（別紙）（１）選挙管理委員会所管事務等に関する事項について
公職の選挙執行及び調査・研究に関する事務は、いずれも法令等に則し執行されているが、それらの事務にかかる事務処理要領（マニュアル）が作成されておらず、実際の事務処理は、前任者からの引継書や以前に処理された事例を参考に行われており、正確な事務執行のための態勢が十分に整備されているとは言えず、早急に整備することが必要
なお、事務処理要領（マニュアル）は、役場内における多くの業務において作成されていないことから、その整備は、役場全部署における共通課題と認識し、速やかに取組むことが必要
公職の選挙に用いるための選挙人名簿抄本の調製及び管理については、印刷された選挙人名簿抄本には、調製者や確認者の表示がないので、責任の所在を明確に示すため、調製者と確認者の表示をしておくことが必要
撮影や複写等の行為は、「真鶴町選挙人名簿及び在外選挙人名簿の抄本の閲覧に関する事務処理要綱」第９条で「閲覧の方法等に反する行為（カメラ及びカメラ付携帯電話その他の機器による撮影、複写機又はハンドコピー機による複写、ファクシミリによる送信、パーソナルコンピューター等の使用）」として禁じられてはいるが、その発生を防ぐに十分な態勢が取られているとは言えず、これらの機器の閲覧場所への持込み制限や、閲覧方法のタブレット端末等への変更等の検討が必要
閲覧用選挙人名簿抄本の廃棄は、更新直後ではなく、他の廃棄書類があるときに一緒に美化センターに持ち込むことが通常となっているので、それまでの間は、更新後の名簿と共に鍵付キャビネットに保管されているが、個人情報を含む名簿が長期間キャビネットに保管されている状況は、情報漏洩・不正使用対策の観点から可能な限り避けることが望ま
しく、速やかな廃棄が必要（２）住民基本台帳事務等に関する事項について
住民基本台帳に関する事務は、住民基本台帳法をはじめとする法令や機器操作マニュアル等に基づき執行されているが、それらの事務にかかる事務処理要領（マニュアル）が作成されておらず、実際の事務処理は、前任者からの引継書や、以前に処理された保存文書を参考に行われているが、イレギュラーなケースも多く、ドキュメント化が困難との理由によりダブルチェック体制で処理されている実情には理解できる面もあるが、それをもって、正確な事務執行のための体制が十分に整備されているとは言えず、事務処理要領（マニュアル）を早急に整備することが必要
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事務決裁規程において、住民票及び戸籍の記載、削除、更生については課長の専決事項、住民票記載事項の定期調査については副町長の専決事項とされているものの、決裁の証跡が申請書に印されておらず、また、休日開庁担当者が住民基本台帳システムを操作したログを休日明けに確認するなどのチェック体制も整っておらず、現在、担当課でもその仕組み作りが検討されているが、この点ついても早急整備することが必要
住民基本台帳ネットワークシステムの運用状況については、年１回、所定様式で総務省に報告書を作成し提出していることから、当該システムの使用について、問題が生じる余
地はほとんどないと思われるが、年１回の総務省への報告時期に、当該システムにかかる研修資料が配布されるものの、活用されているとは言えず、少なくとも、その内の重要な部分については、担当課以外の職員にも周知・活用することが必要（３）庁舎管理等に関する事項について【本庁舎】
職員の入退室口は、アナログ式の施錠システムであり、誰がいつ入退庁したかを管理できる仕組みではなく、タイムカードでその点を補完するとしているが、途中入退庁や休日・夜間の入退庁などのタイムカード打刻ルールは徹底されていない。このように、職員であれば、夜間・休日を問わず、いつでも自由に本庁舎に出入りでき、かつ、その履歴が残らない状況であり、また、宿直者、休日開庁担当者はいずれも職員であり、夜間・休日の入庁について職員同士での牽制は難しく、個人情報を含む重要書類等を取り扱う施設の入退出管理としては不十分であることから、ＩＤカード式入退室管理システムの導入や、現行の宿直者による夜間庁舎管理から外部の警備システムへの移行を検討することが必要
執務室については、危機管理の観点から、本庁舎内を監視するカメラの設置検討が必要
通路と執務室がローカウンター等で仕切られていない場所には、仕切り扉を設置し、仕切り扉が開いた時に警報音が鳴る等、執務室への不正侵入を防ぐ対策が必要と思慮する。
なお、通路と執務室がローカウンター等で仕切られていない場所に隣接する出納室のドアが常に開放されており、公金を扱う部署として非常に問題があることから、速やかに改善することが必要【第２分団地下書庫】
個人情報等を含む重要書類の保管場所にかかるセキュリティとしては未だ十分とは言えず、より安全性の高い施錠管理や防犯システムの導入が必要

