取 扱 説 明 書
レンタルスペース公募システム（利用者マニュアル）

2024 年 3 月
第6版

サイリンクス株式会社

目

次第1章

システムを利用する.................................................... 1

１－１．システムにログインする................................................................................................ 1
１－２．システムのメニュー構成................................................................................................ 2
１－３．システムを切り替える ................................................................................................... 3
１－４．システムからログアウトする ........................................................................................ 3
１－５．カレンダーを使った日付の入力方法 ............................................................................. 4
１－６．インフォメーションを確認する..................................................................................... 5１－７．被代行入力者を確認する................................................................................................ 6

第２章 レンタルスペース公募システム ...................................... 7
２－１．レンタルスペース公募の流れ ........................................................................................ 7２－2．室をマップで検索する .................................................................................................... 8２－３．室を条件指定して検索する ...........................................................................................11２－４．室の使用願を登録する ................................................................................................. 14２－４－１．使用期間を入力する................................................................................................ 18
２－４－２．応募内容を入力する................................................................................................ 20２－４－３．使用者を入力する ................................................................................................... 23２－４－４．搬入設備を入力する................................................................................................ 25
２－４－５．添付ファイルを入力する .......................................................................................... 27
２－４－６．注意事項に同意する ............................................................................................... 28
２－４－７．退去誓約に同意する ............................................................................................... 29
２－４－８．通知設定を行う ....................................................................................................... 30

２－５．申請・利用状況を確認する .......................................................................................... 31

はじめに

本書は九州大学 スペース管理システム（以下、本システム）の操作方法について説明します。

本システムは Web ベースで施設の検索、利用状況の紹介、利用申請、講義室の利用状況紹介等に関するサービスを提供するシステムです。

本システムは以下の機能より構成されます。

① スペース管理システム
各部署、教授等が占有的に使用する施設の検索、利用状況、申請機能を提供します。

② 講義室予約システム
講義室・会議室の検索、利用状況、予約機能を提供します。

③ レンタルスペース公募システム
レンタルスペースの検索、利用状況、公募機能の紹介を提供します。

④ エネルギー管理システム
各部局のエネルギー使用量を入力・管理する機能を提供します。

本システムは以下のクライアント環境で動作します。
Microsoft Edge

88 ～Google Chrome

88 ～Mozilla Firefox

86 ～Safari【問い合わせ先】
施設部 施設管理課 施設マネジメント係
TEL 092-802-2072【エネルギー管理システム問い合わせ先】
施設部 施設管理課 環境マネジメント係
TEL 092-802-2072

システムの中の入力項目について特に記載がない限り、入力項目の入力規則は以下の表に従います。

入力項目

文字種

最大入力数

ユーザ ID

半角英数字、およびハイフン

32 文字

パスワード

半角英数字

32 文字

E メールアドレス

半角英数字、およびハイフン、ピリオド、@

2000 文字

電話番号

半角数字、およびハイフン

2000 文字カナ名

全角カナ

2000 文字

番号、数量、人数等

半角数字-

ID、コード等

半角英数字

32 文字

名称、標題等

制限無し

2000 文字利用目的等、複数行入力項目

制限無し

2000 文字※文字数のカウントは全角、半角を区別しません。

第1章

システムを利用する

１－１．システムにログインする
以下の URL にアクセスします。
https://rent.facility2.kyushu-u.ac.jp/※通信プロトコルは https で行われます。http でアクセスしてもページの表示は行われませんのでご注意ください。

【ログイン画面 （シングルサインオン）】【トップメニュー画面】- 1 -１－２．システムのメニュー構成
メニュー構成を説明します。

【利用者：メニュー部（画面上部）】

機能名

説明

室マップ検索室マップ検索画面に遷移します。
（２－３．室をマップで検索する 参照）

室条件検索

室条件検索画面に遷移します。
（２－２．室を条件指定して検索する 参照）

申請・利用状況

申請・利用状況画面に遷移します。
（２－５．申請・利用状況を確認する 参照）

インフォメーション

インフォメーションを確認します。
掲載中のインフォメーションがあれば、アイコン「（２－６．インフォメーションを確認する 参照）- 2 -」が表示されます。

１－３．システムを切り替える
現在の機能から別の機能へ切り替えます。ここで表示される機能の一覧はユーザ毎に割り当てられている権限により異なります。

【全画面共通メニュー（右上部）】① 任意のシステムをクリック

１－４．システムからログアウトするシステムからログアウトします。ログアウト後はトップページ画面に遷移します。この時、シングルサインオン認証時の情報は保持されますので再度認証する必要がございません。

