El Archivo General de Indias y su proyecto de informatizacion Nuevas posibilidades para la investigacion.
PEDRO GONZALEZ
0．INTRODUCCION.
Al Archivo General de Indias, por dos veces a io largo de su historia de dos siglos,le ha correspondido la mision de ser pionero entre los Archivos del mundo: en el momento de su fundacion,en el ültimo tercio del siglo xvI, época de Ilustracion,y en este momento actual de celebracion del V Centenario del Descubrimiento de América, época de nuevas tecnologias.
Tres son los hechos por los que el Archivo General de Indias puede considerarse pionero en el siglo xvII:
Su creacion es una obra de la Ilustracion, enmarcada en las nuevas corrientes historiograficas del momento,que recurren cada vez mas a la critica de las fuentes y al estudio directo del documento como base para sus trabajos: es el primer archivo en cuya creación priman los motivos de valoracion histórica de los papeles para la investigacion frente a las razones habituales de valoracion “administrativa> de la documentacion.
uPara conseguir tan dignos fines, para cerrar de una vez la boca a tantos émulos y maldicientes apasionados,para hacer inexcusable su ignorancia,era necesario tomar la cosa de raiz,acudir a las fuentes y proceder a la investigacion de documentos incontestables, como si nada hubiese escrito y publicado,i criar,por decirlo asi, nuevamente la historias'.
Obra tambien pionera, acorde con las nuevas ideas de la Ilustración, es la ejemplar adaptacion del edificio que aun hoy cobija al Archivo: el antiguo edificio de la Casa Lonja de Mercaderes de Sevilla, construido por Juan de Minjares con un diseno de Juan de Herrera, es reacondicionado para la nueva función de Archivo,conservando lo esencial de sus valores originales2.
- La creacion del Archivo va acompanada con la promulgacion de las “Ordenanzas" para su gobierno3: un magnifico monumento de doctrina archivistica, que recoge y reelabora toda la tradicion archivistica espanola, y que incluye clarisimamente entre su articulado el principio basico que mas de cincuenta aios después serä reconocido como el unico principio archivistico universal: el principio de procedencia. Cincuenta anos antes de que Natalie de Wailly ofreciera al mundo la formulacion del principio,éste era clarisimamente enunciado en las “Ordenanzas para el Archivo General de Indias", aunque pocos conozcan a nivel internacional esta primacia.
Hoy, justo dos siglos después,el AGI vuelve, insistimos,a ser pionero entre los Archivos del mundo: la celebracion del V Centenario le ha dado.
Estudios sobre las Ordenanzas del Archivo: Margarita Gómez Gómez,“El Archivo General de Indias.Génesis histórica de sus Ordenanzasn,Ordenanzas del Archivo General de Indias. Edicion facsimilyestudiospreliminares,Sevilla,986,pp.53-120; “Ordenanzaspara el Archivo General de Indiasn,Boletindel Institutode Estudios Americanistas de Sevilla(1923),n.2,pp.29- 47;Ordenanzas delArchivo Generalde Indias.Edicion facsimil.Estudiospreliminares,deFrancisco de Solano,Margarita Gómez Gómez y Manuel Romero Tallfigo,Sevilla,1986,214 pp.; Manuel Romero Tallafigo,“El principio de respetoa la procedencia de los fondos en las Ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indiasn,Boletin de Archivos (1978),3,pp.357-366; id, “Ordenanzas del Archivo General de Indias.Pasado ypresente en la Archivistica espafiola>, Ordenanzas del Archivo Generalde Indias.Edicion facsimil y estudios preliminares,Sevilla,1986, Pp. 121-148.
ción de tecnologias informaticas (proceso de imagen, almacenamiento óptico, bases de datos..) para el tratamiento de archivos historicos.
Pero en estos dos siglos han ocurrido muchos cambios en el mundo de los archivos y de la historiografia.En primer lugar,las corrientes historiograficas que en cierta medida se manifiestan en la creacion del Archivo han conducido con el paso del tiempo a una utilización masiva de los fondos documentales en el trabajo histórico, hasta el punto de que hoy seria disparatado concebir cualquier estudio historiografico sin el recurso a las fuentes documentales. Esta necesidad de “documentar la investigacion histórica, si es que se ha de construir una historia “bien informada>,se ha visto complementada con la apertura total de los archivos a la investigacion, apertura que no era ni siquiera intuida en el momento de la creacion del Archivo.
La libre accesibilidad a los papeles ha conducido a lo que se ha llamado “la inflacion de usuarios" en las Salas de Lectura, inflacion que a simple vista esta produciendo en los documentos mas daio que el que habia producido hasta ahora el simple paso del tiempo: en el Archivo General de Indias hay documentos que a lo largo de dos anos han sido manejados con distintos objetivos mas de cien veces. $\therefore \tan \theta$ va a pasar con ellos si no se toman las medidas adecuadas?
A tomar estas medidas pueden ayudar las nuevas tecnologias, como pudo ayudar en su momento la utilizacion del microfilm: una de las alternativas a las que recurrir en la actualidad es a la entrega para la consulta de los investigadores de reproducciones digitales de los documentos. En lugar de acceder al documento original se utiliza su reproduccion, dejando el original sólo para consultas especificas. Es la unica alternativa para poder legar a la posteridad al menos el mismo patrimonio cultural que nos ha sido encomendado.
