Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 1 di 15

WHISTLEBLOWING POLICYPROCEDURA PER L’EFFETTUAZIONE E LA GESTIONE
DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONIVersione

Approvata il

Approvata da

Variazioni rispetto alla versione precedente00

12/12/2023

LegaleRappresentantePrima adozione

Pag. 1 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 2 di 15

INDICEI - DISPOSIZIONI COMUNI
1.

Premessa ....................................................................................................................................... 3

2.

Scopo ............................................................................................................................................. 3

3.

Destinatari ..................................................................................................................................... 3

4.

Adozione........................................................................................................................................ 3

5.

Comunicazione e diffusione .......................................................................................................... 3

6.

Riferimenti normativi .................................................................................................................... 4

7.

Definizioni ...................................................................................................................................... 4

8.

Sanzioni ......................................................................................................................................... 5
II - EFFETTUAZIONE DELLA SEGNALAZIONE

9.

Oggetto della segnalazione ........................................................................................................... 5

10. Soggetti legittimati alla segnalazione ............................................................................................ 6
11. Misure di protezione del segnalante ............................................................................................. 6
11.1. Riservatezza dell’identità del segnalante ........................................................................... 7
11.2. Divieto di ritorsione............................................................................................................ 7
11.3. Protezione dalle ritorsioni .................................................................................................. 7
11.4. Limitazioni della responsabilità .......................................................................................... 8
11.5. Misure di sostegno ............................................................................................................. 8
12. Segnalazione interna ..................................................................................................................... 8
13. Segnalazione esterna e divulgazioni pubbliche ............................................................................. 9
III - GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
14. Soggetto incaricato della gestione della segnalazione.................................................................. 9
15. Ricezione e presa in carico della segnalazione .............................................................................. 9
16. Valutazione preliminare della segnalazione ................................................................................ 10
17. Richiesta di informazioni integrative ........................................................................................... 10
18. Prioritizzazione della gestione delle segnalazioni (c.d. triage) .................................................... 11
19. Accertamento della violazione segnalata ................................................................................... 11
20. Valutazione e prevenzione del rischio di ritorsioni ..................................................................... 12
21. Esito degli accertamenti svolti dal gestore.................................................................................. 12
22. Azioni conseguenti all’accertamento della violazione o della ritorsione .................................... 12
23. Procedimento disciplinare conseguente alla segnalazione......................................................... 13
24. Trattamento dei dati personali ................................................................................................... 13
25. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni............................................... 13
Pag. 2 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 3 di 15

I - DISPOSIZIONI COMUNI
1. Premessa
C.R.G. S.r.l. (“Crg Srl” o “Società”) ha interesse a conoscere eventuali violazioni che possono
verificarsi all’interno della propria organizzazione al fine di porvi efficace rimedio. A tal fine invita
tutti coloro che ne fanno parte a confrontarsi liberamente su ogni criticità che dovessero
riscontrare nella propria attività lavorativa, certi che Crg Srl non attuerà per questo ritorsioni nei
loro confronti.
Tuttavia, laddove vi sia la volontà di mantenere riservata la propria identità e/o il timore di subire
ritorsioni da parte di altri componenti dell’organizzazione, Crg Srl consente di effettuaresegnalazioni in maniera protetta secondo le modalità previste dalla presente procedura.
2. Scopo
Il presente documento ha lo scopo di disciplinare le modalità di effettuazione e gestione dellesegnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o europee che ledono
l’interesse pubblico o l’integrità di Crg Srl, nonché le misure di protezione delle persone che
effettuano segnalazioni.
3. Destinatari
Il presente documento si applica ai dipendenti di Crg Srl e, in virtù di apposita clausola
contrattuale, a tutti coloro che intrattengono con la Società rapporti di lavoro autonomo, dicollaborazione e di consulenza professionale, nonché a tutte le persone che prestano la loro
attività presso Crg Srl.
Il presente documento si applica, altresì, agli azionisti di Crg Srl e a tutte le persone chesvolgono, anche di fatto, funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza orappresentanza della Società.
4. Adozione
L’adozione e l’aggiornamento del presente documento spetta dell’Organo dirigente, previa
consultazione delle rappresentanze sindacali aziendali o delle organizzazioni sindacali di cui all’art.
51 del d. lgs. n. 81/2015 in merito al canale di segnalazione interno individuato1.
5. Comunicazione e diffusione
Il presente documento è portato a conoscenza del personale aziendale all’atto dell’adozione, in casodi aggiornamento e comunque in fase di selezione e al momento dell’assunzione.
In particolare, il presente documento è esposto e reso facilmente accessibile al personale aziendalee ai terzi interessati, mediante affissione in bacheca e pubblicazione all’interno dell’APP aziendale,nonché
sull’applicazione
My
Whistleblowing,
accessibile
con
ilseguente
link https://kartcrg.trusty.report/

