SemantikaEU/povjemo-CH huggingface dataset:
Vprašanje: Kaj je vhodna številka?
Odgovor: Vhodna številka je enkratna številka, ki jo predmet ali skupina predmetov dobi ob prihodu v muzej in je osnova preglednosti in nadzora nad vrnjenimi in v zbirko uvrščenimi predmeti. To je številka na vhodnem obrazcu ali računu. Zaradi razlikovanja z drugimi trajnimi številkami ji je treba dati predpono, ki jasno kaže, da je to številka vhoda.
Vir: Priročnik, https://www.etno-muzej.si/files/prirocnik_za_varovanje_premicnine.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je akcesija?
Odgovor: Akcesija je formalni sprejem novih pridobitev (z darilom, nakupom ali volilom) v muzejsko zbirko.
Kontekst: Akcesija je formalni sprejem novih pridobitev (z darilom, nakupom ali volilom) v muzejsko zbirko. To je sicer neobvezen, vendar zelo priporočljiv postopek pred inventarizacijo predmetov, ker omogoča urejanje lastništva predmetov in takojšnje uvrščanje v zbirke. Predmeti običajno hitro preidejo to fazo in jih inventariziramo. Če je dokumentacijski postopek voden računalniško, se podatki, vneseni v inventarizacijo, prenesejo in jih po potrebi dopolnimo.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Je akcesija nujno potrebna?
Odgovor: Akcesija je prikladna zlasti pri pridobitvi več zbirk naenkrat, ko predmetov ne moremo dovolj hitro in natančno obdelati in inventarizirati, temveč jih le popišemo in dodelimo začasne ali stalne številke, če bodo ostali v postopku akcesije. Akcesijski postopek je končni postopek npr. pri predmetih brez podatkov, pri preveč poškodovanih ali nepopolnih predmetih z zanimivimi podatki, pri takih, ki jih imamo v zbirki že dovolj, ali ko dobimo več istovrstnih predmetov skupaj in inventariziramo le enega ali dva reprezentančna, pri replikah, ki jih uvrščamo v zbirke, in podobno. Vsi predmeti, ki ostanejo v postopku akcesije, so načeloma primerni za pedagoške namene ali raziskovanje materialov, načinov izdelave itn. Izdelamo jim kataložne kartone in zanje skrbimo kot za druge predmete v zbirki.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Je akcesija in inventarizacija eno in isto?
Odgovor: Akcesijski in inventarizacijski postopek se vsebinsko prekrivata, pri čemer velja, da izvedba inventarizacije zahteva več podatkov kot akcesija, kjer so zapisi zaradi pomanjkanja podatkov ali časovne stiske lahko skromnejši. Za oba pa je nujno, da imajo predmeti urejeno lastništvo in dorečene pogoje pridobivanja ter hrambe.
Kontekst: Akcesijski in inventarizacijski postopek se vsebinsko prekrivata, pri čemer velja, da izvedba inventarizacije zahteva več podatkov kot akcesija, kjer so zapisi zaradi pomanjkanja podatkov ali časovne stiske lahko skromnejši. Za oba pa je nujno, da imajo predmeti urejeno lastništvo in dorečene pogoje pridobivanja ter hrambe. V razvoju muzejske stroke na Slovenskem je inventarizacija pridobila pomembno mesto v vodenju dokumentacije o predmetih v zbirki, saj so inventarizirani predmeti (ali premični spomeniki, muzealije) kulturni spomeniki in pomenijo nacionalno bogastvo, ker: predstavljajo izrazit dosežek ustvarjalnosti ali dragocen prispevek h kulturni raznolikosti; so pomemben del življenja na območju Republike Slovenije ali njenih regij; predstavljajo pomemben vir za razumevanje zgodovinskih procesov, pojavov ter njihove povezanosti s sedanjo kulturo. Premičnina ali zbirka premičnin pridobi status premičnega spomenika z razglasitvijo ali vpisom v inventarno knjigo državnega ali pooblaščenega muzeja.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je predpogoj inventarizacije?
Odgovor: Da predmet lahko inventariziramo, moramo o njem imeti čim več podatkov, kot so ime, kraj in čas nastanka ali uporabe, avtorja ali izdelovalca, material, mere, moramo ga natančno opisati, da ga lahko prepoznamo med drugimi, raziskati oznake, poznati njegovo zgodovino od nastanka do prihoda v muzej. Poleg tega mora skozi proces konservacije in po potrebi restavriranja, zanj moramo imeti zagotovljen primeren prostor hrambe.
Kontekst: Da predmet lahko inventariziramo, moramo o njem imeti čim več podatkov, kot so ime, kraj in čas nastanka ali uporabe, avtorja ali izdelovalca, material, mere, moramo ga natančno opisati, da ga lahko prepoznamo med drugimi, raziskati oznake, poznati njegovo zgodovino od nastanka do prihoda v muzej. Poleg tega mora skozi proces konservacije in po potrebi restavriranja, zanj moramo imeti zagotovljen primeren prostor hrambe. Zapis v inventarno knjigo je osnova za označevanje predmeta z edinstveno številko, nadaljnjo izdelavo in dopolnjevanje kataloga predmeta in povezava do vsakega nadaljnjega postopka in obravnave, ki je bo predmet deležen v obdobju muzejskega življenja.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je minimalen standard v postopku pridobivanja muzejskih predmetov?
Odgovor: Minimum standarda SPECTRUM v postopku pridobivanja predmetov določa, da se je nujno držati naslednjih upravnih in dokumentacijskih zahtev: Zagotoviti, da je izveden prenos lastništva v pisni obliki (najbolje s prodajno ali z darilno pogodbo); Poskrbeti za skladnost akcesijskih in inventarnih zapisov s predmeti v zbirkah, ko ugotavljamo, kje imamo zaostanke, ter da se ujemajo s podatki in z dejanskim stanjem v primeru, ko dobimo zunanjo revizijo ali opravljamo inventuro; Zagotoviti, da ima vsak predmet edinstveno številko, ki je z njim tudi fizično povezana; Zagotoviti, da sta akcesijska in inventarna knjiga redno izpolnjevani, da so vpisani vsi pridobljeni predmeti in da so vodeni po zaporednih številkah; Zagotoviti, da so ohranjeni vsi podatki o postopku pridobitve; Zagotoviti, da so donatorji seznanjeni s pogoji, pod katerimi ustanova sprejema darilo ali volilo; Zagotoviti, da so nove pridobitve del načrtne zbiralne politike in da niso v nasprotju s katerimkoli lokalnim, nacionalnim, mednarodnim sporazumom, pogodbo ali uveljavljeno prakso; Zagotoviti redno kopiranje ali tiskanje podatkov iz akcesijske in inventarne knjige.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kdo izvaja akcesijo in inventarizacijo muzejskih predmetov?