Pero ademas del crecimiento del numero de investigadores que accede a los archivos, se esta produciendo en los ultimos tiempos un cambio muy significativo en la “mentalidad" y en la propia formacion del investigador.
En esta situacion el investigador-usuario ha incrementado el nivel de exigencia de sus derechos frente al archivo,derechos que ademas le son reconocidos en la Constitucion. El investigador actual pide un acceso cada vez mas libre a los fondos documentales, y exige unos medios mas adecuados para una recuperación mas rapida y mas profunda de la informacion.
A este cambio en la mentalidad del usuario han contribuido también las nuevas tecnologias de la informacion, que ya hace tiempo llevaron a la aparici6n de investigadores capaces de utilizar las nuevas herramientas informäticas, que conocen el uso de sistemas automatizados de recuperación de informacion, y que manejan sistemas automatizados en sus trabajos (acceso a bases de datos, tratamiento de textos,sistemas estadisticos,hojas de calculo, etc.)4.
Y este nuevo usuario, como ya he dicho en otras ocasiones5,se convierte en el punto focal del trabajo archivistico, al menos cuando se trata de documentacion histórica6.Los Archivos han tratado de adaptarse a las nuevas necesidades para dar una respuesta adecuada a los aparentes dilemas (ofrecer una accesibilidad total a los documentos, a pesar de que esta accesibilidad puede danarlos; ofrecer una recuperacion mas rapida de la informacion a usuarios con nueva formacion “informatica>,cuando la forma de trabajo en el archivo sigue siendo puramente manual). Pero habitualmente cuentan con tan pocos medios y con tan magros presupuestos que apenas si la nuevas herramientas de tratamiento automatico de la informacion han servido para 《mecanizar》 fondos concretos O series documentales especificas,o para la obtencion mediante técnicas informaticas del mismo instrumento de descripcion tradicional en papel: solamente se aprovechan algunas ventajas de la informatica, al tratar al final de mantener idénticos “instrumentos de descripcion" con su formato tradicional y en papel.
En este marco de mayor apertura de los archivos, de mayor exigencia por parte de los usuarios de los mismos que reclaman fondos cada vez mas cercanos al tiempo presente, a la vez que piden una mayor rapidez en el servicio y en la recuperacion de la informacion,se situa por su oportunidad unica la realizacion de un proyecto pionero en el mundo de los archivos y de la informatica: el Proyecto de Informatizacion del AGI,que,como hemos dicho, vuelve a poner al Archivo General de Indias a la cabeza de los Archivos del mundo.
1.LAS TECNOLOGIAS DE LA IMAGEN Y LOS ARCHIVOS.
Las enormes posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologias de la imagen en el mundo de la documentacion, principalmente de cara a mejorar el acceso a la informacion,apenas han comenzado a materializarse en grandes proyectos de digitalizacion de documentos. Quiza porque estas nuevas tecnologias no estan aun maduras, O porque no existen los estandares adecuados,o porque son desconocidas por los profesionales,o porque son muy costosas para ios medios habitualmente escasos de los archivos,las bibliotecas,los museos y la investigacion.
Y, sin embargo, es claro que las nuevas tecnologias de la imagen y de los soportes ópticos ofrecen positivas alternativas a los anteriores sistemas reprograficos:
- la imagen digital puede ser reproducida hasta el infinito sin ningun tipo de perdida en su calidad,lo que conduce a una disminucion de la importancia tradicional del “soporte" de la informacion;
- la imagen digital puede ser manipulada para obtener la mejor calidad de Ia misma;
- la imagen digital facilita la obtención de copias en cualquier otro tipc de soporte (papel, microfilm o soportes informaticos);
-sobre todo la imagen digital ofrece extraordinarias posibilidades en cuanto al “acceso" a la informacion y en cuanto a las posibilidades de difusion (mucha mayor rapidez en la recuperacion, posibilidad de copias en papel o en soporte magnético y óptico,ediciones electrónicas, utilizacion de redes de comunicacion, etc.).
Existe un creciente interés por parte de los profesionales de los archivos, bibliotecas y museos en los caminos que abren las nuevas tecnologias de la imagen y los nuevos sistemas de almacenamiento de informacion.Y, sin embargo, estos profesionales se encuentran en general perdidos en el maremagnum dc las ofertas comerciales existentes, sin disponer de la informacion necesaria y sin saber si lo que se les vende tiene el interés que parece y que corresponderia a su coste.
De hecho, las nuevas tecnologias de la imagen estan siendo utilizadas en multitud de proyectos desarrollados en distintos centros (archivos,bibliotecas,museos),pero son muy pocas las experiencias de caracter masivo realizadas.En la mayor parte de los casos se trata de aproximaciones muy limitadas y de escaso interes.
Centrándonos en el campo de los Archivos, es cierto que algunos han iniciado o están realizando en los ültimos tiempos experiencias puntuales de digitalizacion de documentos y de almacenamiento de imagenes en disco optico,impulsados por la difusion en el mercado de mültiples sistemas de relativo bajo coste. Sistemas sencillos compuestos por estacion de entrada de datos (microordenador con escaner), estacion de consulta (microordenador con pantalla de alta resolucion), conectado a un servidor de base de datos y de disco optico, han sido adquiridos por algunos centros para uso experimental. Pero,en general, apenas se han dado los primeros pasos, siendo muy escasa la envergadura e incidencia de estas experiencias.
