坂町ペーパーレス会議システム導入業務

令和６年７月坂町実施要領１

目的
ペーパーレス会議システムを導入するにあたり、公募型プロポーザル方式により、本業務に最も適した事業者を選定する。

２

業務概要

（１）業務名坂町ペーパーレス会議システム導入業務（２）業務内容「坂町ペーパーレス会議システム導入業務仕様書（別紙 1）」のとおり（３）履行期間①初期導入業務（システム導入業務）
契約締結日から令和 7 年 2 月 28 日まで（予定）②運用保守業務（システム運用期間における運用・保守業務※システム利用料等も含む）

令和 7 年 3 月 1 日から令和 11 年 3 月 31 日【49 ヶ月】（予定）
ただし、契約は単年度ごとに締結し、各年度において本契約に係る予算の配当があること及び履行実績が良好であることを契約締結の条件とする。
なお、本会議における利用開始は令和 7 年 3 月議会からとし、契約締結日の翌日から令和 7
年 2 月 28 日の試行期間について、利用料金は発生しないものとする。
（４）提案上限額（消費税及び地方消費税を含む）①初期導入費用の上限額 ：315 千円②令和 7 年 3 月 1 日から令和 11 年 3 月 31 日までの 49 ヶ月分の運用保守費用の上限額：4,043 千円※上記提案上限の金額は予定価格を示すものではない。ただし、見積書を提出する際には、上記価格を超えないこと。

３

参加資格条件本プロポーザルに参加する者は、次の要件を全て満たす者とする。
①

地方自治法施行令（昭和 22 年政令第 16 号）第 167 条の 4 に該当しない者②

会社更正法（平成 14 年法律第 154 号）に基づく更正手続き開始の申立てがなされていないこと。又は民事再生法（平成 11 年法律第 225 号）に基づいて再生手続き開始の申立てがなされていないこと。
③

破産法（平成 16 年法律第 75 号）に基づく破産手続き開始の申立てをしていないこと。

④

暴力団、暴力団員及び暴力団準構成員並びに暴力行為の常習者又はそのおそれのある者でないこと。

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４スケジュール項目

日程

1

公告

令和 6 年 7 月 16 日（火）2

参加表明書提出締切

令和 6 年 7 月 24 日（水） 午後 5 時まで

3

質問書提出締切

令和 6 年 7 月 24 日（水） 午後 5 時まで

4

資格審査結果通知

令和 6 年 7 月 31 日（水）5

質問書に対する回答

令和 6 年 7 月 31 日（水）6

提案書提出締切

令和 6 年 8 月 9 日（金） 午後 5 時まで

審査
7※プレゼンテーション及び令和 6 年 8 月 22 日（木）デモンストレーション

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受託予定者決定・通知

令和 6 年 8 月下旬

9契約

令和 6 年 9 月

実施要項等の配布（１）配布期間
令和 6 年 7 月 16 日（火）～ 令和 6 年 7 月 24 日（水） 午後 5 時（２）配布方法
坂町ホームページ（https://www.town.saka.lg.jp/）に実施要領等を掲載（３）配布する資料
ア

坂町ペーパーレス会議システム導入業務プロポーザル実施要領

イ

坂町ペーパーレス会議システム導入業務仕様書（別紙 1）

ウ

坂町ペーパーレス会議システム導入業務受託者選定審査基準（別紙 2）エ

坂町ペーパーレス会議システム機能要件一覧（別紙 3）オ

各種様式（ア）参加表明書（様式 1）（イ）参加資格に関する申立書（様式 2）（ウ）会社概要書（様式 3）（エ）見積書（様式 4）（オ）提案書提出届（様式 5）（カ）参加辞退届（様式 6）（キ）質問書（様式 7）2

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参加申込書類の提出（１）提出期限令和 6 年 7 月 24 日（水） 午後 5 時（２）提出場所
坂町総務部総務課（３）提出方法
持参又は郵送（書留郵便に限る）による提出とする。
（４）提出書類
ア 参加表明書（様式 1） 1 部
イ 参加資格に関する申立書（様式 2） 1 部
ウ 会社概要書（様式 3） 1 部※パンフレット等の会社概要が分かるもの、貸借対照表、損益計算書を添付してください。
（５）参加の辞退
参加表明書提出後に参加を辞退する場合は、速やかに坂町総務部総務課に電話連絡のうえ、「参加辞退届（様式 6）」を持参又は郵送で提出すること。

７

質問及び回答
質問がある場合は次のとおり質問書（様式 7）を提出すること｡口頭による質問は受け付けない。

（１）提出期限令和 6 年 7 月 24 日（水）午後 5 時（２）提出方法
坂町総務部総務課へメールで送信すること。
（受信を確認すること。※土曜日・日曜日・祝日を除く。
）（３）質問書に対する回答
令和 6 年 7 月 31 日（水）に全ての質問への回答を資格審査通過事業者へメールで送付します。