Odgovor: Akcesijo, še posebej pa inventarizacijo, izvaja le strokovno usposobljen muzejski strokovnjak.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kdaj se opravi akcesijo in inventarizacijo?
Odgovor: Postopek akcesije ali inventarizacije mora biti izpeljan čim prej po odločitvi, da bomo pridobili nov predmet. Če gre za večje količine predmetov, lahko izvedemo postopek v več skupinah. Odločitev, da bomo sprejeli nov predmet ali skupino predmetov, mora biti skladna z že omenjeno formalno zapisano zbiralno politiko. Če smo odločeni, da gre za pomemben predmet in imamo dovolj podatkov in časa, da ga takoj obravnavamo, lahko inventarizacijo izpeljemo neposredno iz vhoda. V primeru večjih pridobitev poteka postopno ali po delih v postopku akcesije.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kakšni morajo biti akcesijski in inventarni zapisi?
Odgovor: Akcesijska in inventarna knjiga morata biti izpisani na papirju arhivske kakovosti in vezani. Če pri delu uporabljamo računalniški sistem, je treba podatke v rednih časovnih obdobjih z najtrajnejšim načinom tiskanja natisniti na papir arhivske kakovosti, zapise pa vezati v knjigo. Natisnjeni listi morajo biti oštevilčeni, podpisani in datirani, po možnosti na vsaki strani posebej. Originalna knjiga mora biti shranjena na varnem mestu, če je le mogoče v ognjevarni omari. Sproti je treba skrbeti tudi za duplikate akcesijskih in inventarnih knjig. Sprejemljivi načini so fotokopije, kopije mikrofilmov, zgoščenke. Originale je najbolje shraniti na varno in odmaknjeno mesto, za vsakdanjo rabo pa uporabljati duplikate. Tako imajo originali v primeru nesreč boljše možnosti, da se ohranijo. Originalne knjige so za vsako ustanovo najpomembnejši dokument lastništva predmetov, zato je treba preprečiti vsakršen nepooblaščen vpogled vanje. Kopije ali duplikate je treba izdelovati dovolj redno in preprečiti nenadzorovano poseganje po teh pomembnih podatkih. Varna hramba podatkov lahko pomeni dodaten strošek. Če originale hranimo v muzeju ali dislocirano, moramo redno pregledovati njihovo stanje, da nam ne bi propadali. Papir mora biti kakovosten (najmanj 80g/m2), pri fotokopiranju pa naj se uporablja suh postopek, da se listi kasneje ne bi zlepili. Prav tako je pomembno, da originalnih akcesijskih in inventarnih knjig pri kopiranju ne poškodujemo, npr. s pritiskanjem ob steklo na kopirnem stroju ali s podiranjem hrbtišč. Če je dokumentacija vodena računalniško, se varnostne kopje natisnejo iz baze podatkov. Za tisk uporabljamo papir arhivske kakovosti in laserski tiskalnik (ali zelo kakovosten iglični tiskalnik s karbonskim trakom). Natisnjene in oštevilčene liste zvežemo in oseba, odgovorna za zbirko, podpiše prvo ter zadnjo stran dvojnika. Listi ne bi smeli ostati nevezani več kot leto dni.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako ravnati s starimi akcesijskimi in inventarnimi knjigami, ki niso urejene po sodobnih standardih?
Odgovor: Naše ustanove imajo tudi zbirke, starejše od 100 let, v katerih so zapisi lahko daleč od tega, kakršne si za cilj postavljamo danes. Če je tako tudi v vašem muzeju, poskrbite, da bodo knjige hranjene v pogojih, kakršne zagotavljate predmetom. Poskrbite tudi, da bo varnostna kopija narejena na papirju arhivske kakovosti. V starih knjigah pogosto naletimo na napake, vendar ni naša dolžnost, da jih popravljamo ali knjige na novo prepisujemo. Ohranite jih takšne, kakršne so, in raje poskrbite, da je kataloški zapis o predmetu pravilen in aktualen.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj se vpisuje v akcesijsko in inventarno knjigo?
Odgovor: V akcesijsko in inventarno knjigo se vpiše številko predmeta, kratek opsi predmeta (z dovolj podatki za takojšnjo identifikacijo), datum vpisa predmeta, metoda pridobitve, izročitelja, vhodno številko predmeta, številko pogodbe o prenosu lastništva, ev. ostale pogoje. Predmetu dodelimo edinstveno številko in ga fotografiramo. Zabeležiti je potrebno njegovo začetno lokacijo.
Kontekst: Vpisati je dobro tudi vzrok pridobitve, datum, zgodovino redmeta, dodati potrdiloi o plačilu.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kakšen je minimalen standard za muzejske postopke?
Odgovor: SPECTRUM-ov minimalni standard za postopek zahteva, da : priskrbimo evidenco lokacije, kjer je predmet običajno razstavljen ali shranjen; priskrbimo evidenco lokacije predmeta, ko ni na svojem običajnem mestu; omogočimo dostop do podatkov o lokaciji vsaj po številki predmeta in po imenu lokacije; priskrbimo ažuren dokument o relokaciji predmeta znotraj fizičnih in administrativnih meja muzeja; priskrbimo ažuren zapis vseh premestitev predmeta zunaj fizičnih in administrativnih meja muzeja; zabeležimo osebo, odgovorno za premestitev predmeta; zagotovimo beleženje ali izjavo oseb, odgovornih za odobritev premestitve predmeta; priskrbimo zgodovino predmetovih prejšnjih lokacij, ko je bil v oskrbi muzeja.
Vir: Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/02_Akvizicija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj pomeni primer dobre prakse za muzejsko strategijo nadzora nad lokacijami in premestitvami predmetov?