Como proyectos masivos, ademas de la Informatizacion del Archivo General de Indias en Espafia, apenas tenemos noticia de algunos proyectos en archivos y bibliotecas que,a su caracter de piloto,anaden el tratamiento digital de grandes volumenes de documentacion: el National Archives and Records Administration (NARA) de Washington lanzo ya hace anos un proyecto del que hace poco tiempo publicó los resultados: “ODIss, Opticai Digital Image Storage Systems7. Tenemos noticia de un ambicioso proyecto realizado en los Archivos Municipales de Utrecht (el proyecto ARIS),aunque segun algunas informaciones recientes,que no hemos confirmado,se encuentra en este momento estancado8.Aunque en otro ámbito,en el de las Bibliotecas, la Universidad de Cornell,auspiciada por la Comission on Preservation and Access de los Estados Unidos,ha realizado en 1991 un importante proyecto para Ia conservacion de “brittle books> (digitalizacion de 1.000 libros)9. Mas recientemente aun la Universidad de Yale ha planteado otro proyecto,en este caso con la digitalizacion de 10.0oo libros10.
2.EL PROYECTO DE INFORMATIZACION DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS.
La especial circunstancia de las celebraciones en Espana del V Centenario del Descubrimiento de América ha contribuido al inicio y desarrollo de.
En cuanto a la informacion relativa al proyecto de la Universidad de Cornell me fue proporcionada personalmente por Hans Ruitimann. Program Officer de la Comission on Preservation and Access,y por Stuart Lynn,Vicepresidente para las Tecnologias de la Informacion de Cornell Univesity. Completada con un articulo insertado en el Newsletter de noviembre/diciembre de 1991 de la citada Comision titulado “Update on digital techniquess,de Anne R. Kenney y Linne K.Personius. Este articulo es un resumen de un articulo mas amplio que va a aparecer en 1992 en un libro publicado por Meckler Corporation,Advances in Preservation and Access, vol.1.Por gentileza de M.Stuart Lynn tambien he podido consultar el borrador de este articulo.
Dcspues de preparar este articulo ha aparecido el informe del proyecto, tambien preparado porAnneR.Kenney y Linne K.Personius: Joint Study in digital preservation.Phase 1.A report to the Comission on Preservation and Access,Washington,September 1992.
10Donald Waters,The organizational phase of Project Open Book.A report to iheComision on Preservationand Access,Washington,September 1992.
un proyecto de informatizacion de Archivos Históricos,con recurso a las mas avanzadas tecnologias de tratamiento y conservacion de imageni1.
2.1.Requerimientos generales.
Una de las principales caracteristicas del proyecto AGI es que se trata de un proyecto “archivistico",que estä concebido desde el punto de vista del “archivo>.Y,aunque el archivo tiene como una de sus principales funciones Ia difusion de Ia informacion, tiene otras funciones derivadas de su obligacion de “conservacion" del patrimonio histórico.Es eso lo que hace que el proyecto AGI sea mucho mas que un proyecto de “image/manuscripts processing",o un proyecto de “disco óptico> en la terminologia al uso entre los profesionales de los archivos.
Contribuir a la conservacion de los fondos originales del Archivo,ademas de a su mejor difusion y comunicacion a los usuarios,son por lo tanto los dos principales objetivos del proyecto, que pueden concretarse en los siguientes puntos:
1. Diseio y desarrollo de un sistema informatico “integrado" capaz de atender a la mayor parte de las funciones de un archivo historico. 2.Creación de un “Sistema de Información y Referencia" conteniendo la informacion descriptiva del Archivo General de Indias.El sistema debe respetar los principios tradicionales de tratamiento archivistico (especialmente el principio de procedencia).Ademas debe ser capaz de recoger toda la informacion descriptiva creada a lo largo de los dos siglos de historia del AGI.
3. Creacion de un Sistema de Almacenamiento de Imagenes Digitales de los documentos del archivo,para sustituir la consulta de los papeles originales por reproducciones digitales de los mismos obtenidas en pantalla o en hard-copy. Dentro del plazo de finalizacion del proyecto se incluye Ia digitalizacion de ocho-nueve millones de paginas de documentos del Archivo.
4．Integracion de estos dos subsistemas básicos con un tercer módulo, el módulo conocido como “Gestion de Usuarios" encargado del control del acceso de los investigadores a los documentos (originales y digitalizados), del control de la sala de lectura,del control de movimiento de fondos de los documentos dentro del Archivo, etc.
5.El sistema disefado debe ser transportable a otros archivos históricos,ya que por parte del Ministerio de Cultura es concebido como “proyecto piloto" para la informatizacion del resto de los Archivos Históricos Estatales, cada uno con sus caracteristicas y sobre todo con sus diferencias en el volumen de la documentacion que alojan.
6.El sistema disenado debe ser facilmente utilizable por el “usuario" final de los archivos históricos: el archivero que continua su trabajo de organizacion, descripcion y difusion de los fondos documentales,y el investigador que acude a las salas de lectura O que solicita reproduccion de documentos.
2.2．Arquitectura del sistema.
Como se ha insistido mas arriba, con la creación de este sistema se pretende atender a la mecanizacion de las funciones habituales del archivo histórico,funciones que en conjunto pueden resumirse en:
control intelectual de la documentacion del archivo a través de las distintas herramientas o “instrumentos de descripcion” de los fondos,permitiendo a través de estos instrumentos el acceso a Ia informacion contenida en los documentos;
- consulta de los documentos del archivo tanto en su forma original en la sala de lectura como a traves de copias reprograficas;
- control del servicio de los documentos para consulta y reproduccion, control de la sala de lectura,del movimiento de los fondos dentro del archivo, etc.;
- reproduccion de documentos y preparacion para publicacion de instrumentos de descripcion.
