YAPC::Asia 2006..2008会計報告

YAPC::Asia 2006-2008 Tokyo実行委員会 会計担当 小山浩之

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この資料について
この資料は2008年5月15〜16日に開催されたYAPC::Asia 2008 Tokyoのライトニングトークスで、小山浩之が発表に使用したスライドに解説を書き加えたものです。当日は初っぱなのかけ声で満足してしまったわけですが、準備不足と時間切れで満足にしゃべられなかったし、スライド資料だけが一人歩きしてもなんかキモイので、当日使用したスライドを図表とし文章による解説を加えた形式での配布とさせていただきました。

発表者について発表を行った小山浩之は、YAPC::Asia 2006 Tokyo、YAPC::Asia 2007 Tokyo、YAPC::Asia 2008 Tokyoの各実行委員で、これらのイベントの会計を担当しています。本業はフリーランスのプログラマで一児の父でメガネでモジャモジャで赤パンです。
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スライド1. 表紙

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スライド2. 真の表紙

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YAPC::Asiaの収入
YAPC::Asiaの収入は次の３種類から構成されています。
• 入場チケット• スポンサーシップ料金• 懇親会参加費用

入場チケットは、YAPC::Asia 2006 TokyoとYAPC::Asia 2007 Tokyoではローソンチケットに販売を委託していました。
ローソンチケットではイベントの登録と、発行するチケット一枚あたりに手数料が発生します。チケットの売上はイベントが終了した二週間後に銀行口座に振り込まれます。
今回のYAPC::Asia 2008 TokyoではPayPalのシステムを使用して、オンラインでのクレジットカード決済による直接販売をおこないました。PayPalのアカウントが無い人にクレジットカード決済機能を提供するために、PayPalのビジネスアカウントを使用します。PayPalでは登録費用等は発生しませんが、決済一件あたりの手数料と、売上金をPayPalから銀行口座に振り込む際に手数料が発生します。チケットの売上は即座にPayPalの口座に反映され、任意のタイミングで銀行口座に振り込むことができます。
これらの方法でチケットを前売りすることで、チケット収入を早い段階で確定し、ドタキャンなどによる変動や損失を防ぐことができます。

スポンサーシップ料金はイベントに協賛していただいた企業から頂戴しています。金額と入金のタイミングは協賛企業によって異なりますが、イベントの前後1〜2ヶ月の協賛企業と調整した日時で入金していただいています。

懇親会参加費用についてはYAPC::Asia 2006 TokyoとYAPC::Asia 2007 Tokyoでは、懇親会の参加者から現金で徴収していました。入場チケットと異なりこちらは会場での徴収となるため、直前までトータルの金額が確定しない問題があります。また、会場での現金の取扱量が増えるため、運営の手間が大きくなる問題があります。このため今回のYAPC::Asia
2008 Tokyoでは懇親会参加費用の徴収は行わずに、懇親会にかかる費用をイベントの予算からだけで支払うことにしました。

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YAPC::Asiaの支出
YAPC::Asiaの支出は、大きく分類して次の8種類から構成されます。
• 会場費
• 景品費
• 懇親会費• 宿泊渡航費• チケット販売手数料• 支払手数料• 通信費• 雑費

会場費はイベント会場を利用する料金と、プロジェクタや音響機材やその他什器などの備品の使用料などなどです。基
本的にイベント開催日前に料金を支払う必要があります。
景品費はイベント参加者むけのTシャツやバッグなどのグッズや、パンフレットや名札の印刷費用です。発注先によって支払のタイミングは異なります。
懇親会費はイベントのスピーカーやスタッフや参加者むけの懇親会にかかる費用で、会場の費用と飲食費などから構成され、懇親会当日または後日料金を支払うことになります。
宿泊渡航費は、イベントのゲストの渡航と宿泊のための費用です。YAPC::Asiaでは基本的に実行委員会から参加をお願いするメインゲストにのみこれらの宿泊渡航費を支払っています。また海外ゲストの大部分をHotel Danが収容してくれているので、とっても助かっています。はいここ拍手。
チケット販売手数料は、興行登録料やチケット一枚あたりの販売手数料から構成されます。YAPC::Asia 2008 Tokyoではまだ手数料の計算を済ませていないため、スライドでは仮の金額として0円としています。
支払手数料は、会場使用料やグッズ制作費などを金融機関を通じて送金する際に発生した手数料です。
通信費は、協賛企業とやりとりする請求書や領収書などの書類発送にかかる費用です。
雑費は、上記以外の会場の受付で使用する文房具やスピーカー向けの飲料水などです。

