私立大学図書館協会 2019 年度第 2 回常任幹事会議事要録日時

2019 年 12 月 6 日（金） 13 時 55 分 ～ 17 時 10 分場

所

佛教大学（成徳常照館 1 階

出席者図書館会議室）

名簿のとおり議事進行は、國學院大學図書館長：遠藤潤が担当した。
資料訂正：p.22 1)第 87 回国公私立大学図書館協力委員会の日時【誤】15：00～17：00→【正】13：00～15：00

p.44 ④【誤】1017-1018 年度→【正】2017-2018 年度

p.88 ヘッタ部分【誤】第 1 回東西合同役員会→【正】第 2 回常任幹事会（以上 3 か所）

［報告事項］
１. 協会会務報告（2019 年 8 月～11 月）
会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.4～7）に基づき報告が行われた。
２. 東地区部会会務報告（2019 年 8 月～11 月）
東地区部会長校（法政大学：細田）から、配付資料（p.8～11）に基づき報告が行われた。
３. 西地区部会会務報告（2019 年 8 月～11 月）
西地区部会長校（佛教大学：森）から、配付資料（p.12～18）に基づき報告が行われた。
４. 委員会報告（2019 年 8 月～11 月）
会長校（國學院大學：安達）から、配付資料（p.19～21）に基づき、協会賞審査委員会・研究助成委員会・国際図書館協力委員会の報告が行われた。協会ホームページ委員会については、委員長（國學院大學：川島）から、配付資料に基づき報告が行われた。
なお、協会賞審査委員会からの報告において、推薦件数が 12 月 5 日現在 0 件であることから、出席校に対して推薦に関する協力要請がなされた。
５. 協会関連事項報告（2019 年 8 月～11 月）
会長校（國學院大學：安達）から、配付資料（p.22～23）に基づき報告が行われた。
６. 2019 年度協会役員校、委員会および協会関連団体等委員について会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.24～26）に基づき、報告ならびに委員の交替の確認が行われた。
なお、併せて「大学図書館著作権検討委員会ワーキンググループ」が 2020 年 3 月をもって解消されることが報告された。
７. 2020 年度行事・会議予定1

会長校（國學院大學：遠藤）から、配付資料（p.27）に基づき、報告が行われた。
８. 協会ホームページのサーバ基盤メンテナンスとシックス・アパートについて会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.28）に基づき報告が行われた。
サーバ基盤のメンテナンスに伴い、一時停止が発生すること、IP アドレスが変更になること、HP 用アプリケーションのヴァージョンアップを基盤メンテナンス後に行うこと、リマインドメールを発信すること等が報告された。
９. 研究助成委員会からの事案報告について研究経費科目等変更申請があった事案について、会長校（國學院大學：遠藤）から、配付資料（p.29～33）に基づき報告が行われた。また、会長校（國學院大學：川島）から、別添資料に基づき、経緯が説明された。研究助成委員会での判断を尊重し、研究の完遂を見守ることとなった。
１０．「私立大学図書館協会国際図書館協力基金による加盟図書館寄贈資料搬送事業実施要領」の見直しについて
会長校（國學院大學：遠藤）から、協議事項において審議することが提案された。
協議事項３.（３）へ。
１１．「西地区部会の組織・活動のスリム化にむけて」について西地区部会長校（佛教大学：森）から、配付資料（p.35～38 および別添）に基づき報告が行われた。
１２．その他会長校（國學院大學：川島）から、会長校事務局の担当者のうち 1 名が 12 月から交代したことが報告された。
［協議事項］
１. 2019 年度一般会計・特別会計支出状況ならびに決算見込み（案）について会長校（國學院大學：川島）より、配付資料（p.39～42）に基づき、11 月 15 日現在の予算執行状況報告（中間報告）について、説明ならびに提案があり、原案とおり承認された。
なお、以下の 2 点が補足説明された。
・ 国際図書館協力特別会計については、今年度は経費の管理を国際図書館協力委員会事務局に全額委嘱しており、報告内容は委員長からの提出資料である。
・ 第 80 回総会・研究大会特別会計について、当番校（帝京大学）から資料作成後に最終決算書がもたらされ、口頭で決算額等が報告された。
２. 2020 年度事業計画（案）について(１) 2020 年度事業計画（案）について会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.43～44）に基づき、説明ならびに2

