El plan contable diseñado por Francisco Ibáñez Puche para el Colegio Mayor Santa Cruz de la Universidad de Valladolid (1957-1981)
Accounting plan designed by Francisco Ibáñez Puche for the Colegio Mayor Santa Cruz (University of Valladolid) (1957-1981)
Ana María MORALES GUERRERO y María Paz ROBLES PARAMIO Economía Financiera y Contabilidad, UVa.
Resumen.
Desde su restauración en 1942, el Colegio Mayor Santa Cruz fue pionero en aplicar la normativa vigente y redactar unos estatutos acordes a la misma. Respecto a la gestión económicocontable, su regulación no fue extensa en los diferentes estatutos, centrándose en temas relacionados con el control como la elaboración de presupuestos, rendición de cuentas y subordinación de su contabilidad a la universidad.
Esta falta de regulación contrasta con las características de su sistema contable a partir de 1957, cuando Francisco Ibáñez Puche se hizo cargo de la administración del colegio y diseñó un plan que incrementó la cantidad y calidad de la información económico-financiera y dividió la organización administrativa en tres aspectos: en primer lugar, el régimen de administración prestando atención a los problemas relacionados con la alimentación, el personal y los servicios generales del colegio; en segundo lugar, el sistema contable por partida doble, empleando un libro diario-mayor y formado por un reducido número de cuentas, que permitió elaborar una contabilidad avanzada, adelantándose a las disposiciones legales; y en tercer lugar, el régimen económico resaltando la necesidad de aumentar los ingresos, reducir el retraso en el cobro de las subvenciones y becas y la elaboración trimestral de los presupuestos y cuentas ante la inseguridad de los precios.
Palabras clave: Colegio Mayor; Contabilidad pública; Gestión.
Abstract.
Restoration in 1942, the Colegio Mayor de Santa Cruz had been a pioneer in enforcing the existing regulations and in writing down its statutes according to them. Regarding to the economic acounting management, its regulation was not very extensive in the different statutes, it focused on topics related to the control such as the elaboration of budgets, accountability balance and the subordination of its accounting to the university.
This lack of regulation is in contrast with the characteristics of its accounting system since 1957, when Francisco Ibañez Puche took responsibility of the administration of the colegio and designed a plan that increased the quantity and quality of the economic and financial information and divided the administrative organization in three aspects: in the first place, the administration system, paying attention to the problems related to food supplies, staff and the general services of the colegio; in the second place, the double-entry bookkeeping system, using a diario-mayor book, and formed by a reduced number of accounts, which allowed him to elaborate an advanced accountability, coming ahead of the legal regulations; and in the third place, the economic system, highlighting the need for increasing incomes, reducing the delay in the collection of subsidies and grants and the three-month elaboration of the budgets and accounting considering the uncertainty of the prices.
Keywords: Colegio Mayor; Public accounting; Management.
Introducción.
La investigación contable desde el punto de vista histórico está adquiriendo una importancia cada vez mayor1 , siendo importante profundizar en la documentación, los textos y los tratados contables y las disposiciones legislativas de los siglos XIX-XX, pues en ellos se desarrollan las ideas que configuran la contabilidad moderna2 . No obstante, los trabajos que tradicionalmente se han realizado en España no han prestado mucha atención a este período de la historia reciente de la contabilidad3 .
En este contexto se observa escasos estudios sobre colegios mayores, y más concretamente desde un punto de vista económico-contable. Así pues, este artículo aporta un nuevo caso que ayude al avance de la investigación en la historia de la contabilidad en el siglo XX, mediante la difusión del contenido de unas fuentes inéditas, en concreto el plan contable diseñado por Francisco Ibá- ñez Puche para el Colegio Mayor Santa Cruz vigente entre 1957 y 1981.
A partir de 1942 se restauran en España los colegios mayores, apareciendo en la Universidad de Valladolid el Colegio Mayor Santa Cruz, subsistiendo hasta el momento actual, y siendo el único masculino de fundación universitaria. Su elección se debe a la escasez de estudios económico-contables, aunque existen trabajos sobre el mismo4 . La falta de catalogación ha podido provocar que no se conozca, ni se utilice, la documentación económico-contable del siglo XX existente sobre él, a pesar de su interés investigador5 .
Este artículo se realiza en el marco de la historia tradicional de la contabilidad, de acuerdo con el enfoque positivista, para el cual la investigación histó- rica consiste en descubrir hechos del pasado, poniendo el énfasis en el estudio empírico de las fuentes primarias y en su comprobación y verificación.
Este tipo de investigación busca la objetividad a través del uso de fuentes primarias como los libros, las cuentas y los documentos inéditos conservados en la sección masculina del Colegio Mayor Santa Cruz y en el Archivo Universitario de Valladolid y la legislación vigente en el período. Sin olvidar la recopilación de fuentes secundarias, principalmente libros y artículos, para obtener una visión global de su contexto histórico y su evolución.
Desde el punto de vista normativo, se analizan los estatutos de Santa Cruz redactados en 1943, 1962 y 1976, así como el resto de normas aplicables directamente a los colegios mayores (Decreto de 21 de septiembre de 1942, Decreto Orgánico de 26 de octubre de 1956, Decreto 2780/1973 y Real Decreto 1857/1981) y otras disposiciones influyentes de manera indirecta (Ley de ordenación universitaria de 29 de julio de 1943, Ley 14/1970 general de educación y Ley Orgánica 11/1983 de reforma universitaria). También se hace hincapié en la escasa regulación sobre la organización y gestión económica (Decreto Orgánico de 26 de octubre de 1956), así como sobre sus obligaciones contables enmarcadas en el ámbito de la contabilidad pública.
Desde el punto de vista contable, los colegios mayores restaurados en el siglo XX eran órganos universitarios sometidos, igual que la universidad, a la contabilidad pública. Si bien en la legislación se determinaba la aplicación del sistema de partida doble desde la Ley de administración y contabilidad de 1 de julio de 1911, la falta de avances tecnológicos obligó a llevar la contabilidad pública por partida simple hasta los años ochenta, girando en torno al presupuesto y a una rendición de cuentas orientada al control de la legalidad y la tesorería. La Ley 11/1977 general presupuestaria sentó las bases legales para la reforma del sistema de contabilidad pública, que culminó con la aprobación del primer plan general de contabilidad pública en 1981, el cual supuso la puesta en práctica de la partida doble y el inicio del proceso de normalización contable público. La universidad y los colegios mayores, como centros universitarios, quedaron sometidos a este plan a partir del cual se desarrolló y aprobó el 31 de marzo de 1986 el plan contable para los organismos autónomos, los cuales estaban regulados desde 1958 por la Ley sobre el régimen jurídico de las entidades estatales autónomas de 26 de diciembre.
Respecto a las fuentes secundarias, en los cincuenta Nieto6 presentó una evaluación de los colegios mayores, Láscaris7 realizó una síntesis de lo publicado, Morodo8 llevó a cabo un riguroso análisis en el contexto de la universidad y la sociedad y Lorenzo9 redactó un informe sobre su situación. En la década de los sesenta, la obra de Suárez10 constituyó una de las principales y más sistemá- ticas aportaciones a su análisis, explicitó sus funciones y una concepción que continúan siendo admitidas y citadas y López11 elaboró un estudio sociométrico. En los años setenta Martínez12 destacó el papel desempeñado en la vida universitaria. En los años ochenta Villar y Rodríguez13 racionalizaron su funcionamiento y aplicaron los principios de planificación y control de gestión empresarial y Ramos14 confeccionó un estudio pedagógico sobre el valor educativo de los colegios mayores del Distrito Universitario de Valencia (1927-1985). En los años noventa Zubieta15 presentó un trabajo sociológico con una recogida de datos a miembros de la organización colegial y a grupos externos a la misma y Fernández16 desarrolló una aplicación informática para la gestión y administración del Colegio Mayor San Gregorio en Oviedo. Por último, Palomares17 publicó un estudio histórico sobre el Colegio Mayor Reyes Católicos (1947-1965) de Valladolid.
En resumen, se constata una escasez de estudios económicos en el siglo XX, siendo el propósito de este artículo mostrar, teniendo en cuenta la documentación localizada y la normativa vigente, lo avanzado que está el sistema contable utilizado en el Colegio Mayor Santa Cruz entre 1957-1981, ya que los principios en los que se basa no se aplican en el ámbito de la contabilidad pública hasta los años ochenta.
La fecha de inicio del período de estudio coincide con la implantación en 1957 del plan contable de Ibáñez Puche y la elección de la fecha de finalización se debe a que a partir del curso 1981-1982 el colegio no lleva ningún tipo de contabilidad, la cual se centraliza en la universidad.
La metodología empleada se plasma en una inicial exposición respecto a la contabilidad de los colegios mayores. Para a continuación centrar la atención en Santa Cruz y la descripción de su sistema contable entre 1957-1981 a través de los documentos contables y la explicación de su contenido.
1. Regulación económico-contable de los colegios mayores.
La evolución de la normalización contable en la contabilidad pública española puede dividirse en dos etapas, cuyo punto de inflexión se sitúa en la promulgación de la Ley general presupuestaria de 1977. La mayor parte del período de este trabajo se encuentra en la primera etapa, donde las normas básicas que regían la contabilidad pública eran la Ley de administración y contabilidad pública de 1911 y la Ley de entidades estatales autónomas de 1958.
La Ley de administración y contabilidad de la hacienda pública de 1911 consideró la contabilidad pública como un instrumento para el control de la legalidad presupuestaria y su tesorería, a través de la rendición de cuentas al órgano fiscalizador supremo. Si bien especificó el sistema de partida doble para la contabilidad del Estado (art. 75), este planteamiento teórico no se cumplió ya que en la práctica se siguió un complejo sistema basado en un conjunto de libros auxiliares y de registro donde se asentaban las operaciones efectuadas, indicando sus características deudoras o acreedores pero sin conseguir los adecuados enlaces y contrapartidas que imponía el método de la partida doble. Las limitaciones de este sistema hicieron imposible elaborar unos estados financieros como un balance o una cuenta de explotación, bastaba con una contabilidad de caja que informara sobre la ejecución del presupuesto.
La Ley sobre el régimen jurídico de las entidades estatales autónomas de $1 9 5 8 ^ { 1 8 }$ , sometió la gestión de los organismos autónomos al régimen de presupuestos (art. 18) y les obligó a llevar una contabilidad que reflejara su gestión (art. 64). Mientras el Ministerio de Hacienda no dictara otras normas, llevaban su contabilidad en la forma más conveniente adaptándose, si era posible, al sistema de partida doble.
Con cierto retraso, el Decreto 1348/1962 otorgó a las universidades la consideración de organismos autónomos que atienden los servicios encomendados mediante subvenciones consignadas en los presupuestos del Estado o mediante estas subvenciones y el rendimiento de los impuestos, arbitrios, tasas, recargos y exacciones que tuvieran establecidos, dependientes de la Dirección General de Enseñanza Universitaria del Ministerio de Educación. El Colegio Mayor Santa Cruz se situaría en este grupo.
En el ámbito universitario la Ley general de educación de 1970 recordó que la actividad económica y financiera de las universidades se acomodaba a un presupuesto anual y en cada ejercicio formulaban balances, cuentas y una memoria de sus actividades y resultados económicos. Además, la contabilidad de las universidades se ajustaría a un plan contable normalizado, aprobado por el Ministerio de Educación y Ciencia. Trimestralmente rendían al ministerio la información estadístico-contable determinada (art. $4 ^ { \circ }$ ). No obstante, no se aprobó ese plan contable, aunque si se presentaba trimestralmente la información requerida.
La Ley 11/1977 general presupuestaria19 sentó las bases legales para la reforma del sistema de contabilidad pública, consistente en el tránsito de una contabilidad administrativa a una contabilidad gerencial, cuyo objetivo básico era conseguir una gestión eficiente, sin definir los sistemas y medios para su desarrollo.
Esta ley reconoció que la contabilidad pública era el soporte de la buena administración y eficaz control de las actividades de la hacienda pública, aunque para ello era preciso añadir a los fines tradicionales de control los modernos de información y gestión. En primer lugar, el tradicional control de legalidad se amplió a un control de eficacia y eficiencia. En segundo lugar, los gestores públicos demandaron información para la toma de decisiones y el análisis de los efectos económicos de su gestión. En último lugar, el cumplimiento de los fines con su gestión implicaba determinar resultados presupuestarios, económicos y analíticos.
En resumen, la Ley general presupuestaria de 1977 supuso el inicio de un profundo proceso de reforma que puso su énfasis en los aspectos que era más urgente modernizar: técnica contable e infraestructura contable. En el primer caso, la modernización y normalización de la contabilidad de las administraciones públicas pasó por la aplicación real del método de partida doble y la aprobación del plan general de contabilidad pública (14 de octubre de 1981 y una nueva versión el 11 de noviembre de 1983); en el segundo, se sustituyeron procedimientos manuales por sistemas de tratamiento de la información soportados en equipos informáticos denominados S.I.C.O.P. (sistema integral de información contable de la administración del estado y reestructuración de la función de ordenación de pagos) y S.I.C.A.I. (sistema de información contable para la administración institucional).
Desde el punto de vista contable, la Ley Orgánica 11/1983 impuso la adaptación de la estructura del presupuesto y del sistema contable universitario a las normas del sector público (art. 54). Esto implicó el sometimiento de la universidad, y de los colegios mayores como centros universitarios, al plan general de contabilidad pública y al proceso de normalización contable pública. En concreto, en el campo de los organismos autónomos, el proceso de reforma de la contabilidad se inició con el Real Decreto 2145/1985, que acentuó el carácter de la contabilidad para la gestión. Posteriormente, la Orden de 31 de marzo de 1986 aprobó la Instrucción de contabilidad de los organismos autónomos que aprobó el plan contable adaptado a la administración institucional y dispuso su aplicación obligatoria a partir de 1987.
2. Normativa y gestión económico-contable de Santa Cruz.
Durante este período el Colegio Mayor Santa Cruz se reguló mediante sus estatutos, redactados teniendo en cuenta siempre la legislación vigente en cada momento (Figura 1) 20.
Figura 1: Regulación de Santa Cruz (1942-1981)

