答申第１号

令和４年２月２１日

鎌ケ谷市長

芝田

裕美 様

鎌ケ谷市情報公開・個人情報保護審査会
会 長

青山 健彦

鎌ケ谷市情報公開条例第１８条の規定に基づく諮問について（答申）

令和３年１１月１２日付け鎌社第１９５６号で諮問のありました下記の件について、別紙のとおり答申します。

記「令和２年４月２７日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」に係る公文書開示請求拒否決定処分に対する審査請求

-1-

別紙

答 申

第１

審査会の結論

審査請求人が公文書の開示を請求した「令和２年４月２７日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」（以下「本件対象文書」と記載することがある。
）について、鎌ケ谷市長（以下「処分庁」という。）が文書不存在を理由として行った公文書開示請求拒否決定処分（以下「本件処分」という。）を取り消し、別記に掲げる文書１及び文書２のうち、鎌ケ谷市情報公開条例（以下「条例」と記載することがある。
）第８条第１号及び第２号に掲げる個人及び法人に関する不開示情報を除いた部分につき、本件対象文書に該当するものとして、改めて決定することが相当である。

第２

審査請求の経緯

１

審査請求人は、令和３年１月２７日付けで処分庁に対し、次のアからウに掲げる公文書開示請求書を提出した。
ア

令和２年４月２７日付鎌社第２３６４号決裁文書一式（以下「請求１」と

いう。
）
イ

令和２年４月２７日付「鎌ケ谷市災害見舞金支給の通知について（お詫び）」

決裁文書一式（以下「請求２」という。
）
ウ

令和２年４月３０日付鎌社第２３６４号決裁文書一式（以下「請求３」と

いう。
）
２

処分庁は、令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９号により、請求１から請求３に対して、次のアからウに掲げる処分を行い、審査請求人に通知した。
ア

請 求 １ ： 公 文 書 開 示 請 求 拒 否 決 定 通 知 書 （ 文 書 不 存 在 ）（ 鎌 社 第２４０９号－１）
請求拒否の理由
・

条例第１２条第２項に該当・該当の文書が見当たらないため。

※

該当文書は、令和２年４月２７日付鎌社第１８７号決裁文書に含まれる。

イ

請求２：公文書開示（一部請求拒否）決定通知書（条例第８条第１号により、個人の氏名、住所等を不開示とした。
）（鎌社第２４０９号－２）
ウ

請求３：公文書開示（一部請求拒否）決定通知書（個人の氏名、住所、口座情報、法人の印影等を不開示とした。
）（鎌社第２４０９号－３）-1-

３

審査請求人は、上記のアに掲げる令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９号－１号による公文書開示請求拒否決定（文書不存在）を不服として、審査庁に対して令和３年３月２９日付けで行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）に基づく審査請求を行った。

第３１

審査請求人の主張及び処分庁の説明の要旨
審査請求人の主張の要旨
審査請求人は、審査請求書（令和３年３月２９日付け）において以下のとおり

主張している。
（１）

審査請求の趣旨

公文書開示請求拒否決定の取消しを求める。
（２）

審査請求書における主張（引用）

当方では別添３のとおり鎌ケ谷市から発出された鎌社第２３６４号を保有
しています。ところが、この鎌社第２３６４号の決裁文書一式を開示請求した
ところ、「文書不存在」との理由で請求拒否と回答されました。
鎌社第２３６４号が存在することはこの文書が偽造されたものでない限り、決裁文書一式は必ず存在しているはずです。従って、「文書不存在」は事実に反していると思われること、これに伴い拒否決定通知が鎌ケ谷市情報公開条例及び鎌ケ谷市文書管理規程（以下、「文書管理規程」と書きます。
）に反した極めて不適切な処分と考えたため、審査請求しました。
具体的に説明します。まず、この処分は鎌ケ谷市情報公開条例の制定主旨に反しています。つまり、市民の知る権利を保障した権利を阻害する、あり得ない処分です。
これでは鎌ケ谷市情報公開条例に規定する「…市の保有する情報の一層の公開を図り、（中略）、市政に対する理解と信頼を深め、公正で民主的な開かれた市政の発展に寄与する」ことなど到底実現できません。
更に文書管理規程にも反します。もしこの鎌社第２３６４号の決裁文書一式
が拒否決定通知書の回答のとおり「文書不存在」ならば、鎌社第２３６４号は文書管理規程によらない文書となり、作成者は公文書を偽造したことになります。
一方、鎌社第２３６４号の決裁文書一式が存在しているならば、拒否決定通
知書の文書不存在」は事実と異なることになり、全くの誤りになります。
-2-

