Elektronik belge sağlama

Elektronik Belge Sağlama, bilgiye ihtiyaç duyan kişiyi o bilgiyle ilgili kaynağa (makale, kitap vb.) ulaştırmayı hedef alan yazılı, basılı, elektronik her türlü kaynağın ihtiyaç sahibi kişiye ulaşmasını sağlar. Belge sağlamanın temel amacı, kullanıcı taleplerinin karşılanmasında hangi politikaların izleneceği ve hangi kaynaklardan faydalanacağı üzerine odaklanmaktadır.

Britanya Kütüphanesi tarafından sunulan hizmettir. Amacı, elektronik belge ve dijital materyallerin şifrelenmiş, telif hakkı ile uyumlu PDF Belgeleri kişisel bir e-posta adresine daha hızlı teslim edilmesini sağlamaktır.

Kişilerin bilgi gereksinimlerinin elektronik ortamdan yani dijital olarak kolayca karşılanması günümüzde mümkündür ve bunu elektronik belge sağlama olarak ifade edebiliriz. Bilgi ihtiyacı olan kişiler yani makale, tez, kitap, proje vb. bilgi kaynaklarına erişmek isteyen kişiler, veritabanlarını kullanarak dijital ortamdan (web üzerinden) istedikleri kaynağa ulaşabilirler. Toplu kataloglar örnek vermemiz gerekirse TOKAT (Ulusal Toplu Katalog), ULAKBİM (TR Dizin), üniversitelerin kampüs dışı erişim sistemleri, YÖK Tez Kataloğu gibi bu kataloglar bizim bilgi kaynaklarına elektronik olarak ulaştırır. Düşük maliyetli ve karmaşık olmayan bir elektronik belge teslim yöntemi olarak giderek daha fazla kullanılmaktadır. Günümüzde YÖK Tez Merkezi kullanılmaktadır. YÖK Tez Merkezi'ni https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/ adresinden inceleyebiliriz.

Kütüphanelerdeki yüksek düzeyde internet bağlantısı kullanımı tüm dünya üzerinde hızlıca yaygınlaşmaktadır. Elektronik kaynakların hızla yaygınlaşması, belge sağlamanın hızlandırılması gibi önemli katkılar da sağlamaktadır. Elektronik ortam, geleneksel yönteme göre belge sağlamada süre kavramını yüksek oranda ortadan kaldırmıştır ve basılı ve geleneksel posta sistemiyle ulaşılabilmesi haftalar alan bir belge, aynı gün içerisinde erişilebilir hale gelmiştir. Günümüzde elektronik yayıncılığın yaygınlaşması ile birlikte, geleneksel belge sağlama hizmetlerinde talep azlığı oluşmuştur. Ancak elektronik ortama dayalı uygulamalar gittikçe yaygınlaşmakta olmasına rağmen basılı kaynaklara olan bağımlılık az da olsa hâlâ devam etmektedir. Günümüzde bilgi kaynaklarının büyük çoğunluğunun tam metin olarak elektronik ortamda kullanıma sunulması ve veritabanlarının gerek üretici, gerekse aracı firmalar tarafından pazarlanması, belge sağlamada yeni imkanlar sağlamıştır.

Elektronik belge sağlama projelerinden bir örnek verecek olursak, JASON yani Journal Articles Sent On Demand, dünya çapında en başarılı elektronik belge sağlama projelerinden birisidir. Bielefeld Üniversitesinde geliştirilmiştir.

Elektronik Belge Sağlama birimini geçmişten günümüze ele alacak olursak öncelikle TÜRDOK (Türkiye Bilimsel ve Teknik Dokümantasyon Merkezi), daha sonra Enformasyon Daire Başkanlığı ve 1996 tarihinden itibaren ULAKBİM Cahit Arf Bilgi Merkezinde hizmetini sürdürmektedir. 1996-2000 yılları arasında belge sağlama; e-posta,faks gibi klasik yollarla yapılırken 2000 yılından sonra internet üzerinden BSS aracılığıyla elektronik sisteme geçmiştir. Belge sağlama alanında önemli bir gelişme de 1999 yılında başlamış olan OBES projesidir. Bu projenin amacı üye olan kütüphanelerin koleksiyonlarından belge sağlamak için yararlanılarak kullanıcılara daha hızlı ve ucuz bir şekilde sunmak amaçlanmıştır. Üye olan kütüphaneler: ODTÜ Kütüphanesi, Gazi Üniversitesi, Merkez ve Mimarlık – Mühendislik Fakültesi Kütüphaneleri, Hacettepe Üniversitesi Tıp Merkezi ve Beytepe Kütüphaneleri ve ULAKBİM Kütüphanesi Kullanıcılar belge sağlamak için, öncelikle üye olan kütüphanelerden birisine başvurarak farklı bir kütüphaneden belge talep edebilirler. Daha önceden belirlenmiş protokole göre, başvuru üzerine belgeler ULAKBİM tarafından belirlenmiş kargo şirketi ile 3 gün içerisinde istenilen kütüphaneye ulaşır. OBES projesinin ilk yıllarında geleneksel yollar ödemelerde de görülmüştür. Daha önceden posta çeki veya nakit ile ödeme yapılırken elektronik ortama geçtikten sonra banka hesapları veya kredi kartları ile ödemeler alınmıştır.

