PRIVACY POLICY KBOVME
I.

Algemeen:

De tool KBOVME werd ontwikkeld door Open Real Estate Information NV (hierna: ORIS), met zetel te
9000 Gent, Kortrijksesteenweg 1005, met ondernemingsnummer 0866.381.630, emailadres:privacy@orisnv.be, telefoonnummer 09/243.10.23.
ORIS werd in 2004 opgericht met als primaire doelstelling de vastgoedsector te begeleiden bij deevolutie naar de digitale economie.
ORIS bouwde daartoe de afgelopen jaren een sector overkoepelende IT-infrastructuur uit die dekoppelingen met diverse overheidsdiensten en commerciële partners mogelijk maakt. Hierbij volstaat
het voor deze partners om met één representatieve organisatie samen te werken om diensten teontsluiten naar alle vastgoedprofessionals.
Via de sector overkoepelende infrastructuur kan ORIS de automatisering van de informatie- en
werkprocessen binnen de belangrijke professionele organisaties van de vastgoedsector realiseren(bijvoorbeeld het Sociaal Fonds voor de vastgoedsector - SF323, de beroepsvereniging CIB Vlaanderen,
het Beroepsinstituut voor vastgoedmakelaars - BIV, het Vlaams Instituut voor Vastgoedopleiding VIVO, ...).
ORIS heeft, in samenwerking met diverse overheidsdiensten en partners, vastgoedtoepassingen
ontwikkeld zoals KadasterFinder, AntiWitWas, MyRent Pro, CIBweb, COVAST, BTV-tool, bizMart,KBOVME en Vastgoedinfo Vlaanderen.
Al deze tools zijn toegankelijk met één enkele account: het Immo-Connect account.
KBOVME is een online toepassing, waarop men zich kan aanmelden via het Immo-Connect account.
Vanaf 1 april 2017 is elke vereniging van mede-eigenaars verplicht om de benoeming of aanstelling
van haar syndicus te laten registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Via deze tool kan deprofessionele syndicus via het Liantis Ondernemingsloket aan deze verplichting voldoen.
***Dit privacy beleid legt uit hoe de tool KBOVME, omgaat met de persoonsgegevens van natuurlijke
personen die met de tool KBOVME in contact staan. Met deze Privacyverklaring informeren wij u aldus
over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken van zodra u met deze tool aan de slag
gaat (via de website http://kbovme.vastgoedloket.be/, dan wel via kantoorsoftware die koppelingmaakt met de tool API).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct ofindirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
De tool KBOVME hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert tenvolle uw persoonlijke levenssfeer. De tool KBOVME behandelt en beschermt uw persoonsgegevens
dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft de tool KBOVME evident de wet na, zijnde deEuropese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter1

bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij deGegevensbeschermingsautoriteit (voordien de Belgische Commissie voor de bescherming van depersoonlijke levenssfeer).
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van de tool KBOVME op
Dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar
op de website van de tool KBOVME. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke
communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
Door deze Privacyverklaring te aanvaarden tijdens het registratieproces, verklaart u zich akkoord met
de inhoud ervan. Gaat u niet akkoord met een of meerdere voorwaarden, dan verzoeken wij uvriendelijk zich vooralsnog niet te registreren en eerst contact met ons op te nemen
via privacy@orisnv.be om uw bezorgdheden te bespreken.
Deze Privacyverklaring hoort samen met de gebruiksvoorwaarden die van toepassing zijn op de tool
KBOVME. Wij raden u aan beide documenten zorgvuldig door te lezen.
II.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Oris NV (de ontwikkelaar van de diverse toepassingen voor de vastgoedprofessional, zoals bijvoorbeeld
de tool KBOVME) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn:
Open Real Estate Information NV (hierna: ORIS), met zetel te 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 1005, met
ondernemingsnummer 0866.381.630, emailadres: privacy@orisnv.be, telefoonnummer 09/243.10.23.
ORIS NV is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van deGegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw
persoonsgegevens.
ORIS NV bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte
middelen en de verwerkingseigenschappen.
III.

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die de tool
KBOVME kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodigof nuttig blijken te zijn voor de voortzetting van uw relatie met deze. Dit betreft dan ook een niet
limitatief overzicht.
➢ Persoonsgegevens van de vastgoedprofessional / syndicus / gebruiker van de tool: naam,voornaam, e-mailadres, KBO-nummer, rijksregisternummer, BIV-nummer,…
De tool KBOVME verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke
opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond,gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrischegegevens.
IV.

