独立行政法人交通安全環境研究所法人文書管理規則（平成２３年４月１日

研究所規程第７号）

目次
第１章

総則（第１条－第２条）

第２章

管理体制（第３条－第７条）

第３章作成（第８条－第１０条）

第４章

整理（第１１条－第１３条）

第５章

保存（第１４条－第１５条）

第６章

法人文書ファイル管理簿（第１６条－第１７条）

第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（第１８条－第２０条）

第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（第２１条－第２３条）

第９章

研修（第２４条－第２５条）

第１０章

補則（第２６条－第２９条）

附則
第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、独立行政法人交通安全環境研究所（以下「研究所」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条
(1)

この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
｢法人文書｣とは、研究所の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、研究所の職員が組織的に用いるものとして、研究所が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
(2)｢法人文書ファイル等｣とは、研究所における能率的な事務又は事業の処理及び法人
文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。

(3)｢法人文書ファイル管理簿｣とは、研究所における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、

1

保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4)｢研究領域等｣とは、次に掲げるものをいう。
総務課
企画室
環境研究領域
自動車安全研究領域
交通システム研究領域
リコール技術検証部
自動車審査部
自動車審査部自動車試験場

第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条

研究所に総括文書管理者１名を置く。

２

総括文書管理者は、理事をもって充てる。

３

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条

研究所に副総括文書管理者１名を置く。

２

副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。

３

副総括文書管理者は、第３条第３項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）
第５条

所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を研究領域等の長をもって充てる。
２

文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定

2

(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「保存期間基準」という。）の作成
等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
３

文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。

４

文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

（監査責任者）
第６条

研究所に監査責任者１名を置く。

２

監査責任者は、監事をもって充てる。

３

監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

（職員の責務）
第７条

職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章

作成（文書主義の原則）
第８条

職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、研究所における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに研究所の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事
案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第９条

別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１０条

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
２

文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

3

第４章

整理

（職員の整理義務）
第１１条

職員は、第１２条及び第１３条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第１２条

法人文書ファイル等は、研究所の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１３条

文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間基準を定めなければならない。

２

第１１条第１号の保存期間の設定については、保存期間基準に従い、行うものとする。

３

保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。

４

第１１条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成
取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

５

第１１条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

６

第１１条３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その
日とする。

７

第４項及び第６項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用し
ない。

4

第５章

保存

（法人文書ファイル保存要領）
第１４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２

保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) 集中管理の推進に関する方針(5) その他適切な保存を確保するための措置

（保存）
第１５条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書

ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第６章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１６条

総括文書管理者は、研究所の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

（法人文書ファイル管理簿への記載）
第１７条

文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期

間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書フ5ァイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）
第１８条

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

第１７条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。

３

総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

（移管又は廃棄）第１９条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書フ

ァイル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

（保存期間の延長）
第２０条

文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、１の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当
該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 開示請求があったもの 開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間
２

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、

6

一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
３ 文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２１条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

（紛失等への対応）
第２２条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、

直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。

（管理状況の報告等）
第２３条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章

研修（研修の実施）第２４条

総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２５条

文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第１０章

補則

（法人文書管理規則の閲覧）
第２６条

この規則は、閲覧場所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

7

（文書の受付等の取扱い）
第２７条

文書の受付、配布、起案、施行、貸出し及び秘密文書の取扱い等については、

独立行政法人交通安全環境研究所法人文書取扱規則（平成２３年研究所規程第８号）等の定めるところによる。
（法令等に基づく特別の定め）
第２８条

法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（細則）
第２９条
附

この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
則１

この規則は、平成２３年４月１日から施行する。

２

独立行政法人交通安全環境研究所文書管理規程（平成１３年研究所規程第１２号）は
廃止する。

8

別表第１ 法人文書の保存期間基準
事項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類
型

保存期間 具体例

交通安全環境研究所の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改 組織の存立 設立又は改廃に係る登記、財産 無期限
廃及びその に関する重 的基礎に関する文書
経緯
要な経緯
2 規程の制定
又は改廃及
びその経緯

