取 扱 説 明 書
講義室予約システム（利用者マニュアル）

2024 年 1 月
第5版

サイリンクス株式会社

目

次第1章

システムを利用する.................................................... 1

１－１．システムにログインする................................................................................................ 1
１－２．システムのメニュー構成................................................................................................ 2
１－３．システムを切り替える ................................................................................................... 3
１－４．システムからログアウトする ........................................................................................ 3
１－５．カレンダーを使った日付の入力方法 ............................................................................. 4
１－６．インフォメーションを確認する..................................................................................... 5
１－７．被代行入力者を確認する................................................................................................ 6

第２章 講義室予約システム .................................................... 7
２－１．室予約の流れ .................................................................................................................. 7２－2．室をマップで検索する .................................................................................................... 9
２－３．室を条件指定して検索する ...........................................................................................11
２－４．室の予約状況を確認する.............................................................................................. 13
２－４－１．室情報を表示する ................................................................................................... 15
２－４－２．室の利用状況を週単位で表示する .......................................................................... 17
２－４－３．室の利用状況を月単位で表示する .......................................................................... 19２－５．室を仮予約する ............................................................................................................ 20２－５－１．仮予約の内容を入力する ........................................................................................ 22
２－６．自身の予約状況を確認する .......................................................................................... 23

第3章

代行入力 ................................................................ 24

３－１．他の利用者の操作を代行する ...................................................................................... 24
３－２．代行入力時のメニュー表示 .......................................................................................... 25

はじめに

本書は九州大学 スペース管理システム（以下、本システム）の操作方法について説明します。

本システムは Web ベースで施設の検索、利用状況の紹介、利用申請、講義室の利用状況紹介等に関するサービスを提供するシステムです。

本システムは以下の機能より構成されます。

① スペース管理システム
各部署、教授等が占有的に使用する施設の検索、利用状況、申請機能を提供します。

② 講義室予約システム
講義室・会議室の検索、利用状況、予約機能を提供します。

③ レンタルスペース公募システム
レンタルスペースの検索、利用状況、公募機能の紹介を提供します。

④ エネルギー管理システム
各部局のエネルギー使用量を入力・管理する機能を提供します。

本システムは以下のクライアント環境で動作します。
Microsoft Edge

88 ～Google Chrome

88 ～Mozilla Firefox

86 ～Safari【問い合わせ先】
施設部 施設管理課 施設マネジメント係
TEL 092-802-2072【エネルギー管理システム問い合わせ先】
施設部 施設管理課 環境マネジメント係
TEL 092-802-2072

システムの中の入力項目について特に記載がない限り、入力項目の入力規則は以下の表に従います。

入力項目

文字種

最大入力数

ユーザ ID

半角英数字、およびハイフン

32 文字

パスワード

半角英数字

32 文字

E メールアドレス

半角英数字、およびハイフン、ピリオド、@

2000 文字

電話番号

半角数字、およびハイフン

2000 文字カナ名

全角カナ

2000 文字

番号、数量、人数等

半角数字-ID、コード等

半角英数字

32 文字

名称、標題等

制限無し

2000 文字利用目的等、複数行入力項目

制限無し

2000 文字※文字数のカウントは全角、半角を区別しません。

第1章

システムを利用する

１－１．システムにログインする
以下の URL にアクセスします。
https://rent.facility2.kyushu-u.ac.jp/※通信プロトコルは https で行われます。http でアクセスしてもページの表示は行われませんのでご注意ください。

【ログイン画面 （シングルサインオン）】【トップメニュー画面】

１－２．システムのメニュー構成
メニュー構成を説明します。

【利用者：メニュー部（画面上部）】

機能名

説明

室マップ検索室マップ検索画面に遷移します。
（２－３．室をマップで検索する 参照）

室条件検索

室条件検索画面に遷移します。
（２－２．室を条件指定して検索する 参照）

予約状況確認

予約状況確認画面に遷移します。
（２－５．予約状況を確認する 参照）

インフォメーション

インフォメーションを確認します。
掲載中のインフォメーションがあれば、アイコン「（１－６．インフォメーションを確認する 参照）」が表示されます。

１－３．システムを切り替える
現在の機能から別の機能へ切り替えます。ここで表示される機能の一覧はユーザ毎に割り当てられている権限により異なります。

【全画面共通メニュー（右上部）】① 任意のシステムをクリック

１－４．システムからログアウトするシステムからログアウトします。ログアウト後はトップページ画面に遷移します。この時、シングルサインオン認証時の情報は保持されますので再度認証する必要がございません。