1Art. 4, comma 1, d.lgs. 24/2023.

Pag. 3 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 4 di 15

I predetti adempimenti assolvono all’onere informativo del gestore del canale di segnalazione
interna2.
6. Riferimenti normativi- Direttiva (UE) del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, n. 1937, riguardante
la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione;- Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante «Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 delParlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone
che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezionedelle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali»;- Regolamento (UE) del Parlamento e del Consiglio del 27 aprile 2016, n. 679, relativo alla
protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera
circolazione di tali dati;- Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali;- ISO 37002:2021 – Whistleblowing management systems – Guidelines.
Nelle note a piè di pagina del presente documento sono indicati i riferimenti normativi da cui sono
tratte le rispettive previsioni.
7. Definizioni
Ai fini del presente documento, si intendono per:a) «divulgazione pubblica»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite lastampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un
numero elevato di persone;b) «gestore»: soggetto incaricato della ricezione e gestione delle segnalazioni effettuate attraverso
il canale di segnalazione interno di Crg Srl;c) «informazioni riservate»: informazioni coperte dall’obbligo di segreto, dalla tutela del diritto
d’autore o dalla protezione dei dati personali;d) «persone connesse»:
1) persone operanti nel medesimo contesto lavorativo che assistono il segnalante nel processo
di segnalazione (c.d. facilitatori);
2) persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da uno stabile legame
affettivo o di parentela entro il quarto grado;3) colleghi che lavorano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e che hanno colmedesimo un rapporto abituale e corrente;4) enti di proprietà del segnalante, per i quali il segnalante lavora o che operano nel medesimo
contesto lavorativo del segnalante (es. società appartenente al medesimo gruppo
imprenditoriale);e) «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene
dato o che si intende dare alla segnalazione;f) «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato,
posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità o della divulgazione
2Art. 5, comma 1, lett. e), d.lgs. 24/2023.

Pag. 4 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 5 di 15

pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la
denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;g) «segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica diinformazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;h) «segnalato»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero
nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona
comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;i) «segnalazione effettuata in mala fede» o «segnalazione in mala fede»: segnalazione effettuatada parte del segnalante che, al momento dell’effettuazione della segnalazione, della denuncia odella divulgazione pubblica, non aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla
violazione oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione fossero vere;j) «seguito»: l'azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione
per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
8. Sanzioni
Le violazioni della presente procedura assumono rilevanza disciplinare e saranno sanzionate
secondo quanto previsto dal sistema disciplinare interno ovvero dal CCNL applicato. A titolo
esemplificativo, costituisce violazione punibile:a) l’effettuazione della segnalazione in mala fede;b) l’effettuazione di una segnalazione di cui l’Autorità giudiziaria abbia accertato la natura
diffamatoria o calunniosa3;c) la rivelazione dell’identità del segnalante, delle persone connesse e di ogni altra informazione
dalla quale possa evincersi la loro identità;d) ogni comportamento volto a ostacolare la segnalazione;e) il tentativo di identificare il segnalante4;f) la mancata gestione della segnalazione per dolo o colpa grave, ivi compreso il mancato rimedio,da parte di chi ne abbia i poteri, alle violazioni o alle ritorsioni segnalate;g) l’adozione di comportamenti ritorsivi.
Le violazioni della presente procedura da parte di soggetti terzi, non dipendenti dell’ente, potranno
essere sanzionate in virtù di apposita clausola contrattuale.

