インタビュー

総務省の取り組み

生産性、行政サービスの質向上をめざし働き方改革の一環としてオフィス改革を継続中
総務省行政管理局のオフィス改革は、中央省庁のみならず、地方公共団体や民間企業からも広く注目を集めている。ここでは、担当者へのインタビューを通じて、「 働く場 」の環 境・文 化を変 えるという働 き 方 改 革の本 質を踏まえ、テレワークも視野に入れたオフィスのあり方について、考えてみたい。

総務省行政管理局

主査
小 森 栞 さん
事務官 齋 藤 磨 生 さん
安 田 健 人 さん
事務官ム」で、その発案を基に、組織全体で行 政 管 理 局 は、「 国 民 に 信 頼取り組んでいるところです。
齋藤

される効率的で質の高い行政サービ――最初に、行政管理局がオフィス提言を当時の根本匠厚生労働大臣にチームが、働き方改革に関する緊急た、昨年８月に厚生労働省改革若手行い、提言を取りまとめました。ま

によって選ばれた若手職員が議論をいかと考えています。

ス改革とは、親和性があるのではな

行っており、私どもの業務とオフィ庁の業務改革を支援する取り組みをのプラットフォームの運用や、各省て掲げ、その実現のために政府共通です。こうした観点から総務省全体業務やマネジメントの見直しも必要

ス を 変 え た だ け で は 変 わ り ま せ ん。

ますが（笑）、実際の働き方はオフィで働けると楽しいということもありスの実現」をミッションの一つとし改革を行った理由、背景などをお聞手交したことは、皆さんもご記憶か

オフィス改革は働き方改革の一環かせください。
制約のある職員が増える中、働き方度の面では、女性の登用や男性の育また、国家公務員における人事制――オフィス改革はあくまで働き方らの働き方について、周囲に伝達す管理職が「働き方宣言」をつくり、自として現在、マネジメント改革も進と思います。

改革によるワークライフバランス実

休 取 得 促 進 な ど、近 年、ワ ー ク ラ イ

改革の手段の一つであるということる取組を行いました。それによりた

男女ともに育児、介護等時間めているところです。

現のため、「いかに働きやすい職場フバランスの確立に向け、多くの制ですね。

たように、行政管理局のミッション小森て、職員が改革に積極的に参加しや賛同的な姿勢を表明することによっとえば、幹部自らがオフィス改革に昨年度を例にとると、幹部および環境をつくるか」という課題は、総度が改善されてきたところです。
うした中央省庁における働き方改革

は「質の高い行政サービスの実現」ですい雰囲気が生まれるなどの効果がそうですね。先ほど申し上げの一環として位置づけられるものです。

行政管理局のオフィス改革は、こ若手職員の間から解決提案がなされす。改革の中心となっているのが若こ う し た 課 題 に 対 し、こ こ 数 年、るようになってきました。たとえば期待されます。
手職員からなる「オフィス改革チー

気持ちの面で、きれいなオフィス
総務省働き方改革チームでは、公募するものです。

務省に限らず、中央省庁全体に共通

小森

組織全体で改革マインドを共有

左から齋藤さん、安田さん、小森さん

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地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7

Special Issueを克服する契機とし、マネジメントることで、自身の強みを伸ばし弱み部下からの観察により「気づき」を得実施されており、これは、管理職が、また、各府省において多面観察がが難しい状態でした。

自席と同程度の質で業務を行うこと

自席以外の場所やテレワーク中では、係 す る 資 料 な ど が 並 ん で い た た め、ました。自席に固定電話や業務に関効率が低下する」という課題がありもう一つ「コミュニケーションが能力と組織パフォーマンスの向上を図ることが目的です。

総務省では、改革のマインドを組織

じ め て 実 現 す る も の で す。 そ の 点、幹部や管理職の意識変革があってはのは隣席の部下だけで、課長と係員的な固定配置の場合、案件を上げる

佐、係 長、係 員 と 並 ぶ 従 来 型 の 直 線た。窓際から役職順に課長、課長補取りにくい」という課題がありまし全体として共有できているのではななど、役職順を飛び越えたコミュニ

