特定個人情報取扱規則
制定 平成 27 年 12 月 15 日

第1章

総 則

(目的)
第 1 条 この規則は、当法人が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。)、「個人情報の保護に関する法律」(平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。) 及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、当法人の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。
(定義)
第 2 条 当法人が制定する「特定個人情報取扱規則」に掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規則における用語は、他に特段の定めのない限り番号法、その他の関係法令の定めに従う。
(1) 個人情報
個人情報保護法第 2 条第 1 項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの (他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。) をいう。
(2) 個人番号
番号法第 7 条第 1 項又は第 2 項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう (番号法第 2 条第 6 項及び第 7 項、第 8 条並びに第 67 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3 項まで及び第 5 項における個人番号)。
(3) 特定個人情報
個人番号 (個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号、その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第 7 条第 1 項及び第 2 項、第 8条並びに第 67 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3 項まで及び第 5 項を除く。) をその内容に含む個人情報をいう。
(4) 特定個人情報等
個人番号及び個人情報を合わせたものをいう。
(5) 個人情報ファイル
特定個人情報ファイルであって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
(6) 特定個人情報ファイル
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(7) 特定個人情報
特定個人情報ファイルを構成する個人情報をいう。

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(8) 保有個人情報
個人情報取扱事業者 [項番(11)] が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は 6 か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
(9) 個人番号関係事務
番号法第 9 条第 3 項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(10) 個人番号関係事務実施者
個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(11) 個人情報取扱事業者
特定個人情報ファイルを事業の用に供している者 (国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。) であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数 (個人情報保護法施行令で定める者を除く。) の合計が過去 6 カ月以内のいずれの日においても 5,000 を超えない者以外の者をいう。
(12) 役職員
当法人の組織内にあって直接又は間接に当法人の指揮監督を受けて当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者 (正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等) のみならず、当法人との間の雇用関係にない者 (理事、監事、運営委員、派遣社員等) を含む。
(13) 事務取扱担当者
当法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
(事務の範囲)第 3 条 当法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。
・給与所得、退職所得の源泉徴収票作成事務
役職員に係る個人番号関係事務・雇用保険届出事務・健康保険、厚生年金保険届出事務
・報酬、料金等の支払調書作成事務

役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

・不動産の使用料等の支払調書作成事務(特定個人情報等の範囲)
第 4 条 前条における当法人が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
(1) 役職員又は役職員以外の個人から、番号法第 16 条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類 (番号カード、通知カード、身元確認書類等) 及びこれらの写し

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(2) 当法人が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え(3) 当法人が法定調書を作成する上で役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等(4) その他個人番号と関連付けて保存される情報
2 第 1 項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第 2 章 安全管理措置(組織体制)
第 5 条 当法人は、理事長が指名する者を事務取扱担当者とする。
2 事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。
3 事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
4 事務取扱担当者が変更になる場合、理事長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対し確実に引継ぎを行わせるものとする。理事長はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。
(事務取扱担当者の監督)
第 6 条 当法人は、特定個人情報等が本規則に基づき適正に扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
(教育・研修)第 7 条 当法人は、本規則に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規則を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
2 事務取扱担当者は、事務取扱担当者が主催する本規則を遵守させるための教育を受けなければならない。
3 当法人は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に織り込むものとする。
(取扱状況・運用状況の記録)
第 8 条 事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱状況を別紙様式のチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
(1) 特定個人情報等の入手日(2) 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日(3) 源泉徴収票等の本人への交付日(4) 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政期間等への提出日(5) 特定個人情報等の廃棄日(情報漏洩等への対応)
第 9 条 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、理事長に直ちに報告する。

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(取扱状況の確認)
第 10 条

理事長は、特定個人情報等の取扱状況について、毎年、確認を行うものとする。

(電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止)
第 11 条特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。

(1) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合(2) 行政機関等への法定調書の提出等、当法人が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)
第 12 条

理事長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

(アクセス制御・アクセス者の識別と認証)
第 13 条

当法人における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。

(1) 特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
(2) 機器に標準装備されているユーザー制御機能 (ユーザーアカウント制御) により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
(外部からの不正アクセス等の防止)
第 14 条当法人は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。

(1) 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法(2) 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等 (ウィルス対策ソフトウェア等) を導入する方法(3) 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法(4) 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法(5) ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法

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(情報漏洩等の防止)
第 15 条当法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏洩等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等を防止するものとする。

(1) 通信経路における情報漏洩等の防止策

通信経路の暗号化(2) 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏洩等の防止策

データの暗号化又はパスワードによる保護

第 3 章 特定個人情報等の取得・利用(特定個人情報の適正な取得)
第 16 条当法人は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