（１）立案の検 ① 立案基礎文書
討

３０年② 立案の検討に関する調査研
究文書③ 立案の検討に関する審議会
等文書（２）関係機関 関係機関協議文書
への協議（３）制定又は 制定又は改廃のための決裁文
改廃書（４）国土交通 国土交通大臣への届出に関す大臣への届 る文書
出（５）公表
公表に関する文書
3 法令の規定 独立行政法 ① 立案基礎文書
１０年に基づく国土 人通則法そ交通大臣の の他の法令
許可、承認の の規定による ② 立案の検討に関する調査研
求め、届出等 国土交通大 究文書
及びその経 臣の認可、承緯認の求め、届 ③ 評価委員会に意見聴取のた出等に関す めの資料として提出された文る立案の検 書、評価委員会における議事が討その他の 記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程
経緯が記録された文書④ 許可、承認の求め、届出等を行うための決裁文書及び提出された文書⑤ 公表に関する文書
4 業務運営の 業務運営の ① 立案基礎文書
１０年
方針・計画等 方針・計画等の審議及び の審議及び決定又は了 決定又は了 ② 立案の検討に関する調査研解（他の項に 解に関する 究文書
掲げるものを 立案の検討除く。）
その他重要 ③ 所議に検討のため資料として提出された文書
な経緯④ 決定又は了解の内容が記録された文書・登記書・固有財産台帳
・資本金台帳・庁舎図面
・承継計画書
・業務方針
・業務計画
・理事長指示・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申等
・協議案
・関係機関からの質問・意見・関係機関への回答
・規程案、達案
・理由、新旧対照条文、
参照条文
・届出書
・公表書
・中期目標
・業務方針
・理事長指示・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・意見・業務方法書案
・中期計画案
・年度計画案
・届出案
・報告案
公表書
・業務方針
・業務計画
・理事長指示・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・配付資料
・議事概要・要旨
・決定・了解文書

5 運営費交付 （１）運営費交 運営費交付金、施設費の要求に １０年
金、施設費及 付金等の要 関する文書
び会計検査 求に関するに関する事 重要な経緯
項（３の項に （２）会計検査 ① 会計検査院に提出又は送付 ５年
掲げるものを に関する重 した計算書及び証拠書類
除く。）
要な経緯
② 会計検査院の検査を受け結果に関する文書

・執行状況調査
・要求書
・計算書
・証拠書類
(※会計検査院保有のものを除く。）
・意見又は処置要求(※会計検査院保有のものを除く。）

交通安全環境研究所における職員の人事に関する事項
・外国・自治体・民間企
6 職員の人事 （１）職員の研 ① 計画の立案に関する調査研 ３年
業の状況調査に関する事 修の実施に 究文書
・関係団体・関係者のヒ項（１の項か 関する計画
アリング
ら５の項まで の立案の検・計画案に掲げるもの 討その他の ② 計画を制定又は改廃するたを除く。）
職員の研修 めの決裁文書
・実績に関する重 ③ 職員の研修の実施状況が記録された文書
要な経緯（２）職員の兼 職員の兼業の許可の申請書及 ３年・申請書
業の許可に び当該申請に対する許可に関す・承認書関する重要 る文書
な経緯
（３）退職手当 退職手当の支給に関する決定 支給制限 ・調書の支給に関 の内容が記録された文書及び その他のする重要な 当該決定に至る過程が記録され 支給に関
経緯
た文書
する処分
を行うこと
ができる
期間又は
５年のい
ずれか長
い期間
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
・開催経緯
7 個人の権利 （１）行政手続 ①立案の検討に関する審議会 １０年
・諮問
義務の得喪 法(平成５年 等文書
・議事概要・議事録
及びその経 法律第８８・配付資料号）第５条第緯・中間答申、最終答申、１項の審査基
中間報告、最終報告、建準、第１２条議、提言
第１項の処分・外国・自治体・民間企基準、法第６ ②立案の検討に関する調査研
業の状況調査条の標準的 究文書
・関係団体・関係者のヒ
な期間に関
アリング
する立案の
・審査基準案・処分基準
検討その他 ③行政手続法第５条第１項の審案の重要な経 査基準、第１２条第１項の処分基準を定めるための決裁文書
緯④行政手続法第６条の標準的な・標準処理期間案
期間を定めるための決裁文書（２）行政手続 許認可等をするための決裁文書 許認可等 ・審査案
法第２条第３ その他許認可等に至る過程が の効力が ・理由
号の許認可 記録された文書
消滅する等（以下「許日に係る認可等」とい特定日以う。）に関する
後５年
重要な経緯

