ETHISCHEANTWOORDEN:
DE GEDRAGSCODEVAN ECOLAB

Waarom onze Gedragscodebelangrijk is: Een boodschap
van voorzitter en CEO
Christophe Beck
Beste collega's:
Bij Ecolab vinden we een divers, inclusief en gemotiveerd team essentieel voor het succes
van onze individuele medewerkers, de onderneming, de klanten en de gemeenschap. Een
eeuw lang hebben we vanuit verschillende perspectieven door samenwerking ons bedrijf
laten groeien, door te doen wat juist en wat eerlijk is. Om onze doelen na te streven en tebereiken om mensen en hulpbronnen te beschermen die van levensbelang zijn, moeten weelke dag ethisch handelen bij elke interactie.

Wij vinden dat een divers,
inclusief en gemotiveerd
team essentieel is voor
het succes van onze
individuele medewerkers,
de onderneming, de klanten
en de gemeenschap.
i

Het is mij een groot genoegen om binnen deze context de Gedragscode van Ecolab met
u te delen. Deze bevat de waarden, overtuigingen en verwachtingen van ons allemaal bij
Ecolab. Ik hoop dat u dit document zult lezen en gebruiken als leidraad bij uw dagelijkseomgang met elkaar en met onze klanten. Als u constateert dat iemand onethisch handelt,
gebruik dan de kanalen in dit document om dit te melden.
We zouden niet de onderneming zijn die we nu zijn zonder onze ongelooflijke medewerkers.
Samen vormen we Eén Ecolab. Eén familie. En samen met onze klanten maken we dewereld schoner, veiliger en gezonder. Ik kijk ernaar uit om op de juiste manier en altijd en
overal voort te bouwen op ons erfgoed om grootse dingen te doen voor de mensheid.

Met vriendelijke groet,
Christophe Beck
Voorzitter van de Raad van Bestuur,
President en Chief Executive Officer
WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

Onze waarden
WE BEREIKEN ONZE DOELENWE DOEN WAT JUIST ISWE DAGEN ONSZELF UIT

We leveren resultaten voor onze klanten,
onze aandeelhouders en voor elkaar.

We zijn eerlijk, betrouwbaar en
oprecht in onze handelingen. We
handelen integer.

We gaan verder dan de status quoen leren, groeien en innoveren om
processen en resultaten te verbeteren.

+

WE MAKEN HET VERSCHILWe hebben een positieve invloed
op de mensen om ons heen, onze
gemeenschap en onze wereld. We
inspireren anderen om ook een
positief verschil te maken.

WIJ DOEN WAT JUIST IS+

WE WERKEN SAMEN METMENSEN MET UITEENLOPENDESTANDPUNTEN
We werken samen aan het welzijn van
het team en de onderneming, binnen alle
bedrijfsonderdelen en op elke geografischelocatie. We delen kennis en steunen elkaar.

++

DIT DOEN WE ALLEMAALZORGVULDIG, MET VEILIGHEID
ALS UITGANGSPUNTDe dagelijkse handelingen van allemedewerkers van Ecolab bepalen
uiteindelijk wie we als bedrijf zijn.

iiInhoud
WAAROM ONZE GEDRAGSCODE
BELANGRIJK IS: EEN BOODSCHAP VAN
VOORZITTER EN CEO CHRISTOPHE BECK i

3

HOE WE SAMENWERKENMET ONZE ZAKENPARTNERS
EN ONZE KLANTEN

We bevorderen productkwaliteit en -veiligheid
We beschermen de privacy van zakenpartners

ONZE WAARDEN

1

ONZE GEDRAGSCODE
EN ONZE ROL

ii

1

We houden ons aan onze GedragscodeWe stellen vragen en melden problemen
We bieden ondersteuning bij onderzoeken

2
3
4

2

5

HOE WE MET ELKAAR
SAMENWERKEN

We behandelen elkaar met respect
We bevorderen gelijke arbeidskansen,
diversiteit, gelijkheid en inclusie
We zorgen voor een veilige werkomgeving
We waarborgen de privacy van gegevens
We bieden ondersteuning
als het gaat om mensenrechten

iii

6
7
8
9

11
12
13

Bij de samenwerking met de Amerikaanse overheid
handelen we op ethisch verantwoorde wijze
14
We hanteren eerlijke verkoopmethoden
15

4

HOE WE SAMENWERKENMET DE GEMEENSCHAP

We bevorderen de betrokkenheid
van de gemeenschap en Maatschappelijk
Verantwoord Ondernemen
We laten ons niet in met omkoping en corruptie
We ondersteunen eerlijke concurrentie
We voldoen aan de eisen ten aanzien
van het zakendoen over de grenzen
We beschermen het milieu
We nemen op verantwoorde wijzedeel aan politieke activiteiten

16

5

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB 24

We vermijden belangenverstrengeling
We wisselen geschenken, gastvrijheid en
amusement op ethisch verantwoorde wijze uit
We beschermen vertrouwelijke informatie
We gaan op verantwoorde wijze
om met onze zakenpartners
We beveiligen onze gegevens
We beschermen de activa van Ecolab
We laten ons niet in met
aandelenhandel met voorkennis
We houden een nauwkeurige administratie bij
We communiceren op gepaste wijze

17
18
20
21
22
23

10

WIJ DOEN WAT JUIST IS

25
27
29
30
31
32
33
34
36

1

Onze Gedragscodeen onze rol

WIJ DOEN WAT JUIST IS

1

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe houden ons aan onze GedragscodeIedereen bij Ecolab volgt onze Gedragscode, ons beleid en de toepasselijke wetgeving.
HOE VOLGEN WE ONZE GEDRAGSCODE?
• We volgen onze Gedragscode en weten dat deze van toepassing is op alle medewerkers, functionarissen
en directeuren van Ecolab; alle medewerkers van dochterondernemingen en joint ventures waarin de
meerderheid van de aandelen wordt gehouden; en al onze agenten, contractors en consultants.
• We volgen alle toepasselijke wetgeving, en wanneer toepasselijke wetgeving strenger is dan onze Gedragscode,
volgen we de strengere regelgeving.
• We weten dat een schending van onze Gedragscode, ons beleid of toepasselijke wet- of regelgeving kan leiden
tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband.
Managers kennen en handhaven onze Gedragscode, zorgen dat directe ondergeschikten op de hoogte zijn van hun
verantwoordelijkheden en beantwoorden vragen van medewerkers. Managers zijn verplicht om problemen op de juistewijze te melden bij Human Resources, de afdeling Global Compliance & Ethics of via de Code of Conduct Helpline.
Slechts in zeldzame gevallen kan de raad van commissarissen of een commissie van de raad van commissarissen
toestemming verlenen om af te wijken van onze Gedragscode.
Ecolab herziet de Gedragscode en het bijbehorende bedrijfsbeleid periodiek en brengt wijzigingen aan indien dit nodig is.

WELKE ROL SPELEN WE BIJ DE HANDHAVING VAN ONZE GEDRAGSCODE?
We zorgen dat we allemaal onze Gedragscode, ons beleid en alle toepasselijke wetgeving envoorschriften volgen. We kennen de voorschriften die gelden voor onze functie en we zijn bereid
ons uit te spreken als we vragen hebben of mogelijke problemen constateren.
Onze managers bij Ecolab hebben extra verantwoordelijkheden en fungeren als rolmodel als
het gaat om ethisch gedrag. Ze geven leiding aan ondergeschikten en zijn aanspreekpunt voor
vragen en bij mogelijke problemen.

2

ONZE GEDRAGSCODE EN ONZE ROL

Wanneer webeslissingen nemenen actie ondernemen,stellen we onszelf altijd
de volgende vragen:•	Houd ik me met deze actie aande Gedragscode, ons beleid en de
toepasselijke wetgeving?
•	Zou ik het niet erg vinden als mijn
actie openbaar bekend werd?
•	Weerspiegelt mijn actie de waarden van
Ecolab en is dit het juiste om te doen?
Als u al deze vragen niet met "ja"kunt beantwoorden, moet u uw actie
heroverwegen en met uw manager ofde afdeling Global Compliance & Ethics
overleggen voordat u verdergaat.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe stellen vragen en melden problemen
Bij Ecolab laten we onze stem horen. Als we gedrag zien waarvan we menen dat dit
mogelijk in strijd is met ons beleid of met onze Gedragscode, dan zijn we verplicht
om dit onmiddellijk en te goeder trouw te melden. Als we ergens niet zeker vanzijn, vragen we om hulp. Problemen melden en vragen stellen behoren tot onze
verantwoordelijkheid en is de beste manier om op de juiste manier zaken te doen.
We zijn verplicht een mogelijke schending van onze
Gedragscode te melden.
Bij Ecolab zijn er verschillende mogelijkheden om
ondersteuning te krijgen en problemen te melden.
• Uw manager• Human Resources• Juridische afdeling• Afdeling Global Compliance & Ethics

GEEN VERGELDINGSACTIES
Ecolab tolereert geen vergeldingsacties
tegen medewerkers die vragen stellen,
hun bezorgdheid melden of meewerken
aan onderzoeken. Als u op de hoogte bent
van vergeldingsacties moet u onmiddellijk
contact opnemen met uw manager,de afdeling Global Compliance & Ethics
of onze Code of Conduct Helpline.
Zie ons Beleid inzake melding en
onderzoeken voor meer informatie.

