近年、大学における事務業務は多岐にわたり、その量も増加するだけでなく、質的大学の事務業務改革

小特集

・歳人口の減少といった人口減の問題だけでなく、国際競争力の強化にも高度化 複雑化している。
現在、大学は・・複雑化する大学の事務業務に対応していくために、従来の業務定期間を経過すると、再び新たな課題に直面するといった状況にある。

各大学では、効率性も考慮した事務組織改革が以前から行われてはいるものの、一である。

を抜本的に見直し、その効率化を図ることは、大学が取り組むべき重要な課題の一つ

量的拡大と高度化状況になっているのであれば大きな問題であろう。

そのような中、大学職員が日々の業務に追われ、大学の施策 戦略に取り組めないが強く求められている状況にある。

などグローバル化への対応によって、新しい時代に即応した大学に変わっていくこと

18

56

2019.9 大学時報

本小特集では、私立大学で実施されている事務業務改革ならびに業務効率化の取り─

組み内容をご紹介いただいて、これを各大学における改革推進の一助とする機会としたい。

新たな働き方により、新たな価値創造を─

上智大学における取り組み（在宅勤務制度と窓口時間短縮）
須田 誠一●学校法人上智学院人事局長

─

ＩＣＴを活用した働き方改革─

近大流大学業務改革髙木 純平●近畿大学総合情報システム部技術課長補佐
前川 昌則●近畿大学総合情報システム部技術主任

─

４学部を「つなぐ」ことによって目指すもの─

法政大学多摩事務部学務課の取り組み
須藤 智徳●法政大学多摩事務部学務課主任

事務組織の課題と改編
永和田 隆一●学校法人神奈川大学理事、事務局長

大学時報 2019.9

57

小特集 大学の事務業務改革

新たな働き方により、新たな価値創造を・ ・ ・ ・ ・ ・会議のペーパーレス化
朝型勤務制の導入

ノンコア業務のアウトソーシング推進須田 誠一 ●学校法人上智学院人事局長

─ 上智大学における取り組み（在宅勤務制度と窓口時間短縮─
）はじめに
大学における専任職員が担う業務は、多様化、専門化、高度化が急速に進んでいる。

経費で業務の効率化を図り、職員個々の力を最大限に発

職員の約１割）。また、介護などを理由に短時間勤務とな

窓口時間の短縮
現在、男女とも育児短時間勤務者が増加している（全フレックスタイム制の導入
在宅勤務制度の導入揮させて、政策を迅速に実行することが求められている。

る職員が今後増えることも予想され、その対応が大きな

法人経営および大学運営の観点からは、人的資源をど

これまで本学では、効率的に働く意識や風土を醸成す

課題となっている。その解決策の一つとしての取り組みの業務に投下、集中すべきかを見極め、限られた人員、るとともに、ワークライフバランス（ＷＬＢ）の向上をが、「在宅勤務制度」と「窓口時間短縮」である。

在宅勤務制度●在宅勤務制度導入のねらい

１

目的としてさまざまな取り組みを行ってきた。主なものは次の通りである。
・部署単位の超過勤務削減施策および生産性向上施策の
立案と共有

58

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革

さまざまな生活の背景を持ち、勤務に制約が生じる職

所属長は、在宅で行われる業務内容を適正に把握し、各日の成果について報告を受け、確認する。

・員が増えてゆく中で、働きやすさを担保しながら業務の業務に支障をきたす場合は、在宅勤務の日時を変更できる。

・

新たな働き方の一つである在宅勤務制度を２０１８年度

緊急 事態時には、オフィス出勤を命じることができる。

継続性を維持し、労働力を確保するための方策として、に導入した。

・ ・報告がない、成果が見えない、コミュニケーションに支障をきたすなど、在宅勤務に問題がある場合には適勤務に制約のある人が、オフィスだけでなく自宅労働を柔軟に組み合わせられるようにすることにより、ＷＬ

用を停止することができる。
●在宅勤務が可能な業務

Ｂの向上を図りながら業務上の成果を上げることも目指
している。

・

事することになるため、過剰労働のリスクを回避する必

所属長や他のメンバーがいないところで単独で業務に従

在宅勤務により、業務従事の柔軟性が高まる一方で、た、将来的に在宅勤務の可能性がある業務としては、稟

中して行うことができ、業務効率の向上にも資する。まげられる。これらは、在宅であれば静かな環境の下で集作成、データの加工修正、分析、企画提案業務などが挙

現時点において在宅勤務が可能な業務としては、資料要がある。そうしたことも踏まえて、次のルールを設定

議、供覧、諸申請などがあるが、これらは電子決裁の仕●在宅勤務のルールした。

整備によって、会議や打ち合わせ、対外的な調整、対面組みが整うことが条件である。さらに、ＩＣＴツールの

終日、
在宅勤務の場合は、業務従事時間は原則として９時～ 時の７時間（所定勤務時間、休憩１時間）とする。
・

在宅ではできない業務として、公的な紙媒体の帳票を応対業務なども可能になると考えている。

一部時間（時間単位）、在宅勤務する場合は、オフィスと在宅の勤務時間の合計を７時間とする。

できない業務はほとんどなくなるともいえるので、その扱う業務などがあるが、将来的に、オフィスでなければ原則として超過勤務は行わない。

休日（ 時～翌５時）の業務は禁止する。
 および深夜時間

大学時報 2019.9

59

17

22

・ ・

てくるであろう。

ためにさらに新しい働き方を検討することが必要になっ行うことにより、学生サービスの質を向上させ、より良の強化、ＳＤ（スタッフ ディベロップメント）などを支援サービスに係る企画立案や個々の学生に応じた支援人程度で●今後の課題い教育環境を整備することを目的に実施した。

