国立大学法人滋賀医科大学の保有する個人情報の開示等に関する取扱要項
平成17年４月１日学長裁定
令和４年３月31日改正（趣旨）
第１条 この要項は，国立大学法人滋賀医科大学（以下「本学」という。）の保有する個人情報の開示等の取扱いについて，個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号），個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「政令」という。），個人情報の保護に関する法律施行規則（平成28年個人情報保護委員会規則第３号。以下「委員会規則」という。）及びその他ガイドラインを含む関係法令等（
以下「個人情報関係法令等」と総称する。）に基づき，必要な事項を定める。
（定義）
第２条 この要項において「個人情報」とは，生存する個人に関する情報であって，次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1) 当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等（文書，図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され，若しくは記録され，又は音声，動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）(2) 個人識別符号が含まれるもの
２ この要項において「個人識別符号」とは，次の各号のいずれかに該当する文字，番号，記号その他の符号のうち，政令で定めるものをいう。
(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字，番号，記号その他の符号であって，当該特定の個人を識別することができるもの(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ，又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され，若しくは電磁的方式により記録された文字，番号，記号その他の符号であって，その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ，又は記載され，若しくは記録されることにより，特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
３ この要項において「保有個人情報」とは，本学の役員及び職員（派遣労働者を含む。）（以下「職員等」という。）が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，職員等が組織的に利用するものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，法人文書（独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成 13 年法律第 140 号。
以下「独立行政法人等情報公開法」という。）第２条第２項に規定する法人文書をい- 1 -う。）（以下「法人文書」という。）に記録されているものに限る。
４ この要項において「個人情報ファイル」とは，保有個人情報を含む情報の集合物であって，次の各号に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に規定するもののほか，一定の事務の目的を達成するために氏名，生年月日，その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
５ この要項において「本人」とは，個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（開示請求の受付）
第３条 保有個人情報について，開示請求があった場合は，総務企画課文書法規係において次の各号に定めるところにより受付を行うものとする。
(1) 開示請求の受付は，開示請求者に別紙様式第１号の保有個人情報開示請求書（以下「開示請求書」という。）を提出させるとともに，次号により，開示請求者が保有個人情報の本人であること（法第 76 条第２項の規定による代理人（以下「代理人」という。）による開示請求にあっては，開示請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること。）を確認したうえ，開示請求に係る手数料（以下「開示請求手数料」という。）を徴収する。この場合において，開示請求書に形式上の不備があるときは，開示請求者に参考となる情報を提供し，その補正を求めることができる。
(2) 開示請求における本人確認は，次に掲げる書類のいずれかを提示又は提出させて行う。
イ 開示請求書に記載されている開示請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第２条第７項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法（昭和26年政令第319号）第19条の３に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成３年法律第71号）第７条第１項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
ロ イに掲げる書類をやむを得ない理由により提示又は提出することができない場
合にあっては，当該開示請求をする者が本人であることを確認するため本学が適当と認める書類(3) 開示請求書が本学に送付される場合には，前号の規定にかかわらず，前号イ又はロに掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの及びその者の住民票の写し（開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。）を提出させるものとする。
(4) 法第76条第２項の規定により代理人から開示請求が行われる場合には，戸籍謄本- 2 -，委任状その他その資格を証明する書類（開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。）を提示させ，又は提出させるものとする。
(5) 開示請求をした代理人が，当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは，直ちに，書面でその旨を届出させるものとする。
(6) 前号の規定による届出があったときは，当該開示請求は，取下げられたものとみなす。
(7) 開示請求書を受理したときは，開示請求者に開示請求書の写し及び開示請求手数料領収証書を交付する。
（開示等の検討）第４条 学長は，個人情報の開示，不開示（以下「開示等」という。）を検討するに当たって，法人文書を保有する課及び講座等に意見を求めるものとする。
（開示請求事案の移送）
第５条 学長は，法第85条第１項の規定により事案を他の独立行政法人等の長又は行政機関の長（以下「他の施設の長」という。）に移送するときは別紙様式第２号により当該施設の長並びに当該開示請求者に別紙様式第３号により通知しなければならない。
（第三者への意見聴取）
第６条 学長は，法第86条第１項及び第２項の規定により第三者から意見を聴取するときは，別紙様式第４号，第５号により当該第三者に通知し，別紙様式第6号により意見書提出の機会を与えなければならない。
（開示等の決定）第７条 学長は，法第83条第１項の規定により開示請求があった日から30日以内に開示等の決定をしなければならない。
２ 学長は，法第83条第２項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，別紙様式第７号により当該開示請求者に通知しなければならない。
３ 学長は，法第84条の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について，決定する期間を延長するときは，別紙様式第８号により当該開示請求者に通知しなければならない。
