Burgenland: Geschäftsordnung für die Bezirkshauptmannschaften imBurgenland

num: 1.
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Allgemeine Bestimmungen
Grundsätze und Zielsetzungen
§ 1. Diese Verordnung regelt den Ablauf der Geschäftsfälle der Bezirkshauptmannschaften im Burgenland nach den Grundsätzen
1.der Rechtsstaatlichkeit,2.der Effektivität und Effizienz sowie3.der Orientierung an den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden.
Begriffsbestimmungen
§ 2. Im Sinne dieser Verordnung bedeuten die Begriffe:
1.„Akt": die sich auf eine bestimmte oder gleichartige Verwaltungsangelegenheiten beziehenden Dokumente;2.„Amtsanlass": die Einleitung eines Verwaltungshandelns von Amts wegen;3.„Anbringen": Anträge, Gesuche, Anzeigen, Beschwerden und sonstige Eingangsstücke;4.„Dienstpost": von einem Gericht oder einer Verwaltungsbehörde übermittelte Dokumente;5.„interne Erledigung": Dokumentation des für das Verwaltungshandeln voraussichtlich wesentlichen Geschehens sowie des Geschäftsverlaufes in einem Akt oder einem Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem;6.„externe Erledigungen": Mitteilungen über den Inhalt interner Erledigungen an Kundinnen oder Kunden;7.„Dokument": Anbringen und Erledigungen in jeder technischen Form, die die Bezirkshauptmannschaft zu empfangen oder zu übermitteln in der Lage ist;8.„Kundin oder Kunde": Personen, die das Verwaltungshandeln der Bezirkshauptmannschaft betrifft;9.„Poststelle": die von der Bezirkshauptfrau oder vom Bezirkshauptmann zum Empfang oder zur Übernahme oder zur Abfertigung von Dokumenten bestellten Bediensteten;10.„Schriftstück": Dokument, dessen Inhalt auf Papier festgehalten ist;11.„Skartierung": Vernichtung oder Löschung von Dokumenten, an deren weiterer Archivierung kein rechtliches oder wissenschaftliches Interesse besteht.
num: 2.
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Einleitung von Geschäftsfällen
Einleitung von Geschäftsfällen
§ 3. Die Einleitung eines Verwaltungshandelns erfolgt auf Grund von
1.Anbringen oder2.von Amts wegen (Amtsanlass).
Anbringen
§ 4. (1) Anbringen können, sofern in den Verwaltungsvorschriften nicht anderes bestimmt ist, schriftlich oder, soweit es der Natur der Sache nach tunlich erscheint, mündlich eingebracht werden.
(2) Schriftliche Anbringen können nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen als Schriftstück oder als sonstiges Dokument eingebracht werden.
Zustellung von Schriftstücken
an die Bezirkshauptmannschaft
§ 5. (1) Schriftstücke können der Bezirkshauptmannschaft an die von der Bezirkshauptmannschaft durch Anschlag an der Amtstafel sowie im Internet kundgemachten Adressen zugestellt werden durch
1.die Österreichische Post AG (§ 2 Z 2 des Postgesetzes 1997, BGBl. I Nr. 18/1998, zuletzt geändert durch das Gesetz BGBl. I Nr. 72/2003);2.einen anderen Zustelldienst;3.Telefax;4.persönliche Übergabe an und Entgegennahme durch eine Bedienstete oder einen Bediensteten der Bezirkshauptmannschaft;5.Einwurf in einen von der Bezirkshauptmannschaft allenfalls eingerichteten Behördenpostkasten.
(2) Ist für Zustellungen im Sinne des Abs. 1 Z 1 ein Postfach eingerichtet, so ist dieses an Werktagen zumindest ein Mal täglich zu leeren.(3) Die Bezirkshauptmannschaften haben die Zeiten, innerhalb derer schriftliche Anbringen entgegenzunehmen sind, an der Amtstafel und im Internet kund zu machen. Außerhalb dieser kundgemachten Zeiten können Zustellungen im Sinne des Abs. 1 Z 4 dann vorgenommen werden, wenn eine Bedienstete oder ein Bediensteter in der Bezirkshauptmannschaft anwesend ist. Diese haben ein Schriftstück entgegen zu nehmen und den Zeitpunkt der persönlichen Übergabe und Entgegennahme nachweislich zu dokumentieren.(4) Ist für Zustellungen im Sinne des Abs. 1 Z 5 ein Behördenpostkasten eingerichtet, so ist dieser zu den durch Anschlag an der Amtstafel, am Behördenpostkasten sowie im Internet kundgemachten Zeiten zu entleeren. Die Entleerung ist nachweislich zu dokumentieren.(5) Die Zustellung eines Schriftstückes an die Bezirkshauptmannschaft ist von der Poststelle oder den entgegen nehmenden Bediensteten über Verlangen zu bestätigen.
