Datenschutzerklärung
Kommunikation

PTV Planung Transport Verkehr GmbH, Sitz der Gesellschaft / Registered
Office: Karlsruhe, Geschäftsführung / Management Board: Christian U.
Haas (Vors./CEO), Dr. Karsten Kölsch (CFO),Handelsregister (HRB Nr.) /Commercial Register (HRB No.): 743055, USt-ID-Nr. / VAT ID No.:DE 812 666 053, Registergericht / Court of Registration: Mannheim.

Datenschutzerklärung Kommunikation

InhaltInhalt1

Verantwortlicher ............................................................................................. 3

2

Datenschutzbeauftragter ................................................................................ 33

Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten ........... 3

4

Tools & Programme ....................................................................................... 65

Art und Weise der Datenverarbeitung ............................................................ 9

6

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung ...................................................... 9

7

Speicherdauer .............................................................................................. 11

8

Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR ................................... 11

9

Beseitigungsmöglichkeiten und Betroffenenrechte ....................................... 12

Kurztitel

Datenschutzerklärung Kommunikation

Version der Vertragsvorlage:

1.1.1 vom 19.06.2023

 PTV Planung Transport Verkehr GmbH / Juni 2023

Seite 2/13

Datenschutzerklärung Kommunikation

Verantwortlicher

Information über die Datenverarbeitung bei
Kommunikation per E-Mail, Fax, Telefon etc. mit
Interessenten, Neu- und Bestands-Kunden(nach Art. 12 und Art. 13 Datenschutzgrundverordnung, DSGVO)
Diese Datenschutzhinweise betreffen die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit
elektronischer Kommunikation (per E-Mail, Fax, Telefon u.ä.) zwischen Mitarbeitern der
PTV GmbH und Interessenten, Neu- oder Bestands-Kunden. Erfasst ist neben
Supportfällen und Reseller-Konstellationen insbesondere auch die proaktive Anfrage nachunseren Leistungen und Produkten über solche Kontaktwege.
Die Datenschutzhinweise, die die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit elektronischer
Kommunikation bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren betreffen, finden Sie inder Datenschutzerklärung PTV Planung Transport Verkehr GmbH.

1

Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung
personenbezogener Daten ist die
PTV Planung Transport Verkehr GmbHHaid-und-Neu-Str. 15
76131 Karlsruhe, Deutschland
Mail: info@ptvgroup.com

2

Datenschutzbeauftragter

Unseren externen Datenschutzbeauftragten
datenschutz@ptvgroup.com

können

Sie

wie

folgt

erreichen:

3

Situationen,
in
denen
wir
personenbezogenen Daten verarbeiten

Ihre

3.1

Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme durch Sie über E-Mail, Fax,
TelefonWenn Sie uns eine E-Mail schreiben, uns anrufen oder uns ein Fax senden, verarbeiten
wir zwangsläufig personenbezogene Daten von Ihnen. Denn es werden zumindest die mit
der E-Mail, dem Fax oder Ihrem Telefon übermittelten personenbezogenen Daten von uns
bzw. unseren Systemen gespeichert.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Übermittlung per E-Mail, Fax oder
Telefon, dient uns zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Wir
benötigen zwingend Ihre E-Mailadresse, Ihre Faxnummer oder Ihre Telefonnummer, umüberhaupt antworten zu können. Hierin liegt auch das berechtigte Interesse an der
Verarbeitung der Daten.
 PTV Planung Transport Verkehr GmbH / Juni 2023

