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大学共同利用機関法人自然科学研究機構個人情報保護規程

平成１７年４月１日
自機規程第５４号

目次
第１章

総則（第１条・第２条）

第２章

管理体制（第３条－第５条）

第３章

教育研修（第６条）

第４章

役職員等の責務（第７条）

第５章

個人情報等の取扱い（第８条－第１３条の１０）

第６章

情報システムにおける安全の確保等（第１４条－第３１条）

第７章

情報システム室等の安全管理（第３２条・第３３条）

第８章

個人データの提供及び業務の委託等（第３４条－第３５条）

第９章

安全確保上の問題への対応等（第３６条－第３９条）

第１０章

監査及び点検の実施（第４０条－第４２条）

第１１章

学術研究機関の責務（第４３条・第４３の２）

第１２章

雑則（第４４条・第４５条）

附則

第１章

総則

（目的）
第１条

この規程は，個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。），個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５０７号。
以下「政令」という。）及び個人情報の保護に関する法律施行規則（平成２８年個人情報保護委員会規則第３号。以下「委員会規則」という。）に基づき，大学共同利用
機関法人自然科学研究機構（以下「機構」という。）における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め，機構の業務の適正かつ円滑な運営を図りつつ，個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条

この規程における次の表の左欄に掲げる用語の定義は，右欄の規定に定めるものをいう。
個人情報法第２条第１項

保有個人情報法第６０条第１項
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個人情報ファイル

法第６０条第２項各号

本人

法第２条第４項

個人識別符号

法第２条第２項

要配慮個人情報法第２条第３項

個人関連情報法第２条第７項

個人関連情報データベース等法第１６条第７項

個人情報データベース等法第１６条第１項各号

個人データ法第１６条第３項

仮名加工情報法第２条第５項

仮名加工情報データベース等法第１６条第５項

匿名加工情報法第２条第６項

行政機関等匿名加工情報法第６０条第３項

備考

表中の「個人データ」には、法第６６条第２項第２号の定めに基づく政令第１８条に定める業務を行う場合における個人情報を含むものとする。

２

前項の規定に定めるもののほか，この規程における用語の定義は，次のとおりと
する。
一

機関等

大学共同利用機関法人自然科学研究機構組織運営通則（平成１６年通則第１号。以下「組織運営通則」という。）第２条に規定する大学共同利用機関及び共通施設等，第２条の２第１項に規定する機構直轄の研究施設並びに第３条に規定する組織のうち，次に掲げるものをいう。ただし，岡崎共通研究施設（組織運
営通則第２条第２項に基づき，第５０条第１号に規定する施設）については，組織
運営通則第５１条各号に掲げる施設を担当する大学共同利用機関に属するものとする。
イ

大学共同利用機関及び共通施設等（組織運営通則第２条。ただし，同条第２項を除く。）

ロ

機構直轄の研究施設（組織運営通則第２条の２第１項）

ハ

事務局（組織運営通則第３条第１項第１号。同項各号に掲げる組織を含む。）

ニ

岡崎３機関共通組織（組織運営通則第５０条に掲げる組織。ただし，同条第１号を除く。）

二機関等事務次に掲げる事務をいう。

イ

事務局（組織運営通則第３条第１項第１号）

ロ

国立天文台事務部（組織運営通則第２３条）

ハ

核融合科学研究所管理部（組織運営通則第２８条第１項第１号）

ニ

岡崎統合事務センター（組織運営通則第５０条第２号）

2

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三課室等

機構において，保有個人情報等の事務処理並びにこれに必要な個人情報の取扱い及び管理を担当する組織単位をいい，当該組織の単位については，各機関等において別に定める。
四役職員等

機構の役員及び職員，並びに個人情報の取扱いに従事している派遣労働者（労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法
律（昭和６０年法律第８８号）第２条第２号に規定する派遣労働者をいう。）をい
う。

