九州工業大学公的研究費リスク別対応計画（令和４年度）結果反映版
項番

リスク発生要因 （※ 【 】は文科省ガイドライン）

対応事項等（これまでの取組内容）

令和４年度対応計画

令和４年度対応計画への取組状況・結果

計画推進部署・は取りまとめ部署

1○公的研究費等のルールが明確化・統一化されていない。ま ○公的研究費等を使用するにあたり、手続きの理解不足から生じる不正・不たルールの運用と実態が乖離するリスク
適切な使用をなくすため、「会計ハンドブック」を作成し、ホームページ上及び【第２節２（１）（２）】
学内説明会等で周知を行っている。
○契約事務取扱規程の改正や会計事務における職務権限等に関する規程の改正を行い規則上の乖離を訂正した。

○「会計ハンドブック」は、運用実態と乖離しないよう定期的に内容 ○「会計ハンドブック」は、運用実態と乖離しないよう定期的に内容を・経理課をチェックし、ホームページ上や学内説明会等で引き続き周知を図 チェックし、全学グループウェア上や学内説明会等で引き続き周知を総務人事課る。
行っている。また、10月4日から10月6日に3キャンパスにて「会計事務連絡会」を開催し、「会計ハンドブック」等に沿った説明資料を配布して、周知を行った。

2○公的研究費等の事務処理に関する研究者と事務職員の権 ○研究費の使用に関する職務権限については、「九州工業大学会計事務に ○職務権限に関する規程は、実態と乖離しないよう必要に応じて ○職務権限に関する規程は、実態と乖離しないよう必要に応じて見直し 経理課
限と責任が明確に定まっていない。また、業務分担の実態と 係る職務権限等に関する規程」で規定している。
見直しを行う。
を行っている。教員発注による教員の権限と責任については、「会計ハ職務分掌の間に乖離が生じるリスク
また、教員発注による教員の権限と責任については、「会計ハンドブック」や学 ○教員発注による教員の権限と責任については、「会計ハンドブッ ンドブック」や学内説明会等で引き続き周知を図っている。また、10月4日から10月6日に3キャンパスにて「会計事務連絡会」を開催し、「会計ハ【第２節３（１）〜（４）】内説明会等で周知を行っている。
ク」や学内説明会等で引き続き周知を図る。
ンドブック」等に沿った説明資料を配布して、周知を行った。

3○予算の執行状況（年度末に予算執行が集中していないか、 ○学内説明会等を通じ、研究計画に基づく計画的な予算執行について周知を ○引き続き学内説明会等により研究計画に基づく計画的な予算財源目的と直接関係のない物品の購入等が行われていない 図るとともに、予算にによっては次年度の経費を前倒しできたり、翌年度に繰 執行について周知徹底を図るとともに、今年度も契約担当係を中か等）を検証できる体制や仕組みが整備されていないリスク り越して使用できる制度があることを説明し、研究計画に変更が生じた場合は 心に執行管理を行う。また、執行上の注意事項について会計システムに早い段階で入力し、教員等に対する予算執行のサポートを【第４節（１）】
これらの制度を活用し適切な執行を行うよう周知している。
○競争的資金等の使用にあたり注意する事項は、会計システム上に入力し、 的確に実施する。
競争的資金の取り纏め部門と会計部門の間で情報共有を行っており、使途の確認についても適切に行えるようシステム面の整備を行っている。
○契約担当係を中心に年度末に予算執行が偏っていないか、財源の目的に基づいた発注等が行われているかを各担当者がチェックし、予算執行に関するサポート体制を構築している。

