社会福祉法人和光福祉会個人情報保護管理規程
平成１８年１０月 １日
改正 平成１９年 ７月 １日
改正 平成２３年 ４月 １日
改正 平成２７年 ４月 １日
改正 令和 ２年 ７月 １日
第１章 総則（目的）第１条

この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、社会福祉法人和光福祉会（以下「福祉会」という。
）が保有する個人情報の適正な取り扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、福祉会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
なお、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平
成２５年法律第２７号）に基づく個人番号やその内容を含む個人情報に関しては、「特定個人情報等取扱規程」において、別途定めるところに従うものとする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。ただし、本人が死亡した後においてもその本人の情報を保存している場合及びその情報が同時に遺族等の生存する個人情報と関連がある場合には、個人情報と同様に取り扱うものとする。なお、以下の条文において、「個人情報」という場合は、特別の記載がない限り、第３号に定める「要配慮個人情報」及び第１１号に定める「匿名加工情報」を含んでいるものとする。
ア

当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音
声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）

イ

個人識別符号が含まれるもの（２）個人識別符号
次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。

ア

特定の個人の身体の特徴（ＤＮＡ、顔、虹彩、声紋、歩行の態様、手指の静脈、
指紋・掌紋等）を電子計算機の用に供するために変換した符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

イ

対象者ごとに異なるものとなるように役務の利用若しくは商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカード等の書類に記載された番号その他の符号であって、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの（旅券〔パスポート〕番号、基礎年金番号、免許証番号、住民票コード、個人
番号〔マイナンバー〕、各種保険証等）（３）要配慮個人情報
本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの記述が含まれるものをいう。
ア

本人の人種、信条又は社会的身分のこと

イ

本人の病歴や本人に対して医師等により行われた健康診断その他の検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたことウ

身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害
があること

エ

本人の犯罪の経歴

オ

犯罪により本人が害を被った事実があること

カ

本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたことキ

本人を罪を犯した少年又はその疑いのある少年として、少年の保護事件に関する手続きが行われたこと（４）個人情報データベース等
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
（５）個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。なお、この規程の対象となる
情報は、福祉会が保有するすべての個人情報であり、電子データ、印字データの別を問わない。
（６）保有個人データ
福祉会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。

（７）本人
個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
（８）職員等
福祉会の組織内にあって直接又は間接に福祉会の指揮監督を受けて業務に従事している者等をいい、雇用関係にある職員（正職員、契約職員、嘱託職員、パート職員等）
のみならず、理事、監査役、監事等の役員や派遣職員等も含まれる。
（９）代理人等
障害や認知症等により本人が判断できないとき、本人の権利を代弁し判断を行う者
で、代理人・法定後見人など利用契約を代理したもの又は契約時の身元引受人をいう。
（10）匿名化
個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する
情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
（11）匿名加工情報
次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて、当該各号に定める措置を講じて匿名化を図った情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
①

第１項第１号のアに該当する個人情報
当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）②

第１項第１号のイに該当する個人情報
当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。
）。
（福祉会の責務）
第３条

福祉会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第２章 個人情報の利用目的の特定等（利用目的の特定及び変更）
第４条 福祉会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
２

福祉会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。

３ 福祉会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（事業ごとの利用目的等の特定）第４条の２

福祉会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報の使用に係る同意書」を作成するものとする。
（利用目的による制限及び例外）
第５条 福祉会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 福祉会は、合併その他の事由により他の事業者等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本
人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１）法令に基づくとき。
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
４

福祉会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第３章 個人情報の取得の制限等（取得の制限）第６条 福祉会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 福祉会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個
人情報を取得してはならない。
（１）法令に基づくとき。
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（５）当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公にされているとき。
（６）本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得するとき。
（７）第９条第２項各号に掲げる場合において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき。
３ 福祉会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき。
（２）法令等の規定に基づくとき。
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（４）所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
（５）争訟、選考、相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき、又は事業の性質上本人から取得したのでは事業の適正な執行に支障が生じると認められるとき。
（６）出版、報道等により公にされているとき。
４

福祉会は、前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。

（取得に際しての利用目的の通知等）
第７条

福祉会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している

場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２

福祉会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。

３ 福祉会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
４ 前３項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより福祉会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合（４）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
第４章 個人データの適正管理（個人データの適正管理）
第８条

福祉会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 福祉会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３ 福祉会は、個人データの安全管理のため、組織的、物理的、技術的な安全管理措置を行うものとする。
４

