名システムのような既存番号と個人番号の対照管理システムその他複数の事務で個人番号を共通に参照するシステムが該当すると考えられます。
## 3 特定個人情報ファイル

特定個人情報保護評価の対象となる事務において取り扱う特定個人情報ファイルとは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいい（番号法第2条第9項）、個人情報を含む情報の集合物であって、特定個人情報を検索することができるように体系的に構成したものである。

特定個人情報ファイルの単位は、特定個人情報ファイルの使用目的に基づき、評価実施機関が定めることができる。特定個人情報保護評価の対象となる1つの事務において複数の特定個人情報ファイルを保有することもできる。

## (解說)

## 【特定個人情報ファイルとは】

番号法第2条第8項において、「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいうと定められ、同条第9項において、「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいうと定められています。

すなわち、

（１）行政機関における「特定個人情報ファイル」とは、行政機関個人情報保護法第２条第４項に規定する個人情報ファイルであって個人番号をその内容に含むもの

（２）独立行政法人等における「特定個人情報ファイル」とは、独立行政法人等個人情報保護法第２条第４項に規定する個人情報ファイルであって個人番号をその内容に含むもの

（３）行政機関及び独立行政法人等以外の機関（地方公共団体や民間事業者など）が保有する「特定個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって個人番号をその内容に含むものをいいます。

このように、特定個人情報ファイルとは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイル又は個人情報データベース等をいいますが、個人情報ファイル又は個人情報データベース等の定義は、番号法独自の定義ではなく、一般法の定義と同じです。

## 【個人情報ファイル・個人情報データベース等について】

上述したとおり、特定個人情報ファイルとは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイル又は個人情報データベース等をいいますが、個人情報ファイル又は個人情報データベース等には、①電子計算機用ファイルと②手作業処理用ファイルの2種類があります。
行政機関、独立行政法人等、そして行政機関及び独立行政法人等以外の機関（地方公共団体や民間事業者など）について、それぞれ次の①が電子計算機用ファイルに当たり、②が手作業処理用ファイルに当たります。

（１）行政機関における「個人情報ファイル」とは、行政機関個人情報保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、

① 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

② 一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

をいうとされています。

（２）独立行政法人等における「個人情報ファイル」とは、独立行政法人等個人情報保護法第２条第４項において、保有個人情報を含む情報の集合物であって、

① 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

② 一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

をいうとされています。

（３）行政機関及び独立行政法人等以外の機関（地方公共団体や民間事業者など）における「個人情報データベース等」とは、個人情報保護法第２条第２項において、個人情報を含む情報の集合物であって、

① 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

② 特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

をいうとされています。

①電子計算機用ファイルは、ITシステムで保有されるファイル（例えば、データベースなどをいい、指針上「システム用ファイル」と定義されています。）の他、パソコン等で使用されるデータベースソフト用ファイルや特定個人情報が表形式等に整理された表計算ソフト用ファイル（指針上「その他の電子ファイル」と定義されています。）などを指します。

ただし、電子ファイルであれば全てこれに該当するものではなく、表計算ソフトやワープロソフトで決裁書を起案し、このような決裁書中に個人番号が含まれている場
合などのように、文字列検索を行わなければ特定個人情報を検索できないものについては、これに該当しないと解されます。

また、①電子計算機用ファイルであっても、指針第4の4（1）ウのとおり、特定個人情報ファイルを取り扱う事務において保有する全ての特定個人情報ファイルに記録される本人の数の総数（対象人数）が1,000人未満の事務は特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないこととなります。

②手作業処理用ファイルは、「索引・目次などが付された紙ファイル」などが該当すると解されます。

ただし、指針第4の4（1）イのとおり、②手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務は特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないこととなります。

## 【特定個人情報ファイルの単位について】

特定個人情報ファイルの単位は、評価実施機関の合理的裁量に委ねられており、複数のシステムをまとめて一つの特定個人情報ファイルとすることも可能ですし、一つのシステムの中に複数の特定個人情報ファイルを保有することも可能です。この考え方は、個人情報ファイルの考え方と同じものです。

