DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
Source: Gazzetta Ufficiale

num: Art. 1
paragraphs: Definizioni
1. Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni del
glossario di cui all'allegato 1 che ne costituisce parte integrante.
2. Le specifiche tecniche relative alle regole tecniche di cui al
presente decreto sono indicate nell'allegato n. 2 relativo ai
formati, nell'allegato n. 3 relativo agli standard tecnici di
riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei
documenti informatici, nell'allegato n. 4 relativo alle specifiche
tecniche del pacchetto di archiviazione e nell'allegato n. 5 relativo
ai metadati. Le specifiche tecniche di cui al presente comma sono
aggiornate con delibera dell'Agenzia per l'Italia digitale, previo
parere del Garante per la protezione dei dati personali, e pubblicate
sul proprio sito istituzionale.
num: Art. 2
paragraphs: Ambito di applicazione
1. Il presente decreto, adottato ai sensi dell'art. 71 del Codice,
stabilisce le regole tecniche previste dall'art. 20, commi 3 e 5-bis,
dall'art. 23-ter, comma 4, dall'art. 43, commi 1 e 3, dall'art. 44 e
dall'art. 44-bis del Codice.
2. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai soggetti di
cui all'art. 2, commi 2 e 3, del Codice, nonche' ai soggetti esterni
a cui e' eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei
documenti informatici.
3. Ai sensi dell'art. 2, comma 5, del Codice, le presenti regole
tecniche si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice in
materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
num: Art. 3
paragraphs: Sistema di conservazione
1. In attuazione di quanto previsto dall'art. 44, comma 1, del
Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico
dal produttore di cui all'art. 6 fino all'eventuale scarto, la
conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie,
dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le
caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita',
leggibilita', reperibilita':
a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici
con i metadati ad essi associati di cui all'allegato 5 al presente
decreto;
b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali
informatiche con i metadati ad essi associati di cui all'allegato 5
al presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamente
identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al
fascicolo o all'aggregazione documentale.
2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano
il trattamento dell'intero ciclo di gestione dell'oggetto conservato
nell'ambito del processo di conservazione.
3. Il sistema di conservazione garantisce l'accesso all'oggetto
conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente
dall'evolversi del contesto tecnologico.
4. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei
formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di
conservazione sono riportati negli allegati 2 e 3 al presente
decreto.
num: Art. 4
paragraphs: Oggetti della conservazione
1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di
conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:
a) pacchetti di versamento;
b) pacchetti di archiviazione;
c) pacchetti di distribuzione.
2. Ai fini dell'interoperabilita' tra i sistemi di conservazione, i
soggetti che svolgono attivita' di conservazione dei documenti
informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute
nell'allegato 4, almeno per la gestione dei pacchetti di
archiviazione.
num: Art. 5
paragraphs: Modelli organizzativi della conservazione
1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi
esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica
dal sistema di gestione documentale, se esistente.
2. Ai sensi dell'art. 44 del Codice, la conservazione puo' essere
svolta:
a) all'interno della struttura organizzativa del soggetto
produttore dei documenti informatici da conservare;
b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti,
pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l'Agenzia
per l'Italia digitale.
3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di
conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o
affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui
all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del
Ministero dei beni e delle attivita' culturali e del turismo ai sensi
del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive
modificazioni.
num: Art. 6
paragraphs: Ruoli e responsabilita'
1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti
ruoli:
a) produttore;
b) utente;
c) responsabile della conservazione.
2. I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o
giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i
modelli organizzativi definiti all'art. 5.
3. Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del
contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di
conservazione secondo le modalita' operative definite nel manuale di
conservazione.
4. L'utente richiede al sistema di conservazione l'accesso ai
documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti
previsti dalla legge. Tali informazioni vengono fornite dal sistema
di conservazione secondo le modalita' previste all'art. 10.
5. Il responsabile della conservazione definisce e attua le
politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la
gestione con piena responsabilita' ed autonomia, in relazione al
modello organizzativo adottato ai sensi dell'art. 5.
