Confidential

ＪＵＡＳ プライバシーマーク・カンファレンス２０２２

ＰＭＳ監査を活用した社員の「個人情報」意識の向上に向けて2022年11月※本資料は弊社の著作物であり、弊社の許可なく頒布・複製することを禁じます。

目 次Confidential

１．当社紹介２．当社のＰＭＳ運用について
３．ＰＭＳ監査について
４．まとめ© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved1事例紹介に至った経緯
Confidential

Ｐマーク更新審査実施時（2022年3月）

更新審査員

みずほ東芝リースのＰＭＳ内部監査手法は「ユニーク」ですね

カンファレンスで内部監査手法の紹介を！
© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved2当社のＰＭＳ監査の特徴
Confidential

社員が監査員を担当します

ＰＭＳ監査員

社員参加型
ＰＭＳ監査

各部門から選出された社員＋業務監査部員© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved3Confidential

１．当社紹介© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

4

会社概要
Confidential

商号

みずほ東芝リース株式会社
Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited

設立年月日

1998年4月1日

代表者

代表取締役社長 丸山 伸一郎

本社所在地

東京都港区虎ノ門一丁目2番6号

資本金15億2千万円

株主

みずほリース株式会社（90％）、株式会社東芝（10％）

社員数261名（2022年4月1日現在）

事業内容

各種動産の総合リース、賃貸借および割賦各種金銭の貸付、保証業務、債権買取集金および支払いの代行 他© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

5

東芝 10%

みずほリース90%

当社の特徴Confidential

メーカー系リース会社のノウハウに銀行系リース会社の専門的金融機能を融合
東芝グループの広範なネットワークと緊密に連携しグループが手掛ける事業から発生する多様なニーズに対してリースを中心に 「金融 + α」 のサービスを提供© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

6当社サービスの一例
Confidential

環境エネルギー

社会インフラ

ＤＸ・デジタルキャッシュレス© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

7Confidential

２．当社のＰＭＳ運用について© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

8

ＰＭＳ管理体制
Confidential

社 長
ＣＰＯ（個人情報保護管理者）
管理部担当役員

ＰＭＳ監査責任者

苦情・相談責任者

業務監査部長

管理部長、企画部長

教育責任者
管理部長

ＰＭＳ事務局
管理部

開示責任者
管理部長、企画部長

本社／支店
ＰＭＳ実施責任者、ＰＭＳ実施管理者© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

9

ＰＭＳ運用スケジュール
Confidential

ＰＭＳ自主点検© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

10Confidential

３．ＰＭＳ監査について© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

11社員参加型ＰＭＳ監査のねらい
Confidential

ＰＭＳを他人事から自分事にＰＭＳ管理手法のノウハウを習得
不備やリスク等の発生要因と防止策の理解
自部門と他部門の対比による全体底上げ
お客様情報の取扱をより厳格に© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

12

監査スケジュール
Confidential

監査の計画・準備

８月

７月

６月

９月

１０月

監査計画
監査員配置
監査準備

教育研修

★ 初任者研修★ キックオフ

日程調整

監査

監査
監査報告書（案）作成
平仄調整

指摘事項
是正

指摘事項の是正
最終調整取纏め

最終調整
ＣＰＯ報告© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

監査報告書
（最終）
報告

13

当社のＰＭＳ監査はConfidential

 ＰＭＳ監査員⇒ 毎年各部門から 1~2名選出（全23名）+業務監査部員（4名）（約20チーム）
 監査員選任制度⇒ 2012年開始、10年目
 ＰＭＳ監査員経験者

⇒ 累計101名（全社員の約39％）© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

14

監査スケジュール（監査計画・準備）
Confidential

監査の計画・準備

８月

７月

６月

９月

１０月

監査計画
監査員配置
監査準備

教育研修

★ 初任者研修★ キックオフ

日程調整

監査監査
監査報告書
（案）作成
平仄調整

指摘事項
是正

指摘事項の是正
最終調整
取纏め

最終調整
ＣＰＯ報告
© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

監査報告書
（最終）
報告

15

監査員の選出と割り振り
Confidential

監査対象 30部店

Ｐ （Ｍ 業Ｓ 務監 監 依頼査 査
責 部任 長者 ）本

監査チーム（業務監査部員除く）

社
21部
門

ＰＭＳ監査員
実績一覧© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

業務監査部員

本社21部門
営
業部
門ス
タッフ（部 ４門 部門）

（12部門）

16ス
タッフ（部 ５門 部門）

支店

（９部店）

監査員のチーム編成
Confidential

監査リーダ
（1名）

監査員
（1名）

で１チーム

監査リーダＰＭＳ監査員経験者（再任者）
監査員
ＰＭＳ監査員未経験者（初任者）© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

17監査員の担当割り当てのルール
Confidential

各部の監査員担当者割り当て

自部門は担当しない⇒ 監査の公平性・客観性

 過去に担当した監査先は割り当てない⇒ 広いＰＭＳ見地の習得© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved18

監査スケジュール（教育研修）
Confidential

監査の計画・準備

８月

７月

６月

９月

１０月

監査計画
監査員配置
監査準備

教育研修

★ 初任者研修★ キックオフ

日程調整

監査

監査
監査報告書
（案）作成
平仄調整

指摘事項
是正

指摘事項の是正
最終調整
取纏め

最終調整
ＣＰＯ報告
© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

監査報告書
（最終）
報告

19

監査員の教育（初任者教育）
Confidential

初任者教育
対象者：初任者（約10名）

 ＰＭＳ要求事項
 監査の知識・手法
 監査手順の理解・習得
理解度確認テスト© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved20監査員の教育（キックオフミーティング）
Confidential

