Oberösterreich: Verordnung der o.ö. Landesregierung betreffend den Datenschutz imBereich derGemeindeverwaltung sowie die Festsetzung eines Kostenersatzes fürdie Erteilung von Auskünften nachdem Datenschutzgesetz (O.ö. Gemeinde-Datenschutzverordnung - O.ö.Gem-DVO)

num: § 1 
paragraphs: Geltungsbereich
Diese Verordnung^ gilt für folgende im öffentlichen Bereich (2. Abschnitt des DSG) tätige Auftraggeber:
1. die Gemeindeämter und Magistrate, und zwar
auch als Geschäftsapparate von Organen der
Gemeinden und Städte mit eigenem Statut (Bür
germeister, Gemeindevorstand bzw. Stadtsenat,
Gemeinderat);
2.a)die der Aufsicht und dem Weisungsrecht dei
Gemeindeämter und Magistrate unterliegenden Einrichtungen der Gemeinden und Städte mit eigenem Statut ohne eigene Rechtspersönlichkeit, wie z. B. Krankenanstalten;
b) von Sonderbehörden, wie z. B. Gemeinde
wahlbehörden (Gemeindewahlordnung 1967,
LGBl. Nr. 24, i. d. g. F. und Statutargemeinden-
Wahlordnung 1961, LGBl. Nr. 29, i. d. g. F.)
und Bezirksgrundverkehrskommissionen
(O. ö. Grundverkehrsgesetz 1975, LGBl. Nr. 53);
c) von Organen von Selbstverwaltungskörpern,
wie z. B.
aa) der Sprengelwahlbehörden nach dem
0. ö. Landwirtschaftskammergesetz 1967,
LGBl. Nr. 55; bb) der Sprengelwahlbehörden nach dem
0. ö. Landarbeiterkammergesetz 1967,
LGBl. Nr. 56;
3.die Ämter (Geschäftsstellen) der Gemeindeverbände als Hilfsorgan der Gemeindeverbandsorgane.
§2 Zweck
Zweck dieser Verordnung ist es, für die im § 1 genannten Auftraggeber je nach Art der im auto-mationsunterstützten Datemverkehr verarbeiteten Daten die Grundsätze für deren Ermittlung, Verarbeitung, Benützung und Übermittlung bei möglichstem Schutz der personenbezogenen Daten festzulegen sowie Kostenersätze für die Erteilung von Auskünften nach dehi Datenschutzgesetz festzusetzen.
§3 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bedeutet:
1.Auftraggebende Steile:
jene Stelle (Organisationseinheit) des Auftraggebers, der nach den Organisationsvorschriften (z. B. Geschäftseinteilung des Gemeindeamtes bzw. des Magistrates; Satzung und Anstaltsordnung von Auftraggebern gemäß § 1 Z. 2 und 3) die Besorgung der einzelnen Verwaltungsangelegenheiten übertragen ist und die die Ermittlung, Verarbeitung, Benützung oder Übermittlung von Daten unmittelbar veranlaßt oder selbst durchführt;
2.Zentrales Organ:
bei den Auftraggebern nach § 1 Z. 1 und 2 der Bürgermeister, bei Auftraggebern gemäß § 1 Z. 3 der Gesdhäftsstellenleiter.
3.Verfügung über Daten (Verfügungsrecht):
der Auftrag zur Ermittlung, Verarbeitung, Benüt-
Seite 192
Landesgesetzblatt für Oberösterreich, Jahrgang 1980, 27. Stück, Nr. 84
zung oder Übermtitlung von Daten bzw. die organisationsinterne Ermächtigung hiezu;
4. Daten:
personen<bezogene Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes;
5. Verarbeiter:
a) bei einem Gemeindeamt oder Magistrat, bei
Einrichtungen, Sonderbehörden, Organen von
Selbstverwaltungskörpern und Geschäftsstel
len (§ 1 Z. 2 und 3), bei denen eine Anlage
zum Verarbeiten von Daten im oder für den
automationsunterstützten Datenverkehr einge
richtet ist, diejenige Stelle, die nach den Or
ganisationsvorschriften mit der Durchführung
der Verarbeitung unmittelbar betraut ist;
b) Dritte, die mit der Verarbeitung von Daten
beauftragt sind (z. B. private Datenverarbei-
ter).
