独立行政法人北方領土問題対策協会法人文書管理規則

第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第13条第１項の規定に基づき、独立行政法人北方領土問題対策協会（以下「協会」という。
）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) ｢法人文書｣とは、協会の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、協会の職員が組織的に用いるものとして、協会が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
(2) ｢法人文書ファイル等｣とは、協会における能率的な事務又は事業の処理及び法人文の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) ｢法人文書ファイル管理簿｣とは、協会における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿（様式第１号）をいう。
(4) 「課等」とは、次に掲げるものをいう。
総務課
業務グループ
管理グループ
融資グループ
第２章 管理体制（総括文書管理者）
第３条 協会に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
1(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 協会に副総括文書管理者１名を置く。
２ 副総括文書管理者は札幌事務所長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、第３条第３項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）
第５条 文書管理者は、課等の長をもって充て、当該課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。課等に長を置いていない場合は、総括文書管理者又は副総括文書管理者が当該課等の文書管理者を兼任する。
２ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導（文書管理担当者）
第６条 文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指名する。
２ 文書管理者は、文書管理担当者を指名後、速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
（監査責任者）
第７条 協会に監査責任者１名を置く。
２ 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第８条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 作成（文書主義の原則）
第９条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、協会における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに協会の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第10条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書

2

の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
前条の文書主義の原則に基づき、協会内部の打合せや協会外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲げる事項に関する業務に係る事業計画立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第11条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、役員等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２ 協会の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、協会の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言
部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
３ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成 22 年内閣告示第 2 号）、現代仮名遣い（昭和 61 年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和 48 年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
４ 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、過去に作成した電子文書等を活用し職員の利用に供するものとする。
２

第４章 整理（職員の整理義務）
第12条 職員は、第13条及び第14条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第13条 法人文書ファイル等は、協会の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第 14 条 文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

3

３ 第 12 条第１号の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。
４ 第12条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
５ 第 12 条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しな
いものであっても、法人が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人
文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
６ 第 12 条第１号の保存期間の設定においては、第４号及び第５号の規定に該当するものを除き、保存期間を１年未満とすることができる（例えば、次に掲げる類型に該当する文書。）。
(1) 別途、正本・原本が管理されている法人 文書の写し(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等(3) 出版物や公表物を編集した文書(4) 他の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書(7) 保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業
務単位で具体的に定められた文書
７ 第 12 条第１号の保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
８ 第 12 条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日 （以下「文書作成取得日」という。
）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
９ 第 12 条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
10 第 12 条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。
）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
11 第８項及び第 10 項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章 保存（法人文書ファイル保存要領）
第15条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資す
4

るよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２ 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) 集中管理の推進に関する方針(5) その他適切な保存を確保するための措置（保存）第16条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書フ
ァイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第６章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第17条 総括文書管理者は、協会の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）第15条に基づき、
磁気ディスクをもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿等への記載）
第18条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第15条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書フ
ァイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿（様式第２号）に記載しなければならない。
４ 移管・廃棄簿は、総務課及び管理グループに備える。
第７章 保存期間の延長、移管、廃棄（保存期間が満了したときの措置）
第19条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満5

了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 第 18 条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（保存期間の延長）
第20条 文書管理者は、施行令第９条第１項に掲げる場合にあっては、同項に定めるところにより、行政文書ファイル等を保存し続けなければならない。
２ 文書管理者は、施行令第９条第２項に基づき、保存期間を延長することができる。
（移管又は廃棄）第21条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファ
イル等について、第19条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間を１年未満とする法人文書ファイル等であって、第14条第６項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第４項、第５項及び第７項に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。
３ 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行
政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない、その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第22条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第23条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、
直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第24条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。

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第９章 研修（研修の実施）第25条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
また、総括文書管理者は、各職員が研修を受けられる環境を提供するよう努めなければならない。
２ 文書管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
（研修への参加）
第26条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
第10章 補則（他の法令、規程等との関係）
第 27 条 法律及びこれに基づく命令並びに協会の他の規程（以下この条において「法令等」という。
）の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合においては、当該事項については、
当該法令等の定めるところによるものとする。
（細則）
第28条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。

附則
１ この規則は、平成23年４月１日から施行する。
２ 独立行政法人北方領土問題対策協会文書管理規程（平成15年10月１日施行）は、廃止する。
附 則
この規則は、平成30年４月１日から施行する。
附 則
この規則は、令和２年 12 月 28 日から施行する。
附 則
この規則は、令和４年２月 15 日から施行する。

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附 則
この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附 則
この規則は、令和６年４月１日から施行する。

