○国立大学法人埼玉大学法人文書管理規則
平成23年４月28日
規 則 第 ２ 号
改正

平 成 24 . 9 .28
令 和 ４ . 9 .2 9

24規 則 3 4４ 規 則 13

令 和 ４ . 3 .17

３ 規 則 40

（趣旨）第１条

こ の 規 則 は 、 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 法 律 （ 平 成 21年 法 律 第 66号 。 以 下「 法 」 と い う 。） 第 13条 第 １ 項 の 規 定 に 基 づ き 、 国 立 大 学 法 人 埼 玉 大 学 （ 以 下 「 本学 」 と い う 。） に お け る 法 人 文 書 の 適 正 な 管 理 に 関 し 、 必 要 な 事 項 を 定 め る 。
（定義）
第２条

この規則において「法人文書」とは、本学の役員及び教職員（以下「教職員 等 」 と い う 。） が 職 務 上 作 成 し 、 又 は 取 得 し た 文 書 （ 図 画 及 び 電 磁 的 記 録 （ 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で
作 ら れ た 記 録 を い う 。） を 含 む 。 以 下 同 じ 。） で あ っ て 、 本 学 の 教 職 員 等 が 組 織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
２

この規則において「教育・研究関係文書」とは、前項に規定する文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。

３

この規則において「法人文書ファイル等」とは、本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する 法 人 文 書 （ 保 存 期 間 を 同 じ く す る こ と が 適 当 で あ る も の に 限 る 。） を 一 の 集 合物 に ま と め た も の （ 以 下 「 法 人 文 書 フ ァ イ ル 」 と い う 。） 及 び 単 独 で 管 理 し て いる法人文書をいう。

４

この規則において「法人文書ファイル管理簿」とは、本学における法人文書フ
ァイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期
間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

５

この規則において「部局等」とは、各学部、各大学院研究科、教育機構、研究機構、図書館、情報メディア基盤センター、ダイバーシティ推進センター、国際本 部 、 教 育 学 部 附 属 学 校 （ 以 下 「 附 属 学 校 」 と い う 。） 及 び 事 務 局 を い う 。
（総括文書管理者）

第３条
２

本学に総括文書管理者を置き、事務局長をもって充てる。

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法 人 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 及 び 移 管 ・ 廃 棄 簿 の 調 製(2) 法 人 文 書 の 管 理 に 関 す る 内 閣 府 と の 連 絡 調 整 及 び 必 要 な 改 善 措 置 の 実 施

(3) 法 人 文 書 の 管 理 に 関 す る 研 修 の 実 施(4) 組 織 の 新 設 、 改 正 及 び 廃 止 に 伴 う 必 要 な 措 置(5) 法 人 文 書 フ ァ イ ル 保 存 要 領 そ の 他 こ の 規 則 の 施 行 に 関 し 必 要 な 細 則 の 整 備(6) そ の 他 法 人 文 書 の 管 理 に 関 す る 事 務 の 総 括（副総括文書管理者）
第４条
２

本学に副総括文書管理者１名を置き、総務部長をもって充てる。

副総括文書管理者は、前条第２項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）

第５条

事務局の課及び室並びに附属学校に、文書管理者及び文書管理担当者を置く。
２

文書管理者は、課にあっては課長を、室にあっては室長又は事務長を、附属学校にあっては園長又は校長をもって充てる。

３

文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保 存(2) 保 存 期 間 が 満 了 し た と き の 措 置 の 設 定(3) 法 人 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 へ の 記 載(4) 移 管 又 は 廃 棄 （ 移 管 ・ 廃 棄 簿 へ の 記 載 を 含 む 。） 等
(5) 管 理 状 況 の 点 検 等( 6) 法 人 文 書 の 作 成 、 標 準 文 書 保 存 期 間 基 準 （ 以 下 「 保 存 期 間 表 」 と い う 。） の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

４

文書管理担当者は、文書管理者が指名する者をもって充てる。

５

第 ２ 項 及 び 前 項 の 規 定 に か か わ ら ず 、教 育 ・ 研 究 関 係 文 書 の 管 理 に 当 た っ て は 、部局等の長を文書管理者とし、当該部局等の教員を文書管理担当者とする。