Teniendo en cuenta estas funciones que el sistema pretende informatizar, y teniendo en cuenta asimismo las necesidades de flexibilidad para hacer que el futuro sistema pueda utilizarse en otros archivos de mayor o menor envergadura que el AGl, se disenó el sistema de forma modular atendiendo al concepto de “proceso distribuido".
El conjunto del sistema estä compuesto por varios subsistemas,cada uno de los cuales recoge un conjunto de funciones logicamente relacionadas y que se desarrollan en sus correspondientes entornos operativos,esto es, ordenadores con sus sistemas operativos y facilidades de comunicaci6n.
Los distintos subsistemas son los siguientes:
\~ Interfaz de enlace: proporciona al resto de los subsistemas la comunicacion necesaria,enviando mensajes entre ellos.
Interfaz de usuario: facilita el dialogo del usuario,convirtiendo sus preguntas en mensajes para ser enviados al subsistema correspondiente y convirtiendo los mensajes recibidos en respuestas facilmente inteligibles. Se trata de hacer el sistema lo mas “user friendly" posible.
Base de datos textual: proporciona soporte al Sistema de Informacion y Referencia, incluyendo la información descriptiva capaz de ofrecer al usuario las herramientas para el acceso a los documentos originales y en reproduccion.
Sistema de Almacenamiento Digital de Imagenes: cubre las tareas de digitalizacion de documentos y de almacenamiento en disco óptico,por una parte,y por otra ofrece al usuario los medios necesarios para la consulta de las imagenes digitalizadas con todas sus posibilidades de mejora de legibilidad.
- Gestion de usuarios: permite el control de la investigacion, de la sala de lectura,de las peticiones de reprografia, del movimiento de los documentos dentro del archivo, etc.
- Subsistema de impresión: ofrece posibilidades para la impresion de informacion textual (Sistema de Informacion y Referencia, Gestion de Usuarios)y de imagenes (Optical Digital Image System).
El entorno operativo en que estos subsistemas funcionan es el siguiente:
- Una LAN Token Ring de 16 Mbits con protocolo de comunicación APPC soporta las comunicaciones.
- Un miniordenador IBM AS-40O,con SQL400, como servidor de la base de datos y del sistema de gestion de usuarios.
- Microprocesadores PS/2 de alta gama, con sistema operativo OS/2, como servidores de discos ópticos. Controlan unidades de disco Reflexion Systems RF-5010C.
-Microprocesadores PS/2 de alta gama, con sistema operativo OS/2,y con Dialog Manager y Presentation Manager para interfaz de usuario, como estaciones de trabajo. Controlan dos monitores,uno convencional (IBM 8513) para texto y otro de alta resolucion para manejo de imagenes (IBM 8502, para imagenes en gris,o IBM 6091, para imagenes en color).
- Estaciones de digitalizacion inicialmente con microordenador IBM AT,sistema operativo DOS, escaner Rank Xerox y unidad de disco óptico Reflexion Systems RF-5010C.
- Estaciones de digitalizacion de mapas y planos, compuestas por PS/ 80,con 16 Mb de memoria,Unidad de disco óptico Reflexion Systems RF5010C,y escaner de diapositivas Nikon LS3500.
2.3.Subsistema de Informacion y Referencia
2.3.1. Informacion descriptiva del Archivo.
Antes de entrar a detallar el Sistema de Informacion y Referencia creado es preciso dedicar unas lineas a comentar minimamente las peculiaridades de la descripcion archivistica.
Una buena parte del trabajo del archivero se dedica a la tarea de “descripción", es decir,a la creación de los “instrumentos de descripcion" (inventarios,catalogos,indices), capaces de ofrecer el necesario control fisico e intelectual de los fondos del archivo y de abrir las vias necesarias para el acceso a la informacion. Con respecto a otro tipo de descripcion como la bibliografica, la descripcion archivistica tiene diferencias basadas sobre todo en el origen de los documentos. El “principio de procedencia" es el principio archivistico basico: los documentos de archivo reflejan las funciones y actividades de la persona u organismo que los generó y acumuló. Por eso deben conservarse siempre en relacion con su origen o procedencia,respetando en lo posible el orden original, conservando juntos los documentos que fueron creados juntos,y sin mezclarlos con los documentos de otro individuo u organismo.
Aunque en la practica manual de los archivos la descripcion se concreta, como hemos dicho,en los “instrumentos de descripcion" individualizados, en realidad la descripcion archivistica, de acuerdo con las peculiaridades derivadas del principio de procedencia:
- es multinivel: incluye descripciones O entradas de distintas unidades O agrupaciones archivisticas consideradas en sus distintos niveles: serie, subserie,legajo, expediente..;
- en la practica la documentacion de archivo puede ser vista como una estructura jerarquica,arborescente,en que las distintas unidades o agrupaciones archivisticas estan englobadas en otras a nivel superior que las incluyen;
- la descripcion individualizada de los distintos documentos o piezas no adquiere todo su sentido y no es completamente inteligible mas que en relacion con las unidades de que forma parte, y en ultima instancia en relacion con las instituciones o personas que generaron esa documentacion;
-esto supone que el acceso a la informacion archivistica sigue unos caminos distintos de los usuales en centros de documentacion o en bibliotecas.El principio de procedencia no es solo la norma basica para la organizacion de los documentos,es tambien el criterio fundamental que permite un control intelectual de los fondos y que rige el acceso a la informacion;
frente a la importancia del acceso por la via de la procedencia, las fórmulas de acceso directo a la información a través de indices han tenido siempre un caräcter secundario en los archivos.Los indices son en general “auxiliares", complementarios de los instrumentos de descripcion principales,los inventarios y los catalogos.