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Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung
nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt
wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist und
wir danach eine Karenzzeit von bis zu 3 Monaten abgewartet haben, ob wir ggf. auf Ihr
Anliegen bzw. die Details der Kommunikation nochmals zurückgreifen müssen. Beendet
ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass derbetroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Faxdaten werden getrennt von Druckdaten im Gerätespeicher des Faxgerätes aufbewahrt.
Nach Ausdruck des Faxes wird der belegte Speicherplatz wieder freigegeben, damit dasnächste Fax empfangen und dort abgelegt werden kann. Teile des Faxes können nachdem Ausdruck temporär im Speicher des Gerätes verbleiben, bis diese vom nächsten
empfangenen Fax überschrieben werden. Im Regelfall führt dies zu einer automatischen
Löschung der Daten nach ca. 1-2 Wochen. Falls es sich um ein Computerfax handelt,
erhalten wir Ihr Fax als E-Mail und es gelten die Ausführungen zur E-Mail entsprechend.
Bei einem eingehenden Telefonanruf oder bei einem ausgehenden Anruf bei uns wird Ihre
Telefonnummer oder Ihr bei Ihrem Telefonanbieter hinterlegter Name/Firmenname sowie
Datum und Uhrzeit des Anrufs in unserer Telefonanlage in einem sog. Ringspeicher
gespeichert, der die ältesten Daten mit neuen Daten überschreibt. Im Regelfall führt diesin der Telefonanlage zu einer automatischen Löschung der Daten nach ca. 3-4 Monaten.
Die Kommunikation kann ggf. aus handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht einer
Aufbewahrungspflicht unterliegen, die sodann vorgeht (vgl. die Ausführungen oben zu„Datenlöschung und Speicherdauer“).
3.2

Datenverarbeitung im Rahmen der weiteren Kommunikation mit Ihnen

Wenn sodann nach Ihrer Kontaktaufnahme eine weitere Kommunikation mit Ihnen
stattfindet, kann sich aufgrund der dann gewonnenen Erkenntnis zu Ihrer Person eine
weitergehende Datenverarbeitung anschließen, die dann abhängig davon erfolgt, ob Sie
als Interessent, als Neukunde, als Bestandskunde, als Dienstleister, Geschäftskontakt o.ä.
mit uns kommunizieren.
3.3

Datenverarbeitung bzgl. Interessenten und Neukunden zum Zweck der
Kontaktaufnahme, der Werbung und der Bestellung

Wie erheben und verarbeiten personenbezogenen Daten von Interessenten undpotenziellen Neukunden zum Zweck der Kontaktaufnahme sowie um Ihnen unsere
Produkte und Leistungen vorzustellen.
Wir verarbeiten dabei die Daten, die im Zusammenhang mit der Kommunikation in
Anbetracht des jeweiligen Kommunikationsmittels von Ihnen freiwillig bzw. zur
Ermöglichung der Kommunikation zwingend an uns übermittelt werden.
3.4

Datenverarbeitungbzgl.
Bestandskunden
zum
Zweck
der
Vertragserfüllung (insbesondere in Supportfällen) und Kundenbindung

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden zum Zweck derErfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere zur Erbringung vonUnterstützungsleistungen bei Problemen, Mängeln oder Fehlern (Supportfälle).
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Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

Daneben verarbeiten wir die Kundendaten, um den Kunden zusätzlich zu den bereits
bezogenen Leistungen weitere, ähnliche Leistungen anzubieten, sowie um für unsere
Kunden Serviceangebote anbieten und entsprechende Maßnahmen durchführen zu
können.
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgt dabei bspw. durch die Vertrags- undAuftragsabwicklung,
durch
die
Supportabteilung
oder
durch
unsereBestandskundenbetreuung.
3.5

Datenverarbeitungbzgl.
DienstleisternundGeschäftskontakten zum Zweck der Zusammenarbeit
geschäftlichen Austauschs

sonstigenoder desWie erheben und verarbeiten personenbezogenen Daten von Dienstleistern undgeschäftlichen Kontakten zum Zweck der Kommunikation über eine künftige oderbestehende Zusammenarbeit oder über sonstige geschäftliche Themen.
Wir verarbeiten die Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Ansprache bzw. derKommunikation in Anbetracht des jeweiligen Kommunikationsmittels von Ihnen freiwillig
bzw. zur Ermöglichung der Kommunikation zwingend an uns übermittelt werden.
3.6

Datenverarbeitung zum Zweck der Statistik, des internen Reporting undControlling

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zum Führen
einer internen Statistik, bspw. auch für unser internes Reporting und Controlling. Durch die
Auswertung dieser Daten wollen wir Erkenntnisse gewinnen, die uns helfen uns undunserer Angebote weiter zu verbessern und relevant für Interessenten und Kunden zu
halten.
3.7

