仙台市職員共済組合が実施する短期給付事業等における個人番号利用事務に係る特定個人情報等取扱要綱（平成２９年３月２２日

仙台市職員共済組合事務局長決裁）（目的）
第１条 この要綱は、仙台市職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程（以下「規程」という。
）及び仙台市職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程細則（以下「細則」という。）に基づき、仙台市職員共済組合が実施する短期給付事業及び福祉事業（以下「短期給付事業等」という。
）において個人番号利用事務を行うに当たっての個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。
）を取り扱う事務の各段階を明確にするとともに、短期給付事業等における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため必要な事項を定めるものとする。
（特定個人情報等の範囲）
第２条 前条の事務において取り扱う特定個人情報等の範囲は、個人番号及び個人番号と関連付けて管理される氏名、生年月日、性別及び住所等とする。
（特定個人情報等の利用目的）
第３条 第１条の事務において取り扱う特定個人情報等の利用目的は、次のとおりとする。
特定個人情報等を取り扱う地方公務員等共済（１）

地方公務員等共済組合法（昭和３組合法による短期給付事業等の対象となる組７年法律第１５２号）による組合員若合員（任意継続組合員を含む。）及び被扶養者

しくはその被扶養者に係る申請等（申（以下「組合員等」という。）に係るもの

請、届出又は申出をいう。以下この号において同じ。）の受理、その申請等に係る事実についての審査又はその申請等に対する応答に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（２）

地方公務員等共済組合法第３９条の組合員（次号において「組合員」という。）の資格の得喪に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（３）

組合員に係る標準報酬の月額（地方公務員等共済組合法第４３条第１項 に 規定 する 標準 報酬 の月 額を いう。）、標準期末手当等の額（同法第４４条第１項に規定する標準期末手当等の額をいう。）又は組合員期間（同法第４０条第１項に規定する組合員期間をいう。）に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（４）

地方公務員等共済組合法第５３条

第１項又は第５４条の短期給付の支給に関する事務（５）

地方公務員等共済組合法第５７条の２第１項の一部負担金に係る措置に関する事務（６）地方公務員等共済組合法第１１２条第１項（第１号の２から第３号までを除く。）の福祉事業及び同法第１１２条の２第１項の特定健康診査等の実施に関する事務（７）

地方公務員等共済組合法による掛金に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（８）

地方公務員等共済組合法第１４４条の２第２項の任意継続組合員の掛金の払込み又は同法第１４４条の２第３項の任意継続組合員の掛金の前納に関する事務（９）

地方公務員等共済組合法による組合員証、組合員被扶養者証、高齢受給者証、特定疾病療養受療証、限度額適用認定証、限度額・標準負担額減額認定証、特別療養証明書、船員組合員証、船員組合員被扶養者証又は船員組合員療養補償証明書に関する事務（特定個人情報等を取り扱う事務の種類）
第４条

短期給付事業等における個人番号利用事務として特定個人情報等を取り扱う事務の種類

は、次の各号のとおりとする。
⑴

個人番号等取得事務

前条に掲げる事務を行うために個人番号又は被保険者枝番を取得する事務⑵

個人番号等入力事務

取得した個人番号及び被保険者枝番を管理する個人番号管理システ

ムに入力又は取り込む事務若しくは被保険者枝番を基幹システムに入力又は取り込む事務⑶

特定個人情報管理・保管事務

特定個人情報等を含む紙媒体又は電子データを漏えい、滅失、き損がないよう安全に管理及び保管する事務⑷

委託先管理事務

短期給付事業等における特定個人情報等の管理及びその内容に特定個人情報等を含む申請を委託する委託先（再委託先を含む。）を管理する事務⑸

削除・廃棄事務第 13 条⑸の実施時期を経過したことにより不要になった特定個人情報等を安全に削除・廃棄する事務⑹

個人番号管理システムの管理事務

特定個人情報等を取り扱う個人番号管理システムの管理事務⑺

特定個人情報等照会事務

前条に掲げる事務を行うために特定個人情報等の電子データを医療保険者等向け中間サーバに情報照会する事務⑻

特定個人情報等提供事務

特定個人情報等の電子データを医療保険者等向け中間サーバに登録する事務（事務取扱関係者）
第５条 前条各号に掲げる事務の実施、当該事務に係る決裁など、業務上、特定個人情報等を知る機会がある者を事務取扱関係者とし、仙台市職員共済組合の職員（臨時的任用職員を含む。
以下同じ。
）に限定する。
（特定個人情報保護責任者）

