個人情報等管理規程（目的）第１条 この規程は、「個人情報保護に関する基本方針」に従い、個人情報等(*)の適正な取扱いに関して公益財団法人 日揮・実吉奨学会（以下「当会」という）の役職員等が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。
(*) 「個人情報の保護に関する法律」第２条第１項及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)第２条第３項に規定する個人情報をいい、番号法第２条第８項に規定する特定個人情報を含む。以下同じ（定義）
第２条 この規程及びこの規程に基づいて策定される規則等において使用する用語については、次のとおりとする。
（１）個人情報｢個人情報｣とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）又は個人識別符号が含まれるものをいう。
（２）要配慮個人情報｢要配慮個人情報」とは、個人情報保護法第２条第３項に規定する個人情報であって、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして法令で定める記述等が含まれるものをいう。
（３）個人番号｢個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（４）特定個人情報｢特定個人情報｣とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（５）特定個人情報等｢特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
（６）個人番号関係事務｢個人番号関係事務｣とは、番号法第９条第４項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
（７）個人情報データベース等｢個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
① 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの② 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの（８）個人データ｢個人データ｣とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

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（９）保有個人データ「保有個人データ」とは、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして法令で定めるもの以外のものをいう。
（１０）本人｢本人｣とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る生存する特定の個人をいう。
（１１）役職員等｢役職員等｣とは、当会に所属する全ての理事、監事、会計監査人、評議員、職員及び準職員をいう。
（１２）個人情報管理責任者｢個人情報管理責任者｣とは、理事長によって指名された者であって、個人情報等の取扱いに関する責任と権限を有するものとする。
（適用範囲）
第３条 この規程は、全ての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報等については、この規程に従うものとする。
２ 各種委員会委員、顧問及び当会の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、当会の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報管理責任者）
第４条 当会においては、事務局長を個人情報管理責任者とする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて、当会で取り扱う個人情報等について、この規程に定める諸事項を実施・徹底するため、個人情報保護に関する法令遵守計画等の細則を策定しなければならない。
３ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報等が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改ざんされたりすること等がないように管理する責を負う。
（個人情報等の取得）
第５条 個人情報等の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。また、要配慮個人情報については、原則として法令で定める場合を除き、事前に本人の同意を得ないで取得することができない。
２ 個人情報等を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。
以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、通知し、又は公表しなければならない。
（１）当会の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先（２）個人情報等の利用目的（３）保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法① 当該データの利用目的の通知を求める権利② 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利-2-

③ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利④ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利
３ 前項において、本人から書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を直接取得する場合には、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
（利用目的及び個人情報の利用）
第６条 個人情報等を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、別に定める「個人情報等の利用目的」に定める当会の業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得、又は通知もしくは公表した利用目的の範囲内でなければならない。
２ 特定個人情報を除き、利用目的を変更することができる。ただし、本人の同意を必要とするとともに、変更前の利用目的と関連性を有する範囲内とする。
（個人データの第三者提供）
第７条 法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供してはならない。
２ 前項の定めにかかわらず、当会の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人データ(要配慮個人情報を除く)を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
（１）社会通念上相当な事業活動を営む者であること（２）個人情報等の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること（３）当会との間に、適正な内容の個人情報等の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４ 本条第２項の定めに従い、個人情報等を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、当会が当該業務委託先に課した個人情報等の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
（個人データの正確性確保）第８条 個人情報等は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
（安全管理）
第９条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理のため、個人データの不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人データの安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人データを取り扱う役職員等に遵守させなければならない。
（役職員等の監督）第１０条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

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（個人データの消去・廃棄）第１１条 利用目的を達成した個人データについては、直ちに当該個人情報等を消去・破棄しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人データの消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人データの内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これを当会の「文書管理規程」に定める期間、保存しなければならない。
（通報及び調査義務等）
第１２条 役職員等は、個人情報等が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報等の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
（報告及び対策）第１３条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報等が外部に漏洩していることを確認し、本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を理事長のほか、影響を受ける可能性のある本人並びに個人情報保護委員会等の関係機関に報告しなければならない。
① 漏洩した個人情報等の範囲② 漏洩先③ 漏洩した日時④ その他調査で判明した事実
２ 個人情報管理責任者は、理事長並びに関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。
（保有個人データの利用目的の通知請求）第１４条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知を求められた場合は、遅滞なくこれに応じるものとする。
（保有個人データの開示請求）第１５条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、開示を求められた場合は、遅滞なく、当該本人が請求した方法により開示するものとする。
（保有個人データの訂正等請求）第１６条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、当該保有個人データの訂正、追加又は削除を求められた場合は、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正、追加又は削除を行うものとする。また訂正、追加又は削除を行った場合は、その旨及びその内容を本人に遅滞なく通知するものとする。
（保有個人データの利用停止等請求又は提供の拒否権）
第１７条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用の停止又は消去の請求があった場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。

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（１）法令の規定による場合（２）本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合（苦情の処理）第１８条 当会の個人情報等の取扱いに関する苦情の窓口業務は、各事業担当職員が担当する。
２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。
３ 個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について理事長に報告するものとする。
（個人情報等に関する取扱規則）
第１９条 個人情報並びに特定個人情報に関する取扱いの細則については、理事長が別に定めるものとする。
（規程の見直しなど）
第２０条 この規程を改廃する場合は理事会の議決を経なければならない。

附則
この規程は令和６年６月１日から施行する。（令和６年５月２１日理事会決議）-5-