(特定個人情報の利用目的)
第 17 条当法人が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第 3 条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)
第 18 条当法人は、特定個人情報を取得した場合は、予めその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において、「通知」の方法は、原則として書面 (電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することのできない方式でつくられた記録を含む。以下同じ。) によることとし、「公表」の方法は、営業所の窓口等への書面の提示・備付け、インターネット上のホームページ等での公表等、適切な方法によるものとする。
当法人の役職員から特定個人情報を取得する場合には、社内 LAN における通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法による。

2 役職員は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本欄への通知、公表又は明示を行うこと
により、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
(個人番号の提供の要求)
第 19 条当法人は、第 3 条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

(個人番号の提供を求める時期)
第 20 条当法人は、第 3 条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

2 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。例えば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能である。
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(特定個人情報の提供の求めの制限)
第 21 条特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の異動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の異動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限(第 27 条)に従うものとする。

2 当法人は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当し、特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
(特定個人情報の収集制限)
第 22 条当法人は、第 3 条に定める事務の範囲を超えて特定個人情報を収集しないものとする。

(本人確認)
第 23 条当法人は、番号法第 16 条に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

(取得段階及び利用段階における安全管理措置)
第 24 条特定個人情報の取得段階及び利用段階における安全措置は第 2 章の安全措置に従うものとする。

(個人番号の利用制限)
第 25 条当法人は、第 17 条に定める利用目的の範囲内でのみ特定個人情報を利用するものとする。

2 当法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第 26 条

当法人が特定個人情報ファイルを作成するのは、第 3 条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第 4 章 特定個人情報の保管(特定個人情報の正確性の確保)
第 27 条事務取扱担当者は、特定個人情報を、第 17 条に定める利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。

(保有個人情報に関する事項の公表等)
第 28 条当法人は、個人情報保護法第 23 条第 1 項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

(特定個人情報の保管制限)
第 29 条当法人は、第 3 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

2 当法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

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3 当法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類 (個人番号カード、通知カード、身元確認書類等) の写し、当法人が行政機関等に提出する法定調書の控え、当該法定調書を作成する上で事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
(保管段階における安全措置)
第 30 条特定個人情報の保管段階における安全措置は第 2 章の安全措置に従うものとする。

第 5 章 特定個人情報の提供(特定個人情報の提供制限)
第 31 条当法人は、番号法第 19 条に定める場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者 (法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。) に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても、特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

(提供段階における安全措置)
第 32 条特定個人情報の提供段階における安全措置は第 2 章の安全措置に従うものとする。

第6章

特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等(特定個人情報の開示)
第 33 条当法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。

2 当法人は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由 (根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すこととする。) を説明することとする。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 他の法令に違反することとなる場合(保有個人情報の開示請求処理手順)
第 34 条

前条に基づき本人又はその代理人 (未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。) から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。

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(1) 受付時の確認① 所定の様式の書面 (請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの) による請求であること。
② 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。
③ なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。
(2) 開示の可否の決定
事務取扱担当者は、次の各号に定める点について、各々検討の上、開示の可否を決定する。
① 請求された個人情報が物理的に存在するか否か。
② 前号に相当するものが、保有個人情報に該当するか否か。
③ 規則第 32 条第 2 項各号に定める不開示事由に該当するか否か。
(3) 不開示の場合の対応
前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときは、その旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。
(4) 請求者に対する通知時期
開示請求に対する回答 (不開示の場合の通知も含む) は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。
(保有個人情報の訂正等)
第 35 条当法人は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨 (訂正等を行ったときは、その内容を含む。) を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

(保有個人情報の訂正等処理手順)
第 36 条

前条に基づき、開示の結果、特定個人情報に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除 (以下「訂正等」と総称する。) を求められた場合は、次の手順にて応ずることとする。

(1) 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。
(2) 事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。
(3) 検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また、訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。
2 特定個人情報に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。
(1) 事務取扱責任者は、当該保有個人情報を取り扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

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(2) 事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。
(3) 事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し 1 年間保管する。

第 7 章 特定個人情報の廃棄・削除(特定個人情報の廃棄・削除)
第 37 条当法人は、第 3 条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだ
け速やかに廃棄又は削除するものとする。

(廃棄・削除段階における安全管理措置)
第 38 条特定個人情報の廃棄・削除段階における安全管理措置は第 2 章の安全管理措置に従うものとする。

第 8 章 その他
(改廃)
第 39 条

本規則の改廃は、理事会の決議による。

附則
本規則は平成 27 年 12 月 15 日から施行する。

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