お客様事例

クイーンズランド博物館

Voltage Fusion は、機密データや歴史的なデータを検出して保護し、古いデータや冗長データを特定することで年間コストの大幅な削減を実現します。
クイーンズランド博物館の概要

れに対して厳選されたアクセスを提供することが非常に重要です。クイーンズランド
クイーンズランド博物館は、クイーンズラ
博物館のデジタル情報サービス責任者であンド州の自然遺産と文化遺産を管理しておる Kerry Cody 氏は次のように説明していまり、変わり続けるクイーンズランド州の物す。「このチームの役割は、情報の可視性を語を伝えるコレクションとして 1,520 万点以高め、よりアクセスしやすくすることです。
上の展示品や標本を保管しています。クイー
歴史的なコレクションデータの多くはデジタ
ンズランド博物館の研究者とキュレータール化されており、大きな資料保管室の代わりは、160 年にわたり、陸上および海洋におけに、何 百万ものレコードを格 納する仮 想のるクイーンズランド全土の物語を保存し、共有してきました。クイーンズランド博物館 『ファイリングキャビネット』が山のようにあります。Exchange、SharePoint、OneDrive なは、公共博物館のネットワークを通じて、州全体に博物館のサービスを提供しています。 どのリポジトリのほか、外付けドライブやUSB も使用しているので、データの可視化
4 つの公共観光スポットと多数のアウトリーは簡単な作業ではありません。」
チサービスで構成されています。

情報の可視性とアクセスを向上させるデータディスカバリ

博物館にとって、データプライバシーにはさまざまな側面があります。当然ながら、財務記録と法的記録に関しては、他の組織と同じくコンプライアンスを満たす必要があります。それだけでなく、歴史的に非常に価値のあるデータも管理しているため、こ「Fusion は、あらゆる場面で驚きのある素晴らしい方向へと導いてくれました。
私たちは何百万ものファイルの中から真の宝物を見つけることができました。また、ストレージコストを大幅に削減し、当博物館の大切な資産である機密データを保護する方法も手に入れました。」
Kerry Cody 氏
デジタル情報サービス責任者
クイーンズランド博物館

Kerry Cody 氏は次のように続けます。
「私たちの記録の一部は、オーストラリアの先住民族コミュニティの物品に関連するため、機密データとして管理されています。こうしたデータには、所有者であることが特定されたコミュニティによってアクセス制限が課されている場合があります。クイーンズランド博物館は、アクセス制御のないネットワークドライブへの保存を避けるなど、こうした機密データの管理に細心の注意を払う必要があります。しかし当然のことながら、知らないことはわからないのです。当博物館には明確な情報ガバナンスプロセスがありますが、これはユーザーが情報の取得や保存について十分な配慮をしていることが前提となっています。手動プロセスは失敗する可能性があり、OpenText™ Content
Manager に基づく既存の電子文書および記録管理システム (EDRMS) のアップグレードの計画があったため、この機会に完全なデータディスカバリと情報ガバナンスの最適化を実施することにしました。」

概要
業種

政府 / 行政機関

所在地

オーストラリア

課題

Content Manager や 20 TB を超えるデータを含むネットワークファイルなど、さまざまなリポジトリで「失われていた」データや機密データを検出して、コンプライアンスを確保しながら安全なアクセスを提供すること製品とサービス

Voltage Fusion
Content Manager

成功ポイント• Voltage Fusion の価値実証プロジェクトで 11%の重複ファイルと 38% の使われなくなったファイルを特定して提示•	
年間ストレージコストを 60,000 ドル以上削減•	
データの可視性、アクセス、検索機能を強化• Content Manager への自動化および保護されたファイル転送により、データライフサイクル管理を改善•	「失われていた」歴史的に貴重なファイルを発見「財務的には、年間のストレージ費用で 60,000 米ドルの削減が予想されたことが、Fusion を導入する理由になりました。これも素晴らしいことですが、データ侵害が発生した場合に世間の信頼が低下するおそれがあり、これに関して隠れたコストが存在します。その部分が、Fusion の真価が発揮されるところだと感じました。」
Kerry Cody 氏
デジタル情報サービス責任者
クイーンズランド博物館

