公益財団法人佐倉国際交流基金個人情報保護規程（平成１４年５月１３日制定）
改正 平成１８年５月１７日
改正 平成２３年４月１日

目次
第１章 総則（第１条－第３条）
第２章 公益財団法人佐倉国際交流基金における個人情報の保護
第１節 個人情報の適正な取扱いの確保（第４条－第１０条）
第２節 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の申出等（第１１条－第３７条）
第３章 雑則（第３８条－第４２条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、佐倉市個人情報保護条例（平成１７年佐倉市条例第３号）の趣旨にのっとり、公益財団法人佐倉国際交流基金（以下「国際交流基金」という。）
における個人情報の保護等に関し必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
(2) 保有個人情報 国際交流基金の理事、監事又は評議員並びに職員（以下「職員等」という。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該国際交流基金の職員等が組織的に用いるものとして、当該国際交流基金が保有しているものをいう。ただし、文書等に記録されているものに限る。
(3) 文書等 国際交流基金の職員等が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該国際交流基金の職員等が組織的に用いるものとして、当該国際交流基金が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(4) 電子計算機処理 電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。ただし、次に掲げる処理を除く。

イ 専ら文章を作成するための処理
ロ 専ら文書、図画又は写真の内容を記録するための処理
ハ 製版その他専ら印刷物を製作するための処理
ニ 専ら文書、図画又は写真の内容の伝達を電気通信の方法により行うための処理(5)本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（国際交流基金等の責務）
第３条 国際交流基金は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
２ 国際交流基金の職員等又は職員等であった者は、職務上知り得た個人情報をみだ
りに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
第２章 公益財団法人佐倉国際交流基金における個人情報の保護
第１節 個人情報の適正な取扱いの確保（保有個人情報取扱業務書）
第４条 国際交流基金は、保有個人情報を取り扱う事務であって、個人の氏名、生年
月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を検索し得る状態で個人情報が記録される文書等を使用するもの（以下「保有個人情報取扱業務」という。）を新たに開始しようとするときは、あらかじめ（緊急かつやむを得ない場合にあっては、当該保有個人情報取扱業務を開始した日以後、速やかに）、次に掲げる事項を記載した保有個人情報取扱業務書（別記様式第１号）を作成するものとする。記載した事項を変更しようとするときも、同様とする。
(1)保有個人情報取扱業務の名称(2)保有個人情報取扱業務の目的(3)保有個人情報の対象者の範囲(4)保有個人情報の記録項目(5)前各号に掲げるもののほか、長が定める事項
２ 国際交流基金は、保有個人情報取扱業務を廃止したときは、遅滞なく保有個人情報取扱業務書を抹消するものとする。
３ 国際交流基金は、第１項に規定する保有個人情報取扱業務書について閲覧の申出があったときは、これに応ずるものとする。
４ 前各項の規定は、国際交流基金の職員等若しくは職員等であった者に係る保有個人情報取扱業務又は専ら試験的な電子計算機処理に係る保有個人情報取扱業務については、適用しない。
（収集の制限）第５条 国際交流基金は、個人情報を収集するときは、保有個人情報を取り扱う事務の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段により収集するものとする。
２ 国際交流基金は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報を収集しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令又は条例（以下「法令等」という。）に定めがあるとき。
(2)保有個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために必要があると認められるとき。
３ 国際交流基金は、個人情報を収集するときは、本人から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令等に定めがあるとき。
(2)本人の同意があるとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5)所在不明、精神上の障害により事理を弁識する能力を欠く状態にあること等の事
由により、本人から収集することが困難であるとき。
(6) 前各号に掲げる場合のほか、本人から収集したのでは保有個人情報を取り扱う
事務の性質上その目的の達成に支障が生じ、又は円滑な執行を困難にするおそれがあると認められるとき、その他本人以外のものから収集することに相当の理由があると認められるとき。
（利用の制限）第６条 国際交流基金は、保有個人情報を取り扱う事務の目的以外の目的のために保有個人情報を利用すること（以下「目的外利用」という。）をしないものとする。
ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令等に定めがあるとき。
(2)本人の同意があるとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5)前各号に掲げる場合のほか、公益上の必要その他相当の理由があると認められるとき。
２ 国際交流基金は、前項各号の規定により目的外利用をするときは、本人の権利利益を不当に侵害することのないようにするものとする。
（提供の制限）第７条 国際交流基金は、保有個人情報を国際交流基金以外のものに提供すること（以下「外部提供」という。）をしないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1)法令等に定めがあるとき。
