広報・マーケティング担当者は必読レスポンス倍増の

ビ ジ ネ スメ ー ル
テ ク ニック
ニュースリリースや発表会の案内、顧客への情報配信やアンケートメールなど、ビジネスで流通するメールは数知れない。たくさん送信したはいいが、送ったメールに対するレスポンスは思ったように届いているだろうか。送りっぱなしでは仕事の成果につながらない。反応が薄いなら、情報以前にメールの送り方に問題がないかをチェックしたい。悩める担当者に、格段にレスポンス率を上げるノウハウを紹介しよう。
text :（株）ニューズ・ツー・ユー illust : 蛭子能収

自ら開封されないメールを送信していないか！？
箱へ直行の可能性が高くなる。HTMLメールについても同様で、HTMLメールである必要がないのに、わざわざHTMLメール毎日受け取るメールの数は人によってさ営業と名刺交換した場合など、自分の名にして読まれないメールを送っていないか、まざまだ。受信箱は、いつも未読のメール刺が企業の配信先リストに追加されておいま一度チェックしてほしい。

であふれているなんてことでは、いまどき知らせメールが送られてくるケースが多い。

手書きのハガキを受け取るのと同じよのビジネスパーソンとしては失格。できる企業からのお知らせメールは、内容へうに、自分が名刺交換をした人から、明ら人は、メールの処理も早いというのは、もの関心が高ければ有益な情報だが、関心かに1通ずつ私信のメールが送られているはや常識だ。

がないときにはただのクズメールだ。

「気配」
をメール本文から感じると、思わず増加の一途の受信メールだが、受け取受け手にとってクズメールの可能性があ返事を書いてしまうものだ。一方で、「配ったあと、どのようなメールから処理しているにもかかわらず、送り手側の都合だけで信停止が自動でできます」なんて書かれてるかを考えてみてほしい。客先からのメー付けられた「重要度：高」の表示。多くのいる場合は、すぐに配信を解除されるだ

ル、上司からのメール、それとも重要表示

メールを受け取る人にとって、本当に重要ろう。の付いたメール……。こうして考えるだけなメールを探していることを考えると、これ日々あふれている情報の中から自分にでも、メール受信数の多い人がどういう視がいかに迷惑で「失礼」な行為か、想像でとって有益な情報をいかに時間をかけず点でメールを選んで読んでいるかが、うかきるだろう。に見つけるかがビジネスの鍵だ。その中ファイルを添付してあるメールや、あるで、読まれるメール、目に止まるメールをさて、企業からのメールで多いのは、新いはHTMLメールも受け取りたくない、開送るには、基本的なルールとマナーにプ製品･サービスの案内といった、いわゆる封したくないと思う人は多い。添付のファラスしたテクニックが必要な時代になってお知らせメールだろう。これは、相手がメイル名が内容を連想できないものだと、いるのだ。次のページからその具体的なディアだろうと取引先だろうと関係はない。

昨今のウイルス騒動を考えてみても、ゴミテクニックを紹介しよう。

がえるのではないだろうか。

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レスポンス倍増のビジネスメールテクニック

開封させるための工夫が大事

ウイルスの感染源ナンバーワンなのが！ 添付ファイルは「ウイルスチェック済み」の表記がうれしい

メールソフト。送信相手を不安がらせないために、まず基本的に「ファイルをメールに添付しない」ことを心がけたい。それでも必要に迫られてファイルを添付して送る場合は、以下のことに注意しよう。
●送信先に確認を「面識のない送信者からの添付ファイルは即削除」が常識になりつつある。初めてファイルのやり取りをする相手には、「○○のデータを送ります（送りました）」と電話などで確認してもらうこと。こうした配慮〔 悪い例 〕がないと、大切なビジネスメールがクズメ

実際にあるのが「添付テキストに用件をールにされてしまうかもしれないのだ。

すべて書き、説明もなく送りつけてくる」ケース。まず開かれることはない。メモ程度でよいので概要を付記しよう。

●ファイルの説明は忘れずに
ファイルはウイルスチェックのあと、本文中にかならず「チェック済み」と表記しよう。受信者の安心感が格段に違ってくる〔 良い例 〕

（用心深いユーザーは受信後にもう一度ウイルスチェックや容量、アプリケーションの種類などが併記されているチェックするほどだ）。添付データの付帯サイトからのダウンロードを推奨して、なるべく負荷を減らす配慮をしよう。

