IR ニュース2020 年 1 月 <第６号>

巻頭言

目次
IR 業務の本格的運用の開始と大学の広報について

巻頭言

1

活動報告
2～5
令和の時代として初めての新年を迎え、気分新たにお過ごしのこ 2019 年を振り返って5とと思います。また、今年は 2020 年東京オリンピック・パラリンお知らせ
5
ピック競技大会が開催され、昨年のラグビーワールドカップ 2019日本大会以上の興奮と感動を期待されていることと思います。
さて、IR 室もこの流れに乗り遅れることなく、3 月までに IR 室で必要なデータの収集を行い、2020 年度からはいよいよ IR 室で収集したデータの分析に着手し、今後の大学運営における意思決定に繋がる役割を果たしていきます。同時に、IR 業務にすべての教職員が、それぞれの立場から携わることができるように、IRer 養成学内セミナーも 2 ヶ月に 1 回程度のペースで進めていきます。昨年末のIRer 養成学内セミナーは、小規模でしたが、学内データを可視化することを少人数で学び合い、とても有意義な時間となりました。
「活動報告」で詳細に紹介いたします。次回は、福山大学の特徴を可視化して、他大学の HP に掲載されている特徴と比較してみようと思います。そして、福山大学のブランド力を発信できる特徴が、どのような情報であるのかを参加者と議論したいと思います。
このような広報は、福山大学を理解してもらうことで、関心と愛着を持っていただき、地域から期待と信頼を得ることが重要です。
単に、一過性の傑出した情報を数値で強調するだけではなく、福山大学の目指す目標と地域からのニーズに叶った情報を選択して提示することが肝要です。また、広報は大学構成員にも的確なメッセージにならなければいけません。
それらを意識して、IR 室の HP を 1 月に立ち上げました。是非、こちらもご参照ください。

学長補佐（IR 担当）兼 IR 室長 平 伸二

IRer 募集中
私たちと共にデータ分析にご協力いただける方を募集中です。
1

活動報告 「第 2 回 IRer 養成学内セミナー」
第 2 回 IRer 養成学内セミナーを開催いたしました。
日 時：2019 年 12 月 26 日(木) 15:00－16:30
場 所：7 号館 2 階プロジェクトラウンジ
テーマ：学内データの可視化 -地図上でデータを表そう参加者：11 名
はじめに、「なぜ BI ツールを使うのか」についてお話しました。
BI ツール【 Business Intelligence tools 】は、データベースなどに蓄積された膨大なデータを抽出・加工・分析し、意思決定に活用できるような形式にまとめるものです。
一方、みなさんがよく使う Excel は、表計算ソフトでデータの入力や集計、グラフ化などを手軽に行えるものですとお話しし、それぞれで、「できること」「できないこと」を確認しました。
Excel と BI ツールとをどのように使い分ければいいのか、以下のように紹介いたしました。
Excel を使うとよい場合（1）単一の表やグラフの作成（2）チームや部署での共有が不要な自分だけの分析作業（3）データ数が少なく、単純で入力負担が少ない分析（4）データベースへのアクセスが許可されていない分析（5）将来的にデータ更新の必要がない分析
BI ツールを使う方がよい場合（1）データ数が多い分析（2）チームや部署での共有が必要な分析作業（3）複数のデータソースを統合する必要がある分析（4）社内外のメンバーと情報共有する必要がある分析（5）様々な指標を使った細かな分析（6）データベースにデータを格納する必要がある（7）意思決定のスピードを高めるなど経営判断で使う
多くの業務は、時間がないからとか、使い慣れているからなどの理由で同じツールで作業を繰り返しているかと思います。加えてその作業が、時間ばかりかかったり、修正が頻繁にあったり、バージョンが複数あったり、似たような資料を何度も作ったりと効率が悪いように感じておられませんか。一度業務を見直して、ツールは業務に合わせてベストなものを使いましょうと話のまとめとして提案いたしました。
みなさんも、一度、上記の項目をご確認いただき、業務効率の参考にしてみてはいかがですか。
さて、今回のセミナーの本題である「学内データの可視化 -地図上でデータを表そう-」では、2019 年度のオープンキャンパスの参加者の出身校を BI ツールの Tableau を使って、地図上に表示することを実習しました。
高校名は知っていても、どこにあるのかうまく答えられますか。
所属の学科や学部には、どの地域に渡って生徒が参加しているか答えられますか。そのあたりのことを図化し、イメージで伝える方法を体験してもらいました。
2

