スペース管理システム登録の手引き（2024-05-01 版）＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 目

次 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

１．システムへのログイン・ログアウト

・・・Ｐ２

２．言語の切り替え・・・Ｐ４

３．登録済の自室を確認・修正する

・・・Ｐ５

４．新規登録（利用申請）をする
４－１

登録施設（室）の選択

４－２

申請内容の入力

・・・Ｐ７（１）【申請内容】の入力

・・・Ｐ９（２）【グループ利用者】の入力

・・・Ｐ１０（補足１）共同利用者の面積を変更する場合

・・・Ｐ１２（補足２）共同利用者を削除する場合

・・・Ｐ１３（３）【室利用組織】の入力

・・・Ｐ１４（補足 1）室利用組織、使用面積を変更する場合

・・・Ｐ１７（補足 2）室利用組織を削除する場合

・・・Ｐ１９（４）入力内容の確認と申請の完了

・・・Ｐ２０５．登録済（使用中）の室を返却する

・・・Ｐ２１

６．代行入力・・・Ｐ２２

６－１

代行者による入力

・・・Ｐ２３

代行入力時の通知設定の入力

・・・Ｐ２６

６－２

・・・Ｐ２７◆別表

依頼者による確認（申請の承諾）

区分表

担当部署

施設部施設管理課施設マネジメント係

電９０－７１１６（伊都キャンパス）話e-mailssmshisetsu@jimu.kyushu-u.ac.jp

１．システムへのログイン・ログアウト
スペース管理システムのＵＲＬ（学内・学外アクセスＵＲＬ）

https://rent.facility2.kyushu-u.ac.jp/※学外からも同様の URL でアクセス可能となりました。
※URL が変更となりましたので、「お気に入り」や「ブックマーク」などに登録されている場合は、新アドレスへ設定変更していただきますようお願いいたします。
九州大学ホームページからもアクセスできます。
教職員/学生限定

九州大学ホームページ

教職員/学生限定

教職員向け情報業務支援（システム含む）

スペース管理システム
講義室予約システム2◆システムへログインする① SSO-KIDでログインします。
教員：入力・閲覧可能職員：閲覧可能（代行入力者は入力も可能。）※研究院長等の役職で入力する場合は、代行入力の権限を付与しますので、施設マネジメント係までご連絡ください。

①「スペース管理（利用者）」をクリックします。

◆システムからログアウトする① 画面右上にある氏名横の▽をクリックします。
② ログアウトをクリックします。

3

２．言語の切り替え①「スペース管理（利用者）」をクリックします。

①「言語切替」をクリックします。

②

該当する言語をクリックします。

※言語切り替え機能は、「スペース管理（利用者）」のみの機能となっております。
「講義室予約（利用者）」「レンタルスペース公募（利用者）」には言語切り替え機能はついておりませんのでご了承ください。

4３．登録済の自室を確認・修正する
使用している全ての部屋を以下の手順で確認（修正がある場合は修正）してください。

① ログイン後、「申請・利用状況」をクリックします。
（ログインの方法は P３参照）①登録されている室一覧が表示されます。

現在、使用している室と登録されている室が合致しているか確認ください。

②「編集」をクリックし、登録内容を確認します。

◎新規登録する場合→P７へ※対象の室が、「空室」でない場合は、「新規登録」ができません。
担当部署（施設部施設管理課施設マネジメント係）へご連絡ください。
担当部署が空室処理を行いますので、その後新規登録をお願いします。
◎使用しなくなった室がある場合返却申請をしてください。→P２１へ

5

①登録内容が表示②グループ利用者（入力方法は P１０～）、されます。

室利用組織（入力方法は P１４～）の内容もご確認ください。
確認するとタブの色が消えます。

※室利用組織は施設使用制度における、各部局の使用面積の算出で使用します。

③ 終了日が確定している場合は日付を選択してください。

① 入力内容修正後は「登録」ボタンをクリックください。
※変更が無い場合はこの操作は不要です。
「キャンセル」をクリックして次の部屋の確認に進んでください。
全ての部屋を同様の手順で確認し、システムからログアウトしてください。

