株式会社シムス 個人情報取扱規程

第１章 総則（目的）
第１条 本規程は、株式会社シムス（以下当社）（当社の役員、従業者を含む。以下同じ。
）
が、「法」（第２条第 18 項に定義する法をいう。）、「政令」（第２条第 19 項に定義する政令
をいう。
）
、
「規則」
（第２条第 20 項に定義する規則をいう。）及び「ガイドライン」（第２条
第 21 項に規定するガイドラインをいう。
）に基づき、当社の取り扱う個人データ（第２条第６項に定義する個人データをいう。）の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
なお、法に基づく仮名加工情報（法に定める仮名加工情報をいう。以下同じ。）の取扱いについては「仮名加工情報等取扱規程」において、匿名加工情報（法に定める匿名加工情報をいう。以下同じ。
）の取扱いについては「匿名加工情報等取扱規程」において、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号）に基づく個人番号やその内容を含む個人情報に関しては、「特定個人情報等取扱規程」において、別途定めるところに従うものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
１ 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
①当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の近くによっては認識できない方式をいう。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて評された一切の事項（個人識別符号を除く。
）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）②個人識別符号が含まれるもの
２ 「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、法（法が委任する令及び規則を含む。）において定めるものをいう①特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの②個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、

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又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方法により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける
者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
３ 「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして法（法が委任する令及び規則を含む。）で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
４ 「個人情報データベース等」とは、(i)特定の個人情報をコンピュータ等を用いて検索できるように体系的に構成したもの及び(ii)これに含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものをいい、利用方法か
らみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして次のいずれにも該当するものを除く。
①不特定かつ多数の者に販売することを目的として発行されたものであって、かつ、その発行が法又は法に基づく命令の規定に違反して行われたものでないこと。
②不特定かつ多数の者により随時に購入することができ、又はできたものであること。
③生存する個人に関する他の情報を加えることなくその本来の用途に供しているものであること。
５ 「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
①

国の機関

②

地方公共団体③

独立行政法人等（独立行政法人通則法第２条第１項に規定する独立行政法人その他の法に定める独立行政法人等をいう。
）④

地方独立行政法人（地方独立行政法人法 （平成 15 年法律第 118 号）第２条第１項 に規定する地方独立行政法人をいう。
）
６ 「個人データ」とは、個人情報のうち、個人情報データベース等を構成するものをいう。
７ 「保有個人データ」とは、個人データのうち、開示、訂正、利用停止等の権限を有するものであって、以下のものを除く。
①当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの②当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの③当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若し
くは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利

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益を被るおそれがあるもの④当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
８ 「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報（法に規定する仮名加工情報をいう。）及び匿名加工情報（法に規定する匿名加工情報をいう。
）のいずれにも該当しないものをいう。
９ 「個人関連情報データベース等」とは、①「個人関連情報」を含む情報の集合物であって、特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、または、②これに含まれる「個人関連情報」を一定の規則に従って整理すること
により特定の個人関連情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。
10 「個人関連情報取扱事業者」とは、「個人関連情報データベース等」を事業の用に供している者で、国、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除いたものをいう。
11 個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
12 「従業者」とは、当社の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者等をいい、雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、取締役、執行役、理事、監査役、監事、派遣社員等も含まれる。
13 「事務取扱責任者」とは、当社の個人データの管理に関する責任を担う者をいう。
14 「部門責任者」とは、各部門該門における個人データの管理に関する責任を負う者をいう。
15 「事務取扱担当者」とは、当社内において、個人データを取り扱う事務に従事する者をいう。
16 「管理区域」とは、個人情報データベース等を取り扱うサーバやメインコンピュータ等の重要な情報システムを管理する区域をいう。
17 「取扱区域」とは、個人データを取り扱う事務を実施する区域をいう。
18 「法」とは、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）をいう。
19 「政令」とは、個人情報の保護に関する法律施行令（平成 15 年政令第 507 号）をいう。
20 「規則」とは、個人情報の保護に関する法律施行規則（平成 28 年個人情報保護委員会
規則第３号）をいう。
21 「ガイドライン」とは、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第６号）、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（外国にある第三者への提供編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第７号）及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（第三者提供時の確認・記
録義務編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第８号）「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（行政機関向け編）」（令和 4 年 2 月 （令和 4 年 10 月一部改正）

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個人情報保護委員会事務局）を総称したものをいう。
第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置（事務取扱責任者等）
第３条 総務部を当社における個人データの取扱いに関する責任部署とする。
２ 当社に、事務取扱責任者１人を置く。
３ 事務取扱責任者には、総務部長をもってこれに充てるものとする。
４ 部門責任者には、個人データを取り扱う各部における部長がその任にあたる。
５ 各事業所の所長（管理者）を事務取扱担当者とする。
（事務取扱責任者等の任務）
第４条

事務取扱責任者は、当社における個人情報の取得及び個人データの保護管理に関する業務を統括するとともに、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。
２ 事務取扱責任者は、次の業務を所掌する。
① 本規程及び委託先の選定基準の承認及び周知② 個人データの安全管理に関する教育・研修の企画・実施③ 個人データの利用申請の承認及び記録等の管理④ 管理区域及び取扱区域の設定⑤ 個人データの取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理⑥ 個人データの取扱状況の把握⑦ 委託先における個人データの取扱状況等の監督⑧ その他当社における個人データの安全管理に関すること
３

部門責任者である各部門における部長は、当該部門における個人情報の取得及び個人

データを適切に管理する任に当たり、個人データの適切な管理のために必要な措置を講じ、
個人データの安全確保に努める責任を負う。
４ 事務取扱責任者は、法令遵守の観点から、各部門の部門責任者に対して指導、助言する。
（事務取扱担当者等の監督）第５条 事務取扱責任者は、個人データが本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
２

