三重県行政書士会個人情報保護規則
第１章 総則（目的）第１条

この規則は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）の趣旨を実現するため、三重県行政書士会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。
（適用範囲）
第２条

この規則は、本会が保有する個人情報を取り扱う役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者を対象として適用する。
（定義）
第３条

この規則において使用する用語は、個人情報保護法において使用する用語の例による。

第２章 利用目的等（利用目的の特定）第４条
一

本会が取り扱う個人情報の利用目的は、以下に掲げるとおりとする。
行政書士名簿の登録情報及び行政書士法人名簿の社員又は使用人である行政書士の登載情報その他の行政書士並びに行政書士事務所及び行政書士法人の従業者の個人情報は、行政書士法（以下「法」という。）及び本会会則等の規定に基づき、登録手続に使用するほか、以下に掲げる目的でこれを利用する。
イ 会員の登録若しくは届出の状況確認又は本会への入退会その他の届出事項に関する事務の処理
ロ 会員の指導又は処分に関する事務の処理
ハ 会議等催し物に関する連絡及び出席状況確認又は会報等定期刊行物の送付先管理
ニ 法に規定する報酬額統計調査等の統計資料の作成
ホ 役員名簿その他の各種名簿の作成、管理及び頒布
ヘ 行政書士の顕彰、福利厚生及び共済事業に関する事務の処理
ト 行政書士又は行政書士法人でない者による法第１９条第 1 項違反行為の取締りに-1-

関する事務の処理
チ 官公署等からの受託事業に関する事務の処理
リ 裁判外紛争処理業務に関する事務の処理
二

事務局職員及び契約社員等従業者に関する雇用及び人事管理等に関する個人情報は、給与計算を含む人事管理及び福利厚生等を行う目的でこれを利用する。

三

一般国民の個人情報（前２号に規定する個人情報を除く。）は、以下に掲げる目的でこれを利用する。
イ 苦情の申出に関する対応の検討、意見聴取又は報告その他の事務の処理
ロ 行政書士若しくは行政書士法人の紹介又は派遣依頼に関する事務の処理
ハ 各種照会又は相談に関する事務の処理ニ 業務説明会その他各種行事に関する連絡、調整又は出席者名簿の作成その他の事務の処理
ホ 本会への入会に関する事務の処理
ヘ 行政書士又は行政書士法人でない者による法第１９条第 1 項違反行為の取締りに関する事務の処理
ト 裁判外紛争処理業務に関する事務の処理

四前３号のほか、本会会則に定める事業目的を達成するため必要な範囲内でこれを利用する。

（利用目的の変更）
第５条

前条の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲を超えて行うことはできない。
（取得に際しての原則）
第６条
２

本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。

本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。

３

本会は、前項の規定にかかわらず、直接本人から書面（電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

４

本会が、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。
-2-

５

前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

三国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

四取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（要配慮個人情報の取得の制限）
第７条

本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得しない。
一法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

三国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

四当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第 76 条
第 1 項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

五

その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合（利用目的による制限）
第８条

本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。
２

前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

三国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

-3-

（データ内容の正確性の確保等）
第９条

本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
２

本会は、保有する個人データが不要となった場合には、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとする。

第３章 安全管理措置（安全管理措置）第１０条 本会は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損等の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
２

本会は、個人データの適切な管理のために必要と認めるときは、次に掲げる事項を含む合理的な安全対策を講じるものとする。

３

一

個人データの利用者及び利用方法の制限

二

個人データの保管場所及び保管方法の制限

三

個人データの廃棄方法の制限
本会は、個人データの保護を維持するために、前項の安全管理措置について、必要に応じて見直しを行うものとする。
（チーフプライバシーオフィサー）
第１１条 本会は、個人情報保護管理の最高責任者としてチーフプライバシーオフィサー（以下「ＣＰＯ」という。）を置き、本会における個人情報保護管理に関する業務を指揮監督させ、必要に応じて、その業務内容を理事会に報告させるものとする。
２

ＣＰＯは、副会長のうち会長の指名する者をもってこれに充てる。

（事務局個人情報保護管理責任者）
第１２条

本会は、事務局個人情報保護管理責任者を置き、ＣＰＯの指揮監督のもと、事務局における個人情報保護管理業務を行わせ、必要に応じて、その業務内容をＣＰＯに報告させるものとする。
２ 事務局個人情報保護管理責任者は、総務部長をもってこれに充てるものとする。
（役員等及び従業者の監督等）
第１３条 本会は、安全管理措置その他の個人データの適正な取扱いの保護のため、役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者に対し、必要かつ適切な監督、教育等を行うものとする。
-4-

（秘密の保持）第１４条 本会の個人データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないものとする。その業務に係る職を退いた後も同様とする。
２

本会は、事務局職員及び契約社員等従業者が退職する場合、その者から、在職中に知り得た秘密の保持等に関し、誓約書（様式第１号）の提出を受けるものとする。

（個人データの委託に伴う措置）第１５条 本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、個人データの保護について十分な措置を講じていると認められる者を選定するとともに、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。

