答申第４号（諮問第４号）

答申

第１ 審査会の結論
三種町教育委員会（以下「実施機関」という。）が、平成２８年５月２６日付け三種教発―３０５―３で審査請求人に対して行った公文書の不存在による非公開決定処分（以下「本件処分」という。）は妥当である。
第２ 審査請求人の主張
１ 本件審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は、三種町情報公開条例（平成２７年三種町条例第１号）第５条の規定の基づく情報公開請求（平成２８年５月１３日付け）に対し、実施機関が行った本件処分の取消しを求めるというものである。
２ 本件対象文書（１）

審査請求人が三種町長宛て返金した○○○○○○円（以下「当該返金」という。）を、其々の所管する会計に繰入れしたことを証する文書（以下「対象文書１」という。）（２）

当該返金のうち、○○○○○○円の返金に伴う納付済み○○○○○円の○○税務署還付申請請求書と返還金の保管状況が記載されている文書（以下「対象文書２」という。）（３）

当該返金を其々の所管する会計の歳入に繰入れしたことを三種町議会に提出し説明した資料（以下「対象文書３」という。）（４）

当該返金入りの現金書留封筒（以下「当該現金書留封筒」という。）及び平成○○年分給与所得の源泉徴収票（以下「当該源泉徴収票」という。）の取扱いについて関係者が協議した内容を記した文書（以下「対象文書４」という。）（５）

当該現金書留封筒及び当該源泉徴収票を教育委員会に移管した起案文書（以下「対象文書５」という。）
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（６）

山本ふるさと文化館へのピクチャーレール及びブラインド取付け（以下「当該取付け」という。）の設備工事に係る歳入、歳出を三種町議会に提出し説明した資料（以下「対象文書６」という。）（７）○○○税務課に対して平成○○年分給与所得の源泉徴収票修正報告を行った後の、納付済み源泉徴収税額○○○○○円の○○税務署還付申請請求書（以下「対象文書７」という。）（８）

平成○○年○月○○日（教育次長、公民館長、係長）、○○日（教育次長、係長）の復命書と○月○○日の申入れ書（受取：副町長）及び○月以降の申入れに対する関係者の協議内容を記した文書（以下「対象文書８」という。）（９）

表彰状・記念品入りのゆうパックを収受したことを証する文書（以下「対象文書９」という。）（１０） ゆうパックの取扱いの協議内容を記した文書（以下「対象文書１０」という。）
３ 本件審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の主たる理由は、審査請求書、反論書及び補充理由説明書を要約すると次のとおりである。
（１）

対象文書１及び３について当該返金を歳入処理しなかったことは、三種町財務規則等に違反している。歳入処理を行ったことを証する文書やそれを議会に報告等した文書が存在しなければならない。実施機関は不存在だと言うが、故意に作成しなかったか、あるいは作成していないことにしようとしているのではないか。

（２）

対象文書２及び７について
当該返金及び当該源泉徴収票の送付に伴って、実施機関は○○○税務課に対して平成○○年度（平成○○年分）給与支払報告書（以下「当該給与支払報告書」という。）の取下げを行っている。そうである以上、○○税務署に納付した源泉徴収税の還付請求も行っていなくてはならない。
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（３）

対象文書４、５、９及び１０について
平成○○年○月○○日付けで、次のアからウを三種町長宛てに送付している。これらの移管に関する文書、収受に関する文書及び取扱いについて関係者が協議した内容が記録された文書は、三種町文書事務取扱規程（以下「文書事務取扱規程」という。）やその他町の係る条例及び規則等に基づいて存在しなければならず、重要性等を鑑みても不存在は不当である。

ア 当該返金入りの当該現金書留封筒
イ 当該源泉徴収票及び当該返金等を返却する旨記載された送付文書入りの普通郵便封筒
ウ ゆうパックにて送付した表彰状及び記念品（４）

対象文書６について当該返金を用いて、山本ふるさと文化館にピクチャーレール及びブラインドを設置したと実施機関から説明を受けた。そうであれば、費目流用を行ったことを議会に報告等しているはずであり、それに関する資料等が有るはずである。