§4 Datengeheimnis und Datensicherheit
(1) Allen Bediensteten ist es unbeschadet sonsti
ger Verschwiegenheitspflichten untersagt,
a) sich Daten unbefugt zu beschaffen,
b) Daten zu einem anderen als dem zur übertra
genen Aufgabenbesorgung gehörigen Zweck zu
verwenden,
c) unbefugten Personen oder Stellen Daten mitzu
teilen oder ihnen die Kenntnisnahme zu ermög
lichen.
(2) Die im Abs. 1 genannten Personen sind auf die
Pflicht zur Einhaltung dieser Verbote besonders hin
zuweisen. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht
nach Beendigung ihrer Tätigkeit oder ihres Dienst
verhältnisses weiter.
(3) Alle einzelnem Personen nach dieser Verord
nung zukommenden; Befugnisse und Aufgaben sind
im Sinne des Datenschutzgesetzes und der sonsti
gen datenschutzrechtlichen Vorschriften auszuüben
bzw. wahrzunehmen.
(4) Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen
und sicheren Ermittlung, Verarbeitung, Benützung
und Übermittlung von Daten sind bei den auftrag
gebenden Stellen und' bei den Verarbeitern geeig
nete organisatorische, personelle, technische und
bauliche Maßnahmen zu setzen. Für jeden Verar
beiter sind nähere Bestimmungen in einer Betriebs
ordnung festzulegen bzw. im Falle der Beauftragung
eines Dritten/ mit diesem zu vereinbaren. Für die
auftraggebenden Stellen sind die erforderlichen
Dienstanweisungen zu erlassen.
(5) Maßnahmen nach Abs. 4 haben in einem an
gemessenen Verhältnis zum Aufwand zu stehen und
bestehende Risken in allen schutzbedürftigen Be
langen möglichst ausgewogen zu senken.
(Ö) Die nach Abs. 4 erforderlichen grundlegenden Dienstanweisungen einschließlich der Betriebsordnungen sind vom zentralen Organ zu erlassen. Die nach Abs. 4 zur näheren Durchführung für die auf-
traggebenden Stellen erforderlichen Dienstanweisungen sind vom Leiter der auftraggebenden Steile, die zur näheren Durchführung von Betriebsordnungen erforderlichen Dienstanweisungen vom Leiter der Organisationseinheit bzw. Stelle, die Daten verarbeitet, zu erlassen. Solche Dienstanweisungen bedürfen der Genehmigung des Bürgermeisters bzw. bei Gemeindeverbänden des Vorstandes der Geschäftsstelle.
(7) Für jede Anlage zur Verarbeitung von Daten bei Verarbeitern im Sinne des § 3 Z. 5 lit. a und b hat der Leiter der Verarbeitung eine Sammlung der einschlägigen Dienstanweisungen', Verfügungen und technischen Erläuterungen herauszugeben und auf dem laufenden Stand zu halten ("Betriebs-Handbuch").
(s) Die Überprüfung der Beachtung der in den Betriebsordnungen (Abs. 4) und Dienstanweisungen (Abs. 4 und; 6) enthaltenen Bestimmungen hat durch die Leiter der auftraggebenden Stellen bzw. die Leiter der Stellen, die die Daten verarbeiten, oder durch besondere, von diesen mit Genehmigung des zentralen Organes bestimmte Beauftragte zu erfolgen.
(9) Verstöße gegen die Pflichten nach Abs. 1 und gegen die Maßnahmen nach Abs, 3 sind entsprechend den einschlägigen innerdienstlichen Vorschriften zu melden.