Normativa propia del Colegio Mayor Santa Cruz
- Estatutos del Colegio Mayor Felipe II(2-diciembre-1943)2T - Estatutos del Colegio Mayor Santa Cruz (24-septiembre-1962)22 - Estatutos del Colegio Mayor Santa Cruz (6-octubre-1976)23
Legislacion general aplicada - Decreto sobre colegios mayores (21-septiembre-1942)
- Ley de ordenacion universitaria (29-julio-1943) - Texto refundido sobre colegios mayores (30-noviembre-1943) - Decreto Organico de colegios mayores (26-octubre-1956) - Ley 14/1970 general de educacion (4-agosto)

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Fuente: Elaboración propia.
En la comparación de los estatutos resalta los múltiples puntos en común entre ellos (Figura 2).
Figura 2: Administración y gestión de Santa Cruz (1942-1981)

Estatuto	Administraciony gestion
1943	Cap.VII: Organizacion administrativa (arts. 41-64)Cap.VIII: Del personal subalterno (arts. 65-66)Cap.IX: De la gestion administrativa (arts. 67o-69)
1962	Cap.VII: Organizacion administrativa (arts.27o-33)Cap.VIII: Personal subalterno y de servicio (art. 34°)Cap.IX: Gestion administrativa (art. 35)Cap.X: Colegial decano (art.36o)
1976	Cap.I: Organos del Colegio Mayor Santa Cruz (arts.1°-10o)Cap. II: Gestion económica y administrativa (arts.1°-4o)Cap.V:Del personal subalterno y de servicios (arts.1-4)

