事務連
絡平 成 29 年 ３ 月 ２ 日
各都道府県市区町村担当課

御中
総務省自治税務局市町村税課

平成 29 年度分以降の個人住民税に係る特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）の送付に関する留意事項について（通知）平成 29 年度分以降の個人住民税に係る特別徴収税額通知書（特別徴収義務者用）（地方税法施行規則（昭和 29 年総理府令第 23 号）様式 第三号様式）については、個人番号が記載されることとなります。
特別徴収税額通知書の送付に際しての留意事項について、改めて関係府省と協議を行い、下記のとおり通知しますので、適切に対応いただきますようお願いします。
貴都道府県におかれては、各市区町村に対して、この旨を周知するとともに、適切な取組へ向けた助言等をお願いします。
なお、本通知は地方自治法（昭和 22 年法律第 67 号）第 245 条の４（技術的な助言）に基づくものです。
また、「平成 29 年度分以降の個人住民税に係る特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）の送付に関する留意事項について（通知）（平成 28 年 11 月 25 日付け事務連絡）」は廃止します。
記
１ 市町村が特別徴収義務者に提供する個人番号の取扱いについて
平成 29 年度分以降の特別徴収税額通知書（特別徴収義務者用）においては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。）第 19 条第１号の規定に基づき、個人番号利用事務実施者である市区町村から個人番号関係事務実施者である特別徴収義務者へ個人番号が提供されることになります。
個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「個人情報保護法」という。）第 15 条第１項の規定に基づき、個人情報取扱事業者は、特定個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、かつそれを本人に通知又は公表しなければならず、番号法第 29 条第３項により読み替えて適用される個人情報保護法第 16 条第１項の規定に基づき、原則として、当該事業者が特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、特定個人情報を取り扱うことはできないこととされています。

特別徴収義務者が、例えば、利用目的を「給与支払報告書作成事務」や「源泉徴収票作成事務」等、番号法第９条第３項に規定する個人番号関係事務の範囲で特定し、本人に通知又は公表している場合、「特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）」により提供を受けた個人番号を当該利用目的の範囲内にある事務で利用することが可能となります。
なお、利用目的を特定個人情報の取得経路ごとに特定（例えば、「本人から取得した特定個人情報は源泉徴収票作成事務」等）し、本人に通知又は公表している場合においては、別途、特別徴収税額通知（特別徴収義務者用）により取得した個人番号の利用目的を特定し、本人に通知又は公表する必要があります。また、個人情報保護法第 20 条及び第 21 条並びに番号法第 12 条により、特別徴収義務者は個人番号の取扱いについて漏えい防止などの必要な安全管理措置を講じていただくとともに、個人番号を取得できていない従業員等については、引き続き、扶養親族申告書等により個人番号の取得に努めていただく必要があります。
これらのことについて、特別徴収義務者の理解と協力を得ることが必要であることから、平成 29 年度分以降の特別徴収税額通知書の発出時において、個人番号の取扱いについて記載された文書（記載例１）を同封するなど、周知を徹底していただきますようお願いします。
２ 特別徴収税額通知書の送付にかかる留意点について（１）送付について
個人番号利用事務実施者である市区町村は、番号法第 12 条に基づき、個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人番号の適切な管理のため、必要な措置を講じることとされています。
また、個人番号関係事務実施者である特別徴収義務者においても、同条に基づき、必要な措置をとる責務が課されていることから、従業員に個人番号を取り扱わせるに当たっては、安全管理措置が適切に講じられるよう、個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にした上で、事務取扱部署や担当者をあらかじめ定めることとされています。
（仮に、送付先（宛名）を「担当部署名や担当者名」でなく「○○会社」とされた場
合、安全管理措置が適切に講じられていない部署で開封されてしまう恐れがあります。
）これらを踏まえ、番号法第 27 条第１項による特定個人情報保護評価書等に基づき、特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）を適切に送付いただくとともに、個人番号の適切な管理を行う観点から、特別徴収義務者において定める個人番号を取り扱うこととされた部署や担当者の正確な送付先（宛名）を把握していただくようお願いします。
また、上記で把握した送付先（宛先）に確実に到達するよう、同通知書の送付にあたっては、差出日、差出方法、郵送物の数量等を、各郵便局とできる限り早期に調整を行っていただくようお願いします。

