目黒会及び電気通信大学基金助成事業
学生英語発表にかかる学会参加費助成2024 年度募集要項

1．目的
学生英語発表にかかる学会参加費助成（以下、本助成）は、目黒会及び電気通信大学基金からのご支援を財源とし、本学に在籍する学生及びポスドクの英語による研究成果の発表に対し、学会参加費を助成します。本助成は、本学における国際交流活動を推進するとともに、国際的な舞台において英語を用いた研究成果の発信、世界の研究者から知見を得ることにより、国際感覚の醸成、英語力・研究力の向上を図ることを目的とします。
2．対象者
本学に在籍する学生※1 及びポスドク※2（英語を母国語とする者を除く）※3※1

学生とは、正規生の他、非正規生（JUSST 生、研究生等）も含みます。
なお、休学中の学生については本助成の対象外となります。

※2

ポスドクとは、JSPS 特別研究員及び外国人特別研究員を指します。
なお、上記ポスドクの申請資格、要件を満たす研究員も申請可能です。

※3 「英語を母国語とする者」とは、アメリカ合衆国、アイルランド、英国、オーストラリア、カナダ、シンガポール、ニュージーランドのいずれかの国籍を有する者とします。
【新設】

本学のポスドクや博士後期課程の学生への研究助成、研究者としての能力向上を目的とし、2024 年度については、博士後期課程の学生及びポスドクを対象に、若手研究者未来基金より約 30 名程度の助成枠を新たに設けることとなりました。なお、助成上限、手続きは他の助成枠と同様となります。

3．募集期間及び助成対象参加費
募 集 期 間 ： 本通知日～2025 年 2 月 28 日 13 時（厳守）※2025 年 3 月に開催される学会参加費は、次年度の助成対象として 2025 年 6 月以降、本助成募集開始後に応募可能となりますが、以下の※4 をご確認ください。
助成対象参加費：2024 年 3 月 1 日～2025 年 2 月 28 日に開催される学会参加費
学 会 開 催 形 式 ： 国内学会又は国際学会における対面・オンライン・ハイブリッド形式（対面及びオンラインの同時開催）いずれも対象とします。
※4（3 月の学会発表を次年度に申請する場合）本助成への申請が翌年 6 月頃となり、採択された場合はその後の立替請求処理となるため、支給時期は実際の学会発表から最短でも３、４ヶ月後となります。3 月の学会参加費の取り扱いについては、立替者への負担や支給時期をご留意のうえ、研究室にて慎重にご検討いただくようお願いいたします。

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4．要件
以下の要件をすべて満たす者を対象とします。
（1）国内外で開催される国際会議において論文が採択され、英語による口頭/ポスター発表を行うこと。
（2）登壇する国際会議開催 1 週間前までに本助成の申請を行っていること。(厳守)（2024 年 3 月 1 日以降、募集開始日までに開催された学会で、すでに発表を終了している場合は事後の申請も可能）（3）発表者が、論文の第一著者又は共著者であること。
（4）指導教員が、論文の投稿及び本助成への申請について了承していること。
（5）発表学会が、2024 年 3 月 1 日～2025 年 2 月 28 日の開催であること。
（6）発表者が、本助成申請時及び当該学会発表時に本学に在籍していること。
（7）申請年度において、学生 1 人につき申請は１回までとし、その他の学会発表で本助成に採択されていないこと。
5．申請者及び発表報告者【 申 請 者 】

本助成を希望する学生の指導教員・ポスドク・研究室、専攻事務担当者
同一指導教員による複数学生の申請も可能とします。

【発表報告者】

本助成に採択された学生・ポスドク

6. 採択方針・上記項目 2～5 の条件を満たす場合、予算の範囲内において原則的に採択となり、採択通知に助成名称が記載されます。なお、予算の上限に達した時点で募集終了となりますので、十分にご留意ください。
・博士後期課程の学生及びポスドクの申請については、若手研究者未来基金による採択が優先されます。
・発表者（博士後期課程の学生及びポスドクを除く）が目黒会正会員である場合は、目黒会による採択が優先されます。正会員か不明である場合や、目黒会への入会を希望する場合は、目黒会事務局へ直接お問い合わせください。
目黒会事務局：本学東地区 80 周年記念会館（リサージュ）1F
7. 助成額国際会議において、英語による研究発表を行う学会参加費の実費を支給します。
ただし、海外渡航の有無、オンライン参加の別により、上限を下記の通りとします。
[海外渡航あり] 海外開催の学会にて現地発表

