アウトドアツーリズムシンボルイベント実施委託業務仕様書
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業務委託の名称
アウトドアツーリズムシンボルイベント実施委託業務

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業務の目的
本県において推進するアウトドアツーリズムの取組を具現化し、ブランド化に向けた効果的な情報発信、豊かな自然の中でのアウトドア体験を通じた本県の魅力と豊かさの再認識に資する象徴的なイベントとして、山口きらら博記念公園の特性を活かした本県のアウトドアの魅力を満載した特別な体験を楽しみながら、アウトドアツーリズムの周知・定着を図るシンボルイベン
トを実施する。

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委託業務の期間
契約締結の日から令和７年１月３１日(金)まで

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イベント実施概要（１）イベント名称
きららアウトドアフェス（仮）※提案すること（２）実施日時
令和６年１０月１９日(土)１０時から２０日(日)１６時まで（３）実施場所
山口きらら博記念公園（山口市阿知須 509 番 50）「大芝生広場１～３」及び「２０５０年の森」（４）入場料無料（５）目標来場者数
延べ３万人（１.５万人/日×２日間）
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委託業務の内容（１）企画調整山口きらら博記念公園の豊かな自然環境に根差した様々なアウトドア体験の提供を通じて、本県のアウトドアツーリズムのポテンシャルを広く発信し、ブランド化に向けた機運醸成を図るため、以下のア～クの各種コンテンツや体験等のカテゴリをベースに、企画提案すること。なお、

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実施内容等は協議の上決定する。
ア

イベントの目玉となる自然を活かした特色あるアクティビティ
本イベントの集客の目玉であり、「特別な体験」となるアクティビティを提供すること。
＜例＞逆バンジー、フリースタイルモトクロス、パラグライダー、屋外サウナ、マリンアクティビティ など

イ

アウトドアの醍醐味に触れるグランピング体験・キャンプ体験
公園内で特別にグランピング・キャンプの宿泊体験ができる機会を提供すること。
○

提案書で企画した数のグランピング及びキャンプを設置する
こと○

仮設調理場及び仮設シャワーを設置すること○

仮設調理場及び仮設シャワーは、本体験の利用者数を想定し、不足することのないよう十分な数を設置すること○

キャンプエリアの規模に応じ、キャンプインストラクターを設置することウ

アウトドアの魅力を紹介・体感する各種ブース県内市町や観光協会等のアウトドアツーリズムの取組みの紹介や、県内アウトドア施設やサービスの紹介、アウトドア事業者によるワークショップやキャンプギアの販売など、市町、関係団体、事業者等によるブース出展により、アウトドアの魅力を幅広く発信すること。
○

ブースの数は５０程度を想定しているが、どのブースにも来場者が満遍なく訪れることができるよう、動線やレイアウトを工夫すること。

○

県内アウトドア施設、市町アウトドア体験コンテンツなどを日帰り、１泊２日などで実際に周遊できるモデルコースを作成し、特設サイト等での公開や会場内でのパネル設置など、県内周遊に繋がる山口ならではのアウトドアツーリズムを促す取組みを提案すること。

＜例＞▽市町、観光協会等のアウトドアツーリズム取組紹介・体験ブース▽アウトドア関係施設のＰＲブース
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（キャンプ場、レジャー施設等）▽関係団体によるアウトドア体験ワークショップ（レザークラフト、工作等）▽アウトドア事業者ブース（キャンプ道具・グッズ等の販売）▽アウトドアスポーツ体験ブース（セグウェイ、カヤック、マウンテンバイク、ボルダリング等）
エ

県産品を活用した「野外食」の魅力発信
食材に県産品（牛、豚、鶏、魚介等、本県のブランド産品）を使った、野外食の魅力を発信できる企画を検討すること。

オ

ステージイベント等特別企画
昼夜を通じて、幅広い年齢階層の観客が楽しめるステージイベントを実施すること。
なお、本イベントオープニングの際には、オープニングイベン
トを実施すること。
＜例＞
・アウトドアへの造詣が深い有名人のトークショー
・音楽ライブ・パフォーマンス○など進行にあたっては、タイムスケジュールを含む詳細な進行台本を作成し、司会者を選定のうえ、委託者と協議し決定・実施すること○カ

出演者に応じた控えスペースを用意すること

グルメイベント特別企画
県産品を活用したグルメイベントを企画すること。
※単なるキッチンカーや屋台などの出展のみの企画は不可。ただし、来場者に対する食事提供量を確保するため、グルメイベントとは別にキッチンカー等を会場内に配置することは差し支えない。

