新型コロナウイルス感染症

入力フォームの作成方法

新型コロナウイルス感染症の陽性、みなし陽性、濃厚接触者となった場合に、いつでも保護者が入力できるフォームを作成します。また、入力内容を自動保存するExcelファイルを、校内で共有することで、簡単に確認できるようにします。
今回作成しておくことで、年度末の引継ぎ時に再度作成の必要がありません。また、「５」の手順でTeamsにメッセージを自動送信設定することで、Formsに入力があると、スマートフォンなどにプッシュ通知されるようになります（Teamsアプリが必要）。

主な手順
１ Formsのテンプレートを読み込み、QRコードを配布する。
２ Power AutomateでExcelに自動保存設定をする。
３ Excelを共有する。
４ Power AutomateでTeamsにメッセージの自動送信設定をする。

※

１

作業はChromiumEdge（新しいEdge）で行ってください。

Formsのテンプレートを読み込み、QRコードを配布する。
①

ブラウザからMicrosoft365にログインします。

②

新しいタブを開き、次のURLをコピー＆ペーストして開きます。

https://forms.office.com/Pages/ShareFormPage.aspx?id=1ne5FxHvEGzPRXY3SeqAfWwPw6ya5tLvD64m9yqikFURUg4MDhUWlVBMF
FJTlkzQllQSkZDWVc5SS4u&sharetoken=CaahTHD7ya4ZGdShSEYJ

③「複製する」をクリックする。

※ ログインを求められたらログインする。以下の作業でも同じ。
④

フォームの題名（コピー）の部分を（〇〇小）や（〇〇中）に変更する。
※題名をクリックすると、変更できます。

プレビューから、アンケートの確認ができます。
試しに入力してもかまいません。

⑤

質問１の選択肢を、自校の学校名に変更する。

その他、必要に応じて質問を増やしたり、順番を入れ替えたりしてもかまいません。
設定してある設問を減らす（削除する）ことは、しないでください。
※ 実情に応じて、「必須」でない設定にすることも可能です。
※⑥「回答を収集」をクリックする。

「全てのユーザが回答可能」になっていることを確認する。

MACメールでURLを共有する
場合、ここから「コピー」します。

⑦

QRコードを表示させる。

このQRコードを、保護者文書向けに貼り付ける。
「３」の設定には、QRコードまたはプレビューから１回以上回答を入力しておく必要があります。

※
これで、 １Formsのテンプレートを読み込み、QRコードを配布する。の手順は完成です。

回答を確認するには・・・①「応答」をクリックする。

②「Excelで開く」をクリックする。

回答のの入力がなければ、グレーアウトしています。

③ ダウンロードしたファイルを開くと、一覧で確認できます。

※ このExcelファイルは、「２」の手順で使用します。
試しに入力した回答を削除するには・・・「…」から「すべての回答を削除」を選択する。

２

Power AutomateでExcelに自動保存設定をする。

①

前々項「回答を確認するには・・・」の手順でダウンロードしたExcelファイルをOneDriveに保存する。

ドラッグ＆ドロップ

試しに入力した値は、残っていても問題ありません。
試しに入力した値を消す場合、１行目の項目は削除しないでください。
消さない。

②

Power Automateを開く。

③「作成」をクリックする。

④ 「自動化したクラウドフロー」をクリックする。

フローに名前を付け、トリガー（きっかけ）を設定する。
⑤⑥⑦

フローの名前を適当に入力する。（例：コロナ自動保存）
トリガーの検索に「Forms」と入力し、「新しい応答が送信されるとき「作成」をクリックする。

Microsoft

Forms」を選択する。

⑤

⑥

⑦
⑧

フォームIDの入力枠から、「１」でテンプレートから作成したフォームを選択する。

Formsからデータを取得する⑨「＋新しいステップ」をクリックする。

⑩

コネクタとアクションの検索に「Forms」と入力し、検索する。

⑪

Formsを選択する。

⑫

アクション「応答の詳細を取得する」を選択する。

⑬ フォームIDは⑧と同様に選択する。
⑭ 応答IDの入力枠をクリックし、動的コンテンツの「応答ID」を選択する。

⑬⑭

時間を日本時間に設定する⑮「＋新しいステップ」をクリックする。

⑯⑰コネクタとアクションの検索に「日時」と入力する。
検索結果から「タイムゾーンの変換」を選択する。。

⑯⑰⑱「基準時間」の入力枠をクリックし、「Submission Time」を選択する。

⑲⑳㉑「変換元のタイムゾーン」を「（UTC）協定世界時」にする。
「変換先のタイムゾーン」を「（UTC+09:00)大阪、札幌、東京」にする。
「書式設定文字列」を「一般の日時パターン（短い形式の時刻）」にする。

⑲⑳㉑

Excelに保存するよう設定する㉒「＋新しいステップ」をクリックする。

㉓㉔

コネクタとアクションの検索に「Excel」と入力する。
検索結果から「表に行の追加」を選択する。

㉓

㉔

㉕
㉖

「場所」の入力枠をクリックし、「OneDrive for Bisiness」を選択する。
「ドキュメントライブラリ」の入力枠をクリックし、 「OneDrive」を選択する。

