人 事 課・市町村担当課・人事委員会扱い

令和３年３月17日
給 与情報
総務省給与能率推進室第１６号

内閣官房内閣人事局の所管する法令等に基づく手続について標記の件につきまして、内閣官房内閣人事局から通知が発出されましたので、別添のとおり
情報提供します。

（参考資料）
・内閣官房内閣人事局通知
・官報（内閣官房令第６号）
・官報（内閣官房令第８号）
・早期退職希望者の募集に係る応募申請書
・各種様式一式・内閣官房行政改革本部事務局事務連絡※国家公務員退職手当法第 10 条の規定に基づく、失業者の退職手当関係の手続については、現在検討中のため当分の間見直しの適用なし。

以上※

本 件 に 関する照会は必ず給与 能率推進室あてにお願いします。

各都道府県人事担当課、市区町村担当課、指定都市給与担当課、人事委員会事務局あてメールにて参考送付しております。

526

閣 人 人 第 835号
令和２年12月25日
各府省等官房長等

殿
内閣官房内閣人事局人事政策統括官

内閣官房内閣人事局の所管する法令等に基づく手続について

内閣官房内閣人事局の所管する法律・政令・内閣官房令（以下「法令」といいます。）に基づき、書面等の作成や押印を求める手続については、今後、下記のとおりとしま
すので、よろしくお取り計らい願います。
法令ではなく、人事管理運営協議会決定、内閣人事局長決定、人事政策統括官通知
その他これらに類する決定や通知を根拠とする手続や、慣例に基づいて行われてきた
手続についても、同様とします。
なお、現在当局で検討中の国家公務員退職手当法第10条の規定に基づく「失業者の退職手当」に係る手続については、内閣官房内閣人事局の所管する法令に係る情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律の施行に関する内閣官房令（令和２年内閣官房令第８号）第５条及び第９条の規定により、当分の間、下記を適用せず、従来どおりとします。
記
行政機関等から当局に対し送付又は提出される書面等（別紙参照）は、今後は電磁的記録による作成及び行政機関等から付与された電子メールアドレスを使用しての電子メールでの送付又は提出を原則とします（押印は不要です。）。
なお、当局から行政機関等に対し送付又は提出する書面等についても同様とします。

※

以上の「行政機関等」「書面等」の定義は、いわゆる「デジタル手続法」の定義に基づきます。

以上

527

別紙

法令に基づき行政機関等から内閣人事局に対し送付又は提出される書面等

・職員の退職管理に関する政令（平成20年政令第389号）第26条第１項、第２項、第３項及び第６項、職員の退職管理に関する内閣官房令（平成20年内閣府令第83号）第６条第２項、第３項及び第４項に基づく在職中の再就職の約束の届出
・職員の退職管理に関する政令（平成20年政令第389号）第29条第１項及び第２項、職員の退職管理に関する内閣官房令（平成20年内閣府令第83号）第８条第２項及び第３項に基づく離職後の事前の再就職の届出・行政執法人の役員の退職管理に関する政令（平成20年政令第390号）第13条第１項、第２項、第３項及び第６項、行政執行法人の役員の退職管理に関する内閣官房令（平成20年内閣府令第84号）第６条第２項、第３項及び第４項に基づく在職中の再就職の約束の届出・行政執法人の役員の退職管理に関する政令（平成20年政令第390号）第15条第１項
及び第２項、行政執行法人の役員の退職管理に関する内閣官房令（平成20年内閣府
令第84号）第７条第２項及び第３項に基づく離職後の事前の再就職の届出・国家公務員退職手当法の規定による早期退職希望者の募集及び認定の制度に係る書面の様式等を定める内閣官房令（平成25年総務省令第58号）第４条に基づく募集及び認定実施報告書
・幹部職員の任用等に関する政令（平成26年政令第191号）第８条第１項に基づく幹部職への採用等の協議（幹部職員の任免について（協議））・幹部職員の任用等に関する政令（平成26年政令第191号）第８条第２項に基づく警察庁幹部職への採用等の通知（幹部職員の任免について（通知））
・職員の兼業の許可に関する内閣官房令（昭和41年総理府令第５号）第２条及び第３条に基づく（内閣総理大臣に対する）兼業許可申請書

