独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構
法人文書管理規則
平成 23 年３月 29 日
規 則 第 １ 号
最近改正 令和６年３月 29 日
目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 法人文書の管理体制（第３条―第８条）
第３章 法人文書の接受、配布等（第９条―第１２条）
第４章 法人文書の作成及び施行
第１節 文書作成の原則（第１３条・第１４条）
第２節 法人文書の起案（第１５条）
第３節 法人文書の決裁（第１６条―第２２条）
第４節 法人文書の供覧（第２３条）
第５節 法人文書の施行（第２４条・第２５条）
第５章 法人文書の整理（第２６条・第２７条）
第６章 法人文書の保存（第２８条―第３３条）
第７章 法人文書ファイル管理簿（第３４条・第３５条）
第８章 法人文書の移管、廃棄又は保存期間の延長（第３６条―第３８条）
第９章 秘密文書（第３９条―第４５条）
第１０章 法人文書の点検及び監査並びに管理状況の報告等（第４６条―第４８条）
第１１章 研修（第４９条・第５０条）
第１２章 補則（第５１条―第５５条）
附則

第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成 21 年法律第 66 号。以下「公文書管理法」という。
）第 13 条第１項の規定に基づき、独立行政法人郵便貯金簡易生
命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 法人文書 機構の役員又は職員（以下「役職員」という。
）が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。第 30 条第１項において同じ。）を含む。以下同じ。）であって、役職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、公文書管理法第２条第５項各号のいずれかに該当するものを除く。
(2) 法人文書ファイル機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめたものをいう。
(3) 法人文書ファイル等

法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 法人文書ファイル管理簿機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項（独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成 13 年法律第 140 号。以下「独立行政法
人等情報公開法」という。
）第５条の不開示情報（以下単に「不開示情報」という。）に該当するものを除く。
）を記載した帳簿をいう。
(5) 歴史公文書等 歴史資料として重要な法人文書その他の文書をいう。
(6) 文書管理システム 法人文書の取得、作成、起案、決裁、施行、保存及び移管・廃棄に係る業務並びにこれらの業務を処理するシステムをいう。
(7) 決裁独立法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構権限規程（平成 30 年８月 20 日規程第 12 号。第 19 条第２項において「権限規程」という。）の規定に基づき事務の執行権限の行使を行うこととされた者が、署名、押印又はそれに類する行為（以下「承認」という。）により、法人文書の内容を機構の意思として決定する行為をいう。
第２章 法人文書の管理体制（総括文書管理者）
第３条 機構に総括文書管理者１名を置き、理事長が指名する理事をもって充てる。
２

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う法人文書の管理上必要な措置(5) この規則の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括

３

総括文書管理者は、前項の事務の一部を次条に規定する副総括文書管理者に委任することができる。
（副総括文書管理者）
第４条 機構に副総括文書管理者１名を置き、総務部長をもって充てる。
２

副総括文書管理者は、前条第２項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者）
第５条 機構の室及び各課に文書管理者１名を置き、室長及び各課の課長をもって充てる。
２

文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等(6) 職員の指導（文書取扱主任）
第６条 機構の総務部に文書取扱主任複数名を置く。
２

機構の監査室、貯金部、保険部又は支援部（以下この条において「各室部」という。）に文書取扱主任複数名を置くことができる。

３

総務部に置かれる文書取扱主任は、総務部長が総務部総務課の職員の中から指名した者とし、各室部に置かれる文書取扱主任は、監査室長、貯金部長、保険部長又は支援部長がそれぞれその所管する室又は部の職員の中から指名した者とする。

４

総務部に置かれた文書取扱主任にあっては、機構における法人文書の接受、配布等に関する事務に従事し、各室部に置かれた文書取扱主任にあっては、必要に応じ、その室又は部における法人文書の接受、配布等に関する事務に従事するものとする。この場合において、総務部に置かれた文書取扱主任は、各部室に置かれた文書取扱主任が取り扱う法人文書については取り扱わないものとする。
（文書監査責任者）

第７条 機構に文書監査責任者１名を置く。
２

文書監査責任者は、監査室長をもって充てる。

３

文書監査責任者は、機構における法人文書の管理の状況について、毎年度定期に及び必要に応じて臨時に監査を行う。
４

前項の規定にかかわらず、文書監査責任者が文書監査の業務を行うことが適切でないと認められる場合には、独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワ

ーク支援機構内部監査規程（平成 19 年 10 月１日規程第 15 号。第 46 条第２項において「内部監査規程」という。
）第６条第２項の規定を準用する。
（法人文書の適正管理義務）
第８条 機構の職員（以下単に「職員」という。）は、公文書管理法その他の関係法令、
この規則及び関係する規程等並びに総括文書管理者、副総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 法人文書の接受、配布等（法人文書の受領等）
第９条

機構に送達された法人文書は、文書取扱主任が受領するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 使送により、又は会議等の場において、文書取扱主任以外の者が受領するとき。
(2) ファクシミリの受信により文書取扱主任以外の者が受領するとき。
(3) 電子メールの受信により文書取扱主任以外の者が受領するとき。
(4) 秘密文書（
「秘密」
、
「機密」
、「極秘」、「厳秘」、「秘」、「人秘」その他の秘密である旨の表示が付された法人文書をいう。以下同じ。
）又は親展文書（
「親展」
、
「親披」、
「直披」その他の親展である旨の表示が付された法人文書をいう。以下同じ。）をその名宛人（あらかじめ名宛人から受領の権限を付与されている者を含む。以下同じ。）が受領するとき。
２

前項第１号から第３号までに規定する者は、受領した法人文書を文書取扱主任に回付する。ただし、当該法人文書が秘密文書又は親展文書であるときは、当該法人文書の名宛人に交付する。

３

文書取扱主任は、受領した法人文書又は回付を受けた法人文書が秘密文書又は親展文書であるときは、当該法人文書の名宛人に交付する。
（法人文書の開封、受付及び交付）

第１０条

文書取扱主任は、法人文書を受領し、又は法人文書の回付を受けた場合は、前条第２項の規定により電子メールの受信により受領した法人文書を文書取扱主任に回付するとき及び前条第３項の規定により秘密文書又は親展文書を名宛人に回付するときを除き、当該法人文書を開封し、当該法人文書の第１面余白に別記様式１の文書受付日付印を押印するとともに、受付番号を記載し、文書管理システムに必要事
項を登録した上で、担当者に交付する。ただし、軽易な法人文書については、文書受付日付印の押印を省略して、担当者に交付することができる。
２

前条第２項の規定により電子メールの受信により受領した法人文書の回付を受けた文書取扱主任は文書管理システムに必要事項を登録した上で、担当者に交付する。

３

第１項及び前項の規定にかかわらず、第 15 条第１項第２号の参考書類として添付

する法人文書については、文書取扱主任は、文書管理システムへの必要事項の登録を省略して、担当者に交付することができる。
４

文書取扱主任は、受領し、又は回付を受けた法人文書に現金、有価証券、郵便切手、収入印紙等が添付又は貼付されているときは、文書管理システムに添付物又は貼付物の種別、金額、種類等をそれぞれ登録する。
（秘密文書及び親展文書の処理）

第１１条 秘密文書又は親展文書の名宛人は、受領し、又は回付を受けた秘密文書又は親展文書が前条に規定する手続を行うべきものであると認められるときは、これらの法人文書を文書取扱主任に回付する。
２

前項の規定により秘密文書又は親展文書の回付を受けた文書取扱主任は、前条に規定する手続を行った上で、これらの文書を名宛人に再び交付する。
（図書その他の印刷物に関する特例）

第１２条 図書その他の印刷物については、第 10 条及び前条に規定する手続を省略することができる。
第４章 法人文書の作成及び施行
第１節 文書作成の原則（文書主義の原則）
第１３条 職員は、公文書管理法第 11 条において独立行政法人が準ずることとされている同法第４条の規定に基づき、同法第１条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次の各号に掲げる事項その他の事項について、法人文書を作成しなければならない。この場合において、文書管理者は、法人文書の作成について必要な指示を行うものとする。
(1) 規程、手続等の制定又は改廃及びその経緯(2) 機構における重要な会議の決定又は了解及びその経緯(3) 他の独立行政法人等との申合せ及びその経緯(4) 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯(5) 役職員の人事に関する事項（文書作成における配慮事項）
第１４条 機構において法人文書を作成する者は、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年