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別表第１ 法人文書保存期間基準表
事 項

業務の区分 当該業務に係る法人文書の類 保存期間 具体例
型（施行令別表の該当項）
北方領土問題対策協会の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改 組織の存立 設立又は改廃に係る登記、財廃及びその に 関 す る 重 産的基礎に関する文書
経緯
要な経緯

無期限

・登記書
・不動産取得に関する決裁文書
・所有不動産図面
・設立に係る決裁文書

2 規程の制定 (1)立案の検 イ 立案基礎文書
又は改廃及 討びその経緯
ロ 立案の検討に関する調査
研究文書

20年

・業務方針
・理事長指示 等

20年

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する審議
会等文書

20年

・開催経緯
・議事概要・議事録・配布資料
・議事概要・議事録・配付資料
・答申 等(2)関係機関 関係機関協議文書
への協議

20年

・協議案
・関係機関からの質問・意見・関係機関への回答(3)制定又は 制定又は改廃のための決裁文
改廃
書

20年

・規程、細則、規則 等
・理由、新旧対照条文、参照条文(4)内閣総理 内閣総理大臣への届出に関す大臣への届 る文書
出20年・届出文書 等

(5)公表

20年

公表に関する文書

3 独立行政法 (1)業務、計 業務方法書、中期計画又は協人北方領土 画に関する 会の運営に必要な文書
問題対策協 文書
会の重要な
業務運営管
年度計画
理に関する (2)重要な会 議事録
事項
議に関する

20年

・中期計画
・業務方法書

１０年
20年

・年度計画
・役員会議事録・評議員会議事録(3)公印の制 公印作成・廃止関係文書
定、改正又
は廃止を行
うための決
裁文書

20年

・公印作成に関する決裁文書(4)業務に関 事 業 報 告 書 （ 各 中 期 目 標 期する重要な 間）報告
事業報告書（各事業年度）

20年・中期目標期間事業報告書

１０年・事業実績報告書(5)監督官庁 許認可等をするための決裁文が 行 う 許 認 書その他許認可等に至る過程
可が記録された文書

５年

・監督官庁が行う許認可等に関する決裁文書

4 監査に関す (1)監事監査 監事監査に関する経緯等文書
る事項
に関するも
の

20年

・監事監査に関する文書(2)監査法人 監査法人監査に関する経緯等の監査に関 文書するもの

１０年

・監査法人監査に関する文書

5 財務会計に (1)財務及び 財務関係文書、予算に係る重関する事項 会計に関す 要なもの
る重要な決
裁文書

20年

・財務諸表
・決算報告書・収入支出予算計画

決裁文書

(2)会計等に 重要な帳簿
関 す る 重要
な帳簿

20年・会計重要帳簿・総勘定元帳(3)重要な財 重要な財産の調達に関する決産の調達に 裁文書
関するもの

20年

(4)資産に関 重要な帳簿
する重要な
もの

20年

・固定資産台帳(5)会計等に 帳簿、収入・支出決定に関する
関 す る 帳簿 もの
等 （ 20 年 保
存に該当す
るものは除
く。）

１０年

・補助簿
・預金残高表・収入決定に関する決裁文書
・支出決定に関する決裁文書
・固定資産管理に関するもの
・現金出納帳(6)支出等の 支出等の契約に関係する重要契約に関す な文書
る書類

５年

・仕様書
・協議、調整経緯
・領収書
・請求書
・確認書
・契約書
・支出決議書・予算実施決議書
・伝票(7)預金等に 預金、払戻、納付等に関する関する書類 文書５年

・預金の預入れ払戻し及び収入金の納付に関する決裁文
書・預金等の受払に関する決裁文書(8)余裕金の 余裕金の運用に関する検討資運用に関す 料、決裁文書
る文書

５年・余裕金の運用（期間の長期にわたるものを除く。）に関する決裁文書(9)物品の管 物品の管理に関する帳簿
理に関する
重要なもの

５年

・切手受払簿・備品関係の帳簿(10) 運 営 費 交付決定、実績報告書
交付金、補
助金に関す
る重要なも
の

５年

・運営費交付金交付決定書
・運営費交付金実績報告書
・補助金交付決定書
・補助事業実績報告書
・援護関係(11) 物 品 の 物品の管理に関する決裁文書
管理に関す
るもの

