土木学会平成 31 年度全国大会運営業務委託

第１章

仕様書

総則

１－１．適用範囲
土木学会平成 31 年度全国大会の開催にあたり、土木学会全国大会実行委員会（以下「実行委員会」という。）による大会運営の委託に際し、以下の内容で仕様を定める。
１－２．目的
本業務は、平成 31 年 9 月 3 日（火）～9 月 5 日（木）の 3 日間開催される「土木学会平成 31 年度全国大会」の運営・管理について実施するものである。
１－３．契約（１） 本業務の見積書提出にあたっては、私的独占及び公正取引の確保に関する法律等に抵触してはならない。
（２） 本業務の一部については、乙は、事前に実行委員会の承認を得ることにより第三者の協力を得ることができるが、発生した責任は乙が負うものとする。（天候や運送事業者に直接起因する事象は除く。）
１－４．履行期間（委託期間）履行期間は契約日より本大会残務終了後（平成 31 年 12 月 25 日を予定）までとする。
１－５．管理、監督、契約履行確認業務の管理、監督、契約履行確認は実行委員会が行う。

第２章

業務内容

本業務における業務内容は以下のとおりとする。なお、数量および仕様については参考数量を参照すること。（別紙１参照）
２－１．業務打合せ（１） 業務に必要な打合せを 3 回以上実施する。
（２） 実行委員会からの指示があった場合は、関係する会議・打ち合わせに出席する。
２－２．設営支援業務(１) 設営に必要な資機材の調達・設営・管理・撤去等を行う。設営場所は本部（香川大学幸町キャンパス）、レクザムホール（特別講演会、全体討論会）、香川県社会福祉センター（映画会、国際関連行事）、ＪＲホテルクレメント高松（交流会）などで行う。
(２) 案内立て看板を調達・設置・撤去を行う。看板設置場所は香川大学幸町キャンパス構内、レクザムホール、香川県社会福祉センター、ＪＲホテルクレメント高松などで行う。実施に当たっては現地踏査を行うものとし、詳細については実行委員会と協議して決定するものとする。
（３） 撤去後は原型復旧をおこない、完了後は実行委員会の確認を受けるものとする。
（４） 会場借り上げ費用は当業務に含まないものとする。
（５） 高松空港、ＪＲ高松駅、琴電高松築港駅などでの誘導案内プラカードの調達・設置・撤去を行う。
プラカードを持つスタッフについては実行委員会と協議し、必要であればスタッフの手配を行う。
２－３．運営・管理支援業務（１） 大会開催中のスタッフへのディレクター業務、各スタッフ配置場所での業務指示および管理を行なう。（ただし、学生アルバイトの募集業務を含む、出勤管理、飲食費の提供、人件費の支払いについては実行委員会が行うものとする。）（２） 実行委員会が実施するアルバイトの事前教育に参加し、情報を把握するものとする。
（３） 大会本部運営に必要なパソコン、トランシーバー（または携帯電話、インカムなどは協議中。）等の調達・配備・返却を行う。携帯電話については通話料については想定金額との差額分について契約更新時に精算を行う。
（４） 大会会場での警備および音響設備、オペレーション、屋内の清掃業務は対象外とする。
（５） 託児所設置に伴う、ベビーシッターの手配委託などを行う。託児所の場所については実行委員会が手配するものとする。
（６） 交流会参加者の募集をホームページで行い、参加者の集約を行う。
（７） 交流会参加費の事前振込の委託業務を行う。当日参加についての参加費の収受は実行委員会が行うものとする。
（８） 交流会参加者への招待状、案内状の作成・印刷・発送作業を行う。（郵送料も含む）（９） 交流会参加者の参加証などの作成を行う。（ネームカード・ストラップ・来賓用胸章の作成：役職、氏名の印刷を含む。
）

