持続可能な同窓会〜第3回ワークショップ（オンライン）〜

2020年11月14日

「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
ワークショップの目的● アンケート（3回）と昨年9月のワークショップの結果をもとに、役員会では持続可能な同窓会のイメージを具体化してきました。
● 今日の目的は10月10日のワークショップの第2弾として、役員会が具体化したイメージが適切なものか皆さんに議論してもらうことにあります。
● 修正されたイメージはこの後会員へのアンケートなどを通して「持続可能な同窓会」のあるべき姿となることを目指します。

JISD同窓会

2

「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
スケジュール
14︓00〜14︓15

オープニング・前回のアンケートについて

14︓15〜15︓00「新しい同窓会の会員管理」
イメージの説明（10分） グループ別議論（20分） 発表・議論（15分）
15︓00〜15︓35「新しい同窓会の事務局（事務局の体制維持含む）」
イメージの説明（10分） グループ別議論（15分） 発表・議論（10分）
15︓35〜15︓45

クロージング

15︓45〜16︓00

予備の時間

JISD同窓会3「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
グループ別議論について● 今日のテーマは「新しい同窓会の会員管理」と「新しい同窓会の事務局（事務局の体制維持含む） 」です。
● Zoomのブレークアウトセッションという機能を使って、グループに分かれて話し合ってもらいます。時間が来ると強制的に終了しますので時間に注意してください。
● 話し合いのテーマを提示しますが、あくまでも参考です。自由に話し合ってください。
● 意⾒をまとめる必要はありません。こういう意⾒が多かったがこういう反対意⾒もあった、という感じでかまいません。
 メモをPadletに⼊⼒し、チームごとに発表をお願いします。
 メンバーの名前も⼊れてください。
JISD同窓会

4前回アンケート資料〜持続可能な同窓会〜

JISD同窓会

5

JISD同窓会の現状・問題と新しい同窓会の構築に向けて〜現状を踏まえた新しい同窓会の⽅向性を検討〜

同窓会の現状と問題

新しい同窓会の構築に向けて

同窓会活動への消極的な参加

2019/9/28 第1回ワークショップ実施左記状況をワークショップ参加者に報告
3つのテーマにつき参加者から意⾒を収集• 若い代の会員数激減（35〜54期︓全体の3%）など

役員・学年幹事の慢性的な⽋員• ⽋員埋合せの作業に多⼤の時間と労⼒を費やしている同窓会員数の拡⼤（現在1万人弱）
上記⽋員による役員への作業負担増• 既存役員へ運営・管理作業が皺寄せ（特に総会・懇親会）• エクセルなどでのマニュアルベースの非効率な作業• 会員システムの導⼊• 総会・懇親会について• 同窓会の組織・意思決定について

新しい同窓会の⽅向性の明確化伊藤先生の事務局引退• 伊藤先生担当の事務局作業の分散化と効率的な管理・運営

会員情報の開示厳禁• 個人情報保護法やGDPRによる個人情報の取扱い厳格化

役員の考える新しい同窓会のイメージを具体化し、同窓生に意⾒を求める
JISD同窓会

6

役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の方向性● 多くの会員の参加を前提とした現⾏の運営体制を簡素化し、会員の求める同窓会活動の運営に絞った体制に移⾏する。

● 費用対効果を検討した上で外部サービスを活用し、同窓会運営者の負担を軽減する。

● 総会、役員会、幹事会といった多層の意思決定プロセスをやめ、会員システムを活用し会員の意思を反映させる。

JISD同窓会

7

役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の主な活動内容● 同窓会の基本的な活動を5つに絞り込む。
 懇親会の運営の企画
 会員間コミュニケーションのサポート
 同窓会費の管理
 会員情報（同窓生・職員・賛助会員）の管理
 会員有志によるその他活動のサポート

JISD同窓会

8役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の運営体制● 新事務局の設置
 3〜4名にて編成
 懇親会企画、同窓会費・会員システム・ホームページの管理など
 任期は原則5年。有志による運営● アドバイザリーボードの設置
 新事務局の活動のチェックとアドバイス 元同窓会役員、恩師などの3〜4名で構成● 年度幹事について
 年度幹事は廃⽌し、世話役（連絡係）に変更。ただし選出は任意

JISD同窓会

9役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の懇親会● 同窓会会員が一堂に会する懇親会を5年に1度開催する。
● 総会は廃⽌。意思決定、報告は会員システム上に移⾏。
● 懇親会は運営は積極的に外部サービスを利用し、受付など同窓生のすべき作業に限定したうえで、有志が担当する。

