可茂衛生施設利用組合個人情報取扱事務委託基準
令和５年２月 27 日

管理者決裁

（趣旨）
第１

この基準は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「法」という。）第 66 条の規定に基づき、実施機関が個人情報（法第２条第１項に規定する「個人情報」をいう。以下同じ。）を取り扱う事務を実施機関以外の者に委託しようとする場合において、実施機関が講ずべき措置について必要な事項を定めるものとする。
（委託）
第２

この基準において「委託」とは、実施機関が個人情報を取り扱う事務を実施機関以外のものに依頼するすべての契約をいう。
したがって、一般に委託と称されるもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約を含むものとする。ただし、組合の事務の一部を他の地方公共団体に委託する場合は、含まないものとする。
（委託先の選定に当たっての留意事項）
第３実施機関は、委託先の選定に当たっては次の事項に留意するものとする。

(1)

委託先の選定に当たっては、次に掲げる観点から安全確保の措置として別記「個人情報取扱事務特記事項」（以下「特記事項」という。）に掲げる内容を遵守できる者を選ぶこと。
イ

個人情報の保護に関する内部規程が整備されていること

ロ

従業員に対する教育研修が行われていること

ハ

情報セキュリティ対策が講じられていること

ニ

プライバシーマークその他の個人情報の保護に関する認証を取得していること又はそれらに準ずる基準を設ける等の対策を講じていること。

ホ(2)

その他個人情報の保護のための対策を講じていること
入札に当たっては入札前に、随意契約に当たっては見積書を徴するときに、次に掲げる事項について、相手方に説明すること。
イ

この契約による事務の処理に当たって別記特記事項を遵守しなければならないこと。

ロ

受託者は、法律第 66 条第２項に基づき、委託契約に盛り込まれた安全確保の措置を講ずる義務を負うこと。

ハ

受託事務従事者等は、法律第 67 条に基づき、知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない義務を負うこと。

ニ受託事務従事者等は、法律第 176 条又は第 180 条の罰則の対象となること。

ホ

受託者は、実施機関から提供を受けた個人情報に対して開示、訂正又は利用停止を求められた場合において、それらに応じる権限を有しないこと。

（契約の締結に当たっての留意事項）
第４実施機関は、契約の締結に当たり、次の事項に留意するものとする。

(1)

契約書中に受託者が別記特記事項を遵守する旨を記載することとし、特記事項を契約書の一部として添付すること。なお、このことは、契約書中に別記特記事項に掲げる内容を記載することを妨げるものではない。
(2)

特記事項に記載されている項目は標準項目であり、委託しようとする事務の内容によっては、その性格上適用の余地がない項目やより詳細な取り決めを行うべき項目等があり得る。したがって、実施機関は、委託事務の実態に即し、かつ、的確な安全確保の措置を講じる観点から、適宜必要な事項を追加し、又は不要な項目を削除する等の検討をすること。
(3)

委託しようとする事務の内容によっては、必要に応じて受託者から個人情報の管理体制等を記載した書面（様式は参考２を参照）による報告を求めるものとする。個人情報の管理体制等に変更があった場合も同様とする(4)

契約の内容によっては、契約金額が小額等のため、契約書等の作成を省略する場合もあるが、個人情報の保護の観点から措置が必要と考えられる場合は契約書等を作成し、この基準に準じた措置を講じるものとする。
（委託の実施に当たっての留意事項）
第５実施機関は、委託の実施に当たっては次の事項に留意するものとする。

(1)

受託者に提供する個人情報は、当該委託事務の目的を達成するために必要かつ最小限のものとすること。
(2)

原則として、再委託は認めないが、再委託をすることが合理的であると認められる場

合には、あらかじめ実施機関の書面による承諾を得ることを条件に再委託を認めるものとする。（再委託承諾願の様式は参考３を参照）
ただし、委託に係るすべての事務又は重要な部分について再委託をすることは認められないものであること。また、再々委託等については、実施機関による指揮・監督権限行使等の面で実効性に問題があることから認めないこと。
なお、再委託先については、委託先を選定する場合と同一の観点から特記事項の内容を遵守できる者であることを確認した上で承諾することとし、委託契約の特記事項と同一水準の安全確保の措置を求めること。
（再委託先の個人情報の管理体制報告書の様式は参考４を参照）(3)