Odgovor: Muzej mora imeti strategijo nadzora nad lokacijami in premestitvami predmetov. V primeru dobre prakse ta vključuje: pogoje za vzdrževanje ažurne lokacije za vse predmete, za katere je muzej odgovoren; določitev oseb, ki so pristojne za dostopanje do evidenc lokacij in premestitev; določitev oseb, ki so pristojne za urejanje evidenc lokacije (iz varnostnih razlogov se te osebe imenujejo); določitev oseb, ki so pristojne za zaprošanje in odobritev premestitev predmeta; določitev oseb, ki so pristojne premeščati predmete in pod kakšnimi pogoji; izjavo o fizični varnosti, ki je pogojena z lokacijo; pogoje za hrambo in razstavljanje predmetov.
Vir: Nadzor nad lokacijami, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/03_Nadzor%20nad%20lokacijami%20in%20premestitvami%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kakšen je obrazec za beleženje lokacije in premestitve muzejskega predmeta?
Odgovor: Glede na muzejski sistem beleženja vpisujemo lokacijo vsakega predmeta kot del vhodne evidence, kataloškega zapisa, ločene evidence lokacije ali skupaj z drugimi podatki v posebnem, ločenem sistemu. Kakorkoli že, običajno le evidenca lokacije predmeta na enem mestu z uporabo enega zapisa zagotavlja doslednost in natančnost. Morda si je potrebno pomagati poleg redne še z dodatno evidenco lokacije predmeta, če je bil predmet premeščen za zelo kratko časovno obdobje. Takšen primer je uporaba “dnevnika” v času postavljanja razstave. V primeru večjih skupin predmetov, ki so postavljene skupaj, zapišemo lokacijo skupine. Ko je predmet ločen od svoje “domače” skupine, naj ima lasten zapis o lokaciji. Če se del arheološkega ali drugega arhiva trajno deponira na lokacijo izven muzejske zgradbe, se ta lokacija evidentira kot del evidence o lokaciji za ta arhiv.
Vir: Nadzor nad lokacijami, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/03_Nadzor%20nad%20lokacijami%20in%20premestitvami%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako poteka označevanje in opisovanje lokacij muzejskih predmetov?
Odgovor: Vsakemu razstavnemu prostoru in depojski lokaciji dodelimo unikatno ime ali številko. Ta mora biti dovolj detajlna in tako zadostovati, da najdemo natančno lokacijo vsakega predmeta. Izražena je lahko tudi hierarhično (npr. stavba/ soba/ vitrina/ itd.) ali z uporabo klasifikacijskega sistema, če so predmeti shranjeni v strogo določenem redu (v nekaterih primerih lahko kombiniramo oba pristopa, npr. skladišče za male predmete: hišni – kuhinjski). Večje število podatkov o lokaciji se lahko nanaša na manjše predmete, npr. fosili v predalu, pisma v škatli.
Vir: Nadzor nad lokacijami, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/03_Nadzor%20nad%20lokacijami%20in%20premestitvami%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Če prestavimo muzejski predmet, kako ažuriramo podatke?
Odgovor: Po premestitvi predmeta je potrebno zabeležiti bivšo ter novo lokacijo, datum premestitve in ime/priimek osebe, ki je predmet premestila, potreben je njen podpis in razlogi za premestitev; možne so tudi ev. opombe.
Vir: Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP), http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1603&d-49685-p=5, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako dokumentiramo premestitve predmetov?
Odgovor: Pri dokumentiranju premestitev sta po navadi dve fazi. Prva: Zabeležimo premestitev. Oseba, ki je odgovorna za premestitev, mora začeti z nadzorom premestitve tako, da v obrazec zapiše podatke za kasnejši prenos v katalog. Druga: Dopolnimo katalog. Za stalno premestitev moramo kataloški zapis temu primerno dopolniti. To ni tako nujno, če je premestitev začasna. Vsak postopek nadzora lokacije in premestitve predmeta mora tudi zagotavljati, da bodo začasno premeščeni predmeti vrnjeni na stalne lokacije v depoju.
Vir: Nadzor nad lokacijami, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/03_Nadzor%20nad%20lokacijami%20in%20premestitvami%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kakšen je postopek za dokumentiranje stalnih premestitev muzejskih predmetov?
Odgovor: Na predmetovi kartici za premestitev označimo premestitev kot stalno; Prvo kopijo uporabimo za posodobitev kataloškega zapisa. Za tem lahko prvo kopijo shranimo v predmetov dosje, da priskrbimo varnostno kopijo za kataloški zapis. Lahko pa jo tudi prenesemo v fascikel, ki je urejen po novem vrstnem redu lokacij, drugo in spodnjo kopijo kartice lahko zavržemo.
Vir: Nadzor nad lokacijami, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/03_Nadzor%20nad%20lokacijami%20in%20premestitvami%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je katalogizacija muzejskih predmetov?
Odgovor: Katalogizacija pomeni skupek vseh osnovnih podatkov o predmetih v zbirki. Podatki so hranjeni v zbirki podatkov, ki ji pravimo “katalog zbirke” ali “kartoteka”. Ta ima lahko obliko kartonov, posameznih listov ali pa le računalniških zapisov. Ponavadi ima vsak predmet svoj lasten zapis.
Kontekst: Katalogizacija pomeni skupek vseh osnovnih podatkov o predmetih v zbirki. Podatki so hranjeni v zbirki podatkov, ki ji pravimo “katalog zbirke” ali “kartoteka”. Ta ima lahko obliko kartonov, posameznih listov ali pa le računalniških zapisov. Ponavadi ima vsak predmet svoj lasten zapis. Podatki so znotraj zapisov razvrščeni v posamezne okvirčke, ki jim pravimo “polja”. Vsak posamezni podatek, npr. čas nastanka predmeta ali ime donatorja, se zapiše v ločeno polje. To je lahko okvirček na kataložnem kartonu ali polje v računalniškem zapisu. Ko pišemo podatke v vnaprej določena polja, moramo pri tem ostati dosledni, saj jih lahko le tako na različne načine indeksiramo: Razčlenjene podatke je enostavno indeksirati, tako pri ročnih kot pri računalniških zapisih. Dobro je, če pri tem upoštevamo pravila za vpisovanje besed, zaporedje vpisovanja in rabo vseh potrebnih ločil. Pravilom zapisovanja podatkov pravimo “nadzorovanje terminologije”.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Zakaj katalogiziramo?
Odgovor: Katalogizacija je SPECTRUM–ov osnovni postopek in je zato nujen za pregledno delovanje vsakega muzeja ali galerije.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj omogoča katalogizacija?