JISD同窓会

10役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の会員管理● 会員システムを導⼊し、事務局はその管理を⾏う。
● 会員システムへの登録、メールアドレスなどの会員情報の修正は会員自らが⾏い、事務局はそのサポートを⾏う。

● 登録した会員同士でのコミュニケーション、同期会の案内等は会員システム上で⾏う。 (ただし個人情報の保護を配慮する。)

JISD同窓会

11役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の意思決定● 事務局、アドバイザリーボードは意思決定は⾏わない。意思決定は会員システムのアンケート機能を用いる。

● 事務局とアドバイザリーボードのメンバーは年に1度集まり、事務局の活動のチェックを⾏う。また同窓会の運営に関して事務局が困ったときは随時アドバイザリーボードのアドバイスを受ける。

● 同期のまとめ役の人に世話役をお願いする。事務局から連絡の窓口のほか、同期の会員システムへの登録や懇親会への参加の声掛けなどに協⼒をお願いする。世話役のいない期は会員システムから連絡をする。
JISD同窓会

12役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の会計● 同窓会の収支は常に会員システム上で公開する。

● 事務局とアドバイザリーボードのメンバーは年に1度集まり、会計監査を⾏う。監査結果は会計報告として会員システムで公開する。
● 収⼊、支出に関する意⾒は、アドバイザリーボードだけでなく、広く会員から会員システムを介して募る。
● 同窓会参加者には引き続き同窓会費の納⼊をお願いする。
● 同窓会システムの導⼊費は現在約400万円ある同窓会費から捻出する。年間数⼗万円のランニングコストは、懇親会の際に参加者から寄付を募る。より多くの会員の参加を促すため、使用料としては徴収しない。
JISD同窓会

13

新しい同窓会の会員管理〜持続可能な同窓会〜

JISD同窓会

14役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の会員管理● 会員システムを導⼊し、事務局はその管理を⾏う。
● 会員システムへの登録、メールアドレスなどの会員情報の修正は会員自らが⾏い、事務局はそのサポートを⾏う。

● 登録した会員同士でのコミュニケーション、同期会の案内等は会員シス

テム上で⾏う。 (ただし個人情報の保護を配慮する。)

JISD同窓会

15アンケートの結果
新しい同窓会の会員管理

JISD同窓会

16アンケートの結果︓コメント
新しい同窓会の会員管理
4 個人的には賛成です。が、昨今個人情報保護法が云々言う⽅もいらっしゃるかと思いますので、その対策をするなら、対策をしてますとちゃんとうちだしたほうが良いかと思います。
4 システムはよいが、Google等の無料のものを利用
5 掲示板で、地域レベル、また全国レベルでの同期会開催情報が分かると便利と思います。
4 趣旨は賛成です。ただ修正を個人に委ねた場合に、連絡が取れなくなる人が多くなると思われるので、同窓会開催時の案内を出すタイミングで、世話役の人に会員情報の更新に協⼒をお願いするしかないと思います。
5 ランニングコストに寄付を募るというのは

JISD同窓会

17新しい同窓会のイメージの具体化
新しい同窓会の会員管理●●●

情報の登録、更新は会員自ら⾏う。
 同窓会開催時の⼤量の情報更新が不要になる。
 会員システムに登録することで、会員自⾝が情報の更新を意識する。（自⾝で情報を更新しないと会員システムに登録している意味がない。）
会員同士のコミュニケーションが活性化する。
 メールアドレスを知らなくても、同期、恩師などにメッセージを送ることができる。
 同期会の案内など特定のグループに一⻫配信ができる。
 アンケートや投票など、会員の意⾒の収集が容易になる。
セキュリティの配慮は必要だが自律的に機能するコミュニティを目指す。
 メッセージのブロック機能は必要︖
JISD同窓会

18

新しい同窓会の会員管理のさらなる具体化
話し合いのテーマ（あくまでも参考）●●

年間数⼗万円（初期費用数⼗万円）のコストは妥当か︖
 どれぐらいの人が参加しそうか︖参加者をどう増やすか︖
 費用をどう回収するか︖（会費は無料。現在の同窓会費約300万円）
 無料なシステム（MiiT+など）もある。セキュリティは︖機能は︖
会員システムに求められる機能は何か︖
 既存のSNSなどを活用し、会員システムをシンプルにできないか︖
 会員システムで発生しうるトラブルは何か︖

