澁澤文書管理ソリューション
Shibusawa Facility Management

オフィススペースは倉庫ではありません
スペースの有効活用でコアビジネスに力を！
今お使いのオフィスが狭いと感じたことはありませんか？
普段なにげなく利用しているオフィスには、様々なスペースがあります。執務室、役員室、会議室、更衣室、ミーティングスペース、サーバールーム、書庫室、、、これらのスペースすべてにコストが発生しています。
本当にスペースを有効に活用できているでしょうか？
オフィスは貴社のコアビジネスを発展させる『場』です。
当社はオフィスのスペース利用改善のご提案をさせていただきます。
賃料 25,000 円／坪のオフィスだとハイキャビネット１本のスペースコスト約 5,250 円

オフィスに溢れる書類。収納する為に利用するキャビネットは約 5.4 ファイルメーター（fm）の書類が収納できます。
これは文書箱約 12 個分。オフィス内での保管は高コスト。

オフィス内文書セキュリティ管理はキャビネット１本１本の施錠管理
内部統制やコンプライアンスで求められる文書セキュリティ。
オフィスではキャビネット毎の施錠管理で全体管理が困難に。

スペースマネジメント

コストマネジメント

コスト見える化診断BCP 戦略

災害リスク回避

スペースコストの見える化はオフィス最適化の第一歩です。当社ではオフィスコストバランスの診断をお手伝いします。
現状

移転後

都心オフィス

駅徒歩 5 分

都心オフィス

駅徒歩 5 分

社員数300 人

社員数300 人

賃貸面積2,200 ㎡ (666 坪）

賃貸面積2,000 ㎡ (606 坪）

賃料

25,000 円 / 坪

賃料

20,000 円 / 坪

月間賃料

16,650,000 円

月間賃料

12,120,000 円

200 ㎡のスペース削減

移転コスト
引越費用

5,000,000 円

電話移設費

4,000,000 円

LAN 工事費3,000,000 円

電気工事費7,000,000 円

新規間仕切工事費13,000,000 円

新規什器購入費

20,000,000 円

プロジェクト管理費

6,600,000 円

移転イニシャルコスト 58,700,000 円

移転イニシャルコスト

58,700,000 円

保管コスト（5 年間）

11,880,000 円

5 年間の賃料

727,200,000 円＋保管コスト（アーカイブオフィス）
198,000 円

保管ランニングコスト

198,000 円

999,000,000 円＝5 年間の賃料

1,650 箱保管料 / 月５年間のファシリティコスト
移転しなかった場合

999,000,000 円

オフィス環境を大幅に改善
移転コストを約 1 年で回収
5 年間で２億円のコスト削減を実現

＋＝

文書数

５年間のファシリティコスト
移転を実施した場合

797,780,000 円

収納スペースの多いオフィスは便利が良いかも知れませんが、大きな地震が発生すると書類の多いオフィスは非常に危険です。
キャビネットは 1 台約 350kg あり、震度 5 強以上の地震では予測できない動きをする場合があります。
またキャビネットはオフィスのコアエリアに配置されることが多く緊急時の避難通路を塞いでしまうリスクも有ります。
さらに散乱してしまった書類の整理も時間とコストがかかる上、重要な書類が紛失してしまう可能性もあります。
書類削減は災害時も継続的に業務を行える様な環境づくりに必須です。

澁澤倉庫は CPDCA 文書管理アウト
ソーシング

改善するためには現状をしっかりと把握する必要があります。
当社は文書管理手法を導入する前に、しっかりと貴社の文書量や問題点を診断することで、最適な改善プランをご提案致します。
澁澤倉庫の文書管理ソリューションは『CPDCA』。
当社の提案はオフィスの診断からはじまります。

現在のオフィスの問題点を見える化今使用しているオフィスに隠れる問題点やコストの見える化をお手伝い致します。
現状の把握はこれから展開する最適化にとって最も重要な作業です。今まで気にもしていなかったオフィスの実状が見えてきます。

文書量の最適化『減らす計画と増やさない計画』『仕事に使う文書はいつも手元に無いとダメ！』と思っていませんか？それは大きな間違いです。
オフィスの中にある書類の 70％近くはすぐに必要としないインアクティブ文書です。文書の属性を明確化し削減計画を構築しましょう。また『文書量を増やさない為のファイリングルール』の作成もお手伝い致します。

