大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)

電子化作業とデータ整理と保守運用が容易な教育資料電子化システムの開発
木本智幸1・衛藤賢一2・高橋徹11電気電子工学科，2技術部

大分高専が開発した電子化システムの詳細，運用した状況，および問題点について報告する．近年，JABEE認証や認証評価がきっかけとなり，答案等の多くの教育資料を保存する必要性が高まっている．
しかし，保管場所の問題もあり，電子化する方法が多方面で模索されている．我々の目標は，教員が手軽に電子化でき，電子化データが容易に整理され，かつ，その保守運用が簡単なシステムを構築することである．試行を繰り返した結果，ほぼ目標通りのシステムが開発できたのでその内容と運用状況について報告する．

キーワード : エビデンス，データ構造，教育資料の保存，教育フィードバック

１．はじめに教員は，定期試験の全て，課題，小テスト，実験レポー
大分高専ではJABEE認定を受審するに当たり，2004年度

ト等を教育資料室と呼ばれる部屋に保管することになっから採点した定期試験の答案，課題，小テスト等を複写している．実験レポートは複写せずに，そのまま，教育資料保管してきた．こうした動きは，JABEE認定審査や認証評室に保管し，定期試験，課題，小テストは学生に返却する

価を受けるにあたり多くの大学・高専で必要となってきて必要があるため，採点後に複写したものを教育資料室に保いる．また，教育の観点からもこうした教育資料を残して管することになっている．教員は，自分の所属する学科のおくことは重要と考えられる．しかし，保管するスペース複合機もしくは教育資料室に設置の複合機で複写し，科目を大量に必要とし，永久に保管し続けることは不可能であ

情報を書いた表紙を添付して教育資料室に持参する．持参るため，せっかく蓄積した教育資料を数年で廃棄しなけれされたものは，専属の事務員によって，科目毎にファイリばならないのが現実である．また，廃棄する資料は膨大なングされ，年度毎に分けた教育資料室の棚に保管される．

量で，それを蓄積資料の中から選び出すのに大きな労度が棚は，移動書架を用いており，空間的に効率的な保管を行かかることや，資料自体が答案や成績であるためシュレッっているが，それでも，５年間分の保管に，およそ７０㎡ダー処理しなければならないとなど，様々な問題がある．

を使用しており，１年間あたりの重量は１トンにも達する．

そこで，ここ数年では，教育資料を電子化して保管場所や廃棄コストを抑えようとする試みが数多くなされてい３．電子化システム

る[1,2]．しかし，複合機で紙へ複写する方法よりも手軽で容易な電子化システムでなければ，教員に労力がかかって(1) システムを実用化するための必要条件
図-1に電子化システムの構成図と表-1に構成機器を示す．

しまい，協力が得られない．システム導入に当たり，複合機メーカーが販売している既製品で対応できないか検討

大分高専では，３学科の事務室と教育資料室に校内LANしたが，大分高専が構築しようとする手軽で容易な電子化に接続された複合機がある．複合機であることから，スキシステムへの適用は困難であった．そこで，大分高専ではャンをしてそれをLANを通してファイルサーバーに送る

教員に労力をかけずに電子化するシステムを開発するこことも可能である．この際，スキャンしたデータファイルととした．本報告では，大分高専で開発した電子化システを検索可能にするためには，フォルダーを階層構造に整理ムの詳細仕様と運用状況について報告する．また，運用にしその中にデータを保管しなければならない．この整理をおいて問題となっている点についても報告する．

スキャンした教員が苦労せずに行えるシステムにすることが，本システムが実用可能なものになるためにとても重要である．これを実現するための方法を報告する．

２．従来の教育資料の保管の方法と状況―5―大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)

で，年度の選択画面がある．図-3では，２０１２年度が選択された後の画面であり，学科フォルダーから下位のフォルダーが表示されている．どのメーカーの複合機も最近のものであれば標準またはオプション対応で，Windows等のマシンとLAN接続し，サーバーマシンのフォルダーを図-3のように複合機のタッチパネルに表示する機能を備えている．
ルート