ただし、特定個人情報ファイルの単位を検討するに当たっては、使用目的を明確にできる単位であるとともに、システムの体系がわかる適切な大きさの単位とすることが必要です。

なお、特定個人情報ファイルの単位は、データベースの設計どおりにする必要はありません。つまり、必ずしもテーブルごとに特定個人情報ファイルを分ける必要はなく、複数のテーブルを合わせて一つの特定個人情報ファイルとしたり、複数のテーブルを組み合わせたうちの一部の情報のみを一つの特定個人情報ファイルとしたりすることができます。もちろん、テーブルを一つの特定個人情報ファイルとすることも可能です。

## 【個人番号を「その内容に含む」とは $ ^{①} $ 】

特定個人情報ファイルとは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいい、個人情報を含む情報の集合物であって、特定個人情報を検索することができるように体系的に構成したものを指します。番号法は、個人番号を悪用して不正な名寄せが行われることがないよう厳格な保護措置を規定する法律であり、特定個人情報ファイルについて検討するに当たっても、この点を十分考慮しなくてはなりません。

具体的には、電子ファイルの場合、【図1】にように異なるテーブル（表）の一方に個人番号が記録されていたとしても、個人番号にアクセスできる者が、テーブル結
合によって個人番号から別のテーブルの情報にたどり着くことが可能となります。

【図1】
また、【図2】のように異なるデータベースの一方に個人番号が記録されていたとしても、システムの内部処理で連携していれば個人番号にアクセスできる者が個人番号から別のデータベースの情報にたどり着くことができます。この場合、別のデータベースの情報を含め、個人番号と紐付けてアクセスできる範囲が特定個人情報ファイルとなります。

つまり、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルとは、単に個人番号が含まれているテーブルのみを意味するのではなく、個人番号にアクセスできる者が、個人番号と紐付けてアクセスできる情報を意味し、これが特定個人情報ファイルということとなります。

【図2】

個人番号にアクセスできる者が個人番号と紐付けてアクセスできる範囲がグリーンの範囲→グリーンの範囲が特定個人情報ファイル
また、【図4】のように、複数のデータベースがシステムの内部処理で連携しており、個人番号と紐付けてアクセスできる範囲がオレンジの実線及び破線の範囲であった場合でも、アクセス制御等により、個人番号にアクセスできる者が個人番号と紐付けてアクセスできる範囲を実線の範囲に縮減した場合には、実線の範囲が特定個人情報ファイルとなります。

ただし、破線部分については、特定個人情報ファイルの保有者は各部署ではなく機関であるため、ある事務では、アクセス制御等により、破線部分を個人番号と紐付けてアクセスできないようにしていても、機関内の他の事務においては、破線部分を個人番号と紐付けていた場合は、当該他の事務については、破線部分も特定個人情報ファイルに該当することとなります。

【図4】
上記を踏まえると、地方公共団体のように複数の事務が存在し、それぞれの事務について評価を実施する場合、特定個人情報ファイルのイメージは【図5】のとおりとなり、事務ごとに特定個人情報ファイルの範囲が異なる可能性があります。

## 【図5】

・A 事務については、特定個人情報ファイルはグリーンの範囲になり、これについて特定個人情報保護評価を実施する必要があります。

・B 事務については、特定個人情報ファイルが存在しないので、特定個人情報保護評価を実施する必要はありません。

・C 事務については、特定個人情報ファイルはオレンジの実線の範囲になり、これについて特定個人情報保護評価を実施する必要があります。

機関 A

A 事務

個人番号にアクセスできる者が個人番号と紐付けてアクセスできる範囲はグリーンの範囲のみ

機関 A

B 事務

水色のテーブルにアクセスできる者は、アクセス制御により個人番号にアクセスできない注：黄色のテーブルのみに個人番号が存在する場合

A 事務にとっては、グリーンの範囲が特定個人情報ファイルに該当する

機関 A C 事務

個人番号にアクセスできる者が、

個人番号と紐付けてアクセスできる範囲がアクセス制御により、

オレンジの実線の範囲に縮減されている

B 事務にとっては、水色

の範囲は特定個人情報

ファイルではない

C 事務にとっては、オレンジ実線

の範囲が特定個人情報ファイル

に該当する
【個人番号を「その内容に含む」とは②】

一方、【図6】のように個人番号が画面上表示されず、事務を行う権限を有するいずれの者も個人番号を画面や帳票などで見ることができない場合であっても、システム上で個人番号にアクセスし、システムの内部で検索キーとして個人番号を利用する場合など、システムの内部処理で連携する場合が存在します。

