答申第８７号

平成 20 年 10 月８日
兵庫県知事

井戸敏三

様
個人情報保護審議会会長

山下淳

保有個人情報の不開示決定に係る異議申立てに対する決定について（答申）平成 20 年５月２日付け諮問第 10 号で諮問のあった下記の保有個人情報に係る標記のことについて、別紙のとおり答申します。
記１

異議申立人に係る措置入院（平成５年○月○日決定）に関する入院通知書
その他措置入院開始から措置解除に至るまでの一切の資料

２

異議申立人に係る医療保護入院（平成９年○月○日決定）に関する医療保護入院者入院届その他入院開始から退院に至るまでの一切の資料

答第１申審議会の結論①異議申立人（以下「申立人」という。）に係る措置入院（平成５年○月○日決定）に関する入院通知書その他措置入院開始から措置解除に至るまでの一切の資料（以下「第一文書」という。）、②医療保護入院（平成９年○月○日決定）に関する医療保護入院者入院届その他入院開始から退院に至るまでの一切の資料（以下「第二文書」という。また、第一文書と第二文書を併せて「本件公文書」という。）に記載された開示請求者本人に係る保有個人情報（以下「本件保有個人情報」という。）について、兵庫県知事（以下「実施機関」という。）が行った不開示決定は、妥当である。

第２１

異議申立人の主張の要旨
異議申立ての趣旨
本件異議申立ての趣旨は、個人情報の保護に関する条例第 14 条の規定に基づく本件保有個人情報の開示請求に対し、実施機関が平成 20 年２月 21日付けで行った不開示決定（以下「本件処分」という。）について、その取消しを求めるものである。

２

異議申立ての理由
申立人が異議申立書及び口頭による意見陳述において述べている異議申立ての理由は、次のように要約される。
(1) 申立人は、平成 10 年以降、兵庫県に対して、平成５年度に行われた自己の措置入院に係る情報を開示するよう何度も求めたが、兵庫県の担当課は、当該公文書は５年で廃棄したから残っていない旨繰り返し回答していた。
しかし、申立人が平成 15 年度に自己に係る措置入院診断書（第一文書の一部）の開示請求を行ったところ、それまで何度も廃棄済みであると説明を受けていたにもかかわらず、平成 15 年７月 14 日付けで部分開示決定された経緯がある。
(2) 本件処分は、請求に係る保有個人情報が記録された公文書は廃棄済みであるから開示できないというものである。
しかし、上記(1)の経緯から、本件公文書が存在している可能性は極めて高く、実施機関の主張は極めて疑わしい。
(3) よって、本件処分は、存在するはずの保有個人情報について不存在と決定したものであるから、取り消されるべきである。
1

第３

実施機関の説明の要旨
実施機関が意見書及び口頭による理由説明において主張している内容は、次のように要約される。
(1) 申立人に係る措置入院について、平成 10 年に個人情報開示請求が行われた事実はない。また、同年に申立人から口頭で情報提供の要請がなされたかについては確認できない。ただし、平成 13 年に第一文書について申立人から口頭で情報提供の要請があり、廃棄済みである旨口頭で説明したことはある。
(2) 第一文書のうち措置入院診断書について、平成 15 年７月 14 日付けで部分開示決定を行った経緯は次のとおりである。
ア

平成 10 年４月に県庁の組織改編があり、措置入院に関する業務を担当していた精神保健福祉係が保健部地域保健課から福祉部障害福祉課に移管された（組織名はいずれも平成９年度）。これに伴い、同係が所管する公文書を障害福祉課に割り当てられた県庁内の書庫に移動した。

イ

障害福祉課は、毎年度、保存期間が満了した公文書を廃棄しているが、申立人の再三の依頼もあり、平成 10 年度の組織改編以前に旧保健部地域保健課に割り当てられていた書庫を平成 15 年度に改めて整理したとこ
ろ、第一文書のうち措置入院診断書を含む一部の公文書が移動されずに残っていたことが判明した。
その後、申立人から平成 15 年６月 30 日に第一文書のうち措置入院診断書の開示請求がなされたので、実施機関は、同年７月 14 日付けで部分開示決定を行った。