上限７万円[海外渡航なし] オンライン発表又は国内開催の学会にて現地発表

上限５万円- 2 -【助成額に関する留意事項】（1） 本助成は学会参加費への助成となり、旅費は対象外となります。
（2） 学会参加費が本助成上限額を超過し、研究室の予算にて不足額の支払いを希望する場合は、原則として、校費であれば本助成予算との合算が可能となります。
「9．必要書類・申請方法」に記載の STEP1 申請フォームにて、合算を希望する予算コードをご入力ください。
（3） 留学、共同研究等で海外滞在中に現地で発表する場合は、申請時に「海外渡航あり: 海外開催の学会に現地参加 上限７万円」を選択してください。
（4） 外貨払いによる立替えの場合、本学の換算レートにて算出します。
（5） 現地にて発表した者の学会参加費に食事、宿泊等の費用が含まれる場合、本学の会計処理において控除の対象となるため、控除後の金額を学会参加費として助成します。そのため、控除による理由から、申請時に申告した実費と、本学からの支給額が異なることがありますので、十分にご留意ください。発表報告フォーム入力時に「学会参加費の食費・宿泊費等の控除」の項目にて、食事・宿泊等が含まれているかご回答ください。
（6） 学会参加費の支払いに際し、振込手数料が発生する場合は、当該振込手数料も助成上限内にて助成可能とします。
8．審査方法申請及び提出資料に基づき精査し、採否を決定します。
書類の不備等がある場合は、追加の書類提出を依頼することがあります。
9．必要書類・申請方法
下記の必要書類を確認の上、以下の手順に従って、申請してください。
（1） 必要書類

必要書類.pdf（2） 申請方法

STEP1

学会発表

学会発表前エントリー

STEP2

STEP3

発表報告

立替請求書類
作成・提出

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STEP1―学会発表前のエントリー申請
申請フォーム https://forms.gle/BEgfC9yGXC6fp75M8
・上記の本助成「申請フォーム」にて、申請をお願いします。なお、申請では以下が必要となります。


学会参加費立替者の GrowOne 財務会計システムに登録済みの相手先コード（数字 12 桁）※詳細は別紙の「相手先コードの確認方法」をご確認ください。



目黒会正会員番号（目黒会入会者のみ）



当該学会に採択された英語論文、抄録、予稿等
上記の論文等により①論文名、②発表者が著者として記載があることを確認します。論文に上記の確認事項が記載されておらず、当該学会の採択通知にて両確認事項が記載されている
場合は、採択通知を添付してください。

・本申請後に申請者、発表者、事務担当者に申請受付完了のメールを送付します。
申請後 2 日以内に本助成事業担当よりエントリー受付完了の通知が届かない場合は、（exchange[at]office.uec.ac.jp）までご連絡をお願いします。
・審査後、エントリーから約 1～2 週間程度で、上記受付完了メールの受信者へ採否結果を通知します。
【採択の場合】
電子メールにて採択が通知されます。採択通知には助成名称、会議名称、採択学生名、発表報告時に使用する発表報告フォームへのリンクが記載されます。
【不採択の場合】
電子メールにて不採択が通知されます。不採択の場合は、本通知をもって手続きが終了となりますので、研究室等の予算にて従来の立替払請求の手続きをお願いします。

STEP2―学会発表後の発表報告
発表報告フォームのリンクは採択通知に記載します。
・本フォームは発表者による入力を必須とします。なお、申請では以下が必要となります。
学会において撮影された写真（発表者、発表に関連する会場の写真等）対面での発表者は必須となります。なお、撮影が許可されている範囲内の写真で構いません。

