Cvent Connect2024 in San Antonio
株式会社JTB
ビジネスソリューション事業本部

Cvent Connect in San Antonio 2024

開催地：アメリカ・サンアントニオ・テキサス州

開催日時：２０２４年６月１０日（月）～６月１４日（木）会場名：Henry B Gonzalez Convention Center
参加者数：対面4,000名／オンライン8,000名
JTB視察者数：８名
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会場仕様
Opening Remarks & Lunch
25,138㎡

LIVE Streaming
3600㎡

Cvent展示5,000㎡

受付＋生演奏copyright © JTB Corp. all rights reserved.

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Cvent Connect in San Antonio 2024

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アプリ＆受付

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会場受付①• Appから受付用のQRコードを表示し、チェックイン(名前で検索しチェックインも可能)• 受付にてネームバッジを発行 ネックストラップは参加者区分ごとに色分け
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会場受付②
各セッションの入り口にある機械でバッジをスキャンすれば入場可能。事前申込をせずに入ろうとするとエラー表示がでる仕様になっており、ウォークイン希望者のみ待機列を別で作って座席に空きがあれば誘導する形で運営されていた。
当日飛び込みの参加者もシステムで受付をすることができるので、終了後の参加者集計もスムーズにできると思われる。

会場内には所々にRFIDセンサーが置かれており、参加者の入退場管理を行っている。
この機能を利用することで、参加者の入退場時間や滞在時間、人の流れ等を把握することができるため、次回以降のイベント運営に活用が期待される。

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アプリ機能①• Connections/Message

イベント参加者情報がアプリ内に登録されており、名前で検索ができるため、名刺交換をせずとも連絡を取ることができ、参加者同士の交流促進につながる

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アプリ機能②

Surveyセッションが終了すると同時にアンケートを回収できる

Announcement
サーベイのリマインドやイベント予告等のメールより気軽に参加者に通知できる

On-demand/
Live-streamed
リアルタイムや後日配信で手軽に視聴することができる

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Schedule
参加したいセッションに申込むと、自身のスケジュールがアプリに表示されるセッションが多いイベントなどでは非常に有効と感じた
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アプリ機能③
その他機能• AI翻訳機能• 会場フロアマップ 等＜感想＞
アプリ内で出来ることが多く、わざわざメールを開いたりする必要もない。アプリを活用することでユーザー/オーガナイザーともに負担を減らすことができる。
またメッセージ機能の活用で参加者同士の交流が容易にできるため、ネットワーキングの場に有効と感じる。

Live Q&A
参加者がその場で質問をアプリ上に入力することが可能
セッションを中断することなく、進めることができ、セッションスタイルによっては随時スタッフが回答したり、最後のQ&Aタイムでまとめて回答可能
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展示ブース関連

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出展ブース｜3日目限定展示
出展費：1700ドル 参加費：@1200ドル【参加メリット】「Lead Capture」と呼ばれる専用アプリにて名札に記載されているQRコードを読み込むことで登録されている企業情報やコンタクト情報を得ることが出来る(見込客の獲得)

Tシャツに貼られているＱＲコードはLinked
inへのリンクとなっており、コネクションを作り関連性のある企業との繋がりを広く作っていくことができ、案件等の紹介にも繋がる。

獲得リード数は約120件

各出展者のページよりアポイントを入れることができ企業側が有益と判断した場合に申請が受理される、企業側が許可の判断を行うことができる為、効率的に関連企業の情報を得る機会を作ることが出来る＜出展者＞＜リード読み込みアプリ＞＜展示ブース＞＜名札＞＜アポイント画面＞

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アポイントメントブース＜各社アポイントメントブース＞

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各種ブース
自社の商品のノベルティやイベント体験を提供している企業が多く目立った説明の際には、リードの読み込みを基本とし、今後の見込客増加に向け、企業側は多くの情報を収集することができる①②

企業イメージ①人間クレーン＜エンターテイメント企業＞②キャップ＜ノベルティ制作会社＞③ウォールペイント＜ペイントイベント会社＞④カスタムバッグ＜ロサンゼルスツアー＞⑤カスタムブレスレット＜サンアントニオツアー＞

③

④

⑤

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ネットワーキング

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Cvent Connect GAMEIn-Person
Virtual

参加者の能動的なアクションを引き出す仕掛け
アクションによってポイントが設定されており、総合点数のランキングがライブで分かる
参加者のメリット：ゲーム感覚でイベントを楽しむことができる 上位入賞者にはプレゼントあり
主催者のメリット：興味のある参加者を知ることができる①Party Animal QR Code Challenge：3日間のPartyで会場内に隠されたQRコードを読み取る。Party会場を巡り交流を促す②Connection：ブース訪問数やリンククリック数、アポイントメント取得数など。人脈構築の積極的なアクションを促す③Virtual Super Star：QA投稿数、投票参加数、survey投稿数など、アプリを使用した参加を促す

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Cvent CONNECT Attendee Activity feed

In-Person
Virtual

参加者の交流を生み出すGeneral Chat
イベントでの写真や主催者へのコメントなど、主催者・出展者・カスタマーの感動を共有し共感できる場所
In-Person参加 も Virtual参加も、アプリ上で交流を図れる
イベント前からイベント終了後も投稿可能
イベント前では参加者のモチベーションアップや一体感の醸成
イベント後では当日だけのコネクションに留まらず、長期的な人脈を生み出すことに繋がる

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Appointment

In-Person

当日の時間を有効活用、「探す」「次の番を待つ」を減らす仕組み
アプリ上で、イベント開催前から、参加者一覧より検索が可能
気になる参加者や主催者がいたら、アポイントメントを取ることも可能

