公益財団法人 大学コンソーシアム京都個人情報保護規程

第１章

制定

2003（平成15）年３月29日

改定

2005（平成17）年４月１日

制定

2010（平成22）年７月１日

総則

（趣旨）
第１条 この規程は、基本的人権を擁護するうえで個人情報の保護が重要であることにかんがみ、公益財
団法人 大学コンソーシアム京都（以下「法人」という）における個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるとともに、個人情報の開示、訂正、利用の停止、消去及び提供の停止の請求の手続を明らかにすることにより、個人の権利利益の保護及び法人の事業の公正かつ適正な運営について定める。
（定義）
第２条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）個人情報
個人に関する情報で、個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
（２）電子計算機処理
電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力その他これらに類する処理をいう。ただし、専ら文書を作成し、又は文書若しくは図画の内容を記録するための処理その他理事長が定める処理を除く。
（３）文書等
法人の役員又は職員（以下｢役職員｣という）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ）であって、役職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
（責務）
第３条 法人は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
２ 法人の役職員又は役職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
第２章

個人情報の適正な取扱いの確保（個人情報の収集の制限）
第４条 個人情報を収集しようとするときは、個人情報の利用の目的（以下「利用目的」という）を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
２ 個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）法令（条例を含む。以下同じ）に定めがあるとき。
（２）本人の同意があるとき。
（３）出版、報道等により公にされているとき。

（４）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（５）所在不明、心神喪失その他の理由により、本人から収集することができないとき。
（６）争訟、選考、指導、相談、交渉その他の事務を処理する場合において、本人から個人情報を収集したのでは、当該事務の目的を達成することができず、又は当該事務の適正な執行に著しい支障が生じると認められるとき。
（７）国、地方公共団体又はこれらに準じる団体（以下「国等」という）から収集することが事務の性質上やむを得ないと認められる場合であって、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
（８）前各号に掲げるもののほか、公益上特に必要があり、かつ、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
３ 思想、信条及び宗教に関する個人情報、人種、民族その他社会的差別の原因となるおそれがあると認められる社会的身分に関する個人情報並びに病歴、遺伝子に関する情報その他身体的特質に関する個人情報で個人の権利利益を侵害するおそれがあると認められるものは、収集してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）法令に定めがあるとき。
（２）個人情報を取り扱う事務（以下「個人情報取扱事務」という）の性質上当該個人情報が欠くことができないものであると認められるとき。
（利用目的の明示）
第５条 本人から直接文書、図画及び電磁的記録に記録された当該本人の個人情報を収集するときは、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
（２）利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
（３）利用目的を本人に明示することにより、法人の権利又は正当な利益を害するおそれがあるとき。
（４）利用目的を本人に明示することにより、国等が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（５）収集の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
（個人情報取扱事務目録の作成及び公表）
第６条 個人情報取扱事務に関し、次に掲げる事項を記載した目録（以下「個人情報取扱事務目録」という）を作成し、公表するものとする。
（１）個人情報取扱事務の名称（２）個人情報の利用目的（第５条第２号から第４号までのいずれかに該当する場合を除く）（３）個人情報取扱事務を所掌する組織の名称（４）個人情報の対象者の範囲（５）個人情報の項目（６）個人情報の収集先（７）個人情報の電子計算機処理を行うときは、その旨（８）個人情報の第三者への提供を経常的に行うときは、提供される個人情報の項目及び提供の手段又は方法並びに提供先の名称（９）個人情報の取扱いに関する苦情の請求先（10）前各号に掲げるもののほか、理事長が定める事項