Übernahme und Weiterleitung
von Schriftstücken
§ 6. (1) Sämtliche Schriftstücke sind umgehend sowie - im Fall, dass diese verschlossen sind - ungeöffnet der Poststelle vorzulegen und von dieser zu übernehmen. Schriftstücke, die nicht an die Bezirkshauptmannschaft adressiert sind („Irrläufer"), sind nicht zu übernehmen, im Fall der Übernahme ungeöffnet sowie im Fall einer bereits erfolgten Öffnung versehen mit einem Eingangsvermerk im Sinne des Abs. 4 an den darin bezeichneten Adressaten weiterzuleiten.
(2) Die Poststelle hat1.die übernommenen Schriftstücke unbeschadet der Bestimmungen des Abs. 3 zu öffnen,2.diese auf Vollständigkeit hinsichtlich darin allenfalls angeführter Beilagen zu überprüfen,3.deren Eingang sowie allfällige Besonderheiten nach Maßgabe des Abs. 4 zu dokumentieren,4.allfällige Beilagen nach Maßgabe des Abs. 5 sowie Umschläge der zugestellten Schriftstücke nach Maßgabe des Abs. 6 anzuschließen,5.der Bezirkshauptfrau oder dem Bezirkshauptmann vorzulegen und6.entsprechend deren Anordnungen zur Dokumentation, Verwaltung, allfälligen Übernahme in elektronische Form sowie zur Erledigung weiterzuleiten.(3) Der Bezirkshauptfrau oder dem Bezirkshauptmann sind ungeöffnet vorzulegen:1.Dienstpost;2.Schriftstücke, deren Umschlag deutlich sichtbar mit einem Vermerk gekennzeichnet ist, der auf einen bestimmten Empfänger oder einen beschränkten Empfängerkreis hinweist wie „persönlich", „vertraulich", „Verschluss", „zu Handen";3.Schriftstücke, deren Umschlag deutlich sichtbar mit dem Vermerk „Wahlvorschlag" gekennzeichnet ist;4.Schriftstücke, deren Umschlag deutlich sichtbar mit dem Vermerk „Anbot" gekennzeichnet ist und die einer bestimmten Ausschreibung zugeordnet werden können.(4) Auf dem Schriftstück selbst, seiner Kopie, auf einem Beiblatt dazu, auf einem gemäß Abs. 3 ungeöffnetem oder gemäß Abs. 6 anzuschließenden Umschlag ist, soweit dies nicht bereits auf andere Art und Weise ersichtlich ist, der Tag des Einganges des Schriftstückes in der Bezirkshauptmannschaft zu dokumentieren; darüber hinaus sind als Zusatz zu vermerken1.„Beilage/n" unter Auflistung und Beschreibung der dem Schriftstück angeschlossenen Beilage/n sowie allfälliger gesonderter Verwahrung oder Behandlung derselben im Sinne des Abs. 5;2.„persönlich überreicht": dieser ist auf Schriftstücken gemäß Abs. 6 Z 2 anzubringen, wenn diese durch persönliche Übergabe an und Entgegennahme durch eine Bedienstete oder einen Bediensteten der Bezirkshauptmannschaft zugestellt werden;3.„Uhrzeit": diese ist jedenfalls auf Schriftstücken gemäß Abs. 3 Z 3 und Z 4 anzubringen, wenn diese durch persönliche Übergabe an und Entgegennahme durch eine Bedienstete oder einen Bediensteten der Bezirkshauptmannschaft zugestellt werden;4.„Irrläufer", wenn sich dieser Umstand erst nach erfolgter Öffnung eines Schriftstückes ergibt.(5) Einem Schriftstück als Beilage angeschlossene Wertsachen, wie zB Geldmünzen, Geldnoten, Sparbücher, Wertpapiere, sind entsprechend den Kassensicherungsvorschriften zu verwahren.(6) Umschläge sind Schriftstücken jedenfalls anzuschließen sowie mit einem Vermerk gemäß Abs. 4 zu versehen,1.wenn aus dem Schriftstück selbst oder dem Umschlag kein Absender hervorgeht;2.bei Schriftstücken, für die Beginn oder Ablauf einer Frist vom Zeitpunkt der Absendung des Schriftstückes zu berechnen ist, wie beispielsweise bei Rechtsmitteln oder Rechtsbehelfen.(7) Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann kann von den Abs. 2 bis 5 abweichende Regelungen verfügen. Eine derartige Verfügung kann nur schriftlich getroffen werden und ist nachweislich allen davon betroffenen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen.
