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学習塾殿向け
お客様メールアドレス匿名化のご提案（複数教室運用）

2021/4/1 第 3 版（セイフティ・アンサー）

お客様メールアドレス匿名化のご提案

特定非営利活動法人インターネットビジネス研究所

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１ アドレス匿名化による効果
既存のメール環境では、メール送信者のアドレスがそのまま受信者へ伝えられる為、保護者や生徒が教室の先生とメールでのやり取りをすることにより、保護者や生徒個人のメールアドレスが教室の PC に蓄積されていました。
この収集された個人情報（メールアドレス）の管理に於いても、厳格な個人情報の漏えい対策を図ることが、教室運営者の責務として課せられています。
教室のメール受信環境で SafetyAnswer を利用することで、教室へメール連絡をしてくる保護者や生徒の個人メールアドレスは匿名化されてメールの送受信ができる様になり、保護者や生徒の個人メールアドレスが教室内に蓄積されることがなくなります。
以下で、既存環境との違いについて説明します。

① 既存のメール環境でのメール授受イメージ
教室Ａ

From 個人アドレス
To 教室Ａ＠juku

保護者生徒

既存の教室用
メールアドレス

From 個人アドレス
To 教室Ａ＠juku

教室Ａ＠juku
From 教室Ａ＠juku
To 個人アドレス

教室の先生
From 教室Ａ＠juku
To 個人アドレス

個人の実アドレスでアドレス帳管理

・保護者より送信されたメールは、保護者の「個人アドレス」から送信されたメールとして「教室Ａ@juku」へ届きます。
・届いたメールの送信者アドレスは、「個人アドレス」となっていて、教室では「個人アドレス」でアドレス帳を管理します。
・「個人アドレス」宛にメールを送信することで、教室から保護者へメールが届きます。

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3/7② SafetyAnswer を利用した環境でのメール授受イメージ
教室Ａ

From 個人アドレス
To 教室Ａ＠窓口

保護者
生徒

匿名受信専用教室のアドレス

教室Ａ＠窓口From 教室Ａ＠窓口
To 個人アドレス

既存の教室用
メールアドレス

From 匿名アドレス
To 教室Ａ＠窓口

教室Ａ＠juku

SafetyAnswer

教室の先生
From 教室Ａ＠juku
To 匿名アドレス

匿名アドレスでアドレス帳管理

・保護者は教室の先生に連絡を取る為に、匿名受信専用の教室アドレス「教室Ａ＠窓口」宛にメールを送信します。
・保護者より送信されたメールは、SafetyAnswer によって送信者のアドレスが匿名化され「教室Ａ@juku」へ送信されます。
教室の先生が受け取る保護者からのメールの送信者アドレスは「匿名アドレス」となります。
・匿名アドレスは保護者のメールアドレスと一対一で対応する為、「匿名アドレス」でアドレス帳を管理できます。
・教室の先生から保護者へメールを送る場合は、保護者の「匿名アドレス」宛にメール送信します。
・教室の先生より送信されたメールは、SafetyAnswer によって送信先のアドレスを「個人アドレス」へ戻し、また送信者アドレスを「教室Ａ＠窓口」に変更して保護者へ送信されます。
保護者が受け取る教室の先生からのメールの送信者アドレスは「教室Ａ＠窓口」となります。
【アドレス匿名化による効果】◆ 保護者は、教室の先生に自分のメールアドレスを知らせずにメールを送れる◆ 教室の管理者は、保護者のメールアドレスを収集しないので、情報漏えいの心配がない◆ 保護者へは、教室の PC 以外からはメールを送れない ※※ SafetyAnswer で匿名化されたメールアドレス宛には、メールを受信したアドレス以外からは送信することができません。

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２ 導入、運用にあたり （導入ご提案の例）
２.１ ご利用要件① 教室数：Ｎ、保護者数：多数、保護者の変動が多い② 先生がメールへ対応するのは、教室内の PC のみ③ 先生と保護者のメールやり取りを本部でも確認ができる④ 匿名化されたメールアドレスに送信者の名前を付与したい