Ａ ※は、特 に ル ー テ ィ ン 業 務 の 効 率

たとえば現在、試行段階にあるＲＰツールも積極的に導入していきます。

齋藤ですか。

――それを、どのように解決したのた。

オフィスの個人ロッカーといえば、コートやジャケットなど洋服類も収容できる縦型のものが普通だ。行政管理局でも以前は、縦型ロッカーを使用していたが、その大きさから、ロッカースペースが執務エリアを圧迫していた。
しかし考えてみれば、オフィス内ならば、洋服を鍵付きのロッカーに収納する必要性は低い。そこで、ロッカーをパソコンが収納できる小さいサイズに統一し、収納するのは本当に厳重に管理すべきパソコンや内線用のPHSに限定した。
なお洋服はオープンな共用ハンガースペースをつくりそこにかけることにした。
こうしたロッカーのダウンサイジングと、それに加えた文書の電子保存化による書類棚の減少により、会議スペースを生み出すことができた。

会議・打ち合わせスペースの面積は、局全体で従来の31㎡から93.1㎡へと、約3倍になった。

縦型ロッカーは本当に必要か？
そんな疑問から実現した個人ロッカーのダウンサイジング

働 き 方 改 革 は、若 手 だ け で な く、いかと感じているところです。

化 を 図 る こ と に よ り、
（そうした業とです。無線ＬＡＮ化と文書の電子ケーションが生まれにくい状態でし務に携わることの多い）総務担当職

保存化、そしてフリーアドレス化を

そのほか、業務効率化に直結する

員の負担軽減と生産性向上につなが進めることで、ノートパソコンさえ一つは「場所の縛りを解く」こることが期待されています。

あれば、どこでも滞りなく仕事ができるようになりました。結果、係員と課長の距離が縮まり、よりコミュニケーションが取りやすい環境をつ場所の縛りを解く
スペースをつくり出す――次に、オフィス改革の具体的なもう一つが「スペースをつくり出くることができました。

前に以前のオフィスにはどのようなす」ことです（資料１）。執務机や個内容に入りたいと思いますが、その課題があったのか、お聞かせくださ

複文書の整理などによる省スペース

人ロッカーのダウンサイジング、重ま ず、「自席以外では仕事の地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7

チームブースロッカーのダウンサイジングにより、従来の縦型ロッカー１人分のスペースに3人分を確保することができた※RPA（Robotic Process Automation）：ルールエンジン・機械学習・人工知能など認知技術を活用した、主にホワイトカラー業務の効率化・自動化の取り組み。本誌108号（2019.1）
も参照。

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い。
齋藤

資料１ スペースをつくり出す

会議・打ち合わせスペース

打ち合わせスペースを確保すること

局全体でみると、従来の３倍の会議・打ち合わせスペースに充てたのです。

料説明をする││といった光景も日のノートパソコンを開きながら、資席のそばの席に座り、その場で自分えるようになりました。係員が課長また、チーム内の相談も容易に行た。

大幅な効率化を図ることができましで き る よ う に な っ た の で す。 結 果、

情報共有しながら、答弁資料を作成一カ所に集約することで、その場でを変えて、法案担当者と幹部職員をオフィスワークを併用した働き方にた 中 で、「 こ れ か ら は テ レ ワ ー ク とうことが原則になりました。そうし幹部への説明も、今はウェブ上で行

これまで対面で行うことの多かったん ど の 職 員 が テ レ ワ ー ク に 移 行 し、化 で 生 み 出 し た ス ペ ー ス を、会 議・ができました。
常のものとなっています。

時 間 内 で ス ピ ー デ ィ ー に 行 い、決小森齋藤浸透してきたと感じています。

な る 」と い う 意 識 が、幹 部 を 含 め て

国会答弁の作成は、限られた前に管理職も含めて対処方針を相談まった時間内に対応しなければなら

庁 者、テ レ ワ ー ク 勤 務 者 問 わ ず、全職 員 ア ン ケ ー ト で は、「 作 業 開 始するようになった」、「作業の手戻りない業務です。

大きく変化した
会議スタイル――改革によって、職員の働き方は、が減った」という回答がありました。

週１回の定例連絡会議も、在どう変わりましたか？

面的にウェブに切り替えました。

実 際 や っ て み る と、「 ウ ェ ブ で もこうした業務シーンにおいて、オフィス改革の効果を確認できたこと

変 わ り な く で き る 」と い う 実 感 を

まず会議のスタイルが大きくは、非常に有益でした。地方公共団持っています。平時に突然、全面的齋藤

体の議会対応でも、同じような効果にウェブに切り替えたら、少なから変わりました（資料２）。

――コミュニケーションの活性化がが期待できると思います。

大幅な効率化ができた
答弁資料作成業務の予約や資料印刷、終了後の資料修業務の効率化、迅速化につながって従来の会議では、開催前の会議室正など、会議の前後で多くの時間といるのですね。

