公益社団法人八王子市勤労者福祉サービスセンター個人情報保護規程（目 的）
第１条 この規程は、公益社団法人八王子市勤労者福祉サービスセンター（以下「センター」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定め、個人の権利利益の保護を図るとともに、事業の適正な運営を図ることを目的とする。
（定 義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
１ 個人情報 生存する個人に関する情報（個人が営む事業に関して記録された情報に含まれる当該個人に関する情報及び法人その他の団体の役員に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を除く。）であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
２ 保有個人情報 センターの職員が職務上作成し、又は取得した個人情報（文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）に記録されたものをいう。以下同じ。）であって、センターの職員が組織的に利用するものとして、センターが保有しているものをいう。
３ 個人情報ファイル
保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を、電磁的記録を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日その他の記述により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。
（センター等の責務）
第３条 センターは、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
２ センターの役員及び職員（以下「役職員」という。）は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退い1

た後も同様とする。
（収集の制限）第４条 センターは、個人情報を収集するときは、業務を遂行するために必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
２ センターは、前項の規程により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を収集してはならない。
３ センターは、次に掲げる事項（以下「収集禁止事項」という。）に関する個人情報を収集してはならない。ただし、法令又は条例（以下「法令等」という。）に定めがある場合及び個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために当該個人情報が必要かつ欠くことができない場合は、この限りではない。
(1) 思想、信教及び信条に関するもの(2) 社会的差別の原因となる又はかなり得る事実に関するもの(3) 犯罪に関する事項
４ センターは、個人情報を収集するときは、収集目的を明らかにして、当該個人（以下「本人」という。）から直接収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
(1) 本人の書面による同意を得たとき。ただし、書面による同意をえられないときには、口頭に同意で足りるものとする。
(2) 法令等に定めがあるとき。
(3) 出版、報道等に公にされているとき。
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 所在不明、精神上の障害による事理を弁職する能力の欠如等の事由により、本人から収集することができないとき。
(6) 争訟、選考、指導、相談等の事務で本人から収集したのではその目的を達成し得ないと認められるとき、又は事務の性質上本人から収集したのではその適正な執行に支障が生ずると認められるとき。
(7) 国、八王子市若しくは他の地方公共団体から収集することが事務の執行上やむを得ないと認められる場合又は第９条第３項各号のいずれかに該当する利用若しくは提供により収集する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（個人情報を取り扱う事務の閲覧）
第５条 センターは、個人情報を取り扱う事務（センターの役職員又は役職員であった者に係る事務を除く。）を開始しようとするときには、次に掲げる事項を記載した「個人情報取扱事務登録簿」を作成し、一般の閲覧に供するものとする。
(1) 個人情報を取り扱う事務の名称

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(2) 個人情報を取り扱う事務の目的(3) 個人情報の記録事項(4) 個人情報の対象者の範囲(5) 前各号に掲げるもののほか、別に定める事項（適正管理）
第６条 センターは、保有個人情報の適正な管理を図るため、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 保有個人情報を正確かつ最新の状態に保つこと。
(2) 保有個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損その他の事故を防止すること。
(3) 保有個人情報を保管する必要がなくなった場合には、速やかに廃棄し、又はすること。ただし、歴史的資料として保有するものについては、この限りではない。
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センターは、個人情報の適正な管理を図るため、個人情報保護管理責任者を設置しなければならない。
３ 前項の個人情報保護管理責任者は、事務局長をもって充てる。
４ 個人情報保護管理責任者を補佐するため、個人情報保護管理事務取扱者を置くこととし、センター職員の中から事務局長が指名する者をもって充てる。
（委託に伴う措置）
第７条 センターは、個人情報を取り扱う事務をセンター以外のものに委託する（以下「外部委託」という。）ときは、個人情報の保護に関して必要な措置を講ずるものとする。
（受託者の責務）
第８条 センターから個人情報を取り扱う事務を受託したものは、個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の受託した事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関し知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（適正利用の原則と目的外利用等の制限）
第９条 センターは、保有個人情報を当該保有個人情報を取り扱う事務の利用目的に即して、適正に利用しなければならない。
２ センターは、収集の目的の範囲を超えた保有個人情報の利用（以下「目的外利用」という。）をし、又はセンター以外のものへの保有個人情報の提供（以下「外部提供」という。）をしてはならない。

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第１項並びに第２項の規定にかかわらず、センターは、次の各号のいずれかに該当するときは、目的外利用又は外部提供（以下「目的外利用等」という。）をすることができる。
(1) 本人の同意があるとき、又は本人へ提供するとき。
(2) 法令等に定めがあるとき。
(3) 出版、報道等により公にされているとき。
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の利権利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(6) センター内で利用する場合又は国、八王子市若しくは地方公共団体に提供する場合で、事務に必要な限度で使用し、かつ、使用することに相当な理由があると認められるとき。