2.3.2. El Sistema de Informacion y Referencia.
Atendiendo a las peculiaridades de la descripcion archivistica se disenó el Sistema de Informacion y Referencia que da acceso a la informacion descriptiva del Archivo y a traves de ésta al contenido de los documentos originales del mismo.
El Sistema de Informacion y Referencia contiene en una unica base de datos “toda" la informacion descriptiva existente en el Archivo (la entrada de datos esta practicamente concluida), con un incremento especial en la descripcion de los documentos digitalizados.
En el momento actual la base de datos contiene “asientos" o entradas para unas 5oo.ooo unidades del archivo,unidades que van desde el propio archivo en su conjunto hasta documentos O piezas individuales.De estas 500.00o entradas,casi 2oo.ooo han sido realizadas en la fase de duracion del proyecto; el resto han sido tomadas de los instrumentos de descripcion ya existentes.
Teniendo en cuenta las posibilidades de la informatica para construir sistemas integrados de informacion, y aprovechando las posibilidades de las bases de datos de modelo relacional, se pretendió:.
- crear un unico sistema jerarquizado,arborescente de toda la información descriptiva,que desde la “raizs (el Archivo),a traves de distintas ramas, permita llegar a sus “hojas》 (unidades o piezas documentales);
- poder “navegar> a traves de esta jerarquia, es decir, subir o bajar por las distintas hojas y ramas;
- poder incluir y manejar en esta estructura los niveles “reales",que existan o hayan sido descritos en el archivo,de forma que los niveles no estén prefijados: las necesidades del archivo son las que determinan el numero de niveles necesario; el sistema puede manejar los niveles que en cada momento en el archivo se consideren oportunos. Son las necesidades del archivo y las posibilidades de trabajo las que determinan su numero real;
- ofrecer a la vez acceso directo a la información, bien a traves de las técnicas de texto libre, pero sobre todo a través de la indizacion con palabras clave o descriptores.
Como se ha dicho antes,el Proyecto ha puesto mucho interés en conseguir un sistema lo mas “user friendly" posible.Para acceso en linea a la informacion descriptiva ha desarrollado una interfaz de usuario relativamente simple que permite:
- acceder a la informacion siguiendo la estructura jerárquica del Archivo; - acceder a la informacion a través de palabras clave o descriptores; - accedera la informaciona través de la signatura o elemento que identifica fisicamente al documento en el depósito.
El sistema permite imprimir resultados de las distintas consultas realizadas,permite “guardar> los resultados de una consulta en la estacion de usuarios para dias sucesivos,y permite a usuarios con perfil de archivero preparar “publicaciones",esto es, crear un formato especial que actua como “filtro" a la hora de realizar busquedas y destinar su contenido aun listado o publicacion. El resultado del trabajo puede ser impreso directamente o transferido a un procesador de textos O a un sistema de autoedicion para una publicacion mas cuidada.
Para la generacion de todos los “descriptores" O “palabras-clave", que permiten el acceso “directo" a los documentos,como en el resto de la entrada de datos textuales,se han utilizado en lo posible los indices ya existentes en el archivo.Logicamente en todo el trabajo descriptivo nuevo realizado tambien se ha incluido la realizacion de indices.
El Sistema de Informacion y Referencia esta soportado por uno de los “servidores" de todo el sistema, servidor que fisicamente reside en el ordenador IBM AS-400.
Para el diserio de la base de datos se ha seguido el modelo relacional, utilizando el SQL (Structured Query Language) propio del AS-400, aunque el usuario final solo tiene acceso a los menus diseiados que le proporciona la Interfaz de Usuario,como se ha dicho,preparados con Presentation Manager y con Dialog Manager.
2.4.Subsistema de almacenamiento digitalde imagenes.
Esta es sin duda la parte mäs Hlamativa del proyecto,la que nos permite la visualizacion y consulta directa en pantalla de los documentos originales del Archivo,mediante imagenes digitales de los mismos almacenadas en disco optico.
2.4.1. Los parametros de digitalizacion.
El principal objetivo practico de la digitalizacion de documentos en la sustitucion de la consulta de los documentos originales de cara a su mejor conservacion. Hay documentos en el Archivo que pasan por la sala de lectura a lo largo del aio mas de cien veces,lo que obviamente plantea unos gravisimos problemas para su buena conservacion: ante el dilema buena conservación-acceso a los documentos,la mejor alternativa encontrada es la reprografia, la utilizacion para consulta de copias de los documentos en lugar de originales. Es claro que hay que mantener e incrementar el acceso a la informacion,pero tambien que hay que salvaguardar el patrimonio histórico que nos ha sido legado,aunque esto suponga en muchos casos que el investigador pierde el placer “fetichista" del contacto fisico con el original.
