COMPTE RENDU DE LA REUNION POUR LE TREIZIEME FESTIVAL DES ARTSDU PACIFIQUE (FestPAC)
LUNDI, 23 AOÛT, 2021 A 14h30
VIA L'APPLICATION VIRTUEL ZOOM: CONFERENCE VIDEO / AUDIOLes Commissaires Présents :Kalani Ka‘anā‘anā, Chair-

Maenette Ah Nee-Benham
Snowbird Bento
Māpuana de Silva
Jarrett Keohokālole

-Jamie Lum-

Richard Onishi-

Makanani Salā
Hinaleimoana Wong-Kalu-

Les Invités :Jacob Aki
Amber Bixel
Jackie Burke
Maka Casson-Fisher
Ilihia Gionson
Lynn Martin Graton
Kealiʻi Haverly
Dede Howa
Ngahiraka Mason
June Matsumoto
Jayme-Lee Mokulehua
Malia Sanders
Noʻel Tagab-Cruz
Kanoe Takitani-Puahi
Personnel :-Représentant du Ministère d Tourisme d’Hawaï
(HTA)
Représentant du Gouverneur
Représentant de la Communauté
Représentant de la Communauté
Représentant de la Présidente du Senat (arrivé à
14h43)
Département des Services des Affairés, duDéveloppement Économique et du Tourisme(DBEDT)
Représentant des Chambres des Députésd’Hawaï
Représentant de la Ville et Comte d’Honolulu
Représentant du Service des Affairés Hawaïennes(arrivé à 14h34)
Directeur de la Communication, Senat d’Hawaï
Musée Bishop
Membre du Public
Ministère du Tourisme d'Hawaï
Association de l'hôtellerie Hawaïenne
Membre du Public
Membre du Public
Ministère du Tourisme d'Hawaï
Membre du Public
Membre du Public
Membre du Public
Association de l'hôtellerie Hawaïenne
Membre du Public
Association de l'hôtellerie Hawaïenne

Procès-verbal de la réunion du treizième Festival des arts du Pacifique
Lundi, 23 Août, 2021 a 14h30. via ZOOMPage 2 sur 7

Margaret Ahn
Marlene Hiraoka
Timothy Tiu
Scott Tome-

Avocat General
DBEDT
DBEDT
DBEDT

OUVERTURE DE LA SÉANCE
La réunion a été ouverte par le Chef de la commission Kaʻanāʻanā à 14h32, qui a souhaité labienvenue à toutes les personnes présentes via ZOOM et Facebook Live.
Le Chef de la commission fait appel à Mlle. Noʻel Tagab-Cruz de Hilo, Hawaiʻi qui a été invité
par M. Onishi à faire le wehena (opening). Mlle. Tagab-Cruz occupe actuellement le poste decoordinateur d’I Ola Hāloa Centre pour Hawaiʻi Styles de Vie pour Hawaiʻi Community
College. Mlle. Tagab-Cruz est un ʻūniki ʻailolo (diplômée) d’ʻUnukupukupu et Hālau o Lilinoe.
Le mele (chanson) qu’a partagé Mlle. Tagab-Cruz était un pule pale (prière de protection)
demander la protection de tous contre la pandémie et servir de protection pour le grand travail
que la commission entreprend. Elle a offert un humble mahalo (reconnaissance) pour le travail,pour assurer la sécurité de tous, pour honorer nos ancêtres et pour le festival qui soutient les
indigènes des îles du Pacifique, les indigènes hawaïens et représente Hawaiʻi.
Le chef de la Commission a remercié Mlle. Tagab-Cruz pour sa participation.
TÉMOIGNAGE PUBLIC SUR LES POINTS DE L’ORDRELe Chef de la commission Kaʻanāʻanā a invité les membres du public à témoigner sur les points
à l'ordre du jour. N'en entendant aucun, il a continué avec les points à l'ordre du jour.
APROBATION DES PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNION DU 26 JUILLET, 2021
Le procès-verbal a été distribué et examiné par les commissaires. Le président a demandé s'il yavait des commentaires ou des changements au procès-verbal. N'entendant personne, il ademandé une motion. Une motion a été présentée par le commissaire Ah Nee-Benham etappuyée par le commissaire Onishi pour adopter le procès-verbal sans amendement. Un vote parappel nominal a été demandé avec les commissaires suivants approuvant la motion d'approbation
du procès-verbal : Chef de la commission Ka‘anā‘anā, Vice-Chef Salā, Mlle. de Silva, Mlle.
Lum, Mlle. Wong-Kalu, M. Onishi, Mlle. Bento, Mlle. Ah Nee-Benham.
La motion a été approuvée à l'unanimité.
PROCLAMATION D’URGENCE DU GOUVERNEUR RELATIVE À LA RÉSONSE À
COVID-19 DATÉE DU 5 AOÛT 2021, LA PIÈCE C RÈGLES SUR LA LOI SUNSHINELe Chef de la commission a demandé à Mme Ahn si d'autres discussions étaient nécessaires. Le
président a demandé s'il y avait des questions concernant les règles de l'annexe C sur la loi
Sunshine. Les commissaires n'ont pas eu d'autres questions et sont passés à l'ordre du jour.
RAPPORT SUR LES INTERACTIONS AUTORISÉES, CONFORMÉMENT À ACTE
103, LOIS DE SESSION D’HAWAÏ 2021