第４章 第三者提供の制限（第三者提供の制限）
第１６条

本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。

ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

三国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

２

本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

３

第１項に規定する本人の同意を得るにあたっては、本人に対し、以下に掲げる事項を提示するものとする。
一

個人データの提供先

二

第三者に提供される個人データの種類

三

第三者への提供の手段

四

提供先での個人データの利用目的及び方法-5-

（第三者提供に係る記録の作成等）
第１６条の２ 本会は、個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成する。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号又は第２項のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２

本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存する。

３

本会は、個人データを提供した第三者から個人情報保護法第 26 条に基づく確認を求められた場合において、当該第三者に対して、当該確認に係る事項を偽ってはならない。

（第三者提供を受ける際の確認等）
第１６条の３ 本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行う。ただし、当該個人データの提供が第１６条第１項各号又は第２項のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名

二２

当該第三者による当該個人データの取得の経緯
本会は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成する。
３

本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存する。

（外国にある第三者への提供の制限）
第１６条の４ 本会は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。）にある第三者（個人データの取扱いについて個人情報保護法第４章第１節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この条について同じ。）に個人データを提供する場合には、第１６条第 1 項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第-6-三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとする。この場合においては、同条の規定は適用しない。

第５章 保有個人データに関する請求等（保有個人データに関する事項の公表等）
第１７条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置く。
一

本会の名称

二

全ての保有個人データの利用目的（第６条第５項に該当する場合を除く。）

三

次項〈利用目的の通知〉の規定による求め又は次条第１項〈開示〉、第１９条第１項〈訂正等〉若しくは第２０条第１項〈利用停止等〉若しくは第２項〈第三者提供の停止〉の規定による請求に応じる手続（手数料の額を含む。）

四２

本会が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

二第６条第５項に該当する場合

３

本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

（開示）
第１８条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データについて開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を請求された場合は、本人に対し、書面により、遅滞なく、当該保有個人データを開示する。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

２

一本人又は第三者の生命、身体又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

二本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

三

法令に違反することとなる場合
本会は、前項の規定に基づき請求された保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
-7-

３

本会の会則を含む法令により、本人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。

（訂正等）
第１９条 本会は、本人から当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってその内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求された場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
２

本会は、前項の規定に基づき請求された保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知する。

（利用停止等）第２０条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条第１項又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由若しくは第８条の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という）を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２

本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第１６条第１項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３

本会は、前２項に規定する請求について、利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき又は第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

（理由の説明）-8-

第２１条 本会は、第１７条第３項、第１８条第２項、第１９条第２項又は前条第３項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
（開示等の請求等に応じる手続）
第２２条 本会は、第１７条第２項〈利用目的の通知〉の規定による求め又は第１８条第１項〈開示〉、第１９条第１項〈訂正等〉若しくは第２０条第１項〈利用停止等〉若し
くは第２項〈第三者提供の停止〉の規定による請求（以下この条において「開示等の請求等」という。）に関し、これを受け付ける方法は、次に掲げるとおりとする。
一

開示等の請求等の申出先は、「三重県津市広明町３２８番地津ビル２階 三重県行政書士会会長」とする。
二

開示等の請求等に際しては、保有個人データ開示等請求書（様式第２号）に必要事項を記載し、郵送又は持参にて提出することとする。

三

開示等の請求等に際しては、請求者本人であることを証明する書類（請求者が行政書士である場合は行政書士証票の写し）を添付することとする。また、代理人による請求の場合は、請求者本人であることを証明する書類のほか、代理人自身であることを証明する書類に加えて法定代理人であることを証明する書類又は委任状を添付することとする。

四第１７条第２項〈利用目的の通知〉の規定による求め及び第１８条第１項〈開示〉に関する請求については、１件につき金２千円の手数料を徴収するものとし、本会が指定する口座に振り込むこととする。

五２

開示等の請求等に対する回答は、文書にて本人限定受取郵便で行うものとする。
本会は、本人に対し、開示等の請求等に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。
３

本会は、次に掲げる代理人による開示等の請求等に応じる。
一

未成年者又は成年被後見人の法定代理人

二

開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人

第６章 雑則（苦情及び問い合わせ等の処理）-9-第２３条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情及び問い合わせ等に対する受付窓口を事務局に置き、これに迅速かつ適切に対応するものとする。
２

受付窓口で解決した事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、ＣＰＯに一定期間ごとに報告するものとする。

３

受付窓口で解決しなかった事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、ＣＰＯに迅速に報告するものとする。

４

前項の報告を受けたＣＰＯは、総務部でこれを検討させ、必要に応じて当該個人データの収集･保管担当部署の意見を聞いて、対応を決するものとする。

５

ＣＰＯは、受け付けた苦情及び問い合わせ等の内容を精査し、本会の個人情報保護体制の改善に反映するよう努めるものとする。

（漏えいが発生した場合の措置）
第２４条 本会は、個人情報の漏えいが発生した場合は、直ちに安全の確保を図るとともに、事実関係等を本人及び本会会員に速やかに通知し、再発の防止に努めるものとする。
（個人情報保護方針の策定、公表）
第２５条 本会は、別に定める個人情報保護方針を、本会のホームページ上で公表するものとする。
附則
この規則は、令和２年９月１日から施行する。

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