Source: Gazzetta Ufficiale

num: Art. 1
paragraphs: Definizioni
1. Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni del
glossario di cui all'allegato 1 che ne costituisce parte integrante.
2. Le specifiche tecniche relative alle regole tecniche di cui al
presente decreto sono indicate nell'allegato n. 2 relativo ai
formati, nell'allegato n. 3 relativo agli standard tecnici di
riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei
documenti informatici, nell'allegato n. 4 relativo alle specifiche
tecniche del pacchetto di archiviazione e nell'allegato n. 5 relativo
ai metadati. Le specifiche tecniche di cui al presente comma sono
aggiornate con delibera dell'Agenzia per l'Italia digitale, previo
parere del Garante per la protezione dei dati personali, e pubblicate
sul proprio sito istituzionale.
num: Art. 2
paragraphs: Oggetto e ambito di applicazione
1. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e
le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55
e 66 del testo unico.
2. Il presente decreto stabilisce altresi' le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni
di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del
Codice.
3. Ai sensi dell'art. 2, comma 5, del Codice, le presenti regole
tecniche si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice in
materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
num: Art. 3
paragraphs: Adeguamento organizzativo e funzionale
1. Le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del
Codice, nell'ambito del proprio ordinamento, provvedono a:
a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici
di riferimento ai sensi dell'art. 50 del testo unico;
b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'art. 50 del Testo unico, il responsabile
della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza,
assenza o impedimento del primo;
c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con
piu' aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione
documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o
impedimento del primo;
d) adottare il manuale di gestione di cui all'art. 5, su proposta
del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del
coordinatore della gestione documentale;
e) definire, su indicazione del responsabile della gestione
documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione
documentale, i tempi, le modalita' e le misure organizzative e
tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di
reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, piu'
in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico
previsto dal testo unico.
num: Art. 4
paragraphs: Compiti del responsabile della gestione documentale
1. In attuazione dell'art. 61 del testo unico, le pubbliche
amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del Codice definiscono le
attribuzioni del responsabile della gestione documentale ovvero, ove
nominato, del coordinatore della gestione documentale. In
particolare, al responsabile della gestione e' assegnato il compito
di:
a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all'art. 5;
b) proporre i tempi, le modalita' e le misure organizzative e
tecniche di cui all'art. 3, comma 1, lettera e);
c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla
formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio,
all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel
rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare
tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30
giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d'intesa con il
responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi
informativi o, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il
responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice e con il
responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto
decreto.
2. Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura
criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in
particolare, di classificazione ed archiviazione, nonche' di
comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi
dell'art. 50, comma 4, del testo unico.
num: Art. 5
paragraphs: Manuale di gestione
1. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione, anche ai
fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi.
2. Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare:
a) la pianificazione, le modalita' e le misure di cui all'art. 3,
comma 1, lettera e);
b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all'art.
4, comma 1, lettera c);
c) le modalita' di utilizzo di strumenti informatici per la
formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1,
del Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno ed all'esterno
dell'area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta
elettronica, anche certificata, utilizzate;
d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la
formazione del documento informatico in relazione a specifici
contesti operativi esplicitati e motivati;
e) l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a
registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati
rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di
documento, nell'ambito del contesto a cui esso si riferisce;
f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti,
spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti
pervenuti secondo particolari modalita' di trasmissione, tra i quali,
in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali
diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e 17, nonche' tramite
fax, raccomandata o assicurata;
g) l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei
documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore
eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee
della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
h) le modalita' di formazione, implementazione e gestione dei
fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni
documentali informatiche con l'insieme minimo dei metadati ad essi
associati;
i) l'indicazione delle unita' organizzative responsabili delle
attivita' di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta
dei documenti all'interno dell'area organizzativa omogenea;
j) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di
protocollo, ai sensi dell'art. 53, comma 5, del testo unico;
k) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le
relative modalita' di trattamento;
l) i registri particolari definiti per il trattamento di
registrazioni informatiche anche associati ad aree organizzative
omogenee definite dall'amministrazione sull'intera struttura
organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati
concernente stati, qualita' personali e fatti, di cui all'art. 40,
comma 4, del Codice;
m) il sistema di classificazione, con l'indicazione delle modalita'
di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai
criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento
alle procedure di scarto;
n) le modalita' di produzione e di conservazione delle
registrazioni di protocollo informatico e, in particolare,
l'indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate
per garantire l'immodificabilita' della registrazione di protocollo,
la contemporaneita' della stessa con l'operazione di segnatura ai
sensi dell'art. 55 del Testo unico, nonche' le modalita' di
registrazione delle informazioni annullate o modificate nell'ambito
di ogni sessione di attivita' di registrazione;
o) la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema
di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei
documenti con particolare riferimento alle modalita' di utilizzo;
p) i criteri e le modalita' per il rilascio delle abilitazioni di
accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
q) le modalita' di utilizzo del registro di emergenza ai sensi
dell'art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei
dati protocollati manualmente.
