新潟大学理学部同窓会個人情報保護規程
平成 28 年 12 月 4 日
新潟大学理学部同窓会役員会決定
第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、新潟大学理学部同窓会個人情報等の活用に関する基本方針に則り、新潟大学理学部同窓会（以下、「本会」という。）が、その活動目的のために保有する会員の個人情報の取得、保管、利用について必要事項を定め、本会及び会員の責務を明確にし、同窓会活動の推進を図りつ
つ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この規程は、本会（本会を構成する会員及び本会が雇用する者を含む）に適用する。
（定義）
第３条 この規程において、以下の用語は、本条の定義による。
一 個人情報 本会が、会則に定める目的のために取得（自ら作成することを含む）した会員の個人に関する情報であって、それによって特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）。
二 法 個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号・最終改正平成２７年９月９日法律第６５号）
三 会員 本会会則第四条各項に定める会員、準会員、特別会員
四 本人 個人情報によって識別される特定の会員
五 保有個人情報 本会の職員または会員が職務上作成し、若しくは取得した個人情報であって、本会の職員または会員が組織的に利用するものとして、本会の文書に記録されているもの（本会の責務）
第４条 本会は、個人情報は個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、個人情報の保護の重要性を認識し、その適正な取扱いを図るために必要な措置を講じるものとする。
（利用目的）
第５条 本会による個人情報の利用の目的は、次の各号に定める項目とする。
一 本会の本部または支部が主催する行事、及び本部または支部が他団体と共催する行事の案内
二 本会の本部及び支部の会報等の刊行物の発送
三 会費の徴収に係る事務
四 新潟大学全学同窓会（以下、「全学同窓会」という。）のカード事業に係る事務
五 会員に対するアンケート調査の実施
六 会員への就職支援
七 新潟大学及び本会の周年記念事業などの寄附金募集の案内等
八 保有個人情報の第三者である新潟大学、新潟大学理学部後援会（以下、「後援会」という。）、全学同窓会、新潟大学各学部同窓会（以下、「各学部同窓会」という。）への提供
九 その他本会会則第三条各項に定める目的達成に係る事業（個人情報を取り扱う担当者の責務）
第６条 個人情報を取り扱う担当者は、法令及びこの規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、保有個人情報の正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
② 個人情報を取り扱う担当者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に利用してはならない。
③ 前項の規定は、個人情報を取り扱う担当者がその職を退いた場合にあっても、同様とする。
（個人情報の管理責任者）
第７条 この規程の目的を達成するため、個人情報保護統括管理責任者（以下、「統括管理責任者」という。）及び管理責任者として、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める者を置く。
一 統括管理責任者 本会会長
二 管理責任者 次のイまたはロに掲げる区分に応じ、それぞれイまたはロに定める者
イ 本部 本会会長（管理責任者）
ロ 支部 本会支部長（管理責任者）

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②

統括管理責任者は、法及びそれに関連する法令及びこの規程の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定し、及び実施するとともに、個人情報の管理に関する総括責任を負う。
③ 管理責任者は、この規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、個人情報を取り扱う担当者がこれを適正に取り扱うよう指導し、及び監督するとともに、第１７条に定める所管する保有個人情報の開示及び内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除または消去（以下、「訂正等」という。）の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
④ 保有個人情報の管理責任範囲について疑義が生じた場合は、次条に定める個人情報保護委員会の審議により、これを定めるものとする。
第２章

個人情報保護委員会等（個人情報保護委員会の設置）
第８条 本会役員会の下に、本会の個人情報保護体制を定期的に点検し、個人情報の保護に関する方針及び施策等について審議する個人情報保護委員会（以下「保護委員会」という。）を置く。
第９条 保護委員会は、次の各号に定める事項を審議する。
一 個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項
二 個人情報の収集、管理及び利用に関する事項
三 個人情報の開示及び訂正等に関する事項
四 個人情報の取扱いに関する苦情への対応に関する事項
五 統括管理責任者及び管理責任者から付議された事項
六 その他個人情報の保護に関する重要な事項② 保護委員会は、次の委員をもって構成する。
一 本会会長(委員長)
二 本会役員三 その他委員長が特に必要と認める者③ 保護委員会は、構成員の過半数の出席がなければ、開催し、議決することはできない。
④ 保護委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、議長（委員長）の決するところによる。
第３章

