兵庫県市町村職員共済組合が実施する短期給付事業等における個人番号利用事務に係る特定個人情報等取扱要綱

平成２９年５月１９日
改正

平成３０年６月２６日

改正

令和３年６月２５日（目的）
第１条 この要綱は、兵庫県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程（以下「規程」という。）及び兵庫県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規則（以下「規則」という。）に基づき、兵庫県市町村職員共済組合が実施する短期給付事業及び福祉事業（以下「短期給付事業等」という。）において個人番号利用事務を行うに当たっての個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う事務の各段階を明確にするとともに、短期給付事業等における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため必要な事項を定めるものとする。

（特定個人情報等の範囲）
第２条 前条の事務において取り扱う特定個人情報等の範囲は、個人番号及び個人番号と関連付けて管理される氏名、生年月日、性別及び住所等とする。

（特定個人情報等の利用目的）
第３条 第１条の事務において取り扱う特定個人情報等の利用目的は、次のとおりとする。
特定個人情報等を取り扱う地方公務 （１）

地方公務員等共済組合法（昭和員等共済組合法による短期給付事業３７年法律第１５２号）による組等の対象となる組合員（任意継続組合合員若しくはその被扶養者に係る員を含む。）及び被扶養者（以下「組申請等（申請、届出又は申出をい合員等」という。）に係るものう。以下この号において同じ。）の受理、その申請等に係る事実についての審査又はその申請等に対する応答に関する事務（短期給付事
1

業等に係るものに限る。）（２）

地方公務員等共済組合法第３９条の組合員（次号において「組合員」という。）の資格の得喪に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（３） 組合員に係る標準報酬の月額（地方公務員等共済組合法第４３条第１項に規定する標準報酬の月額をいう。）、標準期末手当等の額（同法第４４条第１項に規定する標準期末手当等の額をいう。）又は組合員期間（同法第４０条第１項に規定する組合員期間をいう。）に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（４）

地方公務員等共済組合法第５３条第１項又は第５４条の短期給付の支給に関する事務（５）

地方公務員等共済組合法第５７条の２第１項の一部負担金に係る措置に関する事務（６）

地方公務員等共済組合法第１１２条第１項（第１号の２から第３号までを除く。）の福祉事業及び同法第１１２条の２第１項の特定健康診査等の実施に関する事務（７）

地方公務員等共済組合法による掛金に関する事務（短期給付事業等に係るものに限る。）（８）2

地方公務員等共済組合法第１４４条の２第２項の任意継続組合員の掛金の払込み又は同法第１４４条の２第３項の任意継続組合員の掛金の前納に関する事務（９）

地方公務員等共済組合法による組合員証、組合員被扶養者証、高齢受給者証、特定疾病療養受療証、限度額適用認定証、限度額・標準負担額減額認定証、特別療養証明書、船員組合員証、船員組合員被扶養者証又は船員組合員療養補償証明書に関する事務（特定個人情報等を取り扱う事務の種類）
第４条

短期給付事業等における個人番号利用事務として特定個人情報等を取り扱

う事務の種類は、次の各号のとおりとする。
⑴

個人番号等取得事務

前条に掲げる事務を行うために個人番号又は被保険者枝番を取得する事務⑵

個人番号等入力事務

取得した個人番号及び被保険者枝番を管理する個人番

号管理システムに入力又は取り込む事務若しくは被保険者枝番を基幹システムに入力又は取り込む事務⑶ 特定個人情報管理・保管事務

特定個人情報等を含む紙媒体又は電子データを漏えい、滅失、き損がないよう安全に管理及び保管する事務⑷

委託先管理事務

短期給付事業等における特定個人情報等の管理及びその内容に特定個人情報等を含む申請を委託する委託先（再委託先を含む。）を管理する事務⑸ 削除・廃棄事務第13条第５号の実施時期を経過したことにより不要になった

特定個人情報等を安全に削除・廃棄する事務⑹

個人番号管理システムの管理事務

特定個人情報等を取り扱う個人番号管理システムの管理事務⑺

特定個人情報等照会事務

前条に掲げる事務を行うために特定個人情報等の3電子データを医療保険者等向け中間サーバに情報照会する事務⑻

特定個人情報等提供事務

特定個人情報等の電子データを医療保険者等向け中間サーバに登録する事務（事務取扱関係者）
第５条 前条各号に掲げる事務の実施、当該事務に係る決裁など、業務上、特定個人情報等を知る機会がある者を事務取扱関係者とし、兵庫県市町村職員共済組合総務課、医療保健課及び資格管理課（以下「総務課、医療保健課及び資格管理課」という。）の職員（臨時職員及び派遣会社から派遣される者を含む。）に限定する。