Zustellung, Übernahme und Weiterleitung
von sonstigen Dokumenten
§ 7. (1) Sonstige Dokumente können der Bezirkshauptmannschaft in jeder technischen Form, die die Bezirkshauptmannschaft zu empfangen in der Lage ist, an die von der Bezirkshauptmannschaft durch Anschlag an der Amtstafel sowie im Internet kundgemachten Adressen, zugestellt werden.
(2) Elektronisch zugestellte Dokumente sind grundsätzlich nicht auf Papier auszudrucken.(3) Auf sonstige Dokumente sind § 5 Abs. 2 und § 6 Abs. 1 bis 3 und 7 sinngemäß anzuwenden. Auf die auf Papier ausgedruckten elektronischen Dokumente findet überdies § 6 Abs. 4 Z 1 Anwendung. § 6 Abs. 2 Z 5 findet keine Anwendung, wenn der Bezirkshauptfrau oder dem Bezirkshauptmann ein direkter, elektronischer Zugriff auf zugestellte Dokumente zur Verfügung steht.
Dokumentation und Verwaltung
§ 8. (1) Sämtliche Dokumente sind in einem Aktenverwaltungssystem zu erfassen und laufend evident zu halten. Ein Aktenverwaltungssystem ist durchgehend elektronisch sowie grundsätzlich für jede Bezirkshauptmannschaft gesondert zu führen. Kombinationen von Aktenverwaltungssystemen mit Aktenbearbeitungssystemen und/oder gemeinsame Aktenverwaltungs- und/oder Aktenbearbeitungssysteme von Bezirkshauptmannschaften und/oder dem Amt der Burgenländischen Landesregierung sind zulässig.
(2) Schriftstücke sind nach Maßgabe der in § 9 festgelegten Grundsätze sowie der zur Verfügung stehenden Ressourcen dabei zunächst in ein elektronisches Dokument überzuführen; dies ist auf dem Schriftstück selbst sowie im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem zu dokumentieren. Das Schriftstück kann, sofern das elektronische Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen wurde und nicht mehr verändert werden kann, dem Absender über dessen Antrag1.wiederausgefolgt oder2.auf dessen Kosten rückübermittelt werden.Eine allfällige Wiederausfolgung oder Rückübermittlung ist ebenfalls im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem zu dokumentieren.(3) Im Aktenverwaltungssystem sind, sofern dies nicht bereits auf andere Art und Weise in einem durchgehend elektronisch geführten Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem oder einer Datenanwendung dokumentiert wird, die Dokumente entsprechend dem im Anhang 1 zu dieser Verordnung festgelegten Materienverzeichnis mit den in Abs. 4 festgelegten Mindesterfordernissen zu erfassen und laufend evident zu halten.(4) Für jedes Dokument sind zu dokumentieren1.die in § 6 Abs. 4 sowie in § 8 Abs. 3 angeführten Daten;2.eine Geschäftszahl im Sinne des Abs. 6;3.die (Sach-) Bearbeiterin oder der (Sach-) Bearbeiter;4.sämtliche interne und externe Erledigungen, dies jedenfalls unter Anführung der oder des Genehmigenden sowie des Datums der Genehmigung und der Abfertigung;5.Zustellverfügungen im Sinne des § 5 des Zustellgesetzes (ZustG), BGBl. Nr. 200/1982 zuletzt geändert durch das Gesetz BGBl. I Nr. 10/2004, sowie allfällige Zustellnachweise;6.die Skartierungsanordnung.(5) Unbeschadet des Abs. 4 können und sind jedenfalls über schriftliche Anordnung der Bezirkshauptfrau oder des Bezirkshauptmannes im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem auch zusätzliche Daten erfasst und laufend evident gehalten werden, die für die Erledigung, oder die Kundinnen und Kunden von Bedeutung sein können.