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つ、当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができる措置をいう。

(8) 「課等」とは、総務課及びこれに準ずる組織をいう。

(帳簿)

第4条 委員会には、次の各号に掲げる帳簿を備える。

(1) 文書受付簿 (樣式第 1 号)

(2) 決裁文書処理簿 (樣式第 2 号)

(3) 合議文書処理簿（樣式第3号）

(4) 文書使送簿 (樣式第 4 号)

(5) 文書使送票 (樣式第 5 号)

(6) 書留郵便物使送文書受付簿（樣式第6号）

(7) 開示請求受付簿（樣式第 7 号）

(帳簿の記載等)

第5条 帳簿には、記載する必要がある事実が生じた都度記帳しなければならない。記載事項を訂正する場合も、同様とする。

(秘密文書の取扱い)

第6条 秘密文書（電子文書を含む。）の取扱いについては、別に定めるところによるほか、この規則の規定を適用する。

## 第2章 行政文書の接受及び配布

(行政文書の接受及び配布)

第8条 委員会あて送達される行政文書の接受は、原則として、文書受送主任が行う。ただし、次の各号に掲げる場合には、それぞれ当該各号に定める者が行う。

(1) 省庁間電子文書交換システムの利用による場合 文書取扱主任（親展又は秘密文書の場合は名あて人）

(2) 電子汎用受付等システムの利用による場合 電子文書取扱主任

(3) 電子メールの利用による場合 当該電子メールの受信者

(4) ファクシミリの利用による場合 当該ファクシミリの受信者

(5) 緊急に処理する必要がある文書を受領する場合 当該文書の担当者

(6) 前各号に掲げる場合に準ずる場合 前各号に掲げる者に準ずる者

2 文書受送主任（前項ただし書第3号から第6号までに掲げる場合には、それぞれ当該各号に定める者をいう。第16条において同じ。）は、接受した行政文書を関係する者に配布する。ただし、前項ただし書第3号から第6号までに掲げる場合であって、特段の事情がある場合には、この限りではない。

3 特命担当大臣、副大臣、大臣政務官、委員長及び委員あての普通文書並びに配布先が明らかでない行政文書は、文書取扱主任に配布する。

4 前2項の場合において、封書は開封しないで配布し、書留郵便物及び使送文書は書留郵便物使送文書受付簿（様式第6号）に所要の事項を記録し、当該文書の封皮等に受領印を押し、受領番号を記入して配布する。

5 委員会の所掌に属しないものは、直ちに返送又は転送その他必要な措置をとるも
のとする。

(電報の配布の特例)

第9条 電報を受領したときは、前条第2項の規定にかかわらず、直ちに名あて人に配布することができる。

(行政文書の受付及び配布)

第１０条 行政文書を接受し、又は配布された文書取扱主任は、次の各号により配布する。

(1) 普通文書を受けたときは、これを開封して、文書受付簿（様式第1号）又は文書管理システム上に所要の事項を記録し、当該文書の余白に受付印を押し、受付番号を記入した上、担当者に配布する。

(2) 親展文書又は個人あて行政文書を受けたときは、これを開封しないで、次により配布する。

ア 書留郵便物又は使送文書については、文書受付簿に所要の事項を記録し、当該文書の封皮に受付印を押し、受付番号を記入した上、名あて人に配布する。

イ 前号以外の行政文書については、前号に規定する記録等を行うことなく名あて人に配布する。

(3) 前号により行政文書の配布を受けた者は、当該文書が普通文書として取り扱うべきものと認められるときは、これを文書取扱主任に回付する。この場合、文書取扱主任は、当該文書が前号により配布されたものであるときは、第1号に規定する手続をとり、前号により配布されたものであるときは、文書受付簿の該当欄を加筆訂正した上、担当者に配布する。

(文書受付印)

第１１条　文書受送主任及び文書取扱主任が使用する文書受付印は、様式第８号に定めるとおりとする。

(電子文書の接受及び配布の特例)

第１２条 文書取扱主任が省庁間電子文書交換システムにより電子文書を受信したときは、速やかに名あて人に送信する。

2 省庁間電子文書交換システムによる電子文書の受付は、省庁間電子文書交換システム上の受信簿により行う。

3 電子汎用受付等システムによる文書の受付は、電子汎用受付等システム上の受信簿により行う。

4 電子文書が行政文書に該当するときは、第5章に定めるところにより適切に管理する。

(簡易な行政文書の配布の特例)

第１３条　図書印刷物等簡易な行政文書については、文書取扱主任は、第１６条の手続を省略して配布することができる。

(他課等又は他省庁からの合議文書の取扱い)

第１４条　文書取扱主任は、他課等又は他省庁から合議文書を受けたときは、合議文書処理簿（様式第３号）に所要の事項を記録し、担当者に配布する。

2 前項の合議文書の配布を受けた担当者は、速やかに決裁の手続を行い、決裁終了
後、文書取扱主任を経てこれを返付する。

(直接受けた行政文書の処理)

第１５条　第１０条及び第１２条から前条までの規定によらないで、行政文書を文書取扱主任以外の者から受けた者は、速やかに、当該文書を文書取扱主任に回付する。（誤送文書の処理）