(2)本人の同意があるとき又は本人に外部提供するとき。
(3)出版、報道等により公にされているとき。
(4)人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 前各号に掲げる場合のほか、公益上の必要その他相当の理由があると認められるとき。
２ 国際交流基金は、前項各号の規定により外部提供をするときは、本人の権利利益を不当に侵害することのないようにするものとする。
３ 国際交流基金は、外部提供をする場合において、必要があると認めるときは、外部提供を受けるものに対し、当該保有個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又はその適正な取扱いについて必要な措置を講ずるよう求めるものとする。
（正確性及び安全性の確保）
第８条 国際交流基金は、保有個人情報を取り扱う事務の目的に必要な範囲内で保有個人情報を正確なものに保つよう努めるものとする。
２ 国際交流基金は、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適正な管理のために必要な措置（以下「安全確保の措置」という。）を講ずるものとする。
３ 国際交流基金は、保有する必要がなくなった保有個人情報を確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去するものとする。ただし、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として保存する必要があるものについては、この限りでない｡（委託に伴う措置）
第９条 国際交流基金は、保有個人情報を取り扱う事務を委託しようとするときは、
保有個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
（受託者等の責務）
第１０条 国際交流基金から保有個人情報を取り扱う事務の委託を受けたもの（以下「受託者」という。）は、安全確保の措置を講ずるものとする。
２ 前項の委託を受けた事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た保有個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
３ 国際交流基金は、受託者における当該委託に係る保有個人情報の不適正な取扱いにより当該保有個人情報の本人の権利利益を侵害したことが明らかに認められる
場合は、当該受託者に対して必要な措置を講ずることができる。
第２節 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の申出等（開示の申出ができる者）
第１１条 何人も、この規程の定めるところにより、国際交流基金に対し、国際交流基金の保有する自己の保有個人情報の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２ 国際交流基金が特別の理由があると認めるときは、代理人により開示申出をすることができる。
（開示申出の手続）

第１２条 開示申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した自己情報開示申出書（別記様式第２号）を国際交流基金に提出するものとする。
(1)開示申出をしようとする者の氏名及び住所又は居所（代理人が開示申出をしようとする場合で、当該代理人が法人にあっては、名称、所在地及び代表者の氏名）(2)代理人が開示申出をしようとする場合にあっては、当該開示申出に係る保有個人
情報の本人の氏名及び住所又は居所(3)開示申出をしようとする保有個人情報を特定するに足りる事項(4)前３号に掲げるもののほか、国際交流基金が定める事項
２ 開示申出をしようとする者は、自己が当該開示申出に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類で国際交流基金が定めるものを国際交流基金に提出し、又は提示しなければならない。
３ 国際交流基金は、自己情報開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者（以下「開示申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、国際交流基金は、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（保有個人情報の原則開示）
第１３条 国際交流基金は、開示申出があったときは、開示申出に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）のいずれかが記録されている場合を除き、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。
(1)法令等の規定により、開示することができないとされている情報(2)開示申出者（第１１条第２項の規定により代理人が本人に代わって開示申出をする場合にあっては、当該本人をいう。本号、次号、次条第２項及び第２０条第１項において同じ。）以外の個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。）であって、開示することにより、当該個人の正当な権利利益を害す
るおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
イ 法令等の規定により又は慣行として開示申出者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報
ロ 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
ハ 当該個人が国際交流基金の職員等又は公務員等(国家公務員法(昭和２２年法律第１２０号)第２条第１項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成１１年法律第１０３号)第２条第２項に規定する特定独立行政法人及び日本郵政公社の役員及び職員を除く。)、独立行政法人等（独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５９号）第２条第１項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。）の役員及び職員、地方公務員法(昭和２５年法律第２６１号)第２条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人（地方独立行政法人法（平成１５年法律第１１８号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。）の役員及び職員をいう。)である場合において、当該情報

がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該職員等又は当該公務員等の職及び氏名並びに当該職務遂行の内容に係る部分であって、開示しても当該職員等又は当該公務員等の個人の権利利益を害するおそれがないと認められる情報(3)法人その他の団体（国際交流基金並びに国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。）に関する情報又は開示申出者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害する
おそれがあるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(4)開示することにより、人の生命、身体又は財産の保護、犯罪の予防又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれがある情報(5)国際交流基金並びに国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれる
おそれ、不当に市民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの(6)国際交流基金又は国、独立行政法人等、地方公共団体若しくは地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げる
おそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
イ 監査、検査、取締り又は試験に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ
ロ 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、国際交流基金又は国、独立行政法人等、地方公共団体若しくは地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
ハ 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
ニ 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ
ホ 個人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に係る事務に関し、その公正かつ円滑な遂行に著しい支障を及ぼすおそれ(7) 国際交流基金の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供された情報であって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているもの
その他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
(8)未成年者又は成年被後見人の法定代理人による開示申出がなされた場合であって開示することが本人の利益に反すると認められる情報（部分開示）
第１４条 国際交流基金は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができ、かつ、区分して除くことにより当該開示申出の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、当該開示情報に該当する部分以外の部分を開示するものとする。
２ 開示申出に係る保有個人情報に前条第２号の情報（開示申出者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。）が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
（裁量的開示）第１５条 国際交流基金は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
（保有個人情報の存否に関する情報）第１６条 開示申出に対し、当該開示申出に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、国際交流基金は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。
（開示申出に対する回答）
第１７条 国際交流基金は、開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する
ときは、開示申出者に対し、その旨及び開示の実施に関し必要な事項を自己情報全部開示回答書（別記様式第３号）又は自己情報部分開示回答書（別記様式第４号）
により回答するものとする。
２ 国際交流基金は、開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないとき（前条の規定により開示申出を拒否するとき及び開示申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は、開示申出者に対し、その旨を自己情報不開示回答書（別記様式第５号）により回答するものとする。
３ 前２項の規定により開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示しない
旨の回答（前条の規定により開示申出を拒否するときの回答及び開示申出に係る保有個人情報を保有していないときの回答を除く。）をする場合において、当該保有個人情報の全部又は一部についての開示が可能となる時期が明らかである
ときは、国際交流基金は、その旨をこれらの規定による回答書に付記するものとする。
（開示回答等の期限）
第１８条 前条第１項及び第２項の規定による回答（以下「開示回答等」という。）は、開示申出があった日の翌日から起算して１４日以内にするものとする。ただし、第

１２条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、国際交流基金は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を４６日以内に限り延長することができる。
この場合において、国際交流基金は、開示申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を開示回答等期間延長通知書（別記様式第６号）により通知す
