高等専門学校同窓会 様向け
イベント管理システム

操作マニュアル

改訂履歴
改訂番号
4.0
3.0
2.0
1.0
0.0

1 / 43ドキュメント番号：IOC-973-1230

版数：

第 4.0 版

作成日：

令和 5 年 9 月 20 日

改訂理由
標準化に伴う改修
同窓生グループ管理機能追加に伴う改修
仕様変更に伴う改修
メールシステム改修
初版

株式会社 亀山電機

Kameyama Electric Co., Ltd.

承認

検査

作成

目次
高等専門学校同窓会 様向け ....................................................................................................................................... 1
イベント管理システム..................................................................................................................................................... 1
目次 ............................................................................................................................................................................. 2
はじめに ....................................................................................................................................................................... 3
機能一覧 ...................................................................................................................................................................... 4
機能一覧 .................................................................................................................................................................... 5
イベント案内配信フロー ............................................................................................................................................... 6
ログイン ........................................................................................................................................................................ 7
推奨環境 .................................................................................................................................................................... 7
ログイン ...................................................................................................................................................................... 7
名簿情報の編集 ........................................................................................................................................................... 8
名簿情報編集 ............................................................................................................................................................. 8同窓生名簿管理 ......................................................................................................................................................... 10
同窓会名簿参照 ....................................................................................................................................................... 10
お問合わせ ................................................................................................................................................................ 12
お問合わせ .............................................................................................................................................................. 12
お知らせ情報 ............................................................................................................................................................. 13
お知らせ ................................................................................................................................................................... 13
イベント管理 ............................................................................................................................................................... 14
イベント登録 ............................................................................................................................................................. 14
イベント情報修正 ...................................................................................................................................................... 15
メールテンプレートの登録 ......................................................................................................................................... 16
案内配信グループの登録 ......................................................................................................................................... 17
案内配信 .................................................................................................................................................................. 19
メールテンプレートの登録 ......................................................................................................................................... 20
配信後フォロー対象者の登録.................................................................................................................................... 21
案内配信 .................................................................................................................................................................. 22
出欠確認 .................................................................................................................................................................. 23
メールテンプレート ...................................................................................................................................................... 24
テンプレート登録....................................................................................................................................................... 24
個別メール送信 .......................................................................................................................................................... 25
メール送信................................................................................................................................................................ 25
同窓生名簿管理 ......................................................................................................................................................... 26
同窓生情報登録 ....................................................................................................................................................... 26
同窓生情報更新 ....................................................................................................................................................... 28
同窓生一括登録・更新 .............................................................................................................................................. 30
同窓生グループ管理 .................................................................................................................................................. 32
グループ新規登録 .................................................................................................................................................... 32
同窓生グループ メンバー情報更新 ........................................................................................................................... 33
マスタメンテ ................................................................................................................................................................ 35
マスタ新規登録 ......................................................................................................................................................... 35
マスタ修正 ................................................................................................................................................................ 37
問合せ先情報の登録 .................................................................................................................................................. 39
問合せ先登録 ........................................................................................................................................................... 39
ユーザー定義項目...................................................................................................................................................... 40
ユーザー定義項目の登録 ......................................................................................................................................... 40
権限登録 .................................................................................................................................................................... 41
権限登録 .................................................................................................................................................................. 41
よくある質問 ................................................................................................................................................................ 43
Q&A ........................................................................................................................................................................ 43

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はじめに■運用開始までの作業について
同窓会イベント管理システムの運用開始までの作業については下記の通りとなります。
№内容1
同窓会名簿情報（※）を入手、亀山電機にデータ送付※名簿情報（Excel）、外字台帳（pdf）

担当
システム管理者／同窓会長

2同窓会イベント管理システムへ、名簿データ（※）のインポート（DB）※インポートファイルは受領した名簿情報（Excel）を CSV 変換したファイルが取り込み対象となります。