4○公告期間など調達手続きに必要な期間が把握できていな ○調達手続きの流れや調達に必要な期間等をまとめた「会計ハンドブック」や ○調達手続きの流れや調達に必要な期間等を「会計ハンドブック」 ○調達手続きの流れや調達に必要な期間等を「会計ハンドブック」や学 経理課いことから、公的研究費の計画的な執行に遅れが生じるリス 学内説明会等を通じて、余裕を持った調達スケジュールを意識するよう周知し や学内説明会等で引き続き周知徹底を図るとともに、入札の調達 内説明会等で引き続き周知徹底を図るとともに、入札の調達スケジュークている。
スケジュール確認表については、学内ホームページ上に掲載する ル確認表については、全学グループウェア上に掲載するなど常時確認○簡易入札、一般競争入札、政府調達毎の調達スケジュール確認表を全教 など常時確認できる体制をとる。
できる体制をとっている。入札スケジュールは、令和4年4月15日付事務職員にメールで周知している。
○入札スケジュールについて、年度当初に全教職員に対しメール 連絡により契約企画係から周知を行った。
で周知する。

5○調達仕様書に記載する応札条件や資格・実績等要件が競 ○本学の規程では、500万円未満の調達においては機種選定して発注するこ ○調達仕様書を作成する場合、応札条件や資格・実績等要件が ○調達仕様書を作成する場合、応札条件や資格・実績等要件が競争を 経理課争を著しく制限するものであったり、応札者が応札準備をする とに制限がないものの、自主的なルールとして必要な機能、性能を列挙した 競争を著しく制限することがないよう引き続き留意する。また、応 著しく制限することがないよう引き続き留意している。また、応札者が応のに十分な調達期間を確保できず、結果競争性が確保でき 要求仕様書を作成し、それに基づいて調達を実施することで、特定のメーカー 札者が応札準備をするのに十分な調達期間を確保できず、結果 札準備をするのに十分な調達期間を確保できず、結果競争性が確保でや代理店に絞られないよう競争性の確保に努めている。また、仕様書中の納 競争性が確保できないことが起きることがないよう期間確保すると きないことが起きることがないよう期間確保するとともに教職員に書類のないリスク作成の期限について周知徹底している。入札スケジュールについては、入期限について配慮を行うとともに「会計ハンドブック」や学内説明会等を通じ ともに教職員に書類の作成の期限について周知徹底する。
○入札スケジュールについて、年度当初に全教職員に対しメール 令和4年4月15日付事務連絡により契約企画係から周知を行った。て、余裕を持った調達スケジュールを意識するよう周知している。
で周知する。

6○職員と業者の癒着を防止する対策が講じられていないリス ○同一研究室における、同一業者、同一品目の多頻度取引など、特定業者に ○引き続き物品等の購入に際して、発注者以外の者によるチェック
発注の偏りが著しくかつ複数回ある場合は、他に購入先がないか等を調べ発 クが効く体制を維持し、業者との癒着を防止する。
○不正な取引に関与した業者に対する処分方針を定めてい 注者に対し助言・指導等を行っている。また会計事務担当者を取引先毎に複 ○引き続きホームページで、本学の不正防止方針や調達ルールないリスク数名置くなど、事務担当と取引先との癒着も防止している。
等を掲載し、業者との適正な取引を行う。
○業者に対し、本学の不正対策に関する方針やルール等が ○不正な取引を行った業者については、本学における「物品購入等契約に係周知徹底がされていないリスクる取引停止等の取扱要項」に基づき取引停止を行うことを定めている。
【第４節（３）】○取引業者に対し不正な取引に関与しない旨を定めた「誓約書」の提出を求め、違反した場合は取引停止等の措置がとられることを周知している。

