デジタル・コミニュケーションツールの運用体系と運用方法

特定の居住者とのコミュニュケーションツール

広範な居住者とのコミュニュケーションツール

メッセージカード
デジタル管理ツール

中古ディスプレイ再利用の『デジタルサイネージ』「お知らせ表示」を主とする大型ディスプレイ型（システム連携）専用型【管理事務室ＯＰＥＮ】（独立マスタ）汎用型「緊急連絡項目表示」を主とする小型ディスプレイ型

大和ライフネクスト株式会社

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企画／開発／運用指導
コスモ新浦安東京ベイ
荒井 吉男
DaiwaLifeNext Written by yoshio.ARAI【管理事務室ＣＬＯＳＥ】

２０２３年5月６日

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コスモ新浦安東京ベイ・施設の概要と管理事務室業務
１．戸数
２．ベイサイドクラブハウス（集会棟共用施設）： ２９８戸： フェスタコート※管理事務室で予約管理と収納管理

ベイサイドラウンジ ※管理事務室で予約管理と収納管理
シーサウンドコート ※管理事務室で予約管理と収納管理
キッズコート（無料／予約不要）
ミレニアムガーデン ※管理事務室で予約管理と収納管理
３．契約駐車場（有料）： ２９９区画※管理事務室で契約申請受付と車庫証明関係書類
４．短期利用有料駐車区画（空き区画使用）： 約３０区画※管理事務室で予約管理と収納管理
５．来客用駐車区画（無料）：４区画※管理事務室で予約管理
６．契約バイク置場（有料）：３８区画※管理事務室で契約申請受付
７．契約駐輪場（有料/一部無料）： ７６０区画※管理事務室で契約申請受付＊ベイサイドクラブハウス（集会棟共用施設）の予約は１か月前より受付＊シーサウンドコート（防音室）の予約者は特定の居住者が多い＊ミレニアムガーデン（バーベキュー施設）は初夏から秋に利用が多い＊来客用駐車区画の予約は１か月前より受付，連続使用は３日間迄
＊契約駐輪場の登録・変更・抹消の届は、月に１０日から１５日程度ある＊契約駐車場の登録抹消は、月に数件程度ある＊来客用駐車区画申込は、ほぼ毎日ある＊短期利用有料駐車区画予約は季節変動・イベント開催により変動幅が大きい
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メッセージカードデジタル管理ツール

説明資料
目次
〖特長編〗
（１）デジタル管理ツールの特長（２）シート構成〖操作方法と機能編〗（３）-1メッセージカード入力（３）-2メッセージカード入力（３）-3（Ａ4版）メッセージカード記入（3）-4メッセージ照会（3）-5顧客マスタ（既存システム連携型と独立型）（3）-6メッセージ履歴
企画／開発（3）-7慣用句シート

コスモ新浦安東京ベイ
荒井 吉男（ＦＭ）２０２３年９月２６日

大和ライフネクスト株式会社

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（１）デジタル管理ツールの特長
当初、このツールは『コスモ新浦安東京ベイ』の管理事務室のＥＸＣＥＬで機能するツールとして開発されました。
このｖｅｒ1.1は他の管理事務室のツールとしても使用できるように、システムを変更して開発されています。既存システム連携型には“顧客マスタ”はありません。
１）顧客ﾏｽﾀを同一ファイル内にシートとして設定しました。（独立型）
２）顧客ﾏｽﾀの登録可能なレコード数をマンション規模に合わせて、variableに扱えるようにしました。（独立型）
３）プリンターは『通常使用プリンター設定』で変更して運用できます。
４）プリンター型番が不明な場合に便利な【ﾌﾟﾘﾝﾀｰ型番表示ボタン】を付加しました。※ＦＡＸと分離運用する場合のみ（別途要連絡）
５）メッセージカードの上１行を「接頭句」、下１行を「接尾句」として、プルダウンメニューで扱えるようにしました。また、句登録はvariableに扱えるようなっています。
６）過去に発行したメッセージカードの内容を呼び出して、“再活用”できる機能を付加しました。
７）【プレビュー】＆【 印刷】ボタンのクリックで、顧客様用メッセージカードと管理事務室用「控え」が表示＆印刷できます。
８）発行履歴が電子台帳として自動記録されます。（デジタル管理機能）
９）メッセージ照会により過去に出したメセージの照会が「部屋番号」「検索日付」を入力することで簡単に行えます（デジタル管理機能）
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（２）シート構成
このツールは５（+1）のＥｘｃｅｌ-Ｗorksheetsで構成されています。
管理事務室それぞれの設備環境や使用度合いにより、Ｂ５版（標準）／Ａ４版（オプション）を選択（又は併用）できるようにした為、４（＋１）と表現しています。

