中京支部特定個人情報等の取扱いに関する細則

第 １ 章

総則

（趣旨）
第 １ 条

この細則は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項を定める。
（定義）
第 ２ 条 この細則において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1)

個人情報

生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。

イ．当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。
）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
ロ．個人識別符号が含まれるもの(2)

個人識別符号

次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令で定めるものをいう。
イ．特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ．個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
(3)

個人番号

住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をいう。

(4) 特定個人情報 個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(5)

個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、次のもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。）をいう。
イ．特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ．前記イのほか、個人情報を一定の規則にしたがって整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの(6)

個人情報ファイル

個人情報データベース等であって、国、地方公共団体、独立行政法人及び地方独立行政法人（以下「行政機関等」という。
）以外の者が保有するものをいう。
(7) 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(8)

個人番号利用事務

行政機関等その他の行政事務を処理する者が、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
(9)

個人番号関係事務

個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(10)

個人番号利用事務実施者

個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(11)

個人番号関係事務実施者

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(12)

特定個人情報等の取扱い

特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託並びに廃棄及び消去をいう。
（適用）
第 ３ 条 この細則は、近畿税理士会（以下「本会」という。）中京支部（以下「支部」という。）の役員、委員、職員（嘱託及び派遣社員を含む。以下同じ。）その他事務を処理する者（以下「役職員等」という。）に適用する。
２．この細則は、支部が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
（基本方針）
第 ４ 条 支部は、支部における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次に掲げる基本方針を定め、これを公表する。
(1) 特定個人情報等の適切な取扱いに関する事項(2) 特定個人情報等の利用目的に関する事項

(3) 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項(4) 関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項(5) 継続的改善に関する事項(6) 問い合わせに関する事項
２．公表する基本方針は、別紙のとおりとする。
第 ２ 章

管 理 体 制

（特定個人情報等を取り扱う事務の範囲）
第 ５ 条 支部において特定個人情報等を取り扱う事務は、次に掲げる事務に限定する。
(1) 職員並びに当該職員の配偶者及び扶養親族に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務(2) 前号に掲げる事務以外の個人に係る報酬、料金、契約金、賞金等の支払調書作成事務（特定個人情報保護責任者）
第 ６ 条 支部は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任者を置くこととし、その責任者は支部長が指名するものとする。
２．特定個人情報保護責任者は、次に掲げる事項その他支部における特定個人情報等に関する全ての権限と責務を有する。
(1) 基本方針の役職員等への周知、一般への公表(2) 本細則に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認(3) 特定個人情報等に関する安全対策の策定及び推進(4) 特定個人情報等の適正な取扱いの維持、推進等を目的とした諸施策の策定及び実施(5) 事故発生時の対応策の策定及び実施（事務取扱担当者）
第 ７ 条 支部における特定個人情報等を取り扱う事務については、事務取扱担当者を明確にするものとする。
２．事務取扱担当者は、次に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
(1) 取得した特定個人情報等を含む書類並びに磁気媒体及び電子媒体（以下「電子媒体等」という。）は、安全に管理する。
(2) 取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
(3) 源泉徴収票等を作成し、行政機関等へ書類及び電子媒体等により提出する。
３．事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
４．事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。

（管理区域及び取扱区域）
第 ８ 条 支部は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、特定個人情報ファイルを管理する区域（以下「管理区域」という。
）及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。
）を明確にする。
２．管理区域とは、特定個人情報等を取り扱う機器等及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講ずることとする。
３．取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講ずることとする。
（教育）第 ９ 条 支部は、役職員等に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。
（監督）
第１０条

支部は、役職員等が特定個人情報等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。

（特定個人情報等の取扱状況の確認）
第１１条

特定個人情報保護責任者は、支部における特定個人情報等の取扱いが関係法令、本細則等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。

２．特定個人情報保護責任者は、執務記録の内容を定期的に確認する。
（体制の見直し）
第１２条

支部は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。

（苦情等への対応）
第１３条

支部における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。

２．特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第 ３ 章（個人番号の取得、提供の求め）

個人番号の取得、利用等

第１４条

支部は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

２．個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生した時点とする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかな場合は、契約等の時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の収集等の制限）
第１５条

支部は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合を除き、個人番号を収集し、又は保管しない。

２．第５条に規定する事務以外の事務において、本人から個人番号を記載した書類等の提供があったときは、個人番号に係る部分のマスキング又は消去を当該本人に求めるものとする。
（本人確認）
第１６条