（２）誤配達された場合の取扱いについて上記２（１）の対応が行われていても、万一、特別徴収税額通知書が誤配達された場合については、郵便法（昭和 22 年法律第 165 号）の規定に基づき、誤配達を受けた者は、原則当該通知を開封することなく、①誤配達の旨を表示した上で、郵便差出箱（郵便ポスト）へ差し入れるか②誤配達の旨を会社（郵便局等）へ通知する必要があります。
市区町村におかれては、特別徴収税額通知書を郵送する際の封筒に「特別徴収税額通知書在中」や上記の旨（記載例２）を記載いただくなど、誤配達があった場合の取扱いについて、周知の徹底をお願いします。
（参考）○郵便法（昭和 22 年法律第 165 号）(誤配達郵便物の処理)
第四十二条 郵便物の誤配達を受けた者は、その郵便物にその旨を表示して郵便差出箱に差し入れ、又はその旨を会社に通知しなければならない。
２ 前項の場合において誤つてその郵便物を開いた者は、これを修補し、かつ、その旨並びに氏名及び住所又は居所を郵便物に表示しなければならない。
（３）電子化の推進について特別徴収税額通知書（特別徴収義務者用）を電子的に「正本」通知することについては、平成 28 年７月 15 日付け総務省自治税務局市町村税課長通知「個人住民税における特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）の電子化推進について」（総税市第 65 号）で示したとおり、特別徴収義務者の事務効率化や特定個人情報保護等の観点からも積極的に取り組んでいただきたいと考えておりますので、平成 29 年度対応のための予算確保やシステム改修等を行っていただくようお願いします。

連絡先
総務省自治税務局市町村税課
前川
電話：03-5253-5669

（記載例１）

個人住民税の特別徴収義務者（事業者）の皆さまへ
１ 個人番号の利用目的について個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「個人情報保護法」という。）の規定に基づき、個人情報取扱事業者は、特定個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、かつそれを本人に通知又は公表しなければならず、また、当該事業者が特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、特定個人情報を取り扱うことはできないこととされています。
したがって、「特別徴収税額決定通知書（特別徴収義務者用）」により提供を受けた個人番号の利用に当たっては、例えば、その利用目的を「給与支払報告書作成事務」や「源泉徴収票作成事務」等、番号法に基づく関係事務の範囲で特定し、かつそれを本人に通知又は公表していることが必要であるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲に限って利用する必要があります。
なお、利用目的を特定個人情報の取得経路ごとに特定（例えば、「本人から取得した特定個人情報は源泉徴収票作成事務」等）し、本人に通知又は公表している場合においては、別途、特別徴収税額通知（特別徴収義務者用）により取得した個人番号の利用目的を特定し、本人に通知又は公表する必要があります。また、
個人情報保護法第 20 条及び第 21 条並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成 25 年法律第 27 号）第 12 条により、特別徴収義務者は個人番号の取扱いについて、漏えい防止などの必要な安全管理措置を講ずる必要がありますので御留意ください。
２ 特別徴収義務者の個人番号の収集について個人番号の収集ができていない従業員等については、引き続き個人番号の収集に努めるようお願いいたします。
※番号法第６条
個人番号及び法人番号を利用する事業者は、基本理念にのっとり、国及び地方公共団体が個人番号及び法人番号の利用に関し実施する施策に協力するよう努めるものとする。
（記載例２）
本通知書を受け取られた方が、記載の宛名にお心当たりのない場合、郵便物を開封せず、表面に誤配達である旨を記載した付せん等を貼っていただき、郵便ポストに投函するか、誤配達があったことを最寄りの郵便局等へご連絡ください。