５年

(12) 税 務 に 消費税、法人税、固定資産税
関するもの 等関係文書

３年

消費税、法人税、固定資産税等申告関係文書(13)調達、 イ 調達等に関する決裁文書
支出、立替
について軽
微なもの
ロ 立替に関する決裁文書

３年・物品・役務調達伺書・図書購入伺書
・会議費使用伺

３年・経費立替払伺書
・経費立替払請求書

ハ 支払証明に関する決裁文書

３年・支払証明書ニ 資金前途に関する決裁文
書

３年

・資金前途交付請求書
・資金前途精算書

6 法令の規定 独立行政法 イ 立案基礎文書に基づく内 人通則法そ閣総理大臣 の他の法令等の認可、 の規定によ承認の求る内閣総理 ロ 立案の検討に関する調査
め、届出、 大臣等の認 研究文書
報告等及び 可、承認の
その経緯
求め 届

１０年

・中期目標
・業務方針
・理事長指示１０年

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング

その経緯

求め、届
ハ 評価委員会に意見聴取の出、報告等 ための資料として提出された文に関する立 書、評価委員会における議事案の検討そ が記録された文書及び評価委の他の経緯 員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書

１０年

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・意見 等

ニ 認可、承認の求め、届出等を行うための決裁文書及び提出された文書

１０年

・届出案
・報告案

ホ 公表に関する文書

１０年

・公表文書

１０年

・業務方針
・業務計画
・理事長指示１０年

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング

１０年

・配付資料

１０年

・議事概要・要旨
・決定・了解文書

8 運営費交付 (1)運営費交 運営費交付金、施設費等の要金、施設費 付金等の要 求に関する重要な文書
及び会計検 求 に 関 す る
査に関する 重要な経緯
事項

１０年

・執行状況調査・要求書(2)運営費交 運営費交付金、施設費等の要付金等の要 求に関する経緯等
求に関する
もの

３年

・要求に関する経緯等文書(3)会計検査 イ 会計検査院に提出又は送に関する重 付した計算書及び証拠書類
要な経緯

５年

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有のものを除く。）

ロ 会計検査院の検査を受けた結果に関する文書

５年・意見又は処置要求（※会計検査院保有のものを除く。）

9 人事等に関 (1)人事、委 人事、委嘱に関する重要な帳する重要な 嘱に関する 簿
事項
重要な記録
文書

20年

・辞令簿

(2)人事、委 人事、委嘱に関する重要な文嘱に関する 書
重要な文書

20年

・役員人事に関する決裁文書
・評議員人事に関する決裁文書(3)職員の人 職員人事に関する重要な経事に関する 緯、決定に関する文書
もの

１０年

・職員人事に関する決裁文書(4)職員等の 職員等の委嘱、任命に関する委嘱等に関 重要な経緯、決定に関する文
書（20年保存に該当するものを
するもの
除く。）

５年

・事務補佐員、嘱託員の任命、委嘱に関する決裁文書
・推進委員等委嘱に関する決裁文書
・承諾書
・推薦書
・その他委嘱に必要な書類

7 業務運営の 業務運営の イ 立案基礎文書
方針・計画 方針・計画等の審議及 等の審議及び決定又は び決定又は了解に関す ロ 立案の検討に関する調査
了解
る立案の検 研究文書
討その他重ハ 独立行政法人北方領土問
要な経緯（20年保存 題対策協会内会議に検討のたに該当する め資料として提出された文書ものは除く。）
ニ 決定又は了解の内容が記録された文書職員等の人事に関する事項

10 職員等の給 (1)職員等の 給与の支給に関する帳簿、決与、諸手当 給与の支給 裁文書
に関する事 に関するも
項
の

５年

・賃金台帳
・給与の支給に関する決裁文書(2)職員の諸 職員の諸手当の認定等に関す手当の認定 る決裁文書
等に関する
文書

５年

・諸手当に必要な各種届出書
・通勤手当認定簿
・扶養親族認定簿
・住居手当認定簿(3)退職手当 退職手当の支給に関する決定 支給制限そ ・調書の支給に関 の内容が記録された文書及び の他の支給する重要な 当該決定に至る過程が記録さ に関する処れた文書分を行うこと
経緯
ができる期
間又は５年
のいずれか
長い期間

11 職員等の勤 職員等の出 イ 職員等の出勤、勤務時間
務の状況に 勤の状況を の状況を記録した帳簿関する事項 記録した帳
簿

５年

・出勤簿
・勤務時間報告書
・超過勤務命令書

ロ 職員の休暇等に関する帳
簿

３年

・休暇簿

ハ 職員等の振休に関する帳簿

１年・振休指定簿12 職員等の福 福利厚生手 福利厚生に関する文書
利厚生に関 続きに関す
るもの
する事項

５年

・厚生年金、共済年金、健康保険に関する各種と届出に関する文書

13 職員の研修 職員の研修 イ 計画の立案に関する調査に関する事 の実施に関 研究文書
する計画の
項
立案の検討
その他の職 ロ 計画を制定又は改廃する員の研修に ための決裁文書
関する重要
な経緯
ハ 職員の研修の実施状況が記録された文書３年

