レポート

IT導入事例2019

ユーザー訪問シリーズ「東京會舘」編

企業内の婚礼宴会システムを統一

協力会社との情報共有も進めオペレーションの効率化推進との収支報告書の台帳がなくなり、手書宴の中身だけではなくメイク、花のコーディネー

トについて言及。

きによる書類作成にかかる時間が減ったこト、引き出物、演出なども含まれています。

「スタッフが異動してもBVManager を同とで、顧客サービスなどに注力する時間がそのため専門的な内容に関しては美容室じ動作環境で使えるようになりました。こ増えたこと。さらに情報共有や経営陣のでリハーサルしていただいたり、花屋で花のれまでは異動の際に使い方を伝えたり、数字の把握のスピードもアップしたという。

アレンジやテーブルクロスなどを決めてもらっ習得するのにも時間を要していましたが、「たとえば 宴 席 の 人 数が増えたとき、たり。こうした打ち合わせのフィードバックは、さらに渡辺氏もシステムを統一したメリッ

約 4 年間にわたる建て替え工事を終え今年 1 月 8 日に「NEWCLASSICS.」をテーマに生まれ変わった東京會舘。
この建て替えを機に婚礼宴会システムの刷新も図った。
今回のシステム刷新のテーマと期待する成果を東京會舘情報システム室室長の渡辺陽史氏と本舘宴会支配人の山本健嗣氏に伺った。

これからはそういった時間が削減されるで以 前は手 書きで修 正していましたが、これまで複写の紙を使っていました。こうししょう。予約、見積もり、メニュー作成、BVManager では人数変更を入力した瞬た書類がどんどん増えていきます。それがレイアウト作成、備品管理、さらに営業所間に売り上げ見込み金額を把握することAV 関係のオペレーター、花屋、美容師なごとに違っていた請求書や見積書の書ができます。また、売り上げの増減に対どとシステム上でも連携し、BVManager を［取材協力］㈱東京會舘

式も統一され、経営陣も各事業所の予する理由も分析しやすく、スタッフの数字介することで情報の共有・確認がスムーズに対する考え方や責任感が増したと言えになり、必要なときに必要な情報だけを見このように営業環境が大きく変わる中、ますね。また、婚礼では顧客が用意したられるようになりました。入力情報のみなら宴会婚礼の基幹システムも刷新。その経PDF データなども一括管理できるので、ず、フラワーデッサンなどの添付資料も一緒

緯について情報システム室室長の渡辺

分厚いファイルができてしまうということがなに保存しておくこともできますのでペーパーレ

陽史氏に聞いた。

く、必要な資料を探す時間短縮や紛失ス化はますます進むでしょう」（山本氏）。

もの歴史を有する東京會舘。格調高い「当社では 2008 年にそれまで使ってなどのミスも激減しました」。

バンケットや本格的なフランス料理で国内いた自社 開 発のシステムからユニコー

今回の BVManager の刷新ではこうし外のさまざまな要人を迎えてきた。その東ンが手掛ける婚礼宴集会支援システム

た業務効率化とペーパーレス化をさらに進京會舘が建て替えられ、1 月 8 日に新たBVManager に入れ替えました。今回のめることができるという。

https://www.kaikan.co.jp/

婚礼宴集会の新システム採用までの経緯

1922（大正 11）年創業、約 100 年

顧客情報の一元化についても期待
最後に今後 BVManager に期待する建て替えを機に、現状に則したシステム「宴会では、料理やドリンクの把握に加ことを両氏に伺った。

今回の建て替えは、東京商工会議所の再構築を他社も含めて検討しましたが、え、客席のレイアウトがオペレーションのキー「宴会の場合は締めの作業が大変でと三菱地所の所有する富士ビル、東京婚礼宴会に特化していることや、使い勝になります。前後の宴席のレイアウトを知っす。さまざまな協力業者から請求書が自會舘の三事業者の共同開発によるもの

手のよさを実感していること、カスタマイズていれば、セット替えに必要な人数が想

動的に人手を掛けずに集計できて精算でで、旧来の 4 倍の敷地に複合ビルを設への対応、提案力などを総合的に判断定しやすく人件費にも影響してきます。レきるようになるのが理想ですね。電子決けたことで新東京會舘の営業面積も格し、BVManager の新システムを採用すイアウトに合わせてクロスの手配、花を飾済機能。ブライダルで 1 つの婚礼で引き段に増えることになった。宴会場は 10 室ることに決めました」。

なスタートを切った。

から 13 室へ、レストランは 7 店舗となり、直営レストランとしては初の試みとなる鉄板焼レストランも登場した。さらに婚礼部事業所間でシステムを統一し営業状況の把握に貢献

本舘 宴会支配人

山本健嗣氏

情報システム室室長

渡辺陽史氏

門のオペレーションをテイクアンドギヴ・ニーズと協業するという新たな取り組みも行㈱ユニコーンが提供する BVManagerなった。婚礼の施行も 1 日 6 件から 10とは、婚礼宴集会総合支援システム。

を使ってつくり、プリントアウトしてスタッフて生涯顧客の醸成につなげていきたいと考えています。将来的にはソフトウェア型

は保存先が BVManager になってリアルのロボットが代行・自動化する RPA（ロタイムに情報を流せるようになったのでオボティック・プロセス・オートメーション）」

ペレーションの効率化に寄与すると期待しで事務的作業の効率化が進むとうれしいています」（山本氏）。

ですね」（渡辺氏）。

「BVManager を約 10 年間使用する中とにそれぞれシステムを構築していた。こてはプログラムを組み直さないとならないれにより各事業所に最適化できるメリット場合もあります。今回の建て替えはシステがある一方、入力項目や表示などにばらムのバージョンアップに加え、細かい修正

同社ではこれまで BVManager を活用つきがあったことも否めない。そこで新本を施す機会となりました」と、本舘宴会舘のオープンに際してプログラム見直し、支配人の山本健嗣氏は話す。

19-11-22号ユニコーン.indd 全ページ一元化していきたいと考えています。そし把握できるようになったと思います」。

で更新したい点もありましたが、内容によっ—2019.11.22 —ニコーンのレイアウトソフトである BVDraft統一を図ったという。

可能で、東京會舘では四つの事業所ご1「レストラン、宴会、婚礼の顧客情報をに配っていました。それが今回の刷新で導入企業に合わせたカスタマイズ対応が東京事業本部：03-6808-1237
大阪本社：06-6943-4560
https://www.atlantis21.co.jp/

これまではこうした宴席のレイアウトをユ

約状況や宴席の状況などが一目瞭然で件まで受けられるようになり、飛躍的な売㈱ユニコーン

出物だけでも10 社を超えるケースも出てきますから」（山本氏）。

表示、入力方法、オペレーションなどのり上げ増が見込めるという。
［お問い合わせ先］

る場所、料理のコーナーがメニューに対して足りるのかどうかなど。

さらなる業務の効率化とペーパーレス化を目指す

さらには建て替え中から検討を行なってい両氏は、今後も東京會舘とユニコーたテナントへの共有が、オープンを機に実現。

ンが連携してよりよいシステムのブラッシュしてきたことのメリットの一つに業務の効率さらなる効率化につながっているそうだ。

アップができればお互いにメリットがあるの化とペーパーレス化を挙げている。案件ご「たとえば婚礼の打ち合わせには、披露ではないかと述べている。

—2019.11.22 —2

2019/11/08 16:51