北海道胆振東部地震における北海道胆振東部地震支援者情報共有会議の会議運営支援中間報告令和2年（2020年） NPOファシリテーションきたのわ北海道胆振東部地震における北海道胆振東部地震支援者情報共有会議の会議運営支援中間報告
目次
序NPOファシリテーションきたのわとは北海道胆振東部地震とは第１章　概要1-1　北海道胆振東部地震支援者情報共有会議とは1-2 NPOファシリテーションきたのわが関わった経緯1-3　情報共有会議の登場人物と役割第２章　情報共有会議の会議運営の実施記録2-1　主要団体及び役割2-2　会議運営状況第３章　会議運営による災害支援について3-1　各フェーズでの会議運営の中で起こっていたこと3-2　会議運営に際して配慮したことや工夫したこと3-2-1.事前準備3-2-2.会議当日3-2-3.会議後3-2-4.ファシリテーター（進行役）とグラフィッカー（板書役） 3-3　会議運営支援の効果や課題3-3-1会議の在り方3-3-2フェーズごとの効果や課題3-3-3被災三町での開催への効果や課題3-3-4会議の役割の変化3-3-5被災地の課題解決を行なう場としての会議第４章　会議運営という災害支援の重要性について4-1　会議運営という災害支援の重要性と必要性について4-2被災地に存在する地元のNPO団体が会議運営支援に関わる重要性について4-3　今後につなげたいこと筋　を
NPOファシリテーションきたのわとは
ファシリテーションを活用して、北海道内のまちづくりの現場をサポートしたいという思いから、平成22年（2010年）4月団体設立。住民が対話を通じて地域やコミュニティの課題を解決していく社会の実現を目指して、学習交流会など情報交換の場づくり、会員同士の現場で実践する機会づくり、地域での話し合いやワークショップの組立て・進行・紹介をしている。会員数18名令和元年（2019年）12月時点会員の主な活動地域は、札幌市、江別市、岩見沢市、伊達市、滝川市、東川町、釧路市、北見市、弟子屈町、中標津町、斜里町、函館市など
ピジョン（目指す社会の姿）
住民が対話を通じて地域やコミュニティの課題を解決していく社会の実現を目指します。ミッション（ピジョンを実現するために取り組むこと） ・北海道全域を対象としたファシリテーションを実践している人が繋がれる、学びあえる組織や場をつくります・北海道で行動が生まれる参加型の話し合いの場を増やします
北海道胆振東部地震とは
平成30年（2018年）9月6日3時7分に、北海道胆振地方中東部を震源として発生した地震である。地震の規模はMj6.7、震源の深さは37 km（いずれも暫定値）。最大震度は、震度階級でもっとも高い震度7で、北海道では初めて観測された。 wikipediaより抜粋○各地の震度（震度5弱以上）厚真町鹿沼異度7厚真町京町、安平町早来北進、震度6強安平町追分柏が丘、むかわ町松風、むかわ町穂別

1-3　情報共有会議の登場人物と役割

情報共有会議(2018.9～2019.8)
北の国会議(2019.9～現在)
北の国災害サポートチーム
主な参加者
あった。
安平町役場　総務課長　田中一省先ず始めに、情報共有会議において、会議運営という分野で災害支授を継続して実施していることに対してお礼を述べたい。なぜ、安平町がこの情報共有会議を大事にしているか。当初は災害対応が優先であったため、この会議の存在自体知らなかったが三町待ち回りでいうことで、安平町役場総合庁舎の大会議室での開催を許可し、この会議の内容にＮＰＯ等の活動実態と各被災地の状況把握に驚愕し、翌朝、町三役に「この会議は今までの災害におけるノウハウと声を上げられない人の声も把握しており、当町にとって大事である。」と報告したのが、1年前の出来事でまた、この会議において熊本地震等被災者の声として一部損壊住家の修理において自らホームセンターで資材を買って修理しているとの報告があり、安平町では、領収書があればこれも対応する様、被災者の課題に合わせた制度設計ができた。勿論、復興における制度設計においても同様で取り組んでいる。このように、この情報共有会議は行政職員として庁内で考えるだけでなく、被災者支援のヒントを頂ける場であると思います。
