特定個人情報保護評価指針の解説の見直しについて

当委員会において特定個人情報保護評価指針の解説を平成 26 年４月に公表しましたが、その後評価実施機関から問合せの多かった事項や、状況に変化があった事項について、今般、下記のとおり特定個人情報保護評価指針の解説の見直しを行いました。
(変更箇所は朱書き)

記

特定個人情報保護評価指針の解説 変更箇所一覧
Ｑの番号

変更内容

第２の９－２

新規追加

第３の２－３

回答内容更新第３の２－４

問及び回答内容更新

第４の４（１）－２②

新規追加

第５の３（３）－３

回答内容更新第５の３（３）－８

回答内容更新第６の１－８

新規追加【記載要領の内容更新】
別添１ 特定個人情報保護評価書計画管理書[記載要領]

別添２ 特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）[記載要領]

別添３ 特定個人情報保護評価書（重点項目評価書）[記載要領]

別添４ 特定個人情報保護評価書（全項目評価書）[記載要領]【新規追加】
別添５ 特定個人情報保護評価指針第 10 の１（２）に定める審査の観点における主な考慮事項（平成 26 年８月 26 日 特定個人情報保護委員会公表）1

(「特定個人情報保護評価指針の解説（平成 26 年４月 20 日）」からの変更箇所)

Ｑ第２の９－２
手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務で、住民基本台帳システム（以下このＱ＆Ａにおいて「住基システム」という。）端末を使用し、個人番号を検索キーとして４情報等の検索・確認を行っていますが、住民基本台帳に関する事務から見た場合、この事務に対して特定個人情報の移転をしていることになるのでしょうか。また、この場合、特定個人情報保護評価は、どのように行えばよいのでしょうか。
（Ａ）○

この場合、住民基本台帳に関する事務から当該事務への特定個人情報の移転に当たると考えられます。以下、詳細に説明します。
○

特定個人情報の移転とは、「第２ 定義」で示されているとおり、評価実施機関内において、特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を特定個人情報保護評価の対象となる事務以外の事務を処理する者の使用に供することをいいます。また、特定個人情報の使用とは、特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を特定個人情報保護評価の対象となる事務において用いることをいいます。
○

手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務を含め、どのような事務であっても住基システム端末を使用し、個人番号を検索キーとして住民票情報を閲覧することは、当該事務において、個人番号を利用して、住基システム内の特定個人情報を使用することになりますので、住民基本台帳に関する事務から当該事務への特定個人情報の移転に当たると考えられます。また、個人番号を検索キーとして使用しなくても、閲覧した情報が当該事務において個人番号と紐付けて使用されるのであれば、これも特定個人情報の移転に当たると考えられます。
このため、このような事務を実施する部署は、住民基本台帳に関する事務における特定個人情報保護評価書の「移転先」として記載していただく必要があります。
また、この場合、住基システム端末を使用する者は、住民基本台帳に関する事務において保有する特定個人情報ファイルにアクセスできることから、住民基本台帳に関する事務のしきい値判断における取扱者数にも含まれることになります。
○

一方、当該事務で保有するファイルは、手作業処理用ファイルのみとなります

ので、当該事務における特定個人情報保護評価は、義務付けられないこととなります。
ただし、番号法別表第一に掲げられる個人番号利用事務のうち、番号法別表第二に掲げる情報提供ネットワークシステムを用いて特定個人情報の照会・提供を行う
事務については、情報連携を行うために中間サーバーにその事務で取り扱う情報の副本を格納し、中間サーバー内において当該情報と符号(個人番号)が紐付くことか2

ら、指針第２の 10 に示すシステム用ファイルを保有することになります。このため、手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務とはいえず、対象人数が 1,000 人未満の場合等を除き特定個人情報保護評価が義務付けられると考えます。
（※）Ｑ第４の４（１）－２②も併せて御参照ください。
（参考）
個人番号の「利用」とは、行政機関における個人番号が記載された申請手続などの書類の受理、個人番号を用いた当該個人番号に係る者の情報の呼出し、情報の内部管理・保存、他の書類への個人番号の転記やデータの入力、各種行政相談等、個人番号を用いる行為を指すものである。（内閣府大臣官房番号制度担当室「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律【逐条解説】」
から抜粋。
）

