Immobilienweisung ETH-Bereich

Weisungüber das Immobilienmanagement im Bereichder Eidgenössischen Technischen Hochschulen(Immobilienweisung ETH-Bereich)
Vom 01. Januar 2016

Der ETH-Rat,
gestützt auf Art. 8 Abs. 4 der Verordnung vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) 1,
erlässt:1. Abschnitt: Allgemeine BestimmungenArt. 1

Gegenstand1 Diese Weisung regelt innerhalb des ETH-Bereichs Aufgaben, Zuständigkeiten und

Steuerungsinstrumente des Immobilienmanagements.
2 Sie erfasst unabhängig vom Immobilieneigentum sämtliche Immobilien, die ent-

weder
a.

im Immobilienportfolio des ETH-Bereichs und seiner Institutionen enthalten
sind,

b.

von den Institutionen des ETH-Bereichs genutzt werden oderc.

die Aufgabenerfüllung des ETH-Bereichs massgeblich unterstützen.

Alle diese Immobilien führen im ETH-Bereich zu Folgekosten auf ihrem Lebenszyklus für deren Beschaffung, Nutzung und Betrieb, Anpassung und Sanierung,
Unterhalt und Rückbau sowie Heimfallentschädigungen, zur Vereinnahmung oder
Abgeltung von Miet-, Baurechts- oder Pachtzinsen, zu Verkaufserlösen oder zurÜbernahme von Schadens- und Haftungsrisiken.

1 SR 172.010.21

1

Immobilienweisung ETH-Bereich

2. Abschnitt: Immobilienmanagement
Art. 2

Leitsätze

1 Immobilien

sind ein strategisches Element der nationalen und internationalen
Attraktivität und Konkurrenzfähigkeit des ETH-Bereichs.
2 Das Immobilienmanagement des ETH-Bereichs ist auf die Immobilienstrategie desBundes als Eigentümer abgestimmt und erfüllt nachhaltig die Anforderungen der
ETH-Institutionen.
3 Der Entwicklungsplanung des Kerngeschäfts der Lehre, der Forschung und desWissens- und Technologietransfers (WTT) und den weiteren langfristigen Absichten
folgend werden die infrastrukturellen Bedürfnisse (Nachfrage) sowie die Ausrichtung des Immobilienportfolios (Angebot) durch eine räumliche und finanzielle
Planung ermittelt und durch Optimierung und Koordination abgeglichen.
4 Der

Handlungsspielraum zur Finanzierung des Kerngeschäfts wird durch eine
langfristige Sicht auf die immobilienbezogenen Ausgaben (Bau, Unterhalt, Betrieb)
sowie den Aufwand und Ertrag beeinflusst.
5 Das Immobilienmanagement des ETH-Bereichs erfüllt seine Aufgaben nach den

Grundsätzen der Zweckmässigkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Benutzerorientierung; sie berücksichtigen dabei die kulturellen und ökologischen Belange sowie die
Anliegen der Menschen mit Behinderungen. Es sorgt für die rechtzeitige und wirtschaftliche Bereitstellung der baulichen Infrastruktur sowie für die angemessene
Wert- und Funktionserhaltung.
6 Der ETH-Rat als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) strebt eine weitgehende
Delegation der Zuständigkeiten und Kompetenzen im Immobilienmanagement an
die Institutionen an. Er folgt dabei dem Subsidiaritätsprinzip und trägt die Gesamtverantwortung gegenüber der Eidgenossenschaft als Eigentümerin der Immobilien
und als Zuständige für die Unterbringung der Institutionen. Die Interessen des
Bundes werden vom ETH-Rat und den Institutionen gemeinsam vertreten und deren
Wahrnehmung sichergestellt.

Art. 3Strategische Ziele

1 Ergänzend zu Art. 2 der Verordnung über das Immobilienmanagement und die

Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) werden die folgenden strategischen Ziele verfolgt:

2a.

Verantwortungsvolles und aufeinander abgestimmtes Verhalten der Immobilienakteure im ETH-Bereich;b.

Hohe Professionalität und Glaubwürdigkeit in der Aufgabenerfüllung und
kontinuierliche Verbesserung der Leistung und Qualität auf allen Stufen;c.

Erfüllung der Kernaufgaben der Lehre, Forschung und WTT in Immobilien
im Eigentum des Bundes;d.

Optimierungen im Bestand z.B. durch Verdichtung bestehender Standorte
und Areale.

Immobilienweisung ETH-Bereich

2 Weitere Zielvorgaben des Bundesrats im Rahmen der strategischen Ziele des ETHBereichs gelten ebenso.

Art. 4

Steuerungsinstrumente

1 Der ETH-Rat und die Institutionen entwickeln, verwenden und pflegen gemeinsa-

me Instrumente für ein Immobiliencontrolling, welches wirkungsvoll die stufengerechte strategische Steuerung des Immobilienmanagements ermöglicht.
2 Sie verwenden im Immobilienmanagement folgende Instrumente zur Planung:a.

Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK) unter Einbezug der Unterhaltsplanung (Instandhaltung und Instandsetzung) und der Lebenszykluskosten;b.

Normen und Standards;c.

Investitionsplan;d.

Jährliches Bauprogramm;

3 Sie verwenden im Immobilienmanagement folgende Instrumente zur Berichterstat-

tung:
a.

Periodische Berichterstattung;b.