キナイトイベント特別企画
幅広い年齢階層の観客が楽しめるナイトイベントを実施すること＜例＞
・プロジェクションマッピング
・花火
・星天案内人による天体観測3

・ナイトシアター○など

進行にあたっては、タイムスケジュールを含む詳細な進行台本を作成し、進行者を選定のうえ、委託者と協議し決定・実施すること○ク

出演者に応じた控えスペースを用意すること

その他特別企画
上記ア～キ以外に、本イベントをより効果的で魅力的なものとするための斬新な特別企画を提案すること。
※１つ以上企画し、実施すること。(必須)≪留意事項≫○

上記のア～クをゾーニングし、会場平面図を示すこと。

○

上記のア～クにかかる参加料や利用料、出展料等については、事前に委託者と協議して決定することとし、参加料や利用料、出展料等の徴収、管理は受託者が行う。

○

受託者は、上記のア～クにかかる参加申込書や出展申込書等の作成、募集告知、申込書受理、申込内容取りまとめ、参加者や利用者への通知等、諸々の連絡調整を行うこと。
ただし、ウ及びエの出展者決定については、委託者と協議のうえ決定し、決定後は受託者が出展者との連絡調整を行う。

○

上記ア～クを提案する際には、実際に会場となる山口きらら博記
念公園での実施が可能であるかどうか、提案前にあらかじめ施設に確認を取ること。

○

会場内の芝生に直接車両が乗り入れることは原則禁止のため（コンパネ等利用すれば可能）、留意すること。

○

地域活性化包括連携協定を締結している株式会社モンベルとの連携が生じた際には対応すること。

（２）運営管理①

本業務の運営にあたり、円滑に事業を遂行するため、一般社団法人山口県観光連盟と調整の上、業務全般を一元的に管理する事務局本部を設置すること。

②

関係施設等や参加者等の問い合わせ窓口となるコールセンターを設置すること。

③

当日は会場内に現地本部を設置し、運営管理や各種問い合わせ対応に当たること。
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なお、夜間もグランピング・キャンプ体験を実施しているため、夜間においても現地本部を運営すること。
※現地本部は、検討のうえ可能であれば、夜間の縮小は可。
④

イベント会場（周辺、駐車場を含む）の安全かつ円滑な運営を図り、会場内の警備、巡回 、 来場者 の案内・誘導（会場への入退場含む）、清掃等を行うため、各所に適正な人員を配置すること。
（夜間を含む）⑤

人員配置にあたっては、業務委託全体の総括者のほか、業務ごとの総括担当者、警備員（警備業法に定めるもの）など業務特性に応じた運営スタッフを配置することとし、事前にスタッフ配置計画を作成して、委託者の了解を得ること。

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傷病者の発生に備え、日中は看護師（２人）を配置すること。

⑦

イベント当日の駐車場について、駐車場係の配置及び誘導看板等の設置により、来場者がスムーズに来退場できるよう配慮すること。
なお、大芝生広場駐車場及び 2050 年の森駐車場を仮予約している
ほか、北駐車場（予約不要）の使用も想定している。

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当日の進行や人員配置、各種図面、緊急時連絡先等を網羅した運営マニュアルを作成し 、 各スタ ッフや関係者等と情報共有を図ること。

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業務の実施に際し、参加者の傷害保険及び施設賠償責任保険（対人・対物）に加入すること。

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雨天実施とするが、警報が発令される等荒天の場合は、中止とする。

⑪

必要に応じて関係機関（警察署、消防署等）への届出、許可申請等を行うこと。

⑫

来場者へのアンケートを実施し、収集及び集計すること。実施にあたっては、より多く の 方から の協力が得られる手法を提案すること。
なお、アンケートの設問項目や実施方法等については、委託者と協議すること。

（３）設営制作①

５(１)(２)を催行するための会場装飾や会場看板、案内板、誘導看板の製作及び設置、音響や照明の設置、撤去を行うこと。

②

会場には電源がないことから、発電機を設置するなど、適宜対応すること。

③

会場設営には、企画の実施に必要なテント、テーブル、椅子を含む資機材や消耗品、回線等の準備物、スタッフ費用など必要となる物品や経費を含む。
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④

会場の設営は、１０月１５日(火)以降行うこと。

⑤

会場の撤去は、１０月２２日(火)までに行うこと。

⑥

会場内に来場見込み数に応じた仮設トイレ、飲食・休憩スペースを設置すること。

⑦

イベント実施中、設置した仮設トイレ、仮設調理場等を定期的に巡回し、適宜清掃を行 う こと。 また会場内のトイレや自販機のごみ箱、灰皿等についても適宜状況を確認し、環境美化に努めること。

