詫間電波工業高等専門学校研究紀要

第 34 号 (2006)

Web データベースを用いた事務処理の電算化への試み―消耗品事務システムの構築－
西川和孝*

大畑正樹*

An Approach to Computerize Office Work Using Web Database－Construction of web system for consumables budget managements－
Kazutaka NISHIGAWA and Masaki OHATA

Synopsis
In the past, we reported to build the database system for simplification of management work of consumables
budget. The system showed enough effects for a long period. We, however, need to make its adjustments because
it doesn't fit a current way of management. Therefore, we try to build web database system which is based on lastsystem.

1. はじめに
本校各学科における予算・物品管理業務は，供用役補助者（以後 補助者）が行なっている。この業
務では，情報管理・集計等の点において，手作業による部分が多く存在する。これらのほとんどは定型処理であるため，コンピュータを用いた処理の自動化を行なうことで，業務の省力化と同時に処理の信頼性の向上が期待できる。
過去の大畑らによる試み1)（以後 前システム）
は，一部の学科内で実践され，この十数年に渡り充分な成果をあげた。しかし，近年のLANの充実，伝票の電子化・様式の変更に伴い，新たなシステムの構築を行なう必要が出てきた。
本稿ではこの第一段階として，前システムの方向性を継承しつつ新たに構築した，消耗品管理事務用の試作 Web データベースシステム（以後 本システム）について報告する。
2. 消耗品予算管理業務概要
図 1 に，補助者の消耗品予算管理業務（物品発注の申請と予算執行額把握）の流れを示す。
図 1 内の Excel 伝票とは，会計課用度係（以後 用*
学生課技術教育支援室

図 1. 消耗品予算管理業務度係）が，その雛形を Microsoft Excel を使用して作成したものであり，本紙と内訳書の 2 枚のシートをもつ。物品請求伝票 1 番号につき 1 ファイルを対85

THE BULLETIN OF TAKUMA NATIONAL COLLEGE OF TECHNOLOGY No.34 (2006)

応させ，さらに経費の種類ごとに書式の異なる数種類のファイルを使い分ける必要がある。
請求者（物品購入依頼を行なう教職員）から購入依頼が出されると，補助者はこの各 Excel 伝票の雛形ファイルへデータを入力し，新たに作成したExcel 伝票を電子メールに添付し，用度係に提出する。用度係ではこの情報を元に契約手続きを行なう。
物品が納入されると，補助者側では納入物品の確認（品物確認・納品日記録）を行なう。会計課での支払い処理が終了すると，用度係が Excel 伝票に各物品の納入価格を入力し，再び電子メールに Excel伝票を添付し，各学科の補助者へ返送する。補助者
は，請求者から予算執行済額の照会依頼があると，そこに記入された金額をもとに集計を行なう。請求者はその予算執行済額を参考にして，次回の物品発注依頼を行なう。
以上が消耗品予算管理業務の概要である。