Datenverarbeitung im Falle einer Reseller-Tätigkeit der PTV GmbH

Wir sind für verschiedene Unternehmen als Reseller (Makler) tätig und vermitteln als
Schnittstelle Geschäfte zwischen diesen und ihren Kunden.
Wenn Sie sich beispielsweise aus der Schweiz oder aus Deutschland für den Kartendienst
Bing Maps von Microsoft interessieren, werden Sie von Microsoft gebeten, Kontakt mit uns
aufzunehmen. Wir bestellen sodann im Auftragsfall durch Sie bei der Firma Grey MatterLtd., The Old Maltings, Prigg Meadow, Ashburton, Devon, TQ13 7DF, England(https://greymatter.com/corporate/) als Microsoft Gold Partner in Ihrem Namen die
gewünschten Microsoft-Leistungen für Bing Maps.
Die Weitergabe Ihrer Daten an die Gray Matter Ltd. in England ist aufgrund einebestehenden Angemessenheitsbeschlusses hinsichtlich des der EU gleichwertigen
Datenschutzniveaus in Großbritannien zulässig (Art. 45 Absatz 1 DSGVO).
Im Rahmen dieser Reseller-Tätigkeit schließen wir mit Ihnen einen Vermittlungsvertrag,
der auch die Abrechnung durch uns für die direkt vom vermittelten Dienstleister (bspw.
Microsoft) erbrachten Leistungen beinhaltet.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist der zwischen uns geschlossene
Vermittlungsvertrag bzw. die Vorbereitungshandlungen zu dessen Abschluss (Art. 6 Abs.
1 Buchstabe b) DSGVO).
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Tools & Programme

Aufgrund dieses Vertrages speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehungund löschen diese spätestens dann, wenn der Vertrag endgültig beendet ist und Ansprüche
aus diesem nicht mehr geltend gemacht werden können (Verjährung), was regelmäßig drei
Jahre nach Ende des Vertrages, beginnend mit dem 31.12. des betreffenden Jahres, derFall ist.
Es kann sein, dass wir auch für andere Anbieter und Services solche Reseller-Tätigkeiten
durchführen. Dann gilt das für Bing Maps hier beschriebene Vorgehen dort invergleichbarer Art und Weise. Da Sie von dem jeweiligen Anbieter zur Vertragsanbahnung
an uns verwiesen werden, haben Sie auch bereits bei Kontaktaufnahme mit uns Kenntnis
über unsere Vermittlertätigkeit.

4

Tools & Programme

4.1

Datenverarbeitung durch Nutzung von Microsoft 365

Wir setzen für die E-Mail-Kommunikation Outlook im Rahmen des Pakets Microsoft 365
der Microsoft Inc., USA, ein. Outlook wird von uns eingesetzt, um über dieseStandardlösung schnell und übersichtlich eingehende E-Mails bearbeiten, intern verteilen
und beantworten zu können.
Für Planung und Durchführung von Besprechungen und damit verbundene Handlungensetzen wir die Software Teams von Microsoft ein, die uns durch die Verknüpfung mit den
anderen Anwendungen des Microsoft 365 Pakets eine effektive Abwicklung von Meetingsermöglicht.
Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum,
DPA) geschlossen. Darin verpflichtet sich Microsoft Maßnahmen zu treffen, die den
Anforderungen der DSGVO an Datensicherheit und Datenschutz gerecht werden. Den
InhaltdieserVereinbarung
könnenSiehieranschauen:
https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Professional-Services-Data-ProtectionAddendum-DPA
Die Datenverarbeitung kann aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Absatz
1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO), aufgrund eines zwischen Ihnen und uns geschlossenenoder noch zu schließenden Vertrages (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO) oderaufgrund eines für uns bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses an derDatenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO) erfolgen.
Die E-Mail-Kommunikation mit Ihnen wird ggf. über Server von Microsoft geleitet. Dabei
verspricht Microsoft, dass alle personenbezogenen Daten, die über Microsoft 365-Produkteverarbeitet werden, für in der EU ansässige Unternehmenskunden ausschließlich innerhalb
der EU verarbeitet und gespeichert werden. Diese Zusage gilt für alle zentralen CloudDienste von Microsoft – Azure, Microsoft 365 und Dynamics 365 (vgl. hierzu das Statement
von Microsoft: https://news.microsoft.com/de-de/unsere-antwort-an-europa-microsoftermoeglicht-speicherung-und-verarbeitung-von-daten-ausschliesslich-in-der-eu/).
Damit liegt hier grundsätzlich kein Datentransfer außerhalb der EU bzw. des EWR(„Drittlandtransfer“) vor. Sollte dennoch ein Drittlandtransfer stattfinden, haben wir mit
Microsoft die EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Darin verpflichtet sich Microsoft
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Tools & Programme

