Oberösterreich: Verordnung der Oö. Landesregierung betreffend die Erlassung einer Kanzlei- und Geschäftsordnung für alle Oö. Gemeinden mit Ausnahme der Städte mit eigenem Statut

num: § 1.
paragraphs: Auf Grund des § 100, Abs. (2), der O. ö. Gemeindeordnung, LGBl. Nr. 22/1949, wird für alle 0. ö. Gemeinden mit Ausnahme der Städte mit eigenem Statut die als Anlage beigefügte Kanzlei und Geschäftsordnung erlassen.
num: § 2.
paragraphs: (1) Die Handhabung der Kanzlei und Geschäftsordnung ist für alle Gemeinden bindend. Die Vorschriften hinsichtlich der Geschäftsordnung der Organe der Gemeinden sind der gemäß § 51 der Gemeindeordnung zu erlassenden Geschäftsordnung zugrunde zu legen.
(2) Gemeinden mit über 3000 Einwohner können mit Zustimmung der O. ö. Landesregierung die Kanzlei und Geschäftsordnung »für ihren Dienstgebrauch abändern und ergänzen. Anlage.
Kanzlei und Geschäftsordnung
I. Allgemeine Vorschriften.
§ 1.
Aufgabe und Geltungsbereich.
(1) Die Kanzlei und Geschäftsordnung regelt den Ablauf der Aufgabenerledigung (allgemeiner Geschäftsgang) in allen gemeindlichen Verwaltungsdienststellen, sowie den Geschäftsgang bei den Sitzungen der Gemeindeorgane, soweit nicht besondere Vorschriften für einzelne Fälle maßgebend sind.
(2) Für die Gemeindekassenführung sind außerdem die jeweils auf dem Gebiete des Haushalts/ Kassen und Rechnungswesens und für den Aktenplan und die Aktenablage die diesbezüglich geltenden Vorschriften zu beachten.
Gemeindeamt.
§ 2.
Zur Durchführung der der Gemeinde im eigenen und übertragenen Wirkungskreis obliegenden Aufgaben dient das Gemeindeamt. Der Bürgermeister und nach seinen Weisungen und unter seiner Aufsicht der Gemeindesekretär leitet das Gemeindeamt. Der Gemeindesekretar ist für die Einhaltung der für die Kanzlei und Geschäftsführung maßgebenden Vorschriften verantwortlich. Er hat auch darauf zu sehen, daß der gesamte Dienstbetrieb zweckmäßig, ohne unnötige Verzögerung und vorschriftsmäßig unter möglichst gleichmäßiger Heranziehung aller vorhandenen Arbeitskräfte erfolgt, hiefür die nötigen Weisungen zu erteilen, Verstöße abzustellen und auf eine dem Ansehen der Behörde, sowohl als auch den berechtigten Wünschen der Parteien Rechnung tragende höfliche, rasche und richtige Erledigung zu sehen. Über Übelstände, welche er nicht abzustellen vermag, hat er unverzüglich dem Bürgermeister zu berichten.
II. Behandlung der Eingänge.
Offnen der Eingänge.
(1) Alle bei der Gemeinde einlaufenden Schriftstücke sind am Tage des Einganges vom Gemeindesekretär, im Falle seiner Verhinderung von dem hiezu ausdrücklich ermächtigten Vertreter (Beamter oder Angestellter) zu öffnen und sofort nach der Eröffnung unmittelbar unter dem Ende des Testes mit dem Eingangsstempel und dem Eingangsdatum zu versehen, soferne nicht der Bürgermeister die Öffnung der Amtspost täglich selbst vornimmt.
(2) Nicht zu öffnen sind:
a)ungenügend freigemachte Sendungen) diese
sind zur Rücksendung an den Absender dem Postboten zurückzugeben, bezw. unverzüglich an
das Postamt zurückzuleiten)
b)irrtümlich eingegangene Poststücke, die außerlich als Irrläufer erkennbar sind) diese sind
Zur Zustellung an den zuständigen Empfänger
dem Postboten zurückzugeben, bezw. an das Postamt zurückzuleiten)
c)als "Persönlich" oder "zu eigenen Händen"
bezeichnet oder als "Privat" erkennbare Post
stücke) diese sind an den jeweiligen Empfänger
uneröffnet weiterzuleiten)
d)äußerlich als Geld oder Wertsendungen erkennbare Poststücke) diese sind dem Gemeindekassenfühier zu übergeben.
§ 4.
Empfangsbestätigung.
(1) Bei der Übernahme von Postsendungen sind die jeweiligen Postvorschriften zu beachten) die Bestätigung der Übernahme von Postsendungen in den vorgeschriebenen Fällen erfolgt durch den Gemeindesekretär oder die von ihm damit betrauten Beamten oder Angestellten.
(2) Überbringern von Geschaftsstücken ist auf deren Verlangen der Empfang derselben zu bestätigen. Dies kann durch einen mit Datum und Unterschrift versehenen Empfangschein oder durch Veidruck des Eingangvermerkes auf einer Abschrift des überbrachten Schriftstückes oder durch Bestätigung in einem vom Überbringer vorzulegenden Übergabsbuch.
l^) Es ist verboten, Eingaben mit dem Auftrag Zu übernehmen, sie nicht gleich, sondern erst später oder nur unter gewissen Bedingungen amtlich zu behandeln.
§ 5.
Beilagen und Eingangsvermerke.
(1) Ist das Schriftstück nicht mit der Post eingegangen, so ist der Umstand der Einbringung durch einen Voten oder die persönliche Überreichung durch den im Schriftstück Unterzeichneten neben dem Eingangsstempel zu vermerken.
(2) Die Beilagen sind sogleich zu überprüfen, ob Zahl und Art mit den diesbezüglichen Angaben des zugehörigen Schriftstückes übereinstimmen. Die Anzahl der Beilagen ist neben dem Einkaufstempel zu vermerken. Sonstige Unstimmigkeiten oder das Fehlen von Beilagen ist gleichfalls zu vermerken.
§ 6.
Briefumschläge.
Die Briefumschläge sind den Eingängen beizufügen:
a)wenn Name oder Wohnung des Absenders
oder der Tag der Absendung aus dem Schrift
stück nicht zu ersehen sind)
b)wenn es sich um Rechtsmittel (Berufungen, Einsprüche, Beschwerden) handelt)c)bei Einschreibe und Wertsendungen.
§ 7.
Geld und Wertsendungen, Brief und Stempelmarken.
(1) Geld und Wertsendungen, die als solche schon äußerlich zu erkennen sind, sind ungeöffnet dem Gemeindekassenführer zuzuleiten und werden dort geöffnet. Alle sonstigen, den Eingängen beiliegenden Banknoten, Münzen und Wertgegenstände sind ebenfalls unverzüglich an den Gemeindekassenführer gegen Empfangsbestätigung auf dem Eingangsstück weiterzuleiten.
(2) Briefmarken, welche einem Eingang für die Anwort beigelegt sind, bleiben bis zur Verwertung bei dem Schriftstück. Auf dem Eingangsstück ist jedoch die Angabe des Wertes Zu vermerken. Das gleiche gilt hinsichtlich beigelegter Stempelmarken.
§ 8.
Aktenzeichen und Zuteilung.
(1) Jedes Eingangsstück ist noch vor der VeHandlung mit einem Aktenzeichen (Geschäftszeichen) Zu versehen. Das Aktenzeichen ist die aus dem Aktenplan (Richtlinien für die Aktenführung) zu entnehmende Zahl des betreffenden Aktes, zu welchem das Eingangsstück gehört, und bei dem es nach seiner sachlichen Bearbeitung abgelegt wird.
(2) Neben dem Eingangsstempel ist mit einem Zeichen (Buchstaben) Zu vermerken, welchem Gemeindebediensteten bezw. welcher Abteilung der Akt zur Bearbeitung zugeteilt ist.
§ 9.
Vorlage der Eingänge.
(1) Es ist vom Bürgermeister schriftlich festzulegen, welche Eingangsstücke nach der Eröffnung und noch vor der Bearbeitung ihm, seinem Stellvertreter oder einem anderen mit besonderen Aufgaben der Gemeindeverwaltung betrauten Mitglied des Gemeinderates zur Einsichtnahme vorzulegen sind.