保管期限を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報は速やかに廃棄するものとする。また、個人情報の廃棄にあたっては、外部に漏洩しないよう、
印字データについてはシュレッダー処理、電子データについてはデータ消去を行うものとする。なお、廃棄を外部業者に委託する場合は、外部業者が確実に廃棄したことを確認す
るものとする。
５ データ入力等のため、個人情報の取り扱いの全部又は一部を外部業者に委託する場合、委託先の個人情報管理が適切かどうか確認した上、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利用の禁止、業務終了後の個人情報の消去及び媒体の返還、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を設けるものとする。なお、長期間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報管理の状況について確認・監督を行い、必要に応じて指導・契約の見直しを行うものとする。
第５章 個人データの第三者提供（第三者提供の制限）

第９条 福祉会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
（１）法令に基づくとき。
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）福祉会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合（３）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらか
じめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合
３

福祉会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

（第三者提供する際の記録）
第９条の２

福祉会は、個人データを第三者に提供したときは、次に掲げる事項に関する記録を作成するものとする。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号又は第２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
（１）前条第１項の本人の同意を得た事項（２）当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項（４）当該個人データの事項
２ 前項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成するものとする。
３ 第１項の記録は、その作成日から３年間保存するものとする。

（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第９条の３

福祉会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行うものとする。ただし、当該個人データの提供が第９条第１項各号又は第２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理者の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理者）の氏名（２）当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２

福祉会は、前項による確認を行ったときは、次に掲げる事項に関する記録を作成する
ものとする。

（１）本人の同意を得た事項（第５条第２項における事業者等以外の第三者から個人デー
タの提供を受けた場合を除く。
）（２）第１項各号に掲げる事項（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項（４）当該個人データの事項
３

前項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成するものとする。

４ 第２項の記録は、その作成日から３年間保存するものとする。
（オプトアウトによる第三者提供の原則）
第９条の４ 個人データ（要配慮個人情報を除く。
）について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき、そして、個人情報保護管理委員会に届け出ているときは、第９条第１項の規定にかかわらず、当法人は当該個人データを第三者に提供することができるものとする。
（１）第三者への提供を利用目的とすること（２）第三者に提供される個人データの項目（３）第三者への提供方法（４）本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止する
こと（５）本人の求めを受け付ける方法
２

前項の第二号、第三号及び第五号の事項を変更する場合は、変更する内容について、
あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護管理責任者及び個人情報保護管理委員会に届け出るものとする。

（外国にある第三者への提供の制限）
第９条の５

外国にある第三者に個人データを提供する場合は、第９条第１項の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ、外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を取得するものとする。
第６章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止（本人への周知等）
第１０条

福祉会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くものとする。
（１）福祉会の名称（２）すべての保有個人データの利用目的（第７条第４項第１号から第４号までに該当する場合を除く。
）（３）第１３条第１項、第１５条第１項又は第１６条第１項若しくは第２項の規定による求めに応じる手続（別に定める規定等により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。
）（４）前３号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取り扱いの確保に関し必要な事項（本人への通知等）
第１１条

福祉会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合（２）第７条第４項第１号から第４号までに該当する場合
２

福祉会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

（開示の請求）第１２条

本人は、福祉会に対し、福祉会の職員等が作成し、又は取得した文書等であって､組織的に用いるものとして、福祉会が保有しているもの（新聞、雑誌、書籍その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。以下「請求対象文書」という。
）に記録されている、当該本人が識別される保有個人データの開示を請求すること（以下「開示請求」という。
）ができる。
２

保有個人データの開示請求は、本人に代わって、未成年者若しくは代理人等によって行うことができる。
（開示）第１３条 福祉会は、前条第１項の規定による保有個人データの開示請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき。
（２）個人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する保有個人データであって、開示することにより、事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
（３）調査、争訟等に関する保有個人データであって、開示することにより、事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
（４）開示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害す
るおそれがあるとき。
（５）和光市その他関係機関との間における協議、協力等により作成し、又は取得した保有個人データであって、当該機関が開示することに同意しないとき。
（６）未成年者又は代理人等による開示請求がなされた場合であって、開示することが当該未成年者又は代理人等の利益に反すると認められるとき。
２

福祉会は、前項の規定による開示請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

３

福祉会は、本人からの開示請求等に対応するため、次に掲げる内容を含む手続について規定し、当該規定をあらかじめ公表するものとする。なお、開示等の請求の受付等については、障害等のある者にも配慮するものとする。

