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## d 機構による個人番号の提供（第4号、第14条第2項、番号法施行令第11条）

地方公共団体情報システム機構は、番号法第14条第2項の規定に基づき、個人番号利用事務実施者（住民基本台帳法別表第1から別表第4までの上欄に掲げる者に限る。）に個人番号を含む機構保存本人確認情報を提供することができる。

## e 委託、合併に伴う提供（第5号）

特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由（市町村合併や機関の統廃合等）による事務の承継が行われたときは、特定個人情報を提供することが認められている。

f 住民基本台帳法上の規定に基づく提供（第6号、番号法施行令第19条）

住民基本台帳法第30条の6第1項（市町村長から都道府県知事への本人確認情報の通知等）の規定その他番号法施行令で定める同法の規定に基づき、特定個人情報を提供することができる。

なお、「その他番号法施行令で定める同法の規定」は、住民基本台帳法第12条第5項（本人等の請求による住民票の写し等の交付）（第30条の51の規定（外国人住民についての適用の特例）により読み替えて適用する場合を含む。）、第30条の7第1項（都道府県知事から機構への本人確認情報の通知等）、第30条の32第2項（自己の本人確認情報の開示）及び主務省令で定める規定である。

* 市町村長は、転入者について、住民票に記載した後、住民基本台帳法第30条の6第1項の規定に基づき、当該転入者の個人番号を含む本人確認情報を都道府県知事に通知することとなる。

## g 情報提供ネットワークシステムを通じた提供（第7号、番号法施行令第21条）

情報照会者が、情報提供者に対し、番号法別表第2の第2欄に掲げる事務を処理するために必要な同表の第4欄に掲げる特定個人情報（情報提供者の保有する特定個人情報ファイルに記録されたものに限る。）の提供を求めた場合において、情報提供者は、情報提供ネットワークシステムを使用して当該特定個人情報を提供することができる（4－3－(3)参照）。

## h 国税・地方税法令に基づく国税連携及び地方税連携による提供（第8号、番号法施行令第22条、第23条）

地方税法第46条第4項若しくは第5項（個人の道府県民税の賦課徴収に関する報告等）、第48条第7項（個人の道府県民税に係る徴収及び滞
納処分の特例）、第72条の58（道府県知事の通知義務）、第317条（市町村による所得の計算の通知）若しくは第325条（所得税又は法人税に関する書類の供覧等）の規定その他番号法施行令で定める同法又は国税に関する法律の規定により、国税庁長官が都道府県知事若しくは市町村長に国税に関する特定個人情報を提供する場合又は都道府県知事若しくは市町村長が国税庁長官若しくは他の都道府県知事若しくは市町村長に地方税に関する特定個人情報を提供する場合において、その特定個人情報の安全を確保するために必要な措置を講じているときは、それぞれ特定個人情報を提供することができる。

なお、「その他番号法施行令で定める同法の規定」は、番号法施行令第22条で定められており、地方税法第48条第2項（個人の道府県民税に係る徴収及び滞納処分の特例）、第72条の59（所得税又は道府県民税に関する書類の供覧等）、第294条第3項（市町村民税の納税義務者等）及び主務省令で定める規定である。

「特定個人情報の安全を確保するために必要な措置」は、同施行令第23条で定められており、①特定個人情報の提供を受ける者の名称、特定個人情報の提供の日時及び提供する特定個人情報の項目その他主務省令で定める事項を記録し、並びにその記録を7年間保存すること、②提供する特定個人情報が漏えいした場合において、その旨及びその理由を遅滞なく委員会に報告するために必要な体制を整備するとともに、提供を受ける者が同様の体制を整備していることを確認すること並びに③これらのほか特定個人情報の安全を確保するために必要な措置として「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則」（平成26年内閣府・総務省令第3号。以下「番号法施行規則」という。）で定める措置をいう。

* 甲市長は、地方税法第315条第1号ただし書の規定に基づき、甲市内に住所を有する個人の所得税に係る申告書に記載されている金額が過少であると認められた場合に、自ら調査し、その調査に基づいて自ら所得を計算して市民税を課したときに、その特定個人情報の安全を確保するための必要な措置を講じた上で、地方税法第317条の規定に基づき、その市の区域を管轄する甲税務署長に対して、その個人の総所得金額等を当該個人の個人番号と共に通知することとなる。

## i 地方公共団体の他の機関に対する提供（第9号）

地方公共団体の機関は、条例で定めるところにより、その地方公共団体の他の機関に、その事務を処理するために必要な限度で特定個人情報を提供することができる。

この場合において、提供を受ける機関には個人番号を利用する法的根拠があることが前提とされていることから、提供を受けることのできる機関は、法令又は条例に基づく個人番号利用事務実施者である必要があ
る。

* 甲市の市長部局にある税務部門は、甲市教育委員会が個人番号利用事務である学校保健安全法（昭和33年法律第56号）に基づく医療費用援助に関する事務を処理するため、条例で定めるところにより、地方税情報を甲市教育委員会に提供することができる。

## j 委員会からの提供の求め（第11号）

委員会が、特定個人情報の取扱いに関し、番号法第52条第1項の規定により、特定個人情報の提出を求めた場合には、この求めに応じ、委員会に対し、特定個人情報を提供しなければならない。

