職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜
内山博夫（NPO 法人実務能力認定機構 事務局長）

公益財団法人 大学基準協会

編集グループ『大学職員論叢』第 7 号抜刷（2019 年 3 月発行）

職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜 ﻿SD レポート

職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み‌〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜
内山博

夫

NPO 法人実務能力認定機構
事務局長［キーワード］行い、職員業務を基準表として構造化することとなっ大学業務改革、職員業務可視化、大学業務基準表、業た。

務切り分け、スキルレベル診断

これをきっかけに、実務能力基準表の整備を手掛けている ACPA に対して協力要請があり、ACPA は他大学への公開を前提に、外部機関（他大学人事部門、1．実務能力認定機構（ACPA）とその活動企業研修部門など）の協力も仰ぎ、大学業務基準表の実務能力認定機構（以下「ACPA」と呼ぶ）は、実務作成を開始した。

能力認証認定制度により授業科目などの質保証を推進

ACPA は、2006 年 度 の IT 分 野 基 準 表 か ら は じ まする団体である。この運営基盤として、企業、経済団

り、現在までに 6 分野の実務能力基準表を整備し、公体等の人材要件を分析し、職種に必要なスキル項目体開している。この中で、早稲田大学との共同プロジェ系を実務能力基準表として整備している。この実務能クトとして、大学職員業務に関する 2 つの基準表を整力基準表に基づき、教育機関が提供する講座の品質お備し、公開した。1 つ目は、2012 年度に公開した、大よび教育的効果を認証し、当該講座の履修者が修得し学職員の業務内容および職員の役割像を可視化したたスキルを認定することが制度の骨格となる（図 1）。

「大学マネジメント・業務スキル基準表」（以下、「大学業務基準表」と呼ぶ）である［1］。2 つ目は、2015 年度に ﻿公開した、大学職員業務を遂行するうえで必要な知 ﻿

識・能力を体系化した「大学マネジメント・業務 / 基礎 ﻿（知識・能力）編」である［2］。 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿

図1 ﻿

実務能力認証認定制度の仕組み ﻿

早稲田大学では、永年にわたり大学職員のあり方に
関 し 論 議 さ れ て き た。 こ の 中 で、2008 年 学 内 プ ロ
ジェクト活動として「職員業務構造改革ワーキンググ ﻿ ﻿ ﻿ループ」が発足し、全管理職の参画により業務分析を− 135 −

図2

職員業務に対する基準表の役割

大学職員論叢第7号

2019 年 3 月

大学業務基準表は、職員業務を可視化し、業務役割基幹業務における職員業務の構成比率（図 3）を踏ま像を共有化することで、OJT に基づく人材育成と業えた場合、業務構造の改革は待ったなしの状況であ務構造改革を支援するツールであり、基礎【知識 / 能る。このためには先ず、職員区分と役職に応じた業務力】
編は、業務遂行に必要な知識・能力を体系化し、組役割を明確化する必要がある。そのうえで、大学業務織内共有を可能とするツールである（図 2）。本稿は、の全体像と各業務領域の業務項目を体系化する中で職大学業務基準表を活用した職員業務の改革ならびに必員個々の業務役割を紐づけることが必要である。この要とされる業務遂行能力の向上について述べるもので業務項目には、定型的な日常業務に加え、各業務領域ある。の政策立案や実施施策の策定、日常的な業務運営状況の評価と改善施策の実施などのマネジメント機能を体2．‌職員業務の状況と専任職員に求められる‌系的に取り入れることが特に重要となる。

役割の変化
2.1

そのうえで、従来型の基幹業務に関して職員区分と基幹業務における定型的な業務の割合

役職に基づく業務切り分けを行い、主に業務処理を担

大学職員の年間を通した仕事の構成比率は、「定型う非専任職員に対し、専任職員がマネジメント機能を作業が 51% と過半を占め、2 ～ 3 年の習熟期間で対応担うことで専任職員の業務時間を圧縮する。ここで生可能な軽習熟業務が 19% となっている。仕事の 70%

み出す時間により、専任職員を新たなプロジェクト活が、依然として定型作業と軽習熟業務（軽度の業務）に動やサービス型業務の取組みなど付加価値の高い業務よって占められている」また「相応の経験年数を積んだ領域へ政策的にシフトさせる。この前提として、業務一般職員（任期の定めのない職員）であっても、仕事の構造・機能を体系的に捉え、学内共有を行い、専任職過半数が定型作業となっている」との調査報告がある

