2023/10/19

2023 年度（第 74 回）電気・情報関連学会中国⽀部連合⼤会
座⻑マニュアル

1. 事前準備
参加登録
・ まず以下のサイトから参加登録をお願いします（会議室へのアクセス⽅法ついては，座⻑にはメールでご連絡いたします．既にご存知の⽅は，参加登録を省略して頂いて問題ございません．もしメールが不達であったり，会議室へのアクセス⽅法がわからない⽅は，こちらの作業をお願いできますでしょうか）．登録後，Zoom オンライン会場にアクセスするための情報が画⾯に表⽰されますので，必ずメモ等をおとりいただき，ご利⽤ください．
参加登録サイト：https://rentai-chugoku.org/attend.html
環境の構築
・ Zoom の使⽤にあたり，以下のものをご準備ください：PC，ウェブカメラ，ヘッドホンやイヤホン（またはスピーカー），マイク，⾼速かつ安定なインターネット環境
・ 複数の⼈が同じ部屋から参加されるなどの場合，スピーカーを使⽤するとハウリングを起こすことがありますので，ヘッドホン等の使⽤を推奨します．
Zoom アプリ・ 本⼤会では，Zoom のブレイクアウトルーム内で各セッションをオープンいたします．
・ Zoom を初めて使⽤される場合は，https://zoom.us/download#client_4meeting から「ミーティング⽤ Zoom クライアント」のインストールをお願いします（無料）．
・ Zoom を以前からお使いの場合は，出来るだけ最新のバージョンへのアップデートをお願いします．特に，バージョン 5.3.0 以前の Zoom をお使いの⽅は，各セッション間の移動が出来ないのでご注意下さい．最新の Zoom のインストールを https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362233からお願いいたします．

図 1

Zoom の起動画⾯におけるバージョン情報1

・ Zoom の簡単なテストは https://zoom.us/test から⾏えます．
・ スピーカーとマイクのテストや調整⽅法をご確認ください．それぞれ画⾯左下のミュートボタン
横の「^」を押して現れるメニューから「スピーカー＆マイクをテストする」や「オーディオ設定」を選択して⾏えます（図 2 参照）．

図2

スピーカーとマイクのテストと調整

2. ⼤会当⽇のセッションの運営
セッション会場への⼊室i) セッション開始の 10 分前までにご担当のセッションにご参加ください．
ii) 別途メールでご案内している Zoom のサイトへのリンクから⼊るか，「ミーティング⽤ Zoom クライアント」を起動頂き，ミーティング ID とパスコードを⽤いて⼊ってください．Zoom サイト
へのリンクをクリック頂いた場合は，ブラウザに「Zoom Meetings を開きますか？」と表⽰されますので，「Zoom Meetings を開く」を押してください．
iii) 続く画⾯で「コンピューターオーディオのテスト」を押してスピーカーとマイクのテストを⾏った後，「コンピュータでオーディオに参加」を押してください．
iv) ⼤会 Web サイトの「プログラム」ページ（https://rentai-chugoku.org/program/index.html）のセッシ
ョン配置表でセッション名と開かれている会場（ブレイクアウトルーム）をご確認頂き，画⾯下にありますブレイクアウトルームへ⼊るボタン(図３参照)をクリック頂き，ルームナンバーをお選び頂き⼊室して下さい．
Zoom の画⾯について
Zoom 画⾯の全体図を図４に⽰します．各項⽬の詳細は以下のとおりです．
① 「表⽰」から表⽰を全画⾯にするかどうかを切り替えることができます．
② マイクとビデオ（カメラに対応）の ON・OFF を切り替えます．
③ 参加者のリストの表⽰の ON・OFF を切り替えます．
④ チャット画⾯の ON・OFF を切り替えます．

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⑤ 名前の変更は，参加者リストの（⾃分）にマウスポインタを合わせることで⾏えます．
⑥ 「設定画⾯」の表⽰ができます．
⑦ ブレイクアウトルームから退出します．

図３ ブレイクアウトルームへの⼊室⽅法

図４ Zoom 画⾯の全体図

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セッション前の準備i)
ii)

セッション参加時に全画⾯表⽰になっている場合は，画⾯右上(図 4-①参照)にあります「表示」
ボタンから全画面表示を終了してください．
参加者のアイコン(図 4-②参照)とチャットのアイコン(図 4-③参照)をクリックし，ウィンドウ右側に「参加者」と「チャット」の画⾯を表⽰してください．

iii) マイクとカメラのアイコン(図 4-④参照)をクリックし，「マイク：ON（ミュート解除），ビデオ（カメラに対応）：ON」としてください．
iv) ご⾃⾝の名前の表⽰を確認し，図 4-⑤を参照に「座⻑：ご⽒名（ご所属）」のように設定して下さい．
[例：座⻑：⼤会太郎（〇〇⼤）]．

v)

