⽬的と⽬標

⼤学職員の業務における⾒直しと改善⽬的
⼤学職員の⽇常業務の現状把握を通じた課題の発⾒と改善に向けた知識を習得することを⽬的とする

⽬標• 業務改善の意義と必要性を説明できる• ⽇常業務を振り返ることができる• ⽇常業務の課題を挙げることができる• ⽇常業務の課題の解決案を提案できる

SPODフォーラム2023
8⽉23⽇（⽔）15:30〜17:30

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講師紹介

講師紹介

藤本正⼰
⼭⼝⼤学 教育・学⽣⽀援機構
教学マネジメント室 講師
IR・FD・SDに関する業務に従事
愛媛⼤学教職員能⼒開発拠点スタッフ・ディベ
ロップメント・コーディネーター（SDC）
⼤学職員を13年間経験（徳島⽂理⼤学）

笹⼭明伸
⾼知⼤学法⼈企画課 IR・評価室
⼤学職員を11年経験

係⻑

・⼊試課で⼊試システム運⽤や⼊試実施を担当
・総務課で総務、情報公開、個⼈情報保護を担当
・2020年４⽉以降はIR・評価室で主に⼤学の評価に関する業務を担当（法⼈評価、認証評価、内部質保証）• 情報センター（学内システムの運⽤等）• 教務部（⼊試業務等）• 紙媒体で運⽤されていた業務のデジタル化• ⼊試システムの⼊れ替えによる業務改善34

グランドルール

アイスブレークすべての参加者が発⾔できるようにする

所属
⽒名
職員歴
プログラムを受講した理由

⼈の話は最後まで聞くようにする
⾃分の考えと異なる意⾒も尊重する
知りえた個⼈情報などは⼝外しない
発表者には拍⼿をする
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⽬次

本講義の業務改善とは

1. 業務改善の意義と必要性を理解する
2. ⽇常業務の課題を理解する
3. ⽇常業務の改善案を作成する
4. まとめ業務改善の定義• 現状を⼤きく変えず、⾃⾝が関与できる範囲内での仕組みや仕掛けを創意⼯夫により変えること

業務改善の視点• ⽇常業務が起点• 所属内で解決できる範囲• いまあるものをよりよくする• ボトムアップによるアプローチ• 属⼈化から標準化
78業務改善が必要な理由

業務改善の意義

多様な業務への対応

業務を振り返る機会になる
業務を⾒直す機会になる働きやすさに繋がる• 業務量の増加• 質的にも⾼度化・複雑化• 予測困難な業務の発⽣• 業務の効率化• 業務時間の短縮

⾼等教育政策の影響
⼤学⾃体の使えるお⾦が減ってきている

費⽤の削減に繋がる
能⼒開発に繋がる• 18歳⼈⼝の減少• 運営費交付⾦や私学助成の削減傾向• 正規の雇⽤から⾮正規の雇⽤へのシフト 誰でもできる業務への転換が求められる（中井・宮林、2019）9

⼤学は官僚制組織

業務改善が進まないこともある⽐較的⼤きな組織を運営するための仕組み
特徴

中間管理職の邪魔• 規則などを定めて業務をする• ピラミッド型の構造で権限が明確に定められている• 上司は仕事を指⽰し、部下は指⽰される• 担当者が変わっても業務を継続することができる

官僚制の逆機能

10• 「君の仕事ではない」• 「余計なことはしないでくれ」

⾔ったもの負け• 声を上げるとその⼈がやることにどうしたらいいかわからない• 何から⼿をつけてよいかわからない• 部署間のセクショナリズムが強くなる• 規則を遵守することが⽬的化

勇者頼み

 前例がないことにチャレンジしない
 規則などに当てはまらないことを避ける• ⾃ら名乗り出てくる⼈を待つ11（沢渡・元⼭、2020）

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⽬次

ワーク１

1. 業務改善の意義と必要性を理解する
2. ⽇常業務の課題を理解する
3. ⽇常業務の改善案を作成する
4. まとめ「⽇常業務における課題」には、どのようなものがありますか。別紙のワークシートに業務内容、現状、課題を３つ程度挙げてみてください。
例
業務内容
⼊試に関する業務を実施

