大会講演予稿集と大会参加費の見直しについて(公社）日本気象学会理事会
日本気象学会では、前期および今期（第 40 期）の理事会において、大会講演予稿集の電子化と大会参加費の見直しについて検討を行ってまいりました。
2018 年 9 月下旬から約 1 カ月にわたり，学会のメーリングリストに登録している会員および直近３回のいずれかの大会に参加した会員を対象として、見直し案に対する意見募集を行い、その結果（別紙）を踏まえて、以下の見直しを 2019年度春季大会より実施することにしましたので、お知らせいたします。
１．予稿集のあり方について
大会時に行っているアンケートには、予稿集の代金を参加費に含めてほしいという声が多く寄せられています。そのために参加費自体は値上げになっても良いとのご意見も多くいただいております。事前配布の継続を望む意見も複数頂戴しています。
参考サイト：
2017年春季大会アンケート結果の報告
https://www.metsoc.jp/2017/10/24/9479
2017年秋季大会アンケート結果の報告
https://www.metsoc.jp/2018/05/14/12046
また、ここ数年、CD-ROMやファイル等で予稿集の電子ファイルでの提供を試験的に行ってきました。アンケートでは、大変好評をいただいています。さらに、電子ファイルだけで良いとの意見も多くいただいています。
これらの状況等を踏まえ、冊子体の予稿集を廃止し、大会参加費に予稿集代を含み大会参加者全員に事前に電子版予稿集を配布することにより、大会での議論の活性化を図ることにします。
なお、従来通り、大会行事予定などの主要な情報は「天気」に掲載いたします。また、各講演題目は大会Webページで閲覧できます。
２．大会参加費のあり方について
現在の気象学会の大会参加費は、発表の有無、所属、会員か否かで４種類の区分があります（講演者AおよびB、 聴講者AおよびB）。さらに、講演者と聴講者でAとBの区分の意味が異なるわかりにくさもあります（講演者のA/Bは所属の別、聴講者のA/Bは会員か否か）。一方、多くの学会、国際研究集会では、講演者と聴講者に「参加費」の区別がなく、両者に差をつける場合は投稿料を別途設定することが行われています。これは、参加費によって、聴講の権利が得られ、投稿料によって、予稿の予稿集への掲載と大会での発表の権利が得られるという考えに基づきます。気象学会でもそれに倣うと料金体系がわかりやすくなります。また、２件目の発表に対して追加の投稿料の設定が可能になります。
３．大会参加費について
大会参加費を「参加費」と「投稿料」に分離します。投稿料は、多大な負担となっている講演企画委員会の負担軽減のため、大会講演予稿集の編集や参加者全員への配布等の外注化を主な用途とします。また、昨今の物価の上昇も勘案し、これまでと同程度の収入を確保するため、予稿集の定期購読料１冊の代金3,000円分の増額を目安として大会参加料金体系の見直しを行います。
新たな「参加費」は、多くの関連学会等で実施されているのと同様に、予稿集代を含めたものとなります。また、会員となるメリットをより大きく確保することとします。大会参加者で、講演を希望する方には「投稿料」をお支払い頂きます。見直しは以下のとおりです。
●参加費（会員）：
前納5,000円・当日6,000円●参加費（非会員）：前納9,000円・当日10,000円●投稿料A： 6,500円 （ただし投稿料Aの同一大会の２件目の投稿料は5,000円に割引）●投稿料B： 3,000円 （発表１件あたり）
投稿料の区分はこれまでと同じで、次のようになります。
・投稿料A : 研究機関・大学に所属する講演者（ただし、学部生・院生は除く）による投稿
・投稿料B :投稿料 A に該当しない講演者による投稿（参考：現行の大会参加費）●講演者A： 8,000円●講演者B： 5,000円●聴講者A（会員）：前納3,000円・当日4,000円●聴講者B（非会員）： 前納5,000円・当日6,000円
現行と2019年度以降の大会参加費の比較
現行2019 年度以降

