MyWeb Portal Office
機能活用例

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PortalOffice機能活用例【 掲示板 】
機能活用例
■ 朝礼内容のお知らせ 例■ 支店営業所通達 例■ 人事異動、慶事、弔辞等のお知らせ 例■ 会議、打合せのお知らせ 例■ ウイルス発生通報 例■ 展示会報告例【 電子会議室 】
機能活用例■ FAQ集 管理 例
■ 情報交換 例【 スケジュール 】
機能活用例■ スケジュール管理 例【 設備予約 】
機能活用例■ 会議室、社用車予約システム 例■ 休憩室、仮眠室予約システム 例■ 掲示ボード予約例■ 社用携帯電話予約 例【 在席管理 】
機能活用例■ 伝言メモ携帯転送 例【 ライブラリ 】
機能活用例■ 申請書類の電子化管理 例■ 社内書類管理 例【 ワークフロー 】
機能活用例★ ワークフロー「３大 ポイント」■ 事象_勤怠（住所変更・年休）申請 例■ 通勤申請 例■ 通勤費補助申請 例■ 社用車利用申請 例■ 業務用車両 運転者登録申請 例■ 備品発注申請 例■ 名刺発注申請 例■ 選択休日申請 例■ チケット手配申請 例■ 売上報告書申請 例■ クレーム報告管理 例■ IP_メールアドレス管理 例【 アンケート 】
機能活用例★ アンケート「３大ポイント」■ 社内行事アンケート 例■ 講習会の出欠確認アンケート 例■ 改善提案受付アンケート 例■ ネット教育ISO編 例■ お弁当申し込み 例■ 資格取得情報調査アンケート 例■ 消耗品在庫チェック 例■ 支給品申込申請 例【 日報管理 】
機能活用例★ 日報管理「３大ポイント」■ 日報管理例■ 販売先管理 例【 共有アドレス帳 】
機能活用例■ 取引先名簿管理 例【 ユーザー名簿 】
機能活用例■ ユーザー名簿利用例■ カスタムグループ利用 例【 議事録 】
機能活用例
■ 議事録一元管理 例【 データバンク 】
機能活用例■ 社内備品の管理台帳 例■ 電子カタログ例【 リンク集 】
機能活用例■ リンク集活用 例【 利用状況表 】
機能活用例■ 利用頻度報告～管理者～ 例■ 各種機能の段階的導入 例【 その他 共通 】
機能活用例
■ Web型システムの簡易シングルサインオン■ バイオ認証でセキュリティ対策■ 不正アクセス/データ持出し防止・抑止

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「朝礼内容のお知らせ」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？
毎朝朝礼をしているが、出張者がいたり、休みの人がいて、朝礼での伝達事項を再度、その人たちに後から伝えたり、情報がちゃんと伝わらなかったりすることがある。

便利な使い方
MyWebの『掲示板』機能を使った、情報通知システム
朝礼の内容は、掲示板で後からアップ。
朝礼の場にいなかったり、本社以外の拠点での勤務者にも、その日の朝礼内容を確実に伝えることが
できる。

担当者
○日の朝礼内容

活用イメージ
休暇明け！

出張から帰ったよ！

休暇中・・

閲覧
閲覧

全体朝礼

従来 ⇒ 現在
出張者

画面イメージ

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「支店・営業所通達」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方遠隔地の支店・営業所等への本社からの情報発信、連絡事項等は
毎回ＦＡＸ、郵便、または電話などで行っている。
そのため、連絡に時間がかかったり、
また通信費・送信費も馬鹿にならない状態である。

MyWebの『掲示板』機能を使った、情報通知システム本社で連絡事項を掲示板にアップするだけで、簡単に各出先（支店等）に情報を伝えることが可能！

本社

活用イメージ
支社・営業所（工場）

本社

支社・営業所（工場）

閲覧
閲覧
支社・営業所（工場）

支社・営業所（工場）

閲覧

支社・営業所（工場）

従来 ⇒ 現在

画面イメージ

支社・営業所（工場）

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「人事異動、慶事・弔辞等のお知らせ」例 （業種共通）

対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方人事異動・慶事・弔辞・退職・新入社員の情報などは、その都度全体朝礼などの場でお知らせしたり、回覧として紙でまわしたりして広報している。
たまにきちんと情報が伝わらなかったり、回覧の場合、時間がかかる場合も多い。

MyWebの『掲示板』機能を使った、
情報通知システム
人事異動などの情報は、掲示板システ
ムにアップ。時間をかけずに、確実に情報を通達することができます。
担当者

活用イメージ

ＭｙＷｅｂ画面上から人事異動です直接情報を通知。

申請・投稿

従来 ⇒ 現在
回覧で決済依頼・記事の投稿時に承認依頼を行う事が可能です。

部長

閲覧承認者も分かります！

全体朝礼

閲覧

昇進おめでとう!

閲覧
すごいね！
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「会議・打ち合わせの日程」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方会議や、打ち合わせの開催・日程通知のお知らせは、その都度、メールや電話、朝礼の場で伝えている。
たまに日程を聞き間違えたり、忘れていたりすることもある。

MyWebの『掲示板』機能を使った、情報通知システム会議のお知らせは、掲示板にアップ。
みんなに確実に情報を伝えるし、聞き間違いも防げる！

担当者

活用イメージ

会議するよ！

ＭｙＷｅｂ画面上から直接情報を通知

会議ね！

閲覧
閲覧

朝礼やミーティングの場で

回覧で

会議か。

閲覧

会議だって。

従来 ⇒ 現在

画面イメージ

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「ウィルス発生通報」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？
ウィルスが発生したときには、電話や口頭などで全社員に連絡している。
だがその場にいない人などや、出先（支店等）には、きちんと情報が伝わらないことが多く、また情報が混乱することも多い。

便利な使い方
MyWebの『掲示板』機能を使った、
情報通知システム
掲示板システムにすぐにウィルス情報をアップすることが可能。
出先（支店等）にも確実に情報を伝えることができます。

担当者

活用イメージウイルス確認!

