公益社団法人和歌山県体育協会個人情報保護規程運用解説書
規程

平成２５年１１月１５日
文解説

公益社団法人和歌山県体育協会個人情報保護規程（目的）第１条 この規程は、公益社団法人和歌山県体育協会個人情報保護方針に基づく基本規程であり、公益社団法人和歌山県体育協会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な保護を実現することを目的とする。
（定義）
第２条 本規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報 個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）をいう。
※１：個人情報の例（２）本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。※１①本人の氏名、②生年月日、連絡先、会社名と本人の氏名を組み合わせた情報、③個人を識別できるメー（３）従業者 本会の組織内で指揮監督を受け、個人情報の取扱いに従事する者（役員、職員、パート職員、ルアドレス（例えば taikyo-taro@wakayamataikyou.jp だと、和歌山県体育協会のﾀｲｷｮｳﾀﾛｳさんと識別が可能）
アルバイト等含む。）をいう。※２④本人が判別できる写真・VTR、⑤職員名簿、⑥外国人に関する情報（４）個人情報保護管理者 会長より任命され、個人情報保護に関する責任と権限を有する者をいう。※３（５）利用 本会内において個人情報を処理すること。
※２：従業者の範囲とは（６）提供 本会以外の者に、本会の保有する個人情報を利用可能にすること。
会長以外のすべてを従業者と言うため、専門委員会委員・部会員なども含まれる。
（協会の責務）
第３条 本会は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の ※３：個人情報保護管理者＝事務局長（第２０条参照のこと）
適正な取扱いに努めるとともに、個人情報の保護に関する国及び地方公共団体の施策に協力するものとする。
（個人情報取扱事務登録簿の作成及び閲覧）※４※４：本会は、個人情報取扱事務登録簿を毎年度始めに作成し、個人情報取扱事務を把握する。
第４条 本会は、個人情報を取り扱う業務（本会の従業者又は従業者であった者に関するものを除く。）について、個人情報取扱事務登録簿（別記様式）を作成するものとする。
２ 本会は前項に規定する個人情報取扱事務登録簿について、閲覧の申し出があったときは、これに応じるものとする。
（取得の手続）※５※５：個人情報保護法の基本規則は、”個人情報の利用目的の特定＋本人の同意”第５条 業務において新たに個人情報を取得する場合には、予め、個人情報保護管理者に利用目的及び実施
本会が個人情報を取得する際には、その利用目的を本人に明示し、その範囲内で取り扱うことを原則とす方法を届け出、承認を得るものとする。
る。したがって、利用目的の範囲外の取扱いをする際には、あらためて本人の同意を得る必要がある。
（個人情報取得の制限）
利用目的の特定と明示の方法については、別紙を参照
第６条 個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行うものとする。
２ 個人情報の取得は、適法かつ適正な方法により行うものとする。
３ 本会は、次の各号に掲げる個人情報を取得してはならない。ただし、法令に基づく場合及び本人の同意があり、かつ業務遂行上必要な範囲においては、この限りでない。
（１）人種及び民族（２）思想、信条及び宗教（３）社会的な差別の原因となる社会的身分（４）犯罪に関する経歴※６：取得の手続方法（本人から個人情報を取得する場合の措置）※６
個人情報保護管理者（事務局長）の決裁が必要。原議書には最低限の内容について記載する。
第７条 本人から個人情報を取得する場合は、本人に対して、次の各号に掲げる事項を書面又はこれに準ず①個人情報の利用目的る方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
②取得方法（１）個人情報の取得及び利用の具体的な目的 ※７③利用目的の本人への明示方法（２）個人情報の提供を行うことが予定されている場合は、その具体的な目的、当該情報の受領者又は、受領者の組織の種類、属性 ※８※７：具体的な事例は別紙を参照（３）個人情報の取扱いを委託することが予定されている場合（４）個人情報を与えることが、本人の任意であること及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結 ※８：例えば「報道機関や協賛企業に情報提供する」等の記載
果 ※９（５）個人情報の開示を求める権利及び開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正又は削除を要求する ※９：例えば、体重の申し出が必須の大会で、大会申込書に本人が体重の記載を拒む場合、本会が当該申込を受権利の存在、並びに当該権利を行使するための手続き ※10
け付けないこと。
（本人以外から個人情報を取得する場合の措置）※11※10：手続きの窓口が「総務係」であることを紹介すること
第８条 本人以外から個人情報を取得する場合は、前条第１号、第３号及び第５号に掲げる事項を書面又は ※11：例えば、加盟団体を通じて個人情報を取得する場合のこと。具体的な事例は別紙のとおり
これに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）前条第２号に従って、本人の同意を得ている者から取得する場合（２）個人情報の取扱いが委託されている場合（３）本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない場合-1-

