レポート

IT 導入事例 2016

ユーザー訪問シリーズ 『学士会館』編

2世代、3世代と連綿と続くお客さまをつなぐシステムとして古き良き東京の雰囲気を残すモダンな建築物が多い神田エリアで、昭和の初めから多くの会員たちの宴会や婚礼を見守ってきたのが学士会館だ。現在では会員以外の一般利用も可能となり、さらに多くの需要が見込まれる中、2014 年、宴会・婚礼運営システムの新たなパートナーとして㈱ユニコーンの「BV Manager」を選んだ。
〈取材協力〉
学士会館
http://www.gakushikaikan.co.jp/

業務用システムが安心して使えなくなる？

学士会館のメインバンケットルーム。開館当時のイメージそのままに、多目的に利用可能かったので、別システムに乗り換えるこ実際の導入まで約半年という比較的短ととなり、以前からセミナーなどに参加い期間で行なわれたという。それにつ学士会館は、国立七大学の出身者していたユニコーンの宴会・婚礼システいて澤田氏は「ほかのホテルなどと違を会員とする学士会のクラブ施設としム『BV Manager』の導入を進めようと

い、単一の施 設での運営なので、意て、さまざまな会合や宴集会、婚礼のなったのが 2014 年のことでした」

思決定までが早いのはもちろんですが、会場として親しまれ、今年で開館 88 年、ある意味、どのホテルや施設にも起国の有形文化財に登録されるほどの歴人間で言えば米 寿を迎えた。一 般へこりうるのが、こうした現行システムの史ある施設のため、何年かに 1 回は休の利用がオープンとなった現在は、当継続性の問題だ。特に業務に使う専用館期間を設け、老朽化した設備などを時の面影を残すモダンなたたずまいと、システムの場合、決して止めるわけには改修しており、それに合わせる形でト人気ドラマや CM などのロケ場所となっいかないので、たとえ現行システムに大レーニングやデータ移行の時期を設定たことなどもあり、いまや年間の宴集きな不満はなくても、もしもの時に備えしたので、集中して作業を行なうことが会数は、大小合わせ約 4000 件にも上て、澤田氏のように積極的に他社のセできました。また最も重要なインターフェるという人気ぶりだ。単純に 1 日に換ミナーなどに参加して情報を集めておくイス画面を、当施設の業務の流れに合算しても 10 件を超えるという驚くべき必要があるかもしれない。澤田氏もそうわせてカスタマイズしてもらったので、件数だが、そんな同施設の宴会・婚礼した活動の重要性を次のように語る。

最初からストレスなく入っていけたのもをがっちり支えているのがユニコーンの「セミナーに参加するなどの活動を通し導入時間の短縮につながったと感じて「BV Manager」だ。出会いのきっかけて、ほかの施設の担当者から導入していいます」と短い期間で導入を実現したについて同施設を運営する株式会社学るシステムの状況やベンダーの評判などの秘密を明かしてくれた。ほかのホテル士会館精養軒の取締役営業部長の澤情報を把握していたので、今回のようなの担当者からすれば営業休止中に準備

田浩氏は次のように語る。

予期せぬ乗り換えの際も、迷うことなくユができるのは、うらやましい限りではあ「ユニコーンの『BV Manager』を導入

ニコーンに声をかけることができました」

るが、こうしたムダのない導入・運営をする以前は、10 年くらい別のシステムを使っていたのですが、ベンダー側の都合でシステムの開発・更新がストップ実現するのは、学士会館・ユニコーン
歴史と伝統ある施設ならではの難しさを乗り越えろするとの情報が入りました。大切な顧双方の調整努力のたまものであるのは間違いない。とはいえ、そんな順調な学士 会 館

客情報を扱うシステムですから、将来今回の導入では、システムの決定かとユニコーンのマリアージュにも問題が的に使えなくなるというリスクは避けた

らデータの移行・トレーニングを含めたなかったわけではない。
「まず最初の56—2016.8.26 —う制約があるためこうなっています。当理を進めていきたいという。

施設の母体である学士会は、こういっ「現代の婚礼は、昔のようにパッケーた情報を厳しく徹底管理しているためジ通りに受注することが少なく、さまこういった処理が必要となってしまいまざまなニーズを把握し、それに対応すした」と歴史と伝統ある学士会館ならるために、どんな婚礼が行なわれたか