ＭｙＷｅｂ画面上から直接情報を通知

ウイルスだわ!

閲覧
閲覧

朝礼やミーティングの場で回覧でウイルスだ!

閲覧

ウイルスだ!

従来 ⇒ 現在

画面イメージ

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「展示会報告」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

展示会などのイベントの様子や結果を社員に発信したいとき、写真や使用した資料を貼り付けた報告用紙を作成し、掲示ボードに載せている。
掲示ボードのスペース確保や掲載期間予約など面倒な手続きが多くて大変。

MyWebの『掲示板』機能を使った、情報通知システム
添付ファイルとして写真等の参考資料も掲載できるので、作成作業も簡単。
掲載の許可や掲載期間も同時に申請でき、自分のパソコンから
電子データとして作成できるので簡単。
ユーザーは自分のパソコンから
記事を参照！

活用イメージ
展示会報告のイメージ・・・
これまでは写真等を貼り付けた資料を作成し、それを掲示板に載せて報告。

写真の添付可能!!

○○部長の承認が必要だ
な・・・。
○月○日~×月×日まで掲
載したい・・・。

掲載期間設定分かりやすい資料が簡単に作成できます。
掲示スペースの節約にもなります。

・掲載期間の設定ができ、事前に記事を作成し、準備しておくことができます。

. .
自分のパソコンから報告資料を作成しＭｙＷｅｂの掲示板に投稿！

決済依頼
・記事の投稿時に承認依頼を行う事が可能です。
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「FAQ集 管理」例

（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般

こんな事ありませんか？

便利な使い方

業務上、不明な点の質問が日々多く、しかも同じような質問内容を聞かれることが頻繁にあり、その都度担当部署の人間は対応に追われている。

『電子会議室』機能を使った、
Ｑ／Ａデータベースシステム
日頃からよくある質問を回答付きで公開。質問者はそのＱ／Ａ一覧を見てから、質問が可能。

活用イメージ

毎回、毎回、担当者に直接確認

確認
確認
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「情報交換」例 （製造業種）
対象のお客様製造業を営む企業様
こんな事ありませんか？

便利な使い方

社内の体制は製造部門と営業部門に大きく分かれている。互いの交流はあまりなく、毎月１回の合同会議が意見交換を行なえる唯一の機会となっている。もっと頻繁に情報交換を行なえれば、製品開発にも役立つと思うが、なかなかその機会がもてない。
なにか良い方法はないものか？

ＭｙＷｅｂの『電子会議室』の活用
ユーザーは日頃の活動の中で感じた
意見・要望等を電子会議室で交換しあうことが可能。それらの情報をまとめて合同会議の資料として活用することで、さらに効率アップ。

部門の枠を超えた意見交換が可能！
Ｗｅｂ上でのやりとりなので時間も選びません。

活用イメージ～電子会議室の活用～
ＭｙＷｅｂの『電子会議室』が絶好の情報交換の場になります。

製造部門

参照

・ 登録
内容をまとめて会議資料として活用!!

営業部門

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「スケジュール管理」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方スケジュール管理は、おのおの独自に行なっているので、会議等を開きたい
場合、他部署の社員の空きスケジュール
を、その都度本人に電話をして確認をしている。
最終決定までに、非常に手間と時間がかかっている。

ＭｙＷｅｂの『スケジュール機能』で解決
自分のパソコンから自グループメン
バーはもちろん他所属メンバーのスケ
ジュールも確認できます。
しかも設備の予約も同時にできるので、素早い意思決定が可能です。

活用イメージ

都合の良い日にスケジュールを入力

スケジュールページを見て部員・他部署の予定を確認

設備同時予約機能を使って会議で使用する会議室を予約。

「他ユーザーに反映」機能を使って、任意のユーザーに日程を連絡。

ＭｙＷｅｂ『スケジュール』機能
各部員・部署の空きスケジュール確認↓
会議室等の設備予約↓
開催日時の連絡という一連の作業をスケジュール機能内で完結させることが可能です。

登録完了♪

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「会議室・社用車予約システム」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方会議室・社用車などの予約・利用管理は
現在、担当部署が紙で管理している。
空き状況は、毎回担当部署に連絡して確認したりして、けっこう面倒だったりもする。

MyWebの『設備予約』を使った、設備
予約システム
会議室・社用車などの予約状況がパソ
コン上で一目で確認可能です。また、予約なども、直接Webからすることができ、簡単です。

活用イメージ

従来 ⇒ 現在

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「休憩室、仮眠室」例 （ホテル業界様）
対象のお客様
ホテル業界様
こんな事ありませんか？

便利な使い方

長時間勤務等の従業員のために休憩室、仮眠室を準備している。
基本的に利用するときは、自由に使わしているが、空き状況などは、部屋まで見に行かないとわからない。

MyWebの『設備予約』を使った、設備
予約システム
休憩室、仮眠室などの空き状況をパソ
コン上で一目で確認可能です。また、
簡単に直接Web上から予約でき、部屋の予約状況を管理することもできます。