各部門の部門責任者は、当該各部門の事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行い、事務取扱責任者に対して必要な報告を行う。
（事務取扱担当者の責務）

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第６条

事務取扱担当者は、当社の個人データの取扱い又は委託処理等、個人データを取扱う業務に従事する際、法、政令及び規則並びにその他の関連法令、ガイドライン、本規程
及びその他の社内規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、個人データの保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
２ 事務取扱担当者は、個人情報の漏えい等、法、政令及び規則及びその他の関連法令、ガイドライン、本規程並びにその他の社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに所属部門の部門責任者又は事務取扱責任者に報告するものとする。所属部門の事
務取扱担当者から、当該報告を受けた部門責任者は速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
（本規程に基づく運用状況の記録）
第７条 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき、
項目①・②・④については、「個人データの運用状況記録票」により、項目③については、「個人データ持ち運び記録簿」により記録するものとする。項目⑤については、委託先から受領した証明書等により、項目⑥については別途情報システムのログにより、確認するものとする。
① 個人情報の取得及び個人情報データベース等ファイルへの入力状況② 個人情報データベース等の利用・出力状況の記録③ 個人データが記載又は記録された書類・媒体等の持ち運び等の状況④ 個人情報データベース等の削除・廃棄記録⑤ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等⑥ 個人情報データベース等を情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システ
ムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）
第８条

事務取扱担当者は、個人情報データベース等の取扱状況を確認するための手段として、「個人情報管理台帳」に以下の事項を記録するものとする。なお、個人情報管理台帳には、個人データ自体は記載しないものとする。
① 個人情報データベース等の種類、名称② 個人データの範囲③ 利用目的④ 記録媒体
⑤ 保管場所（管理区域）⑥ 責任者⑦ 取扱部署⑧ 事務取扱担当者（アクセス権者）⑨ 保存期間p. 5

⑩ 削除・廃棄方法（情報漏えい事態への対応）
第９条 個人データの漏えい、滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。
）の事態が発生した場合の対応は、法 に基づき、別途定める「情報漏えい事案等対応手続」に定めるところによる。
（苦情への対応）
第 10 条 事務取扱担当者は、法、ガイドライン又は本規程に関し、本人から苦情の申出を受けた場合には、その旨を部門責任者に報告する。報告を受けた部門責任者は、適切に対応するものとする。
（取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し）
第 11 条 事務取扱責任者は、【１年に１回以上の頻度で】又は臨時に第７条に規定する個
人データの運用状況の記録及び第８条に規定する個人情報データベース等の取扱状況の確認を実施しなければならない。
２ 事務取扱責任者は、前項の確認の結果及び次条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。
（内部監査）
第 12 条 内部監査担当者は、別紙３に定めるモニタリングシートに基づき、各事業所の個
人データの適正な取扱いその他法令及び本規則の遵守状況について検証し、その改善を事
務取扱責任者及び各部の部門責任者に促す。
第２節 人的安全管理措置（教育・研修）
第 13 条 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、従業者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
２

従業者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に事務取扱責任者が定める。
３

当社は、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むものとする。
第３節 物理的安全管理措置（個人データを取り扱う区域の管理）
第 14 条 当社は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従p. 6

い以下の措置を講じる。
①

管理区域

保有個人データを取り扱う区域において権限を有しない者による機器及び電子媒体の持ち込みを制限し、併せて個人データの閲覧を防止する措置を実施している。
保有個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施している。
②

取扱区域

可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場
所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置の工夫等をすることにより、権限を有しない者による個人データの閲覧等を防止する。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 15 条 当社は管理区域において暗証番号による入室管理を行い、個人データを取扱う機
器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
① 個人データを取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
②

個人データを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティ

ワイヤー等により固定する。
③札幌市より貸与される文書及び電子媒体は施錠できる耐火金庫及び耐火キャビネットにて保管し、書類の持ち出し記録を作成する。
（電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止）
第 16 条 当社は個人データが記録された電子媒体又は書類等の持ち運び（個人データを、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持ち運び」とは、個人データを、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持ち運びに該当するものとする。
①

個人データに係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合② 利用目的の範囲で個人データを利用する場合
２

前項により個人データが記録された電子媒体又は書類等の持ち運びを行う場合には、「個人データ持ち運び記録簿」に記録するとともに、以下の安全策を講じるものとする。
(1)個人データが記録された電子媒体を安全に持ち運ぶ方法① 持ち運びデータの暗号化

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② 持ち運びデータのパスワードによる保護③ 施錠できる搬送容器の使用④ 追跡可能な移送手段の利用(2)個人データが記載された書類等を安全に持ち運ぶ方法① 封緘、目隠しシールの貼付（各部署の事務取扱担当者から他の部署の事務取扱担当者に
個人データが記載された書類等を移送する場合を含む。
）（個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄）
第 17 条 個人データの廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。
① 事務取扱担当者は、個人データが記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、自社又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能
な手段を用いるものとする。
② 事務取扱担当者は、個人データが記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用
データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
③ 事務取扱担当者は、個人情報データベース等中の個人データを削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
④

個人データを取り扱う情報システムにおいては、法令及び当社が別途定める保存期間

期間経過後の毎年度末に個人データを削除するよう情報システムを構築するものとする。
⑤

個人情報が記載された書類等については、当該関連する書類等について当社が別途定める保存期間経過後の毎年度末に廃棄をするものとする。
２ 事務取扱担当者は、個人データ若しくは個人情報データベース等を削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、「個人データの運用状況記録票」に記録するものとする。
削除・廃棄の記録としては、個人情報データベース等の種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、当該個人データ自体は含めないものとする。

