Steiermark: Verordnung des Landeshauptmannes von Steiermark vom 18. Juli 1996 über dieLandesverrechnung (Zahlungs- und Verrechnungsordnung des Landes Steiermark– ZVO)

num: 1.
paragraphs: Teil
Gegenstand, Organisation, Aufgaben
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
§ 2 Landesfinanzreferent, Landesfinanzabteilung
§ 3 Träger der Landesverrechnung
§ 4 Verfügungsbefugnis über Kredite und Anordnungsbefugnis für die
Flüssigstellung von Zahlungen
§ 5 Aufgaben der kreditbewirtschaftenden Stellen
§ 6 Aufgaben der nachgeordneten anordnungsbefugten Dienststellen
§ 7 Aufgaben der verlagsführenden Dienststellen
§ 8 Organisation der Landesbuchhaltung
§ 9 Aufgaben der Landesbuchhaltung
§ 10 Aufgaben des Buchhaltungsvorstandes
§ 11 Befangenheit und Unvereinbarkeit
num: 2.
paragraphs: Teil
Gebarungsvollzug
1. Abschnitt
Bestellungen und Auftragserteilungen
§ 12 Verfahren bei Bestellungen und Auftragserteilungen
2. Abschnitt
Zahlungs- und Verrechnungsauftrag (ZVA)
§ 13 Allgemeines
§ 14 Inhalt des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages (Ausgaben/Einnahmen)
§ 15 Arten des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages
§ 16 Förmlicher Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
§ 17 Verkürzter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
§ 18 Vereinfachter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
§ 19 Zahlungs- und Verrechnungsauftrag als Einziehungsauftrag
§ 20 Ersatzauftrag
§ 21 Zahlungsauftrag in fremder Währung
num: 3.
paragraphs: Teil
Verrechnung
1. Abschnitt
Grundsätze
§ 22 Allgemeine Grundsätze
§ 23 Grundsätze für die Verrechnung
§ 24 Grundsätze für die Verrechnungsaufzeichnung
2. Abschnitt
Voranschlagswirksame Verrechnung (VWV)
§ 25 Grundsätze
§ 26 Verrechnung der Genehmigungen
§ 27 Verrechnung der Verfügungen
§ 28 Verrechnung der Berechtigungen und Verpflichtungen
§ 29 Verrechnung der Forderungen und Schulden
§ 30 Verrechnung der Zahlungen
§ 31 Verrechnung der sonstigen Verfügungen
§ 32 Verrechnung der Vorberechtigungen und Vorbelastungen
§ 33 Zeitliche Abgrenzung der voranschlagswirksamen Verrechnung
3. Abschnitt
Bestands- und Erfolgsverrechnung (BEV)
§ 34 Grundsätze
§ 35 Verrechnung in der Bestands- und Erfolgsverrechnung
§ 36 Zeitliche Abgrenzung der Bestands- und Erfolgsverrechnung
num: 4.
paragraphs: Abschnitt
Sonstige Verrechnungen
§ 37 Verrechnung in beiden Hauptverrechnungskreisen
§ 38 Erfolgsnachweisungen
§ 39 Mahnwesen, Ratenwesen
4. Teil
Zahlungsverkehr
1. Abschnitt
Allgemeines
§ 40 Grundsätze
§ 41 Forderungen des Landes
§ 42 Schulden des Landes
§ 43 Fälligkeit
§ 44 Empfangsberechtigte
2. Abschnitt
Bargeldloser Zahlungsverkehr
§ 45 Grundsätze
§ 46 Eröffnung und Schließung von Geldkonten
§ 47 Zeichnungsrecht
§ 48 Musterunterschrift
§ 49 Durchführung der Auszahlung
§ 50 Auslandsüberweisungen
§ 51 Entgegennahme von Schecks
§ 52 Aushändigung von Überbringerschecks
3. Abschnitt
Barzahlungsverkehr
§ 53 Grundsätze
§ 54 Entgegennahme und Ausgabe von Zahlungsmitteln
§ 55 Aufzeichnungen
§ 56Kassen
§ 57 Bedienstete der Kassen
§ 58 Kassenraum
§ 59 Gesicherte Aufbewahrung
§ 60 Kassenbehälter
§ 61 Schlüssel für Kassenbehälter
§ 62 Beförderung von Zahlungsmitteln
§ 63 Ausnahmen
§ 64 Unvorhergesehene Ereignisse
num: 5.
paragraphs: Teil
Innenprüfung
1. Abschnitt
Grundsätze
§ 65
2. Abschnitt
Prüfung vor dem Gebarungsvollzug
§ 66 Allgemeines
§ 67 Prüfung von Belegen
§ 68 Sachliche Prüfung
§ 69 Rechnerische Prüfung
§ 70 Prüfung im Rahmen der Bezugsverrechnung
3. Abschnitt
Prüfung im Gebarungsvollzug
§ 71 Allgemeines
§ 72 Prüfung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge
§ 73 Prüfung der speichermäßigen Erfassung der Zahlungs- und
Verrechnungsaufträge
4. Abschnitt
Prüfung nach dem Gebarungsvollzug (Nachprüfung)
§ 74 Nachprüfung in der Landesbuchhaltung
§ 75 Nachprüfung bei den kreditbewirtschaftenden Stellen
§ 76 Nachprüfung der Gebarung der nachgeordneten kassen- und
verlagsführenden Dienststellen
§ 77 Laufende Nachprüfungen
§ 78 Prüfungen an Ort und Stelle
§ 79 Sonstige Prüfungsmaßnahmen
num: 6.
paragraphs: Teil
Rechnungslegung
§ 80 Grundsatz
§ 81 Abschluß der voranschlagswirksamen Verrechnung
§ 82 Abschluß der Bestands- und Erfolgsverrechnung
num: 7.
paragraphs: Teil
Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen
§ 83 Allgemeine Bestimmungen
§ 84 Verrechnungsunterlagen (Belege)
§ 85 Verrechnungsaufschreibungen
§ 86 Aufbewahrungsfrist
§ 87 Unterlagen über die elektronische Datenverarbeitung
num: 8.
paragraphs: Teil
Schlußbestimmungen
§ 88 Inkrafttreten
§ 89 Außerkrafttreten
1. Teil
Gegenstand, Organisation, Aufgaben
§ 1
Gegenstand und Geltungsbereich
(1) Diese Verordnung regelt die Landesverrechnung, das ist die Vorgangsweise bei der Vollziehung des Landesvoranschlages, der voranschlagswirksamen Verrechnung (VWV), der Bestands- und Erfolgsverrechnung (BEV) und die Durchführung des Zahlungsverkehrs.
(2) Diese Verordnung gilt für alle Dienststellen des Landes, die an der Landesverrechnung mitwirken.
(3) Für die Vollziehung und Verrechnung der Gebarung der mittelbaren Bundesverwaltung und der Auftragsverwaltung des Bundes gelten die bundesrechtlichen Vorschriften.
§ 2
Landesfinanzreferent, Landesfinanzabteilung
In dieser Verordnung bedeuten:
1.Landesfinanzreferent: das für Finanzen zuständige Mitglied der Landesregierung;2.Landesfinanzabteilung: das nach den einschlägigen organisatorischen Vorschriften zeichnungsberechtigte Organ der für Finanzen zuständigen Abteilung des Amtes der Landesregierung.
§ 3
Träger der Landesverrechnung
An der Landesverrechnung wirken mit:
1.die Landesregierung bzw. die Mitglieder der Landesregierung;2.die kreditbewirtschaftenden Stellen (Abteilungen des Amtes der Landesregierung);3.die den kreditbewirtschaftenden Stellen nachgeordneten anordnungsbefugten Dienststellen mit ihren Buchhaltungen und Kassen;4.die den kreditbewirtschaftenden Stellen nachgeordneten verlagsführenden Dienststellen;5.die Landesbuchhaltung.
§ 4
Verfügungsbefugnis über Kredite und Anordnungsbefugnis für die Flüssigstellung von Zahlungen
(1) Die Landesregierung oder ihre Mitglieder verfügen nach Maßgabe der Geschäftsverteilung der Steiermärkischen Landesregierung über die ihnen zustehenden Kredite des jeweils gültigen Landesvoranschlages. Sie können sich dabei von den nach der Geschäftsordnung des Amtes der Landesregierung und der Geschäftseinteilung vetretungsbefugten Bediensteten vertreten lassen.
(2) Anordnungsbefugt für die Flüssigstellung von Zahlungen sind die Mitglieder der Landesregierung. Sie können diese Anordnungsbefugnis übertragen auf
1.den Vorstand und weitere Bedienstete der kreditbewirtschaftenden Stellen sowie der nachgeordneten Dienststellen, ausgenommen Bedienstete in der Kasse;2.den Amtsdirektor des Landesschulrates für Steiermark und andere Sachbearbeiter des Landesschulrates bei Anweisung der vom Land Steiermark zu zahlenden Dienst- und Pensionsbezüge der Landeslehrer.
(3) Die Übertragung und Änderung der Anordnungsbefugnis gemäß Abs. 2 Z. 1 und 2 ist dem Vorstand der Landesbuchhaltung schriftlich mitzuteilen. Diese Mitteilung muß beinhalten:
– die Namen und Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten,
– die Voranschlagsstellen,
– gegebenenfalls betragliche Höchstgrenzen,
– die Unterschrift des jeweiligen Regierungsmitgliedes.
(4) Bei nachgeordneten Dienststellen sind die Namen und Unterschriftsproben der zur Erlassung von Zahlungs- und Verrechnungsaufträgen befugten Bediensteten sowie die Ausgaben- und Einnahmenarten (Verrechnungsposten), auf die sich diese Befugnis bezieht, der Kasse nachweislich bekanntzugeben. Ebenso ist die Kasse von allfälligen Änderungen unverzüglich und nachweislich in Kenntnis zu setzen.
(5) Der Anordnungsbefugte hat eigenhändig mit voller Unterschrift zu unterfertigen. Die Verwendung von Namenszeichen, Namensstempel u. dgl. ist unzulässig. Eine elektronische Unterschrift ist möglich, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind und die Sicherheit gegen Mißbrauch gewährleistet werden kann.
§ 5
Aufgaben der kreditbewirtschaftenden Stellen
Den kreditbewirtschaftenden Stellen obliegen insbesondere folgende
Aufgaben:
1.die Bewirtschaftung der Kredite im Rahmen des Landesvoranschlages und die Führung der dafür notwendigen Aufzeichnungen (Kreditevidenzen in Form der landeseinheitlichen, EDV-unterstützten abteilungsinternen Kreditevidenz – AKE bzw. abteilungsspezifische EDV-unterstützte Kreditevidenzen);2.die zeitgerechte Übermittlung der Daten sowie jener Unterlagen an die Landesbuchhaltung, die diese zur klaglosen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt;3.das Verfassen von Erläuterungen zu den Ergebnissen im Rechnungsabschluß;4.die Führung von Inventar- und Liegenschaftsverzeichnissen.
§ 6
Aufgaben der nachgeordneten anordnungsbefugten Dienststellen
(1) Nachgeordnete Dienststellen können, wenn dies aus Gründen der örtlichen Trennung oder aus sonstigen Gründen zweckmäßig ist, folgende Aufgaben ganz oder teilweise besorgen:
1.den Verrechnungs- und Zahlungsverkehr;2.die Einhebung der anfallenden Einnahmen.
(2) Die Genehmigung zur Besorgung dieser Aufgaben erteilt über Antrag der zuständigen kreditbewirtschaftenden Stelle die Landesbuchhaltung.
(3) Die nachgeordneten Dienststellen bestreiten die Ausgaben im Rahmen der verfügbaren Kredite durch
1.Gelder, die von der Dienststelle vereinnahmt werden, und2.Beträge, die die Landesbuchhaltung zur Verfügung stellt (Kassenbestandsverstärkungen).
(4) Jedes Mitglied der Landesregierung kann die ihm unterstehenden nachgeordneten Dienststellen ermächtigen,
– aus ihren Kassen Rechnungen bis zum Höchstbetrag gemäß dem diesbezüglichen, jeweils gültigen Regierungsbeschluß zu bezahlen, wenn ihnen zur Vollziehung ihrer Gebarung Kassenmittel zugewiesen sind oder von ihnen vereinnahmte Gelder belassen werden,
– unbeschadet der Höhe des Rechnungsbetrages, jedoch unter Beachtung des § 4 Abs. 1 Z. 11 der Geschäftsordnung der Steiermärkischen Landesregierung, sämtliche Rechnungen für Verpflegung, Medikamente, Beheizung, Stromaufwand und sonstige gesetzlich, statutarisch oder tarifmäßig festgesetzte, periodisch wiederkehrende Geldleistungen aus der Kasse der nachgeordneten Dienststellen zu bezahlen.
(5) Diese Dienststellen haben für die Bewirtschaftung der Kredite die notwendigen Aufzeichnungen (Kreditevidenzen) zu führen. Diese Kreditevidenzen sind mit den abteilungsinternen Kreditevidenzen der jeweils zuständigen kreditbewirtschaftenden Stellen abzustimmen.
(6) Für jede Dienststelle ist von der Landesfinanzabteilung ein Kassenhöchstbestand festzusetzen. Bei Überschreitung dieses Höchstbestandes hat die Dienststelle die Mehrbeträge auf das Hauptkonto des Landes bei der Landes-Hypothekenbank Steiermark AG zu überweisen.
(7) Die Dienststellen haben ihre Gebarung in Form von Monatsabrechnungen unmittelbar mit der Landesbuchhaltung abzurechnen. Die vorgeschriebenen händisch oder EDV-unterstützt geführten chronologischen und sachgeordneten Aufzeichnungen sind mit dem Ende jedes Kalendermonats abzuschließen und mit den ordnungsgemäß überprüften Rechnungs- und Zahlungsbelegen bis zum 5. des nächstfolgenden Monats unmittelbar der Landesbuchhaltung zur Überprüfung und definitiven Verrechnung in der VWV und BEV zu übersenden.
(8) Abweichende Regelungen können im Einvernehmen mit der Landesbuchhaltung getroffen werden. Eine Abrechnung mit 31. Dezember jeden Jahres ist jedoch unbedingt erforderlich.
§ 7
Aufgaben der verlagsführenden Dienststellen
(1) Verlagsführende Dienststellen sind solche, bei denen Zahlungen unvermeidlich sind, die jedoch im Interesse der Konzentration der Zahlungs- und Verrechnungsgeschäfte eine selbständige Kassenführung nicht besitzen.
(2) Diese Dienststellen werden nach Genehmigung durch die Landesbuchhaltung mit einem Verlag („Vorschuß") ausgestattet. Die Auffüllung dieser Verläge erfolgt mittels Zahlungsauftrages der kreditbewirtschaftenden Stelle über die Landesbuchhaltung. Bei Verlägen, die über Girokonten bei Geldinstituten abgewickelt werden, sind die Auffüllungen so rechtzeitig zu beantragen, daß eine Überschreitung des Girokontos und damit verbundene Zinsen und Spesen nicht anfallen.
(3) Allenfalls anfallende Einnahmen dürfen zur Bestreitung von Ausgaben nicht herangezogen werden und sind unverzüglich auf das Hauptkonto des Landes bei der Landes-Hypothekenbank Steiermark AG abzuführen.
(4) Die Abrechnung ist monatlich unter Anschluß der Belege über bereits geleistete Zahlungen über die kreditbewirtschaftende Stelle vorzunehmen.
(5) Abweichende Regelungen können von der kreditbewirtschaftenden Stelle im Einvernehmen mit der Landesbuchhaltung getroffen werden.
§ 8
Organisation der Landesbuchhaltung
(1) Die Landesbuchhaltung ist eine Abteilung des Amtes der Landesregierung. Sie ist die zentrale Verrechnungsstelle der gesamten Landesgebarung.
(2) Die Leitung der Landesbuchhaltung obliegt dem Landesbuchhaltungsvorstand.
(3) Die Landesbuchhaltung ist in die erforderliche Anzahl von Organisationseinheiten mit je einem Leiter an der Spitze zu gliedern. Diese Organisationseinheiten können untergliedert werden.
(4) Für die Verrechnung der Gebarung der mittelbaren Bundesverwaltung sowie der Auftragsverwaltung des Bundes ist eine Organisationseinheit mit den erforderlichen Buchhaltungsstellen nach den hiefür bestehenden Bundesvorschriften einzurichten.
§ 9
Aufgaben der Landesbuchhaltung
Der Landesbuchhaltung obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
1.LandesverrechnungA. Haushaltsverrechnung
(eigentlicher Buchhaltungsdienst)
a)gesamte Buchführung über die voranschlagswirksame und voranschlagsunwirksame (BEV) Gebarung;b)vollständiges und rechtzeitiges Aufzeichnen aller nachzuweisenden Verrechnungsdaten in den dafür vorgesehenen Verrechnungskreisen; dabei ist die Übereinstimmung der buchmäßigen mit den tatsächlichen Beständen zu prüfen oder prüfen zu lassen; überdies sind die Verrechnungsdaten zur Vorbereitung der Aufstellung der Jahresabschlußrechnungen zeitlich abzugrenzen;c)Überprüfen der der Buchhaltung übermittelten verrechnungspflichtigen Geschäftsstücke vor ihrer Vollziehung, ob sie der Form und dem Inhalt nach den geltenden Vorschriften entsprechen und ob die erfolgte Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit gemäß den §§ 68 und 69 sowie die Bedeckung gegeben sind;d)Ergänzen (Kontieren) der Anordnungen, die gemäß lit. c vollziehbar sind, um die erforderlichen Berechnungs- und Verrechnungsdaten, soweit diese Daten nicht vom anweisenden Organ festzulegen sind. Bei nicht vollziehbaren Anordnungen ist § 71 Abs. 3 anzuwenden;e)Vollziehen von Zahlungen mittels Aufträgen an die mit den Kassenaufgaben für das Land Steiermark betraute Landes-Hypothekenbank Steiermark AG bzw. an eine sonstige durch den Landesfinanzreferenten genehmigte Zahlstelle und die Überwachung des Zahlungsvollzuges;f)buchmäßiges Aufzeichnen von Forderungen und Schulden des Landes sowie Überwachen der Fälligkeiten und ihrer Erfüllung;g)Evidenthalten und Überwachen von EU-Kofinanzierungsmaßnahmen;h)gesichertes Verwahren von in- und ausländischen Zahlungsmitteln,
entgegengenommenen Schecks, Überweisungsaufträgen, Wertzeichen, Urkunden über das Finanzanlage- und Umlaufvermögen des Landes (z. B. Aktien, Schuldverschreibungen), Urkunden, die zur Sicherung von dinglichen oder obligatorischen Rechten dienen (z. B. Versicherungspolizzen, Bankgarantien, Sparbücher), verrechnungspflichtigen Drucksorten sowie anderen sicherungsbedürftigen Wertsachen; hiebei ist es unerheblich, ob es sich um landeseigenes oder auf Grund besonderer Vorschriften verwahrtes fremdes Vermögen handelt;
i)Verfassen von Erfolgsnachweisungen und jährlichen Rechnungsabschlüssen;j)Mitwirken bei der Ausarbeitung der Voranschlagsanträge und Budgetprognosen durch die kreditbewirtschaftenden Stellen, und zwar durch Ermitteln und Bereitstellen der ziffernmäßigen Grundlagen aus den der Buchhaltung zur Verfügung stehenden Daten und Behelfen;k)Abgabe von Gutachten in Verrechnungs- und Buchhaltungsfragen.
B. Darlehensverrechnung
a)Überwachen der Gewährung von Darlehen und rückzahlbaren
Annuitätenzuschüssen sowie deren Evidenthaltung;
b)Einfordern der ausbezahlten Darlehen und rückzahlbaren Annuitätenzuschüsse.
C. Kontrolle aller mit einer Rechnungsführung oder Kassengebarung betrauten Ämter und Anstalten des Landes
a)Nachprüfen (Kontrolle) der Geld-, Wertpapier- und Sachengebarung der gesamten Landesverwaltung einschließlich der unterstehenden Kassen, Ämter und Anstalten sowie der von der Steiermärkischen Landesregierung verwalteten oder beaufsichtigten sonstigen Anstalten und Fonds;b)Prüfen der Kassen-, Verlags- und Vorschußabrechnungen und allfälliger Pauschalgeldabrechnungen sowie die Vornahme von unvermuteten Kassen-, Gebarungs- und Bestandsprüfungen an Ort und Stelle;c)Mitwirken bei der Durchführung von Kassen-, Buchhaltungs- und Bestandsübergaben sowie Amtsübergaben kassenführender Ämter und Anstalten;d)Durchführen von sachkundigen Prüfungen (Amtsuntersuchungen, Skontrierungen, Kassenprüfungen) bei den im Bereich der Landesverwaltung eingerichteten Kassen- und Zahlstellen sowie Mitwirkung bei solchen Amtshandlungen auf Ersuchen der zuständigen Mitglieder der Steiermärkischen Landesregierung;e)Prüfen der Verwendungsnachweise von gewährten Förderungsbeiträgen über Ersuchen der kreditbewirtschaftenden Stellen;f)Prüfen der rechnerischen Richtigkeit der zu Lasten des außerordentlichen Landeshaushaltes anfallenden Rechnungen;g)Prüfen der Konkurrenzgebarung;h)Vorprüfen von Schlußrechnungen über Ersuchen der kreditbewirtschaftenden
Stellen.