活用イメージ

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「掲示ボード予約」例（業種共通）
対象のお客様

社内/社外向け情報を提供する「掲示ボード」をお持ちの企業・団体様

こんな事ありませんか？

便利な使い方

社内/社外向けに発信したい情報を「掲示ボード」に貼って掲載しているが、古い情報がいつまでも掲載されていたり、発信したい情報を掲載するスペースが無かったりと、どの部署が、いつまで掲載
したいかの管理が煩雑になっている。
また、その都度、各掲載部署に確認したする作業が面倒。

活用イメージ

MyWebの『設備予約機能』を使って、「掲示ボード」への掲載期間や内容を管理し効率化を図る。
Web上で予約/確認ができるので、管理がかんたんです。

掲載の「期間」と「内容」を管理
設備予約で予約登録後、期間に合わせて掲示ボードに貼り付け

社外情報と社内情報かによって「カテゴリ分け」をして運用を分けてもＯＫ ♪
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「社用携帯電話予約」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方基本的に社員には社用の携帯電話を持たしておらず、外出の際は会社が共用として用意してある携帯電話を貸し出している。
貸し出しの際に部署名・氏名を管理ノートに記入させ管理しているが、記入漏れがあったり、ノートが紛失し連絡をとるのに苦労したことも。
また、必要な時に全部貸し出し中で困ったこともある。

ＭｙＷｅｂの『設備予約』機能の活用
共用の携帯電話は設備予約の項目に登録。
予約状況や現在の貸し出し状況も自分のパソコンから簡単に確認できます。

活用イメージ

管理が簡単♪

誰がどの携帯電話を持っているのかすぐに分かります

事前予約で番号が分かっているので自分のスケジュールに番号を書き込んでおけば、さらに便利！！

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「伝言メモ携帯転送」例（業種共通）

対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

担当者不在時に伝言メモとして、「誰宛に」「誰から」「いつ」「用件」等を紙に残して、担当者机に置いている。
たまに紙をなくしたり、すぐ知らせてほしかったりする場合が多かったりする。

MyWebの『在席管理』を使った、伝言
メモ機能
担当者不在時の伝言も、MyWeb上で伝言メモとして残すことができます。また、メール機能連携で、メモの内容をすぐに担当者の携帯メールアドレスに通知することも可能です。

活用イメージ
従来通りの紙での伝言では外出しています『戻りましたら』
ご連絡させます。

早く伝えてほしかった・・・
紛失・・・○○さん、いらっしゃいますか？
只今外出しておりますので『外出先より』折り返しご連絡させます。

担当者宛てに不在メモを記録

通知

・不在時の電話の伝言メモなどメッセージを残す
ことができます

在席管理ＴＯＰ画面
・在席管理画面ですぐに【在席】【不在】を確認可能※ﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽに通知するには、ﾒｰﾙｻｰﾊﾞ等の仕組みを構築しておく必要があります。

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「申請書類の電子化・管理」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

申請書類は事務所内の棚に保管。
何種類もの書類の中から必要な書類を捜す作業だけでも大変。
また、申請書式が変わった事を知らずに、古い書式で出してしまい、再提出になる事もしばしばある。

ＭｙＷｅｂの『ライブラリ』機能を使って申請書類を電子管理
申請書類をデータ化してライブラリに保存。フォルダ毎に細かく分類して登録することが出来るし、全文検索機
能もあるので、一発で必要な書類を探すことができます。また、申請書式が変わった際に古い書式と間違える事もありません。保管棚も必要ないので事務所もスッキリ！

活用イメージ
あの書類はどこにあるの！？

ＭｙＷｅｂのライブラリ機能を利用すれば申請書類やよく使用する資料はフォルダ毎に細かく分類して保存。
使用者も管理者も簡単！

細かく分類されているから、簡
単に見つけれるよ。

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「地図データ管理」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

お客様先に対して提出することのある
自社の地図や関連施設の地図は、コピーをファイリングして共有している。
移転により住所が変わっていても気づかずにお客様先に提出したことも何度かある。

ＭｙＷｅｂの『ライブラリ』機能で解決
自社の地図や関連施設の地図は電子データ化してライブラリに登録。
イメージファイルとして画像等も登録できるので便利。
サムネイル機能で画像もすぐに確認することができます。

活用イメージ
こんなところ便利です！

・電子データ管理なので、データの更新もスムーズになります。
・地図などの資料はそのまま添付してメールで送れるので、非常に便利です。

登録したイメージファイル
をサムネイル表示できるので、資料の内容も簡単に確認できます。

地図などの資料は電子データ化
してライブラリ機能に登録。

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Portal Office ワークフロー「３大 ポイント」

6種類のデータ入力項目から自由に組み合わせ可能
です。

テキスト型

日付入力型

択一選択型

プルダウン型

複数選択型

添付ファイル登録型

複数の承認者を設定可能

・いろんなパターンを作って独自の申請様式が作れます！

承認者の設定人
数は無制限です。

申請データをエクセル出力！

申請データ

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「事象/勤怠申請」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
便利な使い方こんな事ありませんか？

MyWebの『ワークフロー簡易申請システム』機能を活用取りまとめが「かんたん！」
承認が必要な場合も、回送ルートを指定可能。データをExcelで取り出して、その後のデータ活用も可能

社員の住所変更や家族手当変更、休暇申請、代休申請など、事象変更や勤怠に合わせて色々な申請が上がってくるので、取りまとめが非常に煩雑な上、専用システムを購入する程の予算は取れないので、
現在手作業で行っている。

