公益財団法人戸田市文化スポーツ財団個人情報保護規程（目的）第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）に基づき、個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるとともに、市民の自己に関する個人情報の開示の請求等の権利を保障することにより、公正で民主的な公益財団法人戸田市文化スポーツ財団（以下「財団」という。）の運営の確保に資することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において使用する用語は、個人情報保護法において使用する用語の例による。
（財団の責務）
第３条 財団は、個人情報を取り扱うに当たっては、この規程の目的を達成するため、適切な措置を講ずるとともに、あらゆる施策を通じて個人情報の保護に努めなければならない。
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財団は、財団の職員に対する研修等の啓発活動の推進に努めなければならない。

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財団の職員は、職務上知り得た個人情報を漏らしてはならず、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
（個人情報収集の原則）

第４条 財団は、個人情報を収集する場合は、個人情報を取扱う事務（以下「個人情報取扱事務」という。）の名称及び目的を明らかにし、当該目的を達成するために必要最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
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財団は、個人情報を収集する場合は、次の各号のいずれかに定める場合を除き、本人から直接これを収集しなければならない。
（１）法令又は規程（以下「法令等」という。）に定めがあるとき。
（２）本人の同意があるとき。
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

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財団は、前項第３号の規定により個人情報を収集した場合は、速やかに、その事実及び内容を本人に通知しなければならない。
（収集してはならない個人情報）第５条 財団は、法令等に定めがある場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を収集してはならない。
（個人情報取扱事務の登録）第６条 財団は、個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、次に掲げる事項を理事長に届け出てその登録を受けなければならない。
（１）個人情報取扱事務の名称及び目的（２）個人情報取扱事務の管理責任者（３）個人情報取扱事務の対象となる個人情報に関する事項-1-

（４）その他細則に定める事項
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財団は、前項の登録に係る事務を変更し、又は廃止する場合は、速やかに、その旨を理事長に届け出なければならない。
（目的外利用等の制限）

第７条 財団は、個人情報取扱事務の目的外のために個人情報（特定個人情報を除く。以下この条において同じ。）を利用（以下「目的外利用」という。）し、又は財団以外のものにこれを提供（以下「外部提供」という。）してはならない。
２

財団は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合においては、目的外利用又は外部提供（以下「目的外利用等」という。）をすることができる。
（１）法令等に定めがあるとき。
（２）本人の同意があるとき。
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

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財団は、前項第３号の規定による目的外利用等をしたときは、速やかに、その事実内容を本人に通知しなければならない。

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財団は、個人情報を外部提供する場合は、その提供先に対し、当該個人情報の使用目的及び方法について制限を課し、かつ、その適正な取扱いについて必要な措置を講ずるよう指導しなければならない。
（特定個人情報の目的外利用等の制限）

第７条の２ 財団は、特定個人情報を目的外利用してはならない。
２

前項の規定にかかわらず、財団は、個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ない場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、特定個人情報を目的外利用することができる。
（適正管理）

第８条 財団は、個人情報の適正な管理を行うため、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
（１）個人情報を正確かつ最新の状態に保つこと。
（２）個人情報の漏えい、改ざん、き損、滅失、盗用その他の事故を防止すること。
（３）個人情報の種類に応じて保管期間を定め、管理の必要がなくなった個人情報について、速やかに、廃棄又は消去すること。
（管理責任者の設置）第９条 財団は、個人情報の適正な管理及び保管を行うため、個人情報保護管理責任者（以下この条において「管理責任者」という。）を置かなければならない。
２

管理責任者は、財団が保有している個人情報を適正に管理し、かつ、個人情報保護のため必要な措置を講じなければならない。
（外部委託の保護措置）

第１０条 財団は、正当な理由に基づき、個人情報取扱事務を財団以外の者に委託する場合は、個人-2-

情報を保護するため必要な措置を講じなければならない。
（受託者の責務）
第１１条 財団から個人情報取扱事務の委託を受けた者（以下「受託者」という。）は、財団に準ずるものとして、当該事務を行うものとする。
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受託者は、個人情報の漏えい、改ざん、き損、滅失、盗用等の防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