第６条 第４条各号に掲げる事務に係る細則第２条（２）に定める特定個人情報保護責任者（以下「責任者」という。
）として、総務係長、保険係長及び健康福祉係長をもって充てる。
（事務取扱担当者）
第７条 第４条各号に掲げる事務を実施する事務取扱担当者（以下「担当者」という。）として、総務係、保険係及び健康福祉係の職員をもって充てる。
（運用状況の記録）
第８条 担当者は、特定個人情報等の運用状況について、「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に記録する。
（取扱状況の確認及び記録）
第９条 担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況について、「特定個人情報ファイル管理台帳」（別紙２）に記録する。
（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第 10 条 個人番号利用事務として特定個人情報等を取り扱う「管理区域」及び「取扱区域」については、次の各号のとおりとする。
⑴ 管理区域 委託先のデータセンター⑵ 取扱区域 第４条各号に掲げる事務を実施する執務室
２ 前項の管理区域及び取扱区域について、それぞれ次の各号に掲げる安全管理措置を講じるものとする。
⑴ 管理区域 入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限⑵ 取扱区域 担当者以外の者の往来がない場所や後ろから覗き見されない場所とするなど座席配置等の工夫（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 11 条 責任者及び担当者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネットに保管する。
⑵ 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）第 12 条 担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合は、次に掲げる安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に届書をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
⑴ 特定個人情報等が記録された電子媒体を持ち出す場合① 持出しデータの暗号化又はパスワードによる保護② 施錠できる搬送容器の使用③ 追跡可能な移送手段の利用⑵ 特定個人情報等が記載された書類等を持ち出す場合
封緘、目隠しシールの貼付（特定個人情報等を取り扱う事務の実施者等）
第 13 条 第４条各号に掲げる事務の実施者、対象者、実施方法、場所及び安全管理措置等は、次の各号のとおりとする。
⑴ 個人番号等取得事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分
実施者
対象者
実施方法
場所
安全管理措置①施錠できるキ取得
担当者
地方公共団体等
地方公共団体等か 取扱ャビネットにら デ ー タ で 取 得 区域保管する。
（契約締結又は地②鍵は定められた場所に保管し、担当者のうち責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

共済法第１８条第１項を根拠）

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分
実施者
対象者
実施方法

場所

安全管理措置取得

担当者

地方公共団体等①地方公共団体等

取扱①施錠できるキ又は組合員等から紙で取得（契区域ャビネットに約締結又は地共済保管する。

法第１８条第１項②鍵は定められを根拠）た場所に保管②組合員等から紙し、担当者ので取得

うち責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分
実施者
対象者
取得

担当者

実施方法

場所

安全管理措置

地方公共団体情組合員等の個人番取扱

安全管理措置が報システム機構

号又は被保険者枝区域図られた取扱区（以下「J-LIS」

番について情報連域内の統合専用という。）又は社携により取得す端末で取得す

会保険診療報酬る。

る。

支払基金
⑵

個人番号等入力事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分実施者
情報システム
実施方法

場所

安全管理措置

入力

担当者

個人番号管理シ

地方公共団体等か取扱①システムを使ステムら取得した個人番

区域用できる端末

号データを個人番を限定する。

号管理システムに②責任者が担当取り込む。

者毎に異なるＩＤ及びパスワードを付与する。
③目視チェック
及び読合せチェックを行う。

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分実施者
情報システム
実施方法

場所

入力

取扱

担当者

個人番号管理シ
ステム

地方公共団体等又は組合員等から紙区域

安全管理措置①システムを使用できる端末を限定する。

②責任者が担当者毎に異なるＩＤ及びパスワードを付与する。
③目視チェックで取得した個人番
号を個人番号管理システムに次の方法により入力する。
①システムで桁チェックを行う。
②個人番号と個人情報が一致しているか、入力者と別の担当者が目視チェック及び読合せチェックを行う。
③チェック後、個人番号が記載された住民票の写し、通知カード又はマイナンバーカードのコピー（個人番号確認書類）はシュレッダーによる裁断を行う。
④「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に入力及び書類廃棄の記録を記入する。
ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分実施者
情報システム
実施方法