3． システムへの要求
本システムへの要求は以下に示すものでる。
・ 前システムの方向性を継承すること。
・ Web ブラウザからアクセスが行なえること。
・ 通信路の暗号化等，セキュリティに留意すること。
・ 本システムへのデータ移行作業を簡易に行なえること。
・ データにアクセス制限を設けること。
・ 各ユーザが，データの閲覧・取得を簡易に行なえること。
・ Excel 伝票の作成処理の省力化。
・ 伝票の書式変化に柔軟に対応できること。
・ 請求者や供用役への確認連絡を，電子メールで行えること。
・ サーバにはフリーソフトを使用すること。
使用されている Excel 伝票は，請求番号ごとに独立したファイルであるため，集計・検索など，予算管理業務を行なう上で非常に扱いづらい。それゆえ，伝票の管理（予算執行額管理）を効率的に行なうために，情報のデータベース化を行なう必要がある。
この点において，前システムでが有効であったことをふまえ，その方向性を継承することが望ましい。
加えて，供用役・請求者への発注確認連絡や，用度係へ提出する伝票作成（Excel 伝票へのデータ入力）を自動化することで，補助者の作業量の低減・信頼性の向上を図る。
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また本システムは，Web ブラウザからのアクセスを前提としたものである。これは Web ブラウザが，ほとんどのパソコンに（また携帯端末にさえ）搭載されており，特定のソフトを新たに個別にインストールすることなく利用することがが可能であるため，ユーザの導入時の負担を軽減することができるという利点がある。
一方，データベースの全ての情報を，不特定多数の人間が操作できてしまうことは，悪意の有無に関わらずデータベースの破壊を招く恐れがあるため，情報の管理の点において不適当である。またユーザ側としても，必要な情報のみをあらかじめ閲覧できるように整理されてれば便利である。そこで，ユー
ザ認証を行い，各個に必要な情報のみ操作・閲覧できるよう，あらかじめアクセス権設定や絞込み等の処理を行うこととした。これに関連し，ユーザ認証時のパスワードやデータベースのデータ等の情報漏洩を防止するため，通信路の暗号化等セキュリティに関しても留意することとした。
以上をふまえ，本システムでは，予算執行額の確認から伝票の用度係への提出まで（請求者による発注申請は除く）と，納品日記録から予算執行額情報更新まで（図 1 の網掛け部分）を対象とし，定型処理を行なうプログラムと，情報蓄積のためのデータベースの作成を行なうこととした。

4. システム概要
図 2 にシステム概要を示す。
サーバ用マシン上に，OS に VineLinux を，HTTP サーバに Apache を，動的Web フ ォ ー ム の 作 成 に PHP ， デ ー タ ベ ー ス にPostgreSQL を，通信路の暗号化に OpenSSL，パケットフィルタリングに iptable，メールサーバにPostfix を起動し，クライアント上で Excel 伝票作成を行なうために，VBA マクロを作成した。

図 2. システム概要

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4.1 PostgreSQL によるデータベース
PostgreSQL は，フリーのリレーショナルデータベースソフトであり，データ管理，ユーザ認証・アクセス権の設定，データの暗号化等詳細な設定を行なうことができる。
今回データベース「syoumou」を作成し，データを蓄積・管理するためのテーブルを６種類作成した。
また，ユーザとパスワードの登録をおこない，さらに所属学科ごとにユーザグループ（請求者用 5 グループと補助者用 1 グループ）を作成し，ユーザをそれぞれのグループに所属させる設定を行なった。
PostgreSQL では，ユーザもしくはユーザグループごとにテーブルへのアクセス権の設定が可能である。各テーブルに対し，表 1 のようにアクセス権の設定を行なった。表中の管理者とは，データベース「syoumou」を作成したユーザである。
表 1．作成したテーブルとアクセス権

i_s

購入物品データ

アクセス権（可能な操作）
補助者
請求者
管理者
グループ グループ編集可 編集可
閲覧のみ

s_m

品目辞書

編集可 編集可

閲覧のみ

c_g

取引業者辞書編集可 編集可

閲覧のみ

テーブル

内容

p_class

請求者辞書

編集可 閲覧のみ 閲覧のみ

t_class

供用役辞書

編集可 閲覧のみ 閲覧のみ

acc

会計担当者辞書 編集可 閲覧のみ 閲覧のみ

本システムでは、作成したこれらのテーブルに情報を蓄積し，またそれらを参照することで処理を行なう。
PostgreSQL のデータへは， 後述する PHP で記述した処理を元に，Apache によってローカル権限でアクセスが行なわれるため，PostgreSQL の設定ファイル内にあるアクセス制限関連の記述部分を，ローカルからのアクセスのみを許可（ただしデータへのアクセスにはユーザ認証が必要）するように設定を行なった。
4.2 定型処理プログラムと PHP
PHPは，HTMLファイルに直接記述して動的Webフォームを作成することのできるスクリプト言語である。Apacheプロジェクトの一貫として開発されているため，Apacheから直接読み出すので，実行速度が速い。また，PostgreSQLやMySQL等のデータベースのインタフェースを標準で持っているため，連携させることが容易であるという特徴をもつ2)。本シス
テムで作成した定型処理プログラムはほとんどが第 34 号 (2006)