2.Bezugsverrechnunga)Abrechnen der Bezüge für Abgeordnete zum Steiermärkischen Landtag,
Mitglieder der Steiermärkischen Landesregierung, Landesbedienstete, Landeslehrer sowie für Bezieher von Ruhe- und Versorgungsgenüssen auf Grund von besonderen Anweisungen des Personalreferenten oder der zuständigen kreditbewirtschaftenden Stellen;
b)Abrechnen der Bezüge für nicht in lit. a genannte Personenkreise auf Grund von Verträgen.
3.Bundesverrechnunga)gesamte Buchführung über die Gebarung der anweisenden Stellen für die
mittelbare Bundesverwaltung und die Auftragsverwaltung des Bundes gemäß den Haushaltsvorschriften des Bundes;
b)Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben der Bundeswasserbauverwaltung, rechnerische Prüfung der Belege und Anweisung, Nachprüfung der monatlichen Kassenabrechnungen der Baubezirksleitungen.
4.Elektronische Datenverarbeitung
EDV-Tätigkeiten im Rahmen einer gesonderten Aufgabenbeschreibung für EDV-Personal als EDV-Bereich „Haushaltswesen" in der Steiermärkischen Landesverwaltung.
§ 10
Aufgaben des Buchhaltungsvorstandes
(1) Dem Vorstand der Landesbuchhaltung obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
1.die Leitung des inneren Dienstes in der Landesbuchhaltung;2.das Unterfertigen von Ersatzaufträgen und die Erteilung von
Ermächtigungen hiezu;
3.das Unterfertigen der Aufträge an Kreditunternehmungen gemeinsam mit einem dazu bestimmten qualifizierten Buchhaltungsbediensteten.
(2) Der Vorstand der Landesbuchhaltung hat zu überwachen, daß keine Auszahlung flüssiggestellt wird, die nicht dem § 32 Abs. 1 bis 3 L-VG entspricht. Für seine diesbezüglichen Verfügungen ist der Vorstand der Landesbuchhaltung ausschließlich dem Landtag gegenüber verantwortlich.
§ 11
Befangenheit und Unvereinbarkeit
(1) Alle Dienststellenleiter haben bei der Festlegung der Befugnis darauf zu achten, daß die Unbefangenheit und Verläßlichkeit der mit dem Wahrnehmen dieser Aufgaben betrauten Bediensteten sowie die Gebarungssicherheit gewährleistet sind.
(2) Unvereinbarkeiten und Befangenheiten sind aus nachstehender Tabelle ersichtlich:
Tätigkeiten
damit unvereinbare Tätigkeiten sind mit 2 gekennzeichnet
nicht mögliche Tätigkeiten sind unterlegt
Prüfung vor dem Gebarungsvollzug Anordnung
Unterfertigen von Ersatzaufträgen
Prüfung im Gebarungsvollzug Datenerfassung von Ersatzaufträgen
Kontierung
Kassiertätigkeit
Verrechnung
Ausstellen der Anweisung Unterfertigung der Anweisung Nachprüfung
Befangenheit4
1.Kreditbewirtschaftende Stellen
a)Prüfung vor dem Gebarungsvollzug
x
b)Anordnung
x
c)EDV-Betreuungx x
2.Nachgeordnete Dienststellen
a)Prüfung vor dem Gebarungsvollzug
x
b)Anordnung
x
x
x
x
c)Kassiertätigkeitx
x
x
x
d)Verrechnungx x x
e)Ausstellung der Anweisung1x x x x
f)Unterfertigung der Anweisung2
x
x
x
g)EDV-Betreuungx x x x x x
3.Landesbuchhaltung
a)Unterfertigen von Ersatzaufträgenx x x x x x
b)Prüfung im Gebarungsvollzugx x x x x
c)Datenerfassung von Ersatzaufträgenx x x x x x
d)Kontierung3x x x x
e)Ausstellung der Anweisung1x x x x x
f)Unterfertigung der Anweisung2x x x x x
g)Nachprüfungx x x x x
h)EDV-Betreuungx x x x x x x
1 Ausstellen der Aufträge an Kreditunternehmungen (Banken).
2 scheckmäßige Zeichnung.
3 Eingabe der Ergänzungsdaten bzw. Zahlbarstellung.
4 Befangenheit liegt vor, wenn bei Geschäftsfällen der Bedienstete selbst,
der andere Eheteil, der Lebensgefährte, ein in einem Wahlkindschaftsverhältnis stehender oder ein in auf oder absteigender Linie oder bis einschließlich zum dritten Grad der Seitenlinie verwandter oder verschwägerter Bediensteter, ein Wahl- oder Pflegeelternteil, ein Mündel oder ein Pflegebefohlener beteiligt oder betroffen ist oder ein sonstiger wichtiger Grund vorliegt, der geeignet ist, die volle Unbefangenheit in Zweifel zu ziehen. In diesem Fall hat sich der Bedienstete für befangen zu erklären.
(3) Ist in den Fällen der Abs. 2 Z. 2 lit. b bis f eine Trennung aus personellen Gründen nicht möglich, kann die kreditbewirtschaftende Stelle bei der Landesbuchhaltung eine Ausnahmegenehmigung beantragen.
(4) Ehegatten, Verwandte oder Verschwägerte in auf- oder absteigender Linie, Geschwisterkinder oder Personen, die noch näher verwandt oder im gleichen Grade verschwägert sind, Wahl- oder Pflegeeltern, Wahl- oder Pflegekinder, Mündel oder Pflegebefohlene dürfen nicht gleichzeitig bei derselben Kasse beschäftigt werden.
2. Teil
Gebarungsvollzug
1. Abschnitt
Bestellungen und Auftragserteilungen
§ 12
Verfahren bei Bestellungen und Auftragserteilungen
(1) Jeder Auftrag zur Erbringung einer Lieferung oder Leistung hat, soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist, schriftlich unter Beachtung des steiermärkischen Vergabegesetzes zu erfolgen. Die Vornahme einer schriftlichen Bestellung nach Einlangen der gegenständlichen Rechnung ist unzulässig.
(2) Bestellungen dürfen nur dann vergeben werden, wenn die Kosten des betreffenden Auftrages in den zugewiesenen Krediten ihre Bedeckung finden. Hiezu sind in den Kreditstandsvormerkungen der kreditbewirtschaftenden Stellen sowie deren nachgeordneten Dienststellen neben den Zahlungen auch alle Bestellungen, gleichgültig, ob diese mit oder ohne Bestellschein erfolgt sind, als Verpflichtung vorzumerken.
(3) Die schriftlichen Bestellungen sind mit Bestellscheinformular oder Auftragsschreiben aufzugeben. Auftragsschreiben sind insbesondere dann auszufertigen, wenn besondere Vertragsbedingungen festgelegt werden müssen oder die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen einer eingehenden Beschreibung bedürfen. Die Auftragsschreiben sind vom Anordnungsbefugten bzw. von dem von ihm Bevollmächtigten zu unterfertigen.
(4) Bestellscheine (Auftragsschreiben) haben folgende Angaben zu enthalten:
– Bezeichnung der bestellenden Dienststelle,
–Ort, Datum und Geschäftszahl der Bestellung,
– Name und Anschrift des Auftragnehmers,
– die genaue Bezeichnung der bestellten Leistung und Qualität bzw. die
genaue Beschreibung der aufgetragenen Arbeiten, nötigenfalls auch nähere Angaben, wo die Erbringung der Leistung zu erfolgen hat, –die Frist, innerhalb der die Leistung zu erbringen ist, – den Einzelpreis und das Gesamtentgelt in Übereinstimmung mit einem Kostenvoranschlag oder Tarif und allfällige Spesen, gegebenenfalls die voraussichtlichen Preise, wenn die genaue Preisangabe bei der Bestellung nicht möglich ist, sowie bei größeren Aufträgen einen Hinweis auf die in einem Leistungsverzeichnis zum Vertragsbestandteil gemachten Einheitspreise,
– die Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen (Höhe der Teilzahlungen und deren Fristen, Preisnachlässe),
– weitere Vertragsbedingungen (z. B. Pönale, Gewährleistungsfrist, Haftrücklaß).
(5) Sofern die Lieferbedingungen bereits in einem Angebot festgehalten sind, ist im Bestellschein (Auftragsschreiben) auf das Angebot Bezug zu nehmen.
(6) Die Nummer des Bestellscheines bzw. das Geschäftszeichen des Auftragsschreibens sind auf der Rechnung anzuführen.
(7) Der offizielle Bestellschein besteht aus drei Teilen. Die Bestellscheine sind in Bestellscheinheften fortlaufend paginiert und mit Durchschrift auszufüllen. Blatt 1 ist – in allen Teilen ausgefüllt – an den Auftragnehmer abzusenden. Blatt 2 ist der einlaufenden Firmenrechnung beizuschließen und Blatt 3 verbleibt als Kontrolle im Bestellscheinheft. Das Bestellscheinheft gilt als Bestellevidenz. Ausgefüllte und noch im Bestellscheinheft befindliche Bestellscheindurchschriften bedeuten, daß die Lieferung noch nicht oder noch nicht zur Gänze erfolgt ist. Bei Auftragsschreiben bzw. EDV-unterstützt erstellten Bestellformularen ist sinngemäß vorzugehen.
(8) Die schriftliche Bestellung kann entfallen
– bei Bestellungen aller Art, sofern im Einzelfall die Wertgrenze von S 7.500,– nicht überschritten wird, d. h. bei Betrieben und Dienststellen, die aufgrund des UStG 1994 als Unternehmen gelten und daher vorsteuerabzugsberechtigt sind ist dieser Betrag als Nettobetrag, bei Dienststellen, Anstalten und Einrichtungen, die nicht als Unternehmen gelten, als Bruttobetrag anzusehen,
– beim sogenannten „Handeinkauf" bzw. bei Anschaffungen, bei denen nach Handelsbrauch Sofortzahlung ohne besondere Formalitäten üblich ist (z. B. Einkauf auf Märkten, bei Landwirten, in Trafiken),
– bei Gefahr im Verzug oder wenn aus anderen Gründen eine besondere Dringlichkeit zur Leistungserbringung geboten und eine rechtzeitige schriftliche Bestellung nicht möglich ist,
– bei laufender Inanspruchnahme von Leistungen gegen periodische Abrechnung und Bezahlung (z. B. Energiebezüge, Telefon, Wasser, Reinigung, Lebensmittellieferungen).
Geht die Berechtigung zur Ausnahme von der schriftlichen Bestellung aus der Rechnung nicht hervor, ist auf der Rechnung oder dem Zahlungsauftrag hiefür eine Begründung anzugeben.
2. Abschnitt
Zahlungs- und Verrechnungsauftrag (ZVA)
§ 13
Allgemeines
(1) Die Erlassung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge obliegt – mit Ausnahme der Ersatzaufträge – den kreditbewirtschaftenden Stellen nach erfolgter Prüfung und Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Belege. Die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge sind, sobald der dem Geschäftsfall zugrundeliegende Sachverhalt feststeht, unverzüglich zu erlassen und an die Landesbuchhaltung weiterzuleiten. Ersatzaufträge werden als Buchungsunterlage von der Landesbuchhaltung erstellt.
(2) Den Zahlungs- und Verrechnungsaufträgen sind die entsprechenden Geschäftsstücke und Belege (z. B. Eingangsrechnungen im Original, Ausgangsrechnungen, dazugehörige Bestellscheine und Lieferscheine, Regierungssitzungsbeschlüsse sowie Konsignationslisten), aus denen der Sachverhalt hervorgeht, anzuschließen.
(3) Anordnungen zu Lasten der voranschlagswirksamen Gebarung dürfen nur nach Maßgabe der dafür sachlich und betraglich in Frage kommenden Jahresvoranschlagsbeträge bzw. der genehmigten Teilbeträge (Kreditsechstel) geleistet werden. Anordnungen zu Lasten der voranschlagsunwirksamen Gebarung können nur bei Vorhandensein der notwendigen Kassenmittel durchgeführt werden.
(4) Sind Fälligkeiten allgemein durch Rechtsvorschriften, durch gerichtliche Verfügungen oder durch Bescheide festgelegt oder vertraglich vereinbart, so ist die Anordnung so rechtzeitig zu treffen, daß die Vollziehung durch die Landesbuchhaltung zum Fälligkeitstermin gewährleistet ist.
(5) Anordnungen, durch die wirtschaftlich und rechtlich zusammengehörende Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen des Landes geteilt werden, insbesondere um festgelegte Betragsgrenzen zu umgehen, sind unzulässig.
(6) Führt eine kreditbewirtschaftende Stelle die Geschäfte eines anderen Rechtsträgers, so gelten, soferne vertraglich nicht anderes bestimmt ist, die Bestimmungen dieses Abschnittes auch für die Geschäftsführung für diesen Rechtsträger.
§ 14
Inhalt des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages (Ausgaben/Einnahmen)
(1) Der Zahlungs- und Verrechnungsauftrag hat, soweit in diesem Abschnitt nichts anderes bestimmt ist, folgende Angaben zu enthalten:
1.Kennzeichen (Geschäftszahl) der kreditbewirtschaftenden Dienststelle und Rechnungsjahr, dem die angeordnete Gebarung zuzuordnen ist, sowie Anzahl der Beilagen;2.Name und Anschrift der empfangsberechtigten oder zahlungspflichtigen Person (Firma);3.den anzunehmenden oder auszuzahlenden bzw. den zu verrechnenden Betrag in inländischer Währung bzw. den Fremdwährungsbetrag bei Zahlungen in das Ausland;4.die Bezeichnung des Zahlungsweges (Baranweisung oder bei Anweisung an ein Geldinstitut die Bankleitzahl und die Kontonummer);5.den Zahlungs- und Verrechnungsgrund;6.die Verrechnungsanweisungen, wie z. B. Voranschlagsstelle, Bestandskonto,
Personenkonto, Belegart, Kostenstelle, Schlüsselzahl für Branchen und regionale Gliederung;
7.besondere Angaben (z.B. Fälligkeitstag, wenn die Zahlung nicht sofort zu leisten ist, Teilzahlung, Vorauszahlung, Zahlungseinstellung);8.die Unterschriften des Sachbearbeiters und des Anordnungsbefugten sowie Datum der Unterfertigung;9.bei Eingabe von Daten in einem automatisierten Datenverarbeitungsverfahren die zusätzlich vorgeschriebenen Datenfeldinhalte;10.die Bearbeitungs- und Vollzugsvermerke.
(2) Für die Eintragung der im Abs. 1 Z. 1 bis 9 genannten Angaben ist die kreditbewirtschaftende Stelle zuständig. Die Eintragung der Angaben gemäß Abs. 1 Z. 10 obliegt der Landesbuchhaltung.
(3) Der auf dem Zahlungs- und Verrechnungsauftrag vom Aussteller zu unterfertigende Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig" bestätigt, daß – alle Prüfungsvermerke (§§ 67 bis 69) von den zuständigen Bediensteten oder ihm selbst auf den Belegen angebracht worden sind und – die Ausgabe im Sinne des § 13 Abs. 3 bedeckt ist.
(4) Ein Zahlungs- und Verrechnungsauftrag darf sich nur auf ein Rechnungsjahr beziehen.
(5) Die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge sind mit farbbeständigen Schreib- oder Druckmitteln in einer Weise auszufertigen, die eine dauernde Lesbarkeit gewährleisten. Das Umbilden, Ausschaben, Wegätzen, Überkleben oder eine andere Form der Unkenntlichmachung von Daten ist unzulässig. Änderungen in den Aufträgen sind so vorzunehmen, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Die Änderungen müssen von dem Bediensteten, der sie durchgeführt hat, mit Namenszeichen und Datum bestätigt werden. Ist eine Änderung mehrer Daten erforderlich, so ist der Auftrag neu auszufertigen.
(6) Die Abs. 1 bis 5 gelten sinngemäß auch für die Erlassung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge für Einnahmen.
§ 15
Arten des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages
Für Anordnungen im Gebarungsvollzug sind folgende Arten von Zahlungs- und Verrechnungsaufträgen vorgesehen:
1.Förmlicher Zahlungs- und Verrechnungsauftrag;2.Verkürzter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag;3.Vereinfachter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag;4.Zahlungs- und Verrechnungsauftrag als Einziehungsauftrag;5.Ersatzauftrag;6.Zahlungsauftrag in fremder Währung.
§ 16
Förmlicher Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
(1) Die Anordnung einer Zahlung oder Verrechnung durch die kreditbewirtschaftenden Stellen gegenüber der Landesbuchhaltung hat mittels eines förmlichen Zahlungs- und Verrechnungsauftrages zu erfolgen.
(2) Ein förmlicher Zahlungs- und Verrechnungsauftrag kann jeweils für mehrere Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte erlassen werden. Er kann ebenso mehrere Verrechnungsanweisungen enthalten. Zahlungen oder Verrechnungen mit einer gemeinsamen Verrechnungsanweisung und demselben Verrechnungsgrund können zweckmäßigerweise zu einem Sammel-Zahlungs- und Verrechnungsauftrag zusammengefaßt werden.
(3) Wiederkehrende Zahlungen sind mit einem Dauer-Zahlungs- und Verrechnungsauftrag anzuordnen, abzuändern oder einzustellen. Der Verrechnungsauftrag hat die Leistungszeitpunkte zu enthalten.
§ 17
Verkürzter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
Werden Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen und deren Verrechnung in einem automationsunterstützten Datenverarbeitungsverfahren ermittelt, so können die Angaben im Zahlungs- und Verrechnungsauftrag auf jene Daten beschränkt werden, die die für die Durchführung des Geschäftsfalles maßgeblichen Umstände eindeutig festlegen.
§ 18
Vereinfachter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag
(1) Die Anordnung jeder Zahlung und Verrechnung bei den nachgeordneten Dienststellen an ihre Kassen ist mit vereinfachtem Zahlungs- und Verrechnungsauftrag vorzunehmen. Dieser Auftrag ist in der Adjustierungsstampiglie enthalten und lautet wie folgt:
„Auszahlen zu Lasten VAST.
Datum ................................. Unterschrift des Anordnungsbefugten
"
Die Stampiglie ist gemäß § 67 auf dem Beleg selbst oder auf einem mit diesem fest verbundenen Blatt anzubringen.
(2) Bei den nachgeordneten Dienststellen des Landes gilt der vom Dienststellenleiter auf dem Eingangs- (Kassen-)beleg angebrachte Genehmigungsvermerk gleichzeitig als Verrechnungsauftrag. Für diesen genügt die Unterschrift des Dienststellenleiters.
§ 19
Zahlungs- und Verrechnungsauftrag als Einziehungsauftrag
(1) Kreditbewirtschaftende Dienststellen können mit Gebietskörperschaften bzw. deren Betrieben vereinbaren, daß deren Forderungen (z.B. Gas- und Stromrechnungen, Radio- und Fernsehgebühren) im Abbuchungsverfahren (mit Einziehungsauftrag) beglichen werden. Ebenso können wiederkehrende Zahlungen an Versicherungsunternehmungen (Prämienleistungen) auf diese Weise geleistet werden.
(2) Die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge hiezu sind im nachhinein zu erlassen.
(3) Rechnungen von Firmen sind von der Anwendung des Abbuchungsverfahrens ausgeschlossen.
§ 20
Ersatzauftrag
(1) In folgenden Fällen kann ein Zahlungs- und Verrechnungsauftrag von der Landesbuchhaltung ausgestellt und vom Buchhaltungsvorstand bzw. von einem von ihm Beauftragten unterfertigt werden:
1.Rückzahlung von Fehleinzahlungen;2.Rückbuchung und neuerliche Anweisung, wenn dies auf eine fehlerhafte
Ausfertigung des ursprünglichen Auftrages der Landesbuchhaltung an die Kreditunternehmung zurückzuführen ist;
3.Kassenbestandsverstärkungen;4.Exekutionskosten und Überzahlungen im Zusammenhang mit der Darlehensverrechnung;5.Anweisungen der aus den Abrechnungen ermittelten Bezüge sowie Einbehalten und Weiterleiten der gesetzlichen und sonstigen Abzüge;6.Ausgleichsbuchungen zwischen Geld- und Verrechnungskonten auf Grund der Kontoauszüge;7.Berichtigung von Buchungsfehlern;8.Buchungen, die der zeitlichen Abgrenzung der Verrechnung dienen;9.Übertragung der zum Ende des Rechnungsjahres offenen Salden der
voranschlagswirksamen Verrechnung auf das neue Rechnungsjahr;
10.Eröffnungs- und Abschlußbuchungen in der Bestands- und Erfolgsverrechnung;11.Buchung der fälligen und nichtfälligen Forderungen aus gegebenen Darlehen bzw. Finanzschulden;12.Fälligstellung der nichtfälligen Forderungen und Schulden in der Bestands- und Erfolgsverrechnung.