## k 各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供（第12号、番号法施行令第26条、同施行令別表）

①各議院の審査、調査の手続、②訴訟手続その他の裁判所における手続、③裁判の執行、④刑事事件の捜査、⑤租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査、⑥会計検査院の検査が行われるとき、⑦公益上の必要があるときには、特定個人情報を提供することができる。⑦の公益上の必要があるときは、番号法施行令第26条で定められており、「私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律」（昭和22年法律第54号）の規定による犯則事件の調査（番号法施行令別表第2号）、「金融商品取引法」（昭和23年法律第25号）の規定による犯則事件の調査（同表第4号）、租税調査（同表第8号）、個人情報保護法の規定による報告徴収（同表第19号）、「犯罪による収益の移転防止に関する法律」（平成19年法律第22号）の規定による届出（同表第23号）等がある。

## I 人の生命、身体又は財産の保護のための提供（第13号）

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、特定個人情報を提供することができる。

## m 委員会規則に基づく提供（第14号）

番号法第19条第1号から第13号までに準ずるものとして委員会規則で定めた場合には、特定個人情報を提供することができる。

## C 行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法による提供の制限との違い

行政機関個人情報保護法第8条及び独立行政法人等個人情報保護法第9条は、保有個人情報について、法令の規定に基づく場合、本人の同意がある場合等には、第三者に提供することができることとされている。
一方、番号法においては、他の法令の規定や本人の同意があったとしても、番号法第19条各号に該当する場合を除いて、特定個人情報を提供してはならない。

したがって、特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求める根拠が、番号法第19条各号に該当するものかどうかをよく確認し、同条各号に該当しない場合には、特定個人情報を提供してはならない。

行政機関個人情報保護法等の規定に基づく開示請求、訂正請求又は利用停止請求において、本人から個人番号を付して請求が行われた場合や本人に対しその個人番号又は特定個人情報を提供する場合は、番号法第19条各号に定めはないものの、法の解釈上当然に特定個人情報の提供が認められるべき場合であり、特定個人情報を提供することができる。
## 第 4－3－(3) 情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の提供

(関係条文)

・番号法 第19条、第21条から第25条まで、第30条

· 行政機関個人情報保護法 第8条

· 独立行政法人等個人情報保護法 第9条

## 1 情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の情報連携

## A 情報提供ネットワークシステム（番号法第21条）

「情報提供ネットワークシステム」とは、番号法第19条第7号の規定に基づき、番号法第2条第14項に規定する行政機関の長等（行政機関の長、地方公共団体の機関、独立行政法人等、地方独立行政法人及び地方公共団体情報システム機構並びに同法第19条第7号に規定する情報照会者（法令の規定により同法別表第2の第2欄に掲げる事務の全部又は一部を行うこととされている者を含む。）及び情報提供者（法令の規定により同表の第4欄に掲げる特定個人情報の利用又は提供に関する事務の全部又は一部を行うこととされている者を含む。）をいう。）の間で、特定個人情報を安全、効率的にやり取りするための情報システムであり、総務大臣が、委員会と協議の上、設置し、管理するものである。

行政機関等及び地方公共団体等は、番号法第19条第7号及び別表第2の規定に基づき、情報提供ネットワークシステムを通じて、情報照会者として他の個人番号利用事務実施者から個人番号利用事務を処理するために必要な特定個人情報の提供を受け、又は情報提供者として他の個人番号利用事務実施者に対し特定個人情報を提供することとなる。このような情報のやり取りを情報連携という。

行政機関の長等においては、それぞれ設置される中間サーバー等（中間サーバーに相当する機能を有する既存業務システムを含む。）を通じて情報提供ネットワークシステムにアクセスし、番号法別表第2の第4欄に掲げられた特定個人情報について、原則としてシステム上自動的に照会・提供を行うこととなる。したがって、こうしたシステムの管理についての環境を整備することが必要となる。

また、情報提供ネットワークシステムを使用することができるのは、番号法第2条第14項に規定する行政機関の長等に限られる。したがって、行政機関等及び地方公共団体等から個人番号利用事務の委託を受けた者（法令の規定により、同法別表第2の第2欄に掲げる事務の全部又は一部を行うこととされている者及び同表の第4欄に掲げる特定個人情報の利用又は提供に関する事務の全部又は一部を行うこととされている者を除く。）は、情報提供ネットワークシステムに接続された端末を操作して情報照会等を行うことはできない。

## B 特定個人情報の提供（番号法第22条、番号法施行令第28条）
情報提供者は、番号法第19条第7号の規定により特定個人情報の提供を求められた場合において、番号法第21条第2項の規定による総務大臣からの通知を受けたときは、番号法施行令で定めるところにより、情報照会者に対して求められた特定個人情報を提供しなければならない（第1項）。具体的には、システム上でのやり取りとなることから、同システムの管理についての環境を整備することが必要となる。

また、番号法第22条第1項の規定による特定個人情報の提供があった場合において、他の法令の規定により当該特定個人情報と同一の内容の情報を含む書面の提出が義務付けられているときは、同条第2項の規定により当該書面の提出があったものとみなされることから、当該書面を提出すべき者は、当該書面を提出する必要がなくなる。

