東北⼤学 業務のDX推進
プロジェクト・チームの挑戦
藤本 ⼀之 ⼩野﨑 伸久
川上 翔
鈴⽊ 翔太
国⽴⼤学法⼈東北⼤学
情報部デジタル変⾰推進課

東北⼤学ビジョン2030
⼤学のあらゆる活動

全⽅位DX

コロナ危機を受けアップデート

コネクテッドユニバーシティ戦略

3つの基本⽅針

スピーディーでアジャイルな経営へ転換

共創による成⻑
⼤野 英男 総⻑2018年4⽉就任

2

ステークホルダー
エンゲージメント

先の読めない⼤変⾰時代の課題解決を先導、社会価値を創造東北⼤学コネクテッドユニバーシティ戦略

3

教育・研究・共創・経営の全⽅位DX
国籍・⽂化・価値観などの壁を越えて世界と繋がる分断や格差を越えてインクルーシブに世界を繋ぐ

教育DX

共創DX

AI・数理・データ科学

データによる価値創造

オンライン国際共修

課題解決型キャンパス

学びのビッグデータ

スタートアップ加速

クレデンシャル⾰新

DX⼈材育成研究DX

経営DX

データ駆動型研究

業務改⾰

国際頭脳循環⼈的資本経営

若⼿躍進イニシアティブ

DEI*推進宣⾔

⾰新的研究インフラグローバル対応⼒*DEI = Diversity, Equity & Inclusion

東北⼤学 業務のDX推進体制
プロボスト・CDO
理事・副学⻑ ⻘⽊ 孝⽂
事務機構⻑ 伊⾖ 仁志

4総⻑・プロボスト室

法務・コンプ
ライアンス課DXチーム統括
デジタル変⾰推進課⻑ 藤本 ⼀之

本部事務機構
各業務所掌
課・室

連携

本部事務機構 情報部 デジタル変⾰推進課

東北⼤学オンライン事務化宣⾔ 2020年6⽉「New Normal時代のワークスタイル変⾰」を実現するため
全学公募により総勢48名が参画

学内公募による業務のDX推進
プロジェクト・チーム

男⼥

計

平均年齢

36 ⼈

12 ⼈

48 ⼈

36.1 歳

学内公募による業務のDX推進プロジェクト・チーム

東北⼤学オンライン事務化宣⾔ 2020年6⽉「New Normal時代のワークスタイル変⾰」を実現するため全学公募により総勢48名が参画

学⽣へのサービス向上

教員の研究時間確保

魅⼒ある職場環境

DXによる先導的な業務改⾰を短期的スパンで集中的かつ戦略的に実⾏し、ニューノーマル時代に相応しい、教育・研究環境の実現と構成員にとって魅⼒ある職場環境を創⽣する

業務のDX推進プロジェクト・チーム

東北⼤学ダッシュボード

⼊試のDX

DWHとBIにより⼤学経営を⾒える化

出願⼿続をWebで完結し⼊試ミス防⽌と⼊試業務の効率化

経営⾒える化電⼦決裁・電⼦⽂書保存・電⼦署名
書類に縛られない仕事の進め⽅を可能に

印鑑フリー

業務のDX推進プロジェクト・チーム
AIメンタルケアサポーター
オンラインチャットボットを学⽣・教職員のメンタルケアに活⽤RPA

膨⼤な繰り返し作業はロボットにおまかせ

ニューノーマル時代に相応しい教育・研究環境の実現と構成員にとって魅⼒ある職場環境を創成する

窓⼝フリー

働き場所フリー

クラウドPBX

メタバース
仮想空間に広がる無限の可能性7

オフィスの電話がポケットの中にAIチャットボット
各種窓⼝が⼿元に契約書AIレビューサービス
専⾨的な業務を分担することができる

仮想クライアント+GoogleChromebook
いつでも・どこでも安全に仕事ができる

「窓⼝フリー」の軌跡

8

窓⼝フリー
対⾯を重視したオンラインサービスの拡充 により、窓⼝に来なくとも ほぼ全ての⼿続きをオンラインで⾏うことができる ことを⽬指すとともに、⼤学の業務へのAI実装を積極的かつ挑戦的に推進する

2020年2021年

2022年
12⽉
業務のDX推進プロジェクト・チームの成果展⽰会をメタバース上で実施
12⽉
AIチャットボットのキャラクターを全学公募により決定
3⽉
リーガルフォース導⼊
法務関連業務を年間1,000時間削減

