標準マニュアル

10機能別・文書管理
2021年9月9日版

0株式会社キューキエンジニアリング│福岡県福岡市中央区渡辺通5丁目14番12号 南天神ビル5階

目
10-1 標準業務フロー

次

文書管理......................................................................................................................... 3

10-2 標準操作マニュアル

文書管理作業担当箇所

10-2-1 登録10-2-1-1

プロジェクト情報登録 ................................................................................. 5
既存のプロジェクトに文書を追加する場合 ................................................... 6

10-2-2 改訂/破棄
10-2-2-1

文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧 ................................................... 9

10-3 標準操作マニュアル

文書管理

文書管理担当箇所

10-3-1 登録10-3-1-1

文書管理情報登録 ........................................................................................ 12

10-3-2 改訂/破棄
10-3-2-1

文書情報チェックアウト ............................................................................. 15
チェックアウトを解除するには ..................................................................... 17
チェックアウトした文書情報の操作メニューについて ................................. 18

10-3-2-2

文書改訂(チェックイン)............................................................................... 19

10-3-2-3

文書改訂 ...................................................................................................... 22

10-3-2-4

文書破棄 ...................................................................................................... 25

10-3-2-5

文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧 ................................................... 281

10-1 標準業務フロー 文書管理2

10-1標準業務フロー 文書管理

10-1
フェーズ

登録

文書管理
作業担当箇所

文書管理担当箇所
プ
トロ
管ジ理ェ
ク

プロジェクト情報登録

文書管理情報登録

チェックアウト

不要

要文書
管理

改訂/
破棄

文書情報チェックアウト
文書改訂（チェックイン）
文書改訂
文書破棄

文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧凡例システム処理

業務処理内容

業務処理

3システム

10-2 標準操作マニュアル 文書管理作業担当箇所4

10-2-1 登録 10-2-1-1 プロジェクト情報登録10-2-1 登録10-2-1-1 プロジェクト情報登録1「プロジェクト管理」にある「プロジェクト台帳」をクリックしてください

2

操作メニューを開き、「新規登録」をクリックしてください510-2-1 登録 10-2-1-1 プロジェクト情報登録

既存のプロジェクトに文書を追加する場合既存のプロジェクトに文書を追加することができます。
プロジェクト情報一覧にある対象の「プロジェクト名」をクリックしてくだ
さい。
操作メニューを開き、「プロジェクト情報変更」をクリックしてください。
手順 3 からと同様に文書を追加することができます。

3

文書タブにある[追加する]をクリックしてください
ファイル種別が「紙」の方→手順 4 へファイル種別が「電子」の方→手順 5 へそれぞれお進みください。

プロジェクト情報登録については標準操作マニュアルをご参照ください
標準操作マニュアル
3-2-1-1プロジェクト情報登録(p.6～)6

10-2-1 登録 10-2-1-1 プロジェクト情報登録

4（※ファイル種別が「紙」の場合）各項目に入力し、「決定」をクリックしてください
追加する文書の種別が「紙」の場合は、ファイル種別を「紙」に設定し、追加を行ってください。
→手順 6 へお進みください。

5(※ファイル種別が「電子」の場合)ファイルをアップロードして、「決定」をクリックしてください
追加する文書の種別が「電子」の場合は、ファイル種別を「電子」に設定してください。
ファイルタブ(電子)にある[アップロード]をクリックすると、ファイル選択画面が表示されます。
ファイルを選択するとファイル(電子)タブ内に反映されるので「決定」をクリックし追加を行ってください。

7

10-2-1 登録 10-2-1-1 プロジェクト情報登録6「確認画面へ進む」をクリックしてください7「上記内容で登録する」をクリックしてください
プロジェクト情報登録と同時に文書情報の登録が完了し、プロジェクト情報詳細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

8

10-2-2 改訂/破棄 10-2-2-1 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧

10-2-2 改訂/破棄10-2-2-1 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧
1「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください

2

文書管理情報一覧が表示されます

文書管理情報の状況が一覧確認できます。
背景が黄色の文書はチェックアウトされています。
文書名をクリックすると、文書管理情報詳細画面が表示されます。
表示項目については基本操作マニュアルをご参照ください
基本操作マニュアル 6 表示項目設定（ｐ.9）

910-2-2 改訂/破棄 10-2-2-1 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧

3「文書管理」にある「文書ファイル」をクリックしてください

4

文書ファイル情報一覧が表示されます

文書管理に登録されているファイルが一覧確認できます。
背景が黄色の文書はチェックアウトされています。
をクリックすると、文書ファイルを PDF 形式で閲覧/ダウンロードすることができます。
をクリックすると、文書ファイルをダウンロードすることができます。
表示項目については基本操作マニュアルをご参照ください
基本操作マニュアル 6 表示項目設定（ｐ.9）

1010-3 標準操作マニュアル 文書管理
文書管理担当箇11

10-3-1 登録 10-3-1-1 文書管理情報登録10-3-1 登録10-3-1-1 文書管理情報登録1「プロジェクト管理」にある「プロジェクト台帳」をクリックしてください

2

操作メニューを開き、「新規登録」をクリックしてください
ファイル種別が「紙」の方→手順 3 へファイル種別が「電子」の方→手順 4 へそれぞれお進みください。

1210-3-1 登録 10-3-1-1 文書管理情報登録3

各項目に入力し、「確認画面へ進む」をクリックしてください(ファイル種別が「紙」の場合)追加する文書の種別が「紙」の場合は、ファイル種別を「紙」に設定し、追加を行ってください。
→手順 5 へお進みください。

