導入園インタビュー

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土気中央幼稚園システム化するなら給与処理からがオススメ。
会計処理は会計士さんとシステム共有して決算書類はお任せ。
学校法人小川学園

土気中央幼稚園 様

2003 年にレーザー〈学校会計〉システムと〈学校給与〉システムの C/S 型を導入し、その後両製品をクラウド型に変更。2019 年にはオプション製品である〈学校給与〉プラス、2022 年に〈学校会計〉プラスを追加導入。
長年のシステム利用で便利なことが当たり前に。

https://www.chuo-kg.ac.jp/toke/index̲toke.html

20 年もの間レーザーをご利用いただいている土気中央幼稚園様にて、システムを用いた業務方法やシステム化のメリット、理事長
小川先生またシステム未対応の園へのご提案などをお伺いしました。

副園長・事務長
小川先生

事務担当
平出様

●
LS

はじめるなら給与計算のシステム化から
貴園ではレーザー〈学校会計〉システムと〈学校給与〉システムを同時期に導入いただ
きましたが、システム未対応の園が検討されるとしたらどちらからがオススメですか︖

園

事務業務ではじめてシステム導入するなら、給与計算からがよいと思います。
会計に関しては、領収書を会計士さんに渡して入力もすべてやってもらっているという園もあると思うので、自分たちで入力するというのは敷居が高く感じられるのではないでしょうか。

LS

そうですね。給与業務を会計事務所などに委託されているところもありますが、せっかく委託料を払っていても結局は園でやるべき作業があるともお聞きするので、それなら園でシステム化されることを我々もご提案したいです。

２●

共済掛金、各種帳票に対応しているシステムが便利

園

レーザー〈学校給与〉システムは私学共済掛金の計算に対応しているので本当に便利です。
対応していないと自分たちで計算するのは煩雑ですし、掛金の変更をし忘れるミスなどもあり得るので、やはりシステム化といっても学校法人に特化しているものがいいですね。

LS

ありがとうございます。給与計算を外部委託されている場合も、各種届出書については園で作成が必要だったり、追加依頼として別途費用がかかったりするとお聞きします。共済標準
報酬届書や賞与等支払報告書もクリックだけで作成できるので便利ではないですか︖

が必要なくなるので大変便利です。出力して園の䯲䢹䯲䢢䢢䢢䢢✀䢢䢢䢢ู䯲༊ศ䯲ᩚ䢢⌮䢢␒䢢ྕ凚ཷ⤥⪅␒ྕ凛䯲䈠‫ۑ‬䢢䢢♫఍ಖ㝤ᩱ➼僔㔠㢠ෆ

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▲レーザーから出力した
給与支払報告書
賞与等支払報告書

給与明細書の Web 化でコストも業務も削減〈学校給与〉プラスも数年前に導入いただきましたが、やはり給与明細書を Web 化したいとはい。給与明細書の紙のコストや封入作業を削減したいと考えていました。〈学校給与〉システムを使っていたので、その延長で明細書を Web 化できる〈学校給与〉プラスに興味を持ちました。給与はずっと現金支払いだったのですが、銀行さんからそろそろ口座支払いに変えてほしいと言われまして。それを機に明細書も Web 化することにしました。振込データも簡単に作成でき、園の操作で困ることなくスムーズに振込へと移行できました。

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園で意識せずとも適応されているのは助かります。

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労働保険料の更新や１年だけの定額減税にも対応されていて、ヱᙜࡍࡿ␒ྕࢆ‫࡛ۑ‬ᅖࢇ࡛ࡃࡔࡉ࠸ᖺ

能をご提供することができます。その点はいかがでしょうか︖

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教職員ひとりずつ計算して記入してといった作業

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銀行ごとに振込データを自力で作成するのも実は手間ですが、〈学校給与〉システムは全銀協フォーマットに対応しており、クリックだけでデータ作成できるのも特徴の一つです。

３
LS園

一気に変更されて先生方からはとまどいの声はありませんでしたか︖
キャッシュレス化もペーパーレス化もそういう時代ですし、スマートフォンを利用している教職員がほとんどなので特に反対意見や躊躇するといった声はありませんでした。
ただ、初回ログイン設定の際に、確認メールがブロックされたり迷惑メールに入ったりで設定できないと言ってきた人が何人かはいましたが、その後は問題なく使用できています。紙での出力も変わらず可能なので、スマホを持っていない人には今も紙の明細書を渡しています。