【全画面共通メニュー（右上部）】① ログアウトをクリック

１－５．カレンダーを使った日付の入力方法
日付項目をクリックするとカレンダーが表示されます

前月を表示します
次月を表示します

任意の年月日を選択すると反映されます

日付が消去されます

本日が選択されます

カレンダーを閉じます【年月選択】
任意の年月を選択
すると反映されます

任意の年を選択
すると反映されます【年選択】１－６．インフォメーションを確認する
管理者および運用者からのインフォメーションを確認します。

【利用者：メニュー部（画面上部）】【インフォメーション画面】

本文が長い場合、展開←→要約できます。

１－７．被代行入力者を確認する
被代行入力者を確認します。
被代行入力者は、現在のユーザを代行者として登録しているユーザです。

≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

氏名

表示

被代行入力者のユーザ名を表示します。

E-mail表示

被代行入力者の連絡先 E-mail を表示します。

所属表示

被代行入力者の所属を表示します。

第２章 講義室予約システム

２－１．室予約の流れ
利用者による講義室室の予約に対し、管理者が許可することで、利用者は講義室の予約が可能になります。講義室予約の対象となる室は運用されている部局にて運用されている室のみが対象となります。

【仮予約が許可されていない室】
利用者は、講義室運用者に講義室（会議室を含む）の利用を依頼（電話連絡等）することで、講義室（会議室を含む）の利用が可能になります。

≪イメージ図≫利用者 A

管理者

SSO-KID でログインする室をマップで検索する

室を条件指定で検索する

室情報の内容を確認する

室を予約する（講義室予約運用者に電話等で連絡する）

室をマップで検索する

室を条件指定で検索する

室の予約の内容を確認する

室の予約の許可/否認を判断する

【仮予約が許可されている室】
利用者による講義室の仮予約に対し、講義室運用者が許可することで、利用者の仮予約が本予約に変更されます。
≪イメージ図≫利用者 A

講義室予約運用者

SSO-KID でログインする講義室を条件

講義室をマップ指定で検索する

で検索する
室検索

講義室の予約状況を確認する

講義室を仮予約する講義室を条件指定で検索する

講義室の仮予約の内容を確認する

講義室の仮予約の承認を判断する
許可

不許可

講義室の仮予約

講義室の仮予約を本予約に変更を削除する

する

２－2．室をマップで検索する
マップ機能から市内マップ→棟配置図→階選択→平面図とドリルダウンで検索します。

【市内マップ】
選択可能な対象物の上にマウスを移動させるとマウスの表示が変わり、対象物の名称がツールチップで表示されます。
クリックすると次の階層にドリルダウンします。

【棟配置図】【室予約状況 】

２－４．室の予約状況を確認する参照【マウスによるマップの拡大/縮小】

マウスのホールを前後に回すことでマップの拡大/縮小が行えます。
マウスの機種や設定によって前後に回した際の拡大/縮小の挙動が逆になる場合があります。

【ドラッグによるマップのスクロール】

２－３．室を条件指定して検索する
検索条件に該当する講義室を一覧表示します。

室名等の任意のキーワードで検索します【室条件検索画面】
詳細検索ダイアログを表示します。

【詳細検索ダイアログ】

２－４．室の予約状況を確認する

参照≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

運用者

選択

運用者を指定します。

団地

選択

団地を指定します。

棟

選択棟を指定します。団地を変更すると選択内容が変化します。

階選択

階名称を指定します。棟を変更すると選択内容が変化します。

室 ID

任意

室 ID を半角英数字で指定します。
「団地番号-棟番号-階名称 F-室番号」の形式で、階名称と室番号にはワイルドカード「*」を指定できます。
例）002-603-1F-* → 伊都、ウエスト１号館、1 階の全室例）002-603-*F-* → 伊都、ウエスト１号館の全室