３

受託者は、受託した業務の範囲外の個人情報の加工若しくは再生又は再委託をしてはならない。

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受託者は、受託した事務に関して知り得た個人情報を漏らしてはならず、又は不当な目的に使用してはならない。当該受託事務が終了した後も同様とする。
（開示の請求）第１２条 市民は、財団が管理している当該本人に関する個人情報（以下「自己情報」という。）の閲覧若しくはその写しの交付又は視聴若しくはその複製の交付を請求することができる。
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未成年者又は成年被後見人の法定代理人（特定個人情報にあっては、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人。以下「代理人」という。）は、本人に代わって前項の規定による開示を請求（以下「開示請求」という。）することができる。
（開示しないことができる個人情報）第１３条 財団は、法令等の規定により開示することができないとされるもののほか、開示請求に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報を開示しないことができる。
（１）診断、判定、指導、選考、推薦、相談その他個人に対する評価又は判断に関する事務に係る個人情報であって、本人に開示することにより当該事務の適正な執行に著しい支障が生ずるおそれがあり、かつ、本人に開示しないことが正当であると認められるもの（２）取締り、捜査、争訟その他公共の安全の確保及び秩序維持に関する事務に係る個人情報であって、本人に開示することにより当該事務の適正な執行に著しい支障を生ずるおそれがあり、かつ、個人の生命、身体、財産等の保護に著しい支障が生ずるおそれがあるもの（３）本人以外の第三者である個人が識別される個人情報であって開示することにより当該第三者の権利利益を侵害するおそれのあるもの（４）前３号に定められるもののほか、財団が、開示しないことについて公益上の特別の理由があると認められるもの（部分開示及び期間経過後の開示）
第１４条 財団は、開示の請求に係る個人情報に、前条の開示しないことができる情報が記録されている場合において、当該部分を可能な限り分離することができ、かつ、分離することにより開示請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときは、開示しないことができる個人情報を除いて開示しなければならない。
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財団は、前条各号のいずれかに該当する個人情報について、期間の経過により開示しないことができる理由が無くなったときは、当該個人情報を開示しなければならない。この場合において、開示することができる時期が容易に分かるときは、あらかじめ、その時期を示さなければならない。

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（訂正等の請求）第１５条 市民は、自己情報について、事実の誤り又は不正確な記載があると認められる場合は、財団に対し、当該自己情報の記載の訂正、追加又は削除を請求することができる。
（開示の請求手続）
第１６条 自己情報の開示を請求しようとする者（以下「請求者」という。）は、次の各号に掲げる事項を記載した細則で定める書面に、当該請求に係る自己情報の本人又はその代理人であることを証する書面を添えて、財団に提出しなければならない。
（１）請求者の氏名及び住所（２）開示の請求に係る自己情報の記録の名称及び内容（３）その他財団が定める事項
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前項の規定は、自己情報の訂正、削除、目的外利用等の中止又は事前差し止め（以下「訂正等」という。）の請求について準用する。
（開示の請求に対する決定等）

第１７条 財団は、第１２条の規定による開示請求があった場合は、当該開示請求があった日から起算して３０日以内に、当該開示請求に対する開示又は開示をしない決定を行い、当該請求者に対し、速やかに、当該決定の内容を書面により通知しなければならない。
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財団は、前項に規定する期間内に開示又は開示をしない決定を行うことができない相当な理由がある場合は、同項に規定する期間を３０日以内に限り、延長することができる。この場合において、財団は、速やかに、請求者に対し、文書により通知しなければならない。

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財団が、第１項に規定する期間（前項の規定によりこの期間が延長された場合にあっては、その延長後の期間）内に開示の決定又は開示しない決定をしないときは、請求者は、当該請求者に係る自己情報について開示をしない決定があったものとみなすことができる。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）

