For Vietnamese1Tạp chí thông tin nângcao kĩ năng giao tiếp vànghề nghiệp cho người
nước ngoàiẤn bản lần thứ 4xuất bản vào tháng
8 năm 2024

Trong phần thứ tư của Smile Work, chúng ta
sẽ nói về ngôn ngữ kính trọng và cách sửdụng điện thoại có thể được sử dụng trong
kinh doanh của người Nhật.
Việc nói sử dụng kính ngữ đóng vai trò quantrọng trong việc hiểu nhau và xây dựng mốiquan hệ trong môi trường kinh doanh.
Ngoài ra, khi trả lời điện thoại, hãy lưu ý rằngbạn là đại diện của công ty và luôn trả lờimột cách lịch sự cho dù có chuyện gì xẩy ra,hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng.
Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ chính xác, bạn sẽ cóđược sự tin tưởng của người khác với tư cách là đốitác kinh doanh. Chúng tôi sẽ giới thiệu những điều1. Hãy cân nhắc người khác bằng những lời nói đệmcơ bản về cách diễn đạt và bốn điểm cần lưu ý.

Từ đệm là gì?
Để thông tin truyền tải đi được một cách nhẹ nhàng thì ta thêm vào những từ nói giảm nói tránh, để không gâyấn tượng xấu cho đối phương, và khách hàng, những người xung quanh.
Công việc không phải lúc nào cũng có thể được hoàn thành bởi một người; đôi khi công việc có thể được giaocho người khác.
Khi đưa ra yêu cầu hoặc từ chối yêu cầu, bạn có thể sử dụng những từ đệm để giúp cuộc trò chuyện diễn ra suônsẻ.
Từ đệm + hình thức nghi vấn là chìa khóa để tạo nên phong cách nói dễ có cảm tình hơn.
【Câu ví dụ】
・Osoreirimasuga, shoushou omachi itadakemasudeshouka.
(Xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng bạn có thể vui lòng đợi một chút được không?)・Otesuuokakeshimasuga, kochirani gokinyuu itadakemasudeshouka.
(Thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng bạn có thể vui lòng điền vào đây được không?)・Oisogashiitokoro moushiwakegozaimasenga, shikyuu kakuninshite itadakemasudeshouka.
(Làm phiền bạn quá rồi, bạn có thể vui lòng kiểm tra nó càng sớm càng tốt được không?)・Taihenmoushiwakegozaimasenga, kesseki saseteitadakimasu.
(Tôi thành thật xin lỗi, nhưng tôi sẽ không thể tham dự được.)・Kyoushukudehagozaimasuga, yorosikushiku onegai itashimasu.
(Xấu hổ quá xin lỗi vì sự bất tiện này, và cảm ơn sự thông cảm của bạn.)2. Luôn ăn nói lịch sự với những người bên ngoài công tyĐiều cơ bản là luôn sử dụng kính ngữ khi nói chuyện với những ngườibên ngoài công ty, chẳng hạn như đối tác kinh doanh và khách hàng.
Tuổi tác, vị trí, tình trạng giao dịch, v.v. không có liên quan.
【Câu ví dụ】
・Wazawaza okoshiitadaki arigatougozaimasu.
(Cảm ơn bạn đã cất công đến tận đây.)・Irasshaimase, goannaiitashimasu.
(Chào mừng quý khách, xin được hướng dẫn cho quý khách.)For Vietnamese

23. Hãy cẩn thận với kính ngữ képHãy cẩn thận không sử dụng kính ngữ kép.
Ngôn ngữ kính trọng kép là khi bạn sử dụng một cách diễn đạt lịch sự mặc dù bạn đã sử dụng nó rồi,đây làmột từ ngữ sử dụng các biểu thức kính ngữ bổ sung.
Chúng ta có xu hướng sử dụng nó vì chúng ta muốn nói chuyện một cách lịch sự, nhưnglàm như vậy có thể khiến người khác cảm thấy khó chịu hoặc khó chịu.

【Câu ví dụ】
×：Goranninarareru.(Dạ, mời bạn xem ạ.)○：Goranninaru.(Dạ, mời bạn xem.)
×：Haikenitashimashita.(Tôi đã xem rồi ạ.)○：Haikenshimashita.(Tôi đã xem.)×：Ossharareru.(Có thể nói ạ.)○：Ossharu.(Mời nói.)
×：Oukagaiitashimasu.(Xin phép được hỏi ạ.)○：Ukagaimasu.(Xin phép được hỏi.)4. Từ ngữMột số từ mà sử dụng, mà chúng tôi cho là đúng thực ra lại không chính xác về mặt nghi thức kinh doanh.
Chúng tôi sẽ giới thiệu các cụm từ thường dùng và các cụm từ đúng.