7○購入物品等が、業者から教職員へ直接納品された際に、 ○検収については、納品書に事務部門の検収担当係又は検収担当補助者の ○「会計ハンドブック」や学内説明会等を通じ、引き続き購入物品 ○「会計ハンドブック」や学内説明会等を通じ、引き続き購入物品の検 経理課会計部門の検収担当者への情報伝達に漏れがあり、業者に 検収印がないと、支払手続きが進まないことを「会計ハンドブック」や学内説明 の検収時には、事務部門の検収担当者をとおさなければ支払手 収時には、事務部門の検収担当者をとおさなければ支払手続きが進ま
対する未払い金が発生するリスク会等で周知している。また、未払い金対策として、会計システムに未納物品リ 続きが進まない旨の周知徹底を行う。また、会計課で定期的に未 ない旨の周知徹底を行っている。また、会計課で定期的に未納物品リス○検収後、物品が納品されないまま業者によって持ち帰らストを作成できる機能を追加し、発注後に納品が行われていない物品等を会 納物品リストにより未払いを確認することで防止対策を行う。
トにより未払いを確認することで防止対策を行っている。
れ、代金のみが請求されるリスク計部門が随時把握することで、業者への未払い金が生じにくい体制を整備し ○上記6の計画を実施し、検収後、物品を納品しないまま業者が ○令和２年度から引き続き上記6の計画を実施し、取引先向けに、ホー【第４節（４）〜（６）】ている。
持ち帰ったり、納品物品を反復使用することで、預け金等を作る事 ムページ上に本学との取引に係る遵守事項等を公開して、検収後、物○業者に対し不正な取引を行った場合は、本学における「物品購入等契約に が不正行為であること等、ホームページ上に本学との取引に係る 品を納品しないまま業者が持ち帰ることや、納品された物品を複数回の係る取引停止等の取扱要項」に基づき取引停止を行うことを周知している遵守事項等を業者に対し周知徹底を図る。
検収に流用するなどの不正を防ぎ、預け金等が発生しないよう対策を行っている。

8○データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検等、特殊な役務契約に対する検収が不十分であるリスク【第４節（７）】○引き続き学内説明会等により研究計画に基づく計画的な予算執行に ・経理課
ついて周知徹底を図るとともに、契約担当係を中心に年度末に予算執 研究企画課、ソーシャ行が偏っていないか、財源の目的に基づいた発注等が行われているか ルコミュニケーション課を各担当者がチェックし、予算執行に関するサポート体制を構築し実施している。

○引き続き物品等の納入に際して、発注者以外の者によるチェックが効 ・経理課
く体制を維持し、業者との癒着を防止している。
公的研究費不正使用○引き続きホームページで、本学の不正防止方針や調達ルール等を掲 防止計画推進委員会
載し、業者との適正な取引を行っている。
○取引業者に対し不正な取引に関与しない旨を定めた「誓約書」について、定期的に提出を求めている。

○納品時の検収作業が通常の手続きと違う特殊なケースについては、「特殊 ○引き続き「特殊な納品検収に関するガイドライン」を会計部門の ○引き続き「特殊な納品検収に関するガイドライン」を会計部門の検収 経理課な納品検収に関するガイドライン」に基づき検収を実施している。なお、システ 検収担当者間で共有し、適切に検収が出来ているかを確認し、必 担当者間で共有し、適切に検収が出来ているかを確認し、必要に応じてムやソフトウェア等実態を確認しての検収が難しい事案の検収については、そ 要に応じて見直し等を実施する。また、印刷物等については、送付 見直し等を実施する。また、印刷物等については、送付先一覧を徴取れらに関する知識や技術を持った特別検査員を任命し検収作業を実施する 先一覧を徴収し、目的や必要性の確認を行う。
し、目的や必要性の確認を行っている。
体制を整備しており、検収が難しい調達案件においても適切に検収出来る体制を構築している。

項番

リスク発生要因 （※ 【 】は文科省ガイドライン）

対応事項等（これまでの取組内容）

令和４年度対応計画

令和４年度対応計画への取組状況・結果

計画推進部署・は取りまとめ部署

9○謝金支給を行う研究支援者について、業務従事状況等の ○研究支援者へ謝金を伴う業務を実施する場合は、事前に「謝金支給伺」を管理が研究室任せになっているリスク提出することとし、業務内容を事務職員が確認できるようにしている。業務完【第４節（８）】了後は、監督者が「謝金業務報告書」の内容を確認し、事務担当者へ提出することとしている。
○使用従属関係があり31日以上の勤務が当初から予測される業務従事については雇用契約を行うよう指導を行うと共に、謝金伝票について報酬以外で謝金従事が連続している者がいないかのチェックを月次で行っている。また、謝金支給のルールについて、雇用保険、社会保険の加入対象外である指揮命令外の業務従事や、学生への謝金による業務依頼について、従事可能期間緩和を行う規則改正した。本改正でリスクを伴うケースを絞ることによって、リスクを伴う事例についてより厳密なチェックを行うことが可能としている。

