« Smart Station flat »Intégrer les tâches standardiséeset promouvoir la réforme sur lesméthodes de travail via lestechnologies TIC

Département de Saitama

Promouvoir l’emploi des personnes handicapées etsensibiliser le public à l’embauche des handicapés
dans les services publics

Aperçu1. Gestion de flat
A flat, hormis 3 employés titulaires, on a environ 30
autres personnes (nommées pour l’année fiscale) en
fonction dont 10 sont des handicapés, ce qui permet
de créer un lieu où les personnes saines et leshandicapés peuvent travailler ensemble.

Contexte

Dans la préfecture de Saitama, promouvoir une
réforme des méthodes de travail est devenu un sujet
de réflexion pour agir efficacement dans les tâches
standardisées et assistées des services administratifs
départementaux, tout en donnant aux employés
l’occasion de faire un travail productif et créatif.
Concernant le recrutement des personnes
handicapées, le taux d’emploi fixé par la loi nationale
est atteint mais pour arriver au taux de 3% fixé par ledépartement, il est nécessaire de promouvoir
davantage l’emploi des personnes handicapées.
Pour améliorer à la fois la productivité et la créativité
des employés, l’introduction des technologies TIC a
apporté une meilleure efficacité au travail
standardisé en vigueur dans chaque service
administratif et Smart Station Flat (ci-aprèsdénommé « flat ») qui permet aux personnes
handicapées et aux personnes en bonne santé detravailler ensemble, a été mis en place en avril 2020,
dans les services du personnel de l’administrationgénérale.

Intégration et globalisation des tâches

2. Travail effectué à flat(1) Travail temporaire
Actuellement, le travail de base se décline en 18
tâches différentes consistant par exemple à faire desphotocopies de documents destinés aux réunions, àrassembler les documents, à coller des étiquettes ou
à fabriquer des cartes de visite. Il existe aussi d’autres
tâches selon les nécessités du bureau.
Il existe deux équipes affectées respectivement auxtâches assistées par les technologies TIC et auxtâches manuelles, et dans les deux cas, le travail
progresse régulièrement.

Objectifs

Promouvoir une réforme des méthodes de travail
dans les services administratifs départementaux, enintégrant les tâches standardisées et en opérant plus
efficacement grâce aux technologies TIC, grâce à lastandardisation et à la globalisation, tout en offrant
aux employés l’occasion de s’adonner à un travail
productif et créatif.

1(2) Travail régulier
Il consiste à distribuer le courrier dans les bureaux ou
le journal du soir, à heure fixe en empruntant destrajets différents.
En plus de (1) et (2), un système d’enregistrement autéléphone IP et le prêt d’ordinateurs portables et decaméras WEB ont été mis en place pour répondre au
nombre croissant d’employés travaillant à domicile
suite aux mesures de prévention contre l’épidémiede coronavirus.

Caractéristiques et innovations

1. Accroître l’efficacité du travail standardisé dans lesservices administratifs
A flat, on ne se contente pas tout simplementd’intégrer les tâches, on cherche à accroître leurefficacité à travers (1) l’utilisation des technologies
TIC, (2) la normalisation et (3) la globalisation.
(1) Utilisation des technologies TIC
Sur la base de l’avancement DX, le traitement
efficace des tâches est obtenu en ayant recours auxtechnologies TIC, comme les enquêtes AI-OCR, etl’enregistrement des conférences à l’aide des outils
de reconnaissance vocale AI par exemple. Les
personnes handicapées utilisent aussi lestechnologies TIC, ce qui permet d’élargir lespossibilités de travail.
De plus, en introduisant le « système de réception etde gestion des commandes » et le « Bulletin WEBquotidien » pour l’aide au personnel handicapé, on negère plus exclusivement le travail standardisé mais on
favorise aussi l’utilisation des technologies TIC.

