テクノロジー

在 宅 勤 務を考える2 I Tシステム編

在宅勤務を実現するためのITテクノロジー〜セキュリティー、マネジメント、コミュニケーション〜

少子高齢化の解決策として、企業にも子育て支援、介護離職の対策が求められています。その解決策の一つとして期待されているのが、在宅勤務です。
従業員が自宅にいても、会社の仕事がこなせるようになれば、子育てしながら、あるいは親の介護をしながらでも、仕事が続けられます。また、インフルエンザなどによって出社できない事態になっても、自宅にいながら仕事ができれば、業務を継続できます。そして、それらを実現するためのITテクノロ
ジーも実用レベルに到達しています。

経営視点から重要性が高まる在宅勤務
保育所や幼稚園・保育士の不足により、小さな子どもを抱える女性の職場復帰が難しいという議論が高まっており、日々テレビなどでも注目を集めています。
従業員が出社できなくなる状態は、なにも育児に限りません。介助者や介護施設の不足も社会問題になっており、身内の介護のため、やむなく退職する介護離職者は年間 10 万人ともいわれています。企業が投資し、育ててきた従業員が現場を離れざるを得ないシーンが多数あるのです。
企業、従業員の双方に不利益をもたらしますが、その問題についての一つの選択肢があります。「在宅勤務制度」です。例えば、週 5 日は出社できなくても、週 2 日は在宅勤務にして、出勤する 3 日間はヘルパーに介護を依頼するような形でも従業員にとっては就労を継続の道が開けます。
さらには在宅勤務制度を導入することで、従業員のライフスタイルをより充実させたものとすることができるかもしれません。
地震などの自然災害、テロなどの事件・事故、疫病の流行などが起こった場合、従業員が出社できず、自宅待機となった場合の BCP（事業継続計画）対策という側面もあるでしょう。
経営層もこうした施策に興味を持ち始めており、ビジネス戦略の一環に盛り込まれるかもしれません。幸い、在宅勤務を実現するための技術や環境は整いつつあります。情報システム部においても、そのような経営層の要求に応えられるよう課題を整理しておくとよいでしょう。
こうした社会的な要請だけでなく、グローバル経済における日本企業の役割や立ち位置の変化に対応する意味でも、これまで常識または正しいとされてきた経営戦略の見直しが求められています。
働き方、企業経営の考え方を変える必要があります。

実現するためにクリアしなくてはいけない課題

在宅 勤 務 制 度 導 入における課 題
セキュリティー

在宅勤務を実現するためには、ハードやソフトといった技術面と、ルールの策定などポリシー面で課題がいく

・情報漏えい対策・ウイルス対策・内部犯行対策・セキュリティーポリシー策定

つかあります。しかし、それらを策定する前提として情報システム部が考慮しなければならないのが「セキュリティー対策」です。

マネジメント・出退勤の入力・労働時間の管理

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コミュニケーション
・スピーディーな情報伝達
・簡単、確実な情報共有

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在 宅 勤 務を考える2 I Tシステム編

在 宅 勤 務 を 実 現 す る た め の I T テクノ ロ ジ ー・セキュリティー
昨今、情報漏えい事件が大きく報道され、社会問題となっています。多く企業が、記録メディアへのデータ保存を制限し、データ持ち出しや紙資料の持ち出しを禁止するなど、対策を実施しています。
では、社外でデータを取り扱う在宅勤務ではどのように対応していけばよいのでしょうか。
在宅勤務で、個人所有のパソコンで作業を認める場合は、USB メモリーや SD カードなどのディスクメディア、メール、クラウドサービスでデータを持ち出すことになりますが、漏えいのリスクが伴います。また内部犯行も無視できません。
また、個人所有のパソコンを利用した場合、OS のセキュリティーアップデートや最新のウイルス対策が施されていないとリスクは更に増します。
情報システム部では、利用者に対するポリシーの策定、それらを遵守させるための技術的な対策をバランスよく策定し、実行しなければなりません。
セキュリティー事故の発生を想定した対応手順をあらかじめ準備しておくとともに、従業員にセキュリティー遵守の教育を行うことも（図 1）

大切です。

出社と在宅における、勤怠管理の違い

具体的には、社内ネットワークと通信する際の暗号化通信はもちろん、端末を特定するなど適切にアクセス認証を行います。端末

会社に出る場合が一定レベル以上のセキュリティー対策が実施されているか、検在宅で働く場 合疫なども行う必要があります。アクセス状況や操作内容を記録しておくログシステムなども検討が求められるでしょう。

出社

勤務開始

退社

勤務終了

クラウドで報告・マネジメント
在宅勤務では、労働時間の管理など、いかにマネジメントするかも課題となります。始業・終業をメールで報告する企業があるよ
うですが、場合によってはオンラインで利用できる勤怠システムを導入すればより効率的です。タイムカードの機能をクラウドで実現する SaaS サービスなら、在宅勤務する従業員の勤務時間を管理できます。（図１参照）