個人情報の取扱い（個人情報の収集制限）
第１０条 個人情報の収集は、第５条に定める個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内でのみ行う。
② 次に掲げる個人情報は、収集しない。
一 思想、信条及び宗教に関する事項
二 社会的差別の原因となり得る事項③ 個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
一 本人の同意があるとき
二 家族から情報の提供を受けたとき三 新潟大学、後援会、全学同窓会または各学部同窓会から本人に関する情報の提供を受けたとき四 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき
五 保護委員会が正当な理由があると認めたとき④ 本会は個人情報を適法な手段により、次の各号に定める方法で取得する。取得に際しては利用目的を本人に通知しまたは公表する。
一 書面または口頭による取得
二 本会の事務局宛のメールやファックスによる取得
三 新潟大学、後援会、全学同窓会または各学部同窓会等の提供による取得
四 第三者からの個人情報の提供による取得⑤ 前項第四号による取得の場合にあっては、提供元が適法に取得したものであることを確認しなければならない。
（保有個人情報の提供）
第１１条 保有個人情報をあらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、提供先が新潟大学、後援会、全学同窓会または各学部同窓会である場合は、この限りではない。その場合は次の各号に定める条件により提供を行うものとする。
一 提供する個人情報の範囲 氏名、性別、卒業年、学部、学科、自宅住所、電話番号、電子メールア-2-ドレス、勤務先名及び勤務先住所
提供の方法 本会の保有個人情報から抽出した個人情報の印刷
本会の本部と支部の間で個人情報を共同して利用する場合は、次の各号に定める条件を充たさなければならない。
一 共同利用する個人情報の項目 氏名、性別、卒業年、学科、自宅住所、電話番号、電子メールアド
レス、勤務先名及び勤務先住所
二 共同利用者の範囲 本会の本部及び支部
三 共同利用する利用目的 第５条に定める目的の範囲内
四 共同利用する個人情報の管理の責任者 統括理責任者及び管理責任者
二②（個人情報の利用制限）
第１２条 収集した個人情報は、第５条に定められた利用目的以外には用いない。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
一 本人の同意があるとき
二 法令に基づくとき
三 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき（第三者提供の制限）
第１３条 収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得なければ第三者に提供してはならない。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
一 法令に基づくとき
二 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき② 新潟大学に関しては、第５条に所定の利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を提供することができる。
③ その他の第三者への情報提供に関しては、保護委員会の審議を経て、利用目的の達成に必要な範囲内において本人の同意を得た後、これを行うことができる。
第４章 個人情報の管理（個人情報の適正管理）第１４条 管理責任者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次の各号に掲げる事項について適切な措置を講じなければならない。
一 個人情報の改ざん、漏えい、紛失または毀損を防止すること
二 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと三 保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、または消去すること② 個人情報を共同利用する本会の本部と支部の間においては、本規程に従って個人情報の取扱いの遵守を確実にするために相互間で適切な監督を行わなければならない。
③ 管理責任者は、個人情報の取扱い状況を一覧できる記録を維持し、管理しなければならない。
（委託における取扱い）
第１５条 管理責任者は、個人情報の処理を伴う業務の全部または一部を業者等(以下「受託者」という。) に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため、委託契約(覚書を含む。) を締結し、適切な監督を行わなければならない。
② 受託者は、個人情報の取扱いにおいて、前項の委託契約の契約条項を遵守し業務遂行において個人情報の保護に努めなければならない。
③ 受託者は、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。
④ 受託者は、個人情報の不正利用等の防止のため必要な措置を講じなければならない。
⑤ 管理責任者は、受託者の本会個人情報の管理及び処理の適法性及び適正性につき監視しなければならない。
第５章 個人情報の開示及び訂正等（自己情報の開示請求と訂正等）
第１６条 本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報を管理する管理責任者に対して開示請求することができる。
② 管理責任者は、本人から当該本人の個人情報の開示請求があった場合であって、請求者が真に当該本人であることが確認されたときは、遅滞なく当該個人情報を開示しなければならない。

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管理責任者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、訂正等を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行わなければならない。
④ 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人に保有個人情報の全部または一部を開示しないことができる。この場合において、管理責任者は、当該本人にその理由を文書により通知する。
一 法令等の定めるところにより、開示請求者に開示することができないとされている保有個人情報
二 開示請求者以外のものに関する情報を含む保有個人情報であって、開示することにより、当該開示請求者以外のものの正当な権利利益を侵害するおそれのある保有個人情報
三 開示することにより、本会の事務または事業の適正な遂行に支障が及ぶおそれのある保有個人情報
第６章 苦情の処理及び相談（苦情の処理及び相談）
第１７条 総括管理責任者は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受け付ける。
② 受付は、本会事務局とする。
③ 苦情の処理及び相談は、管理責任者が対応する。
④ 苦情の処理及び相談のうち、その案件内容によって判断が困難な場合は、保護委員会に審議を付託する。
第７章 教育、講習会等（教育、講習会等）第１８条 統括管理責任者及び管理責任者は、この規程及び関連法令等の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するため、個人情報を取り扱う担当者に対する必要な指導等を行う。
第８章 雑則（法等の取扱い）
第１９条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他の関係法令により取り扱う。
（改正）
第２０条

この規程の改正は、役員会においてで審議し、決定する。

附 則
この規程は、平成 28 年 12 月 4 日から施行する。

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