○引き続き「会計ハンドブック」や学内説明会等を通じ、謝金の制 ○使用従属関係があり、31日以上の勤務が当初から予測される業務従 ・総務人事課
度、支給要項及び謝金を支払う上での留意事項等を周知徹底す 事については雇用契約を行うよう指導を行うと共に、謝金伝票について コンプライアンス室監るとともに、提出された「謝金業務報告書」の業務の概要及び従事 報酬以外で謝金従事が連続している者がいないかのチェックを月次で 査係時間等について整合性の確認を行う。
行っている。また、謝金支給のルールについて、雇用保険、社会保険の○使用従属関係があり、本学学生では2ヶ月以上、学外者では31 加入対象外である指揮命令外の業務従事や、学生への謝金による業日以上の勤務が当初から予測される業務従事については雇用契 務依頼について、従事可能期間緩和を行う規則改正を実施し、本改正約を行うよう指導を行うと共に、謝金伝票について報酬以外で謝 でリスクを伴うケースを絞ることによって、リスクを伴う事例についてより金従事が連続している者がいないかのチェックを行う。
厳密なチェックを行うことが可能となる。
○特定の研究支援者を抽出し、業務従事条件、受給状況等につ ○今年度内部監査において、抽出した謝金受給者及び謝金支給した教いてヒアリングを実施し、不正受給の事実がないか確認を行う。
員に対しヒアリングを実施し、不正受給等がないことを確認した。

10○勤務状況等の管理が徹底できていないリスク

11○換金性の高い物品について、公的研究費等で購入したこと ○換金性の高い物品（パソコン、タブレット型コンピュータ、スマートフォン、デ ○換金性が高い物品（パソコン、タブレット型コンピュータ、スマート ○換金性が高い物品（パソコン、タブレット型コンピュータ、スマートフォ ・経理課を明示するほか、物品の所在が分かるように記録するなど、 ジタルカメラ、ビデオカメラ、テレビ、録画機器）については、金額によらず備品 フォン、デジタルカメラ、ビデオカメラ、テレビ、録画機器）について ン、デジタルカメラ、ビデオカメラ、テレビ、録画機器）については、金額 総務人事課
適切に管理されていないリスクに準じて、管理番号を付与し管理する体制を整備しており、その運用方法につ は、金額によらず備品に準じて、管理する。によらず備品と同様に管理番号を付与し、管理している。
【第４節（９）】いても周知を行っている。また、定期的に一定割合を抽出し、現物確認調査を ○文科省ガイドラインによると、物品の所在が分かるよう記録する ○文科省ガイドラインによると、物品の所在が分かるよう記録することと実施している。
こととなっていることから、部屋コードを整備し、備品等の所在につ なっていることから、備品等の所在について確認及び記録を行っていいて確認及び記録を行う。また、現物確認調査を引き続き実施す る。また、無作為に抽出した換金性の高い物品について現物確認調査る。
を行った。
○共済組合の費用で購入した貸出物品については、大学費用で 〇貸出物品については、大学費用で購入したものと、共済組合の費用購入したものと分け、貸出物品一覧をキャンパス毎に作成して適 で購入したものを別管理とし、貸出物品一覧をキャンパス毎に作成して切に管理する。
管理している。

