INFORMATIVA WHISTLEBLOWING
Lenovo (Italy) S.r.l. e Lenovo Global Technology Italy S.r.l. (di seguito congiuntamente “Lenovo”) sono
impegnate a mantenere elevati standard di apertura, trasparenza, integrità e responsabilità.
Lenovo incentiva e incoraggia le segnalazioni di eventuali comportamenti che appaiano inappropriati,
immorali, illeciti, ossia comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità di Lenovo e che
consistono in condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/2001 e/o violazioni del Codice diComportamento di Lenovo e/o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Lenovo(consultabili sul sito http://www.lenovo.com/it), o comunque illeciti che rientrano nell'ambito diapplicazione delle normative dell'Unione Europea o nazionali, o atti od omissioni che ledono losvolgimento della sana competizione all’interno del mercato unico europeo o del mercato nazionale,commessi da personale di Lenovo e/o da terzi che agiscono nel contesto aziendale di Lenovo (diseguito “Comportamenti Illeciti”).
A tal fine, Lenovo si aspetta e incoraggia caldamente tutto il personale di Lenovo (a tempo
indeterminato, determinato, full-time e part-time, alle dipendenze dirette o in qualità di lavoratore
somministrato), così come i consulenti che lavorano per conto di Lenovo, così come chiunque (sia inqualità di cliente, fornitore, o partner) operi direttamente con il personale Lenovo, a segnalare,
qualora ne siano venuti a conoscenza qualsiasi Comportamento Illecito utilizzando i canali interni disegnalazione Whistleblowing tramite la seguente pagina web https://lenovo.whispli.com/speakup ecome specificato nella Policy Lenovo in materia di Whistleblowing allegata alla presente informativa.
Le segnalazioni verranno gestite nel rispetto della riservatezza e della normativa in materia diprotezione dei dati personali del segnalante. Al fine di beneficiare di tutte le misure di tutela per ilsegnalante previste ai sensi del D.Lgs 24/2023, qualunque sia la forma della segnalazione, si prega diinserire nell’oggetto della comunicazione (o di farlo presente al soggetto ricevente in caso disegnalazione in forma orale) che si tratta di “segnalazione interna ai sensi dell’art.4 del D.Lgs 24/2023
in materia di Whistleblowing”.
Inoltre, si rende nota l’esistenza di canali di segnalazione Whistleblowing esterni. In particolare si
rende nota l’esistenza del canale di segnalazione messo a disposizione dall’Autorità Nazionale
Anticorruzione accessibile dalla seguente pagina web: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ .
Si rammenta che il segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua
presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale disegnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato,non è
conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del D.Lgs 24/2023;b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 D.Lgs
24/2023 e la stessa non ha avuto seguito;c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna,alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare ilrischio di ritorsione;d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse.

Questa informativa è aggiornata al 27/11/2023 ed è resa ai sensi dell’art. 5, comma 1, lett. e) del d.lgs.
10 marzo 2023, n. 24 in attuazione della della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo edel
Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni deldiritto dell'Unione e recantedisposizioni riguardanti la protezione delle persone che
segnalanoviolazioni delle disposizioni normative nazionali.
Per maggiori informazioni sulla normativa di riferimento si raccomanda di visitare il sito dell’Autorità
Nazionale Anticorruzione all’indirizzo www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Policy Sponsor: Shama Patari

Tipo: Global Policy

Contatto: spatari@lenovo.com

Categoria: Policy aziendale

Data di entrata in vigore: 14 febbraio 2023

Policy n. CP-00024

Policy Lenovo in materia di “Whistleblowing”

1. Principi
1.1.
Lenovo Group Limited (incluse tutte le sue consociate presenti e future, di seguito
collettivamente “Lenovo” o la “Società”) si impegna a mantenere standard elevati di apertura,trasparenza, integrità e responsabilità. La Società si aspetta e incoraggia caldamente tutto il personale(a tempo indeterminato, determinato, full-time e part-time), così come tutti i terzisti e i consulenti che
lavorano per conto di Lenovo, a segnalare eventuali preoccupazioni e comportamenti effettivi o presuntiche appaiano immorali, illeciti, sospetti o che possano violare il Codice di condotta, le policy o leprocedure di Lenovo, incluse le cattive condotte, le negligenze o le scorrettezze da parte di qualsiasi
dipendente e/o terza parte su qualsiasi questione legata alla Società.
1.2.