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Le Chef de la commission a noté que les points six et sept de l'ordre du jour étaient liés aux
groupes d'interactions autorisées (GIP). Deux groupes de travail se sont réunis et leurs rapports
ont été distribués avant la réunion d'aujourd'hui. Le président a déclaré que chaque PIG rendra
compte de ce qui a été discuté lors de ces réunions du PIG dans les points six et sept de l'ordre dujour.
DISCUSSION DU DIRECTEUR DU FESTIVAL ET LE DÉVELOPPEUR DE
FINANCEMENT
Le Chef de la commission a remis cette partie de la réunion à Mme Ah Nee-Benham qui a fait unrapport sur le PIG concernant le PDG/directeur du festival et le développeur de fonds. Elle s'est
excusée du retard dans l'envoi d'un projet de proposition pour le poste de PDG/directeur dufestival. Aucune ébauche n'a été élaborée pour le promoteur de fonds puisqu'on croyait qu'elleétait liée à la proposition de structure organisationnelle. Mme Ah Nee-Benham a dirigé lescommissaires vers trois pièces jointes qui ont été envoyées : (1) rapport complet du procès-verbal
de la réunion du PIG; (2) proposition pour la structure organisationnelle qui a été rédigée à partir
des conversations ainsi que des informations qui ont été incluses dans le manuel FestPAC ; (3)ébauche de la description de poste du PDG/directeur de festival. Mme Ah Nee-Benham a indiquéque les commissaires avaient la possibilité d'examiner de plus près les documents, mais qu'elle
suggérerait d'éviter l'édition ligne par ligne. Si les commissaires avaient suggéré des révisions,envoyez-les au personnel, qui serait en mesure d'apporter ces modifications et de les diffuserpour la prochaine réunion.
Mme Ah Nee-Benham a demandé au Chef de la commission s'il avait des changements. Il s'est
excusé pour une mauvaise communication en veillant à ce que ces rapports soient envoyés aux
commissaires suffisamment tôt pour examen. Étant donné que les rapports ont été envoyés juste
avant la réunion d'aujourd'hui, le Chef de la commission a informé les commissaires qu'ils nevoteraient pas aujourd'hui puisque les commissaires n'ont pas eu suffisamment de temps pour
examiner les documents et qu'ils en discuteront lors de la prochaine réunion.
Mlle. Bento a commenté que dans la section 1, Priorité des rôles, elle a suggéré que la puce n ° 6- "Communiquer, coordonner et s'engager en permanence avec le Chef de la commission et levice-Chef de la commission Hawai'i FestPAC, par rapport à toutes les parties du festival" - soit
déplacée à la puce # 3 parce qu'il décrit les attentes des kuleana (privilège et responsabilité)
comme plus prioritaire en alignement avec les éléments au-dessus. Elle a également suggéré quele texte de présentation sur le 13e FestPAC soit modifié pour inclure la réimagination du thèmeet pour inclure également les nouvelles dates du Festival. Mme Bento a également demandé si
les exigences du poste pourraient inclure des années d'expérience en plus d'un diplôme. Mme Ah
Nee-Benham a suggéré d'utiliser peut-être l'une ou les deux années d'expérience enremplacement des diplômes. Veuillez mettre en gras le « OU ». Le Chef de la commission asuggéré le libellé « La commission peut substituer l'expérience aux diplômes ».
Mme de Silva a mentionné qu'elle n'avait pas eu l'occasion d'examiner les documents et ademandé si les commissaires auraient la possibilité de soumettre des commentaires. Elle aégalement demandé s'il y avait une date limite pour soumettre des commentaires. Le président a
demandé que les commissaires envoient leurs commentaires à M. Tome avant le vendredi 27
août 2021.