ウ

平成 20 年２月４日に本件開示請求がなされた。実施機関は、本件公文書について、いずれも保存期間が満了していることから廃棄済みであり、本件保有個人情報は不存在であるとの不開示決定（本件処分）を行った。
ただし、平成 15 年７月 14 日付け部分開示決定（上記イ）の決裁文書の保存期間は本件開示請求の時点で満了していなかったことから、その決裁文書に添付されていた措置入院診断書の写し（第一文書の一部）について、本件処分と同日付けで開示決定した。

(3) 本件異議申立ての主旨は、「平成 15 年度に措置入院診断書の写しが開示された経緯からみて、本件公文書は廃棄済みとは言っても、よく調査すれば見つかるはず」というものであると理解できる。
このため、障害福祉課は、本件異議申立て後、同課の書庫及び旧保健部地域保健課に割り当てられていた書庫を重点的に調査確認したが、本件公文書は存在しなかった。
2

(4) 以上のとおり、本件保有個人情報の不存在を理由とする不開示決定は、妥当である。
第４審議会の判断
当審議会は、申立人の主張、実施機関の説明及び審議会提出資料等を精査した結果、次のように判断する。
１

本件保有個人情報が記録されている公文書と保存期間(1) 第一文書（措置入院関係）申立人に係る措置入院（平成５年○月○日決定）について、通常の事務の流れから考えて、措置入院開始から措置解除に至るまでの間に、次の公文書が作成又は取得され、また、次に掲げる区分により編綴されていたものと認めることができる。
編綴ファイル名

公文書の名称作成又は取得の年月日

精 神 保 健 診察 及 診察通知書

平成５年○月○日作成

び 措 置 入 院決 定 措置入院診断書

平成５年○月○日取得書

措置入院決定告知文

平成５年○月○日作成〔平成５年度〕

入院通知書

平成５年○月○日作成

費用徴収決定費用徴収額決定通知

平成５年○月○日から平成６〔平成５年度〕

年○月○日までの間に作成

措 置 入 院 患者 定 定期病状報告

平成５年○月○日から平成６期病状報告

年○月○日までの間に取得〔平成５年度〕
措置症状消退届

措置入院症状消退届〔平成５年度〕

平成５年○月○日から平成６年○月○日までの間に取得

入院措置解除通知平成６年○月○日作成(2) 第二文書（医療保護入院関係）
ア

申立人に係る医療保護入院（平成９年○月○日決定）について、通常の事務の流れから考えて、入院開始から退院に至るまでの間に、次の公文書が取得され、また、次に掲げる区分により編綴されていたものと認めることができる。

編綴ファイル名

公文書の名称取得の年月日医 療 保 護 入退 院 医療保護入院者入院届

平成９年○月○日

届

平成９年○月○日

医療保護入院者退院届〔平成９年度〕
3イなお、医療保護入院においては、入院した日の翌月から起算して 12箇月目に保健所長に定期病状報告書が提出される制度になっているが（精神保健及び精神障害者福祉に関する法律施行規則第 20 条第３項）、申立人の入院期間が約２箇月間だったことからすると、そもそも医療機関は当該文書を作成しておらず、保健所長に提出していないものと認めることができる。

(3) 本件公文書の保存及び廃棄ア

障害福祉課は、措置入院及び医療保護入院に関して作成又は取得した公文書について、完結後１年間は同課の執務室内で保存し、その後健康福祉部書庫（同課割り当て箇所）で保存しているが、この扱いは本件公文書が作成又は取得された当時から現在に至るまで変わっていない。また、障害福祉課は、毎年度、書庫を整理して保存期間が満了した公文書を順次廃棄している。
なお、個人情報を含む公文書については溶解処分している。

イ

障害福祉課は、文書管理規則等の規定に基づき、本件公文書の保存期間を、第一文書のうち定期病状報告及び入院措置解除通知については３年、その他の公文書については５年、第二文書についてはすべて３年と定めている。このことからすると、本件公文書の保存期間満了日は、一番遅いものでも平成 13 年３月末であって、本件開示請求の時点（平成 20 年２月４日）ではすべての公文書について保存期間が満了しており、通常であれば、それぞれの保存期間満了時に廃棄されているものと考えることができる。
しかし、実際に本件公文書がいつ廃棄されたのかは、いずれも手がかりになる記録が残っていないため、不明である。