６

文 書 管 理 担 当 者 は 、文 書 管 理 者 の つ か さ ど る 事 務 の 遂 行 を 補 佐 す る も の と す る 。
（監査責任者）

第６条
２

本学に監査責任者を置き、監査室長をもって充てる。

監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（教職員等の責務）

第７条

教職員等は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文

書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
（文書主義の原則）
第８条

教 職 員 等 は 、 文 書 管 理 者 の 指 示 に 従 い 、 法 第 11条 の 規 定 に 基 づ き 、 法 第 １

条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよ
う、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（文書の作成等）
第９条
２

法人文書の保存期間基準は、別表第１のとおりとする。

別表第１に掲げる業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

３

法人文書は、次に掲げる場合を除き、原則として電子媒体により作成又は取得するものとする。
(1) 法 令 等 の 定 め に よ り 紙 媒 体 で の 作 成 又 は 保 存 が 義 務 付 け ら れ て い る 場 合(2) 電 子 的 管 理 を す る こ と に よ り 業 務 が 非 効 率 と な る 場 合(3) 賞 状 等 手 書 き に よ る こ と が ふ さ わ し い 場 合（適切かつ効率的な文書作成）

第１０条

文 書 の 作 成 に 当 た っ て 反 復 利 用 が 可 能 な 様 式 、資 料 等 の 情 報 に つ い て は 、

電子掲示板等を活用し教職員等の利用に供するものとする。
２

文 書 の 作 成 に 当 た っ て は 、 常 用 漢 字 表 （ 平 成 22年 内 閣 告 示 第 ２ 号 ）、 現 代 仮 名
遣 い （ 昭 和 61年 内 閣 告 示 第 １ 号 ）、 送 り 仮 名 の 付 け 方 （ 昭 和 48年 内 閣 告 示 第 ２ 号 ）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
（教職員等の整理義務）第１１条

教 職 員 等 は 、 次 条 及 び 第 13条 に 従 い 、 次 に 掲 げ る 整 理 を 行 わ な け れ ば ならない。
(1) 作 成 又 は 取 得 し た 法 人 文 書 に つ い て 分 類 し 、 名 称 を 付 す る と と も に 、 保 存 期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相 互 に 密 接 な 関 連 を 有 す る 法 人 文 書 を 法 人 文 書 フ ァ イ ル に ま と め る こ と 。
(3) 前 号 の 法 人 文 書 フ ァ イ ル に つ い て 分 類 し 、 名 称 を 付 す る と と も に 、 保 存 期 間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類及び名称）
第１２条

法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階の階層構造による系統的な分類（別表第１に掲げる業務については、同表を参酌して分類）を行い、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１３条

文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。

２

文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

３

第 11条 第 １ 号 の 保 存 期 間 の 設 定 は 、 保 存 期 間 表 に 従 い 、 行 う も の と す る 。

４

保存期間表及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。

５

第 11条 第 １ 号 の 保 存 期 間 の 設 定 に お い て は 、 前 項 に 規 定 す る も の を 除 き 、 次 の各号に掲げる法人文書の保存期間を１年未満とすることができる。
(1) 正 本 が 別 途 管 理 さ れ て い る 法 人 文 書 の 写 し(2) 定 型 的 又 は 日 常 的 な 業 務 連 絡 、 日 程 表 等(3) 出 版 物 又 は 公 表 物 を 編 集 し た 文 書(4) 本 学 の 所 掌 事 務 に 関 す る 事 実 関 係 の 問 合 せ へ の 応 答(5) 明 白 な 誤 り 等 客 観 的 な 正 確 性 の 観 点 か ら 利 用 に 適 さ な く な っ た 文 書(6) 意 思 決 定 の 途 中 段 階 で 作 成 し た も の で 、 当 該 意 思 決 定 に 与 え る 影 響 が な い ものとして、長期間の保存を要しないと判断された文書(7) 保 存 期 間 表 に お い て 、 保 存 期 間 を １ 年 未 満 と 設 定 す る こ と が 適 当 な も の と して、業務単位で具体的に定められた文書

６

第 11条 第 １ 号 の 保 存 期 間 の 設 定 に お い て は 、 通 常 は １ 年 未 満 の 保 存 期 間 を 設 定する類型の法人文書であって、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合等、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。

