一般社団法人神戸青年会議所 個人情報管理規定

第１章 目的第１条（目的）
この規定は、一般社団法人神戸青年会議所（以下 「本会」という。）が個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号、以下「法」という。）に定める個人情報取扱事業者に該当することに鑑み、本会における個人情報の適正な取扱いに関し遵守すべき事項を定め、個人情報の有用性に配慮しつつ個人の権利利益を保護することを目的とする。

第２章 定義第２条（定義）
この規定において、次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報

特定の個人を識別可能な情報を含む、生存する個人に関する情報（他の情報と容易に照合して識別可能となる情報を含む）（２）個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報（３）保有個人データ

本会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ（４）個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの① 特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
② 特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。
（５）本人 個人情報により識別される情報主体である特定の個人（６）従業者 本会が雇用する従業員（７）第三者 従業者以外の個人及び本会の各会議・各委員会以外の団体

第３章 利用目的第３条（利用目的の特定）本会は、次に掲げる個人情報を、次に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱うものとする。

対象となる個人情報

利用目的

本会の正会員（正会員であった者を含む。 ① 名簿の作成以下同じ。
）にかかる次の事項② 機関誌・各種郵便物の発送

氏名、生年月日、住所、電話番号、勤務先、③ 本会主催事業の登録資格の確認
勤務先電話番号及びファックス番号、メー ④ 本会が運営するグループウェア、ホームルアドレス

ページ、ＳＮＳ利用時の初期登録における本人確認⑤ アンケート募集及び結果報告⑥ 神戸ＪＣシニアクラブにかかる案内状
その他の発送、参加登録、問合せへの対応⑦ 機関誌への広告の掲載⑧ 公益社団法人日本青年会議所及び国際青年会議所の名簿作成、郵送物の発送、参加登録確認並びにアンケート募集及び結果報告

仮入会員にかかる次の事項① 名簿の作成

氏名、生年月日、住所、電話番号、勤務先、② 仮入会事業への参加に関する案内状そ勤務先電話番号、勤務先ファックス番号、メールアドレスの他の発送、参加登録、問合せへの対応③ 仮入会及び本入会の審査

本会が主催又は参加する事業への参加者及 ① 当該事業への参加に関する案内状そのび関係者にかかる次の事項

他の発送、参加登録、問合せへの対応

氏名、生年月日、住所、電話番号、メール ② アンケート募集及び結果報告
アドレス
２．前項に掲げる利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を越えないものとし、かつ変更後の利用目的を公表するものとする。
３．前２項の規定は、本人から予め同意を得た場合及び法第１６条３項各号に定める場合はこの限りではない。

第４章

取得第４条（取得禁止）
前条に掲げる利用目的の達成に必要のない個人情報は、取得してはならない。

２．不正の手段により個人情報を取得してはならない。
第５条（書面による直接取得）
個人情報を書面（電磁的記録を含む。以下同じ。） で本人から直接取得する場合は、予め公表している場合を除き、その利用目的を本人に通知しなければならない。

第５章 第三者提供
第６条（第三者提供の禁止）
本会は、個人情報、個人データ、保有個人データ、個人情報データベース等（以下、あわせて「個人情報等」という。
）を第三者に提供しないものとする。
２．前項の規定は、次の各号の一に該当する場合はこの限りではない。
（１）本人から予め同意を得た場合（２）利用目的の範囲内で業務委託先、事業承継先又は共同利用者に提供する場合（３）法第２３条１項各号に定める場合

第６章 管理第７条（正確性の保持）
本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において 個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
第８条（管理・監督）
本会は、本会の取り扱う個人情報等の漏洩、滅失もしくは毀損を防止し、その他個人情報等を安全に管理し、その従業者もしくは業務委託先、共同利用者を監督しなければならない。
２．前項の目的達成のため、その必要に応じ、別途個人情報管理細則（以下「細則」という。
）を定め、必要かつ適切な措置を講じる。
３．本会の会員及び従業者は、退会、退職その他の理由により本会の会員又は従業員でなくなった後も、職務上知りえた個人情報等を漏洩してはならない。

第７章 本人請求手続

第９条（開示等の本人請求）
本会は、本人またはその代理人から個人情報の開示請求、訂正・追加・削除（以下「訂正等」という。）請求、利用停止・消去（以下「利用停止等」という。）請求もしくは第三者提供停止請求、またはその利用目的の通知請求があった場合、請求者あて書面の交付をもってこれに応ずる。
２．前項の規定は、次の各号の一に該当する場合はこの限りではない。但し、この場合でも請求に応じない理由を付記してその旨を請求者あて通知するものとする。
（１）次条に定める請求方法または提出書類に不備がある場合（２）請求の対象が存在しないか、または合理的努力によっても特定できない場合（３）請求の対象が法第２条７項に定義する「保有個人データ」に該当しない場合（４）法第２７条２項各号または法第２８条２項各号に該当する場合（５）訂正等請求において事実相違があることの確認に至らない場合（６）利用停止等請求において目的外利用または不正取得があることの確認に至らない場
合（７）第三者提供停止請求において無断提供その他違法な取扱いがあることの確認に至らない場合
第１０条（受付方法）
前条に定める各請求の本会における受付方法は次のとおりとする。
（１） 各請求の申出先〒６５０－００４６
神戸市中央区港島中町６丁目１番
神戸商工会議所会館
一般社団法人神戸青年会議所 事務局（２） 提出書類・様式①添付別紙申請書②本人（代理人請求の場合は本人及び代理人） 確認資料（有効期限内のもの）
以下のアのいずれか１点の写し又はア、イのうちいずれか２点の写し
ア

