「内部統制システム構築の基本方針」
制定：平成 18 年５月９日
改定：令和元年６月 19 日

１． 業務運営の基本方針
当社では、以下の経営基本方針並びに経営理念を経営の拠り所とする。

【経営基本方針】「安全」と「安心」を大切にして物流事業を通じ社会に奉仕する私達ヒガシ２１【経営理念】
３つの使命を胸に株主価値を高め、社会に貢献できる会社を目指します。
１．商品・サービスの使命
顧客・荷主の満足する物流サービスを提供し、信頼の向上に努めます。
２．社会的使命
よき企業市民として社会のルールを守り、地域に貢献、環境保全に取り組みます。
３．経済的使命
社会、株主、社員の繁栄を図るため、常に経営基盤の強化・安定を図って参ります。

２． 執行役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
当社は、コンプライアンス全体を統括する組織として、代表執行役社長を委員長とする「コンプライアンス・リスク管理委員会」を設置するとともに、「法令遵守マニュアル」を制定し、コンプライアンス体制の整備及び問題点の把握に努め、役員及び従業員がそれぞれの立場でコンプライアンスを自らの問題としてとらえて業務運営にあたるよう、研修等を通じ周知徹底を図っている。
また、当社及び子会社の役員並びに従業員が、社内においてコンプライアンス違反行為が行われ、または行われようとしていることに気がついたときは、監査室長、法務室長に通報しなければならない。通報を受けた監査室長、法務室長は、直ちに監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員にその内容を報告しなければならない。会社は通報内容を秘守し、通報者に対して不利益な取り扱いを行わない。

３． 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、運輸・倉庫を主業務としており、安全第一を優先する考え方に立っている。各営業所では事故・違反ゼロに向け、毎月「安全会議」を開催して所属員の情報連携と意識高揚に努めており、本社では「安全・品質管理部」を設置し、監査室と連携して各営業所の定期監査を実施し、防犯と安全に向けたチェックと指導を行っている。
なお、リスク管理全体を統括する組織として「コンプライアンス・リスク管理委員会」を設け、有事においては、代表執行役社長を本部長とする「緊急対策本部」が会社全体を統括して危機管理にあたり、平時においても、各部門が有するリスクを洗い出し、そのリスク軽減等に取り組むこととする。

４． 執行役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、取締役会で執行役の職務の分掌を定め、各執行役が担当する領域を明確にし、全執行役が出席する執行役会を原則として毎月１回開催し、業務執行に係る基本的事項及び重要事項に係る意思決定を機動的に行うものとする。
また、代表執行役社長の諮問機関として経営会議及びグループ経営会議を設置し、重要事項等の審議を通じて経営の効率化・健全性・透明性の確保に取り組んでいる。
なお、グループ経営会議では、子会社の自立的な経営及び独立性を尊重しつつ、グループ全体の経営戦略及び中期計画並びに年度予算等を審議している。

５． 執行役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
当社は、法令・社内規程に基づき、文書等の保存を行う。
また、情報の管理のうち、個人情報保護については、個人情報保護に関する基本方針並びに個人情報管理規程等に基づき対応しており、業務上の機密情報の保存・管理については、文書管理規程等に基づき管理体制の強化に努めるものとする。

６． 当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
子会社の経営については「関係会社管理規程」に基づき、所定の事項については担当役員を経由して代表執行役社長の承認を得るとともに、重要事項については、当社取締役会に報告する。また、経営内容を的確に把握するために報告事項を定め、必要に応じて取締役会に報告する。
子会社のコンプライアンス体制及びリスク管理等については、当社の関連規程に準じて体制整備、リスク管理を実現するための必要な指導及び支援を行う。
当社の内部監査部署は、内部監査規程等に基づき子会社の内部監査を実施する。

７． 監査委員会の職務を補助すべき使用人に関する事項
当社は、監査委員会の職務を補助する専任の組織として、監査委員会直轄の監査委員会室を設置する。

８． 監査委員会の職務を補助すべき使用人の執行役からの独立性に関する事項
当社は、監査委員会室に所属する従業員の人事評価、人事異動、懲戒処分等については、あらかじめ、監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員の同意を必要とし、執行役その他業務執行者からの独立性を確保する。

