仕様書

１. 委託件名
令和６年度大規模国際会議に係る記事広告掲載業務等委託
２. 目的
国際会議の誘致競争を勝ち抜くためには、開催地としての東京のブランドイメージや強みを、より多くの主催者・国際会議運営会社（以下「PCO」という。) 等に周知するため、国内外において積極的かつ効果的に情報発信を行う必要がある。
本事業では、都内で開催される大型国際会議の様子を国内外 MICE 専門誌等に掲載し、DX や SDGs 貢献にも柔軟に対応可能な、先進的な国際会議都市としての東京の魅力を PRすることを目的とする。
３. 契約期間
令和 6 年 4 月 26 日から令和 7 年 3 月 31 日まで
４. 履行場所
公益財団法人東京観光財団（以下「財団」という。）の指定する場所
５. 委託内容（１） 全般について
ア 受託者は、本仕様書に掲げる目的に基づき、MICE 主催者等の視点を十分に取り入れ、先進的な国際会議都市としての東京の魅力が的確に伝わるように、次の委託内容を企画・実施すること。
（ア）日本国内向けアドバトリアル広告出稿（イ）海外国際団体主催者・PCO 等の MICE 関係者向けアドバトリアル広告出稿（ウ）効果測定(エ）財団ウェブサイト(*)に掲載するテスティモニアル動画制作(*) https://businesseventstokyo.org/why_tokyo/testimonials.html
イ スケジュール等を明らかにした事業計画書を作成し、財団の承認を得ること。
ウ 各業務の詳細な進め方について財団と協議の上決定し、進捗状況を綿密に財団に報告すること。
エ 事業完了後、速やかに報告書を作成し、財団へ提出すること。
オ 事業の実施にあたっては、東京の MICE 業界全体の振興に資するよう、可能な限り公平かつ専門的な視点で運営すること。
カ 東京都や財団が令和 6 年度に別途実施する事業との有機的な連携が確保できるよう、財団と綿密な協議・調整を行いながら事業を進めること。
キ 写真・動画の利用に際して被写体及び写り込みの内容を慎重に確認し、必要に応じて掲載前に物件等の許諾を得ること。権利料や使用料等諸費用が発生する場合は、受託者が負担すること。写真の撮影を含めた取材費用も本件の委託料に含むものとする。
ク 全ての情報発信において、他人の名誉、信用、プライバシー権、肖像権、著作権、その他の権利を侵害しないものであること。また、公序良俗、一般常識に反する内容でないこと。
（２） 委託内容詳細
令和 6 年度に東京で開催される大規模国際会議を取材し、東京の国際会議開催都市としての魅力を効果的に伝えるアドバトリアル広告を掲出すること。ターゲットは、国内外の国際会議主催者、PCO 等の MICE 関係者とする。
＜取材を想定している国際会議＞
開催予定時期

国内媒体①

国際会議①
令和 6 年 7 月

○

国際会議②
令和 6 年 12 月

国内媒体②

海外媒体①

海外媒体②

○〇〇

※取材対象会議は 2 件程度とし、受託者決定後に財団が指定する。
（媒体と取材国際会議の組み合わせについては、財団と協議の上決定すること）※取材対象の会議数及びスケジュールが変更となる場合には柔軟に対応すること。
その場合でも掲載媒体数に変更はないものとする。
ア 日本国内向けアドバトリアル広告出稿（ア）広告出稿① 掲載媒体：2 媒体（紙版及びオンライン版を有し、それぞれに掲載出来る媒体が望ましい）② 掲載言語：日本語③ 掲載時期（期間）：国際会議終了後、可能な限り早い時期とすること。
④ その他：
・掲載媒体は国内ビジネス誌等、国際会議主催者に対して訴求が可能な媒体とすること。
・国内外の主催者及び参加者等へのインタビューを含めること。
・国内の国際団体主催者・PCO 等の MICE 関係者に国際会議開催都市としての魅力をより訴求できる内容を企画し、掲載すること。
（イ）ライターの手配ライターの選定にあたっては、実績等を考慮した上で、決定すること。
（ウ）スチールカメラマンの手配
イ 海外国際団体主催者・PCO 等の MICE 関係者向けアドバトリアル広告（ア） 広告出稿① 掲載媒体：2 媒体② 掲載言語：英語③ 掲載時期（期間）：国際会議終了後、可能な限り早い時期とすること。
④ 通訳（英語）の手配：取材が円滑に行われるよう、国際会議に精通し、十分な説明及び視察先会議関係者との円滑なコミュニケーションが可能な者とすること（出国日は通訳の立会は不要）。具体的な人選については、実績一覧を含む職務経歴書を提出し、財団の了承を得ること。
⑤ その他：
・国内外の主催者及び参加者等へのインタビューを含めること。

・海外の国際団体主催者・PCO 等の MICE 関係者に国際会議開催都市としての魅力をより訴求できる内容を企画し、掲載すること。
（イ） ライター手配
媒体の海外在住専属ライター（以下「海外ライター」という。
）を手配すること。
海外ライターの選定にあたっては、実績等を考慮した上で、決定すること。
※やむを得ず国内在住ライターに依頼する場合には、財団と協議の上決定すること。
（ウ） スチールカメラマンの手配（エ） 海外ライターの旅行手配① 航空券の手配
・ 下記の行程（案）を基に、海外ライター2 名分の所在地‐東京間の往復プ
レミアムエコノミークラス以下の航空券を手配すること。航空便は直行便を前提とする。
【行程(案)】※自国内での移動にかかる日数は別途加えること

