電子帳簿保存法の基本と具体的対応～電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存～

税理士 鈴木涼介
公益財団法人 日本税務研究センター

制度

適用

概要

① 国税関係帳簿の電磁的記録による保存制度 （電帳法4①）

任意

一定の要件の下、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳などの帳簿を電子データで保存等できる制度② 国税関係書類の電磁的記録による保存制度 （電帳法4②）

任意

一定の要件の下、注文書、領収書、見積書、請求書などの書類を電子データで保存等できる制度

任意

国税関係書類（決算関係書類を除く）について、一定の要件を満たすスキャナ装置でスキャンして保存できる制度⑴ 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存制度⑵ スキャナ保存制度 （電帳法4③）

一定の要件の下、電子取引の取引情報に係る電子データを⑶ 電子取引の取引情報に係る電磁的記録
強制 保存する制度（所得税｟源泉徴収に係る所得税を除く｠及び法人税の保存制度（電帳法7）に係る保存義務者が対象）※国税関係帳簿：国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿（輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律16⑪に規定する帳簿を除く。）をいう（電帳法2一）。
※国税関係書類：国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいう（電帳法2二）。
※決算関係書類：棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類をいう（電帳規2④）。
※このほか、「国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルム（COM）による保存等」（電帳法5）があるが、実務上需要が乏しいと考えられることから、ここでは省略する。
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１ 電子取引とは電子取引とは、取引情報 （取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう （電帳法2五）。
取引当事者

取引情報の電子データ授受

取引当事者

電子取引
電子取引とは、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わず全て該当するのであるから、例えば、次のような取引も、これに含まれる（電帳通2-2）。
⑴ いわゆるＥＤＩ取引⑵ インターネット等による取引⑶ 電子メールにより取引情報を授受する取引 （添付ファイルによる場合を含む。）⑷ インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引＜クラウドサービスを利用して取引先から請求書等を受領した場合＞
請求書等の授受についてクラウドサービスを利用する場合は、取引の相手方と直接取引情報を授受するものでなくても、請求書等のデータをクラウドサービスにアップロードし、そのデータを取引当事者双方で共有するものが一般的であることから、取引当事者双方でデータを共有するものも取引情報の授受にあたり、電子取引に該当する （電帳法一問一答【電子取引】問6）。
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２ 電磁的記録の保存と宥恕措置
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない （電帳法7）。
取引当事者

取引情報の電子データ授受

電子データのまま保存

取引当事者
電子データのまま保存

令和3年12月31日以前

令和4年1月1日以後

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務あり。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務あり。

ただし、その電磁的記録を出力した書面等を保存する場合はこの限りでない。

ただし、その電磁的記録を出力した書面等を保存する場合はこの限りでない。

これにより、出力書面等の保存をもって電磁的記録の保存に代えることが可能

令和3年度税制改正により廃止○大企業であっても対応未完了（準備中）の事業者が多数いる。
○中小企業においては制度の認知が十分に進んでいない。
令和4年度税制改正 （注）により宥恕措置を整備（注）改正省令は、令和3年12月27日公布
3【宥恕措置の内容】（令和3年改正電帳規附則2③、電帳規4③）
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存について、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に電子取引を行う場合において、以下の要件を満たすときは、その保存要件にかかわらず、当該電磁的記録の保存をすることができる。
① 納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を一定の要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ② 保存義務者が国税に関する法律の規定による当該電磁的記録を出力することにより作成した書面 （整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているとき＜やむを得ない事情＞「やむを得ない事情」とは、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることをいう （電帳通7-10）。
＜宥恕措置適用時の取扱い＞
上記①及び②の要件を満たす場合には、その出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存を行っているものとして取り扱って差し支えない （電帳通7-11）。

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（出典）財務省「電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止（令和３年度税制改正）に関する宥恕措置について」5

３ 保存要件
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存は、次の【真実性の要件】に掲げるいずれかの措置を行い、【可視性の要件】に従って保存しなければならない （電帳規4①）。
【真実性の要件】
以下のいずれかを選択① その電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された後、その取引情報の授受を行うこと。
② 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに （注））、その電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができること。
（注）その取引情報の授受からその記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。

③ その電磁的記録の記録事項について訂正・削除を行った事実及び内容を確認できる又は訂正・削除を行えない
電子計算機処理システムを使用してその取引情報の授受及びその電磁的記録の保存を行うこと。
④ その電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行い、その電磁的記録の保存に併せてその規程の備付けを行うこと。
6＜事務処理規程例 （法人の例）＞

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この規程は、○○の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。
（管理責任者）
第３条 この規程の管理責任者は、●●とする。
第２章 電子取引データの取扱い（電子取引の範囲）
第４条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
一 ＥＤＩ取引
二 電子メールを利用した請求書等の授受
三 ■■（クラウドサービス）を利用した請求書等の授受四 ・・・・・・

記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください（取引データの保存）
第５条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

7（対象となるデータ）
第６条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
一 見積依頼情報
二 見積回答情報
三 確定注文情報
四 注文請け情報
五 納品情報六 支払情報七 ▲▲（運用体制）
第７条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
一 管理責任者 ○○部△△課 課長 ＸＸＸＸ
二 処理責任者 ○○部△△課 係長 ＸＸＸＸ
（訂正削除の原則禁止）
第８条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
第９条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名四 取引先名五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
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七 訂正・削除理由
八 処理担当者名
２ 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３ 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４ 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
５ 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。
附則（施行）第10条 この規程は、令和○年○月○日から施行する。

9【可視性の要件】＜見読可能性の確保＞
電磁的記録の保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと（電帳規4①、2②二）。
＜検索機能の確保＞
電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能 （次に掲げる要件を満たすものに限る。）を確保しておくこと （電帳規4①、2⑥六）。
① 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先 （以下「記録項目」という。）を検索の条件として設定することができること。
② 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
③ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。
＜システム概要書の備付け＞
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付けを行うこと (電帳規4①、2⑥七により準用して適用される2②一イ)。
※自社開発のプログラムを使用する場合のみ必要。
保存義務者が国税庁等の職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合には、上記検索機能の確保の②及び③の要件 （保存義務者が、その判定期間に係る基準期間における売上高が1,000万円以下である事業者である場合は、検索機能の確保の全ての要件）は満たす必要がない。
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【電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和4年6月国税庁）】
問43 当社には電子取引の取引データを保存するシステムがありませんが、電子取引の取引データを保存する際の検索機能の確保の要件について、どのような方法をとれば要件を満たすこととなりますか。
【回答】

電子取引の取引情報に係る電磁的記録（電子取引の取引データ）を保存するシステムがない場合に検索機能の確保の要件を満たす方法としては、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。

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＜一覧表の作成により検索機能を満たそうとする例＞＜ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例＞
2022年（令和４年）11月30日付の株式会社霞商事からの20,000円の請求書データの場合⇒ 「20221130_㈱霞商事_20000」※ 取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。
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４ 重加算税の加重措置
電子取引の取引情報に係る電磁的記録に記録された事項に関し、期限後申告書・修正申告書の提出、更正・決定、納税の告知、納税の告知を受けることなくされた納付があった場合において、重加算税の規定に該当するときは、通常課される重加算税の額に、その申告漏れ等に係る本税の10％に相当する金額を加算した金額とする （電帳法8⑤）。
５ 青色申告の取消し事由
令和6年1月1日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできない。
したがって、災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得る。
なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用が判断される （電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和4年6月国税庁）問57）。

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