第２章

管理体制

（個人情報保護最高責任者等）
第３条
２

機構に個人情報保護最高責任者を置き，機構長をもって充てる。

機構に総括個人情報保護管理者（以下「総括管理者」という。）１人を置き，機構長が指名する理事をもって充てる。

３

各機関等に，機関等個人情報保護管理者（以下「機関等管理者」という。）１人を置き，各機関等の長をもって充てる。

４

各課室等に個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）１人を置き，各課室等の長をもって充てる。

５

個人情報保護担当者（以下「保護担当者」という。）は，保護管理者が指名する者をもって充てる。

６

機構に個人情報監査責任者（以下「監査責任者」という。）を置き，監査室長をもって充てる。
（総括個人情報保護管理者等の任務）

第４条
２

総括管理者は，機構における個人情報の保護に関する事務を総括する。

機関等管理者は，機構における個人情報の保護に関する事務について総括管理者
を補佐するとともに，当該機関等における個人情報を適切に管理する。

３

保護管理者は，当該各課室等における個人情報の適切な管理を確保する。個人情報を情報システムで取り扱う場合，保護管理者は，当該情報システムの管理者と連携して，その任に当たる。

４

保護担当者は，保護管理者を補佐し，各課室等における個人情報の管理に関する事務を担当する。

５

監査責任者は，個人情報の管理の状況について監査する。
（個人情報の適切な管理のための委員会）

第５条

総括管理者は，個人情報の管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等を行う必要があると認めるときは，自然科学研究機構情報公開委員会を開催する。
3

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第３章

教育研修

（教育研修）
第６条

総括管理者は，個人情報の取扱いに従事する役職員等に対し，個人情報の取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
２

総括管理者は，個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する役職員等に対し，個人情報の適切な管理のため，情報システムの管理，運用及びセキ
ュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

３

総括管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，課室等の現場における個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。

４

保護管理者は，当該課室等の役職員等に対し，個人情報の適切な管理のため，総括管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じなければならない。

第４章

役職員等の責務（役職員等の責務等）
第７条

個人情報の取扱いに従事する役職員等及びその職にあった者は，その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。
２

役職員等は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規程等の定め並びに総括管理者，機関等管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，個人情報を取り扱わなけ
ればならない。

第５章

個人情報等の取扱い（アクセス制限）第８条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容（個人識別の容易性（匿名化の程度等），要配慮個人情報の有無，漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。）に応じて，当該個人データにアクセスする権限を有する役職員等の範囲と権限の内容を，当該役職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
２

アクセス権を有しない役職員等は，個人データにアクセスしてはならない。
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３

役職員等は，アクセス権を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で個
人データにアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第９条

役職員等が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても，保護管理者は，次の各号に掲げる行為については，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，役職員等は，保護管理者の指示に従い行うものとする。
一

個人データの複製

二

個人データの送信

三

個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し

四その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正

等）
第１０条

役職員等は，個人データの内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行うものとする。
（媒体の管理等）
第１１条

役職員等は，保護管理者の指示に従い，個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管及び施錠等を行うものとする。
（廃棄等）
第１２条

役職員等は，個人データ又は個人データが記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要になった場合は，保護管理者の指示に従い，当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。特に，個人データの消去や個人データが記録されている媒体の廃棄を委託する場合（２以上の段階にわたる委託を含む。）には，必要に応じて機構職員が消去及び廃棄に立ち会い，又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど，委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
（個人データの取扱状況の記録）
第１３条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
（利用目的の特定）第１３条の２

役職員等は，個人情報を取り扱うに当たっては，その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
２

役職員等は，利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と関連性を有する
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008-05 2022/11/01と合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第１３条の３

役職員等は，あらかじめ本人の同意を得ないで，前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を取り扱ってはならない。
２

前項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
一

法令に基づく場合

二人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

五

学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

六

学術研究機関等（法第１６条第８項に規定する学術研究機関等をいう。以下同じ。）に個人データを提供する場合であって，当該学術研究機関等が当該個人デー
タを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
（不適正な利用の禁止）

第１３条の４

役職員等は，違法又は不当な行為を助長し，又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
（適正な取得）第１３条の５

