公益財団法人鎌倉風致保存会個人情報保護規程

（目的）
第１条

こ の 規 程 は 、 鎌 倉 市 個 人 情 報 保 護 条 例 （ 平 成 5 年 10 月 鎌 倉 市 条 例 第 8 号 。 以 下「条例」という。）の趣旨にのっとり、公益財団法人鎌倉風致保存会（以下「保存会」という。）における個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条

この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報生存する個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報及び法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を除く。）であって 、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
（２）文書等保存会の役員又は職員（以下「役職員」という。）が業務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、保存会が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア

役職員により組織的に用いられていないもの

イ

新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの及び一般の利用に供することを目的とする刊行物、図画その他の資料

ウ

歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの（３）本人

個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。

（一般的制限）第３条

保存会は、次に掲げる事項についての個人情報の取扱いをしてはならない。

ただし、法令若しくは条例（以下「法令等」という。）の規定に基づいて取り扱うとき又は正当な事務若しくは事業の実施のために必要があると認めて取り扱うときは 、この限りでない。
（１）思想、信条及び宗教（２）人種及び民族（３）犯罪歴（４）社会的差別の原因となる社会的身分（収集の制限）第４条

保存会は、個人情報を収集するときは、取り扱う目的（以下「取扱目的」という。）を明らかにして、本人から直接収集しなければならない。
２

保存会は、個人情報を収集するときは、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。

３

保存会は、取扱目的の達成に必要な限度を超えて個人情報を収集してはならない。

４

保存会は、第１項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、個人情報を本人以外のものから収集することができる。

（１）法令等の規定に基づくとき。
（２）本人の同意があるとき。
（３）個人の生命、健康、生活又は財産の保護のために緊急かつやむを得ない理由があるとき。
（４）本人から収集することにより保存会が行う事務又は事業の性質上その目的の達成に支障が生じ、又は円滑な実施を困難にするおそれがある ことその他本人以外のものから収集することに相当の理由があるとき。
５

保存会は、本人から直接書面（電磁的記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を収集するときは、あらかじめ、本人に対し、その取扱目的を明示しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

（１）個人の生命、健康、生活又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
（２）取扱目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、健康、生活、財産その他の権利利益を侵害するおそれがあるとき。
（３）収集の状況からみて取扱目的が明らかであると認められるとき。
６

保存会は、第４項第３号又は第４号の規定に該当して本人以外のものから個人情報を収集したときは、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、その旨及び取扱目的を本人に通知するものとする。

７

法令等の規定により、申請行為その他これに類する行為を行う場合において、当該行為を行おうとする者以外の個人に関する個人情報が収集されたときは、第 ４項第 2 号の規定に該当して収集がなされたものとみなす。

（利用及び提供の制限）
第５条

保存会は、個人情報を収集したときの取扱目的以外の目的に当該個人情報を利用し、又は保存会以外のものに当該個人情報を提供してはならない。
２

保存会は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、個人情報を収集したときの取扱目的以外の目的に当該個人情報を利用し、又は保存会以外のものに当該個人情報を提供することができる。
（１）法令等の規定に基づくとき。
（２）本人の同意があるとき。
（３）個人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ない理由があるとき。

３

保存会は、その保有する個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報の提供を受けるものに対し、提供に係る個人情報について、その使用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

（オンライン結合による提供）
第６条

保存会は、公益上必要があり、かつ、個人の権利利益を侵害するおそれがないと認められるときでなければ、オンライン結合（保存会が管理する電子計算機と保存会以外のものが管理する電子計算機その他の機器とを通信回線を用いて結合し、保存会が保有する個人情報を保存会以外のものが随時入手し得る状態にすることをいう。以下同じ。）による個人情報の提供を行ってはならない。
（適正な維持管理）
第７条

保存会は、その保有する個人情報を正確かつ最新の状態で管理するほか、当該個人情報の滅失、破損、漏えい等の防止その他の個人情報の適正な維持管理のために必要な措置を講じなければならない。
２

保存会は、保存する必要がなくなった個人情報を速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。ただし、歴史的又は文化的な資料として保存する必要があると認める個人情報については、この限りでない。

（役職員の義務）
第８条

役職員又は役職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（保存会の受託者に対する個人情報の適正取扱措置）
第９条

保存会は、個人情報の取扱いを伴う事務又は事業の全部又は一部を保存会以外のものに委託するときは、当該契約において委託を受けたもの（以下「受託者」という。）が講ずべき措置を明らかにし、当該業務に関して取得した個人情報の適正な取扱いのために必要な措置を講じさせなければならない。
（保存会に対する苦情の処理）
第 10 条保存会は、保存会における個人情報の取扱いに関する苦情があったときは、適切かつ迅速に処理するものとする。
（開示の申出ができる者）
第 11 条何人も、保存会が保有する自己を本人とする個人情報の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２

