Seamlessly Connected Distributed Workspaces

分 散 ワ ー ク ス ペ ー ス 群 を シ ー ム レ ス に つ な ぐ
コクヨオフィス研究所
岸本章弘（文責） ＋ 飯沼朋也・一色俊秀・久保田隆幸・齋藤敦子・野島耕平・野村文彦・山田雄一朗

Akihiro Kishimoto with Tomonari Iinuma, Toshihide Isshiki, Takayuki Kubota, Atsuko Saito, Kohei Nojima, Fumihiko Nomura, and Yuichiro Yamada
Institute of Office Systems, KOKUYO Co., Ltd.

働く場所・時間・組織の流動化を支える分散型ワークスペース群を効果的に機能させるためには、それらを連携させる仕組みの構築が重要になる。
たとえば、離れた拠点間の距離を意識させない情報流通の道具を備える。あるいは、分散する組織メンバーの一体感の醸成を助ける仕組みを構築する、といったことである。
本稿では、前号（47号）で提案した「エラスティック・ワークスペース」を構成する空間群の間で、人・空間・書類をつなぐためのアイデアについて考える。
Distributed work spaces that enable flexible work location, time, and organization depend on systems tohold disparate elements together so they can function effectively—ICT systems, for example,
to shrink space between physically separate groups, or as ways of building community in distributedorganizations. Here we contemplate methods of connecting people, spaces, and documents that form
the “elastic workspace” discussed in our previous issue.

Work
The “elastic workspace” model

図1-2 ：多様な機能モジュールで構成された分散環境「エラスティック・ワークスペース」モデル
CenterPrivate

絶え間なく変化するビジネス環境と、常に進化を続ける情報

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通信技術。そんな状況にあって、企業組織の枠組みをまたぎ時空を超えて分散するチームを支えるためには、柔軟で適応性に富んだ分散協調型の環境が求められる。そんな課題への方策のひとつとして、多様な外部資源を臨機応変に活用しな

Roadがら、それらを連続したワークプレイス・ポートフォリオとして構成するコンセプトモデル、「エラスティック・ワークス

Lifeペース」は提案された。
（詳細はECIFFO47号、64〜70ペー
従来の枠組み次世代の枠組み機能移行の方向ECIFFO48

図1-1 ：エラスティック・ワークスペース・コンセプト

ジ参照）
このコンセプトの基本方針は、環境は専有から共有へ、運用を所有から利用へ、そして、公私の活動を分離から混合へ、とFigure 1-1: The elastic workspace concept

移行させていくことにある。したがって、その空間構成はプライベートエリアからパブリックエリアへ、ワークモードからライフモードへと拡大されていくことになる。そしてそのIn an environment characterized by transient business
contexts and ever-advancing ICT, highly adaptable distributed systems are key to realizing teams that transcendtime, space and organizational boundaries. Previously we
proposed the concept of the “elastic workspace,” amodel for linking workplace portfolios and leveraging
diverse external resources, as solution to these challenges (E CIFFO vol. 47, pp. 64–70).
The fundamental basis of this model is a paradigm shift
from exclusion to sharing, ownership to use, and separation to mixing of public and private, resulting in an
expansion of the workplace itself from private to publicareas and from work- to non-work life modes. These
spaces must utilize modularization to offer flexibility andfunctionality within self-contained and across multiple
sites. Individuals can therefore select from an array of

Figure 1-2: A distributed work environment of diverse functional modules

65

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ECIFFO48

空間の特徴は、それらを構成する個々のサイトの構成と、サイト間にわたる機能配分の、両面において柔軟性を高めるた
めに、モジュール化された共通の機能空間が使われていることである。こうして複数の拠点にわたって配置されたワーク
スペース群の中から、人々は時々の条件に応じて選択し使い分けることになる。
そうした分散ワークスペース群を、機能的にはあたかもひと
つのワークスペースのように使うことができればどうだろうか。具体的には、どの拠点にいても空間や道具の使い勝手が同じ、どこからでも同レベルのサービスが受けられる、互いに別の場所にいてもコミュニケーションがとれる、そしてそれらの拠点間を移動する際に書類や道具を持たなくてよい、と

multiple workspaces depending on what any given job
requires at the time.
Another benefit of modularization is the ability to use anarray of workspaces as a single space. Workers arefamiliar with spaces and tools no matter where they go,
and they can access the same services from any site,
including communications with sister sites. This frees
staff from having to carry their tools with them, and fromhaving to learn any tool more than once.
The ability to transition seamlessly, benefiting from thesame environment in multiple settings and accessing
services in familiar ways wherever and whenever the distributed nature of work calls—this is the goal for which weoffer suggestions below.