役職員等は，偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
２

役職員等は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで，要配慮個人情報を取得してはならない。
一

法令に基づく場合

二人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務
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を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得る
ことにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
五学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

六

学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって，当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

七

当該要配慮個人情報が，本人，国の機関，地方公共団体，学術研究機関等，法第５７条第１項各号に掲げる者その他委員会規則で定める者により公開されている場合

八その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合（取得に際しての利用目的の通知等）
第１３条の６

役職員等は，個人情報を取得した場合は，あらかじめその利用目的を公表している場合を除き，速やかに，その利用目的を，本人に通知し，又は公表しなければならない。
２

役職員等は，前項の規定にかかわらず，本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本
人の個人情報を取得する場合は，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。ただし，人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要がある
場合は，この限りでない。

３

役職員等は，利用目的を変更した場合は，変更された利用目的について，本人に通知し，又は公表しなければならない。

４

前３項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
一

利用目的を本人に通知し，又は公表することにより本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二

利用目的を本人に通知し，又は公表することにより機構の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

三国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，利用目的を本人に通知し，又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

四取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
7008-05 2022/11/01（データ内容の正確性の確保等）
第１３条の７

役職員等は，利用目的の達成に必要な範囲内において，個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに，利用する必要がなくなったときは，当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
（仮名加工情報の作成等）
第１３条の８

役職員等は，仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を作成するときは，他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして委員会規則第３１条
で定める基準に従い，個人情報を加工しなければならない。
２

役職員等が仮名加工情報を作成したとき，又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第３項において読み替えて準用する第７項において同じ。）
を取得したときは，削除情報等の取扱いについて，第２章から第７章まで（第１３条の２から第１３条の１０まで及び第３０条から第３０条の３までを除く。）及び第１０章の規定を準用する。

３

役職員等は，第１３条の３の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，第１３条の２第１項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，仮名加工情報（個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。）を取り扱ってはならない。

４

仮名加工情報についての第１３条の６の規定の適用については，同条第１項及び第３項中「，本人に通知し，又は公表し」とあるのは「公表し」と，同条第４項第１号から第３号までの規定中「本人に通知し，又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

５

役職員等は，仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を適切に管理し，利用する必要がなくなったときは，当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては，第１３条の７の規定は，適用しない。

６

役職員等は，第３４条第１項及び第３４条の２第１項の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において，第３４条第４項中「前３項」とあるのは「第１３条の８第６項」と，同項第３号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第３項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と，第３４条の３第１項ただし書中「第３４条第１項各号又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定
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による個人データの提供にあっては，第３４条第１項各号のいずれか）」とあり，及び第３４条の４第１項ただし書中「第３４条第１項各号又は第４項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第３４条第４項各号のいずれか」とする。
７

役職員等は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

８

役職員等は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，電話をかけ，郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規定する信書便により送付し，電報を送達し，ファクシミリ装置若しくは電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって委員会規則で定めるものをいう。）を用いて送信し，又は住居を訪問するために，当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

９

仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては，第１３条の２第２項及び第３６条の２の規定は適用しない。
（仮名加工情報の第三者提供の制限等）

第１３条の８の２

役職員等は，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報（個人情報であるものを除く。次項及び第３項において同じ。）を第三者に提供してはならない。
２第３４条第４項及び第５項の規定は，仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において，同条第４項中「前３項」とあるのは「第１３条の８の２第１項」と，同項第３号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第５項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

３

第４章から第７章まで（第１３条の２から第１３条の１０まで及び第３０条から第３０条の３までを除く。），前条第７項及び第８項，第３５条並びに第３８条の規定は，仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において，前条第７項中「ために，」とあるのは「ために，削除情報等を取得し，又は」と読み替えるものとする。
（誤送付等の防止）第１３条の９

役職員等は，個人データを含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付，誤交付，又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため，個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ，複数の役職員等による確認やチェッ9008-05 2022/11/01

クリストの活用等の防止対策に努めなければならない。
（外的環境の把握）
第１３条の１０

役職員等は，外国において個人データを取り扱う場合は，当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で，個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

