総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）

北里大学における個人情報の保護に関する基本規程
平成17年 3月18日制定
平成29年 4月 1日改正
目次
第１章

総則(第１条―第５条)

第２章

個人情報の取扱い(第６条―第８条)

第３章

個人情報の管理(第９条・第１０条)

第４章

個人情報の開示及び訂正等(第１１条)

第５章

苦情の処理及び相談(第１２条)

第６章

個人情報保護委員会(第１３条―第１８条)

第７章

教育・研修等(第１９条―第２０条)

第８章

雑則(第２１条―第２３条)

第１章

総則

(目的)
第１条

この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針(平成16年文部科学省告示第161号)に基づき、北里大学(以下「本学」という。)における個人情報に関する基本的事項を定めるとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第 ２条

この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)

個人情報

現在及び過去の学生及びこれに準ずる者、学生等の保護者及び保証人並びに本学への入学志願者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の1

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2)

個人情報データベース等個人情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア

一定の業務の目的を達成するために、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ

アに掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述により、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することができるように体系的に構成したもの
(3)

個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(4)

保有個人データ

教職員が職務上作成し、又は取得した情報であって教職員が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。
なお、当該保有個人データは、第4章の対象となる。
(5)

本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(大学及び学長の責務)
第 ３条

本学は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う本人の権利利益の侵害防止に関して必要な措置を講じるものとする。
２

北里大学学長(以下「学長」という。)は、関係法令及び本規程の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定し、及び実施するとともに、個人データの管理について、これを統括する。
(教職員の責務)

第 ４条

個人情報を取り扱う教職員は、法令及び本規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
２

個人情報を取り扱う教職員は、業務上、知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

３

前項の規定は、教職員がその職を退いた場合にあっても、同様とする。
(個人情報保護管理者)

第５条

この規程の目的を達成するため、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)を置く。
２

前項に規定する管理者の区分は、次のとおりとする。
2

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）(1)

学長(統括管理責任者)(2)

各学部等にあっては、研究科長、学府長、学部長、一般教育部長、附置研究所長、附属施設長(病院長及び学部附属施設長を除く。)、大学の下に置かれる各施設(センター)長(以上、管理責任者)及び各学部等事務長(副管理責任者)(3)

法人本部にあっては、事務本部長(管理責任者)及び各部署長(副管理責任者)
３

管理責任者及び副管理責任者は、統括管理責任者を補佐し、その所管する部門の個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、個人情報の保護に関連する問題が生じた場合には、迅速かつ適切に対処するものとする。

４

管理責任者及び副管理責任者は、本規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、教職員がこれを適正に取り扱うよう指導し、及び監督するとともに、所管する保有個人データの開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。

５

保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、当該管理責任者間の協議により、これを定めるものとする。
第２章

個人情報の取扱い(個人情報の収集制限)
第 ６条

個人情報の収集は、収集目的を明確に定め、目的の達成に必要な限度において収集しなければならない。
２

次の各号に掲げる個人情報は、収集してはならない。
思想、信条及び宗教に関する事項(2)

社会的差別の原因となる事項

３(1)

個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
(1)

本人の同意があるとき。

(2)

北里大学同窓会、学部同窓会、北里大学PPA、学部父母(兄)会その他本学の関連会社(以下「関連第三者」という。)から本人に関する情報の提供を受けたとき。
3

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）(3)

本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)

第13条に定める北里大学個人情報保護委員会が正当な理由があると認めたとき。
(個人情報の利用制限)
第 ７条

収集した個人情報は、収集した目的以外に利用してはならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
(1)

本人の同意があるとき。

(2)

法令に基づくとき。

(3)

本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき。
(4)

管理者が調査又は統計をとる必要があると認めたとき。

(5)

北里大学個人情報保護委員会が正当な理由があると認めたとき。

(第三者提供の制限)
第 ８条

収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
(1)

法令に基づくとき。

(2)

本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき。
(3)２

北里大学個人情報保護委員会が正当な理由があると認めたとき。

関連第三者に関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を提供することができる。

３

その他の第三者への情報提供に関しては、当該管理責任者の了承を得て、利用目的の達成に必要な範囲内において提供することができる。
第３章

個人情報の管理(個人情報の適正管理)
第 ９条

管理者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講じなければならない。
(1)

