rakumo株式会社2024/07/29
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rakumoワークフロー初期導入チュートリアルの位置付けについてご案内します。く対象者＞ rakumoワークフローを導入した（もしくは、検討している）企業のシステム管理者様を対象としています。
<目的>
rakumoワークフローを導入（または、試用）するときの設定の流れやユーザー画面の操作を理解していただくことを目的としています。くお願い＞本書の内容は、2024年7月29日時点のrakumoワークフローを元に作成しております。今後のバージョンアップなどにより、記載内容と製品における機能が対応しなくなる可能性がありますことを予めご了承ください。 ● 初期導入時の設定の流れ● STEP1初期設定（Google Workspace） ・・・・・・・・・・・・・・03 ~ 04 ● STEP2 rakumo管理画面で初期設定をする・・・・・・05 ~ 08 ●
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●　承認をする・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・26
Google Workspace管理コンソールで、 rakumoが組織のデータを使用することを許可します。管理コンソールのトップ画面の「セキュリティ」のアイコンをクリックします。 APIの制御 > アプリのアクセス制御で「サードパーティー製アプリのアクセスを管理」をクリックします。
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Google Workspace管理コンソールで、 rakumoが組織のデータを使用することを許可します。 Гrakumo」にチェックを入れ、 「アクセス権を変更」をクリックします。 「信頼されている:すべてのGoogleサービスにアクセス可能」を選択して、「変更」をクリックしてくださしい。
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rakumo管理画面で初期設定をします。プライマリドメインのGoogle Workspace特権管理者アカウントでURL：https://a-rakumo.appspot.com/admin　にアクセスをしてください。ログイン画面の会社IDの欄には、ご利用のGoogle Workspaceのドメインを入力してください。例：rakumo.gigei.jp rakumo管理画面にログインができました。アクセス許可の画面では、許可をクリックしてください。
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Google同期を実行して、Google Workspaceのユーザーとグループをrakumoへ取り込みます。 Google同期画面で「一括同期する」ボタンをクリックします。同期が完了すると、「 Google Workspaceとのデータの同期が完了しました。」と表示されます。同期が完了するまで少し時間がかかります（おおよそ10分くらい）。しばらくお待ち頂いたのちに、画面を更新してください。
どのタイミングで、Google同期をしますか？
Google同期は、Google Workspaceに登録されているユーザーやグループをrakumoへ取り込む処理です。同期をするタイミングは、rakumoを初めて導入した時や、Google Workspace側でユーザーやグループを作成、変更、削除をした後にもGoogle同期をしてください。 ※※ Google同期の実行は、必ずプライマリドメインのGoogle Workspace特権管理者が行ってください。セカンダリドメインのGoogle Workspace特権管理者は、Google同期を行うことはできません。 ※※
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ユーザーとグループの表示／非表示設定を行います。ユーザーの表示／非表示ユーザー管理のユーザー一覧画面で各ユーザーの表示／非表示を設定します。なお、初期値は"表示"です。[切替]ボタンをクリックして、表示／非表示を切り替えます。
グループの表示／非表示
グループ管理画面でrakumoで使用・表示するグループの表示／非表示を設定します。初期値は非表示になっています。表示のラジオボタンにチェックをいれて、 [表示設定を保存］ボタンをクリックします。 「表示設定を保存」をクリックします。
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ユーザーにワークフローのライセンスを割り当てます。ライセンスの割り当てライセンスの管理のからライセンスを割り当てるをクリックします。ライセンスの割り当て画面で、以下のユーザーに対してワークフローのチェックを入れます。 ・ワークフローを設定するユーザー（管理者） ・ワークフローを利用するユーザー 「表示設定を保存」をクリックします。
