自治医科大学
倫理審査申請システム利用ガイド
申請者/外部申請者編

令和 6 年 4 月版

目
123

システムの利用準備.......................................................................................................................... - 3 1.1

システムの起動.......................................................................................................................... - 3 -1.2

パスワードの作成 ...................................................................................................................... - 4 -1.3

ユーザー登録依頼 ...................................................................................................................... - 6 -1.4

ログイン..................................................................................................................................... - 8 -1.5

ログアウト ................................................................................................................................. - 8 -新規申請 ............................................................................................................................................ - 9 2.1

申請書の作成 ............................................................................................................................. - 9 -2.2

申請書の一時保存 .................................................................................................................... - 11 -

2.3

申請書の修正 ........................................................................................................................... - 11 -

2.4

申請書の削除 ........................................................................................................................... - 12 -2.5

申請 .......................................................................................................................................... - 12 -2.6

申請書の表示 ........................................................................................................................... - 15 -2.7

PDF 変換と一括ダウンロード ................................................................................................ - 16 -

2.8

事務局への問い合わせ ............................................................................................................. - 17 -2.9

質疑応答................................................................................................................................... - 18 -2.10

ヒアリング ............................................................................................................................... - 20 -2.11

審査結果の表示........................................................................................................................ - 22 -2.12

プロジェクトの申請者の追加・削除 ....................................................................................... - 24 -

決裁処理 .......................................................................................................................................... - 26 3.1

456

次

提出許可................................................................................................................................... - 26 -

進捗状況報告................................................................................................................................... - 29 4.1

進捗状況報告の通達 ................................................................................................................ - 29 -4.2

進捗状況報告の作成 ................................................................................................................ - 29 -研究終了報告................................................................................................................................... - 30 5.1

研究終了の通達........................................................................................................................ - 30 -5.2

研究終了報告の作成 ................................................................................................................ - 30 -

その他申請・報告 ........................................................................................................................... - 31 6.1

変更許可申請 ........................................................................................................................... - 32 -6.2

有害事象等報告........................................................................................................................ - 33 -6.3

試料・情報等破棄報告 ............................................................................................................. - 33 -1-

76.4

試料・情報等保管状況変更報告 .............................................................................................. - 34 -6.5不適合報告 ............................................................................................................................... - 34 -その他の機能................................................................................................................................... - 35 7.1

お知らせ・新着情報の表示 ..................................................................................................... - 35 -7.2

ユーザー情報の編集 ................................................................................................................ - 35 -7.3

メールログ ............................................................................................................................... - 36 --2-

1

システムの利用準備
1.1 システムの起動
本システムを利用するにはインターネットに接続したパソコンと、※Web ブラウザは、MicrosWeb ブラウザが必要です。Web ブラウザを起動し、以下の URL を入oft Edge(Windows10/11)も力します。

しくは Safari14 以降(macOS11 以降)のみ動作保証いた<https://jichi.bvits.com/rinri/>

します。その他のブラウザでは正常に動作しない可能性

ログイン画面が表示されれば起動成功です【図１－１】。

があります。

【図１－１】※起動しないときは、パソコンがインターネットに正常に接続しているか確認してください。

-3-

1.2 パスワードの作成
システム管理者によるユーザー登録処理が完了すると、システムから※この手順はパスワードを“【倫理審査申請システム通知サービス】倫理審査申請システムユー

忘れてしまった場合にもおザー登録完了のお知らせ”のメールが送信されます【図１－２】。

使いいただけます。

【図１－２】【図１－２】で送信されたメールのリンクをクリックする、もしくは【図１－１】ログイン画面から「※初めてログインされる方、パスワードを忘れた方はこちらから。。。」のリンクをクリックします。パス
ワード再発行の画面が表示されます【図１－３】。
【図１－３】

メールアドレスを入力し、[送信]ボタンをクリックすると、パスワード発行手続きが行われます【図１－４】。
【図１－４】-4-折り返しパスワード再発行手続きが、上記で入力したメールアドレスに届きます【図１－５】。
【図１－５】

メール本文中のリンクを開き、ご希望のパスワードを入力して、[設定]ボタンをクリックしてください【図１－６】。
【図１－６】-5-

1.3 ユーザー登録依頼
システム管理者によるユーザー登録がされていない方で、新規にユー※ユーザー登録は最初に一ザー登録をご希望の方は、【図１－１】ログイン画面から｢※システム度だけ行う必要があります。

