理事会・社員総会・評議員会の新型コロナ感染症対応について
全国公益法人協会相談室顧問

弁護士

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熊谷則一

熊谷則一

新型コロナ感染症の関係で、理事会等の開催についてのご質問が大変多くなっております。そこで、一般社団財団法人法の基本的な考え方をまとめましたので、ご参照ください。

～内容～
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理事会

（１）現実に開催する場合（２）決議の省略（みなし決議）による場合
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社員総会（１）現実に開催する場合（２）決議の省略（みなし決議）による場合
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評議員会（１）現実に開催する場合（２）決議の省略（みなし決議）による場合
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理事会社員総会・評議員会の開催の延期

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理事会

（１）現実に開催する場合【ポイント】※

理事会では、代理人による議決権行使や書面による議決権行使は認められていない。

※

出席しているのと同等に相互に十分議論できるのであれば、ｗｅｂ会議、ＴＶ会議、電話会議による参加も出席と認められる（全員がｗｅｂ会議で参加するという形でも良い。）【解説】◆

一般法人法上、理事は法人と委任関係にあり（法６４条）、理事は善良な管理者の注意義務を負って委任事務を処理しなければならない（民法６４４条）ため、理事は、自ら理事会に出席して議論を尽くして業務執行の意思決定をしなければならないと解されています。したがって、理事は、理事会において、代理人によって議決権を行使することも、書面によって議決権を行使することも認められていません（唯一の例外が（２）の決議の省略です。）。

◆

もっとも、理事会で重要なのは、理事自身が議論ができるということなので、理事会が開催される場所に理事が存在しなくても、出席しているのと同等に相互に十分議論できるのであれば、ｗｅｂ会議、ＴＶ会議、電話会議による参加も出席と認められると解釈されています。そのため、法令が定める理事会議事録の記載事項の中には、「理事会が開催された日時及び場所（当該場所に存しない理事、監事又は会計監査人が理事会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）」（規則１５条３項１号）という事項があり、ここでは、当該場所に存しない理事がｗｅｂ会議によって出席した場合にはその旨を記載することが定められています。したがって、ｗｅｂ会議を活用して、現実に理事会を開催することが可能です。

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（２）決議の省略（みなし決議）による場合【ポイント】※

法９６条に定める理事会決議の省略の方法が可能である旨が定款に定められていなければならない。

※

全理事の書面又は電磁的方法による同意と全監事が異議を述べないことが必要である。理事の過半数の同意では、決議の省略は成立 しない。

※

業務執行理事等の職務執行状況の報告は現実に開催する理事会でなされなければならない。

【解説】◆

一般法人法９６条は、理事会設置一般社団法人（公益社団法人を含みます）や一般財団法人（公益財団法人を含みます。）は、理事が理事会の決議の目的である事項について提案した場合において、当該提案につき理事（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監事が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の理事会決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる、ということを定めています。
すなわち、①理事会決議について法９６条が定めるみなし決議を認める旨の定款の定めがあること、②全理事の書面又は電磁 的記録による同意があること、③監事が異議を述べないこと、という要件を満たした場合には、 当該提案についての理事会決議があったものとみなすことができるので、現実に理事会を開催して理事が出席する必要はありません。全理事が同意して監事にも異議がないのであれば、理事が出席した理事会で議論する必要がないので、理事出席による理事会開催の唯一の例外として、書面決議 ・電磁的方法による決議が認められています。

◆

なお、理事会で報告すべき事項を理事及び監事の全員に通知したときは当該事項を理事会に報告することを省略できます（法９８条１項）が、この方法による報告の省略は、業務執行理事等の職務執行状況の報告では認められていない（法９８条２項）ので、この報告については、理事会を開催して報告しなければならないことに留意してください。

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社員総会

（１）現実に開催する場合【ポイント】※

社員の書面による議決権行使や電磁的方法による議決権行使を認める場合には、社員総会の招集を決める理事会における決議が必要である（代理人による議決権行使は、理事会決議不要。）。

【解説】◆

社員総会を招集するにあたっては、理事会において、社員総会の日時及び場所等、法３８条１項、規則４条に定める事項を決議しなければなりません。
この法３８条１項の中には、「社員総会に出席しない社員が書面によって議決権を行使することができることとするときは、その旨」（法３８条１項３号）、「社員総会に出席しない社員が電磁的方法によって議決権を行使することができることとするときは、その旨」が定められています。すなわち、社員の書面による議決権行使や電磁的方法による議決権行使を認めるには、社員総会の招集を決定する際に、その都度、理事会で決議する必要があります。

