ペンギンカルテ
管理サイト
マニュアル
ペンギンカルテをご利用いただくための管理者様向けスタートガイド

2023/8/16 更新

https://securekarte.com©2023 WiLLDo Inc.

1.管理サイトとアプリ
ペンギンカルテにはweb管理者が利用する「管理サイト」と店舗でスタッフが利用する「アプリ」があります。
どちらもwebサービスですのでPC、タブレット、スマホなどのブラウザからアカウントを用いてログインし、ご利用いただけます。

URL

利用者

主な用途

管理サイト

オーナーや本部、店長などの管理者

アプリを利用するための様々な設定やアカウントの管理

スタッフ

写真、測定値、カウンセリン
グシートなどお客様情報の登録

https://app.securekarte.com/salon/login

アプリ

https://app.securekarte.com/app/login

それでは早速管理サイトにログインしてみましょう！
新しくご契約いただいたお客様はID/パスワードの書類を確認しID/パスワードをご準備ください。

管理サイトでは多くの重要な設定や情報が扱えます。管理サイトへログインできる方は必要最小限にすることをおすすめします！
22.管理サイトでできること●

TOP画面
アプリユーザの認証履歴が確認できます。また、右上のアカウント名（またはハンバーガーメニュー）から現在管理画面にログインしているご自身のアカウントのパスワード変更やメールアドレス変更ができます。

●

Web管理者一覧
web管理者の新規作成、削除ができます。

●

アプリユーザ一覧
アプリユーザ（スタッフ）のアカウント新規作成、編集、削 除ができます。

●

お客様検索と編集、画像のアップロード・ダウンロード・削除
アプリから登録されたお客様情報の確認や編集、画像アップロード 、ダウンロードができます。

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設定
画像タグ設定、測定値項目設定、基準値設定、テキストメモテンプレー
ト設定、手書きカルテテンプレート設定、問診票設定
店舗設定：店舗の新規作成、編集、削除ができます。サロンズソリューション連携設定
もこちらから行います。

その他設定：サービスの利用時間や店舗間のお客様情報共有設定、カメラ設定などができます。

IPアドレスホワイトリスト：ペンギンカルテへアクセス許可するIPアドレスを設定できます。

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画像ゴミ箱
アプリや管理画面から削除した画像の確認、元に戻す操作ができます。
ゴミ箱の画像は30日後に自動的に削除されます。

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3.ご利用前の設定の流れ
サロンでスタッフが利用できるようにアカウント作成や初期設定を行いましょう。

1. web管理者の設定
管理サイトではアカウントの発行などペンギンカルテの利用に関する重要な設定ができます。管理業務を担当する方が複数みえる場合はweb管理者アカウントの発行を行いましょう。
※iPad専用カメラアプリK.I.S.S.の管理サイトアカウントがそのままご利用いただけます。

2. 店舗の設定
店舗の作成やサロンズソリューションとの連携、店舗間の情報共有について設定を行いましょう。
※iPad専用カメラアプリK.I.S.S.の店舗は引き継がれています。

3. アプリ利用に関する設定
店舗にてアプリを利用可能な時間の設定や店舗以外（例えば外出先や自宅など）からの利用を制限するか、アスペクト比や画質などのカメラ設定を行います。
※iPad専用カメラアプリK.I.S.S.にて行った設定は引き継がれています。

4. カルテの設定
どのような項目を測定するか、基準値はどのように設定するか、カウンセリングシートの登録などサロンでスムーズに利用開始するための設定を行います。※iPad専用カメラアプリK.I.S.S.にて行った設定は引き継がれています。

5. スタッフアカウントの作成
アプリを利用するスタッフのアカウントを作成します。
※iPad専用カメラアプリK.I.S.S.のアプリログインアカウントがそのままご利用いただけます。

44.web管理者の作成
web管理者はweb管理者アカウントの管理、スタッフアカウントの管理、店舗の設定、画像のダウンロードなどペンギンカルテの利用に関する全ての設定ができます。
必要な方へweb管理者アカウントの発行を行ってください。
①ログイン＞web管理者 一覧へ進む②新規作成ボタンをクリックし、必要な情報を入力し、「保存」をクリック