場所

安全管理措置入力

担当者及び読合せチェックを行う。
④シュレッダーによる裁断を行う⑤「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に入力及び書類廃棄の記録を記入する。

個人番号管理シ

上記（１）により管理安全管理措置がステム取得した個人番号

区域図られた取扱区又は被保険者枝番

域内の統合専用

データを個人番号端末で取得す管理システムに取る。

り込む。
担当者基幹システム

上記（１）により取得した被保険者枝番を基幹システ⑶ムに取り込む。
特定個人情報管理・保管事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分実施者
管理・保管媒体管理・保管方法

場所

安全管理措置管理

個人番号管理シス

取扱

上記（２）の取テムに取り込むた区域

込を行い次第、担当者

電子データめの電子データを速やかに（５）管理する。
イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分実施者
管理・保管媒体管理・保管方法の削除を行う。
場所

安全管理措置管理取扱「特定個人情報ァ イ ル 管 理 台 帳 」 区域

ファイル管理台（別紙２）に取扱帳」（別紙２）にいの記録を記入す取扱いの記録をる。

記入する。

保管担当者

紙媒体

担当者

「特定個人情報フ

紙媒体

施錠できるキャビ

取扱①施錠できるキ

ネットで保管す区域ャビネットにる。

保管する。
②鍵は定められた場所に保管し、責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分実施者
管理・保管媒体管理・保管方法

場所

安全管理措置保管

個人番号管理シス

管 理組合のサーバにテムに保管し、安区域は保存しない。

上記(1)により取得

取 扱

組合のサーバル

した被保険者枝番

区域ームで保存す

委

託先

電子データ

（MHTS）

全管理措置が図られた委託先（MHTS）のデータセンターで管理する。
担当者を基幹システムサる。

ーバで管理する。

⑷

委託先管理事務
区分実施者
管理責任者

委託先管理方法

実施方法

安全管理措置

特定個人情報の適特定個人情報の適正特定個人情報の適正正な取扱いに関すな取扱いに関するガな取扱いに関するガるガイドライン

イドライン（事業者イドライン（事業者（事業者編）に定編）に定める委託の編）に定める委託の取める委託の取扱い取扱いに準じる。

扱いに準じる。に準じる。
⑸

削除・廃棄事務ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分実施者
実施時期
実施方法場所

安全管理措置削除①目視チェックを行

担当者

上記（２）

①地方公共団体等から取扱の入力直後取得したデータを削区域う。

除した者と別の者が②操作証跡を取得す目視チェックを行る。

う。

③「特定個人情報等の②地方公共団体等から運用状況記録票」（別取得したデータの操紙１）に削除の記録作証跡を取得する。

を記入する。

③「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に削除の記録を記入する。
イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分
実施者
実施時期
実施方法
場所
廃棄担当者

保存期間経過後①組合員資格取得届書

取扱又は被扶養者申告書

区域

安全管理措置①シュレッダーによる裁断を行う。

（個人番号報告様式②「特定個人情報等のを含む。）をシュレッ

運用状況記録票」（別ダーにより裁断する

紙１）に廃棄の記録又は安全管理措置がを記入する。

図られた委託先にて溶解する。
②「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に廃棄の記録を記入する。
ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合(個人番号の取得に限る。)
区分
実施者
実施時期
実施方法
場所
安全管理措置
削除担当者