拒否決定通知書には公印も押印してありますので、鎌ケ谷市の紛れもない正式な公文書ですから、拒否決定通知書自体が事実に反する、つまり虚偽の内容を記載したものとなりますし、その決裁自体も問題です。極めて杜撰な処分です。
拒否決定通知書の「文書不存在」の請求拒否の理由欄には「当該の文書が見当たらないため。」とあり、続いて「当該文書は令和２年４月２７日付鎌社第１８７号（以下、「鎌社第１８７号」と書きます。
）決裁文書に含まれる。
」との記載があります。
「当該の文書が見当たらないため」との記載と「当該文書は鎌社第１８７号
決裁文書に含まれる。」との記載は矛盾しており、全く理解できません。
「当該の文書が見当たらない」なら不存在で開示できませんし、「鎌社第１８７号決裁文書に含まれる。」なら存在しており開示できます。
その前にそもそも「当該文書は鎌社第１８７号決裁文書に含まれる。
」と記載されても当方ではこの文書を拝見していませんので全く理解できません。
仮に鎌社第１８７号が、令和３年１月２７日付で開示請求し決定通知のあった令和３年２月１０日付鎌社第２４０９－２号「公文書開示（一部請求拒否）
決定通知書」に添付されている送付文別紙２を指すのであれば理解できます。
なぜならこの開示文書に日付は記載されていないものの、他にも鎌社第２３６４号の文書番号が存在するからです。この文書であれば、「文書不存在」とするのではなく、この文書を開示すべきです。
しかし、鎌社第２３６４号の文書番号が合致しているからといっても同一文書と断定することはできません。
その理由は令和２年４月３０日付でも鎌社第２３６４号（以下、「４月３０日付鎌社第２３６４号」と書きます。
）（令和３年２月１０日付鎌社第２４０９－３号で開示済）の文書が存在しているからです。因みにこの文書の起案日と決裁日はいづれも令和２年３月３１日つまり、令和元年度文書です。
理解できないことはまだあります。鎌社第２３６４号の文書の起案日と決裁
日はいづれも、令和２年４月２２日の令和２年度文書です。
文書管理規程第１０条では文書番号は会計年度ごとに付されることになっています。４月３０日付鎌社第２３６４号は令和元年度文書です。鎌社第２３６４号は令和２年度文書です。一方は年度末、一方は年度初めの文書です
から同じ番号は考えられません。
-3-

なぜこのような杜撰な拒否決定通知書や文書が公文書として発出されてしまうのか、なぜ決裁が出来るのか、起案者はもとより文書主任や決裁権者の能力を疑います。
杜撰な文書はこれだけではありません。前述した令和３年２月１０日付鎌社
第２４０９－２号及び同日付鎌社第２４０９－３号「公文書開示（一部請求拒否）決定通知書」の開示書類をお読みください。
①

本来４月１７日付で送付する文書を振込日の４月３０日付で送付されたことが分かります。
②

鎌社第２４０９－２号の開示書類送付文別紙１では「…被災程度の（？が）一部損壊については、現在、市の制度以外の見舞金制度では支給対象になりませんので、市民周知用の手引き等の案内にも記載する予定です。
」との記載がありました。
鎌社第２４０９－２号の開示書類送付文別紙２なお書きでは「日本赤十字社
千葉県支部災害見舞金、鎌ケ谷市社会福祉協議会災害見舞金、千葉県共同募金
災害会見舞金については、半壊未満であったため、支給要件には該当致しませんでした。
」と記載してありました。
更に鎌社第２４０９－３号の開示書類第１号様式（第２条関係）被災届書※
書きには「上記口座に、市災害見舞金及び日本赤十字・社会福祉協議会・共同募金会の見舞金が振り込まれますので、必ずご記入のうえ、ご返送ください。
」との記載がありました。
分かりにくい文書なので言い換えてみます。「市民周知用の手引き等及び被災届書ではあたかも市災害見舞金・日本赤十字・社会福祉協議会・共同募金会の見舞金が振り込まれるように記載されているにも関わらず、一部損壊の場合は実際には市災害見舞金しか支給されないので、市民周知用の手引き等の案内にも記載する予定です。」とのことです。
言い換えた文書も長くなってしまい理解しにくいかもしれませんが、当方はこの事務を業務としてはおりませんので拙い点はご容赦ください。
でもこの説明からわかるとおり、市の担当者が作成した手引きや文書が分かりにくいものだということは理解して頂けると思います。
担当する業務に精通しているのは当然担当者であり、その課の責任者です。
その方達が一般市民に分かり易い手引きや文書作成することこそが職務なのです。
-4-