55.web管理者の作成

新しくweb管理者が作成されました！
アカウント利用者にログイン情報と初回ログイン後、パスワード変更を行うよう伝えてください。
不要になった場合はこの画面からアカウントを削除してください。

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6-1.店舗の設定〜店舗の作成〜
ペンギンカルテを利用する店舗の設定とサロンズソリューションとの連携設定（任意）を行います。
①ログイン＞設定＞店舗設定へ進む②店舗を新しく作成する場合は「新規作成」、既存店舗を編集（サロンズソリューション連携設定や店舗変更）する場合は「編集」、店舗を削除する場合は「削除」をクリック。
※店舗を削除すると削除する店舗に所属していたお客様の所属店舗からも削除されます。削除店舗に所属していたお客様情報は削除されません。

※サロンズソリューション連携とは？
アプリにサロンズソリューションで当日受付したお客様がワンクリックで表示され、スタッフがアプリを利用する際、お客様のカルテを探す手間を軽減します。

来店情報を共有しているのでカルテをすぐに表示 →7

6-2.店舗の設定〜店舗の作成〜③画面の案内に沿って内容入力などを行ってください。
【サロンズソリューション店舗コード確認方法】
1.サロンズソリューション web（グリーンペンギン）＞マスタ＞店舗 から連携する店舗名をクリック
2.ブラウザのURL末尾「DD」以降が店舗コードとなります。
コピーしてペンギンカルテの店舗編集画面へ入力してください。

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7-1.アプリの利用に関する設定
ログイン＞設定＞その他設定 から画面の案内に沿って「サービス利用時間帯」「アプリ認証の有効時間」「店舗別お客様管理」「カメラ設定」の項目を設定してください。

【カメラ設定例】●

iPad専用アプリ「K.I.S.S.」で撮影した写真とアスペクト比が異なっていて比較しづらい→ アスペクト比を「16：9」に設定してご利用ください●

画質が多少悪くなっても良いので、通信量を削減して、サクサク撮
影や表示を行いたい→ 解像度、画質を落としてご利用ください●

多少動きが遅くなっても良いので、写真の品質を優先したい→ 解像度、画質を上げてご利用ください
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7-2.アプリの利用に関する設定
指定したIPアドレスからのみペンギンカルテへのアクセスを許可したい
場合は ログイン＞設定＞IPアドレスホワイトリスト から画面の注意事項をよく確認し、設定してください。

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8-1.カルテの設定 画像タグ設定
アプリで画像を登録する際に「タグ」を設定できます。タグは画像を検索する際、絞り込み条件として利用します。
デフォルトで登録されているタグで不要なものは削除し、サロン独自で必要なタグがあれば新規登録してください。
アプリの画像登録画面←管理画面で登録したタグはアプリで画像登録の際に利用できます。

①ログイン＞設定＞画像タグ設定 をクリック②アプリで使用しないタグ：「削除」→「OK」
新しくタグを作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
既存のタグの名前を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」

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8-2.カルテの設定 測定値項目設定
アプリで記録する測定値の項目を設定できます。デフォルトで登録されている測定値で不要なものは削除し、サロン独自必要な測定値があれば新規登録してください。
アプリの測定値登録画面←管理画面で設定したタグを利用して絞り込みができます。

管理画面で設定した測定値はアプリで表示され測定値が入力できます。
並び順も測定値項目設定の編集から設定できます。

①ログイン＞設定＞測定値項目設定 をクリック②アプリで使用しない測定値：「削除」→「OK」
新しく測定値を作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
測定値の内容を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」※測定値の項目を削除すると既に記録していた測定値の内容も削除されますのでご注意く
ださい。

