平成年
月日（毎月日発行）

商店街振興組合の運営の手引き〈〉
総会招集の手続
総会は法律に定められた手続に従って招集されてはじめて有効であり、この手続に違反すれば、決議の無効又は取消の原因となる（第条）。招集の具体的な手続方法は、定款で定めるものとされているが、これについて法は、次の要件を備えなければならないものとしている。
★総会の招集は会日の日前までにしなければならない。「会日の日前まで」とは、会日と通知の発送日との間が中日以上であることを意味し、例
えば５月日が総会当日であるならば、５月４日中に招集手続を完了していなければならない。
★会議の目的たる事項を示さなければならない。いわゆる議事日程を明示する必要がある。
★定款で定めた方法に従って招集しなければならない。定款ではどんな方法でもよいが、通常は書面による通知である。
これらの要件は、事前に相当の余裕をもって、組合員が総会の開催を知り、かつ、会議の目的たる事項、すなわち議案についての意見をまとめ得るように設けられているわけである。組合員は、その日までに議案を知り得る状態に置かれなければならないから、組合が郵便等による書面通知の方法をとる場合には、日前までに到達するように発信しなければならない。
なお、組合員に示すべき事項は、会議の目的（議案）のみであるが、総会が一定日に一定場所において、適法に招集されたときにのみ存在する機関である点に鑑み、当然に日時及び場所をも示すべきであり、さらに、書面議決及び代理人による議決が組合員の絶対権として定められている関係上、議案についてはなるべく詳細に内容を説明して示すべきである。
総会を招集する場所について特別の制限はないが、一部の組合員の出席を困難ならしめる目的でとくに遠隔地で開催することは決議取消請求の原因となることがある。通常は組合の主たる事務所の所在地で開催すべきである。
第条 組合の組合員に対してする通知又は催告は、組合員名簿に記載したその者の住所（その者が別に通知又は催告を受ける場所を組合に通知したときはその場所）にあてればよい。
２ 前項の通知又は催告は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなす。
■通知又は催告 組合が組合員に対して通知又は催告をしなければならない
場合の宛て先は、組合員名簿（法第条）に記載されたその組合員の住所でよいものとした。組合員名簿に記載してある住所（通知先として特別の住所をあらかじめ組合に指定した場合にはその場所）に宛てればよい。総会招集の通知については招集通知を発送する時点における組合員のすべてについて行う必要があり、すでに脱退予告を行っている者でも事業年度終了の日までは組合員として通知しなければならない。
この通知又は催告は、何らかの事故によって不着又は延着しても、正常な場合には当然到達したであろうと認められる時に到達したものとみなされるから、組合は、通知又は催告の義務を果たしたこととなる。
なお、通知とは、ある一定の事実、処分又は意思を相手方に知らせることをいい、催告とは、相手方に対して一定の行為をなすべきことを請求することをいう。
いずれも、原則として必ずしも文書によることを要しないが、その効果が相手方に対する対抗要件となる場合、一定の法律効果を生ずる場合等重要な要件となるので文書によることが適当であろう。必要に応じて内容証明郵便等の利用が考えられる。
■電磁的方法による招集通知 総会の招集手続については、電磁的方法によって行うことも可能である。この場合、招集通知は、郵送による送付に代えて、組合から、希望する組合員が申し出た電子メールアドレスに宛てて発して行い、当該電子メールは、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされる。
ただし、こうした方法を行う場合には、定款にその旨を定めるとともに、組合員の個別の同意を要する。また、組合員から、書面又は電子メールによって、電子メールによる総会招集通知を受けない旨の申し出があった場合には、当該組合員に対する総会招集通知は書面を発してしなければならない。
当該組合員の同意は、２回連続して電磁的方法による招集通知が組合員に着信しない場合には撤回されたものとみなされる。これは、総会招集通知を文書で受け取ることを望む組合員の意思は尊重されなければならず、同通知を電子メールで受け取ることについては、各組合員の同意を前提としていることから、２回連続して着信しない場合には、当該組合員は電子メールで通知を受け取ることの同意を撤回したものとして取り扱うことが適当であるとの考え方に基づいている。ただし、組合員の不注意により、着信不能を同意の撤回と扱わなかったことをもって、直ちに総会その他の行為が無効とされるものではない。
総会招集通知をウェブサイトに掲載しただけでは「各別の通知」をしたことにはならないため、その旨の通知を別途電子メールにより組合員に発する必要がある。
総会招集通知は、「会議の目的たる事項及びその内容を記載した書面を各組合員に発して行う（定款例）」こととされているが、「その内容」については、組合員の議決権を正確な情報に基づいて行使させる観点からは、これらの関係書類を添付することが望ましいと言える。
なお、電子メールでは、総会の目的たる事項、日時、場所のみを通知し、その内容を示す書類は組合のウェブサイトに掲載し、組合員においてウェブサイトにアクセスし、必要な資料はＰＤＦファイル等でダウンロードすることも認められるが、この場合には、閲覧ソフトが無料でダウンロードできることを組合員宛の通知に記載する必要がある。
さらに、電磁的媒体（磁気ディスク、光ディスク）等の交付によることも差し支えない。
第条 次の事項は、総会の議決を経なければならない。
（１）定款の変更（２）規約の設定、変更又は廃止（３）毎事業年度の収支予算及び事業計画の設定又は変更（４）経費の賦課及び徴収の方法（５）その他定款で定める事項
２ 定款の変更は、行政庁の認可を受けなければ、その効力を生じない。
３ 前項の認可については、
第条第２項及び第３項までの規定を準用する。

