○独立行政法人国際交流基金個人情報保護規程
平成17年２月23日
平成27年８月６日平成27年度規程第24号平成29年５月30日平成29年度規程第７号改正平成22年４月16日平成22年度規程第２号平成25年５月22日平成25年度規程第７号平成27年３月31日平成26年度規程第53号平成27年12月17日平成27年度規程第50号令和４年５月26日令和４年度規程第９号第１章　総則(目的)第１条　この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）に基づき、独立行政法人国際交流基金（以下「基金」という。）の保有する個人情報の適切な管理のために必要な事項を定めることを目的とする。 (定義)第２条　この規程における用語の意義は、次の各号に定めるところによる。なお、本条の各号において定めのない用語の定義については、法及び番号法の定めるところによる。 (1)個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。ア　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号イにおいて同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）イ　個人識別符号が含まれるもの(2)　個人識別符号とは、次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、政令で定めるものをいう。ア　特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
情報をいう。
(5)個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。ア　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものイ　アに掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
に係る者を識別するために指定されるものをいう。 (7)　特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報をいう。
(10)　個人番号利用事務とは、政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。 (11) 個人番号関係事務とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。 (12)　仮名加工情報とは、次に掲げる個人情報の区分に応じて次に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
他の記述等に置き換えることを含む。）。
(14) 行政機関等匿名加工情報とは、次のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部（これらの一部に独立行政法人等情報公開法第５条に規定する不開示情報（同条第１号に掲げる情報を除き、同条第２号ただし書に規定する情報を含む。）が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。）を加工して得られる匿名加工情報をいう。
6項に規定する個人情報ファイル等に掲載しないこととされるものでないこと。イ　独立行政法人等情報公開法第２条第１項に規定する独立行政法人等に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書等の開示の請求（独立行政法人等情報公開法第３条の規定による開示の請求をいう。）があったとしたならば、これらの者が次のいずれかを行うこととなるものであること。 (ア)　当該法人文書等に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。 (イ)　独立行政法人等情報公開法第14条第１項又は第２項の規定により意見書の提出の機会を与えること。ウ　基金の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、行政機関等匿名加工情報等の提供等の手続に関する細則（平成30年平成29年度細則第29号）第12条第１項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。 (15) 行政機関等匿名加工情報ファイルとは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。ア　特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものイ　アに掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(16) 行政機関等匿名加工情報等とは、行政機関等匿名加工情報、法第107条第4項に規定する削除情報及び法第114条第1項の規定により行った加工の方法に関する情報をいう。 (17) 個人関連情報とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。第２章　管理体制(総括保護管理責任者)第３条　基金に、総括保護管理責任者を一人置くこととし、総務担当理事をもってあてる。 2　総括保護管理責任者は、基金における保有個人情報、個人番号、仮名加工情報、匿名加工情報及び個人関連情報（以下「保有個人情報等」という。）の管理に関する事務を総括する任にあたる。 (総括保護管理者)第４条　基金に、総括保護管理者を一人置くこととし、総務部長をもってあてる。 ２　総括保護管理者は、総括保護管理責任者を補佐する。 (保護管理責任者)第５条　保有個人情報等を取り扱う独立行政法人国際交流基金組織規程（平成15年度規程第94号。以下「組織規程」という。）第５条第１項に定める各部、センター、青少年交流室及び監査室並びに附属機関、海外事務所及び京都支部（以下「各部等」という。）に、保護管理責任者を一人置くこととし、組織規程第７条第１項に定める部長等、附属機関にあっては附属機関組織細則（平成16年度細則第１号）第４条第１項に定める副所長、海外事務所及び京都支部にあってはその長をもってあてる。 2　保護管理責任者は、各部等における保有個人情報等の適切な管理を確保する任にあたる。 (保護管理者)第６条　保有個人情報等を取り扱う組織規程第５条第３項及び附属機関組織細則第２条第1項に定める各課、室及びチーム（以下「各課等」という。）、組織規程第５条第１項に定めるセンター、青少年交流室及び監査室並びに海外事務所及び京都支部に保護管理者を一人置くこととし、各課等にあっては組織規程第７条第３項及び附属機関組織細則第４条第３項に定める課長又は室長もしくはチーム長を、センター、青少年交流室及び監査室においては次長（ただし、次長が置かれていない場合は、部長等）をもってあてる。 2　保護管理者は、保護管理責任者を補佐し、各課等、センター、監査室、附属機関、海外事務所又は京都支部における保有個人情報等の適切な管理を確保する任にあたる。保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。 3　海外事務所及び京都支部にあっては、この規程及びこの規程に基づいて定める細則等中「保護管理者」とあるのは、「保護管理責任者」と読み替えるものとする。 (事務取扱担当者)第６条の２　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う職員等（以下「事務取扱担当者」という。）及びその役割を指定する。 2　保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。 3　総括保護管理責任者及び保護管理責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。 (保護担当者)第７条　保有個人情報等を取り扱う各課等、センター及び監査室並びに海外事務所及び京都支部（以下「保護担当課等」という。）に、保護担当課等の保護管理者が指定する保護担当者を一人置く。 2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、保護担当課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。 3　保護担当者は、原則として、独立行政法人国際交流基金文書管理規則（平成22年度規程第46号）に規定する文書管理担当者とする。 (監査責任者)第８条　基金に、監査責任者を一人置くこととし、監査室長をもってあてる。 2　監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任にあたる。 (保有個人情報の適切な管理のための委員会)第９条　保有個人情報の管理に係る重要事項の審議、連絡・調整等を行うために必要があるときは、別に定めるところにより、保有個人情報の適切な管理のための委員会を開催する。 (方針等の作成)第10条　総括保護管理責任者は、総括保護管理者、保護管理責任者、保護管理者、事務取扱担当者、保護担当者その他の職員等がこの規程に定める保有個人情報等の安全確保のための措置等を効率的かつ確実に実施するために必要な方針、基準等を作成する。