FutureMail ver1.0.0 操作説明書
１．

はじめに

FutureMail は、学習塾様向け Android アプリで次のようなことが行えます。
・生徒の出席・退席受付を行い、記録を残す。
・生徒の出席・退席時に自動で保護者へメール送信を行う。
・塾の受付に設置し、出席・退席の受付とともに天気・温度、スケジュールの表示などを行う
サイネージ情報端末（電子掲示板）として活用する。
・生徒や保護者に対し、一斉メール送信を行い、情報伝達ツールとして活用する。
・生徒毎にポイント管理を行うことが可能。
・生徒の出席状況をグラフ表示することで、傾向の把握と適切な対応を行うことができる。など
２．

おすすめの使い方

お客様の状況や目的に合わせた、使用開始までの流れをご紹介します。
①とりあえず試験的に試してみたいお客様におすすめの手順(1)FutureMail アプリインストール(2)ユーザ登録(3)CSV 取り込みスキップ(4)デモデータでお試し②正式な生徒情報を使って、本格的に使用したいお客様（CSV ファイルで生徒の情報が準備可能な場合）(1)FutureMail アプリインストール(2)ユーザ登録(3)CSV 取り込み実施(4)使用開始③正式な生徒情報を使って、本格的に使用したいお客様（CSV なし）(1)FutureMail アプリインストール(2)ユーザ登録(3)CSV 取り込みスキップ(4)生徒情報、連絡先登録(5)使用開始

操作・作業量としては、①＜②＜③となります。
３．

アプリ起動方法

Android ホーム画面（またはアプリ一覧）で「FutureMail」アイコンをタップします。

４．

初回起動

FutureMail アプリをインストール後、初回起動時にはユーザ登録が必要になります。
プロトタイプ版では、あらかじめ参考情報が入力されていますが、正式版ではすべて空欄で１から入力が必要になります。
① 各項目を入力し、「登録する」を押下します。

② 続いて CSV 入力機能を使用した生徒情報の登録を行うかどうか、確認のメッセージが表示されます。
本章では、「いいえ」を押下し先に進めますが、CSV 取り込み機能については別章で説明しますので、

「はい」を押下した場合は「CSV 取り込み機能」の章を参照ください。
「いいえ」を選択します。

③ 次のようにメイン画面が表示されます。

５．

メイン画面

メイン画面は２回目以降 FutureMail アプリの起動時に表示される、トップ画面です。
通常はこの画面から各機能へ遷移し、待ち受け画面としても使用できます。
ここでは、メイン画面の各機能について説明していきます。

②①⑤③④⑥⑦① 施設名表示：初回起動時にユーザ登録で入力した、施設名を表示します。また、基本設定の施設情報で変更も可能です。
② 管理者ボタン：押下すると施設管理者機能へ遷移することができます。
施設管理者機能は、「一斉メール送信」「がんばったねメール送信」「生徒の出席・退席設定」「生徒のポイント管理」を行うことができます。
設定ボタン：押下すると FutureMail の動作・運用に必要な設定機能へ遷移することができます。
設定機能は「施設基本設定」「メール送信で使用するメールアカウント設定」「生徒情報の登録・変更などのメンテナンス機能」「FutureMail アプリの購入」「データの初期化」「開発販売元への問い合わせ」などを行うことができます。
？ボタン：FutureMail の紹介画面、Copyright 表示に遷移します。
③ 日付・天気・最高気温・最低気温表示：現在の日付と、施設情報で設定したエリアの天気・最高気温・最低気温を表示します。

④ 教育ニュース：インターネットで取得した教育関連のニュースを表示します。
⑤ お知らせ：登録されている当月分のスケジュールを表示します。
⑥ 実績表示ボタン：実績表示一覧画面へ遷移します。一覧で選択した内容を表やグラフで表示します。
スケジュールボタン：施設の予定などを表示する、スケジュール表示画面へ遷移します。
⑦

入室ボタン：生徒が入室する際に押すボタンです。押下すると生徒選択画面が表示され、生徒の入室ができます。
退室ボタン：生徒が退室する際に押すボタンです。押下すると生徒選択画面が表示され、生徒の退室ができます。

６．

実績表示

メイン画面左下の「実績表示」ボタンを押下すると、次のような実績一覧画面になり、どの表示を行うか選択することができます。

① 出席・退席履歴（一覧表）：これまでの出席・退席の履歴を一覧表で表示します。
② 出席回数 集計(グラフ)：生徒毎にこれまでの出席回数を棒グラフで表示します。
今年度の累積の結果を確認することができます。
③ 出席回数 推移(グラフ)：各生徒の今年度の出席回数水位を折れ線グラフで表示します。
出席が減少傾向にある生徒などを把握でき、フォローアップすることができます。
④