Từ ngữ không phù hợp
Boku, Atashi, Jibun
Mình, tớ, bản thânAnatanokaisha
Công ty của bạn
Watashinokaisha
Công ty của tôi
Sumimasen, Gomennasai
Xin lỗi
Wakarimashita, Ryoukaidesu
Đã hiểu, hiểu rồiGokurousamadesu
Vất vả rồiNaruhododesu
Ra là vậyTondemogozaimasen
Không có gì đâuNarubeku
Nếu có thểTừ ngữ phù hợpWatashi, Watakushi Tôi, tôi( watakushi ý nghĩa giống watashi,nhưng lịch sự, và có chút khiêm tốn hơn)Onsha, Kisha
Quý công ty
Heisha, Tousha
Công ty của chúng tôi
Moushiwakegozaimasen
Thành thật xin lỗi
Kashikomarimashita,
Shouchiitashimashita,UketamawarimashitaDạ vâng, tôi đã hiểu rồiOtsukaresamadesuThật sự vất vả nhiều cho anh, chị rồi
Ossharutooridesu
vâng, đúng như vậy nhỉ
Kyoushukunizonjimasu, TondemonaikotodegozaimasuChuyện nhỏ ý mà, không có gì đâu ạDekirudake, Dekirukagiri, Kanounakagiri, Soukyuuni
Rất mong trong khả năng của anh, chịGiới thiệu các cụm từ thường được sử dụng trong các tình huống kinh doanh,được chia thành các thuật ngữ nội bộ và bên ngoài.
Hãy tham khảo để có thể áp dụng vào thực tế ngay nhé.

For Vietnamese

1. Khi có điện thoại đến①②③④⑤

Trả lời ngay khi chuông reo và không đợi quá 3 cuộc gọi.
(Nếu có từ 3 cuộc gọi trở lên, hãy bắt đầu bằng cách nói “Cảm ơn vì đã chờ đợi.”)Hãy nhớ ghi chú và đọc lại thông tin.
Nếu bạn phải đợi một lúc, hãy thêm cảnh báo vào giữa chừng.
Sau khi đối phương cúp máy, liền lặng lẽ cúp điện thoại.
(Đối với các cuộc gọi công việc, người gọi nên gác máy trước.)Thông điệp phải được truyền tải một cách có trách nhiệm và chính xác.

T Lời nói đầu tiên tạo nên hình ảnh của công ty.
Trả lời điện thoại một cách vui vẻ, vui vẻ và tránh nói quá nhanh.
Hãy nêu rõ tên công ty và tên của bạn để người đối diện cảm thấy thoải mái.

2. Khi bạn gọi điện①②③④⑤⑥⑦Xác nhận tên công ty chính thức, tên bộ phận, chức vụ và tên của bên kia.
Chuẩn bị sẵn các tài liệu, lịch trình, bản ghi nhớ, v.v. cần thiết.
Tổ chức các vấn đề và nội dung truyền thông.
Giới thiệu tên của bạn và tên công ty và chào hỏi ngắn gọn. ("luôn luôn cảm ơn bạn")Hãy súc tích từ phần kết luận. Nếu phức tạp, vui lòng chuẩn bị ghi chú.
Nếu bên kia không có mặt, "Tôi sẽ gọi lại cho bạn."Khi yêu cầu một tin nhắn, hãy ngắn gọn.

⑧ Hít một hơi thật sâu rồi lặng lẽ cúp điện thoại.

3. Trả lời điện thoại - Bạn nên làm gì trong tình huống như thế này?
Có nhiều trường hợp khác nhau khi nói đến "trả lời điện thoại".
Có nhiều lúc tôi bối rối không biết phải trả lời thế nào.
Chúng ta nên làm gì trong tình huống như thế này?

