基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために■メール誤送信を防ごう□事故事例のご紹介□事故の発生状況と原因□防止策例のご紹介■まとめ□自社のルールを確認しましょう□万が一事故が発生した場合には・・・口参考情報基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにCopyright © 2022 JIPDEC All rights reserved. 3基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために○田さんは、B社のAさん宛に資料をメールで送ることになっていました。締め切りが迫って慌てた〇田さん。以前、他の人に送ったメールを再利用して使い、いつもは上司の確認を受けて送信するものを急いでいるあまり、よく確認しないで送信してしまいました。締め切りにも間に合い、ほっとしたのもつかの間、事務所の電話が鳴り響きます・・・。 > > > （C社Aさん）今届いたメール、別のAさん宛のメールでは？それに、CCに知らないメールアドレスがたくさん入っているんだけど・・・間違ってC社のAさん宛に送ってしまった！しかも、CCに以前送ったメールアドレスが複数入ったままだ。メールの内容も、CCのメールアドレスがC社Aさんにも知られてしまった・・・。 『わー、どうしよう！』基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
メール誤送信の影響は・・・
■送信相手は・・・ □信頼して取引きしていたのに・・・。 ■自社は・・・ □送信相手への謝罪、個人情報の削除依頼□漏えいした本人への謝罪□問合せ対応への労力□再発防止のための経済的負担ちょっとした気の緩みや確認不足が大きな問題になり、思いのほか大きな影響を及ぼすことがあります。 ●メール誤送信の関係者（自社も含む）への影響は。 (例) •送信相手へのお詫び、メールなど個人情報の削除依頼• 漏えいした本人へのお詫び•問い合わせ窓口の設置•本人への補償、再発防止策への投資誤送信防止システム導入等の経済的損失ちよっとした気の緩みや確認不足が大きな問題になり、思いのほか大きな影響を及ぼすことがあります。基本編個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために現在のIT社会では、メールは日常業務において欠かせない便利なツールとして利用されています。しかしながら、手軽に利用できるが故に、誰もが誤操作、誤入力などのミスによる「メール誤送信」を起こす可能性があります。プライバシーマーク付与事業者の事故報告の中でも、毎年報告件数が多いのが「メール誤送信」事故の原因を知り、防止策を考えることで、リスクに備える●個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにメールの利用は、日常業務の中で、社内・取引先・お客様とのやり取りに欠かせないものとなっています。手軽に利用できるが故に、気の緩み、注意力・意識の低下によるミスが発生し、個人情報の漏えいなどの事故が起こるリスクも大きくなります。プライバシーマーク付与事業者による個人情報の取扱いに関する事故の原因で毎年上位となるのがメール誤送信です。事故の原因を知り、防止策を考えることで誤送信事故に対するリスクに備えましょう。 ★参考（JIPDEC公表資料）プライバシーマーク制度＞制度案内＞参考情報「個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点」 https://privacymark.jp/system/reference/index.html基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために●ここから、今回のテーマ「メール誤送信を防ごう」について、以下の観点から事故の原因と防止策について考えていきます。 •メール本文等の誤送信•ファイル添付間違いによる誤送信•メールアドレス間違いによる誤送信基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために00 ●まず、メール誤送信にはどのような事故があるかを確認します基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために●どのような事故があるかを確認します【メール本文等の誤送信の例】 Aさん宛にメール送信したが、メール本文はBさん宛のものだった。 Aさん宛に、本文中の宛名が「Ｂ様」となったメールを送信した。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
●どのような事故があるかを確認します【添付ファイルの間違いによる誤送信の例】添付間違い添付ファイルをつけるつもりのないメールにファイルを添付して送信した。添付しなくてはならないファイルとは別のファイルを添付して送信した。隠れた原稿添付エクセルファイルを添付して送信した際に、送信先とは関係のない個人情報を記載した別シートも一緒に添付していた。 ★個人情報だけではなく、機密情報が含まれている場合もあります。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために●どのような事故があるかを確認します【メールアドレス間違いによる誤送信の例】アドレス帳からの選択ミス本来の送信先とは別人のアドレスを選択してしまった。アドレス入力ミス入力したアドレスが間違っており、実在する別の人に届いてしまった。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/business/business_staff_04.html ●どのような事故があるかを確認します【メールアドレス間違いによる誤送信の例】送信先アドレス欄の選択ミスBCCにするべきアドレスをTOやCCに入れてしまった。その他一括送信する際に、条件指定を間違えた。 ★参考○国民のためのサイバーセキュリティサイト電子メールの誤送信https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/business/busi ness staff 04.htmlメールの誤送信（一般利用者の対策） https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/enduser/endu ser_security02_12.html基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために13 ●事故が発生する状況と原因について確認します
メール本文等の誤送信の場合
■取引先ごとに用意してあるメール本文のひな型を取り違えて送信した。 ■以前に同じ内容で送信したB様宛のメール本文を再利用したが、宛名を本来送信するA様に修正するのを忘れて送信した。 ■送信先リストの作成時、作業ミスにより「メールアドレス」と「宛名」の行にズレが生じ、送信先とは別人の宛名を本文に表示して送信した。 ●事故が発生する状況と原因として多いのは、次のものがあります。 【メール本文等の誤送信の場合】メール本文の取り違えメール本文への誤記載基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
添付ファイル間違いによる誤送信の場合