Odgovor: Katalogizacija omogoča shranjevanje podatkov (katalog združuje in varno shranjuje zanesljive in aktualne podatke o vsakem podatku v zbirki); dostopnost podatkov (katalog razvršča podatke tako, da je iskanje enostavno in zanesljivo).
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kakšen je mimimum za katalogizacijo?
Odgovor: Minimum Standarda za postopek katalogizacije pravi, da morajo kataložni podatki: zagotoviti raven opisa, ki zadosti prepoznavanju predmeta ali skupine predmetov in ga razločiti od drugih, podobnih predmetov; zagotoviti zgodovinsko dokumentacijo, ki se nanaša na predmet ali na vse reference, kjer lahko najdemo podatke o njem; biti znotraj sistema, ki omogoča enostaven dostop, indeksiranje, iskanje po celotnem besedilu, pregledovati zgodovino premeta po prihodu v muzej, itd.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Katere strokovne odločitve so potrebne za katalogizacijo?
Odgovor: Potrebno je doreči in pisno zabeležiti pravila katalogiziranja. Če želi muzej delovati znotraj dobre prakse, je dobro imeti dorečen nivo in globino katalogizacije; zahtevano minimalno ali temeljno vsebino zapisa za različne tipe predmetov; pričakovano vsebino tipičnega popolnega zapisa za različne tipe predmetov; najdaljši dovoljeni čas, ki sme poteči med pridobitvijo predmeta in kataložnim vpisom.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kateri podatki spadajo v kataložne zapise?
Odgovor: Podatki v katalogu morajo vsebovati najmanj inventarno številko, ime predmeta, število predmetov, ki predstavljajo zapis; kratek fizični opis; podatek o načinu pridobitve, datumu in izvoru; podatek o lokaciji predmeta; reference o dostopnem slikovnem gradivu.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako voditi ročne muzejske kataloge?
Odgovor: Če je mogoče, podatke na karton ali list natipkamo z uporabo karbonskega traku, ki zagotavlja večjo obstojnost. Če to ni mogoče, potem pišite ročno, pri čemer uporabite črnilo trajne kakovosti. Tako karton kot papir morata biti arhivske kakovosti in imeti vnaprej predvidena polja, kamor vpisujemo podatke. Podatki se, razen potrebnih velikih začetnic pri imenih, vpisujejo z malimi črkami.
Vir: Katalogizacija predmetov, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/04_Katalogizacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je postopek izhoda muzejskega predmeta?
Odgovor: Izhod predmeta je eden izmed SPECTRUM-ovih osnovnih postopkov in je nujen za pregledno delovanje vsakega muzeja ali galerije. Postopek zagotavlja, da muzej odgovorno ravna v vseh primerih odpreme predmetov, vključno s predmeti, ki so bili izposojeni ali razstavljeni in se vračajo k lastniku; zagotavlja, da je informacija o lokaciji predmeta iz zbirke, ki zapušča muzej, ustrezno zabeležena; zagotavlja, da noben predmet ne zapušča muzeja brez potrebne odobritve; zagotavlja, da je ob prenosu skrbništva nad predmetom le to s strani prejemnika potrjeno s podpisom.
Vir: Kako sestavimo dokumentacvijski priročnik, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/15%20Dokumentacijski%20prirocnik.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: V katerih primerih se beleži izhode predmetov?
Odgovor: Beleženje izhodov posameznih predmetov izpeljemo v primeru izposoj le teh, pa tudi v primeru začasnih/trajnih premestitev in izročitev zaradi uničenja.
Vprašanje: Kakšen je postopek izposoje muzejskih predmetov?
Odgovor: Minimum standarda za vodenje postopka izposoje mora zagotoviti, da je določen namen izposoje; je omogočena najmanj taka skrb za izposojene predmete, kot je za predmete v stalni zbirki; je še pred začetkom izposoje dosežen pisni dogovor, ki ga glede na vrsto zbirke podpišeta izposojevalec in posojevalec; bodo upoštevane zahteve in pogoji, ki so del dogovora; imajo vsi izposojeni predmeti dorečene termine izposoje; se shranjuje evidenco izposoje v pisni obliki; omogočino učinkovit nadzor nad postopkom izposoje; omogočimo posojevalcu vse želene podatke o izposojevalcu in izposoji; je zagotovljeno zavarovanje ali odškodnina za čas izposoje; razpolagamo z aktualnimi podatki o lokaciji izposojenih predmetov; razpolagamo z aktualnimi podatki o varnosti izposojenih predmetov; razpolagamo z aktualnimi podatki o fizični dobrobiti izposojenih predmetov, vključno s podatki o klimatskih pogojih in stanju predmetov.
Vir: Izposoja predmeta, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/06%20Izposoja%20predmeta.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako je s posojanjem muzejskih predmetov?
Odgovor: Osnovni postopek SPECTRUM-a je dokumentiranje posojenih predmetov, saj je to nujno pregledno delovanje vsakega muzeja ali galerije.
Vprašanje: Kaj zagotavlja Minimum standarda za vodenje postopka posojanja muzejskih predmetov?
Odgovor: Minimum standarda za vodenje postopka izposoje mora zagotoviti, da je določen namen izposoje; je omogočena najmanj taka skrb za izposojene predmete, kot je za predmete v stalni zbirki; je še pred začetkom izposoje dosežen pisni dogovor, ki ga glede na vrsto zbirke podpišeta izposojevalec in posojevalec; bodo upoštevane zahteve in pogoji, ki so del dogovora; imajo vsi izposojeni predmeti dorečene termine izposoje; se shranjuje evidenco izposoje v pisni obliki; omogočimo učinkovit nadzor nad postopkom izposoje; omogočimo posojevalcu vse želene podatke o izposojevalcu in izposoji; je zagotovljeno zavarovanje ali odškodnina za čas izposoje; razpolagamo z aktualnimi podatki o lokaciji izposojenih predmetov; razpolagamo z aktualnimi podatki o varnosti izposojenih predmetov; razpolagamo z aktualnimi podatki o fizični dobrobiti izposojenih predmetov, vključno s podatki o klimatskih pogojih in stanju predmetov.
Vir: Izposoja predmetov, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/06%20Izposoja%20predmeta.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj mora zagotavljati standard za vodenje postopka posojanja muzejskih predmetov?