室名称

任意

指定した文字列で、室名称を部分一致検索します。

面積

選択

室面積の範囲を指定します。

室用途

ﾁｪｯｸ

検索対象にチェックします。（複数選択可能）

定員

選択

定員を指定します。

プロジェクタ選択

プロジェクタを指定します。

台数

任意

プロジェクタを指定する場合に台数を入力します。

スクリーン

選択

スクリーンを指定します。

面数

任意

スクリーンを指定する場合に台数を入力します。

マイク

選択

マイクを指定します。

本数

任意

スクリーンを指定する場合に台数を入力します。

上記以外の設備選択

上記以外の設備を指定します。

表示日

任意

予約状況を確認したい日を指定します。指定された日付を含む週が表示されます。

空室検索（時）

選択

選択時に開始時刻と終了時刻を選択します。

空室検索（コマ）選択

選択時にコマの種類と時限を選択します。

検索ボタン

ﾎﾞﾀﾝ

入力された条件で検索します。

キャンセルボタン

ﾎﾞﾀﾝ

入力内容を破棄しダイアログを閉じます。

※ 一度検索した条件は保存され、次回の検索時のデフォルト値となります。次回以降は最終の検索条件による検索結果が自動的に再現されます。

２－４．室の予約状況を確認する
室の予約状況の確認を行います。初期表示は週単位で表示されます。

【室予約状況】「仮予約可」の表示がある室はWEB 上で仮予約が可能です

青文字はコマ単位、茶文字は時間単位での予約となります。

休日は背景がピンクで表示されます。
利用者による仮予約は可能です。
講義室予約運用者が貸出不可日に設定した日は背景色が黄色で表示され、備考欄に貸出不可の理由が表示されます。
利用者による仮予約は行えません。

WEB 上で仮予約ができない室は、メッセージが表示されます。

≪画面項目≫項

目説

明前の週前の週の予約状況を表示します。

日付カレンダーより選択した日付を含む週の予約状況を表示します。

次の週次の週の予約状況を表示します。

団地/棟対象となる団地/棟を表示します。

室情報階、室名称、室 ID、稼働率を表示します。
稼働率は運用者が設定した室のみ表示されます。

室情報ボタン

当該室の室情報を表示します。
（２－４－１．室情報を表示する 参照）

予約状況ボタン

当該室の予約状況を表示します。
（２－４－２．室の予約状況を表示する 参照）

月表示ボタン

当該室の予約状況を月単位のカレンダー形式で表示します。
（２－４－３．室の 1 ヶ月の予約状況を表示する 参照）

２－４－１．室情報を表示する室情報を表示します。

【室情報】≪画面項目≫
項

目

説

明

室基本情報

室名称、区分、用途、面積等の室に関する基本的な情報を表示します。

講義室情報

用途や設備に関する情報を表示します。

運用者情報室の運用者に関する情報を表示します。

添付ファイル添付ファイルがある場合に一覧表示します。

配置図ボタン

配置図ダイアログを表示します。

平面図ボタン

平面図ダイアログを表示します。

閉じるボタン

当該ダイアログを閉じます。

【配置図】【平面図】

２－４－２．室の利用状況を週単位で表示する室の週単位の利用状況を表示します。

【週単位の予約状況】

講義室予約運用者により設定された室毎の貸出不可の時間帯が濃い灰色で表示されます。

休日は背景がピンクで表示されます。
利用者による仮予約は可能です。

講義室予約運用者が貸出不可日に設定した日は利用状況欄の背景色が濃い灰色で表示され、備考欄の背景色が黄色で、貸出不可の理由が表示されます。
利用者による仮予約は行えません。

コマ単位の予約クリックすると予約（閲覧）画面が表示され、予約内容が確認できます。
仮予約が可能な時間帯クリックすると予約画面が表示され、仮予約が行えます。
（２－５．室を仮予約する 参照）
時間単位の予約クリックすると予約（閲覧）画面が表示され、予約内容が確認できます。

