Chapter Officer ガイド

Japan Council 事務局
2018年7月13日作成（2018年7月26日更新 P13-14 追加）

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目次
＜基本編＞
・・・・・・P. 3
1. 年間カレンダー
2. Chapterについて（設立の条件など） ・・P. 4・・・・・・P. 4
3. Officerの役割
・・・・・・P. 5
4. 国内での活動について・・・・・・P. 6
5. メール配信
6. Award登録・Chapter支援費(JC COC) P. 7・・・・・・P. 8
7. IEEE本部への年次報告・・・・・・P. 9
8. IEEE本部ツールの活用について
9. JCサーバ利用について ・・・・・・P. 10・・・・・・P. 11
10. HPおよび問合せ先について＜個別編＞
11. 国際会議開催について（MOU） ・・・P. 12[参考] 国際会議開催手順
・・・・・・P. 15
12. TCS Feeについて・・・・・・P. 16
13. GDPRについて・・・・・・P. 16
14. Treasurer関連
15. よくある質問（Q&A） ・・・・・・P. 17
・・・・・・P. 19
16. 用語一覧2

1. 年間カレンダー
1月

3月

4月

5月

7月

8月

9月

10月

11月 12月

COC Meet役本
員部
選報
出告届
け6月

COC Meet

新体制ス
タート2月

12役
員改
選IEEEの運営/Finance Year は1～12月
 1月1日新体制スタート
 1月下旬 役員選出届け（本部およびJC）
 2月上旬 本部報告（Meeting Report・会計）
 5~6月頃 第1回 JC COC Meeting（活動報告提出）
 11月頃 第2回 JC COC Meeting （活動報告提出）
 役員改選（該当年）

通年対応
 国際会議開催 / MOU締結
 イベント通知（メール配信）
 Award登録 / Chapter支援申請

JC ＝Japan Council
COC＝Chapter Operations Committee32. Chapterについて（設立の条件等）
MGA 「Operations Manual」
9.6 Chapters＞A.DEFINITION, B. CHAPTERFORMATION 参照＜Operations Manual＞
https://mga.ieee.org/images/files/MGA_Operations_Manual_02.2018.pdf

3. Officerの役割••••

Chair -運営全般・JC COCミーティング出席（年2回）
Vice Chair –Chairのサポート
Secretary -Meetingの運営，報告書作成
Treasurer -会計報告, 支援費（JC COC, Societyなど）申請

MGA 「Operations Manual」
9.6 Chapters＞D. CHAPTER OFFICERS 参照(URL同上)＜補足＞
 Officer要件：ChapterがカバーしているSectionに所属、Member Grade以上（当該Society 加入も必須）
 Officer種別、任務についてはMGA Manualを参照。
 任期は通常4年以内（同一OUで単一ポジションに就く場合、合計でも6年以内厳守と なっている）

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4. 国内での活動について
 概要
Chapterは支部に属する。
＜JC HP About IEEE＞
IEEEにおけるSectionとJapan Council参照
https://ieee-jp.org/about/about-ieee.html
 支部：
国内の支部にCOC, CPC を設置。
運営についての問い合わせは各所属支部へ。
 IEEE Japan Office：会員リニューアルやIEEEの一般的な問い合わせは本部管轄のJapan Officeで対応いただける。
http://jp.ieee.org/inquiry/index.html
 Japan Council：
支部連携を図る役割を担うJapan CouncilにChapter Operations Committee（JC COC）が設置されている。
https://ieee-jp.org/activity/chapter.html
各Chapter活動の活性化を目的として、主にJCからの支援費制度を運営する。 （「Award登録・Chapter支援費」参照）
そのため年2回のJC COC Meetingへ参加が求められ、合わせてJC COCへ活動報告（日本語）を提出。なお、活動報告は所属支部からも求められる場合もある。
（本部へのMeeting Report（英語）とは異なる）

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5. メール配信
本部メール配信システム 「eNotice」をご利用ください。
Chapter役員には操作権限があります。
＜参照＞
IEEE本部– 個人情報やメール取扱いの原則■IEEE Email Terms and Conditions
https://www.ieee.org/membership/products/ieee-emailpolicy.html■IEEE Privacy Policy
https://www.ieee.org/security-privacy.html– 「eNotice」のガイドライン■eNoice Home
https://enotice.vtools.ieee.org/home■eNoice Help
https://enotice.vtools.ieee.org/help