これが行われていないことを職務専念義務違反というのではないでしょうか。職務専念しない職員が多くいればいるほど職員数が多く必要になりますし、
人件費もかさみます。
職務遂行能力が不足する職員がいた場合、特に決裁権者に職務遂行能力が不足する職員がいた場合、不適切な処分が発生することになります。民間企業ではこのよう職員は辞めさせられてしまいます。この点を踏まえてきちっとした
事務・審査をお願いします。
日付のミスは市の業務に無関係で知識のない私でもわかる単純なミスであり、他のミスも真摯に業務に取り組んでいるのか疑いたくなるようなミスばかりです。
日付のミスのフォローとして電話連絡をした旨起案書に記載されています
が、日付のミスは文書発送時のチェックが行われなかったことで発生していると考えられますので、日付のチェックに要する時間とフォローに要する時間を
職員の賃金に換算して考えてみてください。もし文書発送時に日付のチェックを行ったうえでのミスだとしたら最悪の事態です。
日付のチェックに要する賃金の方が圧倒的安くすむはずですし、フォローに要する賃金ははっきり言えば無駄なもの、いや支払うべきものではありません。
民間であれば自腹を切らされます。少なくとも賃金が支払われるべきものではありません。
このことを各職員に周知徹底し、単純ミスは撲滅すべきです。そのうえで、
緊張感と業務に係る知識を総動員して決裁業務に携わるべきです。
いづれにしても本件は極めて不適切な処分であり、この決裁に関わった関係
者、特に決裁権者の職務遂行能力に疑問があると考えます。
本件審査結果は当方に回答して頂けると思われますが、不適切な処分と認められた場合には市がどのような責任をとられるのかも合わせて回答願います。

-5-

２

処分庁の説明の要旨
処分庁は、弁明書（令和３年８月２４日付け鎌社第１１２７号）において以下のとおり説明している。
（１）

弁明の趣旨

処分庁において、本件処分につき再検討を行ったところ、下記の「（２） 弁
明の趣旨の理由」により、「本件審査請求を一部認容し、本件処分（文書不存在）を変更し、公文書開示（個人情報及び法人の情報に該当する部分につき、一部開示請求拒否）とすることが妥当である。
」との裁決を求める。

（２）
ア

弁明の趣旨の理由

本件処分及び本件審査請求に至るまでの事案の経緯について（ア） 処分庁は、令和２年４月初旬、令和元年度の秋に発生した台風及び豪雨による災害見舞金の支給の振込日の通知文につき、審査請求人を含む
１３名の市民に対して、誤って送付日以降の日付（４月３０日付け）が入った文書（文書番号：鎌社第２３６４号）を発送した。
（イ） 発送後、発信日に誤りがあることに事務担当者が気付いたことから、処分庁は、「鎌ケ谷市災害見舞金支給の通知について（お詫び）」（文書番
号：鎌社第１８７号）の文書を作成し、先に送付した４月３０日付けの文書の破棄を対象者に依頼するとともに、４月２７日を発信日とする訂正後の文書を作成した。
（ウ） 対象者１３名全員に電話にて連絡した結果、８名については、発信日の訂正につき口頭で承諾を得たため、お詫び文と訂正後の文書は発送しなかった。審査請求人及び電話連絡がつかなかった５名につき、お詫び文と併せて、訂正後の文書（４月２７日付けで、記載した文書番号は当初の文書と同じ「鎌社第２３６４号」）を送付した。
（エ） 上記の経緯から、「４月２７日付け」と「４月３０日付け」で同一の文書番号「鎌社第２３６４号」が入った文書が存在する状態となった。

イ

処分の変更の理由について
当初、令和３年１月２７日付けで審査請求人から本件対象文書についての公文書開示請求を受けた際、処分庁は、「文書不存在」を理由として、条例第１２条第２項の規定により本件処分を行ったところである。一方で、同日（令-6-和３年１月２７日）付けで審査請求人から公文書開示請求のあった「令和２年４月３０日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」に対しては、個人情報等の不開示部分を除いたうえで、起案文書一式につき開示決定を行っている（令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－３号）。
本件審査請求を受けて、処分庁において本件処分の妥当性を再検討したところ、文書の発信日の訂正処理を行った際に、新たな採番を行わず、訂正の前後で同一の文書番号（鎌社第２３６４号）を使用したことが要因となり、審査請求人からの開示請求に対して、処分庁における文書の特定に認識の齟齬が生じることとなったことが認められた。
確かに、審査請求人が請求した公文書は、事務処理の経緯から「４月２７日
付けの決裁文書一式」という形態では存在していない。
しかしながら、請求の趣旨から勘案すると、４月２７日付けの文書を発出するに至るまでの一連の決裁文書は存在し、公文書開示拒否決定通知書に「該当の文書が見当たらない」、「該当文書は、令和２年４月２７日付鎌社第１８７号決裁文書に含まれる」と記載するのみでは、上記の経緯を説明するのに十分なものとはいえない。よって、氏名や住所等の個人情報や法人の印影部分等を除いた公文書開示（一部開示請求拒否）への処分の変更を行うことが妥当であると考える。
なお、開示する文書は、令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－２号及び鎌社第２４０９－３号で審査請求人に対して既に開示している公文書と、修正した発信日以外の部分は重複する内容となる。