第16条 文書取扱主任は、当該課等の所掌に属しない行政文書を受けたときは、文書受付簿にその旨を記録し、文書受送主任に回付する。

2 文書受送主任は、前項の規定により回付を受けた行政文書の配布先等について必要に応じ関係課等と連絡調整を行い、配布先等について再度検討の上、第8条に定める手続をとるものとする。

## 第3章 行政文書の決裁

(決裁文書の作成)

第１７条 決裁文書は、所定の起案用紙又は文書管理システム上の起案様式(以下「起案用紙等」という。)を用い所要の事項を記入又は記録して起案する。

2 前項の規定にかかわらず、図書印刷物の供覧等簡易な決裁文書は、起案用紙等を用いないで決裁を求めることができる。また、文書管理システムにより供覧を行うことができるものとする。

3 起案者は、必要があると認めるときは、決裁文書にその起案に係る事項についての説明文又は起案者の意見を付記する。

4 特に急を要する等特別の事由のある事案については、あらかじめ上司の指示を受けて電話又は口頭その他適宜の方法により処理することができる。この場合、軽微な事案を除き、その事案の処理が終わった後、速やかに事案の内容を摘録した決裁文書を起案して、決裁を求める。

5 特別の取扱いを必要とする決裁文書には、その起案用紙の記事欄に「親展」、「至急」、「書留」等所要の表示を朱書する。

(決裁文書の登録)

第18条 起案者は、起案した決裁文書を文書取扱主任に提示し、決裁文書処理簿(様式第2号）又は文書管理システム上に登録を受けた後、決裁の手続をとる。

(決裁文書の記号及び番号)

第１９条　文書取扱主任が決裁文書に付与する記号は、決裁文書記号表（別表第１）により、番号は暦年ごとの一連番号による。

(収受文書の起案)

第20条 決裁を要する行政文書の配布を受けた者は、速やかに、その処理案を起案しなければならない。

(決裁の順序)

第21条 決裁文書は、委員会の内部組織に従って、順次上司の決裁を受ける。なお、文書管理システムにより決裁を受ける場合は、承認又は決裁したことを記録することにより行うものとする。

2 内閣総理大臣、内閣官房長官、特命担当大臣、内閣官房副長官、副大臣、大臣政
務官、委員長及び事務局長（以下「総理大臣等」という。）の決裁を要する決裁文書（人事に関するものを除く。）は、課等の長（総務課長を除く。）の決裁を経たものについて、総務課長に合議する。

3 内閣総理大臣の決裁を要する決裁文書のうち、特命担当大臣の掌理する事務に係るものについては、特命担当大臣の決裁を経た後、内閣官房長官に合議する。

4 前項に掲げるもののほか、特命担当大臣の決裁を要する決裁文書のうち、内閣府における一体性の確保の必要があるものについては、特命担当大臣の決裁を経た後、内閣官房長官に合議する。

5 決裁文書の内容が他課等に関係のあるものは、主管課等の長の決裁を経た後、主管課等から関係の他課等に合議する。

6 前項の合議は、特に急を要するときは、同文の合議文書を起案し、関係他課等に同時に決裁を求めることができる。

(専決処理)

第22条 専決事項（別表第2）に掲げるそれぞれの事項に係る文書は、極めて重要なものを除き、当該専決権者が専決処理することができる。

(代決)

第23条 決裁者が出張、休暇その他の事由により不在の場合で緊急に決裁を得るべき決裁文書があるときは、決裁者が特定個人情報保護委員会委員長（以下「委員長」という。）の場合には、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法（平成25年法律第27号）第44条第2項に規定する代理者、決裁者が事務局長の場合には、総務課長（総務課長が出張、休暇その他の事由により不在の場合は、総務課長が予め指名する者）が代決により処理するものとする。（決裁文書の持回り）

第24条 決裁文書で、特に至急に処理する必要があるときその他特別の事由があるときは、その事案について十分説明できる職員に、決裁文書を持ち回って、決裁を求めさせることができる。

(決裁年月日の記入)

第25条 文書取扱主任は、決裁が終わったときは、決裁文書の該当欄に決裁の年月日を記入又は文書管理システム上に所要の事項を記録する。

(人事文書の決裁手続の特例)

第26条 人事文書については、第18条及び第19条に定める手続によらないで決裁を求めることができる。

第4章 行政文書の施行

(行政文書の施行)

第27条 文書取扱主任（電子汎用受付等システムを利用する場合は、電子文書取扱主任）は、原議を添えて、公印を管理する者から、浄書した施行文書に公印（電子署名を含む。以下この条において同じ。）及び契印（省庁間電子文書交換システムによる電子文書の送信の場合を除く。）の押印を受ける。

2 賞状、祝辞その他の施行文書で、課等の長が、公印又は契印の必要がないと認め
るものは、前項の押印を受けない。

3 電子署名を行うために必要な鍵情報等の管理に関する定めは、内閣府本府電子署名規程（平成15年内閣府訓令第24号）に定める。

4 文書管理システムに登録して起案した文書を施行する場合、必要に応じて、文書管理システムに所要の事項を記録する。

(印影の印刷)