第４節 技術的安全管理措置（アクセス制御）
第 18 条 個人データへのアクセス制御は以下のとおりとする。
① 個人情報データベース等を取り扱うことができる情報システムを限定する。
② 個人データと紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
③ ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報シ
ステムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

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（アクセス者の識別と認証）
第 19 条 個人データを取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・ＩＣカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づく認証するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）第 20 条 当社は、以下のような方法等により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア
等）を導入する方法。
③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウ
ェアの有無を確認する方法。
④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェ
ア等を最新状態とする方法。
⑤ ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。
⑥個人情報データを管理するコンピュータをインターネット他ネットワークに接続しない方法。
（情報システムの使用に伴う漏えい等の防止）
第 21 条 当社は、情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するために以下の措置を講じ、適切に運用するものとする。
① 情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直す（情報システムのぜい弱性を突いた攻撃への対策を講じることも含む。）。
② 個人データを含む通信の経路又は内容を暗号化する。
③ 移送する個人データについて、パスワード等による保護を行う。

第３章 個人情報の取扱い
第１節 個人情報の取得・保有等（利用目的の特定）第 22 条 当社は、個人情報の保有に当たっては、業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
２ 当社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に

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認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第 23 条 当社は、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
２

当社は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
３ 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 法令に基づく場合
二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（利用目的の通知等）
第 24 条 当社は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場
合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２

前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３

当社は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４

前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

一

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
三国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行

p. 10

に支障を及ぼすおそれがあるとき
四取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

五 当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。
）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）
六 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等（大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。以下同じ。
）が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利履歴を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）（不適正な利用の禁止）
第 25 条 当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならないものとする。
（適正な取得）第 26 条 当社は、偽りその他不正な手段により個人情報を取得しないものとする。
２ 当社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
五 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関、報道機関、著述を業として行う者、宗教団体若しくは政治団体、外国政府、外国の政府機関、外国の地方公共団体又は国際機関、外国における学術研究機関、報道機関、著述を業として行う者、宗教団体若しくは政治団体に相当する者により法において認められる範囲内で公開されている場合
六 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
七 法第 23 条第５項各号において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき（データ内容の正確性の確保等）

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第 27 条 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
第２節 第三者提供の制限（第三者提供の制限）
第 28 条当社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
四国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
五

当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
六

当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）（当該個人情報取扱事業者と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。
）
七

当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）
２ 当社は、第三者に提供される個人データ（要配慮個人情報、第 26 条第１項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者から法に基づき本項の方法により提供されたもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。
）を除く 。以下この項において同じ。
）について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、規則に定める所定の方法により、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人デー
タを第三者に提供することができる。
一

当社の名称、住所及び代表者の氏名

二

第三者への提供を利用目的とすること。

三

第三者に提供される個人データの項目

p. 12

四

第三者に提供される個人データの取得方法

五

第三者への提供の方法

六

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
七 本人の求めを受け付ける方法
八 第三者に提供される個人データの更新の方法
九 当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
３

当社は、前項第１号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人デー

タの提供をやめたときは遅滞なく、同項第３号から第５号まで、第７号乃至第９号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
４ 個人情報取扱事業者は、第２項の規定による届出があったときは、規則で定めるところにより、当該届出に係る事項を公表しなければならない。前項の規定による届け出があった場合も、同様とする。
５

次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、第１項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
一

個人情報取扱事業者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
二

合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

三

特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
６ 当社は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称
若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、
その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（外国にある第三者への提供の制限）
第 29 条 前条にかかわらず、
当社が外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。
）にある第三者に個人データを提供する場合は、前条第１項各号に該当する場合を除き、あらかじめ当該外国の第三者への提供を認める旨の本人同意を得なければならない。この場合、あらかじめ本人に対し、①当該外国の名称、②適切かつ合理的な方法により得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報、及び③当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報を提供しなければならない。

p. 13

２

前項にかかわらず、当社が個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として規則で定める外国にある第三者に個人データを提供する場合には、前条を適用するものとする。
３ 第１項及び前項にかかわらず、外国にある事業者が適切かつ合理的な方法により、法第４章第１節の規定の趣旨に沿った措置（以下「相当措置」という。）を講じている場合であって、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供することとされている場合には、前条を適用するものとする。
４ 前項における「適切かつ合理的な方法」、「相当措置」、「第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置」、及び「本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報」は、別紙６に規定するところに従う。
（第三者提供をする際の記録）
第 30 条 当社は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 28 条第１項各号に該当する場合又は同条６項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２ 第三者に個人データの提供をする場合の記録の作成方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法によるものとする。
３ 前項の記録は、次項又は第５項に該当する場合を除き、第三者に個人データの提供をした都度、速やかに作成しなければならない。
４ 第２項の記録は、当該第三者に対し継続的に若しくは反復して個人データの提供（第 27条第２項から第５項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。
）をしたとき、又は当該第三者に対し継続的に若しくは反復して個人データの提供をすることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
５

第２項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
６ 第 28 条第２項から第５項までに基づき個人データを第三者に提供した場合は以下の事
項を記録するものとする。
① 当該個人データを提供した年月日② 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項④ 当該個人データの項目

p. 14

７ 第 28 条第１項又は前条に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は以下の事項を記録するものとする。① 本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項④ 当該個人データの項目
８

第６条及び前項の記載事項のうち、第２項から第５項までの方法により作成した記録（保存している場合に限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、
当該事項の記録を省略することができる。
９ 当社は、第６項から前項までの規定により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。

場合①

本人を当事者とする契約書等に基づく

個人データの提供の場合

保存期間最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間②

個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合

・当該記録を作成した日から３年間
・札幌市との契約期間終了後 1 年以上（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第 31 条 当社は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 28 条第１項各号に該当する場合又は同条６項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
①