・

現在、在宅勤務制度を活用している職員は育児短時間勤務者など、勤務時間に制約が生じる職員●窓口時間短縮に至る背景用する業務が多く、パソコンのみで完結する仕事（＝在が増加しており、時間的制約のない職員に負担が偏るこ制度の推進により、今後、ペーパーレスなどの効率化

一方、短時間勤務者にとっては、通常勤務者に負担を強らなければならないのか」という場面が見受けられた。

とによる不公平感が生じ、「なぜ、他人の分まで自分がやが進むに従って、在宅でできる業務の範囲を拡大していいることに後ろめたさを感じることもあり、良好なチー分～

きたいと考えている。
「在宅勤務になじむ仕事」と「なじ時

ムワークが阻害される状況があった。

時、

11

30

時に退勤した後、 時分～分を除く）、短時間勤務者が12

17

これまでは（窓口時間９時
時

17

企画検討の時間が取れないといった問題を、どう解決す部署内のミーティングや意見交換に充てる時間が無い。

窓口対応によって仕事が中断され、集中力が低下する。

いた。

行うことが難しいため、窓口終了後、超過勤務が生じてることとなり、この間、窓口業務以外の事務処理などをまでの１時間は通常勤務者が全ての窓口対応を引き受け

16の洗い出しにもつながり、結果的に仕事の効率化に貢献するものと期待している。

２ 窓口時間の短縮●窓口時間短縮のねらい
分遅くする

２０１９年度に、教学部門の窓口時間（窓口事務取扱
分早めた。

時間）を短縮した。従来よりも開始時刻をとともに、終了時刻を１時間

30

30

まない仕事」の仕分けは、仕事を効率化する上での課題でもある。

宅勤務で可能な仕事）が限られているということの表れ

あるが、これは、稟議書や諸申請書類など、紙媒体で運10

30

窓口時間の短縮によって創出した時間を使って、学生

30

60

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革ればよいのか。

いる。

窓口時間を短縮した分、何らかの成果を出さなければという意識が生まれている。

職員間には、窓口時間を短くすることによって空いた
時間を使って、「コミュニケーションを増やし、チーム業●今後の課題

現時点では、窓口時間の短縮に対して学生や教員から務の円滑化、業務のスピードアップ、ミス減少につなげたい」「自己研鑽の機会をつくりたい、ＷＬＢを向上させものの、今後、窓口時間の短縮が学生サービスの質向上

特段の苦情やクレーム、トラブルなどは発生していない

こうしたことから、窓口時間の短縮が仕事に前向きにやより良い教育環境の整備に結びついたのかどうか、十たい」という思いが強くなっていた。
取り組む姿勢を醸成し、政策の立案と実現、専任職員の分な検証が必要である。

おわりに本来業務への集中などに資するものであり、結果的に、
学生サービスの質の向上や、より良い教育環境の整備につながると判断し、窓口時間を短縮することとした。

い、改善策の提言を行う取り組み」「窓口業務開始前や終ロジェクトチームを作り、懸案事項や検討課題を話し合

窓口時間の短縮によって創出された時間を活用し、「プ

ず、業務の質を向上させ、新たな付加価値を生み出すこの効率化（従来と同じことを短時間で行う）にとどまら取得などに焦点化されるが、真の働き方改革とは、業務れている。ともすると、長時間労働の是正や有給休暇の２０１９年４月１日に「働き方改革関連法」が施行さ了後の事例共有勉強会、情報交換、打ち合わせ」などがとであると考える。

●創出した時間で何を行ったか行われている。

教育や研究、学生サービスなどの質向上や、新たな価値

在宅勤務制度や窓口時間の短縮、その他の取り組みが、できるようなＱ＆Ａをウェブ上に公開するなど、学生に創造につながることを期待したい。 

また、「学生が窓口に来なくても、基本的なことは確認
とって利便性が高められるような取り組みも進めていきたい」など、新たな学生サービスの可能性も検討されて大学時報 2019.9

61

小特集 大学の事務業務改革

ＩＣＴを活用した働き方改革
―

はじめに

―

近大流大学業務改革

髙木 純平 ●近畿大学総合情報システム部技術課長補佐
前川 昌則 ●近畿大学総合情報システム部技術主任

びオープン化に着手し、以下のステップを経て現在に至っ

化 効率化を目指し、ホスト オフコンからの脱却およべき役割が大きく変化したからだと考える。現在の常識るのか。それは、大学組織においてわれわれ職員が担う でもどこでも業務を遂行できる環境を構築した。
なぜこれほどの速度でＩＣＴ クラウドの導入を進め）移行を打ち出し、２０１８年にはほzon Web Services
ぼ全てのドメインでＧ ｓｕｉｔｅを使用可能にし、いつている。

