2023 年度 日本獣医がん学会 第４回臨時理事会（メール会議）議事録
日時：2023（令和５）年 11 月 25 日
場所：メール会議
出席者：（メール送信先）理事：石田卓夫、藤田道郎、杉山大樹、呰上大吾、武信行紀、高橋 雅、浅野和之、金井詠一、児玉和仁、小林哲也、井上 明、中川貴之、細谷謙次、廉澤 剛、古川敬之
監事 三宅龍二・水上浩一
議事録署名人：代表理事 石田卓夫 、監事：三宅龍二、水上浩一
議事録作成人：事務局 福原佳子
出席理事 議決権のある総理事数 15 名
メール送信日：2023 年 11 月 21 日
返信期限
：2023 年 11 月 25 日正午
ご意見・ご質問返信：全員へのメール返信にて投票返信先 ：投票フォーム。なお、期日までにやむを得ずに返信が頂けなかった
場合は、承認いただいたものと判断した。
決議を明確にするため、2023 年６月 13 日の決議事項について本議事録を作成し、議事録に押印する。
審議・決議事項：
決議事項：第１号議案：電子帳簿保存法に対応するための規程作成に関して（資料１、２）賛成多数により承認されました。
第２号議案：学部学生及び院生の WVCC 参加費助成に関して（資料３）賛成多数により承認されました。
第３号議案：研究助成制度の開始について（資料４、５、６、７）
賛成多数により承認されました。

資料１
第１号議案：電子帳簿保存法に対応するための規程作成に関して
杉山大樹 経理担当理事

2024 年１月１日から施行される電子帳簿保存法に適応するため経理データの保管に関する新たな規程が必要になる。会計事務所と相談の上、添付の規程案（資料2）を作成した。規程制定に関するご審議をお願いいたします。
なお、規程のサンプルは国税庁サイトの下記にございます。
▼電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
規程の作成には、管理責任者と処理責任者の記載が必要。

電子取引データ管理並びに訂正及び削除の経緯検索に関する事務処理規程
第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、一般社団法人日本獣医がん学会において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この規程は、一般社団法人日本獣医がん学会の全ての役員及び事務局員に対して適用する。
（管理責任者）
第３条 この規程の管理責任者は、経理担当理事とする。

第２章

電子取引データの取扱い（電子取引の範囲）
第４条 当法人における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
(1) ＥＤＩ取引(2) 電子メールを利用した請求書等の授受(3) クラウドサービスを利用した請求書等の授受(4) EC サイトで商品を購入した際の明細や領収書などの受領(5) Web やアプリなどの決済サービスで決済した際の明細の授受（取引データの保存）
第５条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、TKC システムサーバ内に７年間保存する。
（対象となるデータ）
第６条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
(1) 見積依頼または回答情報(2) 請求情報(3) 講師依頼情報(4) 納品情報(5) 支払情報（運用体制）
第７条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
(1) 管理責任者 経理担当理事(2) 処理責任者 事務局（訂正削除の原則禁止）
第８条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とす

る。
（訂正削除を行う場合）
第９条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除す
る場合は、処理責任者は取引年月日や勘定科目、取引金額、訂正・削除の記録項目を検索できるように記録し、管理責任者が常に管理できるように共有する。
(1) 取引年月日(2) 管理番号(3) 件名(4) 取引先名(5) 申請年月日(6) 訂正・削除の年月日(7) 訂正・削除の内容(8) 訂正・削除の理由(9) 処理担当者名
２ 管理責任者は、「取引情報訂正・削除」に更新の連絡を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３ 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４ 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告」を管理責任者に連絡する。
５ 「取引情報訂正・削除」及び「取引情報訂正・削除完了報告」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則（施行）
第 10 条 この規程は、2024 年１月１日から施行する。

資料３第２号議案：日本獣医系大学学部学生及び院生の WVCC2024 参加費助成に関して
中川貴之 理事・細谷謙次 理事2024 年３月に開催される WVCC は日本の獣医大学に在籍する学部学生・大学院生にとって世界の最先端の獣医がん臨床や研究に触れることのできる貴重な機会であり、若い世代ががんの世界に興味を持ち、日本獣医がん学会の次世代を担う人材になっていくきっかけになる唯一無二の機会と考える。
予算もある中での話であるため心苦しい部分もあるが、次世代にがんの臨床や研究の広がりを知り、また将来の日本獣医がん学会の会員になってもらうきっかけになる何らかの援助ができればとの思いから以下の参加支援策を提案したい。
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国際的な視野を持つ若手がん臨床医がん研究者育成のための学会参加支援策
・WVCC 2024 の現地対面で参加する獣医系大学の学部学生、大学院生のうち、2023年度獣医がん学会準会員である者に対して参加支援を行う。
・国際学会を通じて、がんの世界を若い世代に知ってもらうだけでなく、日本獣医がん学会の準会員となることで今後の学会参加も促す。
【対象】
本学会の準会員である学部学生および大学院生（社会人院生を除く）
現在、準会員で無い者は同時に入会することで対象とする【条件】
・大学教員が参加リストをとりまとめ、JVCS 事務局の指定方法で申込みをする。
（対象者の個別の受付ではなく、大学単位で取りまとめる。）
・2023 年度以降も準会員を継続するよう努める。
【価格】
WVCC 参加費 ：15,000 円
準会員で無い者は、別途、本学会準会員年会費：5,000 円（2023 年度分として）============================承認いただける場合、速やかに各大学の取りまとめ担当者の選任を行い、告知を進めて広く若い世代の参加をさらに促したい。

