恵寿総合病院医学雑誌2018 年

原著

外来ユニバーサル化に伴う医療秘書課の業務改善
鷲尾留美１） 瀬戸亜矢１） 三浦有紀１） 森下毅２）
１）

恵寿総合病院２）

医療秘書課

恵寿総合病院 事務部【要約】
当院は 2013 年 10 月の新病院落成にあたって，散在していた外来部門を集約化したユニバーサル外来を開設した。医療秘書課も新しいシステムに対応するため業務改善を早急に行うことが必要と考え，グッドデザ
イン賞 2017 ベスト 100 ほかを受賞した当院のユニバーサル外来について，医師が医療秘書に希望する業務内容を 2 回アンケート調査した。アンケートの結果に基づき，必要な業務改善を行った。1 回目のアンケー
トでは，医療秘書に行ってほしい業務があるかとの問いに対して 30.8％の医師が「ある」と回答した。2 回
目には外来診療補助業務を部署別に明確に記載し医師への希望業務アンケートを実施した。補助を希望する業務のパーセントは，患者呼び込み 68％，再診患者バイタルサイン測定 64％，医師セットやルーチン検査のオーダー代行 56％，傷病名の入力代行 52％，前回処方のオーダー代行 52％，検査等説明 52％，次回診療予約入力 48％，処置等介助 48％，問診内容の（電子）カルテへの入力 40％，クリニカルパス入力代行 24％であった。この結果を踏まえ医師の希望業務に応じた医療秘書・看護助手の配置換えを行った。またどの医療秘書が担当しても，要求水準以上の業務ができるように業務を標準化し，標準業務マニュアルを作成。さらに専門性をより高めるため医師による疾患別勉強会，課内での担当別研修会を開催し業務改善を行った。
Key Words：ユニバーサル外来，医療秘書，業務改善

不在時にはその診療科の医療秘書業務が機能しなく【はじめに】
当院は 2013 年 10 月に新病院が落成した際，散在なり，外来診療が滞ることがしばしば見られた。さしていた外来部門を集約化したユニバーサル外来をらに，システムや運用の変更があり患者の呼び込み開設した。グッドデザイン賞 2017 ベスト 100 ほかや処方箋・次回予約票のお渡しの業務も増加したたを受賞した当院のユニバーサル外来は，特殊な医療め，診察室内で自信を持って業務できないという声

機械を必要としない診療科（消化器外科，内科，リハビリテーション科，緩和医療科など）が，使用曜日や時間を固定せず（フリーアドレス）共有する，全科対応型外来である。医療秘書課の業務は，各種書類の作成代行，診察補助，クリニカルパス代行入力，診療情報提供書の作成，退院サマリーの作成，定期検査代行入力等多岐の業務に関わり，この外来

表1

医療秘書課の業務Ⓐ

標準的な業務Ⓐ以外で可能な業務①

各種書類の作成代行⑦

診療情報提供書のカルテ入力

・生命保険会社診断書＊来院日の前日以前に FAX 等で届いている提供書

・主治医意見書（介護保険）（但し、当日の場合は診療終了後に入力可）

・医療要否意見書
・傷病手当金申請書、休業補償申請書⑧

・医療照会（保険会社、検察、警察）＊返書、逆紹介・その他の書類（眼科、整形、リハ科で実施中）②＊添付データ（所見等）出力や CD-R の代行入力

診察補助

診療情報提供書の作成

・紙の問診記録のカルテへの入力代行
・傷病名の入力代行⑨

機能を維持するために重要な役割を担っている（表・検査・投薬・処置・注射オーダー代行＊クリニカルパスでの入院・クリニカルパスの入力代行(眼科、消化器内科＜CF＞、内科＜気管支鏡＞で実1）。医療秘書課は医師の事務作業量を軽減するため・診療予約・検査予約の入力代行施中)・手術同意書の下書き（ID、患者名、実施予定日） ＊クリニカルパス以外での入院に創設されたが，以前は特定の診療科についてのみ③

