DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014
Source: Gazzetta Ufficiale

num: Art. 1
paragraphs: Definizioni
1. Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni del
glossario di cui all'allegato 1 che ne costituisce parte integrante.
2. Le specifiche tecniche relative alle regole tecniche di cui al
presente decreto sono indicate nell'allegato n. 2 relativo ai
formati, nell'allegato n. 3 relativo agli standard tecnici di
riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei
documenti informatici, nell'allegato n. 4 relativo alle specifiche
tecniche del pacchetto di archiviazione e nell'allegato n. 5 relativo
ai metadati. Le specifiche tecniche di cui al presente comma sono
aggiornate con delibera dell'Agenzia per l'Italia digitale, previo
parere del Garante per la protezione dei dati personali, e pubblicate
sul proprio sito istituzionale.
num: Art. 2
paragraphs: Oggetto e ambito di applicazione
1. Il presente decreto detta le regole tecniche per i documenti
informatici previste dall'art. 20, commi 3 e 4, dall'art. 22, commi 2
e 3, dall'art. 23, e dall'art. 23-bis, commi 1 e 2, e del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell'amministrazione
digitale», di seguito Codice.
2. Il presente decreto detta le regole tecniche previste dall'art.
23-ter, commi 3 e 5, dall'art. 40, comma 1 e dall'art. 41, comma
2-bis del Codice in materia di documenti amministrativi informatici e
fascicolo informatico.
3. Ai sensi dell'art. 2, comma 5, del Codice, le presenti regole
tecniche si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice in
materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
4. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai soggetti di
cui all'art. 2, commi 2 e 3, del Codice, nonche' agli altri soggetti
a cui e' eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei
documenti informatici.
num: Art. 3
paragraphs: Formazione del documento informatico
1. Il documento informatico e' formato mediante una delle seguenti
principali modalita':
a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o
su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della
copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica
di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un
insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu' basi dati,
anche appartenenti a piu' soggetti interoperanti, secondo una
struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
2. Il documento informatico assume la caratteristica di
immodificabilita' se formato in modo che forma e contenuto non siano
alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticita' nella fase di conservazione.
3. Il documento informatico, identificato in modo univoco e
persistente, e' memorizzato in un sistema di gestione informatica dei
documenti o di conservazione la cui tenuta puo' anche essere delegata
a terzi.
4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera a), le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita'
sono determinate da una o piu' delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
elettronica qualificata;
b) l'apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica
certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che
adottino idonee politiche di sicurezza;
e) il versamento ad un sistema di conservazione.
5. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera b), le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita'
sono determinate dall'operazione di memorizzazione in un sistema di
gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilita'
del documento o in un sistema di conservazione.
6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilita' e di
integrita' sono determinate dall'operazione di registrazione
dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure
per la protezione dell'integrita' delle basi di dati e per la
produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la
produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento
della stessa nel sistema di conservazione.
7. Laddove non sia presente, al documento informatico
immodificabile e' associato un riferimento temporale.
8. L'evidenza informatica corrispondente al documento informatico
immodificabile e' prodotta in uno dei formati contenuti nell'allegato
2 del presente decreto in modo da assicurare l'indipendenza dalle
piattaforme tecnologiche, l'interoperabilita' tra sistemi informatici
e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di
leggibilita'. Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui
la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo
specifico nel suo contesto tipico.
9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i
metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L'insieme
minimo dei metadati, come definiti nell'allegato 5 al presente
decreto, e' costituito da:
a) l'identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
c) l'oggetto;
d) il soggetto che ha formato il documento;
e) l'eventuale destinatario;
f) l'impronta del documento informatico.
Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto
e delle necessita' gestionali e conservative.
num: Art. 4
paragraphs: Copie per immagine su supporto informatico
di documenti analogici
1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico di cui all'art. 22, commi 2 e 3, del Codice e' prodotta
mediante processi e strumenti che assicurino che il documento
informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento
analogico da cui e' tratto, previo raffronto dei documenti o
attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate
tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del
contenuto dell'originale e della copia.
2. Fermo restando quanto previsto dall'art. 22, comma 3, del
Codice, la copia per immagine di uno o piu' documenti analogici puo'
essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica
qualificata da chi effettua la copia.
3. Laddove richiesta dalla natura dell'attivita', l'attestazione di
conformita' delle copie per immagine su supporto informatico di un
documento analogico di cui all'art. 22, comma 2, del Codice, puo'
essere inserita nel documento informatico contenente la copia per
immagine. Il documento informatico cosi' formato e' sottoscritto con
firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica
qualificata del pubblico ufficiale a cio' autorizzato. L'attestazione
di conformita' delle copie per immagine su supporto informatico di
uno o piu' documenti analogici puo' essere altresi' prodotta come
documento informatico separato contenente un riferimento temporale e
l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico cosi'
prodotto e' sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma
digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a
cio' autorizzato.
num: Art. 5
paragraphs: Duplicati informatici di documenti informatici
1. Il duplicato informatico di un documento informatico di cui
all'art. 23-bis, comma 1, del Codice e' prodotto mediante processi e
strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo
stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga
la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.
num: Art. 6
paragraphs: Copie e estratti informatici di documenti informatici
1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico
di cui all'art. 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso
l'utilizzo di uno dei formati idonei di cui all'allegato 2 al
presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la
corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico
alle informazioni del documento informatico di origine previo
raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei
casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la
corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.