亀山電機

3

動作確認（運用判断）（テストデータメンテナンス※含む）※支部情報、メールアドレスなど

システム管理者／同窓会役員4

名簿情報のチェック、メンテナンス（※）※支部情報、メールアドレス、外字対応

各支部長クラス

5

役員権限付与システム管理者

6

同窓会員へアナウンス（メール通知）※サイトの URL と、ログイン情報を連絡

システム管理者

7

運用開始

N/A

■年次対応（卒業生の追加、ログイン情報の連絡）
毎年の年次処理として下記作業を実施します。
№内容
1
同窓会名簿情報（※）を入手、亀山電機にデータ送付※名簿情報（Excel）、外字台帳（pdf）

担当
システム管理者／同窓会長

2同窓会イベント管理システムへ、名簿データ（※）のインポート（DB）※インポートファイルは受領した名簿情報（Excel）を CSV 変換したファイルが取り込み対象となります。

亀山電機

3名簿情報のメンテナンス（※）※支部情報、メールアドレス、外字対応

各支部長クラス4

全会員へアナウンス（メール通知）※サイトの URL と、ログイン情報を連絡

システム管理者■随時対応（同窓会役員変更）
役員変更時の処理として下記作業を実施します。
№内容
1
同窓会役員情報をシステム管理者に連絡
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役員情報変更

担当
新同窓会長
システム管理者株式会社 亀山電機

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機能一覧④①②③⑤⑥⑦⑧⑨⑩⑪⑫⑬⑭⑮

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機能一覧
機能名
① 名簿情報の編集

概要
個人情報の編集を行います。
個人属性（メールアドレス、パスワードなど）の変更がある場合に利用します。

② 同窓生名簿参照

同窓会名簿情報の参照が可能です。
一覧表を CSV ファイルに出力することもできます。

③ お問合せお問合せメールを管理者に送信します。
送信先は、「問合せ先情報」に登録したメールアドレスです。

④ お知らせ情報

イベントの案内のお知らせ情報を確認可能です。
「参加受付中」のイベントについては、参加、不参加、コメントの入力が可能です。
（案内配信があったイベントのみ表示）⑤ メールテンプレート作成

イベント案内配信時のメールテンプレートを登録します。
イベント名、姓、名、旧姓、卒回、科の個人情報は、変数としてテンプレート内部に設定可能です。

⑥ イベント管理

イベントの情報を登録します。
イベントの詳細登録、配信先の登録、メール案内配信、出席者リストの確認が可能です。

⑦ 出欠管理イベントの出欠連絡の状況を確認します。
全員、参加、不参加、連絡なし者を一覧表示できます。

⑧ 個別メール送信

個別のメール配信が可能です。

⑨ 同窓生名簿管理

同窓会名簿情報の編集が可能です。
名簿情報（CSV）の一括取込、名簿情報の追加・更新が可能です。

⑩ 同窓生グループ管理

同窓会名簿より任意のグループ作成、編集が可能です。
個別メール送信にて、グループを指定し送信することができます。

⑪ ユーザー定義項目

同窓会名簿にて管理したい項目を５つまで追加できます。
ユーザー定義項目１～５の項目名を入力します。

⑫ マスタメンテ

各種マスタの追加、編集、削除が可能です。
支部、卒業年、卒回、科、組、クラブ、専攻卒行年、専攻卒回、専攻科のマスタ⑬ 問合せ先情報

問合せ先のメールアドレスを登録します。
ログイン画面からのパスワード再発行画面および、メニュー画面からのお問合わせ画面にて入力した内容が当画面に指定したメールアドレスに送信されます。