感染症の届出④

総合評価加算算定に伴う基本ﾁｪｯｸﾘｽﾄの入力⑤

医局秘書業務

医療秘書業務・診療補助を行っており，担当職員が⑥

入院予約受付

恵寿病医誌 6: 38-40, 2018

- 38 -

退院サマリーの作成

・病名入力、所見貼り付け等のみ⑩

透析定期検査・定期薬オーダー代行入力

恵寿総合病院医学雑誌2018 年が聞かれるようになった。また看護助手との役割分どちらともいえない）。4.その他のご意見・ご要望等担を明確にする必要があるという声も挙がるように（自由記載）とした。

なった。

②2016 年 6 月に行った，ユニバーサル外来の医療今回，医師へのアンケート調査を実施して，医療補助業務に関するアンケート
2016 年 6 月に，ユニバーサル外来を使用してい秘書課の業務改善を試みたので報告する。

る医師 34 名を対象として，外来診療補助業務への【対象と方法】

要望に関するアンケート調査を行った。表 3 に，現①2014 年 8 月に行った，当院における外来の医療行の外来診療補助業務内容と実施担当者を示す。ア

補助業務に関するアンケート

ンケート内容は，1.外来診療の補助として必要な業2014 年 8 月に医師 51 名を対象として，外来診療務の選択， 2.外来診療補助者が担当する診療補助に補助業務に関するアンケート調査を行った（表 2）。

ついてのご意見・ご要望等（自由記載）とした。

アンケート内容は，1.現在の医療秘書課の業務に加えて，医療秘書課が担える業務がありますか，
（3 択：

【結果】

ある，現状やってもらっていることでよい，必要な①2014 年 8 月に行った，当院における医療補助業い）。2.上記の質問に「ある」と答えた場合には，そ務に関するアンケートの業務内容（自由記載）。3.私たちが携わる前と比べ回収率は 51.0％（51 名中 26 名）であった。「現て医師の事務作業負担はどのようになったと感じま

在の業務以外に医療秘書に希望する業務はあります

すか（4 択：軽くなった，変わらない，重くなった，か」との問いに対して，「ある」30.8％，「現状やってもらっていることでよい」65.4％と回答した（図表21）。

①アンケートの質問内容「医療秘書が携わる前と比べて事務作業負担はど

1. 表 1 の業務の他に私たちが行うことができるような業務がありますか？ 1 つ選んでください。のようになったと感じますか」との問いに対して，（1 ）ある（2 ）現状やってもらっていることでよい「軽くなった」69.2％，「変わらない」3.8％，「重く（3 ）必要ないなった」7.7％，「どちらともいえない」7.7％，「無回

2. 1.で「ある」とお答えされた場合、その内容などをご記入ください。
〔〕

3. 私たちが携わる前と比べて先生方の事務作業負担はどのようになったと感じますか？
（1 ）軽くなった（2 ）かわらない（3 ）重くなった（4 ）どちらともいえない
4. その他、ご意見、ご要望などご自由にご記入ください。

