MyWeb Portal Office

行動ロスを想定したコスト削減例（導入活用例）

19.04版
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人物（企業例）

企業概要
従業員数：60名（営業 20名）
部門数 ：6部門+出先4

業

態 ：サービス産業

A社員（35歳）例
年収：約500万円
月収：約42万円
日給：約2.1万円
時給：約2,400円
分給：約40円

インフラ ：パソコン端末１台／人1

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MyWebの導入効果

情報の管理・配布にかかわる手間を省く・ペーパーレス・コピー、郵送コストの削減
・ファイリングスペースの省力化

情報遅れによる行動ロスを撲滅する●会議の場で初めて資料を読む→資料の理解で精一杯で行動につながらない●クレーム情報の報告不徹底による問題の深刻化→対応費用の増大、顧客の離反、悪評による風評被害●販売不振の状況の上司認識不足による対策遅れ→対策を打てばリカバリできた分の機会ロス2

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コスト削減モデル

行動ロス撲滅行動ロス原因分析
作業削減

機会ロス

・商談がピンチなのに報告遅れて敗退。うっそ～。
・報告書はカッコいいことだけ。聞けばﾎﾝﾈの泉湧くごとく。。。。
・新人営業次のアクション
どうしたら良いのか??
週に１回ロープレ。
だけど次の日からまた悶々と後始末・報告会議毎に微妙に違う資料を作成
・会議ばかりで大変これが長いんだ。。
・情報の再加工、報告ばかりで仕事するヒマがない

・重要顧客のクレームを担当営業が知らず顧客が激怒
・人が変わると同じ失敗を何度でも繰り返す

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コスト削減モデル

行動ロス撲滅1．会議関連は、ＭｙＷｅｂを使った一発情報共有で撲滅！
会議のたびに資料を作っていては、仕事するヒマありません。。。
報告書・資料・電子カタログをシェアする共通ライブラリを作りましょう。
会議の資料はライブラリで事前配布。
事前に読んでくることが重要です。（電子会議室や掲示板を使っても共有可能）

2．クレームは、ＭｙＷｅｂを使った迅速情報伝達で円満解決！
クレーム情報。現場からトップまで伝えるのに何日かかりますか？
お客様のクレームは早期発見、早期対処で円満解決です！！
●在席管理「伝言メモ」を携帯に飛ばして、素早い伝達しませんか？
●ワークフローで、クレーム情報の伝達をしませんか？
●失敗ライブラリで失敗事例の共有を図りましょう。

3．機会ロスは、ＭｙＷｅｂを使った報連相SpeedUPでクリア！
営業会議月１回ですか？ 日々の営業状況は把握できてますか？
営業報告を「日報管理」や「MyWebMail」で毎日やるクセをつけてもらいましょう。
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コスト削減モデル

行動ロス撲滅会議/提案書/見積資料作成・集計・遠隔地の各支店とのFax･･･日々の業務作業の時間例①毎週の販売会議のための報告資料を作成：240時間／月（20人× 4回/月×3H/回として）②受注件数や受注金額を担当者別にＥＸＣＥＬに入力 ： 24時間／月（1人×4回/月×6H/回として）③週一しか上司チェックが出来ないことによる行動ロス：200時間／月（20人×0.5H×20日/月として）④各支店に配布・Faxする手間： 13時間／月（4支店×5分/回×40件/月として）⑤後で検索できるようにファイリングする手間： 3時間／月⑥販売会議での時間：160時間／月（20人×4回/月×2H/回として）⑦見積や提案書作成：450時間／月（20人×15回/月×1.5H/日として）…etc
1,090時間×2,400円として＝2,616,000円/月

掲示板、ライブラリ 、日報管理機能などで代用①日報管理機能を使ってXML/CSV出力＋加工！ ： 40時間／月（20人×4回/月×0.5H/回として）②日報管理機能を使ってXML/CSV出力＋加工！ ： 2時間／月（1人×4回/月×0.5H/回として）③日報管理機能を使ってチェック！
：－④⑤掲示板・ライブラリ・日報管理 機能で共有！ ： 1.5時間／月⑥掲示板機能で会議前日に資料を配布して、事前に家出読んでくる！！
⇒会議時間短縮！！
：120時間／月（20人×4回/月×1.5H/回として）⑦ライブラリなどに登録してある雛型を基に作成！！
⇒作成時間短縮縮！！
：300時間／月（20人×15回/月×1H/日として）※上記内容は一例です。導入によって、紹介のコスト削減を保証するもの
ではございませんので、予めご了承下さい。

463.5時間×2,400円として＝1,112,400円/月
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コスト削減への期待効果
社員：3.5人分／月 or パート：10人分／月の人件費！？

約1,500,000 円／月 程度のコスト削減！！！

ポイント： Change the Rule
グループウェアを使うことでコストが下がるのではありません。

グループウェア導入に合わせて、仕事のやり方を変えることでコスト削減が実現します。
だから会社のルールも、あわせて見直してみて下さい。
※上記内容は一例です。導入によって、紹介のコスト削減を保証するものではございませんので、予めご了承下さい。