WIJ DOEN WAT JUIST IS• General Counsel•	De Code of Conduct Helpline: het
hulplijnnummer voor de Verenigde
Staten, Canada en Puerto Ricois 800-299-9442. Voor andere landen,zie hierAls u als medewerker in de Europese Unie een
melding doet via de Code of Conduct Helpline, gelden
de volgende richtlijnen:• U wordt gevraagd of uw naam in het rapport mag
worden gebruikt.
• U mag een medewerker die verdacht wordt van een
overtreding alleen bij naam en toenaam noemen als
dat noodzakelijk is.
• We zullen de door u verstrekte informatie
uitsluitend gebruiken om de specifieke melding teonderzoeken en niet voor andere doeleinden.
• We zullen aan de betreffende medewerker geen
informatie verstrekken over de persoon die demelding heeft gedaan.

•	U kunt ook online een melding doen bij de Code of
Conduct Helpline via ons openbare meldingsformulier.
Meldingen kunnen in de meeste rechtsgebieden ensituaties anoniem worden gedaan via onze Code of
Conduct Helpline. Of u mogelijke schendingen van degedragscode anoniem mag melden, hangt af van dewetgeving in uw land. Sommige landen beperken ofverbieden het melden van bepaalde problemen door
personen die zich niet identificeren.
ONZE GEDRAGSCODE EN ONZE ROL

3

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe bieden ondersteuning
bij onderzoeken
Ecolab neemt meldingen van wangedrag en schendingen vanonze Gedragscode en ons beleid serieus.
HOE VOERT ECOLAB ONDERZOEKEN UIT?
• Nadat een beschuldiging is geuit, wijst de Chief Compliance Officer of de door
hem of haar hiervoor aangewezen persoon een interne onderzoeker aan die
het onderzoek grondig en tijdig afrondt. In sommige gevallen kan een externe
onderzoeker worden aangewezen.
• De hoofdonderzoeker doet aanbevelingen die kunnen inhouden dat er geen actie wordt
ondernomen, dat coaching of opleiding wordt aangeboden, dat een of andere vorm vandisciplinaire maatregelen wordt getroffen (tot en met beëindiging van het dienstverband)of dat verdere maatregelen worden genomen indien dat passend wordt geacht.
• De afdeling Global Compliance & Ethics stelt de melder op de hoogte zodra het
onderzoek is afgerond.
• We verwachten dat medewerkers het onderzoek vertrouwelijk behandelen en dezaak niet met collega's bespreken.
Zie ons Beleid inzake melding en onderzoeken voor meer informatie.

WAT DOET ECOLAB BIJ EEN MELDING?
Ecolab reageert onmiddellijk op meldingen en stelt zich ten doel demelding vertrouwelijk te houden. Als tegenprestatie verwachten we dat
medewerkers de vertrouwelijkheid van de melding en het onderzoek
helpen beschermen door de zaak niet met collega's te bespreken.

4

ONZE GEDRAGSCODE EN ONZE ROLWIJ DOEN WAT JUIST IS

2
WIJ DOEN WAT JUIST IS

Hoe we met elkaar
samenwerken

5Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

We behandelen elkaar met respect
Ecolab tolereert geen enkele vorm van intimidatie of pesten. We behandelen elkaar
altijd met respect. Dit omvat de omgang met onze collega 's en met anderen met wie
we samenwerken, waaronder verkopers, leveranciers en klanten.

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

Pesten kan bestaan uit het publiekelijk
in verlegenheid brengen van een
medewerker, zoals iemand uitschelden,
op ongepaste wijze de eigen stem
verheffen of iemand herhaaldelijk
bekritiseren in groepsverband.

HOE BEHANDELEN WE ELKAAR MET RESPECT?
• We behandelen elkaar met respect en houden rekening met de manier waarop ons gedrag en onze uitlatingen
onze collega's en ons team kunnen beïnvloeden.
• We melden het en nemen contact op met Human Resources of maken gebruik van een van de beschikbare
meldingskanalen als we vragen of twijfels hebben over mogelijk intimiderend gedrag.
• We laten ons niet in met intimiderend gedrag, zoals:

Verbale intimidatie: pesten of denigrerende opmerkingen, laster of ongepaste grappen of opmerkingen;

Fysieke intimidatie: geweldpleging en andere fysiek intimiderende handelingen;	Visuele intimidatie: tonen of versturen van beledigende cartoons, tekeningen, foto's en ander gedrukt
en elektronisch materiaal; of	Seksuele intimidatie: ongewenste fysieke of verbale avances en verzoeken om seksuele gunsten en ander
ongepast seksueel gedrag.

De onderwerping aan intimiderend gedrag zal nooit een voorwaarde zijn voor tewerkstelling en zal nooit een factor
zijn bij een beslissing over een dienstverband.

VRAAG
Mijn manager schreeuwt vaak tegen een van
mijn collega's en scheldt hem uit. Ik weet
het niet zeker, maar mijn collega lijkt zich
ongemakkelijk te voelen. Moet ik mijn collega
deze situatie laten oplossen?

ANTWOORD
Nee. U bent verplicht gedrag te melden waarvanu meent dat hiermee onze Gedragscode wordt
geschonden. Pesten is intimiderend gedragen moet worden gemeld via een van de vele
beschikbare meldingskanalen.

WAT IS INTIMIDATIE?
Intimidatie is elke vorm van ongepast gedrag waardoor een beangstigende, vijandige of beledigende
werkomgeving kan ontstaan die de werkprestaties van medewerkers negatief beïnvloedt.

6

HOE WE MET ELKAAR SAMENWERKENWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

HOE BEVORDEREN WE GELIJKE KANSEN OP HET WERK, DIVERSITEIT,GELIJKWAARDIGHEID EN INCLUSIE?
• We discrimineren niet op basis van persoonlijke kenmerken of omstandigheden
die beschermd worden door nationale, staats- of lokale wetgeving, zoals geslacht,
ras, etnische afkomst, nationaliteit, seksuele geaardheid, genderidentiteit,
geloofsovertuiging, leeftijd, beperkingen, burgerlijke staat of veteranenstatus.
• We nemen wervingsbeslissingen op basis van de kwalificaties van een persoon en
zijn of haar vermogen om de functie uit te oefenen.
• We streven naar verschillende perspectieven in ons team en bevorderen een
inclusieve en respectvolle werkomgeving.
• Als we vragen of problemen hebben, nemen we contact op met onze manager of
gebruiken we een van de beschikbare meldingskanalen.

We bevorderen gelijkearbeidskansen, diversiteit,
gelijkwaardigheid en inclusie
Ecolab werkt aan een diverse, inclusieve en rechtvaardige
werkomgeving waarin we met respect voor elkaar
als team samenwerken.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Omdat wetgeving en voorschriften verschillen per locatie waar Ecolab actief is,moeten we bij vragen onze manager, Human Resources of de afdeling Global
Compliance & Ethics raadplegen. Als we een probleem willen melden, maken we
gebruik van een van de beschikbare meldingskanalen.

WAT HOUDEN DIVERSITEIT, GELIJKWAARDIGHEID EN
INCLUSIE IN?
We koesteren onze diversiteit: de verschillende standpunten,
achtergronden, culturele, fysieke en sociale verschillen die ieder
van ons uniek maken. We staan voor inclusie en waarderen het
doelbewust integreren van de diverse standpunten en bijdragen van
al onze medewerkers in het systeem van Ecolab. We bevorderen
de gelijkwaardige behandeling van elke medewerker en zorgen
dat iedereen toegang heeft tot wat hij of zij nodig heeft om zich te
ontwikkelen en goed te gedijen.

HOE WE MET ELKAAR SAMENWERKEN

7

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe zorgen voor een veilige werkomgeving
Voor Ecolab staat veiligheid voorop. We zorgen voor een gezonde en veilige
omgeving voor alle medewerkers.
HOE ZORGEN WE VOOR EEN VEILIGE WERKOMGEVING?
• We volgen de beleidslijnen, methoden en procedures van Ecolab en alle toepasselijke voorschriften en wet- enregelgeving als het gaat om gezondheid en veiligheid.
• We waken zorgvuldig voor onveilige en ongezonde omstandigheden, melden deze aan onze managers en stellenmedewerkers in staat om hun werk te staken wanneer omstandigheden of gedrag onveilig zijn.
• We tolereren geen pesterijen, intimidatie en bedreigingen met geweld.
• We melden bedreigingen en geweld onmiddellijk aan onze manager of aan de bevoegde hulpdiensten,
indien nodig. Problemen kunnen ook worden gemeld via de beschikbare meldingskanalen.
• We bezitten geen wapens (bijv. vuurwapens, messen) bij het uitvoeren van werkzaamheden namens Ecolab of op het terrein
van Ecolab, in voertuigen van Ecolab of bij het zakendoen bij Ecolab, waarbij dit onderhevig is aan de lokale wetgeving.
• We produceren, verkopen, verspreiden, bezitten en gebruiken geen gereguleerde stoffen die het gedrag kunnenbeïnvloeden tijdens het werken op het terrein van Ecolab, tijdens het rijden in voertuigen van Ecolab en tijdens
het uitvoeren van zakelijke Ecolab-activiteiten.
• We voeren geen werkzaamheden uit (dus ook niet bij het rijden tijdens het werk), onder invloed van verdovende
middelen en gebruiken geen alcohol tijdens het uitvoeren van zakelijke Ecolab-activiteiten, behalve tijdens een
goedgekeurd en gesanctioneerd sociaal evenement.
• We geven elke medewerker aan waarvan we vermoeden dat deze onder de invloed is van alcohol of van een
gereguleerde stof die het gedrag beïnvloedt.

