POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SAP COLOMBIA S.A.S
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula larecolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza
SAP Colombia S.A.S (“SAP”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales.
1. Información del Responsable del Tratamiento de la información personalLa empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:• Razón social: SAP Colombia S.A• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Carrera 9 No 115 – 06, Edificio Tierra Firme Of. 2401.
• Email: datospersonalessap@sap.com• Teléfono: +57-6003000
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados,transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionadosde acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
2.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.
SAP accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número decédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos sonrecolectados con las siguientes finalidades:
Finalidades para el tratamiento de datos de trabajadores:
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Suscribir el contrato laboral conforme a los parámetros de la legislación laboral
colombiana.
Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en lalegislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales
como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliacióna la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas
retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, ysuministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos
personales, conforme con la normas vigentes.
Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador oentidades expresamente indicadas por el Trabajador.
Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquierotra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.

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Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con
ocasión del desarrollo del mismo.
Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, deconformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados
en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios
laborales, de ser el caso.
Almacenar los datos personales en el sistema informático interno del Empleador.
Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección,
exclusivamente para los fines aquí previstos.
Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación
laboral del Trabajador con el Empleador.
Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por el Empleador a sus
Trabajadores.
Permitir el archivo físico de la información en las instalaciones de terceros que
proveen estos servicios.

Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:
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Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes
de compra.
Investigación, verificación y validación de la información suministrada por losproveedores, con cualquier información de la que SAP legítimamente disponga ylistas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación,
aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las
actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan alos proveedores y contratistas con SAP.
Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de losproveedores.

Finalidades para el tratamiento de datos de miembros de junta directiva:
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Comunicación sobre reuniones de la Junta Directiva y temas a tratar.
Envío de información relacionado con las actividades que organiza la SAP.
Realizar reportes a los entes de control y/o autoridades en Colombia y en los países
donde se encuentre la matriz o controlante directa o indirecta de SAP.
Realizar trámites exigidos por los entes de control y/o autoridades.
Para atender solicitudes que realicen terceros a SAP y que tengan obligación dehacer control de lavado de activos y financiación de terrorismo
En los caso que aplique para el pago de honorarios
Cumplir con obligaciones ante las autoridades que ejercen control, supervisión, ojurisdicción o por obligaciones adquiridas por SAP en virtud de contratos.

Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:
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Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios
adquiridos por los clientes de SAP, así como elaborar la facturación
correspondiente.
Envío de publicidad sobre productos y servicios de SAP.
Elaboración de informes de desempeño por las áreas comerciales y de mercadeo.
Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de SAP.
Comunicación descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
Realización de análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los
productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por SAP.
Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis
estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
Diseño y ofrecimiento programas de lealtad y beneficio para los clientes.
Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar lacalidad de los productos y servicios prestados por SAP.

Este apartado no se aplicará en la medida en que se procesen Datos Personales por SAP
en el rol de procesador o proveedor de servicios a sus Clientes. Esto incluye actividades enlas que los Clientes o sus Afiliadas pueden: (i) crear sus propios sitios web y aplicaciones
que se ejecutan en plataformas SAP; (ii) vender u ofrecer sus propios productos y servicios;(iii) enviar comunicaciones electrónicas a otros individuos o entidades; o (iv) procesar Datos
Personales a través del Servicio en la nube. Esto también incluye los Datos personales que
SAP procesa en la dirección y por la instrucción del Cliente. En tales casos, SAP procesa
los datos proporcionados en los acuerdos de SAP con el Cliente ("Datos del Cliente").
Tenga en cuenta que el acuerdo de SAP con su Cliente afiliado puede diferir de estos
acuerdos ya que, un Cliente puede configurar los Servicios en la Nube según lo
proporcionado como usuario final del Cliente, y esto puede afectar los datos a los que
acceden u obtienen de los Servicios en la Nube.
2.2.

