公益社団法人北海道交通安全推進委員会個人情報取扱規程
第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５０７号。以下「施行令」という。
）等に基づき、公益社団法人北海道交通安全推進委員会（以下「本委員会」という。）における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、その適正な取扱いを図ることを目的とする。
（定義）
第２条 本規程における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）及び個人識別符号が含まれるものをいう。
(2) 「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして施行令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
(3) 「個人情報テータベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報をコンピュータ（電子計算機）を用いて検索できるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるものほか、特定の個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの(4) 「個人データ」とは、本委員会が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(5) 「保有個人データ」とは、本委員会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、公益その他の利害が害されるものとして施行令が定めるもの又は６カ月以内に消去することとなるもの以外のものをいう(6) 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（個人情報保護統括責任者等）
第３条 個人情報保護のための業務を統括する者として個人情報保護統括責任者を置くこととし、筆頭副会長がその任にあたるものとする。
２ 個人情報保護統括責任者を補佐し、個人情報を取り扱う事務を管理監督する者として、個人情報保護事務管理者を置くこととし、事務局次長がその任にあたるものとする。

第２章

個人情報

（利用目的の特定）第４条 本委員会は、個人情報を取り扱うにあたっては、その利用目的をできる限り特定し、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行わなければならない。
３ 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し又は公表するものとする。
（取得の原則）第５条 本委員会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
２ 本委員会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、要配慮個人情報を取得してはならない。 ただし、法令に基づいて取得する場合、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき等法令で認められている場合は、この限りではない。
（利用目的の通知又は公表）
第６条 本委員会は、個人情報の利用目的をホームページ等で公表しなければならない。
２ 本人から直接書面（電子メールや電磁的方法も含む。）により当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、利用目的を明示するものとする。
３ 次に掲げる場合には、利用目的の通知又は公表を行わないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場
合(2) 本委員会の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合(3) 本委員会が協力する、国の機関又は地方公共団体等の事務遂行に支障を及ぼすおそれがある場合(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
第３章

個人データの管理（データ内容の正確性の確保）
第７条 個人データは、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容を保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
（安全管理措置）第８条 取り扱う個人データの漏えい、減失又は毀損（以下「漏えい等」という。）の防止その他の個人データの安全管理のために、組織的、人的、物理的及び技術的に必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
２ 組織的安全管理措置として、次の措置を講ずるものとする。
(1) 個人情報保護事務管理者である事務局次長は、個人データが本規程その他定められた取扱方法に従って取り扱われていることを定期的に確認する。
(2) 漏えい等の事案の発生時に備え、職員から個人情報保護事務管理者である事務局次長に対する報告体制及び事務局次長から個人情報保護統括責任者である筆頭副会長に対する連絡報告体制を構築する。
(3) 安全管理措置については、定期的に改善のため見直しを行う。
３ 人的安全管理措置として、次の措置を講ずるものとする。
(1) 個人データを含む個人情報の取扱いに関する留意事項について、職員に定期的な研修等を行う。
(2) 個人データを含む個人情報についての秘密保持に関しては、本委員会常勤職員就業規程第５条第６号及び本委員会非常勤職員就業規程第１０条第５号の規定を準用する。
４ 物理的安全管理措置として、次の措置を講ずるものとする。
(1) 個人データを取り扱うことができる職員を厳格に定め、権限を有しない者が個人データを閲覧することを防止する。
(2) 個人データを取り扱う機器及び個人データが記録・記載された電子媒体・書類等を盗難から防止するため、これらを施錠できるキャビネット等に保管し、又はセキュリティワイヤーで固定するなどする。
(3) 個人データが記録・記載された電子媒体・書類等を持ち出す場合には、パスワードを設定又は封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずる。
(4) 個人データを削除し又は個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合には、個人情報保護事務管理者である事務局次長が確認する。
５ 技術的安全管理措置として、次の措置を講ずるものとする。
(1) 個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う職員を明確にし、個人データへの不要なアクセスを防止する。
(2) 機器に標準装備されているユーザーアカウント制御により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する職員を識別・認証する。
(3) 個人データを取り扱う機器等のオペレーションシステムを最新の情報に保持するとともに、セキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態として、外部からの不正アクセス等を防止する。
(4) メール等により個人データの含まれるファイルを送信する場合には、当該ファイルへのパスワードを設定して、情報システムの使用に伴う漏えい等を防止する。
(職員の監督)第９条 個人情報保護事務管理者である事務局次長は、職員に個人データを取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（委託先の監督）
第 10 条 個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、委託先が安全管理措置を講じていることを確認するとともに、委託契約に安全管理措置を定めるように努めなければならない。
（第三者提供の制限）
第 11 条 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命・身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関又は地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 個人情報保護法第 23 条第 2 項が定めるオプトアウトの措置を講ずるとき。
２ 前項にかかわらず、第三者が外国（我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護法第７４条に規定する個人情報保護委員会規則が定めるものを除く。）にある場合には、前項第１号から第４号の場合を除き、本人の同意なく個人データを提供してはならない。ただし、当該第三者が個人情報保護法第５９条に規定する個人情報保護委員会で定める基準に適合する体制を整備している場合には、本人の同意なくても個人データを提供することができる。
（第三者提供に係る記録の作成）
第 12 条 個人データを第三者に提供した場合には、個人情報保護法が定めるところにより、必要な記録を作成し保存しなければならない。
２ 第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護法が定めるところにより、必要な確認を行い、記録を作成して保存しなければならない。
第４章