イルスの感染拡大により、テレワー――ところで、今回の新型コロナウ―― 新 規 採 用 者 向 け の 局 内 研 修 もたとも言えます。

レワークへのシフトをいっそう進めコロナ禍という危機が、結果的にテず抵抗もあったと思いますが、新型手間がかかっていましたが、現在では、会議スペースを拡充したことで、 齋藤発揮される一例が、法案審議前日のそうですね。そのメリットがテレワークで見えてきたオフィスワークの利点空いているスペースを使ってすぐに答弁資料作成です（資料３）。
行政管理局では、執務スペースが打合せが可能になり、予約にかかる手間を減らすことができるようにな

幹部職員と法案担当課が別のフロアいらっしゃいますか。

クについては、どのようにとらえて安田 ４月以降、研修だけでなく、通感想をお持ちですか。

新規採用の安田さんは、どのようなウ ェ ブ で 実 施 し て い る そ う で す が、を事前に共有したうえで、会議の場で執務をする場合があります。その小森

常 業 務もほとんどオンラインで行ってフロアに分かれており、 クが急速に広がりました。テレワー

では大型モニターに投影して同じ画

た め、オ フ ィ ス 改 革 前 は、答 弁 資 料

践者の割合は、新型コロナ禍以前か階の異なる面を見ながら、その場で修正、完成作成の際には、法案担当者が進捗状

これといっら、低いわけではなかったのですが、 いる状態ですが、意外にも、りました。また、資料も電子データさせることができます。

況の共有や幹部のチェックを受ける

それでも「テレワークは特殊な働き

行政管理局でのテレワーク実

これは会議の準備にかける時間の度に、異なるフロアを行き来しなけいたかもしれません。

それが新型コロナ禍により、ほといます。たとえば以前ならば、座席がないことによるメリットを感じてむしろ、テレワークで場所の制約た不都合は感じていません。

削減に寄与するのはもとより、資料方」という認識を持っている職員も
年 の 法 案 審 議 で は、法案審議前日にフロアのレイアウト

しかし平成ればなりませんでした。

きたと考えています。

え、会議の質を向上させることがでの内容を検討する時間が相対的に増32816

地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7

Special Issue
資料2

大きく変わった会議スタイル

従来の会議スタイル（会議室+紙資料）
会議室予約

日時連絡

資料印刷

キャンセル待ちや、予約済みの部署との交渉

会議開催

大量の印刷作業に時間がかかる

資料修正

資料完成

会議の内容を踏まえて資料を修正する必要があり、会議終了後も業務が続く

現在の会議スタイル（予約不要の会議室+資料の電子化+モニターを用いた会議）
会議室予約▶日時連絡▶資料印刷のプロセスは不要

会 議・打 ち 合 わ せ
スペ ー スには 、大型モニターを設置
し、会 議 参 加 者 で情報を共有できるようになった

会議開催

電子化された資料をモニターに投影

資料修正

会議中にその場で資料修正

資料完成

会議終了と同時に資料完成

資料完成までの時間 約32％削減

資料3

か し、今 は 会 議 の リ ン ク を 押 せ ば、する機会は少なかったはずです。しに、会議室まで新人が出向いて傍聴数の制約から、幹部が出席する会議小森に思っています。とができないのではないか、と不安だと、こうした知識を身につけるこ知が存在しており、テレワーク中心オフィスをベースに働いてい参加人数の制約なくその様子をリアたら得られない「気づき」で、非常に新鮮に感じました。

ルタイムで見て、聴くことができます。

私自身は、テレワークだからこそ、的、意欲的に働ける環境をつくるこ

一方で、現状ではオフィスにいな感じてきました。たとえば、先輩がとが大切だと思っています。ただそ

地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7

ければ学べないこともあると、最近、 権限を部下に積極的に委譲し、自律電話でどのようにやり取りしているの一方で、「任せきり」になると、部れもあるでしょう。かといって、画か、上司に対してどのように案件を明文化されていないが、オフィスに面越しに強く管理監督するマイクロ説明しているか、といったことです。 下にとってプレッシャーとなるおそいれば自然に学ぶことができる暗黙17

法案審議前日・答弁資料作成業務の変化

オフィス改革前◦質問取りから問い起こし～答弁資料作成～幹部等によるチェックに至るまで、共有すべき情報が膨大であるにもかかわらず、関係者の執務場所がバラバラで、指示や報告に時間がかかってしまう。
◦スペースの都合で協力体制も組みにくい。
◦進捗状況が見えないことから、各人に待ち時間が発生。
結果として勤務終了が遅くなる。