いったことである。
分散するワークスペース群をよりシームレスに連携させ、オンディマンドな機能とサービスの提供を実現する。そうする
ことで、それらを使う人々は、いつでもどこでも、同じやり方で、いつものやり方で、それぞれのやり方で、働くことができるようになる。ここでは、そうしたシームレスな環境を実現するためのいくつかの方策を提示してみよう。分散する
拠点間において、人・書類・空間をつなぐさまざまなソリューションのアイデアである。

Visualized behavioral logs providing contextual information

行動記録を可視化し、文脈情報を提供する
メンバーの在・不在を一覧表示する。オフィスに来たらチェックイン。簡単な操作でその日の姿のスナップショットが撮られ、来た順に並んで表示される。出かけるときにはチェックアウト。カラー画像がモノクロに変わる。いる、いない、
いた、その日の服装や雰囲気、今現在あるいは2時間前の状
図2-1 〜4：「プレゼンス・ウィンドウ」の使われ方
Figures 2-1–2-4: “Presence Window ” in action

況…。モニターをブレイクエリアなどに設置すれば、オフィ
スにいる皆の目に触れる。日々繰り返されていくうちに、同僚の人柄や好みが読みとられ、行動パターンなどが想像できるようになる。服装や髪型など、いつもと違う何かに気付くと、そのことが記憶にとどめられ、次に会ったときに「そういえばこの間…」と会話のきっかけになったりする。
組織が複数立地に分散している場合には、異なるサイトを拠点とするメンバー同士がインフォーマルに出会うチャンスは多くない。それでも、日々モニターを見ているうちに何とな

A number of tools are available to bring cohesion to even
distributed workers by providing information about
where they are, where they’ve been, and what they look
like that day. Imagine a system where your snap shot istaken as you check in, and the photo appears in a list withothers in order of arrival; when you leave the color photograys out. Showing coworker’s presence, absence, pastpresence, attire and mood of the day. Monitors locatedin such spaces as break areas could easily draw people’s
attention. Over time, workers get to know the habits andtastes of even those who work far away, helping them
strike up natural conversations about anything from hairstyle to clothes when they meet after long breaks.
Coworkers based in different locations have few opportunities for informal encounter, but systems like this help
grease the wheels of social interaction by fostering routine familiarity. Such systems will also help telecom-

図2-5 ：「プレゼンス・ウィンドウ」の画面イメージ
Figure 2-5: A representative view of “Presence Window”

く面識が生まれれば、実際に会ったときにも短時間でうち解けられるかもしれない。あるいは、ひとり離れて働いている

muters feel like a part of the community and prevent their
feeling isolated.

在宅ワーカーにとっても、ネット経由でオフィスの様子が垣間見えれば、疎外感が和らげられるといった効果が期待できそうだ。

An action sensor inviting for interaction

仲間の行動を感知し、交流の場へ誘引する
手許のカップがぼんやり光ると、それはあらかじめ登録したメンバーがマグカップを持ってラウンジにいる、というサイン。
「あなたの同僚が休憩モードで今そこにいる」ことを知らせるメッセージである。タイミングがよければ、「じゃあ、私も行ってみよう」という気になるだろう。
オフィスにいる時間が短くなると、それだけ出会いのチャン
スも減ることになる。ネットワークの向こう側ならなおさらである。リアルまたはヴァーチャル、どちらの交流空間も効
果は半減する。そこで、環境に感知させて分散する人々の行
動をタイムリーに知らせ、インフォーマルな出会いの場へ引Imagine the mug on your desk emitting a soft light to let
you know that someone on your list has brought their own
to the lounge area. You can take the opportunity for achat. Put anyone on your list, either those on your teamor just anyone you like, and a non-intrusive notification
helps you keep current with them. Of course, you can also
make a list of people you’d rather avoid…. When yourtime in the office together is limited—or even time on the
network if working apart—then shared time can becomea precious commodity. Systems to alert distributed
coworkers of each others’ movements in real time help
draw people together for informal interactions.