内閣告示第２号）、外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等に従って、できる限
り分かりやすい用字及び用語を用い、かつ、的確かつ簡潔な文章により作成するよう配慮するものとする。
第２節 法人文書の起案（起案の原則）第１５条 法人文書の決裁を受けようとするときは、原則として文書管理システムの起案様式を用いて、次に掲げるところにより起案するものとする。ただし、決裁権者に直接説明が必要な場合などには、別記様式２の起案用紙を用いて起案することができる。また、緊急に決定を要する案件であって、起案様式又は起案用紙を用いて、法人文書による決裁を受ける暇がないと認められるものについては、主管室、部又は課の長、合議先の室、部又は課の長、合議先の役員及び決裁権者（以下「決裁権者等」という。）の口頭等による了解を得て当該案件を処理した上で、事後に法人文書による決裁を受けることができる。
(1) 起案様式又は起案用紙の該当欄に、件名、起案年月日、起案者が属する室又は課の記号、起案番号、起案者名、決裁記号、決裁区分、監事調査・監事回付の別、大分類、中分類、法人文書ファイル名、保存期間、起算日、全部開示・部分開示・不開示の別及び独立行政法人情報公開法第５条の不開示情報への該当性（第７項及び第 10 項において単に「不開示情報への該当性」という。）（以下この号及び第９項において「起案必要事項」という。）を登録又は記載すること。起案用紙を用いる場合には、これと併せて文書管理システムに起案必要事項を登録すること。
(2) 必要に応じて参考書類を添付すること。
(3) 緊急を要する等特別の取扱いをする必要がある場合は、起案様式又は起案用紙の該当欄にその旨を登録又は記載すること。
２

起案者は、決裁権者等が案件の内容について十分検討した上で賛成又は反対の判断を行うことができるように、時間的余裕をもって起案するものとする。ただし、案件の性質上時間的余裕を確保することが困難な場合は、この限りでない。
３

第１項第１号に規定する起案者が属する室又は課の記号は、次の表の左欄に掲げる
起案者が属する室又は課の区分に応じ、同表の右欄に掲げるとおりとする。
起案者が属する室又は課

記 号

監査室

機監

総務部総務課

機総総

総務部会計課

機総会

貯金部業務課

機貯業

貯金部財務課

機貯財

保険部業務課機保業

保険部財務課

機保財

支援部支援課機支支

４

第１項第１号に規定する決裁記号は、「機構」の文字とする。

５

起案しようとする案件が定例的又は軽微なものである場合であって、起案様式又は別記様式２の起案用紙以外の起案用紙を用いて起案することが事務処理上効率的であると認められるときは、第１項の規定にかかわらず、当該起案用紙を用いて起案することができる。

６

前項に基づく起案用紙を定めたときは、文書管理者は別記様式６に当該起案用紙を添付の上必要事項を記載して、副総括文書管理者に届け出るものとする。

７第５項の規定に基づく起案に当たっては、起案者は起案文書中に、保存期間、起算
日、全部開示・部分開示・不開示の別及び不開示情報への該当性（次項及び第９項において「保存期間等」という。
）を表示するものとする。

８第５項の規定に基づく起案に当たり、前項の規定に基づく保存期間等の表示が困難な場合は、起案者はこれらを表示しない様式を用いて起案することができる。

９第５項の規定に基づく起案に当たっては、決裁を終えたときに文書管理システムに第７項に規定する事項及び大分類、中分類、法人文書ファイル名を登録するものとする。ただし、前項の場合は、保存期間等を除く起案必要事項を登録するものとし、保存期間等の表示ができることとなった後、速やかに文書管理システムに当該文書にかかる保存期間等を登録するものとする。

10

起案文書の全部開示・部分開示・不開示の別及び不開示情報への該当性については、
決裁者、合議先、審査、決裁処理者、起案者及びその他役職員の氏名に係る押印、署名又は記載を除外して判断するものとする。
第３節 法人文書の決裁（決裁の方法）第１６条 起案者は、決裁を受けようとするときは、起案文書の該当欄に、順次決裁権者等の承認を受けるものとする。
２

他の室又は部の所掌事務に関係する起案文書については、主管室又は部及び課の長の承認を受けた後に当該他の室又は部に合議しなければならない。

３

起案文書（秘密文書は除く。）においては、決裁権者が役員である場合は、役員の承認を受ける前に、総務課文書取扱主任の確認を受けるものとする。
４

第２項の規定により回議を受けた室又は部においては、速やかに起案文書に係る判断をするものとする。
５

第２項の規定にかかわらず、関係する室又は部に事前に協議を行って了解を得ている場合は、起案文書による合議を省略することができる。この場合においては、当該起案文書に協議先の名称及び協議先が了解している旨を明記するものとする。
６

特に至急に処理する必要があるときその他必要があるときは、起案者その他のその案件について十分説明することができる職員が起案文書を持ち回って決裁を求めることができる。
７

起案者は、別記様式２の起案用紙又は同様式以外の起案用紙を用いて決裁を受けようとする場合において、決裁権者等が在宅勤務その他特別な事情により、その署名又は押印を受けられないときは、当該起案者は電子メール等を利用して当該決裁権者等宛てに当該起案文書の写しを送付し、了解を得ることにより、署名又は押印に代えることができる。この場合において、当該起案者にあっては、当該起案文書の該当欄に当該了解を得た日付を記入し、後日、当該決裁権者等にあっては、事後、当該起案文書の該当欄に署名又は押印するものとする。
（代決）第１７条 起案文書については、次の各号に掲げる場合に限り、決裁権者等の直近の下位者が当該決裁権者等を代理して決裁又は決定をすること（以下この条において「代決」という。
）ができる。
(1) 決裁権者等から事前に、又は電話等による連絡により、了解を受けたとき。
(2) 決裁権者等が出張、休暇等の理由により不在であり、かつ、特に至急に案件の処理をしなければならないとき。
２

前項の規定により代決をしようとする者は、起案文書に代決である旨を表示して、承認をしなければならない。

３

第１項の規定（第１号を除く。）により代決をした者は、事後速やかに決裁権者等にその旨を報告しなければならない。

（起案文書の修正及び廃案）
第１８条 起案者は、決裁を受けようとするときに起案文書について決裁権者等から内容の修正を求められた場合は、当該起案文書に必要な修正を行った上で、当該決裁権者等に修正した起案文書を提示して、改めて決裁又は決定を求めるものとする。ただし、決裁権者等が起案者に連絡して直接起案文書の内容を修正し承認をした場合は、
この限りでない。
２

起案者は、起案文書について決裁権者等が反対する旨の決定をした場合は、起案様式又は起案用紙に「廃案」の表示を行い、廃案となった理由を付して整理し、及び保存する。

（決裁処理等）第１９条 総務部総務課の文書取扱主任は第 15 条第１項の規定に基づき起案されたものについて、決裁を終えたときは、文書管理システムに決裁番号、決裁処理者名（以下この項において「決裁情報」という。）を登録するものとする。ただし、起案用紙による起案については、文書管理システムへの登録とともに、起案用紙に決裁情報を記入するものとする。

２

起案者は、権限規程に基づき、理事長又は理事に報告が必要な文書については、前項の処理ののち、第 23 条による供覧又は文書の写しを提出するものとする。

（再度決裁を経ない決裁終了後の決裁文書の修正の禁止）
第２０条 決裁文書の内容を決裁終了後に修正することは、修正を行うための決裁文書を起案し、改めて決裁を経ること（以下この条において「修正のための決裁」という。
）
をしなければ、これを行ってはならない。
２

起案者は、修正のための決裁を受けようとするときは、あらかじめ副総括文書管理者の承認を得なければならない。

３

修正のための決裁には、当初の決裁文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料のほか、修正前の決裁文書の写しを添付しなければならない。

