愛媛大学の事務系職員を対象とした「業務 DX 推進ワークショップ」の成果と課題藤本 正己１），裏 和宏２），高木佳代子３），森田 誠４），石川 尚３），和気家孝夫５）
１）山口大学教育・学生支援機構教学マネジメント室
２）愛媛大学データサイエンスセンター
３）愛媛大学教育学生支援部教育企画課
４）愛媛大学研究支援部情報システム課
５）愛媛大学社会共創学部事務課

Achievements and Problems of the DX Workshop
for Administrative Staff at Ehime University
Masami FUJIMOTO１  ）, Kazuhiro URA２）, Kayoko TAKAGI３）,
Makoto MORITA４）, Takashi ISHIKAWA３）, Takao WAKEYA５）１）Organization for Education and Student Affairs,
Office for Teaching and Learning Management, Yamaguchi University２）Center for Data Science, Ehime University３）Education and Student Support Department, Ehime University４）Research Support Department, Ehime University
５）Faculty of Collaborative Regional Innovation, Ehime University

教育・研究価値の創造及び業務運営の効率化に資する取組

１．背景と目的や活動を支援・管理運営することによって，「教育系」「学昨今，産業界をはじめ，行政や医療，教育といったあら術・研究系」「大学運営業務系」の DX に取り組んでいる

ゆる分野において，デジタル技術やデータを活用したイノ（愛媛大学，2021）。DX 推進室が進める3分野のうち，「大ベーションであるデジタルトランスフォーメーション（以学運営業務系」は，とりわけ事務職員の業務に対する DX下，DX）の必要性が叫ばれている（吉武，2021）。高等教を目指しており，全学的な視点から，デジタルを活用した育機関においても例外ではなく，特に新型コロナウイルス

業務の変革を推進し，業務運営の効率化に資する取組や活の影響もあって，授業におけるオンライン化や事務職員の動を支援・管理運営することを目的・目標にしている。こアナログ業務をデジタル業務に移行する動きが見られる。の目的・目標を達成するために「大学運営業務系」では，このような中，愛媛大学（2021）では DX を単なる情報全学的な情報セキュリティ，在宅勤務（テレワーク），遠のデジタル化ではなく，その先にあるサイバー空間を活用

隔会議（資料のデジタル化），電子申請（書類・押印の廃した，実空間での学び方や究め方，働き方の改革を目指す止），情報共有（SNS，スケジュール），クラウド環境の利ものとして定義している。この目的を果たすために愛媛大用，RPA（プロセスオートメーション）を取り組むべき学では，2021年10月に DX 推進室が設置された。DX 推進

内容として掲げている。

室では，デジタルを活用した業務の変革を推進し，新たな大学教育実践ジャーナル

第23号

2024

この事務職員の業務の DX を推進するという動きを受

83藤本正己，裏和宏，高木佳代子，森田誠，石川尚，和気家孝夫

け，2022年に教育・学生支援機構教育企画室，データサイ

務 DX を学ぶ」），業務 DX に関する事例の理解（４．講義

エンスセンターおよびこれらの組織に関連する事務組織で「業務 DX につながる事例」），業務の課題解決に資する知ある教育企画課，情報システム課によって，事務職員等を識と事例の理解（６．講義「業務の課題解決を考える」，８．

対象とした「業務 DX 推進ワークショップ」（以下，WS）講義「業務の課題解決の DX 事例」）で構成している。一を企画・実施した。「大学運営業務系」の目的・目標に資方グループワーク部分は，事前課題の共有と課題の洗い出するため，WS はデジタルを活用した業務の改善によって，し（３．グループワーク「業務上の課題の洗い出し」），課業務運営の効率化を支援することを目指した。この WS を題に対する改善案の作成と共有（７．グループワーク「DX企画・実施した4つの部署は，以前から愛媛大学の教学をの視点から業務の課題解決を考える」）で構成している。

支える事務組織における業務の DX を促す活動を行ってき

WS では講義の時間を少なめに設定し，参加者同士によるた。これを全学に広げることで，4つの部署が行う活動が様々な議論ができるようグループワークの時間を多めに設愛媛大学の事務職員等の業務の DX を促すのではないかと定した。

考えた。そこで，DX 推進室と相談した上で，4つの部署を主管として WS を企画・実施した。
以上を踏まえ，本稿では愛媛大学において実施された
WS における成果とその課題を考察することを目的とする。

