業務に合わせた使い方をしよう！

目次

1 業務スタイルや利用用途に合わせてメールワイズを運用しよう！

2 ケース別—便利に使える活用のヒント
ケース1

受信メールから何度もやり取りが発生する

ケース2

受信メールが多く、返信内容も定型のものが多い

ケース3

返信までの社内プロセスが複雑

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業務スタイルや利用用途に合わせてメールワイズを運用しよう！

みなさんは、メールワイズをどのような部門でどのように利用されていますか？
もちろん、メールワイズの基本機能である「メールをメンバー同士で共有」できるようになるだけでも、導入した意義を感じていただけると思います。しかし、業務スタイルや利用用途に合わせて運用することにより、さらに利便性がぐんとアップし、業務効率化に役立つことウケアイです！
メールワイズの代表的な利用用途としては、以下の用途があります。

組織の代表メールアドレス(info＠... 、contactus＠... など)

お客様サポート

予約、申込受付

既存の顧客対応

他にも、以下のように､ メールワイズの運用スタイルは異なります。
受信メール数

対応メンバー数

返信までの標準プロセス

例えば、以下のようなケースがあります。
1日数通の取引先からの受信メールに、社内調整の上返信する

1日数百通の不特多数の顧客からの受信メールに、定型文で一通ずつ返信する
追いつかないよ〜

そっちのメールは入金済み連絡を！

定型文で返信できるけど、個別だから 1 通ずつ返信しないと…

こっちは先に出荷部署に確認してえっと、入金済みメールとこっちは出荷部署に…

上記 2つはどちらも一般的なケースですが、業務効率を上げるポイントは異なります。今回のテーマでは、次のようなケースで便利に使える活用のヒントをご紹介していきます。

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ケース別
便利に使える活用のヒント
ケース1

受信メールから何度もやり取りが発生する一通のメールを発端として、例えば①問い合わせ → ②回答 → ③再問い合わせ → ④再回
答 ... と、繰り返しやりとりが発生する、そんなメールを多く受信するケースがあります。技
術的なお問い合わせや特定の取引先とのやり取り、人材採用などの業務、旅行代理店や会員制サービス業などの業種で利用する場合などが当てはまるかと思います。

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問い合わせ

回答

再問い合わせ再回答

通常、メールソフトの「返信」機能を利用して返信された一連のメールを、メールワイズでは「スレッド」として扱います。メール詳細画面の「スレッド」欄にチェックを入れることで、最初のメールを「親メール」、返信されたメールを「子メール」として、一連の流れが分かるように表示できます。

これまでやり取りした一連の流れがわかります—4—しかし、返信の方法や、相手先が利用しているメールソフトの仕様によっては、メールワイズで「スレッド」として扱われなくなることがあります。また、メールフォームを利用して再度問い合わせした場合も、「スレッド」として認識できません。すると、元のメールがどれかわからなくなり、お問い合わせの全体像をひと目で把握できるという利便性が大きく損なわれてしまいます。
そんなときに役立つのが、親子関係を再設定する「スレッドの修正」機能です。
■ スレッドを修正する：設定方法
1. メールワイズにログインし、スレッドの紐付きを修正したいメールの詳細画面を開く
2.［その他の操作］をクリックし、「スレッドを修正する」を選択する
3.［メールを検索する］をクリックする
4. 親メールとなるメールの条件を指定し、[検索する] をクリックする
5. 検索結果から、紐付く対象となる元メールの件名をクリックする

親メールとなるメールの条件を入力します。

親メールとなるメールの件名をクリックします

6.［はい］をクリックする
修正後のイメージ  

—5—マニュアルスレッドを修正する

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/mail/operation.html#anchor062
逆に、子メールとして返信されてきたけれど別のお問い合わせとして扱いたい場合には、「親メールを設定しない」ことで「スレッド」として扱わないようにすることもできます。このように設定変更することで、実態に沿った流れにすることが可能です。

