私立大学図書館協会 2020 年度第 1 回東西合同役員会議事要録
日時：2020 年 9 月 9 日（水）場

所：Web 会議（Zoom）

14 時 00 分～16 時 05 分

出席者：名簿のとおり
出席者 49 名（うち 1 名：委任状）

欠席者 2 名議事に先立ち、Web システム（Zoom）の接続確認を兼ねて出席確認を行った。その後、会長校（國學院大學・遠藤）より、挨拶が述べられた。
議事進行は、國學院大學図書館 遠藤潤館長が担当した。
はじめに、会長校（國學院大學・遠藤）より配付資料について、記載内容に不備があるため訂正願いたいとの発言があった。訂正箇所は、以下のとおりである。
（訂正箇所： 配付資料 p.45）
誤）正）（１）第 81 回総会・研究大会の開催（１）第 81 回総会・研究大会の開催

会期：2020 年 9 月 9 日(水)～9 月 17 日(木)会期：2020 年 9 月 10 日(木)～9 月 17 日(木)［報告事項］
１．協会会務報告（2020 年 4 月～2020 年 7 月）
会長校（國學院大學・川島）より配付資料のとおり、報告が行われた。
２．東地区部会会務報告（2020 年 4 月～2020 年 7 月）
東地区部会長校（法政大学・細田）より部会報告について、配付資料のとおり、報告が行われた。また、研究部報告について、担当校（玉川大学・小野口）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
３．西地区部会会務報告（2020 年 4 月～2020 年 7 月）
西地区部会長校（佛教大学・森）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
４．委員会報告（2020 年 4 月～2020 年 7 月）
（１）協会賞審査委員会報告
協会賞審査委員長（慶應義塾大学・木下）より配付資料のとおり、報告が行われた。
（２）研究助成委員会報告
研究助成委員長（西南学院大学・吉田）より配付資料のとおり、報告が行われた。
協議事項１．今後の審査基準について、昨年度の採択が 0 件であったこともあり、次年度は加盟館がより応募申請しやすい方向に、要項を作成していきたい旨協議したとの補足説明があった。
（３）国際図書館協力委員会報告
国際図書館協力委員長（早稲田大学・御園）より、配付資料のとおり、報告が行われた。

