Prenez le contrôle de votre
contenu Microsoft 365 et de vos
enregistrements physiques

Gestion des enregistrements Microsoft 365

Gestion à partir d’uneinterface unique

Rationalisez le processus detaxonomie et de classificationen une seule interface qui
permet aux responsables desenregistrements de configurer
et de gérer un schéma declassification, d’appliquer desrègles de conservation etd’élimination, et d’appliquer
automatiquement lesconditions pour éliminer lacharge de l’utilisateur final.

Règles de disposition
et de rétention
flexibles

Accès rapide à
plusieurs rapports

Autorisez les RecordsManagers à créer des règles
métiers déterminant lesrésultats du cycle de vie devotre contenu, en créant desrègles basées sur la dateou l’action, utilisant toutes
les métadonnées, et qui
peuvent être automatisées
ou manuelles.

Gérez de façon proactive vos
résultats des informations etsignalez les actions réalisées
sur des éléments ou par
un utilisateur, à l’aide desrapports et du tableau debord complets standard,ainsi que de la capacitéd’interroger des pistes d’audit
des actions.

Gestion desenregistrements
physiques etélectroniques
Gérez une copie papierde contenu parallèlement
à celle électronique dans
un magasin centralisé qui
permet aux Record Managers
de superviser la gestion ducycle de vie des élémentset des fichiers, d’effectuer
des activités de gestion del’espace et de générer desrapports.

Le processus de gestion des enregistrements est simplifié.
AvePoint Cloud Records apporte de l’ordre tout en éliminant le fardeau des tâches de gestion des enregistrements
traditionnelle pour les utilisateurs finaux. Gérez le contenu électronique et les enregistrements Microsoft 365efficacement, en assurant la mise en conformité sans intervention de l’utilisateur. Appliquez facilement les règles
métier automatisées qui gère le cycle de vie de votre contenu, qu’il s’agisse de création, de classification et derétention. De plus, la solution SaaS d’AvePoint vous permet de maintenir la surveillance à l’aide des rapports et desaudits intégrés.

AVEPOINT CLOUD RECORDSSYNTHÈSE TECHNIQUE•

RÈGLES DE RÉTENTION ET D’ÉLIMINATION•Gérez un schéma de classification ou une taxonomie ettransmettez les termes à Microsoft 365, via une interface
unique.

Gérez le cycle de vie de vos informations avec plusieurs
résultats pour le contenu.
•Associez les résultats de cycle de vie à des règles métiers qui
suppriment, conservent, archivent ou détruisent le contenu.

•Ajoutez des métadonnées des enregistrements au contenu
dans le cadre d’une règle métier, y compris l’ajout d’uneétiquette de rétention Microsoft 365.

•

Créez des règles métiers flexibles pour déclencher
les résultats de cycle de vie selon les actions ou lesmétadonnées.

•Des règles peuvent être automatisées totalement (sansintervention de l’utilisateur) ou s’exécuter avec l’approbation
manuelle d’un propriétaire d’enregistrement.

•Empêchez l’élimination du contenu avec un blocaged’élimination, les utilisateurs peuvent alors modifier, utiliser lecontenu et y accéder en sachant qu’une action d’éliminationn’apparaîtra pas jusqu’à la levée du blocage.

•Approuvez, rejetez ou remontez avec souplesse desenregistrements selon les décisions prises par les
propriétaires d’entreprise désignés, le tout à partir d’uneseule interface.

•Liez et gérez des éléments ensemble, qu’ils soientélectroniques ou physiques, choisissez de détruire
l’enregistrement associé avec son parent ou séparez-les pourêtre gérés comme éléments individuels.

•ENREGISTREMENTS PHYSIQUES
Gérez des éléments physiques, y compris des boîtes, desdossiers et des enregistrements.

••

Les responsables des enregistrements peuvent configurer lesemplacements où les enregistrements physiques sont stockés
et peuvent créer des modèles physiques différents pour desboîtes, des dossiers et des enregistrements, en assignant ou
en héritant des métadonnées à chacun.
Les utilisateurs finaux peuvent créer des requêtes pourl’emprunt des dossiers ou boîtes physiques et demander lacréation de nouveaux éléments physiques qui déclenche un
flux de travail d’approbation à la gestion des enregistrements
pour la surveillance et la révision.

•Effectuez des taches de gestion simple de l’espace à l’aide dela création des rapports d’enregistrements physiques.

•L’explorateur d’enregistrements physiques offre lasurveillance complète sur ce qui se passe dans le monde
physique, y compris la création, le déplacement et le suivi detoutes les informations physiques au sein de l’organisation.

•Scannez le code-barres de Cloud Records des conteneurs
physiques dans l’application mobile AvePoint Records poureffectuer des actions en bloc, tel que la suppression ou lamise à jour des états d’éléments.

Pour obtenir une liste complète desnouvelles fonctionnalités de cettepublication, veuillez consulter nos
notes de publication (en anglais).

CLASSIFICATION ET TAXONOMIE•Gérez les schémas de classification ou les plans defichier pour appliquer des règles d’élimination et derétention au contenu sans avoir besoin de comprendre lefonctionnement interne de Microsoft 365.

•Affichez et gérez facilement un environnement total
SharePoint et Exchange Online pour associer des termesde plan de fichiers à des règles de conservation oud’élimination, appliquer des paramètres de terme etattribuer du contenu aux propriétaires d’entreprise.

•Effectuez des actions directement sur le contenu Microsoft
365 pour gérer des blocages d’élimination, reclasser desdocuments, déclarer comme enregistrements, et plus
encore, via l’explorateur d’enregistrements.

•Configurez l’entrée utilisateur comme manuelle ou
automatique en fonctions des exigences de l’entreprise.

•

Configurez les règles de classification automatique pourappliquer les termes de plan de fichier ou la classification
au contenu dans Microsoft 365.

•Gérez et classifiez des courriers électroniques en placedans Exchange Online en appliquant des conditions
d’enregistrement appropriées aux courriers électroniques,ou déplacez-les ainsi que les pièces jointes des boîtes
aux lettres vers SharePoint Online pour adopter une autreapproche.

•AUDIT ET RAPPORTS
Gérez de façon proactive les résultats de vos informations
et créez des rapports sur toutes les actions effectuées sur leséléments ou par un utilisateur.

•Assurez la gouvernance du système avec des rapports
d’audit complets prêts à l’emploi pour les administrateurs.

•Le centre de rapports vous permet de configurer, d’afficher
et de télécharger les rapports, ainsi que d’obtenir
une vue complète du contenu et des règles dans vos
environnements physique et électronique.

•Accédez à plusieurs rapports pour gérer des actionsd’élimination à venir, et interrogez les actions effectuées surun élément ou par un utilisateur.

•Les responsables des enregistrements peuvent afficher lesrapports graphiques dans un tableau de bord de gestion
des enregistrements, notamment les enregistrementsgérés, les enregistrements détruits et les enregistrements
disposant des actions d’approbation en attente.

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