Maßnahmen zu treffen und einzuhalten, die einen dem EU-Datenschutzniveau nahezu
gleichwertigen
Datenschutz
ermöglichen.
Die
VereinbarungderEUStandardvertragsklauseln stellt geeignete Garantien dar, um einen Drittlandtransfer
durchzuführen (Art. 46 Absatz 1 i.V.m. Absatz 2 Buchstabe c) DSGVO).
Häufige Fragen zu Microsoft und dem Datenschutz werden Ihnen beispielweise hierbeantwortet: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/gdpr-faqs?market=de
4.2

Nutzung des Marketing-Tools Eloqua von Oracle

Wir verwenden für alle automatisiert versendeten E-Mails das Marketing-System Eloqua
der Oracle Corporation, Redwood City, CA, USA („Eloqua“). Eloqua ermöglicht es uns
automatisiert E-Mails zu versenden. Die hierfür erforderlichen Daten (regelmäßig Ihre EMail-Adresse, ggf. Ihren Vor- und Nachnamen, um Sie persönlich ansprechen zu können)
werden zu diesem Zweck an das System Eloqua weitergegeben.
Wir haben mir Oracle die EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Darin verpflichtet
sich Oracle Maßnahmen zu treffen und einzuhalten, die einen dem EU-Datenschutzniveau
nahezu gleichwertigen Datenschutz ermöglichen. Zusätzlich haben wir mit Oracle die vondendeutschen
Datenschutzbehörden
empfohlenen
ErgänzungendieserStandardvertragsklauseln zur Ergreifung zusätzlicher Maßnahmen durch Oracle
vereinbart, um das Datenschutzniveau weiter zu erhöhen. Die Vereinbarung der EUStandardvertragsklauseln mit diesen zusätzlichen Maßnahmen stellt geeignete Garantien
dar, um einen Drittlandtransfer durchführen zu können (Art. 46 Absatz 1 i.V.m. Absatz 2
Buchstabe c) DSGVO).
Die Datenverarbeitung kann aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Absatz
1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO), aufgrund eines zwischen Ihnen und uns geschlossenenoder noch zu schließenden Vertrages (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO) oderaufgrund eines für uns bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses an derDatenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO) erfolgen.
Werbung per E-Mail erhalten Sie unter Geltung des Rechts der Bundesrepublik
Deutschland nur im Falle einer von Ihnen erteilten Einwilligung in den Erhalt von Werbung
per E-Mail (vgl. § 7 Absatz 2 Nr. 3 UWG) oder, wenn die Ausnahmen vom
Einwilligungserfordernis in § 7 Absatz 3 UWG vorliegen.
Die über Eloqua automatisiert versendeten E-Mails beinhalten so genannte Web-Beaconsbzw. Trackings-Pixel (bspw. ein-Pixel-Bilddateien, die auf unserer Website gespeichertsind). So kann festgestellt werden, ob eine E-Mail-Nachricht geöffnet und welche Links ggf.
angeklickt wurden. Außerdem werden technische Informationen erfasst (z.B. Zeitpunkt desAbrufs, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Daten werden ausschließlich
pseudonymisiert erhoben und nicht mit weiteren persönlichen Daten verknüpft. Eine direkte
Personenbeziehbarkeit ist ausgeschlossen. Diese Daten dienen ausschließlich derstatistischen Analyse von E-Mail-Kampagnen. Die Auswertungen dienen uns
ausschließlich dazu, Lesegewohnheiten zu erkennen und unsere Inhalte auf sie
anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der Leser zu
versenden.
Informationen
zum
Datenschutzbei
www.oracle.com/legal/privacy/privacy-policy.html.
 PTV Planung Transport Verkehr GmbH / Juni 2023

EloquafindenSieunter:
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Tools & Programme

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten in der Regel an einen Server in den USAübertragen und dort gespeichert werden. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof
als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau
eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden,zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne
Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können.
4.3

