【個人情報保護に関する規程】

学校法人西日本工業学園個人情報保護に関する規程最終改正 令和５年４月１日（目的）
第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「個人情報保護法」という。
）及び関係法令に基づき、学校法人西日本工業学園（以下「学園」という｡）並びに西日本工業大学（以下「大学」という｡）が保有する個人情報の取扱いについて必要な事項を定め、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。
２ 個人情報の保護及び取扱いに関し、この規程に定めのない事項については、個人情報保護法及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成 15 年政令第 507 号）その他の関係法令の定めるところによる。
（定義）
第２条 個人情報とは、次に掲げる者及びそれに関係する情報で、特定の個人が識別され又は識別され得るもののうち、学園が業務上取得又は作成した全ての情報をいう。
(1) 教職員及び学生等並びに学園の構成員である者(2) 教職員及び学生等並びに学園の構成員であった者(3) 前２号に定める者の保護者、保証人、家族、親族等(4) その他、受験生、受験希望者、体験授業等受講者、公開講座等受講者
２ 第１項に定める個人情報のうち、当該個人に帰属する情報の他、当該個人に付与された番号、記号、その他の符号、画像若しくは音声等により当該個人を識別できる又は当該情報のみでは識別できないが、他の情報と照合することによって識別できるものを含むものとする。
３ 第１項に定める個人情報のうち、紙に記入若しくは印刷された情報の他、コンピュータ等により処理又は保存されているものを含むものとする。
（個人情報保護の適用除外）
第３条 次に掲げる場合は、規程の全ての条項を適用除外とする。
(1) 出版物またはすでに報道された個人情報。ただし、特定の対象者に対して配付又は頒布したものを除く(2) 法令等により、公にすることが必要な個人情報（学園の責務）
第４条 学園は、個人情報の収集、保管又は利用にあたり、個人の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 個人情報を提供する者への周知及び公開(2) 教職員等に対する法律並びに規程の遵守の徹底及び啓発(3) 大学に在籍する学生等に対する個人情報保護にかかる教育並びに指導(4) その他、学園が必要と認めた措置（個人の責務）第５条 第２条第１項各号に定める者は、法律及び本規程並びに本規程の関係規則を遵守し、個人情報の保護に努めなければならない。
２ 前項の定めについて、職務等で知り得た個人情報を収集目的以外に流用、第三者に漏洩又は流失させた場合は、学生にあっては学則に基づき処分し、教職員にあっては就業規則に基づき懲戒処分に付す。
３ 第２条第１項第２号に定める者は、過去の在職中に知り得た個人情報を第三者に漏洩又は流失してはならない。漏洩又は流失により、学園及び大学に損害を与えた場合は、然るべき対応又は法的措置をとるものとする。
（個人情報保護委員会の設置）第６条 学園は、本規程の目的を達成するため、個人情報保護委員会（以下「委員会」という｡）を置く。
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【個人情報保護に関する規程】
２ 委員会は、学務研究協議会の構成員をもって充て、審議事項は同会議に付託する。
（管理責任者及び管理者の設置）第７条 学園は、本規程の目的を達成するため、個人情報管理責任者（以下「管理責任者」という。
）及び個人情報を取り扱う部署毎に、個人情報管理者（以下「管理者」という｡）を置く。
２ 管理責任者は学長とし、管理者は学科長並びに課・室長とする。
３ 管理者は、所管する業務の範囲における個人情報の収集、保管及び管理並びに個人情報提供者本人からの開示、訂正又は削除請求に関し、本規程の定めに基づいて適切に処理しなければならない。
４ 管理責任者及び管理者は、個人情報の取扱いに関し、委員会の助言、指導又は勧告があったときは、速やかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
（個人情報の収集制限）
第８条 管理者は、当該部署が主体となって個人情報を取得する際には、利用目的と管理方法を明確に示し、学生、教職員等の同意を得なければならない。
２ 個人情報が未成年者に関するものであれば、その保護者の同意も得なければならない。
３ 管理者は、当該部署が主体となって個人情報を取得する際には、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。
４ 管理者は、当該部署が主体となって個人情報を取得する際には、適正かつ公正な手段に従うこととし、直接本人から取得することを原則とする。
５ 管理者は、個人の思想、信条及び宗教に関する情報に関しては取得することはできない。ただし、明らかに個人の利益となる特別の場合はこの限りではない。
（個人情報の適正管理）第９条 管理者は、個人情報の保護と正確性を維持するために、次の各号に掲げる事項について、適正に管理しなければならない。
(1) 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止(2) 改ざん及び漏洩の防止(3) 正確性及び最新性の維持(4) 不要となった場合のすみやかな廃棄または消去（個人情報の利用制限）
第 10 条 管理者は、個人情報を収集された目的以外のために利用または提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 本人の同意がある場合(2) 法令に基づく場合(3) 個人の生命、身体又は財産の保護に必要がある場合であって、本人の同意を得ることができない場
合(4)その他、管理責任者が特に必要と認めた場合（収集の届出）第 11 条 管理者の所管する部署が、学園の業務遂行上、新たに個人情報を収集するときは、管理責任者に届け出て、承認を得なければならない。