ではの難しい対応となっているそうだ。などの履歴情報を集約・管理しておく

決してシステム的な問題ではないが、こことが必須です。さらに当施設ならでの難題へのユニコーンからの次なるソはの事情ですが、2 世代、3 世代にわリューションに期待したい。

たる婚礼利用も多いので、こうした履歴を確実に次世代のために残していき世代を超えて支持されるホスピタリティーを伝えるたいと思っています」と澤田氏は同施設ならではのポスピタリティーの継承に「BV Manager」を利用したい考えだ。

現在同施設では「BV Manager」と「もちろんリピーターが多いのは婚礼に「BV Draft」 が 導 入 され、 宴 集 会・限らず宴集会も同様で、そこは会員制婚礼 担当スタッフわずか 13 名で年間クラブが母体の当施設ならではの事情4000 件の案件をこなす業務を強力にだと思います。以前のシステムでは顧客サポートしている。これについて澤田の過去の利用履歴は抽出できても、利氏は「数だけ聞くと本当にこなしていけ用の詳細までは抽出できなかったので、るのか？ と思われますが、案件の半分『BV Manager』を使って顧客のカルテ問題はインフラの状況でした。施設の以上が、これまで当施設を使っていた化をどんどん進めていき、省力化はもちネットワーク環境が充分ではなく、回だいたことがあるリピーターのお客さまろんサービスとホスピタリティーの向上

線速度に問題があり、最も負担のかかです。そういった過去の利用履歴を『BVに努めていきたいと考えています」（澤らない新クライアントでのシステム導入

Manager』で管理することで、打ち合田氏）。となったのですが、処理が混みいったわせ時間を短縮するなど、業務の効率今でも驚くほどの宴集会数を、この時はどうしてもスピードが遅くなるよう化を実現しています。またレストラン側先どこまで伸ばして行くつもりだろう。

です」と澤田氏は明かす。さらに続けにも導入しているので、データの共有とて「もう一つ大きな問題は、二重価格一元管理ができるようになったのも大きの設定でした。当施設は会員制のクラかったと思います」とシステム導入のメブからスタートし、その後ビジター利用リットを語る。しかし、その一方でこんができるように変更したため、価格を 2な悩みがあることを打ち明ける。

種類設定しなければならず、会計時に「現在、宴集会の予約から受注書の作会員とビジターの識別をして料金を導き成、会計までの一連の流れの中で『BV出すということが求められたのですが、Manager』を使っていますが、本来は種々の事情から現在も実現には至って進捗状況とか、より詳細なデータを入おりません」と施設運営上、重要な部力・管理することができるのに、マンパ分で改善ポイントを残していると話す。

ワー的な問題もあり、活用しきれてい「現在のところ実現しているのは、『BVないというのが現状です」

株式会社学士会館精養軒
取締役営業部長
澤田 浩氏
システムのポテンシャルをもっと引き出し、顧客満足度を上げていきたいと意欲的だ

Manager』と会員名簿のデータとの連今後は、「BV Manager」のさらなる動にとどまっています。この連動自体も有効活用はもちろん、宴集会部門ほど『BV Manager』上に会員名簿のデータ活用が進んでいない婚礼部門においてベースを持つことはできず、都度別サーも新規来館から、仮予約、成約に至るバーにある会員名簿へアクセスするといまでの流れを「BV Manager」での管BV Manager とは㈱ユニコーンがホテルの婚礼・宴集会に必要な機能を可能な限り搭載した婚礼・宴集会総合支援システム。業務管理、予約管理はもちろん売上分析など、各種営業データの分析機能までを完全網羅。ホテルの婚礼／宴会部門を強力に後押しする。日本における同部門の業務の流れをきちんと理解し、設計されたシステム構成やインターフェイスと、柔軟なカスタマイズによる対応で、真の意味でのソリューションをホテルに提供してくれるだろう。またホテルの規模やニーズに合わせて、テーブルプラン編集システム「BVDraft」など、関連システムの豊富なラインアップも魅力的だ。
〈お問い合わせ先〉
株式会社ユニコーン
東京営業本部 03-6808-1237
大阪本社 06-6943-4560
http://www.atlantis21.co.jp/—2016.8.26 —57