２ 個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、個人情報取扱事務目録に登載するものとする。
３ 第１項に記載した事項を変更し、又は個人情報取扱事務を廃止したときは、遅滞なく、個人情報取扱事務目録に記載した事項を変更し、又は廃止した旨を記載するものとする。
（個人情報の利用及び提供の制限）
第７条 あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的を超えて、個人情報を法人内で利用し、又は法人以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）法令に定めがあるとき。
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国等又はその委託を受けた者が法令の定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
２ 前項ただし書の規定により個人情報を利用し、又は提供するときは、個人の権利利益を不当に侵害することのないようにしなければならない。
(提供先に対する措置要求)
第８条 法人以外のものに個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受けるものに対し、個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又は個人情報の適切な取扱いについて必要な措置を講じることを求めなければならない。
（電子計算機処理の制限）
第９条 第４条第３項に規定する個人情報及び犯罪に関する個人情報は、電子計算機処理をしてはならない。ただし、公益上特に必要があると認めるときは、この限りではない。
（電子計算機の結合の制限）
第10条 法人以外のものとの間において、個人情報を提供し、又は個人情報の提供を受けるため、通信回線その他の方法により電子計算機を結合してはならない。ただし、公益上必要があり、かつ、個人情報の保護に関し必要な措置が講じられていると認めるときは、この限りではない。
（個人情報の適正な管理）第11条 利用目的を達成するために必要な範囲内で、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
２ 個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるとともに、個人情報を適正に管理させるため、個人情報管理責任者を置く。
３ 保有する必要がなくなった個人情報は、確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。ただし、歴史的資料として保存する必要があるものについては、この限りではない。
（従業者の監督）
第12条 従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（個人情報取扱事務の委託に伴う措置）第13条 個人情報取扱事務を委託しようとするときは、当該個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。
第３章

個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求

（個人情報の開示の請求）第14条 何人も、法人に対し、文書等に記録された自己の個人情報の開示を請求することができる。
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは前項の規定による開示の請求（以下「開示請求」という）を本人が委任した代理人（以下「法定代理人等」という）は、本人に代わって開示請求をすることができる。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
（１）本人が反対の意思を表示したとき。
（２）開示請求により本人の権利利益を明らかに害すると認められるとき。
（開示請求の手続）
第15条 開示請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書（以下「開示請求書」という）を法人に提出しなければならない。
（１）氏名及び住所（２）開示請求に係る個人情報を特定するために必要な事項（３）前２号に掲げるもののほか、理事長が定める事項
２ 開示請求をしようとする者は、開示請求書を提出する際、法人対し、自己が当該開示請求に係る個人情報の本人又はその法定代理人等であることを証明するために必要な書類で理事長が定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
３ 開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者（以下「開示請求者」という）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（個人情報の開示義務）
第16条 開示請求があったときは、開示請求に係る個人情報が記録されている文書等に次の各号のいずれかに該当する情報（以下「非開示情報」という）が含まれている場合を除き、開示請求者に対し、当該個人情報を開示するものとする。
（１）第14条第２項の規定による開示請求をした法定代理人等に対して個人情報を開示することにより、当該個人情報の本人の権利利益を害するおそれがある情報（２）開示請求者（第14条第２項の規定により法定代理人等が本人に代わって開示請求する場合にあっては、当該本人をいう。次号及び第22条において同じ）以外の個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く）であって、個人が識別され、又は識別され得るもののうち、通常他人に知られたくないと認められるもの。ただし、人の生命、身体、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
（３）法人又はその他当法人に関連する団体に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより当該法人等は当該個人の競争上又は事業活動上の地位その他正当な利益を明らかに害すると認められるもの。ただし、次のいずれかに該当する情報を除く。
ア 事業活動によって生じ、又は生じるおそれがある危害から人の生命、身体又は健康を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
イ 違法又は不当な事業活動によって生じ、又は生じるおそれがある支障から人の生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報（４）開示することにより、人の生命、身体、財産等の保護、犯罪の予防及び捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が生じるおそれがある情報

（５）法人又はその他当法人に関連する団体が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、債権者の利益を害するおそれ並びに次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれイ 評価、診断、判断、選考、指導、相談その他これらに類する事務に関し、その適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれ
ウ 審議、検討又は協議に関し、率直な意見の交換若しくは円滑な意思決定を不当に損なうおそれ
エ 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
オ 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ（６）法令の規定により明らかに開示することができないとされている情報（個人情報の部分開示）
第17条 開示請求に係る個人情報が記録されている文書等に非開示情報が含まれている場合において、非開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
（個人情報の存否に関する情報）
第18条 開示請求に対し、当該開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
（開示請求に対する決定等）
第19条 開示請求に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定（以下「開示決定」という）をし、開示請求者に対し、その旨及び開示の実施に関し別に定める事項を書面により通知するものとする。
２ 開示請求に係る個人情報の全部を開示しないとき（前条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る個人情報を保有していないときを含む。以下同じ）は、開示をしない旨の決定（以下「非開示決定」という）をし、開示請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
３ 第１項の規定による個人情報の一部を開示する旨の決定又は非開示決定をした旨の通知をするときは、当該通知にその理由を付記するものとする。
（開示決定等の期限）
第20条 開示決定及び非開示決定（以下「開示決定等」という）は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に行うものとする。ただし、第15条第３項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 事務処理上の困難その他正当な理由により前項の期間内に開示決定等をすることができないときは、当該期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することができる。この場合において、速やかに、開示請求者に対し、その旨並びに延長する理由及び期間を書面により通知するものとする。
（開示決定等の期限の特例）
第21条 開示請求に係る文書等が著しく大量であるため、開示請求があった日の翌日から起算して44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがあるときは、前条の規定にかかわらず、開示請求に係る個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等をすることができる。この場合において、速やかに、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