７

第 11条 第 １ 号 の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 、 法 人 文 書 を 作 成 し 、 又 は 取 得 し た 日 （ 以下 「 文 書 作 成 取 得 日 」 と い う 。） の 属 す る 年 度 の 翌 年 度 の ４ 月 １ 日 と す る 。 た だ
し、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

８

第 11条 第 ３ 号 の 保 存 期 間 は 、 法 人 文 書 フ ァ イ ル に ま と め ら れ た 法 人 文 書 の 保 存期間とする。

９第 11条 第 ３ 号 の 保 存 期 間 の 起 算 日 は 、 法 人 文 書 を 法 人 文 書 フ ァ イ ル に ま と め た
日 の う ち 最 も 早 い 日 （ 以 下 「 フ ァ イ ル 作 成 日 」 と い う 。） の 属 す る 年 度 の 翌 年 度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日
以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とする
ことが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

１０

第３項、第７項及び第８項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって、当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書
ファイルにまとめることができる。
１１

第７項及び第９項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
（法人文書ファイル保存要領）
第１４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人 文 書 フ ァ イ ル 保 存 要 領 （ 以 下 「 保 存 要 領 」 と い う 。） を 作 成 す る も の と す る 。
２

保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙 文 書 の 保 存 場 所 ・ 方 法(2) 電 子 文 書 の 保 存 場 所 ・ 方 法(3) 引 継 手 続(4) そ の 他 適 切 な 保 存 を 確 保 す る た め の 措 置
（保存）

第１５条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法

人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
２

法人文書は、第９条第３項各号に掲げる場合を除き、原則として電子媒体により体系的に管理するものとする。
（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）

第１６条

総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の 管 理 に 関 す る 法 律 施 行 令 （ 平 成 2 2 年 政 令 第 2 5 0 号 。 以 下 「 施 行 令 」 と い う 。）
第 15条 に 基 づ き 、 磁 気 デ ィ ス ク を も っ て 調 製 す る も の と す る 。
２法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場
合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）

第１７条

文 書 管 理 者 は 、少 な く と も 毎 年 度 １ 回 、管 理 す る 法 人 文 書 フ ァ イ ル 等（ 保

存 期 間 が １ 年 以 上 の も の に 限 る 。） の 現 況 に つ い て 、 施 行 令 第 15 条 第 １ 項 各 号 に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（ 平 成 13年 法 律 第 140号 ） 第 ５ 条 各 号 に 規 定 す る 不 開 示 情 報 に 該 当 す る 場 合 に は 、
当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法
人 国 立 公 文 書 館 （ 以 下 「 国 立 公 文 書 館 」 と い う 。） に 移 管 し 、 又 は 廃 棄 し た 場 合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
（保存期間が満了したときの措置）

第１８条
２

保存期間満了時の措置の設定基準は、別表第２のとおりとする。

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければ
ならない。

３

前項の措置は、総括文書管理者の確認を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとする。

４

総括文書管理者は、前項の確認に当たっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第１９条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人

文書ファイル等について、前条第２項の規定により、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

文 書 管 理 者 は 、 前 項 の 規 定 に よ り 移 管 す る 法 人 文 書 フ ァ イ ル 等 に 、 法 第 16条 第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
（保存期間の延長）

第２０条

文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現 に 監 査 、 検 査 等 の 対 象 に な っ て い る も の

当該監査、検査等が終了するま

での間(2) 現 に 係 属 し て い る 訴 訟 に お け る 手 続 上 の 行 為 を す る た め に 必 要 と さ れ る も の当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現 に 係 属 し て い る 不 服 申 立 て に お け る 手 続 上 の 行 為 を す る た め に 必 要 と さ れるもの

当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 開 示 請 求 が あ っ た も の２

法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要がある場合は、総括文書管理者の承認を得て、一定の期間を定めて当該法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。

３

文書管理者は、第１項の規定により、法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
（点検・監査）第２１条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について
必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）

第２２条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった

場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）

第２３条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
（研修の実施）第２４条

総括文書管理者は、教職員等に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２５条

文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に教職員等を積極的に参加させなければならない。
（雑則）
第２６条

