どこでも☆通訳 予約システム 利用マニュアル

どこでも☆通訳予約システム利用マニュアル
Version 1.00
2021/08/06
株式会社スマートボックス

どこでも☆通訳 予約システム 利用マニュアル

目次
・どこでも☆通訳予約システム マイページログイン・・・・・・P.3
・サービス開始までの流れ・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.4
・どこでも☆通訳予約システム 予約一覧・・・・・・・・・・・P.5

・どこでも☆通訳予約システム 新規予約申込・・・・・・・・・P.6-9
・どこでも☆通訳予約システム URL入力 ・・・・・・・・・・・P.10

・キャンセルについて・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.11

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どこでも☆通訳予約システム マイページログイン

どこでも☆通訳・予約システムは下記のURLからご利用いただけます。
https://yoyaku.dokotsu.com/
サービスの新規予約申込確認、会議室のURL連絡などはマイページ内で行います。
「マイページへ」をクリックしてログインしてください。
ID・パスワードは別途送付させていただいている通知書をご確認ください。
通知書

マイページをクリック

ID・パスワード入力しログイン

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サービス開始までの流れ「予約申込～予約承諾～URL入力」
STEP1

・予約申込（利用言語・日時・利用時間）

・予約システムのマイページにログイン
・「サービス申込」
・希望言語を選び、会議日時を指定
この時点では「予約申込」となりますので、次の予約可否の回答があるまでは、予約確定にはなりません。

STEP2

・予約可否の回答
・ご予約いただいた日時にてコールセンターの手配
・手配可能であれば予約完了メールを送付※手配できなかった場合、予約不可メールを送付
この予約完了のメールが到着した場合でも、次のSTEPのURL等のご連絡を頂かないとサービスできません。

STEP3・会議システムの入室URL・ID・パスワードの入力

・ご利用される会議システム（ZoomまたはGoogle meet）のURLを予約詳細画面にて入力してください。
こちらを会議前日までにご入力頂けないと、当日キャンセルと同じ対応となってしまいますので、ご注意下さい。

SERVICE

・予約時間に通訳サービス開始
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どこでも☆通訳・予約システム 予約一覧
ログインすると、これまでの予約の一覧が表示されます。
各メニューボタン詳細
詳細予約内容が確認できます。
会議システムに入室するURL等の連絡はここで行うことが可能です。
詳細はP.10をご覧ください。

キャンセル申込予約できなかった場合・サービス提供前の予約についてはキャンセル申込ができます。
• 契約内容にも依りますが、前日15時までにキャンセルのお申し込みをいただけない場合には、サービスした場合と同額のキャンセル料をいただくことになります。
• 特に事情があって当日キャンセルになってしまう場合など、キャンセル理由に事情をご記入ください。
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どこでも☆通訳・予約システム 新規予約申込①

ここでは予約システムのご利用をご契約いただいていている言語（サービス）をプルダウンメニューで選んでください。
「上記のサービスで予約日時を指定する」をクリックすると、次の画面に遷移します。

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どこでも☆通訳・予約システム 新規予約申込②

サービス料金情報には主にキャンセル時の注意事項とキャンセル料が発生する場合についてがｃ記載されています。ご留意下さい。
予約日付と開始時刻、予約時間を入力してください。
予約日・開始時刻・予約時間のセット内容が、上記のサービス提供時間に含まれない場合は、「予約内容を確認する」のボタンがクリックできないようになっています。
申込時にコールセンター側に伝えなければならない事項があれば、ここに記載してください。

全て入力いただき、最後に「予約内容を確認する」ボタンを押してください。

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どこでも☆通訳・予約システム 新規予約申込③
申込内容を確認する画面です。
「予約申込する」のボタンで申込が確定します。

「内容修正する」のボタンで前の画面に戻って修正ができます。
予約申込するのボタンをクリックして申込が確定すると左記のようなメールが届きます。

ブラウザの戻るボタンを押すと画面表示できません。
その場合は、予約システムのトップページからやり直してください。更新・リロードなどを使うと正常に予約処理が出来ない場合がございます。

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どこでも☆通訳・予約システム 新規予約申込④
本画面で予約申込済みとなります。

ご注意※予約申込のメールをお送りしましたが、予約完了の通知メールが届くまでは、予約が完了したわけではございません。ご注意ください。

この後、ご登録いただいたメールアドレス宛に通知メールが届きます。
メール内のリンクURLをクリック又はマイページの詳
細から予約内容の詳細ページより会議システムへの入室URL・ID・パスワードを登録していただく必要があります。
※URLだけでID・パスワードが不要であれば、入力する必
要はありません。

延長について実際にご利用頂いている中で、延長が必要な場合はオペレーターに延長する旨のお申し出をいただくことで、延長することも可能です。ただし、ご契約内容や、すでにオペレーターの別の予約がある場合など、延長できないこともございます。

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どこでも☆通訳・予約システム URL入力
この画面で会議システムに入室するためのURL・ID・パスワードを登録していただ
きます。

※URLだけでIDやパスワードが不要の場合にはID・パスワード欄は空欄で構いません。

URLが登録されると、会議URL欄は下記のようになり、リンクをクリックするとブラウザの別タブで、該当URLを開きます。

ご注意
会議前日までに会議URL登録されない場合当日キャンセルと同じ扱いとさせていただく事がございます。

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キャンセルについて予約申込をいただいた後、その予約の状況に応じてキャンセルのフローは異なりますが、キャンセル申込の手順は変わりませんので、下記の手順でキャンセル申込をしてください。
■キャンセル手順③予約一覧の状況が「キャンセル申込中」になりますので、確認できます。

その後、状況が「キャンセル」または「キャンセル（課金あり）」に推移されます。下記の条件で、キャンセル手数料がかかる場合とかからない場合がありますので、ご了承ください。
①マイページにログインしてキャンセル申込したい予約の右側にある「キャンセル申込」をクリックする。

②予約内容を確認していただいて、画面下部の「キャンセル申込する」をクリックするとキャンセル申込したことになります。

キャンセルのタイミング
予約申込後、予約完了の回答前

キャンセル
手数料
無料

予約日前日15時以前

無料

予約日前日15時以降

100%

予約前日までにURLが未入力やURLが間違っていて参加できない

100%

予約当日URLログインしても会議が開催されない

100%

予約申込後、予約完了の回答後※ 上記のキャンセルタイミングと手数料は通常客の場合に適用されますが、契約内容やご利用サービスの内容により異なりますので、事前にご確認ください。

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