Bestandesführung / Kenngrössen;

4 Zur Wahrung der Aufsichts- und Kontrollfunktionen führen der ETH-Rat und die

Institutionen folgende immobilienbezogene Managementsysteme:a.

Internes Kontrollsystem (IKS);b.

Risiko Management System (RMS);c.

Evaluationen

5 Die obigen Steuerungsinstrumente werden in den Artikeln 17 ff. konkretisiert.

Art. 5

Steuerungsmodell

1 Ausgehend von der Entwicklungsplanung des Kerngeschäfts

und den weiteren
langfristigen Absichten sowie den davon abgeleiteten Einflussgrössen auf den
Raumbedarf wird das zukünftige, erforderliche Raumangebot ermittelt und dieses
dem bestehenden Raumangebot gegenübergestellt. Unter Berücksichtigung der
strategischen Finanzplanung werden die räumlichen und finanziellen Gesamtkonzepte (RFGK) der Institutionen erstellt, deren Umsetzung den Institutionen des
ETH-Bereichs obliegt. Die aus den RFGK fliessenden Massnahmen werden rollendin einem mehrjährigen Investitionsplan abgebildet; sämtliche durchzuführende
Projekte werden in einem jährlichen Bauprogramm zusammengefasst.
2 Der ETH-Rate konsolidiert ein übergeordnetes RFGK des ETH-Bereichs und fasst
somit die Räumlichen Gesamtkonzeptionen der ETH-Institutionen mit einer institutionenübergreifenden Sicht zusammen.
3 Das Steuerungsmodell wird in Anhang 1 grafisch dargestellt.

3Immobilienweisung ETH-Bereich

3. Abschnitt: Organisation und Zuständigkeiten
Art. 6

ETH-Rat

1 Der ETH-Rat ist als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) verantwortlich für die

Erfüllung der Aufgaben gemäss Verordnung über das Immobilienmanagement und
die Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) 2. Er übt hierzu seine Steuerungs-, Aufsichts- und Kontrollfunktion aus und nimmt die Aufgaben der langfristigen Entwicklungsplanung (RFGK), des strategischen Controllings, der Koordination
und der Rechenschaft gegenüber den Eidgenössischen Räten und den Bundesstellen
wahr und unterstützt die Institutionen in deren Immobilienmanagement. Er ist gegenüber dem Bund der allein verantwortliche Ansprechpartner. Die Aufgaben des
ETH-Rats als BLO werden innerhalb der Verwaltungseinheit wie folgt aufgeteilt:- Gremium ETH-Rat- Auditausschuss ETH-Rat- Präsident ETH-Rat- Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat
2 Die Aufgabenteilung wird in Anhang 2 grafisch dargestellt.

Art. 7

Gremium ETH-Rat

Das Gremium ETH-Rat übt die übergeordnete strategische Steuerung des Immobilienmanagements aus. Er ist als BLO für die Planung des Immobilienportfolios als
Ganzes zuständig und verabschiedet durch Beschluss das Budget, die mittelfristige
Investitionsplanung und das Bauprogramm, die Langfristplanung anhand der Räumlichen und Finanziellen Gesamtkonzepte und genehmigt von den Institutionen
beantragte Investorenmodelle im Einzelfall.
Art. 8

Auditausschuss ETH-Rat

Die Zuständigkeit des Auditausschusses für alle strategischen Belange in Bezug auf
Risiko, interne Kontrolle, Audit und Berichterstattung gilt auch im Immobilienbereich und stellt im Auftrag des ETH-Rats die integrale und ganzheitliche Betrachtungsweise sicher. Er überwacht deshalb das interne Kontrollsystem (IKS) und das
Risk-Management und genehmigt die jährliche Berichterstattung und Massnahmenplanung.
Art. 91 DerPräsident ETH-Rat

Präsident ETH-Rat vertritt im Rahmen der vom Bundesrat vorgegebenen
strategischen Ziele die Interessen der Eidgenossenschaft als Eigentümerin der ETHImmobilien nach Innen sowie gegenüber Dritten.

2 SR 172.010.21

4

Immobilienweisung ETH-Bereich

2 Der Präsident des ETH-Rats ist für die erforderlichen Beschlüsse im Namen des
ETH-Rats zu den festgelegten Meilensteinen bei den Bauprojekten der Institutionen
und der dazu notwendigen Kredite zuständig. Er genehmigt alle Immobilientransaktionen (Kauf/Verkauf, Pacht), die Kofinanzierungen mit Drittmitteln und grössere
Mietgeschäfte. Er überwacht als IKS-Verantwortlicher das Funktionieren und die
Weiterentwicklung des IKS im Immobilienmanagement.
3 Er kann Geschäfte von besonderer Tragweite oder mit präjudizieller Wirkung, diein seinen Aufgabenbereich gemäss Anhang 2 fallen, dem ETH-Rat und dem Auditausschuss zur Beschlussfassung unterbreiten.
4 Er ist der IKS-Verantwortliche im Immobilienmanagement.
5 Er erlässt sämtliche Ausführungsbestimmungen im Immobilienmanagement.

