授業料免除申請システム
操作マニュアル目次

1.ログイン・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ２
2.本人調書の新規作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ３
2-1.本人情報の入力・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ８①申請者情報・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ９②通学区分・奨学金受給状況・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１０③障がい者・長期療養者・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１１④収入状況・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１２⑤登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１３
2-2.家族情報の入力・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１４①基本情報・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１６②就学者以外・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ１７③就学者・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ２１④障がい者・長期療養者・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ２２⑤収入状況・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ２３⑥登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ３２
2-3.世帯情報の入力・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ３３
2-4.本人調書の印刷・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ３５
3.システム上での本人調書の提出・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ３８
4.ログアウト・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ４０
5.本人調書の取り戻し・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ Ｐ４２

１

1.ログイン②クリックする。

①入学時に付与された、「山口大学教育用計算機利用登録証」に記載されたユーザー名とパスワードを入力する。
※パスワードを変更している場合は、変更後のパスワードを入力する。

①ユーザー名、パスワードを入力してください。
②「ログイン」ボタンをクリックしてください。

22.本人調書の新規作成

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年〇期

XXXX年〇期〇〇〇〇①クリックする。

〇〇学部
〇〇学科

今回初めて申請される方は【新規】
以前申請したことのある方は以前の申請を選択してください。

①作成ボタンをクリックしてください。
※前回申請された方については、前回申請内容をコピーして、今回の申請を行うことができます。詳しくはＰ７を参照ください。

3

②

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年〇期③

XXXX年△期

〇〇〇〇

〇〇学部
〇〇学科

XXXX年〇期②「本人調書を作成しました」というメッセージが表示され、③作成した本人調書が表示されます。

4

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年〇期

XXXX年△期〇〇〇〇〇〇学部〇〇学科

XXXX年〇期④クリックする。

④作成後、「変更」ボタンをクリックし、本人調書の概要画面を開いてください。

5

XXXX年〇期⑤クリックする。

2-1

本人〇〇〇〇〇〇学部

〇〇学科

３

2-2
2-3

ここから、申請者を中心とし、生計が同一の家族情報を入力していきます。

父

2-4

XXXX年度分の所得・課税証明書（XXXX年中の所得の内訳が記≪入力の順番≫
2-1 本人情報・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ８〜¯
2-2 家族構成・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１４〜¯
2-3 世帯情報・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ３３〜¯
2-4 本人調書の印刷・・・・・・・・・・・Ｐ３５〜⑤本人調書の概要画面から、本人情報の「変更」ボタンをクリックしてください。

6

※前回の本人調書を元に作成

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

①
××××年〇期

XXXX年△期〇〇〇〇年△期〇〇〇〇②〇〇学部〇〇学科①コピー元の調書を選択する。
②作成ボタンをクリック※「作成」で終了ではありません。必ず、Ｐ８〜の作業を行ってください。

7

2-1.本人情報の入力①申請者情報・・・Ｐ９

本人情報の入力画面全体です。
≪入力の順番≫①申請者情報¯②通学区分・奨学金受給状況¯③障がい者・長期療養者
¯
④収入状況
¯
⑤登録

②通学区分・奨学金受給状況・・・・・・・・Ｐ１０③障がい者・長期療養者・・・Ｐ１１④収入状況・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１２⑤登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１３

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2-1. ①申請者情報※全項目必ず入力してください。
XXXX年X月X日X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

直近の免除申請の結果を選択する。
（注）初めて申請される方は、「新規」を選択してください。

申請者の情報が自動的に表示されるので、空欄の部分を入力してください。

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2-1. ②通学区分・奨学金受給状況※全項目必ず入力してください。
①昨年度（４月〜３月）の受給状況を入力する。

②本年度（４月〜３月）の受給予定状況を入力する。

「自宅通学」、「自宅外通学」の該当する方を選択する。
ただし、独立生計の外国人留学生・日本人学生については、「自宅」を選択する。

給付型奨学金を受給していない場合、こちらをチェックする。
（貸与型（返還する必要がある）のみ受給の場合も含む）③クリックすると自動的に計算される。

①・②合計金額の入力欄は金額を入力すると、③自動的に合計金額が計算されます。
※金額は、給付型奨学金の方のみ入力してください。
常盤工業会、はばたこうなど1回きりの奨学金も含みます。
ただし、七村奨学金は入力不要です。

