MediaNet No.27（2020.10）

早慶図書館システム共同運用

特早慶図書館システム共同運用– 発注・受入・支払 –よし だまきこ

吉田真希子（メディアセンター本部）

本稿では，発注・受入・支払業務の面から，新シで行っていた。紙の台帳を廃止し，図書館システムステム選定において重視したこと，実現したこと，自体を電子台帳としていたため，新システムでも今稼働後に発生した課題，今後の課題を述べる。

までの業務フローと電子台帳を実現できることが最重要事項であった。

1

新システム選定において重視したこと
発注・受入・支払業務に関して，新システム選定のために重視した条件と機能は以下のとおりである。

め，基本的な業務フローに大きな変更はなく現在も
図 1 のとおりとなっている。
（ 図書館）

発注・支払・予算が早慶別々に管理でき，詳細

8

情報はお互いに参照できないこと
選書・発注・予算管理・納品・検品・受入・支寄贈

見計らい

発注作成

予算管理

選書・購入希望発注作成・送信現物送付・納品集中処理
本(部）

払は早慶別々の業務ラインで行うため，アカウント権限も含めて，早慶別々にコントロールで受入

書店

◆

各図書館

◆

採用したAlmaはすべての条件を満たしていたた

支払入力

目録(早慶目録ユニット)

きること

大学経理
システム

入金

配送処理

各図書館

特定書店への発注がオンラインで処理可能であること

請求記号付与・装備
在架処理

図1

発注書誌作成にあたって，OCLC等の外部機テクニカル業務フローと集中処理関が提供する書誌を取り込めること
雑誌の受入は，早稲田はあらかじめ登録して2

EDIを利用した発注・支払の効率化いる刊行予測パターンを使って到着号を記録（1）EDIの導入と書店サイトとの連携していく方式を，慶應は到着後にアイテムを2018年 2 月にAlmaの採用が決定すると，新たに，作成する方式を採用するため，個別方式を維EDIを利用した発注・支払の効率化と書店サイトと持できることの連携が大きな目標となった。

◆予算消化状況をリアルタイムで確認できること

EDI（Electronic Data Interchange）とは，受発◆大学の経理システムと連携する仕組みがあるこ

注・納品・請求・支払などの取引データを企業間でとやりとりする仕組みのことであり，Almaには既存発注・アイテム・支払データの保存期間に制限機能として搭載されている。旧システムでは発注がなく，システムが電子台帳として機能するこ

データをオンラインで送信するために外付けシステとムを開発していたが，Almaでは既存機能を活用す◆

上記は2017年 7 月に早慶合同で作成したRFP（提ることにした。処理をシンプルにするため，対象は案依頼書）からの抜粋であるが，コンソーシアム契単発の購入図書とし，見計らい・継続図書・雑誌に約のうえで大学別に管理を分ける部分以外は，すでついては対象外とした。に旧システムで実現できていた機能である。本学で早慶共にEDIを導入する前提で，2018年 3 月に丸は1998年から受入・目録・支払の集中処理を開始し，善雄松堂，紀伊國屋書店，生協の 3 社へ打診し，書2010年からEx Libris社の図書館システムAlephを導店側でEDI対応のためのシステム開発を行っていた入し，発注・受入・支払・予算管理をこのシステムだけることとなった。

19集

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特集

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またEDIと併せて，丸善雄松堂と紀伊國屋書店

カートに入れて発注データを作成する。発注のには，書店の書籍販売サイト（以下「書店サイト」

元となるデータは毎日FTP経由でAlmaへ送信とする）でAlma用の発注データを作成できるようされ自動で取り込まれる。Almaに既に書誌が開発を行っていただいた。書店サイトで発注デーあった場合は自動でマッチングされる。

タを作成した場合，発注書誌の調達が容易であり，

2 ．次 にAlmaに取り込まれた発注データは，毎晩Alma内の発注データとの重複調査もAPI経由で行自動でAlmaから業者システムへEDIファイルうことができる。キャンパスごとに比率は大きく異で送信される。最初からAlma上で発注データなるが，現在EDI発注の約60%が書店サイトで作成を作成する場合もあるが，いずれの場合も区別されている。

なくEDIファイルで送信される。この時点で注文が確定となる。

（2）EDIフォーマットの改修

3 ．納品日になると，支払データの元となるインボ

EDI導入において大学側の開発は不要と述べた

イスが業者システムからFTP経由でAlmaに送が，Almaに用意されていたEDIフォーマットは日信され自動で取り込まれる。請求書番号・価格・本の業務で使用するには不足があった。フォーマッ