（３）
ア

その他、本件審査請求に対する補足意見

本市以外の災害見舞金の支給に関する表記について
審査請求書において審査請求人が言及する「日本赤十字社千葉県支部災害見舞金、鎌ケ谷市社会福祉協議会災害見舞金、千葉県共同募金災害見舞金については、半壊未満であったため、支給要件には該当しませんでした。
」とある文言は、本市の災害見舞金の被災届出書に記載された「上記口座に、市災害見舞金及び日本赤十字・社会福祉協議会・共同募金会の見舞金が振り込まれますので、必ずご記入のうえご返送ください。
」という記載に対する補足説
明を行う趣旨で、審査請求人からの意見を踏まえ追記した説明である。さらに、この意見を受けて、お詫び文において「被災程度の一部損壊につきまし-7-

ては、現在、市の制度以外の見舞金制度では、支給対象になりませんので、市民周知用の手引き等の案内にも記載する予定です。
」と記載したものである。
審査請求人は、一連の記載の趣旨が不明確である旨を主張するが、処分庁としては、公文書の作成にあたって市民等に分かりやすい表記を行うよう努めるべきであると認識しているところではあるが、当該記載内容は公文書の開示に係る本件処分に直接の関連があるものではないため、本件審査請求の対象からは除外すべきと考える。
イ

起案書の決裁日と発送日の関係について
鎌社第２３６４号の起案書に記載された決裁日は令和２年３月３１日だが、決裁完了後、発送作業等に一定の時間を要することから、実際の発送日（令和２年４月初旬）との間には差異が生じている。鎌ケ谷市文書管理規程（平成１１年訓令第１０号）第１０条において、「一般文書にあっては、文書管理シ
ステムに登録し、会計年度ごとに付される番号（以下「文書番号」という。）を付さなければならない。」とあるが、この規定により、年度をまたぐ処理を行うことができないとまではいえず、実務上、発送処理を行った令和２年度を文書保存の起点とするなどの点に留意する必要はあるものの、当該処理自体は不当なものではない。
ウ

本件審査請求を受けての業務改善について
本件審査請求は、処分庁が作成した公文書の発信日の誤りに端を発するものであり、市政の信頼性の確保のために、公文書の作成にあたっては、担当者による文書の作成を行った後、担当者以外の複数の職員や文書主任による記載内容の確認を行ったうえで、所属長が決裁をする際に誤りがないか入念に確認を行うこととしたい。
また、公文書の管理を適正に行うため、やむを得ず文書を修正する場合においても、起案文書との紐づけが明確となるよう新たに文書番号を採番する
か、あるいは同一の文書番号を使用する場合にあってはその旨を起案文書に明記するなど、今後、同様の事案が発生することがないよう、再発防止に十分に留意することとしたい。

-8-

３

審査請求人の反論の要旨
審査請求人は、反論書（令和３年１０月２５日付け）において以下のとおり主張している。
（引用。なお、見出し記号及び引用する行の位置につき、本答申に合わせ一部編集）令和３年８月２４日付鎌社第１１２７号（以下、「８月２４日付文書」と書きます。
）で提出された弁明書について、次のとおり反論します。
「（２）

弁明の趣旨の理由」についてア（ア）について２行目「…審査請求人を含む１３名の市民に対して…」の１３名は別添１起
案書の「令和元年９月９日台風第１５号１０月１２日台風第１９号１０月２５
日大雨他鎌ケ谷市災害見舞金・義援金申請一覧」のとおり、１６名の誤りです。
ア（イ）について１行目「…発信日に誤りがあることに事務担当者が気付いたことから、処分庁は……」は誤りです。気付いたのは事務担当者ではありません。別添２起案書の記で「４月１７日に送付した方からの連絡により…」とあるとおり、「事務担当者」ではありません。実際に連絡したのは審査請求人である当方からの指摘により気付いたのです。これは当時の担当者に確認して頂ければ明確になります。事実関係の誤った記載は杜撰さを際立たせるものです。
ア（ウ）について別添１起案書の「令和元年９月９日台風第１５号１０月１２日台風第１９号
１０月２５日大雨他鎌ケ谷市災害見舞金・義援金申請一覧」によると当初の対象者は１６名でしたが、別添２起案書の「令和元年９月９日台風第１５号１０
月１２日台風第１９号１０月２５日大雨他鎌ケ谷市災害見舞金・義援金申請一
覧」では１３名となり３名減少しました。
具体的には別添１起案書に記載されていた「被災証明書発行Ｎｏ．■■■・■■■・■■■の方が別添２起案書では除外されています。なぜ除外されたのか理解できません。ご説明ください。
ア（エ）について「上記経緯から、「４月２７日付け」と「４月３０日付け」で同一の文書番号「鎌社第２３６４号」が入った文書が存在する状態となった。
」とありますが、このこと自体が鎌ケ谷市文書管理規程（以下、「文書管理規程」と書きます。
）-9-