Art. 10

Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat

1 Der Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat (Immobilien ETH-Rat) unterstützt

und berät den ETH-Rat, dessen Präsidenten sowie die Institutionen.
2 Im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung und der Kontrolle übernimmt
er als linienverantwortliche Stelle die operativen Aufgaben als BLO, entlastet den
Präsidenten weitgehend vom BLO-Tagesgeschäft als Drehscheibe zwischen den
Institutionen und der Bundesverwaltung und entwickelt und führt für den ETH-Rat
ein Immobiliencontrolling, welches die stufengerechte strategische Steuerung desImmobilienmanagements erlaubt. Es untersteht der Kontrolle des Präsidenten und
des Auditausschusses und berichtet periodisch an diese über die Zielerfüllung. Füreine wirkungsvolle Aufgabenerfüllung ist der Bereich Immobilien ETH-Rat berechtigt, den Institutionen Anweisungen zu erteilen (z.B. bei erforderlichen Korrekturen
der gemeldeten Werte, der Ergebnisse oder der Prozesse bei Fehlern oder Unregelmässigkeiten sowie zur Nachreichung ausstehender Nachweise).
3 Der IKS-Beauftragte ist ein Mitarbeitender des Bereichs Immobilien des Stabs
ETH-Rat.
4 Der Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat vertritt den ETH-Bereich in immobilienbezogenen Gremien und Arbeitsgruppen des Bundes soweit der ETH-Rat, derPräsident des ETH-Rats oder die FKI im Einzelfall keine abweichende Lösung
beschliessen.

Art. 11

Institutionen

1 Den Institutionen des ETH-Bereichs obliegt der Vollzug sämtlicher Aufgaben desImmobilienmanagements gemäss VILB (vgl. Anhang 3, Funktionendiagramm),
soweit diese Weisung keine anderweitige Zuständigkeit vorsieht.
2 Gegenüber dem ETH-Rat werden im Immobilienmanagement die Institutionen
durch ein bezeichnetes Mitglied der jeweiligen Schulleitung bzw. Direktion vertreten.
3 Sie führen im Auftrag des Bundes eine Mandatsbuchhaltung nach dessen Vorga-ben. Dabei wenden sie insbesondere die Artikel 28–32, 34–39 sowie 49–52a derFinanzhaushaltverordnung vom 5. April 2006 an.
5Immobilienweisung ETH-Bereich

4 Der ETH-Rat kann hierzu Ausführungsbestimmungen erlassen.

Art. 12Führungskoordination Immobilien (FKI)

1 Die Führungskoordination Immobilien (FKI) sorgt für die Aufgabenkoordination

und den Erfahrungsaustausch innerhalb des ETH-Bereichs und des Stabs ETH-Rat.
2 Sie erarbeitet zu Handen des Präsidenten des ETH-Rates die zum Vollzug dieser

Weisung notwendigen Ausführungsbestimmungen sowie Normen und Standards
bezüglich Kenngrössen und Schlüsselkennzahlen.
3 Ihrobliegt die Projektsteuerung bei institutionenübergreifenden Projekten im
Immobilienbereich sowie die Vorbereitung und Bereinigung der Bauprogramme undInvestitionspläne.
4 Der FKI gehören ein Vertreter des ETH-Rates (Vorsitz), je ein Vertreter der Hoch-schulen sowie ein Vertreter der Forschungsanstalten an. Das Aktuariat obliegt dem
Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat.
Art. 13

Erfahrungsaustausch der Immobilienfachorgane (ERFA Immobilien)

1 Die FKI setzt das Immobilienfachorgan (ERFA Immobilien) ein. Darin sind die

beiden Hochschulen, die Forschungsanstalten sowie der Bereich Immobilien ETHRat (Vorsitz) vertreten.
2 Die ERFA Immobilien dienta.

dem Austausch der Immobilienfachorgane über Erfahrungen und Innovationen;b.

der Vorbereitung der konsolidierten Budgetierung und Berichterstattung;c.

der Durchführung von gemeinsamen Projekten insbesondere im Auftrag der
FKI sowied.

der Förderung der Innovationsfähigkeit und der Effizienz des ETH-Bereichs
bei der operativen Abwicklung des Immobilienmanagements.

Art. 14

Erfahrungsaustausch der Baufinanzfachorgane (ERFA FinBau)

1 Die FKI setzt das Baufinanzfachorgan (ERFA FinBau) ein. Darin sind die beiden

Hochschulen, die Forschungsanstalten sowie der Bereich Immobilien ETH-Rat(Vorsitz) vertreten.
2 Die ERFA Finbau dient6a.

der Konkretisierung der gemeinsamen Verfahren zur Finanzbuchhaltung,Werteführung und Rechnungslegung;b.

dem Erfahrungsaustausch sowie der Feststellung von Verbesserungsansätzen
sowie

c.

der Durchführung von gemeinsamen Projekten insbesondere im Auftrag der
FKI.

Immobilienweisung ETH-Bereich

Art. 15

Weitere Arbeitsgruppen und Gremien

Die FKI setzt bei Bedarf temporäre oder ständige Arbeitsgruppen oder Gremien zur
Koordination ein. Diese dienen der Behandlung institutionenübergreifender Themenoder Projekte, die gemeinsame Interessen verfolgen oder Vorgaben des Bundes oderdes ETH-Rats als BLO gemeinsam umsetzen wie z.B. Energie und Umwelt, Erdbebensicherheit oder hindernisfreies Bauen.
Art. 16

Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang 3
dieser Weisung.