図-1 電子化システムの構成図年度

学科

学年

科目名

学期区分

2012 年度

A 科(般)

１年

国語総合

前期中間

B 科(般)

・・・日本史

前期期末

数学Ⅰ

後期中間

物理Ⅰ

後期期末

表-1 電子化システムを構成する機器
機器名

機種名

必要ソフト

データ保管

一般的なAT互換機

Windows Server 2008

サーバー
複合機１

・・・
A 科(専)

SMBサーバー
リコーimagio MPC3500

大塚商会

カンタン文

書登録
複合機２

リコーimagio MPC4000
リコーimagio MPC4500

大塚商会

図-2

リコーimagio MPC6000

再試

・・・追認
その他

データ保管サーバーのフォルダー構造

カンタン文

書登録
複合機４

B 科(専)

2013 年度

サイオステクノロジー
Speedoc

複合機３

５年

2012 年度

サイオステクノロジー
Speedoc(2) データ保管サーバーの設定
まず，データ保管サーバーに，図-2に示す教育課程に基づいたフォルダー構造を生成する．この構成は，教育資料室に保管している複写資料の分類と基本的に同じである．

A 科(般)

１年

国語総合

前期中間

B 科(般)

２年

日本史

前期期末

C 科(般)

３年

数学 I

後期中間

D 科(般)

４年

物理 I

後期期末

A 科(専)

５年

化学

再試

上位から年度，学科，学年，科目名，学期区分となってい
図-3 複合機のタッチパネルの画面表示

る．学科は学科毎に一般科目と専門科目に分けており，併せて専攻科のフォルダーも作っている．科目名に該当無しがあるが，科目名フォルダーを作り損ねた場合に暫定的に

図-3は，教員が複合機のタッチパネルを見て，まずA科保管してもらうフォルダーである．後日，担当事務員がこ(般)のボタンを選び，右横に表示される学年から１年のボのフォルダーにファイルがないか確認することになってタンを選び，その右横に表示される該当クラスの科目名かいるが，１年半の試行ではこのフォルダーにデータが保管

ら数学Ⅰのボタンを選び，その右横に表示される学期区分されたことはなかった．学期区分は，４回の定期試験以外から前期中間のボタンを選んだ例である．タッチパネル内に，再試験，追認試験，その他がある．その他は，課題やに表示しきれないフォルダーはスクロールボタンで画面小テストを保管するフォルダーである．複合機はSMBなど内に移動して選択することができる．このようにボタンをを用いて，データ保管サーバーへスキャンファイルを送る

押すたびに，複合機はデータ保管サーバーと通信を行い，ことになる．データ保管サーバーでは，複合機がデータ転選択フォルダーの下位フォルダーをタッチパネルに表示

送に用いるサーバーソフトを起動しておく必要がある．

する．この後，スキャンボタンを押せば複合機のソーター(3) 複合機でのスキャンの実行に乗せられた答案のスキャンが始まり，選択フォルダーにPDFとして保管される．このように，教員がスキャンする複合機には，データ保管サーバーのルートディレクトリ(またはトップにしたいディレクトリ)とデータ保管サーバ科目の情報を選択してスキャンすれば，データ保管サーバーへのログインID，およびパスワードを設定しておく．教われていることになる．

ーの該当フォルダーに保存され，データ整理も自動的に行

員は，複合機からネットワークスキャンを選択すれば自動スキャン済みの採点した答案を学生に返却した際，採点的にデータ保管サーバーにログインされ，図-3が複合機のミスがあればその答案のみを回収し，再度，該当フォルダタッチパネルに表示される．正確には，この画面の前段階ーにスキャンすることになっている．PDF化されたファイ―6―大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)

