個人情報保護 方針（プライバシーポリシー）

茨城県西農業共済組合（以下「当組合」という。
）は、組合員の皆様の個人情報を正しく取扱うことが当組合の事業活動の基本であり、社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。
１．当組合は、個人情報を適正に取扱うために、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。
）その他、個人情報保護に関する関係諸法令及び個人情報保護委員会のガイドラインに定められた義務を誠実に遵守します。
個人情報とは、法第２条第１項に規定する生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下も同様とします。
２．当組合は、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の範囲内でのみ個人情報を取扱います。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下同様とします。
３．当組合は、個人情報を取得する際、適正な手段で取得するものとし、利用目的を、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知または公表します。ただし、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめ明示します。
４．当組合は、取扱う個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ、役職員及び委託先を適正に監督します。
個人データとは、法第２条第６項に規定する個人情報データベース等を構成する個人情報をいい、以下同様とします。また、個人情報データベース等とは、法第２条第４項に規定する個人情報を含む情報の集合物をいいます。
５．当組合は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
６．当組合は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
保有個人データとは、法第２条第７項に規定するデータをいいます。
７．当組合は、取扱う個人情報につき、ご本人からの苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。

｢個人情報の保護に関する法律｣に基づく公表事項等に関するご案内｢個人情報の保護に関する法律｣（以下｢法｣といいます。
）に基づき、以下の事項を｢公表｣いたします。（｢本人が容易に知り得る状態に置いている｣こと、及び、｢本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。
）｣に置くことを義務付けられている事項を含みます。）
１． 個人情報の利用目的の公表に関する事項（１）個人情報を取得する場合における利用目的
組合員から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます（法第 18 条第 2 項）。
それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的で取り扱わせていただきます（法第 18条第 1 項）。
① 共済事業における引受、損害評価、損害防止、加入推進等（２）｢共同利用｣に関する事項（法第 23 条第 5 項第 3 号、法第 23 条第 6 項）
個人データについては、次の者との間で共同利用させていただきます。
・共同して利用される個人データの項目
住所、氏名、郵便番号、金融機関名、口座番号その他加入申込書等に記載された事項・利用する者の利用目的
共済事業における引受、損害評価、損害防止、加入推進等
２．｢保有個人データ｣に関して｢本人の知り得る状態｣に置くべき事項（法第 27 条第１項）
すべての保有個人データの利用目的は、共済事業における引受、損害評価、損害防止、加入推進等とさせていただきます。

３．個人情報の｢第三者提供｣について（法第 23 条第２項・第３項）

組合は、組合員より取得させていただきました個人情報を適切に管理し、あらかじめ組合員の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

４．｢開示等の請求｣に応じる手続等に関する事項（法第 32 条）

組合では、保有個人データの本人またはその代理人からの開示・訂正・利用停止等の請求に対応させていただいております。
（１）｢開示等の請求｣の申出先開示等の請求は下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いします。なお、封筒に朱書きで｢開示等請求書類在中｣とお書き添えいただければ幸いです。
〒３００－３５６５
茨城県結城郡八千代町大字松本５００番地
茨城県西農業共済組合

総務課（２）｢開示等の請求｣に際して提出すべき書面（様式）等｢開示等の請求｣を行う場合は、次の申請書の所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封しご郵送下さい。
ア

所定の申請書｢保有個人データ｣開示申請書

イ

（別紙）

本人又は法定代理人確認のための書類
運転免許証、パスポートのコピー

1点（３）代理人による｢開示等の請求｣｢開示等の請求｣をする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。
戸籍謄本、扶養家族が記載された保険証のコピー

１点（４）「開示等の請求｣に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
（５）「開示等の請求」に関して取得した個人情報の｢利用目的｣「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、「開示等の請求」に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、「開示等の請求」に対する回答が終了した後、２年間保存し、その後廃棄させていただきます。
※ ｢保有個人データ｣の不開示事由について次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。

・申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・組合の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合・開示の請求の対象が｢保有個人データ｣に該当しない場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
５．｢苦情｣の受付窓口に関する事項（法第 27 条１項第 4 号、施行令第 8 条、法第 35 条）（１）個人情報の取扱いに関する苦情の申出先組合の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出下さい。
●電話による場合
茨城県西農業共済組合

総務課

0296－30－2910●文書による場合
茨城県結城郡八千代町大字松本５００番地

茨城県西農業共済組合（２）組合の所属する｢認定個人情報保護団体｣の名称及び苦情の申出先
現在、組合の所属する認定個人情報保護団体はありません。

総務課

新規加入に際してのお知らせ
組合では、農業保険法に基づき組合運営をおこなっており、組合員の個人情報についましても「個人情報保護方針」等を定め、適切に利用するとともに、その安全管理に努めております。
1. 個人情報の取得・利用目的について組合では、次の目的に必要な個人情報を取得し、利用しています。その他の目的に利用することはありません。
① 共済事業における引受② 共済事業における損害評価③ 共済事業における損害防止④ 共済事業における加入推進2.

個人情報の管理について
組合では、個人情報保護管理者等を定め、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために、個人情報へのアクセス管理、外部からの不正アクセス防止のための措置その他の措置を講じております。

3.

個人情報の外部への提供について
組合では、次の場合を除いて、個人情報を外部に提供することはありません。
○ 同意されている場合○ 法令に基づく場合○ 利用目的の達成に必要な範囲内において、組合を含む関係機関との共同利用○ その他正当な理由がある場合

4.

お問い合わせについて加入内容や共済金の支払内容に関する問い合わせにつきましては下記までご連絡ください。本人であることを確認させて頂いたうえで回答させていただきます。
茨城県西農業共済組合

総務課〔電話番号〕

0296-30-2910〔受付時間〕

8：30～17：00（月～金）

｢保有個人データ｣開示申請書
年
茨城県西農業共済組合

請求者

□本人

□

法定代理人

月日

御中住所氏

名
電話

法第 32 条の規定により、保有個人データの開示を請求いたします。
個人情報の名称又は内容開示の内

容

法定代理人が請求する場合には、次の欄にも記入してください。
未成年者又は成年被後見人の別□未成年者□成年被後見者

氏名
本人の氏名及び住所
住所
次の欄は、記入する必要はありません。
本人又は法定代理人であること□運転免許証（写）を確認した書類
法定代理関係があることを確認
□戸籍謄本
した書類
担
備

当

□パスポート（写）□扶養家族が記入された保険証（写）

者

（内線）

考（注）１．請求する□には、レ印を記入してください。

２．開示請求に際しては、本人又は法定代理人であることを証明するために必要な書類を提出してください。