2020 年度

総務・事務局

事業報告

担当専務理事

蓬田 太一

次長

有馬 陽子

局長

柿崎 佳和

幹事髙橋 征宏

次長

荒川 洋介

１年を終えて2020 年度総務・事務局では「つむごう皆とともに」をテーマに、会員の想いを紡ぐため、スムーズな理事会運営や定期的業務を確実に実施するよう努めてまいりました。また、年間を通して事業前後の告知や報告を、Facebook やホームページを活用し発信してまいりました。
しかし、新型コロナウイルス感染症の全国的な拡大による緊急事態宣言受け、横手青年会議所においても 3 月から 8 月末までの運動自粛を余儀なくされました。それまで協議を重ねてきた事業が中止となるなど大きな影響を受け、総務・事務局の会員交流を目的とした 5 月例会も中止となりました。
そのような状況下でも、オンラインを使用した理事会を開催するなど、可能な範囲で会員の想いを実現し、運動が継続できるよう活動を続けました。特に、年間目標に設定した「JC ファン」の増加につながるよう、情報発信を継続的に実施し、ひとつの指標として当会の Facebook ペー
ジに対する「いいね！」の数を 12 月 31 日現在で 492（前年比+72）まで増やすことができました。今後もこのような指標を活用し、目に見える目標を設定することが必要だと思います。
■新年度御祈祷
横手神明社での恒例行事である新年御祈祷に 14 名で参加し、滞りなく行いました。
■9 月通常総会予定された案件を滞りなく審議いただくことができました。
■横手 JC 秋の大交流会
正会員 21 名、賛助会員 2 名、特別会員 21 名、計 44 名の参加をいただきました。
本年度は恒例の 8 月例会「OB 交流納涼大会」が新型コロナウイルス感染症の影響で開催することができず、現役会員と特別会員の懇親を深める機会が少なくなっておりました。交流会では次年度役員や新入会員の紹介を行い、特別会員の皆様に周知していただくことができました。また、様々な意見交換を行うことで現役会員と特別会員と垣根を越える交流会となりました。
■12 月例会「卒業式」
正会員 21 名、賛助会員 1 名、事務局 1 名、特別会員 12 名、計 35 名の参加をいただきました。
今年度は当会へ大きな貢献をされた正会員 3 名と賛助会員 2 名が卒業となりました。新型コロナウイルス感染症の影響が懸念されましたが、多くの参加者のもと、盛大に送り出すことができました。
委員会事業報告書

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前年度の申し送り事項を引継ぎ、準備を進めてまいりましたが、局員のみでは人手が足りず、他委員会メンバーにも協力いただくことで無事に事業を終えることができました。また、今年度は初めてチャレンジとして、賛助会員で卒業となる方へ、サプライズとして記念品を用意しました。ただ、卒業式当日は 2 名とも都合がつかず、欠席となってしまいましたが、後日、記念品を贈呈し感謝の意を伝えることができました。卒業生自ら会場を盛り上げる演出もあり、卒業される皆様のみならず、参加者全員に喜んでいただけたのではないかと思っております。専務理事の素晴らしい送辞と、卒業生それぞれからの答辞も心に残るものとなりました。毎年の恒例事業ということもあり、より良い事業となるよう次年度への引継ぎを行いたいです。
事業報告
事業開催日
2020 年

2021 年

事業名

開催場所

1 月 10 日

新年度御祈祷

横手神明社

9 月 22 日

9 月通常総会

よこてシャイニーパレス 5 階瑞穂の間

11 月 6 日

横手 JC 秋の大交流会

よこてシャイニーパレス 4 階和室

12 月 17 日

12 月例会「卒業式」

よこてシャイニーパレス 5 階瑞穂の間

1 月 29 日

1 月通常総会

よこてシャイニーパレス 5 階瑞穂の間

会議報告
会議開催日

会議名

2019 年 9 月 30 日

第 1 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

10 月 15 日

第 2 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

10 月 24 日

第 3 回総務・事務局

よこてシャイニーパレス

11 月 14 日

第 4 回総務・事務局

サンサン横手 研修室

12 月 10 日

第 5 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

2020 年 1 月 10 日

第 6 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

2 月 14 日

第 7 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

2 月 15 日

第 8 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

2 月 20 日

第 9 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

2 月 28 日

第 10 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

3 月 19 日

第 11 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

3 月 19 日

第 12 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

6 月 15 日

第 13 回総務・事務局

オンライン（ZOOM）

7 月 16 日

第 14 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

8 月 15 日

第 15 回総務・事務局

横手市民会館 リハーサル室 A

9 月 14 日

第 16 回総務・事務局

横手市民会館 リハーサル室 A

9 月 29 日

第 17 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

10 月 15 日

第 18 回総務・事務局

横手市民会館 リハーサル室 A

10 月 13 日

第 19 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

11 月 15 日

第 20 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

11 月 12 日

第 21 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

委員会事業報告書

開催場所

2

12 月 14 日

第 22 回総務・事務局

横手商工会議所 2 階大会議室

12 月 11 日

第 23 回総務・事務局

よこてシャイニーパレス 5 階瑞穂の間

12 月 16 日

第 24 回総務・事務局

横手商工会議所 3 階会室

反省点及び申し送り事項
時代に合わせ、新たな SNS ツールの構築について局内で検討を重ねましたが Facebook 以外のSNS を使った取り組みはうまく機能させることができませんでした。要因として、候補に挙がった新たな SNS ツールのシステムについての認識不足が要因として挙げられます。次年度以降は現在機能させている Facebook との連携が容易にとれる SNS ツールを選定することで、同じ投稿内容を各 SNS に反映できるようなシステムを構築できれば、労力の削減にもなり、継続性が生まれると考えます。
■新年度御祈祷≪改善点≫⚫