９． 監査委員会の職務を補助すべき使用人に対する監査委員会の指示の実効性の確保に関する事項
当社の監査委員会室に所属する従業員は、監査委員会室の専任とし、監査委員会の指揮命令に服する。
監査委員会室長は、監査委員会監査の円滑な遂行のために監査委員会室に所属する他の従業員を指揮して所管業務を統括する。

１０．次に掲げる体制その他の当社の監査委員会への報告に関する体制（１）取締役（監査委員である取締役を除く。）、執行役及び使用人が当社の監査委員会に報告をするための体制その他の監査委員会への報告に関する体制
ａ． 当社の取締役（監査委員である取締役を除く。）、執行役及び従業員は、監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員からその職務の執行に関する事項について報告を求められたときは、速やかに監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に適切な報告を行うものとする。
ｂ． 当社の執行役及び従業員は、当社、当社の子会社又は関連会社の業務又は財務の状況に重大な影響を及ぼす恐れのある事項を発見したときは、その内容について直ちに監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に報告しなければならない。
（２）子会社の取締役、監査役、執行役その他これらの者に相当する者及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者（以下、「子会社取締役等」という。）が当社の監査委員会に報告をするための体制
ａ． 子会社取締役等又は当社の執行役及び従業員は、監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員から子会社に関する事項について報告を求められたときは、速やかに監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に適切な報告を行うものとする。
ｂ． 子会社取締役等又は当社の執行役及び従業員は、子会社の業務又は財務の状況に重大な影響を及ぼす恐れのある事項を発見したときは、その内容について直ちに監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に報告しなければならない。

１１．前１０．の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制（１）監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に報告した者は、当社並びに執行役及び従業員から、当該報告をしたことを理由としたいかなる不利益も受けないものとする。
（２）当社並びに執行役及び従業員は、監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員に報告した者に対して、当該報告をしたことを理由としたいかなる不利益も加えてはならない。

１２． 監査委員の職務の執行（監査委員会の職務の執行に関するものに限る。）について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生じる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項（１）執行役及び従業員は、監査委員又は監査委員会が監査の実施のために弁護士、公認会計士その他の社外の専門家に対して助言を求めるとき、又は調査、鑑定その他の事務を委託するなど所要の費用を請求するときは、当該請求に係る費用が監査委員又は監査委員会の職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、これを拒むことができない。
（２）前号の規定は、着手金等の前払及び事後的に発生した費用等の償還その他の監査委員会の職務の執行に係る費用についても同様とする。

１３． その他監査委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制（１）代表執行役社長は、監査委員会又は監査委員会が指名した監査委員と定期的に会合を持ち、経営方針、当社が対処すべき課題、当社を取り巻く重大なリスク、監査上の重要課題等について意見交換を行う。
（２）行役及び従業員は、監査委員会が指名した監査委員が、執行役会その他の重要な会議に出席して意見を述べ、又は説明を求めた場合には、誠実かつ適切に対応するものとする。

１４．財務報告の信頼性を確保するための体制整備
当社は、財務報告の信頼性を確保するため、「財務報告に係る内部統制の整備・運用及び評価の取り扱い」を定め、関係諸規程の整備、役員及び従業員の意識向上、内部監査制度の充実等に努
め、財務報告に係る内部統制の有効かつ効率的な内部体制整備を推進し、その適切な運用・管理に努める。

１５．反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況
当社は、反社会的勢力及び団体とは一切の関係を持たないこと、不当な要求を受け入れないことを基本方針とし、警察・弁護士等の外部専門機関と連携して被害防止の体制整備を図るとともに、法令遵守マニュアルに明文化して社内の周知徹底を行う。

制定：平成 18 年５月９日

取締役会決議改定：平成 21 年９月 11 日

取締役会決議改定：平成 24 年５月 11 日

取締役会決議改定：平成 25 年５月 13 日

取締役会決議改定：平成 27 年 5 月 14 日

取締役会決議改定：平成 28 年１月 28 日

取締役会決議改定：令和元年６月 19 日

取締役会決議