12○出張計画の実行状況の把握・確認が、重複受給がないか ○旅行命令書を部局内で決裁する際に、旅行の用務等の確認を勤務時間管 ○引き続き旅行精算報告書の「用務遂行の概要」欄の、旅行者し ○引き続き旅行精算報告書の「用務遂行の概要」欄を改善したことによ 総務人事課理者、所属長が行っている。用務に疑義がある場合は、旅行者にその都度、 か知り得ない事実、訪問相手氏名、活動状況の写真貼付等が漏 り、旅行者しか知り得ない事実、訪問相手氏名、活動状況の写真貼付なども含め不十分であるリスク
旅行内容について確認を行い、目的に外れた内容ではないかの確認を行って れなく記載されているかを確認し、必要に応じて研究者に確認した 等が漏れなく記載されているかを確認し、必要に応じて研究者に確認し【第４節（１０）】いる。
たり改善を求めるなどの措置を行っている。
り改善を求めるなどの措置を行う。
○旅行精算報告書の「用務遂行の概要」欄を改善し、旅行者しか知り得ない事実、訪問相手氏名、活動状況の写真貼付等を漏れなく記載するよう周知している。また「会計ハンドブック」を改訂し、旅行清算報告書の記載内容等について不正経理の面からも周知を行っている。

13○財団等からの研究助成金に係る個人経理の対策が講じら ○個人経理の禁止については、学内説明会等や「会計ハンドブック」を通じ教 ○引き続き個人経理の禁止について、学内説明会等や「会計ハン 〇個人経理の禁止について，グループウェアに掲載している「会計ハン 研究企画課れていないリスク員等に周知徹底を行っている。また、寄附金等の受け入れにおいて、相手先 ドブック」で周知徹底を図るとともに、寄附金等の受け入れを確実 ドブック」を通して教員に周知徹底を行っている。また，寄附金等の受入のルールにより一旦教員個人に振り込みが行われ、その後、教員個人から大 に実施する。
についても学内規則に従い，金額に差異が生じないように確実に実施し学に対して管理を移管する場合があるが、その場合も、企業等から受け取るている。
実際の金額と大学に移管される金額に差異が生じないようチェックシートを作成し、確実に受入を実施する体制を整備している。

14○ルールの全体像が体系化されていない、体系化されていてもそれが適切に関係者に周知されていないリスク【第２節２（３）】○大学の規則・規程類は規則集として体系化しており、ホームページに掲載し ○法令等の改正には常に関心を払い、引き続き適切に規則・規程 ○学内規則・規程等の改正が必要となった場合には対応できるよう、常 ・総務人事課ている。また、必要に応じ適切に規程等の制定・改正を実施している。
等の制定・改正を実施する。に法令等の改正には関心を払っており、改正が生じた際には関係部署 経理課、研究企画課、ソーシャルコミュニケーと情報を共有し改正作業を進めている。
○新たに規則・規程等を作成する際には、現状の学内規則等の制定状 ション課、コンプライアンス室監査係、公的研況も確認しつつ、体系的な規則体系となるよう留意している。
○学内の規則・規程等についてはグループウェアに掲載するとともに、 究費不正使用防止計
規則・規程等の改正があった際にはグループウェアの掲示板を利用し 画推進委員会てどのような改正が発生したかの周知をするようにしている。
○今年度内部監査において、規則等の種類(規則、規程、細則、要項等)について、制定担当者の判断基準を示してほしい旨、意見表示した。
○組織改編による規程改正に伴い、ホームページの更新作業を速やかに実施するとともに掲載内容の更新も行った。

15○公的研究費の不正使用問題に対する関係者の意識が希薄である。また、関係者が行動規範や研究費の使用ルールをどの程度理解しているか確認できていないリスク【第２節１（１）〜（６）】○研究費の運営・管理に係る全ての職員を対象に、本学の不正防止に関する ○新規採用者に対し、原則として全職員にコンプライアンス教育を ○新採用職員に対して、学内サーバー（Moodle）を利用したe-learning形 公的研究費不正使用体制や規程等を理解するための「コンプライアンス教育（e-learning形式）」の 実施する。また、教育修了後は誓約書を提出させる。
式によりコンプライアンス教育を実施し、修了後誓約書を提出させた。 防止計画推進委員会
受講を義務付けており、理解度テストに全て正解しないと受講完了にならない ○公的研究費の不正使用防止に関しては、引き続きホームペー ○引き続きホームページ、グループウェア、メール等を通じて公的研究仕組みをとっている。また教育修了後は、不正使用を行わないこと等を記した ジ、グループウェア、メール等を通じて周知及び注意喚起を行う。 費の不正使用防止に関し周知及び注意喚起を行った。
「誓約書」の提出を義務付けている。
○「科学者行動規範」、「事務職員・技術職員行動規範」及び「国立大学法人九州工業大学における公的研究費の使用に関する行動規範」を制定し、ホームページに掲載している。