（以上）

528

正

後

改

正

前

〇内閣官房令第六号
職員の退職管理に関する政令︵平成二十年政令第三百八十九号︶第九条︑第二十三条及び第二十五条並びに行政執行法人の役員の退職管理に関する政令︵平成二十年政令第三百九十号︶第四条︑第十一条及び第十二条並びに国家公務員退職手当法︵昭和二十八年法律第百八十二号︶第八条の二第六項︑第七項及び第九項並びに国家公務員退職手当法施行令︵昭和二十八年政令第二百十五号︶第四条の二及び第九条の八第二項の規定に基づき︑職員の退職管理に関する内閣官房令等の一部を改正する内閣官房令を次のように定める︒
令和二年十二月十八日
内閣総理大臣 菅義偉
職員の退職管理に関する内閣官房令等の一部を改正する内閣官房令︵職員の退職管理に関する内閣官房令の一部改正︶
第一条 職員の退職管理に関する内閣官房令︵平成二十年内閣府令第八十三号︶の一部を次のように改正する︒
次の表により︑改正前欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分をこれに対応する改正後欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分のように改める︒
改

529


(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

令和  年  月  日

金曜日

官

報

530

(号外第  号)

令和  年  月  日

金曜日

官

報

531

(号外第  号)

令和  年  月  日

金曜日

官

報

532

(号外第  号)

令和  年  月  日

金曜日

官

報

533

(号外第  号)



正

後

改

︵行政執行法人の役員の退職管理に関する内閣官房令の一部改正︶
第二条 行政執行法人の役員の退職管理に関する内閣官房令︵平成二十年内閣府令第八十四号︶の一部を次のように改正する︒
次の表により︑改正前欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分をこれに対応する改正後欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分のように改める︒
改

正

前

534

(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

令和  年  月  日

金曜日

官

報

535

(号外第  号)

令和  年  月  日

金曜日

官

報

536

(号外第  号)

令和  年  月  日

金曜日

官

報

537

(号外第  号)



改

正

後

改

正

前

︵国家公務員退職手当法施行令第四条の二の規定による退職の理由の記録に関する内閣官房令の一部改正︶
第三条 国家公務員退職手当法施行令第四条の二の規定による退職の理由の記録に関する内閣官房令︵平成二十五年総務省令第五十七号︶の一部を次のように改正する︒
次の表により︑改正前欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分をこれに対応する改正後欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分のように改める︒

538(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日


正

後

改

正

前

︵国家公務員退職手当法の規定による早期退職希望者の募集及び認定の制度に係る書面の様式等を定める内閣官房令の一部改正︶
第四条 国家公務員退職手当法の規定による早期退職希望者の募集及び認定の制度に係る書面の様式等を定める内閣官房令︵平成二十五年総務省令第五十八号︶の一部を次のように改正する︒
次の表により︑改正前欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分をこれに対応する改正後欄に掲げる規定の破線で囲んだ部分のように改める︒
改

539


(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

令和  年  月  日

金曜日

官

報

540

(号外第  号)

附 則︵施行期日︶
第一条 この内閣官房令は︑公布の日から施行する︒︵経過措置︶
第二条 この内閣官房令の施行の際現にある第一条の規定による改正前の職員の退職管理に関する内閣官房令の様式︵第三項において﹁旧職員退職管理官房令様式﹂という︒︶による書類は︑同条による改正後の様式によるものとみなす︒
２ この内閣官房令の施行の際現にある第二条の規定による改正前の行政執行法人の役員の退職管理に関する内閣官房令の様式︵次項において﹁旧役員退職管理官房令様式﹂という︒︶による書類は︑同条による改正後の様式によるものとみなす︒
この内閣官房令の施行の際現にある旧職員退職管理官房令様式及び旧役員退職管理官房令様式による用紙については︑当分の間︑これを取り繕って使用することができる︒
３