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Fuente: Elaboración propia.
Desde el punto de vista de la administración de Santa Cruz destaca la ampliación de los órganos de dirección durante este período; el director vio complementada su labor con la figura del subdirector en 1962, que a su vez fue sustituido en 1976 por un conjunto de órganos de dirección (consejo asesor de profesores de la universidad, comisión directiva y consejo colegial).
Las competencias del director24 contenidas en los estatutos de 1943 (art. $4 4 ^ { \circ }$ ), de 1962 (art. $2 9 ^ { \circ }$ ) y de 1976 (cap. I, art. $7 ^ { \circ }$ ) coincidieron con las enumeradas en la legislación vigente en cada momento y, desde el punto de vista contable, se centraron en la presentación de presupuestos y cuentas a la universidad. Por otro lado, los estatutos encargaron la gestión económica al secretario-administrador, bajo la vigilancia del director del colegio y la Universidad de Valladolid, esta última se centró en la elaboración y cumplimiento de los presupuestos.
Asimismo, realizaron un desarrollo más extenso sobre la figura del secretarioadministrador25 que el contenido en la legislación del momento. Así, los estatutos de 1943 enumeraron como competencias del secretario-administrador del colegio la gestión administrativa, bajo la autoridad del director (art. $5 2 ^ { \circ }$ ) y la formación del presupuesto anual del colegio y presentación de las cuentas (art. $5 3 ^ { \circ }$ ).
Por su parte, los estatutos de 1962 (art. 31º) y 1976 (cap. II, art. $4 ^ { \circ }$ ) mencionaron expresamente como función del secretario-administrador la gestión económica y administrativa del colegio, bajo la autoridad del director. En concreto formar el presupuesto anual del colegio y tramitar y justificar las cuentas a la universidad, con organización de la contabilidad y ficheros y redactar una memoria anual de la labor del colegio en el orden económico, que acompañaba al balance de fin de ejercicio, con el refrendo de la dirección.
En un primer momento, los estatutos de 1943 plantearon las siguientes observaciones respecto a la gestión:
- Los presupuestos formulados por el secretario-administrador eran elevados a la junta de gobierno de la universidad y constituían un capítulo separado de los presupuestos generales de la misma (art. $6 7 ^ { \circ }$ ). - Los ingresos y gastos del colegio se hacían a través de la caja de la universidad. Los pagos se hacían previa presentación de las facturas autorizadas por la dirección del colegio y dentro de los límites del presupuesto. Las cantidades recaudadas en la administración del colegio, por pensio
nes de internos o pago de servicios, se ingresaban quincenalmente (art.
$6 8 ^ { \circ }$ ).
- La administración del colegio estaba subordinada, en cuanto a procedimientos técnicos de contabilidad, a los órganos de administración de la universidad, a los que incumbía inspeccionar y dirigir aquella, sin perjuicio de la función fiscalizadora de la intervención y la autonomía de la dirección del colegio para la ordenación económica y determinación de los gastos dentro del presupuesto (art. $6 9 ^ { \circ }$ ).
A continuación, los estatutos de 1962 modificaron ligeramente estas indicaciones respecto a la gestión (art. $3 5 ^ { \circ }$ ):
- Los presupuestos, formulados por el secretario-administrador, eran eleva
dos por el director del colegio, y con su aprobación, al rector26, para su aprobación y conocimiento por la junta de gobierno, y constituían un ca
pítulo separado de los presupuestos de la universidad.
- El colegio tramitaba y justificaba sus cuentas a través de la universidad, de conformidad con los procedimientos que ésta estimara oportuno seña
lar; los ingresos y gastos del colegio debían estar autorizados por la universidad y llevar la conformidad de la dirección del colegio, ajustados a
los presupuestos aprobados por la superioridad.
- La rendición de cuentas debía hacerse preceptivamente con carácter anual, pudiendo el director recabarlas en cualquier momento y el rector exigirlas cuando lo estimara oportuno, sin perjuicio de la autonomía de la dirección del colegio para la ordenación económica y determinación de los gastos dentro del presupuesto aprobado por la universidad.
Por último, los estatutos de 1976 realizaron un tratamiento más difuso del tema de la gestión:
- La gestión económica del colegio mayor correspondía, bajo la autoridad del director, a un administrador (cap. II, art. 1º). - La rendición de cuentas debía efectuarse obligatoriamente con carácter anual y cuando el director del colegio lo acordara, sin perjuicio de lo contenido en su reglamento y de la facultad del rector (cap. II, art. 3º).
Por lo tanto, la regulación de los aspectos económicos no era extensa, los estatutos de 1943 trataron cuestiones relacionadas con el control de la legalidad y de la tesorería características de la contabilidad pública de ese período, mientras que en los estatutos de 1976 se observa cierta relajación en esos temas.
3. Plan de trabajo de Francisco Ibáñez Puche para Santa Cruz27.
El plan de trabajo presentado en 1957 por Francisco Ibáñez Puche28, secretarioadministrador del Colegio Mayor Santa Cruz, recogió, de una parte la organización administrativa y régimen funcional que, en líneas generales, podía indicarse como más apropiados a un colegio mayor y, de otra parte, ya que disponía de elementos para poder referirse a Santa Cruz, indicación de las sugerencias que podían significar una mayor adecuación de su actual régimen administrativo a las necesidades del momento nacidas de la puesta en marcha de la ampliación realizada en el colegio y de las dificultades que planteaba al colegio el incremento constante del precio de los factores económicos básicos.
Este plan de trabajo ratifica la importancia de los individuos singulares en los procesos de reforma, transparencia informativa y transformación contable29, marca la línea de actuación del colegio y divide su organización administrativa en los siguientes aspectos:
Régimen de administración.
Régimen contable. Sistema de cuentas.
Régimen económico. Consideraciones generales.
3.1. Régimen de administración.
La misión del secretario-administrador abarcaba un doble aspecto. En primer lugar, una actividad de gestión de los asuntos económicos del colegio, en este sentido el trabajo debía iniciarse con indicaciones de carácter general administrativo, analizando la misión de los cargos responsables y modo de desenvolverse cada uno de ellos dentro de la marcha normal del colegio.
En segundo término, y como misión específica y personal, el secretarioadministrador debía llevar a sus cuentas aquellas anotaciones que reflejaran de un modo exacto la repercusión económica de sus actos de gestión, de este modo se producían los asientos que tenían su origen extracontable en los hechos económicos de la vida diaria. Este planteamiento muestra el interés por conseguir una información contable fiable, sin errores significativos.
Los problemas con una importancia destacada en la vida colegial fueron tres: el problema de la alimentación, quizás el más delicado por su repercusión directa e inmediata en la convivencia; el problema del personal, ya que de la eficiencia de sus prestaciones dependía la adecuada organización del colegio y, por último, un problema de conservación y mantenimiento de gastos generales de residencia, imprescindibles para que la máquina colegial pudiera seguir su marcha:
- La alimentación debía cuidarse de forma extrema, ya que el valor creciente de estos artículos incrementaba de continuo el volumen de este capítulo en el presupuesto. El encargado de compras visitaba diariamente los establecimientos, adquiriendo los géneros en las condiciones más ventajosas, llevaba el almacén de víveres y artículos de limpieza, realizaba las adquisiciones de combustibles y verificaba un control escrupuloso de las condiciones en peso, calidad,… en que se entregaban los géneros adquiridos. Al final de cada mes, del curso y del ejercicio económico debía presentar un parte de existencias por artículos que permitía a la administración el control de ese gasto y la confección de los oportunos balances. Este control de existencias tuvo su reflejo en la elaboración de la cuenta de acopios y almacén.
- El personal de servicio tenía al frente a una señora jefe del servicio, quien personalmente le indicaba su cometido específico, vigilando su cumplimiento.
En líneas generales podían señalarse como imprescindibles: una cocinera con sus pinches ayudantes, cierto número de camareras para atender el comedor30 y la limpieza de habitaciones de los residentes, planchado y repaso de ropa,… y varias mujeres de limpieza para cuidado de los servicios de aseo. Además del portero, sereno y botones siendo deseable que una de estas personas reuniese múltiples habilidades para realizar reparaciones varias, con esto se conseguía una economía y eficacia para el colegio.
- La conservación y atención de los servicios generales incumbía de un modo directo al secretario-administrador, quien informaba y asesoraba a la dirección del colegio sobre los asuntos económicos. También mantuvo una vinculación con la universidad definida en términos de control de cuentas que se iniciaba con la presentación, para su aprobación, del presupuesto del colegio, facilitaba adecuada información de la marcha económica del centro mediante el sistema de balances y, por último, realizaba su justificación en la forma oficial establecida.
Ibáñez Puche consideraba precisa esta enumeración para mostrar su conocimiento del funcionamiento del colegio, puesto que desde su punto de vista administrar era usar los sistemas de cuentas y la gestión de los hechos de repercusión económica que, en definitiva, condicionaban el valor de los asientos contables.
3.2. Régimen contable. Sistema de cuentas.
El sistema contable que propuso Ibáñez Puche fue lo más analítico posible y permitió, mediante una amplia clasificación y detalle, apreciar la importancia de cada partida de ingresos y gastos a través de:
- Presentar con la máxima claridad las cuentas, a fin de obtener de ellas la mayor eficacia orientadora.
- Disponer el sistema de forma que permitiera su fácil adaptación al modelo de justificación oficial de cuentas.
Este sistema utilizó la partida doble31, al contrario que la contabilidad de la universidad de la cual formaba parte, desarrollada en los libros normales de este conocido sistema. Como detalle de importancia, podía citarse el empleo del libro diario-mayor32, uniendo ambos en un mismo rayado. Esta novedad facilitó el trabajo ya que de las operaciones de los auxiliares se hacían directamente en él los asientos por totales y, llevado al día, permitía conocer, en encasillado sucesivo, el total de cargos y abonos por cada cuenta y, por tanto, disponer fá- cilmente de los saldos de las cuentas abiertas en el mayor.
La utilización del libro diario-mayor fue posible gracias al empleo de un reducido número de cuentas en el sistema contable del colegio. En principio, Ibáñez Puche consideró conveniente abrir, teniendo en cuenta el desarrollo administrativo del colegio, las siguientes once cuentas33:
a) CAJA: Esta cuenta recogía los cobros y pagos realizados en efectivo. Se llevaba un libro para esta cuenta, donde se detallaban minuciosamente todas las operaciones efectuadas, tanto entradas como salidas.
b) BANCOS: Esta cuenta tenía el mismo contenido que la anterior, pero registraba las operaciones efectuadas a través de cuentas bancarias. En un libro auxiliar se llevaba cuenta individual de cada banco.
A efectos oficiales, las cuentas de caja y bancos se unificaban en la cuenta de tesorería, sólo se separaban a efectos de registro y control de operaciones.
c) RESIDENCIA (explotación de residencia): Esta cuenta tenía una doble función de recogida de ingresos y gastos:
- Se cargaban todos los gastos imputables a la explotación del colegio, agrupados por conceptos de la siguiente forma:
- Personal: cargos directivos, administración, servicios, subalternos, gratificaciones y cargas sociales.
- Alimentación: pan, leche, comestibles, patatas, carne, huevos, pescado, frutas y hortalizas, conservas y embutidos y varios.
Gastos generales de residencia: alumbrado y energía eléctrica, agua y limpieza, combustible de calefacción y cocina, reparaciones y conservación, material de oficina, timbres, sellos y efectos, intereses y descuentos, teléfono y telégrafo, periódicos y revistas, propaganda, donativos y obsequios, jardinería, medicamentos, reposición de enseres y varios.
- Becas: becas del colegio y de instituciones.
Secciones formativas: idiomas, conferencias, revista Santa Cruz, biblioteca, deportes, música, coro y cuadro artístico, automovilismo y fotografía, cine, excursiones y visitas culturales, sección religiosa, fiestas del colegio y varios.
De la simple enumeración de estas cuentas se desprende que esta contabilidad sirve de un modo eficaz para conocer la importancia de cada tipo de gasto en el colegio.
Todas estas cuentas se incluían individualmente en un libro de gastos.
Esta cuenta se abonaba por todos los ingresos obtenidos por el colegio que fueran aplicados al sostenimiento y explotación de la residencia clasificados en:
- Ingresos por pensiones de residentes. Ingresos por subvenciones y donativos. Fondo para becas (intereses patrimonio universitario).
- Ingresos por consumiciones extraordinarias.
- Varios.
Al contrario que en los gastos, en la práctica no existió un libro auxiliar para los ingresos.
d) RESIDENTES: Esta cuenta reflejaba la situación de las cuentas corrientes de los colegiales y profesores residentes, cargándose por las pensiones devengadas o anticipos y abonándose por sus entregas en efectivo. Esta cuenta llevaba un libro auxiliar por cuentas personales.
e) DEUDORES Y ACREEDORES VARIOS: Esta cuenta contenía las relaciones con terceros, bien por suministros, ventas u otras causas. Esta cuenta se completaba con un libro auxiliar, donde se abría cuenta individual a cada persona o entidad con la que tuviera relación económica.
f) CUENTAS DIVERSAS: Esta cuenta se utilizaba para recoger aquellas operaciones que no se debían a las relaciones normales del colegio, y no afectaban a ninguna de las restantes cuentas, llevando un libro auxiliar donde se desarrollaban las necesarias.
g) ACOPIOS: El saldo de esta cuenta representaba el valor de las existencias de los diversos artículos (adquisiciones no consumidas) tanto de almacén (combustibles, comestibles y artículos de limpieza) como material de secretaría (papel, banderines, insignias del colegio,…). Debiendo llevar por separado cada artículo que integraba dicha cuenta.
h) MOBILIARIO Y ENSERES: Esta cuenta recogía el valor de los muebles, maquinaria y útiles existentes, asentados por su precio de coste, y que se reflejaban en el inventario.
i) INSTALACIONES Y OBRAS: Esta cuenta incluía los gastos ocasionados por la instalación de nuevos servicios o maquinaria y obras de cierta importancia, que se pagaban con los fondos del colegio y se realizaban para mejorar el edificio. Las obras consecuencia del uso, y para conservación, constituían reparaciones y se registraban en la cuenta correspondiente de gastos generales de residencia.
j) RESULTADO EJERCICIO: Esta cuenta contenía, al final de cada ejercicio económico, el resultado que arrojaba su balance final.
k) CUENTA DE LA UNIVERSIDAD: En esta cuenta figuraba el importe pendiente de recibir de las subvenciones y consignaciones oficiales tramitadas por este conducto, así como los anticipos recibidos a cuenta. Con el fin de que los resultados de cada mes estuvieran nivelados, se abonaba en la cuenta de residencia la parte proporcional a cada mes de las subvenciones devengadas y no percibidas, con cargo a esta cuenta.
Para concluir, era necesario realizar un inventario general de los bienes del colegio.
3.3. Régimen económico. Consideraciones generales.
El alza general en el coste de la vida afectó a la marcha económica del colegio. No se podía prever de un modo definitivo qué medidas podían ser las que resolvieran esta situación. Únicamente Ibáñez Puche apuntó unas consideraciones generales:
- Si el incremento de precios seguía su marcha ascendente, el colegio debía arbitrar soluciones, mediante el incremento de subvenciones y elevando el importe de la pensión hasta equilibrar los gastos. Estas soluciones también fueron planteadas por el resto de colegios mayores.
- Estas medidas debían aplicarse desde comienzos del curso 1957-1958,
pues los ingresos actuales eran insuficientes para mantener la línea que venía cumpliéndose, y esta circunstancia externa no debía afectar al logro de las funciones del colegio.
- No cabía pensar en reducir plazas, pues se estimaba que los gastos gene
rales no disminuían en mayor proporción que los ingresos por dicha reducción, por el contrario, era preciso cubrir todas las plazas. Este planteamiento es un indicio de la importancia de los costes fijos en el colegio.
- Precisaba solución urgente una de las circunstancias que más dificultaban la marcha económica del colegio: el retraso en el cobro de las subvenciones y becas que, prácticamente, no se hacían efectivas hasta próximo el fin de año, lo que significaba tener pendientes de pago por este retraso una cuarta parte aproximadamente del presupuesto total. El cobro de las
pensiones de becarios se realizaba por trimestres vencidos. Si estos retrasos no se produjeran, el colegio podría llevar una marcha económica más desahogada y no se vería obligado a retener a los proveedores fuertes sumas, con los inconvenientes que esto acarreaba.
- Dada la inseguridad en los precios, se estimaba conveniente la confección de presupuestos trimestrales, en lugar del presupuesto anual, facilitando al final de cada trimestre el balance correspondiente, a fin de mantener una línea vigilante más eficaz. A excepción de las atenciones con un carácter marcadamente aperiódico, como eran las actividades de las secciones o reparaciones eventuales de cierta importancia.
4. Organización y documentación contables de Santa Cruz.
La documentación contable ha sido aportada por el personal del Colegio Mayor Santa Cruz masculino, en concreto por el director Francisco Javier Agudo Bernal y el técnico especialista María Luz Vaquero Veliz, que amablemente permitieron acceder a los documentos, sin catalogar, que había en el centro. Concretamente, se localizaron del período 1957-1981:
Libro de gastos: 1957, 1959-1981
Libro diario-mayor: 1960-1981
Balances de comprobación: 1960, 1964-1981
Balances de situación: 1957-1960, 1962-1981
Cuentas de resultados: 1959-1960, 1962-1981
Cuentas de almacén: 1960-1961, 1964-1981
Ingresos de residentes: 1962-1981
Saldos cuentas con residentes: 1960, 1964-1981
Saldos cuentas con bancos: 1960, 1964-1981
Saldos cuentas con proveedores: 1964-1981
Saldos cuentas diversas: 1964-1981
Memorias económicas: 1956-1959, 1973, 1975.
La escasa documentación contable localizada en Santa Cruz con anterioridad a esta fecha, puede tener su origen en las obras de ampliación del colegio que finalizaron en 1956 y contrasta con la abundancia existente a partir de 1957, coincidiendo con la asunción por Francisco Ibáñez Puche de la administración del colegio, y su elaboración de forma regular y continua con una periodicidad trimestral34.
La documentación contable más importante para realizar el análisis económico-contable ha sido los libros de gastos, cuentas de resultados, balances de situación y cuentas de almacén. Asimismo, las memorias económicas han explicado el contenido de ciertas partidas, el libro diario-mayor ha permitido comprobar el cuadre de las diferentes cuentas y los ingresos de residentes han reflejado los importes cobrados a los residentes, resumiendo la Figura 3 sus principales relaciones. El Anexo contiene la documentación elaborada por el colegio correspondiente a 1978, la elección de este año fue debida a que era uno de los que tenía toda la documentación completa y en mejor estado de conservación.

