○三島村電子入札事務取扱要領
平成３０年 ３月１６日（趣旨）
第１条 この要領は、村が行う電子入札の事務取扱について、法令、条例及び規則に定めるほか、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子入札 電子入札システムを使用して行う入札を言う。
(2) 電子入札システム かごしま県市町村電子入札システムのコンテンツである電子入札システム（村が行う入札の使用に係る部分に限る。）をいう。
(3) 紙入札 電子入札システムを使用せずに書面で行う入札をいう。
(4) 契約担当者 三島村契約規則（昭和５４年規則第２号）第２条第１項の契約担当者をいう。
(5) 電子入札システム責任者 村が電子入札システムの円滑な運用のために置く責任者をいう。
（システム利用者）
第３条 電子入札システムを利用することができる者（以下「システム利用者」という。）は、三島村建設工事指名競争入札参加者等の指名基準等に関する要綱（平成１３年要綱第３号）に基づく村長の入札参加資格審査を受け、競争入札参加資格者名簿に登載されている者（以下「名簿登載者」という。
）で、第５条又は第６条に規定する電子入札システムへの利用者登録を行ったものとする。
（要領への同意）第４条 名簿登載者は、次条又は第６条の規定により電子入札システムへの利用者登録を行ったときは、村の条例及び規則並びにかごしま県市町村電子入札システム利用者共通規約（以下「共通規約」という。）に従うほか、この要領の内容に同意したものとみなす。
（電子証明書（ＩＣカード）による利用者登録）
第５条 電子入札システムへの利用者登録をしようとする者は，共通規約に示す電子証明書（ＩＣカード）を取得し，電子入札用電子証明書（ＩＣカード）届出書（別記第１号様式。以下「電子証明届出書」という。）を電子入札システム責任者へ届け出るものとする。なお，電子証明書（ＩＣカード）の名義は，村の入札参加資格者名簿に登録された個人又は法人の代表者（以下「代表者」という。）若しくは入札参加資格審査に係る委任状によって当該代表者から契約締結に関する権限の委任を受けた者（以下「受任者」という。）とする。
２ 経常共同企業体においては，代表構成員の代表者又は受任者の電子証明書（ＩＣカード）を電子入札システムへ利用者登録するものとする。
３ 特定共同企業体が電子入札をする場合は，当該特定共同企業体の代表構成員が利用者登録を行った電子証明書（ＩＣカード）を使用するものとする。
４ 複数の名義の電子証明書（ＩＣカード）登録は認めないものとする。ただし，電子証明書（ＩＣカード）の破損等に備えて，同一名義のカードを複数登録してもよいものとする。
５ システム利用者は，第１項の規定による届出後に電子証明書（ＩＣカード）の内容に異動を生じた場合は，直ちに電子入札用電子証明書（ＩＣカード）変更届出書（別記第２号様式）を電子入札システム責任者に提出し，電子証明書（ＩＣカード）情報の変更を行わなければならない。なお，この変更を行わずに事実と異なる内容のままで電子入札した場合，その行為が無効となる場合がある。
６ 電子入札システム責任者は電子証明届出書を受理後，その届出者に固有の利用者登録番号を付与して別記第３号様式により通知するものとする。なお，利用者登録番号は，村において電子入札システムの運用上必要があると認めるときは，あらかじめ当該利用者に通知した上で，これを変更することができるものとする。
７ システム利用者は，自己に付与された利用者登録番号を用いて，電子入札システムへの利用者登録を完了しなければならないものとする。
８ システム利用者は，利用者登録の内容に異動を生じたときは，速やかに電子入札システムの機能を利用して利用者登録の内容を変更しなければならない。
９ 原則として個別案件における委任は認めない。
ただし，代表者又は受任者の電子証明書（ＩＣカード）が，代表者の変更等の理由で失効することが開札までの間に確実な場合には，委任状（別記第７号様式）により個別案件における委任を認めることができるものとする。
（ＩＤ／パスワード発行申請）
第６条 入札等（随意契約を含む。）のうち，金額その他の条件により村が指定する少額物品の電子入札案件（以下「少額電子入札案件」という。
）においては，前条の規定にかかわらず，ＩＤ／パスワードによる電子入札システムの利用を認めるものとする。少額電子入札案件の範囲については，別途定めるものとする。