6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria
responsabilita', puo' delegare lo svolgimento del processo di
conservazione o di parte di esso ad uno o piu' soggetti di specifica
competenza ed esperienza in relazione alle attivita' ad essi
delegate. Tale delega e' formalizzata, esplicitando chiaramente il
contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e
competenze affidate al delegato.
7. La conservazione puo' essere affidata ad un soggetto esterno,
secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5, mediante contratto
o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del
manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa.
8. Il soggetto esterno a cui e' affidato il processo di
conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei
dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati
personali.
9. Resta ferma la competenza del Ministero dei beni e delle
attivita' culturali e del turismo in materia di tutela dei sistemi di
conservazione degli archivi pubblici o degli archivi privati che
rivestono interesse storico particolarmente importante.
num: Art. 7
paragraphs: Responsabile della conservazione
1. Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile
della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che,
nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il
responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che
con il responsabile della gestione documentale ovvero con il
coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto
attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il
responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa
vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo
la conformita' alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste
dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma
digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal
manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del
sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai
cinque anni, dell'integrita' degli archivi e della leggibilita' degli
stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti
informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale
degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove
necessario, per ripristinare la corretta funzionalita'; adotta
analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in
relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto
previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui
sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza
e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al
medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle
attivita' di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello
Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale
dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle
norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne
cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2. Ai sensi dell'art. 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile
della conservazione puo' chiedere di certificare la conformita' del
processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano
idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui
e' stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'art.
44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai
conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono
chiedere di certificare la conformita' del processo di conservazione
a soggetti, pubblici o privati, a cui e' stato riconosciuto il
possesso dei requisiti di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice,
distinti dai conservatori accreditati
3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della
conservazione e' svolto da un dirigente o da un funzionario
formalmente designato.
4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della
conservazione puo' essere svolto dal responsabile della gestione
documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove
nominato.
num: Art. 8
paragraphs: Manuale di conservazione
1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente
l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi,
il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la
descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le
misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla
gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di
conservazione.
2. Il manuale di conservazione e' un documento informatico che
riporta, almeno:
a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la
responsabilita' del sistema di conservazione, descrivendo in modo
puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti
oggetto della delega stessa;
b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle
responsabilita' e degli obblighi dei diversi soggetti che
intervengono nel processo di conservazione;
c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a
conservazione, comprensiva dell'indicazione dei formati gestiti, dei
metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle
eventuali eccezioni;
d) la descrizione delle modalita' di presa in carico di uno o piu'
pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del
rapporto di versamento;
e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento
dei pacchetti di archiviazione;
f) la modalita' di svolgimento del processo di esibizione e di
esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del
pacchetto di distribuzione;
g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di
tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente
documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle
medesime;
h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della
funzionalita' del sistema di conservazione e delle verifiche
sull'integrita' degli archivi con l'evidenza delle soluzioni adottate
in caso di anomalie;
i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o
copie;
j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono
essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso
delle pubbliche amministrazioni, non gia' presenti nel manuale di
gestione;
k) le modalita' con cui viene richiesta la presenza di un pubblico
ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali e' previsto
il suo intervento;
l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i
documenti.