当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名。

② 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 当社は、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。

場合① 前項１号に該当する事項

方法
個人データの提供を受ける第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法

p. 15

② 前項２号に該当する事項

個人データの提供を受ける第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける
方法その他の適切な方法

３

前項にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して前項の方法による確認（当該確認について記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。）を行っている事項の確認を行う場合は、当該事項の内容と当該提供に係る確認事項の内容が同一であることの確認を行う方法によるものとする。
４ 当社は、前３項に基づく確認を行ったときは、以下の区分に応じて以下の事項を記録しなければならない。
一 第 28 条第２項から第５項までの方法により個人データの提供を受けた場合① 個人データの提供を受けた年月日② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦

当該個人データの項目⑧

法に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨
二 第 28 条第１項又は第 29 条第 1 項に基づく本人の同意を得て個人データの提供を受けた場合①

本人の同意を得ている旨②

当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦ 当該個人データの項目
三 個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合① 当該第三者の氏名又は名称② 当該第三者の住所

p. 16

③ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名④ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑤ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑥ 当該個人データの項目
５ 前項各号の記載事項のうち、既に作成した記録（保存している場合に限る。
）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
６ 第４項の記録は、次項又は第８項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。
７ 第４項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（第 28条第２項から第５項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。
）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
８

第４項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人デー
タの提供を受けたときの記録に代えることができる。
９ 当社は、第４項又第５項により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。

場合①

本人を当事者とする契約書等に基づく

個人データの提供の場合

保存期間最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間②

個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間（個人関連情報取扱事業者から個人関連情報を個人データとして取得することが想定される場合）
第 32 条 当社は、個人関連情報取扱事業者から提供を受ける個人関連情報（個人関連情報
データベース等を構成するものに限る。以下同じ。
）を個人データとして取得することが想定される場合は、第 28 条第１項各号に掲げる場合を除き、当該個人データに関して識別さ

p. 17

れる本人から、当該個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の同意を取得するものとする。
２ 当社は、偽りその他不正の手段により、個人関連情報を個人データとして取得してはならない。
３

前項の本人の同意の取得は、本人から同意する旨を示した書面や電子メールを受領す

る方法、確認欄へのチェックを求める方法によるものとする。ウェブサイト上で同意を取得する場合は、単にウェブサイト上に本人に示すべき事項を記載するのみでは足りず、それらの事項を示した上でウェブサイト上のボタンのクリックを求める方法等によるものとする。
４

当社は、個人関連情報の提供元である個人関連情報取扱事業者から第１項の同意を取得したことの確認が求められた場合は、口頭、書面その他適切な方法で申告するものとする。
この場合、当社は、当該個人情報取扱事業者に対して、当該確認に係る事項を偽ってはならないものとする。
５ 当社は、個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する際は、「当該第三者（提供元の個人関連情報取扱事業者）の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名」を確認しなければならない。 確認方法は、提供元の個人関連情報取扱事業者から申告を受ける方法その他の適切な方法によるものとする。既に当該確認方法により確認を行い、次項に規定する方法により作成し、かつ、その時点において記録している記録に記録された事項と同一であるものについては、当該事項の確認を省略することができる。
６

個人情報取扱事業者である提供先の第三者は、第１項の規定による個人関連情報の提供（第 28 条第１項各号に該当する場合を除く。
）を受けて個人データとして取得する場合
は、以下のとおり記録するものとする。
（１）記録をする媒体
個人情報取扱事業者である提供先の第三者は、記録を、文書、電磁的記録又はマイクロフィ
ルムを用いて作成しなければならない。
（２）記録を作成する方法
ア．原則
原則として、個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する都度、速やかに、記録を作成しなければならない。
イ．一括して記録を作成する場合
一定の期間内に特定の事業者から継続的に又は反復して個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する場合は、個々の提供に係る記録を作成する代わりに、一括して記録を作成することができる。
ウ．契約書等の代替手段による方法
本人に対する物品又は役務の提供に係る契約を締結し、かかる契約の履行に伴って、当該本人に係る個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する場合は、当該契約書その他の書面をもって記録とすることができる。

p. 18

（３）記録事項①本人の同意が得られている旨②当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人の場合は、その代表者の氏名③当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事
項④当該個人関連情報の項目（４）記録事項の省略
上記（２）の方法により作成した記録（現に保存している場合に限る。）に記録された事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
７ 前項により作成した記録の保存期間は以下のとおりとする。
場合

記録の保存期間

本人に対する物品又は役務の提供

最後に当該記録に係る個人データの提供を受に関連して第三者から当該本人にけた日から起算して１年を経過する日までの係る個人データの提供を受けた場

間合（契約書等の代替手段の方法により記録を作成した場合）②当該第三者から継続的に若しく

最後に当該記録に係る個人データの提供を受は反復して個人データの提供（オプ

けた日から起算して３年を経過する日までのトアウトの方法による提供を除間く。）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれる場合（一括して記録を作成する方法により記録を作成した場合）
上記①・②以外の場合

