お客様の声を基に『紙』と『電子』の融合を実現した
公文書管理システム

統合文書管理システム

公文書を厳格管理

公文書管理法に準拠したシステム

Webコラボレーションウェア

文書管理システム

文書管理業務のライフサイクルにおける「必要」なパーツ（機能）のみの組み合わせが可能なので導入時にかかる費用の低コスト化が実現できます！

ユーザーのニーズに合わせて必要な機能のみを選択することができ、導入後の機能追加も可能です。

文書管理システム

機能の概要
収受機能

起案機能

施行機能

収受は文書主管課一括入力と各課入力またはメール連携での入力ができます。
電子回覧・供覧へ繋げることが可能です。

発意起案入力のほか収受入力した情決裁後の文書を、メールによる施行、報を継続して入力することが可能です。 庁内電子施行、掲示板施行等の各種電子決裁・紙決裁処理の選択が可能
方法により施行することが可能です。
です。

公印を必要とする起案書に対して申請を行います。
その後公印管理者が承認します。公印管理簿により申請履歴を管理します。

引継・廃棄機能

移管機能

書庫管理機能ファイリング（簿冊）管理機能

公印管理機能事務室内の文書を書庫に移動する際の 庁舎内で保存していた保存期間満了の 文書分類を体系化しその配下にファイル 書庫に配架されている文書の所在と空処理と保存期間満了文書の廃棄の処理 文書を別機関に移管をするための処理 （簿冊）を関連づけてツリー構造で管理 スペースの管理を行うことが可能です。
を行います。
タブレットとＱＲコードをが可能です。
します。文書分類の体系には割付、積み 貸出などの情報も管理できます。
読み込むスキャナで引継廃棄作業を迅 （例）公文書館への移管等上げ、ハイブリットがあり、簡単に構築速に行う機能も装備しています。
することが可能です。

検索機能

統計・帳票出力機能

グループウェア機能

保守管理機能（機構改革）

収受起案等で入力した際の属性情報を基にキーワード検索が可能です。
電子文書自体の文言を検索する全文検索等が可能です。

文書管理で登録された情報をあらゆる角度から分析することができます。
各種帳票の印刷も可能です。

メール、掲示板、スケジュール管理、施設管理、
ＴｏＤｏ、伝言メモ等の機能が実装され行政事務に対応しているのが特徴です。

年度末の機構改革にもスムーズ・確実に職員様の負担を掛けずに事前処理ができます。
また、組織・職員・文書分類等の情報は全て履歴管理を行っています。
バッチ処理機能で一括更新機能も装備してます。

導入フェーズについて

文書管理システム

は「紙」と「電子」を融合して管理します

お客様の状況に合わせたステップで導入いただけます！
STEP1

ファイル（簿冊）管理の導入

文書ファイルの即時検索・他者検索を実現

STEP2

収発管理の導入

文書のライフサイクルをシステム化

STEP3

引継・廃棄の導入

文書ファイルの効率的な配架作業および廃棄作業

STEP4

書庫管理の導入

所在管理・貸出管理の効率化

STEP5

運用維持管理（紙と電子の融合）が実現
文書管理システム維持管理、紙文書と電子文書の融合化の実現

文書管理システムの「あるべき姿」
について～「文書管理システム」
を比較する際の”評価の着眼点”について～

1

紙/電子ともに、文書の発生（収受・起案）から最終段階（引継・廃棄）まで、ライフサイクルの一元管理を可能にする

2

情報公開への適切かつ迅速な対応による、行政事務の効率化

3

公文書の適切な管理による共有財産の保護と住民サービス向上■行政事務の中で取り扱われる文書の多くはまだまだ『紙』が中心です。
文書の電子文書化が急速に進展していますが、当面は『紙』と『電子』の併用の時代が続くと考えられます。
■公文書の発生から置換え/引継・廃棄・保存（移管）に至る文書の所在と検索の容易さを実現する仕組みづくりが重要と考えます。
（※公文書管理法の理念より）■紙・電子にとらわれない、ファイリングシステムと文書管理システムの運用を一元化し、支援する仕組みこそが文書管理システムの「あるべき姿」と考えます。

文書管理の理想とするライフサイクル

職員の異動時でも当該公文書の保管場所がわかる位置管理と電子文書の所在管理により業務効率を上げます。

どこに？何年保存？

いつ廃棄した？

いつ作成したもの？

文書管理システム〝文書は探すのでなく、取り出すもの″

必要な公文書をスピーディーに取り出せる
1 ．収 受2 ．起 案

3．決裁

5．公 開
文書ファイル印
4．施行

QRコードと読 み取り機を利 用した
書 庫 管 理で業 務を効 率 化

供 覧・回 覧読み取り機

適切な「引継・廃棄」
を行う流れ
8.移管(公文書)

9.廃棄(削除)