第３条の文書管理の原則「文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。
」に反しています。一体文書番号は何のためにあるのでしょうか。
また、文書管理規程第１０条の文書記号、番号及び日付では（１）で「一般文書にあっては、文書管理システムに登録し、会計年度ごとに付される番号（以下「文書番号」という。）を付さなければならない。
」更に（３）では「同一種類の文書のうち所管課長が必要と認める同一件名の文書にあっては、あらかじめ、
同一件名の文書ごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。
」ともあり、同一文書番号を使用したことが本件審査請求の根源となる誤りです。
当然のことですが、このような公文書を発出した起案者・文書主任・決裁権者等の責任は免れません。
市では官職により責任の重さが変わると理解してます。いわばその対価として給与も変わるとも理解します。適当な表現ではないかもしれませんが、担当者は決裁権者に比べ、実務経験も知識も少ないのは当然です。ですから、文書
主任・決裁権者等方々が必要で、当然、担当者に比べ責任も重くなります。
イ

処分の変更理由について
２段落目「本件審査請求を受けて、処分庁において本件処分の妥当性を再検討…」とありますが、この検討は今ではなく、開示請求時に行うべきことです。
更に言えば、開示請求時には「４月２７日付鎌社第２３６４号」の写しを添付しています。この文書を見ていれば、文書不存在との判断はあり得ません。何をもって文書不存在と判断されたのか理解不能です。
これもまた当然のことですが、文書不存在とした開示請求時の決裁の関係者、
つまり、起案者・文書主任・決裁権者等の責任は免れません。
２段落２～３行目「文書の発信日の訂正処理を行った際に、新たに採番を行わず、訂正の前後で同一の文書番号を使用したことが要因となり…」とありますが、前述したとおり、文書管理規程に則った処理をしていなかったことが問題なのです。つまり、審査請求以前の問題で、弁明書に書くべきことではありません。
弁明書で記載すべきことは一連の決裁が文書管理規程に則っていない処分を認めたうえ、その決裁に関わった方全員の処分の表明です。

- 10 -

「（３）その他、本件審査請求に対する補足意見」について

アの最後から３行目の「…当該記載内容は公文書の開示に係る本件処分に直接の関連があるものではないため、本件審査請求の対象から除外すべき…」については本件審査請求が杜撰な文書管理に由来していることから、当然のこととして除外すべきではないと考えます。
イの最後から３行目の「…実務上、発送処理を行った令和２年度を文書保存の起点とする等の点に留意する必要はあるものの、当該処理自体は不当なものでない。
」との記載自体が非常に無理のある主張であると考えます。
「…実務上、発送処理を行った令和２年度を文書保存の起点とする等の点に留意する必要はある…」のであれば、原則どおりの手続きを行うべきと考えます。そうすれば、誤りは生じなかったのですから。
ウについては全く有り得ない主張でコメントの余地もなく非常に残念な限りです。
具体的に説明します。２行目で「…市政の信頼性の確保のために、公文書の作成にあたっては、…」と記載されているが、これが全くできていないからこのような事態が生じているのです。業務改善策でも何でもありません。
文書の作成をした担当者、担当者以外の複数の職員、文書主任、決裁権者は日頃から文書管理規程に則って誤りがないかを入念に確認しているのではないですか。それが仕事なのではありませんか。それで給与を受けているのではありませんか。
それとも、今までは入念に確認していなかったのですか。それならば、入念に確認することで改善が図られるのかもしれません。
そうだとすると今まで決裁に関わっていた方達は全く働いていなかったことになってしまいます。給与を頂いているのにです。
（２）弁明の趣旨の理由、及び（３）その他、本件審査請求に対する補足意
見アでも触れましたが、決裁ラインが全く機能していない証拠です。
審査請求を行ったのは令和３年３月２９日です。これに対して「弁明書の送付及び反論書等の提出について」が届いたのは令和３年８月２５日です。
確か、鎌ケ谷市情報公開条例（以下、「条例」と書きます。
）第１８条には「…
当該審査請求に係る実施機関は、速やかに、鎌ケ谷市情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、…」とあります。それがなんと５ヶ月間近くも経ってからです。
- 11 -