４ 学長は，法第82条の規定により開示等の決定をしたときは，別紙様式第９号又は第10号により当該開示請求者に通知しなければならない。
（開示の実施）第８条 保有個人情報の開示は，当該保有個人情報の閲覧又は写しの交付により行う。
２ 学長は，法第87条第３項の規定により保有個人情報の開示を受ける者から別紙様式第11号による保有個人情報の開示の実施方法等申出書が提出されたときは，開示請求者の便宜を図って開示を実施する。
３ 学長は，法第86条第３項の規定により第三者の意に反して開示するときは，別紙様式第12号により当該第三者に通知しなければならない。
４ 開示請求者が保有個人情報が記録されている写しの送付による開示の実施を希望す- 3 -る場合は，保有個人情報が記録されている写しを送付する。
（移送された事案）
第９条 法第85条第２項の規定により他の独立行政法人等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については，第４条から前条までの規定に準じて行う。
（開示請求手数料）
第10条 開示請求手数料は，開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書１件につき，300円を徴収する。
２ 開示請求者が複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を行うときは，法人文書を１件の法人文書とみなす。
（訂正請求の受付）
第 11 条 保有個人情報の開示を受けた者から，当該保有個人情報の訂正請求があった場
合は，総務企画課文書法規係において次の各号に定めるところにより受付を行う。
(1) 訂正請求の受付は，訂正請求者に別紙様式第 13 号の保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を提出させるとともに，訂正請求者が，保有個人情報の本人であること（法第 90 条第２項の規定による訂正請求にあっては，訂正請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること。）を確認する。この場合において，訂正請求書に形式上の不備があるときは，その補正を求めることができる。
(2) 訂正請求書を受理したときは，訂正請求者に訂正請求書の写しを交付する。
（訂正請求事案の移送）
第12 条 学長は，法第96 条第１項の規定により事案を他の施設の長に移送するときは，別紙様式第 14 号により当該施設の長並びに当該開示請求者に別紙様式第 15 号により通知しなければならない。
（訂正等の検討）第 13 条 学長は，個人情報の訂正を行うかどうか（以下「訂正等」という。）を検討するに当たって，当該個人情報を保有する法人文書を保有する課及び講座等の意見を求めるものとする。
（訂正等の決定）第 14 条 学長は，法第 94 条第１項に規定により訂正請求があった日から 30 日以内に訂正等の決定をしなければならない。
２ 学長は，法第 94 条第２項の規定により訂正等の決定を更に 30 日以内の期間で延長するときは，別紙様式第 16 号により当該訂正請求者に通知しなければならない。
３ 学長は，法第 95 条の規定により訂正等を決定する期間を延長するときは，別紙様式第 17 号により当該訂正請求者に通知しなければならない。
４ 学長は，法第 93 条の規定により訂正等の決定をしたときは，別紙様式第 18 号又は第 19 号により当該訂正請求者に通知しなければならない。
５ 学長は，法第97 条の規定による保有個人情報の提供先への通知は，別紙様式第20 号により行う。

- 4 -（移送された事案）
第 15 条 法第 96 条第２項の規定により他の独立行政法人等から移送された事案に係る訂正等の検討及び決定並びに訂正の実施については，第 13 条から前条までの規定に準じて行う。
（利用停止請求の受付）
第 16 条 保有個人情報の開示を受けた者から，当該保有個人情報の利用の停止，消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）の請求があった場合は，総務企画課文書法規係において次の各号に定めるところにより受付を行う。
(1) 利用停止請求の受付は，利用停止請求者に別紙様式第 21 号の個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を提出させるとともに，利用停止請求者が，保有個人情報の本人であること（法第 98 条第２項の規定による利用停止請求にあっては，利用停止請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること。）を確認する。この場合において，利用停止請求書に形式上の不備があるときは，その補正を求めることができる。
(2) 利用停止請求書を受理したときは，利用停止請求者に利用停止請求書の写しを交付する。
（利用停止の検討）
第 17 条 学長は，個人情報の利用停止を行うかどうかを検討するに当たって，当該個人情報を保有する法人文書を保有する課及び講座等の長の意見を求めるものとする。
（利用停止の決定）
第 18 条 学長は，法第 102 条第１項の規定により利用停止請求があった日から 30 日以内に利用停止の決定をしなければならない。
２ 学長は，法第 102 条第２項の規定により利用停止等の決定を更に 30 日以内の期間で延長するときは，別紙様式第 22 号により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
３ 学長は，法第 103 条の規定により利用停止等を決定する期間を延長するときは，別紙様式第 23 号により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
４ 学長は，法第 101 条の規定により利用停止の決定をしたときは，別紙様式第 24 号又は第 25 号により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
（訂正請求及び利用停止請求に関する本人確認手続等）
第 19 条 第３条第２号から第４号までの規定は，訂正請求及び利用停止請求について準用する。この場合において，同条第４号中「法第 76 条第２項」とあるのは，訂正請求については「法第 90 条第２項」と，利用停止請求については「法第 98 条第２項」と読み替える。
（審査請求）
第 20 条 学長は，法第 104 条第１項の規定による審査請求があったときは，当該個人情報を保有する課及び講座等の長の意見を求めるものとする。
２ 学長は，法第 105 条第１項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問する- 5 -ときは，別紙様式第 26 号，第 27 号又は第 28 号により行い，法第 105 条第２項各号に規定する者（審査請求人、参加人等）には別紙様式第 29 号により通知しなければならない。
（委任）第 21 条 医学部附属病院の保有する個人情報の開示等の取扱いについては，それぞれ附属病院の長に委任することができる。
（雑則）第 22 条 診療情報，入試情報の開示等に関する取扱いについては，この要項にかかわらず，別に定めがある場合はその定めによるものとする。
第 23 条 この要項に定めるもののほか，保有個人情報の開示等の取扱いに関し，必要な事項は，別に定める。
附 則
この要項は，平成 17 年４月１日から施行する。
附 則
この要項は，平成 24 年７月９日から施行する。
附 則
この要項は，平成 29 年 12 月１日から施行する。
附 則
この要項は，平成 30 年 10 月１日から施行する。
附 則
この要項は，令和４年４月１日から施行する。

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