◆

なお、書面による議決権行使を認める場合には、招集通知と共に、すべての議案を記載した社員総会参考書類と、各議案についての賛否を記載する欄等を設けた議決権行使書面を社員に送付しなければなりません（法４１条１項）。社員総会参考書類に記載すべき事項は規則５条に定められてあり、議決権行使書面に記載すべき事項は規則７条に定められているので、必要に応じてご参照ください。
また、電磁的方法による議決権行使を認める場合には、招集通知と共に、すべての議案を記載した社員総会参考書類を社員に送付しなければなりません（法４２条１項）。社員総会参考書類に記載すべき事項は、規則５条に定められています。

◆

他方、代理人による議決権行使は、理事会での決議は必要ありません。む
しろ、社員の権利ですから、代理人による議決権行使を拒否することは違法です。

◆議決権行使書面も電磁的記録も委任状も、社員総会の日から３カ月間、主4たる事務所に備え置き、社員からの閲覧・謄写請求に応じる必要があります（法５０条～５２条）。
◆

現実に社員総会を開催する場合には、時節柄、社員の着席の距離に配慮することや、消毒・除菌を徹底することなどにご留意ください。

（２）決議の省略（みなし決議）による場合【ポイント】※

全社員の書面又は電磁的記録による同意が必要。過半数の同意では法律上の要件を満たさない。

※

計算書類の承認等を行う定時社員総会についても決議の省略の方法をとることができる。

※

理事（代表理事）から全社員に提案書を送付し（定時社員総会をみなし決議で行うのであれば、定時社員総会の招集を決定するはずの理事会でみなし決議にする旨を決議する。）、同意書（同意する旨の電磁的記録）を返送してもらう。

※

社員の数が多い場合には、事実上、困難。

【解説】◆

一般法人法５８条１項は、理事が社員総会の目的である事項について提案した場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の 社員総会決議があったものとみなす旨を定めています。
ここでは、「社員の全員の同意」があれば、当該提案につき可決する旨の社員総会決議があったものとみなされるので、現実に社員総会を開催する必要はない、ということになります。社員の過半数の同意では、法律の要件は満たしません。

◆

この決議の省略の方法で定時社員総会での決議事項を可決したものとみなすことも可能です。そして、定時社員総会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされた場合には、その時に当該定時社員総会が終結したものとみなされます（法５８条４項）。
したがって、「定時社員総会終結の時まで」とされている理事の任期は、「定5時社員総会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされた」時に任期が切れることになります。
◆

定時社員総会を決議の省略の方法で行う場合の実務的な手続きとしては、定時社員総会の招集を決定するはずの理事会でみなし決議にする旨 や提案事項等を決議し、理事（代表理事）から全社員に提案書と 同意書を送付し、同意書（同意する旨の電磁的記録）を返送してもらう、ということになります。

◆

この方法は「社員全員の同意」が必要なので、社員数が多い法人の場合には、現実には成立させることが難しい方法でもあります。

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評議員会

（１）現実に開催する場合【ポイント】※

評議員会では、代理人による議決権行使や書面による議決権行使は認められていない。

※

出席しているのと同等に相互に十分議論できるのであれば、ｗｅｂ会議、ＴＶ会議、電話会議による参加も出席と認められる（全員がｗｅｂ会議で参加するという形でも良い。）【解説】◆

一般法人法上、評議員は法人と委任関係にあり（法１７２条１項）、評議員は善良な管理者の注意義務を負って委任事務を処理しなければならない（民法６４４条）ため、評議員は、自ら評議員会に出席して議論を尽くして業務執行の意思決定をしなければならないと解されています。したがって、評議員は、評議員会において、代理人によって議決権を行使すること も、書面によって議決権を行使することも認められていません（唯一の例外が（２）の決議の省略です。）。理事会の場合と同様です。

◆

もっとも、評議員会で重要なのは、評議員理事自身が議論ができるということなので、評議員会が開催される場所に評議員が存在しなくても、出席しているのと同等に相互に十分議論できるのであれば、ｗｅｂ会議、ＴＶ会議、電話会議による参加も出席と認められると解釈されています。そのため、法令が定める評議員会議事録の記載事項の中には、「評議員会が開催された日6時及び場所（当該場所に存しない理事、監事、会計監査人又は評議員が評議員会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）」（規則６０条３項１号）という事項があり、ここでは、当該場所に存しない評議員や理事・監事がｗｅｂ会議によって出席した場合にはその旨を記載することが定められています。したがって、ｗｅｂ会議を活用して、現実に評議員を開催することが可能です。

