「個人情報保護法改正」に伴うＰＴＡ対応マニュアル

株式会社ベストインシュアランス
個人情報保護法改正に伴う体制整備についてのお問い合わせ
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目次

1．個人情報保護法について（１）個人情報保護法とは（２）個人情報の定義（３）罰則規定

2．個人情報保護法改正によるＰＴＡ・育友会への影響
3．個人情報を取り扱う場合の基本ルール
4．個人情報保護法改正に伴う体制整備について（1）ＰＴＡ会則の改正（2）個人情報取扱規則の策定（3）ＰＴＡの業務を学校に委任している場合の対応（４）学校から保護者名簿、児童・生徒名簿の提供を受ける場合の対応（５）入会申込書を利用しているＰＴＡの対応

5．漏えい時、個人情報保護委員会への報告
6．ＰＴＡ個人情報漏えい補償制度について（1）ＰＴＡ個人情報漏えい補償制度の必要性（2）ＰＴＡ個人情報漏えい補償制度の概要７．Ｑ＆Ａ（１）個人情報保護法改正に伴う体制整備について（２）PTA個人情報漏えい補償制度について

資料（その１）○○PTA

個人情報取扱規則（その２）業務委任契約書

１ 【個人情報保護法について】（１） 個人情報保護法とは個人情報の利用が著しく増えている時代の中にあって、個人情報を取り扱う事業者が守らなければいけない義務などを定めたもので【個人の権利と義務を保護する】ことを目的とし、２００５年 月 日に施行された法律です。

（２） 個人情報の定義
生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、顔写真などにより特定の個人を識別できる情報をいいます。これには、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものも含まれます。
例えば、生年月日や電話番号などは、それ単体では特定の個人を識別できないような情報ですが、氏名などと組み合わせることで特定の個人を識別できるため、個人情報に該当する場合があります。
また、メールアドレスについてもユーザー名やドメイン名から特定の個人を識別することができる場合は、それ自体が単体で、個人情報に該当します。
この他、番号、記号、符号などで、その情報単体から特定の個人を識別できる情報で、政令・規則で定められたものを「個人識別符号」といい、個人識別符号が含まれる情報は個人情報となります。
（例）・顔認識・指紋認識データなど、特定の個人の身体的特徴をデータ化した情報
・運転免許証番号・マイナンバーなど、個人に割り当てられる番号が含まれる
情報（３） 罰則規定
個人情報取扱事業者若しくはその従業者又はこれらであった者が、その業務に関して取り扱った個人情報データベース等（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用したときは、刑事罰（１年以下の懲役又は50万円以下の罰金）が科される可能性があります。

２．【個人情報保護法改正によるＰＴＡ・育友会への影響】
改正前まで、件以下の個人情報を取り扱う事業者は、同法の対象外とされてきましたが、２０１７年５月３０日の改正により、全ての事業者に個人情報保護法が適用されることになりました。
これにより、ＰＴＡ・育友会など（以下「ＰＴＡ」という）も個人情報取扱事業者に該当することになりました。

今後、ＰＴＡとして活動する場合には、改正された個人情報保護法を遵守しながら、ＰＴＡ会員等の個人情報を取得、利用、管理する必要があります。
-1-

【個人情報を取り扱う場合の基本ルール】�
� ３．
� 個人情報取扱事業者は、下記のルールを守らなければなりません。�
項目�
１�

個人情報を取得する際�

ルール�


個人情報を何に使うか、あらかじめ利用目的を特定し、本人に伝える。�

�

２�

個人情報を利用する際�

３�

個人情報を保管する際�

�

�

�

個人情報を書面にて取得する場合、配布する用紙に「利用目的」を記載すること等が必要です。�
（記載例）「会員名簿を作成し、掲載された会員へ配布するため」�

取得した個人情報は、特定した利用目的以外には使わない。�
個人情報を安全に管理する。�


電子ファイルの場合は、パスワードの設定やウイルス対策ソフトを利用する。�
紙媒体の場合は、施錠できるところに保管する。�

�
会員名簿など個人情報を含む配布物については、配布先の会員に紛失や盗難に注意すること、また転売などしないよう注意喚起を行うことも大切です。�

４�

個人情報を他人に渡す際��

個人情報を他人（本人以外の第三者）に渡す場合は、原則、本人の同意を取得する。�
�
ただし、以下の①～③の場合等は同意が不要です。�
① 警察からの照会（法令に基づく場合）�
② 災害発生時の安否確認�
③� 委託先に提供する場合�
会員名簿の印刷を行うために印刷業者に名簿を提供する場合や、書類等を送付するために配送業者に氏名・住所を渡す場合等は本人からの同意は不要です。�

�

委託先に提供する場合には、委託先をしっかりと選定し、個人情報を適切に管理しているか監督する。�

�

提供に関する記録を残す。（委託先への提供の場合は不要）�
�


５�

本人から個人情報の開示を求められた際�

�


第三者に個人情報を提供した場合には、提供先を記録して一定期間保管を行うことが必要です。�

個人情報について、本人から開示や訂正、削除を求められた場合は、適切に対応する。�

�

個人情報を集める際に配布する用紙には、訂正等に関する問合せ先も記載しておく必要があります。�

�-- 22 --４．【個人情報保護法改正に伴う体制整備について】（１）ＰＴＡ会則（規約）の改正ＰＴＡも個人情報取扱事業者となりましたので、ＰＴＡ会則（規約）等に個人情報の取扱いに関する規則を策定（設置）した旨を追加で記述することをお勧めいたします。

※ＰＴＡ会則（規約）等に追加する文言のサンプル（案）
第○条 （会員の個人情報の取扱いについて）
本会の活動を推進するために必要とされる個人情報の取得や利用、管理については「個人情報取扱規則」に定め適正に運用するものとする。

（２）個人情報取扱い規定の策定（設置）
ＰＴＡとして「個人情報取扱規則」を作成しておくことで、個人情報の取得・利用・管理等の方法が明確になります。
会員の理解と安心も得られると思われますので【個人情報取扱規則】の策定（設置）することが重要です。
※ ＰＴＡ向け「個人情報取扱規則」のサンプル例を資料（そのますのでご活用ください。

