“朝の仕事と社内会職”
あらすじ:
2025年には、港湾施設の近辺で大型風車が発電に寄与している。新聞はインターネット購読が主流になり、紙の消費量が2010年頃より約1割少なくなった。電線の地中化が進んで歩道が広くなり、住宅地区で自転車専用道の整備が進んでいる。多くのサラリーマンや学生が、自宅から最寄り駅までの通勤と通学に電動自転車を使うようになっている。サマータイムが採用されて4月から朝の時間が早くなる一方、明るい夕刻の余暇活動が活発になっている。
朝のコミュニケーション
電車と地下鉄を乗り継いでオフィスについた護さんの最初の仕事は、レターとメールの確認である。護さんは同僚と軽いあいさつの後、すぐに机上の「ENTER」の箱に入っている封書類を開封した。一読して不要ならファイリング部品を回収し、書類だけデスクの脇にあるリサイクルボックスに入れる。一方、保存する書類は分類コードのメモをつけて「EXIT」の箱に入れる。返信を出すとか連絡するなど、処理するのに多少の時間が必要なものは、まとめて処理するので机上にのせたまま次の書類を確認する。以前はFAXも同様に処理していたが、2025年にFAXはもう使われていない。コンピューターと通信の性能が向上して、画像もメールで容易に送れるようになったからである。社内や本部内の回覧書類は素早く読んで「EXIT」の箱に移し、承認や決済が必要な書類は捺印して同じ「EXIT」の箱にいれる。サインで捺印を代用しようという提案が出されたこともあったが、やはり捺印の便利さと朱印のインパクトには換えがたい。それに押印の方がサインより明確で時間もかからない。このオフィスでは外国人も働いているが、捺印方式がすっかり気に入って日本の漢字に置き換えた印鑑を作り、日本人と同じように使っている。たとえばスワンソンさんの印鑑は「寿湾尊」で、レイモンドさんの印鑑は「礼門戸」というように、各自が工夫して好みの印鑑を作っている。「EXIT」に入れられた書類は午前と午後の決まった時間に回収され、回覧資料は配布先に回される。資料の大部分は電子化されているので、回覧ではなくメールで送られる方が多い。しかし、業界誌やパンフレットは印刷物で配布されるので社内回覧になる。誰かが複数の社員に有益と思われる資料を入手した時も、任意に回覧先を指定して回覧させることができる。郵便物は総務部に送られ、所定のスタンプが押されて集配事業者に渡される。集配事業者は郵便物だけでなく、小さな小包も同時に回収していく。保存する資料は、分類コード別にタイトルが台帳に入力された後に、所定のキャビネに収納される。書類の次はメールである。パソコンのディスプレイに着信メールのリストを出し、重要度ランクの高いメールから順に開封する。重要度のランクは差出人を基準に登録してあり、山川さんは顧客筋をAランク、社内関連部門をBランク、流通配送部門をCランク、業界関係者をDランク、個人的な友人や知人をEランクに設定している。まだ登録されていない差出人のメールはＦランクで、ウイルスに汚染されている可能性があるから添付ファイルの開封には注意する。Aランクから順に開封しながら、簡単な問合せや日程の確認など返信の必要があるものだけ素早く返信メールを作成して発信する。重要度の低いＦランクのメールは差出人を確認し、覚えがなければ開封しないで廃棄する。返信がすんだら今度は山川さんの方からの依頼や、情報を照会する文書を作成して次々に発信する。机上に残した書類も同様に処理すると、もう１時間が過ぎている。でも、この１時間は情報入手とコミュニケーションの貴重な時間で、午後にも１回は同じ作業をする。朝の情報処理だけで1時間もかかるのは効率が悪いという声もあるが、それだけ顧客が多く、ニーズが多様化しているからである。会社もニーズの多様化や個性化に応じて品揃えを増やし、事業を拡大して収益を増大させてきたのだから、今さら規格化大量生産品だけを扱うようなわけにはいかない。ただし情報処理の効率にはまだ改善の余地がある。会社は管理階層を少なくするために「課」をなくした。組織のフラット化は、増大した情報流通と迅速な意思決定に有益な変革だった。だが、そのために情報伝達のフィルター機能が１段階少なくなり、貴重な情報と不要な情報の混在が増えた。このため有用な情報を得ようとすると、不要な情報や無関係な情報まで確認し、有用性を迅速に判断しなければならなくなった。とくに外部からのマーケット情報は、量が多いが玉石混交なので、貴重な情報を見逃さない注意が必要である。10時過ぎに朝のコミュンケーション業務を終えた護さんは、2時からの営業会議に使う資料の準備を始めた。数枚のグラフや表を作り、プレゼンテーションの準備ができると、もう12時を過ぎているので食事に出ることにした。
そば屋も割り箸から塗り箸に