Figura 3: Relaciones en la documentación contable de Santa Cruz (1957-1981)
Fuente: Elaboración propia
4.1. Libro diario-mayor.
Durante esta etapa se aplicó la partida doble, tal y como contenía el plan de Ibáñez Puche y aunque los estatutos del colegio no la mencionaban expresamente, reflejando el patrimonio del colegio a través de la información recogida mediante anotaciones al debe y al haber en el correspondiente libro diario-mayor.
En este libro las anotaciones se llevaban a cabo de la siguiente forma: en la primera columna aparecía la fecha, a continuación el concepto de la operación y luego el debe y el haber de las diferentes cuentas, anotando la cantidad en las columnas correspondientes (Figura 4). Al final de cada hoja se sumaban las cantidades de las columnas, obteniendo los totales del libro mayor de cada cuenta.
Figura 4: Rayado del libro diario-mayor de Santa Cruz (1957-1981)

Fecha	Concepto	DEBE	HABER
Caja	Banco	Resid	：	Caja	Banco	Resid	：

Sumas y siguen

.
Fuente: Elaboración propia.
A lo largo del período se ha producido una concentración y un menor detalle en los conceptos contabilizados (manutención, nóminas o reparaciones)35, pasando de una media de 815 conceptos en los primeros cinco años (1960-1964) a 531 conceptos por término medio en los últimos cinco años (1976-1980). Además, los errores contables se corregían en la mayoría de los casos mediante contraasiento, aunque también se han encontrado asientos con cantidades negativas.
A continuación se analizan los movimientos de las siguientes cuentas en el libro diario-mayor: acopios, inmovilizado material (mobiliario y enseres e instalaciones y obras), deudores varios (alumnos residentes), acreedores varios, cuentas diversas, residencia, resultado ejercicio y tesorería (caja y bancos). Las cuentas se representan con rectángulos, el origen del vector equivale a una anotación en el debe de la cuenta y el destino del vector indica una anotación en el haber de la cuenta.
4.1.1. Acopios.
Los movimientos en la cuenta de acopios aparecen en la Figura 5, reflejando su saldo fnal el valor de las existencias finales.
Por un lado, esta cuenta contenía anotaciones en el debe para reflejar las existencias iniciales, las compras de elementos inventariables (combustible o artículos de limpieza), asi como los menores consumos habidos en el período. Las compras realizadas solían abonarse a cuentas de acreedores varios (1), aunque a veces aparecían con cuentas de tesorería (2), mientras que los menores consumos eran abonados en la cuenta de residencia (3).
Por otro lado, la cuenta de acopios contenía anotaciones en el haber por los consumos utilizando como contrapartida la cuenta de residencia (4) y por los ingresos debidos a la venta de ciertos elementos inventariables como banderines e insignias, cuyo importe era mínimo y normalmente se cobraban por tesorería (5).

Figura 5: Movimientos en cuenta de acopios de Santa Cruz.
Fuente: Elaboración propia
4.1.2. Inmovilizado material.
La Figura 6 muestra cómo las cuentas de inmovilizado material (mobiliario y enseres e instalaciones y obras) contabilizaban su nacimiento deudor con abono a acreedores varios (1).

Figura 6: Movimientos en cuenta de inmovilizado material de Santa Cruz.
Fuente: Elaboración propia.
En 1970 se saldaron los créditos invertidos (reflejados en cuentas diversas del pasivo) una parte con mobiliario y enseres (2) y el resto con residencia (2). Ese mismo año, también desapareció la cuenta de instalaciones y obras con cargo a cuentas diversas (3) y residencia (3). En consecuencia, desde esa fecha Santa Cruz no cuenta con inmovilizado material en su activo.
4.1.3. Acreedores varios.
La cuenta de acreedores tuvo dos movimientos básicos (Figura 8), por una parte, su abono con cargo a residencia (1) (gastos), acopios (1) (compras), mobiliario y enseres (1) e instalaciones y obras (1) por el importe pendiente de pago y, por otra parte, su cargo con abono a tesorería (2) al efectuar el pago correspondiente.

Figura 8: Movimientos en cuenta de acreedores varios de Santa Cruz.
Fuente: Elaboración propia
4.1.4. Deudores varios.
En el libro diario-mayor los únicos deudores varios que aparecían eran los alumnos residentes (Figura 7), originando el pago de las pensiones y de sus gastos por parte de los residentes una anotación en el haber con cargo a tesorería (1). Esta forma de actuar suponía que el colegio adquiría una deuda con los residentes que desaparecía mediante su reflejo como ingresos (pensiones) o menor gasto (gastos cobrados a residentes) en la cuenta de residencia, generando en ambos casos un cargo en la cuenta de alumnos residentes con abono a la cuenta de residencia (2). Por su parte, el colegio pagaba cantidades correspondientes a los residentes (3), que se convertían en deudores, y que después cobraba a dichos residentes (1).

Figura 7: Movimientos en cuenta de deudores varios de Santa Cruz.
Fuente: Elaboración propia
4.1.5. Cuentas diversas.
Los movimientos de cuentas diversas eran de dos tipos (Figura 9), por un lado reflejaban en el haber los diferentes cobros por tesorería (1) que realizaba el colegio por rentas de las casas, intereses del patrimonio universitario, descuentos de nóminas (seguros sociales, utilidades, alojamiento y manutención o rendimientos de trabajo personal), descuentos de facturas o ingresos diversos a justificar (ventas de sobres, papel, tickets del bar o intereses bancarios) y que posteriormente abonaba como ingreso en la cuenta de residencia (2). Las subvenciones recibidas se contabilizaban del anterior modo o al revés, primero el ingreso y luego el cobro.
Por otro lado, cuentas diversas contenía los pagos por tesorería (3) realizados por el colegio en concepto de becas, multas al servicio, gastos diversos a justificar (portes, impresos, taxis o certificados escolares) o indemnizaciones y que posteriormente cargaba como gastos en la cuenta de residencia (4).

Figura 9: Movimientos en cuentas diversas de Santa Cruz.
Fuente: Elaboración propia.
Las ayudas (subvenciones y becas) eran una importante partida de cuentas diversas, dicha cuenta servía para separar el ingreso o gasto (componente de la cuenta de residencia) del cobro o pago (partida de tesorería). Normalmente, los cobros o pagos se realizaban con posterioridad al devengo del ingreso o gasto, incluso en otro ejercicio.
En conclusión, esta forma de contabilización era un modo de aplicar el principio del devengo ya que el ingreso por subvención se reflejaba en la cuenta de residencia del ejercicio correspondiente con cargo a cuentas diversas, donde permanecía hasta el momento del cobro por tesorería. El mismo planteamiento se hacía con los gastos por ayudas concedidas como las becas, aparecía el gasto en la cuenta de residencia del ejercicio correspondiente abonando cuentas diversas, donde permanecía hasta el momento del pago por tesorería.
4.1.6. Residencia.
En el libro diario-mayor aparecía sin desglosar en las diferentes cuentas de gastos e ingresos. Las anotaciones en el debe de esta cuenta (Figura 10) hacían referencia a los gastos pendientes de pago (acreedores varios o cuentas diversas), pagados (tesorería) y consumos (acopios) (1) y a la regularización del beneficio al final del período con resultado ejercicio (2). Mientras que en el haber se anotaban los ingresos o menores gastos (3) y la regularización de la pérdida al final del período con resultado ejercicio (4).