４

修正のための決裁を行った場合、決裁文書のうち施行が必要な文書については、次の各号に掲げる修正のための決裁が終了した時期の区分に応じて、当該各号に掲げる
文書番号及び施行日により施行するものとする。
(1) 当初の決裁対象文書の施行前 当初の決裁における文書番号及び施行日(2) 当初の決裁対象文書の施行後 修正のための決裁における文書番号及び施行日

５

前項の規定にかかわらず、当初の決裁文書の本体ではなく、当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合、施行が必要な文書については、当初の決裁における文書番号及び施行日により施行することとする。
（最終決裁時点における未確定事項の追記）
第２１条 決裁時点において規程等の番号、施行日その他の未確定である事項について、確定後に追記することを明示した上で、決裁を経たときは、前条第１項の規定にかかわらず、当該未確定事項である事項に限り決裁文書を修正すること（以下この条において「事後の追記」という。）ができる。この場合において、事後の追記の取扱いができるのは、当該決裁を主管する文書管理者及び文書取扱主任並びに起案者に限るものとする。
（一体的管理）第２２条 文書管理者は、当初の決裁文書を廃案にするか否かにかかわらず、当初の決裁文書と修正のための決裁文書を一体的に管理しなければならない。
２

文書管理者は、当初の決裁文書を廃案にするか否かにかかわらず、当初の決裁文書と修正のための決裁文書の保存期間満了日を同一にしなければならない。
第４節 法人文書の供覧（供覧）
第２３条 機構が送達を受けた法人文書であって、上司の閲覧を要するものについては、

原則として文書管理システムの供覧様式を用いて、次に掲げるところにより速やかに供覧するものとする。ただし、上司に直接説明が必要な場合などには、別記様式３の供覧用紙（以下この項において単に「供覧用紙」という。）を用いて供覧することができる。
(1) 供覧様式又は供覧用紙の該当欄に、件名、供覧年月日、受付番号、供覧者名、供覧区分、大分類、中分類、法人文書ファイル名、保存期間等（以下この号において「供覧必要事項」という。
）を登録又は記載すること。供覧用紙を用いる場合には、これと併せて文書管理システムに供覧必要事項を登録すること。
２

供覧しようとする案件が定例的又は軽微なものである場合であって、供覧様式又は別記様式３の供覧用紙以外の供覧用紙を用いることが事務処理上効率的であると認められるときは、前項の規定にかかわらず、当該供覧用紙を用いることができる。

３

第 15 条第６項から第９項までの規定は、前項に規定する供覧に準用する。

４

第 15 条第 10 項の規定は、第１項及び第２項に規定する供覧に準用する。
第５節 法人文書の施行（法人文書の施行）第２４条 決裁の終了した案件は、別に施行日が定められているものを除き、速やかに施行しなければならない。この場合において、決裁の終了した法人文書であって発送を要するものについては、起案者は、発送する法人文書を作成し、決裁の内容に従って、使送、郵送、電子メールによる送信等の方法により、当該法人文書を発送するものとする。
２

前項後段の規定により発送する法人文書に記載する日付は、発送日とする。

３第１項の規定に基づき法人文書を施行したのち、当該法人文書の写し又は施行状況を確認できる資料を起案文書と併せて遅滞なく適切に保存しなければならない。
（公印の押印）第２５条 公印を押印することを要する法人文書の押印については、独立行政法人郵便
貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構公印規程（平成 19 年 10 月１日
規程第３号）第６条第２項から第５項までに定めるところによる。
第５章 法人文書の整理（文書の整理）第２６条 職員は、法人文書について、次条及び第 28 条の規定に従って、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成し、又は取得した法人文書を分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめて法人文書ファイルを作成すること。
(3) 前号の規定により作成された法人文書ファイルを分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
２

前項の規定により法人文書又は法人文書ファイルを分類する場合は、次の各号に掲げる業務の区分に応じ、当該各号に掲げる分類を行うものとする。
(1) 別表第１に掲げる業務

同表を参酌した分類(2) 前号以外の業務 機構の事務及び事業の性質、内容等に応じた適切な分類
３

第１項の規定により法人文書又は法人文書ファイルに名称を付する場合は、前項の規定により行われた分類を踏まえて、分かりやすい名称を付するものとする。
（保存期間）

第２７条 前条第１項第１号の規定による保存期間の設定は、別表第１の法人文書保存期間基準に従って行うものとする。ただし、文書管理者は、これにより難い特別な事情がある場合は、法人文書保存期間基準と異なる保存期間を設定することができる。
２

前項の規定による保存期間の設定においては、歴史公文書等に該当すると認められる法人文書については、１年以上の期間を定めるものとする。

３

前条第１項第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下この条において「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

４

前条第１項第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

５

前条第１項第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も遅い日（以下この項において「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

６

第３項及び前項の規定は、文書作成取得日において不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書が一の集合物にまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

７

文書作成取得日以降、保存期間が確定した法人文書及び法人文書ファイルは、第３項及び第５項の規定に基づき取扱うものとする。
第６章 法人文書の保存（文書の保存の原則）

第２８条 機構の文書管理者は、この章の規定に従って、法人文書ファイル等について、
当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、副総括文書管理者又は他の文書管理者に引き継いだ場合は、この限りでない。
２

法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場
合、電子的管理（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式による管理をいう。）によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。第 30 条第１項及び第２項において同じ。
）により体系的に管理することを基本とする。

３

総括文書管理者は、機構における法人文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。
（紙文書等の保存場所及び保存方法）

第２９条

紙文書（紙に記載された法人文書をいう。次項及び第３項において同じ。）

は、機構の事務室等組織としての管理を適切に行うことができる場所で保存するものとする。ただし、文書の保管に適した倉庫を有する倉庫業者（倉庫業法（昭和 31 年
法律第 121 号）第７条第１項に規定する倉庫業者をいう。）に委託して保存することを妨げない。
２

紙文書は、業務毎に区分して、できる限りキャビネット、文書棚等に収納するとともに必要に応じて施錠して、保存するものとする。

３

秘密文書である紙文書は、秘密文書以外の紙文書と区別し、施錠できる設備に収納して保存しなければならない。

４

前３項の規定は、マイクロフィルム、スライド等の紙文書以外の有体物に記載された法人文書の保存場所及び保存方法について準用する。
（電子文書の保存場所及び保存方法）

第３０条

電子文書（電磁的記録である法人文書をいう。以下この条において同じ。）

は、磁気ディスクに記録して保存するものとする。
２

電子文書が記録された磁気ディスクのうち情報システムを構成する機器に格納されているものについては、当該機器を当該情報システムの管理を行う者以外のものの入室を制限した施錠可能な部屋に設置するものとし、電子文書が記録された磁気ディスクのうち持ち運びが可能なものについては、前条（第４項を除く。）の規定を当該
磁気ディスクの保存場所及び保存方法について準用する。

３

電子文書は、業務又はその性質毎に区分し、必要に応じてアクセス制御を施して保存する。

（保存文書の管理の引継ぎ）

第３１条 人事異動による文書管理者の交代があったときは、前任の文書管理者は後任の文書管理者に保存文書の管理を引き継がなければならない。組織の変更による文書
管理者の変更があったときも同様とする。
（法人文書の貸出及び閲覧）
第３２条 文書管理者は、職務の遂行上必要があると認める場合は、その管理に係る法人文書を関係職員以外の者に閲覧させ、又は貸し出すことができる。
２

前項の規定により法人文書を閲覧する者又は法人文書の貸出を受けた者は、閲覧又は借受けの間当該法人文書を適切に管理するものとし、改ざん、転貸等を行ってはならない。

（法人文書以外の文書の整理及び保存）第３３条 法人文書以外の文書は、法人文書と区分して、整理及び保存するものとする。
第７章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第３４条 総括文書管理者は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成 22 年政令第250 号。第３項及び次条第１項において「公文書管理法施行令」という。
）第 15 条第２項の規定に基づき、法人文書ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。
２