上記（２）

【電子データの削除の取扱の取り込み場合】

区域

直後①データを削除した者①目視チェックを行う。
②操作証跡を取得すと別の者が目視チェックを行う。

る。
③「特定個人情報等の②データの操作証跡を運用状況記録票」（別取得する。

紙１）に削除の記録③「特定個人情報等のを記入する。

運用状況記録票」（別紙１）に削除の記録を記入する。
⑹

個人番号管理システムの管理事務
区分実施者
情報システム
個人番

委

託号管理

（MHTS）

先

管理項目

場所

安全管理措置個人番号管理シ

アクセスの制 管理区域

Ｉ Ｄ 及 び パス ワ

ステム

御ー ド に よ りロ グ

システ

イ ン す る 仕組 みムの管とする。

理

責任者取扱区域

担 当 者 に 異な るＩ Ｄ 及 び パス ワードを付与する。

委託先（MHTS）
委託先（MHTS）

個人番号管理シ

アクセスの監 管理区域

操 作 証 跡 を作 成

ステム視し、管理する。

個人番号管理シ

外部からの不 管理区域

① デ ー タ ベー ス

ステム

正アクセス等全体を暗号化の防止する。
② バ ッ ク アッ プ
されたデータも暗号化された状態で保管する。
③ 外 部 の ＩＴ シ
ステムとの通信は行わない。
④ ウ ィ ル ス対 策
ソフトを使用する。

⑺

特定個人情報等照会事務
ア 同意書の取得等
区分
実施者
周知

責任者

対象者
組合員等

実施方法

場所

安全管理措置

所得情報の照会に取扱① 施錠できる

同意する組合員等

区域

キャビネッ

短期給付事業等として所得情報を照会取得する場合
は、同意書の提出が必要なことについて組合員等に周知する。

取得担当者

組合員等から同意書を取得トに保管すする。

る。
② 鍵は定められた場所に保管し、担当 者 の う
ち、責任者が指定する鍵の管理を行う。

イ 情報照会区分実施者

情報システム

実施方法

場所

安全管理措置入力担当者

統合専用端末統合専用端末で特取扱

定個人情報当のデ区域①

システムを使用できるータを情報照会す

PC を 限 定る。

する。
②

責任者が担当者毎に異なる ID 及びパスワー
ドを付与する。

⑻

特定個人情報提供事務
区分
実施者
提供担当者

情報システム
統合専用端末実施方法

場所

安全管理措置

登録した組合員等取扱安全管理措置がの特定個人情報等区域図られた取扱区のデータについて域内の統合専用

情報連携により提端末で医療保険供する。

者等向け中間サーバに登録する。

（削除・廃棄方法）
第 14 条 個人番号を含む帳票等、対応する情報システム等、責任者、取扱部署、保存年限及び削除・廃棄方法は、次のとおりとする。
帳票等
情報システム等
責任者
取扱部署
保存年限
削除・廃棄方法
個人番号

個人番号管理シス

総務係長、 総務係、保組合員等が個人番号管理シ

管理シス

テム

保険係長及 険係及び健資格を喪失

ステムによるデ

テムの保び健康福祉 康福祉係

するまでのータ削除

存データ

係長

間

総務係長、 総務係、保受付日の３復元できないよ

保険係長及 険係及び健年後の応答

うにシュレッダ

び健康福祉 康福祉係

日の属するーにより細断す

係長

年度の年度る又は安全管理末まで措置が図られた

同意書

紙媒体

委託先にて溶解する。
附 則
この要綱は、平成２９年３月２２日から施行し、個人番号の取得日から適用する。
附 則(施行期日)
第１条 この改正は、平成 30 年７月２日から施行する。
(準備行為)
第２条 組合は、前条の施行期日前においても、この取扱要綱の実施のために必要な準備行為をすることができる。

（別紙１）

特定個人情報等の運用状況記録票
年月日

氏

名

等

入力・利用・出力・持出し・廃棄・削除状況

事務取扱担当者

備考

（別紙２）

特定個人情報ファイル管理台帳
No.

種類・名称

利用目的
（提出先）

記録媒体

保管場所

取扱部署

責任者

事務取扱担当者（アクセス権者）

保存年限
削除・廃棄時期

削除・廃棄方法

削除・廃棄実施者
削除・廃棄実施日