１．メッセージカード入力
Mainのシートです。上半分が『メッセジ入力用（顧客提出用）』で、下半分が『管理事務室控え用』です。控えは上半分の内容が自動的に“コピペ”されます。
２．メッセージ履歴
発行されたメッセージ文と宛先、発行日付、発行担当者等が、記録され「ＲＥＣ№」が付与された型式で、自動記録されます。（デジタル管理機能）
３．顧客マスタ「部屋番号」と「氏名」を項目とするレコードの集合体／テーブルです。
初期値は100レコードになっていますが、 variableな扱いができます。
４．慣用句シート「接頭句」「接尾句」「発行担当者」の項目を設定するテーブルです。
また、システムに接続される「プリンター型番」を設定します。

５．メッセージ照会「部屋番号」「検索日付」を入力する事で、簡単に過去の“メッセージ照会”できます。（デジタル管理機能）
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（３）-１メッセージカード入力
１．内容伝達行はMAX９行です。
２． １行目は「接頭句メニュー」からの選択入力になります。入力時にメニューにない文言も入力できます。
３． ９行目は「接尾句メニュー」からの選択入力になります。入力時にメニューにない文言も入力できます。
４． 部屋番号を入力すると「顧客マスタ」から一致する顧客名が検索され、印字位置に表示されます。
５． ＲＥＣ№を入力し【事例参照】ボタンをクリックすると、過去に発行した内容を編集して、新たな内容を作成することができます。（デジタル管理機能）
６． メッセージカードに「担当者名」を記入するかどうかの判断は自由ですが、カード欄外の担当者はメニューより入力してください。
７． 【プレビュー】のクリックで印刷内容を画面表示します。
８． 必ず【印刷ボタン】で印刷します。この印刷ボタンクリックで「ﾒｯｾｰｼﾞ履歴」に“自動記録”されます。
（デジタル管理機能）

Ｂ５版の１行文字数の目安／１１ポイント・全角ＭＳＰ明朝＝４４文字
游ゴシック＝３５文字

ツールのメインとなる入力画面です。内容伝達行はMAX９行です。
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（３）-２メッセージカード入力
メッセージカード入力部（下側）は管理事務室用の控え用として印刷されます。
１．部屋番号，顧客名，内容伝達行は顧客宛の内容が自動的にコピペされます。
２． 担当者名は上側欄外で入力した内容が、印字されます。
３． ＲＥＣ№が最下欄左に印字されます。

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（３）-３（Ａ４版）メッセージカード入力
１．管理事務室の設備環境の違いを考慮してＡ４版を用意しました。Ｂ５版／Ａ５版共、基本機能は同じです。
２．Ａ４版はＢ５版より同一フォントの場合、１行の文字数は多くなります。
３． どちらを使用しても、「メッセージ履歴（電子台帳）」は同一のシートに、自動記録されます。
（デジタル管理機能）