２ 電子入札システム責任者は電子入札システム少額物品（ＩＤ／パスワード）利用申請書（別記第４号様式）を受理後，その申請者に固有のＩＤ／パスワードを付与してこれを通知するものとする。なお，ＩＤ／パスワードは，村において電子入札システムの運用上必要があると認めるときは，あらかじめ当該利用者に通知した上で，これを変更することができるものとする。
３ ＩＤ／パスワードを忘失し，又は紛失し，その再発行を求める者は，直ちに電子入札システム責任者に別記第５号様式により申請し，ＩＤ／パスワードの再発行を受けなければならない。
４ ＩＤ／パスワードの利用者が，電子証明書（ＩＣカード）の利用者登録を行った場合は，ＩＤ／パスワードを使用することはできないものとなり，当該利用者登録後の電子入札には電子証明書（ＩＣカード）を使用するものとする。
（電子入札システムの利用方法）
第７条 システム利用者は，コアシステムが正常に動作する電子計算機と電子証明書（ＩＣカード）又はＩＤ／パスワード（以下「ＩＣカード等」という。）を使用して，電子入札システムを利用するものとする。
２ システム利用者の使用する電子計算機及びＩＣカード等を使用して行った行為は，すべて当該利用者が行ったものとみなす。なお，複数の電子証明書（ＩＣカード）で利用者登録をしている場合，そのいずれかの電子証明書（ＩＣカード）を使用して行った行為もすべて当該利用者が行ったものとみなすものとする。
（電子入札システム利用の禁止事項）
第８条 次に掲げる行為は、禁止する。
(1) 他人の利用者登録番号又はＩＤ・パスワードを使用して電子入札システムを利用し、又は電子入札を行うこと。
(2) 前号に掲げるもののほか、電子入札システムを利用して村の入札手続を妨害する行為
２ 前項各号に掲げる行為を行った者の電子入札は、無効とする。
（案件登録）
第９条 契約担当者は、電子入札に付そうとするときは、電子入札システムに入札方式、調達の概要、手続の日時その他の必要な事項を登録するものとする。
２ 電子入札における日時は、電子入札システム上に表示される日付及び時刻を基準とし、入札書の受付開始日時から受付締切日時までの期間は、電子入札に参加するシステム利用者（以下「入札参加者」という。
）が入札書を提出するために必要な日数及び時間を考慮して定めるものとする。
（案件登録の日時変更等）
第１０条 契約担当者は、やむを得ない理由により登録した案件の日時等を変更し、又は電子入札を取り消す必要が生じたときは、直ちに電子入札システムに登録することにより、入札参加者に通知するものとする。ただし、第１４条に規定する紙入札により参加する者に対しては、電話、ファックス等の方法で通知する。
（システム障害時の対応）
第１１条 契約担当者は、電子計算機等の障害その他やむを得ない理由により、電子入札システムを使用できないときは、電子入札を中止し、紙入札に変更することができる。
２ 前項の場合においては、電話、ファックス等の方法で入札参加者に通知するものとする。
（入札書）
第１２条 電子入札においては、入札金額その他必要事項を記録した電磁的記録が村の電子入札に係る電子計算機に備えられたファイルに記録されたときに、村に入札書が到達したものとみなす。
２ 電子入札をした入札参加者は、電子入札システムから発行される入札書受付票により入札書が受け付けられたことを確認しなければならない。
３ 電子入札において提出された入札書は、書換え、引換え又は撤回することができない。ただし、契約担当者が特に認めたときは、この限りでない。
４ 電子入札をした入札参加者は、入札書の提出後に、当該電子入札に参加するために必要な条件を満たさなくなった場合又は当該電子入札に係る契約の相手方となることができない事情が発生した場合は、直ちに契約担当者に申し出なければならない。
（紙入札参加申請）
第１３条 入札参加者は，電子入札案件において，やむを得ない理由で電子入札できない場合には，契約担当者に紙入札参加申請書（別記第６号様式）を提出し，当該入札を紙入札の方法で行うことについて承認を求めるものとする。
２ 前項の申請は，原則として入札書提出締切の日の前日までに行わなければならないものとする。
３ 契約担当者は，第１項の規定により紙入札参加申請があった場合，その理由が妥当と認められる場合に限り紙入札による参加を承認するものとし，紙入札参加承認通知書（別記第６号様式）により当該入札参加者へ通知するものとする。
４ 紙入札参加承認後に，電子入札による入札書を提出した場合は，紙入札による入札書と電子入札による入札書の双方を無効とする。
（紙入札の方法）
第１４条 前条の規定により紙入札の方法で入札に参加することについて承認を受けた者（以下「紙入札参加者」という。）は、入札書受付締切日時までに、契約担当者が指定した場所で紙入札をしなければならない。
２ 前項の場合において、紙入札参加者は、入札書にくじ番号（任意の３桁の数字とする。）を記載しなければならない。くじ番号の記載が無い場合は，電子入札システムでランダムに生成した数字をくじ番号とする。