WAT IS EEN VEILIGE WERKOMGEVING?
Wij vinden dat in een veilige werkomgeving de gezondheid en veiligheid van alle medewerkers in standworden gehouden en dat gezondheids- en veiligheidsrisico's moeten worden geïdentificeerd en aangepakt.

8

HOE WE MET ELKAAR SAMENWERKEN

VRAAGMijn collega draagt regelmatig geen
veiligheidsbril, die verplicht is om haar ogente beschermen als we in de fabriek werken.
Toen ik dit tegen haar zei, zei ze dat deveiligheidsbril beslaat en haar werk minder
veilig maakt. Is er, nu ik dit al met haar heb
besproken, nog iets wat ik kan doen?

ANTWOORD
Ja. Als uw collega weigert de vereiste
persoonlijke beschermingsmiddelen tedragen, moet u dit melden via een van devele beschikbare meldingskanalen.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

We waarborgen de privacy van gegevens
Ecolab respecteert en beschermt de persoonlijke informatie van medewerkers.
HOE BESCHERMEN WE DE PRIVACY VAN PERSOONSGEGEVENS?
• We beschermen de persoonsgegevens van onze medewerkers en van het personeel van onze klanten,
leveranciers en zakenpartners met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, op een wijze die in overeenstemmingis met ons beleid en onze procedures en met alle toepasselijke wetgeving.
• We zorgen dat we op de hoogte zijn van alle toepasselijke beleidslijnen en procedures van Ecolab die
van toepassing zijn op het verzamelen, inzien, gebruiken, overdragen, opslaan en verwijderen van depersoonsgegevens waarvoor we verantwoordelijk zijn.
• We dragen persoonsgegevens alleen over aan, en delen deze gegevens uitsluitend met diegenen die over deze
informatie moeten beschikken of die specifiek gemachtigd zijn om hiertoe toegang te hebben.
• We gebruiken persoonsgegevens alleen voor noodzakelijke zakelijke doeleinden en bewaren persoonsgegevens
niet langer dan nodig is voor deze specifieke zakelijke doeleinden.
• Ecolab weet dat er in veel landen waarin we actief zijn specifieke wetgeving bestaat op het gebied vangegevensprivacy en zet zich in om deze wetgeving na te leven.
• We melden problemen, zoals een mogelijke privacyschending, via een van de beschikbare meldingskanalen.
Zie het Privacybeleid van Ecolab voor meer informatie.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonlijke informatie of persoonsgegevens omvat identificerende gegevens van een
persoon, zoals uw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mail; uw financiële engezondheidsinformatie; en andere persoonlijke informatie, zoals uw hobby's, interessegebieden
en lidmaatschap van beroepsorganisaties.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE MET ELKAAR SAMENWERKEN

9

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe bieden ondersteuning als
het gaat om mensenrechten
Ecolab richt zich volledig op het ondersteunen en bevorderen vanmensenrechten bij onze bedrijfsactiviteiten over de hele wereld.
HOE BIEDEN WE ONDERSTEUNING ALS HET GAAT OM MENSENRECHTEN?
• We voldoen aan alle toepasselijke wetgeving inzake de bestrijding vanmensenhandel, dwangarbeid, slavernij en kinderarbeid.
• We werken niet samen met partners, leveranciers, recruiters en andere externe
partijen die zich inlaten met mensenhandel, dwangarbeid, slavernij of kinderarbeid.
• We verwachten van onze partners en derden dat zij zorgen voor een veilige,gezonde en beveiligde werkomgeving.
• We geven geen verkeerde voorstelling van zaken als het gaat om belangrijkstearbeidsvoorwaarden, waaronder lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden,
de locatie van het werk, de levensomstandigheden en de huisvesting en dedaaraan verbonden kosten, en we werken ook niet samen met derden die eendergelijke verkeerde voorstelling van zaken geven.
• We melden problemen over mogelijke mensenrechtenschendingen
via de beschikbare meldingskanalen.
Zie het Wereldwijde mensenrechtenbeleid voor meer informatie.

WAT ZIJN MENSENRECHTEN?
Mensenrechten zijn fundamentele, universele rechten die we allen
bezitten en die altijd en wereldwijd gelden.

10

HOE WE MET ELKAAR SAMENWERKENWIJ DOEN WAT JUIST IS

3
WIJ DOEN WAT JUIST IS

Hoe we samenwerken
met onze zakenpartners
en onze klanten

11Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe bevorderen productkwaliteit
en -veiligheid
De reputatie van Ecolab is gebaseerd op de kwaliteit van zijn producten en diensten.
We zijn er trots op dat we voortdurend de strengst mogelijke normen hanteren en dat
we voldoen aan de verwachtingen van onze klanten en ernaar streven deze te overtreffen.
HOE ZORGEN WE VOOR PRODUCTKWALITEIT EN VEILIGHEID?
•	We richten ons op kwaliteit en veiligheid tijdens alle fasen van productontwikkeling, waaronder ontwerp,
fabricage, testen, inspectie, opslag, vervoer, gebruik door de klant, verwijdering en recycling of hergebruik.
•	We zorgen voor productveiligheid door potentiële risico's en gevaren van onze bestanddelen, processen
en producten vast te stellen, te beoordelen en de betrokken managers hierover te informeren.
• We ondernemen geen acties die de kwaliteit en de veiligheid van onze producten in gevaar kunnen brengen.
•	We spreken ons uit en stellen vragen en melden problemen die betrekking hebben op de kwaliteit of de veiligheid
van onze producten via de beschikbare meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijde kwaliteitsbeleid en ons Standpunt met betrekking tot productveiligheid en -beheer voor meer informatie.

WAT BEDOELEN WE ALS WE ZEGGEN DAT WE PRODUCTKWALITEIT
EN -VEILIGHEID BEVORDEREN?
We bevorderen kwaliteit en veiligheid door een hoge kwaliteitsstandaard voor de producten en diensten
van Ecolab te hanteren, en volgen onze interne processen en procedures evenals alle toepasselijke
regels, voorschriften en wetgeving die van toepassing zijn op onze producten en diensten.

12

HOE WE SAMENWERKEN MET ONZE ZAKENPARTNERS EN ONZE KLANTENWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

HOE BESCHERMEN WE DE PRIVACY VAN ZAKENPARTNERS?
•	We delen vertrouwelijke informatie van zakenpartners alleen met anderen als
het zakelijk vereist is dat zij over deze informatie beschikken, en, in het geval vanderden, alleen met diegenen die er schriftelijk mee hebben ingestemd zich
te houden aan ons beleid, onze procedures en alle toepasselijke wetgeving.
•	We verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken en dragen informatie vanzakenpartners alleen over voor zover dat nodig is voor een specifiek zakelijk doel.
•	We volgen onze procedures en beleidslijnen en toepasselijke wetgeving met
betrekking tot het verzamelen, opslaan, raadplegen, gebruiken, overdragenen vernietigen van vertrouwelijke informatie van zakenpartners.
•	We beschermen vertrouwelijke informatie die eigendom is van onze zakenpartners,en delen deze niet met anderen.
•	We vragen hulp, onder gebruikmaking van de beschikbare meldingskanalen,
als we vragen hebben over het gebruik en de behandeling van informatie
van zakenpartners en als we menen dat er mogelijk inbreuk is gepleegd
op vertrouwelijke informatie van een zakenpartner.

We beschermen de privacy
van zakenpartners
De zakenpartners van Ecolab, waaronder onze klanten
en leveranciers, vertrouwen ons hun klandizie en gegevens toe.
We beschermen deze gegevens

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Zie ons Wereldwijde infomatiebeveiligingsbeleid voor meer informatie.

WAT OMVAT DE BESCHERMING VAN DE PRIVACYVAN ZAKENPARTNERS?
We beschermen vertrouwelijke informatie en gegevens die door
onze zakenpartners worden verstrekt. Deze gegevens kunnen zowel
persoonsgegevens als bedrijfseigen gegevens omvatten.

HOE WE SAMENWERKEN MET ONZE ZAKENPARTNERS EN ONZE KLANTEN

13

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

Bij de samenwerking met de Amerikaanse overheid handelen
we op ethisch verantwoorde wijze
Ecolab ondersteunt met trots haar Amerikaanse overheidsklanten en houdt zich aan de toepasselijke voorschriften,
wetgeving en contractuele vereisten en voorwaarden.
HOE WERKEN WE ALS LEVERANCIER VAN DE AMERIKAANSE OVERHEID?
•	Bij het werken met klanten van de overheid kennen we en voldoen we aan alle
aanbestedingseisen en -voorschriften.
•	We verstrekken volledige en nauwkeurige informatie, zoals prijzen, aanoverheidsklanten, en melden wijzigingen onmiddellijk en uitgebreid.
•	We zorgen altijd dat producten, materialen en processen die we gebruiken inovereenstemming zijn met de specificaties volgens onze contracten met deoverheid, en als we van plan zijn wijzigingen aan te brengen aan vereisten,ontvangen we schriftelijke goedkeuring van een bevoegde overheidsfunctionaris
voordat we de wijziging doorvoeren.
•	We praten niet met huidige of voormalige overheidsfunctionarissen overarbeidskansen en adviesmogelijkheden en bieden deze niet aan zonder
toestemming van Human Resources en de afdeling Global Compliance & Ethics.
•	We verstrekken niets van waarde aan een medewerker of contractant van
de Amerikaanse regering of diens directe familieleden, maar een bescheiden
versnapering zoals frisdrank of koffie kan op een onregelmatige basis worden
verstrekt bij zakelijke bijeenkomsten.