Japan Council– Chapter活動におけるメール配信について
https://ieee-jp.org/activity/chapter/maillist.html（’18年7月：新ガイドラインへ更新）

66. Award登録・Chapter支援費 (JC COC)
– JC HP Chapter活動支援を参照
https://ieee-jp.org/activity/chapter/chapform.html
・Chapter支援に関するガイドライン
・Award登録に関するガイドライン
・関連申請書類 等を掲載

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7. IEEE本部への年次報告【報告時期と内容】（P. 3 カレンダー参照）（1） 1月下旬 Chapter 役員選出届（本部およびJC）（2） 2月上旬 Meeting Report（＊）（3） 2月上旬 会計報告 (NetSuite)＜JC HP 本部報告について＞
https://ieee-jp.org/activity/chapter/houkoku.html（ご注意：毎年第2回COC Meetingを目処に掲載内容を更新）＜本部 HP IEEE Geographic Unit Required
Reporting & Rebates＞
https://mga.ieee.org/resources-operations/geographicunit/reporting-rebates
各報告についての説明・マニュアルなど掲載（＊）活動関連についての報告は以下のとおり

・本部へのMeeting Report入力
・JC COCへの活動報告(日本語)・支部への活動報告（所属支部による）

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8. IEEE本部ツールの活用について
 IEEE Entity Web Hosting–

本部HP
http://sites.ieee.org/

 Mailing List＜～@ieee.org＞での作成が可能–

本部HP
https://listserv.ieee.org/request/add-listserv.html

 eNotice （メール配信ツール） Tutorial (PDF)
詳細は「メール配信」P.6 参照–

本部HP
http://sites.ieee.org/vtools/files/2014/05/eNoticePublished.pdf

 IEEE OU Analytics（会員データ検索ツール）–

本部HP
https://tblanalytics.ieee.org/#/site/IEEE/views/LandingPag
e_0/LandingPage?:iid=1

 WebEx

IEEEのWeb会議
5営業日前までにIEEE本部に申請することで利用可能–

本部HP（申請の仕方）
http://sites.ieee.org/vtools/tools-ok/webex/webexregistration/–

JC HP WebExについて（参加者アクセス手順）
https://ieee-jp.org/contact/webex.html

99. JCサーバの利用について
Chapterの希望に応じ、事務局Webサーバ（ieee-jp.org）の利用も可能
 ホームページ運用スペースの提供
URL例）
https://ieee-jp.org/section/＜支部名＞/chapter/＜Chapter Code＞

 Chapter4役の個人用メールアドレス（～@ieee-jp.org）

ご希望や廃止についての問合せ先：JC事務局＜jc@ieee-jp.org＞

1010. HPおよび問い合わせ先について＜各種情報＞
 本部サイト*IEEE Web Account が必要
Member and Geographic Activities （MGA）
https://mga.ieee.org/
 JCサイトhttps://ieee-jp.org/activity/chapter.html＜問い合わせ先＞*内容によっては、本部に直接お問い合わせをお願いする場合があります。
 会員リニューアル・IEEE一般的なお問い合わせ
ieee-japan@ieee.org （IEEE Japan Office）

 Chapter支援費に関するご連絡、事務処理
jc-coc-support@ieee-jp.org （JC事務局）
 Chapter Awardに関するご連絡、事務処理
jc-coc-award@ieee-jp.org （JC事務局）
 その他
Chapter活動全般についてのお問い合わせなど
各所属支部へ または jc@ieee-jp.org（JC事務局）
1111. 国際会議開催について（MOU）
スポンサーには、「主催」「共催/協賛」がある⇒「共催/協賛」には「FCS」「TCS」がある。
本部HP参照 Starting a New Conference（国際会議の開催）

https://www.ieee.org/conferences_events/conferences/organiz
ers/starting_new_conference.html

 IEEE Conference Application（国際会議申込み）

https://www.ieee.org/conferences/organizers/conf-app.html
参考：ビデオによる申請の説明“View tutorials on the IEEE Conference Application”
https://www.ieee.org/conferences/organizers/conferenceorganizer-education.html