10

①「非該当」、「該当」のどちらかを選択する。

2-1. ③障がい者・長期療養者②｢該当」の場合、障がい者手帳の内容を入力する。

③障害年金の有無を選択する。
クリックすると自動的に計算されます④「該当」の場合、６ヶ月以上療養している病名等を入力する。

平成24年度の受給状況を入力してください⑤過去一年以内の領収書等の金額を入力する。
領収書に記載されている受診日ごとに、※実際の支払金額を記入する。
保険適用外（自費）分は対象外。
¯※自己負担額−補填される金額（高額療養費等）

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2-1. ④収入状況
正社員の場合源泉徴収票の「支払金額」、または「給与等支給（見込）証明書」の金額を入力する。
※「給与等支給（見込）証明書」の金額の計算方法はＰ１８を参照。
※源泉徴収票の見方は、Ｐ２４を参照。
パート、アルバイト等の場合
源泉徴収票の「支払金額」、または直近3か月分の給与明細書の金額、または「給与等支給（見込）証明書」の金額を入力する。
※直近３か月分の給与明細書の金額、「給与等支給（見込）証明書」の金額の計算方法はＰ１８を参照。
※源泉徴収票の見方は、Ｐ２４を参照。

自営業（商・工・農林・水産業・不動産業等）や雑所得等の収入がある場合確定申告書の所得金額を入力する。
※確定申告書の見方は、Ｐ３０、３１を参照。

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2-1. ⑤登録クリックする。

登録後の画面全体図

入力が完了したら、画面の一番下の「登録」ボタンをクリックしてください。
「登録しました」というメッセージが表示されれば変更完了です。
（画面上部に表示されます。）

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2-2.家族情報の入力
XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X期

本人 〇〇〇〇

父〇〇学部 〇〇学科

３

XXXX年度分の所得・課税証明書（XXXX年中の所得の内訳が記載された証明書）の提出が必要クリックする。

本人調書の概要画面から、家族構成の「新規作成」をクリックしてください。

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① 基本情報・・・・・・・Ｐ１６②就学者以外・・・・Ｐ１７〜２０③就学者・・・・・・・Ｐ２１※①基本情報の「就学者」欄で、該当・非該当のどちらを選択するかで、画面が切り替わります。

家族情報の入力画面全体です。
≪入力の順番≫① 基本情報¯② 就学者以外¯③就学者¯④ 障がい者・長期療養者¯⑤ 収入状況
¯⑥ 登録④障がい者・長期療養者・・・Ｐ２２⑤収入状況・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２３〜３１⑥登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ３２

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2-2. ①基本情報

クリックし、リストから１つ選択する。

入力した人物が、※就学者に｢非該当」か「該当」かを選択する。

※就学者とは・・・以下の学校に在学している者のことです。
小学校、中学校、高等学校、高等専門学校、大学、専修学校（専門・高等課程）（注）幼稚園や保育園、予備校、職業訓練学校、海上保安大学校等は就学者ではありません。
ただし、水産大学校は就学者となります。

１回の登録画面で登録できる内容は１人分のデータです。
家族全員分の情報を登録してください。
（例）自分以外の家族が３人いる場合は、Ｐ１４〜３２の作業を3回行い登録してください。

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2-2. ②就学者以外
職業名を入力する。 （例）会社員、公務員、アルバイト、パート等。
無職（専業主婦等）は「無職」、年金受給者は「年金受給」と入力する。

就職年月を選択する。

「非該当」「該当」のどちらかを選択する。

児童手当が支給されている場合は月額を入力する。
（合計額は自動表示）注１）中途就職・・・・・・Ｐ１８

注２）退職・・・・・・・・・・Ｐ１９

注３）雇用保険受給・・Ｐ２０

17注１）中途就職
給与等支給（見込）証明書、給与明細書の計算方法Ｐ１７「就学者以外」の画面全体図①平均月額３ヶ月の給与の合計額÷３（千円未満切り捨て）②賞与額賞与支給額（年額）を入力する。
それぞれの金額を①②の欄に入力する。

①②18

注２）退職Ｐ１７「就学者以外」の画面全体図
退職金が「有」の場合、「退職に関する証明書」に記載された金額を入力する（千円未満切り捨て）。
※退職所得の源泉徴収票の場合は「収入金額」を入力する（千円未満切り捨て）。