総会の議決事項

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経費の賦課に関する基本的事項は、必ず定款で定めなければならないが（第条、第条第１項第８号）、その具体的な賦課徴収方法は、その都度総会で議決しなければならない。
２．任意議決事項（第１項第５号）
本条１項５号の規定に基づき、定款で総会の議決を必要とするものと定めた事項である。定款では、一般に、借入金額の最高限度、１組合員に対する貸付金（手形の割引を含む）及び債務保証金額の最高限度、その他理事会において必要と認めた事項等を定める。
３．定款変更の認可（第２項及び第３項）
定款は組合の最高の根本規範であり、その変更については、組合の設立認可と同様の趣旨で行政庁の認可を要することとされている。
★認可の効力（第２項）
行政庁の定款変更の認可は、定款の効力発生要件である。したがって、総会で変更の決議をしただけでは、法律上は旧定款がなお効力を有するから、改正定款による行為はかえって定款違反となる。また、組合の名称、地区、事業等のごとく定款記載事項であり、かつ、登記事項であるものについては、変更登記の申請ができないこととなる。
★認可の審査・通知（第３項）
定款変更の認可基準として、第条第２項の規定（設立認可要件）を準用し、行政庁は、定款の変更の内容をこれらの要件に照らして審査し、これに適合する場合は認可しなければならないものとしている。認可又は不認可の処分は遅滞なく行い、その申請者に（不認可の場合には、不認可の理由をあわせて）通知しなければならない（第条第３項準用）。
なお、定款変更の認可申請が、これらの規定に照らして審査した結果不適当であるとして認可されなかった場合は、組合は改めて総会で議決し直さなければならないから、事前に行政庁の指導を受けるのが適当である。認可の申請手続については、施行規則第５条参照。
第条 総会の議事は、この法律又は定款若しくは規約に特別の定めのある場合を除いて、出席者の議決権の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
２ 議長は、総会において選任する。
３ 議長は、組合員として総会の議決に加わる権利を有しない。
４ 総会においては、第条の規定によりあらかじめ通知した事項についてのみ議決することができる。ただし、定款で別段の定めをしたときは、この限りでない。
■総会の議事 総会の議事は、一般の合議体における多数決原理に従い、出席者の議決権の過半数で決することを原則とする。
出席者には、書面又は代理人により議決権を行使する組合員も含まれる。
代理議決については、慣行上特定の者を代理人として依頼せず、白紙委任状を組合に送付する場合が多い。白紙委任状は無効ではなく、組合の代表者たる理事長などに代理人の選定を一任するという意味に解される。しかし、被委任者の氏名が書き込まれていない委任状は効力を発しないので総会の開催までに、理事会等で代理する者を選定する必要がある。また、委任すべき者の氏名をあらかじめ記入する場合、１人で定款に定めた人数（最高４人まで）以上の代理は不可能なので、無効にならないよう注意しなければならない。
このほか、特別利害関係人についても議決権行使が認められている。
なお、出席者の議決権の過半数で決する普通議決の原則には、次の３つの例外がある（第１項）。
★本法に特別の定めがある場合（後述する特別議決・第条）★定款又は規約に特別の定めがある場合★議長の決定権 可否同数のときは、本来否決と解されるが、法は、特にこの場合に、議長に決定権を付与している。
総会の議事として、まず総会議事の進行をはかる機関である議長を選任しなければならない。議長は総会において、総会ごとに、出席組合員のうちから選任する（第２項）。「総会において選任する」とは、各総会ごとに、その総会の議事の１つとして、その総会の場において選任するという意味である。
また、選任とあるから、必ずしも選挙手続きをとる必要はない。
議長は、その職務を公正に遂行せねばならないという趣旨から、組合員として総会の議決に加わる権利をもたず、その限りで議決権は一時的に制限される（第３項）が、前述のごとく、普通議決の場合、可否同数のときに限って、議長がこれを決する。また、議長は代理人に自分の議決権を委任することにより行使することも、他の人の委任を受けた代理人になることもできない。
ただし、法は議決権と選挙権を区別しているので、議長の選挙権は剥奪されていないものと解されている。
総会においては、本法第条の規定によってあらかじめ通知した事項についてのみ議決することができる。ただし、定款で別段の定めをした場合（例
えば出席組合員の３分の２以上が同意等一定の要件）がある場合に限って緊急議案を提案できる（第４項）。除名や役員のリコールのように事前の手続（第条第３項、第条第４項）を必要とする事項は、当然、この緊急議案とはなり得ない。また、緊急議案を提案し、あるいはその議決に加わり得る者は、みずから出席した組合員に限られる。