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コスト削減への期待効果

大切なことは行動ロスを減らして、失っている利益を取り戻すこと。
そのために、MyWebを使って行動のスピードアップを実現してください。

まだまだあります！
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１－回覧・支店とのやり取り①
現状

社内でのお知らせ等を、各部門毎に紙で回覧している

社内通達等は、MyWebの『掲示板』機能を使ってお知らせ！
毎月 約１６H
部門数コピー

５分／回

部門へ配布

１０分／回

回覧回数

２０回／月

毎月 約１H
部門数コピー ０分▲約１５時間３７，６００円／月
お得部門へ配布０分『掲示板』に添付して投稿 ３分／回

回覧回数

２０回／月

→５分×１０分×２０回＝１０００分→３分×２０回＝６０分

１０００分×４０円＝４０，０００円

６０分×４０円＝２，４００円
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１－支店との情報のやり取り②
現状

支店・営業所とのやりとりは、ほとんどがFAXである

遠隔地とのやりとりは、MyWebの『掲示板』 （『ライブラリ』）機能を利用
毎月 約１３H
毎月 約２H
支店数

４支店

各支店にFAX

５分／回

FAX送信回数

４０件／月→４支店×５分×４０回＝８００分▲約１１時間３５，２００円／月
お得

８００分×４０円＝３２，０００円『掲示板』に添付して投稿 ３分／回
投稿回数

４０件／月

→３分×４０回＝１２０分
１２０分×４０円＝４，８００円※通信費 ６０秒１０円とすると・・・※通信費

１０円×４支店×５分×４０件＝８，０００円

０円

計４０，０００円※上記内容は一例です。導入によって、紹介のコスト削減を保証するものではございませんので、予めご了承下さい。

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１－回覧・支店とのやり取り③

掲示版
社内回覧

Web回覧

回覧に数日間必要

即座に全員が確認可能
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２－打ち合わせ①
現状打ち合わせ等を行うときには、全員のスケジュールを対面、電話等で確認して、会議室などは紙で予約管理をしている 。
※打ち合わせは３～４人のものを想定

予定調整は『スケジュール』機能で、会議室などの予約は『設備予約』で簡単予約！
毎月 約６H
毎月 約２０H
予定調整

１０分／回

管理している紙の場所まで移動し、予約状況を確認して予約

５分／回

平均打ち合わせ回数

８回／月

同様の打ち合わせ

１０組／月▲約１４時間３８，４００円／月
お得『スケジュール』を中心にした予定調整
２分『設備予約』で状況確認・予約
１分／回
平均打ち合わせ回数８回／月
同様の打ち合わせ回数
１０組／月→（２分＋１分）×８回×１０組＝２４０分→（１０分＋５分）×８回×１０組＝１２００分

２４０分×４０円＝４，８００円

１２００分×４０円＝４８，０００円※上記内容は一例です。導入によって、紹介のコスト削減を保証するものではございませんので、予めご了承下さい。

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２－打ち合わせ②

スケジュール
電話等でｽｹｼﾞｭｰﾙ調整

Webでｽｹｼﾞｭｰﾙを確認・調整

２月２０日のＰＭ３：００から会議です。
都合は？

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２－打ち合わせ③

設備予約
かんたんWeb予約

電話等で予約調整

会議室の予約をお願いしたいんだけど13

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３－社内申請①
現状

社内申請は、書類棚から申請書をひっぱり出してきて、必要事項を記入して、担当部署に申請している。
申請フォーマットは『ライブラリ』から必要分だけダウンロード。デー
タで直接記入して、そのまま『ワークフロー』に添付して申請・決裁。
毎月 約４０H

毎月 約８４H
書類棚から持ち出し３分／回

記入

１０分

提出

３分／回

担当部署が内容確認・決裁

５分

月の申請回数

４回／月

社員数

６０人

『ライブラリ』からダウンロード １分／回

▲約４４時間
１０５，６００円／月
お得記入

５分

『ワークフロー』で申請

１分／回

担当部署が内容確認・決裁

３分

月の申請回数

４回／月

社員数

６０人

→（１分＋５分＋１分＋３分）×４回×６０人＝２４００分→（３分＋１０分＋３分＋５分）×４回×６０人＝５０４０分

２４００分×４０円＝９６，０００円

５０４０分×４０円＝２０１，６００円※上記内容は一例です。導入によって、紹介のコスト削減を保証するものではございませんので、予めご了承下さい。

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３－社内申請②

ライブラリ
紙で保管

Web保管

各部門で書類を保管

最新情報・ﾌｫｰﾏｯﾄを全員共有
提案書雛形や見積例なども…
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３－社内申請③

ワークフロー
電話・紙等で申請

かんたんWeb申請

本社総務

電話

紙・ＦＡＸ

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その他にも・・・（４－伝言メモ）

在席管理
Webメモ

紙
南国は出かけております。
帰社しだいご連絡さしあげます。

さらに！
携帯へ「メモ」を自動メール転送
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その他にも・・・（５－業務日報）

日報管理
全て手作業
作成

かんたんWeb報告でちょうどよく共有

チェック
報告

返信
資個料人
作成集
計依
頼全体
資料作成

営業会議

集計

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