Figura 10: Movimientos en cuenta de residencia de Santa Cruz
Fuente: Elaboración propia
4.1.7. Resultado ejercicio.
La cuenta resultado ejercicio únicamente contenía un asiento al final del período para regularizar el resultado obtenido con la cuenta de residencia (vista en el apartado anterior), en caso de obtener beneficio el asiento de regularización era:
Residencia a Resultado ejercicio
y en caso de aparecer una pérdida el asiento era:
Resultado ejercicio a Residencia
4.1.8. Tesorería.
Los movimientos en tesorería comprendían los cobros y pagos efectuados en el período (Figura 11). Por un lado, los cargos reflejaban los cobros realizados en efectivo (caja) o por cuenta bancaria (bancos) a los alumnos residentes (1), cuentas diversas (1), acopios (1) o residencia (1) por los conceptos vistos anteriormente. Por otro lado, los abonos mostraban los pagos efectuados por alumnos residentes (2), cuentas diversas (2), acopios (2), residencia (2) y acreedores varios (2) por los conceptos analizados en apartados anteriores.

Figura 11: Movimientos en cuenta de tesorería de Santa Cruz
Fuente: Elaboración propia
4.2. Estados contables globales
4.2.1. Cuenta de resultados: cuenta de residencia.
Durante este período los ingresos y gastos de Santa Cruz se clasificaron de la siguiente forma (Figura 13):
Figura 13: Cuenta de residencia de Santa Cruz (1957-1981)

GASTOS	INGRESOS
- Manutencion - Gastos generales de residencia - Becas	- Pensiones - Subvenciones

.
Fuente: Elaboración propia.
En el libro de gastos se observa una reducción en la cantidad de anotaciones, de un máximo de 166 en 1957 llegó a reducirse a 66 en 1975. Además, la descripción del hecho contabilizado también se simplificó, siendo en su gran mayoría anotados como facturas, sin ningún otro tipo de especificación. Esta evolución coincide con lo ocurrido a las anotaciones en el libro diario-mayor.
Estas anotaciones reflejaban los gastos o consumos y luego restaban los menores gastos o consumos, las anulaciones de facturas y las cantidades cobradas, pudiendo quedar cantidades negativas. La resta de los menores consumos era una forma de reflejar las existencias, apareciendo el consumo habido del elemento durante el período. Por su parte, la resta de las cantidades cobradas, lo cual suponía un menor gasto o consumo, implicaba que el importe final reflejaba el gasto perteneciente al colegio o a terceros y que no había sido cobrado y no el gasto total habido en el colegio por ese concepto.
El colegio trató de representar en la cuenta de residencia los gastos del colegio, esto significaba que Santa Cruz podía contabilizar ciertos gastos correspondientes a residentes (teléfono o actividades), pero en el momento que cobraba dichos gastos a esas personas minoraba el gasto reflejado en la cuenta de residencia, de este modo se pretendía conseguir que la cuenta de residencia sólo reflejara los gastos del colegio, tal y como se vio al estudiar el libro diario-mayor.
El movimiento de esta cuenta se refería exclusivamente a los gastos efectivamente realizados (pagados o no) y a los ingresos devengados, incluso en el caso de que aún no estuvieran cobrados. Este resultado no representaba la situación de tesorería del colegio ya que ésta dependía, en su aspecto positivo, de las inversiones efectuadas que podían estar en existencia en otras cuentas (por ejemplo, almacén) y, en su aspecto negativo, de los cobros realizados por cuenta de atenciones que todavía no se habían llevado a cabo (por ejemplo, cobros anticipados).
La distinción anterior diferenciaba las expresiones gasto e inversión y gasto y pago, que tantas veces se confunden. La adquisición, por ejemplo, de un mueble, aunque estuviera pagado no era gasto, sino inversión, pues el valor no se había consumido, sino que estaba en existencia e incrementaba el activo. La cuenta de mobiliario indicaba el valor existente y sólo podía imputarse como gasto de esta adquisición, al final del ejercicio económico, la cantidad a deducir como amortización.
Del mismo modo podía ocurrir que, incorrectamente, se interpretara el saldo de esta cuenta como efectivo de caja. El fundamento del error era el mismo: la cuenta de residencia se refería al gasto (no al pago) y al ingreso, no al cobro en efectivo, sino al ingreso devengado, con independencia de haber realizado o no el correspondiente cobro. Si tal ingreso aún no se había hecho efectivo estaba asentado como partida de deudores y se cobraba en su día, constituyendo una partida del activo.
Las anteriores explicaciones muestran la intención de Ibáñez Puche de aplicar el principio del devengo y reflejar los ingresos y gastos, independientemente del cobro o pago, en la contabilidad del colegio.
El saldo que presentaba esta cuenta al final de cada mes indicaba exactamente el resultado, beneficio o pérdida, de dicho mes y la marcha del colegio.
Equivalía, dentro de esta contabilidad administrativa, a lo que en la contabilidad comercial significaba la cuenta de explotación, ganancia o pérdida en el negocio. De llevar o no esta cuenta dependía conocer o no al final del ejercicio si se ganaba o se perdía, de ahí su particular importancia. En consecuencia, la inclusión de esta cuenta supuso una de las principales aportaciones de este plan contable y orientó la contabilidad del colegio hacia la gestión, que no era un aspecto considerado en la contabilidad pública de ese momento37.
4.2.2. Balance de situación.
El balance de situación ofrece la siguiente composición patrimonial (Figura 12):
Figura 12: Balance de situación de Santa Cruz (1957-1981)

ACTIVO	PASIVO
- Tesoreria - Acopios - Deudores varios - Cuentas diversas - Mobiliario y enseres - Instalaciones y obras	- Acreedores varios - Cuentas diversas - Resultado ejercicio - Resultado ejercicios anteriores