* 児童扶養手当の支給を受けるには、所得証明書の提出が必要であるが（児童扶養手当法施行規則第1条第7号）、情報提供ネットワークシステムを通じて所得情報の提供が行われる場合には、申請者は所得証明書の提出義務を免除される。

## 2 情報提供等の記録（番号法第23条、番号法施行令第29条）

情報照会者及び情報提供者が、情報提供ネットワークシステムに接続されたその者の使用する電子計算機に記録し、当該記録を保存しなければならない事項として以下の場合があるが、具体的には、システム上で記録されることから、同システムの管理についての環境を整備することが必要となる。

a 情報照会者及び情報提供者は、番号法第19条第7号の規定により特定個人情報の提供の求め又は提供があったときは、情報提供ネットワークシステムに接続されたその者の使用する電子計算機に次に掲げる事項を記録し、当該記録を7年間保存しなければならない（番号法第23条第1項）。

一 情報照会者及び情報提供者の名称

二 提供の求めの日時及び提供があったときはその日時

三 特定個人情報の項目

四　一から三までに掲げるもののほか、総務省令で定める事項

b 情報照会者及び情報提供者は、a に規定する事項のほか、当該特定個人情報の提供の求め又は提供の事実が、次に掲げる事項に該当する場合には、その旨を情報提供ネットワークシステムに接続されたその者の使用する電子計算機に記録し、当該記録を7年間保存しなければならない（同条第2項）。

一 同法第30条第1項の規定により、「未成年者又は成年被後見人の法定代理人」に任意代理人を加えた「代理人」と読み替えて適用する行政機関個人情報保護法第14条に規定する不開示情報に該当すると認めるとき。二 条例で定めるところにより地方公共団体又は地方独立行政法人が開示
する義務を負わない個人情報に該当すると認めるとき。

三 同法第30条第3項の規定により、「未成年者又は成年被後見人の法定代理人」に任意代理人を加えた「代理人」と読み替えて適用する独立行政法人等個人情報保護法第14条に規定する不開示情報に該当すると認めるとき。

なお、提供される特定個人情報ではない情報提供の求め又は提供の事実が不開示情報に該当するか否かについては、情報照会者及び情報提供者であるそれぞれの行政機関の長等において判断することとなることに留意する必要がある。

c 総務大臣は、番号法第19条第7号の規定により特定個人情報の提供の求め又は提供があったときは、a及びbに規定する事項を情報提供ネットワークシステムに記録し、当該記録を7年間保存しなければならない（第3項）。

d 情報提供等の記録に記録された特定個人情報については、番号法において、一般法における利用目的以外の目的のために利用することを認める規定を全て適用除外としており、利用目的以外の目的のために利用することはできない（番号法第30条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第8条第1項及び適用除外とされる同条第2項から第4項まで、番号法第30条第3項により読み替えて適用される独立行政法人等個人情報保護法第9条第1項及び適用除外とされる同条第2項から第4項まで、番号法第30条第4項により読み替えて準用される独立行政法人等個人情報保護法第9条第1項）。

地方公共団体等が保有する情報提供等の記録については、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。

## 3 秘密の管理及び秘密保持義務（番号法第24条、第25条）

総務大臣並びに情報照会者及び情報提供者は、情報提供等事務（番号法第19条第7号の規定による特定個人情報の提供の求め又は提供に関する事務をいう。）に関する秘密について、その漏えいの防止その他の適切な管理のために、情報提供ネットワークシステム並びに情報照会者及び情報提供者が情報提供等事務に使用する電子計算機の安全性及び信頼性を確保することその他の必要な措置を講じなければならない（第24条）。

b 情報提供等事務又は情報提供ネットワークシステムの運営に関する事務に従事する者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た当該事務に関する秘密を漏らし、又は盗用してはならない（第25条）。
第 4 - 3 - (4) 收集 · 保管制限

(関係条文)

· 番号法 第20条

## ● 収集・保管の制限（番号法第20条）

何人も、番号法第19条各号（特定個人情報の提供が例外として許される場合）のいずれかに該当する場合を除き、他人 $ ^{注} $ の個人番号を含む特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。

（注）番号法第15条及び第20条において、他人とは「自己と同一の世帯に属する者以外の者」であり、子、配偶者等の自己と同一の世帯に属する者の特定個人情報は、番号法第19条各号のいずれかに該当しなくても、収集又は保管することができる。

## A 收集制限

「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含む。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たらない。

* 市立図書館の利用カードとして個人番号カードを利用する場合において、図書の貸出し等は個人番号利用事務等ではないため、市立図書館の職員は、個人番号を利用してはならず、個人番号をコピーしてはならない。

* 甲市役所の職員は、個人番号利用事務以外の業務において、申請者から、本人確認書類として個人番号カードを示された場合、同カードを利用して本人確認することができるが、同カードに記載された個人番号を書き写す又は個人番号カードの個人番号が記載された部分をコピーする等により個人番号を収集し、それをファイルに編綴して、執務室内に保管してはならない。

## B 保管制限と廃棄

個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。また、行政機関等及び地方公共団体等が保有する個人番号が記載された文書等については、各機関が定める文書管理に関する規程等によって保存期間が一般的に定められており、これらの文書等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、文書管理に関する規程等によって定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。

