会議室でのWeb会議運用ガイド
会議室で快適にWeb会議を行うためのポイントをご紹介

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VTVJapan,はじめに

INDEX
はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１

コロナ以降、出社とリモートワークを組み合わせた働き方を採用する企業が増え、会議室から会議に参加する人とリモートワーカーの共存が求められることが多くなりました。

会議室から会議に参加する人とリモートワーカーをつなぐ・・・・・・・・・２
USBハブを使って周辺機器の準備を簡単にする方法・・・・・・・・・・・・３

それに伴い、会議室をWeb会議対応にする企業が増えています。

「会議室側の音声が悪い」その原因は？・・・・・・・・・・・・・・・・・４

本資料ではWeb会議に対応した会議室の作り方や、機器構成例、事例をご紹介します。

規模別 機器構成例① 打合せスペース / 小会議室 ・・・・・・・・・・・・・・５
規模別 機器構成例② 中会議室 / 大会議室・・・・・・・・・・・・・・・・・６

より快適な会議環境構築の一助となれば幸いです。

規模別 機器構成例③ 講堂 / ホール・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７
事例① パーテーションが設置された会議室でも快適にWeb会議を行う・・・・８
事例② Teams Roomsを使って会議室から簡単にTeams会議に参加・・・・・・９
デモンストレーション・無料お貸出しのご案内・・・・・・・・・・・・・１０

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VTVJapan,会議室から会議に参加する人とリモートワーカーをつなぐカメラを使って参加者全員を映す

会議室にノートPCを持ち込んでWeb会議を行うには、ノートPCにカメラやマイクなどの周辺機器を接続して拡張する必要があります。
なぜなら、ノートPC内蔵のカメラやマイクは本来1人で使うことを前提に設計されており、複数人でWeb会議に参加する際にはカメラの画角やマイクの集音範囲が足りない場合がほとんどだからです。
対応しきれないカメラやマイクをそのまま使用すると、コミュニケーションがうまく取れず、会議の進行に支障をきたす場合があります。

ノートPCの画面をモニターに映し出す会議室から会議に参加する人とリモートワーカーをスムーズに接続するためにも、会議室側は以下の3点を拡張してみましょう。

マイクを使って集音範囲を広げる① 参加者全員を映すことができるWebカメラ（USBカメラ）を使う② ノートPCの画面を外部モニターに映し出す③ マイク（マイクスピーカー）を使って集音範囲を広げる
この3点を改善するだけでも、かなり快適に会議室の会議参加者とリモートワーカーをつなげるようになります。

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VTVJapan,USBハブを使って周辺機器の準備を簡単にする方法
オンライン会議用USBハブには「有線タイプ」と「無線タイプ」があります。

P.2でも述べた通り、会議室から複数人でWeb会議に参加するには、PCにカメラやマイクなどの周辺機器を接続して拡張する必要があります。

どちらのタイプもあらかじめオンライン会議用USBハブとカメラ、マイクスピーカー、モニターをケーブルで接続して会議室に常設しておきます。

ですが、会議のたびにそれらの周辺機器とPCを接続するのは手間がかかります
し、PC側のUSBポートが足りなくなる可能性もあります。

会議の際にはPCとオンライン会議用USBハブを接続するだけで全ての周辺機器と接続でき、誰でも簡単に会議準備ができます。

そこで、USBを１本接続するだけで周辺機器をまとめて接続できる「オンライン会議用USBハブ」を使うと便利です。

有線タイプ

無線タイプ
カメラ、マイクス
ピーカー、モニターをあらかじめUSBハブに接続しておくPC

オンライン会議用
USBハブ(送信機)PC

オンライン会議用
USBハブ

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カメラ、マイクス
ピーカー、モニターをあらかじめUSBハブに接続しておくオンライン会議用
USBハブ(受信機)

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VTVJapan,会議室側の音声が悪い……その原因は？
いざ会議室とリモートワーカーをつないで会議をしてみると、会議室側の音声が悪いということがよく起こります。これは主に以下の3つの原因が当てはまります。
①集音範囲が足りていない②マイクの指向性③会議室の特性とマイクの相性

