第17回レファレンス協同データベース事業担当者研修会

レファ協事業の概要／
システムの機能・活用について
国立国会図書館関西館

図書館協力課 協力ネットワーク係

1本日の内容

1

事業の概要

2

データ作成の基本とポイント3システムの機能4レファ協の活用5

おわりにイメージキャラクター

れはっち

2

1

事業の概要

3

・・

レファレンス協同データベース事業とは？
公共図書館、大学図書館、専門図書館等におけるレファレンス事例等のデータを蓄積し、並びにデータをインターネットを通じて提供することにより、図書館等におけるレファレンスサービス及び一般利用者の調査研究活動を支援する事業 （事業実施要項より）
図書館員、一般利用者、研究者

全国の参加館
公共図書館

?

!

♪

大学図書館
専門図書館
学校図書館
アーカイブズ
国立国会図書館

レファ協
データベース４種類のデータ（2021年8月末現在）
レファレンス事例?

参加館で行われたレファレンス・サービスの記録（約257,000件）

特別コレクション
参加館が所蔵する特色あるコレクションに関する情報（約1,200件）

調べ方マニュアル

!

特定のテーマやトピックに関する情報源の探し方（約12,000件）

参加館プロファイル
参加館の連絡先やサービス内容などについての情報（867件）

館種別の事業参加館数（2021年8月末現在）

学校 8%

アーカイブズ 1%
国会

専門 7%

2%

大学

24%

公共58%

505館
● 大学図書館204館● 専門図書館
64館● 学校図書館等
71館● 国立国会図書館 13館● アーカイブズ
10館
合計
867館
● 公共図書館※都道府県立図書館 53館、政令都市立図書館 25館、市町村立図書館 427館
※国立大学図書館 50館、公立大学図書館 20館、私立大学図書館 133館、高等専門学校 1館

公開範囲別登録データ数（2021年8月末現在）

自館のみ参照
40%

一般公
開52%

参加館
8%

● 一般公開約142,000件● 参加館公開

約21,000件● 自館のみ参照

約107,000件

計

約270,000件

7公開範囲を使い分ける

自館のみ参照

参加館公開

一般公開

• 自館内での記録、 • 他の参加館との共有
共有• 他の図書館、一般の方の参考に• 活動のアピール

過去の事例や他の職員が対応した事例をすばやく発見→業務の効率化

自館の活動を効果的にアピール！
※データそのもの＋
統計機能＋
広く情報を呼び込む

人事異動時などの引継ぎにも(一般公開の条件を満たしていなくても)参加館との情報共有＋
情報提供の呼びかけ8

2

データ作成の基本とポイント

9

データ作成のルール
レファ協事業参加規定
・公序良俗に反するようなデータを送付してはならない (第９項)

・著作権を侵害するデータを送付してはならない (第10項)

データ公開条件
・個人のプライバシーが尊重されていること
・質問者の特定につながる恐れがないこと
・差別表現等の点で問題がないこと(レファ協ガイドライン 第4章)

10

データ作成の道しるべ：ガイドライン• データ作成・公開に関するガイドライン
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline/index.html“データの作成と公開に関する最低限の緩やかな基準です。この基準に沿って作成されたデータは、一定の質を確保していると考えることができます。ただし、作成・公開された データに関する責任は、作成・公開者である参加館にあります。それゆえ、参加館では、データが 適切に作成・公開されるよう、館内で必要な手続について整備することが求められます。 ”（データ作成・公開に関するガイドラインより）

11データ作成のポイント解説

・レファ協参加館通信https://crd.ndl.go.jp/reference/modules/d3foru
m/index.php?forum_id=10（要ログイン）
確認

参加館通信（号外_レファ協の登録データにおける個人情報の扱いについて）
https://crd.ndl.go.jp/reference/modules/d3forum/index.php?topic_id=5274

参加館通信（428号_著作物の引用にご注意ください）https://crd.ndl.go.jp/reference/modules/d3forum/index.php?topic_id=5475