このオフィスは街の中心部にあるので、まわりには和洋中華のほかに、イタリア料理や東南アジア系の料理を出すレストランもある。軽食がよければファーストフードやそば屋もある。護さんと同僚は近場にある老舗のそば屋に入ると、お茶を飲みながら天ぷらそばを注文した。そば屋のテープルの上には、ひょうたん型の七味唐辛子の容器と、箸と爪楊枝が入った黒塗りの細長い箱が置いてある。そば屋の箸は江戸時代から伝統的に割り箸だったのだが、2025年には割り箸でなく塗り箸になっている。割り箸は室町時代に生まれた日本の伝統的な食文化で、老舗の店ほど割り箸にこだわってきた。こだわりの理由は割り箸が食べる人に清潔感を与えるのと、割り箸の方が塗り箸より「そば」が滑りにくく食べやすい点にあった。割り箸を木材の浪費と指摘する声は以前からあったが、業界は建築には使えない間伐材から作るので、木材資源の浪費にはあたらないと反論していた。しかし割り箸も1980年代から中国と東南アジアからの輸入が増え、2010年には9割以上が輸入品になっている。輸出国は効率よく割り箸を生産するために、手間のかかる間伐材からではなく、建築材料にも使える丸太から作っている。そんなわけで木材資源の浪費にはあたらないとする理論武装が崩壊し、ビジネス街のそば屋も塗り箸に代わったのである。塗り箸が滑りやすいという指摘については、箸の先の数センチが滑りにくいざらついた塗装になっている。光の反射具合が違うので、よくみれば塗装の違いに気がつくが、普段は誰も気がつかない。駅の立ち食いそば屋やラーメン屋も同様で、今では箸立てに塗り箸かプラスチックの箸が立っている。なお、少し値段の高い竹の割り箸は国産である。竹材は1970年頃まで垣根などの建築材料に広く使われていたが、 1980年代から徐々に使われなくなってしまった。だから割り箸の利用が竹林経営に寄与しており、2025年も老舗のそば屋は、竹の割り箸を紙のさやに入れて出している。
ウエットティッシュがおしぼりに
今日はそば屋で食事したが、レストランで洋食を食べることも多い。レストランのテープルには紙ナプキンが置いてあるが、ウエットティッシュはもう使われていない。 2025年にはホテルやレストラン、それに病院や学校給食施設も、調理クズと食べ残しのリサイクルに協力する義務が課せられている。リサイクルの方法は飼料化と肥料化とガス燃料化の３種類で、地域の実情に応じて適切な方法が採用されている。調理くずは種類によって家畜の飼料に再生利用できるが、鮮度が必要なので近場に飼料化工場がある場合に限られる。一方、食べ残しにはタバスコのような刺激性の強い最終調味料や、ソースが混じっている。それに塩分と脂肪分が多すぎることもあって、飼料化には向かないが肥料には再生できる。ただし用途が肥料でも、ウエットティッシュの混入は好ましくない。綿と混紡になっている化学繊維が混じると、畑でいつまでも分解しないからである。包装に使われているプラスチックの袋も、混入すれば肥料としての商品価値がなくなる。肥料化もできない食品廃棄物のリサイクルには、発酵させてメタンを回収し、ガスエンジンを使って発電する方法がある。この方法なら化学繊維やプラスチックが少しぐらい混入しても構わないが、大型設備が必要なので、排出量が多い地区でないと経済的に成立しない。そんなわけで、調理くずと食べ残しのリサイクルは肥料化が中心になるのだが、化学繊維やプラスチックが混入していると、処理事業者は引き取らない。このため、レストランはウエットテイッシュの使用を止め、紙ナプキンか布おしぼりをだすようになっているのである。
速隔会議で出張が激減
昼食を終えてオフィスに戻った護さんは、A4版のタブレットパソコンを持って会議室に行き、天井に設置された発信端末から情報を受信できるように接続を設定した。以前は各自が持参するパソコンをケーブルで接続していたので、机の下には通信ケーブルがとぐろを巻いていた。だが2025年には社内でも無線通信が採用されているので、机の下はすっきりしている。この営業会議では、15人ほどの営業キーパーソンが順次状況報告を行い、相互に情報と意見を交換する。出席者は全員が配布資料を自分のパソコンにダウンロードできるが、前面の大型ディスプレイにも写し出されるので紙の資料配布がない。資料を会議の参加者に見せる道具としては、以前にはOHPや書画カメラという一種のテレビカメラを使っていたことがある。しかし書画カメラは扱いにくく、寸法が大きいので使わないときは邪魔になっていた。その後パソコンの性能が向上したので、2025年には画像も含めて配布資料のすべてをパソコンで作成し、ディスプレイに写し出す方法が普及している。透明フィルムのOHPは2025年には全く使われていないし、若い社員には記憶もない。会議のメモや議事録もその場でパソコンに入力するから、紙を使う必要がなく記録の保存が容易である。会議室も執務室も禁煙だから厌皿はなく、飲み物は各フロアにある自動販売機から各自が持参する。社内会議はこのような形態が一般的だが、地方の営業所が参加するときは通信回線を使った遠隔会議にする。遠隔会議ではテレビカメラが会議室全体と発言者の顔を、配布資料とは別のディスプレイに写し出すようになっている。遠隔会議が一般化したので、出張の回数が2000年頃の3割以下になり、経費と時間の節減に大きく貢献している。国全体でもビジネスの出張が激減し、新幹線と飛行機のエネルギー消費が大幅に少なくなっている。議事録の作成は持ち回りで、通常は会議中に作成してしまう。議事進行と議事録作成の同時進行は慣れれば難しくないし、会議の終了時に全員が議事録を確認できるので誤解を防ぐのに貢献している。議事進行と議事録作成の同時進行で、会議の効率が格段に向上した。討議が本題からそれると議事録の担当者がすかさず議題との関係を確認しようとするし、不明確な発言には真意の明確な説明を求めるからである。誰しも自分の考えが頭の中にあるときは多少漠然としているが、人に説明しようとするときはもっと具体化する。読んだだけでわかる文書にしようとすると、さらに明快で具体的な表現が必要になる。だから持ち回りで議事録を作成するようになってから、参加者全員が思いつきや不明確な発言を控えるようになり、議題からそれた発言も大きく減少した。