ルは，スキャン日時が秒単位まで含めてファイル名となる

図-5は，教育課程表を読み込んで，図-2のフォルダー構ため，データ保管サーバーのフォルダー内では，スキャン造を生成するフォルダー生成ソフトのGUIである．教育課

した履歴の順番でPDFファイルが並ぶ．そのため，どのよ程表毎に７つあるボタンがある．どのボタンを押してもフうな履歴で，答案に関するやりとりがあったかが分かり，ァイルオープンダイアログが開くので，押したボタンに対複数の答案があっても，どれが修正後であるかを知ること応する教育課程表を読み込むだけである．このフォルダーができる．なお，スキャンする際には，電子化する答案に生成の作業は、専属事務員が４月当初に行う．教育課程表は表紙を付けることになっている．

をフォルダー生成ソフトに読み込ませてフォルダーを作成させるのに必要な時間は，数十秒である．

(4) フォルダー生成ソフト
データ保管サーバーのフォルダー数は，単年度当たり，４千を超える．そのため，手作業でフォルダーを作ることは事実上不可能である．そこで，図-4に示す，教育課程表のエクセルファイルを読み込み，データ保管サーバー用のフォルダーを自動生成するソフトを開発した．教育課程表
は，科目名，開講学年など，データ保管サーバー用のフォルダーを作る情報が全て揃っている．また，教育課程表は、シラバス冊子や学生便覧に掲載されたり，シラバスを大分高専ホームページでオンラインで読めるようにするためのリンク元にも利用するため，大分高専では教務部委員が毎年度作るものであり，電子化システムのために作るものではない．図-4は，一般科目の教育課程表だが，これ以外

図-5 フォルダー生成ソフトに専門４学科の教育課程表と専攻科の教育課程表２つ，計７つの表が毎年度作られている．

フォルダー生成ソフトの開発には，C++Builder XE2を用

学年別単位・時間配当
授 業 科 目

単位数

1年前

国合

4現
代
文地 域 日 本 文 学語21

日 本 語 表 現 法
現代社会

11政日治

総012222理

24444

基 礎 数 学 Ⅱ
微 分 積 分 Ⅰ4444

微 分 積 分 Ⅱ

4線形代数
微 分 方 程 式

4物
物

Ⅰ
Ⅱ

3Ⅰ

592222

学

保健

英語・体

育Ⅰ

Ａ

224222244444444222

4322222232422222222ＢＡＢ

22222222英英語
語

ⅢⅢ

Ａ
Ｂ

22222222Ⅳ2M S 科
E C 科

音美選択必修楽術書
道経 済 学 概 説

法 学 概 説修 得 可 能 単 位 小 計化
数学
学

物演
理

11002Ⅱ習

また，複合機がShift-JISには対応していない場合もあり，
2

11220文字に短縮し，５文字目にアルファベットのI(アイ)を用い2ることはライセンス違反となるため，通常版を購入する必

02

要もあった．

200221028

28 28 26 26 26 16 16 16

１科目修得（同時開講）

02222228282282222222222哲

1説

22222222Ⅴ2222語

2222語

2222

数 学 特 論 Ⅰ

1210

一般選択

数 学 特 論 Ⅱ

10

心一般選択
(同時開講)

