はじめての座長ガイド
2024 年 9 月 1 日版

＜執筆＞
世古口真吾 (マツダ株式会社 安全健康防災推進部)
神出学(三菱重工業株式会社 HR マネジメント部 広島健康管理グループ)＜協力・監修＞
中国地方会 産業医部会
産業保健看護部会
産業歯科保健部会
産業衛生技術部会＜発行＞
日本産業衛生学会

中国地方会

日本産業衛生学会 中国地方会

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はじめに
本ガイドは、日本産業衛生学会中国地方会において、初めて一般演題の座長を担当する方を対象に座長として振る舞うために必要な基本的な知識やスキルを提供することを目的として作成しました。産業医、産業歯科医、産業保健看護職、産業歯科保健職、衛生管理者、作業環境測定士、労務担当者、心理職、行政職など様々な職種が集う本学会では、座長は、単にセッションを機械的に進行するだけでなく、公平かつ円滑な議論を促進し、参加者全員にとって有意義な時間を提供することが求められます。本ガイドでは、座長としての心得や準備事項、セッションの進行方法、実際の進行時のフローなどを具体的に解説しています。
本ガイドを活用することにより、初めての座長経験が成功裏に進み、今後の学術活動の一助となることを願っています。

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座長の基本的な心得
座長の役割は、セッションを円滑に進行し、発表を活性化させることです。まず、自身が担当するセッションのテーマや趣旨を理解し、個々の演題の内容や発表の目的をあらかじめ把握しておくことが求められます。また、演者が過度に緊張せずに話せるように、環境を整えることも大切です。質疑応答では、フロアからの質問が出やすいように、議論を促す役割も担います。加えて、演者や聴衆に平等に参加の機会を与えるとともに、学会全体の円滑な運営に協力するという観点からも、セッション全体の時間を適切に管理することも重要です。座長としての責務を全うすることで、学会の成功に貢献しましょう。

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事前の準備

3.1 担当演題の予習と関連知識の確認
座長としてセッションを円滑に進行するためには、担当する演題の内容を事前に予習し、関連する知識を確認しておくことが重要です。担当する演題の抄録は事前によく読んでおきましょう。余裕があれば、演者の専門分野、これまでの研究業績（論文や学会発表等）なども調べておくとよいでしょう。また、演者のバックグラウンド、例えば、医師であれば産業保健・臨床・研究のいずれが主な活動分野か、産業医であれば大企業の専属か中小企業の嘱託かといった情報は、演題の背景を理解する上で有益な情報です。そして、これらの予習・確認を行ったうえで、演題に対する質問をあらかじめ考えておきましょう。それにより、当日の発表をより深く理解でき、質疑応答も活発に進めることができます。

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はじめての座長ガイド

3.2 演者の名前等の読み方の確認
演者の名前や所属機関、演題名の読み方を確認しておきましょう。当日会場にふりがな付きのリストが用意されていることもありますが、念の為事前に確認しておくほうが安心です。特に、演者が外国人の場合や、演題名に見慣れない用語が含まれている場合は注意が必要です。

3.3 座長への案内の確認
セッションの具体的な進行方法や当日の受付方法に関しては、学会事務局からの指示を遵守する必要があります。学会のホームページや講演集に座長への案内が掲載されていますので、事前に必ず確認しておきましょう。一演題あたりの発表時間（発表〇分＋質疑応答△分）も記載されていますので、具体的な時間配分を自身が担当するセッションに落とし込んでシミュレーションしておくとよいでしょう。なお、服装に関しては特に指示や推奨がないことが多いですが、スーツやそれに準じる服装が無難です。

3.4 会場の下見会場の位置や会場内の座席配置等を事前に確認しておくことは、スムーズな進行の一助となります。事前に下見を行うことで、直前に慌てないですむようにするとともに、会場の雰囲気に慣れておきましょう。また、可能であれば機材の配置や操作方法についても事前に確認しておくとよいでしょう。さらに、余裕があれば、会期内に同じ会場で行われる別のセッションをあらかじめ聴講しておくと、よりイメージが湧きやすくなります。