(2) Alle Erlässe der vorgesetzten Behörden, sowie Rundschreiben sonstiger staatlicher Dienststellen müssen dem Bürgermeister/ im Falle seiner Verhinderung seinem Stellvertreter zur Einsichtnähme sofort nach Eingang vorgelegt werden.
(g) Die Einsichtnahme in ein Schriftstück ist von demjenigen, der Einsicht genommen hat, handschriftlich auf dem in Frage kommenden Schriftstück Zu vermerken. Hiebei können Vermerke Zur Einhaltung eines bestimmten Vorganges bei der Erledigung angebracht werden. Solche Vermerke sind:
z. U. - Erledigung (Enderledigung) zur Unterschrift vorlegen) Z. E. - Erledigung zur Einsichtnahme vorlegen) z, N. - zur Rücksprache) "Heute" oder "Eilt": - Der Eingang ist noch am Eingangstag beZw. binnen 48 Stunden Zu erledigen. III. Bearbeitung der Geschäftsstücke.
§ 10.
Allgemeines.
(1) Jedes mit dem Eingangsstempel und dem Aktenzeichen versehene, nicht erledigte Eingangsstück heißt Geschäftsstück sAkt). Jedes Geschäftsstück muß einer Erledigung Zugeführt werden.
(2) Die Geschäftsstücke sind grundsätzlich nach der Reihenfolge des Einganges, womöglich noch am Tage des Einlangens zu behandeln und Zu erledigen. Die Bearbeitung kann je nach Zweckmäßigkeit, mündlich, fernmündlich oder schriftlich erfolgen. Haben Geschäftsstücke eine mündliche oder "fernmündliche Erledigung gefunden, so ist die Art der Erledigung in einer Niederschrift oder einem Amtsvermerk festzuhalten. Alle mit "Haft", "Sofort", "Dringend", usw. gekennzeichnete Akten sind einer bevorzugten Erledigung zuzuführen.
(3) Kann die Erledigung eines Aktes nicht von einem Bearbeiter allein erfolgen, sondern sind noch andere Bearbeiter daran Zu beteiligen, so hat diese Beteiligung auf die kürzeste und Zweckmäßigste Weise zu erfolgen. Sie muß aus dem Akt ersichtlich sein. Nötigenfalls ist ein entsprechender Amtsvermerk aufzunehmen.
(4) Ist die endgültige Bearbeitung aus bestimmten Gründen (z. V. wegen umfangreicher Erhebungen) innerhalb einer angemessenen Frist nicht möglich, so ist in der Regel dem Einsender ein kurzer Zwischenbescheid zu erteilen.
(5) Bei Aufträgen vorgesetzter Behörden mit Termin ist der festgesetzte Tag nur als äußerste Frist anzusehen. Wenn die Frist aus besonderen Gründen nicht eingehalten werden kann, so ist unter Angabe der Hinderungsgründe rechtzeitig um Fristerstreckung zu ersuchen.
(6) Geschäftsstücke, bei denen sich erst nach der Eröffnung oder bei der Bearbeitung herausstellt, daß die Gemeinde zur Erledigung nicht Zuständig ist (Irrläufer), sind, wenn die zuständige Stelle
bekannt ist, sofort an diese weiterzuleben. Nötigenfalls ist dem Einsender hierüber Abgabenachricht zu erteilen. Andernfalls sind sie an den Einsender mit einer kurzen Mitteilung zurückzusenden. Schriftstücke, die an das Amt gerichtet sind, obwohl sie ihren Inhalt nach an eine andere Stelle gerichtet sein müßten, sind nicht als Irrläufer Zu behandeln, sondern als normale Eingangsstückc.
(7) Anonyme Schreiben sind nicht in Vehandlung Zu nehmen.
(8) Bei allen Erledigungen sind die Vestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes ins besondere über Inhalt und Form der Bescheide, des Verwaltungsstrafgesetzes und der dazu erMngenenen Ausführungsbestimmungen genauestens Zu beachten.
§ 11.
Schriftliche Bearbeitung.
(1) Die schriftliche Bearbeitung erfolgt entweder urschriftlich oder mittels besonderen Schreibens. Eine Erledigung erfolgt urschriftlich, wenn sie nicht nach einem Entwurf ausgefertigt wird, der bei den Akten verbleibt. Dies ist in der Regel in solchen Fallen anzuwenden, in welchen die Kenntnis des Inhaltes des Geschäftsstückes und der Wortlaut der Erledigung für die eigenen Akten entbehrlich oder sonst irgendwie festgelegt ist. Aus dem in diesem Fall in der Aktenablage zu hinterlegenden Urschriftzettel muß mit Sicherheit entnommen werden können, was die urschriftliche Erledigung enthält.
(2) In allen anderen Fällen, in welchen die Erledigung mittels Amtsvermerk, Niederschrift oder urschriftlich nicht möglich ist, erfolgt die Erledigung in Form eines besonderen Schreibens. Von jedem von der Gemeinde abgehenden Schreiben ist der Entwurf für die Ablage bei den Akten bestimmt. In der Regel ist gleichzeitig mit der Reinschrift eine als Entwurf verwendbare Durchschrift herzustellen. Die Durchschrift (Konzept) ist als solche ausdrücklich zu bezeichnen. Allfällige Geschäfts, Kanzlei und sonstige Vermerke sind auf ihr anzubringen.
(3) Alle von der Gemeinde abgehenden Schreiben sind in kurzen, klaren, leicht verständlichen Sähen abzufassen. Die Kürze darf jedoch nicht Zur Unhöflichkeit führen.
§ 12. Form der schriftlichen Ausfertigungen.
(1) Am Briefkopf jeder schriftlichen Ausfertigung ist die Bezeichnung des Gemeindeamtes ("Gemeindeamt, Marktgemeindeamt, Stadtgemeindeamt . . .") anzubringen.
(2) Links unter dem Briefkopf ist im Entwurf und in der Reinschrift das Aktenzeichen und darunter die Gegenstandbezeichnung anzugeben. Die Orts und Zeitangabe ist auf den Reinschriften rechts oben, auf den für die Akten bestimmten Entwurf am Schluß des Entwurfes anzuführen. Unter der Gegenstandsbezeichnung ist die Zahl und das Datum der Schriftstücke, Ferngespräche u. dal./ auf welche Bezug genommen wird/ anzugeben. Rechts unter der Gegenstandsbezeichnung folgt im Entwurf und in der Reinschrift die Anschrift. Falls Beilagen mitgesendet werden/ ist abschließend links unter dem Schriftsatz die Anzahl der Beilagen und allenfalls die genauere Bezeichnung wichtiger Beilagen Zu dermerken.
s^) Die Gegenstandsbezeichnung soll eine möglichst kurze, stichwortartige Benennung der Angelegenheit/ von welcher das einzelne Geschäftsstück handelt/ darstellen, sodaß daraus der Inhalt ohne Schwierigkeit erkannt werden kann. Alle Zu dem selben Akt gehörigen Geschäftsstücke sind mit der gleichen Gegenstandsbezeichnung zu versehen. s^) Erledigungen an vorgesetzte Behörden werden als Berichte, an gleichgeordnete Behörden als Schreiben bezeichnet. Gegenüber vorgesetzten Behörden ist die Vittform, in allen anderen Fällen die Ersuchform anzuwenden. Bei allen Erledigungen, Berichten und Zuschriften ist die unpersönliche Form ("Es wird . . .") und nicht die persönliche Schreibweise ("Ich berichte . . .") zu verwenden.
(5) Für die Allgemeinheit geltende Versügungen und Anordnungen sind als Kundmachung zu bezeichnen. Kundmachungen müssen ortsüblich bekanntgemacht werden. Hinsichtlich der ortspolizeilichen Anordnungen sind die besonderen Vestimmungen der Gemeindeordnung zu beachten.
Urkunden, Bestätigungen und Bescheinigungen.