Odgovor: Minimum standarda za vodenje postopka posojanja mora zagotoviti, da je vsako posojanje predmetov v skladu z dorečeno in s pisno sprejeto politiko ustanove o posojanju; je pisni dogovor, podpisan s stran izposojevalca in posojevalca še preden se posoja izpelje; ima posoja določen datum vrnitve; ustanova vodi evidenco vseh izposoj (v njej so zabeleženi vsi natančni podatki o izposojevalcu, prizoriščih razstav, obdobju in namenu posoje); imamo učinkovit nadzor nad postopkom posojanja; izposojevalec potrdi svojo namero in sposobnost zagotavljanja primernih pogojev za oskrbo, varnost in hrambo predmeta, ki so navedeni kot pogoji izposoje. posoja predmetov zajema zavarovanje ali odškodnino za dogovorjen čas izposoje.
Vir: Izposoja predmeta, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/06%20Izposoja%20predmeta.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Na kaj je potrebno biti previden pri posojanju muzejskih predmetov?
Odgovor: Pri posojanju muzejskih predmetov je potrebno nadzorovati stanje predmeta (vsaj enkrat letno), klimatske/razstavne pogoje (vsj enkrat letno) in zavarovalne ter odškodninske police (pred datumom podaljšanja roka izposoje).
Vir: Posojanje predmetov, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/07%20Posojanje%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je potrebno storiti po zaključku posojanja muzejskega predmeta?
Odgovor: Po zaključku posojanja muzejskega predmeta je potrebno potrditi dogovor o vrnitvi predmeta in načrtovati njegovo vrnitev v muzej. Ob vrnitvi predmeta takoj ob razpakiranju je potrebno pregledati njegovo stanje. Če je je potrebno, se sanira njegovo stanje in ob tem uveljavlja zavarovalne in škodne zahtevke. Izposojevalcu se izda obračun stroškov, kot je bilo dogovorjeno ob dogovoru ob izposoji. Sledi potrditev varne dostave predmeta tako, da se izposojevalcu izda potrdilo, da so ob tem izpolnjene vse zahteve, ki so bile navedene v dogovoru (plačilo stroškov, prejetje kataloga itd.). Zabeleži se kakršnekoli podatke, kot so detajli o varnostnih incidentih, poročila kurirjev itd., ki bi lahko bili pomembni v primeru nadaljnjih prošenj za izposojo s strani izposojevalca. Te zabeležke se shrani in naj bodo dostopne za bodoče reference. Posojanje in podatki o razstavljanju morajo biti dostopni v muzejskem katalogu predmetov z referencami na vse informacije iz ločenega zapisa o posojanju.
Vir: Posojanje predmetov, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/07%20Posojanje%20predmetov.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je retrospektivna dokumentacija?
Odgovor: Retrospektivna dokumentacija (ali naknadno dokumentiranje) pomeni reševanje osnovnih zastojev pri dokumentiranju s ciljem, da bi muzej imel točno evidenco o identiteti in lokaciji vseh predmetov, za katere je odgovoren. Retrospektivna dokumentacija pomeni tudi nepretrgan proces izboljševanja nepopolne, nepravilne in nenatančne dokumentacije ter ustvarjanje novih podatkov o zbirkah.
Vir: Retrospektivna dokumentacija, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/08_Retrospektivna%20dokumentacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je cilj retrospektivne dokumentacije?
Odgovor: Cilj retrospektivne dokumentacije so zbirke, ki jih upravljamo vsaj po minimalnih SPECTRUM-ovih standardih.
Vir: Retrospektivna dokumentacija, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/08_Retrospektivna%20dokumentacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kateri so najbolj očitni problemi, s katerimi se srečujejo muzeji pri retrospektivni dokumentaciji?
Odgovor: Najbolj očitni problemi, s katerimi se srečujejo muzeji pri retrospektivnem dokumentiranju so zastoj, ki je nastal nedavno. Nedavni (včasih ne najnovejši!) vhodi predmetov, ki čakajo na akcesijo, inventarizacijo, oštevilčenje, označevanje in katalogiziranje. To so predmeti, za katere imamo vse potrebne podatke o pridobitvi in vemo, da še niso bili inventarizirani. V nekaterih primerih so to lahko predmeti z vhodnimi številkami izpred mnogih let, za katere še nikoli ni bila sprejeta odločitev, če sploh bodo akcesirani ali inventarizirani; Neoštevilčeni predmeti. Muzej lahko v depojih hrani predmete, ki nimajo ne akcesijskih ne inventarnih številk, kar lahko pomeni, da še niso bili akcesirani ali inventarizirani ali pa so bili in so nato izgubili svojo številko; Predmeti in dokumentacija se ne ujemajo. Poleg zgoraj omenjenih težav lahko obstajajo predmeti s številkami, ki se ne ujemajo z nobeno dokumentacijo. Npr., številčno zaporedje se ne ujema z inventarno knjigo, predmeti se ne ujemajo z opisom v inventarni knjigi ali pa so bile zbirke večkrat preštevilčene, tako da nosijo predmeti več kot eno številko; Dokumentacija, pri kateri ne najdemo pripadajočih predmetov. V akcesijski, inventarni knjigi ali v kataložnih zapisih lahko obstajajo zapisi za predmete, ki jih ne moremo najti. Morda so že trajno pogrešani ali pa v so zbirki, pa so njihove številke izgubljene ali pa je nadzor nad lokacijami in premestitvami predmetov zelo pomanjkljiv; Pomanjkljivi podatki o lokaciji v depoju. Poleg težav pri akcesiji in inventarizaciji se kataložni podatki lahko spreminjajo. Nekateri predmeti so morda nekatalogizirani, nekateri so v ročnih katalogih, drugi v računalniških. Glede na doslednost, se zapisi o lokaciji predmetov lahko zelo razlikujejo.
Vir: Retrospektivna dokumentacija, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/08_Retrospektivna%20dokumentacija.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj v muzealstvu pomeni dokumentacijski načrt?
Odgovor: To je skrbno pripravljen dokument oziroma poročilo, ki omogoča pregled dokumentacije v muzeju, identificira problematična področja in ponuja način reševanja problemov. Skratka: vsebuje podrobnosti časovnega poteka, metod, opreme, potrebnega materiala in predvidene stroške.
Vir: Predlog dokumentacijskega nalrta, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/10_Kako%20napisemo_dokumentacijski_nacrt.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Zakaj morajo muzeji pripravljati dokumentacijski načrt?