第28条 公印の印影を印刷して押印に代えるときは、特定個人情報保護委員会及び大臣等の公印については事務局長の、その他の公印については総務課長の承認を受けなければならない。

(行政文書の送達)

第29条 行政文書の送達は、使送、郵送、公文書交換センターを利用しての公文書の交換、省庁間電子文書交換システム、電子汎用受付等システム、電子メールシステム及びファクシミリによる。

2 省庁間における公文書の交換は、可能な限り省庁間電子文書交換システムにより行うよう努めるものとする。

3 行政文書の送達事務は、文書取扱主任が行う。ただし、公文書交換センターを利用しての公文書の交換による場合は、原則として文書受送主任が、文書取扱主任からこれを受けて行う。

4 電子メールシステム及びファクシミリにより行政文書の送達を行う場合は、前項の規定にかかわらず、次の各号に定める者が行うことができる。

(1) 電子メールシステムにより行う場合 電子メールの発信者

(2) ファクシミリにより行う場合 送信文書の担当者

5 省庁間電子文書交換システムを利用する際使用するＩＣカード及び電子汎用受付等システムを利用する際使用するＩＣカードの保管に関しては、内閣府本府電子署名規程に定める。

第30条 文書取扱主任は、行政文書を使送するときは、文書使送簿（様式第4号）に所要の事項を記録し、受領者の印を徴する。

2 前条第3項ただし書の規定により送達するときは、文書取扱主任は、文書使送票（様式第5号）に所要の事項を記入し、これを当該文書に添付して文書受送主任に委託する。

(発送後の記録)

第31条 文書取扱主任は、決裁文書を発送したときは、決裁文書の該当欄に発送の年月日を記入する。

(官報登載)

第32条 官報登載を必要とする行政文書の決裁が終わったときは、文書取扱主任は、決裁文書にその原稿2部を添えて官報報告主任に送付する。

2 官報報告主任は、官報登載の手続を完了したときは、決裁文書をその課等の文書取扱主任に返付する。

3 主管課等の文書取扱主任は、第1項の原稿が官報に掲載されたときは、その内容を原議と校合し、誤りがあった場合には、速やかに正誤表掲載の手続をとる。
## 第5章 その他

(電子文書の管理の特例)

第33条 この規則に定めるもののほか、電子文書の管理に関しては、総務課長が別に定める。

(文書取扱主任等の指名)

第34条 文書取扱主任、電子文書取扱主任、文書受送主任及び官報報告主任については、総務課の職員の中から総務課長が指名する。

## 附則

この訓令は、平成26年1月1日から適用する。
…他のシステムを参照することで個人番号にアクセスできるシステム

·評価実施機関として1つでも全項目評価を実施する場合は、別添1、2を記載してください。全項目評価を1つも行わない場合は必要ありませんが、任意で記載することが望まれます。

別添1、2を記載する目的は、評価実施機関が保有するシステム及び評価実施機関内のシステム間のネットワーク接続の実態を把握し、個人番号（符号を含む）にアクセスできないシステムがどのような方法でアクセスできないようにしているかを示し、それらのシステムを使用する事務が特定個人情報保護評価の対象とならないことの妥当性を確認することです。

・別添1、別添2で扱うのはシステムであり、事務、ファイルではないことにご注意ください。

評価実施機関が保有するシステム全体の概要を、以下のシステム類型ごとの説明を参照して図示してください。また、システム間のネットワーク接続状況が分かるようにネットワーク接続を黒い実線で示してください。

…計画管理書に記載した全てのシステム:システム名の左に計画管理書中の評価書番号(枝番の場合は枝番)を記載してください。個人番号(符号を含む。以下、同じ。)を直接保有するシステムはオレンジ色(下のイメージ図の事務システムBのタイプ)、個人番号をシステム内に保有しないが、他のシステムを参照することで個人番号にアクセスできるシステムは黄色(下のイメージ図の事務システムAのタイプ)で示してください。対象人数が1000人未満である等の理由により特定個人情報保護評価の実施義務の対象外の事務に使用するシステムについては、網掛けで表示してください。

…個人番号にアクセスできないシステムのうち、個人番号を直接保有しているシステムとネットワークが接続している全てのシステム:白色で示した上で、ネットワーク接続を黒い実線で示してください。（左の記載例の「印鑑登録」、「人口統計」、「選挙管理」、「市営駐車場」、「農家台帳」、「人事」が該当します。）

…個人番号にアクセスできないシステムのうち、個人番号にアクセスできるシステムとネットワークが接続していないシステム:白色で示してください。必ずしも全て示す必要はなく、代表的なシステムだけ示し、「その他25システム」といった表示でも結構です。(左の記載例の「契約管理 他12システム」が該当します。)

