○個人情報保護規程（平成１７年３月１０日規程第６号）
改正 平成１７年９月２６日規程第５５号

平成１８年９月２９日規程第６９号

平成２２年３月２５日規程第２４号

平成２２年７月２２日規程第４８号

平成２５年３月２８日規程第２５号

平成２５年１０月２４日規程第６５号

平成２６年１２月２５日規程第９３号 平成２７年３月１２日規程第３４号
平成２７年１２月１０日規程第９８号 平成２８年３月３１日規程第４９号
平成２９年５月２５日規程第３６号

平成２９年６月８日規程第４３号

平成３０年３月３０日規程第３５号

平成３０年７月３１日規程第６４号

平成３０年１１月１５日規程第８９号 令和２年６月１０日規程第２９２号

目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 個人情報保護の体制（第３条－第６条）
第３章 教育研修（第７条）
第４章 個人情報の取扱い（第８条－第２３条）
第５章 個人情報ファイルの保有に関する通知等（第２４条・第２５条）
第６章 開示、訂正及び利用停止等（第２６条・第２６条の２）
第７章 苦情処理（第２７条）
第８章 読替（第２７条の２・第２７条の３）
第９章 監査及び点検の実施等（第２７条の４－第２９条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、国立研究開発法人理化学研究所（以下「研究所」という。）における個人情報の取扱いに関する基本的事項等を定めることにより、研究所の業務の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の意義は、「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」（平成１５年法律第５９号。第８条において「独法個人情報保護法」という。）
第２条及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。）第２条の定めるところによる。
２ この規程において「職員等」とは、研究所の役員、定年制職員、無期雇用職員、任期制職員その他研究所の業務に従事する者（派遣労働者を含む。）をいう。
３ 第１項の規定にかかわらず、この規程において「保有個人情報」とは、職員等が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、研究所の職員等が組織的に利用するものとして、研究所が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第２条第２項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
第２章 個人情報保護の体制

（総括個人情報管理者）
第３条 研究所における保有個人情報及び個人番号（以下「保有個人情報等」という。）の個人情報管理を統括するため、総括個人情報管理者を一人置く。
２ 総括個人情報管理者は、理事（総務担当）をもって充てる。
（総務部長）
第４条 総務部長は、総括個人情報管理者を補佐し、保有個人情報等の管理に係わる事務を掌理する。
（個人情報管理者等）
第５条 保有個人情報等を取り扱う室（組織規程（平成３０年規程第１号）第３５条第１項に規定する室をいう。以下同じ。）及び課並びにこれらに準じる組織（以下「課等」という。）に、個人情報管理者を置く。
２ 個人情報管理者は、課等の長又は同等以上の者とし、課等の保有個人情報等の管理に係る事務を掌理する。
保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、個人情報管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、適切な管理を確保する。
３ 個人情報管理者は、所属職員等のうちから、個人情報管理担当者を一人又は複数人置くことができる。個人情報管理担当者は、個人情報管理者を補佐し、課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
４ 個人情報管理者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う職員等（以下「事務取扱担当者」という。）並びにその役割を指定する。
５ 個人情報管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
６ 個人情報管理者は、次に掲げる体制を整備する。
（１） 事務取扱担当者が特定個人情報等の取扱いにおいて取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報管理者等への報告連絡体制（２） 特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等事案の発生又は兆候を把握した場合の職員等から個人情報管理者等への報告連絡体制（３） 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の分担及び責任の明確化（４） 特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制（委員会）
第６条 総括個人情報管理者は、保有個人情報等の管理に係わる重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、情報公開・個人情報保護委員会を定期に又は随時に開催する。
２ 情報公開・個人情報保護委員会については、「情報公開・個人情報保護委員会設置規程」（平成１５年規程第２３号）に定めるところによる。
第３章 教育研修（教育研修）
第７条 総括個人情報管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員等に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

２ 総括個人情報管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
３ 総括個人情報管理者は、個人情報管理者及び個人情報管理担当者に対し、課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
４ 個人情報管理者は、当該課等の職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括個人情報管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第４章 個人情報の取扱い（職員等の責務）
第８条 職員等は、独法個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括個人情報管理者、総務部長及び個人情報管理者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
２ 職員等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに個人情報管理者に報告しなければならない。
（アクセス制限）第９条 個人情報管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容（個人識別の容易性（匿名化の程度等）、要配慮個人情報の有無並びに漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等をいう。以下同じ。）に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員等の範囲と権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
２ アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
３ 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
（個人情報及び特定個人情報等の保有の制限等）
第１０条 職員等は、個人情報及び特定個人情報等の保有にあたっては、法令の定める業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
２ 職員等は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を超えて、個人情報及び特定個人情報等を保有してはならない。
３ 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
４ 職員等は、思想、信教及び信条に関する個人情報及び特定個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報及び特定個人情報を収集してはならない。ただし、法令に定めがあるとき、司法手続き上不可欠な場合は、この限りでない。
（利用目的の明示）
第１１条 職員等は、本人から直接書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録（以下「電磁的記録」という。）を含む。）に記録された当該本人の個人情報及び特定個人情報等を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
（１） 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。