は、いずれ形骸と化す。社会が急速に変化する現在、イ

近 畿 大 学 は、 学 園 全 体 の ガ バ ナ ン ス 強 化 と 業 務 標 準① 第１期オープン化（２００３～２００９年）

・・

ノベーションという型にとらわれない不断の業務改革が・法人全拠点のネットワーク敷設、サーバ類のデータ必要となる。本稿では、本学がこれまでにどのような取・クラウド導入を決定するに至っ

ＩＣＴの取り組み ～利用者の視点～
ホスト

１

たのかをお伝えしたい。

り組みを行い、ＩＣＴ

センター設置（ハウジング）、パッケージ利用の模索。
② 第２期オープン化（２０１０年～）
パッケージ（ノンカスタマイズ）の利用、クラウド
コンピューティング（ＳａａＳ、ＩａａＳ、ＰａａＳ）の積極活用。
２０１５年には基幹系 業務系サーバのＡＷＳ（ Ama-

・

オフコンからの脱却やスクラッチ開発したシ62

2019.9 大学時報

・

小特集●大学の事務業務改革から見て利便性が大きく向上した事例について紹介する。

のなので詳しい説明は割愛するとして、ここでは利用者た。これらの膨大な作業は重要ではあるがベーシックなもテムの統合を２００３年から２０１４年にかけて実施しステムのパッケージへの移行、各拠点に点在しているシス

絶滅の危機に瀕する和歌山の〝アカジソ〟を使った商品

ニー」というハチミツを作るために蜂の巣箱を購入し、こで調達した研究資金で、健康機能を強化した「近大ハＦＩＲＥと、日本の大学として初めて協定を結んだ。そから資金を募るシステム）を運営する株式会社ＣＡＭＰ

また、同年には卒業証明書や成績証明書などの各種証開発を行った。

にインターネットによる出願に移行した。２０１３年度

明書を全国のコンビニエンスストアの複合機で印刷 発

まず、２０１４年度入試から紙の願書を廃止し、完全万部用意した。重量にすると・・境保護に多大な貢献ができるとともに、志願者の手間は

約１００トンである。これらの紙の廃止により、地球環

いた証明書の発行の利便性向上はもちろん、これまで大学の窓口で行って行できる日本初のサービスも開始した。在学生

入試では、紙の願書を約減り、加えて、われわれ職員が手作業で行っていた願書

大幅に軽減された。

卒業生の開封作業などもなくなった結果、大きな業務改革につまた、２０１７年４月にオープンした学術拠点「アカ郵送業務が減り、職員の業務負担が

・

ながった。

時間利用可能な自付きの学生証を発行し、２０１７年には日本の大学で初

時間割や休講情報

習室の座席をスマートフォンから予約できるサービスや、

デミックシアター」内に設置されためて入学金 授業料のクレジットカード決済を開始した。

などを手軽に確認

２０１６年４月には日本初のＶｉｓａプリペイド機能

学生は、学内の売店を初め、２００以上の国や地域にあできる教務システ

24

るＶｉｓａ加盟店の支払いやインターネット決済も利用

UNIPA 公式スマホアプリ

・の公式スマホアプム（ＵＮＩＰＡ）

２０１６年６月には、日本最大級のクラウドファンディリを日本で初めてできるようになった。
ング（起業家などがインターネットを通して不特定多数

大学時報 2019.9

6313

ビス、ＩＲ、働き方改革といったことが新たに求められる。われわれ大学職員は生き残りをかけて、こういった戦略的業務にシフトしていく必要がある。戦・

10

略的業務に取り組むた

90

職員数

100

20

育成

110

30

めの人材を採用12040

しなければならない一

130

教員数
学生数

140

50

方、大学の主な事業活

図表２ 事業活動収入に占める人件費の比率（2015年度） 図表１ 平成5年を100とした学生数と教職員数の推移［出典］文部科学統計要覧・文部統計要覧
http://www.mext.go.jp/b_menu/toukei/002/
002b/koumoku.html
データをグラフ化［出典］財務省 法人統計
https://www.mof.go.jp/pri/reference/
ssc/keyword/keyword_05.pdf
データをグラフ化

動収入は学納金であり、大幅な収入増は望めなＩＣＴ活用

い。前述の利用者サー
ビス向上

・の取り組みは、ある程度の業務効率化を実現したにもかかわらず、業務要件は増加の一途をたどり、それに伴う教職員数の増加傾向も60

平成5年 平成10年 平成15年 平成20年 平成25年 平成30年

80

K大学

D大学

導入し、学生の利便性を大きく向上させた。
このように、近畿大学では徹底的に利用者の視点に立ち、これまで日本の大学が行ってこなかったＩＣＴサー
ビスを積極的に導入してきた。