（特定個人情報保護責任者）
第６条

第４条各号に掲げる事務に係る規則第２条第２号に定める特定個人情報保護責任者（以下「責任者」という。）として、総務課長、医療保健課長及び資格管理課長をもって充てる。

（事務取扱担当者）
第７条 第４条各号に掲げる事務を実施する事務取扱担当者（以下「担当者」という。）
として、総務課、医療保健課及び資格管理課の職員（臨時職員及び派遣会社から派遣される者を含む。）をもって充てる。

（運用状況の記録）
第８条

担当者は、特定個人情報等の運用状況について、「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に記録する。

（取扱状況の確認及び記録）
第９条

担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況について、「特定個人情報ファイル管理台帳」（別紙２）に記録する。

（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第10条 総務課、医療保健課及び資格管理課において個人番号利用事務として特定個人情報等を取り扱う「管理区域」及び「取扱区域」については、次の各号のとおりとする。
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⑴ 管理区域

委託先のデータセンター⑵ 取扱区域第４条各号に掲げる事務を実施する総務課、医療保健課及び資格管理課の執務室
２

前項の管理区域及び取扱区域について、それぞれ次の各号に掲げる安全管理措置を講じるものとする。

⑴ 管理区域

入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限⑵ 取扱区域

壁や間仕切り等を設置する、又は担当者以外の者の往来がない場所や後ろから覗き見されない場所とするなど座席配置等の工夫（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）第11条 責任者及び担当者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
⑴ 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネットに保管する。
⑵

特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）第12条 担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合は、次に掲げる安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に届書をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
⑴ 特定個人情報等が記録された電子媒体を持ち出す場合① 持出しデータの暗号化又はパスワードによる保護② 施錠できる搬送容器の使用③ 追跡可能な移送手段の利用⑵ 特定個人情報等が記載された書類等を持ち出す場合
封緘、目隠しシールの貼付（特定個人情報等を取り扱う事務の実施者等）
第13条 第４条各号に掲げる事務の実施者、対象者、実施方法、場所及び安全管理措置等は、次の各号のとおりとする。
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⑴ 個人番号等取得事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分

実施者

対象者

実施方法

取得

担当者

地方公共団体 地 方 公 共 団 体 等 取 扱 ①施錠できる等

場所

安全管理措置か ら デ ー タ で 取 区域

キャビネッ

得（契約締結又はトに保管す

地共済法第１８る。

条第１項を根拠）②鍵は定められた場所に保管し、担当者のうち責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分

実施者

対象者

実施方法

場所

安全管理措置取得

担当者

地方公共団体 ① 地 方 公 共 団 体 取 扱 ①施錠できる等又は組合員

等 か ら 紙 で 取 区域

キャビネッ

等

得（契約締結又トに保管すは地共済法第る。

１８条第１項を根拠）②組合員等から紙で取得②鍵は定められた場所に保管し、担当者のうち責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

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ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分

実施者

対象者

実施方法

場所

安全管理措置取得

担当者

地方公共団体 組 合 員 等 の 個 人 取 扱 安全管理措置
情報システム 番 号 又 は 被 保 険 区域が図られた取機 構 （ 以 下 者枝番について扱区域内の統「J-LIS」とい 情 報 連 携 に よ り合専用端末でう。）又は社会 取得する。