き寄せる。チームメンバーでも、気の合う仲間でも、自由に登録できる。さりげなく知らせてくれるなら、邪魔にはならないだろう。もっとも、避けたい相手を登録しておくという使い方もできるが。

Fluid cues catalysts for conversation

話題をタイムリーに提供し、会話を触発する
出勤途中にふと思いついたメッセージを送る。あるいは、外出先で見かけたヒントをその場で撮影して登録する。オフィ
スに戻ってラウンジに行くと、あらかじめ登録したメッセー
ジが表示される。声に出す必要はない。忘れていてもいい。入
力した本人が来たことに環境が気付いて、代わりに表示してくれるのだ。その場を離れればメッセージも消える。そこに別の誰かが居合わせれば、タイムリーな話題提供になるだろう。会話のきっかけをつくる触媒コンテンツ表示システムである。
プロジェクトルームに設置して、メンバーのアイデアポスト
ECIFFO48

として活用することもできる。いつでもどこでも、ふと思いついたアイデアをすぐさま記録しておく。何人かが集まって、皆のアイデアがそこに表示されれば、ちょっとしたブレイン
図4-1〜4：「リアクティブ・ウィンドウ」の使われ方
Figure 4-1: A “Reactive Window ” in action

ストーミングの素材にはなりそうだ。

If inspiration comes to you on the way to the office, or if
you take a relevant photo, you can send it from the field
to the office. It appears on the electronic display automatically the moment you enter the lounge. The spacesenses your arrival and presents the information that you
input earlier yourself, relieving you of the need to remember it yourself. The display returns to normal as you leave
the area. If someone else is there when you come in, themessage you sent can stimulate a conversation.
A system like this could also be used to aggregate ideas
in a project room. Everyone sends their ideas from wherever they are, and then when several of you come together all the ideas are displayed at once for a casual brainstorming session.

図3-1 〜4：「マグネット・シグナル」の使われ方
Figures 3-1–3-4: “Magnet Signal ” in action67

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A physical interface for digital files
ECIFFO48

電子書類のリアル・インターフェイスを提供する
いつでもどこでも見たいけれど、書類は持ち歩きたくないか
ら、分散オフィスにデジタルファイリングは必須。しかし、アナログ書類のアクセスのよさや一覧性は捨てがたい。頻繁に参照するもの、忘れたくないものは、スイッチを入れなくても、いつも目の前に見えていてほしい。もちろん、それらを利用するのは複数の拠点である。
そこで、紙の上に印刷された縮小イメージの分身を入り口にする。ディレクトリやURLといった所在情報やファイル名称などを入力することなく、リーダーにかざすだけでサーバー上の該当ファイルが画面上に呼び出される。イメージが一覧できるから、ファイル名や作成時期を忘れていても探し出せる。漠然と何かヒントを探したいときでも、たくさんの本が並んだ書棚を眺めるように、手慣れたやり方でブラウズすればいい。
サイズ選択やファイリングルールは、すべて自分流、またはチーム流にアレンジできる。たとえば、よく使う資料だけをカスタムグループにまとめたり、共用資料を個人のルールで並べ替えたり、使い手が自由にカスタマイズできる。あるいは、カード型サムネイルを並べたミニチュアライブラリー、一覧印刷されたサムネイルリスト、もちろん、それらをPC画面上に再現したヴァーチャル版もあわせて、好みのスタイルで参考資料集をデザインできる。
メモを書き込んだり、ピンナップしたり、傷んでも汚れても分身だから遠慮は要らない。むしろ、そうすることで新たな文脈情報が付加されていく。たとえば、傷み色褪せた本を見ると、どれぐらい多くの手を経てきたか、どれほど長く使い込まれたかといった、コンテンツとは直接関係しない情報か
ら直感的に価値を測っていたりする。劣化が見えないデジタ

Digital filing systems are a must for distributed office
workers, who need files but cannot be burdened by carrying them. However, traditional paper files are often
easier to handle and scan when you need to view many atonce. You want the important files used all the time rightthere on your desk, without having to turn on the switch;and of course, you also want them magically present
wherever you go.
One solution is to make miniature images—thumbnails—of your documents and place them on a sheet of physicalpaper. You can then call them up on screen by passing
this sheet over a reader, all without needing to remember
disk location, URLs, or file names. You can view the
thumbnails of your documents all at once, making it easy
to find a file even if you forget its name or when it was created. You can even just browse the files as you wouldview a familiar bookshelf when looking for inspiration
rather than something specific.
You can customize the size of the images or their order toyour own preferences or those of your team. You cangroup all your most-used documents together, or arrange
shared files to facilitate finding them. A system like thiswould allow you to design your own list of resources witha miniature library of card-size thumbnails, a list of printed thumbnails, or even a virtual set on your computer
screen.
Of course, these files are easily replaceable, so you canwrite on them or stick them up wherever you like. In fact,
doing so only creates a new layer of valuable contextual
information. One benefit of this system is that it adds a
new dimension to heretofore purely abstract digital information, making each document a palimpsest that directly conveys multiple layers of meaning, much like a bookwell-worn from long and varied use.