（１０）交流会司会者の手配を行う。
（１１）交流会運営補助（デイレクター）の手配を行う。事前の交流会場との打ち合わせに同席し内容を把握するものとする。
（１２）大会会場（香川大学幸町キャンパス）から高松駅バスターミナルへ向かうシャトルバス運行を実施する。
２－４．印刷物作成・広報支援業務（１） 乙は実行委員会と協議の上、広報用のポスター原案を 3 案以上作成・提出する。実行委員会の承認を受けたポスター原案に基づき校正・印刷を行う。ポスター納期は平成 31 年 5 月上旬を目途とする。
（２） 実行委員会が作成した実施計画書（実施マニュアル）原稿に基づき、印刷・製本を行う。実施計
画書の納期は平成 31 年 6 月下旬を目途とする。
（３） 広報用ポスターを発送する。
２－５．大会期間中のスタッフ（学生アルバイト）に対する傷害保険、施設賠償責任保険、動産総合保険、興業中止保険付与の代行業務（補償内容、保険料については､甲、実行委員会、乙で協議し決定するものとする。）

第３章

契約変更等

３－１．変更の事前協議
本業務の実施にあたり項目の追加・削除、仕様、数量の変更が見込まれる場合は、原則として書面による協議を事前に行うものとする。
３－２．契約変更
乙は精算変更する項目について、仕様数量や規格、単価などに関する証拠書類を示し、実行委員会と協議の上、支払額を確定するものとする。
３－３．支払い条件
支払は本業務完了後の一括払いとし、前金払いや部分払いは行わない。

第４章

その他

４－１．暴力団員等による不当介入を受けた場合の措置（１）本件において、暴力団員等による不当介入を受けた場合は、断固としてこれを拒否すること。また、不当介入を受けた時点で速やかに警察に通報を行うとともに、捜査上必要な協力を行うこと。
下請負人等が不当介入を受けたことを認知した場合も同様とする。

（２）（１）により警察に通報又は捜査上必要な協力を行った場合は、速やかにその内容を記載した書面により甲に報告すること。
（３）（１）及び（２）の行為を怠ったことが確認された場合は、今後の発注を依頼しない措置を講じることがある。
（４）本件において、暴力団員等による不当介入を受けたことにより工程に遅れが生じる等の被害が生じた場合は、甲と協議を行うこと。
４－２．その他特記事項（１）業務運営責任者として総括責任者及び副責任者を配置し、そのいずれかは、土木学会全国大会開催中において常時会場運営の監督にあたること。その他の人員は受注者において本業務を確実に遂行するために必要な人員を適切に配置するものとする。
（２）設備、資機材等は特に指示のない限り受注者が調達するものとし、その費用は業務経費に含めるものとする。
（３）乙の責による会場の汚損及び損傷又は第三者への損害は受注者が弁償又は賠償するものとする。
（４）今回の業務において作成された広報資料等の一切の著作権・意匠権は、全て実行委員会に帰属するものとする。
（５）土木学会全国大会の内容については、実行委員会にて随時協議・決定されることから、途中で変更が生じる場合がある。
（６）本業務において疑義が生じたときは、速やかに実行委員会と協議するものとする。
（７）業務期間中において関係機関との打ち合わせ協議を行うために必要な資料の提出を求めることがあるので、工程などについて実行委員会との連絡を密にすること。
（８）乙は成果品のとりまとめに関して、実行委員会から調査依頼があった場合には協力するものとする。

以上

（別紙１）
・案内図作成業務（数については実行委員会で協議決定）
・交流会の受付システム作成，司会（１名），ディレクター（１名）
・大会会場から特別講演会・全体討論会・交流会のシャトルバス
（必要に応じて実行委員会で協議、台数決定）
・特別講演会の看板一式（数については実行委員会で協議決定）
・展示用のボード４０枚のレンタル
・ノートパソコンレンタル６０台
・ベビーシッター（２名）
・実施計画書の印刷（数については実行委員会で協議決定）