アリーナ関連施設 団体利用について■アリーナ関連施設予約について・アリーナ関連施設を予約するには、事前に団体登録が必要です。個人利用は、施設予約できません。

（１）アリーナ関連施設の団体登録・事前に、団体利用者登録（新規・変更）申請書に団体登録会員名簿を添えて、受付で団体登録の申請を行ってください。
・登録しようとする団体は、10名以上で構成され、かつ代表者が18歳以上（高校生を除く）である団体です。市内団体として登録する場合は、構成員の半数以上が市内該当者(市内に在住・在学又は在勤する者)としての資格を証明できるもの（免許証・健康保険証・学生証等・在勤証明書等で住所及び氏名が記載されているもの）を提示してください。
・申請後、その内容を審査し、適当と認めるときは、団体登録を行うとともに、公共予約システム利用者内容確認書（団体）を交付します。
・団体登録に当たっての注意事項は、次のとおりです。
①
②
③
④
⑤

代表者が複数団体の代表を兼任することは、原則できません。
同一団体による複数登録や団体を分割して複数の団体としての登録はできません。
団体登録の内容に変更が生じたときは、受付に届出をしてください。
団体登録の有効期間は、前項に規定する旨の決定をした年度の翌年度から3年間です。
登録種目以外の利用をするには、団体利用申請時にお申出ください。

（２）アリーナ関連施設の団体利用申請
・団体利用によりアリーナ関連施設を利用しようとするときは、アリーナ関連施設団体利用申請書により受付に申請してください。予約方法は、（６）を参照してください。
・アリーナ関連施設の利用申請の期間は、引き続き５日を超えることはできません。
・アリーナ関連施設は、利用日当日の団体予約はできません。

（３）アリーナ関連施設の団体利用許可
・団体からの申請があったときは、速やかにこれを審査し、適当と認めるときは、利用料金を徴収した上で、施設利用許可書を交付します。
・団体利用の施設利用料金は、団体を構成する市内該当者が半数以下のときは、5割増の額となります。
・団体利用の許可は、原則として申込の順序によります。

（４）アリーナ関連施設の付属設備利用申請
・団体利用で付属設備を利用する場合は、予めアリーナ関連施設団体利用施設付属設備申請書により申し込むとともに、利用料金をお支払いください。
（５）アリーナ関連施設の事前協議書申請
・団体利用で大会又は100名を超える利用、若しくは興行・営利的行為を目的とした利用の場合は、利用日1ヶ月前まで大会要項等の詳細が分かるものを持参の上、事前協議書を提出して許可を得てください。
・利用者が特別の設備を使用するまたは変更を加えようとするときは、事前協議の上、許可をとってください。

（６）アリーナ関連施設の予約方法
・予約方法は、次のとおりです。
【窓口及び電話で予約する場合】
対象施設
窓口
電話

メインアリーナ、メインアリーナ控室、メインアリーナ応接室、サブアリーナ、大会議室、中会議室、小会議室、和室、多目的ルーム【市内団体】利用日の4か月前の1日の午前9時から利用日前日まで【市外団体】利用日の3か月前の1日の午前9時から利用日前日まで【市内団体】利用日の4か月前の1日の電話予約時間から利用日前日まで【市外団体】利用日の3か月前の1日の電話予約時間から利用日前日まで※ 1日が休館日に当たるときは、当該日の翌日の休館日でない日となります。
※ 電話予約時間は、13時から20時までとなります。休館日は、受付不可です。

【いばらき公共施設予約システムで予約する場合】
対象施設
いばらき公共施設
予約システムメインアリーナ、サブアリーナ、大会議室、中会議室、小会議室、和室【市内団体】利用日の4ヵ月前の3日から利用日前日まで【市外団体】利用日の3ヵ月前の1日から利用日前日まで※ 1日（休館日の場合は当該日の翌日の休館日でない日）は、窓口及び電話予約を優先するため、公共施設予約システムの受付は行いません。
※ 年末年始、施設点検日が重なった場合は、別日となります。

■団体利用料金の支払及び予約の取消しについて
・利用料金は、利用日当日までに現金で支払をしてください。
・施設が特別な理由あると認めた場合に限り、振込で利用料金を支払うことができます。振込支払の場合は、施設が指定した期日までに指定口座にご入金ください。なお、振込手数料はご負担ください。
・予約の取消しは、アリーナ関連施設団体予約取消申請書を受付に提出してください。速やかにこれを審査し、適当と認めるときは、許可書を交付します。
・予約の取消しが利用日の1ヶ月以内の場合は利用料金が発生します。速やかに受付でお支払いください。
・利用料金を支払後の利用日1ヶ月前までの予約の取消しは、前項の申請後、施設利用許可書を持参の上、かみす防災アリーナ
施設利用料金還付申請書を提出してください。速やかにこれを審査し、適当と認めるときは、還付金を施設が指定した日に返金します。

■団体利用料金未納のペナルティについて・団体利用の利用日まで予約の取消しの申請がなく、利用料金の支払の無い団体は、利用の制限を設ける場合があります。

■利用料金の減免及び免除について
・施設利用料金の減免又は免除は、別で定める規則により行うことができます。
・施設利用料金及び付属設備利用料金の減額又は免除を受けようとする者は、あらかじめ かみす防災アリーナ施設団体利用料金減免申請書を提出が必要になります。但し、個人利用により施設利用料金の免除を受けようとする場合は、規則に該当する方の証明するものを提示することで利用いただけます。
・申請があったときは、速やかに利用料金の減額又は免除の可否を決定し、かみす防災アリーナ施設利用料金減免許可（不許可）決定通知書により申請者に通知します。

■団体利用方法について・事前に施設予約を行った団体は、面を占有して利用ができます。
・利用開始10分前に事前に手続きいただいた施設利用許可書を受付に提示して館内に入場してください（利用開始が9時からの場合は8時55分からの入場となります）。なお、利用許可時間になってから利用施設に入室してください。
・利用時間内に用意、片付け、清掃を行い、利用終了後は、団体利用施設点検表に必要事項を記入して受付に提出してください。

＜団体利用の注意事項＞
・予約の取消しは、利用日1ヶ月前までに所定の申請書で受付に提出が必要となります。それ以降の予約の取消しは、利用料金は発生します。
・利用料は利用日当日までに入金してください。利用の取り消しの申請がなく無断で予約の取消しされた場合は、次回より利用できなくなる場合があります。
・団体利用許可時間は、準備、片づけを含んだ時間となります。利用許可時間前後の入場はご遠慮ください。
・施設等を利用する権利を第三者に譲渡や転貸することはできません。
・貸出備品、用具および持込用具等は、貸し切っているスペースのみで利用してください。
・アリーナ団体利用者へのラケット・ボール・シャトル等の貸出はありません。必要な場合はお持ちいただくようお願いします。
・音響機器を利用する場合は、全面予約をしてください。
・利用終了後に壁面損傷等の立会い点検をさせていただく場合があります。
・許可された施設によっては、使用できない用具等があります。詳しくは、施設予約時に確認してください。
・大会や公演又は100名を超える利用、若しくは興行・営利的行為を目的とした利用等については、事前協議書を提出いただき、許可を取ってください。
・大会・興行・催物などは、規模や内容に応じて駐車場に主催者自ら誘導スタッフ又は警備員を配置してください。
・団体の代表は18歳以上（高校生を除く）の方となります。子どもだけの利用にならないよう注意してください。
かみす防災アリーナ＜令和5年4月1日＞