(1) 個人情報の名称(2) 個人情報の利用目的(3) 個人情報の収集の対象者(4) 個人情報の収集方法(5) 個人情報の記録項目(6) 個人情報の記録の形態(7) その他委員会が必要と認めた事項
２ 前項の規定に基づき届け出た事項を変更または廃止するときは、管理責任者の承認を得なければならない。
（目的外利用及び提供の届出）
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【個人情報保護に関する規程】
第 12 条 管理者の所管する部署が、個人情報を収集された目的以外のために利用または提供するときは、事前に管理責任者の承認を得なければならない。
（個人情報に関する業務の学外委託）
第 13 条 個人情報に関する業務の学外委託を行なう場合は、次の各号に留意しなければならない。
(1) 個人情報の保護が、十分保証できるものであること(2) 処理方法が、当該個人情報または記録媒体の性質に照らして適切であること
２ 学外委託を行なう場合には、契約書を作成し、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) 個人情報の秘密保持に関する事項(2) 個人情報の目的外利用および第三者への提供の禁止に関する事項(3) 再委託の禁止に関する事項(4) 個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項(5) 提供資料の返還義務に関する事項(6) 事故発生時における報告義務に関する事項(7) 前各号に掲げる事項に違反または怠った場合の措置及び損害賠償義務に関する事項(8) 前各号に掲げる事項のほか、個人情報の保護に必要な事項（届出事項の閲覧）
第 14 条 学生、教職員等は、管理者に本人であることを明確にして、本人が届け出た事項を閲覧することができる。
（自己に関する個人情報の開示）
第 15 条 学生、教職員等は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
２ 開示の請求があったときは、管理者は該当する個人情報を開示しなければならない。ただし、正当な理由があると認められるときは、その個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
３ 個人情報の全部又は一部を開示しないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
４ 第１項に規程する請求は、管理者に対して、本人であることを明確にして、次に掲げる事項を記載した文書を提出しなければならない。
(1) 所属及び氏名(2) 個人情報の名称及び記録項目(3) 請求の理由(4) その他責任者が必要と認めた事項（自己に関する個人情報の訂正または削除）
第 16 条 学生、教職員は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第４項に定める手続きに準じて、管理者に対し、その訂正または削除を請求することができる。
２ 管理者は、前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
（漏えい等の報告等）
第 17 条 本学は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報の保護に関する法律施行規則（平成 28 年個人情報保護委員会規則第３号。以下「施行規則」という。
）第７条で定めるものが生じたときは、施行規則第８条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告するものとする。ただし、本学が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、施行規則第９条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
２ 前項に規定する場合（同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。
）には、本学は、本人に対し、施行規則第 10 条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知するものとする。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
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【個人情報保護に関する規程】(苦情申立て)第 18 条 自己の個人情報に関し、第 15 条に規定する請求に基づいてなされた措置に対して不服がある者
は、本人であることを明確にして、苦情相談窓口を通して管理責任者に対し、申立てを行なうことができる。
２ 管理責任者は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審議、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
３ 管理責任者は、必要があると認めたときは、本人または管理者に対して意見の聴取を行なうことができる。
４ 苦情の申立ては、次に掲げる事項を記載した文書を管理責任者に対し提出することにより行なう。
(1) 苦情の申立てを行なう者の所属及び氏名(2) 苦情申立て事項(3) 苦情申立て理由(4) その他管理責任者が必要と認めた事項
５ 苦情相談窓口の事務は、総務企画課が所管する。
（規程の改廃）第 19 条 この規程の改廃は、理事長が行う。
附 則
１ この規程は、平成 17 年４月１日から施行する。
２ この規程は、平成 22 年５月 26 日から改正施行し、平成 22 年４月１日から適用する。
３ この規程は、平成 23 年６月 15 日から改正施行する。
４ この規程は、平成 27 年４月１日から改正施行する。
５ この規程は、平成 31 年４月１日から改正施行する。
６ この規程は、令和５年４月１日から改正施行する。

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