(6) Jedem Dokument muss eine Geschäftszahl zugeordnet werden, die sich zusammensetzt aus1.zwei Buchstaben als Bezeichnung der Bezirkshauptmannschaft,2.einer Stammzahl und einer Materienzahl, die aus dem im Anhang 1 zu dieser Verordnung festgelegten Materienverzeichnis abzuleiten sind, sowie3.einer laufenden Ordnungsnummer.(7) Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann kann zu den Abs. 2, 3 und 5 näher ausführende oder von Abs. 1 abweichende Regelungen nur schriftlich treffen und hat diese überdies nachweislich allen davon betroffenen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen.(8) Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann hat jede Erteilung oder Entziehung von Berechtigungen zur Dokumentation oder zur Einsicht in das Aktenverwaltungssystem schriftlich zu verfügen und dies nachweislich allen davon betroffenen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen.
num: 3.
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Erledigungen
Grundsätzliches
§ 9. Erledigungen haben nach Maßgabe der in § 1 festgelegten Zielsetzungen möglichst
1.einfach,2.rasch und3.Kosten sparend zu erfolgen.
Interne Erledigungen
§ 10. (1) Alle Bediensteten haben die ihnen gemäß § 7 Abs. 2 Bgld. BH-G, LGBl. Nr. 26/2003, sowie die ihnen im Einzelfall durch die Bezirkshauptfrau beziehungsweise den Bezirkshauptmann oder die Referatsleiterinnen beziehungsweise die Referatsleiter übertragenen Aufgaben entsprechend
1.den Verwaltungsvorschriften,2.den allgemein oder im Einzelfall festgelegten Bearbeitungsvorgängen, -reihenfolgen oder -prioritäten sowie3.den in § 9 festgelegten Grundsätzen
zu erledigen.
(2) Das für die Erledigung des Geschäftsfalles voraussichtlich wesentliche Geschehen, insbesondere Anbringen sowie Äußerungen der Bezirkshauptmannschaft dazu, und der Verlauf des Geschäftsfalles, jedenfalls aber die in Abs. 4 Z 1 bis 3 genannten Verfügungen einschließlich deren Erfüllung, sind im Akt sowie im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem1.zu dokumentieren,2.von den gemäß § 8 Abs. 1 bis 3, Bgld. BH-G, LGBl. Nr. 26/2003, Genehmigungsberechtigten nach Maßgabe des Abs. 3 zu beurkunden und3.von den an der Erledigung maßgeblich mitwirkenden, jedoch nicht genehmigungsberechtigten Bediensteten in sinngemäßer Anwendung des Abs. 3 zu paraphieren.(3) Eine Beurkundung gemäß Abs. 2 Z 2 erfolgt durch eigenhändige Unterzeichnung eines Schriftstückes oder elektronische Signatur eines Dokumentes. Hat die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann Bediensteten eine bestimmte Angelegenheit zur selbständigen Erledigung übertragen, so lautet die Fertigungsklausel „Für die Bezirkshauptfrau" oder „Für den Bezirkshauptmann", im Übrigen „Die Bezirkshauptfrau" oder „Der Bezirkshauptmann".(4) Der Verlauf eines Geschäftsfalles wird durch Verfügungen von gemäß § 8 Abs. 1 bis 3, Bgld. BH-G, LGBl. Nr. 26/2003, genehmigungsberechtigten Bediensteten geregelt. Derartige Verfügungen sind1.Zustellverfügungen im Sinne des § 5 ZustG, BGBl. Nr. 200/1982 zuletzt geändert durch das Gesetz BGBl. I Nr. 10/2004;2.verfahrensleitende Verfügungen, wie etwaa.Anordnungen betreffend eine erhöhte Priorität oder eine erhöhte Vertraulichkeit einer Erledigung im Sinne des § 6 Abs. 3;b.Anordnungen betreffend den Anschluss von Beilagen oder Mehrausfertigungen;c.Urgenz einer Erledigung;d.Amts- oder Rechtshilfeersuchen;e.