II - EFFETTUAZIONE DELLA SEGNALAZIONE
9. Oggetto della segnalazione
Possono essere oggetto di segnalazione solo ed esclusivamente le violazioni che ledono l'interesse pubblico ol'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, quale è la Società, e che consistono in:1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 2), 3), 4) e 5) che seguono;2) condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, o violazioni del Modello di organizzazione e

gestione adottato dalla Società, se adottato, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) che seguono;
3) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai

seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e delfinanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tuteladell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute ePag. 5 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 6 di 15

benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e
protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea di cui all’art. 325 del Trattato

sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul

funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea inmateria di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse
ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere unvantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta
sulle società;
6) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione

europea nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).
Sono escluse dall’ambito di applicazione del D. Lgs. 24/2023 e, quindi, non possono essere oggetto disegnalazione:7) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona

segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai
propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;8) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea onazionali indicati nella parte II dell'allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che
costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva(UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al D. Lgs. 24/2023;
9) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa

o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione
europea.
Restano ferme le disposizioni nazionale o dell’Unione europea in materia di:•informazioni classificate;•segreto professionale forense;•

segreto professionale medico;•segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;•

disposizioni di procedura penale;•autonomia e indipendenza della magistratura;•difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica;•

esercizio dei diritti dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro
le condotte o gli atti illeciti posti in essere in razione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali
e del diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui
all’art. 28 della L. 300/1970.

Pag. 6 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 7 di 15

10. Soggetti legittimati alla segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate da parte di coloro che intrattengono o hanno
intrattenuto rapporti di lavoro con Crg Srl9. In particolare:a) dipendentib) lavoratori autonomic) collaboratorid) liberi professionisti e consulentie) volontari e tirocinantif) azionistig) persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Le segnalazioni possono essere effettuate anche prima e a prescindere dall’instaurazione delrapporto di lavoro, laddove abbiano ad oggetto informazioni acquisite durante il periodo diselezione e/o di prova10.
11. Misure di protezione del segnalante
Al segnalante e alle persone connesse sono riconosciute le tutele previste dal presente documento,
purché la segnalazione sia stata effettuata in buona fede e, in caso di segnalazione esterna odivulgazione pubblica, in presenza dei relativi presupposti11.
I motivi che inducono la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione12.
7Art. 1, comma 2, d.lgs. 24/2023.
Art. 16, comma 1, lett. a), e comma 3, d.lgs. 24/2023.
9Art. 3, commi 3-4, d.lgs. 24/2023.
10Art. 3, commi 4, lett. a) e b), d.lgs. 24/2023.
11
Art. 16, comma 1, d.lgs. 24/2023.
12
Art. 16, comma 2, d.lgs. 24/2023.
8

Pag. 7 a 15

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 8 di 15

Le misure di protezione si applicano anche nei casi di segnalazione anonima, se il segnalante è stato
successivamente identificato e ha subito ritorsioni13.
11.1. Riservatezza dell’identità del segnalante
L’identità del segnalante non viene mai rivelata, senza il suo espresso consenso, a persone diverseda quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione14, salvo che, all’esito degli
accertamenti svolti dal gestore, il segnalante risulti aver effettuato la segnalazione in mala fede
ovvero emerga la sua responsabilità, anche in concorso con altri, per la violazione segnalata.
La medesima riservatezza è assicurata per qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi
l’identità del segnalante.
11.2. Divieto di ritorsione
Il segnalante non può subire nessuna ritorsione per il solo fatto di aver effettuato la segnalazione15.
Costituiscono, in via esemplificativa, ritorsioni16:a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, lamodifica dell'orario di lavoro;d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;e) le note di merito negative o le referenze negative;f) l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;g) la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo
indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi
economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;n) l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale oinformale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel
settore o nell'industria in futuro;o) la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;p) l'annullamento di una licenza o di un permesso;q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Il divieto di ritorsione si applica anche alle persone connesse al segnalante17.
11.3. Protezione dalle ritorsioni
Le ritorsioni eventualmente subite possono essere comunicate all’ANAC, che ne dà informazione
all’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza18.
13