駐車場の駐車可能台数が限られているため、参加人数が多い場合はできる限り徒歩もしくは相乗りでの移動をお願いする必要があります。

■9 月通常総会≪改善点≫⚫

委任状については早めの提出をお願いするとともに、未提出者へは電話やメール等で提出を促す必要があります。

■横手 JC 秋の大交流会≪評価点≫⚫

ご参加いただいた特別会員の皆様と懇親を深めることができるとともに、様々な情報交換の場にもなりました。

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当日誕生日を迎える OB や社業で代表になられた方へのお祝い等について、事前に局内で情報共有しサプライズ演出をすることができました。

≪改善点≫
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特別会員の出欠について開催日直前まで変更がありましたので、出欠確認方法について検討する必要があります。

■12 月例会「卒業式」≪評価点≫⚫

スピーカーやマイクを追加で手配したことで、音量が安定し、どの席の参加者にも声がはっきりと聞こえやすい設えにすることができました。

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新型コロナウイルス感染症対策として検温や手指消毒の実施、マスク着用の励行に加え、登壇者へのフェイスシールドの着用や食事の配膳を個別化するなどの対策を行いました。

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事前に会場にて動線確認を実施したことで、卒業生入場時の動画の一人ひとりの時間配分を委員会事業報告書

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ちょうど良い設定にすることができました。
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式次第をスクリーンに映し出すことで、参加者へ式の流れを伝えることができました。

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感謝状・卒業記念品贈呈の際に卒業記念品をスクリーンに映すことで、参加者と一緒に内容を共有することができ、会場が盛り上がる要因のひとつとなりました。また、歓談中に卒業記念品を会場に展示したことで、参加者の皆様からご覧いただくことができました。

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褒賞表彰を卒業式と併せて実施したことで、受賞者の栄誉を現役会員と特別会員とともに称えることができ、受賞者の今後の JC 生活に対するモチベーションアップにつなげることができました。

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歓談時間に余裕があったことで現役会員が卒業生や特別会員と懇親を深めることができました。

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卒業生の門出をフラワーシャワーでお祝いし、最後の締めくくりとして気持ちよく卒業生を送り出せたと感じます。

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会場でリハーサルを実施したことで会場レイアウトや動線確認なども併せて実施することができました。

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会場側から大雪の影響により駐車場が不足しているとの連絡受け、現役会員には代替駐車場への案内をしました。また、事前に案内文へも駐車場が不足する恐れがある旨を記載したことで大きな混乱が起きませんでした。

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初の試みとして、賛助会員で卒業を迎えられた方へサプライズとして記念品の贈呈を企画しました。会場を盛り上げる演出として今後も機会があれば実施すると良いと思います。ただ、今回は生憎、賛助会員の卒業生が欠席となってしまいましたので、理事長と専務理事とともに後日、直接ご本人へ贈呈しました。

≪改善点≫
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KPI として特別会員 30 名の参加を目標としておりましたが、残念ながら達成できませんでした。新型コロナウイルス感染症の影響や卒業生の人数、会歴などを考慮する必要がありました。

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卒業生入場の際の映像の切り替えがスムーズではありませんでした。卒業生ごとに映像を作り、その場の PC 操作にて切り替えを行ったことが原因と思います。映像を 1 つにまとめるか、リハーサルを入念に行う必要がありました。

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一部の特別会員へ FAX が送信されておりませんでした。送信状況の確認を行う必要があります。また、会員名簿にメールアドレスの記載のある特別会員にはメールでも案内することも1 つの方法かもしれません。

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全体的にスムーズな進行でしたが、一部タイムスケジュールよりも早く進行してしまう部分がありました。局員のみでは手不足のため、あと数名、他委員会メンバーからの支援が必要でした。

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役割分担について、登壇中のマイクスタンドの移動や会場の照明についてもしっかりと担当を決める必要がありました。

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登壇者の立ち位置にバミリをして明確化することで、式の進行がスムーズになると思います。

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卒業記念品を展示するテーブルが手狭だったことから、テーブルを追加する必要がありまし
委員会事業報告書4た。
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褒賞の際に BGM のみではなく、クラッカーなどを利用してお祝いムードを高める演出があると良いかもしれません。

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BGM のドラムロールに前振りがあると良いかもしれません。

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二次会会場へ向かうためのタクシーを待たせてしまいました。式の進行に合わせて時間調整することが必要です。

委員会事業報告書

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