電子化文書

データベース

廃棄対象満了

箱番号：011５年保存

箱番号：02110年保存

箱番号：031
永久保存

7.保 存

文書ファイル

6. 保 管紙文書

バイ タルレコー ド

電子化

ウツシカエ

当年度

オキカエ

前年度

書庫

オフィス内キャビネット

廃棄支援

バイタルレコード

引継支援

文書管理 構 築

廃棄確定および廃棄指導等▪重要文書の選別▪電子化支援▪引継作業の指導等▪箱詰め作業▪文書分類 (ファイル基準表)▪ファイリング構築

住民サービスの向上のため文書管理業務の効率は必須です「公文書管理法」と「情報公開法」
・「個人情報保護法」
は、「車の両輪」の関係にあり、公文書の管理が計画的、組織的かつ適正に行われなくてはならなく、情報公開法における国民からの開示請求に関しては、迅速な対応、そして、個人情報保護法では、適切な廃棄作業が求められています。特に、情報開示請求に関して「不存在文書」「検索不能」といった問題が生じていることから、公文書の適切な所在管理を「探す」
から「取り出す」との観点で効率化を図り、住民サービスの向上に繋げることが必要です。
また、行政改革の側面からも、文書管理業務の効率化が必須と考えることから「文書のライフサイクル」における流れをスムーズに行える仕組みづくりが重要と考えます。

「文書のライフサイクル」
における流れをスムーズに行える仕組み作りが重要と考えます。

公文書におけるライフサイクルを適切に行うためには公文書のレコードマネジメント（作成～廃棄）における課題【文書管理（文書ファイリング）の流れが詰まる主な要因】■文書分類体系（ファイル基準表）の不備により、ファイルシステムが崩壊し執務室内における公文書が溢れかえり、環境悪化を招いている！
■書庫内の保存文書を適正に廃棄作業を行えていないため、書庫内が手詰まりの状態で執務室内に溢れている公文書の移動ができない！

印■執務室から書庫への引継ぎ作業において、適正に箱詰め作業や配架作業が行えず、所在管理や廃棄作業が適切に行えていない！

文書管理を維持管理できるレコード・マネジメントが必須です！
おさえるべき６つのポイント

1

文書事務に沿った文書分類体系表の構築（ファイル基準表）

2

執務室保管管理の構築（ファイリングシステム）

3

引継ぎ（公文書の執務室から書庫への移動）
・廃棄の確実な処理作業

4

文書管理システムの利用活用による、文書事務の効率化および電子化の促進

5

歴史的公文書の効率的な評価選別作業

6

公文書のライフサイクルにおける維持管理のための点検・監査の実施

1
6

253
4

文書管理システム導入前準備と導入後の運用維持向上
文書ファイリングの仕組みの構築と文書管理システムが連携した新しい文書管理体系づくりの実現

1
6

253
4

■文書分類体系およびレコードマネジメント（作成～保管・廃棄）構築による文書管理の仕組みづくり■公文書の実態管理および文書管理システムの適切な運用と、公文書の適切な管理状態の維持継続のため、外部委託者による文書管理状態の定期点検

これからの文書管理は紙・電子文書の運用管理アドバイスができる文書管理システムメーカーを選定してはいかがでしょうか？

システム構成

クライアント動作環境

オンプレミス、インターネット・VPNクラウドによる動作環境で対応可能です。

OSブラウザ

インターネット

ファイアウォール

負担分散装置

アプリケーションサーバ

バックアップサーバ

各市役所（情報公開）：Microsoft Windows 7/8/8.1/10：Internet Explorer 10/11
Microsoft Edge
Mozilla Firefox 54.0
Google Chrome 59.0
PDFReader：Acrobat Ⅹ/Ⅺ

サーバ動作環境
データベースサーバ（オンプレミスでの推奨環境）

OS：Windows 2012 Server R2
Redhat LinuxCentOS
基本ソフト：Apache HTTP Server 2.4
Apache Tomcat 7.0
Java 8
DB:PostgreSQL Server 9.4:MySQL Server 5.6 ※オプション：全文検索

電子ファイルサーバ※導入規模によって構成が変動します。上の図は同時アクセス1,000名規模を想定とした構成です。

引継・廃棄処理及び書庫管理用の機器構成について■モバイル 端 末

■ ハンディスキャナ・充 電クレードル株式会社シナジー

URL:http://synergy-spirit.co.jp

本社〒901-2223
沖縄県宜野湾市大山7-10-14 プロト宜野湾第二ビル３F
E-mail：jdocsuite-info@synergy-spirit.co.jp
TEL：098-988-0184 FAX：098-988-0374

東京支社〒 108-0014
東京都港区芝一丁目10番11号 コスモ金杉橋ビル
TEL：03-6453-6953 FAX：03-6453-6954

5階

取扱店

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