平成 30 年５月 21 日
個人情報保護委員会「特定個人情報保護評価指針の解説」の更新

特定個人情報保護評価に関する規則（平成 26 年特定個人情報保護委員会規則第１号。以下「規則」という。）の改正及び特定個人情報保護評価指針（平成 26年特定個人情報保護委員会告示第４号。以下「指針」という。）の変更に伴い、下記のとおり、特定個人情報保護評価指針の解説を更新しました。
なお、更新箇所は、追加した部分には下線にて、削除した部分には取消線にて赤字で示しています。また、更新理由を併せて記述しています。

記【特定個人情報保護評価指針の解説】
第２定義（解説）
用語定義

基礎項目評価書

行政機関の長等（評価実施機関）が、指針で定めるところに（規則第２条第１号）より、番号法第 28 条第１項第１号から第４号までに掲げる事項及び特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を保護するための主な措置の実施状況を評価した結果を記載し、又は記録した書面又は電磁的記録

第５ 特定個人情報保護評価の実施手続
３ 特定個人情報保護評価書（１）基礎項目評価書
評価実施機関は、規則第５条第１項の規定に基づき、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられる全ての事務について基礎項目評価書（様式２参照）を作成し、委員会へ提出するものとする。上記２に定めるしきい値判断の結果は、基礎項目評価書に記載するものとする。

1

（解説）
基礎項目評価書は、しきい値判断の結果にかかわらず、特定個人情報保護評価の実施対象となる全ての事務について作成することになります。しきい値判断の結果、基礎項目評価のみと判断された場合はもとより、基礎項目評価及び重点項目評価と判断された場合、基礎項目評価及び全項目評価と判断された場合にも、作成することになります。
特定個人情報ファイルを取り扱う事務の概要、保有しようとする特定個人情報ファイルの名称等の関連情報を記載するとともに、評価実施機関が特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを認識し、このうち主なリスクを軽減するための適切な措置を講じていることをの実施状況について確認の上、宣言することで、基本的な特定個人情報保護評価を行うものです。
また、しきい値判断項目（事務の対象人数、取扱者数、評価実施機関における特定個人情報に関する重大事故発生の有無）、しきい値判断結果も基礎項目評価書に記載することになります。

＜更新理由＞
基礎項目評価書の記載事項として、リスク対策の実施状況を新たに加えることとした、規則の改正及び指針の変更によるもの。

2

第６１

特定個人情報保護評価の実施時期
新規保有時
行政機関の長等は、特定個人情報ファイルを新規に保有しようとする場
合、原則として、当該特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価を実施するものとする。ただし、規則第９条第２項の規定に基づき、災害が発生したときの対応等、特定個人情報保護評価を実施せずに特定個人情報ファイルを保有せざるを得ない場合は、特定個人情報ファイルの保有後可及的速やかに特定個人情報保護評価を実施するものとする。
（１）システム用ファイルを保有しようとする場合の実施時期
ア 通常の場合
規則第９条第１項の規定に基づき、システムの要件定義の終了までに実施することを原則とするが、評価実施機関の判断で、プログラミング開始前の適切な時期に特定個人情報保護評価を実施するものとすることができる。
イ 委員会による承認が必要な特定個人情報保護評価の場合
規則第９条第１項の規定に基づき、システムの要件定義の終了までに実施することを原則とするが、要件定義の終了までに実施することが困難な場合は、委員会とあらかじめ協議の上、実施時期を決定することができる。
ウ 経過措置
この指針の適用の日から６月を超えない範囲でシステムの開発におけるプログラミングを開始する場合は、プログラミング開始後、特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価を実施することができる。
（２）その他の電子ファイルを保有しようとする場合の実施時期
事務処理の検討段階で特定個人情報保護評価を実施するものとする。

（解説）
特定個人情報保護評価の結果を受けて、当初予定していた特定個人情報ファイルの取扱いやシステム設計を変更しなければならない場合も十分想定されることから、対応に要する時間を考慮して、特定個人情報保護評価は、特定個人情報ファイルを保有する直前ではなく、十分な時間的余裕をもって実施する必要があります。
特定個人情報保護評価の望ましい実施時期は、次の図表を参照してください。

3

Ｑ第６の１－２
特定個人情報ファイルを取り扱う事務において、パッケージシステムをノンカスタマイズで適用する場合、特定個人情報保護評価はいつまでに実施すればよいのでしょうか。
（Ａ）○