2-1　主要団体及び役割
l期(2018/9~)は発災直後で苫小牧市にて週1回の情報共有会議を開催していた期間、 II期(20 18/10~)は被災三町持ち回りで週1回の情報共有会議を開催していた期間、 III期(2018/12~)は隔週1回の情報共有会議を開催した期間、現在（2019/9~）は月1回の情報共有会議を開催している期間とし、それぞれの実施記録についてまとめた。

ONPOファシリテーションきたのわの役割
前表のように当団体で担う役割は、主に会議( I期においてはグループワーク)の進行及び板書となっている。参加できるスタッフの人数によって会場設営、議事録の作成、受付、写真撮影などの役割も担っている。毎回当団体から2名ほどが参加。尚、会議の全体進行役（メインファシリテーター）は12月まで主催であるNPO法人北海道NPOサポートセンターが行っていたが、各町との連絡調整も行っており、情報量も多いことから、発言に集中した方が良いとなった。そのため、1月より全体進行役を当団体で担うようになった。
○活動資金について
NPO法人北海道NPOサポートセンターが赤い羽根共同募金「災害ポランティア・NPO活動サポート募金」の助成を受け、発災直後からの会議支援の人件費と交通費を補った。令和元年（2019年）10月以降は、当団体でいぶり基金の助成を受けて、人件費と交通費の補助を行っている。
○構成メンバーについて
III期まではNPO法人北海道NPOサポートセンターを中心として、様々な団体及び個人が協力する形で事務局を構成している。複数の団体に所属するメンバーも居る。尚、令和元年（2019年） 9月の情報共有会議から、主要団体が構成する「北の国災害サポートチーム」の主催となった。 (構成団体については、P2を参照)
厚真町社会福祉協議会生活支援担当主幹　山野下誠北海道胆振東部地震支援者情報共有会議を主催する方の言葉が頭に残っています。厚真町社会福祉協議会では災害ボランティアセンターを開設し被災者支援に取り組んできました。被災地域の行政や社会福祉協議会などの地元団体が、被災者支援や復興を担うのは当然の責務です。しかし、自分達自身も被災し、知識・経験や人員などの不足で力ら不足を痛感せざるを得ませんでした。そこで、「地元の力の限界が支援の限界になってはならない」と、支援関係者と被災地を繋いでくれたのが、この情報共有会議でした。会議では様々な情報や知見が得られ、被災地から状況や課題を発信でき、そして顔の見えるネットワークを築くことができる貴重な場所でした。また同じ災害で被災した近隣地域との情報交換も大変意義があり、会議やネットワークを通じて解消された課題や新たに生まれたプロジェクトも数多くありました。発災直後の災害ボランティアセンターの立ち上げ時期から、仮設住宅建設後の生活支援期に至る現在まで、混乱の最中から先行きの見通しや立ち位置を確認しながら進められたのも、会議の存在が大きいと思います。震災から1年が経過した今も続く情報共有会議。地元の主体性を尊重しながら、根気強く寄り添い続けてくださる関係者の皆さんに、心から感謝を申し上げたいと思います。
3-1　各フェーズでの会議運営の中で起こっていたこと
ここで整理した「フェーズ」とは、情報共有会議における進め方や被災地、被災者、参加者の変化ごとに当団体独自で設定した期間のことを指す。

3-2　会議運営に際して配慮したことや工夫したこと
3-2-1 事前準備

災害情報や地名（大きく何地区に分かれる、地元特有の地名の呼び方）など固有の情報を把握しておくと、会議の進行や板書がスムーズになった。土地勘の無い参加者に対して、被災三町の大きい地図のほかに概略図（行政区域図や都市計画図のように被災地の地域やエリアの名称がわかるような地図）があると良かった。北海道全体の地図は初期に配布した。令和元年（2019年）11月ぐらいから、被災三町を事前に回って情報を収集し、基本情報を一覧表にして配布した。避難所が閉じ、応急仮設住宅への引越しが落ち着いて、数字の変動が少なくなったあたりで必要性が薄れたため、基本情報の配布を取りやめた。次第を毎回掲示して使用しているて、分かりやすく伝えるための表づくり事を把握するためのカレンダーを作成