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（２）

平成年度 商店街大学日程表（７月日～月７日）※１面の受講生募集記事参照

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http://www.sangyo-rodo.metro.tokyo.jp/tourism/kakusyu/callcenter/

総会は、総組合員が、各１票の議決権をもって参加する組合の最高議決機関であり、重要な問題はできるだけ多くここで決すべきであろう。
総会の議決事項には、法律の規定により必ず総会で議決しなければならないもの（法定議決事項）と、組合が定款で総会の議決を必要とすると定めたもの（任意議決事項）とがある。
「総会で議決しなければならない」とは、総会で直接に組合員の手によって最終的に決定しなければならないという意味であり、理事長一任とか議長一任という総会の議決は許されないものと解する。
１．法定議決事項（第１項第１号～第４号）
法定議決事項は、以下に説明する本条第１項に掲げられた事項のほかに、組合員の除名（第条第２項）、役員の選任（第条第項）、決算関係書類の承認（第条第２項）、組合員による役員のリコール（第条第１項）、組合の解散の決議（第条第１項）、組合の合併の決議（第条第１項）、新設合併の場合における設立委員の選任（第条第１項）がある。これらの事項は、たとえ定款の定めをもってしても、理事会で議決することはできない。
★定款の変更（第１号）
定款は、組合の最高の根本規則であるから、定款中に記載している事項の変更は、すべて総会の議決事項となる。定款の変更には、単なる字句の修正（例えば行政区画の名称の変更による地区の名称の変更）を含む。この議決については、特別議決（総組合員の半数以上が出席し、その議決権の３分の２以上の多数による議決）とすることを要し（法第条）、かつ行政庁の認可を受けなければならない（本条第２項）。
★規約の設定、変更又は廃止（第２号）
規約は、定款の補則ないし細則として全組合員を拘束するものであるから、その設定、変更又は廃止は、必ず総会の議決によらなければならない。
★毎事業年度の収支予算書及び事業計画の設定又は変更（第３号）
事業計画は、定款で定める組合事業の具体的実施計画であって、各事業別に取扱い品目、数量、収支予想、施設及び運用計画等を記載したものである。
組合事業の実施が組合の最大の眼目であるから、その設定、変更は、必ず総会で議決しなければならない。この事業に資金的な裏付けを与える収支予算の設定、変更も総会の議決を必要とする。
なお、収支予算の変更については、細かいことまですべて総会の議決を必要とするわけでなく、一定限度内の変更、例えば目節内の相互流用や予備金の運用等については、総会の決議によって理事会の権限に委任することは妨げないと解する。
しかし、少なくとも、事業計画に変化を与える程度の予算の変動は、必ず総会の議決を要する。
★経費の賦課及び徴収の方法（第４号）

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