* 扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、番号法上、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。

そのため、個人番号が記載された扶養控除等申告書等の書類については、保存期間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましい。

* 地方公共団体が保有する個人番号が記載された文書については、各地方公共団体が定める文書管理に関する規程等に基づき、保存期間満了日まで保存することとなっているが、当該期間を経過した場合には、番号法上、原則として、個人番号が記載された文書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。

※ 廃棄方法等の具体的な内容については、「（別添）特定個人情報に関する安全管理措置（行政機関等・地方公共団体等編）」を参照のこと。
## ● 本人確認（番号法第16条）

本人確認については、番号法、番号法施行令、番号法施行規則及び個人番号利用事務実施者が認める方法に従うこととなるため、適切に対応する必要がある。

## 〈参考〉

番号法、番号法施行令及び番号法施行規則における本人確認の概要は、次のとおりである。この項目において、「法」は番号法、「令」は番号法施行令、「規」は番号法施行規則をいう（番号法施行規則第1条第1項第1号の場合は、「規1①一」と表記する。）。

## ① 本人から個人番号の提供を受ける場合

## i 個人番号カードの提示を受ける場合

「個人番号カード」（法16）

## ii 通知カードの提示を受ける場合

「通知カード」＋「本人の身元確認書類」

(法16)

(規 1 ①)

運転免許証等（規1①一、二）

困難な場合（規1①三）

財務大臣等の特則（規1③一から四）

困難な場合（規1③五）

特定の個人と同一の者であることが明らかな場合（規3⑤）

## iii i、ii 以外の場合

## （i）書類の提示を受ける場合等

「番号確認書類」＋「本人の身元確認書類」

(令12①一)

(令12 $ ^{①} $ 二)

→住民票の

写し等

→困難な場合

(規3①)

運転免許証等（規2）

→ 困難な場合（規3②）

財務大臣等の特則（規3③）

電話による場合（規3④）

特定の個人と同一の者であることが明らかな場合（規3⑤）

## （ii）電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合

個人番号カードのICチップの読み取り、電子署名等の送信、個人番号利用事務実施者による地方公共団体情報システム機構への確認等（規4）
## ② 本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合

## i 書類の提示を受ける場合等

「代理権確認書類」＋「代理人の身元確認書類」＋「本人の番号確認書類」

(令12②一)

(令12②二)

→ 戸籍謄本、

委任状等

→個人番号カード、

運転免許証等

(令12②三)

(規6①一、二)

(規7①)

→ 本人に係る

個人番号カード等

(規 8)

→ 困難な場合

(規6①三)

→ 代理人が法人の場合

(規7②)

→ 困難な場合

(規9⑤)

代理人が法人の場合（規6②）

困難な場合

(規9①)

財務大臣等の特則

電話による場合

(規9③)

(規9②)

電話による場合

(規9③)

特定の個人と同一の者であることが明らかな場合（規9④）

## ii 電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合

代理権証明情報及び代理人の電子署名等の送信、個人番号利用事務実施者による地方公共団体情報システム機構への確認等（規10）

※ 書面の送付により個人番号の提供を受ける場合は、上記で提示を受けることとされている書類又はその写しの提出を受けなければならない（規11）。
第 4－4 その他の取扱い

## 第4－4－(1) 保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求

(関係条文)

・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで

· 行政機関個人情報保護法 第9条

· 独立行政法人等個人情報保護法 第10条

## ● 保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求（行政機関個人情報保護法第9条、独立行政法人等個人情報保護法第10条）

行政機関等が保有する特定個人情報及び情報提供等の記録に関する措置要求については、番号法において適用除外となっている。

地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
## 第4－4－(2) 個人情報ファイルの保有等に関する事前通知

(関係条文)

· 番号法 第27条、第29条、第30条

· 行政機関個人情報保護法 第10条

・特定個人情報保護評価に関する規則 第2条

· 特定個人情報保護評価指針

## ● 特定個人情報ファイルを保有しようとするときの事前通知

A 事前通知（番号法第29条第1項又は第30条第1項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第10条第1項）

行政機関（会計検査院を除く。以下この項において同じ。）が特定個人情報ファイル（情報提供等の記録を含む。）を保有しようとするときは、個人情報ファイルを保有しようとするときと同様、行政機関個人情報保護法第10条第1項の規定が適用される。ただし、番号法において同項が読み替えられて適用されるため、当該行政機関の長が同項各号に掲げる事項をあらかじめ通知しなければならない通知先は、総務大臣ではなく委員会である。通知した事項を変更しようとするときも、同様である。なお、特定個人情報について行政機関個人情報保護法が適用されるときは、同法の規定中「個人情報ファイル」とあるのは「個人情報ファイルである特定個人情報ファイル」を意味する。

また、行政機関が、番号法第27条第1項に規定する評価書（全項目評価書）を委員会へ提出し、特定個人情報ファイルの取扱いについて、同条第2項の規定により委員会の承認を受け、同条第4項の規定により公表したときは、同法第29条第1項の規定により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第10条第1項の規定による委員会に対する通知があったものとみなされる。

