6.
0AcrobatAcrobat6.06.
0AcrobatAcrobat
6.
06.
0AcrobatA
crobat6.
0
Acrobat
6.
0A
crobat6.
0
Acrobat 6.0
バージョンアップで文章の共有・管理が簡単に即効！使える新機能とテクニック「三人寄れば文殊の知恵」ではないが、何ごとにつけ1人よりも複数のほうがよい結果を生み、作業も効率よく進むことが多い。こうした複数のメンバーが共同で仕事を進めるコラボレーションワークに欠かせないのが、コンピュータとネットワークだ。そのうえ、「ワード」「エクセル」やブラウザー、電子メールなどにAdobe Acrobat 6.0が加われば強力で、これで準備は万全。よりいっそう効率よくコラボレーションワークを進められるようになる。

（藪 暁彦）

文書管理の第一歩は、社内でやり取りパワーポイントされる多数の書類を内容別にフォルダーFAX分けすることだ。だが、報告書や企画書は「ワード」、予算書は「エクセル」、プレワード

ゼンテーションは「パワーポイント」などと、書類によって作成したアプリケーションはさまざま。そのたびに異なるソフトを起動しなければならない。さらに、FAXなどまだデジタル化されていない紙PDFに変換の書類も多々ある。

VISIO

エクセル

すべての書類をデジタル化し、なおかつ単一のアプリケーションで閲覧できれば、より効率のよい書類管理ができるようになる。Adobe Acrobat 6.0は、こうした目的にピッタリのソフトウェアだ。作PDF成したアプリケーションに関係なく、すべての書類をAcrobat 1つで閲覧できるようになる。スキャナーから取り込んだ書類もダイレクトにPDFに変換できるから、手書きも含めてすべての書類を一元管理整理整頓できるようになるのだ。

ケース

1

形式がまちまちな
プ ロ ジ ェ クト 関 連 の 書 類に パ ニック！

138 +++ iNTERNET magazine 2003.08 +++>>

対策

社内を流通する書類のPDF 化で管理が断然ラクになる a140 ページ

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

A c r o b a t

ケース

2

あ の ファイル が 行 方 不 明
で 作 業 が 全 然 進 まな い！

>>

対策

6 . 0

検 索 で き る P D F ファイルを 利 用 して 社 内 で 知 識 を共 有 する a 1 4 2 ペ ージ
Acrobat 6.0は、ナレッジマネジメント

PDFを実現するツールでもある。

○×商事

整理・整頓した書類は、仕事の中で活サーバー用してはじめてその価値が表れる。保存した書類を進行中のプロジェクトやその後の仕事で再利用するには、まず必要なPDFに変換情報を数多くの書類の中から探し出さなPCければならない。
Acrobat 6.0では、表示中のPDFファイルだけでなく、指定したフォルダー内のインターネットPDFファイルから必要な情報を検索することができる。この機能を利用すれば、検索プロジェクトに参加するメンバー全員が誰でも必要なときに必要な情報を探し出PDFせ、まさにナレッジマネジメントが実現するのだ。

ケース

ド キ ュ メ ント を 回 覧 しても 誰 か が 止 め て し まって
期日に 提 出 で き な い！

3>>

PDF

確認依頼

対策

P D F の 文 書レビュー で 回
覧 と 修 正 が す ば や く確 実に 行 える a 1 4 3 ペ ージ

大阪支店

返信

PDF

書類によっては、作成した草案を数人のメンバーがチェックし、必要な修正を加Aえたあとに最終版が完成する。Acrobat
6.0は、こうしたチェック・修正作業をサポ企画書ートする機能を備えている。
PC
企画書