完了

6

４．新規登録（利用申請）をする
４－１．登録施設（室）の選択「室マップ検索」画面が表示されますので１．地区→２．棟→３．階→４．室の順に選択してください。

※階を選択※対象の空室を選択：新規登録（利用申請）可能な室：自ら登録し、システムへの登録が完了した室：自ら登録し、システムへの登録準備中の室：他者が登録し、システムへの登録が完了した室：他者が登録し、システムへの登録準備中の室

7

① 登録したい室かどうかを確認し、「+」ボタンをクリックします。

次ページへ

8

４－２．申請内容の入力（１） 【申請内容】の入力※１

赤のタブは必須入力項目を含み、入力すると、色が消えます。
オレンジのタブは任意入力項目のみで、確認すると色が消えます。

③ 未入力でも構いません。

④ 退去日が確定している場合は入力してください。

① 用途を選択してください。(必須)② 室名称を記入してください。(必須)⑤ 利用目的を入力してください。

※１：室呼称番号の変更が必要な場合は、担当部署（施設部）までご連絡ください。

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（２） 【グループ利用者】の入力※代表者（申請者）以外の教員の利用がない場合は入力不要です。
→→→（３）【室利用組織】の入力(P１４)へ進んでください。
複数の教員で利用する場合は、【利用者の追加】をお願いします。
※共同利用者に教員以外（事務職員、技術職員など）を登録することはできません。
１）新規に共同利用者を追加する場合［例］
1 室（46 ㎡）を右図のように利用する場合＜共同利用者＞

＜代表者＞
教員 次郎

教授

32 ㎡

① 「グループ利用者」をクリック。

②「+」ボタンをクリック。

① 「🔍」ボタンをクリック。

10

教員 三郎
14 ㎡

准教授

① 教員名や部局名等を入力します。

② 検索をクリックします。

③ 選択します。

①追加する教員が使用している面積を入力します。

②「追加」ボタンをクリックします。
※面積の算出方法（按分方法）は、
１．利用人数による算出（按分）２．使用頻度を考慮して算出（按分）３．独自の方法等にて算出（按分）してください。

11追加されました。

※共同利用者が複数の場合は、同作業を繰り返してください。
※入力内容に修正等がない場合は P1４へ進んでください。
（補足１）共同利用者の面積を変更する場合① 変更したい共同利用者欄の「🖊」ボタンをクリックします。

——

10① 面積を変更します。

②「追加」ボタンをクリックします。

12

共同利用者の面積変更に伴い、代表者の面積が自動で修正されます。

変更されました。

（補足２）共同利用者を削除する場合① 削除したい共同利用者欄の「×」ボタンをクリックします。

共同利用者の面積変更に伴い、代表者の面積が自動で修正されます。

削除されました。

13

（３） 【室利用組織】の入力※ここで登録された組織およびその面積を、「施設使用制度」における「使用面積」として集計します。
「使用面積」の集計対象となるのは、区分ＩＤが「ＩＤ１：教育研究基盤」の室です。
① 「室利用組織」をクリックします。

１）新規に室利用組織を追加する場合②「+」をクリックします。

〈例〉46 ㎡の部屋を理学部のみで使用する場合。
※使用組織が複数の場合は、P１５へ進んでください。
① 「組織」を選択します。

② 「組織名」を選択します。
③ 「追加」をクリックします。

追加されました。

① 「登録」をクリックしてください。
※入力内容に修正等がない場合は P２０へ進んでください。

14

複数の部局で利用する場合〈例〉46 ㎡の部屋を理学部（３０㎡）と工学部（１６㎡）で利用する場合。

① 「組織」を選択します。

② 「組織名」を選択します。

③

面積を入力します。

追加されました。

① 「+」ボタンをクリックし、室利用組織を追加します。
※最大面積が既に割り当てられている場合は「＋」ボタンは表示されません。先に登録済の部局から面積を減らしてください。

