スタートアップガイド
文書の閲覧範囲と検索権限設定
ポリシー設定編

株式会社コラボスタイル

1

目次

1.

はじめに（本書の目的）

2.

初期設定の流れ3.

検索できる文書の基本的な考え方
1.

権限管理「監査・設定」

2.

システム管理者の設定

3.

フォーム設定： 検索許可

4.

経路設定：判定アイテム

5.

経路設定：文書公開アイテム

6.

環境設定：ポリシー設定

4.

権限による検索画面の違い

5.

ポリシー設定全体の確認

6.

ログイン画面の表示設定

7.

商標・著作

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 2

1.はじめに（本書の目的）
当ガイドは、コラボフローの運用を開始する前にご確認いただきたい設定をまとめたものです。
当ガイドでご案内しているのは、運用を手間なく始めるための必要最低限の手順です。
当ガイドの情報を基本とし、運用にあった設定を行ってください。
当ガイドで使用している画面イメージは、バージョンや環境、設定により実際とは異なる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 3

2.初期設定の流れ
コラボフローを初めてご利用になるときは、以下の流れで設定を行います。
本書では「文書公開・ポリシー設定」をご説明いたします。

利用者情報登録

フォーム設定経路設定

設定箇所：システム管理エリア＞組織管理・CSV操作
1. グループ登録
2. 役職登録
3. ユーザー登録
4. 権限設定
スタートアップガイド利用者情報登録編

設定場所：ユーザーエリア＞アプリ設定＞カテゴリー設定・フォーム設定
1. Excelファイルの準備
2. フォームのカテゴリーを作成
3. Excelファイルのアップロード
4. フォームパーツを設定
スタートアップガイドフォーム設定編

設定場所：ユーザーエリア＞アプリ設定＞カテゴリー設定・経路設定
1. 経路のカテゴリーを作成
2. 経路にフォームを設定
3. 経路アイテムを設定
スタートアップガイド経路設定編

文書公開
ポリシー設定

1.
2.
3.
4.

検索・閲覧できる文書の基本的な考え方
権限による検索画面の違い
ポリシー設定全体の確認
ログイン画面の表示設定
スタートアップガイド文書公開・ポリシー設定編

運用開始

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 4

３．検索・閲覧できる文書の基本的な考え方
まずは検索・閲覧できる文書の基本的な考え方として、原則３つをご確認ください。

ユーザーは、以下の文書をいつでも閲覧・検索できます。

原則①•

自分が申請した申請書•

自分が判定、確認した申請書

稟議書

稟議書

稟議書

No.123

No.123

No.123

申請者

承認者

回覧者

3人とも検索・閲覧可能

稟議書
No.123

例部長だったAさんが異動・役職を変わった後もAさんは過去に自分が判定した書類を閲覧・検索できます。

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以下の権限2つは、いずれか１つでも保持している間に限り全ての文書を検索・閲覧できます。
① システム管理者フラグ