(2) In anderen als den in Abs. 1 genannten Fällen kann ein Ersatzauftrag nur dann durchgeführt werden, wenn die Gebarungssicherheit gewährleistet ist.
§ 21
Zahlungsauftrag in fremder Währung
(1) Wenn kreditbewirtschaftende Stellen des Landes Zahlungen in fremder Währung leisten müssen, sind Zahlungs- und Verrechnungsaufträge in fremder Währung zu erlassen. Diese Aufträge sind im Wege über die Landesbuchhaltung an die Landes-Hypothekenbank Steiermark AG mit dem Auftrag weiterzuleiten, die Zahlung in der vorgesehenen Währung zu leisten.
(2) Nachgeordnete Dienststellen dürfen keine Zahlungsaufträge in fremder Währung erlassen.
3. Teil
Verrechnung
1. Abschnitt
Grundsätze
§ 22
Allgemeine Grundsätze
(1) Die Landesbuchhaltung darf grundsätzlich nur dann Verrechnungen durchführen, wenn eine schriftliche Anordnung (Zahlungs- und Verrechnungsauftrag) vorliegt. Mündliche Anordnungen oder im Wege der Nachrichtenübermittlung sind unzulässig.
(2) Die Landesbuchhaltung hat Zahlungen, zu deren Annahme das Amt der Landesregierung nicht offenkundig unzuständig ist, auch dann entgegenzunehmen, wenn kein Auftrag vorliegt. In diesen Fällen entscheidet die Landesfinanzabteilung im Einvernehmen mit der kreditbewirtschaftenden Stelle über die Annahme und Verrechnung.
(3) Die Buchführung und Verrechnung muß so gestaltet sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und über die finanzielle Lage des Landes vermitteln kann. Die Geschäftsfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
(4) Von den abgesendeten Geschäftsstücken sind Abschriften (Kopien) zurückzubehalten. Diese Abschriften sowie die empfangenen Geschäftsstücke sind geordnet aufzubewahren. Werden Daten auf elektronischem Weg übertragen, so muß ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein.
(5) Zur ordnungsgemäßen Buchführung und Verrechnung sowie zur Aufbewahrung der im Abs. 4 genannten Schriftstücke können elektronische Datenträger verwendet werden. Vor der Einführung und Veränderung von Datenverarbeitungsvorhaben, die zur automationsunterstützten Erledigung von Aufgaben der Haushaltsführung eingesetzt werden, ist das Einvernehmen mit der Landesbuchhaltung herzustellen.
(6) Bei Verwendung von elektronischen Datenträgern muß die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der im Abs. 4 genannten Schriftstücke auch die urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen gemäß § 86 jederzeit gewährleistet sein. Soweit solche Unterlagen nur auf elektronischen Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftsgetreuen Wiedergabe.
(7) Bei der Anwendung eines Datenverarbeitungsverfahrens im Rahmen der Haushaltsführung ist sicherzustellen, daß
– dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
– die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und Datenausgabe
durch Kontrollen gewährleistet sind,
– in den Verfahrensablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
– Vorkehrungen gegen einen Verlust oder eine unkontrollierte Veränderung der
gespeicherten Daten getroffen worden sind,
– die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind,
– bei Ausfall eines automationsunterstützten Verfahrens Vorkehrungen zur Fortführung der Aufgaben der Haushaltsführung im unbedingt notwendigen Ausmaß getroffen werden.
§ 23
Grundsätze für die Verrechnung
(1) Die zentrale Verrechnung hat nach Grundsätzen der Kameralistik unter Anwendung der Mehrphasensystematik für den Voranschlagsvollzug sowie nach Grundsätzen der Doppik für die Bestands und Erfolgsverrechnung zu erfolgen.
(2) Die im Landesvoranschlag enthaltenen Voranschlagsstellen bilden die Grundlage für die Kontenführung der voranschlagswirksamen Verrechnung des jeweiligen Rechnungsjahres. Für die Führung der Konten in der Bestands- und Erfolgsverrechnung gelten die „Kontenpläne für Gebietskörperschaften" (Anlage 3 a der Voranschlags- und Rechnungsabschlußverordnung des Bundesministers für Finanzen [VRV], BGBl. Nr. 159/1983, in der jeweils gültigen Fassung).
(3) Die Verrechnung hat grundsätzlich voranschlagswirksam zu erfolgen. Einnahmen, die nicht endgültig solche des Landes, sondern an Dritte weiterzuleiten sind, und Ausgaben, die nicht in Erfüllung von Aufgaben des Landes, sondern für Rechnung eines Dritten vollzogen werden, sind im Rahmen der Bestands- und Erfolgsverrechnung zu erfassen.
(4) Ist der Zweck einer Einzahlung durch die kreditverwaltende Dienststelle noch nicht festgesetzt oder feststellbar, dann ist der Betrag bis zur Klarstellung des Zahlungsgrundes im Rahmen der Bestands- und Erfolgsverrechnung zu erfassen. Die Einzahlung ist nach Klarstellung des Einzahlungsgrundes auf das endgültig in Betracht kommende voranschlagswirksame Sachkonto umzubuchen. Bei Fehleinzahlung ist der Betrag zurückzuzahlen.
(5) Die Verrechnung der Geschäftsfälle hat – mit Ausnahme der im § 12 Abs. 2 VRV angeführten Absetzungen – in der vollen Betragshöhe ungekürzt, ohne gegenseitige Vorwegabrechnung oder Saldierung, bruttomäßig zu erfolgen.
(6) Alle Geschäftsfälle sind mit ihrem Geldwert in inländischer Währung zu verrechnen. Einnahmen und Ausgaben in fremder Währung, Vermögensbestände im Ausland sowie Forderungen und Schulden in fremder Währung sind mit dem inländischen Gegenwert zu erfassen. Bei Zahlung in ausländischer Währung ist vor Einleitung des Zahlungsvollzuges der inländische Gegenwert festzustellen und die Zahlung vorerst mit diesem Betrag zu buchen. Nach der Abrechnung durch die Landes-Hypothekenbank Steiermark AG bzw. dem Einlangen des Kontoauszuges ist der bereits gebuchte Betrag zu stornieren und der tatsächliche Betrag zu verbuchen.
(7) Die Verrechnung ist unverzüglich durchzuführen. Bareinnahmen und ausgaben sind mit dem Datum des kassenmäßigen Vollzuges, kassenmäßig unbare Einzahlungen nach Einlangen des Kontoauszuges der Kreditunternehmung (Bank) zu verrechnen. Auszahlungen, die durch Überweisung im Giroverkehr realisiert werden, sind vor der Einleitung des Zahlungsvollzuges, Lastschriften nach Einlangen des Kontoauszuges zu verrechnen.
(8) Sachbezüge der Landesbediensteten sind mit jenen Werten zu verrechnen, mit denen sie in die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer einbezogen werden. Tauschvorgänge sind mindestens mit dem gemeinen Wert zu verrechnen.
(9) Verrechnungen zwischen den Dienststellen des Landes haben grundsätzlich buchmäßig zu erfolgen.
(10) Erbringen kreditbewirtschaftende Stellen einander Leistungen (Lieferungen oder sonstige Leistungen) und ist für diese die Entrichtung einer Vergütung vorgesehen, so sind die sich aus dieser Gebarung ergebenden Zahlungen bei den zuständigen kreditbewirtschaftenden Stellen als Einnahmen oder als Ausgaben zu verrechnen. Dies gilt auch, wenn zwischen kreditbewirtschaftenden Stellen bewegliche oder unbewegliche Güter (materieller oder immaterieller Art) übertragen werden, ausgenommen solche im Wege des Sachgüteraustausches.
(11) Wird von einer kreditbewirtschaftenden Stelle vermittlungsweise eine Ausgabe geleistet, so belastet diese bis zu ihrem Ersatz die Voranschlagsbeträge der leistenden kreditbewirtschaftenden Stelle. Der Ersatz ist bei der kreditbewirtschaftenden Stelle, für die die vermittlungsweise Zahlung geleistet wurde, umgehend geltend zu machen. Die Rückverrechnung von vermittlungsweisen Zahlungen hat unverzüglich nach ihrer Geltendmachung zu erfolgen, wobei dies im selben Finanzjahr geschehen muß.
(12) Werden Anlagen oder Einrichtungen von kreditbewirtschaftenden Stellen gemeinsam benützt und sind die anfallenden Kosten von den kreditbewirtschaftenden Stellen anteilsmäßig zu tragen, so hat die Verrechnung endgültig nur mit dem auf die jeweilige kreditbewirtschaftende Stelle entfallenden Anteil zu erfolgen. Werden die Kosten der Anlagen oder Einrichtungsnutzung oder andere Ausgaben vorerst von einer kreditbewirtschaftenden Stelle zur Gänze entrichtet, so sind diese als vermittlungsweise Ausgaben anzusehen und belasten bis zu ihrem Ersatz die Voranschlagsbeträge der leistenden kreditbewirtschaftenden Stelle. Kostenanteile, die von einem anderen Rechtsträger getragen werden, sind voranschlagsunwirksam zu verrechnen.
(13) Die Abrechnungen der nachgeordneten Dienststellen sind so zu führen, daß jederzeit die Kassenreste ermittelt werden können. Die Gebarungsfälle sind unter Anführung der laufenden Nummer, des Datums, des Gegenstandes (Einzahler, Grund der Einzahlung, Empfänger, Grund der Zahlung) und des Betrages zu verbuchen.
§ 24
Grundsätze für die Verrechnungsaufzeichnung
(1) Jede Eintragung in den Verrechnungsaufzeichnungen darf nur auf Grund einer schriftlichen Anordnung des Anordnungsbefugten oder auf Grund eines Ersatzauftrages vorgenommen werden. Die kreditbewirtschaftenden Stellen haben dafür zu sorgen, daß die schriftlichen Anordnungen ordnungsgemäß und vollständig belegt der Landesbuchhaltung zur rechtzeitigen Verrechnung zugeleitet werden.
(2) Die Verrechnungsaufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen. Werden Abkürzungen, Zahlen, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(3) Die Verrechnungsaufzeichnungen sind getrennt nach Finanzjahren zu führen. Die Zugehörigkeit eines Geschäftsfalles zur Verrechnung eines bestimmten Finanzjahres ist nach §§ 33 und 36 zu bestimmen.
(4) Die sachgeordneten Verrechnungsaufzeichnungen sind in Hauptverrechnungskreisen zu führen. Diese sind für die voranschlagswirksame Gebarung und für die Bestands- und Erfolgsverrechnung (voranschlagsunwirksame Gebarung) einzurichten. Zu diesen Hauptverrechnungskreisen können Nebenverrechnungskreise zur gesonderten Erfassung von sachlich zusammengehörenden Verrechnungsgrößen (z. B. Personenkonten, Gebarungsfälle, Kostenrechnung) eingerichtet werden.
(5) Wird mit den Verrechnungsaufzeichnungen aus sachlichen Gründen nicht das Auslangen gefunden, so können zusätzliche Nebenaufzeichnungen geführt werden, die ihrem Zweck und Umfang entsprechend einzurichten sind.
(6) Die in Nebenaufzeichnungen eingetragenen Vorgänge sind einzeln oder zusammengefaßt in den Hauptverrechnungskreisen zu erfassen, wenn sie die Werte oder sonstigen Verrechnungsmerkmale in den Hauptverrechnungskreisen verändern.
(7) Die Eintragungen in den Verrechnungsaufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und in sachlicher Ordnung auf Konten bzw. in Nebenaufzeichnungen vorgenommen werden. In den Verrechnungsaufzeichnungen sind alle Geschäftsfälle, die rechtlich und wirtschaftlich bedeutsame Gebarungsvorgänge bewirken, einzeln festzuhalten.
(8) Keine Eintragung oder Aufzeichnung darf in der Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ebenso dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, bei denen ungewiß ist, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(9) Die Verrechnungsaufzeichnungen der nachgeordneten Dienststellen sind bezüglich Form, Gliederung und Inhalt von der Landesbuchhaltung im Einvernehmen mit der kreditbewirtschaftenden Stelle festzulegen. Neben der Führung eines Geldgebarungsjournals (Tagebuch) ist eine sachgeordnete Aufzeichnung der Gebarung erforderlich.
(10) Die gemäß §§ 67 bis 69 überprüften Belege der nachgeordneten Dienststellen sind mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Aus dem Beleg muß der Name des Rechnungslegers bzw. Einzahlers, die Art der Lieferung oder Leistung, der Einzelpreis, der Zahlungsbetrag und gegebenenfalls die Saldierung mit Datum und Unterschrift ersichtlich sein. Beim unbaren Geldverkehr sind auf der Durchschrift des Überweisungsbelegs bzw. auf dem Einzahlungsbeleg die entsprechenden Daten festzuhalten.
2. Abschnitt
Voranschlagswirksame Verrechnung (VWV)
§ 25
Grundsätze
(1) Geschäftsfälle dürfen in der voranschlagswirksamen Verrechnung nur auf einer sachlich in Betracht kommenden Voranschlagsstelle verrechnet werden. Ist diese im jeweiligen Voranschlag nicht vorgesehen, so ist deren Eröffnung unverzüglich von der kreditbewirtschaftenden Stelle bei der Landesfinanzabteilung zu beantragen. In besonders dringenden Fällen und bei bereits vollzogenen Zahlungen hat die Verrechnung vorerst in der Bestands- und Erfolgsverrechnung zu erfolgen.
(2) Für die Verrechnung der Geschäftsfälle ist von der Landesbuchhaltung für jede Voranschlagsstelle ein Konto zu führen. Jedes Konto wird in Phasenfelder gegliedert und jedes dieser Phasenfelder in zwei Buchungsfelder geteilt. Die beiden Seiten eines Phasenfeldes entsprechen formell den Soll- und Habenseiten eines doppischen Kontos und ermöglichen die arithmetische Kontrolle und die Saldenbildung. Durch diese Saldierungsmethode wird der Nachweis noch nicht erfüllter Geschäftsfälle ermöglicht.
(3) Bei Geschäftsfällen, die voranschlagswirksam zu verrechnen sind, sind die beiden durch die Buchung berührten Phasenfelder auf den Belegen anzuführen. Entsprechend der doppischen Buchungstechnik ist das Phasenfeld, in dem die Sollbuchung erfolgt, als erstes, und jenes, in dem die Habenbuchung erfolgt, als zweites anzuführen (Buchungssatz).
(4) Wurden Geschäftsfälle irrtümlich verrechnet, so sind diese mit dem gleichen Buchungssatz, jedoch mit negativem Vorzeichen zu stornieren.
(5) Die Einnahmen und Ausgaben entwickeln sich in folgenden Phasen:
Phase Einnahmen Ausgaben
1 Genehmigung Genehmigung
2 Verfügung Verfügung
3 Berechtigung Verpflichtung
4 Forderung Schuld
5 Zahlung Zahlung
6 Verzweigung Verzweigung
(6) Mit der Genehmigung des Landesvoranschlages durch den Landtag werden die kreditbewirtschaftenden Stellen ermächtigt, voranschlagswirksame Ausgaben und Einnahmen auf Grund der haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu vollziehen. Von dieser Ermächtigung kann wie folgt Gebrauch gemacht werden:
bei den Ausgaben
– durch Erlassen von Bescheiden, den Abschluß von Rechtsgeschäften u. dgl. (Verpflichtungen),
– durch Inanspruchnahme von Leistungen Dritter und die Begründung von Ansprüchen Dritter auf Leistungen des Landes (Schulden),
– durch Erfüllen der Leistungsverpflichtung (Zahlung),
– durch Verfügungen, die sich nur innerhalb der Verwaltung auswirken
(Verzweigungen);
bei den Einnahmen
– durch Erlassen von Bescheiden, den Abschluß von Rechtsgeschäften u. dgl.
(Berechtigungen),
– durch Leistungen des Landes gegenüber Dritten (Forderungen),
– durch Erfüllen der Leistungsforderungen (Einzahlungen),
– durch Verfügungen, die sich nur innerhalb der Verwaltung auswirken
(Verzweigungen).
§ 26
Verrechnung der Genehmigungen
(1) Die den kreditbewirtschaftenden Stellen laut genehmigtem Voranschlag zur Verfügung gestellten Kreditmittel und die zu erreichenden Einnahmen sind im Phasenfeld Genehmigung zu verrechnen.
(2) Bei den Einnahmen wird der gesamte Jahresbetrag im Phasenfeld 2 (Soll) und Phasenfeld 1 (Haben) verrechnet.
(3) Bei den Ausgaben werden die Kreditfreigaben (Sechstel, sonstige Freigaben) im Phasenfeld 1 (Soll) und Phasenfeld 2 (Haben) verrechnet.
(4) Das Phasenfeld Genehmigung zeigt an:
Einnahmen: Soll: Voranschlagsbetrag
Haben: verfügter Voranschlagsbetrag
Ausgaben: Soll: freigegebener Voranschlagsbetrag
Haben: Voranschlagsbetrag
Das Phasenfeld Genehmigung zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: zu erfüllender Voranschlagsbetrag
Haben-Saldo: (nicht zulässig)
Ausgaben: Soll-Saldo: (nicht zulässig)
Haben-Saldo: Noch nicht verfügbarer Voranschlagsbetrag
§ 27
Verrechnung der Verfügungen
(1) Im Phasenfeld Verfügung werden bei den Einnahmen der zu erbringende Voranschlagsbetrag im Phasenfeld 2 (Soll) und bei den Ausgaben der verfügbare Kredit (Kreditsechstel und sonstige Freigaben) im Phasenfeld 2 (Haben) unter besonderer Berücksichtigung der vorgegebenen Deckungsbestimmungen laut Landesvoranschlag verrechnet und überwacht.
(2) Bei den Einnahmen werden die Forderungen (Gebührstellung) im Phasenfeld 4 (Soll) oder bei derer sofortiger Zahlung im Phasenfeld 5 (Soll) und der erfüllte Voranschlagsbetrag im Phasenfeld 2 (Haben) verrechnet.
(3) Bei den Ausgaben werden der in Anspruch genommene Kredit im Phasenfeld 2 (Soll) und die Schuld (Gebührstellungen) im Phasenfeld 4 (Haben) oder bei deren sofortiger Zahlung im Phasenfeld 5 (Haben) verrechnet.
(4) Eine Verrechnung zwischen Verfügung und Berechtigung/Verpflichtung erfolgt nur bei den kreditbewirtschaftenden Stellen in deren Kreditevidenzen.
(5) Weiters werden in der Phase Verfügung Kreditbindungen bei den Einnahmen sowie bei den Ausgaben im Phasenfeld 2 (Soll) und Kreditverstärkungen im Phasenfeld 2 (Haben) im Zusammenhang mit der Phase Verzweigung verrechnet.
(6) Das Phasenfeld Verfügung zeigt an:
Einnahmen: Soll: zu erbringender Voranschlagsbetrag
Haben: erfüllter Voranschlagsbetrag (Gebühr) unter Berücksichtigung
von Kreditbindungen
Ausgaben: Soll: in Anspruch genommener Kredit (Gebühr) unter
Berücksichtigung von Kreditbindungen
Haben: freigegebener Voranschlagsbetrag unter Berücksichtigung
von Kreditverstärkungen
Das Phasenfeld Verfügung zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: Noch nicht erfüllter Voranschlagsbetrag unter
Berücksichtigung der Bindungen von Mehreinnahmen
Haben-Saldo: tatsächlicher Mehrein nahmenbetrag
Ausgaben: Soll-Saldo: Überschreitung des freigegebenen Kredites
Haben-Saldo: noch verfügbarer Kredit
§ 28
Verrechnung der Berechtigungen und Verpflichtungen
(1) Als Berechtigung sind im Phasenfeld 3 alle Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stellen zu verrechnen, die durch Gesetz, durch das Erlassen von verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Entscheidungen oder Verfügungen oder durch den Abschluß von Rechtsgeschäften die Leistungspflicht einer anderen kreditbewirtschaftenden Stelle oder eines Dritten begründen oder eine solche in Aussicht stellen.
(2) Die kreditbewirtschaftenden Stellen haben bereits vor dem Eingehen von Verpflichtungen auf deren Fälligkeit nach Maßgabe der verfügbaren Voranschlagsbeträge Bedacht zu nehmen.
