大学業務基準表カスタマイズシステム S2TaCS を活用した
業務構造改革と働き方改革の取組み

概要
専任職員業務の高度化や同一労働同一賃金の要請が強まる一方で、専任職員は、非専任職員と変わらず従来型の定型業務に忙殺されているケースが多い。こうした問題を解決するためには、業務構造改革と働き方改革を一体的に考えることが必要である。
この両改革を紐づける大学業務見直しの必須要件が業務可視化である。
大学業務の可視化とは、現状業務の洗い出しに留まらす、自大学に必要な業務像を体系的に再構成することと、その中で職員属性(雇用区分と役職)ごとに求められる業務役割を明確化し、所属する職員すべてが共有化することである。
ACPA が開発した大学業務基準表は、大学全体の業務項目体系と職員の雇用区分および役職に応じた業務役割を定義しており、自大学の業務項目を洗い出し、再構成するためのベンチマークとして活用可能である。
また、大学業務基準表カスタマイズシステム「S2TaCS(スタックス)」は、大学全体の膨大な業務項目の中から、部門ごとの業務項目を抽出した運用帳票を作成することができる。さらに、自大学の業務内容に即した基準表づくりを行うためのカスタマイズ編集をサポートする。
本稿では、上述の解説とともに、「S2TaCS(スタックス)」を活用した運用事例について述べる。

特定非営利活動法人 実務能力認定機構（ACPA）
株式会社 早稲田大学アカデミックソリューション（WAS）

目次
1 はじめに
1.1 大学職員に求められる役割への期待と現状
1.1.1 大学運営に関する職員業務への期待
1.1.2 基幹業務における定型的業務の割合
1.2 職員業務見直しの必要性
2 二つの改革の視点と共通点
2.1 業務構造改革の視点
2.2 働き方改革の視点（同一労働同一賃金への対応）
2.3 二つの改革の共通点
2.4 業務可視化の重要性
3 大学業務基準表の機能と活用方法
3.1 大学業務基準表カスタマイズシステム「S2TaCS(スタックス)」の機能
3.1.1 学内構造記述機能
3.1.2 大学業務マトリクス登録機能
3.1.3 学内スキル編集機能
3.1.4 基準表テンプレートファイル編集機能
3.2 大学業務基準表の基本機能
3.2.1 目標とする大学全体の業務像を体系的に記述
3.2.2 業務ごとに役職と雇用区分に応じた目標とする業務役割を可視化
3.2.3 ベンチマーク活用による自学業務運営の評価
3.2.4 自大学の業務項目洗い出しを体系的に見直し
3.2.5 自大学職員の業務役割を体系的に見直し
3.3 「S2TaCS(スタックス)」のサポートによる大学業務基準表の活用方法
3.3.1 全学業務項目の可視化：全学業務マトリクスの作成
3.3.2 業務役割の可視化：専任職員と非専任職員の業務切り分け
3.3.3 対応課題の順位付け：重点業務項目の総数算出
3.3.4 自学版業務体系資料の作成：自学版基準表カスタマイズ
4 「S2TaCS(スタックス)」を活用した運用事例
4.1 実施概要
4.2 本サービス運営の成果物
4.3 運用事例のまとめ
5 今後の取組み
6 おわりに2

1 はじめに
1.1 大学職員に求められる役割への期待と状況

1.2 職員業務見直しの必要性
大学職員に求められる業務役割と実際の業務執行状況のギャップを考慮した場合、専任職員

大学職員およびその業務のあり方の高度化が求められる中、大学職員の多くが直面する職場・業務の状況と見直しのポイントについて整理する。の余力を生み、新たな役割へ政策的にシフトする必要がある。
このためには、専任職員と非専任職員の業務切り分けによる効率化を進める「業務構造改革」と業務と役割の見直しを視野に入れながら労働

1.1.1 大学運営に関する職員業務への期待
大学を取り巻く状況の変化や各種大学改革の環境の改善を進める「働き方改革」を一体的に捉えることが有効である。

要求から、大学職員、特に専任職員に求められる役割像が大きく変化している。
1)マーケティング、プロジェクトマネジメント、中核人材の育成など、大学経営改革を推進するスタッフ機能