（１）各種の保有個人データの開示等を請求する場合の請求方法（２）開示等に係る手数料の額（３）開示等の方法及び開示等の請求に応じない場合の対応について（保有個人データの存否に関する情報）
第１４条

開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人データが存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、福祉会は、当該保有個人デー
タの存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
（訂正等）
第１５条

本人は、福祉会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。
）

を請求することができる。
２

福祉会は、前項の規定による訂正等の請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して法令等の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。

３

福祉会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。

（利用停止等）第１６条

本人は、福祉会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第５条の規定に違反して取り扱われているとき又は第６条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下「利用停止等」という。
）を請求することができる。
２

福祉会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人デー
タの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３

本人は、福祉会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第９条第１項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。

４

福祉会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合
その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

５

福祉会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第３項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

（理由の説明）
第１７条

福祉会は、第１１条第２項、第１３条第２項、第１５条第３項又は第１６条第５項の規定により、本人から求められ又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合
は、本人に対し、その理由を説明することとする。
（異議の申出）第１８条

第１１条における利用目的を通知しない旨の決定、第１３条における開示しない旨の決定、第１５条における訂正等を行わない旨の決定又は第１６条における利用停止等を行わない旨の決定及び第三者への提供停止を行わない旨の決定について異議があるときは、本人は、福祉会に対して書面により異議の申出（以下「異議申出」という。
）
ができる。
２

前項の異議申出は、前項の決定があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内に行うものとする。

３

第１項の異議申出があった場合は、福祉会は、当該異議申出のあった日から原則として１４日以内に対象となった決定について再度の検討を行なった上で、当該異議申出についての回答を書面により行うものとする。

４

福祉会は、やむを得ない理由により、前項に規定する期間内に異議申出に対する回答を行うことができないと認められる場合には、３０日以内に行うよう努めるものとする。

５

第３項及び前項に定める異議申出に対する回答は、別に定める苦情解決に関する規程により行うものとする。
第７章組織及び体制（個人情報保護管理者）
第１９条

福祉会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、福祉会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、特別養護老人ホーム和光苑 苑長とする。
３

個人情報保護管理者は、理事長の指示及びこの規程の定めに基づき、個人情報保護管理委員会の開催、適正管理対策の実施、職員等に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。

４

個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し
又は改善を行うものとする。

５

個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を、各事業を分掌する職員等に委任することができる。

（個人情報保護管理委員会）
第１９条の２

福祉会における個人情報保護管理に関する意思決定機関として、個人情報保護管理委員会を設置する。

２

委員長は個人情報保護管理者とし、副委員長は老人保健施設ナーシングホーム和光
施設長とする。委員については、個人情報保護管理者が委嘱した者とする。

３

個人情報保護管理委員会は、個人情報保護管理に関する計画立案、指示、取り扱い規則の策定、セキュリティ対策の実践等、必要な取り組みを行う。
４ 個人情報保護管理委員会は、個人情報に関する基本方針を定め、これを公表する。
（開示請求者からの紹介対応等）
第１９条の３

個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示・訂正、追加、削除、利用停止等の請求等、苦情及び紹介の受付窓口については、個人情報保護管理委員会とする。
（苦情対応）
第２０条 福祉会は、個人情報の取り扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の窓口は、個人情報保護管理委員会とする。
３ 苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とするものとする。
４

個人情報保護管理者は、苦情対応の業務を職員等に委任することができる。その場合は、あらかじめ職員等を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。

５

前４項のほか同条に必要な事項は、別に定める苦情解決に関する規定によるものとする。

（職員等の義務）
第２１条

福祉会の職員等又は職員等であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２

職員等は、採用時にこの規程及びその他個人情報保護管理に関する規則等を遵守する

旨の誓約書を法人に提出するものとする。また、退職時においても、在職中に得た個人情報を漏洩しない旨の誓約書を提出するものとする。
３

この規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員等は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

４

個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく理事長及び個人情報保護管理委員会に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

（教育・研修）
第２２条

個人情報保護管理者は、職員等に対し、個人情報の管理について理解を深め、

個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育・研修を行うものとする。
２

個人情報保護管理者は、ボランティア、実習生等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取り扱いを行うよう指導・監督する。
（監査）
第２３条