をご利用される場合は、あらかじめユーザー登録が必要です。ユーザー登録を希望される方はこちらで、登録手続きをしてください。｣の※すべての項目において入リンクをクリックし、ユーザー登録依頼画面【図１－７】に必要事項力は省略できません。

を入力し、所属を選択して[送信]ボタンをクリックしてください。
※システム内で重複した職【図１－７】

員番号を入力すると、“この職員番号は使用されています”が表示されます。

※システム内で重複したメールアドレスを入力すると、“このメールアドレスは使用されています”が表示されます。

ユーザー登録処理が開始され【図１－８】、先ほど入力したメールアドレスにシステムから、“【倫理審査申請システム通知サービス】ユーザー登録受付のお知らせ”のメールが送信されます【図１－９】。
【図１－８】-6-

【図１－９】システム管理者によるユーザー登録処理が完了すると、先ほど入力したメールアドレスにシステムから、“【倫理審査申請システム通知サービス】倫理審査申請システムユーザー登録完了のお知らせ”のメールが送信されます【図１－２】。パスワードの作成については、1.2 パスワードの作成を参照してください。

-7-1.4 ログイン
【図１－１】ログイン画面でメールアドレスとパスワードを入力し、＜注意！＞[ログイン]ボタンをクリックします。認証に成功するとメインメニュ※メールアドレスとパスワーが表示されます【図１－１０】。

ードが外部に漏れると、不正使用される恐れがあります。

【図１－１０】

厳重に管理してください。

1.5 ログアウト
本システムの利用を終える場合は、【図１－１０】メインメニュー画※インターネットの接続環面左下部にある[ログアウト]ボタンをクリックしてログアウトをして境がダイアルアップ、モバイから Web ブラウザを閉じてください。ログアウトをしないで Web ブル通信カード等従量課金制

ラウザを閉じたときは、サーバーでは一定期間ログインした状態が継のときは、長時間の利用や添続されます。ログアウトをすることで不正アクセスを防止することが付ファイルのダウンロードでき、サーバーのメモリなどの資源をすみやかに解放することができで高額な通信料金を請求さます。

れることがあります。定額課

申請書の作成画面など全ての画面の右上部と左下部には、[ログアウ金制の通信環境での利用をト]ボタンが用意されています。

おすすめします。

-8-2

新規申請
2.1 申請書の作成【図１－１０】申請者用メニューより、[新規申請]のリンクをクリックすると、新規申請の準備画面【図２－１】が表示されます。
【図２－１】

倫理審査委員会を選択すると事前準備が必要なファイルの一覧が表示されます。[様式]のリンクをクリックして必要書類をダウンロードできます。
委員会を選択しましたら、 [申請基本情報入力へ進む]ボタンをクリックすると新規申請入力画面【図２－２】が表示されます。

-9-

【図２－２】※添付ファイルは 1 度に合計サイズ 20MB を超えて登録できません。この場合は、20MB 以内で一旦[一時保存]を行い、【図２－３】プロジ ェクト 詳細表 示画面 [編集]ボタンから追加登録してください。

※その他添付資料は 1 度に5 個まで登録できます。6 個以上登録する場合は、一旦[一時保存]を行い、【図２－３】プロジェクト詳細表示画面[編集]ボタンから追加登録してください。

※外部申請者が新規申請を作成する場合は、研究責任者、研究分担者等、研究協力者等は、外部申請者と同一所属施設の人しか選択できません。

必要事項を入力し、添付資料を登録します。
- 10 -

2.2 申請書の一時保存
申請書の入力を中断する場合は【図２－２】新規申請入力画面より[一※一時保存または申請を行時保存]ボタンをクリックします。入力した内容や添付ファイルが一時わないと申請書が保存され保存されます。この時点では審査手続きは開始されません。最後に必ません。

ず[申請]ボタンをクリックしてください。
2.3 申請書の修正
申請書の「一時保存」や「申請」を行うと、申請者用メニューの「プロジェクト一覧」に研究課題が表示されます【図２－３】。
【図２－３】[表示]ボタンをクリックすると、このプロジェクトに関する詳細表示画面が表示されます【図２－４】。
【図２－４】- 11 -

「一時保存」状態の申請書は（編集中）となります。編集を続行する
場合は[編集]ボタンをクリックすると【図２－２】新規申請入力画面が表示され、編集できます。
2.4 申請書の削除
申請書を取り下げる場合は[削除]ボタンをクリックすると、削除に伴※申請書の[削除]は一時保う確認画面が表示されます【図２－５】。