(6) Beurkundungen sind in der Negel nur in den in einzelnen Vorschriften festgelegten Fällen vorzunehmen. Dasselbe gilt für die Ausstellung von Bestätigungen und Bescheinigungen. Um einen Mißbrauch von Urkunden, Bestätigungen und Bescheinigungen, die allenfalls außerhalb der vorgeschriebenen Fälle ausgestellt werden müssen, auszuschließen, sind sie eindeutig und präzise und nur dem speziellen Fall entsprechend zu formulieren. Sie sind in der Regel nur für einen bestimmten Zweck auszustellen, der aus dem Dokument eindeutig ersichtlich sein muß und außerdem zu befristen/ wenn nicht die Art der Bescheinigung und die Datierung eine Befristung überflüssig machen. Bei Ausstellung derartiger Dokumente ist auch besonders die sachliche und örtliche Zuständigkeit zu beachten. Gefälligkeitsbescheinigungen auszustellen, ist verboten.
(7) Bei allen Schreiben richtet sich die Schreibweise nach den amtlichen Regeln für die deutsche Rechtschreibung. Erledigungen sind sachlich zu fassen) auf die Ausführungen, die beantwortet werden sollen, ist im einzelnen einzugehen und sind die Gründe für die Erledigung darzulegen. Eine Erledigung mit nur allgemeinen Phrasen oder Behauptungen ist nicht statthaft.
§ 13. Unterzeichnung der Geschaftsstücke.
(1) Werden Geschaftsstücke durch den Bürgermeister unterzeichnet, so ist am Schlüsse des Schriftsatzes die Bezeichnung "Der Bürgermeister" zu setzen) erfolgt die Unterzeichnung durch einen Bürgermeisterstellvertreter, so ist dem Namen "i. V." voranzusetzen; erfolgt die Unterzeichnung durch den Gemeindesekretar oder einen anderen Beamten oder Angestellten einer gemeindlichen Dienststelle, so ist der Unterschrift die Bezeichnung "i. A." voranzusetzen.
(2) Mitglieder des Gemeindeausschusses oder des Gemeinderates, sofern sie zur Unterzeichnung von Schriftstücken in Angelegenheiten der Gemeindeverwaltung ermächtigt werden, unterschreiben: "Für den Bürgermeister" unter Beifügung eines Hinweises, aus dem ihre Zugehörigkeit zu einem Organ der Gemeinde zu ersehen ist.
(3) Berichte an vorgesetzte Behörden sind grundsätzlich vom Bürgermeister eigenhändig, im Falle seiner Verhinderung vom Bürgermeisterstellvertreter Zu unterzeichnen. Das Gleiche gilt von Urkunden, Verträgen und sonstigen Ausfertigungen von größerer Wichtigkeit oder von bleibender Bedeutung. Zur Unterzeichnung von Geschäftsstücken durch den Gemeindesekretär soll derselbe in der Negel nur für Erledigungen von geringfügiger Bedeutung, Zwischenerledigung u. a. ermächtigt werden.
(4) Die Unterschriften (Unterschriftszeichen) auf
Entwürfen, Niederschriften und Amtsvermerken
find stets eigenhändig anzubringen. Auf den
übrigen gemeindeamtlichen Ausfertigungen (Nein
Driften) kann die Unterschrift durch maschinschriftliche Namensangabe unter Beisetzung von "e. h." und Beglaubigung der Nichtigkeit erseht werden,
soferne die Voraussetzungen der Verordnung
BGBl. Nr. 443/1923 über die Beglaubigung gegeben sind.
(5) Die Beglaubigung erfolgt durch Beisetzung des Vermerkes "Für die Richtigkeit der Ausfertigung", und der Unterschrift des beglaubigenden Beamten (Angestellten) rechts unter halb der Namensangabe des Unterschriftsberechtigten.
(6) Unterschriftsstampiglien dürfen nicht verwendet werden. Die Unterschrift muß mit Tinte oder Tintenblei abgegeben werden.
§ 14. Urkundenzeichnung.
(1) Urkunden, durch welche Verbindlichkeiten gegen dritte Personen begründet werden sollen, müssen vom Bürgermeister und einem GemeindeVorstandsmitglied unterfertigt werden.
(2) Betrifft die Urkunde ein Geschäft, zu dem die Zustimmung des Gemeindeausschusses oder eine höhere Genehmigung erforderlich ist, so muß überdies diese Zustimmung oder Genehmigung in der Urkunde durch Mitfertigung zweier Mitglieder des Gemeindeausschusses, bezw. durch amtliche Fertigung der Genehmigungsbehörde ersichtlich gemacht werden.
§ 15.
Absendung der Reinschrift.
(1) Sämtliche Reinschriften der erledigten Geschäftsstücke sind/ soweit nicht dieselben abgeholt oder persönlich zugestellt werden, unverzüglich bei der Post aufzugeben. Vor der Aufgabe ist das Geschäftsstück auf die ordnungsgemäße Ausfertigung und die Vollständigkeit allfälliger Beilagen zu überprüfen. Hinsichtlich der Beförderungsgebühr gelten die einschlägigen Bestimmungen der Postordnung und des AVG. Wenn der Empfänger die Postgebühren Zu tragen hat, ist auf den Briefumschlag auf der Anschriftseite mit der Amtsbezeichnung und der Geschäftszahl der Vermerk "Postgebühr beim Empfänger einheben" zu setzen.
(2) Durch Boten muß zugestellt werden:
1.Wenn bei Postzustellung dieselbe Zu spät käme oder der Zustellnachweis nicht rechtzeitig vorliegen würde) 2, wenn der Empfänger oder seine Anschrift nicht
genug bekannt ist und erst durch den Zusteller
ermittelt werden soll)
3.wenn das Schriftstück zu einer Zeit zugestellt
werden muß, Zu der Postzustellungen nicht
vorgenommen werden.
(3) Wenn ein Nachweis über die Zustellung erforderlich ist, ist das Geschäftsstück mit Zustellschein (Rückschein) Zu versenden, wobei die Bestimmungen der W 25 ff des AVG. anzuwenden sind. Soweit es sich nicht um Entscheidungen (Bescheide, Verfügungen), gegen welche ein Rechtsmittel Zulässig ist, handelt, kann bei Zustellung im Ort und durch Voten auch mit Zustellbuch Zugestellt werden.
(4) Der Tag der Absendung (Zustellung) ist auf den für die Akten bestimmten Entwurf zu vermerken.
§ 16.
Öffentliche Bekanntmachungen.
(1) Kundmachungen und öffentliche Bekanntmachungen der Gemeinde sind, soweit nicht durch gesetzliche Bestimmungen eine andere Form oder Kundmachungsdauer vorgeschrieben ist, ortsüblich, mindestens aber durch Zweiwöchentlichen Anschlag an der Amtstafel der Gemeinde zu verlautbaren. Der Tag des Anschlags und der Abnahme der Kundmachung (Bekanntmachung) muß auf dem Anschlag ersichtlich gemacht werden.
(2) Kundmachungen (Bekanntmachungen) sind allgemein verständlich abzufassen und ist dabei größter Wert auf Kürze und Klarheit des Ausdruckes zu legen. Insbesonders ist dies bei allenfalls notwendigen Verlautbarungen in der Tagespresse oder durch Plakate erforderlich.
§ 17. Fristen.
(1) Ist bei den bearbeiteten Geschäftsstücken binnen bestimmter Frist eine weitere Erledigung erforderlich oder muß ein neuer Eingang Zur abschließenden Erledigung des Geschäftsstückes abgewartet werden, so ist das Geschäftsstück mit einem Fristvermerk zu versehen. Solche Geschäftsstücke sind in einem Fristfach zu hinterlegen und nach Einlangen des Zu erwartenden Einganges, spätestens aber nach Ablauf der Frist der noch erforderlichen sachlichen Erledigung zuZuführen. Die Bestimmungen des AVG. hinsichtlich der Entscheidungspflicht sind besonders zu beachten.
(2) Fristen und Wiedervorlagen sind in der Regel auf den 1., 5., IN., 15., 20., 25. oder 30. jeden Monats festzusetzen und in das hiefür ständig bestimmte Fristfach zu hinterlegen. Um zwecklose Wiedervorlagen und Betreibungen zu vermeiden, sind die Fristen ausreichend zu bemessen. Die Hinterlegung des Aktes im Fristfach ist durch Hinterlegung eines diesbezüglichen Vermerkes an der für die normale Ablage des Aktes vorgesehenen Aktenablagestelle ersichtlich zu machen.
§ 18.
Aktenablage. Vertrauliche Akten.