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（３）-４

メッセージ照会（デジタル管理機能）
１．部屋番号、検索日付（XXXXから、YYYYまで）を検索キーとして、過去に発行したメッセージカードの内容照会ができます。各種（例えば同じ案件の）事案で過去、どのようなメッセージカードを出しているか？簡単に照会できます。それにより、今後のＣＳ対応に生かす事が可能となります。
２． 表示は１画面５件までとなります。検索範囲に“何件あるか”は「検索件数欄」に表示され、同時に「表示件数」が表示されます。
３． 表示内容は、▼▲ボタンのクリックで自由に選択できます。

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（３）-５

顧客マスタ

当マンション以外の管理事務室で利用する場合のメッセージカード作成ツール専用の『顧客マスタ』（独立型）です。
１．部屋番号，氏名（顧客名）の２項目で１レコードを構成しています。
２． 初期値は１００件ダミー登録されていますので、実際の部屋番号と氏名を登録し直して下さい。
尚、部屋番号は昇順／降順に関係なく登録しても差し支えありません。（ランダムでもＯＫ）
３． 登録件数は１００件を超えてもＯＫです。（デリバリー時は１，０００件／ＭＡＸに設定）※１，000件を超える場合は、要望により、変更します

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（３）-６

メッセージ履歴メッセージの発行履歴（電子台帳）（デジタル管理機能）
１．入力が完了し【印刷ボタン】をクリックし印刷されると、自動的に「メッセージ発行履歴シート」に履歴が記録されます。
２．ＲＥＣ№（自動付与），発行日付，発行担当者，部屋番号，宛名（顧客名），内容，システム管理CELLの順で自動記録されます。
３． 履歴登録可能件数はＭＡＸ100，０００件です。１0０，０００件を超えそうな場合は、シート名を変えて（例えば「ﾒｯｾｰｼﾞ履歴１」にして保存し、新しく「ﾒｯｾｰｼﾞ履歴」シートを追加してください）。
ご要望により、ＥＸＣＥＬ機能限界まで増やすことができます。

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（３）－７

慣用句シート「慣用句シート」という名称ですが『メッセージカードデジタル管理ツール』の設定シートです
１． 『担当者』メニューリスト：５名まで
２．『接頭句』メニューリスト：制限なし（ＥＸＣＥＬ機能制限まで）
３．『接尾句』メニューリスト：制限なし（ＥＸＣＥＬ機能制限まで）
４．『通常使用ＰＲＩＮＴＥＲ』 ：メッセージカードを発行するプリンターの型番を入力します。
※ 複数のプリンターを使用している場合に設定します。ここに設定していない場合は既存状態（通常使用のプリンター）で印刷動作します。
不明な場合は、【プリンター型番表示ボタン】をクリックするとダイアログが表示されますのでその型番を『通常使用ＰＲＩＮＴＥＲ』 に入力してください。

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中古表示デバイスを再利用したDigital-Signage（デジタルサイネージ） 説明書
目次【１】概要【中古ディスプレイ利用“デジタルサイネージ”のメリット／可能性】【適用範囲と摘要デバイス】【２】 Digital-Signage応用／デバイス種別表示形態① デジタルフォトフレーム の特徴② デジタルフォトフレーム の Digital-Signageへの応用③ 中古ＴＶ／ＰＣモニタ大型ディスプレイ利用 の特徴④ 中古ＴＶ／ＰＣモニタ の Digital-Signageへの応用【３】 コスモ新浦安東京ベイ 管理事務室 情報・通信設備と中古デバイス利用の Digital-Signage【４】実施例の説明（１）目的（２）使用デバイス（３）諸元（４）実稼働写真（５）表示内容（全６枚）
大和ライフネクスト株式会社