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Name Badge

In-Person

名前だけで終わらない、コミュニケーションのきっかけと今後の繋がりを生み出す名札
ストラップの色
青：Cvent
緑：Sponsor,Exhibitor, Hospitality
紫：Costomer
黒：Event Support Staff
QRコード• 参加（ログ取得、参加登録確認）• 名刺交換の代わりにQRコード読み取りで個人情報交換
リボンシール• 自己紹介の要素として加えられるシール「Hawaii」「my pronouns are they・them」「Digital Diva」など
個性的なシールもあり
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PartyIn-Person

ドレスコードあり All memberでのネットワーキングパーティー
Day1 NEON RODEO

Day2 Lone Star Jam

ドレスコード:ネオンカラー

ドレスコード:カントリーミュージック

•ポジションや所属に関係なく全員で楽しめる空間＝エンゲージメントの醸成•

料理、音楽の提供により、各国のM&E担当者などに「サンアントニオ」を体験自国に持ち帰ってもらう＝サンアントニオのプロモーション•

参加者、イベント主催メンバーへのねぎらい＝感謝、出席している肯定感を得る
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サステナビリティ＆食事

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食事

今回のイベントでは参加者向けに朝食/昼食/夕食（軽食＋Reception）がビュッフェスタイルで提供あり（参加費用に含む）
メインホールの隣に朝食提供場所があり、朝一のセッションなどは朝食をとりながらセッションを聞くことが可能
朝食以外でも午後には軽食がべニュー内のあらゆるところに配置されており、参加者が外に出ていかず終日いられるような空間が作られていた※左上・真ん中上はCventの展示会場

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Sustainability
廃棄物の分別強化に向けた取り組み事例

資源ゴミを分別できる設備OSCARの搭載
廃棄前モニターにかざし、ペットボトル等はRECYCLE
堆肥対象はCOMPOST、それ以外はLANDFILLに分別可能
給水所では紙カップの用意がなく、マイボトルを持ち歩く参加者が多かった

フードロスへの取り組み事例
スナック等残った食料品はClosing Keynote 参加
者で箱に詰め「ドナルド・マクドナルド・ハウス」を通じて病気と向き合う子供とその家族の支援活動に貢献した。
日本でも開封しておらず、賞味期限に余裕があるものを寄付支援することも可能と考えました。
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DEI

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視覚・聴覚【字幕・翻訳】【参加登録】

オンライン配信では、世界中の言語で同時翻訳が可能となっており
言葉の壁を越え誰もが平等に配信を聞くことが可能
聴覚障害者の助けにもなっている

事前登録の際に、様々なサポートに対するリクエストを受け付けている【LEGOで点字を表現】「The Big Book of Event Accessibility」
イベントを企画するにあたり、障害を持つ方を歓迎し、全ての方に魅力的な体験を提供するために必要な情報が記載されている
アクセシビリティは今のビジネス界における社会的責任のみならずビジネスにおいて重要な要素の一つである
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宗教・食事【参加登録】
特別な配慮が必要な方向けに食事メニューのリクエストを事前に受け付けている【メニュー】
提供されるメニューについても各メニューに表記がされており一目で内容の確認することが可能••••

KOSHER＆HALAL
グルテンフリーヴィーガン
ベジタリアン

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車いす
車いすの方用に専用のエレベーターを配備
会場内では車いすの方が快適に移動ができるように、会場内の各種配線を隠すよう設計

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FUN

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FUN
楽しませる“FUN”な演出がEngagementに繋がるまで【受付】
生演奏やオリジナル感を演出したネーム
カードでこれから始まる会へのわくわく感を醸成
リフレッシュコーナー(コーヒーブース、生き物タッチ)なども設置

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FUN【体験型ブース・プラン】

5項目を達成するとクレーンゲーム参加OK

会期を通じて楽しめるよう、人間UFOキャッチャーやペイントボード、カラオケ(昼食中に有志参加)、商談ブース近くのケータリング、早朝ウォーキング企画など、多数・複数領域の仕掛けがあった

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FUN
【その他】
各地からの参加者にもわかりやすく、またFUN要素の演出として、ゴミ捨て診断機の導入や、テキサスにちなんだパーティー企画、ノベルティ込みの協賛企業の出展など、多岐にわたる飽きさせない仕組み

参加者の大半を占める女性受けの良いリフレッシュ企画として協賛企業主催の瞑想セミナーの企画も。
ノベルティとして、アロマオイル等を配布

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FUN“FUN”の醸成が次のビジネスに繋がるサイクル

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演出

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全体演出
立体的な舞台設計

180°以上カバーする大型スクリーン✓✓

オープニング時は音量を上げて心拍数を高めさせ、記憶に残る演出にムービングライトを効果的に使いメリハリのある演出に撮影・映像

造作物

音響照明
✓

イベントのテーマカラーを基調としたステージ設営✓✓✓

後方に定点、その他ハンドカメラでダイナミックなカメラワークを実現
動画とステージ上の照明、音を掛け合わせアテンション的な演出
ステージの裏側からカメラを回すなど視聴者を飽きさせない仕組み
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パーティー演出
ならではの体験提供

土地にちなんだ
ドレスコード音響照明✓✓

Neon Rodeoにふさわしい
照明演出
高揚感をダイレクトに上げる
音量設定✓世代に合わせた選曲

体験ブース・食事

ドレスコード

開催地の特徴を打ち出した、テキサスならではの空間造成✓ 雰囲気造成＆会話のネタを生む✓ 昼間に商談を行った担当者と、半分プライベートな場面で新たなコミュニケーションのきっかけに

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