Il personale della Società a tutti i livelli deve comportarsi con integrità, imparzialità e onestà.

1.3.
Ove e quando appropriato, Lenovo svolgerà indagini interne per determinare se uno specifico
comportamento sia conforme agli standard di Lenovo e alle leggi applicabili. La presente policysi applica
a tutte le indagini interne di Lenovo.

2. Finalità
1.1.
La presente Whistleblowing policy mira a integrare il Codice di condotta di Lenovo e a disciplinare
e affrontare le giuste e appropriate preoccupazioni sollevate dai c.d. “Whistleblower” (si veda sotto per ladefinizione del termine) e i comportamenti presunti o effettivi da questi segnalati che appaiano immorali,illeciti, sospetti o che possano violare il Codice di condotta, le policy o le procedure di Lenovo, incluse lecattive condotte, le negligenze o le scorrettezze da parte di qualsiasi dipendente e/o terza parte su
qualsiasi questione legata alla Società. Tale policy fornisce inoltre delle linee guida sulle modalità disvolgimento delle indagini interne da parte della Società.

Ambito diapplicazione

3. Definizioni e ambito di applicazione
2.1.
Rientrano nella definizione di “Whistleblower”: (1) il personale della Società; (2) le controparti
commerciali della Società, inclusi ma non solo (a) i fornitori di beni e servizi della Società (incluso ilrispettivo personale) e (b) i clienti della Società (incluso il rispettivo personale); e (3) i consulenti e terzisti
della Società (incluso il rispettivo personale).
2.2.
La presente policy si applica, ma non solo, alle preoccupazioni legate a possibili scorrettezze
nella rendicontazione finanziaria, nei controlli interni o in altre questioni interne alla Società, ivi compresi
per esempio:●
le violazioni del Codice di condotta di Lenovo o altre norme di comportamento, policy oprocedure applicabili della Società●
le violazioni di leggi applicabili e/o requisiti normativi o legali●i reati, gli illeciti amministrativi e civili, e gli errori giudiziari●
le negligenze, le scorrettezze o le frodi legate a contabilità, auditing, questioni finanziarie econtrolli interni●
l'uso improprio o la divulgazione di informazioni proprietarie o confidenziali di Lenovo o dialtra terza parte●la compromissione della salute e della sicurezza di un individuo
CP-00024/1

●
●
●
●
●
●

i danni ambientali
i comportamenti che includono corruzione, tangenti, riciclaggio di denaro e finanziamento delterrorismo
le molestie e le discriminazioni
le violazioni della privacy e della sicurezza di reti e sistemi informatici
le condotte improprie e i comportamenti immorali che possano pregiudicare la reputazionedella Societàl'occultamento intenzionale di qualsiasi condotta sopra menzionata che possano interessare
il personale di qualsiasi livello e divisione della Società o parti esterne legate alla Società.

4. Meccanismi di segnalazione
3.1.
Il Codice di condotta di Lenovo indica diversi interlocutori di riferimento per i Whistleblower che
vogliano segnalare le proprie preoccupazioni, quali:
●
●
●
●
●
●
●

il manager del Whistleblower (o altro manager di fiducia)
il Dipartimento di Etica e Compliance (Ethics and Compliance Office, ECO) di Lenovo(ethics@lenovo.com)
il Dipartimento risorse umane di Lenovo
l'Ufficio legale di Lenovo
il Dipartimento di Internal Audit di Lenovo
la LenovoLine (https://www.integrity-helpline.com/lenovo.jsp)
la Commissione indipendente contro la corruzione (Independent Commission Against
Corruption, ICAC) di Lenovo in Cina (ICAC@lenovo.com)