るものとする。
（開示回答等の期限の特例）
第１９条 開示申出に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示申出があった日の翌日から起算して６０日（第１２条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、算入しない。）以内にそのすべてについて開示
回答等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、国際交流基金は、開示申出に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示回答等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示回答等をすれば足りる。この場合において、国際交流基金は、同条第１項に規定する期間内に、開示申出者に対し、次に掲げる事項を開示回答等の期限の特例適用通知書（別記様式第７号）により通知するものとする。
(1)本条を適用する旨及びその理由(2)残りの保有個人情報について開示回答等をする期限（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第２０条 開示申出に係る保有個人情報に国際交流基金、国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示申出者以外のもの（以下「第三者」という。）に関する情報が含まれているときは、国際交流基金は、開示回答等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容その他必要な事
項を意見書提出に係る通知書（別記様式第８号）により通知して、意見書を提出す
る機会を与えることができる。
２ 国際交流基金は、次の各号のいずれかに該当するときは、第１７条第１項の回答（以下「開示回答」という。）に先立ち、当該第三者に対し、開示申出に係る当該第三者に関する情報の内容その他必要な事項を意見書提出に係る通知書（別記様式第９号）により通知して、意見書を提出する機会を与えるものとする。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
(1)第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該情報が第１３条第２号ロ、第３号ただし書又は第７号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
(2)第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を第１５条の規定により開示しようとするとき。
３ 国際交流基金は、前２項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示回答をするときは、開示回答の日と開示を実施する日との間に少なくとも２週間を置くものとする。この場合において、国際交流基金は、開示回答後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示回答をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を保有個人情報の開示に係る通知書（別記様式第１０号）により通知す
るものとする。
（開示の実施）第２１条 保有個人情報の開示を受ける者は、当該開示を受けるときは、自己が当該保有個人情報の本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類として国際交流基金が定めるものを国際交流基金に提出し、又は提示しなければならない。
２ 保有個人情報の開示は、次の各号に掲げる当該保有個人情報が記録されている文書等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行う。
(1)文書、図画又は写真 閲覧又は写しの交付(2)電磁的記録 閲覧、視聴、聴取、写しの交付その他の方法のうち、その種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法
３ 開示申出に係る保有個人情報の開示をすることにより、当該保有個人情報が記録されている文書等を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、前項の規定にかかわらず、その写しにより、これを行うことができる。
（費用負担）
第２２条 保有個人情報の開示を受ける者は、国際交流基金が別に定める額の費用を負担しなければならない。
２ 費用は、保有個人情報の開示を行う際に徴収する。
３ 既納の費用は、還付しない。
４ 国際交流基金は、特別の理由があると認めるときは、費用を減額し、又は免除することができる。
（訂正の申出ができる者）
第２３条 何人も、開示回答により開示を受けた自己の保有個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、この規程の定めるところにより、国際交流基金に対し、その訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
２ 国際交流基金が特別の理由があると認めるときは、代理人により訂正申出をすることができる。
（訂正申出の手続）
第２４条 訂正申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した自己情報訂正申出書（別記様式第１１号）を国際交流基金に提出するものとする。
(1) 訂正申出をしようとする者の氏名及び住所又は居所（代理人が訂正申出をしようとする場合で、当該代理人が法人にあっては、名称、所在地及び代表者の氏名）(2)代理人が訂正申出をしようとする場合にあっては、当該訂正申出に係る保有個人
情報の本人の氏名及び住所又は居所(3)訂正申出をしようとする保有個人情報の開示を受けた日その他保有個人情報を特定するに足りる事項(4)訂正を求める内容及び理由(5)前各号に掲げるもののほか、国際交流基金が定める事項
２ 訂正申出をしようとする者は、自己が当該訂正申出に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類で国際交流基金が定めるものを国際交流基金に提出し、又は提示しなければならない。
３ 国際交流基金は、訂正申出をしようとする者に対し、当該訂正申出に係る保有個人情報に事実の誤りがあると認める根拠となる書類等の提出又は提示を求める
