Page 1 / 3
subject line

Personuppgiftsbehandling medarbetare och konsult

Dormakaba AB (publ) är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter ienlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Din integritet är viktig för oss. Denna information
gäller för dig som är uppdragstagare, medarbetare eller närstående till en medarbetare eller annan
person i ledande ställning inom dormakaba. Både uppdragstagare och medarbetare kan inneha ledande
ställning inom dormakaba. Med medarbetare avses samtliga nuvarande anställda, tidigare anställda
eller personer i begrepp att påbörja anställning samt i vissa fall konsulter som representerar
dormakaba inom ramen för sitt uppdrag. Information om personuppgiftsbehandling vid rekrytering
framgår i separat dokument som du hittar här (personuppgiftsbehandling_rekrytering)

Som medarbetare eller uppdragstagare kan dina personuppgifter behandlas med ändamålen att
dormakaba ska leda och fördela arbetet, genomföra medarbetarutveckling, upprätthålla
personaladministrativa register, verka för hög informationssäkerhet, administrera ersättningar ochförmåner, administrera försäkringar, verka för likabehandling, verka för en god arbetsmiljö, motverka
marknadsmissbruk, säkerställa identitet vid signering, tillhandahålla medarbetarinformation internt och
externt samt stärka bolagets arbetsgivarvarumärke. Som närstående till medarbetare kan dina
personuppgifter behandlas med ändamålet att upprätthålla personaladministrativa register. I det falldu är en person i ledande ställning eller en närstående till en person i ledande ställning inom dormakabakan också personuppgifter behandlas med ändamålet att motverka marknadsmissbruk. Personer iledande ställning är styrelse, ledningsgrupp och andra personer med tillgång till marknadspåverkande
information inom dormakaba. Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, fråndin närstående i det fall denne är medarbetare eller person i ledande ställning inom dormakaba, från dinchef, från offentliga register, från ditt fackförbund, från arbetsmiljöombud, från myndigheter somadministrerar skatt, socialförsäkring och anställningsstöd, från samarbetspartners inom företagshälsa
och försäkringar. Vid övergång av verksamhet kan personuppgifter inhämtas från andra bolag när du äreller har varit anställd hos det bolag du tidigare varit anställd. Under pågående anställnings- eller
uppdragsförhållande hos dormakaba är personuppgiftsbehandling nödvändig för att vi ska kunna
fullgöra våra skyldigheter utifrån anställnings- eller uppdragsavtalet samt för att fullgöra bolagets
rättsliga skyldigheter inom bokföring, skatt, försäkring, arbetsmiljö, arbetsrätt, preskription ochmarknadsmissbruk. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende medarbetare,
uppdragstagare och närstående till personer i ledande ställning är huvudsakligen avtal eller lag. Vissa
behandlingar har dormakaba ett berättigat intresse som laglig grund för att genomföra. Till exempel kan
dormakaba ha ett berättigat intresse att kunna ta kontakt med nära anhöriga i akuta situationer, att
säkerställa säker identifiering av dormakaba-medarbetare i tjänst, att bidra till samarbetsfrämjandeintern kommunikation, att marknadsföra dormakaba som arbetsgivare samt att planera, organisera och
följa upp arbetet.
Närstående:
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är närstående till en medarbetare inom
dormakaba: Namn och kontaktuppgifter som medarbetaren lämnar in. Kontaktuppgifter kan uppdateras
löpande av medarbetaren och tas i normalfallet bort efter avslutad anställning. Hälsouppgifter ochdormakaba Company Name Type l Address, Code, City, State l T: +00 00 000 00 00 l F: +00 00 000 00 00 l www.dormakaba.com

