【23】年〔令和 年〕

月 日〔土曜日〕

東 京 税 理 士 界

Volume No.789〔第三種郵便物認可〕

2022 October

10月号

情報システム部・デジタル化委員会

Information System Department

顧問先に提供する資料のペーパーレス化
デジタル化委員会委員
令和 年度の税制改正にて、税理士法に税理士の業務の電子化等の推進が規定されましたが、これは税理士がその業務の電子化をしなければいけないというお話だけではありません。顧問先の電子化も推進していく必要があります。
「弊所も顧問先も電子化はなかなか一朝一夕にできるものではない」という会員も多いと思います。しかし、流れに身を任せて待っていたのでは、電子化が進む世の中において、他の職域の事業者が税理士業務へ進入してくるのを許してしまうことにもなりかねません。ましてや、顧問先は電子化を望んでいるにもかかわらず、税理士の電子化が進まないために、顧問先の利便向上を阻害してしまっているとしたら、それは後々大きな問題になりかねません。
既に令和 年 月からは電子帳簿保存法が施行され、令和 年 月からは適格請求書等保存方式（インボイス方式）もスタートする中において、顧問先と一緒に生産性を落とさずにその業務を正確に執り行うためには、電子化の大きな波を避けて通ることはできないのです。
なぜ電子化の大きな波がやってくるのか？
現在の顧問先と税理士事務所間で行われている税務会計業務は、①顧問先がコンピュータで処理した電子データを紙に出力して、税理士事務所に渡し、②それを税理士事務所では再びコンピュータに入力して電子データにして、電子申告を行い、③それを再び紙に出力して顧問先に返却するという極めて煩雑で、生産性の低い処理になっています。
理由は、顧問先と税理士事務所との間の多くの情報のやり取りを紙でつないでいるからです。
これまでは顧問先と税理士事務所は別々に電子化を行ってきてしまったと思います。そのため、その間をつなぐ情報のやり取りが紙のままという状態が続いているのです。これは何も顧問先と税理士事務所との間だけではありません。顧問先とその得意先や取引先とのやり取りにおいても、まだ紙を媒介としている場合が多いのです。これに待ったを掛ける大きな変化が来年やってきます。前述のインボイス方式です。
インボイス方式に移行した場合、懸念される事項が二つあります。
ひとつめが登録番号の確認です。インボイスに付されている登録番号がその課税事業者のものであるか、その確認は仕入控除側が行うことになります。一取引ごとに、Ｔ ＋ 桁の番号をどなたが？それを手作業で確認するのでしょうか？
また、インボイスは必ずしも請求書や領収書とは限りません。無数にある納品書もインボイスとなり得るということはご存知でしょうか？取引先間での締め日は月末とは限りません。また、決算日も月末とは限りません。例えば、締め日と決算日が一致しない場合、その差の取引分を課税仕入にするためには、取引先ごとに別途インボイスを発行してもらう必要があります。これではあまりに煩雑過ぎるため、納品書をインボイスにする事業者が出てくることも想定されます。その場合、インボイスの確認と集計はどなたが？これも手作業で計算をするのでしょうか？
私は、このインボイス方式への移行が、取引先間における紙を媒介とした情報交換の終焉の始まりだと考えています。この波は、間違いなく税理士事務所にもやってきます。顧問先が取引情報の電子化を進めた場合、もちろん税理士に提供される情報も電子化されることになるに違いありません。
何から電子化をすればいいのか？
取引先間での電子化には、おそらく業界ごと、大手取引先ごとに仕様が決まってくると思いますので、残念ながら税理士の出番はないと思われます。税理士が主導権を取るべきところは、①取引先から受け取った電子取引情報をどのように社内で処理するか？②社内で処理した情報をどのように税理士事務所に渡してもらうか？そして、③税理士事務所から顧問先にどのように情報を返すか？という 点です。
取引先間での電子化の仕様については、各業界およびその周りの事業者が、今必死に作っているところであり、これからその仕様が決まってくると思われます。①と②については、取引先間での電子化の仕様が決まらなければ、決まってきませんので、まだ手の出しようがありませんが、顧問先の業界の情報にはアンテナを立てておく必要があるでしょう。
今、電子化を進めることができるのは③の税理士事務所から顧問先にどのように情報を返すか？という部分です。
前述のように、多くの税理士事務所では、処理を完了した情報、つま杉山