必要に応じ、宛名番号を介して宛名管理システムにアクセスして個人番号を参照

宛名番号を介して宛名管理システムにアクセスして個人番号を随時コピーし、システム内に個人番号を保有
(別添2) 各システムの個人番号へのアクセス
1. 個人番号にアクセスできるシステム
①個人番号を直接保有するシステム	統合宛名管理システム、1 住民記録、2 住基ネット、3 保育料、4 児童相談支援、5・18 健康管理、6 障害者手帳、7 生活保護、8 個人住民税、14 被災者支援、16 高齢者施設入所、17 ひとり親医療、20 後期高齢者、23 障害者自立支援、24 給与
②他のシステムを参照することで個人番号にアクセスできるシステム	9 固定資産税、10 軽自動車税、11 滞納管理、12 営住宅管理、13 国民健康保険、15 児童扶養手当、19 児童手当、22 介護保険料、25 乳幼児医療支援
2. 個人番号にアクセスできないシステム
①ネットワークが物理的に分離しているシステム	契約管理 他12システム
②ネットワークが論理的に分離しているシステム	• 市営駐車場: VLANによる分離 • 農家台帳: VLANによる分離 • 人事: VLANによる分離
③ネットワークは接続しているが、アクセス制御しているシステム	• 印鑑登録: アプリケーションによりデータベースへのアクセスを制御 • 人口統計: アプリケーションによりデータベースへのアクセスを制御 • 選挙管理: データベース側でのアクセス制御を行った上で、さらにアプリケーションによりデータベースへのアクセスを制御
## 特定個人情報ファイルの範囲 $ ^{②} $

## 2 既存番号と個人番号の対照テーブルを保有する場合

・既存番号と個人番号の対照テーブルを保有する場合、対照テーブル以外のテーブルであっても、職員等が個人番号と紐づけてアクセスすることができる範囲は、特定個人情報ファイルに該当する。

・以下、自治体における宛名管理システムの例を参照。

既存番号と個人番号の対照テーブル

宛名番号を通じて個人番号を随時コピー

## 3 特定個人情報ファイルの単位

・特定個人情報ファイルの単位は、ファイルの利用目的に基づき、各機関が合理的裁量の範囲内で定めることができる。
## 第5 情報保護評価の実施時期 $ ^{①} $

○特定個人情報ファイルを保有しようとする前に、情報保護評価を実施しなければならない。

具体的には、以下の時点までに実施することが求められる。

1 システム用ファイルに係る実施時期(委員会の承認が必要でない評価書)

・システムの要件定義段階までに実施することが望ましい。

・各機関の判断で、システム開発前までの適切なタイミングで、情報保護評価を実施することができる。

2 システム用ファイルに係る実施時期(委員会の承認が必要な評価書)

・システムの要件定義段階までに実施することが望ましい。

・要件定義段階での実施が困難な場合は、委員会と協議の上、システムの開発前までに実施する。
## 情報保護評価の実施時期 $ ^{②} $

## 3 システム用ファイルに係る実施時期における経過措置

・委員会が設立された後、情報保護評価指針が公表されてから半年を超えない範囲でシステム開発が発生する場合は、情報保護評価を実施する期間が十分に確保できないため、システム開発開始後、個人番号を保有する前(テストにおいて本番データを取り扱う前)までの情報保護評価の実施も認められる。その場合、情報保護評価の結果を必ずしも設計に反映する必要はなく、運用面に反映することなどの方法が認められる。

## 4 その他電子ファイル(Excelファイル等)に係る実施時期

·Excelファイル等のその他電子ファイルについては、事務処理の設計(検討)段階で情報保護評価を実施する。

事務処理の設計（検討）段階

ファイルの作成等

業務の運用開始
## 情報保護評価実施後の再評価等

○特定個人情報ファイルの取扱いを変更する場合は、再度評価を実施。

○軽微な変更等の場合は、修正して委員会に提出・公表するのみ。

〇一年ごとに、評価書記載事項の確認・修正をし、五年ごとに再評価を実施。

しきい値評価	重点項目評価	全項目評価
再評価	変更前の再評価	必要なし	·重要な変更(※が付された評価書の項目の変更)の場合に必要·※が付された評価書の項目でも、軽微な変更等(誤字·脱字、組織の名称又は所在地の変更、法令名又は条文番号の変更、プライバシーリスクを軽減·縮小させる変更)は必要なし
五年ごと再評価	必要
修正	探知後速やかな修正	漏えい等事故が起きた場合に必要	·重要な変更に当たらない変更(以下の変更)の場合に必要①※が付された評価書の項目以外の変更の場合②※が付された評価書の項目のうち、誤字·脱字、組織の名称又は所在地の変更、法令名又は条文番号の変更、プライバシーリスクを軽減·縮小させる変更の場合·委員会に提出の上、公表(その上で委員会が抽出点検)。·可能な限り、変更後速やかに。·少なくとも一年に一度は見直し(確認)を実施。
少なくとも一年ごとの確認·修正	漏えい等事故以外の変更の場合に必要
変更前の修正	必要なし	<行政機関のみ>·事前通知事項の変更の場合に必要
## Chapter 5: Toward More Competitive Economy and Society

## [Developing wide-based transport networks]

## ○Developing highways

Japan is lagging behind the U.S. and European countries in terms of highway development. The country needs to develop, among others, high-standard highways as part of ongoing efforts for efficient and effective of national land.