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8-3.カルテの設定 基準値設定
アプリで目標値を設定する際に、登録してある基準値から目標値を設定できます。
アプリの目標値設定画面←管理画面で設定した基準値はアプリで目標値を設定する際に利用できます。
【基準値について】
固定値、身長比から算出、身長二乗比から算出、の三種類から項目ごとに選択設定できます。
アプリ側ではお客様の身長を入力し基準値を元に算出された目標値または固定値が入力されます。入力された値はアプリで編集可能です。
例：お客様身長160cm
体脂肪率 目標値の設定
固定値「20」の場合→ 20身長比「0.15」の場合→24.3
身長二乗比「0.001」の場合→25.6の値がそれぞれ目標値として入力されます。

①ログイン＞設定＞基準値設定 をクリック②アプリで使用しない基準値：「削除」→「OK」
新しく基準値を作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
基準値の内容を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」
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8-4.カルテの設定 テキストメモテンプレート設定アプリでテキストメモを入力する際のテンプレートを登録できます。登録することで入力時の効率化やスタッフごとの入力内容のムラ軽減に繋がります。
アプリのテキストメモ登録画面←管理画面で設定したタグを利用して絞り込みができます。
←管理画面で登録したテンプレートが選択でき、選択したテンプレートの内容がメモ欄に自動入力されます。

①ログイン＞設定＞テキストメモテンプレート設定 をクリック②アプリで使用しないテンプレート：「削除」→「OK」
新しくテンプレートを作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
テンプレートの内容を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」

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8-5.カルテの設定 手書きカルテテンプレート設定

アプリで手書きカルテを入力する際のテンプレートを登録できます。サロン独自のカウンセリングシートやシェーマがある場合は登録してください。jpg/png/gif形式の画像ファイルのみ使用できます。（最大20MB）

アプリの手書きカルテ画録画面←管理画面で設定したタグを利用して絞り込みができます。

↑手書きカルテはテンプレートがないと登録できません。デフォルトでいくつか標準的なものが設定されています。
①ログイン＞設定＞手書きカルテテンプレート設定 をクリック②アプリで使用しないテンプレート：「削除」→「OK」
新しくテンプレートを作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
テンプレートの内容を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」
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8-6.カルテの設定 問診票設定
アプリで問診票を入力する際のテンプレートを登録（編集・削除）できます。
アプリの問診票登録画面①ログイン＞設定＞問診票設定 をクリック②新しくテンプレートを作成：「新規作成」→内容を入力し「保存」
テンプレートの内容を変えたい：「編集」→内容修正し「保存」編集できるのは「設問の説明、回答を必須にするか否か、プルダウンの場合の選択肢」です。設問の内容自体や回答形式を変更したい場合は新しく設問を追加、使わない設問を削除してください。
アプリで使用しない問診票：「削除」→「OK」※回答が必須かどうか設定できます。
※回答形式は「テキスト（1行）、テキスト（複数）、日付、数値、プルダウン」です※テンプレートや設問を削除しても記録済の内容は削除されません。
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9-1.スタッフアカウント作成
アプリを利用するスタッフのアカウント（アプリユーザ）を作成します。
アプリユーザの削除やパスワードがわからなくなった場合の再設定もこの画面から行います。

①ログイン＞アプリユーザ一覧へ進む②「新規作成」をクリック
更新数が多い場合はCSVを利用してまとめて更新することができます。
CSVを用いて更新する場合は 9-3へ進んでください。

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9-2.スタッフアカウント作成
アプリユーザ編集画面に遷移したら、案内に沿って必要事項を入力してください。

③内容を入力し「保存」をクリックすると新しくアプリユーザが作成されます。
ログインIDの設定は任意ですが、ログインIDを利用すると高速でログインできるようになります。
「次回ログイン時にパスワードの変更を要求する」にチェックを入れておくと、安全にログイン情報をスタッフに受け渡すことができます。