3-2-2会議当日

発言の中で個人名、批判、攻撃的な意見は記録に残さず、その場だけの情報とする。板書の写真を添付する。音声データは、議事録作成のために取ることとした。音声データ共有の必要は無いので、作成後に削除した。その日の進行役と板書役と主催者の三者が議事録をチェックし、公式な議事録としてメーリングリストで共有する。遅くても、次の会議までにはメーリングリストで共有するルールとした。共有が前提なので、誰が見ても不愉快な表現がないようにチェックする。略称は場合によっては失礼になることもあるので、正式名称に修正する。例えばボランティアのことを「ボラ」と表記していたり、「町が」とか「道が」というのは、「厚真町」や「北海道」などと修正するようにした。地名や人名など漢字等間違えやすいものは、確認してから記録する。前提の話を付け加えるなど、会議の場に来ていない人も理解できるようにする。発言者による主観や記録者の主観が入らないよう、第三者的な議事録になるよう作成し、配慮しながらチェックする。
【具体的な護事録等の共有、管理方法】
以下の流れで議事録等を共有、管理している。 ①当日に議事録を作成する（議事録作成者）当日に、写真と音声データをGoogleドライブの「議事録フォルダ」の「写真」と「音声」に入れる。 ②議事録案のデータタイトルに【未】と頭につけて、Googleドライブの「議事録フォルダ」の「議事録」に入れる。入れたらメッセンジャーで作業を報告（議事録作成者）する。 ③参加者名簿データと開催案内PDFを、Googleドライプの「議事録フォルダ」の「参加者名簿」と「案内」に入れる（受付担当者） ④３日以内に【未】をチェックする（基本は会議当日の進行役、板書役、主催者の3名） ⑤【未】をタイトルから外して保存する。メッセンジャーで報告（上記3人の最後の人） ⑥胆振東部地震の登録メーリングリストに投稿する（議事録作成者） ①メーリングリストで共有後、音声データはフォルダから削除する（議事録作成者）
3-2-4 ファシリテーター（進行役）とグラフィッカー（板書役）

3−3会議運営支援の効果や課題
3-3-1会議の在り方
取り扱う内容について
・多様なセクターが参加するため、全てのセクターの情報を収集することができる。 ・一方で、話題が個別化してきたり詳細なことになると会議の場ではじっくり扱うことができない。（熊本では支援団体や個人のための火の国会議と、行政職員と社会福祉協議会職員と中間支援団体の県域会議で対象が分かれていた） ・この場に求めることがそれぞれ違うこともあり、話しの内容が専門性のあることに特化してしまうと、参加者によっては興味を失うことになり、進行が難しいと思うこともある。
連携について
・このような場がないと、役場、社会福祉協議会の側も、支援団体に発信したいことを個別に伝える手間と時間がかかる。支援団体もバラバラの活動となり、連携が取れずに活動が重複してしまうことが想定される。支援の際に注意すべきことなど、フェーズでどんどん変わるので、そうした情報を都度キャッチできることには効果がある。
参加者について
・誰に出席してもらえると良いかの判断が難しい。市町村→総合振興局→北海道庁という構図の中で、誰が来ると適切な相談が出来るか。誰が来ることによって、どういう話しが出来るのかが分からない。 ・こういう場を作ったということを、各立場のところに持って行くことで、今後災害が起きたときに参加してもらえるような流れにできれば良い。 ・時間が経つにつれて北海道庁からも総合振興局からも参加が途絶えてしまったことは、法的枠組みにおける情報共有会議の位置付け（第１章の1-1参照）を十分に理解していないことが課題であったと感じている。
開催場所について
・開かれた情報共有会議であるために「どこでやるのか」が今回は特色だった。結果的に被災三町それぞれに関わる人たちが参加しやすくなるために巡回して開催した。会場は役場や社会福祉協議会に相談をして、役場の会議室や公民館、総合福祉センターなどでの開催となったため、集まりやすい環境をつくることができた。
3-3-2フェーズごとの効果や課題