他の参加者も同様に表⽰されています．会場係（学⽣スタッフ）が講演者等の集合状況をチェックし，お知らせしますので，ご確認ください．

vi) なお，デフォルトの設定では，参加者が画⾯共有を開始することで，画⾯表⽰が全画⾯表⽰のモードに⾃動的に切り替わり，「参加者」と「チャット」画⾯が消えて，質問などに気づきにくくなる場合がございます．全画⾯表⽰は前述のように図 4-①の「表⽰」ボタンより解除できます．
また，はじめから，全画⾯表⽰への⾃動移⾏を禁⽌するには，ウィンドウ左上の⼩さな緑⾊のアイコンを押して現れる設定画⾯(図 4-⑥参照)で，図 5-①の「画⾯の共有」を選んで頂き，図 5-②の「現在のサイズを保持する」などを選択頂ければ，全画⾯表⽰になりません。
vii) 各セッション会場には，セッション開始前の 20 分間程度は会場係が待機して，以下の作業をお⼿伝いしています．
・ 講演者による，マイク・スピーカー・カメラ，画⾯共有のテスト
・ 講演者，審査員の出席確認
・ 参加者の名前表⽰忘れの確認
なお，Zoom の設定の都合上，ホスト権限が必要な操作(強制ミュート，画⾯共有の停⽌など)は，会場係(学⽣スタッフ)のみ可能ですので，これらの操作が必要な場合は，会場係にご指⽰ください．

②①

図5

全画⾯表⽰への⾃動移⾏禁⽌の設定

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セッションの運営i) 開始時刻が近づきましたら，セッションを開始してください．初めに，以下のことについてご説明をお願いします．
講演者向け
・ 講演時間は発表 10 分，質疑応答 3 分の計 13 分以内であること
・ 座⻑が講演者に開始の指⽰をすること

・ 発表開始後 7 分，10 分，13 分の時点で会場係が⾳声により時間経過を知らせること・ 通信トラブルなどやむを得ない場合には強制停⽌されることがあること
聴講者向け
・ 発表中はマイクをミュート，ビデオをオフにすること
・ 発表の録画や録⾳は⾏わないこと
・ 質問⽅法は発表後の質疑応答の時間に下記のいずれかの⽅法で意思表⽰すること① Zoom の画⾯の下部にあるリアクションボタンより，“⼿を挙げる”機能を使⽤する② チャットで”全員”へ向けて「q」「質問あり」などと打ち込む
ii) 講演時間を⼤幅に超過した場合は，速やかに終了するようアナウンスをお願いします．
iii) 発表後の質疑応答では，質問者を適宜指名し，マイク，ビデオをオンにして質問するようご指⽰ください．マイクの不調等で直接質問が書き込まれることがあれば質問者の代わりに内容をお読みください（図 6 参照）．
iv) 質疑応答の規定時間が経過しましたら，質疑応答の終了のアナウンスを⾏い，次の発表に移ってください．このとき前の講演者が画⾯共有を停⽌するまで，次の講演者は画⾯共有を開始できません．前の講演者が画⾯共有の停⽌に⼿間取る場合には，会場係に停⽌をご指⽰ください（Zoom のホスト権限で強制的に停⽌いたします）． また，前の講演者がミュートに戻すのに⼿間取る場合なども，会場係にご指⽰ください。
v) ⼤きなトラブル等の際は，会場係を介すなどして，⼤会本部までご相談ください．
vi) 全ての発表と質疑応答が終了したらセッション終了のアナウンスを⾏い，「退出」ボタンをクリックして，セッションから退出してください（図 4-⑦）．

図6

質問者がいる場合の表⽰例

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発表者の遅刻・⽋席に対するルール
発表者の遅刻・⽋席に対しては次のようにご対応ください．
i)

当該発表者の発表予定時刻を 3 分程度過ぎても⼊室が確認できない場合，その時間は空き時間とする．

ii)

3 分以内に⼊室した場合は，予定通り発表させる．

iii) 3 分以降，同セッション中に当該発表者が⼊室した場合は，同セッションの最後にまわす．
iv) 同セッション中に当該発表者が⼊室しない場合は，キャンセルしたものとみなす．
⼤会本部の連絡先（⼤会当⽇）
2023 年度 (第 74 回) 電気・情報関連学会
中国⽀部連合⼤会実⾏委員会
E-mail：info2023@rentai-chugoku.org

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