（個人情報の利用の原則）※12※12：利用目的の範囲は、第７条及び第８号にて本人へ通知し同意を得た範囲という意味。
第９条 個人情報は、原則として、利用目的の範囲内で、具体的な権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。
（個人情報の目的外利用）※13：本人の同意を得ずに個人情報を目的外利用した場合は基本的に違法。
第１０条 利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、第７条第１号、第３号及び第５号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって本人に通知し、事前の本人の同意を得るものとする。
※14：個人情報保護管理者の承認を得るものとする＝個人情報保護管理者（事務局長）による決裁が必要（以下２ 利用目的の範囲を超えて個人情報を利用するために本人の同意を求める場合は、個人情報保護管理者のの条項の解釈すべて同じ）承認を得るものとする。 ※14（委託先の監督）※15※15：秘密保持契約等、委託業者との間で明確な取り決めが必要。
第１１条 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報
なぜならば、委託先が万が一個人情報を漏えいした場合、法律上、刑事罰は委託先ではなく本会が追うこの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。とになるため、せめて損害賠償については委託先へ請求する権利を本会が持つ等あらかじめ責任の所在を（個人情報の第三者提供の原則）明確にしておく。
第１２条 個人情報は、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。
２ 個人情報を第三者に提供する場合は、第７条第１号、第２号及び第５号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
３ 前項に基づき個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
（個人情報の適正管理）※16※16：個人情報取扱事務登録簿（第４条関係）により、本会が所有する個人情報の把握と適正な管理に努める。
第１３条 本会は、その保有する個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のまた、保有データは常に正確かつ最新なものを保ち、必要でなくなった場合、速やかに破棄・消去を行う。
ために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
２ 本会は、個人情報を取扱う事務の目的の達成に必要な範囲で、個人情報を正確かつ最新なものに保つよう努めなければならない。
３ 本会は、保有する必要がなくなった個人情報を、確実にかつ速やかに廃棄し又は消去しなければならない。
（個人情報の開示）※17※17：個人情報の開示手続き、訂正等については、「本会個人情報開示等に関する手続規程」を参照。
第１４条 本会は、本人から当該本人が識別される保有個人情報の開示（当該本人が識別される保有個人情報が存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法により、遅滞なく、当該保有個人情報を開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を非開示とすることができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を侵害する恐れがある場合（２）本会業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）法令等に違反することとなる場合
２ 次の各号いずれかに該当する場合は、代理人が開示の求めを行うことができ、また、開示の実施を受けることができるものとする。
（１）未成年者又は成年被後見人の法定代理人である場合（２）開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合
３ 本会は、第１項又は前項の規定に基づき開示を求められた保有個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人又はその代理人（以下「本人等」という。）に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
４ 法令等により本人に対し、第１項に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人情報の全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人情報については、第１項の規定は適用しない。
（訂正等）
第１５条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという理由によって当該保有個人情報の内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。
２ 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
（利用停止等）第１６条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第６条の規定に違反して取扱われているという理由又は第７条及び第８条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限り、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２ 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第１２条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の第三者への提供の停止を求められた場合であって、その-2-

求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人情報の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わる べき措置をとるときは、この限りでない。
３ 本会は、第１項の規定に基づき求められた保有個人情報の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第２項の規定に基づき求められた保有個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人等に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（理由の説明）※18
第１７条 本会は、第１４条第３項、第１５条第２項、前条第３項の規定により、本人等から求められた措 ※18：本人等からの本会が保有する個人情報の開示等の請求があり、全部若しくは一部を開示、利用停止等の措置の全部又は一部について、その措置を執らない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置を執る旨を置をしない旨の決定をした場合は、本人等に対してその理由を説明する義務を負う。
通知する場合は、本人等に対し、その理由を説明するものとする。
（個人情報保護管理者）
第１８条 会長は、事務局長を個人情報保護管理者として任命し、本会内における個人情報の管理業務を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程に定めるところに基づき、個人情報保護に関する内部規定の整備、安全対策の実施、教育訓練等の推進を実践する責任を負うものとする。
（教育）第１９条 個人情報保護管理者は、従業者に対し、個人情報保護の重要性を理解させ、確実な実施を図るため、継続的かつ定期的に教育・研修を行うものとする。
（苦情及び相談）第２０条 本会は、個人情報の取扱いに関する相談窓口を設置し、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
２ 本会は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。
（委任）第２１条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、会長が別に定めるものとする。
附 則
この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
この規程は、平成２５年１１月１５日から施行する。

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