Datenverarbeitung in unserem CRM-System Microsoft Dynamics 365

Wir arbeiten mit dem Kundenbeziehungsmanagement-Tool (Customer-RelationshipManagement, CRM) Dynamics von Microsoft. Dort werden alle Daten unserer Kontakte
und Kunden, soweit wir für die Datenverarbeitung eine Rechtsgrundlage haben,gespeichert und verarbeitet. Die Nutzung des CRM-Systems erfolgt zu dem Zweck
unternehmensweit alle Kontakte für die relevanten Mitarbeiter zur Verfügung stellen zu
können und damit eine schnelle und für Sie zufriedenstellende Kommunikation mit Ihnen
ermöglichen zu können.
Die Datenverarbeitung in unserem CRM-System kann aufgrund einer von Ihnen erteilten
Einwilligung (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO), aufgrund eines zwischen Ihnen
und uns geschlossenen oder noch zu schließenden Vertrages (Art. 6 Absatz 1 Satz 1
Buchstabe b) DSGVO) oder aufgrund eines für uns bestehenden überwiegenden
berechtigten Interesses an der Datenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f)
DSGVO) erfolgen.
Microsoft ist sehr bemüht alle Anforderungen des europäischen Datenschutzes,
insbesondere die Datenschutzgrundverordnung, DSGVO, zu beachten. Die Daten, die vonund mit Microsoft bei der Nutzung von Dynamics verarbeitet werden, sind nach dem Standder Technik ausreichend gesichert.
Zum Drittlandtransfer von Daten gelten die oben zur Nutzung von Microsoft 365 gemachten
Angaben in gleicher Weise.
Informationen rund um den Datenschutz in Zusammenhang mit Dynamics einschließlich
eines White Paper zum Herunterladen, einer FAQ-Liste etc. von Microsoft finden Sie hier:https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/get-started/gdpr/
4.4

Nutzung von DocuSign zum Zweck des Vertragsabschlusses

Wir nutzen die Dienste von Docusign der Firma DocuSign Germany GmbH, Neue
Rothofstrasse 13-19, D-60313 Frankfurt (bzw. der US-amerikanischen Muttergesellschaft
DocuSign, Inc., USA) für die Erstellung und Übermittlung von digitalen Signaturen zum
Zweck des Vertragsabschlusses.
Die Dienstleistungen von DocuSign unterstützen uns und Sie darin, Transaktionen digitaloder elektronisch aufzusetzen, sie durchzuführen und/oder deren Wirksamkeit
nachzuweisen – etwa, indem ein Vertrag elektronisch signiert wird.
Wir nutzen für Vertragsschlüsse in der Regel DocuSign. Hierfür verarbeitet DocuSign im
Rahmen der Erbringung seiner Dienste diejenigen Daten, die den Parteien den Nachweis
der Wirksamkeit der von ihnen getätigten Transaktionen ermöglichen. Diese Daten

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Art und Weise der Datenverarbeitungumfassen auch die an den Geschäftsabschlüssen beteiligten Personen und die von diesen
Personen genutzten Endgeräte.
Die mittels DocuSign erfassten Daten werden auf Servern von DocuSign gespeichert.
Die Nutzung von DocuSign durch Sie erfolgt dabei rein freiwillig, indem Sie den
Vertragsschluss über DocuSign mit uns vornehmen. Rechtsgrundlage ist daher Ihre
Einwilligung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO). Wünschen Sie den Vertragsschluss
auf anderem Wege, können Sie uns das mitteilen, so dass wir den Vertragsschluss auf
konventionelle Weise mit Ihnen vornehmen können.
Grundsätzlich werden die Daten innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet, sodass kein
Drittlandtransfer stattfindet. Sollte dennoch ein Drittlandtransfer stattfinden, haben wir mit
DocuSign die EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Darin verpflichtet sich DocuSign
Maßnahmen zu treffen und einzuhalten, die einen dem EU-Datenschutzniveau nahezu
gleichwertigen
Datenschutz
ermöglichen.
Die
VereinbarungderEUStandardvertragsklauseln stellt geeignete Garantien dar, um einen Drittlandtransfer
durchzuführen (Art. 46 Absatz 1 i.V.m. Absatz 2 Buchstabe c) DSGVO).
Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden
Datenschutzerklärung
vonDocuSign
https://www.docusign.de/unternehmen/datenschutz

5

Sie

in

der
unter:Art und Weise der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden unter Beachtung unserer technischen und organisatorischen
Maßnahmen auf unseren internen IT-Systemen oder in von uns zu diesem Zwecke
genutzten datenschutzkonformen Onlinediensten in einer Datenbank gespeichert,
verarbeitet und verwaltet.
Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor
Löschung und Zerstörung geschützt. Die Maßnahmen zum Schutz der Daten werden dabei
regelmäßig evaluiert und dem Stand der Technik angepasst.