4. Abschnitt: AufgabenArt. 17

Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK)

1 DieInstitutionen erstellen gemäss den Vorgaben des ETH-Rats und der FKI
gleichzeitig mit ihren Entwicklungsplanungen alle vier Jahre ihre räumlichen undfinanziellen Gesamtkonzepte (RFGK).
2 Die RFGK der Institutionen geben als Planungsgrundlage des zukünftigen Immobilienportfolios für einen Zeitraum von 12 Jahren Auskunft über:a.

den Bedarf an Immobilien und dessen Deckung;b.

den angestrebten Zustand der Bauten;c.

den Investitionsbedarf;d.

die Finanzierbarkeit der Bedarfsdeckung, einschliesslich Aufwendungen fürden Betrieb, die Wert- und Funktionserhaltung und die Erweiterung des Immobilienportfolios sowie für den Rückbau von Bauten.

3 Die RFGK unterliegen der Genehmigung des ETH-Rates. Dabei werden namentlich geprüft:a.

die Plausibilität der Annahmen;b.

die Anwendung von geeigneten Normen und Standards;c.

die Übereinstimmung mit der langfristigen Entwicklungsplanung des Kerngeschäfts;d.

die finanzielle Tragbarkeit;e.

die Wirtschaftlichkeit.

4 Die Institutionen führen die Grundlagendaten der RFGK jährlich nach.
5 Die Institutionen legen dem ETH-Rat periodisch nach vier Jahren ihre RFGK
zusammen mit den Entwicklungsplänen des Kerngeschäfts zur Genehmigung vor.
Der ETH-Rat kann bei Änderungen der übergeordneten Vorgaben eine Anpassung
der RFGK innerhalb von sechs Monaten verlangen.

7

Immobilienweisung ETH-Bereich

6 Die genehmigten RFGK der Institutionen bilden die Grundlage des übergeordneten
RFGK des ETH-Bereichs.

Art. 18

Investitionsplan

1 Die Institutionen unterbreiten dem ETH-Rat jährlich die auf vier Jahre ausgelegterollende Investitionsplanung zur Genehmigung. Die Investitionsplanung folgt dervom ETH-Rat vorgegebenen Systematik und weist die notwendigen Zahlungs- undVerpflichtungskredite aus.
2 Die vierjährige Investitionsplanung bildet die Grundlage des jährlichen Bauprogramms.

Art. 19

Bauprogramm

1 Die Institutionen reichen dem ETH-Rat ihre jährlichen Bauvorhaben zur Genehmi-gung und Aufnahme in das jährliche Bauprogramm ein. Die Bauvorhaben werden
hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit, Projektreife, Finanzierbarkeit sowieÜbereinstimmung mit dem RFGK beurteilt.
2 Das jährliche Bauprogramm des ETH-Bereichs bildet die Grundlage zur Einholung

der erforderlichen Verpflichtungskredite für sämtliche Vorhaben im Immobilienmanagement des ETH-Bereichs.
Art. 20

Immobiliengeschäfte

1 Der Präsident ETH-Rat ist zuständig für die sachenrechtlichen Verfügungsgeschäf-te über die Immobilien des ETH-Bereichs im Eigentum des Bundes, soweit dieseGeschäfte den Kauf, Verkauf oder Tausch sowie die Begründung, Änderung, Ausübung und Aufhebung von Vorkaufs-, Kaufs- und Rückkaufsrechten, bzw. die
Begründung, Änderung oder Aufhebung von Baurechten und anderen beschränkten
dinglichen Rechten an Immobilien betreffen.
2 Er kann die Vorbereitung, den Abschluss und den Vollzug von Immobilienge-

schäften im Namen des ETH-Rates als BLO an Dritte delegieren.
Art. 21

Vertrags- und Vergabewesen

1 Die Vergabe und der Abschluss von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen,die Beauftragung Dritter als Beschaffungsstellen des Bundes obliegt den Institutionen.
2 Die Vermietung und Verpachtung von Immobilien und Grundstücken des ETHBereichs im Eigentum des Bundes an Dritte sowie die Miete und Pacht von Drittliegenschaften oder Grundstücken Dritter obliegt den Institutionen. Übersteigt der
Miet- bzw. Pachtzins im Einzelfall den Betrag von CHF 2 Mio. pro Jahr, ist vorgängig die Genehmigung des Präsidenten ETH-Rat einzuholen.
3 Bei ausserordentlichen Miet- bzw. Vermietverhältnissen z.B. in Verbindung mit
strategischen Initiativen im Kerngeschäft der Lehre, Forschung und WTT oder8Immobilienweisung ETH-Bereichüberlangen Mietdauern länger als 12 Jahre ist die Genehmigung des Gremiums des
ETH-Rats erforderlich.
Art. 22

Alternative Finanzierungen

1 Alternative Finanzierungsmodelle wie die Einbringung von Drittmitteln (Kofinan-zierungen) aus Schenkungen und Sponsoring, Investorenmodelle, und die Abgabe
von Baurechten dürfen den ETH-Bereich bei der Erfüllung seines Leistungsauftrags
nicht beeinträchtigen und die Interessen des Bundes als Eigentümer sind mit Sorgfalt zu sichern.
2 Deren konkrete Anwendung bedarf im Einzelfall der Genehmigung durch den

ETH-Rat.
3 Der ETH-Rat legt die in Frage kommenden Investorenmodelle, die anzuwenden-

den Beurteilungskriterien und Standards sowie die Genehmigungsprozesse in einer
Ausführungsbestimmung fest.
4 Anhang 3 regelt hierzu die Zuständigkeiten und Verfahren.