Notes: 1. Japan: Data are at the end of the fiscal year.

China, France, United States and Germany: Data are at the end of the year.

2. In Japan, total length of expressways signifies that of national expressways.

Source: France, United States and Germany: IRF

China: Website of Ministry of Communications of the People's Republic of China, China communications yearbook and data presented by Ministry of Land, Infrastructure and Transport.

Japan: Ministry of Land, Infrastructure and Transport.

## ○Improving the trunk railway network

The development of the trunk railway network in Japan is almost completed as a network. Yet there is room for further development in service quality, including operating speed and convenience, and railway facilities.

Note: The completion schedule is based on an agreement between the government and the ruling parties in December 2004.
As part of its efforts to make such improvement, MLIT has been committed to the construction of new Shinkansen lines based on the agreement within the government and ruling parties. Moreover, MLIT promotes speedups of conventional trunk railways and the technological development of a superconducting magnetically levitated train and Gauge Changing Train.

## ○Improving the domestic airline network

Haneda Airport is now operated to full capacity, and expanding its capacity is an urgent issue. MLIT promotes the project to expand the airport. Also, MLIT is working to enhance civil aviation services by utilizing existing airport infrastructure effectively and to maintain and expand the regional airline network.

○Improving the domestic maritime transport network

MLIT is working to improve the domestic maritime transport network for better efficiency and put Techno Super Liners into service.

## [Developing the international transport network]

The level of development of major metropolitan international airports in Japan has not been sufficient enough to accommodate the requests from the airlines to increase the number of flights or to start new flights. This may deteriorate the international competitiveness of the airports.

MLIT has been taking a number of measures to remedy this situation, including: developing Narita Airport: internationalizing Haneda Airport: the promotion of the second phase construction at Kansai International Airport: and the construction of Chubu Centrair International Airport. In addition, the ministry has been vigorously holding consultations to conclude inter alia new air service agreements. All these efforts are part of the ministry's initiative to develop the international air transport network. MLIT is also working to improve international sea transport.
##

○ The capacity-the number of takeoffs/landings-was increased by 50 percent from 135,000 to 200,000 per year after the interim parallel runway opened in 2002.

○ It is forecast that the annual total of takeoffs/landings will reach 200,000 by 2008 and the capacity limit of 220,000 by 2010.

## [Improving coordination among transport modes]

○Developing multi-modal transport systems

To boost the international competitiveness of Japanese industry, MLIT is working to improve coordination among airports, ports, train stations, etc. on one hand and high-standard highways, roads that connect them, and access railways on the other, as well as enhancing the function of these facilities. The ministry is aiming to ensure that door-to-door service, which is in growing demand, will be delivered at reasonable costs and in an environment-friendly means. MLIT is also developing the National Integrated Transport Analysis System (NITAS) designed to analyze and assess the impact of transport system development quantitatively.

## ○Improving transport access to airports

MLIT aims to shorten the time required to go from central Tokyo to Narita Airport by training to less than 40 minutes by supporting the initiative of Narita Rapid Rail Access. The ministry is also working to improve road access to the airport.

In addition, MLIT is working to further access to Haneda Airport and ensure easy access to Chubu Centrair International Airport using railways, roads and maritime transportation.
##

Central Japan International Airport Access Road and Trans-Chita Highway were developed in time for the opening of the Chubu Centrair International Airport (Centrair) in February 2005.

Air traffic demand at Centrair is expected to rise sharply. For example, it is projected that the volume of international freight to be handled at Centrair in FY 2012 will be 2.8 times as much as that handled at Nagoya airport in FY 2000. The international traffic functions of Nagoya airport were relocated to Centrair when it opened. An increase in air traffic demand will result in greater traffic demand on roads around Centrair. Therefore, the development of access roads will be a great benefit for the international competitiveness of Centrair.

Central Japan International Airport Access Road Trans-Chita Highway

Source: Aichi Ken Doro Kosha [Aichi prefectural highway corporation]

## [Developing a globally competitive physical distribution market]

○Measures to strengthen international physical distribution functions

MLIT aims to develop a “marine highway network”, which is designed to meet the seemingly contradictory objectives-safety and efficiency of ship navigation. To this end, the ministry is taking a number of steps, including: developing international key shipping courses; achieving “nonstop” inside the bay; developing gate way ports and subsidiary gate way ports; and promoting the 24-hour operation of ports.

The ministry is also forging ahead with the “super-hub port” project in Keihin port, Ise Bay and Hanshin port. This project aims to surpass other major ports in Asia in terms of cost and service.
## ○Shipbuilding and ship machinery industries

MLIT is taking measures to improve the international competitiveness of both the shipbuilding and ship machinery industries and reorganize the industrial base of the latter. Furthermore, MLIT is supporting small- and medium-sized shipbuilders and ship machinery manufacturers in solidifying their management bases. The ministry is also promoting the development and practical application of maritime industrial technologies highlighted by Non-Ballast Water Ship and Mega-Floats.