Art. 16, comma 4, d.lgs. 24/2023.
Art. 12, comma 2, d.lgs. 24/2023.
15
Art. 17, comma 1, d.lgs. 24/2023.
16
Art. 17, comma 4, d.lgs. 24/2023.
17
Art. 17, comma 1, d.lgs. 24/2023.
18
Art. 19, comma 1, d.lgs. 24/2023.
14

Pag. 7 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 9 di 15

Gli atti ritorsivi sono nulli e il segnalante e le persone connesse hanno diritto alla cessazione dellacondotta ritorsiva, al risarcimento del danno e, in caso di licenziamento, alla reintegrazione nel
posto di lavoro19.
Nell’ambito delle relative controversie instaurate dal segnalante, che sostenga di aver subito una
ritorsione per aver effettuato una segnalazione, dovrà essere il datore di lavoro a provare che l’atto
ritenuto ritorsivo sia motivato da altre legittime ragioni, estranee alla segnalazione20.
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dalpresente documento sono valide solo se effettuate in una delle sedi previste dall’art. 2113, comma4, c.c. (es. Ispettorato Territoriale del Lavoro, Commissione di certificazione, Sede sindacale, ecc.)21.
11.4. Limitazioni della responsabilità
Nel caso in cui per effettuare la segnalazione si renda necessario rivelare informazioni riservate od
offensive della reputazione dell’ente, è esclusa l’eventuale responsabilità penale, civile eamministrativa del segnalante e delle persone connesse22, purché le informazioni siano collegate
alla segnalazione e strettamente necessarie a rivelare la violazione23.
In ogni caso, le segnalazioni devono avere ad oggetto informazioni acquisite lecitamente24.
L’effettuazione della segnalazione non esime comunque il segnalante dalle proprie eventuali
responsabilità in relazione alla violazione segnalata25.
11.5. Misure di sostegnoÈ istituito presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono ai segnalanti misure disostegno consistenti in informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità disegnalazione, sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta nella segnalazionee sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello stato26.
12. Segnalazione interna
Le segnalazioni possono essere effettuate secondo le seguenti modalità27:a) in forma scritta, attraverso l’applicazione Trusty, accessibile con il seguente https://
kartcrg.trusty.report/ da qualunque dispositivo, che assegna al segnalante un profilo utente
univoco per l’accesso alla propria area riservata e lo guida nella compilazione di alcuni campi
informativi per l’effettuazione di una segnalazione quanto più completa e circostanziata
possibile;b) in forma orale, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto con il gestore del canale
di segnalazione28 in luogo idoneo a garantire la riservatezza29. L’incontro può essere richiesto via
19Art. 19, commi 3-4, d.lgs. 24/2023.
Art. 17, commi 2-3, d.lgs. 24/2023.
21
Art. 22 d.lgs. 24/2023.
22
Art. 20, commi 1-2, d.lgs. 24/2023.
23
Art. 20, comma 4, d.lgs. 24/2023.
24
Art. 20, comma 3, d.lgs. 24/2023.
25
Cass. civ., Sez. lav., ord. 31 marzo 2023, n. 9148.
26
Art. 18, d.lgs. 24/2023.
27
Art. 4, commi 1-3, d.lgs. 24/2023.
28
Art. 4, comma 3, 2° periodo, d.lgs. 24/2023.
29
UNI ISO 37002, par. 8.2.
20