第３章　教育研修(教育研修)第11条　総括保護管理責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員等に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の向上を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。 2　総括保護管理責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。 3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等、センター、監査室、附属機関、海外事務所又は京都支部の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。 4　保護管理責任者は、当該部等の職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講する。第４章　職員等の責務(職員等の責務)第12条　職員等は、法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理責任者、総括保護管理者、保護管理責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。 2　個人情報の取扱いに従事する職員等若しくは職員等であった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。第５章　保有個人情報等の取扱い(個人情報の保有の制限等)第13条　職員等は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定しなければならない。 2　前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。 3　利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。 (利用目的の明示)第14条 職員等は、本人から直接書面（電磁的記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。 (1)人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。 (2)　利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。 (3)利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 (4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。 (不適正な利用の禁止)第15条　職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。 (適正な取得)第16条　職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。 (正確性の確保)第17条　職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。 (安全管理措置)第18条　職員等は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 (アクセス制限)第19条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容（個人識別の容易性（匿名化の程度等）、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下において同じ。）に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員等とその権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。 2　アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。 3　職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。 (複製等の制限)第20条　職員等が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員等は、保護管理者の指示に従い行わなけれぼならない。 (1)　保有個人情報等の複製(2)　保有個人情報等の送信(3)　保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し(4)その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為(誤りの訂正等)第21条　職員等は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。 (媒体の管理等)第22条　職員等は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施綻等を行う。 (廃棄等)第23条　職員等は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体（端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合で、独立行政法人国際交流基金文書管理規程（平成22年度規程第46号）等に定める保存期間を経過した場合には保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。 (利用及び提供の制限)第24条　職員等は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。 2　前項の規定にかかわらず、保護管理者が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、職員等は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。 (1)本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。 (2)　法令の定める業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。 (3) 他の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。 (4)前３号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由があるとき。 3　前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。 4　保護管理者は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、保有個人情報の利用目的以外の目的のための基金の内部における利用を特定の職員等に限るものとする。 5　保護管理責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。 (保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求)第25条　保護管理者は、利用目的のために保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとすな。 2　保護管理者は、前条第２項第３号又は第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。 3　保護管理者は、前条第２項第３号又は第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。 4　保護管理者は、前条第２項第３号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前２項に規定する措置を講する。 5　保護管理者は、保有個人情報を提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、利用する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。 (外国にある第三者への提供の制限)第26条 職員等は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条において同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。）にある第三者（法第16条第３項に規定する個人データの取扱いについて法第４章第２節の規定により同条第２項に規定する個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置（第３項において「相当措置」という。）を継続的に誅ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項において同じ。）に利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合には、法令に基づく場合及び第24条第２項第４号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。 2　職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。 ３　職員等は、保有個人情報を外国にある第三者（第１項に規定する体制を整備している者に限る。）に利用目的以外の目的のために提供した場合には、法令に基づく場合及び第24条第２項第４号に掲げる場合を除くほか、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。 (個人関連情報の提供を受ける者に対する措置要求)第27条　保護管理者は、第三者に個人関連情報を提供する場合（当該第三者が当該個人関連情報を個人情報として取得することが想定される場合に限る。）において、必要があると認めるときは、当該第三者に対し、提供に係る個人関連情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人関連情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。 (仮名加工情報の取扱いに係る義務)第28条　職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。以下この条において同じ。）を第三者（当該仮名加工情報の取扱いの委託を受けた者を除く。）に提供してはならない。 2　職員等は、その取り扱う仮名加工情報の漏えいの防止その他仮名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 3　職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに法第41条第１項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。）を取得し、又は当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。 4　職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。）を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。 5　保護管理者は、仮名加工情報の取扱いの委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合について、前各項の規定を遵守させる。 (保有個人情報等の取扱状況の記録)第29条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。 2　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。 (個人番号の利用の制限)第30条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。 (特定個人情報の提供の求めの制限)第31条　職員等は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。 (特定個人情報ファイルの作成の制限)第32条　職員等は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。 (特定個人情報等の収集・保管の制限)第33条　職員等は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。 (取扱区域)第34条　保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。第６章　情報システムにおける安全の確保等(アクセス制御)第35条　保護管理責任者は、保有個人情報等（情報システムで取り扱うものに限る。以下本条及び次条から第50条まで（第42条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等（パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。 2　保護管理責任者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。 (アクセス記録)第36条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。 2　保護管理責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。 3　保護管理責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。 (アクセス状況の監視)第37条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。当該機能の設定が技術的に困難である場合は、前条に定めるアクセス記録の定期的な分析により当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視を行う。 (管理者権限の設定)第38条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。 (外部からの不正アクセスの防止)第39条　保護管理責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講する。 (不正プログラムによる漏えい等の防止)第40条　保護管理責任者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等（以下「漏えい等」という。）の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウエアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。 (暗号化)第41条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。職員等は、これを踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。 (入力情報の照合等)第42条　職員等は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。 (情報システムにおける保有個人情報等の処理)第43条　職員等は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。 (バックアップ)第44条　保護管理責任者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。 (情報システム設計書等の管理)第45条　保護管理責任者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。 (端末の限定)第46条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。 (端末の盗難防止等)第47条　保護管理責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。 (端末の持ち出し等)第48条　職員等は、保護管理責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。 (第三者の閲覧防止)第49条　職員等は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講する。 (記録機能を有する機器・媒体の接続制限)第50条　保護管理責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。第７章　情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第51条　保護管理責任者は、各部等の保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。 2　保護管理責任者は、必要があると認めるときは、各部等に設置された情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。 3　保護管理責任者は、各部等に設置された情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。 (情報システム室等の管理)第52条　保護管理責任者は、外部からの不正な侵入に備え、各部等に設置された情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。 2　保護管理責任者は、災害等に備え、各部等に設置された情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。 (外部に設置されたサーバー等)第53条　各部等の保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を基金以外の場所に設置する場合には、当該サーバー等を利用する各部等の保護管理責任者が、当該設置場所において前２条に準じた管理が行われるように必要な措置を講ずるものとする。第８章　保有個人情報の取扱いに係る業務の委託等(業務の委託等)第54条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先に対しても、第18条から第23条の規定を遵守させる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。 (1)個人情報の安全確保の措置(2)　個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務(3)　再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成17年法律第86号）第２条第１項第２号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。本号及び第６項において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項(4) 個人情報の複製等の制限に関する事項(5)　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項(6)　委託終了時における個人情報の消去及び返却に関する事項(7)　前各号に違反した場合における契約の解除権、損害賠償責任その他必要な事項2　個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき基金が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、当該措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。 ３　前２項に定める場合には、契約書に次に掲げる事項を明記する。 (1)　特定個人情報に関する秘密保持等の義務に関する事項(2)　特定個人情報の事業所内からの持出しの禁止に関する事項(3)　目的外利用の禁止に関する事項(4)　再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項(5)　特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応及び責任に関する事項(6)　委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項(7)特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する事項(8)　従業者に対する監督・教育に関する事項(9)　契約内容の遵守状況についての報告に関する事項(10)　基金による実地調査に関する事項4　保護管理者は、第１項に定める場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年１回以上の定期的検査等により確認する。 ５　第１項に定める場合、委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。 6 第２項に定める場合で、委託先が個人番号利用事務等を再委託する際には、保護管理責任者は、再委託される個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。 7　保護管理責任者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者（労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律（昭和60年法律第88号）第２条第２号に規定する派遣労働者をいう。以下において同じ。）によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。 8保護管理者は、保有個人情報を業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、委託先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずろ。第９章　個人情報ファイル簿の作成及び公表(個人情報ファイル簿の作成及び公表)第55条　保護管理者は、個人情報ファイル（第７項各号に掲げるもの及び第８項の規定により個人情報ファイル等に掲載しないものを除く。次項及び第４項において同じ。）を保有するに至ったときは、直ちに、次に掲げる事項を記載した帳等（以下「個人情報ファイル簿」という。）を作成しなければならない。 (1)　個人情報ファイルの名称(2)　基金の名称及び個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称(3)個人情報ファイルの利用目的(4) 個人情報ファイルに記録される項目（以下この章において「記録項目」という。）及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。第７項第８号において同じ。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲(以下この条において「記録範囲」という。） (5)　個人情報ファイルに記録される個人情報（以下この条において「記録情報」という。）の収集方法(6)　記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨(7) 記録情報を基金以外のものに経常的に提供する場合には、その提供先(8)　保有個人情報の開示請求等の手続に関する細則（平成16年度細則第45号）第2条に定める請求を受理する組織の名称及び所在地(9)　法第90条第１項ただし書又は第98条第１項ただし書に該当するときは、その旨(10) 電子計算機処理に係る個人情報ファイル又はマニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイルの別(11)電子計算機処理に係る個人情報ファイルについて、公表に係る電子計算機処理に係る個人情報ファイルであって、利用目的及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内であるマニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイルがあるときは、その旨(12)　行政機関等匿名加工情報に関する提案の募集をする個人情報ファイルである旨(13)　その他政令で定める事項2　個人情報ファイル等は、基金が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。 3　保護管理者は、個人情報ファイル等に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。 4　保護管理者は、個人情報ファイル等に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが第７項第８号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。 5　総括保護管理責任者は、個人情報ファイル等を作成したときは、遅滞なく、これを当該行政機関等の事務所に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。 6　総括保護管理責任者は、基金が保有している個人情報ファイルについて、それぞれ第1項に掲げる事項を記載した個人情報ファイル等を作成し、公表しなければならない。 7　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。 (1)国の安全、外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル(2)　犯罪の捜査、租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公訴の提起若しくは維持のために作成し、又は取得する個人情報ファイル(3)　職員等又は職員等であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（職員等の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。） (4)　専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル(5)　1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル(6) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの(7)　職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの(8)　本人の数が1,000人に満たない個人情報ファイル(9)　第３号から前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル(10)第６項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの(11)　法第60条第２項第２号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が前項の規定による公表に係る法第60条第２項第１号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるもの８　第６項の規定にかかわらず、総括保護管理責任者は、記録項目の一部若しくは第１項第５号若しくは第７号に掲げる事項を個人情報ファイル等に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル等に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。第10章　行政機関等匿名加工情報の提供及び業務の委託等(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供)第56条　保護管理者は、行政機関等匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下この章において同じ。）を作成することができる。 2　職員等は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。 (1)　法令に基づく場合(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。 3　第24条の規定にかかわらず、職員等は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報（保有個人情報に該当するものに限る。）を自ら利用し、又は提供してはならない。 4　前項の「削除情報」とは、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。