(3) Als Verpflichtung sind im Phasenfeld 3 alle Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stellen zu verrechnen, die durch Gesetz, durch das Erlassen von verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Entscheidungen oder Verfügungen oder durch den Abschluß von Rechtsgeschäften oder sonstigen Maßnahmen die Leistungspflicht an eine andere kreditbewirtschaftende Stelle oder an einen Dritten begründen oder eine solche in Aussicht stellen.
(4) Das Phasenfeld Berechtigung/Verpflichtung zeigt an:
Einnahmen: Soll: Summe der Berechtigungen
Haben: Summe der erledigten Berechtigungen
Ausgaben: Soll: Summe der erledigten Verpflichtungen
Haben: Summe der Verpflichtungen
Das Phasenfeld Berechtigung/ Verpflichtung zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: noch offene Berechtigungen
Haben-Saldo: (nicht zulässig)
Ausgaben: Soll-Saldo: (nicht zulässig)
Haben-Saldo: noch offene Verpflichtungen (z. B. Bestellungen)
(5) Eine Verrechnung der Berechtigungen und Verpflichtungen erfolgt nur bei den kreditbewirtschaftenden Stellen in deren Kreditevidenzen. Dies erfolgt
bei Berechtigungen im Phasenfeld 3 (Soll) und im Phasenfeld 2 (Haben) und
bei Verpflichtungen im Phasenfeld 2 (Soll) und im Phasenfeld 3 (Haben).
§ 29
Verrechnung der Forderungen und Schulden
(1) Als Forderung sind im Phasenfeld 4 alle Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stelle zu verrechnen, die durch Gesetz, durch verwaltungsbehördliche oder gerichtliche Entscheidungen oder Verfügungen oder durch entgeltliche Leistungen finanzielle Ansprüche auf den Empfang von Geldleistungen unmittelbar begründen und durchsetzbar sind.
(2) Als Schuld sind im Phasenfeld 4 alle Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stelle zu verrechnen, die durch Gesetz, durch verwaltungsbehördliche oder gerichtliche Entscheidungen oder Verfügungen oder durch die Erfüllung eines Rechtsgeschäfts oder durch eine verbindliche Förderungszusage die Pflicht zur Erbringung einer Geldleistung unmittelbar begründen und durchsetzbar sind. Tritt die Zahlungsverpflichtung bereits bei begonnener Erfüllung des Rechtsgeschäftes ein, so sind die entsprechenden Teil- oder Ratenzahlungsverpflichtungen als Schuld zu verrechnen.
(3) Forderungen und Schulden sind zugunsten und zu Lasten jenes Finanzjahres im Phasenfeld 4 zu erfassen, in dem jeweils der Fälligkeitszeitpunkt liegt.
(4) Es ist sicherzustellen, daß die schriftlichen Aufträge über die den Einnahmen des Landes zugrundeliegenden Forderungen und die den Ausgaben des Landes zugrundeliegenden Schulden zum Zeitpunkt ihres Entstehens der Landesbuchhaltung zur Erfassung in den Verrrechnungsaufzeichnungen übermittelt werden.
(5) Bei den Einnahmen werden die Forderungen (Gebührstellungen) im Phasenfeld 4 (Soll) und Phasenfeld 2 (Haben) und deren Abstattung im Phasenfeld 5 (Soll) und Phasenfeld 4 (Haben) verrechnet.
(6) Bei den Ausgaben werden die Schulden (Gebührstellungen) im Phasenfeld 2 (Soll) und Phasenfeld 4 (Haben) und deren Abstattung im Phasenfeld 4 (Soll) und Phasenfeld 5 (Haben) verrechnet.
(7) Im Phasenfeld 4 werden auch die Abstattungen der anfänglichen Zahlungsrückstände (Forderung/ Schuld) sinngemäß verrechnet.
(8) Der schließliche Zahlungsrückstand des Vorjahres – Saldo des Phasenfeldes 4 zuzüglich des anfänglichen Zahlungsrückstandes – ist zugleich der anfängliche Zahlungsrückstand des laufenden Jahres, der außerhalb der Phasen evident gehalten wird.
(9) Das Phasenfeld Forderung/Schuld zeigt an:
Einnahmen: Soll: Summe der Forderungen
(ohne anfänglichenZahlungsrückstand)
Haben: Summe der abgestatteten Forderungen
Ausgaben: Soll: Summe der abgestatteten Schulden
Haben: Summe der Schulden (ohne anfänglichen Zahlungsrückstand)
Das Phasenfeld Forderung/Schuld zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: noch offene Forderungen des laufendenRechnungsjahres
unter Berücksichtigung der Abstattungen auf den anfänglichen
Zahlungsrückstand
Haben-Saldo: abgestatteter anfänglicher Zahlungsrückstand
Ausgaben: Soll-Saldo: abgestatteter anfänglicher Zahlungsrückstand
Haben-Saldo: noch offene Schulden des laufenden Rechnungsjahres unter
Berücksichtigung der Abstattungen auf den anfänglichen
Zahlungsrückstand
(10) Die für den ordnungsgemäßen Voranschlagsvollzug maßgebliche Gebühr (Soll) eines Jahres ergibt sich aus dem Saldo des Phasenfeldes 4 und dem Saldo des Phasenfeldes 5.
§ 30
Verrechnung der Zahlungen
(1) Als Zahlungen sind im Phasenfeld 5 alle Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stelle zu verrechnen, die zur Erfüllung von Berechtigung/Verpflichtung (Phase 3 bei den kreditbewirtschaftenden Stellen) und Forderung/Schuld (Phase 4) oder unmittelbar zu Einnahmen oder Ausgaben des Landes führen (Phase 2). Mit der Zahlung wird bei Einnahmen der Voranschlagsbetrag erfüllt und bei Ausgaben der verfügbare Kredit endgültig in Anspruch genommen. Die Zahlung stellt den endgültigen Abschluß einer Gebarung dar.
(2) Bei den Einnahmen werden die Zahlungen im Phasenfeld 5 (Soll) und Phasenfeld 2 (Haben) bzw. im Phasenfeld 4 (Haben) verrechnet.
(3) Bei den Ausgaben werden die Zahlungen im Phasenfeld 2 (Soll) bzw. Phasenfeld 4 (Soll) und im Phasenfeld 5 (Haben) verrechnet.
(4) Das Phasenfeld Zahlung zeigt an:
Einnahmen: Soll: Summe der Einnahmen
Haben: leer
Ausgaben: Soll: leer
Haben: Summe der Ausgaben
Das Phasenfeld Zahlung zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: Summe der Einnahmen
Haben-Saldo: (nicht zulässig)
Ausgaben: Soll-Saldo: (nicht zulässig)
Haben-Saldo: Summe der Ausgaben
(5) Nichtveranschlagte Rückzahlungen von Einnahmen und Ausgaben, die im selben Rechnungsjahr anfallen, sind auf dem Voranschlagskonto der ursprünglichen Zahlung zu verrechnen, sofern nicht die Eröffnung einer neuen Voranschlagsstelle von der Landesfinanzabteilung vorgesehen ist. Der erfüllte Voranschlagsbetrag bei den Einnahmen oder der endgültig in Anspruch genommene Voranschlagsbetrag bei den Ausgaben wird durch die Rückzahlung verringert.
(6) Geleistete Anzahlungen und Vorauszahlungen sind im Phasenfeld 5 der Voranschlagskonten zu verrechnen und bis zu ihrer Abrechnung evident zu halten. Zahlungen, denen die laufende Inanspruchnahme von der Art nach feststehenden Gegenleistungen zugrunde liegt (z. B. Energiebezüge, Mieten), sind, auch wenn sie im voraus geleistet werden, nicht als Anzahlung oder Vorauszahlung zu verrechnen. Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch für empfangene Anzahlungen und Vorauszahlungen.
(7) Wird die Abschreibung einer Forderung des Landes gemäß § 12 Abs. 4 der Geschäftsordnung der Steiermärkischen Landesregierung genehmigt, ist der Forderungsbetrag auf den Einnahmenkonten und gleichzeitig auf einem entsprechenden Ausgabenkonto als Zahlung (Gegenverrechnung) zu verrechnen.
§ 31
Verrechnung der sonstigen Verfügungen
(1) Alle sonstigen Verfügungen im laufenden Rechnungsjahr zur Erhöhung oder Verminderung der Jahresvoranschlagsbeträge sowie die Bedeckung für außer- und überplanmäßige Ausgaben werden in der Phase 6 (Verzweigung) verrechnet.
(2) Die Bindung von Mehreinnahmen wird im Phasenfeld 6 (Soll) und im Phasenfeld 2 (Haben) verrechnet.
(3) Bei Ausgaben werden Krediterhöhungen (Verstärkungen) im Phasenfeld 6 (Soll) und im Phasenfeld 2 (Haben) und Kreditverminderungen (Bindungen) im Phasenfeld 2 (Soll) und im Phasenfeld 6 (Haben) verrechnet.
(4) Das Phasenfeld Verzweigung zeigt an:
Einnahmen: Soll: (nicht zulässig)
Haben: gebundene Mehreinnahmen
Ausgaben: Soll: zusätzliche bereitgestellte Kreditmittel
Haben: gebundene Kreditmittel
Das Phasenfeld Verzweigung zeigt saldenmäßig an:
Einnahmen: Soll-Saldo: (nicht zulässig)
Haben-Saldo: gebundene Mehreinnahmen
Ausgaben: Soll-Saldo: zusätzliche bereitgestellte Kreditmittel
Haben-Saldo: gebundene Kreditmittel
§ 32
Verrechnung der Vorberechtigungen- und Vorbelastungen
(1) Anordnungen über Berechtigungen und Verpflichtungen, bei denen die Leistungspflicht oder deren Inaussichtstellung künftige Rechnungsjahre betreffen, sind nach Erlassung notwendiger Richtlinien durch die Landesfinanzabteilung als Vorberechtigung und Vorbelastung bei den kreditbewirtschaftenden Stellen zu verrechnen.
(2) Anordnungen der kreditbewirtschaftenden Stellen über Forderungen und Schulden, bei denen die Fälligkeit zur Erbringung einer Geldleistung in künftige Finanzjahre fällt, sind von der Landesbuchhaltung als Vorberechtigung und Vorbelastung zu verrechnen.
(3) Die Bestimmungen der Abs. 1 und 2 sind bei der Verrechnung von Abgabeneinnahmen, Personalausgaben und Einnahmen und Ausgaben aus Dauerschuldverhältnissen nicht anzuwenden. Als Dauerschuldverhältnisse gelten finanzielle Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen des Landes, bei denen die Leistung laufend erbracht wird und die keiner Befristung unterliegen (z.B. Mieten).
(4) Auf den entsprechenden Voranschlagskonten für das laufende Finanzjahr sind die vom Land gegebenen Darlehen (Ausgaben) und die noch im gleichen Finanzjahr fällig werdenden Forderungen aus gegebenen Darlehen und alle Darlehensrückzahlungen (Einnahmen) zu verrechnen.
(5) Die in künftigen Finanzjahren fällig werdenden Forderungen aus gegebenen Darlehen sind als Vorberechtigungen auf korrespondierenden Einnahmenkonten (nichtfällige Forderungen aus gegebenen Darlehen) für Rechnung künftiger Finanzjahre zu buchen. Diese Konten der Landesbuchhaltung bestehen aus den Phasenfeldern 2 (Verfügung) und 4 (Forderung).
(6) Anläßlich der Zuzählung des zugesicherten Darlehens erfolgt die Buchung auf dem Konto des laufenden Finanzjahres. Gleichzeitig wird die Forderung auf Darlehensrückzahlung auf den Konten für nichtfällige Forderungen aus gegebenen Darlehen im Haben des Phasenfeldes 2 und im Soll des Phasenfeldes 4 verbucht.
(7) Bei Eintritt der Fälligkeit oder vor der Durchführung einer notwendig werdenden Abschreibung ist der Betrag durch eine Umbuchung aus den Konten für „Nichtfällige Forderungen aus gegebenen Darlehen" herauszunehmen und auf das Konto des laufenden Finanzjahres zu übertragen.
(8) Bei nichtfälligen Schulden aus aufgenommenen Darlehen (Finanzschulden) des Landes gelten obige Ausführungen sinngemäß – nur mit umgekehrten Vorzeichen oder Buchungen.
(9) Enthalten die festgelegten Rückzahlungsbedingungen für aufgenommene und gegebene Darlehen die Verpflichtung zur Zahlung von Zinsen, so sind die auf die künftigen Rechnungsjahre entfallenden Beträge als Vorberechtigung oder als Vorbelastung und die auf das laufende Finanzjahr entfallenden Beträge gemäß § 29 zu verrechnen.
(10) Die Konten für die Vorberechtigungen und Vorbelastungen sind von den voranschlagswirksamen Konten für das laufende Rechnungsjahr zu trennen und nach Rechnungsjahren zu gliedern; sie sind so wie die für das laufende Rechnungsjahr verwendeten voranschlagswirksamen Konten zu bezeichnen.
(11) Das Konto Vorberechtigungen (Einnahmen) besteht aus folgenden
Phasenfeldern:
Phase 2: Verfügung.
Haben-Saldo: Summe der Berechtigungen/Forderungen für künftige Finanzjahre.
Phase 3: Berechtigungen, deren Erfüllung in einem künftigen Finanzjahr erfolgen soll.
Soll-Saldo: Summe der Berechtigungen für künftige Finanzjahre. Im Buchungsfeld Haben stehen jene Berechtigungen, die zu nichtfälligen Forderungen umgewandelt, die in das laufende Finanzjahr übertragen und die rückgängig gemacht wurden. Die Phase 3 wird nur bei den kreditbewirtschaftenden Stellen geführt.
Phase 4: Forderungen, deren Fälligkeit in einem künftigen Finanzjahr liegt.
Soll-Saldo: Summe der nichtfälligen Forderungen.
Im Buchungsfeld Haben stehen die fälliggestellten Forderungen und die rückgängig gemachten Forderungen.
(12) Das Konto Vorbelastungen (Ausgaben) besteht aus folgenden
Phasenfeldern:
Phase 2: Verfügung.
Soll-Saldo: Summe der Verpflichtungen/Schulden, deren Erfüllung in einem
künftigen Finanzjahr liegt.
Phase 3: Verpflichtung, deren Erfüllung in einem künftigen Finanzjahr erfolgen soll.
Haben-Saldo: Summe der Verpflichtungen für künftige Finanzjahre. Im Buchungsfeld Soll stehen jene Verpflichtungen, die zu nichtfälligen Schulden umgewandelt, die in das laufende Finanzjahr übertragen und die rückgängig gemacht wurden. Die Phase 3 wird nur bei den kreditbewirtschaftenden Stellen geführt.
Phase 4: Schulden, deren Fälligkeit in einem künftigen Finanzjahr liegt.
Haben-Saldo: Summe der nichtfälligen Schulden.
Im Buchungsfeld Soll stehen die fälliggestellten Schulden und die rückgängig gemachten Schulden.
(13) Nach Eröffnung der Voranschlagskonten des neuen Finanzjahres erfolgt die Übertragung der Daten der Vorberechtigungen/Vorbelastungen, die das neue Finanzjahr betreffen, auf die Voranschlagskonten des neuen Finanzjahres.
§ 33
Zeitliche Abgrenzung der voranschlagswirksamen Verrechnung
(1) Das Finanzjahr (Haushaltsjahr) ist immer das Kalenderjahr. Alle Einnahmen und Ausgaben, deren Fälligkeit zwischen 1. Jänner und 31. Dezember liegt, sind für das betreffende Jahr voranschlagswirksam zu verrechnen. Die Verrechnung von Forderungen und Schulden des Landes, die im abgelaufenen Finanzjahr entstanden und fällig geworden sind, können zu Lasten der Voranschlagsbeträge des abgelaufenen Finanzjahres verrechnet werden, wenn die zugrundeliegende Rechnung über erbrachte Leistungen bis zum 31. Dezember beim Land Steiermark eingelangt ist oder wenn eine Schuld bis zu diesem Zeitpunkt vom Land anerkannt worden ist. Zahlungs- und Verrechnungsaufträge über Forderungen und Schulden, die bis 15. Jänner des folgenden Jahres in der Landesbuchhaltung einlangen, können noch für das abgelaufene Finanzjahr verrechnet werden.
(2) Gebarungen, die im abgelaufenen Finanzjahr angefallen sind und der Landesbuchhaltung erst nach dessen Ablauf zur Kenntnis gelangen (Abrechnungen der nachgeordneten Dienststellen und Verläge), sind auf den Voranschlagskonten des abgelaufenen Finanzjahres zu verrechnen.
(3) Mit buchmäßigen Verrechnungen zu Lasten des abgelaufenen Finanzjahres kann die Landesbuchhaltung von den kreditbewirtschaftenden Stellen bis zum 31. Jänner beauftragt werden. Während dieses Zeitraumes sind die Voranschlagskonten für das abgelaufene und das laufende Finanzjahr voneinander getrennt zu führen.
(4) Zahlungen des Landes, deren Fälligkeit im folgenden Finanzjahr liegt und die wegen ihrer zeitgerechten Erfüllung bereits im Dezember geleistet werden müssen, sind zu Lasten der Voranschlagsbeträge des folgenden Finanzjahres zu verrechnen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn gesetzlich oder vertraglich festgelegte Fälligkeitszeitpunkte bestehen, die eine termingerechte Verfügungsgewalt des Empfangsberechtigten über die vom Land zu leistende Zahlung verlangen.
(5) Die Berichtigungen von in den Verrechnungsaufschreibungen vorgefundenen Mängeln und notwendige Umbuchungen können bis 31. Jänner des Folgejahres durchgeführt werden. Die dazu notwendigen Aufträge sind zeitgerecht der Landesbuchhaltung zu übermitteln.
(6) Die zeitliche Abgrenzung betreffend die Verrechnung der Zuführung zu und der Entnahme aus Rücklagen erfolgt durch die Landesfinanzabteilung.
3. Abschnitt
Bestands- und Erfolgsverrechnung (BEV)
§ 34
Grundsätze
(1) In der Bestands- und Erfolgsverrechnung sind die voranschlagswirksamen und die voranschlagsunwirksamen Vermögensveränderungen sowie Aufwendungen und Erträge auf Bestands- und Erfolgskonten zu verrechnen. Die Bestands- und Erfolgsverrechnung ist nach den Grundsätzen der Doppik zu führen, so daß eine übersichtliche und aussagefähige Jahresbestands- und Erfolgsrechnung erstellt werden können.
(2) Die Bestands- und Erfolgsverrechnung umfaßt:
– aktive und passive Vermögenskonten (Bestandskonten),
– Aufwands - und Ertragskonten (Erfolgskonten),
– Verrechnungs-, Kapital- und Abschlußkonten.
(3) Die Bestands- und Erfolgskonten sind entsprechend dem Kontenplan für Gebietskörperschaften in folgende Klassen zu gliedern:
– Klasse 0 – 2: aktive Bestandskonten (Anlagen, Vorräte, Geld, Forderungen, aktive Rechnungsabgrenzung),
– Klasse 3: passive Bestandskonten (Schulden, passive Rechnungsabgrenzung),
– Klasse 4 – 7: Aufwandskonten (Materialaufwand, Personalaufwand, sonstiger Aufwand),
– Klasse 8: Ertragskonten,
– Klasse 9: Kapitalkonten, Verrechnungskonten, Abschlußkonten und Evidenzkonten.
§ 35
Verrechnung in der Bestands- und Erfolgsverrechnung
(1) Jedes von der Landesbuchhaltung zu führende Bestands- und Erfolgskonto ist zur Saldenbildung und -kontrolle in eine Soll- und eine Habenseite zu teilen. Der Ablauf der Gebarung ist in der Bestands- und Erfolgsverrechnung durch Buchung und Gegenbuchung darzustellen. Durch die Buchung und Gegenbuchung sind jeweils zwei Konten anzusprechen, deren Soll- und Habenseite bei der Kontierung festzulegen sind.
(2) Die aktiven Bestandskonten zeigen an:
– Soll: Anfangsbestand und Bestandszugänge
– Haben: Bestandsabgänge
– Soll-Saldo: Endbestand
– Haben-Saldo: (unzulässig)
Die passiven Bestandskonten zeigen an:
– Soll: Bestandsabgänge
– Haben: Anfangsbestand und Bestandszugänge
– Soll-Saldo: (unzulässig)
– Haben-Saldo: Endbestand
Die Aufwandskonten zeigen an:
– Soll: Aufwendungen
– Haben: Berichtigungen zu den Aufwendungen
– Soll-Saldo: Summe der Aufwendungen
– Haben-Saldo: (unzulässig)
Die Ertragskonten zeigen an:
– Soll: Berichtigungen zu den Erträgen
– Haben: Erträge
– Soll-Saldo: (unzulässig)
– Haben-Saldo: Summe der Erträge
(3) Die Konten der Klasse 9 dienen den Gegenbuchungen der Salden der Konten der übrigen Klassen.