オフィス改革後◦法案担当者や局総括を同じ場 ◦キャスター付テーブルを組み所に集約
合わせ応援部隊を結成◦全員がリアルタイムで進捗状 ◦最後の資料組みも、机を組み況を把握合わせた広いスペースで上司と部下の距離感のつくり方が難で は、権 限 移 譲 と 管 理 監 督 の 塩 梅、も違うと思いますし…。テレワーク

１ 陥ってしまうことマネジメント ※にだと思っています。

せん。むしろ、そこからがスタート

器を入れ替えたら完成」ではありまを行ったところですが（資料４）、「什かけて全３フロアのレイアウト変更の実証実験もやられていますね。

――昨年度は、ＡＢＷ ※２型オフィス与してくれています。

を続け、オフィス改革の横展開に寄は、他の部局に異動しても取り組み

齋藤――なぜ好評だったのですか。

いうスペースでした。

ち合わせができる「チームブース」と博したのが、３～４人で集中して打人程度

オフィス改革で生み出した会しいなと感じているところです。

議・打ち合わせスペースはの参加者を想定したものが多く、まはい。職員がとり得るさまざ

まな行動に応じた多様なブースを設た、比 較 的 オ ー プ ン で、周 囲 の 目 線

齋藤

チームを中心に改善点を話し合った

け、その利用を通じた職員の意識とや会話漏れが気になる場合もありま

現 在 も 引 き 続 き、オ フ ィ ス 改 革り、細かなレイアウト変更したりし行動の変化について半年間の実証実

スモールスタートでも継続することで必ず成果がて、常に「使いやすいオフィス」をめ

行政管理局は、中央合同庁舎第２号館の３フロアを使用している。
オフィス改革は平成27年度、電子政府部門を皮切りに、28年度は総括・企画調整部門、29年度は法令部門と、年度ごとにワンフロアずつ進めた。３フロアを一度に改革せず、段階的に進めたことが結果的に成功だった。前年度の反省点を次年度に生かすことができたからだ。
たとえば最初の電子政府部門では、変形デスクを導入した。しかし変形デスクには、他のテーブルとつなぎ合わせにくく、自由なレイアウトがしにくいというデメリットがあることがわかり、企画調整部門、法令部門では、容易にレイアウト変更できるよう、一辺120cmの正方形でキャスター付のデスクを導入した。役職に関係なく同じ統一したため、調達コストの削減という副産物も得られたという。
このほか来客の多い企画調整部門では、一見して職員の位置がわかるよう管理職席は残し、業務上紙の資料を参照する機会の多い法令部門では、席ごとにキャスター付きのコンパクトな引き出しを設置するなど、フロアの特性にあった改革を行った。
電子政府部門◦管理職席を廃止し、フリーアドレス制を採用◦変形デスクで動線に工夫◦各デスクにモニターを配置

総括・企画調整部門◦管理職席は残したうえで、レイアウトの可変性を重視◦正方形型デスクを採用

ペーパーとの共存を志向◦管理職席を中央に配置◦課のサイズ変動に対応しやすいレイアウトを採用

オフィス改革というと、どうそうですね。予算と資源が限だきたいと思います。

果が出てくることを、ぜひ知っていたでも継続的な取組を行えば、必ず成ということを考え、スモールスタートられていても、その中で何ができるか、齋藤伝えしたいですね。

くることができる、ということをお器でも、工夫次第で快適な環境をついてしまいがちですが、手持ちの什しても設備投資、什器調達に目が向

小森

スの運用を続けています。

什器をうまく使いながらチームブー実験後も、以前から局内にあったチームブースだったのです。

たい」というニーズに合致したのが「 少 人 数 で、少 し 集 中 し て 話 し 合 い―― 行 政 管 理 局 の オ フ ィ ス 改 革 は、その中の一つ、職員の間で好評をした。そうしたなかで生まれてきた10験を行いました。

29

ざしています。
ま た、行 動 力、発 信 力 の あ る 職 員法令部門

平成29年度年に始まり、 年度に一般行政事務にも馴染みやすい什器・レイアウトを採用
平成28年度平成

電子政府らしいレイアウトを志向
平成27年度

27

現在も進行中なのでしょうか。
齋藤

行政管理局 オフィス改革の経緯
資料4※1 マイクロマネジメント：上司が部下に強く監督・干渉し、意思決定を一切させないマネジメントスタイルのこと。否定的な意味で使われることが多い。

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地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7