（３）行政手続 不利益処分をするための決裁文 ５年・処分案
法第２条第４ 書その他当該処分に至る過程
・理由
号の不利益 が記録された文書
処分（以下
「不利益処
分」という。）
に関する重要な経緯（４）異議申立 ① 異議申立書又は口頭による 裁決、決 ・異議申立書てに関する審 異議申立てにおける陳述の内容 定その他 ・録取書
議会等にお を録取した文書の処分がける検討そ ② 審議会等文書される日 ・諮問の他の重要に係る特 ・議事概要・議事録
な経緯
定日以後 ・配付資料
・答申、建議、意見
１０年③ 裁決、決定その他の処分を・弁明書するための決裁文書その他当・反論書
該処分に至る過程が記録された・意見書
文書④ 裁決書又は決定書・裁決・決定書（５）独立行政 ① 訴訟の提起に関する文書
訴訟が終 ・訴状
法人交通安結する日 ・期日呼出状
全環境研究 ② 訴訟における主張又は立証 に係る特 ・答弁書
所を当事者と に関する文書
定日以後 ・準備書面
・各種申立書
する訴訟の
１０年
・口頭弁論
提起その他
・証人等調書
の訴訟に関
・書証
する重要な
③ 判決書又は和解調書
・判決書
経緯
・和解調書
・開催経緯
8 法人の権利 （１）行政手続 ① 立案の検討に関する審議会 １０年
・諮問
義務の得喪 法第５条第１ 等文書
・議事概要・議事録
及びその経 項ロの審査・配付資料
緯基準、第１２
・中間答申、最終答申、条第１項の処
中間報告、最終報告、建分基準、同法議、提言
第６条の標準・外国・自治体・民間企的な期間に ② 立案の検討に関する調査研
業の状況調査関する立案 究文書
・関係団体・関係者のヒ
の検討その
アリング
他の重要な
③ 行政手続法第５条第１項の・審査基準案・処分基準
経緯審査基準、第１２条第１項の処案
分基準を定めるための決裁文書④ 行政手続法第６条の標準的・標準処理期間案
な期間を定めるための決裁文書（２）許認可等 許認可等をするための決裁文書 許認可等 ・審査案
に関する重 その他許認可等に至る過程が の効力が ・理由
要な経緯記録された文書
消滅する
日に係る
特定日以
後５年
（３）不利益処 不利益処分をするための決裁文 ５年・処分案
分に関する 書その他当該処分に至る過程
・理由
重要な経緯 が記録された文書

（４）異議申立 ① 異議申立書又は口頭による 裁決、決 ・異議申立書てに関する審 異議申立てにおける陳述の内容 定その他 ・録取書の処分が議会等にお を録取した文書
される日 ・諮問
ける検討そ ② 審議会等文書に係る特 ・議事概要・議事録の他の重要定日以後 ・配付資料
な経緯
・答申、建議、意見
１０年③ 裁決、決定その他の処分を・弁明書するための決裁文書その他当・反論書
該処分に至る過程が記録された・意見書
文書④ 裁決書又は決定書・裁決・決定書
訴訟が終 ・訴状（５）独立行政 ① 訴訟の提起に関する文書
結する日 ・期日呼出状
法人交通安
全環境研究 ② 訴訟における主張又は立証 に係る特 ・答弁書
定日以後 ・準備書面
所を当事者と に関する文書
・各種申立書
１０年
する訴訟の
・口頭弁論
提起その他
・証人等調書
の訴訟に関
・書証
する重要な
③ 判決書又は和解調書
・判決書
経緯
・和解調書
その他の事項
9 栄典又は表
彰に関する事項

栄典又は表 栄典又は表彰の授与又ははく奪 １０年
彰の授与又 のための決裁文書及び伝達のははく奪の重 文書
要な経緯
10 国会における 国会審議（１ 国会審議文書
１０年
審議等に関 の項から９のする事項
項に掲げるものを除く。）
文書の管理 ① 法人文書ファイル管理簿そ 常用の他の業務に常時利用するもの
等として継続的に保存すべき法人
文書② 取得した文書の管理を行う ５年
ための帳簿③ 決裁文書の管理を行うため ３０年の帳簿④ 法人文書ファイル等の移管 ３０年
又は廃棄の状況が記録された帳簿
12 法令、閣議そ 法令、閣議そ 法令、閣議その他の事項に関す １０年の他の事項 の他の事項 る関係機関、地方公共団体とのに関する関 に関する関 協議又は調整に関する文書
係機関、地方 係機関、地方公共団体と 公共団体との協議又は の協議又は調整に関す 調整及びそる事項（１の の経緯
項から１１の項までに掲げるものを除く。）
11 文書の管理
等に関する
事項