(4) Die in den Phasenfeldern 4 und 5 der voranschlagswirksamen Verrechnung zu erfassenden Geschäftsfälle sind auch in der Bestands- und Erfolgsverrechnung zu erfassen und wirken sich mit dem selben Betrag auf die Höhe oder die Zusammensetzung des Vermögens aus. Zu jeder Voranschlagspost - ohne Rücksicht auf ihr eventuelles Vorkommen bei mehreren Voranschlagsansätzen – ist in der Bestands – und Erfolgsverrechnung nur ein numerisch gleichlautendes Bestands- oder Erfolgskonto zu führen.
(5) Geschäftsfälle, die als Vorberechtigungen oder Vorbelastungen im Phasenfeld 4 der für künftige Finanzjahre zu führenden Voranschlagskonten zu erfassen sind, sind bei ihrer Verrechnung in der Bestands- und Erfolgsverrechnung des laufenden Finanzjahres auf getrennten Bestandskonten für fällige und nichtfällige Forderungen oder Schulden zu verrechnen. Gesonderte Bestandskonten für künftige Finanzjahre sind nicht zu führen.
(6) Bei Auszahlungen im Wege von Kreditunternehmungen (Banken) sind die zum Zahlungsvollzug bestimmten Beträge in der Bestands- und Erfolgsverrechnung auf besonderen Evidenzkonten zu verrechnen und erst nach Einlangen des Kontoauszuges auf das für die Kreditunternehmung (Bank) geführte Konto umzubuchen.
(7) Entgegengenommene Schecks sind vorerst nur in der Bestands- und Erfolgsverrechnung auf einem eigens zu eröffnenden Konto „Empfangene Schecks" in inländischer Währung in Einnahme zu verrechnen. Bei Gutschrift des Gegenwertes ist die entsprechende Verrechnung der Einnahme bei der betreffenden Voranschlagsstelle im Landeshaushalt bzw. in der Bestandsverrechnung (Scheckevidenz und Kassa) zu veranlassen.
(8) Gegebene Schecks sind über das Konto „Gegebene Schecks" zu Lasten der betreffenden Voranschlagsstelle zu verrechnen. Bei der Einlösung des Schecks wird das Geldkonto des Landes bei der Landes-Hypothekenbank Steiermark AG belastet. Die Gegenverrechnung ist auf dem Konto „Gegebene Schecks" der Landesbuchhaltung durchzuführen.
§ 36
Zeitliche Abgrenzung der Bestands- und Erfolgsverrechnung
(1) Die Bestands- und Erfolgskonten sind mit Ende des Finanzjahres abzuschließen. Die dazu notwendigen Unterlagen sind der Landesbuchhaltung zu übermitteln. Nach Durchführung der Abschlußbuchungen sind die auf den Bestandskonten bestehenden Salden in das Folgejahr zu übertragen.
(2) Verrechnungen in der Bestands- und Erfolgsverrechnung können bis zum 31. März des folgenden Jahres für das abgelaufene Finanzjahr durchgeführt werden. Während dieses Zeitraumes sind die Bestands- und Erfolgskonten für das abgelaufene und das laufende Finanzjahr voneinander getrennt zu führen.
(3) Die zeitliche Zugehörigkeit von Bestandszugängen und Bestandsabgängen sowie von Aufwendungen und Erträgen richtet sich nach deren rechtlicher oder wirtschaftlicher Verwirklichung. Ist diese für das abgelaufene Finanzjahr gegeben, so ist die Verrechnung für dieses Finanzjahr vorzunehmen; ist nur eine teilweise Zugehörigkeit gegeben, so ist diese Abgrenzung anteilsmäßig vorzunehmen. Von diesen Grundsätzen kann bei Aufwendungen und Erträgen abgegangen werden, wenn diese auf Grund ihres Umfanges und ihrer Bedeutung vernachlässigbar sind oder diese laufend wiederkehrend mit periodischer Abrechnung und annähernd mit gleichbleibenden Beträgen anfallen.
(4) Mit Stichtag 31. Dezember eines jeden Finanzjahres sind die Geldbestände des Landes mit den buchmäßigen Beständen abzustimmen und die entsprechenden Abschlußbuchungen auf den Bestands- und Erfolgskonten des abgelaufenen Finanzjahres vorzunehmen.
4. Abschnitt
Sonstige Verrechnungen
§ 37
Verrechnung in beiden Hauptverrechnungskreisen
(1) Die Rücklagenzuführungen und Rücklagenentnahmen sind sowohl voranschlagswirksam als auch auf den jeweiligen Bestandskonten zu verrechnen. Die einer Rücklage zuzuführenden Beträge sind als Ausgabe, die zu entnehmenden oder aufzulösenden Rücklagenbeträge sind als Einnahme jeweils in den Phasenfeldern 2 und 5 der entsprechenden Voranschlagskonten zu verrechnen.
(2) Die Beteiligungen, Wertpapiere und Haftungen sind sowohl voranschlagswirksam als auch auf den jeweiligen Bestandskonten zu verrechnen und mit Stand 31. Dezember eines jeden Jahres gesondert nachzuweisen.
§ 38
Erfolgsnachweisungen
Auswertungen über den jeweiligen Stand des Voranschlagsvollzuges und des Vermögensstandes des Landes müssen nach den von der Landesfinanzabteilung vorgegebenen Richtlinien über Fixtermine und Inhalte jederzeit möglich sein.
§ 39
Mahnwesen, Ratenwesen
Die offenen Forderungen sind den kreditbewirtschaftenden Stellen von der Landesbuchhaltung bekanntzugeben. Diese haben das Mahn- und Ratenwesen zu vollziehen.
4. Teil
Zahlungsverkehr
1. Abschnitt
Allgemeines
§ 40
Grundsätze
(1) Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Landes obliegt der Landesbuchhaltung, den Kassen der nachgeordneten Dienststellen und verlagsführenden Dienststellen. Grundlage hiefür bilden der geprüfte Zahlungs- und Verrechnungsauftrag und die geprüfte Eingabe.
(2) Der Zahlungsverkehr ist grundsätzlich bargeldlos abzuwickeln. Unter bargeldlos ist die Durchführung von Zahlungen von und auf Konten des Landes bei Kreditunternehmungen (Banken) zu verstehen, gleichgültig, ob der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte den Betrag im Wege eines Postamtes oder einer Kreditunternehmung (Bank) bar einzahlt oder erhält. Darunter fällt auch die Entgegennahme oder Aushändigung von Schecks. Die Entgegennahme von Wechsel durch Organe des Landes zur Erfüllung von Forderungen ist unzulässig.
(3) Der Barzahlungsverkehr obliegt den Barkassen der nachgeordneten Dienststellen sowie den verlagsführenden Dienststellen und ist auf das unumgänglich notwendige Ausmaß zu beschränken.
(4) Die Landesbuchhaltung und die kassenführenden Dienststellen haben darauf zu achten, daß Zahlungen nur nach Maßgabe des tatsächlichen und unabweislichen Bedarfes bei Fälligkeit geleistet werden.
§ 41
Forderungen des Landes
(1) Forderungen des Landes sind vom Zahlungspflichtigen durch Überweisung (Gutschrift) auf die Konten des Landes bei den jeweiligen Kreditunternehmungen (Banken) oder durch Barzahlung bei den Barkassen zu begleichen.
(2) Den an die Zahlungspflichtigen ergehenden Zahlungsaufforderungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind Zahl- bzw. Erlagscheine anzuschließen, auf denen die für die Verrechnung erforderlichen Angaben (z. B. Verrechnungskonto, Gebarungsfallnummer, Personenkontonummer) ersichtlich sind.
(3) Die Forderung des Landes gilt als beglichen
– bei Barzahlungen am Tag der Einzahlung bei der empfangsberechtigten Dienststelle;
– bei Einzahlungen mit Zahl- oder Erlagschein am Tag der Einzahlung bei einer Kreditunternehmung oder bei einem Postamt (Tagesstempelaufdruck);
– bei Überweisung auf das Girokonto der empfangsberechtigten Dienststelle am Tag der Gutschrift auf dem Konto der Dienststelle (dies gilt auch für Einziehungsaufträge);
– bei Wertbriefen oder sonstigen Geldsendungen am Tage der Zustellung;
– bei Entgegennahme eines Schecks an Zahlungs Statt am Tag der Entgegennahme;
– bei Entgegennahme eines Schecks zahlungshalber am Tag der Gutschrift auf einem Girokonto der empfangsberechtigten Stelle;
– bei Aufrechnungen von Forderungen mit Schulden des Landes an dem Tag, ab dem sie sich aufrechenbar gegenüberstehen.
(4) Die Einzahlungen sind unverzüglich zur Tilgung der gegen den jeweiligen Zahlungspflichtigen gerichteten Forderungen heranzuziehen, wobei die dem Fälligkeitszeitpunkt nach ältere Forderung zuerst zu tilgen ist, sofern vom Zahlungspflichtigen nicht der Verwendungszweck der Zahlung angegeben wurde oder eine Zahlungserleichterung (z. B. Stundungen, Ratenzahlungen) besteht.
(5) Soweit bei Teilzahlungen nicht anderes bestimmt ist, sind die zur Begleichung einer Forderung eingezahlten Beträge zunächst zur Deckung der mit der Hauptforderung eventuell verbundenen Nebengebühren (z. B. Einhebungskosten, Mahngebühren, Verzugszinsen) sowie etwaiger Umsatzsteuerforderungen zu verwenden und erst mit dem Restbetrag auf die Hauptforderung anzurechnen.
§ 42
Schulden des Landes
(1) Schulden des Landes können beglichen werden
a)bargeldlos durch
– Überweisung auf das Girokonto des Empfangsberechtigten bei einer Kreditunternehmung (Bank),
– Überweisung an den Empfangsberechtigten zur Barzahlung im Wege der Postämter,
– Aushändigung von ausgestellten Überbringerschecks,
b)durch Barzahlung oderc)durch Aufrechnung mit Forderungen des Landes.
(2) Ein Zahlungsanspruch gegen das Land gilt als beglichen – bei Überweisung von Holschulden auf ein Postscheck- oder Girokonto des Empfangsberechtigten am Tage des Einlangens des Auftrages bei einer Kreditunternehmung (Bank) des Landes,
– bei Überweisung von Bringschulden auf das Postscheck- oder Girokonto des Empfangsberechtigten am Tage der Gutschrift auf dessen Konto bzw. bei Barauszahlung im Wege der Postämter am Tag der Auszahlung oder Hinterlegung beim Abgabepostamt,
– bei Ausstellung eines Überbringerschecks am Tag der Aushändigung,
– bei Barzahlung am Tag der Auszahlung,
– bei Aufrechnung von Schulden mit Forderungen des Landes am Tag, ab dem sie
sich aufrechenbar gegenüberstehen.
§ 43
Fälligkeit
(1) Die Fälligkeit einer Forderung oder Schuld liegt vor, wenn die Leistung erbracht und die zugehörige Rechnung gelegt wurde, es sei denn, daß ein anderer Fälligkeitszeitpunkt gesetzlich bestimmt ist oder vertraglich vereinbart wurde. Durch allfällige Zahlungsziele hinausgeschobene Fälligkeitszeitpunkte auf Grund von gewährten und stillschweigenden Zahlungsbegünstigungen tritt am Fälligkeitszeitpunkt keine Änderung ein.
(2) Besteht eine Forderung oder Schuld des Landes und liegt die Fälligkeit in einem künftigen Finanzjahr, so ist dies der Landesbuchhaltung unter Angabe des Fälligkeitszeitpunktes bekanntzugeben.
§ 44
Empfangsberechtigte
(1) Empfangsberechtigter ist, wer einen Anspruch oder eine Zusicherung auf eine Geldleistung des Landes hat.
(2) Gerichtliche Zahlungs- oder Drittverbote sowie freiwillige Verpfändungen und Abtretungen sind von den kreditbewirtschaftenden Stellen bei der Erlassung von Zahlungs- und Verrechnungsaufträgen zu beachten.
(3) Die Bestellung eines Bevollmächtigten durch den Empfangsberechtigten ist nur dann zu berücksichtigen, wenn dieser nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist (z. B. wenn die Zustellung zu eigenen Handen angeordnet ist). Als Bevollmächtigung gilt auch die Anführung eines Kontos bei einer Kreditunternehmung (z. B. auf Rechnungen), sofern der Empfangsberechtigte nicht den Zahlungsweg ausdrücklich bestimmt.
(4) Bevollmächtigungen, bei denen anzunehmen ist, daß durch sie Dritte in gesetzwidriger Weise geschädigt werden sollen (z. B. durch Exekutionsvereitelung, durch sonstige nach der Anfechtungsordnung oder der Konkursordnung anfechtbare Handlungen), dürfen nicht beachtet werden. In Zweifelsfällen ist der auszuzahlende Betrag bei Gericht zu hinterlegen.
(5) Eine Auszahlung an einen Rechnungsleger, über dessen Vermögen der Konkurs eröffnet ist, ist an den Masseverwalter zu leisten; in Zweifelsfällen ist der auszuzahlende Betrag bei Gericht zu hinterlegen.
(6) Auszahlungen an eine nicht handlungsfähige Person sind zu Handen ihres gesetzlichen Vertreters zu leisten. Ist ein solcher nicht bestellt, so sind die Zahlungen bei Gericht (Pflegschaftsgericht) zu hinterlegen oder nach dessen Weisung auszufolgen.
(7) Ist der Empfangsberechtigte vor Erhalt der Zahlung gestorben, so ist der Betrag dem Verlassenschaftsgericht zur Verfügung zu stellen und nach dessen Weisung auszufolgen.
2. Abschnitt
Bargeldloser Zahlungsverkehr
§ 45
Grundsätze
(1) Der bargeldlose Zahlungsverkehr des Landes hat über die Landes-Hypothekenbank Steiermark
AG bzw. über sonstige vom Landesfinanzreferenten genehmigte Zahlstellen zu erfolgen.
(2) Bezüglich besonderer Regeln des bargeldlosen Zahlungsverkehrs sind die jeweils geltenden allgemeinen Geschäftsbedingungen der Kreditunternehmungen (Banken) anzuwenden.
§ 46
Eröffnung und Schließung von Geldkonten
(1) Für die Eröffnung von Geldkonten bei Kreditunternehmungen (Banken) ist im vorhinein die Zustimmung des Landesfinanzreferenten einzuholen.
(2) Die Eröffnung von zentral verwalteten Geldkonten bei Kreditunternehmungen (Banken) obliegt dem Vorstand der Landesbuchhaltung.
(3) Die Eröffnung von Geldkonten der nachgeordneten bzw. verlagsführenden Dienststellen bei Kreditunternehmungen (Banken) obliegt dem Vorstand der kreditbewirtschaftenden Stelle. Von jeder Kontoeröffnung ist die Landesbuchhaltung sofort in Kenntnis zu setzen.
(4) Sind die Voraussetzungen für die Weiterführung eines Kontos nicht mehr gegeben, so ist dieses von der Stelle, die die Eröffnung veranlaßt hat, unverzüglich zu schließen. Bezüglich der Verwendung eines allfälligen Guthabens ist sofort eine Anordnung zu treffen.
(5) Von der Schließung eines Kontos sind zu verständigen:
– die Landesfinanzabteilung,
– bei Konten der nachgeordneten Dienststellen zusätzlich die Landesbuchhaltung.
§ 47
Zeichnungsrecht
(1) Das Zeichnungsrecht ermächtigt,
– über die Kontobestände (einschließlich Einziehungsaufträge) zu verfügen,
– Vordrucke zu bestellen,
– Auskünfte einzuholen.
Es erlischt mit schriftlichem Widerruf.
(2) Als Zeichnungsberechtigte sind nur qualifizierte Bedienstete heranzuziehen, welche die Unvereinbarkeitsbestimmungen gemäß § 11 erfüllen.
(3) Das Zeichnungsrecht über zentral verwaltete Geldkonten obliegt dem Vorstand der Landesbuchhaltung bzw. den von ihm bestimmten Bediensteten der Landesbuchhaltung.
(4) Das Zeichnungsrecht über Geldkonten der nachgeordneten Dienststellen regelt der Vorstand der kreditbewirtschaftenden Stelle.
(5) Bei der scheckmäßigen Zeichnung von Aufträgen an Kreditunternehmungen müssen zwei berechtigte Bedienstete gemeinsam unterfertigen (Grundsatz der Kollektivzeichnung).
§ 48
Musterunterschrift
(1) Die Musterunterschriften der Zeichnungsberechtigten und die Art der Kollektivzeichnung sind auf den von den Kreditunternehmungen (Banken) dafür zur Verfügung gestellten Unterschriftsprobenblättern festzuhalten.
(2) Die Unterschriftsprobenblätter sind in zweifacher Ausfertigung den Geldinstituten zu übermitteln. Sie sind vor ihrer Weiterleitung an die Kreditunternehmungen (Banken)
– bei zentral verwalteten Konten vom Landesfinanzreferenten,
– bei Konten der nachgeordneten Dienststellen vom Vorstand der
kreditbewirtschaftenden Stelle
zu unterfertigen und mit dem Amtssiegel zu versehen.
(3) Eine Bestätigung der Bank über den Erhalt der Unterschriftsprobenblätter ist gesichert zu verwahren
– in der Landesbuchhaltung,
– bei den nachgeordneten Dienststellen vom jeweiligen Kassenleiter oder in
der Kasse.
(4) Bei Änderungen im Personenkreis der Zeichnungsberechtigten und in der Art der Zeichnungsberechtigung sind den Kreditunternehmungen (Banken) neue Unterschriftsprobenblätter zu übermitteln.
§ 49
Durchführung der Auszahlung
(1) Die Einleitung des Zahlungsvollzuges hat auf Grund eines geprüften Zahlungs- und Verrechnungsauftrages nach erfolgter Aufzeichnung der Verrechnungsdaten in den entsprechenden Verrechnungsaufschreibungen zu erfolgen. Die Summe der angewiesenen Beträge muß mit der Summe der in den Verrechnungsaufschreibungen verbuchten Zahlungs- und Verrechnungsaufträge übereinstimmen. Bei Auszahlungen sind die vereinbarten oder eingeräumten Zahlungsbedingungen zu berücksichtigen. Sie dürfen nicht vor dem im Zahlungs- und Verrechnungsauftrag enthaltenen Zahlungszeitpunkt durchgeführt werden.
(2) Zur Durchführung der Auszahlungen im Wege der Kreditunternehmungen (Banken) ist von der Landesbuchhaltung oder von den Kassen der nachgeordneten Dienststellen ein entsprechender Auftrag unter Verwendung der von den Kreditunternehmungen (Banken) zur Verfügung gestellten Vordrucke zu erteilen, sofern nicht hinsichtlich der Art der Auftragserteilung eine gesonderte Regelung getroffen worden ist (z. B. Datenträger, Telebanking).
(3) Überweisungen auf Sparbücher sind unzulässig.
(4) Die Zeichnungsberechtigten haben sich bei der scheckmäßigen Unterfertigung des Auftrages von der Übereinstimmung der Auftragssumme mit der Summe der Gesamtzusammenstellung zu überzeugen.
(5) Die Landesbuchhaltung bzw. die Kasse der nachgeordneten Dienststelle hat die Aufträge an die Kreditunternehmung (Bank) weiterzuleiten. Dem schriftlichen Auftrag an die Kreditunternehmung sind die entsprechenden Datenträger anzuschließen.
(6) Bei besonderer Dringlichkeit können Zahlungen telefonisch oder telegrafisch voraus getätigt werden. Wenn dies auf Wunsch des Empfängers erfolgt, hat dieser die dabei entstehenden Kosten zu tragen.
(7) Stellt sich nach Absendung eines Auftrages an die Kreditunternehmung (Bank), aber noch vor dessen Vollzug oder vor Eintritt der Fälligkeit heraus, daß eine Zahlung nicht durchzuführen ist, so ist der entsprechende Einzel- oder Sammelauftrag von der Landesbuchhaltung oder Kasse der nachgeordneten Dienststelle zu widerrufen. Der Widerruf hat schriftlich zu erfolgen und ist scheckmäßig zu fertigen. In besonders dringenden Fällen sind auch Widerrufe per Telefon, Telefax oder in jeder anderen technisch möglichen Weise gegen nachträgliche schriftliche Bestätigung zulässig. Die Einhaltung des Widerrufs ist zu überwachen.
§ 50
Auslandsüberweisungen
(1) Auslandsüberweisungen sind sowohl Überweisungen in inländischer Währung oder frei konvertierbarer Fremdwährung zugunsten eines Kontos bei einer ausländischen Kreditunternehmung als auch Überweisungen an einen Devisenausländer auf ein Konto bei einer inländischen Kreditunternehmung. Grundsätzlich sind in diesem Zusammenhang die devisenrechtlichen Bestimmungen zu beachten.