4.2
Qualsiasi Whistleblower con preoccupazioni legittime relative a scorrettezze nella rendicontazione
finanziaria, controlli interni o altre questioni interne alla Società (cfr. paragrafo 3.2 precedente) può
segnalarle senza timore.
4.3
Per quanto possibile, le segnalazioni dei Whistleblower dovrebbero essere scritte e includere
informazioni specifiche, precise e rilevanti riguardo alla/e attività e alla/e persona/e coinvolta/e, compresa
l'identità del Whistleblower, in modo che si possa indagare su tali preoccupazioni. In ogni caso, iWhistleblower possono effettuare segnalazioni oralmente e/o di persona con gli interlocutori, i mezzi e idipartimenti elencati al paragrafo 4.1.
4.4
La Società non incoraggia le segnalazioni anonime poiché è difficile per la Società darvi seguito eottenere ulteriori informazioni allo scopo di effettuare adeguati accertamenti. Ciò nonostante, la Societàaccetta anche le segnalazioni anonime, ove ciò sia permesso dalla legge. Nelle circostanze in cui un
Whistleblower abbia inviato una segnalazione anonima, occorre fornire un recapito (ad esempio un
indirizzo e-mail anonimo) allo scopo di facilitare la valutazione iniziale (e le successive indagini) sulla
segnalazione. La portata di qualsiasi indagine può essere limitata se il Whistleblower mantiene l'anonimato
per tutta la durata dell'indagine.
4.5
La prima segnalazione di qualsiasi preoccupazione va effettuata con una delle modalità descritte
nel paragrafo 4.1. La segnalazione viene documentata nel sistema di registrazione delle indagini edelaborata mediante la procedura istituita a tale scopo dal Comitato di supervisione delle indagini(Investigation Oversight Committee, IOC). Dopo aver raccolto informazioni sufficienti, l'IOC assegna lasegnalazione al gruppo appropriato al suo interno affinché proceda secondo i processi, le linee guida e lepolicy dell'IOC. Il team Controlli interni (Internal Audit) fa rapporto su tali casi in occasione di ogni riunionedel Comitato di controllo del Consiglio di amministrazione (“Comitato di controllo”).
4.6
Se la segnalazione riguarda l'ECO della Società o il Whistleblower non ritiene appropriata
nessuna delle modalità di segnalazione descritte al paragrafo 4.1 sopra, il Whistleblower può portare lesue preoccupazioni all'attenzione del Comitato di controllo inviando una segnalazione al Segretariato(Company Secretary) di Lenovo. Il Comitato di controllo esamina la segnalazione del Whistleblower
CP-00024/2

(effettuata direttamente o indirettamente tramite l'IOC della Società) e decide sul corso appropriato delleindagini.
4.7
La Società conferma il ricevimento della segnalazione da parte del Whistleblower nel lasso ditempo previsto dalle leggi e dai regolamenti locali applicabili (di norma entro diversi giorni lavorativi) cosìda assicurare al Whistleblower che la sua segnalazione è stata ricevuta ed è in fase di elaborazione.

5. Procedure investigative
5.1
L'IOC istituisce e mantiene i processi, le linee guida e le policy investigative interne ed è
responsabile di assicurare a un livello ragionevole la compliance delle indagini interne a tali standard. In
linea di massima le indagini si basano sui processi, le linee guida e le policy dell'IOC. In base alle
specifiche circostanze della segnalazione può essere seguito un processo investigativo separato con
l'autorizzazione del Comitato di controllo o dell'IOC per indagare sull'accaduto in modo equo e tempestivo.
5.2
La forma e la durata di un'indagine varia in base alla natura, alla complessità e alle circostanze
particolari di ciascuna segnalazione effettuata. Non è necessario allocare risorse per le indagini su accusegià precedentemente esaminate se non vi sono nuove informazioni materiali, se queste non vengono
fornite in buona fede o se queste vengono riconosciute come irrilevanti.
5.3
Le indagini interne possono essere condotte dal personale Lenovo assegnato o da investigatori,
contabili e avvocati indipendenti o altre terze parti incaricate di condurre o assistere in un'indagine.
5.4
Ai Whistleblower che inviano segnalazioni può venire chiesto di fornire ulteriori informazioni nel
corso dell'indagine.
5.5
Se i processi, le linee guida o le policy dell'IOC obbligano alla presentazione di una relazione
finale, questa deve essere documentata nel sistema di registrazione investigativo. In base alle particolari
circostanze della segnalazione può essere presentata al Comitato di controllo una relazione finale conraccomandazioni su (eventuali) cambiamenti o miglioramenti da apportare. Il Comitato di controllo
esamina quindi la relazione finale e, ove appropriato, presenta le proprie raccomandazioni al Consiglio.
5.6
Fatti salvi i termini della presente policy e le limitazioni previste dalle leggi applicabili, i
Whistleblower che inviano segnalazioni vengono informati sull'esito dell'indagine. Tranne ove le leggiapplicabili prevedano diversamente, l'IOC mantiene la massima discrezione sull'entità delle informazioni
fornite ai Whistleblower in merito all'indagine.
5.7
L'indagine interna condotta dalla Società non deve compromettere qualsiasi indagine futura daparte delle autorità. Se, una volta considerati i fatti noti, la Società ritiene che sia stato commesso un reato
ovvero altri illeciti amministrativi, la Società ricorrerà all'assistenza legale per stabilire se un'indagine delle
autorità sia necessaria o appropriata. In caso affermativo, la Società riferirà la questione all'autorità
competente, dopo di che non sarà più autorizzata ad agire in alcun modo al riguardo, ivi inclusa la notifica
ai Whistleblower della segnalazione.
5.8
L'ECO o la Società devono conservare registrazioni verificabili di tutte le segnalazioni effettuate daWhistleblower, le corrispondenti indagini e le azioni di follow-up così come gli esiti delle indagini nel
sistema di registrazione investigativo o in un altro archivio appropriato.
5.9
La Società garantirà l'imparzialità e la competenza del personale dedicato alla gestione dellasegnalazione e dei canali a disposizione. Tale personale riceverà informazioni appropriate sull'esistenza esull'utilizzo corretto dei canali di segnalazione.
5.10
La Società deve rispondere e dare seguito alle segnalazioni entro le tempistiche previste dallerispettive leggi e regolamenti applicabili locali.