・選考基準

・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録・法人文書ファイル管理
簿

・受付簿
・決裁簿
・移管・廃棄簿・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事録
・配付資料
・報告書

備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
１ 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書
２ 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会
その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
３ 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
４ 決裁文書 独立行政法人交通安全環境研究所の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を交通安全環境研究所の意思として決定し、又は確認した法人
文書
５ 関係機関協議文書 他の機関（国の機関、独立行政法人等及び国際機関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
６ 国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
７ 特定日 第１３条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
二 運営費交付金等及び会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
三 職員の人事に関する事項について、人事院規則の規定により保存年限の定めがあるものは、人事院規則の規定による。
四 本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、交通安全環境研究所における重要な経緯が記録された文書である。
五 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する研究領域等に適用するものとする。
六 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

別表第２ 保存期間満了時の措置の設定基準
１ 基本的考え方
法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る
過程及び事務・事業の実績を合理的に跡づけ、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
２ 具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の（１）～（２）に沿って行う。
（１） 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、
次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。
事項

業務の区分
当該業務に係る法人文書の類型
交通安全環境研究所の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改 組織の存立に関する重要な経緯
移管
廃及びその
経緯
（１）立案の検討
廃棄（２）関係機関への協議（３）制定又は改廃（４）国土交通大臣への届出（５）公表
3 法令の規定 独立行政法人通則法その他の法令の規定 廃棄に基づく国土 による国土交通大臣の認可、承認の求め、交通大臣の 届出等に関する立案の検討その他の経緯
許可、承認の求め、届出等及びその経緯4 業務運営の 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又 廃棄方針・計画等 は了解に関する立案の検討その他重要な経の審議及び 緯（他の項に掲げるものを除く。）
決定又は了解
5 運営費交付 （１）運営費交付金等の要求に関する重要な 廃棄金、施設費及 経緯※別表第１の備考二に掲げるもび会計検査 （２）会計検査に関する重要な経緯のも同様とする。
に関する事
項
交通安全環境研究所における職員の人事に関する事項
6 職員の人事 （１）職員の研修の実施に関する計画の立案 廃棄に関する事 の検討その他の職員の研修に関する重要な ※別表第１の備考三に掲げるも経緯項のも同様とする。
（２）職員の兼業の許可に関する重要な経緯（３）退職手当の支給に関する重要な経緯
2 規程の制定
又は改廃及
びその経緯

個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
7 個人の権利 （１）行政手続法第５条第１項の審査基準、第 移管
義務の得喪 １２条第１項の処分基準及び同法第６条の標及びその経 準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯
緯（２）許認可等に関する重要な経緯
廃棄（３）不利益処分に関する重要な経緯（４）異議申立てに関する審議会等における 廃棄検討その他の重要な経緯
ただし、以下については移管（５）独立行政法人交通安全環境研究所を当 ・法令の解釈やその後の政策立事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関す 案等に大きな影響を与えた事件
る重要な経緯に関するもの8 法人の権利 （１）行政手続法第５条第１項の審査基準、第 移管
義務の得喪 １２条第１項の処分基準及び同法第６条の標及びその経 準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯
緯（２）許認可等に関する重要な経緯
廃棄（３）不利益処分に関する重要な経緯（４）異議申立てに関する審議会等における 廃棄検討その他の重要な経緯
ただし、以下については移管（５）独立行政法人交通安全環境研究所を当 ・法令の解釈やその後の政策立事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関す 案等に大きな影響を与えた事件
る重要な経緯に関するものその他の事項
9 栄典又は表 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経 廃棄
彰に関する 緯事項
10 国会における 国会審議（１の項から９の項に掲げるものを 廃棄審議等に関 除く。）
する事項
11 文書の管理 文書の管理等
廃棄
等に関する
事項
12 法令、閣議そ 法令、閣議その他の事項に関する関係機
廃棄の他の事項 関、地方公共団体との協議又は調整及びそに関する関 の経緯（１の項から１１の項までに掲げるもの
係機関、地方 を除く。）
公共団体と
の協議又は
調整に関す
注
①「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
②「廃棄」とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有す
べき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
③移管については、当該業務を主管する研究領域等の文書管理者において行うものとする。
（２） 上記に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。