（５）

対象文書８について
平成○○年○月○○日及び同月○○日に、実施機関の職員から自宅（審査請求人宅）への訪問を受けた。その後、同年○月○○日から、複数回、三種町長宛てに申入れを行っている。実施機関職員の訪問は、上司から命令を受けた出張であり、これに関する復命書が存在するはずである。また、申入れに対して関係者で協議行っているはずで、内容を記録した文書が存在しなければならない。これら文書は、町の係る条例や職員服務規程に基づいて作成されていなければならず、重要性等を鑑みても、不存在は不当である。

第３ 実施機関の説明
実施機関の説明は、弁明書を要約すると次のとおりである。
１ 対象文書１及び３に係る説明
審査請求人から当該返金が送付され、実施機関でこれを受け取ったが、町一般会計等への歳入処理を行っていなかった。行われていなければならないという審査請求人の主張はその通りであるが、行っていなかったことが- 3 -実情である。当該返金を歳入処理した事実が無い以上、それを証する文書は存在しないし、町議会に報告等した事実も無い。
２ 対象文書２及び７に係る説明
審査請求人から当該返金及び当該源泉徴収票が送付されたことは事実である。また、○○○税務課に対して、当該給与支払報告書の取下げを行ったことも確かである。しかしながら、審査請求人に報酬を支払ったことに変わりは無く、還付事由には当たらないと判断しているため、○○税務署に対して還付請求は行っていない。
３ 対象文書４に係る説明
当該現金書留封筒及び当該源泉徴収票の取扱いについて、関係者で協議を行ったことは事実だが、協議内容は関係者内で十分共有されており、文書を作成しなくとも支障が無いと判断したため、対象文書を作成していない。
また、審査請求人が主張するように、町の係る条例や規則に基づいて作成されていなければならない文書だとは判断していない。
４ 対象文書５に係る説明
当該現金書留封筒は、当初受け取った総務課から企画政策課に移管され、最終的に実施機関が所管となった。この移管は、実施機関の指示で行ったものであったが、いずれも口頭であり、事務遂行上特に支障が無いと判断した
ため、起案文書等は作成していない。
当該源泉徴収票については、文書事務取扱規程第９条に基づいて、総務課から実施機関に配布されたものである。移管の事実は無く、移管に関する起案文書等も作成していない。
また、いずれについても、審査請求人が主張するように、町の係る条例や規則に基づいて作成されていなければならない文書だとは判断していない。
５ 対象文書６に係る説明
当該取付けは、当該返金を財源の一部に充て、平成○○年○月に実施したものであったため、町議会に説明等しているとすれば、平成○○年度町一般会計予算又は決算に係る説明において行うものと考えられる。
当該取付けは、平成○○年度当初予算編成時において計画されていたものではなかったため、これに関する事業計画等を町議会に説明等した事実は無い。また、平成○○年度の決算書は、出納整理期間（平成○○年４月から５月）を経てから作成を行い、平成○○年町議会９月定例会に提出し、審議を受けたものであったため、公開請求時点（平成２８年５月１３日）では、- 4 -町議会に提出した資料等は存在しない（なお、公開請求後に作成し、議会に提出した平成○○年度決算書において、当該取付け費用のうち、町一般会計から支出した部分は、山本生涯学習施設管理費修繕費の総額に含めて計上したが、当該取付け単独事項については、説明等行っておらず、資料の提出も行っていない。）。
６ 対象文書８に係る説明
平成○○年○月○○日及び○○日に、実施機関の職員が審査請求人宅を訪問したことは事実だが、この出張について文書による復命は行っていな
い。近隣市町村への出張で、短時間かつ旅費支給が発生しないものについては、平素から文書による報告を省略しており、この出張についても同様にしていたためである。
審査請求人からの申入れ文書に対し、関係職員で協議を行ったことは事実であるが、その協議内容を記録した文書は作成していない。その内容は関係職員間で十分共有されており、文書として記録しておく必要が有ると判断しなかったためである。
また、いずれについても、審査請求人が主張するように町の係る条例や服務規則等に基づいて作成されていなければならない文書だとは判断していない。
７ 対象文書９に係る説明
審査請求人からゆうパックにて送付されたものは、平成○○年○月○○日に審査請求人に贈呈した国民文化祭○○○○○○○○○○○○○○○に係る感謝状及び記念品（以下「当該感謝状等」という。）であった。審査請
求人は、文書事務取扱規程を理由に対象文書の存在を主張するが、当該感謝状等は同規程第２条第１号で定義する「文書」ではなく、物品であるため、同規程第１３条に規定する収受処理を行っていないことは、規程違反ではない。実際の運用としても、平素から宅配便等による物品の配達を受けた際に収受を記録した文書は作成しておらず、当該感謝状等についても同様に作成しなくても支障が無いと判断したため、対象文書は作成していない。
８ 対象文書１０に係る説明
当該感謝状等の取扱いについては、関係職員で協議し、実施機関で保管することとした。この時の協議内容については、関係職員間で十分共有しており、文書として記録する必要が有るとは判断しなかったため、対象文書は作成していない。
また、審査請求人が主張するように文書事務取扱規程に基づいて作成さ- 5 -れていなければならない文書だとは判断していない。
第４ 審査会の判断
１ 本件審査請求について
実施機関は、対象文書１から１０の公開を求められたことに対し、不存在を理由に本件処分を行った。
これに対し、審査請求人は、文書事務取扱規程やその他町の規程等に基づく文書が存在するはずだと主張し、本件処分の取消しを求めているので、審査会は、対象文書の存否について検討する。
２ 対象文書の存否について（１）

