公益財団法人 日本極地研究振興会
個人情報保護規程（目的）第１条 この規程は、公益財団法人日本極地研究振興会（以下「振興会」という。）の保有する個人情報の適正な取扱の確保に関し必要な事項を定め、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程に掲げる用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 個人情報「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。
）第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。
(2) 個人情報データベース等「個人情報データベース等」とは、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
(3) 個人データ「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ「保有個人データ」とは、この法人が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(5) 本人「本人」とは、個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
(6) 役職員等｢役職員等｣とは、この法人に所属するすべての理事、監事、評議員、職員をいう。
(7) 個人情報管理責任者｢個人情報管理責任者｣とは、理事長によって指名された者であって、個人情報保護に関する法令遵守計画に関する責任と権限を有するものとする。
（適用範囲）
第３条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報等については、この規程に従うものとする。
２ 各種委員会委員、顧問及びこの法人の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、この法人の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報保護管理者）
第４条 この法人は、個人情報の適正管理のために個人情報保護管理者を定め、この法人における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。

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２ 個人情報保護管理者は、事務局長とする。
３ 個人情報保護管理者は、理事長の指示及びこの規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、職員に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について適時評価を行い、見直しや改善を行うものとする。
５ 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を、各事業を分掌する職員に委任することができる。
（個人情報等の取得）
第５条 個人情報等の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。また、要配慮個人情報については、原則として法令で定める場合を除き、事前に本人の同意を得ないで取得することができない。
２ 個人情報等を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
(1) この法人の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先(2) 個人情報等の利用目的(3) 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利（利用目的及び個人情報の利用）
第６条 個人情報等を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定しなければならない。
２ 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行わなければならない。
３ 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知又は公表しなければならない。
（個人情報等の提供）
第７条 法令で定める場合を除き、個人情報等は第三者に提供してはならない。
２ 前項の定めにかかわらず、この法人の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報等(要配慮個人情報を除く)を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
(1) 社会通念上相当な事業活動を営む者であること(2) 個人情報等の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること(3) 振興会との間に、適正な内容の個人情報等の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４ 本条第２項の定めに従い、個人情報等を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、この法人が当該業務委託先に課した個人情報等の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
(個人情報等の正確性確保)弟８条 個人情報等は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

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(安全管理)第９条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理のため、個人情報等の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報等の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報等を取り扱う役職員等に遵守させなければならない。
(役職員等の監督)
第 10 条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
(個人情報等の消去・廃棄)
第 11 条 利用する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報等を消去・破棄しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報等の消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、 消去・廃棄した個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これを振興会の「文書管理規程」に定める期間、保存しなければならない。
(通報及び調査義務等)
第 12 条 役職員等は、個人情報等が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報等の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
(報告及び対策)
第 13 条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報等が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を理事長のほか、影響を受ける可能性のある本人並びに個人情報保護委員会等の関係機関に報告しなければならない。
ア 漏洩した個人情報等の範囲
イ 漏洩先
ウ 漏洩した日時エ その他調査で判明した事実
２ 個人情報管理責任者は、理事長並びに関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。
(自己情報に関する権利)
第 14 条 本人から自己の個人情報等について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正、追加又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正、追加又は削除を行った場合は、当該個人情報等の受領者に対して通知を行うものとする。
(個人情報等の利用又は提供の拒否権)
第 15 条 振興会がすでに保有している個人情報等について、本人からの自己の情報についての利用の停止又は消去の請求があった場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 法令の規定による場合(2) 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

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(苦情の処理)第 16 条 振興会の個人情報等の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。
３ 個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について理事長に報告するものとする。
(改廃)第 17 条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
附則
この規程は、平成 30 年 12 月 13 日より施行する。（平成 30 年 12 月 13 日理事会議決）4