PDF

名古屋支店

確認依頼

従来、こうした作業は、印刷した書類をメンバーに回覧して行うのが一般的だっ

B

返信
東京本社

た。Acrobat 6.0を使えば、電子メールやブラウザーを使ってこの作業を進める

PDF

3F

企画書ことができる。作業そのものは従来と変A
BC

インターネット

わらない。画面上で文書に削除、挿入なLAN
PDF

戻ってきたコメントが自動で1つにまとめられる

東京本社 4F

確認依頼
返信

どの修正やコメントを加え、最後に確認印や承認印を押せばいいのだ。
Acrobat 6.0は、まさにコラボレーショ

C

企画書

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

ンワークに最適なソフトウェアだ。

+++ iNTERNET magazine 2003.08 +++139

ケース

すべ てのド キュメント を P D F にして1 文 書 ワー クフロ ー を 軽 減

こんな人、こんな場面に役立つ◎ワード、エクセル、パワーポイントなど複数のファイル形式の書類を常に扱う◎あらゆる情報を部署の全員で共有する◎雑多な形式のファイルのほかFAXや手書き文書を含む多様な書類に手を焼く総務部員◎プレゼン、予算書など顧客に提示することの多い営業マン「バインダー機能」
を使えば、書類サイズや作成したアプリケーションが異なるファイルをまとめて1つのPDFファイルに変換できる。

さまざまなファイルを1つのPDFに結合しよう
ファイル数が少なければ少ないほど、管理の手間も省ける。そこで、PDFファイルの数はできるだけ少なくしたい。
旧バージョンのAcrobatでも、複数のファイルを1つのPDFファイルにまとめることはできる。しかし、一度に1ファイルしか変換できないため、複数のファイルを1つのPDFファイルにまとめるには、すべてのファイルをいったん個別にPDFに変換したあとでAcrobat上でコピー＆ペーストを繰り返すしかなかった。
バージョン6.0を使えば、この作業の手PDFにまとめたいファイルをすべて選択して右クリックして、メニューから「Adobe Acrobatで結合...」を選択（上）。ダイアログで、ファイルを削除・追加したり、順番を入れ替えたりもできる（右）。

間を大幅に軽減できる。PDFに変換したいファイルを選択しておいて、右クリック
で 表 示 され るメニューから「 A d o b e
Acrobatで結合...」を選べばいいのだ。しかも、元ファイルを作成したアプリケーシ
ョンが違っていても、書類の印刷サイズがバラバラでもかまわない。

完成したファイルを開くと、指定した順番でPDF化された元ファイルの情報が表示される。

140 +++ iNTERNET magazine 2003.08 +++インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

A c r o b a t

6 . 0

スキャナー出力を取り込んで紙の文書もすばやくPDFに変換
FAXや手書き文書をPDF化すれば、すでに電子化されている書類とともに一元「ファイル」「- PDFの作成」「- スキャナ...」を選択（右）。表示されたダイアログでスキャナーのデバイスや画質などを設定して「スキャン」ボタンをクリック（下）。

管理ができるようになる。
方法は通常のスキャナー操作と変わらず、取り込んだ画像をダイレクトにPDFファイルとして保存できる。いったんJPEG形式などの画像ファイルとして保存したあスキャナーで取り込 んだ
PDF の画面 。適 当 な
名 前を付けて 保 存 すれば作業完了だ。とでPDFに変換するといった手間が必要ないぶん、作業も手早く進む。スキャナー
で取り込んだ画像は、新規文書として保存する以外に、そのとき開いているPDFファイルに追加することもできる。

PDF内のエクセルデータでも再編集はお手のもの
PDFファイルは表示するだけで再編集はできないと思いがちだが、Acrobat 6.0
を使えば制限はあるものの再編集も可能だ。たとえば元ファイルがワードで作成されたものであれば、書式をほぼ保ったままワードファイルに再変換できる。
ツールバーにある「テーブル選択ツール」
を利用すれば、表データもエクセルに書き戻すことができる。選択範囲をコピーすれば、エクセルだけでなくワードなど他のツールバーの「テーブル選択ツール」を選び、PDF内の表から必要な範囲を選択。右クリックで表示されるメニューから「スプレッドシートでテーブルを開く」
を選ぶと、エクセルが自動的に起動して選択範囲のデータが貼り付けられる。