同時に、効果的なコラボレーションプラッ
トフォームを求めて Microsoft Teams を導入しました。当初の Teams の利用はビデオ会議やチャット機能に限られていましたが、最終的には、プロジェクトチームをサポートするための情報の作成、保存、共有に利用します。しかしここで Kerry 氏は、Teams やその他のリポジトリに保存するデータを、確実に事前にクリーンアップしておきたいと考えました。構造化されておらず、通常管理されていないデータは、組織にとっての価値が十分に評価されていないため、脆弱性が高くなります。クイーンズランド博物館のチームは、当初は 20 テラバイトのデータを手動で棚卸ししようと試みましたが、より効率的な方法が必要だと認識しました。

Fusion によるストレージコストの大幅な削減

Kerry 氏は、クイーンズランド州を拠点とする
信 頼 できるパートナーである WyldLynx に、Content Manager のアップグレード、自動化された情報ワークフローの導入による情報ガ
バナンス強 化、Content Manager と Teams の統 合 を 行 う 方 法 に つ い て 相 談 し まし た。
WyldLynx は、OpenText による Voltage Fusion( 旧 File Analysis Suite) を推奨しました。Fusion
は、データの保存、廃棄、記録の管理の各機能をサポートしており、データプライバシー規制への完全なコンプライアンスを確保しながら、データのライフサイクル管理をより効果的に実現します。また、冗長なデータや使われなくなったデータ、必要のないデータを迅速に特定できるため、機密データの管理に関連する煩雑さやコストを軽減できます。

WyldLynx は、500GB のデータを対象とし、30 日間にわたる Fusion の価値実証プロジェクトの実施を提案しました。WyldLynx の専門家との緊密な連携の下、40 万近くのファイルを事前に定義した条件とキーワードに照らしてスキャンしました。大規模なデータ環境では、さまざまなアプリケーションが異なる機能を実行するため、ファイルが複数の異なるリポジトリに保存されることが多く、データが重複することが起きやすいですが、スキャンしたファイルのうち 11%も重複していると判明したことは、チームにとって驚きでした。Kerry 氏は次のように述べています。「重複が多すぎるのは、明らかにストレージリソースが無駄に使用されているということです。財務的には、年間のストレージ費用で 60,000 米ドルの削減が予想されたことが、Fusion を導入する理由になりました。これも素晴らしいことですが、データ侵害が発生した場合に世間の信頼が低下するおそれがあり、これに関して隠れたコストが存在します。その部分が、Fusion の真価が発揮されるところだと感じました。」

お問い合わせwww.opentext.com

され、その多くは博物館にとって非常に価値のあるものでした。非常に長い歴史を経ているため、たとえば長く担当していた研究者が役職を離れるときなど、ファイルの所 在 が わ か ら な く な り が ち で す。 重 要 なフィールドトリップで撮影されたかもしれないビデオ映像が、誤ってどこか違う場所にファイルされている可能性もあります。珍しいオウムのアナログ写真がデジタル化されたときに、タグが正しく付けられないということも起こります。Fusion は人工知能を使用して、他の方法では発見が難しいようなファイルへのルートを見つけ出します。
当博物館ではこの方法で古い収蔵記録を見つけました。博物館のコレクションに関する貴重な情報が含まれており、現在では貴重な資産と見なされ、適切に分類されています。

Kerry 氏は最後に次のように述べています。
「Fusion は、あらゆる場面で驚きのある素晴隠れていた宝の発見、データライフサ らしい方向へと導いてくれました。私たち
イクル管理の改善、機密データの保護 は何百万ものファイルの中から真の宝物をファイルの 3 分の 1 は保管期限を過ぎており、 見つけることができました。また、ストレー
データ規制に従って廃棄できるものでした。 ジコストを大幅に削減し、当博物館の大切な資産である機密データを保護する方法もこれは、ストレージの節約だけでなく、機手に入れました。Fusion と Content Manager
密情報を必要以上に長く保持しないことによってリスクを軽減するうえでも重要です。 を使用し、WyldLynx の専門知識に頼ることで、情報ガバナンスの最適化と合理化を実
Kerry 氏は次のように述べています。「Fusion
現できました。現在、当博物館のスタッフは非常に使いやすく、視覚的なヒートマッは必要なすべての収蔵情報にすぐにアクセプが表示されるので、機密データのリスクスすることができます。これにより、公共を簡単に評価できました。WyldLynx のツーに向けてより良いサービスを提供すること
ルサポートにより、条件に適したファイルができ、変わり続けるクイーンズランド州を Fusion が元の場所から Content Managerの物語を伝え続けることができます。」に自動的に移動し、その過程で機密情報をマスキングできるようになりました。」
この価値実証プロジェクトでは、チームが認識していなかった多くのファイルが発見

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