2. La copia o l'estratto di uno o piu' documenti informatici di cui
al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica
qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia
probatoria dell'originale, salvo che la conformita' allo stesso non
sia espressamente disconosciuta.
3. Laddove richiesta dalla natura dell'attivita', l'attestazione di
conformita' delle copie o dell'estratto informatico di un documento
informatico di cui al comma 1, puo' essere inserita nel documento
informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento
informatico cosi' formato e' sottoscritto con firma digitale del
notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del
pubblico ufficiale a cio' autorizzato. L'attestazione di conformita'
delle copie o dell'estratto informatico di uno o piu' documenti
informatici puo' essere altresi' prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni
copia o estratto informatico. Il documento informatico cosi' prodotto
e' sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o
firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio'
autorizzato.
num: Art. 7
paragraphs: Trasferimento nel sistema di conservazione
1. Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di
conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle
modalita' e con il formato previsti dal manuale di conservazione di
cui all'art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri
3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti
informatici.
2. I tempi entro cui i documenti informatici devono essere versati
in conservazione sono stabiliti per le diverse tipologie di documento
e in conformita' alle regole tecniche vigenti in materia.
3. Il buon esito dell'operazione di versamento e' verificato
tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di
conservazione.
num: Art. 8
paragraphs: Misure di sicurezza
1. I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che applicano
particolari regole di settore per la sicurezza dei propri sistemi
informatici possono adottare misure di sicurezza per garantire la
tenuta del documento informatico di cui all'art. 3.
2. I soggetti privati, per garantire la tenuta del documento
informatico di cui all'art. 3, possono adottare, quale modello di
riferimento, quanto previsto dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e
dalle relative linee guida emanate dall'Agenzia per l'Italia
digitale. I sistemi di gestione informatica dei documenti rispettano
le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del codice
in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui
all'allegato B del predetto codice.
num: Art. 9
paragraphs: Formazione del documento amministrativo informatico
1. Al documento amministrativo informatico si applica quanto
indicato nel Capo II per il documento informatico, salvo quanto
specificato nel presente Capo.
2. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell'art. 40, comma 1,
del Codice, formano gli originali dei propri documenti attraverso gli
strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero
acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui
agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice.
3. Il documento amministrativo informatico, di cui all'art 23-ter
del Codice, formato mediante una delle modalita' di cui all'art. 3,
comma 1, del presente decreto, e' identificato e trattato nel sistema
di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, comprensivo
del registro di protocollo e degli altri registri di cui all'art. 53,
comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonche' degli albi,
degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualita'
personali e fatti gia' realizzati dalle amministrazioni su supporto
informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all'art. 40,
comma 4, del Codice, con le modalita' descritte nel manuale di
gestione.
4. Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli
articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice sono identificate e trattate
come i documenti amministrativi informatici nel sistema di gestione
informatica dei documenti di cui al comma 3 ovvero, se soggette a
norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per
riassunto, memorizzate in specifici archivi informatici
dettagliatamente descritti nel manuale di gestione.
5. Il documento amministrativo informatico assume le
caratteristiche di immodificabilita' e di integrita', oltre che con
le modalita' di cui all'art. 3, anche con la sua registrazione nel
registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori,
negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati
contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al
comma 3.
6. Fermo restando quanto stabilito nell'art. 3, comma 8, eventuali
ulteriori formati possono essere utilizzati dalle pubbliche
amministrazioni in relazione a specifici contesti operativi che vanno
esplicitati, motivati e riportati nel manuale di gestione.
7. Al documento amministrativo informatico viene associato
l'insieme minimo dei metadati di cui all'art. 53 del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i
documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono
contenere al proprio interno o avere associati l'insieme minimo dei
metadati di cui all'art. 3, comma 9, come descritto nel manuale di
gestione.
8. Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali
ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per
ogni tipologia di documento, nell'ambito del contesto a cui esso si
riferisce, e descritti nel manuale di gestione.
9. I metadati associati al documento amministrativo informatico, di
tipo generale o appartenente ad una tipologia comune a piu'
amministrazioni, sono definiti dalle pubbliche amministrazioni
competenti, ove necessario sentito il Ministero dei beni e delle
attivita' culturali e del turismo, e trasmessi all'Agenzia per
l'Italia digitale che ne cura la pubblicazione on line sul proprio
sito.