本学の全ての窓⼝業務の徹底的な洗い出しを実施

3⽉
AIチャットボットを稼働（国⽴⼤学法⼈では初）

3⽉
こころコンディショナー導⼊
学⽣・教職員のウェルビーイングをサポート

2⽉
AIチャットボットのキャラクター表彰式をメタバース上で挙⾏
5⽉
⼤学院⼊試の⼿続きをオンライン化

2⽉
AIナレーターVOICEPEAK導⼊
会議資料・講演資料を動画化

窓⼝フリーの取り組み
⽣成系AIの導⼊

全国の⼤学に先駆けてChatGPTを導⼊

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これまでの実績・成果と組み合わせることによりDX をさらに加速
CRM

RPA

ノーコード・ローコード

業務時間削減⾒込（年間）102,008 時間

業務アプリを内製

×
ChatGPT×
ChatGPT×
ChatGPT

RPAフロー
作成⾃動化

業務アプリ
作成⽀援

イベント周知キャッチコピー作成

Sansanに登載した名刺の件数7,743 件※2023年4⽉時点

活⽤研修を実施

約200名（事務職員・技術職員・教員）が利⽤

今後は、学内運⽤・サポート体制について整備しつつ、教育・研究への応⽤展開も視野に利活⽤促進を予定

学内外から約900名の教職員・学⽣が受講

「印鑑フリー」の軌跡

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印鑑フリー
各種⼿続きにおける押印を廃⽌ するとともに、電⼦決裁導⼊等により アーカイブは紙からデジタルデータに置き換え、業務効率を格段に向上させる等、「⾏政サービスのオンライン化実施の三原則」に則ったDXを推進する

2020年
6⽉
押印廃⽌に関する説明会
学内の押印を原則全廃

2021年

2022年

3⽉
電⼦決裁及び電⼦⽂書保存マニュアルを整備

4⽉
電⼦決裁及び電⼦⽂書保存の運⽤を開始

3⽉
電⼦決裁及び電⼦⽂書保存に関する説明会を実施

10⽉
共済の⼿続を内製アプリで電⼦化

7⽉
ノーコード・ローコードツールの業務への実装を開始
2⽉
電⼦署名ソフトウェアを導⼊

「印鑑フリー」の取り組み

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電⼦決裁・電⼦⽂書保存の更なる普及
部局キャラバン

13＋６部局

フォローアップ説明会
5回
ハイブリッド
約300名参加

電⼦決裁データの可視化
利活⽤

申請業務の電⼦化

ワークフロー化・会議費⽀出伺・謝⾦⽀出伺電子投票アプリ内製
電⼦投票アプリ内製
総⻑選考における候補者の推薦⼿続き
投票率アップ・約700時間削減

原課主導にも波及
年末調整システム
全学導⼊「働き場所フリー」の軌跡

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働き場所フリー東北⼤学における 「働き場所フリー」の定義 を明確化し、その実現のため ハード⾯（情報基盤等）整備 と ソフト⾯（規程・運⽤）整備の双⽅向からの改⾰を推進

2020年

2021年

2022年

4⽉
4⽉
既存の仮想クライアントを活⽤し「テレワーク」「フレックスタイム」の制度化
緊急事態宣⾔直後からテレワーク実施
100%の職員が実施可能、最⼤約70%がテレワークを実施
8⽉
クラウド型デスクトップサービス（DaaS）導⼊
働き⽅改⾰

コストダウン

⽣産性の向上

組織の価値向上

事業継続（BCP）

10⽉
クラウドPBX実証実験開始

⼈材確保・育成

7⽉「事業継続（BCP）」のためのみならず、アフターコロナを⾒据えた「働き場所フリー」を定義

10⽉
Google Chromebook導⼊

制度を活⽤した職員のモデルケースを動画で紹介
全学の職員に向けて制度利⽤を後押し

7⽉
RPAを全学に展開開始
業務時間を2021年は年間81,067時間、2022年は年間102,008時間削減

「働き場所フリー」の取り組み紹介

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更なるハード⾯の整備に向けて
これまで ⇒ テレワークに係る業務環境を整備
これから ⇒ 事務室に係る業務環境を整備

これまでテレワークに向けた環境整備

これから問題スマートな業務環境に向けて固定電話と電話線…

電子投票アプリ内製

電子投票アプリ内製

Wi-Fi＆内線アプリの導⼊

Wireless-Borderless-Limitless
電子投票アプリ内製

LANや電源ケーブル…
フリーアドレスの実現
イノベーションの創出「経営の⾒える化」の軌跡

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経営の⾒える化学内にあるあらゆる 情報を集約・統合 し、⼤学の アクティビティの⾒える化 を⾏うことで、東北⼤学ビジョン2030 コネクテッドユニバーシティ戦略 の⼀環である「データ活⽤による⼤学経営の⾼度化」を実現する