⑧

イベント終了後のごみの収集処分を行うこと。

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イベント終了後は、原状復帰を行うこと。

(４)広告・広報①

目標来場者数を達成できるよう、各種メディア、ＳＮＳ、情報誌、著名人、インフルエンサー等を活用した効果的な広告・広報を実施すること。また実施にあたっては、県内のみならず、県外（特に福岡県、広島県の隣県）からの誘客の取組を行うこと。

②

事前周知用のチラシ、ポスター等広告物を制作・印刷し、配布すること。
○最低印刷部数

チラシ 110,000 部以上、ポスター700 部以上○チラシは両面フルカラー印刷、ポスターは、フルカラー印刷とすること。
○校正２回以上（その他、印刷前に色校正を行うこと）○配布先 : 県内外の小中学生、市町、観光案内所、道の駅、空港など※印刷部数、配布先等は別途協議の上調整③

当日用パンフレット（プログラム＆会場配置図入り）の制作及び印刷。
○最低印刷部数

20,000 部以上○両面フルカラー印刷○校正２回以上（その他、印刷前に色校正を行うこと）④

本イベントのウェブ特設サイトを制作すること。
○ウェブデザイン等は閲覧者がイベントに興味をそそるようなものとすることとし、閲覧しやすい動線やレイアウトなどを意識して設計すること。

（５）運営計画作成業務
受託者は、契約締結後、速やかに以下の内容を盛り込んだ運営計画書及び運営マニュアルを作成し、委託者の承認を得ること。
○全体工程（作業進行）表
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○体制図（協力会社を含む）○イベント当日の全体計画図（各日のプログラム、タイムスケジュール）○個別会場利用図（レイアウト、動線計画含む）○出展者マニュアル○出展者用搬入・搬出計画○ステージ進行台本○日中および夜間の警備計画（警備員及び警備資材等の配置計画含む）○駐車計画（誘導員の配置計画を含む）○電気、給排水、トイレ、シャワー、調理場等の設備配置計画○廃棄物処理計画○広報計画○スタッフ配置計画○緊急時、雨天時、荒天時の対応計画○その他、実施にあたり必要となる項目
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成果品
本業務を完了したときは、本業務の成果に関する下記報告書を遅滞なく委託者に提出すること。
業務完了報告書

紙媒体２部及び電子データ※電子データには、イベント中の写真を含む
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その他留意事項等○

受託者決定後、協議の上、企画内容を変更することがある。

○

運営に当たっては法令を遵守し、各種許認可等の必要な企画に関しては事前に必ず許認可を得ておくこと。

○

商標権や意匠権等、権利関係を有するものは侵害することのないよう事前に確認を行うとともに、許諾を得ておくこと。

○

イベント実施に係る費用は、全て委託料に含むものとする。

○

山口きらら博記念公園の使用料も委託料に含むこと。
なお、令和５年度における実績額は以下のとおり。
大芝生広場全面分 147,420 円
行為許可料
合

計

11,400 円
158,820 円×8 日間 / 2（半額減免）＝635,280 円※その他、有料備品や付属施設等を使用する場合、別途費用が必要であ7

り、委託料見積の際には上記使用料も含め、改めて山口きらら博記念公園管理事務所に確認すること。
○

当該イベントの実施に起因する会場内構造物の破損や汚損等については、受託者が原状復帰を行うこと。

○

受託者は、本業務の履行にあたり自己の責めに帰すべき事由により委託者、もしくは来場者その他の第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。

〇

委託者の判断により、本業務を中止することとした場合は、中止が決定した日までに実施した業務（業務実施にかかる準備含む）を本委託業務の内容とし、その業務内容に要した経費を委託費（契約金額を限度）とする。

〇

業務内容は、委託者・受託者の協議により追加、修正、削除することがある。

〇

今回の業務委託により制作される成果物の著作権、所有権、その他の一切の権利は、一般社団法人山口県観光連盟に帰属するものとする。

〇

業務の実施に当たり、著作権、肖像権等に関して権利者の商談が必要な場合は、受託者がその手続きを行うものとし、当該許諾、借用等により発生する費用は、当初の契約金額に含むものとする。

〇

具体的な業務の実施方法及び本仕様書に記載のない事項については、委託者・受託者が協議の上、決定するものとする。

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