メールは安心感がある（二重にチェックするユーザーも多いが）。ウェブ情報（アプリケーションの種類や容量）の表記があれば、さらに信頼性は高まる。

「意図的に送ってますか？」

広報担当者に聞くウチ的メール送信●ファイルの容量は大丈夫？
送信先の社内ネットワークでは、たいてい受信データの容量に制限をかけている。

編集部にHTMLメールを送ってきた機

容量オーバーの添付ファイルはもちろん器メーカーの広報担当者に電話で次のよ

一方、最近多くなってきているのが、反則だが、なるべく開きやすい形式で送うに聞いてみた。
「HTMLメールが送られPDFファイルを添付したメール。そこで、ってあげるのがマナー。最近では、Wordてきてますが、何か意図はありますか？」。 本文テキストのほかに同内容のPDFファよりもPDFファイルを添付するケースが増すると、担当者は焦った風に、「基本はテイルを添付して送る別のPR会社に質問えている。メール本文中での要約やウェブキスト形式のメールを送っているので、間を投げると、「テキストは好きなように加工ールだ。

サイトへのリンクなどでスムーズな情報伝違いだと思います」とのこと。この会社はしてもらうためで、WordではなくPDFフ達を。

大きな画像はウェブ上に用意して、メールァイルを添付しているのは、Macユーザの本文にウェブへ導くURLを掲載していーに配慮したものです」とのこと。また、以上はごく基本的なマナーだが、いつのる。重い画像を送らないなど、メールにSIベンダーの広報担当者は「会社ロゴも間にか省略してしまってはいないだろうか。

対する配慮が見られたので、HTMLは単入った文書なので、受信者に書き換えら受け取る立場になって見直してみよう。

なるミスだったのかと納得。続いて、某れるのをできるだけ避けたいためにPDF

PR会社に同様の質問をしたところ、「とく化しました」と話す。やはり、意図的に送に意図したわけではありません」とツレなられてこそ、読みたいと思えるメールについ返事。これが一番タチの悪い勘違いメながっているようだ。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ iNTERNET magazine 2003.11 +++129

大量の受信メールから選ばれる秘訣！ できるだけ具体的に要約された件名が親切

たとえば、新聞社や雑誌社などに新製品情報などを送る場合、メールでのニュー〔 悪い例 〕

スリリースが普及し、専用のメールアドレスを設ける会社も増えてきた。郵送コス

・昨日の件についてトがかからず、完成後すぐに送れる便利さが広報担当者には魅力だが、ここで注意。

・価格破壊業界No1！株式会社ハロー・インターネットがお届けする

便利なものは当然みんなが利用するため、・！！！特報！！！◇◆◇ついに基幹情報システムが稼働開始

ただ送信するだけでは他社のリリースに埋もれてしまうかもしれない。
ここでのポイントは、件名の書き方だ。
記者は素早く内容がわかるメールを好む。
チェックするのはまず「送信元」。たとえ知らない企業でも、訴求ポイントが断片的に表記されていれば、感度の高い記者なら目を通す気になる。逆に、「業界初」といった形容詞や重要度表示の多用は逆効〔 良い例 〕
・昨日の打ち合わせの議事録を送ります
・株式会社ハロー・インターネット ソフトウェア業界初の低価格に挑戦

果。絵文字の多用もビジネスメールとしては見苦しい。30文字程度でメールの内容

・PRESSRELEASE（株）
麹町ネットワーク 基幹情報システムが稼働開始を要約するテクニックが、開封率に差をつけるのだ。

最低限電話で連絡できる情報を提供

名乗らずに用件だけを告げるのは失礼！ シンプルにまとめた署名はかえって好印象きわまりない。ビジネス用のメールで署名〔 悪い例 〕

（シグネチャー）なしでメールをやり取りす会社の所在地や英文表記などをびっしり書き込んだ署名、飾り文る人は、まずいないだろう。反対に、デザ字だらけの署名は見づらいだけだ。親切過ぎや遊び心はビジネスインに凝ったり、URLや自社のPRなどさが、素っ気ないだけでなく連絡にも不便。

メールには不要。最近は、反対に「社名と苗字だけ」の署名も多い

まざまな情報を盛り込んだりした署名が増えているが、残念ながらこれはトラフィックのムダだ。さらに、本文より倍も長い署名や、絵文字・イラスト入りのデザインはかえって読みにくい。社名や部署名、自社サイトのURLと直通ダイヤルなど、とくに必要な情報をシンプルにまとめよう。電話番号や住所が変わったらすぐに更新することを忘れずに。