ワークフロー管理画面へログインできるユーザーを設定します。ワークフロー設定　をクリックします。管理者の設定　をクリックします。 (サイドメニューからも遷移可能です。)
ワークフロー管理画面とは？
ワークフロー管理画面とは、申請経路や申請書ひな型の作成、申請データのエクスポートなどを行うことができる画面です。 Google Workspace特権管理者に、ワークフロー管理画面のログイン権限は自動付与されていませんので、ご注意ください（p.7のライセンス付与操作とワークフロー管理者権限付与の設定が必要です）。
ワークフロー管理者をクリックします。メンバーの追加欄に、管理者にしたいユーザーやグループのメールアドレスを入力して、 [追加する]ボタンをクリックしてください。メンバーの一覧に、追加したユーザーやグループが表示されたことを確認してください。
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rakumo管理画面のワークフロー設定> ［ →ワークフロー運用管理画面］のリンクから、ワークフロー管理画面へアクセスしてください。 （シ）システム管理者ヘ✅ワークフロー運用管理者は、 URL（ https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin )から直接アクセスしたり、ワークフローユーザー画面右上の[ユーザー名] >ワークフロー運用管理画面をクリックしたりしてアクセスすることができます。
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申請区分を作成します。申請区分の管理画面で「+申請区分を新規追加する」をクリックします。作成した申請区分が追加されたことを確認します。申請区分名と申請区分コードの入力は必須です。入力後、「「中請区分の追加」　をクリックします。申請区分コードとは、他の申請区分とシステム上で識別するためのものです。一度登録した申請区分コードを他の申請区分の追加画面で使用できません。
申請区分とは何ですか？
申請区分とは、申請書ひな型を収納するフォルダに相当するものです。例えば、人事関連の申請書ひな型を作成する場合は、事前にそのひな型を納めるフォルダとなる申請区分を作成しておく必要があります。

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申請書ひな型の管理画面で申請区分を選択して、 「ひな型を新規作成して追加」をクリックします。申請書ひな型が追加され、申請書ひな型の詳細画面が表示されます。ここに申請書の入力項目を設定していきます。申請書ひな型の作成、設定をします。申請書ひな型の名前とコードの入力は必須です。入力後、「申請書ひな型を追加する」をクリックします。申請書ひな型名は、ユーザーが申請書を選択する際に表示されます。コードとは、他の申請書ひな型とシステム上で識別するためのものです。一度登録したコードは、他の申請書ひな型の追加画面では使用できません。
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申請書ひな型の入力項目の追加を行います。申請書の項目一覧の「項目を追加する」をクリックします。 『※追加する項目を選択してください』のプルダウンから追加する申請書の入力項目の種類を選択します。
Google Driveのファイル添付の項目を使うには？
rakumoワークフロー運用管理画面→一般設定→ Google Driveファイル添付機能にチェック→設定を保存する上記を設定した後、追加する項目の選択欄に「Google Driveファイル添付欄」の項目を選べるようになります。
申請書ひな型の入力項目の追加を行います。申請書の項目の設定方法を「複数行のテキスト入力欄」を例に説明します。 【項目名】項目名を入力します。  ※入力必須【入力欄の幅】項目欄の入力幅を数字で指定します。デフォルトでは40文字です。 【入力欄の行数】項目欄の行の高さを指定します。デフォルトでは3行です。 【入力を必須にする】項目欄への入力を必須にできます。 【最初に入力されている値】項目欄に既定の数字や記号、文字を設定できます。 【説明】項目欄の下に説明として表示されます。 【項目の前後に文字を表示する】目欄の外側に文字の表示を設定できます。 「表示しない」「前に表示」「後ろに表示」と選択できます。 【直前の項目の右側に配置する】項目欄を直前の項目の右側に配置をできます。直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の左側の項目欄との間に文字を表示できます)最後に「項目を追加する」をクリックします
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申請経路の作成、設定をします。申請書ひな型の詳細画面下部申請経路の詳細の「専用経路を作成する」をクリックします。専用経路の作成画面が表示されます。ここに承認ステップ、回覧ステップを設定していきます。
申請経路とは何ですか？
