2006 年度卒業論文

アイデア創出会議における EMS と FTF の有効性の比較方法の開発
群馬大学社会情報学部社会情報学科担当教官

富山慶典

03601037

喜多由紀子

社会情報基礎講座「情報決定」第１研究室

EMS（=Electronic Meeting System:電子会議）はそれまでの伝統的な FTF（=Face To Face:対面式会議）の「時間」と「空間」と「規模」の障害を克服できるコミュニケーションツールとして登場した。本研究は、集団的知識を創造するアイ
デア創出会議において、参加者の多くが納得し、満足しえる結論を獲得するということを支援するツールの評価方法の開発を目的としている。まず、比較対象となる EMS と FTF について、両者の特徴をもとに、大きな４つの相違点を解明した。次に、会議のメカニズムを整理した。そして、アイデア創出会議における一定のメカニズムを明示した上で、結果的・過程的側面から５つの評価の視点を構築した。この５つの評価の視点と４つの相違点をもとに、EMS と FTF の有効性の比較方法を考案した。その際、妥当性と使いやすさを考慮し実際に評価を行った。比較方法の信頼性を高めるために、評価を多くの人に実施する必要性と、評価の判断基準の提案を行った。今後の課題として、EMS の存在を世間に広めること EMS の技術的理解を深めることを主張して結論とした。

1. はじめに1.1. 研究の背景と目的
話し合いは人間関係の基幹であり、一対一で話し合う面接と、多数で話し合う会議とがある。著者が大学生活

規

伝統的な会議（FTF）

模

空
間の中で参加した NPO の活動では、関係者らとの対面による会議が幾度となく開催された。掲示板も用いられ、ひらめいた案を書き込むことはあれども具体的な計画

図１

EMS と FTF のイメージ

1.2. 研究の方法は常に対面による会議で決定されてきた。一方で、情報

まず、比較対象となる EMS と FTF について、両者の特技術の進歩とともに、会議は FTF（=Face To Face:対徴をもとに、相違点を明示する。次に、会議のメカニズ

面式会議）という形式から EMS（=Electronic Meeting

ムを整理する。特にアイデア創出会議に焦点を当て、一System:電子会議システム）という新たな形式を推奨す定のメカニズムを討議方式の特徴から定義し、会議が失るようにもなってきた。EMS は伝統的な FTF の「時敗する要点を列挙する。アイデア創出会議の結果的・過間」と「空間」と「規模」の障害を克服できるコミュニ程的な評価の視点を構築する。構築した評価の視点と相ケーションツールとして登場した。（図１）EMS は企違点を組み合わせて、アイデア創出会議における EMS業では導入段階であり、実際に会議の生産性や効率性をと FTF の有効性の比較方法を考案する。開発した比較上げたという成果も出ている。

方法の妥当性・使いやすさを考慮し、実際に比較方法を

ここで、著者の経験から、EMS は FTF より本当に優れているのかという疑問が生じた。
ＦＴＦの方が思考実施する。評価の判断基準を提案し、最後に、今後の課題を検討する。

を掘り下げた会議を展開しやすく満足度も高いのではないのだろうか。とは言え、著者自身、EMS に関する

2. EMS と FT F の比 較

技術的理解を持ち合わせていない事実もある。また、

2.1. 協調活動の類型

EMS の有効性を証明するような実験は大学等の機関に人間の協調活動は組織を構成するメンバー個々人の留まり現場での実証はない。
多くの人が快適に会議を進活動と、メンバー相互間のコミュニケーションから成立められることを目指して、本研究は、集団的知識を創造している。協調活動は時間軸（同期型・非同期型）と空するアイデア創出会議において、参加者の多くが納得し、間軸（同一場所型・非同一場所型）とで分類される。上満足しえる結論を獲得するということを支援するツー記の組み合わせから、次の４種類の協調活動を導くこと

ルの評価方法の開発を目的としている。

ができる。

時間

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図２ 協調活動の類型

伝統的会議方式である FTF は対面式であることが条

図３

EMS のシステム構成件であり、「同期・同一場所型」に属す。EMS は協調2.1.2. EMS の本質的効果

活動の類型の全ての類型に属すが、一般的に FTF 同様、（１）必要に応じて匿名・同時発言が可能「同期・同一場所型」であるものが多いとされている。

（２）発言の同等の機会

本研究が対象とする EMS は、EMS と FTF 両者を比（３）会議にマイナスな内容を抽出・排除

較・検討しやすいという点から、「同期・同一場所型」（４）データや知識提供や知的処理の増加に分類されるが、意図的に「非同期・非同一場所型」に（５）構造的・非構造的技法を選択可能することが可能なシステムである「グループ・システム（６）会議中に外部情報にアクセス可能ズ」というソフトウェアに焦点を当てる。