6

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

6.1

Datenverarbeitung aufgrund Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabea) DSGVO)

Wenn Sie uns ohne vorherigen Kontakt proaktiv eine E-Mail oder ein Fax schicken bzw.
uns anrufen, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 Buchstabea) DSGVO, da Sie durch die aktive Kontaktaufnahme eine Einwilligung in die damit
verbundene Datenverarbeitung erteilt haben. Das gilt zumindest für den üblichen Umfang
einer solchen Datenverarbeitung, der zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich unddurch Sie somit auch erwartbar ist.
Für eine darüberhinausgehende Datenverarbeitung ist sodann eine der sonstigen
nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen einschlägig.
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Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Einwilligung ist auch dann die richtige Rechtsgrundlage, wenn und soweit Sie freiwillig
in Kenntnis der damit verbundenen Datenverarbeitung Dienste oder Tools, die wir obenbeschrieben haben, in Anspruch nehmen, bspw. den Vertragsschluss mit uns überDocuSign durchführen.
6.2

Datenverarbeitung aufgrund Vertragserfüllung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1
Buchstabe b) DSGVO)

Die Datenverarbeitung der Daten von Interessenten oder unserer Kunden (Neu- undBestandskunden) erfolgt nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO.
Die Verarbeitung der Daten ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Siesind (Kundensupport, Gewährleistung, Leistungserbringung u.ä.) oder zur Durchführung
vorvertraglicher
Maßnahmen(Kontaktaufnahme,
Angebotserstellung,
Vertragsverhandlungen u.ä.) erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.
Das ist neben der Bearbeitung von Supportfällen oder der allgemeinen Kommunikation zur
Vertragsanbahnung und zur Vertragsabwicklung insbesondere der Fall bei unseren
Reseller-Tätigkeiten. Hier schließen wir mit Ihnen zumindest einen kostenfreien
Vermittlervertrag, zu dessen Erfüllung die stattfindende Datenverarbeitung erforderlich ist.
6.3

Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 S. 1
Buchstabe f) DSGVO)

Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß
Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO.
Das betrifft beispielsweise die Datenverarbeitung über Eloqua zur automatisierten E-MailÜbermittlung. Diese Übermittlung kann dann erfolgen, wenn wir Sie zunächst ohne nähere
Prüfung Ihrer E-Mail zunächst nur über den Eingang Ihrer Mail bei uns informieren wollen
oder, wenn Sie mit Ihrer E-Mail-Anfrage eine automatisiert auslesbare oderstandardisierbare Anfrage an uns richten, die wir mittels automatisierter Antwortsteuerung
per Eloqua beantworten. Unser berechtigtes Interesse in diesen Fällen liegt in dem
Erfordernis die Anfragen an uns möglichst effizient und schnell beantworten zu können und
die Kommunikation mit Ihnen so zügig zu dem von Ihnen gewünschten Punkt vorantreibenzu können.
Ebenso fällt hierunter die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Auswertung zum
Zweck der Statistik. Unser berechtigtes Interesse besteht hier konkret darin, dass die
Erhebung und Verarbeitung der Daten unsere Werbe- und Marketinginteressen unterstützt.
Im Übrigen besteht ein berechtigtes Interesse darin, die künftige Ausrichtung unserer
Leistungen und Produkte im Hinblick auf die ausgewerteten Informationen unserer
Interessenten und Kunden zu prüfen und ggf. zu verbessern.
Ihre schutzwürdigen Interessen und Grundfreiheiten überwiegen nach unserer Abwägung
hier nicht. Auf das besondere Widerspruchsrecht, dass Sie bei dieser Rechtsgrundlagehaben, (vgl. den Hinweis am Ende dieser Informationen) weisen wir hin.