３年

第４章 保有個人データの開示等の請求等及び苦情処理●（個人情報保護窓口の設置等）
相談窓口の住所、電話番号、受付時間は以下のとおりとする。
第 33 条 保有個人データの開示請求、訂正請求、利用停止請求及びその他相談等に対応する窓口として、個人情報保護相談窓口（以下「相談窓口」という。）を【総務部】に置き、当社における個人情報の取扱い等に係る相談等の受付及び事務を行うものとする。
① 住所〒003-0024

p. 19

株式会社シムス 総務部 個人情報保護相談窓口② 電話番号 011-863-6560③ 受付時間 月曜～金曜（祝日、年末年始は除く）
8 時 30 分～12 時、13 時～17 時 30 分
（保有個人データに関する事項の公表等）
第 34 条 当社は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、「個人情報保護基本方
針」と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと（第３号については、「保有個人データの開示等の請求手続」としてホームページに掲載する。
）、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。
一 当社の名称、住所及び代表者の氏名
二 全ての保有個人データの利用目的（第 24 条第４項第１号から第３号 までに該当する
場合を除く。
）
三 利用通知の求め（次項）又は開示請求（次条第１項、同条第５項において準用する場合を含む。
）、訂正等の請求（第 36 条１項）、利用停止等の請求（第 36 条第１項、第２項、第４項）に応じる手続（手数料の額を含む。）
四 保有個人データの安全管理のために講じた措置（本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。
）に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く。）
五 当社が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
２ 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

二第 24 条第４項第１号から第３号までに該当する場合

３

当社は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（保有個人データの開示）
第 35 条 本人からの当該本人が識別される保有個人データ開示の請求の方法は、①電磁的記録の提供による方法、②書面の交付による方法、③その他当社が定める方法とする。
２ 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示に係る請求を受けたときは、当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅滞なく、
当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

p. 20

二

当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

三

他の法令に違反することとなる場合

３ 当社は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について開示しない旨の決定をしたとき、又は第１項の規定により本人が請求した方法による開示が困難であるときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。この場合、当社は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
他の法令の規定により、本人に対し第一項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、
当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。
５ 第１項から第３項までの規定は、当該本人が識別される個人データに係る第 30 条第１項及び第 30 条第３項の記録（次の各号に掲げるものを除く。以下「第三者提供記録」という。
）について準用する。
一 当該記録の存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
二 当該記録の存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
三 当該記録の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
四 当該記録の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの（保有個人データの訂正等）
第 36 条 当社は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）に係る請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
２

当社は、前項の請求に係る保有個人データの内容の全部又は一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨を決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。この場合、当社は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
（保有個人データの利用停止等）
第 37 条 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、第 23 条の規定（利用目的による制限）に違反して取得されているという理由、第 25 条の規定（不適正な利用

p. 21

の禁止）
、第 26 条（適正な取得）の規定に違反して取り扱われたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去（以下、本条において「利用停止等」という。
）に係る請求を受けた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、保有個人データの利用停止等を行うものとする。
ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２ 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第 28 条第１項又は第 29条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止に係る請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３

当社は、第一項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。この場合、当社は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
４①当該本人が識別される保有個人データを当該個人情報取扱事業者が利用する必要がなくなった場合、②当該が識別される保有個人データに係る第９条（情報漏えい事態への対応）に規定する事態のうち、法の規定に違反する事態が生じた場合その他当該本人が識別される保有個人データの取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合であって、本人から当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止に係る請求があった場合、これに応じるものとする。
５ 当社は、本人から前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、
当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
（開示等の請求等に応じる手続）
第 38 条 当社は、利用通知の求め又は開示請求（第 35 条）、訂正等の請求（第 37 条１項）、
利用停止等の請求（第 36 条第１項、第２項、第４項）（以下「開示等の請求等」という。）
に関して、以下の手続のとおり応ずるものとする。

p. 22

一 相談窓口への郵送
本人に対して、以下のものを相談窓口宛に郵送することを求める。
①「保有個人データ開示等請求書」②本人確認書類③手数料等相当分の郵便切手
二 本人確認手続・本人確認書類
本人確認は以下の本人確認書類の写しを確認することによる。
①運転免許証、パスポート、在留カード、特別永住者証明書、個人番号カード（個人番号の記載された面は送付しないことを求める。
）等の官公庁が発行した顔写真付き本人確認書類の写し・・・１点の送付を求める②健康保険被保険者証、年金手帳等の官公庁が発行した顔写真のない本人確認書類の写し・・・２点の送付を求める
三 手数料等
本人から開示等の請求等があった場合、１つの請求につき、次の手数料等を郵便切手により収受する（複数の請求が同時にある場合はその合計金額に相当する郵便切手を収受する。）。
なお、開示等の請求等に応じられない場合も手数料等は返金しないものとする。郵便制度が変更された場合、下記の手数料等を変更するものとする。
①開示請求（郵便による回答）（ア）事務手数料（１件）……開示請求文書 15 枚まで 300 円 （16 枚目より A4 文書一枚につき 20 円を追加する）（イ）郵便料金 ……84 円（ウ）簡易書留料金 ……320 円②利用目的の通知、訂正等、利用停止等請求（郵便による回答）（ア）郵便料金 ……84 円（イ）簡易書留料金 ……320 円
四 代理人による開示等の請求等の場合
開示等の請求等をする者が、未成年、成年被後見人等の本人の法定代理人、本人から委任を受けた本人が指定した任意代理人である場合、第２号に掲げる書類のほか、次の書類を郵送させるものとする。
①代理権を確認するための書類
ア 法定代理人の場合（ア）未成年の場合本人の戸籍抄本又は扶養家族が記入された保険証(写)（イ）成年被後見人の場合
後見登記等に関する法律第 10 条に規定する登記証明事項
イ 任意代理人の場合

p. 23

委任状及び本人の印鑑登録証明書②代理人の本人確認をするための本人確認書類
代理人について第２号に掲げる本人確認書類を求める。
２ 当社は、開示等の請求等を受け付けたときは、当該受け付けをした日から起算して１週間以内 に、請求に係る可否について決定する。
３