（添付書類）
第１５条 電子入札案件に電子入札の方法で参加する者が，工事費内訳書その他の添付書類を提出するときは，契約担当者が指定する電子データの形式で作成し，電子入札システムにおける添付ファイルとして契約担当者に送信するものとする。この添付書類に係る電子データの容量は，１メガバイトを超えないものとする。なお，ファイルの圧縮については認めないものとする。提出する電子データは，入札公告等で特に指定がない場合，次表のファイル形式によるものとする。
ファイル形式ＰＤＦファイル，ＸＰＳファイル
ファイルサイズが１メガバイトを超えるものは，電子入札システムにおける添付ファイルとして送信するのではなく，別記第８号様式の媒体提出届を添付し，契約担当者が指定する別の方法により提出するものとする。
なお，前条の規定により紙入札へ移行した入札参加者が提出する添付書類についても同様とする。
２ 前項の規定にかかわらず，契約担当者が特に書面によるべきことを指定した添付すべき書類があるときは，その書類を書面により作成の上，指定された期限までに持参し，又は契約担当者が指定する方法により提出するものとする。
３ 工事内訳書その他の添付書類を電子データとして提出するときは，ウイルスチェックソフトの定義ファイルを最新の状態にした上でウイルスチェックを行い，ウイルスの感染がないことを確認した上で送信するものとする。契約担当者は受信した添付ファイルにウイルス感染があることを発見した場合，当該ファイルを開封しないものとする。
４ 契約担当者は，前３項の書類に不備やウイルス感染があることを発見したときは，期限を定めて提出者に再提出を指示するものとする。この再提出期限までに再提出が行われなかった場合は，当該書類が提出されなかったものとみなす。
（入札の辞退）第１６条 入札参加者が電子入札を辞退しようとするときは、入札書受付締切日時までに、その旨を電子入札システムに登録しなければならない。ただし、紙入札参加者が紙入札を辞退しようとするときは、辞退届を提出しなければならない。
２ 入札書受付締切日時までに、村に入札書が到達しないときは、入札を辞退したものとみなす。
３ 提出された入札書については，書換え，引換え又は撤回をすることができないものとする。入札参加者
は，入札書の提出後に，当該入札に参加するために必要な条件を満たさなくなり，又は当該入札に係る契約の相手方となることができない事情が発生した場合は，直ちに契約担当者に申し出なければならないものとする。
（開札）第１７条 契約担当者は、開札の日時及び場所において、当該入札事務に関係のない職員を立ち会わせた上で、開札を行うものとし、入札参加者又は紙入札参加者のうち開札の立会いを希望する者に対しては、その機会を確保するよう配慮するものとする。
２ 開札は，予定価格調書及び紙入札の者の入札書を開封してその金額を電子入札システムに登録後，電子入札の者の入札書とあわせて一括で行うものとし，開札結果に応じて，次により処理を進める。
(1)落札対象者がある場合
開札の結果，落札対象者がある場合，契約担当者は落札者を決定し，落札を宣言するものとする。落
札結果については電子入札の参加者へは電子入札システムで，紙入札の参加者のうち開札に立ち会わない者へは電話又は FAX 等の方法で通知して手続を終了する。なお，落札となるべき同価の入札をした者が２人以上あるときは，契約担当者は，直ちに電子くじによるくじ引きを行い，落札者を決定するものとする。
(2)落札対象者がない場合
開札の結果，落札対象者がない場合，契約担当者は，当該案件の処理について，再度の入札（再々度の入札を含む。以下同じ。
）に付すか入札を打ち切るかを決定する。再度の入札に付すこととした場合，契約担当者は，入札システムに再度の入札書の提出締切日時を登録し，入札参加者（再度の入札に参加できない者を除く。）にその旨を通知した上で，再度の入札に係る処理を開始するものする。また，入札を打ち切ることとした場合で，電子入札システムを使った不落随契（令第１６７条の２第１項第８号の規定による随意契約をいう。）を行うときは，電子入札システムに必要事項を登録し入札参加者にその旨を通知した上で，不落随契に係る処理を開始し，それ以外の場合には，電子入札システムに当該案件を取止め登録して処理を終了するものとする。
３ 契約担当者は，開札日時までに入札参加資格を失った者が提出した入札書がある場合，当該入札書は開札しないまま破棄するものとする。
（開札状況の公表）
第１８条 契約担当者は，電子入札案件の処理状況を随時，入札参加者が電子入札システムから確認できるようにするものとする。
（契約）
第２０条 電子入札した者が落札した場合，落札決定後の契約手続については，従来の書面手続によるものとする。
（その他）
第２１条 この要領に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附 則（平成３０年３月１６日告示４号）
この告示は、平成３０年４月１日から施行する。