委員会は、「特定個人情報保護評価指針」（平成26年特定個人情報保護委員会告示第4号）第8において、行政機関が「特定個人情報保護評価に関する規則」（平成26年特定個人情報保護委員会規則第1号）第2条第2号に規定する重点項目評価書を委員会へ提出し、公表したときについても、委員会に対する事前通知があったものとして取り扱うこととしている。

一方、独立行政法人等個人情報保護法には行政機関個人情報保護法第10条第1項に相当する規定がないことから、独立行政法人等は、特定個人情報ファイルを保有する前に委員会に通知する必要はない。地方公共団体等についても、同様に委員会に通知する必要はない。

## B 事前通知が不要の場合（行政機関個人情報保護法第10条第2項）

行政機関個人情報保護法第10条第2項の規定は、特定個人情報ファイルについても個人情報ファイルと同様に適用されることから、同項各号に掲げる個人情報ファイル（例：行政機関の職員の給与に関する事項を記録す
るもの）に相当する特定個人情報ファイルについては、行政機関の長は、委員会に事前に通知する必要がない。

ただし、事前に通知する必要がない場合であっても、番号法第27条の規定に基づき、特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価を実施するものとされていることに留意する必要がある。

C 保有をやめたときの通知（番号法第29条第1項又は第30条第1項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第10条第3項）

行政機関の長は、行政機関個人情報保護法第10条第1項に規定する事項を通知した特定個人情報ファイルについて、当該行政機関がその保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが同条第2項第9号に該当するに至ったときは、遅滞なく、委員会に対しその旨を通知しなければならない。

〈参考〉行政機関における特定個人情報保護委員会への事前通知等の要否

事前通知等の要否	具体的な場面
必要な場合	①特定個人情報ファイルを保有しようとするとき（※）②通知した事項を変更しようとするとき（※）③特定個人情報ファイルの保有をやめたとき④特定個人情報ファイルにおける本人の数が千人に満たなくなったとき※ 全項目評価書を委員会に提出し、特定個人情報ファイルの取扱いについて委員会の承認を受け、公表したときは、委員会に対する事前通知があったものとみなされる。また、重点項目評価書を委員会へ提出し、公表したときについても、委員会に対する事前通知があったものとして取り扱われる。
不要な場合	行政機関個人情報保護法第10条第2項各号に掲げる個人情報ファイルに相当する特定個人情報ファイル

(独立行政法人等及び地方公共団体等は、委員会へ事前通知等をする必要はない。)
## 第 4 - 4 - (3) 開示

(関係条文)

・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで

· 番号法施行令 第33条

・行政機関個人情報保護法 第12条から第26条まで

・独立行政法人等個人情報保護法 第12条から第26条まで

● 開示（番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第12条から第26条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第12条から第26条まで。情報提供等の記録については番号法第30条第1項から第3項までにより読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第12条から第26条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第12条から第26条まで。番号法施行令第33条）

行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関個人情報保護法の規定により、何人も行政機関の長に対して自己を本人とする保有個人情報である特定個人情報の開示を請求することができる（行政機関個人情報保護法第12条第1項。独立行政法人等についての独立行政法人等個人情報保護法も同様）。

ただし、特定個人情報については、次のAからDまでについて行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっているので留意する必要がある。

地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。

## A 代理人の範囲の拡大

未成年者又は成年被後見人の法定代理人のほか、本人の委任による代理人（以下「任意代理人」という。）が本人に代わって開示の請求をすることができる。

## B 事案の移送の禁止

情報提供等の記録については、事案の移送が禁止されている。

## C 他の法令による開示の実施との調整

行政機関個人情報保護法第25条及び独立行政法人等個人情報保護法第25条の適用を除外し、他の法令の規定に基づき開示することとされている場合であっても、開示の実施の調整は行わないこととしている。

## D 開示請求の手数料の免除

開示請求に係る手数料について、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは免除することができる。
## 第 4 - 4 - (4) 訂正

(関係条文)

・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで

・行政機関個人情報保護法 第27条から第35条まで

・独立行政法人等個人情報保護法 第27条から第35条まで

● 訂正（番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第27条から第35条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第27条から第35条まで。情報提供等の記録については番号法第30条第1項から第3項までにより読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第27条から第35条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第27条から第35条まで）

行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関個人情報保護法の規定により、何人も行政機関の長に対して自己を本人とする特定個人情報で開示を受けたものについての訂正を請求することができる（行政機関個人情報保護法第27条第1項。独立行政法人等についての独立行政法人等個人情報保護法も同様）。

ただし、特定個人情報については、次のAからCまでについて行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっているので留意する必要がある。

地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。

## A 代理人の範囲の拡大

特定個人情報の開示の場合と同様、任意代理人が本人に代わって訂正の請求をすることができる。

## B 事案の移送の禁止

特定個人情報の開示の場合と同様、情報提供等の記録については事案の移送が禁止されている。

## C 訂正を実施した場合の通知先の変更

情報提供等の記録について訂正を実施した場合において必要があるときは、同一の記録を保有する者である総務大臣及び情報照会者又は情報提供者（自己を除く。）に通知するものとしている。
## 第 4 - 4 - (5) 利用停止

(関係条文)