この規則に定めるもののほか、法人文書の管理について必要な事項は、

総括文書管理者が別に定める。
附則１

こ の 規 則 は 、 平 成 23年 ４ 月 28日 か ら 施 行 し 、 平 成 23年 ４ 月 １ 日 か ら 適 用 す る 。

２

国 立 大 学 法 人 埼 玉 大 学 文 書 管 理 規 則 （ 平 成 16年 規 則 第 95号 ） は 、 廃 止 す る 。
附則 （ 平 成 24. 9.28

24規 則 34）

こ の 規 則 は 、 平 成 24年 ９ 月 28日 か ら 施 行 し 、 平 成 24年 ４ 月 １ 日 か ら 適 用 す る 。
附則 （ 令 和 ４ . 3.17

３ 規 則 40）

この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附

則 （ 令 和 ４ . 9.29

４ 規 則 13）

（施行期日）
１

こ の 規 則 は 、 令 和 ４ 年 ９ 月 29日 か ら 施 行 す る 。
（経過措置）

２

改 正 後 の 第 13条 第 ７ 項 の 規 定 は 文 書 作 成 取 得 日 （ 同 項 に 規 定 す る 文 書 作 成 取 得
日 を い う 。 以 下 同 じ 。） が 令 和 ４ 年 ４ 月 １ 日 以 後 で あ る 法 人 文 書 に つ い て 、 同 条
第９項の規定は同項に規定するファイル作成日が同日以後である法人文書ファイルについて、それぞれ適用する。

３

改 正 後 の 第 13条 第 10項 の 規 定 は 、 文 書 作 成 取 得 日 が 令 和 ５ 年 ４ 月 １ 日 以 後 で ある法人文書について適用する。

別表第１

法人文書の保存期間基準（第９条関係）

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文
保存期間
書の類型

国立大学法人埼玉大学の組織の運営管理に関する決定又はその経緯
1
設立又は改廃及びその 組織の存立に関す 設立又は改廃に係る登記、財産的基礎に関す
経緯
る重要な経緯る文書
2
イ 立案基礎文書
組織の設置又は改廃及 (1)立案の検討
びその経緯（１に該当するものを除く。）並ロ 立案の検討に関す
びに学則その他規程のる調査研究文書
制定又は改廃及びそのハ 立 案の 検討に関 す
経緯る会議等文書

無期限・法人登記・施設等図面

10年

・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料
・開催経緯
・諮問・議事概要・議事録
・配付資料
・答申等
・協議案
・関係機関からの質問・意見・関係機関への回答
・利用等規則案・理由、新旧対照条文、
参照条文
・同意書
・規程案、細則案
・利用等規則案、寄贈寄託文書受入要綱案
・法人文書管理規則案
・理由、新旧対照条文、
参照条文
・届出書

(2)関係機関への協 関係機関協議文書
議(3)文部科学大臣の 文部科学大臣の同意を同意書求めるための決裁文書
及び提出された文書(4)設置、制定又は 制定又は改廃のための
改廃
決裁文書

3

(5)文部科学大臣へ 文部科学大臣への届出の届出に関する文書(6)公表
公表に関する文書
法令の規定に基づく文 独 立 行 政 法 人 通 則 イ 立案基礎文書
部科学大臣の認可、承 法 、 国 立 大 学 法 人
認の求め、届出等及び 法 そ の 他 の 法 令 の ロ 立案の検討に関す
その経緯
規 定 に よ る 文 部 科 る調査研究文書
学 大 臣 の 認 可 、 承 ハ 立 案の 検討に関 す
認 の 求 め 、 届 出 等 る会議等文書に関する立案の検討その他の経緯
ニ 国立大学法人評価委員会その他学外の審査機関（以下「評価委員会等という。」）に意見聴取のための資料として提出した文書、評価委員会等の決定が記録された文書
ホ 認可、承認の求
め、届出等を行うための決裁文書及び提出された文書
ヘ