・・

ウ

1 日目

２日目

３日目

４日目

入国日

国際会議
取材１日目

国際会議取材２日目

出国日

燃油サーチャージ及び諸税に係る費用を含めること。
発券後の変更が最低１回は可能な航空券とすること。ただし変更にあたっては財団との事前協議を必要とし、媒体／海外ライター側の事由による変更に係る費用（運賃差額、手数料等）は原則として本件の委託料に含めない。
・ 海外ライターの自国内における移動及び宿泊に係る費用は、本件の委託料には含めない。
② 入国関連手続きのサポート
・ 入国に必要な諸手続き（ビザ取得、保険加入等）や手配関連の調整及び連絡等を適宜行うこと（媒体及びライターへの連絡を含む）。
③ その他手配・ 行程（案）を基に、移動手段・食事施設・宿泊施設・空港出迎え等について、本事業の目的に鑑みて相応しい内容で手配すること。なお、最終的な手配にあたっては、財団の承認を得て行うこと。また、日程連絡、当日の流れ確認、ネームイン、食事のリクエスト等、細部にわたる調整・手配等を行うこと。
・ 日本滞在中に必要な経費（交通費、食事代、宿泊費等）は原則全て本件の委託料に含むものとする。
※ただし個人的な消費分（ホテル滞在中のルームサービス等）除く。
※委託料に含める対象か疑義がある場合は、事前に財団と相談すること。
・ 日本滞在中に常時利用可能なモバイル Wi-Fi ルーターを手配し、海外ライターへ貸与すること。
・ 海外ライターの来日期間中に対応する旅行保険に加入すること。
・ ライター及び通訳に向けて、1 日目到着後にブリーフィング、招請期間中にデブリーフィングを行う機会を設けること。
効果測定
オンライン媒体については、最も効果的な露出となるよう広告表示回数、財団が指定するウェブサイトへの誘導数等を設定し、実施すること。また、それらの数値を計測し、財団へ報告すること。
エ 財団ウェブサイトに掲載するテスティモニアル動画制作
海外国際団体主催者等にインタビューを行い、動画を撮影すること。ウェブサイトに掲載するための必要な編集（3 分程度に編集、字幕挿入含む）を行った上で、データ（MP4 等）にて財団へ納品すること。なお、インタビュー内容は財団より支給する。
６. 完了報告と契約代金の支払いについて（１） 契約代金の支払いについて委託完了後に一括で行うこととする。財団の承認をもって請求書を発行すること。
（２） 完了報告と成果物の提出について
ア 委託完了届
イ 実施報告書
電子データ等で納品すること。
※目次、体裁、提出期限等は財団と相談の上決定する。
ウ テスティモニアル動画
７． 作成物に関する権利の帰属「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」を遵守することとし、作成物に関する権利については「14 著作権等の取扱い」に記載の内容を踏まえて、著作権の取扱いに十分注意すること。
* 電子情報処理業務に係る標準特記仕様書：
https://www.tcvb.or.jp/jp/denshi_tokkishiyousyo.docx
８. 委託事項の遵守・守秘義務（１） 受託者は、本契約業務の実施にあたって、関係法令、条例及び規則等を十分に遵守すること。
（２） 受託者は、本契約の履行により知り得た業務委託の内容を第三者に漏らしてはならない。
９.

第三者委託の禁止
本委託事業は、原則として第三者に委託させてはならない。ただし、事前に文書により、財団と協議し、承認を得た事項については、第三者に委託して行うことができる。

１０. 個人情報の保護等(１) 「東京都個人情報取扱事務要綱」*及び「保有個人情報の安全管理に関する基準イメージ」**を踏まえ、「個人情報に関する特記仕様」***に定められた事項を遵守すること。
*https://www.johokokai.metro.tokyo.lg.jp/kojinjoho/gaiyo/documents/20230401_
jimutoriyoukou.pdf**https://www.johokokai.metro.tokyo.lg.jp/kojinjoho/gaiyo/documents/20230401_annzenkannrikijunimeji.pdf***https://www.tcvb.or.jp/jp/kojinjoho_tokkishiyo_0122.doc

(２) 「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ基本方針」及び「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ対策基準」の趣旨を踏まえ、サイバーセキュリティの確保に取り組むこと。
(３) 本件において取り扱う個人情報について、特に以下の事項に留意すること。
ア 本事業を通じて得た関係者等の氏名/連絡先/メールアドレス など
イ 当財団職員を含め、本事業の遂行の関係者の氏名/メールアドレス など
また、他の情報と容易に照会でき、個人を識別可能な情報（IP アドレスなど）も同システムに格納されている場合においては、同様に個人情報とみなす。
(４) 本事業の遂行にあたり第９により財団に承諾を得て一部業務を再委託させる事業者においても､当該事業者が当事業における個人情報を扱う場合は､「個人情報に関する特記仕様」を参照の上、定められた事項を遵守させること。また､以下のいずれかを取得している事業者(あるいは今後取得予定である事業者)であることが望ましい｡
ア 一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が運用する ISMS 適合性評価制度における ISO/IEC27001 と同程度の認証
イ 一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の認定するプライバシーマークと同程度の認証
１１. その他（１） 財団は必要に応じて本契約に係る情報（受託者名・契約種別・契約件名及び契約金額等）を公開することがあるが、受託者はこれを了承するものとする。
（２） 本仕様書に記載のない事項及び疑義がある場合は、財団と事前に協議すること。また、本仕様書に定める委託内容の最終的な履行にあたっては財団と協議のもと進めること。
（３） この契約にかかる費用は、全て契約金額に含むものとする。
（４） 感染症の拡大や、天変地異、政治状況の劇的な変化等により、本委託の実施途中でも委託内容の見直しを図ることがある。その実情に応じ、財団は受託者と協議の上、本委託契約の契約金額、契約内容を変更することができるものとする。
連絡先：公益財団法人東京観光財団
コンベンション事業部
電 話：03-5579-2684