2 二つの改革の視点と共通点
職員業務見直しのきっかけとするための、業

2)新たな教育環境づくりと推進する教職協働機

務構造改革と働き方改革の取組みのポイントに能ついて整理する。

大学が持続的な発展をするために、専任職員には主にこの 2 つの機能が求められていると言われている[1][2]。

2.1 業務構造改革の視点専任職員の仕事を従来型の定型業務から新たな役割へ政策的にシフトするためには（図 2）、1.1.2 基幹業務における定型的な業務の割合
大学の基幹業務は定型的な業務が多く、その先ずは、時間的な余裕を生み出すことが必要である。

中でもあまり習熟を要さない「定型作業」およ

定型業務における専任職員の役割としては、び少々の反復で可能な「軽習熟業務」が 7 割程チームコミュニケーションを前提とした基幹業度を占めている。業務量は年々増大し、職員数務の効率化(評価・改善の実施)を実践するマネが抑制される中、専任職員の多くが役職に係わジメントに専念してもらい、定型業務の実務のらず定型的な日常業務に忙殺されているのが現負荷を軽減することが求められる。

状である（図１）[3]。

図１ 年間を通じた職員業務の構成比率

図 2 専任職員の業務役割このために、専任職員と非専任職員が対応すべき業務項目を区分し、それぞれの業務役割を明確化する業務切り分けが必要となる。

2.2 働き方改革の視点(同一労働同一賃金への対応)
同一労働同一賃金への対応では、非正規雇用(パートタイム・有期雇用労働者のみ)の処遇改善を目的に以下 2 つの要件が求められている。
1)雇用区分に応じた業務役割(職務、責任、能力
図 3 業務役割を明確化する業務切り分けなど)を明確にすること。2)業務役割と処遇条件との対応関係が合理的に説明できる人事制度設

2.4 業務可視化の重要性計であること。
大学基幹業務に関して、専任職員と非専職員

大学に対する各種社会的要請の増大に比例しが対応する業務内容に大きな差異を見いだせなた業務領域の拡大、これら業務を遂行する多様い現状(図 1)において、非正規雇用の処遇改善とな雇用形態の職員、また、縦割り、タコツボ的ともに、専任職員と非専任職員の業務役割の見な組織風土や個人裁量的な業務運営などが多く直し、特に専任職員の業務の見直しが必須とな見受けられることから、大学業務の全体像を把っている。

握することは困難な状況である。このことは、職員の人事評価、業務スキルの育成、人材交流など組織運営においても障害となっている。

2.3 二つの改革の共通点
業務構造改革と同一労働同一賃金の取組みに

このような状況を変革するもが大学業務可視おける共通点は、専任職員と非専任職員が対応化である。この取り組みにより、業務内容を体すべき業務項目を区分し、それぞれの業務役割系化のうえ、テキストや図解などで記述するこを明確化する業務切り分けを行うことであるとで、大学業務の共有化が可能となり、業務の（図 3）。

属人化を排除し、業務見直しの着手が可能となれる。

専任職員と非専任職員が同じような従来型業務を遂行する現状の業務役割体制をいかに変え

大学業務の可視化においては、現状業務の洗ることができるか。そのための可視化ツールがい出しに留まることなく、業務目標(事業計画、大学業務基準表である。

部・課の事業計画、当該業務の目的など)達成のために必要な業務項目は何かを意識した業務像を再構成し、これを遂行するために必要な業務役割と執行責任をテキスト化した業務概念を、あるべき姿として学内共有する仕組みづくりが重要である。

4

この機能は、以下から構成される

3 大学業務基準表の機能と活用方法

1）組織部門の設定

この章では、膨大な大学業務項目等で構成さ組織部門の階層構造や組織部門名称を組織部れる大学業務基準表データ項目を内蔵し、Excel門一覧ウィンドウにて管理する。5 階層までのデータ処理の作業負担を軽減して各種作業書式追加、編集、削除の組織部門管理が可能である。の生成を行うことができる「S2TaCS(スタック2）雇用区分の設定

