# Kearsipan

**Kearsipan** atau **kepertinggalan** (bahasa Inggris: *Records Management*code: en is deprecated ) adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi masalah dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.

Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta-akta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu sistem indeks kamus *(dictionary index)*, sistem indeks subjek (*subject index*), dan sistem indeks koordinasi (*coordinate index*).

1. Sistem Indeks Kamus *(Dictionary Index).* Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.
2. Sistem Indeks Subjek *(Subject Index)*. Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.
3. Sistem Indeks Koordinasi *(Coordinate Index)*. merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.

Arsip dalam instansi-instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penyusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing-masing organisasi dengan memperhatikan tiga aspek:

1. Aspek Hukum. Dokumen-dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam brankas, di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.
2. Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya.
3. Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran, disimpan selama masih memiliki nilai administratif.

Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang Kearsipan yang semula tahun 1971 menjadi Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang Kearsipan

## Aspek Hukum dalam Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata dasar "arsip" yang diberi awalan "ke-" dan akhiran "-an". Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, arsip dapat didefinisikan sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, serta badan-badan swasta dan perorangan, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menggantikan UU No. 7 Tahun 1971, memuat definisi baru untuk arsip dan kearsipan. Kearsipan diartikan sebagai hal-hal yang berhubungan dengan arsip, sedangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Ini melibatkan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan individu dalam pelaksanaan kehidupan bersama. Dengan pendekatan analitik divergen, hukum kearsipan dapat diartikan sebagai seperangkat asas, kaidah, institusi, dan proses untuk mewujudkannya dalam kenyataan. Ini mencakup segala hal yang berkaitan dengan arsip, yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh berbagai entitas dalam konteks kehidupan bersama, berbangsa, dan bernegara.

## Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Istilah "pemeliharaan dan pengamanan" sering disebut atau dapat ditemukan dalam beberapa literatur dan kamus sebagai bagian dari kegiatan preservasi atau pelestarian. Pemeliharaan berasal dari kata dasar "pelihara," yang artinya menjaga atau merawat, dan pemeliharaan sendiri merujuk pada proses atau cara menjaga dan merawat. Jika kata "pemeliharaan" digabungkan dengan kata "arsip," maka "pemeliharaan arsip" dapat diartikan sebagai proses atau cara menjaga dan merawat arsip.

Dalam praktik kearsipan di Indonesia, istilah "pemeliharaan arsip" lebih sering merujuk pada kegiatan yang terkait dengan (1) penyimpanan dan penataan fisik arsip di ruang penyimpanan untuk memastikan keberesan dan kemudahan dalam pencarian, (2) pengawasan dan pengendalian suhu serta kelembapan ruang penyimpanan arsip, dan (3) pemilihan serta penentuan fasilitas penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan, seperti AC, rak atau lemari arsip, boks arsip, atau wadah arsip lainnya.

Sementara itu, kata "pengamanan" mengacu pada kegiatan yang berkaitan dengan usaha agar arsip, baik secara fisik maupun informasi, tetap terjaga dan aman dari gangguan. Kegiatan ini melibatkan penetapan sistem dan prosedur keamanan untuk gedung dan ruang penyimpanan arsip (sistem keamanan). Ini juga mencakup sistem dan prosedur klasifikasi akses terhadap arsip serta klasifikasi keamanan, termasuk dalamnya perencanaan menghadapi bencana.

## Klasifikasi

Manajer arsip menggunakan klasifikasi atau kategorisasi jenis arsip untuk mengatur arsip yang dibuat dan dipelihara oleh sebuah institusi secara logis.[16] Klasifikasi tersebut membantu fungsi-fungsi seperti pembuatan, pengorganisasian, penyimpanan, pengambilan, pemindahan, dan pemusnahan arsip.

Pada tingkat klasifikasi tertinggi adalah arsip fisik versus arsip elektronik. (Hal ini masih bisa diperdebatkan; arsip didefinisikan seperti itu tanpa memandang medianya. ISO 15489 dan praktik terbaik lainnya menetapkan klasifikasi berdasarkan fungsi, bukan berdasarkan media, karena hukum mendefinisikan arsip sebagai jenis informasi tertentu tanpa memandang medianya). Arsip fisik adalah arsip yang dapat disentuh dan menempati ruang fisik, seperti kertas.

