別府市監査委員告示第３号

監査結果の通知に係る事項について地方自治法第１９９条第９項の規定により報告した監査の結果について、市長から当該監査の結果に基づき措置を講じた旨の通知を受けたので、当該通知に係る事項を同条第１２項の規定に基づき公表します。

平成２９年３月３１日

別府市監査委員

惠良寧同萩野忠好同高森克史１総務課
監査実施期間

平成２２年１２月２４日から平成２３年３月４日まで（１）例規改訂委託料の支出についておおむね適正に行われていた。
しかし、平成１２年度に端末による例規のデータ化と紙ベースの例規集を併存する形式で業者と契約し、その後、経費の縮小、例規追録作業やシステムの無変更などの理由により今日まで同一業者と随意契約を行ってきている。単価金額が適正であるのか他市の状況等比較検討されたい。
（措置結果）
例規改訂業務委託について全国的に公募型プロポーザルにより業者を選定する事例が見られるようになったことから、当市においてもその実施を検討し、平成２６
年１０月に別府市例規データベース構築及び維持更新事業に関する公募型プロポーザルの実施を公告した。この公告に応募があった２社の提案を比較検討し、より優れた提案をした業者と平成３２年３月３１日までの複数年契約を締結した結果、委託料の削減にもつながった。

２

職員課
監査実施期間

平成２０年９月３日から平成２０年１０月３日まで（１）特殊勤務手当、時間外手当の支給について
特殊勤務手当の支給については、手当支給の対象となる業務について本来出勤日数について支給すべきものを外勤日のみに支給するなど一部統一性に欠けるものが見受けられた。
特殊勤務手当の支給にあたっては、対象業務、対象日数などを十分精査し、事務処理を行われたい。
時間外勤務手当の支給については、良好に事務処理が行われていたが、定額時間外支給者について一部時間外勤務命令の発令、課長確認がなされていないものが見受けられた。
条例、規則に基づいた時間外勤務の事務手続をとられたい。

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（措置結果）特殊勤務手当について、出勤日数に応じて支給すべき手当については、外勤日数ではなく出勤日数に応じて支給するよう改善している。また、給与の支給処理を行う際に特殊勤務手当明細書を提出してもらい、対象業務、対象日数について確認している。
定額時間外勤務手当について、指摘のあった課は現在定額時間外の対象外であり、現在の対象課については、時間外勤務命令を発令し、課長確認を行っている。また、給与の支給処理を行う際に、時間外勤務実績簿や時間外勤務等確認表の写しを提出してもらい確認している。

（２）扶養手当について
ア

扶養手当の届出書に受理年月日の記入がないものが見受けられた。
受理年月日は、扶養手当の支給の始期及び終期を算定する基礎となるものであるから、明確に記入するよう事務処理されたい。

イ

届出書に決裁印の押印漏れが見受けられた。
別府市事務決裁規程を遵守されたい。

（措置結果）
ア

扶養手当の届出書については、受理年月日の記入漏れがないように事務を行っている。

イ

別府市事務決裁規程に基づき決裁を行い、押印漏れがないようにしている。

（３）通勤手当について
ア

通勤手当の支給開始日については、事実の発生年月日、所属長証明年月日、受理年月日等をよく精査し、事務処理にあたられたい。

イ

受理日の記載漏れや受理印の押印漏れ及び日付の誤謬が見受けられる。

ウ

所属長証明欄の所属長名の記載漏れ及び証明年月日の記載漏れが見受けられる。

（措置結果）
ア

事実の発生年月日、所属長証明年月日、受理年月日等を精査し、支給開始月に誤りがないよう事務処理を行っている。

イ

受理日の記載漏れ、受理印の押印漏れ及び日付の誤謬がないよう事務処理を行っている。
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ウ

所属長証明欄の所属長名及び証明年月日の記載漏れがないか確認し、事務処理を行っている。

３

都市政策課
監査実施期間

平成２４年９月３日から平成２４年９月２８日まで（１）都市計画図売払収入について売払金の取扱いについて、件数、金額が少ないことから、売払金を長いもので９日分まとめて銀行に納入していた。売払金の納入について、別府市会計事務規則第２４条第２項の規定を遵守されたい。
都市計画図及び白図の有償頒布及びその売払価格決定方法については、不明であり、少なくとも２０年程、価格についての改定は行われていない。新たに、都市計画図等を作成した時点で、都市計画図及び白図の有償頒布及び実費相当の売払額の決定等、市長の決裁を受け徴収するべきである。
（措置結果）
売払金は、入金があった当日金融機関に払い込んでいるが、当日払込みができない場合も翌日には払込みを行うようにしている。
また、平成２５年度に、新たに印刷を行った際の単価を基に市長決裁を受け、販売価格の見直しを行った。