㉗「ファイル」の、ファイルマーク（入力枠ではない）をクリックし、「２①」でOneDriveに保存したExcelファイルを選ぶ。

㉘「テーブル」の入力枠をクリックし、「Table１」を選択する。

㉙㉚

各項目、それぞれ対応する項目を選択する。
できたら、「保存」をクリックする。

開始時刻は空欄

メールは空欄
名前は空欄

これで、フローの完成です！！

きちんと動くかテストする㉛「１」で作成したFormsと「３①」でOneDriveに保存したExcelファイルを開く。

㉜

FormsのプレビューやQRコードから、回答を入力する。

㉝

タブをExcelに切り替えて、入力した項目が反映されるのを確認する。

上手く反映されていれば完成です！！
※「４」の手順で、Power Automateを使用します。タブを閉じずにおいておくと、再度開く手間が省けます。

３

Excelを共有する。
①

Excel内の「共有」をクリックする。

②

大事！！
「リンクのコピー」の、「リンクを知っている・・・」を、「特定のユーザー」に変更する。

③

校内の共有したいユーザと共有する。

検索して見つかったユーザーをクリック

〇〇

校長先生

共有したいユーザーが表示されているのを確認して、「適用」をクリックする。

④ リンクをコピーし共有する。
このリンクを共有することで、Excelファイルを確認することができるようになります。
必要な人にリンクを共有してください。

学校外での確認の仕方＜パソコンの場合＞＜スマートフォンの場合＞①

リンクをメール等で送っておき、そのリンクから開く。

①

リンクをメール等で送っておき、そのリンクから開く。

②

ブラウザからOneDriveを開き、「共有」を開ける。

どの方法も、自分のMicrosoftアカウントとパスワードが必要です。

※

４Power AutomateでTeamsにメッセージの自動送信設定をする。

メッセージを受け取るチームを作る①

Teamsを開く。

②「チームを作成」をクリックする。

③「クラス」をクリックする。

※ 既にチームがある場合、新たにチームを作らなくてもかまいません。
※ 既存の自校の教職員チームに、「コロナ情報共有（例）」チャネルを作成してもかまいません。

④ チームの「名前」を入力し、「次へ」を選択する。

例：コロナ情報共有⑤

追加したいメンバーを検索し、「追加」する。
※「教職員」として追加する、と「所有者」になります（メンバー追加などができるユーザ）。「学生」として追加しても、情報共有は問題なくできます。

※「スキップ」して、後から追加することもできます。

⑥「閉じる」をクリックする。

⑦

チームができたことを確認する。

後でメンバーを追加するには・・・①「…」をクリックし、「メンバーを追加」を選択する。

※「…」→「チームを管理」→「設定」→「チームコード」と進み、チームに入れたい教職員にチームコードを共有し、チームに参加する方法もあります。

②

前項⑤の手順で追加する。

参加している人を確認するには・・・①「所有者」と「メンバー」を変更するには・・・「・・・」をクリックし、「チームを管理」を選択する。
②

参加メンバーを確認する。

③「所有者」と「メンバー」を変更する。

「２」で作成したPower Automateを開く①

学校代表アカウントでPower Automateを開く。

②「マイフロー」を選択する。

③「３」の手順で作成したフローを開き、「編集」を選択する。 。

Power Automateで、メッセージを送信する設定をする①「タイムゾーンの返還」→「表に行を追加」の矢印の ＋を選択する。

※カーソルを近づけると、表示されます。

② 「並列分岐の追加」を選択する。

③「Microsoft Teams」を選択する。

④「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択する。

④

投稿先で「チャネル」を選択する。

⑤

チームを選択し、チャネルは「General」を選択する。

※「General」＝「一般」※ 特定のチャネルを作成した場合は、各校の設定に合わせて指定します。

⑥

動的コンテンツから表示する項目を選択しながら、投稿するメッセージを作成する。
＜メッセージの例＞⑦「保存」をクリックする。

きちんと動くかテストする①「１」で作成したFormsを開く。

②

FormsのプレビューやQRコードから、回答を入力する。

③

Teamsに、メッセージが届くことを確認する。

スマートフォン等でプッシュ通知するよう設定するには・・・
iOSの場合①チーム、チャネルを選択する。

※

Teamsアプリが必要です。

AndroidOSの場合※ チャネル名：一般の場合

コロナ情報共有②

すべてのメッセージのプッシュ通知を有効にする。

コロナ情報共有③

有効になったのを確認する。

共有したメンバーの共有解除の方法（年度末等）※Forms① Formsの「…」をクリックし、「共同作業または複製」を選択する。

②

アクセス可能なユーザを一覧表示する。

③ 解除するユーザの「ゴミ箱」マークを選択する。

Excel
①

OneDrive内のExcelファイルを右クリックし、「アクセス許可の管理」を選択する。

②「×」をクリックし、指定したユーザの解除をします。

Teams
①

「…」をクリックし、「チームの管理」を選択する。

②

メンバーの「×」をクリックし、削除する。
（所有者の場合は、メンバーにしてから）