Notes: 1. Completion basis. Only vessels of a gross tonnage of 100 or more are covered.

2. The figures in each bar represent the share.

Source: Compiled from data from Lloyd's

## ○ Measures for seafarers

MLIT works to secure and train excellent seafarers, promote employment and improve the working environment in the industry.
# 特定個人情報保護評価書の特定個人情報保護評価指針への適合性・妥当性の審査

評価書名

情報提供等記録開示システムの運営に関する事務

評価実施機関名

内閣総理大臣

提出日

平成27年5月14日

概要說明日

平成27年5月15日
## (目次)

全体的な事項 …… 1
情報提供等記録開示システムの運営に関する事務(利用者フォルダーファイル) …… 7
総評 …… 16
特定個人情報保護委員会による審査記載事項 …… 16
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(1) しきい値判断に誤りはないか。	—	—	—	—	問題は認められない	対象人数が30万人以上に該当するため、全項目評価を実施することは、指針に適合している。
(2) 適切な実施主体が実施しているか。	—	—	—	—	問題は認められない	特定個人情報ファイルは、内閣府の情報提供等記録開示システムの運営に関する事務において保有するものであることから、実施主体は適切である。
(3) 公表しない部分は適切な範囲か。	—	—	—	—	問題は認められない	評価書の内容は全て公表することしている。
(4) 適切な時期に実施しているか。	—	—	—	—	問題は認められない	特定個人情報ファイルを取り扱う情報提供等記録開示システムの開発は、平成27年2月までにシステムの要件定義、平成27年6月からプログラミングの開始を予定しており、実施時期については委員会と協議の上、適切な時期に評価を実施している。
(5) 適切な方法で広く国民の意見を求め、得られた意見を十分考慮した上で必要な見直しを行っているか。	—	—	—	—	問題は認められない	国民への意見募集については、e-Gov(電子政府の総合窓口)において、30日間実施したほか、得られた意見のうち見直しを行うべきものについては、評価書に適切に反映していることに加え、意見への対応状況はe-Govで公表することとしており、事後の措置も適切である。
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(6)特定個人情報保護評価の対象となる事務の実態に基づき、特定個人情報保護評価書様式で求められる全ての項目について検討し、記載しているか。	—	—	—	—	問題は認められない	情報提供等記録開示システムの運営に関する事務について、求められる事項が具体的に分かりやすく記載されている。
(7)記載された特定個人情報保護評価の実施を担当する部署は、特定個人情報保護評価の対象となる事務を担当し、リスクを軽減させるための措置の実施に責任を負うことができるか。	—	—	—	—	問題は認められない	情報提供等記録開示システムの運営に関する事務における番号制度への対応は内閣府大臣官房番号制度担当室が行っており、特定個人情報保護評価の対象となる事務の実施に当たって、リスクを軽減させるための措置等の実施に責任を負うことができる部署である。
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(8)特定個人情報保護評価の対象となる事務の内容の記載は具体的か。当該事務における特定個人情報の流れを併せて記載しているか。	①特定個人情報ファイルを取り扱う事務やその事務において使用するシステムについて、基本情報を具体的に分かりやすく記載しているか。	2.評価対象の事務全体の概要及びその中で特定個人情報ファイルを使用して実施する事務の内容を具体的に記載しているか。	P.3	I 1.②	問題は認められない	情報提供等記録開示システムの運営に関する事務の内容について、本システムを利用する国民等(利用者)が行う初期設定に係る事務、利用者に対する情報表示に係る事務に分けた上で、事務の流れに即し具体的に分かりやすく記載されている。また、利用者が初期設定に係る事務において利用者フォルダーを開設すること、情報表示に係る事務において初期設定で作成した利用者フォルダーを介して、情報提供等記録表示、自己情報表示、お知らせ情報表示を行うことが具体的に分かりやすく記載されているほか、事務において取り扱う特定個人情報の流れが具体的に分かりやすく記載されている。
3.当該システムが実現する機能の名称とその概要を具体的に記載しているか。	P.4	I 2.②	問題は認められない
4.当該システムと情報をやり取りするシステムを全て記載しているか。	P.5	I 2.③	問題は認められない
5.特定個人情報ファイルを取り扱うことが評価対象の事務を実施する上で必要であることを、事務の流れに即して具体的に説明しているか。	P.6	I 4.①	問題は認められない
6.評価対象の事務において特定個人情報ファイルを取り扱うことにより、期待されるメリットについて幅広く具体的に記載しているか。	P.6	I 4.②	問題は認められない
7.事務に関わる者、事務において使用するシステム、事務において取り扱う情報の流れを具体的に記載しているか。	P.7～P.9	I(別添1)	問題は認められない
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(9)特定個人情報ファイルを取り扱うプロセスにおいて特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを、特定個人情報保護評価の対象となる事務の実態に基づき、特定しているか。	—	—	P.27～P.37	Ⅲ、Ⅳ	問題は認められない	全項目評価書に例示されている各リスクにどのように対応しているかが具体的に分かりやすく記載されている。
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(10)特定されたリスクを軽減するために講ずべき措置についての記載は具体的か。