ス)」の活用を前提とした大学業務基準表の機能

初期値は 4 区分 （専任職員、嘱託職員、契約と活用方法について述べる。

職員、人材派遣） にて設定済であるが、6 区分まで項目の追加、編集、削除、複製が可能であ

3.1 大学業務基準表カスタマイズシステム

る。

2「S TaCS(スタックス)」の機能

3）役職区分の設定

2「S TaCS(スタックス)」は、大学全体の膨大な初期値は 4 区分（課長、リーダー、主担当、業務項目の中から、部門ごとに活用する業務項補助者）にて設定済であるが、6 区分まで項目目を抽出した運用帳票を作成することができる。の追加、編集、削除、複製が可能である。

また、自大学の業務内容に即した基準表づくりを行うためのカスタマイズ編集に関するサポー

3.1.2 大学業務マトリクス登録機能トが可能である。

業務の分析においては、分析対象の部門だけ操作メニュー画面を図 4 に示す。に専念して作業を行い、作業終了後は、それらをまとめて、全学の大学業務マトリクスとして構成し直すことにより、全学的な一貫性の確認をすることができる。このための機能が「大学業務マトリクス登録機能」である。
１）エクスポート機能
各部門が自部門業務領域を選択するための登録書式を Excel ファイルと PDF ファイルで出力することができる。大学業務基準表における中項目と小項目がページ番号と行番号で紐づくことにより業務領域を効率的に選択することができる。

図 4 操作メニュー画面

２）インポート機能
Excel ファイルに設定した業務領域を、組織

3.1.1 学内構造記述機能

部門別にスキル項目の該当状況をシステムに登大学におけるその組織のありかたはさまざま録する機能である。この登録情報は、全学の大である。具体的には、各部門の階層構造やその学業務マトリクス作成時の元データとなる。

名称、雇用している職員等の区分、役職区分などは大学により異なる。大学業務基準表の従来

3.1.3 学内スキル編集機能の操作においては、これらを Excel の表に対し各部門が選定した業務領域に絞った大学業務て記入していた。
「学内構造記述機能」とは、こ基準表を出力する機能である。の作業を容易にするための機能である。

また、大学業務基準表【マスター】を出力し、5

編集・システム登録することで、基準表マスタ

3.2.2

ーデータを編集し、自学基準表にカスタマイズ標とする業務役割を可視化

業務ごとに役職と雇用区分に応じた目することがきる。編集内容は、スキル項目の追小項目ごとにそれぞれの役職に求められるス加、編集、削除とスキル属性の設定値変更であキルレベル(目標)を提示している。また、要素ごる。とに対応すべき従事者(雇用区分)の目標も示されている（図 6）。

3.1.4 基準表テンプレートファイル編集機能
基準表の分析項目および原因や対策などを記入するための列を追加編集することができる。
この機能により、自学独自の基準表書式の設定が可能である。
図 6 求める役割像(目標)の記述（例）3.2 大学業務基準表の基本機能
大学業務を見直す際に使用する大学業務基準

なお、この役割像は以下に示す「難易度の目表の 5 つの基本機能について述べる。

安」
（図 7）
、
「スキルレベルの定義」（図 8）、「職3.2.1員の役割定義」（図 9）と一体化しており、これ目標とする大学全体の業務像を体系的ら定義の学内合意を形成することが必要である。に記述
大学全体の業務像を 21 のカテゴリ、180 の中項目（業務機能、大学業務の基本単位）に分類している。また、中項目は、業務遂行に必要な複数の小項目（処理機能）で構成され、小項目は、業務遂行に必要な複数の要素（作業項目）で構成されている。要素に対応するスキル内容に、各作業の達成内容を記述している（図 5）。
各中項目は、業務知識項目と業務遂行に必要な PDCA サイクル（計画・実行・評価・改善）