(Frist-) Anordnungen betreffend eine Wiedervorlage von Dokumenten oder Akten zu einem bestimmten Zeitpunkt;f.besondere Genehmigungs- oder Einsichtnahmeanordnungen;g.Einlege- und Skartierungsanordnungen.3.sonstige Verfügungen, wie etwaa.Schreib- oder Vervielfältigungsaufträge;b.Anordnungen betreffend einen „Umlauf" von Dokumenten oder Akten, sofern diese allen oder bestimmten Bediensteten nachweislich zur Kenntnis zu bringen; ein Umlauf hat grundsätzlich auf elektronischem Wege zu erfolgen.(5) Bereits genehmigte Erledigungen können nach Maßgabe des § 62 Abs. 4 des Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzes (AVG), BGBl. Nr. 51/1991 zuletzt geändert durch das Gesetz BGBl. I Nr. 10/2004, jederzeit geändert werden, wobei jede derartige Änderung lediglich im Sinne des Abs. 2 zu dokumentieren ist; darüber hinausgehende Änderungen bedürfen einer neuerlichen Beurkundung im Sinne des Abs. 3.
Externe Erledigungen
§ 11. (1) Externe Erledigungen haben schriftlich zu ergehen, wenn dies in den Verwaltungsvorschriften ausdrücklich angeordnet ist, von einer Kundin oder einem Kunden verlangt wird oder wenn ihre Zustellungen erforderlich sind. Im Übrigen sind externe Erledigungen in jener Form vorzunehmen, die der Bezirkshauptmannschaft sowie den Kundinnen und Kunden unter Wahrung ihrer Rechtsschutzinteressen den voraussichtlich geringsten Aufwand verursacht und in der diese von den Kundinnen und Kunden auch empfangen werden können. Mündliche Erledigungen sind, wenn nötig, in einer Niederschrift oder einem Aktenvermerk festzuhalten.
(2) Erledigungen im Wege der Amts- oder Rechtshilfe ist der Akt anzuschließen und dieser mit dem Vermerk „urschriftlich" an die sachlich und örtlich zuständige Verwaltungsbehörde oder an das sachlich und örtlich zuständige Gericht vorzulegen. Soweit diese Akten elektronisch erzeugt und elektronisch genehmigt wurden, bezieht sich die Vorlage auf dieses elektronische Original und muss überdies die Vorlage in einem Standardformat im Sinne des § 21 des E-Government-Gesetzes (E-GovG), BGBl. I Nr. 10/2004, erfolgen. Die Vorlage ist im Aktenverwaltungssystem zu dokumentieren.(3) Anbringen, für die die Bezirkshauptmannschaft sachlich oder örtlich nicht zuständig ist, sind im Original an die sachlich und örtlich zuständige Verwaltungsbehörde oder an das sachlich und örtlich zuständige Gericht mit dem Vermerk „urschriftlich abgetreten" weiterzuleiten; Abs. 2 zweiter und dritter Satz sind sinngemäß anzuwenden, mit der Maßgabe, dass bei der Bezirkshauptmannschaft keine Kopie des Anbringens zu verbleiben hat. Der Absender ist über die erfolgte Weiterleitung zu verständigen.(4) Auf die Vorlage von Rechtsmitteln oder Rechtsbehelfen an die im Instanzenzug zuständige Behörde ist Abs. 2 sinngemäß anzuwenden.
Ausfertigung von Erledigungen
§ 12. (1) Die Ausfertigung einer Erledigung hat jedenfalls die Bezeichnung der Bezirkshauptmannschaft, das Datum der Genehmigung und den Namen der oder des Genehmigenden sowie überdies die in Abs. 4 und die in den jeweiligen Verwaltungsvorschriften festgelegten Daten zu enthalten.