(11)記載されたリスクを軽減させるための措置は、個人のプライバシー等の権利利益の侵害の未然防止、国民・住民の信頼の確保という特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	⑨特定個人情報ファイルの取扱いについて自己点検・監査や従業者に対する教育・啓発を行っているか。	70.評価書に記載したとおりに運用がなされていること等について、評価の実施を担当する部署自らが、どのように自己点検するか具体的に記載しているか。	P.37	IV 1. ①	問題は認められない	自己点検・監査については、「内閣府本府情報セキュリティポリシー」に基づき、年度自己点検計画を策定し、全職員を対象として、自己点検票を用いて情報セキュリティ対策の自己点検を定期的に実施すること等について、具体的に分かりやすく記載されている。
従業者に対する教育・啓発については「内閣府本府情報セキュリティポリシー」に基づき、情報セキュリティ対策の教育に係る計画を策定し、全職員を対象として、情報セキュリティ対策の教育を実施していることについて、具体的に分かりやすく記載されている。
71.評価書に記載したとおりに運用がなされていること等について、どのように監査するか具体的に記載しているか。	P.37	IV 1. ②	問題は認められない
72.特定個人情報を取扱う従業者等に対しての教育・啓発や違反行為をした従業者等に対する措置について具体的に記載しているか。	P.37	IV 2.	問題は認められない
73.国民・住民等からの意見聴取により得られた意見を踏まえて評価書のどの箇所をどのように修正したかを具体的に記載しているか。	P.39	VI 2. ⑤	問題は認められない	寄せられた意見への回答として、寄せられた意見全てに対し、内閣府としての考え方を一覧形式で取りまとめ、e-Govにおいて公表することしているほか、当該一覧において、「寄せられた意見を踏まえて評価書を修正する」旨の回答をするものについては、意見内容を踏まえて本評価書の修正を行っている。
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(12)個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言は、国民・住民の信頼の確保という特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	-	-	P.1	表紙	問題は認められない	情報提供等記録開示システムの運営に関する事務については、内閣府が特定個人情報ファイルの取扱いに当たり、同ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼすものであることを認識し、特定個人情報の漏洩その他の事態を発生させるリスクを軽減させるために適切な措置を講じることをもって、個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組んでいることを宣言している。
審査の観点
(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査
結果	所見
②特定個人情報ファイルの取扱いプロセスの概要(特定個人情報の入手・使用、特定個人情報ファイルの取扱いの委託、特定個人情報の提供・移転、特定個人情報の保管・消去)について、具体的に分かりやすく記載しているか。	8.対象となる国民・住民の特定個人情報を特定個人情報ファイルにおいて保有することが事務を実施する上で必要な理由を具体的に記載しているか。	P.10	Ⅱ2.③	問題は認められない	特定個人情報ファイルを保有する理由やその使用目的について、利用者である国民等が開示システムを利用するために、利用者フォルダーを開設する際に、情報提供用個人識別符号を入手する必要があること、利用者本人に対する本人の情報提供等記録、自己情報及びお知らせ情報を表示すること等が具体的に分かりやすく記載されている。
9.主な記録項目について、保有する理由をそれぞれ具体的に記載しているか。	P.10	Ⅱ2.④	問題は認められない
10.特定個人情報の入手に係る妥当性を具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.④	問題は認められない
11.特定個人情報の入手の事実及び使用目的が本人に示されていることを具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.⑤	問題は認められない
12.特定個人情報を使用する理由を具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.⑥	問題は認められない
13.特定個人情報ファイルに記録される情報を他から入手する際の突合の内容、特定個人情報ファイルに記録された情報と他の情報との突合の方法や突合の理由を具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.⑧	問題は認められない
14.特定個人情報を用いた統計分析を行う場合は、その内容を具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.⑧	該当なし
15.特定個人情報を使用することにより国民の権利利益に影響を与え得る決定を行う場合は、その内容を具体的に記載しているか。	P.11	Ⅱ3.⑧	該当なし
審査の観点
(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
16. 委託先に当該特定個人情報ファイルを取り扱わせることが必要な理由を具体的に記載しているか。	P.12	Ⅱ4.②	問題は認められない
17. 委託先を国民・住民等が確認できるか否か、確認できる場合はどのように確認できるか、確認できない場合はそのような取扱いが評価対象の事務を実施する上で必要な理由を具体的に記載しているか。	P.12	Ⅱ4.⑤	問題は認められない
18. 特定個人情報ファイルの取扱いを再委託するに当たって、どのような手続・方法によるかを具体的に記載しているか。	P.12	Ⅱ4.⑧	問題は認められない
19. 提供した特定個人情報が、提供先において、いかなる目的で、どのように使用されることになるかを具体的に記載しているか。	P.13	Ⅱ5.②	該当なし
20. 移転した特定個人情報が、移転先において、いかなる目的で、どのように使用されることになるかを具体的に記載しているか。	P.14	Ⅱ5.②	該当なし
21. 特定個人情報の保管場所の態様及び保管場所への立入り制限・アクセス制限について具体的に記載しているか。	P.14	Ⅱ6.①	問題は認められない
22. 特定個人情報の保管期間は妥当であるか。また、その理由を具体的に記載しているか。	P.14	Ⅱ6.②	問題は認められない
23. 保管期間を経過した特定個人情報を消去する方法を具体的に記載しているか。	P.14	Ⅱ6.③	問題は認められない
審査の観点
(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