【全画面共通メニュー（右上部）】① ログアウトをクリック- 3 -１－５．カレンダーを使った日付の入力方法
日付項目をクリックするとカレンダーが表示されます

前月を表示します
次月を表示します

任意の年月日を選択すると反映されます

日付が消去されます

本日が選択されます

カレンダーを閉じます【年月選択】
任意の年月を選択
すると反映されます

任意の年を選択
すると反映されます
【年選択】

- 4 -

１－６．インフォメーションを確認する
管理者および運用者からのインフォメーションを確認します。

【利用者：メニュー部（画面上部）】【インフォメーション画面】

本文が長い場合、展開←→要約できます。

- 5 -１－７．被代行入力者を確認する
被代行入力者を確認します。
被代行入力者は、現在のユーザを代行者として登録しているユーザです。

≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

氏名

表示

被代行入力者のユーザ名を表示します。

E-mail表示

被代行入力者の連絡先 E-mail を表示します。

所属表示

被代行入力者の所属を表示します。

- 6 -第２章 レンタルスペース公募システム

２－１．レンタルスペース公募の流れ
利用者による応募中のレンタルスペースへの申請に対し、総長・議長・管理者が許可することで、利用者はレンタルスペースの利用が可能になります。

【公募中のレンタルスペースへの申請の流れ】≪イメージ図≫利用者 A

室をマップで検索する

総長・議長・管理者室を条件指定で検索する

室情報の内容を確認する

室をマップで検索する

レンタルスペースを申請する

室を条件指定で検索する

レンタルスペースの申請の内容を確認する

レンタルスペース利用の許可/不許可を判断する- 7 -２－2．室をマップで検索する
マップ機能から市内マップ→棟配置図→階選択→平面図とドリルダウンで検索します。

【市内マップ】
選択可能な対象物の上にマウスを移動させるとマウスの表示が変わり、対象物の名称がツールチップで表示されます。
クリックすると次の階層にドリルダウンします。

【棟配置図】【フロア平面図】

任意の階を選択できます。
初期表示時は最下層の階が表示されます。

- 8 -【マウスによるマップの拡大/縮小】

マウスのホールを前後に回すことでマップの拡大/縮小が行えます。
マウスの機種や設定によって前後に回した際の拡大/縮小の挙動が逆になる場合があります。

【ドラッグによるマップのスクロール】- 9 -【フロア平面図】
前/次の棟を表示します。

任意の階を選択できます。

申請可能な室を選択すると室情報ダイアログを表示します（２－４．室を利用申請する）【表示設定と凡例の対応】- 10 -

２－３．室を条件指定して検索する
検索条件に該当する室を一覧表示します。

【室条件検索画面】

室名等の任意のキーワードで検索します

詳細検索ダイアログを表示します。

【詳細検索ダイアログ】- 11 -

≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

団地

選択

団地を指定します。

棟

選択棟を指定します。団地を変更すると選択内容が変化します。

階選択

階名称を指定します。棟を変更すると選択内容が変化します。

室 ID

任意

室 ID を半角英数字で指定します。
「団地番号-棟番号-階名称 F-室番号」の形式で、階名称と室番号にはワイルドカード「*」を指定できます。
例）002-603-1F-* → 伊都、ウエスト１号館、1 階の全室例）002-603-*F-* → 伊都、ウエスト１号館の全室