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企画／作成／運用
コスモ新浦安東京ベイ
荒井 吉男（ＦＭ）2023年10月6日
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【１】 概要
２０２３年の管理員の夏休み取得方法は、初めて実施する『管理事務室を閉鎖して実施する夏休み』方式となりました。
このことを、お客様に円滑に伝え、ご理解を得やすくするために、中古の表示デバイス〔デジタルフォトフレーム〕に案内データ（ＪＰＥＧ）を作成して、管理事務室の窓口に設置しました。従来であれば、ポスタ（紙面）による掲示板への掲示のみでしたが、「初めての夏休みの取得方法」でもあり、支障のないよう、ご理解と周知をはかるため、この方式を実施しました。 そうした処、お客様から注目され好評でした。

【中古ディスプレイ利用“デジタルサイネージ”のメリット／可能性】
１．注目される／目をひく
２．既存の掲示板への案内と違い、多くの内容を表示・掲示できる
３．掲示面積の制約を受けない
４．フォトフレーム・テレビ・ ・ＰＣディスプレイ等々の中古品を使用する事で専用の既製品（ﾃﾞｼﾞﾀﾙｻｲﾈｰｼﾞ）より各段に安価に実現できる【適用範囲と摘要デバイス】
摘要範囲：今後、多用途（年末年始，駐車場利用状況、駐輪場・バイク置場利用状況、イベント案内，抽選会案内，結果発表，催事，etc）に使用する事でＣＳ（顧客満足）向上に寄与できる摘要デバイス： ①デジタルフォトフレーム(中古品／不用品） =実績デバイス②テレビ(中古品／不用品）※Ａ③ＰＣ用ディスプレイ(中古品／不用品） ※Ａ※Ａ：ＰＣ／タブレット接続要 Copyright 2023-2024 DaiwaLifeNext Written by yoshio.ARAI

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【２】 Digital-Signage応用
デバイス種別表示形態
昨今、ＴＶ買い替え需要もあり、「中古ＴＶ」が廃棄物としての扱われる場合があります。
そこで、『デジタルフォトフレーム』と『中古ＴＶ／ＰＣモニタ』の特徴を踏まえて、利用方法を分けて、効果を高める工夫をしました。

① デジタルフォトフレーム の特徴
ａ．画面が小さい事のメリットと省電力であるメリットを生せる利用方法。
ｂ．固有の表示機能を有しており、ＰＣのアプリなしで稼働する事ができる。
ｃ．表示ＳＯＵＣＥは「ＳＤカード」，「ＵＳＢメモリ」等の汎用のものが利用できる。
② デジタルフォトフレーム の Digital-Signageへの応用
ｄ．管理事務室が業務外の時（閉鎖中）、“緊急連絡先情報”や“緊急お役立ち情報”を常時表示しておき、居住者の緊急要望に応える使用形態
ｅ．大型ディスプレイの中古ＴＶ利用Digital-Signageと表示内容の棲み分け・表示時間の棲み分けで、“メリハリある表示”をする。

③ 中古ＴＶ／ＰＣモニタ大型ディスプレイ利用 の特徴
ｆ．画面が大きい事のメリットと多くの表示項目が可能である事の利用方法。
ｇ．ＰＣのアプリを介して稼働する必要があるが、多くのアプリの種類が選択できる
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ので、多彩な内容が表示できる。
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ｈ．ＰＣと連動するので、“リアルタイムな内容表示”が可能となる。

④ 中古ＴＶ／ＰＣモニタ の Digital-Signageへの応用
ｉ．管理事務室が業務中の時、“駐車区画空き情報”や“駐輪場空き区画情報”など、普段から管理事務室への問い合わせが多い情報を表示したり、“当日のイベント情報“”集会棟予約情報“”来客用駐車区画予約情報“等を表示する。
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［３］ コスモ新浦安東京ベイ 管理事務室 情報・通信設備と中古デバイス利用の Digital-Signage