公表に関する文書

具体例

10年

・公表書
・中期目標
・業務方針
・調査・検討資料
・開催経緯
・諮問・議事概要・議事録
・配付資料
・答申等
・業務実績報告書
・評価結果

・業務方法書案
・中期計画案
・年度計画案
・届出案
・報告案
・公表書

業務運営の方針・計画 業 務 運 営 の 方 針 ・ イ 立案基礎文書
10年（役員 ・業務方針等の審議及び決定又は 計 画 等 の 審 議 及 び
会、経営協 ・業務計画
了解（他の項に掲げる 決 定 又 は 了 解 に 関
議会、教育もの除く。）
す る 立 案 の 検 討 そ ロ 立 案の 検討に関 す 研究評議会 ・調査・検討資料の他重要な経緯る調査研究文書及び教授会
ハ 立 案の 検討に関 す 等において ・配付資料
る会議等文書重要なもの ・議事録ニ 決 定又 は了解の 内 は30年） ・決定・了解文書
容が記録された文書
国立大学法人埼玉大学の法人監査に関する決定又はその経緯
5
法人監査に関する事項 会計監査人及び監 イ 会計監査人の監査 ５年（会計 ・監査計画
事の監査に関する に関する重要な経緯を 監査人監査 ・監査報告証明する文書
経緯
報告書、監
ロ 監事監査及び内部 事の意見書 ・監査計画
監査に関する重要な経 においては ・監査報告
・意見書
緯を証明する文書
30年）
国立大学法人埼玉大学の役員及び教職員の人事に関する決定又はその経緯
・人事計画、選考計画
6
役員及び教職員の人事 (1)役員及び教職員 イ 立 案に 関する調 査
10年・選考基準案に関する事項（1の項 の人事に関する経 研究文書
・選考基準、要項等
から5の項までに掲げ 緯ロ 立案の検討に関す・配付資料るものを除く。）
る会議等文書・議事要録
ハ 結果に基づく決裁・通知書
文書
二 人事に関する重要 無期限（人 ・人事記録及びその附属
な記録
事記録及び 書類
その附属書
類以外の重
要な文書は
30年）
・調査・検討資料(2)教職員の研修の イ 立案に関する調査３年実施に関する計画 研究文書
・計画案の立案の検討その ロ 実施に関する計画
他の職員の研修に の決裁文書
・実績
ハ 職員の研修の実施
関する経緯状況が記録された文書
・申請書(3)教職員の兼業の 職員の兼業の許可の申・承認書許可に関する経緯 請書及び当該申請に対する許可に関する文書(4)退職手当の支給 退職手当の支給に関す 支給制限そ ・調書る決定の内容が記録さ の他の支給に関する経緯れた文書及び当該決定 に関する処に至る過程が記録され 分を行うこ
た文書
とができる
期間又は５
年のいずれ
か長い期間
国立大学法人埼玉大学の財務・会計及び施設管理に関する決定又はその経緯
・要求書
財務・会計、施設及び (1)運営費交付金等 運営費交付金、施設費
7
10年
会計検査に関する事項 の要求に関する経 の要求に関する文書
緯(2)財務・会計及び イ 立案基礎文書
30年を上限 ・業務方針とする範囲 ・業務計画
施設に関する経緯
ロ 立案の検討に関す 内で文書管 ・調査・検討資料
る調査研究文書
理者が別に・開催経緯
ハ 立案の検討に関す 定める
・議事概要・要旨
る会議等文書
・配布資料
・契約書
二 決定又は執行の内容が記録された決裁文
ホ 会計関係上の帳簿 会計規則に ・財務諸表定める期間 ・総勘定元帳
等
・会計伝票
4

(3)会計検査に関す イ 会 計検 査院に提 出又は送付した計算書及
る経緯
び証拠書類
ロ 会計検査院の検査を受け結果に関する文書
国立大学法人埼玉大学の教育に関する決定又はその経緯
学生募集に関する事項 学生募集の企画の イ 立案基礎文書
8
検討その他の経緯
ロ 立案の検討に関する調査研究文書
ハ 立案の検討に関する会議等文書910

入学者選抜及び入学手 入学者選抜及び入続きに関する事項
学手続きに関する事務の実施その他の経緯

教務に関する事項

教務に関する事務の実施その他の経
緯ニ 実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
イ 立案基礎文書

学生支援に関する事項 学生支援に関する事務の実施その他
の経緯

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有のものを除く。）
・意見又は処置要求（※会計検査院保有のものを除く。）