 Memorandum of Understanding (MOU)（MOU作成）

https://www.ieee.org/conferences/organizers/memorandum-ofunderstanding.html

 MGA 「Operations Manual」
10 CONFERENCES 参照

https://mga.ieee.org/images/files/MGA_Operations_Manual_02.
2018.pdf＜補足＞ChapterがIEEE以外の団体が企画する事業に共催または協賛する場合、所属するSectionの承認が必要。（Sectionの方針に従う）
IEEE Policy 10.1.4項
https://www.ieee.org/content/dam/ieeeorg/ieee/web/org/about/whatis/ieee_policies.pdf
この承認には、ChapterがIEEE Conferenceを共催する際に取り交わすMOU(Memorandum of Understanding)も含まれる。

＜その他＞国際会議の誘致・開催支援のご案内（JC HP）
 https://ieee-jp.org/activity/chapter/jnto.html
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［参考］ 国際会議開催手順（2-1）
該当組織（Section/Chapter）

Conference
1

国際会議申込み：Web登録
Conference担当者が“IEEE Conference Application”から申込む。
IEEE Conference Application
Screenshots
Sponsorを 記入する欄があるので事前にChapter等と調整（※）
・TSCの場合：Feeの負担（支払元）の決定（Conference、Section/Chapter、両者の分担）
・FCSの場合：分担率の確認（※）会議の主催者とChapter（Jointの場合は親Chapter）の間でSponsorshipの合意をとってもらう。

2該当組織（Section/Chapter）へ
IEEE MCEより問合せ（主に、費用負担）→MCEに回答
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［参考］ 国際会議開催手順（2-2）
Conference
3該当組織（Section/Chapter）

MOUを締結ConferenceとSponsorship の該当組織（Section/Chapter etc.）とでMOUを締結
Reviewing the MOU:
https://www.ieee.org/conferences/organizers/memorandum-of-understanding.html

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Conference Application
をもとに、IEEE MCEより該当組織（Section/Chapter etc.）
へ承認依頼（Online）→該当組織が［Approval］ (承認)し完了

5“4”で［Decline］(否認)の場合、IEEE MCEよりConference Applicationの申請者に問い合わせあり。
-----以上----14

12. TCS Fee について
TCS ＝Technical Co-Sponsorship
Chapter のTechnical Co-Sponsorship Fee について
IEEE のどのOU も全くfinancial sponsor として関与しておらず、各chapter 等が共催/協賛(technical co-sponsor)する
場合、以下のTCS 費用の負担となる。
 TCS Feeは、Xploreに掲載する場合、＄1,000に加え、＄15/件を課す。
Xploreに掲載しない場合でも、定額$1,000-を課す。
 費用負担は以下のいずれかを選択する。
①主催する国際会議 (Conference)②Chapter/Section (支部)
③国際会議とChapter/Sectionの分担 (相互負担)
 例外）IEEEとNational Society Agreementを締結している国内学会が主催し、IEEE のchapter 等がTechnical Cosponsor となる場合、支部やChapter、主催者側へのTCSfee 請求は無く、MGA 負担となる。
＜National Society Agreement リンク＞

http://www.ieee.org/about/corporate/agreements/regional.html＜参照＞Understanding MGA TCS Costs
http://ieeer8.org/wp-content/uploads/2011/12/Understanding-MGATCS-Cost-Allocation-2282018.pdf

 MGA 「Operations Manual」－10.4 CONFERENCE INVOLVEMENT
C.-2 TCS Feeについて記載

https://mga.ieee.org/images/files/MGA_Operations_Manual_02.2018.pdf

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13. GDPRについて
 The General Data Protection Regulation（GDPR）
EU における個人情報の保護法
2018 年5 月25 日から効力を持つ

 詳細は本部およびJC HPの最新情報を参照– http://sites.ieee.org/gdpr/– https://www.ieeejp.org/japancouncil/adm/info/GDPR.pdf

14. Treasurer関連
 口座開設Chapter名での開設が原則となります。
銀行より団体の規約を求められる場合がありますのでその場合は、本部のMGA 「Operations Manual」などを印刷しご提出ください。
＜Operations Manual＞
https://mga.ieee.org/images/files/MGA_Operations_Ma
nual_02.2018.pdf