Tratamiento de datos sensibles:

SAP podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus trabajadores tales como videos
y fotografías. Así mismo, SAP obtiene información sobre el estado de salud de sus
empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos
efectos, SAP dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos
sensibles, incluyendo las siguientes:a) Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter
facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización
será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes
casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:a. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este
se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, losrepresentantes legales deberán otorgar su autorización.
b. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro

organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa osindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a laspersonas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En
estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización
del Titular.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este
evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad
de los Titulares.
En los casos en que SAP tenga acceso a datos sensibles, el tratamiento de los mismos serealizará con las siguientes finalidades:
Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y
trabajadores para los siguientes fines:•••

Verificar si la persona cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar
el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica quese presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de SAP.
Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SGSST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud deltrabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Datos biométricos de trabajadores:
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2.3

Identificar al personal que acceda a las instalaciones de SAP.
Dar acceso a las instalaciones de SAP.
Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones de SAP.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, talescomo, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante
el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación
aplicable.
Comunicar al trabajador las actividades de bienestar que SAP ha organizado.
Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza
SAP a sus trabajadores.
Video vigilancia

SAP utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus
instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes
e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo deproceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. SAP implementará autorizaciones
para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso adatos sensibles.

2.4

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

SAP podrá tratar datos de los hijos de candidatos o trabajadores que sean menores de 18
años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas
facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protecciónde datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:
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Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen
en el domicilio del candidato.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, talescomo, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, antelas autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra
actividad derivada de la legislación aplicable.
Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que SAP ha organizado
para sus hijos.
Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de SAP.

3. Transferencias y Transmisiones de datos personales:
En cumplimiento de las finalidades señaladas en esta Política, SAP transfiere datos a
Alemania donde se encuentra localizada su matriz y a Brasil, India, Estados Unidos, Irlanday Argentina entre otros.
Así mismo, SAP realiza transmisiones de datos personales, debido a que varios
prestadores de servicios contratados por SAP se encuentran fuera del país. SAP ha
implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.
4. Derechos que le asisten como Titular de los datos
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074
de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SAP, en su calidad de
Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAP, en su calidad de Responsable
del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen oderoguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo
previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
c) Ser informado por SAP, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales;d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consultao reclamo ante SAP.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria yf)Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado
han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto deTratamiento.

5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamosEl Área Legal de SAP, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos,
quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
6. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos
6.1.

Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose
en las bases de datos en posesión de SAP, para lo cual deberán comunicar lacorrespondiente petición al correo electrónico datospersonalessap@sap.com o
comunicarse al +5716003000. También será posible formular estas peticiones por escrito,
y radicarla de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM, en laCra 9 No 115 – 06 Edificio Tierra Firme Of. 2401, de la ciudad de Bogotá.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de losdatos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando lasolicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partirde la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha enque se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
6.2.

Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión,
revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases
de datos de SAP debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley,podrán presentar un reclamo ante SAP, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, deconformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo
datospersonalessap@sap.com o radicando una comunicación por escrito de lunes
a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 6:00 PM, en la Cra 9 No 115 –06 Edificio Tierra Firme Of. 2401, de la ciudad de Bogotá.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titularde los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite
que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:(i)
La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación desu representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales
el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, SAP requerirá al interesado dentro de los cinco (5)días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado aquien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lasituación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivosde la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3.

Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho a solicitar a SAP la supresión (eliminación) de sus datos
personales y en especial cuando:a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para losque fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por SAP.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(i)
(ii)
(iii)

6.4.

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titulartenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos ola actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tuteladosdel Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para
cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal.
7.

Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, SAP ha adoptado medidas técnicas,
administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e
impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso
a los datos personales está restringido a sus Titulares y SAP no permitirá el acceso a esta
información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos
o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
8.

Vigencia de la Política.

SAP cuenta con una Política de Tratamiento desde enero de 2014. Las modificaciones
introducidas en esta versión han sido dadas a conocer el 21 de febrero de 2017. Cualquiercambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página
web http://www.sap.com/latinamerica/about/legal/privacy.html
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por eltérmino de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio delobjeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término
distinto.