資料４第３号議案：研究助成制度の開始について
中川貴之 臨床研究委員会 委員長
先の理事会および定期総会にて決議いただいた、本学会員による獣医腫瘍学に関する研究に対する研究助成制度の開始について提案する。
研究助成制度の募集要項（資料４）、申請書（資料５）、報告書（資料６）の内
容、書式は添付のとおりである。
2024 年度研究助成について 2024 年 1 月 1 日～2024 年２月 29 日までの２ヶ月間公募を行い、2024 年 7 月の第 30 回日本獣医がん学会において助成対象者の発表を行うことを予定している。
また、それに向けて学会ホームページにおいて事前告知も行いたいと考えている。
承認いただける場合、速やかに告知を進め 2024 年 1 月 1 日からの公募を開始した
い。

①申請者および共同研究者の⼈件費②申請者が所属する組織・機関の間接経費、⼀般管理費（オーバーヘッド）
６．メンター制度
研究助成に採択された研究者は希望により、学会からメンターをつけることができます。
メンターは研究に対する助⾔を⾏い、研究成果が国際誌への論⽂投稿までサポートします。
メンター制度を希望される場合には、その旨を事務局宛に別途ご連絡ください。
７．応募⽅法①当法⼈ホームページから「研究助成⾦申請書」（以下、申請書）をダウンロードし、必要事項を記⼊してください。
②申請書を印刷後、所属機関⻑の承認が必要な場合は署名ください。
③申請書の PDF を作成し、当法⼈事務局宛にメールにてお送りください。
④申請書の原本は申請者にて保管ください。
８．選考⽅法研究助成選考委員会において書類選考し、理事会で決定します。
なお、申請書は返却いたしませんので、予めご了承ください。
９．結果通知①結果通知：２０２４年５⽉中に電⼦メールで⾏います。
②助成者は当法⼈ホームページで公表いたします。
③採否の理由についてのご質問には回答いたしかねますのでご了承ください。
１０．助成⾦交付
２０２４年７⽉下旬を予定しています。
１１．助成期間
２０２４年５⽉１⽇から２０２６年４⽉３１⽇の２年間です。
１２．報告の義務等①研究助成期間中および期間終了後に、⽇本獣医がん学会にて研究進捗状況および研究成果を発表していただきます。
助成期間：２０２４年５⽉１⽇〜２０２６年４⽉３０⽇

助成⾦交付：２０２４年７⽉下旬
進捗発表（助成１年⽬）：２０２５年７⽉ないし２０２６年１⽉の学会
成果発表（助成終了後）２０２６年７⽉ないし２０２７年１⽉の学会②助成期間終了後、２ヶ⽉（２０２６年６⽉末⽇）以内に「助成研究報告書」（当法⼈ホームページに掲載）を提出していただきます。

提出された「助成研究報告書」は、当法⼈の年報に掲載いたしますので予めご了承ください③研究結果の全部もしくは⼀部を発表する場合は、当法⼈から助成を受けた旨を明⽰してください。
和⽂名：⼀般社団法⼈⽇本獣医がん学会

研究助成

助成番号＃＃＃＃＃＃

英⽂名：Japan Veterinary Cancer Society grant ######④助成⾦の⽀給による研究成果は、助成⾦受給者に帰属します。
⑤助成⾦交付の通知を受けた後（助成期間含む）に、異動・助成研究の変更や中⽌等が⽣じる場合は、速やかに当法⼈まで連絡してください。
⑥次の各号に該当する場合は採⽤を取り消し、すでに⽀給されたものについては全額または⼀部の返還を求めることがあります。
（１）申請書の内容が事実と著しく相違したとき（２）理由なく研究活動を⾏わないとき（３）研究活動中に違法⾏為を⾏ったとき（４）その他、当法⼈が不適当と認めたとき
１３．個⼈情報の取り扱い①個⼈情報は本研究助成事業の範囲内で、かつ業務遂⾏上必要な限度内で利⽤いたします。
②法令等の定める場合を除き、事前に本⼈の同意を得ることなく、個⼈情報を第三者に提供いたしません。
１４．問合せ先および申請書提出先
問合せ先

申請書提出先＊＊＊＊＊＊＊＊＊（メールアドレスないし URL）