369. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Auswärtige Angelegenheiten

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paragraphs: § 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Auswärtige Angelegenheiten. (2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit: 1. das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten für die Personalverwaltung sowie für die Haushaltsführung; 2. das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten sowie die diplomatischen und konsularischen Vertretungsbehörden im Ausland hinsichtlich der Vollziehung des Strafregistergesetzes, BGBl. Nr. 277/1968, Tilgungsgesetzes, BGBl. Nr. 68/1972, Kraftfahrgesetzes, BGBl. Nr. 267/1967, Fremdenpolizeigesetzes, BGBl. Nr. 75/1954, Waffengesetzes, BGBl. Nr. 121/1967, Paßgesetzes, BGBl. Nr. 422/1969, Meldegeseozes, BGBl. Nr. 30/1973, und Zivildienstgesetzes, BGBl. Nr. 187/1974, jeweils in der geltenden Fassung. (3) Für das im Abs. 2 Z 2 umschriebene Aufgabengebiet gelten anstelle der folgenden Bestimmungen dieser Verordnung die Bestimmungen des § 1 Abs. 3 und der §
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paragraphs: § 2 bis 9 sowie 11 und 12 der Ersten Datenschutz-Durchführungsverordnung des Bundesministers für Inneres vom 23. Juni 1980, BGBl. Nr. 296. (4) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind die im Abs. 2 genannten Auftraggeber, soweit sie Tätigkeiten im Sinne des
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paragraphs: § 3 Z 6 DSG verrichten, insbesondere die Eingabe und Abfrage von Daten im Rahmen der Datenfernverarbeitung für sich oder andere Auftraggeber. § 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete bedeuten im Sinne dieser Verordnung: 1. Personalverwaltung: Die Vollziehung des Dienst- und Besoldungsrechtes für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich der Rechtsvorschriften über die Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung; 2. die Haushaltsführung einschließlich der damit im Zusammenhang stehenden Neben- und Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen. (2) Ein Aufgabengebiet untenliegt dieser Verordnung nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1 DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes Gegenstand eines automationsunterstützten Vorganges sind. (3) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen vollzogen, so ist sicherzustellen, daß jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet werden. Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung § 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen derart zu begründen, daß die ersuchte Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß § 7 DSG beurteilen kann.
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paragraphs: § 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der von ihm vorzunehmenden Verarbeitungsschritte gleichartiger Schutz zu gewähren. Die Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe zu schützen. (2) Aufträge für die Verarbeitung von Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen Aufträgen des nach der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen Organs eingegeben werden; die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen und aufzubewahren. (3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger ist vom Auftraggeber oder Verarbeiter durch entsprechende personelle oder vertragliche Maßnahmen zu überwachen.
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paragraphs: § 5. (1) Der Auftraggeber hat die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben zu überprüfen. (2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerlbehebung raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen ist. Grundsätze für die Benützung
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paragraphs: § 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung bildet. (2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben benötigen. Grundsätze für die Übermittlung
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paragraphs: § 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7 Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen eines schriftlichen Auftrages des nach der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen Organs. Der Auftrag kann als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt werden. Im Auftrag ist anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist. Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen dem Empfänger jene Aufgaben übertragen sind, zu deren Wahrnehmung die zu übermittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG ist durch den für die Auftragserteilung zuständigen Bediensteten zu prüfen, ob die zur Anonymisierung der Daten getroffenen Maßnahmen ausreichen, daß der Betroffene nicht bestimmt wenden kann. (2) Zur Durchführung von Übermittlungen kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters bedienen. In diesem Falle ist Abs. 1 sinngemäß anzuwenden. (3) Einem Ersuchen um Übermittlung von Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls zu ersuchen. (4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten Fällen erfolgen. (5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung über die Empfänger der Daten erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt nicht in den Fällen des
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paragraphs: § 8 Abs. 2 und 3. Auskunftsverfahren § 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG darf nur auf Grund eines Identitätsnachweises erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen. (2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften zustehenden Rechte, im Falle überwiegenden öffentlichen Interesses die Empfänger übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens oder eines Disziplinarverfahrens durchgeführt wurde. In anderen Rechtsvorschriften festgelegte Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht berührt. (3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger der übermittelten Daten bekanntzugeben. Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter Daten im Einzelfall unverhältnismäßig hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere bei im Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen, so sind den Betroffenen die auf Grund der Verfahrensorganisation oder der Sach- und Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger mitzuteilen.
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paragraphs: § 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im Sinne des § 11 Abs. 1 des DSG werden folgende pauschalierte Kostenersätze festgelegt: 1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck der Verarbeitung; 2. für jede darüber hinausgehende Auskunft 500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen besonders hohen technischen oder organisatorischen Aufwand erfordert, 1000 S je Zweck der Verarbeitung. (2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze sind nicht zu entrichten: 1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein monatliches Einkommen die Richtsätze der Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht überschreitet oder 2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung geringfügig ist. (3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen. (4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages ist abzuseihen, wenn der gemäß Abs. 3 mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde. (5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die Erteilung von Auskünften beiginnt erst zu laufen, sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes nachgewiesen wird.
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paragraphs: § 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9 sind auf Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften des Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt sind. Richtigstellung und Löschung
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paragraphs: § 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten sind auf Grund einer Entscheidung des für die Feststellung zuständigen Organs richtigzustellen oder zu löschen. (2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation und der internen Kontrolle aufbewahrt werden, dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht wenden. (3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten Datenbestände allfällige Richtigstellungen und Löschungen wirksam bleiben. Angabe der Registernummer
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paragraphs: § 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen, die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer auf jedem Schriftstück anzugeben. (2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels maschinell lesbarer Datenträger, soweit es sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren anzugeben. (3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des § 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber mit dem Zusatz „ua." anzugeben. Inkrafttreten
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paragraphs: § 13. (1) § 9 und § 10, soweit sich dieser auf § 9 bezieht, treten am Tage nach der Kundmachung in Kraft. (2) Die übrigen Bestimmungen treten sechs Monate nach Kundmachung in Kraft. Pahr