一般社団法人日本鉱物科学会
2022年度 第1回臨時理事会 議事録【1】招集年月日：2022年10月18日(火)【2】開催年月日及び時刻：2022年10月27日(木) 16時00分〜18時05分【3】開催場所：山口大学理学部 大和田研究室
753-8512 山口市吉田1677-1（ZOOM Meetingによるオンライン会議）【4】理事総数および定数：総数22名，定足数12名【5】出席理事数：20名
会長 大和田正明、副会長 井上 徹、阿部なつ江，池田
鍵 裕之，川本竜彦，河上哲生，興野剛，磯部博志，大藤弘明，純，栗林貴弘，黒澤正紀，高澤栄一，辻森

富岡尚敬，永井隆哉，永嶌真理子，坂野靖行，M.Satish-Kumar，三宅【6】欠席理事数：2名

樹，亮亀井淳志，土屋範芳【7】出席監事：下林典正【8】オブザーバー：（理事以外の幹事）
出席：行事幹事 片山郁夫、Elements幹事瀬戸雄介【9】議事概要
大和田理事の発議により議長を理事の互選で選ぶことになり，磯部博志理事が議長に選出された。次に，決議定足数と開始時刻における出席理事数の確認を行い，理事20名の出席を確認したので，定款30条により理事会が成立した．このことを受け，磯部議長はWEB会議システム(ZOOM Meeting)を用いての理事会開会を宣言した．また，WEB会議システムの通信状況(出席者全員の音声と映像が即時に他の出席者に伝わり，適時的確な意見表明が互いにできる状況)に問題がないことを確認し，2022年度第1回臨時理事会を開始した．
会議に先立ち，理事の互選で磯部博志理事が書記として選出された．

I.

審議事項

第１号議案

学会事務局の業務委託先の比較検討について（大和田会長）

大和田会長より、議事資料に基づき、現在までの学会事務業務委託についての検討状況について説明した。
業務委託内容についての取りまとめ（議事資料最終ページ）を小宮山印刷工業（株）（以下、小宮山印刷）、（株）国際文献社（以下、国際文献社）、（株）アクセライト（以下、アクセライト）の3社に、想定予算250万円の条件と共に提示し、小宮山印刷および国際文献社とは複数回の打合せを経1て見積もりを得た（議事資料1,2）。また、アクセライトとは10月25日にオンラインで打合せを行った。
見積金額は、小宮山印刷が業務委託費192万円で、別途会計士事務所契約費37万円、会員管理システム費24万円の合計約253万円となる。国際文献社の見積金額は約264万円、アクセライトは正式な見積はまだ受領していないが、打合せ時の説明では250万円の予算内に収めることは難しいとのことであった。初期費用として、小宮山印刷、国際文献社両社とも38万5千円を別途提示している。
現在、学会事務局で使用している会計システムの継続性では、小宮山印刷の場合はそのまま引継が可能で、公認会計士事務所との契約も継続する。国際文献社の場合は国際文献社が契約している会計士の費用が発生する。アクセライトは、同社内に会計処理部門は無く、別途会計事務所との契約が必要となる。
学会等の学術団体事務局業務としては、国際文献社は現在約150団体から受託している。小宮山
印刷は現在2団体（日本経営学会、日本シミュレーション学会）のみである。
学会事務を委託した後も、定款上の事務局所在地は「仙台市」のままとなる。国際文献社の場合は東京都新宿区の同社で事務局業務を行う事が出来るが、書類等の保管、閲覧等で仙台市での対応が必要となる場合があり得る。小宮山印刷の場合は同社仙台営業所で事務局業務を行うため、仙台市での対応が可能である。
小宮山印刷、国際文献社両社とも、委託は1年契約とし、効率化のため継続的に業務内容を見直すこととしており、2年目以降は委託費が増減する可能性がある。また、契約外の業務については作業時間当たりの費用が発生する。交通費、消耗品費等が発生した場合は別途請求される。
上記説明を行い、小宮山印刷に対して業務委託交渉を進めることを承認いただきたい旨、提案された。これに対し、出席理事からの質疑、意見やそれに対する大和田会長、栗林会計幹事、磯部庶務幹事ならびに事務局からの説明の概要は、議事メモの通り。
質疑の後、審議の結果、小宮山印刷工業と事務局業務委託契約に向けて協議を開始することが承認された。なお、協議の過程については、今後も理事等に対して逐次情報を提供し、意見を参考に交渉を進めることとする。交渉過程においては、現在小宮山印刷工業が受託している2学会から情報を収集する。交渉の結果、小宮山印刷工業への委託は難しいとの判断もあり得ることを念頭に、協議を進めることとする。

