資料４−２

地方公共団体等における特定個人情報等に関する監査実施マニュアル～はじめての監査のために～

平成31年〇月
個人情報保護委員会事務局

目次

目次
第１
第２第３⑴
⑵
第４⑴
⑵
⑶
第５⑴
⑵

はじめに .......................................................................................................... 1
監査体制の構築 ................................................................................................ 1
監査計画の策定 ................................................................................................ 1
中期計画 .......................................................................................................... 2
年度計画 .......................................................................................................... 2
監査の実施 ....................................................................................................... 2
自己点検の活用 ................................................................................................ 2
規程の確認 ....................................................................................................... 3
監査当日 .......................................................................................................... 3
監査実施後 ....................................................................................................... 4
監査結果報告書の作成 ..................................................................................... 4
改善状況のフォローアップ .............................................................................. 4

第１

はじめに個人情報保護委員会は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号）に基づき、地方公共団体等が特定個人情報等の適正な取扱いを確保するための具体的な指針として、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）（以下「ガイドライン」という。）を定めています。また、ガイドライン（別添）特定個人情報に関する安全管理措置（以下「安全管理措置」という。）２Ｃｅにおいて、「監査責任者（地方公共団体等においては相当する者）は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査及び他部署等による点検を含む。）を行い、その結果を総括責任者（地方公共団体等においては相当する者。以下同じ。）に報告する。総括責任者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、取扱規程等の見直し等の措置を講ずる。」と規定されており、監査の実施が求められています。
特定個人情報等の監査については、様々な手法が考えられますが、本監査マニ
ュアルは、保護責任者及び事務取扱担当者に対する自己点検を活用した内部監査手順を示すものであり、特に、監査が実施できていない団体において活用されることを期待し作成したものです。具体的な監査の流れについては、別添資料１「事務フロー」に示しているため、当該フロー図を参照しながら読み進めることを推奨します。
なお、本監査マニュアルに記述した構成や項目等は参考として示したものであり、地方公共団体等において、監査項目、監査方法等を実情に応じて変更し、監査を実施することを妨げるものではありません。
第２監査体制の構築

ガイドライン安全管理措置２Ｃａにおいて、「監査責任者の設置及び責任の明確化」が求められているため、取扱規程等において監査責任者とその責務について規定する必要があります。
また、監査責任者が単独で監査を実施することは困難であることから、監査を実施する者（以下「監査担当者」という。）を指定することが考えられます。特定個人情報等の監査は、情報システム、電子媒体、文書等が対象となるため、監査担当者として、番号制度所管課の職員だけでなく、情報システム及び文書管理の所管課の職員を加えることも有効です。
第３監査計画の策定
特定個人情報等の監査を効率的かつ効果的に行うために、監査計画を策定する

1

ことが有効です。監査計画として、「中期計画」及び「年度計画」を策定することが考えられます。
⑴

中期計画
監査の対象となる課（個人番号利用事務又は個人番号関係事務を実施している課を含め、特定個人情報等を取り扱う全ての課）について、単年度内で全て監査を実施することが困難である場合も考えられます。そのような場合には、一定の期間（例えば、３年から５年程度）で全ての課に対して監査が実施できるよう、中期計画を策定することが有効です。別添資料２「監査計画」の「特定個人情報等に関する中期監査計画」の記載例を参考に、適宜作成することが望まれます。

⑵

年度計画
年度計画は、中期計画を基に年度内での被監査課、実施時期等を記載するものですが、例えば、漏えい事案の発生等を理由に、中期計画では当該年度で監査を実施する予定ではなかった課を監査すること等も考えられます。年度計画の作成については、別添資料２「監査計画」の「平成○○年度 特定個人情報等に関する監査計画」の記載例を参考にしてください。

第４

監査の実施

⑴

自己点検の活用
自己点検については、保護責任者及び事務取扱担当者自らが特定個人情報等の取扱いの見直しを図ることを意識付けることができるとともに、被監査課における特定個人情報等の取扱状況を効率的に把握することができるため有効です。また、自己点検の結果を基に、監査当日に何を確認するかを事前に決めておくことで、監査時間の短縮、被監査課の負担軽減を図ることができ、監査を効率的かつ効果的に実施することができると考えられます。
監査の実施に当たっては、事前に別添資料３－１「特定個人情報等の取扱いに関する自己点検チェックリスト（保護責任者用）」及び別添資料３－２「特定個人情報等の取扱いに関する自己点検チェックリスト（事務取扱担当者用）」に基づ
き、被監査課の保護責任者及び事務取扱担当者に対して自己点検の実施を依頼します。なお、当該チェックリストの項目は、初めて特定個人情報等の監査を行う場合を想定して作成したものであり、当該チェックリストの項目のみを確認すれば足りるというものではありません。地方公共団体等において、組織の体制、運用状況等を考慮して適宜追加、修正する必要があります。
また、特定個人情報等の取扱状況を把握することや、その結果を受けて必要に応じ随時の監査を実施することができることから、被監査課以外の課においても自己点検を実施することも有効です。

2このほか、当該チェックリストを用いた監査の手法としては、当該チェックリストを監査チェックリストと位置づけ、自己点検を実施せずに現地の状況を確認する方法も考えられます。
⑵

