第8回産業日本語研究会・シンポジウム第四部文書データの効果的な利用に向けてFUIITSU shaping tomorrow with you FUJITSUビジネスアプリケーションDocumalご紹介2017年3月8日富士通株式会社西日本BG ビジネスソリューション本部山下敦FUjiTSU文書管理における課題と解決ポイント1

1．文書の管理が煩雑
・似たような文書が散在しており、どれが最新版かが分からない
２．文書の管理方法がバラバラ
・部署や文書によって管理方法や管理システムが異なっている・文書が個人やファイルサーバで管理されている
３．文書の運用ルールがバラバラ
・紙やメール添付での申請で、承認ワークフローがうまくまわっていない・運用ルールが守られておらず、承認処理を飛ばされていることがある
4．文書検索におけるムダ
・ファイルサーバ等、誰でも閲覧できる環境で管理されている・文書量が多すぎて、見たい文書をすばやく探せないなんとかしたい。。
版数管理2情報共有nルールの明確化簡単検索他部署のユーザが参照・作成しても常に最新版にアクセスでき、旧版の確認も可能です。部署や文書ごとにバラバラに管理していたものが元管理できます。部署や文書ごとに異なるワークフローも、ルールに則った運用が自然にできます。適切なセキュリティによって自身に関係する文書のみが閲覧でき、最新版のみをすばやく検索できます。 Documalが社内のルールになりますあらゆるドキュメントをDocumalに登録すればよいだけ！とっても簡単です！無所を見せずDocumalとは？ 4
[Documa] [. .交響のデイアサイの] [. .]一方(?)、全社で一元管理できる住籍みを選択します期限日設定で廃棄の自動心文書単位に保管年数が設定可能。登録時に自動で廃棄日を設定。廃棄日がくると自動で廃棄。 （その後一旦ごみ箱に格納され物理削除も可能）簡単作成フォルダ単位に定義したテンプレートに従って文書を簡単登録。参照作成やコピーも簡単。承認後に自動登録煩雑な改版管理もラクラク最新版を常時公開。誰がいつ更新したか、旧版も一目で確認可能。政府文書が承認されると自動的に指定したフォルダに登録。対象者にメール通知も可能。
大規模文書に対応した文書管理やワークフロー、アーカイブ機能、ログ管理機能を持った文書管理システムです。 Documalストからの半年サール(0)  PDF 三国民受政
Documalは、最新環境に対応しながら常に進化を続け、これまでに約1,000社の導入実績があります。プロセスドキュメント管理システム毎年プロセスドキュメント管理システムSO文書管理システムPRODocumalｲﾝﾄﾗﾈｯﾄ2 O文吉管理システムPRODocumalイトﾗﾈｯﾄ版ISO文書情報管理システムDocumal(ACCESS)
7 FUIITSU文書管理におけるDocumalのポイント
多くのお客様への導入実績に基づくノウハウを集約し、使いやすさにこだわった工夫と機能が盛り込まれています。 Documal ６つの特長0:07:00日の価格の平日メント麻薬ルールの自動化が可能6 tキコリティ対策はのEKを実感の運用に合わせる軟体操作性の華でも簡単に使える快速で6フンプライアンス対応
◆Documalは、個人作成文書から全社向け規程類まで、広範囲の文書及び機能要件をカバーしています。
◆ドキュメントの種類ごとに有効期限管理を行い、文書の自動削除・廃止が可能です。 ①文書の分類毎に、ドキュメントマスタを作成し、保存期間を設定するドキュメントマスタ(規程文書)保存期限：2年ドキュメントマスタ(品質記録文書)保存期限：５年ドキュメントマスタ(開発設計書)保存期限：1年②ドキュメント作成・承認後に、自動的に保管期日を設定します④文書削除・廃止サービス機能で、該当日の文書をチェックし、削除・廃止を行ないます。削除は、一旦ゴミ箱に移動します（戻すことが可能）その後一定期間（初期値14日）後に物理削除します。 ※文書の廃止も同様の運用が可能です。 ③承認後、フォルダで保管されます物理削除Documalゴミ箱フォルダ