個人情報の改ざん、漏えい、紛失又は毀損を防止すること。

(2)

利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内4

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）容に保つこと。
(3)

保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、又は消去すること。
(委託における取扱い)
第 １０条

管理者は、個人情報の処理を伴う業務の全部又は一部を学外の業者等(以下「受託者」という。)に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理が図られる受託者に必要、適切な監督を行わなければならない。
２

管理者は、受託者と委託契約及び覚書を締結するに当たり、個人情報の改ざん、漏えい、紛失又は毀損の防止、再委託する場合の再委託の範囲、再委託先の監督及び事故時の責任分担等に関する事項を当該契約書等に明記しなければならない。

３

受託者は、個人情報の取扱いについては、契約条項を遵守し、業務遂行において個人情報の保護に努めなければならない。

４

受託者は、業務上知り得た個人情報を業務以外の目的で契約に定める者以外に漏らしてはならない。また、個人データベース等を不正に利用してはならない。
第４章

個人情報の開示及び訂正等(自己情報の開示請求と訂正等)
第 １１条

本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報を管理する管理者に対して開示請求することができる。
２

管理者は、本人から当該本人の個人情報の開示を求められた場合は、遅滞なく当該個人情報を開示しなければならない。

３

管理者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行わなければならない。

４

管理者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人に個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。この場合、管理者は、当該本人にその理由を文書により通知しなければならない。
5

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）(1)

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(2)

大学の業務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき。

(3)

その他北里大学個人情報保護委員会が定めたとき。
第５章

第 １２条

苦情の処理及び相談

管理者は、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情及び相談を受け付けるための窓口を設置する。
２

前項に規定する窓口は、原則として、各学部等事務室及び法人本部各部署とする。

３

苦情の処理及び相談のうち、その案件内容によって特に必要と認められる場合は、北里大学個人情報保護委員会に審議を要請するものとする。
第６章

個人情報保護委員会

(委員会)
第 １３条

学校法人北里研究所理事会(以下「理事会」という。)の下に、本学の個人情報の保護に関する重要事項を審議するため、北里大学個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(審議事項)
第１４条

委員会は、次の事項を審議する。

(1)

個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項(2)

各部門(病院を含む。以下同じ。)から個人情報の保護の取扱いに関して付議された事項(3)

第5条第5項による管理者間で協議が調わなかった場合の取扱いに関する事項(4)２

その他個人情報の保護に関する重要な事項

委員会は、必要に応じて理事会に審議結果を報告し、又は付議するものとする。
(委員会の構成)

第１５条

委員会は、次の委員をもって構成する。

(1)

学長

(2)

副学長
6

総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）(3)

北里大学学生指導委員会委員長(4)

総務担当常任理事

(5)

事務本部長

(6)

教学センター、総務部、人事部の各部署長(7)

その他、理事長が指名する者

２

委員長は、学長とする。

３

委員会に、副委員長を置くことができる。副委員長は、委員長が指名する。

４

副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故あるときは、その職務を代行する。
(委員会の運営)

第１６条
２

委員会は委員長が招集し、議長となる。

委員会は、委員の3分の2以上の出席がなければ、会議を開き、議決をすることができない。

３

委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。

４

委員会は、委員以外の出席を求め、意見を聴くことができる。
(事務局)

第１７条

委員会の事務局は、学事企画部及び総務部が担当する。

(各学部等委員会)
第１８条

各学部等にそれぞれ個人情報保護委員会(以下「各学部等委員会」という。)を置く。
第７章

教育・研修等(教育及び研修)第 １９条

学長及び管理者は、この規程及び関係法令等の趣旨にのっとり、個

人情報の適正な取扱いを確保するため、教職員に対する必要な教育、研修等を実施しなければならない。
(監査)
第 ２０条

個人情報の保護の取扱いに関する運用が確実に行われるよう、監査室が監査を行うものとする。
7総務部所管（北里大学における個人情報の保護に関する基本規程）

第８章

雑則

(法等の取扱い)
第 ２１条

この規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他関係法令により取り扱うものとする。
(内規等の制定)
第２２条

各部門は、当該部門の個人情報の保護に関し、適切に対応するため、原則として、この規程に準じて内規等を定めるものとする。
(規程の改廃)第 ２３条

この規程の改廃は、北里大学学部長会の議を経て、学校法人北里研究所理事会において決定する。
附則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則