541


(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

〇内閣官房令第八号
情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律︵平成十四年法律第百五十一号︶第六条第一項︑第四項及び第六項︑第七条第一項︑第四項及び第五項︑第八条第一項並びに第九条第一項及び第三項の規定に基づき︑並びに同法及び関係法令を実施するため︑内閣官房内閣人事局の所管する法令に係る情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律の施行に関する内閣官房令を次のように定める︒
令和二年十二月二十五日
内閣総理大臣 菅
義偉
内閣官房内閣人事局の所管する法令に係る情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律の施行に関する内閣官房令︵趣旨︶
第一条 内閣官房内閣人事局︵以下単に﹁内閣人事局﹂という︒︶の所管する法令に規定する手続等を︑
情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律︵以下﹁法﹂という︒︶第六条から第九条までの規定に基づき︑電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法により行う
場合については︑他の法律及び法律に基づく命令︵告示を含む︒次項において同じ︒︶に特段の定めのある場合を除くほか︑法及びこの内閣官房令の定めるところによる︒
２ 内閣人事局の所管する法令に規定する手続等︵法第六条から第九条までの規定の適用を受けるものを除く︒︶を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法により行う場
合については︑他の法律及び法律に基づく命令に特段の定めのある場合を除くほか︑法及びこの内閣官房令の規定の例による︒︵定義︶
第二条 この内閣官房令において使用する用語は︑法において使用する用語の例による︒
２ この内閣官房令において︑次の各号に掲げる用語の意義は︑当該各号に定めるところによる︒
一 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律︵平成十二年法律第百二号︶第二条第一項に規定する電子署名をいう︒
二 電子証明書 申請等をする者又は行政機関等が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項がこれらの者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう︒︵申請等に係る電子情報処理組織︶
第三条 法第六条第一項に規定する主務省令で定める電子情報処理組織は︑行政機関等の使用に係る電子計算機と︑申請等をする者の使用に係る電子計算機であって当該行政機関等の定める技術的基準に適合するものとを電気通信回線で接続した電子情報処理組織とする︒︵電子情報処理組織による申請等︶
第四条 法第六条第一項の規定により電子情報処理組織を使用する方法により申請等を行う者は︑当該申請等が行われるべき行政機関等の定めるところにより︑当該行政機関等の指定する電子計算機に備えられたファイルに記録すべき事項又は当該申請等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項を︑申請等をする者の使用に係る電子計算機から入力して︑申請等を行わなければならない︒
２ 前項の規定により申請等を行う者は︑入力する事項についての情報に電子署名を行い︑当該電子署名を行った者を確認するために必要な事項を証する電子証明書と併せてこれを送信しなければならない︒ただし︑当該申請等が行われるべき行政機関等の指定する方法により当該申請等を行った者を確認するための措置を講ずる場合は︑この限りでない︒
３ 法令︵法律及び政令を除く︒︶の規定により同一内容の書面等を複数必要とする申請等︵副本又は写しを正本と併せ必要とするものを含む︒︶について︑当該申請等を行う者が第一項の規定に基づき当該書面等のうち一通に記載すべき又は記載されている事項を入力した場合は︑その他の同一内容の書面等に記載すべき事項又は記載されている事項の入力がなされたものとみなす︒

542


(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

︵申請等のうちに電子情報処理組織を使用する方法により行うことが困難又は著しく不適当と認められる部分がある場合︶
第五条 法第六条第六項に規定する主務省令で定める場合は︑次に掲げる場合とする︒
一 申請等をする者について対面により本人確認をするべき事情があると行政機関等が認める場合
二 申請等に係る書面等のうちにその原本を確認する必要があるものがあると行政機関等が認める場合︵処分通知等に係る電子情報処理組織︶
第六条 法第七条第一項に規定する主務省令で定める電子情報処理組織は︑行政機関等の使用に係る電子計算機と︑処分通知等を受ける者の使用に係る電子計算機であって当該行政機関等の定める技
術的基準に適合するものとを電気通信回線で接続した電子情報処理組織とする︒︵電子情報処理組織による処分通知等︶
第七条 行政機関等は︑法第七条第一項の規定により電子情報処理組織を使用する方法により処分通知等を行うときは︑当該処分通知等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項を
行政機関等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録しなければならない︒︵処分通知等を受ける旨の表示の方式︶
第八条 法第七条第一項ただし書に規定する主務省令で定める方式は︑次の各号に掲げるいずれかの方式とする︒
一 第六条の電子情報処理組織を使用して行う識別番号及び暗証番号の入力
二 電子情報処理組織を使用する方法により処分通知等を受けることを希望する旨の行政機関等の定めるところによる届出
三 前各号に掲げるもののほか︑行政機関等の定める方式︵処分通知等のうちに電子情報処理組織を使用する方法により行うことが困難又は著しく不適当と認められる部分がある場合︶
第九条 法第七条第五項に規定する主務省令で定める場合は︑次に掲げる場合とする︒
一 処分通知等を受ける者について対面により本人確認をする必要があると行政機関等が認める場
合処分通知等に係る書面等のうちにその原本を交付する必要があるものがあると行政機関等が認める場合
二︵電磁的記録による縦覧等︶
第十条 行政機関等は︑法第八条第一項の規定により電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類により縦覧等を行うときは︑当該事項をインターネットを利用する方法︑当該行政機関等の事務所に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は電磁的記録に記録されている事項を記載した書類による方法により縦覧等を行うものとする︒︵電磁的記録による作成等︶第十一条 行政機関等は︑法第九条第一項の規定により電磁的記録により作成等を行うときは︑当該作成等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項を当該行政機関等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク︵これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む︒︶をもって調製する方法により作成等を行うものとする︒︵氏名又は名称を明らかにする措置︶
第十二条 法第六条第四項に規定する氏名又は名称を明らかにする措置であって主務省令で定めるものは︑電子署名︵当該電子署名を行った者を確認するために必要な事項を証する電子証明書が併せて送信されるものに限る︒以下この条において同じ︒︶及び第四条第二項ただし書に規定する措置とする︒
２ 法第七条第四項に規定する氏名又は名称を明らかにする措置であって主務省令で定めるものは︑
電子署名又は行政機関等が定める方式とする︒
３ 法第九条第三項に規定する氏名又は名称を明らかにする措置であって主務省令で定めるものは︑
電子署名又は行政機関等が定める方式とする︒︵委任︶第十三条 この内閣官房令に定めるもののほか︑内閣人事局の所管する法令に規定する手続等を︑電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信技術を利用する方法により行う場合に必要な事項
は︑行政機関等が定める︒
附 則︵施行期日︶
１ この内閣官房令は︑公布の日から施行する︒︵人事記録の記載事項等に関する内閣官房令の一部改正︶
２ 人事記録の記載事項等に関する内閣官房令︵昭和四十一年総理府令第二号︶の一部を次のように改正する︒
第三条の二を削る︒