発注番号などの必要事項はすべて登録されていトの改修はEx Libris社の作業であるため，改修要るため，図書館スタッフは承認作業のみを行う。

望がなかなか通らず苦労したが，早慶共通の要望であること強調し，日本のためのローカライズとしてなおEDI対応書店以外への発注はすべて電子メー開発スケジュールに入れてもらうことができた。具ルで送信される。図 3 のとおり，1 発注につき 1 通

体的に改修が必要になったのは，日本語の文字化けのメールが送信され，書店側はメールを印刷して注の解消，発注データにおける項目の追加（至急の有文票として商品に挟んで納品し，図書館スタッフは無，業者への連絡事項，受入業務用メモ），メモ部

手作業で支払入力を行う手順となる。

分の文字数制限の解除，支払データにおける税込価格や複数の消費税率への対応，などである。

Alma

業者

各図書館スタッフ

発注書誌＆発注データ
作成（3）EDI発注の流れ
書店側の開発とEx Libris社のEDIフォーマットの発注メール
発注メール

改修は予定どおり完了し，Alma導入の2019年 9 月から（生協は10月から），EDIによる発注・支払処

発注メール

1日1回ベンダーへ自動送信

納品

した場合の流れは図 2 のとおりである。
単発の図書発注

各図書館スタッフ

書店サイトで発注作成

発注データの元(xml)を生成

1日1回〜複数回
Almaへ自動送信

発注EDI
発注EDI

取り込み

1日1回ベンダーへ自動送信

発注データに不⾜がある場合は、
In Reviewステータスになるので修正自動パッケージング

発注EDI

インボイスEDI
生成

図書の納品日(発送日）にAlmaへ自動送信

インボイスデータ
取込み
受入＋支払承認

本部スタッフ単発の図書発注

図2

受入＋
支払作成

本部スタッフ

発注メールを印刷し現物に挟んで納品

EDI以外の発注（メール）Almaで作成した発注もEDI送信可

発注書誌＆発注データ取込み

発注EDI

発注EDI

図3

Alma

自動パッケージング

発注メール

発注の把握

理が開始された。書店サイトから発注データを作成

業者

発注データに不⾜がある場合は、
In Reviewステータスになるので修正

書店サイト＆EDI発注（4）EDIの導入結果
EDI導入により図書の支払入力時間を大幅に短縮でき，入力ミスがないため点検作業時間も短縮することができた。学内でのシステム開発と維持が不要であること，納品状況が即日分かることもメリットである。現在，2020年 4 月～ 7 月に作成した図書発注データの55％（7,450件中4,081件）がEDI発注であり，支払入力の効率化が達成できたといえる。
一方で，書店サイトから発注が取り込めなかった，

1 ．ま ず図書館スタッフが，書店サイトで図書を20

EDIファイルが送信されなかった，EDIファイルがMediaNet No.27（2020.10）

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書店システムに取り込まれなかったなどのトラブル

理をAnalyticsに置き換えることができた。システは数か月ごとに発生している。発生の都度，図書館ム担当へ依頼しなくても，比較的簡単にデータの点のシステム担当や書店側担当者と協力して調査を行検・抽出・分析を行うことができるようになったのうが，原因は図書館スタッフの人為ミス，業者シは大きな利点である。

特ステム側の問題，Alma側のエラーなど様々である。
EDI処理は完全自動化されているため，通知が発生しない場合にエラーを発見しづらい点があり，現状では新しい問題が発見される都度，システム担当と4稼働後に発生した問題
実際の運用において，影響が大きかった問題は以下の 3 点である。

相談し対策を行っている。
（1）新ディスカバリーで多巻物や雑誌の所蔵表示が3新システムで実現できたこと
EDI以外に新システム導入で実現できたことは以下のとおりである。

分かりにくい旧ディスカバリーでは表示に影響しなかった
Holding RecordとアイテムのTemporary設定が所蔵表示に影響するようになったことが原因であった。

（1）ペーパーレス化

移行後にデータを一括修正することで対応した。

Almaはペーパーレスを推奨するシステムのため帳票印刷の機能がない。旧システムでは発注・受入・（2）雑誌の受入作業時間が増えた

配送・製本の帳票を外付けシステムで印刷していた雑誌アイテムをAlmaに登録する作業時間が大幅が，すべて廃止し，外付けシステムの開発・印刷作に増えてしまった。入力する項目数はこれまでと同業・挟み込み作業・専用の用紙の調達を不要とした。