Odgovor: Dokumentacijski načrt je obvezen dokument, s katerim dokazujemo kredibilnost muzeja. Skrbno pripravljen dokumentacijski načrt ne bo zgolj v pomoč pri internem delu in načrtovanju, temveč bo zaradi njega muzej užival zaupanje financerjev, muzejskega in strokovnega sveta ter drugih fundacij in s tem pokazal, da namerava upoštevati profesionalne standarde in z njimi izboljšati dostop do zbirk. Da bi dokumentacijo uskladili z uveljavljenimi standardi in dobrimi praksami, so pogosto potrebni večji posegi. Včasih je treba postaviti nove ali izboljšati obstoječe metode, da bi nove pridobitve v zbirkah pravilno dokumentirali ali rekonstruirali manjkajoče zapise. Vse to lahko zahteva precejšnjo angažiranost osebja, materiala in najbrž tudi dodatno računalniško opremo. V tem procesu si ne morete privoščiti napak ali tvegati, da vam zmanjka časa, denarja ali delovnega zanosa.
Vir: Predlog dokumentacijskega nalrta, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/10_Kako%20napisemo_dokumentacijski_nacrt.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj naj vsebuje dokumentacijski načrt?
Odgovor: Dokumentacijski načrt v muzelastvu vsebuje podatke o tem, kako uvesti osnovne postopke in kako zadovoljiti minimalnim (Spectrumovim) standardom za predmete, ki se jih obdrži v stalnih zbirkah ali kot izposojene predmete. Vsebuje naj tudi podatek o tem, kako določiti časovni okvir za izvedbo zastavljenih del.
Vir: Predlog dokumentacijskega nalrta, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/10_Kako%20napisemo_dokumentacijski_nacrt.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj naj bi specificiral muzejski dokumentacijski načrt?
Odgovor: Dokumentacijski načrt v muzealstvu naj bi: opisal začetno stanje, opisal cilj, ki si ga je muzej zastavil, podal kratek pregled trenutnih zaostankov, opisal postopek za odpravo zaostankov, popisal potrebno opremo in sredstva, določil osebje, ki bo obdelovalo podatke, opredelil njihove zadolžitve oz. odgovornosti in jim omogočil usposabljanje, če bo to potrebno, predlagal realni časovni okvir, v katerem je treba delo opraviti, ocenil stroške.
Vir: Predlog dokumentacijskega nalrta, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/10_Kako%20napisemo_dokumentacijski_nacrt.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako je s fotografijami v muzejih?
Odgovor: Muzeji hranijo in uporabljajo več vrst fotografij, za različne namene in najrazličnejših oblik in formatov, vse pa morajo biti obdelane in dostopne uporabnikom. Muzej lahko hrani fotografije kot del stalne zbirke, lahko so to fotografije predmetov, ki so bile posnete za namene katalogizacije, novonastale fotografije ali reprodukcije obstoječih za uporabo pri razstavah in pripravi publikacij.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je stalna zbirka fotografij?
Odgovor: Če je bila vašemu muzeju ponujena fotografija, ki je v skladu z vašo zbiralno politiko in bi jo radi zadržali kot del stalne zbirke, jo morate akcesirati in/ali inventarizirati. To je lahko posnetek katere koli vrste. Lahko je na primer zgodovinska fotografija, novejša fotografija, negativ, diapozitiv ali digitalna fotografija. Stalna zbirka vašega muzeja lahko vključuje zgodovinske ali sodobne fotografije.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj so dopolnilne zbirke fotografij?
Odgovor: Vsi predmeti v lasti muzejev niso vedno dodani v stalne zbirke. Muzeji ustvarjajo tudi dopolnilne zbirke, na primer »zbirke s predmeti za dotikanje« in »pedagoške zbirke.« Fotografije bodo dodane v dopolnilne zbirke, če zaposleni fotografirajo za namene razstav, raziskav, če zabeležijo posebne dogodke v muzeju ali fotografirajo predmete za referenčne namene. Čeprav predmeti v teh zbirkah nimajo enakega statusa kot tisti v stalnih zbirkah, jih je treba obdelati in zanje skrbeti.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj pomenijo minimalni standardi postopkov inventarizacije fotografij dopolnilnih zbirk?
Odgovor: Po minimalnih standardih postopkov inventarizacije moramo: kadarkoli odgovarjati za vsak predmet; imeti aktualne podatke o vseh predmetih v skrbništvu muzeja – vključno z izposojenimi, začasno shranjenimi ali drugimi neakcesioniranimi predmeti; vedeti za lastnika vsakega predmeta; vedeti trenutno lokacijo vsakega predmeta.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj storiti, ko posameznik podari fotografijo muzeju?
Odgovor: Če vam posameznik podari fotografijo, izvedete enak postopek kot pri vhodu predmetov. Če želite fotografijo uvrstiti v stalno zbirko, mora skozi postopek akcesije in/ali inventarizacije, če pa jo nameravate uvrstiti v dopolnilno zbirko, jo popišete in o tem obvestite darovalca.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako obravnavati fotografije, ki so jih posneli zaposleni v muzeju?
Odgovor: Fotografije, ki so jih posneli zaposleni v muzeju, obravnavate odvisno od tega, v katero zbirko jih nameravate uvrstiti. Če jih nameravate uvrstiti v stalno zbirko, morajo skozi postopek akcesije in/ali inventarizacije. Ob uvrstitvi v dopolnilno zbirko zadošča že popis.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Katero vrsto posnetka se sprejme v stalno zbirko?
Odgovor: Za način dokumentiranja je bolj kot vrsta posnetka pomembna njegova uporaba. Kakršen koli predmet je lahko uvrščen v stalno zbirko, če je v skladu z zbiralno politiko muzeja.
Kontekst: Za način dokumentiranja je bolj kot vrsta posnetka pomembna njegova uporaba. Kakršen koli predmet je lahko uvrščen v stalno zbirko, če je v skladu z zbiralno politiko muzeja. Akcesirate in inventarizirate lahko katero koli vrsto posnetka, vendar se morate včasih odločiti za eno. Recimo, da hkrati pridobite negativ in fotografijo istega posnetka. Mnenja o tem, katero vrsto posnetka akcesiramo, so različna, vendar se v večini muzejev strinjajo, da naj bi to bila čim bolj originalna verzija posnetka, ki nam je na razpolago. Z uporabo originalnega negativa boste izdelali boljšo kopijo posnetka, kot če bi za to uporabili že natisnjeno fotografijo. V sedanjem času so aktualne digitalne fotografije - tudi te moramo opremiti s podatki in shranjevati v baze podatkov v primernih ločljivostih ali/in na drugih nosilcih v ločljivostih, primernih za različno rabo.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Ali morajo imeti fotografije drugačne akcesijske in inventarne številke kot predmeti?