Arsip elektronik, yang juga sering disebut sebagai arsip digital, adalah arsip yang dihasilkan dan digunakan oleh perangkat teknologi informasi. Klasifikasi arsip dicapai melalui desain, pemeliharaan, dan penerapan taksonomi, yang memungkinkan manajer arsip untuk melakukan fungsi-fungsi seperti kategorisasi, penandaan, segmentasi, atau pengelompokan arsip sesuai dengan berbagai sifat.

## Jadwal penyimpanan arsip

Jadwal retensi arsip adalah dokumen yang sering kali dikembangkan dengan menggunakan konsep penilaian arsip dan analisis konteks bisnis dan hukum dalam yurisdiksi yang dituju, yang menguraikan berapa lama jenis arsip tertentu perlu disimpan sebelum dapat dimusnahkan. Agar jadwal retensi dapat digunakan, sejumlah pedoman perlu diterapkan agar dapat dipertimbangkan untuk diterapkan.

## Sistem manajemen arsip elektronik

Sistem Manajemen Dokumen dan Arsip Elektronik adalah program komputer atau serangkaian program yang digunakan untuk melacak dan menyimpan arsip. Istilah ini dibedakan dari sistem pencitraan dan manajemen dokumen yang mengkhususkan diri pada pencatatan kertas dan manajemen dokumen. Sistem manajemen arsip elektronik biasanya menyediakan fungsionalitas keamanan dan audit khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan manajer arsip.

National Archives and Records Administration (NARA) telah mengesahkan standar Departemen Pertahanan AS 5015.2 sebagai "dasar yang memadai dan tepat untuk mengatasi tantangan dasar dalam mengelola arsip dalam lingkungan otomatis yang semakin mencirikan pembuatan dan penggunaan arsip".

Vendor Manajemen Arsip dapat disertifikasi sebagai pihak yang mematuhi DoD 5015.2-STD setelah verifikasi dari Komando Uji Interoperabilitas Gabungan yang membangun prosedur kasus uji, menulis laporan akhir yang terperinci dan ringkasan tentang produk bersertifikasi 5015.2, dan melakukan pemeriksaan perangkat lunak di tempat.

Arsip Nasional di Inggris telah menerbitkan dua set persyaratan fungsional untuk mendorong pengembangan pasar perangkat lunak manajemen arsip elektronik (1999 dan 2002).Mereka menjalankan sebuah program untuk mengevaluasi produk terhadap persyaratan tahun 2002. Meskipun persyaratan ini pada awalnya dirumuskan melalui kerja sama dengan pemerintah pusat, persyaratan ini telah ditanggapi dengan antusias oleh banyak bagian dari sektor publik yang lebih luas di Inggris dan di belahan dunia lainnya. Program pengujian sekarang telah ditutup; Arsip Nasional tidak lagi menerima aplikasi untuk pengujian. Persyaratan Arsip Nasional tahun 2002 tetap berlaku.

Komisi Eropa telah menerbitkan "MoReq", Model Persyaratan untuk Manajemen Arsip dan Dokumen Elektronik pada tahun 2001.Meskipun bukan merupakan standar formal, tetapi secara luas dianggap dan disebut sebagai standar.

Hal ini didanai oleh program IDA Komisi Eropa, dan dikembangkan atas dorongan Forum DLM. Pembaruan utama MoReq, yang dikenal sebagai MoReq2, diterbitkan pada bulan Februari 2008.[30] Ini juga diprakarsai oleh Forum DLM dan didanai oleh Komisi Eropa, dalam hal ini oleh program IDABC (penerus IDA).Kerangka kerja pengujian perangkat lunak dan skema XML menyertai MoReq2; rezim pengujian kepatuhan perangkat lunak telah disepakati pada konferensi Forum DLM di Toulouse pada bulan Desember 2008.

National Archives of Australia (NAA) menerbitkan Spesifikasi Fungsional untuk Perangkat Lunak Sistem Manajemen Arsip Elektronik (ERMS), dan Panduan terkait untuk Menerapkan Spesifikasi Fungsional untuk Perangkat Lunak Sistem Manajemen Arsip Elektronik, sebagai draf eksposur pada bulan Februari 2006.Archives New Zealand menerbitkan Standar Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik 'praktik terbaik yang bersifat diskresioner' (Standar 5) pada bulan Juni 2005, yang diterbitkan di bawah wewenang Pasal 27 Undang-Undang Arsip Publik 2005.

## Referensi