旅券、運転免許証、個人番号カード、運転経歴証明書（平成２４年４月１日以降に発行されたもの）、在留カードイ 年金手帳、印鑑証明書、健康保険証③代理人請求の場合は次号に掲げる代理権確認書面④訂正等請求の場合は事実相違があることを確認できる根拠資料⑤利用停止等請求の場合は目的外利用または不正取得があることを確認できる根拠資料

⑥第三者提供停止請求の場合は無断提供その他違法な取扱いがあることを確認できる根拠資料（３） 代理権確認書面
親権者

戸籍謄本または扶養家族が記載された健康保険証の写し

成年後見人

成年後見開始審判書または成年後見登記事項証明書の写し

任意代理人

本人の実印押捺済委任状原本及び本人の印鑑証明書原本（４） 手数料徴収方法
開示請求・利用目的通知請求の場合
１請求につき５１０円分の郵券同封
訂正等請求・利用停止等請求・第三者提供停止請求の場合
無料
第１１条（苦情窓口）
個人情報等の取扱いに関し本会が設置する苦情の申出窓口は次のとおりとする。
〒６５０－００４６
兵庫県神戸市中央区港島中町６丁目１番
神戸商工会議所会館
一般社団法人神戸青年会議所 事務局

第８章

管理及び責任者

第１２条（責任者）
専務理事は、本会に存在するすべての個人情報等の取扱いについて責任を負う。
２．専務理事は、この規定のうち第２条、第３条、第６条、第９条、第１０条及び第１１条の内容ならびに当該個人情報取扱事業者の名称が「一般社団法人神戸青年会議所」である旨を、本会が定めるサーバー内にある本会のウェブサイト上で本人が容易に認識し得る場所に継続的に掲示しなければならない。
３．専務理事は、この規定に定めるもののほか、細則を定め、その他必要に応じて個人情報等の保護に関する指針・ガイドライン等を定めることができる。
第１３条（個人情報保護管理者）
本会は、個人情報等の保護及び適切な管理のため、この規定の実施及び運用に関し責任と権限をもつ個人情報保護管理者１名をおくものとし、理事長又は専務理事の指名を受けた者がその任に当たる。
２．個人情報保護管理者は、この規定及び細則の内容を従業者及び本会の理事会・各委員会に周知し、細則に定める安全管理措置として必要なシステムを構築し、本人請求手続に対応し、個人情報の取扱いに関する苦情を処理し、かつ実施状況の監査及び指導を行わなければならない。

第９章

変更

第１４条（変更）
本規定の変更は、理事会の議決を経なければならない。

附則（施行期日）第１条 この規定は平成３０年９月１４日より施行する。
（経過措置）
第２条 第４条及び第５条の規定は、本規定制定以前に取得した個人情報等については適用しない。
２．第９条及び第１０条の規定は、本規定制定までに消去することとなる個人情報等については適用しない。
平成３０年９月１３日 制定
平成３１年１月１５日 改正

（別紙）個人情報開示等請求書
平成
一般社団法人神戸青年会議所

年月日

御中（ふりがな）

氏名
住所
〒℡

（）

貴青年会議所の個人情報管理規定第９条に基づき、下記のとおり個人情報の開示を請求します。
記
１

求める内容の□にチェックを入れてください。

①個人情報の（□開示）の請求②個人情報の（□訂正 □追加 □削除）の請求③個人情報の（□利用停止□消去の請求 □第三者提供停止）の請求④個人情報の（□利用目的通知）の請求
２

対象となる個人情報の具体的内容を記載してください。
訂正・追加を求める場合、訂正または追加の内容も記載してください。

３

本人確認資料同封する以下の内容を記入し、チェックした資料を同封してください。
１

開示請求者

□本人

□法定代理人

２

請求者本人確認書類（代理人の場合代理人についてのもの）ア

以下のいずれか１点の写し□旅券 □運転免許証 □運転経歴証明書□個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）□在留カードイ 以下のいずれか２点の写し□年金手帳 □印鑑証明書 □健康保険証

３ 本人の状況等（法定代理人が請求する場合にのみ記載してください。）(ア) 本人の状況 □未成年者（□成年被後見人年月日生）（ふりがな）(イ) 本人の氏名(ウ) 本人の住所又は居所

４

代理権確認書類
法定代理人が請求する場合、次のいずれかの書類を提示又は提出してください。
未成年者の場合□戸籍謄本
□健康保険証の写し（扶養関係のわかるもの）
成年後見人の場合□後見開始審判書□登記事項証明書
任意代理人□委任状原本及び本人の印鑑証明書