第６章

情報システムにおける安全の確保等（アクセス制御）第１４条

保護管理者は，個人データ（情報システムで取り扱うものに限る。以下本章（第２７条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等（パスワード，ＩＣカード，生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
２

保護管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
（アクセス記録）第１５条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データ

へのアクセス状況を記録し，その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
２

保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
（アクセス状況の監視）

第１６条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該個人データへの不適切なアクセスの監視のため，個人データを含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
（管理者権限の設定）
第１７条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
（外部からの不正アクセスの防止）
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第１８条

保護管理者は，個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正ア

クセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第１９条

保護管理者は，不正プログラムによる個人データの漏えい，滅失又はき損の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プ
ログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講じなければならない。
（情報システムにおける個人データの処理）
第２０条

役職員等は，個人データについて，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認する。
（暗号化）
第２１条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置（適切なパスワードの選択及びその漏えい防止の措置等を含む。）を講じなければならない。
２

役職員等は，前項の措置に基づき，その処理する個人データについて，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行わなければならない。
（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）

第２２条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データの漏えい，減失又はき損の防止のため，スマートフォン，ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講じなければならない。
（端末の限定）第２３条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う

端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
（端末の盗難防止等）
第２４条

保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
（端末の移動等）
第２５条

役職員等は，保護管理者が必要があると認める場合を除き，情報システムの端末を設置する場所から外部へ持出し，又は外部から持ち込んではならない。
（第三者の閲覧防止）
第２６条

役職員等は，情報システムの端末の使用に当たっては，個人データが第三11

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者に閲覧されることがないよう，その処理する端末から離れる場合等使用状況に応じて情報システムの利用停止の処理を行う等の必要な措置を講じなければならない。
（入力情報の照合等）
第２７条

役職員等は，情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて，入力

原票と入力内容との照合，処理前後の当該個人データの内容の確認，既存の個人データとの照合等を行わなければならない。
（バックアップ）
第２８条

保護管理者は，個人データの重要度に応じてバックアップを作成する場合には，分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
（情報システム設計書等管理）第２９条

保護管理者は，個人データに係る情報システムの設計書，構成図等の文書について関係者以外に知れることが無いよう，その保管，複製又は廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第３０条

保護管理者は，法第第７５条及び政令第２０条の規定に基づき，各課室等が保有している個人情報ファイルについて，個人情報ファイル簿（別紙様式第１号）
を作成しなければならない。
２

機関等管理者は，前項の規定により作成した個人情報ファイル簿を各機関等に備えるとともに，総括管理者に提出しなければならない。

３

総括管理者は，機構で作成した個人情報ファイル簿を事務局に備えて置き，一般の閲覧に供するとともにインターネットを利用して公表しなければならない。

４

保護管理者は，第１項の個人情報ファイルが法第６０条第３項に規定する行政機
関等匿名加工情報に該当するときは，当該個人情報ファイル簿に，法第１０８条に定める事項を記載しなければならない。

（行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等）
第３０条の２

行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等について必要な事項は，大学共同利用機関法人自然科学研究機構における行政機関等匿名加工情報の作成，提供及び適切な管理等に関する規程（令和４年自機規程第１３４号）において定める。
（匿名加工情報の取扱い）
第３０条の３

匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。）の取扱いについて必要な事項は，大学共同利用機関法人自然科学研究機構における行政機関等匿名加工
情報の作成，提供及び適切な管理等に関する規程（令和４年自機規程第１３４号）において定める。
（アクセス制御等の措置）
第３１条

保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，情報システムへ
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008-05 2022/11/01のアクセス制御，アクセス記録，外部からの不正アクセスの防止，コンピュータウィ
ルスによる漏えい等の防止，その処理を行う端末の限定及び端末の盗難防止等のための必要な措置を講じなければならない。
２

前項に規定する措置を講じるために，各機関等はそれぞれ必要な規則又は取扱い等を定めるものとする。

第７章

情報システム室等の安全管理（入退管理）
第３２条

保護管理者は，個人データを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する

室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が入出する場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。また，個人データを記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講じなければならない。
２