それなのに期間経過の説明は全くありませんでした。この点を含め８月３０
日にお尋ねしたところ、９月１日付の文書（参考として別添３として１ページのみを添付（以下、「９月１日付文書」と書きます。
））２弁明書に関するご意見についてで「弁明書や反論書の作成にあたっては、行政不服審査法（以下、「法」と書きます。
）においても「相当の期間」第２９条及び第３０条）を置くこととなり、特段の規定はありません」との説明でした。
その上で、「…５ヶ月も要したことで十分な説明もなくお待たせした部分があった」との「お詫び」がありました。
「…５ヶ月も要したことで十分な説明もなくお待たせした部分があった」との「お詫び」は公文書としては非常に不適切です。当方が承知したいのは、なぜ、こんなに時間を要してしまったかです。
大切なことは検証できる５ヶ月間であったかどうかです。本件は非常にレアーで重要な仕事です。書類を受け取った瞬間から処理完結までを明確にすべきなのです。この結果として検証できることになります。本件はどうだったのでしょう。
当方で本件の審査請求の弁明書提出までについてイメージしてみました。理由はこのようなことが多数存在することはあってはならないことだからです。
民間企業に置換えれば、クレーム対応です。早期に適切な対応が求められます。なぜなら、その対応を誤れば、企業イメージを損なってしまうだけでなく、信用までも失う恐れがあるからです。
早期に適切な対応をするためには、ます客観的に事実を把握するための体制を整えます。その次はスピード感のある処理です。
こう考えると、本件の審査請求に責任を負っている方は、まず、担当者を選任し、場合によっては本件に特化したチームを編成し、事実関係を把握し、そこから問題点の把握、解決策の作成をすることになります。これが責任者の重要な任務です。
スピード感のある処理を行うためには、いつまでに誰が何を行うかを示すことが必須です。そして、その進行を管理することも必須です。これが行われていれば、９月９日付の文書（参考として別添４として１ページのみを添付（以下、「９月９日付文書」と書きます。
））の「内容の審議及び文書の作成、その確認等に時間を要し、…」ではなく具体的かつ詳細に説明できたはずです。それよりももっと早い弁明書の提出ができたはずです。
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法第２９条を調べてみました。
「審理員は、相当の期間を定めて、処分庁等に対し、弁明書の提出を求める」とありました。
「相当の期間」ではなく、「相当の期間を定め」るのです。つまり、期間は存在するのです。
９月１日付文書で市の主張した期限の定めのない「相当の期間」が正しいのか、当方の主張した「相当の期間を定め」るのが正しいのか、９月９日付文書
では全くコメントすらありませんでした。黙殺です。
市の「相当の期間」の考えは全くの誤りです。処分庁と審査庁が異なるのであれば、客観的に立場に立った文書が作成されると考えられますが、これでは完全に処分庁の独善的な公平さを欠く記載です。
本件は９月１日付文書で初めて処分庁と審査庁が同一との説明がありました。
つまり、処分庁が審査庁とのことです。残念なことに８月２４日付文書には一切説明されていません。当方が疑問を呈しなければ説明はされませんでした。
説明がなかったのはこればかりではありません。審理員を置かないことも同様です。本来であれば、最初に説明すべきことではありませんか。これが世にいう説明責任なのではないでしょうか。
鎌ケ谷市情報公開条例前文で「…知る権利を保障し…」、「…市政に対する理解と信頼を深め…」ることに反しませんか。誠意が全く感じられないもので、公文書として不適切です。
処分庁と審査庁が同一つまり、処分庁が審査庁となることや、審理員を置かないことは市ＨＰの「行政不服申立制度」でも全く説明されていません。理解を容易にするために図示された「審理等の流れ」では審査請求は審査庁に提出され、審理員によって審理される流れしか示されていません。
処分庁と審査庁が同一つまり、処分庁が審査庁となることや、審理員を置かないこともはっきりと説明し、図示すべきです。このことは当方の９月６日付の文書で記載しましたが、全くコメントがありませんでした。これも黙殺です。
市ＨＰ掲載も決裁を行ったうえで一般に公開されているのではありませんか。
誰が起案し、誰がチェックし、誰が決裁したのでしょうか。責任者は誰なのですか。杜撰と言わざるを得ません。
公文書を民間の製品と置換えてみて考えてください。こんな信用のおけない商品を購入する人はいません。商品を購入する人が存在しなければ、その会社は倒産します。
いや、その前にこんな製品の製造に関わった人は会社にはいられません。で- 13 -