歳人口が減

２ ＩＣＴの取り組み ～教職員の視点～
周知のことではあるが、２０１８年からからの大学にはグローバル化や産官学連携、保護者サーに厳しい局面に入ることが予想されている。一方、これ少期に入り、進学率の頭打ちと重なって大学経営は非常

18

W大学

製造業 近畿大学 R大学

全産業

0

（%）
150

（%）

アカデミックシアター外観

アカデミックシアター自習室

64

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革

顕著になりつつある。
大学の人件費率（事業活動収入に占める人件費の比率）を異にしている。

決裁の電子化（Ｗｅｂワーク
フロー）・において、アウトソースによるみなし人件費は経費扱い

グループウェアの活用（スケジュール、ファイル共有など）

・もかなり高いのが現状であって、もはや構造不況の感す

Ｗｅｂアンケート作成ツールが一般的である。一概にはいえないものの、他業種よりらある。
今後、収入増加の見込みが立ちにくいため、業務要件

Ｓｌａｃｋ（メッセージサー
ビス）

・ ・

が増え、人件費率も高い状況下で求められるのは徹底し大学教職員は民間企業以上に年々忙しくなっているよう

著者２人は民間企業から近畿大学にｊｏｉｎしたが、種Ｗｅｂサービスやアプリケー

汎用的な業務においては、各Ｖ ―ＣＵＢＥ（Ｗｅｂテレビ
会議システム）・に見える。それもそのはず、民間企業から大学業界に入っ

ションを活用することによってた業務効率化と人件費の圧縮である。

て、驚くべき非効率を目の当たりにしたのである。

大幅な業務効率化を実現するこ・ ・ ・ ・ ・ ・

稟議書が紙で回されているとができた。

さて、これまでに紹介した各

３ クラウドの活用

学内の案内文書を紙で回覧
物品や部屋の借用を紙で申請
学内アドレス帳がない
アンケートを紙で配布
・で動いている。ここでいうクラ種システムは、全てクラウド上

これらは氷山の一角であったが、以下のサービスを積ウ ド と は、 一 般 的 に Ｉ ａ ａ Ｓ

電話 会議至上主義
極的に活用した結果、現在の近畿大学は数年前とは様相

大学時報 2019.9

65

Slack（メッセージサービス）

Web ワークフロー

（ Infrastructure as a Service：主にインターネット経由」を参照
Kindai Picks

９年にかけて、事務系システムをクラウドに移行した。

、 詳細は本学のオウンドメディア「で提供されるサーバなどの基盤。 Amazon Web Servicesなど）やＳａａＳ（ Software as a Ser- されたい。
Microsoft Azure

業務に充てることができる。

：インターネット経由で提供されるサービス。 G Suite,
http://kindaipicks.com/article/001040
vice
クラウドの利用により、インフラ面でも大幅な業務効など）と呼ばれるものであり、提供会社が運営
Office365率化が実現できる。無論、ここでも空いた時間を戦略的しているサービスを利用するという形態である。学内

どのトラブル対応を行う必本学のアドミッションポリシーに、次の条文がある。

おわりに要がなく、また、５～６年

・・社会のニーズに対応できる実学や教養及び国際性を身につけたい人。

自分 の 得 意 分 野 を 伸 ば し、 社 会 に 貢 献 し た い と 考 え る人。

・

時間を割くことは罪であるり巡らせてさまざまな情報をキャッチし、有益な情報を「変化に対応できる者が生き残る」というダーウィンの
２０１４年の教育研究系

見極める必要がある。われわれが変わらなければ若者たと言ったら言い過ぎであろシステムのクラウド化を皮ちも変わらない。変化を恐れず、これからも新たな挑戦

有名な言葉がある。ＩＣＴに限らず、常にアンテナを張切りに、２０１５～２０１

うか。

出さないリプレースに業務い。いまの時代、何も生み（機器の入れ替え作業）もな

ごとに発生するリプレース

謙虚に学ぶ姿勢を有するとともに、自ら課題を発見し解決していく意欲にあふれる人。

しないために、機器故障なにサーバなどの機器を設置

クラウド化関連のニュースリリース。対外的なアピールは欠かさない。

66

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革に取り組むべく粉骨砕身頑張りたいと思う。



本 学 の 事 例 が 触 媒 と な り、 新 た な チ ャ レ ン ジ 精 神 が 
大 学 界 に 出 現 す る よ う な 状 況 と な れ ば、 望 外 の 喜 び で 
ある。 
●参考資料
・

［出典］文部科学統計要覧 文部統計要覧
http://www.mext.go.jp/b_menu/toukei/002/
データをグラフ化
002b/koumoku.html［出典］財務 省 法人企業統計調査「キーワードで見る法人
企業統計」 https://www.mof.go.jp/pri/reference/ssc/
データをグラフ化
keyword/keyword_05.pdf

大学時報 2019.9

67

小特集 大学の事務業務改革

４学部を「つなぐ」ことによって目指すもの

ではそれぞれの事務課が学部運営のサポートを行ってい学部棟を有し、４年間一貫教育を目指している。各学部学生が在籍している。多摩キャンパスの各学部は専用のツ健康学部の４学部体制となっており、約９０００人の