（７）組織記憶化による内容の高度化

2.1.1. EM S 登場の背景とその特徴

2.1.3. グ ル ー プ ・ シ ス テ ム ズ （ Gr oup

EMS は情報技術（IT）を統合的に活用することによSystem s ）って、会議の効率、生産性を大幅に高めるためのシステ

米国のアリゾナ大学でヌナメーカーを中心とする研ムとして誕生した。EMS は会議の進行や意見の集約、究チーム（1984）により開発された。世界中の 500 以上

プレゼンテーションなどを電子的に支援することを目の公共・民間組織や大学（120 以上）で利用されている。

的としている。

｢グループ・システムズ」は単なるソフトウェアではな（１）EMS の基本的体系

く、会議室も含めたトータルな環境、設備である。<１>

EMS は会議自体をいくつかのフェーズに分解し、各フェーズにおいてメンバー間で行われるコミュニケーシ施設としての会議室、<２>会議支援機能、<３>ソフトウェア・ツールという側面を持つ。

ョンパターンをシステム的に制御することで、会議の知的生産性を向上させるという考えに基づいている。

アイデアの生成会議セッションのアイデアの整理

計画・管理
アイデアの評価

図４
組織記憶
図５

EMS の設備の例

2.1.4. グループ・システムズの利用事例
EMS を利用した会議方式の１時間は、慣習的な FTF

グループ・システムズの相互関係（２）EMS のシステム構成の会議方式の 2.61 時間に匹敵する。IBM が開発したEMS を実現するシステム技術には、一般に以下のよう議時間が１日あたり 2 から 4 時間削減された。

な共通点が見られる。（図３）<１>共有スクリーン<２>端末<３>ネットワーク<４>データベース

EMS は、米国の証券会社 J.P.モルガンで導入され、会2.2. EM S と FT F の相違点
EMS と FTF の欠点と利点を整理すると、表１のよ

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うな相違点があることが分かる。表１から、EMS とよい。

FTF の違いをまとめると、時間、場所、匿名性、記録、3.1.2. 会議を成り立たせる要因

費用、グループサイズという側面が両者のメリット・デ会議は、基本ステップと会議に影響を与える他のファメリットに関係していることが判明した。
機能的側面かクター（要因）との関連によって同一の環境や機能であら考えると、時間、場所、匿名性、記録であると考えらっても、過程と結果の善し悪しが左右される。要因はれる。
（表２参照）（１）グループ（集団）、（２）タスク（課題）、（３）コ
EMS と FTF の相違点

表１

ンテクスト（状況）に大きく分類される。この３つの要因の個々の状態と相互作用、そして、（４）ツール（手段）が関係して良し悪しは決定される。（図８参照）

ツール

グループ

タスク

コンテクスト

図８ 会議を成り立たせる要因

3.1.3. 会議の形式○グループサイズによる会議の分類
表２ EMS と FTF の根本的な機能上の相違点
EMS○目的による会議の分類

ア イ デア 創出 会議○会期による会議の分類

FTF

時間

非同期

同期

○タスク遂行のサイクルによる会議の分類

場所

非同一場所

非同一場所

3.2. アイデア創出会議における発散と収束

匿名性

可能不可能

日本創造学会(2002)によると、創造性とは「異質の情記録

詳細

概要報を組み合わせ、統合することによって、社会的に新しい価値を生み出すこと」と定義されている。
本研究では、

3. 会議の定 義

新たな考えを構築することをその根底に置き、最も根本3.1. 会議の論理的フレームワーク的な目的を持つと考えられる「アイデア創出会議」に焦3.1.1. 会議の基本ステップ点を当てていくことにする。

3.2.1. アイデア創出会議【1】導入する

アイデア創出会議もまた、会議の基本ステップに沿って進【2】意見を引き出す行しているが、さらにその討議方式を詳しく分析すると、「【1】共有→【2】発散→【3】収束→【4】共有」というメカニズム【3】結論に導くが存在することが分かる。
【1】共有のステップでは、謙譲認識【4】まとめるや事実確認、会議の目的などを共有することを目指す。
【2】発図７ 会議の基本ステップ

散では、様々な角度からタスクについて話し合う。問題提起と大抵の会議は以下の４つのステップを踏むことで成現状把握することが目的である。
【3】収束では、拡散した思考り立つ。（図７参照）特に、第２、第３ステップは参加やアイデアを結合させたり、絞りこむ。本質追求を目的とする。