これについても、個人番号と紐付けてアクセスできることに変わりはないということになりますので、そのアクセスできる範囲は、特定個人情報ファイルに該当することとなります（例えば、システム上では画面や帳票などに既存番号を入出力するものの、当該システム内部では既存番号から個人番号を検索し、個人番号を利用している場合など）。

ただし、この場合もアクセス制御等により、個人番号と紐付かないようにしているものは、特定個人情報ファイルには該当しません。

【図6】

事務を行う者は個人番号にアクセスできないが、システムの内部で個人番号が検索キーとして利用され、個人番号により紐付けてアクセスできる範囲が濃い緑の範囲

【既存番号と個人番号の対照テーブルを保有する場合の特定個人情報ファイル】

さらに、評価実施機関では、番号法に対応するために、既存システムで検索キーとして用いられている既存番号と個人番号の対照テーブルを保有することで、番号法対応を行うことも考えられます。

個人番号にアクセスできる者が、個人番号と紐付けてアクセスできる情報は、特定
個人情報ファイルに該当することとなります。したがって、対照テーブル以外のテーブルであっても、職員等が個人番号と紐付けてアクセスできる範囲は、特定個人情報ファイルに該当することとなります。

例えば、【図７】に示されるとおり、地方公共団体における宛名システムのように、既存番号（ここでは宛名番号）と個人番号の対象テーブルを保有する場合、事務Ａのように個人番号を参照できる場合は、事務システムＡで直接個人番号を保有していなくても、特定個人情報ファイルに該当することとなります。

なお、当然、事務Bのように宛名システムから個人番号を随時コピーする場合についても、宛名システムで紐付く情報を含めた範囲が、事務Bの特定個人情報ファイルとなります。

【図7】
## Q第4の3−1

既存番号で連携しているデータベースやテーブルについては、全て特定個人情報ファイルに該当するのでしょうか。

(A)

特定個人情報ファイルに該当するか否かは、個人番号と紐付けてアクセスできるかどうかで判断します。したがって、既存番号で連携している場合であって、アクセス制御により、個人番号そのものにはアクセスできず、個人番号以外の情報にのみアクセスできるように制御されている場合は、特定個人情報ファイルには該当しません【図1参照】。これは、データベース間にアクセス制御を設ける場合もテーブル間にアクセス制御を設ける場合も同じです。

一方、既存番号で連携している場合であっても、アクセス制御がされておらず、個人番号そのものにアクセスできる場合は、特定個人情報ファイルに該当することになります【図2参照】。

☐ なお、個人番号そのものにアクセスできる場合とは、事務を行う権限を有する者が個人番号とともに見ることができる場合のみでなく、システムの内部処理で個人番号と連携する場合もこれに該当します。

【図1】
【図2】

## ☐ : 特定個人情報ファイル

※画面には業務情報①～⑤と既存番号しか表示されない場合であっても、システムの内部で業務情報⑥～⑧と個人番号にアクセスできる場合には、紫の実線が特定個人情報ファイルに該当することとなる。

## Q第4の3−2

アクセス制御を行えば特定個人情報ファイルには該当しないとのことですが、アクセス制御とはどのようなものでしょうか。

## (A)

☐ 事務を行う権限を有する者が個人番号を画面や帳票などで見ることができる場合や、システムの内部処理において個人番号を用いる場合は、特定個人情報ファイルに該当することになりますが、アクセス制御がされており、個人番号を画面や帳票で見ることができず、システムの内部処理においても用いていない場合には、特定個人情報ファイルに該当しません。アクセス制御の手法としては、次のような手法が考えられます。