3.5 共同座長との連携
共同座長がいる場合は、セッションをスムーズに進行させるために役割分担を適切に行う必要があります。セッション前に自己紹介と打ち合わせを行い、開始時の挨拶や各演題の担当をあらかじめ決めておきましょう。

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会場への到着と準備

4.1 会場スタッフとの打ち合わせ
会場には学会事務局のスタッフが配置されています。会場に到着すると、スタッフからセッションの進行等に関する一般的な説明を受けることが多いです。この際に、演者の受付状
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況や演題の変更や取り下げ等の有無についても確認しておきましょう。また、発表時間の区切りを、ベルやカウントダウン計、ランプ等で知らせることが多くの場合であります。それらの知らせるタイミングや操作方法もスタッフと確認しておくと安心です。演者が会場に到着していない、前のセッションが予定時間を大きく超過しているなど、イレギュラーな事態が起きた場合は、会場スタッフや共同座長と対応方針を協議しましょう。

4.2 演者との顔合わせ
セッション開始前に時間があれば、演者と簡単に顔合わせをし、リラックスした雰囲気を作ることも大切です。演者の名前や所属、演題名を再確認し、演者が安心して発表に臨めるよう配慮しましょう。

4.3 セッション開始直前「座長への案内」で指定された時刻までに会場に到着しましょう。通常、担当するセッシ
ョンが開始する少し前に到着して次座長席で待機しておくよう指示されます。前のセッションが終了したら、あるいは会場スタッフから促されたら座長席に着きます。座長席では、時間管理を徹底するために、時計が常に視野に入るように配置することが重要です。腕時計の場合でも、時間が確認しやすいように机の上に置くことも検討しましょう。また、必要に応じて、メモ用の筆記用具や演題の抄録、自身で準備した進行用の原稿等も机に出しておきましょう。

5セッションの進行

5.1 セッション開始のアナウンスと自己紹介
開始予定時刻になったら、セッションの開始を告げ、座長として自己紹介を行います。参加者に対して、自身の名前や所属・職種を簡潔に伝え、セッションの主旨や進行スケジュールを説明することで、参加者が安心してセッションに参加できる雰囲気を作ります。なお、共同座長がいる場合は、事前の打ち合わせに沿って進行しましょう。

5.2 演者の紹介と発表の進行
演者の紹介については、座長が行う場合と、演者自身が自己紹介を兼ねて名乗る場合があります。どちらの場合でも、演者がリラックスして発表を開始できるよう、落ち着いた雰囲気で行います。座長が紹介を行う場合は、演者の名前、所属機関、演題名を正確に伝え、発3

はじめての座長ガイド表に移るよう促します。発表中は、一聴衆として発表内容に耳を傾けるとともに、座長として時間管理に気を配りましょう。

5.3 時間管理
座長にはセッションが予定通りに進行するようタイムキーパーとしての重要な役割もあります。冒頭のアナウンスや演者の入れ替え等に要する時間も考慮に入れつつ、演者ごとの持ち時間（発表時間と質疑応答時間）を適切にコントロールしましょう。特に、一般演題のように個々の発表の持ち時間が少なく、一方で一セッションの発表数が多い場合は、時間管理が非常に難しくなります。したがって、各発表の時間を厳格に守らせることが原則となります。発表が予定時間を超えそうな場合は演者に注意を促し、大きく超過した場合は途中であっても発表を終了してもらいます。発表時間が予定よりも長くなった場合は、残っている時間に応じて質疑応答の時間を調整します。

5.4 質疑応答の対応
発表後の質疑応答では、まずはフロアから希望者を募ります。挙手を促し、希望者の中から座長が質問者を指名します。なお指名の際は、質問者に自身の所属と氏名を伝えるよう依頼します。質問が出ない場合や、議論が広がらない場合は、座長自身が質問を投げかけることで議論を活性化させます。一つの発表に対して座長を含めて誰も質問しないという状況は避けなければなりません。これを防ぐために、事前にいくつかの質問を準備しておくと良いでしょう。また、質問が発表の趣旨から外れている場合や、質問者と演者の意見が食い違うような場合は、座長が話題を整理して議論を冷静にコントロールすることでセッション全体の進行を保つことが大切です。状況によっては質疑応答を打ち切り、次の発表に移ることも考慮する必要があります。なお、質疑応答が盛り上がった場合も、予定時間を超過しそうな場合は打ち切って、演者ごとの持ち時間を守るようにしましょう。

