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第 3 回目
2024 年6 月発行

外国人向けキャリア・コミュニケーション
スキルアップ情報誌

Smile Work の第 3 回目は日本のビジネスで活用できる話し方、聞き方、報告、連絡、相談についてお伝えしたいと思います。
日本のビジネスには様々なマナーがありますが、「話し方」にもマナーがあることをご存じですか？マナーを守った話し方をすることで、初対面の方からの印象が良くなり、円滑なコミュニケーションに繋がります。

ビジネスをスムーズに進めるためには、話の組立て以外にも、日本の社会人として最低限のビジネスマナーを守らなくてはなりません。

①

相手と目を合わせる

相手と目を合わせることは、ビジネスに限らず多くのコミュニケーションの基本です。
ビジネスの場においても、大切な内容を伝えるために相手の目をきちんと見ると、信頼を得られるでしょう。

②

専門用語はなるべく使わない

自社の業界では常識となっている専門用語でも、業界外の人にとっては全く理解できない言葉であるケースはとても多いです。
そのため、業界外の取引先企業などと会話するときは専門用語をなるべく使用せず、わかりやすい言葉を選んで話すように意識します。相手の理解度を確認しながら使う用語を選ぶと良いです。

③

話し方のポイント✓

何を伝えたいのかを明確にする。情報量を増やし過ぎない✓

わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝える✓

5W1H を考慮し論理的な構成で話す※「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」✓具体例を織り込んで話す✓

相手の理解度を確認しながら話す

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相手の話をしっかり聞くコツを身につけましょう。

①

相手に向き合う「聴く」という漢字は、「耳」と「目」と「心」という文字でできています。まさに、目をそらさず、相手の目を見て心から聞きます。さらに相手に向き合う姿勢が大切です。目だけ相手に向けるのではなく、体ごと相手に向かせます。

②

話を聞いて、質問する
疑問に思うこと、わからないこと、気になること、そしてさらに話が広がるように相手に質問します。このような聞き方をすれば、「ちゃんと聞いてる？」と指摘されることはなくなるはずです。相手の話を理解するためにも「質問」することも大切です。

③

聞き方のポイント✓うなずきながら聞く（適度な相づち）✓

笑顔で（相手が話しやすい雰囲気を作る）✓

先入観を持たない✓

相手の表現したいことは何かを意識する✓

わからないことは質問し、理解不足、行き違いを防ぐ

ビジネスマナー用語として古くから使われてきた「報告・連絡・相談」は、現在のビジネスでも多く活用されています。基本の「報告・連絡・相談」について解説していきます。

「報・連・相」とは「報・連・相」とは、「報告」、「連絡」、「相談」のことです。
具体的に「ほう」「れん」「そう」のそれぞれの主な活用についてご紹介していきます。

①

報告とは

報告とは、業務の進捗状況や、結果などを伝えることです。
またトラブルなどが起きた際には、すぐに報告することでその後のフォローや指示を受けることができます。上司から報告を求められる前に、自ら報告をすることが大切です。

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②

連絡とは
連絡とは、業務上の予定や今後の作業内容などを伝えるときに活用します。
連絡をする際には、要点を絞り、正確な内容を迅速に伝えることが大切です。
また、上司から部下だけでなく、社内全体で行う必要があります。

③

相談とは相談とは、問題や課題が発生した際に対応を指示してもらう際に行います。
相談せずに、自己判断で業務を進めたことで失敗につながることも多いため、早めに相談することが大切です。また相談の際には、事前に相談内容をまとめ、内容を明確に伝えることも重要です。

④

報告・連絡・相談のポイント✓

結論から先に伝え、経緯説明は後に伝える 報告を行う時は、まず、結論を述べましょう✓

要点を事前に整理してから伝える✓

伝えるタイミングを見極める✓

曖昧な表現を避ける✓

悪い情報ほどすぐに伝える✓

相手や状況によって伝える方法を選ぶ✓

一人で何とかしようとせずに、周りに報連相をする①

来客応対の基本マナーは笑顔で「いらっしゃいませ」
来客に気づいたら素早く、笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかけます。
受付がない場合は、来客に気づいた人がすぐに笑顔で立ち上がって応対します。
✓失礼ですが、お約束でございますか✓

恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか✓

恐れ入りますが、お名前をうかがってもよろしいですかと、声をかけ、相手の会社名と名前、約束（アポイントメント）の有無、誰と約束をしているのかなどを確認します。先方が名乗ったら、「お世話になっております。お待ちしておりました」の一言を添えましょう。この時、くれぐれも「アポイントメントは、ありますか？」などと省略形を使わないように注意しましょう。
そして担当者に連絡を入れ、お客様を応接室や会議室などに案内します。担当者が迎えに来る場合は、「すぐに○○が参りますので、（椅子があれば）こちらにおかけになってお待ちください」と伝えます。

4②

来客応対でアポイントメントなしでの来訪者のマナー

時には、急にアポなしで来社する訪問者もいます。その場合は、自分で「アポなし＝会わない」と決め付けたりせずに、来訪者のお名前や企業名などを確認し、担当者へ取り次ぎましょう。
確認したうえで「ただいま確認してまいります。
少々お待ちください」とお声がけをして、担当者に連絡し応対できるかどうかの指示を待ちます。
もしも、お断りする場合であっても、あくまでも丁寧な言葉遣いではっきりと伝えましょう。心を込めて接客することが重要です。

③

ご案内のマナー✓

来訪者に行き先を告げる（応接室、会議室など）✓

来訪者の 2〜3 歩前を歩く✓

エレベーターに乗る時は、自分が先に入って来訪者に乗ってもらう✓

エレベーターから降りる時は、来訪者に先に降りてもらう✓

部屋に入る時はノックをして中の様子を確認する✓

部屋に入ったら、上座を案内する（入り口から見て一番奥の席）✓担当者に取り次ぐ外国人が働きやすい環境となるように、職場や仕事で困った時に相談できる機関や団体がわかるリーフレット「福島県の働く外国人のための Job Emergency MAP」の制作を行いました。
右の QR コードからリーフレットをダウンロードできます。⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒
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問 合 せ ：ＮＰＯ法人福島就労支援センター
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協 力 ：福島市国際交流協会（ベトナム語）

外国人向けキャリア・コミュニケーションスキルアップ情報誌 Smile Work 設置協力団体
公益財団法人いわき市国際交流協会、会津若松市国際交流協会、南相馬市多文化共生センターSAKURA、会津喜多方国際交流協会、白河市国際交流協会（白河市企画政策課内）、福島市国際交流協会（事務局：福島市定住交流課）、福島県在住外国人総合支援ネットワーク、二本松国際交流ボランティアざくざくネット、郡山市国際交流協会、須賀川多文化共生ネット、にほんまつ地球市民の会（二本松市役所秘書政策課内）、厚生労働省（福島労働局）、法務省（福島地方法務局）