§5 Verfügung über Daten
(1) Das zentrale Organ hat das Verfügungsrecht
über alle Daten für Zwecke der Leitung des inne
ren Dienstes sowie zur Sicherstellung eines einheit
lichen und geregelten Geschäftsganges und der Kon
trolle der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
bei allen Auftraggebern gemäß § 1.
(2) Das Verfügungsrecht auftraggebender Stellen
über Daten ist durch das zentrale Organ unter Be
rücksichtigung der Organisationsbestimmungen und
unter Bedachtnahme auf den Grad der Sensibilität
und der Schutzwürdigkeit der verarbeiteten Daten
sowie unter Bedachtnahme auf die Zweckmäßigkeit
und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung näher zu re
geln. Wird durch eine solche Regelung mehreren auf
traggebenden Stellen^ ein Verfügungsrecht einge
räumt, so ist sicherzustellen, daß eine gegenseitige
Beeinträchtigung der beteiligten auftraggebenden
Stellen bei Besorgung der übertragenen Aufgaben
nicht eintritt.
(3) Dem Verarbeiter ist eine Verfügung über Da
ten, hinsichtlich derer er nicht selbst zugleich Auf
traggeber ist, nicht gestattet.
(4) Das Verfügungsrecht der einzelnen in der auf
traggebenden Stelle tätigen Bediensteten' hat der
Leiter bzw. Vorstand der betreffenden Organisations
einheit nach den Erfordernissen des Datengeheim
nisses unter Bedachtnahme auf den Grad der Sen
sibilität und die Schutzwürdigkeit der verarbeiteten
Daten sowie unter Bedachtnahme auf die Zweck
mäßigkeit der Verwaltung durch Dienstanweisung
festzulegen;.
Landesgesetzblatt für Oberösterreich, Jahrgang 1980, 27. Stück,
Nr. 84
Seite 193
§ 6
Vertragliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Datenverkehr
(1) Die Vergabe von Aufträgen durch auftragge
bende Stellen zur Erbringung von Dienstleistungen
im Datenverkehr bedarf der Genehmigung des ge
mäß den Bestimmungen der O. ö. Gemeindeordnung
1979 bzw. gemäß den Statuten der Statutarstädte zu
ständigen Organes. Die Geschäftsführungsbefugnis
se der Auftraggeber gemäß § 1 Z. 1 und 2 IIt. a bis c
werden durch den Bürgermeister bzw. dessen Be
auftragten, bei Gemeindeverbänden gemäß § 1 Z. 3
vom Geschäftsstellenleiter wahrgenommen-.
(2) In die mit den Auftragnehmern zu schließenden
Verträge im Sinne des Abs. 1 sind mindestens die
nach dem Datenschutzgesetz sowie nach dieser Ver
ordnung von den Stellen der Gemeindeverwaltung
einzuhaltenden Verpflichtungen aufzunehmen.
§7 Datenverarbeitungsprojekte
(1) Datenverarbeitungsprojekte (beinhaltend die
Ermittlung, Verarbeitung, Benützung oder Übermitt
lung von Daten) sind unter genauer Festlegung des
Vorhabens, insbesondere hinsichtlich des Zweckes
der Verarbeitung und der erfaßten Datenarten, und
unter Festlegung des Inhaltes und Umfanges der
Daten, und unter Festlegung der Verfahren in den
wesentlichen Schritten von der auftraggebenden
Stelle im Dienstweg dem Bürgermeister bzw. Ge
schäftsstellenleiter (§ 1 Z. 3) zur Genehmigung vor
zulegen. In der Vorlage sind alle für die Beurteilung
der Zulässigkeit der Verarbeitung notwendigen' An
gaben anzuführen. Soll ein Datenverarbeitungspro
jekt in der Verfügung von zwei oder mehreren auf
traggebenden Stellen stehen, so sind in der Vorlage
die jeweiligen Aufgabenbereiche und Verfügungs^
rechte eindeutig abzugrenzen.