⑭ 権限登録ユーザ、役員、システム管理者の３種類の権限に、使用可能な機能を割り当てます。
システム管理者は全機能の権限を持っており、変更できません。

⑮ プライバシーポリシー

プライバシーポリシー（個人情報保護方針）を表示します。

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イベント案内配信フロー①

イベント情報登録（イベント管理・新規登録）②

テンプレートなし

案内メールのテンプレート有無②
テンプレートあり③

案内配信者登録（イベント管理・送信Gr登録）

メールテンプレート登録（メールテンプレート・新規登録）※１
案内配信対象者へのメール内容を細かく設定する場合は、「案内配信者登録」、※１「案内配信」を繰り返します。
④ 案内配信（メール送信）例）関西支部：メールテンプレートA
佐世保支部：メールテンプレートB（イベント管理・案内配信）

フォローメールのテンプレートなし

テンプレート有無

テンプレートあり

メールテンプレート登録（メールテンプレート・新規登録）

案内配信者フォロー（イベント管理・配信後フォロー）※２
案内配信後のフォロー毎に「案内配信者フォロー」、「案内配信者フォロー」を繰り返します。

※２例）出席連絡なし者へのフォロー
案内配信（メール送信）

出席者へのリマインダー など（イベント管理・案内配信）

⑥

出欠確認

（イベント管理・出欠確認）
出席者リスト

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ログイン
推奨環境
Windows
Microsoft Edge（最新版）
Google Chrome（最新版）
Mozilla Firefox（最新版）
Macintosh
Safari （最新版）

ログイン① ブラウザ（Edge、Chrome 等）にて、下記 URL にアクセスします。
【URL】 https://ssl1.broad-kids.jp/eventsystem/F0000XX.php（XX の部分は学校毎に異なります。）② 「ユーザーID」、 「パスワード」を入力し、「LOGIN ボタン」をクリックします。

③ ログイン情報が不明な場合は、「ユーザ ID、パスワードを忘れた方は」をクリック

クリック④ メールアドレス・氏名等を入力し、再発行をクリック

再発行ボタンクリック時、入力した内容が、管理者（問合せ先）宛にメール送信されます。

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名簿情報の編集
ログインユーザの個人属性（住所、連絡先、メールアドレス、ログインパスワードなど）変更が可能です。
在籍情報（卒回、クラブなど）に誤りがある場合は、変更をお願いします。

名簿情報編集① メニュー＞「名簿情報の編集」ボタンをクリックします。

② 表示内容に変更がある場合は、内容変更後に「更新」ボタンをクリックします。

③ 登録内容を関係者へメールするか確認画面が表示されるので、対象のボタンをクリックします。

「OK」ボタン：関係者へメール送信します。
「キャンセル」ボタン：関係者へのメール送信は行いません。
※関係者：同窓会役員及び名簿管理業者

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④

メールアドレスを変更した際は、変更後のメールアドレス宛に本登録用の URL が送付されます。
送付されたメールの内容を確認し、メールに記載されている URL よりアクセスし、本登録を行ってください。

※注意
各プルダウンの項目については、マスタ情報より内容表示しております。
該当の項目がない場合は「メニュー⇒お問合わせ」にてご連絡ください。

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同窓生名簿管理
同窓会名簿の参照／CSV ファイルへの出力ができます。

同窓会名簿参照
① メニュー＞「同窓会名簿参照」ボタンをクリックします。

②

参照対象の同窓生情報を検索します。
※検索条件による絞り込みが可能です。

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③ 同窓生名簿一覧にて、対象同窓生の更新ボタンをクリックします。

④ 参照対象の同窓生情報を表示します。

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お問合わせ管理者への問合せ（メール送信）を実施します。
内容を確認次第、管理者より返信がありますのでしばらくお待ちください。

お問合わせ① メニュー＞「お問合せ」ボタンをクリックします。

[送信]をクリックします

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お知らせ情報
案内連絡があった、各種イベントの情報を表示します。
参加受付中のイベントに関しては、参加・不参加の連絡を実施可能です。