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資料には記載していないが、第 3 回委員会を 8 月 21 日（金）～25 日（火）にメール会議にて実施したとの補足説明があった。なお、海外研修事業については報告事項「９．海外派遣研修および認定研修の中止について」にて詳細説明がなされた。
（４）協会ホームページ委員会報告
協会ホームページ委員長（國學院大學・川島）より配付資料のとおり、報告が行われた。
５．協会関連事項報告（2020 年 4 月～2020 年 7 月）
（１）国公私立大学図書館協力委員会
会長校（國學院大學・川島）より配付資料のとおり、報告が行われた。
（２）日本図書館協会会長校（國學院大學・川島）より配付資料のとおり報告が行われた。１）2020 年度
通算第 1 回（定時）代議員総会について、当初メール或いは Web 会議を予定していたが、専門家に伺いを立てたところ「定款に抵触の恐れあり」ということで、集会での開催となったとの補足説明がなされた。
（３）後援・共催会長校（國學院大學・川島）より配付資料のとおり、報告が行われた。1）資料保存
シンポジウムは開催そのものが中止となったが、2）図書館総合展、3）全国図書館大会は、それぞれオンラインで開催され、例年とおり後援として名義使用を承諾し、これに係る費用は発生しないことが説明された。
６．2020 年度協会役員校、委員会および協会関連団体等委員
会長校（國學院大學・遠藤）より配付資料のとおり、報告が行われた。
７．2020 年度行事・会議予定
会長校（國學院大學・遠藤）より配付資料のとおり、報告が行われた。なお、現在（9 月 9日）まですべての行事や会合が新型コロナウイルス感染症の影響により、中止または形や日程を変えての開催となっていること、今後予定されている第 2 回の役員会についても変更を余儀なくされる可能性があることなどが補足説明された。
８．第 81 回（2020 年度）総会・研究大会の開催方法について
当番校（明治大学・南保）より、当番校としての挨拶があり、その後、当番校事務局（明治大学・矢野）より配付資料にもとづき報告が行われた。研究大会について下記のとおり
2 点補足説明があった。
①昨日 9 月 8 日（火）締切時点で、＜記念講演および講演＞Zoom ウェビナーへ 105 大学・156 名の参加申込があった②＜海外認定研修報告＞＜研究助成発表＞についてはリアルタイム配信ではなく、動画や資料の公開という形での発表となった。
総会の開催については、会長校（國學院大學・川島）より下記の 3 点の補足説明があった。
①議事資料を「総会冊子」と、協会 HP にアップした「補足資料」で確認した上で、Googleフォームから議決を入力する方式とする。9 月 10 日午前中に、加盟館宛にメール配信を2/5し、10 日正午に開会、16 日 17：00 閉会の予定。
②議長について、通例は前年度の当番校から議長を選出し、登壇の上、議事を取り仕切るところ、今回は登壇がない。議決の公明性の担保という意味で、議長的立場の方が必要であるとの判断から、帝京大学様に依頼した。
③16 日に閉会後、入力されたデータを会長校で整理・集計し、帝京大学にメール添付で報告する。帝京大学で確認後、集計結果を、23 日 17：00 に公開する予定である。もし、意見や質問等があった場合は、それに対する回答内容も、議長校に開示・相談したうえで回答する。
９．海外派遣研修および認定研修の中止について国際図書館協力委員長（早稲田大学・御園）より配付資料にもとづき、報告が行われた。
また下記の通り補足説明があった。
2021 年度の海外派遣研修については、下記 2 点の通り。
①プログラム実施校であるイリノイ大学モーテンソンセンターによると、2021 年 5 月 26日（水）～6 月 22 日（木）の日程で開催予定となっている。
②2020 年度に参加予定だった派遣者については自動的に 2021 年度の参加が認められており、さらに別途 2021 年度分としてもう 1 名、最大 2 名まで当協会からの受け入れを許可している。
１０．承合事項について（佛教大学）
提案校（佛教大学・沼尻）より配付資料（別添）にもとづき、結果は資料の通りであるとの報告が行われた。
［協議事項］
１．2019 年度一般会計・特別会計決算報告（案）について会長校（國學院大學・川島）より配付資料にもとづき、2019 年度決算について昨年度第 2回東西合同役員会に示された内容からの変更点を中心に、説明が行われた。
続いて、監事校（東海大学・紅谷）より配付資料にもとづき、監査の結果、決算内容は適正であるとの報告が行われた。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
２．2020 年度事業計画（案）について
会長校（國學院大學・遠藤）より配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
併せて、会議冒頭で示された訂正箇所の確認が行われ、下記の 2 点が説明された。
①第 81 回総会・研究大会の開催は当初 2 日間の予定であったが、新型コロナウイルスの影響により 2020 年 9 月 10 日(木)～9 月 17 日(木)に変更となった。総会は 9 月 10 日(木)～9 月 16 日(水)、研究大会は 9 月 17 日(木)である。
②パラリンピックが不開催となったため、資料中のパラリンピックに言及する個所に「当初予定されていた」との文言を追加した
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
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３．2020 年度新規加盟校および脱退校（案）について会長校（國學院大學・川島）より配付資料にもとづき、今年度の新規加盟校は 6 校で、東地区より 4 校、西地区より 2 校、脱退校は西地区より 7 校の申し出があったとの説明ならびに提案が行われた。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
４．2020 年度一般会計・特別会計予算（案）について会長校（國學院大學・川島）より配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
また、③総会・研究大会特別会計第 81 回（2020 年度）について、当番校（明治大学・矢野）より、配付資料にもとづき、特筆すべき予算項目について補足説明が行われた。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
５．2021 年度～2022 年度協会役員校（案）について会長校（國學院大學・遠藤）より、配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
６．2021 年度～2022 年度委員会委員および協会関連団体委員の選出（案）について会長校（國學院大學・遠藤）より、配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
７．第 82 回（2021 年度）総会・研究大会について次期当番校（愛知大学・中村）より配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
日程については、パラリンピック開催を見越して、例年の 8 月下旬開催ではなく 9 月 9 日（木）、10 日（金）とすることが補足説明された。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
８．国際図書館協力委員会の事業内容の変更について国際図書館協力委員長（早稲田大学・御園）より配付資料にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
2020 年度海外認定研修中止の代替企画についての補足説明は、下記 3 点の通り。
①オンラインセミナー開催は年内（2020 年）を予定しており、開催日が決定次第協会 HP で広報する。
②生配信終了後は動画コンテンツ化し、自由に視聴可能な形にする。
③費用 50 万の支出については第 3 回国際図書館協力委員会にて予算執行の変更が承認されており、本会議協議事項として承認を諮りたい。
本件については、協議の結果、提案のとおり承認された。
［懇談事項］
１．電磁的手段による会合・表決について
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会長校（國學院大學・川島）より配付資料にもとづき、説明が行われた。私立大学図書館協会会則には議決方法に関する具体的な記述がなく、今年度の総会において、Web 上での入力を「出席」と扱ってよいか、今後に向け明文化すべきか検討したい旨が述べられた。
会長校（國學院大學・遠藤）より、明文化された規定を設けた方が会合・議決を行いやすいということがあればガイドライン制定を視野に入れるが、現時点では円滑に運営されており具体的な問題がないことから、今後も機会があれば検討していきたいとの発言があった。
２．2019 年度・2020 年度活動報告書の提出について会長校（國學院大學・川島）より配付資料にもとづき、説明が行われた。
各委員会委員長は、引き継ぐべき内容を委員会内で検討していただきたいとの説明があった。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。

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