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日本アーカイブズ学会からのお知らせ＊

日本アーカイブズ学会事務局
2020年5月24日号＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
このメールは入会申込時に個人用の電子メールアドレスを記載された会員各位に対して、学会から各種情報をお届けするものです。
本号では、次の3件についてお知らせします。
●2020年度総会議案に対する質問及び回答●2020年度総会議案に関する監事のコメント●2020年度総会議案に対する賛否表明のお願い◇―――――――――――――――――――――――――◇＜会 告＞■2020年度総会議案に対する質問及び回答■◇―――――――――――――――――――――――――◇
既にお知らせいたしましたように、本年4月25日・26日に開催を予定しておりました2020年度大会は、延期とさせていただきました。
その後、委員会で対応を検討した結果、2020年度総会については、書面による方式で実施することといたしました。
そこで5月初旬に、総会議案書及び議案説明書を、会員の皆様の郵便物送付先宛てに発送しております。
このたび、総会における質疑応答に代わる機会として、議案に対するご質問を募集いたしました（5月14日締切）。
その結果、会員の皆様より計13件のご質問が寄せられましたので、委員会からの回答とともに掲載いたします。
（ご質問は原則として原文のままとしましたが、一部、議案書の構成に合わせて整理・分割等を行っております）＜審議事項（１）２０１９年度事業報告＞

・質問：１（２）委員会の開催
委員会の活動や議論されている内容について、総会以外にも会員に向けて何らかの形で定期的に共有し、活動の「視える化」を図るべきと考えるが、如何。
⇒回答：
2019年度は11回の委員会を開催し、「審議事項（１） ２０１９年度事業報告」で報告したようにたくさんの事業に取り組んできましたが、「日本アーカイブズ学会からのお知らせ」を22回発行して、事業・行事の情報、会員や関係団体からの各種情報の提供、事務連絡等を行ってきたのであり、一定水準の情報を送り届けてきたと認識しています。
今後は、ウェブサイトのリニューアルに取り組むこと等を通して、委員会と会員とのコミュニケーションがいっそう進展するように努めます。
・質問：３（１）出版助成『戦前期・南氷洋捕鯨の航跡―マルハ創業者・中部家資料から―』が正式な書名となり、2020年5月30日の発行予定となったようです。メルマガでの返信の際に、補足をお願いいたします。
（出版社ウェブサイトには未反映。下は「版元ドットコム」でのデータ）
https://www.hanmoto.com/bd/isbn/9784910038148

⇒回答：
情報提供ありがとうございます。
出版助成の審査は、助成申請書に記載のあった書名等の情報をもとに行っており、総会議案書でもそれを記載しております。
・質問：３（２）海外関係機関との交流
ICAアブダビ大会が2021年開催（予定。下記参照）と延期になったため、本件助成の扱いにつき、検討が必要かと思います。
https://www.ica.org/en/icaabudhabi2020-congress-postponed⇒回答：
本件助成の採択決定はICAで採択されることが条件になりますが、ICAでの審査決定は2020年度以降となります。
そのため、本会の2019年度事業報告では申請受理までとなっています。
今後、ICAでの審査等の経過に従って本会でも申請に対する手続きを進めていくことになります。
延期になったことで本会の助成事業を中止することはありません。
年度をまたぐ事業になり事業報告、事業計画いずれでも説明が足りず申し訳ありませんでした。
・質問：３（２）海外関係機関との交流「本会が...理事に就任した」というのはスムーズな表現ではないと感じます。「本会が...理事（機関会員として）に就任した」といった表現のほうが、より正確でしょうか。
⇒回答：
ご指摘をありがとうございます。ご指摘の通りの意味です。
・質問：６（４）学会活動の活性化に向けた検討
可能であれば、学会活性化ワーキンググループのメンバーの氏名をお知らせ下さい。また、このグループの位置づけ（役員有志の集まりか、役員経験者など役員外からもメンバーを募っているか）、および、具体的な検討事項についても、説明をお願いいたします。
⇒回答：
メンバーにつきましては、役員有志により構成されています。役員経験者を含む、役員外のメンバーはいません。
2019年度は、メンバーが他の部署と連携し、学会ウェブサイトのリニューアル、機関誌の電子化に当たりました。
各地で「アーキビスト」として活躍する会員へのインタビューは、2回目を終え、ウェブサイトのリニューアル時に1回目と合わせて掲載することを検討しています。
＜審議事項（４）２０２０年度事業計画＞

・質問：１（２）研究集会の企画・開催
研究集会の企画・開催にあたり、会員や賛助会員等の意見交換、連携により取り組むことがうたわれている。
電子記録への対応や公文書管理、アーカイブズ施設の設置など、近年見られる記録管理、アーカイブズの諸問題に対して本学会としてどのように対応していくのか、会員のみならず関係機関や企業等から広く意見を募り、課題を共有すべきと考えるが、如何。
⇒回答：
これまで、社会における情勢はもちろん、学術上の意義や将来性を考慮し、併せてこれまでの学会における各種の研究蓄積を活かすよう、研究集会等を企画してきました。
具体的な企画立案にあたっては、よりいっそう会員や賛助会員等の意見や提案を汲み上げる方法を検討します。
また、賛助会員をはじめとする関係機関・団体等との連携についても、機会あるごとにより有効なものとなるよう検討します。
・質問：５．登録アーキビスト「国立公文書館アーキビスト認証制度との関係」（総会資料p.7も参照）は多くの会員の関心をもつものと思いますので、学会としての登録アーキビストの今後の位置づけ（国立公文書館での認証制度とは別に継続するかどうか、等）について現段階での見通し等、説明をお願いいたします。
⇒回答：
2020年度については、従来と同様に登録アーキビスト（新規および更新）の申請受付及び審査を実施いたします。
ただし、「審議事項（７） 登録アーキビストに関する規程改正」が承認された場合は、改正後の規程に基づいて審査を行います。
今後の位置づけについては、国立公文書館におけるアーキビスト認証の実施状況等を踏まえて、改めて検討してまいります。
・質問：６（２）ウェブサイトの維持管理
特に学会誌についてJ-STAGEとのリンク、また公開期間（刊行から1年後にJ-STAGE掲載）など、分かりやすい構成・説明ができるようにお願いいたします。
下記の『情報の科学と技術』（情報科学技術協会）の告知が、参考例のひとつになるかと思います。
https://www.infosta.or.jp/journal-top/j-stage/⇒回答：
ご提案ありがとうございます。
今後、ウェブサイトのリニューアルに向けた動きの中で、学会誌のページのあり方についても検討してまいります。
・６（４）学会活動の活性化に向けた検討
学会活性化ワーキンググループにおける2020年度の活動方針についてご教示いただきたい。
⇒回答：
2020年度の活動については、メンバーの入れ替えが想定されることから、改めて検討することにしたいと思います。
＜審議事項（５）２０２０年度予算＞