図 7 難易度の目安に関係する小項目により構成されている。また各小項目には、小項目の業務改善を目的とした要素が含まれる。

図 5 スキル項目体系（例）

図 8 スキルレベルの定義

6

大学業務基準表の業務役割を参照することで、自大学職員に求める業務役割を見直すきっかっけづくりができる。

3.3 「S2TaCS(スタックス)」のサポートによる大学業務基準表の活用方法
大学業務を見直す際に有効な「S2TaCS(スタックス)」の 4 つの活用方法について述べる。
3.3.1 全学業務項目の可視化：全学業務マトリ

図 9 職員の役割定義
3.2.3クスの作成≪概要≫

ベンチマーク活用による自学業務運営

全学の業務構造と業務組織の中に自部署の担の評価

当業務を位置づけた、全学組織の担当業務一覧

大学業務基準表の業務役割をベンチマーク表である(図 11)。

(目標値)として活用し、自大学の業務運営状況≪活用方法≫を記入することで、専任職員と非専任職員の業・全学共通の業務概念に基づき、部門間の業務務役割の差異分析や職員個々人のスキルレベル構成を可視化する。

診断を行うことができる(図 10)。

・部門間で共通する業務の抽出ができ、共通業務の集約やシステム化の検討材料となる。

図 10 大学基準表作業シート
3.2.4

図 11 全学業務マトリクス

自大学の業務項目洗い出しの体系的な見直し

3.3.2 業務役割の可視化：専任職員と非専任職

大学業務基準表の業務項目と記述内容を参照

員の業務切り分けすることで、現状業務の洗い出しに活用できる。

≪概要≫

また、業務項目の粒度を揃え、検討の抜け漏れ業務項目ごとに設定された基準値としてのを防ぎながら、自大学に必要な業務像を体系的スキル属性(対応すべき職員区分、外部委託)とに再検討することが可能である。
3.2.5

部署内の業務遂行状況を対比し、当該業務項目を担当すべき職員の職員区分および外部委託状

自大学職員の業務役割の体系的な見直況の差異を可視化する(図 12)。

し≪活用方法≫7

・専任職員と非専任職員の業務切り分け指標として活用できる。

3.3.4 自学版業務体系資料の作成：自学版基準

・業務切り分け指標に従って専任職員が従事し表カスタマイズている業務を非専任職員へ移行することで、専≪概要≫

任職員を新たな付加価値の高い業務へ政策的に自大学業務に合わせた業務項目に編集(修正・削除・追加)を行う(図 14)。

シフトする。

≪活用方法≫
・自大学業務項目に合わせることで、業務ツールとして職場理解を促進する。
・業務切り分けやスキルレベル診断を実施するための業務ツールとしての正確性が向上する。

図 12 業務役割差異分析
3.3.3 対応課題の順位付け：重点業務項目の工数算出≪概要≫
業務切り分けを実施することで専任職員が図 14 自学版基準表カスタマイズ生み出せる年間創出時間(目標)と業務移行の課題を可視化する(図 13)。
≪活用方法≫
・年間創出時間(目標)を示すことで、専任職員4 「S2TaCS(スタックス)」を活用した運用事例が新たに担うことが可能となる新領域の業務時
この章では、株式会社早稲田大学アカデミッ間の目安を持つことできる。

クソリューション(WAS)の協力により実施した・業務移行の課題を表すことで、解決策検討の「大学業務基準表お試し運用サービス」の実施イメージを把握することが可能となる。

事例を紹介する。

(ただし、課題解決実施策の検討は、業務フロー分析等を別途に実施することが必要)

4.1 実施概要「大学業務基準表お試し運用サービス」は、業務構造改革の指導的立場となる担当課(人事・企画部門)に対し、基準表の活用方法を短期間で理解いただくために、特定の業務領域に限定して運用実施した。