各製品のスペックシートの集音範囲数値の半 分程度を目安に 機器を選定しましょう。導入前に実際にお試しいただくことをおすすめします。

指向性が一定の方向に限定されたマイクは、その範囲外からの音を十分に集音できないことがあります。

例えばガラス張りの会議室は音がよく反響するため、エコーが発生してしまうことがあります。

POINT
これらの事態を防ぐためにもマイクの選定時は以下のポイントを確認しましょう。
・集音範囲 ・対応人数（規模） ・指向性 ・エコーキャンセラーなどの機能
どんなに評判が良い製品でも、会議室の規模、特性、会議の参加人数などによっては自社に合わない場合もあります。
導入後に後悔しないためにも、導入前に実際にお試しいただくことをおすすめします。

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VTVジャパンは周辺機器導入をご検討のお客様に、無料でお貸出しを行っています。
詳細はP.10をご覧ください。

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規模別機器構成例① 打合せスペース / 小会議室
SCENE
SCENE
会議室の参加人数 1～4名程度を想定
広角のWebカメラ

・Web会議・プレゼン利用

PCの画面を共有するモニター

PRODUCTS
モニター

広角のWebカメラ

マイク・マイクスピーカー

オンライン会議用USBハブ

マイクオンライン会議用USBハブ（無線）持ち込みPC

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規模別機器構成例② 中会議室 / 大会議室
SCENE
SCENE
シーリングマイク

会議室の参加人数 8名～20名程度を想定
・Web会議・プレゼン利用

カメラ

PRODUCTS

モニター または プロジェクターとスクリーン

モニターまたはプロジェク
ターとスクリーン

カメラ

シーリングマイクスピーカー

オンライン会議用USBハブ

DSP*などの音響システム（ラック収納）スピーカー
DSPなどの音響システム（ラック収納）

持ち込みPC
オンライン会議用USBハブ（無線）*DSP（デジタル・シグナル・プロセッサ）とは、「ノイズ」「エコー」「ハウリング」などの音声トラブルが発生しないよ
うにオーディオを制御する機器です。

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VTVJapan,規模別機器構成例③ 講堂 / ホール
SCENE
SCENE
セミナーなど大人数が参加する場面を想定
・会議

天吊りのカメラなどを用意し、登壇者を映すモニター または プロジェクター

・プレゼン利用

・セミナー配信 ・オンライン講義
スピーカー

PRODUCTSPRODUCTS
モニターまたはプロジェク
ターとスクリーン

カメラ

スピーカー

マイク（ハンドマイク、グースネックマイクなど）

オンライン会議用USBハブ（有線/無線）

DSP*などの音響システム（ラック収納）

グースネックマイク

DSPなどの音響システム（ラック収納）オンライン会議用USBハブ（無線）

持ち込みPC*DSP（デジタル・シグナル・プロセッサ）とは、「ノイズ」「エコー」「ハウリング」などの音声トラブルが発生しないよ
うにオーディオを制御する機器です。

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事例① パーテーションが設置された会議室でも快適に会議を行う
Q．コロナウイルスの感染予防として、会議室にアクリルのパーテーションが設置され、Web会議をする際に使用していた机の上に置くタイプのマイクでは集音が難しくなってしまいました。
今後も会議室からWeb会議をすることが一般的になると思いますので、何か対応をしたいと考えています。
パーテーションを設置したまま、音声の改善をするにはどうすればよいのでしょうか？

シーリングマイク設置イメージ図

パーテーション設置イメージ

A．天井に設置する「シーリングマイク」を導入することでパーテーションがあっても遮られることなく集音できるようになります。
シーリングマイクは準備の際にマイクに手を触れる心配がないので、感染症対策にも効果的です。

グースネックマイク設置イメージ図

会議室の構造の問題で天井への取り付けが難しい場合や、役員会議などの重要な会議を行う会議室においては、「グースネックマイク」を設置するのも有効です。
グースネックマイクは一人一台設置する必要がありますが、一人一人の声を確実に集音することが可能です。

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VTVJapan,事例② Teams Roomsを使って会議室から簡単にTeams会議に参加
Q．Microsoft Teamsを使って社内外とWeb会議を行っています。
会議室から複数人でTeams会議に参加したいのですが、ノートパソコンが支給されていない社員もおり、スムーズに会議を開催できません。
会議室とMicrosoft Teamsを簡単に接続する方法はありますか。

