三重県農地・水・環境保全向上対策協議会文書取扱規程平成２６年４月１日制定平成２７年４月１日改正平成２８年７月６日改正
(目的)
第１条　この規程は、三重県農地・水・環境保全向上対策協議会（以下「協議会」という。）における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書による事務の処理を適正、かつ、能率的にすることを目的とする。
(文書の処理及び取扱いの原則)
第2条　協議会における事務処理は、軽易なものを除き、すべて文書をもって行わなければならない。 2 　ファクシミリ、電子メールその他で照会、回答、報告又は打合せを行ったときは、次項、第16条、第22条又は第23条に準じて処理するものとすなる。 3　文書は、事案の当初から完結までのものを一括して綴るものとし、これによることができない場合には、関連するそれぞれの文書の所在を明らかにする等の措置を講じなければならない。第３条　文書の取扱いに当たっては、その迅速と正確を期し、かつ、機密を重んじ常に関係者間の連絡に遺漏のないように努め、これを保管する場合は、常にその所在を明確にしておかなければならない。
（文書の発行名義人）
第４条　文書の発行名義人は、会長及び事務局長とする。ただし、事務連絡等の軽微な文書については、この限りではない。
(文書管理責任者)
第５条　次の各号に掲げる三重県農地・水・環境保全向上対策協議会事務処理規程（以下「事務処理規程」という。）第３条に定める各事務の区分ごとに当該各号に掲げる文書管理責任者を置く。 (事務の区分)一　事業計画の認定支援に係る事務　二　広域協定の指導・審査に係る事務(文書管理責任者)三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長三　対象組織の活動実施状況確認に係る事務三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長六　その他日本型直接支払推進交付金に係る事務三重県土地改良事業団体連合会指導情報課課長2 　前項の文書管理責任者は、当該事務に係る事務処理規程第３条第１項の事務責任者及び当該事務に保る三重県農地・水・環境保全向上対策協議会会計処理規程（以下「会計処理規程」という。）第８条第１項の経理責任者を兼務することができる。
(文書に関する帳簿)
第６条　文書に関する帳簿として次の各号に掲げるものを備え置くものとするす。 ーゼ・文書登録簿l l簡易文書整理簿ll文書保存③
(文書接受及び配布)
第７条　会長あて及び事務局長あての封書については、開封し、事務を担当する者に配布する。この場合において、その内容が緊急かつ適正に処理を要するものについては、会長が別に定める受付印を押印の上、事務を担当する者あてに配布する。 2 　前項を除くほか、特定の名義人あての封書については、そのまま当該名義人あてに配布し、当該名義人は開封の上、その内容が前項に準じるもので必要と認める場合には、受付印を押印するものとする。
(文書の登録)
第８条　文書の接受又は発議により起案した文書(以下「起案文書」という。)は、第６条第１項第一号の文書登録簿に登録する。 2 前項の登録は、当該文書の件名、差出人、文書番号、接受年月日、登録年月日その他必要な事項を記載するものとする。 3  軽微な通知、照会等簡易な内容の文書及び発行名義人が事務局長に係る文書は、前2項の規定にかかわらず、第6条第1項第二号の簡易文書整理簿に所要事項を登録して整理するものとする。四　推進・指導に係る事務五　交付・申請事務支援に係る事務(起案)第9条　文書は、事案ごとに起案するものとする。ただし、 2件以上の事案で、その間に相互に関連のあるものについては、これらを１件とみなし、 ーつの起案により処理することができる。
第10条文書の超案をするときは、会長が別に定める超案用紙を用いるととともに、起案年月日、決裁年月日、施行年月日等を必ず記入しなければなら

(文書の決決裁)
第11条　起案文書には、その決裁に係る事項について処理案の要旨及び理由を記述した伺文を記載するものとする。ただし、供覧に係る文書その他決裁に係る事項が軽微なものであるときは、この限りでない。
(決裁等の順序)
第12条　起案文書の決裁の順序は、原則として起案者が属する事務の区分の第5条第1項の文書管理責任者、起案者が属する事務の区分の会計処理規程第８条第１項の経理責任者、事務処理規程第３条第１項各号に掲げるすべての事務責任者、事務局長、副会長、会長（以下「決裁権者」と総称する。）の順序とする。
(後伺い)
第13条決裁権者が不在であって、かつ、緊急を要する場合には、最終決裁権者（会長又は第14条の規定により専決処理することが認められた者をいう。）を除き、当該決裁権者の決裁を後伺いとして処理できる。
(文書の専決)
第14条起案文書は、会長が別に定めるところにより文書の専決処理にする

(文書の代決)
第15条副会長は、特に必要と認められる場合には、会長の代決をすることがどできる。 (供覧文書)第16条供覧に係る文書については、起案文書によらず、接受した文書の余白にゴム印等による決裁欄を設けて供覧することとして、差し支えない。
(文書番号)
第17条文書番号は、次の各号に掲げる名義人ごとに当該各号に掲げるものとすす。と—協協議会会長年度三農水環協会第#h r事務務局長平成年度三農水環協事第平成ph 2 　文書番号は、事務処理規程第３条第１項各号に掲げる事務の区分ごとに小区分を設ける。 3　文書番号は、三重県農地・水・環境保全向上対策協議会規約（以下「協議会規約」という。）に定める事業年度ごとに起番するものとする。
(文書の施行)
第18条起案文書の施行に当たっては、第６条第１項第一号の文書登録③又は同条第１項第二号の簡易文書整理簿に所要事項を記入し、当該文書の発行名義人の公印を押印するものとする。 2   三重県農地・水・環境保全向上対策協議会公印取扱規程第11条の契印は、施行のための浄書文書と起案文書とを照合し、誤りのないことを確認した上で行うものとする。
(発送送)
第19条文書の発送は、通常郵便物によるほか、第5条第1項の文書管理責任者の指示を受けて速達、書留その他特殊扱いにすることができる。第20条前条の規定にかかわらず、協議会の近傍に所在する関係機関等あてに文書を発送する場合には、使送によることができる。
(文書の完結）
第21条起案文書の決裁又は発送が終了したことにより、当該文書に係る事案が終了したときは、第６条第１項第一号の文書登録簿又は同条第１項第二号の簡易文書整理等に完結の旨を記入することとする。
(保存期間)
第22条文書の保存期間は、次のとおりとする。 (類別区区分) (保存期間)会計関係書類5年その他の書類5年2 　文書の保存期間は、文書が完結した日から起算する。
(文書の廃棄)
第23条文書で保存期間を経過したものは、第6条第1項第三号の文書保存締から削除し、廃棄するものとする。ただし、保存期間を経過した後も、なお保存の必要があるものについては、その旨を第６条第１項第三号の文書保存簿に記入し、保存しておくことができる。 2　前項において個人情報が記録されている文書を廃棄する場合には、裁断、焼却その他復元不可能な方法により廃棄しなければならない。
(雑則)
第24条日本型直接支払交付金実施要綱（平成28年4月1日付け27農振第2 2 １８号） 、日本型直接支払交付金実施要領（平成28年４月１日付け27生産第２８５５号・27農振第２２１９号）、協議会規約及びこの規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、幹事会の承認を得た後、会長が定める。
附
平成2 ４年４月６日制定の協議会文書取扱規程は廃止し、新たにこの規程を平成2 ６年４月１日から施行する。附　 則この規程は平成2 ７年４月１日から施行する。
附　 則
この規程は平成2 8年4月1日から施行する。