(2) Die Ausfertigung kann entweder von der oder dem Genehmigenden eigenhändig unterzeichnet oder als beglaubigte Ausfertigung ergehen; gleiches gilt für allfällige Beilagen zu einer Erledigung. Die Verwendung einer Amtssignatur im Sinne des § 19 E-GovG, BGBl. I Nr. 10/2004, entfaltet für Dokumente jedenfalls die Wirkung einer Beglaubigung.(3) Die Beglaubigung eines Schriftstückes ist in der Weise vorzunehmen, dass am Schluss der schriftlichen Ausfertigung1.die Fertigungsklausel und der Name des Genehmigenden wiedergegeben,2.die Klausel „Für die Richtigkeit der Ausfertigung" beigesetzt und diese3.von einer oder einem zur Beglaubigung ermächtigten Bediensteten eigenhändig unterzeichnet wird.Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann hat jede Erteilung oder Entziehung von Berechtigungen zur Beglaubigung schriftlich zu verfügen und dies nachweislich allen davon betroffenen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen.(4) Schriftliche Erledigungen haben, soweit nicht in den Verwaltungsvorschriften festgelegte Formulare oder für die Bezirkshauptmannschaften im Burgenland einheitlich standardisierte Formulare verwendet werden, jedenfalls nachstehende Daten zu enthalten:1.sämtliche Adressen, an die der Bezirkshauptmannschaft Dokumente zugestellt werden können;2.eine Geschäftszahl im Sinne des § 8 Abs. 6;3.die der Bezirkshauptmannschaft zugeteilte Registernummer im Sinne des § 9 der Datenverarbeitungsregister-Verordnung 2002, BGBl. II Nr. 24/2002.Darüber hinaus können auch zusätzliche Daten angeführt werden, die für die Erledigung oder die Kundinnen und Kunden von Bedeutung sein können.Ein Amtssiegel ist auf Schriftstücken nur dann anzubringen, wenn dies in Verwaltungsvorschriften festgelegt ist.
Abfertigung von Erledigungen
§ 13. (1) Eine in Form eines Schriftstückes ergehende Ausfertigung einer Erledigung ist, unbeschadet des Abs. 3, unverschlossen der Poststelle weiterzuleiten und von dieser auf deren Vollständigkeit hin zu überprüfen. Die Poststelle hat sich überdies zu vergewissern, dass die Ausfertigung der Erledigung entweder vom Genehmigenden eigenhändig unterzeichnet oder beglaubigt ist.
(2) Die Poststelle hat die Ausfertigungen der Erledigung entsprechend den gemäß § 10 Abs. 4 Z 1 getroffenen Verfügungen abzufertigen und die erfolgte Abfertigung einschließlich allfälliger Zustellnachweise zu dokumentieren.(3) Eine in Form eines Schriftstückes im Sinne des § 6 Abs. 3 Z 2 ergehende Ausfertigung einer Erledigung ist der Poststelle in einem verschlossenen Umschlag, der adressiert sowie mit einem entsprechenden Vermerk versehen ist, in einem weiteren, jedoch unverschlossenen sowie adressierten Umschlag zur Abfertigung weiterzuleiten; Abs. 2 ist sinngemäß anzuwenden.(4) Eine in Form eines sonstigen Dokumentes, welches jedoch kein Schriftstück ist, ergehende Ausfertigung einer Erledigung ist entsprechend den gemäß § 10 Abs. 4 Z 1 getroffenen Verfügungen abzufertigen. Die erfolgte Abfertigung einschließlich allfälliger Zustellnachweise ist im Aktenverwaltungs- und/oder Aktenbearbeitungssystem zu dokumentieren.(5) Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann hat jede Erteilung und Entziehung von Berechtigungen zur Abfertigung von Schriftstücken oder Dokumenten schriftlich zu verfügen und dies nachweislich allen davon betroffenen Bediensteten zur Kenntnis zu bringen.
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Archivierung und Skartierung
Ablage und Archivierung
§ 14. (1) Akte erledigter Geschäftsfälle sind entsprechend den gemäß § 10 Abs. 4 Z 2 getroffenen Verfügungen, nach Maßgabe des Abs. 2 geordnet der Ablage zuzuführen; die Ablage ist im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem zu dokumentieren. Vor Ablage muss überdies die vollständige Entrichtung der vorgeschriebenen Gebühren, Verwaltungsabgaben, Verfahrenskosten sowie der Verwaltungsstrafen erfolgt sein.