ことができる。
４ 国際交流基金は、訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出をした者（以下「訂正申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、国際交流基金は、訂正申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（保有個人情報の訂正）第２５条 国際交流基金は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報を取り扱う事務の目的の達成に必要な範囲内で、当該訂正申出に係る保有個人情報の訂正をするものとする。
（訂正申出に対する回答）
第２６条 国際交流基金は、訂正申出に係る保有個人情報の全部又は一部を訂正する
ときは、訂正申出者に対し、その旨を自己情報全部訂正回答書（別記様式第１２号）
又は自己情報部分訂正回答書（別記様式第１３号）により回答するものとする。
２ 国際交流基金は、訂正申出に係る保有個人情報の全部を訂正しないときは、訂正申出者に対し、その旨を自己情報不訂正回答書（別記様式第１４号）により回答するものとする。
（訂正回答等の期限）第２７条 前条各項の規定による回答（以下「訂正回答等」という。）は、訂正申出があった日の翌日から起算して３０日以内にするものとする。ただし、第２４条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、国際交流基金は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を３０日以内に限り延長することができる。
この場合において、国際交流基金は、訂正申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を訂正回答等期間延長通知書（別記様式第１５号）により通知するものとする。

（訂正回答等の期限の特例）
第２８条 訂正申出に係る保有個人情報が著しく大量であるため、訂正申出があった日の翌日から起算して６０日（第２４条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、算入しない。）以内にそのすべてについて訂正
回答等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、国際交流基金は、訂正申出に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に訂正回答等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に訂正回答等をすれば足りる。この場合において、国際交流基金は、同条第１項に規定する期間内に、訂正申出者に対し、次に掲げる事項を訂正回答等の期限の特例適用通知書（別記様式第１６号）により通知するものとする。
(1)本条を適用する旨及びその理由(2)残りの保有個人情報について訂正回答等をする期限（外部提供先への訂正回答の通知）
第２９条 国際交流基金は、第２６条第１項の回答に基づき保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の外部提供先に対し、遅滞なく、その旨を保有個人情報訂正実施通知書（別記様式第１７号）
により通知するものとする。
（利用停止の申出ができる者）
第３０条 何人も、自己の保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、この規程の定めるところにより、国際交流基金に対し、当該各号に定める措置の申出（以下「利用停止申出」という。）をすることができる。
(1)第５条の規定に違反して収集されているとき、又は第６条第１項の規定に違反して目的外利用されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去(2)第７条第１項の規定に違反して外部提供されているとき 当該保有個人情報の外部提供の停止２ 国際交流基金が特別の理由があると認めるときは、代理人により利用停止申出をすることができる。
（利用停止申出の手続）
第３１条 利用停止申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した自己情報利用停止申出書（別記様式第１８号）を国際交流基金に提出するものとする。
(1)利用停止申出をしようとする者の氏名及び住所又は居所（代理人が利用停止申出をしようとする場合で、当該代理人が法人にあっては、名称、所在地及び代表者の氏名）(2)代理人が利用停止申出をしようとする場合にあっては、当該利用停止申出に係る保有個人情報の本人の氏名及び住所又は居所(3)利用停止申出をしようとする保有個人情報を特定するに足りる事項(4)求める措置及び理由(5)前各号に掲げるもののほか、国際交流基金が定める事項

２ 利用停止申出をしようとする者は、自己が当該利用停止申出に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類で国際交流基金が定めるものを国際交流基金に提出し、又は提示しなければならない。
３ 国際交流基金は、利用停止申出をしようとする者に対し、当該利用停止申出に係る保有個人情報が前条第１項各号のいずれかに該当すると認める根拠となる書類等の提出又は提示を求めることができる。
４ 国際交流基金は、利用停止申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止申出をした者（以下「利用停止申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、国際交流基金は、利用停止
申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（保有個人情報の利用停止）
第３２条 国際交流基金は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理由があると認めるときは、当該国際交流基金における保有個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る保有個人情報の利用の停止、消去又は外部提供の停止（以下「利用停止」という。）をするものとする。
ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報を取り扱う事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（利用停止申出に対する回答）