rakumoワークフローでは、申請書ひな型を使用して申請した時に表示する承認経路を「申請経路」と呼びます。ワークロー管理者は、用途に応じた申請経路を作成します。特定の申請書ひな型でのみ使用できる「専用経路」と、複数の申請書ひな型と紐づけて使用できる「共有経路」の2種類を作成できます。本書では、より簡単に作成できる「専用経路」を使用して、設定を進めていきます。
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承認者を選択した後、「ステップを追加する」をクリックしますステップの名前承認ステップの名前を入力します。※必須入力ステップの名前は、ユーザーの申請画面に表示されます。種別： ○承認（全員） ⇒ステップ内にいる承認者全員の承認行為が必要になります。（例：経理部メンバーと織田信長全員） ○承認（誰か一人） ⇒ステップ内にいる承認者の誰か一人だけの承認が必要になります。 (例：経理部メンバーと織田信長のうちの誰か一人) □申請時に、申請者が経路を変更することを許可する⇒申請者が申請を行う前に、ステップ内の承認者を変更することができます。例：織田信長を他の承認者に変更□申請中に、承認者が経路を変更することを許可する⇒このステップより前のステップにいる承認者が承認を行う前に、このステップ内の承認者を変更することができます。例：経理部と織田信長が、後のステップにいる承認者を他の承認者に変更□承認を行わなかった承認者の確認を省略する⇒ステップ内の誰か一人が作業した際、残りの承認者は「確認」を求められます。この機能を有効にすると、この「確認」の作業を省略することができます。 ※種別「承認（誰か一人）」を選択した場合のみ利用できます。
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作業者を選択後、「ステップを追加する」をクリックします。ステップの名前ステップの名前を入力します。※必須入力種別: ○作業（全員） ⇒ステップ内にいる作業者全員が作業を「完了」すると次のステップへ進みます。 ○作業（誰か一人） ⇒ステップ内にいる作業者の誰か一人が作業を「完了」すると次のステップへ進みます。 □申請時に、申請者が経路を変更することを許可する⇒申請者が申請を行う前に、ステップ内の作業者を変更することができます。（例：例：織田信長を他の作業者に変更） □申請中に、承認者が経路を変更することを許可する⇒このステップより前のステップにいる処理者が処理を行う前に、このステップ内の作業者を変更することができます。 (例：承認ステップにいる承認者が、作業ステップの作業者を他のユーザーに変更) □承認を行わなかった承認者の確認を省略する⇒ステップ内の誰か一人が作業完了した際、残りの作業者は「確認」を求められます。この機能を有効にすると、この「確認」の作業を省略することができます。 ※種別「作業（誰か一人）」を選択した場合のみ利用できます。
承認ステップと作業ステップの違いは？
作業ステップは、申請書に関する処理を実行し、完了を報告するステップです。承認ステップに登録されたユーザー（承認者）は、申請の承認や却下といった決裁処理をできるのに対し、作業ステップでは決裁はできず、差し戻しと完了操作のみできます。
申請経路（回覧ステップ）の作成、設定をします。ステップの名前ステップの名前を入力します。※必須入力□申請時に、申請者が経路を変更することを許可する⇒申請者が申請を行う前に、ステップ内の回覧者を変更することができます。例：総務人事部内のユーザーを他の承認者に変更□申請中に、承認者が経路を変更することを許可する⇒このステップより前のステップにいる処理者が処理を行う前に、このステップ内の回覧者を変更することができます。例：総務人事部内のユーザーが後のステップにいる承認者を他の承認者に変更
承認ステップや作業ステップとの違いは？
回覧ステップは、申請の承認や関連する作業が終わったことを確認するステップです。承認ステップに登録されたユーザー（承認者）は、申請に対して承認（確認も含む）・却下・差し戻しをできます。作業ステップに登録されたユーザー（作業者）は、申請に対して決裁はできません。差し戻しと完了操作のみできます。回覧ステップに登録されたユーザー（回覧者）は、申請に対して確認のみできます。回覧者を選択した後、「ステップを追加する」をクリックします。
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申請書ひな型、申請経路の作成が終わったら、申請書の入力画面と申請経路が実際に申請を行う際にどのように表示されるかを確認します。申請書ひな型の詳細ページ上部にある申請を実際の画面で確認するから「申請をテスト」申請画面のプレビューが表示されます。見出しや表示順などのレイアウトを確認できます。テスト対象ユーザーを選択します。申請画面・申請経路には、選択したユーザーが申請する場合の内容が表示されます。
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申請内容と、申請経路のプレビューが表示されます。 （ここでは、申請書を起票することはできません。）設定した通りに申請経路が表示されているかどうかを確認しましょう。すべての確認が終わったら、ブラウザのタブを閉じてワークフロー管理画面へ戻ります。 Copyright  © rakumo inc. All Rights  Reserved.