3

Ｑ第３の２－３
地方公共団体は中間サーバーを用いて情報連携を行う予定ですが、これについてはどのように特定個人情報保護評価を行うのでしょうか。
（Ａ）○

地方公共団体は、情報提供ネットワークシステムを使用した情報連携を行うため、中間サーバー内に、特定個人情報ファイルを取り扱う事務で使用する個人情報の副本等を保有することになります。このため、情報提供ネットワークシステムを使用した情報連携を行う事務について特定個人情報保護評価を実施するときは、個人情報の副本等も当該事務において保有する特定個人情報ファイルの範囲に含まれることになります。
○

また、特定個人情報保護評価の対象は、システムやサーバそのものではなく、それらを用いて特定個人情報ファイルを取り扱う事務です。このため、システムやサーバ単独で評価するのではなく、事務ごとに作成する特定個人情報保護評価書の中において、主に特定個人情報の提供等の方法として、地方公共団体における中間サーバーについての評価を記載することになります。
○

地方公共団体における中間サーバーのソフトウェアは、総務省が一括開発します

ので、特定個人情報保護評価書の当該ソフトウェアに関する記載については、総務省が、特定個人情報保護委員会の了承を得た上で地方公共団体に対し提供した「特定個人情報保護評価書の作成の際に必要となる中間サーバーに関する情報の提供について（平成 26 年８月８日）」により、特定個人情報保護評価書の作成に必要となる情報を提供しています。さらに、総務省は、住民等の意見聴取及び第三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。
○

また、ハードウェアについて「中間サーバー・プラットフォーム（仮称）」を地方公共団体が活用する場合においては、特定個人情報保護評価書の当該プラットフ
ォームに関する記載については、総務省が、特定個人情報保護委員会の了承を得た上で各地方公共団体に対し提供した「特定個人情報保護評価書の作成の際に必要となる中間サーバーに関する情報の提供について（平成 26 年８月８日）」により、特定個人情報保護評価書の作成に必要となる情報を提供しています。さらに、総務省は、住民等の意見聴取及び第三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。

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Ｑ第３の２－４
番号制度関連システム、住民基本台帳システム、市町村ＣＳ、都道府県
サーバについては、地方公共団体はどのように特定個人情報保護評価を行うのでしょうか。
（Ａ）○

特定個人情報保護評価の対象は、システムやサーバそのものではなく、それらを用いて特定個人情報ファイルを取り扱う事務です。このため、システムやサーバ単独で評価するのではなく、①

市町村は、住民基本台帳に関する事務について作成する特定個人情報保護評
価書の中で、既存住民基本台帳システム（以下「既存住基システム」という。）及び市町村ＣＳについての評価を記載し、② 都道府県は、住民基本台帳ネットワークに係る本人確認情報の管理及び提供等に関する事務について作成する特定個人情報保護評価書の中で、都道府県サーバについての評価を記載することになります。
○

ただし、市町村ＣＳ及び都道府県サーバについては、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）（※）が開発していますので、評価書における市町村ＣＳの仕様等や都道府県サーバの仕様等に関する記載については、J-LIS が特定個人情報保護委員会の了承を得た上で、平成 26 年６月 30 日に各地方公共団体に対して必要な情報を提供していますので、住民基本台帳に関する事務等についての評価の実施に当たっては、それを参考にしてください。さらに、J-LIS は、住民等の意見聴取及び第三者点検においても、必要に応じて地方公共団体に協力することとしています。
（※）平成 26 年４月１日に、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）が設立され、財団法人地方自治情報センター（LASDEC）の権利義務を承継。
○

なお、個人番号生成システム、住基全国サーバ及び個人番号カード管理システムについては、J-LIS が実施した住民基本台帳ネットワーク及び番号制度関連事務全項目評価書の中で、記載されています。