(2) Zahlungen in das Ausland haben mit den dafür von den Kreditunternehmungen (Banken) vorgesehenen Auftragsvordrucken zu erfolgen, sofern nicht hinsichtlich der Art der Auftragserteilung eine gesonderte Regelung getroffen worden ist.
§ 51
Entgegennahme von Schecks
(1) Die Entgegennahme von auf inländische Kreditunternehmungen gezogene Verrechnungsschecks zur Begleichung von Forderungen des Landes obliegt der Landesbuchhaltung bzw. den Kassen der nachgeordneten Dienststellen. Werden diese Zahlungsmittel von anderen Dienststellen entgegengenommen, so sind sie umgehend an die Landesbuchhaltung oder an die zuständige Kasse weiterzuleiten.
(2) Die Verrechnungsschecks sind bei Übernahme in einer Schecküberwachungsliste einzutragen. Diese Liste hat folgende Merkmale zu enthalten:
– die laufende Nummer,
– den Tag der Annahme des Schecks,
– den Namen und die Anschrift des Ausstellers (Zahungspflichtigen),
– die Schecknummer,
– den Ausstellungstag,
– den Scheckbetrag,
– die bezogene Kreditunternehmung (Bank),
– den Tag der Weiterleitung zur Einlösung,
– den Einlösungstag,
– etwaige Einlösungskonten,
– bei Nichteinlösung den Tag der Rücksendung,
– die Daten der Einnahmeverrechnung.
(3) Kassen der nachgeordneten Dienststellen dürfen von Personen, die sich mit einer österreichischen Scheckkarte ausweisen, Schecks bis zu dem jeweils von den Banken garantierten Höchstbetrag zahlungshalber entgegennehmen. Dabei ist eine Empfangsbestätigung mit einer Durchschrift auszustellen, deren Original dem Scheckaussteller auszuhändigen ist. Die Durchschrift verbleibt in der Kasse und ist als Beleg mit dem Scheckvormerk zu verwahren.
(4) Schecks sind umgehend zur Einlösung einzureichen.
§ 52
Aushändigung von Überbringerschecks
Bei besonderen Anlässen (z. B. Verleihung von Preisen) kann die Landesbuchhaltung über Anordnung der kreditbewirtschaftenden Stelle einen Überbringerscheck ausstellen. Die kreditbewirtschaftende Stelle hat die Übernahme von der Landesbuchhaltung, der Empfangsberechtigte die Übernahme von der kreditbewirtschaftenden Stelle zu bestätigen.
3. Abschnitt
Barzahlungsverkehr
§ 53
Grundsätze
(1) Der Barzahlungsverkehr ist grundsätzlich bei den mit Barkassen ausgestatteten nachgeordneten Dienststellen von den hiezu berechtigten Bediensteten (Kassieren) durchzuführen. Die Namen dieser Bediensteten und ihre Unterschriftsproben sind durch Aushang im Kassenraum ersichtlich zu machen.
(2) Bei anderen Dienststellen werden nur für Verlagsabrechnungen Barkassen geführt. Parteien, die Bareinzahlungen leisten wollen, sind aufzufordern, Einzahlungen auf ein Konto des Landes zu tätigen.
(3) Der Barzahlungsverkehr darf nur im Kassenraum durchgeführt werden. Von diesen Bestimmungen kann nur abgegangen werden, wenn
a)der Barzahlungsverkehr von einzelnen Bediensteten im Rahmen ihrer pflichtgemäßen Aufgabenerfüllung nur außerhalb der Kassenräume wahrgenommen werden kann oderb)Sachen des Landes erworben oder Dienstleistungen des Landes in Anspruch genommen werden, bei denen zur Sicherung des Zahlungseinganges oder nach dem Handelsgebrauch Sofortzahlung erfolgt.
Bei Zutreffen der unter lit. a oder b genannten Voraussetzungen muß bei der Abwicklung des Barzahlungsverkehrs sichergestellt sein, daß die Überprüfung der Zahlungsein- und -ausgänge sowie des Bestandes an Zahlungsmitteln möglich und die gesicherte Verwahrung der Zahlungsmittel außerhalb der Dienststelle gewährleistet sind.
§ 54
Entgegennahme und Ausgabe von Zahlungsmitteln
(1) Barzahlungsmittel dürfen nur entgegengenommen werden, wenn dies im Interesse einer effizienten Verwaltungsführung erforderlich ist.
(2) Die Zahlungsmittel und Wertsachen sind bei ihrer Annahme in Gegenwart des Einzahlers auf Echtheit, Vollzähligkeit und Gültigkeit zu prüfen.
(3) Die der Kasse zugehenden Wertsendungen sind in Gegenwart eines zweiten Bediensteten zu öffnen und zu prüfen.
(4) Die Entgegennahme ausländischer Zahlungsmittel durch Organe des Landes ist nur zulässig, wenn die besonderen örtlichen und sachlichen Voraussetzungen hiezu gegeben sind.
(5) Barausgaben sind auf jene Fälle zu beschränken, bei denen eine Überweisung nicht möglich ist, der Empfangsberechtigte die besondere Dringlichkeit glaubhaft macht, Zahlungsbegünstigungen für das Land erreicht werden oder die Barzahlung dem Handelsgebrauch entspricht.
(6) Vor jeder Auszahlung hat sich der Kassier zu überzeugen, ob der Empfänger zur Entgegennahme von Zahlungsmitteln oder Wertsachen berechtigt ist. Bestehen Zweifel, so ist bei demjenigen, der die Anordnung erlassen hat, rückzufragen.
§ 55
Aufzeichnungen
(1) Alle Zahlungen (Einnahmen, Ausgaben) müssen belegt sein und sind zeitgeordnet in einem Kassabuch festzuhalten. Das Kassabuch hat die Bezeichnung der Dienststelle und die Blattnummern zu enthalten. Die Eintragungen müssen zumindest die fortlaufende Nummer, das Datum der Buchung, den Gegenstand und den Betrag der Ein- oder Auszahlung beinhalten.
(2) Das Kassabuch ist mit farbbeständigen Schreibmitteln in einer Weise zu führen, die eine dauernde Lesbarkeit, auch der Durchschriften, gewährleistet. Das Umbilden von Zahlen, das Ausschaben, Wegätzen, Überkleben oder eine andere Form der Unkenntlichmachung von Eintragungen ist unzulässig. Berichtigungen sind so durchzuführen, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Sie sind von dem Bediensteten, der sie durchgeführt hat, mit Namenszeichen und Datum zu bestätigen. Richtigstellungen, die erst nach Abschluß der Aufschreibungen notwendig werden, sind durch Berichtigungsbuchungen vorzunehmen. Das Kassabuch ist fortlaufend und zusammenhängend zu führen; Zwischenräume sind unzulässig.
(3) Barzahlungen dürfen nur gegen Quittung erfolgen. Die Kassen haben für Barzahlungen die amtlichen Ein- und Auszahlungsquittungen zu verwenden. Bei Ausstellung einer Einzahlungsquittung ist das Original dem Einzahler auszuhändigen, die erste Durchschrift verbleibt der Kasse und ist von ihr als Beleg der Monatsabrechnung anzuschließen; die zweite Durchschrift verbleibt im Block.
(4) Beim Ausstellen einer Auszahlungsquittung behält sich die Kasse das Original als Beleg für die Monatsabrechnung, die erste Durchschrift ist dem Geldempfänger auszuhändigen und die zweite Durchschrift verbleibt im Block.
(5) Das Ausstellen einer Auszahlungsquittung kann unterbleiben, wenn die Auszahlung vom Empfangsberechtigten auf vorgelegten Belegen (Rechnungen, Sammellisten u. dgl.) bestätigt wird oder beim Einkauf handelsübliche Kassabons ausgefertigt werden.
(6) Die verantwortlichen Kassenorgane haben täglich die Übereinstimmung des Kassensollbestandes mit dem Kassenistbestand (Kassenstandsprüfung) festzustellen. Ergibt sich dabei eine Differenz, so ist diese umgehend aufzuklären.
(7) Bei jeder Übergabe der Kassengeschäfte sind das Kassabuch durch Bildung der Summe der Ein- und Auszahlungen abzuschließen, die Übereinstimmung des tatsächlichen Bestandes an Barzahlungsmitteln mit dem sich aus dem Kassabuch ergebenden Stand festzustellen und dies unter Angabe des Datums sowohl vom Übergeber als auch vom Übernehmer im Kassabuch zu bestätigen. Bei Nichteinhaltung der Übergabevorschriften ist der übernehmende Bedienstete für etwaige Unstimmigkeiten verantwortlich.
(8) Die Kassenaufzeichnungen können unter sinngemäßer Einhaltung der Bestimmungen der Abs. 1 bis 7 auch EDV-unterstützt geführt werden.
§ 56
Kassen
(1) Kassen führen Zahlungen und Verrechnungen durch. Sie rechnen unmittelbar mit der Landesbuchhaltung ab. Nebenkassen rechnen nicht unmittelbar mit der Landesbuchhaltung, sondern mit anderen Kassen ab.
(2) Die Kasse darf Zahlungen, soweit im Abs. 4 nichts anderes bestimmt ist, nur auf Grund schriftlicher Zahlungs- und Verrechnungsaufträge durchführen.
(3) Einzahlungen, die durch Rechtsvorschriften, durch gerichtliche Verfügungen oder durch Bescheide bestimmt sind, und Auszahlungen, die auf Grund von Gehaltslohnlisten geleistet werden, sind ohne schriftliche Anordnung durchzuführen.
(4) Der Zeitraum, währenddessen Barzahlungen im Kassenraum getätigt werden (Kassenstunden), kann schriftlich festgelegt und entsprechend ersichtlich gemacht werden.
(5) Der Bargeldbestand der Kasse ist möglichst niedrig zu halten; er darf den Betrag nicht übersteigen, der für die an den nächsten Tagen voraussichtlich zu leistenden Barauszahlungen oder als Wechselgeld erforderlich ist. Die für diesen Zeitraum entbehrlichen Bargeldbestände sind grundsätzlich am gleichen Tag, in begründeten Ausnahmefällen am nächstfolgenden Werktag, auf das eigene Konto beim örtlichen Geldinstitut oder in Ermangelung eines eigenen Kontos auf das Hauptkonto des Landes „Land Steiermark" bei der Landes-Hypothekenbank Steiermark AG einzuzahlen.
(6) Die Kasse darf Kassengeschäfte (Zahlungs- und Rechnungsgeschäfte) für andere Dienststellen nur mit Genehmigung der kreditbewirtschaftenden Stelle durchführen. In diesem Falle sind diese Kassengeschäfte in die Prüfung der Kasse miteinzubeziehen.
(7) Der Dienststellenleiter hat selbst oder durch einen Beauftragten fallweise und unvermutet Kassenprüfungen durchzuführen. Das Ergebnis ist in den geprüften Kassenaufschreibungen zu vermerken, allenfalls auch in einer Niederschrift festzuhalten. Festgestellte Mehrbeträge an Barzahlungsmitteln sind als Einnahme, festgestellte Minderbeträge sind, sofern sie nicht vom Kassier sofort ersetzt werden, vorläufig als Ausgabe (Vorschuß) zu verrechnen. Kassenprüfungen sind auch bei einem Wechsel in der Person des Kassiers, Rechnungsführers und Dienststellenleiters, bei Verdacht von Ordnungswidrigkeiten und Schäden (z. B. bei Diebstahl oder Veruntreuung) vorzunehmen.
§ 57
Bedienstete der Kassen
(1) In der Kasse dürfen nur zuverlässige und sachkundige Bedienstete beschäftigt werden.
(2) Die Bediensteten der Kasse haben in ihrem Arbeitsgebiet sorgfältig auf die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit der Kassengeschäfte zu achten und etwaige Mängel oder Unregelmäßigkeiten sofort zu melden, die sie – auch außerhalb ihres Arbeitsgebietes – in der Kasse bemerken.
(3) Nebenbeschäftigungen, die mit dem Kassendienst unvereinbar sind (z. B. Geschäfte, die in spekulativer Absicht betrieben werden), sind untersagt.
(4) Den Bediensteten ist verboten, bei der Kasse, bei der sie Dienst verrichten, Gelder für andere Personen zu beheben. Mit Kassengeschäften betraute Bedienstete dürfen keine Verpflichtungen (z. B. Bürgschaften) übernehmen, die offensichtlich über ihre finanzielle Leistungsfähigkeit hinausgehen.
(5) Während ihres Urlaubes haben sich die Bediensteten jeder dienstlichen Tätigkeit in der Kasse zu enthalten. Kassier und Bedienstete, die mit Buchungsgeschäften beauftragt sind, dürfen nicht gegenseitig vertreten.
§ 58
Kassenraum
(1) Der Kassier hat im Kassenraum seinen Dienst zu verrichten. Ist die Kasse mit zwei Bediensteten (Kassier und Rechnungsführer) besetzt, dann sollen möglichst beide im Kassenraum ihren Dienst verrichten. Bei ständigem Parteienverkehr und größerem Umfang der Barzahlungsgeschäfte ist der für die Parteien bestimmte Teil des Kassenraumes durch eine stabile Barriere vom eigentlichen Kassenraum zu trennen. Den abgegrenzten Raum dürfen kassenfremde Personen nicht betreten.
(2) Der Kassenraum ist sorgfältig zu versperren. Der Dienststellenleiter hat unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse diesbezügliche Verfügungen zu treffen. Hiebei ist auch für eine entsprechende Überwachung der mit der Reinigung des Kassenraumes betrauten Arbeitskräfte zu sorgen.
(3) Übersteigt der Bargeldbestand oder der Wert der verwahrten Sachen durchschnittlich den Betrag von
S 50.000,–, so sind die Türen des Kassenraumes mit Zylinderschlössern zu versehen und mit Eisenspangen zu verstärken. Wenn sich der Kassenraum zu ebener Erde befindet oder in diesen von außen leicht einzudringen ist, sind außerdem die Fenster zu vergittern.
§ 59
Gesicherte Aufbewahrung
(1) Zahlungsmittel und sicherungsbedürftige Sachen sind in einem versperrbaren, einbruch- und feuersicheren Kassenbehälter aufzubewahren. Sicherungsbedürftige Sachen, die im Kassenbehälter keinen Platz finden, sind auf andere Weise gesichert zu verwahren.
(2) Während der Kassastunden hat der Kassier Geld und sicherungsbedürftige Sachen nur in der unbedingt erforderlichen Menge außerhalb des Kassenbehälters in einer verschließbaren Kassette oder in einem verschließbaren Fach aufzubewahren. Bei Verlassen des Kassenraumes ist die Handkasse so zu verwahren, daß erhöhte Sicherheit gewährleistet ist. Größere eingenommene Beträge sind sofort im Kassenbehälter zu hinterlegen. Größere Geldbestände sind, wenn möglich, auf mehrere Fächer des Kassenbehälters zu verteilen. Der Kassenbehälter ist auch während der Dienststunden verschlossen zu halten und nur im Bedarfsfalle zu öffnen. Es ist untersagt, die Schlüssel im Schloß stecken oder unbeaufsichtigt liegen zu lassen.
(3) Zahlungsmittel sind Bargeld und die zahlungshalber entgegengenommenen Schecks und Überweisungsaufträge.
(4) Sicherungsbedürftige Sachen sind Wertsachen (z. B. Wertpapiere, Wertgegenstände, Wertzeichen, sowie Fahrscheine, Urkunden, Versicherungspolizzen, Bankgarantien) und sonstige gegen unbefugte Zugriffe zu sichernde Gegenstände (z. B. Scheck- und Überweisungsvordrucke, Zahlungs- und Gutschriftsanweisungen, verrechenbare Drucksorten, nachweisbare Drucksorten, Stampiglien, Kassabücher und sonstige für die Kassenführung maßgebliche Aufzeichnungen, Listen und Belege).
(5) Über die Entgegennahme und die Ausfolgung von sicherungsbedürftigen Sachen sind fortlaufend Bestandsverzeichnisse zu führen.
(6) Das Aufbewahren von Zahlungsmitteln und sicherungsbedürftigen Sachen, die nicht im Dienstbetrieb vereinnahmt wurden, ist verboten. Werden solche Werte vorgefunden, so sind sie als Kassenbestand des Landes zu vereinnahmen.
§ 60
Kassenbehälter
(1) Kassenbehälter sind Panzerschränke, Stahlschränke, Safes, Kassentruhen und Geldkassetten.
(2) Der Kassenbehälter ist in einem gesicherten, leicht zu überwachenden Raum (Kassenraum) aufzustellen. Kassentruhen sollen am Fußboden des Kassenraumes, Geldkassetten – sofern sie nicht als Handkassen, die nach Kassaschluß im Kassenbehälter aufbewahrt werden, verwendet werden – sollen am Boden eines geeigneten verschließbaren Schrankes, und zwar von innen nach außen, angeschraubt werden.
(3) Im Kassenbehälter dürfen außer Bargeld weder Bons noch sonstige ungebuchte Empfangsbestätigungen hinterlegt werden. Ausgenommen sind Belege über Geldentnahmen für Handkäufe (dringende kleinere Barzahlungen außerhalb der Dienststelle), über die spätestens am nächsten Arbeitstag abgerechnet werden kann. Solche Belege haben den Betrag, den Verwendungszweck, das Datum und die Unterschrift des Empfängers zu enthalten. Kann die Abrechnung nicht bis spätestens am nächsten Arbeitstag erfolgen, so ist der ausgezahlte Betrag als Vorschuß zu buchen.
(4) Kassenbehälter, in denen nach Kassaschluß regelmäßig Bargeld von mehr als S 50.000,– oder Wertsachen, deren Nennwert regelmäßig S 300.000,– übersteigt, aufbewahrt werden, müssen zur Erhöhung der äußeren Kassensicherheit mit mindestens zwei Schlössern von verschiedener Sperre oder mit einem in den Kassenbehälter eingebauten Innentresor ausgestattet sein.
(5) Die Schlüssel zu einem doppelsperrigen Kassenbehälter sind so zu verteilen, daß diesen ein Bediensteter allein nicht öffnen und schließen kann. Ein mit der Sperre des Kassenbehälters betrauter Bediensteter darf nie in den Besitz aller Schlüssel zu dem Kassenbehälter gelangen. Ist die Kasse mit einem Rechnungsführer und einem Kassier besetzt, so ist die eine Sperre dem Kassier, die andere Sperre (Gegensperre) dem Rechnungsführer zu übertragen. Andernfalls ist mit der Gegensperre ein anderer verläßlicher Bediensteter zu betrauen.
(6) Ist ein Kassenbehälter mit Gegensperre nicht vorhanden, so gilt die Kontrollfunktion der Doppelsperre auch dann, wenn sich die Schlüssel zu dem im Kassenbehälter eingebauten Innentresor, in dem die Zahlungsmittel aufzubewahren sind, ausschließlich in Verwahrung des Kassiers befinden, während die Schlüssel zur Sperre des Kassenbehälters im Besitz des Rechnungsführers oder des sonst mit der Gegensperre betrauten Bediensteten sind.
(7) Als Doppelsperre gilt auch, wenn der Kassenbehälter mit einer Kombinationssperre (z. B. Schlüssel und Ziffernschloß) versehen ist und der Schlüssel sich in Verwahrung des Kassiers befindet, die Ziffernkombination jedoch nur dem mit der Gegensperre betrauten Bediensteten bekannt ist.
§ 61
Schlüssel für Kassenbehälter
(1) Über sämtliche Schlüssel (Original- und Zweitschlüssel) ist ein Schlüsselverzeichnis zu führen, das enthalten muß:
– den Inhaber des Originalschlüssels;
– wo sich jeweils die Zweitschlüssel befinden;
– jede kurzfristige Änderungen in der Person des Inhabers des Schlüssels (z. B. infolge Urlaubs oder Krankheit).
Für die ordnungsgemäße Führung und sichere Aufbewahrung des Schlüsselverzeichnisses ist der Dienststellenleiter verantwortlich.
(2) Zum Kassenbehälter müssen Zweitschlüssel vorhanden sein. Jeder Zweitschlüssel ist mit einem Anhänger zu versehen, der nachstehende Angaben zu enthalten hat:
a)Dienststelle oder Anstalt, von welcher die Kasse benützt wird;b)Type und Nummer der Kasse, Anzahl und Art der Schlüssel sowie deren
Nummer;
c)den genauen Standort der Kasse (Gebäudeteil, Stockwerk, Zimmernummer). Jeder Schlüssel samt Anhänger ist in einen eigenen haltbaren Umschlag zu legen. Der Umschlag ist sorgfältig zuzukleben und an den Verschlußstellen mit dem Siegel der Dienststelle und den Unterschriften der mit der Kassensperre betrauten Bediensteten zu versehen. Die Angaben auf dem Anhänger sind auf dem Briefumschlag zu wiederholen.