-3-）として掲載しており� � � （３）ＰＴＡの事務（業務）を学校に委任している場合の対応�� �� � � � � � ＰＴＡ会費の集金や預金通帳の保管等、ＰＴＡに関する事務を学校に委任している場合�
� � � � � � � には、ＰＴＡはそれらの業務を学校へ業務委託している事を委任契約書（業務委託契約書）�
� � � � � � � 等で明確にしておく事も大切です。�� � � � � � � ＰＴＡ会員であることの情報を学校に提供しなければ、ＰＴＡ会費の集金などの業務が�出来ない可能性もありますので、個人情報保護法における第三者提供の例外規定となる業�
務委託であることを明確にしておくことも大切です。�
��※ ＰＴＡ向け「業務委任契約書」のサンプル例を資料（その２）として添付いたして�おりますのでご活用ください。�
� � �����（４）学校から保護者名簿、児童・生徒名簿の提供を受ける場合の対応��� � � � � � 多くの都道府県、市町村等の【個人情報保護に関する条例】においては、教育委員会（学�� � � � � � 校）は、保有する個人情報を利用目的以外のために第三者に提供してはならないと規定�されております。�� � � � � � これにより、学校が、ＰＴＡに対して児童・生徒、その保護者の名簿（個人情報）を、�本人の同意を得ずに提供することは、条例違反となる可能性があります。�� � � � � � ���
ＰＴＡとして、学校が保有する個人情報の提供を受けるには、あらかじめ、ＰＴＡに個人情�報を提供することへの同意を、学校が保護者から取得しておいていただく等の対応が必要と�なってまいります。���-- 44 --� � （５）入会申込書を利用しているＰＴＡの対応��� � � � � ①ＰＴＡ入会申込書類等の取得をされている場合には、入会案内書類に合わせて「個人情�� � � � � � 報取扱規則」のご案内を実施される事をお勧めいたします。�� � � � � � ホームページを作成されている場合には、個人情報取扱規則の掲示を実施していただき、�
いつでもホームページで規則が、閲覧できるようになっている旨ご案内する事をお勧め�します。���� � � � � ②個人情報保護法の改正により、ＰＴＡ入会申込書にも個人情報保護法に合わせた注意文言�� � � � � � 等を追加で記載されることが必要です。以下にサンプル文言をご紹介いたします。����� � � � � サンプル１�� � � � � 〇〇学校ＰＴＡは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を�� � � � � 遵守するとともに、提出を戴いた個人情報はＰＴＡ諸活動（会員名簿の作成、各種�
連絡・案内、・・・・、その他ＰＴＡ活動に付随する業務）にのみ利用いたします。�� � � � � また、【〇〇学校ＰＴＡ� 個人情報取扱規則】にもとづき適切に管理、提供を行います。���� � � � � サンプル２�� � � � � 〇〇学校ＰＴＡは、保有する個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令�� � � � � に従い【〇〇学校ＰＴＡ個人情報取扱規則】を定め、保有する個人情報はＰＴＡ活動�� � � � � においてのみ利用すると共に、適切に管理を行います。�
��
サンプル３� ※個人情報を第三者へ提供する場合（委託先への提供を除く）�
� � � � � 〇〇学校ＰＴＡは、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令を�� � � � � 遵守するとともに、提出を戴いた個人情報は、●●●のために●●●へ提供します。�
また、【〇〇学校ＰＴＡ� 個人情報取扱規則】にもとづき適切に管理、提供を行います。��� � � � �-- 55 --５．【漏えい時、個人情報保護委員会への報告】
漏えいが発生し、個人の権利利益を害するおそれがある場合は個人情報保護委員会に報告と本人への通知が義務化されました。
【個人の権利利益を害するおそれがある場合とは】① 要配慮個人情報（30日以内）② 財産的被害が発生する恐れ場ある場合（30日以内）③ 不正アクセス等の故意によるもの（60日以内）④ 1,000名を超える場合（30日以内）≪漏えいが発覚した場合に対応すべきこと≫ マニュアル化の必要性
・事業者内部における報告及び被害の拡大防止
・事実関係の調査及び原因の究明
・影響範囲の特定・再発防止策の検討及び実施
・本人への通知・個人情報保護委員会への報告（速報は３～5日以内、確報は期日内）≪個人情報保護委員会への報告事項≫
・概要
・漏えい等が発生し、または発生したおそれがある個人データの項目・漏えい等が発生し、または発生した恐れがある個人データにかかる本人の数
・原因・二次被害またはそのおそれの有無及びその内容
・本人への対応の実施状況
・公表の実施状況
・再発防止のための措置
・その他参考となる事項（その他、個人情報保護委員会が事態を把握する上で参考となる事項）【報告はホームページから】
個人情報保護委員会のHP ≫ 個人情報保護法等 ≫ 漏えい等の対応とお役立ち資料

-6-

6

漏えい

「個人情報漏えい事故」の事例
・・・・保管している会員データを紛失してしまった。
車上荒らしにあい、車の中にあった個人情報の入ったカバンを盗難された。（要報告）
車上荒らしにあい、車の中にあった個人情報の入ったカバンを盗難された。
事務所が盗難にあい、個人情報を記録したを盗難された。（要報告）を盗難された。
会員宛てのメーリングリストにおいて、誤って全ての宛先を開示して電子メールを送信してしまった。
・ 個人情報の入った会員宛ての文書を誤って別の会員へ送付してしまった。
・ 会員情報を保存したパソコンがウイルスに感染。情報が外部に流出した。
会員情報を保存したパソコンがウイルスに感染。情報が外部に流出した。（要報告）
ＰＴＡが個人情報取扱いのリスクを回避する備えとして、日本ＰＴＡ全国協議会・専用プラン「団体個人情報漏えい補償制度」を新設いたしました。
補償内容や掛金などの詳細はパンフレットをご参照ください。

①

保険期間毎年５月１日から１年間②

新規募集締切日
４月 25 日（※土日祝日の場合は翌営業日）③

引受保険会社
損害保険ジャパン株式会社

④

取扱代理店
株式会社ベストインシュアランス
（幹事） 各県の取扱代理店（非幹事）-- 6 -7

⑤ ご契約プラン・補償内容等
日本全国協議会・専用プラン「団体個人情報漏えい補償制度」のパンフレットをご参照ください。
※パンフレットがお手元にない場合には、以下にてご対応ください。
掲載先：https://www.best-ins.co.jp/pta-popi/
問い合わせ先：掲載先の「問い合わせ先一覧」⑥