ポイント獲得履歴（一覧表）：ポイント取得した実績を一覧表で表示します。

⑤ ポイント合計（グラフ）：現時点の生徒の累計ポイントを棒グラフで表示します。

②

④

③

⑤

７．

スケジュール表示

メイン画面で左下の「スケジュール」を押下すると、次のようなスケジュール画面に遷移します。
スケジュール機能では、施設の予定を年月日、時間指定で管理することができます。

画面上部の「月間表示」をタップすると、下記のように表示モードを選択することができます。

週間表示にすると、次のように一画面に一週間分のデータが表示されます。

１日表示にすると、同様に１日分のデータが表示され、今後の予定表時にすると、明日以降の予定が一覧表示されます。

②スケジュールの新規登録
画面右下の新規登録ボタンを押下すると、次のような画面が表示され新規スケジュールを登録することができます。

実施日時：スケジュールの日時を指定します。「年月日」「時刻」をそれぞれタップすると、Android 標準の日付指定ダイアログを表示し、指定することができます。
内容：実施内容を自由記述で入力することができます。また下の「定型文から選択」ボタンを押下すると、右画面のように定型文が表示され、選択することもできます。
日時を指定し、内容を入力したら右下の「登録」ボタンを押下します。
８．

生徒の入室・退室

メイン画面右下の「入室する」または「退室する」をタップすると、次のような生徒の入室または退室画面に遷移します。

（前頁が入室画面、上記が退席画面）
入室画面には、まだ出席していない生徒が表示されます。
退室画面には、出席済みで、退席していない生徒の氏名が表示されます。
自動で出席状態を把握することで、同じ生徒が二重で出席・退席ができないようになっています。
指名のボタンをタップすると、次のように確認画面が表示され、「はい」を押下すると出席状態になり、時刻とともにデータに記録されます。

９．

管理者機能

メイン画面右上の「管理者」をタップすると、パスワードの入力が求められ、正しいパスワードを入力すると、施設運用管理者向けの機能を利用することができます。デフォルトのパスワードは「１２３４」(半角英数字)になっています。

① 一斉メール：一斉メール送信画面へ遷移し、生徒とその保護者（連絡先）にメール送信を行います。
② がんばったねメール：特に頑張った生徒へ送る特別なメール「がんばったねメール」の画面に遷移します。
③ 出席・退席設定：メイン画面の入室・退室とは別に施設管理者権限で入室・退室設定を行うことができます。
④ ポイント管理：生徒ごとのポイント数を確認したり、新たに付与することができます。
一斉メール送信機能について、説明します。
「一斉メール」を選択すると、次の画面が表示され、メール送信先を選択することができます。

生徒一人ひとり送信対象にすることもできますが、下部の「すべて送信先に指定」を押下することで、簡単に全員を送信対象とすることができます。
送信先を指定したら下部の「設定完了」ボタンを押下します。
次のような確認メッセージが表示されるので、問題なければ「はい」を選択します。

次のようなメール送信画面が表示されるので、件名と送信メッセージを入力し、下部の「送信する」ボタンを押下することで、メール送信を行うことができます。

また「定型文から引用」ボタンを押下すると、次のような定型文選択画面が表示され、一から入力しなくても送信メッセージを引用することができます。

続いて、「がんばったねメール」について説明します。
送信先の選択は、一斉メール送信と同様です。

１０．

各種設定機能メイン画面の右上「設定」ボタンを押下することで、FutureMail の各種設定機能に遷移することができます。
管理者機能同様にパスワード（デフォルトは半角英数字の[1234]）を入力することで、設定一覧画面が表示されます。

各機能について説明します。
① 施設基本設定：FutureMail を利用する施設情報を設定します。
② メール設定： 「一斉メール」や「がんばったねメール」などメール送信時に使用する送信用メールアカウント情報を設定します。
この設定が正しく行われていないと、正常にメール送信ができません。
③ 生徒情報：管理する生徒と保護者の情報を設定します。
④ 購入：FutureMail の購入画面へ遷移し、決済処理をすることができます。
⑤ データ初期化：FutureMail で使用している各種情報を初期化することができます。
生徒の入れ替えやポイントのリセットなどを行うことができます。

施設基本設定

施設名称：FutureMail を利用する施設名称を入力します。
ここで入力した名称がメイン画面の施設名として表示されます。
住所：施設の住所を入力します。
電話：施設の電話番号を入力します。
氏名：FutureMail 利用のメイン担当者の方の氏名を入力します。
メールアドレス：製品サポートの連絡用にするメールアドレスを入力します。
暗証番号：管理者機能、設定機能を使用する際の暗証番号を入力します。
背景イメージの種類：メイン画面などの背景に表示する画像やパターン模様を選択します。
デフォルトはなし（白色）です。今後、選択肢を増やす予定です。
上記項目はユーザ登録時の内容がデフォルト値として入っています。
必要に応じて修正し、下部の「設定」ボタンを押下することで設定が有効になります。