図 13 重点業務項目の工数算出
8

が低い業務にも係わらず、現状は専任職員が担
実施対象は下記 3 大学である。
実施大学
A 大学

当している業務項目および年間業務時間は以下

実施部門

専任職員

非専任職員

総務課

8名

―

広報課

5名

1名

人事課

5名

1名

私立大学/大規模校
学生数 2 万 5 千名の表の通りである。

A 大学 総務課の対象業務領域

B 大学
私立大学/中規模校
学生数 8 千名

C 大学
国立大学/小規模校
学生数 4 千名

総務課

14 名―

人事課

13 名

―

中項目

小項目

行事式典の運営

行事式典の準備

行事式典の実施
予算(コスト)管理

今回の運用ではまず、専任職員が現状実施し調達管理
予算の管理

業務役割差異作業項目(A)
ご案内発送
登壇表作成
会場の確保
物品・備品の確認
会場設営、来賓対応
参加者への礼状
調達申請処理納品・検収証票の確認・整理支払請求・確認項目

合計ている業務の中で、本来は非専任職員が実施す(A)の専任職員
年間業務時間

対応
優先順位

67 時間

339 時間

4174 時間

2882 時間

11162 時間べき業務との差異を洗い出した。更に、これらの差異のうち、専任職員の時間創出のために、

A 大学 広報課の対象業務領域非専任職員に担当移行が可能な年間業務時間の中項目算出を行うとともに、業務移行のための注意点

広報物発行

小項目
広報誌の制作を提示した。
運営手順とフィードバック内容は下記の通り

広報誌発送先の管理
大学案内の制作である(図 15)。

広告

広告企画立案

広告原稿の作成

業務役割差異作業項目(A)
関連部署との調整
編集
取材・原稿手配スケジュール管理
製作費管理
広報誌発送先管理(A)の専任職員
年間業務時間対応
優先順位

842 時間156 時間5

制作業者選定編集
原稿手配
スケジュール管理
製作費管理
広告媒体の選定
広告の企画
業者・関係部署との調整
広告効果測定各種新聞等の広告

171 時間4248 時間

3312 時間

2

合計

1629 時間

B 大学 人事課の対象業務領域
中項目

小項目

就業管理

勤怠管理

給与計算・支払諸手当の管理(計算)

図 15 運営手順

4.2 本サービスの成果物
上記運用手順の中で作成した成果物は下記の通りである。

諸控除の管理(計算)
給与計算処理・大学業務マトリクス（3.3.1 を参照）
・業務役割差異分析結果（3.3.2 を参照）
・重点業務項目の工数算出（3.3.3 を参照）
社会保険管理4.3 運営事例のまとめ

健康保険の管理業務役割差異作業項目(A)
勤怠関連通知勤怠情報の管理
休日・休暇等
短時間勤務等
欠勤・休職
職務給
時間外勤務給時間外勤務手当
特別手当
住宅手当・扶養手当
雑手当
入試手当
諸控除
貯蓄
月例給与
人件費試算・振替非常勤講師給各期手当
外部機関派遣出向者負担金
月例処理等
届出算定・月変
保険料
育児休業等取得者申請書

合計

今回のサービス運用では、少数の部門での限られた業務領域における業務役割差異分析を実施した。本来は非専任職員が担当すべき難易度
9(A)の専任職員
年間業務時間対応
優先順位

698 時間2438 時間

3144 時間

5712 時間

1262 時間

42254 時間

ような業務領域を「専門嘱託職員」あるいは
C 大学 総務課の対象業務領域
中項目

小項目

文書管理
行事式典の運営稟議決裁
行事式典の準備

行事式典の実施

業務役割差異作業項目(A)
進達履歴管理
案内発送
登壇表作成
会場確保
物品・設備の確認
会場設営
配車
来賓対応
懇親会(祝賀会等)
会場撤収
参加者への礼状(A)の専任職員年間業務時間対応
優先順位

252 時間49 時間

1376 時間2「専任職員」のどちらが担うかは、労務費比
較と専任職員に期待する役割など、それぞれの大学の政策判断により異なると思われます。
・①専任職員と非専任職員の担うべき役割を再確認した上で、ターゲット業務の効率化だけに終わらせず、削減した結果として生まれた

合計

377 時間

余力の活かし方を同時に検討する必要があります。

C 大学 人事課の対象業務領域
中項目

小項目

給与計算・支払諸手当の管理(計算)