保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化
による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じなければならない。

３

保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。），パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

４

第１項に規定する情報システム室等の安全管理に関する措置を講じるために，各機関等はそれぞれ必要な規則又は取扱い等を定めるものとする。
（情報システム室等の管理）

第３３条

保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装

置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
２

保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。

第８章

個人データの提供及び業務の委託等（第三者提供の制限）
第３４条

役職員等は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ない
13

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で，個人データを第三者に提供してはならない。
一

法令に基づく場合

二人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。

四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

五

学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

六

学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（機構と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

七

当該第三者が学術研究機関等である場合であって，当該第三者が当該個人デー
タを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

２

機関等管理者は，第三者に提供される個人データについて，本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって，次に掲げる事項について，委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，総括管理者を通じて，個人情報保護委員会に届け出たときは，前項の規定にかかわらず，当該個人データを第三者に提供することができる。ただし，第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第１３条の５第１項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの（その全部又は一部を複製し，又は加工したものを含む。）である場合は，この限りではない。
一機構の名称，住所及び機構長の氏名

二

第三者への提供を利用目的とすること。

三

第三者に提供される個人データの項目

四第三者に提供される個人データの取得の方法

五

第三者への提供の方法

六

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止
すること。

七

本人の求めを受け付ける方法
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八その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして委員会規則で定める事項

３

機関等管理者は，前項第一号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく，同項第三号から第五号まで，第七号又は第八号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，委員会規則で定めるところにより，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，総括管理者を通じて個人情報保護委員会に届け出なければならない。

４

次の各号に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前３項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。
一機構が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合

二

合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

三

特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって，その旨並びに共同して利用される個人データの項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者の氏名について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

５

役職員等は，前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名，名称若しくは住所又は法人にあっては，その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく，同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（外国にある第三者への提供の制限）

第３４条の２

役職員等は，外国（個人の権利利益を保護する上で日本と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会が定めるものを除く。以下同じ。）にある第三者（個人データの取扱いについて法第４章第２節の規定により機構が講ずべきこととされている措置に相当する措置（第３項において「相当措置」という。）を継続的に講ずるために必要なものとして委員会規則第１６条に定める基準に適合する体制を整備している者を除く。
以下この項及び次項並びに第３４条の５第１項第２号において同じ。）に個人データを提供する場合には，前条第１項各号に掲げる場合を除くほか，あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては，同条の規定は，適用しない。
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２

役職員等は，前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には，委員会規則
第１７条に基づき，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

３

保護管理者は，個人データを外国にある第三者（第１項に規定する体制を整備している者に限る。）に提供した場合には，委員会規則第１８条に基づき，当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
（第三者提供に係る記録の作成等）

第３４条の３

役職員等は，個人データを第三者（法第１６条第２項各号に掲げる者を除く。以下次条（第３４条の５第３項において準用する場合を含む。）において同じ。）に提供したときは，委員会規則第１９条で定めるところにより，当該個人デー
タを提供した年月日，当該第三者の氏名又は名称その他の委員会規則第２０条で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし，当該個人データの提供
が第３４条第１項各号又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供にあっては，第３４条第１項各号のいずれか）に該当する場合は，この限りでない。
２

保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から委員会規則第２１条で定める期間保存しなければならない。
（第三者提供を受ける際の確認等）

第３４条の４

役職員等は，第三者から個人データの提供を受けるに際しては，委員会規則第２２条で定めるところにより，次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし，当該個人データの提供が第３４条第１項各号又は第４項各号のいずれかに該当する場合は，この限りでない。

２

一

当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者の氏名

二

当該第三者による当該個人データの取得の経緯
役職員等は，前項の規定による確認を行ったときは，委員会規則第２３条の定めるところにより，当該個人データの提供を受けた年月日，当該確認に係る事項その他委員会規則第２４条で定める事項に関する記録を速やかに作成しなければならない。
３