当社は、開示等の請求等のあった保有個人データの利用目的の通知をする旨決定したとき又は全部又はその一部を除いた部分について開示、訂正等若しくは利用停止等若しくは第三者提供の停止をする旨決定したときは、請求者である本人又は代理人に対し、「保有個人データ開示等決定通知書」の送付により通知する。
４ 当社は、開示等の請求等のあった保有個人データの利用目的の通知をしない旨決定したとき又は全部について、開示、訂正等若しくは利用停止等若しくは第三者提供の停止をしない旨決定したときは、請求者である本人又は代理人に対し、「保有個人データ不開示等決定通知書」の送付により通知する。
５ 当社は、第３項の「保有個人データ開示等決定通知書」及び前項の「保有個人データ不開示等決定通知書」が請求者である本人又は代理人に対して２週間以内に送付するよう努めるものとする。 【これらの通知が諸事情により、請求者である本人又は代理人に２週間以内に送付することが困難である場合は、事前に当該請求者である本人又は代理人に連絡をするよう努めるものとする。
】（苦情処理）
第 39 条 当社は、当社における保有個人データの取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
２ 苦情処理に関する当社の体制整備は、第 10 条に定めるところに従う。
第５章 個人データの委託の取扱い（委託先における安全管理措置）
第 40 条 当社は、個人データの全部又は一部の委託する場合には、当社自らが果たすべき
安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２ 前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。
（１）委託先の適切な選定（２）委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（３）委託先における個人データの取扱状況の把握
３ 前項（１）の「委託先の適切な選定」に当たっては、委託先の安全管理措置が、少なく
とも法第 20 条及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）
」で委

p. 24

託元に求められるものと同等であることを確認するため、同ガイドライン「8（（別添）講ずべき安全管理措置の内容）」に定める各項目が、委託する業務内容に沿って、確実に実施されることについて、あらかじめ確認しなければならない。
４ 第２項（３）の「委託先における個人データの取扱状況の把握」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。 なお、外国にある第三者に委託をする場合には、別紙８（「適切かつ合理的な方法」及び「法第４章第２節の規定の趣旨に沿った措置」）に定める規定等も盛り込むものとする。
①秘密保持義務に関する規定②事業所内からの個人データの持出しの禁止③個人データの目的外利用の禁止④再委託における条件⑤漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定⑥委託契約終了後の個人データの返却又は廃棄に関する規定⑦従業者に対する監督・教育に関する規定⑧契約内容の遵守状況について報告を求める規定⑨個人データを取り扱う従業者の明確化に関する規定⑩委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
５ 当社は、委託先の管理については、【総務部】を責任部署とする。
６

当社は、委託先において個人データの安全管理が適切に行われていることについて、【１年に１回以上の頻度で】及び必要に応じてモニタリングをするものとする。
７ 当社は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当社に報告される体制になっていることを確認するものとする。
８ 委託先は、当社の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人データの全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
９ 当社は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。
10 当社は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第４項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。
第６章 雑則（規程の細目及び運用）
第 41 条 札幌市との委託業務契約においては委託業務契約に基づき、各月の期間ごとの役
務完了の書面提出時において札幌市の指定する様式にて個人情報取り扱い状況報告書を提出する
第 42 条 この規程の実施に必要な事項は、別に定める。

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附 則
この規程は、令和 5 年 3 月 1 日から施行する。
令和 5 年 1 月 1 日制定

p. 26

株式会社シムス個人情報保護規定別紙
情報漏えい等の事態等対応手続（目的）第１条 本手続は、「個人情報の保護に関する法律」 及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、個人データ又は特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損（それぞれ第２条第２項に定義する「漏えい」、「滅失」又は「毀損」をいう。以下併せて「漏えい等」という。）に関して報告対象事態（第２条に定める「報告対象事態」をいう。
）が発生した場合における当社における対応についての手続について定める。
なお、本規程の用語については、「個人情報取扱規程」及び「特定個人情報等取扱規程」の定めるところに従う。
（定義）
第２条 この手続において「漏えい」とは、個人データ又は特定個人情報が外部に流出することをいう。
【個人データ／特定個人情報の漏えいに該当する事例】
事例 1）個人データ／特定個人情報が記載された書類を第三者に誤送付した場合
事例 2）個人データ／特定個人情報を含むメールを第三者に誤送信した場合
事例 3）システムの設定ミス等によりインターネット上で個人データ／特定個人情報の閲覧が可能な状態となっていた場合
事例 4）個人データ／特定個人情報が記載又は記録された書類・媒体等が盗難された場合
事例 5）不正アクセス等により第三者に個人データ／特定個人情報を含む情報が窃取された
場合
なお、個人データ／特定個人情報を第三者に閲覧されないうちに全てを回収した場合は、漏えいに該当しない。また、個人情報取扱事業者が自らの意図に基づき個人データを第三者に提供する場合（原則として本人の同意が必要）は、漏えいに該当しない。
２ この手続において「滅失」とは、個人データ又は特定個人情報の内容が失われることをいう。
【個人データ／特定個人情報の滅失に該当する事例】
事例 1）個人情報データベース等／特定個人情報ファイルから出力された氏名等が記載された帳票等を誤って廃棄した場合（※1）事例 2）個人データ／特定個人情報が記載又は記録された書類・媒体等を社内で紛失した場合（※2）
なお、上記の場合であっても、その内容と同じデータが他に保管されている場合は、滅失に該当しない。また、個人情報取扱事業者が合理的な理由により個人データ／特定個人情報を削除する場合は、滅失に該当しない。
（※１）当該帳票等が適切に廃棄されていない場合には、特定個人情報の漏えいに該当する

