私立大学図書館協会２０２０年度西地区部会第１回役員会議事要録
１．日時：２０２０年６月５日（金）～１１日（木）２．場所：メール会議
３．出席：名城大学、日本福祉大学、帝塚山大学、大阪樟蔭女子大学、徳島文理大学、福岡工業大学、熊本学園大学、名古屋外国語大学・名古屋学芸大学、松山大学（2021 年度西地区部会長校）、ノートルダム清心女子大学（2021 年度西地区総会当番校）、大阪芸術大学（2021 年度西地区研究会当番校）佛教大学 以上、12 校。

※新型コロナウイルス感染拡大防止による政府からの自粛要請にもとづき、私立大学図書館協会会則第 31 条に則り、私立大学図書館協会２０２０年度西地区部会第 1 回役員会を、メール会議という形式で開催した。

議事Ⅰ．報告事項１．2019 度西地区部会会務報告
添付資料『Ⅰ.報告事項（p.3～7）』のとおり報告がなされた。
２．2019 年度各地区協議会会務報告および各地区協議会研究会報告
添付資料『Ⅰ.報告事項（p.8～25）』のとおり報告がなされた。
３．2019 年度私立大学図書館協会会務報告
添付資料『Ⅰ.報告事項（p.26～49）』のとおり報告がなされた。
４．2020 年度協会役員校、委員会および協会関連団体委員
添付資料『Ⅰ.報告事項（p.50～52）』のとおり報告がなされた。
Ⅱ．協議事項１．2019 年度西地区部会決算（案）および監査報告について
添付資料『Ⅱ.協議事項（p.53～54）』のとおり報告され、原案どおり承認された。
２．2020 年度西地区部会事業計画（案）について
添付資料『Ⅱ.協議事項（p.55）』のとおり提案され、原案どおり承認された。
３．2020 年度西地区部会予算（案）について
添付資料『Ⅱ.協議事項（p.56）』のとおり提案され、原案どおり承認された。
４．西地区部会の組織・活動のスリム化に向けて（理事校交通費等経費補助含む）
添付資料『Ⅱ.協議事項（p.57）』
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以下、原案について意見等の確認・回答を交わし、承認された。
【原案】
2019 年度第 2 回西地区部会役員会(メール会議)において、西地区部会の組織・活動のスリム化について以下のように意見の賛同が得られました。
昨年から引き継いだ「二重構造解消」の主旨と、西地区部会の課題の根底にある「輪番制の抜本的見直し」を二本の柱に、検討委員会で具体案を策定するという方針で進める。これは、昨年度すべての加盟館から意見収集を行い、項目の割合としては「5 地区協議会を解消し、連絡・相談窓口として地区割をする」ことに 7 割の支持がありましたが、その意見内容としては 5 地区のこれまでの活動実績と歴史を大切にしたいという慎重な意見も多数あったことは無視することのできない貴重な意見です。よって今の段階で早急に地区割の解消を推し進める前に、一旦地区活動の精査と輪番制の抜本的見直しを行うことが、段階的措置として今必要なことであることがわかりました。
今年 6 月の西地区部会総会（メール形式）で加盟館に協議いただく内容としては、昨年度の役員会で賛同いただいた内容を含め段階的に進めるために、「検討委員会を発足する」ことについて今回は審議承認いただくこととなります。この検討委員会のメンバーについては、スリム化の議論が長期化する場合においても議論の継続性を保つためのメンバー構成を意図して、「委員会は、当該年度役員および次年度役員によって構成し、委員長は当該年度の部会長校が務める。」役員校は理事校及び監事校である。
（「西地区部会役員校選出に関する部会細則」第 2 条より）また、委員長は、委員会を招集し議長を担う。
」とします。
なお、理事校交通費等経費補助については、予算配分がスリム化と関連してくるため、スリム化に附随して忘れず対応策を考えることとする。