機構は、公文書管理法第 11 条第３項の規定に基づき、法人文書ファイル管理簿を機構の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、機構のホームページに掲載する方法により公表しなければならない。

３

機構は、公文書管理法施行令第 17 条の規定に基づき、前項の事務所の場所を官報で公示しなければならない。公示した事務所の場所を変更したときも、同様とする。
（法人文書ファイル管理簿への記載）

第３５条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、その管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。
）の現況について、公文書管理法施行令第 15 条第１項各号に掲げる事項を副総括文書管理者に報告しなければならない。
２

副総括文書管理者は、前項の規定により報告された事項を、当該文書管理者をして、別記様式４の法人文書ファイル管理簿に記載させなければならない。
３

前項の規定による記載については、不開示情報に該当する情報を記載しないようにしなければならない。
第８章 法人文書の移管、廃棄又は保存期間の延長

（保存期間が満了したときの措置）
第３６条 文書管理者は、公文書管理法第 11 条第１項において独立行政法人が準ずることとされている同法第５条第５項の規定に基づき、法人文書ファイル等について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、
別表第２の保存期間満了時の措置の基準に従って、歴史公文書等に該当するものにあっては独立行政法人国立公文書館の設置する公文書館（次条及び第 50 条において単に「公文書館」という。）への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
２

文書管理者は、前項の措置を定めたときは、副総括文書管理者にこれを報告しなけ

ればならない。
３

副総括文書管理者は、前２項の規定による報告があったときは、当該文書管理者をして、第１項の措置の内容を法人文書ファイル管理簿に記載させるものとする。
（移管又は廃棄）第３７条 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第１項の規定に基づき定めた措置の内容に従って、公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。この場合において、当該文書管理者は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除すべき旨を副総括文書管理者に報告するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、文書管理システムに登録しなければならない。
２

機構は、公文書館に移管する法人文書ファイル等について、公文書管理法第 16 条
第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、同法第 11 条第５項の規定に基づき、その旨の意見を付さなければならない。

３

文書管理者は、廃棄しようとする法人文書ファイル等に不開示情報又は個人情報（個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。次条第１項第４号において「個人情報保護法」という。） 第２条第１項の個人情報をいう。）が記録されている
ときは、これらの情報が漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
（保存期間の延長）

第３８条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
当該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの

当該不服申立てに対する決定の日の翌日から起算して１年間(4) 開示請求があったもの

独立行政法人等情報公開法第９条第１項若しくは第２項又は独立行政法人等個人情報保護法第１８条第１項若しくは第２項の決定の日の翌日から起算して１年間
２

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

３

文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第９章 秘密文書（秘密文書の取扱い）
第３９条 法人文書のうち関係者以外の者に知らせてはならない事項（以下この条及び第 43 条において「秘密事項」という。）を記載又は記録したものについては、秘密文書として、この規則及び別に定めるところにより、秘密事項の保全を旨として、細心の注意を払って取り扱わなければならない。
２機構において秘密文書が紛失し、誤廃棄され、又はその秘密事項が関係者以外の者に漏えいしたときは、そのことを知った職員は、直ちに当該秘密文書に係る文書管理者及び室長又は所属部長に報告しなければならない。

３

前項の規定により報告を受けた文書管理者又は室長若しくは所属部長は、理事長、総括文書管理者及び副総括文書管理者に報告しなければならない。
（秘密文書の区分及び表示）第４０条

機構において作成する秘密文書については、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に掲げる表示を付するほか、秘密保全期間その他の必要な事項を表示しなけ
ればならない。
(1) 極秘文書（秘密保全の必要度が高く、その漏えいが機構又は委託先に損害を与えるおそれのある法人文書をいう。次号及び第３項において同じ。） 「極秘」
(2) 秘文書（関係者以外に知らせてはならない事項を記載した法人文書（極秘文書に該当するものを除く。
）をいう。以下この条において同じ。
） 「秘密」又は「秘」
２

秘文書のうち、人事管理上の理由により、又は個人の基本的人権の擁護のため、関係者以外に知らせてはならないものについては、前項第２号の規定にかかわらず、「人

秘」の表示を付するものとする。
３

機構が取得した秘密文書であって、「機密」、「厳秘」等前２項に掲げる表示以外の表示が付されているものについては、その内容に応じて、極秘文書又は秘文書のいずれかに該当するものとして取り扱うものとする。
（秘密文書の指定等）

第４１条 秘密文書の指定は、副総括文書管理者が行うものとする。
（秘密文書の登録）第４２条 秘密文書については、別記様式５の秘密文書管理簿に必要事項を記載するものとする。
（秘密文書の決裁及び回議）第４３条 秘密文書について決裁を受け、又は回議を行う場合は、当該秘密文書は封筒に入れ、亡失し、関係者以外の者に秘密事項が漏えいすることのないよう、確実に取り扱わなければならない。
（秘密文書の複製の禁止）
第４４条 秘密文書は、当該秘密文書を管理する文書管理者の許可を得なければ複製してはならない。
（秘密文書の発送）第４５条 秘密文書を発送する場合は、名宛人に直接交付し、又は書留郵便若しくは簡易書留郵便により親展の表示を付して名宛人宛てに郵送するものとする。
２

秘密文書を送付するときは、その作成部数及び送付先を明らかにし、一連の番号を付しておかなければならない。
第１０章 法人文書の点検及び監査並びに管理状況の報告等（点検及び監査）第４６条 文書管理者は、自らが管理責任を有する法人文書の管理状況について、少な
くとも毎年度１回点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
総括文書管理者は、必要があると認めるときは、その結果を理事長及び監事に報告する。
２

文書監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、内部監査規程の定めるところにより、監査を行わなければならない。この場合において、同
規程第 15 条第１項中「理事長」とあるのは「理事長及び総括文書管理者」と読み替えるものとする。

３

総括文書管理者は、第１項の規定による点検又は前項の規定による監査の結果等を踏まえ、理事長の承認を得て法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
総括文書管理者は、必要があると認めるときは、措置の内容及びその結果を理事長に報告する。
（紛失等への対応）

第４７条

文書管理者は、その管理する法人文書ファイル等（秘密文書を除く。）を紛失し、又は誤廃棄したときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項に規定する報告があったときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）

第４８条 機構は、公文書管理法第 12 条第１項の規定に基づき、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告するものとする。
第１１章 研修（研修の実施）第４９条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第５０条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する法人文書の管理に関する研修に職員を積極的に参加させるものとする。
第１２章 補則（法律又はこれに基づく命令による適用除外）
第５１条 法律又はこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該法律又はこれに基づく命令の定めるところによる。
（開示請求書等及び開示決定通知書等の管理の特則）
第５２条 開示請求書等及び開示決定通知書等の管理については、この規則によるほか、別に定めるところによる。

（委託先が保管する文書の管理の特則）
第５３条 法人文書であって、委託先（独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構法（平成 17 年法律第 101 号）第 15 条第１項の規定に基づき郵便貯金管理業務の一部の委託を受けた者及び同法第 18 条第１項の規定に基づき簡易生命保険管理業務の一部の委託を受けた者をいう。以下この条において同じ。）が保管しているものの管理については、当該委託先との間において別に定めるところによる。
（文書の番号及び帳簿等の更新）
第５４条 文書の受付、起案及び決裁に用いる番号は、受付、起案及び決裁の順序により号を追って記入し、かつ、毎年４月１日をもって更新する。
２

文書管理に関する帳簿等は、毎年４月１日をもって更新する。
（細則）

第５５条 この規則の施行に関し必要な事項は、総括文書管理者が、理事長の了解を得て、別に定める。

附 則（施行期日）
第１条 この規則は、公文書管理法の施行の日（平成２３年４月１日）から施行する。
（経過措置）
第２条

独立行政法人郵便貯金・簡易生命保険管理機構文書管理規程を廃止する規程（平成２３年３月２９日規程第１１号）の規定により廃止された独立行政法人郵便貯
金・簡易生命保険管理機構文書管理規程（平成１９年１０月１日規程第４号）の規定に基づき作成された文書受付交付簿その他の帳簿は、この規則の相当する規定により作成された帳簿とみなす。
附 則 （平成２３年９月２７日 規則第１号）（施行期日）
この規則は、平成２３年９月２７日から施行する。
附 則 （平成２３年１２月２７日

