第 17 回レファ協フォーラム
参考資料

交流会参加マニュアル
このマニュアルでは、レファ協フォーラムの交流会への参加の流れを説明します。使用するアプリは、Cisco 社の Webex Meetings（以下「Webex」という。
）です。フォーラムで使用する Webex Events とは異なりますので、ご注意ください。
パソコン、タブレット、スマートフォン等からご参加いただけますが、ここではパソコンでの操作を説明します。画面例は、OS は Windows 10、ブラウザは Google Chrome を用いたものです。タブレットやスマートフォン等での参加については、7 頁もご覧ください。

１.

はじめに

・ 交流会では、Webex のブレイクアウトセッション機能を使用し、複数のセッション（独立した会話を行うことができる部屋）を作成します。参加者は、自身が参加するセッションを自由に選択・移動することができます。
・ Webex 上でのお名前の表示は、「ご自身の姓＠ご所属機関の略称」（例：佐藤＠国立国会）と設定してください。
・ 交流会参加中は、原則としてカメラをオンにし、発言時はマイクをご使用ください。
・ 最新版の Webex アプリを使用してご参加ください。
Webex ダウンロード情報ページ：https://www.webex.com/ja/downloads.html
・ 交流会で使用する Webex （Meetings）を初めて使用する方や接続に不安がある方は、事前に接続環境の確認を行ってください。次の Cisco 社ページでは、お使いの端末からの接続をテストすることができます。
https://www.webex.com/ja/test-meeting.html

２.

交流会参加の手順

２-１. 【当日まで】事前の準備① 交流会 URL は、レファ協フォーラムの参加者にお知らせします。
フォーラムへの参加登録を行ってください。参加登録後、フォーラム当日までにURL をメールでお知らせします。
② Webex アプリをインストールしてください。
※ アプリをインストールして参加することを推奨します。

1/7

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料③ 接続テストを行い、イベントに参加できることを確認してください。
下記の Cisco 社ページで、必要事項を入力し、「参加する」
をクリックすると、Webexが起動し、動作を確認できます。
https://www.webex.com/ja/test-meeting.html
２-２. 【当日】交流会への参加① 事前にお送りするメールまたはフォーラム終了時にチャット欄でご案内する交流会 URL をクリックしてください。
※フォーラムに参加したまま、交流会に参加しようとすると、接続が上手くいかない場合があります。その場合は、フォーラムを退出してから、再度お試しください。
② A. Webex アプリが既にインストールされている場合には、アプリケーションの起動確認画面が表示されますので、「Webex を開く」をクリックしてください（図 1）。

図 1

アプリケーション起動画面

B. Webex アプリをまだインストールしていない場合は、図 2 のブラウザ画面が表示されますので、「今すぐダウンロード」からアプリをダウンロードしてください。
インストール完了後に Webex が開きます。

ブラウザから参加することも可能ですが、画面や音声等の不具合が発生する可能性があるため、アプリからの参加を推奨します。
（ブラウザからの参加に関する

図 2

Webex 参加画面

2/7

トラブルのサポートはできません）

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料③ ミーティング参加画面（図 3）が開きます。
お名前とメールアドレスを入力して、「ゲストとして参加」をクリックします。
※ 入室後は、名前の変更ができません。
名前を変更するには、一度退出して、再度参加し直す必要があります。
★お名前入力のルール★
ご自身の姓＠ご所属機関の略称（例：佐藤＠国立国会）
図 3

ミーティング参加画面④ ミーティングイベントが立ち上がりますので（図 4）、「ミーティングに参加する」をクリックしてください。

図 4

３.

ミーティングイベント参加画面

機能と画面操作

３-１. 機能の概要
画面下に表示されるボタンの機能を簡単にご紹介します。

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

(g)

(a) 「ミュート解除」：マイクのオン／オフを切り替え。発言時にオンにします。
(b) 「ビデオの開始」：ビデオのオン／オフを切り替え。
基本的にビデオはオンにしておいてください。
(c) 「共有」：資料や画面を共有することができます。
(d) 「リアクション」：イラストを表示して、リアクションを表現できます。
(e) 「退出」：イベントやセッションから退出する時に押します。
(f) 「参加者」：参加者とセッションの一覧を表示します。
(g) 「チャット」：同じ部屋にいる参加者にメッセージを送信することができます。

3/7

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料

３-２. セッションへの参加① 「参加者」ボタンを押すと、参加者タブの上部にブレイクアウトセッションの状況が表示されるので、「ブレイクアウトセッションを表示」をクリックしてください。

図 5

参加者タブ

② セッションの一覧が表示されます。自身が参加するセッションの右側に表示される「参加する」をクリックしてください。セッション名と併せて表示されている数字は、そのセッションの参加者数です。