(3) Zweitschlüssel sind nur auf dem Depotkonto des Landes bei der Landes-Hypothekenbank Steiermark AG, Hauptanstalt Graz, zu hinterlegen. Vor Übergabe des Umschlages an die Landes-Hypothekenbank ist die schriftliche Genehmigung zur Hinterlegung von der Landesbuchhaltung einzuholen.
(4) In besonders begründeten Fällen ist von der kreditbewirtschaftenden Stelle die Ausfolgung der Zweitschlüssel bei der Landesbuchhaltung schriftlich zu beantragen. Die an die Dienststelle ausgefolgten Umschläge mit den Zweitschlüsseln dürfen – besondere Ereignisse ausgenommen – nur vom Dienststellen- oder Anstaltsleiter, nach Möglichkeit in Anwesenheit eines mit der Sperre betrauten Bediensteten, geöffnet werden.
(5) Jede Schlüsselentnahme ist unter Anführung der maßgebenden Umstände in einer Niederschrift festzuhalten. Die Niederschrift ist von den Beteiligten zu unterfertigen und dem Schlüsselverzeichnis anzuschließen. Zweitschlüssel dürfen nur für den Fall unbedingter Notwendigkeit (z. B. Verlust der Erstschlüssel) und kurzfristig verwendet werden.
(6) Eine gleichzeitige Verwendung der Original- und Zweitschlüssel ist verboten.
(7) Jeder Bedienstete hat die ihm anvertrauten Originalschlüssel bei sich zu führen und so sorgfältig zu verwahren, daß sie gegen Entwendung, Verlust oder Mißbrauch bestmöglich gesichert sind. Die mit der Sperre und Gegensperre betrauten Bediensteten dürfen die ihnen anvertrauten Schlüssel weder untereinander vertauschen noch gemeinsam verwahren. Es ist verboten, sich Nachschlüssel anzuschaffen. Der Verlust eines Schlüssels ist dem Dienststellenleiter unverzüglich zu melden. Das betreffende Schloß ist sofort zu ändern. Für die Kosten der Schlüsselanfertigung und Schloßänderung hat der Schuldtragende aufzukommen.
(8) Bei Verhinderung eines mit der Kassensperre betrauten Bediensteten ist dessen Schlüssel seinem Stellvertreter zu übergeben. Andernfalls ist der Schlüssel dem Dienststellenleiter oder einem bevollmächtigten Bediensteten zu übergeben. Die Übergabe hat nachweisbar zu erfolgen. Bei einem Kassenbehälter mit Kombinationssperre ist sinngemäß vorzugehen. Für die ordnungsgemäße Änderung der Zahlenkombination ist der Dienststellenleiter verantwortlich.
§ 62
Beförderung von Zahlungsmitteln
(1) Bei der Beförderung von Zahlungsmitteln oder Wertsachen sind alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Die Beförderung von Bargeld im Wert von mehr als S 500.000,– (bei geringerem Wert dann, wenn eine besondere Gefährdung anzunehmen ist) ist von zwei, Bargeld im Wert von mehr als S?3.000.000,– ist von drei zuverlässigen Bediensteten, nach Möglichkeit in einem Dienstwagen, durchzuführen. Der Fahrer zählt nicht als Begleitperson. Die Begleitpersonen müssen sich ab der Übernahme des Bargeldes in unmittelbarer Nähe des Kassenboten befinden. Das Bargeld ist in einem versperrbaren Koffer oder in einer versperrbaren Aktentasche zu befördern, wobei darauf zu achten ist, daß der Transport nicht immer zur gleichen Stunde und auf dem gleichen Weg erfolgt.
(2) Bei der Beförderung sonstiger sicherungsbedürftiger Sachen (z. B. Stempelmarken) im Wert von mehr als einer Million Schilling ist sinngemäß vorzugehen.
§ 63
Ausnahmen
Sind einzelne der in den §§ 58, 59 und 60 vorgeschriebene Sicherungen nicht möglich, so ist über die kreditbewirtschaftende Stelle eine entsprechende Ausnahmegenehmigung bei der Landesbuchhaltung zu beantragen.
§ 64
Unvorhergesehene Ereignisse
(1) Bei plötzlich auftretender Gefahr, z. B. bei Ausbruch eines Brandes, haben in erster Linie die Kassenorgane dafür zu sorgen, daß der Inhalt des Kassenbehälters rechtzeitig in Sicherheit gebracht wird und alle erforderlichen Vorsichtsmaßregeln sofort getroffen werden.
(2) Die Kassenorgane sollen sich, auch zu ihrem eigenen Schutz, auf das zweckmäßigste Verhalten im Falle eines Raubüberfalles entsprechend den örtlichen Gegebenheiten und den möglichen Situationen vorbereiten. Bei einem Raubüberfall ist
– möglichst Ruhe zu bewahren und jedes persönliche Sicherheitsrisiko zu
vermeiden,
– die Alarmanlage zu betätigen,
– die Polizei bzw. Bundesgendarmerie zu verständigen,
– das Eintreffen der Sicherheitsorgane abzuwarten,
– der Dienststellenleiter, die kreditbewirtschaftende Stelle sowie der Vorstand der Landesbuchhaltung zu benachrichtigen,
– sicherzustellen, daß am Tatort nichts berührt und nichts verändert wird,
– der Zutritt weiterer Personen in die von den Tätern betretenen Räume zu
verhindern,
– gegebenenfalls der Fluchtweg der Täter zu beobachten,
– die Personenbeschreibung und die Verhaltensweise der Täter schriftlich
festzuhalten.
(3) Bei der Feststellung eines Diebstahls sind die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden.
5. Teil
Innenprüfung
1. Abschnitt
Grundsätze
§ 65
(1) Die gesamte Geld- und Sachengebarung des Landes ist zu prüfen. Diese Prüfung ist entsprechend ihrem zeitlichen Wirksamwerden als Prüfung vor dem Gebarungsvollzug, als Prüfung im Gebarungsvollzug und als Prüfung nach dem Gebarungsvollzug einzurichten.
(2) Jede Prüfung ist nur einmal durchzuführen. Die Prüfung hat die Kontrolle der den finanziellen Ansprüchen oder den Zahlungsverpflichtungen zugrundeliegenden Belege, deren formgerechte Beschaffenheit, ziffernmäßige Richtigkeit, Echtheit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dieser Verordnung zu umfassen. Belege, bei denen Zahlen oder sonstige Angaben unkenntlich gemacht, umgebildet, ausgeschabt, weggeätzt oder überklebt wurden, die umfangreichen Berichtigungen unterzogen wurden oder die aus anderen Gründen nicht glaubhaft sind, sind nicht anzuerkennen. Hievon ist der Aussteller der Belege in Kenntnis zu setzen.
(3) Die Kontinuität der Innenprüfung ist sicherzustellen. Der Dienststellenleiter hat dafür zu sorgen, daß keine Rückstände durch Einschränkung der Prüfungstätigkeit, wie Arbeitsbelastung, Personalengpässe, Personalausfälle sowie andere dringende Tätigkeiten, entstehen.
(4) Werden bei der Durchführung der Innenprüfung Unregelmäßigkeiten oder Ordnungswidrigkeiten festgestellt, die insbesondere im Zusammenhang mit der Art und Höhe nach unzulässigen Anordnungen, mit der Manipulation von Zahlungsbelegen oder Zahlungsmitteln, mit verschwiegenen Einnahmen oder sonstigen groben Dienstverletzungen stehen, sind die in Frage kommenden Bediensteten, unbeschadet allfälliger strafrechtlicher bzw. dienstrechtlicher Maßnahmen, auf Antrag des Prüfungsorganes vom Dienststellenleiter unverzüglich ihrer Funktion zu entheben.
(5) Führt eine kreditbewirtschaftende Stelle die Geschäfte eines anderen Rechtsträgers, so gelten, sofern vertraglich nicht anderes vereinbart ist, die Bestimmungen dieses Teils auch für die Innenprüfung der Geld- und Sachengebarung dieses Rechtsträgers.
2. Abschnitt
Prüfung vor dem Gebarungsvollzug
§ 66
Allgemeines
Die Prüfung vor dem Gebarungsvollzug umfaßt
– die Prüfung von Belegen, die Einnahmen und Ausgaben bewirken (§§ 67-69),
– die Prüfung im Rahmen der Bezugsverrechnung (§ 70).
§ 67
Prüfung von Belegen
(1) Belege im Sinne dieser Verordnung sind Unterlagen über Gebarungsvorgänge, die eine unmittelbare Veränderung des Geld-, Wertpapier- oder Sachenbestandes des Landes zum Inhalt haben.
(2) Die Belegsprüfung umfaßt die Prüfung der Belege in sachlicher und rechnerischer Hinsicht sowie die Bescheinigung der vorgenommenen Prüfung. Sie ist von den kreditbewirtschaftenden Stellen und den nachgeordneten kassenführenden Dienststellen vor Erlassung des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages durchzuführen.
(3) Die Belegsprüfung ist vor Erlassung des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages so zeitgerecht vorzunehmen, daß die Nutzung von Zahlungsbegünstigungen gewährleistet bleibt. Ist dies in Ausnahmefällen – wie z. B. bei Abbuchungsverfahren – nicht möglich, so sind diese Prüfungen nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen.
(4) Die Prüfungsvermerke sind auf dem Beleg oder, wenn dort der Platz nicht ausreicht, auf einem mit dem Beleg dauerhaft verbundenen Beiblatt anzubringen. Bestehen Belege aus mehreren Seiten, so ist die Bescheinigung nur auf der Seite nötig, die das Gesamtergebnis (Rechnungsendsumme) enthält.
(5) Für die Prüfungsvermerke ist bei den kreditbewirtschaftenden Stellen die einheitlich vorgesehene Stampiglie (Zeilen 1 bis 6 des Musters) zu verwenden. Bei den nachgeordneten kassenführenden Dienststellen ist die um den Zahlungsauftrag (vereinfachter Zahlungs- und Verrechnungsauftrag) und den Kassenvermerk erweiterte Stampiglie (siehe Muster) zu verwenden. Soweit die Stampiglie für die etwa noch zusätzlich erforderlichen Vermerke (z. B. mehrere Voranschlagsstellen) nicht ausreicht, sind diese daneben übersichtlich anzubringen.
Eingelangt am
Die richtige Lieferung (Leistung) wird bestätigt:
In Inv.-(Mat.-) Verpfl.Kartei eingetragen unter:
Fachtechnisch richtig:
Rechnerisch richtig (richtiggestellt) mit S
.......................................... g
Datum ............................ Unterschrift
A u s z a h l e n zu Lasten VAST.
Datum ............... Unterschrift d. Anordnungsbefugten
Kassenvermerk: bar bezahlt – angewiesen mittels
Datum ..................... Unterschrift des Kassiers
(6) Die Belegsprüfung darf nur jenen Bediensteten übertragen werden, die alle Umstände, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, zu beurteilen vermögen. Ist für ein Teilgebiet der sachlichen oder rechnerischen Prüfung oder für eine Abänderung ein anderer Bediensteter zuständig, so hat sich dessen Prüfungs- bzw. Abänderungsvermerk auf das betreffende Teilgebiet zu beschränken.
(7) Die Prüfungsvermerke sind mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. Die Verwendung von Namenszeichen, Namensstempel u. dgl. ist unzulässig.
(8) Die sachliche Prüfung hat jener Bedienstete zu bescheinigen, der die Ausführung der Lieferungen oder Leistungen, der Dienstgeschäfte oder sonstige Maßnahmen, die zu der Ausgabe führen, angeordnet oder die Ausführung in verantwortlicher Weise zu leiten, zu überwachen oder abzunehmen hatte. Bescheinigt nur ein Bediensteter die drei Vermerke (Zeilen 2 bis 4 der Stampiglie), so ist die Unterschrift unter Beifügung des Datums nur einmal abzugeben. Die zutreffenden Zeilen in der Stampiglie sind mit einer Klammer zu versehen und die Unterschrift daneben zu setzen.
(9) Bei der sachlichen Prüfung durch denselben Bediensteten darf auch die rechnerische Prüfung und Bescheinigung in vollem Umfang miterledigt werden. Diese Art der Prüfung ist nur zulässig, soweit das Verfahren, die Zuständigkeit und Verantwortung des Prüfers für bestimmte Arten von Ausgaben mit Zustimmung des jeweiligen Dienststellenleiters geregelt sind.
(10) Die rechnerische Prüfung und Bescheinigung ist, soweit sie nicht im Zuge der sachlichen Prüfung mitbesorgt wird, von Bediensteten der kreditbewirtschaftenden Stellen vorzunehmen. Bei den nachgeordneten kassenführenden Dienststellen ist die rechnerische Prüfung von einem Bediensteten der Kasse bzw. Rechnungsführung zu besorgen.
(11) Bei An-, Vorauszahlungen oder sonstigen Zahlungen, die mit der Auflage einer späteren Abrechnungspflicht geleistet werden, ist die gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Zahlung der Art und Höhe nach zu belegen. Mit der Abschlußzahlung bzw. mit der Abrechnung der geleisteten Zahlungen ist die endgültige sachliche und rechnerische Richtigkeit zu bestätigen.
(12) Die sachliche und rechnerische Prüfung eines Beleges und die Prüfung der Übereinstimmung eines Auftrages mit dem ihm zugrundeliegenden Beleg kann unterbleiben, wenn es sich um rechtskräftige verwaltungsbehördliche oder gerichtliche Entscheidungen oder Verfügungen handelt. Dasselbe gilt bei finanziellen Ansprüchen oder Zahlungsverpflichtungen des Landes, die unter Mitwirkung einer kreditbewirtschaftenden Stelle automationsunterstützt ermittelt wurden. Für derartige Verfahren ist die Genehmigung der Landesbuchhaltung einzuholen.
§ 68
Sachliche Prüfung
(1) Mit der sachlichen Richtigkeit bescheinigt der Bedienstete, daß – der Rechnungsleger alle ihm obliegenden Verpflichtungen erfüllt hat und die erbrachten Leistungen – wenn erforderlich – auch auf fachlichem Gebiet (z. B. bau-, forst-, agrartechnisch, medizinisch) richtig sind (fachtechnische Richtigkeit),
– die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung preisangemessen und zweckentsprechend ausgeführt ist,
– die der Leistung zugrundeliegenden Zahlenangaben (Zeitraum, Maß, Gewicht usw.) richtig sind (vereinbarungsgemäße Lieferung oder Leistung), – die beschafften Gegenstände oder Materialien nach den jeweils gültigen Inventarrichtlinien in das Inventar- oder Materialienverzeichnis eingetragen sind oder ein Vermerk über den Entfall einer Inventarisierung (z. B. wegen Sofortverbrauchs) angebracht wurde und – die Anschaffung notwendig war und § 12 dieser Verordnung eingehalten wurde. Ohne gesondert angebrachten Vermerk wird dies durch die Unterschrift des Anordnungsbefugten bestätigt.
(2) In Fällen, in denen die Messung des Leistungsverbrauches durch Zählgeräte erfolgt, die sich nicht bei der die Leistung in Anspruch nehmenden Stelle befinden und dieser auch nicht zugänglich sind (z. B. Fernsprechgebühren), hat sich die Überprüfung der sachlichen Richtigkeit hinsichtlich der im Beleg angeführten Mengenangaben darauf zu beschränken, ob auffallende Abweichungen von der bisherigen Verbrauchsentwicklung vorhanden sind. Diese Abweichungen sind vom Rechnungsleger bzw. von der Dienststelle zu begründen.
(3) Auf Rechnungen über Waren, die in Fässern, Kisten, Säcken, Körben, Flaschen u. dgl. geliefert werden, ist neben den Vermerken der sachlichen Richtigkeit eine Angabe über den Verbleib und die Verwertung der Verpackung zu machen, falls diese Emballagen in Rechnung gestellt wurden und noch verwertbar sind.
(4) Wurde die richtige Lieferung und Leistung bereits am Lieferschein bestätigt, ist in der Stampiglie nur "siehe Lieferschein" einzutragen.
§ 69
Rechnerische Prüfung
(1) Mit dem Vermerk „Rechnerisch richtig" wird bescheinigt, daß
1.der Beleg (die Rechnung)
– im Original und mit allen Unterlagen vorliegt, echt und glaubwürdig ist,
– den Empfangsberechtigten ausweist,
– rechnerisch richtig ist und die Berechnungen den zugrundeliegenden
Zahlenangaben (z. B. Zeitraum, Maßzahl, Gewicht, Einheitssatz, Entfernung), den maßgebenden Vorschriften, besonderen Verfügungen, Verträgen u. dgl. entsprechen,
2.die angebotenen oder vereinbarten Zahlungsbegünstigungen (Skonti, Rabatte) ausgenützt wurden oder noch auszunützen sind und3.bei Teil- und Schlußrechnungen die bereits geleisteten Abschlagszahlungen richtig abgezogen sind.
(2) Bei der Änderung des Endbetrages eines Beleges ist der Vermerk „Rechnerisch richtig" in der Adjustierungsstampiglie durch die Worte „Richtiggestellt mit
S .......... g ........" zu ersetzen. Der richtiggestellte Betrag ist nur in Ziffern anzuschreiben. In diesem Falle ist dem Rechnungsleger die Änderung des Endbetrages mitzuteilen.
(3) Werden Belege in mehrfacher Ausfertigung vorgelegt, so sind die zweite und jede weitere Ausfertigung mit dem Vermerk „Zum Zahlungsvollzug nicht geeignet" zu kennzeichnen. Ist ein Originalbeleg in Verlust geraten, so können Zweit- oder Ersatzausfertigungen dem Zahlungsvollzug zugrunde gelegt werden, die mit einem Vermerk über den Verlust des Originalbeleges und dem Hinweis, daß das Original bei keiner anderen Stelle als Zahlungsnachweis verwendet wurde, zu versehen sind. Es ist sicherzustellen, daß bei Wiederauffinden des Originalbeleges dieser nicht zum Zahlungsvollzug verwendet wird.
(4) Zum Zeichen der rechnerischen Prüfung sind die Ansätze und Zahlenangaben anzuhaken oder zu berichtigen.
§ 70
Prüfung im Rahmen der Bezugsverrechnung
(1) Die kreditbewirtschaftenden Stellen übermitteln Aufträge zur Berechnung der Bezüge an die Landesbuchhaltung. Diese Aufträge müssen die Angaben gemäß § 15 Abs. 1 enthalten. Diese Aufträge sind mit den entsprechenden Unterlagen (z. B. Regierungssitzungsbeschlüsse) zu belegen.
(2) Bei elektronischer Übermittlung der Aufträge kann die Prüfung der Unterlagen bei den kreditbewirtschaftenden Stellen erfolgen. § 75 gilt sinngemäß.
3. Abschnitt
Prüfung im Gebarungsvollzug
§ 71
Allgemeines
(1) Die kreditbewirtschaftenden Stellen haben nach erfolgter Prüfung der Belege und Erlassung der diesbezüglichen Anordnungen diese der Landesbuchhaltung zur Prüfung im Gebarungsvollzug zu übermitteln. Diese Prüfung umfaßt
– die Prüfung des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages der Form und dem Inhalt nach und
– die Prüfung der speichermäßigen Erfassung der Zahlungs- und Verrechungsaufträge.
(2) Die Prüfung der Anordnungen ist vom ausführenden Bediensteten auf der Anordnung mit Unterschrift oder Namenszeichen zu bestätigen. Es ist zulässig, die Prüfung der Anordnung anläßlich der Prüfung der speichermäßigen Erfassung der Anordnungen mitzubesorgen.
(3) Widerspricht nach Ansicht der Landesbuchhaltung eine Anweisung den geltenden Vorschriften – mit Ausnahme jener nach § 32 Abs. 1 bis 3 L-VG – oder wurde der für einen bestimmten Zweck verfügbare Kredit überschritten, so hat die Landesbuchhaltung die Durchführung zu verweigern und die kreditbewirtschaftende Stelle unter Angabe der Gründe auf die Vorschriftswidrigkeit der Anordnung aufmerksam zu machen. Ist der Vorstand der kreditbewirtschaftenden Stelle der Meinung, der Bemerkung der Landesbuchhaltung nicht oder nicht zur Gänze Rechnung tragen zu können, ist die Angelegenheit dem Landesfinanzreferenten vorzulegen. Dieser hat die Entscheidung der Angelegenheit durch einen Sitzungsbeschluß der Steiermärkischen Landesregierung herbeizuführen. Die von der Steiermärkischen Landesregierung getroffene Entscheidung ist für die Landesbuchhaltung verbindlich. Sie hat bei der Vorschreibung derartiger von ihr ohne Erfolg oder nur mit teilweisem Erfolg bemängelter Anweisungen den Zusatz anzubringen: „Auf besonderen Auftrag laut Beschluß der Steiermärkischen Landesregierung vom .............., GZ.: ............".