特定個人情報ファイルを取り扱う事務において、パッケージシステムを適用する

場合、業務要件の検討やカスタマイズの必要性の分析を行う時期がいわゆる要件定義の時期に当たります。
検討の結果、カスタマイズは行わず、そのままパッケージシステムを適用することにした場合、その後、パラメータ設計や環境設計、移行設計等の「設計」を行い、システムを稼働させるサーバー等へパラメータ設定等の「適用」が行われます。
この「適用」によりサーバー等に直接的に変更を加えることとなりますので、プログラミングに相当するものとして、システムへの適用を実施する前までに特定個人情報保護評価を実施することになります。次の図表を参照してください。

○

なお、パッケージシステムをカスタマイズする場合は、次の図表のとおり、カスタマイズ開発を実施するまでに特定個人情報保護評価を実施する必要があります。

Ｑ第６の１－３
単年度中に設計・プログラミングが完了するようなシステムや大規模システムについても、要件定義の終了までに特定個人情報保護評価を実施するべきでしょうか。
（Ａ）○

システムの要件定義の終了までに実施することが原則となりますが、システムの実情に照らし、基本設計の段階等で実施することが望ましいと考えられるものにつ6いては、特定個人情報保護評価が可能なシステムの詳細が決定されているか、特定個人情報保護評価の結果を反映しても、コスト増・スケジュール遅延につながらない時期かなどを十分に踏まえた上で、プログラミング開始前の適切な時期に特定個人情報保護評価を実施することも考えられます。

Ｑ第６の１－３
特定個人情報保護評価については、「プログラミング開始前の適切な時期」に行うこととなっていますが、評価実施機関はどのような点に留意すればよいでしょうか。
（Ａ）○

従来、特定個人情報保護評価をシステムの要件定義の終了までに実施することを原則としていましたが、その趣旨は、特定個人情報保護評価の結果によっては、当初予定していた特定個人情報ファイルの取扱いやシステム設計を変更しなければならない場合も十分想定されることから、対応に要する時間も考慮し、コスト増・スケジュール遅延等を防ぐために、十分な時間的余裕をもって実施するというものです。
○

しかしながら、特定個人情報保護評価は、システムの具体的な運用面も含んだリスク対策の評価を求めており、当該運用面については、システムの設計中においても関係機関等との調整を要し、要件定義終了までに評価を実施することが困難となることもあるため、特定個人情報保護評価の実施時期を、プログラミング開始前の適切な時期に変更することとしたものです。
○

この場合であっても、要件定義の重要性は変わらないことから、各評価実施機関

は、特定個人情報保護評価を見据え、大規模な仕様変更等が生じないような明確な要件定義を行う必要がありますので、十分留意してください。

Ｑ第６の１－４
委員会の承認が必要な特定個人情報保護評価書の場合、要件定義での特定個人情報保護評価の実施が困難な場合は、委員会とあらかじめ実施時期を協議するとのことですが、どの時期に、どのように協議をすればよいのでしょうか。
（Ａ）○

要件定義のできるだけ早い段階で委員会と協議していただく必要があります。

具体的な評価に当たっては委員会事務局にお問合せください。
7

Ｑ第６の１－５４
個人番号を利用するためのシステム改修の後に情報連携のためのシステ
ム改修を行い、それぞれシステム改修の時期が異なる場合、特定個人情報保護評価の実施はどのようにすればよいのでしょうか。
（Ａ）○

特定個人情報保護評価は特定個人情報ファイルを保有しようとする事務に対して実施します。当該事務で個人番号を利用するためのシステム改修と情報連携のためのシステム改修を行う場合、当該事務に対する特定個人情報保護評価は双方のシステム改修を踏まえる必要があります。
○

特定個人情報保護評価の実施時期は、当該事務で最初に特定個人情報ファイルを保有しようとする時期である、個人番号を利用するためのシステム改修におけるプログラミング開始前となります。
その際に、情報連携のためのシステム改修の内容を踏まえた特定個人情報保護評価を実施できれば、まとめて行うことが可能ですが、その時点において、情報連携のためのシステム改修の概要が決定していない場合や、その後変更になった場合には、情報連権携のためのシステム改修の内容が判明した時点で、個人番号を利用するためのシステム改修の前に実施した特定個人情報保護評価書について、修正箇所がある場合は修正、重要な変更に該当する場合には評価を再実施する必要があります。