オンラインによる発表者で、発表に関連する上記の写真の提供が可能な場合は、対面参加者と同様に提出をお願いします。
（任意）

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・学会発表後、以下をご理解のうえ、採択通知に記載の発表報告フォームにて報告をお願いします。
【目黒会による採択の場合】・支援者である目黒会への謝辞を含めた報告とすること。
・発表報告や写真は、目黒会 WEB サイトや目黒会誌に掲載される場合があること。
【電気通信大学基金・若手研究者未来基金による採択の場合】・支援者である電気通信大学基金および寄附者様への謝辞を含めた報告とすること。
・発表報告や写真は、電気通信大学基金の WEB サイトに掲載される場合があること。

STEP3-購入報告書及び立替請求書類一式の提出・本助成に係る購入報告書は国際課にて発行し、発表報告後から約 2 週間程度でメールにて送付します。
なお、学会参加費が本助成上限を超過し、研究室の予算にて不足額の支払いを希望する場合は、STEP1の申請時に申告した予算コードにて、上限を超過した分の購入報告書の作成をお願いします。
・学会参加費にかかる立替請求書類一式を揃え、経理調達課納品検収室へご提出ください。
【必要書類】[必須]・国際課から送付される GrowOne（財務会計システム）購入報告書
・立替払金請求書および内訳書・学会から発行された領収書類（領収書・請求書等）・銀行振込明細表（利用明細票等）の原本もしくはクレジットカードの利用明細書等・学会のパンフレットもしくは学会ホームページのコピー等で以下の情報が確認できる資料
開催学会名称、開催地、開催期間
参加費の内訳（食事等の有無・金額がわかるもの）
登壇者・発表者の記載があるもの
参加費の課税区分（消費税が課税か非課税かを特定できるもの）
学会のプログラム（タイムシート）学会の開催形式が分かるもの（現地開催・オンライン開催・ハイブリット開催 等）
詳細は以下をご確認ください。
http://zaimu.office.uec.ac.jp/gakunai/keiyaku/tatekae01.html
http://zaimu.office.uec.ac.jp/gakunai/keiyaku/gakkaisankahi.html- 5 -[該当者のみ]・研究室予算による購入報告書（学会参加費の不足額を本助成との合算で支払う場合のみ）
学会参加費が本助成の上限額を超過し、研究室にて学会参加費の不足額を支払う場合、以下をご留意のうえ、超過した額の購入報告書の作成いただくようお願いいたします。
1．件名は本助成で発行する購入報告書の件名で統一の上、作成をお願いいたします。
（例）「立替 （国際会議略称）2024 参加費 学年 学生氏名」
2.「本助成起案番号（W+数字 10 桁）と合算」となる旨を、購入報告書の下段余白へ記入［提出書類］
・『購入報告書』2 枚（本助成分 1 枚＋研究室の予算 1 枚）・立替払金請求書、内訳書、支払証憑等のその他書類一式
10. 計画の変更・中止
本助成への申請内容から開催日、発表形式等に変更が生じた場合、発表を取り止める場合は、速やかに国際課留学生交流係へご連絡ください。
11. 問い合わせ先

本助成全般について：国際課留学生交流係（助成事業担当） exchange[at]office.uec.ac.jp

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採択後の立替請求について：経理調達課納品検収室

keiyaku1-k[at]office.uec.ac.jp



目黒会会員番号等の問い合わせ：目黒会事務局

info[at]megurokai.jp※送信の際には［at］部分を＠に変えてお送りください。
12. 留意事項(1) 本助成は、目黒会及び電気通信大学基金からの多大なご支援により成り立つ事業となります。ご支援は本学の学生への期待と激励と受け止め、勉学・研究にお役立てください。
(2) すでに別の予算で学会参加費を立替請求し、経理調達課において立替処理済みの場合は、本助成では申請の受理及び振替処理ができませんので予めご了承ください。
(3) 学会開催日の変更により 2025 年 3 月１日以降の発表となる場合は、助成対象年度が次年度となるた
め、今年度の申請は取消しとなります。変更後の日程を国際課（11．問い合わせ先を参照）までご連絡の上、次年度の募集開始後、改めて申請をいただくようお願いいたします。

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