(4) Die Entscheidung über die Frage, ob ein Verstoß gegen die Bestimmungen des § 32 Abs. 1 bis 3 L-VG 1960 vorliegt, obliegt nur dem Vorstand der Landesbuchhaltung.
(5) Nach erfolgter Buchung sind die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge mit den zugrundeliegenden Belegen gemäß den Bestimmungen des 7. Teils aufzubewahren. Die außerhalb der Landesbuchhaltung aufzubewahrenden Verrechnungsunterlagen sind von der Landesbuchhaltung derart zu kennzeichnen, daß ihre Wiederverwendung absolut ausgeschlossen ist (z. B. Durchlochen, Stempelaufdruck).
§ 72
Prüfung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge
(1) Die in der Landesbuchhaltung einlangenden Zahlungs- und Verrechnungsaufträge (§ 16) sind vor der Verbuchung zu prüfen auf
– ihre Übereinstimmung mit den Vorschriften,
– die Vollständigkeit der diesen Aufträgen zugrundeliegenden, sachlich und
rechnerisch geprüften Belege,
– die Einhaltung der Voranschlagsbeträge sowie des finanziellen Wirkungsbereiches,
– die formgerechte Beschaffenheit und ziffernmäßige Richtigkeit,
– die richtige Kontierung (Festlegung der Buchungsmerkmale),
– die richtigen Anweisungsdaten (Empfänger, Zahlungsweg, Zahlungsgrund, Betrag).
(2) Die Prüfung der verkürzten Zahlungs- und Verrechnungsaufträge (§ 17) beschränkt sich auf die formgerechte Beschaffenheit und die summenmäßige Richtigkeit. Die Prüfung der Richtigkeit der Anweisungsdaten erfolgt im Zuge der Nachprüfung bei den kreditbewirtschaftenden Stellen.
(3) Bei der Vorlage von Rechnungen über angeschaffte bewegliche oder unbewegliche Sachen hat die Landesbuchhaltung auf den Vermerk über die erfolgte Aufnahme in die Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen zu achten. Sie hat sich durch ausreichende Stichproben anläßlich von Nachprüfungen von der Richtigkeit der Vermerke zu überzeugen.
(4) Die Richtigkeit der Bankleitzahl bzw. der Girokontonummer ist auf Grund der Rechnungen, Geschäftspapiere, Erlagscheine, Zahlscheine oder sonstigen Angaben des Empfangsberechtigten zu prüfen. Im Zweifelsfall ist beim Empfangsberechtigten oder der Kreditunternehmung (Bank) rückzufragen bzw. die Auszahlung bar im Wege eines Postamtes durchzuführen.
§ 73
Prüfung der speichermäßigen Erfassung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge
(1) Der mit der Prüfung der Eingabe betraute Bedienstete hat die Übereinstimmung des schriftlichen Zahlungs- und Verrechnungsauftrages mit den gespeicherten Daten zu prüfen. Bei Übereinstimmung ist der Datensatz zur Verrechnung freizugeben.
(2) Werden Unstimmigkeiten festgestellt, hat der Prüfer den elektronischen Datensatz mit einem Fehlerschlüssel zu kennzeichnen und den Zahlungs- und Verrechnungsauftrag mit den Belegen an den mit der Eingabe betrauten Bediensteten bzw. an die kreditbewirtschaftende Stelle zur Korrektur zu übermitteln. Besteht der Verdacht einer Unregelmäßigkeit, ist der Vorfall unverzüglich dem Vorstand der Landesbuchhaltung zu melden.
4. Abschnitt
Prüfung nach dem Gebarungsvollzug (Nachprüfung)
§ 74
Nachprüfung in der Landesbuchhaltung
(1) Der Vorstand der Landesbuchhaltung ist dafür verantwortlich, daß alle Verarbeitungen im Haushaltsverrechnungssystem fortlaufend auf programmbedingte Fehler geprüft werden. Änderungen dürfen nur von den hiezu Ermächtigten vorgenommen werden.
(2) Bei der Gebarung, die durch die Landesbuchhaltung unmittelbar im Wege einer Kreditunternehmung (Bank) durchgeführt wurde und daher geprüft ist, beschränkt sich die Nachprüfung auf die Feststellung, ob die vollzogene Gebarung mit dem von der Landesbuchhaltung eingeleiteten Zahlungsvollzug übereinstimmt.
(3) Bei Abbuchungen, welche die Kreditunternehmungen (Banken) auf Grund ihrer Geschäftsbedingungen oder auf Grund bestehender Vereinbarungen ohne scheckmäßige Aufträge der Landesbuchhaltung durchgeführt haben (Einziehungsaufträge), hat die Landesbuchhaltung auch die ihr sonst bei der Einleitung des Zahlungsvollzuges obliegende Prüfung auf Grund der zu beschaffenden Verrechnungsunterlagen im nachhinein vorzunehmen.
§ 75
Nachprüfung bei den kreditbewirtschaftenden Stellen
Die Landesbuchhaltung hat verkürzte Zahlungs- und Verrechnungsaufträge, die ohne Unterlagen zur Anweisung übermittelt werden, fallweise (stichprobenweise) und unvermutet zu überprüfen. Dabei ist die Richtigkeit der Zahlungs- und Verrechnungsdaten und das Vorhandensein der den Anweisungen zugrundeliegenden Belege sowie deren vorschriftsmäßige Form und Inhalt zu prüfen.
§ 76
Nachprüfung der Gebarung der nachgeordneten kassen- und verlagsführenden
Dienststellen
Die Nachprüfung hat sich auf die Geld-, Wertpapier- und Sachenverrechnung, die Kreditbewirtschaftung sowie den sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Einsatz von Landesmitteln zu erstrecken. Dabei ist festzustellen, ob die Verrechnung und der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt werden, die Verrechnungsunterlagen ordnungsgemäß und vollständig vorhanden sowie mit den Prüfungsvermerken gemäß §§ 68 und 69 versehen und formgerecht beschaffen sind. Zusätzlich soll die Nachprüfung
– die Kontrolle der Einhaltung der bestehenden Vorschriften einschließen,
– allfällige Unrichtigkeiten, Verstöße, Ordnungswidrigkeiten, die
bestimmungswidrige Verwendung von Zahlungsmitteln, Wertpapieren und Sachen sowie verschwiegene Gebarungen aufdecken,
– die Übereinstimmung der Bestände an Geld-, Wertpapieren, Vorräten und sonstigen Sachen mit den zugehörigen Aufschreibungen feststellen und – die Kontrolle enthalten, ob alles buchmäßig erfaßt wurde, was zu Forderungen und Einnahmen des Landes führt.
§ 77
Laufende Nachprüfungen
(1) Die Grundlage für die Nachprüfung des Zahlungsverkehrs und der Verrechnung der nachgeordneten kassen- und verlagsführenden Dienststellen bilden die von diesen fortlaufend zu führenden Verrechnungsaufschreibungen.
(2) Die von den nachgeordneten Dienststellen gemäß § 6 Abs. 7 der Landesbuchhaltung vorgelegten monatlichen Abrechnungen sind vor der Erfassung in den Verrechnungsaufschreibungen der Landesbuchhaltung anhand der Journale und der Kontensummenübersicht nur summenmäßig auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen. Die danach durchzuführende Einzelprüfung der Belege und Unterlagen kann auch stichprobenweise erfolgen. Die Entscheidung darüber obliegt der Landesbuchhaltung. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt oder vermutet, so ist die Nachprüfung auf die gesamte Gebarung auszudehnen.
(3) Über jede Nachprüfung ist ein schriftlicher Bericht zu verfassen, der den überprüften Zeitraum, den Prüfungsgegenstand, die Feststellung des Kassenbestandes, festgestellte Mängel, allfällige Termine für Gegenäußerungen bzw. die Vornahme von notwendigen Berichtigungen oder schriftliche Aufklärungen zu enthalten hat. Der Bericht, die entwerteten Belege und die sonstigen Unterlagen sind der Dienststelle zu übermitteln.
(4) Ergeben sich bei der Überprüfung der Abrechnungen in der Landesbuchhaltung Mängel, ist wie folgt vorzugehen:
– Bei Formalmängeln (z. B. Fehlbuchungen) ist die rechnungslegende Stelle entsprechend aufzuklären.
– Bei sonstigen gravierenden Mängeln (z. B. Verletzung der Grundsätze der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, Kreditüberschreitungen) sowie bei wiederholt beanstandeten und nicht beseitigten Formalmängeln ist der kreditbewirtschaftenden Stelle darüber zu berichten. Gleichzeitig ist die Einleitung jener Maßnahmen zu beantragen, die geeignet sind, diese Mängel zu beheben und in Zukunft zu vermeiden.
(5) Die bei der Nachprüfung festgestellten Bemessungs-, Rechenfehler und sonstigen Mängel sind von Amts wegen sowohl gegenüber Dienststellen als auch gegenüber Dritten nicht zu verfolgen, wenn sie einzeln oder innerhalb des Zeitraumes, für den eine Rechnung gelegt wird – gegenüber derselben Person zusammen S 50,– nicht übersteigen.
§ 78
Prüfungen an Ort und Stelle
(1) Die Landesbuchhaltung hat mindestens einmal in zwei Jahren bei den nachgeordneten kassen- und verlagsführenden Dienststellen eine unvermutete Prüfung an Ort und Stelle vorzunehmen. Bei dieser Kontrolle ist neben der Kassen-, Buch- und Wirtschaftsführung auch eine Prüfung der Material- und Inventarverrechnung vorzunehmen.
(2) Bei der Kontrolle an Ort und Stelle ist festzustellen, ob
– die Vorschriften eingehalten werden,
– die Unvereinbarkeitsbestimmungen eingehalten werden,
– der tatsächliche Kassenbestand mit dem buchmäßigen übereinstimmt,
– der Bargeldbestand den notwendigen Umfang nicht überschreitet,
– die Zahlungsmittel und sicherungsbedürftige Wertsachen ordnungsgemäß
verwahrt werden,
– der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird,
– die Einnahmen vollständig und richtig eingehoben werden,
– die Verrechnung ordnungsgemäß erfolgt und alle verrechnungspflichtigen
Geschäftsfälle ausweist,
– die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und aufschreibungen vollständig ist und ordnungsgemäß erfolgt,
– die Dienststelle ihren Aufgaben bei der Prüfung vor dem Gebarungsvollzug laufend nachkommt,
– angebotene Zahlungsbegünstigungen ausgenützt werden,
– Zahlungen des Landes nicht vor ihrer Fälligkeit erfolgen,
– die Überwachung der Erfüllung der Forderungen und der Schulden
ordnungsgemäß erfolgt,
– das bewegliche Vermögen (Inventar und Material) ordnungsgemäß erfaßt und vorhanden ist.
(3) Über jede dieser Kassen-, Gebarungs- und Bestandsprüfungen ist ein Prüfungsbericht zu verfassen, der Art und Umfang der Prüfung und die wesentlichen Feststellungen der Prüfung zu enthalten hat. Der Prüfungsbericht ist der überprüften Dienststelle und der kreditbewirtschaftenden Stelle zur Gegenäußerung, dem Landesrechnungshof, der Landesfinanzabteilung und dem Landesfinanzreferenten zur Kenntnisnahme zu übermitteln. Bei wesentlichen Beanstandungen hat die kreditbewirtschaftende Stelle umgehend die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen. Bei Auffassungsunterschieden, die zwischen der Landesbuchhaltung und der kreditbewirtschaftenden Stelle bestehen und nicht beseitigt werden können, ist die Stellungnahme der Landesfinanzabteilung einzuholen.
§ 79
Sonstige Prüfungsmaßnahmen
Bei folgenden Amtshandlungen in den nachgeordneten kassenführenden Dienststellen, die auch die Geld-, Wertpapier- oder Sachengebarung zum Gegenstand haben, ist die Landesbuchhaltung zur Mitwirkung heranzuziehen:
– Kassen- und Amtsuntersuchungen,
– Wechsel der Dienststellenleitung,
– Amtsübergaben zwischen Bediensteten, die mit einer Geld-, Wertpapier oder
Sachengebarung betraut sind,
– Untersuchungen in Fällen des Verdachtes von Unregelmäßigkeiten,
– Wiederherstellung der Ordnung einer in Unordnung geratenen
Rechnungsführung,
– Inventarüberprüfungen.
Über das Ergebnis dieser Prüfungsmaßnahmen ist an Ort und Stelle eine Niederschrift zu erstellen.
6. Teil
Rechnungslegung
§ 80
Grundsatz
Für jedes Rechnungsjahr sind die Ergebnisse der Verrechnung von der Landesbuchhaltung nach der Voranschlags- und Rechnungsabschlußverordnung des Bundesministers für Finanzen (VRV) in einem Landesrechnungsabschluß bis 31. Mai des Folgejahres nachzuweisen.
§ 81
Abschluß der voranschlagswirksamen Verrechnung
(1) Die für die Erstellung des Rechnungsabschlusses notwendigen Unterlagen und Daten, insbesondere Regierungssitzungsbeschlüsse sowie Zahlungs- und Verrechnungsaufträge, deren Fälligkeit im abgelaufenen Rechnungsjahr entstand, müssen bis 10. Jänner, Aufträge, die buchmäßige Verrechnungen betreffen, bis 20. Jänner des Folgejahres bei der Landesbuchhaltung einlangen. Nach Durchführung aller noch das abgelaufene Rechnungsjahr betreffenden Buchungen sind die vorläufigen Salden auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Festgestellte Fehler und Differenzen sind umgehend aufzuklären und zu berichtigen. Der Finanzabteilung ist bis zum 10. Februar das auf dieser Basis erstellte Rechnungsergebnis zu übergeben.
(2) Abweichungen je Voranschlagsstelle zwischen den vorgeschriebenen und den veranschlagten Beträgen sind im Sinne des § 15 Abs. 1 Z. 7 der VRV unter Berücksichtigung der betreffenden Bestimmung des jeweils gültigen Landtagsbeschlusses zum Voranschlag zu erläutern. Diese Erläuterungen sind der Landesbuchhaltung bis 31. März des Folgejahres zur Verfügung zu stellen. Die Landesbuchhaltung hat die Erläuterungen in der Haushaltsrechnung des Landesrechnungsabschlusses bei den betreffenden Voranschlagsstellen anzumerken.
(3) Die Anordnungen der Landesfinanzabteilung bezüglich der Um-, Nach- und Abschlußbuchungen sind der Landesbuchhaltung so zeitgerecht zu übermitteln, daß der vorläufige Rechnungsabschluß durch die Landesfinanzabteilung dem Landesfinanzreferenten bis 30. April übergeben werden kann.
§ 82
Abschluß der Bestands- und Erfolgsverrechnung
Nach Durchführung der erforderlichen Um- und Nachbuchungen gemäß § 81 sind die Konten zur Ermittlung des Jahreserfolges und zur Feststellung der Vermögensbestände abzuschließen. Aus den daraus gewonnenen Daten sind die in der VRV vorgeschriebenen Nachweise sowie die Vermögensrechnung des Landesrechnungsabschlusses zu erstellen.
7. Teil
Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen
§ 83
Allgemeine Bestimmungen
(1) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und aufschreibungen obliegt der Landesbuchhaltung und den Buchhaltungen der nachgeordneten bzw. verlagsführenden Dienststellen.
(2) Eine Entlehnung von Verrechnungsunterlagen und aufschreibungen ist nur gegen Bestätigung zulässig. Werden Unterlagen voraussichtlich für längere Zeit entnommen und ist der Inhalt für die Fortführung der Verwaltung von besonderer Bedeutung, so ist eine Ablichtung der Unterlagen mit der Entnahmebestätigung an Stelle der Originalunterlagen aufzubewahren. Ist der Grund für die Entlehnung von Unterlagen nicht mehr gegeben, so sind diese unverzüglich zur weiteren Aufbewahrung einzufordern. Die Aufbewahrung umfangreicher Verrechnungsunterlagen (z. B. Abrechnungen von Bauvorhaben) durch die Landesbuchhaltung kann unterbleiben, wenn deren Ablage außerhalb der Landesbuchhaltung unter Beachtung der festgelegten Aufbewahrungsfrist zweckmäßig ist.
§ 84
Verrechnungsunterlagen (Belege)
(1) Alle zu einem Gebarungsfall gehörenden Belege sind gemeinsam aufzubewahren.
(2) Die Ablage ist getrennt nach Finanzjahren zu führen. Die Unterlagen sind in zeitlicher Reihenfolge aufzubewahren.
(3) Gleichartige Verrechnungsunterlagen, die in größerer Anzahl anfallen (z. B. Unterlagen zu Kontoauszügen, Voranschlagsbuchungen, Kassenabrechnungen, Abschlußbuchungen), können gemeinsam aufbewahrt werden, wenn dadurch die Aussagefähigkeit der sachgeordneten Endablage nicht beeinträchtigt wird.
(4) Die Durchschriften der Ein- und Auszahlungsbestätigungen sowie Vorschuß- und Monatsabrechnungen sind mit den sonstigen Verrechnungsunterlagen bei den nachgeordneten Dienststellen – getrennt nach der Art – zeitgeordnet aufzubewahren.
§ 85
Verrechnungsaufschreibungen
(1) In der Landesbuchhaltung sind die zeit- und sachgeordneten Verrechnungsaufschreibungen (tägliche Buchungsprotokolle bzw. Konten) getrennt nach Finanzjahren in lückenloser Ordnung aufzubewahren. Die sachgeordneten Verrechnungsaufschreibungen sind getrennt nach Verrechnungskreisen und Kontonummern speichermäßig zu archivieren; Auswertungen müssen jederzeit möglich sein.
(2) Die zeit- und sachgeordneten Verrechnungsaufschreibungen der kassenführenden Dienststellen (Geldtagebücher, Verlagsabrechnungen, sonstige Abrechnungen) sind bei diesen ebenfalls getrennt nach Finanzjahren aufzubewahren.
§ 86
Aufbewahrungsfrist
(1) Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen sind, soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist, durch sieben Jahre hindurch sicher und geordnet aufzubewahren. Die Frist beginnt
– mit Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnungsbelege beziehen,
– bei Vorhaben, die sich über mehrere Jahre erstrecken (z. B. Bauvorhaben),
nach vollständigem Abschluß des Vorhabens (z. B. Kollaudierung).
(2) Länger aufzubewahren sind:
– Listen der offenen Gebarungsfälle, getrennt nach Jahren;
– Unterlagen, für die aus Gründen der Beweissicherung, insbesondere zur Sicherung wichtiger dinglicher oder obligatorischer Rechte (z. B. Pfandbestellungsurkunden, Bankgarantien), eine längere Aufbewahrung geboten ist;
– Unterlagen, wenn gegen Bedienstete oder sonstige Personen (z. B. Zahlungsempfänger) eine Untersuchung anhängig ist, und zwar bis zur vollständigen Erledigung des Verfahrens.
Ist eine verlängerte Aufbewahrung aus den vorgenannten Gründen erforderlich, so ist die Landesbuchhaltung hievon von der kreditbewirtschaftenden Stelle in Kenntnis zu setzen.
(3) Ständig aufzubewahren sind:
– Konten aller Verrechnungskreise getrennt nach Jahren (ausgenommen die Personenkonten),
– Landesrechnungsabschlüsse mit sämtlichen Beilagen,
– Lohnkonten.
(4) Die aufzubewahrenden Rechnungsbelege sind, soweit sie für die laufenden Amtsgeschäfte nicht mehr erforderlich und nicht nach besonderen Vorschriften an andere Dienststellen abzugeben sind, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in trockenen und versperrten Räumen aufzubewahren.
(5) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Verrechnungsunterlagen auszuscheiden. Vor ihrer Vernichtung sind sie dem Steiermärkischen Landesarchiv unter deren allgemeiner Beschreibung anzubieten, wenn sie der Vorstand der Landesbuchhaltung für historisch bedeutsam erachtet. Zur Vernichtung bestimmte Unterlagen und Aufschreibungen sind in einem Protokoll, das von dem mit der Ausscheidung betrauten Bediensteten zu fertigen ist, festzuhalten und dann unter Aufsicht zu vernichten.
§ 87
Unterlagen über die elektronische Datenverarbeitung
Die Dokumentation der elektronischen Datenverarbeitung hat Organisationsunterlagen, Vorschriften, Anweisungen und deren Änderungen, soweit sie zur Kenntnis eines automationsunterstützten Verfahrens erforderlich sind, zu enthalten und ist geordnet aufzubewahren.
8. Teil
Schlußbestimmungen
§ 88
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt mit dem ihrer Kundmachung folgenden Monatsersten in Kraft.
§ 89
Außerkrafttreten
Diese Verordnung tritt an die Stelle aller Rechtsvorschriften, die bisher
diesen Gegenstand geregelt haben.
Landeshauptmann Waltraud Klasnic