取得する。

保険診療報酬支払基金⑵ 個人番号等入力事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分実施者

情報システム

実施方法

入力

担当者

個人番号管理 地 方 公 共 団 体 等 取扱 ①システムをシステム

場所 安全管理措置

か ら 取 得 し た 個 区域

使用できる

人番号データを端末を限定

個人番号管理シする。

ステムに取り込②責任者が担む。

当者毎に異なるＩＤ及びパスワー
ドを付与する。
③目視チェッ
ク及び読合せチェックを行う。

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分実施者

情報システム

実施方法

7

場所 安全管理措置

入力

担当者

個人番号管理 地 方 公 共 団 体 等 取扱 ①システムをシステム

又 は 組 合 員 等 か 区域

使用できるら紙で取得した端末を限定

個人番号を個人する。

番号管理システ②責任者が担ムに次の方法に当者毎に異より入力する。

なるＩＤ及①システムで桁びパスワーチェックを行ドを付与すう。

る。

②個人番号と個③目視チェッ

人情報が一致ク及び読合しているか、入せチェック

力者と別の担を行う。

当者が目視チ④シュレッダェック及び読ーによる裁合せチェック

断を行う

を行う。
③チェック後、個情報等の運人番号が記載

用状況記録された住民票票 」（ 別 紙の写し、通知カ１）に入力

ード又はマイ及び書類廃

ナンバーカー

棄の記録をドのコピー（個記入する。

人番号確認書類）はシュレッダーによる裁断を行う。
④「特定個人情報等の運用状況
8⑤「特定個人記録票」（別紙１）に入力及び書類廃棄の記録を記入する。

ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分実施者

情報システム

実施方法

入力

担当者

個人番号管理 上記（１）により 管理 安全管理措置
システム

場所 安全管理措置

取 得 し た 個 人 番 区域 が図られた取号又は被保険者

扱区域内の統枝番データを個合専用端末で人番号管理シス取得する。

テムに取り込む。
担当者

基幹システム上記（１）により取得した被保険者枝番を基幹システムに取り込む。

⑶ 特定個人情報管理・保管事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分実施者

管理・保管媒体 管理・保管方法

管理担当者

電子データ

場所

安全管理措置個人番号管理シ 取 扱 第２号の取込ステムに取り込 区域を行い次第、むための電子デ速やかに第５ータを管理す号の削除を行る。

う。

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分実施者

管理・保管媒体 管理・保管方法

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場所

安全管理措置管理担当者

紙媒体「特定個人情報 取 扱 「特定個人情
ファイル管理台 区域

報ファイル管帳」（別紙２）に理台帳」（別紙取扱いの記録を２）に取扱い記入する。の記録を記入する。

保管担当者

紙媒体

施錠できるキャ 取 扱 ①施錠できるビネットで保管 区域キャビネッする。

トに保管す
る。
②鍵は定められた場所に保管し、責任者が指定する者が鍵の管理を行う。

ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合
区分

保管実施者

管理・保管 管理・保管方法

場

安全管理

媒体所

措置

委託先（みずほリ 電子データ

個人番号管理シス 管組合のササーチ&テクノロ

テムに保管し、安 理ーバにはジ ー ズ （ 以 下全管理措置が図ら 区

保存しな「 MHRT 」 と い

れ た 委 託 先 域

い。

う。））

（MHRT）のデー
タセンターで管理する。

担当者

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上記（１）により 取組合のサ取得した被保険者 扱ーバルー

枝番を基幹システ 区

ムで保存ムサーバーで管理 域する。

する。

⑷ 委託先管理事務区分

実施者

委託先管理方法

実施方法

安全管理措置

管理責任者

特定個人情報の 特 定 個 人 情 報 の 特定個人情報の適適正な取扱いに 適 正 な 取 扱 い に 正な取扱いに関す関するガイドラ 関 す る ガ イ ド ラ る ガ イ ド ラ イ ン
イン（事業者編） イン（事業者編） （事業者編）に定に定める委託の に 定 め る 委 託 の める委託の取扱い
取 扱 い に 準 じ 取扱いに準じる。 に準じる。
る。