4

ファイルをアップロードし、「確認画面へ進む」をクリックしてください(ファイル種別が「電子」の場合)追加する文書の種別が「電子」の場合は、ファイル種別を「電子」に設定してください。
ファイル(電子)タブにある[アップロード]をクリックすると、ファイル選択画面が表示されます。
ファイルを選択するとファイル(電子)タブ内に反映されます。

13

10-3-1 登録 10-3-1-1 文書管理情報登録5「上記内容で登録する」をクリックしてください
登録が完了し、文書情報詳細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

14

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-1 文書情報チェックアウト

10-3-2 改訂/破棄
10-3-2-1 文書情報チェックアウト
1「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください※「文書情報チェックアウト」とは、文書情報の改訂にあたり他の要員による文書情報の編集を不可にする機能です。
そのため、チェックアウトを登録すると変更や削除ができなくなります。またその後の改訂（チェックイン）はチェックアウトを登録した要員以外はできないようになっています。
チェックアウトが不要の場合は、「文書改訂」を選択してください。
文書改訂については
標準操作マニュアルをご参照ください。
標準操作マニュアル
10-3-2-3 文書改訂（ｐ.22～）

2

文書管理情報一覧にある対象の「文書名」をクリックしてください1510-3-2 改訂/破棄 10-3-2-1 文書情報チェックアウト

3

操作メニューを開き、「チェックアウト」をクリックしてください

4

各項目に入力し、「確認画面へ進む」をクリックしてください

入力方法については、基本操作マニュアルをご参照ください。
基本操作マニュアル
8 新規登録（ｐ.12～）16

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-1 文書情報チェックアウト

5「上記内容で登録する」をクリックしてください
登録が完了し、文書情報詳細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

チェックアウトを解除するにはチェックアウトを取りやめる場合は、文書情報詳細画面にある「チェックアウト解除」を行ってください。
チェックアウトが解除され、文書情報が元の状態に戻ります。

注意「チェックアウト解除」はチェックアウトを登録した要員以外は選択できません。

17

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-1 文書情報チェックアウト

チェックアウトした文書情報の操作メニューについてチェックアウトを行うと、その文書情報は変更や削除ができなくなります。また、チェックアウト後の文書情報を操作できるのはチェックアウトを登録した要員のみです。
そのため、状態が「CO（チェックアウト）」の文書情報詳細画面はチェックアウトを登録した要員とそれ以外の要員で表示が異なります。
チェックインもしくはチェックアウト解除が登録されると操作メニューの表示は共通の内容に戻り、変更や削除などができるようになります。

■チェックアウトを登録した要員
操作メニューが表示され、チェックインとチェックアウト解除の登録が可能です。

■それ以外の要員操作メニューが表示されません。

18

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-2 文書改訂(チェックイン)

10-3-2-2 文書改訂(チェックイン)
1「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください

注意「チェックイン」はチェックアウトを登録した要員以外は選択できません。

2

文書管理情報一覧にある対象の「文書名」をクリックしてください1910-3-2 改訂/破棄 10-3-2-2 文書改訂(チェックイン)

3

操作メニューを開き、「チェックイン」をクリックしてください

4

各項目に入力し、「確認画面へ進む」をクリックしてください2010-3-2 改訂/破棄 10-3-2-2 文書改訂(チェックイン)

5「上記内容で登録する」をクリックしてください
登録が完了し、文書情報詳細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場
合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

21

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-3 文書改訂

10-3-2-3 文書改訂
1

「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください

2

文書管理情報一覧にある対象の「文書名」をクリックしてください2210-3-2 改訂/破棄 10-3-2-3 文書改訂

3

操作メニューを開き、「改訂」をクリックしてください

4

各項目に入力し、「確認画面へ進む」をクリックしてください

入力方法については、基本操作マニュアルをご参照ください。
基本操作マニュアル
8 新規登録（ｐ.12～）23

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-3 文書改訂

5

「上記内容で登録する」をクリックしてください
登録が完了し、文書情報詳
細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場
合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

24

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-4 文書破棄

10-3-2-4 文書破棄
1

「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください

2

文書管理情報一覧にある対象の「文書名」をクリックしてください2510-3-2 改訂/破棄 10-3-2-4 文書破棄

3

操作メニューを開き、「破棄」をクリックしてください

4

各項目に入力し、「確認画面へ進む」をクリックしてください

入力方法については、基本操作マニュアルをご参照ください。
基本操作マニュアル
8 新規登録（ｐ.12～）26

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-4 文書破棄

5

「上記内容で登録する」をクリックしてください
破棄の登録が完了し、文書情報詳細画面が表示されます。
登録内容に誤りがある場
合は、「編集画面に戻る」をクリックすると一つ前の画面に戻ります。

27

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-5 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧

10-3-2-5 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧
1「文書管理」にある「文書管理」をクリックしてください

2

文書管理情報一覧が表示されます

文書管理情報の状況が一覧確認できます。
背景が黄色の文書はチェックアウトされています。
文書名をクリックすると、文書管理情報詳細画面が表示されます。
表示項目については基本操作マニュアルをご参照ください
基本操作マニュアル 6 表示項目設定（ｐ.9）

28

10-3-2 改訂/破棄 10-3-2-5 文書管理情報一覧/文書ファイル情報一覧

3「文書管理」にある「文書ファイル」をクリックしてください

4

文書ファイル情報一覧が表示されます

文書管理に登録されているファイルが一覧確認できます。
背景が黄色の文書はチェックアウトされています。
をクリックすると、文書ファイルを PDF 形式で閲覧/ダウンロードすることができます。
をクリックすると、文書ファイルをダウンロードすることができます。
表示項目については基本操作マニュアルをご参照ください
基本操作マニュアル 6 表示項目設定（ｐ.9）

29