２．WS の概要
２．１

目的と目標

WS は，愛媛大学の事務職員及び技術職員等の全事務系

表２

プログラム内容

１．オリエンテーション
２．講義「業務 DX を学ぶ」
（15分）
３．グループワーク「業務上の課題の洗い出し」（75分）
４．講義「業務 DX につながる事例」
（15分）
５．休憩
６．講義「業務の課題解決を考える」（15分）
７．グループワーク「DX の視点から業務の課題解決を考える」（75分）
８．講義「業務の課題解決の DX 事例」（15分）
９．振り返り職員を対象に2022年11月7日㈪の13時～17時に実施した。
WS の形式を採用したのは，他者との情報共有や意見交換

２．
３参加者とグループ構成

によって，参加者が新たな気づきを得られるのでないかとWS の対象者は，愛媛大学に所属する事務職員及び技術考えたためである。WS の目的は業務改善・改革に関して，職員等の全事務系職員とした。この条件をもとに参加者を事務職員が自由に意見を述べる場を設け，アイデアを交換募集したところ，様々な部署から計24名が参加した（図１）。

し合うことで気づきを促すとともに，関係者と協力しなが参加者は部員（課員）が9名，SL（主任相当級）が6名，ら業務改善・改革を進めることとした。DX を進めていく

TL（係長相当級）が5名の順で多く，若手職員が中心であっには，まずは事務職員が抱える業務の課題を共有し，意見た。これらの参加者については，4名を1グループとしての交換を行うことによって，課題の改善をはかっていくこ構成した。とが重要と考え，本目的を設定した。この目的に資する

事務補佐員，１

ために WS における目標は，表１に示す３つを設定した。
この目標にした理由は，WS を通じて，DX を理解しても技術専門職員，１副課長，２らいたいこと，日頃から行っている業務の課題を抽出し，その課題に対して DX を通じてどのような解決ができるの部員，９ＴＬ，５かを考えてもらうことで，日常的に DX による業務改善を図ってもらいたいこと，以上の2点からである。
表１

ＳＬ，６

WS の目標・業務 DX について説明することができる

図５ 日常業務に
図１役職別の参加者数
役職別の参加者数
図１

・業務上における課題をあげることができる
・業務上の課題について，DX 化に向けた提案ができる



講２．
４



師





WS の講師は，教員2名および事務職員4名の計6名が２．２

プログラム内容務めた。講義部分は教員が担当し，グループワーク部分はWS の目的と目標を達成するために設定したプログラム

グループにおいて議論する内容や進め方の説明を教員が担の内容は，表２のとおりである。プログラムは，講義部分当し，グループワークにおける参加者からの質問や相談にとグループワーク部分に時間を分けて行った。まず講義部

対する応対，課題やその改善案へのコメントやアドバイス分は，業務 DX に関する基礎的な知識の理解（２．講義「業は主に事務職員が担当した。グループワークでは，業務の大学教育実践ジャーナル

84第23号


図３ :6 の満足度2024

図６ 業務改愛媛大学の事務系職員を対象とした「業務 DX 推進ワークショップ」の成果と課題課題を共有し，その改善案を作成することから，日常的に共有できていれば，WS の当日に解決につながるヒントが業務を実践している事務職員が講師を担当するのが適当とより得られやすくなるのではないかと考えたからである。

判断した。
２．５

実施方法

WS は，基本的にマイクロソフトのコラボレーションプラットフォームである Microsoft Teams（以下，Teams）を介して実施した。Teams を WS で用いた理由としては，①愛媛大学において既に導入され，一定の事務職員が利用していること，②参加者同士の情報共有やファイルの編集作業がスムーズに実施できること，③文字起こし機能を利用することで多様な事務職員が参加しやすくなること，④
DX を促すことを目的とした WS であるため，デジタルを活用した方法を見出す必要があったことが挙げられる。
愛媛大学で実施されている研修では，資料を紙媒体で配付または事前に資料を参加者に送付し持参するケースや参加者の PC 上で閲覧するケースがほとんどであった。WSは業務の DX を促す役割も担っていることから，デジタルによる配付資料のみとした。そのため，参加者にはインターネットに繋がり，Teams が利用できる PC の持参をお願いした。
講義部分では，講師が説明している内容を参加者が

図２

Teams で確認し，グループワーク部分では参加者個人のグループワーク時の様子作業，参加者間での情報共有や作業を Teams で行うようにした。

３．WS の成果と課題

２．６

３．
１

事前課題

アンケートの概要と実施

WS の実施にあたっては，参加者全員に事前課題を課し

WS の終了後，参加者24名に対して，表３のアンケートた。事前課題は日常業務内における課題を見つけ，DX にを依頼し，23名から回答を得ることができた。アンケート