区分

選択

区分を指定します。

用途

選択

用途を指定します。区分を変更すると選択内容が変化します。

室名称

任意

指定した文字列で、室名称を部分一致検索します。

面積

選択

室面積の範囲を指定します。

応募者

任意

指定した文字列で、応募者のユーザ名を部分一致検索します。

応募者 E-mail任意

指定した文字列で、応募者の E-mail を部分一致検索します。

使用者

任意

指定した文字列で、室の使用願から使用者の氏名を部分一致検索します。

キーワード

選択

任意のキーワードを指定します。

利用状況

ﾗｼﾞｵ

表示したい室の利用状況を指定します。

並び順

ﾗｼﾞｵ

並び替えの優先項目を指定します。

降順

ﾁｪｯｸ

並び順を降順にする場合にﾁｪｯｸします。

検索ボタン

ﾎﾞﾀﾝ

入力された条件で検索します。

キャンセルボタン

ﾎﾞﾀﾝ入力内容を破棄しダイアログを閉じます。

- 12 -

【室条件検索画面：検索結果】

申請可能な室を選択すると室情報ダイアログを表示します。
（２－４．室を利用申請する）- 13 -

２－４．室の使用願を登録する室の使用願の登録を行います。

【室情報】

使用願画面を表示します。

- 14 -

≪画面項目≫
項目説

明

室基本情報

室名称、区分、用途、面積等の室に関する基本的な情報を表示します。

公募情報

公募期間、使用限度期限等の公募に関する情報を表示します。

運用者情報

連絡先や伝達事項等の運用者に関する情報を表示します。

添付ファイル添付ファイルがある場合に一覧表示します。

配置図ボタン

配置図ダイアログを表示します。

平面図ボタン

平面図ダイアログを表示します。

棟配置図へ戻るボタン

棟配置図画面を表示します。（室マップ検索時のみ表示されます）

応募するボタン

応募の際に第 1 希望のみ指定したい場合にクリックします。

閉じるボタン

当該ダイアログを閉じます。

【配置図】

【平面図】

- 15 -

【使用願】① 必要事項を入力します。

② 登録ボタンをクリックします- 16 -

≪画面項目≫
項

目

説

明

室情報

応募対象の室の情報を表示し、使用期間を入力します。

応募内容

使用責任者、研究課題、施設の利用目的と形態等の応募に必要な記載事
項を入力します。

使用者

使用責任者も含む学内利用者および学外利用者がある場合に入力します。

搬入設備

搬入する設備がある場合に入力します。

添付ファイル

添付ファイルを付ける必要がある場合に入力します。

注意事項

入居に際して同意の必要な注意事項を確認します。

通知設定

使用願の登録時に通知メールを送信する必要がある場合に入力します。

登録ボタン入力された内容で登録します。

キャンセルボタン

入力内容を破棄し当該ダイアログを閉じます。

■ 入力のポイント
画面中段のボタンの色で入力の進捗状況が分かります。初期表示では以下の様になっています。

赤色ボタン

必須入力項目が入力されていない、入力項目間の関連性が間違って入力されている等
入力内容に不備があり、使用願の登録ができない場合の表示色です。
入力内容が正しい状態になると白色になります。

黄色ボタン

必ずしも入力の必要はありません、入力内容に漏れが無いか確認を推奨する場合の表示色です。黄色のままでも登録は可能です。
ボタンをクリックするだけで確認したという意味で白色になります。

白色ボタン

入力内容が正しく、登録できる状態の表示色です。

赤色ボタンが無く、白色ボタンまたは黄色ボタンのみの状態になると登録ボタンが押せるようになります。

- 17 -

２－４－１．使用期間を入力する
室の基本情報・公募情報を表示し、使用願に使用期間を入力します。

【使用願：室情報】- 18 -

≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

使用期間

必須

使用期間ダイアログを表示します。

室基本情報

表示

団地/棟/室、室名称等の基本情報を表示します。

利用目的

任意

利用目的を指定します。

公募情報

表示

使用限度期間、使用料単価、応募者人数等を表示します。

運用者連絡先表示

当該室の公募に関する連絡先等を表示します。

【使用願：使用期間】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

使用限度期間

表示

使用開始日

表示

使用終了日

任意

登録・変更ボタン

ボタン

入力された内容で登録します。

キャンセルボタン

ボタン

入力内容を破棄しダイアログを閉じます。

使用限度期間を表示します。
使用開始日を入力します。使用限度期間の開始日から、その年度末日までの範囲で入力可能です。
使用終了日を入力します。使用限度期間の開始日から、その年度末日までの範囲で、且つ使用開始日以降の日付が入力可能です。