Art. 23

Berichterstattung

1 Der

ETH-Rat ist für die Berichterstattung und die Rechenschaftslegung nach
Massgabe des Bundes gegenüber den Eidgenössischen Räten und den Bundesstellen
zuständig. Dies umfasst die Entgegennahme, die Prüfung, die Freigabe und die
Weiterleitung sämtlicher Immobilienwerte der Institutionen für die Staatsrechnung
des Bundes.
2 Die Berichterstattung erfolgt massgeblich in den folgenden Berichtsgefässen:a. Werte der Finanzbuchhaltung (Quartalsreporting, Jahresabschluss);b. Verpflichtungskontrolle gemäss Art. 15 FHV;
c. Reporting Grossprojekte grösser als 10 Mio. Fr. (als Statusbericht gemäss Art.
9 Abs. 3 lit. a VILB);
d. Immobilienreport und Geschäftsbericht des ETH-Rates über den ETH-Bereich.
3 Neben der vom Bund verlangten quartalsweisen Berichterstattung über die Werte

der Mandatsbuchhaltung berichten die Institutionen halbjährlich ihre Investitionen
und Aufwände/Erträge aus dem Finanzierungsbeitrag.
4 Der ETH-Rat legt die Periodizität, den Inhalt und die den Institutionen zu erbringenden Meldewerte, Nachweise und Deklarationen in einer Ausführungsbestimmung fest.

Art. 24IKS

1 Die Institutionen des ETH-Bereichs verfügen über interne Kontrollsysteme (IKS)

für die finanzrelevanten Prozesse im Immobilienmanagement nach Massgaben des
Bundes und des ETH-Rats.
2 Der ETH-Rat verfügt über ein internes Kontrollsystem (IKS) für seine finanzrelevanten Prozesse im Immobilienmanagement. Dieses baut auf den IKS der Institutio-

9

Immobilienweisung ETH-Bereich

nen als Grundlage auf. IKS-Verantwortlicher ist der Präsident des ETH-Rats, derIKS-Beauftragte Immobilien ist ein Mitarbeitender des Bereichs Immobilien ETHRat. Der ETH-Rat erhält nach Massgabe des Bundes (IKS-Leitfaden) von den Institutionen die erforderlichen Nachweise und Bestätigungen. Das interne Audit und die
EFK prüfen die IKS der Institutionen und des ETH-Rats auf die Einhaltung derBestimmungen und die Umsetzung von beschlossenen Anpassungen. Der IKSBeauftragte schlägt dem Auditausschuss Prüfpunkte für das jährliche Prüfprogrammdes Internen Audits vor.
3 Aufgabe des ETH-Rats ist es, ausgehend von den Nachweisen und Bestätigungender Institutionen, deren gemeldete Werte auf Plausibilität zu prüfen und bei Bedarf
deren Bereinigung zu veranlassen sowie diese Werte gegenüber dem Bund zu vertreten.

Art. 25

Risk Management

1 Der ETH-Rat und die Institutionen des ETH-Bereichs beobachten innerhalb ihrer

Risk Management Systeme (RMS) die immobilienrelevanten Risiken und ergreifen
entsprechende Massnahmen.
2 Auf Vorschlag des Bereichs Immobilien des Stabs ETH-Rat genehmigt der Audit-

ausschuss die zu beobachtenden Risiken und legt die Vorgaben zur Berichterstattung
fest. Der Auditausschuss überwacht die RMS und befindet über Massnahmen zu
deren Anpassungen.
3 Der Bereich Immobilien des Stabs ETH-Rat erarbeitet zusammen mit den Institutionen einen jährlichen RMS-Bericht und legt diesen dem Auditausschuss zur Genehmigung vor.
4 Das interne Audit prüft die Risk Management Systeme (RMS) der Institutionen

und des ETH-Rats auf die Einhaltung der Bestimmungen und der beschlossenen
Anpassungen.
Art. 26

Ausführungsbestimmungen1 Der Präsident des ETH-Rats erlässt zu den Bestimmungen der Immobilienweisung

entsprechende Ausführungsbestimmungen und regelt diese darin verbindlich.
2 Die Erarbeitung erfolgt in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit den Institutio-

nen innerhalb der FKI.
Art. 27

Weitere Aufgaben

Die weiteren Aufgaben und deren Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang 3.

10

Immobilienweisung ETH-Bereich

5. Abschnitt: SchlussbestimmungenArt. 28

Inkrafttreten

Diese Weisung tritt am 01. Januar 2016 in Kraft.
Im Namen des ETH-Rates
Der Präsident: Fritz Schiesser

11Immobilienweisung ETH-Bereich

Anhang 1(Art. 5 Abs. 3)

Rahmenbedingungen

heute

Akademische
Ebene

Lehre
Forschung
Dienstleistung

1 Jahr4 Jahre12 Jahrekurzfristig

mittelfristig

langfristig

IST- Belegung- Nutzung- Fläche- Zustand…

z.B. KennzahlenStandards
Erfahrungswerter Differenz

SOLL- Belegung- Nutzung- Fläche- Zustand…

1. Massnahmen(z.B. Kauf, Bau, Erstellung, Miete, PPP)
- Finanzierbarkeit (Investitionen, Folgekosten)- Priorisierung

Feedback

Akademische
Planung

Räumliche undinfrastrukturelle
Ebene(=RFGK)