CP-00024/3

6. Collaborazione da parte del personale
6.1
Tutto il personale (a tempo indeterminato, determinato, full-time e part-time), i consulenti e i terzisti
devono collaborare pienamente con le indagini e i controlli svolti da Lenovo. Ciò può voler dire fornirel'accesso ai documenti e all'attrezzatura rilasciati da Lenovo (come computer o smartphone) e sottoporsialle interviste.
6.2
La mancanza di collaborazione al processo investigativo, inclusi i casi in cui si adottinocomportamenti ingannevoli, menzogneri, si distruggano o si alterino documenti o registri, o la mancanza di
una pronta risposta alla richiesta di informazioni da parte dei responsabili delle indagini o dei controlli
costituirà la base di azioni disciplinari, fino a includere la risoluzione del rapporto di lavoro.
6.3
Se un membro del personale viene contattato da una terza parte in relazione a una richiesta di
informazioni per un controllo, un'indagine o un ente di regolamentazione indipendente o esterno, tale
membro del personale deve segnalarlo al Dipartimento di Etica e Compliance oppure all'Ufficio legale il
prima possibile e in ogni caso prima di rispondere a qualsiasi richiesta di terze parti. Laddove non sia
possibile segnalarlo in anticipo, il membro del personale deve contattare il Dipartimento di Etica e
Compliance o l'Ufficio legale appena possibile.

Ambito di applicazione

7. Riservatezza e ritorsioni
7.1
La Società si impegna al massimo per trattare in maniera strettamente confidenziale tutte lesegnalazioni ricevute ai sensi della presente policy. L'identità del Whistleblower non viene divulgata senza
il consenso dello stesso Whistleblower, a meno che la Società sia obbligata a farlo dalle leggi o dai
regolamenti applicabili, al fine di ottenere rappresentanza o consulenza legale per la Società o per altro
motivo coerente con un'indagine efficace sull'accaduto. La Società mantiene tale riservatezza anche nei
confronti della persona nominata nella segnalazione e di qualsiasi terza parte menzionata.
7.2
L'obbligo di riservatezza su ogni segnalazione avvenuta ai sensi della presente policy si applicaanche ai Whistleblower.
7.3
Lenovo non tollererà molestie, ritorsioni o altri tipi di discriminazioni o azioni avverse nei confronti
di un Whistleblower o di un membro del personale, consulente o terzista che in buona fede (a) faccia una
segnalazione interna ai sensi della presente policy; (b) fornisca informazioni o assista in un'indagine
relativamente a tale segnalazione; o (c) presenti un'istanza, testimoni o partecipi a un procedimento legaleo amministrativo in merito a tali questioni. La Società compirà ogni ragionevole sforzo per garantire untrattamento equo al Whistleblower e proteggerlo da licenziamento, da demansionamento, e da altre forme
di ritorsione. Chiunque vittimizzerà o si vendicherà contro un Whistleblower che abbia espresso
preoccupazione in buona fede ai sensi della presente policy sarà soggetto ad azioni disciplinari (compresala possibilità di licenziamento).