つなげやすくすることを意図したものである。事前課題のは WS を通じた DX の理解度をはじめ，日常業務におけ内容は「所属部署において，ミスが多く発生している業務る DX への意識や DX の活用，WS の満足度や今後に向けや時間が多くとられる業務，日常的に不要と感じている業ての意見をたずねたものである。

務，業務分担が偏り特定の者の負担が大きくなっている業務を調べ，各参加者が3つ以上挙げる」である。これ

３．
２

結果と考察

は「業務改善を進めるには日々の業務を見える化することはじめに参加者によるアンケートの結果から明らかとが重要」とする指摘からヒントを得ている（中井・宮林，

なった WS の成果を示す。以下では，設問１から設問６2019）。の選択型設問および自由記述型設問の結果をもとにする。

事前課題は，WS の実施前に参加者全員に作成と提出をなお設問６には，WS の改善に対するコメントが書かれてしてもらった。提出された事前課題には，たとえば「会議いる一方で成果につながるコメントも多く見られた。その資料の印刷」「外部からの問合せ等に係る電話対応」「決裁ため，ここでは設問６の自由記述も活用することとした。

後の書類をファイルにとじる業務」「演習室の管理（授業使用予定の割り振り）」「勤怠管理に関する業務について勤

３．
２．
１

WS の満足度

務時間をエクセルで報告しているが，取り込み機能等の追WS の満足度については，設問４「ワークショップの内加で手入力している総務担当者の負担を減らせられるので容は，全体的に満足できるものだったか」において確認をはないか」などがあった。提出された事前課題は，WS のした。図３は当該設問の回答結果を示したものであるが，実施前に Teams で参加者全員に共有し，他の参加者がど87% が肯定的な評価（「そう思う」「どちらかといえばそのような課題を挙げているのかを事前に把握できるようにう思う」）をしていることから，多くの参加者が WS に満した。この理由は，参加者が抱える課題が WS より以前に足したことが分かる。このような結果が得られたのには，

大学教育実践ジャーナル第23号

2024

85

藤本
表３正己，裏和宏，高木佳代子，森田誠，石川３．
２．
２

アンケートの概要

尚，和気家孝夫

DX の理解WS の重要なテーマのひとつである DX の理解につい設問１ ワークショップを通じて，DX を理解することができたかそう思う・どちらかといえばそう思う・どちらかといえばそう思わない・そう思わないては，設問１「ワークショップを通じて，DX を理解することができたか」の結果が該当する。図４を確認すると，87% が肯定的な評価をしていることから，多くの参加者

設問２ 日常業務において，DX を意識できると思うかそう思う・どちらかといえばそう思う・どちらかといえばそう思わない・そう思わないが WS を通じて，DX が理解できたことが分かる。設問５

設問３ ワークショップの内容は今後の業務改善につながると思うかそう思う・どちらかといえばそう思う・どちらかといえばそう思わない・そう思わないるようになって良かった」「DX 推進とは単にペーパーレからは「昨今頻繁に耳にするようになったものの具体的にイメージできなかった，「DX」の概念が少しイメージでき

図５ 日常業務

図１ 役職別の参加者数
ス化や電子化のことと勘違いしていました。今後
DX 推

進を図る時には，もっと大きな視野で考えることができそうです」といったような回答が見られた。WSが参加者の


設問４ ワークショップの内容は，全体的に満足できるものだったか
そう思う・どちらかといえばそう思う・どちらかといえばそう思わない・そう思わない
DX に対する理解を促すとともに，DXについての誤った設問５ 今後，DX や業務改善について学びたいこと（自由記述）だり理解してから実行するというよりは、実行しながら学設問６られた。WS は，講義部分で知識を修得してもらった後に，理解を正しい理解へと結びつけたところも成果のひとつであったものと考える。
一方，設問５からは「DX や業務改善については、学んぶという形になるのではと思いました」といった回答が見

ワークショップの改善すべき点（自由記述）

その知識を活用してグループワークにのぞむという構成で参加者がメリットを感じたためと考える。設問５「今後，あった。そのため，まずはグループワークで参加者に考え
図３ :6 の満足度てもらった後に，講義で知識を修得してもらう流れで構成