次ページへ

15

① 「組織」を選択します。

② 「組織名」を選択します。

③

面積を入力します。

④「追加」ボタンをクリックします。

追加されました。

※使用組織が３つ以上となる場合も同様の方法で追加してください。
※入力内容に修正等が無い場合は P２０へ進んでください。

16

（補足 1）室利用組織、使用面積を変更する場合① 「🖊」ボタンをクリックします。

① 適宜変更します。
研究院

理学研究院
②「追加」ボタンをクリックします。
20

変更されました。

① 「+」ボタンをクリックし、残りの面積を割り当ててください。
※最大面積が既に割り当てられている場合は「＋」ボタンは表示されません。先に登録済の部局から面積を減らしてください。

17

①「組織」を選択します。

②「組織名」を選択します。

③

面積を入力します。
④「追加」ボタンをクリックします。

追加されました。

18

（補足２）室利用組織を削除する場合①削除したい組織欄の「削除」ボタンをクリックします。

削除されました。

削除に伴い、残り面積が無くなるように見直しをお願いします。
残り面積があるとエラーになり、登録できません。

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（４） 入力内容の確認と申請の完了
すべての入力が終わりましたら【入力内容の確認】を行います。
① 各項目をクリックし、入力内容を確認します。
※必須項目を入力し、タブの色(赤またはオレンジ)が消えたら右下の「登録」ボタンが押せます。

② 「登録」ボタンをクリック。

「申請中」と表示されます。
⇒

登録（申請）完了です。

① 「閉じる」ボタンをクリック。

「申請中」（水色）で表示されました。
他の室の新規登録がある場合は、４－１．登録施設（室）の選択（P7）からの作業を繰り返してください。
このあと、システム管理者にて「利用申請」を確認後、「使用登録」をおこないます。
→→→室の利用状況が「使用中」（赤色）となります。

20

５．登録済（使用中）の室を返却する
自らが登録している室を使用しなくなった場合は、「返却申請」をしてください。
①ログイン後、「利用状況」をクリックします。
（ログイン方法は P３参照）① 返却したい部屋の「編集」ボタンをクリックします。

② 「カレンダー」より退去日を選択。

③ 「返却申請」ボタンをクリック。
→返却申請完了です。
このあと、システム管理者にて「返却申請」を確認後、「空室登録」をおこないます。
→→→室の利用状況が「空室」となり、新たに「利用申請」が可能になります。

21

６．代行入力
施設の利用登録（スペース管理システムへの入力）は、室を利用する教員自ら入力することを原則としていますが、教員の長期出張等を考慮し、教員の代行者による入力（代行入力）も可能としています。代行入力を行うには、事前に「スペース管理システム代行入力依頼申請書」の提出が必要です。（講義室予約システム、公募システムの代行申請権限も同時に付与されます。
）必要事項を記入の上、施設部まで提出してください。
※「スペース管理システム代行入力依頼申請書」は以下のURLに掲載しております。
https://rent.facility2.kyushu-u.ac.jp/help/user/
ページ下の「代行入力依頼申請書」から様式をダウンロードしてください。
なお、代行入力された申請は仮申請となりますので、必ず教員本人による確認（申請の承諾）（P27 参照）が必要です。

通常入力
スペース管理システム

教員システム管理者①申請（担当部署）②登録

代行入力
システム管理者
教員（依頼者）（担当部署）① 代行入力依頼申請書②代行権限付与完了通知(E メール)

代行入力者

③代行申請

スペース管理システム

教員（依頼者）

システム管理者（担当部署）④E メール
⑤確認

⑥登録

22

６-1．代行者による入力①スペース管理システムに代行者の SSO-KID でログインします。
（ログイン方法は P３参照）②「代行入力」をクリックします。
※代行可能なユーザがいない場合は、「代行入力」は表示されません。

代行者の名前が表示されます。

「代行可能なユーザ」が表示されます。

① 代行する「ユーザ」を選択しま① 被代行者のログイン画面が表示されるので、「スペース管理(利用者)」をクリック。

クリックで代行入力をログアウトできます。
23

被代行者の名前が表示されます。

① 「申請・利用状況」をクリックします。

① 「編集」ボタンをクリック。

※登録済の自室を確認（P5参照）、室の新規登録（P7参照）、室の返却（P21参照）等の該当する操作を行ってください。代行入力時のみに表示される、依頼者への通知設定方法
についてはP26を参照してください。

