# Dokumentbestuurstelsel

'n **Dokumentbestuurstelsel** (DBS) is 'n rekenaarstelsel (of stel rekenaarprogramme) wat gebruik word om tred te hou van elektroniese dokumente en/of beeldmateriaal of papierdokumente. Die begrip oorvleuel ietwat met ander begrippe soos inhoudsbestuurstelsels en word dikwels beskou as 'n onderdeel van ondernemingsbestuurstelsels en hou ook verband met digitale batebestuur, dokumentskandering, en werkvloeistelsels.

## Oorsig

'n Dokumentbestuurstelsel sal tipies sommige of al die volgende kwessies aanspreek:

| Ligging en Tyd |
| --- |
| Opsporing | Tipies word 'n ingeboude soekprogram gebruik. Sommiges laat ook die opsporing van dokumente toe deur van metadata gebruik te maak (soos datum, tyd, etikette, soort dokument ens.) |
| Liasering | Organisasie? Strategie? |
| Sekuriteit | Beskerming teen verlies, peuter met of vernietiging van dokumente? Hoe om met sensitiewe inligting te werk te gaan? |
| Argief | Leesbaarheid? Hoe om dokumente teen brande, vloede of natuurrampe te beskerm? |
| Behoud | Wat moet behou word? Hoe lank? Verwydering? |
| Verspreiding | Mense? Koste van verspreiding? |
| Werkvloei | As dokumente van een persoon na 'n ander aangestuur moet word, wat is die reëls vir hoe hulle werk moet vloei? |
| Skepping | Aantal mense wat daaraan werk en die logistiek van samewerking? |
| Bevestiging/Goedkeuring | Hoe word voorsiening gemaak vir die wetlike vereistes van die regering, asook die vereistes die privaatnywerheid ten opsigte van die bevestiging van die oorspronklikheid en egtheid van dokumente? |

## Geskiedenis

Aan die begin van die 1980's het 'n aantal handelaars begin om stelsels te ontwikkel om papiergebaseerde dokumente te bestuur. Aanvanklik is dit hoofsaaklik ontwerp om die skandering van dokumente, die stoor, indeksering en opsporing daarvan te vergemaklik maar het geleidelik gegroei om elektroniese dokumentasie, saamwerkgereedskap, sekuriteit- en ouditeringvermoëns in te sluit.

## Onderdele

Dokumentbestuurstelsels verskaf tipies stoor-, weergawebeheer-, metadata-, sekuriteit- asook indeksering- en opsporingsvermoëns.

Metadata
Metadata word tipies vir elke dokument gestoor. Metadata mag byvoorbeeld die datum waarop die dokument gestoor is insluit asook die identiteit van die gebruiker wat dit gestoor het. Die DBS kan ook outomaties metadata uit die dokument onttrek of die gebruiker vra om die metadata in te sleutel. Sommige stelsels gebruik ook programmatuur om karakters in geskandeerde dokumente te herken of onttrek teks uit elektroniese dokumente. Die gevolglike onttrekte teks kan gebruik word om gebruikers te help in die opspoor van dokumente deur die identifisering van moontlike sleutelwoorde of kan gebruik word om die volle teks te deursoek of kan net so gebruik word. Die onttrekte teks kan ook gestoor word as 'n deel van die metadata, saam met 'n beeld gestoor word of afsonderlik as 'n bron vir gebruik in 'n soektog na dokumentversamelings.

Integrasie
Baie dokumentbestuurstelsels poog om dokumentbestuur binne ander programmatuur in te bou, sodat gebruikers bestaande dokumente direk vanaf die bestuurstelsel se bergingsarea kan herwin, veranderinge kan maak en die veranderde dokument as 'n nuwe weergawe in die bergingsarea terug kan plaas, sonder om die program wat gebruik word te verlaat. Sodanige integrasie word dikwels aangetref in kantoorprogramsuites en e-pos of ander soortgelyke saamwerkprogrammatuur. Die integrasie maak dikwels gebruik van oop standaarde soos ODMA, LDAP, WebDAV en SOAP om integrasie met ander programmatuur in die hand te werk.

Vaslegging
Beelde van papierdokumente wat ingelees is deur 'n aftaster (skandeerder) of multifunksie drukker word dikwels met behulp van optiese karakterherkenningprogramme omgeskakel na masjienleesbare teks. Sodanige programmatuur word dan soms ook geïntegreer in die bestuurstelselprogrammatuur.