543(号外第  号)

報官
金曜日
令和  年  月  日

別記様式第一（第１条関係）

早期退職希望者の募集に係る応募申請書（各省各庁の長等）

応募年月日
殿

年

月

日

応募申請者

私は、国家公務員退職手当法第８条の２第３項の規定により、この度の早期退職希望者の募集に応募をします。
１

応募をする早期退職希望者の募集について

募集の期間

年

月

日から

年

月

日まで

退職すべき
期日又は期間備考認定等の各通知について電子媒体（メール等）による通知可（注）「募集の期間」及び「退職すべき期日又は期間」は、「募集実施要項」に記載されている期日・期間を記入すること。
２

応募申請者について
ふりがな

所

属

氏

職

名

名

級号俸
生年月日
（注）

]

俸給表[
年
年

月

月

級
日

年

日現在で記入すること。

※各省各庁の長等記入欄
受理年月日

年

月

日

受理番号

544

号俸
齢

歳

事

務

連

絡

令和２ 年 11 月 16 日

各府省政策担当部局長

御中

内閣官房行政改革推進本部事務局

会計手続、人事手続等の各府省等の内部手続における書面・押印・対面の見直し
日頃より当事務局の業務に御理解と御協力をいただき誠にありがとうございます。
この度、会計手続、人事手続等の各府省等の内部手続における書面・押印・対面の見直しについて、法令、告示、通達等（以下「法令等」という。
）に基づく会計手続、人事手続等の内部手続における書面・押印・対面の見直し方針、法令等により書面・押印・対面を求めている会計手続、人事手続等についての一覧表等（以下「見直し方針等」という。）について、下記のとおり取りまとめました。各府省等は、見直し方針等に基づき、書面・押印・対面の見直しを行うようお願いします。
また、特定の府省の職員にのみ適用される法令等に基づく手続については、当該法令等を所管する府省において、見直し方針等を参考に法令等の改正も含めた見直しを実施するようお願いします。
なお、各府省が独自に会計手続、人事手続等において書面・押印・対面を求めており、各府省の裁量により見直すことが可能なものについては、見直し方針等を参考に見直しの徹底を図っていただくようお願いします。特に、押印を求めている手続については、
永年勤続表彰の表彰状を除き、押印を不要とすることが徹底されるようお願いします。
各独立行政法人は、見直し方針等を参考に、書面・押印・対面の見直しについて適切に対応を行っていただくようお願いします。
本件につきまして、管下の独立行政法人にも御連絡いただくようお願いします。
記
１

法令等に基づく会計手続、人事手続等の内部手続における書面・押印・対面の見直し方針（別紙１）545

２

法令等により書面・押印・対面を求めている会計手続、人事手続等についての一覧
表（別紙２）

３

会計手続、人事手続等の各府省の内部手続の書面・押印・対面の見直しに伴う各府
省共通課題への考え方（別紙３）４

会計手続、人事手続等において各府省が裁量により求めている書面・押印・対面の見直し事例（別紙４）【担当】
内閣官房行政改革推進本部事務局

木村、竹田、今村

TEL: 03-6206-6758
E-mail: keitaro.kimura.f9s@cas.go.jp
naoya.takeda.c7x@cas.go.jp
kenta.imamura.m8d@cas.go.jp

546

別紙１

法令等に基づく会計手続、人事手続等の内部手続における書面・押印・対面の見直し方針

別紙２「法令等により書面・押印・対面を求めている会計手続、人事手続等についての一覧表」の手続について、以下のとおり見直しを行う。
〇

各府省等は、書面・押印・対面の見直しに当たっては、別紙３「会計手続、人事手続等の各府省の内部手続の書面・押印・対面の見直しに伴う各府省共通課題への考え方」を踏まえることとする。