3. Il manuale di gestione e' reso pubblico dalle pubbliche
amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del Codice mediante la
pubblicazione sul proprio sito istituzionale.
num: Art. 6
paragraphs: Funzionalita'
1. Il sistema di protocollo informatico comprende la «funzionalita'
minima».
2. Le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del
Codice, al fine di dare attuazione alle disposizioni introdotte dal
Codice stesso, acquisiscono o realizzano le funzionalita' aggiuntive
sulla base del rapporto tra costi e benefici nell'ambito dei propri
obiettivi di miglioramento dei servizi e di efficienza operativa.
3. Le funzionalita' aggiuntive condividono con la funzionalita'
minima almeno i dati identificativi dei documenti di cui agli
articoli 53, 55 e 56 del testo unico.
num: Art. 7
paragraphs: Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico
1. Il sistema di protocollo informatico assicura:
a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei
confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti
abilitati;
d) la registrazione delle attivita' rilevanti ai fini della
sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne
l'identificazione.
2. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il
controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per
ciascun utente o gruppo di utenti.
3. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il
tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni
trattate e l'individuazione del suo autore.
4. Le registrazioni di cui ai commi 1, lettera d), e 3 devono
essere protette da modifiche non autorizzate.
5. Il registro giornaliero di protocollo e' trasmesso entro la
giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione,
garantendone l'immodificabilita' del contenuto.
6. Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza
previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui
all'allegato B del Codice in materia di protezione dei dati
personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
num: Art. 8
paragraphs: Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile
1. L'annullamento anche di una sola delle informazioni generate o
assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma
immodificabile determina l'automatico e contestuale annullamento
della intera registrazione di protocollo.
2. L'annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni
registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori
intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni,
deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti
e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore
precedentemente attribuito unitamente alla data, l'ora e all'autore
della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica
per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.
3. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono
memorizzate secondo le modalita' specificate nell'art. 54 del testo
unico.
num: Art. 9
paragraphs: Formato della segnatura di protocollo
1. Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici,
registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui
all'art. 53, comma 5, del testo unico, nei repertori e negli archivi,
nonche' negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati
concernente stati, qualita' personali e fatti con le modalita'
descritte nel manuale di gestione, mediante l'operazione di segnatura
di cui all'art. 55 del testo unico che ne garantisce
l'identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente
formato:
a) codice identificativo dell'amministrazione;
b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;
c) codice identificativo del registro;
d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle
previsioni di cui all'art. 20, comma 2;
e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato
all'art. 57 del testo unico.
num: Art. 10
paragraphs: Principi generali
1. Le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 2, comma 2, del
Codice, ai fini della trasmissione di documenti informatici soggetti
alla registrazione di protocollo e destinati ad altra
amministrazione, adottano i formati e le modalita' definiti nel
presente titolo.
2. Le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 2, comma 2, del
Codice realizzano nei propri sistemi di protocollo informatico
funzionalita' interoperative con i requisiti di accessibilita' al
sistema di gestione informatica di cui all'art. 60 del testo unico.
num: Art. 11
paragraphs: Indice degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche e delle aree
organizzative omogenee
1. L'indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni, di
seguito denominato «indice delle amministrazioni», istituito ai sensi
dell'art. 57-bis del Codice, e' destinato alla pubblicazione dei dati
di cui all'art. 12 relativi alle pubbliche amministrazioni di cui
all'art. 2, comma 2 del Codice ed alle loro aree organizzative
omogenee.
2. L'indice delle amministrazioni di cui al comma 1 e' gestito da
un sistema informatico accessibile tramite un sito internet in grado
di permettere la consultazione delle informazioni in esso contenute
da parte dei soggetti pubblici o privati.