９年現在、経済学部、社会学部、現代福祉学部、スポー

最新の設備を備えたキャンパスとして誕生した。２０１

法政大学多摩キャンパスは１９８４年に豊かな自然とはじめにい教育効果を発揮している。さジしやすくなる効果もあり、高門科目につながることをイメー

つながり、また、教養科目が専生の学習意欲を喚起することに可能としている。早くから専門科目を学べることは、学ことにより、早い年次における専門科目やゼミの履修を

多摩キャンパスでは４年間の一貫教育を目指している１― 法政大学多摩事務部学務課の取り組み―るが、本稿では４学部に共通する業務を学部事務課以外

らに、ゼミ活動や実習科目など

須藤 智徳 ●法政大学多摩事務部学務課主任がどのように行っているかという点について、職員の立も充実しており、本学が掲げる専用の学部棟があることの強み場から説明する。

「実践知」を推進する結果にもつながっている。

法政大学多摩キャンパス

68

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革

して、学生にとって職員が非常に身近な存在になっていなどの用具の貸し出しを行っており、日常的な対応を通

チボールをして過ごす学生もいるが、学部窓口でボール

パスでは、授業の空き時間にバスケットボールやキャッ口で全て完結することになる。また、広大な多摩キャン

養科目や教職科目に関する相談も、所属している学部窓て学部窓口で完結することはメリットがある。例えば教学生の視点から考えても、学習に関する相談事項が全て業務の効率化を目指したのである。

そこで、学務課を新設し、各学部を「つなぐ」ことによっ学部間に情報共有の必要性が問われるようになってきた。

学部体制時から４学部体制に変わっていったことに伴い、かしながら、１９８４年当初の経済学部と社会学部の２り、高い教育効果を発揮していることは間違いない。し通り、学部棟を有することにはさまざまなメリットがあ

４学部の調整に資することを主業務としている。前述のているため、授業で利用する教室を他学部と調整する必のメリットがある。例えば、専用の学部棟で教育を行っ職員が業務を行う上でも、学部棟があることには多く

定期テストの時間割など、一つの学部で決めるのが難し

る内容について情報交換を行っている。過去には授業や各学部の特記事項の共有を図り、キャンパス全体に資す

この連絡会では、各学部長および事務課長が一堂に会し、学務課は、まず４学部長連絡会の事務局を担当した。

要がなく、時間割の編成で効率化を図ることができていい事項について情報を整理し、効率的に変更することがるという効果も見過ごすことはできない。

る。また、教室に新たな機材を導入する場合も複数学部

次に、ガイダンスや定期試験に関する効率化にも取りできた。

されやすいことによって効率化が図られているといえる。

組んだ。従来は、ガイダンスで学生に配付する「履修要の意向を調整する必要がなく、学部教授会の意向が反映
当然、複数間での調整が少ないということは、調整する項」における共通ページ、例えば図書館やキャリアセン

対応することになる。さらに、各学部事務課の職員は１していた。そうすると、各部局は同一の校正依頼４件にターの案内などは各学部事務課から各部局へ校正を依頼ための会議数の減少にもつながっている。

２ 共通業務の効率化のために
多摩事務部学務課は２０１６年４月に開設され、主に大学時報 2019.9

69

学部に１人、合計４人の職員が同じ仕事をしていたことにしたことにより、校正依頼を担当する職員は全体で１で、各学部事務課に共通の業務は全て学務課で行うよう多く寄せられる。学務課開設前である２０１５年度のキャはない。多摩キャンパスには高校生から見学希望なども学務課の役割は、情報の共有と業務の効率化が全てでキャンパスブランドの強化を目指して人となり、各部局の担当者も１件の質問を担当すればよ

ンパス見学受け入れ数は３

いことになった。こうした業務のスリム化を図るととも課を開設した２０１６年度以降はキャンパス見学の受けになり、大学全体としては大変な非効率であった。そこに、ガイダンスの実施前には４学部事務課担当者による入れにも力を入れたために年々増加し、２０１８年度は校、６４７名であった。学務打ち合わせを行い、スケジュールを共有するように努め

校、２２５７名と大幅な増加に成功した。これは、キャンパス見学を専属で担当する職員の存在があったことはろが大きいと感じている。また、前年度に参加した高校

揃え、全学部共通のガイダンスをまとめた案内資料を作

定期試験では、多摩キャンパスで働いている学部事務が再度来学したり、仲介業者の推薦により来学するケー

もちろん、各学部の調整を図る過程でキャンパス全体の課以外の職員や人材派遣会社に試験監督を依頼している

スが多いことは、内容の充実を評価していただいている

成するなどの新しいことにも取り組むことができ、キャが、各学部から依頼するのではなく、学務課で一括して証左であろう。特に、仲介業者とは必要に応じて打ち合ことを把握できるようになり、キャンパス見学において情報をとりまとめ、手配している。特に、人材派遣会社

わせを行い、広い多摩キャンパスだからこそ都心のキャンパス全体が一体化して学生サービスの向上にも寄与すに依頼する場合には人事課との調整も発生するが、学務

ンパスでは難しい大型バスの駐車が容易であるなどの優充実した内容を提供できるようになったことによるとこ課だけがやり取りする仕組みにしたために、ここでも業位性を双方で確認し、遠方からもバスで来学していただ