このPHPスクリプトによるものである。
次に，補助者が利用する場合を例として，作成した処理の概要を実際の業務に沿って述べる。
4.2.1 システムへのログイン
システムへのログインの手順は，まず Web ブラウ
ザを起動し，アドレスを指定する。そうすると SSL通信を開始する旨の警告ウィンドウが表示される。
続いてログイン画面が表示され，ここで自分の名前をリストから選択し，パスワードを入力することで，ユーザ認証を行なう。この間の通信は SSL によって暗号化されている。
ここで入力されたユーザは，PostgreSQL のユーザ認証にかかる。認証に成功すれば，定型処理選択メニューの画面が表示される。ここで入力されたユー
ザ情報は，ブラウザを閉じない限り，クライアント側でセッション情報として記録され，データベースから情報を読み出す際に利用される。こうすることで，第三者が単にブラウザに表示されたアドレスをそのまま記述しただけでは，データベースからデータを読み出すことはできないようになっている。
4.2.2 定型処理選択画面（メインメニュー）
ログインしたユーザによって，表 2 に示すように表示・利用できるメニューが異なる。例えば請求者
は，予算執行状況確認とデータベース検索という「データ閲覧」しか行なえない。
表 2. 各ユーザが利用可能な処理
処理メニュー（利用可：○ 不可：×）
①新規
伝票処理
データ入力
②メール配信

予算執行
状況確認
データ
ベース
検索

管理者 補助者 供用役 用度係
請求者
○

○

×

×

○

○

×

×

③納品日入力○○××④納入価格入力

○

○

×

○

⑤データ編集○○××⑥データ削除○○××⑦一覧表表示○○○×⑧個人別表示○○○×⑨全伝票表示⑩データベース
検索
⑪データ
一括登録
⑫ユーザ情報
変更

○

○

○

×

○

○

○

×

○

×

×

×

○

×

×

×

4.2.3 伝票処理
1 ) 請求者から発注依頼があると，まず補助者は新規データの入力（表 2①）を行なう。
この処理では，まず請求者名・経費区分・記入数を入力する。そうすると図３に示すデー
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タ記入フォームが表示され，ここに品物データを入力する。入力が終了し，データ登録ボタンを押すことで，記入したデータがデータベースのテーブルに保存される。一度記入したデータを変更や削除（表 2 の⑤⑥）することも可能である。

合は，それぞれの物品の請求者）
・用度係宛にそれぞれ電子メールで送信され，一度送った宛先のセルの色が変更される。それぞれに送られるメールの内容を表 3 に示す。用度係に送信される電子メールの添付ファイルは，Excel 伝票を作成するためのデータが記述されている csv ファイルである。メール本文や添付ファイルの情報は，サーバ側で自動的にデータベースから読み込まれ，文章やファイルが構築される。この電子メールは，テーブル p_class に登録されているメールアドレス情報を元にして送信される。
表 3. 送信されるメールの内容

図 3. 新規データ入力フォーム

メール
送信先

メール本文

添付ファイル

供用役

請求伝票番号と伝票のなし

表書き品目2 ) データ入力が終了すると、次は用度係への発注依頼を行なうことになる。従来は，請求者から発注依頼が発生すれば，請求者本人は物品が納入されるまで，発注日・発注内容の確認を行なうことができなかった。そこで，補助者が用度係へ発注する際に，同じ情報を請求者に送ることで，確認を行なえるようにすることとした。
メール配信（表 2②）を選択すると，図 4のように，所属学科の伝票の番号一覧が表示される。