業務役割差異作業項目(A)
職務給(A)の専任職員
年間業務時間対応
優先順位

372 時間3②非専任の活用範囲が増えることから、非専任の活用調整は単一職場内だけでなく、職場間での調整も考慮することが望まれます。

時間外勤務給時間外勤務手当③非専任への業務移行に伴い、実務マニュア特別手当等ルの整備や知識・ノウハウを伝える OJT 運営

住宅手当・扶養手当諸手当などを工夫する必要があります。

入試手当
諸控除の管理(計算)
給与統括給与計算処理

昇給・改定

諸控除
貯蓄
給与明細作成
給与振込情報作成
給与明細配布
月例給与
人件費試算・振替
出向者負担金(職員)各期手当(普通分」
外部機関派遣(教員)非常勤講師給客員教員(非常勤扱)給
外国人講師給派遣企業との契約
人件費試算・振替
昇給
給与改定・改定差額

合計

84 時間

472 時間

51024 時間1

・基準表「スキル内容」の記述をご覧いただくとお判りの通り、非常勤職員が担う業務(要素)はある程度の作業判断をともなうものであり、常勤職員は小項目全体の立場から各業務(要素)内容を評価・指導を行うマネジメント機能が求められております。

448 時間2

貴学において、各小項目の業務に対するマネ2000 時間

ジメント責任者は「係長」であり、「係員」は作業者ではなく、課長を補佐するという意識が求計算上は、専任職員と非専任職員の時間あためられます。

りの労務単価の差額と上記年間業務時間の積が

ただし勤務経験が浅い(入職 3 年程度まで)「係労務費削減試算額となる。また、非専任職員の員」の場合は各業務の判断内容と判断基準を覚投入という視点で見た場合、当該の専任職員のえるという意味で作業者としての一面が強くな業務役割を、大学にとって付加価値を生む業務ります。

領域へシフトさせる人事政策が必要となる。
上記の差異分析結果に関するコメント例を紹5 今後の取組み介する。

大学業務基準表は、大学基幹業務の業務像を・ACPA 大学業務基準表では、広報業務など専階層構造(カテゴリ/中項目/小項目/要素)で体系門性が高く、専門業界のスキル、人材の流動化しているが、日常的な業務成果物(会議資料、性が見込める職種は「専門嘱託職員」の業務申請書など)を生み出す業務フローは、基準表最役割として位置づけています。ただし、この小単位である「要素」の下部に位置づけられる10

(図 16)。
大学業務基準表を大学業務像の可視化と業務切り分け、および担当者個人のスキルレベル診断を行うサポートツールとしてブラッシュアップを進める。また、大学業務基準表の業務項目体系を活用しながら、要素を構成する業務フローと業務量(業務時間)の洗い出しを効果的に可視化できる仕組みを検討する予定である。

図 16 業務構成イメージ

6 おわりに大学経営がますます厳しくなるにつれ、国においても大学間の連携・統合を視野に入れた論議が現実味を帯びてきている [4] 。このような参考文献

中、大学改革は待ったなしの状況である。大学[1] 伊藤達哉「早稲田大学における構造改革の実践」、平成 30 年度大学向けセミナー講演資料、実務能力認定機構、2018．
（http://www.acpa.jp/kijun/management/document201808_01.pdf）[2] 三浦 暁「早稲田大学における職員業務の構造改革と人材育成」、平成 29 年度大学マネジメ
ントセミナー講演資料、国立大学協会、2017．
[3] 加藤 毅「大学職員の職務特性と育成環境」
大学研究、42 号、2016．
[4] 中央教育審議会大学分科会将来構想部会「今後の高等教育の将来像の提示に向けた論点整理」、2017．

職員業務についても、人事制度改革との両輪で構造改革に着手する必要がある。
こうした状況において、大学業務基準表および大学業務基準表カスタマイズシステム S2TaCSの活用を通じて、一つでも多くの大学で業務構造改革による大学業務の生産性向上が実現されることを期待している。
そのために、大学業務基準表の普及・改良とともに、各大学での運用管理が可能な Web サー
ビス方式でのシステム構築を検討すべきと考えている。
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