C heckP lan

文書のバックオフィス化

コストマネジメント

文書管理ルールに基づきオフィス内の書類を外部書庫に移管します。
インデックスはいつでも Web で確認可能。そのまま『取り寄せオーダー』すれば必要なファイルはいつでも素早く取り出せます。書庫に探しにいくより手間がかかりません。

アウト
ソーシング

バック
オフィス化

BCP 戦略Do

運用チェックは継続の鍵

セキュリティー

オフィス文書は常に増え続けます。文書管理ルールの運用状況やオフィスの文書保存状況がルールに基づいているか定期的にチェックが必要です。
最初のルールが徹底されれば継続的に文書量削減が可能になってきます。

スペース
マネジメントオフィススペースの最適化

C heck

文書の外部化が完了したらオフィススペースをコアビジネスに活用しましょう。オフィスはビジネスの推進力となる『場』です。オフィスの利用者が快適に仕事を進めていける仕組みを取り入れることで、コアビジネスの大きな力となるでしょう。
当社ではオフィススペースの活用方法も一緒にアドバイス致します。

A ctionバック
オフィス化

現状から改善策をコンサルティング

ロケーション管理で外部倉庫もオフィスの一部
文書のライフサイクルとロケーションをウェブで管理することで、オフィス内も外部倉庫も同じ環境で管理できます。

1

発生
作成・収集
複写・印刷等

2

伝達
配布・回覧
掲示等

3

活用
検索・加工創出等

データ化して活用

4

保管分類・配列置き換え等

5

保存
移管・閲覧

6

廃棄焼却・溶解裁断等

アクティブ文書・オフィス内棚ロケーション管理
・部門や職制の管理
・文書インデックス管理
・年限管理
・外部倉庫転送依頼

澁澤 Web 文書管理システムに登録・文書のインデックス化
・ロケーション登録
・入出庫依頼・年限管理
・機密処理（廃棄）依頼

文書保有のルール化
一人当たりの fm を定義

e-mail 等 ICT 技術を活用

・Web オーダーで出庫＆デリバリー
・高セキュリティ管理
・リアルタイム在庫確認
・保管年限の満了通知
インアクティブ文書

廃棄管理
・廃棄依頼も Web オーダー・箱を開封せず溶解し機密性担保
・紙は資源としてリサイクル
・廃棄完了報告の発行

原本主義を徹底

分類計画・収納計画

年限管理

処分方法選択重複保管しない

価値の判断・廃棄分別

ロケーション管理

機密管理

セキュリティー

都市圏に隣接するバックオフィス施設
都市圏に隣接するエリアに展開する倉庫は、バックオフィスとして機能します。
必要な書類は Web オーダーで最短当日出庫。オフィスにある倉庫と同じ感覚で利用できます。
当社の Web システムではファイル単位の情報を管理することができ、オフィス内と外部倉庫を同一システムでロケーション管理しています。
また様々な企業のセキュリティ基準を満たす保管庫は、オフィス内では構築が難しい強固なセキュリティを備えています。セキュリティ認証 ISMS に準拠した倉庫での保管も対応しております。

九州圏

中部圏

関西圏

首都圏エリア

三郷営業所

中部圏エリア

首都圏エリア
三郷営業所

埼玉県三郷市上口 3 丁目 41 番地

名古屋営業所愛知県小牧市入鹿新田 822 番地

青海営業所

東京都江東区青海 3 丁目 2 番 17 号

関西圏エリア

板橋営業所

東京都板橋区高島平 6 丁目 1 番 7 号

城東営業所

大阪市城東区今福東 1 丁目 2 番 24 号

恵比須町営業所

横浜市鶴見区大黒埠頭１番地

茨木第二営業所

大阪府茨木市南耳原 1 丁目 1 番 1 号

九州・中国エリア

関連会社

福岡営業所

北海澁澤物流札幌市白石区中央三条 4 丁目 3 番 46 号大宮通運

埼玉県さいたま市北区大成町 4 丁目 914 番地 1

お問い合わせ福岡県糟屋郡新宮町下府 2 丁目 9 番 26 号

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ロジスティクス営業本部

広域営業部〒135-8513
東京都江東区永代二丁目 37 番 25 号
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