Başvurular sadece elektronik ortamda kabul edilir. ULAKBİM Belge Sağlama hizmetlerine http://www.ulakbim.gov.tr/servisler/belgesaglama/ adresi ile erişebiliriz. Genel bilgilere ULAKBİM sayfasından bakabiliriz. Öncelikle istenilen yayının mevcut bilgileri, üye olan kütüphanelerin Süreli Yayınlar Toplu Kataloğu’ndan kontrol edilir. Eğer istediğimiz belgeler Süreli Yayınlar Toplu Kataloğu’nda bulunmuyorsa ve kullanıcılar da istiyorsa yurt dışından sağlanabilmektedir. Başvurular için kullanıcılar öncelikle elektronik ortamda BSS üzerinden kendi adları ile hesap açmalıdır. BSS’ye giriş yapıldıktan sonra hesap işlemlerinden kullanıcı adı ve şifrelerini belirlerler. Hesap açıldıktan sonra sistem üzerinden otomatik olarak kullanıcıya bir "müşteri numarası" verir. Başvurular katalog kontrolü yapıldıktan sonra "yeni istek alanı" kısmı doldurulup "istek sepeti"ne eklenmiş olur. İstekler tamamlandıktan sonra talep etme yapılmış olur. Başvuruların tamamlanması için kullanıcıların sayfada belirtilen maddeleri onaylaması gerekmektedir. Başvuruların işleme girmesi için belirtilen ödeme miktarı yapılmalıdır. Yeterli para olmaması durumunda hizmet gerçekleşemez ve iptal edilir. Kullanıcılar istedikleri belgeleri ve hesap işlem durumlarını BSS "hesap işleri" bölümünden takip edebilirler.

Ücret ve Ödemelerde kullanıcılardan fotokopi ve kargo ücreti de alınmaktadır. İstenilen belgenin türüne göre (makale, kitap, bildiri gibi) ve kaynağına göre (yurt içi, yurt dışı) olmak üzere ayrı ayrı ücretlendirilir. Yurt dışı ücretlendirilmesi dolar üzerinden ve o günkü kura göre hesaplanarak Türk lirası karşılığı olarak alınır. Ödeme için gereken detaylı bilgiler ULAKBİM sayfasında mevcuttur.

ANKOS (Anadolu Üniversiteleri Kütüphaneleri Konsorsiyumu), dünyada 90'lı yılların sonlarına doğru ortaya çıkmış, bilgiye elektronik ortamda daha ekonomik aynı zamanda etkin bir şekilde erişim ilkelerine dayalı, kütüphaneler arasında bir iş birliği modeli olarak kurulmuş olan konsorsiyumların Türkiye'deki bir uygulamasıdır. Büyük bir gönüllü topluluğudur. Birçok üniversite bu konsorsiyuma üye olarak online veritabanlarına, e-kaynaklarına çok uygun koşullarda abone olmuştur. Türkiye'de bu konsorsiyumun yönetimi ODTÜ (Orta Doğu Teknik Üniversitesi) 'dedir.

Ayrıca Anadolu'daki onbinlerce nüfuslu üniversiteleri makale, elektronik dergi ile tanıştıran oluşumdur. ANKOS öncesinde kütüphane kültürü olan köklü üniversiteler (Boğaziçi Üniversitesi, ODTÜ Üniversitesi) ve bazı vakıf üniversiteleri dışında yabancı dergi veya veritabanı kütüphanelerde nadir görülen bir durumdu. Konsorsiyum sayesinde çoğu üniversiteler veritabanlarına abone olarak medeni araştırma kaynaklarını kullanıcılarına sunmaktadırlar.

Abone olunan veya satın alınan e-kitapların veritabanlarının rasyonel gelişiminin göz önüne alınması ve konsorsiyuma katılan kurumların kullanıcılarının eğitimsel ve araştırmaya yönelik ihtiyaçlarının karşılanması için daha fazla kaynağın alımı gibi konularda üyeler arasında ortak politika birliğinin sağlanması hedeflenmektedir.

Telif hakları, lisans anlaşmaları ve dünyadaki diğer konsorsiyumlar konusunda yurt içi ve yurt dışında uygun enstitü ve organizasyonlarla işbirliği yapılarak, ANKOS’un uluslararası gelişmelere katılımının arttırılması hedeflenmektedir.