ル情報に、そんな曖昧な周辺情報を付加する試みでもある。
図5-1〜4：「サムネイル・ファイリング」の使われ方
Figure 5-1–5-4: “Thumbnail Filing ” in action

Multimedia-based meeting records

場の状況を、静止画と音声で同期記録し再生する
メンバーが集まれば、ミーティングはいつでもどこでも起こる。ある時はセンターで、またある時はクラブで。フォーマ
ルなものも、インフォーマルなものもある。分散環境に置かれたチームの場合は、都度の参加者にもばらつきがあるだろう。そして話題は広がり、さまざまな資料と成果物が混在する。事前に用意されたプレゼンテーションのデータや参照資料、その場でつくられたホワイトボード上のイメージやフリップチャートの書き込み、記録としての議事録や録音データ

Meetings can take place any time a few coworkers aregathered, whether in centers or clubs, formally or informally—variables change constantly in a distributed teamenvironment. The fruits of such meetings can include anything from presentations and data collected beforehand,to whiteboard diagrams, handwritten notes on flip charts,
or audio records of the meeting. This material can becomprehensively collected, key-worded, and stored
online either for the next meeting or for the benefit of

図5-5 ：カスタムリストを手軽に手渡し、チームで共有
Figure 5-5: Custom lists can be easily created and distributed
for shared use by teams

図5-6 ：共有書類でも、分身コピーなら持ち出し自由
Figure 5-6: Shared documents may be taken out of the officein the form of live copies

など。それらをまとめて記録し、関連付け、ネット上に保管する。次回は別の場所で使うかもしれないし、欠席したメンバーには、議論の経過やその場の雰囲気も伝えたいから。
空間全体からホワイトボード面やスクリーン面まで、撮影位置と範囲をセットされた複数のカメラが、一定間隔で自動的にスナップショットを記録していく。さらに、参加者によって必要に応じてボードや画面が手動撮影される。それらはすべて、並行して記録される音声と同期して、デジタルデータとして保存される。そして、撮影された画像上のキーワード
やイメージは資料データとも関連付けられ、それらもまとめて保存される。
ひとたび関連付けられ保存されれば、ネットワーク経由でどこからでも参照ができる。スナップショットをブラウズしながら、音声の再生箇所を探し、資料を見ながら録音された説
明を繰り返し聞く。過去のデータを参照しながら、次のディ

coworkers who were not present.
You can even set up cameras to focus on whiteboards orscreens and record them at given intervals. Meeting participants can activate recordings by hand if they feelsomething is particularly important. All this data, including resource data linked to captured images or keywords, is digitally stored together with voice recordings.
This multi-faceted record is now available from anywhere
via the network. People can search for specific voicerecordings as they browse snapshots, or listen (repeatedly, if necessary) to explanations as they view critical
data. Past data can be used as reference for continuing
discussions, or it can be copied from an old recording andpasted into new materials. The fruits of your meeting are
no longer limited to simple conclusions or action items,
but now encompass all the diverse procedural and background information originally brought into play, which can
now be re-utilized from anywhere flexibly and powerfully.

スカッションを進めたり、記録の中から必要なデータを切り取って新たな資料に再利用する。ミーティングの結果だけで

図6-1 〜4：「ミーティング・キャプチャ」の使われ方

なく、多様な経過情報も含めながら、場所の制限を受けずに

Figure 6-1–4: “Meeting Capture ” in action

柔軟な利用ができる記録装置のアイデアである。

Life-like virtual meetings

リアルサイズ／リアルポジションで臨場感を高める
チームミーティングに遠隔の参加メンバーがいる場合には臨場感が重要だ。オンラインメンバーは、離れた場所からでも、他のオンサイトメンバーと同様にその場の出来事を見聞きし、雰囲気を感じながら会話ができる。オンサイトメンバーには
オンラインメンバーが同じテーブルを囲んでそこにいるように表情や仕草が見え、自然に話しかけられる。そんな環境が望まれるだろう。
そこでオンラインメンバーが実際に座るであろう席位置にモニターを置き、上半身全体を原寸表示させる。目線の高さにはカメラ、口の代わりにスピーカー、左右の耳の代わりにス
テレオマイクが組み込まれている。さらに周辺視野の映像を取り込むための広角カメラをモニター背後上部に設置する。
これにより、オンラインメンバーはその場の一員の目線で映像を見ながら、実際に話している人の方向から声を聞くことができる。部屋全体の状況は広角カメラからの肩越し映像で把握する。その場にいるのと同じように見え、聞こえるわけ
ECIFFO48