委託を行う場合にあっても個人情報の適正な取扱いを確保するため、実施機関は、委託先に対する監督を十分に行わなければならない。このため実施機関は、受託者による安全確保の措置の実施状況を確認するために、必要に応じて実地に調査し、又は受託者に対して必要な書類の提出を求めること。

（別記）個人情報取扱特記事項
注 1．受託事務の実態に即して、適宜必要な項目を追加し、不要な項目は省略するものとする。
注 2．第８の承諾願の様式は参考１を参照（基本的事項）
第１

受注者は、個人情報（個人情報の保護に関する法律第２条第１項に規定する「個人情報」をいう。以下同じ。）の保護の重要性を認識し、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いに当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報を適正に取り扱わなければならない。
（秘密の保持）第２

受注者は、この契約による事務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。
（適正管理）
第３

受注者は、この契約による事務の処理のために取り扱う個人情報について、漏えい、滅失及びき損の防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
（再委託の禁止）第４

受注者は、この契約による事務の全部又は一部について第三者に再委託をしてはならない。ただし、受注者は、委託先及び委託の範囲を発注者に対して報告し、あらかじめ発注者の書面による承諾を得た場合に限り、再委託をすることができる。
この場合において、受注者は、この契約により受注者が負う義務を再委託先に対しても遵守させなければならない。このため、受注者は、受注者と再委託先との間で締結する契約書においてその旨を明記すること。
（収集の制限）第５

受注者は、この契約による事務の処理のために個人情報を収集するときは、当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わなければならない。
（従事者の監督）
第６

受注者は、この契約による事務に従事する者（資料等の運搬に従事する者を含む。以下「従事者」と総称する。）に対し、在職中及び退職後においても当該契約による事務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと、個人情報の違法な利用及び提供に対して罰則が適用される可能性があることその他個人情報の保護に関して必要な事項を周知しなければならない。
また、受注者は、この契約による事務を処理するために取り扱う個人情報の適切な管理が図られるよう、従事者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（複写又は複製の禁止）
第７

受注者は、発注者が承諾した場合を除き、この契約による事務を処理するために発注者から提供を受けた個人情報が記録された資料等を発注者の承諾なしに複写し、又は複製してはならない。
また、事務の処理を行う場所に、資料等の複写が可能な媒体を持ち込んではならない。
（作業場所の指定等）
第８

受注者は、この契約による事務の処理について、発注者の施設内において発注者の指定する時間内に行うものとする。この場合において、受注者は、その従事者に対して常にその身分を証明する書類を携帯させなければならない。
なお、受注者は、発注者の施設外で事務を処理することにつき、当該作業場所の特定（住所等の特定）及び当該作業場所における適正管理の実施その他の安全確保の措置についてあらかじめ発注者に届け出て、発注者の承諾を得た場合は、当該作業場所において事務を処理することができる。
（資料等の運搬）第９

受注者は、その従事者に対し、資料等の運搬中に資料等から離れないこと、電磁的記録の資料等は暗号化等個人情報の漏えい防止対策を十分に講じた上で運搬することその他の安全確保のために必要な指示を行わなければならない。
（目的外利用及び提供の禁止）
第１０

受注者は、発注者の指示がある場合を除き、この契約による事務の処理のために取り扱う個人情報を当該契約の目的以外の目的に利用し、又は第三者に提供してはならない。
（実地調査等）
第１１

発注者は、この契約による安全確保の措置の実施状況を調査するため必要があると認めるときは、実地に調査し、受注者に対して必要な資料の提出を求め、又は必要な指示をすることができる。
（資料等の返還）
第１２

受注者は、この契約による事務の処理のために、発注者から提供を受け、又は受注者自らが収集し、若しくは作成した個人情報を記録した資料等は、この契約による事務処理の完了後直ちに発注者に返還し、又は引き渡すものとし、発注者の承諾を得て行った複写又は複製物については、廃棄又は消去しなければならない。
（事故発生時における報告）
第１３

受注者は、個人情報の漏えい、滅失又はき損その他の事故が発生し、又は発生するおそれのあることを知ったときは、速やかに発注者に報告し、発注者の指示に従わなければならない。委託契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。
（損害賠償）
第１４

受注者は、その責めに帰すべき事由により、この契約による事務の処理に関し、発注者又は第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。再委託先の責めに帰する事由により発注者又は第三者に損害を与えたときも同様とする。
（変更届）
第１５