５年

・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・広報資料

５年

ロ 立案の検討に関する調査研究文書
ハ 立案の検討に関する会議等文書ニ 実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
ホ 入学者選抜及び入学手続きに関する重要な文書
イ 立案基礎文書
ロ 立案の検討に関する調査研究文書
ハ 立案の検討に関する会議等文書ニ 実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
ホ 教務に関する重要
な文書

11

５年

イ

立案基礎文書

ロ 立案の検討に関する調査研究文書
ハ 立案の検討に関する会議等文書ニ 実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・仕様書
・入試問題
・入学手続書類

５年

・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・仕様書

無期限（講 ・学籍簿
義内容に関 ・学位記発行台帳
するものは30年、学生
の身分に関
するものは
10年）
・業務方針
５年
・業務計画
・調査・検討資料
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・仕様書

国立大学法人埼玉大学の学術研究に関する決定及びその経緯
12 学術研究に関する事項 (1)個別の学術研究 イ 立案・申請に関す事業の実施その他 る基礎文書・調査研究の経緯
文書
ロ 立案・申請に関する会議等文書ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された(2)機関として行う イ 立案・申請に関す大型研究プロジェ る基礎文書・調査研究
クト事業の企画立 文書
案・実施その他の
経緯

５年

10年

ロ 立案・申請に関する会議等文書13

ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された(3)学術研究の実施 イ 立案に関する基礎に伴い行う申請等 文書・調査研究文書に関する事務の実 ロ 立 案に 関する役 員
会、経営協議会及び教施その他の経緯
育研究評議会等文書
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
学術研究関係資料に関 学 術 研 究 関 係 資 料 イ 立案・基準・管理する文書の 収 集 ・ 管 理 に 関 に関する基礎文書
す る 事 務 の 実 施 そ ロ 立案・基準・管理の他の経緯に関する調査研究文書

30年

10年

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された
文書

・業務方針

無期限

・調査・検討資料・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・相互利用
・除籍、購入、寄贈及び
交換
・蔵書目録

10年

・業務方針

ハ 立案・基準・管理に関する会議等文書事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
学術研究関係資料の内容が記録された文書
国立大学法人埼玉大学の国際交流に関する決定及びその経緯
14 国際交流に関する事項 国際交流事業に関 イ 立案に関する基礎する事務の実施そ 文書
ロ 立 案に 関する調 査
の他の経緯
研究文書
ハ 立案に関する役員
会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・調査・検討資料・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・決定通知
・事業成果報告書
・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
・業務方針
・業務計画
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・国有特許・国際特許申請書類

５年・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
・交流協定

国立大学法人埼玉大学の地域社会との連携に関する決定及びその経緯
15 地域社会との連携に関 地域社会との連携 イ 企画・立案に関すする事項
に関する事業の実 る基礎文書
ロ 企画・立案に関す
施その他の経緯る調査研究文書

10年

・調査・検討資料
・自治体・関係者との会
議等調整に関する文書
・開催経緯
・議事概要・要旨・配付資料
・企画書
・実施報告書ハ 企 画・ 立案に関 する会議等文書ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された
文書
個人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の権利義務の得喪 国立大学法人埼玉及びその経緯大学を当事者とす
る訴訟の提起その他の訴訟に関する
重要な経緯

その他の事項17 栄典又は表彰に関する 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重事項
要な経緯
18 文書の管理等に関する 文書の管理等
事項

公印の管理等19

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項（１の項から18の項までに掲げるものを除く。）

法令、条例、閣議
その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯

・業務方針・業務計画

イ 訴 訟の 提起に関 す 訴訟が終結 ・訴状る文書
する日に係 ・期日呼出状
ロ 訴 訟に おける主 張 る特定日以 ・答弁書
・準備書面
又は立証に関する文書 後10年
・各種申立書・口頭弁論
・証人等調書
・書証
・判決書
ハ 判決書又は和解調・和解調書
書
栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書
イ 法人文書ファイル
管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき
ロ 取得した文書の管理を行うための帳簿
ハ 決裁文書の管理を行うための帳簿
ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状
況が記録された帳簿
ロ 公印の制定及び改廃を行うための帳簿
法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関す
る文書

