ILL システム(NACSIS-ILL)入門

1節

ILL システム概要

CAT2020 運用開始以降は、レコード ⇒ データ
ファイル ⇒ データセットと読み替えてください。

ILL システム（NACSIS-ILL）の外部依頼機能は、日米 2018
年 3 月末、日韓 2022 年 3 月末をもって終了しました。

1項

ILL サービスの意義
大学などの研究者は、教育や研究を行うために、膨大な文献やデータを必要とします。

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1節

ILL システム概要
それらの文献やデータを提供するのは、図書館の重要な役割です。
しかし、研究者が必要とする資料を全て、一つの図書館で所蔵するのは不可能です。

従って、各図書館が所蔵する資料を、複写や貸借で相互に利用する
ILL サービスは研究者への資料提供にとって不可欠なものです。

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1節
2項ILL システム概要
NACSIS-ILL システムの概要
NACSIS-ILL システムは図書館と図書館の間の通信・連絡業務をオンライン化し、ILL 業務を支援するシステムです。
資料そのものの発送には、郵送などの手作業が必要です。しかし、
NACSIS-ILL システムにより、資料の所在調査、複写や貸借の依頼、その確認などの作業が効率的になり、サービスを迅速に行うことができます。

NACSIS-ILL システムを使った複写業務や貸借業務の流れを見てみましょう。
①まず、利用者が図書館に文献の複写または貸借を申し込みます。
②図書館職員は、その文献を所蔵している図書館を検索します。このとき利用するのが、総合目録データベースです。検索の結果、文献を所蔵している図書館が見つかったら、③その図書館に複写または貸借の依頼を行います。
④依頼を受けた図書館は、⑤文献のコピーまたは現物を、依頼館宛てに郵送等の手段で発送します。
⑥同時に発送の通知を、NACSISILL システムで行います。
コピーや現物を受け取った依頼館は、⑦NACSIS-ILL システムの通知と送られてきた資料を照合して確認し、⑧利用者に提供します。

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1節
3項

ILL システム概要
ILL システムのメリット

NACSIS-ILL システムにはここにあげた 4 つ 5 つのメリットがあります。
所在調査に総合目録データベースを参照でき、最新の書誌・所蔵データが利用できます。
オンライン処理によって依頼・受付にかかる時間が短縮され、資料提供が迅速化します。
依頼先を複数、最大５館まで指定でき、ある依頼館に謝絶されても、自動的に次の依頼館に転送します。
NACSIS-ILL システムに参加している図書館のほかに、イギリスのBLDSC やアメリカの OCLC、韓国のKERIS に参加する図書館に依頼することもできます。これらを、「外部依頼機能」「外部システムとの連携機能」といいます。

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2節

1項

ILL システムの基礎知識

ILL システムの基本機能および構成
では次に、NACSIS-ILL システム(以下、ILL システム）の基本機能と構成を見ていきましょう。
はじめに ILL サービスで文献を所蔵する図書館を検索するときに利用するのが、総合目録データベースです。
総合目録データベースには全国規模の学術文献の所在情報が記録されています。
この目録システムでは、他の書誌情報作成機関が作成したデータベースも、参照ファイルやシステム間リンクにより参照できます。
ILL システムでは、この総合目録データベースを参照することにより、効率的に資料の所在調査を行うことができます。

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2節

ILL システムの基礎知識
ILL 業務には、文献の複写業務と現物の貸借業務があります。
それぞれの業務に対応して、ILL の処理を行うための「複写ファイル」と「貸借ファイル」があります。
それぞれのファイルには、依頼館と受付館のあいだの処理を行う「ILL 複写レコード」と「ILL 貸借レコード」が収められています。
この 2 つのファイル全体を、ILL データベースといいます。