規程の確認
確認すべき規程としては、各地方公共団体等内における共通ルールとして策定された規程と、各課で策定された事務マニュアル等が考えられます。
共通ルールとしての規程については、特定個人情報等を取り扱う全ての課に適用される重要な規程であることから、その時点における法令等に沿ったものとなっているか、規定すべき事項の漏れや各課の運用に合わない規定がないかどうかなどを確認する必要があります。別添資料４「番号制度所管課用チェックリスト」
は、共通ルールとしての規程の整備状況についての確認のために作成したものです。
各課で策定された事務マニュアル等については、法令等や共通ルールとしての規程に反した規定がないか、規定すべき事項の漏れや各課の運用に合わない規定がないかどうかなどを確認する必要があります。
※参考
共通ルールとしての規程の整備状況について、地方公共団体等自ら確認することに加え、近隣の市区町村と相互に確認し合うなど、外部の客観的な視点で確認を受けることも有効です。

⑶

監査当日
監査担当者は、独立した立場で、かつ客観的な視点で監査を実施することが求められることに留意しましょう。
監査の実施については、基本的には自己点検チェックリストの回答のとおり運用が行われているかを確認することとなりますが、被監査課の職員に対するヒアリングのみでなく、現地において目視で確認しましょう。例えば、常に施錠することとなっている書庫が確実に施錠されているか確認することや、特定個人情報等が含まれている情報システムへのアクセス権を画面上で確認すること等が考えられます。
また、当該チェックリストについて、保護責任者の回答と、事務取扱担当者の回答に食い違いがある場合には、被監査課内で特定個人情報の取扱いに関する認識が統一されているかを確認することも重要です。

3第５

監査実施後

⑴

監査結果報告書の作成
監査を実施するだけでなく、実施した結果を受けて必要に応じて取扱規程等や安全管理措置を見直す必要があります。そのため、監査責任者は、監査結果報告書を作成して総括責任者に報告し、総括責任者は、必要に応じて、番号制度所管課及び特定個人情報等を取り扱う課に対して、取扱規程等や安全管理措置の見直しを指示する必要があります。
総括責任者への報告に当たっては、別添資料５「監査結果報告書作成例」を参考にしてください。
監査結果報告書を作成する前に、どのような改善方法があるのかを被監査課と議論し、現場の効率性と安全性のバランスがとれた改善を行うことが重要です。
また、改善の必要がある事項のみでなく、被監査課独自の良い取組についても報告書に記載し、特定個人情報等を取り扱う課に対して周知することで、組織全体の安全管理措置の向上につながることが考えられます。

⑵

改善状況のフォローアップ
ガイドライン安全管理措置２Ｃｅにおいて、特定個人情報等の監査の実施が求められている趣旨としては、特定個人情報等の取扱状況を把握した上で、取扱規程等に不備があれば当該規程等を改正し、また、取扱規程等に沿った運用が行われていなければ運用の改善を図るなど、安全管理措置の見直し等を行うことにあります。そのため、監査で指摘した事項について、改善案のとおり対応が執られているか、後日監査担当者が確認する必要があります。なお、日々の業務により改善が後回しになることを防ぐため、改善する期日を被監査課に明示させることが重要です。

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平成年月日
部課

特定個人情報等に関する中期監査計画
監査計画
年度

被監査課

平成●年度
平成●年度
平成●年度
平成●年度
平成●年度

なお、総括責任者は、上記の監査に加えて、漏えい事案の発生等を踏まえ、必要に応じて随時監査を実施することとする。

以上

【監査計画記載例】
平成○○年○○月○○日○○○○○部○○○○○課

平成○○年度

特定個人情報等に関する監査計画

１．監査計画1

監査目的○○業務に関して、取扱規程等に基づく運用状況及び特定個人情報等の管理状況について、確認する。

2

監査範囲

・○○業務
・○○システム3

被監査課・○○課（原課）・○○課（○○システム所管課）

4

監査方法

・自己点検結果の確認
・○○課における取扱規程等に基づく運用状況の確認
・○○課における特定個人情報等の管理状況の確認
・○○システム、マシン室の確認

5

監査実施日程

平成○○年○○月○○日～平成○○年○○月○○日

6

監査実施体制

監査責任者

○○

○○

監査人

○○

○○

7

適用基準

・○○市

特定個人情報等取扱規程

・○○市

情報セキュリティポリシー

２．監査結果のフォローアップ
総括責任者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、取扱規程等の見直し等の措置を講ずることとする。
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䜜䜢㜵䛠䛣䛸䛜䛷䛝䜛䚹別添資料５【監査結果報告書作成例】
平成○○年○○月○○日
監査責任者 ○○ ○○平成○○年度

特定個人情報等の取扱いに関する監査結果報告書「平成○○年度特定個人情報等の取扱いに関する監査計画」に関する監査結果は、次のとおりである。
１ 監査の対象○○課
２

監査の実施日平成○○年○○月○○日～○○月○○日

３

監査担当者
○○課 ○○ ○○、○○ ○○

４

指摘事項等

⑴

特定個人情報等を含む書類の管理
ア 指摘事項「特定個人情報等を含む書類につい○○市特定個人情報等取扱要領において、ては、所定のキャビネット等に施錠した上で保管する。
」旨、規定されているところ、○○課における事務取扱担当者１名が、特定個人情報等を含む書類を、個人の机に保管していた。

イ 改善案○○課の保護責任者と協議した結果、○○課における全事務取扱担当者に対し、○○市特定個人情報等取扱要領を通読させた上で、今回の指摘事項を共有し、同様の取扱いをしないよう指示した。
⑵ ・・・
以 上