２.２ ご利用形態の提案

専用サーバ

運用前に登録する内容
教室１

SafetyAnswer

教室１＠juku
保護者
生徒

匿名受信専用教室のアドレス

教室１＠窓口

教室２
転送の設定

教室２＠窓口･･･

教室２＠juku
・・・
教室Ｎ

教室Ｎ＠窓口
保護者や生徒のアドレスを事前に登録する必要はありません

教室Ｎ＠juku
専用 DB

本部本部＠juku

専用ドメイン（既存のサブドメイン可）のメールアドレスを使い、専用サーバ（クラウド環境）上での運用をご提案します。
専用サーバでの運用の場合は、他の利用者とは完全に分離された環境で、専用 DB（データベース）での運用が可能です。
保護者や生徒の個人アドレスは、最初にメールを送信した時点で動的に匿名アドレスが割り付けられます。登録作業の必要が無いので終始、保護者や生徒の個人アドレスに接する機会も無く、組織の内部には個人アドレスが溜まりません。

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２.３ ご利用開始までの流れ① ご利用環境の決定

SafetyAnswer を利用するインターネット環境を決めます。
・匿名受信に利用するメールドメイン
・窓口となる各教室のメールアドレス

SafetyAnswer 環境のご提供 ===SafetyAnswer サーバを構築して提供します。
匿名受信で利用するメールドメインと SafetyAnswer サーバの DNS 登録を実施します。

===

既設の御社ドメインのサブドメインを利用する場合は、御社が利用している DNS サービスへの登録になります。
ご利用要件により、SafetyAnswer サーバの設定内容が異なります。
② 管理情報の登録・窓口となる各教室のメールアドレスを登録します。
・転送先アドレスとして、既存の教室アドレスと、本部のアドレスの２か所を登録します。
以上を教室数分登録します。
登録アドレスを CSV などで提供いただければ、一括登録します。
運用開始後の教室追加は、窓口メールアドレスを登録して、転送先教室アドレスと本部アドレスへの転送を設定します。
③ 運用ルールの周知
保護者と生徒のメールアドレスは、事前登録の必要がありません。
その代わりに、最初に保護者や生徒から教室の窓口アドレスへのメール送信が必要になります。
保護者や生徒に向けて、「メールアドレスが匿名になってメールを送れる」旨の説明と、「匿名受信専用の窓口アドレス」を開示する必要があります。
また、最初にメールを送る時に、氏名などを明記するなどのルールを決めて周知をすることで、受け取った匿名アドレスのコメントに保護者の氏名を付与することが必要です。

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２.４ 運用① 保護者や生徒からメールを送ってもらう
最初に、保護者や生徒から教室の窓口メールアドレス宛にメールを送ってもらいます。
メールの本文には、保護者や生徒の氏名など個人を特定できる情報を必ず記載してもらいます。
教室が受け取ったメールの送信者アドレスは匿名化されているので、この匿名化されたアドレスと氏名でアドレス帳を管理します。
また、SafetyAnswer の管理画面で、匿名アドレスの送信者名を設定することで、教室の先生が受信するメールの送信者アドレスの送信者名を明に変更することができます。（下記の※１の内容）【教室で受信するメールの送信者アドレス】
送信者（保護者や生徒）のアドレスの表記

SafetyAnswer の送信者名の設定 ※１

教室で受信するメールの送信者アドレスの表記－（設定なし）<匿名アドレス>

保護者Ａ

保護者Ａ<匿名アドレス><個人アドレス>－（設定なし）保護者Ａ<個人アドレス>

受信後に保護者Ａが自動設定される保護者Ｂ保護者Ａ<匿名アドレス>
保護者Ｂ<匿名アドレス> ※２※２ 受信メールよりも SafetyAnswer での送信者名の設定が優先されます。

② メールを送受信できます
保護者・生徒からは、教室の窓口メールアドレス宛に、教室の先生からは、①で受け取った保護者・生徒の匿名化されたアドレス宛にメールを送信します。
保護者や生徒と、教室の先生のお互いが実際のメールアドレスを知らずにメールを送受信することができます。
③ 教室と本部でメールを共有できます
保護者や生徒が送信したメールは、教室に届くと同時に、本部へも届きます。本部でも教室と同様に、匿名で受信したアドレス宛にメールを送信すれば、保護者や生徒にメールを送ることができます。但し、教室で受信した匿名アドレスと本部で受信した匿名アドレスは別の値になります。
教室または本部より保護者宛に送信したメールは、教室と本部の両方に確認メールとして自動送信することで、教室と本部がそれぞれ独自に送ったメールの内容を共有することが可能です。
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SafetyAnswer （セイフティ・アンサー）は、
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