取引業者各位
今般、国立病院機構職員による取引業者との癒着に起因する倫理規程違反等の事案を受け、令和４年３月３０日付国立病院機構本部より、以下のとおり再発防止策が示されたので、当院においても、これを遵守し公正かつ公平な契約手続きに努める所存です。
そこで、取引業者各位におかれましても、皆様方の協力も必要不可欠となっておりますので、当機構（病院）が取り組んでいる再発防止策に関し、ご理解とご協力をお願いいたします。仮に、今後、機構職員と結託して不正な行為が行われた場合は、当該職員の処分のみに留まらず、貴社に対しても指名停止等のペナルティーが科されることとなりますのでご承知おきください。
豊橋医療センター 院長

取引業者との不適切行為に係る再発防止策
本件は、取引業者と１対１でのやり取りを許す環境、病院内での点検不足、上司が部下の担当者任せにしていたことなどが要因であり、次の再発防止策を講じる。

Ⅰ 取引業者との接し方に関する基本ルールの徹底
・ 「取引業者との間で守るべきルール（ポイント）」を職員に配布し、取引業者からの供応接待等の禁止事項や取引業者から不当な働きかけに応じてはならないことなどを周知 【別添】
・ 取引業者との接し方に特化した研修を設け、e-learning 等で全ての事務職員を対象に実施し、受講状況の確認を行う。

Ⅱ 他の職員が確実に業者とのやり取りを確認できる体制
・ 取引業者とのやり取りは、可能な限り必要最小限にとどめること
・ 取引業者との対面でのやり取りは、必ずオープンな場所で複数職員で行うこと
・ 取引業者とのメールでのやり取りは、職員個人に割り振られたメールアドレスは使用せず、必ず、他の職員も閲覧可能な係や課に割り振られたメールアドレスを用いて行うこと
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・ 取引業者との電話でのやり取りは、必ず他の職員にも聞こえる場所で行い、やり取り内容を速やかに上司等に報告・共有を行うことを明確化

Ⅲ 特に重視すべき取引状況は病院幹部が必ず確認する体制
・ 契約審査委員会は、取引業者別の支払額や少額随契の契約業者の確認、競争性の阻害(不正)が疑われる取引の有無の点検を確実に行うこと。また、競争性の阻害(不正)が疑われる取引があった場合には必要な調査を行うこと・ 特に、取引額が急増している業者、取引が長期に渡る業者、多額の取引がある業者及び同一業者に契約が偏っている場合には、契約手続の適切性について必ず確認を行うこと
・ 年間調達（契約）スケジュールを活用し、契約事務の進捗状況を定期的に点検し、必要に応じてスケジュールの見直し等を行うことを徹底

Ⅳ 上司が部下の契約手続の適正性を必ず確認する体制
・ 上司は、契約事務担当者の取引業者とのやり取り状況や関係性、契約事務手順などが適正かどうか必ず確認したうえで決裁を行うことを徹底※ 契約事務手順などの点検には、会計規程等の他、契約に関する業務フロー、随意契約指針、一者応札改善指針の他、書面監査における自己評価チェッ
クシートを活用・ 契約事務担当者任せにすることなく、日ごろから、年間調達（契約）スケジュールを活用し、契約事務担当者の契約事務業務の進捗状況を点検し、必要に応じてスケジュールの見直し等を行うことを徹底

Ⅴ 取引業者に対しても契約事務ルールの遵守を改めて徹底
・ 取引業者に対して、職員からの不正な求めに応じた場合には指名停止にもなり得ることを改めて周知し、不正な求めがあった際には必ず他の職員等に通報してもらうことなどを記載した書面を交付すること2