〇

各府省等は、制度官庁が書面・押印・対面を見直すこととした手続（既に書面・押印・対面が不要とされている手続を含む。）について、内部規程において書面・押印・対面を求めているものがあれば、内部規程を改正する。各府省等は、制度官庁において法令等の見直しがなされた場合に速やかに対応することができるよう準備を進め、内部規程の見直しは、原則として、年内に行う。

〇

各府省等は、制度官庁が押印を見直すこととした手続（既に押印が不要とされている手続を含む。）については、押印を行わないことを徹底する。なお、押印の見直しに当たって、情報システムの整備等が必要なものについては、早急な対応を行うこととする（例えば、試行実施済の勤務時間等を管理する情報システムの本格的な運用開始など）。

〇

各府省等は、制度官庁がオンラインによる手続を可能としているものについては、原則として、オンラインにより手続を行うこととする。なお、情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律（デジタル手続法）に基づく主務省令によりオンラインの手続を行う
場合、同法及び主務省令に則って手続を行うこと。

547

別紙３

内閣官房行政改革推進本部事務局
内閣官房情報通信技術（IT）総合戦略室

会計手続、人事手続等の各府省の内部手続の書面・押印・対面の見直しに伴う各府省共通課題への考え方
以下は、会計手続、人事手続等の各府省の内部手続の、書面・押印・対面の見直しに伴う各府省に共通する課題についての考え方を整理したものである。

Ⅰ

手続のオンライン化について⑴

既存の情報システムの利用⑵

電子メールの利用⑶
Ⅱ①

各府省とその職員との間で送受信する場合②

各府省と事業者等との間で送受信する場合

新規の情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用
直ちにオンライン化が困難な場合の書面手続について⑴ 各府省が受け付ける書面の場合⑵ 各府省が交付する書面の場合

Ⅲ

その他

548

Ⅰ

手続のオンライン化について
各府省は、会計手続、人事手続等の内部手続について、書面・押印・対面の見直しに伴いオンラインにより手続を行う場合、その手法として以下の３つの手法が考えられる。
⑴

既存の情報システムの利用
例：会計手続における「政府電子調達システム（GEPS）」の利用
例：各府省の職員からの申告・申請受付機能（「人事・給与関係業務情報システム」
等の利用）

⑵

電子メールの利用
例：会計手続の請書等に係る事業者等との電子メールの送受信⑶

新規の情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用
例：各府省のホームページにおける外部からの簡易な申請受付機能
各府省は、オンライン化に当たっては、以下のような考え方を原則とする。その際、オンライ

ン化対象手続の担当部局は、各府省 PMO 及び政府 CIO 補佐官（各府省担当）の支援、助言を受けるほか、必要に応じて内閣官房 IT 総合戦略室に相談する。


各府省は、書面・押印・対面の見直しに伴いオンライン化により手続を行う場合には、まず、(1)既存の情報システムの利用、を検討する。



既存の情報システムに必要な機能が備わっておらず新機能の導入には費用対効果が見合わない場合等において既存の情報システムの利用が困難な場合は、次に、(2)電子メールの利用、を検討する。



短期間に多人数の申請を受け付ける場合等における業務効率性や、本人確認の厳格性の観点から、電子メールの利用が困難な場合には、次に、(3)新規の情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用、を検討する。
なお、以下のような場合は、直ちにオンライン化することは困難と考えられる（この場合の考え方は、後述「Ⅱ．直ちにオンライン化が困難な場合の書面手続について」で整理している）。


事業者等外部（休業等中の職員を含む）と各府省との間の手続であって、各府省の相手方の通信環境の事情等により、相手方が、オンライン手続（情報システム、電子メール）ではな
く書面手続を求めている場合



地方機関等において個々の職員に端末が配備されていない等、各府省のシステム利用環境が不十分な状況で手続が行われる場合

1549

⑴ 既存の情報システムの利用
各府省は、書面・押印・対面の見直しに伴いオンライン化により手続を行う場合は、まず既存の情報システムの利用を検討することとなる。
既に試行を実施済の情報システムについては、費用対効果の判断等、速やかに本格的な運用開始に向けた対応を行う。
また、各府省共通の既存の情報システム（例えば、「政府電子調達システム（GEPS）」、「人事・給与関係業務情報システム」）について、特に、システムの利用率が低い場合には、以下の考え方で対応する。


共通システムを利用する府省において、システム利用環境の整備、府省内の各部局への研修等による操作習熟の強化、事業者等への情報提供等を通じ、これまで以上の利用促進に取り組むことが必要である。