◆セキュリティポリシーに沿って、フォルダ・ドキュメントに対してグループ・個人の細かいアクセス権限を設定可能＜フォルダへのアクセス権限設定＞
◆扱うドキュメントの種類にあわせて、登録するドキュメントのレイアウトを、HTMLで自由に作成可能◆設定した情報をキーワードとして検索が可能H T M L作成ツールを使用して、自由なレイアウトに変更可能
◆業務プロセスを各々アクションボックスとして定義し、業務の流れを作ることが可能◆フローの状況を確認することも可能く（例）文書フロー＞ 4つの処理を組み合わせてフローを作成フロー設定例.935255ピギュメル通路票起案者必須
◆利用者が閲覧、検索しやすい画面を提供
簡単検査□グイン直後の初画面からキーワード検索が可能摂在、未超ほちのドキュメントが18件あります現在、依頼中のドキュメントが21件おります。現在、一時保存中のドキュメントが10件ありますoduna町ドキュメホー粒|スコーツ(12) | 2ヘルヴ|ロッフファ
ar at th to方クイドエリアdocular属性による検索と、全文検索が可能1.前回口グイン(08/08 13:06)してからの新着一覧を表示
前日分(08/07)の新着一覧を表示新着書類検索前回ログイン以降最新分、本日分、過去1ヶ月分など、さまざまなt切り口で新着一覧を表示円流付ファイルもためる2.
3. 4 5. 6西六村ファイルも含めるマイメニューよく使うフォルダやメニューを初期画面に設定して簡単アクセス無所有給給す5) ■ 4.5.51
◆証跡管理・□グ採取CSV形式出力も可能ユーザアクセスログ一覧フィルタ●指定しない ● 2014/07/01田から2014/08/01用 o 今日全49件アクセス日時2014/07/23ユーザアクセス	グsu '管理者2014/07/23
'宮理宮マスタメンテナンスログ(処理理由)ル名タ誰が、いつ、ログインしたのか誰が、いつ、どのマスタを、なぜ、更新したのか自動で□グ出力10:17 10.17監査などの際、データの追跡が容易に快収書2013/07/11
10:171.132:221
太平- ををす16 10.19適用事例
解決策Documalで一元管理ができます。効果•文書を高速に検索できます。部門をまたがった情報共有が可能です。 (権限設定により部門に閉じた管理も可能)承認ワークフロー Q宮塚・キーワード/全文検索ですぐ見つかる・セキュリテイ雑保・社外から文書を参照できる版数管理IT部門セットアップ手順書操作設計書マニュアルーワード／全文検索で必要な情報がすぐ見つかる設計・購買部門海人仕様書結入資料書戦品カタログ宮業部門社外からタブレット端末で参照検収書アクセス権設定によるセキュリティ確保図面無所にはずなすI日版参照可能
解決策効果ナレッジ（暗黙知）をナレッジ（形式知）にして、共有と活用ができます。
・既存の資料を活用することで業務効率がアップします。組織スキルの底上げ/均一化が図れます。配信ワークフローで登録のお知らせキーワード／全文検索で必要な情報がすぐ見つかるY  2448年ポイント・キーワード/全文検索ですぐ見つかる・関係者への周知ができる・過去の情報も参照可能版数管理日版参照可能無所有人を見ず
解決策申請業務ごとにシステムでルール化でき、きめ細かな申請・承認が可能です。対無・ルールがシステム化されることで、ルールに則った運用が浸透します。 •決裁までのルールが可視化され、承認や意思決定の時間短縮につながります。ポイントあらゆる中華街道新に適用可能(宮崎中市、埼真中市、人目的運中市など）これまでは・・・いつも誰かに承認先を確認しないといけない・・・。早く承認してほしいのに、誰で止まっているのかメールだとわからない・・・。ルールに則った運用が定着します1人1人の任意が数率にてきますDocumal導入後PC利用甲荷
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