LS園

給与明細書の紙と Web での作業効率はどのくらい違いますか︖▲スマホの給与明細画面

給与明細書は毎月 50 ～ 60 枚ほど発行が必要ですが、専用用紙に印刷して封入してといった作業をすることなく、〈学校給与〉プラスではすぐに各教職員に配信できるので、業務としては 10 分の１くらいまで削減できています。紙のコストと封入作業の削減が一番の目的でしたが、想定どおりカットできました。それと、紙の明細書だと前もって用意して給料日まで保管しておくので管理に気をつける必要があり、渡す際にも名前を間違えないように気を使います。お休みやシフトの都合でなかなか明細書を渡せないこともありましたし、特に月一ほどしか来ない非常勤の方の分はずっと保管しておかないといけなかったのですが、Web 化によって保管や手渡すまでのタイムラグを気にせずにすみます。

分の時間削減同じ課題を持っている幼稚園にはおすすめですし、毎月やっている当たり前の作業なので苦にならないという園にとっても、やはり Web 化のメリットは大きいと思います。実際に Web 明
細の良さを他園に紹介したこともあります。
LS〈学校給与〉プラスは年末調整も Web 申告できますが、まずは給与明細書の Web 化から始められる学園様がほとんどです。明細閲覧も年末調整書類も同じ「教職員サイト」で操作できるので、段階を踏むことで教職員の方のハードルも下がると思います。
貴園も Web 明細のご利用から数年後に年末調整も利用されるようになりましたが、どのように利用開始されたのでしょう︖

●園４

年末調整も Web 提出なら入力作業が不要に年末調整を入力してもらうための公開設定などは苦労せず自分たちでできました。教職員への告知については、レーザーが提供されている操作動画を用いて上映会を行いました。導入初年度は入力画面がスマホに対応されていなかったので、パソコンを持っていない教職員は園のパソコンを使ってもらう必要があり、保険料控除証明などを画像としてパソコンに添付する操作に戸惑う教職員もいました。次年度からはスマホで入力できるようになり、証明書も撮影して添付するだ
けなので抵抗なく使えているようです。上映会は初年度だけで、以降は新しく入職された方には特に説明していませんが、スマホから問題なく入力いただけています。

「教職員サイト」をご利用いただいている
園の先生方

LS

園

園での年末調整業務の効率化としてはいかがですか︖
年末調整の対象者は約 40 名ですが、Web 化によって申告用紙を一人ずつ配付して回収する作業が不要になりました。また、回収してから内容を確認するのではなく、入力時点で添付された控除証明書とチェックでき、間違いがあれば再入力依頼ができるので効率的です。提出された申告書を見ながらシステムに手入力するというのが本当に大変だったのですが、かなり楽になりました。それだけでも申告後の作業の 30％は軽減できています。

LS

年に一度とはいえ、時間のかかる業務をペーパーレス化で軽減できるので活用いただけているようでよかったです。
なにか〈学校給与〉システムへのご要望などはありますか︖

園

打刻管理の機能がないので他社の打刻システムを使っています。給与の計算でいえば常勤の先生の給与はシステムで設定しておけば自動計算されるからいいのですが、非常勤の先生は業務内容ごとに時間給が異なるので、打刻システムの情報をまた違うシステムで時間ごとに計算してからレーザーの給与システムに取り込んでいます。

LS

時間外手当ではなく、１日の中で細かくシフトによって時給が異なるということですね。
今後の機能改善の参考にさせていただきます。
園の独自ルールをシステムで実現するのが難しい場合、その業務を簡略化できないか見直しをかけていただくというのがご提案の一つでもあります。

５
●
LS

学校法人向けの会計システムが会計士さんにも好評

会計業務に関しては、レーザーを採用される前からシステム化されていたとのことですが、なぜレーザーに切り替えられたのでしょう︖

園

当時利用していた他社システムはそれこそ Excel と併用する必要があり不便な点が多くて不満がありました。一般会計システムだと結局最後の決算書類を作れないとなるので、学校法人向けのシステムを探していたところ、他園からレーザー〈学校会計〉システムを紹介されました。
帳票の出力まで 1 つのシステムで行えるので、便利そうだと思いすぐに導入を決めました。

LS

レーザーでは伝票と出納帳のどちらでも入力可能ですが、どちらをご利用ですか︖
また決算書類の作成までを園で行われているのでしょうか︖

園

振替伝票に入力しています。基本金や固定資産明細といった決算会計を園内で行うのは難しいので、決算書類の作成は会計士さんにお任せしています。
クラウド型に切り替えてからはログインするだけでいつでも伝票を確認できるので会計士さんも便利なようです。また、学校法人会計基準に対応しているので会計士さんの書類作成も楽だと思います。

LS

１つのシステム内で、伝票入力は園、決算書類の作成は会計士さん、と振り分けされているのですね。それだと、会計に詳しくないからと自園でのシステム化を躊躇されている園でも取り組みやすそうですね。