福祉会の監事は、法人内における個人情報管理の適切性について、適宜監査を行う。
２

監査を行った場合、監事は監査結果を監査対象部門及び個人情報保護管理委員会に伝達する。
３

監査対象部門は、監査結果に基づき、速やかに改善措置を実施し、結果を監事及び個

人情報保護管理委員会に報告する。
（情報漏えい事案等への対応）
第２４条 個人データの漏えい、滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。
）の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応については、別に定めるマニュアルに規定こととする。
また、個人情報保護管理責任者の責任により以下の対応を行うこととする。
（１）被害の拡大の防止（２）事実関係の調査、原因の究明（３）影響範囲の特定（４）再発防止策の検討・実施（５）影響を受ける可能性のある本人への連絡等（６）事実関係、再発防止策等の公表（７）関係各所への報告
第８章 匿名加工情報の作成、取扱、管理等（匿名加工情報の作成等）
第２５条

匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするため、次に掲げる基準に従い、当該個人情報を加工する。
（１）個人情報に含まれる特定の個人を識別することができる記述等の全部又は一部を削除すること（２）個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（３）個人情報と、当該個人情報に措置を講じて得られる情報とを連結する符号、記述等を削除すること

（４）その他法令に準じた措置をとること（匿名加工情報の安全管理等）
第２６条

福祉会は、匿名加工情報を作成したときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに前条に規定により行った加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために、加工方法等情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定める等、これらの情報の安全管理のための措置を講じるものとする。
２

前項の匿名加工情報の安全管理措置については、第８条、第１９条及び第１９条の２の規定を適用し、徹底管理を行うものとする。

３

福祉会は、匿名加工情報を作成したときは、その安全管理のための措置、苦情の処理
その他の当該匿名加工情報の適正な取り扱いを確保するために必要な措置を講じ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとする。

４

匿名加工情報の作成及び安全管理措置に係る相談、苦情等については、第１９条の３に規定する相談窓口で取り扱うものとする。

（匿名加工情報の第三者提供）
第２７条

福祉会は、匿名加工情報を作成して当該匿名加工情報を第三者に提供するときは、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目
及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示する。
２

福祉会は、匿名加工情報を作成して自ら当該匿名加工情報を取り扱うにあたっては、
当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該匿名加工情報を他の情報又は削除された記述その他の情報等と照合しないものとする。
第９章 雑則（この規程への違反）
第２８条

この規程への違反が明らかになった場合、福祉会は社会福祉法人和光福祉会就業規則（以下「就業規則」という。）の定めに従い、違反を行った職員等を懲戒処分の対象とする。ただし、業務上の過失によるものはこの限りではない。
（他の制度との調整等）
第２９条

法令等の規定により、福祉会に対して保有個人データの開示等の請求その他これに類する請求ができる場合は、その定めるところによる。
（その他）

第３０条 この規程の実施に必要な事項は、別に理事長が定める。

附

則

本規程は、議決の日より施行し、平成１８年１０月１日より適用する。
附則

本規程は、議決の日より施行し、平成１９年７月１日より適用する。
附則

本規程は、議決の日より施行し、平成２３年４月１日より適用する。
附則

本規程は、議決の日より施行し、平成２７年４月１日より適用する。
附則

本規程は、議決の日より施行し、令和２年７月１日より適用する。
【全面改定】
補足：第２条第１項（４）

個人情報データベース等から除外されるものについて

利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして次のいずれにも該当するもの。
①

不特定かつ多数の者に販売することを目的として発行されたものであって、かつ、その発行が法又は法に基づく命令の規定に違反して行われたものでな
いこと。
②

不特定かつ多数の者により随時に購入することができ、又はできたもので

あること。
③

生存する個人に関する他の情報を加えることなくその本来の用途に供しているものであること。
補足：第２条第１項（６） 保有個人データから除外されるものについて①

当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの。
②

当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの。
③

当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの。
④

当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
なお、６ヵ月以内に消去する短期保有データについては、保有個人データに含めることとし、開示、利用停止等の対象とする。
補足：第２条第１項（１１）、第２５条、第２６条、第２７条 匿名加工情報について
匿名加工情報の活用例（匿名加工情報の活用）
介護事業（介護予防を含む）の改善に役立てる事が可能になるため、下記項目の情報に適切な加工を行い、匿名加工情報として継続して匿名加工後のデータを第三者へ提供することができる。
（項目）作成及び提供する匿名加工情報に含まれる情報の項目は下記のとおり。
・施設入所時に必要な申込書
・かかりつけ医からの診断書・認定調査票・薬剤情報
・入所中情報(血圧、食事、処方内容など)等（加工）
上記のデータのうち、本人特定につながる可能性のある以下の情報は以下のとおり加工する。
・氏名、電話番号、保険証に関する番号 → 全て削除
・生年月日 → 生年に変換
・住所 → 都道府県及び市町村より詳細な情報は削除（匿名加工情報の提供方法）
暗号化及びパスワードにより保護されたデータを電子的な手段を用いて転送、または暗号化されたデータを DVD や Blu-ray Disc 等の記録媒体に記録し、送付する。
（匿名加工情報の安全管理）
作成した匿名加工情報は、第三者提供後速やかに削除し、福祉会で匿名加
工情報を保管あるいは利用をしない。
（匿名加工情報における問い合わせ窓口）
個人情報保護管理委員会
補足：第５条第２項 事業者等について