## ① 画面・帳票における制御

事務を行う権限を有する者が個人番号を画面や帳票などで見ることができないようアクセス制御する手法としては、プログラムにより個人番号をシステム画面に表示させないようにすること、メニューに個人番号を検索する機能を表示させないようにすること、個人番号を利用するプログラムを端末で起動できないようにすることなどが考えられます。
ただし、通常使用するシステム画面に個人番号が表示されなくても、コマンド上では個人番号が閲覧できるようになっている場合なども考えられますので、このような場合には、コマンド実行権限の制限などの措置も必要となります。また、通常使用するシステム画面には個人番号が表示されなくても、システムの機能により、システム内に存在するデータの表示・ダウンロードなどが可能であり、その中に個人番号が含まれる場合が考えられます。このような場合には、システム画面以外についても個人番号を表示・ダウンロードさせないよう制限するなどの措置が必要となります。

## ② 内部連携における制御

システムの内部処理において個人番号を用いないようアクセス制御するには、データベース・テーブル・ファイルの参照を制限したり、プログラムやコマンドの実行権限を制限したりすることなどが考えられます。具体的には、システムのプログラム自体も個人番号にアクセスできないようにすること、データベース等の設定により利用者や役割、所属グループ、端末などに応じてアクセス可能な職員を適確に限定すること（利用者IDによる制御、ロールベースによる制御、IPアドレス等による端末制限による制御）などが考えられます。

ただし、同一 ID による複数アクセスなど本来 ID を使ってはいけない者が ID を使って個人番号にアクセスする場合や、IP アドレス等による端末制限をしてもその端末が誰でも使用可能な状態になっている場合は、アクセス可能な職員を適確に限定しているとは言えません。
Q第4の3−3

特定個人情報と特定個人情報ファイルの差異とはどのようなものでしょうか。

(A)

○ 「個人番号をその内容に含む」の考え方は、上記に示す第4の3の解説のとおりとなります。

特定個人情報と特定個人情報ファイルの違いについては、番号法第2条第8項において、特定個人情報とは個人番号をその内容に含む個人情報をいうと定められ、第9項において特定個人情報ファイルとは個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいうと定められています。したがって、特定個人情報と特定個人情報ファイルの差異は、個人情報と個人情報ファイル・個人情報データベース等の差異となります。

個人情報と個人情報ファイル・個人情報データベース等の差異は、一般法の定義と同じとなりますが、個人情報ファイル又は個人情報データベース等とは、前記のとおり、特定の（保有）個人情報を（容易に）検索できるように体系的に構成した情報の集合物をいい、検索性を有すること、体系的構成物であること、情報の集合物であることが個人情報ファイル又は個人情報データベース等と個人情報との差異であるといえます。

## Q第4の3−4

## 個人番号を含まないものは、特定個人情報に該当しないのでしょうか。 (A)

○ 個人番号を含まないものの、個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものをその内容に含む個人情報も、特定個人情報に該当することとなります（番号法第2条第8項）。例えば、情報提供ネットワークシステムを使用した情報提供の求め又は情報提供の際に用いられる符号や個人番号を部分的に修正したもので、個人番号と1対1で対応するものなどは、特定個人情報に該当することとなります。
## Q第4の3−5

地方公共団体の個人情報保護条例等において特定個人情報ファイルについての定義が設けられていない場合は、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないのでしょうか。

## (A)

☐ 番号法第2条第9項において、「「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう」とされており、番号法第2条第4項においては、「「個人情報ファイル」とは、行政機関個人情報保護法第2条第4項に規定する個人情報ファイルであって行政機関が保有するもの、独立行政法人等個人情報保護法第2条第4項に規定する個人情報ファイルであって独立行政法人等が保有するもの又は個人情報保護法第2条第2項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう」とされています。

したがって、各地方公共団体の個人情報保護条例において「特定個人情報ファイル」についての定義が設けられていない場合であっても、番号法及び個人情報保護法に基づき、地方公共団体及び地方独立行政法人に対し、「特定個人情報ファイル」について特定個人情報保護評価の実施が義務付けられることとなります。