４センターは、前項第４項の規定により目的外利用等をしたときは、速やかに、その事実を当該本人に通知するものとする。
５ センターは、外部提供をする場合は、外部提供を受けるもの（以下「依頼者」という。）に対し、保有個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他の必要な制限を付し、又はその適正な取り扱いについて必要な措置を講ずることを求めるものとする。
６ センターは、第３項の規定により外部提供をしようとするときは、依頼者に対して、個人情報外部提供依頼書（第１号様式）を提出させなければならない。ただし、センターがやむを得ない理由があると認めたときは、依頼者は口頭で依頼することができる。
７ センターは､前項の規定による依頼があったときは、速やかに当該依頼を認めるかどうかの決定をし、個人情報外部提供決定通知書（第２号様式）により当該決定の内容を依頼者に通知するものとする。ただし、前項ただし書の規定に該当する場合は、口頭で通知することができる。
（オンライン結合による提供の制限）
第１０条 センターは、オンライン結合（センターが管理する電子計算機とセンター以外のものが管理する電子計算機その他の機器とを通信回線を用いて結合し、センターの保有個人情報をセンター以外のものが随時入手し得る状態にする方法をいう。）による保有個人情報の提供をしてはならない。ただし、保有個人情報について必要な保護措置を講じられている場合で、必要かつ適切と認められるときは、この限りではない。その内容を変更するときも同様とする。
（個人情報の開示の申出ができる者）

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第１１条 何人も、センターに対し、センターの保有する自己の個人情報（センターの役職員又は役職員であった者に係る事務に係るものを除く。）の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示申出をすることができる。
（開示しないことができる個人情報）第１２条 センターは、開示申出に係る保有個人情報が各号のいずれかに該当するときは、当該保有個人情報を開示しないことができる。
(1)(2)

法令等の定めるところにより本人に開示することができないとき。
個人の評価、診断､判断､選考､指導､相談等に関する保有個人情報であって、開示することにより､事務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
(3) 調査､争訟等に関する保有個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
(4) 開示することにより、第三者の権利利益を侵害するおそれがあるとき。
(5) 国､八王子市又は他の地方公共団体との間における協議､協力等により作成し､又は取得した保有個人情報であって、開示することによりこれらのものとの協力関係又は信頼関係が損なわれると認められるとき。
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センターは､前項に規定する保有個人情報であって、期間の経過により同項各号のいずれにも該当しなくなったものは､これを開示するものとする。

（部分開示）
第１３条 センターは、開示申出に係る保有個人情報に、前条第１項各号のいずれかに該当することにより開示しないことができる保有個人情報とそれ以外の保有個人情報とがある場合において、開示申出の趣旨が損なわれることがないと認めたときは、開示しないことができる保有個人情報を除いて、開示するものとする。
（個人情報の訂正の申出ができる者）
第１４条 何人も、第１８条第１項の規定による開示の決定を受けた自己の個人情報に事実の誤りがあると認めるときには、センターに対し、その訂正の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
２ 第１１条第２項の規定は、訂正申出について準用する。
（個人情報の削除の申出ができる者）
第１５条 何人も､センターが第４条第１項、第２項若しくは第３項に規定する制限を超え､又は同条第４項の規定によらないで､自己の個人情報を収集したと認めるときは、センターに対し、その削除の申出（以下「削除申出」という。）をするこ

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とができる。
２ 第１１条第２項の規定は、削除申出について準用する。
（目的外利用等の中止の申出ができる者）
第１６条 何人も､センターが第９条第１項、第２項又は第３項に規定によらないで、自己の個人情報の目的外利用等をしていると認められるときは、センターに対し、その中止の申出（以下「中止申出」という。）をすることができる。
２ 第１１条第２項の規定は、中止申出について準用する。
（申出の手続）第１７条 第１１条の規定による開示申出、第１４条の規定による訂正申出、第１５条の規定による削除申出、又は前条の規定による中止申出をしようとする者（以下「申出者」という。）は、センターに対し、次に掲げる事項を記載した個人情報（開示・訂正・削除・中止）申出書（第３号様式）（以下「申出書」という。）を提出しなければならない。
(1) 氏名及び住所(2) 申出に係る個人情報の内容(3) 訂正、削除又は中止を求める内容及び理由(4) 前各号に掲げるもののほか､別に定める。
２ 申出者は、センターに対して､自己が当該申出に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために必要な次に掲げる書類のいずれかであって申出者の氏名及び住所が記載されているもの並びに戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類（法定代理人による申出の場合に限る。）を提出し、又は提示しなければならない。
(1) 運転免許証(2) 旅券(3) 健康保険の被保険者証(4) 前３号に掲げるもののほか、センターが認める書類
３ 訂正申出に係る申出者は、当該訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、又は提示しなければならない。
４ センターは､第１項に規定する申出書に形式上の不備が認められるときには、申出者に対し、相当の期間を定めて､その補正を求めることができる。この場合において、センターは、申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
５ センターは、申出者に対し、前項に規定する補正を求めた場合において、当該申出者が補正を行わないときは､当該開示の申出に応じないことができる。
（申出に対する決定等）