請求者

請求伝票の中で、該当なし

する請求者が申請した品目全てのリスト
会計課

請求伝票番号と見積もcsvファイル(伝用度係

り発行業者名票記入に必要な項目・購入申請
物品リスト）

3 ) 品物が納入されると，補助者は納品の確認を行なう。品目の照合が終了すれば，表 2③を実行し，該当品目に納品日を記載する（図 5）。

図 5. 納品日入力フォーム
図 4. 送信伝票選択フォーム
ここで送信チェックボックスを選択すると，選択した番号のデータが供用役・請求者（同一伝票内に複数の請求者が存在する場
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ここで納品日が入力された品物は，後述の4.2.4 予算執行状況確認の表中で「未納」から「未確定（納入価格が未確定）」へと表示が変更される。また，ここでは発注申請を行なった日付を表示しているため，納期に日数の詫間電波工業高等専門学校研究紀要

かかっている品物の確認を一目で行なうことが可能である。
4 ) 契約手続が終了すると，用度係によってExcel 伝票に納入価格が記入されて，補助者に返却される。補助者は，この金額を納品価格入力フォーム（表 2④，図 6）から入力する。

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図 7 に一覧表表示処理を選択した際の画面を示す。これは，表示指定した年度の予算執行額を，請求者別・区分別に集計表示したもので，各項目の金額は，マウスで選択することによりその内訳(図 8)を表示することができる。
補助者及び請求者は，この表から現時点での予算執行額の情報を得ることができる。

図 8. 区分内訳リスト
図 6. 納入価格入力フォーム
4.2.4 予算執行状況確認
予算執行額は，最初伝票データの新規作成の際に入力する各品物の予想価格で計算される。納入価格が確定し，サーバに入力されると，予算執行額は，予想価格から納入価格の値に入れ替わる。
予算執行状況確認メニューでは，三とおりの表示処理を作成したが，ここでは表 2⑦の一覧表表示について述べる。

図 7. 消耗品予算執行状況一覧

4.2.5 データベース検索
1 ) データベース検索メニューから，データベース検索(表 2⑩)を選択すると，図 9 のような画面が表示される。ここでは，選択条件・表示項目・ソート表示条件の指定を行なうことで，データの検索を行なうことができる（所属学科のデータのみ）。検索結果は，ユーザ本人が電子メールで受け取ることができる。

図 9. データベース検索フォーム
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2 ) 表 2⑪⑫の処理は，データベース管理者が行なう処理であり，それぞれ以下のような場合に使用する。
・データ一括登録（表 2⑪）
データベース作成時，他のシステムから一度に大量の消耗品データを移行する
場合(指定の項目順でデータが格納されている csv ファイルであることが条件)
・ユーザ情報更新（表 2⑫）
メールアドレス変更や，離転任等でユーザ情報に変更が生じた場合
以上が PHP で作成した定型処理プログラムの概要である。
4.3 Microsoft Excel マクロ
次に Excel 伝票作成用 VBA マクロについて述べる。
マクロの利用手順は次のとおりである。
1 ) メールの添付 csv ファイルを，指定の保存用フォルダ(指定フォルダ名はマクロプログラ
ム内に記述)に保存する。
2 ) Excel マクロの実行ボタンを押すことで，指定フォルダ内にある csv ファイルの情報を元に，Excel 伝票が作成される。
このマクロの動作は，指定フォルダ内に保存された csv ファイルの名前から，グループ名（学科名）と番号と経費区分を判別し，それぞれ対応する様式の Excel 伝票の雛形ファイル（事前に用度係によって作成されたもの）へ，csv ファイルのテキストデータを複写し，[学科名][番号][経費区分].xls という名前の Excel ファイルを作成保存するものである。
こうして用度係側ではマクロのボタンを押すことにより，受け取ったcsv ファイルから簡易にExcel伝票を作成することができる。
この方法は以下の点で，伝票の書式変更に対し柔軟に対応できるという利点がある。
・ サーバ側で Excel 伝票を作成出力する方法に比べ，サーバのプログラムを大きく変更する必要がないこと。
・ マクロの変更は，Excel のマクロ自動記録機能の利用により簡易に行なえること。