規則第２号）（施行期日）
第１条 この規則は、平成２３年１２月２７日から施行する。
（集中管理の推進に関する方針の策定）
第２条 総括文書管理者は、この規則による改正後の独立行政法人郵便貯金・簡易生命
保険管理機構法人文書管理規則第２６条第２項に規定する法人文書ファイル等の集中管理の推進について、遅くとも平成２５年度までに集中管理の推進に関する方針を定めるものとする。
附 則 （平成２５年９月１８日 規則第１号）（施行期日）
この規則は、平成２５年１０月１日から施行する。
附 則 （平成２６年３月２７日 規則第２号）（施行期日）
この規則は、平成２６年４月１日から施行する。
附 則 （平成２７年３月３０日 規則第２号）（施行期日）
第１条 この規則は、平成２７年４月１日から施行する。
（経過措置）
第２条 この規則による内部監査に係る改正後の独立行政法人郵便貯金・簡易生命保険管理機構法人文書管理規則別表第１第１４項の規定は、平成２１年度以降の作成に係る文書から適用する。
附 則 （平成２８年３月３０日 規則第２号）（施行期日）
第１条 この規則は、平成２８年３月３０日から施行する。
第２条 改正後の別記様式３による起案用紙への法人文書ファイル名等の記入は、平成
２８年４月１日から実施する。
附 則 （平成２８年８月５日 規則第１号）（施行期日）
この規則は、平成２８年８月５日から施行する。
附

則 （平成３０年８月１５日

規則第１号）（施行期日）
この規則は、平成３０年８月２０日から施行する。
附 則 （平成３０年１１月３０日

規則第２号）（施行期日）
第１条 この規則は、平成３０年１２月１日から施行する。
第２条 第１６条第４項から第７項の規定は、平成３１年１月１日から実施する。

附

則 （平成３１年２月１５日 規則第３号）（施行期日）
この規則は、平成３１年２月１５日から施行する。
附

則 （平成３１年３月２９日 規則第５号）（施行期日）
この規則は、平成３１年４月１日から施行する。
附

則 （令和２年９月２３日 規則第４号）（施行期日）
この規則は、令和２年１０月１日から施行する。
附則（令和３年４月２２日 規則第１号）（施行期日）
第１条 この規則は、令和３年５月１日から施行する。
（経過措置）
第２条 この規則の施行日前に改正前の独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構法人文書管理規則第１６条４項の規定に基づき副総括文書
管理者に届け出された様式は、この規則の相当する規定により届け出された様式とみなす。
附則 （令和４年３月２９日 規則第２号）（施行期日）
この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附

則 （令和６年３月 29 日規則第１号）

この規則は、独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構
公印規程の一部を改正する規程（令和６年３月 29 日規程第７号）の施行の日（令和６年４月１日）から施行する。

別表第１（第２６条・第２７条関係）

法人文書の保存期間基準

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

具体例

無期限

・ 登記に係る決裁文機構の運営管理に関する決定及びその経緯
１

設立又は改廃組織の存立に関設立又は改廃に係る登記、財産的及びその経緯する重要な経緯

基礎に関する文書

書・ 資本金台帳
・ 承継計画書

２

業務方法書、(1) 立案の検討

イ

立案基礎文書３０年

・ 業務方針約款、算出方・ 業務計画法書、規程、・ 理事長指示手続等の制定ロ

又は改廃及び

立案の検討に関する調査研・ 調査・検討資料

究文書

・ 関係団体・関係者

その経緯のヒアリング(2) 制定又は改制定又は改廃に関する文書

・ 業務方法書、約款、

廃算出方法書、規程、手続等に係る決裁文書
・ 理由、新旧対照条
文、参照条文 等
総務大臣への認可申請等に関す・ 会計規程、職員のの提出又は同 る文書、同大臣から通知された文給与及び退職金の大臣からの通 書等支給の基準の届出(3) 総務大臣へ

・ 総務大臣への機構

知提出資料
・ 総務大臣から通知された文書等(4) 公表公表に関する文書

・ 公表に係る決裁文書

３

郵便貯金管理(1) 立案の検討

イ

立案基礎文書３０年

・ 業務方針業務委託契・ 業務計画約、簡易生命・ 理事長指示

保険管理業務ロ

委託契約、特立案の検討に関する調査研
究文書

・ 関係団体・関係者

別貯金契約、借入金に関する契約等及び・ 調査・検討資料のヒアリング(2) 締結又は改締結又は改廃に関する文書

・ 各契約等に係る決裁文書

廃再保険契約の・ 理由、新旧対照条

締結又は改廃文、参照条文 等

及びその経緯(3) 総務大臣へ

総務大臣への認可申請等に関す

1

事

４

項

公印の制定又業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

の提出

る文書

制定又は改廃制定又は改廃に係る文書

保存期間

具体例

３０年

・ 制定又は改廃に係

は改廃

る決裁文書
・ 公印登録票

５

中期計画、年(1) 立案の検討

立案基礎文書１０年

・ 中期目標度計画、長期・ 業務方針借入金及び償・ 理事長指示

還計画の決定又は変更及び(2) 決定又は変

決定又は変更に係る文書

・ 中期計画、年度計

更画等の決定又は変その経緯更に係る決裁文書(3) 総務大臣へ・ 申請、届出等に関総務大臣への認可申請等に関すする文書の提出又は同 る文書、同大臣から通知された文・ 総務大臣への機構

大臣からの通 書等

提出資料

知・ 総務大臣から通知された文書等(4) 公表公表に関する文書

・ 公表に係る決裁文書

６

役員会におけ(1) 審議る審議及びそ
の結果

審議のための資料として提出さ１０年

・ 配布資料れた文書(2) 結果議事の経過の要領及びその結果

・ 議事録

に関する文書７

契約に基づく(3) 立案の検討

協議及びその経緯（３の項イ

立案基礎文書ロ

立案の検討に関する調査研限る。）
８

業務運営の方・ 理事長指示・ 調査・検討資料

究文書に掲げる契約に係るものに１０年

・ 関係団体・関係者のヒアリング(4) 決定又は了解(1) 立案の検討

決定又は了解の内容が記録され・ 協議の合意書等

た文書
イ

立案基礎文書５年

・ 業務方針針・計画等の・ 業務計画審議及び決定・ 理事長指示又は了解（他ロの項に掲げる

立案の検討に関する調査研・ 調査・検討資料

究文書

・ 関係団体・関係者ものを除く。）のヒアリング(2) 審議機構内の会議に検討のため資料・ 配布資料として提出された文書(3) 決定又は了
解決定又は了解の内容が記録され・ 監督方針た文書