DX や業務改善について学びたいこと」の自由記述を確認することで，より DX の理解が促せる可能性があると考えしたところ，「ざっくばらんに話せて，意見がたくさん出る。 

たのでよかった」「今回のグループは，日ごろの業務が近どちらかといえばそう思わない，13.0%い方で細かいところまで理解し合えたため，非常に盛り上がり，意見も積極的にざっくばらんに交換でき，とても良かったです」といった回答が見られた。WS では4時間のそう思う，43.5%半分の約2時間をグループワークの時間にあてた。そのため，参加者同士による様々な対話や日常業務についての積極的な意見交換が行えたというメリットが満足度を高める結果に繋がったと推察される。また，日頃は時間的な問題によって行うことが難しいであろう似通った業務についての情報共有や意見交換が行えたことも満足度向上に繋がる
図１ 役職別の参加者数
ひとつであったものと考える。

どちらかといえばそう思う，43.5%
図５ 日常業務における'; への意識
どちらかといえばそう思わない，13.0%

図４ '; の理解

図４





３．
２．
３

DX の理解日常業務における DX への意識

参加者の日常業務における DX への意識については，設
問２「日常業務において，DX を意識できると思うか」および設問３「ワークショップの内容は今後の業務改善につながると思うか」で確認した。まず，設問２の結果を確認

そう思う，
52.2%

どちらかといえばそう思う，34.8%

したところ，参加者の100% が肯定的評価であった（図５）。
設問５および設問６「ワークショップの改善すべき点」の自由記述からは，「業務の効率化を考えるときにもっと大

図３

図３ :6 の満足度WS の満足度

胆に考えてよいのかなと思い，視野が広がったように感じ
図６ 業務改善へのつながりています」「学務系を経験したことがありませんでしたが，学務においても業務 DX で解決できそうな課題があることに気づけました」「各部局の業務（手順、業務担当）の違

86

大学教育実践ジャーナル第23号

2024

図６ 業務愛媛大学の事務系職員を対象とした「業務 DX 推進ワークショップ」の成果と課題いを知ることが出来た点」といった回答が見られた。自身

ここまではアンケートの結果をもとに，WS における成が行う業務に対する DX への意識はもちろんであるが，他果を述べてきた。一方で WS における課題も明らかとなっの部署で実施される業務についても DX への意識が醸成さた。以下では，設問５および設問６に記述された自由記述れている様子が伺える。内山（2022）は社内のあらゆる部の結果をもとに，WS の課題と課題に対する検討すべき内門や個人が，自発的に DX に関わる行動を起こせるような容を示す。

環境を整えていくことが重要と指摘している。このように事務職員が自部署や他部署を含めた業務に対する DX の意識を持つことは，大学全体の DX に向けた環境の整備に繋がるものと考える。

別の参加者数の理解

6 の満足度

具体的な事例の提示

WS における DX の具体的な事例は，他大学や DX に関連する業者から収集した情報，講師のこれまでの経験といった限られたリソースがもとになっている。参加者から
は「他部署や他大学で成功した具体例をもっと知りたい」「次回からは，過去回の資料をもとに改善事例を紹介した

どちらかといえばそう思う，52.2%り，未参加の部課から積極的に参加してもらう等，知見のそう思う，47.8%

拡散につながる工夫があればよいかと思われる」といった具体的な事例に関する要望や意見が見られた。WS を通じて DX について理解はできたが，それを実際に日常業務でどのように実践すればよいかといった事例が必要であることが推察される。今回の WS を通じて，参加者が日常業務において抱えている課題やそれに対する改善案を収集す

図５ 日常業務における '; への意識

参加者数

満足度

３．
３．
１

図５

日常業務における DX への意識ることができた。次回の WS では，これらの事例を参加

者に共有する時間を設けることが課題解決のひとつの方法
次に，設問３の結果を確認したところ，86.9%が肯定的と考える。また，愛媛大学の様々な部署から DX の事例をな評価をしていた（図６）。問６からは「同じような悩み収集することも必要であろう。部署内に DX の具体的な事の共有ができたり，すぐに改善できるヒントや実践例を知例があるならば，WS において説明をしてもらうことも検ることができてよかった」といった回答があった。WS を討したい。

通じて，日常業務における改善に向けたヒントが得られたことや日常業務で抱える悩みが共有されたことが見受けら

３．
３．
２

グループワークの設計の工夫れる。このことから，業務改善を行うには，日常業務に対WS におけるグループワークの時間は，講義よりも長めする改善方法についての情報共有が重要であるといえる。に設定した。
全体としては，４時間のうち約２時間をグルー