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収支のナマナマしい数字
さて本題。YAPC::Asia実行委員会は、毎回複式の帳簿で収支を管理しています。各回の帳簿から作成している残高試算表から、収入と支出に関するナマナマしい数字を抜き出したものがスライド3です。

スライド3. 非常に生々しい数字(2008年は仮の数値です)

YAPC::Asia実行委員会は法人でも組合でもない個人の集まりでしかないので、利益が発生した場合は最終的に実行委員の誰かが利益の約10〜50%を所得税と地方税として負担することになってしまいます。そのため毎回赤字が発生しないギリギリに利益を圧縮する努力を続けています。儲けられるだけ儲けてよいのであればある意味予算管理がとっても楽になるのですが、こういった理由から、協賛を希望する企業からの申し出を断っていたりもします。

で、それぞれの収支の結果だけ見ると、「フーン。大体とんとんで良かったね〜」で終わりなのですが、イベントにかかるお金の流れは2日間の会期中だけではなく、前後2〜3ヶ月の期間のあいだ出たり入ったりを繰り返します。

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お金のI/O制御
イベント用に会場を借りる場合、大体の場所では開催日前に支払を完了している必要があります。またチケットの売上金のように、(使用する仕組みによっては)イベント終了後一定期間後になってやっと支払われる場合もあります。YAPC::Asia 2006のお金の出入りを、資金の残高推移で表したのがスライド4です。

スライド4. YAPC::Asia 2006の口座残高の推移

縦軸が金額で、横軸が時間です。グラフの左がイベント開催前、矢印の箇所がイベント開催日、右はじですべての収支が落ち着きます。スライド4のグラフを見ると、2006年のイベントはイベント準備段階から費用の支払が先行して、残高がマイナスに落ち込んでいます。これは会場の利用料やTシャツの制作代金を先に支払っているためです。イベント開催前後でスポンサーからの入金が始まり、イベント開催後にチケットの売上が入金されやっとプラス側に転じています。
で、現実の銀行口座ではマイナスで資金を引き出す事はできないので、このマイナス側に落ち込まないように運転資金を投入する必要があります。2006年の際には僕の銀行口座を元に1,500,000円を運転資金に充てて、マイナスにならないようにかさ上げしています。はい、ここも拍手。

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同様にYAPC::Asia 2007 TokyoのI/Oのグラフがスライド5です。 こちらも形は異なるものの、イベント会最直前に大きく残高がマイナス側に下落しているので、運転資金投入によるかさ上げが必要でした。

スライド5. YAPC::Asia 2007 Tokyoの口座残高の推移

そんなかんじで、初めて会計を担当した2006年の頃は「んー？キャッシュフロー？余裕で大丈夫だよ〜」とか平静を装いつつも内心ほんとに回収できるのか不安だったのは秘密です。こんな状態で懇親会参加予定者が大量ドタキャンした
ひには大変なことになっていたとはずです。ってな理由で不確実性が高い当日支払いは極力無くしたいんです。さらに入金は早めに、出金は遅めにしたいわけ。

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こういった過去2回の経験があってかどうか知りませんが、今回のYAPC::Asia 2008 Tokyoでは資金の残高がマイナスになるタイミングは発生しませんでした。あ、すべての支払が終わっているわけじゃないので、終了後にマイナス側に振り切れる可能性ももちろんありますけど。

スライド6. YAPC::Asia 2008 Tokyoの口座残高の推移(仮)また、PayPalの口座残高は任意のタイミングで引き出せるので、運転資金が必要になった場合にそれに充てることができるのもすてきな点です。幸い今回は懇親会費用や景品費の一部が会期後の支払になっているため、その必要はありませんでした。

後払い++というわけで収入と支出のバランスを考慮して正しくお使いください。というフレーズはとっても大事なんだよね、という話でした。より詳細な解説が必要でしたら複式帳簿でお迎えしますので気軽に声かけてくださいませ。

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