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提案書の提出（１）提出期限令和 6 年 8 月 9 日（金） 午後 5 時（２）提出場所
坂町総務部総務課（３）提出方法
持参又は郵送（書留郵便に限る）による提出とする。

3（４）提出書類
ア 見積書（様式 4） 1 部
積算内訳書（任意様式）を同封し、別封筒に封印し提出すること。
イ 提案書 8 部・電子データ（PDF）
提案書は提案書提出届（様式 5）を添えて提出すること。
提案書の作成は、仕様書及び機能要件一覧の内容を踏まえ、提案事項に従い①～⑥の順番に作成すること。できるだけ平易な表現で、わかりやすく記載すること。
原則Ａ4 版横書きとする。提案書は 20 ページ以内とし、表紙及び目次を除きページの下部に番号をつけること。必要に応じてＡ3 版の使用も可とするが、2 ページ相当分とカウントする。提案書で記載した内容で費用が発生するものについては、見積書（様式 4）に必ず記載すること。
＜提案事項＞① システムの概要
基本方針やシステムの特徴、導入により得られる効果等について② 導入実績
地方自治体における導入件数や導入支援実績について③ プロジェクト管理実施体制や構築スケジュール、役割分担について④ システム構成・セキュリティ対策
クラウド構成と利用環境について
システムの安定稼働のための対策（冗長化、バックアップ等）について
ウイルス対策、個人情報の取り扱い等について⑤ 保守及び運用支援
保守及び障害対応について研修や運用ルール策定の運用支援等についてバージョンアップ・法改正時の対応方針について⑥ 自由提案
有効な機能や魅力的な独自提案があれば記載すること(５) 提出書類の取扱い
提出書類は次のとおり取扱うこととする。
・返却しない。
・審査の過程で必要に応じて複製する場合がある。
・原則として第三者へ公開しないものとするが、坂町情報公開条例の対象行政文書となるため本業務の審査終了以後に情報公開請求や情報公開請求訴訟によって公開される可能性がある。
・記載内容の追加及び変更は、認めない。

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審査実施概要（１）実施内容
本業務の対象システムについて、プレゼンテーション及びデモンストレーションを実施する。
【プレゼンテーション】
提出した提案書の内容について説明を行うこと。
【デモンストレーション】
次の項目について、実機を用いたデモンストレーションを行うこと。
ア）文書の登録方法イ）文書の閲覧方法
ウ）会議運営機能エ）その他システムの特徴的な機能（２）実施日時
令和 6 年 8 月 22 日（木）※実施日時の詳細は、別途通知する。
（３）実施場所
坂町役場 研修室（４）実施時間
プレゼンテーション及びデモンストレーション：30 分
質疑応答

：10 分

（５）審査員人数
５名（６）その他
・実機操作において使用するタブレット端末（５台）及び接続環境は事業者において準備を行うこととする。なお、資料投影用モニターについては当町にて用意する。
・提案に要する費用はすべて提案者の負担とする。

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審査基準
「坂町ペーパーレス会議システム導入業務受託者選定審査基準（別紙 2）
」のとおり

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受託予定者の選定
審査の得点が最も高い提案者（以下「最高得点提案者」という。
）を受託予定者として決定する。
受託予定者と契約条件等を協議し合意できた場合、随意契約により契約を行う。ただし、万が一、協議が整わない場合は、次点者と協議するものとする。
審査結果については、審査の参加者に対して通知する。また、町ホームページに受託予定者及びすべての提案者の点数（受託予定者以外は A 社、B 社、・・・と表示）を公表する。

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提案者の失格提案者が、次のいずれかに該当する場合は失格とする。
・期限までに所定の手続きをしなかった場合・提出書類に虚偽の記載があった場合・見積書に記載された金額が提案上限額を超える場合
・「３ 参加資格条件」の要件を満たさなくなった場合
・審査の公平性を害する行為があった場合・提案にあたり著しく信義に反する行為等、坂町文書管理システム導入業務事業者選定委員会の委員長が失格であると認めた場合

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その他

（１）本プロポーザルに参加するために要する費用は、全て参加者の負担とする。
（２）審査及び選定結果に対する問い合わせ及び異議申し立ては認めない。
（３）本プロポーザルの参加にあたり、本プロポーザル参加者に生じた損害等については、町は一切その責を負わない。
（４）本実施要領に規定されていない事項が発生した場合は、公平性を考慮の上、適宜本町が判断する。

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書類提出先及び問合せ
坂町総務部総務課〒731-4393 広島県安芸郡坂町平成ヶ浜一丁目１番１号
TEL: 082-820-1510
HP: https://www.town.saka.lg.jp/
e-mail: soumu@town.saka.lg.jp

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