2019年

2020年
3⽉
Unified-One 統合データベースを導⼊
経営戦略DB稼働

2021年

2022年
3⽉
東北⼤学DXナビゲーションにて「データで⾒る東北⼤学」を公開

3⽉
フルクラウドによる次世代経営戦略DB稼働

12⽉
経営戦略DB構築プロジェクト・チーム発⾜本学を取り巻く各種KPIの算出根拠を明確化

10⽉
東北⼤学ダッシュボード稼働

8⽉
Sansan導⼊
名刺データ登録開始

11⽉
カオナビ導⼊「経営の⾒える化」の取り組み紹介
CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）の取り組みについて
東北⼤学ビジョン２０３０におけるステークホルダーエンゲージメントの重視⇒⺠間企業、寄附者などのステークホルダーに対して、個々のアクティビティに応じた適切なコミュニケーション⇒名刺管理DB、MA*ツール等、複数のシステムを組み合わせた、CRMシステムを整備*MAとはMarketingAutomationの略。マーケティング活動を⾃動化する概念のこと。

企業情報DB

メールマガジン配信・分析ツール

名刺管理DB

今後にむけて・全学での情報共有
・プッシュ型セールス

FundexBiz
寄附者・寄附⾦管理DB

顧客管理システム15

業務のDX推進ロードマップ

2022年度（16チーム）

教学IRチーム

EW

経営戦略DBチーム

働き場所フリーWG

N
EW

電⼦署名チーム

ステークホルダーマネジメントチーム
エンロールメントマネジメントチーム
タレントマネジメントチーム

印鑑フリーチーム

申請業務の電⼦化チーム
N

印鑑フリーWG

電⼦決裁・電⼦保存チーム

EW

N

EW

経営の⾒える化

2021年度（14チーム）

N

2020年度（4チーム）

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ノーコード・ローコードチーム

働き場所フリーチーム
クラウドPBXチーム

N
EW

窓⼝改⾰チームN

窓⼝フリーWGEW

RPAチームl 2020年6⽉

マイナンバーチームl 2020年7⽉

潜在的業務改⾰チーム

l 2020年7⽉

ICT研修チームオンライン事務化宣⾔
コネクテッドユニバーシティ戦略発表
業務のDX推進プロジェクト始動

プロモーションチーム

メタバースチーム

⾃ら⽴候補した若きチームリーダーの活躍（平均34.4歳）
EW

教務事務DXチーム

N

主要マイルストーンAIチーム

部局DX普及・促進チーム

パッシブからアクティブへ

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DXが誘発する“⼤学経営⼈材”としての成⻑

業務のDX推進プロジェクト・チームメンバーは、全事務系職員の約5%2020年4⽉〜2023年4⽉の3ヵ年に昇任した職員に占める業務のDX推進プロジェクト・チームメンバーの割合は、約20%

スキルのみならずマインドも含め⼤学経営の中枢を担っていく⼈材を育成

地域・組織の枠を超えたDX連携の推進
PURPOSE ︓ ニューノーマル時代に相応しい教育・研究環境の実現
DXによる先導的な業務改⾰を短期的スパンで集中的かつ戦略的に実⾏し、ニューノーマル時代に相応しい、教育・研究環境の実現と構成員にとって魅⼒ある職場環境を創⽣する。
私達は、これらを実現するため、理想的なプラットフォームを整え、⼈作り・解決策作り・仕組作りを通じて、参加機関の発展と、それによって世界・社会に貢献するコミュニティを⽬指します。

SYSTEM ︓ Shared Success, Multiplied Impact.

フラットなパートナーシップを構築し、信頼・成果・繋がり・知識・専⾨性を共有し、これらの相乗効果を引き出します。
さらに、メンバー各機関の成⻑を⽀えるための多様なシステムを整備し、新世代のDXコミュニティとして進化し続けます。

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地域・組織の枠を超えたDX連携の推進

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BENEFITS ︓ 有機的なソリューションプールの利活⽤DX推進に効く事例の利活⽤
DXやそれに伴うBXの事例が多数存在します。
それらを利活⽤して各機関のDX推進にお役⽴てください。

機関固有の悩み・解決策の共有
共創による新たな可能性
教育研究機関に加え、企業も参画しています。
組織の枠を超えた共創によるあらたな可能性があります。

国公私⽴問わず多くの機関が参画しています。
組織固有の悩みや解決策を共有できます。

地域・組織の枠を超えたDX連携の推進
MEMBERS ︓ 参加機関（2023年12⽉現在）

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地域・組織の枠を超えたDX連携の推進
CONTACT ︓ お問い合わせ・参加希望

お問い合わせや参加希望については、どうぞお気軽に、こちらからご連絡ください。
みなさまとお会いできることを楽しみにしております。

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東北大学DX