Excel データ

ぜ～んぶまとめて活用イメージ
総務課：管理/保管

休日出勤

申請

振替休暇

家族手当変更休暇

住所変更
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「通勤申請」例（業種共通）
対象のお客様「通勤申請」制度がある企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方
MyWebの『ワークフロー簡易申請システム』機能を活用。
簡易申請システムＷｅｂ上で、「社員が起票」→「所属長が承認」→「総務部門で管理」
データ管理なので、管理がしやすい

業務上、総務課が「通勤申請」を管理しているが、紙ベースでの申請なので、管理が煩雑になっている。

以前の総務部
現在の総務部

活用イメージ

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画面イメージ
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１

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「通勤費補助申請」例（業種共通）

対象のお客様「通勤費補助申請」制度がある企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方業務上、総務課が「通勤費補助申請」を管理しているが、紙ベースでの申請なので、管理が煩雑になっている。

MyWebの『ワークフロー簡易申請システム』機能を活用。
簡易申請システムＷｅｂ上で、「社員が起票」→「所属長が承認」→「総務部門で管理」
データ管理なので、管理がしやすい

以前の総務部
現在の総務部

活用イメージ

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画面イメージ

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「社用車利用申請」例 （業種共通）
対象のお客様社用車／公用車を複数台お持ちの企業・団体様
こんな事ありませんか？
社用車の管理を総務課が台帳で行っているが、いちいち電話での問い合わせなどが必要で面倒。
また、総務課の管理下で運用し、予約は勝手にさせたくない。

便利な使い方
MyWebの機能を組み合わて、
社用車管理の省力化を図る。
①『ワークフロー』機能による社用車の利用申請②『設備予約』機能による社用車の割り当て状況照会

活用イメージ
承認後は【総務課】などが『設備予約』機能で登録

一般社員は『設備予約』機能で空き状況の確認
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「業務車両 運転者登録申請」例（業種共通）

対象のお客様
社用車を従業員に使わせている企業・団体様
こんな事ありませんか？
業務上、総務課が「業務車両 運転者
登録申請」を管理しているが、紙ベースでの申請なので、管理が煩雑になっている。

便利な使い方
MyWebの『ワークフロー簡易申請システム』機能を活用
Ｗｅｂ上で、「社員が起票」→「所属長が承認」→「総務部門で管理」★データ管理なので、管理がしやすい

活用イメージ

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「備品発注」例（業種共通）
対象のお客様

出先（支店など）をお持ちの企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方支店からの「備品」「消耗品」などの発注取りまとめが非常に煩雑な上、専用システムを購入する程の予算は取れないので、現在手作業で行っている。
発注事務が大変なので、多めに在庫を抱えてしまう。

MyWebの『ワークフロー簡易発注システム』機能を活用取りまとめが「かんたん！」
承認・決裁が必要な場合も、回送ルートを指定可能！データをExcelで取り出して、その後のデータ活用も可能

活用イメージ

現在

従来

画面ｲﾒｰｼﾞ

発注／管理
決

承認後のデータはまたは購買システム
等へ取り込みExcelに取り出し！

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「名刺発注申請」例（業種共通）
対象のお客様新人の入社や組織替えなどの時、一括して名刺の作成と配布を行われる企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方職制や携帯番号、資格、
メールアドレスなど、入社後も意外と変わる情報がたくさんあり、一つ一つ最新状況を本人に確認するのは非常に大変。
版下管理も大変。

MyWebの『ワークフロー』機能を活用
一人一人が自分の名刺情報を入力。
それを、Excel出力し、加工することで印刷業者に簡単にデータを渡せます。

活用イメージ

受注♪

印刷業者

Excelデータ
Excel出力したデータをまとめた後、メールに添付して業者に手配！
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「選択休日申請」例（運輸・サービス業など）
対象のお客様
社員が毎月の休日を設定する選択休日を採用している
運輸業・サービス業などの企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方

毎月第2・第3土曜日が定休日だが、第1・第4土曜日も選択休日として、1日休日を設定できる選択休日制を採用している。
紙ベースでの申請なので、集計や管理が大変。

MyWebの『ワークフロー簡易報告システム』機能を活用
毎月部署ごとに
報告→Excel取出し集計/管理
集計後のExcelを掲示板にアップさせ、社員全体で情報を共有！

活用イメージ
掲示板UP

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「チケット手配申請」例（業種共通）

対象のお客様
社員の出張が多く、航空券等のチケット手配が多い企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方経費を抑えるために「企業優待や回数券」をなるべく使わせたいので、
チケット手配は、総務課が管理して手配しているが、現在紙ベースでの申請なので、管理が煩雑になっており、手配が遅れるケースも出ている。

MyWebの『ワークフロー簡易申請システム』機能を活用
社員が起票→管理職が承認→総務部門へ手配依頼

活用イメージ

エクセル出力したデータをまとめた後、 メールに添付して業者に手配！
Excelデータ

メール受信

送信

手配

旅行代理店

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「売上報告書申請」例 （販売店・量販店様など）対象のお客様
出先・店舗（支店など）をお持ちの「販売会社」「量販店」「専門店」様など

こんな事ありませんか？

便利な使い方

当日の売上・客数・日報を各店舗に作成させているが、Wordで作って→Mailで送付→Excel転記と面倒。
簡単に報告させる
ツールはないか？

MyWebの『ワークフロー簡易報告システム』機能を活用
フォームを選ぶ→数値入力→回送する→Excel取出し集計
デジカメ画像を添付すれば、現場の雰囲気もばっちり！