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング

３年

・計画案

３年

・実績

14 職員の兼職 職員の兼業 職員の兼業の許可の申請書及に関する事 の許可に関 び当該申請に対する許可に関項する重要な する文書
経緯

３年

・申請書
・承認書

15 職員等の旅 職員等の旅 職員等の出張に関する決裁文費に関する 費に関する 書
事項
もの

３年

・出張命令書・出張依頼書・旅費概算書・旅費精算書・その他出張・旅費に関する書類
・復命書

１０年

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言

個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の権利 (1)行政手続 イ 立案の検討に関する審議
義務の得喪 法（平成５年 会等文書
及びその経 法律第88緯号）第５条第1項の審査基準、第12
条第１項の処分基準、 ロ 立案の検討に関する調査法第６条の 研究文書
標準的な期間に関する ハ 行政手続法第５条第１項の立案の検討 審査基準、第12条第１項の処
その他の重 分基準を定めるための決裁文
書
要な経緯
ニ 行政手続法第６条の標準的な期間を定めるための決裁文書

１０年

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング

１０年

・審査基準案・処分基準案

１０年

・標準処理期間案(2)行政手続 許認可等をするための決裁文 10 年(国立 ・審査案
法第２条第 書その他許認可等に至る過程 公文書館へ ・理由
３号の許認 が記録された文書
の移管の措
可等（以下
置をとるべき
「許認可等」
ことを定めたという。）にものに限関する重要る。)又は許
な経緯
認可等の効
力が消滅す
る日に係る
特定日以後
５年
(3)行政手続 不利益処分をするための決裁 処分がされ ・処分案
法第２条第 文書その他当該処分に至る過 る日に係る ・理由
特定日以後４号の不利 程が記録された文書
５年
益処分（以
下「不利益
処分」とい
う。）に関する重要な経緯(4)異議申立 イ 異議申立書又は口頭による 裁決、決定 ・異議申立書てに関する 異議申立てにおける陳述の内 その他の処 ・録取書審議会等に 容を録取した文書
分がされる
おける検討
日に係る特
その他の重
定日以後１
要な経緯
０年
ロ 審議会等文書

裁決、決定
その他の処
分がされる
日に係る特
定日以後１
０年

・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申、建議、意見

ハ 裁決、決定その他の処分 裁決、決定 ・弁明書をするための決裁文書その他 その他の処 ・反論書
当該処分に至る過程が記録さ 分がされる ・意見書
れた文書
日に係る特
定日以後１
０年
ニ 裁決書又は決定書(5)独立行政 イ 訴訟の提起に関する文書
法人北方領
土問題対策
協会を当事
者とする訴
訟の提起そ

裁決、決定 ・裁決・決定書
その他の処
分がされる
日に係る特
定日以後１
０年
訴訟が終結 ・訴状する日に係 ・期日呼出状
る特定日以
後１０年

訟の提起そロ 訴訟における主張又は立 訴訟が終結 ・答弁書の他の訴訟証に関する文書する日に係 ・準備書面に関する重る特定日以 ・各種申立書
要な経緯
・口頭弁論
後１０年
・証人等調書
・書証

ハ 判決書又は和解調書

17 法人の権利 (1)行政手続 イ 立案の検討に関する審議
義務の得喪 法（平成５年 会等文書
及びその経 法律第88号）第５条第緯1項の審査基準、第12
条第１項の処分基準、
法第６条の ロ 立案の検討に関する調査
標準的な期 研究文書
間に関する立案の検討 ハ 行政手続法第５条第１項のその他の重 審査基準、第12条第１項の処要な経緯分基準を定めるための決裁文
書
ニ 行政手続法第６条の標準的な期間を定めるための決裁文書

訴訟が終結 ・判決書する日に係 ・和解調書
る特定日以
後１０年
１０年

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言

１０年・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング

１０年

・審査基準案・処分基準案

１０年

・標準処理期間案(2)許認可等 許認可等をするための決裁文 10 年(国立 ・審査案
に関する重 書その他許認可等に至る過程 公文書館へ ・理由
要な経緯が記録された文書の移管の措置をとるべきことを定めたものに限る。)又は許
認可等の効
力が消滅す
る日に係る
特定日以後
５年
(3)不利益処 不利益処分をするための決裁 処分がされ ・処分案
分に関する 文書その他当該処分に至る過 る日に係る ・理由
重要な経緯 程が記録された文書
特定日以後５年(4)異議申立 イ 異議申立書又は口頭による 裁決、決定 ・異議申立書てに関する 異議申立てにおける陳述の内 その他の処 ・録取書審議会等に 容を録取した文書
分がされる
おける検討
日に係る特
その他の重
定日以後１
要な経緯
０年