２

平成 15 年の開示請求の経緯
当審議会は、実施機関の説明及び平成 15 年６月 20 日に障害福祉課が作成した応対記録（申立人からの情報開示の要請とこれへの対応等について記録されたもの。）の提示を受けて記載内容を確認し、平成 15 年の開示請
求の事実経過について、次のように認定した。
(1) 申立人は、少なくとも平成 13 年頃から複数回障害福祉課を訪れ、第一文書の開示を口頭で要請し、保存期間が満了して廃棄済みであるとの説明を同課から受けていた。
(2) 平成 10 年４月に県庁の組織改編があり、旧保健部と旧福祉部が統合されて健康福祉部とされた。このとき、措置入院及び医療保護入院に係る事務を担当していた精神保健福祉係が、旧保健部地域保健課から旧福祉4

部障害福祉課（平成 10 年４月からの名称は、健康福祉部障害福祉課）に旧の部をまたいで移管された。
旧保健部と旧福祉部はそれぞれ別の書庫で公文書を保存していたため、精神保健福祉係に係る公文書を旧保健部の書庫から旧福祉部の書庫に移動した。
しかし、平成 15 年４月に障害福祉課の職員が改めて旧保健部の書庫（旧地域保健課割り当て箇所）を整理、確認したところ、平成５年度の「精神保健診察及び措置入院決定書」ファイル（申立人に係る措置入院診断書等の公文書が編綴されている。）及び他の何冊かのファイルが移動されず旧保健部の書庫（旧地域保健課割り当て箇所）に残っていたことが判明した。
(3) 申立人は、平成 15 年６月 30 日に、申立人に係る平成 15 年の措置入院診断書の開示請求を行った。
実施機関（障害福祉課）は、平成５年度の「精神保健診察及び措置入院決定書」ファイルに綴られていた措置入院診断書（第一文書の一部）について、平成 15 年７月 14 日付けで部分開示を決定し、開示した。
(4) このファイルには、申立人に係る措置入院診断書のほか診察通知書、措置入院決定告知文及び入院通知書も一緒に編綴されていたと考えられる。
これらの公文書がいつ廃棄されたのかを直接に示す記録は残っていな
いが、平成 15 年６月 20 日付け応対記録（障害福祉課作成）には、措置入院診断書について「今回の公表後直ちに廃棄することとする。」と記載されていることが認められる。
３

本件保有個人情報の不存在(1) 本件公文書は、いずれも廃棄に関する決定の記録が残されていないた
め、廃棄した日を特定することはできない。
また、申立人が指摘するように、廃棄済みと説明されていた公文書が平成 15 年に開示されたことは事実であり、この経緯からして、本件処分について申立人が疑念を持つことも当然である。
(2) しかし、前記応対記録の記載により、少なくとも平成５年度の「精神保健診察及び措置入院決定書」ファイルに綴られていた４件の公文書については、平成 15 年７月頃に廃棄されたであろうと考えることができる。
(3) その他の公文書については、①一番遅いものでも平成 13 年３月末には保存期間が満了していること、②障害福祉課は、定期的に書庫を整理して保存期間が満了した公文書を廃棄しており、平成５年度の「精神保健5診察及び措置入院決定書」ファイルの廃棄漏れは例外的な事象と考えられること、③同課は、平成 15 年度当時の経過を踏まえて、本件開示請求時のみならず、本件異議申立て後にも、同課が現に管理する区域だけではなく旧地域保健課割り当て書庫も探したが、本件公文書は見つからなかったことを併せ考えると、当審議会としては、本件公文書はいずれも、遅くとも「精神保健診察及び措置入院決定書」ファイルが廃棄されたと認められる時期（平成 15 年７月頃）までには廃棄されたものと考えざるを得ない。
(4) なお、医療保護入院の定期病状報告書については、前記１(2)イのことからすると、実施機関は取得していないものと考えることができる。
(5) よって、本件保有個人情報の不存在を理由とする本件処分は結論において妥当であると判断する。
４

結論
以上のことから、「第１審議会の結論」のとおり判断する。

なお、とりわけセンシティブ情報を含む公文書については適切に管理し、かつ、公文書がいつ廃棄されたのか後日確認できるよう記録を残すことが望まれる。

6（参考）
審年月

議の日

経過経

２

過

Ｈ２０．

５．

・諮問書の受領

Ｈ２０．

５．２２

・実施機関から意見書を受領

Ｈ２０．

７．１５

・実施機関の職員から意見聴取（第 101 回審議会）
Ｈ２０．

８．１９

・異議申立人から意見聴取（第 102 回審議会）

・審議

Ｈ２０．

９．２９

・審議

（第 103 回審議会）

・答申

7