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Le Chef de la commission a suggéré qu'en plus de l'approbation par l'ensemble de laCommission des propositions du PIG, il aimerait proposer l'approbation de la création d'unComité administratif qui comprendrait quatre membres de la Commission qui se réuniraient
régulièrement. Ce PIG établirait un calendrier pour recruter le PDG/directeur du festival,
finaliserait la description de poste pour approbation par les commissaires, collecterait lescurriculum vitae, mènerait des entretiens et ferait des recommandations à l'ensemble de laCommission pour l'embauche du PDG/directeur du festival. Le Chef de la commission espère
que le processus de sélection sera terminé d'ici octobre 2021 avec une offre finale à faire au
candidat d'ici novembre 2021 afin que cette personne soit intégrée avant le début de la nouvelle
année civile 2022. Dans le cadre de la recommandation, l'échelle salariale serait modifié à 150
000-180 000 $ par an pour une nomination de trois ans afin de permettre à l'individu de travailler
jusqu'en 2024 et le Festival, effectuer des vérifications et se terminerait avec la Commission dont
les nominations se terminent en août 2025. De plus, cela pourrait être plus logique pour le
PDG/directeur du festival pour embaucher le développeur de fonds. Il considérait cela commefaisant partie de la fonction du directeur à titre exécutif. Il a également tenu à souligner l'idée quel'organigramme qui relie la Commission au PDG/Directeur du Festival est le maillon le plus
important de cette chaîne. Comprendre le rôle que la Commission délègue au PDG/directeur dufestival est très important et que nous devons nous entraîner à lâcher prise et à laisser quelqu'und'autre faire le travail.
Le Chef de la commission a demandé s'il y avait des questions ou des commentaires.
M. Onishi a déclaré qu'il comprenait le rôle de la Commission et la nécessité d'assurer une
surveillance. C'était le problème qui se posait auparavant à cause du manque de surveillance.
Auparavant, la Commission était trop à l'aise pour permettre au contractant de guider les progrès
et le développement du Festival sans une supervision suffisante de la part de la Commission. M.
Onishi aimerait avoir l'assurance qu'une situation similaire serait évitée.
Le Chef de la commission a fait remarquer que la Commission décrit les pouvoirs qui seraient
autorisés en ce qui concerne le PDG/directeur du festival, ce qui serait un moyen importantd'assurer la surveillance. Le comité administratif exercera une surveillance, avec l'ensemble de lacommission, afin de maintenir une surveillance quotidienne du PDG/directeur du festival et une
description de poste qui décrit vraiment les pouvoirs que nous donnerions au PDG/directeur dufestival. Le PIG a également discuté de la nécessité d'identifier les politiques et procédures de laCommission en tant que modèles de gouvernance. Le président demande aux commissaires delire le procès-verbal de la réunion du PIG, qui donne un aperçu détaillé de ce qui est nécessaire.
Le président a également noté qu'à la fin des recommandations du PIG, il a été suggéré qu'un
PDG/directeur du festival par intérim soit nommé pour travailler avec le comité administratif,
donc cela doit également être pris en compte.
Mme Lum a posé une question sur le PDG/directeur du festival par intérim et si cette personne
devait être nommée ou embauchée dès que possible. Le Chef de la commission a confirmé que
ce PDG/directeur de festival par intérim devrait en effet être embauché dès que possible. Mme
Lum a remercié le PIG de s'être réuni un samedi et d'avoir consacré du temps à élaborer desdirectives pour ces domaines et à y avoir beaucoup réfléchi.