ロ 審議会等文書

裁決、決定
その他の処
分がされる
日に係る特
定日以後１
０年

・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申、建議、意見

ハ 裁決、決定その他の処分 裁決、決定 ・弁明書をするための決裁文書その他 その他の処 ・反論書
当該処分に至る過程が記録さ 分がされる ・意見書
れた文書
日に係る特
定日以後１
０年

ニ 裁決書又は決定書

裁決、決定 ・裁決・決定書
その他の処
分がされる
日に係る特
定日以後１
０年

(5)独立行政 イ 訴訟の提起に関する文書 訴訟が終結 ・訴状
法人北方領する日に係 ・期日呼出状
土問題対策
る特定日以
協会を当事
後１０年
者とする訴
訟の提起そ
ロ 訴訟における主張又は立 訴訟が終結 ・答弁書の他の訴訟証に関する文書する日に係 ・準備書面に関する重る特定日以 ・各種申立書
要な経緯
後１０年
・口頭弁論
・証人等調書
・書証

ハ 判決書又は和解調書

訴訟が終結 ・判決書する日に係 ・和解調書
る特定日以
後１０年

その他の事項18 栄典等の推 栄典等の推 栄典又は各種表彰の授与又は薦又は表彰 薦又は表彰 はく奪のための決裁文書及びに関する事 の授与又は 伝達の文書
項
はく奪の重
要な経緯

１０年

・選考、授与、はく奪に係る決裁文書
・選考案
・伝達・受章者名簿19 国会におけ 国会審議
る審議等に
関する事項

１０年

・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録20 文書の管理 文書の管理 イ 法人文書ファイル管理簿そ等に関する 等の他の業務に常時利用するも事項のとして継続的に保存すべき
法人文書

常用

・法人文書ファイル管理簿

ロ 決裁文書等の管理を行うた
めの帳簿

30年

・決裁簿
・公印使用簿ハ 法人文書ファイル等の移管
又は廃棄の状況が記録された帳簿

20年

・移管・廃棄簿ニ 取得した文書の管理を行う
ための帳簿

５年

・受付簿

ホ 法人文書の発送の管理を行うための帳簿

５年

・文書発送簿21 法令、閣議 法令、閣議 法令、閣議その他の事項に関その他の事 その他の事 する関係機関、地方公共団体
項に関する 項に関する との協議又は調整に関する文関係機関、 関係機関、 書
地方公共団 地方公共団
体との協議 体との協議又は調整に 又は調整及関する事項 びその経緯

１０年

・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事録
・配付資料
・報告書

国会審議文書22 国会、関係 国会、関係 国会、関係府省、地方自治体
府省、地方 府省、地方 等の実施する調査、照会、要自治体等の 自治体等の 求等に対する回答
実施する調 実施する調査、照会、 査、照会、要求に関す 要求に関す
る関係文書
る事項

５年

・照会・回答文書
・依頼文書
・検討資料

23 独立行政法 (1)公告、広 検討資料、実施に関する決裁
人北方領土 報等に関す 文書問題対策協 るもの
会事業等に係る公告、 (2)インター インターネット、ホームページの広報等に関 ネット、ホー 重要な方針の決定に関する経する事項
ムページ等 緯、決裁文書
に関する重
要なもの

５年

・実施に関する決裁文書

５年・インターネット、ホームページの重要な方針の決定に関する決裁文書１年

・ホームページの更新に関する決裁文書

５年

重要な会議の開催に関する決裁文書、議事録

１年

・配布資料

25 独立行政法 (1)事務所の 事務所の管理に関する調整、人北方領土 管理に関す 計画、届出問題対策協 るもの
会が行う事
務に関する (2)物品の貸 啓発等物品、図書、ビデオの事項
与に関する 貸与に関するもの
もの

３年

・防火管理

１年

・ビデオ・図書貸出書

26 独立行政法 (1)北方四島 北方四島交流事業で重要な文人北方領土 交流事業で 書問題対策協 重要なもの
会が行う事
業に関する (2)資料収集 北方領土関連資料の収集事業
事項
事業で重要 で重要な文書
なもの