〈回答および意見〉① 監事校：名城大学様（意見）「西地区部会の組織・活動のスリム化に向けて」
スリム化検討委員会のメンバーとして当該年度役員校および次年度役員校とあるが、当期役員校および次期役員校か？次期役員校にも参加していただくほうがよい。
（回答）→議論の継続性を保つためのメンバー構成を意図しており、次年度の理事校が交代になり、メンバーが一新してしまうことを防ぐ目的で当該年度と次年度とする。
よって、例えば 2021 年度の検討委員会のメンバーは１年目になるので、当該年度役員校のみとなり、2 年目のメンバーは議論の継続性を保つため次年度役員校も含むと考えている。2021 年度に 2023 年度（次期役員校）の役員校を含むとなると、まだ現時点で理事校が決定していない地区もあるので、難しいかと考える。
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よって、「当該年度役員校および次年度役員校」での構成が妥当と考えている。
② 東海地区理事校：日本福祉大学様（意見）「各加盟館からの協議事項の回答票の集計方法について」
例年、総会や研究会の参加申込を Web フォームで受付けているので、組織・活動のスリム化の視点から、今回の意見集約についても、Web フォームから登録させれば、各地区理事校が取り纏めて、それを部会長校が取り纏めるといった手間が省けるのでは。
（回答）→昨年度初めて、西地区部会総会・研究会にて Web フォームを導入。総会・研究会が同日開催となり、午前・午後両方の行事の出欠を一度に Web フォームでとり、総会・研究会担当校様のどちらかが出欠の集計を行った。
今回のメール会議は、ただ出欠をとるだけではなく、意見の取りまとめ等の作業が伴うため、Web フォームで集計をとるとすれば、回答集計を 5 地区の理事校様で共有してリアルタイムで閲覧できるものとし、実際集計する際には、それぞれの理事校様が回答ダウンロードをして自分の地区だけを抜き取り集計作業や意見の取りまとめを行うという作業になる。（総会担当校様が一括で回答集計し、意見取りまとめをされるのは荷が重いと思い、5 地区様に振り分けることが妥当と考えているため。）
集計方法としては、日本福祉大学様のご提案が便利であり、Web フォームを来週早々に作成することも可能であるが、今回のメール会議で他の役員校様から今回の提案で承認いただいているため、提案通りで進めることとする。
③ 京都地区理事校様：帝塚山大学様（意見）スリム化検討委員会発足後、現状では会議形式での開催は難しいと思われるが、少し先に（長期化となっても）メール委員会だけではなく、Web ミーティング等の方法も含めて、何度かは実際に話し合いを行う場が必要ではないか。
（回答）→スリム化については、内容が多方面で複雑なため、メール会議は厳しいと考えている。検討委員会を立ち上げることを総会で承認された後、早々にウェブ会議を行う
予定で考えている。
④ 九州地区理事校：福岡工業大学様（意見）「例えば 2021 年度の検討委員会のメンバーは１年目」によると、2020 年度は、検討委員会を実施しないとも読み取れる。
今年度実施の検討委員会は、考えているのか。
また、この文書を九州地区にあてはめると、久留米大学様（2021・2022 年度理事校)のみが検討委員会メンバーと言う解釈でよいのか。
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（回答）→九州地区で考えると2020 年度＝福岡工業大学様+久留米大学様2021 年度＝久留米大学様2022 年度＝久留米大学様+2023～4 年度理事校様（未定）2023 年度＝2023～4 年度理事校様（未定）2024 年度＝ 2023～4 年度理事校様（未定）+2025～6 年度理事校様（未定）上記のように長期化した場合、2 校→1 校→2 校→1 校のサイクル。
Ⅲ．確認事項
１．2020・2021 年度西地区部会役員校について
添付資料『Ⅲ.確認事項（p.58）』のとおり確認がなされた。
２．2020・2021・2022 年度西地区部会当番校について添付資料『Ⅲ.確認事項（p.59）』のとおり確認がなされた。
３．2020 年度西地区部会関連行事日程について
添付資料『Ⅲ.確認事項（p.59）』のとおり確認がなされた。
以上

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