ここでは、被災地で開催する会議運営支援の難しさ、時系列で変わっていく課題へ整理整頓の工夫、町それぞれで持ち回り開催の効果などの視点で効果や課題をフェーズごとに整理した。

3-3-3被災三町での開催への効果や課題
・巡回したことにより、他の町の役場職員や社会福祉協議会職員が参加しやすくなり、お互いの状況を知ることができたり、自分の町の課題を他町ではどうしているのかを聞ける場になったことが、会議開催の効果の一つであった。 ・開催する町ごとに参加者の顔ぶれが変わる。どこかで固定して開催すると、情報は確実に偏ると感じた。また災害対策については、役場の対応には各町の差が大きく、それぞれの対応方法を他の町で参考として伝えることができた。 ・会議運営チーム側は、毎回参加しているが、町の側は3回に1回になる人もいる、という認識を共有することが難しい。 ・参加者が来るかどうかの不安は毎回あった。最初の頃は会議の重要性や参加する価値を見出していなかったのかもしれない。情報共有会議で扱うテーマや課題によって、事前に誰に声掛けをして参加をお願いしておくかが大事になる。そのためによく参加者を把握しておくことが重要。
3-3-4 会議の役割の変化
・会議の役割を終えたのかなと思う時期もあったが、誰も会議はいらないという雰囲気はなく（来なくなる人はいるが）、フェーズ毎に役割が変化していくのだと感じるようになった。先のフェーズごとの変化を事前に学習することで、会議の進め方を検討して置くことも可能かもしれない。
3-3-5被災地の課題解決を行なう場としての会議
・会議で出てくる課題、声は多岐に渡る。この場ではどうしようもないこともあり、そうした時にこの場でどう終えるのかが難しい。また、聞いた声、出てきた課題が共有されたまま会議を終えることに、もやもやが残る。その課題が、別の回でまた上がってくることもあり、ここで出されること、会議そのものの意義を考えてしまうことがしばしばあった。支援者からも同様のことが出てくることがあり、会議運営支援チームに多くが期待されていることを感じつつ、このチームで担えることがどこまでなのか、悩んだ。
ファシリテーションを通した被災地支援
東北大学災害科学国際研究所定池祐季2018年9月13日、苫小牧市で初回の情報共有会議が開催された。道内外から様々な個人・団体が参加しており、既に被災地に入っている団体、これから入ろうとしている人など、様々な団体の多様な熱量を感じたことを覚えている。最初は自分自身でも詳細なメモを取っていたが、やがて、自分にとって必要なことは簡単にメモをとり、あとは記録支援に委ねて、その場の話し合いに専念するように切り替えた。写真に撮って見返せば、どんな話があったのかも振り返ることができる安心感。記録支援のありがたみを感じている。情報共有会議の中では、被災者の生の声を聴いているところほど、とりとめのない話になったり、不確かな情報を元に話すことがあったり、感情があふれたりする場面も見られた。その一方で、耳慣れない、災害時の法制度の話も行き来する。特に初期は、耳で聞いて文字化するのも大変だったと思う。 2019年6月、厚真町で住民と他地域の被災地に関わる人々の座談会を企画した際に、「きたのわ」さんに記録支援をいただいた。その後に開かれた厚真町での町民ワークショップでは、「きたのわ」さんがファシリテーターとして、参加者の声に耳を傾け、横造紙に書き留める姿があった。情報共有会議、座談会、町民ワークショップを通して、「きたのわ」さんの姿から、災害支援とファシリテーションの基本姿勢の親和性について気づかされた。自分も、「寄り添う」、「引き出す」、「見える化する」、「つなげる」姿勢を忘れないようにしていきたいと改めて思った。 2019年11月下旬の情報共有会議。参加する団体・個人の数は落ち着いてきた。だからといって現場のニーズがなくなったわけではない。被災地の今に目を向けるだけでなく、「仮設住宅のその先」を見据えた視点も必要だ。今後もファシリテーション支援をいただきながら、被災地の「見えているもの」と「見えていないもの」を整理しつつ、地元に寄り添っていきたいと考えている。
4-1会議運営という災害支援の重要性と必要性について