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ケース2

受信メールが多く、返信内容も定型のものが多い
申し込みの受付、アンケートの返答、プレゼントへの応募などを管理すると、大量のメールを受信し定型で返信することが多いかと思います。

受診したプレゼントの応募メールに対し、一括で受付完了メールを送りたい

メールワイズでは、定型で返信できるメールにはテンプレートを利用すれば、別紙「メールのハンドリングを効率化しよう！」で紹介した小技のテンプレートを活用して個別返信が簡単にできます。
しかし、テンプレートを利用しても一通ずつ個別返信するのは手間と感じることもあります
よね。そういったときは「一斉配信」機能を活用すれば、同じ文面のメールを大量の宛先へ一括配信することができて大変便利です。ただ、「一斉配信」の配信先として指定できるのは、「アドレス帳」に登録している顧客のメールアドレス、もしくは、CSVファイルで読み込んだメールアドレスのみです。そのため、「一斉配信」の存在を知っていても、個別にきたメールに対しての一括返信には利用できないと諦めていませんか？
実は、ちょっとした工夫をするだけで、個別にきたメールの場合でも一斉配信用の配信先リストを簡単に作成して一括返信することができるんです。
一斉配信用の配信先リストは、「メールアプリケーション」の「ファイル出力」機能を利用して作成します。
「ファイル出力」では、条件を指定して合致したメールを絞り込み、メールの差出人など、特定の項目のみCSVファイルへ書き出すことができます。
では、配信先リストを作成し、一斉配信を行う場合の手順について早速見ていきましょう。

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■ 配信先リストを作成する手順
1. メールワイズにログインし、メール一覧画面を表示する
2. メール一覧画面上部の［ファイル出力］をクリックする
3. 一括返信したいメールの出力内容や出力条件、出力項目等を指定する

フォルダや期間などを指定します

件名などの条件を指定して該当メールを絞り込みます

一斉配信時にCSVファイルから読み込める
顧客情報は、〝メールアドレス/名前/会社名/部課〟の4項目です。
書き出す際は上記の項目順で書き出します。メールアドレスのみ必須となり、その他は省略できます。名前/会社名/部課を書き出す場合は、事前に顧客を「アドレス帳」に登録しておく必要があります。

4.［書き出す］をクリックし、書き出したCSVファイルを保存する
マニュアル

メールデータをファイルに書き出す

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/mail/operation.html#anchor071  One Point
受信メールの差出人がフォームのメールアドレスの場合は、別紙「メールのハンドリングを効率化しよう！」で紹介した「差出人情報の変換」機能を利用すれば、差出人をフォームへ登録した顧客のメールアドレスに変換することができます。
※ メールを受信する前に設定が必要です。

フォームからのメールの場合は、まず「差出人情報の変換」機能にてメール受信時に差出人を変換してから、配信先リストを作成する運用をお試しください。

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■ 一斉配信を行う手順
1. メールワイズにログインし、画面上部の「一斉配信」アイコンをクリックする
2.［配信メールを作成する］をクリックし、配信メール作成画面を開く
3.「step 1」にて一括返信メールの件名や本文等を設定し、［次へ >>］をクリックする
4.「step 2」にて「CSVファイルから読み込んで配信する」を選択する
5.［参照］から作成した配信先リストのCSVファイルを選択し、［配信先を抽出する］をクリックする

一斉配信の「CSVファイルから読み込んで配信する」
で配信先リストとなるCSVファイルを設定します。

6. 抽出結果に表示された内容を確認し、［次へ >>］をクリックする
7.「step 3」にて内容を確認後、［送信する］をクリックする—9—

CSVファイルで抽出した顧客のメールアドレスごとに、1件ずつメールが作成されます。

マニュアル

配信メールを作成する

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/post/basic.html#anchor03
このように、ちょっとした工夫で個別にきたメールに対しても「一斉配信」が活用できます。また、上記のように、「一斉配信」では、抽出した配信先をBCC等に挿入する方法ではなく、自動でToに1メールアドレスずつ挿入し、1件ずつメールの配信を行います。そのため、他の顧客のメールアドレスを一緒に入れて送ってしまうなどの誤送信の心配もなく安心です。

