マイナンバー利用事務におけるマイナンバー登録事務に係る横断的なガイドライン【第1.0版】

令和５年10月５日
デジタル庁

目次
１ 本ガイドラインについて ...................................................................................................................... 3
２ マイナンバー登録事務について ........................................................................................................... 3２－１

総論 ....................................................................................................................................... 3２－２

申請時のマイナンバー取得の原則化について ..................................................................... 4２－３

本人確認の手段 .................................................................................................................... 4２－４

住基ネット照会について ...................................................................................................... 4２－５

住基ネット照会において複数の者が該当した際の本人を特定する方法............................. 5

３ 定期的・体系的な入力誤りの発見（総点検終了後の今後の取組み）................................................. 5
４ マイナンバー登録事務における実施体制について .............................................................................. 6５ 安全管理措置 ........................................................................................................................................ 6６ 副本登録について ................................................................................................................................. 6７ 改定について ........................................................................................................................................ 62１

本ガイドラインについて
マイナンバー制度は、国民の利便性向上と行政の効率化を進め、より公平・公正な社会を実現するためのデジタル社会の基盤である。
行政機関等の間で情報提供ネットワークシステムを用いた情報連携を行うことで、児童手当の申請などの手続で住民票の写しや課税証明書等の添付書類が省略可能となり、国民の皆様が各種書類の取得のために市区町村等の窓口へ出向くことや、取得した書類を行政機関等へ提出するといった負担が軽減されている。
今般、マイナンバーカードの普及が急速に進み、マイナポータルなどカードの活用機会が広がった一方、複数の制度において、制度側で管理する制度固有の番号とマイナンバーの間に紐付け誤りがあったことが明らかになった。
マイナンバー制度が、デジタル社会の基盤として有効に機能するためには、マイナンバーがそれぞれの事務で正しく本人情報に紐付けられていることが必要である。各制度において取扱う本人情報が誤って他人のマイナンバーに紐付けられている場合、各制度の事務に支障が生じるのみならず、マイナポータルで本人情報を確認しようとする際、各制度に関する本人情報ではなく、他人の情報が閲覧可能となり、情報の漏えいにつながるおそれがある。新規の登録や変更など、制度が持つ情報は常に変化し続けるものであることから、紐付け誤りが発生しないよう、再発防止の仕組み作りを行う必要がある。
このため、今般のマイナンバーの紐付け誤り事案やマイナンバーの紐付け方法に係る業務実態の調査結果等を踏まえ、マイナンバーと本人情報を正しく紐付ける際の方法などを示した、マイナンバー利用事務においてマイナンバーと基本４情報（氏名・生年月日・性別・住所をいう。以下同じ。）等を紐付ける登録事務（以下「マイナンバー登録事務」という。）に係る横断的なガイドラインを策定することとした。
なお、本ガイドラインは、マイナンバー登録事務の一般的な在り方を示した指針1である。
２ マイナンバー登録事務について
２－１ 総論
マイナンバー登録事務を行う機関（以下「紐付け実施機関」という。）は、行政運営の効率化・手続の簡素化による負担軽減等を目的とした、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成 25 年法律第 27 号。以下「マイナンバー法」という。）の趣旨に則った対応を行う必要がある。
また、基本的に、添付書類の提出等を省略できる手続は、全て情報連携を活用して事務処理を行うことから、情報連携において、情報提供者はその保有する特定個人情報を情報照会者に提供する2ため、あらかじめ中間サーバ等に共通指針3に準拠した情報を当該特定個人情報の副本データベースとして登録するためにも、マイナンバーと本人情報を紐付けておく必要がある。
1

個別のマイナンバー登録事務における実務の内容を踏まえ、各制度所管省庁が必要と判断されるものについては、必要に応じて、各制度所管省庁より、実務に即したガイドラインや留意事項が作成されるので、そちらをご留意いただきたい。
2
情報提供者又は条例事務関係情報提供者はマイナンバー法第 19 条第 8 号又は同条第９号の規定により、特定個人情報の提供を求められた場合において、所要の通知を受けたときは、政令で定めるところにより情報照会者又は条例事務関係情報照会者に対し、当該特定個人情報を提供しなければならない。
3
情報提供ネットワークシステムにおける特定個人情報データの取扱いに係る共通指針【第 4.11 版】（デジタルＰＭＯに掲載）
3