員および非専任職員それぞれの業務役割を再定義し、（図 3） 。業務量は年々増大し、職員数が抑制される

限られた人的リソースである専任職員を最大限に活用中、専任職員の多くが役職に係わらず定型的な日常業する仕組みを確立するという組織的な合意形成が必要務に忙殺されているのが現状である。

である。 ﻿3．‌大学業務分析ツールの構成および機能［3］ ﻿

大学職員の業務構造改革を推進するためには、大学 ﻿

業務を体系化・構造化する大学業務分析ツールの活用 ﻿が有効である。このツールを活用することで部門別の ﻿

担当業務役割状況および担当者（主に専任職員）の業務 ﻿

遂行状況の分析が可能となる［4］。大学業務分析ツール ﻿
図3

は、大学業務を構造化し、学内組織部門の業務構成を年間を通じた職員業務の構成比明らかにする「大学業務マトリクス」と職員業務の位置づけおよび業務遂行能力を可視化する「大学業務基準2.2

専任職員に求められる役割の変化表」から構成される。

高等教育に対する社会的要請が多様化、高度化する

大学業務基準表では、専任職員の業務項目として、中で、大学を見る社会の目（価値観）は益々厳しくなっ例えば企画、計画、評価、改善、教育等の実践者としている。それぞれの大学では、ガバナンス改革・教育ての業務役割を基準値として位置づけている。専任職改革・入試改革など、さまざまな取り組みが着手され、員に求められる業務役割と業務実施状況との差異を分

大学運営環境の変化にともない教職員の在り方も変わ析することで、本来担うべき担当業務の方向と必要とらざるを得ない。

されるスキルレベル（業務遂行能力）を明らかにし、− 136 −

職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜 ﻿表1OJT を通じた取り組みが可能となる。
3.1

大学業務マトリクス

大学業務マトリクス

全学の業務項目を縦軸とし、全学の業務組織を横軸としたマトリクス形式で、部署ごとの担当業務をその交点で表した表が大学業務マトリクスである。縦軸の業務項目は、大学業務基準表の中項目または小項目（後述）で構成する。また、横軸の業務組織は、課単位、係単位など実施大学ごとに任意の設定が可能である。
実施部署は、自部署の担当業務に関連する中項目および小項目を選定し、担当業務領域の割付けを行う。
大学の業務組織は縦割り運営になりがちであるが、学3.2

大学業務基準表

内各部署が担当業務を基準表業務項目にあてはめるこ

大学業務基準表は、表 2 に示すような「スキル項目とで、全学共通の業務概念により、それぞれの仕事をパート」「スキル属性パート」「業務役割分析パート」「スとらえることが可能となる（表 1）。

キルレベル診断パート」の 4 つのパートで構成される。

大学業務マトリクスは、①全学共通の業務概念に基

以下に、各パートの内容について述べる。

づき部門間の業務構成の可視化が可能となり、②部門間で共通する業務の抽出ができ、共通業務の集約やシ3.2.1 ス‌ キル項目パート／‌
PDCA サイクルに基づく業務項目体系ステム化などの有効な検討材料となる。

スキル項目は、大学業務全体を 21 のカテゴリ、180
表2

大学業務基準表− 137 −大学職員論叢第7号

2019 年 3 月

表4の中項目
（業務機能、大学業務の基本単位）に分類してスキル項目の構成例いる。
表 3 に、21 のカテゴリの内容を示す。010 ～ 180 の18 カテゴリは専門業務領域のスキル項目であり、190～ 210 の 3 カテゴリは全学共通のスキル項目である。
表3 ﻿

21 のカテゴリ区分 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿
 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿

中項目は、業務遂行に必要な複数の小項目（処理機3.2.2 ス‌ キル属性パート／‌

能、総数 990）で構成され、小項目は、業務遂行に必業務役割の基準値（目標値）

要な複数の要素（作業項目、総数 4,770）で構成されて

表 2 に示したようにスキル項目には属性として、①いる。
表 2 に示すように、要素に対応するスキル内容とし難易度、②（役職ごとに）必要とされるスキルレベル（業務遂行能力）、③対応すべき職員区分、④外部委託て各作業の達成内容を記述している。
各 中 項 目 は、 業 務 知 識 お よ び 業 務 遂 行 に 必 要 な
PDCA サイクル（企画・計画・実行・評価・改善）に関が大学職員の役割像の基準値（目標値）として設定されている。