共通システムを所管する府省においては、システムの利便性の向上を図るとともに、シス
テムの習熟性向上や事業者等への利用促進方法等についての各府省への周知をこれまで以上に行う。また、共通システムを所管する府省は、府省毎のシステムの利用状況の公表等についても積極的に検討することが必要である。特に「政府電子調達システム（GEPS）」を所管する総務省では、


事業者等への「政府電子調達システム（GEPS）」の利用促進方法として、電子契約は印紙が不要になることを説明し、電子契約ができない事業者等にはその理由を確認するなどの対応をすることで、電子契約数を増加させている事例を各府省に提供

 「政府電子調達システム（GEPS）」において官庁会計システム（ADAMSⅡ）と連携し、各府省会計課による ADAMSⅡの入力行為を不要とするための事前実施事項の各府省への周知をさらに推進などの取組をさらに進めるとしており、「政府電子調達システム（GEPS）」を利用する各府省においても、総務省と連携した利用促進に取り組むことが必要である。


上記の対応を円滑に進めるために、内閣官房行政改革推進本部事務局は、各府省共通の情報システムの次期更改に向け、情報システムを利用する府省の意見等を受け付け、情報シ
ステムを所管する府省に対し、当該意見等の情報提供を行うこととする。情報システムを所管する府省は、当該意見等について、次期システム更改におけるユーザビリティ改善を実施する際の検討事項として整理する。

2550

⑵ 電子メールの利用
各府省は、上記(1)の既存の情報システムの利用が困難な場合は、電子メールの利用を検討す
ることとなる。ただし、業務効率性や本人確認の厳格性の観点から、電子メールの利用が困難な場合は、新規の情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用（下記(3)参照）を検討する。
その際、電子メールの利用の検討に当たっては、以下の考え方で対応する。
① 各府省とその職員との間で送受信する場合
各府省とその職員との間で書面・押印でやりとりされていた手続については、押印を不要とした上で、各府省のセキュリティポリシーに則って行われる政府機関内部のイントラ
ネットにおける電子メールの送受信に置き換えることが可能と考えられる。
ただし、極めて秘匿性が高いと判断される情報については、添付ファイルを暗号化（パスワード付 zip 等）し、メール本文には記載しないといった措置を講ずるなど、各府省のセキュリティポリシーに則った対応が必要である。また、パスワードを付す場合には、当該パスワードを事前に取り交わしておく方がより望ましい。
なお、休業等中の職員との間で、政府機関内部のイントラネットによらずに電子メールを送受信する場合は、下記②の考え方に準じた考え方で、オンライン化が可能である。
（注）AES-256 形式等安全性が確認された暗号化方式を使った zip を推奨。

② 各府省と事業者等との間で送受信する場合
各府省は、契約書等、実印と合わせ印鑑証明による印影の照合を行う必要のある書面の作成以外の手続については、「行政手続のオンライン化に当たっての本人確認の考え方」（（令和 2 年 11 月 16 日、内閣府規制改革推進室・内閣官房 IT 総合戦略室・内閣官房行政改革推進本部事務局）を踏まえれば、押印を不要とした上で、電子メールの送受信に置き換えることが可能と考えられる。
また、「行政手続のオンライン化に当たっての本人確認の考え方」によると、「電子メールを利用する場合、当該手続の性質等に照らし、必要に応じて、面談・電話等による従前からの継続的なやり取り又は事後のやり取り、現地調査等により本人確認が補完されると考えられる」。

また、上記①②のいずれの場合においても、各府省が電子メールで行政文書を電子的に交付する場合には、当該行政文書に、責任者・担当者の氏名、文書番号等を記載し、相手方の必要に応じ、電話又は電子メールでその行政文書に関する確認を行えるようにすることで、その行3551

政文書の真正性を確保することが可能である。
なお、デジタル手続法（情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律）第 3 条第 9 号に規定する処分通知等を電子メールで行う場合は、デジタル手続法第 7 条の規定が適用される。
この点も含め、上記①②について、各府省から個別の実務例に照らした問合せが多かったものについては、後述「（参考）会計手続、人事手続等の各府省の内部手続のオンライン化の際の電子メールの利用に関する Q&A」で整理している。

⑶ 新規情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用
各府省は、利用できる既存の情報システムがなく、かつ、業務効率性や本人確認の観点から
電子メールの利用も困難な場合は、新規の情報システム（簡易な web サイトの形式を含む）の導入・利用を検討することとなる。
その際の検討に当たっては、以下の考え方で対応する。


クラウド技術を活用した簡易な web サイトの形式の電子申請システム等、比較的短期間・低予算での導入・利用が可能な情報システムの導入を検討する。例えば、各府省の職員と事業者等がこれまで書面と認印等でやりとりをしてきた手続について、各府省のホームページに簡易な申請受付機能を設け、ID・パスワードを発行された者がアップロードできるようにする手法がある。