（２） 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
（３） 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（４） 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
（適正な取得）第１２条 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報及び特定個人情報等を取得してはならない。
２ 職員等は、個人情報及び特定個人情報等を原則として、本人から直接取得する。ただし、個人情報については、次に掲げる場合は、これによらず取得することができる。
（１） 本人の同意があるとき。
（２） 法令等に定めがあるとき。
（３） 出版、報道等により公にされているとき。
（４） 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
（５） 所在不明等により、本人から取得できないとき。
（６） 争訟、選考、指導、相談等の事務で本人から取得したのではその目的を達成しえないと認められるとき、又は事務の性質上本人から取得したのでは事務の適正な遂行に支障が生ずると認められるとき。
（７） 行政機関、他の独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人から収集することが事務の遂行上やむを得ないと認められる場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（８） 専ら統計の作成又は学術研究の目的のために利用し本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（複製等の制限）第１３条 職員等が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができるときを限定し、職員等は、個人情報管理者の指示に従って行う。
（１） 保有個人情報等の複製（２） 保有個人情報等の送信（３） 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し（４） その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（正確性の確保）第１４条 職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報等（独立行政法人等非識別加工情報（独立行政法人等非識別加工情報ファイルを構成するものに限る。）及び削除情報（法第４４条の２第３項に規定する削除情報をいう。第２４条第２項第３号の３において同じ。）に該当するものを除く。）が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
２ 職員等は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。

３ 職員等は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、個人情報管理者の指示に従い、訂正等を行う。
（媒体の管理等）
第１５条 職員等は、個人情報管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
（廃棄等）
第１６条 職員等は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、個人情報管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
（安全確保の措置）
第１７条 研究所は、保有個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他保有個人情報等の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の規定は、研究所から個人情報の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
３ 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
（１） 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務（２） 再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成１７年法律第８６号）第２条第３号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。以下この号及び第６項において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項（３） 個人情報の複製等の制限に関する事項（４） 個人情報の漏えい、滅失又はき損等の事案の発生時における対応に関する事項（５） 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項（６） 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
４ 個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、前項のほか、委託先において、番号法に基づき研究所が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
５ 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託するときには、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報及び特定個人情報等の管理の状況について、個人情報管理者は、少なくとも年１回以上、原則として実地検査により確認する。
個人番号関係事務の全部又は一部を委託する際には、「委託を受けた者」において、研究所が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
６ 委託先において、保有個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第３項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報等の秘匿性等

その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も、同様とする。
個人番号関係事務の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
７ 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
８ 保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容等に応じて、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
（従事者の義務）
第１８条 次に掲げる者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
（１） 個人情報の取扱いに従事する研究所の職員等又はこれらの職にあった者（２） 前条第２項の受託業務に従事している者又は従事していた者（利用及び提供の制限）
第１９条 職員等は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。
２ 研究所が年度計画に活動として位置づけられた研究を、他の機関等（民間事業者を含む。
以下同じ。）と共同して行う場合に、当該他の機関等に保有個人情報を提供することを、利用目的の一つに含めることができるものとする。ただし、当該提供にあたり、理事長の承認を得るものとする。
３ 第１項の規定にかかわらず、職員等は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報（独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報を除く。以下この項において同じ。）を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（１） 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
（２） 法令の定める業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
（３） 行政機関、他の独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。なお、相当な理由には、次に掲げるア及びイが含まれるものとする。
ア 国の行政機関から、当該国の行政機関が実施する研究のために、保有個人情報の提供を求められて提供するとき。
イ 独立行政法人等から、当該独立行政法人等が独立行政法人通則法（平成１１ 年法律第１０３ 号）又は国立大学法人法（平成１５ 年法律第１１２ 号）若しくは各法人の業務の範囲等を定める個別法に基づいて作成した年度計画に活動として位置づけられた研究の実施のために、保有個人情報の提供を求められて提供するとき。
（４） 前３号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のあるとき。
４ 前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。
５ 個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、保有個人情報の利用目的以外の目的のための研究所の内部における利用を特定の職員等に限らなければならない。
（保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求）
第２０条 個人情報管理者は、前条第３項第３号及び第４号の規定により行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供するときには、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
２ 個人情報管理者は、前条第３項第３号及び第４号の規定により行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合においては、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
３ 個人情報管理者は、前条第３項第３号の規定により行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前２項に規定する措置を講ずる。
４ 個人情報管理者は、前条第２項の規定により他の機関等に保有個人情報を提供する場合においては、安全確保の措置を書面で要求するものとする。当該書面には、提供した保有個人情報の暗号化等、提供した保有個人情報を利用する者の範囲の明確化、二次利用及び第三者提供の禁止（本人同意を得ている場合は除く。）及び共同研究終了時における廃棄等の方法などについて記載することとし、履行状況について、書面による報告などにより確認するものとする。
５ 前条第２項の規定により他の機関等に保有個人情報を提供する場合において、第２５条第１項により個人情報ファイル簿を作成・公表することとされている場合には、当該ファイル簿に、共同研究で提供する旨、共同研究で提供する目的、共同研究で提供する保有個人情報の項目、共同研究で提供する者の範囲及びオプトアウト（本人の求めに応じて共同研究での保有個人情報の提供を停止すること）の適用の有無を記載するものとする。
６ 個人情報管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
（保有個人情報等の取扱状況の記録）
第２１条 個人情報管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、個人情報管理簿を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
２ 個人情報管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
（個人番号の利用の制限）

