第１章(目的)第１条本規程は、公益社団法人北海道交通遺児の会（以下「本会」という。)における個人情報の適正な取扱いに関する基本的事項を定める。 (定義)第２条本規程における用語の定義は、次のとおりとする。 ( 1 )法個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）をいう、 ( 2 )施行令個人情報の保護に関する法律施行令(平成１５年政令第５０７号)をいう。 ( 3 )個人情報生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）及び個人識別符号が含まれるものをいう。
( 4 ) 要配慮個人情報
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして施行令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 ( 5 )個人情報データベース等個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。ア　特定の個人情報をコンピュータ(電子計算機)を用いて検索できるように体系的に構成したものイ　特定の個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの( 6 )個人データ本会が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。 ( 7 )保有個人データ本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるものとして施行令が定めるもの以外のものをいう。
(8)本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。 (個人情報保護管理責任者)第３条　個人情報保護のための管理責任者は、事務局長とするものとする。
第２章　個人情報
(利用目的の特定)第４条　本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。 2　利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行わなければならない。 3　利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。 (取得の原則)第５条　本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。 2　本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、要配慮個人情報を取得してはならない。ただし、法令に基づいて取得する場合、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき等法令で認められている場合は、この限りでない。 (利用目的の通知又は公表)第６条　本会は、取得した個人情報の利用目的をホームページで公表するものとする。 2　本人から直接書面（電子メールや電磁的方法を含む。）により当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、利用目的を明示するものとする。 3　次に掲げる場合には、利用目的の通知又は公表を行わないものとする。 (１)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合( 2 )本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)取得の状況からみて、利用目的が明らかであると認められる場合第３章　個人データの管理(データ内容の正確性の確保)第７条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するように努めなければならない。 (安全管理措置)第８条　取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の個人データの安全管理のために、組織的、人的、物理的及び技術的に必要かつ適切な措置を講じるとともに、定期的に改善のための見直しを行うものとする。 2　組織的安全管理措置として、次の措置を講じるものとする。 (１)個人情報保護管理責任者である事務局長（以下「管理責任者」という。)は、個人データが本規程その他定められた取扱方法に従って取り扱われていることを定期的に確認する。 ( 2 )管理責任者は、漏えい等の事案の発生時に備え、職員に、管理責任者に対する報告連絡を怠らないよう常に注意喚起を行う。 3　人的安全管理措置として、管理責任者は、個人データを含む個人情報の取扱いについて、職員に適切な指導を行うものとする。 4　物理的安全管理措置として、次の措置を講じるものとする。 (１)個人データを取り扱う機器及び個人データが記録・記載された電子媒体・書類等を盗難から防止するため、これらを施錠できるキャビネット等に保管するよう努める。 ( 2 )個人データを削除し、又は個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、管理責任者が確認する。 5 技術的安全管理措置として、次の措置を講じるものとする。 ( 1 )外部からの不正アクセス等を防止するため、個人データを取り扱う機器については、インターネットに接続していないものを使用するよう努める。 ( 2 )インターネットに接続する場合は、個人データを取り扱う機器等のオペレーションシステムを最新の情報に保持するとともに、セキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態として、外部からの不正アクセス等を防止する。 (3)メール等により個人データの含まれるファイルを送信する場合は、当該ファイルへのパスワードを設定して、情報システムの使用に伴う漏えい等を防止する。 (職員の監督)第９条　管理責任者は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。 (委託先の監督)第１０条　個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、委託先が安全管理措置を講じていることを確認するとともに、委託契約に安全管理措置を定めるように努めるものとする。 (漏えい等の報告等)第１１条　個人データの漏えい等が生じたときは、法が定めるところにより、当該事態が生じた旨を法第５９条に基づく個人情報保護委員会に報告するとともに、必要な措置を講じなけれぼならない。 (第三者提供の制限)第１２条　次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。 ( 1 )法令に基づく場合( 2 )人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 (第三者提供に係る記録の作成)第１３条　個人データを第三者に提供した場合は、法が定めるところにより、必要な記録を作成し、保存しなければならない。 2　第三者から個人データの提供を受けるに際しては、法が定めるところにより、必要な確認を行い、記録を作成して保存しなければならない。第４章　保有個人データ(保有個人データに関する事項の公表等)第１４条　保有個人データに関する次の事項については、法に基づき、別に定めるところにより、公表し、又は本人の求めに応じて遅滞なく回答しなければならない。 ( 1 )本会の名称及び住所並びに会長の氏名(2)全ての保有個人データの利用目的( 3 )保有個人データの開示等に必要な手続( 4 )保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先(利用目的の通知)第１５条　本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 ( 1 )前条の公表等により、利用目的が明らかである場合( 2 )第6条第3項第1号から第3号までに該当する場合2　前項の規定により、求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、当該決定した旨を通知しなけれぼならない。 (開示)第１６条　本人から、当該本人が識別される保有個人データの電磁的記録の提供による方法その他の方法による開示請求がなされた場合は、当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより、次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。 ( 1 )本人又は第三者の権利利益を害する場合( 2 )本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合( 3 )他の法令に違反することとなる場合2　前項の請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をした場合、当該保有個人データが存在しない場合又は同項の規定により本人が請求した方法による開示が困難である場合は、本人に対し、運滞なく、その旨を通知しなければならない。 ３　前２項の規定は、当該本人が識別される個人データに係る第１３条第１項及び第２項の記録について準用する。 (訂正等)第１７条　本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）の請求がなされた場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、運滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。 2　前項の請求に係る保有個人データの内容の全部又は一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。 (利用停止等)第１８条　本人から、当該本人が識別される保有個人データが目的外利用されているとき、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報が利用されているとき、偽りその他不正の手段により個人情報が取得されているとき又は本人の同意なく要配慮個人情報が取得されたときに該当するとして当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。）の請求がなされた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するのに必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 2　本人から、当該本人が識別される保有個人データが違法に第三者提供されているとして当該保有個人データの第三者への提供の停止請求がなされた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者提供の停止が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 3　本人から、当該本人が識別される保有個人データを本会が利用する必要がなくなった場合、当該本人が識別される保有個人データに係る第１１条に規定する事態が生じた場合その他当該本人が識別される保有個人データの取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合に該当するとして、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止請求がなされた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供を停止しなければならない。ただし、利用停止等又は第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者提供の停止が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 4　前３項に定める保有個人データの全部又は一部について利用停止等・第三者提供停止を行った場合又は行わない旨を決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなけれぼならない。 (補則)第１９条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は会長が別に定める。 2　この規程を改正し、又は廃止する場合は、理事会の決議により行う。則この規程は、平成３１年３月６日から施行する。 1 2　公益社団法人北海道交通遺児の会個人情報保護規程（平成２８年３月２日施行）は、廃止する。附町この規程は、令和４年４月１日から施行する。防