※ 使用願の申請は年度単位で受付されます。翌年度以降も継続して使用される場合は、申請・利用状況から継続申請を行ってください。

- 19 -

２－４－２．応募内容を入力する【使用願：応募内容】- 20 -

≪画面項目≫
項目名

I/O

使用責任者氏名表示

使用責任者氏名を表示します。

使用責任者かな名

表示使用責任者かな名を表示します。

組織必須使用責任者氏名の組織を選択します。

所属

必須使用責任者氏名の所属を選択します。

職種

必須

使用責任者氏名の職種を入力します。

E-mail

必須使用責任者氏名の E-mail を入力します。

TEL

必須

使用責任者氏名の TEL を入力します。

事務担当者氏名

任意事務担当者氏名を入力します。

事務担当者かな名任意事務担当者かな名を入力します。

所属

任意事務担当者氏名の所属を入力します。

職種任意事務担当者氏名の職種を入力します。

E-mail任意事務担当者氏名の E-mail を入力します。

TEL

任意事務担当者氏名の TEL を入力します。

研究課題

必須

研究課題を入力します。

施設の利用目的と形態

必須

当該施設の利用目的や利用形態を入力します。

利用頻度

必須

週当たり/月当たり/その他と日数の組み合わせを入力します。

必須

使用する主な研究費を入力します。

必須

大学運営経費/外部資金等/寄付金から 1 つ以上選択します。

ﾗｼﾞｵ「はい」、または「いいえ」を選択します。
「はい」を選択すると、新たな競争的資金を獲得した事業に関する入力項目が表示されます。

使用する主な研究費
使用料・光熱水料を支払う経費
新た な競争的資金の獲得により部屋を希望するものであるか説明- 21 -【使用願：新たな競争的資金を獲得した事業に関する項目】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

新た な競争的資金を獲得した事
業名

必須

事業名を入力します。

予算規模

必須

事業の予算規模を入力します。

プロジェクト期間

必須

プロジェクト期間を入力します。

(任意)事業に関する資料

任意事業に関する資料をアップロードします。

- 22 -

２－４－３．使用者を入力する【使用願：使用者情報】「＋」ボタンをクリックして使用者ダイアログを表示します≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

学内使用者

表示

学内利用者を表示します。（複数表示可）

学外利用者

表示

学外利用者を表示します。（複数表示可）「＋」ボタンボタン

使用者ダイアログを表示します。

- 23 -

【使用者ダイアログ】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

所属

必須

使用者の所属を入力します。

職名等

必須

使用者の職名等を入力します。

氏名

必須使用者の氏名を入力します。

追加ボタン

ボタン

入力された内容で追加します。

キャンセルボタンボタン

入力内容を破棄しダイアログを閉じます。

- 24 -

２－４－４．搬入設備を入力する【使用願：搬入設備情報】「＋」ボタンをクリックして搬入設備ダイアログを表示します≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