アプリケーションに貼り付けることも可能だ。

複数あるPDFの変換方法で作業効率がアップ
Acrobat 6.0では、多彩な方法で PDFファイルを作ることができる。マイクロソ
フトオフィスやインターネットエクスプロー

マイクロソフトオフィスやインターネットエクスプローラなど一部のアプリケーションは、ツールバーにPDF変換ボタンを備えている。

ラなど一部のアプリケーションではツール
バーボタンから作れるし、印刷オプションや文書ファイルを右クリックしたときに表示されるメニューからも作れる。そのほか、「印刷」
ダイアログからプリンターとして「Adobe PDF」を選べば、印刷するのと同じ要領でPDFを作成できる。

Acrobat本体のツールバーにもボタンが付くなど、その場の状況に実に柔軟に対応してくれる。

文書アイコンを右クリックして、ポップアップメニューからも変換できるほか、「Acrobat6.0」のツールバーからもPDFファイルを作成できる。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ iNTERNET magazine 2003.08 +++141

ケース

イン デックス の自動 生 成 で2 高 速 化した 検 索 機 能こんな人、こんな場面に役立つ◎既存のデジタル情報を手間ヒマもお金もかけずにデータベース化したい◎蓄積された情報を比較・分析して報告書をまとめるリサーチャー◎数多くの雑多な情報から新しい企画を立案する企画開発部

PDFファイルの中身も一気に検索しよう
スキャナーで取り込んだ書類から作成したPDFファイルは単なる画像だ。そのままでは検索できないから、OCRソフトで検索可能な形に変えなければならない。
従来は、市販のOCRソフトを別に用意しなければならなかったが、Acrobat 6.0なら単独でできる。ただし、この機能を適用しただけでは誤認識される文字が多く、す検索可能な形式に変えたいPDFファイルを開き、「文書」「Paper Capture」「- キャプチャを開始...」を選択。表示されたダイアログの「OK」をクリックすると変換が始まる。

べての文字を正しく認識させるには非常に手間がかかる。修正は、見出しと本文変換後の PDFファイルを「PDF」のキーワードで検索すると、15件が検索された。
「結果：」欄をクリックすると、PDF内の該当部分が反転表示される。

中の重要な単語だけにしたほうがいい。

複数のファイルも丸ごと検索できるインデックスを作成しよう
Acrobat 6.0では、指定したフォルダー内にある全PDFファイルを対象にしたキーワード検索ができる。複数ファイルを検索する場合、文書内のテキストをいちいち検索していたのでは、いくらパソコンの処理が高速でも時間がかかる。そこで検索対象となる全文書で使われている単語をすべて抽出し、アルファベット順に並べた一覧表を作成する。この一覧表を検索することで、高速検索ができるようになっている。
検索をより高速にするため、インデッ

インデックスを作成するには、「アドバンスト」「- カタログ」を選び、「カタログ」画面で「新規インデックス...」をクリック。
「新規インデックスの定義」で対象とするフォルダーを指定する（右上）。

クスから数値や特定の単語を除外することもできる。不要なPDFファイルを削除したり、新規ファイルが増えたりすれば当然、インデックスも変わる。Acrobat
6.0では、インデックスの更新も簡単だ。

142 +++ iNTERNET magazine 2003.08 +++インデックス検索を実行するには、検索キーワードを指定したら、検索パ
ネル下部の「高度な検索オプションを使用」をクリック。
「検索する場所：」で作成したインデックスファイルを指定すればいい。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

A c r o b a t

ケース

6 . 0

文 書 の 作 成 から 回 覧 、承 認 まで
3 印 刷しな いで すべ て 完 了

こんな人、こんな場面に役立つ◎会議を開かずに稟議書で社内関連部署の同意を得たい◎遠隔地のメンバーを含むプロジェクトの進行管理◎社内文書の回覧◎顧客向けの提案書や見積もり書を作成する機会の多い営業・管理部門