3. Al fine di consentire il corretto reperimento nel tempo delle
informazioni associate ad un documento protocollato, il sistema
informatico di cui al comma 2 assicura il mantenimento dei dati
storici relativi alle variazioni intercorse nell'indice delle
amministrazioni e delle rispettive aree organizzative omogenee
conseguenti alle variazioni della struttura dell'amministrazione
mittente o destinataria del documento.
num: Art. 12
paragraphs: Informazioni sulle amministrazioni e le aree organizzative omogenee
1. Ciascuna pubblica amministrazione di cui all'art. 2, comma 2,
del Codice al fine di trasmettere documenti informatici soggetti alla
registrazione di protocollo, si accredita presso l'indice delle
amministrazioni di cui all'art. 11 fornendo almeno le seguenti
informazioni identificative:
a) denominazione dell'amministrazione;
b) codice fiscale dell'amministrazione
c) indirizzo della sede principale dell'amministrazione;
d) elenco delle proprie aree organizzative omogenee;
e) articolazione dell'amministrazione per uffici;
f) il nominativo del referente dell'amministrazione per l'indice
delle amministrazioni.
2. L'elenco di cui al comma 1, lettera d), comprende, per ciascuna
area organizzativa omogenea:
a) la denominazione;
b) il codice identificativo;
c) le caselle di posta elettronica di cui all'art. 18, comma 2;
d) il nominativo del responsabile della gestione documentale;
e) la data di istituzione;
f) l'eventuale data di soppressione;
g) l'elenco degli uffici utente dell'area organizzativa omogenea.
3. Il codice identificativo associato a ciascuna area organizzativa
omogenea e' inserito dall'amministrazione al momento dell'iscrizione
dell'area organizzativa stessa nell'indice.
4. Il codice identificativo associato a ciascun ufficio utente e'
assegnato automaticamente dall'indice delle amministrazioni e
identifica univocamente l'ufficio all'interno dell'indice stesso.
5. L'elenco dei dati di cui ai commi 1 e 2 e' pubblicato sul sito
dell'indice delle amministrazioni e aggiornato a cura dell'Agenzia
per l'Italia digitale.
num: Art. 13
paragraphs: Codice identificativo dell'amministrazione
1. Il codice identificativo dell'amministrazione e' assegnato
automaticamente dall'indice in fase di accreditamento ed e' riportato
nei dati della segnatura di protocollo di cui all'art. 9.
num: Art. 14
paragraphs: Denominazione dell'amministrazione
1. La denominazione dell'amministrazione, di cui art. 12, comma 1,
lettera a), viene allineata alla denominazione registrata
nell'Anagrafe tributaria associata al codice fiscale indicato. A tal
fine, il sistema informatico di gestione dell'indice delle
amministrazioni e' connesso col sistema dell'Anagrafe tributaria.
num: Art. 15
paragraphs: Modalita' di aggiornamento dell'indice delle amministrazioni
1. Ciascuna amministrazione aggiorna immediatamente nell'indice
delle amministrazioni ogni modifica delle informazioni di cui
all'art. 12 e la data di decorrenza della stessa.
2. Con la stessa tempestivita' ciascuna amministrazione aggiorna
nell'indice delle amministrazioni la soppressione ovvero la creazione
di una area organizzativa omogenea specificando i dati di cui
all'art. 12, comma 2.
3. Le amministrazioni aggiornano le informazioni di cui ai commi 1
e 2 utilizzando i servizi telematici offerti dal sistema informatico
di gestione dell'indice delle amministrazioni.
num: Art. 16
paragraphs: Modalita' di trasmissione dei documenti informatici mediante
l'utilizzo della posta elettronica
1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di
protocollo e' effettuato mediante messaggi di posta elettronica
certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68, o messaggi conformi ai sistemi di posta
elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle
specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive
modificazioni.
num: Art. 17
paragraphs: Modalita' di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione
applicativa
1. In attuazione di quanto stabilito dall'art. 47 del Codice lo
scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo e'
effettuato attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa,
secondo quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei
ministri 1° aprile 2008 recante le regole tecniche e di sicurezza per
il funzionamento del Sistema pubblico di connettivita'.
num: Art. 18
paragraphs: Modalita' di registrazione dei documenti informatici
1. Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa
omogenea corrisponde un'unica operazione di registrazione di
protocollo, secondo quanto previsto dall'art. 53 del testo unico e
dall'art. 9 del presente decreto. Alla registrazione di protocollo
vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo
informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta
elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna
rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio
oggetto di registrazione.
2. Ciascuna amministrazione istituisce, per ogni area organizzativa
omogenea, almeno una casella di posta elettronica certificata
direttamente associata al registro di protocollo da utilizzare per la
protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti, ai sensi dell'art.