5. システムの運用状況
本校の電子制御工学科の平成 17 年度消耗品予算管理事務において，本システムの試運用を行なった。
試運用のため，次のように仕様の変更を行なった。
901 ) サーバへのアクセス制限
サーバにアクセスできるIP アドレスを電子制御工学科内の端末からのみ許可。
2 ) 発注申請メールの送信先の変更
発注申請の送信先を，用度係から補助者へ変更。補助者は，一度電子メールの添付ファイル（Excel 伝票作成用 csv ファイル）を自身で受け，マクロで Excel 伝票を作成し，用度係宛に改めてメール添付し，提出を行なう。
3 ) 納入情報の入力権限の変更
納入情報の入力（納入価格と業者の入力）は，補助者のみが行なう。

6. むすび平成 17 年度の試運用で，実施・確認できた事項を以下に示す。
1 ) サーバマシンの常時稼動とアクセス可能端末の増加により利便性が向上。
2 ) 利用者ごとに開示情報を限定したことによる，情報検索時の労力の低減。
3 ) Excel 伝票への転記を自動化したことによる，伝票記入作業の省力化。
4 ) ブラウザからのデータ入力方式・情報の閲覧方式を，前システムに類似したものにすることにより，システムの方向性を継承。
5 ) 予算執行状況の Web による常時開示や，発注情報メールの送信等により，請求者の予算執行状況の確認が容易となった。また，多くの人間の目に触れることで，入力ミスなどを，より早期に発見できるようになった。
6 ) セキュリティ面に関して，以下の処理を行なっている。
・ フォーム内のテキストボックスへの特殊
文字入力に対するエスケープ処理
・ Web ページの読込み毎に PostgreSQL によるユーザ認証を実行
・ PostgreSQL によるデータの暗号化
・ ドキュメントルートフォルダ以下へのア
クセスの制限・ iptable による tcp パケットのフィルタリング
・ OpenSSL による通信路の暗号化
また，一方で，以下のような問題が生じた。
1 ) PHP プログラムのメンテナンス性の低下
今回の PHP スクリプトによるプログラムは，詫間電波工業高等専門学校研究紀要

セッション情報の処理を簡素化するために，ほぼ全ての処理を 1 つのファイル内に記述している。試運用期間中に，新たな処理を加える必要が生じるたびに記述を加えていった
ため，ファイル自体が肥大化し，変数の処理方法など，プログラム全体の見通しが悪くなったため，メンテナンス性が低下した。
2 ) データベーステーブルの肥大化
データの検索速度向上のため，データベースのメインテーブル i_s に，他テーブルと重複する項目を追加しなければならなくなり，結果としてテーブルの肥大化を招いた。

第 34 号 (2006)

データベースプログラミング，毎日コミュニケーシ
ョンズ，15, (2004)

これらを解消する手段としては，データベース設計の際に，関係者同士の意見交換や事務処理手順の充分な検討を行ない，プログラムの仕様を決めておくことが挙げられる。
本稿は，Web ブラウザを利用した試作データベー
スシステムの構築について述べた。消耗品に限定し，さらに学科内のみでの限定的な仕様であった。
この経験を元に，次の段階として，用度係・全学科での利用もふまえ，消耗品以外の全ての補助者の予算管理業務を行なうことのできるシステムの実現を目指す。

謝辞

本稿をまとめるに際し，終始懇切なご指導を賜りました高畑和博技術教育支援室室長補佐に，心厚なる謝意を表します。また，日頃よりご指導・ご教授いただきました山本幸一郎教授，田嶋眞一教授に深く感謝の意を表します。さらに，村上純一教授をはじめとする電子制御工学科の諸先生には，いつも有益なご助言を頂き心から感謝いたします。本稿執筆にあたり，宮武明義教授ならびに白石啓一講師に熱心なご助言を頂き，感謝いたします。最後に，事務処理について有益なご助言をいただきました契約
係及び技術教育支援室の諸氏に感謝の意を表します。

参考文献
1 ) 大畑正樹 他: パーソナル・コンピュータを用いた事務処理の電算化への試み 本誌 203-208，20 号(1992)
2 ) 三木秀治 : はじめての人のための PHP Web91