num: Art. 9
paragraphs: Processo di conservazione
1. Il processo di conservazione prevede:
a) l'acquisizione da parte del sistema di conservazione del
pacchetto di versamento per la sua presa in carico;
b) la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti
contenuti siano coerenti con le modalita' previste dal manuale di
conservazione e con quanto indicato all'art. 11;
c) il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le
verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie;
d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di
versamento relativo ad uno o piu' pacchetti di versamento,
univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente
un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo
universale coordinato (UTC), e una o piu' impronte, calcolate
sull'intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le
modalita' descritte nel manuale di conservazione;
e) l'eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la
firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal
responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di
conservazione;
f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma
elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la
gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche
della struttura dati contenute nell'allegato 4 e secondo le modalita'
riportate nel manuale della conservazione;
g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma
elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione,
del pacchetto di distribuzione ai fini dell'esibizione richiesta
dall'utente;
h) ai fini della interoperabilita' tra sistemi di conservazione, la
produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti
di archiviazione;
i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche
effettuati su richiesta degli utenti in conformita' a quanto previsto
dalle regole tecniche in materia di formazione del documento
informatico;
j) la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il
formato di cui all'art. 11, in conformita' a quanto previsto dalle
regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;
k) lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di
conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti
dalla norma, dandone informativa al produttore;
l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono
interesse storico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto
di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero dei beni
e delle attivita' culturali e del turismo rilasciata al produttore
secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.
2. Fatto salvo quanto previsto dal decreto legislativo 22 gennaio
2004, n. 42, in ordine alla tutela, da parte del Ministero dei beni e
delle attivita' culturali e del turismo, sugli archivi e sui singoli
documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici
territoriali, nonche' di ogni altro ente ed istituto pubblico, i
sistemi di conservazione delle pubbliche amministrazioni e i sistemi
di conservazione dei conservatori accreditati, ai fini della
vigilanza da parte dell'Agenzia per l'Italia digitale su questi
ultimi, prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie
di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscono un accesso ai
dati presso la sede del produttore e misure di sicurezza conformi a
quelle stabilite dal presente decreto.
num: Art. 10
paragraphs: Modalita' di esibizione
1. Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione
dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione
permette ai soggetti autorizzati l'accesso diretto, anche da remoto,
al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un
pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalita' descritte
nel manuale di conservazione.
num: Art. 11
paragraphs: Formati degli oggetti destinati alla conservazione
1. I documenti informatici destinati alla conservazione utilizzano
i formati previsti nell'allegato 2 al presente decreto.
num: Art. 12
paragraphs: Sicurezza del sistema di conservazione
1. Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della
conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e, nel
caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il
responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, provvede a
predisporre, nell'ambito del piano generale della sicurezza, il piano
della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle
misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui
all'allegato B del medesimo decreto, nonche' in coerenza con quanto
previsto dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee
guida emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale. Le suddette misure
sono descritte nel manuale di conservazione di cui all'art. 8.
2. I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che gia'
adottano particolari regole di settore per la sicurezza dei sistemi
informativi adeguano il sistema di conservazione a tali regole. Gli
altri soggetti possono adottare quale modello di riferimento le
regole di sicurezza indicate dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e
dalle relative linee guida emanate dall'Agenzia per l'Italia
digitale. I sistemi di conservazione rispettano le misure di
sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare
tecnico di cui all'allegato B del Codice in materia di protezione dei
dati personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
num: Art. 13
paragraphs: Accreditamento
1. L'Agenzia per l'Italia digitale definisce, con propri
provvedimenti, le modalita' per l'accreditamento e la vigilanza sui
soggetti di cui all'art. 44-bis del Codice i quali adottano le
presenti regole tecniche di cui al presente decreto per la gestione e
la documentazione del sistema di conservazione, nonche' per
l'espletamento del processo di conservazione.
num: Art. 14
paragraphs: Disposizioni finali
1. Il presente decreto entra in vigore il trentesimo giorno
successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
2. I sistemi di conservazione gia' esistenti alla data di entrata
in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36
mesi dall'entrata in vigore del presente decreto secondo un piano
dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al
completamento di tale processo per tali sistemi possono essere
applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si
applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto.
3. Fino al completamento del processo di cui al comma 2, restano
validi i sistemi di conservazione realizzati ai sensi della
deliberazione CNIPA n. 11/2004. Il Responsabile della conservazione
valuta l'opportunita' di riversare nel nuovo sistema di conservazione
gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al
termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti.
4. La deliberazione CNIPA n. 11/2004 cessa di avere efficacia nei
termini previsti dai comma 2 e 3.
Il presente decreto e' inviato ai competenti organi di controllo e
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.