別記
様式第1号(第5条関係)電子入札用電子証明書(ICカード)届出書
年月日

三島村電子入札システム責任者 殿
住所：
商号又は名称：
代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：(登録印)
印

下記のとおり、電子入札システムで使用する電子証明書(ICカード)に関する情報を届け出ます。
記
1 電子証明書(ICカード)に関する情報
氏名：
住所：
電子証明書発行認証局名：
電子証明書(ICカード)番号：
電子証明書(ICカード)有効期限：
所属企業の住所：
所属企業の商号又は名称：
2 電子証明書の使用用途
三島村の実施する □ 建設工事
□ 建設委託□ 物品

案件への電子入札関連事務

3 添付書類□ ICカード登録証等の写し(1部)(届出担当者)
部署名：
担当者氏名：※代表者印または代表者から入札契約に関する権限の委任を受けている者の使用印を押印すること。

様式第2号(第5条関係)
電子入札用電子証明書(ICカード)変更等届出書年月日

三島村電子入札システム責任者 殿
住所：
商号又は名称：(登録印)
代表者氏名：
印
電話番号：(許可番号等)：
下記のとおり、電子入札システムで使用する電子証明書(ICカード)の(追加・変更・廃止)を届け出ます。
記
1 変更前又は廃止する電子証明書(ICカード)に関する情報
氏名：
住所：
電子証明書発行認証局名：
電子証明書(ICカード)番号：
電子証明書(ICカード)有効期限：
所属企業の住所：
所属企業の商号又は名称：2 変更後又は追加する電子証明書(ICカード)に関する情報
氏名：
住所：
電子証明書発行認証局名：
電子証明書(ICカード)番号：
電子証明書(ICカード)有効期限：
所属企業の住所：
所属企業の商号又は名称：
3 電子証明書の使用用途□ 物品 案件への電子入札関連事務
三島村の実施する □ 建設工事
□ 建設委託4 添付書類□ ICカード登録証等の写し(1部)(変更・追加の場合のみ)(届出担当者)
部署名：
担当者氏名：※代表者印または代表者から入札契約に関する権限の委任を受けている者の使用印を押印すること。