（円）

区分

金額

区分金額値上額

講演者 A

8,000

参加費＋投稿料 A

11,500

3,500

講演者 B

5,000

参加費＋投稿料 B

8,000

3,000

聴講者 A

3,000

参加費（会員）

5,000

2,000

聴講者 B

5,000

参加費（非会員）

9,000

4,000

予稿集を定期購読（3,000円）されている会員には、現状とほぼ同程度の負担に収まります。参加費に予稿集代が含まれますので、予稿集代を研究経費で支出することが難しく自費での購入または購入の見送りを余儀なくされている会員にはメリットが大きいと考えます。予稿集を購読されていない会員にとっては負担増とはなりますが、事前に電子版予稿集を参照することで講演内容の理解が深まり、大会での議論がより有意義なものになると考えています。
４．予稿集配布の具体について以下のように実施します。
①大会前：大会Webページに予稿集をパスワード付きで掲載し、参加者が取得できるようにします。当日受付の参加者には、USBメモリからコピーして頂く形で配布する予定です。
②大会終了直後：会員ページで公開します。
③ 大 会 終 了 半 年 後 ： 大 会 ・ 講 演 会 の お 知 ら せ ペ ー ジ(https://www.metsoc.jp/meetings)で、一般に公開します。
５．実施時期
本見直しは、2019年度春季大会から実施します。

別紙「大会講演予稿集と大会参加費の見直し案への会員からの意見募集」に対するご意見とその対応(公社)日本気象学会理事会

大会講演予稿集と大会参加費の見直しの理事会提案に対して、学会のメーリングリストに登録している会員および直近３回のいずれかの大会に参加した会員に対して、2018年9月21日より10月24日までの約1か月間、ご意見を募集し、18名の方から多岐にわたる貴重なご意見をいただきました。お忙しいところご協力いただきまして、誠にありがとうございました。
12名の方から賛成あるいは基本的な方針に賛成であるというご意見を頂戴しております。明確な反対というご意見は1名、その他、特に賛否に言及されず、個別事項についてコメントされた方は5名でした。
主なご意見とそれに対する回答・対応策は以下の通りです。
１、講演者と聴講者の料金設定
・参加費案が専門家のための料金設定で、それ以外の会員に配慮をすべきではないか。学会は専門家のためのアカデミックの役割が最重要だが、気象の場合には広範囲の方々のご理解・支援も大切である。
・聴講者に比べて講演者の負担が多すぎるのではないか。聴講者と講演者の負担増を同一にすべき。
(回答)
頂いた意見はご尤もであり、それぞれの立場に立てば、趣旨も良く理解できます。参加費体系は変わりましたが、現行の参加区分と対応しています。専門家以外の会員のための新たな参加区分を設けると、会員間の利害相反が懸念され、コンセンサスを得るのは容易ではないと考えます。現在の区分への対応を保持しつつ、専門家でない会員が少しでも聴講し易くするために、聴講者の負担増を押さえた料金設定にしています。そのため、講演者の負担が多くなっています。聴講の敷居を低くするため、公開気象講演会、シンポジウム、小倉特別講義などには、基本的に参加費無しで聴講して頂けるようにしています。また、大会とは異なりますが、学会としては、教育と普及委員会の活動を通じて広範な方々への気象学の理解を図っております。
2、負担増の抑制

・参加者全員から予稿集代金を徴収するのであれば、負担増を押さえられるのではないか。
・予稿集を電子化するのであれば、予稿集制作コスト削減できるのではないか。
(回答)
会員への負担を可能な限り抑えるべきとの指摘、ありがとうございます。近年の大会参加者数は800名弱で、定期購読者数は800名強、会場での購入者は50名程度となっています。予稿集の電子化により定期購読が廃止されますので、大会参加者全員から予稿集代金を徴収しても、増収にはなりません。
また、ご指摘の通り、予稿集の電子化により、冊子印刷のコスト削減ができます。この収入の増分の一部については、これまで講演企画委員会委員のボランティアのみで行っていた予稿集の編集出版作業の軽減化や聴講者Aの負担抑制を実施するために利用させていただくことにしています。
3、予稿集の配布・公開・当日受付の配布方法はどうなるのか。
・現在公開されている最新の予稿集は3年前である。それ以降の予稿集も公開すべきである。また、一般公開方法を具体的に示すべき。
・「天気」の大会関連の記事は従来通り印刷されるのであれば、明記すべき。
(回答)
配布と公開方法についてのご意見有り難うございます。当日受付の配布方法については、予めUSBメモリに入っている予稿集をコピーして頂く予定です。Webページからのダウンロード等による配布方法については、今後検討致します。
過去の予稿集は可能な範囲で学会HPに順次公開予定です（すでに2016年秋季大会以降は公開済み。公開URL: https://www.metsoc.jp/meetings）。また、今後は、大会終了半年後を目途に予稿集の一般公開を行っていく予定です。
大会行事予定などの主要な情報は「天気」に、各講演題目を含めた大会情報は大会Webページでお知らせすることは従来通りです。
以上のことから、当初提案した通り、大会予稿集の電子化と大会参加費の見直しを実施させていただきます。頂戴したご意見について、対応可能ものについては反映しており、それ以外についても、検討課題として今後の大会運営等に生かしていく所存です。