(10)特定されたリスクを軽減するために講ずべき措置についての記載は具体的か。
(11)記載されたリスクを軽減させるための措置は、個人のプライバシー等の権利利益の侵害の未然防止、国民・住民の信頼の確保という特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	③特定個人情報の入手について、特定されたリスクを軽減するために講ずべき措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	24.評価対象の事務を遂行する上で必要な者以外の者の特定個人情報を入手しないよう講じているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.27	Ⅲ2.リスク1:	問題は認められない	利用者フォルダー開設に当たって、利用者である国民等が初期設定に係る事務の手続を行う場合の本人確認は、個人番号カード等を用いた公的個人認証システムを利用し、電子証明書により本人の申請ということを確認すること等が具体的に分かりやすく記載されている。
入手の際に特定個人情報が漏えいするリスクへの対応として、暗号化通信を行うこと等が具体的に分かりやすく記載されている。
25.事務を遂行する上で必要な情報以外の特定個人情報を入手しないよう講じているが、対策を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.27	Ⅲ2.リスク1:	問題は認められない
26.特定個人情報の入手に際して、適切な方法で入手するために講じている措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.27	Ⅲ2.リスク2:	問題は認められない
27.特定個人情報を入手する際に、その特定個人情報が本人の情報であることを確認する方法を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.27	Ⅲ2.リスク3:	問題は認められない
28.入手した個人番号が本人の個人番号で間違いないことを確認する方法を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.27	Ⅲ2.リスク3:	問題は認められない
29.特定個人情報を入手した後、その情報の正確性を保つために講じている措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.28	Ⅲ2.リスク3:	問題は認められない
30.特定個人情報を入手する際に、情報の安全確保の観点から講じている措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.28	Ⅲ2.リスク4:	問題は認められない
31.特定個人情報の入手において、その他のリスク及びそれらのリスクへの対策についての記載はあるか。	P.28	Ⅲ2.その他のリスク	問題は認められない
審査の観点(指針第10(2))	主な考慮事項	主な考慮事項(細目)	該当箇所	審査結果	所見
④特定個人情報の使用について、特定されたリスクを軽減するために講ずべき措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	32. 宛名システム等において、特定個人情報が、使用目的を超えて取り扱われないよう、また、評価対象の事務に必要のない情報と併せて取り扱われないよう、講じている対策を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.29	Ⅲ3. リスク1:	該当なし	情報資産の重要度に応じて、ID・パスワード認証、生体認証、多要素認証等適切な認証方式を選択すること、システムを利用する必要がある職員を特定し、個人ごとにユーザIDを割り当てるとともに、IDとパスワードによる認証を行うこと等により、権限のない者(元職員、アクセス権限のない職員等)によって不正に使用されるリスクに対応していること等について、具体的に分かりやすく記載されている。特定個人情報の使用の記録について、本人確認情報の管理について定めた規程に基づき、特定個人情報のアクセスについて定期的にシステム管理者が証跡(ログ)と申請書による目視確認を実施することしていること等が具体的に分かりやすく記載されている。
33. 事務で使用するその他のシステムにおいて、特定個人情報が、使用目的を超えて取り扱われないよう、また、評価対象の事務に必要のない情報と併せて取り扱われないよう、講じている対策を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.29	Ⅲ3. リスク1:	該当なし
34. 特定個人情報にアクセスする際の認証を行う場合は、特定個人情報にアクセスするユーザの認証方法、なりすましが行われないために講じている対策について具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.29	Ⅲ3. リスク2:	問題は認められない
35. 特定個人情報ファイルを取り扱う者が正当なユーザであることを確認するための情報の発効・失効の管理について具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.29	Ⅲ3. リスク2:	問題は認められない
36. アクセス権限の発効・失効の管理を行う者による当該管理の適正性についてチェックをしている内容を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.29	Ⅲ3. リスク2:	問題は認められない
37. 特定個人情報の入手から消去までの各過程において、特定個人情報ファイルの取扱い記録やアクセスの失敗の記録等を残していることを具体的に記載しているか。記録を残していない場合は、残していなくても権限のない者による不正な使用を防止できる理由を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.30	Ⅲ3. リスク2:	問題は認められない
38. 従業者が特定個人情報ファイルを事務外で使用しないように講じている措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.30	Ⅲ3. リスク3:	問題は認められない
39. 特定個人情報ファイルを取扱う者が特定個人情報ファイルを不正に複製しないように講じている措置を具体的に記載しているか。記載された対策は、特定個人情報保護評価の目的に照らし、妥当なものか。	P.30	Ⅲ3. リスク4:	問題は認められない
40. 特定個人情報の使用において、その他のリスク及びそれらのリスクへの対策についての記載はあるか。	P.30	Ⅲ3. その他のリスク	該当なし