MassnahmenPlanung und
Umsetzung

2. Investitionsplan
3. Bauprogramm / Projekte
12Immobilienweisung ETH-Bereich

Anhang 2(Art. 6 Ab. 2)

ETHR (Gremium):
Audit-Ausschuss:- Abnahme Berichte des Audit- Risk Management
Ausschusses- Abnahme IKS-Bericht- Entscheid zum Immobilienreport - Immobilienreport(mit Empfehlung des Audit- Konsultationen durch
Ausschusses)
Präsident- Entscheide zu- Audit (Prüfprogramm IR,- Alternative Finanzierungen
Veranlassen Prüfungen,- RFGK
Ergebnisse)- Investitionsplanung, Budget
und Bauprogramm- Konsultationen durch Präsident

SteuerungAufsicht

strategisch- IKS-Verantwortlicher- Kreditfreigaben- Bauprojekte (Genehmigung
Meilensteine)- Kreditverschiebungen- Kofinanzierungen- Immobiliengeschäfte- Mietgeschäfte- Rückstellungen- Interne PrüfungenProjekte
Kredite- IKS-Beauftragter- Quartalsreporting- Verpflichtungskreditkontrolle- Liquiditätsplanung- Mittelabfluss- Zahlungsfristen- Inventar, Zu-/Abgänge- Werthaltigkeit /W.-F.-Erhalt- Sonderberichte Bund
- Monitoring Bund

Darstellung gibt an, wer Geschäfte abschliessend behandelt(Sachbearbeitung liegt immer bei Immobilien)

Finanzen
Kontrolle

operativ
13

Anhang 3(Art. 11 Abs. 1, Art 16, Art 22 Abs. 4 und Art 27)(Funktionendiagramm)

Verantwortlichkeiten im Immobilienmanagement des ETH-Bereiches (Funktionendiagramm)
Legende: G K A E D M i
G Abschliessende Genehmigung
E Entscheid, resp. Entscheidungsstufe
D Durchführung

M Mitwirkung
i Informationsrecht
K Kontrolle / IKS

A Antrag
K2 Aufsicht K / Stichprobenkontrollen

VILB
Aufgabe/Aktivität

A.
1.

1.1
1.2
1.3

Periodizität

Immobilienweisung
Parl

BR

Strategisches Immobilien-Management
Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte als rollend
mittel-/langfristige Perspektivplanung dergesamten Unterbringung gem. Art. 7 Abs. 1
und 2 und Investitions- und Folgekosten nach
Art. 2 Abs. 1; Planungs- und Prognosehorizont
4 resp. 12 Jahre
Konzeptionelle Ausgestaltung
Stufe der Institutionen
rollend
Konsolidierung Stufe ETH-Bereich
alle vier Jahre

EFV

BBL

WBF

ETH-Rat
BLO

i

K2

i

G

i

K2

i

G

i

E

i
K

i
i

E
E

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dir

G
G
E

E2
A

K
D

D/E1/A
M

E3/A

E2

FKI

erfa
Immo

E

D

erfa finbau(z.H. BFI-B)

2.
2.1
2.2
3.
3.1

Wert- und Funktionserhaltung:
Grundstrategie u.a. mit Differenzierung nach
4 JahreKern- und Dispositionsbestandrollende Massnahmenplanung
jährlich
Investitionsplanung (4 Jahre) auf Basis räumli- jährlichcher und finanzieller Gesamtkonzepte
Stufe der Institutionen
jährlichiii

D/E1/A M

i

K

D/E

G

K

D/E/A

E/A

D

rollend

3.2

Konsolidierung Stufe ETH-Bereich

jährlich

i

i

i

K

i

E

G

M

rollend

4.
4.1
4.2

Normen und Standards u.a. der KBOB
Erarbeitung und Erlass
Anwendunglaufendlaufendlaufend

i
i

E
E

M
K

M
D

D/E
i

M
i
13

VILB
Aufgabe/Aktivität

Periodizität

5.

Kofinanzierungen mit Drittmitteln: Erarbeitung 4 Jahre
und Pflege der RahmenvereinbarungB.
1.

Voranschlag / Finanzplanung
Einholen des Verpflichtungskredits mittels
Bauprogramm als Teil der Botschaft zum
Voranschlag

2.
3.
4.

C.
1.
1.1
1.2

2.

3.
4.
4.1
4.2

4.3

jährlich

G

BR

E4

EFV

BBL

WBF

ETH-Rat
BLO

M/E

M/E

M/E

K

E2

E3

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dir

FKI

D/E

E

D

M

M

D/E1/A E3/A

E2/A

D

E1/A

M

E2

D

E1/A

M

D

M

erfa
Immo

erfa finbau

M

Doppelantrag
mit EFD

Einholen des Investitionskredits (Voranschlag) jährlichund des Abschreibungskredits
Einholen des Aufwandkredits Unterbringung
jährlich(Miete)Kreditverschiebung zwischen Investitionskre- jährlich
dit und Finanzierungsbeitrag (+/– 20 % von
IK)
Umsetzungsmassnahmen
Kauf von Grundstücken:
Kauf < 10 Mio Fr.
Kauf > 10 Mio Fr.
(Bestandteil Bauprogramm)