現状

課題

志願者や合格者、 紙媒体での配付
⼊学者に関する では効率が悪い
情報は、前例踏襲が重んじられるため、紙媒体で教職員に配付

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業務改善に向けた基本的な流れ
現状⾒直しワーク１では記載しない

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問題意識からはじまる
問題意識からはじまる• 個⼈が抱くもの• 部署が抱くもの• ⼤学が抱くもの理解「問題がない」はない

改善策

課題

⽴案

発⾒

• 問題が⾒えていない• 「問題が隠されている」可能性もある

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⽇常業務を調べる

発散・整理・収束を活⽤する

繰り返される問い合わせを調べる
部署内で⼝を揃えて⾔われていることを調べる

発散• 意⾒や要望をどんどん出す• めんどくさいと感じられているところ

ボトルネックを調べる整理• ⻑時間かかるところ• ⽇数がかかるところ• 複数⼈で取り掛かるところ• この業務が終わらないと次に進めないところ（中井・宮林、2019）• 意⾒や要望をまとめる

収束• 意⾒や要望を踏まえ、どのようなことに取り組んでいくのかを決める
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どの単位の最適か

組織的な視点と個⼈的な視点

部分最適

個⼈的な視点から組織的な視点へ• 組織の⼀部にとっての最適• 主観で考えている可能性がある• 組織的な視点で重要な物事であるかを考える全体最適他者に必ず確認する• ⼤学全体にとっての最適• 指摘やコメントを避けるとひとりよがりになりやすい• フィードバックを受ける課題を改善することでの影響も考慮する

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ワーク２

⽬次

「⽇常業務における課題」で挙げた内容について、ここまでを踏まえ、現状と課題の⾒直しを⾏ってみてください。内容は、別紙のワークシートの⾒直しの欄に書いてください。

1. 業務改善の意義と必要性を理解する
2. ⽇常業務の課題を理解する
3. ⽇常業務の改善案を作成する
4. まとめ例
業務内容
⼊試に関する業務を実施

現状

課題

志願者や合格者、 紙媒体での配付
⼊学者に関する では効率が悪い
情報は、前例踏襲が重んじられるため、紙媒体で教職員に配付⾒直し・個⼈的な視点になっていない
か・紙媒体のほうがよい場合はな
いか21

業務改善の⼿法

１．E（Eliminate）排除

業務改善の４原則「ECRS（イクルス）の原則」（部分的、⼀部でも）検討
順序

１．E（Eliminate）排除
２．C（Combine）統合・分担
３．R（Rearrange）交換
４．S（Simplify）簡素化

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改善
効果
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無くせないか、やめられないか
捨てられないか、除けないか
課題

例

改善案

目的があいまい・誰も使っていないリスト（統計）の更新

・前例踏襲型の業務を止める・業務（作業）の目的を再確認

状況の変化により必要がなくなったもの・必要以上の紙媒体管理

・文書を電子化に切り替え、紙媒体管理を削減

意味のない連絡ルート

・決裁ルート（スタンプラリー状態）

・過分な決裁ルートを止める
・専決規程を確認し決裁ルート
24を短縮２．C（Combine）統合・分担

順番の変更はできないか
並べ直せないか業務を交換できないか

統合・結合できないか
分担・同時並⾏できないか課題

３．R（Rearrange）交換

例

改善案

課題

重複する作業・報告書の作成、調査への回答
・同一人物への問合せ

・重複箇所を可視化し、複数の作業を１作業に統合。
・問い合わせ内容の整理。

効率的ではない作
業手順

・データのエラーチェック
・初めて作る資料の体裁

・作業の序盤・中盤に簡易なチェック
・作業途中の上司によるチェック

過剰なサービス・メールの個別送信

・CC、BCCを活用した一括連絡への統合。
・ファイル共有サービスの活用。

繫閑の差が大きい・季節による調査回答

・閑散期の事前準備
・繁忙期の優先順位の見直し

膨大な業務量・データの入力・登録作業
・会場の設営・複数人で分担・協力して作業。
・業者へ委託。
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業務分担にバラツ
キがある

・係内の業務分担量・難易度

・担当業務の割り振りを上司に相談
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４．S（Simplify）簡素化
簡単にできないか
単純化できないか

