IR ニュース2023 年 2 月 <第 11 号>

改革：ＩＲ室の業務活性化を目指して
１．はじめに
IR 室の業務は、「福山大学 IR 室規則」に福山大学の様々なデータ及び情報を収集して管理・分析等を行い、本学の運営とブランディングに係る意思決定や改善を支援すること、と定められています。具体的には学生の教育・就職、入学試験、研究や社会連携などに関わる各種データを体系的・経年的に収集・集約し, 管理することです。この中には、福山大学の自己点検評価項目のエビデンスや大学機関別認証評価に関係する資料も含まれています。本学では、これらの膨大なデータ等を保管・管理するシステムとして「キャビネットKarin」を整備しています。キャビネット Karin は学外のネットワークから切り離して管理しているため、安全にデータを保管することができます。重要なデータを保管しているシステムですので、システム管理者や情報管理者、利用者の責務やアクセス権限の設定や許可などを「キャビネット Karin 利用内規」に定めています。
２．キャビネット Karin 利用内規改正の理由この内規はキャビネット Karin が導入された平成 30（2018）年 4 月に定められたものです。以来 5 年が経過し、多少の未整備な部分が散見されてきたため、令和 4（2022）年 7 月にＩＲ協議委員会を開催し、キャビネットKarin 利用内規を改正しましたので、改正のポイントをご説明します。
３．キャビネット Karin 利用内規改訂の要点
教職員の皆様により便利にご利用していただき、データを活用しやすくするために次のように改訂しました。
①キャビネット Karin にアクセスして最初に開くメインページには「書類申請」「情報公開」「IR 室」「日常業務」の 4 つのフォルダーを置いています。これらのフォルダーにアップロードするデータは原則として消去や上書きはできません。そこで、機密性の高いデータの共有や上書き、用務終了時に消去可能なフォルダー「会議・作業」を設置しました。このフォルダー内にグループのサブフォルダーを設けることで、安全にファイルを共有することができます。「会議・作業」に設けたサブフォルダーは、利用期間を終了すると削除しなければなりません。
②サブフォルダー内に利用者が設けるフォルダーをチップフォルダーと呼ぶことにしました。サブフォルダーにアクセス権限のある利用者は自由にチップフォルダーを作成することができます。

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③キャビネット Karin にアップロードするファイルは、利用者それぞれが独自に名称をつけており、命名規則は決まっていませんでした。ファイル名から内容を推定できないファイルもアップロードされており、データの利用を困難にしていました。そこで、命名規則を定めました。今後は「年月日（西暦）＋組織名＋会議（企画）名＋（回）＋記録名」でファイル名を付けてください。以下にいくつかの例を示します。
・2023 年 1 月 1 日に開催した○○学部の第 X 回教授会の議事録のファイルは「20230101○○学部教授会第 X 回議事録」
・2023 年 1 月 1 日に開催した△△委員会の第 X 会委員会資料①のファイルは「20230101△△委員会第 X 回委員会資料①」
・2022 年 10 月 23 日に開催された大学祭の風景画像のファイルは「20221023 三蔵祭学友会記録画像①」
この規則ですべてのファイルを命名することは出来ませんが、この規則に準じて命名していただくようお願いします。ただし、すでにアップロードされたファイルの名称はそのままで結構です。
IR 室長 山本 覚

活動報告１「大学評価・IR 担当者集会 2022」参加報告
開催日 2022 年 9 月 1 日〜9 月 2 日
主催：大学評価コンソーシアム 九州大学基幹教育院 次世代型大学教育開発センター
会場：九州大学・伊都キャンパスセンター１号館・２号館
この集会には 2018 年から IR 業務運営の情報収集と他大学の担当者との情報交換を目的に継続的に参加しています。今年は 3 年ぶりに対面形式で実施されました。2 日間で 7 つのセッションが予定され、そのうちの 3 つのセッションに参加しました。その内容について簡単に紹介いたします。
・[R2]「IR 業務のおさらい―IR で培った知識・スキルを何に活かすのか―」
IR 業務に携わり、現在は IR 以外の業務に従事する方から話題提供していただき、IR 業務担当中に重点的に学ぶポイント、IR 部署だからこそ学べることで、かつ、今後の大学事務職員として有用と考えられるものについて探るというセッションでした。
参加した他のセッションにも共通した枠組みとして、IR 業務を「設計/課題把握」、「収集」、「分析/可視化」、「活用/報告」の 4 つの区分としてまとめておりました。セッションでは、IR 担当者が自らの業務を振り返り、各区分での達成度や課題を考えるということを示されました。IR 業務の基本は、大学運営に活かす資料をどのように提供するかを考えること、というのが、どの話題提供者からも示された共通した意見だと感じました。
・[ER1]「IR 組織、評価組織の点検評価を?おう―機能しないのだとしたら何が問題なのか―」
このセッションは、IR 部署が機能していないのだとすれば何が問題なのかを把握し、その解決のために何をすればよいのかを前述した IR 業務の４つの区分で考えるワークショップでした。卒業生アンケートの実施、FactBook**1(大学基礎データ集)の作成、ファシリティマネジメントとしての学生向け調査、附属幼稚園の入園者数減少の原因調査などの事例を使い、ワークの設問が参加者に課されました。「あきらかにするポイント」、
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「必要なデータ」、「分析手順」、「提示の工夫その他留意点」と、4 つの考えるポイントを与えられ、IR 担当者としてそれぞれの解答を考える時間となりました。解答を考える時間は十分ではありませんでしたが、4 つの区分を行き来して考える重要性は理解できました。
・[ER2]「評価・IR 課題共有セッション」
このセッションは参加者が大学評価、IR における課題を持ち寄り、課題内容が共通する参加者でグループを作り、セッションのスタッフに助言をもらいながら解決策を考えるというセッションでした。私は「IR 担当者で経験の浅い方」のグループに参加しました。グループの中では、あらかじめスタッフに提出していた IR 業務についての自分の考える課題をそれぞれ紹介し、スタッフからアドバイスを受けました。私は集積されたデータの分析・提供を課題と考えておりました。この課題にスタッフから受けたアドバイスは、「毎年公表されているような定番の情報を継続すると同時に需要のあるものを御用聞きすることが有効である」と、「重要なのは自分が知らせたい資料ではなく、相手が欲しい資料を提供することである」というものでした。どの大学の IR 部署も限られた人員で大量のデータを処理しており、他部署との連携は不可欠であると認識しました。学内のコミュニケーションは日常的に良好にして信頼関係を作ることが、課題解決の基本であるとのアドバイスもありました。
IR 業務の一層の展開が求められているところですが、この時期に参加したことは IR 業務の見直しと今後の目標設定のために有意義な機会となりました。
（記谷 記）