・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで

・行政機関個人情報保護法 第36条から第41条まで

・独立行政法人等個人情報保護法 第36条から第41条まで

● 利用停止（番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第36条から第41条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第36条から第41条まで。情報提供等の記録については番号法第30条第1項から第3項までにより適用が除外される行政機関個人情報保護法第4章第3節又は独立行政法人等個人情報保護法第4章第3節）

行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関個人情報保護法の規定により、何人も、自己を本人とする保有個人情報が適法に取得されたものでないとき等のときは、その利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）を請求することができる（行政機関個人情報保護法第36条第1項。独立行政法人等についての独立行政法人等個人情報保護法も同様）。

ただし、特定個人情報については、次のAからCまでについて行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっているので留意する必要がある。

地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。

## A 代理人の範囲の拡大

特定個人情報の開示の場合と同様、任意代理人が本人に代わって利用停止の請求をすることができる。

## B 請求事由の追加等

番号法第19条、第20条又は第28条の規定に違反して特定個人情報が利用され、又は提供されているときは、利用停止の請求をすることができる。

## C 情報提供等の記録の取扱い

情報提供等の記録については、情報提供ネットワークシステムにおいて自動保存されるものであり目的外利用及び提供の規定に違反した事態が想定されないことなどから、利用停止の請求をすることができない。
## 第 4－5 特定個人情報保護評価

(関係条文)

· 番号法 第21条、第26条、第27条

・特定個人情報保護評価に関する規則

· 特定個人情報保護評価指針

特定個人情報保護評価は、評価実施機関 $ ^{注} $ が、特定個人情報ファイルを取り扱う事務における当該特定個人情報ファイルの取扱いについて自ら評価するものである。評価実施機関は、特定個人情報ファイルを保有しようとする又は保有する場合は、当該特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利益に与え得る影響を予測した上で特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析し、このようなリスクを軽減するための適切な措置を講じていることを確認の上、基礎項目評価書、重点項目評価書又は全項目評価書（以下「特定個人情報保護評価書」という。）において自ら宣言するものである。

※ 特定個人情報保護評価の詳細については、「特定個人情報保護評価に関する規則」及び「特定個人情報保護評価指針」を参照のこと。

（注）評価実施機関とは、番号法第27条及び特定個人情報保護評価に関する規則の規定に基づき特定個人情報保護評価を実施する番号法第2条第14項に規定する行政機関の長等（行政機関の長、地方公共団体の機関、独立行政法人等、地方独立行政法人及び地方公共団体情報システム機構並びに番号法第19条第7号に規定する情報照会者及び情報提供者）をいう。

## 1 特定個人情報保護評価書に記載した措置の実施

評価実施機関は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生するリスクを軽減するための措置として特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。

## 2 特定個人情報保護評価に係る違反に対する措置

特定個人情報保護評価を実施していない場合、特定個人情報ファイルの適正な取扱いの確保のための措置が適切に講じられていないおそれがある。このような場合に、情報連携を行わせると不適切な形で特定個人情報ファイルがネットワークを通じてやり取りされることとなり、適切な取扱いがなされている他の事務やシステムにまで悪影響を及ぼすおそれがあることから、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられているにもかかわらずこれを実施していない場合は、情報連携を行うことが禁止されている。（番号法第21条第2項第2号、第27条第6項）
## 第 4－6 行政機関個人情報保護法等の主な規定

行政機関等は、特定個人情報の適正な取扱いについて、次のとおり行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法の適用を受けるので、留意する必要がある。具体的な取扱いについては、従来と同様に、指針等によることを前提としている。

地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。

ここでは、行政機関個人情報保護法の規定を例として挙げている。

## A 個人情報の保有の制限等（行政機関個人情報保護法第3条）

## a 利用目的の特定（第1項）

行政機関は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。

## b 保有の制限（第2項）

行政機関は、a の規定により特定された利用の目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。

## c 利用目的の変更（第3項）

行政機関は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

## B 利用目的の明示（行政機関個人情報保護法第4条）

行政機関は、本人から直接書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。

一人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。

二 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。

三 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

四 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

## C 保有個人情報の正確性の確保（行政機関個人情報保護法第5条）

行政機関の長は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
## D 個人情報ファイル簿の作成及び公表（行政機関個人情報保護法第11条）

## a 個人情報ファイル簿の作成及び公表（第1項）

行政機関の長は、政令（行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第548号。以下同じ。）第7条）で定めるところにより、当該行政機関が保有している個人情報ファイルについて、それぞれ次に掲げる事項を記載した帳簿（D cにおいて「個人情報ファイル簿」という。）を作成し、公表しなければならない。

## 一 個人情報ファイルの名称

二 当該行政機関の名称及び個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称

三 個人情報ファイルの利用目的

四 個人情報ファイルに記録される項目（以下Dにおいて「記録項目」という。）及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。D bにおいて同じ。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（以下Dにおいて「記録範囲」という。）

五 個人情報ファイルに記録される個人情報（以下「記録情報」という。）の収集方法

六 記録情報を当該行政機関以外の者に経常的に提供する場合には、その提供先

七　開示、訂正又は利用停止の請求を受理する組織の名称及び所在地

八 訂正又は利用の停止、消去若しくは提供の停止について他の法律又は

これに基づく命令により特別の手続きが定められているときは、その旨

九 その他政令第8条で定める事項

## b 個人情報ファイル簿への掲載の適用除外（第2項）

D a の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

一 国の安全、外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル

二 犯罪の捜査、租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公訴の提起若しくは維持のために作成し、又は取得する個人情報ファイル