表3

図1

2014 年 8 月①アンケート結果

図22014 年 8 月①アンケート結果

外来診療補助業務内容と②アンケート結果
外来診療補助業務内容

実施担当者

必要と答えた医師数

患者呼び込み医療秘書・看護助手

17/25（68％）

再診患者のバイタルサイン測定

医療秘書・看護助手

16/25（64％）

医師セットやルーチン検査のオーダー入力

医療秘書

14/25（56％）

傷病名の入力代行

医療秘書

13/25 (52％）

前回処方のオーダー代行

医療秘書

13/25（52％）

看護助手

13/25（52％）

検査等の説明
次回診療予約の入力

医療秘書・看護助手

12/25（48％）

処置等の介助看護助手

12/25（48％）

問診内容のカルテ引用

医療秘書10/25（40％）

クリニカルパスの入力代行

医療秘書6/25（24％）- 39 -

恵寿総合病院医学雑誌2018 年答」11.5％と回答した (図 2)。

改訂が必要と考え，2017 年 5 月から定期的に医師②2016 年 6 月に行った，ユニバーサル外来の医療による勉強会を開催した（表 4）。また，医療秘書課

補助業務に関するアンケート

内での研修会も開催し，担当する科の疾患について，回収率は 73.5％（34 名中 25 名）であった。「外再度勉強し研修会を行った。さらにマニュアルを改

来診療の補助として希望する業務は」との問いに対訂し活用することによる業務の標準化を行い，マニして，補助を希望する業務のパーセントは，「患者呼ュアルの活用により，診察室の備品や配置が統一さび込み」68％，「再診患者のバイタルサイン測定」

れ，どの診察室で業務してもスムーズな対応ができ64％，「医師セットやルーチン検査のオーダー入力」

るようになり，経験の少ないスタッフでも正確で迅

56％，「傷病名の入力代行」52％，「前回処方のオー速な業務が実施できるようになった。

ダー代行」52％，「検査等の説明」52％，「次回診療今回のアンケート調査から得られた医師の意見を予約の入力」48％，「処置等の介助」48％，「問診内まとめることにより，勉強会とマニュアル改訂等の容の（電子）カルテへの入力」40％，「クリニカルパ

新たな業務改善がなされ，担当以外の診療科をよりスの入力代行」24％であった（表 3）。

身近に感じ興味も湧くようになった。医師の作成する文書は医療行為の記録のみならず，医療や介護行為の指示となり，医療費や保険料支払いの根拠とな【考察】
医療クラークや医師事務作業補助者に求められるり，医学研究のデータとなる。医療秘書らが文書作能力は，いかに安全に，外来，病棟，医局等での医成した場合でもその文責は医師が負っている。山田師の事務作業負担を減少させ，効率よく円滑に診療

1)ができる環境を提供できることである 1)。今回の検前に確実に医師の確認がとれるよう手順を確立する

討で約 3 割の医師が医療秘書の業務拡大が必要とい必要があると述べており，承認機能の拡大，新たなう意見であった。その内訳は定期通院で受診されなマニュアル・フローチャートの作成が重要であり，かった方のリストアップ，退院サマリーの記載，医医療秘書に対する医師の信頼がより深まるよう今後師の指示のもとクリニカルパス以外の入院病名入力も医療秘書業務を改善する必要があると考えられた。

は，医療秘書らが文書を作成する際には，文書完成等であり，今後業務範囲の拡大を考える必要がある【結語】

ことが分かった。
2)

は，医師事務作業補助者の未来は，超高齢外来のユニバーサル化に伴い，様々な取り組みを社会，ICT 化等による環境の変化に対応して，新しした結果，医療秘書の業務改善を行うことができた。

い業務や知識を身につけていく力が必要になると述

今後は，業務拡大を図り，医療秘書業務が安全で良べている。医療秘書の業務改善には新しい知識の習好な診療を患者に提供できるよう日々業務改善に努得が必要であり，①勉強会の開催，②マニュアルのめたいと考えた。

庄武【参考文献】
表4

医師による疾患別勉強会・課内研修会

医師による疾患別勉強会
担当
内容
乳腺外科 鎌田医師
乳がんのこと整形外科 藤巻医師
脊椎・脊髄のはなし
眼科
馬渡医師
糖尿病性網膜症

神経内科
消化器科
循環器内科
心臓血管外科
産婦人科
耳鼻咽喉科
皮膚科

1）山田奈美恵:病院における医療クラークの果たすべき役割と今後. 病院 72：871-873,2013
2）庄武美加子:医師事務作業補助者の未来～地域の勉強会から考える～. Med Secretary 13 :26-27,2016

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