(1) Die nicht befristeten endgültig erledigten Geschäftsstücke sind nach den Bestimmungen über die Aktenverwaltung in der Aktenablage unter Verschluß zu verwahren.
(2) Alle Zu einem Akt gehörigen Beilagen sind bei dem betreffenden Akt Zu belassen. Sofern einzelne Teile entnommen oder anderweitig aufbewahrt werden müssen, ist dies im Akt ausdrücklich zu vermerken.
(3) Urkunden, insbesondere solche, die Zum Beweise von Rechten und Rechtsverhältnissen dienen, sowie Personalakten sind gesondert sicher, möglichst feuersicher, aufzubewahren.
(4) Schriftstücke, die als "vertraulich" bezeichnet sind/ dürfen nur den Personenkreis, für den sie bestimmt sind, zugänglich gemacht werden. Sie sind in einem besonderen Aktenprotokoll zu führen, dürfen im Amt nur von Hand zu Hand weitergegeben und müssen stets unter Verschluß aufbewahrt werden. Sie dürfen nur gegen Zustellnachweis, nur an namentlich bestimmte Personen oder ihren angeführten Vertreter und nur in einem verschlossenen Briefumschlag mit dem Vermerk "Zur eigenhändigen Eröffnung" versandt werden.
§ 19.
Aktenentnahme.
Akten dürfen der Aktenablage nur mit Zustimmung des Gemeindesekretärs entnommen werden. An die Stelle des ausgehobenen Aktes ist ein Entnahmezettel einzulegen, aus dem Zu ersehen ist, wann, für wen, bezw. zu welchem Akt und Zu welchem Zwecke der Akt ausgehoben wurde. Die Zeitgerechte Rückstellung des ausgehobenen Aktes ist an Hand einer Eintragung im Terminvormerk zu überwachen.
§ 20.
Akteneinsicht.
Für die Akteneinsicht gelten die Bestimmungen des AVG. Die Zustimmung zur Einsicht in Akten kann nur vom Bürgermeister im Falle seiner Verhinderung vom Bürgermeisterstellvertreter, im Einvernehmen mit dem Gemeindesekretar erteilt werden.
§ 21. Aktenaussonderung und Archiv.
(1) Außer der Aktenablage ist in der Gemeinde ein Archiv zu führen, in welchem alle Akten des Gemeindeamtes, der Unternehmungen und Vetriebe der Gemeinden nach Aussonderung aus der Aktenablage Zu hinterlegen sind.
s^) Mindestens in jedem dritten Jahr sind die in der Aktenablage entbehrlichen Akten an das Archiv abzugeben, soweit sie nicht als überholt oder bedeutungslos vernichtet werden können. Für die Vernichtung von alten Akten sind die hiefür bestehenden besonderen Vorschriften zu beachten. Insbesonders dürfen Urkunden und Akten durch die Rechte und Rechtsverhältnisse begründet, fest gestellt oder aufgehoben werden, sowie Personalakten, wissenschaftliche und geschichtlich wertvolle Akten nicht vernichtet weiden. In Zweifelsfällen ist vorher das Einvernehmen mit dem Landesarchiv herzustellen. IV. Geschäftsabwicklung.
§ 22. Parteienverkehr.
(1) Die vorsprechenden Parteien sind höflich und zuvorkommend zu behandeln. Erbetene Auskünfte sind, soweit zulässig, bereitwilligst, eindeutig und in klar verständlicher Form zu erteilen. Jede Beratung in Angelegenheiten, die nicht in den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen, ist Zu vermeiden. In solchen Fällen sind die Parteien an die Zuständige Stelle zu verweisen.
(2) Bei Verhandlungen, Besprechungen usw. mit einer Partei sind, wenn dies nach der Lage der Sache notwendig ist, andere in das Dienstzimmer eintretende Parteien zu bitten, vor dem Dienstzimmer zu warten, bis der Vordermann abgefertigt ist. Der Parteienverkehr ist mit tunlicher Raschheit abzuwickeln. Bei Vorladungen ist darauf zu achten, daß für die Parteien keine längeren Wartezeiten entstehen.
(3) Im Interesse einer gewissenhaften, uneigennützigen und unparteiischen Amtsführung ist der Verkehr mit den Parteien streng sachlich Zu führen und sind alle sogenannten Aufmerksamkeilen oder Handlungen, die eine solche vermuten lassen können, eindeutig Zurückzuweisen, bezw. Zu unterlassen. Zwecklose Auseinandersetzungen sind unter Hinweis auf die obliegenden Aufgaben Höftich, aber bestimmt zu beenden. Notwendige Zurechtweisungen sind ohne Heftigkeit und unter Vermeidung jeder verletzenden Äußerung zu erteilen. Gegen unbotmäßige Personen sind die gesetzlichen Zwangs und Strafmittel (Ordnungsund Mutwillenstrafen: W 34 und 35 AVG.) zur Herstellung der Ordnung anzuwenden und notigenfalls die Anzeige an die Gendarmerie Zu erstatten.
§ 23.
Niederschriften.
(1) Von den Parteien mündlich gestellte Anfragen und Anträge, welche nicht sogleich beantwortet werden können, sind in einer Niederschrift festzulegen, die wie ein schriftlicher Eingang zu behandeln ist I§ 3, Abs. d) und § 4 A
(2) Für die Form der Niederschrift sind die Bestimmungen des § 14 AVG. Zu beachten. Die Niederschrift muß alles Wesentliche der Anbringen unter Weglassung alles nicht zur Sache Gehörige richtig und verständlich wiedergeben. Insbesondere muß die Niederschrift enthalten: 2) Ort, Zeit und Gegenstand der Verhandlung und die Angabe, ob die Partei über Vorladung erschienen ist oder aus eigenem Antrieb.
b) Die Benennung der Behörde und der Name
des die Niederschrift aufnehmenden Amtsorganes, der sonst mitwirkenden amtlichen
Organe, der anwesenden Parteien und ihrer
Vertreter, sowie der etwa vernommenen
Zeugen und Sachverständigen.
c) Die eigenhändige Unterschrift des die Amts
Handlung leitenden Organes, sowie die Unterschriften der beigezogenen Personen. Vor der Unterfertigung ist die Niederschrift vorzulesen und ist dies in der Niederschrift zu vermerken.
§ 24.
Benützung des Fernsprechers.
(1) Zur Beschleunigung des Geschäftsganges
ist in allen geeigneten Fällen der Fernsprecher zu
benützen. Über das Ergebnis fernmündlicher
Dienstbesprechung oder den Inhalt von fernmündlichen Aufträgen vorgesetzter Behörden ist ein schriftlicher Amtsvermerk aufzunehmen, der sodann
wie ein schriftlicher Eingang zu behandeln ist.
(2) Überlandgespräche sind nur kurz und in
den unbedingt notwendigen Fallen zu führen und
ist hiebei auf die Einsparung von unnötigen
Kosten besonders Bedacht zu nehmen.
(g) Über die durchgeführten Überlandgespräche muß eine genaue Aufzeichnung geführt werden, die am Monatsende der Gemeindekasse Zum Zwecke der Überprüfung der von Post und Fernsprechamt einlangenden Rechnung über Ferngesprächgebühren zu übergeben ist. Diese Aufzeichnung hat mindestens den Tag des geführten Gespräches, den Namen des Anrufenden, den Namen des gerufenen Teilnehmers und einen Vermerk Zu enthalten, ob das Gespräch im dienstlichen Auftrag oder privat geführt wurde. Die Führung privater Überlandgespräche durch Gemeindebedienstete im Amte ist im allgemeinen untersagt. Dieselben sind im Fernsprechverzeichnis als solche gegebenenfalls besonders kenntlich Zu machen. Die hiefür entfallende Gebühr ist zu ersetzen.
§ 25.
Verhalten der Gemeindebediensteten.
(1) Jeder Amtsangehörige hat die Gesetze und sonstigen Vorschriften beispielgebend zu beachten, sowie seine Arbeitskraft voll und rückhaltslos einzusetzen.