Pag. 8 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 10 di 15

e-mail all’indirizzo whistle@kartcrg.com, avendo cura di utilizzare un indirizzo di posta
elettronica diverso da quello aziendale e indicare nell’oggetto la seguente dicitura:“Riservata – Crg Srl – Segnalazione WB”.
A prescindere dalla modalità scelta in concreto, è in ogni caso garantita la riservatezza dell’identitàdel segnalante, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
13. Segnalazione esterna e divulgazioni pubbliche
La violazione può essere segnalata all’ANAC30, mediante il canale esterno dalla stessa attivato,
ovvero divulgata pubblicamente31, quando, alternativamente:a) la segnalazione interna e/o esterna, già effettuata, non ha avuto seguito;b) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, utilizzando il canale interno e/o esterno, nonsarebbe dato efficace seguito alla segnalazione;c) il segnalante ha il fondato timore di subire ritorsioni;d) la violazione può costituire pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

III - GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
14. Soggetto incaricato della gestione della segnalazione
La ricezione e gestione delle segnalazioni disciplinate dal presente documento sono affidate a
Gabriella Galvagni e Luca Bravo 2.
La segnalazione presentata a un soggetto incompetente a riceverla è trasmessada quest’ultimo entro 7 giorni dal suo ricevimento al gestore del canale di segnalazione,
con contestuale notizia della trasmissione al segnalante33.
15R.icezione e presa in carico della segnalazione
In caso di segnalazione effettuata oralmente su richiesta del segnalante, il gestore, previo consensodel segnalante, documenta la segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla
conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, il cui contenuto dev’essere sottoposto al
segnalante per sue eventuali modifiche e sottoscrizione34.
In caso di segnalazione effettuata per iscritto attraverso l’applicazione My Whistleblowing, il
software protocolla la segnalazione e la notifica al gestore, che rilascia al segnalante avviso diricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione35. L’avviso di ricevimento potrà includere, tral’altro36:a) rassicurazione e richiesta sulle modalità preferite per la prosecuzione dell’interlocuzione (es. lasegnalazione è stata fatta online ma l'informatore preferisce continuare di persona);b) informazioni sulle fasi successive del processo di gestione della segnalazione, relative tempistiche
e possibili risultati (es. quali ulteriori riscontri attendersi e quando);30

Artt. 6-7 d.lgs. 24/2023.
Art. 15 d.lgs. 24/2023.
32
Art. 4, comma 2, d.lgs. 24/2023.
33
Art. 4, comma 6, d.lgs. 24/2023.
34
Art. 14, comma 4, d.lgs. 24/2023.
35
Art. 5, comma 1, lett. a), d.lgs. 24/2023.
36
UNI ISO 37002, par. 8.1.
31

Pag. 9 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 11 di 15c) informazioni, anche mediante rinvio alla presente procedura, sulle misure adottate a tutela delsegnalante, comprese le misure per proteggere la sua identità, nonché sulle responsabilità dileale collaborazione del segnalante e di effettiva considerazione e tutela da parte dell’ente. Il
gestore dà diligente seguito alla segnalazione ricevuta37 e fornisce riscontro al segnalante entro
3 mesi dalla data di avviso di ricevimento e comunque entro 3 mesi e 7 giorni dalla ricezione dellasegnalazione38.
Laddove gli accertamenti non possano essere completati tempestivamente, ad esempio perché
particolarmente complessi, entro il medesimo termine il gestore aggiorna il segnalante sullo statodella segnalazione e lo informa dell’ulteriore periodo di tempo necessario a completarli39.
16. Valutazione preliminare della segnalazione
Il gestore effettua un esame preliminare della segnalazione al fine di verificare se abbia ad oggetto
possibili violazioni o ritorsioni rientranti nell’ambito di applicazione oggettivo e soggettivo dellapresente procedura40.
Nel caso in cui ritenga che la segnalazione non rientri nell’ambito applicativo della presente
procedura, il gestore ne dà comunicazione al segnalante, precisandone le ragioni e indicandol’ufficio interno eventualmente competente alla gestione della problematica segnalata. Ai fini dellachiusura della segnalazione, il gestore predispone apposito Report destinato all’Organo dirigente e
ne tiene traccia anonimizzata nel Registro delle segnalazioni.
Nel caso in cui ritenga che la segnalazione rientri nell’ambito applicativo della presente procedura,
il gestore procede all’accertamento della violazione segnalata secondo quanto previsto di seguito.
17. Richiesta di informazioni integrative
Laddove non già presenti nella segnalazione, il gestore può chiedere al segnalante, tra l’altro, leseguenti informazioni integrative41:-

