Birlikte çalışabilir bilgi sistemleri

Birlikte çalışabilir bilgi sistemleri (BÇBS, İngilizce: Interoperable Information Systems, kısaca IIS) her yöne akan bilgiye erişim imkânı sağlamak üzere tasarlanmış yapıdır. Sistemlerin kendi içinde ve birlikte çalışarak gerçekleştirdiği etkileşimle bilgiye erişim imkânı sağlar.

Bilgi teknolojilerinin gelişimiyle beraber bilgi ve belge yönetimi hizmetlerinin de dijital olarak sağlanmaya başlamasıyla çeşitli bilgi sistemleri arasında birlikte çalışabilirliğin (İngilizce: Interoperability) önem kazanması ve yaygınlaşması öne çıkmaktadır. Birlikte çalışabilirlik terimi ilk olarak askeri alanda 5 Mart 1980 tarihli ve 2010.6 sayılı Amerika Birleşik Devletleri Savunma Bakanlığı belgesinde kullanılmıştır. Bu belgede sistemlerin birbiri ile etkileşim halinde bulunarak birlikte daha etkili şekilde çalışmasını tarif etme şeklinde kullanılmıştır.

Kurum içi ve kurumlar arası bilgi paylaşımı ihtiyacının giderek artması nedeni ile birlikte çalışabilirlik esasları ön plana çıkmıştır. Bu nedenle kurumların performans ve stratejik yönetim faktörlerinde birlikte çalışabilirlik ilkesi önem kazanmıştır. Üretilen ve kullanılan bilginin anlamı, tutarlı ve ileri dönük olarak efektif kullanımı dijitalleşme ekseninde bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilirlik ilkesi etrafında dönüşümü ile mümkün olmuştur.

Toplumun talep ettiği hizmetlerin karşılanmasında birlikte çalışabilir bilgi sistemlerinin geliştirilmesi kuruluşlara değer katan ve aynı zamanda hizmet kalitesini artıran bir yaklaşım sunar.

Elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) kurumsal faaliyetlerde yönetim ve işleyiş sürecinde kullanılan tüm belgelerin doğru şekilde yönetilmesi, kullanılması ve saklanması yükümlülüğü bulunan kurumlar için sürecin dijital olarak daha sağlıklı ve düzenli yürütülmesine imkân sağlar. Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler dijital ortamda üretilmekte ve tüm yönetim süreci elektronik ortam üzerinden yönetilmektedir. Basılı olarak üretilen ve daha sonra dijitalleştirilen ya da dijital olarak üretilen elektronik belgelerin düzenleme, dosyalama, erişim, denetim, saklama, imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi için elektronik belge yönetim sistemleri kullanılmaktadır.

Ayrıca birlikte çalışabilir bilgi sistemleri çok farklı disiplinlerde birlikte çalışabilirliğin getirdiği önemli verimlilik neticesinde veriler daha sağlıklı yönetilmektedir. Çevresel koşulların gözlenmesi ve sürdürülebilirlik anlamında verimliliğin artırılmasında birlikte çalışabilir bilgi sistemlerinin katkıları çok büyüktür. Bu kullanıma örnek olarak su kaynaklarının takibi, meteorolojik tahminler, karbon salınımı ve enerji alanında birçok parametre eş güdümlü olarak incelenmekte ve birlikte çalışabilirliğin getirdiği birden fazla sistemin birleşerek daha sağlıklı sonuçlar çıkarması ve elde edilen verilerin karşılaştırmalı olarak incelenmesiyle daha doğru analiz çıktıları sağlanır. Artan bu verimlilik ile daha gerçekçi regülasyonların hazırlanması ve önlemlerin daha erken alınarak olası zararların daha az etki ile atlatılması sağlanır. Birlikte çalışabilir bilgi sistemlerinde gelişmiş yazılımların geliştirilmesi, kullanılması ve sistemin verimli çalışan bir mimariye sahip olması önemlidir. Aynı zamanda araştırmacılar açısından bu sistemlerin kullanım alanları çeşitli bilim, eğitim, yönetim ve sosyal verilerinin değerlendirilmesi konusunda ucu açık bir çeşitliliğe sahiptir. Küresel ve lokal çapta araştırmaların yapılması, hizmet kalitesinin artırılması ve sorunların çözümü açısından birlikte çalışabilir bilgi sistemleri önemli bir rol üstlenmektedir.