〔 良い例 〕
社名や部署名、メールアドレス、直通の電話番号をス
ッキリとまとめた署名は読みやすく、「あの人の名刺が見当たらない」というときでも重宝する。署名からは、送り手のセンスや企業の姿勢まで伝わるものなのだ。

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レスポンス倍増のビジネスメール
テクニック

意味のないHTMLメールを送りつけるのは非常識

動画や音声を送れるHTMLメールは、！ 標準はテキスト形式にしてHTML形式は効果を考えて使おう

文字だけのプレーンテキストメールとは比較にならない表現力を持つ。ここ数年でHTMLメールに対する嫌悪感も低くなっているので、通信販売など画像を入れてカタログ的に見せたい場合にはHTMLメー
ルは有効だ。
一方で「メールソフトによって見え方が変わる」「サイズが無駄に大きくなる」「ウイルス混入の可能性」といったリスクもあり、「HTML メールは開かない」というユーザーもいる。効果を考えて使い分けたいところだ。にもかかわらず、文字だけのメールが〔 悪い例 〕HTML で送信されてくることが少なくな

このようなテキストだけのメールをHTMLでい。原因として一番多いのが、メールソ送る意味はまったくない。最近はHTML形式をサポートしたメールソフトが増えている

フトのアウトルックの設定でHTML形式が、非対応のソフトで受信すると、無意味を標準モードにしているのを気づかずにな文字の羅列を届けてしまうことになる。
テキスト形式を徹底するのが無難。

送っているケースだ。小さなミスかもしれないが、ビジネスの意識はメールマナーに表れる。回数が重なれば受信者の印象は当然悪くなる。無意味なリッチテキストは、インターネット社会ではハッキリ「非常識」だということを心得よう。

〔 設定画面 〕
アウトルックエクスプレスでHTMLメールを送らないようにする設定画面。
デフォルトでは、HTML形式が指定されているので、かならずテキスト形式に変更しておこう。メニューの［ツール］→［オプション］→「送信」
タブをク
リック→「メール送信の形式」で「テキスト形式」をチェックする。

重い画像の貼り付け禁止

ファイル共有サイトを作ってデータベース化しよう
企業のホームページなら、自社のプレスリ

24時間活動している記者も作業の効率が上共有サイトを構成する要素

リースをタイムリーに掲載するのは今や常識。 がる。企業側も郵送や添付でデータを送る
一歩進んで、ファイル共有サイトを開設してといった手間隙を大幅に削減できる。
･企業関連データ

もっとも、それらの画像を不正利用されみてはどうだろう。
製品カタログや決算公告をPDFで提供しないように、ダウンロード前に記者登録を促（ロゴデータ、本社社屋写真、社長写真、ボードメンバー写真、会社案内のPDFデータなど）ている会社も多い。ステークホルダーの1つ、 すサイトもあるようだが、IDとパスワードのメディアに対しても同様の発想でファイルを共有できるサイトとして「プレスルーム」を用･製品・サービス関連データ管理が面倒で、結局電話で依頼されるという悪循環になってしまう可能性もある。

意し、企業のロゴデータや製品写真、代表このような共有サイトを用意すれば、あら者の顔写真など、データ容量の大きいファイ

ゆる業種で適用できるのは確かだ。会社をルをホームページで提供しよう。メールに重またいだプロジェクトチーム間でも画像や資（ロゴデータ、パッケージ写真、商品写真、使用イメージ写真、カタログ・パンフレットのPDFデータ）･プレスリリース･過去の記事のアーカイブ、など

いデータファイルを添付する必要もないし、 料の受け渡しがラクになるに違いない。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D+++ iNTERNET magazine 2003.11 +++131利便性の高さと相手への配慮がこれ1本でOK！ 動向分析もできるシェアウェア

ニュースリリースやダイレクトメール、顧客への案内状など、同じ内容の文書を多くの人に送信するには、同報メール配信ソフトを利用すると便利だ。メールの配信先をデータベース化しておけば、リストに対して一斉にメールを配信できる。キャンペーンなどの告知をする場合には、より的確なターゲットに絞り込んで配信できれば、効果が格段に上がる。