(2) Die Genehmigung des Datenverarbeitungspro
jektes ist der ansuchenden auftraggebenden Stelle
sowie der verarbeitenden Stelle schriftlich zu über mitteln.
(3) Sollen Datenverarbeitungsprojekte geändert
werden oder soll eine bestehende Datenverarbeitung
oder ein genehmigtes Datenverarbeitungsprojekt nicht mehr weitergeführt werden, so ist Abs. 1 sinn gemäß anzuwenden.
ABSCHNITT II
Ermittlung
§8
Das zentrale Organ hat zu prüfen, ob die Voraus^ Setzungen gemäß § 6 DSG hinsichtlich der Zulässigkeit der Ermittlung vorliegen. Das Ergebnis dieser Prüfung' ist in der Vorlage des Datenverarbeitungsprojektes zur Genehmigung (§ 7 Abs. 1 bzw. Abs. 3) anzuführen.
ABSCHNITT III Verarbeitung
§9 Aufgaben des zentralen Organes
Das zentrale Organ hat zu prüfen, ob die Voraussetzungen gemäß § 6 DSG hinsichtlich der Verarbeitung vorliegen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist in der Vorlage des Datenverarbeitungsprojektes zur Genehmigung (§ 7 Abs. 1 bzw. Abs. 3) anzuführen.
§ 10 Aufgaben der auftraggebenden Stelle
(1) Der Auftrag der auftraggebenden Stelle zur
Durchführung eines Datenverarbeitungsverfahrens
hat schriftlich zu ergehen und dieses Verfahren so
wie die anfällige Weiterleitung der Ergebnisse im
einzelnen festzulegen. Es dürfen nur solche Ver
arbeiter beauftragt werden, deren Sicherheitsmaß
nahmen der Sensibilität der konkreten Verarbeitung
entsprechen.
(2) Die Datenverarbeitungsaufträge sind grund
sätzlich vom Leiter der Organisationseinheit, die auf
traggebende Stelle ist, zu unterzeichnen.
(3) Die auftraggebende Stelle hat die fachlich rich
tige Verarbeitung von Daten zu überprüfen.
§ 11 Verarbeitung für mehrere auftraggebende Stellen Sind an einem Datenverarbeitungsprojekt oder Datenverarbeitungsverfahren mehrere auftraggeben-de Stellen beteiligt, so haben diese - unbeschadet des Erfordernisses der Genehmigung des Projektes durch den Bürgermeister bzw. Geschäftsstellenleiter (§1 Z. 3)- im gegenseitigen Einvernehmen eine eindeutige Abgrenzung der Aufgaben nach § 10 festzulegen.
§ 12 Aufgaben der Verarbeiter
(1) Die Verarbeiter dürfen Datenverarbeitungsver
fahren nur auf Grund von Datenverarbeitungsauf
trägen (§ 10) durchführen. Sie haben die Datenver
arbeitungsaufträge auf ihre Übereinstimmung mit
dem genehmigten Datenverarbeitungsprojekt (§ 7)
zu prüfen. Bestehen Zweifel über die Deckung eines
Datenverarbeitungsauftrages im genehmigten Daten
verarbeitungsprojekt, so hat der Verarbeiter den
Nachweis der Genehmigung des Bürgermeisters
bzw. Geschäftsstellenleiters (§ 1 Z. 3) durch die auf
traggebende Stelle zu verlangen.
(2) Die Verarbeiter haben Datenverarbeitungsauf
träge auftragsgemäß, sicher undi zu wirtschaftlichen
Bedingungen unter Beachtung der Betriebsordnung
und der sonstigen einschlägigen Dienstanweisungen
und Verfügungen durchzuführen oder für eine solche
Durchführung Sorge zu tragen.
§ 13
Gemeinsame Aufgaben der auftraggebenden Stellen und Verarbeiter
Aufträge gemäß §10' Abs. 1 und 2 können im Falle
Seite 194
Landesgesetzblatt für Oberösterreich, Jahrgang 1980, 27. Stück,
Nr. 84
periodischer Datenverarbeitungsverfahren durch Durchführungspläne ersetzt werden, die von der auftraggebenden Stelle und dem Verarbeiter einvernehmlich festgelegt werden.