以下は今回のセミナーで参加者と作成した図化の方法で作成した「2019 年の夏の４回のオープンキャンパスの参加者データ」をもとに作成した「学科ごとの参加者の高校分布」です。

経済学科

国際経済学科

税務会計学科

人間文化学科

心理学科

メディア・映像学科

スマートシステム学科

建築学科

3

情報工学科

機械システム工学科

生物工学科

生命栄養科学科

海洋生物科学科

薬学科

セミナーの参加者から、「このツールで『具体的に何ができるのか』と、ユーザが『何を作りたいのか』がもっと明確化されれば学内で活発に使用されるのかなと期待している」、「日本地図への反映については、学部別、学科別、男女別等、その時にあった項目を瞬時に反映することができ、驚いた」、「パソコンスキルの習得は事務の効率も上がるので教職員はどんどん修得していくべきだと思う。個人的には、参加者が少人数でしたので質問し易かった」という感想をいただきました。
今後の予定：
第 3 回 IRer 養成学内セミナー
日 時：3 月開催予定
場 所：7 号館プロジェクトラウンジ
テーマ：大学の特徴を可視化する（数字でみる_他大学を知る）
概 略：アピールの視点から、数値データをどのように扱えば、受験生に伝わるのかについて見ていきます。
(片桐 記)
42019 年の活動を振り返る

お知らせ

IR 室発足から 2 年目の 2019 年は、データ収集に関する業務およ ■キャビネット Karin のアび IR 活動を周知させる以下の取り組みを行いました。
ップロードにチェックイン
ファクトデータを定期的に学内へ報告する体制を確立するため、 の 操 作 が 不 要 に な り ま し「教学」「研究」「財務・経営」の 3 分野の IR 指標を作成し、各部局 た。に協力を仰いで追加・修正を行い、「福山大学 IR 指標」を策定しま
これまでファイルをアップロした。この指標に基づき、学生の履修・成績、授業科目・シラバス、 ードしても、他のメンバーが参照
就職状況、入学志願状況など各部局からデータを集積しておりま できないと相談を受けることがす。またデータ入力形式の標準化や、データ利用のための手順など 多かったと思います。
も検討をはじめております。
この度、使用感を向上させるた
Karin(SharePointServer によるデータベースシステム)のバージ め設定の見直しを行い、アップロョンアップを 3 月から 5 月にかけて行いました。新しいバージョン ードの際の「チェックイン」の操はセキュリティが向上し、フォルダ単位のアップロードやファイル 作を不要にしました。
一覧表示が改善されたことによりユーザの操作性も向上しました。
これまで以上に Karin をご活
Karin 利用状況向上に効果があったものと考えます(下図参照)。
用いただければと思います。
今後も利用しやすいよう改善を継続します。

編集後記
2020 年がはじまりました。昨年はデータを集積するためのハード面、ソフト面の準備を整え、収集をはじめました。
今年は収集したデータの活用に向けて情報を提供していきたいと考えております。

IR に関する研修会・セミナーに参加し、国内外の IR 活動の現状と課題について調査を行いました。
6 月 Tableau セミナーへ参加(片桐、記谷)
8 月 大学評価 IR コンソーシアム実務者講習会へ参加(記谷)
9 月 IR 合同シンポジウム・EMIR 勉強会へ参加(占部、片桐、記谷)
BI ツールの Tableau を購入し、IR 室部内でデータ形式や活用のIR ニュース <第６号>可能性の検討を始めました。2019 年は Tableau の利用について教2020 年 1 月末日発行
職員向けの学内セミナーを 9 月と 12 月に開催しました。9 月には「IRの基礎知識・Tableau の基本について」をテーマに開催し、参加者は 50 編集
IR 室名でした。12 月には「Tableau を用いて地図を使ったデータ表現」を 編集委員平伸二テーマに開催し、参加者は 11 名でした。今後も学内セミナーを定期的占部 逸正に開催します。なお、次回は 3 月に開催予定です。
片桐 重和
学内へ IR 業務を周知する活動として、2018 年 10 月より年 4 回、記谷 康之
IR ニュースを発行しています。また IR 室のホームページを作成し、IR 室 の 組 織 と 業 務 内 容 、 活 動 状 況 を 広 報 し て い ま す ご意見・ごご要望がございましたら下記までご連絡ください。
(https://www.fukuyama-u.com/ir-room/)。
(記谷 記)
Email : irwg@fukuyama-u.ac.jp

5