ImmobilienweisungParlbedarfsw
bedarfsw

Kofinanzierung:
Antrag mit Projektbeschreibung inkl. Verein- bedarfsw
barung mit Drittmittelgeber und Risikobeurteilung
Verkauf (unter Beachtung Art. 13)
bedarfsw
Abgabe von Grundstücken im Baurecht:
Baurechte an Dritte für Nutzungen ohne Bezug bedarfsw
zum Leistungsauftrag ETH
Investorenmodelle für Nutzungen in Ergänbedarfsw
zung des Leistungsauftrags, z.B. studentisches
Wohnen, Hotel etc. (kein Eigenbedarf ETH,
Betrieb und Unterhalt durch Dritte)
Leasing- und PPP-Geschäfte (Deckung desEigenbedarfs zur Erfüllung des Leistungsauftrags der ETH, jeweils mit Rückmiete und/oder
Amortisation); auch ohne Abgabe von Baurechten

G

E3

K

E2

i

E1/A

E3/A

G

E

K

M

A

M

i

i

E2

G

D/E1

i

E2/A

D

E1/A

K

i
E2

E3

D/E
D/E1

i
E3/A

E2
E2

D
D

E1/A
E1/A

E2

M/K

D/E1/AG

E4

Doppelantrag
mit EFD

i

G

i

D/E/A

G

D/E

i

E2

M/K

D/E1/A

G

D/E/A

E3/A

E2

M/K

D/E1/A

G

D/E/A

E3/A

E2

M/K

D/E1/A

14

VILB
Aufgabe/Aktivität

4.3.1
4.3.2
4.4
5.
6.
6.1
6.2
7.
7.1
7.2
8.
8.1
8.1.1

8.1.2
8.2
8.2.1

8.2.2
8.2.3
9.
10.

1

Periodizität

Rückmiete / Operatives Leasing
bedarfsw(gemäss FHG 1) (ohne Miete)
Finanzierungsleasing (Bestandteil Bauprobedarfsw
gramm)
Abgeltung des damit verbundenen Aufwands
laufendund Vereinnahmung des Ertrags
Mit-/Gesamteigentum
bedarfsw
Dienstbarkeiten
gewähren (exkl. Baurechte)
bedarfsw
erhaltenbedarfsw
Kaufrechte (Vormerkung)gewährenbedarfsw
erhaltenbedarfsw
Miete/Pacht
Anmiete/Pacht
bedarfsw
Miete/Pacht > 2.0 Mio Fr./Jahr im Einzelfall
a. Ordentliche Mietverhältnisse ohne übergeordnete Fragestellungenb. Ausserordentliche Mietverhältnisse z.B. in
Verbindung mit strategischen Initiativen im
Kerngeschäft oder überlange Mietdauern
Miete/Pacht < 2.0 Mio Fr./Jahr im Einzelfall
Vermietung/Verpachtung
bedarfsw
Vermietung/Verpachtung > 2.0 Mio Fr./Jahr bedarfsw
im Einzelfall
a. Ordentliche Vermietverhältnisse ohne übergeordnete Fragestellungenb. Ausserordentliche Vermietverhältnisse z.B.
in Verbindung mit strategischen Initiativen im
Kerngeschäft oder überlange Mietdauern
Vermietung/Verpachtung < 2.0 Mio Fr./Jahr bedarfsw
im Einzelfall
Abgeltung des damit verbundenen Aufwands
laufendund Vereinnahmung des ErtragsÜbernahme/Abgabe von Grundstücken an/von bedarfsw
anderen BLO
Entgegennahme von Schenkungen, letztwilli- bedarfsw
gen Verfügungen etc. z.G. Immobilieneigentum der Institutionen

Immobilienweisung
Parl

G

BR

E4

EFV

BBL

WBF

ETH-Rat
BLO

E2

E2

i

K

E2

E3

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dir

D/E1/A E3/A

E2

M/K

D/E1/A

D/E1/A E3/A

E2/A

M/K

D/E1/A

D
i

E2

G

E2

FKI

erfa
Immo

erfa finbau

D

D/E1/A E3/A

E2/A

M/K

D/E1/A

D/E
D/E

G
G

D
D

E1/A
E1/A

D/E/A
D/E

E2/A
G

M/K
M/K

D/E1/A
D/E1/AG

M/K

D/E1/A

E2/A

M/K

D/E1/A

D/E

G

M

D/E
D/E

G

M

G

M/K

D/E1/A

E2/A

M/K

D/E1/A
D/E
D

G

M/K

D/E/A

G

M/K

D/E/A

SR 611.0

15

VILB
Aufgabe/Aktivität

D.
1.
2.

3.

4.
5.
6.
7.
E.
1.

2.

3.

4.
5.
6.
7.

8.