第２号議案

学会顧問との契約について（大和田会長）

堀井公認会計士事務所との契約は11月30日が期限となっており，打ち切る場合は1ヶ月前までに通知する必要がある。学会事務局の業務委託先として小宮山印刷工業を採択した場合，現在の契約を継続することの承認を得たい。
顧問料16,500円/月×12か月＋決算書作成176,000円/回＝374,000円/年第１号議案の審議結果により、学会事務局業務委託交渉先を小宮山印刷工業とすることとなった
ため、堀井公認会計士事務所との契約を継続することを提案する。
審議の結果、提案通り承認された。

第３号議案

日本鉱物科学会論文賞選考委員会委員の指名について（大和田会長）

委員会は10名の委員で構成する．委員は，委員長が正会員，名誉会員の中から委員を指名し，理2

事会での承認を経て，会長がこれを委嘱する．但し委員のうち，2名以上は理事とする．毎年その半数を交代する．再任を妨げない．
委員長：浜根大輔 (会長指名：申し合わせにより前年度副委員長)
副委員長：佐野亜沙美 （1期目の新委員から委員長が指名する）
委員：（2期目継続委員5名）：池田 剛(理事），興野 純(理事)，栗林貴弘(理事），浜根大輔(委員長)，
松影香子（1期目委員5名選出）：佐野亜沙美(副委員長)，秋澤紀克，遠藤俊祐，斎藤哲，三宅亮（理事）
審議の結果、提案通り承認された。

その他
理事より、学生論文賞受賞対象者についての確認が求められた。
事務局より、学生論文賞ガイドラインに、他賞受賞者であっても受賞対象者となると明記されている旨説明があった。
片山行事幹事より年会運営webシステムを委託しているアトラス社との3年契約が今年度で切れるため、来年度以降も3年契約として割引を受けることとしたい。ただし、割引率は15%から10%に縮小となる。決済システムの利用を開始することを含め、検討を進めていきたいとの説明があった。
理事会審議事項として、磯部庶務幹事（理事）より、行事幹事からの説明の通り年会運営webシステ
ムについてアトラス社との複数年契約を結ぶことが提案された。
審議の結果、提案通り複数年契約を結ぶ方向で交渉することが承認された。
また、行事幹事より、2023年年会（大阪公立大学）における一般普及講演のトピックについて、アイディアを募集したいとの説明があった。これに対し、理事よりLOCとも情報共有しながら進めて欲しいとのコメントがあった。

II.

報告事項

1.

日本学術会議「未来の学術振興構想」策定に向けた「学術の中長期研究戦略」提案へのサポートレター依頼受理について。
提案予定の次の3件について，日本鉱物科学会あてにサポートレター依頼が届いている。

・「革新的技術に基づく地球深部物質科学の学際的推進と新たな融合分野の創成」（愛媛大学）
・「地球惑星科学・諸科学・社会とのミュオグラフィ連携研究基盤構築」（東大地震研究所ほか）
・「地球システム変動の解明に向けた地殻〜マントルのフロンティア科学の推進」（金沢大学ほか）
磯部庶務幹事より、これらについてそれぞれの提案日程に対応して文案を頂き，幹事会等で適切に対応していくこととすることを報告した。

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2. その他
Elements幹事よりElementsを有効に活用していきたい。Society Newsが1年に6回掲載される。News記事を積極的に活用するため、定例の内容に加えて記事を募集したい。また、本体記事のProposalについても、guesteditorやテーマなど、フォーマットがあるので提案があれば連絡を頂きたい。

【10】閉会以上の議事を終え，18時05分に閉会した。
上記の決議を明確にするため，出席した会長，副会長及び監事がこれに記名押印する。

令和4年(2022年)12月15日

会長

大和田正明

副会長

井上徹

監下林

典正

事印

印印
(配布時押印省略)

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