活用イメージ

いつ上司が見たかも確認可能！

デジカメなどで撮影した画像も添付ファイルとして一緒に報告可能！
例 店舗での写真/ 建築現場状況など
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「クレーム報告管理」例 （製造販売・サービス
業）
対象のお客様製造/販売・サービス業 など
こんな事ありませんか？

便利な使い方

お客様からの要望・クレームなどの管理を紙で行っているが、管理が大変で、対応・回答が遅れたりするケースがある。
また、お客様の声情報を会社全体で共有
できていない。

MyWebの『ワークフロー』機能を活用
クレームの受付を行い、対応完了
時に、お客様責任者の承認を受ける
流れとする。
完了後の情報を得てExcelで取り出し、掲示板にアップ
させ、社内全体で情報を共有する。

活用イメージ
承認機能により責任者がしっかりチェック

出力したExcelデータ
を『掲示板』機能へアップ
して、みんなで情報共有！

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「IP/メールアドレス管理」例（業種共通）
対象のお客様パソコンを数十台～数百台導入し、ＩＰアドレスや個人のメールアドレス管理が大変になっているお客様

こんな事ありませんか？

便利な使い方

現在、使っているかどうか分からない
IPアドレスがあり、アドレス競合が発生するケースが出ている。
サーバ機とアドレス競合した場合、業務停止の恐れあり。

MyWebの『ワークフロー』機能を活用
ＩＰアドレスやメールアドレス取得に際しては申請～承認を行う社内ルールを制定する。
登録済みアドレスは、データバンクに登録すれば一目瞭然

活用イメージ
登録済みデータは、『データバンク』機能へ登録して管理Copyright (C) 2009 株式会社ソフテック All Rights Reserved.

Portal Office アンケート「３大ポイント」

テキスト型

択一選択型

プルダウン型

複数選択型

4種類のデータ入力項目から自由に組み合わせ可能です。
・いろんなパターンを作って独自の申請様式が作れます！

集計は自動計算。しかもWeb上でグラフ表示！
Web上で、リアルタイムに集計を計算します。

申請データをExcel出力！

申請データ

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「社内行事アンケート」例 （業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？
社内行事（歓送迎会・健康診断・
社員旅行etc…）のたびに回覧による受付をするけど、回覧が行方不明になったり
長期出張者が忘れられたり、取りまとめする方も一苦労

便利な使い方
MyWebの『アンケート』機能で個人毎にWebで申し込み
掲示板で告知→アンケートで回答→
Excelで取り出し最短１日（今日聞いて今日答える）で申し込み完了！
掲示板

活用イメージ

データ出力(出欠一覧表）Copyright (C) 2009 株式会社ソフテック All Rights Reserved.

「出欠アンケート」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

社内行事の一環として講演会がある際、配布資料の準備等もあり、どれだけの参加者があるか知りたいが、現状は紙で出欠の返事を出してもらいそれを集計している。
アンケート用紙を配る⇒回収する⇒集計するという作業は大変なので、なにかいい方法はないか。

ＭｙＷｅｂの『アンケート』機能の活用
自分のパソコンからアンケートを作成して実施することができます。
また自動集計してくれるので、負担も軽減されます。
また、アンケート結果をExcel出力して、参加者名簿もらくらく作成。

活用イメージ

自分のパソコンからアンケートを作成。

Excelﾃﾞｰﾀ
参加者名簿作成
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「改善提案受付」例 （製造/販売/サービス業）
対象のお客様現場からの改善活動を進められている企業・団体様
こんな事ありませんか？
紙の改善提案書では、回収したり、情報をまとめるのも一苦労。
管理も大変で、会社全体で共有できていない。
また、現場としても、書式を取り出して書くのが面倒で、なかなか続かないし、思いついた時にすぐにできないと忘れてしまう。

便利な使い方
MyWebの『アンケート』機能を使った改善提案受付
思いついた時に直ぐに「記入⇒申請」
できます。
また、情報を自動集計して社内公開できたり、データの取り出しも簡単にできるので便利。

活用イメージ

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「ネット教育 ISO編 」例 ①（業種共通）
対象のお客様ISO（9001/14001)を取得している企業様・団体様
こんな事ありませんか？
ISO （9001・14001など）を維持していく為に、ISOで定めた教育プログラムを行い、社員に対して啓蒙していく必要があるが、以下の点が課題である。
◆ 定期的に講習会を開催しているが、遠隔地の社員や忙しい営業も多く、何度も講習会を開催せねばならず面倒。
◆ 審査機関に対して、客観的なデータを示したいので、資料化する必要がある。
◆ 高額なISOツールを購入する予算はない。

便利な使い方
MyWebの『アンケート』機能で個人毎にWeb上で教育
掲示板で告知→アンケートで問題回答→採点・集計・公開
回答結果が自動集計されるし、Excelに取り出し可能なので2次加工も簡単。

画面イメージ

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「ネット教育 ISO編 」例 ②（業種共通）
活用イメージ ～集計結果～

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「お弁当申し込み」例 （業種共通）
対象のお客様
社員や来客のお弁当を外部の業者に発注している企業・団体様
こんな事ありませんか？
お弁当といっても、社員のお昼の楽しみであり関心高い。
最近は日替わりや弁当種類が増えて、注文のとりまとめが大変で意外と手間がかかる。

便利な使い方
MyWebの『アンケート』機能を使ったお弁当申し込み
お弁当サンプル写真を貼付することで、社員の不満（こんな筈じゃなかった）も解消！
お持ちしました！

活用イメージ

12
9

3
6

弁当業者

どれにしようかなぁ♪

Excelﾃﾞｰﾀ
とり
まとめ中!