中国

後日，スキャンしたファイルを見ることを想定すると，

一般 理系 選択（同 時開 講）

英独ン設定の決定

0

歴 史 学 概 説
語(5) 複合機のスキャン時間とファイルサイズによるスキャ

１科目修得（同時開講）
2

2

学
概

1

た．C++Builder XE2のアカデミック版で学内システムを作
2

生 物 学 概 説
学

2て，I, II，IIIを付加するようにソフトへの作り込みも行っ

2
79
22

いる場合，画面上では科目が区別できなくなるなどである．

21
1

2

1の文字数が６文字までしか表示されないため，同一クラス

22ようにプログラムをした．開発には細かい点の注意も必要

ⅠやⅡを表示できない場合もある．そのため，科目名を４Ⅰ

E C 科

243

ⅡⅡ

M S 科

01に同じ科目名で添字(ⅠやⅡなど)が７文字目以降について
4語

英 語 ＬＬ

102語語

英 会 話

22

英英語

Embedding)接続し，内容を読み出してはファイルを生成す

22

2

2

い ， エ ク セ ル フ ァ イ ル に OLE(Object Linking and222

考後であった．例えば，図-3に示した複合機画面では各ボタン
23

備

5年
後 前

22

24年
後 前

英英選択科目

10

史理

化目

2

界理理

23年
後 前
21
2

基 礎 数 学 Ⅰ科

2済史地修

2・ 経本世倫必

22年
後 前（同時開講）できるだけ高解像度でスキャンすることが望ましい．一方で，高解像度の設定にするほど，電子ファイルのサイズが外国語選択(同時開講)大きくなり，スキャンにも時間がかかるようになってしまう．解像度についてはある程度小さい文字も鮮明に見えて，

120122666

スキャン時間も長さをあまり感じないようにするため，何28 28 26 26 26 16 16 16 10 10 10876

度も実験を行って300dpiに設定することとした．また，採図-4 教育課程表（エクセルファイル）

点した答案を電子化するのでカラーでスキャンすること学

1

修 得 可 能 単 位 小 計

理

8

一般修得可能 単位 合計

870280022―7―大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)とした．

大分高専では，教育資料室に専属の事務員を１名配置し保存データバイト数は，B4×２枚×４０人分をスキャンており，定期試験後などに，電子化されているか確認を行した場合で，およそ５０～７０MBであった．また，複合っている．単年度で４千を超えるフォルダーがあり，１回機でスキャンし，PDF化し，データ保管サーバーに転送すの定期試験だけでも１千のフォルダーを検索する必要がるまでの時間は２分～４分で，複合機の性能に大きく影響あるため，手作業で全てのフォルダー内のファイルを確認した．複写よりもスキャンは高速になるが，その後のPDFすることは不可能である．そこで，全フォルダーとその中化とサーバーへの転送時間がかかるため，電子化に要するに入っているPDFファイル，およびファイルサイズを列挙

時間は複写する場合より尐し長くなった．

する提出状況確認ソフトを作成した．提出状況確認ソフト

２０１１年度では，４割の教員が電子化を行っており，はデータ保管サーバーのルートに置かれおり，実行すると１年間のファイルサイズは，およそ１３GBであった．４

図-6の画面が表示される．検索年度と検索試験区分を入力

割の教員の殆どが，専門学科の教員であるため，一般科のすると，該当年度のフォルダーを全検索して，スキャンさ教員が電子化を始めた場合，５倍程度に増えることが見込れたPDFファイルのファイル名やファイルサイズを図-7のまれる．

CSVファイルとして出力する．事務員は，表計算ソフトを用いて，このCSVファイルの内容を確認し，ファイルがあ(6) システムの保守るはずのフォルダーにファイルがまったく入っていなけ

データ保管サーバーのフォルダー構造を更新すれば，学れば，フォルダー名が示す科目名で，その担当教員に提出内にある全ての複合機の画面も自動的に変更されることをお願いする．これまでのところ，保存年度を間違ってスになる．よって，保守はデータ保管サーバーのみに注げばキャンした例が数件あった．

よく，複合機の数が増えてもシステム保守の労度は変わらない．
保存されているPDFファイルが万が一失われた場合を想定して，毎晩，自動的にバックアップを取っている．ファイルサイズは，前述したように１３GBであるため，バックアップに必要なハードディクス容量も小さくて済み，バックアップに要する時間も短い．
複合機は単にSMBプロトコルでデータ保管サーバーのフォルダーを参照しに行くだけである．そのため，複合機を他の機種や他のメーカーに交換しても，電子化に不都合はなく，機種依存することもない．表１では複合機はリコーに集中しているが，他のメーカーの複合機を購入しても問題ない．
図-6 電子化状況確認ソフト(7) システムのセキュリティー
教員が電子化するためには，複合機からデータ管理サー