Si se pretende implantar en la sala de lectura la consulta de la imagen digital del documento, se debe ofrecer una calidad que satisfaga a la mayor parte de los investigadores y que solo exija el recurso al original en muy contadas excepciones. Tratandose de documentos antiguos,esto supone una excelente calidad de la imagen que se proporciona, dotacion de un conjunto de herramientas que agilicen el trabajo y que le proporcionen algunas “ventajas": mas rapidez en el acceso, mejoras en la legibilidad de los documentos,nuevas posibilidades de copiado de los documentos,etc.
Los sistemas de almacenamiento de imagenes digitales de documentos existentes en el mercado estan pensados para documentos modernos, en papel normalizado, mecanografiados o impresos en general, de buena calidad de lectura, etc. Por ello se parte de unos parametros que no son aceptables cuando se trata de papeles antiguos, a veces con problemas de conservacion de las tintas,escritos por ambas caras del papel y a veces con transparencia de la tinta de una cara a otra.
Ante la seguridad de que la aproximacion al problema realizada en los sistemas existentes,se llegó a la conclusion de que era precisa otra forma de solucion: digitalizar a una resolución escasa (solo 1Oo puntos por pulgada), pero conservando 16 niveles de gris.La calidad es muy superior y ademas nos permite realizar unas mejoras en la visualizacion que de otra forma eran imposibles.Aunque esta calidad plantea otro problema grave de almacenamiento.
2.4.2.El trabajo “archivistico" de preparacion de documentos.
Debemos insistir en este punto: el proyecto estä especificamente dirigido para atender a las necesidades del Archivo.Ello supone que los documentos a digitalizar han de estar adecuadamente preparados de acuerdo con las caracteristicas de la documentacion de archivo y de acuerdo con la metodologia archivistica.
Este trabajo archivistico comienza con la seleccion de los documentos a digitalizar.El primer criterio de selección es el de digitalizar ünicamente series completas de documentos,no documentos sueltos seleccionados por su interés o por las materias de que tratan. Y en segundo lugar el criterio estadistico (digitalizacion de las series documentales mas consultadas), lo que nos permite afirmar que con solo el 10 por 100 de los documentos digitalizados se ofrecera un servicio de mas del 3O por 1OO en la sala de lectura.
Otros criterios,como el estado de organizacion y de descripcion de los documentos, y su estado de conservacion, tambien fueron tenidos en cuenta,ademas de un criterio de caracter geografico debido a la circunstancia especifica de realizacion del proyecto: se pretendia que los documentos afectaran a un ambito geografico lo mas amplio posible.
Los documentos seleccionados deben ser adecuadamente preparados para su envio a la sala de digitalizacion: el trabajo puramente archivistico de ordenacion de los documentos,legajo a legajo,realizando una nueva descripcion de los mismos o revisando la ya existente,colocandolos adecuadamente en carpetas,escribiendo la signatura,etc. Sin una adecuada preparacion todo el trabajo posterior sera practicamente inutil.
2.4.3.Digitalizacion.
Una vez preparados los documentos son enviados a la sala de digitalizacion,donde estan dispuestas 15 estaciones de trabajo: microordenador con sistema operativo DOS,escaner plano XEROX 7650 capaz de digitalizar hasta tamano A3 a 400 puntos por pulgada y con 256 niveles de gris (aunque,como se ha dicho,se utilizan solo 1Oo dpi y se conservan sólo los 16 niveles de gris mas significativos),y unidad de disco óptico Reflexion Systems Mod.RF5010,con disco óptico Panasonic o Plassmon de 940 MB y 5 pulgadas y media.
La digitalizacion se realiza legajo a legajo. Cada uno de los operadores (30 en la actualidad, en dos turnos) recibe un legajo, adecuadamente preparado(ordenado,encarpetado, signaturado） y acompanado con el disquete que contiene la guia de digitalizacion.
Por motivos practicos se utiliza un disco óptico por cada legajo (con una estimacion de 2.0oo paginas por cada legajo y $3 5 0 ~ \mathrm { K b }$ por pagina, la ocupacion media esta en torno a ${ \bf \tilde { \Lambda } } ^ { \mathrm { { 7 0 0 } } } { \bf K } { \bf b }$ de ocupacion por disco, aunque hay legajos que ocupan mas de un disco).
2.4.4. Control de calidad.
Dos tipos de control de calidad de la digitalizacion se realizan en el proceso; uno puramente automatico,a traves de un programa que compara el “disquete guia de digitalizacion",y otro manual, realizado por un profesional del Archivo que revisa con criterio estadistico los discos ópticos resultantes del proceso de digitalizacion. Es importante senialar que en este proceso no se revisa en general la calidad de la imagen: de acuerdo con nuestras decisiones iniciales, se da por supuesto que la calidad con que se digitaliza es generalmente adecuada.
2.4.5. El servicio de los documentos.
El servicio digital de los documentos en la sala de lectura es en ultima instancia el ültimo objetivo de la digitalizacion, lo que nos permitira a la vez ofrecer un servicio mas agil y rapido al investigador y al mismo tiempo conservar mejor los documentos originales retirados de la manipulacion permanente.
La puesta a disposicion de la consulta normal en la sala de lectura de esta enorme cantidad de información ha supuesto enfrentarse con graves problemas.Uno de los principales era el de como realizar en la practica el “servicio" de las imagenes en la sala de lectura,al tratarse de varios miles de discos 6pticos.
Los sistemas habituales en el mercado resuelven el problema con el recurso al juke-box.Pero ningun juke-box se conoce capaz de manejar cuatro o cinco mil discos ópticos, diseiados habitualmente para poco mas de un centenar de discos.