事業者等には、「社会福祉法人」、「個人情報取扱事業者」や「匿名加工情報取扱事業者」が含まれる。なお、個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
① 国の機関② 地方公共団体③ 独立行政法人等（独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５９号）第２条第１項 に規定する独立行政法人等をいう。
）④

地方独立行政法人（地方独立行政法人法（平成１５年法律第１１８号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう。）

補足：第８条第３項 安全管理措置について
人的安全管理措置〔教育・研修〕
個人情報保護管理責任者は、職員等にこの規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。また、職員等は、個人情報保護管理責任者が主催する教育を受けるものとする。
物理的安全管理措置〔機器及び電子媒体等の盗難等の防止〕福祉会は、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
①

個人データを取り扱う機器、電子媒体又は文書・書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫・部屋等に保管する。
②

個人データを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
③

個人データを取り扱う情報システムは、外部ネットワークから遮断された専用のパソコンに限り、業務において使用しない際には、施錠できるキャビ
ネット・書庫・部屋等に保管する。
〔電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止〕福祉会の職員等が、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等を持ち運ぶ場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
技術的安全管理措置〔アクセス者の識別と認証〕
福祉会は、機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウン

ト制御）により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する
職員等を識別・認証するものとする。
〔外部からの不正アクセス等の防止〕福祉会は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
①

個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に

保持する。
②

個人データを取り扱う機器等にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態とする。
〔情報システムの使用に伴う漏えい等の防止〕福祉会は、メール等により個人データの含まれるファイルを送信する場合に、当該ファイルへのパスワードを設定するものとする。
補足：第９条 第三者提供について
個人データの授受に関する第三者提供記録について、本人は開示請求をすることができる。
補足：第９条の４ オプトアウトについて「オプトアウト」とは、個人情報を第三者提供するにあたって、その個人情報を持つ本人が反対をしない限り、個人情報の第三者提供に同意したものとみなし、第三者提供を認めることをいう。なお、「オプトイン」とは、本人が事前許諾した個人情報だけを第三者提供することをいう。

（保有個人データの開示等）
第１１条

福祉会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の請求があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）福祉会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合
２

開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の請求をした者の同意があるときは、書面以外の方法（電磁的形式）により開示をすることができる。

３

保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。なお、不開示の決定の通知においては、その理由を書面又は口頭により説明するものとする。

４

他の法令の規定により、本人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。

（保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等）
第１２条 福祉会は、本人から､当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、書面又は口頭により、当該保有個人データ訂正、追加又は削除の請求があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を、請求をした者に対し、書面により通知するものとする。
２

福祉会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去の請求があったときは、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、その内容を、請求をした者に対し、書面により通知するものとする。

（第三者提供をする際の記録）
第２１条

福祉会は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を作成するものとする。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号に該当する場合又は同条２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２

第三者に個人データの提供をする場合の記録の作成方法は、文書、電磁的記録又はマ
イクロフィルムを用いて作成する方法によるものとする。

３

前項の記録は、次項又は第５項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供をした都度、速やかに作成するものとする。

４

第２項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（法第２３条第２項から第４項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。
）をしたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。

５

第２項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。

６

前条に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は別紙３の「個人データ提供記録簿」に以下の事項を記録するものとする。

① 本人の同意を得ている旨②

当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）③

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項④ 当該個人データの項目
７

前項の記載事項のうち、第２項から第５項までの方法により作成した記録（保存している場合に限る。
）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。

９

福祉会は、第６項から前項までの規定により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。
場合

保存期間

① 本人を当事者とする契約書等に基づく

最後に当該記録に係る個人データの提供を

個人データの提供の場合行った日から起算して１年を経過する日までの間② 個人データを継続的に若しくは反復し最後に当該記録に係る個人データの提供をて提供する場合行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第２２条

福祉会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第２０条第１項各号に該当する場合又は同項２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
①