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＜市町村、都道府県、J-LIS の事務についての特定個人情報保護評価のイメージ＞6

Ｑ第４の４（１）－２②
手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務で情報連携を行う際は、中間サーバー端末を直接使用し、情報の入力や照会を行っていますが、特定個人情報保護評価はどのように実施すればよいのでしょうか。
（Ａ）○

この場合、手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務とはいえず、特定個人情報保護評価を実施する必要があります。以下、詳細に説明します。
○

番号法別表第一に掲げられる個人番号利用事務のうち別表第二に掲げる情報提供ネットワークシステムを用いて情報連携を行う事務については、特定個人情報の照会・提供を行う際に使用する中間サーバー内に「符号」を保有することになります。番号法第２条第８項では「特定個人情報」とは、「個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報」と定義されており、中間サーバー内に保有する「符号」をその内容に含む個人情報ファイルは、指針第２の10 に示すシステム用ファイルに該当します。
したがって、この場合、システム用ファイルを取り扱っていますので、手作業処理用ファイルのみを取り扱う事務とはいえず、情報提供ネットワークシステムを利用して照会や提供を行うために使用する特定個人情報ファイルの取扱いについて、特定個人情報保護評価を実施する必要があります。

Ｑ第５の３（３）－３
第三者点検ではどのような議論を行うのでしょうか。
（Ａ）○

特定個人情報保護評価の実施主体は評価実施機関であり、特定個人情報保護評価の内容を決定するのは評価実施機関です。第三者点検は、評価実施機関が特定個人情報保護評価の内容を決定するに当たって外部の有識者の意見を伺うことで、特定個人情報保護評価の適合性・妥当性を客観的に担保することを目的としており、具体的な議論の内容は各評価実施機関の判断に委ねられています。
○

一般的には、規則及び指針で定める第三者点検は、指針第 10 の１（２）に定める審査の観点や「特定個人情報保護評価指針第 10 の１（２）に定める審査の観点における主な考慮事項」（別添５）を参考に、特定個人情報保護評価の適合性・妥当性について点検を行うことを想定しています。評価実施機関はその意見を聞いて、必要に応じて特定個人情報保護評価の内容を見直すことが求められます。

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Ｑ第５の３（３）－８
第三者点検における点検の基準のようなものはないのでしょうか。
（Ａ）○

指針第 10 の１（２）で、委員会による全項目評価書の承認に際しての審査の観点として、適合性及び妥当性の２つを示しています。また、「特定個人情報保護評価指針第 10 の１（２）に定める審査の観点における主な考慮事項」（別添５）を参考とすることができます。

Ｑ第６の１－８
被災者台帳の作成等災害対応等に係る事務については、特定個人情報保護評価の実施時期はいつですか。
（Ａ）○

災害が発生したときの対応等、特定個人情報保護評価を実施せずに特定個人情報ファイルを保有せざるを得ない場合は、指針において、特定個人情報ファイルの保有後可及的速やかに特定個人情報保護評価を実施するものとされています。例えば、災害が発生したため、特定個人情報ファイルである被災者台帳を作成したとき（手作業処理用ファイルのみを取り扱う場合を除く。
）は、作成後可及的速やかに特定個人情報保護評価を実施することとなりますが、具体的な実施時期については、個別に委員会に御相談ください。
○

一方、例えば、被災者台帳について、特定個人情報ファイルを保有することとなるのは災害発生後であるものの、特定個人情報ファイルを保有することを想定した被災者台帳を作成するためのシステムを、災害発生前に開発する場合には、原則どおり、当該システムのプログラミング開始前の適切な時期に特定個人情報保護評価を実施する必要があると考えられます。
○

なお、この場合の対象人数については、システム設計上の想定人数を基に判断しても構いません。実際に特定個人情報ファイルを保有したときに、想定人数との間に相違があった場合には、評価書の修正又は評価の再実施を行ってください。

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