いて見学数の増加につなげている。なお、最近では、ま務の効率化が実現している。

ることができた。

た。これにより、ガイダンス日程の発表日時を４学部で

20
52

70

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革

きるようになった。これは各学部事務課単独では対応が地域の方々に大学を身近に感じていただく機会を創出ででなく、さまざまな方に見学していただくことにより、の方々のキャンパス見学にも対応している。高校生だけだ数は多くないものの、近隣地域の自治会など地域住民

でも、キャンパスのことを一番分かっている学生が案内ためにも、前述した高校生や地域住民のキャンパス見学

してもらうことに注力して運営に取り組んでいる。そのもに「キャンパスの魅力」や「多摩キャンパスを体感」

が、多摩キャンパスでは特に各学部の魅力を伝えるとと学外の方に学生が主体的に案内を担当しているのは、多する時間を必ず設け、多摩キャンパスの魅力を伝えるべ

また、キャンパス見学の対応だけではなく、多摩キャ

摩キャンパスならではの取り組みである。多様な方々と難しいことであり、高校生のキャンパス見学によって培っンパスのオープンキャンパスの運営も学務課で行ってい接する機会を持つことは、人間的な成長という意味でもく日常的に活動している。オープンキャンパス以外でもる。オープンキャンパスは「学部説明会」や「模擬授業」

大きな意味を持っており、その体制づくりに学務課が貢た経験があったからこそ実現したものである。

など学部の特色を伝えるイベントを中心にしており、各新たに取り組んでいること献していることはいうまでもない。

４

学部の意向を尊重しながら全体の調整を図って運営に当たっている。一方、オープンキャンパスに参加する高校
生の中には、まだ志望学部が決まっていなかったり、大そのため、学部以外のところにどういったニーズがあり、時限ごとに何人の学生が構内にいるかというデータを在ンパスにおけるデータ分析が挙げられる。例えば、曜日

学務課で新たに取り組んでいることとしては、多摩キャ

それに対してどう対応していくかという点においても新籍者一覧としてまとめている。このデータは防災の観点

学の雰囲気だけを味わいたいというニーズも存在する。

たな企画を創出し、さまざまな方にご満足いただけるイ

時にどの程度の滞在者がいるかを想定しておくことがでから有用であると考えており、万が一、災害が起こった

本学のオープンキャンパスは学生が主体となって運営

き、備蓄品の管理などにも効果を発揮する。また、履修

ベントとなるように努めている。
しており、多摩以外のキャンパスでもそれは同様である

大学時報 2019.9

71・

登録のデータから登校者数と下校者数のデータも作成しに、履修登録者数のデータから空きコマの算出も行ってく効果にも今後はつなげていきたいと考えている。同様

サポートしながら、増便に要する費用をスリム化していになる。これらのデータを利用して学生の快適な通学をしていれば、バスの効果的な増便を手配することも容易

スを利用して通学するが、登校者と下校者の概数が判明は可能である。多摩キャンパスには最寄り駅から路線バいがあって特定は難しいが、参考値として利用すること

さまざまな業務を行えるように組織を整備する予定であの課とし、総合事務課（仮称）を設置することによってない業務も存在する。そのため、学務課と総務課を一ついるが、事務分掌の関係から、実際には互いが担当でき課と総務課の担当者同士が情報共有を密にして対応してスの運行に関しては総務課が担っている。現在は、学務分もある。例えば、前述した防災における体制や路線バ

は、４学部をつなぐことを意識するだけでは不十分な部

多摩キャンパス全体の魅力をさらに向上させていくに今後の計画いる。例えば１時限と３時限を履修している学生であれ

り、組織統合から生まれる人的リソースを活用して次の５ば、２時限が空きコマとなる。空きコマとなっている学

ような改善を推進していくことを目標としている。

ている。もちろん登下校時間は課外活動などとの兼ね合

生が曜日 時限ごとに何人いるかを把握し、学内におけの利用者に快適な環境を提供するために日々の業務を行っキャンパスにとって有用となるデータを可視化し、全て考資料とした。このように、全体を見渡した上で、多摩にデータを提供し、説明会の開催時間を検討する際の参うと考えている。２０１８年度には実際に図書館事務課

る説明会の効果的な開催時間設定などに役立ててもらおということができる。例えば、「豊かな自然」を表すようする機会が少なく、まだまだ広報の余地が残されている

果も上がっているものの、キャンパス全体の話題を展開

おり、学部の内容を理解するには十分な情報もあり、効いる。もちろん、４学部がそれぞれ広報活動を展開してできていない多摩キャンパス独自の広報活動を検討して総合事務課（仮称）の設置により、まずは現在、実施

・

ている。

な季節ごとの出来事や学部を超えた学生同士の地域活動、

72

2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革

館や体育施設などは一部を地域に開放している部分もあ

学部棟以外にも充実した施設を保有しており、特に図書

体育会学生の活躍などを紹介することもできよう。また、図るという視点を忘れずに計画することが肝要である。

ることである。その上で、業務の無駄を省き、効率化をるような学部ごとの良さを最大限に生かすことを意識す引き受けることが解決策ではなく、各学部棟に代表されとともに効率化を図るための検討を始めたところである。