保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から委員会規則第２５条で定める期間保存しなければならない。
（個人関連情報の第三者提供の制限等）

第３４条の５

役職員等は，第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を
16

008-05 2022/11/01

構成するものに限る。以下同じ。）を個人データとして取得することが想定されるときは，第３４条第１項各号に掲げる場合を除くほか，次に掲げる事項について，あらかじめ委員会規則第２６条で定めるところにより確認することをしないで，当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
一

当該第三者が機構から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人デー
タとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。

二

外国にある第三者への提供にあっては，前号の本人の同意を得ようとする場合
において，委員会規則第１７条の定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

２

第３４条の２第３項の規定は，前項の規定により個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において，同条第３項中「講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは，「講じ」と読
み替えるものとする。

３

前条第２項及び第３項の規定は，第１項の規定により確認する場合について準用する。
（業務の委託等）

第３５条

保護管理者は，個人データの取扱いに係る業務（行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務を含む。以下同じ。）を外部に委託する場合は，個人情報の適切な管理を行う能力を有しないものを選定することが無いよう，必要な措置を講じるとともに，契約書等に次の各号に掲げる事項を明記し，委託先における責任者等の管理体制及び個人情報の管理の状況についての検査等必要な事項について書面で確認するものとする。
一

個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務

二

再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成１７年法律第８６号）第２条
第１項第３号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。本号及び第３項において同じ。委託先との契約書に，再委託に際して再委託先に求める事項は，再委託先が子会社である場合も，同様に求めるべきことを明記すること。）の制限又は条件に関する事項

三

個人情報の複製等の制限に関する事項

四

個人情報の漏えい等の事案の発生等における対応に関する事項

五

委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

六

法令又は契約に違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項

七

個人情報の安全管理措置に関する事項

八

契約内容の遵守状況についての報告に関する事項及び委託先における委託され17008-05 2022/11/01

た個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先の監査等に関する事項を含む。）
２

保護管理者は，個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合において，委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて，作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について，少なくとも年１回以上，原則として実地検査により確認するものとする。

３

保護管理者は，委託先において，個人データの取扱いに係る業務が再委託される
場合には，委託先に第１項の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は保護管理者自らが前項の措置を実施する。また，個人データの取扱いに係る業務について，再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

４

保護管理者は，個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場
合は，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記す
るものとする。

５

保護管理者は，個人データを提供又は業務委託する場合には，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，個人データの秘匿性等その内容などを考慮し，特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し，又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。

６

保護管理者は，個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，取扱いを委託する個人情報の範囲を，委託する業務内容に照らして必要最小限にしなけ
ればならない。

第９章

安全確保上の問題への対応等（事案等の報告及び再発防止措置）
第３６条

個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれ（以下「事案等」という。）を認識した場合に，その事案等を認識した役職員等は，直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告するものとし，これに加えて，当該事案等が，大学共同利用機関法人自然科学研究機構情報セキュ
リティ対策に関する基本規程（平成２８年自機規程第１１１号）第３条第８号に定める情報セキュリティに関するものの場合は，大学共同利用機関法人自然科学研究機構情報セキュリティ対策基準（平成２８年最高情報セキュリティ責任者決定）２．
（１２）に定める機関統一窓口へ報告するものとする。
２

保護管理者は，前項の報告を受けた場合は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラム18

008-05 2022/11/01の感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う（役職員等に行わせることを含む。）ものとする。
３

保護管理者は，第１項の報告を受けた場合は，事案等の発生した経緯及び被害状況等を調査し，総括管理者及び当該機関等管理者に報告しなければならない。ただし，特に重大と認める事案等が発生した場合には，直ちに総括管理者及び当該機関等管理者に当該事案等の内容等について報告するものとする。

４

当該保護管理者は，事案等の発生した原因を分析し，再発防止のための必要な措置を講じるものとする。
（漏えい等の報告等）

第３６条の２

総括管理者は，機構が取り扱う個人データの漏えい，滅失，毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして委員会規則第７条で定めるものが生じたときは，委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。
２