（２）地籍調査に要する経費について
ア

消耗品として基準点、筆界点の管理のためアルミナンバープレートを購入し、プレートは委託業者に引き渡しているが、受払簿が作成されていない。

イ

郵便切手受払簿については、別府市文書管理規程に基づき処理されているが、摘要欄などで発送先別の件数及び切手の料金が確認できない。使用枚数の適正性を確認するため摘要欄に明細の記入を要望する。

ウ

戸籍の請求伺に請求件数の誤謬や請求市町村の一覧表が添付されていない事例が見られた。また、戸籍謄本等の収受について受付台帳等が作成されていない。

エ

委託業務の完了届については、契約書第１２条に、受注者は、当該月における委託業務が完了したときは、委託業務完了届を、遅滞なく発注者に対して提出しなければならないとされているが、８月分は３か月、９月分については２か月経3過して提出されていた。
以上のことについて、関係規定に基づき適正な事務処理を行うとともに、事務の正確性や効率性を考慮して要望事項についても見直しを検討されたい。
（措置結果）
ア

アルミナンバープレートは、委託業者から提出を受けた支給品受領書及び支給品返還通知書を基に受払簿を作成し管理している。

イ

戸籍の請求伺いに切手使用明細を添付し、送付先名、送付時貼付分、返信用、不足分の明細を管理している。

ウ

戸籍の請求伺いに添付している切手使用明細により、送付市町村ごとに戸籍謄本等の収受について管理している。

エ４

業務を委託した場合は、委託業務完了届を遅滞なく提出させている。

都市整備課
監査実施期間

平成２４年９月３日から平成２４年９月２８日まで（１）工事請負費について
餅ヶ浜桟橋転落防止柵補修工事を執行後、工期内に門扉改修工事、救命浮輪取付工事の２件の工事を同一現場内で新規に発注している。
これらの工事は一括発注が可能と思われ、当初の転落防止柵補修工事の設計に際し事前調査不足と考える。経費節減の視点をもって工事を執行されたい。
（措置結果）
補修工事を行う際は年次計画を立てた上で施工するようにしたため、同一現場内の同種の工事は一括発注している。

５

建築指導課
監査実施期間

平成２５年２月７日から平成２５年３月１５日まで（１）旅費（費用弁償、普通旅費）の支出事務についておおむね適正に処理されていたが、条例に定められた額を故意に減じた旅行命令があった。関係各課において、より厳正な事務執行が望まれる。
復命については、決裁区分に誤りがあるもの、決裁年月日が記入されていないも4のがあった。
市内及び隣接郡市等への旅行については、決裁がなされておらず、記載漏れが見られた。
（措置結果）
旅費については、別府市職員等の旅費に関する条例の規定に基づき積算した額を支給しており、復命の決裁についても、別府市事務決裁規程別表第１の規定により適正に行っている。また、市内及び隣接郡市等への旅行の際は、市内等旅行命令簿に記載し決裁を受けている。

（２）手数料の収納について手数料の収納に関する事務についてはおおむね適正に執行されていたが、収納された手数料の指定金融機関への払込みが遅延しているものが見られた。別府市会計事務規則第２４条第２項の規定に基づき収納後は速やかに払込みをされたい。
また、つり銭については「つり銭等の交付、保管その他の事務の取扱いについて」（平成２０年４月１日別府市会計管理者訓令第１号）に基づき会計管理者から交付を受けて事務を執行されたい。
（措置結果）
収納した手数料は、収納日当日金融機関に払い込んでいるが、当日払込みができない場合も翌日には払込みを行うようにしている。
つり銭については、平成２６年度以降、「つり銭等の交付、保管その他の事務の取扱いについて」の規定に基づき、会計管理者から交付を受け、事務を執行している。

（３）別府市木造住宅耐震化促進事業補助金について交付申請書及び完了報告書の受付時に、書類の不備等が見られるため、別府市木造住宅耐震化促進事業補助金交付要綱を遵守し、提出書類について精査されたい。
耐震診断及び耐震改修工事に誤りのないよう、耐震診断結果及び耐震診断計画の内容を点検し再計算することや、改修工事後の点検及び現況調査等は重要であると考えるが、別府市から補助金を受ける場合、交付決定されないと耐震診断及び耐震改修工事を実施することができず、また、補助金額が確定されないと交付請求ができないため、できるだけ速やかに事務処理が進むよう努められたい。

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（措置結果）別府市木造住宅耐震化促進事業補助金の交付については、要綱に基づく書類の精査と併せて速やかな事務処理に努めている。

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