(2) Im Dienst sind Privatinteressen zurück?»stellen. Auf die Vorschriften des § 7 AVG., wonach sich ein Amtsangehöriger der Ausübung seines Amtes in bestimmten Sachen wegen Befangenheit zu enthalten hat, wird besonders hingewiesen. Die Erledigung von Privatangelegenheiten in den Diensträumen wahrend des Dienstes ist in der Regel nicht statthaft. Der Verbrauch von AmtsMaterial für private Zwecke sowie die Versendung von privaten Postsachen als Amtspost ist verboten.
§ 26.
Amtsverschwiegenheit.
Alle Amtsangehörigen ohne Unterschied der Dienststellung und des Wirkungskreises sind zur Verschwiegenheit über alle ihnen ausschließlich aus ihrer Amtstätigkeit bekanntgewordenen Tatfachen verpflichtet, deren Geheimhaltung vorgeschrieben oder im Interesse einer Gebietskörperschaft oder der Parteien geboten ist. Diese Verpflichtung bleibt auch nach dem Ausscheiden aus dem Dienste bestehen und gilt auch gegenüber anderen Amtsangehörigen. Befreiung von der Verschwiegenheitspflicht, insbesonders für Aussagen vor Gerichten oder Behörden kann nur vom Bürgermeister in besonderen Fällen erteilt werden.
§ 27.
Dienstzeit.
(1) Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (Dienststunden) werden jeweils unter Berücksichtigung der Amtsbedürfnisse und unter Bedachtnähme auf die hierüber ergangenen Vorschriften und Erlässe vom Bürgermeister festgesetzt und bekanntgegeben. Gleichzeitig damit sind die für die Abwicklung des Parteienverkehrs bestimmten Dienststunden bekanntzugeben.
(2) Ob und in welchem Umfang darüber hinaus an Sonn und Feiertagen Iournaldienst M halten ist, wird vom Bürgermeister nach Maßgäbe des tatsächlichen Bedürfnisses unter Berücksichtigung der berechtigten Ansprüche der Vevölkemng ebenso wie der Gemeindebediensteten vom Bürgermeister festgesetzt.
(3) Muß ein Bediensteter während der Amtsstunden auf längere Zeit sein Amtszimmer verlassen, so hat er dies unter Bekanntgabe der Gründe vorher dem Gemeindesekretär anzuzeigen, gegebenenfalls das Mmmer abzuschließen.
§ 28.
Gesetzblätter und Zeitschriften.
Die laufend bestellten Gesetz, Verordnungs- und Amtsblätter sowie Zeitschriften sind ständig hinsichtlich des regelmäßigen Einkaufes zu überwachen. Die einzelnen Gesetzblätter, Zeitschriften usw. sind gesondert und jahrgangweise zu ordnen und gegebenenfalls gebunden aufzubewahren. Es ist dafür Zu sorgen, daß jeder Bedienstete die für ihn wissenswerten Bestimmungen aus den Gesetz, Verordnungs. und Amtsblättern, bezw. Zeitschriften nach Einlangen zur Kenntnis nehmen und jederzeit einsehen kann.
§ 29.
Amtsstempel und verrechenbare Drucksorten.
(1) Amtsstempel sind, soweit sie nicht in Venützung stehen, sorgfältig, möglichst einbruchsicher vor Mißbrauch durch Unberufene Zu verwahren.
(3) Das Gemeindesiegel ist stets unter Verschluß zu halten. Die in einer Gemeinde verwendete Zahl der Siegel ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Bei Verwendung mehrerer Siegel sind die Siegel mit Nummern zu versehen. Vom Gemeindesiegel ist nur dann Gebrauch Zu machen, wenn die Verwendung unbedingt notwendig ist oder wenn es sich um Urkünden handelt.
(3) Die Benützung des Gemeindesiegels darf
nur durch die hiezu ausdrücklich Ermächtigten er
folgen. Sind mehrere Siegel in einer Gemeinde
vorhanden, ist ihre Ausgabe an die einzelnen Benützer in einem Verzeichnis festzuhalten und der Empfang von jedem einzelnen Benutzer schriftlich zu bestätigen. Die Benutzer haften für die sichere, jeden Mißbrauch ausschließende Verwahrung.
(4) Wichtige und streng verrechenbare Druck
sorten sind ebenfalls stets unter Verschluß zu
halten und ist hierüber ein Verzeichnis zu führen,
aus dem jederzeit der Stand an derartigen Druck
sorten festgestellt werden kann.
num: § 3
paragraphs: 0.
Ordnung im Dienstraum, Kanzleieinrichtung.
(1) Jeder Gemeindebedienstete ist für die Ordnung an seinem Arbeitsplatz verantwortlich. Darüber hinaus hat er von sich aus dafür Sorge zu tragen, daß in allen Diensträumen Ordnung und Reinlichkeit herrscht.
(2) Der Gemeindesekretär hat dafür Zu sorgen, daß jeder Gemeindebedienstete über einen seinen Aufgaben entsprechenden Arbeitsplatz sowie über ausreichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes verfügt.
(3) Der Gemeindesekretär ist dafür verantwortlich, daß die Diensträume nach Dienstschluß ordnungsgemäß verschlossen und die Schlüssel so verwahrt werden, daß dritten, amtsfremden Personen nicht die Möglichkeit gegeben ist, damit die Amtsräume Zu betreten.(4) Die für die Amtsführung unbedingt notwendigen Kanzleieinrichtungen und Schreibbehelfe sind auf Kosten der Gemeinde unter Berücksichtigung der finanziellen Lage zu beschaffen. Die Gemeindebediensteten haben die Nmtseinrichtungen und Kanzleibehelfe pfleglich zu behandeln und auf ihre Erhaltung Bedacht Zu sein. Auftretende Schäden oder Verluste sind sofort zu melden.
V. Geschäftsordnung für die Organe der Gemeinde.
§ 31.
Sitzungen des Gemeindeausschusses.
(1) Der Bürgermeister, in seiner Verhinderung der Bürgermeisterstellvertreter, hat den Gemeindeausschuß je nach dem Bedürfnis, mindestens aber in jedem Vierteljahr einmal Zur Sitzung einzuberufen.
(2) Jede Sitzung, die nicht vom Bürgermeister oder in seiner Verhinderung von seinem Stellvertreter einberufen wurde, sowie jede Sitzung, zu welcher nicht alle Gemeindeausschußmitglieder ordnungsgemäß geladen wurden, ist ungesetzlich und sind die in einer solchen Sitzung gefaßten Beschlüsse ungültig.
(3) Der Bürgermeister muß den Gemeindeausschuß binnen einer Woche einberufen, wenn dies von mindestens einem Drittel der Gemeindeausschußmitglieder oder von der Aufsichtsbehörde unter Angabe des Grundes schriftlich verlangt wird.
(4) Jedes Mitglied des Gemeindeausschusses ist von der Abhaltung der Sitzung mindestens fünf Tage vorher nachweisbar schriftlich unter Bekanntgabe des Tages, der Stunde, des Beginnes, des Ortes und der Tagesordnung der Sitzung Zu derselben einzuladen. In besonders dringenden Fällen kann die Einladung spätestens 24 Stunden vorher erfolgen.
(5) Die Einladung muß an die Mitglieder des Gemeindeausschusses persönlich erfolgen) find diese weder Zu Hause noch in ihrem Geschäfte anZutreffen, kann die Zustellung auch an ihre Hausgenossen (Familienangehörige, Bedienstete) erfolgen. Die Zustellung der Einladungen hat durch Voten zu erfolgen.
§ 32. Tagesordnung.
(1) Der Bürgermeister seht die Tagesordnung für die Sitzung des Gemeindeausschusses fest. Er ist verpflichtet, einen Zum Wirkungskreis des Gemeindeausschusses gehörigen Gegenstand in die Tagesordnung des nächsten Gemeindeausschusses aufzunehmen, wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder des Gemeindeausschusses mindestens eine Woche vor der Sitzung beim Bürgermeister schriftlich ein derartiges Ansuchen eingebracht hat. Bei nicht Zeitgerechtem Einbringen des Antrages kann er den Gegenstand auf die nächstfolgende Sitzung zurückstellen.
s;) Gegenstände, die nicht auf der Tagesordnung stehen, können nur dann in Behandlung genommen werden, wenn mindestens drei Viertel der bei der Sitzung Anwesenden Gemeindeausschußmitglieder der dringlichen Behandlung des Gegenstandes zustimmen. Dringlichkeitsanträge können auch während der Sitzung eingebracht werden, sind aber stets erst am Schlüsse der Sitzung Zu behandeln. Im übrigen obliegt die Festsetzung der Reihenfolge der Behandlung der Geschäftsstücke dem Vorsitzenden. Dieser ist auch berechtigt, einzelne Geschäftsstücke von der Tagesordnung abzusehen, mit Ausnahme jener Angelegenheiten, die von mindestens einem Drittel der Mitglieder des Gemelndeausschusses zur Vehandlung verlangt wurden und von Dringlichkeitsanträgen.