じだが，Almaは入力可能なフィールドが増えた分タブや画面の切り替えが多くなり，クリック後の切（2）雑誌の所蔵範囲の自動表示の導入

り替え速度が遅い。本学では最新号に一時配置場所

旧システムでは購読中の約9,000誌の雑誌について，を付与する雑誌が全体の50%以上を占めているが，毎年 1 年がかりの手作業でHolding Recordの所蔵この付与作業のための画面変更やクリックに時間を範囲を更新していた。新システムではAlmaのアイ取られている。繁忙期のみ外付けで一時配置場所をテム情報からディスカバリーに所蔵範囲を自動表示付与するなどの臨時対応を行っているが，引き続きすることができるため，この機能を採用し更新作業対応策を検討している。

を廃止した。欠号情報は表示されないが，最新号の受入と同時に所蔵範囲が更新されるようになった。

（3）電子台帳としてのリンク維持の困難さ
本学ではAlmaを電子台帳としているため，購入（3）外付けシステムの廃止

情報（発注や支払）と所蔵情報（アイテムや書誌）

これまでは発注・受入・支払・統計作業のためにが正しくリンクしている状態を維持しなくてはなら30種類以上の外付けシステムを作成し維持してきない。ところが処理によってはアイテムと発注のリた。多くは慶應独自の処理を行うために必要としてンクが消えてしまうことが分かった。具体的には，いたが，Almaではシステムに合わせた運用に変更

発注タイプが雑誌の場合，アイテムの配置場所を変し既存機能を使うことで，極力外付けを作成しない更すると（Holding Recordとの関係により）発注と方針とした。その結果，慶應独自の処理がどうしのリンクが解除される仕様となっている。現在は，ても必要な 4 種類のみが残り，予算管理表の作成，配置場所変更の前に発注タイプを見分ける処理を入大学経理システムとの連動，請求記号の付与，電子れてリンク切れを防止しているが，移行後しばらく台帳維持のための雑誌アイテム処理，のみが外付けの間は多くのリンク切れデータが発生する事態ととなった。

なった。

なおAlmaにはAnalyticsという自由に条件を設定

Almaは合理的な自動処理を優先するため，処理できる抽出・分析機能があるため，多くの外付け処によっては自動でリンクがつなぎ変わる（消える）

21集

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こともある。データ自体は永久に保存されるが，デー（3）EDI対応の拡大

タ間のリンク構造を維持することは旧システムより早稲田大学でもEDIの開始が決定しているが，早さらに難しくなった。システム上で電子台帳を維持

慶でEDI処理を行うことにより，国内の対応業者のすることの難しさを感じつつ，想定外のリンク切れ拡大を期待している。実際に2020年 2 月に早慶合同にすぐ対処できるようAnalyticsを使って定期的なで開催した「システム共同運用記念シンポジウム～点検を行っている。

早慶図書館の挑戦～」でEDI導入について発表した
ところ，新しく 1 社よりEDIへの参加希望があり，

5

今後の課題と展望

現在，書店側で開発を行っている最中である。

導入から 1 年がたち，発注・受入・支払についてはシステム移行前に想定していた処理速度で行える最後になるが，今回のシステム共同運用のためのようになった。ただし各キャンパスのメディアセン

早慶コンソーシアムにより，これまで他大学の運用ターや作業スタッフからの問い合わせは毎日発生しを知ることがなかった発注・受入・支払業務についており，業務マニュアルの改良やサポートの充実でても早慶で気軽に情報交換が行える体制となった。

運用の安定を図りたい。その他，今後の課題と展望

Almaには非常に多くの機能があるが，2 大学が同は以下のとおりである。

じシステムを使いながら継続的に情報交換を行うことで，双方ともに業務の改善に活かしてゆけるもの（1）Almaのアップデートへの対応
Almaは毎月アップデートと新機能のリリースがある。世界の導入館からの要望に応じた機能改良とバグの修正のためであり，その頻繁さがAlmaの長所だが，クラウドシステムのため大学側が適用のタイミングを選ぶことはできない。予想しなかった部分が変更される場合は多く，業務に影響がある場合はスタッフへの周知と業務マニュアルの改訂を行うが，事後になることがほとんどである。テクニカル業務
は手順の複雑さから業務マニュアルに多くのキャプチャーを必要とするため，改訂は継続的な業務になるだろう。
またアップデートによる変更に対応しながらメリットを受けるためには，なるべくAlmaの設計思想に合わせた運用にしておくほうが良い。ある機能について慶應独自の使い方をしていたところ，ある日のアップデートで不要な処理として突然消えたこともあった。
（2）Almaの自動処理の追加
図書の自動クレーム送信や雑誌の自動リニューア
ル処理など，まだ導入していないAlmaの機能がある。移行の後処理とマニュアル整備は一通り片付いたため，今後は追加の検証を行った上で使用を開始する予定である。

22と思う。