•	We bieden, verstrekken, verzoeken en aanvaarden van niemand iets van waarde
om welwillendheid te bewerkstelligen bij de verlening van een contract of
subcontract van de Amerikaanse overheid.
•	We vragen niet om informatie over de selectie van middelen of over offertes voorafgaand
aan de gunning van een overheidscontract, en als we dergelijke informatie of anderevertrouwelijke of eigendomsinformatie ontvangen, melden we dit aan de juridische afdeling.
•	We verlenen medewerking aan onderzoeken en audits van de overheid en verbergen,vernietigen of wijzigen nooit informatie in verband met een onderzoek of audit.
•	We melden alle gevallen van mogelijke fraude, te hoge betalingen met
betrekking tot onze overheidscontracten en ander gedrag dat in strijd is met
onze Gedragscode, ons beleid of de toepasselijke wetgeving onmiddellijk aan deafdeling Global Compliance & Ethics of via de Code of Conduct Helpline.
•	We nemen ons Handboek beleidslijnen en procedures inzake contracten met defederale overheid regelmatig door en nemen contact op met medewerkers van deoverheidsverkoopsafdeling of de juridische afdeling als we vragen hebben overoverheidscontracten of de vereisten waaraan we ons moeten houden.
Zie onze Handboek beleidslijnen en procedures inzake contracten met de federale overheidvoor meer informatie.

WAT IS EEN KLANT VAN DE AMERIKAANSE OVERHEID?
Ecolab is een leverancier van de Amerikaanse overheid, wat van ons vereist dat we bepaalde toepasselijke wetgeving, voorschriften en procedures volgen en
voldoen aan strenge eisen inzake overheidsopdrachten. De meeste van onze Amerikaanse overheidsklanten zijn militaire bases, federale faciliteiten en gebouwen,
en federale gevangenissen. Sommige van onze klanten, zoals luchthavens en musea, kunnen ook worden beschouwd als klanten van de Amerikaanse overheid.

14

HOE WE SAMENWERKEN MET ONZE ZAKENPARTNERS EN ONZE KLANTENWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe hanteren eerlijke
verkoopmethoden
Ecolab vertelt de waarheid over zijn producten en diensten
in zijn marketing- en reclamemateriaal.
HOE VOEREN WE EERLIJKE MARKETING UIT?
•	We overdrijven niet en doen geen onjuiste uitspraken over de eigenschappen en
het gebruik van onze producten en diensten.
•	We verzekeren dat alle marketingclaims juist, niet misleidend, onderbouwd met
bewijsstukken en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving zijn.
•	We leggen vergelijkende claims in marketing of reclame ter beoordeling voor aan
de juridische afdeling voordat deze worden vrijgegeven.
•	We leggen marketing- en reclameclaims betreffende gereguleerde producten ter
beoordeling voor aan de afdeling Regulatory Affairs voordat deze worden vrijgegeven.
•	We brengen onze concurrenten niet in diskrediet en doen geen valse en
misleidende uitspraken over hun producten of diensten.
Zie ons Wereldwijd beleid inzake vergelijkende claims voor meer informatie.

WAT BETEKENT EERLIJKE MARKETING?
Eerlijke marketing betekent dat we zorgen dat de uitspraken die we overonze producten en diensten doen eerlijk, nauwkeurig en volledig zijn.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE SAMENWERKEN MET ONZE ZAKENPARTNERS EN ONZE KLANTEN

15

4
16

Hoe we samenwerken
met de gemeenschap

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe bevorderen betrokkenheid
bij de gemeenschap
en Maatschappelijk
Verantwoord Ondernemen
Ecolab ondersteunt de gemeenschap waarin het actief
is waar het diensten verleent.
HOE BEVORDEREN WE DE BETROKKENHEID VAN DE GEMEENSCHAPEN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN?
•	We bevorderen het welzijn van onze medewerkers, klanten en anderen door
bij te dragen aan programma's en initiatieven die de levenskwaliteit in hun
gemeenschap verbeteren.

VRAAG

Een gemeenschap waarbinnen we werken, is net getroffen door een zware
storm waarbij de stroom uitviel en veel gezinnen uit hun huis zijn verdreven.
Een lokale liefdadigheidsinstelling heeft gevraagd om spullen voor deslachtoffers, waaronder handreinigingsmiddelen. We hebben verschillende
dozen met handreinigingsmiddelen op voorraad in onze fabriek. Mag ik die
spullen meteen aan het goede doel geven?

ANTWOORD

Nee. Hoewel we onder bepaalde omstandigheden producten doneren,moeten we een specifieke procedure volgen om te zorgen dat dergelijke
donaties correct worden afgehandeld. Raadpleeg eerst het proces in ons
Wereldwijd beleid inzake donaties en zorg dat alle stappen worden gevolgd
en goedkeuringen worden verkregen.

WIJ DOEN WAT JUIST IS•	We zijn van mening dat ondersteuning van onze gemeenschap de economische ensociale vitaliteit van deze gemeenschap en van mensen in het algemeen ten goede komt.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.
Zie ons Standpunt met betrekking tot impact op de gemeenschap en ons
Wereldwijd donatiebeleid voor meer informatie.

WAT IS MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN?
Van maatschappelijk verantwoord ondernemen is sprake wanneer
organisaties actie ondernemen om positieve effecten te bevorderen
in de gemeenschap waarin zij actief zijn en diensten verlenen.

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAP

17

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe laten ons niet in met
omkoping en corruptie
Ecolab doet zaken op ethisch verantwoorde wijze en betaalt
en aanvaardt geen steekpenningen, direct noch indirect,
en we laten ons niet in met corrupte activiteiten om klandizieof om zakelijke kansen te verkrijgen of te behouden.
HOE VOORKOMEN WE OMKOPING EN CORRUPTIE?
•	We verstrekken niets van waarde met als oogmerk ongepaste beïnvloeding van een
overheidsfunctionaris, dit met inbegrip van medewerkers van overheidsinstanties of
bedrijven die door de overheid worden bestuurd of in eigendom zijn van de overheid,
leden van koninklijke families, politieke partijen, politieke kandidaten en anderen die
beslissingen van een overheid kunnen beïnvloeden.
•	We bieden niets van waarde aan bestaande of potentiële klanten, leveranciersen derden aan om op ongepaste wijze handelsbeslissingen te beïnvloedenof om klandizie te verwerven of behouden.
•	We aanvaarden niets van waarde van een bestaande of potentiële klant, leverancier
of derde partij waarvan het doel is om op ongepaste wijze onze handelsbeslissingen
te beïnvloeden of om een ongepaste zakelijke opdracht te verstrekken.
•	We doen geen "faciliterende betalingen" en geen betalingen van enige omvang
rechtstreeks aan overheidsfunctionarissen om routinehandelingen van de overheid
te bespoedigen, zoals het verstrekken van een visum of werkvergunning,behalve wanneer de persoonlijke veiligheid in het gedrang is. Zoiets moet echter
onmiddellijk worden gemeld aan de afdeling Global Compliance & Ethics.
•	We weten dat op grond van wetgeving in vele landen, waaronder de Verenigde
Staten, omkoping en corruptie verboden zijn en strafbaar worden gesteld.
Overtreding van ons beleid en toepasselijke wetgeving kan leiden tot strenge
disciplinaire maatregelen en zware strafrechtelijke en civielrechtelijke straffen voor
zowel Ecolab als voor de in overtreding zijnde medewerkers.
18

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAPWAT ZIJN STEEKPENNINGEN/IS SMEERGELD?
Steekpenningen en smeergeld kunnen alles van waarde zijn dat wordt
verstrekt of aanvaard om een zakelijke beslissing te beïnvloeden. Het
kan hierbij gaan om geld, cadeaubonnen, geschenken, amusement,
maaltijden, reizen, arbeidskansen, kortingen, een kwijtschelding van
een schuld, donaties en persoonlijke gunsten.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe staan niet toe dat iemand die namens ons werkt (zoals agenten, vertegenwoordigers,
distributeurs en andere tussenpersonen van derden) overheidsfunctionarissen en andere
externe partijen omkoopt, en we houden ons strikt aan ons Wereldwijd beleid met
wereldwijde procedures voor corruptiebestrijding bij het werken met externe partijen die
ons vertegenwoordigen bij overheidsfunctionarissen of andere zakenpartners.
•	We houden ons ook strikt aan ons Wereldwijd beleid met wereldwijde procedures
voor corruptiebestrijding als de plaatselijke wetgeving of gebruiken minder strenge
eisen lijken op te leggen, en zelfs als er klandizie verloren dreigen te gaan als
gevolg van het volgen van dit beleid en de bijbehorende procedures.
•	We houden een nauwkeurige administratie bij die een getrouw beeld geeft vanonze zakelijke activiteiten en vereisen ook van alle vertegenwoordigers en externe
partijen die voor Ecolab werken dat zij een nauwkeurige administratie bijhouden
van de handelsactiviteiten die zij namens ons ondernemen.
•	We melden problemen aan de afdeling Global Compliance & Ethics of via de
Code of Conduct Helpline.
Zie ons Wereldwijd beleid met wereldwijde procedures voor corruptiebestrijding
voor meer informatie.