・ガイドラインお悩み相談室
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/column.html#sodan12レファレンス事例：中核的な情報
中核的な情報付加的な情報質問
回答
事前調査事項
回答プロセス
参考資料
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

最終更新日時参加館ID

13

レファレンス事例：中核的な情報

質問• 検索結果などで最初に表示される「事例の顔」• 質問の内容をわかりやすく記述• 質問内容が複数のときは箇条書きも有効

レファレンス事例：クルミの呼び方について ①クルミと呼ばれるようになったのはいつごろからか。
②クルミは方言でなんというか。 ③アイヌ語でクルミはなんというか。（さいたま市立中央図書館）
https://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000156162
14レファレンス事例：中核的な情報

回答• 利用者に求められたことに対しどのように対応したか• 回答（質問や要求に応える）≠ 解答（答えを出す）• 未解決のときも「回答」として登録できる

レファレンス事例：90歳の賀を祝う「鳩寿」という言葉の出典が知りたい。（国立国会図書館）
https://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000179922
15

レファレンス事例：中核的な情報

事前調査事項• 質問者が事前に調べた情報など、レファレンスインタ
ビューの中で確認できたこと

レファレンス事例：小栗上野介が渡米した際、倉渕村で造られた「ズイリュウ」という酒を持参したと、小栗上野介の伝記『君はトミー・ポルカを聴いたか』のなかに記述がある。この記述が本当か知りたい。
（高崎市立中央図書館）
https://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000303050

16レファレンス事例：中核的な情報
回答プロセス• 調査のプロセス。情報がなかった資料も記載を• 改行、参考資料のナンバリングなど読みやすく
Q. どの程度くわしく？
A. 「他の人がその調査を再現できる」ことが目安。
ただし、適宜簡略化してもOK
Q.「回答」との書き分けは？
A. 書き分けにくければ「回答」にまとめてもOK
17

レファレンス事例：中核的な情報
参考資料• 回答の情報源• 資料を特定できる形で記載（正確なタイトル、版、出版年、出版者…）
Q. 参照したが、情報がなかった資料は？
A. 回答プロセスや備考へ（「なかった」も大事な情報）

Q. インターネット情報源を用いた場合の注意点は？
A. ページの名称、URL、最終確認日などを必ず記入☆リンク切れ予防のために、 WARPも活用ください（WARP＝国立国会図書館インターネット資料収集保存事業）

18

便利な機能１：参考資料の自動入力
１2

3①入力画面で、参考資料の箇所にある書誌的事項にキーワードを入力し「資料検索」をクリック②検索結果一覧の中から使用した資料と同じものを選んで「反映」をクリック③選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。
19

便利な機能２：参考資料の入力補助
１2

3①入力画面で、参考資料の箇所にある「入力補助」をクリック②入力補助画面の各項目に該当資料の情報を入力し、「反映」をクリック③選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。
20

レファレンス事例：中核的な情報
照会先 （≠「紹介先」）
回答を得るために問い合わせた人・機関。
情報が得られなかった場合は記載不要
寄与者
データ作成に際し情報提供をした外部の人・機関。
照会先との違いは「どちらから働きかけたか」21

レファレンス事例：データの管理情報
中核的な情報付加的な情報質問
回答
事前調査事項
回答プロセス
参考資料
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

最終更新日時
参加館ID

22

レファレンス事例：データの管理情報

管理番号▶

各館で設定するデータのID館内で重複したものはつけられない▶

登録日+連番、内容分類、分館名など▶

15文字以内（全角・半角問わず）

公開レベル
▶

自館のみ参照（作成館IDでログインしたユーザのみ）▶

参加館公開（レファ協にログインしたユーザのみ）▶

一般公開（ウェブ上で公開・検索エンジンも収集可）

23

レファレンス事例：付加的な情報
中核的な情報付加的な情報質問
回答
事前調査事項
回答プロセス
参考資料
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