4
552

Ⅱ

直ちにオンライン化が困難な場合の書面手続について
Ⅰで前述のとおり、


事業者等外部（休業等中の職員を含む）と各府省との間の手続であって、各府省の相手方の通信環境の事情等により、相手方が、オンライン手続（情報システム、電子メール）ではなく書面手続を求めている場合



地方機関等において個々の職員に端末が配備されていない等、各府省のシステム利用環境が不十分な状況で手続が行われる場合

は、直ちにオンライン化することは困難と考えられる。
このため、当面の間は、書面による手続が残存することになるが、書面への押印をしないこととした場合、その書面の真正性をどのように確保するかについては、以下の考え方で対応する。
⑴ 各府省が受け付ける書面の場合
各府省が事業者等から書面を受け付ける場合、


継続的な取引関係がある場合は、書面に、責任者及び担当者の氏名・連絡先の記載を求め、必要に応じ、電話等でその書面に関する確認を行い、確認した日時等の記録を保存すること

新規に取引関係に入る場合は、上記に加え、本人確認情報（氏名、住所等及びその根拠資料としての運転免許証の写し等）を入手し、その入手過程（郵送受付等）の記録を保存することを、書面の成立の真正を証明する手段として利用することが可能である。なお、事業者等の代表者印の代替手段として、事業者等の負担を増やすことになる委任状の提出を求める
ことは適当とは言えない。
一方、人事手続等において、各府省が職員から書面を受け付ける場合、日常的なやり取りの中で本人確認は行えているため、長期休業等のために本人確認の必要性が特に高い等の事情がない限り、上記のような電話等による確認は不要である。

⑵ 各府省が交付する書面の場合
各府省が事業者等に対して書面を交付する場合、書面に、責任者・担当者の氏名、連絡先、文書番号等を記載することにより、事業者等の必要に応じ、電話又は電子メールでその書面に関する確認を行えるようにすることが可能である。

5553

なお、事業者等から書面への押印を求められる場合が考えられるが、この場合、各府省
は、相手方に対して、各府省共通の取扱いとして押印を行わないこととしている旨説明し、各府省の責任者及び担当者の氏名及び連絡先や文書番号を記載するなど、相手方の必要に応じ、書面の真正性を確認できるようにすることにより、不要な押印を見直すこととする。
例えば、外部の者を委員に委嘱するに際して、当該外部の者の所属組織（事業者等）の内部手続に必要であるとして委嘱状等に押印を求められる場合において、このような対応が想定される。
一方、人事手続等において各府省が職員に交付する書面についても、必要に応じ、文書
番号等を記載することが必要である。

6
554

Ⅲ

その他
会計検査院の「計算証明規則」に基づき、各府省が提出を求められる書類については、各府省

は、会計検査院が発出した事務連絡「計算証明制度に係る書面の扱い、押印等の見直しなどについて」（令和 2 年 11 月 10 日）を参照することとする。

7
555

（参考

「会計手続、人事手続等の各府省の内部手続のオンライン化の際の電子メールの利用に関する Q&A」）

問１

処分通知の到達（相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録）について、電子メールによる到達に関する考え方はどのようなものか。電子メールのやりとりでは、「ファイ
ルへの記録がされたとき」というのが確認できないのではないか。

デジタル手続法（情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律）においては、「電子情報処理組織を使用する方法」に電子メールも含まれうるため、デジタル手続法第 7 条（電子情報処理組織による処分通知等）第 3 項の「当該処分通知等を受ける者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に当該処分通知等を受けるものに到達した者とみなす」の規
定は、電子メールのやりとりにも適用される。
「電子計算機に備えられたファイル」が具体的にどの部分かについては、各個別の情報システムの内容等に基づき、どの時点において意思表示が相手方の支配領域に入ったものとみなせるかという観点で特定することになるが、電子メールの送受信だけで、「電子計算機に備えられたファイ
ルへの記録がされた時」を確認することは困難である。
このため、電子メールで処分通知を行う際には、事前に相手方に対し、電子メールの返信又は電話による到達確認を求めることとし、「処分通知について一定期間の間に電子メールの返信又は電話による到達確認ができない場合には、デジタル手続法第 7 条第 1 項ただし書に規定する電子情報処理組織を使用する方法で処分通知を行うことについての同意がなかったものとする」との条件を付すことが考えられる。
（参考）
情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律（平成十四年法律第百五十一号）（抄）（電子情報処理組織による処分通知等）
第七条