（１）本条を適用する旨及びその理由（２）残りの文書等について開示決定等をする期限（第三者に対する意見の聴取）
第22条 開示決定等をする場合において、開示請求に係る個人情報に法人及び開示請求者以外のもの（以下「第三者」という）に関する情報が記録されているときは、あらかじめ当該情報に係る第三者の意見を聴くことができる。
（開示の実施等）第23条 第19条第１項の規定により開示決定をしたときは、遅滞なく、開示請求者に対し、当該決定に係る個人情報の開示をするものとする。
２ 個人情報の開示は、次に掲げる個人情報の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。ただし、開示請求に係る個人情報が文書等に記録されていないときは、書面によりその旨を通知するものとする。
（１）文書又は図画に記録されている個人情報

個人情報が記録されている文書又は図画の当該個人情報に係る部分の閲覧又は写しの交付（２）電磁的記録に記録されている個人情報 個人情報が記録されている電磁的記録の種別、情報化の進展状況を勘案して別に定める方法
３ 前項本文に規定する方法により個人情報の開示をする場合において、当該文書等を閲覧に供することにより当該文書等の保存に支障が生じると認めるとき、その他必要があると認めるときは、当該文書等の閲覧に代えて、その写しを閲覧に供することができる。
４ 第15条第２項の規定は，前２項の規定により個人情報の開示を受ける者について準用する。
（個人情報の訂正の請求）第24条 文書等に記録されている自己の個人情報の内容に事実についての誤りがあると認める者は、法人に対し、その訂正（追加又は削除を含む。以下同じ）を請求することができる。
２ 第14条第２項の規定は、前項の規定による訂正の請求（以下「訂正請求」という）について準用する。
（訂正請求の手続）
第25条 訂正請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書（以下「訂正請求書」という）を法人に提出しなければならない。
（１）氏名及び住所（２）訂正請求に係る個人情報を特定するために必要な事項（３）請求する訂正の内容及び訂正請求の理由（４）前３号に掲げるもののほか、理事長が定める事項
２ 訂正請求書には、請求する訂正の内容が事実に合致することを証する資料を添付しなければならない。
３ 第15条第２項の規定は、訂正請求について準用する。
４ 訂正請求書に形式上の不備があると認めるときは、訂正請求をした者（以下「訂正請求者」という）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（個人情報の訂正義務）
第26条 訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該個人情報の訂正をしなければならない。
（訂正請求に対する決定等）

第27条 訂正請求があったときは、必要な調査をしたうえ、当該請求があった日の翌日から起算して30日以内に、当該請求に係る個人情報の訂正をする旨又はしない旨の決定（以下「訂正決定等」という）をするものとする。ただし、第25条第４項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定により個人情報の訂正をする旨の決定（以下「訂正決定」という）をしたときは、当該訂正請求に係る個人情報を訂正したうえ、その旨を書面により訂正請求者に通知するものとする。
３ 第１項の規定により個人情報の全部又は一部の訂正をしない旨の決定をしたときは、その旨及びその理由を書面により訂正請求者に通知するものとする。
４ 第20条第２項の規定は、訂正決定等について準用する。
（訂正決定等の期限の特例）
第28条 訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条第１項及び同条第４項において準用する第20条第2項の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定等をすることができる。この場合において、速やかに、訂正請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
（１）この条の規定を適用する旨及びその理由（２）訂正決定等をする期限（個人情報の提供先への通知）
第29条 訂正決定に基づく個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
（個人情報の利用停止の請求）第30条 文書等に記録されている自己の個人情報が次の各号のいずれかに該当すると認める者は、法人に対し、当該各号に掲げる措置を請求することができる。
（１）第４条第１項、第２項又は第３項の規定に違反して収集されたものであるとき