JISD同窓会

19

新しい同窓会の事務局（事務局の体制維持含む）〜持続可能な同窓会〜

JISD同窓会

20

役員の考える新しい同窓会のイメージ新しい同窓会の主な活動内容● 同窓会の基本的な活動を5つに絞り込む。
 懇親会の運営の企画
 会員間コミュニケーションのサポート
 同窓会費の管理
 会員情報（同窓生・職員・賛助会員）の管理
 会員有志によるその他活動のサポート

JISD同窓会

21

アンケートの結果
新しい同窓会の主な活動内容

JISD同窓会

22アンケートの結果︓コメント
新しい同窓会の主な活動内容
5 特定の⽅々に負担かかかる運営は⻑続きしないと思いますのでなるべく業務は簡便化するのが望ましいと考えます。
5 特に無し4 他に⽅法がなさそうなので問題ないと思われるが、現在の活動詳細が分からないので、P.4の5つ以外に運営側で何をしているのかの新旧比較表があると分かりやすかった
5 選択と集中でとても良いと思う。
3 反対ではありませんが、同窓会の活動は何のために、という目的がまず謳われるべきと思います。それがあって同窓会の活動を5つに絞り込む意味がわかってきます。今の資料ですとそれがわかりません。

JISD同窓会

23

役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の運営体制● 新事務局の設置
 3〜4名にて編成
 懇親会企画、同窓会費・会員システム・ホームページの管理など
 任期は原則5年。有志による運営● アドバイザリーボードの設置
 新事務局の活動のチェックとアドバイス 元同窓会役員、恩師などの3〜4名で構成● 年度幹事について
 年度幹事は廃⽌し、世話役（連絡係）に変更。ただし選出は任意

JISD同窓会

24アンケートの結果
新しい同窓会の運営体制

JISD同窓会

25

アンケートの結果︓コメント
新しい同窓会の運営体制
2 5年は⻑い。4年にして、以後半数ずつ⼊れかえる。一⻫に解散はしない⽅がいい。
3 基本的に賛成だが、有志や任意だと固定メンバーになりそう
5 意思決定を⾏わない。が本当にいいのかどうかわからないが、何かを変える、という意味では⼤賛成。これで様⼦を⾒てまた判断すれ良いと思うので。
5 新事務局の任期５年な⻑いような気もしましたが、P6で「懇親会は５年に一回」を読んで納得しました。
5 事務局メンバーはできれば、違う年代から選ぶことが望ましいですが、この同窓会の場合はそれが非常に難しいと思います。最初は有志にお願いして、あとは同窓会開催時に探すしかないでしょうか
5 賛成ですが、以下への対応が必要だと考えます
事務局、アドバイザリボ-ドへの負担軽減︓任意だと、どうしてもなりて不⾜に。最終的にアンケートで多数決を取る
ステップを踏んで、以下対応とすればどうか〈5年ごとの改選時の事務局年次を決めておき、夫々の学年で事務局担当を選ぶ〉
意思決定︓システム上のアンケートとのことで、実効/機能性は検討頂いていると思いますが、事務局の負担軽減、実効/機能化の観点からの検証が必要だと考えます。
3 実態的に機能できるかどうか判断がつきかねたため、中⽴の「3」とした。
4 3〜4人で⾜りるのか気になるので
JISD同窓会

26

新しい同窓会のイメージの具体化
新しい同窓会の事務局（事務局の体制維持含む）●●

事務局の作業を限定・定型化して、4、５名で運営する。
 同窓会費の管理（⼊出⾦の記録など）
 HP、会員システムの管理（HPの更新、会員システムの運用サポート） 同窓会の企画
 同窓会の資産（資料など）の管理など
従来の任期制・持ち回り制ではなく、ボランティアで受けてくれる人にお願いする。
 まずは現⾏の役員で対応。
 個人のネットワークや会員システムの公募で後任を探していく。
 メール、Web会議を活用すれば、首都圏在住でなくてもあまり支障はない。
 同期の永久幹事のイメージ︖
JISD同窓会

27

新しい同窓会の事務局のさらなる具体化
話し合いのテーマ（あくまでも参考）●

事務局の担い⼿を維持できるか︖●

事務局メンバーが固まることの弊害はないか︖

JISD同窓会

28Thank You

デュッセルドルフ日本人学校同窓会・役員会
jisdyakuinkai@googlegroups.com

JISD同窓会

29