お知らせ① ログイン後、お知らせ情報が表示されます。

参加受付中のイベントをクリックします② 参加受付中のイベントをクリック後、参加・不参加の連絡を行います。

参加・不参加のいずれかをクリック

コメント欄に入力した内容は、出席者リストに表示されます。

注意
画面に表示されている「受付終了日」までは、参加・不参加情報の変更が可能です。
受付終了日を過ぎると変更は不可となりますのでご注意ください。

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イベント管理各種イベントの情報登録、案内配信対象者の登録、メール案内配信、配信後のフォロー、出席者リストの確認を行います。
※メール案内配信時に利用するメールテンプレートの登録を事前に登録して下さい。

イベント登録
① 「イベント管理」をクリックします。

② 「新規登録」をクリックします。

③ イベント詳細情報を入力します。

幹事
名簿情報の「権限」が役員となっているユーザがプルダウンに表示されます。

受付終了日指定した日まで、参加・不参加の連絡が可能となります。

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イベント情報修正① イベント検索
検索ボタンクリック後の一覧画面に表示されている、イベント名をクリックします。

② イベント内容を修正します。

削除
イベント情報の削除を行います。
一度削除されたイベントは元に戻せませんので実施時はご注意ください。

更新
入力された内容にてイベント情報を更新します。

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メールテンプレートの登録送信するメールテンプレート毎の配信対象者を登録します。
① イベント検索
対象イベントの「テンプレートの登録」ボタンをクリックします。
※次のアクションがボタンの色にて判別可能です（オレンジ色になります）。

操作手順につきましては、「メールテンプレート」をご覧ください。

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案内配信グループの登録送信するメールテンプレート毎の配信対象者を登録します。
例）イベント１（案内配信対象：A、B、C、D、E さん。利用するメールテンプレート：メール A、メール B）
・メール A（A、B、C さん）宛に送信
・メール B（D、E さん）宛に送信※対象者が重複した場合は、後優先となります。
① イベント検索
対象イベントの「送信 Gr 登録」ボタンをクリックします。
※次のアクションがボタンの色にて判別可能です（オレンジ色になります）。

② 案内配信となる対象者を検索します。

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③ 利用するメールテンプレートと対象者を登録※一覧画面のヘッダの☑ボックスにて全チェック／全解除の指定が可能です。

注意
同一イベントにて複数のメールテンプレートを使用する場合は、上記①～③を「１~５」までの 5 回まで繰り返し実施して下さい。

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案内配信
上記の「案内配信グループの登録」にて登録された情報を元に、メール送信を行います。
※メール送信先は、名簿情報に入力された「メールアドレス１～３」全てに送信します。
※サンダーバードでの転送設定でメールを転送した場合に文字化けが発生する場合があります。
この場合は、直接受信したメールに文字化けは発生しておりませんので、転送先のメールアドレスをシステムに登録いただくことで回避される場合があります。転送設定は、設定するツールの取り扱いで文字化けが発生する可能性がありますので、できるだけ使用をお控え願えますようにお願いいたします。
① イベント検索
対象イベントの「案内配信」ボタンをクリックします。

② 案内配信（メールテンプレート指定後に検索ボタンクリック）※同一イベント内で複数のメールテンプレートがある場合は、メールテンプレート毎に当処理を実施して下さい。
・メールテンプレート
送信するメールテンプレートを選択します
・ファイル添付
送信するメールに添付するファイルを設定します。

[内容確認]をクリックします

・配信条件
配信対象となる件数が表示されます。

[メール送信]をクリックします

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メールテンプレートの登録フォローメールの案内配信に使用するメールテンプレートを登録します。
① イベント検索
対象イベントの「テンプレートの登録」ボタンをクリックします。
※次のアクションがボタンの色にて判別可能です（オレンジ色になります）。