10年
常用

・選考基準
・選考案
・伝達
・法人文書ファイル管理
簿

５年

・受付簿

30年

・決裁簿

30年

・移管・廃棄簿

30年

・公印簿

10年

・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事録
・配付資料
・報告書

備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
１ 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書
２ 会議等文書 役員会、経営協議会、教育研究評議会、教授会、各種委員会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「会議等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
３ 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
４ 決裁文書 本学の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を本学の意思として決定し、又は確認した法人文書
５ 特定日 第13条第11項の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資す
ると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
二 １の項から19の項の各項について、人事院規則その他の規定・通知等により別に保存年限の定めがあるもの
は、当該定めによる。

三 本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、本学における重要な経緯が記録された文書とする。
四 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。
五 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。

別表第２

１

保存期間満了時の措置の設定基準（第１８条関係）

基本的考え方法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】〜【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

２

具体的な移管・廃棄の判断指針

１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の(1)及び(2)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げる業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（
用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。
事

項

業務の区分

保存期間満了時の措置

国立大学法人埼玉大学の組織の運営管理に関する決定又はその経緯
1
2

3

設立又は改廃及びその経緯
組織の設置又は改廃及びその経緯（１に該当するものを除く。）並びに学則その他規程の制定又は改廃及びその経緯

組織の存立に関する重要な経緯(1)立案の検討(2)関係機関への協議(3)文部科学大臣の同意書(4)設置、制定又は改廃(5)文部科学大臣への届出(6)公表
独立行政法人通則法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他の経緯
業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯

移管
廃棄法令の規定に基づく文部科
廃棄学大臣の認可、承認の求
め、届出等及びその経緯
廃棄4
業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解（他の項に掲げるもの除く。）
国立大学法人埼玉大学の法人監査に関する決定又はその経緯
5
法人監査に関する事項
会計監査人及び監事の監査に関する経緯
廃棄
国立大学法人埼玉大学の役員及び教職員の人事に関する決定又はその経緯
6
役員及び教職員の人事に関 (1)役員及び教職員の人事に関する経緯
廃棄する事項(2)教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する経緯(3)教職員の兼業の許可に関する経緯(4)退職手当の支給に関する経緯
国立大学法人埼玉大学の財務・会計及び施設に関する決定又はその経緯
7
財務・会計、施設及び会計 (1)運営費交付金等の要求に関する経緯
廃棄検査に関する事項(2)財務・会計及び施設に関する経緯(3)会計検査に関する経緯
国立大学法人埼玉大学の教育に関する決定又はその経緯

8
9

学生募集に関する事項
学生募集の企画の検討その他の経緯
廃棄
入学者選抜及び入学手続き 入学者選抜及び入学手続きに関する事務の実施その 廃棄に関する事項
他の経緯
10 教務に関する事項
教務に関する事務の実施その他の経緯
廃棄学生支援に関する事項
学生支援に関する事務の実施その他の経緯
廃棄
国立大学法人埼玉大学の学術研究に関する決定及びその経緯
11 学術研究に関する事項(1)個別の学術研究事業の実施その他の経緯
廃棄(2)機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画 廃棄
立案・実施その他の経緯(3)学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の 廃棄実施その他の経緯
13 学術研究関係資料に関する 学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施 廃棄文書
その他の経緯国立大学法人埼玉大学の国際交流に関する決定及びその経緯
14 国際交流に関する事項
国際交流事業に関する事務の実施その他の経緯
国立大学法人埼玉大学の地域社会との連携に関する決定及びその経緯
15 地域社会との連携に関する 地域社会との連携に関する事業の実施その他の経緯事項
個人の権利義務の得喪及びその経緯
16 個人の権利義務の得喪及び 国立大学法人埼玉大学を当事者とする訴訟の提起そ
その経緯の他の訴訟に関する重要な経緯
その他の事項17 栄典又は表彰に関する事項
18 文書の管理等に関する事項
19

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項（１の項から18の項までに掲げるものを除く。）

栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯文書の管理等公印の管理等
法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、
地方公共団体との協議又は調整及びその経緯

廃棄
廃棄

廃棄

廃棄
廃棄
廃棄
廃棄

注
①｢移管｣とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
②｢廃棄｣とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
③移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) (1)に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。