Dove ha avuto luogo la violazione?
Quando si è verificata la violazione (passata, attuale, futura, in corso)?
Chi è coinvolto nella violazione?
L'hai segnalata in precedenza? Se sì, cosa, quando e a chi? Che azione è stata intrapresa?
Qual è l'impatto per l'organizzazione dal tuo punto di vista?
La direzione è coinvolta o a conoscenza della violazione?
Avverti rischi per te o per altri?
Hai documenti o altre prove a supporto della tua segnalazione?
C'è qualcun altro che è a conoscenza diretta della violazione che possiamo contattare?
Qualcuno ha provato a nascondere la violazione o a scoraggiarti dal condividere la tua
preoccupazione? In tal caso, chi e come?

37

Art. 5, comma 1, lett. c), d.lgs. 24/2023.
Art. 5, comma 1, lett. d), d.lgs. 24/2023.
39
UNI ISO 37002, par 8.2.
40
UNI ISO 37002, par. 8.3.1, primo punto dell’elenco NOTA.
41
UNI ISO 37002, par. 8.2.
38

Pag. 10 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 12 di 15

18. Prioritizzazione della gestione delle segnalazioni (c.d. triage)
In presenza di più segnalazioni da gestire contemporaneamente, il gestore valuta l’urgenza diintervento in base alla probabilità della violazione e al suo potenziale impatto sull’ente, tenendo
conto dei seguenti fattori42:
La violazione può assumere rilevanza penale?
La violazione è già avvenuta, è in corso o sta per accadere?
C’è la necessità immediata di interrompere o sospendere le attività commerciali?
Esiste un rischio immediato per la salute e la sicurezza?
Esiste un rischio immediato per i diritti umani o per l'ambiente?
C'è la necessità di assicurare e proteggere le prove prima che vengano cancellate o distrutte?
Esiste un rischio per le funzioni, i servizi e/o la reputazione dell’ente?
La segnalazione può impattare sulla continuità aziendale?
Quale impatto mediatico può avere la segnalazione?
Sono disponibili ulteriori informazioni a supporto della segnalazione?
Qual è la natura dell'illecito (tipo e frequenza della violazione, ruolo e anzianità dei soggetti
coinvolti nella segnalazione)?
- Qual è la probabilità che la violazione venga segnalata anche al di fuori dell’ente?
- La violazione è già stata segnalata in precedenza?
- In che modo il segnalante ha ottenuto le informazioni: le informazioni sono “di prima mano” o“per sentito dire”?

-

19. Accertamento della violazione segnalata
Il gestore procede all’accertamento della violazione segnalata mediante il compimento di una o piùdelle seguenti attività43:a) coinvolgimento di funzioni aziendali competenti a supporto dell’accertamento (es. risorse
umane, ufficio legale, audit interno, responsabile conformità, salute e sicurezza e finanza), salvo
che ciò comprometta la fiducia del segnalante, l’imparzialità del gestore o il buon esito
dell’indagine;b) raccolta di evidenze documentali a riscontro della segnalazione;c) intervista di persone in grado di riferire informazioni utili all’accertamento della violazione;d) intervista del segnalato, informandolo preventivamente dell’oggetto dell’incontro, cui il gestore
deve necessariamente provvedere in caso di richiesta da parte di quest’ultimo, anche mediantel’acquisizione di osservazioni scritte e documenti44.
È compito di tutti cooperare con il gestore all’accertamento della violazione segnalata.
Il gestore documenta per iscritto le interviste effettuate mediante apposito verbale, il cui contenuto
dev’essere sottoposto all’intervistato per sue eventuali modifiche e sottoscrizione.
Nel corso dell’accertamento, il gestore mantiene le interlocuzioni con il segnalante e, se necessario,
può richiedere a quest’ultimo integrazioni45.