実施機関が保有する文書等の調査審査会で、関係簿冊に保管されている文書、文書管理システム（文書の収受、起案等を一元的に管理しているシステム）の登録データ及び実施機関が使用している共有フォルダ内の電子データを対象に、実施機関の保有する文書等の調査を行った。その結果、対象文書として特定すべき文書の存在は確認できなかった。

（２）

実施機関の説明について前述の調査結果に加え、実施機関の説明に不自然、不合理な点が無いか以下検討する。

ア

対象文書１及び３について
実施機関は、審査請求人から当該返金を送付された時、本来であれば町一般会計等に歳入処理しなければならなかったが、これを行っていなかった旨説明している。そこで、審査会で、国民文化祭実行委員会会
計及び平成○○年度町一般会計決算書を調査したところ、当該返金が歳入処理されていないことが確認された。歳入処理を行わなかったことの是非を除けば、実施機関の説明に不自然な点は無く、不合理であるとまでは言えない。

イ

対象文書２及び７について
実施機関は、当該返金が送付されたこと、当該給与支払報告書の取下げを行ったことは事実だが、審査請求人に報酬を支払ったことに変わりは無く、所得税等の還付事由には当たらないと判断したことから、還- 6 -付請求は行っていない旨説明している。前述の調査の際、保有する文書等の確認に加え、実施機関に聴取りを行い、当該源泉徴収票に係る所得税等について、○○税務署に対して還付請求を行っていないことを確認した。還付事由に当たらないという判断の是非を除けば、実施機関の説明に不自然な点は無く、不合理であるとまでは言えない。
ウ

対象文書４、５及び８について
実施機関は、町の規程等に作成義務が定められた文書ではないと主張し、作成する必要が無かった、あるいは省略しても事務処理上差し支えないと判断したため作成しなかった旨説明している。審査会で確認したところ、必要に応じて作成される可能性の有る文書ではあるが、作成されていなければならない文書とまでは判断されなかった。前述の調査結果とも矛盾しないことから、実施機関の説明に不自然な点は無く、不合理であるとまでは言えない。

エ対象文書６について
実施機関は、当該取付けについて予算に関する説明を町議会に行わずに、修繕費から支出した旨説明している。審査会で調査したところ、当該取付けのうち、町一般会計から支出された部分は、山本生涯学習施設管理費修繕費から支出されていることが確認された。当該取付け費用を修繕費から支出したことの是非を除けば、町議会に報告等していないという実施機関の説明に不自然な点は無く、不合理であるとまでは言えない。