【 別 添 】

取引業者との間で守るべきルール（職員の皆様へ）

１ 取引業者は利害関係者です。
契約業務に携わる職員及び過去３年間に携わったことのある職員にとって、契約の締結や申し込みを行う可能性のある事業者は利害関係者です。
「国立病院機構職員の倫理に関する規程」では、利害関係者との間において、原則、次の行為が禁止されており、違反行為は懲戒処分等の対象です。
・ 金銭、物品又は不動産の贈与を受けてはならない。
・ 金銭の貸し付けを受けてはならない。
・ 無償で物品又は不動産の貸し付けを受けてはならない。
・ 無償でサービス（役務）の提供を受けてはならない。
・ 未公開株式を譲り受けてはならない。
・ 酒食等のもてなし（供応接待）を受けてはならない。
・ 共に麻雀等の遊技・ゴルフ・旅行をしてはならない。
・ 利害関係者に要求して、第三者に上記の行為をさせてはならない。
なお、契約に携わる（携わった）職員であるかどうかに関わらず、利害関係者に該当しない事業者等であっても、社会通念上相当の程度を超え供応接待等を受けることは禁止されています。また、取引業者から私的に物品を購入したり役務を依頼することや、たとえ割り勘であっても取引業者と飲食を共にすることは、業務の公正さに対する誤解を招きます。いずれも慎んでください。

２ 取引業者との応接は、１人で行うことなく、必ず複数職員で対応してください。
取引業者に便宜を図る不正な行為（取引業者からの働きかけに応じる場合を含む）は、日ごろから、契約担当者一人で取引業者と応接していることにより起きています。
取引業者との応接は、可能な限り必要最小限にとどめ、応接する場合は、必ず、応接内容を複数職員で共有する形で実施してください。
●対 面 → オープンな場所で、必ず複数職員で行う。
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●メール → 職員個人に割り振られたメールアドレスは使用せず、必ず、他の職員も閲覧可能な係に割り振られたメールアドレスを用いて行う。
●電 話 → やり取りは必ず他の職員にも聞こえる場所で行い、やり取り内容を速やかに上司等に報告・共有する。
また、上司は、契約事務担当者の取引業者とのやり取りや契約事務手続き等の適正性を必ず確認したうえで決裁してください。

３ 取引業者に便宜を図る行為（取引業者からの働きかけに応じた場合を含む）は、刑事罰の対象になり得ます。厳に慎んでください。
取引業者に対して、職務上知ることのできる非公開又は公開前の情報（＊）を漏らしたり（取引業者からの依頼に応じた場合を含む）、他社の見積もり（相見積もり）を依頼するなどの行為は、特定の取引業者への恣意的な発注につながるおそれがある行為であり、いわゆる「官製談合防止法」に基づく刑事罰の対象となり得ます。
日ごろから無理な依頼に対応してもらっているなどの取引業者であったとしても、このような行為は厳に慎んでください。
＊ 予定価格，入札価格，見積価格，契約単価，取引情報，納品書など

４ 取引業者に他社の見積書を提示してはいけません。
特定の取引業者への恣意的な発注につながるおそれがあります。
随意契約における価格交渉は、徴取した複数の見積書のうち最も安価な見積もりを提出した業者と行ってください。

５ 取引業者に他社の見積書（相見積もり）を依頼してはいけません。
複数の見積書を揃えるために、特定の取引業者から自社と他社の見積書（相見積もり）を徴取したとしても競争性は働きません。
見積書は、複数社それぞれから徴取してください。

６ 取引業者から得た仕様内容をそのまま仕様書として活用してはいけません。
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取引業者から得た仕様内容をそのまま仕様書として活用してしまうと、当該取引業者への恣意的な発注につながるおそれがあります。
取引業者から提供してもらったカタログ等を参考として作成する場合であっても、仕様書の内容が競争性、公平性及び透明性が担保されたものとなっているか（特定の取引業者を優遇したものとなっていないか）について、複数の職員で構成された委員会等において確認してください。

７ 発注を行った職員一人で検収を行ってはいけません。
発注を行った職員が、取引業者と共謀した架空取引を疑われてしまいかねません。
検収は、発注した職員以外を含む複数職員で行い、それぞれの職員が直接確認し、責任をもってサイン（又は押印）してください。

８ 取引業者から不当な働きかけがあった場合や、そのようなことを見聞きした場合は、速やかに上司に相談・報告してください。
相談・報告を受けた上司は、内容を確認し、必要な措置を講じてください。

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