⑸ 削除・廃棄事務
ア 地方公共団体等から電子データで取得の場合
区分

実施者

実施時期

削除担当者

第 ２ 号 の ①地方公共団体等から 取扱 ① 目 視 チ ェ ッ ク
入力直後

実施方法

場所 安全管理措置

取得したデータを削 区域除した者と別の者がを行う。
②操作証跡を取目視チェックを行得する。

う。

③「特定個人情報②地方公共団体等から等の運用状況取得したデータの操記録票」（別紙作証跡を取得する。

１）に削除の記③「特定個人情報等の録を記入する。

運用状況記録票」（別紙１）に削除の記録を記入する。

イ 地方公共団体等又は組合員等から紙媒体で取得の場合
区分

実施者

実施時期

実施方法
11

場所 安全管理措置廃棄担当者

保 存 期 間 ①組合員資格取得届書 取扱 ① シ ュ レ ッ ダ ー
経過後又は被扶養者申告書 区域による裁断を（個人番号報告様式行う。

を含む。）をシュレッ②「特定個人情報ダーにより裁断する等の運用状況又は安全管理措置が記録票」（別紙図られた委託先にて１）に廃棄の記溶解する。

録を記入する。

②「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙１）に廃棄の記録を記入する。

ウ 統合専用端末から電子データで取得の場合（個人番号の取得に限る。）
区分

実施者

実施時期

実施方法

場所 安全管理措置削除担当者

上記（２） 【電子データの削除 取扱 ① 目 視 チ ェ ッ クの 取 り 込 の場合】
み直後

区域

①データを削除したを行う。
②操作証跡を取者と別の者が目視得する。

チェックを行う。

③「特定個人情報②データの操作証跡等の運用状況を取得する。

記録票」（別紙③「特定個人情報等の１）に削除の記運用状況記録票」

録を記入する。

（別紙１）に削除の記録を記入する。

⑹ 個人番号管理システムの管理事務
区分

実施者

情報システ

管理項目

ム
個人場

安全管理措置所

委託先（MHRT） 個人番号管
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アクセスの

管

ＩＤ及びパスワ番号理ードによりログ管理区インする仕組み

シス

域とする。

取担当者に異なるの管扱

ＩＤ及びパスワ理区ードを付与す

域る。

アクセスの

管操作証跡を作成監視理し、管理する。

テム

理システム

制御

責任者

委託先（MHRT） 個人番号管理システム

区
域
委託先（MHRT） 個人番号管

外部からの管

①データベース

理システム

不正アクセ

理全体を暗号化ス等の防止区する。

域②バックアップされたデータも暗号化された状態で保管する。
③外部のＩＴシステムとの通信は行わない。
④ウィルス対策ソフトを使用する。

⑺

特定個人情報等照会事務
ア 同意書の取得等
区分

実施者

対象者

実施方法

周知

責任者

組合員等

短期給付事業
等として所得13

場所 安全管理措置

情報を照会取得する場合は、同意書の提出が必要なことについて、組合員等に周知する。
取得担当者

組合員等

所 得 情 報 の 照 取扱 ① 施 錠 で き る キ会 に 同 意 す る 区域ャビネットに組合員等から保管する。

同意書を取得②鍵は定めた場する。

所に保管し、担当者のうち、責任者が指定する鍵の管理を行う。

イ 情報照会区分実施者

情報システム

実施方法

場所 安全管理措置

入力

担当者

統合専用端末統 合 専 用 端 末 取扱 ① シ ス テ ム を 使
で 特 定 個 人 情 区域

用できるＰＣ

報等のデータを限定する。

を情報照会す②責任者が担当る。

者毎に異なるＩＤ及びパスワードを付与する。

(8) 特定個人情報等提供事務区分

実施者

情報システム

実施方法

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場所 安全管理措置

提供

担当者

統合専用端末登 録 し た 組 合 取扱 安 全 管 理 措 置 が員 等 の 特 定 個 区域 図 ら れ た 取 扱 区
人情報等のデ域内の統合専用

ータについて端末で医療保険情報連携によ者等向け中間サり提供する。

ーバに登録する。

（削除・廃棄方法）
第14条 個人番号を含む帳票等、対応する情報システム等、責任者、取扱部署、保存年限及び削除・廃棄方法は、次のとおりとする。
帳票等

情報システム等

責任者

取扱部署

保存年限

削除・廃棄方法

個人番号 個人番号管理シ 資 格 管 理 資格管理組合員等が 個 人 番 号 管 理

管理シス ステム

資格を喪失 シ ス テ ム に よ課長

課

テムの保した後２年 るデータ削除

存データを経過するまでの間

同意書

紙媒体

医療保健

医療保健受付日の３ 復 元 で き な い課長

課

年後の応当 よ う に シ ュ レ

資 格 管 理 資格管理日の属する ッ ダ ー に よ り課長年度の年度 細 断 す る 又 は課末まで安全管理措置が図られた委託先にて溶解する。

附則

この要綱は、平成２９年５月１９日から施行し、個人番号の取得日から適用する。
附則（平成３０年６月２６日）（施行期日）
１ この改正は、平成３０年７月２日から施行する。
（準備行為）
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２ 組合は、前項の施行期日前においても、この取扱要綱の実施のために必要な準備行為をすることができる。
附則（令和３年６月２５日）

この改正は、令和３年７月１日から施行する。

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