係する小項目により構成されている。また各小項目にスキル属性の基準値は、全般的傾向として、専任職

は、小項目の業務改善を目的とした要素が含まれる員が企画、計画、評価、改善、教育等のマネジメント（表 4）。

機能を含む業務項目（難易度 3 ～ 4）を担い、非専任職

例えば、ある業務の問題解決のために業務の仕組み員が業務処理（難易度 1 ～ 2）を担う方向で各項目の業や流れを見直すには、関連業務や当該業務領域全体か務役割が設定されている。ただし、難易度が低い処理ら検討をすることも必要である。スキル項目パートは業務でも、組織・制度面等から専任職員が担うべき業全ての業務項目を構造化し、業務項目内容を記述して務もあることを前提に設定がなされている。
また、役職区分と職員区分の呼称は大学により異ないるので体系的な業務理解が可能である。
また、大学業務基準表の業務項目体系は、各大学のるため、大学ごとに設定変更が可能である。各スキル

組織機能に合わせて業務項目の編集が可能である。例

属性の基準値に関しても、大学ごとに見直しを行うこ

えば、自学用語と異なる呼称、名称の修正や自学独自ともできる。の業務領域の追加、自学には存在しない業務領域の削①

難易度除などの見直しを行うことができる。

要素ごとに難易度を示す。難易度は、表 5（A）に示
すように 4 段階（1 ～ 4）である。これらの表示例を表 5（B）に示す。

− 138 −

職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜 ﻿

表 5 難易度‌
表 5（A） 難易度の定義 ﻿ ﻿③

対応すべき職員区分

要素ごとに対応すべき従事者を示す。業務遂行上の ﻿

役割は表 7（A）であり、これらの表示例を表 7（B）に ﻿示す。また、各職員区分に求められるスキルレベルも ﻿

参考値として示す。 ﻿表 7 対応すべき職員区分‌
表 7（A） 職員区分の定義 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

表 5（B） 難易度の表示例 ﻿ ﻿ ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿

 ﻿
 ﻿
② ﻿

必要とされるスキルレベル（業務遂行能力）

小項目を構成する要素の遂行度合を勘案し、役職ごとに求められるスキルレベルを示す。スキルレベル
は、表 6（A）に示すように 5 段階（0 ～ 4）である。これらの表示例を表 6（B）に示す。 ﻿ ﻿

表 6 スキルレベル‌
表 6（A） スキルレベルの定義

表 7（B） 職員区分の表示例 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿④ ﻿

要素ごとに業務委託可能性を示す。 ﻿ ﻿

3.2.3 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿
 ﻿
 ﻿

外部委託

業務役割分析パート／業務役割の差異分析

業務項目（要素）ごとに設定されたスキル属性（対応表 6（B） スキルレベルの表示例

すべき職員区分、外部委託）と部門内の業務遂行状況を対比し、当該業務項目を対応すべき職員区分と外部委託状況の差異を可視化する。
業務役割分析は、職員業務構造改革の推進を支援するツールとして以下の機能を期待できる。①専任職員と非専任職員の業務切り分け指標として活用できる。
②専任職員に求められる業務役割を共有化できる。③
業務切り分け指標に従い、専任職員が従事している業− 139 −

大学職員論叢第7号

2019 年 3 月

務を非専任職員へ移行することで、専任職員を新たな化」と働き方改革「同一労働同一賃金」
を追い風として、付加価値の高い業務へ政策的にシフトさせることが可

基準表データ提供件数は急激に増大し、大学業務基準能となる。

表への関心と期待が高まりつつあることがうかがえる（図 4）。

3.2.4 ス
‌ キルレベル診断パート／‌ ﻿

業務遂行能力の診断
業務項目（小項目）ごとに設定されたスキル属性（役職ごとに必要とされるスキルレベル）と各担当者の業務遂行状況を対比して差異を可視化する（表 2）。
担当業務の中核を担う専任職員は、企画、計画、評価、改善、教育などのマネジメント機能を含む業務項目（難易度 3 ～ 4）を実施できる業務遂行能力が必要である。
スキルレベル診断は、職員人材の育成を支援するツールとして下記の機能を期待できる。①担当者自身が業務遂行能力を客観的に把握し、能力向上に向けた自己評価指標となる。②上司が担当者一人ひとりの業務遂行能力を把握し、OJT を通じて計画的な指導育成ができる。 ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿ ﻿
 ﻿ ﻿
 ﻿
 ﻿
 ﻿ ﻿ ﻿
図4