§ 33.
Vorsitz.
(1) Der Bürgermeister, im Falle seiner Verhinderung sein Stellvertreter, führt den Vorsitz bei den Sitzungen des Gemeindeausschusses. Jede Sitzung, bei der dies nicht beachtet wird, ist ungültig. Der Vorsitzende eröffnet und schließt die Sitzung, leitet die Verhandlung und hat für die Aufrechterhaltung der Ruhe und Ordnung Zu sorgen.
(2) Wenn es sich um Entscheidungen über Beschwerden gegen Verfügungen des Bürgermeisters oder des Gemeindevorstandes handelt, darf der Bürgermeister, andernfalls ein Mitglied des Gemeindevorstandes den Vorsitz im Gemeindeausschuß nicht führen. Der Vorsitz ist im letzteren Fall an den Ältesten der übrigen Mitglieder des Gemeindeausschusses abzutreten.
§ 34.
Die Mitglieder des Gemeindeausschusses haben Zu den Sitzungen pünktlich Zu erscheinen. 7zst ein Mitglied am Erscheinen verhindert, so hat es dies unverzüglich dem Bürgermeister unter Angabe des Grundes mitzuteilen. In diesem Falle veranlaßt der Bürgermeister die sofortige Einberufung des hiefür vorgesehenen Ersatzmannes. Eine längere Beurlaubung bewilligt bis Zur Dauer eines Monats der Bürgermeister, darüber hinaus der Gemeindeausschuß. Bei der BeWilligung eines Urlaubes ist darauf Bedacht zu nehmen, daß die Beschlußfähigkeit des Gemeindeausschusses nicht gefährdet wird.
§ 35.
(1) Für Gemeindeausschußmitglieder, welche ohne gesetzlich anerkannten Grund das angenommene Amt nicht fortführen, dasselbe fortzuführen verweigern, oder die ohne triftigen Entschuldigungsgrund trotz ordnungsgemäßer Ladung Zu drei aufeinanderfolgenden Sitzungen des Gemeindeausschusses nicht erscheinen, hat der Bürgermeister in Hinkunft den Ersatzmann einzuberufen. Bei Verletzung ihrer Pflichten sind sie vom Bürgermeister vorzuladen und über den Grund ihrer Weigerung Zu befragen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift bezw. in einem Amtsvermerk festzuhalten. Sofern die Angelegenheit vom Bürgermeister nicht einvernehmlich geregelt werden kann, ist die Anzeige an die Bezirkshauptmannschaft zu erstatten.
l?) Die Anzeige an die Bezirkshauptmannschaft mit dem Antrag auf Verhängung einer Geldbuße muß eine genaue Schilderung des Sachverhaltes enthalten, die Personal, Vermögens und Familienverhältnisse des AusschußMitgliedes vollständig angeben und einen Antrag hinsichtlich der Höhe der Buße enthalten.
§ 36.
Beschlußfähigkeit.
Der Gemeindeausschuß ist beschlußfähig, wenn bei Nachweis der ordnungsgemäßen Ladung sämtlicher MÜtglieder mindestens Zwei Drittel seiner Mitglieder bezw. der einberufenen Ersatzmänner anwesend sind, Ist die Gemeindeausschußsitzung nicht beschlußfähig, so muß eine neuerliche Ausschußsihung einberufen werden.
§ 37.
Befangenheit.
(1) Mitglieder des Gemeindeausschusses, über deren Gebarung zu beraten und zu beschließen ist, dürfen nicht mit abstimmen und müssen sich während der Abstimmung entfernen. Sie müssen jedoch über Verlangen des Gemeindeausschusses der Sitzung Zur Erteilung etwaiger Auskünfte beiwohnen.
(2) Wenn die Voraussetzungen für die Befangenheit nach § 7 AVG. gegeben sind und Zwar:
1. in Sachen, an denen sie selbst, der andere Ehe
teil, ein Verwandter oder Verschwägerter in
auf oder absteigender Linie, ein Geschwisterkind oder eine Person, die noch näher verwandt oder im gleichen Grade verschwägert
ist, beteiligt sind?
2. in Sachen ihrer Wahl oder Pflegeeltern,
Wahl oder Pflegekinder, ihres Mündels oder
Pflegebefohlenen)
3. in Sachen, in denen sie als Bevollmächtigte
einer Partei bestellt waren oder noch bestellt
sind)
4. wenn sonstige wichtige Gründe vorliegen, die
geeignet sind, ihre volle Unbefangenheit in
Zweifel Zu setzen,
5. im Berufungsverfahren, wenn sie an der Erlassung des angefochtenen Bescheides in unterer Instanz mitgewirkt haben,
haben der Bürgermeister oder das betreffende Mitglied des Gemeindeausschusses während der Beratung und Beschlußfassung der Sitzung nicht beizuwohnen) sie müssen jedoch auf ausdrücklichen Beschluß des Gemeindeausschusses wahrend der Beratung Zur Erteilung der gewünschten Auskünfte beiwohnen) auch in diesem Fall haben sie sich während der Beschlußfassung Zu entfernen.
(3) Wenn wegen Befangenheit so viele Mitglieder des Gemeindeausschusses ausscheiden, daß derselbe keinen gültigen Beschluß mehr fassen kann, so ist der Verhandlungsgegenstand zur Beschlußfassung der Aufsichtsbehörde vorzulegen, auf welche in diesem Falle die Zuständigkeit Zur Veschlußfassung übergeht.
§ 38.
Öffentlichkeit.
Die Sitzungen des Gemeindeausschusses sind öffentlich, doch kann ausnahmsweise über Antrag des Bürgermeisters oder mindestens dreier Mitglieder des Gemeindeausschusses die Nusschließung der Öffentlichkeit beschlossen werden. Sitzungen, in denen der Voranschlag und der Nechnungsabschluß der Gemeinde, ferner die Voranschläge und Rechnungsabschlüsse von erwerbswirtschaftlichen Unternehmungen und von in der Verwaltung der Gemeinde stehenden selbständigen Fonds und Stiftungen behandelt werden, müssen aber immer öffentlich abgehalten werden.
§ 39.
Sitzungspolizei.
(1) Der Vorsitzende hat darüber zu wachen, daß die Sitzung ungestört abgehalten und niemand im Vortrag unterbrochen wird. GemeindeausschußMitglieder, welche die Sitzung durch ungeziemendes Verhalten stören oder den Anstand verletzen, sowie Redner, die vom Gegenstande der Verhandlung abweichen, hat der Vorsitzende zur Ordnung bezw. Zur Sache Zu rufen. Nach neuerlicher fruchtloser Ermahnung kann der Vorsitzende dem Nedner das Wort entziehen. Gegen die Entziehung des Wortes durch den Vorsitzenden kann der Nedner den Beschluß des Gemeindeausschusses darüber verlangen, ob er wieder zum Worte zuzulassen ist. Hierüber entscheidet der Gemeindeausschuß sofort ohne Verhandlung. Soweit notwendig, kann der Vorsitzende die Sitzung jederzeit für eine bestimmte Zeit unterbrechen. 3m übrigen kann der Vorsitzende über Mitglieder des Gemeindeausschusses eine Ordnungsstrafe bis zu 300 8 verhängen. Hiefür sind die verfahrensrechtlichen Bestimmungen des AVG. anzuwenden. Gegen eine Ordnungsstrafe ist die Berufung an die Bezirkshauptmannschaft Zulässig, welche endgültig entscheidet.
(2) Zuhörer, welche die Beratung des Gemeindeausschusses stören, sind vom Vorsitzenden unter Androhung der Entfernung aus dem Sitzungsraüm zu ermahnen. Nach fruchtloser ErMahnung hat der Vorsitzende ihre Entfernung aus dem Sitzungsraum zu veranlassen, oder den Zuhörerraum gänzlich räumen zu lassen.
num: § 4
paragraphs: 0.