Rendement favorisé par le recours aux technologies TIC(2) Normalisation
Les tâches et les façons de travailler standardisées
qui variaient jusqu’alors selon les bureaux comme lechoix de la grosseur ou de la police des caractèrespour la fabrication des fichiers, sont désormais

unifiées. Cela permet de réduire les consignes detravail, d’éviter les prises de décisions ou leshésitations et d’accélérer le rythme de travail.
Le personnel qui reçoit les ordres, peut se faire plus
facilement une idée du travail fini et on peut éviter lesennuis liés aux retards dans la livraison des travaux.
(3) Globalisation
Flat est équipé d’une plieuse de papier, d’une
sertisseuse de boîte, d’un calculateur, d’une machinede découpage automatique et d’un scanner pour leslivres qui lui permettent de traiter synthétiquement
le travail demandé par les différents services
administratifs. La standardisation des méthodes
pour les travaux de même type, accélère et favorise
par la répétition et l’entraînement du personnel, letraitement adéquat du travail.
2. Favoriser encore plus l’emploi des personnes
handicapées
A flat, les personnes en situation de handicap ne sont
pas regroupées mais travaillent avec les personnes
en bonne santé, en effectuant les mêmes tâches.
On y réalise toutes sortes de travaux de soustraitance demandés par les différents services
administratifs et en morcelant le travail qui est
diversifié et d’envergure variable, on peut offrir untravail adapté à l’handicap particulier de l’employé.
Puisque tout le monde travaille ensemble, lespersonnes en bonne santé comprennent mieux
l’handicap, et les handicapés stimulés par laprésence des personnes saines, peuvent ainsi
améliorer leurs aptitudes.

Résultats

En intensifiant sur chaque lieu de travail, lastandardisation des tâches demandées par lesservices administratifs, les employés peuvent
simultanément s’adonner à des travaux plus créatifs
et productifs.
Avec l’utilisation des technologies TIC, lastandardisation et la globalisation du travail, lestâches comparées au travaux individuels mis envigueur jusqu’à présent, se réalisent à moindre frais
et gagnent en efficacité.
Les résultats des enquêtes réalisées l’an dernierauprès des employés, ont révélé qu’environ 90% despersonnes ayant fait cette expérience jugent que« leur temps de travail a été réduit ».
En recrutant un nombre fixe de personnes ensituation de handicap, on peut leur assurer un lieud’activité et familiariser le public à l’emploi deshandicapés dans la fonction publique.

Défis et solutions

Le mot flat est devenu familier et désigne un « lieu
ouvert où les personnes atteintes d’un handicap etles personnes en bonne santé « sont en situationd’égalité » et où le personnel « prend plaisir à aller ».
C’est un organisme qui favorise la compréhension duhandicap et où toutes les personnes en travaillant
ensemble se respectent mutuellement. Il vise une
gestion stable grâce à la collaboration de sesemployés et des organismes concernés.

Développements futurs et perspectives

On promeut le morcellement et le partage du travail
standardisé, on utilise les nouvelles technologies TIC
pour améliorer le rendement et on s’efforce de plus
en plus de faire avancer la réforme du travail dans lesbureaux de l’administration. Puis on crée pourchaque employé la possibilité de s’adonner à destâches plus productives dans le but d’améliorer laproductivité et la créativité et ainsi de proposer desservices toujours meilleurs aux habitants dudépartement.
Et pour que flat soit un lieu où les personnes
handicapées puissent améliorer leurs aptitudes, on
continue d’offrir un lieu de travail où elles puissent
faire toutes sortes d’expériences.

Liens de référence

https://www.pref.saitama.lg.jp/a0201/flat/flat_ope
n.html(Site internet du département de Saitama
Smart station, une plateforme attractive, flat)

Coordonnées de l’organisme compétent

Responsable:
Service du personnel, bureau des affaires générales
Téléphone : +81-048-830-7731
E-mail : a2425-17@pref.saitama.lg.jp