宮崎県学校生協個人情報保護基本規程
第１条（目的）
この規程は、宮崎県学校生活協同組合（以下「組合」という）の事業遂行に関して、取り扱う個人情報を適切に管理するために、個人情報保護に関わる基本事項を定めたものである。
第 2 条（定義）
この規程で使用する用語を、以下の通り定義する。
(１)「個人情報」とは、組合の事業遂行に関連して収集された個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述または個人別に付された番号、記号、その他の符号、画像若しくは音声等により当該個人を識別できるものをいう。
(２)「本人」とは、一定の情報によって識別される個人をいう。
(３)「本人の同意」とは、本人が収集・利用又は提供に関する情報を与えられたうえで、自己に関する個人情報の収集・利用又は提供について承諾する旨の意思表示をいう。
(４)「通知」とは、文書や電話等により本人に直接知らせることをいう。
(５)「公表」とは、ホームページの掲載やポスター等の掲示等により、広く一般に意思を知らせることをいう。
(６)「利用」とは、事業のためこの組合内で個人情報を処理することをいう。
(７)「提供」とは、自ら保有する個人情報を、この組合外の者の利用を可能にすることをいう。
(８)「預託」とは、情報処理を委託するなどのために自ら保有する個人情報を、この組合外の者に預けることをいう。
第 3 条（適用範囲）
この規程は、この組合内外を問わず、またコンピュータシステム処理並びに書面に係わらず、個人情報を取り扱う役員、職員（正規職員、臨時職員、定時職員等）が保有・処理するすべての個人情報を対象とする。
第 4 条（個人情報保護管理責任者）
組合は、この規程の厳正な運用を行うために、専務理事を個人情報保護管理責任者とする。
第 5 条（個人情報保護管理責任者の責任）
個人情報保護管理責任者は、この規程に基づき、個人情報保護に関する内部規定の整備、安全対策の実施、教育訓練等を実施するための計画を策定し、周知徹底の措置を実践する責任を負うものとする。
２．個人情報保護管理責任者は、各部門での着実な運用のために、各部門ごとに個人情報保護管理者を任命することができる。
第 6 条（収集の原則）
個人情報の収集は、次の原則に従って行うものとする。
(１) 組合の運営上必要な範囲において、予め利用目的を特定すること。
(２) 収集は適法かつ公正な手段によって行い、収集に際して本人に利用目的を明示すること。
(３) 第三者からの個人情報を収集するに際しては、その手段が適法かつ公正な手段であることを確認し、当該個人の保護に値する正当な利益を侵害することのないように留意すること。
第 7 条（収集の方法）
個人情報を収集する場合、以下に掲げる事項等を書面もしくはそれに代わる手段によって通知し本人の同意を得るものとする。なお、インターネット等を通じて個人情報を収集する場合も同様とする。

ただし、すでに本人が以下に掲げる事項について同意しているとみなされる場合は、この限りではない。
(１) 開示・削除・利用停止・問合せ等の権利、手続きを行う場合の必要な連絡先・責任の所在、利用目的等(２) 共同利用の目的、共同利用の範囲、一義的な管理責任等(３) 第三者提供の目的、提供先および個人情報の取扱いに関する契約の有無(４) 個人情報の預託先(５) 個人情報提供の本人の任意性、および個人情報提供の拒否に伴う本人の結果等
２．本人以外の者から間接的に個人情報を収集する場合も、前項と同様の対処をするものとする。
第 8 条（利用・提供）
個人情報を取得したときは、予め利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表しなければならない。
２．個人情報の利用・提供は、次の原則に従って行うものとする。
(１) 個人情報の利用は、予め明示した目的の範囲に限ること。
(２) 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うと共に、その変更目的と内容を本人に通知し、または公表すること。
(３) 法令に基づく場合を除き、本人の同意を得ないで個人情報を第三者に提供してはならない。
(４) グループによる共同利用の場合は、共同利用者の範囲、利用する情報の種類、利用目的、情報管理の責任者の名称などについて、予め本人に通知し、または本人が容易に知り得る状況におくものとする。
第 9 条（個人情報の正確性の確保）
個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において、正確かつ最新の内容に保つように努めなければならない。
第 10 条（個人情報利用の安全性の確保）
個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、改ざん、漏洩などのリスクに対して、次のような合理的な安全対策を講じるものとする。
(１) 個人情報が記載されている紙・媒体等が利用に供していない場合、ロッカーや金庫等の施錠可能な場所に保管する。
(２) 個人情報が記載されている紙・電子媒体およびパソコンなどの機器等は、許可なくしてこの組合外部に持ち出してはならない。
(３) コンピュータシステムに記録されている個人情報については、業務上の理由以外で外部にアクセスしてはならない。
(４) 個人情報は業務上の理由以外は複写をしてはならない。
(５) 不用になった個人情報および所定の保存期間が終了した個人情報は、適正な方法によって廃棄または消去する。
(６) 個人情報を削除および消去するにあたっては、目的外利用または第三者に利用されないように注意する。
第 11 条（個人情報の秘密保持に関する従業者の責務）
個人情報の収集、利用、提供または委託処理等、個人情報を取り扱う業務に従事する者は、この規程に定める事項のほか、法令、その他の管理手順書もしくは個人情報保護管理者の指示した事項に従い、個人情報の秘密保持に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

第 12 条（個人情報の委託処理に関する措置）
個人情報を取り扱う業務を外部に委託するときは、委託業務目的以外の使用および複製の禁止、秘密保持、作業状況の確認等について委託契約書に定める等、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第 13 条（開示請求）
組合が保有している個人情報について、本人またはその代理人から自己の情報について開示の請求があった場合は、可能な範囲で合理的な期間内に本人に開示しなければならない。
２．前項に関わらず次の場合には開示請求には応じない。
(１) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する場合(２) 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす場合(３) 他の法令に違反することとなる場合
３．前項に基づき開示請求に応じない場合には、遅滞なく本人にその理由の説明を行うものとする。
第 14 条（開示請求等に関する手続き等の公表）
本人又はその代理人が前項の手続きを行なえるよう、以下に掲げる事項に関し公表するものとする。
(１) 個人情報を管理する組織の名称(２) 保有する個人情報の利用目的(３) 保有する個人情報の開示・訂正等・利用停止等の手続き(４) 保有個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先
第 15 条（訂正・削除）
個人情報の記載内容に誤りがあって、本人から訂正または削除の請求を受けたときは、訂正、削除すべき事項を確認のうえ、遅滞なくその請求に応ずるものとする。
第 16 条（自己情報の利用または提供の拒否権等）
組合が保有している個人情報については、本人から自己の情報についての利用または第三者への提供を正当な理由で拒まれたときは、これに応ずるものとする。
第 17 条（報告義務）
組合の役職員は、法令およびこの規程を遵守するとともに、事故および法令違反となる行為を発見したときは、速やかに個人情報保護管理者へ報告しなければならない。
第 18 条（教育）この組合は、個人情報保護の確実な実施を図るため、所要の教育計画および教育資料に従い、継続的かつ定期的に教育・訓練を行なう。
第 19 条（役職員の義務）
個人情報の取扱いに従事するこの組合の役職員は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に利用したりしないよう義務を課される。またこの義務は職を退いた後も継続する。
第 20 条（規程の改廃）
この規程の改廃は、理事会において行なう。
第 21 条（施行）
この規程は、2005 年 9 月 1 日より施行する。