様式第3号(第5条関係)【取扱注意】
年月日(商号又は名称)(代表者氏名)様
三島村長印電子入札システム利用者登録番号通知書

このことについて、下記のとおり利用者登録番号を通知します。本通知を受領後、速やかに電子入札システムへの利用者登録処理を行ってください。
記種別(建設工事・工事委託)／(物品・役務)

利用者登録番号
商号

名称

注1
2
3
4

電子入札システムの運用時間は、平日の午前8時30分から午後5時までです。
電子証明書の内容に異動を生じた場合は、直ちに届け出てください。
新たに電子証明書を取得した場合も同様とします。
電子入札システム上で表示される商号名称は、共通規約第118条のとおり置き換えられた文字となる場合があります。
5 利用者登録番号の取扱には、十分注意してください。

（電子入札システム利用者登録の際の注意点）
資格審査情報検索の際に入力する商号名称は上記の商号名称を全て全角文字で入力してください。なお，“＿”は全角スペースです。

様式第4号(第6条関係)
電子入札システム少額物品等（ID・パスワード）利用申請書年月日

三島村電子入札システム責任者 殿
住所：
商号又は名称：
代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：(登録印)
印

物品調達において電子入札システムのID・パスワードを用いた入札への参加を希望しますので、電子入札システム利用のためのID・パスワードの発行を申請します。

※代表者印または代表者から入札契約に関する権限の委任を受けている者の使用印を押印すること。

【取扱注意】発注者処理欄
登 録 番 号
IDパスワード※電子入札システムの運用時間は，平日の午前８時３０分から午後８時までです。
※ＩＤ／パスワードを紛失等した場合は直ちに届け出て，ＩＤ／パスワードの再発行を受けてください。
※ＩＤパスワードの取扱いには十分注意してください。

様式第5号(第6条関係)
電子入札システム少額物品等（ID・パスワード）再発行申請書年月日

三島村電子入札システム責任者 殿
住所：
商号又は名称：
代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：(登録印)
印

電子入札システムＩＤ・パスワードの再発行を申請します。

（再発行の理由）※代表者印または代表者から入札契約に関する権限の委任を受けている者の使用印を押印すること。

【取扱注意】発注者処理欄
登 録 番 号
IDパスワード※新しいＩＤパスワードで利用者登録を行ってください。
※以前のＩＤパスワードは利用不可になります。

様式第6号(第13条関係)
紙入札参加承認申請書
年(契約担当者)
三島村長

月日

様
住所：
商号又は名称：
代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：(登録印)
印

下記の入札は、電子入札の対象ではありますが、今回は都合により、電子入札システムを利用しての参加ができないため、書面により入札書を提出したいので、承認してくださるようお願いします。
記
1 入札名(開札予定日時：年月日時分)

2 電子入札システムでの参加ができない理由――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
平成年月

紙入札参加承認通知書（商号又は名称）（代表者氏名）様（契約担当者）
三島村長

上記について承認します。

印□日

第７号様式（第５条関係）
委任状（電子入札）
平成年月日（契約担当者） 殿
住所：
商号又は名称：(登録印)

代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：
下記のとおり，電子入札案件への参加において，代理人を定め次の権限を委任します。
記
１ 電子入札案件名

２ 受任者（電子証明書（ＩＣカード）に関する情報）
氏名：
住所：
電子証明書（ＩＣカード）発行認証局名：
電子証明書（ＩＣカード）番号：
電子証明書（ＩＣカード）有効期限：
所属企業の住所：
所属企業の商号又は名称：
３ 委任事項
見積及び入札に関すること印

第8号様式(第15条関係)
媒体提出届
年月日

(契約担当者) 殿

住所：
商号又は名称：
代表者氏名：
電話番号：(許可番号等)：
下記案件の資料を、紙・電子媒体(CD―R等)で提出します。

1 入札名

2 提出方法及び書類名(1) 提出方法(郵送・持参)(2) 提出書類名及び媒体種別

注1 媒体種別には、紙・電子媒体(CD―R等)の別を記載してください。
2 提出方法には、郵送、持参等の別を記載してください。

(登録印)
印