◎adToOne（ザイソフト）「メールマジックプロフェッショナル」にhttp://www.zaisoft.com/jp/adtoone/

は、リストにある条件で絞り込んで抽出すメール本文中に埋め込んだURLを誰がいつる機能があるので最適だ。また、これらの「reportUserClicked」
は読者の動向分析やマクリックしたか のレスポンスを測 る機 能ーケティングに威力を発揮する。

ソフトでは、メール本文への差し込み機能■シェアウェア版ライセンス料金：9,800円

によって、リストから社名や氏名などの情報を入れ込んでパーソナライズ化したメー！ 初心者でも安心のテンプレート塔載ルを配信できる。
また、ニュースリリースなどの発表は、ウェブサイトの更新とタイミングを合わせるのが基本。同報メール配信ソフトでは、送信開始時間を予約できるため、担当者はパソコンの前で待つ必要がなくなる。リト◎メールマジックプロフェッショ
ナル for Windows

ライの機能が備わっているものも少なくな（インフィニシス）いので、送信エラーが発生した際に、エラ

http://www.infinisys.co.jp/
product/mail_magic_pro/

ーになったメールアドレスを調べる手間ないくつかの条件で、配信先を絞り込む機く、自動で再送信が行われる。

能が便利。また、HTMLテンプレートが多数用意されているので、初心者でも必通常のメールソフトでは、多量のメール要な項目を書き換えるだけでHTMLメー配信を自動化することは困難だ。同報メルでの配信が行える。
■店頭小売価格：9,800円

ール配信ソフトは一度使うと手放せない。

■ダウンロード販売価格：5,800円

なお、メールの配信先のデータベースは、常に修正や更新をしておこう。同じ人！ タイマー設定で配信の自動化OKに何通も同じメールを送ると、それだけで印象が悪くなりがちだ。

差し込み箇所◎BitMailPRO（ニュースビット）

http://www.newsbit.co.jp/software/bmp/
送信予約を20件まで登録できるため、事前に準備だけを整えて、夜中の時間帯に複数の配信を行える。
送信元のメールアドレスにコピーを送付する機能が備わっているため、処理内容の確認忘れの心配もない。
メールアドレスや名前が自動的に差し込まれたメールマガジンも■CD価格：21,000円

増えている。

■ダウンロード販売：18,900円

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レスポンス倍増のビジネスメール
テクニック

自動化だけに頼らないのがベスト

同報メール配信ソフトを使うと、同一内！ 相手に応じて細かく差し込み内容を変える

容のメールの送信が効率化される。しかし、メールは顔の見えないコミュニケーシ
ョン手段。それだけに、少しでも親近感が湧くような工夫が欲しい。
活用したいのは、やはり差し込み機能。

〔 悪い例 〕

リストに用意されたいくつものキーワード

画一化されたメールの内容は、中身を見をメール本文に差し込んで送信できる。社る気持ちを起こさせることができない。セ

名や氏名から、「前回はアンケートにお答化の罠にはまると、このあとの継続したミナー受講者への案内メールでも、自動レスポンスを期待できなくなる。

えいただきまして、ありがとうございました」
といった挨拶文などをアンケート回答の有無によって変えることで、パーソナライズ化されたメールを配信できる。また、同時に送信者の顔が見えるような工夫を加え〔 良い例 〕たい。企業や団体、事務局からのお知ら

社名や氏名はもちろんのこと、セミナーせではなく、個人からのメールのように記んでメールを作成している。同時に担当名や前回参加していることまでを差し込
責任者名とメールアドレスを明示してい名をしたり、主観的な内容を盛り込んだりるため、突然キャンセルする場合でも安心ができる。

することで、その距離はぐっと近くなる。

配信レポートの必要項目できることから始めよう

配信レポート作りがレスポンス率アップの近道に■配信によって生成されるデータただやみくもにメールを送るのではレスポンス率を上げるのは難しい。そこで、Eメー信」を配信すれば、かなりの確率で商品購入に結びつけることができる。

ルマーケティングのプロ、株式会社カレンのそのためにも、まずは配信レポートを作る荒木慎二さんに、ちょっとしたヒントをいただべきだという。
「配信数」「配信エラー数」「クいた。

リック数」などの評価指標をチェックするだけ

メール配信に大事なのは、「目的」を明確でもいい。クリック数は、たとえば、詳しい情にすることだという。たとえば、比較的安価報を紹介したウェブサイトを用意し、そのな商品であれば「すぐに購入させる」、高額URLをメール本文に入れておくことで、実際商品であれば「段階的に理解してもらう」とにウェブサイトへアクセスした人数を調べらいった具合だ。