ABSCHNITT IV Benützung
§ 14 Aufgaben der auftraggebenden Stelle
Zusätzlich zu den in den Dienstanweisungen und Verfügungen gemäß § 4 Abs. 4, 6 und 7 zu treffenden Maßnahmen sind im Falle der Einrichtung einer Datenfernverarbeitung zur Sicherung der Verwendung von Daten nur durch die Stellen, denen ein Verfügungsrecht zukommt, gesondert Bedienerkennzeichen über die jeweils offenstehenden Arten der Verwendung von Daten (Einsicht, Veränderung, eigenständige Erstellung und Steuerung von Datenverarbeitungsverfahren usw.) und die Stufen dieser Verwendung in bezug auf den Datenumfang festzulegen.
ABSCHNITT V Übermittlung
§ 15
(1) Das zentrale Organ hat zu prüfen, ob die Vor
aussetzungen gemäß § 7 DSG hinsichtlich der Zu
lässigkeit der Übermittlung vorliegen. Das Ergebnis der Überprüfung ist in der Vorlage des Datenver arbeitungsprojektes zur Genehmigung (§ 7 Abs. 1 bzw. Abs. 3) anzuführen.
(2) Ersuchen um Übermittlung von Daten, die an
eine auftraggebende Stelle gerichtet werden, dürfen nur dann bearbeitet werden, wenn die Rechtsgrund
lage sowie alle für die Beurteilung vom Standpunkt
des Datenschutzgesetzes erforderlichen Angaben im Ersuchen enthalten sind. Dies gilt auch für Ersuchen
im Rahmen der Amtshilfe.
(3) In Ersuchen um Übermittlung von Daten, die
von einer auftraggebenden Stelle gestellt werden,
sind die Rechtsgrundlagen sowie alle für die Beur
teilung vom Standpunkt des Datenschutzgesetzes er
forderlichen1 Angaben anzuführen. Dies gilt auch für
Ersuchen im Rahmen der Amtshilfe.
ABSCHNITT VI Verarbeitungsverzeichnis
§ 16
(1) Das zentrale Organ hat ein Verarbeitungsverzeichmis zu führen, in das jede Verarbeitung (§ 8 DSG) unter Angabe des Zweckes der Verarbeitung
und einer Kurzumschreibung aufzunehmen ist.
(2) Das Verarbeitungsverzeichnis ist bei jedem Auftraggeber insbesondere zur Ermittlung von Ko
stenersätzen für die Erteilung von Auskünften nach
dem Datenschutzgesetz in geeigneter Weise so auf-
zulegen, daß Betroffene darin Einsicht nehmen können.
ABSCHNITT VII Kostenersatz
§ 17 Höhe des Kostenersatzes
(1) Für die Erteilung einer Auskunft im Sinne des
§ 11 Abs. 1 DSG werden folgende pauschalierte
Kostenersätze festgesetzt:
1. für jede Auskunft über Daten des Betroffenen
aus aktuellen. Datenbeständen: 100,- S je Ver
arbeitung. Aktuelle Datenbestände sind solche,
die im Kalenderjahr des Einfangens des Antrages
angelegt oder fortgeführt werden, überdies bei
Einlangen des Antrages im Jänner auch die Da
tenbestände des unmittelbar vorangehenden Ka
lenderjahres;
2. für jede Auskunft über Daten des Betroffenen
aus früheren als den in Z. 1 angeführten Daten-
beständem: 500,- S je Verarbeitung; in jenen
Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen
besonders hohen technischen oder organisato
rischen Aufwand erfordert, jedoch 1000,- S je
Verarbeitung.