Schriftführer.
Für jede Gemeindeausschußsitzung ist als Schriftführer ein Gemeindebediensteter oder ein Mitglied des Gemeindeausschusses zu bestimmen. Der Schriftführer hat die von ihm gemäß den Bestimmungen der Gemeindeordnung zu führende Verhandlungsschrift zusammen mit dem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern des Gemeindeausschufses zu fertigen.
§ 41.
Sitzung.
(1) Der Vorsitzende eröffnet nach Feststellung der ordnungsmäßigen Einberufung und der Beschlußfähigkeit die Sitzung und bringt die allenfalls notwendigen Mitteilungen Zur Kenntnis. Sodann wird die Verhandlungsschrift der letzten Sitzung zur Verlesung gebracht.
(2) Hierauf sind diejenigen Einlaufstücke zu behandeln, die einem Ausschuß Zuzuweisen sind. Anfragen an den Bürgermeister, die jedes Mitglied des Gemeindeausschusses stellen kann, sind vom Bürgermeister entweder sofort zu beantworten, oder kann die Beantwortung für die nächste Sitzung des Gemeindeausschusses, oder auf schriftlichem Wege vorbehalten werden.
(3) Ein Antrag eines Mitgliedes des Gemeindeausschusses, welcher mit Begründung und Unterschrift versehen und als Dringlichkeitsantrag ausdrücklich bezeichnet ist/ kann nur dann in VeHandlung genommen werden, wenn die Mehrheit der Anwesenden der dringlichen Behandlung des Gegenstandes zustimmt/ hierüber ist nach Erledigung der Tagesordnung abzustimmen. Dem Antragsteller kann zu kurzen Ausführungen das Wort erteilt werden. Wird die Dringlichkeit zuerkannt, so ist am Schluß der Sitzung der Antrag sofoit Zur Beratung und Beschlußfassung zu nehmen. Anträge, die nicht als dringlich gestellt werden, oder denen der Gemeinderat die Dringlichkeit nicht Zuerkennt, sind einem Ausschuß Zuzuweisen, oder vom Bürgermeister auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen.
(4) Der Vorsitzende schließt die Sitzung.
§ 42.
Verhandlung und Abstimmung.
(1) Die Verhandlung über einen Beratungsgegenstand beginnt mit der Darstellung des Sachverhaltes durch den Berichterstatter, der einen bestimmten, begründeten Antrag Zu stellen hat. Die Berichterstattung obliegt, falls der Antrag von einem Ausschuß behandelt wurde oder ausgeht, dem vom Ausschuß bestimmten Berichterstatter. In allen anderen Fallen bestimmt der Bürgermeister/ soferne er nicht selbst den Bericht erstattet, den Berichterstatter, wenn nicht der Gemeindeausschuß anläßlich einer bereits früheren Behandlung des Gegenstandes einen Berichterstatter bestellte.
(2) Für die an die Berichterstattung anschließende Wechselrede erteilt der Vorsitzende das Wort in der Reihenfolge, in der sich die Redner melden. Kein Mitglied des Gemeindeausschusses soll, sofern nicht der Gemeindeausschuß eine Ausnahme beschließt, mehr als zweimal zu demselben Gegenstand das Wort erteilt werden. Außer der Reihe und öfter als zweimal muß der Bürgermeister, der Berichterstatter, sowie jedes Mitglied des Gemeinderates, das einen Antrag zur Geschäftsordnung stellt, das Wort erhalten.
(3) Zu einem Antrag Zur Geschäftsordnung ist sofort, jedoch ohne Unterbrechung eines Redners das Wort zu erteilen. Der Antrag ist sofort in Verhandlung Zu ziehen und es darf hiezu nur einem Für und einem Gegenredner das Wort erteilt werden.
Solche Antrage sind:
a)Der Antrag auf Schluß der Rednerliste. Wird der Antrag angenommen, so kann niemand mehr zum Worte vorgemerkt werden? die bis dahin angemeldeten Redner erhalten jedoch noch das Wort.b)Der Antrag auf Schluß der Debatte. Wird
der Antrag angenommen, so hat nur mehr
der Berichterstatter bezw der Antragsteller das Wort.
c)Der Antrag auf Vertagung.d)Der Antrag auf Übergang zur Tagesordnung. Wird der Antrag angenommen, so hat der in Verhandlung gestandene Antrag als abgelehnt zu gelten.
(4) Nach Abschluß der Wechselrede erhält der Berichterstatter das Schlußwort. Nach diesem oder nach der Erklärung des Berichterstatters, auf das Schlußwort Zu verzichten, wird zur Abstimmung geschritten.
Zunächst gelangen ein Antrag auf Übergang Zur Tagesordnung, sodann ein Vertagungsantrag, hernach Gegenanträge gegen Anträge des Berichterstatters zur Abstimmung, und Zwar in der Ordnung, daß diejenigen Gegenanträge, die sich von ihm am weitesten entfernen, voranzugehen haben.
Zusatzanträge sind erst nach Annahme des Hauptantrages Zur Abstimmung zu bringen. Von verschiedenen Betragen ist zuerst der höchste, sodann der nächst niedere und so fort zur Abstimmung Zu bringen. 3m übrigen bestimmt der Vorsitzende die Reihenfolge der zur Abstimung kommenden Antrage.
s.,) Zu einem gültigen Beschluß ist, soweit nicht die Gemeindeordnung für gewisse Beschlüsse eine andere Stimmenmehrheit vorschreibt, die Zustimmung von mehr als der Hälfte der anwesenden und stimmberechtigten Gemeindeausschußmitglieder erforderlich. Wer sich der Stimme enthält, lehnt den Antrag ab. Der Vorsitzende stimmt Zuletzt ab. Bei Stimmengleichheit gilt als beschlössen, wofür der Vorsitzende gestimmt hat.
(6) Die Abstimmung erfolgt durch Erheben der Hand oder durch Aufstehen nach dem Ermessen des Vorsitzenden. Auf Verlangen eines Drittels der anwesenden Gemeindeausschußmitglieder ist mit Stimmzettel abzustimmen. Bei Wahlen, Verleihungen und Besetzungen ist stets mit Stimmzetteln abzustimmen, außer wenn sich die anwesenden Mitglieder des Gemeindeausschusses ein^ stimmig für eine andere Art der Abstimmung aussprechen.
§ 43.
Verhandlungsschrift.
si)Über jede Gemeindeausschußsitzung ist eine Verhllndlungsschrift Zu führen, die zu enthalten hat:
1. den Sitzungstag,
2. den Beginn und das Ende der Sitzung,
3. den Namen des Vorsitzenden, der anwesenden,
der entschuldigten und unentschuldigt ferngebliebenen Mitglieder (Ersatzmänner) des Gemeindeausschusses und den Nachweis über die
ordnungsmäßige Einladung sämtlicher Gemeindeausschußmitglieder (Ersatzmänner),
4. den wesentlichen Inhalt des Veratungsver
Verlaufes sämtlicher in der Sitzung gestellter
Anträge, die Veratungsgegenstände in der
Reihenfolge ihrer Behandlung und sämtliche
gefaßten Beschlüsse; für jeden Beschluß ist das
Ergebnis der Abstimmung, sowie die Namen
der für und gegen die Anträge aufgetretenen
Redner kurz anzuführen.
(2) Die Verhandlungsschrift ist vom Vorsitzenden, dem Schriftführer und zwei weiteren Gemeindeausschußmitgliedern zu fertigen.
(5) Die Verhandlungsschrift ist während der nächsten Gemeindeausschußsitzung zur Einsicht aufzulegen. Allfällige Erinnerungen dagegen können beim Vorsitzenden eingebracht weiden. Vor Schließung der Sitzung ist die Verhandlungsschrift vom Vorsitzenden nach der Verlesung für geneh migt zu erklären.
(4) Bis Zur Genehmigung muß die Verhandlungsschrift im Gemeindeamt zur Einsicht durch die Gemeindeausschußmitglieder aufliegen. Es steht den Mitgliedern des Gemeindeausschusses frei, gegen den Inhalt der Verhandlungsschrift mündlich oder schriftlich Einwendungen Zu erheben. Hierüber ist in der nächsten Sitzung des Gemeindeausschusses Beschluß zu fassen.