Indeksering
Om tred te hou van elektroniese dokumente. Indeksering kan so eenvoudig wees soos die tredhou van 'n dokument deur die gebruik van unieke identifikasienommers; maar neem dikwels 'n meer komplekse vorm aan en maak voorsiening vir die klassifikasie van 'n dokument deur die dokument se metadata of selfs deur woordindekse wat uit die dokument se inhoud onttrek is. Indeksering is hoofsaaklik gemik op die herwinning van dokumente. 'n Kwessie van kritieke belang vir vinnige herwinning is die skep van 'n indekstopologie.

Berging
Die stoor van dokumente sluit dikwels die bestuur van daardie dokumente in; waar hulle gestoor word, vir hoe lank, migrasie van dokumente van een stoormedium na 'n ander en uiteindelike vernietiging.

Herwinning
Die opspoor en herwinning van dokumente wat gestoor is. Alhoewel die herwinning van 'n spesifieke dokument na 'n eenvoudige beginsel klink, kan die herwinning van dokumente in die elektroniese verband heel komplek en kragtig wees. Eenvoudige herwinning van indiwiduele dokumente kan ondersteun word deur die gebruiker toe te laat om 'n unieke identifikasienommer aan 'n dokument toe te ken en die stelsel dan toe te laat om die basiese indeks te gebruik om die dokument te herwin.

Meer buigsame herwinningstelsels laat gebruikers toe om gedeeltelike soekterme in te sleutel wat die dokument identifikasienommer en/of dele van die verwagte metadata kan insluit. Die resultaat sal tipies 'n lys dokumente lewer wat ooreenkom met die gebruiker se soekterme.

Verspreiding
Sekuriteit
Dokumentsekuriteit is 'n belangrike onderdeel van baie dokumentbestuurstelselprogramme. Voldoeningsvereistes kan soms kompleks wees afhangende van die soort dokument. Die hantering van sekere mediese rekords word byvoorbeeld deur wetgewing beheer. Sommige dokumentbestuurstelsels het 'n toegangsbeheerstelsel ingebou wat 'n administrateur toelaat om toegang tot dokumente toe te ken na aanleiding van die soort dokument sodat slegs sekere mense of groepe mense toegang kan verkry.

Werkvloei
Werkvloei is 'n ingewikkelde kwessie en sommige dokumentbestuurstelsels het 'n ingeboude werkvloeimodule om dit te vergemaklik. 'n Handmatige werkvloei vereis van die gebruiker om die dokument te besigtig en dan te besluit na wie dit gestuur moet word. Reëlgebaseerde werkvloei laat die administrateur toe om 'n reël the skep wat bepaal hoe 'n dokument deur 'n organisasie moet vloei: 'n faktuur kan byvoorbeeld deur 'n goedkeuringsproses gestuur word en dan na die departement gestuur word wat verantwoordelik is vir die betaal van rekeninge. Dinamiese reëls laat toe vir die skep van vertakkinge in die werkvloeiproses. 'n Eenvoudige voorbeeld sal wees waar 'n faktuurbedrag ingesleutel is wat laer is as 'n sekere voorafbepaalde bedrag, dat die faktuur 'n vereenvoudigde werkvloeiproses ondergaan op 'n verskillende roete deur die organisasie.

Samewerking
Samewerkingsmoontlikhede behoort 'n inherente eienskap van elektroniese dokumentbestuurstelsels te wees. Dokument moet herwin kan word deur 'n goedgekeurde gebruiker wat dan daarop kan werk. Toegang tot die dokument moet dan geweier word terwyl die gebruiker daaraan werk om te verseker dat meer as een gebruiker nie gelyktydige veranderinge op 'n dokument maak nie.

Weergawebeheer
Weergawebeheer is 'n proses wat vereis dat dokumente in die bestuurstelsel in- en uitgeteken word, dit laat gebruikers toe om vorige weergawes te herwin en dan werk voort te sit vanaf 'n vertrekpunt van hul keuse. Weergawebeheer is nuttig vir dokumente wat mettertyd verander en opdatering vereis en waar dit soms nodig is om terug te keer na 'n vorige kopie.

## Eksterne skakels

* The Paperless Office: Accepting Digitized data - 'n Verhandeling by die Troy State Universiteit Geargiveer 28 September 2007 op Wayback Machine
* Voorbeeld van 'n Dokumentbestuurstelsel Geargiveer 18 Desember 2007 op Wayback Machine
* Dokumentbestuurstelselprogrammatuur - 'n Voorbeeld Geargiveer 28 Augustus 2008 op Wayback Machine