手配

Excel出力したデータをまとめた後、業者に手配！

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「資格取得情報調査」例 （業種共通）
対象のお客様
会社で資格取得を推進している企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方

現在会社で、資格を取得する事を推進しており、資格取得の為の活動は、各社員個人の自己啓発として、各々の判断に任せている。
ただし、会社として受験状況の確認を行い、現状の把握をしたいと考えている。

MyWebの『アンケート』機能を使って情報収集
直ぐに「記入⇒申請」できます。
また、情報を自動集計やExcelの取り出しも簡単にできるので便利。

活用イメージ

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「消耗品在庫チェック」例（販売店/量販店様など）対象のお客様
出先・店舗（支店など）をお持ちの「販売会社」「量販店」「専門店」様など

こんな事ありませんか？
消耗品・カタログなどの在庫管理が煩雑。
商品（売り物）の在庫と違って、管理があまりされていないのでムリな納期の発注や、欠品、在庫過多による破棄が多い。

活用イメージ

便利な使い方
MyWebの『アンケート』機能で、定期的に在庫をチェック
アンケートに回答させることで、現場の意識付けと本社での把握が可能。
もちろんデータ出力でExcelを使った集計も可能。

在庫状況を定期的にチェック

在庫
在庫
在庫

必要分だけまとめて発注
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「支給品申込申請」例（業種共通）

対象のお客様会社で作成した備品等を社員に支給する事がある企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方会社で作成した「カレンダー」「手帳」等の支給品が出るたびに回覧による受付をするけど、回覧が行方不明になったり
長期出張者が忘れられたり、取りまとめする方も一苦労。

MyWebの『アンケート』機能で個人毎にWebで申し込み
掲示板で告知→アンケートで回答→Excelで取り出し最短１日（今日聞いて今日答える）で申し込み/集計 完了！
掲示板

活用イメージ

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Portal Office 日報管理「３大 ポイント」

6種類のデータ入力項目から自由に組み合わせ可能
です。

テキスト型

日付入力型

択一選択型

プルダウン型

複数選択型

添付ファイル登録型

・いろんなパターンを作って独自の申請様式が作れます！

自由に入力データ検索可能。
会社単位・個人単位・入力項目単位 ！！
Web上で、商談データ を呼び出し可能！！

検索データをエクセル出力！

申請データ

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「日報管理」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方日報は所定の用紙に手書きで記入しているが、以下の内容を改善したいと思っている。

ＭｙＷｅｂの『日報管理』機能で解決●書面なので営業会議での活動
報告データの資料作成が一苦労。
●担当変更などでの引継ぎ作業は
大量の日報から整理しなくてはならず面倒。
●他メンバーの営業活動内容をいちいち聞かないと共有できない。
●幹部社員としても、全体の活動
内容を早い段階から把握したい。

●データでの管理なので見たい情報を検索してすぐ確認でき、 Excel取り出しも可能なので、「報告書作成」
や「引継ぎ」も簡単。
●自分/他人の1ヶ月の活動内容や、企業毎の活動動向も確認でき、情報共有も簡単。
●幹部社員も営業社員の活動をいつでも自由に確認できます。

活用イメージ これだけの情報を自分のパソコンから参照できます。
ユーザーは毎日の日報を
自分のパソコンから入力

データ管理なので、資料の取りまとめも簡単です

グループ登録しておけば他の社員の活動内容も参照できます。
※上記の日報入力項目は一例です。

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「販売先管理」例（業種共通）
対象のお客様
企業様全般（ルート営業中心）
こんな事ありませんか？
販売先管理を行い、対策をたてる際に過去の営業（訪問）実績を参考にしたい。
しかし、大量の日報を整理して実績を集計するとなると、かなりの手間と時間を費やすことになる。
せっかく毎日日報を提出させているのだから、この日報を活かしたいい管理
方法はないものか。

活用イメージ
検索機能も便利！！

便利な使い方
ＭｙＷｅｂの『日報管理』で管理
ＭｙＷｅｂの日報管理機能なら、過去の訪問内容が「顧客先別」・「利用者別」に確認できます。訪問件数の一覧も
ＸＭＬ / ＣＳＶ形式で出力することができるので、データの加工時も便利です。

販売先ごとの訪問
回数も簡単に確認できます。

販売先ごとの
日報詳細＜検索項目例＞※

【年間】
【月間】

ＸＭＬ／ＣＳＶデータとして出力可能！！

※検索項目はユーザー様作成の日報フロー項目の中から自由に表示させる事ができます。
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「取引先名簿管理」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方取引先・関連会社情報などは部門毎に提出させ、総務課にてファイル保管しているが、情報が古くなったり、紛失した際でもそのまま放置されることが多い。
もっと簡単に情報更新できないか？

ＭｙＷｅｂの『アドレス帳』で問題解決！

活用イメージ

ＭｙＷｅｂのアドレス帳では取引先・関連会社等の会社情報や担当者情報などをグループ化して管理できます。
Webでの登録なので、情報追加/更新が簡単です！！

ユーザーは自分のパソコン
から顧客名簿を参照できます。

ＭｙＷｅｂの『アドレス帳』機能
で顧客名簿管理！！
・電子データでの管理なのでメンテナンス作業
が簡単に行えます。
・ユーザーはいつでも自分のパソコンから情報を参照することができます。
・メモ欄の上手な活用で、より詳しい名簿が作成できます。

顧客名簿はＭｙＷｅｂのアドレス帳に
電子データとして登録・管理

所属・役職・携帯電話番号・趣味等を登録して個人情報も充実。
メモ欄に住所・電話／ＦＡＸ
番号・社長名・資本金・年商等の情報を登録しておけばより詳しい名簿になります。