8. Protezione dei dati
8.1
In base alla località del Whistleblower o dell'entità giuridica cui si riferisca una segnalazione, i dati
personali associati alla segnalazione saranno probabilmente disciplinati da uno o più regolamenti generali
di protezione dei dati. In ogni caso, la Società si assicurerà che il trattamento dei dati personali nell'ambitodelle indagini sulla segnalazione avvenga nel rispetto di tutte le leggi applicabili sulla protezione dei dati.
8.2
In ogni caso, la Società deve raccogliere solo informazioni rilevanti e in proporzione adeguata,
vale a dire non più informazioni del necessario. La Società incoraggia inoltre i Whistleblower a fornire solo
informazioni rilevanti nell'ambito della condotta oggetto di segnalazione, piuttosto che informazioni
eccessive e non pertinenti. In ogni caso, la Società implementerà meccanismi di controllo della rilevanza,che comprendano un controllo iniziale delle informazioni al fine di conservare soltanto quelle rilevanti per il
caso.

CP-00024/4

8.3
Inoltre, non appena le sarà concretamente possibile la Società fornirà alle persone coinvolte leinformazioni rilevanti su come tratterà i loro dati personali, come previsto dai regolamenti applicabili diprotezione dei dati o da altre leggi. Tuttavia, in determinate circostanze, informare la persona accusata in
una fase iniziale delle indagini potrebbe compromettere le indagini stesse. In tali casi si prenderà una
decisione caso per caso sul rinvio dell'informazione e si documenteranno le motivazioni di qualsiasi
limitazione.
8.4
La Società applicherà misure di sicurezza organizzative e tecniche appropriate allo scopo diproteggere le informazioni contenute nella segnalazione. Principalmente, garantirà l'accesso alle
informazioni solo al personale autorizzato (in base allo stretto necessario), utilizzerà tecnologie e fornitori
affidabili che offrano tutele sufficienti e garantirà che il personale coinvolto sia adeguatamente formato evincolato dagli obblighi di riservatezza.
8.5
I registri contenenti dati personali saranno conservati come descritto al paragrafo 5.7, ma in ogni
caso non oltre il tempo massimo richiesto dai regolamenti e dalle leggi locali applicabili e dai rispettivi
standard e policy di Lenovo.
8.6
Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali nell'ambito della gestione delleindagini, leggere l'informativa sulla privacy dei dati di Lenovo disponibile qui.

Ambito di applicazione
9. Accuse infondate
9.1
Nell'esprimere una preoccupazione o nel fare una segnalazione ai sensi della presente policy, i
Whistleblower devono adoperare la dovuta cautela per garantire la veridicità delle informazioni fornite.
9.2
Se un Whistleblower ha torto sulla segnalazione inviata, non corre il rischio di perdere il posto dilavoro o subire qualsiasi altra forma di ritorsione come conseguenza, purché abbia agito in buona fede.
9.3
Se un Whistleblower formula accuse false o con intento malevolo, sarà soggetto ad azioni
disciplinari (compresa la possibilità di licenziamento).

10.

Divulgazione della presente policy

10.1
La presente policy sarà pubblicata sull'intranet della Società e pubblicamente sul sito web della
Società (www.lenovo.com).

11.

Implementazione e revisione della presente policy

11.1
L'IOC avrà la responsabilità complessiva di implementare, monitorare, rivedere e aggiornare
periodicamente la presente policy, e di assicurarsi che siano in atto disposizioni efficaci per indagini
indipendenti ed eque sulle questioni pertinenti e adeguate azioni di follow-up.

12.

Storico approvazioni

Versione

1.0

Data dientrata invigore14 febbraio
2023

Responsabiledella policy
Shama Patari

Responsabile dellagestione dellapolicyTanya Roychowdhury

Approvata da

Comitato esecutivo diLenovoCP-00024/5