存中の申請書についてのみ可能です。[申請]済みの申請【図２－５】

書については事務局までご連絡ください。

※申請書の削除後の復元はできません。

[削除]ボタンをクリックすると、申請書及び添付資料が削除されます。
2.5 申請
申請書の入力が完了したら【図２－２】新規申請入力画面の[申請]ボ※入力必須項目が未入力だ

タンをクリックします。確認画面が表示されます【図２－６】。

ったり、添付必須ファイルが添付されていなかったり【図２－６】

すると、申請時に警告が表示され、申請書の登録が完了しません。

※[申請]後はこの申請書の内容の訂正、削除ができなくなります。訂正の必要が内容を確認して、[申請]ボタンをクリックすることで、入力した内容ある場合は、事務局までごや添付ファイルが登録され、システムより“【倫理審査申請システム連絡ください。

通知サービス】新規申請提出確認メール”が届きます【図２－７】。

- 12 -

【図２－７】

新規申請の提出後は、所属長による確認作業が行われます（提出許可）。申請が許可されるとシステムより“【倫理審査申請システム通知サービス】新規申請所属長承認のお知らせ”のメールが届きます【図２－８】。
【図２－８】- 13 -

所属長からの修正指示がある場合は、システムより“【倫理審査申請システム通知サービス】所属長からの修正指示”のメールが届きます【図２－９】。
【図２－９】※“【倫理審査申請システム通知サービス】所属長からの修正指示”メールが届いた時点で、編集することができます。申請書のロック解除依頼は不要です。

メールの本文を参考にして当該申請の修正を行い、再度申請します。
提出許可については、次章を参照してください。

- 14 -

2.6 申請書の表示【図２－４】申請履歴画面より[表示]ボタンをクリックすると、申請書閲覧画面が表示されます【図２－１０】。
【図２－１０】※[印刷]機能を利用する場
合 は 、 あ ら か じ め AdobeReader をインストールしておく必要があります。画面内のアイコンをクリックしてインストールしてください。

- 15 -

プルダウンボックスには申請書の改訂履歴が表示されます。[一時保存の版も表示]のチェックボックスを ON にすると一時保存の版も合わせて申請書の改訂履歴が表示されます。申請書の改訂履歴から参照したい版を選択すると、選択された版の申請書が表示されます。添付資料のファイル名のリンクをクリックすると、添付資料がダウンロードできます。[印刷]のリンクをクリックすると、申請書の PDF が作成され、様式通りに印刷ができます。
2.7 PDF 変換と一括ダウンロード
申請書閲覧画面のボタンをクリックすると、添付されたファイルが、PDF に変換されてダウンロードすることができます。

※PDF 変換処理中は、アイコンが表示されます。PDF
変換処理が終了すると、[一括 PDF ダウンロード]のリンクをクリックすると、申請書と添付資アイコンに変わります。

料が PDF 形式で一つにまとめられてダウンロードされます。PDF 形式に変換可能なファイル形式は以下のとおりです。

※Microsoft Office for mac で作成したファイルも PD
F 形式に変換できます。

・テキストファイル・Microsoft Word 97 以降の文書ファイル(.doc または.docx)
・Microsoft Excel 97 以降のブックファイル(.xls または.xlsx)※OpenOffice など互換ソフ

・Microsoft PowerPoint97 以降のプレゼンテーションファイル(.ppt

トで作成したファイルは、または.pptx)動作保証対象外です。

・PDF ファイル※PDF に変換できないファ

PDF 変換に制限のあるファイル形式は以下のとおりです。

イルは、されます。

・フォントが埋め込まれたファイルは、代替フォントに置換されてPDF に変換されます。
・差し込み印刷は、データが差し込まれない状態で PDF に変換されます。
PDF に変換できないファイル形式は以下のとおりです。
・パスワードで保護されたファイル
・上記以外の形式のファイル- 16 -

アイコンが表示2.8 事務局への問い合わせ
事務局に申請書のロック解除の依頼や問い合わせを行う場合は、【図２－１０】申請書閲覧画面の「この申請書について、事務局に問い合わせる。
」の[実行]ボタンをクリックして、「事務局への問い合わせ」
画面に要件を入力し、[送信]ボタンをクリックしてください。事務局にメールが送信されます【図２－１１】。
【図２－１１】- 17 -

2.9 質疑応答
審査手続きが開始されると、事務局より意見が提出されることがあります。
【図２－１０】申請書閲覧画面より[質疑応答]タブをクリックすると、この申請に関する質問意見・回答の一覧が表示されます【図２－１２】。
【図２－１２】[表示]ボタンをクリックすると、質問意見・回答の詳細が表示されます【図２－１３】。
【図２－１３】