グループ分けができるので会社ごと、もしくは支店・営業所ごとに登録しておけば、便利です。
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「ユーザー名簿利用」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方異動した社員と連絡を取りたいが、どこに移動したか忘れてしまった。名前は解るがどこの部署か忘れてしまった。
新入社員の顔と名前が一致しない。
他部署の電話を取ったが誰あてなのかはっきりしない。等々の際に、いちいち総務課に連絡して確認するのが面倒。

ＭｙＷｅｂの『ユーザー名簿』で解決

活用イメージ「所属」「５０音」からユーザーを検索できスピーディーにユーザー情報を確認することが出来ます。
写真も確認できるので、大変便利！

３種類の検索機能で簡単にユーザー確認

電話番号は？
所属は？
あれはだれ？

MyWebを使うと…

所属なら分かる『所属』検索名前なら分かる

グループなら
知ってるよ！
写真も確認できるので
顔と名前もバッチリ確認
ユーザーは自分のパソコンから名簿を参照できるので、誰かに問い合わせをする必要はなくなります。
情報も豊富に掲載できるので非常に便利！！

『50音』検索『カスタムグループ』検索

ユーザー名簿の上手な活用で情報の伝達もスムーズになります。
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「カスタムグループ利用」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方多部門にわたるメンバー（同期会・クラブ活動メンバー）と連絡をとる際、その都度各所属から連絡先を探すのは面倒。なにかいい方法はないものか。

ＭｙＷｅｂの『ユーザー名簿』で解決！！
同期会・クラブ活動などの任意のメンバーをカスタムグループとしてユー
ザー名簿に登録できます。
多岐にわたる所属の中からメンバーを1人ずつ探す手間が省けます。
また他のユーザーもグループのメンバーを確認することもできて非常に便利。

活用イメージ
頻繁に連絡をとる同期会やクラブ活動のメンバーを登録しておけば連絡先がすぐに分かります。

ＭｙＷｅｂメールにも反映されるので、メールでのやりとりも非常に便利。

※カスタムグループは『スケジュール』『在席管理』等にも反映され、確認できます。

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「議事録一元管理」例（業種共通）

対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方
MyWebの『議事録』を使った、議事録
一元管理システム
会議・打ち合わせ等の議事録を
MyWeb上で一元管理することができます。
統一されたフォーマットで見やすく、また過去の議事録も検索機能で、すぐに探し出すことも可能です。

会議などで、議事録を作成しているが、作成後の管理の仕方などは、現在各部署にまかせている。
またフォーマットも各自バラバラの状態である。

活用イメージ
フォーマットがバラバラで管理しにくいなぁ…

MyWeb『議事録』
を使えば…

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「社内備品の管理台帳」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方

会社保有の備品情報は総務課の管理台帳で管理している。今度の展示会で使用する
机や椅子の大きさや数、保管場所等を確認したいが、総務課にいちいち行かなくてはならない。準備がギリギリになり、総務課に確認しに行ったら、備品管理者が既に帰ってしまっていて確認できなかった、何て事もしば
しば・・・うまい共有の仕方はないものか？

ＭｙＷｅｂの『データバンク』機能で解決
社内備品情報は事前に『データバンク』に登録。
自分のパソコンより情報を参照することができます。
また、画像も登録できるので分かりやすくて非常に便利！！

活用イメージ

社内備品は電子データで管理！！

ＭｙＷｅｂの『データバンク』機能を利用して効率化アップ

・説明分と画像で非常に分かり安い表示です・検索機能を活用すれば、ほしい
情報がすぐに見つかります

電子データで登録
しておけば時間を選ばず、情報参照が可能！
事前に情報を登録して、自分のパソコンから情報を参照！
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「電子カタログ管理」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方自社で取り扱っている商品のカタログ
は、取り扱い部署毎にカタログ棚を設けて管理している。
会社全体での取り扱い商品が多いので、お客様からの問い合わせの際、他部署の取り扱い商品のことを聞かれて分からない事が多い。
簡単な情報だけでも、すぐに確認できる仕組みはないものか？

MyWebの『データバンク』機能で解決!!

活用イメージ

取り扱い商品は電子データ化し、電子カタログとしてデータバンクに登録。
ユーザーは自分のパソコンから情報参照。

電子カタログ管理
必要最低限の情報を『データバンク』に登録さらに詳しく知りたい
ときは実際にカタログを開いて・・・。

大まかな情報は事前に登録！！
ユーザーはまず自分のパソコンから情報参照！
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「リンク集活用」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方よく利用するホームページは、各自がブラウザのお気に入り機能に登録して管理しているが、自分のパソコン（ＰＣ）からしか利用できないし、PCを買い換えたりする度に再登録する必要があるので不便さを感じている。

ＭｙＷｅｂの『リンク集』で管理
ＭｙＷｅｂのリンク集に登録しておけば、どの端末からも同じリンク情報を参照
することができます。
また、ＰＣを変えてもリンクの再登録をする必要はありません。

活用イメージ
ホームページの名称とＵＲＬを登録するだけなので非常に
簡単！！

ユーザーA

ユーザーB

よく使うサイト・便利なサイトはみんなで共有！非常に便利！
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「利用頻度報告～管理者～」例（業種共通）
対象のお客様ＭｙＷｅｂを導入された企業・団体様全般（管理者）
こんな事ありませんか？