図 6

セッションの一覧③ 別のセッションに移動する時には、同様に「参加者」ボタンからセッションの一覧を表示し、別のセッションに参加します。
④ セッションから退出する時には、「退出」ボタンをクリックします（図 7）。

交流会の終了時間になると、事務局が全てのセッションを終了させます。セッションの終了から 1 分後に自動的にメインミーティングに移動します（図 8）
。

図 7

図 8

セッション退出画面

交流会終了表示３-３. 何かトラブルが発生した時にはよくある質問・トラブルシューティングは次のページに記載しています。
解決できない場合、交流会のメインミーティング及び各セッションには、事務局職員が参加していますので、チャット機能で事務局職員にご質問ください。

4/7

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料

Q&A よくある質問・トラブルシューティング
Q1

招待メール、参加承認メールが届かない。

「@webex.com」または「@ndl.go.jp」のドメインをもつメールアドレスからメールが送信されます。受信拒否設定をされていないか、「迷惑メール」に分類されていないか、ご確認ください。
Q2

インターネット接続が切れてしまった。
（⚠マークが出ます）

短時間であれば、インターネット回線が復旧次第、自動的に復旧します。切断が長時間にわたった場合は一度画面を閉じ、2-2.①の「URL から参加」より再度参加してください。
Q3

音声が聞こえない。

音声接続ができていない、もしくは PC 本体やデバイスの設定が誤っている可能性があります。以下をご確認ください。
・イヤホンを一度抜き差しする。
・イヤホンのボリュームが「0（ミュート）」になっていないか、確認する。
・Webex 画面上部のメニューから「音声とビデオ」→「スピーカーとマイクの設定」をクリックし、デバイスの設定を確認する。
・ブラウザから参加している場合、Webex アプリをダウンロードして参加する（手順は本マニュアル 2-2 ②を参照）。
・Webex 公式 HP のヘルプもご参照ください。→「音声のトラブルシューティング」（ https://help.webex.com/ja-jp/WBX12581/Webex-Audio-Troubleshooting ）Q4

音声が途切れる。

ネットワーク環境が不安定（⚠マークが出ます）、もしくは、主催者側の問題の可能性があります。まずはご自身のネットワーク環境の確認をお願いします。直らない場合は事務局にご相談ください。
（補足）メールに記載の URL から参加できない場合
交流会 URL から参加できない場合、メールに記載の「ミーティング番号」から参加いただけます。手順は以下の通りです。
① Webex の公式サイト（ https://www.webex.com/ja/index.html ）にアクセスし、画面上部の「ミーティングに参加」をクリック。

② メールに記載の「ミーティング番号」を入力し、エンターボタンを押して参加します。
※「ミーティングパスワード」はメールに記載されています。

5/7

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料

お問い合わせ先交流会参加中に接続に関するトラブルが生じた場合、まずは本マニュアルの Q&A をご確認ください。それでも解決しない場合は、事務局職員にチャットでご質問ください。
そもそも接続できない等の場合、下記のメールまたは電話でご連絡ください。ただし、フォーラム当日は、すぐにご対応できない場合があります。
レファ協事務局 メール：info-crd@ndl.go.jp
電話：0774-98-1475

6/7

第 17 回レファ協フォーラム
参考資料（別紙）タブレットやスマートフォンでの参加について
基本的な流れはパソコンと変わりませんので、上記のマニュアルを参考にしてください。
ここでは、タブレットやスマートフォンで参加する場合の流れを大まかに述べます。

１.

アプリのインストール

事前に「Cisco Webex Meetings」アプリのインストールが必要です。
最新版のアプリを確認し、インストールしてください。
Webex ダウンロード情報ページ：https://www.webex.com/ja/downloads.html

２.

交流会への参加

交流会に参加する前に、名前の表示を「ご自身の姓＠ご所属機関の略称」に変更します。アプリを起動し、画面左上の歯車型の設定ボタンから、名前を変更できます。
名前の入力が完了したら、レファ協フォーラムの参加者宛て
メールに記載の交流会 URL をクリックして、アプリを起動し、イベントに参加します。ミーティング番号入力画面が表示される場合は、メールに記載のミーティング番号とミーティングパスワードを入力してください。
※ フォーラムに参加したまま、交流会に参加しようとすると、自動的にフォーラムから退出します。

３.

画面レイアウト

次のような画面が表示されます。お使いのタブレットやスマートフォンによって、画面のレイアウトは異なる場合があります。各機能の詳細については、3-4 頁をご参照ください。
「参加者」「チャット」

セッション参加者とセッションの一覧が表示され、下部の吹き出し💬からチャットを利用できます。

「リアクション」
押下すると、各種機能画面がポップアップします。上部にリアクション
7/7
機能の絵文字があります。

チャット