者の会議に対する意欲や能力・知識が関係する。一つの最後に、【4】共有で導きだされた結論やコンセンサス（合意）会議の中でこのステップが繰り返されることもある。そについて解釈や共有を図るために、再度共有のステップに至る。のため、このステップは会議のひとつの要因と考えると

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会議

アイデア創出会議

2006 年度卒論【1】導入する【1】共有【2】意見を引き出す【2】発散【3】結論に導く【3】収束【4】まとめる【4】共有

図９ 会議の基本ステップとアイデア創出会議のステップ

3.2.2. 発散と収束のメカニズム
米国の心理学者ギルフォード(1956)によれば、人間がものごと考える際の思考のあり方は「発散的思考」と「収束的思考」という言葉によって定義されている。

図１１

ブレーンストーミングと連想の法則の例

BS 法は、４つのルール（批判厳禁、自由奔放、質よ問題提起り量、統合発展）に従って、自由奔放に連想の法則を活現状把握用して、どんどんアイデアを出す。KJ 法の全プロセス
は、「問題提起→取材→本質追究→構想計画→具体策→手順化→実施→検証→観賞」のステップからなるが、こ本質追求のうち、本質追究の部分が KJ 法の核心をなし、狭義のKJ 法と呼ばれる。狭義の KJ 法は、集めた情報群において似たものをグループ化し、図解として空間配置を決
図１０め叙述化を通じて創造的解決を図る。

アイデア創出会議のメカニズム（１）発散的思考のメカニズム：問 題提 起 、現 状把 握
発散的思考とは、ある課題について関連情報や知識をできる

3.2.4. アイデア創出会議の問題点（１）グループによる失敗要因だけ幅広く大量に想起抽出する作業である。そもそも問題は何①一人に与えられる発言時間が通常あまりにも短い②参加すかを明らかにすること（問題提起）から出発し、提起された問べき人ほど忙しく参加時間が少ない③知識レベルや人間関係題に対して関連情報を収集し、現状の分析（現状把握）を行う。

が発言に偏りを生じさせる④議長が上手に会議を裁けない⑤（２）収束的思考のメカニズム：本 質追 究

他の参加者の意見に傾聴する姿勢を築きにくい問題提起や現状把握で得られた関連情報に隠されている問（２）タスクによる失敗要因

題の本質を追究し問題解決のための本質的仮説を読み取る。

⑥会議の必要性を考えずに会議を開催する⑦タスクの最終的3.2.3. ブレーンストーミング（BS 法）と KJ

目標が定まっていない⑧会議で決定すべき課題が多すぎる⑨法

理想や完璧性を追い求めすぎて、適当な判断を下せない

高橋（1993）の考えによれば、ありとあらゆる問題を（３）コンテクストによる失敗要因解決するのに用いる方法を「創造技法」と呼ぶ。創造技⑩参加者間の相剋や怨念についての背景の理解不足

法には、アメリカのアレックス.F.オズホーン（1939）（４）ツールよる失敗要因によって提唱された連想を行うことでさらに多くのア⑪参加者間の情報共有が適切に行われていない⑫EBS 法（電イデアを創出する「ブレーンストーミング（BS 法）」子 BS 法）や EKJ 法（電子 KJ 法）はあまり用いられないと、川喜田二郎によって提唱されたカードと利用して新

3.2.5. アイデア創出会議における評価の視点しい考えを得ようとする「KJ 法」がある。

ここまでの点を踏まえて、アイデア創出会議を包括的に評価するにあたり重要とされるべき評価基準は、「結4/6

2006 年度卒論果」と「過程」とは別であると捉え、そして、アイデアEMS のように同時発話が可能な場合、複数の議論が創出会議の中でも、重要とされる「発散」と「収束」の同時に進行し、FTF よりもアイデアの生成が多く、発メカニズムに注目した。
（図１２参照）

言内容の幅も広がる。見方を変えれば、EMS は本題から脱線しやすい。
（２）同一場所・非同一場所とアイデア生成

問題提起

EMS では、異なった場所（時間の影響がそれほど大現状把握きくない場所）からも参加可能であるので、多忙な人々の参加の機会を増大させる。

本質追求（３）匿名性とアイデア生成
匿名性を保持し批判的なムードを許可する環境の方がアイデアの生成が多く、非匿名性で批判的なムードを許可しない場合、アイデアの生成が最も少ない。匿名環境では、発言内容に対して発言者が非個人化することにより、批判的コメントを自分への攻撃としてとらえる意