.
Fuente: Elaboración propia.
El activo se organizó de mayor a menor liquidez: tesorería, acopios, deudores varios, cuentas diversas, mobiliario y enseres e instalaciones y obras. Mientras que el pasivo se clasificó de mayor a menor exigibilidad: acreedores varios, cuentas diversas, resultado ejercicio (cuenta de residencia) y resultado de ejercicios anteriores.
La principal modificación en la estructura del balance de situación se observa en el activo que pasa a contener, teóricamente, sólo partidas a corto plazo a partir de 1970, cuando el inmovilizado material del colegio se incluyó en el inmovilizado de la Universidad de Valladolid, en base a la obligación contenida en los estatutos provisionales de esta universidad redactados en 1971 de confeccionar un inventario de todos sus bienes38, entre los cuales se encontraban los de Santa Cruz.
A modo de resumen y conclusiones.
El interés mostrado por ciertas personas hace posible introducir reformas en las organizaciones, aunque no exista ninguna obligación legal para ello. En el caso de Santa Cruz una de esas personas fue Francisco Ibáñez Puche, quien al hacerse cargo de la administración del colegio en 1957 diseñó un plan de trabajo, teniendo en cuenta su conocimiento de las necesidades y problemas del colegio, con un amplio contenido al abarcar facetas administrativas, contables y económicas. Si bien la principal novedad fue la presentación de un plan de cuentas, adaptado a las necesidades del colegio, que permitió la normalización del proceso contable, la utilización de la partida doble, la llevanza de un libro diario-mayor, la aplicación del criterio del devengo y la elaboración de unas cuentas (balance de situación y cuenta de resultados, entre otras) y presupuestos con carácter trimestral.
Este sistema contable se apartó del utilizado en la contabilidad pública de la época e intentó aplicar los principios existentes en el ámbito privado empresarial, para mejorar la información de cara a la gestión y la toma de decisiones, como muestra la importancia concedida a la cuenta de resultados (cuenta de residencia) del colegio.
La utilización de la partida doble permitió reflejar el patrimonio del colegio a través de la información recogida mediante anotaciones al debe y al haber en el libro diario-mayor, el cual pudo utilizarse gracias al reducido número de cuentas definidas (caja, bancos, residencia, deudores y acreedores varios, cuentas diversas, acopios, mobiliario y enseres, instalaciones y obras y resultado del ejercicio). Si bien, durante el período se produjo una simplificación en la descripción del hecho (normalmente anotado como facturas) y una reducción drástica en la cantidad de anotaciones tanto en el libro de gastos,como en el diario-mayor.
La aplicación del principio del devengo, reflejando los ingresos y gastos del colegio independientemente del momento de su cobro o pago, se ve, por ejemplo, en la forma de contabilizar las subvenciones (el ingreso por subvención se reflejaba en la cuenta de residencia del ejercicio correspondiente con cargo a cuentas diversas, donde permanecía hasta el momento del cobro por tesorería), o en los gastos por ayudas concedidas como las becas (el gasto aparecía en la cuenta de residencia del ejercicio correspondiente abonando cuentas diversas, donde permanecía hasta el momento del pago por tesorería). Más aún, el colegio trató de representar en la cuenta de residencia los gastos del colegio, esto significaba que Santa Cruz contabilizaba ciertos gastos correspondientes a residentes (teléfono o actividades), pero en el momento que cobraba dichos gastos a esas personas minoraba el gasto reflejado en la cuenta de residencia, de este modo se pretendía conseguir que la cuenta de residencia sólo reflejara el importe del gasto correspondiente exclusivamente al colegio.
La cuenta de residencia estaba compuesta por un grupo de cuentas que recogían los ingresos (pensiones, subvenciones, becas y varios) y los gastos (personal, manutención, gastos generales de residencia, becas y secciones formativas), que después se desglosaban en una serie de partidas. Su inclusión constituyó una de las principales aportaciones de Ibáñez Puche en 1957, al orientar la contabilidad del colegio hacia la gestión, aspecto no considerado en la contabilidad pública de ese momento.
El balance de situación organizaba el activo de mayor a menor liquidez (tesorería, acopios, deudores varios, cuentas diversas, mobiliario y enseres e instalaciones y obras) y el pasivo de mayor a menor exigibilidad (acreedores varios, cuentas diversas, resultado ejercicio (cuenta de residencia) y resultado de ejercicios anteriores), siguiendo los criterios del mundo empresarial.
El control efectuado por la Universidad de Valladolid sobre este colegio se redujo a lo establecido en las leyes, se centró en las subvenciones concedidas y consistió en un simple control de los ingresos y gastos a través de los presupuestos, pero sin plantearse objetivos relacionados con la gestión, comportamiento plenamente conforme con la contabilidad pública de la época. En este sentido Santa Cruz fue una institución con mucha autonomía, a la que únicamente se le exigió el cumplimiento de ciertos requisitos formales de cara a la concesión de ayudas (subvenciones y becas). El colegio era el encargado de controlar internamente su gestión, para lo cual resultaba de gran ayuda el detalle con el que llevaba su contabilidad.
El sistema contable aplicado desde 1957 y la elaboración trimestral de cuentas resultaron claves en el control interno de los recursos, ya que la comparación de la cuenta liquidada con el presupuesto permitía al colegio controlar la adecuada ejecución del mismo, así como la correcta gestión de los recursos sin desviarlos del fin al que habían sido asignados, y adoptar rápidamente las medidas correctoras oportunas. Este sistema contribuyó a mejorar el control y a incrementar la cantidad y calidad de la información de naturaleza económicofinanciera. Por lo tanto, se puede concluir que Santa Cruz elaboró una contabilidad financiera avanzada a partir de 1957, adelantándose a las disposiciones legales obligatorias. Un indicio de este cambio en las funciones del sistema contable es el incremento en la cantidad y continuidad de la documentación contable, obteniendo un completo sistema de contabilidad con múltiples funciones y orientado a la gestión.
Este trabajo pretende ayudar a mejorar el conocimiento de los colegios mayores a través del estudio de un caso concreto y puede servir de punto de partida para futuros trabajos donde sería interesante por ejemplo: comparar este sistema contable con el desarrollado en otros colegios mayores o ver si la implantación del plan general de contabilidad pública en los años ochenta, en la Universidad de Valladolid, modifica la información obtenida de Santa Cruz y su utilidad de cara a mejorar la gestión y ayudar en la toma de decisiones.
Apéndice legislativo.
Ley, de 1 de julio de 1911, de administración y contabilidad de la hacienda pública (Gaceta de Madrid, 4-julio-1911).
Decreto, de 21 de septiembre de 1942, sobre organización de colegios mayores (BOE, 1-octubre-1942).
Ley, de 13 de marzo de 1943, sobre régimen de organismos autónomos (BOE, 16- marzo-1943).
Ley, de 29 de julio de 1943, de ordenación universitaria (BOE, 31-julio-1943).
Decreto, de 26 de octubre de 1956, orgánico de colegios mayores (BOE, 14-noviembre1956).
Ley, de 26 de diciembre de 1958, que aprueba el régimen jurídico de las entidades estatales autónomas (BOE, 29-diciembre-1958 rectificada el 5-enero-1959).
Decreto 1348/1962, de 14 de junio, que aprueba la clasificación de las entidades estatales autónomas (BOE, 19-junio-1962).
Ley 14/1970, de 4 de agosto, general de educación y financiación de la reforma educativa (BOE, 6-agosto-1970 rectificada el 7-agosto-1970 y el 10-mayo-1974).
Decreto 2780/1973, de 19 de octubre, sobre normas reguladoras de colegios mayores (B.O.E., 10-noviembre-1973).
Ley 11/1977, de 4 de enero, general presupuestaria (BOE, 8-enero-1977).
Real Decreto 1857/1981, de 20 de agosto, por el que se modifica parcialmente el Decreto 2780/1973, de 19 de octubre, regulador de los colegios mayores universitarios (BOE, 29-agosto-1981).
Orden, de 14 de octubre de 1981, por la que se aprueba, con carácter provisional, el plan general de contabilidad pública (BOE, 29-octubre-1981).
Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de reforma universitaria (BOE, 1-septiembre1983).
Resolución, de 11 de noviembre de 1983, por la que se aprueba la nueva versión del plan general de contabilidad pública (BOE, 19 y 20-enero-1984).
Real Decreto 2145/1985, de 23 de octubre, por el que se regulan las competencias contables en la administración institucional del Estado (BOE, 20-noviembre-1985).
Orden, de 31 de marzo de 1986, por la que se aprueba la instrucción de contabilidad de los organismos autónomos del Estado (BOE, 22-mayo-1986).
Anexo:
Documentación del Colegio Mayor Santa Cruz de 1978.
BALANCE DE SITUACION DEL COLEGIO MAYOR"SANTA CRUZ" EN 31 DE DICIEMBRE 1978.
ACTIVO
1. CAJA. Existencias en efectivo s/arqueo ... 18.599,16
2. BANCos. Existencias en ctas.ctes. s/detalle ...... 2.890.914
3.A0oPIOs.Existencias en almacen:
- Combustible（carb6n）. 225.000
id. (iena y pinas) 13.500
Comestibles + 133.674
-Acopios Secretaria 22.486
Articulos de limpieza. 7.038
4. RESIDENTES， por saldos a n/favor . 423.672
5.CUENTAS DIVERSAS: - Suby. Colegios Mayores (pte.cobro) ... 428.000 -Ayuda Universidad（pte.cobro） 120.000 548.000 TOTAL DEL ACTIVO 4.282.883,70.
PASIVO
1.ACREEDORES.Por saldos a su favor . 1.354.655
2.CUENTAS DIVERS AS: - Dep6sito de Residentes 320.0
3.RESULTADO EJERCICIO.
V.Bg.
EL SECRETARIO-ADMINIS TRADOR,
H.Prieto Rodriguez.
Jesus Garcia Fernandeg.
CUENTA DE RESIDENCIA.
DETALLE DE INGRESOS Y GASTOS PRODUCIDOS EN EL EJERCICIO ECONOMICO DE 1978.
1.PENSIONES DE RESIDENTES:
- Ingregos por fras. en el 1g trimestre ..\* 3.626.222 id. id.en el 2g id.. 4.031.495 id. en 4 3.142.657 10:800.374
2.SUBVENCIONES: - Subvenci6n Colegiog Mayores (pte.cobro).. 428.000 Ayuda Universidad (pte.cobro120.000). 240.000 668.000
3.INGRESOS VARIOS:
Intereses bancarios ： 10.122,70
Desperfectos... 39.600
Varios 5.801 55.523,70.
GASTOS
1.PERSONAL:
=Adm6n y Capellan 975.975
Serviciospe. 689.935
Seguros Sociales 271.204 1.937.014
Pan.. 300.011
Leche 184.792
m Comestibies 1.044.485
Carnes ： 1.106.540
Huevos 405.878
Pescado.... Frutas y hortaiizas 206.491 525.200
Vinos....... 6.880
Varios: 39.556
3.GAS TOS GENERALES:
Iuz. 152.585
Agua. 67.764
Calefacci6n.. 1.089.270
Limpieza · 83.917
Reparaciones... 795.713
Material oficina 39.033
Sellos correo · 6.200
Lavadoropa.. 99.136
Telefono. 170:734
Peri6dicosyrevistas 19.332
Lena y pinas 。 -156.655
Jardineria. 2.110
Medicamentos 2.304
Reposiciones 264.151
Varios... 37.334.
SUMA Y SIGUE 。.. 8.743.085