処分通知等のうち当該処分通知等に関する他の法令の規定において書面等により行うことその他のその方法が規定されているものについては、当該法令の規定にかかわらず、主務省令で定めるところにより、主務省令で定める電子情報処理組織を使用する方法により行うことができる。ただし、当該処分通知等を受ける者が当該電子情報処理組織を使用する方法により受ける旨の主務省令で定める方式による表示をする場合に限る。
２

（略）

３

第一項の電子情報処理組織を使用する方法により行われた処分通知等は、当該処分通知等を受ける者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に当該処分通知等を受ける者に到達したものとみなす。

４～５

（略）

8
556

問２

各府省が事業者等との間の手続を電子メールで行う場合、継続的なやり取りになる前の最初の段階で、事業者等との間で何を行う必要があるのか。

各府省は、事業者等と継続的なやり取りになる前の最初の段階では、電子メールを受け取った後の面談・電話等による事後のやりとりにより、本人確認が補完されると考えられるが、必要に応じ、加えて、以下のような手法で確認を行うことも考えられる。
・事前に電子メールアドレスの登録を求め、当該アドレスのメールであることを確認する
・電子メールや添付先に連絡先を明記してもらい、メールや電話等で確認を行う

問３

各府省が事業者等との間の手続を電子メールで行う場合、相手側にセキュリティ対策を求める必要はあるのか。

各府省は、秘匿性の高い情報をやり取りする場合には、事業者等に添付ファイルを暗号化（パスワード付 zip 等）し、メール本文には載せないといった方法を求めることが望ましい。
（注）AES-256 形式等安全性が確認された暗号化方式を使った zip を推奨。

問４

事業者等から電子メールを受信するとき、パスワードは、電子メールのほか、添付ファ

イルにも付与する必要があるか。大量のメールを受け付ける職員のパスワード解除作業が過大にならないよう配慮してほしい。

事業者等に求める電子メールのセキュリティ対策は、手続の内容、やり取りする情報の秘匿度の程度に応じたものとすべきであり、必要性の低いものにまで一律の対応が求められるものでは
ない。

9
557

問５

事業者等から電子メールで受け付けることが困難な大量の添付書類は、郵送としてよいか。

電子メールで受信できる容量を超える添付書類については大容量メディア（DVD 等）の郵送として差し支えない。ただし、大量の添付書類の受信が例外的なケースではない場合、大容量のファ
イル交換システムの導入や電子メールの受信容量を増加することが必要である。

問６

事業者等との間で送受信した電子メールについて、保存する必要のある行政文書の考え方を整理してほしい。また、添付ファイルを保存し、電子メール本文は廃棄してよいか。

内閣府大臣官房公文書管理課によると、行政文書の管理の考え方は以下のとおりである。

・まず、事業者等とのやり取りについて、紙媒体・電子媒体のいずれの媒体で行った場
合でも、文書管理上の扱いは変わらない。
「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成 23 年４月１日内閣総理大臣決定）により、意思決定過程や事務及び事業の実
績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとしているところであり、同ガイドラインに沿って策定された各省行政文書管理規則等に従って、適切に保存等を行う必要がある。
・電子メールの取扱いについては、「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」（平成 31 年３月 25 日内閣総理大臣決定）に基づく「電子メールの選別及び保存の手順について」（令和元年８月 30 日内閣府大臣官房公文書管理課）に示されており、電子メールが合理的な跡付け・検証に必要となる行政文書に該当するか否かの判断は、
電子メール本文に加え、電子メールに添付された文書を含めて一体的に行うことが必要である。
・ただし、電子メール本文に記載された情報が添付ファイルに含まれている場合等、当該添付ファイルのみの保存で足りることもあり得る。その際、添付ファイルにパスワードが設定されている場合には、必要に応じファイルを格納する共有フォルダへのア
クセス制限などでセキュリティを確保しつつ、パスワードが記載された電子メール等を併せて保存するか、当該添付ファイルの暗号化を解除した上で保存する必要がある。
なお、上記の行政文書の管理の考え方とは別の観点として、各府省とその職員との間で書面・押印でやりとりされていた手続を電子メールの送受信に置き換えるに当たって、本人確認・証跡(ログ)管理の観点から、必要に応じて、電子メール本文を保存することは考えられる。

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問７

事業者等に電子メールを送信するときは、担当者のほか代表者又は責任者にも送信する必要があるのではないか。

事業者等とのトラブルを防止するため、複数の者に電子メールを送信することが望ましい。

問８

各府省が事業者等との手続を電子メールで行う場合、各府省職員による電子文書の改ざん防止対策としてどのようなことをすればよいか。

各府省職員による電子文書の改ざん防止対策としては、証跡（ログ）管理、変更履歴の保存、アクセス制限の強化などが考えられる。

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