ILL データベースは、希望する資料の所蔵館を確認するためや、依頼レコードへの書誌･所蔵事項の転記などに、総合目録データベースや参照ファイルを利用します。
総合目録データベースには、図書と雑誌について、それぞれ書誌ファイルと所蔵ファイルがあります。
参照ファイルでは、国立国会図書館が作成する JPMARC、米国議会図書館が作成するUSMARC など、ほかの書誌作成機関が作成した書誌レコードの参照が可能です。
また、参加組織ファイルには、参加館の利用条件や、担当者などの情報が入っています。

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ILL システム(NACSIS-ILL)入門

2節
2項

ILL システムの基礎知識
ILL レコードの内容
ILL 業務においては、依頼館が受付館に書誌事項や申込者に関わる事項などを連絡します。
次に、受付館が依頼館に資料の送付を行い、会計事項等を連絡します。
また、その間にも様々な相互連絡を行います。

ILL システムでは、ILL 業務に関わるこれら全ての情報を 1件のレコードに記録します。
依頼館と受付館とがこの 1 件のレコードを操作することにより、通信・連絡を行うしくみとなっています。
この ILL レコードにはレコー
ド ID、レコードの状態、書誌事項、所蔵館事項、申込者事項、会計事項、履歴・連絡事項、担当者事項等の項目が用意されています。

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2節

ILL システムの基礎知識
それでは、具体的な画面例でILL レコードのデータ内容を確認してみましょう。
この教材の画面例・操作例では、NII が開発したクライアントである WebUIP を使っています。
使っているシステムにより、実際の画面や操作方法が異なりますが、データ内容や ILL 業
務の考え方は同じです。
ILL レコード内には、主にこれらの項目があります。

ILL システムでは、依頼の受付先を 5 つまで指定することができます。
最初にその ILL レコードを参照するのは、先頭に指定された図書館です。
2 番目以降の受付先に指定された図書館では参照できません。ILL レコードの更新についても同様です。

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2節

ILL システムの基礎知識
先頭の受付館が依頼を謝絶した場合、次に指定された所蔵館が受付館となり、ILL レコードを参照・更新することができるようになります。
このようにして、更に依頼を断られた場合、残りの所蔵館が順番に参照・更新可能になっていきます。

3項

ILL レコードの状態遷移
ILL レコードの「状態」は、依頼館または受付館での処理が進むに従って変化していきます。これを ILL レコードの「状態遷移」といいます。システムの操作を習いながら、順次覚えるようにしてください。
ここで、複写業務の状態遷移を見てみましょう。

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2節

ILL システムの基礎知識
まずはじめに、依頼館が ILL システムでレコードを作成したとき、レコードの状態は「準備中」です。

そのレコードを送信して依頼を行うと、レコードの状態は「未処理」となります。

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2節

ILL システムの基礎知識受付館がそのレコードを受け付けると、レコードの状態は「処理中」となります。

受付館が依頼された文献を発送し、ILL レコードにその情報を記録すると、レコードの状態は「発送」となります。

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2節

ILL システムの基礎知識
依頼館がそのレコードを受け付けると、レコードの状態は「到着処理中」となります。

依頼館が到着した文献と、レコードの内容の照会を行い、確認の情報を記録すると、レコードの状態は「確認」となります。
各処理の段階と、レコードの状態の遷移との対応を理解す
ると、ILL システムの操作がより明確になります。

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付録

関連マニュアル
最後に、これから ILL シス
テムで作業するためのマニュアルなどを紹介します。
実際の操作にあたっては、これらのマニュアルを参照してください。
また、最新の情報に関しては、NACSIS-CAT/ILL ホームページのニュースなどを見てください。

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おわりにこの教材では、ILL システ
ムの概要と仕組みとを学習してきました。
ILL システムの意義や利点を理解し、業務の概要を説明できるようになったことでしょう。
ILL システムを使い、ILL 業務が迅速に、かつ効率的に行われることは、学術情報の流通を推進し、研究者をはじめとする利用者へのサービス向上につながります。
ILL システムを正しく理解し、依頼館・受付館ともに円滑に業務が進められるよ
う、是非ご協力ください。

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