※画面上部に下記のメッセージが表示された室は、WEB 上での仮予約はできません。

【予約（閲覧）】２－４－３．室の利用状況を月単位で表示する
室の週単位の利用状況を月単位で表示します。

【月単位の予約状況】
青文字はコマ単位、茶文字は時間単位での予約となります。

講義室予約運用者が貸出不可日に設定した日は背景色が黄色で表示され、備考欄に貸出不可の理由が表示されます。
利用者による仮予約は行えません。

日付をクリックすると週単位の予約状況画面が表示されます。
（２－４－２．室の利用状況を週単位で表示する 参照）

休日は背景がピンクで表示されます。
利用者による仮予約は可能です。

２－５．室を仮予約する
利用者が自身の室の申請・利用状況を確認します。また、室返却期間では自室の返却の操作を行います。
※ 「仮予約可」の表示がされている室に限ります。「仮予約可」の表示がされていない室は直接運用者に電話等でご連絡ください。
【予約画面】① 予約内容情報を入力する（４－５－１．仮予約の内容を入力する）② 登録ボタンをクリックする≪画面項目≫
項

目

説

明

室基本情報

室名称、区分、用途、面積等の室に関する基本的な情報を表示します。

講義室情報

用途や設備に関する情報を表示します。

予約内容情報

予約内容を入力します。

運用者情報室の運用者に関する情報を表示します。

添付ファイル

添付ファイルがある場合に一覧表示します。

配置図ボタン

配置図ダイアログを表示します。

平面図ボタン

平面図ダイアログを表示します。

登録ボタン

入力した内容で登録し、当該画面を閉じます。

キャンセルボタン

入力した内容を破棄して当該画面を閉じます。

削除ボタン

当該仮予約を削除します。
（自分の仮予約を編集時のみ表示されます）

２－５－１．仮予約の内容を入力する
仮予約の入力内容について説明します。

【予約画面】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

予約日

必須

予約日を入力します。

休講・補講

選択

通常・休講・補講から選択します。

予約方法

選択

時間で予約・コマで予約から選択します。

開始/終了時間

必須

時間で予約時に開始時間と終了時間を入力します。

時間割・開始/終了
コマ

必須

コマで予約時に時間割、開始コマと終了コマを入力します。

利用目的

選択

利用目的を選択し、それを公開/非公開するかを選択します。

利用目的(講義名等)

必須

利用目的(講義名等)を入力し、それを公開/非公開するかを選択します。

備考

任意

備考を入力し、それを公開/非公開するかを選択します。

使用者名

必須

使用者名を入力し、それを公開/非公開するかを選択します。

利用人数

必須

利用人数を入力し、それを公開/非公開するかを選択します。

２－６．自身の予約状況を確認する
利用者が自身の室の予約状況を確認します。また、室返却期間では自室の返却の操作を行います。

【予約状況情報】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

キーワード

任意

ユーザ検索用のキーワードを指定します。１つのみ指定可能で部分一致で検索します。一覧上に表示されている項目が検索対象項目です。

検索ﾎﾞﾀﾝ

指定された検索条件で検索します。

詳細検索ﾎﾞﾀﾝ

詳細検索ダイアログを表示します。

一括削除ﾎﾞﾀﾝ

☑された行の申請を削除します。ただし、総長により許可された使用中の室は対象外となります。

□（見出し）

ﾁｪｯｸ

一覧中の全て□または☑に切り替えます。

□（明細）

ﾁｪｯｸ

メール送信の対象となるユーザを☑します。

編集ﾎﾞﾀﾝ

当該ユーザを選択した状態で室情報ダイアログを表示します。
（２－５．室を仮予約する 参照）

第3章

代行入力

３－１．他の利用者の操作を代行する
管理者によって、被代行者を割り当てられた利用者は、担当する利用者が行うシステムの操作を代行することができます。
操作方法は通常の機能と同じとなりますので、各取扱説明書を参照ください。

【全画面共通メニュー】

代行入力をクリックする【代行入力画面】≪画面項目≫
項目名
キーワード
検索
代行名前
E-mail所属

I/O
任意ﾎﾞﾀﾝ
ﾎﾞﾀﾝ
表示
表示
表示

説明
検索用の任意のキーワードを入力します。
検索用のキーワードで代行可能なユーザを検索します。
代行操作したい利用者にチェックします。
利用者のユーザ名を表示します。
利用者の連絡先メールアドレスを表示します。
利用者の所属組織を表示します。

３－２．代行入力時のメニュー表示【トップメニュー画面（代行入力時）】【全画面共通メニュー（代行入力時）】ログアウトではなく代行者の氏名が表示される