九州大学頭脳バンクシステム
依頼者操作マニュアル

Last Update：2023/08/01
Ver.1.01

九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

目

人事部人事企画課

次P2・・・目

次P3・・・

総合ＴＯＰ

P4～5・・・

依頼者登録

P6～7・・・

依頼者マイページＴＯＰ

P8～9・・・【支援者検索】支援者検索

P10～12・・・【依頼文書の作成】お仕事の依頼

P13・・・【依頼文書の作成】ブックマーク

P14～16・・・【依頼内容の確認・修正】依頼一覧・依頼詳細

P17・・・【依頼内容の確認・修正】依頼キャンセル

P18～20・・・【依頼内容の確認・修正】依頼内容修正

P21・・・【業務従事報告書】報告書の受領

P22・・・

業務従事報告書提出フローP23～26・・・

担当事務操作マニュアル2

九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

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人事部人事企画課●総合ＴＯＰ
九州大学頭脳バンクシステムの総合ＴＯＰページです。支援者サイト・依頼者サイトの分岐となります。

■総合TOPhttps://zuno-b.jimu.kyushu-u.ac.jp/

説明
依頼者サイトへ依頼者が利用するサイトへ遷移します。

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人事部人事企画課●依頼者サイトＴＯＰ
依頼者サイトのＴＯＰページです。

■依頼者サイトTOP

説明
依頼者登録
九州大学頭脳バンクシステム利用に必要なログイン申請の為の依頼者登録フォームへ遷移します。

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九州大学

人事部人事企画課●依頼者登録九州大学頭脳バンクシステムを依頼者が利用する為の申請フォームです。

■依頼者登録フォーム

説明
フォーム入力必要項目を入力して申請します。
・氏名・所属・職位・メールアドレス
・内線番号
・依頼者区分
・備考
フォーム送信後、５営業日以内に登録完了の連絡があります。
登録完了連絡以降に依頼者サイトからログインが可能となります。

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九州大学

人事部人事企画課●依頼者サイトＴＯＰ
依頼者サイトのＴＯＰページです。

■依頼者サイトTOP

説明マイページ
管理者からの登録完了連絡以降、九州大学全学共通ID（SSO-KID）によりログインできます。

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人事部人事企画課●依頼者マイページＴＯＰ
依頼者サイトのマイページＴＯＰです。

■依頼者マイページTOP

説明
各メニューより、以下の操作が可能です。
①頭脳バンク支援者検索
・支援者検索・新規依頼作成①②②依頼一覧
・依頼内容の確認
・業務従事報告書の確認
・依頼のキャンセル
・依頼内容修正7九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【支援者検索】 ●頭脳バンク支援者検索
支援者検索が行えます。

■頭脳バンク支援者検索

説明
①検索条件
・キーワード（氏名）・定年退職前の所属・研究分野・従事可能業務・従事可能日にて複合検索が可能です。

②九州大学シラバス
九州大学シラバスサイトヘのリンクです。
③検索結果
検索条件にて検索された結果一覧が表示されます。
氏名をクリックすると支援者の詳細画面へ遷移します。

①

②
③

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

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人事部人事企画課【支援者検索】 ●支援者詳細
支援者検索にて検索された支援者の詳細情報です。

■支援者詳細説明①この支援者をブックマーク
このボタンにて表示された支援者をブックマークできます。
ブックマークされた支援者は、支援者検索画面のブックマークより呼び出すことが可能です。

①②支援者詳細支援者の情報が表示されます。
※マッチング履歴は、頭脳バンクシステムにて依頼を受諾した実績（業務の名称及び回数）が表示されます。
③依頼文書作成
支援者へのお仕事依頼を行う際に、このボタンから依頼内容を入力します。

②④コピー依頼文書作成
過去のお仕事依頼データを流用して、依頼文書を作成することができます。
コピーしたい依頼№を入力して「コピー依頼文書作成」ボタンを押すと、コピーされた依頼内容が挿入された依頼文書作成画面へ遷移します。

③④
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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル【依頼文書の作成】 ●お仕事の依頼

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人事部人事企画課

入力項目補足（上段）

お仕事の依頼画面の上段です。

■お仕事の依頼上段

説明
お仕事の依頼支援者へお仕事を依頼する為の必要な情報を入力します。
入力完了後に、支援者へお仕事依頼のメールが送信されます。
支援者が、システム上でお仕事を「受諾」すると、依頼者にメールで通知が届きます。