発災から一年が経った今、私たちの会議運営という災害支援を振り返り、その重要性と必要性について、以下の５つにまとめた。
会議運営という災害支援は、当団体のピジョンに繋がる活動であること
当団体のビジョンは「住民が対話を通じて地域やコミュニティの課題を解決していく社会の実現」である。会議の進行や板書のお手伝いをすることが目的ではなく、そこに住む人たちが自分たちで話し合い、自分たちで決めて行動していけるまちをつくるための長期的な被災地支援の活動である。これは当団体のビジョンに向かう活動の一つであり、そこに繋がるように会議の場では、被災地の課題の解決のために支援者同士がつながること、地元の人たちの主体的な動きを大事にすること、被災者の声を聴き共有することを大事にした。そうすることで、被災地が持つ課題の全てではないが、役場や社会福祉協議会と支援者とがつながり、具体的な課題解決へと向かう場づくりができたと感じている。会議運営という災害支援は、災害時だけではなくこれからの復興に向けたまちづくりにも大きく影響していく支援である。単なる会議開催ではなく、災害時における会議運営そのものの在り方を考えていくことが重要ではないかと考えている。
すでに北海道内のNPOのネットワークを持っていたこと
情報共有会議の主催団体であるNPO法人北海道NPOサポートセンターとは、普段から研修や講座を共に実施したり、すぐに連絡を取り合える関係性であったことが、発災直後の協力体制構築につながった。また、その他の会議運営の協力団体とも普段から連絡を取り合える関係であったので、チームとして動きやすい土壌がすでにあったことが、継続した活動をするためにとても重要だった。また会議運営支援チームは、様々な専門分野（環境、若者、子ども、災害支援、ファシリテーション、中間支援など）を持つ人たちが集まるチームであったので、互いに支えあいながらここまで継続して運営することができている。この多様な専門分野を持つネットワークが、会議運営支援を始めとして、被災地の多様な課題解決へとつながっている。
もともと中間支援機能を持つ団体であったこと
当団体会員は北海道内のNPOや中間支援団体を生業としている会員が多く、今回の胆振東部地震の際にも被災三町で活動しているNPO関係者との繋がりがすでにあり、個別に連絡を取り合うことができた。そこから、現地の状況や困りごとなどを事前にヒアリングできたり、会議開催についても、相談しながら現地の人たちが参加しやすい場を一緒に考えることができた。お互いに顔を知っている人がいるというだけで、安心して情報共有会議へ参加することができたと感じている。これらは当団体が中間支援機能をもつ組織であったこと、団体会員の持つネットワークが十分に活かされた場面である。
進行役は第三者がすることの意味
最初の4ヶ月間は主催であるNPO法人北海道NPOサポートセンターの定森氏が進行役をしていた。しかし、事前に現地に訪れ、個別に担当者から情報を収集していくことにより、フラットなままで会議を進行することが難しくなった。その流れから、当団体の橋本が全体進行役を担当することになった。進行役が当団体メンバーに変わったことにより、定森氏は会議に充てるテーマ設定や行政や社協から課題を拾い上げることに時間を費やすことができるようになった。全体進行役は、参加者との信頼関係が重要であることから、今回のように参加者との関係性が構築されてから第三者である私たちが全体進行役を担うことが望ましいと感じている。
会議進行だけではなく、コーディネートの必要性
当団体の関わり方は、会議進行だけではなく支援者と支援者をつなぐ「コーディネート」を含めた関わりだった。このコーディネート力は、会議の中で適材適所を見つけてつなげるといった課題解決や相談の一歩を進めることの力として、大変重要だった。それらは、支援者と普段から顔の見える関係であることや支援団体の活動をよく知っていることから成せるコーディネートだった。災害などの緊急時には、日常の活動のつながりが顕在化する表れの一つであったと感じている。
4-2被災地に存在する地元のNPO団体が会議運営支援に関わる重要性について