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DISCUSSION SUR LES LIEUX DU FESTIVAL
Le Chef de la commission remis cette partie de l'ordre du jour à Vice-Chef Salā pour fournir unrésumé de ce qui a été discuté lors de cette réunion du PIG. Mme Salā, Mme Lum et M. Onishi
se sont rencontrés le 9 août 2021. L'objectif principal du groupe était de réduire les lieux. Les
cinq domaines qui ont été discutés ont été (1) La cérémonie Waʻa (Arrivé); (2) La cérémonieʻAwa ; (3) La cérémonie d’ouverture; (4) Village des Fêtes ; et (5) Cérémonie de clôture. Elle adonné un aperçu de la discussion qui a été résumé sous forme de tableau et partagé avec lescommissaires.
Pour la cérémonie Waʻa (Arrivé), le PIG a décidé de recommander la suppression de Kualoa car
le coût serait prohibitif. Ala Moana-île magique et Keʻehi ont été suggérés, et la ville et le comtéd'Honolulu auraient besoin d'obtenir des estimations de coûts.
Pour la cérémonie ʻAa, Kūkaniloko, était le site suggéré, cependant, en raison du nombre departicipants, du transport, du calendrier, etc. un deuxième site, la grande pelouse du Bishop
Museum, a également été suggéré. Des estimations de coûts devront être recherchées pour lesdeux sites.
La Cérémonie d'ouverture – Le Palais d’ʻIolani était déjà en attente et il a été mentionné qu'une
coordination avec la Commission de célébration de Kamehameha concernant la cérémonie dedrapage des lei, le défilé, etc. serait également effectuée. Festival Village – PIG a engagé uneconversation dynamique concernant les lieux extérieurs et intérieurs et trois options ont été
discutées : (1) Palais des Congrès d’Hawaiʻi ; (2) Ala Moana – Île magique ; et (3) Le parc de
Kapiʻolani. Comme indiqué précédemment, 1,3 million de dollars sont actuellement détenus au
Convention Center. Il y avait des questions concernant le contrat quant à savoir si ces fonds
pouvaient être utilisés pour les frais de location, les sous-traitants, la nourriture et d'autresdépenses. Les points positifs du Centre des congrès comprenaient le Roof Top Venue pour les
spectacles et le village serait logé dans un seul endroit pour d'autres activités telles qu'une
conférence, des projections de films, etc.
La deuxième option est Ala Moana-Magic Island, qui nécessitera le soutien du Conseil dequartier. Il y aura des coûts supplémentaires pour la sécurité, les structures, les limitations depermis de parc pour les structures autorisées, etc. Le troisième lieu signalé était le parc de
Kapiʻolani – il peut être difficile d'obtenir le soutien de la commission du parc de Kapiʻolani
pour la durée demandée ainsi que l'obtention du soutien du Conseil de quartier. Ce site entraînera
également des frais de sécurité supplémentaires, des limitations de permis de parc, des coûts destructure, etc.
Pour la cérémonie de clôture, Kapiʻolani Park était la seule suggestion et un permis serait requis
de la ville et du comté ainsi que la nécessité d'obtenir des estimations de coûts.
Mlle. Lum a fait remarquer qu'elle avait examiné l'accord de licence avec le Convention Center.
Une partie des fonds versés à AEG (entrepreneur) peut être utilisée pour payer leurs soustraitants pour les frais de nourriture, les besoins audiovisuels, etc. Les fonds détenus au Centre
des congrès ne serviraient pas uniquement à la location des installations. Le Chef de laProcès-verbal de la réunion du treizième Festival des arts du Pacifique
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commission a également indiqué que le loyer du Centre des congrès serait au prix coûtant
puisqu'il s'agit d'une installation de l'État et que HTA est un commanditaire. Les frais de location
seraient réduits et nous réserverions autant de fonds que possible pour les besoins de mise enœuvre. Mme Salā a tenu à assurer les commissaires que certaines cultures ont besoin d'être
performantes ʻāina (terre) et ces dispositions seraient prises si le Centre des congrès était choisi
pour le Village du festival.
Le Chef de la commission a également commenté que l'installation et/ou la panne de lacérémonie de flottement de la lanterne aurait probablement lieu pendant cette période à Ala
Moana-Magic Island.
Mlle. Salā a également fait remarquer qu'à l'origine, les écoles Kamehameha parrainaient lacérémonie de Waʻa (Arrivé), cependant, cela doit être confirmé à nouveau.
DISCUSSION ET RÉVISIONS DU BUDGET DU FESTIVAL ET DÉPENSES LIÉS
À L’EMBAUCHE À DES POSTES DE DIRECTEUR DU FESTIVAL ET LEDÉVELOPPEUR DE FINANCEMENT
En ce qui concerne le budget, le Chef de la commission indiqué qu'il était prématuré de discuterdes besoins budgétaires. Il a suggéré que le budget soit revu une fois les décisions prises. Le
président a demandé à la Commission l'approbation du salaire du PDG/directeur du festival lorsde la prochaine réunion. Il a noté que la HTA a mis de côté des fonds dans le cadre de son
contrat avec la Native Hawaiian Hospitality Association (NaHHA) pour aider le FestPAC avec
les réunions de la Commission, etc. Il serait possible d'utiliser le financement de la NaHHA pourle poste de PDG/directeur du festival pour la première année. Uniquement, jusqu'à ce que les
fonds puissent être générés par l'intermédiaire du développeur de fonds. Une fois que les fonds
sont sécurisés, les postes peuvent être payés grâce à ces ressources.
Mme Lum a noté qu'il y a un montant limité de fonds de Stanford Carr d'un montant de 9 000 $situé dans un compte en fiducie qui peut être utilisé pour les dépenses du FestPAC. Environ 130$/mois sont utilisés pour payer Strategies 360 pour l'hébergement du site Web du FestPAC.
Le président a déclaré que la Commission doit approuver la dépense de fonds pour embaucher un
PDG/directeur de festival par intérim grâce au financement HTA de NaHHA pour couvrir cescoûts initiaux.
M. Onishi a soulevé une question concernant la relation entre le budget qui a été initialement
adopté et si cette nouvelle proposition/dépense nécessiterait un ajustement du budget. Il a fait
remarquer que le budget du PDG/directeur du festival était considérablement inférieur à ce qui
est actuellement proposé. Le Chef de la commission a convenu que le budget devra être révisé
pour ouvrir l'échelle salariale proposée par le PIG. M. Onishi a également posé des questions surle développeur de fonds. Le chef de la commission a indiqué que le développeur de fonds
pourrait être basé sur une commission dont un certain pourcentage du montant levé serait utilisé
pour payer les salaires.