その場に居合わせなくてもメールを使って確認作業をしよう
報告書や企画書、見積もり書など社内文書の多くは、最終版が完成するまでに部署内外の関係者の間を行き来する。関
係者が多いほど書類の移動に時間がかかり、そのぶん完成が遅れることになりかねない。Acrobat 6.0は、こうした書類完成までの時間を短縮して効率よく作業を進めるうえでも大きな力を発揮する。
回覧する文書は印刷せずに、電子メールで関係者全員に直接送付する。一方、文書を受け取った担当者は、「レビューと注釈機能」を使ってチェック作業を行うことになる。この作業で行うのは、文字列の削除、追加、あるいは別の表現への置「ファイル」「- レビュー用に電子メールで送信」を選び、表示されたダイアログに担当者のメールアドレスやメッセージを入力。
「送信」ボタンを押せば、メールが送信される。

換のいずれかだ。疑問点をメモ書きしたり、要注意箇所にアンダーラインを引いたりマーキングしたりすることもある。従来バージョンも同様の機能を備えていたが、ワードやエクセルなどマイクロソフトオフィスのアプリケーシ
ョンには、ツールバーに「Adobe PDFに変換してレビュー用に送信」ボタンが付いている。これをクリックすれば、PDFの変換からメール送信までの作業を一度に行える。

バージョン6.0では機能が向上し、使い勝手もよくなった。確認作業が完了したことがひと目でわかるスタンプ機能まで備えている。
文書確認依頼のメールを送信するのは簡単だ。
「ファイル」「- レビュー用に電子メールで送信」
を選び、次に表示されるダイアログで担当者のメールアドレスやメッセージを入力。すでにメッセージのひな形が入力されているので、そのままで問題なけ担当者が受け取るメールの例。添付ファイルを開いて確認作業を開始しよう。

ればすぐに送信できる。
依頼メールを受け取った担当者は、添付ファイルを開き、注釈機能を使って文章を校正し、メモや注意書きを記入する。

添付ファイルを開いたら、注釈機能を使って文章を校正する。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ iNTERNET magazine 2003.08 +++143回覧文書に文字列やコメントの注釈を入れよう
依頼を受けたレビュー担当者は、届いたメールの添付ファイルを開いて校正作業を行う。
「注釈ツールバー」にある「テキスト注釈」で文字列を削除、挿入、置換し、「ノートツール」でコメントを記入し、「ハイライトツール」で要注意部分を強調する。
最後に「承認済」「レビュー済」といったスタンプを押し、「注釈を送信」ボタンをクリックすれば作業完了。文書に加えた修正やコメントは、依頼者に送り返される。
校正内容を説明するポップアップは、注釈記号で内容を確認しづらいときは、ポップアップを開くといい。注釈記号かポップアップにマウスカーソルを合わせると、該当するもの同士をラインで結んでくれる。

「注釈ツールバー」の「表示」で開いたり閉じたりできる。なお、レビュー内容は、校正が完了して「注釈を送信」（左）ボタンをクリックすると、このダイアログが表示される。依頼者へのメッセージは変更できるが、宛て先（To:、Cc:、Bcc:）は変更できない。
「送信」ボタンのクリックでメールが送信される。

ファイルを保存しないと手元に残らないので注意しよう。

届いた回答はまとめて文書に反映できる
レビュー担当者から届いたメールの添付ファイルをダブルクリックすれば、その担当者が入れた修正やコメントは自動的に元のPDFファイルに加えられる。こうして全員の注釈を1つにまとめたら、依頼者は各注釈の検討作業に入る。このとき「注釈」タブをクリックすると、注釈のリストが表示される。この表示は、「注釈ツールバー」の「表示」でレビュー担当者別や注釈の種類別に切り替えることができる。

レビュー担当者から送り返されたメールには、担当者の入れた注釈ファイルが添付されている。

また「レビュートラッカー」機能を使えば、誰にレビューを依頼し、誰から返事が添付ファイルを開くと、元のPDFにレビュー担当者が入れた注釈が挿入される。依頼者は、レビュートラッカーで担当者から返答があったかどうかを確認し、注釈のリストを使って、全員が入れた注釈を整理する。