Ｑ第６の１－６
指針第６の１（１）ウで定められた経過措置の場合、特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価を実施することが求められますが、運用開始前までに実施すればよいのでしょうか。それともテストの段階までに実施する必要があるのでしょうか。
（Ａ）○

経過措置適用の場合における特定個人情報保護評価の実施時期は、テストの段階で特定個人情報ファイルを保有するか否かによって異なります。
○

特定個人情報ファイルとは、①個人番号そのものをその内容に含む個人情報ファイル、②個人番号そのものを含まないものの、個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む個人情報ファイルをいいます（番号法第２条第９項）。②とは、例えば、情報提供ネットワークシステムを使用した情報提供の求め又は情報提供の際に用いら8れる符号や個人番号を部分的に修正したもので、個人番号と１対１で対応するものなどを含む個人情報ファイルをいいます。
○

したがって、テストデータに個人番号そのものが含まれている場合は、テストデータであっても、当該データは特定個人情報ファイルに該当しますので、当該データを保有する前に特定個人情報保護評価を終わらせる必要があります。
○

テストデータとしてダミーの番号を用いる場合は、当該ダミーの番号が、個人番号と全く関係ないものであれば、特定個人情報保護評価の対象とはなりません。一方、ダミーの番号が上記②に該当する場合には、当該データは特定個人情報ファイルに該当しますので、このような場合には、当該データを保有する前に特定個人情報保護評価を終わらせる必要があります。

Ｑ第６の１－７
経過措置の場合、特定個人情報保護評価の結果はどのように扱えばよいのでしょうか。
（Ａ）○

特定個人情報保護評価を実施した結果、問題が発見された場合はシステム設計を変更することも考えられますが、それに限られず運用面での対応などを行うことも考えられます。

Ｑ第６の１－８５
被災者台帳の作成等災害対応等に係る事務について、特定個人情報保護評
価の実施時期はいつですか。
（Ａ）

（略）

＜更新理由＞
評価実施時期について、「要件定義終了まで」としているものを、「プログラミング開始前」に変更することとした指針の変更によるもの。

9第９１

特定個人情報保護評価の評価項目
基本的な考え方
特定個人情報保護評価を実施するに当たって、評価実施機関は、特定個人情報ファイルを取り扱う事務の特性を明らかにした上で、特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクについて認識又は分析し、このようなリスクを軽減するための適切な措置を講じていることを確認の上、特定個人情報保護評価書において宣言するものとする。

２ 評価項目（１）基礎項目評価書
規則第２条第１号に規定する基礎項目評価書での記載事項は、次のとおりとする。
ア 基本情報特定個人情報保護評価の対象となる事務の概要、当該事務において使用するシステムの名称、特定個人情報ファイルの名称、当該事務を対象とする特定個人情報保護評価の実施を担当する部署及び所属長の役職名、当該事務において個人番号を利用することができる法令上の根拠等を記載するものとする。また、当該事務において情報連携を行う場合にはその法令上の根拠を記載するものとする。
イ リスク対策
また、評価実施機関は、特定個人情報保護評価の対象となる事務について特定個人情報ファイルを取り扱う際に生じるプロセスにおいて個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを認識し、このようなこのうち主なリスクを軽減するための措置の実施状況について記載するものとする。
また、自己点検・監査、従業者に対する教育・啓発等のリスク対策の実施状況についても記載するものとする。
これらのリスク対策を踏まえ、評価実施機関は、リスクを軽減するための適切な措置を講じていることを確認の上、宣言するものとする。
（２）重点項目評価書
規則第２条第２号に規定する重点項目評価書の記載事項は、次のとおりとする。
ア 基本情報特定個人情報保護評価の対象となる事務の内容、当該事務において使10用するシステムの機能、当該事務において取り扱う特定個人情報ファイルの名称、当該事務を対象とする特定個人情報保護評価の実施を担当する部署及び所属長の役職名、当該事務において個人番号を利用することができる法令上の根拠等を記載するものとする。また、当該事務において情報連携を行う場合にはその法令上の根拠を記載するものとする。
イ～エ (略)（３）全項目評価書
法第 28 条第１項各号及び規則第 12 条に規定する全項目評価書の記載事項は、次のとおりとする。
ア 基本情報特定個人情報保護評価の対象となる事務の詳細な内容、当該事務において使用するシステムの機能、当該事務において取り扱う特定個人情報ファイルの名称、当該事務を対象とする特定個人情報保護評価の実施を担当する部署及び所属長の役職名、当該事務において個人番号を利用することができる法令上の根拠等を記載するものとする。また、当該事務において情報連携を行う場合にはその法令上の根拠を記載するものとする。
イ～オ （略）（解説）（略）