Werteführung, Finanzbuchhaltung
Führen der Verpflichtungskredite und derInvestitionskredite im Detail
Liquiditätsplanung für Investitionen in
Bundesliegenschaften (Investitionskredit für
Projektierung und Ausführung)
Mittelauszahlung für Investitionen in
Bundesliegenschaften auf Basis der Liquiditätsplanung
Führen der Anlagezugänge/-abgänge sowie
der Abschreibungen im Detail
Führen der Rückstellungen und Eventualverbindlichkeiten im Detail
Summarische Wertführung von Investitionsrechnung und Bilanz
Weiterbelastung Unterbringung
Berichterstattung
Berichterstattung Stufe Gesamtportfolio
inkl. Kennzahlen (Geschäftsbericht, Immobilienreport)
Nachweis der Wert- und Funktionserhaltung
Art. 35b ETHG 2 (Geschäftsbericht, Immobilienreport)
Quartalsreporting Wertveränderung Investitionsrechnung/Bilanz inkl. Eventualverbindlichkeiten/RückstellungenStand der Verpflichtungs- und der Investitionskredite (Rechnung)Jahresabschluss: Angaben für Staatsrechnung/Bilanz
Baustatistiken für Bundesamt für Statistik
Vereinfachter Halbjahresabschluss über Investitionen und laufende Kosten (integrales Controlling)
Kennzahlen zum operativen Immobilienmanagement gemäss Konzept RFGK

Periodizität

Immobilienweisung
Parl

BR

EFV

BBL

WBF

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dir

D/K

M/K

D

i

D/K

M/K

D

monatlich

D/K/
E

A

K

D/A

laufend

K2

D/K

M/K

D

jährlich

K2

D/K

M/K

D

quartalsw

D/K

i

M/K

D

quartalsw

D

M

i

i

i

laufendmonatlichi

ETH-RatBLO

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

FKI

erfa
Immo

jährlich

i

K2

i

D/K/E

G

E2

i

D/E1/KM

iijährlich

i

K2

i

D/K/E

G

E2

i

D/E1/K

D/M

iiquartalsw

i

K2

D/E/K

M

i

K2

i

D/K/E

D/E/K

M

i

K2

i

D/K/E

halbjährlichjährlichjährlich
halbjährlichjährlich

i

i

D/K/E

i
G

E2

i

D/E1/K

M

i

i

G

E2

i

D
D/E1/K

M
M

i
i

i
i

D

M

i

i

D

erfa finbau

16

VILB
Aufgabe/Aktivität

9.
9.1
9.2
10.

11.
F.
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
5.
6.
G.
1.
2.
3.
3.1
3.2
3.3
4.
4.1
4.2
4.3

Berichterstattung mit Ausweis der jeweiligen
Aufwände und Erträge
bestehende Anmiet- und Mietverhältnisse
bestehende gewährte und erhaltene Baurechte
Meldung anderer Nutzungsverhältnisse undVeränderungen des Portfolios ausserhalb desBauprogramms
Berichterstattung zu Themen wie Energie,
Umwelt etc. nach Vorgabe des Bundes
Projektmanagement
Bedarfsnachweis/-genehmigung > 10 Mio Fr.
Projektpflichtenheft > 10 Mio Fr.
Projektdossier z.H. Bauproramm > 10 Mio Fr.,
3-10 Mio Fr., Rahmenkredit
Kreditfreigabe nach Bundesbeschluss> 10 Mio Fr.
3-10 Mio Fr. ab Rahmenkredit
Genehmigung Schlussrechnung > 10 Mio Fr.
Reporting Grossprojekte > 10 Mio Fr.
Aufsichts- und Kontrollfunktion
Durchführung von Evaluationen und Audits
Prüfung der Zahlungsfristen, Monitoring
Führen eines Internen Kontrollsystems (IKS)
Erstellung und Pflege des IKS-Konzepts
Durchführung des IKS und Erstellung notwendiger Nachweise
Erstellung und Abnahme eines IKS-Berichts
Führen eines Risk Management Systems(RMS)
Erstellung und Pflege des RMS-Konzepts
Durchführung des RMS und Erstellung notwendiger Nachweise
Erstellung und Abnahme eines RMS-Berichts

Periodizität

Immobilienweisung
Parl

BR

EFV

BBL

WBF

ETH-RatBLO

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dirjährlichjährlichbedarfsw

K
K
K

D
D
D

jährlichDM

bedarfsw
bedarfsw
bedarfsw

G
G
G

K
K
K

D/E/A
D/E/A
D/E/A

bedarfsw
bedarfsw
bedarfsw
jährlich

G
G
G
i

K
K
K
K

E/A
E/A
E/A
D/E

A

M
D/K

M/A
M

bedarfsw
jährlich

i

D/E

FKI

erfa
Immo

erfa finbau

iM

bedarfsw
laufend

i

E
i

D
D/K

M
D/M

A

M

jährlich

G

E/A

D

M

i

i

bedarfsw
laufend

i

E
i

D
D/K

M
D/M

A

jährlich

G

E/A

D

M

i

17

VILB
Aufgabe/Aktivität

H.
1.

2.
3.

Periodizität

Koordination
Erarbeitung und Erlass bereichsweiter Ausfüh- bedarfsw
rungsbestimmungen zu strategischem undoperativem Immobilienmanagement
Vertretung ETH-Bereich gegenüber Dritten
laufend(z.B. KBOB, BKB etc.)
Weitere ständige oder temporäre Aufgaben, die bedarfsw
von den Koordinationsgremien innerhalb des
ETH-Bereichs zur Erledigung übertragenwerden oder Einsitznahme in weiteren Gremien

Immobilienweisung
Parl

BR

EFV

BBL

WBF

ETH-RatBLO

ETH-RatGremium

AuditAusschuss

ETH-RatPräsident

ETH-Rat
Immo

Institution
SL/Dir

FKI

erfa
Immo

erfa finbau

i

E

D/A

M

A

M

M

K

D

M

M

M

E/A

D/M

D/M

E/A

D/M

D/M

18