回答は、【図２－１２】質問意見・回答の一覧画面より回答したい意
見の[回答]ボタンをクリックすると、回答の編集画面が表示されます【図２－１４】。

- 18 -

【図２－１４】

回答を入力して[OK]ボタンをクリックすると、回答が登録されます【図２－１５】。
【図２－１５】- 19 -

2.10 ヒアリング
ヒアリング依頼を受けた場合は、メインメニューにヒアリングメニューが表示されます【図２－１６】。
【図２－１６】

ヒアリングの依頼を受けると、システムから“【倫理審査委員会】ヒアリング依頼のお知らせ”メールが届きます【図２－１７】。
【図２－１７】【図２－１６】ヒアリングメニューのヒアリング依頼のリンクをクリックするもしくは、【図２－１７】ヒアリング依頼のお知らせメールの申請書表示 URL をクリックすると、ヒアリング依頼の対応画面が表示されます【図２－１８】。
【図２－１８】- 20 -

[表示]ボタンをクリックすると、ヒアリングの一覧画面が表示されます【図２－１９】。
【図２－１９】[回答]ボタンをクリックすると、回答の編集画面が表示されます【図２－２０】。
【図２－２０】

コメントを入力し[OK]ボタンのクリックで、回答が登録されます【図２－２１】。

- 21 -

【図２－２１】

回答を修正する場合は、[回答]ボタンをクリックすると、【図２－２０】回答の編集画面が表示され、修正することができます。
2.11 審査結果の表示
倫理審査委員会での審査結果がシステムに登録されると、“【倫理審査申請システム通知サービス】新規申請の審査結果について”のメールが届きます【図２－２２】。
【図２－２２】- 22 -

また、【図２－４】申請履歴画面には審査結果の概要が表示されます。
さらに[表示]ボタンをクリックすると、申請書閲覧画面に審査結果の詳細が表示されます【図２－２３】。
【図２－２３】- 23 -

2.12 プロジェクトの申請者の追加・削除
プロジェクトの申請者の追加は、【図２－４】プロジェクト詳細表示※氏名、所属、職名で担当

画面から、｢プロジェクトの申請者｣の[追加]ボタンをクリックします

者を絞り込むことができま【図２－２４】。

す。

【図２－２４】※申請者の追加があっても｢本大学の研究者｣とはみなされませんので、ご注意ください。

※複数選択するときはCTRL キーを押しながら選択してください。

担当者選択画面から申請者を選択して[OK]ボタンをクリックすると、プロジェクトの閲覧及び変更申請等の申請が可能な者として追加されます【図２－２５】。
【図２－２５】- 24 -

プロジェクトの申請者の削除は、削除したいユーザーの[削除]ボタンをクリックすると、削除に伴う確認画面が表示されます【図２－２６】。
【図２－２６】[削除する]をクリックすると、申請者が削除されます。

- 25 -

3

決裁処理
3.1 提出許可
新規申請あるいは変更申請が提出されると、所属長として指名された方には、“【倫理審査申請システム通知サービス】新規申請の確認及び所属長承認のお願い”のメールが届きます【図３－１】。
【図３－１】

所属長の申請者用メニューには、所属長の承認待ちの申請書の件数が表示されます【図３－２】。
【図３－２】「所属長承認」へのリンクをクリックすると、所属長承認待ちの申請書一覧が表示されます【図３－３】。

- 26 -

【図３－３】

メール本文中の申請書 URL をクリックする、もしくは所属長承認待ちの申請書一覧の[表示]ボタンをクリックすると、申請書閲覧画面が表示されます【図３－４】。
【図３－４】[承認]ボタンをクリックすると、承認に関する確認画面が表示されます【図３－５】。
【図３－５】[OK]ボタンをクリックすることで、決裁が行われます【図３－６】。

- 27 -

【図３－６】【図３－４】申請書閲覧画面で、[申請者に修正を指示する]ボタンをクリックすると、修正指示画面が表示されます【図３－７】。
【図３－７】

メッセージを入力して、[OK]ボタンをクリックすると、当該申請書のロックが解除され、申請者にメールが送信されます。

- 28 -

4

進捗状況報告4.1 進捗状況報告の通達
継続中のプロジェクトについては、定期的に“【倫理審査申請システム通知サービス】研究進捗状況報告のお願い”のメールが届きます【図４－１】。このメールを受け取ったらすみやかに下記手順に従って、「進捗状況報告」を提出してください。
【図４－１】