一定部分を共通化することによって、業務遂行の安定性

これまでの良さを踏襲しつつ、教育実習など事務作業のについて、学生は所属学部で一括して相談できるというやす検討にも着手している。現在は、教職課程や資格課程摘する声があるかもしれないが、学務課の使命は必ずしぞれの学部が離れていることに起因するデメリットを指の距離の近さなどであることは間違いない。一方、それができることや、学部としての一体感や教職員と学生と有し、学部独自にさまざまな取り組みを迅速に行うこと

多摩キャンパスの良いところは、各学部が学部棟を保おわりにるため、内容や活動を積極的に広報する価値が十分にあると考えている。

検討チームは若手職員を中心に組織され、現場の意見をもそれらを改善することのみにあるのではない。既に各

また、広報だけではなく、共有できる業務をさらに増参考にしながら進めている。日常的に忙殺されがちな業学部が保有している良さをいままで以上に発揮するためによってキャンパスとしての魅力をさらに昇華させてい務量の軽減を図って、新たな業務に取り組む時間を生み今後も、教職課程や資格課程だけでなく、年々増加す

くことにある。その意識をもって、学生をはじめ教職員に学部の意向を読み取り、可能な限り広い視野から全体る留学生に関する業務や多摩キャンパス独自の科目を４や地域の方々にとっても魅力あるキャンパスとなるよう出すことにつなげ、より良いキャンパスづくりや学生サー

学部の共通科目として設置できるよう積極的に尽力し、一つ一つのことに着実に取り組み、これまで以上に改善を見渡し、それぞれの良さを結集し、つないでいくこと

より良いキャンパスの将来のために貢献したいと考えてを進めていくことを目指したい。 

ビスの向上にもつなげていくことを狙いとしている。

いる。ここで大切なのは、全ての業務を学務課が安易に

大学時報 2019.9

73

小特集 大学の事務業務改革

事務組織の課題と改編

はじめに

永和田 隆一 ●学校法人神奈川大学理事、事務局長
かなければならない。

こうした高等教育の転換期のただ中にあって、本学園周年を機に、創立１

００周年に向け、「学校法人神奈川大学将来構想」を策定

は、２００８年５月に迎えた創立

ＩＣＴ化などの進展により大学間競争が厳しくなる中、し、具体的に取り組む項目について６年をスパンとする

私立大学を取り巻く環境は、少子化、グローバル化、「２０４０年に向けた高等教育のグランドデザイン（答「中期実行計画」としてとりまとめ、推進をしてきた。現

申）」（中央教育審議会大学分科会将来構想部会

月 日）の「２０４０年頃の社会変化の方向」にドとして果たすべき役割と課題に積極的に対応していかす社会」を見据え、高等教育機関は、多様性をキーワー

る社会」「グローバル化が進んだ社会」「地方創生が目指、掲げられている「ＳＤＧｓが目指す社会」「 Society 5.0
第４次産業革命が目指す社会」「人生１００年時代を迎え

進と横浜キャンパスへの理学部移転、スポーツ 体育施

国際日本学部の設置、みなとみらいキャンパス計画の推

来創造スタート年」と位置付け、２０２０年４月開設のでいる。２０１９年度は、創立１００周年に向けた「未（以下、実行計画）を推進し、その実現に向けて取り組ん

８年

なければならない。また、学校法人のガバナンス強化な設の整備を含むキャンパス新総合計画の策定とその推進

神奈川大学将来構想実行計画（２０１８―２０２８）」

どの観点から私立学校法などの改正が２０２０年度に施

在は、２０１８年度に見直しを行い策定した「学校法人

２０１

80

が最重要課題となっている。

26

行されることもあり、さらに管理運営体制を強化してい11

74

2019.9 大学時報

・

小特集●大学の事務業務改革

その推進に当たっては、教職協働を踏まえ、将来を見本学園の事務組織は、２０１２年１月に策定した「学・られ、そのための人事制度の確立が課題となっている。

校法人神奈川大学人事政策の基本方針」（以下、基本方

事務組織の課題

現在、２０２１年４月のみなとみらいキャンパスの開設

針）を踏まえ、将来構想を具現化できる組織、人員配置

１を見据え、事務組織改編プロジェクト（リーダー：事務を目指して改編などを行ってきた。

据えた事務局組織の強化と職員のさらなる高度化が求め局次長）を設置し、みなとみらいキャンパスの事務組織はあるが、業務の平準化と効率化を目指して外部委託化

社会変化の方向」への対応として、緒に就いたばかりで

ライフ バランスを推進するとともに、「２０４０年頃のまた、労働法制の改正などを踏まえ、さらにワークの、一方では事務組織の縦割りを生み、部署署の設置や既存部署の細分化などを行ってきた。