40-bis del Codice. L'indirizzo di tali caselle e' riportato
nell'indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione di cui
all'art. 5, nonche' pubblicato sul sito dell'amministrazione.
3. Ciascuna amministrazione puo' istituire specifiche caselle di
posta elettronica, anche certificata, per trattare peculiari
tipologie documentali, anche oggetto di registrazione particolare.
Gli indirizzi di tali caselle sono riportati nell'indice delle
amministrazioni e nel manuale di gestione, nonche' pubblicati nel
sito dell'amministrazione
4. Per i documenti informatici pervenuti ad una area organizzativa
omogenea ai sensi dall'art. 40-bis del Codice, e' responsabilita'
dell'amministrazione decidere, secondo quanto previsto dal manuale di
gestione di cui all'art. 5, comma 2, lettera f), quali documenti sono
oggetto di registrazione di protocollo ovvero di registrazione
particolare.
5. L'eventuale indicazione dell'ufficio utente, ovvero del
soggetto, destinatario del documento, va riportata nella segnatura di
protocollo secondo le modalita' ed i formati previsti agli articoli
20 e 21.
6. Ciascuna amministrazione stabilisce autonomamente le modalita'
di inoltro ed assegnazione dei documenti al singolo ufficio utente e
le descrive nel manuale di gestione.
num: Art. 19
paragraphs: Impronta del documento informatico
1. Nell'effettuare l'operazione di registrazione di protocollo dei
documenti informatici l'impronta di cui all'art. 53, comma 1, lettera
f), del testo unico, va calcolata per ciascun documento informatico
associato alla registrazione di protocollo.
2. La funzione crittografica di hash da impiegare per la
generazione dell'impronta di cui al comma 1 e' definita nella
deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45, e successive
modificazioni, recante le regole per il riconoscimento e la verifica
del documento informatico.
num: Art. 20
paragraphs: Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi
1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento
trasmesso da una area organizzativa omogenea sono associati al
documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme
alle specifiche dell'Extensible Markup Language (XML), compatibile
con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition), definito e
aggiornato periodicamente dall'Agenzia per l'Italia digitale con
provvedimento reso disponibile sul proprio sito.
2. Con il provvedimento di cui al comma 1 sono definiti e
aggiornati periodicamente gli standard, le modalita' di trasmissione,
il formato e le definizioni dei tipi di informazioni scambiate tra le
amministrazioni pubbliche e associate ai documenti protocollati.
num: Art. 21
paragraphs: Informazioni da includere nella segnatura
1. Oltre alle informazioni di cui all'art. 9, il file di cui
all'art. 20, comma 1 contiene le seguenti informazioni minime:
a) l'oggetto;
b) il mittente;
c) il destinatario o i destinatari.
2. Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una
Amministrazione possono essere specificate una o piu' delle seguenti
informazioni incluse anch'esse nello stesso file:
a) indicazione della persona o dell'ufficio all'interno della
struttura destinataria a cui si presume verra' affidato il
trattamento del documento;
b) indice di classificazione;
c) identificazione degli allegati;
d) informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul
trattamento da applicare al documento.
3. Qualora due o piu' amministrazioni stabiliscano di scambiarsi
informazioni non previste tra quelle definite al comma 2, le stesse
possono estendere il file di cui all'art. 20, comma 1, includendo le
informazioni specifiche stabilite di comune accordo, nel rispetto
delle indicazioni tecniche stabilite dall'Agenzia per l'Italia
digitale.
num: Art. 22
paragraphs: Realizzazione dell'indice delle amministrazioni
1. La realizzazione ed il funzionamento dell'indice di cui all'art.
11, che costituisce una infrastruttura nazionale condivisa
appartenente al sistema pubblico di connettivita', sono affidati
all'Agenzia per l'Italia digitale ai sensi dell'art. 57-bis del
Codice.
num: Art. 23
paragraphs: Disposizioni finali
1. Il presente decreto entra in vigore il trentesimo giorno dalla
sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di
gestione informatica dei documenti entro e non oltre 18 mesi
dall'entrata in vigore del presente decreto. Fino al completamento di
tale processo possono essere applicate le previgenti regole tecniche.
Decorso tale termine si applicano comunque le presenti regole
tecniche.
3. Il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre
2000 cessa di avere efficacia dall'entrata in vigore del presente
decreto.
Il presente decreto e' inviato ai competenti organi di controllo e
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.