すから民間では誤りや不都合なことが生じないように緊張感をもって仕事をするのです。
重ねて申し上げます。市の文書ではこの法第２９条を引用している訳ですが、こんなひどい引用はありません。法の考え方は「相当の期間」を自由に設定してよいということではなく、「相当の期間を定め」るのです。
これも重複になりますが、このような誤った考えを公文書で明確に書くこと自体大問題です。この点だけをとっても弁明書の不適切さが明らかです。この公文書を発出した起案者・文書主任・決裁権者等の責任は免れません。
９月９日付文書の冒頭部分「内容の審議及び文書の作成、その確認等に時間を要し、…」では、到底納得のできるものではありません。
前述したとおり、このような審査請求があった場合にはまず、進行の管理をするのではありませんか。この進行管理が全くできていないのではありません
か。できていればもう少しましな説明ができるはずです。これは責任者の仕事です。これが出来ていないから５ヶ月間もかかってしまうのです。非常に不適切です。
当方に対しては「内容の審議及び文書の作成、その確認等に時間を要し、…」としか説明がありませんでしたが、５ヶ月間もかかったことは「鎌ケ谷市情報公開・個人情報保護審査会」ではどう評価されるのでしょうか。
審査請求人としては弁明書提出まで５ヶ月間も要したことも、当然審査対象となるべき項目と考えています。
不適切な点はこれだけではありません。９月１日付文書３ページ目うえから
３行目「市のホームページに案内のあるとおり、処分に関わった部局以下以外の職員のなかから…」は誤りです。
「市ホームページに案内のあるとおり…」ではありません。市ＨＰに記載してあるのは、「審査請求書が提出されると、請求の対象となる処分等に関わっていない職員から指名された審理員が審理を行います。」です。今回の説明とは異なっています。
それなのになぜ「市ホームページに案内のあるとおり…」となってしまうのでしょうか。文書作成に携わった起案者・文書主任・決裁権者等のお一人でも記載されていることは正しいかとの注意力があれば、このようなミスは生じません。ホームページの記載と今回の記載を見比べるだけで発見できる簡単なミスです。
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「審査請求書が提出されると、請求の対象となる処分等に関わっていない職
員のなかから指名された審理員が審理を行います。」とは記載されていません。
これについては極めて珍しく９月９日付文書で謝って頂き、修正するとの意
思表示を頂き９月１６日に修正頂きました。これも一言で言えば、この公文書に関わった方々全員がその責務を果たさなかったことが原因なのです。審査請
求はいわば単なる一現象に過ぎないのです。
弁明書だけでなく、８月２４日付文書から９月９日付文書までの一連の公文書は審査請求に関する文書で、特に９月１日付文書・９月９日付文書は処分庁の社会福祉課だけでなく、鎌ケ谷市情報公開条例及び鎌ケ谷市文書管理規程の書簡部署である総務課行政室も関わっているのですから、鎌ケ谷市のもてる最高の注意力を持って作成されている文書のはずです。
しかし非常に残念ではありますが、全文書に不適切で誤った記載が沢山出てきます。鎌ケ谷市の文書作成能力はこの程度しかないのです。審査請求の原因となった公文書開示請求拒否決定通知書は２月１０日で、人事異動の前です。
関係各課の人事異動について当方は承知していませんが、公文書から見ると全く改善されたとは思われません。全文書に不適切で誤った記載が沢山出てきます。鎌ケ谷市の文書作成能力はこの程度しかないのです。
中立的な立場にある弁護士及び学識経験者の方には鎌ケ谷市の公文書の弁明書を含めた一連の文書の実態をご理解頂き適正な処分をお願いします。

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第４１

審査会の判断本件開示請求について審査請求人は、令和３年１月２７日に３件の公文書開示請求を行い、その内容

は、「令和２年４月２７日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」
（請求１）
、
「令和２
年４月２７日付「鎌ケ谷市災害見舞金支給の通知について（お詫び）」決裁文書一式」（請求２）、「令和２年４月３０日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」
（請求３）
であった。
審査会において請求２及び請求３に係る開示資料を検分したところ、請求２については、「鎌ケ谷市災害見舞金支給の通知について（お詫び）」を標題として起案処理がされており、別紙１として添付された送付文内において、令和２年４月
３０日付け文書の破棄と令和２年４月２７日付け文書への差替えを依頼し、さらに別紙２として、発信日を訂正した「令和２年４月２７日付け鎌社第２３６４号」の鎌ケ谷市災害見舞金の支給に係る通知文書を作成する処理を行ったことが認められる。
また、請求３については、「令和元年台風第１５号及び第１９号並びに１０月２５日の大雨による被害による災害見舞金の支給について」を標題として起案処理がされており、支給者や支給額等の一覧、被災世帯からの被災届出書等（被災証明書、見積書、被害状況等の写真、本人確認書類等）、支給通知（令和２年４月
３０日付け鎌社第２３６４号）の写しが添付されていることが認められる。
処分庁の弁明の趣旨によると、処分庁の当初の判断としては、請求１に係る令和２年４月２７日付けの文書を発出するにあたっては、事務処理の経緯から、請求のあった文書については決裁文書の一式という形態では存在していないと判断したため、文書不存在として本件処分を行ったものとしている。
しかしながら、審査請求を受けて処分庁において本件処分を見直したところ、請求の趣旨を勘案すると、令和２年４月２７日付けの文書を発出するに至るまでの一連の決裁文書は存在し、公文書開示拒否決定通知書に「該当の文書が見当たらない」、「該当文書は、令和２年４月２７日付鎌社第１８７号決裁文書に含まれる」と記載するのみでは、上記の経緯を説明するのに十分なものとはいえないことから、本件審査請求を一部認容し、本件処分（文書不存在）を変更し、公文書開示（個人の情報及び法人の情報に該当する部分につき、一部開示請求拒否）とすることが妥当であるとの意向が示されているところである。

