経費精算のシステム化で、経理部門のチェックを楽にする

経費精算のシステム化で何ができるのか？
近年社内の様々な業務をシステム化する流れができており、その１つに経費精算のシステム化があります。
今回は紙での業務では大変な申請内容のチェックを簡素化するという観点で、お客様からよくご質問いただく、エラーチェックやデータ連携等、システムを活かして経理部門の負担を削減する方法をご紹介します。

不適切な申請内容を減らしたいが、チェック機能はあるのか？
交通系ICカードや、法人カードからのデータ取込はできる？

定期区間の控除はどうなるのか？

請求書払いの電子化もしたいが、立替精算以外の申請も可能か？

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システム化でできる「申請チェックの簡素化」■ 申請内容の間違いを減らすシステムで、申請チェックを楽にしませんか？
経費精算を紙で運用する場合には、経費申請を必ず目視で確認することが求められます。
経理部門にとって大きな負担となる日々の申請内容の確認ですが、これをシステム化することで、不適切であったり間違った内容が入力されている場合には、申請自体をさせないというスクリーニングが可能です。
MAJOR FLOW Z では、必要な項目が入力されていない場合や、申請ルールに反する内容が入力されていた場合に警告を表示することができます。
しかし、すべての社員に正確に申請のルールを理解させることも難易度が高く、チェック機能だけを取り入れても、結局はルールを把握している社員がまとめて修正を行う、ということになりかねません。
MAJOR FLOW Zは、ルールに沿った適切な入力を補助することができるよう、日当や宿泊費を、申請ユーザーの等級に応じて自動計算する機能をご提供しています。
また、各種経費利用データと連携することで、入力内容の正確性を担保することも可能です。
法人カードや交通系ICカードで取り込んだデータは、申請者によって改変できないようになっていますので、申請金額と実際の利用金額の相違が発生しません。これらの機能も申請内容の確認を簡単にしてくれます。
このように、経費精算をシステム化することで、申請内容の間違いを減らし、修正や差戻しの手間を大きく削減することができます。

次のページ以降で、各補助機能についてご紹介します！
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Case1 不適切な申請をチェック■ 申請内容のエラーチェックで、申請内容の間違いを減らすことができます
課題：必須となる内容が入力されていない等、内容が不適切な経費申請が多い
解決：エラーチェック機能を利用して、申請内容の間違いを減らす！

経費精算をシステム化することで、申請内容の間違いを減らし、修正や差戻しの手間を削減することができます。
MAJOR FLOW Z では、必要な内容が入力されていない場合や、申請ルールに反する内容が入力されていた場合に警告を表示することができます。
これにより、申請内容の入力ミスを防ぐことが可能です。インボイス制度にも対応しています。
▼エラーチェックの例①（事業者登録番号）▼エラーチェックの例②（金額上限）

Case2 複雑な日当・宿泊費申請を自動計算でサポート■ 等級・支給条件に応じて、日当や宿泊費を自動計算することができます
課題：条件・規定に基づく手当の申請があるが、ルールを把握しておらず、間違った申請をする社員が多い
解決：日当・宿泊費の自動計算機能を利用することで、誰でも適切な内容で申請ができるように！
MAJOR FLOW Z では、日当や宿泊費を、申請ユーザーの等級に応じて自動計算することができます。
等級以外にも、支給基準が複雑な日当については、入力項目に応じて自動計算することも可能です。
これにより、申請内容の間違いを減らし、修正や差戻しの手間を削減することができます。
▼交際費精算書(明細画面)

申請者の等級に応じて適切な金額を自動計算！

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Case3 交通費精算時の定期区間控除（入力サポート）■ 予め定期区間の登録を行うことで、該当区間の運賃を自動控除できます
課題：日々の交通費申請で、定期区間控除の確認が申請者にとっても経理担当者にとっても負担となっている
解決：乗換案内連携の利用で、定期区間が控除された料金を表示。定期区間確認の手間を大きく削減！

定期区間申請書で定期区間を登録しておくことで、該当区間の運賃を自動控除できます。
定期区間控除がされている申請は、「定期区間控除済」アイコンが表示されるのでチェックも簡単です。
不要な交通費の過払いを防ぐことができます。
▼登録した定期区間登録区間に応じて控除！
▼乗換案内でのルート選択

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Case4 交通系ICカード・法人カードのデータ連携■ 交通系ICカードや法人カードの情報を利用して経費精算できます
課題：申請金額の間違いや、申請漏れが多発し、差戻しの手間がかかる
解決：カード連携を利用して、実データをそのまま取り込み！常に正しい金額として処理が可能。
交通費精算時は交通系ICカードの履歴、経費精算時はクレジットカードの請求データを取り込むことができます。
実際のカード利用データをそのまま取り込めるので、申請金額の間違いや、申請漏れを防ぐ効果があります。
私用データは取り込まないようにすることも可能です。
▼ICカードデータ選択画面

申請したいデータを選択するだけで申請可能！
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Appendix.立替精算以外の伝票取り扱い■ 支払依頼書・振替伝票の利用で、立替精算以外にも対応。経理部門の負荷軽減に立替精算だけではなく、請求書払いや振替伝票の電子化を一つのシステムにまとめることで、新たに別のシステムを導入したり、運用したりするコストを削減できます。
MAJOR FLOW Zは、交通費や出張、交際費等の立替精算だけではなく、請求書払いの申請ができる「支払依頼書」振替仕訳の入力・承認ができる「振替伝票」をデフォルトでご利用いただくことができます。
基幹システムのフロントシステムとしてご利用いただくことで『内部統制強化』、『入力分散化』に伴う経理担当者様の負荷軽減を図ることが可能です。
支払依頼書▼支払依頼書・振替伝票のケーススタディ詳細はこちら
https://www.majorflowz.com/2023/05/24/5937/

支払依頼書
取引先からの請求書に対する支払処理ができます。
源泉税額の計算や口座引落しの対応も可能です。
明細内で費用と相殺することが可能になり、買掛金を売掛金で相殺する場合にご利用できます。
相殺額は支払額から控除されます。
振替伝票
経費精算以外の仕訳データを振替仕訳で入力・承認ができます。
単一仕訳・複合仕訳の両方に対応しています。
電子決裁によるコンプライアンスの強化が図れます。
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MAJOR FLOW Z 製品紹介。
✔充実した機能の数々をお手頃価格でご提供「MAJOR FLOW Z」は20年以上にわたって蓄積されたお客様の要望やノウハウが組み込まれたワークフローシステムです。中堅企業や大企業でも満足頂ける、充実した機能の数々を月額3万円（税抜）からお手軽にご利用頂けます。
1ヶ月のトライアルや利用イメージがわかるデモ動画を用意しております。

どちらも無償ですので、お気軽にお申し込みください。

無償トライアルのお申し込みはこちら

製品カタログやデモ動画のダウンロードはこちら

上記のQRコードから製品サイトにアクセスできます。 製品サイト：https://www.majorflowz.com/

お問い合わせ：パナソニック ネットソリューションズ株式会社 営業統括部
TEL：03-6226-2505
MAIL：cloud.pnets@ml.jp.panasonic.com※トライアルでお試しいただけるのはクラウドの標準機能となります。

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