Serialバーにログインする必要があるが，全教員にデータ管理サーバーのIDとパスワードを周知すると，他のパソコンからもデータ保管サーバーにアクセスでき，電子化した答案を自由に閲覧できてしまう．そこで，データ管理サーバーへ

一般or専門
1 A工学科(般)2 A工学科(般)3 A工学科(般)4 A工学科(般)5 A工学科(般)6 A工学科(般)7 A工学科(般)8 A工学科(般)9 A工学科(般)10 A工学科(般)

学年
１年
１年
１年１年１年
１年
１年
１年
１年
１年

科目
保健・体育
保健・体育
保健・体育
化学I
国語総合
基礎数学I
基礎数学II
政治・経済
日本史
書道

学期
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間
前期中間

→→→→→→→→→→

PDFファイル
20120617201021.pdf
201206187201021.pdf
201206202212111.pdf
20120618201021.pdf
20120617091021.pdf
20120617201021.pdf
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201206202212111.pdf
20120618201021.pdf
20120617091021.pdf

ログインするIDとパスワードは，複合機自体に管理者権限

図-7 電子化状況確認ソフトが出力したCSVファイルので埋め込み，教員はそのIDとパスワードを見ることができ

内容の例(9) システム導入コストと運用コストないようにした．各自のスキャンしたデータは，教育資料

表-１に挙げたシステム構成機器の中で，サーバーや複室に置いている閲覧専用に準備されたパソコンで閲覧することができるようにしている．

合機の有無によって，導入コストは大きく変わる．複合機

複合機にデータ保管サーバーのIDやパスワードを組み自体が既存であれば，サーバーマシン，サーバー用OS，込んだことは，セキュリティーの観点だけでなく，教員がデータバックアップ用ハードディスク，および複合機を電電子化の度にデータ保管サーバーにログインするという子化に対応させるソフト(カンタン文書登録やSpeedoc，１手間が無くなり，簡単で分かりやすい操作性の実現にもつ本につき約７万円)が，電子化システムを構築するためにながっている．
(8) 電子化状況確認ソフト

最低限必要となる．大分高専では，既存の４台の複合機を電子化に対応させており，サーバーも含めてこれらの費用―8―大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)に１２０万円ほどかかっている．複合機が速いスキャン速るような電子化のルール作りが必要であろう．現在は，電度を持つことは，電子化にストレスを感じないためにとて子化している教員も，別途，合格ラインにある一部の答案も重要である．スキャン速度を向上させるための複合機オを紙に複写して教育資料室に持ち込むことになっている．

プションは数多く存在する．大分高専では，高速化オプシ

これを，所属学科事務室で電子化するだけでよいとするなョンに上記金額とは別に３５万円ほどかけている．ただし，どの電子化ルールの工夫が必要である．

最近の複合機は非常に高速になっているため，こうしたオプションは不要である場合も多い．逆に，古い複合機では，(2) 電子化システムそのものの問題点

スキャン速度が遅いだけでなく，電子化に対応させるソフ

現行の電子化システムでは，自分が電子化した答案デー

トがインストールできないものもあり，入れ替えを必要とタも個人研究室の自分のパソコンで閲覧することができする場合もある．しかし，電子化によって紙に複写していず，教育資料室に出向いて専用の閲覧パソコンを利用しなたコストが減るため，将来は初期コストが回収できると考ければならない．現行システムは電子化の際に，複合機にえられる．

仕込んでいるIDとパスワードでデータ管理サーバーに自運用コストは，サーバーマシンの電気代と複合機の保守動ログインしてデータをアップするように電子化システ点検費が主である．このうち，複合機の保守点検費は電子ムが作られている．セキュリティーと操作性を向上させる化に関係なく発生する費用であるため，事実上，電気代がためには必要な仕様である．しかし，結果的にデータ保管電子化のための運用コストと考えてよい．