10. Ai fini della trasmissione telematica di documenti
amministrativi informatici, le pubbliche amministrazioni pubblicano
sui loro siti gli standard tecnici di riferimento, le codifiche
utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software
di colloquio, rendendo eventualmente disponibile gratuitamente sul
proprio sito il software per la trasmissione di dati coerenti alle
suddette codifiche e specifiche. Al fine di abilitare alla
trasmissione telematica gli applicativi software sviluppati da terzi,
le amministrazioni provvedono a richiedere a questi opportuna
certificazione di correttezza funzionale dell'applicativo e di
conformita' dei dati trasmessi alle codifiche e specifiche
pubblicate.
num: Art. 10
paragraphs: Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici
1. Fatto salvo quanto previsto all'art. 4, l'attestazione di
conformita', di cui all'art. 23-ter, comma 3, del Codice, della copia
informatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla
pubblica amministrazione, ovvero da essa detenuto, puo' essere
inserita nel documento informatico contenente la copia informatica.
Il documento informatico cosi' formato e' sottoscritto con firma
digitale o firma elettronica qualificata del funzionario delegato.
2. L'attestazione di conformita' di cui al comma 1, anche nel caso
di uno o piu' documenti amministrativi informatici, effettuata per
raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei
casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la
corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia, puo'
essere prodotta come documento informatico separato contenente un
riferimento temporale e l'impronta di ogni copia. Il documento
informatico prodotto e' sottoscritto con firma digitale o con firma
elettronica qualificata del funzionario delegato.
num: Art. 11
paragraphs: Trasferimento nel sistema di conservazione
1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove
nominato, il coordinatore della gestione documentale:
a) provvede a generare, per uno o piu' documenti informatici, un
pacchetto di versamento nelle modalita' e con i formati concordati
con il responsabile della conservazione e previsti dal manuale di
conservazione;
b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in
conformita' con le norme vigenti in materia, con il sistema di
classificazione e con il piano di conservazione, i tempi entro cui i
documenti debbono essere versati in conservazione;
c) verifica il buon esito dell'operazione di versamento tramite
il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.
num: Art. 12
paragraphs: Misure di sicurezza
1. Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato,
il coordinatore della gestione documentale predispone, in accordo con
il responsabile della sicurezza e il responsabile del sistema di
conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione
informatica dei documenti, nell'ambito del piano generale della
sicurezza ed in coerenza con quanto previsto in materia dagli
articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate
dall'Agenzia per l'Italia digitale. Le suddette misure sono indicate
nel manuale di gestione.
2. Si applica quanto previsto dall'art. 8, comma 2, secondo
periodo.
num: Art. 13
paragraphs: Formazione dei fascicoli informatici
1. I fascicoli di cui all'art. 41 del Codice e all'art. 64, comma
4, e all'art. 65 del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema di gestione informatica
dei documenti e contengono l'insieme minimo dei metadati indicati al
comma 2-ter del predetto art. 41 del Codice, nel formato specificato
nell'allegato 5 del presente decreto, e la classificazione di cui al
citato art. 64 del citato decreto n. 445 del 2000.
2. Eventuali aggregazioni documentali informatiche sono gestite nel
sistema di gestione informatica dei documenti e sono descritte nel
manuale di gestione. Ad esse si applicano le regole che identificano
univocamente l'aggregazione documentale informatica ed e' associato
l'insieme minimo dei metadati di cui al comma 1.
num: Art. 14
paragraphs: Formazione dei registri e repertori informatici
1. Il registro di protocollo e gli altri registri di cui all'art.
53, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, i repertori, gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di
dati concernente stati, qualita' personali e fatti realizzati dalle
amministrazioni su supporto informatico in luogo dei registri
cartacei di cui all'art. 40, comma 4, del Codice sono formati ai
sensi dell'art. 3, comma 1, lettera d).
2. Le pubbliche amministrazioni gestiscono registri particolari
informatici, espressamente previsti da norme o regolamenti interni,
generati dal concorso di piu' aree organizzative omogenee con le
modalita' previste ed espressamente descritte nel manuale di
gestione, individuando un'area organizzativa omogenea responsabile.
num: Art. 15
paragraphs: Trasferimento in conservazione
1. Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato,
il coordinatore della gestione documentale provvede a generare, per
uno o piu' fascicoli o aggregazioni documentali informatiche o
registri o repertori informatici di cui all'art. 14, un pacchetto di
versamento che contiene i riferimenti che identificano univocamente i
documenti informatici appartenenti al fascicolo o all'aggregazione
documentale informatica.
2. Ai fascicoli informatici, alle aggregazioni documentali
informatiche, ai registri o repertori informatici si applica quanto
previsto per il documento informatico all'art. 11, comma 1, lettere
b) e c).
num: Art. 16
paragraphs: Misure di sicurezza
1. Ai fascicoli informatici, alle aggregazioni documentali
informatiche, ai registri o repertori informatici si applicano le
misure di sicurezza di cui all'art. 12.
num: Art. 17
paragraphs: Disposizioni finali
1. Il presente decreto entra in vigore decorsi trenta giorni dalla
data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
2. Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di
gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi
dall'entrata in vigore del presente decreto. Fino al completamento di
tale processo possono essere applicate le previgenti regole tecniche.
Decorso tale termine si applicano le presenti regole tecniche.
Il presente decreto e' inviato ai competenti organi di controllo e
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.