戻ってきたかを確認できる。返事のない担当者には、ここから催促のメールを出すことも可能だ。
注釈をPDF変換前のオリジナル文書に反映させれば、最終版文書の完成だ。オ
リジナル文書をウィンドウズ XP のワード2002で作成した場合には、この作業を自動化できる。ただし、取り込みは1回しかできないので、その前にワード文書のコピオリジナルの文書がウィンドウズXP上のワード2002で作られたものであれば、PDF に入れた注釈を取り込み、校正内容を自動的に反映できる。このときハイライトや下線、ノート、ポップアップに入力した説明文など、テキスト修正以外の注釈は吹き出しとして表示される。

ーを作っておいたほうがいい。

144 +++ iNTERNET magazine 2003.08 +++インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

A c r o b a t

6 . 0

メール以外にもウェブ上で確認作業ができる
複数のレビュー担当者に、ブラウザーを使って文書内容を確認し、注釈を入れてもらうこともできる。
レビュー担当者には、メール確認の場
合と同様に、添付ファイル付きメールが送られ、添付ファイルを開くとブラウザーにPDFファイルが表示される仕組みだ。このとき、すでに加えられている注釈があれば起動する。
担当者が加えた注釈は、ツールバーの「注釈を送信」
をクリックした時点でサーバウェブを使ったレビューには、Acrobat 6.0の「環境設定」で前もってサーバーの設定が必要だ。ここで、WebDAVサーバーやネットワークフォルダーなどサーバーの種類とレビューするPDFファイルの場所を指定する。

ーにアップロードされる。ツールバーの「オフライン作業」ボタンをクリックすれば、Acrobat 6.0を使ってオフラインで作業することも可能だ。作業が終わったらオンラインに戻り、「注釈を送信」をクリックしてレビューを開始するには、依頼者はまず「ファイル」「- ブラウザベースのレビューを開始...」を選び、ダイアログで担当者のメールアドレスやメッセージを設定。各担当者には、PDFファイルへのショートカットが添付されたメールが送信される。

作業を終了する。

確認スタンプを付ければ状態が一目瞭然
回覧される紙の書類には「回覧」「社外秘」といったスタンプが押され、閲覧者は回覧後に確認のためのサインをしたり印添付ファイルを開くと、ブラウザーにPDFファイルが表示される。加えた注釈は、ツールバーの「注釈を送信」をクリックするか別のページに移動するときサーバーに送信される。

鑑を押したりする。
Acrobat 6.0には、それと同様の目的に利用できる数々のスタンプが多数用意

Acrobat内蔵認印のほかにされている。日付や名前入りのものからシ認証機関発行の電子署名にも対応ャチハタスタンプまで、その数は全部で50 種類。さらに画像入りのオリジナルのスタンプを作ることもできる。

電子署名は、インターネット上で流

Acrobat 6.0内蔵機能で作ったデジタルIDで電子署名を入れた例。

通する情報に確かな信頼性を与える手段の1つ。Acrobat 6.0は、この電子認証機関発行のデジタルIDを使用した場合−公式に認められる−署名に対応している。署名には、
Acrobat内蔵の機能で作成したデジタ

認証機関認証機関に問い合わせてPDFの署名を検証

デジタル
IDを発行

ルIDや、ベリサインやエントラストなどの認証機関が発行したものも使用で電子メールで相手に送付きる。
証明書一覧と照合してPDFの署名を検証内蔵機能で作ったデジタルIDは、いわば認印のようなもの。印鑑登録した確認スタンプを付ければ状態が一目瞭然実印でないと公式に認められないように、電子署名を公式に認めてもらうには認証機関発行のデジタルIDが必要だ。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

Acrobat内蔵機能でデジタルIDを作成した場合−公式には認められない−

デジタルID
証明書

電子メールで相手に送付

信頼済み証明書一覧
A氏の証明書受け取った証明書を信頼済み証明書一覧に追加+++ iNTERNET magazine 2003.08 +++145

［インターネットマガジン バックナンバーアーカイブ］ ご利用上の注意
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