42

UNI ISO 37002, par. 8.3.1.
UNI ISO 37002, par 8.3.1.
44
Art. 12, comma 9, d.lgs. 24/2023.
45
Art. 5, comma 1, lett. b), d.lgs. 24/2023.
43

Pag. 11 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 13 di 15

In ogni caso, il gestore tutela l’identità delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione, finoalla conclusione del procedimento accertativo46.
20. Valutazione e prevenzione del rischio di ritorsioni
Il gestore valuta il rischio di ritorsioni per il segnalante sulla base dei seguenti fattori47:- Qual è la probabilità che venga mantenuta la riservatezza? Ad esempio: qualcun altro è alcorrente della violazione? La violazione è stata segnalata a qualcun altro? La natura delle
informazioni può rivelare la loro identità? Sono gli unici ad avere accesso alle informazioni? laviolazione configura un reato la cui prova necessita che venga rivelata l’identità del segnalante?
- Il segnalante è preoccupato di subire ritorsione? Si sono già verificate condotte ritorsive opercepisce un rischio imminente di ritorsione?
- Il segnalante è coinvolto nella violazione o l’ha subita?
- La segnalazione riguarda tipi diversi di violazioni?
- In che modo il segnalante ha ottenuto le informazioni sulla violazione?
- Che tipo di rapporto intercorre tra il segnalante e la violazione oggetto della segnalazione?
- Che tipo di rapporto intercorre tra il segnalante e l’ente?
Il livello di protezione e le relative azioni intraprese dipendono dal tipo e dalla tempistica dellasegnalazione e dalle potenziali conseguenze della violazione.
Qualora il gestore non abbia il potere di elaborare e attuare strategie per prevenire eventuali dannia carico del segnalante (es. riorganizzazione interna del personale), gliene dà comunicazione al finedi consentire al segnalante di prestare il proprio consenso alla rivelazione della sua identità nei
confronti di chi, all’interno dell’ente, abbia tale potere, ferme comunque le altre tutele previste
dalla presente procedura nel caso in cui la ritorsione venga poi effettivamente attuata.
21. Esito degli accertamenti svolti dal gestore
Il gestore conclude il processo di gestione della segnalazione mediante l’emissione di apposito
Report destinato all’Organo dirigente, nel quale rendiconta l’iter di gestione della segnalazione el’esito degli accertamenti svolti con particolare riferimento a:a) l’insussistenza della violazione o ritorsione segnalata, precisando se la segnalazione si ritenga
essere stata effettuata in mala fede ai fini dell’eventuale applicazione della sanzione disciplinarenei confronti del segnalante;b) la sussistenza o il rischio di verificazione della violazione o ritorsione segnalata, precisando ilsoggetto ritenuto responsabile e gli elementi raccolti.
Nel report non viene fatta menzione dell’identità del segnalante e di altre informazioni idonee aidentificarlo, salvo i casi di segnalazione effettuata in mala fede ovvero di ritenuta responsabilità delsegnalante per la violazione accertata.
22. Azioni conseguenti all’accertamento della violazione o della ritorsione
L’Organo dirigente valuta il contenuto del Report e adotta azioni appropriate all’esito degli
accertamenti svolti dal gestore. In particolare:

46
47

Art. 12, comma 7, d.lgs. 24/2023.
UNI ISO 37002, par. 8.3.2.

