（別添６）

訂正決定等に関する判断基準（法第９３条関係）第１ 訂正請求に係る保有個人情報を訂正する旨の決定（法第９３条第１項）
訂正をする旨の決定（法第９３条第１項）は、調査等の結果、訂正請求に係る保有個人情報が事実でないことが判明し、当該請求に理由があると認める場合に行うものとする。請求内容に理由があるかどうかを判断するために行う調査は、保有個人情報の利用目的の達成の範囲内で行えば足り、訂正をすることが利用目的の達成に必要でないことが明らかな場合は、特段の調査を行う必要はない。具体例としては、過去の事実を記録することが利用目的であるものについて現在の事実に基づいて訂正することを請求するような場合が考えられる。
第２ 訂正請求に係る保有個人情報を訂正しない旨の決定（第９３条第２項）
訂正をしない旨の決定（第９３条第２項）は、次に該当する場合に行うものとする。
１

訂正請求に理由があると認められない場合（１）決定権者は、調査の結果、保有個人情報の内容が事実であることが判明し、当該訂正請求に理由があると認められないときは、訂正をしない旨の決定を行うものとする。
（２）決定権者は、調査の結果、判明した事実が請求時点において実際に記録されていた内容とも、請求の内容とも異なることが判明した場合には、訂正をしない旨の決定を行うものとする。ただし、必要な場合は、判明した事実に即して、職権により訂正を行うものとする。
（３）決定権者は、調査の結果、訂正請求に係る保有個人情報が事実でないことが判明しない場合又は事実関係が明らかにならなかった場合には、当該請求に理由があると確認できないこととなるから、訂正決定を行うことはできず、訂正をしない旨の決定を行うものとする。
２ 訂正することが、当該保有個人情報の利用目的の範囲を超える場合決定権者は、利用目的の達成に必要な範囲で、保有個人情報の訂正の義務があり、訂正請求の係る保有個人情報の利用目的に照らして、訂正の必要がないときは、訂正しない旨の決定を行うものとする。

３

訂正請求に係る保有個人情報が法第９０条第１項各号のいずれかに該当しない場

合訂正請求の対象となる保有個人情報が、法第９０条第１項各号に該当しない場合には、決定権者又はその事務を補助する職員は、可能である場合には、当該訂正請求を行おうとする者に対して、当該訂正請求に係る訂正請求書を受理する前に、この旨を説明し、その者が同意した場合は、当該訂正請求書を返戻するものとする。当該訂正請求に係る訂正請求書を受理した場合は、決定権者は、訂正をしない旨の決定をするものとする。
４

訂正請求が保有個人情報の開示を受けた日から９０日を経過した後になされた場

合訂正請求が保有個人情報の開示を受けた日から９０日を経過した後になされた場
合には、決定権者又はその事務を補助する職員は、３に準じて返戻又は訂正しない旨の決定をするものとする。
５

訂正請求書に法第９１条第１項に規定する記載事項に形式上の不備がある場合
訂正請求書に法第９１条第１項に規定する記載事項に形式上の不備がある場合又は同条第２項に規定する訂正請求に係る保有個人情報の本人（未成年又は成年後見人にあっては、本人の法定代理人又は本人の委任による代理人）であることを示す書類に不備がある場合等であって、決定権者が同条第３項に基づき補正を求めたにもかかわらず、なお当該訂正請求書に形式上の不備がある場合には、決定権者は、訂正を行わない旨の決定をするものとする。この場合において、訂正請求書の記載事項等に関する考え方は、第４のとおりである。
６

他の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続が定められている場合
訂正請求に係る保有個人情報に関し、他の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続が定められている場合には、当該法律又はこれに基づく命令の定めるところによることとしたものである。
第４１

訂正請求書の記載事項等に関する考え方
訂正請求書（法第９１条第１項）（１）書面主義
訂正請求は書面を提出して行わなければならないこととしている。書面の提出は、独立行政法人等の請求を受け付ける窓口に持参して行うほか、訂正請求書を送付して行うことができる。ファクシミリ及び電子メールによる提出は認めていない。
（２）訂正請求書の記載事項
法第９１条第１項各号に定める事項は、訂正請求書の必要的記載事項であり、これらの記載が欠けている場合には、このままでは不適法な訂正請求となり法第９３条第２項による訂正をしない旨の決定を行うこととなるが、通常は、訂正請求者に対し、欠けている事項について記載するよう法第９１条第３項の補正を求めることになる。
また、各号列記はされていないが、訂正請求書に記載すべき事項として、訂正請求先である決定権者の名称及び法に基づく訂正請求であることを明らかにする記載が必要である。
なお、訂正請求書の記載は日本語で行わなければならない。
ア「訂正請求をする者の氏名及び住所又は居所」（第１号）

訂正請求者の特定及び連絡先を明らかにするための事項である。
イ「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項」（第２号）
開示を受けた日が特定されれば、訂正請求に係る保有個人情報の特定は可能であることから、「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」を記載することとしたものである。
開示を受けた日を請求者が失念している場合も想定されるが、その場合は、保個人情報を特定するに足りる情報を記載する必要がある。
ウ「訂正請求の趣旨及び理由」（第３号）「請求の趣旨」とは、「○○を△△に訂正せよ。」のように、当該請求においてどのような訂正を求めるかについての簡潔な結論であり、「理由」は、それを裏付ける根拠である。
「訂正請求の趣旨及び理由」は、請求の内容をなす重要なものであり、その記載は明確かつ具体的である必要がある。
２

本人確認（法第９１条第２項）
訂正請求を行うに当たっても開示請求の際と同様、訂正請求者が本人であること（代理人による訂正請求にあっては、訂正請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない（法第９１条第２項）。
本人確認に必要な書類及びその手続については、開示請求における本人確認方法と同様に取り扱うものとする（別添３の第２参照）。
３

訂正請求書の補正（法第９１条第３項）（１）「訂正請求書に形式上の不備があると認めるとき」「形式上の不備」とは、法第９１条第１項の記載事項が記載されていない場合をいう。訂正請求に係る個人情報が法第９０条第１項第１号及び第２号に該当しない場合

や、同条第３項の期限を経過した後に訂正請求がなされた場合は、「形式上の不備」には当たらないと解される。これらは、請求の本質的な内容であり、その変更は訂正請求の本質を失わせるものであることから、補正の範囲を超えることになるためである。なお、「形式上の不備」に該当しないこれらの請求があった場合には、法第９３条第２項により訂正をしない旨の決定を行うこととなるが、再度開示請求を行った上で訂正請求を行うことを教示するなど、適切な情報提供を行うものとする。
（２）「相当の期間を定めて、その補正を求めることができる」「相当の期間」とは、行政手続法第７条に規定する「相当の期間」と同義であり、当該補正をするのに社会通念上必要とされる期間を意味し、個別の事案に即して、決定権者が判断する。
外形上明白に判断し得る不備については、行政手続法第７条の規定により、速やかに補正を求めるか、請求を拒否する決定をするかのいずれかを行わなければならないこととされている。
法上の手続においては、本項の規定により必ずしも決定権者が補正を求める義務を負うものではないが、形式上の不備の補正が可能であると認められる場合には、訂正請求者が再度請求を行う手間を省くため、できる限り補正を求めるものとする。