・ 監査計画等業務の実績又は実施に関する決定及びその経緯
９

業務の実績の(1) 立案の検討

立案基礎文書2

１０年

・ 基礎資料

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

・ 理事長指示評価に関する
決定及びその経緯

具体例(2) 決定業務の実績評価に関する文書

・ 事業報告書の決定に係る決裁文書(3) 総務大臣へ

総務大臣への提出に関する文書、・ 事業報告書の提出の提出又は同 同大臣から通知された文書等に係る決裁文書・ 総務大臣への機構

大臣からの通提出資料

知・ 総務大臣から通知された文書等(4) 公表公表に関する文書

・ 公表に係る決裁文書

10

財務諸表等に(1) 立案の検討

立案基礎文書１０年

関する決定及びその経緯

・ 基礎資料・ 理事長指示(2) 決定財務諸表等の決定に関する文書

・ 財務諸表等の決定に係る決裁文書総務大臣への承認申請に関する・ 財務諸表の承認申の提出又は同 文書、同大臣から通知された文書

請に係る決裁文書

大臣からの通 等

及び承認書(3) 総務大臣へ

・ 総務大臣への機構

知提出資料
・ 総務大臣から通知された文書等(4) 公表公表に関する文書

・ 公表に係る決裁文
書

11

委託先に対す(1) 立案の検討

立案基礎文書等

５年・ 年度計画る報告及び監・ 監督方針査その他指導・ 監査計画等

監督に関する(2) 決定決定及びその
経緯

報告徴求、監査その他指導監督に・ 報告徴求等に関す関する文書(3) 報告る決裁文書

委託先から報告された事項に関・ 報告文書する文書
12

監督官庁から(1) 立案の検討

立案基礎文書

５年

告徴求文書の報告及び検査その他指導(2) 決定監督に関する
決定及びその交付金の交付

報告及び検査その他指導監督へ・ 対応の決定に関すの対応に関する文書(3) 報告経緯
13

・ 監督官庁からの報る決裁文書

監督官庁に対する回答等に関す・ 回答等に関する決る文書(1) 立案の検討

裁文書

立案基礎文書

１０年・ 交付金及び拠出金

及び拠出金の（日本郵便株式会社、関連銀行及の算定等の文書

徴収並びに交び関連保険会社（以下、各社とい・ 各社への資料請求付金及び拠出う。）等に関する文書を含む。）

文書及び各社から

3

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

の提出資料

金の算定に関する決定及び
その経緯

具体例(2) 決定決定に係る文書・ 交付金額及び拠出金額等の決定に係る決裁文書(3) 総務大臣への申請又は総務大臣への申請に関する文書、・ 申請等に関する文同大臣から認可された文書等

書
・ 総務大臣への機構

同大臣から

提出資料

の認可

・ 総務大臣から認可された文書等(4) 通知等各社への通知文書並びに交付業

・ 拠出金の徴収に係務及び徴収業務に関する文書

る決裁文書
・ 台帳等

(5) 確認14

会計検査に関(1) 立案の検討

日本郵便株式会社から提出され・ 交付された金額等

た前年度の郵便局ネットワークと提出された費用の維持に要した費用等の書類の等を比較した資料確認に関する資料

等

立案基礎文書５年する事項

・ 会計検査に係る通知文書(2) 会計検査院

会計検査院に提出した文書

・ 計算書、証拠書類への提出の提出に係る決裁文書(3) 通知等

会計検査院の検査結果に関する・ 意見又は処置要求

文書
15

会計監査に関(1) 立案の検討

立案基礎文書

５年

する事項

知文書
(2) 会計監査人

会計監査人に提出した文書

・ 計算書、証拠書類

への提出

16

監事監査・内の提出に係る文書(3) 通知等

監査結果に関する文書(1) 立案の検討

立案基礎文書・ 指摘事項等の文書
１０年

部監査に関する事項

・ 会計監査に係る通・ 監事監査に係る通知文書(2) 監事等への監事等に提出した文書

・ 回答文書(3) 通知等

監査結果に関する文書

・ 監査報告書(1) 立案の検討

法令により策定する文書及び法提出

17

犯収法令に定められている

令により措置すべき事務等の決事項及び特定定並びに行政庁からの照会回答

事業者として措置すべき事(2) 制定又は改法令により定めるもの等

廃１０年

・ 特定事業者作成書
面等
・ 法令により策定したものの制定改廃

4

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

務に関する事(3) 決定及び経法令の定めにより措置する事務項
18

その他業務の

緯(1) 立案の検討

保存期間

・ 法令の定めにより等措置する事務等

立案基礎文書

５年

・ 理事長、理事指示
検討資料

実施に関する文書

具体例(2) 審議機構内の会議（役員会を除く）の・ 配布資料ため資料として提出された文書(3) 決定又は了解機構内の会議（役員会を除く）に・ 議事録

おける決定又は了解の内容が記載された文書(4) 報告業務の実績又は実施に関する報・ 報告文書告文書
機構における役員及び職員の人事に関する事項
19

３０年

・ 役員の任命・退任、役員及び職員(1) 役員及び職の人事に関す員の人事に関

職員の採用・退職る事項する文書であ等に関する決裁文って特に重要書

なもの
１０年(2) 役員及び職員の人事に関する文書であって重要なもの３年(3) 役員及び職員の人事に関する文書（(1)及び(2)に該当するものを除く。）(4) 職員の研修に関する重要な経緯

イ

計画の立案に関する調査研

３年

究文書
ロ

・ 外国・自治体・民間企業の状況調査

計画を制定又は改廃するた・ 計画案

めの決裁文書ハ

職員の研修の実施状況が記

・ 研修の実施に係る録された文書(5) 職員の兼業

職員の兼業の許可に関する文書

決裁文書
３年

の許可に関す・ 申請書
・ 兼業の許可に係るる重要な経緯

決裁文書
退職手当の支給に関する決定の支給制限

・ 退職手当の支給に支給に関する 内容が記録された文書及び当該その他の係る決裁文書決定に至る過程が記録された文

支給に関

書

する処分

(6) 退職手当の
重要な経緯

5

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

具体例

を行うこ
とができ
る期間又
は５年の
いずれか
長い期間
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
20

個人又は法人(1) 審査基準、標 イ

立案の検討に関する文書の権利義務の準処理期間に得喪及びその関する立案の ロ

経緯検討その他の５年法律第 88 号）第２条第８

重要な経緯号ロに規定する審査基準をい１０年

・ 解説書、ガイドラ
イン等
・ 審査基準に係る決審査基準（行政手続法（平成裁文書う。以下同じ。）に関する文書
ハ・ 標準処理期間に係標準処理期間（行政手続法第る決裁文書

６条の通常要すべき標準的な期間をいう。以下同じ。）に関する文書(2) 申請に対す申請（行政手続法第２条第３号に 当該申請る処分に関す 規定する申請をいう。以下同じ。） に係る許る重要な経緯 に対する処分に至る過程が記録された文書

・ 申請に対する処分に係る決裁文書

認可等

・ 法人文書開示等請（行政手求書及び決裁文書

続法第２・ 保有個人情報開示条第３号

等請求書及び決裁

に規定す

文書

る許認可
等をい
う。以下
同じ。）
の効力が
消滅する
日に係る
特定日以
後５年
(3) 不利益処分

不利益処分（行政手続法第２条第

５年

決裁文書

に関する重要 ４号の不利益処分をいう。以下同な経緯(4) 異議申立て・ 不利益処分に係るじ。）に関する文書
イ

異議申立書又は口頭による 決定そのに関する重要異議申立てにおける陳述の内 他の処分な経緯

容を録取した文書
ロ

審議会等文書

・ 録取書

がされる
日に係る
特定日以

6

・ 異議申立書・ 諮問に係る決裁文
書

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間
後１０年

具体例
・ 提出資料・ 答申

ハ決定その他の処分に至る過・ 弁明書程が記録された文書

・ 反論書
・ 意見書

(5) 機構を当事

ニ

決定書

・ 決定書

イ

訴訟の提起に関する文書

訴 訟 が 終 ・ 訴状
結 す る 日 ・ 期日呼出状者とする訴訟

争訟における主張又は立証 に 係 る 特 ・ 答弁書

その他の争訟 ロ
に関する重要に関する文書定 日 以 後 ・ 準備書面
１０年

な経緯

・ 各種申立書・ 口頭弁論・ 証人等調書
・ 書証

ハ判決書又は和解調書

・ 判決書
・ 和解調書(6) 裁判所から裁判所からの債権差押命令に関５年の債権差押命 する文書

・ 陳述書の作成に関する決裁文書・ 取下げに関する文

令等に関する書

重要な経緯
その他の事項
21

22

労働組合又は労働組合又は職労働組合又は職員代表との協約、職員代表に関員代表に関する協定等に関する文書

する事項

事項

契約に関する(1) 契約締結に事項（３及び関する文書

１０年

・ 労働協約に係る決裁文書

契 約 書 に ・ 物品・役務の調達基づく契等の実施に係る決６の項に掲げ

約行為が

裁文書

るものを除

終 了 し た ・ 契約締結に係る決

く。）

日に係る

裁文書

特 定 日 以 ・ 契約書
後５年(2) 契約の履行

５年

に伴う文書
(3) 契約の検証

・ 納品書
審議会等文書５年（11 の項から14 の項に掲げるものを除く。）
行事・広報に関する事項

・ 配布資料、議事録等に関する文書

23・ 請求書、領収書等(1) 行事に関す３年る文書であっ

7

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

具体例

て重要なもの（前各項に掲
げるものを除く。）
３年(2) 広報に関する文書であって重要なもの（前各項に掲
げるものを除く。）
24

栄典又は表彰 栄典又は表彰の栄典又は表彰の授与又ははく奪に関する事項に係る文書

授与又ははく奪１０年

・ 選考基準、表彰に
係る文書
・ 選考案

の重要な経緯・ 伝達・ 受賞者名簿25

国会における

国会審議（１の項 国会審議文書

審議等に関すから 22 の項まで

る事項に掲げるものを

１０年

・ 想定問答
・ 答弁書

除く。
）
26

文書の管理等 文書の管理等に関する事項

法人文書ファイル管理簿そ

常用の他の業務に常時利用するも

(無期限)