オ

対象文書９及び１０について
実施機関は、文書事務取扱規程に作成義務が定められた文書ではないと主張し、必要が無いと判断したために作成しなかった旨説明している。審査会で確認したところ、対象文書９及び１０が同規程に基づいて作成されなければならない文書だとは認められなかった。したがって、実施機関の説明に不自然、不合理な点は認められない。

（３）

審査請求人の主張について更に審査請求人の主張を踏まえ、対象文書が存在する可能性について、以下検討する。

ア

対象文書１及び３について審査請求人は、歳入処理が行われていなければならず、三種町財務規- 7 -則や係る条例等に基づく文書が存在するはずだと主張する。この主張には一定の合理性が認められるところであり、実施機関もそれを認めている。しかしながら、歳入処理されなかったことが事実である以上、この主張を以て対象文書１及び３が存在するとまでは言えない。
イ

対象文書２及び７について審査請求人は、支払われた報酬は返金しており、給与支払報告書も取下げられているのだから、○○税務署に対して還付請求が行われていなければならないと主張する。しかしながら、還付請求を行っていないという実施機関の説明が不自然、不合理だとまでは判断されない以上、この主張を以て対象文書２及び７が存在するとまでは言えない。

ウ

対象文書４、５及び８について審査請求人は、町の規程等に基づいた文書が存在しなければならない、本件の重要性を鑑みれば不存在は不当だという主張する。対象文書の存否を検討するために、審査請求人に、該当する条文を特定するよう補充説明を求めたが、具体的な指摘は行われず、町の規程等に基づいて対象文書が存在するはずだと判断するに足る理由を見出すことはできなかった。実施機関の説明が不自然、不合理とまでは判断されない以上、この主張を以て対象文書４、５及び８が存在するとまでは言えない。

エ対象文書６について審査請求人は、当該取付けは新規の物品購入であり、専決処分等を行い、費目流用等を町議会に報告等しているはずだと主張する。しかしながら、町議会に報告等していなかったという実施機関の説明が不自然、不合理だとまでは判断されない以上、この主張を以て対象文書６が存在するとまでは言えない。

オ

対象文書９及び１０について審査請求人は、文書事務取扱規程に基づく文書が存在しなければならないと主張する。審査会で確認したところ、同規程に対象文書９及び１０の作成を規定する条文は見受けられなかった。作成していないという実施機関の説明が不自然、不合理だとまでは判断されない以上、この主張を以て対象文書９及び１０が存在するとまでは言えない。

３ 結論
以上のとおり、対象文書として特定すべき文書を保有していないという- 8 -

実施機関の説明に不自然、不合理な点が有るとまでは認められず、また、他に存在を認めるに足る事情も見当たらない。したがって、審査会は本件審査請求に対して冒頭の「第１ 審査会の結論」のとおり判断する。
第５ 審議の経過
審査会は、本件審査請求を次のとおり審議した。
年

月日

審６日

議経

過諮問
実施機関から弁明書収受

平成２９年

７月

平成２９年７月１４日

審議（平成２９年度第４回審査会）

平成２９年

８月

審査請求人から補充理由説明書収受

平成２９年

８月２５日

対象文書の調査（平成２９年度第５回審査会）

平成２９年

８月２９日

審査請求人から反論書収受

平成２９年

９月２９日

審議（平成２９年度第６回審査会）

４日

平成２９年１０月

６日

審査請求人から補充理由説明書収受

平成２９年１１月

９日

答申の協議（平成２９年度第７回審査会）

平成２９年１２月２２日

答申の検討（平成２９年度第８回審査会）

第６ 答申に関与した委員
本答申に関与した委員は次のとおりである。
会長 大庭 秀俊
委員 板倉 雅美、委員 小玉 陽三、委員
委員 成田 隆道、委員 渡部 整悦- 9 -櫻田悦郎