（２）決議の省略（みなし決議）による場合【ポイント】※

全評議員の書面又は電磁的記録による同意が必要。過半数の同意では法律上の要件を満たさない。

※

理事（代表理事）から全評議員に提案書を送付し（定時 評議員会をみなし決議で行うのであれば、定時評議員会の招集を決定するはずの理事会でみなし決議にする旨を決議する。）、同意書（同意する旨の電磁的記録）を返送してもらう。

【解説】◆一般法人法１９４条１項は、理事が評議員会の目的である事項について提案した場合において、当該提案につき評議員（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の評議員会決議があったものとみなす旨を定めています。
ここでは、議案について利害関係がある評議員を除いた「評議員の全員の同意」があれば、当該提案につき可決する旨の評議員会決議があったものとみなされるので、現実に評議員会を開催する必要はない、ということになります。評議員の過半数の同意では、法律の要件は満たしません。

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この決議の省略の方法で定時評議員会での決議事項を可決したものとみなすことも可能です。そして、定時評議員会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の評議員会の決議があったものとみなされた場合には、その時に当該定時評議員会が終結したものとみなされます（法１９４条４項）。
したがって、「定時評議員会終結の時まで」とされている理事の任期は、「定7時評議員会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の評議員会の決議があったものとみなされた」時に任期が切れることになります。
◆

定時評議員会を決議の省略の方法で行う場合の実務的な手続きとしては、定時評議員会の招集を決定するはずの理事会でみなし決議にする旨や提案事項等を決議し、理事（代表理事）から全評議員に提案書と同意書を送付し、同意書（同意する旨の電磁的記録）を返送してもらう、ということになります。

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理事会・社員総会・評議員会の開催の延期【ポイント】※

今般の新型コロナ感染症に伴う影響のように、やむを得ない事由により、当初予定していた時期に開催できない場合、その状況が解消された後合理的期間内に開催しても、行政庁はその旨を勘案して対応することを明確にしている。

【解説】◆

今般の新型コロナ感染症が広範に流行した場合には、定時社員総会・定時評議員会やこれらの開催を決める決算理事会等の開催を延期することができるのかが問題となることが想定されます。例えば、定款に「定時社員総会は、毎事業年度の終了後３か月以内に開催する。」「定時評議員会は、毎事業年度の終了後３カ月以内に開催する。」などと定められている場合に、この期間を超えて延期してもよいのかが問題となります。
この点について内閣府は、そのメールマガジンの中で「今般の新型コロナ感染症に伴う影響のように、やむを得ない事由により、当初予定していた時期に開催できない場合、その状況が解消された後合理的期間内に開催しても、行政庁はその旨を勘案して対応する」旨を明らかにしています。
（この点について若干補足すると、会社法は、定時株主総会についても法人法の社員総会と同様の規定を定めていて、多くの株式会社が定時株主総会を毎事業年度終了後３カ月以内に開催する旨を定款で規定しています。
この関係で、今般の新型コロナウイルス感染症との関係で、定時8

株主総会の開催について、法務省が次のような見解をＨＰ上で（http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00021.html）明らかにしています。
すなわち、「定時株主総会の開催時期に関する定款の定めがある場合でも、通常、天災その他の事由によりその時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じたときまで、その時期に定時株主総会を開催することを要求する趣旨ではないと考えられます。
したがって、今般のコロナウイルス感染症に関連し、定款で定めた時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じた場合には、その状況が解消された後合理的な期間内に定時株主総会を開催すれば足りるものと考えられます。」とのことです。
内閣府の見解は、この法務省の見解と同様のものと考えられます。）◆

問題は「やむを得ない状況」であるか否かの判断であり、緊急事態宣言がなされた地域では、「やむを得ない状況」と判断してもよいように思います。
他方、それ以外の地域等では、地域の感染者の発生状況や予想される出席者の数、感染予防の対応の可否等の諸般の事情を総合的に判断して決定することになると考えられます。

◆

定時社員総会や定時評議員会を延期する場合には、理事会で「やむを得ない状況」であると判断した上で、延期する旨を決議（みなし決議も可）してください。
以上
2020/04/09

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