イ

・ 法人文書ファイル
管理簿のとして継続的に保存すべき
法人文書
ロ

取得した文書の管理を行う

５年

・ 文書受付交付簿
・ 法人文書開示請求に係る受付簿・ 保有個人情報開示・ 請求に係る受付簿

３０年

・ 文書決裁簿

３０年

・ 移管・廃棄簿

１０年

・ 照会書、回答文書

ための帳簿

ハ

決裁文書の管理を行うための帳簿ニ

法人文書ファイル等の移管
又は廃棄の状況が記録された帳簿

27

関係機関、地関係機関、地方関係機関、地方公共団体との協議

方公共団体と公共団体との協又は調整に関する文書の協議又は調議又は調整及び・ 議事概要・議事録

整に関する事

その経緯

・ 配布資料・ 取得文書・ 報告書

項（１の項から 24 の項までに掲げるものを除く。）

8

保存期間

具体例

機構に対する

当該事案

・ 他機関、お客さま照会に関するが終了し等からの照会、ご事項（他の項た日から意見等に掲げるもの

３年

事
28

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型を除く。）
その他の事項29

上記各項以外の

１年

事項
備考
一

この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
１

立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書

２

審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書

３

調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

４

決裁文書 最終の決裁権者が決裁を行うことにより、その内容を機構の意思として決定し、又は確認した法人文書

５

国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書

６

特定日 第２７条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）ニ

会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。

三

本表の第三欄は、公文書管理法第１１条第１項において独立行政法人が準ずることとされている同法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、機構における重要な経緯が記録された文書である。

四

本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。

9

別表第２（第３６条関係）保存期間満了時の措置の設定基準

１

基本的考え方公文書管理法第１条の同法の目的規定及び同法第１１条第１項の規定により独立行政法人が準じることとされている同法第４条の文書作成義務規定の趣旨にかんがみ、次の各号に掲げる法人文書は、歴史公文書等に該当するものとして、独立行政法人国立公文書館の設置する公文書館（以下「公文書館」という。）に移管するものとする。
(1)

機構の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された法人文書(2)

国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された法人文書(3)

国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された法人文書(4) 国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された法人文書（参考） 公文書管理法関係条文（目的）第一条 この法律は、国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであることにかんがみ、国民主権の理念にのっとり、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
第四条 行政機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
一 法令の制定又は改廃及びその経緯
二 前号に定めるもののほか、閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。
）の決定又は了解及びその経緯
三 複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯
四 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
五 職員の人事に関する事項（法人文書の管理に関する原則）
第十一条 独立行政法人等は、第四条から第六条までの規定に準じて、法人文書を適正に管理しなければならない。
２～５ （略）２

具体的な移管又は廃棄の判断指針
個別の法人文書ファイル等について保存期間満了時における移管又は廃棄の措置を行う場合の判断基準は、次表のとおりとする。ただし、同表に記載がない事項に係る法人文書ファイル等については、１の基本的考え方に照らして、適切に判断するものとする。

1

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措

１ 設立又は改廃及 組織の存立に関する 設立又は改廃に係る登（保存期間無期限）

事 項

業務の区分

置

機構の運営管理に関する決定及びその経緯

びその経緯

重要な経緯

記、財産的基礎に関する文書

２ 業務方法書、約 (1)立案の検討
款、算出方法書、イ

立案基礎文書

業務方法書、約款及びロ立案の検討に関す算出方法書に係る文書

規程、手続等の制定又は改廃及る調査研究文書(2)制定又は改廃びその経緯は移管。その他は廃棄。

制定又は改廃に関する文書(3)総務大臣への提総務大臣への認可申請

出又は同大臣か等に関する文書、同大臣らの通知から通知された文書等(4)公表
３ 郵便貯金管理業 (1) 立案の検討
務委託契約、簡易生命保険管理

公表に関する文書
イ

立案基礎文書ロ

立案の検討に関す

移管る調査研究文書

業務委託契約、 (2)締結又は改廃締結又は改廃に関する特別貯金契約、文書

借入金に関する (3)総務大臣への提総務大臣への認可申請契約等及び再保等に関する文書

出

険契約の締結又は改廃及びその経緯
４ 公印の制定又は 制定又は改廃
改廃

制定又は改廃に係る文廃棄書

５ 中期計画、年度 (1)立案の検討

立案基礎文書

廃棄決定又は変更に係る文

廃棄計画、長期借入
金及び償還計画(2)決定又は変更の決定又は変更
及びその経緯書(3)総務大臣への提総務大臣への認可申請

廃棄出又は同大臣から 等に関する文書、同大臣
の通知
(4)公表

から通知された文書等
公表に関する文書

2

廃棄

事 項

業務の区分

６ 役員会における (1) 審議
審議及びその結果

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措審議のための資料とし廃棄置て提出された文書(2) 結果議事の経過の要領及び廃棄その結果に関する文書
７ 契約に基づく協 (1)立案の検討
議及びその経緯イ

立案基礎文書ロ

立案の検討に関す（３の項に掲げる契約に係るもる調査研究文書(2)決定又は了解のに限る。）
８ 業務運営の方決定又は了解の内容が廃棄記録された文書(1)立案の検討

針・計画等の審イ

立案基礎文書

廃棄ロ

立案の検討に関す

廃棄

議及び決定又は了解（他の項に

廃棄る調査研究文書(2)審議

ハ

機構内の会議に検掲げるものを除討のため資料としてく。）

提出された文書(3)決定又は了解

ニ決定又は了解の内廃棄廃棄容が記録された文書業務の実績又は実施に関する決定及びその経緯
９ 業務の実績の評 (1)立案の検討
価に関する決定(2)決定及びその経緯立案基礎文書廃棄業務の実績評価に関す

廃棄る文書(3)総務大臣への提総務大臣への提出に関す 廃棄出又は同大臣から る文書、同大臣から通知
の通知
(4)公表

された文書等
公表に関する文書

廃棄立案基礎文書

廃棄する決定及びそ (2)決定

財務諸表等の決定に関

廃棄

の経緯

する文書

10 財務諸表等に関 (1)立案の検討(3)総務大臣への提総務大臣への承認申請

廃棄出又は同大臣から に関する文書、同大臣か
の通知
(4)公表
11 委託先に対する (1)立案の検討ら通知された文書等
公表に関する文書

廃棄立案基礎文書等

廃棄報告及び監査そ (2)決定

報告徴求、監査その他指 廃棄の他指導監督に

導監督に関する文書

3

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措関する決定及び (3)報告

委託先から報告された

廃棄

その経緯

事項に関する文書

事 項

業務の区分

12 監督官庁からの (1)立案の検討

置

立案基礎文書廃棄の他指導監督に (2)決定

報告及び検査その他指

廃棄関する決定及び導監督への対応に関す

その経緯

る文書

報告及び検査そ(3)報告

監督官庁に対する回答

廃棄等に関する文書13 交付金の交付及 (1)立案の検討

立案基礎文書び拠出金の徴収（日本郵便株式会社、関並びに交付金及連銀行及び関連保険会

び拠出金の算定社（以下、各社という。）

に関する決定及等に関する文書を含

びその経緯

む。）

廃棄

(2)決定

決定に係る文書

廃棄(3)総務大臣への申総務大臣への申請に関廃棄請又は同大臣かする文書、同大臣から認らの認可可された文書等(4)通知等

各社への通知文書並び廃棄に交付業務及び徴収業
務に関する文書(5)確認

日本郵便株式会社から廃棄提出された前年度の郵便局ネットワークの維持に要した費用等の書類の確認に関する資料
14 会計検査に関す (1)立案の検討
る事項(2)会計検査院への提出(3)通知等