未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示申出をするこ とができる。

（個人情報の開示義務）
第 12 条保存会は、開示申出があったときは、当該開示申出に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合を除き、当該個人情報を開示しなければならない。
（１）法令等の規定により、開示することができないとされているとき。
（２）開示申出をした者（以下「開示申出者」という。）以外の個人に関する個人情報が含まれている場合であって、開示申出者に開示することにより当該個人の正当な利益を侵害することになると認められるとき。
（３）法人その他の団体（国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。）に関し記録された情報又は事業を営む個人の当該事業に関し記録された情報が含まれる場合であって、開示申出者に開示することにより、当該法人等又は当該個人が有する競争上の正当な利益を侵害することになると認められるとき。

（４）個人の相談、指導、診断、評価、判定、選考等に関する情報 であって、開示申出者に開示することにより、当該相談、指導、診断、評価、判定、選考等に著しい支障が生ずるおそれがあるとき。
（５）保存会並びに国の機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示申出者に開示することにより、率直な意見の交換又は意志決定の中立性が不当に損なわれるおそれその他当該審議、検討又は協議に著しい支障が生ずるおそれがあるとき。
（６）保存会又は国の機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関若しくは地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示申出者に開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は 事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
ア

監査、検査、取締り又は試験に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれイ

契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、保存会又は国、独立行政法人等、他の地方公共団体若しくは地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれウ

調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれエ

人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ（７）開示申出者に開示することにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあると保存会が認めることにつき相当の理由があるとき。
２

保存会は、開示申出に係る個人情報に前項各号のいずれかに該当する個人情報 とそれ以外の個人情報とが記録されている場合において、これを容易に、かつ 、開示申出の趣旨を失わない程度に合理的に分離できるときは、同項各号のいずれか に該当する個人情報の部分を除いて、当該個人情報を開示しなければならない。

３

開示申出に対し、当該開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだ けで、非開示とすべき情報を開示することとなるときは、保存会は、当該個人情報の 存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。

（訂正の申出をすることができる者）
第 13 条何人も、保存会が保有する自己を本人とする個人情報について事実に誤りが あるときは、その訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
２

第 11 条 第 2 項 の 規 定 は 、 訂 正 申 出 に つ い て 準 用 す る 。

（個人情報の訂正義務）
第 14 条保存会は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る個人情報の取扱目的の達成に必要な範囲内で、当該個人情報の訂正をしなければならない。
（利用停止の申出をすることができる者）
第 15 条何人も、保存会が保有する自己を本人とする個人情報が 次の各号のいずれかに該当するときは、当該各号に定める個人情報の利用の停止、消去 又は提供の停止（以下「 利 用 停 止 」 と い う ｡） の 申 出 （ 以 下 「 利 用 停 止 申 出 」 と い う 。 ） を す る こ と が で き る 。
（１）当該個人情報を保有する保存会により適法に取得されたものでないとき、第 5
条第 1 項若しくは第 2 項の規定に違反して利用されているとき又は第 7 条第 2 項の規定に違反して保有されているとき

当該個人情報の利用の停止又は消去（２）第 5 条第 1 項又は第 2 項の規定に違反して提供されているとき

当該個人情報の提供の停止
２

第 11 条 第 2 項 の 規 定 は 、 利 用 停 止 申 出 に つ い て 準 用 す る 。

（個人情報の利用停止義務）
第 16 条保存会は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理 由があると認めるときは、保存会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該個人情報の利用停止をすることにより、当該個人情報の取扱目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（開示等の申出の手続）
第 17 条

開示、訂正又は利用停止の申出（以下「開示等の申出」という。）をしようとする者は、保存会に対して次に掲げる事項を記載した申出書（以下「申出書」という。）を提出しなければならない。この場合において、保存会が特別の理由があると認めたときは、代理人により請求することができる。
（１）開示等の申出をしようとする者の氏名及び住所（２）開示等の申出に係る個人情報の内容（３）訂正申出又は利用停止申出にあっては、その内容（４）その他保存会が定める事項
２

保存会は、開示等の申出があったときは、当該開示等の申出をしようとする者が本人であること又は代理権を有する者であることを確認するために必要な書類を提示させ、又は提出させなければならない。

３

第 1 項の規定にかかわらず、保存会があらかじめ定めた個人情報の開示申出は、口頭により行うことができる。

４

保存会は、申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示等の申出をした者（以下「開示等申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、 保存会は、開示等申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

