個人情報ファイル簿１
個人情報ファイルの名称

Active Academy Advance（学務システム）

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 学務課の名称
個人情報ファイルの利用目的 在学生指導

記録項目

１ 学籍番号、２ 学年／セメスタ、３ 出席番号、４ カナ氏名、５ 漢字氏名、６所属、７ 最新異動、８ 学生区分、９ 生年月日、10 性別、11 英文表記氏名、12 旧姓、13 国籍、14 本籍、15 パスポート番号、16 現住所、17 電話番号、
18 E-mailアドレス、19 入学年度、20 入学年月日、21 入学学年、22 入学セメ
スタ、23 入学区分、24 現役浪人区分、25 旧学籍番号、26 適用年度、27 カリ
キュラム番号説明、28 クラス、29 アドバイザー担当、30 ゼミ担当、31 卒業年
月日、32 卒業証書番号、33 留学生国籍地域、34 留学生在留カード番号、35
留学生受入開始日、36 留学生受入終了日、37 留学生終了事由、38 クラブ
委員会、39 入会年月日、40 役職、41 退会年月日、42 出身高校、43 出身大学、44 入試種別、45 異動日、46 異動区分、47 異動事由、48 学納金納入
機、49 納入状況、50 納入期限、51 延納日、52 納入予定金額、53 入金日、54 納入金額、55 保証人カナ氏名、56 保証人漢字氏名、57 保証人英文表記
氏名、58 保証人住所、59 保証人電話番号、60 保証人携帯電話番号、61 保
証人E-mailアドレス、62 保証人勤務先、63 保証人部署名／役職、64 保護者
カナ氏名、65 保護者漢字氏名、66 保護者続柄、67 保護者英文表記氏名、
68 保護者住所、69 保護者電話番号、70 保護者携帯電話番号、71 保護者
E-mailアドレス、72 保護者勤務先、73 保護者部署名／役職、74 家族カナ氏
名、75 家族漢字氏名、76 家族続柄、77 家族生年月日、78 家族勤務先、79
履修情報、80 指導記録、81 出欠調査状況表

記録範囲

在学生

記録情報の収集方法

入学後にシステムに学生が入力

要配慮個人情報が含まれると含まないきは、その旨記録情報の経常的提供先
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考無し（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し■法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル □有 ■無□法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿２
個人情報ファイルの名称証明書交付受付簿

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 学務課の名称
個人情報ファイルの利用目的 卒業生に対し発行した証明の内容や枚数等を管理するため
１学部・学科、２学生氏名、３生年月日、４学生連絡先（住所、電話番号）５入学年月、６卒業年月、７使用目的、８身分証明書の写し

記録項目

記録範囲

卒業生

記録情報の収集方法

卒業生からの提出書類

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない

記録情報の経常的提供先無し

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し□法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル □有 □無■法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿３
個人情報ファイルの名称

奨学生ファイル

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 学務課の名称
個人情報ファイルの利用目的 学生にかかる奨学詳細情報の管理
1 奨学金の種類、2 奨学生番号、3 氏名、4 性別、5 生年月日、6 採用
種別、7 採用区分、8 採用年月、9 奨学金種別、10 学部学科、11 学
籍番号、12 入学年月、13 通学別、14 修業年限、15 学年、16 支給・貸与始期、17 支給・貸与終期、18 支給・貸与月額、19 銀行・店舗、20
口座番号、21 異動事由、22 返還方式、23 特記事項
記録項目

記録範囲

在学する学生で奨学金を受けている者

記録情報の収集方法

奨学金申請書の記載内容から収集

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない

記録情報の経常的提供先

奨学金機関

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し■法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル □有 ■無□法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿４
個人情報ファイルの名称

Access Online「請求者情報」

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 入試課の名称
個人情報ファイルの利用目的

資料請求者および本学イベント、説明会参加者等の個人情報をシステムで管理する。
1 漢字氏名,2 カナ氏名,3 生年月日（西暦）,4 性別区分,5 性別区分（名称）,6 電話番号１,7 電話番号２,8 メールアドレス１,9 メールアドレス
２,10 高等学校等在籍区分,11 高等学校等コード,12 高等学校等名称,13 高等学校等卒年,14 志望学部・学科,15 参加イベント

記録項目

記録範囲

在学生

記録情報の収集方法

入学者からの提出書類

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない

記録情報の経常的提供先無し

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地
訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し□法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル □有 □無■法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿５
個人情報ファイルの名称

入学試験出願書類

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 入試課の名称
個人情報ファイルの利用目的 入学試験を実施するため

記録項目

１入試制度コード、２入試学部・学科コード、3受験番号、４試験会場
コード、５志願者氏名（漢字）、６志願者氏名（カナ）、７生年月日、８性
別コード、９外国籍区分コード、10大学入学共通テスト受験番号、11大学入学共通テスト試験会場コード、12大学入学共通テスト受験票発行
回数、13郵便番号、14都道府県コード、15住所、16電話番号、17携帯電話番号、18メールアドレス、19出身高校コード、20出身高校課程、21出身高校学科、22高校卒業年月、23出身高校在県名、24出身高校名、25ネット出願受付番号、26志願票、27履歴書、28自己推薦書、29調査書（文部科学省の様式により高等学校から提出）、30志望理由書・学修計画書、31志願理由書、32高等学校長推薦書、33住民票、34
卒業証明書または卒業見込証明書、35大学入学資格認定書、36活動報告書、37資格・活動実績等申請書、38地域課題への取り組みについて、39自己推薦書、40競技歴調書、41人物活動紹介書、42入学金減免申請書

記録範囲

入学試験に出願した志願者記録情報の収集方法

志願者からの提出書類

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない

記録情報の経常的提供先無し

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地
訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し■法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル ■有 □無□法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿６
個人情報ファイルの名称

誓約書

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 入試課の名称
個人情報ファイルの利用目的 本学入学にあたり誓約させるため
１学部・学科、２学生氏名、３ 受験番号、４保証人住所、５保証人氏名、６保証人連絡先、７保証人と学生との続柄

記録項目

記録範囲

在学生

記録情報の収集方法

入学者からの提出書類

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない記録情報の経常的提供先無し

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し□法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル □有 □無■法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

個人情報ファイル簿７
個人情報ファイルの名称

図書館システム（利用者管理）

行政機関等の名称

公立大学法人周南公立大学

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織 図書館の名称
個人情報ファイルの利用目的 図書の貸出・返却管理【学生】
1学籍番号、2氏名、3生年月日、4所属、5性別、6住所、8電話番号【教職員】
1氏名、2所属、3性別
記録項目

【学外者】
1利用登録番号、2受付日、3氏名、4生年月日、5性別、6住所、7電話
番号、8勤務先（所属学校）・電話番号

記録範囲

本学学生・教職員・学外者（周南市・周南市近隣在住者）

記録情報の収集方法【学生】大学管理データ【教職員】大学管理データ【学外者】図書館利用申請書

要配慮個人情報が含まれる
ときは、その旨含まない

記録情報の経常的提供先無し

開示請求等を受理する組織の名称及び所在地訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

個人情報ファイルの種別

備考（名 称） 公立大学法人周南公立大学（所在地） 山口県周南市学園台843-4-2
無し■法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)
政令第21条第7項に該当するファイル ■有 □無□法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)