２－２ 申請時のマイナンバー取得の原則化について
マイナンバー登録事務においては、各制度の申請（申請行為を前提としない事務であって、マイナンバーの取得を行うものを含む。以下同じ。）時に申請者本人からマイナンバーの提供がない場合、紐付け実施機関側で自ら申請者のマイナンバーを取得することとなり、その際の手作業によって、紐付け誤りが発生しうる。特に、同一の氏名・生年月日・性別を有する個人は少なからず存在し、今般も、紐付け実施機関において、基本４情報による照合が確実に行われなかったために、誤ったマイナンバーの紐付けが行われてしまった。
このため、各制度所管省庁において、各制度の申請時には、申請者にマイナンバーの記載を求める旨を明確化するよう、順次省令改正等を行っている4。これを踏まえ、紐付け実施機関においては、住基ネット照会によりマイナンバーを取得するのではなく、各制度の申請時には、紐付け実施機関から申請者にマイナンバーを記載するよう明確に示すなど、本人や代理人から申請時にマイナンバーの提供を受け、その上で本人確認を行うことを原則とする。
２－３ 本人確認の手段
本人や代理人からマイナンバーの提供を受ける者は、紐付け誤りやなりすましの防止のため、マイナンバー法第１６条に基づき、次の本人確認を行うことが必要である。
① 提供されたマイナンバーの真正性の確認（マイナンバーカード、マイナンバーが記載された住民票等による確認）② マイナンバーを提供する者の身元（本人）確認（提供した者はその本人に間違いないか、マイナンバーカード、写真付身分証明書等による確認）
具体的な提出書類はデジタル庁作成「本人確認の措置」5のとおりであり、対面・オンライン、本人・代理人6といった各パターンに応じて適切に本人確認を行うこと。
なお、住所情報等を取扱う場合には、ＤＶ・虐待等被害者の保護の観点から、本人等であるＤＶ・虐待等被害者の個人情報である避難先の住所等が加害者等に特定されないよう、直接本人に確認するなど十分留意すること。
２－４ 住基ネット照会について
２－２のとおり、今後、各制度の申請時には、申請者にマイナンバーの記載等を求めることを原則とするが、本ガイドライン策定前に申請があったもの等、各紐付け実施機関が各申請者のマイナンバーを特定するために、住基ネット照会を行う場合についても、基本４情報又は氏名・生年月日・住所の３情報による照会となるよう、各機関の事務の実態を踏まえた上で、J-LIS において住基ネットシステムの改修作業が行われている。

4

条例に基づくマイナンバー利用事務については、申請時には、紐付け実施機関から申請者にマイナンバーの記載を求める旨を明確化する旨の条例改正等を行っていただくことが適当。
5
デジタル庁作成「本人確認の措置」【令和４年４月１日以後】
https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/6765da215f81-4512-b11d-e310d05b2a58/20220401_policies_mynumber_explanation_faq_01.pdf
6
申請書に、申請者本人のみでなく家族のマイナンバーを記載する場合についても、申請者のマイナンバーと申請者本人の情報の確認に加えて、人為的なミスをより低減させるため、当該家族のマイナンバーと当該家族の情報の確認を行うことも可能となっている。
4

２－５ 住基ネット照会において複数の者が該当した際の本人を特定する方法
制度上、紐付け実施機関が住所を含まない３情報以下しか保有していない場合は、引き続き、住所を含まない３情報以下で住基ネット照会を行うことにより、マイナンバーを取得することが可能だが、複数の者が該当した場合等には、適切に本人を特定することのできる妥当な方法によりマイナンバーを取得する必要がある。
なお、以下の①又は②に該当すれば、適切に本人を特定することのできる妥当な方法と認められると考えられる。
① 追加情報を確認し、本人を特定【具体例】
・ 業務システム側で有している電話番号等を用いて、電話・郵送・訪問等の方法により確認し、本人を特定する。
・ 改めて本人にマイナンバーの提供を求め、マイナンバーカード又は通知カード若しくはマイナンバーが記載された住民票により確認する。
・ 都道府県等の場合、申請を進達した市町村へ基本４情報等を照会し、本人を特定する。
② 紐付け実施機関の保有する本人情報により確認し、本人を特定【具体例】
・ カナ氏名・生年月日・性別の３情報を用いて住基ネット又は住基システムからマイナンバーを取得しているが、複数の者が該当した場合は、戸籍（附票）調査により判明した漢字氏名及び住所を検索結果と照合し、対象者を特定する。
３