(2) Vor der Ablage sind die sich auf eine bestimmte oder auf gleichartige Verwaltungsangelegenheiten beziehenden Schriftstücke in aufsteigender Reihenfolge der Ordnungsnummer gemäß § 8 Abs. 6 Z 3 zu ordnen und zu heften; allfällige umfangreichere Beilagen können einer gesonderten Ablage zugeführt werden, was im Akt sowie im Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem zu dokumentieren ist. Schriftstücke gemäß § 6 Abs. 3 Z 2 sind verschlossen sowie, versehen mit einem diesbezüglichen Vermerk, zudem mechanisch gesichert abzulegen.(3) In einem durchgehend elektronisch geführten Aktenverwaltungs- oder Aktenbearbeitungssystem oder einer Datenanwendung erstellte elektronische Dokumente sind derart elektronisch zu sichern, dass sie bis zu einer allfälligen Skartierung gemäß § 15 jederzeit wiederhergestellt werden können; Sicherung und allfällige Wiederherstellung obliegen dem Betreiber eines derartigen Systems.(4) Die Bezirkshauptfrau oder der Bezirkshauptmann hat ein Archiv einzurichten, in dem die Schriftstücke oder sonstigen Dokumente derart abgelegt werden, dass sie bis zu einer allfälligen Skartierung gemäß § 15 jederzeit aufgefunden werden können. Werden Akte aus dem Archiv entnommen, so ist dies entsprechend zu dokumentieren.
Skartierung
§ 15. (1) Dokumente, an deren weiterer Archivierung keine rechtlichen oder wissenschaftlichen Interessen bestehen, sind nach Maßgabe der im Anhang 1 zu dieser Verordnung festgelegten Skartierungsfrist unter Wahrung des Datenschutzes zu vernichten oder zu löschen.
(2) Unbeschadet des Abs. 1 können1.Umschläge, die nicht gemäß § 6 Abs. 6 einem Schriftstück anzuschließen sind,2.Schriftstücke, die nicht gemäß § 8 Abs. 2 dem Absender über dessen Antrag wiederausgefolgt oder auf dessen Kosten rückübermittelt werden sowie3.Dokumente, die auf Grund einer gemäß § 8 Abs. 7 von der Bezirkshauptfrau oder dem Bezirkshauptmann getroffenen Verfügung nicht zu dokumentieren sind, wie zB Werbematerial, spam-mails u.ä.jederzeit skartiert werden.
num: 5.
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Inkrafttreten und Schlussbestimmungen
Inkrafttreten
§ 16. (1) Diese Verordnung tritt mit 1. September 2005 in Kraft; die Abs. 2 und 3 treten mit Ablauf des 31. Dezember 2007 außer Kraft.
(2) Bis zum 31. Dezember 2007 darf die elektronische Fertigung interner Erledigungen auch durch andere geeignete Verfahren als die elektronische Signatur geschehen, wenn diese durch technische und organisatorische Maßnahmen mit hinlänglicher Sicherheit gewährleisten, dass die Nachweisbarkeit der eindeutigen Identität des Genehmigenden und der Authentizität des Genehmigungsvorganges sowie die Unverfälschbarkeit des genehmigten Inhaltes gegeben sind.(3) Bis zum 31. Dezember 2007 bedürfen Ausfertigungen schriftlicher Erledigungen, die mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung erstellt, aber nicht elektronisch signiert worden sind, und Ausfertigungen, die telegraphisch, fernschriftlich, mit Telefax, im Wege automationsunterstützter Datenübertragung oder in jeder anderen technisch möglichen Weise übermittelt werden, weder einer Unterschrift noch einer Beglaubigung; bei vervielfältigten schriftlichen Erledigungen bedarf nur das Original der Unterschrift oder der Beglaubigung.(4) Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung tritt die mit 1.1.1965, Zl. LAD-I-1876/2-1964, verfügte Geschäfts- und Kanzleiordnung der Bezirkshauptmannschaften im Burgenland außer Kraft.