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セッション終了時
セッションが全て終了したら、セッション終了を宣言し、参加者全員に感謝の意を伝えましょう。演者には研究内容と当日の発表に対する敬意を、聴衆にはセッションへの参加と積極的な質問に対する感謝を述べることで、セッション全体を円満に締めくくります。また、共同座長がいる場合は、終了後に感謝の意を伝え、協力に対する礼を尽くすことも重要です。
また、会場スタッフに対する挨拶も忘れずに行いましょう。こうした礼儀を通じて、今後の学会活動や日々の産業保健活動に繋がる良好な人間関係が築かれていきます。

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セッション進行フロー【セッション開始前】
到着・準備
会場に所定の時刻までに到着し、座長席に必要な物品（時計、筆記用具等）を準備する。
会場スタッフとの打ち合わせ
演者の受付状況や機材の使用方法を確認する。
共同座長との打ち合わせ
共同座長がいる場合は、事前に役割分担を確認しておく。

【セッション開始のアナウンスと自己紹介】
開始予定時刻になったら、セッションの開始を告げ、自己紹介を行う。
「それでは、時間になりましたので、〇〇（セッション名）のセッションを開始いたします。
本セッションの座長を務めます、△△（所属）の□□（名前）です。よろしくお願いいたします。
（共同座長の◇◇先生もご紹介いたします。）」【演者の紹介】演者の名前、所属機関、演題名を正確に伝え、発表に移るよう促す。
「それでは、最初の発表に移ります。△△（所属）の□□先生による『〇〇』の発表です。
□□先生、よろしくお願いいたします。
」【発表中の時間管理】
発表が持ち時間内に終わるよう、タイムキープを行う。
（必要時）「時間が近づいておりますので、まとめに入っていただけますでしょうか。
」【質疑応答の開始】
発表後、フロアから質問希望者を募り、質問者を指名する。
「□□先生、ありがとうございました。それでは、この発表に対する質問やコメントがある方は、挙手をお願いいたします。なお，ご質問の際には、ご自身のご所属とお名前もお伝えください。
」【質疑応答の進行】
フロアからの質問がなければ、座長自身が質問を行う。
「時間に余裕がありますので、私から質問させていただきます。××について、もう少し詳しく教えていただけますか？」（終了時）「時間となりましたので、質疑応答はここまでとさせていただきます。□□先生、5

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ありがとうございました。
」【次の演者の紹介】
次の演者を紹介し、同様に発表を進行する。
「次の発表は、△△（所属）の□□先生による『〇〇』の発表です。□□先生、よろしくお願いいたします。
」【セッション終了の宣言】
全ての発表が終了したら、セッションの終了を宣言し、演者と聴衆に感謝の意を伝える。
「これで本セッションの全ての発表が終了しました。演者の皆様、ご参加いただいた皆様に心より感謝申し上げます。ありがとうございました。」

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8セッション進行フロー（英語セッション）【セッション開始のアナウンスと自己紹介】
Good afternoon, I’d like to open this session.
I’m (name) from (affiliation). I’m the chairperson for this session.
This session is “(title of the session)”.

【演者の紹介】The first speaker is Dr.(name) from (affiliation). The title of his/her presentation is (title).
Please start.

【発表中の時間管理】（必要時）
I’m afraid time is almost up. Could you finish your presentation, please?

【質疑応答の開始】
Thank you for your interesting presentation.
The floor is now open for discussion. Are there any questions?

【質疑応答の進行】（座長質問）May I ask a question? Could you tell me some more about -?
（質疑応答の時間がない場合）
I’m afraid there is no time for any questions. I’d like to move on to the next presentation.
（質問がない場合）
I don’t think there are any more questions. Thank you very much. I’d like to move on to thenext presentation.

【次の演者の紹介】
The next speaker is Dr.(name) from (affiliation). The title of his/her presentation is (title).
Please start.

【セッション終了の宣言】
I’d like to finish this session by thanking all the speakers. I’d also like to thank the people who
attended this session.
This session is now closed. Thank you very much.
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