前項に該当する事態が生じた場合，当該機関等管理者は総括管理者に相談の上，本人に対し，委員会規則第１０条で定めるところにより，当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし，本人への通知が困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。
（公表等）

第３７条

第３６の２条第１項の規定による報告及び同条第２項の規定による通知を要しない場合であっても，機構は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る個人データの本人への連絡等に努めるものとする。
（苦情処理）
第３８条

総括管理者は，個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２

苦情の相談の受付等を行う窓口を機関等事務に置く。

３

苦情を受け付けたときは，関係する課室等は，苦情に関する当該個人情報の取扱いの状況等を迅速に調査し，適切な処置について総括管理者及び機関等管理者と協議しなければならない。

４

苦情の処理は，必要と認めるときは総括管理者のもとで行うものとする。

５

苦情の処理結果は，必要と認めるときは，苦情を申し出た者に書面で通知するも
のとする。
（懲戒等）

第３９条

機構長は，法第８章（第１７１条、第１７５条及び第１７６条を除く。）に
19

008-05 2022/11/01

規定する行為を行った者又はこれに相当する行為を行った者について，懲戒等が相当と判断した場合は，大学共同利用機関法人自然科学研究機構職員懲戒規程（平成１６年自機規程第４０号）に基づき行うものとする。

第１０章

監査及び点検の実施

（監査）
第４０条

監査責任者は，個人情報の適切な管理を検証するため，第２章から第９章に規定する措置の状況を含む機構における個人情報の管理の状況について，定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行い，その結果を総括
管理者に報告するものとする。
２

前項の監査に当たっては，大学共同利用機関法人自然科学研究機構内部監査規程（平成１８年自機規程第５９号）に基づき実施するものとする。
（点検）

第４１条

保護管理者は，各課室等における個人情報の記録媒体，処理経路及び保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を各機関等管理者を経て総括管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第４２条

総括管理者は，前２条の規定に基づく監査及び点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講じるものとする。

第１１章

第４３条

学術研究機関の責務

削除（学術研究機関の責務）
第４３条の２

機構は，学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて，法の規定を遵守するとともに，その適正を確保するために必要な措置を自ら講じ，かつ，当該措置の内容を公表するよう努めることとする。

第１２章

雑則

（補則）
第４４条

この規程に定めるもののほか，開示及び訂正等その他個人情報の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
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008-05 2022/11/01（安全管理措置等に関する努力義務）
第４５条

役職員等は，第５章から第８章までに規定するもののほか，個人情報に係る本人の権利利益が保護されるよう，取り扱うあらゆる個人情報について、同章に規定する安全管理措置等を講ずるよう努めなければならない。

附則

この規程は，平成１７年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２７年３月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２７年１２月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２９年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２９年５月３０日から施行する。
附則

この規程は，平成３０年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成３１年３月１日から施行する。ただし，改正後の第３５条第２項の規定は，平成３１年４月１日から適用する。
附則

この規程は，令和４年４月１日から施行する。
附則

この規程は，令和４年１１月１日から施行する。

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008-05 2022/11/01
別紙様式第１号（第３０条関係）
大学共同利用機関法人 自然科学研究機構個人情報ファイル簿

個人情報ファイルの名称
法人の名称

大学共同利用機関法人 自然科学研究機構

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

記録項目

記録範囲
記録情報の収集方法
要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
記録情報の経常的提供先

開示請求等を受理する組織の名称
及び所在地

（名 称）
（各機関等事務個人情報窓口）（所在地）

訂正及び利用停止に関する他の法律又はこれに基づく命令の規定による特別の手続等□法第６０条第２項第１号（電算処理ファイル）
個人情報ファイルの種別

令第２０条第７号に該当する
ファイル
□有 □無

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□法第６０条第２項第２号（マニュアル処理ファイル）008-05 2022/11/01
行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（名 称）（各機関等事務個人情報窓口）
行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（所在地）

行政機関等匿名加工情報の概要作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名
称及び所在地作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができ
る期間
備

考

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