個人情報管理規程
(目的)
第1条

この規程は、公益社団法人宮城労働基準協会（以下、「当法人」という。
）が定める「個人情報保護に関する基本方針」に従い、当法人が保有する個人情報の適正な取扱いに関して役職員が順守すべき事項を定め、これを実施運用することによって、個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。

(定義)
第2条

この規程等において使用する用語については、次のとおりとする。
(1)

個人情報
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。

(2)

個人情報データベース等「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
(i) 特定の個人情報をコンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの(ii) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもので、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

(3)

個人データ
「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(4)

本人「本人」とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る生存する特定の個人をいう。

(5)

役職員等
「役職員等」とは、当法人に所属するすべての理事、監事及び職員をいう。

(6)

個人情報管理責任者「個人情報管理責任者」とは、個人情報保護コンプライアンス・プログラ
ムの運用に関する責任と権限を有する者をいう。

(適用範囲)
第3条

この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。

２ 顧問及び当法人の事業について委嘱又は依頼を受けた者が当法人の業務に従事

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する場合には、当該従事者は、この規程を順守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対して、この規程の順守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
(個人情報管理責任者)
第4条

当法人においては、本部専務理事及び支部事務局長を個人情報管理責任者とする。

２ 個人情報管理責任者は、必要がある場合には、理事会の承認を得て、本規程に定める諸事項を実施・徹底するための細則を定めることができる。
３ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改竄されたりすること等がないように管理する責を負う。
(個人情報の取得)
第5条

個人情報は、適法かつ公正な方法によって取得しなければならない。

２ 本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。
）に対して、次に掲げる事項等を書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
(1)

当法人の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先(2)

個人情報の利用目的(3)

保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法(i) 当該データの利用目的の通知を求める権利(ii) 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利(iii) 当該データに誤りがある場合に、その内容の訂正、追加又は削除を求める権利(iv) 当該データの利用の停止又は消去を求める権利

３ 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、前項(ⅰ)乃至(ⅳ)に掲げる事項を書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
(利用目的及び個人情報の利用)
第6条

個人情報を取扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、当法人の業務に必要な範囲で、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。

(個人情報の提供)
第7条

法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。

２ 前項の定めにかかわらず、当法人の業務を遂行するために必要がある場合には、次の条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内に2

おいて、個人情報を当該業務委託先に提供できるものとする。
(1)

社会通念上相当な事業活動を営む者であること。

(2)

個人情報の保護に関してこの規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされていると認められる者であること。

３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者の承諾を得なければならない。
４ 本条第２項の定めに従い、個人情報を取扱う業務を第三者に委託した場合には、当法人が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が確実に順守されるよう、適時、確認・指導するものとする。
(個人情報の正確性確保)第8条

個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理・運用しなければならない。

(安全管理)
第9条

個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。

２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取扱う役職員等に順守させなければならない。
(役職員等の監督)第10条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を取扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
(個人情報等の消去・廃棄)第11条 保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに消去・廃棄しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の消去・廃棄にあたり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記載し、これを当法人が定める文書の保存期間、保有しなければならない。
(通報及び調査義務等)第12条 役職員等は、個人情報の外部への漏洩の事実を知った場合、又はそのおそれがあると気付いた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の外部漏洩についての通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
(報告及び対策)第13条 個人情報管理責任者は、前条に基づく調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の事項を関係機関に報告しなければなら

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ない。
(1)

漏洩した情報の範囲

(2)

漏洩先

(3)

漏洩した日時(4)

その他、調査で判明した事実

２ 個人情報管理責任者は、関係機関とも協議のうえ、当該漏洩についての具体的な対応策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。
(自己情報に関する権利)第14条 本人から、自己の情報についての開示を求められた場合には、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合には、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
(個人情報の利用又は提供の拒否権)
第15条 当法人が既に保有している個人情報について、本人から、自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒否された場合は、これに応じるものとする。但し、次のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
(1)

法令の規定による場合(2)

本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要と認められる場合(苦情の処理)第16条 当法人の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、本部総務部及び支部総務（庶務）係が担当する。
２ 個人情報管理責任者は、前項にかかる必要な体制の整備を行なう。
３ 苦情を処理した者は、適宜、個人情報管理責任者に苦情の内容について報告するものとする。
(改廃)第17条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附 則
１ この規程は、公益社団法人宮城労働基準協会の設立登記の日（平成 24 年 4 月 1 日）から施行する。

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