Odgovor: Fotografiji morate ob akcesiji določiti akcesijsko številko, če jo inventarizirate pa inventarno. V muzeju imate politiko določanja akcesijskih in inventarnih številk, ki se je morate držati tudi pri fotografijah.
Kontekst: Fotografiji morate ob akcesiji določiti akcesijsko številko, če jo inventarizirate pa inventarno. V muzeju imate politiko določanja akcesijskih in inventarnih številk, ki se je morate držati tudi pri fotografijah. Akcesijska/inventarna številka fotografije je koda za njeno identifikacijo in povezave. Te številke ne smejo biti "pametne," kar pomeni, da ne smejo vsebovati drugih podatkov, npr. lokacije hrambe, vrste posnetka ali datum. Biti morajo samo številke, po katerih najdete zapis v vašem sistemu. Dodatni podatki, npr. klasifikacija, morajo biti shranjeni v dodatnih poljih kataložnega sistema. Zaradi takega načina številčenja ob morebitnih preurejanjih zbirk fotografij ni treba preštevilčiti.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako akcesiramo in/ali inventariziramo večje količine fotografij ali albume?
Odgovor: V muzeje pogosto sprejmete večje število fotografij. Na primer: nek fotograf podari vašemu muzeju veliko zbirko posnetkov različnih vrst. Pogosto dobite tudi fotografske albume, ki vsebujejo večje število fotografij. Preden sprejmete večje število fotografij, razmislite o sredstvih, ki bodo potrebna za njihovo ureditev. Šele potem se odločite, ali boste donacijo sprejeli. Večje število fotografij lahko akcesirate kot celoto. Natančneje se jim lahko posvetite kasneje in jih takrat bolj podrobno popišete oz. dokumentirate. V primeru, ko so fotografije zbrane v ustrezni škatli, oštevilčite samo škatlo in popišete njeno vsebino. Pomembno je, da v primeru skupinskega prevzema preštejete število enot in to zabeležite pri akcesiji in inventarizaciji.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kako zabeležimo številko na posnetek?
Odgovor: Na splošno lahko delamo oznake na fotografije na zadnjo stran s svinčnikom. Na papir pišete s svinčnikom z oznako 2B, ki ga je mogoče zlahka zbrisati z mehko radirko. Priporočamo, da: Preverite fotografijo, če je zanjo ta metoda ustrezna. Ob dvomu se posvetujte z restavratorjem; Oštevilčite fotografijo na dveh ločenih mestih na zadnji strani z nežnim pritiskom svinčnika; Novo ošiljen svinčnik preizkušajte, dokler ne piše gladko.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj storiti z novim izvodom posnetka, ki je že v naši zbirki?
Odgovor: V muzeju lahko hranite več izvodov istega posnetka. Posebej pogosto je to pri razglednicah. Lahko se vam zgodi, da vam ponudijo enako razglednico, kot jo že imate v zbirki, le da je nova veliko bolje ohranjena. Če želite novo fotografijo obdržati, jo morate zavesti kot nov predmet. Čeprav je posnetek enak kot tisti, ki ga že imate v zbirki, lahko vsebuje druge pomembne podatke in okoliščine, ki jih prvi nima. Če želite novo fotografijo uvrstiti v stalno zbirko, mora skozi postopek akcesije in inventarizacije. Potem lahko naredite povezave z drugimi izvodi istega posnetka. Če fotografije ne želite akcesirati in/ali inventarizirati, radi pa bi jo uvrstili v dopolnilno zbirko, jo morate dokumentirati/popisati in o tem obvestiti darovalca. Pomembno je, da naredite povezave z izvodom v stalni zbirki.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj storimo, če nam posameznik ponudi fotografijo za reproduciranje?
Odgovor: Posameznik vam prinese fotografijo in vam dovoli izdelavo reprodukcije za uporabo v vaših zbirkah. Če ostane fotografija v muzeju, sledi običajen postopek vhoda predmeta. Ob prihodu z vhodnim obrazcem popišete vsak predmet, ki ga muzej prejme v hrambo. Kako boste obravnavali reprodukcijo fotografije, je odvisno od tega, zakaj jo želite pridobiti. Če jo želite uvrstiti v stalno zbirko, mora fotografija skozi običajen postopek akcesije in/ali inventarizacije. Če pa je reprodukcija namenjena za dopolnilno zbirko, jo je treba le popisati. Prepričajte se, da so v vhodni dokumentaciji zabeleženi vsi podatki o avtorskih pravicah.
Vir: Dokumentiranje fotografij, http://www.sms-muzeji.si/udatoteke/prirocnik/11_Dokumentiranje_fotografij.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je opisovanje zbirk?
Odgovor: Opisovanje zbirk je opisovanje skupine posameznih predmetov.
Kontekst: Opisovanje zbirk je opisovanje skupine posameznih predmetov. Gre lahko za splošen opis zbirke; z zbirko povezane ključne besede; ljudi in kraje, ki so povezani z zbirko; umestitev zbirke v časovni okvir; podatek o tem, kje se zbirka nahaja in nizanje ključnih poudarkov o zbirki.
Vir: Opisovanje celotnih zbirk, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/12%20Opisovanje%20zbirk.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je zbirka predmetov?
Odgovor: Zbirka pomeni urejeno skupino posameznih predmetov oziroma gradiv. Sestavljena je lahko iz poljubnega števila enot, ki po kakršnemkoli ključu sodijo skupaj in so prisotni v različnih oblikah (tako v fizični kot v digitalni). V muzejih so predmeti v zbirke največkrat razporejeni po tipu, lokaciji, časovnem obdobju, mediju ali tehniki izdelave, po prvotnem lastniku / donatorju zbirke.
Vir: Opisovanje celotnih zbirk, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/12%20Opisovanje%20zbirk.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kdaj nam opisovanje zbirk koristi?
Odgovor: Opisovanje zbirk je prikladno pri upravljanju z gradivom, izboljšanju dostopnosti, sodelovanju med ustanovami in interoperabilnosti.
Vir: Opisovanje celotnih zbirk, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/12%20Opisovanje%20zbirk.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj pomeni 'nadzorovanje terminologije'?