（開示等の申出に対する決定等）
第 18 条保存会は、開示等の申出があったときは、当該開示等の申出があった日から起算 し て 、 開 示 申 出 に あ っ て は 15 日 以 内 に 、 訂 正 申 出 又 は 利 用 停 止 申 出 に あ っ て は 20 日以内に諾否の決定（開示等の申出を拒否する旨の決定及び開示申出に係る個人情報を保有していない旨の決定を含む。以下「開示決定等」という。）をしなければならない。
ただし、前条第 4 項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２

前項の規定にかかわらず、保存会は、事務処理上の困難その他正当な理由があると
き は 、 同 項 に 規 定 す る 期 間 を 45 日 以 内 に 限 り 延 長 す る こ と が で き る 。

３

開示等の申出に係る個人情報が著しく大量であるため又は当該個人情報の検索に著し
く 日 時 を 要 す る た め 、 開 示 等 の 申 出 が あ っ た 日 か ら 起 算 し て 、 開 示 申 出 に あ っ て は 60
日 以 内 に 、 訂 正 申 出 又 は 利 用 停 止 申 出 に あ っ て は 65 日 以 内 に そ の す べ て に つ い て 開 示
決定等をすることにより事務又は事業の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前２項の規定にかかわらず、保存会は、開示等の申出に係 る個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間 内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、保存会は、第１項に規定する期間内に、開示等申出者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
（１）この項を適用する旨及びその理由（２）残りの個人情報について開示決定等をする期限

４

保存会は、開示決定等をしたとき（開示決定等の内容が開示等の申出に係る個人情報の全部を開示するときを除く。）又は第２項若しくは前項の規定により開示決定等の期間を延長するときは、開示等申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

５

前項の書面には、同項に規定する開示決定等をした場合にあってはその理由（当該理由 が 消 滅 す る 期 日 を あ ら か じ め 明 示 す る こ と が で き る と き は 、 そ の 期 日 を 含 む ｡） を 、開示決定等の期間を延長する場合にあっては延長後の期間及び延長の理由を明らかにしなければならない。

６

保存会は、前条第３項の規定によりあらかじめ定めた個人情報の開示申出があったときは、直ちに当該個人情報を開示する旨の決定をするも のとする。

（開示の実施等）第 19 条保存会は、開示決定をしたときは、速やかに当該個人情報を開示しなければならない。
２

個人情報の開示は、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて、それぞれの当該各号に定める方法により行うものとする｡（１）文書等のうち文書又は図画に記録されている個人情報

当該文書の閲覧又は写しの交付（２）文書等のうち電磁的記録に記録されている個人情報

当該電磁的記録の種別、情報化の進展状況等を勘案して保存会が定める方法（３）その他の物に記録されている個人情報

前２号に規定する方法に準じた方法

３

保存会は、前項の規定にかかわらず、閲覧の方法により文書等に記録されている個
人情報を開示する場合において、当該文書等の保存に支障を生じるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる｡

４

個人情報の開示を受ける者は、当該開示を受ける際に保存会が定める書類を提示しなければならない。

５

保 存 会 は 、 第 18 条 第 １ 項 の 規 定 に よ り 訂 正 又 は 利 用 停 止 を す る 旨 の 決 定 を し た と きは、速やかに当該個人情報の訂正又は利用停止をした上、当該訂正申出又は利用停止申出をした者に対しその旨を通知するほか、当該個人情報の利用先又は提供先に対してもその旨を通知し、必要な措置を講じさせなければならない。

（手数料）
第 20 条文書等の写しの交付をするときは、当該文書等の写しの作成及び送付に要する費用を徴収する｡（異議の申出）第 21 条保存会が行った開示決定等について、異議のある者は、当該開示決定等を知った 日 の 翌 日 か ら 起 算 し て 60 日 以 内 に 、 保 存 会 に 対 し て 異 議 を 申 し 出 る こ と が で き る 。
２

前項の異議の申出は、書面によるものとし、次に掲げる事項を記載しなければならない。
（１）氏名及び住所（２）開示決定等を知った日及びその内容（３）異議の申出の趣旨及びその理由

３

異議の申出があった場合には、保存会は、当該異議の申出の対象となった開示等決定について再度の検討を行った上で、当該異議の申出に対する回答を書面により行うものとする。

（様式）
第 22 条こ の 規 程 の 規 定 に よ る 申 出 書 、 通 知 書 そ の 他 の 様 式 は 、 第 １ 号 様 式 か ら 第 10 号

様式に定めるとおりとする｡（その他）
第 23 条

この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附

則 （ 平 成 18 年 5 月 19 日 ）こ の 規 程 は 、 平 成 18 年 4 月 1 日 か ら 施 行 す る 。

附則 （ 平 成 23 年 5 月 19 日 ）こ の 規 程 は 平 成 23 年 5 月 19 日 か ら 施 行 す る 。