サーバー上の電子化データがどれも同じオーナー属性になってしまい，誰が電子化したものか区別できない．そのため電子化した本人以外のデータへのアクセスを制限す

４．電子化システムの運用開始で分かった問題点ることができず，自由閲覧を許すことができないのである．

(1) 電子化システムそのもの以外の問題点

いう声は多い．過去と現在の学生の解答の内容を比較して電子化したデータを個人研究室から自由閲覧したいと
２０１１年４月から，電子化システムの運用を開始した．

授業の組み立てに利用したり，学生がミスをしやすいとこ

２０１２年度で運用２年目になるが，答案を複写で残すころを後日改めて確認したりと，教育的な資料となるためでとも許容されている．２０１２年度当初では，４割の教員ある．また，答案返却で採点ミスの申し出があった場合，が電子化を行っている．そのため，複写によるものと，電それが，返却後に学生によって故意に書き直されたもので子化したものが混在している状況で，数年毎の大量廃棄もないかを確認するために利用する教員もいる．

しばらく継続される見込みである．専属事務員も答案類の教員のパソコンから電子化データへのアクセスを許可

提出状況の確認に苦労している．また，紙に複写するコスするためには，スキャン時に複合機上で教員が自らのオートが以前より減ってはいるが，現在もかかり続けており，ナー属性を入力する仕様が必要となる．しかし，それは電電子化の初期コストを回収するのに時間がかかってしま子化の操作性を下げてしまうというという，背反する問題う．保管スペースも縮小しにくい状況である．

を生じさせる．現在，電子化の操作性を一切下げずにオー可能であれば，全教員が電子化に移行することが望まし

ナー属性をデータに持たせ，閲覧の際に，電子化した本人

いが，移行できない理由はいくつかある．①複合機で複写だけに閲覧を許可する電子化システムの開発を進めていをすることが苦手で，複写を事務員に依頼している教員がる．

いること，②一般科にLAN接続できる複合機がないこと，③電子化がとても面倒なものでメリットがないと感じて５．おわりにいる教員がいることなどが主な理由である．
①に関しては，すでに本システムは簡単な操作で電子化を実行できるように作られており，これ以上，電子化シス電子化システムについては，教員が手軽に電子化でき，テム側で工夫することは難しい．しかし，複合機への抵抗電子化データが容易に整理され，かつ，その保守運用が簡感がある教員にとっては，電子化システムは恐ろしく難し単なものを構築できたと考えている．しかし，電子化はいものだと感じて，手を出せずにいると思われる．開発者

様々な要因で進まないのが現状である．近年，高専機構本としては，操作法の説明会を開いて，そうした抵抗感をな部から全高専へ答案類を含め教育資料を１０年間保管すくして頂くための手順を踏む必要があったと考えている．

るよう通達があった．５年間分でも保管スペースの問題が今後，そうした説明会を開くことで，電子化に協力して頂生じており，１０年間分の保管を実現するためには新たなけると思われる．②については，いずれ複合機の老朽化で保管方法を行う必要がある．その一つの方法に電子化がな買い替えの時期がくるので自然に解消される．③に関してりうると考えられる．電子化を進めるためにも，多くの教は，電子化システム自体を工夫するのではなく，複写から員が個人として電子化を行いたいと思える電子化ルール電子化に移行することが，教員個人としてもメリットになを含めたシステムの構築が急がれる．

―9―大分工業高等専門学校紀要

第 49 号(平成 24 年 11 月)

参考文献
1) 藏屋英介，長谷川紀幸：JABEE 認定の対応に向けた成績資料電子化システムの構築，第1回(平成16年度)工学研究院技術部技術報告会，(2004)
2) 寺元貴幸，下西二郎，宮下卓也，日下孝二，岡田正，
最上勲：津山高専における定期試験の答案管理システ
ムの概要，津山高専教育研究支援センター報 vol4. pp.
13-16. (2009)(2012.9.28受付)―10―