Microsoft Teams Rooms 設置イメージ図

A．「Microsoft Teams Rooms」を導入するのはいかがでしょうか。
Microsoft社の認定パートナーが提供する「Microsoft Teams Rooms」は、会議室でTeams会議を行うのに最適な① Microsoft Teams社に認定されたハードウェア② Microsoft Teams社に認定されたUSBオーディオ・ビデオ周辺機器などがパッケージ化されたものです。会議室にMicrosoft Teams Roomsを設置し、Rooms専用のライセンスを契約することで利用可能となる仕組みです。
Microsoft Teams Roomsのライセンスは会議室に設置したデバイスに紐づくため、PCがなくてもタッチパネルコントローラーから会議を開催・参加できるようになります。
Microsoft Teams Roomsを会議室に常設するメリットは、「簡単に会議室から接続」でき「音声、映像がグループ会議に最適化されている」ことです。
カメラもマイクスピーカーもあらかじめ本体とつながっているので、会議前に慌ててデバイスを準備する必要はありません。映像は別途モニターなどを用意することで、相手の映像を大きく映し出すことができます。

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デモンストレーション・無料お貸出しのご案内
東京デモルーム

デモンストレーションルームのご案内

東京メトロ
東西線・半蔵門線、都営地下鉄新宿線
九段下駅 5番出口より徒歩3分
7番出口より徒歩2分

VTVジャパンの東京・大阪オフィスでは、テレビ会議/Web会議システム、Roomsシステム、マイクスピーカーなど周辺機器のデモンストレーションをご体験いただけます。
複数メーカーの比較や既存システムとの接続など、ご希望に合わせた内容でデモンストレーションを行うことが可能です。

大阪デモルーム
地下鉄 御堂筋線
本町駅 2番出口より徒歩4分【デモルームの詳細はこちら】
https://www.vtv.co.jp/company/vtv/demo/

地下鉄 四ツ橋線
本町駅 25番出口より徒歩4分

周辺機器導入検討のお客様に無料お貸出しを実施中
マイクスピーカーやオンライン会議用USBハブの導入を検討しているお客様向けに、無料でお貸出しを行っています。
実際の導入環境やシステムと合わせてお試しいただくことで導入後の失敗がありません。

マイクスピーカー
YAMAHA YVC-1000

オンライン会議用USBハブ
Barco Clickshare CXシリーズ

周辺機器導入をお考えの方はお気軽にお問い合わせください。
【お問い合わせはこちら】
https://www.vtv.co.jp/contact_us/

バー型のマイクスピーカーやグースネックマイクもなどあらゆる製品に対応可能。

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VTVJapan,コミュニケーションの可能性を、追求する。
世界中のどこにいても、対面のコミュニケーションができる―
かつての夢物語は、もうすでに日常になりつつあります。
しかし、それは果たして「ゴール」なのでしょうか？
ボーダレス化が進み、これからはより“シームレス”なコミュニケーションが求められるはず。未来の「当たり前」を見据えて、私たちは絶えず、コミュニケーションの可能性を追求し続けます。

VTVジャパン株式会社

企業概要

1995年の設立以来、VTVジャパンはビジュアルコミュニケーションのプロフェッショナルとして活動してきました。
今後も「コミュニケーションをデザインする」を事業コンセプトに、皆様のコミュニケーションを支援してまいります。

【商号】VTVジャパン株式会社 (英文社名：VTV Japan, Inc.)【所在地】東京オフィス：東京都千代田区九段北1-11-11 第2フナトビル6階
大阪オフィス：大阪市中央区瓦町4-5-9 井門瓦町ビル5階【主要取り扱いメーカー】
Avaya、Cisco、Lenovo、Lifesize、Logicool、Neat、Pexip、Poly、Yealink、Zoom、Aver、Barco、ClearOne、 ELMO、Shure、WolfVision、ヤマハ 他

主要事業■ オンライン会議ソリューションの提案：開発を含む製品・システムの設計提案■ 保守サポートの提供：
システム、サービスに対する保守・運用サービスの提供■ クラウドサービスの提供：
クラウドサービスの提案及び運用支援■ ウェビナー・オンラインイベントの支援：
ウェビナー、オンラインイベントの支援等必要に応じたサービスの提供
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大阪オフィス〒541-0048 大阪市中央区瓦町4-5-9 井門瓦町ビル5階
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