① 代行者の名前をクリックし、ログアウトします。

24

① 被代行者が複数いる場合は、「代行入力」をクリックし、同作業を繰り返してください。

②「ログアウト」をクリックしてください。

完了※代行入力者により代行申請が行われると、依頼者へ代行入力がされたことの通知が Eメールで届きます。依頼者は申請内容の確認（P２７参照）をお願いします。
※代行入力者が入力時（P２６参照）に、依頼者への確認依頼メールを「送信しない」を選択すると E メールは届きません。

25

代行入力時の通知設定の入力「通知設定」は、代行入力時のみ表示されます。
依頼者へ代行入力されたことを通知および確認を依頼するためのメールを送信する設定を行います。
① 代行入力の場合のみ表示されます。
適宜修正等を行ってください。

※１
※２
※３

②これまでの申請内容を確認し、「登録」ボタンをクリックする。
※１：「送信メールアドレス」
依頼者の SSO-KID に登録されているメールアドレスが表示されています。
（送信先メールアドレスは変更可能です。）
・メールアドレス先に以下の内容をメール本文にて送信します。
１．申請番号
２．団地／棟／階／室番号
３．室名称※２：「ＣＣメールアドレス」※１の「送信メールアドレス」と同じ内容を送信します。
※３：「送信方法」
・9:10 ごろまとめてメールする。
（複数の申請を 1 日 1 回まとめてメール送信されます）
・申請後すぐにメールする。
（申請ボタンクリック後、すぐにメール送信されます）
・メールを送信しない。
（教員の確認が必要なため、原則選択しないでください。
）

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６-２．依頼者による確認（申請の承諾）
代行入力者により代行申請がおこなわれると、依頼者へ代行入力がされたことを通知および確認（申請の承諾）を依頼するＥメールが届きますので、確認作業をお願いします。
※代行入力者が、確認を依頼するメールを「送信しない」選択時は、Eメールは届きません。

①

スペース管理システムに SSO-KID にてログインします。（ログイン方法は P３参照）「申請・利用状況」画面を開きます。（P５参照）②③ 「印刷」ボタンをクリック「代理入力」となっている室をし、申請内容を確認します。

確認します。

（PDF にて表示されます。）④

申請内容に問題がなければ、「確認」ボタンをクリックし、申請の承諾をします。
⇒27

確認作業完了です。

◆別表＜区分表＞

区分

用途（主な建物）

１.教員研究室、２.教員実験室、３.講義室・演習室、４.ゼミ室・セミナー室、５.会議室・研修室、６.学科等事務室等、７.倉庫等、8.学部生・院生研究
ID1室、９.学部生・院生実験室、１０.授業用実験室、１２.学外者（非SSO-KID）、１３.改装・修理中・使用者未定等、１４.拠出スペース、20.部局等共教育研究基盤用(競争的研究室）スペース、21.部局等共用(競争的実験室）スペース、22.部局等共用(競争的会議室・倉庫等）スペース、23.部局等共用(共通的研究スペース室）スペース、24.部局等共用(共通的実験室）スペース、25.部局等共用(共通的会議室・倉庫等）スペース
１．全学管理スペース（全学レンタルスペース規則）
・ウエスト1～5号館、イースト1号館、コラボステーションⅠ,Ⅱ、総合研究棟（馬出、筑紫、大橋）、グローバルイノベーションセンター（筑紫、大橋）２．プロジェクトスペース（ウエスト１号館プロジェクトスペース規程）
・ウエスト１号館
ID2
３．その他プロジェクトスペース（ＣＯＩ等）（共進化社会システムイノベーション施設規程）
全学レンタル ・共進化社会システムイノベーション施設
スペース等
４．総長裁量スペース（博物館・文書館の一時確保スペースを含む）（全学レンタルスペース規則）
建物の全て：（伊都）パブリック1,4号館、（筑紫）筑紫地区共用棟
建物の一部：（伊都）ウエスト2,3号館、総合学習プラザ、イースト１号館、（筑紫）総合理工学研究院本館、カーボンニュートラルエネルギー国際研究所施設
５．学内共通利用施設（学内共通利用施設規則）
・次世代燃料電池産学連携施設、工学系総合研究棟