20年

・訪問団員名簿

常用

・資料台帳
・確認書
・委任状
・他機関からの資料移管に係る依頼文書及び受諾文書(3)インター
ネット、ホー
ムページ等
に関するも
の

インターネット、ホームページの更新に関する経緯、決裁文書（５年保存に該当するものは除く。）

24 会議等に関 (1)重要な会 議事録
する事項
議に関する
決 裁文書
（ 20 年 保 存に該当するも の を 除く。）

(2)内部にお 資料
ける打合せ
会議等に関
する事項
（20年保存、５年保存に該当するものを除く。）

(3)事業の決 調査の結果が記録された文書
定又は遂行
させるため
に実施した
調査に関す
る文書

３年

調査報告書、アンケート(4)事業の決 業務上参考とした情報、検討
定又は遂行 結果、調書
上参考とし
た事項が記
録されたも
の

３年

・業務上参考としたデータ
・業務運営上の会議の検討結果
・調書(5)事業の実 事業の実施に関する、経緯、施に関すも 調整、決裁文書の３年・事業実施に関する決裁文書(6)関係府省 後援等申請等に関する決裁文等に行う後 書
援依頼等に
関する経
緯、調整、
申請に関す
るもの

３年

・後援等申請に関する決裁文書(7)後援等依 後援等応諾・承認等に関する頼に対する 文書
応諾・承認
等に関する
文書

１年

・後援等応諾に関する決裁文書(8)講師依頼 講師派遣に関する文書
に関する文
書

１年

・講師派遣依頼に関する決裁文書(9)式辞等

１年・式辞、祝辞、弔辞、挨拶、メッセージに関する決裁文書
・弔電、祝電に関する決裁文書(10)陳情、 請願書、要望書
請願に関す
るもの

１年

・請願書
・要望書

27 融資業務に (1)融資に関 融資業務に係る契約等重要な関する事項 す る 重 要 な 決裁文書
もの20年

・貸付業務委託契約書・転貸組合取引約定書・一括口座振替に係るデータ伝送化関係(2)元居住者 元居住者情報の詳細が記録さ
等 に 関 す る れた文書
重要なもの

20年

・元居住者構成表
・北方地域旧漁業権者内訳表
・生前承継実績
・死後承継実績
・承継認定に関するもの(3)借入に関 市中金融機関からの借入に関する文書
する決裁文書

１０年

・長期借入金に関する決裁文書
・短期借入金に関する決裁文書(4)融資に関 要綱・要領等の制定・改廃に関する決裁文書するもの

１０年

・融資業務に関する要綱・要領等（融資要綱、貸付業務取扱要領等）の制定・改廃・債権償却に関するもの
・貸付金元帳（ 5) 融 資 に 未収金、手数料、利息計算に関 す る も の 係る文書、完済元帳（ 30 年 保 存
又は10年保
存に該当す
るものは除
く。）

５年

・未収金状況表
・委託業務取扱手数料計算内訳書・貸付金未収利息計算書
・完済元帳
・月報
・リスク管理債権一覧表
・完済書類

式辞等を発出する際の決裁文
書

(6)融資に関 処理簿、指図書、残高集計表
するもの（20
年保存、１０
年保存又は
５年保存に
該当するも
のは除く。）

３年

・受付処理簿・送金指図書・貸付金・内入金残高集計表(7)債権管理 出力データリスト
事務に関わ
るもの

１年

債権管理に係る出力データリスト

１年

・配布資料

28 内部におけ 内部におけ 資料
る打合せ会 る打合せ会
議等に関す 議等に関する事項るもの（30年
保存、10年
保存、5年保
存及び3年
保存に該当
するものを
除く。）

29 その他法人 その他
文書

予定表等長期の保存の必要が １年未満の ・別途、正本・原本が管理されている文書の写し期間ない軽微なもの・週間行事予定表
・月間行事予定表
・出版物や公表物を編集した文書
・協会の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
・明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
・意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
・随時発生し短期間に破棄するもの

備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
１ 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書
２ 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
３ 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
４ 決裁文書 独立行政法人北方領土問題対策協会の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を独立行政法人北方領土問題対策協会の意思として決定し、又は確認した法人文書
５ 関係機関協議文書 他の機関（国の機関、独立行政法人等及び国際機関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
６ 国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
７ 特定日 第14条第１項の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
二 運営費交付金等及び会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
三 本表の第３欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、独立行政法人北方領土問題対策協会における重要な経緯が記録された文書である。
四 本表各項の第４欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第２欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。
五 本表各項の第５欄に掲げる具体例は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から作成が必要な行政文書の例を示しているものであって、同欄に記載の文書のみを保存す
れば必要十分であることを意味するものではない。
六 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