れるし、わざと情報が不完全なメールを送っ

・配信数
・配信エラー数・クリックレート・配信解除数・コンバージョンレート
（アンケート回答・会員登録・売り上げ金額など）
・紹介数

etc

■評価軸
※評価指標を検討するデータの切り口
・男女・年齢さらに 、目的 に 応じて メール の 形 態て、問 い 合 わ せ 率 を 見 ることもできる。

・会員登録経路（HTMLメール・テキストメール）や内容（コピHTMLメールの場合は、GIF画像をサーバ・過去購買の有無ー・ビジュアル）、配信回数やタイミングを組みーから読み込む仕様にすることで開封率が立てていく。これを「シナリオ設計」という。

わかる。とにかく、送りっぱなしではなく送っシナリオは、受信者の反応によって変化さたあとが大事なのだ。毎月のデータを見てせていく。最初は、一斉同時配信のいわゆ宛て先を再検討するなど、細かな軌道修正る「メールマガジン」の配信を行い、この結果を重ねていけばいくほど、確実に的を得たを分析することによって少数の「反応のいいメールの配信ができ、レスポンス率の向上に客」を抽出し、ここに対して手作業による「私つながるのは間違いない。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

etc

これらを継続的に調査し、月ごとにまとめていくと、時系列評価ができる。大規模な解析システムを導入しなくても、できることから始めるのが大切！
▼
途中でシナリオの軌道修正も検討可+++ iNTERNET magazine 2003.11 +++133

基本を知るだけで効果大

ィング部門など、本来コミュニケーションを手紙と違うメールのあり方きない。

text: 枝川公一任務とする部署は、メールなしには機能でしかし、メールによるコミュニケーションは「一方通行になりやすい」という大きな弱点がある。最近ではとくにこの弱点が見過ごされ、送信はするけれど、レスポンスにはかならずしも結びつかない状況がある。したがって、メールは、ビジネスレターや電話、近年、ビジネスコミュニケーションの主役としてメールは活躍している。職場内でもファックスなどの先輩メディアに比べて効率が悪くなりがちなのだ。

顔を合わせて話すよりもメールで、というケ

この欠点はメールの本質に根差していースが目立つ。企業の対外的なコミュニケる。それだけに実際にメールを使う場合にーションでは、欠かせないツールになっては、十分に注意しないと、意外な落とし穴いる。に落ち込む危険がある。

とくに、企業のイメージを作る広報部門、メールは、キーボードに指を載せて、文あるいは、製品やサービスを売るマーケテ

字を叩き出せば、無限に書けてしまうようメール送信時における基本チェック項目
仕事でメールを利用する場合、基本中の基本となる項目をまとめてみた。あたりまえに思える話であっても、以下の項目すべてを満たしてメールを送っているかというと、実はそうでもないだろう。なかでも、宛て名の間違いは気づきにくいものだ。
微妙に漢字の変換が違っていることがあるので、慎重に送信したい。

項目

ポイント

NG

メール送信の許可をもらっているか送信先のリストは何を基準に作ったものか確認しておこう。

アンケートなどで企業からのお知らせを名刺交換をしたことがある、あるいはアンケートなどでメール「不要」としている人に送るのはNG送信のパーミッション（許可）を得ている相手であることが大前提だ
宛て名を間違えていないか

初めて送る相手には社名と役職、名前を明記すれば感じがよ 社内用では「○○です」のように自分の名い。ただし最近は部署名の変更なども多いので、最新の情報 前から名乗るメールが多いが、取引先などになっているかどうかの確認も重要。

署名は付けたか
件名はわかりやすいかにはNG

わかりやすくシンプルな署名をあらかじめ設定しておけば安心。 絵文字やデザイン、PRなどで5行以上に緊急時用にかならず電話番号は明記しておく

なった署名はNG

メールの主旨を簡単にまとめるだけでなく、日付や企業名をプレスリリースなどの企業からの一方的な付けるなどの工夫が必要。ただし、誇張した表現は信頼性が情報に「重要度：高」を付けるのはNG低く感じられるので避けるべき添付ファイルの内容を確認したか、 添付ファイルのファイル名は内容を連想するものになっている Macユーザーを考慮すると日本語ファイル本当に必要な内容かか。送信前にはウイルスチェックをし、「ウイルスチェック済み」と 名は添付ファイルを開けないのでNG明記しておこう