提案がなされた。協議において以下の意見があり、一旦会長校預かりとなった。
・ 従来の単年度の事業計画では、計画自体進まないこともある。西地区部会の組織・活動の見直しも含め、5 年くらいのスパンで中長期の展望を含めた事業計画にしてみたらどうか。
(２) 2020 年度一般会計・特別会計予算（案）について
会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.45～47）に基づき、説明ならびに提案がなされ、第 81 回総会・研究大会特別会計を除き、承認された。なお、主な説
明内容は以下のとおり。
・ 一般会計事業費の内訳から、時限事業の項目を削除した。
・ 一般会計の事業費に新たに、「災害支援等予備費」の項目を設け、大規模災害により支援の必要が生じた際、フレキシブルに支出できるように備えた。
・ 第 81 回総会・研究大会特別予算について、当番校（明治大学）から、自由昼食（弁当を用意しない）のスタイルで予算が提案されたが、再検討を当番校に依頼することとなった。
(３) 第 81 回（2020 年度）総会・研究大会について会長校（國學院大學：安達）から、配付資料（p.48）に基づき、説明ならびに提案があり、承認された。なお日程について、昼食について弁当を用意せずに各自自由とした場合には、休憩時間を多くとるなどの微調整を依頼することとなった。
３. 委員会について(１) 「協会賞授与規程」・「協会賞審査にあたっての協会賞審査委員会および東西合同役員会での申し合わせ事項」の一部改定について
会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（P49～62）に基づき説明ならびに提案がなされ、承認された。今後、3 月 6 日開催の東西合同役員会に上程後、2020 年度総会において承認を得ることが確認された。
(２) 協会ホームページ委員会の廃止と審議案件の移管について
会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.63～78）に基づき、説明ならびに提案がなされた。廃止に関わる各規程・申し合わせ事項などの改廃については、会長校で改廃主体や手続きを確認の上、それぞれ進めることとなった。
(３) 「私立大学図書館協会国際図書館協力基金による加盟図書館寄贈資料搬送事業実施要領」の見直しについて会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.34）に基づき説明ならびに提案がなされ、原案とおり承認された。今回の改正は、現状の実施実態に、「実施要領」の記述を合わせたものである。また、「実施要領」の改正については、本文中に改廃に関する記述がないため、前例（2011 年第 2 回常任幹事会）に倣い、常任幹事会での決定とする事が説明された。
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４. 罹災加盟館に対する支援等について
会長校（國學院大學：遠藤）から、配付資料（p.79～84・別添資料）に基づき、説明ならびに提案がなされ承認された。2019 年 10 月の「令和元年台風第 19 号」による支援要請はなかったが、今後、大規模災害による罹災校に対し、協会として過去の事例（阪神淡路大震災・東日本大震災等）に倣い、会長校と常任幹事会の合意の元、支援を行うこととする。
５. その他(１) 「新規加盟申請書」記載事項の変更について会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.85）に基づき、説明ならびに提案がなされ、原案とおり承認された。削除項目である加盟館の図書館 HP は、協会 HP においてそれらへのリンクをすでに廃止しており、情報として必要ないことが説明された。
(２) 「加盟校基礎データ変更届」の見直しについて会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.86～87）に基づき説明ならびに提案がなされ、原案とおり承認された。変更内容は、「在籍学生数」の項目を新たに加えたこと、加盟館自身が変更内容を確認するよう「現行」と「変更後」を対比して記述する様式にしたこと、以上 2 点が補足説明された。
(３) その他
会長校（國學院大學：川島）から、当日配付資料「著作物利用許諾について（お願い）」について、説明ならびに提案がなされた。協議の結果、「協会は著作権者には当たらない。よって、許諾する立場にない」ことが確認された。
［懇談事項］
１. 総会・研究大会開催時の緊急対応について
会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.88）に基づき説明がなされた。総会・研究大会の開催・中止の判断は、会場となる当番校の策定基準を参考に、会長校と当番校が判断すること、受付開始の 3 時間前を目途にすること、告知方法は協会 HP と当番校のツールによること、当番校の事情により柔軟に運用すること等のガイドラインを確認した。
２. 協会サーバの有効利用（共有フォルダの設定）について会長校（國學院大學：川島）から、配付資料（p.89～90）に基づき説明がなされた。協会が契約しているレンタルサーバに、ディスク容量や機能に十分な余裕があるため、有効に生かす方向が確認された。今後、検討していきたい旨の意向が示された。
３. 私立大学図書館協会役員校当番校一覧
会長校（國學院大學：川島）から現時点での東西両地区部会の役員校の一覧が、配付資
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料（p.91～92）のとおり示された。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。
＜配付資料＞
１. 「私立大学図書館協会

2019 年度

第 2 回常任幹事会」（p.1～92）

２. 「別添資料」（p.1～49）
３. 「私立大学図書館協会国際図書館協力基金による加盟図書館寄贈資料搬送事業実施要領ほか」（p.1～5）
４. 「【別紙アンケート】被害状況について（都市大学記入）」両面 1 枚

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