場合がある。
（※２）社外に流出した場合には、特定個人情報の漏えいに該当する。
３ この手続において個人データ又は特定個人情報の「毀損」とは、個人データ又は特定個
人情報の内容が意図しない形で変更されることや利用不能な状態となることをいう。
【個人データ／特定個人情報の毀損に該当する事例】
事例 1）個人データ／特定個人情報の内容が改ざんされた場合
事例 2）暗号化処理された個人データ／特定個人情報の復元キーを喪失したことにより復元できなくなった場合
事例 3）ランサムウェア等により個人データ／特定個人情報が暗号化され、復元できなくなった場合（※）
なお、上記の場合であっても、その内容と同じデータが他に保管されている場合は毀損に該当しない。
（※）同時に個人データ／特定個人情報が窃取された場合には、個人データ／特定個人情報の漏えいにも該当する。
（報告対象事態）第３条 当社は、次の第一号（１）から（４）まで及び第２号（１）から（３）までに掲げる事態（以下「報告対象事態」という。
）を知ったときは、個人情報保護委員会に報告するものとする。ただし、高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じているものはこの限りでない。
一 個人データ（１）要配慮個人情報が含まれる個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（例）従業員の健康診断等の結果を含む個人データが漏えいした場合（２）不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（例）EC サイトからクレジットカード番号を含む個人データが漏えいした場合（３）不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（例）不正アクセスにより個人データが漏えいした場合（例）ランサムウェア等により個人データが暗号化され、復元できなくなった場合（例）個人データが記載又は記録された書類・媒体等が盗難された場合（例）従業者が顧客の個人データを不正に持ち出して第三者に提供した場合（４）個人データに係る本人の数が「1,000 人」を超える漏えい等が発生し、又は発生した
おそれがある事態（例）システムの設定ミス等によりインターネット上で個人データの閲覧が可能な状態となり、当該個人データに係る本人の数が 1,000 人を超える場合

二 特定個人情報（１）次に掲げる事態
イ 不正の目的をもって行われたおそれがある特定個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（例）不正アクセスによって特定個人情報を漏えいした場合（例）ランサムウェア等によって特定個人情報が暗号化され、復元できなくなった場合（例）特定個人情報が記載又は記載された書類・媒体等が盗難された場合
ロ 不正の目的をもって、特定個人情報が利用され、又は利用されたおそれがある事態（例）業務に関係なく、マイナンバーを利用し、住所等を検索・取得した場合
ハ 不正の目的をもって、特定個人情報が提供され、又は提供されたおそれがある事態（例）従業者が特定個人情報を不正に持ち出して第三者に提供した場合（２）特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報が電磁的方法により不特定多数の者に閲覧され、又は閲覧されるおそれがある事態（例）システムの設定ミス等によりインターネット上で特定個人情報の閲覧が可能な状態となっている場合（３）次に掲げる特定個人情報に係る本人の数が「100 人」を超える事態
イ 漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある特定個人情報（例）第三者に誤送付・誤送信した特定個人情報に係る本人の数が 100 人を超える場合
ロ 番号法第９条の規定に反して利用され、又は利用されたおそれがある個人番号を含む特定個人情報（例）個人番号利用事務と関係のない顧客管理のためのＩＤとして利用していたマイナン
バーの数が 100 人を超える場合
ハ 番号法第 19 条の規定に反して提供され、又は提供された 100 人を超える特定個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（例）マイナンバー部分にマスキング処理することを失念して、特定個人情報を取り扱わない委託事業者等に提供した特定個人情報に係る本人の数が 100 人を超える場合。
（所管部署）
第４条 【総務部】を本手続の所管部署とし、以下の対応について、関係各部と連携して責任をもって行う。
（１）当社内部における報告・被害の拡大の防止
報告対象事態を認識した者は総務部の事務取扱責任者に直ちに報告するものとする。漏えい等事案による被害が発覚時よりも拡大しないよう必要な措置を講じなければならない。
（２）事実関係の調査、原因の究明
事務取扱責任者は漏えい等事案の事実関係の調査及び原因の究明に必要な措置を講じなければならない。

（３）影響範囲の特定事務取扱責任者は、上記（2）で把握した事実関係による影響範囲の特定のために必要な措置を講ずるものとする。
（４）再発防止策の検討及び実施
事務取扱責任者は、上記（2）の結果を踏まえ、漏えい等事案の再発防止策の検討及び実施に必要な措置を講じるものとする。
（５）個人情報保護委員会への報告及び本人への通知
２．事務取扱責任者である【総務部長】は本手続に定める対応を率先して行う。
【総務部長】
が不在の場合は、【総務副部長】が対応を代行する。
３．事務取扱責任者は、本手続について定期的（年１回程度）に見直しを行う。
（第一報）
第５条 当社の従業者は、漏えい等の事案の発生を認識した場合には、【総務部】に報告をしなければならない。
【総務部】の連絡先：011―863―6560（被害の拡大の防止）
第６条 事務取扱責任者は、前条の第一報があった場合、速やかに漏えい等の事案の防止その他の暫定措置を講ずるように関係部署に対して指示をする。
２．外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる場合には、当該端末等のLAN ケーブルを抜いてネットワークからの切り離しを行う等、適切な対応について、関係部署に対して指示をする。
（報告）
第７条 事務取扱責任者は、必要と認められる場合、直ちに、代表取締役及び関係担当取締役に対して報告を行う。
２．地方公共団体よりの委託契約事業にあっては直ちに当該地方公共団体への報告を行う（事実関係の調査、原因の究明）
第８条 事務取扱責任者は、関係部署と連携の上、以下の観点において事実関係の調査を行う。
（１）漏えい等があった個人情報を取扱う部署及び担当者の特定（２）漏えい等のルートの解明（３）漏えい等の有無の確認（漏えい等していた場合には、漏えい先の特定を含む。
）（４）漏えい等の対象となる本人、情報の項目及び人数の特定
２．事務取扱責任者は、原因の究明にあたっては、以下の観点により検討を行う。
（１）全社レベルの問題か・各部レベルの問題か（２）社内規程等に不備がなかったか