第３３条 国際交流基金は、利用停止申出に係る保有個人情報の全部又は一部を利用停止するときは、利用停止申出者に対し、その旨を自己情報全部利用停止回答書（別記様式第１９号）又は自己情報部分利用停止回答書（別記様式第２０号）により回答するものとする。
２ 国際交流基金は、利用停止申出に係る保有個人情報の全部を利用停止しないとき
は、利用停止申出者に対し、その旨を自己情報利用不停止回答書（別記様式第２１号）により回答するものとする。
（利用停止回答等の期限）
第３４条 前条各項の規定による回答（以下「利用停止回答等」という。）は、利用停止申出があった日の翌日から起算して３０日以内にするものとする。ただし、第３１条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、国際交流基金は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を３０日以内に限り延長することができる。
この場合において、国際交流基金は、利用停止申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を利用停止回答等期間延長通知書（別記様式第２２号）により通知するものとする。
（利用停止回答等の期限の特例）
第３５条 利用停止申出に係る保有個人情報が著しく大量であるため、利用停止申出があった日の翌日から起算して６０日（第３１条第４項の規定により補正を求めた
場合にあっては、当該補正に要した日数は、算入しない。）以内にそのすべてについて利用停止回答等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、国際交流基金は、利用停止申出に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に利用停止回答等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に利用停止回答等をすれば足りる。この場合において、国際交流基金は、同条第１項に規定する期間内に、利用停止申出者に対し、次に掲げる事項を利用停止回答等の期限の特例適用通知書（別記様式第２３号）により通知するものとする。
(1)本条を適用する旨及びその理由(2)残りの保有個人情報について利用停止回答等をする期限（異議の申出があった場合の手続）
第３６条 開示回答等、訂正回答等及び利用停止回答等（以下「各回答」という。）について異議があるものは、国際交流基金に対し、異議の申出（以下「異議申出」という。）をすることができる。
２ 異議申出は、国際交流基金に異議申出書（別記様式第２４号）を提出してするものとする。
３ 異議申出があった場合には、国際交流基金は、当該異議申出に係る各回答について再度の検討を行った上で、当該異議申出に対する回答を当該異議申出に係る各回答の全部又は一部を取り消す場合は異議申出に対する回答書（別記様式第２５号）により、変更しない場合は異議申出に対する回答書（別記様式第２６号）により行うものとする。
４ 前項の規定による回答を行う場合において、国際交流基金は、佐倉市長の助言を求めることができる。
５ 国際交流基金は、異議申出に係る事案に関し、佐倉市長から保有個人情報の提示
又は資料の提出等を求められた場合はこれに応ずるものとする。
６ 国際交流基金は、第４項の規定による佐倉市長からの助言があった場合は、これを尊重して異議申出に対する回答をするものとする。
７ 開示回答に対する第三者からの異議申出があったときは、国際交流基金は、当該異議申出に対する回答をする日まで、開示の実施を停止するものとする。この場
合において、国際交流基金は、当該異議申出の事案に係る開示申出者に対し、その旨を開示の実施停止通知書（別記様式第２７号）により通知するものとする。
（第三者からの異議申出に係る開示回答を変更しない場合等の手続）
第３７条 国際交流基金は、次の各号のいずれかに該当する場合は、開示回答等をする日と開示を実施する日との間に少なくとも２週間を置き、かつ、当該各号に掲げるものに対し、開示する理由及び開示を実施する日を保有個人情報の開示に係る通知書（別記様式第１０号）により通知するものとする。
(1)第三者からの異議申出に係る開示回答を変更しないこととした場合 当該異議申出をした第三者(2)異議申出に係る開示回答等を変更し、当該開示回答等に係る保有個人情報を開示することとした場合（第三者が第２０条第３項の規定による当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合に限る。）当該意見書を提出した第三者
第３章 雑則（他の制度との調整）
第３８条 法令等の規定により、自己の保有個人情報の開示、訂正又は利用停止を求めることができるときは、その定めるところによる。
２ 法令等の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を第２１条第２項の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。
３ この規程は、図書館等において一般に閲覧若しくは視聴させ、又は貸し出すことができるとされている図書、資料等に記録されている個人情報については、適用しない。
（開示申出等をしようとする者に対する情報の提供等）
第３９条 国際交流基金は、開示申出、訂正申出又は利用停止申出（以下「開示申出等」という。）をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示申出等をすることができるよう、国際交流基金が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示申出等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。
（苦情処理）
第４０条 国際交流基金は、国際交流基金における個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
（運用状況の報告）
第４１条 国際交流基金は、毎年１回、この規程の運用状況を取りまとめ、佐倉市長に報告するものとする。
（委任）第４２条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、国際交流基金が別に定める。
附 則
この規程は、平成１４年９月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成１８年５月１７日から施行する。
附則
この規程は、平成２３年４月１日から施行する。