また，「同じような悩みの共有ができた」ということは，
 「同プワークの時間とした。参加者からは「グループワークの図６ 業務改善へのつながり
じような悩みを持っている人が複数存在している」という時間が十分にあったため途中で２班ずつくらいの交代制でことでもあるので，日常業務を通じた悩みといったメンタ他のグループを見て回る機会があってもよかった」「他のル面の課題も解決していく必要があると考える。これにつグループが出した問題について，意見を言える機会があれ
いては，たとえば事務組織で実施している業務改善の事例
図５ 日常業務における '; への意識

ば良かった」「近い業務同士のグループで30分，遠い業務を収集し，グループウェアなどで情報共有することも１つ同士のグループで30分意見交換するといった形で，グルーの方法として考えられる。
プの入替を行ってはどうかと思いました」といった回答があった。WS では課題の共有と改善案の作成のために約２

時間のグループワークを設定したが，その時間の有効性にどちらかといえばそう思わない，13.0%ついて課題が浮き彫りになった。このことから WS では単に固定された一つのグループでの活動よりも多様な事例が把握できる活動やより多くの参加者との意見交換ができるそう思う，47.8%



活動が必要であることが分かる。次回の WS では，同じ２時間のグループワークでも，途中でグループのメンバーどちらかといえばそう思う，39.1%を変えること，グループでの議論や検討内容を他のグループの参加者が確認できる仕組みを設けるといった工夫が考えられる。

図６ 業務改善へのつながり

図６

業務改善へのつながり

大学教育実践ジャーナル

第23号

2024

87

藤本

３．３．３

正己，裏和宏，高木佳代子，森田DX に向けた基礎的知識の涵養

WS では DX を理解するとともに，日常業務の課題の抽出とその解決策を考えてもらうことを目標とした。参加者
からは「DX には至りませんが，Teams の活用事例や簡誠，石川尚，和気家孝夫

プレス
中井俊樹・宮林常崇（2019）『大学 SD 講座３

大学業務の実践方法』，玉川大学出版部
吉武博通（2021）「DX（デジタルトランスフォーメーション）

単なプログラミング等，具体的な作り方を学ぶことができが大学に問いかけるもの」，『リクルート

れば，日常から業務に生かしやすくなると思います」「具ント』229，52-55.

カレッジマネジメ

体的なツールの設定の仕方，注意点や普及のコツを知りたい」「エクセルについて関数に関する知識が，職員の中でも少ないと感じている。マクロまで使えるようになる必要はないが，基礎的な関数を学ぶ機会があればと思う」といった DX に向けた基礎的な知識や技能の習得の必要性が挙げられている。WS ではこのような知識や技能が既に習得されていることを前提にしたところがあるが，DX を促していくためには日常的に活用するシステムや Excel などの知識や技能を補完するための研修も同時に進めていく必要があると考える。

４．まとめ
本稿では，愛媛大学において実施された WS における成果と課題を考察することを目的とした。WS の参加者によるアンケート結果を把握したところ，成果としては WSに満足していること，DX を理解していること，日常業務における DX への意識や活用を促すことができたことが挙げられる。WS 形式であったことから，グループワークにおける情報共有や意見交換によって，業務改善についての事例やヒントを得ることで参加者の新たな気づきも得られている様子が見られた。一方，課題としては，具体的な事例が少なかったこと，約２時間のグループワークにおける他の参加者との交流機会が少なかったこと，学内システムや Excel などの活用方法といった基礎的な知識や技能の涵養が必要であることが挙げられる。
WS における課題はいくつか残るものの，成果を踏まえると，DX 推進室が進める「大学運営業務系」が目的・目標で掲げている，デジタルを活用した業務の改善による業務運営の効率化の支援について，WS が一定程度寄与する活動であったものと考える。
今後は，参加者からのアンケート結果を踏まえ，成果を伸長しつつも，課題が克服できるよう WS の検討に取り組んでいくとともに，WS の参加者が考案した課題に対する改善案の実現に向けた支援も検討していきたい。

参考・引用文献愛媛大学（2021）『国立大学法人愛媛大学 DX 推進室を設置』
https://www.ehime-u.ac.jp/wp-content/uploads/2021/09/20210921_dx.pdf（最終確認日2023年８月29日）

内山悟志（2022）『未来ビジネス図鑑

88

DX 実践超入門』，イン

大学教育実践ジャーナル

第23号

2024