申込方法
パンフレットに記載の専用サイトよりお申し込みの上、後日メールにて送付される案内に従い掛金をお振込みください⑦ 加入者証
加入申込時にご登録いただいたメールアドレス宛に、加入内容を記載したメールをお送りしますのでそちらが加入者証となります-8-７．Ｑ＆Ａ（１） 個人情報保護法改正に伴う体制整備について

ＰＴＡ名簿を作成せず、役員名簿のみ作成することにした場合は【個人情報保護法の対象外】となるのでしょうか？
数人の役員名簿であったとしても、個人情報保護法の対象となります。

ＰＴＡ名簿を作成するために外部業者に委託する場合に注意点は？
業務委託として外部業者へ個人情報を提供する場合は、個人情報の第３者提供の例外規定に該当いたしますので、本人の同意を得なくとも業者に提供することができます。
このような例外規定としては、警察からの紹介等の法令に基づく場合や、人命にかかわる場合で本人からの同意を得るのが困難な場合等があります。

２０１７年 月日（改定施行日）以前に作成したされた名簿）は廃棄しなければならないでしょうか？

名簿（本人同意を得ずに提供廃棄する必要はありません。ただし、本人から「個人情報の内容を知りたい」、「個人情報を削除してほしい」等の申し出があった場合には、直ちに対応しなければなりません。

ＰＴＡ名簿の改定が入りました。既に配布をした名簿の回収は必要でしょうか？
個人情報保護法では、個人情報の差し替え等により過去に配布した名簿等の回収までを求める規定はありません。既に配布した名簿等の所有権は相手側になります。
盗難や紛失、転売などを規制する呼びかけや、古くなった名簿等の廃棄処分についての説明を配布時に案内しておくことが重要となります。

-9-（２）

個人情報漏えい補償制度についてパンフレットを送付して欲しいのですが、どこに連絡すればよいですか？
当該マニュアルの8ページ記載の掲載先の「お問い合わせ先一覧」をご確認のうえ、各協議会、連合会の担当代理店にご連絡ください。

加入手続きするにあたり、申込書や資料提出は必要ですか？

本制度は専用サイトでのお申込とお振込が加入手続きとなります。別途資料の提出等は必要ありません。

新規募集締切日を過ぎていますが、この制度に加入できますか？
はい。ご加入いただけます。
ただし、補償期間の途中でご加入いただく場合には、補償開始日と掛金が異なります。
詳しくは、パンフレットをご参照ください。

加入者証は、発行されないのでしょうか？
加入申込時にご登録いただいたメールアドレス宛に、加入内容を記載したメールをお送りしますのでそちらが加入者証となります。
なお、本制度は団体契約となりますので、保険証券は契約者である公益社団法人日本ＰＴＡ全国協議会にお送りいたしております。

「日本ＰＴＡ全国協議会」に所属していなければ加入出来ないでしょうか？
契約者である「公益社団法人日本全国協議会」に所属するＰＴＡであることが、当補償制度へのご加入条件になります。