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M. Keohokālole a commenté que le PIG souhaitait s'en tenir au calendrier initial proposé enintégrant le PDG/directeur du festival d'ici la fin de 2021 afin que d'ici l'été 2022, le
PDG/directeur du festival et développeur de fonds aient 18 mois pour collecter des fonds.
M. Onishi a exprimé des inquiétudes concernant l'embauche du développeur de fonds et sesentirait plus à l'aise avec le fait que la Commission ait son mot à dire concernant la sélection dudéveloppeur de fonds. Il suggérerait que la Commission approuve la personne, par consensus ou
par d'autres moyens, et soit responsable de la sélection plutôt que de laisser le PDG/directeur dufestival faire la sélection. Étant donné que les fonds collectés proviendront d'autres
personnes/organisations, la Commission devra savoir comment les fonds sont utilisés.
Mme Ah Nee-Benham a déclaré que l'un des modèles inclut la Commission ayant une ligne
directe avec le PDG/directeur du festival, mais que la ligne entre le PDG/directeur du festival etle développeur de fonds serait également une ligne solide. M. Onishi a dit que le point principal
est que la Commission continue de surveiller le processus d'embauche. Mme Ah Nee-Benham adéclaré que ce serait une tâche que le PDG/directeur du festival par intérim aiderait.
TÉMOIGNAGE PUBLIC SUR LES POINTS DE L’ORDRELe Chef de la commission Ka‘anā‘anā invité le public à offrir à nouveau des commentaires. N'en
entendant aucune, il a continué avec les annonces et la date de la prochaine réunion.
ANNONCES
Aucune annonce n'a été faite.
PROCHAINE RÉUNION
Après de nombreuses discussions sur les dates des réunions, il a été décidé de programmer laprochaine réunion de la Commission le 7 septembre 2021. La réunion du 13 septembre 2021
serait annulée et la réunion suivante du 27 septembre 2021 sera programmée comme uneréunion trimestrielle.
CLÔTURE DE LA SÉANCE
Chef de la commission Kaʻanāʻanā a séance ajournée à 15h25.
Remerciements,

Kalani Ka‘anā‘anā
Chef de la Commission

08/26/21
Date