最終更新日時
参加館ID

24

レファレンス事例：付加的な情報
事例作成日▶

レファレンスの処理日 ≠ データ登録日（自動で登録）
情報がいつ時点のものなのかを示す（遡及入力など）

NDC▶

1~3桁入力可能

内容種別▶

事例のジャンル（郷土/人物/言葉/地名または自由記入）

質問者区分
▶

質問者の属性（選択または自由記入）
25

レファレンス事例：付加的な情報
調査種別▶

調査の種類。以下は例。
文献紹介：△△についての本を探している

事実調査：○○の辞世の句を知りたい
書誌的事項調査：△△の著者、年代、内容など知りたい。
利用案内：○○図書館で□□のカタログは利用できるか

そのほか、所蔵調査、所蔵機関調査や自由記入など→内容種別、質問者区別、調査種別は自由記入も可→それぞれの館の事情に応じて細分化・カスタマイズを！
26

レファレンス事例：付加的な情報
キーワード▶

内容を表す単語や追加したい検索キーワード▶

件名標目を流用しても、新たに作成してもOK▶

簡易検索、詳細検索で「すべて」の項目を指定した場合にヒット▶

地名を記入すると「テーマから探す」でブラウジング可能

レファレンス事例：
海王星の発見の歴史について書かれた本を探している。（所沢市立所沢図書館）
https://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000273278

27

便利な機能３：Web NDL Authorities28レファレンス事例：付加的な情報
解決／未解決▶

レファレンス質問が解決したか▶

「未解決」として登録すると情報提供が得られる場合も備考▶

補足事項、追加調査でわかった事項など。

▶

公開データでは公開される。

ローカル項目▶

備考と同じく、何でも屋さんな項目。

▶

公開データでも公開されない。
→館内だけで共有したいことを記載可能（担当者名など）
29

調べ方マニュアルデータ
中核的な情報付加的な情報調査テーマ
調べ方

調べ方作成日NDC/NDCの版
キーワード
完成/未完成参考資料
備考

自館にあるパスファインダー、ブックリストを登録できる！

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

最終更新日時参加館ID30

便利な機能４：関連ファイルの登録各館作成のパスファインダーのPDFファイル等をそのままアップロードできます！

①新規登録画面「関連ファイル」にある「関連項目」等に情報を記入する。
ファイルの本文テキストも検索対象になります!

②「参照」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択する。
③「関連ファイルのアップロード」をクリックする。
④調べ方マニュアルのデータを登録すると「関連項目」で指定された箇所にファイルへのリンクが表示される。
※レファレンス事例や特別コレクションもファイルの登録が可能ですが、ファイルの本文テキストを検索できるのは調べ方マニュアルだけです。
31

特別コレクションデータ
中核的な情報付加的な情報コレクション名
〃ヨミ
内容
来歴
所蔵点数
継続

紹介文献
目録等
利用条件

NDC
キーワード
備考

貴重書でなくても！
ビジネス支援コーナー、闘病記文庫、夏休み自由研究支援コーナー etc.

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
コレクションID 最終更新日時

登録日時

参加館ID

32

参加館プロファイルデータ
中核的な情報付加的な情報図書館名
図書館名（略）
図書館名ヨミ
郵便番号
住所
電話番号 (1～3)
FAX番号
E-Mail（管理者）
E-Mail（未解決事例通知）

開館情報
特色
交通アクセス 利用条件
注意事項
URL
沿革
ISIL

参加館の窓口
→更新・修正はこまめに！

データの管理情報
図書館ID

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時
最終更新日時33

使いやすいデータとは？
いろいろなルートからたどり着ける▶

検索でヒットしやすくするために…

▶

キーワード、NDC、地名などを適切に入力

利用者を適切に想定している▶

公開範囲とデータの書き方は合っている？

▶

一般公開データなら…

自館でしか通じない表現に注意
専門用語には解説を

難読の人名・地名等にはふりがなをより多くの人が参照しやすい情報源を記載※国立国会図書館デジタルコレクションもご活用を！
34

3

システムの機能35

ユーザの種類• 一般利用者（ログイン不要）• 一般公開のデータを検索して参照できる• 参加館の職員（３種類のIDのどれかでログイン）• 検索用ID：＋一般／参加館公開のデータを検索・参照＋参加館のコミュニケーション機能• 登録用ID：＋データの登録（「自館のみ参照」のみ）• 管理用ID：＋データの管理☆データの公開範囲変更や削除が可能
36