Voor welke doeleinden verwerkt de tool KBOVME uw persoonsgegevens?
2

De tool KBOVME verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder
beschreven doeleinden.
De tool zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doelworden verwerkt.
De tool KBOVME verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:-Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op de tool KBOVME rusten.
Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract
bepaalde maatregelen te nemen.
Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de tool KBOVME waarbij dezebelangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen.
In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig
verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u
op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

1. Wettelijke verplichtingen:
De tool KBOVME dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplichtom uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten.
Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat de tool KBOVME moet samen te werken met
de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen
overmaakt.
2. Het uitvoeren van een overeenkomst – toegang verschaffen tot de toepassing:U sluit een overeenkomst met de tool KBOVME teneinde online te kunnen overgaan tot registratie
van de syndicus. Om deze overeenkomst te kunnen uitvoeren, dient de tool KBOVME uw
persoonsgegevens te verwerken.
3. De gerechtvaardigde belangen van de tool KBOVME :De tool KBOVME verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigdebelangen.
Hierbij streeft de tool KBOVME ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak omgegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming
van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor het personaliseren van de diensten verleenddoor de tool KBOVME, de verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende diensten, de evaluatie
en verbetering van processen, …
4. Specifiek gerechtvaardigd belang van de tool KBOVME : conventionele direct marketing:
De tool KBOVME voert een klantensegmentatie uit zodoende u bijvoorbeeld diensten aan te bieden
die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan de tool KBOVME
onder meer:3••Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds
bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren enindien nodig bij te werken.
U gepersonaliseerde aanbevelingen versturen.

5. Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische communicatie:
De tool KBOVME kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele
telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie of voorstellen toe te sturen
via o.a. nieuwsbrieven. In dit geval dient de tool KBOVME eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw
persoonsgegevens voor elektronische communicatie doeleinden én het versturen van elektronischereclame.
V.

Aan wie maakt de tool KBOVME uw persoonsgegevens over?

De tool KBOVME behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen
Om U de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
De tool KBOVME kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband inbinnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die de tool KBOVME bijstaan
bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage,ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
In sommige gevallen is de tool KBOVME bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden,
waaronder:••

Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke
verplichting bestaat om informatie over te maken.
Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

De tool KBOVME draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :••Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen
van producten of diensten.
De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer
van klantencommunicatie.

De tool KBOVME maakt uw persoonsgegevens tevens over aan haar API-partners (zoals bijvoorbeeld
aanbieders van kantoorsoftware), dit voor wat betreft de API-partner(s) waar u mee samenwerkt,alsook een het Liantis ondernemingsloket.
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aangerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt de tool KBOVME ervoor dat derden enkel beperkt toegang
hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren.
De tool KBOVME zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op eenveilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies
4van de tool KBOVME en haar gegevensbeschermingsbeleid.
De tool KBOVME bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens
overgebracht naar landen buiten de EER.
VI.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De tool KBOVME zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor deverwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van de tool KBOVME evenals dewettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om tereageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie.
VII.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

De tool KBOVME hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle tebeschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies,vernietiging of beschadiging
De tool KBOVME neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie,
antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om
ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en tedetecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van de tool
KBOVME gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal de tool
KBOVME onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie
ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal de tool KBOVME u in kennis
stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
VIII.

Wat zijn uw rechten bij het verwerken van persoonsgegevens?

1. Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en vanbezwaar.
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:➢ Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij de tool KBOVME. Dit betekent dat u deze
tool kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens
worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden
meegedeeld.
➢ Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
➢ Een recht op beperking indien u bijvoorbeeld de juistheid van uw persoonsgegevens betwist
en dit gedurende een periode die deze tool toelaat om dit te controleren➢ Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw overeenkomst met de toolKBOVME een einde genomen heeft, kan u deze tool vragen om uw persoonsgegevens tewissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens
werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen5van persoonsgegevens die door deze tool op basis van uw toestemming worden verwerkt(tenzij de tool KBOVME een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het
gerechtvaardigd belang van de tool KBOVME (tenzij er prevalerende dwingende
gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). De tool KBOVME kan in ieder geval deze
persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van
rechtsvorderingen zou vereist zijn.
➢ Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan de tool KBOVME heeft verstrekt
indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van
uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze
persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit
recht kan u de tool KBOVME vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf ofrechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover
dit technisch mogelijk is voor de tool KBOVM.
➢ U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor dedoeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan de tool KBOVME
evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde
gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijhedenof gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een
rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is,ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar ORIS NV, Kortrijksesteenweg
1005, 9000 Gent, of per e-mail naar privacy@orisnv.be.
2. Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische communicatie:
In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en tegebruiken om informatie en persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via elektronischecommunicatie). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en emailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor
elektronische communicatie en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke
correspondentie.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:•••

Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar
privacy@orisnv.be.
Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar ORIS
NV, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent.
Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail ofelektronische nieuwsbrief die door de tool KBOVME is verzonden

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel de tool KBOVME niet tegenhouden om u tecontacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van
het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
3. Het recht om een klacht in te dienen:
6De tool KBOVME stelt alles in het werk om uw privacy te respecteren. Uiteraard valt het nooit uit tesluiten dat een en ander verbeterd kan worden.
Indien u vragen of klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u
ons contacteren als volgt:•••

Per post : ORIS NV, Kortrijksesteenweg 1005, 9000 Gent.
Per e-mail : privacy@orisnv.be.
Telefonisch : 09/243.10.23.

Wij verzoeken u om uzelf hierbij te identificeren door het meesturen van een kopij van uw
identiteitskaart.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (voordien de Commissie voor
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) per post te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of per email op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.
IX.

Wijzigingen:De tool KBOVME behoudt zich steeds het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Gelieve
daarom zelf regelmatig de laatste versie van dit document te raadplegen. Bent u het oneens met een
wijziging in de Privacyverklaring, dan heeft u steeds de mogelijkheid om uw account stop te zetten.
Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 25 mei 2018.

7