第２１条の２ 個人情報管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
（特定個人情報等の提供の求めの制限）
第２１条の３ 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２１条の４ 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（特定個人情報等の収集・保管の制限）
第２１条の５ 番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
（取扱区域）
第２１条の６ 個人情報管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全措置を講ずる。
（事案の報告及び再発防止措置）
第２２条 保有個人情報等の漏えい、滅失又はき損等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員等は、直ちに当該保有個人情報等を管理する個人情報管理者に報告する。
２ 個人情報管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等の LAN ケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員等に行わせることを含む。）ものとする。
３ 個人情報管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総務部長に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総務部長に当該事案の内容等について報告する。
４ 総務部長は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括個人情報管理者を通じて理事長に速やかに報告する。
また、総務部長は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、総括個人情報管理者を通じて速やかに情報提供を行う。
５ 個人情報管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
６ 総務部長は、発生した事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省に情報提供を行う。
（情報セキュリティ）第２３条 研究所は、「保有個人情報セキュリティ細則」（平成１７細則第８号）の定めるところにより、保有個人情報等の漏えい防止等の措置を講ずる。
第５章 個人情報ファイルの保有に関する通知等（個人情報ファイルの保有に関する通知）

第２４条 個人情報ファイルを保有するときは、当該課等の個人情報管理者は、あらかじめ総務部長に対し、次に掲げる事項等を通知しなければならない。これを変更するときも、同様とする。
（１） 個人情報ファイルの名称（２） 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称（３） 個人情報ファイルの利用目的（４） 個人情報ファイルに記録される項目（以下この条において「記録項目」という。）、本人として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（以下この条において「記録範囲」という。）及び本人の数（概数）（５） 個人情報ファイルに記録される個人情報（以下この条において「記録情報」という。）の収集方法（５）の２ 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨（６） 記録情報を研究所以外の者に経常的に提供するときは、その提供先（７） 訂正及び利用停止について、他の法律又はこれに基づく命令の規定による特別の手続きが定められているときは、当該法令の名称等（８） 個人情報ファイルの媒体の種別（電子ファイル又は紙ファイル）（９） 電子ファイルについて、当該ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内である紙ファイルがあるときは、その旨（１０） 独立行政法人等非識別加工情報（以下「非識別加工情報」という。）の提案の募集をする個人情報ファイルであるときは、その旨
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
（１） 職員等又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与、若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（職員等の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）（２） 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル（３） 前項の規定による事前通知に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該事前通知に係るこれらの事項の範囲内のもの（３）の２ 非識別加工情報ファイルに該当する個人情報ファイル（３）の３ 記録情報に削除情報が含まれる個人情報ファイル（４） 一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル（５） 本人の数が１,０００に満たない個人情報ファイル（６） 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの（７） 職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの（８） 前各号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５４９号）第４条で定める個
人情報ファイル３ 第１項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは同項第５号若しくは第６号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載することにより、利用目的に係る業務の適正な遂行を著しく阻害するおそれがあると認められるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載しないことができる。
４ 特定個人情報ファイルを保有するときは、当該課等の個人情報管理者は、あらかじめ総務部長に対し、番号法第２８条第１項に掲げる事項等を通知しなければならない。これを変更するときも、同様とする。
５ 前項の通知を受け、総務部長は、必要に応じて番号法第２８条に基づき個人情報保護委員会の承認に必要な手続き等を行う。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第２５条 総務部長は、前条第１項の通知に基づき個人情報ファイル簿を作成する。
２ 前項の個人情報ファイル簿の作成及び公表については、「個人情報ファイル簿及び保有個人情報の開示・訂正等について」（平成１７年通達第３号。以下「開示等通達」という。）に定める。
第６章 開示、訂正及び利用停止等（開示及び訂正等）
第２６条 研究所は、開示等通達の定めるところにより、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止を行うものとする。
（非識別加工情報の提供）
第２６条の２ 研究所は、「独立行政法人等非識別加工情報の提供について」（平成２９年通達第３３号）の定めるところにより、非識別加工情報の提供を行うものとする。
第７章 苦情処理（苦情処理）
第２７条 研究所は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２ 研究所は、苦情の相談の受付等を行う窓口を総務部総務課に設ける。
３ 苦情を受付けたときは、関係する課等は、苦情に関する当該個人情報の取扱いの状況等を迅速に調査して、その適切な措置について総務部長に協議しなければならない。
４ 苦情の処理は、必要と認めるときは総括個人情報管理者のもとで行う。
５ 苦情の処理結果は、必要と認めるときは苦情を申出た者に書面で通知する。
第８章 読替第２７条の２ 番号法第３０条第２項の規定による場合は、本規程第１９条第３項第２号から第４号までは適用しない。
２ 番号法第３０条第２項の規定により本規程を読み替えて適用する場合は、次表のとおりとする。
条項