ユーザごとの権限一覧
一般ユーザ
参加館（検索）*1
参加館（登録）*1
参加館（管理）*1• *1 機能名称
1つのユーザで、同時に複数の方がログインが可能*2 ダウンロードは自館のデータのみ可能
検ウェブ画面

●

●

●

●

●

●

●

●

● *4

●

•索 *3 参加館プロファイルは、参加館ユーザ（管理用）が公開レベル以外の項目のみ更新可能
検索用API●●機•能 *4 ダウンロード
公開レベルが「自館のみ参照」のデータのみ新規登録・更新が可能*2
新規登録 *3*5 参加館ユーザ（検索用）・参加館ユーザ（登録用）はパスワードのみ変更可能。参加館ユーザ
登
更新*3
● *4
●
録 （管理用）は自館ユーザのIDとパスワードが変更可能

•機
能支援
機
能削除*3

●

ファイルアップロード

●

自動取得

●

コメント

●

●

●

掲示版

●

●

●

統計出力

●

●

●

パスワード変更*5●●●

お知らせ・作業メモ編集●*1 1つのユーザで、同時に複数の方がログインが可能 *2 ダウンロードは自館のデータのみ可能*3 参加館プロファイルは、参加館ユーザ（管理用）から「公開レベル」「館種」以外の項目のみ更新可能*4 公開レベルが「自館のみ参照」のデータのみ新規登録・更新が可能*5 参加館ユーザ（検索用）・参加館ユーザ（登録用）ではパスワードのみ変更可能。参加館ユーザ（管理用）は自館ユーザのIDやパスワードなどが変更可能
37

ログイン後のトップページ（管理用IDの場合）

38

システムの機能① 検索に関する機能② 登録に関する機能• ３つの登録方法③ 参加館支援機能（その他の機能）• コミュニケーション：コメント、掲示板、メール配信• 統計機能：自館や参加館の登録件数、被参照数の算出• 管理機能：ID/PW管理、館内お知らせなどの編集
39データの検索（簡易検索）
検索窓にキーワードを入力：4つのデータを一度に検索
https://crd.ndl.go.jp/jp/help/crds/search.html#chap2-1-2

検索窓の下には、詳細検索と登録データ一覧があります40データの検索（詳細検索）
検索項目を指定・組み合わせて検索目的や状況に応じて検索結果を絞ることができる（例）
参考資料「あの資料を使った事例はある？」
主題×館種「あのネタ、この館種ではどう答えてる？」
主題×質問者「小学生からの質問にどう答えてる?」41

データの検索（テーマから探す）• NDCや地名からブラウジング
特定の分野・地域の事例を調べる場合に便利！

市町村名を都道府県に分類

42

データ登録：３つの方法
a.ウェブフォームから手動入力
b.ファイルをアップロード

レファ協システム

c.システムが自動で取得

acｂ
テキストファイル

ｂ

１件ずつ登録X

A

ウェブ上のサーバーｂ
自館の図書館
システム

一括で登録

43

ウェブフォームからの登録
１①「新規登録」をクリック② 必要な項目の入力・選択を行う③ 入力を終えたら、「登録」をクリック④ 登録済みデータが表示される。修正が必要な場合は、「更新画面へ」をクリック

2

3

4

44

便利な機能５：複写登録
自館で登録した過去のデータを複写して、新規データを作成する機能です。

① 複写したい登録済みデータの詳細画面を表示する。
② 画面上部の「複写登録」をクリックする。
③ 新しい管理番号を入力し、変更の必要がある項目を修正する。
④ 最後に「登録」をクリックする。