Ｑ第９の２－１
平成 30 年５月 21 日に公布・公表された規則及び指針において、経過措置が設けられていますが、具体的にどのようなものなのでしょうか。
（Ａ）○

平成 30 年５月 21 日に公布した特定個人情報保護評価に関する規則の一部を改正する個人情報保護委員会規則（平成 30 年個人情報保護委員会規則第２号。以下「改正規則」という。
）及び公表した特定個人情報保護評価指針の一部を変更する
件（平成 30 年個人情報保護委員会告示第２号。以下「改正告示」という。）においては、附則第２条において経過措置を設けています。
○

改正規則附則第２条及び改正告示附則第２条第１項について

・ 改正規則附則第２条及び改正告示附則第２条第１項は、基礎項目評価書の記載事項としてリスク対策の実施状況を加える変更について、経過措置を設けるものです。

11

・

経過措置の内容としては、改正規則及び改正告示の施行期日は平成 31 年１月１日ですが、平成 31 年６月 30 日までの間は、旧様式で基礎項目評価書が公表されていることを許容するものです。このため、対象となる評価実施機関においては、施行期日後、遅くとも平成 31 年７月１日までには、新様式により、基礎項目評価書の修正を行い公表しておく必要があります。
○

改正告示附則第２条第２項について

・ 改正告示附則第２条第２項は、全ての特定個人情報保護評価書の中の記載事項において、「所属長の氏名」を記載していたものを「所属長の役職名」に変更する
ことについて、経過措置を設けるものです。
・ 経過措置の内容としては、改正告示の当該部分の施行期日は公布日（平成 30 年５月 21 日）となりますが、当該施行期日から平成 31 年６月 30 日までの間に、評価実施機関において所属長の役職名及び氏名に変更のない場合には、旧様式で特定個人情報保護評価書が公表されていることを許容するものです。
・ このため、対象となる評価実施機関においては、当該施行期日後、遅くとも平成 31 年７月１日までには、「所属長の役職名」欄に変更された新様式により、特定個人情報保護評価書の修正を行い、公表しておく必要があります。

＜更新理由＞
基礎項目評価書の記載事項として、リスク対策の実施状況を新たに加え、基礎項目評価書、重点項目評価書及び全項目評価書の様式において、「評価実施機関における担当部署」の「所属長」欄を「所属長の役職名」に変更することとした
規則の改正及び指針の変更によるもの。

12別添４

特定個人情報保護評価書（全項目評価書）（抄）[記載要領]
この記載要領は平成2930年５月3021日時点公布の特定個人情報保護評価指針（以下「指針」という。）に沿ったものです。
今後、個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）により改訂される可能性があることにご留意ください。

評価書番号

評価書名
・評価書番号は、特定個人情報保護評価計画管理書（以下「計画管理書」という。）の「評価書番号」欄に記載する番号と同じものを記載してください。
・評価書名には、特定個人情報保護評価（以下「評価」という。）の対象の事務の内容が分かる名称を記載してください。事務やシステムの名称をそのまま用いる必要はなく、実態に応じて、評価書の内容を推察できる名称としてください。
・評価対象の事務の実施をやめるなどした場合は、評価書名に続けて事務の実施をやめるなどした日を【○年○月○日 終了】と記載してください。事務の実施をやめるなどした日から少なくとも３年間は評価書を公表しておくことが必要です。

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
評価の結果、評価対象の事務において特定個人情報ファイルを取り扱うに際し、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを認識し、このようなリスクを軽減するための適切な措置を講じていることを確認の上、宣言してください。

評価対象の事務において評価実施機関が実施しているリスク対策のうち、特に力を入れて取り組んでいること等、特記して一般に向けて積極的に情報提供したいものがある場合は、記載してください。特記すべきものがなければ、「なし」又は無記入で構いません。