(2) Die im Abs. 1 angeführten Sätze können in
berücksichtigungswürdigen Fällen ermäßigt oder
ganz nachgesehen werden,
1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein mo
natliches Einkommen die Richtsätze der Aus
gleichszulagen nach dem ASVG nicht über
schreitet,
2. wenn der Betroffene durch geeignete, ihm zu
mutbare Angaben (z. B. durch die Vorlage von
automationsunterstützt hergestellten, aus der be
treffenden Verarbeitung stammenden Belegen)
mithilft, diie Auskunft einfach und kostensparend
zu gestalten, oder
3. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung
geringfügig ist.
(3) Auch eine Auskunft, daß keine Daten des Be
troffenen In einer Verarbeitung vorhanden sind bzw.
waren, unterliegt der Kostenersatzpflicht im Sinne
dieser Verordnung.
§ 18 Antrag auf Auskunftserteilung
(1) Bei der schriftlichen Antragstellung auf Aus
kunft sind Formulare zu verwenden, aus denen die Höhe des von einem Antragsteller zu leistenden Kostenersatzes hervorgeht. Die Identität des Antrag steilers mit dem Betroffenen ist bei der Antragstel lung nachzuweisen.
(2) Dem Antragsteller ist hierauf der vom Auftrag
geber für die Erteilung der Auskunft gemäß § 17
festgesetzte Kostenersatz zur Einzahlung bekanntzu
geben. Er ist auf die Folge des Unterbleibens der Vorlage des Beleges über die erfolgte Einzahlung
(Abs. 3) hinzuweisen.
Landesgesetzblatt für Oberösterreich, Jahrgang 1980, 27. Stück, Nr. 84
Seite 195
(3) Unbeschadet der Bestimmungen des § 17 Abs. 2
ist bei der Stellung des Auskunftsantrages die Ent
richtung des Kosten ersatzes durch Vorlage des Ein
zahlungsbeleges nachzuweisen. Andernfalls hat eine Bearbeitung des Auskunftsantrages zu unterbleiben
und beginnt die Frist gemäß § 11 DSG für die Aus
kunftserteilung nicht zu laufen.
(4) Die Vordrucke für die Antragsteliung sind von
den Auftraggebern zur kostenfreien Abgabe für die Antragstellung bereitzuhalten.
§ 19 Rückerstattung des Kostenersatzes
(1) Ein geleisteter Kostenersatz ist je Verarbeitung zurückzuerstatten, wenn Daten dieser Verarbeitung
rechtswidrig ermittelt, verarbeitet oder übermittelt werden bzw. wurden oder wenn die Auskunft sonst
zu einer Richtigstellung geführt hat. Nicht als Rich tigstellung ist es anzusehen, wenn die zu ändernden Daten auf Angaben des Betroffenen selbst beruhen,
es sei denn, daß eine bereits eingebrachte Ände
rungsmeldung nicht berücksichtigt wurde.
(2) Ein Anlaß zu einer Richtigstellung ist nicht ge geben, wenn eine Abweichung in der Art der Dar
stellung der Daten durch den Stand der Technik im automationsunterstützten Datenverkehr oder durch
die zweckmäßige und wirtschaftliche Gestaltung eines Datenverarbeitungsverfahrens bedingt ist.
num: § 2
paragraphs: 0 Auskünfte nach anderen gesetzlichen Bestimmungen
Die Bestimmungen der §§ 17, 18 und 19 sind auf diejenigen Fälle nicht anzuwenden, in denen keine Auskunft auf Grund des Datenschutzgesetzes, sondern Auskunft auf Grund besonderer gesetzlicher Regelungen außerhalb des Datenschutzgesetzes erteilt wird.
ABSCHNITT VIII Schlußbestimmungen
§ 21 Wirksamkeit
Es treten in Kraft:
1.die Vorschriften der Abschnitte I bis VI sechs Monate nach Ablauf des Tages der Kundmachung
dieser Verordnung im Landesgesetzblatt für Oberösterreich;
2.die Vorschriften des Abschnittes Vil mit Ablauf des Tages der Kundmachung dieser Verordnung
im Landesgesetzblatt für Oberösterreich.