原則②② 監査権限権限付与されると、過去申請された分を含め全ての文書を閲覧・検索でき権限を外すと、一切閲覧・検索できなくなります。

システム管理エリア＞組織管理＞ユーザー編集
設定手順は
本書P8～

①システム管理者
システム管理エリア＞権限管理
設定手順は
本書P10～②監査権限

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 6

文書やグループごとに閲覧・検索範囲をコントロールしたい場合は以下で設定します。

原則③① フォーム設定＞フォーム基本タブ「検索許可」② 経路設定＞判定アイテム、文書公開アイテム③ 環境設定＞ポリシー設定

ユーザーエリア＞アプリ設定メニュー

設定手順は
本書P14～②判定アイテム

設定手順は
本書P12～①検索許可②文書公開アイテム
設定手順は
本書P18～

設定手順は
本書P20～③ポリシー設定
チェックを入れる

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 7

原則②

用途

３-１．権限管理「監査」
特定のグループ所属ユーザーに全ての申請書の検索・閲覧を許可したい

TOPページからシステム管理エリアへ進み、設定を行います。
TOPページシステム管理者でログインし[システム管理エリア]をクリック

システム管理エリア[権限管理]をクリック

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 8

システム管理エリア＞権限管理

設定が必要なグループにチェックを入れ、[登録]をクリック

権限が付与されたグループに所属するユーザーは、すべての申請書（過去分を含む）を検索・閲覧できるようになります。

• 総務部のユーザーは全ての申請書を定期的に確認し、停滞している書類を把握したい

利用例参考）権限の種類
種類
コラボフローを利用するための基本となる権限です。

閲覧

この権限の無いユーザーは、コラボフローを閲覧することができません。

申請

申請を行うことのできる権限です。

監査

全ての申請書を検索できる権限です。

判定者変更

一般ユーザーには閲覧、申請の権限を設定します。

申請書の申請や判定時に、判定者を変更することができる権限です。
アプリ設定メニューにアクセスし、フォームや経路の作成などを行うことができる

設定

アプリ設定権限です。
※設定権限には、閲覧権限が含まれます。

権限設定の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「アクセス権を設定する」
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原則②３-２ ．システム管理者の設定「システム管理者フラグ」をＯＮにしたユーザーはシステム管理エリアにアクセスでき、権限設定の全ての権限が付与されます。

TOPページシステム管理者でログインし[システム管理エリア]をクリック

システム管理エリア＞組織管理設定したいユーザーをクリックコラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 10

ユーザー編集システム管理者フラグをONに[保存]をクリック「システム管理者フラグ」をＯＮにすると、システム管理エリアにアクセスすることができ、権限設定の全ての権限が付与されます。

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原則③

用途

３-３．フォーム設定： 検索許可あるフォームを利用して申請された全ての申請書を、特定のグループ所属ユーザーが検索・閲覧できるようにしたい。

フォーム設定画面にて検索許可を設定する手順をご紹介します。
ユーザーエリア＞アプリ設定メニュー[フォーム設定]をクリック

フォーム設定設定したいフォームをクリック

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※ 注意 ※
「すべてのグループ」にチェックを入れると全ユーザーがこの申請書を検索・閲覧できるようになります。

検索・閲覧を許可したいグループを選択[基本情報編集]をクリック

ここで設定されたグループの所属ユーザーはこのフォームから申請された全ての申請書（過去分を含む）を検索・閲覧できるようになります。
※設定しない場合でも自分が申請・判定した申請書は閲覧できます。
※この設定は即時反映され、後から検索許可に追加されたグループも全申請書（過去分を含む）を検索・閲覧できます。

利用例• 総務部のメンバーは全ての稟議書を見られるようにしたい• 人事部に所属する間は「身上異動届」の検索を許可したいが、他部署へ異動したら閲覧させたくない。

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 13

原則③

用途

３-４．経路設定：判定アイテム
役職、グループ、個人に任意の段階で特定の申請書を公開したい
申請書が届いた（公開された）際にメールで通知したい

経路設定画面へ進み、判定アイテムを設定します。

ユーザーエリア＞アプリ設定メニュー[経路設定]をクリック

経路設定

設定したい経路をクリック

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[経路設定]をクリック

回覧者を設定したい段階の[ADD]をクリック

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[判定アイテム]をクリック※有料オプションです

判定者の種類を設定します。

[選択]をクリックすると選択した内容が判定者として追加されます。

承認や回覧など承認条件を選択

メール通知を設定できます[登録]をクリック
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判定アイテム[回覧者]が設定されました！

指定された判定者（役職、役職、グループ、個人、フォーム内指定）はこの設定完了後に申請され、設置した判定アイテムに到着した申請書を閲覧でき、判定した申請書を検索できます。
指定された判定者宛にメールで通知を行うことができます。
※OR承認の場合、他の判定者の承認により、自分の判定がスキップとなった場合でも、申請書の検索・閲覧ができます。

利用例• 承認が完了した稟議書を総務部のAさん、Bさんが閲覧できるようにしたい• 製造課長の承認が終わった製品調査報告書を営業部の課長と部長が見られるようにしたい

コラボフロースタートアップガイド 文書公開・ポリシー設定編 17

原則③

用途

３-５．経路設定：文書公開アイテム
グループに任意の段階で申請書を公開したい

経路設定画面へ進み、文書公開アイテムを設定します。
経路設定

文書公開を設定したい段階の[ADD]をクリック[文書公開アイテム]をクリック※有料オプションです

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文書公開先としたいグループを選択[登録]をクリック[文書公開]アイテムが設定されました！