Birlikte çalışabilir bilgi sistemlerinin önemli bir kazanımı da bilimsel araştırmalarda farklı disiplinlerden elde edilen araştırma verilerinin birlikte değerlendirilerek daha doğru sonuçlar elde edilmesi olmuştur. Bilimsel araştırmalarda farklı sistemlerin beraber çalışarak ortaya daha net sonuçlar koymasının hedeflendiği bilimsel araştırma programlarından önemli örneklerden biri de Amerikan Uzay ve Havacılık Dairesi'nin (NASA) Dünya Gözlem Sistemi Veri ve Enformasyon Bilgi Sistemi (İngilizce: "Earth Observing System Data and Information System" olan EOSDIS'dir. 1990'lı yıllarda başlayan NASA Dünya gözlem programında birçok farklı sistemden alınan veriler tek sistemde (EOSDIS) toplanır ve analiz edilir. Bu sistemde kutup araştırmaları, okyanus yüzeyi, atmosferik dinamikler ve diğer birçok disiplin ve sistemden elde edilen veriler kullanılmaktadır. Bu sistemin dezavantajı ise çok yoğun hacimdeki bilgiyi ve bilgi çeşitliliğini yönetmek ve verilerin sağlıklı şekilde analiz edilmesi ve ulaşılabilir olmasıdır.

Bilgi toplumuna dönüşüm sürecinde yeni sistemlerin geliştirilmesi ile entegre olmuş, etkin, şeffaf ve basitleştirilmiş iş süreçlerine sahip bir yapılanma hedeflenmektedir. Bu çerçevede birlikte çalışabilirliğin en temel amaçlarından birisi de kurumların kullanacakları ortak norm ve standartları belirleyerek bilgi sistemlerinin ve entegre e-devlet hizmetlerinin bu norm ve standartlar çerçevesinde birleştirilmesidir. Bu anlamda e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi isimli T.C. Resmî Gazete'de yayımlanan 5 Ağustos 2005 tarihli ve 2005/20 sayılı genelgede birlikte çalışabilirlik şu şekilde tarif edilmiştir: "Birlikte çalışabilirlik; “bir sistemin ya da sürecin, ortak standartlar çerçevesinde bir diğer sistemin ya da sürecin bilgisini ve/veya işlevlerini kullanabilme yeteneği” olarak ifade edilmiştir.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler sonucu bilgi ve iletişim sistemlerinin etkileriyle günlük hayatın birçok alanında karşılaşılmaktadır. İnternete erişimin ve internet kullanımının artmasıyla devlet ve vatandaş arasındaki ilişki de bu teknolojiler ekseninde büyük çaplı bir dijital dönüşüme uğramıştır. Kamu yönetimi alanında e-devlet sistemi önemli bir birlikte çalışabilir sistem örneğidir. Bu sistem ile Türkiye Cumhuriyeti'nde görev yapan kamu kurum ve kuruluşlarının kendi web siteleri üzerinden dağınık şekilde sundukları hizmetler birleştirilerek tek çatı altında vatandaşların kullanımına sunulmuştur. Vatandaşlar edindikleri şifreler ile birçok hizmetten kurumları ziyaret etmelerine gerek kalmadan internete erişebildikleri her yerden hizmet alma imkânına kavuşmuştur. Kurumlarda doğrudan gerçekleştirilen işlem hacmini ve personel iş yükünü azaltan bu hizmet vatandaşlar için de önemli bir zaman tasarrufu sağlamıştır.