立案基礎文書

廃棄

会計検査院に提出した廃棄文書
会計検査院の検査結果

廃棄に関する文書15 会計監査に関す (1)立案の検討
る事項(2)会計監査人への立案基礎文書廃棄

会計監査人に提出した

廃棄

4

事 項

業務の区分
提出
(3)通知等保存期間満了時の措
置文書
監査結果に関する文書

廃棄立案基礎文書廃棄(2)監事等への提出

監事等に提出した文書

廃棄(3)通知等

監査結果に関する文書

廃棄法令により策定する文廃棄

16 監事監査・内部 (1)立案の検討
監査に関する事

当該業務に係る法人文書の類型

項
17 犯収法令に定め (1)立案の検討られている事項書及び法令により措置

及び特定事業者すべき事務等の決定並として措置すべびに行政機関からの照き事務に関する会回答

事項(2)制定又は改廃法令により定めるもの

廃棄等(3)決定及び経緯

法令の定めにより措置

廃棄

する事務等
18 その他業務の実 (1) 立案の検討
施に関する文書(2) 審議立案基礎文書廃棄機構内の会議（役員会を 廃棄除く）のため資料として提出された文書(3) 決定又は了解機構内の会議（役員会を 廃棄除く）における決定又は了解の内容が記載された文書(4) 報告業務の実績又は実施に廃棄関する報告文書機構における役員及び職員の人事に関する事項
19 役員及び職員の (1)役員及び職員の人事に関する事

人事に関する文項書であって特に

廃棄

重要なもの(2)役員及び職員の廃棄人事に関する文書であって重要なもの(3)役員及び職員の

廃棄

5

事 項

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措

イ

廃棄

業務の区分

置

人事に関する文書（(1)及び(2)に該当するものを除く。）(4)職員の研修に関する重要な経緯

計画の立案に関する調査研究文書ロ

計画を制定又は改廃するための決裁文
書

ハ

職員の研修の実施状況が記録された文書(5)職員の兼業の許可に関する重要職員の兼業の許可に関

廃棄

する文書

な経緯
(6)退職手当の支給

退職手当の支給に関すに関する重要なる決定の内容が記録さ経緯れた文書及び当該決定廃棄に至る過程が記録された文書
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
20 個人又は法人の (1)審査基準、標準処 イ
権利義務の得喪理期間に関する

及びその経緯立案の検討その立案の検討に関す

移管

る文書
ロ

他の重要な経緯審査基準（行政手続法（平成５年法律第 88号）第２条第８号ロに規定する審査基準をいう。以下同じ。）に
関する文書

ハ

標準処理期間（行政手続法第６条の通常
要すべき標準的な期間をいう。以下同じ。）
に関する文書(2)申請に対する処

申請（行政手続法第２条 廃棄

6

事 項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型分に関する重要第３号に規定する申請な経緯をいう。以下同じ。）に保存期間満了時の措
置

対する処分に至る過程が記録された文書(3)不利益処分に関する重要な経緯

不利益処分（行政手続法 廃棄第２条第４号の不利益処分をいう。以下同じ。）
に関する文書(4)異議申立てに関イする重要な経緯

異 議 申 立 書 又 は 口 法令の解釈、政策立案
頭 に よ る 異 議 申 立 て 等に大きな影響を与えに お け る 陳 述 の 内 容 た事案に関する法人文を録取した文書

ロ

審議会等文書ハ決定その他の処分書は移管。その他は廃棄。

に至る過程が記録された文書(5)機構を当事者とする訴訟その他の争訟に関するニ

決定書

イ

訴 訟 の 提 起 に 関 す 法令の解釈、政策立案る文書

等に大きな影響を与え争 訟 に お け る 主 張 た事案に関する法人文

ロ

重要な経緯

又 は 立 証 に 関 す る 文 書は移管。その他は廃棄。

書
ハ判決書又は和解調書(6)裁判所からの債権差押命令等に裁判所からの債権差押廃棄命令に関する文書

関する重要な経緯その他の事項21 労働組合又は職 労働組合又は職員代 労働組合又は職員代表
員代表に関する 表に関する事項との協約、協定等に関す

事項

る文書

22 契約に関する事 (1)契約締結に関す
項（３及び６の項に掲げるもの

廃棄

廃棄

る文書
(2)契約の履行に伴

廃棄

7

事 項
を除く。）

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措審議会等文書

廃棄置う文書(3)契約の検証に関する文書（11 の項から 14 の項に掲げるものを除く。）

23 行事・広報に関 (1)行事に関する文
する事項

廃棄

書であって重要なもの（前各項に掲げるものを除く。）(2)広報に関する文廃棄書であって重要なもの（前各項に掲げるものを除く。）
24 栄典又は表彰に 栄典又は表彰の授関する事項

与又ははく奪の重栄 典 又 は 表 彰 の 授 与 又 廃棄ははく奪に係る文書

要な経緯
25 国会における審 国会審議（１の項か 国会審議文書

廃棄議等に関する事 ら 22 の項までに掲項げるものを除く。）

26 文書の管理等に 文書の管理等
関する事項

イ

法人文書ファイル

（保存期間無期限）管理簿その他の業務に常時利用するもの
として継続的に保存すべき法人文書
ロ

取得した文書の管廃棄理を行うための帳簿
ハ

決裁文書の管理を行うための帳簿ニ

法人文書ファイル
等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿

27 関係機関、地方 関係機関、地方公共 関係機関、地方公共団体 廃棄公共団体との協 団体との協議又はとの協議又は調整に関議又は調整に関 調整及びその経緯

する文書

8

事 項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間満了時の措置する事項（１の項から 24 の項までに掲げるものを除く。）
28 機構に対する照廃棄会に関する事項（他の項に掲げるものを除く。）
29 その他の事項

上記各項以外の事

廃棄

項

(注１)

移管するとされている法人文書が含まれている法人文書ファイルは移管する。

(注２)

廃棄するとされている法人文書ファイル等であっても、１の基本的考え方に照らして移管すべきと判断されるものについては移管する。

9

別記様式１

文書受付日付印（第１０条関係）

〇.〇.〇

大きさは

32 ミリメートル×

48 ミリメートル

別記様式２

起案用紙（第１５条・第１６条関係）

起 案 者

起案番号

監事調査・回付

起案年月日

決 裁 区 分

決裁番号

決裁処理者

決裁年月日

件
名

決裁

大分類

中分類

法人文書ファイル名
保 存 年 限
公開の可否
備 考

起 算 日
非公開理由

別記様式３

供覧用紙（第２３条関係）

供覧者

受付番号

供覧区分

受付年月日

件
名

備 考

供 覧

大分類

中分類

法人文書ファイル
名
保存年限
公開の可否

起算日
非公開理由

別記様式４

法人文書管理簿（第３５条関係）

作成・取得
年度等

分類
大分類

中分類

法人文書ファイル名作成・取得者

起算日

保存期間 保存期間満了日 媒体の種別

保存場所

管理者

保存期間満
了時の措置

備考

別記様式５起案日

秘密文書管理簿（第４２条関係）

起案番号

件

名

決裁番号

決裁日

施行日

保存期間

起案者

備考

別記様式６

起案・供覧様式に係る届出書（第１５条関係）
令和

年

月

日

起案・供覧様式に係る届出書
副統括文書管理者

様所属
文書管理者氏名

法人文書管理規則第 15 条第６項及びそれを準用する第 20 条第３項の規定に基づく起案・供覧様式を定めたので、届け出ます。
１

所属課

２

様式の名称

３

備考