この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則

この規程は、平成26年9月1日から施行する。
附則（北学総第28-11825号）

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

8北里大学における個人情報保護への取り組みについて「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号）が２００５年４月から全面施行されました。本学では，個人情報保護の重要性を十分認識し，「北里大学における個人情報の保護に関する基本規程」を２００５年３月に制定しました。
大学における個人情報とは，在学生とその保証人，卒業生，及び入学志願者に関する情報であって，氏名，生年月日，その他の記述等によって特定の個人を識別することができるものを指します。本学は，基本規程の定めるところにより，学生等の個人情報をこれまで以上に厳正な管理体制のもとで収集・保管・利用していくとともに，保有する個人情報が第三者に漏洩することのないよう，安全管理の強化に努めてまいります。
【本学の個人情報保護の取り組み概要】
１．個人情報の収集制限
個人情報の収集は，以下の業務の範囲から収集目的を明確に定めて，目的の達成に必要な限度において行います。
＜学生＞
教務，学務，厚生，生活指導，就職活動・進路指導に関する業務＜保証人＞
学業成績等通知，学費納入通知に関する業務＜卒業生＞
卒業・成績・在籍等の証明に関する業務＜入学志願者＞
入学案内等資料送付，入学試験に関する業務＜資料請求者等＞
資料等発送，諸行事案内等に関する業務
２．個人情報の利用及び提供の制限
収集した個人情報は，収集した目的以外には利用しません。ただし，本人の同意があるとき，法令に基づくときなどの場合には提供することがあります。
〔個人情報の利用目的〕
学生（現在及び過去の学生並びに入学予定者）及び保証人（ご父母等）の個人情報は，次のとおり，本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。
なお，利用目的を変更した場合は，本人の通知又は公表します。
1)学生の個人情報の利用目的
入学関係

入学志願者に対する選抜試験運営，入学手続，学生証交付

修学関係

履修相談・修学指導，学業奨励，研究活動支援，履修登録，教職等諸資格
課程登録，授業・試験運営，成績処理，単位認定，進級・卒業判定，学位記授与，海外留学・海外研修

学籍関係

休学・復学・退学手続，転学部・転学科手続

学生生活

学生生活全般に関わる指導・助言，福利厚生施設の紹介，奨学生選考，奨学金交付・償還，定期健康診断，日常的な健康相談，課外活動支援，弔意・災害見舞，賞罰

進路関係

進路支援，求職登録，就職斡旋

施設利用

図書館，教室，情報施設，外国語教育施設，視聴覚施設，体育施設，駐車場，研修施設等

そ の 他

各種連絡・通知，諸証明書発行，用具・備品等の貸与

2)保証人の個人情報の利用目的
学生の修学指導に必要な連絡，各種送付物（成績通知書，学費納入通知書，募金趣意書，大学行事案内等）の発送，大学関連諸団体（北里大学ＰＰＡ，北里大学同窓会等）の要請によるご父母あて送付物の発送業務〔保証人（ご父母）への学業成績の提供〕
本学では，保証人（ご父母等）と連携した個別修学指導を教育上有用な取り組みと考えており，学年末（又は前期末）の成績が確定した段階で保証人あてに「成績通知書」を送付し，修学状況に関する問い合わせや相談等に応じていきます。
３．個人情報の適正管理
個人情報の適正な管理を行うため，学長，学部長，事務長等が個人情報保護管理者となり，個人情報の改ざん，漏洩，紛失及び毀損を防ぐための安全対策を講じます。また，個人情報の処理を伴う業務等を外部に委託する場合は，個人情報の安全管理が図られる委託先を選定し，秘密保持契約等を取り交わすとともに適切な管理を実施します。
４．自己情報の開示請求
学生本人は，本学が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができます。
開示は，学生本人からの請求があり，適正な理由であると学部長等が判断した場合にのみ開示に応じます。
５．個人情報保護に関する窓口
個人情報の開示及び訂正又は削除等の請求並びに利用・提供等を停止してほしいときなど，個人情報の取り扱いに関する相談及び苦情，学部等の事務室で受け付けます。
６．個人情報保護委員会
学校法人北里研究所理事会の下に北里大学個人情報保護委員会（委員長：学長）を置き，個人情報の保護に関する基本的施策等を審議します。