返信先アドレスは正しいか

同報メール配信ソフトを利用する際には、返信先のメールアドレ「○○です」など挨拶が付いているのに明スの設定も可能だ。送信先からの反応を予測して速やかに対 らかにグループメールの返信先を設定する応できるアドレスを設定しておこう

134 +++ iNTERNET magazine 2003.11 +++のはNG

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レスポンス倍増のビジネスメール
テクニックな気がする。手紙であれば、ときどきは改スポンスへの衝動をかきたてるようなメール行をして、などと考えるが、メールは、とりに仕立てることは、容易ではない。

えるか、いかに相手を顧慮するか。そのための技法を身につけることで、このメディアを十分に使いこなせるようになる。

あえず長い文章を書いてもあとからどんなどんなコミュニケーションでも最大のタブにでも行を変えられる。また、字が下手だ

ーは、攻撃的になることだ。相手を威嚇しそして、メールはけっして万能ではない。という悩みを持つ人でも、苦労して丁寧にたり脅したりすることは絶対に慎まねばな

メールを送れば事足りると考えないことだ。

書く努力をする必要もない。

らない。怒らせ、あるいは萎縮させては、他のメディアと組み合わせて混合すること元も子も失ってしまう。

で、威力が増していく。ビジネスの場合は、そこで言いたいこと、伝えたいことを奔放に書き連ねようとしてしまいがちだ。そのメールには、ほとんど飾りはない。個性

メールを送信したらしばらくして電話をす

うえ、画像を貼り付けたり添付したりしよう

的な字体も、特徴的な声も聞こえてはこなる、場合によっては同じ用件をメールとファと思えば、それも簡単にできてしまう。しい。ストレートな画面だけが届く。中身はしックスの両方で伝えるなどの配慮が必要だ

かし、このとき、受け手側のことをどれだけばしば送信者の勝手な言い分がずらずらろう。

考えているだろう。と……。となれば、相手には攻撃的な文章

メールは優れたコミュニケーションツール

ビジネスメールではとくにそうだが、相手だと受け取られてしまう可能性がある。結だ。コミュニケーションの要諦はアクションも忙しいのだ。受け取るメールは、ほかに果、ディスコミュニケーションという最悪の事とリアクション、こちらの行動が相手の行動もたくさんある。アメリカでは、「1日100通の態にもなりかねないわけだ。

をつねに促す、その連鎖にあることを忘れメールを受信しないビジネスマンは一流でメールの機能を十分に活用するためにもはない」などと言われる。そのなかで、レっとも必要なのは抑制だ。いかに自分を抑ないようにしたいものだ。

宛て名
アドレス帳からのピックアップは慎重に。クリック一発で宛て先が表示されるから、とくに高橋、佐藤などポピュラーな姓の相手は間違いやすい。またCcにするかBccにするかは重大。匿名性への配慮は、人への思いやりだ。

件名簡単明瞭にして理解容易が基本。用件が複数ある場合は、その旨明示すること。
「重要」「緊急」あるいは赤色表示などの「あざとい」手法で相手の注意を引くのは逆効果。初めてのメールでは、まず「はじめまして。××社の○○と申します」と名乗ってしまう手もある。

冒頭文
呼びかけは「さま」または「様」。Ccの相手も、たとえばカッコなどで明示する。その直後に、自分が何者かを伝える。時候の挨
拶は、決まり文句でなく、メールを書いている瞬間の「体感」を率直に。初めての相手には「メールにて失礼します」と一言。

本文「貴社ますますご清栄……」などの書き出し決まり文句集の定型フォーマットを作っておくと便利。
一行は短く、読点（、）と句点（。
）を多めに使う。漢字は少なめにし、かなを増やすことで優しい画面になる。頻繁に改行する。
一行空きを効果的に使う。
「どうぞよろしく……」という後振りを忘れずに入れることで、言いっ放しの印象を与えないようにする。
書いてすぐに送信せずに、しばらく時間を置いて、「自分が受信者だったら」と考えながら読み直す。

署名
ここは自己表現のチャンス。自分だけのマイ署名を工夫する。
ただし、あまりに派手にするとメールのイメージダウンに。ネット上のメール関連ツールサイトを見て、たくさんあるサンプルを参考にするのもいい。

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