当該個人情報の消去又は利用の停止（２）第７条第１項又は第２項の規定に違反して利用されているとき

当該個人情報の消去又は利用の停止（３）第７条第１項又は第２項の規定に違反して提供されているとき

当該個人情報の提供の停止

２ 第14条第２項の規定は、前項各号に掲げる措置（以下「利用停止」という）の請求について準用する。
（利用停止請求の手続）
第31条 利用停止の請求(以下「利用停止請求」という)をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書（以下「利用停止請求書」という）を法人に提出しなければならない。
（１）氏名及び住所（２）利用停止請求に係る個人情報を特定するために必要な事項（３）請求する利用停止の内容及び利用停止請求の理由（４）前3号に掲げるもののほか、理事長が定める事項
２ 第15条第２項の規定は、利用停止請求について準用する。
３ 利用停止請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止請求をした者（以下「利用停止請求者」という）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（個人情報の利用停止義務）
第32条 利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、法人における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該個人情報の利用停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
（利用停止請求に対する決定等）
第33条 利用停止請求があったときは、必要な調査をしたうえ、当該請求があった日の翌日から起算して30日以内に、当該請求に係る個人情報の利用停止をする旨又はしない旨の決定（以下「利用停止決定等」という）をするものとする。ただし、第31条第３項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定により個人情報の全部の利用停止をする旨の決定をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
３ 第１項の規定により個人情報の全部又は一部の利用停止をしない旨の決定をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨及びその理由を書面により通知するものとする。
４ 第１項の規定により個人情報の全部の利用停止をし、又は個人情報の一部の利用停止をしない旨の決定をしたときは、個人情報の全部又は一部の利用停止をするものとする。
５ 前項の規定により利用停止をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
６ 第20条第２項の規定は、利用停止決定等について準用する。
（利用停止決定等の期限の特例）
第34条 利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条第１項及び同条第６項において準用する第20条第２項の規定にかかわらず、相当の期間内に利用停止決定等をすることができる。この場合において、速やかに、利用停止請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
（１）この条の規定を適用する旨及びその理由（２）利用停止決定等をする期限（不服申出等）第35条 開示、訂正又は利用停止の請求を行った者は、当該請求に係る決定に不服があるときは、当該請求に係る決定があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に、法人に対し、不服の申出（以下「不服申出」という）をすることができる。
２ 不服申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した申出書を法人に提出しなければならない。
（１）氏名及び住所又は居所（２）不服申出に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等（３）不服申出に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等があったことを知った年月日（４）不服申出の趣旨及び理由（５）前各号に掲げるもののほか、別に定める事項
３ 不服申出があった場合は、法人は、当該不服申出に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について、速やかに、再度の検討を行い、その結果を書面により通知しなければならない。
第４章雑則（苦情の処理）第36条 法人が行う個人情報の取扱いに関して苦情の申出があったときは、迅速かつ適切にこれを処理するよう努めるものとする。
２ 前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。
（費用の負担）第37条 この規定による請求に係る手数料は、徴収しないものとする。

２ 第23条第２項の規定により個人情報が記録されている文書等の写し（電磁的記録については、これに準じるものとして別に定める方法を含む）の交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付（電磁的記録については、これらに準じるものとして別に定めるものを含む）に要する費用を負担しなければならない。
(他の制度等との調整)
第38条 法令等に次の各号に掲げる事項に関する規定があるときは、その定めるところによる。
（１）個人情報が記録されているものの閲覧又は縦覧（２）個人情報が記録されているもの又はその謄本、抄本その他の写しの交付（３）個人情報の訂正（４）個人情報の利用停止（委任）第39条 この規程において別に定めることとされている事項及びこの規程の施行に関し必要な事項は、理事長が定める。
（改廃）第40条 この規程の改廃は、運営委員会の議を経て、理事会が承認するものとする。
附 則
この規程は、2003（平成15）年３月29日から施行する。
この規程は、2005（平成17）年４月１日から施行する。
この規程は、2010（平成22）年７月１日から施行する。