Pag. 12 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 14 di 15a) in caso di incompletezza degli accertamenti svolti dal gestore, effettua ulteriori approfondimenti,
anche per il tramite delle funzioni aziendali competenti, di un difensore di fiducia o di un
consulente esterno;b) in caso di accertata violazione o del rischio di violazione, adotta misure idonee a prevenire,interrompere o sanare la violazione, nonché misure disciplinari appropriate nei confronti di ogni
soggetto ritenuto responsabile della violazione;c) in caso di ritenuta sussistenza di un rischio concreto di ritorsioni, adotta misure idonee aproteggere il segnalante (es. riorganizzazione interna del personale);d) in caso di accertata ritorsione, attuata o anche solo minacciata, nei confronti del segnalante,adotta misure idonee a sanare le ritorsioni subite48 (es. reintegra del segnalante nella precedente
posizione lavorativa), nonché misure disciplinari appropriate nei confronti di ogni soggetto
ritenuto responsabile della ritorsione;e) in caso di ritenuta mala fede del segnalante nell’effettuazione della segnalazione, adotta misuredisciplinari appropriate nei suoi confronti.
L’Organo dirigente comunica le azioni intraprese al gestore, affinché ne dia tempestivo riscontro al
segnalante, e monitora regolarmente l’efficacia delle misure adottate.
Il processo di gestione della segnalazione si conclude con la comunicazione al segnalante in merito
all’esito degli accertamenti svolti e alle azioni eventualmente intraprese di conseguenza da partedell’Organo dirigente.
23. Procedimento disciplinare conseguente alla segnalazione
Nell’ambito del procedimento disciplinare diretto a sanzionare la violazione oggetto di segnalazione,
non verrà rivelata l’identità del segnalante senza il suo espresso consenso, anche qualora laconoscenza della sua identità sia indispensabile per la difesa del segnalato49.
Al fine di consentirgli di esprimere il proprio eventuale consenso, il gestore comunica per iscritto al
segnalante le ragioni della rivelazione dei dati riservati50.
24. Trattamento dei dati personali
Le attività di ricevimento e gestione delle segnalazioni, comprese le eventuali azioni conseguenti,
comportano un trattamento di dati personali, che viene attuato ed organizzato da Crg Srl, nella sua
qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto della normativa vigente e garantendo agliinteressati, sulla base di quanto applicabile a tale trattamento, l’esercizio dei propri diritti di cui agli
articoli da 15 a 22 del Reg. UE 2016/679.
Responsabili del trattamento dei dati personali sono Trusty AG., in qualità di fornitore dellapiattaforma informatica dedicata alla ricezione e gestione delle segnalazioni, e CRG Srl, in qualitàdi gestore delle segnalazioni, sulla base di apposite nomine formalizzate per iscritto ai sensidell’art 28 Reg. UE 2016/679.
L’informativa sul trattamento dei dati personali conseguente al ricevimento e alla gestione dellesegnalazioni è resa disponibile per tutti gli interessati sul sito internet aziendale, consultabile alseguente link https://kartcrg.com/privacy-policy/.
48

UNI ISO 37002, par. 8.4.3.
Art. 12, comma 5, d.lgs. 24/2023.
50
Art. 12, comma 6, d.lgs. 24/2023.
49

Pag. 13 a 14

Whistleblowing Policy
Procedura per l’effettuazione e la gestionedelle segnalazioni di violazioni

Rev. 00 del 12/12/2023
Pag. 15 di 15

25. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni
Le segnalazioni non vengono utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito allestesse 51 . In particolare, i dati personali che non sono utili al trattamento di una specifica
segnalazione, ove possibile, non vengano raccolti e, se raccolti accidentalmente, vengono cancellati
immediatamente.
Le segnalazioni ricevute e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al
trattamento delle stesse e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito
finale della procedura di segnalazione52.
Al fine di dare evidenza dell’efficace attuazione del sistema, il gestore tiene traccia anonimizzatadelle segnalazioni ricevute e gestite in apposito Registro delle segnalazioni, nel quale indica per
ciascuna di essa, senza alcun riferimento alle persone coinvolte, l’oggetto della segnalazione, letempistiche di gestione, l’esito dell’accertamento e le eventuali azioni conseguenti.

51
52

Art. 12, comma 1, d.lgs. 24/2023.
Art. 14, comma 1, d.lgs. 24/2023.

Pag. 14 a 14