 会計報告→P.8 IEEE本部への年次報告 参照
1615. よくある質問（Q&A）【２-１】
1. 本部 サイトにアクセスできない。
閲覧制限ページではログインにIEEE Web Account が必要です。
（P. 11 HPおよび問合せ先について 参照）

2. ＶtoolsでOfficer登録ができない。


Officer要件を満たしていない可能性があります。
（P. 4 Officerの役割 参照）

3. 口座開設時に銀行より規約を求められたがどうすればよいか。
本部のMGA 「Operations Manual」などを印刷しご提出ください。
（P. 16 Treasurer関連 参照）

4. 会計報告の仕方が分からない。
本部HP「Financial Reporting」をご確認ください。
会計システムへの入力方法についてはNet Suiteマニュアル（本部HP）をご確認ください。
（P.8 IEEE本部への年次報告 参照）

5. Meeting Reportの入力方法が分からない。
Ｖtools Meeting Reportマニュアル（本部HP）をご確認ください。
（ P.8 IEEE本部への年次報告 参照）
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15. よくある質問（Q&A）【２-2】
6. 国際会議を開催したい。
他学会主催の国際会議に協賛したい。
 （P. 12～15 国際会議開催について、TCS Fee について参照）

7. 国際会議のMOUを締結したい。
所属の支部（複数支部Jointの場合は親支部）へご連絡ください。（P. 12～15
国際会議開催について、TCS Fee について 参照）

8. Chapter支援費の申請方法を教えて欲しい。
JC HPにガイドラインや申請書式が掲載されています。
（P.7 Award登録・Chapter支援費 参照）

9. 所属Chapterの会員にメール配信を行いたい。
本部メール配信システムのeNoticeをご利用ください。
（P.6 メール配信 参照）

10. Chapterの会員数を知りたい。
本部会員データ検索ツール IEEE OU Analyticsをご利用ください。
（P.9 IEEE本部ツールの活用について 参照）
また、本部のオフィシャルな統計についてはJC HPにも掲載しています。
https://ieee-jp.org/about/kaiin.html

11. 所属Chapterの会員名簿が欲しい。
本部会員データ検索ツール IEEE OU Analyticsをご利用ください。
（P.9 IEEE本部ツールの活用について 参照）18

16. 用語一覧
A~L
AffinityGroup

Sectionまたは Geographic Councilに属する技術的でないサブユニット.
例えばWIE(Women In Engineering,
LMAG (Life Member Affinity Group)など．

Chapter

Region，Sectionまたは Geographic
Councilに属する技術的なサブユニット.

COC

Chapter Operations Committeeの略

Council

隣接するsectionの合意で形成されるグループ
例）Japan Council, Australia Council, ChinaCouncil, India Council, Korea Council など

eNotice

IEEE本部のメール配信システム

FCS

Financial Co-Sponsorship（⇔ TCS）
収支を伴う共催（財務共催）

GDPR

The General Data Protection
Regulation. 2018/5/25にEUで発行される個人データ保護規制

JC

Japan Councilの略．日本のIEEEグループ．
9つのIEEE支部から構成される

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M~
MGA

Member and Geographic Activities．
会員や地理組織を管轄するユニット（⇔ TAB）

MOU

Memorandum of Understanding
当事者間の関係および義務を規定した覚書

OU

Organizational Units. 組織単位．
Section，Chapter， Affinity Group，Student Branchを含む

OU
ANALYTICS

本部の会員データ検索ツール（⇒旧 SAMIEEE）

SAMIEEE

旧 会員データ検索ツール

Section

地域ユニット．支部

Sister SocietyIEEE Societyと分野の近い組織・学会に準ずる組織（本部HP参照：Establishing a（⇒2018年5月下旬 IEEE OU ANALYTICSに移行）

Technical/Sister Society Agreement ）Society

技術的なユニット

Student
Branch (SB)

学生支部

TAB

Technical Activities Board （⇔ MGA）
技術分野に基づく活動組織

TCS

Technical Co-Sponsorship. 技術共催（⇔ FCS）

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