次ページへ続く

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル【依頼文書の作成】 ●お仕事の依頼

九州大学

人事部人事企画課

入力項目補足（下段）

お仕事の依頼画面の下段です。

■お仕事の依頼

説明

下段②この業務の実施を確認する担当者
選択肢により、業務従事報告書の提出フローが変わります。
確認ボタンにて説明の画面が開きます。
※詳細は２２ページ参照③一時保存
こちらから一時保存が可能です。
一時保存された内容は、支援者検索画面の下段に表示されますので、そこから再入力ができます。

①④確認
依頼内容入力後、「確認」ボタンをクリックしてください。確認画面に遷移します。

②～

④

③

説明（前ページの続き）①担当事務1、2
確認ボタンにて連絡先を参照のうえ入力してください。
（担当事務は、業務従事報告書の提出先となる他、支援者にも公開されます。）

11九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル【依頼文書の作成】 ●お仕事の依頼
お仕事の依頼

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人事部人事企画課

確認画面

確認画面です。

■お仕事の依頼確認画面
説明確認画面が表示されます。
依頼「依頼」をクリックすると、 支援者にお仕事依頼のメールが送信されます。

（メール文例）----------------件名：【頭脳バンク】お仕事依頼

支援者あて■■依頼者から、お仕事の依頼がありました■■※頭脳バンクシステムにログインして、諾否のご返答をお願いいたします。
※メール・電話でのご返答はお受けできません。ご返答は頭脳バンクシステムでお願いいたします。
【依頼No】 000000【ご依頼する業務】 学部高年次【業務内容】 ○○基礎Ⅰを担当【契約開始～終了予定日】 2023-xx-xx ～ 2023-xx-xx【従事場所】 ○○キャンパス【契約形態】 雇用【従事態様】 前期 計30時間【報酬額】 1時間あたり６，０００円【依頼文書等1】※頭脳バンクシステムにログインしてご確認ください。
【資料URL】※頭脳バンクシステムにログインしてご確認ください。
【備考】 ○○○○○○○○○○○○○○○○○-----------------

12九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【依頼文書の作成】 ●ブックマーク機能
ブックマークされた支援者を利用する画面です。

■支援者ブックマーク一覧
説明
支援者詳細画面（9ページ参照）にてブックマークされた支援者を一覧で表示できます。
①削除
ブックマークされた支援者を、ブックマークから削除します①13

九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

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人事部人事企画課●依頼者マイページＴＯＰ
依頼者サイトのマイページＴＯＰです。

■依頼者マイページTOP

説明
お仕事の依頼を行った後は、「②依頼一覧」より、以下の操作が可能です。
①頭脳バンク支援者検索
・支援者検索・新規依頼作成①②②依頼一覧
・依頼内容の確認
・業務従事報告書の確認
・依頼のキャンセル
・依頼内容修正※依頼データの引継ぎについて依頼一覧に表示されるのは、依頼者自身が依頼を行なった業務のみです。
担当者の交代等で、依頼済みの情報を他者に引き継ぐ必要がある場合は、システム管理者にご相談ください。

14九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル九州大学

人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】●依頼一覧
支援者へお仕事の依頼を行った一覧画面です。この画面から依頼内容の確認や日報の確認を行います。

■依頼一覧

説明
依頼一覧
・氏名をクリックすると詳細画面が開きます。

①承認日の表示内容について・日付（0000/00/00）→支援者がお仕事の受諾を行った日付

①

・承認待ち
→支援者の受諾待ち
・お断り→支援者が依頼を断った・依頼キャンセル→依頼者が依頼を取り下げた

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九州大学

人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】 ●依頼詳細
依頼詳細の画面です。

■依頼詳細

説明
依頼詳細
依頼した作業内容が表示されます。

①①依頼キャンセル処理
依頼を取り下げる場合にこのボタンにて依頼をキャンセルします。
※１７ページ参照②③②修正
依頼内容の修正画面へ遷移します。

※１８ページ参照③報告書
支援者が業務従事報告書を提出すると、該当月の報告書が確認できるようになります。 ※21ページ参照※依頼する業務内容により、本システム内での報告書提出を行わないものもあります。
※業務実施の報告方法、必要な手続きについては、あらかじめ各部局の事務担当者にご確認ください。