定期的・体系的な入力誤りの発見（総点検終了後の今後の取組み）「マイナンバー制度及びマイナンバーカードに関する政策パッケージ7」に基づき、現在行っている総点検終了後の取組みとして、住基システムと自動連携していない自治体事務について、人為的ミスに対応する観点から、認定の更新など本人の状況を確認する機会などに合わせて、住基ネット照会を実施することにより、定期的かつ体系的に入力誤りを発見し、是正する取組みを行う。
また、住基システムと自動連携している場合であっても、住登外者8を対象とした同様の取組みを行う。
紐付け実施機関において紐付け誤りが発覚した場合には、速やかに各制度所管省庁に報告を行うとともに、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）第 26 条若しくは第 68 条又はマイナンバー法第 29 条の４で定める報告対象となる事態が生じた場合には、各紐付け実施機関から個人情報保護委員会に報告を行う9。

7「マイナンバー情報総点検本部（第２回）」（令和５年８月８日開催）資料１
当該自治体の住民基本台帳に登録されていない方。
9
個人情報保護委員会への報告の対象や手順等については、次のウェブサイトを参照。
・漏えい等報告（個人情報等）（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/leakAction/）・漏えい等報告（マイナンバー）（https://www.ppc.go.jp/legal/rouei/）
58４

マイナンバー登録事務における実施体制について
今般のマイナンバーの紐付け誤りの事案においては、紐付け実施機関におけるマイナンバー登録事務において、実施体制が適切に整備されていなかったものもあることから、複数人での確認や上長による最終確認を行った上でマイナンバーの紐付けを行い、その記録を残す等、紐付け実施機関において、マイナンバー登録事務の実施体制を適切に確保すること。
また、マイナンバー登録事務の全部又は一部を委託する場合においては、マイナンバー法に基づき紐付け実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うこと。
再委託については、マイナンバー登録の「委託を受けた者」は、当該マイナンバー登録事務の委託をした者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができる。その際、紐付け実施機関は、委託するマイナンバー登録事務において取り扱うマイナンバーの適切な安全管理措置が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断すること。
５

安全管理措置マイナンバー登録事務に当たっては、当該事務で使用している業務システム等へのマイナンバーを登録する際などに、漏えい、滅失又は毀損の防止その他のマイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。また、紐付け実施機関において策定した情報セキュリティポリシー等や特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等編）10等を遵守し、適切な安全管理措置を講ずること。例えば、紐付け実施機
関の個人情報の保護に関する取扱規程等に従い、複数人での確認や上長による最終確認等、人的ミスに関する対策を適正に行うこと。
６

副本登録について情報連携を行うためには、情報提供者側においてマイナンバーと個人情報の紐付けを行うことが必要であることから、マイナンバーを把握しているにも関わらず、個人情報と紐付けていない場合は、速やかに紐付けを行うこと。また、情報提供ネットワークシステムを用いて、保有する特定個人情報を迅速に情報照会者に提供するため、情報提供者は、あらかじめ中間サーバ等に共通指針や副本登録実施要領11に準拠した情報を当該特定個人情報の副本データベースとして登録しておくこととする。また、情報提供者は、中間サーバ等の副本データベースについて、共通指針や基本ルール12を踏まえ、提供する情報の更新周期等に応じて適切な頻度で更新を行う等、情報の正確性を確保することが必要である。
７

改定について本ガイドラインについては、今後検討することとしているマイナンバー登録事務のデジタル化の進展等を踏まえて、必要に応じて、改定するものとする。

10

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等編）【令和５年７月一部改正】
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/2307_my_number_guideline_gyousei.pdf
11
地方公共団体向け情報連携(試行運用)開始以降の副本登録実施要領【第 03.70 版】（デジタルＰＭＯに掲載）
12
正本及び副本登録・更新に係る基本ルール【第 1.10 版】（デジタルＰＭＯに掲載）
http://yabure.kokuseki.info/cns/explanatory/material2018-2-1.pdf（25 頁）
6