・質問：
ICA参加助成については、議案(5)の2020年度予算（案）の中では、「旅費・交通費」としての支出に組み入れる予定だったでしょうか。
⇒回答：
予算については当初、「出版助成」を拡大して「研究助成」とし、この費目に計上する案を考えていましたが、大会が2021年に延期されたため2020年度会計には計上せず、費目も従来どおりの「出版助成」としました。
大会は2021年10月開催と発表されましたので、参加後の報告が本会に提出され、委員会で確認了承されての助成金支給は2021年度会計と考えています。
なお、本会の助成は募集2件のところ応募は1件にとどまったわけですが、大会延期にともない仮にICAで再度の募集があった場合、本会でも再募集をするかどうかは、その時点で検討することになります。
＜審議事項（６）

機関誌投稿規程改正＞

・質問：
改正案の電子ファイルについて、より具体的なフォーマットを記述する必要はないでしょうか。
.txt、.docx、.doc、.pdf などが考えられるかと思います。
「～のフォーマットを推奨する」という記述の仕方もあるかと思います。
⇒回答：
ご指摘のあった「具体的なフォーマット」については、「投稿規程」ではなく「執筆要領」に記しております。
これまでこの形で別段支障はありませんでしたので、そのままにしたいと思っております。
＜その他＞

・質問：
今回のような事態を受け、やはり不測の事態に備え、リアル出席ができない場合の総会運営を想定した会則および総会運営規程の改正等が必要かと思います。
会則に「事故・自然災害・感染症などの事情により、会員の出席による総会が開催できない場合は、委員会の審議決定に基づき、通信総会をもって代えることができる。」といった一文を加え、「通信総会運営規程」を新たに定める、といった形態が考えられるかと思います。次期委員会でご検討のほど、お願いいたします。
⇒回答：
ご提案、有難うございます。
今般の新型コロナウイルス感染症の発生を受け、ご提案のような総会の持ち方を検討する必要性を、役員一同実感しております。
ご指摘をふまえて、次期役員体制の中で検討いたします。
・質問：
コロナパンデミックについてユネスコが勧告を加盟国に出していることを知りました。
アーカイブズ学会でも御承知かと思いましたが、改めて会員に皆様に知っていただく必要があると思います。
https://en.unesco.org/covid19/communicationinformationresponse/documentaryheri
tage
⇒回答：
情報提供ありがとうございます。
貴重な情報として、この「お知らせ」にてご紹介させていただきました。
◇―――――――――――――――――――――――――◇＜会 告＞■2020年度総会議案に関する監事のコメント■◇―――――――――――――――――――――――――◇
2020年度総会議案書には、審議事項（３）として、2019年度会計監査の報告書を掲載しております。
これに関連して、青木祐一監事、冨善一敏監事より次のコメントが寄せられましたので、ご紹介いたします。
・3月12日（木）、新橋事務所において青木・冨善両監事が監事監査を実施しました。
・通帳、帳簿、領収書等を確認した結果、会計処理は適正になされておりました。
加えて、委員各位が会議費・事務費等の経費節減に努めていただいていることに感謝します。
・一方、未執行分が含まれているとはいえ、繰越金が220万円（収入の4割）を超えるのは、金額として大きいものと思われます。
会費は会員のみなさんから納入された貴重な資産である以上、学会推進基金450万円余の取り扱いも含め、学会活動の活性化と現在および未来の会員に対して有効に還元される方策が議論されることを望みます。
◇―――――――――――――――――――――――――◇＜会 告＞■2020年度総会議案に対する賛否表明のお願い■◇―――――――――――――――――――――――――◇
正会員の皆様にお送りいたしました総会議案書及び議案説明書には、葉書を同封しております。
各議案に対する賛否をご記入の上、ご返送ください。
（既にご返送済みの方におかれましては、ご放念ください）
回答期限は、2020年6月1日（月）（当日消印有効）です。

なお、回答集計結果は、6月8日（月）までに、「日本アーカイブズ学会からのお知らせ」
にてご報告いたします。
--------------------------------------------------------------------◇投稿募集！◇
機関誌『アーカイブズ学研究』は、会員の皆様からの投稿を募集しています。
論文、研究ノート、動向記事等、ふるってお寄せください。
投稿規程などの詳細については、本会のウェブサイトをご参照ください。
http://www.jsas.info/modules/publications01/--------------------------------------------------------------------**日本アーカイブズ学会事務局より**◇メールの不達、不具合等が判明した場合には、事務局までご一報いただければ幸いです。よろしくご協力をお願いいたします。
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