操作手順につきましては、「メールテンプレート」をご覧ください。

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配信後フォロー対象者の登録
初回の案内配信後、連絡なし者へのフォローなど、フォローメールの案内配信対象者の登録を行います。
※フォローメールの内容を変更する場合は、事前にメールテンプレートの登録が必要です。
例）・初回案内で、メールテンプレート A を送信した対象者のうち、連絡がない方へのフォローメール。
・メールテンプレート A を送信し、参加連絡があった方へのリマインダーメール など① イベント検索
対象イベントの「配信後フォロー」ボタンをクリックします② 案内配信となる対象者を検索します。
※送信したメールテンプレート単位でフォローメールの内容を変更する場合は、画面上の「メールテンプレート」を指定して、それぞれで同様のオペレーションを実施ください。

③ 変更するメールテンプレートを指定します。

※削除時は、チェックされている対象者を送信対象から削除します

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案内配信
上記の「配信後フォロー対象者の登録」にて登録された情報を元に、メール送信を行います。
※メール送信先は、名簿情報に入力された「メールアドレス１～３」全てに送信します。
※サンダーバードでの転送設定でメールを転送した場合に文字化けが発生する場合があります。
この場合は、直接受信したメールに文字化けは発生しておりませんので、転送先のメールアドレスをシステムに登録いただくことで回避される場合があります。転送設定は、設定するツールの取り扱いで文字化けが発生する可能性がありますので、できるだけ使用をお控え願えますようにお願いいたします。
① イベント検索
対象イベントの「案内配信」ボタンをクリックします※以降、送信 Gr 登録後の「案内配信」と同様です。

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出欠確認
イベント参加者のリストを出力します。
※印刷についはブラウザの印刷機能をご利用ください。
① イベント検索
出力する対象者を検索します。

検索条件を選択してクリック② 検索結果確認※検索結果欄の参加状況項目のクリックにより、参加・不参加の変更が可能です。
電話連絡があった場合など、利用ください。

③ リスト出力
対象イベントの出席状況を確認可能です。
※出力については、ブラウザの印刷機能を利用ください。

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メールテンプレート
メール送信時に利用するメールテンプレートを登録・修正します。
テンプレート内の「件名」「本文」には、以下の変数の利用が可能です。
※変数：イベント名、姓、名、旧姓、卒回、科

テンプレート登録① メニュー＞メールテンプレートをクリックします。

② 新規登録ボタンをクリックします③ メールテンプレートの内容を入力後、登録します。

※差出人メールアドレスには、返信時の送信先となるメールアドレスを指定してください。

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個別メール送信
個別のメール配信が可能です。
※登録しているメールテンプレートをメールの雛形として指定することも可能です。
また、当機能での変数は利用できません。

メール送信① メニュー＞個別メール送信をクリックします。

② メール送信情報を入力後、内容確認ボタンをクリックします※差出人メールアドレスには、返信時の送信先となるメールアドレスを指定してください。
③ 送信内容に誤りがない場合、送信ボタンにてメール送信されます。

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同窓生名簿管理
同窓生を検索し、名簿情報の新規登録、修正が可能です。
また、CSV 形式の名簿情報を取込、一括登録、更新を行います。

同窓生情報登録① メニュー＞同窓生名簿管理をクリックします。

② 新規登録をクリックします。

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③ 登録する同窓生情報を入力後、登録ボタンをクリックします。
※画面上「＊」が表示されている項目は必須項目となります。

※ユーザ ID について
ユーザ ID は上記登録後、名簿検索して確認ください。

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同窓生情報更新① メニュー＞同窓生名簿管理をクリックします。

② 変更対象の同窓生情報を検索します。
※検索条件による絞り込みが可能です。

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③ 変更対象の同窓生を更新します。

④ 内容の変更を行い、更新ボタンをクリックします。

⑤

メールアドレスを変更した際は、変更後のメールアドレス宛に本登録用の URL が送付されます。
送付されたメールの内容を確認し、メールに記載されている URL よりアクセスし、本登録を行ってください。