（３）安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的）に不備はなかったか（特に、不正ア
クセスの場合は、技術的安全管理措置において情報システムの脆弱性・不備はなかったか）（４）組織全体の問題か・個人に起因する原因か
３．当社の情報システムに対する不正アクセスが認められる場合は、外部のフォレンジック
専門業者に委託をして事実関係の調査及び原因の究明を行う。
４．事務取扱責任者は、必要に応じて、警察、弁護士等に対して相談を行う。
（影響範囲の特定）
第９条 事務取扱責任者は、前条で把握した事実関係に関して、漏えい等の対象となる情報の本人の数、漏えいした情報の内容、漏えいした原因等を踏まえ、影響範囲を特定する。
（再発防止策の検討及び実施）
第 10 条 事務取扱責任者は、第７条で究明した原因及び前条で特定した影響範囲を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
２．再発防止策は以下の観点に留意して策定するものとする。
（１）全社レベルの見直しが必要か、各部レベルの見直しで足りるか（２）社内規程等の見直しが必要か（３）安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的）の見直しが必要か（４）運用の見直しやモニタリングで足りるか（関係者の処分）
第 11 条 当該部門責任者（当該部長）は、就業規則に基づき、関係者を懲戒処分等する。
２．事務取扱責任者は、必要に応じて、関係者について刑事告発を行う。
（個人情報保護委員会への報告）
第 12 条 当社は、報告対象事態を知ったときは、速やかに（概ね３～５日以内） 、個人情報保護委員会に以下の事項のうち、その時点で把握している当該事態に関する事項を個人情報保護委員会所定の様式により報告しなければならない（速報）。報告期限の起算点となる「知った」時点については、当社のいずれかの部署が当該事態を知った時点を基準とする①概要②個人データ／特定個人情報の項目③個人データ／特定個人情報に係る本人の数④原因⑤二次被害又はそのおそれの有無及びその内容⑥本人への対応の実施状況⑦公表の実施状況

⑧再発防止のための措置⑨その他参考となる事項。
２．当社は、報告対象事態を知った日から 30 日以内（第２条第１号（３）又は第２号（１）
イからロまでの事態を知った場合には 60 日以内）に、第１項に掲げる当該事態に関する事
項を個人情報保護委員会所定の様式により記載の事項を個人情報保護委員会に報告しなけ
ればならない（確報）。
（本人への通知）第 13 条 個人情報取扱事業者は、報告対象事態（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じている場合を除く。）を知ったときは、当該事態の状況に応じて速やかに、第３項に規定する事項を本人に通知するものとする。
２．
「当該事態の状況に応じて速やかに」とは、速やかに通知を行うことを求めるものであるが、具体的に通知を行う時点は、個別の事案において、その時点で把握している事態の内
容、通知を行うことで本人の権利利益が保護される蓋然性、本人への通知を行うことで生じる弊害等を勘案して判断するものとする。
【その時点で通知を行う必要があるとはいえないと考えられる事例（※）
】＊ インターネット上の匿名掲示板等に漏えいした複数の特定個人情報がアップロードされており、個人番号利用事務等実施者において当該掲示板等の管理者に削除を求める等、必要な初期対応が完了しておらず、本人に通知することで、かえって被害が拡大するおそれがある場合＊ 漏えい等のおそれが生じたものの、事案がほとんど判明しておらず、その時点で本人に通知したとしても、本人がその権利利益を保護するための措置を講じられる見込みがなく、かえって混乱が生じるおそれがある場合（※）「当該事態の状況に応じて速やかに」本人への通知を行うべきことには変わりない。
３．本人への通知事項は、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において以下の事項を通知するものとする。
①

概要

②

漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある個人データの項目

③

原因

④

二次被害又はそのおそれの有無及びその内容⑤

その他参考となる事項

４．第１項にかかわらず、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護する
ため必要なこれに代わるべき措置をとる場合には本人への通知を要しない。
【本人への通知が困難な場合に該当する事例】
事例 1）保有する個人データの中に本人の連絡先が含まれていない場合
事例 2）連絡先が古いために通知を行う時点で本人へ連絡できない場合

【代替措置に該当する事例】
事例 1）事案の公表
事例 2）問合せ窓口を用意してその連絡先を公表し、本人が自らの個人データが対象となっているか否かを確認できるようにすること（※）代替措置として事案の公表を行わない場合であっても、当該事態の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から、公表を行うことが望ましい。
（※）公表すべき内容は、個別の事案ごとに判断されるが、本人へ通知すべき内容を基本とする。
（影響を受ける可能性のある本人への賠償）
第 14 条 事務取扱責任者は、漏えい等の事案が発生した場合、漏えい等の対象となった情報の内容、漏えい等の態様等の事実関係及び究明した原因、他の同種事案における賠償額等を考慮して、影響を受ける可能性のある本人への賠償額（金銭以外の賠償を含む。）及び賠償方法を決定する。
（事実関係及び再発防止策の公表）
第 15 条 事務取扱責任者は、漏えい等の事案が発生した場合、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表するものとする。
２．前項にかかわらず、本人の権利利益が侵害されていないと認められる場合（以下の場合をも含むがこれらの場合に限られない）には、事実関係及び再発防止策等についての公表を省略することができる。なお、サイバー攻撃による場合等で、公表することでかえって被害の拡大につながる可能性があると考えられる場合には、専門機関等に相談するものとする。
（１）紛失したデータを第三者に見られることなく速やかに回収した場合（２）高度な暗号化等の秘匿化が施されていて紛失したデータだけでは本人の権利利益が侵害されていないと認められる場合（改廃）
第 16 条 本規程の改廃は、取締役会の決定により行うものとする。
附則
本規程は、令和 5 年 3 月 1 日より施行する。