申請書ひな型と申請経路が完成したら、申請を受け付けます。申請書ひな型の詳細ページの一番上にある申請を受け付けるの「申請を受け付ける」をクリックします。 「申請の受け付けを開始しました。」と表示されたら設定終了です。ユーザーはこの申請書ひな型を使って、申請書を申請できるようになりました。このページで申請経路、申請書ひな型の設定が完了しました。
導入時に、サンプルとして申請経路といくつかの申請書ひな型が設定済みとなっています。サンプルを使用して、簡単にユーザー画面の操作をお試しいただくこともできます。ユーザー画面の操作手順は「申請をする①～申請書を選択」以降をご参照ください。中請経路のサンプルrakumoワークフロー運用画面>申請経路の管理画面に「サンプル経路」が存在します。経路は承認ステップ3つ、回覧ステップ1つの構成となっており、申請時、承認時に任意の処理者を指名することができます。サンプルの申請経路が不要な場合は、管理者様の判断で削除することができます。
申請書ひな型のサンプル
rakumoワークフロー運用画面>申請書ひな型の管理画面>申請区分「サンプル申請書」の配下に、申請区分と申請書ひな型が存在します。サンプルの申請書ひな型には、サンプル経路が紐づいています。サンプルの申請書ひな型が不要な場合は、管理者様の判断で削除することができます。
申請をします。アクセスURL: https://a-rakumo.appspot.com/workflow 「申請する」ボタンをクリックします。申請区分を選択します。
申請書の探し方・選び方
・申請区分を辿って選択するほか、キーワード検索でも申請書を探せます。 ・申請書を起票する際、以下の3通りの方法で起票できます。 ・申請書行をダブルクリック・申請書行の「起票」をクリック・画面右下の「この申請書を起票」をクリック申請書ひな型を選択します。
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申請書に必要項目を入力して、申請をします。申請書に必要な項目を入力します。入力後「入力内容の確認」ボタンをクリックします。入力した申請内容と申請経路内の承認者を確認した後、「申請する」ボタンをクリックします。承認者への通知はされますか？ 「申請する」ボタンをクリックした後に、承認者へ承認依頼メールが自動で送信されます。
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承認者の処理は申請者に通知はされますか？
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承認処理をします。申請内容を確認した後に、「承認する」「却下する」「差し戻す」のいずれかの処理をします。コメント欄の入力は任意です。承認フォルダから、未処理の申請書を表示させて、クリックをします。 ※自分宛てに届いた承認依頼メールから直接申請書にアクセスすることもできます。 •全ての承認ステップの承認が完了した場合、「承認完了メール」 •全てのステップ（承認＋回覧）の処理が完了した場合、「申請完了メール」 •却下された場合、「却下通知メール」 •申請者に差し戻された場合、「差し戻し通知メール」が申請者に自動で送信されます。申請者が申請時に「この申請をフォローして詳細な通知を受け取る」と設定した場合、コメントを伴う承認が行われた時などにも通知が送信されます。詳しくは「ワークフローユーザークイックマニュアル」をご参照ください。
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申請経路と申請書ひな型を作成し、実際に申請および承認処理をする手順までを説明してきました。 rakumoワークフロー初期導入チュートリアルはいかがでしたか。ここまで述べてきたことはrakumoワークフローの初期導入の際の基本的な設定・操作です。申請書ひな型にいろいろな種類の入力項目を登録してより詳細な申請フォームを作成してみたり、承認以外に、却下や差し戻し、承認者を変更したりといった多彩な機能をご利用いただけます。さらに、rakumoワークフローには高度な機能として、 >複数のひな型で使用できる申請経路（共有経路）の作成>申請者と同じ組織に所属する上長のみ承認者として自動表示>入力項目の数字や数字の合計数に対して申請経路の分岐設定>ある項目の選択内容に連動した、他項目の入力必須・任意の切り替え▷ Gooale Driveのスプレッドシート内のデータを申請書の項目に表示するマスターデータ連携>代理申請者、代理承認者の登録▶ slackでワークフローの通知を受け取る▷クラウドサインと連携するなどもあります。ご興味がありましたら、rakumoワークフロー管理者マニュアルをご参照のうえ設定をしてください（機能は高度ですが、設定は簡単です）。 rakumoワークフローはPCだけでなく、iPhoneやスマートフォン、iPadやタブレットなどを使って申請や承認をできます。どなたでも使いやすく親しみやすい、rakumoワークフローをぜひこの機会にご活用ください！