クラウドで
報告

・コミュニケーション
在宅勤務のデメリットとして「コミュニケーション不足」に陥りやすいということが懸念されています。職場では口頭の二言三言で済（図 2）変わる従業員間のコミュニケーションむ内容をメールでやりとりするのは大変です。また、実際の職場では何気なく行われる雑談を通して情報を得る機会も多いのです。
しかし、こういったコミュニケーション不足も、社内 SNS、共有フォ

インターネット

ルダー、スケジューラー、Web 会議システムといった IT ツールを利用することで、解消できます。（図 2 参照）
オフィスで直 接
顔を合わせてのコミュニケーション

オフィスや自宅、離れた拠 点でのネットを介したコミュニケーション

在宅勤務実現のために検討すべき事項と対策
会社に出社して仕事をするのと違って、在宅勤務はインターネットを介するコミュニケーション、勤怠管理が必要になります。それらを実現してこそ、スムーズな在宅勤務が可能となります。
・個人認証技術とネットワーク環境
リモートワークを可能にするには、インターネット経由で外部から社内のイントラネットにアクセスする必要があります。社内ネットワークに外部からの出入口をつけることになるので、不正アクセスなどへの対策は必須です。
ログイン ID や電子証明書による認証、詳細なアクセス制御、ファイアウォールによる防御やネットワーク監視といった技術的な対策を行います。

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在 宅 勤 務を考える2 I Tシステム編

在 宅 勤 務 を 実 現 す る た め の I T テクノ ロ ジ ー・シンクライアント
情報漏えいリスクを低減させるには、データを外部へ持ち出さないことが 1 番です。そこで注目したいのが、シンクライアントシステムです。
サーバーで実行した画面情報を表示する仕組みであり、利用端末上にデータが残りません。またシンクライアント専用端末以外にも、既存のパソコンをシンクライアントとして利用できるソリューションもあります。スマートフォンやタブレット型端末などをクライアントとすることもできます。
・クラウドサービス
会社で SaaS のようなパブリッククラウドサービスを導入しているならば、自宅からも同様に利用することができます。
クラウドサービスによってスケジュール管理、メール、専用 SNS、共有フォルダーを備えるなどの差異がありますが、Web 型のサービスであるため、会社で行うのと遜色のない作業が可能です。
・ウイルス、盗難、情報漏えい対策
データ盗難に備えた対策やウイルス対策は必須です。特に在宅勤務では、インターネットを利用する機会が多くあります。ウイルス対策ソフトは必須であり、定義ファイルを最新にします。また、OS のセキュリティーアップデートも更新が重要です。こうした対策は、従業員任せではなく、強制的に適用する技術的な対策を講じなければなりません。
シンクライアント端末の場合は、OS やアプリケーション、データは、サーバー上で管理されます。ウイルス対策もサーバーで行えますし、盗難の際も端末にデータが残らないので、情報漏えいのリスクは低減されます。
シンクライアントではない、通常のパソコンを会社から支給する場合は、会社で使うパソコンと同等のウイルス対策、情報漏えい対策が必要です。
営業が会社支給のノート PC を社外に持ち出して使うケースと同じように考えて、在宅勤務用の対策を検討するのも手です。
個人所有のパソコンを利用する場合、リスクが高いソフトを利用させない、社内ネットワークへ接続する場合は、検疫ソリューションを利用する。業務データを端末へ保存する場合は、必ず暗号化するなど、セキュリティー対策が必須となるでしょう。大企業の Web サイトを見ていてもウイルスに感染する時代です。感染する可能性を前提とした対策が重要です。
・勤怠管理
当然、「在宅勤務で勤怠管理はどうするのか？」といった疑問も湧くでしょう。そんなときは、勤怠管理機能を備えているクラウドサービスが便利です。
簡単にいえば、出社、退社時に打刻するタイムカードのクラウド版です。在宅勤務者にとっては、仕事開始時の打刻から終了時の打刻の間が、勤務時間として計算されます。
在宅勤務は仕事とプライベートの場が同じになりますので、「今からは仕事の時間」と意識することは重要です。パソコンやスマートフォンの画面からタイムカードに打刻すれば、ビジネスのオンとオフの切り替えにもなるでしょう。
・コミュニケーションツール
企業などで導入されているグループウェアにはメール、掲示板、チャット、スケジュール共有など多くのツールを備えていますが、在宅勤務では大いに役に立ちます。
在宅環境でもグループウェアにアクセスして、スケジュール共有機能で上司の不在を知ることができ、帰社の時間に合わせて連絡するなど、予定のすり合わせができます。
例えば、あるプロジェクトをチームで進めているケースでは、チームのメンバー同士の細かいコミュニケーションがスムーズな進行に大きく機能します。在宅環境であっても、チャットや社内 SNS 機能を活用すれば、オフィスで顔を合わせているのと同じように、こまめに連絡をしたり、意見、アイデアを伝えたりできます。
また、Web 会議機能を使えば、複数メンバーでの打ち合わせが可能で、共有フォルダーに入れた同一の資料を閲覧しながらコミュニケーションを取ることができます。
なかには、勤務時間はパソコンのテレビ会議システムをオンラインにして、チームが互いの顔を見ながら仕事ができる環境を作るようにしている企業もあるようです。

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