(..,) Die genehmigte Verhandlungsschrift über eine öffentliche Sitzung ist im Gemeindeamt durch 14 Tage zur öffentlichen Einsicht aufzulegen und kann innerhalb dieser Frist während der Amtsstunden von jedem Gemeindemitglied im Beisein eines Amtsorganes eingesehen und können auf Kosten des Gemeindemitgliedes Abschriften angefertigt werden. Nach Ablauf der Auflegefrist ist die Verhandlungsschrift zusammen mit den anderen Verhandlungsschiiften im Gemeindearchiv aufzubewahren. Über Angelegenheiten, die in nicht öffentlicher Sitzung verhandelt wurden, ist eine eigene Verhandlungsschrift Zu führen, in welche nur die Mitglieder des Gemeindeausschusses Einsicht nehmen dürfen.
§ 44.
(1) Binnen Zwei Wochen nach jeder Gemeindeausschußsitzung sind vom Bürgermeister alle Veschlüsse, welche die Öffentlichkeit berühren, öffentlich durch Anschlag an der Gemeindetafel während Zweier Wochen und außerdem auf andere ortsübliche Art kundzumachen. 3n jedem Falle ist die Nechtsmittelbelehrung anzuschließen. Auf Schriftstücken, die an der Gemeindeamtstafel angeschlagen wurden, ist der Tag des Anschlages, sowie der Tag der Abnahme deutlich sichtbar Zu vermerken.
(2) Beschlüsse, die im einzelnen Fall über Rechtsansprüche, Pflichten oder rechtliche 3nteressen einzelner Personen erkennen, sind diesen nach den Bestimmungen des AVG. mittels Bescheides schriftlich mitzuteilen. Eine öffentliche Kundmachung kann in diesen Fällen unterbleiben.
§ 45.
(1) Der Bürgermeister hat die vom Gemeindeausschuß ordnungsgemäß gefaßten Beschlüsse Zu vollziehen. Sofern die Beschlüsse an die Genehmigung einer Aufsichtsbehörde gebunden sind, ist vorher diese Genehmigung einzuholen.
(2) Glaubt jedoch der Bürgermeister, daß ein gefaßter Beschluß den Wirkungskreis des Gemeindeausschusses überschreitet oder gegen die bestehenden Gesetze verstößt, so ist er verpflichtet, mit der Vollziehung eines solchen Beschlusses innezuhalten und die Entscheidung darüber, ob der Beschluß vollzogen werden kann oder nicht, binnen acht Tagen der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Das Gleiche gilt, wenn der Beschluß des Gemeindeausschusses nach Ansicht des Bürgermeisters der Gemeinde einen wesentlichen Nachteil Zufügt, oder die Aufrechterhaltung des Gleichgewichtes im Gemeindehaushlllt oder dessen Wiederherstellung gefahrdet.
§ 46.
Gemeindevorftandssitzung.
(1) Der Bürgermeister, in seiner Verhinderung der Bürgermeisterstellvertieter, hat den Gemeindevorstand mindestens einmal im Monat einzuberufen. Die Ladungen sind wenigstens Zwei Tage vor der Sitzung den Gemeindevorstandsmitgliedern Zuzustellen.
(2) Der Bürgermeister, in seiner Verhinderung ein Bürgermeisterstellvertreter, führen den Vorsitz, Die Sitzungen des Gemeindevorstandes sind nicht öffentlich.
(3) Der Gemeindevorstand ist beschlußfähig, wenn mindestens die Halste seiner Mitglieder, darunter der Bürgermeister oder sein Stellvertreter, anwesend 'sind.
(4) Hede Sitzung des Gemeindevorstandes, bei
welchen die vorstehenden Bestimmungen nicht beachtet wurden, ist ungesetzlich und sind die in einer solchen Sitzung gefaßten Beschlüsse ungültig.
(5) Zu einem gültigen Beschluß ist die einfache
Stimmenmehrheit aller anwesenden Vorstandsmit
glieder erforderlich. Der Vorsitzende gibt seine
Stimme zuletzt ab. Bei Stimmengleichheit ent
scheidet die Stimme des Vorsitzenden.
(6) 3m übrigen gelten die in den §§ 31 bis 43 dieser Geschäftsordnung für die Gemeindeausschußsitzung aufgestellten Grundsähe sinngemäß, mit der Maßgabe, daß den Sitzungen des Gemeindevorstandes auch Bedienstete der Gemeinde mit beratender Stimme beigezogen werden können, und die Verhandlungsschrift vom Vorsitzenden, einem Gemeinderat und vom Schriftführer Zu fertigen ist. Die Verhandlungsschrift ist in der nächsten Sitzung zu verlesen und vom Vorsitzenden für genehmigt Zu erklären. Hedem GemeindeausschußMitglied steht die Einsicht in die Verhandlungsschrift offen.
§ 47.
Ausschüsse.
(1) Sofern vom Gemeindeausschuß besondere Verwaltungsausschüsse für einzelne Zweige der Verwaltung oder eigene Ausschüsse zur Abgabe von Gutachten und Vorbereitung von Anträgen aufgestellt worden sind, gelten die für den Gemeindeausschuß in dieser Geschäftsordnung festgelegten Bestimmungen sinngemäß.
(2) Die Ausschüsse sind beschlußfähig, wenn mehr als die Hälfte ihrer Mitglieder anwesend sind. Sie wählen aus ihrer Mitte einen Schriftführer.
(3) Der Minderheit bleibt es unbenommen, ihre von dem Beschluß der Mehrheit des Ausschusses abweichenden Anschauungen und Anträge als Minderheitsanträge im Gemeindeausschuß einzubringen.
(4) Personen, die dem Gemeindeausschuß nicht angehören, können von diesem in einen Ausschuß berufen werden/ haben jedoch nur beratende Stimme und sind Zum Zwecke der Erteilung von Auskünften der Ausschüsse beizuziehen.
(Gemeinderat) obliegenden Wichten uneigennützig, gewissenhaft und gemäß den Bestimmungen der Gemeindeordnung nach den Weisungen des Bürgermeisters Zu erfüllen, in allen, ausschließlich aus der amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen Verschwiegenheit zu bewahren und der Republik Österreich, dem Bundesland Oberösterreich und der Gemeinde . . . . . .in unwandelbarer Treue und Gehorsam zu dienen.
Beilage 1.
Gelöbnisformel für Bürgermeister.
Sie werden geloben:
Die Bundes und Landesverfassung sowie alle Bundes und Landesgesetze unverbrüchlich zu beobachten, die Ihnen als Bürgermeister (Bürgermeisterstellvertreter, Gemeinderat) obliegenden Pflichten uneigennützig und gewissenhaft zu erfüllen, in allen, ausschließlich aus der amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen Verschwiegenheit zu bewahren und der Republik Osterreich, dem Bundesland Oberösterreich und
der Gemeinde in unwandelbarer
Treue und Gehorsam zu dienen.
Gelöbnisformel für Bürgermeisterstellvertreter und Gemeinderäte.
Sie werden geloben:
Die Bundes und Landesverfassung sowie alle Bundes und Landesgesetze unverbrüchlich zu beobachten, die Ihnen als Bürgermeisterstellvertreter
Gelöbnisformel für Gemeindeausschußmitglieder.
Sie werden geloben:
Die Bundes und Landesverfassung sowie alle Bundes und Landesgesetze stets und unverbrüchlich Zu beobachten, der Republik Österreich/ dem Bundesland Oberösterreich und der Gemeinde
in unwandelbarer Treue zu
dienen und alle Ihnen als Gemeindeausschußmitglied obliegenden Pflichten uneigennützig nach bestem Wissen und Gewissen Zu erfüllen.
Gelöbnisformel für den Gemeindekaffenführer.
Sie werden geloben:
Den Ihnen anvertrauten Dienst eines Gemeindekassenführers uneigennützig, gewissenhaft und unparteiisch Zu versehen, den Weisungen des Bürgermeisters getreu nachzukommen und in Angelegenheiten des Dienstes Verschwiegenheit Zu bewahren.