## Q第4の3−6

ワープロソフトウェア等を用いて作成されたファイルは、特定個人情報ファイルに含まれるのでしょうか。

## (A)

ワープロソフトウェア等を用いて作成されたものであっても、特定個人情報が表形式に整理されたものなどは、特定個人情報ファイルに該当する可能性があります。ただし、特定の個人情報を容易に検索できるように索引や目次などを付していない場合や、文字列検索を行わなければ特定個人情報を検索できるようになっていないものについては、原則として特定個人情報ファイルに該当しません。

## Q第4の3－7

個人番号の記載された申請書を添付した決裁文書が格納された文書管理システムも特定個人情報保護評価の対象となるのでしょうか。

## (A)

☐ 決裁や文書保管を行うために文書管理システムで個人番号を保有する場合は、通常の場合であれば、特定個人情報ファイルに該当せず、特定個人情報保護評価の対象とはならないと考えられます。
○ それは、PDF ファイルなどで個人番号を含む申請書などを保管している場合は、文字列検索などで個人番号を偶然に検索することはできても、特定個人情報を検索できるような性質を有していないと考えられるためです。

○ 一方で、表計算ソフトなどで個人番号を含む申請書などを保管している場合に、多数の個人番号が表形式に整理されていたり、フィルタ機能で個人番号をソートできたりすれば、特定個人情報を検索できるような性質を有していると考えられ、特定個人情報ファイルに該当することになり、特定個人情報保護評価の対象となります。

## Q第4の3－8

特定個人情報ファイルと個人情報ファイルは、それぞれ独立したデータベースでなければならないのでしょうか。特定個人情報ファイルと個人情報ファイルを一つのデータベースの別テーブルとして管理し、アクセス制御を行うという方法は認められるのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報ファイルの単位は、データベースやテーブルの単位と合致する必要はありません。使用目的に基づき各評価実施機関の合理的裁量でファイルを分けることができます。

## Q第4の3－9

特定個人情報保護評価の対象としての特定個人情報ファイルを住所別に分ける、あるいは年齢別に分ける、といった取扱いをすることはできるのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報ファイルの単位は、使用目的に基づき評価実施機関が定めることができますが、使用目的以外の要素に基づいてファイルを分けることは、単なる属性による分類であり、適当ではありません。
4 特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない事務

（1）実施が義務付けられない事務

特定個人情報ファイルを取り扱う事務のうち、次に掲げる事務（規則第4条第1号から第7号までに掲げる特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務）は特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない。次に掲げる事務であっても、特定個人情報保護評価の枠組みを用い、任意で評価を実施することを妨げるものではない。

ア 職員又は職員であった者等の人事、給与、福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録した特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第1号）

イ 手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第2号）

ウ 特定個人情報ファイルを取り扱う事務において保有する全ての特定個人情報ファイルに記録される本人の数の総数（以下「対象人数」という。）が1,000人未満の事務（規則第4条第3号）

エ 1つの事業所の事業主が単独で設立した健康保険組合又は密接な関係を有する2以上の事業所の事業主が共同若しくは連合して設立した健康保険組合が保有する被保険者若しくは被保険者であった者又はその被扶養者の医療保険に関する事項を記録した特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第4号及び第5号）

オ 公務員若しくは公務員であった者又はその被扶養者の共済に関する事項を記録した特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第5号）

カ 情報連携を行う事業者が情報連携の対象とならない特定個人情報を記録した特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第6号）

キ 会計検査院が検査上の必要により保有する特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務（規則第4条第7号）

また、特定個人情報保護評価の対象となる事務において複数の特定個人情報ファイルを取り扱う場合で、その一部が上記（ウを除く。）に定める特定個人情報ファイルである場合は、その特定個人情報ファイルに関する事項を特定個人情報保護評価書に記載しないことができる。

（2）特定個人情報保護評価以外の番号法の規定の適用

上記（1）に定める特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない事務であっても、特定個人情報保護評価以外の番号法の規定が適用され、当該事務を実施する者は、番号法に基づき必要な措置を講ずることが求められる。
## (解說)