第１８条 財団は、開示請求に係る個人情報に国、地方公共団体及び請求者以外の者（以下「第三者」という。）に関する個人情報が記録されているときは、当該個人情報に係る第三者に対し、開示の決定に先立ち当該開示請求に係る個人情報の表示その他細則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
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財団は、次の各号のいずれかに該当するときは、公開の決定に先立ち、当該第三者に対し、当該開示請求に係る個人情報の表示その他財団が定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りではない。

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財団は、前２項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が、当該個人情報の開示に反対の意見又は意思を表示した意見書を提出した場合において、開示の決定をするときは、開示の決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも１４日の期間を置かなければならない。この場合において、財団は、開示の決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示の決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知しなければならない。
（開示の方法）-4-第１９条 財団は、第１７条第１項の規定により開示の決定をした通知に、開示する日時及び場所を指定し、速やかに、当該開示の請求に係る自己情報の開示をしなければならない。
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前項の自己情報の開示は、個人情報の種類に応じて、閲覧若しくはその写しの交付又は視聴若しくはその複製の交付により行うものとする。

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財団は、閲覧の方法による個人情報の開示に当たり、当該個人情報を記録した文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより行うことができる。
（訂正等の請求に対する決定等）

第２０条 財団は、第１５条の規定による請求があった場合は、当該請求があった日から起算して３０日以内に必要な調査を行い、当該請求に係る自己情報の訂正等を行う旨又は行わない旨を決定し、速やかに、当該請求者に通知しなければならない。
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第１７条第２項は、訂正等の請求に対する決定について準用する。

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財団は、自己情報の訂正等の決定をした場合は、速やかに、訂正等の措置を講じなければならない。当該自己情報が外部提供されている場合は、提供先に対し、速やかに、当該自己情報の訂正等の措置を講ずるよう指導しなければならない。

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財団は、請求者の自己情報の削除を行った場合において、不適正な収集が他の個人についても同様に行われていると認めるときは、自主的に当該個人情報の削除の措置を講ずるよう努めなければならない。
（費用負担）

第２１条 個人情報の開示及び訂正等の請求に係る手数料は、無料とする。ただし、個人情報の写し又は複製の交付を行う場合は、当該個人情報の写し若しくは複製の作成又はこれらの送付に要する実費は、請求者の負担とする。
（苦情の処理）第２２条 財団は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
（他の法令等との調整等）
第２３条 この規程は、法令等の規定により、開示請求に係る情報が第１９条に規定する方法と同一の方法による開示をしないものとする。
（委任）第２４条 この規程の施行に関し必要な事項は、財団が定める。

附 則（施行期日）
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この規程は、平成１３年１１月１日から施行する。
（適用区分）

２

この規程は、次に掲げる個人情報について適用する。

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（１）平成１３年１１月１日（以下「適用日」という。）以後に事業団の職員が職務上作成し、又は取得したもので事業団の職員が組織的に用いるものとして管理し、保有した個人情報（２）適用日前に事業団の職員が職務上作成し、又は取得したもので事業団の職員が組織的に用いるものとして管理し、保有している個人情報（経過措置）
３

この規程の施行の際、現に事業団が行っている個人情報を取扱う事務に係る登録については、第６条第１項中「個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは」とあるのは、「個人情報取扱事務については」と読み替えて同項の規定を適用する。

４

この規程の施行の際、現に事業団が行っている個人情報の収集等については、この規程の相当規程により行ったものとみなす。
附 則
この規程は、平成２４年４月１日から施行する。
附 則（施行期日）

１

この規程は、平成２７年１０月５日（以下「施行日」という。）から施行する。ただし、第２２条及び２３条を削除する改正規定は、公布日より施行する。
（準備行為）
２

この規程の施行日前であっても、改正後の公益財団法人戸田市文化スポーツ財団公人情報保護規程の実施のために必要な準備をすることができる。
附 則
この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和５年４月１日から施行する。

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