※注意
削除ボタンをクリックすることで、名簿情報が削除されます。
一度削除された名簿は元に戻せませんので、実施時はご注意ください。

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同窓生一括登録・更新名簿データ（CSV）を元に、一括登録を行います。
取込み時の詳細な内容につきましては、別紙「名簿データ取込仕様」を確認下さい。
※取込みする CSV のフォーマットについては、統一フォーマットとなります。
① メニュー＞同窓生名簿管理をクリックします。

② 取込み対象の CSV を用意し、CSV 一括登録ボタンをクリックします

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③ 取込み対象となる CSV を指定し、データ取込を行います。
※画面上から取込フォーマットのダウンロードも可能です。

※データ取込仕様に関しては、別紙「名簿データ取込仕様」を確認下さい。

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同窓生グループ管理
同窓生グループを検索し、グループの新規登録、修正が可能です。
また、作成した同窓生グループは個別メール送信にて使用できます。

グループ新規登録① メニュー＞同窓生グループ管理をクリックします。

② 新規登録をクリックします。

③ 登録するグループ情報を入力後、登録ボタンをクリックします。
※画面上「＊」が表示されている項目は必須項目となります。

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同窓生グループ メンバー情報更新① メニュー＞同窓生グループ管理をクリックします。

② 変更対象の同窓生グループを更新します。

③ メンバー更新・削除ボタンをクリックします。

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④ 追加したい同窓生を検索します。

⑤ 利用する対象者を選択します。
※一覧画面のヘッダの☑ボックスにて全チェック／全解除の指定が可能です。

※背景がオレンジ色のデータは、既にリスト登録済みデータです。

⑥ 登録ボタンをクリックします。

※リストから削除したい場合は、削除ボタンをクリックします。

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マスタメンテ
下記の各種マスタメンテを用意しております。
新年度または、科が新設された場合など、データ追加をお願いします。
・支部マスタ・卒業年、専攻卒業年マスタ・卒回、専攻卒回マスタ・科、専攻科マスタ・組マスタ・クラブマスタ

マスタ新規登録① メニュー＞マスタメンテをクリックします。

② 新規追加となるマスタを指定し、新規登録をクリックします。

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③ 登録する内容を入力し、登録ボタンをクリックします。

※表示順についてプルダウンに表示する際の表示される順序となります。
小さいものから順に表示されます。

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マスタ修正
① メニュー＞マスタメンテをクリックします。

② 修正対象のマスタを指定し、更新ボタンをクリックします。

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③ 変更する内容を入力し、更新ボタンをクリックします。

※注意
削除ボタンをクリックすることで、マスタ情報が削除されます。
一度削除された情報は元に戻せませんので、実施時はご注意ください。

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問合せ先情報の登録
ログイン情報の不明者からの問合せまた、メニュー画面からの問合せ時の問合せ先を登録します。
※最大で３件のメールアドレスが登録可能で、登録されている全てのメールアドレスに送信されます。

問合せ先登録
① メニュー＞問合せ先情報をクリックします。

② 問合せ先となるメールアドレスを入力後、登録ボタンをクリックします。

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ユーザー定義項目
同窓会名簿に管理項目としてユーザー定義項目を５つまで追加可能です。
ここでは、ユーザー定義項目の項目名を登録します。

ユーザー定義項目の登録① メニュー＞ユーザー定義項目をクリックします。

② ユーザー定義項目１～５の項目名を入力後、登録ボタンをクリックします。
※使用しない項目は空欄にします。但し間は空けないようにします。

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権限登録
３種類の権限（ユーザー、役員、システム管理者）が使用可能な機能を登録します。
※システム管理者は全ての機能を使用可能とし、変更はできません。

権限登録① メニュー＞権限登録をクリックします。

② 権限一覧が表示されます。

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③ 修正対象の機能を指定し、更新ボタンをクリックします。

④ 登録する内容を入力し、更新ボタンをクリックします。

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よくある質問
皆さんから良く寄せられる質問をまとめたものを確認できます。

Q&A① タイトル部の「Q&A」をクリックします。

② 下記画面が表示されるので、内容を確認します。

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