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【本庁舎１階Ａ・地階Ｂ書庫】
Ａ書庫は、出入口に鍵が設置されているにもかかわらず、常時施錠されておらず、執務室に面しているとはいえ、その管理は不適切であり、Ｂ書庫は、出入口は常時施錠されているが、Ａ・Ｂ書庫いずれについても、第２分団地下書庫と同様の鍵の管理・入室ルールを適用すべきところ、行われておらず、書庫の鍵の管理が一貫しておらず、速やかに改善することが必要【町民センター】
閉館後の管理を外部の警備システムに委託していることから、一定の水準にあると思われるが、教育委員会執務室内にある鍵収納ボックスが施錠できる状態にないので、第２分団地下書庫と同様の鍵の管理・入室ルールの適用が必要【その他施設】
各々の設置目的、利用形態、利用頻度等により管理体制は様々であるが、それぞれ一定の水準にあるものと判断するが、外部の警備システムを導入していない施設については、必要性を考慮した上での導入検討が必要（４）文書管理等に関する事項について執務室内における文書管理の実態を速やかに再確認し、・各課における「作成中の文書」及び「保管文書」の保管ルールの徹底
・文書目録（ファイル基準表）作成にあたり、対象文書を個人情報の有無等により区分し、個人情報が含まれるなど文書管理に配慮が必要な文書についてはその旨をファイルに表示するなどのルール作りを行うと共に、文書管理に使用する鍵付キャビネット等について、早急に必要量を再調査し、不足分を配備することが必要
各書庫については、書庫内にある運用ルール外の書類・物品等の整理、文書目録（ファイル基準表）と現在保存されている文書との全件突合を速やかに行い、「真鶴町文書管理規程」に定める状態に整備することが必要
保存期間終了後の文書廃棄を確実に行い、その空きスペースに新たな文書を移動する仕組みの再構築が必要であり、あわせて現状の作業時期である毎年４、５月は業務多忙期であり、作業遅延の原因の一つとなっていることを考慮し、現実的に実行できるスケジュールの検討が必要
文書管理の手間を減らし、作業効率を上げるためにも、紙の文書を減らし、電子データで保存する方向に進めていくことを検討することが必要
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（５）電子機器の管理等に関する事項【コピー機の管理】
日常の業務においてコピー機を使用する機会は多く、コピー機を使用している様子だけ
ではもちろんのこと、たとえ多くの枚数のコピーを行っていても、それをもって不正使用を疑うとは考えづらいことから、コピーされた重要書類の外部流出リスクを抑制するためには、モノクロ・カラーを問わず、個人ＩＤカード等による使用者管理システムの導入をコピー機の更新時期に向け検討することが必要【庁内ネットワーク】
税務町民課窓口に配備された基幹系ネットワーク端末の使用者は限定され、現在は、処理の都度、ログイン・ログアウトが行われているが、他の基幹系ネットワーク端末についても、使用ルールの徹底が必要
定期的にパスワードを変更するルールを速やかに導入することに加え、ワンタイム・パスワードや生体認証の導入等によるセキュリティ強化策を検討することが必要
ＬＧＷＡＮ系ネットワークでは、アクセスできる領域が個人毎に設定されているが、どの領域にどういったデータを保存するかについてのルールが不明確で、各端末のローカル領域（ネットワーク上ではない領域）にもデータ保存が可能であり、ローカル領域の使用方法についてのルールもないことから、この点についても、速やかにルール化を図ることが必要
情報保護の観点において、ＩＤ・パスワードの管理やアクセス権限の設定が非常に重要であるという認識を、管理者を筆頭に全職員が持つことが必要
文書管理や庁舎管理のルールと同様に、特に管理者は、データの作成・保管・アクセス権限についてのルール化と徹底、管理態勢の整備、職員の教育が重要であるとの認識を強く持ち、速やかに取組むことが必要
システム管理者の人材確保は極めて重要だが、今後ますます困難になってくることが予想されるため、外部に委託できる業務は委託することも検討することが必要【個人所有の電子機器の庁舎内持込み】
少なくとも、執務室内での使用を禁止し、使用する場合は庁舎外もしくは階段や屋上など個人情報や重要書類が全くない場所で使用するなどのルールを設けるべきであり、あわせて、近隣自治体等での事例研究を行い、より効果的な情報保護対策と効率的な事務態勢構築に取組むことが必要

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（６）個人情報保護及び流出対策等に関する事項
個人情報保護にかかる定期的な研修等により知識・認識を高めると共に、ペーパーレス化を推進し、個人情報を含む重要情報の管理を各システム内で行うことで、個人情報の流出対策を効果的に行える可能性が高いと思われ実施の検討が必要「真鶴町情報公開・個人情報保護審査会」の設置目的に鑑み、役場内における個人情報保護及び流出対策の現状と評価等について、同審査会に諮問し、その答申を今後の改善に役立てることも検討に値するものと思われ実施の検討が必要

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