この特記事項に基づいて受注者が発注者に届け出て、発注者の承諾を得て実施する事項に関して変更が生じた場合は、受注者は変更届を発注者に届け出て、発注者の承諾を得なければならない。個人情報の管理体制等承諾願

【参考１】

年
可茂衛生施設利用組合

管理者

月日

様
住所
受託者

氏名又は商号
代表者氏名○○業務委託契約個人情報取扱特記事項第８に基づき、個人情報の管理体制等について、下記のとおり報告しますので、組合の設置する施設外で事務を処理することにつき承諾願います。
１

管理体制、作業従事者等に関する事項

個人情報保護責任者(所属・役職)

(氏名)

作業責任者

(所属・役職)

(氏名)

作業従事者

(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)個 人 情 報の 保 護に 関(具体的に記載)

す る 必 要事 項 の作 業従事者への周知方法

２

個人情報の保管、管理に関する事項

作業場所

(住所)

保 管 場 所及 び 保管 方法
盗 難 、 紛失 等 の事 故(具体的に記載)防止措置等

３

事故等発生時の連絡体制

(委託者)

責任者

担当者

℡000-0000-0000℡000-0000-0000

作業従事者Ａ℡000-0000-0000(受託者) 個人情報保護責任者℡000-0000-0000

作業責任者℡000-0000-0000

作業従事者Ｂ℡000-0000-0000

個人情報の管理体制等報告書

【参考２】

年
可茂衛生施設利用組合

管理者

月様
住所
受託者

氏名又は商号
代表者氏名○○業務委託に関する個人情報の管理体制等について、下記のとおり報告します。
１

管理体制、作業従事者等に関する事項

個人情報保護責任者(所属・役職)

(氏名)

作業責任者

(所属・役職)

(氏名)

作業従事者

(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)個 人 情 報の 保 護に 関

(具体的に記載)

す る 必 要事 項 の作 業従事者への周知方法

２

個人情報の保管、管理に関する事項

作業場所

(住所)

保 管 場 所及 び 保管 方法
盗 難 、 紛失 等 の事 故(具体的に記載)防止措置等

３

事故等発生時の連絡体制

(委託者)

責任者

担当者

℡000-0000-0000℡000-0000-0000

作業従事者Ａ℡000-0000-0000(受託者) 個人情報保護責任者℡000-0000-0000

作業責任者℡000-0000-0000

作業従事者Ｂ℡000-0000-0000

日

○○業務委託の再委託承諾願

【参考３】

年
可茂衛生施設利用組合

管理者

月日

様
住所
受託者

氏名又は商号
代表者氏名○○業務委託については、下記のとおり再委託を行いたいので承諾願います。
１

再委託が必要な理由

２

再委託予定先住所又は所在地
氏 名 又 は 商 号
代 表 者 氏 名

３

再委託に係る業務の内容等再委託する業務の内容
再 委 託 の 期 間
４

年

月日

～年

月日

再委託先に求める個人情報の保護に関する事項の内容及び遵守方法

個 人情 報の 保護に 関す（具体的に記載※）る事項の内容
個 人情 報の 保護に 関す（具体的に記載※）る事項の遵守方法※印の部分は、別紙を添付することも可能
上記４の個人情報の保護に関する事項を遵守することを誓約します。
住所又は所在地
再委託先

氏名又は商号
代表者氏名㊞

再委託先の個人情報の管理体制等報告書

【参考４】

年
可茂衛生施設利用組合

管理者

月日

様
住所
受託者

氏名又は商号
代表者氏名○○業務委託に関し、再委託先の個人情報の管理体制等について、下記のとおり報告します。
１

再委託先

住所又は所在地
氏 名 又 は 商 号
代 表 者 氏 名
電話番号２

再委託に係る業務の内容等再委託する業務の内容
再 委 託 の 期 間
３

年

月日

～年

再委託先の管理体制等

個人情報保護責任者(所属・役職)

(氏名)

作業責任者

(所属・役職)

(氏名)

作業従事者

(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)(所属・役職)(氏名)

個人情報の保護に関する必要事項の作業従事者への周知方法(具体的に記載)

作

(住所)

業

場

所

保管場所及び保管方法

盗難、紛失等の事故防止措置など(具体的に記載)

月日