別紙１

坂町ペーパーレス会議システム導入業務
仕様書

令和６年７月
坂町

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業務の概要

（１）業務名坂町ペーパーレス会議システム導入業務（以下「本業務」という。）（２）目的
議会運営の活性化、議会活動の効率化、用紙類や印刷に係るコスト等の削減を図るため、ペーパーレス会議システム（以下「本システム」という。）及び議会用タブレットを導入する。
なお、議会用タブレットについては別途調達を行うものとする。
（３）業務の内容
ア

会議システムの導入・各種設定

イ

導入支援（操作研修、マニュアル作成等）

ウ

会議システムの保守・運用支援（４）履行場所
坂町役場（広島県安芸郡坂町平成ヶ浜一丁目１番１号）（５）履行期間ア①初期導入業務
契約締結日の翌日から令和 7 年 2 月 28 日
②運用保守業務
令和 7 年 3 月 1 日から令和 11 年 3 月 31 日【49 ヶ月】（予定）
ただし、契約は単年度ごとに締結し、各年度において本契約に係る予算の配当があること及び履行実績が良好であることを契約締結の条件とする。
なお、本会議における統一的な利用開始は令和 7 年 3 月議会からとし、契約締結日の翌日から令和 7 年 2 月 28 日の試行期間について、利用料金は発生しないものとする。

イ 運用開始日
令和 7 年 3 月 1 日（予定）

２

基本条件

（１）アカウント数
少なくとも 50 アカウントを用意すること。
ただし、今後アカウント数の追加が必要となった際は容易にアカウントの追加ができること。
（２）タブレット端末調達を予定しているタブレット端末の仕様は以下のとおりである。
OS

iPad OS 17 以上

通信機能

5G、4G/LTE が利用可能

ストレージ

128GB

ディスプレイ

13 インチ

参考品

iPad Air 13 インチ（M2）Wi-Fi + Cellular モデル

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（３）管理用端末
現在当町で利用しているクライアント端末の環境については次のとおりである。
ただし、これらの条件については今後の調達において変更される可能性がある。
OSWindows10 professional（64bit）

Web ブラウザ

Google Chrome

Office ソフト

Microsoft Office2019

ウイルス対策ソフト

Trend Micro Apex One（４）機能要件「坂町ペーパーレス会議システム機能要件一覧（別紙 3）」に記載された全ての要件を満たすシステムであること。
（５）導入方式
会議システムは、クラウド型のサービスとして提供すること。
（６）導入実績
市町村議会または都道府県議会において 10 件以上の導入実績を有すること。

３

システムの稼働環境（１）基本的事項
ア Wi-Fi 環境及び LTE 回線のいずれでも利用できるシステムであること。また、全アカウン
トが同時にクラウドサーバに接続しても支障なく文書ファイルを閲覧できること。
イ Windows、Android 及び iOS の各 OS に対応しており、OS が混在していても動作すること。
（２）データセンター要件
ア データセンターについては、次に掲げる条件をすべて満たし、セキュリティ対策及び安全性等が十分に確保されていること。
（ア）日本国内にあり 24 時間 365 日の利用を実現すること。
（イ）建築基準法（昭和 25 年法律第 201 号）に規定する耐震構造建築物とし、同法に規定する耐火性能を有し、防火対策及び水の被害を防止する措置がとられていること。
（ウ）発電設備を備え、停電後も一定の時間稼働できること。
（エ）障害発生時にも当初報告から復旧に至るまでの連絡体制が構築できること。
（オ）施設への立ち入りは許可された者のみとし、入退室の記録が 24 時間 365 日記録されるとともに、当該記録が一定期間保存されること。
（カ）施設内に監視カメラが設置され、施設内を 24 時間 365 日監視するとともに、映像記録が一定期間保存されること。
イ 停電や電圧異常に備え、機器を適切に停止するまでの間に十分な電力を供給することが可能な環境を備えていること。
ウ ハードウェア障害により運用が停止しないよう、障害対策を講じること。