•添付ファイルを選択する際に、類似名のファイルを選択して送信•ひな型として保存してあるファイルにA様の個人情報を上書き保存して、そのままひな型のつもりで、B様宛に送信した。 •一つのExcelファイルに複数社のデータをシートごとに保存しているが、A社に送付する際に、他社のシートがあることを失念し、そのまま添付、送信した。メール送信時に、添付ファイルの内容までは確認していない。 ●事故が発生する状況と原因として多いのは、次のものがあります。ファイルの添付間違い他の添付ファイルがついたメールを再利用し、添付ファイルの削除を忘れてしまった。隠れた原稿添付添付ファイルの中身が別のもの、または別のデータが入っている。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにメールアドレス間違いによる誤送信の例（１） ●事故が発生する状況と原因として多いのは、次のものがあります。 【メールアドレス間違いによる誤送信の場合】アドレス帳からの選択ミスアドレスの入力ミス基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにメールアドレス間違いによる誤送信の例（２) ●件名欄にメールアドレスを入力して送信した。 • 100名に一斉にメールを送る際に、BCCのつもりでCC欄にメールアドレスを入力して送信した。 •使用が禁止されている自作のアドレス帳を使用した際に、類似のメールアドレスを選択して送信した。 •送信先を指定する際に、選択条件を間違えて必要のない人に送信誤操作・うっかりミスは、誰でも起こす可能性がある。 ●事故が発生する状況と原因として多いのは、次のものがあります。 【メールアドレス間違いによる誤送信の場合】送信先アドレス欄の選択ミスその他ルール違反送信者の選択条件設定のミス基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにCopyright © 2022 JIPDEC All rights reserved. 18基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
気をつけましよう、こんな時
■同時に複数の作業を行っている時■時間に余裕がない時（業務多忙、終業時間間際、納期間際） ■既送信メールを再利用して、メール本文を作成する時■同時に複数のメール本文を作成する時■メールを一括送信する時■紙の書類から転記する時●気をつけるべき場面を確認します同時に複数の作業を行っている時時間に余裕がない時以前送信したメールを再利用して送信する時同時に複数のメール本文を作成している時メールを一括送信する時紙の書類から転記する時基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
■ Excelファイルでの複数シートの使い方■ファイル名の付け方■既存メールを再利用する際のコピー＆ペースト等の処理■オートコンプリート機能で表示されるメールアドレスの選択■類似したメールアドレスの誤選択□同じ名字、似た名字、同じ頭文字など■ローマ字表記の誤りonoとohno、satoとsatou、simuraとshimura、 shojiとsyojiなど■似た文字・数字・記号を見誤っていないか[1] （いち）と「i」（エル）、「o」（ゼロ）と「o」（オー） 「-」（ハイフン）と「_」（アンダーバー）など●気をつけるべき事象を確認しますExcelファイルの複数シートの使い方は適切ですか。不要なシートは入っていませんか？ほかに似ているメールアドレスはありませんか。適切なファイル名をつけていますか。 •紛らわしいファイル名になっていませんか。入力したメールアドレス文字は正しいですか？基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために事故を発生させないためにはどうしたらよいですか？ ■皆さんで考えましょうCopyright © 2022 JIPDEC All rights reserved. 21 ●ディスカッション等で対応策を考えます。題材例：自社の事故事例やヒヤリハット事例など基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために22 ●ここでご紹介する事故防止策は、さまざまな業種・業態・規模の事業者の皆さまから提出された事故報告書を整理してまとめたものです。それら『全てを採用』することが、必ずしも最良とは言えません。あくまでも一例ですので、『自社の業務・業態・規模に合ったもの』を、自社の個人情報取扱い状況に合せて、参考にしていただければと思います。 【防止策例】 •ミスの防止•体制の整備基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
●防止策例は、あくまでも一例です。自社にあった方法を検討していただく際の参考としてください。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために
防止策例のご紹介：ミスの防止（２）
■アドレス帳からの選択ミス防止□企業名、氏名等をわかりやすいように登録する。 ●防止策例は、あくまでも一例です。自社にあった方法を検討していただく際の参考としてください。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために□PCのセキュリティ設定状況のチェック（定期的、抜き打ち）システム任せにせず、ルール通りに運用されているかを定期的に確認することも重要●防止策例は、あくまでも一例です。自社にあった方法を検討していただく際の参考としてください。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために●事業者は、個人情報の取扱いに関するルールを定め運用することで、事故というリスクに備えます。事故を起こさないために、また万が一発生した場合の影響を最小限に抑えるためにますがは、 ・事故を起こさないための体制、仕組みを作る•起きた場合の影響を最小限に抑えるためのルールを作成する⇒そして「従業者全員」が、ルールを理解し、守り運用していくことが第一です。基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにCopyright © 2022 JIPDEC All rights reserved. 28使用例：自社の個人情報保護に関する規程やルールなどを記載します。メール送信時のルールや手順、セキュリティ対策など基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないためにCopyright © 2022 JIPDEC All rights reserved.使用例：自社における緊急事態への対応フローなどを記載します。 •事故が発生•発覚した場合の対応手順、連絡先（連絡網）は？ 8基本編_個人情報の取扱いに関する事故を起こさないために■プライバシーマーク制度サイトhttps://privacymark.jp/ ●参考情報＞個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点https://privacymark.jp/system/reference/index.html □制度案内>個人情報の取扱いに関する事故の報告についてhttps://privacymark.jp/system/accident/index.html ■独立行政法人情報処理推進機構（IPA） https://www.ipa.go.jp/ □情報セキュリティ対策https://www.ipa.go.jp/security/measures/index.html □情報セキュリティ啓発https://www.ipa.go.jp/security/keihatsu/features.html