ID3
全学共用スペース

１．共通講義室等

基幹教育をおこなっている面積を対象（学部１年生を対象）
・センター１号館、２号館、５号館

２．共通セミナー室等

基幹教育をおこなっている面積を対象（学部１年生を対象）
・センター１号館

３．図書施設等学外に開放された閲覧・展示を目的とする施設が対象
・伊都図書館、中央図書館、馬出図書館、総合研究棟（筑紫）、芸術工学図書館、センター２号館（嚶鳴天空広場）、医学歴史館 、ウエスト4号館（100周年記念展示室）、イースト１号館（展望室）、稲盛財団記念館（京都賞ライブラリー）、ギャラリー（伊都）、椎木講堂、伊都標本資料研究・教育ブランチ

４．講堂

主として式典等イベントに使用する施設が対象
・椎木講堂、稲盛財団記念館（稲盛ホール）、百年講堂、多次元デザイン実験棟（講堂）、総合研究棟（筑紫ホール）

５．体育施設・総合体育館（伊都）、小体育館（伊都）、体育館（馬出）、体育館（九重筋湯）、体育館（大橋）６．情報学習室・短期留学生スペース・異文化交流スペース等

情報学習室は全学共用スペース拠出に関する運用基準に基づくスペース（ID2の建物に確保した日常的に開放されたスペース）

７．短期学生宿舎(演習林等)

宿泊施設の部屋のみとする。

８．その他共通スペース

上記１～７に係わる附属室（倉庫等を含む）

１．事務局・学部等事務部・推進室等（学部等事務部の部屋は事務部のみが専有して使用する部屋（ロッカー室等）：学科事務はＩＤ１）

ID4
全学支援スペース

２．共通会議室

・椎木講堂、稲盛財団記念館、ビッグオレンジ、百年講堂

３．リフレッシュスペース

不特定の部局が使用する建物にある日常的に開放されたスペース

４．課外活動施設

・亭々舎、課外活動施設Ｉ,Ⅱ（伊都）、弓道場（伊都）、アーチェリー場（伊都）、体育器具庫（伊都）、基礎研究Ｂ棟、更衣室（馬出）、医学部サークル棟Ａ、Ｂ棟、歯学部学生サークル棟、弓道場（馬出）厚生施設棟（大橋）、サークル共用施設（大橋）、艇庫（西戸崎）、艇庫（名島）、厩舎（伊都）

５．寄宿舎

・ドミトリーⅠ,Ⅱ,Ⅲ、協奏館、学生寄宿舎（井尻）、国際交流会館（井尻）６．宿泊施設・九重山の家、九重共同研修所

７．福利厚生施設

食堂または売店等の施設が対象
・ビッグオレンジ、生活支援施設（ビッグどら）、福利厚生施設（あかでみっくらんたん）、稲盛財団記念館、椎木講堂、伊都中央図書館、皎皎舎、センター２号館、生活支援施設（ビッグさんど）、西講義棟（ecafé)、講義棟・生活支援施設（ビッグリーフ）、ウエスト５号館（アグリダイニング）、イースト１号館（L-café)、中央図書館（ビッグスカイ）、基礎研究Ａ棟、福利厚生施設（筑紫）、学修支援施設（大橋）８．職員宿舎・馬出、姪の浜、田島、別府、宮崎、人吉、北海道、天草、津屋崎水産、西新、鳥飼、多々良

９．研修施設（複合施設）

・西新プラザ、九重共同研究施設、伊都ゲストハウス、日本ジョナサン・KS・チョイ文化館、外国人宿泊施設・同窓会館（馬出）１０．その他共通スペース

上記１～９に係わる附属室（倉庫等を含む）

１１．改装・修理中等事務局、学部等事務部が管理している部屋

ID5
建物共通スペース

１.便所等、２.電気室、３.機械室、４.エレベーター、５.通路・階段、６.その他管理（防災センター等）

ID6
跡地暫定スペース

１.箱崎サテライト