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7

Speicherdauer

7.1

Bei Datenverarbeitung im Wege der Einwilligung

Speicherdauer

Haben Sie in eine der hier beschriebenen Datenverarbeitungen uns gegenüber wirksam
eingewilligt, speichern wir die Daten, bis Sie uns formlos einen Widerruf dieser
Datenverarbeitung übermitteln, was Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft tun können.
7.2

Bei Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung

Die zur Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung von uns erhobenen
personenbezogenen Daten werden bis zum Ende der Vertragsverhandlungen bzw. bis
zum Ablauf des Vertrages gespeichert.
Wir speichern die Daten darüber hinaus so lange, bis keine Ansprüche mehr aus dem
Vertrag geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung.
Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte
Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30
Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall
relevant ist, speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die
genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem
der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden
Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe
Fahrlässigkeit erlangen müsste.
7.3

Bei Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen

Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das
berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis
kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den
Hinweis zum besonderen Widerspruchsrecht am Ende dieser Informationen) und wir imÜbrigen keine sonstige Berechtigung haben die Datenverarbeitung fortzuführen, was trotz
eines solchen Widerspruchs möglich sein kann.
7.4

Hinweis auf Aufbewahrungs- und Speicherpflichten

Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO aufgrund von steuer- undhandelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich bestimmter
Daten zu einer längeren Speicherung verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die
Dauer der gesetzlichen Fristen.

8

Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. desEWR

Wie oben bei der Beschreibung der ggf. verwendeten Tools beschrieben, kann es grds.
sein, dass eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR (also in einem sogenannten Drittland) stattfindet. Das kann insbesondere eine Datenverarbeitung in den
USA betreffen.
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Beseitigungsmöglichkeiten und Betroffenenrechte

Mit den entsprechenden Anbietern haben wir jeweils einen Vertrag über die
Auftragsverarbeitung geschlossen haben, der uns Weisungsrechte zusichert und inwelchem die Anbieter die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzregelungen versichern.
Zusätzlich haben wir zur Regelung der Datenübermittlung außerhalb der EU bzw. des EWR
die von der Europäischen Kommission beschlossenen EU-Standardvertragsklauseln zum
Datenschutz vereinbart.
Es kann in Einzelfällen auch sein, dass wir anstatt aufgrund der EUStandardvertragsklauseln oder zusätzlich zu diesen mit dem Datenempfänger im Drittland
den Datentransfer auf Basis seiner Binding Corporate Rules (BCR) durchführen. Dabei
handelt es sich um interne verbindliche Datenschutzvorschriften des Datenempfängers,
die zuvor von der zuständigen Datenschutzbehörde geprüft und genehmigt wurden. Auch
diese BCR sind geeignete Garantien für einen solchen Datentransfer (vgl. Art. 46 Abs. 2
Buchstabe b) i.V.m. Art. 47 DSGVO).
Eine sonstige Weitergabe der erhobenen Daten an externe Empfänger erfolgt nicht.

9

Beseitigungsmöglichkeiten
BetroffenenrechteundSie haben jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der
personenbezogenen Daten zu widerrufen bzw. der weiteren Datenverarbeitung wegenberechtigten Interesses zu widersprechen (vgl. den Hinweis auf das besondere
Widerspruchsrecht weiter unten in diesem Text). In einem solchen Fall kann die
Konversation nicht fortgeführt werden.
Der Widerruf der Einwilligung bzw. der Widerspruch der weiteren Datenverarbeitung
werden durch formlose Mitteilung an uns (bspw. per E-Mail) ermöglicht. Alle
personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden,
werden in diesem Fall gelöscht.
Insgesamt haben Sie folgende Rechte:•
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns
gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf
dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;•
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten
personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die
Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von
Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante
Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung
der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft
Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer
automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen
Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;•gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder
Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
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Beseitigungsmöglichkeiten und Betroffenenrechte•
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten
personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des
Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen
Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung,Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;•
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen
bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und
wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;•
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellthaben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oderdie Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und•gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In derRegel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder
Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse, sowie gegen
Direktwerbung
Soweit wir personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f)
DSGVO verarbeiten (also wegen überwiegender berechtigter Interessen), haben Sie das
Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die
Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch
einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere
Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegenoder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung
verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO).
Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.
Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben
Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffenderpersonenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für
das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Zur Ausübung der genannten Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@ptvgroup.com.

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