例

改善案

ワーク
「業務における課題」書出しワークで⾒直した課題をECRSの観点から軽減・改善策を考えてみてください。

課題

例

改善案

ECRS選択課題

改善策

形式の異なる様式

・任意様式（形式が定まっていない）
・部署間で異なる様式・テンプレートの作成
・フォーマットの統一【例】
E ・ C ・R ・ S

作成した統計資料が全く活用されていない。

既存の統計資料（ファクトブック）を廃止。
２次利用が可能なデータ形態や学外者向けにも公開できるように、項目や公開方法を見直しリニュー
アル。

ルーチン化した資料作成

・データの入力項目
・宛名の作成・Excelの自動計算やWordの差し込み印刷などの、業務ツールの機能を活用【例】
E ・ C ・R ・ S

複数の部署から内容の似たデータ提供依頼が来る

提供するデータ項目を整理し、全項目を網羅したデータをまとめて複数の部署に提供。

システム化して自動化できるか・証明書発行業務・フォーマット・業務フローが確立したもののシステム化 27

E ・ C ・R ・ S

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ECRS選択

課題

改善策

⽬次

E ・ C ・R ・ S

1. 業務改善の意義と必要性を理解する
2. ⽇常業務の課題を理解する
3. ⽇常業務の改善案を作成する
4. まとめE ・ C ・R ・ S

E ・ C ・R ・ S

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まとめ

業務改善の意義と必要性

⽬的多様な業務への対応
⼤学が⾃由に使えるお⾦の減少
業務を⾒直す機会になる働きやすさに繋がる

⼤学職員の⽇常業務の現状把握を通じた課題の発⾒と改善に向けた知識を習得することを⽬的とする

⽬標• 業務の効率化• 業務時間の短縮• 業務改善の意義と必要性を説明できる• ⽇常業務を振り返ることができる• ⽇常業務の課題を挙げることができる• ⽇常業務の課題の解決案を提案できる

能⼒開発に繋がる

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⽇常業務を振り返る
⽇常業務の課題を挙げる

⽇常業務の課題の解決案を提案

問題意識から始まる
⽇常業務を調べる
発散・整理・収束を活⽤する
どの単位が最適か組織的な視点と個⼈的な視点

業務改善の４原則「ECRS（イクルス）の原則」

１．E（Eliminate）排除
２．C（Combine）統合・分担
３．R（Rearrange）交換
４．S（Simplify）簡素化

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業務改善によって余裕を⽣み出す

業務全体（＝個⼈リソース）

ほぼ業務量が固定の領域【必要な業務】
・法令・規則に基づくもの ・学⽣の学習⽀援 ・教員の研究活動⽀援
・組織の⽬標・計画に基づくもの etc,,,

 内閣官房 https://www.cas.go.jp/jp/gaiyou/jimu/jinjikyoku/gyoumu_minaoshi.html（2023年7⽉20⽇アクセス可）改善が実現すれば拡⼤できる領域【改善したい業務（環境）】・重複する作業 ・⽬的が不明確な資料・煩雑な⼿順・時期による業務量の差 etc,,,【余裕が⽣まれることでできる事】
・+αの業務へのチャレンジ・勉強時間の確保
・１つ１つのクオリティ（精度）の向上
・サービスの向上
etc,,,《改善することが難しいこと》
個⼈の視点から組織の視点で・リスク管理 ・業務の質保証
・他機関や他部署との信頼関係

余⽩︓余⼒。突発業務への備え。

参考⽂献
 沢渡あまね・元⼭⽂菜（2020）『業務改善の問題地図』技術評論社

改善を実現することで業務量を縮⼩できる領域《改善できること》
ECRS等を活⽤して実践︕

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 中井俊樹・宮林常崇（2019）『⼤学SD講座３ ⼤学業務の実践⽅法』⽟川⼤学出版部
 ⽇本私⽴⼤学連盟（2019）『⼤学の事務業務改⾰』⼤学時報
 ⽇本能率協会コンサルティング(2019) 『６ステップで職場が変わる︕
ブック』⽇本能⼒協会マネジメントセンター

業務改善ハンド

この領域が広がることで余裕が⽣まれ働きやすくなる︕

新たな気付きによる課題発⾒35

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