① Khi người được nêu tên vắng mặtGửi lời xin lỗi tới đối phương, khách hàng.
Đưa ra lý do tại sao người muốn gặp lại không thể nghe máy.
Xác nhận lại các thông tin của đầu dây bên kia, và không quên nói tên mình.
【Ví dụ】
・“〇〇degozaimasune, moushiwakegozaimasen. Tadaima gaishutsushiteorimashite 〇〇jinimodoruyoteidegozaimasu. Yoroshikereba, modorishidai kochirakara gorenraku saseteitadaki masu.”(Anh A đúng không nhỉ. Thành thật xin lỗi hiện giờ anh A đã đi ra ngoài, sẽ quay trở về tầm giờ này theodự định. Nếu được thì sau khi anh A quay về, anh A sẽ gọi lại cho số điện thoại đang gọi tới đầu dâynày.）
・“Osoreirimasuga, nennotame odenwabangouwo choudai dekimasudeshouka.”(Thật ngại, nếu được tôi có thể xin số điện thoại của anh, chị được không?)② Khi bạn nhận được một cuộc gọi sai・Trả lời một cách lịch sự cho đến hết.
・Xác nhận số điện thoại.

3For Vietnamese4【Ví dụ】
・Kochiraha XXXX-XXXX ban no ABC kabushikigaisha degozaimasu.
Otesuudesuga, odenwabangouwo gokakunin itadakemasudeshouka.
(Đây là công ty TNHH ABC, số XXXX - XXXX. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưngbạn có thể vui lòng xác nhận số điện thoại của mình không?)③ Khi giọng nói khó nghe hoặc bị ngắt quãng giữa chừng・Lắng nghe một lần nữa.
・Lặp lại những gì bạn nghe được.
・Nếu cuộc gọi bị ngắt giữa chừng, người thực hiện cuộc gọi sẽ thử lại.
【Ví dụ】
・Osoreirimasuga, onamaewo mouichido onegaiitashimasu.
(Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng vui lòng nhắc lại tên của bạn.)・Moushiwakegozaimasen, odenwaga shoushou tooiyoude gozaimasuga.
(Tôi xin lỗi. Có vẻ như mạng kém, tôi không có nghe rõ được cho lắm.)・Osoreirimasuga, 〇〇samade irasshaimasuka.
(Xin lỗi, nhưng bạn có phải là ông 〇〇?)
・Sakihododenwaga kireteshimai, taihen shitsurei itashimashita.
(Tôi rất xin lỗi vì cuộc gọi của tôi đã bị cắt trước đó.)・Sassokuokakenaoshi itadakimashite moushiwakegozaimasen.
(Thành thật xin lỗi, phải gọi lại ngay cho bạn ngay.)・Denpanojoutaiga waruiyoudesu. (okoega kikoenaiyoudesu.）
moushiwakegozaimasenga, odenwawo ichidokiraseteitadakimasu.
Nếu bạn không thể nghe thấy giọng nói khi gọi từ điện thoại di động,“Có vẻ như tín hiệu kém. (Tôi không thể nghe thấy giọng nói của bạn.)Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này nhưng chúng tôi sẽ cúp điện thoại, và gọi lại cho bạn.”To create a comfortable working environment for foreigners, we have made the Fukushima Prefecture“Job Emergency Map’’.
This map shows organizations that can be consulted when you have problems in the workplace.
You can download the leaflet by scanning the QR code on the right⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒⇒

If you have any comments or inquiries about this magazine,
please contact us using the QR code below.
QR codePublisher：NPO Fukushima Employment Support CenterP h o n e ：070-4419-8412
E - m a i l ：info@npo-fssc.org
Supported by：Social Welfare Corporation Central Community Chest of Japan
In cooperation with: Fukushima City International Friendship Association (Vietnamese)

Career and Communication Skills Improvement Information Magazine for Foreigners“Smile Work” cooperating organizations
Iwaki International Association, Aizuwakamatsu International Association, Minamisoma City Multicultural Center[SAKURA], Aizu Kitakata International Association, Shirakawa City International Association (Shirakawa City Planning
Policy Division), Fukushima City International Friendship Association (Office:Settlement and Exchange Division),
Fukushimaken Zaijyu Gaikokujin Sogo Shien Network, Nihonmatsu Kokusaikoryu Volunteer “Zakuzaku Netto”, Koriyama
International Exchange Association, Sukagawa Tabunka Kyosei Netto, Nihonmatsu Chikyu Shiminno Kai(Nihonnmatsu
City Hall, Secretarial Policy Devision), The Ministry of Health, Labour and Welfare (Fukushima Labor Bureau), Ministry ofJustice(Fukushima District Legal Affairs Bureau)