4.2 進捗状況報告の作成
メール本文のリンクをクリックすると、本システムのログイン画面が※【図６－１】申請メニュ表示され、ログインすると進捗状況報告の入力画面が開きます【図４ーの[進捗状況報告]のリン－２】。

クをクリックしても進捗条項報告の入力画面が開きま【図４－２】

す。

ここでファイルを添付し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
- 29 -

5研究終了報告5.1 研究終了の通達
研究終了日が近づいているプロジェクトにおいては、“【倫理審査申請システム通知サービス】予定研究期間終了のお知らせ”のメールが届きます。このメールを受け取ったらすみやかに下記手順に従って、「研究終了報告」を提出してください。また、研究を中止または中断した場合も同様に提出してください。研究期間を延長する場合は変更申請を提出してください【図５－１】。
【図５－１】

5.2 研究終了報告の作成
メール本文のリンクをクリックすると、本システムのログイン画面が※【図６－１】申請メニュ表示され、ログインすると研究終了報告入力画面が表示されます【図ーの[終了（中止）報告]のリ５－２】。

ンクをクリックしても研究終了報告の入力画面が開き【図５－２】ます。

※研究終了報告の申請を一時保存または申請した時点で、変更申請など他の申請・報告はできなくなります。

ここで必要事項を入力し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
- 30 -

6

その他申請・報告
新規申請が承認されると、プロジェクト詳細表示画面に「申請メニュー」が追加され、各種申請・報告を行うことができるようになります【図６－１】。
【図６－１】- 31 -

6.1 変更許可申請
申請内容や、研究計画等に変更があった場合はすみやかに変更許可申請を提出してください。
【図６－１】申請メニューより[変更許可申請]のリンクをクリックすると変更申請入力画面が表示されます【図６－２】。必要事項を入力または選択し、[申請]ボタンをクリックすれば申請は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
【図６－２】- 32 -

6.2 有害事象等報告
有害事象等報告は、【図６－１】申請メニューより[有害事象等報告]のリンクをクリックすると有害事象等報告の入力画面が表示されます【図６－３】。必要事項を入力または選択し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
【図６－３】

6.3 試料・情報等破棄報告
試料・情報等破棄報告は、【図６－１】申請メニューより[試料・情報等破棄報告]のリンクをクリックすると試料・情報破棄報告の入力画面が表示されます【図６－４】。必要事項を入力または選択し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
【図６－４】- 33 -

6.4 試料・情報等保管状況変更報告
試料・情報等保管状況変更報告は、【図６－１】申請メニューより[試料・情報等保管状況変更報告]のリンクをクリックすると試料・情報等保管状況変更報告の入力画面が表示されます【図６－５】。必要事項を入力または選択し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
【図６－５】

6.5 不適合報告
不適合報告は、【図６－１】申請メニューより[不適合報告]のリンクをクリックすると不適合報告の入力画面が表示されます【図６－６】。
必要事項を入力または選択し、[申請]ボタンをクリックすれば報告は完了します。新規申請と同様に、一時保存、修正、削除、事務局への問い合わせの機能が利用できます。
【図６－６】- 34 -

7

その他の機能7.1 お知らせ・新着情報の表示
お知らせ・新着情報がシステムに登録されると、メインメニューに[お知らせ・新着情報]が表示されます【図７－１】。
【図７－１】

7.2 ユーザー情報の編集【図１－１０】共通メニューの[ユーザー情報編集]ボタンをクリック※不正なアクセスを防止す

すると、ユーザー情報を変更できます【図７－２】。

るため、パスワードは定期的に変更することをお勧め【図７－２】します。

- 35 -

7.3 メールログ【図１－１０】共通メニューの[メールログ]のリンクをクリックすると、メールログの閲覧画面が表示されます【図７－３】。
【図７－３】

差出人と期間を指定して[ログ表示]ボタンをクリックすると、指定期間内にシステムから送信されたメールの一覧が表示されます【図７－４】。
【図７－４】[表示]ボタンをクリックするとメールの本文が確認できます【図７－５】。
【図７－５】- 36 -

Microsoft、Windows および Microsoft Office またはその他のマイクロソフト製品の名称および製品名は、米国 Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における商標または登録商標です。
Adobe、Adobe ロゴ、および Adobe Reader は、Adobe Systems Incorporated（アドビシステムズ社）の米国ならびにその他の国における商標または登録商標です。
Mac、MacOS、Safari および iPad は、Apple Inc. の米国およびその他の国における商標または登録商標です。

倫理審査申請システム利用ガイド 申請者編
株式会社ビッグバン
2024 年 4 月 30 日 第 3 版発行- 37 -