メール送信先設定

送信に使用する、メールアドレスやメールパスワードなど各情報を設定します。
Google の gmail を使用する場合は、メールアドレスとパスワードを入力するだけで済みます。
それ以外のメールを利用する場合は、必要に応じて各種情報を変更してください。

生徒情報
生徒情報の登録・編集・削除などを行います。

すでに登録されている生徒が一覧表示されます。氏名の左側に表示されている（）内の数字は、登録されると自動で割り振られる、生徒番号です。一人の生徒に対する一意の番号で、各情報の管理や連絡先との結び付けに利用します。
・画面上部の「全員」「＊行」ボタンを押下すると、表示する生徒を氏名の頭文字で絞り込む、または全員を表示するよう切り替えることができます。
・生徒氏名右隣の「編集」ボタンを押下することで、生徒情報を編集することができます。
・生徒氏名右隣の「削除」ボタンを押下することで、生徒情報を削除することができます。
・新しい生徒を登録するには、画面右下の「新しい生徒を登録」ボタンを押下します。
・FutureMail では CSV ファイルを取り込んでの生徒情報登録と、すでに登録されている生徒情報の CSV フ
ァイル保存をサポートします。

生徒情報の登録編集
生徒情報の新規登録、または編集を行うと次のような画面が表示されます。

生徒番号：FutureMail に登録すると、自動で割り当てられる生徒に一意な番号です。(変更不可)
氏名：生徒の氏名を漢字とひらがなで指定します。
画面下部の「生徒情報を登録」を押下することで、生徒情報が新規登録、または更新されます。
画面下部の「連絡先を登録」を押下することで、編集している生徒の連絡先（保護者情報）を登録することができます。(次ページ参照)

連絡先情報連絡先情報の追加、編集、削除は次の画面で行うことができます。

すでに登録されている生徒の連絡先が一覧表示されます。一人の生徒に対し、複数の連絡先を登録しておくことができます。
・連絡先氏名右隣の「編集」ボタンを押下することで、連絡先情報を編集することができます。
・連絡先氏名右隣の「削除」ボタンを押下することで、連絡先情報を削除することができます。
・選択している生徒の新しい連絡先を登録するには、画面下の「新しい連絡先を登録」ボタンを押下します。

・氏名：連絡先の氏名を漢字またはひらがなで入力します。
・TEL：連絡先の電話番号を入力します。現時点の FutureMail アプリでは使用しませんが、管理情報の１つとして登録しておくことができます。
・メールアドレス：生徒が出席・退席した際の自動メール配信、また一斉メールやがんばったねメールでメール送信するときのアドレスになります。
「連絡先の登録」ボタンを押下することで、入力した内容をもとに連絡先が登録されます。
１１．CSV 取り込み機能
FutureMail では CSV ファイル取り込み機能を使用して、パソコンと連携して簡単に生徒情報を登録することができます。初回起動時、ユーザ登録後に CSV ファイル取り込み機能を使用するかどうか確認のメッセージが表示されます。はいを選択すると取り込み機能が開始されます。
画面１
最初に次のような画面が表示されます。電源ボタンを長押しするなどで、Android 端末を再起動してください。

画面２
再起動後、FutureMail アプリを起動すると次のような画面が表示されます。
USB ケーブルなどでお手持ちのパソコンと接続してください。接続したら「次へ」を押下します。

画面３
次のような画面が表示されます。パソコンで Android 端末のデバイス内を開くと、「Download」というフォルダがあります。その中にある「FutureMail_Student.csv」というファイルを Excel で開き、生徒情報を入力して保存します。保存が終わったら、Android 端末で「次へ」を押下してください。

Windows10 で開いた Android 端末内の Download フォルダ(機種によって異なります)Download フォルダ内の FutureMail_Students.csv ファイル

画面４
次のような画面が表示されます。再度 Android 端末を再起動し、起動後 FutureMail を開いてください。

画面５
続いて連絡先を登録します。連絡先は先に入力した生徒情報に基づいた csv ファイルが生成されています。
先ほどの生徒情報と同様に、PC で Android 端末の Download フォルダ内にある「FutureMail_Gurdian.csv」ファイルを Excel などで開き、連絡先を入力します。

入力が終わったら、保存して閉じ、Android 端末の「次へ」ボタンを押下します。

画面６
続いて任意ですが、必要であれば同様の手順でスケジュール情報を CSV ファイルで取り込むことができます。
もしスケジュール情報の取り込みを行う場合は、再び PC で Android 端末内「Download」フォルダ内の「FutureMail_Schedules.csv」を開き、予定を入力します。

画面７
次のような画面が表示されます。ので Android 端末を PC から取り外します。

画面８
続いてメールアカウントの設定をします。個々の項目については、管理者機能のメール設定の内容を参照ください。

ここで一通りの自動取り込み機能が終了です。メイン画面が表示されます。
以 上