キックオフミーティング
対象者：監査員全員（約27名）

 監査スケジュール説明

監査の心得の理解促進

 具体的な監査手順
目的の明確化 ⇒ ＰＭＳの適合性・有効性
質問の主眼点 ⇒ ルールの理解・遵守質問のスタイル ⇒ 具体的な質問方式© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved21

監査員の教育（事例集）
Confidential「ＰＭＳ監査事例集」の共有（過去の不備指摘事項の一覧化）
監査ノウハウの習得へ

 繰り返し不備指摘される項目や傾向の把握
 不備の見つけ方などの理解© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved22

監査スケジュール
Confidential

監査の計画・準備

８月

７月

６月

９月

１０月

監査計画
監査員配置
監査準備

教育研修

★ 初任者研修★ キックオフ

日程調整

監査監査
監査報告書
（案）作成
平仄調整

指摘事項
是正

指摘事項の是正
最終調整
取纏め

最終調整
ＣＰＯ報告
© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

監査報告書
（最終）
報告

23

ＰＭＳ監査時に使用する資料（計画書）
Confidential

ＰＭＳ監査実施計画書
開示範囲
文書責任部門長
保管期間

PMS監査実施計画

記録番号20●●年度監査の種類

PMS監査員、監査先
業務監査部長
３年間

発行日

PMS監査実施計画書

定期監査

PMS監査責任者

作成者

1．PMSの適合性、遵守性、有効性の確認
2．法令等の遵守に関する運用状況の確認
3．個人情報の特定
4．リスクの確認、分析及び対策等の確認
5．漏洩、滅失、毀損、誤送付、誤送信等の状況確認
6．PMSに関する運用・管理状況の確認
7．安全管理措置の状況確認8．委託先会社の監督状況の確認
9．教育、研修の実施及び理解度確認等実施状況の確認
10．従業員等へのヒヤリング

監査目的

監査開始前の確認に使用

監査場所
監査予定日

監査目的
監査日程

前回監査報告書
KIND→アーカイブス→業務監査部→監査先

PMS監査関連 20●●年 の個別報告書を参照願います。

監査先で用意するもの「個人情報管理簿」「業務プロセスとリスク対策一覧」「委託先監督資料」等

監査基準

・JIS Q15001:2017
・個人情報保護方針
・PMS規程・記録類・PMS監査チェックリスト

監査チーム
PMS監査リーダー

PMS監査員

監査スケジュール
（例14:00 ～監査基準
監査スケジュール

・オープニングミーティング
PMS監査の手順等の説明。

～

・PMS実施責任者から当部の特徴、個人情報の内容、この一年間の個人情報保護に関する事項等についての説明。

～

・PMS監査チェックリスト（運用、安全）に基づき、監査先の状況を確認。

～

・執務場所の状況確認、キャビネ内整理整頓･施錠等、PCワイヤーロック施錠等。

～

・監査チーム 纏め～ 16:00

・クロージングミーティング

・「個人情報管理簿」「業務プロセスとリスク対策一覧」の内容確認。

© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

24

ＰＭＳ監査時に使用する資料（業務プロセスとリスク対策）

業務プロセスとリスク対策一覧＜ 業務フロー ＞
申込

新規取引先登録

与信申請/審査/決裁/保証会社

契約申請/決裁

売上/契約締結/検収/
注文/契約書関連発送請求© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

25

Confidential

業務フロー毎のリスク抽出

ＰＭＳ監査時に使用する資料（個人情報管理簿）
Confidential

個人情報管理簿

入手から廃棄までの手順
個人情報管理簿（申込）抜粋© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

26

ＰＭＳ監査時に使用する資料（チェックリスト）
Confidential

ＰＭＳ監査チェックリスト（運用監査用）全73項目© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved（安全管理用）全49項目

27

監査スケジュール
Confidential

監査の計画・準備

８月

７月

６月

９月

１０月

監査計画
監査員配置
監査準備

教育研修

★ 初任者研修★ キックオフ

日程調整

監査

監査
監査報告書
（案）作成
平仄調整

指摘事項
是正

指摘事項の是正
最終調整
取纏め

最終調整
ＣＰＯ報告
© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

監査報告書
（最終）
報告28

ＰＭＳ監査時に使用する資料（監査報告書）

ＰＭＳ監査報告書／是正・予防処置報告書

Confidential

監査結果の総括

監査の目的・内容
監査実施日、監査先
ＰＭＳ監査員
監査結果
指摘事項© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved29

“不備発見事項”の評価基準
Confidential

評価基準の明確化A 適合

Ｂ 観察・JIS 要求事項、規程遵守

・ケアレスミスがある

・ベストプラクティスな発想

・社員へのＰＭＳ周知が不十分
・記録の取得～管理等不十分

Ｄ 重大な不適合

Ｃ 軽微な不適合・法令順守が不十分状態

・社内規程、法令等に違反あり

・残すべき記録類が未取得

・JIS要求事項が不十分

・是正項目が未実施

・個人情報の漏洩等の事故があり・規程の誤認識による運用あり・クレーム発生の可能性があり© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved30

ＰＭＳ監査終了後の流れ
Confidential

ＰＭＳ監査報告書の提出
全体のまとめCPOに報告監査事例集の更新
今年度のＰＭＳ監査終了© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved31Confidential

４．まとめ© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

32

監査取組実施による効果（ＰＭＳ監査員の感想）
Confidential

ＰＭＳ取組
への意識向上© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

33

ＰＭＳ運用への効果
Confidential

多部門・幅広い世代のＰＭＳ監査経験

監査現場参画

個人情報への感度・意識の向上

個人情報に関する事故防止・防衛© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

34Confidential

ご清聴ありがとうございました© 2022 Mizuho-Toshiba Leasing Company, Limited All Rights Reserved

35