読み替えられる字句
読み替える字句「法令に基づく場合を「番号法第９条第４項の規定に基づく場合を除き」
第１９条 除き」
第１項「自ら利用し、又は提「自ら利用してはならない」
供してはならない」
第１９条 「自ら利用し、又は提 「自ら利用する」

第３項

供する」

第１９条 「本人の同意があると 「人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場
第３項第 き、又は本人に提供す 合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得る
１号るとき」
ことが困難であるとき」
第２７条の３ 番号法第３１条第３項の規定による場合は、本規程第１９条第３項から第５項まで及び第２０条は適用しない。
２ 番号法第３１条第３項の規定により本規程を読み替えて適用する場合は、次表のとおりとする。
条項

読み替えられる字句
読み替える字句「法令に基づく場合を除き、利用目的」 「利用目的」
第１９条第１項「自ら利用し、又は提供してはならない」 「自ら利用してはならない」
第９章 監査及び点検の実施等（監査）第２７条の４ 研究所に監査責任者を一人置く。
２ 監査責任者は、監事・監査室長をもって充てる。
３ 監査責任者は、保有個人情報の管理状況について定期に及び必要に応じ随時に監査を行う。
４ 総務部長並びに個人情報管理者及び個人情報管理担当者は、監査に当たりその遂行に協力するものとする。
５ 監査責任者は、監査の結果を総括個人情報管理者に報告する。
（点検）第２８条 個人情報管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総務部長を通じて総括個人情報管理者に報告する。
（評価及び見直し）
第２８条の２ 総括個人情報管理者は、監査の結果を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。また、総括個人情報管理者、総務部長、個人情報管理者は、点検の結果を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
（行政機関との連携）
第２９条 研究所は、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成１６年４月２日閣議決定）
４を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。
附 則
この規程は、平成１７年４月１日から施行する。
附 則（平成１７年９月２６日規程第５５号）
この規程は、平成１７年１０月１日から施行する。
附 則（平成１８年９月２９日規程第６９号）
この規程は、平成１８年１０月１日から施行する。

附 則（平成２２年３月２５日規程第２４号）
この規程は、平成２２年４月１日から施行する。
附 則（平成２２年７月２２日規程第４８号）
この規程は、平成２２年７月２２日から施行する。
附 則（平成２５年３月２８日規程第２５号）
この規程は、平成２５年４月１日から施行する。
附 則（平成２５年１０月２４日規程第６５号）
この規程は、平成２５年１１月１日から施行する。
附 則（平成２６年１２月２５日規程第９３号）
この規程は、平成２７年４月１日から施行する。
附 則（平成２７年３月１２日規程第３４号）
この規程は、平成２７年４月１日から施行する。
附 則（平成２７年１２月１０日規程第９８号）
この規程は、平成２８年１月１日から施行する。
附 則（平成２８年３月３１日規程第４９号）この規程は、平成２８年４月１日から施行する。
附 則（平成２９年５月２５日規程第３６号）
この規程は、平成２９年５月３０日から施行する。
附 則（平成２９年６月８日規程第４３号）
この規程は、平成２９年６月９日から施行する。
附 則（平成３０年３月３０日規程第３５号）
この規程は、平成３０年４月１日から施行する。
附 則（平成３０年７月３１日規程第６４号）
この規程は、平成３０年８月１日から施行する。
附 則（平成３０年１１月１５日規程第８９号）
この規程は、平成３０年１２月１日から施行する。
附 則（令和２年６月１０日規程第２９２号）
この規程は、令和２年６月１１日から施行する。