VRAAG
Ik bespreek potentiële kansen met een buitenlandse agent waarmee we nog
nooit samengewerkt hebben. Hij zegt dat hij zaken kan doen met een lokale
overheidsinstelling als we hem inschakelen, maar we moeten snel handelen,en hij lijkt niet gemotiveerd te zijn om financiële en andere gegevens over zijn
bedrijfsactiviteiten te verstrekken. Moet ik me zorgen maken?

ANTWOORD
Ja. Wanneer een externe partij geen financiële informatie verstrekt of niet
wil meewerken aan onze onboarding- en due diligence-processen, is dat
een rode vlag. Als u vragen hebt over het samenwerken met derden, neemdan contact op met de afdeling Global Compliance & Ethics.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAP

19

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

We ondersteunen eerlijke concurrentie
Ecolab ondersteunt een eerlijke markt waarin we concurreren op basis van de kwaliteit
van onze producten en diensten en niet op basis van onwettige overeenkomsten met
concurrenten of de onbevoegde toegang tot informatie van concurrenten.
HOE ONDERSTEUNEN WE EERLIJKE CONCURRENTIE?
•	We vermijden gesprekken met concurrenten over prijzen (inclusief prijsverlagingen), klanten, markten, biedingen,productielimieten, wederzijdse handel en productontwikkeling en andere gesprekken over de coördinatie vanonze handelsactiviteiten.
•	We nemen onmiddellijk contact op met de afdeling Global Compliance & Ethics wanneer we ons in situaties
bevinden waarin dergelijke gesprekken met concurrenten hebben plaatsgevonden (zoals op handelsbeurzen).
•	We laten ons niet in met verkoop als tegenprestatie en stemmen niet in met de aankoop van productenof diensten in ruil voor de instemming van de andere partij om producten of diensten van Ecolab te kopen.
•	We verzamelen geen concurrentiegegevens met onethische of illegale middelen, zoals spionage, inbraak,diefstal, afluisteren of toegang tot gegevens of e-mails van de concurrent, of het spreken met of aannemen vanmedewerkers van een concurrent om vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie te verkrijgen.
•	We weten dat de wetgeving in vele landen, waaronder de Verenigde Staten, strenge strafrechtelijke straffen opleggen aan
personen die de antitrust- en mededingingswetgeving schenden. Schending van antitrust- en mededingingswetgeving
kan ook leiden tot aanzienlijke boetes voor zowel Ecolab als voor de wetsovertredende medewerkers.
•	We nemen contact op met de afdeling Global Compliance & Ethics voordat we spreken over het aannemenof inhuren van vroegere of huidige medewerkers van onze concurrenten of als we vragen hebben over contacten
met een concurrent of over het verzamelen van informatie over concurrenten.
Zie ons Antitrustbeleid voor meer informatie.

20

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAP

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

WAT ZIJNCONCURRENTIEGEGEVENS?
Concurrentiegegevens zijn gegevens
over concurrenten die ons kunnen
helpen om hun producten, diensten
en marketingmethoden te beoordelen.
Ecolab verzamelt concurrentiegegevens
op rechtmatige wijze.

VRAAG
Ik werk samen met een consultant die vroeger
een contract had met onze concurrent in een
markt waar we proberen uit te breiden. Zij heeft
een lijst van potentiële klanten die zij bij haarwerk met onze concurrent heeft opgesteld en
die zij best met mij wil delen. Is het ontvangenvan deze lijst in orde aangezien zij geenmedewerker is van onze concurrent?

ANTWOORD
U moet contact opnemen met de afdeling
Global Compliance & Ethics en de situatie
uitleggen voordat u informatie aanvaardt van
een concurrent. De klantenlijst behoort mogelijk
toe aan onze concurrent en dit zou betekenen
dat u door deze van de consultant aan te nemenonze beleidslijnen en mogelijk de wet overtreedt.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe voldoen aan de eisen ten aanzien
van zakendoen over de grenzen
Ecolab voldoet aan alle toepasselijke wetgeving en voorschriften
inzake handel en sancties.
HOE DOEN WE ZAKEN MET HET BUITENLAND?
•	We voldoen aan alle toepasselijke wetgeving envoorschriften inzake export, met inbegrip van allevereisten inzake documentatie, vergunningen enlicenties, en alle beperkingen ten aanzien vande export en herexport van bepaalde goederen,technologie en software.

WELKE HANDELSREGELS
MOETEN WE IN ACHT NEMEN?
We voldoen aan alle exportvoorschriftendie bepalen wat en hoe we exporteren,
handelssancties die beperken met wie wehandel kunnen drijven, importvoorschriften
die ingevoerde goederen reguleren,
en antiboycotwetgeving die naleving
van niet-gesanctioneerde buitenlandseboycots verbiedt.

WIJ DOEN WAT JUIST IS•	We informeren ons over de exportvoorschriftendie beperkingen opleggen aan hetgeen wordtgeëxporteerd, waarheen en naar wie het wordtgeëxporteerd, alsmede de vereiste goedkeuringenen vergunningen voor de export, en we vragen deafdeling Regulatory Affairs of de afdeling Global
Compliance & Ethics om hulp als we vragen
hebben over deze voorschriften.
•	We weten dat "veronderstelde export" naar
buitenlanders zelfs binnen de Verenigde Staten
kan plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer een
buitenlander een vestiging van Ecolab bezoekt en
onze technologie bestudeert.

•	We voldoen aan alle Amerikaanse economischesancties en handelsembargo's, alsmede aan andere
internationale sancties die in overeenstemming zijn met
de Amerikaanse wetgeving, die gelden voor personen,
organisaties of landen waaraan sancties zijn opgelegd
wegens terrorisme, om redenen van nationale
veiligheid of op grond van het buitenlands beleid.
•	We volgen alle toepasselijke wetgeving met
betrekking tot douane en chemische voorraden, met
inbegrip van documentatie, etikettering, tariefindelingen waardebepaling voor ingevoerde artikelen, zoals
biociden, geneesmiddelen en medische apparatuur.
•	We verlenen geen steun aan en nemen niet deel
aan buitenlandse boycots van bedrijven, landenof personen die niet door de Verenigde Staten zijn
gesanctioneerd of door de VS zijn goedgekeurd.
•	We verstrekken aan geboycotte landen geen informatie
over personen met betrekking tot ras, godsdienst,
geslacht, nationale herkomst en zakelijke relaties.
•	We melden problemen via de beschikbare
meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijd beleid inzake naleving vanhandelswetgeving en het Wereldwijd beleid voor
risicolanden en -personen voor meer informatie.
HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAP

21

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe beschermen het milieu
Ecolab zet zich in voor de bescherming van het milieu
dat we met elkaar delen.
HOE BESCHERMEN WE HET MILIEU?
•	We streven ernaar onze waarden uit te dragen en milieurechtvaardigheid tebevorderen door de milieu-effecten van onze wereldwijde activiteiten te verminderen,
door een positieve invloed uit te oefenen op de gemeenschap waarin we actief zijn endoor ons programma voortdurend te meten en verder vorm te geven.
•	We volgen ons beleid en onze procedures bij de productie, behandeling, opslag,
het vervoer en de verwijdering van afval en streven ernaar afval te elimineren of teminimaliseren, en te recyclen en te hergebruiken.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijde afvalbeheerbeleid, ons Standpunt met betrekking tot
waterrentmeesterschap en ons Standpunt met betrekking tot klimaatveranderingvoor meer informatie.

WAT IS DE ROL VAN ECOLAB BIJ
DE BESCHERMING VAN HET MILIEU?
We werken milieubewust maar werken ook aan de bescherming van alles
wat van vitaal belang is, waaronder het leveren van duurzame, verantwoorde
producten en oplossingen aan de gemeenschap die we dienen.

22

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAPWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe nemen op verantwoorde wijze deelaan politieke activiteiten
Ecolab moedigt medewerkers aan om actief te zijn binnen hun gemeenschap,maar medewerkers mogen niet beweren dat ze Ecolab vertegenwoordigen bij hun
persoonlijke politieke activiteiten. Via officiële processen geeft Ecolab bepaalde
bijdragen voor een politiek doel in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving
en met inachtneming van de bepalingen in ons Wereldwijd beleid inzake politieke
bijdragen. Ecolab maakt politieke bijdragen ook openbaar op ecolab.com.
HOE NEMEN MEDEWERKERS OP VERANTWOORDEWIJZE DEEL AAN POLITIEKE ACTIVITEITEN?
•	We beweren nooit Ecolab te vertegenwoordigenof politieke bijdragen te leveren namens Ecolabzonder uitdrukkelijke goedkeuring van en in overleg
met de afdeling Government Relations.
•	We maken uitsluitend gebruik van middelen en
faciliteiten van Ecolab ten behoeve van politieke
activiteiten met de uitdrukkelijke goedkeuring vanen in overleg met de afdeling Government Relations
en de juridische afdeling.