園

冒頭でお話ししたとおり会計士さんに領収書をすべて渡していた場合は、自分たちで入力することも負担に感じるかもしれません。しかし、手元に何もない期間があるとなにか申請しようにもできないという状況にもなり得るので、当園では自分たちで入力し領収書はアップロードして会計士さんがチェックできるようにしておきつつ、原本はファイリングしています。

「会計システムで仕訳入力して関係書類もアップロードしておけば、会計士さんにリモートで確認していただけます。

原本は現金と銀行取引にファイルを分けて、１取引ごとに１枚ずつファイリングしています。」

LS

会計士さんから元帳や計算書類が園に戻ってくるのが遅いといった声もよくお聞きします。
その点、レーザーなら同じシステムをお互いがいつでも閲覧できるので安心だと思います。

６
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LS

園

書類をデータ化してスペースを気にせず、ずっと保管〈学校会計〉プラスも導入いただきましたが、こちらを採用いただいた理由は何でしょうか︖
電子帳簿保存法に対応し、書類のデータ保管・検索が簡単にできること知ったので導入することにしました。領収書はファイリングして保存していますが、毎年増えていく一方で保管場所の確保に困り、園舎の建て替え時に保存期間が過ぎたものは思い切って処分したのです。ところが、処分した中には土地を購入した際の帳票もあり、その土地を新園舎用地と交換するために申請しようとしたところ、購入を証明できる当時の帳票が必要だと言われて結局申請は通りませんでした。そういったこともあり、保存期間が過ぎたものも画像データとして保管しておくほうが安心だということになりました。

LS

電子化すればスペース確保の問題もなくずっと保管しておけますし、必要な時に必要なデータをすぐに探し出せますしね。

園紙の保管だと領収書と帳簿を突き合わせるのが大変ですが、スキャンして伝票に添付しておけるので、会計士さんにも便利になったと好評です。来園した際に原本を確認されることもあります
が、こまめにシステム上でチェックしてもらえるので、決算時の修正が少なくてすみます。過去のものが必要となった時にも大量の段ボールからファイルを引っ張り出して探す苦労がなくなります。

LS

紙の領収書をスキャンして電子化されているとのことですが、〈学校会計〉プラスではスマホで撮影してアップロードできる「証憑アップロードサイト」もご利用いただけます。専用サイトで撮影することで電子帳簿保存法の保存要件を満たして保存できるのでぜひご活用ください。
ほかにも便利に使っていただいている機能はありますか︖▲スマホで領収書をアップロード●

自動仕訳機能で入力ミスの心配が不要に

園

銀行の明細データを取り込むことで自動仕訳してくれる機能が速くて便利です。以前は週に一度、記帳してきた通帳を見ながら手入力していましたが、銀行に行くことなくダウンロードするだけで処理できます。自動仕訳されても確認や修正といった作業は必要ですが、手打ちだと金額の入力ミスもあったので、そういった人的ミスは回避できるのでよいと思います。

LS

銀行データのほかクレジットカードの Web 明細も取り込めるので、園でカード払いもされているようでしたらそちらの自動仕訳もお試しください。

７●

先を見据えて自園で会計のシステム管理をLS

会計システムを自園で導入するメリットはどういった点だと思われますか︖

園第一にコストダウンです。レーザーなら自分たちで入力して、会計士さんに間違いがないかをログインしてチェックしてもらえばよいので、毎月来てもらっていた税理士さんは解約しました。これは大きなコストダウンになりました。
システム費用はかかりますし、税理士・会計士さんとの契約内容にもよりますが、記帳代行の利用料などと比較すると年間費用はかなり抑えられると思います。

第二に、やはり領収書は補助金申請や実績報告でも必要になってくるので自園で管理、それもデータ化しておくのがよいと思います。提出が必要な時に領収書が手元にないのは慌てますし、原本をコピーしておくのでもよいのでしょうが、整理されていない束の領収書では何が何だかわからず申請が通らないということもあるようです。最近は申請も電子でよいとなってきているので、データ管理しておけば必要なものを取り出してすぐに添付できます。時代の流れとして、いずれ電子化しないといけない時がくるでしょうから、早目にシステム導入しておくほうがよいのではないでしょうか。
LS

そうですね。貴園のように会計士さんと一緒にご利用いただく方法であれば、園の作業負担は少なくてすみ、領収書はアップロードして保存しておけば検索も出力も簡単ですし、会計士さんに作成してもらった元帳などもすぐに閲覧できて理想的ですね。レーザーは電子帳簿保存法、インボイス制度、新学校会計基準といった法改正にも常に対応し続けているので、会計士さんにとっても便利にご利用いただけると思います。

LS

貴園におかれましては、レーザーを長年ご利用いただき、また本日はお時間いただきありがとうございました。