設定後、文書公開アイテムを通過した申請書を文書公開先に設定されたグループに所属するユーザー全員が検索・閲覧できます。
文書公開されたことは通知されないため、ユーザーが能動的に文書検索を行って閲覧する形となります。
※グループに後から追加されたユーザーも文書公開アイテムを通過した全ての申請書（過去を含む）を検索・閲覧でき、所属を抜けると閲覧・検索できなくなります。

利用例• 決裁が完了した稟議書を総務部のユーザーが閲覧できるようにしたい• 営業部長の承認が終わった企画申請書を、役員決裁前に営業企画部のユーザーが閲覧できるようにしたい
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原則③

用途３-６．環境設定：ポリシー設定
個人情報を入力する申請書を運用しておらず所属グループ内の全申請書を所属ユーザー全員で共有したい

アプリ設定画面から環境設定へ進みポリシーを設定します。
アプリ設定

環境設定をクリック

環境設定

ポリシー設定をクリック

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 20

ポリシー設定

チェックを入れる[設定する]をクリック

所属部署内の他ユーザーが申請したすべての申請書（過去分を含む）を、検索・閲覧できるようになります。

利用例• 所属部署内で申請された全ての申請書を部内のユーザーが見られるようにしたい。

ご注意• 個人情報を含む申請書がある場合も、所属部署内のユーザーは検索・閲覧できますのでご注意ください。

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 21

４．権限による検索画面の違い
保有する権限の違いでユーザーごとに検索画面の表示が異なりますのでご注意ください。

システム管理者、設定権限、監査権限を保有するユーザーの検索画面

全ての申請書を検索できます

一般ユーザーの検索画面
ポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」で画面が異なります。
ポリシー設定OFF

ポリシー設定ON

自分が申請・判定した自分に公開された申請書のみ検索できます

自分が申請・判定した自分に公開された申請書
所属部署で申請された全ての申請書を検索できます

検索画面の詳細はこちら
コラボフローサポートサイト「文書を検索する」
コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 22

５．ポリシー設定全体の確認
申請や承認、検索に関する設定です。代理申請や一括承認の許可など、御社のルールをご確認の上、ポリシーを設定してください。
アプリ設定＞環境設定＞ポリシー設定タブ

この画面に至るまでの手順は本書P20～をご覧ください

必要な項目にチェックを入れ[設定する]をクリック

ポリシー設定各項目の詳細はこちら

コラボフローサポートサイト「環境設定をおこなう」
コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 23

６．ログイン画面の表示設定
ログイン画面にユーザーへメッセージを掲載したり、パスワードを忘れたユーザーが自分で再設定できるように設定しておくと、運用開始後システム管理者の負担を軽減できます。ぜひご活用ください。
ログイン画面

任意のメッセージを掲載できます
・社内の問合せ先・社内ポータルへのリンク・関連サイトのURL・メンテナンス時の社内告知など

ユーザーのメールアドレスにパスワードリセットメールを送信

設定手順は次ページをご覧ください。
コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 24

TOPページ

システム管理者でログインし[システム管理エリア]をクリック

システム管理エリア[環境設定]をクリック

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システム管理エリア＞環境設定表示するメッセージを入力[ON]に設定

ページ最下部の[登録]をクリックして設定完了です

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７．商標・著作商標について本ガイドに記載されている商品名等は各社の商標または登録商標です。
また、当社製品には他社の著作物が含まれている場合があり、この仕様については予告なく変更される場合がございます。

詳細はこちらコラボフローサポートサイト「他社商標について」著作について本ガイドのいかなる部分も、明示的な事前の書面による許可なく、電子的、機械的、複写、記録それ以外を含むいかなる手段においても、購入者の個人目的以外に複製、転写、転用する事はできません。

改訂履歴
初版

2021年7月1日

第2版

2021年12月8日

第3版

2022年9月16日

第4版

2024年5月27日

コラボフロースタートアップガイド 文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編 27