搬入設備

表示

搬入設備を表示します。（複数表示可）「＋」ボタンボタン

使用者ダイアログを表示します。

- 25 -

【搬入設備ダイアログ】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

機器名

必須

機器名を入力します。

台数

必須

台数を入力します。

付帯工事の有無

必須付帯工事の有無を選択します。

備考

任意

機器の重量、大きさ等を入力します。特に電気、ガス、水道等について大量に使用する場合は、その旨を記入してください。

追加ボタン

ボタン

入力された内容で追加します。

キャンセルボタン

ボタン

入力内容を破棄しダイアログを閉じます。

- 26 -

２－４－５．添付ファイルを入力する
ここで添付ファイルを登録します。

【使用願：添付ファイル情報】≪画面項目≫
項目名

I/O

説明表示名

表示

添付ファイルの表示名を入力します。

ファイル

表示

ファイル選択ダイアログからファイルを選択する。

【ファイル選択】② 添付したいファイルを選択します① 開くボタンをクリックします- 27 -

２－４－６．注意事項に同意する【使用願：注意事項】

同意いただけない場合、応募できませんのでご了承ください。
≪画面項目≫
項目名

I/O

注意事項

表示

同意します

必須

説明
公募に関する注意事項を表示します。
※上図の表示内容は取扱説明書用のサンプルです。実際の内容とは異なりますのでご了承ください。
注意事項を読んだ上で同意の意思を示すためにチェックします。
同意いただけない場合、応募できませんのでご了承ください。

- 28 -

２－４－７．退去誓約に同意する【使用願：退去誓約】

同意いただけない場合、応募できませんのでご了承ください。
≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

退去日

必須

退去誓約に記載する退去日を入力します。

誓約内容

ﾁｪｯｸ

誓約内容を読んだ上で同意の意思を示すためにチェックします。
同意いただけない場合、応募できませんのでご了承ください。

- 29 -

２－４－８．通知設定を行う
使用願を登録する際に、指定のアドレスへ通知メールを送信します。代行入力で使用願を記入した場合、本来の応募者に利用申請が行われたことを通知できます。

【使用願：通知設定】≪画面項目≫
項目名

I/O

宛先ﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ任意

Cc ﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ

任意

送信方法

ﾗｼﾞｵ

説明
通知メールの宛先を指定します。
省略した場合、送信方法に「メールする」を選んだ場合でも、通知メールは送信されません。
通知メールを送信するその他の宛先を指定します。
複数の宛先を指定する場合はカンマで区切ってください。
通知メールの送信方法を指定します。

- 30 -

２－５．申請・利用状況を確認する
利用者が自身の室の申請・利用状況を確認します。

【利用状況情報】

申請中の使用願はダイアログを表示して内容を編集できます。

審議中および許可済の使用願は表示のみ行えます。

- 31 -

≪画面項目≫
項目名

I/O

説明

検索

ﾎﾞﾀﾝ

検索詳細ダイアログを表示します。
「２－３．室を条件指定して検索する」参照

編集ﾎﾞﾀﾝ

使用願ダイアログを表示します。
「２－４．室の使用願を登録する」参照

表示

ﾎﾞﾀﾝ

公募期間外である、または地区委員会以上の許可が下りている場合、使用願の変更は禁止されます。

印刷

ﾎﾞﾀﾝ

使用願の印刷用画面を表示します。

団地/棟/階/室番号

表示

団地名称、棟名称、階名称、室番号を表示します。

室 ID

表示

室 ID を表示します。

室呼称番号

表示

室呼称番号を表示します。

入居期間

表示

入居期間を表示します。

月数

表示

入居期間の利用月数を表示します。

使用料：単価表示

1 ㎡あたりの年額単価を表示します。

使用料：面積表示

室面積を表示します。

使用料：計

表示

利用月数に応じた使用料を表示します。

使用年限

表示

使用年限を表示します。

当初使用開始日表示

当初使用開始日を入力します。

状況

表示

申請状況を表示します。 （※1）
継続申請により登録された使用願には継続申請

ﾎﾞﾀﾝ

継続申請が可能であれば継続申請ボタンを表示します。

が表示されます。

※1 「状況」について
状況公募中
自室
申請中
空室

使用者・申請者あり

説明
申請可能な状況です。
申請して許可が下りて、自分が使用している状況です。
申請して許可待ちの状況です。
検索結果には表示するが、公募中でなく使用者もいない状況。
※運用者によって閲覧可能な設定にされている場合のみ表示されます。
通常では表示されません。
他者が使用中もしくは他者の申請が許可の決済途中で、申請を受け付けない状況。
※運用者によって閲覧可能な設定にされている場合のみ表示されます。
通常では表示されません。

- 32 -