•	We maken altijd duidelijk dat politieke opvattingen
die we uiten of politieke activiteiten waaraan wedeelnemen onze eigen persoonlijke opvattingenweerspiegelen en niet die van Ecolab.
•	We zullen aan de onderneming elke mogelijke
gekozen of benoemde overheidsfunctie
bekendmaken die we bekleden, via de procedurevoor de bekendmaking van belangenconflicten.
•	We melden problemen via
de beschikbare meldingskanalen.
Zie het Wereldwijd beleid politieke bijdragen voor
meer informatie.

WELKE LOBBYACTIVITEITEN ONTPLOOIT ECOLAB?
De afdeling Government Relations van Ecolab onderhoudt alle belangrijke contacten met deAmerikaanse overheid, inclusief lobbyen en het afleggen van getuigenissen. Buiten de Verenigde
Staten moeten alle lobbyactiviteiten bij de overheid worden goedgekeurd door de bevoegde
verantwoordelijke voor overheidsrelaties in de regio, en moeten deze in overeenstemming zijn met
de wereldwijde en lokale nalevingsvoorschriften van de juridische afdeling.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE SAMENWERKEN MET DE GEMEENSCHAP

23

5
24

Hoe we werken
voor Ecolab

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe vermijden belangenconflicten
Ecolab verwacht van medewerkers dat ze werkzaamheden uitvoeren in het belang van
de onderneming en situaties vermijden waarin persoonlijke belangen in strijd zijn met
de belangen van Ecolab.
HOE VERMIJDEN WE BELANGENCONFLICTEN?

2. Financiën

We onderscheiden drie hoofdcategorieën vanbelangenconflicten.

•	We vragen vooraf toestemming van onze manager ende afdeling Global Compliance & Ethics voordat we:

1. Relaties•	We vragen vooraf toestemming van onze manager ende afdeling Global Compliance & Ethics voordat we:	Deelnemen aan activiteiten met betrekking tot
werving, promotie, disciplinaire maatregelen
en andere personeelsacties met betrekking tot
een familielid of nauwe persoonlijke relatie•	We melden het onmiddellijk aan onze manager ende afdeling Global Compliance & Ethics wanneer:	Familieleden of nauwe persoonlijke relaties
werken voor Ecolab of voor Ecolab willen werken
	Familieleden of naaste persoonlijke relaties
werken voor een concurrent, klant, leverancier
of andere partner, of hierin een eigendoms- of
meerderheidsbelang hebben	Wij of onze naaste familie meer dan één procent(1%) bezitten van het uitstaande aandelenkapitaal
van een concurrent, leverancier of klant van Ecolab

WIJ DOEN WAT JUIST IS	Betaald of onbetaald werk aannemen buiten Ecolab







	Extra functies buiten Ecolab vervullen, inclusief
betaalde en onbetaalde bestuursfuncties bijorganisaties. Bovendien is de goedkeuring van deChief Executive Officer vereist voor elke functie ofbestuursfunctie bij een beursgenoteerd bedrijf.
	Zoeken naar een verkozen overheidsfunctie ofbenoeming of deze aanvaarden

3.	Vertrouwelijke informatie en middelen
van Ecolab•	We behalen geen persoonlijk voordeel uit zakelijke
kansen of kennis die we in onze functie bij Ecolabhebben verworven of opgedaan en moedigen onzefamilie en anderen daartoe ook niet aan.
•	We aanvaarden geen functies die onze taken enverantwoordelijkheden bij Ecolab belemmeren,
die het gebruik van faciliteiten, middelen en tijd van
Ecolab vereisen, of die werkzaamheden inhouden
voor of namens een concurrent van Ecolab.

WAT IS EEN BELANGENCONFLICT?
Een belangenconflict kan zich voordoen wanneer het persoonlijke belang van een medewerker
of van een familielid of nauwe persoonlijke relatie van een medewerker, in conflict zou kunnen
komen met de belangen van Ecolab.
Een nauwe persoonlijke relatie is een echtgenoot of partner van een direct familielid van een medewerker,
een lid van hetzelfde huishouden of iemand die intiem of romantisch betrokken is bij de medewerker.

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

25

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

InhoudOnze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe erkennen dat potentiële belangenconflicten moeilijk op te lossen kunnen zijn en
dat het het beste is om vragen te stellen en advies te vragen aan de afdeling Global
Compliance & Ethics wanneer deze potentiële conflicten zich voordoen.
Gebruik het Fomulier voor mogelijke belangenconflicten om voorafgaand
goedkeuring te verkrijgen of onmiddellijk mogelijke conflicten bekend te maken, zoals
vereist op grond van dit artikel.

VRAAG
Ik krijg de kans om parttime grafisch ontwerpwerk te doen voor een ander
bedrijf. Ze vinden het goed dat ik na werktijd en tijdens mijn lunchpauzes bij
Ecolab werk. Mag ik "ja" zeggen?

ANTWOORD
Voordat u deze kans aanvaardt, moet u dit melden aan uw manager en deafdeling Global Compliance & Ethics om er zeker van te zijn dat er geen
potentieel conflict bestaat met uw functie bij Ecolab. En als u in uw lunchpauze
werkt, gebruikt u dan het netwerk van Ecolab om te communiceren en het
werk van het andere bedrijf af te maken? Het is mogelijk dat er hier sprake isvan potentiële conflicten waarmee u geen rekening hebt gehouden.

26

HOE WE WERKEN VOOR ECOLABWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

HOE WISSELEN WE OP VERANTWOORDE WIJZE GESCHENKEN
EN AMUSEMENT UIT?
Aanbieden van geschenken en amusement•	We bieden geen geschenken en amusement aan in een poging om zakelijke
beslissingen van klanten, leveranciers of andere partners te beïnvloeden.
•	We bieden geen geschenken en amusement aan die buiten de plaatselijke
gebruiken vallen of die geen legitiem zakelijk doel dienen.
•	We bieden aan zakenpartners geen contant geld, equivalenten van contant geld,
zoals cadeaubonnen of vouchers en persoonlijke leningen aan.
•	We moeten op de hoogte zijn van de wetgeving en ons beleid voordat wegeschenken en amusement aanbieden aan overheidsfunctionarissen. Zie We laten
ons niet in met omkoping en corruptie voor verdere richtlijnen.
•	We mogen geen geschenken en amusement aanbieden aan zorgprofessionals. Zie
ons Wereldwijd beleid inzake de interactie met zorgprofessionals voor meer informatie.
•	We mogen geen geschenken en amusement aanbieden, anders dan een
symbolische maaltijd, aan leveranciers als we een toeleveringsketen-medewerker
zijn. Zie het Wereldwijd beleid inzake geschenken en amusement voor wereldwijde
toeleveringsketens voor meer informatie.
•	We mogen geen geschenken en amusement aanbieden aan functionarissen vande Amerikaanse overheid.
•	We bieden geen geschenken en amusement aan die de reputatie van Ecolab kunnen
aantasten of schaden, en bieden geen amusement aan op ongepaste locaties.

We wisselen geschenken,
gastvrijheid en amusement op
ethisch verantwoorde wijze uit
Ecolab erkent het belang van geschenken en amusement bij
het wereldwijd zakendoen, maar we moeten ook zorgen dat
onze uitgaven voor geschenken en amusement gepast zijn en
goede zakelijke usances weerspiegelen.
WIJ DOEN WAT JUIST IS•	We bieden geen geschenken en amusement aan die in strijd zijn met onze
Gedragscode, ons beleid of toepasselijke wetgeving, en we volgen alle plaatselijke
beleidslijnen inzake geschenken en amusement.
•	Wij stellen vragen en melden problemen via een van de beschikbare meldingskanalen.

Aanvaarden van geschenken en amusement•	We aanvaarden geen geschenken en amusement, ongeacht de waarde, die bedoeld
zijn om onze besluitvorming namens Ecolab op ongepaste wijze te beïnvloeden.
•	We mogen van zakenpartners geen contant geld, equivalenten van contant geld
(zoals cadeaubonnen of vouchers) en persoonlijke leningen aanvaarden.
• Wij stellen vragen en melden problemen via de beschikbare meldingskanalen
HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

27

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

InhoudOnze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenHet lokale landelijke management van Ecolab beschikt mogelijk overmeer specifieke richtlijnen voor het geven en ontvangen van geschenken.
Raadpleeg het plaatselijke beleid, uw plaatselijke HR-vertegenwoordigerof de afdeling Global Compliance & Ethics voor meer advies.

Zie ons Wereldwijd beleid inzake reis- en onkosten, het Wereldwijd beleid inzake
geschenken en amusement voor wereldwijde toeleveringsketens, het Wereldwijd
beleid inzake de interactie met zorgprofessionals en het Wereldwijd beleid inzake
geschenken, reizen, amusement en maaltijden voor meer informatie.

WAT IS EEN GEPAST GESCHENK OF GEPAST AMUSEMENT?
Geschenken vertegenwoordigen een nominale waarde en
amusement moet redelijk zijn qua kosten, hoeveelheid en frequentie.

VRAAG
Een van onze klanten vroeg om een dinertje in het duurste restaurant van de stad.
Hij is ook van plan zijn echtgenote mee te nemen. Mag ik de maaltijd betalen?