アカウントの作成が終わったら、アプリユーザ（スタッフ）にログイン情報を伝えてください。
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9-3.スタッフアカウント作成
9-1 手順①の続き。CSVを用いてまとめて更新します。
②「CSVダウンロード」をクリック
現在のアプリユーザ一覧CSVをDLします。CSVを編集する前にDLしたファイルをバックアップとして保存してください。更新後、更新前の状態に戻したい場合はこのバックアップファイルをアップロードすることでスムーズに元の状態に戻すことができます。

③ CSVファイルを開き、編集しアップロード用のファイルを保存してください。CSVファイルの文字コードはShift-JISです。
※一度にアップロードできるスタッフアカウントは500件までです。

新規追加の場合の編集ポイント※上記はwindows10でLibreOfficeを用いたキャプチャです
ID：新規追加の場合空欄にしてください
ログインID：CSVファイルでアカウントを 新規作成/編集/削除 する場合は必須です
パスワード：既存スタッフアカウントのパスワードは表示されていません。新規追加するスタッフに設定するパスワードを記入してください
次回ログイン時にパスワードの変更を要求する：新規追加の場合は「1」に設定し、スタッフが初回ログインする際にパスワード変更を行うように設定してください。
→もっと詳しく19

9-4.スタッフアカウント作成④ 「CSVアップロード」をクリック③で準備したCSVファイルを選択し、アップロードすると新規スタッフアカ
ウントが作成されます。
アプリユーザ一覧に追加されたことを確認し、アプリユーザ（スタッフ）にログイン情報を伝えてください。
追加内容に誤りがあった場合はバックアップファイルをアップロードし追加前の状態に戻し、手順③からやり直します。

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10-1.お客様検索
この画面では以下の操作ができます。
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お客様の検索検索結果のお客様をまとめて削除
検索結果のお客様の所属店舗をまとめて変更
お客様ごとにお客様No.、お客様名・登録店舗の変更、メモの追加
画像のアップロード・削除・ダウンロード

お客様検索 ＞ お客様情報一括削除と所属店舗一括変更Ⓐ検索
検索条件を設定し Ⓐ検索ボタン をクリックすると、検索結果が表示されます。
検索結果の表示上限は5,000件です。
5,000件以内になるよう検索条件を設定してください。

Ⓑ所属店舗変更とⒸ削除
検索結果から該当のお客様をチェックボックスで選択し、Ⓑ所属店舗の一括変更、Ⓒお客様情報の削除を実行できます。

Ⓓ検索結果
検索結果のお客様名、お客様No.の下に以下の情報が表示されます。
・登録日時 … 手書きカルテや画像などを新規登録した日時
・登録日数 … 手書きカルテや画像などを登録した回数。データの削除は回数に含まれません。
・画像枚数 … 登録してある手書きカルテや画像などの合計枚数
・最終登録日時 … 最後にカルテに情報登録を行った日。手書きカルテや写真等の画像、測定値、テキストメモに登録する日付（日時、測定日時）のうち最新のものを指します。※最終登録日時について（Q-0086P）
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10-2.お客様検索
お客様検索 ＞ お客様情報編集と画像の管理Ⓓお客様情報編集
お客様No.、お客様名、登録店舗、メモの編集ができます。
※サロンズソリューションと連携している場合でも、ここで変更した内容はサロンズソリューションには反映されません。
Ⓔ画像のアップロード
ペンギンカルテ導入前の画像等はここからアップロードします。アップロードごとに登録年月日、画像タグ、メモを登録できます。
一度にアップロードできるファイル数や容量は画面の案内をご確認ください。
Ⓕ画像のダウンロードとⒼ削除
登録画像を選択してデバイスにⒻダウンロード、もしくはⒼ削除ができます。
全選択にチェックを入れると一括で画像ダウンロードや削除ができます。
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困った時はサポートサイトをご活用いただき、ご不明点ございましたらお気軽にご連絡ください。

・ペンギンカルテ公式サイト 内 サポートTOP
サービスに関する最新情報（お知らせ）、よくあるご質問、マニュアル等をご案内しております。

・お問合せ

公式サイト

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お電話 フリーダイヤル 0120-36-7136
携帯電話から 0596-31-0005
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