三 行政機関の職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（行政機関が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）

四 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル

五 第10条第1項の規定による通知又はD a（第11条第1項）の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該通知に係るこれらの事項の範囲内のもの

六　一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファ
イル

七 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの

八 職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの

九 本人の数が政令で定める数に満たない個人情報ファイル

十　D b 三から九までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル

## c 個人情報ファイル簿の一部不記載（第3項）

D a （第11条第1項）の規定にかかわらず、行政機関の長は、記録項目の一部若しくは個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法若しくは同情報を当該行政機関以外の者に経常的に提供する場合の提供先を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

## E 不服申立て（行政機関個人情報保護法第42条から第44条まで）

## E-1 審査会への諮問（第42条）

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について行政不服審査法（昭和37年法律第160号）による不服申立てがあったときは、当該不服申立てに対する裁決又は決定をすべき行政機関の長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、情報公開・個人情報保護審査会（不服申立てに対する裁決又は決定をすべき行政機関の長が会計検査院長である場合にあっては、別に法律で定める審査会）に諮問しなければならない。

一 不服申立てが不適法であり、却下するとき。

二 裁決又は決定で、不服申立てに係る開示決定等（開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。以下この号及びE—3aにおいて同じ。）を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る保有個人情報の全部を開示することとするとき。ただし、当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。

三 裁決又は決定で、不服申立てに係る訂正決定等（訂正請求の全部を容認して訂正をする旨の決定を除く。）を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る訂正請求の全部を容認して訂正をすることとするとき。

四 裁決又は決定で、不服申立てに係る利用停止決定等（利用停止請求の全
部を容認して利用停止をする旨の決定を除く。）を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る利用停止請求の全部を容認して利用停止をすることとするとき。

## E-2 諮問をした旨の通知（第43条）

E－1（第42条）の規定により諮問をした行政機関の長は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

## 一 不服申立人及び参加人

二　開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者（これらの者が不服申立人又は参加人である場合を除く。）

三 当該不服申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者（当該第三者が不服申立人又は参加人である場合を除く。）

## E－3 第三者からの不服申立てを棄却する場合等における手続等（第44条）

## a 第三者が開示に反対の意思を有する場合の手続（第1項）

次の各号のいずれかに該当する裁決又は決定をする場合、行政機関の長は、意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも二週間を置かなければならない。この場合において、行政機関の長は、開示決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知しなければならない。

一 開示決定に対する第三者からの不服申立てを却下し、又は棄却する裁決又は決定

二 不服申立てに係る開示決定等を変更し、当該開示決定等に係る保有個人情報を開示する旨の裁決又は決定（第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。）

## b 審査請求の特例（第2項）

地方検察庁にあっては、その庁の検事正、区検察庁にあっては、その庁の対応する簡易裁判所の所在地を管轄する地方裁判所に対応する地方検察庁の検事正が行った開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求については、政令第21条で定めるところにより、検事総長に対してするものとする。

## F 苦情の処理（行政機関個人情報保護法第48条）

行政機関の長は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
## （別添）特定個人情報に関する安全管理措置 （行政機関等・地方公共団体等編）

## 【目次】

1 安全管理措置の検討手順 ..... 50
A 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化 ..... 50
B 特定個人情報等の範囲の明確化 ..... 50
C 事務取扱担当者の明確化 ..... 50
D 基本方針の策定 ..... 50
E 取扱規程等の見直し等 ..... 51

2 講ずべき安全管理措置の内容 ..... 52
A 基本方針の策定 ..... 52
B 取扱規程等の見直し等 ..... 52
C 組織的安全管理措置 ..... 53
a 組織体制の整備 ..... 53
b 取扱規程等に基づく運用 ..... 54
c 取扱状況を確認する手段の整備 ..... 54
d 情報漏えい等事案に対応する体制の整備 ..... 54
e 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し ..... 55
D 人的安全管理措置 ..... 55
a 事務取扱担当者の監督 ..... 55
b 事務取扱担当者の教育 ..... 55
E 物理的安全管理措置 ..... 55
a 特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ..... 55
b 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ..... 56
c 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 ..... 57
d 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄 ..... 57
F 技術的安全管理措置 ..... 58
a アクセス制御 ..... 58
b アクセス者の識別と認証 ..... 58
c 外部からの不正アクセス等の防止 ..... 58
d 情報漏えい等の防止 ..... 59
## 1 安全管理措置の検討手順

行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取扱いを検討するに当たって、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等の範囲を明確にした上で、特定個人情報等を取り扱う職員（以下「事務取扱担当者」という。）を明確にしておく必要がある。

これらを踏まえ、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、特定個人情報等の安全管理に関する基本方針（以下「基本方針」という。）を策定することが重要である。

行政機関等は、個人情報の保護に関する管理規程等及び取扱規程等の見直し等を行い、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システムの改修等を行う必要がある。地方公共団体等は、個人情報の保護に関する取扱規程等の見直し等を行い、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システムの改修等を行う必要がある。