CAJA.·BANCOSRESIDENOIARESIDENTESACREEDORESCUENTAS DIVERS ASACOPIOS.： ：RESULTADO EJERCICIOS .。.·TOTALES·······	SUMAS	SALDOS
DEBE	HABER	DEBE	HABER
1.324.526,655.608.574,545.425.652,703.205.6041.337.7802.515.566,981.192.149	1.305.927,492.717.6605,425.652,702.781.9322.692.4352.287.566,98790.4512.608.228,70	18.599,162.890.914,54423.672228.000401.698“	1.354.6552.608.228,70
20.609.853,87	20.609.853,87	3.962.883,70	3.962.883,70

.
BANCO DE BILBAO ..............· 152.856,17 BANCO DE CASTILLA ..............· 152.472,50 BANCO ENTRAL .......·........... 235.355,04 BANCO ESPANOL DE CREDITO ....... 297.941,93 BANCO HERRERO ......... 240.620,32 BANCO HISPANO AMERICANO .......... 268.242,53 BANCO DE SANTANDER ............. 336.559,07 BANCO DE VALLADOLID ............. 2.379,10 BANCO DE V·IZCAYA ...............· 385.371,88 CAJA DE AHORROS POPULAR .......... 320.605,- CAJA DE AHORROS PROVINCIAL ....... 498.511, TOTAL_... 2.890.914,54.
CUENTAS DE PROVEEDORES EN 31 DE DICIEMBRE DE 1.978

ACRREDORES
Fermin Banos ..... 25.751
Maximo Bolado .. 117:641
Buzonet ..... 6.420
Victor de ia Caiie': 29.466
Hs.de S.Canaleta .. 13.350
Central Lechera... .65:003
Diaz Angel..... 68.850
Hs.de Garoia Abrui 101.755
Pollerias M.Gonzalez. 11:860
Gonzalez Vallinas 554.070
Iberduero.... 20.742
Ipavasa..... 109.213
H.de Pantaie6n Muoz.. 135.462
Sagara S.A. .... 44,922
Dayra....... 3.600
Ram6n Hortelano. 1.065
Gallina Blanca ... 16.200
Doloreg Ant6n. 8.175
Teodoro Gago.... 2.547
El Bomb6n.... 9.250
E Norte de Castiiia. 930
Papeleria Duero ...... 1.253
Paradiso..... 4.045
.Mecanicos de Dios 4335
Kisko Peri6dicos ..... 1265 ，
Lavanderia Fren ... 485
TOMAL 1.354.655
U.
SITUACION DE LA CUENTA DE ACOPIOS EN 31 DE DICIEMBRE DE 1.978.
ALMACEN:
Detalle de la valoraci6n de existencias.
1.Combustible: - Carb6n ... 225.000 - Lena y pinas 13.500 238.500
2.Comestibles ... 133.674
3.Articulos de limpieza ...... 7.038
4.Acopios Secretaria:
- Banderines . 1.224
Cruces de hobor 1182
- Escudos chaqueta . 640
Insignias ... 19.440.
TOTAL 401.698

AIDOS DE CUENTAS DIVERSAS EN 31 DE DICIEMBRE DE 1.978.
SALDOS
DEUDORES ACREEDORES
- Dep6sito Residentes .....	320.000
- Subvenci6n Colegio Kayores. 428.000
- Ayuda Universidad 120.000 广
TOTALES 548.000 320.000 10Us:
SAIDO DEUCOR ·：···· 548.000
SALDO ACREEDOR .·· 320.000
SAIDO DEUDOR ...... 228.000

.
FACTURAS DE RESIDENTES (Liquidaci6n 1g Octubre a 31 de Diciembre de 1.978)

No.Fra.	Pensi6n	Confer.	TOTAL 7	X 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.400 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000
1622 1627 1628 1629 1630 1631 1632 1633 1634 1635 1636 1637 1638 1639 1640 1641 1642 1643 1644 1645 1646 1647 1648 1649 1650 1651 1652 1653 1654 1655 1656	5.600 ANULADA 500 500 23.500 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 14.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.4000 42.000 42.000	320 = ：	5.920 500 500 23.500 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 42.000 14.000 42.000 42.000

Fra.	Pensi6n	Confer.	TOTAL
2.359.100	320	2.359.420 42.000
42.000 42.000	42.000
42.000	42.000
42.000	42.000
42.000	42.000
587 88	42.000	42.000
589	42.000	42.000
90	42.000	42.000
91	41.845	41.845
47.000	47.000
42.000	42.000
9	42.000	42.000
51.240	51.240 51.240
51.240	53.340
53.340 6:100	3.155
2.700	41
1:000	1.000
700	1.642	4.444
701	2.802	28.000
702	28.000	23.340
703	23.340	318	318
704	1	315
705	1	315	4.950
706	4.950	50.000
707	50.000

3.142.657	5.791	3.148.448

EXISTENCIAS EN TLMACEN EN 31 DE DICIEMBRE DE 1.978.-
CONCEPTO	CANTIDAD	PRECIO	TOTAL
电
Melocot6n bote p.	48botes
id.	grande
Peras	1	200
Guindas	1	242
Mermelada	latag	850
21	1.575
Pina pequelos	botes 1	1. 590
id.grande	5	600
Sardinag 1,5	lata	60	3: 960
Migas Bonito	11 1 1
Bonito en trozos	8	440
Mejiiiones	i 1	200	200
Champinon	1 甘	300
Esparragos	12 1
Alubias verdes 3k.	11 botes	3
id. i.	16 ： 1	福
Pimientos 3 k.	8
Alcachofas.3k.	15 “
Guisantesk	430 u
216 1
ia.	K.	10 =	200
Avecrem	3	8.085
Aceitunas de 3 k.	"	390	390
Aceite girasoi	75 litros	86
id.oliva	40 1	T
Margarina	15 ：
Vino blanco	cantaros 2	100
Vinagre	envaseg	37
Margarina	4 kilos
Mantequilla	kilo	308
Patatas	200	kilog	1. 400
Garbanzog	兴
Alubias blancas	0
id.de color	1	400
Lentejas grandes	甘	750
id. pequenias	1	200
Canelonesen cajas	cajas	225
Piment6n	kii0 tabletag	230
Chooolate	kilos	900
Baoalao	10	1	346 640
Azucar cuadros id.molida	非	64
Sopa de Avecrem	paquete	210
Arroz	kiios	900
Achiooria	1	1. 110
Cafe "Maga"	1	1056
Harina	1. 600
Sopa menuda	！
共
Fideog	1
Macarrones
Espaguetis	1
sai	“
Pastas de 1 k.	cajag =
Tocinillos Galletas Maria	1	239	1.195

.
RESUMEN:
TOTAL COMESTIBLES ......... 133.674
TOTAL LIMPIEZA ............ 7.038 TOTAL ..\*......·.\*.\*. 140.712 5 Valladolid, 31 de Diciembre de 1978.- LA ENCARGADA DEL SERVICIO,