※ 「管理番号」、「公開レベル」、「関連ファイル」の3項目は初期化されます。

45

ファイルアップロード手順
１①「アップロード」をクリック②「参照」でアップロードするテキスト
ファイル（XMLかCSV）を選択する③他の項目も確認し「送信」をクリック④エラーがなければ翌朝に反映される。結果はメール通知が来るほか、処理予定・処理結果一覧画面で確認できる。

2

更新の場合は上書きに注意！
（管理番号で同定します）

43
46

参加館支援機能（コメント機能）• コメント機能• コメントの交換で登録データをブラッシュアップ！
• 記入：データ詳細画面①登録

確認：トップ画面「コメント」
②閲覧！
④閲覧

③コメント！
参加館A⑤更新&返信

⑥確認！

参加館B

47

参加館支援機能（メール通知機能）• メール通知機能• 未解決事例の登録時とコメント到着時• 未解決事例の配信はメールアドレスを登録した館のみ

参加館A

①登録
(未解決)

②通知

④通知

③コメント

⑤更新&返信

⑥通知

参加館B48

参加館支援機能（統計機能）• 自館の登録件数・被参照件数を簡単に表示• 統計表はダウンロードが可能（csv形式）• 統計機能で表示できる値• 登録件数＝図書館がどれだけ活動したか？
• 被参照件数（アクセス数）、拍手数＝その活動の成果がどれだけ届いたか？
*（参考）拍手機能 https://crd.ndl.go.jp/jp/library/handclap_2013.html

統計機能の表示方法
１2①トップ画面「統計」をクリックし取得したい条件を選択し「検索」②「ダウンロード」をクリックするとCSVファイルを取得※取得できるのは、前日までの数値
504

もっと活用、レファ協！

51

運用の方法を考える• すべてレファ協で登録例）レファレンス質問を受けた職員は、「自館のみ参照」レベルで登録→利用者に回答後、レファレンス回答やその他の項目を入力→最終的に、担当責任者が登録された事例を選択し、公開レベルを変更
メリット ① 状況を共有しやすい ② 正確な統計 ③ 二度手間を削減• 他のしくみと併用
自館独自の記録から、レファ協に登録・公開する事例を選定して登録
メリット ① 比較的なじみやすい ② カスタマイズしやすい
52

運用の方法を考える：実践のために•あらかじめ決めておくべきこと•

管理番号の採番ルール•

作業フロー、職員の役割分担と使用するID•

登録・公開のポリシー•

ローカル項目などの運用方法

マニュアルを作っておこう！
53

レファ協でPR：公開事例をより広く届ける

図書館HPにレファ協リンクを掲載してみる• 各事例の固定URL• 事例一覧（赤字は参加館ID）
https://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/list.reference?id=XXXXXXX• 自館登録データの検索窓
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/member.html#PR_script54

御礼状・企画協力員賞
・御礼状
データ総登録数、年間登録数、年間アクセス件数のいずれかが一定以上に達した参加館に御礼状を送付（対象期間は1月～12月）
詳しくはこちら 令和３年度 国立国会図書館長からの御礼状送付
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/thanks_R3.html→御礼状がきっかけで取材を受けたケースも！

・企画協力員賞
御礼状の基準には当てはまらないが貢献の大きな参加館
55

レファ協公式Twitterアカウント@crd_tweetで事例やイベント情報を日々ご紹介

56

5

▶

おわりに57

お話ししたこと• 事業の概要• データ作成の基本とポイント• システムの機能• データの活用法…をおはなししました。

→あとは実践あるのみ！
わからないこと、心配なことはいつでも事務局までお問合せください

info-crd@ndl.go.jp
58

研修を最大限に生かすために• 受講者討議で思ったことを話してみてください• 使ったことがなかった機能を試してみてください• 今日の研修内容をどなたかに話してください
れはっちです！

わたしもれはっちです。

59

ご清聴ありがとうございました。

60