Special Issue

安田

オフィスで働くことの意義と後、どうなっていくと思いますか。

――オフィスというものの役割は今用することで、より幅広い働き方のオ制が導入されており、テレワークと併公務員においては、フレックスタイム

時 間の柔 軟 化も進んでいます。国 家

よる働く場 所の柔 軟 化に加え、働く人事制度面でいえば、テレワークに行政管理局の今の状況かと思います。

か進展しない」というお悩みもよくだが、周囲の理解が得られずなかな

ま た、「 オ フ ィ ス 改 革 を し た い の思います。

いきたいかを考えることが大切だとれに合わせてオフィスをどう変えて働き方をどう変えていきたいか、そ適解があるはずです。まずは皆様が、ているかと思います。

方でさまざまな困難が浮かび上がっ場もあると思います。慣れない働きにテレワークに取り組まれている職安田がでしょう。

業生活を始められた安田さんはいか――図らずも、テレワーク中心で職フィスは必要とされ続けると思いまくと思います。そのため、今後もオを 見 つ け る こ と が、生 産 性 向 上、そし、より自分やチームに合う働き方各自がこうしたオプションを選択ています。小さくても良いから成果やってみることが重要だとお伝えしし上げたようにスモールスタートで聞きます。そんなときは、先ほど申らわれることなく、働 き方の本 質 をスワークか」という表層的な部分にとしれません。「テレワークか、オフィ

ではなく、働き方そのものにあるかも

ただ、その原因は、実はテレワーク自分に合った働き方を選び生産性の向上に努めるべきし て、先 ほ ど 申 し 上 げ た「 暗 黙 知 のプションを使える環境にあります。

す。

して行政サービスの質向上という目を見せて、周囲の理解を得ていくこ

新型コロナ禍により、緊急的伝 承 」と い う 側 面 が、見 直 さ れ て い

齋藤標達成につながるものと考えていま見直すべきではないかと考えていると

ここ数カ月間、テレワーク中心の働き方に移行して、対面のほうとで、オフィス改革は広がっていくころです。

す。

はずです。

小森 「今の困難な状況だからこそ、がスムーズに進む仕事は確かにある、

小森 私は、オフィス改革が始まったというのが率直なところです。自宅でできる仕事は、自宅で行う、オフィ見えてくる課題がある」ということはの方々にメッセージをお願いします。 の認 知 度は今ほど高くなかったよう――最後に、読者である地方公務員に感じました。私自身も正直、改革の面でのやりとりの中で隠れていた働していくと、これまでオフィスでの対けています。さまざまな課 題を精 査

局内でも試行錯誤しながら議論を続

平成年度、行政管理局に所属して改革の最適解は個々に存在する

とえば３日間集中的に登庁して行う

齋藤

先のゴールの具体像、つまり、自分のき方の本質的な課題が、テレワークでスにいるほうが効率的な仕事は、た――といった形もあるはずです。

察 も 積 極 的 に 受 け 入 れ、他 省 庁、地働き方はどのように変わるのだろう

浮かび上がってきたというケースも多そ の 後 局 外 に 異 動 し、こ の 春、５の機会とし、オフィスワークやテレ新型コロナ禍を、そうした気づきいました。当 時は改 革に対する局 内

状況に応じて、テレワークとオフィ

方 公 共 団 体、民 間 企 業 等 も 含 め、こか、というイメージがあまり具体的に年ぶりに行政管理局に戻ってきたのワークのあり方を考えていくべきで

行政管理局ではオフィスの視スワークをうまく使い分けるというれ ま で ５、０ ０ ０ 人 以 上 の 方 々 と 意

このように、仕事の内容や各自の方向になると思います。

描けていませんでした。
我々と同じレイアウトのオフィスをですが、当時はスモールスタートではないかと考えています。

いのです。
見交換をさせていただきました。

目 標は同じです。この目 標 達 成に向導入したからといって、業務が効率

始 ま っ た 改 革 が、今、こ れ ほ ど の 広――本日は有難うございました。

オ フ ィス 改 革 に し て も テ レ

けて、自分やチームにとってベストな化できるわけではないということでがりを見せていることに対し、率直

小森のはオフィスワークなのか、テレワーす。個々が抱えている課題は千差万に嬉しく思います。

視 察 の 中 で お 伝 え し て い る の は、クなのかということを各 自が意識し別であり、それゆえ個々に合った最ワークにしても、生産性の向上という選択できるフェーズに入っているのが、地方公務員 安全と健康 フォーラム 2020.7※2 ABW（Activity Based Working）：「時間」と「場所」
を自由に選択できる働き方のこと。オフィスの中でどのデスクを選ぶかに終始しがちなフリーアド
レスに対し、ABWは具体的に人が「どんな行動をしているのか」をベースにして、働く場所やツールを決めていく。P11も参照のこと。

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