行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の取扱いに関する安全管理措置について、次のような手順で検討を行う必要がある。検討に際し、特定個人情報保護評価を実施した事務については、A～Cを省略し、D～Eを実施することも考えられる。

## A 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化

行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号利用事務等（番号法第9条第1項から第3項までに規定する事務に該当するもの）の範囲を明確にしておかなければならない。→ガイドライン第4−1−(1)1A参照

## B 特定個人情報等の範囲の明確化

行政機関等及び地方公共団体等は、Aで明確化した事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておかなければならない $ ^{注} $ 。

（注）特定個人情報等の範囲を明確にするとは、事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される個人情報（氏名、生年月日等）の範囲を明確にすることをいう。

## C 事務取扱担当者の明確化

行政機関等及び地方公共団体等は、Aで明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておかなければならない。

## D 基本方針の策定

特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。→ $$ 2 $$ A参照
## E 取扱規程等の見直し等

行政機関等は、個人情報の保護に関する管理規程等の見直し等を行わなければならない。また、行政機関等及び地方公共団体等は、A～Cで明確化した事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等の見直し等を行わなければならない。→2B参照
## 2 講ずべき安全管理措置の内容

本セクション2においては、特定個人情報等の保護のために必要な安全管理措置について本文で示し、その具体的な手法の例示を記述している。なお、手法の例示は、これに限定する趣旨で記載したものではなく、また、個別ケースによって別途考慮すべき要素があり得るので注意を要する。

行政機関等は、安全管理措置の策定に当たり、番号法、行政機関個人情報保護法等関係法令、本ガイドライン、指針等 $ ^{注} $ 及び政府機関の情報セキュリティ対策のための統一基準等に準拠した各府省庁等における情報セキュリティポリシー等を遵守することを前提とする。

地方公共団体等は、安全管理措置の策定に当たり、番号法、個人情報保護条例等、本ガイドライン、指針等及び地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン等を参考に地方公共団体等において策定した情報セキュリティポリシー等を遵守することを前提とする。

行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報保護評価を実施した事務については、その内容を遵守するものとする。また、個人番号利用事務の実施に当たり、接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置等を遵守することを前提とする。

（注）「指針等」とは、「行政機関の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針について（平成16年9月14日総管情第84号総務省行政管理局長通知）」、「独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針について（平成16年9月14日総管情第85号総務省行政管理局長通知）」及び「地方公共団体における個人情報保護対策について（平成15年6月16日総行情第91号総務省政策統括官通知）」等をいう。

## A 基本方針の策定

特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。

## B 取扱規程等の見直し等

1A～Cで明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めるために、取扱規程等の見直し等を行わなければならない。

特に、特定個人情報等の複製及び送信、特定個人情報等が保存されている電子媒体等の外部への送付及び持出し等については、責任者の指示に従い行うことを定めること等が重要である。
## 《手法の例示》

* 取扱規程等は、次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられる。具体的に定める事項

については、 $ 2C\sim F $ に記述する安全管理措置を織り込むことが重要である。

① 取得する段階

② 利用を行う段階

③ 保存する段階

④ 提供を行う段階

⑤ 削除・廃棄を行う段階

* 個人番号利用事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を明確にしておくことが重要である。

① 住民等からの申請書を受領する方法（本人確認、個人番号の確認等）

② 住民等からの申請書をシステムに入力・保存する方法

③ 個人番号を含む証明書等の作成・印刷方法

④ 個人番号を含む証明書等を住民等に交付する方法

⑤ 申請書及び本人確認書類等の保存方法

⑥ 保存期間を経過した書類等の廃棄方法

## C 組織的安全管理措置

行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全管理措置を講じなければならない。

## a 組織体制の整備

安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。

行政機関等は、組織体制の整備として、次に掲げる事項を含める。地方公共団体等は、次に掲げる事項を参考に、適切に組織体制を整備する。

・ 総括責任者（行政機関等に1名）の設置及び責任の明確化

保護責任者（個人番号利用事務等を実施する課室等に1名）の設置及び責任の明確化

・監査責任者の設置及び責任の明確化

事務取扱担当者及びその役割の明確化

事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化

事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備

個人番号の漏えい、滅失又は毀損等（以下「情報漏えい等」という。）事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制の整備

特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
## b 取扱規程等に基づく運用

取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

## 《手法の例示》

* 記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。

・特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

・ 書類・媒体等の持出しの記録

・特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

・削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

・特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者

の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

## c 取报状況を確認する手段の整備

特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。

行政機関等は、次に掲げる項目を含めて記録する。地方公共団体等は、次に掲げる項目を参考に、適切な手段を整備する。

なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載しない。

特定個人情報ファイルの名称

行政機関等の名称及び特定個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称

特定個人情報ファイルの利用目的

特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲

特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法

## d 情報漏えい等事案に対応する体制の整備

情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合に、適切かつ迅速に対応するための対応体制を整備する。

情報漏えい等の事案が発生した場合、二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から、事案に応じて、事実関係及び再発防止策等を早急に公表することが重要である。

## 《手法の例示》

* 情報漏えい等の事案の発生時に、次のような対応を行うことを念頭に、体制を整備することが考えられる。