Tıp teknolojilerinde ve bilgi teknolojilerinde yaşanan gelişmeler sonucu sağlığın kişiselleşmesi gündeme gelmiştir ve sağlık hizmetlerinin sunumu da hızla kişiye özel hale gelmektedir. Bu anlamda bilgi sistemleri birey odaklı, elektronik ve kişiselleştirilmiş olarak kullanılmaktadır. Hastaların sağlık bilgilerini yönetmeleri, bilgi paylaşımı yapabilmeleri ve sağlık bilgilerini dijital olarak izleyebilmeleri mümkün hale gelmiştir. Bu sistemler ile evrak yoğunluğu azalmış ve örneğin röntgen makinelerinde çekilen filmlerin doğrudan elektronik ortama aktarılmasıyla hem hastanın hem de doktorun bunu hızlı bir biçimde bilgisayardan görmesi sağlanabilir hale gelmiştir.

Zaman ve mekân kavramını ortadan kaldıran dijital bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde insanların bilgiye erişim ihtiyaçlarını gidermeleri çok daha kolay hale gelmiş ve bu da kamu kurumları tarafından desteklenerek hizmetlerin dijital olarak sunulmaya başlanması sağlanmıştır. T.C. Sağlık Bakanlığının tarafından desteklenerek hayata geçirilen e-Nabız sistemi de buna bir örnektir. Örneğin Covid-19 Koronavirüs pandemisi sürecinde yapılan PCR test sonuçları vatandaşlara e-Devlet ve e-Nabız sistemlerinden entegre bir biçimde erişilebilir kılınmıştır. Bu testler sonucunda salgın hastalık belirtileri gösteren vatandaşlar sonuçlarını öğrenmek için hastanede daha fazla vakit geçirmek zorunda kalmamış ve evlerinde internet üzerinden sonuçlarını öğrenmişlerdir.

Bu bağlamda mobil uygulamalar üzerinden yürütülen sağlık hizmetleri hem daha düşük maliyetli hem de taşınabilir olması nedeniyle sağlık hizmetlerinin sunumu açısından önemli önemlidir ve sağlık bilgilerine erişim kolaylığı açısından da sağlık hizmetlerinde sunulan kaliteyi artırmıştır.

Adalet alanında birlikte çalışabilirlik sistemleri hakkında "Adalet Alanında Bilgi Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirliği Hakkında REC(2003) 14 Sayılı Tavsiye Kararı" başlıklı karar ile bu birlikte çalışabilir bilgi sistemlerinin adalet alanında uygulanmasına başlanmıştır. Avrupa Konseyi'nin Bakanlar Konseyi tarafından 9 Eylül 2003 tarihli 851. toplantısında kabul edilen bu karar ile Adalet alanında vatandaşlara ve şirketlere sunulan kamu hizmetlerini geliştirme amacıyla bir dizi tavsiye yapılmıştır. Bu anlamda adalet sisteminin devlet otoritesince toplum huzurunu sürdürülebilir kılma maksatlı çalışmalarında iş yükü göz önüne alındığına adalet sisteminin etkin işleyişi ve bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı bu tavsiye kararının temel amacıdır. Bu şartlar altında adalet alanında çalışan farklı kuruluşlar arasında etkin ve güvenli bilgi değişiminin sağlanmasının bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilir olmasına bağlandığı görülmektedir.

Bilgi sistemlerinin teknoloji ile dönüşümü ile beraber sistemler dijitalleşmiştir. Gerçekleşen bu dijital devrim ile sistemler arası kurulan dijital bağlantılar aracılığıyla çok daha hızlı ve verimli çalışan bilgi sistemleri ortaya çıkmıştır. Bu değişikliğin getirdiği en önemli avantaj zaman tasarrufudur. Birlikle çalışabilir bilgi sistemleri ile kullanıcıların bu sistemler aracılığı ile bilgi ihtiyaçlarını karşılama süresi kısalmış bu pozitif etki kurumlar için de iş yükünün azalması şeklinde gerçekleşmiştir.