Otra posible solucion era la utilizacion de un robot.Pero tampoco habia en el mercado y era preciso adaptar alguno creado para otras funciones; por ello se adoptó una solucion ligeramente distinta: en este momento de la operativa del sistema se introduce una intervencion humana.Desde la estacion de usuario donde se ha realizado una busqueda y se han solicitado las imagenes de un documento se envia un mensaje a un monitor situado en la sala de discos ópticos: un operador recibe el mensaje e introduce el disco optico correspondiente en una de las unidades de disco para realizar el envio de las imägenes a traves de la red.Las imagenes del documento se almacenan en el disco duro de la estacion del usuario,y cuando se completa el envio el disco 6ptico puede ser retirado,quedando la unidad de disco disponible para otra peticion. Con una sola persona atendiendo a las distintas peticiones realizadas a través del monitor y un numero no muy elevado de unidades de disco se puede realizar de forma relativamente comoda todo el proceso.
2.4.6.Visualizacion de imagenes.
El investigador recibe en su estacion de trabajo (compuesta por un PS/2 de alta gama, con dos monitores, uno para el acceso al Sistema de Informacion y Referencia y a la Gestion de Ususarios y otro de alta resolución,IBM 6019,para presentacion de imagenes） el conjunto de paginas que componen el documento o expediente que ha solicitado. Estas imagenes se almacenan en su disco duro y con ellas puede trabajar localmente.
Muchas son las posibilidades que se ofrecen para trabajar en la pantalla: hojear los documentos,marcar las paginas de mayor interés,ampliar la imagen o rotarla, imprimirla.,y sobre todo mejorarla para logar su mejor legibilidad.
Este es en realidad uno de los aspectos mas espectaculares del sistema. A lo largo del proceso se han realizado distintas investigaciones que han permitido el desarrollo de varios algoritmos para mejorar la calidad de la imagen: eliminacion de manchas o de tintas transparentadas,realce de tintas desvaidas, etc.l2
2.4.7. Documentos en color.
En el caso de los documentos en color se ha seguido una estrategia de trabajo distinta.Hemos partido en este caso de que tratamiento en color s6lo lo requiere en un archivo historico como el AGI una pequefa cantidad de documentos, que habitualmente por razones de conservacion se incorpora a una Seccion especifica de Mapas y Planos.
Estos documentos, además del color, tienen otras caracteristicas que los diferencian de los convencionales: a efectos de la digitalizacion, fundamentalmente su tamano variado y en general muy grande,y en ocasiones el tamano de las letras o de las lineas en ellos dibujadas.
Estos datos de carácter general (tamano elevado y necesidad de color, fundamentalmente porque éste puede ser muy significativo en los mapas y planos) plantean de manera inmediata el problema del almacenamiento,a la vez que plantcan el problema del equipo de digitalizacion, que ya no puede ser un escaner plano,y de la capacidad de la pantalla de visualizacion para presentar adecuadamente los mapas de mayor tamaio.
Para resolver estos problemas se tomaron las siguientes resoluciones:
1．Buscar el equilibrio entre la calidad de la imagen,las necesidades de almacenamiento y el tiempo requerido para la visualizacion posterior.
2.Digitalizacion de los mapas y planos a traves de una microfilmacion en color previa. Ventajas:
- se obtiene una copia en soporte fotografico de gran resolucion y perdurabilidad, que puede ser utilizada para otros objetivos que requieran gran calidad de reproduccion;
- la calidad obtenida (hasta 2OO pares de lineas en fotografias de $3 5 \mathrm { ~ m m } )$ ）permite atender a las necesidades de reproduccion de alta calidad con finalidades de impresion;
-a su vez permite la realización de una edicion en microficha de color de las distintas series de mapas y plano del AGI, edicion que podia continuarse con la edicion de las series de mapas y planos de otros archivos;
- la iluminacion del original se realiza durante tiempo reducido,evitando la exposicion a la iluminacion intensa prolongada requerida por las camaras digitales;
- se pucden microfilmar enteros practicamente la totalidad de los mapas y planos, sin recurrir a su fragmentacion;
- y se mantiene ademas la posibilidad de repetir en el futuro la digitalizacion a medida que avance la tecnologia digital, sin recurrir alos mapas originales.
3．La digitalizacion posterior se realiza mediante escaner de microfilm o de diapositivas.En el caso concreto del proyecto AGI se procede al montado de los fotogramas en marquitos de diapositivas y a su digitalizacion a través del escaner Nikon LS3500.
4.El escaner Nikon utilizado permite una resolucion maxima de $4 0 9 6 \times 6 1 4 4$ puntos para fotograma de $3 5 \ \mathrm { m m }$ .Aunque este escaner permite digitalizar rollos de pelicula sin montar,se utiliza su facilidad de digitalizacion en formato de diapositiva,con un tamaiio util de imagen de $2 2 \mathrm { ~ x ~ } 3 4 \mathrm { ~ m m }$
5.La resolucion que se almacena a traves de la digitalizacion esta en torno a los $1 0 0 { \mathrm { ~ d p i } }$ ,resolucion igual que la almacenada para los documentos en blanco y negro,y el numero de colores es de 256.
6.Como,en cualquier caso,la visualizacion de las imagenes en color resultantes en pantalla es relativamente lento, se almacena otra copia digital de la misma imagen en blanco y negro, para un acceso mucho mas rapido por parte del usuario.Solo si éste lo precisa realiza la consulta en color.