ANTWOORD
Nee. We kunnen de klanten geen extravagante maaltijden aanbieden. We mogen
ook niet betalen voor iemand die geen legitieme zakelijke noodzaak heeft om
aanwezig te zijn, zoals een echtgenoot. Dit creëert namelijk een situatie waarin
uw geloofwaardigheid en de reputatie van Ecolab kunnen worden aangetast.

28

HOE WE WERKEN VOOR ECOLABWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

WAT IS VERTROUWELIJKEINFORMATIE?
Vertrouwelijke informatie omvat
gevoelige, vertrouwelijke en bedrijfseigen
informatie van Ecolab of van onzeklanten, leveranciers of zakenpartners
die passende bescherming vereist.
In het algemeen wordt informatie alsvertrouwelijk en bedrijfseigen beschouwd
als deze informatie niet openbaar is.

WAT IS INTELLECTUEELEIGENDOMSRECHT?
Intellectueel eigendomsrecht (IP) verwijst
naar de waardevolle activa van Ecolabdie zijn ontwikkeld om toekomstige
innovatie te ondersteunen, en omvat
onze productplannen en -strategieën,octrooien, handelsmerken, auteursrechten,
handelsgeheimen en kennis.

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe beschermen vertrouwelijke informatie
Ecolab hecht grote waarde aan de bescherming van vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie.
Dit omvat ons intellectueel eigendomsrecht.
HOE BESCHERMENWE VERTROUWELIJKE INFORMATIE?
•	We beschermen vertrouwelijke en bedrijfseigen
informatie, zoals langetermijnstrategieën,productontwikkelingsplannen, personeelsgegevens,verkoop- en marketingplannen, communicatieplannen,
financiële gegevens, intellectuele eigendom, informatie
over concurrenten, klantgegevens, plannen voor
overnames of afstoting en productiemethoden tegenonbevoegd gebruik en onbevoegde openbaarmaking.
•	We staan onbevoegd gebruik en onbevoegde
openbaarmaking van onze vertrouwelijke en
bedrijfseigen informatie niet toe en volgen altijd onze
procedures voor de bescherming van onze informatie.

•	We gebruiken geen vertrouwelijke of bedrijfseigen
informatie voor persoonlijk gewin tijdens ons
dienstverband bij Ecolab of nadat we Ecolabhebben verlaten.
•	We raadplegen het Wereldwijd beleid inzake intellectueel
eigendomsrecht als we vragen hebben over het gebruik
van de intellectuele eigendom van Ecolab.
•	We melden problemen via de beschikbare
meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijd beleid inzake informatiebeveiliging
en ons Wereldwijd beleid inzake intellectueel
eigendomsrecht voor meer informatie.

•	We delen geen vertrouwelijke en bedrijfseigen
informatie tenzij de ontvanger hier om zakelijk
reden over dient te beschikken, en wij devereiste goedkeuringen en noodzakelijke
geheimhoudingsovereenkomsten hebben geregeld.
•	We beschermen ook de vertrouwelijke informatie
en de intellectuele eigendom die onze klanten en
zakenpartners ons toevertrouwen, en we volgenons veiligheidsbeleid door informatie van derden
alleen te delen met medewerkers van Ecolab engeselecteerde zakenpartners die hier om zakelijke
reden over dienen te beschikken.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

29

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe gaan op verantwoorde wijze
om met onze zakenpartners
Ecolab verwacht van onze zakenpartners, waaronder onze
leveranciers en andere partners, dat zij dezelfde normen en
principes hanteren als wij.
HOE BEHEREN WE ONZE ZAKENPARTNERS?
•	We voeren passende duediligenceonderzoeken uit van alle nieuwe leveranciersen andere zakenpartners, overeenkomstig onze normen voor ethisch verantwoord
inkopen en inkoopprocedures.
•	We volgen onze inkoopbeleidslijnen en zorgen dat kosten en uitgaven voor
zakenpartners redelijk en noodzakelijk zijn en zakelijke doeleinden dienen.
•	We hebben voor onze directe leveranciers nalevingseisen vastgesteld met betrekking
tot conflictmineralen, de uitvoering van maatregelen en rapportages, en het
ondernemen van passende inkoopinspanningen, en we voorzien onze klanten van denodige gegevens om de rapportage over conflictmineralen te vergemakkelijken.
•	We verwachten van onze leveranciers en andere externe partijen dat zij voldoen
aan de basisnormen voor goed werkgeverschap, waaronder het verbod
op kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie, en voor gezondheid en veiligheid,
milieubescherming, bestrijding van omkoping, concurrentie en het gebruik van en
het rapporteren over conflictmineralen.
•	Wij verwachten van alle externe partijen die namens ons optreden dat zij onze
beleidslijnen en procedures volgen en alle toepasselijke wetgeving naleven.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.
Zie onze Gedragscode voor leveranciers, ons Beleid inzake conflictmineralen,
het Wereldwijd inkoopbeleid en het Wereldwijd beleid inzake corruptiebestrijding
en corruptiebestrijdingsprocedures voor meer informatie.
30

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

AAN WELKE NORMEN DIENEN ZAKENPARTNERS
VAN ECOLAB TE VOLDOEN?
Ecolab heeft Normen voor ethisch verantwoord inkopen vastgesteld,
die verificatie, certificering, verantwoording en training voor leveranciers
omvatten om hen in staat te stellen aan onze verwachtingen te voldoen
en zich te houden aan onze Gedragscode voor leveranciers.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe beveiligen onze gegevens
Ecolab neemt gegevensbeveiliging serieus en hanteert beleiden procedures om gevoelige en vertrouwelijke informatie van
Ecolab te beschermen en gevoelige en vertrouwelijke informatie
van onze medewerkers, klanten, leveranciers en zakenpartners
veilig te bewaren. We moeten allemaal zorgen dat deze gegevens
niet in verkeerde handen terechtkomen. Ecolab hanteert
strikte beleidslijnen, normen en procedures om gevoelige envertrouwelijke informatie te helpen beschermen. Dat omvat ook
elektronische gegevens die op onze systemen zijn opgeslagen.
HOE BEVEILIGEN WE ONZE GEGEVENS?
•	We volgen onze beleidslijnen, normen en procedures inzake gegevensbeveiliging
voor het openen, invoeren, behandelen, opslaan en overdragen van gegevens,
en we hebben alleen toegang tot onze gevoelige en vertrouwelijke informatie
wanneer we daartoe een zakelijke noodzaak bestaat.
•	We verlenen alleen toegang tot vertrouwelijke gegevens en gevoelige informatie
aan degenen die daarvan uit hoofde van hun functie op de hoogte moeten zijn.

WAT OMVAT GEGEVENSBEVEILIGING?
Gegevensbeveiliging is het proces dat we gebruiken om onzegegevens en informatie te beveiligen tegen onbevoegde toegang.

WIJ DOEN WAT JUIST IS•	We melden vermoedelijke incidenten en problemen op het gebied van
informatietechnologie (IT) onmiddellijk aan de Ecolab Global IT Service Desk of het
Ecolab Monitoring and Escalation Center (EMEC) via de Information Security Hotline(402-517-9865) of de Information Security mailbox (informationsecurity@ecolab.com).

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

31

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe beschermen de activa van Ecolab
Ecolab kan alleen aan de behoeften van onze klanten voldoen en onze missie
verwezenlijken door een juist gebruik en onderhoud van onze bedrijfsactiva.
HOE BESCHERMEN WE ONZE ACTIVA?
• We bewaren en beschermen onze bedrijfsactiva en gebruiken ze voor zakelijke doeleinden.
•	We onderhouden en beheren de activa waarvoor we verantwoordelijk zijn en beschermen ze tegen diefstal,verlies, misbruik en oneigenlijk gebruik.
•	We begrijpen dat netwerken, internettoegang, telefoon- en e-mailsystemen van Ecolab bestemd zijn voor zakelijke
doeleinden, en slechts in beperkte mate voor gepast persoonlijk gebruik, zoals uiteengezet in ons Wereldwijd beleid
inzake aanvaardbaar gebruik van informatiesystemen en ons Wereldwijd beleid inzake sociale media.
• We weten dat Ecolab ons gebruik van elektronische middelen en netwerken van Ecolab kan controleren.
•	We melden problemen over oneigenlijk gebruik, diefstal en verlies van activa van Ecolab aan onze manager,
aan IT of via de Code of Conduct Helpline.

VRAAG

Ik werk aan een eigen project, en ik heb een
specifiek gereedschap nodig dat ik thuis niet
heb. Mijn fabriek heeft het gereedschap en het
wordt niet vaak gebruikt. Is het goed als ik het
gereedschap voor één nacht mee naar huis neem?

ANTWOORD

Nee. Het is niet toegestaan om
bedrijfsmiddelen van Ecolab te gebruikenvoor persoonlijke projecten.