支部は、本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。

２．書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
（本人確認書類の保存）第１７条

提出された本人確認書類は、当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを保管することができる。保管する場合においては、安全管理措置を適切に講ずるものとする。

（個人番号の利用）
第１８条

支部は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。

２． 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず支部が保有している個人番号を利用することができる。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第１９条

支部は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。

２．特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
第 ４ 章

特定個人情報等の保管、管理等

（保管）
第２０条

支部は、第５条に規定する事務が終了するまでの間、特定個人情報等を保管することができる。ただし、所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、特定個人情報等を保管する。

２． 特定個人情報等を取り扱う機器、書類及び電子媒体等は、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理の確保のため、次に掲げる方法により保管又は管理する。
(1) 特定個人情報等を取り扱う機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
(2) 特定個人情報等を含む書類及び電子媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
(3) 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
(4) 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
３． 特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。
（情報システムの管理）
第２１条

支部において使用する情報システムにおいて特定個人情報等を取り扱うときは、次に掲げる方法により管理する。
(1) 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザーＩＤに付与されるアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
(2) 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱ううえで、正当なアクセス権を有する者であることを確認するために、ユーザーＩＤ、パスワード等により認証する。
(3) 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
(4) 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、通信経路における情報漏えい等を防止するため、通信経路の暗号化等の措置を講ずる。

（特定個人情報等の持出し等）
第２２条

支部において保有する特定個人情報等を持ち出すときは、次に掲げる方法により管理する。
(1) 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずる。
(2) 特定個人情報等を含む書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段等を利用する。
(3) 特定個人情報ファイルを電子媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講ずる。
第 ５ 章

特定個人情報等の提供（特定個人情報等の提供）
第２３条

支部にて保有する特定個人情報等の提供は、第５条に規定する事務に限るものとする。

２．前項の規定のほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律において特定個人情報等の提供が認められている場合には、支部で保有している特定個人情報等を提供することができる。
（開示、訂正）第２４条

支部にて保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報等の本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。

（第三者提供の停止）
第２５条

特定個人情報等が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止する。
第 ６ 章

委託

（委託先の監督）
第２６条

支部は、支部の個人番号関係事務の全部又は一部を他者に委託するときは、委託先において安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。

２．支部は、委託先に対して次に掲げる事項を実施する。
(1) 委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認したうえで委託先を選定する。
(2) 委託先との間で次の事項を記載した契約を締結する。
特定個人情報に関する秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況についての報告等

３．委託先が支部の許諾を得て再委託する場合には、再委託先の監督については、前２項の規定を準用する。
第 ７ 章

廃棄及び消去

（特定個人情報等の廃棄及び消去）
第２７条

支部は、第２０条第１項に規定する保管期間を経過した書類及び電子媒体等は、次に掲げるとおり速やかに廃棄又は消去する。
(1) 特定個人情報等を含む書類の廃棄は、焼却又は熔解等の復元不可能な手法により廃棄する。
(2) 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
(3) 特定個人情報等を含む電子媒体等は、破壊等により廃棄する。

（廃棄又は消去の記録）
第２８条

支部は、特定個人情報等を廃棄又は消去したときは、その旨を証明する記録等を保存する。
第 ８ 章

その他

（個人情報保護委員会への報告）
第２９条

特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいのおそれを把握した場合には、直ちに個人情報保護委員会に報告する。

２． 特定個人情報保護責任者は、個人情報保護委員会に報告した場合には、併せて本会に報告する。
（懲戒）
第３０条

支部は、本細則に違反した者が職員である場合は、支部長の裁定に基づく必要な処分を行う。

２．本細則に違反した者が会員である場合は、本会に報告し、本会会則第５０条に基づく処分を求める。
（細則の改廃）第３１条
附

この細則を改廃しようとするときは、支部役員会の議を経なければならない。

則（平成２７年１２月４日制定）
この細則は、平成２７年１２月４日から実施し、平成２７年１０月１日から適用する

附則（平成３０年１２月７日改正）
改正細則第２条、第３条第１項、第４条第１項、同条第２項別紙、第５条、第６条第２項、第７条第２項、第８条第２項、同条第３項、第 20 条第２項、第 21 条、第 22 条、第７章の標題「廃棄及び消去」、第 27 条、第 28 条見出し、第 29 条、第 30 条第１項は、令和元年 6 月 5日から施行する。