保有個人データ（保有個人データに関する事項の公表等）
第 13 条 保有個人データに関する次の事項については、個人情報保護法に基づき、公表又は本人の求めに応じて遅滞なく回答しなければならない。
(1) 本委員会の名称(2) すべての保有個人データの利用目的(3) 保有個人データの開示等に必要な手続及び手数料の額(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先（利用目的の通知）
第 14 条 本人から当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し遅滞なくこれを通知しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 前条の公表等により、利用目的が明らかである場合(2) 第６条第３項（１）から（３）に該当する場合
２ 前項の規定により、求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なく当該決定した旨を通知する。
（開示）
第 15 条 本人から当該本人が識別される保有個人データの開示請求がなされた場合は、遅滞なく当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより、次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の権利利益を害する場合(2) 本委員会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 他の法令に違反することとなる場合
２ 前項の請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定

をした場合又は当該保有個人データが存在しない場合は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
（訂正等）
第 16 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）の請求がなされた場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うこととする。
２ 前項の請求に係る保有個人データの内容の全部又は一部について、訂正等を行った場合又は訂正等を行わない旨の決定をした場合には、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（利用停止等）
第 17 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データが目的外利用されている
とき、偽りその他不正の手段により個人情報が取得されているとき又は本人の同意なく要配慮個人情報が取得されたときに該当するとして当該保有個人データの利用の停止又は消去の請求がなされた場合であって、その請求に理由があることが判明した場合は、違反を是正するのに必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止に多額の費用を要する場合その他利用停止が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため、必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２ 本人から、当該本人が識別される保有個人データが違法に第三者提供されているとして当該保有個人データの第三者への提供の停止請求がなされた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者提供の停止が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合は、この限りではない。
３ 前２項に定める保有個人データの全部又は一部について利用停止・第三者提供停止を行った場合又は行わない決定をした場合には、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（開示等の請求に応じる手続）
第 18 条 本委員会は、第１５条第１項、第１６条第１項及び第１７条第１項（以下この条において「開示等の請求」という。）の規定による請求に関し、施行令で定めるところにより、その請求を受け付ける方法を定め、本人は当該方法に従って、開示等の請求を行わなければならない。
２ 本委員会は、本人に対し、開示等の請求に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本人が容易かつ的確に開示等の請求をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。
３ 開示等の請求は、施行令で定めるところにより、代理人によって行うことができる。
（異議の申出）第 19 条 開示等の請求に対する決定について不服がある者は、当該決定があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内に限り、書面により異議の申出（以下「異議の申出」という。）をすることができる。
２ 本委員会は、前項の異議の申出があった場合は、前項の期間の経過後になされたものである等、明らかに不適切であるときを除き、当該異議の申出の対象となった開示等の請求に対する決定について、再度検討を行った上で当該異議の申出をしたものに対し、書面により回答するものとする。
（補則）第 20 条 この規程の実施に関し必要な事項は、会長が別に定める。
附 則
この規程は、平成３０年４月１日から施行する。
なお、従前適用してきた、公益社団法人北海道交通安全推進委員会個人情報保護規程については、平成３０年３月３１日をもって廃止する。