- 10 -

資料（その �）�

○○ＰＴＡ� 個人情報取扱規則�
�目的�����
第１条� 〇〇市立○○ＰＴＡ�以下、「本会」という�が保有する個人情報の適正な取扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、��� 役員名簿・会員名簿・行事などの記録や写真及びその他の個人情報データベース（以下、「個人情報データベース」という）の取扱いについて定めるものとする。��
���
�責務�����
第２条� 本会は、個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、ＰＴＡ活動において個人情報の保護� �に努めるものとする。��
���
�管理者�����
第３条� 本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。��
���
�取扱者�����
第４条� 本会における個人情報データベース取扱者は、役員・各委員会委員長とする。��
����秘密保持義務����第５条� 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだ� �りに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
�����
�収集方法�����
第６条� 本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に� �明示する。��
����周知����第７条� 個人情報取扱いの方法は、総会資料や広報誌等で会員に周知する。��
����利用����� ※必要に応じて、以下の利用目的（１）～（５）を削除・追加してください。�
第８条� 取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。��� � � � � � � ��� � � � �１�ＰＴＡ会費の集金業務、管理業務����� �２�その他の文書の送付����� � � �３�役員・会計監査・会員・常任委員・登校班等の名簿の作成����� � � �４�委員選出、並びに本部役員等の推薦活動����� � � �５�広報誌、会報誌、ＰＴＡホームページへの掲載������利用目的による制限�����
第９条� 本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に� �
必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。��
��管理�����
第１０条� 個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった� � �
個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。��
����保管及び持ち出し等�����
第１１条� 個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウイルス対策ソ� � �
フトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。��
10
11 --- 10��第三者提供の制限�����
第１２条� 個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供して� � �はならない。��
��� � � � �１�法令に基づく場合����� � � � � �２�人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合���� � � � � �３�公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合���� � � � � �４�国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合�
���
�第三者提供に係る記録の作成等����第１３条� 本会は、個人情報を第三者�第１２条第１号から第４号の場合を除く�に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。��
��� � � � �１�第三者の氏名����� � � � � �２�提供する対象者の氏名����� � � � � �３�提供する情報の項目����� � � � � �４�対象者の同意を得ている旨������ �第三者提供を受ける際の確認等�����
第１４条� 第三者�第１２条第１号から第４号の場合を除く�から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。��
��� � � � �１�第三者の氏名���� � � � � �２�第三者が個人情報を取得した経緯����� � � � � �３�提供を受ける対象者の氏名����� � � � � �４�提供を受ける情報の項目����� � � � �５�対象者の同意を得ている旨�事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要����� � ���情報の開示�����
第１５条� 本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。����
��漏えい時等の対応�����
第１６条� 個人情報データベースを漏えい等�紛失含む�したおそれがあることを把握した場合は、� � �
直ちに管理者に報告する。��
���
�研修�����
第１７条� 本会は、役員・常任委員長・会員・常任委員に対して、定期的に、個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。��
���
�苦情の処理�����
第１８条� 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。��
����改正�����
第１９条� 法令の改正または実務上の不備が発生した場合は、役員会において審議し承認をもって� �改定することができる。なお、本規則を改定した場合は、第７条に定める周知方法をもって会員へ周知するものとする。��
�附則� �本規則は、平成○○年○月○日より施行する。�
��
1112 --- 11

資料（その２）�

業務委任契約書��

� 〇〇市立○○小学校ＰＴＡ� 会長� � ○○� ○○� （以下「甲」という）と、〇〇市立○○小学校�
校長� � ○○� ○○� � （以下「乙」という）とは，甲の事務に関して次のとおり業務委任契約を締結する。�
�（委任事項）�
第 � 条� � 甲は乙に対し、甲の事務のうち下記の業務を委任し、乙はこれを受諾する。�
（１）�ＰＴＡ会費の集金及び督促、経理事務一般�
（２）�印鑑，出納簿及び預金通帳の保管・管理�
（３）�ＰＴＡ広報誌、各種ＰＴＡ関連文書等の配布作業�
（４）�その他，甲、乙協議の上で必要な業務�� ２．前項各号に明記されていないもので必要が生じた事項については、甲と乙が協議して定める。
��（権利義務の譲渡等の禁止）�
第２条� � 乙は、第三者に対し委任契約の一部若しくは全部を委任し、この契約に基づいて生じる権利義務を譲渡し、又はこの契約上の地位を承継させてはならない。但し、甲の承諾を得たときはこの限りではない。�
�（報酬）�
第３条� � この業務委任契約に関し、乙は、甲に対して名目の如何を問わずいかなる報酬も求めない。�
�（秘密の保持等）�
第４条� � 乙は、委任契約上知り得た秘密を第三者に漏らしてはならない。また、乙は、保管・管理する書類等を他人に閲覧、書写又は譲渡してはならない。但し、甲の承諾を得たときはこの限りでない。�
�（契約期間）�
第５条� 本契約は、平成○○年� � 月� � 日までとする。�
但し、期間満了の１か月前までに甲または乙から書面等による解約の申し出がないときは、本契約と同一条件でさらに１年間継続し、以後も同様とする。�
なお、甲、乙において、１か月前に相手方に書面にて通知する事により、本契約を解除する事ができるものとする。�
�（補足）�
第６条� この契約に定めのない事項については，必要に応じて甲、乙協議して定める。�
�
この契約の締結を証するため、本書２通を作成し、甲、乙記名押印のうえ各自１通を保有するものとする。�
�
平成� � 年� � 月� � 日��
委任者（甲）� � � � � 市立○○学校ＰＴＡ�
� � 会長� ○○� ○○� � � � � � � � � � 印�
�受任者（乙）� � � � � 市立○○学校�
� � 校長� ○○� ○○� � � � � � � � � � 印�12
13 --- 12