外線へ

管理事務室
情報機器ネットワーク

Digital-Signage
中古
デジタルフォトフレーム
複写機／プリンター兼用電話機

ＬＡＮケーブル

ＨＤＭＩケーブル

中古ＴＶ／中古ＰＣモニタ

複合機

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【４】実施例の説明

Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施例）（１）目 的『コスモ新浦安東京ベイ』では、初めての管理事務室を閉鎖しての「夏期休暇」を実施することになりました。
竣工から23年で初めての事であり、広く周知していただくために、案内文（紙面）の掲示に加えて、 Digital Signageによる案内を作成し、管理事務室の窓際に設置することにしました。

（２）使用デバイス『Ｄｉｇｔａｌ Ｐｈｏｔｏ Ｆｒａｍｅ』をハードウェアとして再利用し、内容は、ＰowerＰｏｉｎｔで作成、ＪＰＥＧに変換して搭載しました。
企画／作成
コスモ新浦安東京ベイ
荒井 吉男（ＦＭ）大和ライフネクスト株式会社

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2023年 8月 6日17/25

Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（３）諸元① 表示枚数： ６枚② 表示間隔： 30秒／枚③ 音声／音楽 ： なし
④ 画面表示： ７インチ（154.08×85.92mm）⑤ Ｆｉｌｅformat ： JPEG
⑥ 画面切替え ： 自動／繰り返し⑦ 画面表示方向 ： ランダム
⑧ ＪＰＥＧ最大解像度 ： 8000×8000pixels⑨ 消費電力： 7［W/h]Copyright 2023-2024 DaiwaLifeNext
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Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（４）実稼働写真
Ａ０１７１４のＲ：ｄｒｉｖｅには動画のあるｆｉｌｅ【稼働期間】
２０２３年８月６日～ Signage_2023_08_07』があります。
『Digital Photo Frame を再利用したDigital

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Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（５）表示内容（全６枚）-1

管理事務室夏季休暇のお知らせ

８月１３日（日）～８月１５日（火）Copyright 2023-2024 DaiwaLifeNext
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Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（５）表示内容（全６枚）-２
夏季休暇期間中の施設利用のご案内
夏季休暇期間：８月／１３日（日）１４日（月）１５日（火）利用が一部制限される施設 等（１）集会棟① 出入口扉は開錠されます。
② 各階トイレはご利用できます。
③ シーブリーズシャワーは定刻噴出します。

④キッズコート，ミレニアムガーデンは利用できます。ミレニアムガーデン

でのバーベキュー等の利用はできません。
⑤フェスタコート，ベイサイドラウンジ，シーサウンドコートはご利用できません。
⑥ 集会棟室外照明の入／切はありません。

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Digital Photo Frame を再利用した

管理事務室用 Digital Signage（５）表示内容（全６枚）-3
夏季休暇期間中の施設利用のご案内
夏季休暇期間：８月／１３日（日）１４日（月）１５日（火）利用が一部制限される施設 等（２）来客用駐車場
8月12日17時～8月16日8時までご利用できません。
（3）有料駐車場

事前予約にて利用可，夏季休暇期間での予約はできません。
（４）業者車両駐車場内の利用はできません。
（５）来客用駐輪場，置き場利用できません。

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Digital Photo Frame を再利用した

管理事務室用 Digital Signage（５）表示内容（全６枚）-４
夏季休暇期間中のお問い合わせ等のご案内
専有部分の不具合でお困りになられましたら【緊急を要する場合には】【ご相談やお急ぎでない場合】

２４時間安全監視システムの『ライフソリューション部』へ『ライフネクスト２４』へお電話ください。

お電話ください。
ＭＡＳＫ
０１２０－１１－５４６４

ＭＡＳＫ
０１２０－４３－２２３３

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Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（５）表示内容（全６枚）-５

管理費／駐車場料金等のお支払いに関しては
大和ライフネクスト株式会社

マンション事業部 マンション会計部 収納課
へお電話をお願いします。
ＭＡＳＫ
０１２０－５０－７１０５
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Digital Photo Frame を再利用した
管理事務室用 Digital Signage（実施解説）（５）表示内容（全６枚）-６

ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。

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コスモ新浦安東京ベイ 管理事務室