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４システム導入（１）システム導入における要件
ア 導入作業に必要な機材は、受注者が準備するものとする。
イ 受注者は、次のとおり体制を整備するものとする。
（ア）導入するシステムと同規模システムの導入実績を有する者を管理責任者として配置し、責任者及び技術者を明確に記載した体制図を提出すること。
（イ）管理責任者は、原則として契約締結時からシステム構築等に係る完了検査を終えるまでは同一のものとすること。
（ウ）やむを得ない事情により管理責任者を変更する場合は、事前に変更後の体制図を提出し、本町の承認を得ること。
ウ 受注者は、契約後速やかに導入スケジュールを提出し、当該スケジュールに沿って随時書面により進捗状況を報告するものとする。また、導入スケジュールに影響がある事象が発生した場合は、速やかに本町に報告し、変更後の作業スケジュールを提出すること。
エ 本町と受注者との打ち合わせについては、別途日程を調整の上で実施するものとする。
オ 受注者と本町の打ち合わせは、坂町役場内又はオンラインで実施するものとする。
カ 導入作業における品質確保のため、本町が求めた場合は、テスト計画書やテスト仕様書等を作成し、テスト実施結果等を適宜報告すること。
（２）導入作業
本町が別途調達するタブレット端末 36 台へのアプリケーションのインストール及びシステムの運用に必要となるシステム設定についてタブレット納品業者に必要な支援を行うものとする。なお、タブレットの納品予定日が令和 6 年 11 月 1 日であることをふまえ、令和 6 年 10 月上旬を目途にタブレット納品業者へ提供する情報の準備を完了させること。
（３）データ容量構築するシステムのデータ容量は、システムに添付する電子ファイルの容量を最大限考慮し、同規模の自治体への導入実績等を参考とし、必要十分な容量を提案すること。（下限 5GB）
なお、容量が不足した場合には容量の拡張が可能であること。

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導入支援

（１）マニュアルの整備システムの操作方法等に関する操作マニュアル（管理者用・利用者用）を整備すること。な
お、契約期間中にシステムアップデート等による仕様変更が生じた場合は、変更箇所を明記した改正マニュアルを提示するものとする。
（２）操作研修
円滑なシステムの導入を図るため、次に掲げる研修を実施するものとする。なお、研修及び資料の作成やその他研修に要する経費は見積額に含むものとする。

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ア 利用者向け操作研修（ア） 対象者

町議会議員（12 人）、課長級以上職員（20 人）（イ） 対象人数

32 人（ウ） 実施時期

本町との協議により決定する（エ） 実施回数

2 回（議員向け 1 回、課長級以上職員向け 1 回）（オ） 内容システムの機能及び資料の閲覧方法について

イ 事務局向け操作研修（ア） 対象者

議会事務担当職員（イ） 対象人数

4 人（議会事務局 2 人、総務係 1 人、システム管理担当 1 人）（ウ） 実施時期

本町との協議により決定する（エ） 実施回数

１回（オ） 内容システムの機能及び資料の登録方法等について（３）ペーパーレス化の支援
議会のペーパーレス化を効果的に促進するため、各種規程や運用ルールの改正及び策定について、提案できる事項がある場合は、提案を行うこと。

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保守・運用

（１）基本事項
受託事業者は、本業務で提供するサービス環境を保守し、システムの正常な稼働を保証すること。また、運用中にシステム障害が発生した場合は、迅速かつ適切なシステム復旧を可能とすること。
（２）システム稼働時間
原則 365 日 24 時間、システムの稼働を可能とすること。ただし、サーバメンテナンスや計画停電等により閉庁時間帯にシステムの稼働を停止することについて、事前に町の承認を得た場合はこの限りではない。
（３）問い合わせ窓口
問い合わせ窓口の対応時間は、原則として、平日の９時から１７時３０分までとする。ただし、システム障害発生等により緊急の対応を要する場合は、保守時間外であっても、確実に連絡をとれる体制を整えること。
（４）システム障害対応の体制
システム障害等が発生した際には、速やかに障害を解消できるような体制を構築し、保守契約締結の際に当該体制を本町に報告すること。
また、障害からの復旧後は原因及び処置内容に関する情報を本町に提出すること。
（５）機器類の故障への対応
機器類に故障又は異常が発生した場合は、速やかに町へ連絡し、正常にシステムが稼働できる状態に回復させるものとする。この場合において、修理に伴いハードディスク等の記憶装置を交換する場合は、情報漏洩を防ぐため、当該記憶装置を物理的に破壊する等、データを復元できなくするための措置を講じること。
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（６）クライアント端末の入替等及びソフトウェアのアップデートへの対応
クライアント端末の入替・増設等やソフトウェアのアップデート（OS のアップデートを含む）があった場合、システムの正常稼働を保証するため、必要な対応を行うものとする。
なお、システムの稼働を停止する必要があるプログラムの更新等は、原則として本町の業務時間外に行うものとする。
（７）システムのバージョンアップ
本業務の機能改善による改修や法改正及び制度改正による改修は必要に応じてパッケージシステムのバージョンアップとして行うこととし、その費用に関しては、すべて契約金額に含まれるものとする。