別表第２
１

保存期間満了時の措置の設定基準

基本的考え方法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

２ 具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の(1)～(4)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおり
とする。
事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

北方領土問題対策協会の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改廃及組織の存立に関する重要な経緯

移管(1)立案の検討

廃棄びその経緯
2 規程の制定又は改廃及びその経(2)関係機関への協議

緯(3)制定又は改廃(4)内閣総理大臣への届出

(5)公表3 独立行政法人北(1)業務、計画に関する文書

方領土問題対策(2)重要な会議に関する決裁文書

協会の重要な業(3)公印の制定、改正又は廃止を行うた

務運営管理に関めの決裁文書する事項(4)業務に関する重要な報告廃棄(5)監督官庁が行う許認可
4 監査に関する事項
5 財務会計に関する事項(1)監事監査に関するもの

廃棄(2)監査法人の監査に関するもの(1)財務及び会計に関する重要な決裁文 廃棄書(2)会計等に関する重要な帳簿(3)重要な財産の調達に関するもの(4)資産に関する重要なもの(5)会計等に関する帳簿等（３０年保存に該当するものは除く。）(6)支出等の契約に関する書類(7)預金等に関する書類(8)余裕金の運用に関する文書(9)物品の管理に関する重要な事項(10)運営費交付金、補助金に関する重要なもの(11)物品の管理に関するもの(12)税務に関するもの(13)調達、支出、立替について軽微なもの

6 法令の規定に基独立行政法人通則法その他の法令の規づく内閣総理大定による内閣総理大臣等の認可、承認

臣等の認可、承の求め、届出、報告等に関する立案の認の求め、届検討その他の経緯

廃棄出、報告等及びその経緯
7 業務運営の方

業務運営の方針・計画等の審議及び決針・計画等の審定又は了解に関する立案の検討その他

議及び決定又は重要な経緯（３０年保存に該当するも

廃棄

了解

8 運営費交付金、のは除く。）(1)運営費交付金等の要求に関する重要 廃棄施設費及び会計な経緯

検査に関する事(2)運営費交付金等の要求に関するもの

項(3)会計検査に関する重要な経緯

職員等の人事に関する事項
9 人事等に関する重要な事項(1)人事、委嘱に関する重要な記録文書 廃棄(2)人事、委嘱に関する重要な文書(3)職員の人事に関するもの(4)職員等の委嘱等に関するもの

10 職員等の給与、諸手当に関する(1)職員等の給与の支給に関するもの

廃棄(2)職員の諸手当の認定等に関する文書

事項(3)退職手当の支給に関する重要な経緯
11 職員等の勤務の職員等の出勤の状況を記録した帳簿

廃棄

福利厚生手続きに関するもの

廃棄

13 職員の研修に関

職員の研修の実施に関する計画の立案

廃棄

する事項

の検討その他の職員の研修に関する重状況に関する事
項

12 職員等の福利厚生に関する事項

要な経緯
14 職員の兼職に関

職員の兼業の許可に関する重要な経緯

廃棄職員等の旅費に関するもの

廃棄

する事項

15 職員等の旅費に関する事項

個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の権利義務(1)行政手続法（平成５年法律第 88の得喪及びその号）第５条第 1 項の審査基準、第 12 条

経緯

第１項の処分基準、法第６条の標準的移管

な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯(2)行政手続法第２条第３号の許認可等 廃棄（以下「許認可等」という。）に関する重要な経緯(3)行政手続法第２条第４号の不利益処分（以下「不利益処分」という。）に関する重要な経緯(4)異議申立てに関する審議会等におけ 以下について移管
る検討その他の重要な経緯