(業務の委託等)
第57条　保護管理責任者は、行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を遥定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先に対して、第18条から第23条の規定を遵守させる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、行政機関等匿名加工情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。 (1)行政機関等匿名加工情報等の安全確保の措置(2)　行政機関等匿名加工情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務(3)　再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項(4)    行政機関等匿名加工情報等の複製等の制限に関する事項(5)   行政機関等匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項(6)　委託終了時における行政機関等匿名加工情報等の消去及び媒体の返却に関する事項(7)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項2　保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における行政機関等匿名加工情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。 3　委託先において、行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施するものとする。行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。 4　保護管理者は、行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等行政機関等匿名加工情報等の取扱いに関する事項を明記するものとし、当該行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務に従事する派遣労働者若しくは従事していた派遣労働者に、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用させてはならない。 (匿名加工情報の取扱いに係る義務)第58条　保護管理者は、匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。）を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示する。 2　職員等は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第43条第１項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。 3　保護管理責任者は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講する。 4　保護管理責任者は、基金から匿名加工情報の取扱いの委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合についても、当該委託先に、前２項の規定を遵守させるものとする。第11章　安全確保上の問題への対応(事案の報告及び再発防止措置)第59条　保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員等は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。 2　保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じ、保護管理責任者に報告する。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。 3　保護管理責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、ただちに総括保護管理責任者に当該事案の内容等について報告する。 4　総括保護管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。 5　総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、外務省に対し、速やかに情報提供を行う。 6　保護管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講する。 7　総括保護管理責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省行政管理局に情報提供を行う。ただし、当該事案が非識別加工情報に係る場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行う。 ８　総括保護管理責任者は、保有個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の保有個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告する。 9　前項に規定する場合には、総括保護管理責任者は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。 (1)　本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき。 (2)　当該保有個人情報に法第78条各号に掲げる情報のいずれかが含まれるとき。第12章　監査及び点検の実施(監査)第60条　監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第３条から第58条に規定する措置の状況を含む基金における保有個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行い、その結果を総括保護管理責任者に報告する。 (点検)第61条　保護管理責任者は、各部等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理責任者に報告する。 (評価及び見直し)第62条　総括保護管理責任者、保護管理責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。第13章　外務省との連携第63条　基金は、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年４月２日閣議決定）を踏まえ、基金を所管する外務省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。第14章　補則(その他)第64条　この規程の実施に必要な事項及び保有個人情報の開示、訂正及び利用停止請求の手続及び非識別加工情報の提供等に係る事務手続等については、別に定める。附 則この規程は、平成17年４月１日から施行する。附　則（平成22年４月16日平成22年度規程第２号）この規程は、平成22年４月16日から施行する。附　則（平成23年３月２日平成22年度規程第49号）この規程は、平成23年４月１日から施行する。附　則（平成25年５月22日平成25年度規程第７号）この規程は、平成25年５月22日から施行し、平成25年４月15日から適用する。附　則（平成26年9月17日平成26年度規程第39号）この規程は、平成26年９月17日から施行する。附　則（平成27年３月31日平成26年度規程第53号）この規程は、平成27年４月１日から施行する。附　則（平成27年８月６日平成27年度規程第24号）この規程は、平成27年８月６日から施行する。附　則（平成27年12月17日平成27年度規程第50号）この規程は、平成27年12月17日から施行する。附　則（平成29年５月30日平成29年度規程第７号）この規程は、平成29年５月30日から施行する。附　則（令和４年５月26日令和４年度規程第９号）この規程は、令和４年５月26日から施行し、令和４年４月１日から適用する。