Odgovor: Izraz 'nadzorovanje terminologije' pomeni standardiziranje nabora izrazov, ki jih uporabljamo pri inventarizaciji oziroma pripravi kataložnih izpisov inventariziranih predmetov. Na primer, tridimenzionalno upodobitev človeka ali živali v velikosti, ki je precej manjša od naravne velikosti upodobljenega, lahko označimo z izrazoma kipec ali figurica, saj imata izraza enak pomen. Če pa bomo oba v kataložnih izpisih uporabljali kot ključni besedi za iskanje in pregledovanje, bomo težko našli vse istovrstne predmete. Nekateri predmeti bodo razvrščeni pod črko K kot kipec, drugi pod črko F kot figurica. Nekateri bodo morda razvrščeni celo pod model figure, porcelanasta figura in podobno. Če bodo takšni zapisi digitalizirani, bo iskanje po le enem od uporabljenih izrazov nepopolno. Zato je zelo pomembno, da se uporablja zgolj en izraz, ki označuje vse predmete, ustrezajoče isti splošni definiciji.
Vir: Nadzorovanje terminologije, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/13%20Nadzorovanje%20terminologije.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj pomeni 'nadzorovanje sintakse'?
Odgovor: Izraz 'nadzorovanje sintakse' pomeni standardiziranje oblike oziroma načina zapisovanja izrazov. Ko zapisujemo osebna in korporativna imena, krajevna imena, datume in podobno so besede, ki jih uporabimo, sicer jasne, zaporedje, v katerem so besede zapisane, pa je lahko nedosledno. Na primer, v vsakdanji rabi lahko uporabljamo tako zapis g. F. Kos kot zapis Franc Kos, vendar bi v abecednem kazalu oba zapisa našli na različnih mestih. Zaradi zagotavljanja natančnega indeksiranja in iskanja podatkov moramo sprejeti dosledna sintaktična pravila.
Vir: Nadzorovanje terminologije, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/13%20Nadzorovanje%20terminologije.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je seznam terminov?
Odgovor: Seznam terminov je seznam dogovorjenih izrazov in besed, ki jih uporabljamo pri zapisovanju določenih podatkovnih enot, kot so na primer predmetna imena, materiali, uporabnost in tako naprej. Številni muzeji pripravijo interni seznam terminov, da zadostijo specifičnim potrebam, lahko pa uporabijo tudi katerega od javno objavljenih seznamov. 1 V seznamu terminov so zabeleženi vsi možni izrazi, s katerimi poimenujemo določen predmet ali pojem, pri tem pa je označeno, kateri izrazi so za uporabo 'priporočeni' in kateri 'niso priporočeni'.
Vir: Nadzorovanje terminologije, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/13%20Nadzorovanje%20terminologije.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je tezaver?
Odgovor: Tezaver je bolj dodelana oblika besednih seznamov, ki celoviteje predstavlja razmerja med posameznimi izrazi.
Kontekst: Tezaver je bolj dodelana oblika besednih seznamov, ki celoviteje predstavlja razmerja med posameznimi izrazi. Tezaver je zasnovan hierarhično, pri čemer se vsaka veja drevesa razvije v vse bolj podrobne in specifične izraze. Zaradi potreb muzejev in galerij so bili v tujini pripravljeni in javno objavljeni številni tezavri. Tam tudi vrsta dražjih in visoko razvitih računalniških programov, ki se uporabljajo pri muzejski
inventarizaciji in katalogizaciji, že vključuje tezavre, iz katerih lahko izbiramo poenotene izraze. Med najpogosteje uporabljenimi je tezaver Gettyjevega informacijskega inštituta (Getty Information Institute).
Vir: Nadzorovanje terminologije, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/13%20Nadzorovanje%20terminologije.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je klasifikacijski sistem?
Odgovor: Klasifikacijski sistem omogoča, da izraze oziroma z njimi označene predmete razvrstimo v večje skupine. Klasifikacijski sistem nam zelo pomaga pri iskanju predmetov, ki imajo skupne lastnosti ali se uporabljajo za isti namen, njihova predmetna imena pa so zelo različna. Na primer, v zbirki želimo poiskati vse predmete, ki se navezujejo na 'gostilne'. Priprava seznama vseh predmetov, ki jih lahko najdemo v gostilnah, kot so na primer kozarci, pivski vrčki, fotografije, oprema itn., in posamično iskanje po vsakem izmed predmetov s tega seznama bi bila dolgotrajna in zelo zamudna. S pomočjo klasifikacijskega sistema lahko pod pojmom 'gostinstvo' hitro poiščemo vse predmete naenkrat.
Vir: Nadzorovanje terminologije, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/13%20Nadzorovanje%20terminologije.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Kaj je dokumentacijski priročnik?
Odgovor: Priročnik za dokumentacijske postopke so jasna navodila, s katerimi standardiziramo zapisovanje podatkov o muzejskih zbirkah.
Kontekst: Priročnik za dokumentacijske postopke so jasna navodila, s katerimi standardiziramo zapisovanje podatkov o muzejskih zbirkah. Ta navodila se stalno razvijajo.
Vir: Kako sestavimo dokumentacijski priročnik, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/15%20Dokumentacijski%20prirocnik.pdf, 12. 1. 2024
Vprašanje: Zakaj mora imeti muzej dokumentacijski priročnik?
Odgovor: Muzej moira imeti dokumentacijski priročnik, ker ta omogoča, da so podatki o dokumentacijskih sistemih tako v fizični kot tudi računalniški obliki na voljo vsemu muzejskemu osebju; zagotavlja kontinuiteto praks in standardizacijo postopkov; prihrani čas, saj novo osebje ne bo izgubljalo preveč časa za ugotavljanje, kako deluje dokumentacijski sistem, usposabljanje novega osebja pa bo potekalo hitreje; omogoča trajen zapis dokumentacijskega sistema; je eden od načinov, kako muzeji primerjajo svojo sedanjo prakso z muzejskimi standardi, kot je npr. SPECTRUM; je osrednje mesto za hrambo objavljenih informacij o dokumentaciji, kot so informacijski letaki službe Collections Trust; krepi samospoštovanje, saj lahko osebje z njim dobro utemelji dokumentacijski sistem muzeja.
Vir: Kako sestavimo dokumentacijski priročnik, http://www.sms-muzeji.si/ckfinder/userfiles/files/15%20Dokumentacijski%20prirocnik.pdf, 12. 1. 2024