19注３）雇用保険受給《雇用保険受給資格者証の例》

R〇.〇.〇〜 R〇.〇.〇・・・・・・・・・①② R①「基本手当日額」欄に、この金額を入力する。

③〇.〇.〇〜 R〇.〇.〇②「直近の支給日」欄に、直近の「認定（支給）期間」日付を入力する。

〇〇③「直近の支給日からの残日数」欄に、「残日数」を入力する。

Ｐ１７「就学者以外」の画面全体図①②③①〜③に入力する。

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2-2. ③就学者
①設置区分・学校の種類を選択し、学校名・学年を入力する。

前期授業料免除申請・・・４月１日現在
後期授業料免除申請・・・１０月１日現在に在学している（する予定の）学校について入力する。
（例）令和３年度前期分授業料免除申請®令和３年４月１日現在
令和３年度後期分授業料免除申請®令和３年１０月１日現在②「自宅」「自宅外」どちらかを選択する。

（例）在学証明書及び授業料免除状況証明書

兄姉等が大学（短期大学）、高等専門学校、専修学校（専門・高等課程）に在学している場合、「在学証明書及び授業料免除状況証明書」ダウンロードし、在学している学校で証明をうけて提出する。
①②※令和3年度から、「国立」だけでなく、「公立」「私立」も、「在学証明書及び授業料免除状況証明書」が必要となりました。

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2-2. ④障がい者・長期療養者「非該当」、「該当」のどちらかを選択する。

｢該当」の場合、障がい者手帳の内容を入力する。

障害年金の有無を選択する。

「該当」の場合、６ヶ月以上療養している病名等を入力する。
過去１年以内の領収書等の金額を入力する。
領収書に記載されている受診日ごとに、支払金額を入力する。
※補填される金額（高額療養費等）が支給された場合、それを引いた金額を入力する。文書料等の保険適用外（自費分）の金額は対象とならないため入力しない。

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2-2. ⑤収入状況

注４）給与・賃金・・・・・・・・・Ｐ２４〜
注５）年金・恩給・・・・・・・・・Ｐ２５〜
注６）生活扶助費・・・・・・・・Ｐ２６〜
注７）児童扶養手当・・・・・・Ｐ２７〜
注８）特別児童扶養手当・・Ｐ２８〜
注９）傷病手当・・・・・・・・・・Ｐ２９〜

注１０）給与所得以外・・・・・Ｐ３０〜

23注４）給与・賃金《源泉徴収票の例》
源泉徴収票の「支払金額」を入力する。
（千円未満切り捨て）（例）支払金額
５，３０９，６５４円の場合¯「５３０９」と入力する。

令和

５ ３ ０９ ６ ５ ４※「中途就・退職」に月日が記載されている場合の金額入力（計算）方法は、Ｐ１８参照。

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注５）年金・恩給《年金額改定通知書・年金振込通知書の例》①③②

年金の種類（①）ごとに、支給月額（②）×年間支給回数③ で年額を計算し、合計金額を入力する（千円未満切り捨て）。
※源泉徴収票の場合は、「支払金額」の値を入力する（千円未満切り捨て）。

25注６）生活扶助費《生活保護決定（変更）通知書の例》「合計額」×１２の金額を入力する。
（千円未満切り捨て）

26注７）児童扶養手当《 児童扶養手当 受給者証の 例》※ 児童 扶 養手 当受 給者 証以 外で 、児 童扶 養 手当 額決 定通 知書 ・改 定通 知 など
受 給額 の わか るも ので も可 。

「手当月額」×１２の金額を入力する。
（千円未満切り捨て）

平成年月日

こ この 日 付（ 通知 日） が最 新の も のを 提出 して くだ さ い。

27注８）特別児童扶養手当《特別児童扶養手当受給者証の例》「手当月額」×１２の金額を入力する。
（千円未満切り捨て）

28注９）傷病手当《傷病手当金支給決定通知書の例》

受給金額・期間のわかるものを提出してください。

29注１０）給与所得以外《確定申告書の例（第一表）》
１ ２ ３ ４ ５ ６ ７「営業等①」の金額は「商業」または「工業」の欄に入力する。
「農業②」の金額は「農・林業」の欄に入力する。
（千円未満切り捨て）（例）営業等1,234,567円®「1234」と入力する。