Los resultados seran, por lo tanto:
- obtencion de una copia digital en blanco y negro, para manejo más rapido y menos exigente;
- obtencion de una copia digital de calidad que se estima suficiente para la consulta directa en la sala, cuando se requiera la consulta en color,aunque se penaliza el tiempo de acceso;
- obtencion de una copia de calidad en microficha color, apta para edicion en microficha.
2.4.8. Reproduccion de documentos.
Las posibilidades de impresion son también grandes, tanto en lo que se refiere a textos,informes, listados.. de la Gestion de Usuarios o del Sistema de Información y Referencia, como en lo que se refiere a reproducción de originales digitalizados.
Esta segunda opcion puede hacerse a través de dos formas: impresion de la imagen que se halla visualizada en Ia pantalla o impresion en diferido, es decir,impresion directa por el sistema, previa peticion,de todas las paginas que componen un documento.
3.PERSPECTIVASY PROBLEMAS PENDIENTES.
Al principio hablabamos de las grandes posibilidades de la imagen digital. Pero en el momento actual todavia quedan aspectos oscuros,que sin duda se iran despejando en los próximos anos:
el problema de la falta de estandares aceptados de forma general es un problema grave. Todavia no existe un formato de imagen universalmente aceptado (aunque se estä avanzando en ello),ni intercambiabilidad de discos 6pticos... En cuanto a los algoritmos de comprension, existen estandares desde hace tiempo para las imagenes binivel, pero solo recientemente se esta aceptando el JPEG para niveles de gris.Por ello, es muy dificil,por no decir imposible en este momento,el intercambio de informacion entre distintos sistemas;
- el problema de la obsolescencia del equipamiento informatico (fisico y logico) es aun mas grave en el caso de las tecnologias de la imagen y del almacenamiento óptico,tan nuevas y dinamicas,lo que obliga a prever la necesaria reconversion de los sistemas a no muy largo plazo;
- las posibilidades de intercambio de informacion de imagenes digitales a traves de las redes son aun pequenas,hasta tanto no sean realidad generalizada las redes de gran capacidad,la fibra optica,por ejemplo.Pero el camino esta abierto y las posibilidades son inmensas. Nuestro pais tambien se esta incorporando a ella, por ejemplo con la extension de la nueva Red Digital de Servicios Integrados (RDsI)，considerada como la red universal (sonido, datos,imagenes..) y que Telefonica esta implantando;
- los costes en general son aun clevados comparandolos con otras tecnologias mas antiguas como el microfilm, lo que hace que no se pueda en ninguna forma pensar en abandonar de manera inmediata la microfilmacion (aparte de que en el futuro habrä completa intercambiabilidad entre imagenes digitales e imagenes anal6gicas), en tanto no maduran mas los nuevos sistemas.
Sin embargo,las ventajas futuras de las nuevas tecnologias de tratamiento de imagen digital son claras,como ya indicamos al principio: ventajas para el acceso y la difusion de la informacion, ventajas para la mejor visualizacion, ventajas para obtencion de copias en otros soportes...
Las tecnologias de “edicion electronica>,el CD-ROM principaimente, pueden utilizarse tambien de manera ventajosa para la difusion de imagenes digitales de los documentos,aunque de momento no existan proyectos masivos en este terreno y que su capacidad actual queda bastante reducida para la difusion de imagenes. Pero la preparacion de “colecciones》 de discos CDROM con imagenes de documentos podria ser un instrumento valido para la difusion masiva de importantes series documentales a un precio relativamente bajo.
En concreto, dentro del Proyecto del Archivo General de Indias,como resumen del mismo, como sintesis de lo que es posible hacer con las nuevas tecnologias aplicadas a la documentacion de archivo,y como ejemplo de lo que es el Archivo General de Indias,se ha elaborado un CD-ROM,que podria ser el inicio de una serie,conteniendo una seleccion de imagenes del Archivo. Un CD-ROM que tiene el titulo de“Tesoros del Archivo General de Indias" y que es una pequena muestra de Io realizado a la vez que una sintesis de la historia de la colonizacion espaiola en América a traves de sus principales documentos.
Por otra parte, el avance de la tecnologia va a favor: la capacidad de los discos,por ejemplo,aumenta de manera continua,y el coste del almacenamiento se reduce de forma significativa (se ha considerado que se reduce a la mitad cada dos aios). Surgen nuevas herramientas para mejora de visualizacion,crecen Ias posibilidades de intercambio de informacion,mejoran las herramientas de impresion y los procesadores cada vez mas potentes permiten reducir los tiempos de proceso.Y nuevas ventajas en el futuro a medida que avancen las herramientas de Optical Character Recognition (OCR),que permitan la transcripcion de las imagenes originales para su conversion a texto. Es verdad que estas herramientas no han avanzado en la transcripcion automätica de textos manuscritos,pero el camino estä abierto. $\therefore \mathrm { \Delta \Omega } _ { i \mathrm { e } }$ podra suceder cuando,por medio del analisis automatizado de las imagenes digitales a traves de estas herramientas de OCR, se puedan transcribir todos los Registros del Archivo General de Indias,hoy ya digitalizados,de forma que el texto de cada una de las disposiciones gubernativas del Consejo de Indias,dictadas diariamente a lo largo de tres siglos,pueda ser analizado y recuperdado mediante todas las tecnicas mas actuales para trabajar con el texto?