・法令の解釈やその後(5)独立行政法人北方領土問題対策協会 の政策立案等に大きな

17 法人の権利義務を当事者とする訴訟の提起その他の訴影響を与えた事件に関訟に関する重要な経緯

するもの(1)行政手続法（平成５年法律第 88

移管の得喪及びその号）第５条第 1 項の審査基準、第 12 条

経緯

第１項の処分基準、法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯(2)許認可等に関する重要な経緯

廃棄(3)不利益処分に関する重要な経緯(4)異議申立てに関する審議会等におけ 以下について移管
る検討その他の重要な経緯

・法令の解釈やその後(5)独立行政法人北方領土問題対策協会 の政策立案等に大きなを当事者とする訴訟の提起その他の訴影響を与えた事件に関訟に関する重要な経緯

するもの

栄典等の推薦又は表彰の授与又ははく

廃棄その他の事項18 栄典等の推薦又は表彰に関する

奪の重要な経緯事項
19 国会における審 国会審議議等に関する事項廃棄20 文書の管理等に文書の管理等

廃棄21 法令、閣議その法令、閣議その他の事項に関する関係

廃棄他の事項に関す機関、地方公共団体との協議又は調整る関係機関、地及びその経緯関する事項

方公共団体との協議又は調整に関する事項
22 国会、関係府

国会、関係府省、地方自治体等の実施

省、地方自治体する調査、照会、要求に関する関係文

等の実施する調書

廃棄査、照会、要求に関する事項23 独立行政法人北方領土問題対策
協会事業等に係(1)公告、広報等に関するもの

廃棄(2)インターネット、ホームページ等に 廃棄関する重要なもの

る公告、広報等に関する事項(3)インターネット、ホームページ等に 廃棄関するもの

24 会議等に関する事項(1)重要な会議に関する決裁文書（３０ 廃棄
年保存に該当するものを除く。）(2)内部における打合せ会議等に関する事項（３０年保存、５年保存に該当するものを除く。）

25 独立行政法人北方領土問題対策(1)事務所の管理に関するもの

廃棄協会が行う事務(2)物品の貸与に関するもの

に関する事項26 独立行政法人北(1)北方四島交流事業で重要なもの

方領土問題対策(2)事業の決定又は遂行させるために実協会が行う事業施した調査に関する文書

廃棄に関する事項(3)事業の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの(4)事業の実施に関するもの(5)関係府省等に行う後援依頼等に関する経緯、調整、申請に関するもの(6)後援等依頼に対する応諾・承認等に関する文書(7)講師依頼に関する文書(8)式辞等(9)陳情、請願に関するもの

27 融資業務に関する事項(1)融資に関する重要なもの

廃棄(2)元居住者等に関する重要なもの(3)借入に関する文書(4)融資に関するもの（5)融資に関するもの（30 年保存又は10 年保存に該当するものは除く。）(6)融資に関するもの（３０年保存、１
０年保存又は５年保存に該当するものは除く。）(7)債権管理事務に関わるもの

28 内部における打内部における打合せ会議等に関するも合せ会議等に関の（30 年保存、10 年保存、5 年保存及

廃棄

する事項
29 その他法人文書

び 3 年保存に該当するものを除く。）
その他

廃棄(2) 政策単位での保存期間満了時の措置①

国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような以下の特に重要な政策事項等に関するものについては、１の基本的考え方に照らして、(1)①の表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管するものとする。

②

領土・主権に関連する文書については、原則として移管するものとする。
なお、「領土・主権に関連する文書」とは、北方領土及び竹島に関する我が国の基本的立場及び対応に関して作成又は取得した文書のみならず、北方領土及び竹島に関する情報を記載又は記録をした海洋、漁業、鉱物資源及び環境に関する調査その他の調査、教育、地図の作成、航海その他の施策に関する文書も指す。
(3)(1)から(2)に記載のない文書(1)から(2)に記載のないものに関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。
(4) 注意事項① 「移管」とされている文書が含まれている行政文書ファイル等はすべて移管することとする。ただし、まとめ直しを行った上で、改めて保存期間満了時の措置を設定することは可能とする。
②

移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。

③

保存期間満了時の措置が「廃棄」とされている行政文書ファイル等についても、
１．
【Ⅰ】～【Ⅳ】に該当すると判断される場合には、移管すべきものである場合がある。また、当初「廃棄」とした行政文書ファイル等についても、保存期間中に生じた出来事などによって歴史的重要性を帯びる可能性があり、その場合には、保存期間満了時の措置を「移管」に変更する必要がある。

④

移管することとされた文書に関連する広報資料については、移管文書の理解に資するため、必ず当該 移管する文書を含む行政文書ファイル等に合わせてまとめ、移管することとする。

様式第１号 法人文書ファイル管理簿
分

作成・取得
年度等

大分類

類

中分類

作成・取
名 称
（小分類）

得者

起算日

保存期間

保存期間
満了日

媒体の種別

保存場所

管理者

保存期間満了時の措置

備 考

様式第２号の１（移管簿）
分

作成・取得
年度等

大分類

類

中分類

作成・取
名 称
（小分類）

得者

起算日

保存期間

保存期間
満了日

媒体の種別

保存場所

管理者

保存期間満了時
の措置

移管日

備 考

様式第２号の２（廃棄簿）
分

作成・取得
年度等

大分類

類

中分類

作成・取
名 称
（小分類）

得者

起算日

保存期間

保存期間
満了日

媒体の種別

保存場所

管理者

保存期間満了時の措置

廃棄日

備 考