靖彦

り、決算申告書の控え、総勘定元帳、届出書控え、納付書等を紙で提供または返却しているものと思われます。まずはその紙での提供を止め、オンラインで電子データとして提供することを検討してみて頂きたいと思います。
今年の 月以降は紙での提供は別途有償化
私の事務所では、今年の 月以降、試算表、申告書、元帳、届出書、納付書の紙での提供を原則停止しました。もちろん、紙で欲しいという顧問先もありますので、その場合は別途有償での提供としました。
納付については、原則、ダイレクト納税または振替納税とし、希望者にはペイジー、QRコードまたはクレジットカードでの納税、納付書のPDF提供を選択してもらっています。もちろん、紙での納付書を希望される方には、別途有償での提供としました。
試算表、申告書、元帳、届出書等については原則データとし、顧問先ごとにアクセス権を付与した弊所のクラウドドライブ、または顧問先のクラウドドライブにPDFまたはExcelデータ等で保存しつつ、顧問先によっては別途、メールやチャットで送信することもしています。
私が返却書類等のオンライン化に大きく舵を切った理由は、このコロナ禍における様々な補助金や支援金の給付、融資の際に、既に返却済みの資料にもかかわらず提供して欲しいという要求があまりに多くの顧問先からあったためです。
残念なことに、税理士事務所が丹精を込めて作成した紙の申告書も元帳も届出書も、どこかには保管されているのでしょうが、どこにあるかわからなくなってしまっているという顧問先が多かったのです。かなり以前から思ってはいたのですが、返却した書類等はどのように保管しているのだろうか？と思いつつも、見過ごしていましたが、多くの顧問先では整理して保管していないと改めて確認できたのでした。
ならば、税理士事務所で既に電子的にファイリングしている情報を共有してあげるだけで、顧問先が税務書類を整理保管するという必要性もなくなるだけでなく、それらの書類を紙に出力して郵送するという税理士事務所の負担も削減することができるというメリットがあると感じています。
どのように税務書類の共有をしたらいいのか？
では具体的には、どのようなクラウドドライブのサービスを利用して、どのように共有化すればいいのか？そして、そのフォルダ構成はどのようにしたらいいのかについて、最後に解説したいと思います。
私が利用しているクラウドドライブは、Microsoft Officeに付いているSharePointというサービスですが、SharePointは設定が難しいのでお勧めできません。Microsoft OneDrive、Google Drive、Dropboxあたりがいいと思います。これらのサービスのいいところは、共有したいフォルダに対して、共有したい方のメールアドレスを設定するだけで、クラウドドライブに対するセキュリティ管理をMicrosoft社やGoogle社、Dropbox社に任せることができることです。
顧問先の申告者名ごとにフォルダを作成し、そのフォルダごとにアクセス権を必要な関係者のメールアドレスで付与します。細かい設定方法はサービスによって異なりますが、概ね共有したいフォルダを右ボタンでクリックすると表示されるショートカットメニューで「共有」を選択します。
フォルダ構成は様々流儀があると思いますが、私の場合は、アクセス権を付与した申告者名ごとのフォルダの中に、個人であれば「令和○年分」、法人は「令和○年○月期」として、決算申告年度ごとに分類し、その中に、業務ごとのフォルダをさらに作成して保存しています。
（例）

個人

鈴木一郎

令和年分

確定申告
年末調整

法人

鈴木商店

令和年月期

確定申告
年末調整

以上、私の実施している顧問先に提供する資料のペーパーレス化について解説してきましたが、ご参考になれば幸いです。