活動報告２「IRer 養成講座」参加報告
開催日 2022 年 12 月 9 日〜12 月 10 日（両日とも、9:00～17:00）
主催：愛媛大学教育・学生支援機構教育企画室（教職員能力開発拠点）
共催：名古屋大学高等教育研究センター（質保証を担う中核教職員能力開発拠点）
会場：オンライン（Zoom）開講
実施目的：IR の担当者として、IR の意義や方法、データ分析や報告に関する実践的な知識とともに、所属大学における IR を改善するための具体的手法を身につけることを目的としています。
達成目標：
１． IR の意義と方法について説明できる。
２． 学習成果を評価するための方針について説明できる。
３． 学生にかかわるデータを分析し報告するための方法を説明できる。
４． 所属大学におけるＩＲの改善提案ができる。
５． 多様な考えや経験を尊重し、共に学び合う雰囲気をつくることができる。
「ＩＲer 養成講座」は、セッションごとに講師が、まずテーマについて現状を報告し、その後、小グループに分かれてグループディスカッション（内容は、テーマについてそれぞれ自大学での現状を交えた情報交換）を行い、ディスカッションの要旨をグループ単位で発表する形式で行われました。講師へ適宜チャットやコミュニケーションツール Padlet**2 を使って質問ができました。Zoom での開催でしたがコミュニケーションをとれるように工夫されていました。参加者の 7 割が大学職員だったのですが、おのおののテーマに対する自大学での現状報告を聞くと、常日頃から IR の業務に携わって勉強されていることが感じられました。職員による IR 業務へ
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の参画が本学の課題かなと思いました。遠隔開催だったこともあり、参加者とコミュニケーションを取る時間は多くありませんでしたが、他大学のＩＲへの取り組みが伺えました。特に、今後重要視される可能性がある“FactBook”**1 の情報を聞けたことはよかったです。多くの情報は、本学のＩＲ活動にも参考にできることであり、有意義な勉強会でした。なお、この養成講座では、主催の愛媛大学の学長より「ＩＲer 養成講座」の修了証書をいただきました。
（片桐 記）

IR 室からのお知らせ―IR 室に新しく二人の兼任教員を任命－
IR 室では、学内の種々のデータの集積と管理に加えて、収集したデータを活用して大学の教育方法と成果、大学の運営等について分析し、その結果を学長、教授会等に情報を提供することが求められています。
しかし、現状はデータを分析するには人材不足の状態でした。そこで、令和 4（2022）年 9 月 21 日付で、2 名の先生が IR 室兼任教員に任命されました。両先生は、共に ICT を活用したデータ処理、統計学に精通されており、IR 室の分析力の飛躍的向上が期待されます。
―キャビネット Karin へのアップロード強化月間－
教職員の皆さまには IR 室の業務についてご理解を深めていただき、キャビネット Karin に様々なデータをアップロードしていただいております。集積されたデータ量は順調に増加しております。しかしながら、まだ十分に活用して頂いていない部署も散見されます。そのため、2023 年 2 月 13 日（月）から 3 月 20 日（月）までの期間を「Karin 利用強化期間」といたします。積極的なご利用をお願いいたします。

Karin 利用強化期間：2023 年 2 月 13 日（月）～3 月 20 日（月）－IR 室主催 SD 研修会－（2023 年 3 月 10 日（金）開催）
令和 4 年 9 月７日（木）に IR 室主催で第 1 回 SD 研修会を開催しました。

編集後記

この SD 研修会には、各学科より 1 名の教員に参加していただき、キャビネッ

なんとか 2022 年度中に IR

ニュース第 11 号を発行する
2019 年度から 2021 年度までの 3 年間に開講された全授業科目について、 ことができてほっとしてい全受講生の成績評価デー成績評価のデータを活用して、成績評価の適切 ます。
片桐（記）ト Karin に集積されているデータを活用した分析について依頼しました。

性、授業方法による学修成果の違い、各学科の成績評価の特色などの分析をお願いしています。これらの分析結果は、2023 年 3 月 10 日（金）に開催する第 2 回 SD 研修会で報告することで情報を共有すると共に、報告書にまとめる予定です。
**1 FactBook：例：京都女子大学 FactBook
https://www.kyoto-wu.ac.jp/daigaku/jouhou/ir/fact.html**2 Padlet：オンライン掲示板アプリ

IR ニュース <第 11 号>
2023 年 2 月 9 日発行
編集
編集委員

IR 室
山本 覚
片桐 重和
記谷 康之

ご意見・ご要望がございましたら下記までご連絡ください。
Email : irwg@fukuyama-u.ac.jp

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