○謝金による業務依頼と雇用についてのルールを明確化・統一化し、労務管 ○引き続き、謝金による業務依頼と雇用のルールについて適切に ○使用従属関係があり、31日以上の勤務が当初から予測される業務従 総務人事課
理の適正を図っている。
運用されているかを適宜確認する。
事については雇用契約を行うよう指導を行うと共に、謝金伝票について○就労管理システムを平成29年度に導入し試行を行い、平成30年度から本 ○勤怠管理について、就労管理システムの運用状況を検証し、使 報酬以外で謝金従事が連続している者がいないかのチェックを月次で稼働を実施して、勤怠管理の適正化を図っている。就労管理システムの対象 用方法等の改善を図る。
行っている。
は事務・技術系の職員に限定されているが、客観的な勤務状況の把握、管理○就労管理システムの対象者を事務・技術系の職員のみならず裁量労働制適用者にも導入し、更なる勤務時間の適正な管理と労務管理事務コストや情報収集のしやすさ等を鑑み、裁量労働制適用者についても管理対の効率化を図っている。
象とする計画を進めている。

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リスク発生要因 （※ 【 】は文科省ガイドライン）

対応事項等（これまでの取組内容）

令和４年度対応計画

令和４年度対応計画への取組状況・結果

計画推進部署・は取りまとめ部署○引き続き不正が発生するリスクに対して重点的かつ機動的な監 ○リスクアプローチの考え方による内部監査を実施するため、不正が発 コンプライアンス室監○不正使用の防止を推進する体制の検証及び不正使用発 ○内部監査で以下のリスクアプローチ監査を実施している。
査係
生要因に着目したモニタリングが不十分であるために、不正①旅行命令伺と出勤簿の突合、旅費支給の前提となる添付書類の確認、 査を実施するとともに、内部監査のルールや監査手順等について 生するリスクに対応できるよう監査を計画した。その際、内部監査のルールや監査手順等にについて，ほぼ前年どおりで良いと判断した。監が発生するリスク「用務遂行の概要」欄の記載状況等についての書面監査と、実地監査として は、必要に応じ適宜見直しを図る。
【第６節（１）、（３）〜（４）】
出張の目的や概要を教員等にヒアリングするほか、一部を出張先に実績照会 ○出来得る限り、今年度も他大学の監査経験者と意見交換を行 査対象者について、若干の変更を試みた。
い、本法人の内部監査の質の向上を図る。
○「専門的な知識を有する者」として、九州大学監査室事務担当者を招し、旅費の実在性について更なる確認行っている。
へいし、令和5年3月17日に内部監査のリスク評価、事項設定及び実施②謝金に関する書類の書面監査と、実施監査として謝金を受領した業務従方法について意見交換を行った。
事者にヒアリングを行い、勤務実態について確認を行っている。
③リスク分析により抽出した物品及び換金性の高い物品についての現物確認を実施し、適正に管理・使用されているかの確認を行っている。
④本学と取引量が多い業者等を対象に、本学のデータ・証拠書類と業者から提出された資料（得意先元帳、納品書、請求書等の業者控等）との突合を行っている。
○研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）＜平成１９年２月１５日文部科学大臣決定・令和３年２月１日改正＞に基づく「専門的な知識を有する者」として意見を伺うため、他大学の監査経験者と意見交換を行い、本法人の内部監査の質の向上を図っている。