平成30年 3月16日制定
公益社団法人高知県公共嘱託登記土地家屋調査士協会プライバシーポリシー
公益社団法人理事長

公益社団法人高知県公共嘱託登記
土地家屋調査士協会
泉
清 博

高知県公共嘱託登記土地家屋調査士協会（以下、「当協会」といいます。）は、土地家屋調査士法第63条に規定するところの「官庁、公署、その他政令で定める公共の利益となる事業を行う者による不動産の表示に関する登記に必要な、調査若し
くは測量、又はその登記の嘱託若しくは申請の適正かつ迅速な実施に寄与することを目的」として設立された、土地家屋調査士及び土地家屋調査士法人を社員とする公益法人です。
当協会は、国や県あるいは市町村などの官公署等からの依頼を受けて、土地の分筆登記や建物表題登記等の不動産の表示に関する登記について、必要な土地又は家屋に関する調査、測量を行い、登記の申請手続きについて法務局に提出する書類又は電磁的記録を作成し、登記申請手続きの代理業務を行っています。
社員である土地家屋調査士は、戸籍法第10条の2第4項により他人の戸籍謄本などの個人情報を交付請求できる資格であり、当協会は業務遂行のため境界確認や嘱託登記業務を行うため官公署や地権者から登記簿や戸籍等の個人情報をお預かりしていますが、個人情報を大切に保護することを当協会の重要な社会的使命と認識し、役員はじめ役職員が個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
また、次に示す当協会基本方針を具現化するために、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」（JIS Q 15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、常に社会的要請の変化に着目し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を含め全協会で取り組むことを宣言します。
1. 個人情報保護マネジメントシステムの策定
当協会は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などのリスクを認識し、予防並びに是正のために必要な対応策を講じます。また、個人情報の適切な取り扱いと運用のための基準・ルール・手順などを定めた個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施します。
2. 個人情報保護の組織活動
当協会は、基本方針を具体的に実践するため、以下の活動を行います。
1.役員はじめ役職員は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
2.担当する業務ごとに個人情報保護管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、業務を行わせます。
3.個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報の保護に関する実践と運用状況の内部監査を実施します。
4.官公署や企業および個人に対し個人情報の保護に係わる協力を要請します。
5.基本方針は、当協会のホームページ、当協会事務局に掲示・掲載することにより、いつでも社内外のどなたにも閲覧可能な状態とします。
6.個人情報保護マネジメントシステムは適宜見直しをし、継続的に改善します。
3. 個人情報保護の取り組み
当協会は、基本方針を具体的に実践するため、以下の活動を行います。
個人の権利の尊重
当協会は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示・訂正・削除・利用停止・苦情および相談等を求められたときは、合理的な期間内に、妥当な範囲内でこれに応じます。
個人情報の収集・利用・提供
当協会は個人情報の取得、利用および提供にあたり、官公署より発注のあった嘱託登記業務遂行のための境界確認、嘱託登記申請に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
安全対策の実施
当協会は、個人情報の紛失や社外への流出、もしくは不当に改ざんされるなどのトラブルを引き起こさないように協会内の管理規程を整備し、合理的な安全対策を講じそれを実施します。
４.情報の管理
当協会は、官公署から登記事項などの個人情報の提供を得る場合、社員の私物のパソコンやUSB等の記録媒体を使用しません。情報を入手する場合には協会の所有するGPSトラッカー付きの記録媒体に受領時にパスワードを設定してからこれを持ち運び、情報を取得後は直ちに記録媒体から情報を削除します。
万が一、持ち運びの途中に記録媒体の行方が不明となった場合は直ちにGPSトラッカーを使用して記憶媒体の所在を探索し、発見に努めます。
使用しない記録媒体は、社員が地図作成室に遅滞無く返却し、職員はGPSトラッカーの機能を使用して貸し出ししている記憶媒体の所在を常に把握することが可能です。

個人情報の取り扱いについて当協会は、当協会がお預かりする個人情報の管理に細心の注意を払います。
1. 個人情報
個人情報とは、個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます）を指します。
2. 個人情報の利用目的
当協会が取得する個人情報は、以下の目的のために利用いたします。
境界確認業務のための個人情報
土地所有者が死亡している場合の権利者確認のための相続情報
境界立会の連絡
官公署の分離発注業務の場合の測量会社への土地所有者情報の伝達
境界線証明書に押印を得るための連絡
登記原因証書の実印と印鑑証明書の照合
登記事項上の所有者と同一人であることを証する個人情報
官公署に申請するに必要な個人情報
発注官公署に納品する成果
上記以外の個人情報の利用目的については、10. お問い合わせ先まで個別にお問い合わせください。
3. 個人情報の取り扱い
当協会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、取得した個人情報は当協会内部のみで使用し、当協会に所属する社員及びその補助者、職員以外には取り扱わせません。
4. 個人情報の第三者への提供
当協会は、分離発注により測量会社と協同して業務を行う場合に発注官公署の同意を得て業務遂行のために測量会社に情報を提供する場合以外に第三者への情報提供は行いません。ただし、以下の場合はこの限りではありません。
1.法令に基づく場合
2.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3.公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 個人情報の開示等の手続き
当協会は、ご本人より当該本人の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者提供の停止（以下「開示等」といいます）のお申し出に対して、遅滞なく応じます。詳細は個人情報の開示等の手続きについてをご確認ください。
6. 個人情報の開示等の手続き
以下の場合は、当協会は何ら責任を負いません。
1.ご本人が当協会サービスの機能または別の手段を用いて第三者に個人情報を明らかにした場合
2.ご本人が当協会サービス上にて開示した情報等により、個人を識別できてしまった
場合
7. 統計データの利用
当協会は、取得した個人情報をもとに、個人を識別できないように加工した統計データを作成することがあります。個人を識別できない統計データについては、当協会は何ら制限なく利用することができるものとします。
8. 属性情報の取得・利用
当協会は、嘱託登記業務向上のため、個人を識別できないように加工して業務処理事例を研究、発表、書籍の発行を行う場合があります。
9. 取り扱いの改定
当協会は、理事会決議を経て本「個人情報の取り扱いについて」の全部または一部を改定することがあります。重要な変更がある場合には、サイト上でお知らせします。
10. お問い合わせ先
個人情報に関するお問い合わせ先および苦情・相談に関するお申し出先【メールの場合】kyokai@k-chosashi.or.jp【郵送の場合】〒780-0929高知県高知市越前町二丁目７番１１号
公益社団法人高知県公共嘱託登記土地家屋調査士協会個人情報保護管理責任者宛
以上