16九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

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人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】 ●依頼キャンセル
お仕事の依頼後に依頼キャンセルを行う時の操作です。

■依頼キャンセル

説明「依頼詳細」画面内の「依頼キャンセル処理」のボタンから依頼のキャンセルを行います。

①①支援者へメール「送信する」を選択した場合、支援者へ依頼キャンセルのメールが送信されます。
「送信しない」を選択した場合は、メールは送信されませんので、依頼者から別途依頼キャンセルの連絡を行ってください。

②キャンセルメール文補足内容
メールを「送信する」を選択した場合、支援者へ送られるメール内に挿入される文が入力できます。
（メール文例）----------------件名：【頭脳バンク】お仕事の依頼がキャンセルされました

支援者あて■■依頼者から、お仕事の依頼がキャンセルされました■■
https://***************

支援者マイページの依頼内容画面にリンクします

支援者名： ○○○○
業務内容： ○○基礎Ⅰを担当
依頼者所属・職名：○○学部・学部長
依頼者名： ○○○○②③

キャンセル理由：○○○○のため-----------------②で入力した内容が挿入されます③依頼キャンセル実行
依頼キャンセルの実行です。

17九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

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人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】 ●依頼内容修正
お仕事の依頼後に依頼内容を修正する処理です。

■依頼内容修正説明「依頼詳細」画面内の「修正」のボタンから依頼した業務内容の修正を行います。
依頼内容修正変更したい箇所を修正してください。
「依頼する業務」は修正ができません。
「依頼する業務」を修正したい場合は、いったん依頼をキャンセルし、新規でお仕事の依頼を行ってください。

次ページへ続く

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】 ●依頼内容修正（つづき）
お仕事の依頼後に依頼内容を修正する処理です。

■依頼内容修正説明①修正内容
支援者への通知メールに記載されます。
②修正内容の受諾確認
システム上で支援者の「受諾」確認が必要かどうか選択してください。

①

・修正について支援者の確認が必要なもの→支援者に通知メールが送信されます。支援者はシステム上で修正について「受諾」を行います。
支援者が「受諾」すると、依頼者へ通知メールが送信されます。

・業務内容に影響しないような軽微な修正や、修正について支援者が了解済みのもの→支援者に通知メールが送信されます。

②

内容を入力後、「確認」ボタンをクリックしてください。

次ページへ続く

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【依頼内容の確認・修正】 ●依頼内容修正 確認画面
お仕事の依頼後に依頼内容を修正する処理です。

■依頼内容修正確認画面

説明
修正内容の確認画面です。
登録
修正内容を確認し、登録ボタンを押すと、支援者に通知メールが送信されます。

（メール文例）----------------件名：【頭脳バンク】お仕事依頼(変更)

支援者あて■■依頼者が、お仕事の依頼内容を変更しました■■※メール・電話でのご返答はお受けできません。
ご返答は頭脳バンクシステムでお願いいたします。
【依頼No】000000【ご依頼する業務】学部低年次【業務内容】○○基礎Ⅰを担当【修正理由等】○○○○のため

前ページ①で入力した内容が挿入されます※詳細は頭脳バンクシステム 支援者マイページの依頼一覧から確認ください。
-----------------

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【業務従事報告書】 ●報告書の受領
支援者から提出された報告書が確認できます。

■報告書

説明

①報告書PDF表示された報告書のPDF出力ができます。
②確認報告書の内容に問題が無ければ、確認ボタンを押してください。
担当事務へ報告書が送信されます。
③差戻し
報告書内容に修正が必要な場合は、支援者へ差し戻すことができます。
メッセージ（修正内容等）を入力し、確認ボタンを押すと支援者へメール連絡されます。
（メール文例は２５ページを参照してください。）※担当事務が「業務の実施を確認する担当者」になっている場合、依頼者に②③は表示されません。
もし修正等がある場合は、システムの外で担当事務に連絡してください。

①②
③

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九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル

九州大学

人事部人事企画課【依頼業務】 ●業務従事報告書提出フロー

頭脳バンク 業務従事報告書提出フロー
メール送付先業務の実施を支援者システムの中の処理

依頼者本人

業務の実施をが確認する場合
担当事務（報告書提出先）

依頼者

報告書提出

受領
修正あり

修正

システム外の処理

支援者

報告書提出
修正なし

が確認する場合
依頼者

担当事務（報告書提出先）修正がある場合は担当事務に連絡

受領
修正あり差戻し
修正

再提出

担当事務

確認

修正なし

メール本文のURLから差戻し受領
修正あり修正なし

再提出
確定

メール本文のURLから差戻し修正

報酬支払の手続き

再提出
確認

報酬支払の手続き

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九州大学頭脳バンクシステム
担当事務者操作マニュアル

Last Update：2023/08/01
Ver.1.023

九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル●報告書確認

九州大学

人事部人事企画課

メール連絡

支援者からの報告書提出メール内容です。

■報告書提出メール内容〇件名説明【頭脳バンク】支援者から報告書が提出されました〇メール内容例（業務の実施を確認する担当者が「担当事務」の場合）

報告書確認ＵＲＬ
業務従事報告書は、頭脳バンクシステムより送信されたメール内のURLをクリックすると、サイトへ接続され内容が確認できます。

担当事務あて（メール文例）----------------件名：【頭脳バンク】支援者から報告書が提出されました■■支援者から業務従事報告書が提出されました■■
支援者名：九大 三郎
業務内容：○○の授業を担当
報告書：2023年04月分
依頼者所属・職名：○○学部・学部長
依頼者名：山田 花子------------------------------------------------------業務が適切に完了したことを確認し、以下URLより「確定」または「差戻し」処理を行ってください。
※「差戻し」を行うと、支援者と依頼者にメールで通知されます。
https://*****************-----------------

メールが送信されるタイミングは、お仕事の依頼時に、以下のどちらに設定したかにより異なります。
（詳細は２２ページを参照してください。）

パターン①
業務の実施を確認する担当者が「依頼者本人」の場合支援者が報告書を提出し、依頼者が内容を確認した後に、担当事務にメールが届きます。担当事務は報告書の内容を確認のうえ、修正があれば差戻しができます。
修正等なければ支払手続きを行ってください。
パターン②
業務の実施を確認する担当者が「担当事務」の場合支援者が報告書を提出すると、担当事務と依頼者へメールが送信されます。
（依頼者へのメールには、報告書の確認は担当事務が行うが、修正等がある場合は担当事務へ連絡するよう記載されます。）
担当事務は報告書の内容を確認のうえ、修正があれば差戻しができます。
修正等なければ「確定」をクリックし、支払手続きを行ってください。

24九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル●報告書確認

九州大学

人事部人事企画課

確認画面

メール内のＵＲＬから参照できる報告書の内容確認画面です。

■報告書確認

説明
報告書の内容を確認します。
①依頼業務内容
依頼業務内容が表示されます。
②報告書PDF
報告書のPDFをダウンロードできます。
③確定報告書PDFの内容に問題が無ければ、報告書をこのボタンにて確定します。

①④差戻し処理報告書の内容に問題があれば、支援者へ差戻しができます。
補足内容内に文面を入力すると支援者への連絡メール内の文章内に文面が挿入され、メールが支援者へ送信されます。
（メール文例）----------------件名：【頭脳バンク】事務担当者から業務従事報告書が差戻されました

支援者あて■■事務担当者から業務従事報告書が差戻されました■■②

https://*****************③

報告書入力ページにリンクします

支援者名：九大 三郎
業務内容： ○○の授業を担当
報告書：2023年07月分
依頼者所属・職名：○○学部・学部長
依頼者名：山田 花子④差戻し理由： ○○○○○○○○④で入力した内容が挿入されます------------------------------------------------------上記URLより報告書を修正のうえ、「提出」を行ってください。
（報告書は、頭脳バンクシステム 支援者マイページの依頼業務一覧からも修正できます。）-----------------25

九州大学頭脳バンクシステム 依頼者操作マニュアル●報告書確認

九州大学

人事部人事企画課

確定・差し戻し後の画面

報告書の処理を確定・差し戻し後の画面例です。

■報告書処理後

説明
報告書の処理を行った後の画面例です。
①確定済確定を行うと依頼業務の内容の再下段が確定済みの表示になります。
②差戻し
差し戻し中の表示と差し戻しにて入力した文面が表示されます。
※上記内容は、報告書処理後にメール内のURLをクリックすると処理後の状態が表示されます。

②①
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