図１２

識が低下し、参加者は客観的になりやすく、新しいアイ

アイデア創出会議における評価の視点デアを出しやすくなる。

4. ア イ デ ア 創 出 会 議 に お け る Ｅ Ｍ Ｓ と Ｆ（４）記録とアイデア生成
EMS は自動的に書いた内容をそのまま記録でき、まＴＦの包 括的な 評価方 法の開 発
4.1. 評価方法の開発

た、書いた内容を修正したり、削除したり、検索したり、

表３アイデア創出会議における EMS と FTF の有効性比較表

意見を分類整理できる。FTF では、議事録をつくるまでには、時間が大幅にかかるし、メモ程度である。そのため、参加者間での即座の情報の共有は困難である。
<使いやすさ>（１）過程に重点をおいて評価したいのか、結果に重点をおいて評価したいのか、評価の目的によってツールの使い分けを選びやすい。
（２）項目ひとつひとつに集中して評価していくので、会議全体を包括的に評価できる。
（３）判断の際に、他の要因にどうしてもひきつけられてしまうおそれがある為、判断基準の提案が必要。

4.3. 評価の実施例
評価方法の妥当性・使いやすさをもとに、実際に評価を行った。評価結果は表 4 の通りである。
実際に評価をしてみて、比較の判断基準が不明瞭であるために、客観的な判断を下すことは困難であると感じられた。

4.2. 評価方法の妥当性・使いやすさ

表4

<妥当性>

アイデア創出会議におけるＥＭＳとＦＴＦの有効性の比較表の実施例（１）同期・非同期とアイデア生成

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2006 年度卒論

4.5. 今後の課題○比較方法に関するか課題
・アンケート調査を行うこと・比較の明確な判断基準を定めること
・アンケートの対象者である会議参加者の会議そのものに対する習熟度や EMS の技術的理解度に偏りがないとされるサンプリングの抽出方法
・参加者の会議スキルの測定方法の開発
・会議参加者間の人間関係に引っ張られることない公平な会議を行う方法の考案
・人を介さないで会議の進行を行う EMS システムの実現可能性の検討・アイデア創出会議において、人がどうやってひらめき、意思決定するのかという個人レベルでの意思決定のメカニズムを定義○身近な課題・EM S の存 在を 世 間に 広め るこ と4.4. 評価実施に関わる評価基準の提案

・EM S の技 術的 理 解を 深め るこ と比較方法の信頼性を高めるために、比較方法を多くの人に実際に実施してもらう必要性を感じた。また、上記本研究を通して、EMS が新しい技術であるからといの表だけでは比較の判断基準が不明瞭で、評価基準を提って安直に導入しようとするのではなく、会議のタスク案する必要性も感じた。
比較方法に関わる評価基準を提によって使い分けるべきであると考えた。
会議には様々案する手段として実際に行われた EMS と FTF に関すな観点や要請があり時代の変化にも柔軟に対応しているアンケートから共通する項目を抜粋し、比較方法の判く必要もあるため、統一的な答えが用意されている訳で断基準の参考とした。EMS に関しては、2005 年度のはないからである。EMS と FTF を臨機応変に使いわ「とっとり県民電子会議室（Ｔｏｐｉｃ）利用者アンケけるべきであると理解しても、使い分けの能力がなけれート」（http://denshi.pref.tottori.jp/ankeito1.htm）、ばならないことも忘れてはならない事実であろう。
今後、FTF に関しては、「集団討議術

意欲を高め、周知を生EMS の存在を多くの人に知らせることと技術的理解をマネジメント社）を参考に深めることは人間が会議を行う、ひいては、生きていくした。
両者のアンケート項目から共通するアンケート項必須事項になるのではなかろうか。それは人間社会の新目を抜粋し、比較方法の判断基準として設定した。

時代到来を意味するのかもしれない。
単純に万人が行うかせ」（野口音光1982

共通事項から、＜１＞会議に関する参加者の理解度、＜２＞他者の意見を聞く余裕、＜３＞参加者の能力が会ことのできる会議が技術的理解を求められるようになるのかもしれない。

議の良し悪しの判断基準となることが予測された。
つまり、これは「分かりやすく、余裕を持てて、能力を発揮できる」会議であるかどうかが重要だということになり、更にまとめると、「安心感」を持って会議に参加できるかどうかが、ポイントとなる。加えて、この比較方法は「人間関係」に引っ張られてしまうきらいがある。そのため、アンケート回答者には「人間関係」に縛られないような注意を促すことも必要だろう。

6/6※

紙面の都合により、文献は割愛させていただきます 。
ありがとうございました。