Proje yönetimi

Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak , faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için kullanılır. Projelerin esneklik payı ile birlikte belirli başlangıç ve bitiş tarihi vardır. Projelerin geçici olması; onları kalıcı, sürekli tekrarlanan, üretim ve servis amaçlı her zamanki işletme operasyonlarından farklı yapar. Pratikte, bu iki tür sistemin yönetimi oldukça farklıdır ve farklı teknik beceriler gerektirmektedir.

Proje yönetiminde gösterilen temel çaba, proje hedef ve amaçlarına ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje kısıtlarının da dışına çıkmamaktadır. Tipik proje kısıtları kapsam, zaman ve bütçedir.

Proje yönetimi tarihin ilk medeniyetlerinden itibaren uygulanmıştır. 19. yüzyıla kadar inşaat mühendisliği projeleri genellikle mimar ve mühendislerin kendileri tarafından yönetilmiştir. 1950'lerden itibaren organizasyonlar karmaşık mühendislik projeleri için proje yönetimi araç ve tekniklerini kullanmaya başlamışlardır.

Bir disiplin olarak proje yönetimi, inşaat, mühendislik ve ağır savunma aktivitelerinin uygulamalarından geliştirilmiştir. Proje yönetiminin en önemli fikir babalarından biri, Gantt çizelgesini tasarlamış olması ile ünlü olan Henry Gantt'tır. Diğer bir önemli fikir babası ise proje yönetiminde 5 yönetim fonksiyonunu kullanan Henri Fayol'dur.

1950'li yıllar, temel mühendislik alanlarının birlikte yürütüldüğü modern proje yönetimi döneminin başlangıcını oluşturmuştur. Proje yönetimi disiplini mühendislik modeli üzerine kurulu yönetim disiplininden ayrı bir disiplin olarak tanınmaya başlanmıştır. 1950'li yıllara kadar projeler resmi olmayan araçlar ve teknikler ile yürütülüyordu, Gantt çizelgesi de proje yönetiminden bağımsız özel amaçlar için kullanılıyordu. Bu dönemde ayrıca iki matematiksel proje zamanlama tekniği geliştirilmiştir. Kritik Yol Yöntemi, tesis bakımı projelerini yönetmek için DuPont ve Remington Rand Şirketleri tarafından geliştirilmiştir. Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) ise Amerikan Donanması'nın bir deniz altı programı sırasında Booz Allen Hamilton tarafından geliştirilmiştir. Bu matematiksel teknikler hızla özel girişimlere de yayılmıştır. Proje zamanlama modelleri geliştirilirken, aynı zamanda proje maliyeti tahmini, maliyet yönetimi ve mühendislik ekonomisi gibi alanlar için teknoloji oluşmaktaydı.

Proje aktivitelerini yönetmek için pek çok farklı yaklaşım vardır. Fakat hangi metodoloji kullanılmış olursa olsun, genel olarak projenin hedefleri, zaman çizelgesi ve maliyetine dikkatli bir şekilde özen gösterilmeli, projenin katılımcılarının rol ve sorumlulukları da kesinlikle gözden kaçırılmamalıdır.

Geleneksel bir aşamalı yaklaşımda bir projenin tamamlanması için bitirilmesi gereken adımlar dizisi vardır. Bu tür gelenek yaklaşımda projenin geliştirilmesi için 5 bileşen sayılabilir.

Kritik Zincir Proje Yönetimi (İng. Critical Chain Project Management - CCPM), proje görevlerini yürürlüğe sokarken ihtiyaç duyulan kaynaklara daha çok odaklanan bir planlama ve yönetme metodudur. Kısıtlar Teorisinin bir uygulamasıdır. Bu metodun amacı bir organizasyonda tamamlanan proje oranını artırmaktır. Kısıtlar Teorisi uygulanarak, bütün projeler için belirlenen kısıt insan kaynaklarıdır. Kısıttan faydalanmak için kritik zincirde bulunan görevlere en büyük önem verilmektedir. Proje, kritik zincirde bulunan aktivitelerin zamanında başlayabilmesi için kaynakların hazır olduğuna emin olmak için bütün kaynakları kritik zincire yöneltir.

Proje tipinden bağımsız olarak, proje planı bir kaynak dengeleme aşamasından geçer ve en uzun kaynak kısıtlı görevler zinciri, kritik zincir olarak belirlenir. Çok projeli ortamlarda, kaynak dengeleme projeler arasında uygulanmalıdır.

Başlatma prosesi, projenin doğasını ve kapsamını belirler. Eğer bu aşama düzgün bir şekilde gerçekleştirilemediyse, projenin organizasyonun ihtiyaçlarını karşılama ihtimali düşük olacaktır. Başlatma aşamasında iş çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemli. Bu aşamada proje tasarımında herhangi bir eksiklik hemen belirlenmeli ve düzeltilmelidir.

Başlatma aşamasından sonra, proje uygun bir ayrıntı seviyesine kadar planlanır. Asıl amaç proje için gerekli maliyet ve kaynakları tahmin etmek etkili bir biçimde proje uygulamasındaki riskleri yönetmektir. Planlama aşamasında hatalar da başlatma aşaması gibi projenin başarısında büyük engellere neden olacaktır.

Bunlara ek olarak iletişim planlaması, rol ve sorumlulukların belirlenmesi, proje için satın alınacakların belirlenmesi ve bir başlama toplantısı yapılması da tavsiye edilebilir.

Uygulama aşaması, proje yönetim planında belirlenmiş olan proje gereksinimlerini karşılama amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşama, insanları ve kaynakları eşgüdümleme, aynı zamanda aktivitelerinin proje yönetim planına uygun şekle getirme çabalarını içerir. Ürünler proje yönetim planına göre gerçekleştirilmiş proseslerin çıktıları olarak oluşurlar.

Gözetim ve denetim aşaması, proje uygulanmasında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamanında alınmasını ve uygulamayı kontrol etmek amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşamanın önemli bir faydası, proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planından uygulamada farklılıkların fark edilmesidir.