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ケース3

返信までの社内プロセスが複雑
通常、メール対応は受信したメールに対し、返信することで処理が完了します。しかし、メールを送信する前に、関係者に問い合わせたりレビューを受けたり承認を得たりと、複雑な社内プロセスが存在するケースもありますよね。こういうケースにこそ、メールワイズの様々な機能が威力を発揮します。
顧客注文！

社内
商品注文メール
商品発送メール

入金確認
（経理部）

出庫依頼
（出庫管理部）

梱包 / 発送依頼（商品発送部）

まず、別紙「メールのハンドリングを効率化しよう！」で紹介したように、メールの通知機
能を使って他のメンバーに問い合わせたり、コメント機能で質問や回答をしたりできます。
また、「処理状況」項目を利用することで、社内プロセスのどこまで進んでいるメールかということを識別し、未完了のメール処理が抜け/漏れするのを防止できます。処理状況では、初めから利用できる「(未処理)」や「(処理済み)」等の標準の処理状況のほかに、カスタマイズ可能な処理状況として自由に処理状況を追加することも可能です。そのため、社内プロセスごとに処理状況を用意することで自社の業務スタイルに合わせた運用ができます。
●「処理状況」項目のカスタマイズ例— 11 —

マニュアル

処理状況を設定する

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/admin_app/mail/basic.html#anchor05※上記の処理状況で実際に運用している弊社事例も紹介しております。

しかし、受信メールの件数が多くなってくると、個別の状況把握だけでなく、プロセスの途中にそれぞれ何件のメールが存在しているかも一覧で見たいことがあります。そんなときは、プロセスごとの「フォルダ」を作成し、該当のフォルダへメールを移動させるという運用が便利です。

プロセスに応じたフォルダを追加することで、どのプロセスに何件のメールがあるかが一目でわかります。

メールワイズでは任意に作成したフォルダごとの処理メール件数をメール一覧画面で確認できるようになっているため、どのフォルダに何件の処理メールが残っているのかも一目で把握可能です。
※ 処理メールとは、処理状況が (処理済み)/(送信済み) 以外のメールを指します。カスタマイズ可能な処理状況で追加した処理状況を設定しているメールも処理メールに含まれます。

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各メールのフォルダ移動についても、メール情報の変更画面やメール返信画面、メール一覧画面等、様々なところからワンクリックでフォルダを選択することができます。

●メール情報の変更画面から●メール返信時の送信確認画面から●メール一覧画面からメールを選択してマニュアル

メール情報とはhttps://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/mail/mail_info.html#anchor011
マニュアル

メールを個別に送信する

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/mail/basic.html#anchor051
このようにメールワイズ上で各メールのプロセスの進捗を確認したい場合は、処理状況やフォルダを利用することで、漏れなく管理することが可能となっています。

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  One Point
処理状況やフォルダをすでに別の用途で使用しているので、プロセス管理には使えないということもありますよね。そんなときは、メールの分類に利用できる「メール項目」機能で管理する運用がおすすめです！
メール項目を使用した場合もメール一覧画面でメール項目ごとにメールを絞り込めます。また、「集計レポート」を利用してメール項目ごとの受信件数を集計すれば、フォルダで管理する場合と同じように、どのプロセスに何件のメールがあるのかも確認いただけます。

項目ごとの絞り込みや集計ができます

マニュアル

メール項目を設定する

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/admin_app/mail/basic.html#anchor06
マニュアル

マニュアル：項目別の受信件数

https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/report/basic.html#anchor0122
すでに処理状況やフォルダを別の用途で使用している場合は、ぜひメール項目を利用した運用を試してみてくださいね！
業務効率を上げるための活用のヒントについて、3つのケースに分けて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。すでに知っている機能でも普段とは違った形で利用することで、メールワイズの利用用途が広がったと感じていただけると嬉しいです。

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