Page 2 / 3
subject line

personnummer kan behandlas om medarbetaren lämnar in ett intyg avseende närståendepenning vilket
föranleder rätt enligt lag för medarbetaren att vårda dig som närstående.
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är närstående till en person som arbetar meden tjänst kopplad till säkerhetsuppdrag inom dormakaba: Namn, personnummer och kontaktuppgiftersom du eller personen med ledande ställning lämnar in. Dokumentation kring närstående samt
eventuella transaktioner avseende av dormakaba emitterade värdepapper lagras i enlighet medrådande lagstiftning kring marknadsmissbruk vilket innebär under den tid som du är aktuell närståendetill en person i ledande ställning.
Medarbetare:
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är medarbetare: Uppgifter som krävs för att
administrera anställning, e-signering av avtal och dokument, uppdrag inom ramen för din roll,behörigheter, utbildningar, dokument kopplade till arbetssätt och rutiner, försäkringar, ersättningar ochförmåner behandlas. Till exempel kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer,personnummer, uppgifter om ersättningar och förmåner, tidrapportering inklusive information om
sjukfrånvaro samt information om eventuell bisyssla. I det fall resor och konferens avseende dig bokas
så behandlas uppgifter kopplade till resebokning. I det fall behov av företagshälsovård uppstårbehandlas ytterligare hälsouppgifter kopplade till rehabiliteringssamtal och hälsoinsatser. I det fall dunyttjar förmåner inom vård och hälsa kan ytterligare av dig inlämnade uppgifter om hälsa komma att
behandlas. Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av utvecklingssamtal,målsamtal och andra samtal kopplade till medarbetarutveckling. För att tillhandahållasamarbetsfrämjande medarbetareinformation och verka för hög informationssäkerhet förekommer
medarbetare inom dormakaba med fotografi på interna kommunikationskanaler. För att stärka
arbetsgivarvarumärket samt erbjuda transparent information om personer medarbetare förekommer
fotografier i vissa fall också externt. Vid misstanke om brottslighet eller whistleblowing behandlas deuppgifter som behövs för att utreda ärendet för den tid som utredning och eventuell åtgärd pågår.
Många uppgifter sparas under tiden anställningsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag
kopplade till löneutbetalning sparas i 10 år i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid för
lönefordringar. Uppgifter om anställningsperioder och anställningsavtal sparas i tio år eter avslutad
anställning. Uppgifter om pensioner sparas så länge pensionsutbetalningar kan förväntas pågå.
Uppgifter om passageloggar kan behandlas på vissa kontor där sådana används, dessa raderas
löpande och tas i normalfallet bort efter 2 till 4 veckor. Uppgifter från körjournal tas endast fram om det
krävs vid kontroll från Skatteverket och tas bort löpande efter 7 år. Uppgifter i dokument kopplade tillarbetssätt och rutiner, i utbildningar vilka du har skapat eller medverkar i, i system som du har haftbehörighet till och andra filer och arbetsdokument sparas så länge det behövs för att dormakaba skakunna spåra ändringar och göra uppföljningar.
Uppdragstagare:
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är uppdragstagare inom dormakaba: Uppgiftersom krävs för att administrera ditt uppdrag och dina utbetalningar behandlas. Till exempel
kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer, personnummer, arvodes och
ersättningsuppgifter, i förekommande fall information om sjukfrånvaro samt information om eventuell
bisyssla. I det fall resor och konferens avseende dig bokas så behandlas uppgifter kopplade tillresebokning. Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av åtkomst till arbetsmaterial
du behöver. För att tillhandahålla medarbetareinformation förekommer de flesta medarbetare inom
dormakaba med fotografi på intranätet. För att stärka arbetsgivarvarumärket samt erbjuda transparent
information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt. Vid
misstanke om brottslighet eller whistleblowing behandlas de uppgifter som behövs för att utreda
dormakaba Sverige AB l Fo Petersons gata 28 l VXL +46 31 355 20 00 l info.se@dormakaba.com

Page 3 / 3subject lineärendet för den tid som utredning och eventuell åtgärd pågår. Många uppgifter sparas under tiden
uppdragsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag kopplade till
ersättnings/arvodesutbetalning sparas i 10 år i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid
för lönefordringar.
Vi kan komma att redigera eller ta bort eventuella känsliga personuppgifter från dormakabas system för
att värna individers integritet. Personuppgifterna kommer främst delas med personer som arbetar med
IT-miljö, HR och lön samt din chef inom dormakaba. Uppgifter kopplade till behörighetshantering och
användning av IT-miljö kan också delas med systemleverantörer och extern support. Uppgifter såsomfotografi på interna kommunikationskanaler delas med alla som har åtkomst till dormakabas IT-miljö. Vi
är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Personuppgifter kan dock komma
att hanteras av myndighet vid utredning av brott, vid rapportering avseende inkomstuppgifter, vidadministration av anställningsstöd eller socialförsäkring eller då vi är skyldiga att lämna ut annanuppgift. Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av dormakabas externa
samarbetspartners inom till exempel företagshälsa, access-kort, tjänstepension, försäkringar,fackförbund, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Personuppgifterna kommer
huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för
dormakabas räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för
att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling. Vid frågor om personuppgiftsbehandling inom
dormakaba, begäran om ett registerutdrag avseende personuppgifter som finns registrerade om dig
själv, önskemål om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av
personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter kan du vända dig
till dormakabas dataskyddsombud på e-postadress dataskyddsombud@dormakaba.com Om du anser
att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter
finns på www.imy.se.

dormakaba Sverige AB l Fo Petersons gata 28 l VXL +46 31 355 20 00 l info.se@dormakaba.com