その他③〜⑤、⑦、⑧の所得金額があれば、該当箇所に金額を入力する。
（千円未満切り捨て）

Ｐ２３「収入状況」の画面全体図

この欄の該当箇所に入力する

30

注１０）給与所得以外《所得税の確定申告書の例（第二表）》※事業専従者がいる場合該当する人の収入状況の入力ページで、専従者給与の欄に「専従者給与額」を入力する。
（千円未満切り捨て）

ここに入力する。
Ｐ２３「収入状況」の画面全体図

31

2-2. ⑥登録登録後の画面全体図クリックする。

入力が完了したら、画面の一番下の「登録」ボタンをクリックしてください。
「登録しました」というメッセージが表示されれば変更完了です。
（画面上部に表示されます。）

32

2-3.世帯情報の入力
XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年後期クリックする。

XXXX年度分の所得・課税証明書（XXXX年中の所得の内訳が記載された証明書）の提出が必要

本人調書の概要画面から、世帯情報の「変更」ボタンをクリックしてください。

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XXXX年X月X日 X時XX分

XXXX年X月X日 X時XX分

XXXX年X月X日 X時XX分

母子・父子世帯に該当する
場合は入力する。

対象となる災害被害の期間
前期申請時：昨年10月１日〜今年３月31日
後期申請時：今年４月１日〜今年９月30日「非該当」「該当」のどちらかを選択する。

今年４月入学者（前期）：昨年４月１日〜今年３月31日
今年10月入学者（後期）：今年10月１日〜今年９月30日

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2-4.本人調書の印刷
XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年後期②「ファイルを開く」をクリックする。
XXXX年度分の所得・課税証明書（XXXX年中の所得の内訳が記載された証明書）の提出が必要①クリックする。

35

①印刷マークをクリックし、本人調書を印刷する。

③「原稿サイズ」はＡ４を選択。
「出力用紙サイズ」は原稿サイズと同じ（Ａ４）にする。
「両面」は長辺とじを選択する。

②「プロパティ」をクリックする。

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①本人調書の印刷例①本人調書①及び②をそろえて提出期限内に提出する。

②必要書類

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3.システム上での本人調書の提出
XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日 X時XX分

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

ダイアログが表示される②「ＯＫ」をクリックする。

XXXX年前期
XXXX年後期①クリックする。

申請期間内に窓口へ書類を提出した後に、以下の作業をする。
もう一度システムへログイン（Ｐ２〜）し、システム上から本人調書を提出する。
①「提出」ボタンをクリックし、②メッセージが表示されたら「ＯＫ」ボタンをクリックする。

38

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

XXXX年X月X日 X時XX分

X時XX分

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年△期

XXXX年前期〇〇〇〇〇〇学部 〇〇学科

３

XXXX年後期「調書を提出しました」というメッセージが表示され、状態が「提出済」になれば提出完了です。

39

4.ログアウト
XXXX年X月X日

XXXX年X月X日 X時XX分

X時XX分

クリックする。

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年△期

XXXX年前期〇〇〇〇〇〇学部 〇〇学科

３

XXXX年後期

画面上部にある、「ログアウト」のリンクをクリックしてください。

40

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日 X時XX分「ログアウトしました」というメッセージが表示されれば、終了です。

41

本人調書の取り戻し
XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

XXXX年X月X日 X時XX分

X時XX分

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

クリックする。
XXXX年△期XXXX年前期〇〇〇〇〇〇学部 〇〇学科

３

XXXX年後期

本人調書をシステム上で提出（Ｐ３８）した後、修正が必要になったときに行う作業です。
修正を行う本人調書の「取り戻し」ボタンをクリックしてください。

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XXXX年X月X日

X時XX分

XXXX年X月X日

XXXX年X月X日 X時XX分

X時XX分

前期は４月１日、後期は10月１日時点の過程状況を想定して作成してください。

XXXX年△期

XXXX年前期〇〇〇〇〇〇学部 〇〇学科

３

XXXX年後期「調書を取り戻しました」というメッセージが表示され、状態が「下書き」になれば取り戻し完了です。

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