特定個人情報保護評価は、①事前対応による個人のプライバシー等の権利利益の侵害の未然防止、②国民・住民の信頼の確保を目的とするものであり、特定個人情報ファイルを取り扱う事務については、任意での実施も含めて、特定個人情報保護評価を全て実施することも可能です。

ただし、上記の目的を踏まえ、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる必要があるとまでは考えられない事務（指針第4の4（1）ア〜カに掲げる事務）については、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないとしています。また、会計検査院は、内閣から独立した立場で会計検査を実施する機関であることから、委員会の承認を得なければならないとするのは適当でないため、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないとしています。

なお、特定個人情報保護評価が積極的な事前対応を行うものであることに照らせば、特定個人情報ファイルが電子計算機用ファイルか手作業処理用ファイルか定まっていない段階や、特定個人情報ファイルの内容が具体的に定まっていない制度・施策の段階においても、個人のプライバシー等の権利利益に対して与える影響を事前の予測・評価し、このような影響を軽減する措置を講ずることが有益な場合もあると考えられます。

## Q第4の4（1）-1

職員又は職員であった者等の人事、給与、福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録した特定個人情報ファイルのみを取り扱う事務について特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないのは、どのような理由なのでしょうか。

(A)

○ これらの事項は、使用者としての各機関と、被用者としての職員との関係に基づく内部的な情報であり、また、その存在や利用方法も当事者たる職員にはよく知られており、国民・住民の信頼を確保するという特定個人情報保護評価の目的が直接は当てはまらないと考えられます。

また、これらのファイルには、職員の被扶養者又は遺族の福利厚生等に関する情報も含まれることとなりますが、各機関がこれらの者に関する事務を行うことも使用者と被用者との内部的関係に基づくものであり、また、その存在等も当事者である被扶養者又は遺族にも知られていると考えられます。

○ これらの特定個人情報ファイルにも番号法のその他の規制は及ぶことに加え、仮にこれらの特定個人情報ファイルの取扱いについて問題があれば、各機関と職員との交渉で改善を促す方が効果的かつ妥当であり、国民（地方公共団体等にあっては
住民等）からの意見聴取や特定個人情報保護評価書の公表を行う特定個人情報保護評価の対象とする必要性が乏しいと考えられるため、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないとしています。

○ なお、行政機関個人情報保護法でも、職員若しくは職員であった者又はそれらの者の被扶養者若しくは遺族等に係る個人情報ファイルであって、人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するものについては、個人情報ファイルの事前通知及び個人情報ファイル簿の作成・公表義務の例外とされています（同法第10条第2項第3号及び第10号、第11条第2項第1号、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律施行令第6条第1号）。

Q第4の4（1）-2

手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務について特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないのは、どのような理由なのでしょうか。

(A)

☐ 手作業処理用ファイルとは、行政機関個人情報保護法第2条第4項第2号等に規定する個人情報ファイル・個人情報データベース等をいい、電子計算機を用いて特定個人情報を検索できるものではないものの、索引・目次等により容易に特定の特定個人情報を検索することができるものをいいます。具体的には、申請者の氏名を五十音順にして保管されている申請書台帳などをいいます。手作業処理用ファイルは、電子計算機用ファイルに比して大量処理・高速処理・結合の容易性・検索の容易性等の特性を有しておらず、個人のプライバシー等の権利利益に与える影響も小さいと考えられますので、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないとしています。

なお、行政機関個人情報保護法においても、手作業処理に係る個人情報ファイルは、総務大臣への事前通知の義務が適用されていません（行政機関個人情報保護法第10条第2項第11号）。

Q第4の4（1）-3

対象人数が 1,000 人未満の事務について特定個人情報保護評価の実施が義務付けられないのは、どのような理由なのでしょうか。

(A)

○ 特定個人情報ファイルを取り扱う事務の対象人数が 1,000 人未満の場合、大量処理・高速処理・結合の容易性・検索の容易性等の点で、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる事務と比べ、個人のプライバシー等への権利利益に与える影