便利な使い方グループウェアを導入したが、どれだ
け使っているか、効果があったのかを社長に報告する必要がある。
実際どれだけ使っているかなんて解るのか？
社員１人１人に聞いて周らなければ実態が掴めないのでは！？

ＭｙＷｅｂの『利用者状況表』で解決

活用イメージ
グループウェアを導入後
社長「社員の活用状況を報告してほしい」

ＭｙＷｅｂの利用状況の情報を自動的にカウントして蓄積していくので、一目で利用状況が確認できます。

ＭｙＷｅｂ『利用状況表』
・６種類のアクセス回数が確認できるので、多様な角度から利用頻度を把握できます。
・正確な情報を簡単に参照できるので、面倒と思われがちな報告資料の作成も簡単にできます。

社長に報告

管理者
「はい 報告します」
システム管理者は・・・「どうやって確認しようか？」「社員アンケートの実施？」「部門長に状況確認？」「集計作業はどうしよう？」

データを活用して報告資料作成『利用状況表』参照項目一覧◆ 「月間アクセス回数」◆「機能別アクセス回数」◆「曜日別アクセス回数」◆「日別アクセス回数」◆「ＩＰアドレス別アクセス回数」◆「ブラウザ別アクセス回数」◆「時間別アクセス回数」
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「各種機能の段階的導入」例（業種共通）
対象のお客様ＭｙＷｅｂを導入された企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方パソコンに不慣れな社員が多いので、最初は２～３機能から始めて、社員の状況を見ながら段階的に機能を増やしていこうと考えている。
しかしどのタイミングで機能を増やしていくのかが難しく悩んでいる。

ＭｙＷｅｂの『利用状況表』で管理アクセスの状況が一目で確認できる
利用状況表があるので社員が使い慣れてきたタイミングで新機能を追加！

活用イメージ
機能追加

項目一覧(アクセス回数）

慣れてきたみたいだね！
そろそろ 機能を追加 しようか…。

◆機能別
◆月間
◆日別／曜日別◆ IPアドレス別◆ブラウザ別◆時間帯別★全６項目★

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「Web型システムの簡易シングルサインオン」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？
現在社内には複数のWeb型システムがあり、それぞれバラバラに管理している。利用者の使い勝手はもちろん管理面でも効率的が悪いのでひとつの画面にまとめて管理したい。またシステム毎にID/パスワードを入力する作業も面倒との意見が・・・。

便利な使い方
MyWebの『簡易シングルサインオン（SSO）』機能で解決!!!
社内のWeb型システムはMyWebの簡易シングルサインオン機能でひとつにまとまります。各システムはMyWebのメニュー一覧から起動するので、非常にスッキリ。
またMyWebにログインしていれば、他のシステムへのID/パスワード入力は必要ありません。

活用イメージ

ID/パスワードの入力は一回だけでOK！！

★他のWebシステムと繋がります!!
【Aシステム】
MyWebには
ID/Passwordを入力してログイン
ログイン済み【Bシステム】【Cシステム】

利用者が覚えるのは
MyWebのID/パスワードだけログイン済みログイン済みCopyright (C) 2009 株式会社ソフテック All Rights Reserved.

「バイオ認証でセキュリティ対策」例（業種共通）
対象のお客様
企業・団体様全般
こんな事ありませんか？

便利な使い方社内にある複数のWeb型システムのID/パスワードの管理に関して以下の点が非常に気になっている。

MyWeb＋『SMARTACCESS』で解決①定期的なパスワード変更を促しているが実際は変更されていない様子②各個人のID/パスワードの管理が紛雑
でメモ書きをPCに貼り付けている人も何か良いセキュリティ対策はないもか？

活用イメージ

危険!!

MyWebと「富士通製バイオ認証装置」「ICカード」などを利用することで、MyWebへの確実な本人認証が実現します。また、定期的なパスワードの変更も必要なくなり、高レベルのセキュリ
ティ対策を実現できます。

かんたんに強固なセキュリティ対策を実現します

ID/パスワードの変更!?
面倒くさい!!

メモ書きされた
ID/PasswordOK!!

セキュリティ対策は大丈夫ですか??
利用者はパスワードを意識する必要ありません!!
定期的なパスワード変更の必要はありません!!

MyWebの「つながる化（簡易シングルサインオン機能）」と組み合わせれば更に便利になります!!
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「不正アクセス/データ持出し防止・抑止」例（業種共通）
対象のお客様MyWeb PortalOffice を導入された企業・団体様
こんな事ありませんか？

便利な使い方

現在グループウェアを導入済み（導入検討中）であるが、蓄積した情報を悪用されたり、不用意に持ち出されたりしないか心配である。情報共有も推進
したいし、情報セキュリティ対策も非常に気になる。
なにか良い対策法はないものか・・・？

MyWebの『ロギング管理』機能を活用「ログイン時のログ」「添付ファイルのアクセスログ」「Excel連携機能へのア
クセスログ」「掲示記事板削除時のア
クセスログ」といった3種類のログを自動収集。不正アクセスの防止、ダウンロードデータの持出抑止/追跡に役立
ちます。
自動的にログデータを収集するよ！！

活用イメージログイン失敗ログイン失敗ログイン失敗不正アクセスユーザー情報/社内機密資料等

不正持出し

CSV出力
『ログイン時のアクセスログ』
でチェック！！
ログイン失敗が多発していればログデータから詳しく調査！！

『添付ファイルへのアクセスログ』『Excel連携機能の利用ログ』
でチェック！！
万が一社内資料の不正持ち出しが発覚した時はログデータより追跡可能！！

情報漏えい対策にもなります!!
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