1年が経った今も被災地では「北の国会議」が開催され、復興への動きや新たな課題や困りごとが共有され、今もなお現在進行形で支援団体が入って、支援活動が続いている。今回北海道で起きた災害支援では、当団体の活動エリアが北海道全域であるからこそ、発災初期だけではなく長期的に継続的に被災地に関わっていくことができている。また、会議当日のみならず、事前の打合せから事後の振り返りまでの一連を協力団体と話し合い、役割を分担しながら進められることで、負担が偏らず進めることができた。本来事業がそれぞれある中での活動なので、負担が偏りすぎないことが継続的に関わっていく上で重要なことである。
4-3今後につなげたいこと
いまもなお現在進行形で進んでいる被災地支援であることから、この冊子名は「中間報告」とした。今後は被災された方々の生活再建、これから変わりゆくフェーズに長期間・隙間なく対応できるつながりをつくるために、団体間の垣根を越えて、より顔の見える関係が構築できるよう「北の国会議」において会議支援を実施していくとともに、被災地の今後のまちづくりにつながる視点を常に持ち合わせていきたい。また厚真町では、2019年9月から復興計画策定のワークショップのお手伝いの機会をいただき、北海道で初めての復興計画策定のプロセスを学ぶことができた。この経験も、次の北海道での災害時に活かせるようつなげていきたい。北海道で次に災害があった時に、今回の経験を活かして発災直後からその土地の復興のまちづくりまでをイメージしながら、会議運営支援を行なっていきたいと考えている。そのためには、できる限りの記録を残すことと、私たち以外でも活動できるようにノウハウを残していくこと、他地域の当団体会員や情報共有会議を必要とする人へ伝えていく機会をつくりたい。今回の北海道胆振東部地震を機に、北海道の支援団体が集まり「北の国災害サポートチーム」が設立された。当団体だけではなく、他の災害サポートチームを構成する幹事団体とともに連携して今までの学びを伝えていきたいと考えている。平成30年（2018年）9月6日3時7分に発生した北海道胆振東部地震によりお亡くなりになられた方々のご冥福をお祈り申し上げます。そして、今もなお生活再建の不安を抱え、見通しがきかない状況で辛い思いをされている方自分は我慢すれば大丈夫だからと目には見えないストレスを抱えている方、被災された皆様に心よりお見舞いを申し上げます。あの日、札幌市の我が家も立ちあがることができないほど大きく揺れ、真っ暗間のなか子ども達を抱えて朝方まで車中でラジオに耳を傾けていました。私たち、そして情報共有会議で出会う人々のほとんどが支援者でありながら被災当事者でありました。皆に家族がおり、暮らしがあり、そして支援活動がある生活が始まって、1年半が経とうとしています。被災地でこれまで出会った方々に心より敬意と感謝の気持ちをお伝えいたします。この中間報告をまとめるにあたり、貴重な時間を割いて原稿を書いてくださった田中氏、山野下氏、定池氏に深く感謝いたします。これまで活動を共にしてきた北の国災害サポートチームの幹事団体、会議運営支援チームの協力団体、そして当団体の会議支援プロジェクトチームの皆、たくさんのご指導を賜りました篠原氏、定森氏に心より感謝申し上げます。いまも全国で自然災害が頻発しており、支援活動が続いています。この中間報告が被災地で必要としている方の手に届き、いまも悩みながらも奮闘している仲間がここにいることと、試行錯誤した私たちの経験がどこかの被災地で役に立てることを願って。 NPOファシリテーションきたのわ　代表　宮本　奏本中間報告の担当は以下の通りである。宮　本　奏（序章、第１章、第４章、全体編集・調整）橋本正彦（第１章～第３章）伊東かおり（第２章～第３章）東田秀美（全体編集補助・全体校正）作成にあたり以下の方々に協力を得ました。記して謝意を表します。（順不同、敬称略）水谷あゆみ成田真由美金榮知子溝渕清彦北海道胆振東部地震における北海道胆振東部地震支援者情報共有会議の会議運営支援中間報告NPOファシリテーションきたのわ2018年9月～2020年1月現在発行NPOファシリテーションきたのわお問合せ　kitanowa.info@gmail.com本書記載の記事、写真、図版等を無断で転用することを禁じます