当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の指名② 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２

福祉会は、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う
事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。
場合① 前項１号に該当する事項

方法
個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法② 前項２号に該当する事項

個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法
その他の適切な方法

３

前項にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して前項の方法による確認（当該確認について記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。
）
を行っている事項の確認を行う場合は、当該事項の内容と当該提供に係る確認事項の内容が同一であることの確認を行う方法によるものとする。

４

福祉会は、前３項に基づく確認を行ったときは、以下の区分に応じて以下の事項を記録するものとする。

（１）法第２３条第２項から第４項までの方法により個人データの提供を受けた場合（別紙４－１の「個人データ受領記録簿」に記録するものとする。）①

個人データの提供を受けた年月日②

当該第三者の氏名又は名称③

当該第三者の住所④

当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足

りる事項
⑦

当該個人データの項目⑧

法第２３条第４項に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨（２）前条に基づく本人の同意を得て第三者に提供した場合（別紙４－２の「個人データ
受領記録簿」に記録するものとする。）①

本人の同意を得ている旨②

当該第三者の氏名又は名称③

当該第三者の住所④

当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦

当該個人データの項目（３）個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合（別紙４－３の「個人データ受領記録簿」に記録するものとする。）①

当該第三者の氏名又は名称②

当該第三者の住所③

当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名④

当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑤

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑥

当該個人データの項目

５ 前項各号の記載事項のうち、既に作成した記録（保存している場合に限る。
）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
６

第４項の記録は、次項又は第８項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。

７

第４項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（第２０条第２項から第５項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。
）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。

８

第４項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人

データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
９

福祉会は、第４項又第５項により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。
場合

保存期間

① 本人を当事者とする契約書等に基づく

最後に当該記録に係る個人データの提供を

個人データの提供の場合行った日から起算して１年を経過する日までの間② 個人データを継続的に若しくは反復し最後に当該記録に係る個人データの提供をて提供する場合行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間

（開示請求の方法）
第１４条 第１２条第１項の規定に基づき開示請求をしようとする者は、福祉会に対して、別に定める保有個人データ開示等請求書を提出するものとする。
２

開示請求をしようとする者は、福祉会に対して、自己が当該開示請求に係る保有個人
データの本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類を提出し、又は提示するものとする。

３

福祉会は、本人に対し、開示請求に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、福祉会は、本人が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。

４ 福祉会は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは､開示請求をした者（以下「開示請求者」という。
）に対し、相当の期間を定めてその補正を求めることとし、開示請求者が補正を行わない場合には、当該開示請求に応じないことができる。
（手数料）
第１５条

福祉会は、第１１条第１項の規定による利用目的の通知又は第１２条第１項の規定による開示請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２

福祉会は、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めることとする。

（開示請求に対する決定）
第１６条

福祉会は、開示請求があった日から原則として１０日以内に、開示請求者に対して、開示請求に係る保有個人データの全部若しくは一部を開示する旨の決定又は開示しない旨の決定（第１８条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有個人データが記録された請求対象文書を保有していないときの当該決定を含む。
）をす
るものとする。ただし、第１４条第４項の規定により、補正を求めた場合にあっては、
当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 福祉会は、前項の決定（以下「開示決定等」という。）をしたときは、開示請求者に対し、遅滞なく書面によりその旨通知するものとする。
３

福祉会は、やむを得ない理由により、第１項に規定する期間内に開示決定等をすることができないと認められる場合には、３０日以内に決定するものとする。

４

福祉会は、第１項の規定により開示請求に係る保有個人データの全部又は一部を開示しないときは、開示請求者に対し、第２項に規定する書面によりその理由を示すものとする。

５

福祉会は、開示決定等をする場合において、当該決定に係る保有個人データに福祉会以外の者との間における協議、協力等により作成し、又は、取得した保有個人データがあるときは、あらかじめ、これらの者の意見を聴くことができる。

（開示の方法）第１７条

保有個人データの開示は、保有個人データが記録された請求対象文書の当該保有個人データに係る部分につき、文書、図画又は写真にあっては閲覧若しくは視聴又は写しの交付により、フィルムにあっては視聴又は写しの交付により、磁気テープ、磁気ディスク等にあっては視聴、閲覧、写しの交付等で適切な方法により行う。
２

前項の視聴又は閲覧の方法による保有個人データの開示にあっては、福祉会は、当該個人情報が記録された請求対象文書の保存に支障が生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、当該保有個人データが記録された請求対象文書の写しにより開示することができる。