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第１８条 センターは、前条第１項に規定する申出書の提出があったときには、当該申出書の提出があった日の翌日から起算して開示申出の場合は１４日以内に、訂正申出、削除申出及び中止申出の場合は３０日以内に、当該申出を認めるかどうかの決定をするよう努めるものとする。ただし、前条の第４項の規定により補正を求めた場合にあっては､当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ センターは、前項の決定をしたときは、当該決定の内容を記載した個人情報（開示・訂正・削除・中止）請求諾否決定通知書（第４号様式）（以下「決定通知書」という。）により申出者に速やかに通知するものとする。
３ センターは、やむを得ない理由により、第 1 項に規定する期間内に同項の決定をすることができないときは、同項の規定にかかわらず申出書の提出があった日の翌日から起算して６０日を限度としてその期間を延長することができる。この場合において、センターは、速やかに延長の期間及び理由を個人情報（開示･訂正･削除･中止）決定期間延長通知書（第 5 号様式）により、申出書に通知するものとする。
４

センターは､第１項の規定により当該申出を認めないこととする決定（第１３条の規定により、個人情報の一部を開示しないこととする決定を含む。）をしたときは、第 2 項の規定による決定通知書にその理由を記載するものとする。この場合において、開示をしないことと決定した個人情報が、第１２条第１項各号に規定する個人情報に該当しなくなる時期をあらかじめ明示することができるときは、その時期を明らかにするものとする。

（開示等の実施）第１９条 個人情報の開示は、センターが前条第 2 項の規定による決定通知書により指定する日時及び場所において行う。この場合のおいて、申出書は、センターに対し、自己が当該開示申出に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために第 17 条第 2 項に掲げる書類を提出し、又は提示しなければならない。
２ 個人情報の開示は、閲覧､視聴又は写しの交付により行う。
３ センターは、開示申出に係る個人情報が記録されたものを直接開示することにより、当該個人情報が記録されたものの保存に支障が生ずるおそれがあると認めるとき、その他合理的な理由があるときは、当該個人情報が記録されたものの写しにより開示することができる。
４ センターは、前条第 1 項の規定により、訂正、削除又は目的外利用等の中止をすることと決定したときには､速やかに当該個人情報を訂正し、削除し､又は目的外利用等を中止するものとする。この場合において、センターは、その旨を申出者及び当該個人情報の目的外利用等をしているものに対し、個人情報（訂正・削除・中止）通知書（第 6 号様式）により通知するものとする。
（費用の負担）7第２０条 この規定に基づく個人情報の開示､訂正、削除又は目的外利用等の中止については、申出者に対し、別に定めるところにより費用の負担を求める。
（苦情の処理）第２１条 センターは、個人情報の取扱いに関する苦情について､迅速かつ適正に対応するものとする。
（異議の申出）第２２条 申出者は、第１８条第１項の決定（以下「開示決定等」という。）について不服があるときは、センターに対して書面により異議の申出（以下「異議申出」という。）をすることができる。
２ 前項の異議申出は、開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内にしなければならない。
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第１項の異議申出があった場合は、センターは、当該異議申出の対象となった開示決定等について再度の検討を行った上で、当該異議申出についての回答を書面によりするものとする。

（他の制度との調整）
第２３条 この規定は、図書館その他これに類する施設において、一般の利用に供することを目的として､収集し、保有している個人情報については適用しない。
付 則（施行期日）
1 この規程は、平成２３年４月 1 日から施行する。
（経過措置）
2 この規定の施行の際､センターが既に行った、又は現に行っている個人情報の収集、保管及び利用については、この規程の規定により行った個人情報の収集、保管及び利用とみなす。

8別表（第２０条関係）
写しの作

成

金額

(1)

電子複写機により写しを作成する
場合

写し１枚につき１０円（用紙の規格は日本工業規格 A３列 3 番まで）

(2)

その他の方法により作成する場合

写し１件につき当該作成に要する実費
相当額

備考

上記以外の用紙の規格における写しの交付は行わない。

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