महाधिवेशनको उद्घाटनमा सडक र हेलिकप्टरबाट आउने अतिथिलाई स्वागत, सम्मान र ब्यवस्थापनका लागि विभिन्न उपसमिति समेत बनाइएको छ । त्यस्तै झाँकी प्रदर्शन, पञ्चेबाजा लगाएत जिल्लाको लोपउन्मुख कला र संस्कृतिको प्रस्तुतीको तयारी समेत पुरा भएको छ ।