32

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

WAT ZIJN DE BEDRIJFSMIDDELEN
VAN ECOLAB?
Onze bedrijfsmiddelen omvatten
onze grondstoffen, uitrusting,kantoorbenodigdheden, technologie enelektronische bedrijfsmiddelen, financiële
activa, met inbegrip van een creditcard
van de zaak, faciliteiten en
intellectuele eigendom.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe laten ons niet in met
aandelenhandel met voorkennis
Ecolab beschermt materiële, niet-openbare informatie en we
handelen niet in effecten en geven anderen geen tips om dit tedoen op basis van dergelijke informatie.
HOE VERMIJDEN WE AANDELENHANDEL MET VOORKENNIS?
•	We kopen en verkopen geen aandelen van Ecolab en geen aandelen van andere
ondernemingen wanneer we op de hoogte zijn van materiële, niet-openbareof insiderinformatie.
• We geven geen tips en geen insiderinformatie aan anderen.
•	We vragen vooraf toestemming van de juridische afdeling voordat we effecten van
Ecolab verhandelen als hogere leidinggevenden, directeuren van Ecolab of als
onderdeel van het hoger management of een aangewezen insider wanneer een
transactie wordt uitgevoerd buiten een afgebakende handelsperiode van een kwartaal.
•	We stellen vragen en nemen contact op met de juridische afdeling als we niet
zeker zijn over wetgeving inzake handel met voorkennis en de manieren waarop
deze van toepassing is op onze individuele situatie.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijd beleid inzake aandelenhandel met voorkennis voor meer informatie.

WAT IS AANDELENHANDEL MET VOORKENNIS?
Aandelenhandel met voorkennis is de handel in de effecten van een
onderneming door personen die toegang hebben tot insiderinformatie:
niet-openbare informatie over de onderneming die van materieel belang is.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

33

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

We houden een nauwkeurige
administratie bij
De administratie van Ecolab moeten altijd nauwkeurig zijn envolledig onze handelsactiviteiten weergeven.
HOE HOUDEN WE EEN NAUWKEURIGE ADMINISTRATIE BIJ?
•	
We houden een volledige, nauwkeurige en tijdige administratie bij die nooit
misleidend of onvolledig is of beoogt om feiten te verdoezelen.

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

Zie ons Wereldwijd beleid reis- en onkosten, ons Wereldwijd beleid inzakearchiefbeheer, Wereldwijd bewaringsschema voor documenten, ons Standpunt met
betrekking tot belasting, ons Wereldwijd beleid inzake witwasbestrijding en ons
Wereldwijd beleid inzake boekhouding en controle voor meer informatie.

WELKE ADMINISTRATIE HOUDEN WE BIJ?
We bewaren documentatie van onze bedrijfsactiviteiten, waaronder
boekhoudkundige gegevens, financiële overzichten, rapporten,
klantgegevens, eigendomsinformatie, e-mails, contracten en andere
gegevens en informatie, in elk formaat.

•	We houden een boekhouding en financiële overzichten bij die voldoen aan allewettelijke vereisten en aan algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes en die
in overeenstemming zijn met ons Wereldwijd beleid inzake boekhouding en controle.
•	We bezitten geen niet-geregistreerde financiële middelen en activa buiten
de boekhouding om.
•	We letten op rode vlaggen binnen transacties, zoals een zakenpartner die vreemde
betalingsverzoeken doet of zich terughoudend opstelt bij het verstrekken van
informatie, en we melden elke activiteit waarvan we denken dat het om het
witwassen van geld zou kunnen gaan aan de Juridische afdeling.
•	We nemen maatregelen om te zorgen dat bekendmakingen aan het publiek (waaronder
rapporten, persberichten en mededelingen aan analisten en aandeelhouders)nauwkeurig en tijdig zijn en geen onjuiste of misleidende verklaringen bevatten.
•	We maken, onderhouden en vernietigen onze documenten volgens ons Wereldwijd
beleid bewaartermijnen en ons Wereldwijd bewaringsschema voor documenten.
•	We voldoen aan alle kennisgevingsvereisten met betrekking tot "juridische bewaring"en zorgen dat alle documenten in verband met dergelijke vereisten worden bewaard.

VRAAG

Ik was onlangs op zakenreis en gaf contant geld uit voor verschillendemaaltijden, taxiritten en andere uitgaven. Ik had het druk en heb geenbonnetjes verzameld, dus toen ik terugkwam, heb ik naar beste weten zelfbonnetjes gemaakt om in te leveren bij mijn onkostendeclaratie om het
geld dat ik had uitgegeven weer te geven. Ik vertelde mijn manager overde situatie, en zij zei dat ik gewoon de onkostendeclaratie en de gemaakte
bonnetjes moest inleveren, en dat zij zou het goedkeuren. Is dit goed?

ANTWOORD

Nee. Alle bedrijfsdocumentatie van Ecolab, inclusief betaalbewijzen van uw
reizen, moet nauwkeurig en volledig zijn en mag nooit vervalst zijn. U mag
de nagemaakte bonnen niet indienen.

•	We nemen contact op met de Juridische afdeling wanneer we vragen hebben overarchivering, "juridische bewaring" of rapportages.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.

34

HOE WE WERKEN VOOR ECOLABWIJ DOEN WAT JUIST IS

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

Meldingen

Onze aandelen worden openbaar verhandeld op de New York Stock Exchange(NYSE). Als beursgenoteerd bedrijf is Ecolab onderworpen aan de Amerikaanse
effectenwetgeving volgens de Amerikaanse Securities and Exchange Commission(SEC) en aan de voorschriften van de NYSE, en we moeten ons allemaal aan dezewetgeving en voorschriften houden. Als bekendmakingen door Ecolab via financiële
overzichten, mededelingen of aangiften bij de SEC of NYSE wezenlijk onjuistof misleidend zijn, kunnen zowel aan de onderneming als de betrokken medewerkers
civielrechtelijke en strafrechtelijke sancties worden opgelegd.
•	Daarom moeten de mededelingen aan beleggers, waaronder periodiekeverslagen, persberichten en mededelingen van analisten en aandeelhouders,nauwkeurig en tijdig zijn.
•	We mogen nooit opzettelijk of bewust valse of misleidende verklaringen afleggenof zaken weglaten in bekendmakingen, rapporten en registratieverklaringen van
Ecolab die zijn ingediend bij de SEC of NYSE of een andere effectenbeurs waarop
effecten van Ecolab genoteerd staan. Bovendien is ieder van ons verplicht mee
te werken als interne of externe auditors vragen stellen of informatie opvragen.
•	Leidinggevenden en financieel en boekhoudkundig personeel van Ecolab, onder
leiding van onze CEO, onze CFO en onze Corporate Controller, spelen een
belangrijke rol bij de garantie dat onze financiële administratie en informatievolledig, nauwkeurig en tijdig is. Naast de naleving van alle bepalingen vandeze Gedragscode en die van alle daarmee verband houdende beleidslijnen,
procedures en handleidingen moeten onze hogere functionarissen en financiële
en boekhoudkundige medewerkers te goeder trouw en naar hun beste vermogen
competent en zorgvuldig handelen, zonder materiële feiten verkeerd voor te stellenof hun onafhankelijk oordeel te laten beïnvloeden.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

35

Inhoud

Waarom onze
Gedragscodebelangrijk is: Een
boodschap vanvoorzitter en CEO
Christophe Beck

Onze waarden

Onze
Gedragscodeen onze rol

Hoe we met elkaar
samenwerken

Hoe wesamenwerken
met onzezakenpartners
en onze klanten

Hoe we een
bijdrage leveren
aan onze
gemeenschap

Hoe we werken
voor Ecolab

MeldingenWe communiceren op gepaste wijze
Om onze reputatie te verbeteren en te beschermen, moeten we
op een positieve, waarheidsgetrouwe en consequente maniercommuniceren en met één stem spreken.
HOE COMMUNICEREN WE OP DE JUISTE MANIER?
•	We delen geen vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie in het openbaar of via
sociale media.
•	We zijn altijd voorzichtig bij het bespreken van zakelijke aangelegenheden buiten
Ecolab of via een openbaar forum.
•	We onthouden dat onze Gedragscode en ons beleid online van toepassing zijn
en dat wat we op sociale media plaatsen een blijvend effect kan hebben op ons,
op onze klanten en op Ecolab.
•	We zorgen dat duidelijk is dat we voor onszelf spreken en niet voor Ecolabwanneer we sociale media gebruiken.
•	We verwijzen verzoeken van analisten en beleggers naar onze afdeling Investor Relations.
•	We leggen persberichten, media-artikelen en andere redactionele inhoud ter beoordelingvoor aan het Global Communications-team voordat deze openbaar worden gemaakt.
•	We nemen contact op met het Global Communications-team voordat we een
uitnodiging accepteren om namens Ecolab in het openbaar te spreken of een
presentatie te geven, inclusief presentaties op technische conferenties.
•	We praten met onze manager of nemen contact op met het Global Communicationsteam als we vragen hebben over mededelingen of het gebruik van sociale media.
• We melden problemen via de beschikbare meldingskanalen.
Zie ons Wereldwijd beleid inzake de interactie met de media, ons Wereldwijd beleid inzakesociale media en ons Wereldwijd beleid inzake externe communicatie voor meer informatie.

36

HOE WE WERKEN VOOR ECOLAB

WAT IS HET GLOBAL COMMUNICATIONS-TEAM?
Het Global Communications-team is als onderdeel van Global
Marketing & Communications verantwoordelijk voor het beschermenvan de reputatie van Ecolab. Het team beheert ook de socialemediakanalen van de onderneming en beantwoordt vragen van externebelanghebbenden, waaronder de media. Om te zorgen voor consistente
externe communicatie verwijzen we mediaverzoeken door naar dit team.

WIJ DOEN WAT JUIST IS

© 2023 Ecolab USA Inc. Alle rechten voorbehouden.