特定個人情報等取扱規程
第１章

総則

（目的）
第１条

本規程は、公益社団法人全国建築物飲料水管理協会（以下「当協会」という。）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、当協会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
２ 本規程は、特定個人情報等の保護に係る安全管理措置について定めるものである。

（定義）
第２条

本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。
①「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。
② 「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。
③ 「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。
）をその内容に含む個人情報をいう。
④「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

⑤ 「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

⑦ 「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑧ 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑨ 「事務取扱担当者」とは、当協会内において、個人番号を取り扱う事務に従事する職員をいう。
⑩「事務取扱責任者」とは、事務取扱担当者のうち１名をいう。

⑪ 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

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⑫

「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（当協会が個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

当協会が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

理事、監事、職員（いずれも扶養家族を含む）

源泉徴収関連事務等に係る個人番号関係事務（右記に関連する事務

扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与を含む）

所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
給与支払報告書作成事務等
給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
特別徴収への切替申請書作成事務等
退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
退職所得に関する申告書作成事務等
健康保険、厚生年金届出事務等
国民年金第三号届出事務等
健康保険、厚生年金申請・請求事務等
雇用保険、労災保険届出事務等
雇用保険、労災保険申請・請求事務等
雇用保険、労災保険証明書作成事務等

理事、監事、職員以外の個人に係る個人番号関

報酬・料金等の支払調書作成事務

係事務（右記に関連する事務を含む）

不動産の使用料等の支払調書作成事務

他、社会保険関係・労働保険関係の各種給付申請書・請求書について、理事、監事、職員に代わって提出先へ提出することができる。
（当協会が取り扱う特定個人情報等の範囲）
第４条

前条において当協会が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。
① 理事、監事、職員及びその扶養家族の個人番号、及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、社員番号等② 理事、監事、職員以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号等
２第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

（規程の遵守）第５条

当協会は、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、事務取扱担当者は、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行わなければならない。

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第２章

安全管理措置

第１節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置（組織体制）
第６条

当協会は、代表理事が指名する者を事務取扱担当者とする。
２ 事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。
３ 事務取扱担当者を変更する場合、代表理事は新たに事務取扱担当者となる職員を指名する。
この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる職員に対して確実に引継ぎを行う。代表理事はかかる引継ぎが行われたかを確認しなければならない。

（事務取扱担当者の監督）
第７条

当協会は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。

（情報漏洩事案等への対応）
第８条

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏洩、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合、又はその可能性が高いと判断した場合は、代表理事に直ちに報告しなければならない。

（取扱状況の確認）
第９条

代表理事は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。
第２節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第１０条

当協会は取扱区域を明確にし、可能な限り壁又は間仕切り等の設置を行い、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫する。

（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第１１条

当協会は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止）
第１２条

当協会は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、行政機関等への法定調書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合を除き禁止する。
２

事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずる。
（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）第１３条

代表理事は、事務取扱担当者が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認する。

- 3 -第３節 技術的安全管理措置（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）
第１４条

当協会における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
①

特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

②

機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

（外部からの不正アクセス等の防止）第１５条

当協会は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する。
①

情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。

②

情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。

③

導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。

④

機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

（情報漏洩等の防止）
第１６条

当協会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏洩等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等を防止する。
①

通信経路における情報漏洩等の防止策
通信経路の暗号化②

情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護

第３章

特定個人情報の取得（特定個人情報の利用目的）
第１７条

当協会が、取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

（特定個人情報取得時の利用目的の通知等）
第１８条

当協会は、特定個人情報を取得する場合は、利用目的を通知する。

（個人番号の提供の要求と時期）
第１９条

当協会は、第３条に定める事務を処理するために、必要がある場合は個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想され- 4 -る場合は、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で、個人番号の提供を求めることを可能とする。
３

当協会の個人番号の提供の要求又は第２３条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求める。それにもかかわらず、個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録する。
（特定個人情報提供の求めの制限）
第２０条

特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第２９条）に従うものとする。
２

当協会は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（特定個人情報の収集制限）
第２１条

当協会は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しない。

（本人確認）
第２２条

当協会は所定の方法により、個人番号の確認及び当該人の身元確認を行う。また、代理人による身元確認についても、所定の方法により行う。

第４章

特定個人情報の利用（特定個人情報の利用制限）
第２３条

当協会は、第１７条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
２

当協会は、個人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用しない。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２４条

当協会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しない。

第５章

特定個人情報の保管（特定個人情報の保管制限）
第２５条

当協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管しない。
２

当協会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、保管することができる。

３

当協会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写し、当社が行政機関等に提出する法定調書の控え、当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を、特定個人情報として保管する。

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第６章

特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第２６条

当協会は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しない。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意する。

第７章

特定個人情報の開示（特定個人情報の開示）第２７条

当協会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る特定個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずる。

第８章

特定個人情報の廃棄・削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第２８条

当協会は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管する。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管し、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除する。
第９章

特定個人情報の取扱いの委託（理事、監事、職員への国民年金第３号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託）
第２９条

当協会は、理事、監事、職員に対し、当該理事、監事、職員の配偶者であって、国民年金第３号被保険者からの個人番号の収集及び本人確認を委託する。理事、監事、職員は、所定の方法により当協会に提出する。
第１０章

その他

（変更後の個人番号の届出）
第３０条

理事、監事、職員は、個人番号が漏洩した等の事情により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく当協会に届け出なければならない。
２

理事、監事、職員は、番号法に基づき、当協会の個人番号の提供の求め及び本人確認に協力しなければならない。

（懲戒）

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第３１条

本規程に反した理事、監事、職員は、就業規則に定める懲戒の対象となる。

（改廃）
第３２条
附

本規程の改廃は、理事会の決議による。

則

本規程は平成２８年５月２７日から施行する。

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