支援、研究支援の強化などへの対応を踏まえ、新たな部

地域連携などの社会的要請、本学の教育組織改編や学生２年以降の事務組織改編は、グローバル化、ＩＣＴ化、一方、社会が大学に求める課題は年々増加し、２０１）、ＡＩなどの導やＲＰＡ（ Robotic Process Automation
入、活用などを検討している。ルーティン業務の軽減を体制が不十分になってしまうという弊害もみられるようの具現化、事務組織全体の改編などを検討している。

図り、職員は新たな役割を担っていかなければならない

になった。

・

対 応 重 視 の 観 点 か ら は、 一 定 の 成 果 は 上 が っ た も のと考えている。

・

業務連携

今後、前述した社会的環境の変化を見据えながら実行・検討経緯と今後の事務組織の方向性について述べることその役割を果たすためには事務局組織の強化と職員のさ計画を推進

本稿では、まだ道半ばであるがこれまでの事務組織のとする。なお、本報告の内容や意見は筆者個人のものでらなる高度化を踏まえた人事制度の確立も課題である。

実現するためには事務局の役割が大きく、あり、所属大学などの見解ではないことを申し添える。

また、基本方針では、本学職員に求められる職員像として、社会と時代の変化の中で「神奈川大学を想い、学大学時報 2019.975

生に信頼され、自ら考え行動する職員」を目指し、求めの方向性を検討（２０１８年３月

よび人事政策の見直しについて検討チームを設置し、そ日答申）し、さらにられる職員像（心構え）を五つの漢字で表現し、職員間で共有し業務を遂行している。
神奈川大学が求める職員像（心構え）

２０１８年７月には具体的な事務組織の改編について事

務組織改編プロジェクトを設置し、検討を行っている。

検討に当たり、事務組織見直しの方針として、「 For the」 を 確 立 す る 事 務 組 織 を 目 指 し、 ① 部 署 間 部
Students
署内連携の推進、②業務のスクラップ アンド ビルド・～「神奈川大学を想い、学生に信頼され、自ら考え行動する職員」


すべては学生のために～
For the Students

・・

・

・

・

・

している。

・

誠

教育機関の公共性や社会性を理解し、高い倫理観をもった信頼される職員

年４月の２次答申を経て、３次答申に向けて検討を進め

・事務局スペースの有効活用につい

・

・

・

３次以降の答申では、て、みなとみらいキャンパスの事務局体制の実現を図る。

て、その具体的方策を提案しており、その方向性に基づい応、業務のスリム化

２次答申では、「みなとみらいキャンパスの事務組織のている。

２０１９年７月現在、２０１９年１月の１次答申、同匠

業務に関する確かな実務力と高い専門性をもち、自ら考え行動し、挑戦し続ける職員

具現化に係る答申」として、ワンストップによる窓口対実現する具体的な事務組織体制の確立などについて諮問据えた将来の事務組織全体の見直し、②業務の平準化をを掲げ、検討項目として①みなとみらいキャンパスを見と業務の平準化による効率化、③教職協働が図れる組織・

心 学生を思い、学生の「成長支援」に努力する職員
拓 建学の精神である「質実剛健 積極進取 中正堅実」を深く理解し、時代の変化とともに向上できる人材31

和 より高い目標実現のために、教員 職員の「相互理解 協調」の視点を重視し、円滑なコミュニケー
ションを図れる職員

２ 事務組織改編の方向性

月に事務組織お今後の事務組織改編は、基本方針を踏まえつつ、新たな諸課題に対応するため、２０１７年

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2019.9 大学時報

小特集●大学の事務業務改革⑴ 事務局組織全体の改編について① 組
 織の大くくり化② 「 働き方改革」に資する事務組織改編

めには、業務の平準化と効率化を目的とする業務の外部・委託化やＲＰＡ、ＡＩなどを導入 活用し、ルーティン

業務を軽減し、職員は教職協働に資する能力を養い、これまでにない政策課題に取り組むなど、新たな役割を担っ・くためには、すべての構成員が一丸となって同じベクトていかなければならないと考える。

⑵ 業
 務の平準化を目指したルーティン業務の具体的見直し事者意識）をもち、担当する役割を全うしていくことが③ 教
 職協働を図れる事務組織（教学会議体の見直し
提案を含む）① 業
 務マニュアルを踏まえたルーティン業務の具体的な委託化の検討題である。道のりは平坦ではないだろうが、実行しなけ

ればならないと考えている。



重要であり、それを実現する事務組織の確立が大きな課

ルを向いて一人一人が危機意識とポジティブな意識（当本学が、将来の社会的ニーズに対応し、生き残っていＡＩなどの導入 活用のための具体的検討
② Ｒ
 ＰＡ、
を検討事項とし、答申を踏まえ実現に向け推進していく予定である。

・

おわりに
事務組織改革に当たっては、社会環境の変化への対応
や本学の教育改革を実現すべく、教職協働をベースとする事務組織の改革が必要であるとともに、業務の多様化
高度化に対応するためには職員のさらなる資質向上が求められるため、研修制度の充実（特に若手）と専門人材の採用などが必要であり、併せて働き方改革、ワーク・

ライフ バランスを推進することも重要である。そのた

大学時報 2019.9

77・