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２

本件処分の妥当性について
本件開示請求（請求１）は、公文書開示請求書の表現によれば、「令和２年４月

２７日付鎌社第２３６４号決裁文書一式」の開示を求めている。
決裁は、市において決裁者が決裁を受けるべき事務について意思決定をするための行為であり、本件対象文書としては、決裁が行われ、当該文書を発出するに至るまでの一連の意思決定に係る文書が該当すると考えられる。
本件においては、起案の本来の趣旨である災害見舞金の支給については、鎌社
第２３６４号の起案で意思決定が行われており、鎌社第１８７号の起案においては、災害見舞金の支給の内容については既に意思決定が行われていることを前提として、日付けの誤記載につき対象者へお詫びするとともに、送付文の発出日を訂正した文書を送付することを趣旨として、意思決定が行われたものと解される。
このことから、令和２年４月２７日付け鎌社第２３６４号の文書を発出するに至るまでの一連の意思決定に係る文書として、鎌社第２３６４号の起案文書一式
及び鎌社第１８７号の起案文書一式の２点を、本件対象文書として特定すべきである。
（なお、当該文書は、令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－２号及び令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－３号で審査請求人に対して開示された文書と同一の内容となる。）
審査請求人は、「鎌ケ谷市文書管理規程」に基づく公文書の作成や運用にあたり、付番等の処理が不適切であった点を指摘している。処分庁は、公文書の作成にあたっては、市民の信頼性の確保のために正確を期することを前提としつつ、やむを得ず文書の内容を訂正する際にも、起案文書に処理経過を記載しておくことなどによって、文書管理上の齟齬が生じることのないよう留意することが望まれる。
また、審査会が開示資料を検分したところ、処分庁が発出した「令和２年４月２７日」の日付けを記載して送付したとする文書の写しが起案文書に添付されていなかった。このことが、開示請求に対する文書の存否の判断や文書の特定にあたり支障をきたす一因となったと思料されることから、決裁に基づき事務処理を行う際には、起案文書に送付した文書の写しを添付するなど、適切な文書の処理を行うべきである。
以上のことから、本件対象文書を不存在とした本件処分は妥当ではなく、本件処分を取り消し、別記に掲げる文書１及び文書２のうち、条例第８条第１号及び第２号に掲げる個人及び法人に関する不開示情報を除いた部分につき、本件対象文書に該当するものとして、改めて決定することが相当であるとして、上記「第- 17 -

１

３

審査会の結論」のとおり判断する。

審査請求人のその他の主張について
このほか、審査請求人は、市が作成した文書（市のホームページを含む）に記載された内容が不明確であることや、職員の職務上の責任（職員の処分）等につき種々主張するが、本審査会は本件処分における公文書の開示決定の妥当性について諮問を受け、審議を行うものである。審査請求人のその他の主張の委細については、妥当性を判断する際の一助とはするものの、審査会として意見を述べる立場にない。

第５付言

市は、開示決定等に関する審査請求があった場合、審査会への諮問等の手続きが可及的速やかに実施されるよう、的確なスケジュール管理のもとに対応するよう留意されたい。

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別記

文書１
標題

「令和元年台風第１５号及び第１９号並びに１０月２５日の大雨による被害による災害見舞金の支給について」

内容

・起案書（文書番号：鎌社第２３６４号）

・

支給一覧

・ 被災世帯からの被災届出書等（被災証明書、見積書、被害状況等の写真、本人確認書類等）
・備考

支給通知（令和２年４月３０日付け鎌社第２３６４号）

令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－３号で部分開示した文書と同一

文書２
標題「鎌ケ谷市災害見舞金支給の通知について（お詫び）
」

内容

・

起案書（文書番号：鎌社第１８７号）

・

お詫び文

・

支給通知（令和２年４月２７日付け鎌社第２３６４号）

・

対象者一覧

備考

令和３年２月１０日付け鎌社第２４０９－２号で部分開示した文書と同一- 19 -