尚、基準値として設定されているスキルレベルは、大学業務基準表データの提供大学数

大学職員として目指すべき「目標値」
として学内共有す

ACPA では、2017 年度から大学関連団体等が運営ることが大切である。スキルレベルの数値結果だけにするセミナー・講演会や大学 SD 研修会を通じて、大とらわれることなく、構成する要素内容を日常業務の学関係者に対し、大学業務構造改革と職員人材育成の中でどのように認識しているか、それらが具体的な行支援ツールとしての大学業務基準表の構成や活用方法

動（業務遂行）としてできているか否かを担当者が自覚などの普及啓発に努めている（表 8）。

し、実践することが重要である。

表8

当該基準表とは別に、大学職員が業務を遂行するう

講演会・研修会等の講演実績

2017 年度

えで保有すべき基礎的な知識・能力を「ヒューマンナレッジ」「コンセプチャルナレッジ」「テクニカルナレッジ」として体系化した「大学マネジメント・業務 / 基礎（知識・能力）編」も ACPA サイトにて無償公開している。この基準表を活用することで、業務遂行に必要な知識・能力の補強が可能である。

4．大学業務基準表の普及啓発活動

6月●●大学 SD 研修会

7月

大学行政管理学会 20 周年記念プレセミナー

9月

国立大学協会マネジメントセミナー10 月

ACPA 主催大学基準表活用勉強会

11 月

国立大学法人●●大学 SD 研修会

12 月

AXIES（大学 ICT 推進協議会）年次大会

3月●●県立大学 SD 研修会

大学業務基準表は、公開からしばらくの間、大学かまた、ACPA 賛助会員企業の協力により、個別大らの問い合わせやサイトアクセス数は非常に限定的で学での試行運営を無償サポートし、大学現場での実運あった。

用を通じた普及啓発にも取り組んでいる。

しかし、2017 年 4 月の大学設置基準改正「SD 義務− 140 −試行運用大学は、サポート部門からのメール指示に職員業務の変革と業務遂行能力向上の取り組み〜職員の業務構造改革に向けた大学業務基準表の活用〜 ﻿基づく書式作成とフィードバックを 1 週間単位で 5 ス

も大学間の連携・統合を視野に入れた論議さえ現実味テップまで進捗させる。これにより、自学対象部門のを帯びてきている［5］。このような中、大学改革は待っ業務状況と基準値との差異を可視化し、業務構造改革たなしの状況である。大学職員業務についても、人事の進め方を実践的に体験できる（図 5）。

制度改革との両輪で職員業務構造改革に着手する必要がある。 ﻿

このために、大学業務基準表の普及を通じて、一つ ﻿でも多くの大学において業務構造改革と人材育成の支 ﻿

援ツールとして役立つことを期待している。 ﻿ ﻿【参考文献】 ﻿［1］「大学マネジメント・業務スキル基準表」 ﻿ ﻿

http://www.acpa.jp/kijun/management.php ﻿ ﻿［2］「大学マネジメント・業務 / 基礎（知識・能力）編」 ﻿

http://www.acpa.jp/kijun/management2.php ﻿［3］加藤 ﻿毅
「大学職員の職務特性と育成環境」
大学研

究、42 号、2016． ﻿
図5［4］深澤良彰、内山博夫、三宅麻美「職員の業務構造試行運用スケジュール改革に向けた大学業務基準表の活用」大学 ICT 推進
協議会年次大会、2017．

5．おわりに［5］中央教育審議会大学分科会将来構想部会「今後の大学経営がますます厳しくなるにつれ、国において− 141 −高等教育の将来像の提示に向けた論点整理」、2017．