特記事項

・評価書を提出する評価実施機関の名称を記載してください（例：○○大臣、○○庁長官、○○県知事、○○市長、○○市教育委員会、独立行政法人○○ 等）。【☆行政機関にとっては事前通知事項です（行政機関個人情報保護法第10条第１項第２号）。】
・評価実施機関（評価対象の事務について評価の実施が義務付けられる者）が複数存在する場合は、取りまとめの評価実施機関が評価書を作成・提出するとともに、「Ⅰ８．他の評価実施機関」に取りまとめ以外の全ての評価実施機関の名称を記載してください。

評価実施機関名・評価書を委員会が承認した日を記載してください。承認日は委員会から通知されます。
・委員会による審査・承認のために評価書を提出する時点では空欄のままで提出し、委員会から通知を受けた後、公表する前に記載してください。

個人情報保護委員会 承認日 【行政機関等のみ】

・行政機関等は、評価の実施・再実施に伴い委員会による審査・承認のために評価書を提出する時点では空欄のままで提出し、委員会の承認を受けた後、公表する前に記載してください。修正に伴う場合は、評価書を委員会に提出するときに、公表する日を記載してください。
・地方公共団体等は、評価の実施・再実施又は修正に伴い評価書を委員会に提出するときに、公表する日を記載してください。
・評価書の記載内容は、原則として、公表日時点のものとしてください。事前評価という評価の性質上、公表日時点での想定に基づいて記載することになります。

公表日[平成2930年５月 様式４]1

Ⅰ 基本情報・I は、評価対象の事務の全体像を把握するために記載するものです。
・様式中に※が付されている各項目への変更は、重要な変更に該当するため、変更する前に評価を再実施する必要があります。ただし、これらの項目の変更であっても、誤字脱字の修正、組織の名称、所在地、法令の題名等の形式的な変更又は個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを明らかに軽減させる変更の場合は、重要な変更には当たらないため再実施する必要はありません。

１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称

評価対象の事務の名称を記載してください。計画管理書の「事務の名称」欄に記載する名称と同じものを記載してください。

②事務の内容 ※

③対象人数

[]

＜選択肢＞
1) 1,000人未満
3) 1万人以上10万人未満
5) 30万人以上

・評価対象の事務全体の概要及びその中で特定個人情報ファイルを使用して実施する事務の具体的な内容を記載してください。
・さらに、特定個人情報の流れが分かる事務フロー図を別添１に記載してください。

2) 1,000人以上1万人未満
4) 10万人以上30万人未満

評価対象の事務の対象人数を選んでください。基礎項目評価書の「Ⅱ 1．対象人数」欄と同じものを選択してください。ただし、特定個人情報保護評価の実施が義務付けられない事務で、任意で評価を行う場合、基礎項目評価書の「1,000人未満(任意実施）」ではなく、評価を行う事務の対象人数を選択してください。

２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシステム
システム1

評価対象の事務において使用するシステムの名称を記載してください。計画管理書の「システムの名称」欄に記載する名称と同じものを記載してください。

①システムの名称

このシステムが実現する機能の名称とその概要を記載してください。
②システムの機能[] 情報提供ネットワークシステム[] 庁内連携システム[] 住民基本台帳ネットワークシステム[] 既存住民基本台帳システム[] 宛名システム等[] 税務システム[] その他

・このシステムと情報（特定個人情報に限らない。）をやりとりするシステムを全て選択してください（目視、紙又は電子記録媒体を介したやりとりは含まない。）。「その他」を選択する場合はシステムの名称を記載してください。
・宛名システム等とは、個人番号と既存番号の対照テーブルなどを用い複数の事務で個人番号を共通して参照するシステムであり、例えば、地方公共団体における団体内統合宛名システムのことです。

③他のシステムとの接続（）

システム2～5

・評価対象の事務において複数のシステムを使用する場合は、システム2～20の記載欄を「再表示」することにより、その事務を実施する上でのシステムの重要性の順に、それぞれのシステムについて同様に記載してください。
・評価対象の事務において使用するシステムの数が21以上の場合は、評価書にはシステム20まで記載し、残りのシステムについて同様に記載した添付資料を併せて提出してください。

システム6～10
システム11～15
システム16～20

2