だ。オンサイトメンバーは遠隔メンバーの存在を身近に感じながら話しかけられる。顔の表情だけでなく手許の動きまで見えれば、多くの情報が得られる。資料をめくりメモを取る
様子からも、人は微妙な反応を読み取っているのだから。
図7-1〜4：「パーソン・モニター」の使われ方

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Figure 7-1–4: “Person Monitor ” in action

When distributed workers take part in meetings via teleconferencing, it is crucial that they feel and are felt to be
actually present (or, at least, nearly present). You need anenvironment that lets the remote member hear, see, andsense everything in the physical meeting room, and one inwhich local members can interact with remote members
naturally, as though they were actually there.
You can place monitors at the meeting table where
remote members would have sat, showing their life-size
images from the waist up in real time. Set a camera at eyelevel and a speaker behind the mouth, as well as stereo
microphones where left and right ears would be. Finally,
mount a wide-angle camera above and behind the monitor to simulate peripheral vision.
This system would let remote members view others at eyelevel and hear with directionality, all the while sensing theoverall feeling of the room via the wide-angle camera.
Meanwhile, onsite members interact with telecommuting
members as though they were present, observing facial
expressions and other gestures in life size. In meetings,
people absorb important personal information throughphysical nuances, which this system allows bi-directionally, over the network.

図6-5 ：「ミーティング・キャプチャ」の画面イメージ
Figure 6-5: A representative view of “Meeting Capture ”

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Flexibly and seamlessly connected distributed workspaces
ECIFFO48

さらに柔軟でシームレスな分散ワークスペース群へ
複数の分散拠点をよりシームレスに使えるようにするためには、以上のようなツールやシステムだけでなく、空間自体のデザインも重要な役割を果たす。どんなに単純な機器でも、普段使わないものは慣れるまでに時間がかかる。たまにしか訪れない場所に行くと、勝手が分からずにとまどったりする。そんな障壁を取り除くために、どの分散拠点にも共通モジュールとしてのワークセッティングを組み込んでみる。
個人作業用のブース、ミーティング用のセット、共同作業用の部屋、さらにはコピー＆プリントステーションなど、空間の基本的な形状や機能構成、各操作部の位置や操作方法、あるいはそこに設置される機器や提供されるサービスなどを統一する。センターでもクラブでも、あるいはホームでも、サイトが違ってもそこにあるのは使い慣れたいつもの空間というわけである。そうすれば、使用頻度の少ない場所や、初めて訪れた場所でも、迷わずに使いこなせる。どのサイトにいても同じように作業ができる。そして、多様な場所と空間の関係がまた一歩シームレスになる。
複数のワークスペースを使い分けるということは、それぞれのワークスペースにいる時間が減るということであり、それゆえ、ファシリティの無駄を減らすために多くの空間が共有化されることになる。そのことによって、それぞれの空間は
特定の個人やグループによってパーソナライズやカスタマイ
図8-1 〜3：異なるサイトでも共通の環境インターフェイス
Figures 8-1–3: Shared environment interface in use
at different sites

ズされにくくなる。そこには、特定の使用者の個性や活動の痕跡のような文脈情報が残らなくなるだろう。そのことを前Such systems are not the only tools to seamlessly integrate multiple distributed sites into a coherent whole:design of space itself is also crucial. People require timeto get accustomed to even the simplest tools, so newenvironments and their tools inevitably cause some frustration. Making universal modules and work settings for
deployment at all distributed sites can effectively remove
barriers to smooth workflow.
Everything about a space, from basic shape and functionality to positioning of fixtures and ways of interactingwith elements (including equipment and services) can be
unified. New arrivals at club, center, or home will find thepersonal work booths, meeting tools, joint-work rooms,
and copy/print stations whose use they are alreadyversed in. They can dive into work anywhere without thetransaction costs usually associated with space transitions.
Since workers utilize multiple sites as the job at handdemands, their time spent at each declines, and sharing
becomes necessary to avoid wasting precious facility
resources. This makes it harder for individuals andgroups to personalize and/or customize their spaces, inturn decreasing the contextual information present in theform of individualization and history. Instead, spaces
present a uniform interface to users, who will communicate contextual information with methods independent ofspecific times and places. These are just a few strategies
for connecting distributed workspaces and their people
into a seamless whole.

提に、行く先々の空間に共通のインターフェイスを持たせ、時間と場所を超えた文脈情報の配信と共有が可能な仕組みを構築することは、分散ワークスペース群をシームレス化するための方策のひとつとして期待できるだろう。

図8-4 ：多様な機能空間モジュールがサイト間をシームレスにつなぐ
Figure 8-4: Diverse functional-space modules link distributed
sites seamlessly