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セキュリティ対策（１）通信の暗号化
サーバと端末間の通信経路は、暗号化通信により行うこと。
（２）データバックアップ
ア データバックアップ及びリストアについて万全の対策を講じること。
イ データバックアップには、可能な限りメンテナンスフリーとなる方法を提案すること。
ウ 外部記録媒体へのデータバックアップを含めること。
エ データバックアップは、システムの障害発生時や災害時に早急かつ確実に復元すること。
オ 日次によるバックアップに対応していること。また、サーバ機器故障、サーバ管理者の操作ミス等によりシステムに登録されたデータが失われることのないよう対策を講じること。
（３）外部からの不正アクセス等の防止
外部からの不正なアクセス又は不正なソフトウェアからシステムを保護するため、適切なセキュリティ対策を講じること。
（４）持ち出し制御
サーバからデータの不正持ち出しができないようセキュリティ対策を行うこと。
（５）ログ管理システムの全操作履歴（アクセスログ、操作ログ）について、システム管理者による確認が可能であること。

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８

納品物
予定する納品物は次に掲げる通りとし、本町が指定する日までに納品すること。なお、納品物の内容の詳細については、当町と協議の上、決定することとする。
なお、システム一式の納品期限については、令和 6 年 11 月 1 日とする。
No.

納品物

内容

1

システム 一式

パッケージシステム、その他ソフトウェア等（システム運用に必要なライセンス証書等を含む。）

2

導入計画書

体制図、システム導入に係る作業計画、スケジュール等、進捗状況報告書

3

動作検証報告書

テスト計画書、テスト仕様書、テスト結果報告書

4

操作マニュアル

操作マニュアル（管理者用）、操作マニュアル（利用者用）

5

研修資料 一式

研修計画、研修テキスト等（研修において資料を使用する場合のみ）

6

その他

上記以外で本町が必要と認めるもの※ 上記 2,3,6 については、紙媒体 1 部及び電子媒体 1 部を納品するものとする。
4 については、電子媒体を 1 部納品するものとする。
5 については、紙媒体を研修受講者分、電子媒体を 1 部納品するものとする。

９

契約期間終了後の対応（１）データの消去
契約期間が終了し、かつ、必要なデータ移行が全て完了したと本町が認めたときは、本町との協議の上、復元できない方法により速やかにデータを消去し、データを完全に消去したことを証する証明を本町に提出しなければならない。
（２）後継システムへの移行
契約期間が終了した後、他システムへの移行を行う場合は、本町の指示に従い、移行に必要なデータ抽出に対応すること。
（３）費用負担
契約期間終了後のデータ消去に要する費用は本業務における費用に含むものとする。

１０

その他

（１）再委託本委託業務の遂行にあたっての再委託については，次のとおりとすること。
ア 受託者は，本委託業務の全部又は一部を第三者に委託し，又は請け負わせてはならない。
ただし，町が予め承諾したときは，この限りではない。
イ 町により再委託が承諾されたときは，受託者は再委託先に対して本業務に係る一切の義務を遵守させるものとする。なお，再々委託についても，上記と同様とする。
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（２）機密の保持
受託者は、本業務（再委託した場合を含む。）を通じて知り得た情報を機密情報として扱い、契約の目的以外に利用し、又は第三者に提供してはならない。また、本業務に関して知り得た情報の漏えい、滅失、毀損の防止、その他適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。契約終了後もまた同様とする。
（３）業務の履行に関する措置
本町は本業務（再委託した場合を含む。）の履行につき著しく不適当と認められるときは、受託者に対して、その理由を明示した書面により、必要な措置をとるべきことを要求することができる。受託者は上記要求があったときは、当該要求に係る事項について対応措置を決定し、その結果を要求のあった日から 10 日以内に本町に書面で通知しなければならない。
（４）契約不適合責任
本事業の契約期間中に、正当な理由なく要求した性能水準に達していないことが判明した場合及び設計における問題により機能の不備が判明した場合には、発注者と協議の上で無償により改良すること。
（５）その他
本業務の実施に当たり疑義が生じた場合には、互いに協議を行い必要な措置を行うものとする。

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